Riksrevisionsverkets föreskrifter (1986:612)  till upphandlingsförordningen (1986:366) 

Riksrevisionsverket meddelar med stöd av 17 § upphandlingsförordningen
(1986:366) följande föreskrifter för verkställigheten av förordningen.

Till 1 §

Beställer en myndighet en vara eller en tjänst från en leverantör enligt
villkor angivna i ett avtal som tecknats med en annan statlig myndighet
enligt förordningens bestämmelser (avropsavtal), behöver den avropande
myndigheten inte tillämpa förordningen.

Till 3 §

Myndigheten skall utnyttja möjligheterna att samverka med andra
myndigheter, såsom att upphandla gemensamt, teckna avropsavtal som får
utnyttjas av andra myndigheter och dra fördel av andra myndigheters
sakkunskap.

Myndigheten skall utnyttja tillgängliga avropsavtal och andra former av
inköpssamordning, om myndigheten inte finner att en separat upphandling
eller någon annan lösning ger förmånligare villkor. Vid bedömningen av
om en separat upphandling eller annan lösning är förmånligare skall
myndigheten även beakta de särskilda kostnader som följer av att inte
utnyttja inköpssamordningen, t. ex. administrativa merkostnader och
kostnader för att skaffa sig sakkunskap.

Myndigheten skall överväga att med leverantören sluta sådant avtal som
ger myndigheten erforderlig kontroll över kostnaderna för varan eller
tjänsten, om myndigheten vid en upphandling bedömer

att affärsmässigt godtagbara villkor inte kan uppnås som en direkt följd
av att konkurrens saknas eller är otillräcklig eller

att ett utvecklings- eller produktionsuppdrag måste läggas ut, trots att
stor osäkerhet föreligger beträffande kostnaderna.

Till 4 §

Sluten upphandling skall användas då förfrågningsunderlaget kan
specificeras så klart att det kan ligga till grund för en reell tävlan
mellan anbudsgivare och förhandlingar inte behövs.

Myndigheten får, om det finns särskilda skäl, av anbudsgivaren begära
sådant förtydligande eller tillägg som behövs för att anbudet skall bli
jämförbart med andra ingivna anbud. Sådan begäran skall normalt vara
skriftlig. Muntlig begäran skall dokumenteras. Myndigheten skall även se
till att anbudsgivaren antingen svarar skriftligt eller skriftligen
bekräftar muntligt svar.

Förhandlingsupphandling skall användas då det klart framgår att
affärsmässigt godtagbara villkor inte kan erhållas genom sluten
upphandling. Förhandlingsupphandling skall användas även då myndighetens
kostnader för att utarbeta förfrågningsunderlag för sluten upphandling
inte skulle bli rimliga med hänsyn till upphandlingens storlek och
karaktär.

Förhandlingar får inte föras förrän myndigheten infordrat anbud och
anbud ingivits samt anbudstiden gått ut.

Direktupphandling får användas endast

om upphandlingen avser mindre belopp och myndighetens administrativa
kostnader vid sluten upphandling eller förhandlingsupphandling därför
inte skulle stå i rimlig proportion till upphandlingens värde eller

om myndigheten vid brådskande och oförutsedda behov inte hinner tillämpa
någon annan upphandlingsform eller

om synnerliga skäl talar för att direktupphandling skall användas.

Till 5 §

Förfrågningsunderlaget skall vara så tydligt och fullständigt som
möjligt samt innehålla

en kravspecifikation i form av beskrivningar eller programhandlingar
uttryckt företrädesvis i funktions- eller prestandatermer,

de kommersiella villkor som gäller för den aktuella upphandlingen, såsom
betalnings- och leveransvillkor m.m., samt

de administrativa bestämmelser som gäller vid upphandlingen.

I de administrativa bestämmelserna skall alltid anges

-- upphandlingsform

-- dag då anbud senast skall vara inkommet

-- dag till och med vilken anbudet skall vara bindande

-- sätt för märkning av anbud

-- att upphandlingsförordningen tillämpas av myndigheten

-- att anbudsgivaren skall uppge företagsform, län där företaget har
sitt säte samt person- eller organisationsnummer

-- att myndigheten enligt 9 § förordningen får anta anbud endast från
sådan anbudsgivare som är registrerad för betalning av mervärdesskatt,
innehållen preliminär A-skatt eller arbetsgivaravgifter, om han är
skyldig till det

-- att det enligt 8 § förordningen åligger myndigheten att kontrollera
dessa registreringar och att inhämta uppgift om anbudsgivaren står i
skuld för några skatter eller allmänna avgifter

-- tillåtna sätt för att lämna anbud.

