Förordning (2005:1095) om ärenden i arrendenämnd och hyresnämnd

Allmän bestämmelse

1 § Denna förordning gäller vid handläggning av ärenden i
arrendenämnd och hyresnämnd.

Ärenderegister

2 § Vid nämnden ska det föras ett register över alla ärenden. 
Registret ska utvisa tiden då varje ärende kommit in och 
tiden då ärendet avgjordes. Vid registrering ska ärenden ges 
löpande nummer för kalenderår i den ordning som de kommer in 
till nämnden.

Under handläggningen av ett ärende ska det fortlöpande 
registreras vilka handlingar som kommer in till och upprättas 
av nämnden, vilka åtgärder som nämnden utför i ärendet och 
vad som i övrigt förekommer i detta eller i samband med ett 
överklagande av ett meddelat beslut.

Registreringen görs med hjälp av automatiserad behandling 
eller i dagböcker.

Domstolsverket får meddela föreskrifter om registrering.
Förordning (2015:731).

3 § Vid nämnden skall det även föras register över de
fastigheter som varit aktuella i ärenden vid nämnden. Registret
skall innehålla behövliga hänvisningar till ärendet.

Aktbildning

4 § De handlingar som kommer in i eller upprättas i ett ärende
skall föras samman till en akt. Handlingarna skall efter hand
som de kommer in eller upprättas numreras i löpande följd, om
de inte är av det slaget att de vid arkivering får gallras bort
enligt 17 §. På varje handling skall det finnas uppgift om
nämnden och ärendets beteckning samt, vad gäller inkommande
handling, uppgift om inkomstdag.

5 § Om nämnden avvisar ett överklagande av nämndens beslut,
skall överklagandet och avvisningsbeslutet tas in i akten. Har
ett överklagande skett i ett ärende som inte till alla delar
har avgjorts av nämnden, skall även överinstansens avgörande
tas in i akten.

Anteckningar

6 § Vid ett sammanträde skall följande antecknas:

1. tid och plats för sammanträdet,

2. vilka som deltar i sammanträdet,

3. fullmakt som ges muntligen inför nämnden,

4. förlikning som har undertecknats av parterna, om en sådan
kommer till stånd inför nämnden, och i annat fall
förlikningsförslag som nämnden lägger fram,

5. parts begäran om skiljedom och motparts yttrande över en
sådan begäran, och

6. den utredning som läggs fram.

I ett ärende som inte avser endast medling skall, om förlikning
inte kommer till stånd, även antecknas parternas yrkanden och
invändningar samt medgivanden eller bestridanden av motpartens
yrkanden. I ett sådant ärende skall det dessutom antecknas vad
som i övrigt förekommer av betydelse.

Anteckningarna skall göras i anslutning till sammanträdet.

7 § Har en tvist hänskjutits till arrendenämnden för medling
enligt 11 kap. 6 § jordabalken skall, om jordägaren i
uppsägningen vägrat medge förlängning men vid medlingen
slutligen medgivit sådan, utöver det som följer av 6 § första
stycket, antecknas att han eller hon medger förlängning av
arrendeförhållandet och de villkor som han eller hon uppställer
för förlängningen. Har förlängning av arrendeförhållandet
medgivits i uppsägningen och uppställer jordägaren vid
medlingen andra villkor för förlängningen än de som har
angivits i uppsägningen, skall de nya villkoren antecknas.
Vidare skall yttrande av arrendatorn över den ståndpunkt som
jordägaren sålunda slutligen har intagit antecknas. Det som
sagts nu gäller också när en tvist har hänskjutits till
arrendenämnden för medling enligt 11 kap. 6 a § jordabalken och
ärendet inte skall avskrivas enligt 8 a § lagen (1973:188) om
arrendenämnder och hyresnämnder.

Det som sägs i första stycket tillämpas också när en tvist har
hänskjutits till hyresnämnden för medling enligt 12 kap. 58
eller 58 a § jordabalken.

