Förordning (1993:1153) om redovisning av studier m.m. vid universitet och högskolor

1 kap. Allmänna bestämmelser

Inledning

1 § I denna förordning finns det bestämmelser om 

1. registrering av uppgifter om studier inom utbildning på 
grundnivå, avancerad nivå och forskarnivå vid statliga 
universitet och högskolor (2 kap.), 

2. rapportering av uppgifter till Statistiska centralbyrån 
(SCB) om studenter för officiell statistik (3 kap.), 

3. framställning av personalstatistik vid SCB (3 kap.), 

4. registrering av uppgifter om studie- och yrkesmeriter vid 
Universitets- och högskolerådet (4 kap.). 

Denna förordning gäller vid helt eller delvis automatiserad 
behandling av personuppgifter. 

Ett universitet, en högskola, SCB och Universitets- och 
högskolerådet är personuppgiftsansvariga för behandling av 
personuppgifter i sin verksamhet. Förordning (2018:1361).

Förhållandet till annan reglering

1 a § Denna förordning kompletterar Europaparlamentets och 
rådets förordning (EU) 2016/679 av den 27 april 2016 om skydd 
för fysiska personer med avseende på behandling av 
personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter 
och om upphävande av direktiv 95/46/EG (allmän 
dataskyddsförordning), här benämnd EU:s 
dataskyddsförordning.

Termer och uttryck i denna förordning har samma betydelse som 
i EU:s dataskyddsförordning. Förordning (2018:1361).

1 b § Vid behandling av personuppgifter enligt denna 
förordning gäller lagen (2018:218) med kompletterande 
bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning och föreskrifter 
som har meddelats i anslutning till den lagen, om inte annat 
följer av denna förordning. Förordning (2018:1361).

Definitioner

2 § Med högskolor avses i fortsättningen både universitet och
högskolor. Förordning (2007:264).

3 § I denna förordning avses med

student: den som ansöker till utbildning vid en högskola, den
som antas till utbildning vid en högskola och den som bedriver
studier vid högskolan, och

doktorand: en student som antas till utbildning på forskarnivå
vid en högskola och den som bedriver studier på forskarnivå vid
högskolan. Förordning (2007:264).

4 § Har upphävts genom förordning (2018:1361).

5 § Har upphävts genom förordning (2018:1361).

6 § Har upphävts genom förordning (2018:1361).

2 kap. Studieregister

Allmänna bestämmelser

1 § Varje högskola ska dokumentera uppgifter om 
studenter.
Varje högskola ska föra ett studieregister och där ange 
uppgifterna individuellt för varje student. Registret får 
föras med hjälp av automatiserad behandling. 

Om en högskola avser att införa ett nytt system för att föra 
registret eller göra väsentliga förändringar i ett befintligt 
system, ska högskolan samråda dels med Ekonomistyrningsverket 
i syfte att säkerställa att de uppgifter i registret som 
ligger till grund för resurstilldelningen blir 
tillförlitliga, dels med Universitetskanslersämbetet och 
Universitets- och högskolerådet i syfte att säkerställa att 
uppgifterna i registret uppfyller krav på kvalitet och 
jämförbarhet mellan olika högskolor. Förordning (2018:1361).

Ändamålet med registret

2 § Ändamålet med studieregistret är att säkra att uppgifter
om sökande till utbildning, genomgångna studier, betyg över
utbildningar och examina bevaras. Härutöver ska uppgifterna
kunna läggas till grund för uppföljning och utvärdering, för
antagning av studenter, för beslut om anmälningsavgift och
studieavgift, för avstängning av studieavgiftsskyldiga
studenter, för administration inom respektive högskola, för
ändamål som anges i 6 och 6 a §§, för sådan officiell
statistik som avses i 3 kap. samt för resurstilldelning.

Registret får användas även för forskning.
Förordning (2010:595).

