BOLETÍN OFICIAL DEL ESTADO
Núm. 296 Sábado 11 de diciembre de 2021 Sec. I.   Pág. 152160
I. DISPOSICIONES GENERALES
MINISTERIO DE LA PRESIDENCIA,
RELACIONES CON LAS CORTES Y MEMORIA DEMOCRÁTICA
20478 Orden PCM/1383/2021, de 9 de diciembre, por la que se regula el Registro 
de Funcionarios Habilitados en el ámbito de la Administración General del 
Estado, sus Organismos Públicos y Entidades de Derecho Público.
La Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los 
Servicios Públicos, derogada por la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento 
Administrativo Común de las Administraciones Públicas, consagraba el derecho de la 
ciudadanía a relacionarse con las Administraciones Públicas por medios electrónicos. 
Para ello era necesario no solo incorporar las nuevas tecnologías a su funcionamiento 
interno sino, al mismo tiempo, garantizar a aquellas personas interesadas, que por 
cualquier motivo no pudiesen acceder electrónicamente a la Administración Pública, 
disponer de medios adecuados para comunicarse con ella con los mismos derechos y 
garantías.
El artículo 22 de esa ley preveía que, en aquellos supuestos en los que para la 
realización de cualquier operación por medios electrónicos se requiriese la identificación 
o autenticación de la persona interesada mediante algún instrumento de los previstos en 
el artículo 13, y la persona no dispusiese de ellos, la identificación o autenticación podría 
ser válidamente realizada por el personal funcionario mediante el uso del sistema de 
firma electrónica del que estuvieran dotados.
El Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente 
la  Ley  11/2007,  de  22  de  junio,  concretaba  en  su  artículo  16  esta  habilitación, 
especificando que para la identificación y autenticación de las personas interesadas por 
el personal funcionario público, en los servicios y procedimientos en los que resultase 
necesaria  la  utilización  de  sistemas  de  firma  electrónica  de  los  que  careciesen,  la 
persona  funcionaria  habilitada  debería  disponer  de  un  sistema  de  firma  electrónica 
admitido por el órgano u organismo público destinatario de la actuación.
La Orden HAP/7/2014, de 8 de enero, del Registro de Funcionarios Habilitados para 
la  identificación  y  autenticación  de  ciudadanos,  en  el  ámbito  de  la  Administración 
General del Estado y sus Organismos públicos vinculados o dependientes, estableció 
por primera vez la regulación de un registro del personal de funcionario que pudieran 
asistir a las personas interesadas en la realización de determinados trámites electrónicos 
de identificación y autenticación en su nombre.
La Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las 
Administraciones Públicas, recoge y amplía esta figura. Así, en línea con la normativa 
anterior, se establece en su artículo 12 que cuando las personas interesadas, que no 
estén obligadas a relacionarse electrónicamente con las Administraciones Públicas, no 
dispongan de los medios electrónicos necesarios, su identificación o firma electrónica en 
el  procedimiento  administrativo  podrá  ser  válidamente  realizada  por  el  personal 
funcionario público mediante el uso del sistema de firma electrónica del que esté dotado 
para ello. s
A  estos  efectos,  se  prevé  que  la  Administración  General  del  Estado,  las  e.
Comunidades Autónomas y las Entidades Locales mantengan actualizado un registro u  w.
otro  sistema  equivalente,  donde  constará  el  personal  funcionario  habilitado  para  la  478ww
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Administración  General  del  Estado,  las  Comunidades  Autónomas  y  las  Entidades 
Locales podrán realizar copias auténticas mediante personal funcionario habilitado o 
mediante  actuación  administrativa  automatizada  para  lo  que  deberán  mantener 
actualizado  un  registro  u  otro  sistema  equivalente,  donde  constará  el  personal 
funcionario habilitado para la expedición de copias auténticas. En este artículo también 
se precisa que en el mismo constará, al menos, el personal funcionario que preste 
servicios en las Oficinas de Asistencia en Materia de Registros.
La  exposición  de  motivos  de  la  citada  ley  establece  que,  si  así  decide,  cada 
Administración  podrá  hacer  constar  en  este  registro  o  sistema  equivalente 
conjuntamente el personal funcionario dedicado a asistir a las personas interesadas en el 
uso de medios electrónicos y el facultado para realizar copias auténticas, no existiendo 
impedimento a que una misma persona funcionaria tenga reconocida ambas funciones o 
solo una de ellas.
