Điều 11. Quy trình chuẩn bị cho kỳ thi 1. Đầu vào, đầu ra Đầu vào: Thời khóa biểu của học kỳ, thông tin môn học ghi trong đề cương môn học, ĐKHP của SV. Đầu ra: Lịch thi, danh sách phân công CBCT, danh sách SV các phòng thi, danh sách phòng thi, túi đề thi, sổ theo dõi bàn giao bài thi và bảng điểm. Thời gian: Quy trình được tính bằng ngày (gồm cả ngày nghỉ), diễn ra theo các mốc thời gian: ngày thi đầu tiên của đợt thi t1; ngày thi của môn học t2. 2. Sơ đồ tóm tắt Ở Phòng Đào tạo Đại học và Văn phòng Đặc biệt: Xây dựng kế hoạch thi, xếp lịch thi và đưa lịch thi lên hệ thống. Sau đó đưa kế hoạch xuống cấp Khoa để ra đề thi. Phòng Đào tạo Đại học/ Văn phòng Đặc biệt sẽ phân công cán bộ coi thi. Lập danh sách thi, bàn giao danh sách thi và vật tư. Cuối cùng sẽ lập Sổ theo dõi bàn giao. Ở Khoa: Sau khi nhận kế hoạch từ Phòng Đào tạo Đại học và Văn phòng Đặc biệt sẽ tiến hành ra đề thi. Sau đó nhận đề thi, vật tư thi và danh sách thi. Cuối cùng lập Sổ theo dõi bàn giao. 3. Nội dung quy trình Bước 1: Xây dựng kế hoạch thi. Ở bước này gồm các công việc: xếp lịch thi; tách lớp, tạo phòng thi; nhập lịch thi vào hệ thống để phát thiện trùng lịch thi, phòng thi, …; gửi lịch thi cho các đơn vị liên quan, nhận phản hồi (nếu có); thông báo lịch thi cho sinh viên và các đơn vị liên quan. Thời gian hoàn thành trước 30 ngày tính từ ngày thi đầu tiên của đợt thi (kể cả ngày nghỉ). Đơn vị thực hiện gồm Phòng Đào tạo Đại học/ Văn phòng Đặc biệt. Đơn vị phối hợp gồm Khoa. Biểu mẫu ở bước này gồm: lịch thi (THI-M01) và lịch coi thi (THI-M02). Bước 2: Được chia ra làm hai phần. 2a: Lập danh sách cán bộ giảng dạy miễn giảm và thông báo đăng ký coi thi. Phần này gồm các công việc: Phòng Đào tạo Đại học gửi danh sâch cán bộ giảng dạy miễn giảm coi thi gửi về Khoa, nhận phản hồi (nếu có); thông báo cán bộ, sinh viên đăng ký coi thi. Thời gian hoàn thành là trước 10 ngày kể từ thi đầu tiên của đợt thi (kể cả ngày nghỉ). Đơn vị thực hiện là Phòng Đào tạo Đại học, không có đơn vị phối hợp. Biểu mẫu gồm: danh sách miễn giảm coi thi. 2b. Ra đề thi. Công việc phần này gồm có: Khoa tổ chức ra đề thi. Thời gian hoàn thành là trước 7 ngày kể từ ngày thi của môn học (kể cả ngày nghỉ). Khoa là đơn vị thực hiện, không có đơn vị hỗ trợ. Biểu mẫu gồm: mẫu đề thi (THI-M11). Bước 3: Được chia ra làm hai phần. 3a. Phân công cán bộ coi thi. Công việc phần này là: sau thời gian Khoa phản hồi danh sách miễn giảm coi thi, Phòng Đào tạo Đại học phối hợp Phòng Dữ liệu và Công nghệ Thông tin phân công cán bộ coi thi. Thời gian hoàn thành là trước 7 ngày kể từ ngày thi đầu tiên của đợt thi (kể cả ngày nghỉ). Đơn vị thực hiện là Phòng Đào tạo Đại học, không có đơn vị phối hợp. Biểu mẫu gồm: lịch coi thi. 3b. Nhận đề thi, nhận vật tư thi. Gồm có các công việc chính: đon vị tổ chức thi nhận đề thi; Khoa nhận vật tư thi; Thư viện hỗ trợ kỹ thuật cho việc nhận đề thi. Thời gian hoàn thành là trước 3 ngày kể từ ngày thi của môn học (kể cả ngày nghỉ). Đơn vị thực hiện gồm Khoa/ Phòng Đào tạo Đại học/ Văn phòng Đặc biệt. Đơn vị phối hợp là Thư viện. Biểu mẫu gồm: mẫu nhãn túi đề (THI-M05). Bước 4: Được chia ra làm hai phần. 4a. Lập danh sách thi. Công việc bao gồm: Phòng Đào tạo Đại học lập danh sách sinh viên dự thi; Phòng Đào tạo Đại học bàn giao danh sách sinh viên dự thi và vật tư thi cho các đơn vị tổ chức thi.Thời gian hoàn thành là 7 ngày trước ngày thi đầu tiên của đợt thi (kể cả ngày nghỉ). Đơn vị phụ trách chính gồm Phòng Đào tạo Đại học/ Văn phòng Đặc biệt, không có đơn vị hỗ trợ. Biểu mẫu là: danh sách thi (THI-M03). 4b. Nhận danh sách và vật tư. Công việc gồm có: nhận bàn giao danh sách sinh viên dự thi. Thời gian hoàn thành là trước 3 ngày kể từ ngày thi đầu tiên của đợt thi (kể cả ngày nghỉ). Đơn vị thực hiện là Khoa, không có đơn vị hỗ trợ. Biểu mẫu gồm: danh sách dự thi (THI-M03). Bước 5: Lập Sổ theo dõi bàn giao bài thi và bảng điểm. Công việc ở phần này bao gồm: Đơn vị tổ chức khi/ Khoa lập Sổ theo dõi bàn giao bài thi và bảng điểm. Thời gian hoàn thành trước 7 ngày kể từ ngày thi của môn học (kể cả ngày nghỉ). Đơn vị thực hiện là Phòng Đào tạo Đại học/ Văn phòng Đặc biệt/ Khoa, không có đơn vị hỗ trợ. Biểu mẫu gồm có: Sổ theo dõi bàn giao bài thi và bảng điểm (THI-M08).