Förordning (1981:266) om investeringar i statliga ADB-system 

1 § Denna förordning gäller myndigheter inom den civila
statsförvaltningen med undantag för affärsverken.

2 § Vid handläggningen av frågor om investeringar i system för
automatisk databehandling (ADB-system) skall myndigheterna iaktta de
föreskrifter som är intagna i bilaga till denna förordning, om inte
annat följer av beslut som regeringen meddelar. Bilagan innehåller också
råd och upplysningar som skall underlätta föreskrifternas tillämpning.

3 § har upphävts genom förordning (1986:458).

Bilaga


Föreskrifter, råd och upplysningar för handläggning av frågor om
investeringar i ADB-system

1 Inledning

I det följande meddelas föreskrifter för handläggningen av frågor om
investeringar i ADB-system. Dessutom lämnas vissa råd och upplysningar
som skall underlätta föreskrifternas tillämpning. Syftet är att allmänt
förbättra beslutsprocessen vid investeringar i ADB-system och att ge
regeringen och riksdagen möjligheter att påverka större ADB-
investeringar och därmed också inriktningen av ADB-användningen i
statsförvaltningen. Föreskrifterna bygger på riktlinjerna i regeringens
prop. 1978/79:121 om användningen av ADB i statsförvaltningen och
riksdagens beslut (FiU 1978/79:34, rskr 1978/79:339) med anledning
härav.

Föreskrifterna innebär i korthet att arbetet med att förbereda och
genomföra ADB-investeringar i statsförvaltningen skall ske etappvis och
att beslut om ADB-investeringarnas närmare inriktning och genomförande
fattas successivt. Föreskrifterna innehåller regler för vilka
ADB-ärenden som skall prövas av regeringen och riksdagen, när sådana
ärenden skall redovisas samt vilket beslutsunderlag som skall redovisas.


1.1. Föreskrifternas tillämpningsområde

Enligt 1 § förordningen om investeringar i statliga ADB-system gäller
dessa föreskrifter alla myndigheter inom den civila statsförvaltningen
med undantag för affärsverken. De gäller - om inte regeringen
föreskriver annat - även kommittéer, särskilda utredare etc.

Föreskrifterna skall tillämpas för alla investeringar i ADB-system som
statsmakterna skall pröva särskilt. Med investering i ADB-system avses
här utveckling av nya ADB-system eller större förändringar av befintliga
ADB-system. Även uppbyggnad eller större förändringar av
ADB-anläggningar eller datordriftorganisationer bör i vissa fall
handläggas enligt dessa föreskrifter. Vilka investeringar som i första
hand bör komma i fråga för särskild prövning samt hur detta fastställs
behandlas i avsnitt 3.

Föreskrifterna bör i sina huvuddrag även tillämpas för övriga
investeringar i ADB-system inom myndigheterna. Statskontoret kan ge
närmare vägledning för hur systemutveckling bör organiseras och
bedrivas.

I enskilda fall kan det finnas skäl att delvis frångå dessa föreskrifter
(se även avsnitt 3.4). Större avvikelser från föreskrifterna får inte
ske utan medgivande av regeringen.

Dessa föreskrifter kan komma att kompletteras med ytterligare
föreskrifter för enskilda myndighets- och departementsområden samt för
kommittéer etc.

För anskaffning av ADB-utrustning gäller förutom
upphandlingsförordningen (1973:600, omtryckt 1980:850) särskilda
föreskrifter. Generelltanvändbar ADB-utrustning anskaffas (köps eller
hyrs) för myndigheternas räkning centralt av statskontoret. Utrustning
som köps finansieras över ett särskilt investeringsanslag. Myndigheterna
betalar årliga avgifter för denna utrustning. För högskolorna och
försvaret gäller särskilda bestämmelser.

1.2 Andra bestämmelser

Förutom dessa föreskrifter finns andra bestämmelser som kan påverka
arbetet med ADB-system och ADB-anläggningar. Sådana bestämmelser av
betydelse finns i t.ex. datalagen (1973:289) och de
tillämpningsföreskrifter som datainspektionen utfärdar. Information om
gällande bestämmelser lämnas av statskontoret.

