BOLETÍN OFICIAL DEL ESTADO
Núm. 331 Lunes 21 de diciembre de 2020 Sec. I.   Pág. 117005
I. DISPOSICIONES GENERALES
MINISTERIO DE AGRICULTURA, PESCA Y ALIMENTACIÓN
16561 Orden APA/1206/2020, de 14 de diciembre, por la que se regula el Sistema 
Archivístico del Ministerio de Agricultura, Pesca y Alimentación.
En  una  sociedad  democrática  avanzada,  el  acceso  a  la  información  y  a  los 
documentos es un legítimo derecho de los ciudadanos. Los archivos están llamados a 
jugar un papel fundamental al que no es ajena la aprobación de la Ley 19/2013, de 9 de 
diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno. Son 
concebidos ante todo como instituciones al servicio de los ciudadanos y como garantes 
de sus derechos en el desarrollo de los valores democráticos.
El artículo 46 de la Constitución Española obliga a los poderes públicos a garantizar 
la conservación y promover el enriquecimiento del patrimonio histórico, cultural y artístico 
de los pueblos de España y de los bienes que lo integran, cualquiera que sea su régimen 
jurídico y titularidad.
La Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, considera, en su 
artículo 49.2, una parte integrante del mismo el Patrimonio documental, constituido por 
los documentos de cualquier época generados, conservados o reunidos en el ejercicio 
de su función, entre otros, por cualquier organismo o entidad de carácter público.
Por su parte, el artículo 52.1 de dicha norma exige a todos los poseedores que 
custodian  bienes  del  patrimonio  documental  y  bibliográfico  que  garanticen  su 
conservación y protección, así como destinarlos a un uso que no impida su conservación 
y a mantenerlos, debiendo recabar, de acuerdo con lo que se establece en el artículo 55, 
autorización de la Administración competente para excluir o eliminar todo o parte de los 
bienes del Patrimonio documental y bibliográfico.
El artículo 65.2 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, establece que los documentos de 
los  organismos  dependientes  de  la  Administración  General  del  Estado  serán 
regularmente transferidos a los archivos estatales. En desarrollo de dicho precepto se 
dictó el Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se regula el Sistema 
Español de Archivos y el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y 
de sus organismos públicos, así como su régimen de acceso. Su artículo 7 prevé que 
integran el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado, todos los 
archivos, centros, servicios y, en su caso, sistemas archivísticos de los Departamentos 
Ministeriales y de sus organismos públicos existentes y los que en el futuro puedan 
crearse reglamentariamente; y en su disposición final tercera prevé que los titulares de 
los Departamentos Ministeriales adoptarán las previsiones necesarias para asegurar la 
plena aplicación de las previsiones del Sistema de Archivos de la Administración General 
del  Estado  y  de  sus  organismos  públicos  en  el  ámbito  de  los  archivos  de  su 
competencia.
En su virtud, con la aprobación previa de la Ministra de Política Territorial y Función 
Pública, dispongo:
Artículo 1.  Objeto y ámbito de aplicación.
El objeto de esta norma es: e.
a)  Crear  un  sistema  archivístico  conformado  por  los  archivos  existentes  en  el  561ww
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c)  Regular las funciones del Archivo Central del Ministerio de Agricultura, Pesca y 
Alimentación, de los archivos de gestión y de los archivos de los organismos autónomos 
vinculados o dependientes.
d)  Prever el régimen y calendario de las transferencias y de las propuestas de 
eliminación de documentos.
e)  Asegurar la protección, la custodia y difusión de los documentos de titularidad 
pública.
Artículo 2.  Sistema Archivístico del Ministerio de Agricultura, Pesca y Alimentación. 
Definiciones.
1.  El Sistema Archivístico del Ministerio de Agricultura, Pesca y Alimentación es el 
conjunto ordenado de normas, medios y procedimientos con el que se hacen funcionar y 
protegen sus archivos y el Patrimonio Documental en ellos conservado.
El Sistema Archivístico del Ministerio de Agricultura, Pesca y Alimentación está 
integrado  en  el  Sistema  Estatal  de  Archivos  y,  por  lo  tanto,  los  archivos  de  él 
dependientes orgánicamente, como archivos estatales que son, están sometidos a la 
normativa y directrices existentes para el citado Sistema Estatal.
2.  Se entiende por Patrimonio Documental del Ministerio de Agricultura, Pesca y 
Alimentación el conjunto de documentos de cualquier época obrantes en sus archivos, a 
saber, todas las expresiones en lenguaje natural o convencional y cualesquiera otras 
expresiones gráficas, sonoras o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte 
material, incluso los soportes informáticos.
