Généralement Reconnus), donnant une image fidèle du patrimoine et
de la situation financière de l'Institution.

Elle doit respecter, entre autres, les règles essentielles suivantes :

- La tenue d'une comptabilité en partie double appuyée de pièces justificatives adéquates ;

- L'enregistrement exhaustif et chronologique des opérations dans le respect des principes comptables ;

- L'identification des enregistrements par l'indication de l'origine de l'imputation, le contenu de l'opération et les références de pièces justificatives ;

- L'irréversibilité des traitements effectués afin de garantir le caractère définitif des enregistrements comptables correspondants ;

- La numérotation et la mention d'une date certaine sur les états périodiques fournis par le système de traitement ;

- La pratique de l'inventaire ;

- Le recours à un plan de comptes ;

- Enfin la tenue obligatoire de livres (livre - journal, grand-livre) et autres supports autorisés (la balance générale, le livre d'inventaire) permettant l'établissement des états financiers selon les principes comptables et dans le délai imparti.

La comptabilité doit également permettre à l'institution de répondre
aux exigences légales et fiscales des différents paliers de gouvernement
et des organismes réglementaires. Finalement, elle doit fournir
l'information et les rapports nécessaires à la prise de décisions internes.

La préparation et la présentation des états financiers et autres
informations financières sont destinées à être publiés. De ce fait, ils
doivent répondre aux exigences des normes comptables établies tout en
respectant les postulats et les principes comptables.
## 3.2. Gestion des comptes

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La gestion des comptes incombe exclusivement de la responsabilité du comptable ou de son assistant. Étant le gestionnaire des données financières, il est le seul responsable (Assistant Comptable / Comptable / Chef Comptable) de sa section. Il est formellement interdit à n'importe quelle autre personne de l'administration d'accéder aux données comptables et au logiciel comptable de l'entreprise sans la supervision de l'assistant ou/et du comptable et/ou du chef comptable.

L'Assistant Comptable, le Comptable, et le Chef-Comptable s'engagent à respecter les principes comptables généralement reconnus (principes, normes, postulats) et à fournir des informations financières fiables aux utilisateurs des états financiers (responsables, décideurs, bailleurs de fonds, pouvoir public, DGI). Ils s'engagent à la bonne gestion des données comptables et à la confidentialité.

### 3.2.1. Liste des comptes

Cette liste présente les différents comptes utilisés actuellement, elle n'est pas exhaustive :

#### Compte du Bilan

- Avoir

- Résultat (Bénéfice de l'exercice)

- Immobilisations

- Amortissement cummulé

- Fournitures

- Fournisseurs

- Taxes à payer

- Banque

- Caisse

- Petite Caisse
## Comptes des charges et des produits

### Comptes des charges

- Amortissement

- Entretien et réparation

- Assurance

- Frais de banque

- Salaires

- Frais de déplacements

- Communication

- Charges fiscales

- Dépenses sur activités de levées de fonds

- Formation

- Sensibilisation

- Dépistage

- Subvention aux traitements

### Comptes des produits

- Subventions reçues

- Dons

- Cotisations

- Intérêts bancaires

- Activités de levées de fonds

### Autres

- Gain/perte de change
## 3.3. Logiciel comptable

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La comptabilité de l'entreprise est tenue selon le plan comptable national en vigueur et utilise le logiciel Quickbooks pour le traitement de ses opérations. Des rapports périodiques doivent être préparés suivant les données comptabilisées. De ce fait, il est demandé que les données soient fiables et enregistrées à temps et de façon chronologique.

Des tableaux de bord sont aussi tenus de façon extracomptable. Des feuilles de travail Excel peuvent être utilisées pour les calculs et les rapports.

### 3.3.1. Accès aux données comptables

Le Comptable / le Chef Comptable / l'Assistant Comptable sont les seules personnes habilités à avoir accès aux données comptables et aux comptes du GSCC. Ils sont les seuls autorisés à intervenir sur le logiciel comptable qu'utilise le GSCC. Il est interdit à toute autre personne d'accéder à ces données sans l'autorisation d'un des responsables.

Toutefois, l'Assistant Comptable ou le Comptable ou le Chef Comptable a pour devoir de fournir toutes les informations nécessaires au Directeur, au Président(e) ou à n'importe quel membre du Comité Exécutif désirant avoir accès à ses données pour un éventuel contrôle, sur la demande écrite du président ou du directeur ou à la demande expresse néanmoins en leur présence.
## 3.4. Financement

Les activités de l'entreprise sont financées par des bailleurs, des donateurs, des fonds collectés auprès des membres et lors des activités caritatives. La direction doit veiller à la bonne utilisation des fonds, qu'ils soient utilisés pour les activités auxquelles ils sont destinés. Ils doivent être enregistrés dans leurs comptes respectifs à la réception du financement. L'intégralité du fonds reçu doit être déposé à la banque et enregistré sur le logiciel comptable utilisé par l'entreprise.

Les rentrées sont matérialisées à la réception du fonds et doivent être comptabilisées à temps et affectent les comptes y relatifs.

Les dépenses sont comptabilisées à l'émission des chèques, les virements ou les transferts. Les sorties de fonds doivent se faire selon les dispositions et les procédures de décaissement établies.

## 3.5. Classement des pièces comptables

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Le Comptable classe les pièces comptables dans des dossiers comptables. Ces dossiers comptables sont matérialisés dans la description des procédures. Le système de classement des pièces comptables comprend les dossiers ci-après :

- les factures

- les copies des chèques émis

- les émissions de chèques

- les reçus de caisse

- les copies des chèques reçus

- les fiches de dépôts

- les fiches de transferts et de virements

- les talons des chèques

- les rapprochements bancaires

- les états de comptes

- les états financiers

- les rapports comptables

- le relevé de compte des membres
- la liste des membres...

Les pièces comptables doivent être classées par ordre chronologique, par compte de trésorerie et par dossier.

## 3.6. Saisie des pièces comptables

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Les saisies comptables consistent à enregistrer les pièces comptables. Elle doit être faite de façon chronologique et régulière. La mention OK saisie doit être portée sur les pièces enregistrées pour éviter les doublons à la saisie.

### 3.6.1. Dépenses

Les dépenses sont enregistrées dans le compte de résultat (charges) et la saisie est faite de façon journalière et régulière. Chaque saisie effective est matérialisée par l'apposition de la mention « OK SAISIE » sur chaque pièce comptable y relative.

### 3.6.2. Dépôts Bancaires

Les transactions sont enregistrées dans les comptes de la trésorerie en temps réel sur le logiciel comptable utilisé par l'entreprise et suivant les principes d'enregistrement des données comptables. Ces transactions doivent être enregistrées régulièrement en respectant le principe de la bonne information.
### 3.6.3. Correction des erreurs

Seul le comptable est habilité à corriger les erreurs sur le logiciel. L'erreur une fois constatée, l'assistant comptable rédige une note au comptable pour l'aviser.

## 3.7. Travaux comptables

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Ces travaux consistent en la répartition des tâches du comptable. Il importe à établir un plan de travail en subdivisant les travaux en :

### 3.7.1. Travaux quotidiens

- saisie des transactions bancaires (chèques, ordres de virement, versements, avis de débit/crédit ;

- remises de chèques, réception de fonds, préparation des dépôts...);

- règlements des obligations financières ;

- classement des pièces .

### 3.7.2. Travaux hébdomadaires

- contrôle des saisies de la semaine ;

- révision des transactions ;

- préparation des chèques (factures à payer, subvention etc.) ;

- classement des dossiers.

### 3.7.3. Travaux mensuels

- contrôle des saisies du mois ;

- saisie de la paie ;

- saisie des frais bancaires ;
- établissement des rapprochements bancaires mensuels ;

- saisie des éventuelles écritures de régularisation ;

- suivi des opérations de trésorerie en attente (factures à payer, subvention...);

- vérification du classement (exhaustivité des pièces par rapport au grand livre, classement approprié).

### 3.7.4. Suivis comptables

- établissement des rapports financiers mensuels ;

- établissement des rapports mensuels ;

- comparaison des réalisations de la période avec le budget et explication des écarts.

### 3.7.5. Autres travaux périodiques

- suivi budgétaire par activités ;

- rapports des activités de levées de fonds ;

- rapports des dépenses en supports financiers aux malades ;

- rapport des activités des sensibilisations, de dépistage et de formation ;

- contrôle des comptes ;

- rapport mensuel de fonds reçus.

### 3.7.6. Travaux annuels

- inventaire physique des immobilisations et des stocks ;

- rapprochement de l'état d'inventaire avec le tableau des immobilisations et amortissements ;

- identification des immobilisations à sortir éventuellement de la comptabilité et/ou des immobilisations à céder ;

- clôture de l'exercice (amortissement, provisions,...);

- édition des états financiers de fin d'exercice ;

- audit des comptes par un cabinet d'Audit externe.
## 3.8. Opérations comptables

### 3.8.1. Système comptable et codification des comptes

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La comptabilité de l'Institution est tenue sur ordinateur et utilise le logiciel Quicbooks selon le plan comptable national et selon les principes qui régissent les entreprises.

Un système de comptabilité est le mécanisme mis en application pour enregistrer et conserver la trace des opérations financières d'une Institution. Il consiste en la description complète des postes comptables de l'entreprise selon les lignes budgétaires conformément à ses activités. Le plan comptable est le système de codification numérique des postes comptables du système de la comptabilité de l'entreprise. Le numéro de codification des postes comptables devra apparaître sur toutes les pièces justificatives avant d'être présentées à la personne ayant l'autorité d'assurer une ventilation.

Le Responsable Financier, le Directeur Général, le responsable de l'administration ont l'autorité sur la codification de toutes les transactions comptables.

### 3.8.2. Comptabilisation

Pour une comptabilité budgétaire, chaque ligne budgétaire devrait avoir une fiche pour enregistrer des opérations.

Les augmentations des comptes d'actif sont enregistrées au Débit du compte et les diminutions au Crédit du compte sur la fiche correspondante.

Les augmentations des comptes du passif sont enregistrées au Crédit du compte et les diminutions au Débit du compte sur la fiche correspondante.
Les transactions doivent être comptabilisées régulièrement de façon chronologique tout en respectant les principes comptables et les postulats.

### 3.8.3. Principe de comptabilisation

L'organisation comptable amène un classement des charges et des produits par nature.

#### 3.8.3.1. Trésorerie

Les opérations de la trésorerie sont enregistrées dans les comptes de caisse, de banque et dans les intérêts bancaires.

- Les virements doivent être effectifs qu'à la réception par la banque ;

- Aucune compensation ne doit être effectuée entre les soldes débiteurs et les soldes créditeurs des comptes de banque ;

- les avoirs en monnaie étrangères doivent être évalués en gourdes à la clôture de l'exercice. Les plus ou moins values résultant de la conversion seront postés dans le compte des produits financiers (gain de change ou perte de change).

#### 3.8.3.2. Achats-Dépenses

Les dépenses concernant les achats des biens consommables sont enregistrées dans les comptes des résultats ayant pour contre partie un compte de la trésorerie ou le compte fournisseurs pour les achats à crédit.

- Constations de la transaction (achat de produits ou services) ;

- Enregistrement des charges dans l'exercice auquel elles sont consommées ;
- Séparation des charges de deux exercices par les écritures de régularisation en fin d'exercice.

#### 3.8.3.3. Immobilisation

Les immobilisations sont enregistrées dans les comptes du bilan par la contre partie du compte fournisseur pour les acquisitions à crédit et la trésorerie pour l'acquisition au comptant.

- Les comptes d'amortissement sont affectés pour constater la dépréciation de l'immobilisation en fin d'exercice ;

- Les immobilisations doivent être distinguées des charges de l'exercice.

- Les dépenses d'entretien et de réparation de l'immobilisation sont enregistres dans les comptes de charges d'exploitation.

## 3.9. Principes et Postulats

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L'information comptable et les rapports comptables obéissent aux normes, aux principes comptables et aux postulats.

