Riksarkivets Cirkulär (1968:473) om tillämpningen av allmänna arkivstadgan den 10 november 1961 (nr 590) (upphävd genom riksarkivets författningssamling 1991:1)

I

Undantag från stadgans tillämpning

Enligt 3 § allmänna arkivstadgan (Aas) medger riksarkivet följande
undantag från stadgans tillämpning.

1. Följande bestämmelser i stadgan skall ej tillämpas på arkiv hos
nedan angivna myndigheter och institutioner.

18 § första stycket, 19-25, 28-31, 35-37 §§:

kungl. biblioteket, universitetsbiblioteken och högskolors bibliotek;
fastighetsbildningsmyndigheter; kommittéer.

18 § första stycket, 20-25, 37 §§:

arbetsmarknadsstyrelsens under regionkontoren för beredskapsarbete
lydande platskontor och arbetsplatser; postverkets, televerkets och
statens järnvägars lokala förvaltningsorgan; statens vattenfallsverks
lokala kontor och stationer med följande undantag:
kraftverksförvaltningars huvudkontor, distriktskontor och driftkontor,
kanalförvaltningens huvudkontor samt värmekraftproduktionens lokala
verk; flygplatser, lokala flygtrafikledningsorgan samt
luftfartsinspektionens distriktskontor; tullexpeditioner; lotsplatser,
fyrplatser och lotsdistriktsfartyg; statens vägverks under
vägförvaltningarna och byggnadsdistrikten lydande
organisationsenheter.

22-25 §§:

besiktningsveterinärorganisationen.

29, 37 §§:

överlantmätarmyndigheter och länsstyrelsernas lantmäterienheter.
Cirkulär (1979:679).

2. Vad som sägs i 14 § andra stycket Aas skall ej tillämpas på arkiv
eller del därav, som kungl. biblioteket, universitetsbibliotek,
högskolas bibliotek eller museum övertar och som tillförs dess
handskriftsamling. Cirkulär (1979:679).

II

Tillämpningsanvisningar

Enligt 5 § allmänna arkivstadgan (Aas) meddelar riksarkivet, efter
samråd med krigsarkivet, följande allmänna anvisningar om
tillämpningen av nämnda stadga.

1 §

Kyrkoarkiv

(2 § Aas)

Med kyrkoarkiv avses såväl pastorsämbetes och kyrkas som församlings,
pastorats och kyrklig samfällighets arkiv, som pastorsämbete enligt
ämbetsåliggande har i sin vård.

Anmärkning. Rörande kyrkoarkiv se lag om
församlingsstyrelse (1961:436).

2 §

Arkivmyndigheter

(9-10 §§ Aas)

1 mom. Riksarkivet är arkivmyndighet även för
sådana kommittéer och sakkunnigutredningar, som tillsätts genom
försvarsdepartementet.

2 mom. Enligt särskilt stadgande är Stockholms
stadsarkiv och stadsarkivet i Malmö arkivmyndighet för sådana i 10 §
Aas avsedda myndigheter, vilkas verksamhet huvudsakligen avser
Stockholm respektive Malmö.

I övrigt gäller, där ej annat är särskilt föreskrivet, för myndigheter
som avses i 10 § Aas följande:

För myndighet, vars verksamhetsområde helt ligger inom visst
landsarkivs verksamhetsområde (landsarkivdistrikt), är detta
landsarkiv arkivmyndighet.

Hör myndighets verksamhetsområde till två eller flera
landsarkivdistrikt eller är myndighets verksamhet icke begränsad till
visst område, är det landsarkiv arkivmyndighet, inom vars distrikt
myndighetens förläggningsort ligger. Har sådan myndighet ej fast
förläggningsort, bestämmer riksarkivet i särskild ordning, vilket
landsarkiv som skall vara arkivmyndighet.

Anmärkning. Rörande landsarkivdistriktens
omfattning se instruktionen för landsarkiven (1965:743). Cirkulär
(1979:679).

3 §

Arkivhandlingar

(12 § Aas)

För bedömande om en handling skall anses vara arkivhandling meddelas
följande riktlinjer.

A. Till en myndighets arkivhandlingar räknas sådana handlingar, som

upprättats hos myndigheten för dess eget bruk (t.ex. protokoll,
arkivexemplar av utgående skrivelser, olika slags ämbetsböcker och
register såsom diarier, matriklar, räkenskapsböcker ävensom
minnesanteckningar, föredragningspromemorior och liknande arbetspapper
samt interna skrivelser, vilka tillfört ärendet sakuppgift eller i
övrigt innehåller uppgifter av värde för förvaltningen) eller i
upprättat skick inkommit dit för fortsatt förande (t.ex. personakter
hos pastorsämbeten);

inkommit till myndigheten för efterrättelse, handläggning eller
kännedom och stannat kvar där (t.ex. skrivelser, rapporter,
räkenskapsverifikationer);

återställts till myndigheten efter handläggning hos annan myndighet
(t.ex. reviderade räkenskaper, remisshandlingar).

Om handling som avses ovan hör till mål eller ärende, blir den
arkivhandling först då målet eller ärendet slutbehandlats hos
myndigheten. Hör handling inte till särskilt mål eller ärende, blir
den arkivhandling när den har justerats av myndigheten eller på annat
sätt färdigställts.

Observeras bör att en till myndighet inkommen skrivelse är allmän
handling från det att den avlämnats dit, men blir arkivhandling först
i och med att den vid avslutad handläggning läggs till förvaring. En
ämbetsbok och ett register blir arkivhandling i och med att någon
anteckning införts däri. Till arkivhandlingar räknas även sådana
handbrev, som är att anse som allmänna handlingar.

Materialet i en handling och det sätt på vilket den framställts, är i
och för sig utan betydelse för frågan, om den är arkivhandling eller
icke. Arkivhandlingar är icke blott skriftliga framställningar utan
även exempelvis kartor, ritningar, diagram eller andra bilder,
elstatkopior och andra fotografiska kopior samt upptagningar som kan
läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniska
hjälpmedel, exempelvis upptagningar för ADB och mikrofilm.

B. Till arkivhandlingar räknas icke anteckningar och meddelanden av
endast tillfällig betydelse samt sådana utkast, kladdar och liknande
arbetspapper, vilkas betydelse upphör i och med att slutligt
arkivexemplar upprättats eller arbete fullbordats.

Upptagningar för ADB, vilka tillkommit vid olika moment av en
bearbetning och endast utgjort mellanled i arbetsprocessen och vilkas
betydelse upphört, när den färdiga produkten framställts, är ej att
anse som arkivhandlingar.

Till arkivhandlingar räknas icke heller regelbundet inkommande
allmänna författningar och likartade publikationer samt sådana
trycksaker av annat slag, som varken påkallar någon åtgärd eller
eljest tillhör mål eller ärende.

Utgående expeditioner, som ligger kvar hos myndigheten; sådana inkomna
handlingar, som skall återställas viss tid efter det att handläggning
avslutats (t.ex. vissa ansökningshandlingar); såsom lån eller
deposition mottagna handlingar; inlösliga eller utbytbara
värdehandlingar och andra säkerhetshandlingar, som under viss
förutsättning skall återställas (t.ex. kvitton på utlånade förmål), är
ej att anse som arkivhandlingar.

Anmärkning. En myndighets lager av egna för
utdelning avsedda redogörelser, cirkulär o.d. utgör ej
arkivhandlingar. Cirkulär (1979:679).

4 §

Arkivbildning

(12 § Aas)

1 mom. För att skapa en sådan ordning i arkivet
att handlingar med lätthet kan återfinnas måste myndigheten ägna
särskild uppmärksamhet åt arkivläggningen, dvs.
placeringen av inkomna skrivelser och upprättade handlingar sedan ett
ärende avgjorts, av inkomna uppgifter efter granskning och
registrering, av kort och registerblad efter första notering osv.
Arkivläggning kan ske så, att handlingarna kommer i kronologisk
ordning, i bokstavsordning, i nummerordning eller i ordning efter sak
(ämne) enligt ett visst system (t.ex. decimalsystem,
alfadecimalsystem).