Uppgifter om studenter

3 § I studieregistret ska det för varje student dokumenteras 
uppgifter om

1. behörighet,

2. urvalsgrund,

3. skyldighet att betala anmälningsavgift och studieavgift,

4. betalning av anmälningsavgift och studieavgift,

5. antagning,

6. deltagande i utbildning och prov,

7. studieresultat,

8. betyg,

9. tillgodoräknande enligt 6 kap. 8 § högskoleförordningen 
(1993:100) och grunden för tillgodoräknandet enligt 6 kap. 7 § 
andra stycket samma förordning, och 

10. examen. 

Studieregistret ska därutöver innehålla sådana uppgifter som 
krävs för att högskolan ska kunna lämna uppgifter till SCB 
enligt 3 kap. och Universitets- och högskolerådet enligt 
4 kap. 

Studieregistret får också innehålla de uppgifter om studenter 
som behövs för resultatredovisning. Förordning (2024:1307).

4 § Uppgifterna i studieregistret om dels deltagande i
utbildning, dels studieresultat skall föras i kronologisk och
systematisk ordning. Underlaget för uppgifterna skall behandlas
i enlighet med föreskrifterna om verifikationer i förordningen
(2000:606) om myndigheters bokföring. Förordning (2001:1133).

5 § I studieregistret skall varje students identitet anges med
hjälp av namn och personnummer. Om ett svenskt personnummer
saknas, anges ett för denna student vid högskolan unikt nummer.

Behandling av känsliga personuppgifter

5 a § Bestämmelser om myndigheters behandling av känsliga 
personuppgifter finns i 3 kap. 3 § lagen (2018:218) med 
kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning.
Förordning (2018:1361). 

Utlämnande av uppgifter

6 § Uppgifter på medium för automatiserad behandling får
lämnas ut från en högskolas studieregister till

1. en annan högskola, om uppgifterna rör behörighet och
underlag för urval eller studiemeriter som en student vill
tillgodoräkna sig eller åberopa i samband med antagning till
en utbildning eller utfärdande av examen, eller om
uppgifterna behövs för utbildningssamarbete eller annan
överenskommen samverkan mellan högskolorna,

2. ett lärosäte i en annan stat inom Europeiska ekonomiska
samarbetsområdet eller i Schweiz under samma förutsättningar
som uppgifter får lämnas ut till en högskola enligt 1,

3. Centrala studiestödsnämnden, om uppgifterna behövs för
beviljande och utbetalning av studiestöd,

4. Universitets- och högskolerådet eller något annat organ
som biträder högskolan med automatiserad behandling av
ansökningar till en utbildning, om uppgifterna behövs för att
genomföra arbetet,

5. SCB, enligt bestämmelserna i denna förordning,

6. en annan myndighet, om uppgifterna behövs för att
handlägga ärenden om utfärdande av yrkeslegitimation eller
meddelande av annan behörighet för ett yrke,

7. en myndighet i en annan stat inom Europeiska ekonomiska
samarbetsområdet eller i Schweiz under samma förutsättningar
som uppgifter får lämnas ut till svenska myndigheter enligt
denna paragraf,

8. en studentkår som har sådan ställning enligt beslut av
högskolan enligt 4 kap. 8 § högskolelagen (1992:1434) eller
en nation som har sådan ställning enligt 4 kap. 15 §
högskolelagen, om uppgifterna rör en students registrering på
kurser och behövs för att studentkåren eller nationen ska
kunna bestämma om han eller hon har rätt att vara medlem i
studentkåren eller nationen,

9. en student, om uppgifterna rör honom eller henne
själv,

10. Vetenskapsrådet, Verket för innovationssystem,
Forskningsrådet för miljö, areella näringar och
samhällsbyggande samt Forskningsrådet för hälsa, arbetsliv
och välfärd, om uppgifterna behövs för beviljande av medel
för forskning,

11. Svenska institutet, om uppgifterna behövs för beviljande
och utbetalning av stipendier, och

12. Universitetskanslersämbetet, om uppgifterna behövs för
uppföljning eller för att granska hur effektivt verksamheten
bedrivs vid universitet och högskolor. Förordning (2015:133).

