もう資料探しで時間をムダにしない！Difyで作る「ファイル検索チャットボット」


## 😩 「あれ、去年のファイルどこだっけ…？」

こんにちは！ 北海道の小売業の事務所で働くyukiと申します。

事務所での業務はもちろん、レジ応援に鳴り止まない問い合わせの電話対応...。
日々たくさんのお客様をお迎えし、ありがたいことに毎日時間に
追われながら仕事をしています。

そんな目まぐるしい毎日の中で、ふとこんな経験はありませんか？

- 「あの資料、たしかこのキャビネットに入れたはずなのに…📂」
- 「毎回同じ書類を探している気がする…🤔」

そして、ついには「**あのファイル何処だっけ！？**」と周りを巻き込み大騒動！
…そんな光景、あなたの職場でも見覚えがありませんか？

これまで「何かを探す」という時間に、私は一体どれだけの時間を費やしてきたのでしょう...。



今回はそんな悩みを解消すべく、初心者の私が
ノーコードでAIチャットボットを作れるツール「Dify」と
「Googleスプレッドシート」を使って、
**ファイルの場所を教えてくれるAIアシスタント**を作ってみました！

> ✅ プログラミング不要！  
> ✅ お金もほとんどかからない！

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## 🤖 完成イメージ

質問すると、「検索くん」からファイルの場所をスパッと教えてくれます！


![スクリーンショット 2025-06-10 11.16.08.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/4078417/138d16de-7f90-4bfd-bb8f-caa506261a73.png)

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## 🧰 今回使用したツール


- [Dify](https://dify.ai/)
- [Googleスプレッドシート](https://www.google.com/intl/ja_jp/sheets/about/)
- [OpenAI API](https://platform.openai.com/api-keys)

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## 🔧 準備するもの

### ① Difyアカウント
Googleアカウントで簡単に登録できます。[Dify公式サイト](https://dify.ai/)へ！

### ② Googleアカウント
Googleスプレッドシート用。ほとんどの人が持ってますね。

### ③ OpenAI APIキー


AIの核となる部分。以下の手順で取得できます：

1. [OpenAIのAPIページ](https://platform.openai.com/api-keys)にアクセス
2. `Create new secret key` をクリック
3. `sk-`で始まるAPIキーを**必ずメモしておく！**

> 💡 試すだけなら費用は数十円ほどで済むことがほとんどです。

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## 🛠️ 作成手順



### ステップ1：ファイル情報をGoogleスプレッドシートにまとめる

まずは「AIに覚えさせたい情報」をGoogleスプレッドシートに整理します。
キャビネットの中を撮影し、Geminiで文字起こし→整形しました
（ちょっとミスもあるので手直し必要）。

#### 📋 Googleスプレッドシートの記載例


![スプレッド.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/4078417/0eafd4be-3a33-4daa-ae5c-62e673cf6e92.png)



1. **スプレッドシート作成**
2. 1行目にヘッダーを記入（`file_name`, `location`, `keywords`）
3. 2行目以降にファイル情報を入力
4. 完了後、CSV形式でダウンロード  
　👉 `ファイル` > `ダウンロード` > `カンマ区切り (.csv)`

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### ステップ2：Difyでチャットボットの「土台」を作る

1. Difyにログイン
2. `スタジオ` → `アプリを作成` → `チャットボット` を選択
3. アプリ名例：**検索くん**
4. 説明：**ファイルの場所を教えてくれるアシスタント**

![土台.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/4078417/2b71f470-9a54-4728-9ca1-531b29936d53.png)


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### ステップ3：ナレッジとしてCSVを登録

1. 左メニュー `ナレッジ` → `ナレッジを作成`
2. `ファイルからインポート` を選び、先ほどCSVでダウンロードした物をアップロード
3. テキスト前処理はそのままでOK → `保存して処理へ`
4. 「ナレッジが作成されました」と表示されれば完了！

![ナレッジ.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/4078417/8e409d6f-3dd6-4b09-813c-06b223dbfb4e.png)


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### ステップ4：チャットボットにナレッジを読み込ませる