Myndigheten skall ange att anbudet skall lämnas antingen skriftligen i
tillslutet omslag eller också med telefax (telecopy), telegram eller
telex. Myndigheten får dock vid förhandlingsupphandling tillåta att
anbudet lämnas även på annat sätt, om inte annat är särskilt föreskrivet
i lag eller förordning. Myndigheten skall också ange att anbud som inte
lämnats skriftligen omgående skall bekräftas genom skriftliga
anbudshandlingar.

Anbudsgivarna skall ges skälig tid för att lämna anbud.

Vid förhandlingsupphandling skall det framgå att anbud kan antas utan
föregående förhandling.

Gör myndigheten förtydligande av eller tillägg till
förfrågningsunderlaget under anbudstiden, skall det ske skriftligen till
samtliga leverantörer som fått förfrågningsunderlaget eller redan lämnat
anbud. Har anbudsinfordran skett muntligen, får leverantörerna upplysas
muntligen.

Till 6 §

Vid anbudsinfordran utan annonsering skall anbud begäras från så många
leverantörer som behövs med hänsyn till upphandlingens storlek och
karaktär samt möjligheten att få till stånd tillfredsställande
konkurrens.

När det finns särskilda skäl och under förutsättning att kravet på
affärsmässighet och objektiv behandling inte åsidosätts får myndigheten
tillfråga endast en leverantör. Motivet härtill skall dokumenteras.

En leverantör som inte särskilt tillfrågats har rätt att på begäran få
förfrågningsunderlaget på samma villkor som en tillfrågad leverantör.

Innehållet i förfrågningsunderlaget skall alltid dokumenteras, även om
anbud infordras på annat sätt än genom annonser eller skrivelser.
Muntlig anbudsinfordran får användas endast om särskilda skäl
föreligger.

Till 7 §

Ankomstdag skall vid mottagandet av anbud antecknas på anbudets omslag
eller på annat lämpligt sätt.

Öppnar myndigheten anbuden allteftersom de kommer in, skall anledningen
härtill antecknas.

Anbuden skall vid anbudsöppningen föras upp i en förteckning som skall
bestyrkas av de personer som deltagit i öppningen. Även anbudens
ankomstdag skall anges i denna förteckning.

Till 8 §

Om ett anbud i anbudsprövningen har visat sig vara förmånligt men
lämnats av en anbudsgivare som inte är registrerad trots att han är
skyldig till det eller som har skatte- eller avgiftsskulder, skall
anbudsgivaren beredas möjlighet att yttra sig över uppgifterna samt
informeras om vilka upphandlingsregler som gäller. Lämnar anbudsgivaren
redogörelse som inte stämmer överens med de uppgifter som kommit fram
vid kontrollen, skall förnyad kontroll företas innan beslut fattas i
upphandlingsärendet.

Till 11 §

Om samtliga anbud förkastas skall anbudsgivarna underrättas om detta.

Till 12 §

Vid prövning av anbud som innehåller begäran om förskott skall
myndigheten beakta de räntekostnader för staten som är förknippade med
förskottet. Vid jämförelse mellan konkurrerande anbud skall anbudspriset
därför räknas upp med ett belopp som motsvarar ränta på förskottet.
Denna förskottsränta skall motsvara riksgäldskontorets ränta på den
rörliga krediten, om de verkliga kapitalkostnaderna inte uppgår till
annat belopp.

Om anbudsgivaren skall betala ränta på förskottet, skall denna beaktas
vid jämförelse enligt första stycket.

I de fall en myndighet medger förskott som inte begärts i anbudet skall
leverantören betala ränta på förskottet motsvarande riksgäldskontorets
ränta på den rörliga krediten.

Förskott får inte lämnas om beställningen avser produkter som finns
färdiga, om leveranstiden är kort eller om beställningen är av mindre
omfattning för leverantören. Förskott får inte lämnas vid beställning av
tjänster, om inte särskilda skäl föreligger.

Myndigheten skall avtala om ränta på förskott vid leveransförsening.

Till 13 §

Underrättelsen till den anbudsgivare vars anbud antagits skall vara
skriftlig. För att vinna tid får myndigheten dock lämna underrättelse på
annat sätt. I sådant fall skall underrättelsen utan dröjsmål bekräftas
skriftligen.

Om myndigheten antar anbud men gör ändring, tillägg eller förbehåll som
inte överensstämmer med anbudet, skall myndigheten begära skriftlig
bekräftelse från anbudsgivaren på att ändringen, tillägget eller
förbehållet antas.

Till 15 §

Vid överlåtelse av avtal skall myndigheten iaktta bestämmelserna i 9 §
första stycket förordningen.