# Dictionnaire de l’administration française/ARCHIVES

ARCHIVES. 1. Collection de titres, chartes, pièces et documents divers, recueillis et destinés à être conservés dans un intérêt public ou privé. On donne également le nom d’Archives aux locaux où ces papiers sont déposés.
chap. i. introduction, 2, 3. chap.ii. dispositions générales. CSect. 1. Mesures conservatoires applicables à tous les dépôts d’archives., 4 à 6. CSect. 2. Dispositions générales relatives aux communications et expéditions, 7 à 9. chap. iii. archives nationales. CSect. 1. Historique, 10 à 13. CSect. 2. Organisation intérieure, 14 à 22. CSect. 3. Service public, 23 à 28. chap. iv. archives du ministère des affaires étrangères, 29. chap.v. archives des préfectures. CSect. 1. Législation, 30. CSect. 2. Organisation, 31. CSart. 1. locaux, 32. CSar…2. personnel, 33 à 44. CSar…3. mesures de sureté, 45 à 48. CSar…4. méthode de classement, 49. CSar…5. inventaires et répertoires, 50, 51.
CSart...6. versement de papiers par les bureaux et les différentes administrations publiques, 52, 53. CSart...7. remise et réintégration de titres, 54 à 56. CSart...8. recherches, communications, expéditions, 57 à 64. CSart...9. suppression et vente de papiers inutiles, 65 à 69. CSart...10. travaux annuels, 70 à 72. CSart...11. dispositions générales, 73, 74. chap. vi. archives des sous-préfectures, 75, 76. chap.vii. archives des communes. CSect. 1. Responsabilité des maires, 77, 78. CSect. 2. Surveillance des sous-préfets, 79. CSect. 3. Récolement obligatoire, 80 à 84. CSect. 4. Conservation matérielle, 85 à 88. CSect. 5. Communication et expéditions, 89 à 91. CSect. 6. Classement, inventaire, 92 à 99. CSect. 7. Continuation et mise à jour des inventaires ; envoi à la préfecture, 100 à 105. CSect. 8. Inspections, commissions spéciales, rapports au Ministre, 106 à 108. chap. viii. archives des maisons hospitalières et des établissements de bienfaisance. CSect. 1. Aperçu général, 109. CSect. 2. Méthode de classement, 110 à 117. chap. ix. archives des fabriques des églises, 118 à 120. Chap.x. archives des cours et tribunaux. CSect. 1. Aperçu général, 121, 122. CSect. 2. Recherches, communications et expéditions, 123. chap. xi. autres dépôts d’archives, 124. Bibliographie.
2. Les grands événements politiques et sociaux dont notre pays a été le théâtre vers la fin du dernier siècle ont amené naturellement deux divisions fondamentales des archives françaises : l’une, comprenant les temps antérieurs à 1790, l’autre, les temps postérieurs.
La première partie, ou la partie ancienne, se compose des titres provenant d’administrations ou d’établissements qui, pour la plupart, n’existent plus, ou de familles qui ont émigré pendant la première révolution et dont les biens ont été vendus nationalement et les papiers séquestrés. Ces documents sont précieux, surtout au point de vue de l’histoire et de la statistique ; quelques-uns servent encore de nos jours à établir des droits d’usage ou de propriété.
3. Les archives anciennes ont eu malheureusement beaucoup à souffrir des excès révolutionnaires et de l’état d’abandon dans lequel elles ont été laissées pendant trop longtemps. Toutefois les anciens papiers échappés aux mesures de suppression prises par la Convention contre les titres féodaux, à des infidélités multipliées, à des ventes de vieux papiers par les administrations locales, à des incendies, à des remises inconsidérées de titres aux familles d’émigrés en 1815, à la poussière, à l’humidité, aux agents de destruction de toute nature ; ces papiers, disons-nous, ont été recueillis avec le plus grand soin. Ils se trouvent aujourd’hui, sauf de rares et regrettables exceptions, dans les différents dépôts placés sous la haute surveillance du Gouvernement. Nous verrons plus loin par quel ensemble de mesures il assure leur conservation.
4. Il était naturel que la conservation des dépôts publics d’archives, auxquels se rattachent tant d’intérêts, éveillât la sollicitude du législateur. Il y a pourvu en édictant contre les spoliateurs et destructeurs des peines sévères. Aux termes de l’art. 173 du Code pénal, tout juge, administrateur, fonctionnaire ou officier public qui aura détruit, supprimé, soustrait ou détourné les actes et titres dont il est dépositaire en cette qualité, ou qui lui auront été remis ou communiqués à raison de ses fonctions, sera puni des travaux forcés à temps. — Tous agents, préposés ou commis, soit du Gouvernement, soit des dépositaires publics, qui se seront rendus coupables des mêmes soustractions, seront soumis à la même peine.
5. S’il a été soustrait, détruit ou enlevé des pièces ou des procédures criminelles, ou d’autres papiers, registres, actes et effets contenus dans les archives, greffes ou dépôts publics, ou remis à un dépositaire public en cette qualité, les greffiers, archivistes, notaires ou autres dépositaires négligents, sont passibles d’un emprisonnement de trois mois à un an, et d’une amende de 100 à 300 fr. (art. 254).
Quant aux auteurs de ces délits, l’art. 255 les punit de la réclusion. — Si le crime est l’ouvrage du dépositaire lui-même, il encourt la peine des travaux forcés à temps.
6. Enfin, quiconque aura volontairement brûlé ou détruit, d’une manière quelconque, des registres, minutes ou actes originaux de l’autorité publique, sera puni de la réclusion (art. 439).
7. La conservation matérielle des dépôts publics d’archives une fois opérée, il y avait lieu d’abord de conférer à l’administration ou à ses agents, ainsi qu’aux particuliers, le droit de les consulter, puis de réglementer l’exercice de ce droit. C’est ce qu’ont fait diverses lois que nous allons analyser.
8. En conformité de l’art. 7 de la loi du 12 septembre 1791, relative à la régie des domaines, les commis et préposés peuvent, toutes les fois qu’ils le jugent nécessaire, prendre communication sans frais et faire des extraits ou copies des titres, registres et documents déposés aux archives des départements ou districts ; ils peuvent même se faire remettre, sous récépissé, les titres nécessaires au recouvrement, ou s’en faire délivrer des copies par les préfets et sous-préfets.
9. L’art. 37 de la loi du 7 messidor an II confère à tout citoyen le droit de demander dans tous les dépôts, aux jours et aux heures fixés, communication des pièces qu’ils renferment. Elle doit leur être donnée sans frais et sans déplacement et avec les précautions convenables de surveillance. La même loi fixe à 75 c. du rôle les frais d’expéditions ou d’extraits demandés. (Voy. plus loin, n$^{os}$ 26, 57 et 62, ainsi que le mot Expédition.)
10. Le dépôt des archives nationales, dont la création remonte à 1789, ne renferma d’abord que les archives des assemblées nationales ; plus tard, on y réunit les titres conservés dans un grand nombre de dépôts publics ou particuliers. La formation de ces archives, qui comprennent tous les documents d’intérêt public jugés dignes d’être conservés et n’étant plus nécessaires au service journalier des départements ministériels et des administrations qui en dépendent, a été l’objet de diverses dispositions législatives. Nous mentionnerons les lois des 12 septembre 1790, 13 octobre 1792 et 7 messidor an XI. Ces archives ont été ensuite successivement réorganisées par le décret impérial du 6 mars 1808, l’ordonnance royale du 5 janvier 1846 et les décrets impériaux du 22 décembre 1855 et du 22 mars 1856. Les archives nationales, dites alors archives de l’empire, ont été installées, en vertu du décret du 6 mars 1808, dans le palais qu’elles occupent aujourd’hui sur l’emplacement des anciens hôtels de Clisson, de Guise et de Soubise. Le bâtiment a reçu, notamment sous les administrations de F. Daunou, Letronne et le marquis de Laborde, des agrandissements considérables.
11. Placé, de 1790 à 1800, sous l’autorité immédiate des assemblées législatives, puis sous celle du premier Consul, ce dépôt a relevé jusqu’en 1853 du ministère de l’intérieur. Un décret du 14 février de la même année l’en a distrait pour le placer dans les attributions du ministère d’État. Il passa, le 3 janvier 1870, dans celles du ministère des beaux-arts, et après le 4 septembre, ce service ayant été réuni au ministère de l’instruction publique, c’est de ce dernier département qu’il dépend aujourd’hui.
12. Ce dépôt qui n’a pas de rival en Europe, quant à l’étendue, n’a cessé de s’enrichir des papiers de divers fonds provenant d’établissements supprimés et de dons faits par des particuliers avec l’approbation du ministre. Il résulte d’un recensement opéré en 1853, un chiffre de 241,948 cartons, liasses, registres, porte-feuilles, volumes, plans et cartes. Depuis cette époque, les versements des ministères et de divers autres établissements ont accru de plus de 100,000 le chiffre précédent.
13. L’administration des archives nationales a fait paraître, depuis 1858, outre l’inventaire sommaire, l’inventaire analytique et détaillé de quelques-uns de ses fonds, notamment celui de sa collection de sceaux. Cet ensemble de publications a pour titre général : Inventaires et documents des archives nationales (ou de l’empire) ; il est sorti des presses de l’imprimerie nationale. L’idée en appartient au marquis de Laborde, sous la direction duquel elle a été poursuivie ; elle se continue sous son successeur, M. Alf. Maury.
