Allmän arkivstadga (1961:590)

Allmänna bestämmelser

1 § Denna stadga äger tillämpning på arkiv hos statlig myndighet, som
är förlagd inom riket, med undantag för arkiv hos regeringskansliet,
riksarkivet, krigsarkivet och landsarkiven. Förordning (1976:1106).

2 § Kyrkoarkiv samt arkiv hos allmän försäkringskassa, notarius
publicus och dispaschör anses i denna stadga vara arkiv hos
statsmyndighet.

Såsom arkiv hos statsmyndighet anses i denna stadga även arkiv som
har bildats hos den som särskilt förordnats att föra handelsregister
för stad samt hos kronokamrerare (uppbördsverk). Förordning
(1980:392).

3 § Riksarkivet äger, i förekommande fall efter samråd med myndighet,
som enligt vad därom är särskilt stadgat är central statsmyndighet,
medgiva de undantag från stadgans bestämmelser, som betingas av arkivs
storlek eller av andra särskilda förhållanden.

4 § Riksarkivet har att, utöver vad om utgallring av arkivhandlingar
är föreskrivet i författning eller av regeringen eljest meddelade
bestämmelser, utfärda erforderliga föreskrifter om gallring, vad
gäller under försvarsdepartementet lydande myndigheter efter förslag
av krigsarkivet. Förordning (1976:1106).

5 § Riksarkivet skall efter samråd med krigsarkivet meddela allmänna
anvisningar rörande tillämpningen av denna stadga.

De närmare föreskrifter, som må fordras rörande stadgans tillämpning
på visst slags arkiv eller arkivhandling, utfärdas av central
statsmyndighet efter samråd med riksarkivet eller, där sådan myndighet
icke finnes, av riksarkivet. Förordning (1978:181).

6 § Riksarkivets befogenheter enligt 3 §, 5 § andra stycket, 14 §
första stycket, 15 § andra stycket, 23 § tredje stycket, 26 § andra
stycket samt 31 och 33 §§ skola i fråga om myndighet, som lyder under
försvarsdepartementet, ankomma på krigsarkviet.

Vad nedan i denna stadga är föreskrivet om landsarkiv skall gälla
jämväl för Stockholms stadsarkiv och stadsarkivet i Malmö.

Arkivmyndighet

7 § Varje arkiv står under tillsyn av arkivmyndighet.

8 § Riksarkivet är, om ej annat följer av 9 §, arkivmyndighet för

1. centrala ämbetsverk, kommissioner och kommittér samt övriga
myndigheter, vilkas verksamhetsområde är hela riket,

2. hovrätter, kammarrätter och försäkringsrätter,

3. högskoleenheter med tillhörande institutioner samt andra
inrättningar för vetenskaplig forskning eller undervisning. Förordning
(1978:778).

9 § Krigsarkivet är arkivmyndighet för de under försvarsdepartementet
lydande myndigheterna.

10 § Varje landsarkiv är, om ej annat föjer av 8 och 9 §§,
arkivmyndighet för myndighet inom dess verksamhetsområde.

Är myndighet hänförlig till flera landsarkivs verksamhetsområden och
är ej arkivtillhörigheten bestämd i särskild ordning, beslutar
riksarkivet, vilket landsarkiv som skall vara arkivmyndighet.

Angående landsarkivs verksamhetsområde är särskilt stadgat.

11 § Arkivmyndighet skall noga följa tillämpningen av denna stadga och
i övrigt gällande föreskrifter angående arkiv samt tillse, att arkiv
ordnas och handhaves ändamålsenligt.

Till fullgörande av sin uppgift åligger det arkivmyndighet särskilt
att

tillse att föreskriven utgallring av arkivhandlingar äger rum,

mottaga arkivhandlingar samt tillse att dessa avlämnas i föreskriven
ordning,

infordra och granska arkivförteckningar,

lämna råd och upplysningar rörande arkivbildning och arkivvård samt
biträda vid gallring och andra arkivarbeten,

inspektera arkiv samt

granska förslag till ny- eller ombyggnad av arkivlokaler.

Arkivbildning och gallring

12 § Det hos myndighet bildade beståndet av arkivhandlingar utgör
myndighetens arkiv. Förordning (1978:181).

13 § När en myndighets organisation eller arbetssätt ändras
skall myndighetens arkivbildning ses över. Den inverkan som
ändringen kan få på arkivbildningen och på förutsättningarna
för gallring skall beaktas. Innan ändringen sker skall, om så
fordras, samråd äga rum med arkivmyndigheten.

