Cet article est tiré du numéro spécial 2012 du Cahier des Techniques de l'INRA :

Marchoux E. (Coord.) & Hologne O. (Dir.) L'Information Scientifique et Technique à l'Inra, des compétences au service de la recherche. Retour d'expérience sur des projets, services, outils et méthodes. Cahier des Techniques de l'INRA Numéro spécial 2012. Paris : Inra, 2012. 141 p.
# La veille, projet collaboratif : le projet AgriBEA et la plateforme de veille Digimind

Christine Sireyjol<fnref n="1" />, Nathaële Wacrenier<fnref n="2" />

**Résumé.** Les projets de veille à l'Inra diffèrent par leur périmètre, leurs objectifs, leur ampleur et leur organisation. Les chercheurs assurent leur veille scientifique mais certains projets de recherche transverses ou certains projets d'animation scientifique nécessitent une veille collective assurée par des équipes pluridisciplinaires, réparties dans plusieurs unités voire plusieurs sites. La veille partagée permet de croiser les approches, les points de vue. Les informations sont partagées, mises en contexte, évaluées. Cette interaction permet d'élaborer collectivement des renseignements utiles à la décision : des tendances, des innovations, des opportunités ou des menaces, de nouveaux enjeux, de nouveaux acteurs. La dimension collaborative des projets de veille partagée est une nécessité, leur organisation doit faciliter la participation active, coordonnée, complémentaire et durable de toute l'équipe, et en particulier celle des « chercheurs veilleurs » (experts du domaine).

**Comment accompagner de tels projets et faciliter la participation de chacun ?**

Le projet de veille sur le bien-être animal a été mis en place pour le réseau scientifique AgriBEA, à la demande de son Bureau. Il mobilise depuis 3 ans une équipe de six veilleurs (les quatre membres du Bureau et deux documentalistes), répartis sur cinq sites. Cette veille contribue fortement à l'animation d'un réseau qui regroupe plus de 140 personnes, dont 80 chercheurs de l'Inra répartis dans 14 unités. Le dispositif de veille mis en œuvre par la DV-IST repose sur la plateforme de veille Digimind, paramétrée pour faciliter la contribution de chacun autour d'une vision partagée. Les options retenues résultent d'un compromis entre les possibilités techniques et les habitudes et disponibilités de chacun. Nous verrons comment un tel dispositif de veille a été mis en oeuvre, quelle organisation a été élaborée collectivement, quelles options de Digimind ont été choisies pour faciliter le travail collaboratif ou groupware et quels pourraient être les freins techniques et humains à un tel fonctionnement.

**Mots clés** : veille, logiciel, suivi de projet, groupware, conduite du changement, travail collaboratif

## Introduction

### Pourquoi une veille partagée ?

Le fait de mobiliser plusieurs experts/veilleurs pour un même projet de veille permet, certes, de partager le travail mais il permet surtout de croiser les approches et les points de vue. La démarche de veille est sélective et subjective : l'information n'a de sens qu'en fonction des objectifs du projet. Une approche plurielle et pluridisciplinaire doit permettre une mise en perspective plus complète des données collectées, une évaluation plus fine des enjeux et du poids de chaque nouveauté identifiée.

### Le travail en groupe, pilier de la veille partagée

Le travail en groupe ou Groupware est présenté ainsi sur Wikipedia : selon Peter et Trudy Johnson-Lenz, le « groupware est l'ensemble des processus et procédures d'un groupe de travail devant atteindre un objectif particulier plus les logiciels conçus pour faciliter ce travail de groupe. »<fnref n="3" />

<footnote n="1">1 INRA, UAR1266, DV-IST, F-78012 Versailles, France ; Christine.Sireyjol@versailles.inra.fr</footnote>

<footnote n="2">2 INRA, UR0083, Unité de Recherches Avicoles, F-37380 Nouzilly, France</footnote>

<footnote n="3">3 http://fr.wikipedia.org/wiki/Groupware.</footnote>
## Qu'en est-il du processus ?