### 3.9.1. Principes Comptables

C'est l'ensemble des normes et des règles de base à respecter en comptabilité afin de garantir la qualité, la légalité et la fiabilité des informations comptables. Ils permettent de rendre homogène la comptabilité et de créer un standard pour la communication financière des Institutions.
### 3.9.1.1. Bonne information

Principe comptable voulant que l'entité fournisse tous les éléments d'information financière qui sont suffisamment importants pour être susceptibles d'influencer le jugement ou les décisions d'un utilisateur averti.

### 3.9.1.2. Coût historique

Principe voulant que la comptabilité soit tenue et les états financiers soient établis sur la base du coût historique de préférence à toute autre base de mesure. Le coût historique est maintenu dans les comptes tant que l'élément demeure dans l'entité.

### 3.9.1.3. Comptabilité d'exercice

La comptabilité d'exercice consiste à tenir compte, dans la détermination du bénéfice net d'une entreprise, des produits et des charges découlant des opérations d'un exercice lorsque les produits sont gagnés et les charges engagées, sans considération du moment où les opérations sont réglées par un encaissement ou un décaissement ou de toute autre façon. Il en est aussi de même pour toutes les variations dans les comptes d'actifs, de passifs et de capitaux propres.

### 3.9.1.4. Importance relative

Principe suivant lequel certains éléments des états financiers, seuls ou ajoutés à d'autres, sont importants pour la fidélité de l'image que ces états donnent de la situation financière et des résultats selon les principes comptables généralement reconnus.

### 3.9.1.5. Primauté de la substance sur la forme
En comptabilité, principe voulant que les opérations et les faits soient comptabilisés et présentés d'une manière qui exprime leur substance ou la réalité économique qui les sous-tend plutôt que leur forme juridique.

### 3.9.1.6. Rapprochement de produits et des charges

Principe comptable en vertu duquel on détermine le moment où les coûts doivent être passés en charges, dans la mesure où les coûts peuvent être liés à des produits par un rapport de cause à effet.

### 3.9.1.7. Réalisation

Principe comptable qui consiste à ne constater un produit ou un profit que lorsqu'il est réalisé, c'est-à-dire dans l'exercice où a été achevée l'exécution du travail nécessaire pour le gagner et lorsque la mesure et le recouvrement de la contrepartie sont raisonnablement sûrs.

### 3.9.1.8. Qualité de l'information comptable

#### 3.9.1.8.1. Fiabilité
(image fidele-vérifiabilité-neutralité-prudence)

Qualité essentielle de l'information contenue dans les états financiers, qui fait que les utilisateurs peuvent avoir confiance que la présentation des opérations et des faits sous-jacents est conforme à la réalité et raisonnablement exempte d'erreurs et de parti pris.

La fiabilité de l'information est fonction des qualités particulières suivantes : l'image fidèle, la vérifiabilité et la neutralité, qui est tempérée par la prudence en cas d'incertitude.
### 3.9.1.8.2. Image fidèle

Expression s'appliquant aux états financiers qui traduisent de manière adéquate et complète la réalité de la situation, des opérations et des faits.

### 3.9.1.8.3. Vérifiabilité

Qualité de l'information financière qui fait qu'elle donne d'une opération ou d'un fait une image dont des observateurs compétents et indépendants conviendraient qu'elle concorde avec l'opération ou le fait réel sous-jacent, avec un degré raisonnable de précision.

### 3.9.1.8.4. Neutralité

Qualité d'une information financière exempte de tout parti pris susceptible d'amener les utilisateurs à prendre des décisions qui seraient influencées par la façon dont l'information est mesurée ou présentée.

### 3.9.1.8.5. Prudence

Principe voulant que l'on choisisse, parmi les différentes méthodes généralement admises pour comptabiliser une opération ou un fait, celle qui risque le moins de surévaluer l'actif ou le bénéfice ou de sous-évaluer le passif ou la perte.

#### a) Pertinence

Qualité essentielle de l'information contenue dans les états financiers, qui fait que cette dernière est de nature à influer sur les décisions économiques que sont appelés à prendre les utilisateurs en les aidant à évaluer l'incidence financière des opérations et des faits passés, présents ou futurs, ou en permettant de confirmer ou de corriger des évaluations antérieures.
b) Comparabilité

Qualité essentielle de l'information contenue dans les états financiers, qui permet aux utilisateurs de relever les analogies et les différences entre les informations fournies dans plusieurs jeux d'états financiers.

c) Compréhensibilité

Qualité essentielle de l'information contenue dans les états financiers voulant que, pour être utile, cette information soit facilement intelligible pour les utilisateurs, compte tenu du fait que ceux-ci sont réputés avoir une bonne compréhension des activités commerciales et économiques et de la comptabilité, ainsi que la volonté d'étudier l'information d'une façon raisonnablement diligente.

3.9.2. Postulats Comptables

3.9.2.1. Continuité d'exploitation

Hypothèse sur laquelle l'entité s'appuie pour la préparation des états financiers et selon laquelle l'entité poursuivra ses activités dans un avenir prévisible et sera en mesure de réaliser ses actifs et de s'acquitter de ses obligations dans le cours normal de ses activités.

3.9.2.2. Indépendance des exercices

Hypothèse fondamentale selon laquelle l'activité économique d'une
entité peut être découpée en périodes égales et arbitraires que l'on
appelle exercices. Ce postulat implique la nécessité de déterminer
l'appartenance de chaque opération ou fait à un exercice donné.

3.9.2.3. Personnalité de l'entité
Hypothèse qui donne une existence propre à chacun. Il permet de comptabiliser l'activité de l'entreprise d'une manière séparée de son propriétaire exploitant, de ses associés, de ses actionnaires ou de toute autre entité économique.

#### 3.9.2.4. Unité monétaire stable

Hypothèse qui consiste à respecter la valeur nominale de l'unité monétaire sans tenir compte des variations de son pouvoir d'achat.

# Section 4
## PROCÉDURES COMPTABLES
- PLANIFICATION

### 4.1. Planification stratégique

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La planification stratégique est un outil de travail qui s'adresse à tout groupe souhaitant organiser, préparer et maîtriser son avenir. Elle constitue un instrument pour la bonne marche et une cohésion parfaite de ses activités. Elle lui permet d'organiser ses actions de manière cohérente et rationnelle à travers la formulation d'un plan stratégique.

Une stratégie est une approche ou un plan général. Donc la planification stratégique est la planification générale permettant la bonne gestion d'un processus.

La planification stratégique fait ressortir les activités quotidiennes du groupe, ses activités prévus et ses projets. Elle fournit un aperçu d'ensemble sur ce que fait l'institution. Elle apporte de la clarté à ce que vous voulez faire et à la manière dont vous allez y arriver, en comparaison d'un plan d'action qui ne concerne que les activités quotidiennes.
La planification s'avère le moyen le plus sûr pour une gestion efficace et efficiente de toute institution, de ce fait, avant le début de la prochaine année fiscale, les comités se réunissent afin de planifier toutes les activités prévues pour l'année à venir. Ce document doit contenir :

- Le Plan de travail

- Le Chronogramme d'activité

- Le Budget

### 4.1.1. Planification trimestrielle

Elle consiste à répartir les activités par trimestre, afin d'avoir un meilleur pilotage de chacune d'elle et un contrôle budgétaire succincte. Dans ce cas, un rapport des activités et du suivi financier doit être remis à la fin du trimestre au Comité de Gestion et au Comité de Suivi. Il doit être accompagné du plan de travail relatif au trimestre suivant lequel ce rapport est établi. Les plans de travail trimestriels sont des extraits des plans de travail annuels.

### 4.1.2. Planification Semestrielle

Une planification semestrielle des activités de suivi peut être élaborée suivant le même canevas que celui conçu pour la planification trimestrielle.

### 4.1.3. Plan de travail

Le plan de travail annuel a pour rôle essentiel de planifier les activités visant à atteindre les objectifs stratégiques à un niveau plus détaillé. Il doit être élaboré annuellement eu égard aux activités prévues pour l'année fiscale avant le début de la prochaine année, toutefois il peut être sectionné en trimestre ou en mois.
Ce document de travail permettrait aux employés de suivre les objectifs de l'entreprise et d'effectuer leurs travaux avec dextérité et efficacité. Il permettrait aux différents comités, membres et tous ceux qui sont intéressés par l'entreprise d'évaluer son travail.

### 4.1.4. Calendrier des activités

Ce calendrier définit les objectifs à atteindre, leur date d'échéance ainsi que les personnes responsables de chaque rubrique. C'est-à-dire :

* Qu'est ce qu'il y a lieu de faire ?

* Quand et comment le faire ?

* Qui est en charge d'exécuter les tâches ?

### 4.1.5. Suyivi et évaluation des programmes et activités

La responsabilité du suivi et de l'évaluation des activités, programmes et projets de l'entreprise incombe de la responsabilité du Directeur Exécutif (DE) ou du Directeur Administratif (DA) en étroite collaboration avec les différents comités.

L'évaluation interne des programmes et projets consistera à analyser de façon systématique la planification, la mise en œuvre et les effets en tenant compte de tous les aspects importants du point de vue des objectifs et dans le but de garantir l'efficience des activités futures grâce à des recommandations.

Des structures d'exécution et un système de suivi doivent être mis en place, ce qui permettront aux responsables des activités, des programmes et des projets de fournir les informations nécessaires pour l'élaboration des rapports au moment opportun, afin d'effectuer un bon pilotage des activités du groupe.
### 4.1.6. Rapports des activités

Chaque activité menée par l'entreprise doit être sanctionnée par un rapport qui décrira le déroulement de l'activité, les dépenses et/ou les revenus y relatives, les constats effectués, les conclusions et recommandations préconisées.

Ces rapports sont tenus d'être présentés au Directeur Exécutif (DE) au plus tard une semaine après la réalisation de l'activité.

#### 4.1.6.1. Rapports trimestriels

Au plus tard trois semaines après la fin du trimestre, les responsables des différents programmes, activités et projets doivent soumettre au Comité de Gestion et/ou au Comité Exécutif un rapport trimestriel des activités du trimestre écoulé. Ces rapports permettront aux responsables d'apprécier le niveau d'avancement global des programmes et aussi d'évaluer dans quelle mesure chacun des résultats/indicateurs de performance est ou sera atteint.

#### 4.1.6.2. Rapports semestriels

Au plus tard un mois après la fin du semestre, un rapport semestriel doit être élaboré, suivant le même canevas que le rapport trimestriel. Ce rapport doit faire ressortir les analyses en ce qui concerne les aspects relatifs aux effets/impacts des programmes et activités menées par l'entreprise. Il peut être présenté aux membres, aux donateurs et/ou sponsors et à tous ceux qui sont intéressés par les activités du groupe.
#### 4.1.6.3. Rapports annuels

Au plus tard un (1) mois après la clôture de l'exercice budgétaire, un rapport annuel de toutes les activités, programmes et projets entrepris par l'entreprise doit être présenté au Conseil d'Administration de l'entreprise. Ce rapport fait la synthèse de la mise en œuvre des programmes pour l'exercice écoulé et procède à l'analyse des réalisations à travers les indicateurs techniques.

Les rapports annuels des structures d'exécution doivent être disponibles au plus tard un mois après la clôture de l'exercice.

#### 4.1.6.4. Rapport de clôture
ou rapport général d'exécution de projets

Tout en faisant la synthèse de la mise en œuvre du projet durant toute la période de son exécution, le rapport de clôture fera ressortir les analyses en ce qui concerne les aspects relatifs aux impacts et aux succès du Projet. Le rapport de clôture interviendra au plus tard deux (2) mois après l'arrêt effectif des activités du Projet.