Vad som sägs i första stycket om översyn av arkivbildningen
och samråd med arkivmyndigheten skall även gälla när en
myndighets arkiv flyttas från en lokal till en annan.
Förordning (1983:413).

14 § Myndighet, som övertager arkiv eller del därav från annan
myndighet eller enskild, skall, i den mån ej riksarkivet annorlunda
bestämmer, hålla det övertagna beståndet av arkivhandlingar orubbat
och skilt från eget och annat hos myndigheten förvarat arkiv.

De åligganden myndighet enligt denna stadga har med avseende å eget
arkiv skola, om ej annat följer av 30 §, jämväl avse arkiv eller del
därav som myndigheten övertager.

15 § Utgallring av arkivhandlingar skall ske i enlighet med vad därom
föreskrivits i författning eller av regeringen eljest meddelade
bestämmelser eller med stöd av denna stadga.

Utöver vad som följer av första stycket må myndighet ej avhända sig
arkivhandling utan medgivande av riksarkivet eller myndighet
riksarkivet bestämmer.

Om återställande av vissa ansökningshandlingar så ock om rätt för
sökande eller annan att återfå handling är särskilt stadgat.
Förordning (1976:1106).

16 § Utgallrade arkivhandlingar skola omedelbart försäljas eller
förstöras. Försäljning skall ske under villkor, att arkivhandlingarna
- där så anses erforderligt under nödig kontroll - förmalas eller på
annat sätt förstöras.

Uppgift, som ingår i upptagning för automatisk databehandling eller
annan upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt
uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel, utgallras genom att
uppgiften utplånas eller genom att upptagningen förstöres.

Beträffande förstöring av hemliga handlingar är särskilt föreskrivet.

Inflytande försäljningsmedel skola, såvitt angår statsmyndighet,
tillgodoföras myndighetens expensanslag för att i mån av behov av
myndigheten disponeras. Förordning (1978:181).

Förvaring av arkiv

17 § Arkiv skall vårdas omsorgsfullt, handhas aktsamt och förvaras på
betryggande sätt; särskilt skall tillses, att arkivet är skyddat för
fukt och brand samt oåtkomligt för obehöriga. För en betryggande
förvaring av magnetband krävs dessutom att banden skyddas mot
elektromagnetisk påverkan. Förordning (1986:93).

18 § Arkiv skall om möjligt vara uppställt i enlighet med upprättad
arkivförteckning samt förvaras så, att alla dess delar äro lätt
åtkomliga.

Hemliga arkivhandlingar böra förvaras för sig.

19 § Är arkiv av större omfattning, skall särskild arkivvårdare utses
att utöva den närmaste tillsynen över arkivet.

20 § Förslag till ny- eller ombyggnad av arkivlokal skall genom
myndighetens försorg före antagandet underställas arkivmyndigheten för
granskning.

Vid förhyrning av lokal avsedd för arkivförvaring skall, där så kan
ske, yttrande inhämtas från arkivmyndigheten.

21 § Arkivmyndigheten skall av myndigheten i god tid underrättas om
tidpunkten för avsyning av byggnadsföretag, som omförmäles i 20 §
första stycket.

Vid inflyttning av arkiv i ny eller ombyggd arkivlokal skall anmälan
göras till arkivmyndigheten.

Arkivförteckning

22 § Över varje arkiv skall föras förteckning.

Hemliga arkivhandlingar böra förtecknas särskilt.

Arkivförteckning skall årligen genomgås och fullständigas med hänsyn
till uppkomna förändringar i arkivet.

23 § Arkivförteckning skall upptaga arkivets samtliga serier och inom
varje serie de volymer och andra arkivaliska enheter, varav den
består, förtecknade var för sig i tidsföljd eller i annan av seriens
beskaffenhet given ordning.

De olika serierna skola i arkivförteckningen vara sammanförda till
huvud- och underavdelningar enligt gällande förteckningsplan.

Förteckningsplan fastställes och ändras av riksarkivet.

24 § Upprättas ny arkivförteckning, skola erforderliga hänvisningar
göras i den nya och den gamla förteckningen.

25 § Avskrift av arkivförteckning skall ingivas till arkivmyndigheten.
Denna äger medgiva, att avskriften ersättes med ett sammandrag.

Uppgift över förändringar i arkivet skall därjämte efter anmodan vart
tionde år lämnas till arkivmyndigheten i form av utdrag ur
arkivförteckningen.

Utlån av arkivhandlingar

26 § Upptagning som kan uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel och
som är arkivhandling får ej utlånas utan riksarkivets medgivande.