6 a § Högskolan ska utan dröjsmål till Migrationsverket lämna
ut uppgift om att

1. en studieavgiftsskyldig student har antagits till en
utbildning, och

2. en student som avses i 1 inte har registrerat sig på
utbildningen.

Om det, utifrån de uppgifter som finns registrerade om en
studieavgiftsskyldig student, finns anledning att anta att
studenten har avbrutit sina studier, ska högskolan meddela
Migrationsverket detta.

De uppgifter som avses i första och andra styckena får lämnas
ut på medium för automatiserad behandling.
Förordning (2010:595).

Gallring

7 § För gallring av studieregistret gäller 10 § första och
andra styckena arkivlagen (1990:782), om inte något annat
föreskrivs i denna förordning.

Uppgifter om den utbildning som en student har genomgått med
godkänt resultat eller fått tillgodoräkna sig vid högskolan, om
studentens betyg i godkända prov och om den eller de examina
som studenten har avlagt får inte gallras.

Uppgifter om en sökande som inte har antagits till utbildning
vid högskolan eller om en sökande som har antagits men inte
påbörjat sina studier skall gallras så snart det kan göras med
hänsyn till

1. högskolans eget behov av material för uppföljningar och
statistiska bearbetningar,

2. kraven på resultatredovisning, och

3. kraven på rapportering för den officiella statistiken.
Förordning (2001:1133).

8 § En uppgift om medborgarskap som högskolan behöver för
beslut om skyldighet att betala anmälningsavgift eller
studieavgift ska gallras så snart studieregistret har
uppdaterats med uppgift om huruvida studenten tillhör den
personkrets som ska betala anmälningsavgift eller
studieavgift. Förordning (2010:595).

3 kap. Rapportering för officiell statistik

Statistiska centralbyråns universitets- och högskoleregister

Ändamålet med registret

1 § SCB skall föra ett register och där ange uppgifterna
individuellt för varje student. Registret får föras med hjälp
av automatiserad behandling. Förordning (2001:1133).

2 § Registret får användas av SCB för att ge underlag för att
framställa sådan officiell statistik över utbildningen vid
landets högskolor som behövs för uppföljning, utvärdering och
information samt annan statistik, om ändamålet med behandlingen
inte är oförenligt med nämnda ändamål.

Registret får användas också för forskning. Förordning
(2001:1133).

Uppgifter om studenter i utbildning på grundnivå och avancerad
nivå

3 § Registret ska innehålla uppgifter om samtliga studenter i
utbildning på grundnivå och avancerad nivå. Uppgifterna får
hämtas från högskolornas studieregister och ska omfatta
följande:

1. identitetsuppgifter,

2. uppgifter om högskola, registrering på kurser per termin
eller kalenderhalvår,

3. skyldighet att betala anmälningsavgift och studieavgift,

4. betalning av anmälningsavgift och studieavgift,

5. eventuellt utbildningsprogram som studenten har antagits
till,

6. avklarade högskolepoäng på kurser för varje termin eller
kalenderhalvår,

7. för avlagd examen: examens namn och nivå, inriktning,
omfattning i högskolepoäng, datum för utfärdande av
examensbevis och det huvudsakliga området (huvudområdet) för
utbildningen för en kandidat-, magister- eller masterexamen,

8. för varje kurs:

a) om kursen är på grundnivå eller avancerad nivå,

b) kursens ämnesgrupp enligt den definition som SCB använder,
utbildningsområde, fördjupning enligt högskolans bedömning och
kursens omfattning i högskolepoäng,

c) kurstakt, kurstid och distributionsform,

d) den kommun eller det land där kursen huvudsakligen ges, och

e) termin då kursen ges, samt

9. för studenter som har avlagt en generell eller konstnärlig
examen på avancerad nivå: tidigare avlagd examen enligt
examenskraven för den aktuella examen på avancerad nivå.
Förordning (2010:595).