#### 4.1.6.5. Autres rapports

Des rapports sur des thèmes spécifiques et des rapports circonstanciés seront également élaborés selon les besoins. Ils permettraient aux concernés d'apprécier la conformité des réalisations pour une période donnée avec les activités prévues dans la planification y afférente.
## 4.2. Budget

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Dans le fonctionnement de toute institution, le budget est un outil de travail d'une grande importance. Il est un instrument de contrôle par excellence, il permet d'évaluer en gros l'efficience de l'utilisation de ressources humaines, techniques et financières de l'institution. Il permet aussi aux gestionnaires de faire preuve de réaliste dans l'élaboration de leur politique et dans la détermination de leurs objectifs. Il permet d'avoir une vue d'ensemble de la gestion des ressources et contribue à la bonne marche et au succès de l'institution.

En somme, le budget doit permettre aux dirigeants d'une institution de prendre les meilleures décisions et de procéder à l'affectation optimale des ressources et assure une certaine cohérence de fonctionnement. Il est un tableau présentant les ressources et les emplois prévisionnels de l'exercice.

### 4.2.1. Prévision budgétaire

La prévision budgétaire consiste à déterminer pour une période donnée des objectifs fixés, la politique pour atteindre ces objectifs, le temps et les fonds nécessaires pour l'exécution du projet et les sources de financement de ce projet.

### 4.2.2. Préparation du budget annuel

Le budget doit être préparé sur une année fiscale pour chaque activité. Il est présenté en unité monétaire, dans le cas d'Haïti c'est la Gourde. Il est un état estimatif prévisionnel des revenus et des dépenses. L'exercice budgétaire est d'un an, il correspond à l'année civile et s'étend du 1er Janvier au 31 Décembre de la même année, correspondant ainsi à l'année fiscale des entreprises haïtiennes. En effet, il doit tenir compte des objectifs fixés par rapport aux buts
globaux de l'entreprise et détermine les moyens de les atteindre en établissant des politiques pertinentes.

Le budget doit être suffisamment détaillé. Il est préparé par le chef comptable ou le comptable en collaboration avec le Comité de Finance en tenant compte de différentes activités et projets du groupe, des supports financiers et des dépenses administratives. Il sera présenté au Comité de Gestion ou au Comité Exécutif, avant le début du prochain exercice, pour approbation. Après présentation et discussion entre le Comité Exécutif avec le département des finances de l'entreprise, le budget est revu le cas échéant à la lumière des recommandations et des observations du Comité Exécutif avant qu'il ne soit transmis au Comité Exécutif et/ou Comité de Gestion pour approbation.

### 4.2.2.1. Étapes à suivre dans la préparation du budget

La préparation du budget consiste à bien définir les objectifs, établir les politiques de réalisation suivies de la recherche de fonds à allouer à chacun de ses activités.

1) Formulation des objectifs (à court, à moyen et à long terme) ;

2) Établissement des politiques en vue d'atteindre les objectifs ;

3) Détermination des responsabilités ;

4) Identification des sources de financement ;

5) Préparation des budgets par activités (Subvention au traitement, Dépistage, Sensibilisation, Formation, Dépenses administratives, etc.) en déterminant les montants qui leur seront alloués et les sources de financement ;

6) Présentation au Comité de Gestion pour étude et approbation ;

7) Préparation du budget global en tenant compte des recommandations du Comité de Gestion ;

8) Soumission au Comité de Gestion pour approbation ;

9) Exécution du budget.
### 4.2.3. Exécution budgétaire

Il s'agit d'exécuter les dépenses prévisionnelles relatives à la réalisation des activités conformément aux procédures de décaissement mis en place par l'entreprise. Après son adoption par le Comité de Gestion, le budget est transmis au service de la comptabilité pour exécution et suivi.

### 4.2.4. Suivi et contrôle budgétaire

Un système de contrôle budgétaire doit être mis en place. Ce système permettra de faire une comparaison entre les résultats réels et ceux qui avaient été prévus, permettant ainsi de mesurer l'efficacité, de déceler les sources de gaspillage et de contrôler les écarts. La comparaison du budget permet aux gestionnaires de vérifier les performances, de voir la différence entre les résultats effectifs et les montants budgétisés, et de prendre les mesures adéquates.

Le comptable prépare les rapports d'analyse des écarts entre le budget et les réalisations, assure le suivi des engagements et l'exécution du budget. Les rapports sont revus par le Directeur Général / Exécutif, soumis au Comité de Finance pour vérification avant d'être présentés au Comité de Gestion pour approbation. Il est de la responsabilité du Directeur Exécutif ou du Directeur Général de s'assurer que les rapports mensuels et fin d'année soient préparés et présentés au Comité Exécutif dans les délais impartis.
# Section 5
## PROCÉDURES COMPTABLES
- RAPPORTS FINANCIERS

### 5.1. Généralités

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L'organisation comptable doit permettre l'établissement dans les délais requis des états financiers réguliers et sincères, donnant une image fidèle du patrimoine et de la situation financière de l'Institution. Elle doit respecter, entre autres, les règles essentielles suivantes :

- La tenue d'une comptabilité en partie double appuyée de pièces justificatives adéquates ;

- L'enregistrement exhaustif et chronologique des opérations dans le respect des principes comptables ;

- L'identification des enregistrements par l'indication de l'origine de l'imputation, le contenu de l'opération et les références de pièces justificatives ;

- L'irréversibilité des traitements effectués afin de garantir le caractère définitif des enregistrements comptables correspondants ;

- La numérotation et mention d'une date certaine sur les états périodiques fournis par le système de traitement ;

- La pratique de l'inventaire ;

- Le recours à un plan de comptes issus du plan comptable national ;

- Enfin la tenue obligatoire de livres (livre - journal, grand-livre) et autres supports autorisés (la balance générale, le livre d'inventaire) permettant l'établissement des états financiers selon les principes comptables.

L'objectif des états financiers est de fournir une information sur la situation financière, la performance et les flux de trésorerie de
l'institution. En donnant une information utile à une gamme variée d'utilisateurs pour la prise de décisions économiques.

## 5.2. Rapports financiers

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L'aboutissement du système est la préparation et la présentation des états financiers qui mettent en évidence d'une manière nette, claire et précise la situation financière et le résultat des opérations. Il renseigne aussi sur la manière dont les fonds sont gérés.

Les états financiers qui informent sur la gestion des fonds de l'institution sont :

- L'état des sources et utilisation des fonds ;

- L'état comparatif des dépenses ou utilisation de fonds ou budget prévisionnel ;

- L'état de caisse ou trésorerie ;

- La conciliation bancaire ;

- L'état de condition financière ou bilan.

Pour parvenir à la réalisation des rapports financiers, le comptable devra suivre succinctement les procédures comptables établies et respecte scrupuleusement les principes et les normes comptables.

Afin de produire ce document très utile aux différents décideurs et à toutes les personnes intéressées aux programmes de l'entreprise, le comptable doit suivre les procédures suivantes :

- Les documents ou pièces justificatives sont classés chronologiquement par dossier et par compte de trésorerie ;

- Les opérations sont enregistrées dans le système comptable qu'utilise l'entreprise à temps et dans les journaux appropriés ;

- Les pièces justificatives de base à l'enregistrement sont indexées du code de référence du ou des comptes de dépenses que la sortie ou l'entrée de fonds affecte.
Il est important que toutes les pièces justificatives portent la référence des comptes de dépenses apposées par le comptable ou le chef ou le trésorier de l'institution.

Les opérations de passation d'écritures sont faites dans les journaux selon le principe de la partie double, de sorte que le principe de la balance soit respecté.

Les journaux de banque sont arrêtés à la fin de chaque mois, le solde disponible en banque est mis en évidence pour être concilié avec l'état de banque mensuel et pour chaque compte de banque. Les ajustements qui résultent de la conciliation sont passés dans les journaux respectifs de banque et d'opérations diverses le mois suivant de la date de la conciliation.

Il est de la responsabilité du Responsable Financier de s'assurer que les rapports mensuels et fin d'année soient préparés et présentés au Comité Exécutif dans les délais impartis.

## 5.2.1. Rapports périodiques

Par rapports périodiques, on entend les rapports mensuels, trimestriels et annuels. Sous la supervision du Directeur Général, le comptable ou le chef comptable prépare les rapports suivants :

### 5.2.1.1. Mensuels

* Rapport de l'état de la trésorerie ;

* Réconciliations bancaires ;

* Situation de la caisse ;

* Rapport du stock ;

* Exécution et suivi budgétaire.

### 5.2.1.2. Trimestriel

* Préparation du Rapport d'Exécution du Budget.
### 5.2.1.3. Annuel

Le rapport financier annuel donne un aperçu global sur les éléments suivants :

* La trésorerie

* L'exécution du budget de l'exercice

* La situation des stocks

* La situation patrimoniale.

En cas de nécessité, une expertise extérieure dans le domaine peut-être sollicitée. Tous les rapports sont revus par le Directeur Général, soumis au Responsable Financier pour vérification avant d'être présentés au Comité Exécutif et à l'Assemblée Générale pour approbation.

## 5.3. Utilisateurs des rapports

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L'entreprise, dans le souci de la transparence et la satisfaction des travaux bien exécutés, afin de répondre aux exigences des organes réglementaires des Organisations Non Gouvernementales (ONG) en Haïti et aussi afin de satisfaire les organismes partenaires et sponsors de ses programmes d'activité, doit produire à la fin de chaque année ou selon les ordonnances des autorités étatiques et bailleurs de fonds des rapports de gestion des ressources alloués aux activités du groupe.

Outre les rapports financiers périodiques, un rapport doit être dressé et remis au plus tard le 10 du mois prochain ou à la fin de chaque activité menée par l'entreprise :

* Rapport de sensibilisation

* Rapport de Dépistage

* Rapport de dépenses par activité de levées de fonds

* Rapport de Formation
Ces types de rapports doivent tenir compte de toutes les dépenses effectuées au cours de ces activités et des rentrées dans le cas des levées de fonds.

Un rapport financier doit être dressé à la fin de chaque exercice fiscal. Ce jeu de rapports budgétaires contient :

* l'État des résultats

* le Bilan

* le Flux de trésorerie

* l'état de trésorerie

* les notes aux états financiers

## 5.4. Publication des rapports

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Ces rapports (Financiers ou autres) doivent être, après approbation du Comité de Gestion, disponibles à tous ceux qui sont intéressés aux activités menées par l'entreprise (Institutions étatiques, Bailleurs des fonds, Donateurs etc.)

Les rapports financiers sont obligatoires, ils ont pour objet de faire apparaître les décaissements et toutes les transactions effectués par l'entreprise pour chaque élément/rubrique budgétaire, sur base mensuelle, trimestrielle et cumulative pour l'année. Ils servent également à vérifier le solde disponible au budget à une date donnée et permettent aux responsables de entreprise de tenir compte de son fonctionnement général. Ces rapports devront être disponibles au plus tard dans les quinze (15) jours qui suivent la fin du mois, du trimestre ou de l'année.

## 5.5. Classement des rapports

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Ces rapports doivent être classés selon le mode de classement des dossiers mis en vigueur par l'entreprise. Ils sont classés par activités, par catégorie, par année et chronologiquement.

# Section 6
## PROCÉDURES COMPTABLES
### SUIVI ET CONTRÔLE

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Le contrôle interne est l'ensemble des mesures comptables et autres adoptés par l'administration d'une institution, qu'elle soit à but lucratif ou non, afin d'assurer la conduite ordonnée et efficace de ses opérations et asseoir une bonne gestion de ses ressources (financières, humaines, matérielles). Il a pour but d'un coté d'assurer la protection, la sauvegarde du patrimoine et la qualité de l'information, de l'autre, l'application des instructions de la direction et de favoriser l'amélioration des performances.

### 6.1. Audits financiers

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Les audits annuels font partie intégrante du mécanisme de suivi-évaluation de la mise en œuvre des programmes et projets de l'entreprise. Les structures d'exécution du suivi budgétaire des programmes et projets feront l'objet d'un audit financier interne tout au long de l'année budgétaire et d'un audit financier externe à la fin de chaque exercice.
### 6.1.1. Audit interne

Le suivi budgétaire incombe de la responsabilité du contrôleur financier et/ou le Comité de Finance. Un contrôle financier de la gestion des fonds et de son utilisation doit être mené régulièrement. Des rapports de dépenses et des états de revenus doivent être préparés mensuellement par le comptable et remis au Directeur Exécutif (DE) et/ou au Comité de Finance.

