Arkivförordning (1991:446)

Allmänna bestämmelser

1 § I denna förordning ges bestämmelser om sådana arkiv och
arkivmyndigheter som avses i arkivlagen (1990:782). Dessutom ges
bestämmelser om godkännande och märkning av sådana skrivmateriel och
förvaringsmedel som avses i lagen (1990:783) om skydd för beteckningen
svenskt arkiv.

2 § Riksarkivet får, om regeringen inte föreskriver annat, meddela
föreskrifter om

1. godkännande och märkning av skrivmateriel och förvaringsmedel,

2. vad som för olika fall krävs av materiel och metoder med hänsyn till
behovet av beständighet.

3 § Sedan ett ärende hos en myndighet har slutbehandlats 
ska de allmänna handlingarna i ärendet arkiveras. I samband 
med det ska myndigheten pröva i vilken omfattning sådana 
handlingar som avses i 2 kap. 12 § tryckfrihetsförordningen 
ska tas om hand för arkivering.

Allmänna handlingar som inte hör till ett ärende ska 
arkiveras så snart de har justerats av myndigheten eller 
färdigställts på annat sätt.

I fråga om diarier och journaler samt register och 
förteckningar som förs fortlöpande ska varje införd 
anteckning anses arkiverad i och med att den har gjorts.

Riksarkivet får meddela ytterligare föreskrifter om när en 
handling ska anses vara arkiverad. Förordning (2018:1926).

4 § Riksarkivet får meddela föreskrifter om hos vilken 
myndighet en upptagning för automatisk databehandling som är 
tillgänglig för flera myndigheter ska bilda arkiv, om en 
eller flera statliga myndigheter svarar för ungefär lika 
stora delar av upptagningen. 

Riksarkivet får meddela motsvarande föreskrifter för enskilda 
organ i fråga om allmänna handlingar som förvaras med stöd av 
lagen (2015:602) om överlämnande av allmänna handlingar för 
förvaring. Detsamma gäller för Svenska kyrkan och dess 
organisatoriska delar i fråga om allmänna handlingar som 
förvaras med stöd av lagen (1999:288) om överlämnande av 
allmänna handlingar till Svenska kyrkan eller någon av dess 
organisatoriska delar för förvaring, m.m.
Förordning (2015:606).

5 § Arkiven ska regelbundet inspekteras av arkivmyndigheterna.
Förordning (2024:558).

6 § När en myndighets organisation eller arbetssätt ändras, 
ska myndighetens arkivbildning ses över. Den inverkan som 
ändringen kan få på arkivbildningen och på förutsättningarna 
för gallring ska beaktas. Innan ändringen sker bör myndigheten 
samråda med arkivmyndigheten.

Om en myndighets verksamhet avses bli överförd till ett 
enskilt organ helt eller delvis ska myndigheten i god tid 
samråda med arkivmyndigheten. Förordning (2024:558).

7 § En myndighet får låna ut arkivhandlingar till andra 
myndigheter för tjänsteändamål. Vid tillämpningen av denna 
bestämmelse ska som myndighet också räknas 

1. sådana organ som avses i 2 § 1 arkivlagen (1990:782), 

2. enskilda organ i fråga om allmänna handlingar som förvaras 
med stöd av lagen (2015:602) om överlämnande av allmänna 
handlingar för förvaring, och 

3. Svenska kyrkan och dess organisatoriska delar i fråga om 
allmänna handlingar som förvaras med stöd av lagen (1999:288) 
om överlämnande av allmänna handlingar till Svenska kyrkan 
eller någon av dess organisatoriska delar för förvaring, m.m. 
Förordning (2015:606).

7 a § En arkivmyndighet behöver inte lämna bekräftelse, 
tillgång till personuppgifter och information enligt artikel 
15 i Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 
av den 27 april 2016 om skydd för fysiska personer med 
avseende på behandling av personuppgifter och om det fria 
flödet av sådana uppgifter och om upphävande av direktiv 
95/46/EG (allmän dataskyddsförordning), här benämnd EU:s 
dataskyddsförordning, när det gäller personuppgifter i 
arkivmaterial som har överlämnats till myndigheten, om detta 
visar sig vara omöjligt eller skulle innebära 
oproportionerligt stor arbetsinsats. Förordning (2018:197).

7 b §  En arkivmyndighet behöver inte rätta eller 
komplettera personuppgifter enligt artikel 16 i EU:s 
dataskyddsförordning, när det gäller personuppgifter i 
arkivmaterial som har överlämnats till myndigheten.
Förordning 2018:197).

7 c §  En arkivmyndighet behöver inte begränsa behandlingen 
av personuppgifter enligt artikel 18 i EU:s 
dataskyddsförordning, när det gäller personuppgifter i 
arkivmaterial som har överlämnats till myndigheten.
Förordning (2018:197).

7 d §  Rätten att göra invändningar enligt artikel 21 i 
EU:s dataskyddsförordning gäller inte vid en arkivmyndighets 
behandling av personuppgifter i arkivmaterial som har 
överlämnats till arkivmyndigheten.
Förordning (2018:197).

Bestämmelser för statliga myndigheter

8 § Riksarkivet är statlig arkivmyndighet.
Förordning (2009:1594).

9 § Närmare bestämmelser om Riksarkivets organisation och
uppgifter finns i förordningen (2009:1593) med instruktion
för Riksarkivet. Förordning (2009:1594).