14. Les archives nationales, qui ont porté tour à tour le titre d’Archives de l’empire et d’Archives du royaume, comprennent actuellement quatre sections : 1$^o$ le secrétariat ; 2$^o$ la section historique ; 3$^o$ la section administrative ; 4$^o$ la section législative et judiciaire.
Le secrétariat a pour mission de distribuer, de centraliser les affaires et d’en suivre l’expédition. Il est de plus chargé de la surveillance intérieure de l’établissement et du service des communications faites au public.
Dans la section historique sont classés les documents historiques qui, par leur importance et leur ancienneté, offrent le plus d’intérêt, et notamment le Trésor des Chartes et son supplément ; de nombreux monuments écrits dont quelques-uns datent du viie siècle ; un grand nombre de titres relatifs aux affaires ecclésiastiques, aux ordres militaires, aux anciens établissements d’instruction publique, etc. ; une collection riche et précieuse de moules et d’empreintes de sceaux du ve siècle à nos jours.
La section administrative renferme les versements des divers départements ministériels, le ministère de la justice seul excepté, les papiers relatifs à l’ancien Conseil d’État, à l’ancien contrôle général des finances et à un grand nombre d’actes d’administration locale ou générale des provinces et communautés de l’ancienne France.
La section législative et judiciaire comprend les expéditions et copies authentiques des lois et décrets, l’ensemble des documents relatifs aux anciennes juridictions de Paris et de l’Île-de-France, ainsi que les papiers de nos assemblées délibérantes, depuis les notables jusqu’à la Chambre des pairs. Elle reçoit les versements du ministère de la justice.
15. Les archives nationales comprennent en outre une collection de documents imprimés d’un caractère administratif et qui constituent une annexe des séries entre lesquelles sont répartis les documents du dépôt, une bibliothèque et un musée paléographique établis dans les anciens appartements du prince et de la princesse de Soubise, et ouverts au public les dimanches de dix heures à trois heures.
16. Aux termes du décret du 22 décembre 1855 et de celui du 22 mars 1856, complétés par un règlement ministériel du 12 novembre 1856, le personnel des archives nationales se compose d’un fonctionnaire supérieur, auquel un décret du 7 juillet 1853 a donné le titre de directeur général et qui portait antérieurement celui de garde général ; de quatre chefs et quatre sous-chefs de section, et dans chaque section d’un certain nombre d’archivistes de différentes classes, d’un agent comptable et d’un commis d’ordre.
17. Le directeur général est nommé par le chef du pouvoir exécutif, sur la proposition du ministère de l’instruction publique et des beaux-arts. Il est tenu de résider dans le local où les archives nationales sont établies et ne peut s’absenter de Paris sans l’autorisation du ministre, auquel cas un des chefs de section proposé par lui et agréé par le ministre, exerce l’intérim.
18. Les fonctionnaires et employés des archives nationales sont nommés, promus et révoqués par le ministre de l’instruction publique et des beaux-arts sur la proposition du directeur général.
19. Les chefs de section peuvent être choisis parmi les sous-chefs de section, les membres de l’Institut et les archivistes. Ces derniers doivent être pourvus, pour être admis, d’un diplôme d’archiviste-paléographe ou avoir exercé, pendant trois ans au moins, les fonctions d’archiviste départemental ou communal. Peuvent aussi être appelés aux fonctions de chef de section, des écrivains connus par leurs travaux d’histoire, d’archéologie et de paléographie. Toutefois, sur deux vacances, les sous-chefs et archivistes ont droit à une nomination. Quant aux sous-chefs, ils ne peuvent être pris que parmi les archivistes de l’une des six classes entre lesquelles ils se répartissent ou parmi les anciens élèves de l’école des Chartes.
20. Le directeur général est tenu d’adresser au ministre, chaque année, un rapport sur les travaux exécutés, les versements opérés et les communications faites au public.
Ce fonctionnaire dirige le service dans toutes ses parties ; il a seul la signature de la correspondance. Il confère aux expéditions, en les signant, le caractère de l’authenticité. Il correspond directement avec tous les ministres.
21. Les chefs et sous-chefs de section règlent le travail des archivistes en ce qui concerne le classement et les inventaires ; ils présentent tous les mois au directeur général le relevé du travail de chacun de leurs employés.
22. Il est expressément interdit à tout fonctionnaire, employé ou gagiste attaché aux archives, de faire collection particulière d’autographes ou de pièces d’archives, et d’en acquérir pour le compte d’autres personnes.
23. Toute demande tendant à obtenir la recherche et l’expédition d’un document doit être faite par écrit par les parties intéressées ou par leurs fondés de pouvoirs. Elles doivent se présenter à cet effet au bureau des renseignements qui dépend du secrétariat. Au directeur général seul appartient le droit de décider si un document est de nature à pouvoir être communiqué. Toutefois, en cas de refus, la partie intéressée peut porter sa réclamation au ministère.
24. Toute communication des inventaires manuscrits destinés à l’établissement est interdite, mais un inventaire sommaire, dont la première partie correspondant au régime antérieur à 1789, a été imprimé en 1871 (Paris, imprimerie nationale, in-4$^o$), permet au public de chercher lui-même l’indication des documents dont il peut avoir besoin.
25. Communication est donnée au demandeur des pièces et documents après que sa demande a reçu l’approbation du directeur général. Cette communication a lieu dans une salle spéciale à laquelle préside un des archivistes de la section du secrétariat. La salle du public est ouverte tous les jours, sauf les dimanches et fêtes, de dix heures à trois heures.
26. S’il y a lieu à délivrer l’expédition d’une pièce et qu’elle entraîne le paiement de droits, cette expédition n’est faite qu’après consignation entre les mains de l’agent comptable du montant approximatif dû et dont le tarif est consigné dans l’art. 3 du décret du 22 mars 1856, à savoir : 3 fr. pour toutes les recherches relatives à chaque demande ; 2 fr. pour le rôle d’expédition, plus les frais de papier timbré ; 3 fr. ou 6 fr. par décimètre carré, suivant le caractère du dessin, pour l’expédition des plans topographiques. Les recherches et les expéditions faites dans l’intérêt du service public par les corps constitués et les administrations sont exemptées de tous frais. Les expéditions que réclament les particuliers doivent être exécutées par ceux-ci ou par leurs délégués, s’ils veulent être affranchis de la taxe. Un tarif règle aussi le prix des épreuves de sceaux délivrées à la demande des établissements et des particuliers.
27. Les dépôts des archives nationales ne sont point ouverts au public. Toutefois, le directeur général peut accorder l’autorisation de les visiter les jeudis, de midi à trois heures ; mais la personne doit être accompagnée d’un employé de l’établissement.
28. Toute demande visée par le chef de section qu’elle concerne, et approuvée par le directeur général, est transmise par extrait aux sections pour que la recherche soit faite, et la réponse est notifiée au bureau des renseignements. Aucun document n’est communiqué avec déplacement au dehors que sur la demande écrite du ministre qui l’a déposée aux archives ou du ministre de l’instruction publique et des beaux-arts, dont dépend l’établissement. La remise en est opérée, contre le récépissé du ministre qui a fait la demande, par le chef de la section à laquelle ce document appartient ou par celui de ses subordonnés qu’il délègue à cet effet. Le chef de section veille à ce que le document soit restitué au temps marqué.
29. Pendant longtemps on n’accordait que des autorisations tout à fait spéciales de consulter le riche dépôt des documents conservés au ministère des affaires étrangères. Les autorisations devinrent plus fréquentes à partir de la Restauration ; mais peu à peu on sentit la nécessité de rendre ces archives plus accessibles. Par suite d’un rapport du ministre des affaires étrangères, daté du 21 février 1874, et qui a été inséré alors dans plusieurs journaux, une commission fut instituée et elle formula un règlement qui reçut la date du 10 juillet suivant. Ce document étant peu connu, nous croyons devoir le reproduire in extenso.
Art. 1er. Les personnes qui désireront être admises à consulter les correspondances ou documents conservés dans les archives des affaires étrangères devront adresser leurs demandes au ministre en indiquant aussi exactement que possible l’objet de leurs recherches.
Art. 2. Les communications seront faites sans déplacement. Elles auront lieu dans un bureau spécial affecté à cet usage, situé en dehors des galeries, mais dépendant des archives, et où les personnes munies de l’autorisation du ministre pourront venir travailler chaque jour de midi à quatre heures.
Art. 3. Les autorisations seront strictement personnelles. Toutefois les recherches pourront être faites, au nom de la personne autorisée, par un tiers préalablement agréé par le directeur des archives.
Quiconque, s’étant présenté en son propre nom, serait ultérieurement reconnu pour être l’agent ou le prête-nom d’autrui et aurait, de la sorte, dissimulé sa véritable qualité, sera privé de l’autorisation qui lui avait été donnée et ne pourra en obtenir une nouvelle à l’avenir.
Art. 4. Les archives des affaires étrangères seront ouvertes aux recherches pour les deux périodes suivantes :
La première comprise entre la date des plus anciennes
La seconde allant du même traité à la fin du règne de Louis XV.