### 6.1.2. Audit externe

En dehors de l'évaluation et du contrôle financier interne mené directement par les acteurs du programme, des contrôles financiers externes ou indépendants seront réalisés la fin de l'année fiscale ou budgétaire.

Ces rapports d'audit externe permettraient aux responsables de l'entreprise d'avoir une vue d'ensemble sur la gestion des fonds du groupe. Ils donneront aussi aux bailleurs des fonds et à tous ceux qui sont intéressés aux activités du groupe d'avoir un regard avisé de l'utilisation des fonds.

## 6.2. Autorisation des dépenses

### Retour à la table des matières

Les dépenses de fonctionnement, des programmes et des activités feront l'objet d'un budget et sont soumis au contrôle budgétaire interne et externe. De ce fait, les dépenses doivent être effectuées selon les structures et procédures de sortie de fonds établies. Les dossiers doivent être préparés et soumis aux personnes habilitées à autoriser les dépenses. Ils analyseront les dossiers avant de les approuver.

Seules les personnes désignées à cet effet sont habilitées à autoriser une dépense.
## 6.3. Mesure de correction

Les erreurs liés aux travaux d'enregistrement et aux traitements comptables, aux écarts budgétaires, souvent causés par une mauvaise organisation comptable, un double enregistrement, aux erreurs mathématiques ou à l'inversement des chiffres, doivent être corrigés avant la production des rapports financiers.

Seul le chef comptable est habilité à apporter des corrections et à prendre des mesures de correction suite aux erreurs comptables. Toutefois, un procès-verbal doit être rédigé mentionnant la nature de l'erreur et le montant corrigé.

# Section 7
PROCÉDURES COMPTABLES
– FISCALITÉ

## 7.1. Généralités

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L'Entreprise en tant qu'une institution évoluant sur le territoire haïtien a des obligations fiscales et doit obéir aux lois fiscales qui régissent les droits et les obligations fiscales <fnref n="97" />.

<footnote n="97">⁹⁷ Obligations Fiscales des ONGs, Nerettes et Associés-CRI/CLIO/ 2011, page 9.</footnote>
## 7.2. Exercice fiscal

L'année fiscale de l'entreprise débute le 1er octobre de l'année en cours pour se terminer le 31 Septembre de l'année suivante.

## 7.3. Obligations fiscales

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Elles sont définies par plusieurs lois dont le décret en date du 5 septembre 2005 modifiant celui du 29 septembre 1986 relatif à l'impôt sur le revenu et faisant obligation à tout employeur d'effectuer (réf. art 92 dudit décret), sous peine d'amende, une retenue à la source sur le salaire des employés réguliers.

Ces retenues concernent les employés dont le salaire mensuel est plus de cinq mille (5,000.00) gourdes.

### 7.3.1. Retenues à la source

Au moment du paiement des salaires et des prestations de service, le Chef Comptable ou son assistant prélève les retenues à la source au titre des Impôts Directs et Indirects en vue de leur reversement à Direction Générale des Impôts (DGI) et à l'Office National d'Assurance Vieillesse (ONA). Ces prélèvements concernent les employés réguliers :

- L'Impôt sur le Revenu (base salaire) à payer est calculé en fonction d'un barème progressif ;

- La CFGDTC soit 1% du salaire ;

- La CAS soit 1% du salaire ;

- Le FDU 1% du salaire ;

- 10% sur le montant des heures supplémentaires ;

- 6% à titre de cotisation à l'Office National d'Assurance Vieillesse (ONA). L'employeur verse également 6% du salaire ;

- 10% sur le boni qui sera payé en fin d'année.
Ces montants devront être prélevés mensuellement et versés au fisc (DGI) et à l'ONA dans un délai de quinze jours après la date du prélèvement soit avant le 15 du mois précédent.

Un prélèvement de 2% à titre d'acompte sera effectué sur tout paiement à un prestataire de services et versé 15 jours plus tard à la DGI. (Art 76 dudit décret).

Un prélèvement de 20% devra être effectué sur le revenu de l'étranger faisant un séjour temporaire dans le pays. (Art 8 dudit décret)

Le personnel expatrié est tenu de disposer d'une carte de séjour. Le service administratif est chargé d'introduire auprès du Ministère des Affaires Etrangères, les demandes de carte de séjour pour la durée de leur présence dans le pays.

La demande signée par le Directeur Exécutif (DE) est accompagnée d'un formulaire délivré par le ministère, du passeport et de photos d'identité.

## 7.4. Procédures

### Retour à la table des matières

Au moment du calcul des salaires, le Chef Comptable ou son assistant précompte les retenues à la source y relatives en vue de leur reversement aux organismes concernés.

Au moment du reversement, le Chef Comptable prépare un état exhaustif des retenues qu'il soumet au DE pour approbation. Le paiement se fait par chèque de direction à l'ordre de la Direction Générale des Impôts (DGI).

Le DE est tenu d'opérer un contrôle de conformité et s'assurer que tous les montants ont été pris en compte, l'exactitude des calculs arithmétiques avant de le retourner au Chef Comptable pour suivi.

Ce dernier remplit le formulaire d'achat de chèque de direction (mémo de débit) qu'il fera signer par les signataires des comptes et envoyer à la banque. Le reversement des retenues à la source à la DGI obéit à la procédure prévue en matière de décaissement.
# CONCLUSIONS ET PERSPECTIVES

## Retour à la table des matières

L'élaboration des procédures de façon générale et les procédures de contrôle en particulier est devenue une préoccupation pour toute structure qui veut faire perpétuer ses actions. En plus de l'amélioration des performances et l'obtention des gains de productivité, un manuel de procédures peut renforcer le dispositif de contrôle interne s'il fait l'objet d'un engagement mutuel de tous les acteurs intervenant dans la vie de l'institution : du haut responsable jusqu'au plus bas de la hiérarchie, car le contrôle interne est l'affaire de tous.

Il est à retenir que le contrôle interne est un ensemble de sécurité mis en place par l'ensemble des parties prenantes d'une institution (conseil d'administration, direction générale, personnel de l'entreprise etc..) visant à assurer la sécurité du patrimoine de l'entreprise, le respect des lois et des règlements, le respect des directives de la direction, l'atteinte de l'objectif et l'évaluation des performances.

Le manuel de procédures est un outil pédagogique (capitalisant les compétences des différents acteurs) et opérationnel (définissant les lignes de conduite pour chaque action à entreprendre dans la structure). Cet outil qui est à la fois opérationnel et pédagogique pour la conduite des opérations a pour objectif de situer les responsabilités et les pouvoirs. Il contribue à améliorer l'efficacité et l'économie liées à certains processus décisionnels et permettant de diminuer les risques opérationnels pouvant compromettre le bon fonctionnement de l'association. Une absence de cet outil expose la structure à plusieurs risques parmi lesquels les fraudes, les détournements de fonds, le gaspillage, les retards dans la présentation des rapports, etc.

De ce fait, ce manuel de procédures administratives, financières et comptables, réalisé pour les entreprises haïtiennes, dans le cadre de notre travail de fin d'études doctoral, décrit clairement les différents mécanismes d'équilibre des pouvoirs afin d'en assurer le leadership, la
transparence et la bonne responsabilisation des parties prenantes du fonctionnement de l'institution, qui sont les principes de base de la bonne gouvernance. Il s'agit d'un instrument indispensable qui contribue à améliorer le fonctionnement de cette dernière dans son ensemble pour la réalisation efficace et efficiente de sa mission.

En effet, plusieurs sont ceux qui (bailleurs de fonds, partenaires, membres) attendent un compte rendu des actions menées avec leurs implications surtout sur le plan financier. C'est ainsi que son engagement à renforcer sa structure interne, ce qui passe inéluctablement par la mise en place d'un contrôle interne efficace, doit être sans nul doute soutenu par une formalisation des pratiques actuelles. Plus qu'une nécessité, cette formalisation est une impérative afin d'acquérir et de conserver la confiance des bailleurs et des membres.

En outre, le contenu de ce manuel est régi conformément aux dispositions de la législation Haïtienne, le code du travail haïtien, le plan comptable national, les normes et les principes comptables généralement reconnus (PCGR), les lois régissant des ONGs qui ont droit de fonctionnement en Haïti et les dispositions visant à promouvoir la production des informations comptables et financières fiables.

Cependant, ce manuel de procédures n'est pas une formule magique résolvant tous les problèmes de gestion au sein de ces dite institutions. Il faut noter aussi que la mise en place d'un manuel de procédures ne donne pas une garantie de la maitrise des risques opérationnels et financiers mais il peut donner une assurance raisonnable quant à la maitrise des différents processus devant déboucher sur la production des données financières fiables et sincères. Par contre, l'expérience nous a montré que la disponibilité d'un manuel ne suffit pas pour améliorer les performances, mais qu'il faut également assurer sa mise en application. Ceci dépend de plusieurs facteurs notamment la capacité, la compétence et la détermination des responsables et du personnel de ces entreprises, à utiliser cet instrument stratégique.

Le manuel de procédures pour qu'il soit efficace doit faire l'objet d'un suivi minutieux, car il perd son efficacité s'il n'est pas mise à jour continuellement et selon les besoins de l'institution.
Des mesures d'accompagnement seront prises pour permettre une meilleure exploitation de ce manuel. Des notes de service et instructions de travail clarifiant l'applicabilité des termes et principes consignés dans ce manuel seront faits en temps opportun par la Direction Générale et à l'endroit de tout le personnel. Cela constitue un mécanisme qui permettra au Comité de Gestion de gérer les questions quotidiennes et d'exploiter les opportunités qui se présentent au cours de la mise en œuvre des activités de l'entreprise et du fonctionnement de celle-ci.

La mise à jour du manuel est aussi importante que sa mise en place. Des situations nouvelles peuvent entrainer une nécessité de modifier certaines des procédures existantes. En effet, tout changement d'un des articles de ce manuel doit-être approuvé par la direction général de l'entreprise.

Les acquis ne sauraient être pérennisés que lorsqu'ils sont consignés dans un document accessible à tous. En somme, à partir de tous ceux qui sont prescrits dans ce manuel, nous sommes certaines qu'en les mettant en pratique et en adoptant une gestion saine et transparente, les acteurs ou les décideurs de ces entreprises auront un meilleur mode d'utilisation de ses ressources et des procédures. Ainsi, pouvons-nous répondre affirmativement aux questions posées tout au début de notre travail. Eu égard à l'importance que requiert un manuel de procédures gestion financières et comptables dans le cadre de la bonne marche de toute institution quelle qu'elle soit, la dernière solution semble être à même de répondre aux préoccupations de l'entreprise.

En effet, le manuel de procédures que nous proposons aux entreprises haïtiennes, pourrait servir de mémoire permanente à l'organisation. Il sera l'outil de formation et de communication interne et externe. En fin, il se présente comme une base d'analyse et d'optimisation afin d'asseoir une gestion sainte et transparente des activités, de donner une projection efficace et efficiente sur les données financières et comptables, et une parfaite compréhension du contenu théorique.
# BIBLIOGRAPHIE

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Cas-de-la-Sonas-G42.html

https://fr.wikipedia.org/wiki/Entreprise

https://www.unige.ch/gsi/files/4014/0351/6367/RodicRSE.pdf

Revues et articles

1. 9 décembre 2009, journée mondiale de lutte contre la corruption.

2. Budget pour l'exercice fiscal 2016-2017.

3. Décret du 17 mai 2005 portant révision du statut général de la Fonction Publique, Article 6, 9,10, page 3. ; Article 20, page 4.

4. Décret portant amendement du Décret du 17 mai 2005 portant organisation de l'Administration Centrale de l'État. ; Article 113.

5. Définition de l'Union européenne, selon l'article 2 de la directive 80/723/CEE de la Commission du 25 juin 1980 relative à la transparence des relations financières entre les États membres et les entreprises publiques [archive], reconnue par la jurisprudence
communautaire : arrêt CJCE 2002-05-16 C-482/99 France contre Commission.