4 § Följande uppgifter från andra register inom SCB får föras
in i SCB:s universitets- och högskoleregister:

1. genomgången linje, program eller kurs i gymnasieskolan,
annan utbildningsbakgrund samt betyg,

2. boendekommun före och efter högskolestudierna, och

3. det land där studenten har genomgått utbildning som gett
behörighet till den sökta utbildningen på grundnivå eller
avancerad nivå. Förordning (2007:264).

5 § Från systemen för antagning av studenter vid högskolorna
och Universitets- och högskolerådet får uppgifter om följande
föras in i SCB:s universitets- och högskoleregister:

1. identitetsuppgifter,

2. kurs, utbildningsprogram och högskola som studenten sökt
respektive antagits till,

3. studentens prioritering av de sökta utbildningarna,

4. behörighet,

5. skyldighet att betala anmälningsavgift och studieavgift,
och

6. betalning av anmälningsavgift och studieavgift.
Förordning (2012:713).

6 § Från Centrala studiestödsnämndens register (STIS) får
följande uppgifter påföras SCB:s universitets- och
högskoleregister:

1. identitetsuppgifter,

2. utbetalade studiemedel fördelade på bidrag och lån per
kalenderhalvår, och

3. utlandsstudier.

Uppgifter om doktorander

7 § Registret ska innehålla uppgifter om samtliga doktorander.
Uppgifterna får hämtas från högskolornas studieregister och
ska omfatta följande:

1. identitetsuppgifter,

2. datum för antagning och termin för studiernas påbörjande,

3. ämne och högskola samt, i förekommande fall, sådan
forskarskola som regeringen bestämt,

4. terminsvis registrering och aktivitet,

5. typ av studiefinansiering,

6. tidigare utbildning som gett behörighet till utbildningen
på forskarnivå,

7. tillgodoräknad utbildning eller annan tillgodoräknad
verksamhet i högskolepoäng och, i förekommande fall, om
tillgodoräknandet avser utbildning på grundnivå eller
avancerad nivå,

8. högskola i Sverige eller det land där doktoranden har
genomgått sådan utbildning som avses i 6 eller 7, och

9. för avlagd examen: examens namn och ämne samt datum för
utfärdande av examensbevis. Förordning (2012:501).

Gallring

8 § För gallring av universitets- och högskoleregistret gäller
10 § första och andra styckena arkivlagen (1990:782), om inte
något annat föreskrivs i denna förordning.

Uppgifter om personnummer och högskola får gallras efter 30 år.

Uppgifter om en sökande som inte har antagits till utbildning
vid en högskola eller om en sökande som har antagits men inte
påbörjat sina studier ska gallras efter tio år.
Förordning (2008:712).

Närmare föreskrifter

9 § SCB får, efter samråd med Universitetskanslersämbetet och
högskolorna, meddela närmare föreskrifter om hur uppgifterna
ska rapporteras till SCB. Förordning (2012:713).

Personalstatistik

10 § Som underlag för statistik över högskolornas personal ska
SCB ur sådana register som finns inom SCB sammanställa
följande uppgifter om de personer som är anställda vid en
högskola:

1. identitetsuppgifter,

2. högskola,

3. anställningskategori,

4. grupper av ämnen som en lärare och, i förekommande fall,
övrig personal huvudsakligen är verksam inom,

5. arbetets omfattning och om personen har en anställning
tills vidare eller en tidsbegränsad anställning,

6. utbildningsbakgrund, och

7. högskola där examen avlagts.

Uppgifterna ska sammanställas i ett register som förs med
hjälp av automatiserad behandling. Förordning (2012:501).

11 § Ny beteckning 1 kap. 5 § genom förordning (2005:665).

12 § Ny beteckning 1 kap. 6 § genom förordning (2005:665).

4 kap. Antagningsregister

Ändamålet med registret

1 § Universitets- och högskolerådet får föra ett
antagningsregister och där ange uppgifterna individuellt för
varje student. Registret får föras med hjälp av automatiserad
behandling.