El  Reglamento  de  actuación  y  funcionamiento  del  Sector  Publico  por  medios 
electrónicos, aprobado por el Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, crea en su 
artículo 31 el Registro de Funcionarios Habilitados en el ámbito de la Administración 
General  del  Estado  y  sus  Organismos  públicos  y  Entidades  de  derecho  público, 
previendo en su apartado cuarto que la regulación de su funcionamiento se realizará por 
orden conjunta de las personas titulares del Ministerio de Hacienda y Función Pública y 
del Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital. Además, señala en el 
segundo apartado que el registro será interoperable con los sistemas equivalentes que 
ya existan en el ámbito de la Administración General del Estado y sus organismos 
públicos y entidades de derecho público vinculados o dependientes.
Conforme a este marco legal y reglamentario, esta orden tiene por objeto regular el 
funcionamiento del Registro de Funcionarios Habilitados para la expedición de copias 
auténticas y para la identificación o firma electrónica de las personas interesadas en 
aquellos procedimientos que se determinen y que estarán disponibles para la ciudadanía 
en el Punto de Acceso General de la Administración General del Estado.
Esta  orden  se  ajusta  a  los  principios  de  buena  regulación  contenidos  en  el 
artículo  129  de  la  Ley  39/2015,  de  1  de  octubre.  En  este  sentido,  la  norma  da 
cumplimiento a los principios de necesidad, eficacia, proporcionalidad, seguridad jurídica, 
transparencia y eficiencia. Además, persigue un interés general al pretender incrementar 
la eficiencia, y la transparencia en el funcionamiento del sector público estatal. No existe 
ninguna alternativa regulatoria menos restrictiva, resulta coherente con el ordenamiento 
jurídico y permite una gestión más eficiente de los recursos públicos.
La norma ha sido informada por la Agencia Española de Protección de Datos, en 
virtud del artículo 47 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de 
Datos Personales y garantía de los derechos digitales, y del artículo 5.3 b) del Estatuto 
de la Agencia Española de Protección de Datos, aprobado por el Real Decreto 389/2021, 
de 1 de junio.
En su virtud, a propuesta conjunta de la Vicepresidenta Primera del Gobierno y 
Ministra de Asuntos Económicos y Transformación Digital y de la Ministra de Hacienda y 
Función Pública, dispongo:
Artículo 1.  Objeto y ámbito de aplicación.
De acuerdo con lo previsto en el artículo 31.4 del Reglamento de actuación y 
funcionamiento  del  Sector  Publico  por  medios  electrónicos,  aprobado  por  el  Real 
Decreto 203/2021, de 30 de marzo, esta orden tiene por objeto la regulación del Registro  e.
de Funcionarios Habilitados, (en adelante, RFH), en el ámbito de la Administración  w.b
General  del  Estado  y  sus  organismos  públicos  y  entidades  de  derecho  públicos  478ww
vinculados o dependientes.
Artículo 2.  Órganos competentes.
1.  La  Dirección  General  de  Gobernanza  Pública  del  Ministerio  de  Hacienda  y 
Función  Pública  asume  la  gobernanza  y  gestión  del  RFH,  correspondiendo  a  la 
Secretaría General de Administración Digital del Ministerio de Asuntos Económicos y 
Transformación Digital el diseño, la implantación y la gestión técnica de la plataforma 
tecnológica que soporte el Registro.
2.  La inscripción del personal funcionario que se relaciona en el artículo 3.1 de esta 
orden  corresponde  a  los  titulares  de  los  órganos  y  unidades  donde  estos  presten 
servicios.
3.  Producida la anotación de la habilitación del personal funcionario, el registro 
generará  una  credencial  en  la  que  se  hará  constar  su  identificación  personal  y 
administrativa, los procedimientos y servicios a los que alcanza su habilitación, la fecha 
de inicio de la misma y, en su caso, su fecha de fin.
Artículo 3.  Inscripción en el registro.
1.  En el RFH, regulado por esta orden, deberán inscribirse:
a)  El  personal  funcionario  habilitado  para  realizar  la  identificación  o  firma 
electrónica de las personas interesadas no obligadas a relacionarse electrónicamente 
con la Administración, conforme a lo previsto en el artículo 12 de la Ley 39/2015, de 1 de 
octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, en 
aquellos  procedimientos  que  se  determinen  por  el  ministerio,  organismo  o  entidad 
competente para su tramitación.
b)  El personal funcionario habilitado para la expedición de copias auténticas de los 
documentos públicos administrativos o privados, ya sea en formato papel o electrónico, 
conforme a lo previsto en el artículo 27 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre.
c)  El  personal  funcionario  habilitado  que  presta  servicios  en  las  Oficinas  de 
Asistencia en Materia de Registros, que estará habilitado para la identificación o firma 
electrónica de las personas interesadas en aquéllos procedimientos y servicios que se 
determinen  y  para  la  expedición  de  copias  auténticas  electrónicas  de  cualquier 
documento en papel que presenten las personas interesadas para que se remitan desde 
la  citada  oficina  a  la  unidad  competente  para  su  incorporación  a  un  expediente 
administrativo.
