Förordning (1953:716) om utgallring av  handlingar hos vissa statsmyndigheter 

1 § Denna förordning äger tillämpning på handlingar hos
statsmyndighet, för vilken riksarkivet, landsarkiv eller stadsarkiv
enligt allmänna arkivstadgan är arkivmyndighet.

Om utgallring ur upptagning för automatisk databehandling hos nämnda
myndigheter är särskilt föreskrivet. Förordning (1978:182).

2 § Följande handlingar skola, under nedan angivna förutsättningar och
efter det att fastställd gallringsfrist löpt ut, utgallras, nämligen:

1) handlingar rörande hos myndigheten anställd personal, vilka
utgöras av ansökningar, uppgifter och rutinmässig skriftväxling
angående förordnanden, ledigheter, vikariat, löneklassuppflyttningar,
avsked, pensioner och ersättningar av olika slag samt andra
handlingar, som legat till grund för matrikelföringen, ävensom övriga
likartade handlingar, vilka tjänat som kontroll eller redovisning av
personalen eller eljest äro av företrädesvis rutinmässig beskaffenhet,

dock med undantag av sådana handlingar, som myndigheten med hänsyn
till framtida personhistorisk forskning eller av andra hänsyn anser
böra bevaras;

2) handlingar rörande upphandling och materialförvaltning, vilka
utgöras av offerter och icke antagna anbud, rekvisitioner,
ordererkännanden, följesedlar och andra utlämningskvitton, packnotor,
uppgifter om mottagande och avgång samt slitage av materiel,
förrådsrapporter, kassationsförslag, besked och uppgifter till
inventarieliggare samt rutinmässig skriftväxling ävensom andra
likartade handlingar, som äro av företrädesvis rutinmässig
beskaffenhet,

under förutsättning dels att handlingarna icke utgöra bilagor till
myndighetens bokföring, dels ock att föreskriven, på handlingarna
grundad kontroll, revision, redovisning eller bearbetning slutförts,
samt med iakttagande i förekommande fall av vederbörlig
preskriptionstid;

3) handlingar rörande räkenskapsväsendet, vilka utgöras av
kassarapporter och därmed jämförliga uppgifter, medelsrekvisitioner,
kontoutdrag, checktalonger och checkstammar, från postverket
härrörande kvitton, talonger och girobesked samt postgiroförteckningar
- som i vissa fall kvarligga hos myndigheten utöver det räkenskaperna
bifogade exemplaret - listor och liggare, rutinmässig skriftväxling
ävensom övriga likartade handlingar, som tjänat den fortlöpande
räkenskapskontrollen eller eljest äro av företrädesvis rutinmässig
beskaffenhet,

under förutsättning att föreskriven, på dessa handlingar grundad
kontroll, revision, redovisning eller bearbetning blivit slutförd och
med iakttagande i förekommande fall av vederbörlig preskriptionstid;

4) det exemplar av huvudboken, vilket icke varit föremål för
granskning av reviderande myndighet, samt det exemplar av inkomst
och utgiftsjournal och av inkomst- och utgiftsbok, vilket icke anses
böra bevaras,

under förutsättning att ifrågavarande böcker och journaler föreligga i
två exemplar hos en och samma myndighet samt med iakttagande av
vederbörlig preskriptionstid;

5) sådant statistiskt primärmaterial, som jämlikt gällande
föreskrifter statistiskt bearbetats,

under förutsättning att detta material, i sin helhet eller till vissa
delar, dels icke, såvitt kan bedömas, kommer att ytterligare bearbetas
för statistiskt ändamål, dels icke befinnes vara av värde för
förvaltningen eller för historisk eller annan forskning, skolande
frågan om materialets värde för forskningen underställas riksarkivet;

6) arbetstabeller och annat i samband med statistisk bearbetning
uppgjort arbetsmaterial,

under förutsättning att detta material i sin helhet eller till vissa
delar icke befinnes vara av värde för förvaltningen eller för
historisk eller annan forskning, skolande frågan om materialets värde
för forskningen underställas riksarkivet;

7) postböcker för avgående post och av postverket lämnade bevis om
mottagna försändelser,

med iakttagande i förekommande fall av vederbörlig preskriptionstid;

