# La documentation/Gestion d'un centre de documentation et d'information

* Plan du livre
* Introduction
* La documentation et l'enseignement
* Notions de documentation et de document
* Chaîne documentaire et fonctions des documentalistes
* Performances d'un système documentaire
* Langages documentaires à structure hiérarchique, classifications
* Langages documentaires à structure combinatoire, thésaurus
* Informatique documentaire
* Rédaction technique
* Durées de conservation
* Gestion d'un centre de documentation et d'information
* Essai : les catégories dans Wikibooks
* Bibliographie
La gestion d'un centre de documentation et d'information (CDI), au sein d'un établissement secondaire, est confiée en France au professeur documentaliste, qui doit effectuer de nombreuses tâches techniques en même temps que sa mission pédagogique auprès des élèves. Ces deux pôles (formation à la maîtrise de l'information et gestion du fonds documentaire) sont étroitement liés dans le travail de cet enseignant.
La présente page veut rassembler et développer quelques méthodes et outils pour aider à gérer de manière adéquate et pertinente un Centre de Documentation et d'Information (CDI).

## La politique d’acquisition

Extrait de la circulaire de mission (1986) : « Le documentaliste est responsable du fonds documentaire, de sa gestion, de son enrichissement, de sa diffusion ».
La politique d’acquisition est l’ensemble des méthodes et moyens orientant l’acquisition de documents, quel que soit leur support, pour un accroissement et une mise à jour des fonds d’un organisme, en tenant compte de l’existant, des intérêts et des besoins des usagers. Ces acquisitions peuvent se faire à titre onéreux ou à titre gratuit, à partir de ressources, quel que soit leur support, au vu des documents eux-mêmes ou par demande des usagers.
La politique d'acquisition s'appuie sur différents critères :
Les "10 commandements" d'une politique d'acquisition
Pour une optimisation des moyens, les politiques d’acquisition peuvent s’appuyer sur une logique de regroupement des acheteurs, comme une centrale d’achat ou une agence d’abonnements pour renouveler, enrichir et accroître le fonds documentaire.
Pour le CDI, la politique d’acquisition entre dans le cadre plus général de la politique documentaire.
* Élaboration : elle est fonction du type d’établissement (niveaux scolaires), des publics (contexte géographique, social, culturel, économique), de l’existant, des ressources de l’environnement documentaire (ressources patrimoniales, distance / réseau institutionnel physique - CNDP, CRDP, CDDP, partenaires et réseaux locaux - bibliothèques, librairies, pôles associatifs), des ressources financières disponibles.
* Instruments de sélection : il existe des revues spécialisées, Livres hebdo, Ed. Cercle de la librairie (hebdomadaire), Intercdi (critique, évaluation), Lire au collège, Lire au lycée, Lire au lycée professionnel (CRDP de Grenoble), La revue des livres pour enfants (décembre, littérature jeunesse) ainsi que des supports qui recensent les parutions (Electre, toutes les parutions annuelles, catalogues d’éditeurs, cndp.fr, ricochet.org, cdidoc, docsdocs.free.fr). Les critères de sélection peuvent être la date de parution, le contenu (pertinence, éthique), l'éditeur, la durabilité du support, le prix, la pédagogie, l'état du fonds existant, le budget du CDI...
* Priorités : elles s’articulent autour des objectifs pédagogiques et éducatifs. C’est le documentaliste qui la rédige. Équilibrer le fonds : par domaine, par thème, par type de docs, par types de supports. Collection attrayante et diversifiée. Optimisation rapport qualité / prix. Tenir compte du niveau de l’établissement (peu de droit, psycho, philo, sciences pures au collège par exemple), du projet d’établissement et des actions spécifiques menées par l’équipe pédagogique. Remplacer le fonds perdu ou trop détérioré (lors du récolement = inventaire du fonds).
* Difficultés liées à l’existant et à l’historique de l’établissement (dans le cas des bâtiments classés). Tout document entrant doit forcément passer par le documentaliste pour le traitement documentaire. Vérifier les réceptions de livraison (vérification des commandes, supports manquants, mauvais supports).
* Évaluation : en fin et en début d’année scolaire. En fonction des filières, du projet d’établissement, des actions et projets menés dans l’année. Le logiciel documentaire permet de faire des états statistiques (dates, fréquences de sortie en prêt, publics lecteurs et non lecteurs, sujets, thèmes, matières, types de supports...). Faire parler les chiffres (Qui vient ? Qui ne vient pas ? Qu’est ce qui est emprunté ? Par qui ?). La part de chaque type de document primaire dans le budget du CDI (orientation future).
De cette évaluation découle le désherbage (enlever du fonds) des supports trop détériorés, des supports inadaptés, des supports obsolètes, des contenus inadaptés pour réactualiser l’information proposée, faciliter l’accès aux informations. La mise en place du recyclage (et du pilon éventuel) est fonction de contraintes juridiques puisque les achats sont essentiellement effectués par le domaine public (dotations). Le désherbage peut aussi concerner des supports neufs jamais utilisés par exemple. Le récolement (inventaire) : examen systématique des rayonnages, du fonds et de son état. Désherber éventuellement. But de l’inventaire : (ré)aménager l’espace - faire un état des collections - remplacement de supports - mesurer et remédier aux écarts entre l’offre virtuelle, telle que signifiée dans la base documentaire, et l’offre réelle du fonds ex : documents absents (non retournés, perdus, volés) mais déclarés présents par le logiciel de gestion du fonds documentaire.