2.  Podrán ser habilitados tanto el personal funcionario de carrera como interino, en 
servicio activo, a que se refiere el artículo 8.2 a) y b) del Texto Refundido de la Ley del 
Estatuto Básico del Empleado Público, aprobado por Real Decreto Legislativo 5/2015, 
de 30 de octubre, y presten servicios en la Administración General del Estado o en 
cualquiera de sus organismos públicos o entidades de derecho público vinculados o 
dependientes.
Artículo 4.  Identificación y firma electrónica.
1.  La  persona  interesada,  previa  acreditación  de  su  identidad,  deberá  dar  su 
consentimiento  expreso  para  su  identificación  o  firma  por  el  personal  funcionario 
habilitado para cada actuación administrativa que la requiera, a través del formulario que 
se incluye como Anexo I disponible en el Punto de Acceso General electrónico de la 
Administración General del Estado (https://administracion.gob.es). e
2.  El personal funcionario habilitado entregará a la persona interesada toda la  bo
documentación acreditativa del trámite realizado así como una copia del documento de  478ww
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ello.
Artículo 5.  Expedición de copias auténticas.
1.  La habilitación para la expedición de copias auténticas, a la que se refiere el 
artículo 3.1 b), será conferida por los titulares de los órganos a los que corresponda la 
emisión de los documentos originales, su custodia, el archivo de documentos o que en 
sus normas de competencia así se haya previsto.
2.  El personal funcionario que preste servicios en las Oficinas de Asistencia en 
Materia de Registros está habilitado para la expedición de copias auténticas electrónicas 
de cualquier documento en papel que presenten las personas interesadas para que se 
remita  desde  la  citada  oficina  a  la  unidad  competente  para  su  incorporación  a  un 
expediente administrativo.
Artículo 6.  Contenido del Registro de Funcionarios Habilitados.
En el RFH constarán los siguientes datos del personal funcionario habilitado:
a)  Documento Nacional de Identidad.
b)  Nombre y apellidos.
c)  Órgano, organismo o entidad en el que presta servicios, centro directivo y centro 
de  destino  identificados  mediante  su  código  asignado  en  el  Directorio  Común  de 
Unidades  Orgánicas  y  Oficinas,  indicándose  el  código  de  oficina  para  el  caso  de 
personal funcionario destinado en una Oficina de Asistencia en Materia de Registros.
d)  Puesto de trabajo que desempeña.
e)  Correo electrónico corporativo
f)  Fecha de alta en el RFH.
g)  Tipo de habilitaciones: identificación o firma electrónica y/o expedición de copias 
auténticas.
h)  Procedimientos  y  servicios  para  los  que  se  tiene  autorizada  la  habilitación, 
identificados mediante su código asignado en el inventario del Sistema de Información 
Administrativa.
i)  Fecha de baja en el RFH.
j)  Causas de las cancelaciones de las habilitaciones.
Artículo 7.  Funcionamiento del Registro de Funcionarios Habilitados.
1.  La  inscripción  como  personal  funcionario  habilitado  en  el  RFH  tendrá  una 
duración máxima de cinco años prorrogable de forma expresa por periodos quinquenales 
sucesivos.
2.  La habilitación continuará vigente durante el periodo previsto en el apartado 
anterior en tanto no se supriman los procedimientos y servicios a los que alcanza su 
habilitación, o en tanto no se produzca un cambio de puesto de trabajo. Asimismo, la 
habilitación podrá ser revocada en cualquier momento por el órgano competente para su 
concesión.
3.  Se podrá consultar la base de datos del Registro Central de Personal o sistema 
equivalente únicamente a efectos de la comprobación de los datos de la situación 
administrativa y del destino del personal funcionario habilitado.
4.  La inscripción de la habilitación continuará vigente hasta que se cancele la 
misma en el RFH, en los supuestos contemplados en el apartado segundo, o hasta que 
transcurra el periodo máximo de vigencia sin prórroga expresa.
5.  En el Sistema de Información Administrativa deberán constar los procedimientos  e.
y servicios para los que pueda conferirse la habilitación incorporada al RFH según  w.b
determine el órgano responsable de los mismos. La supresión de algún procedimiento o  478ww
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Administración General del Estado previsto en el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero,
por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la 
Administración electrónica.