6. Images de l'Organisation, Paris, Université Laval, Eska 1989.

7. Introduction à l'analyse des organisations, Economica, Paris 2000, ISBN 2-7178-4008-7.

8. Le livre blanc sur l'avenir de la fonction publique.

9. Note du séminaire de gestion de projet : l'autosuffisance, décembre, 2015-CMP.

10. Note du séminaire déontologie des 30 juin et 1er juillet 2011, page 7. ;

11. Note du séminaire intitulé : Orientation des nouveaux agents/ Me Elie JEAN-PHILIPPE.

12. Notes du cours de Politique Générale d'Entreprise, page 1.

13. SHRM (Strategic Human resource Management) en anglais.

14. Présentation systématique dans l'ouvrage de Bruno Lussato, Introduction critique aux théories d'organisation, Paris, Dunod 1988.

15. Robert Tassinari, *Pratique de l'analyse fonctionnelle*, Paris, Dunod, 1997.
# ANNEXES

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Annexe 1. Règlements internes de l'entreprise

Annexe 2. Avis de recrutement

Annexe 3. Fiche personnelle de l'employé

Annexe 4. Ordre de Mission [description]

Annexe 5. Ordre de Mission [montants]

Annexe 6. Décompte des dépenses sur mission

Annexe 7. Autorisation d'absence

Annexe 8. Bon de commande

Annexe 9. Bon de réquisition

Annexe 10. Bon de sortie de caisse

Annexe 11. Bulletin de paie

Annexe 12. Feuille de demande de congé

Annexe 13. Heures supplémentaires

Annexe 14. Fiche de stocks

Annexe 15. Livre de banque : rapport mensuel

Annexe 16. Gestion de la petite caisse

Annexe 17. Procès-verbal de charge et de décharge

Annexe 18. Rapprochement bancaire

Annexe 19. Registre suivi de carburant et de kilométrage

Annexe 20. PC renflouement

Annexe 21. Fiche d'inventaire

Annexe 22. Feuille de présence

Annexe 23. Feuille de route pour le suivi des véhicules
# Annexe 1

## Règlements internes de l'entreprise

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### I. OBJET ET CHAMPS D'APPLICATION

#### Objet

Les présents règlements intérieurs ont pour objet de rappeler à chacun ses droits et ses devoirs afin d'organiser la vie dans l'administration de l'entreprise X dans l'intérêt de tous.

Il définit :

- Les Principes généraux à respecter en matière d'hygiène et de sécurité ;

- Les règles de discipline applicables ;

- Les sanctions.

#### 1.2. Champ d'application

Les présents règlements s'appliquent à l'ensemble du personnel de l'entreprise X quel que soit l'endroit où il se trouve.

Les présents règlements s'appliquent, sauf dispositions particulières contraires ou spécifiques, à tous les salariés, sans réserve.

Les dispositions du règlement intérieur relatives à l'hygiène et la sécurité s'appliquent également à tous les volontaires, bénévoles et toutes personnes effectuant un stage au sein de l'entreprise X.
## II. DISCIPLINES GÉNÉRALES

### Horaires de travail

L'horaire de travail de l'entreprise X est 9h00AM-5h00PM du lundi au vendredi pour tous les salariés. Ils doivent se conformer aux horaires de travail applicables et fixés par la Direction. Le non-respect de ces horaires peut entraîner des sanctions.

L'horaire de travail ne s'applique pas aux cadres de direction et cadres supérieurs. Toutefois, ces derniers devront fournir le minimum d'heures de travail requis.

Il est à noter que pendant les activités de levées de fonds, l'employé consent à donner une ou deux supplémentaires pendant la semaine pour terminer les travaux administratifs y relatifs, et à travailler pendant les weekends et les jours fériés si la situation l'y oblige. C'est-à-dire que l'employé s'engage à participer à toutes les activités organisées par l'entreprise X quelque soit son poste de travail.

### Retards et absences

Toute absence prévisible doit être préalablement autorisée, sous réserve des droits des représentants du personnel. À défaut de motif valable, les retards et absences constituent des fautes qui peuvent être sanctionnées.

Si une absence est imprévisible, le salarié doit informer ou faire informer au plus tôt son responsable hiérarchique, qui avisera immédiatement le service du personnel, et fournir une justification dans les 48 heures, sauf cas de force majeure.

Les absences pour maladie doivent faire l'objet d'un dépôt de certificat médical dans les 48 heures.

### Déplacements

L'agent devant se déplacer pour des raisons de service devra se munir d'un ordre de mission, dûment signé par le Directeur qui indique la date de départ, la date probable de retour, le lieu, le moyen de déplacement et l'objet de la mission. Il lui sera exigé un compte-rendu de mission écrit en fin de mission à produire au plus tard la fin de la semaine qui suit la fin de mission.

### Congés annuels
Le droit de jouissance au congé est acquis par le travailleur après une période effective de 12 mois appelée période de référence constaté par une décision signée par le Directeur. La date de jouissance des droits au congé est fixée d'accord partie sur la base d'un planning général des congés approuvé par le directeur et géré par l'assistant administratif et comptable.

## Entrées et sorties

Afin de maintenir le bon ordre, il est, sauf autorisation expresse, interdit au personnel :

- D'entrer ou de sortir dans les lieux de travail en dehors des horaires fixés par la direction ;

- D'introduire ou de laisser introduire, sauf cas grave et urgent, toute personne étrangère sur les lieux de travail.

## Exécution du contrat de travail

Chaque personne doit exécuter les travaux qui lui sont confiés, en respectant les ordres et directives qui lui sont donnés. Nul ne peut effectuer un travail autre que celui qui lui est commandé. Et tenue à respecter les marches à suivre pour chaque section, chaque programme et chaque activité au sein de l'institution.

## Tenue vestimentaire

La posture étant d'une importance capitale dans l'image que reflète l'entreprise X, tous les employés indistinctement sont invités à se vêtir de manière décente et soignée. Une tenue vestimentaire correcte est exigée du personnel présent dans les bureaux.
## Usage général des locaux et du matériel de l'institution

Sauf autorisation particulière, les locaux et le matériel de l'entreprise X doivent être exclusivement réservés aux activités professionnelles. Il est notamment interdit :

* D'introduire sur le lieu de travail et pour quelque raison que ce soit des objets ou marchandises pour y être vendues ;

* D'organiser, sans autorisation ou disposition légale ou conventionnelle l'autorisant, des collectes ou souscriptions sous quelque forme que ce soit ;

* De diffuser des journaux, des pétitions ou de procéder à des affichages sans autorisations de la Direction, exception faite des droits reconnus aux représentants du personnel ;

* D'emporter, même pour quelques jours seulement, des objets appartenant à l'Entreprise X sauf accord du responsable hiérarchique.

Tout salarié est tenu de conserver en bon état le matériel qui lui est confié pour l'exécution de son travail.

Les matériels informatiques et les lignes téléphoniques mis à la disposition du personnel ne peuvent être utilisés à des fins personnelles que si celles-ci sont liées aux nécessités impératives de la vie privée.

Le fait de détériorer un matériel peut être considéré comme une faute grave, voire lourde et passible de révocation.

## Comportement général du salarié

Chaque salarié doit respecter les règles élémentaires de savoir-vivre et de savoir-être en collectivité.

Toute rixe, injure, insulte, comportement agressif, incivilité est interdite dans l'administration du GSCC et en tout endroit où l'employé représente l'Entreprise X, à fortiori lorsqu'ils sont pénalement sanctionnables.

Il en est de même de tout comportement raciste, xénophobe, sexiste et/ou discriminant au sens des dispositions du Code du travail et du Code pénal haïtien.
# III. HYGIÈNE ET SÉCURITÉ

## 3.1. Dispositions générales

Les règles légales d'hygiène et sécurité doivent être respectées, ainsi que les consignes imposées en la matière par la Direction.

Clause à définir impérativement par des notes de services et/ou Document Unique (voir fiche pratique).

Chaque salarié doit prendre soin, en fonction de sa formation et selon ses possibilités, de sa sécurité et de sa santé ainsi que de celles des autres personnes concernées du fait de ses actes ou de ses omissions au travail d'autres personnes peuvent être atteintes ou être en danger.

Toute mauvaise exécution de cette obligation est constitutive d'une faute, alors même que le salarié n'a pas reçu de délégation de pouvoirs.

## 3.2. Surveillance médicale

Le personnel est tenu de se soumettre aux exigences sanitaires et de se faire soigner de ses maladies. Il est demandé aux employés atteints d'une maladie contagieuse de ne pas pénétrer dans l'enceinte au risque de contaminer les autres employés. Un certificat médical fera l'objet après 2 jours de congés maladies.

Le refus de s'y soumettre constitue donc une faute, qui, renouvelée après mise en demeure, prend un caractère de gravité justifiant un licenciement disciplinaire.

## 3.3. Accident du travail

Tout salarié victime d'un accident du travail, même de peu d'importance, survenu soit pendant le trajet entre le lieu de travail et le domicile, soit au cours du travail est tenu de le signaler immédiatement à la Direction, afin que toutes les mesures nécessaires soient prises. Tout témoin d'un accident du travail doit en informer la Direction ou son supérieur hiérarchique.
### 3.4. Consigne de sécurité

Le personnel doit impérativement respecter, dans l'intérêt de tous, toutes les consignes de sécurité, même verbales données par la Direction et/ou son responsable hiérarchique.

Les équipements de travail doivent être utilisées dans les conditions optimales prévues par : le constructeur, le fabriquant ou expliquées par le responsable hiérarchique lors d'une information spécifique sur le sujet.

Le personnel est tenu de connaître parfaitement les consignes relatives à la lutte contre les incendies qui sont affichées et doit s'y conformer.

### 3.5. Repas et boissons alcoolisées

En application de l'article 455 du Code du travail, il est interdit au personnel d'introduire ou de faire l'usage de boissons alcoolisées ou de stupéfiants dans les locaux affectés au travail.

L'introduction de boissons alcoolisées dans le local de l'entreprise est interdite. S'agissant des boissons alcoolisées, des autorisations particulières et exceptionnelles peuvent être délivrées.

Il est interdit de pénétrer ou de demeurer dans l'établissement en état d'ivresse ou sous l'emprise de la drogue.

Il est formellement interdit aux employés de manger et de boire sur le lieu de travail, un espace est aménagé à cet effet. L'employé à droit à 45 minutes de pause par jour pour le lunch.

### 3.6. Interdiction de fumer

Il est formellement interdit de fumer aux postes de travail pour éviter d'exposer les non-fumeurs aux

Effets nocifs des fumées de cigarettes.

### 3.7. Harcèlement sexuel

Conformément à l'article 3 du code du travail haïtien de 1982, aucun salarié, aucun candidat à un recrutement, à un stage ou à une période de formation ne peut être sanctionné, licencié ou faire l'objet d'une mesure discriminatoire, directe ou
indirecte, notamment en matière de rémunération, de formation, de reclassement, d'affectation, de qualification, de classification, de promotion professionnelle, de mutation ou de renouvellement de contrat pour avoir subi ou refusé de subir les agissements de harcèlement de toute personne dont le but est d'obtenir des faveurs de nature sexuelle à son profit ou au profit d'un tiers.

Aucun salarié ne peut être sanctionné, licencié ou faire l'objet d'une mesure discriminatoire pour avoir témoigné des agissements définis à l'alinéa précédent ou pour les avoir relatés.

En revanche, est passible d'une sanction disciplinaire tout salarié qui, dans l'exercice de ses fonctions, aura procédé à de tels agissements.

### Article 3 code du travail Haïtien

Tous les travailleurs sont égaux devant la loi et bénéficient de la même protection et des garanties.

Est abolie toute discrimination, notamment celle pouvant découler du caractère intellectuel ou manuel, de la forme, de la rétribution du travail et du sexe du travailleur.