Toute autorisation se référant à des documents appartenant à la première époque impliquera la faculté de prendre des extraits ou des copies, et d’en faire usage sans avoir à se soumettre au contrôle de la direction des archives. Toutefois, s’il arrivait que l’examen des volumes y fît découvrir, préalablement à la communication, quelques pièces qu’il y aurait un inconvénient sérieux à divulguer, cette pièce ne devrait pas être copiée.
Les extraits ou copies de documents appartenant à la seconde époque seront remis, à la fin de chaque séance, à l’employé du dépôt chargé de cette partie du service, pour être communiqués au directeur à l’examen duquel ils devront être soumis.
Les documents se référant aux époques postérieures ne pourront être communiqués qu’à titre exceptionnel et avec des conditions spéciales qui seront déterminées par le ministre pour chaque cas, suivant la nature des documents.
Art. 5. Dans le cas où la personne autorisée à prendre des extraits ou des copies viendrait à décéder sans en avoir fait usage, ces copies et extraits devraient faire retour aux archives.
Art. 6. L’autorisation de faire des recherches n’implique pas la faculté de copier intégralement, en vue d’une publication ultérieure, soit un manuscrit formant un tout, tel qu’un recueil de lettres, soit une série de documents ou de dépêches télégraphiques.
Celui qui voudra procéder à un travail de cette nature devra en demander l’autorisation en faisant connaître exactement les documents ou correspondances qu’il a l’intention de publier.
Toute publication faite sans cette autorisation préalable entraînera pour son auteur l’exclusion des archives pour l’avenir, sans préjudice de l’action judiciaire qui pourrait être exercée contre lui.
Art. 7. Le département des affaires étrangères contribuera, comme par le passé, à la collection des Documents inédits sur l’histoire de France, en satisfaisant aux demandes du ministère de l’instruction publique, ou en lui proposant la publication de documents propres à éclairer certaines phases de nos transactions diplomatiques ou de notre histoire nationale.
Art. 8. Indépendamment de la disposition qui précède, le ministre des affaires étrangères favorisera, autant qu’il le jugera possible et convenable, la publication des correspondances et documents appartenant à ses archives, soit en les éditant directement, soit en accordant à des écrivains offrant les garanties nécessaires l’autorisation de les étudier en leur nom personnel et pour leur propre compte.
Art. 9. La commission instituée par le décret du 21 février dernier sera appelée à donner son avis sur chacune des publications qu’il y aurait lieu de proposer ou d’autoriser en application des deux articles précédents.
Elle sera également consultée, lorsqu’il y aura lieu, sur les demandes de communications auxquelles se réfère l’article 1er ci-dessus.
Art. 10. Conformément aux principes consacrés par des dispositions édictées à diverses époques, notamment l’arrêt rendu en Conseil d’État le 23 septembre 1628, l’ordre royal du 12 mars 1740, le décret du 20 février 1809 et l’ordonnance du 18 août 1833, tout ambassadeur ou autre agent diplomatique ou consulaire sera tenu, à l’expiration de ses fonctions, de laisser dans les archives de l’ambassade, de la légation ou du consulat, et de remettre à son successeur les correspondances et autres documents concernant les négociations ou affaires quelconques qu’il aura eu à traiter pendant la durée de sa mission.
Les ministres secrétaires d’État au département des affaires étrangères seront tenus à la même obligation en ce qui les concerne.
Les agents chargés d’une mission spéciale et temporaire remettront les correspondances et autres documents relatifs à leur mission au dépôt des archives des affaires étrangères.
Art. 11. En vue d’assurer autant que possible l’exacte observation de la disposition qui précède, chaque ambassadeur ou agent diplomatique ou consulaire nouvellement nommé devra être informé, avant de se rendre à son poste, de l’obligation où il sera, au terme de ses fonctions, d’opérer la remise des papiers relatifs aux affaires qu’il a eu à traiter, de déclarer qu’il ne garde aucune pièce originale, et de s’engager, dans le cas où il aurait pris des copies, à n’en rien publier sans y être autorisé, ainsi que le prescrit l’ordonnance du 18 août 1833.
Immédiatement après la promulgation du présent règlement, une circulaire sera adressée aux agents diplomatiques ou consulaires actuellement en fonctions pour leur rappeler les prescriptions de la même ordonnance.
Art. 12. Après le décès de l’un des fonctionnaires désignés dans les dispositions qui précèdent, les papiers intéressant le service de l’État, tels que les copies de dépêches ou autres pièces qui se trouveraient dans sa succession, soit qu’il ait négligé d’en opérer la remise, soit qu’il ait cru devoir ne pas s’en dessaisir à cause de leur caractère strictement et personnellement confidentiel, seront restitués par ses héritiers au ministère des affaires étrangères et déposés dans un local spécial placé sous la garde immédiate du directeur.
Art. 13. Le ministre des affaires étrangères aura recours, suivant les circonstances qu’il se réserve d’apprécier, soit à un appel amiable adressé aux héritiers de l’agent décédé, soit à l’apposition des scellés, pour effectuer le retour aux archives des papiers laissés par cet agent et appartenant à l’État.
Art. 14. Dans tous les cas où, en dehors de l’initiative du département des affaires étrangères, les scellés auront été apposés après le décès d’un agent diplomatique ou consulaire, des mesures seront prises pour que la levée des scellés n’ait lieu qu’en présence d’un ou deux délégués de la direction des archives. Ces délégués seront munis d’un ordre du ministre leur donnant mission d’assister à la vérification des papiers dépendant de la succession, et de réclamer ceux qui devront être remis au département des affaires étrangères.
Art. 15. Pour faciliter et assurer la mise à exécution des mesures prescrites par l’article précédent, il sera pourvu, au moyen d’une entente entre les administrations compétentes, à ce que les autorités administratives ou judiciaires informent sans délai le ministère des affaires étrangères du décès de tout agent diplomatique ou consulaire, ainsi que de l’apposition des scellés qui aurait eu lieu à son domicile.
30. Le premier monument de cette législation est une proclamation du roi du 20 avril 1790. Elle est ainsi conçue :
« Les états provinciaux, assemblées provinciales, commissions intermédiaires, intendants et subdélégués, rendront aux administrations qui les remplaceront le compte des fonds dont ils ont eu la disposition, et leur remettront toutes les pièces et tous les papiers relatifs à l’administration de chaque département. »
L’exécution de cette prescription a été assurée par lettres patentes du roi du 2 juillet 1790, contenant, au sujet de la remise des pièces, des instructions détaillées aux directoires de département.
Mais c’est surtout aux lois des 5 novembre 1790 et 5 brumaire an V que les archives départementales doivent leur existence.
Les autres dispositions législatives relatives aux archives départementales sont en petit nombre : elles attestent toutefois le vif désir du législateur d’assurer leur conservation. C’est ainsi que la loi du 28 pluviôse an VIII (art. 7) les a placées sous la garde du secrétaire général de la préfecture, en chargeant ce fonctionnaire de signer les expéditions ; et que la loi du 10 mai 1838 non-seulement a investi le conseil général du droit de vérifier leur état (art. 8), mais encore a classé parmi les dépenses obligatoires du département les frais de garde et de conservation auxquels elles peuvent donner lieu.
31. Ce n’est qu’à partir de l’année 1838, c’est-à-dire de l’époque à laquelle la loi du 10 mai 1838 a rendu obligatoires pour les départements les frais de garde et de conservation des papiers des préfectures, que le Gouvernement a pu s’occuper sérieusement d’organiser le service des archives départementales,
Il résulte des lois précitées que ces archives sont la propriété de l’État, mais que les départements en ont la jouissance à la charge des frais de conservation.
Pour exercer sur ce service la surveillance qui lui appartient, le Gouvernement a institué une inspection générale chargée de vérifier la situation des locaux et les travaux de classement, et de maintenir dans la rédaction de l’inventaire l’uniformité de méthode.
Une commission, composée d’hommes que désignent des fonctions ou des aptitudes spéciales, est établie auprès du ministère de l’intérieur pour donner son avis sur toutes les questions qui intéressent le classement.
Nous allons énumérer les principales dispositions des règlements actuellement en vigueur.
32. Le local assigné aux archives dans les bâtiments de la préfecture doit être suffisant et convenablement approprié ; il importe qu’il soit aéré et à l’abri de toute humidité par le seul fait de l’exposition aux influences solaires et sans le secours de chauffage. Il est à désirer, dans le but de prévenir le danger de l’incendie, qu’il soit carrelé et plafonné et préservé de la foudre par un paratonnerre. Un isolement complet des autres dépendances de la préfecture serait, en outre, une excellente garantie contre le feu. (Circ. 28 avril 1818 et 8 août 1839.)
33. Il doit y avoir un archiviste dans chaque préfecture.
34. Les préfets nomment directement les archivistes. (D. 25 mars 1852, art. 5.) Toutefois ils ne peuvent appeler à ces fonctions qu’un ancien élève de l’école des Chartes muni du diplôme d’archiviste paléographe, ou, à défaut, un candidat ayant subi avec succès un examen spécial devant la commission des archives à Paris. (D. 4 février 1850 ; Circ. 15 avril 1852, 8 oct. 1871 et 3 août 1872.) Les arrêtés de nomination n’ont pas besoin, pour être exécutoires, d’être revêtus de l’approbation ministérielle ; mais ils doivent toujours être communiqués au ministre. (Circ. 15 avril 1852.)