Vidare erinras om de skyldigheter som kan föreligga enligt lagen
(1976:580) om medbestämmande i arbetslivet eller kollektivavtal som har
träffats med stöd av denna lag.

Det ankommer på den myndighet som är ansvarig för investeringen att
planera och utföra arbetet så att de olika bestämmelserna beaktas.

2 Allmänna föreskrifter för etappindelning och beslutspunkter

Vid investeringar i ADB-system skall myndigheterna arbeta på ett sådant
sätt att verksledningar och statsmakterna ges möjlighet att vid flera
tillfällen bedöma och ta ställning till viktigare aspekter på
investeringarna och dessas genomförande. Det innebär att myndigheterna
successivt skall fördjupa och precisera beslutsunderlaget och att
investeringar i ADB-system skall beslutas stegvis. Arbetet skall vidare
utföras på ett sådant sätt att de skyldigheter fullgörs som kan
föreligga enligt lagen (1976:580) om medbestämmande i arbetslivet eller
kollektivavtal som har träffats med stöd av denna lag.

I underbilaga A redovisas en modell för indelning av arbetet med
investeringar i ADB-system i etapper som tillgodoser de krav på
successivt beslutsfattande som ställs i dessa föreskrifter. Råd och
upplysningar om etappindelning och beslutspunkter lämnas av
statskontoret.

Det utredningsarbete, som skall ligga till grund för konstruktion och
införande av ADB-system eller för större ändring av ADB-system eller
ADB-anläggningar, skall normalt delas upp på en förstudie och en
huvudstudie.

Beslut om att inleda förstudier bör grundas på planeringspromemorior.
Dessa upprättas inom myndigheten.

Huvudstudien skall syfte till att få fram ett fullständigt och
tillförlitligt beslutsunderlag om ADB-investeringen. Samtidigt skall
handlingsfriheten inte begränsas av att betydande resurser redan har
lagts ned i konstruktions- och omläggningsarbeten, utrustning e.d.

Efter beslut om systemkonstruktion skall normalt ytterligare en
beslutspunkt läggas in för att ge tillfälle att kontrollera att arbetet
inte på ett oönskat sätt avviker från tidigare beslut.

ADB-system skall efter det att de tagits i drift och använts en tid
utvärderas med avseende på deras ekonomiska lönsamhet och effekter i
övrigt.

3 Statsmakternas prövning

Större eller på annat sätt viktiga investeringar i ADB-system skall
underställas regeringen och ev. riksdagen för särskild prövning vid
flera tillfällen under utvecklingsarbetets (utrednings- och
konstruktionsarbetets) gång. Föreskrifter för detta lämnas i detta
avsnitt.

Myndigheterna får utan särskilt beslut av regeringen börja
utredningsarbete avseende sådana investeringar i ADB-system o.d. som
skall underställas regeringens prövning enligt dessa föreskrifter, om
arbetet kan finansieras inom den anvisade medelsramen. Myndigheterna får
emellertid inte utan prövning och beslut av regeringen fortsätta
utredningsarbetet längre än till vad som ryms inom en förstudie.

3.1 Allmänna kriterier för särskild prövning av investering i
ADB-system

Särskild prövning av regeringen enligt dessa föreskrifter skall endast
gälla stora eller på annat sätt viktiga investeringar i ADB-system.
Urvalet av vilka investeringar som berörs kan dock inte ske enbart på
grundval av i förväg fastställda kriterier, utan regeringen förbehåller
sig rätten att pröva frågan om särskild prövning i varje enskilt fall.

Särskild prövning skall alltid ske när de totala kostnaderna för
utveckling (utredning och konstruktion) och genomförande beräknas
överstiga 5 milj. kr. eller de totala kostnaderna för drift överstiger 2
milj. kr. per år. Utrustningskostnaderna bör periodiseras och inräknas i
driftkostnaderna.

Särskild prövning skall också ske i t.ex. följande fall:

a) Investeringen medför betydande förändring i myndighetens verksamhet,
t.ex. i fråga om servicenivå, produktionsteknik, organisation eller
behov av personella eller andra resurser.

b) Investeringen påverkar i väsentlig grad verksamheten inom flera
myndigheter eller samhällssektorer.