8) avskrifter, kopior och dupletter av handlingar, som tillkommit
uteslutande för att underlätta det inre arbetet hos myndigheten,

under förutsättning att ett huvudexemplar finns och bevaras i
myndighetens arkiv samt att akt eller dossier (samling av akter
angående samma ämne) icke därigenom på ett olämpligt sätt stympas
eller att eljest ett bevarande av ifrågavarande avskrifter, kopior
eller dupletter icke anses erforderligt;

9) från annan statsmyndighet informationsvis överlämnade avskrifter,
kopior och dupletter av handlingar,

under förutsättning att ett huvudexemplar finns och bevaras i
statsmyndighets arkiv samt att akt eller dossier icke därigenom på ett
olämpligt sätt stympas eller att eljest ett bevarande av ifrågavarande
avskrifter, kopior eller dupletter icke anses erforderligt;

10) program, programbeskrivning eller annan jämförlig dokumentation
för automatisk databehandling,

under förutsättning att handlingen icke längre behövs för att uppgift
som finns i upptagning för automatisk databehandling eller i annan
handling skall kunna härledas och förstås, dock att utgallring icke
får ske om handlingen utgör systemdokumentation eller det eljest anses
behövligt att bevara den; samt

11) hålkort eller hålremsa, som läses med annan teknik än automatisk
databehandling,

under förutsättning att materialet har bearbetats i erforderlig
utsträckning och icke behöver utnyttjas ytterligare.

Gallringsfrist som avses i första stycket fastställes av myndigheten
eller, i fråga om visst slag av handlingar för vilka erfordras att för
flera myndigheter bestämmes en gemensam gallringsfrist, av riksarkivet
efter samråd med berörda centrala förvaltningsmyndigheter. Förordning
(1978:182).

3 § Utöver vad i 2§ stadgats skola följande handlingar utgallras under
nedan angivna förutsättningar och efter det att fastställd
gallringsfrist löpt ut, nämligen:

1) för myndighetens verksamhet oväsentliga framställningar,
förfrågningar, upplysningar och meddelanden av tillfällig eller
rutinmässig karaktär;

2) redogörelser och uppgifter, vilka i allt väsentligt hava ingått i
officiella publikationer eller införts i liggare, tabeller eller
skrivelser eller på kort,

såvida de icke därutöver innehålla upplysningar, som kunna vara av
värde för förvaltningen eller för vetenskaplig forskning; samt

3) sådana register (även kortregister), liggare och listor, utkast och
arbetspapper av tillfällig karaktär, vilka upprättats uteslutande för
att underlätta det inre arbetet hos myndigheten och som icke kunna
anses hava ett egenvärde.

I fråga om gallringsfrist som avses i första stycket äger 2§ andra
stycket motsvarande tillämpning. Kungörelse (1974:646).

4 § Missiv, kapprockar, kommunikationsresolutioner samt delgivnings-
och mottagningsbevis må kunna utgallras, under förutsättning att akter
eller dossierer icke därigenom på ett olämpligt sätt stympas eller
att, med hänsyn till uppgifter eller antecknade yttranden, som
förekomma på sådan till gallring ifrågasatt handling, ett bevarande av
densamma icke eljest anses önskvärt,

allt med iakttagande i förekommande fall av vederbörlig
preskriptionstid.

5 § Från gallring skola undantagas sådana handlingar, som återställts
till myndighet, sedan besvär över myndighetens beslut avgjorts, därest
myndigheten efter prövning i varje särskilt fall finner handlingarna
vara av betydelse ur prejudikatsynpunkt eller de av annan anledning
böra bevaras.

6 § Utgallrade handlingar skola, i den mån de icke lämpligen kunna av
vederbörande myndighet användas för tjänsteändamål, omedelbart
försäljas eller förstöras. Försäljning skall ske under villkor, att
handlingarna - där så anses erforderligt under nödig kontroll -
förmalas eller på annat sätt förstöras.

Inflytande försäljningsmedel skola tillgodoföras vederbörlig
myndighets expensanslag för att i mån av behov av myndigheten
disponeras. Kungörelse (1958:65).

7 § Erfordras bestämmelser om utgallring av handlingar utöver vad i
förordningen angivits, bör myndighet göra framställning härom hos
riksarkivet. Det åligger myndighet att före utgången av år 1965 och
därefter minst en gång vart femte år taga ställning till frågan,
huruvida sådan framställning bör göras. Förordning (1978:182).