35. Les candidats présentés par les préfets, à défaut d’élèves de l’école des Chartes, sont seuls admis à subir l’examen qui doit précéder la délivrance du certificat d’aptitude. Ces magistrats peuvent, s’ils le jugent convenable, présenter simultanément plusieurs candidats pour un seul et même emploi. (Circ. 10 juillet 1850.)
36. Voici le programme de l’examen tel qu’il est annexé à cette circulaire.
Divisions politiques et circonscriptions religieuses de la France, avant et après 1789, et principalement de la province à laquelle appartenait le département pour lequel le candidat se présente. — États généraux et provinciaux. — Constitutions diverses depuis 1789, en ce qui concerne l’organisation administrative. — Origine et formation des archives départementales. — Éléments dont elles se composent. — Législation qui les régit. — Circulaires et instructions qui s’y rapportent. — Règles de classement. — Divisions principales. — Système de numérotage. — Nomenclature adoptée par l’instruction du 24 avril 1841. — Questions sur le cadre annexé à cette instruction. — Explications sur les établissements et les affaires qui sont compris dans chaque fonds des archives du département pour lequel le candidat se présente. — Nomenclature diplomatique. — Cartulaires. — Terriers. — Pouillés. — Rouleaux. — Pancartes. — Diplômes. — Chartes et lettres. — Bulles et brefs des papes. — Vidimus. — Dates du temps. — Indiction. — Comput. — Cycle solaire ; éléments qui s’y rattachent. — Cycle lunaire ; idem. — Usage du calendrier perpétuel. — Diverses manières de commencer l’année. — Réforme du calendrier Julien. — Calendrier républicain. — Transcription et traduction écrite d’une charte latine. — Lecture et explication orale d’une charte en langue vulgaire du 13e siècle.
37. L’examen doit être subi à Paris au ministère de l’intérieur, à l’époque déterminée par le ministre, devant la commission centrale des archives instituée par arrêté du 6 mai 1841. Il est tenu compte au candidat de toutes les connaissances qu’il possède en dehors du programme, ainsi que des travaux spéciaux qu’il a antérieurement exécutés, surtout si ces travaux ont eu lieu dans les archives du département où il aspire à devenir archiviste. (Circ. 10 juillet 1850.)
38. Les préfets ont le droit de révoquer l’archiviste qui donnerait de justes sujets de mécontentement, seulement l’arrêté de révocation doit être soumis à l’approbation du ministre. (C. 10 juillet 1850.)
39. À l’époque de l’entrée en fonctions de chaque archiviste, il est fait un récolement de l’inventaire des documents et papiers qui composent les archives. Il est dressé en outre un état des objets mobiliers garnissant le local des archives. Cet état, soumis à une révision annuelle, est complété ou modifié conformément aux changements survenus dans le mobilier. Les récolements ont lieu en présence des agents des domaines et du délégué du conseil général, en exécution des art. 3 et 4 de l’ordonnance royale du 3 février 1830. (Règl. gén. 6 mars 1843, art. 3.)
40. Les archivistes et employés des archives ne peuvent être, sous aucun prétexte, détournés par les préfets de leurs fonctions ni chargés d’aucun travail étranger aux archives. (Règl. gén. 6 mars 1843, art. 2.)
41. L’archiviste est chargé de la conservation et de la mise en ordre des papiers et documents de tous genres, la confection des inventaires, les communications et expéditions des pièces. Il dirige le travail des employés qui lui sont adjoints. Il veille à la sûreté du local, à la propreté et à la bonne tenue du dépôt, à l’entretien du mobilier. Il doit avoir soin de réunir en collections suivies et régulièrement tenues à jour les arrêtés des préfets, ceux des conseils de préfecture, les délibérations des conseils généraux et des conseils d’arrondissement, le Journal officiel, les circulaires ministérielles, les brevets d’invention et les diverses collections envoyées aux préfectures par le Gouvernement. Il peut être chargé de la garde et de la conservation de la bibliothèque administrative de la préfecture. Dans ce cas, il en rédige le catalogue et tient un registre des acquisitions d’ouvrages et un autre registre pour le prêt des livres. (Règl. gén. 6 mars 1843, art. 3, 9, 28 et 29.)
42. L’archiviste est responsable des pertes et détériorations de pièces qui peuvent être imputées au défaut de soins et de surveillance de sa part. (C. pén., art. 254. — Règl. gén., art. 3.)
43. Il doit être rétribué d’une manière convenable. L’intérêt du service exige même que son traitement soit, autant que possible, égal à celui des chefs de service de la préfecture. Le crédit destiné à ce traitement est voté chaque année par le conseil général. (L. 10 mai 1838, art. 12 et 14.)
44. Il est expressément interdit aux employés des archives de former des collections de manuscrits, chartes, titres et autographes concernant le département auquel ils sont attachés, les anciennes provinces comprises en tout ou en partie dans ce département et les hommes célèbres qu’elles peuvent avoir produits. (Règl. gén., art. 5.)
45. Nul ne peut s’introduire dans les archives, si ce n’est en présence de l’archiviste ou de l’un des employés autorisé à cet effet.
46. Les archives ne sont ouvertes que de jour. Pendant la nuit, elles doivent toujours être fermées à clef. Il est interdit d’y entrer avec de la lumière et d’y faire du feu.
47. Une estampille portant ces mots : Archives du département d… propriété publique, est apposée sur la partie écrite des pièces. Dans les collections de registres ou volumes, elle doit être reproduite en plusieurs endroits et au moins sur le titre, au milieu et à la fin. Elle ne doit pas être apposée sur les pièces qui peuvent être vendues après un délai déterminé, en exécution de la circulaire du 24 juin 1844.
48. Les anciens sceaux doivent être conservés au bas des chartes ; il est fait inventaire de ceux qui ont été détachés et ils sont conservés à part. (Règl. gén. 6 mars 1843, art. 6, 7, 8, 10, 11, 13, 27.)
49. Il a été reconnu qu’il était possible, tout en tenant compte des différences que présentent certains dépôts, d’appliquer aux archives départementales une méthode uniforme de classement. Celle qui a été définitivement adoptée se trouve exposée dans la circulaire du 24 avril 1841 ; elle repose sur les données suivantes :
1$^o$ Rassembler les différents documents par fonds, c’est-à-dire former collection de tous les titres qui proviennent d’un corps, d’un établissement, d’une famille ou d’un individu, et disposer, d’après un certain ordre, les différents fonds ;
2$^o$ Classer dans chaque fonds les documents suivant les matières, en assignant à chacune un rang particulier ;
3$^o$ Coordonner les matières, selon les cas, d’après l’ordre chronologique, topographique ou simplement alphabétique ;
4$^o$ Répartir les fonds par séries en se conformant au cadre ci-après ;
D. Instruct. publ., sciences et arts. Universités. Facultés. Colléges. Sociétés académiques.
E. Féodalité, communes, bourgeoisie et familles. Titres féodaux. Titres de famille. Notaires et tabellions. Communes et municipalités. Corporations d’arts et métiers. Confréries et sociétés laïques.
F. Fonds divers se rattachant aux archives civiles.
G. Clergé séculier. Archevêchés. Chapitres métropolitains. Officialités métropolitaines et autres juridictions relevant des archevêchés. Évêchés. Chapitres épiscopaux. Officialités épiscopales et autres juridictions relevant des évêchés. Séminaires. Églises collégiales. Églises paroissiales et leurs fabriques. Bénéfices, chapelles aumôneries, etc.
H. Clergé régulier. Ordres religieux d’hommes. Ordres religieux de femmes. Ordres militaires religieux. Hospices et maladreries, etc.
I. Fonds divers se rattachant aux archives ecclésiastiques.
K. Lois, ordonnances et arrêtés. Les publications officielles. (Journ. off. etc.) Registre des arrêtés des administrations de département, des préfets et des conseils de préfecture.
L… Documents spécialement relatifs aux administrations de département, de district et de canton, depuis la division de la France en départements jusqu’à l’institution des préfectures en l’an VIII.
M. Personnel et administration générale. Personnel administratif. Élections ou nomination des Députés. Membres du conseil général. Membres des conseils d’arrondissement. Élections communales. Police générale et administrative. Santé publique et salubrité. Subsistances. Divisions administratives. Population. État civil. Statistique. Agriculture. Industrie et commerce.
N. Administration et comptabilité départementale. Délibérations du conseil général. Id. des conseils d’arrondissem. Comptabilité générale du département. Immeubles et bâtiments départementaux. Mobilier départemental.
O. Administration et comptabilité communale. Agents salariés des communes. Biens communaux. Travaux communaux. Aliénations, acquisitions, dons et legs. Budgets et comptes. Octrois et revenus divers. Voirie urbaine. Voirie vicinale et cours d’eau non navig.
P. Finances. Trésor public et comptabilité générale. Contributions directes. Contributions indirectes. Cadastre. Eaux et forêts. Douanes. Postes.
Q. Domaines. Domaines nationaux. Administ$^{on}$ et contentieux des domaines. Biens communaux vendus en 1813 au profit de la caisse d’amortissement.
50. Une circulaire du 20 janvier 1854, complétée par des instructions du 23 mai 1871, a prescrit la rédaction immédiate d’inventaires sommaires pour les archives antérieures à 1790, et la formation de tables des noms de lieux, des noms de personnes et des matières.
