Förordning (2001:642) om registerföring m.m. vid hyres- och arrendenämnderna med hjälp av automatiserad behandling

Inledande bestämmelse

1 § Denna förordning gäller utöver personuppgiftslagen
(1998:204) vid automatiserad behandling av personuppgifter i
hyres- och arrendenämndernas rättsskipande eller rättsvårdande
verksamhet.

En nämnd är personuppgiftsansvarig för den behandling av
personuppgifter som nämnden utför. Om Domstolsverket utför
behandling av personuppgifter enligt första stycket är verket
personuppgiftsansvarig för behandlingen.

En registrerad har inte rätt att motsätta sig behandling som är
tillåten enligt denna förordning.

Verksamhetsregister

2 § En nämnd får föra automatiserade register över ärenden som
handläggs i nämnden. Ett register får användas för

1. handläggning av ärenden,

2. planering, uppföljning och utvärdering av verksamheten, och

3. framställning av statistik.

3 § Ett register får innehålla endast de uppgifter som anges i
bilaga 1 till denna förordning.

Vid angivande av saken i ett ärende (ärendemening) får känsliga
personuppgifter som anges i 13 § personuppgiftslagen (1998:204)
och uppgifter om lagöverträdelser m.m. som anges i 21 § samma
lag behandlas endast om det är nödvändigt för att saken skall
kunna återges på ett ändamålsenligt sätt.

4 § Som sökbegrepp får inte användas känsliga personuppgifter
enligt 13 § personuppgiftslagen (1998:204) eller uppgifter om
nationalitet.

Uppgifter om saken och andra liknande uppgifter om ett ärende
får inte användas som sökbegrepp tillsammans med uppgifter om
parter eller andra aktörer i ett ärende. Förordning (2003:602).

5 § Uppgifter skall gallras ur ett register enligt de
gallringsföreskrifter från Riksarkivet som gäller för
nämnderna.

Innan uppgifterna gallras skall nämnden se till att de bevaras
på annat sätt i den omfattning som skulle följa av förordningen
(2005:1095) om ärenden i arrendenämnd och hyresnämnd, om
nämnden inte hade använt sig av automatiserad behandling.
Förordning (2005:1100).

Rättsfallsregister

6 § En nämnd får föra automatiserade register för återsökning
av vägledande avgöranden, rättsutredningar och liknande
rättslig information. Ett register får innehålla endast de
uppgifter som anges i bilaga 2 till denna förordning.

Annan automatiserad behandling av personuppgifter

7 § En nämnd får behandla personuppgifter automatiserat i
löpande text eller ljudupptagningar vid sidan av eller i
anslutning till de register som avses i 2 och 6 §§.

Känsliga personuppgifter som anges i 13 § personuppgiftslagen
(1998:204) och uppgifter om lagöverträdelser m.m. som anges i
21 § samma lag får behandlas endast om uppgifterna har lämnats
i ett ärende eller om de behövs för handläggningen av ärendet.
Förordning (2007:777).

8 § För bevarande av personuppgifter som med stöd av 7 §
behandlas automatiserat i ett ärende gäller bestämmelserna i
personuppgiftslagen (1998:204), om inte något annat är särskilt
föreskrivet. Förordning (2007:777).

Rättelse och skadestånd

9 § Bestämmelserna i personuppgiftslagen (1998:204) om rättelse
och skadestånd tillämpas vid behandling av personuppgifter
enligt denna förordning.

Överklagande

10 § En nämnds beslut eller Domstolsverkets beslut om att inte
meddela rättelse eller om att inte lämna information som skall
lämnas efter ansökan får överklagas. I 22 a § förvaltningslagen
(1986:223) finns bestämmelser om överklagande hos allmän
förvaltningsdomstol.

Övergångsbestämmelser

1. Denna förordning träder i kraft den 1 oktober 2001.

2. Bestämmelsen om skadestånd skall tillämpas endast om den
omständighet som yrkandet hänför sig till har inträffat efter
det att förordningen har trätt i kraft beträffande den aktuella
behandlingen.