Le processus de veille est normalisé (Norme Afnor XP X 50-053). Les plateformes de veille implémentent les fonctionnalités habituelles du processus de veille en s'appuyant sur cette norme. Elles proposent en standard les moyens de réaliser les tâches dévolues à chaque étape du cycle de traitement de l'information : collecte automatisque, sélection/évaluation/analyse, capitalisation et diffusion.

## Qu'en est-il des procédures ? Qui fait quoi, comment, quand ?

Les plateformes de veille doivent pouvoir s'adapter aux pratiques de chaque entreprise/organisme, à tous types de projets. Pour ce faire, elles proposent, pour chaque fonctionnalité standard des options qui facilitent l'organisation collective. En utilisant ces options, l'ergonomie des interfaces et certaines fonctionnalités moins visibles (gestion des droits, monitoring) on peut coordonner les interventions d'une communauté d'acteurs (administrateurs/animateurs/veilleurs/lecteurs).

En facilitant le travail de groupe, on renforce la cohésion d'un réseau de veille et on accroît son efficacité collective. Le réseau, collectif apprenant, produit des informations à valeur ajoutée et fait aussi évoluer le dispositif de veille, expression de la vision commune du projet.

Nous allons voir, à partir de l'exemple du projet de veille émanant du réseau scientifique AgriBEA, comment s'est peu à peu organisé, co-construit, le travail en groupe, quelles options de la plateforme Digimind ont été choisies et pourquoi. En guise de conclusion, nous tenterons d'identifier les points forts et les freins à ce travail collectif et les perspectives envisagées pour aller vers une plus grande interactivité.

# Le projet de veille du réseau AgriBEA

## Le dispositif de veille en bien-être animal : quelques repères

### Le commanditaire : le réseau scientifique AgriBEA

Le réseau scientifique AgriBEA est un groupe pilote d'animation transversale de l'Inra réunissant plus de 140 chercheurs et ingénieurs impliqués dans l'évaluation et l'amélioration du bien-être des animaux de ferme, rattachés à l'Inra ou à ses partenaires (établissements d'enseignement supérieur, instituts techniques, ministère de l'Agriculture). Ce réseau qui est coordonné par quatre chercheurs Inra relevant des Départements Phase, GA et SAD, vise à développer une animation scientifique (organisation de colloques, communication interne et externe) et à venir en appui auprès de la Direction Scientifique de l'Inra sur les questions de bien-être animal. Le Bureau du réseau assure depuis 3 ans une veille à laquelle il associe les membres du réseau et cette surveillance collective contribue à l'animation scientifique du réseau. Il leur diffuse chaque mois, sous forme de bulletin, toutes les informations collectées et analysées. Les informations générales (règlementation, rapports, congrès) sont mises à disposition du public sur le site web du réseau<fnref n="4" />, contribuant ainsi à améliorer la visibilité du réseau et à en faire connaître les travaux.

### Les acteurs et leur mode de contribution

Le projet de veille repose sur un noyau dur de six veilleurs (les quatre membres du Bureau AgriBEA et deux documentalistes) dispersés sur cinq sites Inra. Chaque veilleur peut utiliser la plateforme de veille via internet, depuis son poste de travail, la plateforme étant hébergée chez le fournisseur.

Les membres du réseau contribuent à la veille en transmettant leurs informations par courriel. Ces informations internes souvent inédites sont précieuses et la participation active de tous est encouragée. Les membres du réseau ont accès à trois livrables : le bulletin mensuel, le site web du réseau et une base de données interne, base de connaissances accessible en extranet.

<footnote n="4">4 https://www4.inra.fr/agri_bien_etre_animal/</footnote>
## La plateforme de veille

La plateforme est un progiciel de veille commercialisé et hébergé par l'entreprise Digimind (http://www.digimind.fr/produits/digimind-evolution).

Le projet, initialement lancé sur Keywatch a été transféré sur Digimind en janvier 2011 pour tester l'ergonomie de cette plateforme dont l'usage a été acquis par la DV-IST durant l'été 2012, suite à un appel d'offres.

Les modules, livrés en standard, permettent de réaliser à plusieurs et à distance des opérations classiques de veille telles que la surveillance de sources, l'analyse/sélection/modification des nouveautés ou « alertes », la consultation et le commentaire des données sélectionnées ou « informations », l'édition des livrables (bulletins, rapports, portails, tableaux de bord...). Ils permettent aussi de piloter le projet de veille (statistiques d'activité, évaluation des sources).