Annan arkivhandling får utlånas för tjänsteändamål till departement,
statlig förvaltningsmyndighet eller domstol ävensom till myndighet,
som avses i 2§, samt för vetenskapligt ändamål till myndighet, som
riksarkivet bestämmer.

I övrigt får arkivhandling som avses i andra stycket utlånas endast
med riksarkivets medgivande. Förordning (1978:181).

27 § Beträffande utlånad arkivhandling skola bestämmelserna i 17 §
gälla i tillämpliga delar.

Utlånad arkivhandling må ej, i annat fall än då det är erforderligt
för måls eller ärendes handläggning, utlånas vidare utan medgivande av
den långivande myndigheten.

Avlämning av arkivhandlingar

28 § Arkivhandlingar hos myndighet, som omförmäles i 8 och 9 §§, må
avlämnas till arkivmyndigheten vid den tidpunkt och i den omfattning,
som överenskommes mellan myndigheten och arkivmyndigheten.

I fråga om arkivhandlingar hos de under 8 § 2. och 3. angivna
myndigheterna må, enligt riksarkivets bestämmande och efter
landsarkivets hörande, avlämning ske jämväl till landsarkiv, vars
verksamhetsområde myndigheten tillhör.

29 § 1 mom. Arkivhandlingar hos myndighet, för vilken landsarkiv är
arkivmyndighet, skola avlämnas till landsarkivet.

Avlämningsskyldighet inträder vart tionde år och avser de
arkivhandlngar, som då äro äldre än etthundra år.

Avlämning skall ske efter anmodan av landsarkivet. Leveranserna skola
fördelas på högst tio år, räknat från inträdet av
avlämningsskyldigheten.

2 mom. Myndighet äger efter medgivande av landsarkivet avlämna
arkivhandling, som är yngre än i 1 mom. sägs och som ej kan hos
myndigheten förvaras på tillfredsställande sätt.

Upptagning, som kan uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel, får
även i annat fall avlämnas efter sådant medgivande om myndighetens
behov av upptagningen har upphört. Förordning (1978:181).

30 § Överlämnar myndighet, som lyder under central statsmyndighet,
arkivhandlingar till denna, skall i 29 § föreskriven
avlämningsskyldighet fullgöras av den centrala myndigheten.

31 § Vårdas ej arkiv på tillfredsställande sätt, äger riksarkivet
föreskriva, att arkivet i den omfattning omständigheterna föranleda
skall avlämnas till arkivmyndigheten.

32 § Upphör myndighet med sin verksamhet skall, om ej regeringen
eller, efter regeringens bemyndigande, riksarkivet eller krigsarkivet
annorlunda föreskriver, dess arkiv inom tre månader efter
verksamhetens upphörande avlämnas till arkivmyndigheten eller, i fråga
om myndighet som omförmäles i 8 § 2. och 3., efter riksarkivets
bestämmande till landsarkiv. Förordning (1976:1106).

33 § Arkiv, som vid förvärv av egendom eller eljest kommit i statens
ägo, skall enligt riksarkivets bestämmande överlämnas till myndighet
eller avlämnas till arkivmyndighet.

34 § Försändelse av arkivhandlingar skall ske på betryggande sätt.

Transport- och andra kostnader vid avlämning till landsarkiv skola, om
de ej annorledes bestridas, ersättas av landsarkivet. Vad nu sagts
gäller ej vid avlämning av arkivhandlingar till de i 6 § andra stycket
angivna stadsarkiven.

Inspektion och inventering av arkiv

35 § Arkiv skall regelbundet inspekteras av arkivmyndigheten.

Riksarkivet äger förrätta inspektion jämväl hos myndighet, för vilken
landsarkiv är arkivmyndighet.

36 § Arkivmyndigheten äger i anledning av inspektion vidtaga de
åtgärder, som anses erforderliga.

Vid inspektion skall föras protokoll.

37 § Inventering av arkiv skall äga rum, då ombyte sker av
arkivvårdare eller då eljest särskilda skäl äro därtill.

Arkivmyndigheten skall, där så kan ske, underrättas om inventeringen
och äger vara företrädd vid förrättningen.

Inventering skall förrättas av den som därtill förordnas av
myndigheten eller, beträffande myndighet som lyder under central
myndighet, av denna. Över förättningen skall upprättas instrument.
Avskrift av instrumentet skall inom en månad efter förrättningen
tillställas arkivmyndigheten.

38 § Är i författning eller eljest särskild föreskrift meddelad om
inventering av arkiv, skall den bestämmelsen gälla.