Điều 3. Trách nhiệm của các đơn vị, cá nhân trong việc quản lý văn bằng, chứng chỉ 1. Hiệu trưởng chịu trách nhiệm chung trong việc quản lý, cấp phát văn bằng, chứng chỉ. 2. Phòng Đào tạo Đại học (PĐTĐH) có trách nhiệm quản lý việc cấp văn bằng đại học, chứng chỉ; thực hiện các thủ tục đề nghị cấp phôi bằng đại học, chứng chỉ từ ĐHQG-HCM, quản lý phôi, thông tin in lên phôi và tổ chức thực hiện công tác lưu trữ, cấp phát, thu hồi, hủy bỏ bằng đại học, chứng chỉ; bản sao bằng tốt nghiệp đại học, chứng chỉ của Trường ĐHCNTT. 3. Phòng Đào tạo Sau đại học & Khoa học Công nghệ (PĐTSĐH-KHCN) có trách nhiệm quản lý việc cấp văn bằng thạc sĩ, tiến sĩ; thực hiện các thủ tục đề nghị cấp phôi bằng từ ĐHQG-HCM, quản lý phôi, thông tin in lên phôi và tổ chức thực hiện công tác lưu trữ, cấp phát, thu hồi, hủy bỏ bằng thạc sĩ, tiến sĩ; bản sao bằng thạc sĩ, tiến sĩ của Trường ĐHCNTT. 4. Phòng Tổ chức Hành chính (PTCHC) có trách nhiệm phối hợp với PĐTĐH và PĐTSĐH-KHCN trong việc in thông tin cấp bằng lên phôi văn bằng theo danh sách người học tốt nghiệp đính kèm Quyết định công nhận tốt nghiệp của Hiệu trưởng Trường ĐHCNTT theo đúng mẫu tương ứng; trình Hiệu trưởng ký và đóng dấu văn bằng, chứng chỉ; in các loại phôi chứng chỉ thuộc thẩm quyền của Trường theo quy định. 5. Các đơn vị trực thuộc Trường có đào tạo, cấp chứng chỉ chịu trách nhiệm quản lý việc in thông tin lên phôi và cấp phát chứng chỉ cho người học. 6. Phòng Thanh tra - Pháp chế - Đảm bảo Chất lượng (PTTPC-ĐBCL) có trách nhiệm thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định về văn bằng, chứng chỉ. 7. Các đơn vị được phân công quản lý việc cấp văn bằng, chứng chỉ có trách nhiệm: a) Kiểm tra, đối chiếu và ghi chính xác, đầy đủ các thông tin ghi trên văn bằng, chứng chỉ. Cung cấp các thông tin dự kiến ghi trên văn bằng, chứng chỉ cho người học để người học kiểm tra tính chính xác của các thông tin trước khi ghi trên văn bằng, chứng chỉ; yêu cầu người học xác nhận về việc đã kiểm tra thông tin, ký xác nhận các yêu cầu chỉnh sửa thông tin và cung cấp các căn cứ yêu cầu chỉnh sửa thông tin. Các thông tin liên quan đến khai sinh của người học ghi trên văn bằng, chứng chỉ phải căn cứ vào giấy khai sinh hợp lệ và hồ sơ trúng tuyển của người học; b) Tổ chức in, cấp văn bằng, chứng chỉ đúng thẩm quyền và đúng thời hạn theo quy định tại Điều 14 của Quy chế này. c) Lập đầy đủ hồ sơ làm căn cứ để cấp phát, quản lý văn bằng, chứng chỉ và lưu trữ vĩnh viễn. d) Bảo đảm tính chính xác và chịu trách nhiệm về các thông tin trong hồ sơ, trong sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ. đ) Cung cấp thông tin trong sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ và thông tin trong hồ sơ tốt nghiệp để người được cấp văn bằng, chứng chỉ có căn cứ đề nghị chỉnh sửa văn bằng, chứng chỉ. e) Chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ theo quy định tại Điều 18, Điều 19, Điều 20, Điều 21 của Quy chế này. g) Bảo quản, lưu giữ văn bằng, chứng chỉ trong trường hợp người học chưa đến nhận văn bằng, chứng chỉ. h) Đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị in, phòng chống cháy nổ để bảo quản phôi, văn bằng, chứng chỉ. i) Thu hồi, hủy bỏ văn bằng, chứng chỉ theo quy định tại Điều 22 của Quy chế này. k) Cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc theo quy định tại Chương V của Quy chế này. l) Khi cấp văn bằng, chứng chỉ cho người học phải lập sổ gốc văn bằng, chứng chỉ theo mẫu quy định của ĐHQG-HCM. m) Đối với phôi văn bằng, chứng chỉ bị hư hỏng, viết sai, chất lượng không bảo đảm, chưa sử dụng do thay đổi mẫu phôi thì lập hội đồng hủy phôi bằng, có biên bản ghi rõ số lượng, số hiệu và tình trạng văn bằng, chứng chỉ trước khi hủy. Quy định này cũng áp dụng đối với văn bằng, chứng chỉ bị ghi sai và đã được người có thẩm quyền cấp văn bằng, chứng chỉ ký, đóng dấu nhưng người được cấp văn bằng, chứng chỉ chưa ký nhận. n) Trường hợp phôi văn bằng, chứng chỉ bị mất thì phải có trách nhiệm lập biên bản, báo cáo lên Hiệu trưởng, thông báo ngay với cơ quan công an nơi gần nhất và ĐHQG-HCM để xử lý kịp thời.