En utilisant toutes les options et la gestion des droits, il est possible d'adapter le workflow à chaque projet, en particulier pour faciliter le travail collaboratif.

L'ensemble des données validées depuis janvier 2011 sont consultables en extranet (620 informations constituaient cette base de connaissances début septembre 2012).

## Les livrables

Chaque livrable a été paramétré en fonction des destinataires, dans le respect du droit de copie et de la confidentialité des données. Les destinataires sont les veilleurs connectés, les veilleurs du réseau AgriBEA, le grand public.

### Livrables « de travail » destinés aux six veilleurs connectés

**Objectif** : faciliter le travail collaboratif et le pilotage du projet.

**Contenu** : données publiques ou internes. À savoir :

* **newsletter** : bulletin hebdomadaire listant les informations collectées, sélectionnées et analysées dans la semaine (reçu par courriel);

* « push mail » : message reçu par courriel regroupant les nouveautés ou « alertes », cliquable pour consulter ou valider les alertes;

* **portail partagé** Digimind : espace de travail à jour donnant un aperçu rapide et global du projet (« alertes » à traiter, « informations » validées, statistiques sur la base de connaissances, tableau de bord du travail effectué...). Depuis ce portail, on peut consulter/valider les alertes et consulter/commenter les informations.

<figure><img src="image_1.png" /><figcaption>Figure 1. Digimind portail partagé pour les veilleurs.</figcaption></figure>
## Livrables destinés aux veilleurs non connectés : les membres du réseau AgriBEA

Objectif : partager au sein du réseau toutes les informations issues de la veille.

Contenu : données publiques ou internes. À savoir :

* un bulletin de veille mensuel (60 informations environ classées par thèmes) ;

* le volet privé du site AgriBEA accessible avec mot de passe (données « internes » extraites de la base de connaissances) ;

* un site extranet Digimind (accès avec mot de passe) = base de connaissances regroupant toutes les informations générées par la veille interrogeables, édittables.

<figure><img src="image_2.png" /><figcaption>Figure 2. Digimind site extranet pour le réseau.</figcaption></figure>

## Livrable destiné au grand public : une contribution au site web AgriBEA

Objectif : enrichir régulièrement le site du réseau AgriBEA créé par le Bureau sous EZpublish pour communiquer avec le grand public. Les informations sont publiques et regroupées en plusieurs rubriques :

* ✓ « annonce de colloques »

* ✓ « ressources documentaires »

* actes de congrès

* articles spécialisés

* colloques passés

* veille règlementaire...

<figure><img src="image_3.png" /><figcaption>Figure 3. Le site public AgriBEA.</figcaption></figure>
Nota : cette alimentation du site AgriBea ne nécessite aucune saisie supplémentaire : Digimind génère un flux RSS qui alimente le site (il suffit de répartir les informations dans les bons dossiers)<fnref n="5" />.

## La veille en bien-être animal :
le dispositif actuel, le processus et les pratiques

Le cadre : le dispositif actuel repose sur trois piliers

* le sourcing = la liste des sources à surveiller (± 400 sources) ;

* les requêtes = les filtres thématiques qui sélectionnent les nouveautés pertinentes ;

* le plan de classement qui visualise les thèmes et sous thèmes choisis (il structure la base de connaissances et sert à trier les bulletins de veille mensuels).

Ces « trois piliers » formalisent et représentent trois filtres successifs. En amont, le sourcing et les requêtes définissent l'extraction automatique des alertes. En aval, le plan le classement organise le stockage thématique des informations, l'organisation de la base de connaissances et la présentation des livrables.

Ils ont été élaborés collectivement, par l'équipe de veille, surtout les membres du Bureau AgriBEA et sont régulièrement ajustés, mis à jour. Ils contribuent à la lisibilité du dispositif pour chaque acteur : chacun sait ce qui est surveillé, sur quels thèmes et pourquoi.