3.2 Beslut om särskild prövning m.m.

Beslut att investering i ADB-system skall prövas särskilt fattas av
regeringen. Myndigheterna skall därför på ett tidigt stadium redovisa
planerade, av statsmakterna ännu inte beslutade ADB-investeringar i
anslagsframställningen eller i särskilda framställningar (se vidare
avsnitt 5).

Beslut om särskild prövning sker i samband med budgetarbetet, dvs. vid
behandlingen av myndighetens anslagsframställning, eller vid
ställningstagande till i annat sammanhang presenterade förslag om
investering i ADB-system.

Regeringen ger vid varje prövningstillfälle erforderliga direktiv för
det fortsatta arbetet. Dessa kan avse  t.ex. tidpunkt för nästa
redovisning till regeringen, preciserade krav på redovisningens innehåll
och kvalitet samt eventuella avvikelser från gällande föreskrifter.

3.3 Prövningstillfällen

En investering i ADB-system som enligt beslut av regeringen skall prövas
särskilt skall, om inte annat föreskrivits, redovisas till regeringen
vid följande tillfällen:

- efter förstudien

- efter huvudstudien

- efter systemets konstruktion (men före genomförandet).

Dessutom skall ADB-systemet utvärderas och utvärderingen redovisas till
regeringen (se nedan).

Det är särskilt viktigt att statsmakterna ges tillfälle att ta ställning
till en investering i ADB-system vid en tidpunkt då ett fullständigt och
tillförlitligt material föreligger, men då större resurser ännu inte har
lagts ned på konstruktion, omläggning och utbildning, dvs. normalt efter
huvudstudien.

Vid ställningstagandet till huvudstudien bedömer regeringen om det finns
behov av någon ytterligare särskild redovisning till regeringen före
genomförandet av investeringen. I de fall försöksverksamhet skall
genomföras under konstruktionsfasen skall i regel en sådan redovisning
lämnas. I princip bör redovisningen ske så sent som möjligt före
driftstarten, dvs. vid det tillfälle då de bästa möjligheterna
föreligger att bedöma konsekvenserna av investeringen. Ekonomiska och
praktiska skäl kan dock tala för att denna redovisning sker tidigare.

Myndigheterna skall senast två år efter det att ett ADB-system har
tagits i drift eller vid någon annan särskilt angiven tidpunkt redovisa
en s.k. efterstudie. Denna skall innehålla en analys av effekterna till
följd av ADB-systemet. Härvid skall bl.a. måluppfyllelse, avvikelser
mellan kalkylerade och faktiska kostnader och intäkter samt förändringar
i effektivitet och produktivitet belysas. Vidare skall effekterna för de
anställda och allmänheten behandlas. Regeringen lämnar vid behov
föreskrifter i det särskilda fallet för efterstudien.

3.4 Beslutsgång vid nya systemutvecklingsmetoder

Metoderna för och arbetsgången vid utveckling av ADB-system kan ändras
efter hand. Nya metoder, som bl.a. innebär ökad användning av datorer i
utvecklingsarbetet, gör att ordningsföljden mellan olika arbetsmoment
kan variera och att fördelningen av arbetsuppgifter mellan utveckling
och drift kan ske på annat sätt än vad som hittills har varit brukligt.

Om ovanstående föreskrifter för etappindelning och beslutspunkter
avsevärt försvårar användningen av en planerad metod för utveckling och
införande av ett ADB-system, som enligt dessa föreskrifter skall
redovisas för regeringen, skall myndigheten utarbeta och till regeringen
redovisa förslag till annan etappindelning och beslutsgång för det
aktuella projektet. Statsmakternas krav på insyn och möjligheter till
påverkan får därvid inte eftersättas.

3.5 Ändrade förutsättningar

Förutsättningarna för en investering i ADB-system kan ändras under
pågående utrednings- och konstruktionsarbete. Det måste då klargöras i
vad mån detta bör påverka det fortsatta arbetet. För en investering, som
enligt dessa föreskrifter skall prövas särskilt av regeringen, skall
myndigheterna snarast möjligt redovisa sådana ändrade förutsättningar
som påverkar det fortsatta arbetet för regeringen.

