電子サインサービスとNetSuiteの連携（２）

NetSuiteと電子サインサービスを連携させるシステム構築プロジェクトにおいて、IT部門と法務部門が連携して作成すべきRFP（提案依頼書）およびRFQ（見積依頼書）と社内稟議の項目一覧を整理します。
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- 既に稼働している２つサービスを連携するニーズは**利便性の向上**の一言で言い切ることができますが、決裁者から見れば**コスト対効果が見えずらい**ものです。
- プロジェクト化するためには、社内稟議と開発作業を進めるためのRFPとRFQが必要になるため、その項目をここに整理します。
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- 以下の記事をご参考にしてください

https://qiita.com/naoyamiyake/items/e1e1eef609d8d268868d

 https://qiita.com/fujitak/items/28825e2fda2b11fa5586

https://qiita.com/fujitak/items/c5563b62d3ac3b1a58a6

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## ✅ **RFP（Request for Proposal）項目一覧**  
> 目的・要件・技術方針を提示します。

### 1. **プロジェクト概要**
- プロジェクト名称（例：NetSuite×電子契約連携システム構築）
- 背景と目的
  - ERP（NetSuite）と電子契約サービスが個別導入されており、契約業務の効率化と統制強化のために連携を目指す
  - 手動業務の削減／承認プロセスの可視化／署名済みファイルの一元管理を目的とする

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### 2. **対象システム・範囲**
- 連携対象：NetSuite（契約・見積・顧客情報）、電子サインサービス（社内利用中のサービス名・会社名）
- 連携方向：
  - NetSuite ⇒ 電子サイン：契約書PDF出力・送信
  - 電子サイン ⇒ NetSuite：署名ステータス・署名済PDFの取得・格納
- 対象業務プロセス：営業契約、更新契約、稟議通過後の最終契約手続き等
- インフラ・運用環境：クラウド前提

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### 3. **要求機能（Use Caseベース）**
以下のような業務ベースで記載：

#### ユースケース①：営業見積に基づく契約作成・送信
- NetSuite見積から契約書PDFを生成
- 電子契約サービスに契約書を送信
- 署名完了後、PDFとステータスをNetSuiteへ反映

#### ユースケース②：契約期限前の自動更新案内
- 契約終了60日前に自動抽出
- 更新契約書をPDF出力し送信
- ステータス更新／ログ記録の自動化

#### その他機能要件
- ユーザーによるボタン実行（ワンクリック送信）
- PDFテンプレート制御（法務指示）
- ログ保存・監査対応
- マルチ承認者対応（必要であれば）
- セキュリティ（OAuth2、IP制限など）

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### 4. **非機能要件**
- 法令・内部統制（電子帳簿保存法、電子契約法など）
- SLA（サービスレベル）や保守要件（あれば）

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### 5. **提案依頼項目**
- 開発方式（カスタム開発 / iPaaS使用の可否）
- 提案の技術構成（使用技術、API、SuiteScript、Webhookなど）
- スケジュール案（構築〜検証〜移行〜運用）
- 体制（PM、開発担当、サポート体制）
- 運用フェーズの保守方法
- iPaaS導入による代替案の有無（任意）

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### 6. **その他**
- 契約条件（NDA、成果物の所有権など）
- 質問受付期間
- 提案書提出締切日・形式

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## ✅ **RFQ（Request for Quotation）項目一覧**  
> 提案をもとに、**コスト見積り**を依頼します。

### 1. **前提条件**
- 提案に基づく前提：NetSuite／クラウドサイン環境あり
- API仕様の事前提供有無
- 契約種別（請負 or 準委任）

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### 2. **費用構成の明細化**
以下に分けての見積提示を依頼：

| 項目 | 内容例 |
|------|--------|
| 要件定義・設計費 | ユースケース、画面、PDFテンプレート |
| 開発費 | SuiteScript・RESTlet・API連携など |
| テスト費用 | 単体／結合テスト、ユーザーテスト支援 |
| ドキュメント作成 | 操作マニュアル・引継ぎ資料など |
| 移行・初期導入支援 | 初期設定・研修 |
| 保守費（月額） | バグ対応／Q&A／軽微改修など |
| オプション費用 | iPaaS使用時のライセンス料や運用設計 |