Om upptagning är tillgänglig för myndighet för överföring i sådan
form att den kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas,
ansvarar myndigheten för arkivbildningen även om upptagningen är
placerad annorstädes (t.ex. hos dataservicebyrå). Om upptagning är
tillgänglig för flera myndigheter, åvilar ansvaret för arkivbildningen
den myndighet, som jämlikt 11 § 11 mom. nedan svarar för vården av
upptagningen.

Handling skall arkivläggas omedelbart efter avslutad handläggning.
Dessförinnan bör akten ha rensats från sådana anteckningar,
meddelanden, utkast, kladdar och liknande arbetspapper, vilkas
betydelse upphört genom att arbetet fullbordats, liksom sådana
avskrifter och kopior som är övertaliga eller obehövliga för
förståelsen av akten (aktrensning).

Vid arkivläggningen skall såvitt möjligt utgallringsbara
arkivhandlingar skiljas från de handlingar, som skall bevaras.

Myndigheter med mera omfattande arkivbildning bör fastställa
bestämmelser om sättet för arkivläggningen (arkivbildningsplan).

Vid uppläggning av system som bygger på mikrofilmning eller ADB bör
ställning på ett tidigt stadium tas till frågan, på vilket medium
information som skall bevaras på längre sikt lämpligen bör bevaras och
till den därmed sammanhängande gallringsfrågan. Vid bestämmande av
medium för bevarandet bör hänsyn tas till beständighet,
framställnings- och förvaringskostnader, återvinningsmöjligheter m.m.
Särskilt bör, när det gäller mikrofilmning, beaktas möjligheten att
vid utarbetande av blanketter och eljest underlätta filmning och skapa
förutsättningar för god bildkvalitet. Vid ändringar av rutiner enligt
vad som beskrivits ovan skall kontakt tas med arkivmyndigheten.
Cirkulär (1979:679).

2 mom. Lösa handlingar skall i regel sammanföras
till volymer, t.ex. genom inbindning eller kapsling (se härom vidare
11 § 2 mom.). Oftast kan volymbildningen ske utan
omplacering av handlingarna. I vissa fall är det emellertid
nödvändigt, att från ett arkivlagt bestånd (dossiéer, kort- eller
lösbladsregister) avställa inaktuella handlingar,
dvs. utta dem och placera dem för sig för slutlig inbindning eller
kapsling. Avställning kan ske efter hand, årligen eller med längre
tidsmellanrum.

Exempel: Persondossiéer (en mapp för varje
tjänsteman) i bokstavsordning avställs successivt allt eftersom
tjänstemännen lämnar tjänsten. De avställda dossiéerna placeras i
bokstavsordning under förslagsvis en femårsperiod, varefter kapsling
sker. En ny bokstavsföljd avställda dossiéer läggs upp för att i sin
tur kapslas efter fem år.

Inaktuella uppgifter på upptagning för automatisk databehandling kan
avställas genom överföring till annan maskinläsbar databärare.

Vid volymbildningen skall tillses, dels att volymernas innehåll blir
komplett, dels att utgallringsbara handlingar och handlingar, som
skall bevaras, så vitt möjligt kommer i olika volymer.

Regler för volymbildning inklusive avställning från dossi30esystem och
register bör fastställas av myndigheten, för avställning redan vid
uppläggningen av dossi30esystemet eller registret. Cirkulär
(1979:679).

3 mom. Genom den successiva tillkomsten av
volymer av ensartat innehåll (t.ex. protokoll, koncept till/kopior av
utgående handlingar, diarier, inkomna skrivelser, akter, dossiéer,
huvudböcker, verifikationer) framväxer arkivets serier(seriebildning).
Serierna skall hållas åtskilda och ordnas systematiskt (se nedan 12 §).

Vid seriebildningen bör iakttas att utgallringsbara volymer samlas i
särskilda serier (i förekommande fall parallellserier till sådana som
skall bevaras). Cirkulär (1979:679).

Anmärkningar.

1. Med konceptmenas egentligen en handling,
efter vilken ett protokoll, en utgående skrivelse, en räkenskap m.m.
renskrivs. Sådant koncept ersätts numera oftast med en
genomslags- (genomskrifts-) kopia av den renskrivna handlingen eller
med första exemplaret av denna. Sådana genomslagskopior eller första
exemplar behandlas i arkivbildningshänseende efter de för koncept
gällande reglerna.

Akt är under ett ärendes handläggning
sammanlagda handlingar rörande ärendet; akten är färdigbildad, då
ärendet slutligt avgjorts hos arkivbildaren. (Ex.: akt i mål hos
domstol, upphandlingsakt, anmärkningsakt.)

Dossiéeär handlingar rörande samma ämne, vilka
efter hand vid arkivläggningen sammanläggs. Dossiéen kan växa så länge
ämnet är föremål för arkivbildarens behandling. (Ex.: persondossiée,
fastighetsdossiée.)

2. Om arkivläggning och volymbildning hos domstolar se protokollskung.
(1971:1066) för de allmänna domstolarna, kung. (1971:974) om
protokollföring m.m. vid de allmänna förvaltningsdomstolarna,
förordning (1975:520) om protokollföring m.m.
vid arrendenämnd och hyresnämnd samt förordning (1947:774) om dagbok
och aktbildning m.m. i mål om lagsökning och betalningsföreläggande;
hos länsstyrelser se riksarkivets föreskrifter och anvisningar den 24
februari 1972; hos lokala skattemyndigheter se riksarkivets broschyr
nr 11, Lokala skattemyndigheters arkiv, 1971. Cirkulär (1979:679).

5 §

Byråarkiv och hemligt arkiv

(12 § Aas)

Arbetar myndighet på byråer (avdelningar, sektioner) kan byråarkiv
(avdelningsarkiv, sektionsarkiv) uppstå. Detta är alltid fallet då
diarieföringen sker hos byrå. Samma sak gäller särskilt organiserade
kart- och ritningsarkiv.

De hemliga handlingarna bör bilda ett särskilt arkiv, i förekommande
fall uppdelat i byråarkiv. Handlingarna behålls i detta arkiv, även
sedan sekretessen upphört, och skall således ej inordnas bland de
''öppna'' handlingarna.

För varje byråarkiv och för det hemliga arkivet gäller i tillämpliga
delar vad som sägs om myndighets arkiv i Aas och i dessa anvisningar.
Cirkulär (1979:679).

6 §

Papper och skrivmedel m.m.

(12 § Aas)

1 mom. Rörande papper och skrivmedel m.m.
hänvisar riksarkivet till därom gällande föreskrifter. Cirkulär
(1979:679).

Anmärkningar.

1. Sådana bestämmelser finns bl.a. i:

kung. (1964:504) om användning av skrivmateriel i statlig verksamhet
(skrivmaterielkungörelsen). Jfr. även Kommentar till
skrivmaterielkungörelsen, bilagd poststyrelsens sortimentslista;

k. cirk. 14 sept. 1946 (nr 615) till statsmyndigheterna ang.
användning av skrivpapper av standardiserade format (SIS-format);

statens provningsanstalts förteckning över skrivmateriel och
reproduktionsmetoder som är godkända till vissa slag av handlingar,
vilken årligen i januari månad kungörs i SFS. Cirkulär (1979:679).

2. Ang. marginal på vissa expeditioner se kung. (1964:618) om
expeditionsavgift m.m. (expeditionskungörelsen) och statskontorets
handledning i systematisk maskinskrivning (jfr. k. cirk. 3 maj 1968,
nr 221, om tillämpning av systematisk maskinskrivning).

3. För stencilduplicering och vissa fotografiska kopior finns
särskilt papper märkt svenskt arkiv Cirkulär
(1979:679).

2 mom. I fråga om upptagningar för ADB och
mikrofilm meddelas följande anvisningar.