## 3.8. Harcèlement moral

Conformément à l'article 3 du code du travail haïtien de 1982, aucun salarié ne doit subir les agissements répétés de harcèlement moral qui ont pour objet ou pour effet une dégradation des conditions de travail susceptible de porter atteinte à ses droits et à sa dignité, d'altérer sa santé physique ou mentale ou de compromettre son avenir professionnel.

Aucun salarié ne peut être sanctionné, licencié ou faire l'objet d'une mesure discriminatoire directe ou indirecte, notamment en matière de rémunération, de formation, de reclassement, d'affectation, de qualification, de classification, de promotion professionnelle, de mutation, ou de renouvellement de contrat pour avoir subi ou refusé de subir des agissements constitutifs de harcèlement moral ou pour avoir témoigné de tels agissements ou les avoir relatés.

En revanche, est passible d'une sanction disciplinaire tout salarié qui, dans l'exercice de ses fonctions, aura procédé à de tels agissements.

## 3.9. Consignes diverses

Le personnel est prié, lorsqu'il quitte son bureau le soir, de :

Fermer les portes et les fenêtres de son bureau ;
Eteindre tous les appareils électriques (ordinateur, imprimante et tout autre appareil) mis à sa disposition se trouvant dans son bureau.

La dernière personne partant le soir est prié de veiller à ce que toutes les lumières et tous les appareils électriques (hors informatique) soient éteints.

# IV. SANCTION DES FAUTES ET DROIT DE LA DÉFENSE DES SALARIÉS

## 4.1. Nature et échelle des sanctions

Tout agissement considéré comme fautif pourra, en fonction de sa gravité, faire l'objet de l'une ou l'autre des sanctions suivantes :

Avertissement verbal

Avertissement écrit (émargé par l'intéressé ou envoyé par lettre recommandée ;

Blâme notifié par écrit, dans les mêmes conditions que ci-dessus ;

Mise à pied disciplinaire de un à trois jours, sans rémunération ;

Mise en disponibilité sans solde

Mutation disciplinaire ;

Licenciement pour faute ;

Licenciement pour faute grave, sans préavis ni indemnité de licenciement ;

Licenciement pour faute lourde, sans préavis ni indemnités de licenciement, ni indemnité compensatrice de congés payés.

L'employé devra être informé du (des) motif (s) de la (des) sanction (s) prise (s) contre lui et a le droit, avant la prise de toute décision, d'exposer son point de vue. Il sera avisé, par écrit, des mesures prises à son égard (exception faite des avertissements verbaux).

### 4.1.1. Avertissement Verbal

Lorsque la faute commise est légère, le Superviseur immédiat pourra traiter de la question lors d'un entretien tout à fait officieux, au cours duquel le cas sera approché et, si possible, réglé. Tout avertissement verbal devra faire l'objet d'une note signée du Superviseur au dossier du Collaborateur.

### 4.1.2. Lettre de Blâme
Lorsque trois (3) avertissements verbaux sont demeurés infructueux ou
lorsqu'il s'agit d'une violation grave, le Superviseur concerné adressera une lettre
de blâme à l'employé fautif. Une copie de cette lettre devra être classée dans son
dossier. Lorsque trois (3) lettres de blâme sont demeurées infructueuses, c'est le
renvoi définitif.

4.1.3. Licenciement sans préavis

Toute violation grave aux présents règlements internes ou tout cas de vol, de fraude, de désobéissance volontaire entrainent le licenciement sans préavis.

4.2. Définition de la faute

Est considéré comme fautif un comportement qui se manifeste par un acte négatif ou une abstention de nature volontaire ne correspondant pas à l'exécution normale de la relation contractuelle. Il peut s'agir du non-respect d'une disposition du règlement intérieur, du Code du travail, mais aussi de l'inexécution ou de la mauvaise exécution du travail.

Les sanctions, y compris le licenciement sans préavis ni indemnité avec mise à
pied conservatoire immédiate, pourront être appliquées, notamment dans les cas
suivants :

Ivresse ;
Insubordination et indiscipline ;
Absences répétitives injustifiées ;
Infractions à l'hygiène et la sécurité ;
Fraude dans les horaires ;
Rixes, injures, violences contre tout membre du personnel ;
Agissements de harcèlement moral ou sexuel ;
Détournement, vol, abus de confiance ;
Bris et détérioration volontaires du matériel ;
Désorganisation volontaire de la bonne marche de l'entreprise ;
Critiques et dénigrements systématiques.
### 4.3. Droits des salariés

Aucune sanction ne peut être infligée au salarié, sans qu'il ne soit informé dans
le même temps et par écrit des griefs retenus contre lui.

Toute sanction autre qu'un avertissement ne pourra être décidée ou appliquée, tant que l'intéressé n'aura pas été dûment appelé et entendu. Il pourra se faire assister par une personne de son choix appartenant au personnel de l'entreprise. A la suite de cet entretien, la sanction éventuelle lui sera notifiée par un écrit motivé, au moins un jour franc et au plus un mois après l'entretien préalable.

Si l'agissement du salarié a rendu indispensable une mesure de mise à pied conservatoire avec effet immédiat, la sanction définitive relative à cet agissement ne pourra être prise qu'en respectant la procédure énoncée ci-dessus.

## V. DÉPÔT, PUBLICATION ET ENTRÉE EN VIGUEUR

### 5.1. Formalités - dépôts

Conformément aux prescriptions de l'article 397,398 et 399 du Code du travail, le présent règlement a été :

Soumis pour avis au comité de gestion, au responsable des ressources humaines pour étude et validation le « date »

Communiqué en double exemplaire à l'inspecteur du travail dont dépend l'entreprise X le « date » ;

Il sera communiqué aux employés affiché dans les lieux prévus à cet effet. Ces dispositions s'appliquent également en cas de modification ou de retrait des clauses du règlement intérieur

### 5.2. Modification

Toute modification ultérieure, adjonction ou retrait au présent règlement sera soumis à la procédure de l'article 22, conformément aux prescriptions de l'article 397, 398 et 399 du Code du travail.
### 5.3. Notes de services complémentaires

Les présents règlements intérieurs peuvent être complétés par les notes de service portant prescriptions générales et permanentes que la direction estime nécessaires.

Ces notes de service sont diffusées soit par le service du personnel aux salariés, soit affichées sur les panneaux réservés à cet usage et sont soumises aux mêmes consultations et aux mêmes formalités que les présents règlements.

### 5.4. Entrée en vigueur

> Les présents règlements intérieurs entreront en vigueur le « date.................... ».

### 5.5. Opposabilité

Les présents règlements sont opposables à l'ensemble des salariés visés par l'article 1.2 ainsi qu'à tous ceux qui ont été embauchés antérieurement ou postérieurement à son entrée en vigueur.

Pour tous cas non stipulés dans le présent manuel de procédures internes, l'entreprise X déterminera la marche à suivre au moyen de circulaires, mémos et avis, en ayant comme bousoole le Code du Travail Haïtien.

Tout salarié est tenu de prendre connaissance des présents règlements au moment de son embauche. Aucun salarié ne pourra donc se prévaloir de son ignorance.

> Fait à Port-au-Prince, le « date .................... »

### Document Unique

Le personnel est tenu de connaître parfaitement les consignes relatives à la lutte contre les incendies qui sont affichées et doit s'y conformer.

Le personnel est tenu de s'informer sur les mesures sanitaires et les précautions à prendre en cas d'épidémie, des maladies contagieuses ou infectieuses afin de les appliquer correctement.

Le personnel est tenu de garder son environnement de travail propre et sain en appliquant les règles d'hygiènes élémentaires.
Il est formellement interdit à tous les employés d'engages des discussions politique au sein de l'administration.

## Esprit d'équipe

L'employé doit avoir la capacité de travailler en équipe. Les échanges d'idées, les suggestions, le sens de l'innovation, créent un cadre de travail propice à l'atteinte des objectifs et à l'épanouissement professionnel de chacun.

Il est interdit aux employés de se battre, d'avoir des écarts de langages sur les lieux de travail. Le respect mutuel, c'est la base de l'harmonie devant régner au sein de toute institution.

### Confidentialité

Il est impératif de garder tous les donnés aux sujets de nos RH confidentiels et ne les partager à aucun tiers sauf avec l'autorisation du client.

### Discrétion

Il est demandé à tous nos employés d'être discrets dans l'exécution de leurs tâches. Aucune information relative au dossier du RH ne doit être divulguée. Le secret professionnel est de rigueur.

### Chaleureux

Notre champ d'intervention étant très sensible et délicat, il est demandé à tous nos employés de donner un accueil chaleureux à tous les visiteurs.

### Courtoisie

L'employé doit être aimable et courtois envers ses collègues de travail et envers nos Clients. Ces derniers doivent se sentir considérés, appréciés et valorisés

### Confiance

Le comportement de l'employé doit traduire honnêteté et inspirer confiance.

Le refus de s'y soumettre constitue donc une faute, qui, renouvelée après mise en demeure, prend un caractère de gravité justifiant un licenciement disciplinaire.
# Annexe 2

## Avis de recrutement

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Titre du poste : ____________________________________________________

Domaine : ____________________________________________________

Spécialité : ____________________________________________________

Date de publication du poste : ____________________________________________________

Lieu de Travail : ____________________________________________________

Date de réception de dossier : ____________________________________________________

Compagnie : ____________________________________________________

Introduction : ____________________________________________________

Résumé du Poste : ____________________________________________________

Qualifications requises : ____________________________________________________
COMPÉTENCES ET EXPÉRIENCE REQUISES

Conditions de travail :

Dossier de candidature doit avoir :

Prière d'envoyer votre dossier à :
# Poste : Directeur exécutif

## Résumé du poste de directeur exécutif

Le chef de l'exécutif est responsable de l'administration et de la gestion globale de l'entreprise, y compris des programmes de service, de la collecte de fonds, et des opérations commerciales. Ses compétences incluent d'aider et de travailler étroitement avec le conseil d'administration sur la planification et l'évaluation, le développement et l'administration des mesures opérationnelles, du personnel, de la gestion fiscale, et des relations publiques. C'est un poste à temps plein, dont l'occupant est embauché par le comité exécutif et/ou de gestion et directement responsable devant le conseil d'administration par l'intermédiaire de son président élu.

### 1. Responsabilités

#### 1.2.1. Gestion et Administration

Développer et faciliter un procédé actif de planification.

Développer les buts de l'organisation et les objectifs conformes à la mission et à la vision de l'entreprise, tels que définies par le conseil d'administration

Développer et administrer les mesures opérationnelles.

Surveiller les principales activités de l'entreprise et responsable des relations publiques, afin de s'assurer que les objectifs sont atteints.

Assurer la conformité aux exigences des sources de financement et aux normes.

Fournir les informations pour l'évaluation des activités de l'organisation.

Mettre en place les programmes et les plans de travail annuel.

Coordonne le suivi et l'évaluation des dossiers des patients et les activités de terrain.

Analyse les différents dossiers d'appel d'offres, cahiers de charges et termes de référence et organise les séances de négociation avec les partenaires.
### 1.2.2. Fiscalité

Développer, recommander, et surveiller les budgets annuels et autres, en consultation avec le comité de Finance.

Assurer efficacement des audits avec la commission des audits constituée.

Approuver les dépenses conformément aux directives approuvées par le conseil d'administration

S'assurer que l'entreprise répond à ses obligations fiscales conformément aux lois régissant la matière et prévoir la tenue d'archives et de rapports fiscaux appropriés.

Soumettre les rapports financiers et les activités de l'Entreprise au comité exécutif et/ou le conseil d'administration.

Préparer et soumettre les demandes de subventions et les propositions de financements comme approprié, en consultation avec le comité

### 1.2.3. Personnel

1- Administrer la politique de gestion du personnel approuvée par le conseil d'administration.

2- Assurer les procédures (légales) appropriées d'embauche et de licenciement.

3- Surveiller toutes les actions disciplinaires personnelles.

4- Veiller à la surveillance et à l'évaluation adéquates des personnels et des bénévoles de l'entreprise.

### 1.2.4. Relations avec le comité exécutif et le conseil d'administration

1- Aider le président du conseil en planifiant l'ordre du jour et les contenus des réunions de conseil.