8 § Vid en besiktning ska följande antecknas:

1. tid och plats för besiktningen, 

2. vilka som deltar, och 

3. det som iakttas vid besiktningen. 

Om det är lämpligt får det som iakttas vid besiktningen 
dokumenteras genom en ljud- och bildupptagning, fotografier 
eller på något annat liknande sätt. Förordning (2019:271).

9 § Vid ett sammanträde eller en besiktning skall anteckningar
enligt 6, 7 eller 8 § göras i ett protokoll över sammanträdet
eller besiktningen, om inte uppgifterna framgår av ett särskilt
uppsatt beslut som tillkommer i anslutning till sammanträdet
eller besiktningen eller uppgifterna antecknas i
ärenderegistret eller på någon handling i akten. Av registret
eller akten skall det framgå vem eller vilka som ansvarar för
gjorda anteckningar.

Uppgifterna skall redovisas på ett sådant sätt att de lätt kan
återfinnas.

10 § Har upphävts genom förordning (2019:271).

Ljud- och bildupptagningar

11 § En ljudupptagning eller en ljud- och bildupptagning ska 
gallras senast sex veckor efter det att ärendet har avgjorts 
genom ett beslut som har fått laga kraft. 
Förordning (2019:271).

Underrättelseskyldighet till kommunal nämnd

12 § Om det i ett ärende om upprustningsföreläggande enligt 12
kap. 18 a–18 c §§ jordabalken eller om tillstånd till
förbättrings- eller ändringsåtgärd enligt 12 kap. 18 d–18 f §§
samma balk uppkommer fråga om en åtgärd är förenlig med
reglerna om varsamhet i 2 kap. 6 § och 8 kap. 17 § plan- och
bygglagen (2010:900), ska hyresnämnden sända en underrättelse
till den eller de kommunala nämnder som fullgör uppgifter inom
plan- och byggväsendet. Förordning (2011:373).

Beslut

13 § Ett beslut ska sättas upp särskilt, tas in i ett 
protokoll, skrivas på en handling i akten eller föras in i 
ärenderegistret.

Av beslutet ska det framgå var och när det har fattats och vem 
som ansvarar för beslutet.

Om det finns en skiljaktig mening, ska det framgå av 
ärenderegistret eller av akten. Förordning (2020:931).

13 a § Ett särskilt uppsatt beslut ska skrivas under av 
ordföranden.

Om ett beslut skrivs under elektroniskt, ska det göras med en 
sådan elektronisk underskrift som avses i artikel 3 i 
Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 910/2014 av 
den 23 juli 2014 om elektronisk identifiering och betrodda 
tjänster för elektroniska transaktioner på den inre marknaden 
och om upphävande av direktiv 1999/93/EG, i den ursprungliga 
lydelsen. Förordning (2020:931).

14 § Särskilt uppsatta beslut skall årsvis föras samman till en
beslutsbok. Besluten skall ordnas efter tidpunkten då de
meddelades.

15 § Ett beslut om rättelse enligt 36 § förvaltningslagen 
(2017:900) ska om möjligt antecknas på varje exemplar av det 
avgörande som har rättats. Förordning (2018:1010).

Överklagande

16 § Om ett beslut överklagas, skall nämnden utan dröjsmål
sända sin akt till domstolen. När beslutet inte innebär att
ärendet har prövats slutligt, är det dock tillräckligt att
nämnden i original eller kopior sänder de handlingar som hänför
sig till överklagandet.

Arkivering

17 § När ett ärende har avgjorts och beslutet har vunnit laga
kraft, får dubbletter av handlingar samt missiv och
delgivningsbevis som inte innehåller någon uppgift av betydelse
gallras bort ur akten.

Riksarkivet får meddela föreskrifter om gallring av akter
utöver det som följer av första stycket och om andra åtgärder i
anslutning till arkivering av akter.

18 § Domstolsverket får meddela föreskrifter om användande av 
systemstöd för digital arkivering. Förordning (2019:580).