51. Ces inventaires sommaires doivent indiquer :
1$^o$ La lettre de série et le numéro d’ordre des articles avec leur désignation (registre ou liasse) ;
2$^o$ La nature des pièces contenues dans chaque article, avec la mention des dates et des noms de personnes ou de lieux principalement impliqués dans ces dossiers ;
3$^o$ Le nombre des pièces ou des feuillets et des sceaux.
Sur l’invitation du ministre de l’intérieur, les conseils généraux ont voté la publication des inventaires sommaires. (Circ. du 12 août 1862.)
52. Les dossiers ou registres qui ne sont plus nécessaires pour le service courant des bureaux doivent être versés aux archives dans le mois d’avril de chaque année. Les chefs de bureau réunissent les pièces par matières, en forment des dossiers régulièrement classés et en dressent un état sommaire en double. Un des exemplaires leur est rendu, après vérification, avec le récépissé de l’archiviste et le visa du secrétaire général.
53. Les administrations et les ingénieurs des ponts et chaussées doivent remettre de même à l’avance un bordereau des pièces à déposer, pour qu’il puisse être pourvu à leur placement. Un double de ce bordereau est remis, après le dépôt, aux administrations avec un récépissé délivré par l’archiviste et visé par le secrétaire général.
Au moment du classement des pièces nouvellement versées, il doit être fait un triage des documents à conserver et de ceux qui peuvent être vendus après un délai déterminé. (Règl. gén. 6 mars 1843.)
54. Dans un assez grand nombre de départements, le dépouillement des archives anciennes a fait découvrir des documents relatifs à des localités situées dans des départements limitrophes, quelquefois même éloignés, et que le département dépositaire n’a pas intérêt à conserver. Toutes les fois que les circonstances le permettront, il convient de réintégrer ces documents au dépôt dont ils relèvent. Mais pour motiver ces déplacements, il ne suffit pas qu’un article ou une série d’articles soient de quelque intérêt pour un département ; il faut, en outre, que les documents soient totalement étrangers à celui qui les possède, et même que cette opération ne puisse amener le démembrement d’une collection précieuse par son ensemble et dont il importerait de conserver l’intégralité dans le même dépôt. Ainsi, en général, les titres, plans ou terriers d’un prieuré ou d’une seigneurie particulière devront être attribués au département qui comprend ce lieu dans sa circonscription. Mais les cartulaires ou les inventaires généraux des titres d’une abbaye, quoique pouvant intéresser une foule de propriétés situées hors des limites de la circonscription départementale, devront, comme tous les documents généraux qui se rapportent à cet établissement, être rattachés au corps principal de ses archives. De même encore, les aveux, dénombrements et hommages rendus devant une Chambre des comptes, pour tout le ressort d une province qui a pu embrasser le territoire actuel de plusieurs départements, devront être conservés dans les archives de cette Chambre et non pas être répartis entre les départements intéressés.
55. Aucun échange ou remise de titres ne doit au surplus avoir lieu sans l’autorisation du ministre de l’intérieur. (Circ. 24 avril 1841.)
56. Tous les documents qui, en vertu des lois des 5 nov. 1790 et 5 brumaire an V, auraient dû être déposés dans les archives départementales, doivent y être réintégrés lorsqu’ils se trouvent dans d’autres dépôts publics ou entre les mains des particuliers. L’autorité préfectorale ne doit négliger aucune occasion de faire opérer ces réintégrations.
57. Les communications de pièces aux particuliers ont lieu sans frais et sans déplacement, en présence de l’archiviste ou d’un employé. On ne doit communiquer à chaque personne qu’un dossier à la fois. Il n’est perçu aucun droit pour la recherche des pièces.
58. Les demandes de recherches par les particuliers doivent être motivées et inscrites sur des bulletins ad hoc. Les parties y écrivent leurs noms, qualités et domicile et les signent. L’autorisation donnée, s’il y a lieu, par le secrétaire général, est inscrite au bas de chaque bulletin.
59. Les pièces d’un intérêt privé sont communiquées seulement aux personnes qui justifient qu’elles ont qualité pour en prendre connaissance. Le refus d’autorisation est donné par écrit.
La communication des documents personnels ou de famille ne peut être accordée que sur autorisation du préfet. (Règl. gén. 6 mars 1843 et lettre circ. 18 févr. 1854.)
Il est tenu un registre des demandes de recherches par les particuliers et, la recherche opérée, on mentionne sur ce registre le numéro et la lettre de série que les pièces portent dans l’inventaire.
60. Conformément à l’art. 7 de la loi du 12 sept. 1791, il est délivré sans frais aux administrations des domaines et des forêts et dans l’intérêt des divers services de l’État ou des départements, des extraits ou copies des actes, titres et autres documents déposés dans les archives : mention est faite, au bas de ces pièces, de l’administration à laquelle elles sont destinées.
À l’égard des copies ou calques de plans, ces administrations, de même que les particuliers, doivent les faire exécuter à leurs frais par les hommes de l’art.
61. Si le chef de service intéressé juge que des extraits ou des copies ne suffisent pas, il peut demander au préfet que les pièces lui soient données en communication. Dans ce cas, si l’autorisation est accordée, indépendamment de la mention portée au registre des communications, la remise est constatée par un récépissé du chef de service, contenant une description exacte de la pièce avec engagement de la réintégrer aux archives dans un délai déterminé.
62. Les expéditions ou extraits de pièces déposées aux archives ne sont délivrés au public par l’archiviste que sur demande écrite et d’après l’autorisation du secrétaire général. Ce dernier a seul qualité pour les signer. L’archiviste a soin, au préalable, de les viser pour collation. Les expéditions sont marquées du timbre de la préfecture. Les frais et droits de délivrance, fixés conformément à la loi, sont relatés en marge.
63. Il doit être tenu un registre spécial des expéditions ou extraits, mentionnant les noms et qualités des parties qui les ont demandés, la nature des pièces expédiées, le nombre des rôles, le montant des droits perçus, la date de la perception et celle du versement dans la caisse de la trésorerie générale. Il est fait mention sur ce registre des expéditions ou extraits délivrés sans frais pour cause de service public. (Règl. gén. 6 mars 1843.)
Les expéditions premières pour lesquelles la taxe n’est pas due, sont celles dont la délivrance est faite, pour assurer immédiatement l’exécution d’un acte ou d’une décision, aux parties que cet acte ou cette décision concerne. Elle est due pour toutes les pièces en dépôt dans les archives.
L’archiviste perçoit le montant des expéditions et le verse, à la fin de l’année, dans la caisse de la trésorerie générale. Recette en est faite au sous-chapitre des produits éventuels départementaux.
64. Si l’on juge qu’il y a lieu d’attribuer aux expéditionnaires pour leur travail une quote-part de ce produit, les sommes qui leur seront ainsi payées figureront comme dépenses au budget du département et seront ordonnancées de la même manière que les autres dépenses du service départemental. Le conseil général du département est appelé à émettre son opinion tant sur le principe même de l’attribution dont il s’agit que sur la fixation de la quote-part. (Circ. 20 janv. 1848.)
65. Aucune suppression de papiers ne doit avoir lieu qu’en vertu d’une autorisation du ministre de l’intérieur. (Circ. 24 juin 1844.)
On doit conserver : 1$^o$ tous les titres, actes ou décisions qui intéressent l’État, les départements, les communes, les fabriques des églises, les établissements de bienfaisance et les particuliers ; 2$^o$ tous les documents susceptibles d’être consultés pour les recherches d’histoire, de science, d’art, de paléographie, de topographie ou de statistique ; 3$^o$ les papiers composant les séries qui se rapportent aux archives antérieures à 1790.
66. Les documents qui ne sont pas de nature à être conservés indéfiniment sont ceux qui, à la suite d’un certain nombre d’opérations générales de l’administration, viennent périodiquement et par masses encombrer les archives.
67. Toute vente de papiers, sauf de ceux considérés comme papiers de rebut, et dont il va être parlé plus loin, doit être autorisée par une décision spéciale du ministre de l’intérieur. Il n’est donné suite à la demande en autorisation que si elle est accompagnée d’un inventaire en double expédition, de l’avis motivé d’une commission locale instituée par le préfet, et de la délibération du conseil général sur la question d’opportunité.
Le directeur des domaines ou un agent de cette administration fait nécessairement partie de la commission locale ; le secrétaire général de la préfecture la préside le plus ordinairement ; l’archiviste peut y remplir les fonctions de secrétaire, et, en tout cas, il en est membre de droit.
68. Le produit de la vente des vieux papiers, registres, etc., déposés par les agents des finances dans les archives des préfectures, appartient à l’État. Il en est de même pour les papiers hors de service, dont l’origine est antérieure à la division de la France en départements. Le produit de la vente de tous les autres papiers inutiles appartient aux départements et doit être versé à la caisse du trésorier-payeur général, sous le titre de ressources éventuelles. (Circ. 9 nov. 1835.)