A. Av upptagning som inte är utgallringsbar, skall efter det att
bearbetning slutförts, framställas särskilda för långtidsförvaring
avsedda arkivband. Nya och förut inte begagnade band som uppfyller av
statens provningsanstalt uppställda kvalitetskrav skall därvid
användas. Informationen skall lagras på magnetband med nio spår.
Packningstätheten skall, såvida ej annat överenskommes med
arkivmyndigheten, vara 1600 bpi, och skrivmetoden PE (Phase encoding)
skall begagnas. I övrigt bör statskontorets tekniska norm nr 3 och 5
följas. Cirkulär (1979:679).

Anmärkning. Det bör observeras, att även
upptagningar som icke överförts till ''arkivband'' kan vara
arkivhandlingar (jfr 3 §).

Samtidigt med arkivband skall en s.k. körlogg framställas; den bör om
möjligt innehålla utskrift av datablock där informationsförlust
förekommer samt uppgifter om bandets identitet, in- och utgående bands
volym- och serienummer, postformat, post- och blocklängd och antal
poster. Cirkulär (1979:679).

Anmärkning. Maskinlistor, som ej är
utgallringsbara, skall framställas på arkivbeständigt papper och med
begagnande av färgband som godkänts av statens provningsanstalt. För
att underlätta maskinell läsning av listorna i framtiden bör de
lämpligen utskrivas med typsnitt OCR-B (enligt SIS 662242). Cirkulär
(1979:679).

B. Med stöd av 8 § skrivmaterielkungörelsen (1964:504) kan riksarkivet
medge, att mikrofilm i stället för papper får begagnas för
framställning av arkivhandling, som skall bevaras eller för ersättande
av pappershandling, som skall bevaras.

Då mikrofilm skall tjäna som arkivexemplar av icke utgallringsbar
upptagning, skall den uppfylla av statens provningsanstalt uppställda
krav. Mikrofilm av detta slag skall kontrolleras med avseende på
bildkvalitet och beständighet. Arkivexemplar av mikrofilm kan vara
negativt eller positivt; vid tvekan härom bör samråd sökas med
arkivmyndigheten. Från arkivexemplaret (normalt kamerafilmen) bör
minst tre generationer film, som är klart läsbara, kunna framställas;
den fjärde generationen skall vara väl läsbar i läsapparat och bör i
övrigt ha sådana egenskaper, att tillfredsställande brukskopior på
papper kan tas från den. För att säkerställa denna bildkvalitet hos
filmen måste vid dokumentmikrofilmning förminskningsförhållandet
alltid väljas med hänsyn till förlagans bildkvalitet. Vid
dokumentfilmning av vanlig text med förminskningsförhållande 1:30 och
däröver och vid utdatamikrofilm (Computer Output Microfilm, COM) 1:48
måste noga kontrolleras, att fastställd bildkvalitet hålles. Vid
tvekan bör kontakt tas med arkivmyndigheten.

Då mikrofiche eller jackets skall ingå i arkiv, bör format A 6 väljas
för att möjliggöra rationell hantering och förvaring. Cirkulär
(1979:679).

7 §

Ändring av organisation och arbetssätt

(13 § Aas)

1 mom.När en myndighets organisation eller
arbetssätt ändras, bör hänsyn tas dels till att handling i
myndighetens arkiv utan svårighet skall kunna återfinnas - även efter
mycket lång tid - med kännedom om antingen ingivningsdatum,
beslutsdatum eller ärende, dels till att sådan gallring, som medgivits
därför att handlingens huvudsakliga innehåll kan återfinnas i andra
handlingar, fortfarande skall vara möjlig.

I många fall kan dessa önskemål uppnås med enkla medel.

Uppmärksamhet bör även ägnas de nya gallringsmöjligheter, som
ändringarna kan skapa. Cirkulär (1979:679).

2 mom. De åsyftade organisationsändringarna kan
avse avdelnings-, byrå- eller sektionsindelning, överflyttande av byrå
till annan myndighet, utvidgning av verksamheten med nya
ärendegrupper, förändringar i distrikts indelning m.m.

Ändring av arbetssätt (arbetsrutiner) kan avse diarieföring,
registrering, bokföring, statistisk bearbetning eller arkivläggning
samt förändringar, som förorsakas av övergång till ADB eller till
rutiner som innefattar mikrofilmning. När system som bygger på
mikrofilmning eller ADB utformas skall kontakt tas med
arkivmyndigheten redan på planeringsstadiet. Cirkulär (1979:679).

Exempel: Övergång från byrådiarium till centralt
diarium; uppdelning av diariet efter en diarieplan; upphörande med
viss registrering; inskränkning i statistisk bearbetning av inkomna
uppgifter; övergång från arkivläggning av inkomna skrivelser i
diarienummerordning till arkivläggning efter dossiéeplan eller i
registerordning; övergång till matrikelföring med hjälp av ADB.

8 §

Övertagande av arkivhandlingar

(14 § Aas)

1 mom. Föreskriften i 14 § första stycket Aas är
uttryck för grundsatsen, att ett arkiv är en organiskt framvuxen
helhet, som ej får sammanblandas med annat eller andra arkiv
(proveniensprincipen eller den organiska
samhörighetens princip).

2 mom. Föreskriften åsyftar framför allt sådana
fall, där en myndighet till följd av förändring av dess
verksamhetsområde får överta för verksamheten behövliga
arkivhandlingar från annan myndighet (upphörd eller alltjämt
bestående), vars uppgifter eller befogenheter den helt eller delvis
övertar, eller från en av staten förvärvad egendom eller rörelse, vars
skötsel uppdras åt myndigheten.

Bland dessa handlingar kan finnas sådana, som genom sina uppgifter i
myndighetens fortsatta verksamhet organiskt införlivas med
myndighetens eget arkiv. De är:

a) sådana register, matriklar, längder och liggare samt dossiéer, som
det åligger myndigheten att i fortsättningen föra eller fullständiga
(t.ex. fastighetsböcker, jordeböcker);

b) sådana åtkomst- eller nyttjanderättsbevis, kontrakt och likartade
handlingar, som ligger till grund för bestående rättsförhållanden,
liksom kartor och ritningar över egendom förvaltad av myndigheten;

c) kartor samt ritningar till materiel, byggnader och andra
anläggningar, vilka inte avses under b) ovan.

Rörande de handlingar, som skall införlivas med myndighetens arkiv,
bör kontakt tas med arkivmyndigheten. Cirkulär (1979:679).

3 mom. Övriga övertagna handlingar, dvs. sådana
som i myndighetens fortsatta verksamhet enbart skall tjäna som
upplysningsmaterial, skall behandlas enligt 14 § första stycket Aas.

Exempel: Domböcker och protokoll, vilka vid
ändring i den judiciella indelningen överlämnas från en tingsrätt till
en annan; mantals- och taxeringslängder för tidigare år hos lokal
skattemyndighet, vilka vid överflyttning av kommuner till annat
fögderi överlämnas till detta.

Då beståndet av sådana handlingar skall utgöra ett avslutat helt, får
andra ämbetsböcker än de under 2 mom. avsedda icke vidare användas.
Oavslutade ärenden, som införts i den tidigare  myndighetens diarium,
måste därför införas även i den nya myndighetens diarium (lämpligen
under särskild rubrik). Cirkulär (1979:679).

4 mom. Om det övertagna arkivaliebeståndet ej
åtföljs av en som inventeringslista användbar förteckning, skall sådan
ofördröjligen upprättas. I denna förteckning skall för de handlingar,
som införlivas med myndighetens eget arkiv, antecknas deras plats
(volymsigna) i myndighetens arkivförteckning. Avskrift av förstnämnda
förteckning skall inges till arkivmyndigheten.

5 mom.Arkivhandling, som anses rätteligen
tillhöra annat arkiv än det, vari den förekommer, får överflyttas till
det förstnämnda endast efter hörande av arkivmyndigheten.

