# Gouvernance des systèmes d'information/Introduction aux systèmes d'information dans les organisations

« Rien n'est permanent sauf le changement. » Héraclite

## Analyse contextuelle

La société dans laquelle nous vivons est aujourd’hui une société de l'information (ou de la connaissance) qui fait directement suite à la société industrielle connue auparavant. Les NTIC (Nouvelles Technologies de l'Information et de la Communication) jouent un rôle primordial dans cette société qui est la nôtre. Le contexte actuel qui découle de la mondialisation et de l'environnement hyperconcurrentiel force les entreprises à s'adapter en permanence aux évolutions mais également à anticiper.
On peut assimiler le système d'information avec le système biologique humain dans la mesure où le SI peut être considéré comme le système nerveux de l'entreprise. Il contribue donc à la bonne marche de l'entreprise et est un vecteur de performance.
* Circulation et diffusion rapide de l'information fiable et de qualité entre les différents entités de l'organisation
* Délivrance de la bonne information, au bon destinataire, au bon moment, etc. qui aide à la prise de décision et à l'adaptation de l'entreprise à son environnement

### Analyse systémique de l'entreprise

Aujourd'hui, l'entreprise est considérée comme un système or cela n'a pas toujours été le cas. Avant les années 1970, elle n'était perçue que comme une somme d'entités indépendantes aux fonctions définies et délimitées.
Un système est "un ensemble d'éléments en interaction dynamique, organisé en fonction d'un but." (Joël De Rosnay)
L'organisation est perçue comme un ensemble de moyens et de ressources (humain, matériel, financier, technique, etc.) en relation. L’entreprise est caractérisée de la même façon que tout autre système :
* En interaction avec l'environnement et les parties prenantes
* Finalisée (avec des buts et des objectifs)
* En constante évolution et en adaptation permanente
Pour atteindre les objectifs stratégiques de l'entreprise définis par la direction générale, l'entreprise prend en compte son environnement et régule son organisation en s'adaptant aux évolutions.
Ce sont simplement des sous-systèmes qui composent un système. Le système entreprise est composé lui de 3 sous-systèmes : les systèmes de pilotage ou décision, opérant et d'information.
Le système de pilotage ou décision :
* Il décide et gère l'organisation du système.
* Il traite l'information qui circule dans le système.
* Il met en place des plans d'actions sur le système opérant.
* Il assure la cohérence des actions avec les objectifs stratégiques de la direction.
Le système opérant :
* Il reçoit les décisions envoyées par le système de pilotage.
* Il doit réaliser les plans d'actions décidés par le système de pilotage.
* Il renvoie de l'information au système de pilotage pour contrôle.
* Il regroupe l’ensemble des fonctions opérationnelles.

## Définition du Système d'Information

Pour créer de la valeur, une entreprise doit exploiter l'information provenant de son environnement externe mais aussi celle qui est diffusée en interne. Plus l'information aide à atteindre les objectifs stratégiques de l'entreprise, plus elle a de la valeur.
" Un Système d'Information est l’ensemble des ressources (matériels, logiciels, données, procédures, humains, ...) structurées pour acquérir, traiter, mémoriser, transmettre et rendre disponible l'information (sous forme de données, textes, sons, images, ...) dans et entre les organisations. " (Robert Reix)
En résumé, le SI englobe l’ensemble des flux d'information qui circulent dans l'entreprise avec les ressources mises en face pour les gérer. Selon le type d'entreprise ou d'organisation, le périmètre de couverture du SI peut être plus ou moins étendu (nombre de logiciels utilisés, volumétrie des flux, etc.).
Le SI est le véhicule qui permet de coordonner les relations entre les différents métiers de l'entreprise. Bien plus qu'un ensemble de solutions informatiques, il est fondé sur l'analyse des métiers de l'entreprise et des différents processus entre ces derniers.
Le SI est présent sur deux dimensions : l'opérationnel et la stratégie. D'un côté, il est opérationnel lorsqu’il regroupe toutes les fonctions, tâches et procédures liées à la gestion récurrente et automatisable (comptabilité, gestion, paie, etc.) et d'un autre côté, il est stratégique lorsqu’il aide à la décision.

### Fonctions

Le SI regroupe l’ensemble des fonctions suivantes vis-à-vis de l'information.

#### Collecter

Collecter est le fait d'enregistrer une information (grâce à un support papier ou numérique) avant de procéder à son traitement. L'information peut provenir de :
* Sources internes : flux générés par des entités internes à l'entreprise (approvisionnements, production, gestion des salariés, comptabilité, vente, etc.), flux formalisés par des règles et des procédures, flux informels (climat social, bien-être des salariés, savoir-faire, etc.) moins simples à mettre en évidence mais déterminants, etc.
* Sources externes : flux générés par des parties prenantes externes à l'entreprise (clients, fournisseurs, État, ...), flux en provenance de l'environnement essentiels pour anticiper les mutations et s'adapter. Par la mise en place de veilles (technologiques, sociétales, légales, commerciales, etc.), l'entreprise prend conscience qu’il est fondamental pour elle d’être particulièrement attentive aux informations de source externe.
L'information est précieuse et indispensable pour la pérennité de l'entreprise mais elle est coûteuse. En effet, toute information qui a de la valeur et qui est susceptible d’être utile est destinée à alimenter le SI or celui-ci nécessite en règle générale une intervention humaine, coûteuse pour l'entreprise.