69. Un certain nombre de papiers peuvent être livrés sans inconvénient aux ventes publiques : tels sont les imprimés, placards, papiers de finances, de garde nationale, etc. Mais il en est un grand nombre d’autres qui, revêtus de la signature des fonctionnaires ou renfermant des faits dont l’administration doit se réserver la connaissance, ne pourraient être mis en circulation sans de graves inconvénients. Nous citerons notamment les anciens passe-ports, les souches de passe-ports de condamnés, les ports d’armes, les pièces relatives aux délits, les mémoires de frais de justice, les congés de libération, certificats, extraits d’état civil et autres pièces produites à l’appui des décisions des conseils de révision ou des actes de substitution et de remplacement, etc. Ces papiers ne peuvent être vendus qu’à la condition qu’il est procédé à leur destruction par la mise au pilon sous les yeux d’un délégué de l’administration.
70. Chaque année, un mois avant la session du conseil général, le préfet doit se faire rendre compte par l’archiviste de la situation des archives et du local, de l’état du dépouillement et des inventaires, ainsi que des améliorations qu’il serait utile d’opérer ou de préparer dans le cours de l’année suivante. Il place ce compte rendu sous les yeux du conseil général, en demandant qu’il en soit fait mention au procès-verbal. (Règl. gén. 6 mars 1843.)
71. Les archives doivent être visitées par un ou plusieurs membres du conseil général, délégués à cet effet par le conseil dans sa session annuelle. Les membres ainsi délégués lui font un rapport sur la situation de l’établissement, en indiquant les abus qu’ils auraient pu remarquer et les améliorations qu’ils croiraient utile d’introduire.
72. Le préfet propose au conseil général toutes les mesures que lui paraît exiger l’intérêt de ce service ; il adresse, à la fin de la session, au 1er janvier, un rapport spécial au ministre de l’intérieur. (Circ. 8 août 1839.)
73. Les préfets prennent, par des arrêtés, les dispositions particulières que réclame le service des archives dans leurs départements respectifs. Ils sont tenus de soumettre ces arrêtés à l’approbation du ministre de l’intérieur.
74. Le secrétaire général de la préfecture a la surveillance directe des archives départementales. Il veille à l’exécution du règlement général du 6 mars 1843, ainsi qu’à l’exécution de l’arrêté pris par le préfet en vertu de la disposition qui précède. (Règl. gén. 6 mars 1843.)
75. On ne doit laisser dans ces archives aucun document antérieur à 1790. Elles sont d’ailleurs régies par la plupart des dispositions relatives aux archives des préfectures.
76. Les sous-préfets adressent à la préfecture, lorsque les délais de conservation fixés par la circulaire du 24 juin 1844 sont expirés, l’état des papiers qui sont de nature à être supprimés. L’archiviste du département le comprend, après examen, dans le travail relatif aux ventes soumis au conseil général. Mais la vente peut avoir lieu au chef-lieu d’arrondissement. (Circ. 24 juin 1844 et 31 mars 1864.)
77. La conservation des archives des communes est au nombre des devoirs les plus essentiels de l’autorité municipale.
Les titres et papiers composant ces archives sont entre les mains du maire ; mais il n’en est que simple dépositaire à raison de ses fonctions. Il suit de là que les archives doivent être transmises exactement par ce fonctionnaire à son successeur toutes les fois qu’il s’opère des mutations dans le personnel municipal.
78. Les maires ne doivent pas perdre de vue que leur responsabilité, sous ce rapport, est très-grave, puisque non-seulement ils peuvent être tenus à rétablir à leurs frais tous les objets susceptibles d’être remplacés, mais encore devenir passibles, dans certains cas, des peines portées par les articles 173 et 254 du Code pénal.
En cas de décès d’un maire, ses héritiers ont à rendre compte des objets dont il était dépositaire.
79. La surveillance des archives communales est au nombre des obligations des sous-préfets. Ils les inspectent dans leurs tournées, dressent, s’il y a lieu, procès-verbal de l’état dans lequel ils les trouvent, et rendent compte au préfet des actions en responsabilité à diriger contre les dépositaires qui, par leur négligence, auraient occasionné la perte de documents administratifs ou d’objets mobiliers. (Circ. 16 juin 1842.)
80. Un arrêté du Gouvernement, du 19 floréal an VIII, prescrit au maire qui cesse ses fonctions de faire, de concert avec son successeur, un récolement de tous les papiers, registres et objets mobiliers appartenant à la commune. Cette opération doit être constatée par un procès-verbal en double expédition : l’une est remise au fonctionnaire sortant pour lui servir de décharge, l’autre reste déposée à la mairie pour établir la responsabilité du nouveau titulaire.
81. Une circulaire du 20 octobre 1850 recommande aux préfets d’exiger rigoureusement que le récolement soit fait à chaque renouvellement partiel ou total des maires par suite de révocations, de démissions, de décès ou de nominations générales. Elle leur prescrit de se faire envoyer la copie du procès-verbal de cette opération en même temps que celle du procès-verbal de l’installation des magistrats municipaux.
82. Pour que le récolement se fasse avec toute l’exactitude désirable, les préfets délèguent ou font déléguer par les sous-préfets un habitant notable de la commune, autant que possible membre du conseil municipal, qui est chargé d’assister, dans cette opération, l’ancien et le nouveau maire et a le droit de mentionner ses observations sur le procès-verbal.
83. Si un maire sortant, ou nouvellement nommé, ou maintenu dans ses fonctions, se refusait à procéder au récolement, sur la preuve de ce refus, le préfet nommerait ou ferait nommer par les sous-préfets, en vertu de l’art. 15 de la loi du 18 juillet 1837, un commissaire chargé de procéder, sans frais, à cette formalité, contradictoirement avec le nouveau ou l’ancien titulaire, selon le cas. Cette nomination ne préjudicierait pas à celle du délégué. Le maire maintenu dans ses fonctions ou le commissaire chargé de le substituer procède à l’opération contradictoirement avec le délégué.
84. Le maire récalcitrant doit être régulièrement invité à y prendre part, ainsi qu’à signer le procès-verbal, et mention est faite, dans cet acte, de son refus et des motifs de ce refus. Lorsque la copie du procès-verbal est parvenue à la préfecture, le préfet prend, selon les circonstances, les mesures que lui paraissent exiger les intérêts de la commune.
85. Le maire doit, avant tout, mettre les papiers de la commune à l’abri de l’humidité, de l’incendie et de toutes les autres causes d’altération et de destruction. Il fait prendre aussi les précautions nécessaires pour que ces papiers soient placés hors de la portée de toute main étrangère et ne puissent être soustraits ou égarés.
86. Dans les communes qui ont un hôtel de ville, il est toujours possible d’affecter aux archives une salle ou un cabinet pourvu de tablettes, de casiers, de cartons et fermant à clef.
Quand le local de la mairie ne se compose que d’une seule salle consacrée à la fois au greffe et aux séances du conseil municipal, il peut être établi une armoire suffisamment profonde, garnie de rayons et pourvue de cartons. Elle doit, autant que possible, être divisée en deux parties : l’une destinée à recevoir les pièces les plus anciennes et les plus précieuses qu’on ne consulte que rarement, et habituellement fermée ; l’autre les papiers et registres relatifs aux affaires courantes.
87. Dans les communes où, à défaut d’un local spécial pour la mairie, l’habitation personnelle du maire doit recevoir le dépôt des archives, il est encore nécessaire qu’un meuble spécial les renferme, sous la garde constante de ce fonctionnaire. Un coffre paraît être alors plus convenable qu’une armoire, comme pouvant être transporté, dans les cas de mutations des officiers municipaux, sans déplacement des archives qui y sont déposées.
88. Le timbre de la mairie doit être appliqué sur tous les papiers et documents appartenant à la commune.
89. Les maires étant responsables de la conservation des archives, certaines règles et précautions doivent être adoptées pour la communication des pièces aux particuliers.
Les communications ne peuvent être faites que lorsqu’elles n’offrent pas d’inconvénient ; elles ont lieu sans frais et sans déplacement, sous une surveillance sûre, de telle sorte qu’aucune soustraction ou altération ne puisse être commise.
90. Les pièces cadastrales ne doivent pas être déplacées, hormis les cas où il serait donné ordre au préfet par le ministre compétent d’en autoriser le déplacement dans l’intérêt d’un service public. Les maires devront alors exiger un récépissé du fonctionnaire auquel ils en auront fait la remise. Dans tous autres cas, et surtout quand il s’agit de satisfaire seulement à des intérêts privés, ces fonctionnaires doivent se refuser d’une manière absolue à tous déplacements. Il est, pour les communes, d’autant plus nécessaire de veiller soigneusement à la conservation de ces documents, que, s’il y avait lieu de les refaire, la dépense serait à leur charge.
91. Les expéditions ou extraits des actes déposés à la mairie sont délivrés par les maires, et le produit des droits est versé dans la caisse municipale. Ces droits sont perçus pour les actes ordinaires en vertu de l’art. 37 de la loi du 7 mess. an II (75 centimes du rôle). Toute expédition est portée sur papier timbré du coût de 1 fr. 50 c. par application de l’art. 63 de la loi du 28 avril 1816, modifié par la loi du 2 juillet 1862, art. 17. Il n’y a d’exception que pour les premières expéditions, qui doivent être délivrées gratuitement, conformément aux règles établies par l’avis du conseil d’État du 4 août 1807. — Les droits sont perçus, pour les actes de l’état civil, suivant un tarif fixé par le décret du 12 juillet 1807.
92. Bien que les archives soient plus ou moins volumineuses, à raison du nombre et de l’importance des affaires de chaque commune, on peut, sauf l’étendue des développements, leur appliquer une méthode ou un cadre de classement uniforme. La méthode suivante a été recommandée par la circulaire du ministre de l’intérieur du 16 juin 1842.