3.  El  Archivo  Central  es  la  unidad  del  Ministerio  de  Agricultura,  Pesca  y 
Alimentación que administra, custodia y conserva el Patrimonio Documental de dicho 
Ministerio.
4.  Son archivos del Ministerio de Agricultura, Pesca y Alimentación los conjuntos 
orgánicos de documentos de cualquier época generados, conservados o reunidos en el 
ejercicio de sus actividades por cualquiera de los organismos centrales y periféricos de él 
dependientes orgánicamente, al servicio de su utilización para la gestión administrativa, 
la información, la investigación y la cultura.
5.  Son archivos de gestión del Ministerio de Agricultura, Pesca y Alimentación los 
archivos de las oficinas que conservan la documentación todavía en trámite y aquella 
otra que, aun después de finalizado el procedimiento administrativo, está sometida a 
continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas, por lo que es 
conveniente conservar en su ámbito físico.
Artículo 3.  Composición y funcionamiento del Sistema Archivístico del Ministerio de 
Agricultura, Pesca y Alimentación.
1.  Constituyen  el  Sistema  Archivístico  del  Ministerio  de  Agricultura,  Pesca  y 
Alimentación, el Archivo Central y el conjunto de archivos de gestión que conservan, 
controlan y tratan la documentación producida o conservada por el Departamento en 
cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos, de acuerdo con las normas de 
la presente orden y aquellas otras que le sean de aplicación.
2.  La Secretaría General Técnica ejerce la dirección del Sistema Archivístico del 
Ministerio de Agricultura, Pesca y Alimentación y gestiona su Patrimonio Documental a 
través del Archivo Central del Ministerio.
3.  El Archivo Central del Ministerio de Agricultura, Pesca y Alimentación conserva  es
los documentos que son transferidos por los distintos Archivos de Gestión, coordina y  bo
controla el funcionamiento de éstos y les proporciona el asesoramiento técnico necesario  561ww
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El Archivo Central ejercerá de manera exclusiva el servicio de archivo, pudiendo 
recabar si fuera necesario toda la información requerida de las unidades administrativas 
tramitadoras de los documentos con el fin dar traslado de la misma a la persona física o 
jurídica que solicita el servicio.
4.  Los  responsables  de  los  archivos  de  gestión  transferirán  periódicamente  sus 
documentos al Archivo Central y, con carácter general, no podrán custodiar documentos 
que superen los cinco años de antigüedad, salvo las excepciones aprobadas por el Grupo 
de Trabajo de Coordinación de Archivos del Ministerio de Agricultura, Pesca y Alimentación.
Los archivos de gestión dependerán orgánicamente de los órganos superiores y 
directivos  de  los  que  forman  parte,  aunque  funcionalmente  se  sometan  a  las 
prescripciones técnicas archivísticas de carácter normativo, asistencial y de inspección 
técnica derivadas de la función de coordinación del Sistema Archivístico, de la Secretaría 
General Técnica. Corresponde a los responsables de los archivos de gestión reunir y 
custodiar la documentación producida por las unidades en el ejercicio de sus actividades, 
asegurando su control, buena conservación física e instalación adecuada. Asimismo, 
serán  responsables  de  la  custodia  de  la  documentación  generada  por  organismos 
suprimidos de los que hayan heredado las competencias.
5.  El Grupo de Trabajo de Coordinación de Archivos del Ministerio de Agricultura, 
Pesca  y  Alimentación,  con  carácter  permanente  y  adscrito  a  la  Subsecretaría  del 
Departamento, es el órgano específico del Departamento que estudia y dictamina las 
cuestiones relativas a la calificación y utilización de sus documentos, así como su 
régimen de transferencias, acceso e inutilidad administrativa.
6.  Los organismos autónomos actuarán a un tiempo como archivos de gestión y 
archivos centrales para la documentación por ellos generada. Quedarán integrados de 
forma plena en el Grupo de Trabajo de Coordinación de Archivos creado a tal efecto. Se 
establecerán relaciones de cooperación con el Archivo Central del Ministerio pudiendo 
este último ofrecer asistencia técnica en materia archivística si para ello es requerido.
Artículo 4.  Funciones de la Secretaría General Técnica en materia archivística.