**Le sourcing comporte plus de 400 sources** : des sources scientifiques (dont le Web of Science et Science Direct), règlementaires, professionnelles, associatives, industrielles, administratives, et la presse générale ou spécialisée, (les principaux secteurs couverts sont l'Europe, le Canada, les États-Unis...). Ces sources peuvent être des pages Web, des sites internet, des flux RSS, des blogs. S'y ajoutent des données internes : des courriels, des fichiers fournis par les veilleurs...

<figure><img src="image_4.png" /><figcaption>Figure 4. Le plan de classement du projet AgriBEA.</figcaption></figure>

**Le plan de classement** : il exprime la pluridisciplinarité du projet et la portée de la veille.

**Les requêtes sont différentes selon les sources** (troncature * et opérateur de proximité ~).

Exemple de requête pour filtrer les nouveautés de la presse généraliste :

<footnote n="5">5 https://www4.inra.fr/agri_bien_etre_animal/.</footnote>
"animal welfare"~2 OR "animals welfare"~2 OR "welfare assessment"~3 OR "welfare evaluation"~3 OR "welfare regulation"~3 OR "welfare code"~3 OR "welfare control"~3 OR (((welfare OR wellbeing OR well-being OR castration OR mutilation OR stress* OR temperament OR behavior OR behavior OR lameness*) AND (pig* OR boar* OR sow* OR pork* OR cow* OR beef OR calf OR calves OR bull* OR heifer* OR cattle* OR hen? OR broiler? OR Chick* OR pullet? OR cockerel? OR fowl? OR poultry* OR sheep OR lamb? OR ewe? OR mutton? OR rabbit? OR equin? OR foal? OR horse? OR mare? OR goat? OR caprin OR geese OR goose OR duck? OR drake? OR dove? OR quail?)) OR (("bien être" OR castration OR mutilation OR stress* OR comportement OR boiterie?) AND (cochon? OR Truie? OR porcelet? OR porc* OR verrat? OR vache? OR veau? OR taureau? OR poulet? OR coq? OR coquelet? OR poussin? OR pondeuse? OR mouton? OR brebis OR belier? OR agneau? OR Chevre? OR chevreau? OR bouc OR lapin? OR lapereau? OR cheva* OR jument? OR poulain? OR etalon? OR oie? OR oison? OR jars OR cane? OR Canard? OR jars OR caille? OR pigeon?)))

## Le processus de veille

Le processus de veille faisant l'objet d'une norme, la plateforme Digimind s'y conforme et propose les opérations habituelles de la chaîne de traitement des données : consultation des alertes, accès au texte intégral, validation, classement dans une des rubriques du plan de classement, mise en forme, commentaire, édition/diffusion des livrables... Certaines données informelles ou collectées par les membres du réseau ou des contacts personnels peuvent être ajoutées manuellement avec le même masque de saisie que les autres informations.

L'ergonomie de la plateforme rend l'utilisation de la plateforme aisée : la simplicité des écrans, la facilité de navigation entre alertes/texte original/informations validées et la rapidité de réalisation automatique des livrables.

## L'organisation : la répartition des rôles entre documentalistes et autres veilleurs

L'organisation actuelle, pragmatique, s'est co-construite peu à peu en fonction des pratiques et des disponibilités de chacun. Elle résulte d'un compromis visant à préserver et optimiser la contribution des « chercheurs veilleurs » en minimisant le plus possible leurs temps d'intervention, compte tenu de leurs disponibilités réduites. Les fonctionnalités de Digimind ont permis un tel partage des tâches tout en préservant l'interactivité et les échanges au sein de l'équipe.

**Les deux « documentalistes veilleurs »** ont paramétré et mettent à jour le dispositif, en particulier les « agents » (sources à surveiller et requêtes associées). Elles assurent l'essentiel du travail courant : lecture des alertes, sélection, analyse, mis en forme, classement. En cas de nouveauté ou « alerte » urgente ou controversée, elles l'envoient par courriel aux « experts veilleurs » pour avis, avis dont elles tiennent compte pour valider ou non l'alerte et pour la commenter. Elles proposent de nouvelles sources à surveiller et présentent aux veilleurs les nouvelles fonctionnalités de Digimind.

