Förordning (1975:520) om protokollföring  m.m. vid arrendenämnd och hyresnämnd 

Protokoll

1 § Protokoll som avses i 29 § lagen (1973:188) om arrendenämnder och
hyresnämnder föres särskilt för varje ärende.

Protokoll föres av ordföranden eller annan tjänsteman vid hyresnämnden
som har förordnats till protokollförare. När protokollet är uppsatt,
skall ordföranden göra anteckning om det på protokollet med angivande av
dagen för anteckningen samt utsättande av namn eller signatur. För
sådant ändamål skall protokoll som förts av annan än ordföranden
uppvisas för denne så snart det är uppsatt. Vid besiktning som ej
företages av nämnden föres protokollet av den som har förordnats att
verkställa besiktningen eller, om flera förordnats till det, någon av
dem.

2 § I protokoll vid sammanträde skall antecknas

1. tid och plats för sammanträdet,

2. nämndens ledamöter och protokollföraren,

3. teknisk expert som avses i 5 § lagen (1973:188) om arrendenämnder och
hyresnämnder, om sådan expert anlitas,

4. tolk, om sådan anlitas,

5. parterna samt deras ombud eller biträden med uppgift om vilka av dem
som är närvarande,

6. kort beteckning av saken,

7. fullmakt som lämnas muntligen inför nämnden,

8. närvarande personer som skall höras och övrig utredning som
förebringas,

9. av parterna undertecknad förlikning, om sådan kommer till stånd inför
nämnden, och i annat fall förlikningsförslag som nämnden lägger fram,

10. parts begäran om skiljedom och motparts yttrande över sådan begäran,
11. nämndens beslut, om det ej sättes upp särskilt, och skiljaktig
mening inom nämnden.

I ärende som ej avser endast medling skall, om förlikning ej kommer till
stånd, även parts yrkanden och invändningar, ändringar däri samt
medgivande av motparts yrkanden antecknas i protokollet. I sådant ärende
skall dessutom antecknas i protokollet vad som förekommit i övrigt av
betydelse i den mån det ej upptagits i nämndens beslut i ärendet.

3 § Har enligt 11 kap. 6 § jordabalken tvist hänskjutits till
arrendenämnd för medling, skall, om jordägaren i uppsägningen vägrat
medge förlängning men vid medlingen slutligen medgivit sådan, utöver vad
som följer av 2 § första stycket, i protokollet antecknas att han medger
förlängning av arrendeförhållandet och de villkor han uppställer för
förlängningen. Har förlängning av arrendeförhållandet medgivits i
uppsägningen och uppställer jordägaren vid medlingen andra villkor för
förlängningen än som har angivits i uppsägningen, skall de nya villkoren
antecknas i protokollet. Vidare skall yttrande av arrendatorn över den
ståndpunkt som jordägaren sålunda slutligen har intagit antecknas i
protokollet. Vad som sagts nu äger motsvarande tillämpning, när tvist
har hänskjutits till arrendenämnd för medling enligt 11 kap. 6 a §
jordabalken och ärendet ej skall avskrivas enligt 9 § andra stycket
lagen (1973:188) om arrendenämnder och hyresnämnder.

Första stycket äger motsvarande tillämpning, när tvist har hänskjutits
till hyresnämnd för medling enligt 12 kap. 58 eller 58 a § jordabalken.

4 § I protokoll vid besiktning skall antecknas

1. tid och plats för besiktningen,

2. nämndens ledamöter eller, om besiktningen ej företages av nämnden,
vem som verkställer besiktningen samt protokollföraren,

3. teknisk expert som avses i 5 § lagen (1973:188) om arrendenämnder och
hyresnämnder, om sådan expert anlitas,

4. tolk, om sådan anlitas,

5. närvarande parter, ombud och biträden,

6. kortfattad redogörelse för iakttagelserna vid besiktningen.

Om det är lämpligt, får vad som iakttages vid besiktningen redovisas
genom fotografier eller på liknande sätt.

5 § I protokoll vid sammanträde med hyresnämnd skall antecknas utsaga av
vittne, sakkunnig eller part som höres under sanningsförsäkran i den
omfattning utsagan kan antagas vara av betydelse i ärendet.

Sedan utsaga, som enligt första stycket skall antecknas i protokollet,
har upptecknats, skall den läsas upp eller tillfälle på annat sätt
lämnas den som har hörts att granska uppteckningen. Han skall
tillfrågas, om han har något att erinra mot innehållet. Erinran, som ej
föranleder ändring, skall antecknas. Därefter får uppteckningen ej
ändras. Har utsagan först efter granskningen antecknats i protokollet,
skall uppteckningen biläggas handlingarna.