4 Beslutsunderlag

I underlaget för en investering i ADB-system som redovisas till
regeringen skall, såvida inte annat föreskrivits, alltid ingå:

a) Redogörelse för syftet med investeringen

Investeringens huvudsakliga ändamål och inriktning samt samband med och
konsekvenser för myndighetens olika verksamhetsgrenar/progam.

b) Redogörelse för handlingsalternativ

I redovisningen t.o.m. huvudstudien skall ingå ett alternativ som utgår
från befintliga resurser och nuvarande ambitionsnivå i verksamheten
(s.k. noll-alternativ). För detta alternativ skall redovisas prognoser
över den framtida utvecklingen. Alternativet skall avse samma tidsperiod
som övriga alternativ. För de övriga alternativen skall alltid anges i
vilka avseenden de innebär en förändrad ambitionsnivå i verksamheten i
förhållande till noll-alternativet.

c) Detaljerad redovisning av handlingsalternativens effekter, inberäknat
ekonomiska kalkyler.

I underbilaga B anges effekter som är av särskilt intresse för
statsmakterna och ges vägledning för redovisningen.

Om arbetet föreslås fortsätta redovisas även:

d) Plan för fortsatt arbete

- Detaljerade tids- och resurplaner för nästa etapp, inkl. förslag
till tidpunkt för redovisning till regeringen

- Förslag till finansiering av nästa etapp

- Översiktlig plan för övriga etapper

- Personalplanering (rekrytering, omskolning, omplacering,
övertalighet m.m.).

Utformningen av redovisningen i detalj får avgöras med hänsyn till varje
enskild investerings karaktär, den etapp och beslutspunkt som
redovisningen avser, tidigare redovisat material etc.

Av redovisningen skall alltid framgå i vad mån förändringar har skett i
förhållande till tidigare givna förutsättningar eller presenterade
effektbedömningar.

Investeringar i ADB-system kan innebära tidskrävande förfaranden för
anskaffning och iordningställande av utrustning, lokaler m.m. eller att
avtal i god tid måste träffas med datacentraler, serviceföretag o.d. Det
är angeläget att förekomsten av sådana bindningar redovisas så tidigt
som möjligt och att beslutsunderlaget på denna punkt förbättras för
varje etapp.

Stor vikt skall fästas vid redovisningen av de ekonomiska och
finansiella aspekterna på investeringar i ADB-system. Med ekonomiska
aspekter avses här kostnader, intäkter och en med andra effekter
sammanvägd lönsamhetsbedömning. Med finansiella aspeter avses
konsekvenserna för statsbudgeten och myndigheternas medelstilldelning
samt alternativa finanseringsmöjligheter, t.ex. när i tiden ut- och
inbetalningar inträffar, kostnadsramar, bemyndiganden, frågor om
eventuell avgiftsfinasiering m.m.

Kalkylmaterial och effektbedömningar i övrigt skall vid de olika
redovisningstillfällena presenteras på ett sådant sätt att jämförelser
med tidigare gjorda beräkningar och bedömningar underlättas. Osäkerhet i
beräkningar och bedömningar skall anges.

5 Handläggningsgång

En investering i ADB-system kan i princip initieras antingen av
regeringen, t.ex. efter förslag från en myndighet, eller av en kommitté.
Om en myndighet initierar en sådan investering (utför förundersökning,
upprättar planeringspromemoria, preliminärt avsätter resurser e.d.),
skall myndigheten redovisa detta i anslagsframställningen. Om
myndigheten av något skäl bedömer det nödvändigt, kan redovisningen ske
i annan ordning. Dock skall myndigheten ändå i kommande
anslagsframställning redovisa ADB- investeringar och vad den får för
ekonomiska och andra konsekvenser.

Myndigheterna får som nämnts (avsnitt 3) utan särskilt beslut av
regeringen påbörja utredningsarbetet om detta kan finansieras inom
anvisad medelsram. Myndigheterna får emellertid inte fortsätta
utredningsarbetet längre än till vad som ryms inom en förstudie utan att
underställa arbetet regeringens prövning.

Redovisningen till regeringen skall lämnas över till det departement
till vilket myndigheten hör.

