Skill: wangm-a3/market-order-tracker (version 1.0.4)

--- name: 专业市场跟单Agent slug: market-order-tracker description: 从接单到交付的全生命周期追踪。智能管理订单状态，自动提醒交期节点，让订单多而不乱、交付准时可靠，适合订单繁忙的贸易公司和工厂外贸部门。 tags: - 订单管理 - 跟单 - 交期追踪 - 客户通知 - 外贸运营 --- # 专业市场跟单Agent ## 敌人 > "订单多了就乱，漏单错单断货全靠嘴问" 当订单从每月10单增长到50单时，传统跟单模式的弊端开始暴露——采购说没收到订单，生产说交期太短，仓库说包装不对，货代说文件不全，客户催单时你才发现进度落后了半个月。每个环节都在"以为别人知道"，最后都是你的责任。 ## 记忆点 **从接单到交付的全生命周期追踪** 本技能帮助外贸跟单人员建立系统化的订单管理体系，让每一个订单都清晰可见、每一个节点都有人负责、每一次异常都能及时处理。 --- ## 第一章：订单全生命周期管理框架 ### 1.1 订单生命周期阶段 每一个外贸订单都会经历以下阶段： ``` [询盘] → [报价] → [接单] → [定金确认] → [生产] → [验货] → [出货] → [发货] → [到港] → [尾款] → [交付] → [售后] → [复购] ``` ### 1.2 阶段定义与标准 **阶段1：询盘阶段** - 状态：INQ（Inquiry） - 负责人：业务员 - 完成标志：收到客户询盘 - 下一步：提供报价 **阶段2：报价阶段** - 状态：QUO（Quotation） - 负责人：业务员 - 完成标志：发送正式报价 - 下一步：等待客户确认 **阶段3：接单阶段** - 状态：ORD（Order） - 负责人：业务员+跟单员 - 完成标志：客户确认PO/合同 - 下一步：收取定金 **阶段4：定金确认** - 状态：DEP（Deposit） - 负责人：财务+跟单员 - 完成标志：定金到账 - 下一步：下达生产工单 **阶段5：生产阶段** - 状态：PRD（Production） - 负责人：工厂/PMC - 完成标志：产品完成 - 下一步：申请验货 **阶段6：验货阶段** - 状态：INS（Inspection） - 负责人：QC/第三方 - 完成标志：验货通过 - 下一步：安排出货 **阶段7：出货准备** - 状态：SHP（Shipment Prep） - 负责人：仓库+货代 - 完成标志：货物入仓 - 下一步：提交报关 **阶段8：发货阶段** - 状态：FLT（Freight） - 负责人：货代 - 完成标志：货物离港 - 下一步：发送单据 **阶段9：到港阶段** - 状态：ARR（Arrival） - 负责人：客户/清关行 - 完成标志：清关完成 - 下一步：收取尾款 **阶段10：尾款确认** - 状态：BAL（Balance） - 负责人：财务 - 完成标志：尾款到账 - 下一步：交付提单 **阶段11：交付阶段** - 状态：DLV（Delivery） - 负责人：跟单员 - 完成标志：客户签收 - 下一步：售后跟进 **阶段12：售后阶段** - 状态：SRV（Service） - 负责人：客服 - 完成标志：问题解决 - 下一步：复购邀请 ### 1.3 订单看板视图 ``` ┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ 订单看板 - 2026年5月 │ ├─────────┬─────────┬─────────┬─────────┬─────────┬───────────────┤ │ 询盘中 │ 已报价 │ 已接单 │ 生产中 │ 待出货 │ 已发货 │ │ (5) │ (3) │ (8) │ (12) │ (4) │ (6) │ ├─────────┼─────────┼─────────┼─────────┼─────────┼───────────────┤ │ INQ-001 │ QUO-015 │ ORD-020 │ PRD-025 │ SHP-030 │ FLT-035 │ │ INQ-002 │ QUO-016 │ ORD-021 │ PRD-026 │ SHP-031 │ FLT-036 │ │ INQ-003 │ QUO-017 │ ORD-022 │ PRD-027 │ SHP-032 │ FLT-037 │ │ INQ-004 │ │ ORD-023 │ PRD-028 │ │ FLT-038 │ │ INQ-005 │ │ ORD-024 │ ... │ │ ... │ └─────────┴─────────┴─────────┴─────────┴─────────┴───────────────┘ ``` ### 1.4 订单状态统计 | 状态 | 数量 | 金额 | 占比 | |-----|------|------|------| | 询盘中 | 5 | - | 13% | | 已报价 | 3 | $45,000 | 8% | | 已接单 | 8 | $120,000 | 21% | | 生产中 | 12 | $180,000 | 32% | | 待出货 | 4 | $60,000 | 10% | | 已发货 | 6 | $90,000 | 16% | | **合计** | **38** | **$495,000** | **100%** | --- ## 第二章：接单确认与内部工单 ### 2.1 接单核查清单 收到客户订单时，必须完成以下核查： **客户资质核查**： - [ ] 客户已完成KYC审核 - [ ] 客户信用额度充足 - [ ] 客户付款记录良好 - [ ] 无历史违约或纠纷 **订单信息核查**： - [ ] 产品规格清晰完整 - [ ] 数量和单价明确 - [ ] 交期满足要求 - [ ] 贸易术语明确 - [ ] 包装要求确认 **商务条款核查**： - [ ] 付款方式合理 - [ ] 质保条款明确 - [ ] 验货标准约定 - [ ] 违约责任清晰 ### 2.2 内部工单生成 确认接单后，系统自动生成内部工单： ``` 【内部工单】WO-2026-0502-001 【基本信息】 - 订单编号：ORD-2026-0502-001 - 客户名称：Ahmed Trading LLC - 客户联系人：Ahmed (+966-xxx) - 接单日期：2026-05-02 - 接单人员：Lucy 【产品信息】 - SKU：LED-PANEL-6060-40W - 产品名称：LED Panel Light 60x60cm - 数量：500pcs - 单价：$16.5/pcs - 金额：$8,250 【交期要求】 - 客户要求：2026-05-25前发货 - 生产周期：15天 - 验货周期：2天 - 船期：每周三/六 - 可行性评估：✓ 可行 【生产备注】 - 包装：中性白盒 - 唛头：客户指定 - 验货要求：需第三方验货 - 认证：SASO（客户自理） 【财务要求】 - 总金额：$8,250 - 预付款：$2,475（30%） - 预付款到账：2026-05-05 - 尾款：$5,775（70%） - 尾款期限：发货前 【任务分配】 - 跟单员：Lucy - 生产跟进：Mike - 验货安排：QA部门 - 货代对接：Kevin 【关键时间节点】 - 预付款截止：2026-05-05 - 下达生产：2026-05-06 - 生产完成：2026-05-21 - 验货完成：2026-05-23 - 截关：2026-05-24 - 预计发货：2026-05-25 ``` ### 2.3 内部沟通模板 **工单下发通知**： ``` 【工单通知】WO-2026-0502-001 生产部门请注意： 现有新订单需安排生产： 产品：LED Panel Light 60x60cm 40W 数量：500pcs 交期：2026-05-21前完成 包装：中性白盒，20pcs/箱 验货：需要第三方验货 请在5月3日前回复是否可接单，如有问题请及时沟通。 跟单员：Lucy 联系方式：xxx ``` --- ## 第三章：生产进度关注与交期提醒 ### 3.1 生产阶段划分 生产阶段需要关注的关键节点： | 阶段 | 开始时间 | 完成标志 | 关注重点 | |-----|---------|---------|---------| | 备料 | D+0 | 原材料到位 | 关键物料供应 | | 生产 | D+5 | 首件下线 | 品质稳定性 | | 装配 | D+10 | 半成品完成 | 工艺标准 | | 测试 | D+13 | 测试通过 | 功能参数 | | 包装 | D+14 | 包装完成 | 唛头/数量 | | 入仓 | D+15 | 验货申请 | 提交验货 | ### 3.2 进度汇报机制 **日进度汇报**（针对紧急订单）： ``` 【订单进度日报】ORD-2026-0502-001 日期：2026-05-15 进度：第9天/共15天 整体进度：65% 今日完成： - 装配工序完成 - 老化测试进行中 明日计划： - 完成老化测试 - 开始包装 异常情况：无 进度评估：🟢 正常 ``` **周进度汇报**（针对常规订单）： ``` 【订单进度周报】ORD-2026-0502-001 周次：第2周（5月6日-5月12日） 本周完成： - ✓ 备料完成 - ✓ 生产进行中（50%） - △ 包装材料到货延迟1天 下周计划： - 5/13：生产完成 - 5/14-15：验货 - 5/16：发货 风险评估： - 风险等级：🟡 中 - 风险描述：包装材料延迟 - 应对措施：已协调加急空运补充 - 评估结果：不影响交期 下周跟进要点： 1. 