2- Lancer et aider le développement de recommandations de mesures à prendre et aider à établir les priorités.

3- Faciliter l'orientation de nouveaux membres du conseil.

4- Travailler avec le conseil pour les levées de fonds

5- Fournir adéquatement en personnel les commissions du conseil.

### 1.2.5. Relations publiques
1- Aider la commission de la communication dans des activités de relations publiques, pour assurer que les objectifs de l'entreprise sont atteints.

2- Assurer la représentation appropriée de l'entreprise par tous les employés.

3- Coordonner la représentation de l'entreprise auprès des institutions législatives et d'autres groupes.

# Poste : Assistant Administratif

## 2.1. Résumé du poste

L'Assistant Administratif est responsable de fournir un soutien administratif et logistique dans l'exécution des tâches nécessaires à la mise en œuvre du programme et activités de l'entreprise, en collaboration avec les différents comités et l'équipe technique.

Il s'agira notamment de fournir une assistance à toutes les unités de l'équipe dans la coordination des opérations de bureau et de la logistique, l'achat de fournitures, l'appui technique au programme et l'équipe de finance, et la préparation de correspondance, la facilitation des processus et des procédures de passation des marchés locaux, aider à maintenir des dossiers et des systèmes de classement appropriés, et assurer une bonne communication et coordination avec les partenaires.

Avec l'aide du Directeur Exécutif, l'Assistant Administratif veillera à ce que toutes les tâches sont effectuées en conformité avec les politiques et procédures organisationnelles. Cette position rend compte au Directeur Exécutif.

## 2.2. Responsabilités spécifiques

* Fournir un soutien à l'équipe de finance, le programme, et l'équipe technique et assurer un fonctionnement efficace et rapide du bureau en général ;

* Assister à la logistique des activités du programme, y compris les taches de gestion financière. Coordonner le commande et l'expédition des matériaux pour les activités du programme, procurer les matériel de bureau, faciliter l'embauche et le paiement des consultants, faire les réservations d'hôtel et suivre les dépenses associées aves ses taches.

* Travailler en collaboration avec d'autres membres de l'équipe de projet afin d'assurer la planification des programmes nécessaire, le développement, la disponibilité des ressources et que les activités de gestion fonctionnent harmonieusement et efficacement.
* Gérer tous les plans de voyage (locaux et internationaux) pour le personnel et les consultants y compris l'approvisionnement de passeport et visa, l'hébergement en hôtel, etc.

* Maintenir les fichiers et les dossiers du programme

* Assister le programme et le personnel technique à organiser des ateliers de formation, de sensibilisation et des levées de fonds

* Préparer la correspondance ; gérer le courrier entrant et sortant /messager

* Participer à des tâches administratives supplémentaires demandées par le Directeur de la Finance & Administration, le Directeur Technique, et gestionnaire de programme

* Coordonner les arrangements logistiques pour des activités telles que des ateliers de travail ou réunion, y compris l'identification des lieux appropriés, réservations de vols, d'hôtels et de salles de conférence ;

* Travailler en collaboration avec la comptabilité afin de s'assurer du suivi des paiements des factures de fournisseurs. Assurer le suivi administratif des contrats, protocoles d'accord, salariés (congé, contrats, paie, maladie, formation, etc.).

## 2.3. Autres tâches

Cette description de poste est destinée à décrire la nature générale et le niveau de travail de cette position, et n'est pas une liste exhaustive de toutes les responsabilités, tâches et aptitudes requises des individus dans ce rôle. Le candidat sélectionné devra effectuer d'autres tâches assignées par le DE ou son superviseur direct.
# Poste : Comptable/ Assistante comptable

## 3.1. Résumé du poste

## 3.2. Responsabilités

Sous la supervision directe du Comité de Finances et/ou du chef comptable, le comptable ou assistant comptable est responsable des tâches suivantes :

* Vérifier que la documentation financière accompagnant les sorties et les en-trées de fonds soit valide et complète ;

* Saisie journalière des opérations comptables dans le système ;

* Tenir la comptabilité de façon autonome ;

* Effectuer le classement de tous les documents comptables ;

* Préparation et analyse des rapports périodiques selon les exigences ;

* Établir les bouclements trimestriels, intermédiaires et les comptes annuels (bilan, compte de résultats...);

* Effectuer toutes autres tâches liées au poste et sur demande.

# Poste : Chauffeur

## 4.1. Résumé du poste

## 4.2. Responsabilités

* Transporter les membres du personnel en toute sécurité vers diverses destinations selon le parcours donné ;

* Accueillir les membres du personnel en mission et assurer leur transport entre l'hôtel, le bureau extérieur et l'aéroport ;

* Procéder à la collecte et à la livraison de documents et de biens selon le besoin ;

* Procéder à une inspection quotidienne des véhicules : vérifier les niveaux d'huile, d'eau et du liquide de refroidissement ;

* Vérifier la pression des pneus ainsi que les accessoires de sécurité ;
* Veiller à l'entretien de routine du véhicule attribué (l'intérieur comme l'extérieur du véhicule doivent être propres) ;

* S'assurer que le réservoir de carburant est plein ;

* Effectuer de petites réparations : remplacer les ampoules de phares, les fusibles, les durites endommagées, les essuie glaces, etc. ;

* Assurer la conduite de véhicules lors des activités spéciales ;

* S'acquitter de toute autre tâche assignée par le superviseur.

# Poste : Secrétaire-Réceptionniste / Gestionnaire de malades

## 5.1. Résumé du poste

Le secrétaire-gestionnaire des patients travaille en étroite collaboration avec l'assistant administrative, il effectue le travail du secrétaire et remplace l'assistant administratif en cas d'absence. Il assure la gestion des dossiers des patients et faire le suivi avec eux, les classements des dossiers, le suivi avec les médecins. Il Gère le système de Gestion des RH et rédige les correspondances administratives. Cette position rend compte au Directeur Exécutif.

## 5.2. Responsabilités

- Fournir un soutien administratif en support aux activités et aux programmes ;

- Travailler en collaboration avec d'autres membres de l'équipe de projet afin d'assurer la planification des programmes nécessaires : (le développement, la disponibilité des ressources) afin que toutes les activités de gestion puissent fonctionner harmonieusement et efficacement ;

- Rédiger les correspondances et s'assurer du suivi des courriers ;

- Planifier les visites et soutenir les visiteurs ;

- Répondre au téléphone et assurer le suivi des appels ;

- Maintenir les dossiers et soutenir la diffusion de l'information de projet parmi l'équipe de projet ;

- Assure la gestion du système de gestion des patients ;
- Coordonner les arrangements logistiques pour des activités telles que des ateliers de travail avec les malades ou réunion ;

- Effectuer toute autre tâche qui lui est attribuée
# Annexe 3

## Fiche personnelle de l'employé

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### Informations personnelles

Nom :

Prénom :

Nom de Jeune Fille :

Date de Naissance :

Lieu de Naissance :

Nationalité :

Statut :

NIF/ CIN :

Personne en Charge :

Lien de parenté :

Addresse :

Telephone (s) :

E-mail :

Numéro d'assurance :

Autres :

Qualification (s) :

À contacter en cas d'urgences :

Téléphone :
Information sur le travail

Poste occupé :

Section :

Date d'embauche :

Salaire Mensuel :

Durée du Contrat : Fin du Contrat :

OBSERVATIONS

<table><thead><tr><td>Date</td><td>Absence</td><td>Avertissement</td><td>Blâme</td><td>Suspension</td><td>Congé accordé</td><td>Motif</td><td>Durée</td><td>Date de retour</td></tr></thead><tbody><tr><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr></tbody></table>
# Annexe 4

## Ordre de mission (description)

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DATE :

Ordre est donné à (chef de mission) :

Fonction :

De se rendre à (aux) destination (s) ci-dessous :

Moyen de déplacement :

# du véhicule :

Nom & Prénom du chauffeur :

# Licence :

Nom & Prénom des personne (s) à bord :

# NIF ou CIN :

1)

2)

3)

4)

5)

Lieu de départ :

Objet de la mission :

<table><thead><tr><td>Date de départ</td><td>Heure de départ</td><td>Destination</td><td>Date de Retour</td><td>Heure de Retour</td><td>Durée</td></tr></thead><tbody><tr><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr></tbody></table>

Durée totale de la mission :

____________________

Service Administratif

____________________

Comité de Gestion Missionnaire
# Annexe 5

## Ordre de mission (montants)

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Nom de l'Entreprise

Service Administratif

ORDRE DE MISSION N°

DATE :

NOM ET PRÉNOM (chef de mission) :

FONCTION :

N° OM :

Objet :

Montant de la provision pour la mission :

<table><thead><tr><td>ITEM</td><td>Description</td><td>Montant en Gdes</td></tr></thead><tbody><tr><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td><td></td></tr></tbody></table>

Service Administratif

Comité de Gestion Missionnaire
# Annexe 6

## Décompte des dépenses
sur mission

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NOM ET PRÉNOM :

FONCTION :

N° OM :

Objet :

<table><thead><tr><td>Date de départ</td><td>Dépenses</td><td>Provision reçue</td><td>Date de Retour</td><td>Montant à compléter / à rembourser</td></tr></thead><tbody><tr><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr></tbody></table>

Total des dépenses réelles

<figure><img src="image_4.png" /></figure>

Provision dépenses reçues au départ

Montant à compléter / à rembourser

<figure><img src="image_5.png" /></figure>

Service Administratif

Comité de Gestion Missionnaire
# Annexe 7

## Autorisation d'absence

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Date :

Nom : ____________________

Prénom : ____________________

Fonction : ____________________

Est autorisé(e) à s'absenter au service le ____________________

du ____________________ à/au ____________________

(Heure et/ou date du jour) ____________________

Motif : ____________________

_______________________________________________________

(Récupération, maladie, Congé annuel, Congé de circonstance, Autre)

**REMARQUE** : En cas de maladie, l'employé doit présenter une prestation médicale de repos délivrée par le médecin traitant.

Préparé par : ____________________

Le ____________________
<figure><img src="image_6.png" /></figure>

Moyens de paiement :

<figure><img src="image_7.png" /></figure>

Préparé par

<figure><img src="image_8.png" /></figure>

Le :

Vérifié par

<figure><img src="image_9.png" /></figure>

Le :

Approuvé par

<figure><img src="image_10.png" /></figure>

Le :

<figure><img src="image_11.png" /></figure>

Signature :

<figure><img src="image_12.png" /></figure>

Signature :

<figure><img src="image_13.png" /></figure>

Signature :

<figure><img src="image_14.png" /></figure>

<figure><img src="image_15.png" /></figure>

<figure><img src="image_16.png" /></figure>
# Annexe 9

## Bon de réquisition

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Date : ____________________

DEMANDEUR : ____________________

SECTION : ____________________

<table><thead><tr><td>Article</td><td>Quantité réquisitionnée</td><td>Description détaillées/Caractéristiques des biens ou services réquisitionnés</td></tr></thead><tbody><tr><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td><td></td></tr></tbody></table>

Préparé par

Le : ____________________

Fonction : ____________________

Signature : ____________________

Vérifié par

Le : ____________________

Fonction : ____________________

Signature : ____________________

Approuvé par

Le : ____________________

Fonction : ____________________

Signature : ____________________
# Annexe 10

## Bon de sortie de caisse

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DATE :

Payé à Mr/Mme __________

Le montant de __________ Gdes

(en lettr __________)

**Pour réception** (le destinataire / demandeur)

Nom : __________

Fonction : __________

Date : __________

Signature : __________

Montant utilisé __________ Gdes

Solde remis __________ Gdes

**Pour réception** (le caissier)

Nom : __________

Fonction : __________

Date : __________ Signature : __________
# Annexe 11

## Bulletin de paie

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Mois de : ____________________

Période du ________ au ________ 20__

<table><thead><tr><td>NOM</td><td>PRÉNOM</td><td>FONCTION</td><td>CIN/NIF</td></tr></thead><tbody><tr><td></td><td></td><td></td><td></td></tr></tbody></table>