Anmärkning. I kung. (1961:514) har bestämmelser
givits rörande dispositionen av vissa kyrkliga arkiv vid ändring i den
kyrkliga indelningen eller den prästerliga organisationen. - I k cirk.
23 okt. 1964 har föreskrifter meddelats om förfarandet med
arkivhandlingar vid förstatligandet av polis-, åklagar- och
exekutionsväsendet. - I kung. (1964:744) har bestämmelser givits om
överlämnande av handlingar från magistrater vid deras upphörande. - I
k brev 4 nov. 1966 har bestämmelser utfärdats om arkivering i samband
med övergång till ny fögderiorganisation.

9 §

Gallring

(15-16 §§ Aas)

1 mom. Utgallring av arkivhandling innebär, att
handlingen kasseras såsom arkivhandling och avlägsnas (genom
försäljning eller omedelbar förstöring, se 16 § Aas) eller att
uppgift som ingår i upptagning utplånas. Utgallringsbarär endast
sådan handling, som enligt lag eller föreskrift skall
eller får utgallras efter viss tid (gallringsfrist) eller
omedelbart. Sådan föreskrift meddelas av regeringen,
riksarkivet eller, försåvitt det gäller personregister som förs med
hjälp av ADB, av datainspektionen.

Varje utgallringsföreskrift är i sak en undantagsbestämmelse och skall
följaktligen tolkas och tillämpas med sträng begränsning till vad den
uttryckligen omfattar. Utgallringen får under inga förhållanden
utsträckas till att omfatta andra handlingar än de i föreskrifterna
angivna. Cirkulär (1979:679).

Anmärkning. I fråga om personregister, som förs
med hjälp av ADB, kan gallringsföreskrift meddelas av datainspektionen
efter samråd med riksarkivet enligt 6 § datalagen (1973:289) och 5 §
datakungörelsen (1973:291). Cirkulär (1979:679).

2 mom. Allmänna bestämmelser om utgallring av
handlingar hos myndigheter, för vilka riksarkivet eller landsarkiv är
arkivmyndighet, är meddelade i förordn. (1953:716) angående utgallring
av handlingar hos vissa statsmyndigheter, den s.k. ''allmänna
gallringsförordningen'' samt i förordn. (1974:648) om utgallring ur
upptagning för automatisk databehandling. Sistnämnda förordning är
tillämplig även på myndigheter, för vilka krigsarkivet är
arkivmyndighet.

Därutöver gäller för särskilda förvaltningsområden eller för vissa
handlingar bestämmelser i ett stort antal andra författningar och av
regeringen, riksarkivet eller datainspektionen meddelade
gallringsbeslut (''gallringsbrev''). I vissa fall är utgallring
medgiven, i andra ovillkorligt föreskriven. Enstaka typarkiv (t.ex.
ett kronofogdearkiv i varje landsarkivdistrikt, ett kyrkoarkiv i varje
län) är i särskild ordning undantagna från gallring för att för
framtiden utgöra fullständiga exempel på arkivbildningen inom
vederbörande förvaltningsområden. Cirkulär (1979:679).

3 mom. Utgallringsbar handling är utgallringsmogen när den
gallringsfrist gått ut, som
gäller för, handlingen. Gallringsfristen är antingen fastställd i
utgallringsföreskriften eller bestäms enligt denna av myndigheten
själv. Myndighets beslut om sådan frist skall, om riksarkivet är
arkivmyndighet, delges riksarkivet.

Rörande förberedandet av utgallring genom att de utgallringsbara
handlingarna redan vid arkivläggningen samlas i särskilda volymer se
ovan 4 §. Dessa volymer förses med innehållsrubrik och påskrift om
tidpunkten för utgallring (t.ex. ''Utgallras 1980'').

Anmärkningar

1. Med gallring(se bl.a. 11 § Aas) förstås den
minskning av ett arkiv, som sker genom utgallring av vissa
handlingar; gallring och utgallring är således ej liktydiga
termer. Att gallra en serie innebär, att vissa handlingar i serien
avlägsnas och förstörs; att utgallra en serie innebär däremot att
hela serien avlägsnas och förstörs. I fråga om upptagning kan gallring
ske därigenom att uppgift utplånas.

Gallring och utgallring är ej att förväxla med avlämning av
arkivhandlingar till arkivmyndighet (28-34 §§ Aas), med avställning av
inaktuella handlingar (4 § 2 mom. ovan) eller med överförande av
arkivhandlingar från tjänsterum till arkivlokal (11 § 3 mom. nedan).

Observeras bör även, att vissa utgallringsföreskrifter, framför allt
''allmänna gallringsförordningen'' (1953:716), gäller myndighetens
samtliga handlingar och ej enbart dess arkivhandlingar. Cirkulär
(1979:679).

2. Om återställande av handlingar se t.ex. rättegångsbalken 50:30,
51:30 och 52:13; riksarkivets gallringsbeslut nr 283 (SFS 1971:204) om
återställande eller utgallring av ansökningshandlingar samt kung.
(1955:32) ang. återställande eller utgallring av vissa
ansökningshandlingar hos myndigheter tillhörande försvaret; 21 § kung.
(1964:618) om expeditionsavgift m.m. Cirkulär (1979:679).

3. Förteckning över de t.o.m. 1968 utfärdade gallringsföreskrifterna
har publicerats i Arkivgallring hos myndigheter (Meddelanden från
svenska riksarkivet broschyr nr 10, Stockholm 1969) och tillhandahålls
av riksarkivet. Uppgifter om gallringsbeslut, som därefter fattats,
återfinns i riksarkivets publikationer Meddelanden från svenska
riksarkivet och RA-nytt (ser. Myndighetsservice). Cirkulär
(1979:679).

4 mom. Om arkivhandling förstörs eller
information utplånas efter skedd överföring av informationen till
annat medium, är åtgärden att betrakta som gallring och får endast ske
i härför fastställd ordning.

Förstöring i samband med överföring till ny databärare tillhörande
samma slag av upptagning är ej gallring, förutsatt att den nya
databäraren är av likvärdig kvalitet och att ändring i informationen
ej sker. Så t.ex. är förstöring vid överföring från skivminne till
magnetband eller tvärtom ej gallring, medan däremot förstöring vid
överföring från upptagning för ADB till mikrofilm är gallring.

Beslut om verkställande av föreskriven eller medgiven gallring fattas
av den myndighet, till vars arkiv upptagning hör, även om upptagningen
av tekniska eller andra skäl förvaras annorstädes.

Beslut om verkställande av utgallring av upptagning, vilken är
tillgänglig för flera myndigheter, fattas av huvudmannen för systemet
eller av myndighet, som i särskild ordning bestämts. Är gallring ej
ovillkorligt föreskriven, fattas sådant beslut först sedan övriga
berörda myndigheter meddelat, att de biträder gallringen. Cirkulär
(1979:679).

10 §

Arkivlokaler

(17-21 §§ Aas)

1 mom. I enskild bostad får arkiv förvaras endast
om myndighet ej förfogar över särskild tjänstelokal. I tjänstebostad
(t.ex. prästgård) får arkivhandlingar ej förvaras i utrymmen, som
används för egentligt bostadsändamål.

2 mom. Arkivlokal (för förvaring av
arkivhandlingar särskilt avsedd lokal) bör vara förlagd i nära
anslutning till tjänstelokalerna. I källarvåning bör den förläggas
endast om denna är helt fuktfri och ej utsatt för risk av vattenskada
t.ex. genom översvämning.

För att tillgodose kraven på brandskydd skall särskilt tillses, att
arkivlokal har väggar, takbjälklag och golvbjälklag samt dörrar och i
förekommande fall fönsterluckor i den brandsäkerhetsklass, som gäller
med hänsyn till byggnadens konstruktion, användning och belägenhet.

Arkivlokal bör vara försedd med elektrisk belysning och, där dess
storlek och belägenhet så påkallar, värmeledning och
ventilationsanordningar, allt av brandsäker beskaffenhet.

Arkivexemplar av mikrofilmer, upptagningar för ADB, ljud- och
videoband skall förvaras i särskilda för resp medium lämpade
arkivlokaler. Lokalen skall uppfylla vissa krav med avseende på
temperatur, luftfuktighet, luftrenhet och brandskydd. Närmare
anvisningar om arkivlokalens konstruktion, inredning mm utfärdas av
statens planverk.