Ändamålet med registret är att vara till hjälp för högskolor
vid antagning av studenter. Uppgifterna får också användas för
ändamål som anges i 4 §, för sådan officiell statistik som
avses i 3 kap. och för forskning. Förordning (2012:713).

Uppgifter om studenter

2 § Uppgifterna i antagningsregistret får hämtas in från
högskolornas studieregister och får omfatta följande:

1. de uppgifter som anges i 2 kap. 3 § första stycket,

2. behörighetsgrundande meriter,

3. urvalsgrundande meriter och uppgifter, och

4. de uppgifter i övrigt som en student åberopar i samband med
antagning till en utbildning, med undantag för sådana
uppgifter som en student lämnar in som underlag för beslut om
anmälningsavgift eller studieavgift.

Varje students identitet ska anges på det sätt som föreskrivs
i 2 kap. 5 §. Förordning (2010:595).

Behandling av känsliga personuppgifter

3 § Bestämmelser om myndigheters behandling av känsliga 
personuppgifter finns i 3 kap. 3 § lagen (2018:218) med 
kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning.
Förordning (2018:1361).

Utlämnande av uppgifter

4 § Uppgifter på medium för automatiserad behandling får 
lämnas ut från antagningsregistret till

1. en högskola, om uppgifterna rör

a) behörighet och underlag för urval eller studiemeriter som 
en student vill tillgodoräkna sig eller åberopa i samband med 
antagning till en utbildning eller utfärdande av examen,

b) skyldighet att betala anmälningsavgift och studieavgift, 
och

c) uppgift om betald anmälningsavgift och studieavgift,

2. Centrala studiestödsnämnden, om uppgifterna behövs för 
beviljande och utbetalning av studiestöd,

3. SCB, enligt bestämmelserna i denna förordning,

4. en student, om uppgifterna rör honom eller henne själv,

5. Svenska institutet, om uppgifterna behövs för beviljande 
och utbetalning av stipendier, och

6. Säkerhetspolisen, om uppgifterna behövs för att 
myndigheten ska kunna fullgöra verksamhet som anges i 3 § 
polislagen (1984:387). Förordning (2017:260).

Direktåtkomst

5 § Den registrerade får ha direktåtkomst till sådana
personuppgifter om sig själv i antagningsregistret som får
lämnas ut till henne eller honom. Vid sådan direktåtkomst skall
den registrerades identitet kontrolleras genom en säker metod
för identifiering. Förordning (2005:665).

Gallring

6 § För gallring av antagningsregistret gäller 10 § första
och andra styckena arkivlagen (1990:782), om inte något annat
föreskrivs i denna förordning.

Uppgifter om en student ska gallras tio år efter det att
uppgifterna senast har påförts.

En uppgift om medborgarskap som Universitets- och
högskolerådet behöver som underlag för beslut om
anmälningsavgift eller studieavgift ska gallras så snart
antagningsregistret har uppdaterats med uppgift om huruvida
studenten tillhör den personkrets som ska betala
anmälningsavgift eller studieavgift.
Förordning (2013:78).

Övergångsbestämmelser

1993:1153

1. Denna förordning träder i kraft den 1 december 1993, då
förordningen (1981:516) om studiedokumentation och statistik
rörande högskolestuderande upphör att gälla.

2. Register som har förts med stöd av den förordningen skall
bevaras till dess att regeringen meddelar annat. De får dock
gallras. Gallring skall ske enligt bestämmelserna i 2 kap. 6 §
respektive 3 kap. 9 § i denna förordning.

3. Denna förordning skall tillämpas på verksamhet som har
bedrivits från och med den 1 juli 1993.

4. Föreskriften i 4 kap. 8 § om jämförelse med tidigare års
resultat tillämpas så långt det är möjligt när det gäller
jämförelse med verksamhetsår före ikraftträdandet.

