# Mise en place, fonctionnement et évolution du service support aux plans de gestion de données à INRAE.

Sylvie Cocaud

## ► To cite this version:

Sylvie Cocaud. Mise en place, fonctionnement et évolution du service support aux plans de gestion de données à INRAE.. Sensibiliser au plan de gestion de données, Groupe Données du GTSO-Couperin, Jan 2021, Visioconférence, France. hal-03130727

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Submitted on 3 Feb 2021

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# Mise en place, fonctionnement et évolution du service support aux plans de gestion de données à INRAE.

S. Cocaud

Pôle Numérique pour la Science, Direction pour la Science Ouverte
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INRAE

- ~12 000 personnes

- >200 unités de recherche
- ~40 Unités expérimentales,
+ des installations, plateformes, observatoires...

- 18 centres de recherche

- 14 départements scientifiques

<table><thead><tr><td>Date départ</td><td>Projets CE</td><td>Projets ANR</td></tr></thead><tbody><tr><td>2020</td><td>52</td><td>180</td></tr><tr><td>2019</td><td>42</td><td>204</td></tr><tr><td>2018</td><td>36</td><td>142</td></tr><tr><td>2017</td><td>48</td><td>?</td></tr></tbody></table>

INRAE DipSO

Mise en place, fonctionnement et évolution du service support aux plans de gestion de données à INRAE

26 janvier 2021 / Sensibiliser au plan de gestion de données - GTSO-Couperin / Sylvie Cocaud
## Naissance du service support aux PGD

<table><thead><tr><th></th><th>2013</th><th>2014</th><th>2015</th><th>2016</th><th>2017</th><th>2018</th><th>2019</th><th>2020</th><th>2021</th></tr></thead><tbody><tr><th>Modèle PGD projet</th><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><th>1ères formations</th><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><th>1ères classes virtuelles</th><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><th>Modèle PGD structure</th><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr></tbody></table>

### Chantier « Partage des données »

#### Groupe de travail PGD

2 IST + 3 scientifiques + 2 informaticiens

Livrables :

* Trame type

* Exemples de PGD pertinents pour les spécificités disciplinaires de l'INRA et adaptés à un mode projet.

* Préconisations pour le déploiement et l'accompagnement

### Service support aux PGD

2 IST (Dominique L'Hostis et Sylvie Cocaud) - 0,8 ETP

#### Dispositif d'accompagnement

* Formations, ateliers

* Conseils pour la rédaction,

* Relecture

* Tutoriels et guides
## Enquête auprès des (futurs) rédacteurs de PGD INRAE

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* Public ciblé

* Titulaires d'un compte sur l'outil d'aide à la rédaction de plans DMP-OPIDoR.

* et/ou

* Participants à la classe virtuelle «Rédiger un plan de gestion de données» sur la période 2017 à 2020

* Objectifs

* mieux comprendre les usages actuels en terme de modèles de plan, d'outils...

* identifier d'éventuels points de blocage ou de difficulté lors de la rédaction des plans,

* adapter et améliorer nos propositions de formation,

* recueillir des informations sur l'évaluation des plans de gestion.

* Réalisation de l'enquête

* Questionnaire anonyme sur Lime Survey

* Du 29/07/2020 au 11/09/2020

* **124 répondants** (sur 199 destinataires identifiés) : soit 62,3 % de retours

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Accompagnement proposé par le service support PGD

• Les classes virtuelles

• Durée : 2h (présentation + démo DMP OPIDOR)

• Régulières ou à la demande d'un collectif (réseau qualité, réseau IPP, Unités expérimentales...)

• 386 participants depuis juin 2017

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Accompagnement proposé par le service support PGD

• Les ateliers

• Indépendants ou intégrés à une journée OpenScience

• Contenu et durée adaptés (de 2h à 1 journée)

• Rédaction, lecture et évaluation de PGD

• À la demande de collectifs :

• Centres

• Départements de recherche

• Comité National des Unités expérimentales

• Réseau des ingénieurs projets et partenariat des centres,

• Réseau qualité de départements,

• ...etc

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Accompagnement proposé par le service support PGD

• L'accompagnement individuel

• Questions/réponses

• Relecture de PGD et conseils de rédaction à la demande

• une 20ème en 2020

• Nous ne sommes jamais co-rédacteurs.

