Förordning (1996:728) med instruktion för Utrikesdepartementet 

Utrikesförvaltningen

1 § Till Utrikesdepartementet hör utrikesrepresentationen, som
utgörs av beskickningar, delegationer vid internationella
organisationer och karriärkonsulat (utlandsmyndigheter).

I utrikesrepresentationen ingår även honorärkonsulat och
konsularagenturer.

Föreskrifter om utrikesrepresentationen finns i förordningen
(1992:247) med instruktion för utrikesrepresentationen.

2 § Utrikesdepartementet och utrikesrepresentationen bildar
tillsammans utrikesförvaltningen.

Uppgifter

3 § Utrikesdepartementet har till uppgift att bereda
regeringsärenden och ärenden som avgörs av departementschefen eller
något annat statsråd inom departementets verksamhetsområde, att
expediera beslut i sådana ärenden och att i övrigt biträda dessa
statsråd i deras verksamhet.

Utrikesdepartementet har också till uppgift att handlägga och avgöra
ärenden som enligt lag eller annan författning skall prövas av
Utrikesdepartementet.

Utrikesdepartementet har vidare till uppgift att biträda
Statsrådsberedningen och svara för sekretariatsfunktioner vid
samordningen av EU-frågor i regeringskansliet.

4 § I 2 a, 3 och 4 §§, 18 § tredje stycket, 20 § första och andra
styckena samt 30 och 37 §§ departementsförordningen (1982:1177) finns
bestämmelser som också gäller Utrikesdepartementet.

5 § Utrikesdepartementet får avskriva ett ärende i vilket en
framställning till regeringen eller till ett statsråd inom
departementets verksamhetsområde har blivit återkallad. Detsamma
gäller när ett överklagande av en myndighets beslut förfaller enligt
28 § första stycket förvaltningslagen (1986:223).
Utrikesdepartementet får också till behörig myndighet överlämna en
framställning till regeringen eller till ett statsråd inom
departementets verksamhetsområde i ett ärende vars avgörande
uppenbarligen ankommer på en annan myndighet.

6 § Utrikesdepartementet beslutar i frågor som rör agremang för
beskickningschefer, erkännande av konsuler och förhandsgodkännande av
försvarsattachéer.

Utrikesdepartementet beslutar även i frågor som gäller underrättelse
till en sändande stat om att beskickningschefen eller en medlem av
beskickningens diplomatiska personal är persona non grata eller att
någon annan medlem av beskickningspersonalen inte är önskvärd.
Detsamma gäller underrättelse till en sändande stat om att en konsul
är persona non grata eller att någon annan medlem av
konsulatspersonalen inte är önskvärd. Hinder möter inte mot att en
sådan fråga hänskjuts till regeringens prövning.

Beslut av Utrikesdepartementet i frågor som avses i denna paragraf
får inte överklagas.

7 § Utrikesdepartementet beslutar i frågor som rör personalen i
utrikesförvaltningen och i andra frågor som rör utrikesförvaltningens
administration, om inte något annat är särskilt föreskrivet.

8 § Frågor om att lämna ut handlingar som förvaras i
Utrikesdepartementet prövas inom departementet, om inte något annat
är särskilt föreskrivet. I tveksamma fall eller om sökanden begär att
frågan hänskjuts till myndigheten, skall prövningen ankomma på
departementschefen eller på något annat statsråd. Hinder möter inte
mot att frågan hänskjuts till regeringens prövning.

9 § I arkivlagen (1990:782) ges föreskrifter om arkivvården och om
åtgärder som ligger till grund för arkivvården. Utrikesdepartementet
skall ha tillsyn över utlandsmyndigheternas arkiv.

I arkivlagen ges också föreskrifter om att allmänna handlingar får
gallras. Utrikesdepartementet får meddela föreskrifter om gallring av
allmänna handlingar i utrikesförvaltningen.

10 § Utrikesdepartementet får under de förutsättningar som anges i
14 och 17 §§ förordningen (1993:1138) om hantering av statliga
fordringar medge betalningsanstånd och helt eller delvis efterge
fordringar som har uppkommit genom att bistånd beviljats enligt lagen
(1973:137) om ekonomiskt bistånd till svenska medborgare i utlandet
m.m.

11 § Utrikesdepartementet får överlämna åt en utlandsmyndighet att
avgöra ärenden som enligt föreskrifter i en annan förordning skall
prövas av Utrikesdepartementet.

Organisation

12 § I Utrikesdepartementet finns som chefstjänstemän en
kabinettssekreterare, en eller flera statssekreterare, en
expeditionschef, två rättschefer och tre utrikesråd.

13 § I Utrikesdepartementet finns huvudmän för olika sakområden.
Indelningen i sakområden och arbetsenheter i övrigt bestäms av
departementet.