**Les quatre « chercheurs veilleurs »** interviennent surtout a posteriori pour contrôler et/ou compléter les alertes validées par les « documentalistes veilleurs » et pour piloter le projet. Ils sont responsables de la veille et du site AgriBEA. Ils co-signent et diffusent le bulletin de veille avec les documentalistes. Chercheurs, spécialistes de leur domaine, ils sont garants de la qualité de cette veille pluridisciplinaire : générale, règlementaire, sociétale, mais aussi scientifique.

Les « chercheurs veilleurs » interviennent régulièrement dans le dispositif :

* ils collectent les informations informelles venant du réseau AgriBEA (colloques, stages, appels à contributions...) et les transmettent aux documentalistes ;

* ils valident chaque semaine les informations sélectionnées par les documentalistes ;

* ils relisent/corrigent/signent le bulletin mensuel et en rédigent l'éditorial ;

* ils diffusent le bulletin par courriel aux membres du réseau AgriBEA ;

* ils pilotent la mise à jour du site web AgriBEA.

De plus, ils pilotent le projet. En concertation avec les documentalistes, ils modifient le sourcing, le plan de classement et les procédures autant que de besoin.
<figure><img src="image_5.png" /><figcaption>Figure 5. Exemple d'éditorial du bulletin de veille.</figcaption></figure>

## L'utilisation de Digimind par les quatre « chercheurs veilleurs »

Actuellement, bien qu'ils disposent de tous les droits nécessaires et d'un portail partagé, pré paramétré, les « chercheurs veilleurs » se connectent peu à la plateforme. Ils continuent à utiliser le courriel.

## Néanmoins, Digimind facilite leur participation à la veille sans qu'ils se connectent :

* le dispositif est transparent et centralisé. Les trois « piliers » (sourcing, requêtes, plan de classement) servent de feuille de route et sont mis à jour avec eux ;

* pour ajouter une information nouvelle sans se connecter, ils disposent de l'option Easytrack : leur courriel, envoyé à une adresse dédiée, est traité comme une alerte ;

* Digimind assure l'édition et l'envoi automatique par courriel des supports (newsletter hebdomadaire et rapport de veille) qu'ils modifient dans le texte.

<figure><img src="image_6.png" /><figcaption>Figure 6. Exemple de Newsletter hebdomadaire reçue par courriel par les « chercheurs veilleurs » ; ils l'annotent, si besoin (dans 10 % des cas). Le titre comporte un lien vers l'information, en cliquant, on est placé sur Digimind, sur l'information qu'on peut modifier ou commenter.</figcaption></figure>

## L'ergonomie de la plateforme n'est pas un obstacle.

Le passage du courriel vers la plateforme est simple : il suffit, dans la newsletter hebdomadaire de cliquer sur le titre d'une information pour être automatiquement connecté, et placé sur Digimind, prêt à modifier cette même information. L'ergonomie de la plateforme permettrait aux « chercheurs veilleurs » de travailler en ligne. Dans le
cadre d'autres projets de veille mis en œuvre avec Digimind, les chercheurs effectuent la consultation et la validation des alertes depuis la plateforme.

Même si, pour ce projet, les chercheurs ne se connectent pas, ils contribuent activement à la veille et la procédure est respectée : chacun effectue les opérations prévues et les documentalistes saisissent les modifications demandées par courriel. Cette solution a été choisie à titre provisoire, sachant que, à terme, les « chercheurs veilleurs » espèrent dégager du temps pour travailler en ligne.

## Le paramétrage de Digimind pour les « documentalistes veilleurs »

Les « documentalistes veilleurs » travaillent en ligne et utilisent les options de Digimind pour organiser au mieux leur travail commun.

### Le paramétrage des agents et le partage du travail

Dans Digimind, la surveillance automatique des sources se fait au moyen d'agents. Chaque agent regroupe plusieurs sources similaires dont l'automate surveille l'évolution. L'automate ne retient que les nouveautés répondant à une requête (voir exemple paragraphe Le cadre).

Le projet de veille en bien-être animal, compte une trentaine d'agents pour plus de 400 sources (administrations, colloques, droit, appels d'offres, associations, recherche, presse...).