1. 左メニュー `プロンプト` を選択
2. `コンテキスト` → `追加`
3. 先ほどアップロードしたナレッジを選択

![コンテキスト選択](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/4078417/e2b8f125-a95c-42b7-8db6-835a64ae07d1.png)


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### ステップ5：AIへの指示書（プロンプト）を調整する



AIにどんなキャラクターで、どう答えてほしいかを設定します。

1. `プロンプト` 画面の上部にある入力欄に、
　　**AIへの指示（プロンプト）を入力します。**

　　　私はここでもGeminiに考えてもらいました。


![スクリーンショット 2025-06-07 21.46.47.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/4078417/f0f7b8e0-9f25-4168-99bd-44276caa72e8.png)


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### ステップ6：モデルとAPIキーを設定

1. 右メニューの `モデル設定` を開き、以下を設定します。

| 項目 | 設定内容 |
|------|----------|
| LLMプロバイダー | `OpenAI` |
| モデル | `gpt-4o`|
| APIキー | OpenAIから取得したキー（`sk-`で始まるやつ）を貼り付け |

2. モデル設定が完了したら、右上の `公開` ボタンをクリックして保存！

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### ステップ7：動作確認 & 調整

1. 右側の `デバッグとプレビュー` を開く
2. 質問してみる！


![デバック.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/4078417/4fa8f789-257b-4c99-bb92-9c2cf02f2bc7.png)

検索くんから
該当するファイル名＋場所＋キーワードを教えてくれます。

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## 5. まとめ：なぜAIを使うの？検索との決定的な違い

いざ、みんなに使ってもらいました！
「すごく便利だね！」の言葉のほかに...

**これって、スプレッドシートの`Ctrl+F`検索と何が違うの？**

それ私も作りながら思ってたんです。
アプリ使わなくても、検索したらいいのでは？

でも違ったんです！

この**アプリは「あいまいな人間の言葉」を理解**してくれるのです。

ファイルの検索に、様々な言葉を入力して検索した事ありませんか？
**正確なキーワード**がないと何も見つかりません。

このアプリなら「**消防訓練のはいってるファイルどこ？**」といった**曖昧な質問**でも、
最適な答えを探し出してくれます。

![スクリーンショット 2025-06-10 11.32.10.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/4078417/b54de06c-cea1-4122-8565-40117507949f.png)

こんな感じです！
該ファイルが別にもあれば全部教えてくれます。


やっぱり**ChatGPT**って凄い！

『検索くん』を作成しほんの少しの時間が生まれ、
その時間を活用し、整理時間を作りました。
キャビネットの中やパソコンの中のデータ
不要なものが沢山あるはず。。。
まずはそこからです！
『このファイル必要ですか？』って聞いてくれるアプリ作ったらいいかも😄


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## 6. 今後の課題と展望

このアプリを、本当に役立つ「仕事道具」として育てていくために、まだまだ
課題があります。

### 課題1：データ更新をどうするか？

書類は毎日、追加されたり、廃棄されたり、場所が変わったりします。
チャットボットが持っている情報（スプレッドシート）と、現実のキャビネットの状態がズレてしまうと、せっかくのアプリも役に立ちません。

**「この情報のズレを、どうやって楽に、そして忘れずにチェックしていくか？」**
これが、このシステムを長く使い続けるための最大のカギです。

### 課題2：ファイルの紛失も気付けるように出来るか？

キャビネットには、絶対に失くしてはいけない重要書類がたくさんありますよね。
もし、定期的に「すべてのファイルがちゃんと存在するか」を
チェックできる機能があれば、検索ツールだけでなく、
**強力な「資産管理ツール」に**なるかも

まだまだ改善の余地はたくさんあるはずです。

ファイルにQRコードを添付し
Makeで紛失に気が付けるように出来ないか試行錯誤中。
「LINE Notify」の公式サービスが終了してしまったようで使えない。
受け取りをGmailに設定変えよとしたがうまくいかず..
まだまだ、先は長いです。

![スクリーンショット 2025-06-12 8.37.54.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/4078417/bca8ecd8-fda2-4e7b-93fd-ed67e8d12e9b.png)


Difyのチャットボット作成の参考資料です。

https://qiita.com/t-baba-11/items/b28a2153b98d2e478eb1