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### 3. **納期・支払い条件**
- 検収条件（例：ステージごとに分割）
- 請求タイミング（例：検収後／月末締め翌月払い）
- 納期の希望（例：●月末までに本番化）

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### 4. **見積提出形式**
- フォーマット（Excel／PDF）
- 見積提出締切日
- 有効期限

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## ✅ NetSuite×電子サイン連携プロジェクト化のための社内稟議項目一覧

| No. | 項目名 | 内容 | 必要性 |
|-----|--------|------|----------------------------------|
| 1 | 起案背景・目的 | ERP（NetSuite）と電子サインが別々に運用されており、契約業務に非効率と内部統制の課題が存在するため、両システムの連携によって業務標準化・効率化・法務リスク低減を実現する | - 経営方針に沿ったペーパーレス化と業務DX対応<br>- 契約情報の一元管理による誤送信や漏れの防止 |
| 2 | 現状の課題と対処すべき問題点（新規） | - 契約関連業務が紙・PDFメール・手動アップロードに分散<br>- 電子サイン済ファイルの保管が個人単位で属人化<br>- 契約ステータスの可視性が低く、締結漏れのリスクあり<br>- 契約締結状況の社内共有に時間がかかる | - コンプライアンス上のリスク（契約不備・誤送信）<br>- 属人業務・人為ミスによる内部監査指摘の可能性<br>- 契約情報がNetSuiteに存在せず、他システムで二重管理が発生 |
| 3 | 対象システム | NetSuite（ERP）と既存導入済の電子サインサービス | - 既存システムの連携によって新規導入コスト不要<br>- API提供済で連携実装が可能な環境 |
| 4 | プロジェクト概要 | ERPで作成した見積や契約から契約書PDFを作成し、電子サイン送信／署名済みPDFをERPに戻す連携システムを構築 | - 営業・法務・監査等の複数部門で使用される汎用的な基盤となる<br>- プロセスの一貫性と業務スピード向上 |
| 5 | 連携ユースケース | ①営業契約（見積→契約）②契約更新（満了前通知→再契約）③署名済書類の格納・可視化 | - シンプルな業務単位から着手でき、段階的展開が可能 |
| 6 | 費用見積（概算） | ●万円（要件定義〜開発〜導入支援）、●万円/年（保守・サポート） | - 削減見込み工数や印刷・郵送費で十分回収可能 |
| 7 | 導入スケジュール | 起案月＋1ヶ月：要件定義開始 → 3ヶ月後：構築完了 → 4ヶ月後：導入運用 | - 段階導入で検証と安定稼働が両立できるスケジュール |
| 8 | 体制・責任分担 | IT部門：構築主導、法務部門：契約文書監修・業務フロー策定、開発ベンダー：構築／サポート実施 | - 部門ごとの役割を明確化し、整合性と責任を担保 |
| 9 | 投資対効果（ROI） | - 契約書作成・送信・保存作業の年間●時間削減<br>- 郵送・印刷コスト削減●万円/年<br>- 契約締結ミス削減によるリスク低減 | - 1年以内の費用回収＋定性的効果（監査対応・社内共有） |
| 10 | リスクと対策 | - API障害や仕様変更への備え<br>- サービス障害時のフェイルオーバー対応など | - iPaaSやAPIバージョン監視、自動バックアップ等による冗長性確保 |
| 11 | 他社事例の有無 | - EC、製造、BtoB SaaSなどの他社でNetSuiteと電子サインの連携実績あり<br>- API連携事例多数 | - ベストプラクティスや仕様公開情報を活用可能で、技術的リスクが低い<br>|


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