93. Deux opérations principales seront d’abord exécutées : 1$^o$ les livres, registres ou papiers seront rangés par ordre de matières et estampillés au timbre de la commune ; 2$^o$ les matières seront distribuées sous un petit nombre de divisions qui comprendront toutes les natures de documents.
On commencera par reconnaître et distinguer les matières.
Ce travail est des plus simples à l’égard des volumes ou registres. Ceux qui appartiennent à une même collection doivent être placés sur des rayons par ordre de dates.
Le Bulletin des lois, le Recueil des actes administratifs, les délibérations du conseil municipal, les registres de l’état civil, etc., seront ainsi classés.
94. Quant aux papiers, on recherchera tous ceux qui concernent une même affaire pour en former un dossier.
Les papiers formant chaque dossier seront rassemblés par ordre de dates.
Lorsqu’il y aura plusieurs affaires, et par conséquent plusieurs dossiers relatifs, soit à un même établissement, soit à un même ordre de fonctionnaires, en un mot, à une même matière, on les réunira dans un même carton, ou, à défaut de carton, en une même liasse. Ainsi, en ce qui concerne les affouages, on formera un dossier distinct pour le balivage, un autre pour l’exploitation des coupes, un troisième pour le partage entre les habitants, etc. ; la réunion de ces dossiers formera le carton ou la liasse des affouages.
Quand les dossiers relatifs à une même matière seront trop volumineux pour être contenus dans un seul carton ou pour ne former qu’une seule liasse, on les divisera en autant de cartons ou de liasses qu’il sera nécessaire.
Ce travail une fois terminé, il sera procédé au classement définitif et à la rédaction de l’inventaire. Ces deux opérations peuvent être exécutées en même temps.
95. La nature et la composition des archives communales permettent d’y établir uniformément quinze divisions ainsi désignées :
A. Lois. B. Actes administratifs de la préfecture. C. Livres divers. D. Actes de l’administration municipale. E. État civil. F. Population et statistique. G. Contributions. H. Affaires militaires. I. Police. K. Personnel. L. Comptabilité. M. Biens communaux servant à usage public. N. Biens communaux affermés ou livrés à la jouissance commune. O. Voirie. P. Pièces diverses.
La dernière de ces divisions doit être consacrée aux papiers qui n’ont pu trouver place dans les divisions précédentes.
Les différents objets composant les archives seront distribués dans le local, conformément à ces divisions.
96. L’inventaire doit être dressé sur un registre ou cahier coté ou paraphé par le sous-préfet.
Une ou plusieurs pages, selon la quantité des titres, seront consacrées à chaque division, et des pages blanches seront laissées à la suite pour être remplies comme il sera dit ci-après.
Chaque division a pour signe une lettre de l’alphabet et comprend une série particulière de numéros correspondant aux articles qui s’y trouvent portés. Chaque article, indépendamment du numéro qui lui est propre, porte la lettre de la division dont il fait partie.
Ainsi, dans la division qui concerne les contributions et qui a pour signe la lettre G, l’atlas cadastral portera pour désignation G 1, puis la matrice cadastrale G 2, les états de section G 3, et ainsi de suite.
Dans l’inventaire, la lettre qui caractérise chaque division des archives sera inscrite en tête de la page qui lui est consacrée, et le numéro de chaque article placé en regard de l’indication qui le concerne.
Les objets mobiliers de la mairie forment une division particulière ; mais il n’a pas paru qu’il y eût lieu d’y appliquer les désignations par lettres et par numéros.
97. Cette méthode est applicable uniformément aux archives de la presque totalité des communes ; mais il y a eu nécessité d’adopter une règle particulière pour celles qui ont possédé, antérieurement à la Révolution, une organisation municipale et qui ont conservé des actes de cette ancienne administration. Bien que ces documents ne diffèrent pas essentiellement par leur nature des documents plus modernes, il est préférable de les en distinguer entièrement.
Certaines collections, à la vérité, ne sont pas de nature à être scindées, notamment celles des registres de l’état civil ; mais la masse des archives peut toujours être séparée en deux parties, savoir : documents antérieurs à 1790 ; documents postérieurs à cette époque.
98. Les anciennes archives municipales comprennent les séries ci-après :
AA. Actes constitutifs et politiques. BB. Administration communale. CC. Impôts et comptabilité. DD. Propriétés communales, travaux publics, voirie. EE. Affaires militaires, marine. FF. Justice, procédure, police. GG. Cultes, instruction, assistance publique. HH. Agriculture, commerce, industrie. II. Documents divers, inventaires, objets d’art.
Une fois le classement terminé, il ne restera plus qu’à le maintenir tel qu’il aura été porté à l’inventaire.
Dans un grand nombre de communes, la publication de l’inventaire a été votée par le conseil municipal.
99. Il est un grand nombre de communes qui, sans avoir possédé autrefois une organisation municipale, n’en ont pas moins dans leurs archives quelques titres anciens, le plus ordinairement sur parchemin, et dont l’écriture ne peut être déchiffrée que par des personnes exercées à la lecture de ces sortes de documents. Souvent, faute d’avoir pu les lire, on a considéré ces titres comme inutiles, on les a égarés ou même vendus. Cependant ils sont toujours précieux pour l’histoire de la commune ; souvent ils établissent des droits dont la conservation importe à la communauté, et peuvent servir à résoudre la plupart des contestations qui s’élèvent, soit entre les communes, soit entre les particuliers au sujet des biens des communes, des droits d’usage, de parcours, etc.
L’existence de chacun de ces titres doit être constatée avec soin sur l’inventaire. On indiquera, autant que possible, le nom des auteurs des actes, leurs dates et leur nature, ainsi que leur état de conservation. On s’aidera des notes sommaires qui sont le plus ordinairement inscrites au dos de ces pièces.
Du reste, le maire pourra envoyer à la préfecture une note sommaire des titres qui n’auront pu être déchiffrés, indiquant s’ils sont sur papier ou sur parchemin, et, autant que possible, l’époque et l’objet auxquels ils se rapportent. D’après cette note, l’archiviste départemental sera en mesure d’indiquer quels sont ceux de ces titres qui semblent mériter un examen spécial. Le maire les fera parvenir par une voie sûre à la préfecture, où l’archiviste en fera, selon leur importance, un extrait ou une transcription complète qui sera renvoyée au maire avec le titre original. Un double de cette copie, lorsque le titre offrira quelque intérêt historique, sera déposé aux archives départementales.
Le maire clora son inventaire après y avoir joint l’analyse qui lui aura été donnée pour chaque titre par l’archiviste.
100. Dans la plus prochaine de celle des sessions du conseil municipal où le vote du budget a lieu, le maire doit présenter l’inventaire à cette assemblée. Il le certifie au bas de chaque division et y appose sa signature.
Il fait connaître au conseil si les archives sont pourvues d’armoires, casiers, tablettes, cartons en quantité suffisante et convenablement disposés.
Il produit un état des volumes ou documents qui manquent, tels que Bulletin des lois, ouvrages administratifs, etc., et celui des dépenses à faire, soit pour l’établissement des armoires, coffres et autres objets mobiliers, soit pour l’achat des volumes manquants, soit enfin pour la reliure du Bulletin ou du Recueil des actes administratifs.
Le conseil municipal, après avoir procédé à une vérification approfondie, vote, s’il y a lieu, les allocations que comporte la situation des ressources de la commune.
101. L’inventaire une fois rédigé et soumis au conseil municipal, les maires doivent en transmettre à la préfecture, par l’intermédiaire du sous-préfet, une copie en tous points conforme à l’original.
Si cet inventaire comprenait des titres antérieurs à 1790, présentant, au point de vue historique, un intérêt général, le préfet en adresserait une seconde copie au ministre de l’intérieur.
102. La partie la plus précieuse des archives communales, dans le cas où la conservation n’en serait pas assurée suffisamment à la mairie, pourrait être déposée dans les archives générales du département. L’archiviste ferait l’examen de ces pièces et il en rédigerait un inventaire détaillé, dont un double resterait déposé aux archives et un autre serait envoyé dans la commune. Au moyen de cet inventaire, les officiers municipaux seraient toujours en mesure de reconnaître quels sont les titres qui peuvent concerner les affaires qu’ils ont à régler. Ils pourraient, d’ailleurs, se faire délivrer des copies authentiques de ceux qui touchent aux droits les plus importants de la commune. La conservation des titres aurait ainsi une double garantie, et des copies faites avec soin permettraient à l’administration locale de les consulter facilement. Enfin, dans le cas où la nécessité de maintenir les droits de la commune exigerait qu’on produisît les titres originaux, ils seraient mis à la disposition du maire sur récépissé.
103. Le consentement formel de la commune étant indispensable pour l’application de cette mesure, le conseil municipal devra prendre, à cet effet, une délibération dans laquelle il désignera la portion des archives communales qu’il jugera utile de faire déposer à la préfecture.
104. Les pièces appartenant à chaque commune auront dans le local des archives départementales une place entièrement distincte, de manière qu’elles ne puissent jamais être confondues ni avec les archives générales du département, ni avec les archives particulières des autres communes.