5/13确认生产完成情况 2. 5/14安排验货时间 3. 5/15确认货代订舱 ``` ### 3.3 交期预警规则 | 预警级别 | 触发条件 | 提醒对象 | 处理时限 | |---------|---------|---------|---------| | 🔴 紧急 | 交期<3天，进度<80% | 业务员+跟单+生产 | 即时处理 | | 🟡 关注 | 交期<7天，进度<70% | 跟单+生产 | 24小时内 | | 🟢 正常 | 其他情况 | 跟单 | 例行跟进 | ### 3.4 交期提醒模板 **提前14天提醒**： ``` 【交期提醒】ORD-2026-0502-001 订单状态：生产中 交期剩余：14天 进度评估：正常 下周任务： 1. 确认生产完成时间 2. 安排验货 3. 确认货代和船期 请安排时间跟进。 ``` **提前7天提醒**： ``` 【交期提醒】ORD-2026-0502-001 ⚠️ 交期倒计时：7天 当前状态：生产完成，待验货 待办事项： □ 验货时间确认（目标：5/19） □ 货代订舱确认（目标：5/20） □ 单据准备（发票/箱单/提单） 请优先跟进以上事项。 ``` **提前3天紧急提醒**： ``` 【紧急】ORD-2026-0502-001 🔴 交期倒计时：3天 当前状态：验货通过，准备发货 紧急事项： □ 尾款未收！请催促客户付款 □ 截关时间：5/24 18:00 □ 请立即确认尾款到账时间 如尾款无法及时到账，请评估： 1. 能否申请信用证担保 2. 能否延迟发货一天 3. 其他应急方案 请立即处理并回复。 ``` --- ## 第四章：物流在途状态跟进 ### 4.1 发货前准备清单 发货前必须完成以下事项： **单据准备**： - [ ] 商业发票（3份正本） - [ ] 装箱单（3份正本） - [ ] 原产地证（如需） - [ ] 提单草单确认 - [ ] 保险单（如有） - [ ] 认证证书（如有） **货物准备**： - [ ] 数量清点完成 - [ ] 包装完整无破损 - [ ] 唛头清晰正确 - [ ] 唛头与单据一致 **物流准备**： - [ ] 订舱确认 - [ ] 拖车安排 - [ ] 仓库入仓 - [ ] 报关资料提交 ### 4.2 在途状态模板 ``` 【物流状态】FLT-2026-0502-001 订单：ORD-2026-0502-001 客户：Ahmed Trading LLC 货物：LED Panel Light 60x60cm 500pcs 【基本信息】 - 运输方式：海运 - 目的港：Jeddah - 船名航次：MSCxxxx V.2626W - 提单号：MSCUxxxx - 开船日期：2026-05-25 - 预计到港：2026-06-10 【当前状态】 - 当前位置：Singapore - 预计到达：6天后 【节点记录】 | 日期 | 状态 | 说明 | |-----|------|------| | 5/25 | 已装船 | MSCxxx V.2626W | | 5/26 | 开船 | 离开Shanghai | | 5/28 | 中转 | 挂靠Singapore | | 6/4 | 预计开船 | Singapore→Jeddah | 【客户通知】 - 已发送装船通知 - 预计到达提醒：6月8日 ``` ### 4.3 船期延误处理 当出现船期延误时，按以下流程处理： **延误原因分类**： | 延误类型 | 原因 | 影响 | 处理方案 | |---------|------|------|---------| | 船公司延误 | 港口拥堵/天气 | 2-5天 | 申请滞期费减免 | | 报关延误 | 查验/补税 | 1-3天 | 配合清关 | | 仓库延误 | 爆仓/排队 | 1-2天 | 加急处理 | | 客户原因 | 付款/文件 | 不等 | 催促客户 | **延误通知模板**： ``` 【延误通知】FLT-2026-0502-001 尊敬的Ahmed： 非常抱歉通知您，您的货物预计延误到达。 【延误情况】 - 原定到港：2026-06-10 - 预计到港：2026-06-14 - 延误天数：4天 【延误原因】 目的港新加坡拥堵，导致船期延误。 【处理措施】 1. 已联系船公司申请优先挂靠 2. 持续关注船期动态 3. 如有新船期第一时间通知 【替代方案】 如您急需货物，可考虑： - 空运：约5天到达，额外费用约$800 - 快递：约3天到达，额外费用约$1500 请您评估并告知处理意见。 