10 § Bestämmelserna i 6 och 11-19 a §§ gäller inte för 
riksdagens myndigheter, regeringen, Regeringskansliet eller 
utrikesrepresentationen.

Med undantag från 15, 16 a och 19 a §§ ska det som i denna 
förordning gäller för statliga myndigheters arkiv gälla även 
för arkiv hos

1. sådana myndigheter och organ som avses i 2 § arkivlagen 
(1990:782),

2. enskilda organ i fråga om allmänna handlingar som förvaras 
med stöd av lagen (2015:602) om överlämnande av allmänna 
handlingar för förvaring, och

3. Svenska kyrkan och dess organisatoriska delar i fråga om 
allmänna handlingar som förvaras med stöd av lagen (1999:288) 
om överlämnande av allmänna handlingar till Svenska kyrkan 
eller någon av dess organisatoriska delar för förvaring, m.m.
Förordning (2024:558).

11 § Riksarkivet får, om inte regeringen föreskriver annat, 
meddela föreskrifter för statliga myndigheters arkiv om

1. användande av skrivmateriel och förvaringsmedel,

2. arkivvård, såsom

- hur arkivet ska organiseras för att rätten att ta del av 
allmänna handlingar ska underlättas,

- arkivbeskrivning,

- arkivförteckning,

- skydd av arkivet,

- avgränsning av arkivet,

- verkställande av gallring,

3. överlämnande av hela arkivet eller delar därav till en 
annan myndighet eller till en arkivmyndighet,

4. återlämnande av handlingar. Förordning (2024:558).

12 § Riksarkivet får meddela föreskrifter om gallring.

Om föreskrifter saknas får Riksarkivet meddela särskilda beslut om
gallring. Förordning (1995:680).

13 § Har upphävts genom förordning (2001:648).

14 § Statliga myndigheter får gallra allmänna handlingar
endast i enlighet med föreskrifter eller beslut av Riksarkivet,
om inte särskilda gallringsföreskrifter finns i lag eller
förordning. Förordning (2001:648).

15 § Riksarkivet får förelägga en statlig myndighet som står 
under dess tillsyn att vidta åtgärder för att komma till rätta 
med brister i arkivvården enligt 5 eller 6 § arkivlagen 
(1990:782). Förordning (2024:558).

16 § Riksarkivet får meddela föreskrifter om utlåning av
arkivhandlingar i andra fall än som avses i 7 §.
Förordning (2001:556).

16 a § En statlig myndighet som avser att överlämna arkiv till 
Riksarkivet ska i god tid samråda med Riksarkivet och upprätta 
planer för ett överlämnande av hela eller delar av 
myndighetens arkiv.

Riksarkivet får meddela föreskrifter om samråd och 
överlämnandeplaner. Förordning (2024:558).

17 § Ett arkiv som överlämnas till Riksarkivet ska vara
förtecknat och de handlingar som gallringsfristen har löpt ut
för ska vara gallrade.

I samband med att arkivhandlingar överlämnas till Riksarkivet
enligt 9 § arkivlagen (1990:782) eller 6 § förordningen
(2009:1593) med instruktion för Riksarkivet ska Riksarkivet
träffa en överenskommelse med den avlämnande myndigheten om
ersättning för kostnader hos arkivmyndigheten för att bevara,
vårda och tillhandahålla handlingarna samt för
engångskostnader i samband med övertagandet.

Det som anges i andra stycket ska dock inte gälla allmänna
handlingar som senast den 31 december 1999 har kommit in till
eller upprättats hos

1. myndigheter som har upphört och som har haft uppgifter som
hänför sig till Svenska kyrkans verksamhet, eller

2. Svenska kyrkans beslutande församlingar.
Förordning (2009:1594).

18 § Myndigheterna ska lämna Riksarkivet förslag till ny-
eller ombyggnad av arkivlokaler i så god tid att Riksarkivets
synpunkter på förslaget kan beaktas.

Innan en myndighet hyr en lokal avsedd för arkivförvaring ska
den inhämta yttrande från Riksarkivet. Förordning (2009:1594).

19 § Myndigheterna ska i god tid underrätta Riksarkivet om
tidpunkten för tekniskt samråd enligt 10 kap. 14 § plan- och
bygglagen (2010:900) om åtgärder som berör arkivlokaler.

Riksarkivet ska också underrättas om när en myndighet flyttar
in arkiv i en ny- eller ombyggd arkivlokal.
Förordning (2011:362).

19 a § Innan en statlig myndighet upphandlar eller tar ett 
arkivbildande informationssystem i drift ska myndigheten 
försäkra sig om att systemet medger att handlingar och 
uppgifter kan överföras till andra informationssystem och 
gallras. Förordning (2024:558).

Överklagande

20 § I 40 § förvaltningslagen (2017:900) finns bestämmelser 
om överklagande till allmän förvaltningsdomstol. Andra 
beslut än beslut enligt 7 a–7 d §§ får dock inte 
överklagas. Förordning (2018:407).

21 § Har upphävts genom förordning (2009:1594).


Övergångsbestämmelser

2015:606

1. Denna förordning träder i kraft den 1 januari 2016.

2. Äldre föreskrifter gäller till och med den 31 december 
2016 för enskilda organ som förvarar allmänna handlingar med 
stöd av ett beslut om överlämnande och förvaring som fattats 
före ikraftträdandet.