Artículo 8.  Publicidad de procedimientos.
En el Punto de Acceso General de la Administración General del Estado se publicará 
una relación de todos los procedimientos y servicios por medios electrónicos que se 
determinen expresamente por los departamentos ministeriales, organismos públicos o 
entidades  de  derecho  público  vinculados  o  dependientes  que  han  sido  objeto  de 
habilitación. Respecto a cada uno de los procedimientos y servicios que figuren en dicha 
relación se hará constar su descripción, código identificativo y las Oficinas de Asistencia 
en Materia de Registros u otras dependencias de atención al ciudadano en las que los 
ciudadanos puedan ejercer el derecho.
Artículo  9.  Acceso  electrónico  al  Registro  de  Funcionarios  Habilitados  por  las 
Administraciones Públicas.
1.  El RFH será accesible para los órganos de cualquier Administración Pública, sus 
organismos públicos y entidades de derecho público para obtener información sobre 
habilitaciones.
2.  El registro ofrecerá a los órganos y organismos interesados, como vía de acceso 
a la información, el acceso en línea mediante servicios web a los efectos de comprobar, 
automáticamente  y  en  tiempo  real  desde  las  aplicaciones,  la  habilitación  de  un 
funcionario para el procedimiento al que den soporte. Las peticiones al registro para los 
procedimientos y trámites por medios electrónicos, de las que el órgano u organismo 
administrativo  peticionario  sea  competente,  se  enviarán  por  un  canal  seguro  de 
comunicaciones y deberán firmarse con firma electrónica avanzada cualificada o sello 
electrónico cualificado del citado órgano o administración de adscripción. La aplicación 
de soporte al registro mantendrá trazabilidad de todas las peticiones recibidas.
Artículo 10.  Protección de Datos de Carácter Personal.
De conformidad con lo establecido en el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento 
Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, General de Protección de Datos, y en la 
Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y Garantía 
de  los  Derechos  Digitales,  el  tratamiento  automatizado  de  sus  datos  que  resulte 
necesario para el adecuado funcionamiento del RFH se fundamenta en el artículo 6.1 b), 
c) y d) del citado Reglamento.
Previo análisis de los riesgos para los derechos y libertades de las personas físicas 
se adoptarán las medidas técnicas y organizativas destinadas a garantizar y poder 
demostrar que el tratamiento es conforme con la normativa de protección de datos 
personales que serán revisadas y actualizadas cuando sea necesario. Las medidas a 
implantar  como  consecuencia  del  citado  análisis  de  riesgos,  en  caso  de  resultar 
agravadas respecto de las previstas en el Esquema Nacional de Seguridad, deberían 
prevalecer sobre éstas últimas a fin de dar adecuado cumplimiento a lo exigido por el 
Reglamento General de Protección de Datos.
Se  adoptarán  las  medidas  que  se  estimen  adecuadas  para  garantizar  que  la 
cancelación de las inscripciones y, en su caso, la rectificación de los datos personales, 
se  realizarán  sin  dilación  teniendo  en  cuenta  que  se  trata  de  datos  personales  s
correspondientes  a  funcionarios  públicos  que  se  encuentran  en  poder  de  la  oe.
Administración. w.
Disposición derogatoria única.  Derogación normativa.
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en  el  ámbito  de  la  Administración  General  del  Estado  y  sus  Organismos  públicos 
vinculados o dependientes.
Disposición final primera.  Modificación de formularios.
Corresponde a la persona titular de la Secretaría de Estado de Función Pública la 
actualización de los formularios previstos en los Anexos I y II de esta orden relativos al 
consentimiento por parte de la persona interesada para su identificación o firma por la 
persona funcionaria habilitada, y a la habilitación conferida al personal funcionario, así 
como la aprobación de otros formularios que, en su caso, resulten precisos para la 
gestión de dicho Registro.
Estos  formularios  serán  publicados  en  el  Punto  de  Acceso  General  de  la 
Administración General del Estado (https://administracion.gob.es).
Disposición final segunda.  Entrada en vigor.
Esta orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el «Boletín Oficial 
del Estado».
Madrid, 9 de diciembre de 2021.–El Ministro de la Presidencia, Relaciones con las 
Cortes y Memoria Democrática, Félix Bolaños García.
ANEXO I
Consentimiento expreso del/la interesado/a para su identificación, y en su caso firma 
electrónica por /habilitado.
D./D.ª .........................................................................................................................
DNI: ....................................................…………………………………………....