对此给您带来的不便，我们深表歉意。 跟单员：Lucy 联系方式：xxx ``` --- ## 第五章：客户自动通知策略 ### 5.1 通知节点设计 建立标准化的客户通知节点： | 节点 | 触发时机 | 通知内容 | 通知方式 | |-----|---------|---------|---------| | 接单确认 | 收到定金 | 订单确认+工单号 | 邮件 | | 生产开始 | 下达生产单 | 生产通知+预计交期 | 邮件 | | 生产过半 | 完成50% | 进度更新+照片 | 邮件+WhatsApp | | 生产完成 | 验货通过 | 完成通知+验货报告 | 邮件 | | 装船通知 | 开船后 | 装船通知+提单copy | 邮件 | | 在途提醒 | 到港前7天 | 到港提醒+文件 | 邮件 | | 到港通知 | 清关完成 | 到港通知+提货指引 | 邮件 | | 交付确认 | 客户签收 | 交付确认+感谢 | 邮件 | ### 5.2 通知模板库 **接单确认通知**： ``` 【Order Confirmation】ORD-2026-0502-001 Dear Ahmed, Thank you for your order! We are pleased to confirm receipt of your order. 【Order Details】 - Order No.: ORD-2026-0502-001 - Product: LED Panel Light 60x60cm 40W - Quantity: 500pcs - Amount: USD 8,250 - Deposit Received: USD 2,475 (30%) 【Production Schedule】 - Production Start: May 6, 2026 - Estimated Completion: May 21, 2026 - Estimated Shipment: May 25, 2026 We will keep you updated on the production progress. Best regards, Lucy ``` **进度更新通知**： ``` 【Production Update】ORD-2026-0502-001 Dear Ahmed, Your order is now 50% complete. 【Progress】 - ✓ Materials prepared - ✓ Production in progress - △ Packaging pending - □ Quality inspection 【Next Steps】 - Complete production: May 13 - Quality inspection: May 19 - Shipment: May 25 We will send you photos once packaging is complete. Best regards, Lucy ``` **装船通知**： ``` 【Shipping Advice】ORD-2026-0502-001 Dear Ahmed, Great news! Your order has been shipped. 【Shipping Details】 - Vessel: MSC VELA V.2626W - BL No.: MSCUxxxx - Port of Loading: Shanghai - Port of Discharge: Jeddah - ETD: May 25, 2026 - ETA: June 10, 2026 【Documents Attached】 - Commercial Invoice - Packing List - Bill of Lading (Draft) - Certificate of Origin Please review and confirm the documents. Best regards, Lucy ``` ### 5.3 多渠道通知策略 根据客户偏好，选择合适的通知渠道： | 渠道 | 适用场景 | 优势 | 劣势 | |-----|---------|------|------| | 邮件 | 正式文件/重要节点 | 正式/可存档 | 响应慢 | | WhatsApp | 紧急/日常沟通 | 即时/方便 | 难以存档 | | 短信 | 极端紧急 | 即时到达 | 字数限制 | | 电话 | 重大问题 | 即时沟通 | 时区差异 | --- ## 第六章：异常处理与升级机制 ### 6.1 异常类型定义 | 异常级别 | 定义 | 影响 | 响应时限 | |---------|------|------|---------| | P0 | 严重异常 | 交期延误/客户流失 | 2小时内 | | P1 | 重要异常 | 成本增加/小延误 | 4小时内 | | P2 | 一般异常 | 需协调处理 | 24小时内 | | P3 | 轻微异常 | 记录跟踪 | 72小时内 | ### 6.2 常见异常与处理 **异常1：生产延期** ``` 问题：工厂通知原材料短缺，生产延期5天 影响：原定5/21完成→5/26完成 处理： 1. 