## L’aménagement de l’espace

L’aménagement de l’espace doit être pensé en fonction des usages qui y sont faits.
Pôle référent de la documentation et de l’information dans l’établissement, le CDI est un espace pluriel :
il doit comporter différentes zones dédiées à différents usages : un espace d'accueil (souvent le bureau des professeurs-documentalistes avec la banque de prêt), un espace lecture (calme et agréable si possible avec des chauffeuses), un espace de travail avec des tables où les élèves peuvent travailler, voire des salles pour le travail de groupe ou les séances, un espace orientation avec le kiosque ONISEP et une zone d'affichage que les conseillers d'orientation psychologue peuvent alimenter, un espace informatique pour les recherches sur la base documentaire et le web et éventuellement pour le traitement de texte (lors des TPE ou autres activités pédagogiques), des archives qui peuvent être à accès restreint ou ouvertes et un espace d'exposition pour que les travaux des élèves puissent être exploités.
La signalétique doit être lisible pour favoriser l'autonomie de l'élève dans ses recherches et doit comporter les normes de sécurité et les règles de vie au CDI (notamment la charte informatique, les prêts, etc.).
Dans le cas d’une construction ou d’un réaménagement du CDI au niveau architectural, ces fonctionnalités de l’espace doivent être communiquées à l’architecte. Le CDI doit être aménagé pour rendre possibles les séances pédagogiques du professeur-documentaliste avec les élèves.
Le mobilier doit répondre à des normes de confort et de sécurité. L’espace doit être pensé pour permettre l’accès de toute la communauté éducative à l’information.

## La politique documentaire (ou le projet documentaire)

Cf Rapport Durpaire Mettre en cohérence tous les projets et les ressources documentaires de l’établissement. Cette politique doit s’inscrire dans une démarche de projet liée à celle de l’établissement.
Moyens et méthodes pour l’organisation du pôle documentation de l’établissement, surtout dans son aspect pédagogique, pour accompagner la communauté éducative de l’établissement dans les domaines de l’information et de la documentation.
Elle est formalisée par écrit, selon un modèle de type démarche qualité et-ou plan d’action. Elle comprend entre autres les éléments suivants : objectifs, maîtrise d’ouvrage, pilotage, évaluation autour de verbes d'action tels que diriger, planifier, temporiser, évaluer, ré-évaluer, pérenniser, orienter, enseigner, animer, communiquer...
Elle permet de rationaliser les pratiques. Elle doit rendre lisible ce qui touche à la conception et à la mise en œuvre des méthodes et outils permettant de répondre aux missions de la structure et aux attentes des usagers. Le tout pour sortir de l’intuitif, de l’implicite, du flou, du latent et du non dit. En identifiant points forts, points faibles et axes de développement ; la politique documentaire (ou le projet documentaire) doit être, autant que faire se peut, une réflexion de l’ensemble de la communauté éducative.
Cette réflexion porte autant sur le développement, l’accès et la circulation de l’information que sur l’utilisation des ressources documentaires dans l’établissement, avec pour trame de fond la formation des élèves.
La politique documentaire définit le rôle des différents partenaires, leurs modalités d’action et d’intervention dans ce dispositif et la mise en œuvre des moyens matériels nécessaires.
L’expert de ce dispositif est le e-doc, appuyé par le chef d’établissement, les enseignants, CPE, parents d’élèves et dans une moindre mesure, les élèves.
Les pendants du dispositif visent à la gestion maîtrisée du centre documentaire : dresser des indicateurs de mesure (à l’aide du logiciel de gestion notamment), faire un état des lieux sur la nature du fonds, son adéquation / besoins pédagogiques, traitement de l’information (qualité, notices), qualification des supports, gestion des supports et des prêts, contraintes budgétaires et leur optimisation. la formation des publics : dispositifs programmés (séquences organisées ou libre), compétences à développer, savoirs et savoir-faire, TICE, fonctionnement d’un centre documentaire. Optimiser le pôle communication : évaluation, impact, veille documentaire, veille informationnelle, management du système d’information et du système documentaire, DSI, push and pull, benchmarking. Valoriser le centre documentaire : légitimer sa valeur ajoutée, valoriser son rôle stratégique / évolution des systèmes d’information et des TIC (déluge informationnel lié au web notamment), asseoir le rôle du e-doc comme expert de l’info-doc et éducateur-formateur aux méthodes de RD et de maîtrise de l’information multisupport.
Contraintes : état et fonctionnement du système éducatif français (on le dit en crise depuis de longues années maintenant...), lenteurs administratives, absence de projets documentaires dans certains établissements parce que non référents ou non légitimés.

## Ils font bouger la profession

Les figures de proue qui font avancer la profession d'enseignant-documentaliste en France sont, parmi les plus connus : - Robert Escarpit jeta les bases des sciences de l’information et de la communication en publiant la Théorie générale des sciences de l’information et de la communication en 1976. - Marie-France Blanquet, maître de conférences à l’IUT Michel de Montaigne (Université de Bordeaux III) où elle enseigne les sciences de l’information. - Olivier Le Deuff, professeur-documentaliste, doctorant au CERSIC et Webmaster du guide des égarés (1999-) [ www.guidedesegares.info ] Site sur l’information literacy, la culture de l'information, la documentation et les bibliothèques. - [Liste loin d'être exhaustive. L'ensemble des enseignants documentalistes pourrait d'ailleurs paraître ici-même tant leur engagement est important dans chacun des établissements dans lesquels ils se situent)

## Articles connexes

* Pédagogie documentaire

## Liens externes

* ↑ rapport Durpaire 2004, en lire aussi une critique d'Alain Gurly
* L'académie de Reims propose des liens pour les professeurs de documentation
* La politique d'acquisition (travaux d'un groupe de professeurs-documentalistes)

### Outils de gestion libres

* PMB, ou programme libre complet de gestion de bibliothèque, qui bénéficie d'une nombreuse communauté d'utilisateurs, depuis l'école jusqu'au centre universitaire de grande taille.
* Koha autre système intégré de gestion de bibliothèque.