#### Stocker

Après la collecte de l'information, vient ensuite son stockage et sa conservation. Il faut prendre en considération les facteurs suivants :
* Le stockage doit être organisé et les informations accessibles car l'information doit pouvoir être disponible et facilement trouvable.
* Le stockage (choix du support papier ou numérique, mode de conservation) doit être fiable et durable car l'information doit pouvoir être conservée et accessible dans le temps.

#### Traiter

La phase de traitement a pour objectif de pouvoir exploiter l'information ; d’abord manuelle, elle est de plus en plus automatisée. Dans un premier temps, on choisit le support utilisé puis on formalise un mode de traitement de l'information entre les trois modes existants :
* la centralisation : un seul niveau central réalise le traitement,
* la décentralisation : différentes entités qui travaillent en autonomie traitent et échangent l'information,
* la distribution : un site unique procède au traitement et des terminaux permettent la saisie/diffusion.

#### Diffuser

La diffusion de l'information est indispensable pour procéder à son exploitation. Celle-ci a pour rôle de faire parvenir l'information dans les meilleurs délais à son destinataire sous quelque forme que ce soit (orale, papier, numérique). L'information doit répondre aux quatre critères suivants :
* Quelle est sa provenance et sa destination ?
* Quelle est sa forme (orale, papier, numérique) ?
* Quel est le délai d'envoi au destinataire ?
* La diffusion est-elle large ou limitée ?
Le SI a pour but ultime de fournir aux différents destinataires de l'entreprise l'information sous une forme directement utilisable afin d'aider efficacement à la prise de décisions.

### Rôles
#### Outil de communication

Grâce aux flux d'informations générés par l'environnement et en interne, le système entreprise peut interagir avec l'extérieur mais également analyser son propre fonctionnement.
* Un outil de communication interne
* Un outil de communication entre l'entreprise et son environnement
L'information est la matière première du SI ; il est à la fois la mémoire, les oreilles et la voix de l'entreprise.

#### Aide à la décision

Le SI est une aide à la décision à la fois pour les dirigeants que pour les opérationnels et c’est dans ce sens qu’il est stratégique.
À partir de l'information qu’il mémorise, le SI est un outil de mesure de la performance. Grâce à l'alimentation de tableaux de bord par un ensemble d'indicateurs, il suit l'évolution de l'activité et identifie des alertes de gestion. Le SI sert également à la préparation de statistiques et à la fourniture de reporting à destination des managers. À partir de l'analyse de cette information, le SI va pouvoir aider à mener des investigations sur des sujets ou phénomènes exceptionnels identifiés à partir des résultats fournis.
Le SI minimise les tâches de recherche d'informations et de présentation des résultats tant au niveau du coût que du délai. En ce sens, l'information se soit d’être pertinente (réponse à un besoin de gestion), fiable (vraie, précise et à jour), disponible (existante, structurée, non cachée).

### Qualités

Le SI a pour objectif de connaître le présent, d'anticiper le futur, et d'informer rapidement. Il doit être à la fois en cohérence avec le type d'entreprise (taille, structure, etc.) et efficace (rapport qualité/coût).

#### Rapidité et facilité d'accès à l'information

Le SI doit être rapide et simple d'utilisation car dans le cas inverse, les utilisateurs peuvent être découragés et ne pas l’utiliser. En effet, si on fait appel à un SI, on s'attend à une certaine efficacité pour réagir rapidement et prendre des décisions pertinentes. Pour cela, les solutions suivantes peuvent aider :
* machines performantes
* bases de données et réseaux locaux
* interfaces intuitives

#### Fiabilité des informations

L'information doit être de qualité : fiable et à jour. Exemple : Pour effectuer une commande d'un article, il faut d’abord connaître le niveau du stock existant. Celui-ci doit donc être mis à jour automatiquement en fonction des entrées (achats) et des sorties (ventes). Pour aider à la fiabilité de l'information, on peut s'assurer de :
* la facilité des saisies manuelles par les opérationnels via les procédures
* la disponibilité des machines en fonction du besoin

#### Intégrité des informations

L'intégrité des informations est assurée si le SI réagit rapidement pour maintenir les données dans un état correct même face à des situations à risque. Exemple : Le système doit être en mesure de rétablir une situation correcte si la communication entre deux postes qui doivent synchroniser leurs données est interrompue.'

#### Pertinence de l'information

En fonction de l'utilisateur, les droits d'accès via un système de filtrage doivent être différents pour garantir la pertinence mais aussi la sécurité de l'information. Exemple : Le directeur commercial n'a pas besoin de visualiser le détail des commandes mais uniquement le montant global des commandes en cours.

#### Sécurité de l'information

La sécurité de l'information c’est à la fois la protéger des malveillances et attaques extérieurs (grâce aux pare-feux, routeurs filtrants, anti-virus et détecteurs d'intrusions) mais aussi ne pas la perdre (grâce à tous les systèmes et procédures de sauvegarde).

#### Confidentialité de l'information

La confidentialité de l'information est fondamentale pour se protéger des phénomènes d'espionnage industriel et peut être assurée par la mise en place de moyens matériels et logiciels. Exemples : lecteurs de cartes et de badges, lecteurs d'empreintes, procédures d'identification, permissions sur des fichiers ou des BDD, cryptage des canaux de transmission