La  Secretaría  General  Técnica  ejerce  la  dirección  del  Sistema  Archivístico  del 
Ministerio de Agricultura, Pesca y Alimentación y gestiona su Patrimonio Documental a 
través del Archivo Central con las siguientes misiones fundamentales, sin perjuicio de 
cuantas  le  atribuya  el  real  decreto  de  estructura  orgánica  del  departamento  y  la 
normativa en materia de archivos:
a)  Asegurar la coordinación del funcionamiento de todos los archivos del Ministerio y 
de los órganos a él vinculados, inspeccionar sus trabajos técnicos, asegurar el cumplimiento 
de la normativa vigente en los mismos, e impulsar la formación y actualización en temas 
archivísticos del personal con cometidos en el Sistema Archivístico.
b)  Elaborar y aprobar las normas e instrucciones técnicas de procedimiento, previo 
informe del Grupo de Trabajo de Coordinación de Archivos del Ministerio de Agricultura, 
Pesca y Alimentación, promoviendo así la unificación de criterios en los archivos del 
Departamento sobre las diferentes materias y trabajos archivísticos y los instrumentos e 
impresos normalizados que de ellos se deriven, conforme al sistema vigente para los 
Archivos del Estado, y sobre cualesquiera otros asuntos relacionados con el tratamiento 
archivístico de los documentos en cualquiera de las fases de su ciclo vital; así como 
elaborar y coordinar los programas de actuación sobre el Patrimonio Documental del 
Ministerio de Agricultura, Pesca y Alimentación. e
c)  Coordinar,  mantener  y  actualizar  el  Censo  del  Patrimonio  Documental  del  bo
Ministerio  de  Agricultura,  Pesca  y  Alimentación,  sin  perjuicio  de  la  colaboración  561ww
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responsables del cumplimiento de la presente orden.
Artículo 5.  Régimen y calendario de transferencias.
1.  La  transferencia  de  documentos  es  el  procedimiento  mediante  el  cual  los 
documentos pasan de los archivos de gestión al Archivo Central y a los Archivos del 
Estado, en aplicación de la normativa estatal vigente. Su objetivo final es lograr que el 
Patrimonio  Documental  reciba  el  tratamiento  archivístico  adecuado  por  el  personal 
especializado de los Archivos del Estado y evitar la acumulación de documentos en las 
oficinas.
2.  A tal efecto, la Secretaría General Técnica aprobará un calendario anual de 
transferencias al Archivo General, previo informe del Grupo de Trabajo de Coordinación 
de Archivos del Ministerio de Agricultura, Pesca y  Alimentación. Las transferencias 
anuales de documentos de los archivos de gestión se realizarán según las instrucciones 
técnicas que la Secretaría General Técnica dicte a tal efecto e irán acompañadas de una 
copia de los instrumentos de control que los describan (ficheros, índices, etc.), en papel 
o soporte informático, y que hayan venido sirviendo a la unidad para el control y la 
recuperación de los mismos.
3.  Mediante resolución de la Subsecretaría se podrán fijar criterios y protocolos 
para  realizar  las  transferencias  desde  los  archivos  de  gestión.  No  se  aceptarán 
transferencias  que  no  cumplan  con  tales  requisitos,  siendo  devueltas  las  series 
documentales afectadas al archivo de gestión correspondiente.
Artículo 6.  Eliminación de documentos.
Se entiende por eliminación de documentos la destrucción física de unidades o 
series documentales de acuerdo con lo determinado en el proceso previo de valoración 
documental.
El Grupo de Trabajo de Coordinación de Archivos del Ministerio de Agricultura, Pesca 
y Alimentación presentará sus propuestas de eliminación o en su caso, de conservación 
permanente, de documentos de cualquier época generados, conservados o reunidos en 
el ejercicio de su función por cualquiera de las unidades de dicho Departamento, para el 
dictamen  preceptivo  por  la  Comisión  Superior  Calificadora  de  Documentos 
Administrativos, mediante el procedimiento que se arbitre a tal efecto conforme al Real 
Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, en desarrollo del artículo 55 de la Ley 16/1985, 
de 25 de junio.
Artículo 7.  Actividades culturales y científicas.
La realización de actividades culturales y científicas que requieran un acuerdo con 
instituciones archivísticas, académicas, científicas y culturales para la realización de 
actividades de interés recíproco, se efectuarán sobre la base de un Convenio de suscrito 
entre las instituciones afectadas.
Los términos de dichos Convenios asegurarán el cumplimiento de todo lo dispuesto 
en la presente orden y en las normas técnicas y de procedimiento que en su caso lo 
desarrollen.
Estos  Convenios  se  regularán  por  lo  dispuesto  en  los  artículos  47  a  53  de  la 
Ley 40/2015, de 1 de octubre, del Régimen Jurídico del Sector Público.
Artículo 8.  Personal de los archivos.
1.  Las funciones a desempeñar en el Archivo Central estarán encomendadas a  e.
personal especializado de grado superior o medio, así como al personal especializado  w.b
auxiliar y subalterno necesario. 561ww
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destinado en cada unidad.
Disposición final única.  Entrada en vigor.
La presente orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el «Boletín 
Oficial del Estado».
Madrid, 14 de diciembre de 2020.–EL Ministro de Agricultura, Pesca y Alimentación, 
Luis Planas Puchades.