Bilaga 1

Uppgifter i ett verksamhetsregister

1.	ärendenummer, ärendekategori och ärendeprefix

2.	avdelning, rotel, rotelchef, handläggare och process

3.	inkomstdatum

4.      saken (ärendemening)

5.      sakkod, typkod, ärendegrupp och ärendetyp

6.      om offentlig part:
        - partställning
        - namn, tjänstetitel, myndighet och
          myndighetsnummer/organisationsnummer
        - postadress
        - telefonnummer, e-postadress e.d.
        - diarienummer och diariebeteckning

7.      om enskild part:
        - partställning
        - namn/firma och yrke/titel
        - personnummer/samordningsnummer/organisationsnummer
        - nationalitet
        - besöksadress och postadress
        - telefonnummer, e-postadress e.d.
        - rättshjälp
        - förenklad delgivning

8.      om ställföreträdare:
        - egenskap (vårdnadshavare, konkursförvaltare e.d.)
        - namn/firma och yrke/titel
        - personnummer/samordningsnummer/organisationsnummer
        - besöksadress och postadress
        - telefonnummer, e-postadress e.d.

9.      om biträde/ombud:
        - egenskap (ombud, biträde e.d.)
        - fullmakt
        - namn/firma och yrke/titel
        - besöksadress och postadress
        - telefonnummer, e-postadress e.d.

10.     om vittne/sakkunnig samt andra som ärendet rör:
        - egenskap
        - namn och yrke/titel
        - personnummer/samordningsnummer/myndighetsnummer/
          organisationsnummer
        - besöksadress och postadress
        - telefonnummer, e-postadress e.d.

11.     om tolk:
        - språk och arvodesnivå
        - namn
        - personnummer/samordningsnummer/myndighetsnummer/
          organisationsnummer
        - besöksadress och postadress
        - telefonnummer, e-postadress e.d.

12.     om expedition:
        - dag för expedition
        - mottagarens namn och adress
        - handling
        - yttrandefrist

13.     om inkommande handlingar samt hos nämnden upprättade
        handlingar:
        - datum då handlingen kom in eller upprättades
        - aktbilagenummer
        - i förekommande fall från vem handlingen har kommit
        - i korthet vad handlingen rör

14.     om delgivning:
        - adressat
        - handling
        - delgivningssätt
        - delgivningsnummer
        - delgivningsdag
        - övriga åtgärder

15.	om beslut/föreläggande:
	- nämnden samt ställe för meddelandet
	- art och typ
	- nummer
	- datum
	- innebörd och utgång om denna har betydelse för
	  handläggningen
	- fullföljd
	- laga kraft
	- nämndens sammansättning
	- ordförande (tjänsteställning)

16.	titel och namn på ordförande och andra befattningshavare
	vid nämnden

17.	jäv

18.	om förhandling/sammanträde/handläggning e.d.:
	- tidpunkt och plats
	- typ av förhandling/sammanträde
	- antal förhandlingar/sammanträden
	- beräknad och verklig förhandlingstid/sammanträdestid
	- inställt

19.	rättshjälpskostnader

20.	om avgörande som överklagats till nämnden:
	- avgörandetyp
	- datum
	- nummer
	- myndighet

21.	författning

22.	ärendets art (ensam ordförande e.d.)

23.	uppgift om ärendesamband

24.	om fastighet m.m.:
	- geografisk enhet
	- fastighetsbeteckning
	- gatuadress
	- ort
	- SNI-kod
	- geografiska x- och y-koordinater

25.	kommun

26.	förtur

27.	handläggningsåtgärd/handläggningsstatus

28.	om tillsynsmyndighet eller annan som skall höras:
	- egenskap
	- namn, tjänstetitel, myndighet och
	  myndighetsnummer/organisationsnummer
	- postadress
	- telefonnummer, e-postadress e.d.
	- diarienummer och diariebeteckning

29.	bevakning

30.	tekniska och administrativa uppgifter som behövs för att
	tillgodose ändamålen med registret
Förordning (2003:602).

Bilaga 2

Uppgifter i ett rättsfallsregister

1.      beteckning på handling
2.      ärendenummer
3.      avgörandedatum
4.      avgörandenummer
5.      sökord
6.      författningshänvisning
7.      problembeskrivning (sammanfattning)
8.      hänvisning till rättsutredning
9.      fullföljd
10.     sökkod