5. Föreskriften i 1 kap. 4 § om information gäller ansökningar
till utbildning som börjar efter utgången av juni 1994.

1994:1094

Denna förordning träder i kraft den 1 juli 1994. En högskola
får dock tilllämpa 4 kap. 11 § vid redovisningen av
verksamheten under budgetåret den 1 juli 1993-den 30 juni 1994.

1995:668

1. Denna förordning träder i kraft den 15 juni 1995.

2. Bestämmelsen i 4 kap. 2 § skall, när det gäller jämförelser
med verksamhetsår före budgetåret den 1 juli 1993-den 30 juni
1994, tillämpas i den mån det är möjligt.

3. Bestämmelserna i 4 kap. 13 § tillämpas från och med
budgetåret den 1 juli 1995 - den 31 december 1996. Högskolan
skall dock tillämpa bestämmelserna i sin redovisning av
verksamheten under budgetåret den 1 juli 1994 - den 30 juni
1995 i den mån det är möjligt. Är detta inte möjligt skall
högskolan avseende studenter som antagits som gäststudenter
redovisa antalet helårsstudenter fördelade på
utbildningsområden.

4. Bestämmelsen i 4 kap. 14 § femte stycket om att
myndighetskapitalet skall redovisas uppdelat på
verksamhetsgrenar tillämpas från och med budgetåret den 1 juli
1995 - den 31 december 1996.

5. Bestämmelserna i 4 kap. 17 § tillämpas från och med
budgetåret den 1 juli 1995 - den 31 december 1996.

1999:1418

1. Denna förordning träder i kraft den 1 februari 2000.

2. De nya bestämmelserna skall tillämpas, i fråga om 3 kap. 8 §
första stycket 4 från och med budgetåret 2001, och i övrigt
från och med budgetåret 2000.

3. Äldre bestämmelser skall tillämpas för budgetåret 1999.
Uppgifter om verksamheten och forskarutbildningen enligt äldre
bestämmelser i 4 kap. 3 § 4 och 9 § första stycket 2 skall dock
inte redovisas i årsredovisningen för år 1999. Redovisning av
all personal i antal personår fördelade på tjänstekategorier
och lärarna fördelade på tjänstekategorier för varje fakultet
eller motsvarande enligt äldre bestämmelser i 4 kap. 11 §
första och andra stycket samt angivande av fördelningen på
åldersgrupper och kön enligt äldre bestämmelser i 4 kap. 12 § 1
skall inte heller redovisas i årsredovisningen för år 1999;
dessa uppgifter skall dock lämnas till Högskoleverket.

2001:1133

Denna förordning träder i kraft den 1 januari 2002. Äldre
bestämmelser i 4 kap. 7 och 8 §§ samt 16 § andra stycket skall
dock tillämpas för budgetåret 2001.

2007:264

1. Denna förordning träder i kraft den 1 juli 2007.

2. De äldre bestämmelserna skall tillämpas i fråga om uppgifter
om studenter på kurser eller motsvarande del av
forskarutbildning som börjar före den 1 juli 2007 och
fortsätter därefter.

3. De äldre bestämmelserna i 3 kap. 3 § 5 skall tillämpas i
fråga om uppgifter om examina som utfärdas efter utgången av
juni 2007, om den utbildning som examensbeviset omfattar i sin
helhet har slutförts dessförinnan eller om en student enligt
punkt 5 i övergångsbestämmelserna till förordningen (2006:1053)
om ändring i högskoleförordningen (1993:100) utnyttjat sin rätt
att slutföra sin utbildning för att få en examen enligt äldre
bestämmelser.

4. I sådana fall som avses i 3 skall Statistiska centralbyråns
universitets- och högskoleregister innehålla uppgift om examens
omfattning i både högskolepoäng och poäng enligt vad som anges
om examensbevis i punkt 7 i övergångsbestämmelserna till
förordningen (2006:1053) om ändring i högskoleförordningen
(1993:100).

2010:595

Denna förordning träder i kraft den 1 juli 2010 och tillämpas
första gången på uppgifter som avser utbildning som avses
bedrivas efter den 31 juli 2011.