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Si la rédaction de votre PGD s'inscrivait dans une procédure de financement de projet, avez-vous eu un retour d'évaluation du financeur ?

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> La rédaction d'un PGD pose encore des difficultés

Avez-vous rencontré
des difficultés lors de
la rédaction ?

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Sur quel(s) types(s)
de questions(s) ?

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DMP OPIDOR à INRAE

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2 administratrices

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649

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1125 Plans

Utilisateurs

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> Outils utilisés pour la rédaction des PGD

Avez-vous utilisé un outil d'aide à la rédaction de plans ?

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# Modèles de DMP

Modèles de DMP proposés par les financeurs ou par les organismes de recherche, disponibles dans DMP OPIDOR. Vous pouvez télécharger ces modèles et les recommandations associées, créer un plan à partir de ces modèles.

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<table><thead><tr><th>Nom du modèle</th><th>Nom de l'organisme</th><th>Type d'organisme</th><th>Description</th><th>Dernière mise à jour</th><th>Télécharger</th><th>Actions</th></tr></thead><tbody><tr><td>IRSTEA Modèle</td><td>INRAE - Institut national de recherche pour l'agriculture l'alimentation et l'environnement</td><td>Etablissement</td><td>Modèle de PGD / DMP d'IRSTEA (2018)</td><td>11/02/2020</td><td>W</td><td>+</td></tr><tr><td>INRAE - Trame générique projet</td><td>INRAE - Institut national de recherche pour l'agriculture l'alimentation et l'environnement</td><td>Etablissement</td><td>Modèle de plan de gestion de données adapté aux projets de recherche.<br>Les agents d'INRAE trouveront des informations sur les services, les outils et les bonnes pratiques recommandées par INRAE pour gérer, partager et réutiliser les données de la recherche sur le site Gestion et partage des données scientifiques.</td><td>02/04/2020</td><td>W</td><td>+</td></tr><tr><td>INRAE - General project template</td><td>INRAE - Institut national de recherche pour l'agriculture l'alimentation et l'environnement</td><td>Etablissement</td><td>This model is the English version of the French model of data management plan adapted to research projects.<br>INRAE agents will find information on the services, tools and best practices recommended by INRAE for managing, sharing and re-using the research data on the Scientific Management and Sharing site.</td><td>02/04/2020</td><td>W</td><td>+</td></tr><tr><td>INRAE - Trame Structure</td><td>INRAE - Institut national de recherche pour l'agriculture l'alimentation et l'environnement</td><td>Etablissement</td><td>Ce modèle peut être utilisé pour gérer les données produites et utilisées dans toute type de structure (unité, plateforme, observatoire...), indépendamment d'un projet de recherche.<br>Les agents INRAE trouveront des informations sur les services, les outils et les bonnes pratiques recommandées par INRAE pour gérer, partager et réutiliser les données de la recherche sur le site Gestion et partage des données scientifiques.</td><td>11/12/2020</td><td>W</td><td>+</td></tr></tbody></table>

Quel modèle de plans avez-vous utilisé ?

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# Recommandations

Créer d'abord un groupe de recommandations. Celui-ci peut concerner l'ensemble de l'établissement ou un sous-ensemble, par ex. : une école, un institut ou un département. Quand vous créerez des recommandations, on vous demandera de les attribuer à un groupe de recommandations.

## Liste des groupes de recommandations

<table><thead><tr><th>Nom</th><th>Statut</th><th>Sous-ensemble facultatif</th><th>Dernière m.à j.</th><th>Actions</th></tr></thead><tbody><tr><td>INRA</td><td>Publié</td><td>Non</td><td>23/07/2018</td><td>Actions</td></tr></tbody></table>

### Créer un groupe de recommandations

## Liste de recommandations

Vous pouvez rédiger des recommandations à afficher par thème (par ex., des recommandations générales sur le stockage et la sauvegarde devant être signalées à tous les niveaux). La rédaction de recommandations générales par thème vous permet d'économiser du temps et des efforts, car vos recommandations seront automatiquement affichées dans tous les modèles au lieu d'avoir à les rédiger pour chaque modèle.