6 Sammanfattning

Förloppet för redovisning av ADB-investering till statsmakterna kan
sammanfattningsvis beskrivas på följande sätt:

Etapp/aktivitet        Myndigheten           Regeringen

Initiering             Redovisar planerade   Granskar och tar ställ-
                       projekt i årlig an-   ning till om arbetet med
                       slagsframställning    investeringen skall fort-
                       eller i särskild      sätta och om ärendet ska
                       framställning.        följa handläggnings- och
                                             beslutsordningen.
                                             Lämnar direktiv till
                                             myndigheten för det fort-
                                             satta arbetet samt näs-
                                             ta redovisningstill-
                                             fälle.

Systemutred-           Genomför förstudien.  Tar ställning till för-
ning: förstudie        Redovisar utred-      studien
                       ningsresultatet.      Lämnar direktiv för hu-
                       Lämnar förslag till   vudstudien.
                       om och hur utred-
                       ningsarbetet bör
                       fortsättas.

Systemutredning:       Genomför huvud-       Tar ställning till
huvudstudie            studien.              huvudstudien.
                       Redovisar utred-      Beslutar om konstruk-
                       ningsresultatet.      tion och genomförande
                       Lämnar förslag        eller om ytterligare
                       till om och hur       utrednings- och annat
                       arbetet med inves-    förberedelsearbete
                       teringen bör          före genomförandet.
                       fullföljas.

Systemkonstruktion     Utarbetar systemet.   Tar ställning till för-
                       Förbereder genom-     slaget till systemut-
                       förandet.             formning.
                       Utarbetar besluts-
                       underlag enligt
                       direktiv.

Genomförande           Sätter systemet i     Beslutar om genom-
                       drift.                förande.

Drift och för-         Redovisas årligen i   Behandlar underlaget i
valtning               anslagsframställ-     budgetarbetet.
                       ningen.

Efterstudie            Utför efterstudie     Tar ställning till be-
                       viss tid efter        hovet av åtgärder med
                       genomförande, ev.     anledning av efter-
                       efter särskilda       studien.
                       direktiv.
                       Redovisar på angivet
                       sätt eller i anslags-
                       framställning.

Anm. Anskaffning av ADB-utrustning följer särskilda föreskrifter och
ombesörjs av statskontoret. Beslut härom fattas normalt efter
statsmakternas ställningstagande till huvudstudien, dvs. under
systemkonstruktionen.

Underbilaga A

Etappindelning av ADB-projekt

Föreskrifterna bygger på en uppdelning av arbetet med att utreda,
konstruera och införa ADB-system i följande etapper eller
utvecklingsstadier:

- Initiering

- Systemutredning: förstudie

- Systemutredning: huvudstudie

- Systemkonstruktion

- Genomförande

- Drift och förvaltning

- Efterstudie.

Mellan varje etapp förutsätts att beslut fattas och dokumenteras. Genom
att besluten fattas stegvis på grundval av ett gradvis förbättrat
beslutsunderlag skapas möjlighet att under utrednings- och
utvecklingsarbetets gång ompröva investeringens inriktning och
ambitionsnivå, val av teknisk lösning, beslutsordning etc.

Utförliga checklistor över det beslutsunderlag som bör tas fram under
förstudier resp. huvudstudier samt en grov beskrivning av vad de olika
etapperna omfattar lämnas i skriften "Beslut vid systemutredning",
utgiven av statskontoret, datamaskincentralen för administrativ
databehandling (DAFA) och Statskonsult AB, Statskontoret ger råd och
upplysningar i dessa frågor.


Underbilaga B

Redovisning av effekter

Ett praktiskt sätt att systematisera den redovisa effekterna av
investeringar i ADB-system kan vara att gruppera effekterna i följande
fem effektområden:

- Verksamheten

- Service-, offentlighets- och rättssäkerhetskrav

- Arbetsförhållanden och personalkonsekvenser (bl.a.
arbetsorganisation, arbetsinnehåll, arbetsmiljö och sysselsättning)

- Ekonomi och resurser

- Framtida utveckling.

Statskontoret och riksrevisionsverket tillhandahåller hjälpmedel
(handbäcker, kalkyltablåer o.d.) samt ger råd och upplysningar i dessa
frågor.