<table><tr><td>SALAIRE BRUT</td><td></td></tr><tr><td>Heures supplémentaires</td><td></td></tr><tr><td>Autres</td><td></td></tr><tr><td></td><td>TOTAL</td></tr><tr><td><strong>RETENUE A LA SOURCE</strong></td><td></td></tr><tr><td>IRI Salaire</td><td></td></tr><tr><td>ONA (6%)</td><td></td></tr><tr><td>CAS (1%)</td><td></td></tr><tr><td>FDU (1%)</td><td></td></tr><tr><td>CFGDCT (1%)</td><td></td></tr><tr><td>Assurance</td><td></td></tr><tr><td>Remboursement sur prêt</td><td></td></tr></table>
<table><tr><td>TOTAL RETENUES</td><td></td></tr><tr><td>Salaires (1-15)</td><td></td></tr><tr><td>SALAIRE NET A PAYER</td><td></td></tr></table>

Montant en lettre : ____________________

Préparé par

<figure><img src="image_17.png" /></figure>

Le : ____________________

Fonction : ____________________

Signature : ____________________

Vérifié par

<figure><img src="image_18.png" /></figure>

Le : ____________________

Fonction : ____________________

Signature : ____________________

Approuvé par

<figure><img src="image_19.png" /></figure>

Le : ____________________

Fonction : ____________________

Signature : ____________________
# Annexe 12

## Feuille de demande de congé

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### Partie I-- Information de l'Employé

Nom :

Prénom :

Tél de l'Employé :

Poste Occupé :

E-mail :

Département :

### Partie II— Type de Congé Demandé

Maladie ☐

Annuel ☐

Maternité ☐

Paternité ☐

Familial ☐

Deuil ☐

Congé sans solde ☐

Autres (spécifier) __________

Commencé le :

Terminé le :

Nombre de jours de congé : __________

Nombre de jours utilisés __________

Nombre de jours restants __________
## Partie III—Accréditation de l'Employé

- Toute demande de congé doit-être faite en commun accord avec le Superviseur.

- En cas congé de maladie, l'Employé doit se faire accompagner de son certificat médical et une lettre d'approbation signée par le médecin.

- La soumission de la demande congé doit-être envoyée aux départements des Ressources Humaines trois (3) semaines avant la date sollicitée.

- Toute demande de congé doit-être signé par l'Employé et approuvé par le Directeur.

Signature de l'Employé : ____________________

Je confirme avoir lu et compris les lignes ci-dessus

Date ____________________

## Partie IV - Approbation

Approuvé ☐

Refusé ☐

Justification du refus : ____________________________________________________

_______________________________________
Signature du Directeur

Date ____________________

_______________________________________
Signature du Président

Obs : ____________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________

_______________________________________
Signature du Vice -Président
# Annexe 13

## Heures supplémentaires

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Date :

Nom et Prénom de l'employé : ____________________

Poste Occupé : ____________________

Il est demandé à ____________________

d'effectuer ________ heure(s) supplémentaires en raison de
__________________________________
__________________________________

En date du ____________________

Le responsable

L'employé
# Annexe

## Demande de cotation

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<table><tr><td>Nom de l'Entreprise</td><td>DDQ N°.</td></tr><tr><td>DEMANDE DE COTATION<br/>CECI N'EST PAS UN BON DE COMMANDE</td><td>Date : ____________</td></tr><tr><td>BIEN VOULOIR NOUS PROPOSER VOTRE COTATION<br/>POUR LE PRODUIT SUIVANT :</td><td>Date de livraison : ____________</td></tr><tr><td>N°.</td><td>QTE</td><td>Description</td><td>PU</td><td>RÉDUCTI ON</td><td>Montant Net</td></tr><tr><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td colspan="4">Montant Total</td><td></td><td></td></tr><tr><td>Date de cotation</td><td colspan="2">Nom du fournisseur :</td><td colspan="3">Cotation réalisée : ____________</td></tr></table>
# Annexe 14

## Fiche de stocks

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Article :

Code :

<table><thead><tr><td>Date</td><td>No bon de réquisition</td><td>Fournisseur No bon de commande</td><td>ENTREE (unités)</td><td>SORTIE (unités)</td><td>ENTREE &amp; SORTIE (GDES)</td><td>SOLDE STOCK (unités)</td><td>SOLDE STOCK (GDES)</td><td>Destination</td></tr></thead><tbody><tr><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr></tbody></table>

Signature :
Préparé par

Le :

Fonction :

Signature :

Vérifié par

Le :

Fonction :

Signature :

Approuvé par

Le :

Fonction :

Signature :
# Annexe 16

## Gestion de la petite caisse

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Nom de l'Entreprise

Service Administratif

<table><thead><tr><td>Date</td><td># Ck /Fact</td><td>Description</td><td>Entrée (+)</td><td>Sortie (-)</td><td>SOLDE</td></tr></thead><tbody><tr><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr></tbody></table>
<table><thead><tr><td></td><td>Date</td><td># Ck / Fact</td><td>Description</td><td>Entrée (+)</td><td>Sortie (-)</td><td>SOLDE</td></tr></thead><tbody><tr><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr></tbody></table>
# Annexe 17

## Procès-verbal de charge et de décharge

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Je, soussigné, ____________________ confirme avoir reçu temporairement les matériels suivants, nécessaire pour ma fonction, dans l'entreprise.

<table><thead><tr><td>N°</td><td>DESCRIPTION DU MATÉRIEL</td><td>Nombre</td><td>Date</td><td>OBS/Etat</td></tr></thead><tbody><tr><td>1</td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td>2</td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td>3</td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td>4</td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr></tbody></table>

Nom & Prénom : ____________________ Fonction : ____________________

Signature : ____________________ Date : ____________________

Charge approuvé par ____________________

Fonction : ____________________

Le : ____________________
<figure><img src="image_20.png" /></figure>

Je, soussigné ____________________, confirme que les matériels suivants ont été rendus à l'entreprise :

<table><thead><tr><td>No</td><td>DESCRIPTION DU MATÉRIEL</td><td>Quantité</td><td>Reçu le</td><td>Rendu le</td><td>OBS/ET AT</td></tr></thead><tbody><tr><td>1</td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td>2</td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td>3</td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td>4</td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr></tbody></table>

Les éléments suivants ont été égarés pendant la période de la fonction ou à la date de départ :

<figure><img src="image_21.png" /></figure>

Sujet à un paiement de ________ gourdes pour compenser la perte des éléments ci-dessus, l'entreprise certifie la décharge.

Nom & Prénom : ____________________ Fonction : ____________________

Signature : ____________________ Date : ____________________

Décharge certifié par : ____________________

Fonction : ____________________

Le : ____________________
# Annexe 18

## Rapprochement bancaire

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Date : ____________________

Pour le mois de : __________ Année : _________

<table><tr><td>SOLDE DE VOTRE REGISTRE (A)</td><td></td></tr><tr><td>SOLDE DU RELEVÉ DE BANQUE (B)</td><td></td></tr></table>

Dépôts ne figurant pas sur le relevé de banque

<table><thead><tr><td>Date</td><td>Référence</td><td>Montant</td></tr></thead><tbody><tr><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td>Total (C)</td><td></td></tr></tbody></table>

<table><thead><tr><td>Date</td><td>Référence</td><td>Montant</td></tr></thead><tbody><tr><td></td><td></td><td></td></tr></tbody></table>
Chèques émis ne figurant pas sur le relevé

NB : le solde ajusté (E) doit être égal au solde du registre (A)

<table><tr><td>Total (D)</td><td></td></tr></table>

<table><tr><td>Solde ajusté (E) = (B + C) -D</td><td></td></tr></table>

Préparé par __________

Approuvé par __________

Le __________
# Annexe 19

## Registre suivi de carburant et de kilométrage

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Véhicule :

Conducteur :

Mois de :

<table><thead><tr><th rowspan="2">Date</th><th rowspan="2">Nbre de Km initial</th><th colspan="4">Carburant</th><th rowspan="2">Nbre de Km final</th><th rowspan="2">Nbre Km parcourus</th><th rowspan="2">Signature de Conducteur</th></tr><tr><th>Qté</th><th>Prix Unit</th><th>Prix Total</th></tr></thead><tbody><tr><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td>Total</td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td>Consomation moyenne</td><td></td><td colspan="4">Litres/100</td><td></td><td></td><td></td></tr></tbody></table>
Observations :
# Annexe 20

## PC renflouement

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Date : ____________________

Renflouement pour le mois de : ____________________

<table><tr><td>Montant initial (A)</td><td></td></tr></table>

<table><thead><tr><th># Réf.</th><th>Explication des dépenses</th><th>Montant</th></tr></thead><tbody><tr><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td colspan="2">Solde en caisse C=A-B</td><td></td></tr><tr><td colspan="2">Montant à renflouer (B)</td><td></td></tr></tbody></table>

Préparé par : ____________________

Le ____________________
<table><tr><td>1= Très bien</td><td>2= Bon</td><td>3= à réparer</td><td>4= à déclasser</td></tr></table>

(*) État : ____________________________________________________

Préparé par

Le : ____________________

Fonction : ____________________

Signature : ____________________

Vérifié par

Le : ____________________

Fonction : ____________________

Signature : ____________________

Approuvé par

Le : ____________________

Fonction : ____________________

Signature : ____________________
# Annexe 22

## Feuille de présence

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Mois : _________ Année : _________

Semaine du _________ au _________

<table><thead><tr><th rowspan="2">Nom & Prénom</th><th colspan="2">Lundi</th><th colspan="2">Mardi</th><th colspan="2">Mercredi</th><th colspan="2">Jeudi</th><th colspan="2">Vendredi</th></tr><tr><th>Arrivée</th><th>Départ</th><th>Arrivée</th><th>Départ</th><th>Arrivée</th><th>Départ</th><th>Arrivée</th><th>Départ</th><th>Arrivée</th><th>Départ</th></tr></thead><tbody><tr><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr></tbody></table>
# Annexe 23

## Feuille de route
pour le suivi des véhicules

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# Véhicule________ Couleur________ Type________ # étiquette Véhicule________

<table><thead><tr><th>Date</th><th>Nom du Conducteur</th><th>Nombre de passagers à bord</th><th>Destination</th><th>Matériel transporté</th><th>Kilometrage parcouru</th><th>Verification des niveaux</th><th>Visibilité</th><th>Pneumatique</th><th>Éclairage</th><th>Propreté</th><th>Heure de depart</th><th>Heure d'arrivée</th><th>Signature</th></tr></thead><tbody><tr><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr></tbody></table>
Nom de l'entreprise

BON DE LIVRAISON INTERNE N°

Du : Bureau de
liaison

Date livraison :

À :

V/BC n°........

du ....../...../.......

<table><thead><tr><th>Article</th><th>Quantité</th><th>Conditionnement</th><th>Observation</th></tr></thead><tbody><tr><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td><td></td><td>Reçu par : ____________________<br>Signature ____________________</td></tr></tbody></table>
REPARATION D'IMMOBILISATION

Agence : ____________________

<table><thead><tr><th></th><th>Date</th><th>Code</th><th>Désignation</th><th>Utilisateur<br>(nom+signature)</th><th>Responsable<br>(nom+signature)</th><th>Etat de<br>l'immobilisation</th><th>Gestionnaire<br>des immobilisations</th><th>Avis Direction</th></tr></thead><tbody><tr><td rowspan="7">DEMANDE</td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td rowspan="2">PARATION</td><td>Personne<br>contactée :</td><td></td><td>Lieu de la<br>réparation</td><td>Date début<br>réparation</td><td>Date fin<br>réparation</td><td>Réparation effectuée :</td><td>Immobilisation<br>remise en<br>état ? (oui /<br>non)</td><td></td></tr><tr><td></td><td></td><td>sur place ☐<br>en atelier ☐</td><td></td><td></td><td></td><td></td><td>Nom +<br>signature</td></tr></tbody></table>

Fin du texte