V. NỘI DUNG QUY TRÌNH Quy trình phân công cán bộ coi thi gồm 3 giai đoạn tương ứng với 3 quy trình thành phần: Đăng ký coi thi, Phân công cán bộ coi thi và Tổng kết coi thi. Chi tiết các quy trình như sau. 1. Quy trình đăng ký coi thi Bước 1: Xây dựng kế hoạch thi Phòng Đào tạo Đại học xây dựng và thông báo kế hoạch thi cho các đơn vị tổ chức thi; trong đó xác định rõ các mốc thời gian chính. Thời gian trước 21 ngày tính từ ngày mở hệ thống đăng ký coi thi. Bước 2: Xếp lịch thi, đưa lịch thi lên hệ thống Phòng Đào tạo Đại học xếp lịch thi, đưa thông tin lịch thi lên Hệ thống và gửi cho các đơn vị tổ chức thi để chuẩn bị cho công tác đăng ký coi thi. Hệ thống hỗ trợ kiểm tra tính hợp lệ của lịch thi. Thời gian trước 21 ngày kể từ ngày mở hệ thống đăng ký coi thi. Bước 3: Thông báo cán bộ và sinh viên đăng ký coi thi Phòng Đào tạo Đại học thông báo cho cán bộ và sinh viên đăng ký coi thi qua email hoặc trên trang web Cổng thông tin đào tạo đại học. Thời gian trước 7 ngày kể từ ngày mở hệ thống đăng ký coi thi. Bước 4: Mở hệ thống đăng ký coi thi Phòng Đào tạo Đại học mở Hệ thống để cán bộ, sinh viên đăng ký coi thi theo các mốc thời gian trong kế hoạch. Bước 5: Đăng ký coi thi Cán bộ và sinh viên đăng ký coi thi trên Hệ thống. Bước 6: Đóng hệ thống đăng ký coi thi Phòng Đào tạo Đại học đóng Hệ thống khi kết thúc thời gian theo quy định. 2. Quy trình phân công cán bộ coi thi Bước 1: Chạy chức năng Phân công CBCT Phòng Đào tạo Đại học chạy chức năng phân công cán bộ coi thi của phần mềm quản lý đào tạo. Hệ thống tự động tính định mức coi thi của giảng viên điền tên cán bộ chưa đăng ký đủ số lượt coi thi theo quy định vào các ca thi chưa có cán bộ coi thi. Thời gian thực hiện trước 8 ngày kể từ ngày thi đầu tiên của đợt thi. Bước 2: Thông báo CBCT kiểm tra lịch coi thi Phòng Đào tạo Đại học thông báo cán bộ coi thi kiểm tra lịch coi thi tại Cổng thông tin đào tạo đại học. Thời gian thực hiện trước 7 ngày kể từ ngày thi đầu tiên của đợt thi. Bước 3: CBCT kiểm tra lịch coi thi, đề xuất CBCT thay thế (nếu cần) Nếu vì lý do bất khả kháng, cán bộ coi thi không thể coi thi theo lịch đã phân công thì cán bộ coi thi tìm người thay thế và sử dụng chức năng đề xuất cán bộ coi thi thay thế của Hệ thống. Sau khi người coi thi thay xác nhận đồng ý coi thi thay qua Hệ thống thì thay thế đó mới có hiệu lực. Nếu không tìm được người thay thế cụ thể thì cán bộ coi thi vẫn có thể sử dụng chức năng Đề xuất cán bộ coi thi thay thế để tìm người hỗ trợ coi thi, và phân công được thay đổi khi có người xác nhận đồng ý coi thi thay trên Hệ thống. Thời gian thực hiện trước 6 ngày kể từ ngày thi đầu tiên của đợt thi. Bước 4: CBCT thực hiện công tác coi thi Cán bộ coi thi có trách nhiệm thực hiện công tác coi thi theo đúng lịch coi thi trên Hệ thống. 3. Quy trình tổng kết coi thi Bước 1: Khóa Hệ thống Phòng Đào tạo Đại học khóa toàn bộ chức năng thay đổi phân công cán bộ coi thi trên Hệ thống. Thời gian hoàn thành là 1 ngày sau ngày thi cuối cùng của đợt thi. Bước 2: Xác nhận việc thực hiện coi thi Các đơn vị tổ chức thi xác nhận cán bộ coi thi thực tế cho các ca thi do đơn vị phụ trách và gửi báo cáo tình hình coi thi cho Ban Giám hiệu thông qua Phòng Đào tạo Đại học nếu có cán bộ coi thi vi phạm quy định về coi thi. Thời gian hoàn thành là 1 ngày sau ngày thi cuối cùng của đợt thi. Bước 3: Tổng kết coi thi Trường xem xét xử lý kỷ luật cán bộ coi thi vi phạm quy định về coi thi (nếu có). Phòng Đào tạo Đại học làm đề xuất, Phòng Kế hoạch Tài chính làm thủ tục chi trả thù lao coi thi cho cán bộ coi thi theo quy định. Thời gian hoàn thành là 10 ngày sau ngày thi cuối cùng của đợt thi.