Si vous souhaitez fournir des recommandations propres à un financeur (par exemple, pour des instructions propres à une soumission au BBSRC), vous pouvez le faire en ajoutant des recommandations à une question particulière quand vous rédigez votre modèle.

<table><thead><tr><th>Texte</th><th>Thèmes</th><th>Groupe de recommandations</th><th>Statut</th><th>Dernière m.à j.</th><th>Actions</th></tr></thead><tbody><tr><td>Présenter l'ensemble des jeux de données en précisant pour chaque jeu :<ul><li>le mode d'obtention : données générées, données produites par un tiers (conversion / transformation de données ; partage / échange de données ; achat de données)</li><li>l'origine des données (Analyse, Aggregation, Code, Corpus audiovisuel, Corpus textuel, Enquête, Expérimentation, Observation, Simulation/Modélisation, Autre à préciser),</li><li>le type de données (Audivisual, Collection, Dataset, Event, Image, Interactive resource, Model, Physical object, Service, Software, Sound, Text, Workflow, Other)</li><li>la nature des données (précise le type, exemple : Analyses génomiques, Images satellites, Relevés de températures...)</li><li>le périmètre thématique des données</li></ul>Indiquer les publications associées aux jeux de données</td><td>Data description</td><td>INRA</td><td>Publié</td><td>15/09/2020</td><td>Actions</td></tr><tr><td>Des données sont à conserver sur le moyen ou le long terme du fait de leur intérêt scientifique, juridique ou historique. Celles qui n'en ont pas</td><td>Preservation</td><td>INRA</td><td>Publié</td><td>03/02/2020</td><td>Actions</td></tr></tbody></table>

Avez-vous utilisé les recommandations ?

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93% des utilisateurs les ont trouvées utiles ou indispensables

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## › Sollicitations du service support PGD

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Free Clip Art, CC BY-SA 4.0, via Wikimedia Commons

* Par un rédacteur de PGD projet ou structure,

* pour une relecture de son PGD

* par mail ou via DMP OPIDOR

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* Par un responsable de collectif (DU, correspondant qualité centre...etc),

* pour l'organisation de formations ou d'ateliers spécifiques,

* Par mail

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> Projet de forum sur les PGD

Nous envisageons d'ouvrir un forum, sur lequel les rédacteurs de PGD pourraient directement échanger et partager des questions, des pratiques, des témoignages et retours d'expérience. Trouvez-vous cette initiative :

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## Quels acteurs pour étoffer l'accompagnement ?

* Ingénieurs et chargés de projet et partenariat (Centre) : 1ers interlocuteurs dans un projet. Compétences scientifiques, financières et juridiques.

* Le Réseau Europe (Responsables Europe des Départements et chargés d'affaires de la DESSE*), ainsi que les Référents Europe des unités : accompagnement des chercheurs dans les projets européens.

* Les Délégués à la Protection des Données (INRAE et unité) : référents sur les questions de protection des données personnelles

* Les Correspondants cybersécurité (centre)

* Réseau qualité (maillage complet) : référents sur le management de la qualité en recherche, accompagne les projets ou les structures.

* L'archiviste

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› Vers des référents données opérationnels

* Ancrés dans les unités

* Plusieurs profils possibles :

• **Data manager** ou **data librarian** : ils accompagnent concrètement les scientifiques pour la gestion des données : conseil sur les bonnes pratiques, construction des PGD, FAIRisation des données. Ils orientent si besoin est vers des personnes ressources spécialisées ;

• **Data scientist** : il apporte son appui pour le traitement et l'analyse des données. Il contribue ainsi dans le cadre d'un projet à chercher, nettoyer, préparer, analyser les données.

* Animation par la DipSO

* Recrutement interne

* Formation en préparation

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> Une organisation de l'accompagnement encore à construire

* Etoffer le service support avec un vrai réseau de référents aux compétences variées

* Accès simple pour les utilisateurs (type guichet unique).

* Systématiser l'offre d'appui pour les porteurs de projets

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Merci de votre attention

sylvie.cocaud@inrae.fr