<figure><img src="image_7.png" /><figcaption>Figure 7. Un agent surveille plusieurs sources.</figcaption></figure>

Pour ce projet, les documentalistes ont choisi l'option la plus interactive : elles se sont réparties le sourcing et cha-cune a créé des agents. Chacune a accès à tous les agents de l'autre en modification (pour ajouter des sources, modifier la requête). Le dispositif de collecte automatique est transparent, toutes deux en sont responsables.

Les « chercheurs veilleurs » eux, ont accès à ces agents en lecture : ils savent ainsi quelles sources sont surveillées et avec quelle requête les alertes sont filtrées.

Régulièrement, une liste des URLs/sources surveillées est éditée avec mention de l'agent dans lequel elles se trouvent. Le sourcing est ainsi à disposition de tous en toute transparence.

### L'analyse des « alertes » et le partage du travail

Cette étape du cycle de veille permet de passer des « alertes » aux « informations ».

Elle comporte cinq séquences successives : accéder aux « alertes », lire les données brutes, valider ou non l'alerte et la classer dans le plan de classement thématique, mettre en forme le contenu de l'« information » (bref résumé).
Travailler à plusieurs sur cette étape suppose de s'accorder sur le partage du travail. La qualité et la fiabilité des informations/renseignements produits reposent sur la confiance mutuelle mais aussi sur la transparence du dispositif et la traçabilité des interventions.

## Procédure de traitement des données retenue pour le projet

* ✓ le travail est réparti par agent (voir ci-dessus) ;

* ✓ chaque documentaliste effectue, pour chaque alerte, les cinq séquences ;

* ✓ chacune peut intervenir à posteriori, en modification/édition sur toutes les « informations » créées dans Digimind.

Cette option correspond à une complémentarité et une interactivité maximum : chaque documentaliste ne traite que les alertes des agents dont elle a la charge mais toutes deux peuvent modifier/compléter les informations créées par l'une ou l'autre. Les droits d'accès ont été paramétrés pour permettre cette intégration maximum. On peut choisir une autre option : ne pas permettre aux autres veilleurs de modifier les informations qu'on a créées. Ils peuvent toujours y ajouter des commentaires.

## Consultation et traitement des alertes

Il existe plusieurs options pour accéder aux alertes et les traiter :

* ✓ depuis sa messagerie : en cliquant sur une alerte du message ou « push mail » on est automatiquement renvoyé sur Digimind (voir paragraphe L'Organisation) ;

* ✓ depuis la plateforme Digimind : on dispose de trois options

* * depuis son portail personnel ;

* * depuis le portail partagé ;

* * depuis la consultation des archives d'un agent.

Une fois les droits d'accès paramétrés, chacun peut choisir l'option qui lui convient le mieux, qui correspond à ses habitudes. Son choix n'a pas d'impact sur le travail des autres.

L'option du **portail partagé** présente de nombreux avantages pour le travail en groupe : le portail est déjà configuré, chacun peut avoir des onglets dédiés aux agents qu'il surveille, chacun sait ce que l'autre a fait (les alertes déjà validées sont grisées).

Le **portail partagé** (Figure 8) comporte plusieurs onglets. Le premier peut servir comme tableau de bord de l'ensemble du projet. Les autres peuvent être dédiés à la consultation des alertes.

<figure><img src="image_8.png" /><figcaption>Figure 8. Le portail partagé utilisé par les veilleurs pour travailler ensemble.</figcaption></figure>

Par ailleurs, chaque veilleur, documentaliste ou chercheur, peut voir les alertes et savoir si elles ont été lues ( titre grisé) mais aussi voir les informations, savoir qui les a créées et y ajouter un commentaire qu'il signe.

Quand on consulte une information, on peut y ajouter un commentaire (Figure 9).
<figure><img src="image_9.png" /><figcaption>Figure 9. Possibilité de commenter une information. Si on a les droits, on peut aussi la modifier.</figcaption></figure>

## Les outils d'aide et de pilotage proposés par Digimind

Les listes et les livrables personnels proposés par Digimind aident les veilleurs à s'organiser.