6 § Hyresnämnd får förordna att utsaga av part, vittne eller sakkunnig
skall tagas upp på fonetisk väg i stället för att antecknas i
protokollet. I denna ordning får även tagas upp sammanfattning av
utsaga, avseende vad som kan antagas vara av betydelse i ärendet.
Bestämmelserna i 5 § andra stycket gäller i tillämpliga delar i fråga om
sammanfattning av utsaga som tagits upp på fonetisk väg.

7 § Protokoll vid sammanträde eller besiktning sättes om möjligt upp
efter hand som sammanträdet eller besiktningen fortgår. Kan det ej ske,
föres minnesanteckningar. Med ledning av dem sättes protokollet upp
snarast möjligt efter det att sammanträdet eller besiktningen har
avslutats.

Användes minnesanteckningar för uppteckning av utsaga som enligt 5 §
andra stycket skall granskas av den som hörts och sker granskningen
innan utsagan har antecknats i protokollet, avfattas
minnesanteckningarna i denna del slutligt i samband med granskningen.

8 § Begär någon en utskrift av en berättelse som tagits upp på fonetisk
väg enligt 6 §, skall en utskrift göras om det föreligger särskilda skäl
för det. I annat fall skall en kopia av bandupptagningen
tillhandahållas.

Om en utskrift görs, skall utskriftens riktighet bestyrkas.
Minnesanteckningar och ett exemplar av utskriften skall tas in i akten.

Bandupptagningen bevaras till dess att två månader har förflutit från
det att nämnden har avgjort ärendet. Fullföljs talan, bevaras dock
bandupptagningen till dess att ärendet har avgjorts slutligt. Förordning
(1991:165).

Underrättelseskyldighet

8 a § Om det i ett ärende om upprustningsföreläggande enligt 12
kap. 18 a-c §§ jordabalken eller om tillstånd till
förbättrings- eller ändringsåtgärd enligt 12 kap. 18 d-f §§
samma balk uppkommer fråga om en åtgärd är förenlig med
reglerna om varsamhet i 3 kap. 10 § plan- och bygglagen
(1987:10), skall hyresnämnden sända en underrättelse till den
eller de kommunala nämnder som fullgör uppgifter inom plan- och
byggväsendet. Förordning (2002:59).

Ärendeförteckning m.m. och aktbildning

9 § Över ärenden föres förteckning. Ärendena tages upp i förteckningen
efter hand som de kommer in och numreras i löpande följd för kalenderår.
Ärendeförteckningen skall för varje ärende utvisa dagen då ärendet kom
in och dagen för dess avgörande.

När ärendets beskaffenhet kräver det föres dagboksblad. På dagboksbladet
göres anteckning om handlingar som kommer in eller upprättas och om
åtgärder som vidtages i ärendet. Dagboksbladet förvaras i akten för
ärendet.

Ärendeförteckning och dagboksblad upprättas enligt formulär och
anvisningar som fastställes av domstolsverket.

10 § Vid nämnd föres register över de fastigheter rörande vilka ärenden
förekommit vid nämnden. Registret skall innehålla behövliga hänvisningar
till ärendet.

11 § Vid nämnd föres minnesbok. Denna skall utvisa dag för dag vilka
sammanträden som skall hållas. I minnesboken bör också föras andra
anteckningar som behövs för nämndens åtgärd viss dag i anledning av
meddelat beslut eller fullföljd talan.

12 § De handlingar som kommit in eller upprättats i ärende föres samman
till en akt.

Har talan fullföljts i ärende som ej till alla delar avgjorts av nämnden
tages även avgörandet av sådan talan in i akten.

13 § Handlingar som tages in i akt och som ej får utgallras enligt 14 §
numreras i löpande följd efter hand som de kommer in eller upprättas. På
varje handling anges nämnden och ärendets beteckning. Inkommande
handling skall därjämte förses med uppgift om inkomstdag.

14 § När ärende avgjorts och beslutet vunnit laga kraft, får ur akten
gallras ut minnesanteckningar, stenogram och dupletter av handlingar
samt missiv och delgivningsbevis som ej innehåller någon uppgift av
betydelse.

Om gallring i övrigt och om andra åtgärder i anslutning till arkivering
av akten meddelas föreskrifter av riksarkivet.

Beslut m.m.

15 § Beslut sättes upp särskilt eller tages in i protokoll eller tecknas
på handling i akten.

Beslut som sättes upp särskilt eller tecknas på handling i akten
undertecknas av ordföranden.

16 § Beslut som sättes upp särskilt skall årsvis föras samman till en
beslutsbok. Besluten ordnas efter tiden för deras meddelande.

17 § har upphävts genom förordning (1986:1087).

18 § Om ett beslut har rättats enligt 26 § förvaltningslagen (1986:223)
skall ordföranden anteckna rättelsen och dagen då denna gjorts på
huvudskriften av beslutet eller, när beslutet har tagits in i ett
protokoll, i protokollet. En sådan anteckning skall göras på utskrift av
beslutet om detta är möjligt. Förordning (1986:1087).