Myndighet, som endast förfogar eller kan väntas komma att förfoga
över ett mindre antal mikrofilmer, får som alternativ till byggande av
särskild filmarkivlokal deponera filmen hos arkivmyndighet eller annan
myndighet, som har sådan lokal. Om filmen deponeras hos annan än
arkivmyndighet, bör i depositionsavtalet intas föreskrifter om att
filmen skall vårdas och kontrolleras i enlighet med meddelade
bestämmelser och anvisningar. Arkivmyndigheten skall underrättas om
sådan deposition. Cirkulär (1979:679).

Anmärkning.

Om arkivlokal för mikrofilm skall inrättas, innan anvisningar härför
hunnit utfärdas, bör kontakt tas med arkivmyndigheten, som lämnar
erforderliga hänvisningar och råd.

Rörande arkivlokals konstruktion i övrigt och inredning m.m. hänvisas
till Råd och anvisningar för anordnande av arkivlokaler (Kungl
byggnadsstyrelsens publikationer 1963:2) och Svensk byggnorm, utgiven
av statens planverk.

Förvaras arkivhandlingar i arkivskåp, skall detta vara av den
brandsäkerhetsklass, som närmast motsvarar kraven på arkivlokal enligt
ovan.

3 mom.Är arkiv inrymt i lokal, som ej är lämplig
för sitt ändamål, bör myndigheten söka samråd med arkivmyndigheten om
erforderliga åtgärder.

Då förslag till ny- eller ombyggnad av arkivlokal upprättas, skall
arkivmyndighetens synpunkter inhämtas redan på projekteringsstadiet.
Där så kan ske, bör detta iakttas även när fråga uppkommer om
förhyrning av arkivlokal i planerad nybyggnad.

Har förslag till arkivlokal godkänts av arkivmyndigheten, skall denna
ånyo höras, om avvikelse från det godkända förslaget anses önskvärd.
Cirkuär (1979:679).

4 mom.Arkivlokal, som ej samtidigt är
arbetslokal, får ej utan tvingande skäl användas till annat ändamål än
förvaring av arkivhandlingar.

Myndigheten skall utfärda erforderliga bestämmelser om tillträde till
arkivlokal. Därvid skall iakttas att lokalen endast med myndighetens
medgivande och under kontroll får vara tillgänglig för person, som ej
tillhör myndighetens personal eller utför arbete för myndighetens
räkning.

I arkivlokal får ej förekomma rökning, begagnas bart ljus eller
användas elektriska apparater (tex kokplattor) eller annat, som kan
förorsaka brand.

Arkivlokal skall med korta mellanrum besökas för kontroll och hållas i
vårdat skick. Cirkulär (1979:679).

11 §

Arkivhandlingarnas vård och användning

(17-21 §§ Aas)

1 mom. Vid större myndighet bör finnas särskilt
utsedd person, som under chefen är närmast ansvarig för arkivvården
vid myndigheten (arkivansvarig).

Där särskild arkivvårdare dessutom utses jämlikt 19 § Aas, bör
instruktion för denne utfärdas efter samråd med arkivmyndigheten.
Cirkulär (1979:679).

2 mom. Aktuella lösa handlingar förvaras på det
sätt, som arbetet kräver (t.ex. i fack, vertikalskåp, kortskåp eller i
samlingspärmar).

Övriga lösa handlingar skall förvaras enligt följande:

a) Handlingar, som skall bevaras, inbinds eller inläggs i kapslar
(arkivkartonger, buntomslag eller kortlådor); handlingar av större
format (t.ex. kartor och ritningar) läggs om möjligt plana i kartskåp
eller portföljer, pergamentsbrev i askar eller konvolut, filmer och
magnetband i kassetter.

Kapslar, portföljer och kassetter skall vara av hållbart material, som
ej färgar av sig eller på annat sätt skadar innehållet.

Viktigare arkivhandlingar såsom protokoll, diarier och vissa register
till diarier bör bindas.

Akt eller dossi e, som kapslas tillsammans med andra handlingar, bör
förses med skyddsomslag (aktomslag) med påskrift om innehållet.

Ljudband bör vara inneslutet i isärtagbar kassett. (Betr. upptagningar
jfr 7 mom. nedan.)

b) Utgallringsbara handlingar inläggs i enklare paket eller förvaras i
samlingspärmar, vilka kan användas på nytt, sedan etiketterna tagits
bort vid gallringsfristens utgång. Cirkulär (1979:679).

Anmärkning. Det bör observeras, att plastfickor
kan skada innehållet och därför bör undvikas.

3 mom. Arkivhandlingarna skall snarast möjligt
överföras från tjänsterummen till arkivlokalen. Är denna belägen i
anslutning till tjänsterummen, skall arkivhandlingarna såvitt möjligt
ständigt vara placerade i denna utom då arbete pågår.

4 mom. I arkivlokalen skall bundna och kapslade
volymer vara uppställda på hyllor.

I arkiv, vilkas serier är av väsentligt skiljaktiga format, får
serierna grupperas efter volymhöjd eller -djup i den utsträckning, som
erfordras för att rationellt utnyttja hyllutrymmet, inom varje grupp
dock i arkivförteckningens ordning.

Efter varje tillväxande serie bör lämnas tomrum för motsedda tillskott
(accessionsutrymmen). Cirkulär (1979:679).

5 mom. Varje volym skall vara försedd med påtryck
eller etikett med arkivets (myndighetens och i förekommande fall
byråns) namn samt volymens rubrik (innehållsuppgift) och signum enligt
arkivförteckningen (se 12 §). Härvid bör - särskilt i vad avser
myndighetens namn - förkortningar icke användas.

Beträffande etikettering av upptagningar gäller särskilt meddelade
föreskrifter (se mom. 7). Cirkulär (1979:679).

6 mom. För lagning av svårare skador på
arkivhandlingar bör myndighet, som ej förfogar över specialutbildad
arbetskraft, rådfråga arkivmyndigheten.

Lagning av revor får endast utföras med material, som icke kan skada
handlingen.

7 mom. Om handhavande och kontroll av
upptagningar, som skall bevaras för framtiden, gäller följande.

Film

En av film får begagnas endast för framställning av nytt
arkivexemplar. Om särskild masterfilm för framställning av brukskopior
ej finns, får arkivexemplaret begagnas även härför, dock endast under
förutsättning att kopiering för bruksändamål sker i mindre
utsträckning.

Film, som efter förvaring eller begagnande i viss lokal skall
överföras till lokal med annan temperatur eller luftfuktighet, skall
genom konditionering anpassas till denna. Den som arbetar med
arkivexemplar av film bör bära luddfri tyghandske.

Arkivexemplar av film skall kontrolleras regelbundet, lämpligen genom
stickprov. Testbrickor för påvisande av luftföroreningar skall
placeras i arkivlokalen och besiktigas varje månad. Iakttas utslag på
testbricka eller skada på film, som förvaras i lokalen, skall
orsakerna utredas och lämpliga åtgärder vidtas. Skadad film repareras
eller kopieras, om så kan ske. I annat fall tillvaratas dess innehåll
på annat sätt. Arkivexemplaren skall förvaras i väl slutna
förpackningar av för filmen oskadligt material. Endast sådana
förvarings- och monteringsmedel får användas, som godkänts av statens
provningsanstalt.

Den i förpackningen inneslutna luften skall vara ren, och
fuktinnehållet får ej överstiga 30 % relativ luftfuktighet.

Av filmen och/eller dess förpackning bör framgå

arkivbildare och, i förekommande fall, byrå- eller
projekttillhörighet

serierubrik och volymsignum enligt arkivförteckningen

löpnummer för kassett eller annat förvaringsmedel

tekniska data (positiv, negativ, filmslag, generationsnummer m.m.)

tidpunkt för filmningen (och, om filmen tillhör en senare generation,
tidpunkt för filmens framställning)

huvudsakligt innehåll

innehållsregister eller index

förminskningsförhållande och

företagna kontrollåtgärder.