### Exemples de listes « de gestion/pilotage »

* ✓ liste des sources / URLs surveillés (fichier Excel) ;

* ✓ liste des liens inactifs ;

* ✓ statistiques diverses : nombre d'informations par thème/sous-thème.

### Exemples de livrables personnels

* ✓ portail personnel à paramétrer selon ses besoins spécifiques, ses pratiques :

* • un onglet par agent à traiter, par exemple ;

* ✓ push mail permettant de recevoir sur sa messagerie :

* • les « alertes » de tel ou tel domaine ;

* • les « informations » validées de tel ou tel sujet.

En paramétrant son push mail, on choisit, entre autres, les agents dont on veut recevoir les alertes = ceux dont on a la charge.

<figure><img src="image_10.png" /><figcaption>Figure 10. Possibilité de paramétrer le push mail pour organiser son travail.</figcaption></figure>
Pour une veille efficace, toujours plus de travail en groupe

Même si dans le projet présent les « chercheurs veilleurs » ne se connectent pas encore eux-mêmes à la plateforme, leur contribution à la veille est réelle et efficace :

* ils ont lancé le projet et mis en place le dispositif : le sourcing, le plan de classement et les requêtes ;

* ils ajustent ce dispositif régulièrement avec les documentalistes :

* ils participent au travail courant : le bulletin de veille est le leur, ils le corrigent, le signent, y ajoutent un éditorial et le diffusent par courriel à leur réseau ;

* ils s'en servent pour mettre à jour leur site.

Le dispositif actuel a été co-construit et résulte d'un double apprentissage : l'apprentissage de la démarche de veille partagée et l'appropriation de l'outil Digimind. L'ergonomie Digimind a permis de mettre en place, pour ce projet, une interaction efficace entre « documentalistes veilleurs » et « chercheurs veilleurs ». Le dispositif repose aussi sur une forte collaboration entre les deux documentalistes tout en préservant l'autonomie de chacune.

Perspectives pour le projet de veille AgriBEA

Chaque année, l'équipe projet se réunit pour évaluer et ajuster le dispositif. En octobre 2012, le Bureau AgriBEA a décidé de modifier/simplifier le plan de classement, de confier le suivi des publications scientifiques à un chercheur qui a rejoint l'équipe projet et de veiller au strict respect du droit de copie afin de pouvoir diffuser plus largement le bulletin de veille. Le Bureau AgriBEA encourage la participation des membres du réseau et les incitera à transmettre des publications « grises » telles que les mémoires et présentations à congrès.

Ce projet évolue, l'équipe projet s'étoffe, et les chercheurs s'approprient peu à peu le logiciel : le suivi des publications scientifiques se fera en ligne, sur Digimind. Les autres veilleurs envisagent de saisir en ligne les modifications et commentaires.

Autant de projets qui témoignent du dynamisme et de la cohésion de cette équipe de veille.

Perspectives pour le déploiement de Digimind à l'Inra

Le projet de veille du réseau AgriBEA a servi de démonstrateur et a permis de tester la plateforme, en particulier son ergonomie. D'autres projets de veille utilisent Digimind et d'autres vont se mettre en place. Chaque projet est spécifique mais tous reposent sur une équipe. Chacune a son organisation propre et Digimind doit répondre aux spécificités de chacune. L'équipe d'appui technique Inra dédiée à Digimind vise à ce que chaque porteur de projet connaisse toutes les possibilités de la plateforme et puisse en tirer le meilleur parti pour son projet. L'équipe, en assurant le lien entre tous les projets, contribue à la mutualisation des savoir faire et du sourcing. Elle propose des « agents » de surveillance thématiques pré-paramétrés, des formations, des ateliers pour évaluer les nouvelles fonctionnalités, des outils de communication autour de Digimind (liste de diffusion, application MANTIS).

Le travail en groupe qui a fait ses preuves dans le cadre de ce projet de veille devrait porter ses fruits dans l'utilisation mutualisée de la plateforme.

Remerciements

Nous remercions les membres du Bureau AgriBEA pour leur relecture attentive de cet article et pour leur contribution active à ce dispositif de veille : Cécile Arnould, Alain Boissy, François Hochereau et Pierre Mormede.