【自治会DX】役員業務をNotebookLMでスマート化

# 背景
皆さんのお住まいの地域では地方自治体や自治会なるものはありますか？
2025年度にて住んでいる地域における自治会の役員を務めることになり、例年の傾向や地域の平均年齢からすると、ほぼ全ての書類が紙媒体で管理／通知されていたり、歴史ある自治会で高齢者が多いこともあり慣例から逸脱することが嫌われそうな雰囲気があったりするなど、色々と面倒なことが多そうなのですが、サラリーマンとしてフルタイムで働いているためそこまで時間はかけられませんし、費やしたくもありません。
一方、ある程度こなさないと、心情的になんだか申し訳ないです。
そこで、やれそうな省力化について検討しました。

# 発生しそうな業務
まずは省力化できそうなターゲットを考えるため、ざっと発生しそうな業務について以下リストアップしました。

1. 務める単位（単位自治会）よりも上位階層の町単位の自治会から降りてくる課題や内容の共有、及び、単位自治会における検討内容の報告
1. 町内会の改善に向けた施策の実施
1. 市への提案／要望書作成／提出
1. 金銭管理（会費、補助金など。一部は会計担当に依頼）
1. 単位自治会の班長への依頼
1. 各種イベントの対応：
    1. 町内清掃活動
    1. 盆踊り
    1. 年始の集会
    1. 防災訓練
    1. その他
1. 単位自治会における議事／議事録作成
1. 単位自治会の会員からの質問や要望への対応
1. 緊急時対応（災害時対応や緊急連絡など）

# サービスの選定
ここで、「ほぼ全ての書類が紙媒体」ということから、「既存のドキュメントから情報を検索することやそこから導かれる具体的な次のアクションについての検討」という点を加味すると、例えば、発生しそうな業務の内、項目1,3,5,7,8における情報調査や書類作成であったり、およそ全体に関わってくる各タスクの納期管理などについて担えそうなサービスを探しました。
結果、GoogleのNotebookLMという「複雑な資料を理解して精査し、情報から新しい類似性を見つけ、下書きなどをすばやく作成するのに役立つツール」（引用元: https://blog.google/intl/ja-jp/company-news/technology/notebooklm-google/ ）がRAG+α (RAG: Retrieval Augmented Generation) 的な存在と読解し、こちらを用いることを考えました。
（抜本的な工数削減であれば、業務自体の見直しや外部委託も考えられますが、まずは現状の業務フローを大きく変えずに、AIの力で効率化を図ることを目標にしました。）

# ハンズオン・・・・製品マニュアルでテスト
NotebookLMがどんなものか、試しに、家にあるトースターの掃除方法について説明書から探ってみます。
（今回は製品マニュアルで試しましたが、自治会の規約や過去の議事録でも同じように活用できることでしょう。）

## ステップ1　情報ソースの取得
まずは、情報ソースとなるトースターの説明書を拾ってきます（例えば: https://www.balmuda.com/downloads/pdf/K05A-SE_JP.pdf?srsltid=AfmBOopOeyiPvgAOKmmZdIR36iqkbqs5F5tqmqJhergUF7vaq6-ds0I7 ）。

## ステップ2　NotebookLMにアクセスして新規作成
次にNotebookLMのwebサイト (https://notebooklm.google.com/) にアクセスします。
（ここで、googleアカウントがない場合はアカウント作成から実施ください）
アクセスすると以下のようなページになっており、"+新規作成"を押下してノートを作成します。
![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/631516/413e2526-8667-418c-9115-9c0fed7ad68e.png)

## ステップ3　ソースの追加
新規作成する際にソースファイルやリンクが聞かれるので、ローカルファイルをアップロードするか、google drive／webサイトのリンク／テキストを貼るなどして、ソースを追加します。
サポートされているファイル形式としては、pdf, txt, Markdown, 音声（例: mp3）, .png, .jpg, .jpegのようです。もしも参照したいソースファイルの形式が.docxや.pptxであれば.pdfに変換すると良いでしょう。
今回はローカルに保存してある製品説明書のpdfファイルをドラッグ＆ドロップでアップロードしました。
![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/631516/7c230353-097e-44ad-a36f-f4a032bfa50c.png)
説明書のみアップロードした画面が以下です（ノート名称はテキトーに変更しています）。
![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/631516/a8a6a14b-e33e-4a67-9fdd-f6194759637d.png)

## ステップ4　プロンプトで検索やドキュメントに基づいた相談
試しに、"掃除方法について教えてください"とプロンプトを打った結果が下図です。
![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/631516/53e6f562-3a1e-46f5-bf2a-5d4c0b730311.png)
類似情報について検索して見やすくまとめてくれていたり、情報ソースを左側に表示してくれていますね。
今回用いたい自治会活動では、例えば、規約／決定・審議事項／納期の確認や、情報ソースを基にした相談などができそう、ということが期待できます（もちろん、弊自治会の文書の多くは紙媒体であるため、おおもとのデータをもらうか、あるいはスキャンしてpdf化するなどの手間は必要である想定です）。

また、「マインドマップ」のボタンを押下することで、以下のようにマインドマップ作成も可能です。
![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/631516/3c738f19-ede8-4da8-a3cc-83fd4e0c7b1d.png)
![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/631516/eb37aeb8-3093-42ff-9c69-1620ae60f490.png)
説明書について各項目ごとに分けられていたり、各部品名称について分解して表示してくれていますね。
自治会活動への適用案について妄想すると、例えば、"市からの要請"というのをツリーとして分かりやすく表示させるという使い方を考えています。

# まとめ
自治会業務の工数削減について、今回はNotebookLMを用いることで早急な情報検索／整理、あるいは情報ソースを基にした相談ができるのではないか、ということについて記載しました。
実際に自治会業務で運用していく中で、NotebookLMのさらなる活用法や、デジタル化を進める上での工夫など、皆さんに役立つ情報を今後も発信していければと思います。