Förordning (1976:1105) om arkiv hos regeringskansliet 

Allmänna föreskrifter

1 § Denna förordning tillämpas på arkiv hos regeringskansliet med
undantag av utrikesdepartementet.

2 § För varje departement skall finnas ett arkiv. Det bestånd av
arkivhandlingar som har bildats hos ett departement utgör
departementets arkiv.

Detsamma skall gälla i fråga om statsrådsberedningen,
regeringskansliets förvaltningskontor och andra särskilda organ inom
regeringskansliet.

Som gemensam depå för dessa arkiv skall finnas ett centralarkiv inom
regeringskansliet. Förordning (1983:779).

3 § Föreskrifterna i denna förordning om arkivhandlingar tillämpas, om
ej annat särskilt anges, även på uppgifter som ingår i upptagningar
för automatisk databehandling eller andra upptagningar som kan läsas
eller avlyssnas endast med tekniska hjälpmedel. Förordning
(1982:206).

4 § Hos regeringskansliet finns en kansliarkivarie. Förordning
(1982:206).

5 § Alla arkiv som har bildats inom regeringskansliet står under
tillsyn av en arkivansvarig. Den närmaste tillsynen över dessa arkiv
utövas av arkivvårdare.

Kansliarkivarien är arkivansvarig för handlingar som har lämnats till
regeringskansliets centralarkiv.

Frågor om att lämna ut handlingar som förvaras i regeringskansliets
centralarkiv prövas i första hand av den som enligt arbetsordning
eller särskilt beslut svarar för vården av handlingarna. I tveksamma
fall eller om sökanden begär att frågan hänskjuts till myndigheten,
skall prövningen ankomma på departementschefen eller på något annat
statsråd i det departement, varifrån handlingarna har överlämnats till
centralarkivet. För statsrådsberedningens del ankommer prövningen i
motsvarande fall på statsministern och för regeringskansliets
förvaltningskontors del på chefen för civildepartementet. Hinder möter
inte mot att frågor om att lämna ut handlingar som förvaras i
centralarkivet hänskjuts till regeringens prövning. Förordning
(1983:779).

6 § Samråd skall ske med kansliarkivarien i frågor om arkivbildning,
gallring, arkivvård och nybyggnad eller ombyggnad av arkivlokaler samt
i andra arkivfrågor av principiell betydelse. Förordning (1982:206).

7 § Kansliarkivarien skall samråda med riksarkivet i viktigare frågor
om arkivbildning, gallring, arkivvård och nybyggnad eller ombyggnad av
arkivlokaler samt i andra arkivfrågor av principiell betydelse.
Förordning (1982:206).

8 § Arkivansvariga och arkivvårdare hos departementen,
statsrådsberedningen och regeringskansliets förvaltningskontor utses
av varje departement, statsrådsberedningen respektive
förvaltningskontoret.

Arkivansvarig och arkivvårdare hos annat organ som avses i 2 § andra
stycket utses av det departement till vilket organet hör i
administrativt hänseende.

Kansliarkivarien utses av civildepartementet. Förordning (1983:779).

Arkivvård m.m.

9 § Arkiven skall vårdas omsorgsfullt, handhas aktsamt och förvaras på
betryggande sätt. Det skall särskilt tillses att arkiven är skyddade
för fukt och brand samt att de är oåtkomliga för obehöriga. Förordning
(1982:206).

10 § Över varje arkiv skall föras en förteckning.

Protokoll vid regeringssammanträde förs enligt förordningen (1975:1)
om protokoll och expeditioner i regeringsärenden m. m.
Regeringsprotokoll med beteckningen underprotokoll serie B och
handlingar till sådana protokoll skall förtecknas särskilt.

Arkivförteckningen skall gås igenom varje år och kompletteras med
hänsyn till de förändringar som har uppkommit i arkivet. Förordning
(1984:1126).

11 § Varje arkiv skall om möjligt vara uppställt enligt
arkivförteckningen. Arkivet skall förvaras så att alla dess delar är
lätt åtkomliga.

Handlingar som innehåller uppgifter för vilka gäller sekretess enligt
sekretesslagen (1980:100), skall förvaras på ett betryggande sätt så
att obehöriga inte kan ta del av dem. Regeringsprotokoll med
beteckningen underprotokoll serie B, handlingar till sådana protokoll
samt handlingar i övrigt som innehåller uppgifter som omfattas av
sekretess enligt 2 kap. 2 § sekretesslagen skall förvaras för sig.
Detsamma gäller andra handlingar, om dessa är av synnerlig betydelse
för rikets säkerhet eller om det annars föreligger särskilda skäl.

I arkivlokaler bör endast arkivhandlingar förvaras. Förordning
(1984:1126).

12 § Handlingar i ett ärende som har slutbehandlats får återställas
till den som har givit in handlingarna om det är lämpligt med hänsyn
till allmänna arkivsynpunkter och övriga omständigheter.
Förordning (1982:206).

13 § I fråga om gallring i arkiv hos regeringskansliet tillämpas
förordningen (1953:716) om utgallring av handlingar hos vissa
statsmyndigheter samt förordningen (1974:648) om utgallring ur
upptagning för automatisk databehandling. Gallringsfrist enligt dessa
förordningar fastställs av den arkivansvarige. Därvid skall hänsyn tas
till den granskning som konstitutionsutskottet har att göra.

Regeringen kan besluta om gallring i arkiv även i andra fall än som
avses i nämnda förordningar. Förordning (1982:206).

14 § Arkivhandlingar som utgallras skall säljas eller förstöras.
Försäljning skall ske på villkor att arkivhandlingarna förstörs. Om
det behövs skall förstöringen ske under kontroll. I fråga om vissa
hemliga handlingar gäller särskilda föreskrifter.

Uppgifter som ingår i sådana upptagningar som avses i 3 § utgallras
genom att uppgifterna utplånas eller genom att upptagningen förstörs.
Förordning (1982:206).

15 § Från centralarkivet och övriga arkiv hos regeringskansliet får
arkivhandlingar lånas ut endast mot kvitto.

För utlånade arkivhandlingar gäller vad som i 9 § föreskrivs om
arkiv.

En utlånad arkivhandling får ej utlånas vidare utan att den
arkivansvarige har medgett det. Sådant medgivande behövs dock inte om
utlåningen sker till en myndighet för ett måls eller ett ärendes
handläggning. Förordning (1982:206).

16 § Arkivhandlingar lämnas till regeringskansliets centralarkiv vid
den tidpunkt som den arkivansvarige och kansliarkivarien bestämmer.

Till riksarkivet lämnas arkivhandlingar från regeringskansliets
centralarkiv vid den tidpunkt som kansliarkivarien och riksarkivet
bestämmer. Förordning (1982:206).

17 § Varje departement, statsrådsberedningen och regeringskansliets
förvaltningskontor får meddela närmare föreskrifter för tillämpningen
av denna förordning inom departementet, statsrådsberedningen
respektive förvaltningskontoret. Förordning (1983:779).