För att arkivexemplar på rulle skall kunna identifieras måste
märkskyltar fotograferas på startsladd och i vissa fall även på
slutsladd.

Vid transport av mikrofilm skall hänsyn tas till riskerna för
skadeverkningar vid omkonditionering. Cirkulär (1979:679).

Magnetband

Hantering och förvaring av upptagning skall ske i dammfria lokaler.
Bandet skall vara skrivskyddat och dess fria ände låsas med därför
avsedd skumgummikudde. Det skall förvaras i sluten plastkassett, som
är transparent, så att etiketten på spolen kan läsas utan att
kassetten behöver öppnas.

Magnetband bör förses dels med direkt läsbar etikett, som anbringas
på bandspolen och innehåller uppgifter av teknisk, administrativ och
innehållsmässig art, dels ock med magnetisk etikett (label), som bör
utformas enligt ISO 1001.2. Cirkulär (1979:679).

Anmärkningar. Den visuellt läsbara etiketten bör
innehålla uppgift om

arkivbildarens namn (myndighet, enhet etc.)

serierubrik i klartext enligt arkivförteckning

volymsignum enligt arkivförteckning

löpnummer i bandsviten

volymserienummer

registeridentifikation (datasetnamn) enligt systemdokumentation och
magnetisk label

volymens ordningsnummer inom registret (file)

volymens framställningsdatum (skrivdatum)

antal kanaler

teckentäthet.

Utformningen av visuellt läsbar etikett beskrivs i statskontorets
tekniska norm nr 11.

Har magnetband utsatts för ovanliga miljöförhållanden eller
konstateras att spänningar har uppstått i bandet, bör det omspolas,
eventuellt efter konditionering.

Varje ADB-band, som icke används i drift, skall kontrolleras genom
körning, minst en gång under den första tioårsperioden och därefter en
gång vart femte år. Sådana ADB-band skall dessutom uttas stickprovsvis
för okulärbesiktning. Vid användning eller kontroll av dylikt ADB-band
förs anteckningar om bandets kondition. Påträffas permanent läsfel
eller iakttas annan skada, kopieras bandet.

Till magnetband hörande systemdokumentation skall bevaras och åtfölja
upptagningen. I dokumentationen bör ingå bl.a. eventuella utskrifter
av datablock med informationsförlust samt anteckningar om bandets
fysiska kondition.

Om upptagning, som är tillgänglig för myndighet, förvaras hos
dataservicecentral eller eljest hos annan än myndigheten, bör särskilt
avtal upprättas om upptagningarnas behandling i arkivhänseende.
Myndighet skall tillse, att vården sker i enlighet med
överenskommelsen.

Särskilt framställt arkivexemplar av magnetband skall vid transport
förvaras i emballage så konstruerat, att avståndet från bandet till
emballagets yttersidor är minst tre tum eller cirka 7,5 cm.

Ljud- eller videoband bör omspolas 24 timmar före användning eller
kontrollkörning. Varje band kontrolleras minst en gång vart femtonde
år genom körning. Iakttas skada, kopieras bandet. Cirkulär (1979:679).

8 mom. Arkivhandling får, utom för ändamål som
särskilt anges i Aas, föras från myndighetens lokaler endast i samband
med tjänsteförrättning eller eljest vid utförande av arbete utom
lokalerna eller för inbindning, lagning, reproducering eller likartad
åtgärd för myndighetens egen räkning. Härvid skall nödig försiktighet
iakttas och tillses, att handlingen snarast möjligt återställs.

9 mom. Vid lån ur arkiv bör på uttagen volyms
plats anbringas en markering (t.ex. pappskiva) med volymens rubrik och
signum, låntagarens namn samt datum. Cirkulär (1979:679).

10 mom. Då arkivhandling hålls tillgänglig för
allmänheten inom myndighetens lokaler, skall dess handhavande
övervakas.

11 mom. För vården av upptagning som är
tillgänglig för flera myndigheter ansvarar huvudmannen för det
datasystem, vari upptagningen ingår, eller annan myndighet som
riksarkivet bestämmer. Cirkulär (1979:679).

Anmärkningar

Rörande inbindning av arkivhandlingar har anvisningar meddelats i
riksarkivets cirkulär 1974-10-03. Jfr riksarkivets broschyr nr 12
(1975).

För förvaring av icke utgallringsbara handlingar finns godkända
arkivkartonger med plastlaminering, vilka tillhandahålls bl.a. genom
poststyrelsens centralförråd.

Anvisningar om buntning tillhandahålls av arkivmyndigheten.

Uppgift om tejp som i vissa fall kan användas för lagning av
arkivhandlingar, återfinns i postens sortimentlista. Annan tejp skadar
papperet och får därför inte användas på arkivhandlingar. Cirkulär
(1979:679).

12 §

Arkivförteckning

(22-25 §§ Aas)

1 mom. Förteckningsplanerna ger regler för hur
arkivens serier systematiskt skall ordnas och förtecknas (jfr 4 § 3
mom. ovan). Enligt flertalet förteckningsplaner indelas ett arkiv i
första hand i vissa huvudavdelningar, såsom
protokoll, diarier, inkomna handlingar, räkenskaper m.fl., vilka
betecknas med stora bokstäver. Omfattar en huvudavdelning flera
serier, indelas den i underavdelningar, vilka
betecknas med arabiska siffror fogade till huvudavdelningens
beteckning, A 1, A 2 o.s.v. Sådan underavdelning kan omfatta flera
serier och indelas då i sin ordning i lägre underavdelningar o.s.v.,
så att de lägsta underavdelningarna alltid utgör var sin serie. Dessa
lägre underavdelningar betecknas med tillagda stora bokstäver, A 1 A,
A 1 B o.s.v., och vid fortsatt underindelning A 1 AA, A 1 AB o.s.v.
Den på detta sätt bildade beteckningen för en serie är seriesignum
Cirkulär (1979:679).

Anmärkning: I vissa fortfarande gällande
förteckningsplaner används romerska siffror och små bokstäver för att
beteckna underavdelningar (A I a, A I b o.s.v.). Denna princip för
signering bör bibehållas, så länge förteckningsplanen gäller. Cirkulär
(1979:679).

Exempel: Flera förteckningsplaner upptar en
huvudavdelning C, Diarier. Om i ett visst slags arkiv endast en serie
diarier förekommer, är dess beteckning, seriesignum, endast C. Finns
däremot exempelvis både brevdiarier och ansökningsdiarier, betecknas
dessa C 1 och C 2. Om den förra underavdelningen (C 1) omfattar
serierna ingående brevdiarier och utgående brevdiarier, betecknas
dessa C 1 A resp. C 1 B.

Inom huvudavdelning eller underavdelning, som omfattar flera serier,
ordnas dessa, om ej annat anges i förteckningsplanen, i kronologisk
följd efter begynnelseår.

Är förteckningsplan ej fastställd, upptas serierna i den ordning och
med den signering arkivmyndigheten anvisar.

I arkivförteckningen skall för varje serie utsättas såväl rubrik med
innehållsbeteckning som signum (t.ex. C 1 A, Diarier över ärenden).

Se även bilagda förteckningsexempel. Cirkulär (1979:679).

2 mom. Serierna skall, såvida ej gällande
förteckningsplan föreskriver annat, ordnas och förtecknas efter
systematiska grunder, oberoende av material, format och
framställningssätt. Cirkulär (1979:679).

Exempel: Om myndighet vid diarieföring använder
sig av elektromagnetiska databärare, skall dessa tas upp i
förteckningen under huvudavdelning C, Diarier. Likaså skall
magnetband, som används för lagring av information hörande till
räkenskapsföringen, förtecknas under huvudavdelning G, Räkenskaper.
Cirkulär (1979:679).