14 § I utrikesförvaltningen finns i övrigt personal enligt beslut
som regeringen eller Utrikesdepartementet meddelar.

Om det behövs, får utomstående anlitas för särskilda uppdrag.

Arbetsfördelning

15 § Chefstjänstemännen skall biträda departementschefen och övriga
statsråd inom departementets verksamhetsområde med att handlägga
frågor och ärenden som hör till departementet, särskilt sådana som
rör planeringsarbetet. De skall även biträda med att samordna
verksamheten inom departementet samt i förhållande till andra
departement och samhällsorgan. De skall vidare biträda med de
ytterligare uppgifter som departementet bestämmer.

Chefstjänstemännen skall hålla sig underrättade om arbetets gång i
departementet och samverka med varandra samt med huvudmännen. De
skall med uppmärksamhet följa förhållandena inom departementets
verksamhetsområde.

16 § Arbetet inom utrikesförvaltningen samordnas närmast under
departementschefen av kabinettssekreteraren.

17 § Expeditionschefen svarar under kabinettssekreteraren för
ledningen av utrikesförvaltningen i administrativt hänseende.

18 § Rättscheferna skall övervaka att lagenlighet, följdriktighet
och enhetlighet iakttas i utrikesförvaltningens verksamhet samt svara
för utarbetandet av förslag till lagar och andra författningar inom
departementets område liksom för den slutliga granskningen av dessa.

Rättscheferna svarar för att lagstiftnings- och andra
författningsärenden som fordrar samråd med ett statsråd i ett annat
departement bereds gemensamt med detta departement.

En av rättscheferna eller någon annan tjänsteman i departementet som
rättschefen utser skall övervaka att lagenlighet, följdriktighet och
enhetlighet iakttas vid beredningen av förvaltningsärendena samt
slutligt granska koncepten till regeringens beslut i dessa ärenden.

Rättscheferna svarar för att underrättelser och upplysningar enligt
2 a § första stycket 3 departementsförordningen (1982:1177) lämnas.

En av rättscheferna eller någon annan tjänsteman som departementet
har utsett för statens talan i mål om ersättning för ekonomiskt
bistånd som har lämnats svenska medborgare utomlands.

19 § Varje huvudman skall inom sitt sakområde, med biträde av den
personal som står till förfogande, ansvara för planeringsarbetet och
samordningen, ärendenas behöriga gång samt för beredningen och
föredragningen inför departementschefen eller ett annat statsråd.
Även i övrigt svarar huvudmannen för arbetet inom sitt sakområde.
Huvudmannen svarar för upprättandet av koncept till regeringens
beslut och för riktigheten av uppgifterna i koncepten samt för
expeditionernas uppsättande i överensstämmelse med regeringens
beslut. Vad som nu har sagts om koncept och expeditioner gäller dock
inte i fråga om lagar och andra författningar.

Huvudmannen skall hålla departementschefen, övriga berörda statsråd
och chefstjänstemännen underrättade om arbetets gång och skall anmäla
frågor av större vikt eller principiell betydelse för dem.
Huvudmannen skall följa de anvisningar som meddelas av
chefstjänstemännen och skall även i övrigt samverka med dessa.
Huvudmannen skall vid behov ta initiativ till samråd med andra
huvudmän så att en allsidig beredning av ärendena säkerställs.
Huvudmannen skall med uppmärksamhet följa förhållandena inom sitt
sakområde.

Huvudmannen svarar, i den mån det inte åligger någon av
rättscheferna enligt 18 § andra stycket, för att ärenden som fordrar
samråd med ett statsråd i ett annat departement bereds gemensamt med
detta departement.

20 § Utrikesdepartementet bestämmer hur arbetet skall fördelas
mellan statssekreterarna, rättscheferna och utrikesråden.

21 § Utrikesdepartementet får meddela de ytterligare föreskrifter om
arbetsfördelningen och de övriga bestämmelser för arbetet inom
Utrikesdepartementet som behövs utöver denna instruktion och andra
föreskrifter som regeringen meddelat.

Utrikesdepartementet får även besluta om avvikelser från
instruktionens bestämmelser om arbetsfördelningen.

22 § Behörig att föredra ärenden inför Lagrådet är den som är eller
har varit hovrätts- eller kammarrättsassessor och den som
Justitiedepartementet utser för ett visst fall.

Allmänna beslutsregler m.m.

23 § I frågor som skall avgöras av Utrikesdepartementet beslutar
departementschefen.

Departementschefen får överlåta rätten att besluta på departementets
vägnar till ett annat statsråd, till en tjänsteman i departementet
eller, om det finns särskilda skäl, till en tjänsteman i ett annat
departement.