评估影响：可能赶不上5/25船期 2. 备选方案： - 方案A：换船（5/28开船，+3天） - 方案B：加急空运部分货物 3. 客户沟通：提前告知，争取理解 4. 升级判断：需业务员介入谈判 ``` **异常2：验货不合格** ``` 问题：验货发现5%产品有外观瑕疵 影响：需返工或补货 处理： 1. 评估不合格率：5%在AQL范围内 2. 备选方案： - 方案A：全检后出货，不良品返工 - 方案B：按比例折扣出货 3. 客户沟通：如实告知，提供方案 4. 预防措施：加强QC管控 ``` **异常3：货物破损** ``` 问题：到港后发现部分货物破损 影响：客户可能索赔 处理： 1. 拍照留证：第一时间拍照 2. 通知货代：启动保险理赔 3. 客户沟通：说明情况，提供补货/折扣方案 4. 责任界定：根据提单条款处理 ``` ### 6.3 升级机制 ``` ┌─────────────────────────────────────────────────┐ │ 异常升级流程 │ ├─────────────────────────────────────────────────┤ │ │ │ 异常发生 │ │ ↓ │ │ P3/P2：跟单员自行处理 │ │ ↓ 无法解决 │ │ P1：升级至跟单主管 │ │ ↓ 无法解决 │ │ P0/P1：升级至业务员 │ │ ↓ 无法解决 │ │ 升级至部门经理 │ │ ↓ │ │ 重大异常：升级至总监/总经理 │ │ │ └─────────────────────────────────────────────────┘ ``` ### 6.4 异常处理记录 | 异常编号 | 订单 | 异常类型 | 级别 | 处理状态 | 处理结果 | 责任人 | |---------|------|---------|------|---------|---------|-------| | EXC-001 | ORD-025 | 生产延期 | P1 | 已解决 | 换船+客户沟通 | Lucy | | EXC-002 | ORD-028 | 验货不合格 | P2 | 处理中 | 返工中 | Mike | | EXC-003 | ORD-030 | 物流延误 | P1 | 已解决 | 申请减免滞期费 | Kevin | --- ## 使用指南 ### 快速开始 1. **新建订单**：输入客户名称、产品信息、交期要求 2. **系统核查**：自动完成核查清单检查 3. **生成工单**：自动创建内部工单并分配任务 4. **跟踪进度**：按节点跟踪，接收自动提醒 5. **客户通知**：系统自动发送标准化通知 6. **异常处理**：发现问题及时升级处理 ### 常见问题 **Q: 如何处理多个订单同时跟单？** A: 使用看板视图，按状态分组，优先处理紧急和即将到期的订单。 **Q: 客户要求变更订单怎么办？** A: 在"订单变更"功能中记录变更内容，评估影响，重新计算交期和成本。 **Q: 如何处理货代拖延？** A: 在"物流管理"中记录延误，评估备用方案，必要时升级更换货代。 --- ## 适用场景 **最适合**： - 订单量大的贸易公司（20单/月以上） - 有自己生产线的工厂外贸部门 - 需要管理多个供应商的跟单团队 - 客户对交期敏感度高 **不太适合**： - 订单量很小的SOHO（Excel足够） - 纯代理不参与生产的业务 - 交期非常宽松的非紧急业务 --- ## 效果评估 使用本技能后，预期效果： | 指标 | 使用前 | 使用后 | |-----|-------|-------| | 漏单率 | 5-8% | <1% | | 交期准时率 | 75% | 95% | | 客户投诉率 | 10% | 3% | | 跟单员人均订单量 | 30单 | 80单 | | 客户满意度 | 70% | 90% | --- *本技能旨在辅助外贸跟单人员提升订单管理效率，关键决策和商务谈判仍需人工介入。*


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