3 mom. Inom varje serie numreras volymer (t.ex.
band, kapslar, kortlådor, kassetter) och i förekommande fall särskilt
förvarade lösa handlingar (t.ex. kartor, ritningar, vilka är bilagor
till handlingar i annan arkivserie eller eljest få till antalet) med
arabiska siffror. Seriesignum tillsammans med volymens nummer utgör
volymsignum (t.ex. A 1:5; A 2:16).

Om ändring i redan genomförd numrering måste göras, därför att
ytterligare volymer påträffats eller eljest tillkommit, kan man, till
förekommande av fullständig omnumrering av serien, göra tillägg genom
liten bokstav (t.ex. A 1:2a, A 1:2b o.s.v.). Tillvägagångssättet bör
dock endast begagnas i undantagsfall.

Utom med nummer redovisas volym med tidsuppgift och vid behov
delbeteckning. Har volymen en särskild titel, som skiljer sig från
seriens rubrik (t.ex. ''expeditionsbok'' på en volym i serien
diarier), bör denna anges i förteckningen. Är volymen försedd med
register, anmärks detta.

Går innehållet i en volym in under olika avdelningar, upptas volymen
med nummer endast i den serie, som den främst tillhör och i vilken den
kommer att vara uppställd. Under de övriga avdelningarnas rubriker
hänvisas till volymen i fråga. Cirkulär (1979:679).

Exempel: I ett arkiv har de ingående och
utgående diarierna 1966-1970 bundits i ett band. Denna volym upptas i
förteckningen under C 1 A, Ingående diarier, med volymnummer (15),
tidsuppgift (1966-1970) och anmärkningen: Innehåller även utgående
diarium 1966-1970. Under C 1 B, Utgående diarier, antecknas: 1966-1970
se C 1 A:15; i kolumnen för volymnummer görs ett tvärstreck.

Ifall en serie upphör, skall anmärkas var eventuell fortsättning
skall sökas.

Serie som består av utgallringsbara volymer behöver i förteckningen
redovisas endast med rubrik och seriesignum samt anteckning om den
bestämmelse, som ligger till grund för utgallringen, och om
fastställd gallringsfrist. Finns inom en underavdelning flera i sin
helhet utgallringsbara serier (t.ex. inom ett ADB-system) kan dessa
upptas under ett gemensamt signum, dock med angivande av rubrik och
gällande gallringsgrund för varje särskild serie. Volymer, som skall
bevaras som typexemplar eller eljest, förtecknas dock i vanlig
ordning.

Kort- eller lösbladsregister eller dossiéesystem samt de volymer, som
bildats genom avställning (se 4§ 2 mom.) därur, redovisas såsom en
gemensam serie. Vid rubriken anges året för uppläggningen och reglerna
för uppläggning och avställning; de avställda volymerna förtecknas
därefter med nummer och titel: Avställda kort (blad, dossiéer).

Se bilagda förteckningsexempel.

Rörande tidsuppgift för arkivhandlingar gäller:

a) För volym, som omfattar eller gäller viss tidrymd, anges denna (för
icke avslutad volym begynnelsetid). Består sådan volym av inkomna
handlingar eller akter, grundas denna datering på ankomst- eller
beslutsdata, om de är ordnade efter dessa, i annat fall på deras egen
datering. För volym, som består av avställda handlingar, anges
avställningsår (avställningsperiod); för avskriftssamling eller
reproduktion anges om möjligt tillkomsttiden.

b) Om en särskilt förtecknad lös handling utgör avskrift,
kartrenovation eller annan kopia, anges förutom dess eget datum även
originalets.

Arkivförteckning bör förses med innehållsförteckning, som upptar
förekommande huvud- och underavdelningars rubriker och signa.

Vid förteckning på lösblad är detta nödvändigt bl.a. från
kontrollsynpunkt. Cirkulär (1979:679).

4 mom. I fråga om vissa slag av upptagningar
redovisas tekniska data särskilt i förteckningen enligt föreskrifter i
förteckningsplanen. Närmare anvisningar härför meddelas nedan.

a) Då det gäller förtecknandet av icke utgallringsbar upptagning
för ADB, bör på härför avsedd plats i
arkivförteckningen eller i bilaga till denna anges förvarande
myndighet eller företag (om arkivbildaren ej själv förvarar
upptagningen)

projekttillhörighet, registeridentifikation enligt
systemdokumentationen

seriebeteckning för systemdokumentation och andra till upptagningen
hörande handlingar

varifrån upptagningens uppgifter hämtats och vilka uppgifter som
finns på bandet

sorteringsordning, maskintyp, teckentäthet, antal kanaler, övriga
tekniska data (t.ex. postlängd, postformat, antal poster,
blockstorlek)

löpnummer för band eller annan informationsbärare samt kassett eller
annat förvaringsmedel.

I fråga om upptagning, som förvaras hos annan myndighet än
arkivbildaren, kan dessa uppgifter efter samråd med arkivmyndigheten
ersättas av hänvisning till inventeringsliggare (beståndsöversikt),
som förs hos den förvarande myndigheten. Cirkulär (1979:679).

b) Mikrofilm förtecknas liksom övriga
arkivhandlingar efter systematiska grunder enligt gällande
förteckningsplan. Härutöver skall på härför avsedd plats i
arkivförteckningen eller i bilaga till denna anges vissa tekniska och
andra data som är av betydelse för begagnande, kontroll och vård,
främst angående

filmform (rullfilm etc.)

tidpunkt för filmningen (och, om filmexemplaret representerar en
senare generation, tidpunkt för framställningen)

tekniska data (filmtyp m.m.)

förekomsten av masterfilm och arbetskopior

sökmöjligheter (strukturering av innehållet).

Här angivna tekniska och andra data behöver endast anges för
filmexemplar, som är avsedda för långsiktigt bevarande. Cirkulär
(1979:679).

5 mom. Över kartor och ritningar bör föras
särskilda register. Uppgift att sådana finns skall lämnas i
myndighetens arkivförteckning på därför avsedd huvudavdelning.
Myndighets innehav av ritningar och kartor, vilka icke är bilagor till
andra handlingar, redovisas i arkivförteckningen. Är antalet ringa,
bör de förtecknas styckevis, medan förekomsten av stora bestånd
redovisas summariskt genom anteckningar i arkivförteckningen. Dessa
bör ge en uppfattning om ritningarnas typ (innehåll), ålder (ev. en
dast begynnelseår), förvaringssätt och ungefärligt antal. Här bör även
hänvisning göras till befintlig registrering, inklusive sökregister
och ev. andra handlingar som använts vid hanteringen av kartorna och
ritningarna. Cirkulär (1979:679).

6 mom. Vid den årliga genomgången av
arkivförteckningen skall denna fullständigas, om så ej redan skett,
genom införande av nytillkomna arkivhandlingar och av slutår för
avslutade volymer samt anteckning om arkivhandlingars avgång genom
avlämning till arkivmyndigheten eller annan myndighet, genom
utgallring eller på annat sätt. Genomgången bör ske i början av året
och vara avslutad före mars månads utgång. Cirkulär (1979:679).

7 mom. Tioårsuppgift enligt 25§ Aas kan antingen
lämnas i form av särskild tilläggsförteckning eller införas i tidigare
till arkivmyndigheten insänd förteckningsavskrift, som kan återlånas
för komplettering.

Arkivförteckning, i 25 § Aas föreskriven avskrift av sådan och
tilläggsförteckning skall skrivas på av arkivmyndigheten godkänd
blankett eller på skrivpapper märkt svenskt arkiv 100.

Myndighet för vilken riksarkivet eller krigsarkivet är arkivmyndighet
skall inge bestyrkt förteckningsavskrift och tioårsuppgift i ett
exemplar, myndighet för vilken landsarkiv är arkivmyndighet i två
exemplar. Cirkulär (1979:679).

13 §

Utlån av arkivhandlingar

(26-27 §§ Aas)

1 mom. Framställning om lån för tjänsteändamål bör ske skriftligen
och med angivande av det ärende, för vars handläggning
handlingarna behövs.