I följande frågor får dock inte beslutanderätten överlåtas till
någon annan än ett statsråd:

1. frågor om anställning som minister, kansliråd, ambassadråd eller
konsul på motsvarande nivå,

2. frågor om skiljande på annat sätt än genom avskedande från annan
anställning än provanställning eller från uppdrag,

3. frågor om skyldighet att anmäla innehav av fondpapper enligt 11 §
första stycket insiderlagen (1990:1342),

4. frågor som avses i 13 § denna förordning.

24 § Chefstjänstemännen och, efter departementets bestämmande, andra
tjänstemän får infordra de förklaringar, upplysningar och yttranden
som behövs för ärendenas beredning.

Särskilda beslutsregler

25 § Regeringen beslutar om anställning inom utrikesförvaltningen
som kabinettssekreterare, statssekreterare, expeditionschef,
rättschef, utrikesråd, inspektör, protokollchef, presschef,
departementsråd och ambassadör. Regeringen beslutar även om
anställning som generalkonsul, ambassadråd eller konsul, om det i
anställningen ingår att vara chef för en utlandsmyndighet.

26 § Regeringen bestämmer om tjänstgöringsort för tjänstemän inom
utrikesförvaltningen som är anställda genom beslut av regeringen.

27 § När det gäller anställningar som anges i 25 § prövar regeringen
frågor om uppsägning enligt lagen (1982:80) om anställningsskydd.

28 § Kabinettssekreteraren, statssekreterarna och expeditionschefen
bör delta i beredningen av ärenden om anställning, förflyttning eller
entledigande av tjänstemän i utrikesförvaltningen, om ärendet avser
en anställning som regeringen fattar beslut om.

Föreskrifter om Utrikesdepartementets antagningsnämnd finns i
förordningen (1991:360) med instruktion för Utrikesdepartementets
antagningsnämnd.

29 § Frågor om disciplinansvar, avskedande, åtalsanmälan,
avstängning eller läkarundersökning prövas inom utrikesförvaltningen
gemensamt av kabinettssekreteraren, expeditionschefen och en av
rättscheferna på Utrikesdepartementets vägnar.

Om det vid överläggning till beslut framförs skiljaktiga meningar
skall omröstning ske. Härvid skall föreskrifterna om omröstning i 29
kap. rättegångsbalken tillämpas.

30 § I fråga om tjänstemän i utrikesförvaltningen som anställs genom
beslut av regeringen lämnas besked enligt 12 §
anställningsförordningen (1994:373) på Utrikesdepartementets vägnar
av expeditionschefen.

Diarium, protokoll och arkiv

31 § I Utrikesdepartementet skall det finnas ett eller flera diarier
för registrering av inkomna eller upprättade allmänna handlingar.
Departementet utser en eller flera tjänstemän som skall ha tillsyn
över diarieföringen.

32 § I fråga om varje beslut av ett statsråd eller departementet
eller av en departementstjänsteman skall det finnas ett protokoll
eller någon annan handling som anger vad beslutet innehåller, när
beslutet fattades och vem som fattade beslutet.

33 § I Utrikesdepartementet skall det finnas ett arkiv.
Departementet utser en eller flera tjänstemän som skall se till att
vårda arkivet.

34 § Av förordningen (1994:1543) om Utrikesdepartementets
personregister över främmande staters beskickningspersonal m.m.
framgår att Utrikesdepartementet får för administrativa ändamål med
hjälp av automatisk databehandling föra ett personregister över de
personer som omfattas av eller har omfattats av lagen (1976:661) om
immunitet och privilegier i vissa fall.

Anställningar m.m.

35 § Bestämmelsen i 6 § anställningsförordningen (1994:373) behöver
inte tillämpas vid anställning i utrikesförvaltningen.

Innan någon anställs som handläggare i utrikesförvaltningen med
skyldighet att tjänstgöra inom utrikesrepresentationen, skall
Utrikesdepartementet höra Utrikesdepartementets antagningsnämnd om
handläggarens lämplighet för tjänstgöring utomlands. Detta gäller
dock inte för anställning som minister, kansliråd, ambassadråd eller
konsul eller om i övrigt särskilda skäl föranleder något annat.

Ett meddelande om att någon har anställts skall genast lämnas till
dem som har sökt anställningen, om inte särskilda skäl föranleder
något annat.

36 § Den som är expeditionschef, rättschef, utrikesråd, inspektör,
protokollchef, presschef, departementsråd eller ambassadör kan
åläggas att frånträda sina arbetsuppgifter för att i stället fullgöra
andra, likvärdiga uppgifter i regeringskansliet eller
utrikesrepresentationen. Detta gäller även den som är generalkonsul,
ambassadråd eller konsul, om det i anställningen ingår att vara chef
för en utlandsmyndighet.

Den som har en anställning som anges i första stycket anställs tills
vidare. Anställningen får begränsas att gälla längst till en viss
tidpunkt.

37 § I fråga om överklagande av beslut av ett statsråd eller
departementet eller av en departementstjänsteman tillämpas 35 §
verksförordningen (1995:1322).