DECLARA:
QUE NO DISPONE DE LOS MEDIOS ELECTRÓNICOS NECESARIOS PARA SU 
IDENTIFICACIÓN Y/O FIRMA Y QUE OTORGA SU CONSENTIMIENTO, POR ESTA 
ÚNICA  VEZ,  PARA  LA  IDENTIFICACIÓN  O  FIRMA  POR  EL/LA  FUNCIONARIO/A 
HABILITADO/A  ABAJO  FIRMANTE,  PARA  LA  REALIZACIÓN  DEL  SIGUIENTE 
TRÁMITE O ACTUACIÓN ELECTRÓNICA:
• DESCRIPCIÓN DEL TRÁMITE O ACTUACIÓN:
• CÓDIGO SIA(1):
(1) A cumplimentar por la Administración.
EL/LA FUNCIONARIO/A CON IDENTIFICACIÓN:
NOMBRE Y APELLIDOS: ………………………..........................................................
N.º DE CREDENCIAL: ……………………………………………………
En .................................................. a .......... de ......................... de .......... es
    478www.
EL/LA INTE RESADO/A EL/LA FUNCIONAR IO/A HABILITADO/A
INFORMACIÓN BÁSICA SOBRE PROTECCIÓN DE DATOS en cumplimiento del 
Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril 
de 2016, General de Protección de Datos (RGPD).
Responsable  del  tratamiento:  Dirección  General  de  Gobernanza  Pública  del 
Ministerio de Hacienda y Función Pública, con domicilio en la calle Manuel Cortina 2, 
28010 Madrid.
Encargado  del  tratamiento:  Secretaría  General  de  Administración  Digital  del 
Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital.
Finalidad: acreditar el consentimiento expreso del ciudadano a la habilitación del 
funcionario en los términos fijados por el Art. 12 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del 
Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.
Legitimación: cumplimiento de una obligación legal (artículo 6.1 e) RGPD.
Destinatarios:  Persona,  órgano  o  unidad  administrativa  al  que  se  dirigen  los 
documentos registrados.
Derechos: de acceso, rectificación, supresión y el resto de derechos que pueden 
encontrarse en la siguiente página web: https://administracion.gob.es
INSTRUCCIONES DE CUMPLIMENTACIÓN DEL ANEXO I
Para la cumplimentación y tramitación del consentimiento expreso del/la interesado/a 
para su identificación y autenticación por personal funcionario público habilitado, se 
atenderán las siguientes instrucciones:
a)  Se  cumplimentará  un  ejemplar  por  cada  actuación  electrónica  que  el/  la 
interesado/a desee realizar a través del personal funcionario habilitado, consignando, en 
cada caso, todos los datos que se requieren en el modelo de formulario.
b)  En el caso de que se realicen varias acciones sobre un mismo procedimiento, se 
cumplimentarán tantos ejemplares como acciones se vayan a realizar.
c)  Al efectuar la actuación, el personal funcionario habilitado presentará a el/la 
interesado/a copia impresa de la cumplimentación de datos en el sistema de información 
que dé soporte al mismo, para que éste dé su conformidad, mediante su firma en el 
impreso, antes de proceder a completar la actuación.
d)  El personal funcionario habilitado entregará al/la interesado/a una copia del 
documento cumplimentado y firmado por ambas partes.
ANEXO II
Modelo normalizado para la habilitación de los/las funcionarios/as
D./D.ª ........................................................................................................................................................ 
DNI .................................................  
TITULAR DE (ÓRGANO COMPETENTE PARA OTORGAR LAS HABILITACIONES) 
……………………………………………………………………………................................................……… 
ACREDITO A:  
D./D.ª ….......................………………………………………………….………...........................…………… 
DNI …………………………...........  
Correo electrónico corporativo …………...................................................................……………………... 
Funcionario/a del Cuerpo …………………............................………………………………......................... 
Con destino en Ministerio ………………………………………….…………............................………......... 
Centro Directivo/Organismo …………………….……………........................................…….......... 
Centro de destino/Oficina .…………………….…………........................................………............ 
Puesto de trabajo ……………………………….…………........................................………........... 
Como funcionario/a habilitado/a para la identificación y firma de los/las interesados/as en los 
 
procedimientos que se indican a continuación: 
Descripción del procedimiento y código SIA 
… 
Como funcionario/a habilitado/a para la expedición de copias auténticas de los documentos 
 
públicos administrativos válidamente emitidos por las Administraciones Públicas:  
Descripción del procedimiento y código SIA 
…
 
 
Como funcionario/a habilitado/a para la expedición de copias electrónicas auténticas de los  s
  e
documentos que presenten los/las interesados/as y se vayan a incorporar a un expediente.   bo
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