105. L’inventaire certifié par le préfet sera le titre authentique qui mettra la commune à même de reconnaître et de réclamer dans les archives générales ce qui lui appartient. Elle pourra toujours, en effet, reprendre ses archives quand elle aura un local propre à les recevoir.
106. Le ministre a plusieurs fois invité les préfets à faire visiter les archives communales par des commissaires spéciaux, et, autant que possible, par les archivistes des préfectures. Ils ont été autorisés à demander, dans ce but, des allocations au conseil général.
107. Le commissaire doit se transporter d’abord dans les communes où on a lieu de penser qu’il existe des archives considérables et notamment des titres anciens, et en faciliter, par ses conseils, le classement et l’inventaire. À son retour, il adresse un rapport détaillé au préfet sur la situation dans laquelle il a trouvé les divers dépôts qu’il a visités, et fait connaître son avis sur les mesures à prendre pour améliorer, s’il y a lieu, cette situation.
108. De leur côté, les préfets doivent adresser, à la fin de chaque année, au ministre de l’intérieur, un rapport détaillé sur cette partie du service administratif. (Circ. 16 juin 1842.)
109. Il existe dans les établissements de bienfaisance, et surtout dans les maisons hospitalières dont la fondation remonte à une époque reculée, des archives importantes par le nombre des documents et par leur ancienneté. Il n’y a pas, en effet, d’établissements en France qui aient été plus respectés par les temps et les révolutions, la sollicitude qui les entoure leur ayant toujours assuré la conservation de leurs titres de propriété.
Une partie des documents qui leur appartenaient en 1790 ont été réunis aux archives départementales ; mais ces versements se sont opérés d’une manière très-incomplète.
110. Une circulaire du ministre de l’intérieur, du 10 juin 1854, a indiqué la méthode à suivre pour le classement de ces archives. Voici le plan dont elle recommande l’adoption.
    A. Actes de fondation de l’établissement. — Diplôme et priviléges émanés des papes, rois, évêques, seigneur. — Cartulaires. — Ordonnances, décisions et autres actes relatifs à l’établissement, émanés des diverses autorité.
    B. Titres de propriété : donations, échanges, acquisitions. — Terres, maisons, cens, rentes. — Registres concernant les biens, les revenus, les droits utiles de l’établissement, baux. — Pièces de procédures, mémoires, etc.
    C. Matières ecclésiastiques en général. — Chapelle, aumônerie, cimetière, nécrologies, obituaires, etc.
    D. Inventaires généraux et partiels. — Instructions, lettres, récépissés et autres pièces relatives au dépôt même ou au service du dépôt des archives. — Catalogue de la bibliothèque.
    E. Administration de l’établissement. — Délibérations, nominations, règlements. — Budgets et comptes, états de recettes et dépenses. — Économat, fournitures, entretien des bâtiments. — Inventaires de mobiliers, livres de caisse, etc.
    F. Registres d’entrée et de sortie des personnes admises dans l’établissement. — Religieux et religieuses. — Service intérieur. — Domestiques. — Service médical. — Infirmiers. — Demandes d’emploi et d’admissions.
    G. Papiers et registres des institutions succursales de l’établissement. — Ancien bureau des pauvres ; mendicité ; tutelles des enfants trouvés et orphelins ; écoles, salles d’asile ; sages-femmes, vaccine, etc.
    H. Papiers et correspondances diverses ne rentrant pas dans les séries précédentes.
111. Le cadre qui précède indique quelles sont les différentes divisions ou séries à établir : l’objet principal du travail de classement sera de répartir tous les documents en huit séries suivant les indications de ce cadre ; de réunir ensuite en dossiers les pièces relatives à une même affaire, et de grouper les dossiers de même nature en articles, c’est-à-dire d’en former des liasses si l’on ne peut les renfermer dans des cartons ou dans des portefeuilles.
112. Les registres forment articles par eux-mêmes. Ils doivent, autant que possible, être placés ensemble dans chaque série.
113. Les pièces doivent être toutes numérotées et estampillées. Cette prescription s’applique immédiatement aux documents importants.
Les registres doivent être paginés. Lorsque l’on retirera une pièce d’un article, on aura soin de l’estampiller, si elle ne l’est pas, et d’ajouter à la cote spéciale de la pièce la cote même du carton, portefeuille ou liasse d’où elle aura été extraite. On remplacera la pièce dans son dossier par une fiche indiquant la nature de ladite pièce, la date de sa sortie et le nom de la personne à laquelle elle aura été remise.
114. Les dispositions préliminaires de classement et de numérotage établies, on commencera l’inventaire, qui se divisera en deux parties.
La première comprendra toutes les archives antérieures à 1790. La seconde, les papiers modernes.
On terminera, dans chaque série, l’inventaire des pièces antérieures à 1790 avant de s’occuper de la seconde partie.
115. En mentionnant les noms des localités, des personnes et des matières que concernent principalement les dossiers, on aura préparé les matériaux des trois tables suivantes :
1$^o$ Table des noms de lieux ;
2$^o$ Table des noms de personnes ;
3$^o$ Table des matières.
Ces tables devront être tenues à jour sur bulletins, au fur et à mesure de l’exécution de l’inventaire.
116. Un double très-exact de la partie antérieure à 1790 de cet inventaire devra être envoyé aux archives de la préfecture à l’achèvement de chaque série, ainsi qu’un double des tables mises au net à l’achèvement de l’inventaire.
À la réception de chaque travail de ce genre, le préfet en fait préparer une copie et l’adresse au ministre de l’intérieur.
Plusieurs établissements hospitaliers ont décidé l’impression de l’inventaire.
117. Cette méthode de classement n’est rigoureusement applicable qu’aux établissements dont les archives ne sont ni classées, ni inventoriées. Quant à ceux où ce double travail a été effectué, il suffit d’envoyer un double de l’inventaire à la préfecture.
118. Elles doivent être inventoriées et déposées dans une caisse ou armoire. (D. 30 déc. 1809.)
Il est fait, tous les ans, un récolement de l’inventaire, signé par le curé ou desservant et par le président de la fabrique.
119. Le secrétaire doit transcrire sur un registre-sommier, par suite de numéros et par ordre de dates :
1$^o$ Les actes de fondation et généralement tous les titres de propriété ;
2$^o$ Les baux à ferme ou à loyer.
La transcription se fait entre deux marges, où sont portés, dans l’une les revenus, dans l’autre les charges.
Chaque transcription est signée et certifiée conforme à l’original par le curé ou desservant et par le président de la fabrique.
120. Nulle pièce ne peut être extraite de la caisse ou armoire sans un récépissé qui fasse mention de la nature de la pièce, de la délibération par laquelle l’extraction a été autorisée, de la qualité de celui qui s’en charge et signe le récépissé, de la raison qui a motivé l’extraction. S’il s’agit d’un procès, le tribunal et le nom de l’avoué sont désignés.
Ce récépissé, ainsi que la décharge au temps de la remise, sont inscrits sur le sommier ou registre des titres.
121. Les archives judiciaires sont actuellement dans la condition où se trouvaient celles des préfectures avant que la loi sur les attributions départementales eût assuré des ressources pour leur conservation. Les greffiers n’entretiennent des employés que pour délivrer des expéditions, et, comme ces employés sont exclusivement à leur charge, ils en réduisent le nombre le plus possible.
122. Quant aux papiers des anciennes juridictions, on les trouve en partie dans les greffes et en partie dans les archives des préfectures. Il serait à désirer qu’ils fussent réunis dans ces derniers dépôts, où leur conservation serait mieux assurée, les greffiers, qui n’en tirent aucun profit, ne leur donnant aucun soin. Quelques conseils généraux ont voté des fonds pour le classement des archives judiciaires des greffes ; il est à regretter que cette intelligente mesure n’ait pas été générale.
123. Les droits à percevoir pour recherches et communications dans les greffes ou archives des tribunaux civils ont été réglés par la loi du 21 ventôse an VII (11 mars 1799). Ces droits varient entre 1 et 2 fr. le rôle (art. 7, 9), non compris le timbre et l’enregistrement (art. 12). Le droit de recherche n’est exigible que lorsqu’il n’est pas délivré d’expédition ; dans ce cas, il est fixé à autant de fois 50 cent. qu’il y a d’années comprises dans la recherche (art. 14).
124. Indépendamment des divers dépôts dont nous venons de parler, les grands corps de l’État et les ministères, à Paris, possèdent des archives courantes, dont quelques-unes offrent un grand intérêt.
Ces archives sont exclusivement consacrées aux besoins de l’administration ; le public ne peut les consulter qu’en vertu d’autorisations spéciales.
Manuel de l’archiviste des préfectures, des mairies, des hospices, contenant les lois, décrets, règlements, circulaires relatifs au service des archives, et précédé d’une introduction historique sur les archives publiques, par Aimé Champollion-Figeac. In-8$^o$. Paris, P. Dupont, 1861.
Annuaire de l’archiviste des préfectures, des mairies, des hospices, pour faire suite au Manuel de l’Archiviste. Années 1861-1869.
* ↑ Voy. l’histoire de ce dépôt dans l’ouvrage de M. Baschet. Paris, Plon, 1874.
* ↑ Une circulaire du 11 novembre 1844 donne des instructions spéciales pour le classement de la série L.
* ↑ Une circulaire du 11 novembre 1874 donne des instructions spéciales pour le classement de la série Q.