2 mom. Myndighet eller institution, som erhållit
rätt att för vetenskapligt ändamål inlåna
arkivhandlingar, skall noga pröva forskares lånebegäran och därefter
göra skriftlig framställning om lånet med angivande av forskarens
namn, forskningens ändamål samt önskad lånetid.

3 mom. Utlån av arkivhandlingar till enskild för
användning utom myndighetens lokaler är icke tillåtet.

4 mom. Utlån bör ej ske av handlingar av särskild
vikt (t.ex. kyrkoböcker, jordregister, diarier). Ömtåliga eller
skadade handlingar bör ej försändas till annan ort. Ett hinder för
utlån är även arkivhandlings alltför otympliga beskaffenhet.

Lösa handlingar, som utlånas, skall räknas och antalet blad anges, om
handlingarna ej är numrerade.

I regel bör endast ett fåtal volymer på en gång utlånas för samma
forskares räkning.

5 mom. Arkivhandlingar, som utlånas till annan
ort, skall emballeras på betryggande sätt. Vid transport av magnetband
bör därför avsedd behållare användas. Försändes lån med posten, skall
försändelsen assureras. Försändelse får, även då lånet avser
vetenskapligt ändamål, äga rum med tjänstepost, om ej särskilda
föreskrifter lägger hinder i vägen; har försändelsen icke skett med
tjänstepost, är den, för vilkens räkning lånet begärts, skyldig att
erlägga transportkostnaderna. Cirkulär (1979:679).

6 mom. Utlån av arkivhandling bör endast ske mot
kvitto, som återställs sedan handlingen återkommit.

Lån skall dessutom på lämpligt sätt noteras; där lån förekommer ofta,
skall särskild liggare över lånen föras.

Återställs ej utlånad arkivhandling inom tre månader eller annan för
lånet bestämd tid, bör den återfordras. Myndigheten äger dock rätt att
medgiva förlängning av lånetiden liksom även att vid behov återfordra
handlingen före lånetidens utgång.

7 mom. Myndighet eller enskild, som begär att få
låna upptagning, skall om ej eljest hinder föreligger, erhålla
upptagningen i kopia, såvida icke riksarkivet för visst fall medger
att arkivexemplaret av upptagningen utlånas. Om avgift för kopia är
särskilt föreskrivet. Cirkulär (1979:679).

Anmärkningar

1. Rätt att för vetenskapligt ändamål inlåna arkivhandlingar beviljas
av riksarkivet endast åt myndigheter och institutioner, som kan bereda
handlingarna betryggande förvaring och vård. Sådan lånerätt kan
beviljas dels generellt, dels för tjänstemäns enskilda forskningar,
dels under begränsad tid för en speciell forskningsuppgift.

2. Lånerätt har riksarkivet, krigsarkivet, landsarkiven, stadsarkiven
i Stockholm, Malmö, Borås, Eskilstuna, Gävle, Göteborg, Norrköping,
Uppsala, Västerås, Örebro, riksantikvarieämbetet, kungl. biblioteket,
universitetsbiblioteken samt ett antal andra myndigheter och
institutioner. Uppgifter om dessa kan erhållas från riksarkivet,
krigsarkivet och landsarkiven. Cirkulär (1979:679).

14 §

Avlämning av arkivhandlingar till landsarkiv

(29 § Aas)

1 mom. Arkivhandlings ålder, som avses i 29 § 1
mom. andra stycket Aas, räknas från dess datering enligt 12 § 3 mom.
ovan. Cirkulär (1979:679).

2 mom. Undantagna från avlämningsskyldighet är
sådana avskrifter och andra reproduktioner av handlingar i
myndighetens eller andra arkiv, som utförts efter år 1900, förutsatt
att originalen finns i behåll.

Från avlämning får även undantas

sådana donationsbrev och andra åtkomst- eller
nyttjanderättshandlingar, som ligger till grund för bestående
rättsförhållanden,

sådana kartor och ritningar med tillhörande beskrivningar, som anses
behövliga för ämbetsgöromålen,

i häradsrätters, rådhusrätters och tingsrätters arkiv:
fastighetsböcker och småprotokoll, som anses behövliga för
ämbetsgöromålen. Cirkulär (1979:679).

3 mom. I fråga om avlämning till landsarkiv av
upptagning stadgas särskilt i 15 och 16 §§. Cirkulär (1979:679).

15 §

Avlämning av upptagning för ADB till arkivmyndighet

(28-29 § Aas)

1 mom. Vid avlämning av upptagning, som icke är
utgallringsbar, gäller följande. Informationen skall vara lagrad på
arkivband enligt föreskrifterna i 6 § 2 mom. Magnetband avlämnas i två
exemplar, varav åtminstone det ena skall vara nytt. Båda banden skall
uppfylla av statens provningsanstalt uppställda krav, såvida ej
arkivmyndighet medger undantag härifrån beträffande det ena
exemplaret. Cirkulär (1979:679).

2 mom. Magnetband skall vid avlämning åtföljas
av tillhörande dokumentation. I denna bör ingå bl.a. eventuella
utskrifter av datablock med informationsförlust och anteckningar, som
jämlikt 11 § 7 mom. ovan förts om bandets fysiska kondition. Före
leverans skall kontrolleras, att körloggens uppgifter (jfr 6 § ovan)
överensstämmer med motsvarande uppgifter i systemdokumentationen.
Cirkulär (1979:679).

16 §

Avlämning av mikrofilm till arkivmyndighet

(28-29 § Aas)

Vid avlämning till arkivmyndighet av mikrofilm bör utöver
arkivexemplaret avlämnas ett bruksexemplar av filmen. Bruksexemplaret
kan utgöras av redan befintlig, i gott skick varande film, men behöver
ej uppfylla av statens provningsanstalt uppställda krav på
arkivbeständighet. Cirkulär (1979:679).

17 §

Leveransreversal m.m.

(34 § Aas)

Försändelse (leverans) av arkivhandlingar, som
avlämnas till riksarkivet eller landsarkiv, skall åtföljas av reversal
i minst två underskrivna exemplar, varav det ena återställs med
påtecknat kvitto. Reversal skall uppta varje i leveransen ingående
volym eller särskilt förvarad lös handling med rubrik och i
förekommande fall signum enligt gällande arkivförteckning. Det skall
skrivas på av arkivmyndigheten tillhandahållen blankett eller på
skrivpapper märkt svenskt arkiv 100.

Om arkivhandling sänds med post, skall den assureras.

Beträffande leveranser till krigsarkivet lämnar denna myndighet
anvisningar i varje särskilt fall.

Leverans av upptagning för ADB skall åtföljas av särskilt härför
upprättat reversal med bilagor. Blanketter tillhandahålls av
arkivmyndigheten. Cirkulär (1979:679).

18 §

Inspektion och inventering av arkiv

(35-38 §§ Aas)

1 mom. Inspektion av arkiv avser beskaffenheten
av lokaler och anordningar för förvaring av arkivet,
arkivhandlingarnas beskaffenhet, ordning och vård, förandet av
arkivförteckning, verkställande av föreskriven utgallring och av
föreskriven avlämning av arkivhandlingar samt efterlevnaden av
gällande bestämmelser rörande papper och skrivmedel och
arkivbildningen i övrigt.

Inspektion skall förrättas i närvaro av den för arkivets vård
ansvarige tjänstemannen eller den han vid förhinder förordnar i sitt
ställe.

2 mom. Protokoll över inspektion skall inom en
månad efter förrättningen vara upprättat i två exemplar, av vilka det
ena förvaras hos den myndighet, där inspektionen skett, det andra hos
arkivmyndigheten.

3 mom. Arkivförteckning, enligt vilken
inventering av arkiv skett, skall förses med anteckning härom.

Inventeringsinstrument och avskrift skall skrivas på skrivpapper märkt
svenskt arkiv 100.

Anmärkning. Bestämmelser om inventeringar finns
bl.a. i kung. (1946:705) angående inventering av kyrkoarkiv och
kontraktsprostarkiv (med senare ändringar). Cirkulär (1979:679).