超お手軽！Microsoft Lists Formsをご紹介！

# はじめに
`Microsoft Lists Forms`凄いです！
え！？なんの話かって？
もしかして使っていない？！

![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/2734332/6bc510e9-795e-095c-0040-0efad339fef1.png)

`Microsoft Lists Forms`の詳細は[コチラ！](https://techcommunity.microsoft.com/t5/microsoft-sharepoint-blog/collect-information-like-a-pro-new-microsoft-lists-forms/ba-p/4086659)
2024年3月20日に[New Microsoft Lists forms experience](https://techcommunity.microsoft.com/t5/microsoft-sharepoint-blog/collect-information-like-a-pro-new-microsoft-lists-forms/ba-p/4086659)がアナウンスされ、今やかなり普及している状態かと思っています。

https://techcommunity.microsoft.com/t5/microsoft-sharepoint-blog/collect-information-like-a-pro-new-microsoft-lists-forms/ba-p/4086659

この機能によって`Microsoft Lists`(`Sharepoint Lists`)から直接フォームを作成できるようになっています。

::: note info
今回取り上げる機能は、Listsの`フォーム`をクリックすると使える機能です。

![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/2734332/335b13db-7b53-b595-8c46-4ab965661c7b.png)

設定できる内容が`Microsoft Forms`とは異なります

![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/2734332/af5a3d24-d4b2-a9bc-5532-4e3c5da6e16a.png)

:::


# Microsoft Formsとの違い
`Microsoft Lists Forms`は`Microsoft Forms`に似た機能ですが、別物です。
何度も似たようなワードを書いて混乱しますが、`New Microsoft Lists forms experience`と`Microsoft Forms`は、
 - `Microsoft Lists`(`Sharepoint Lists`)から作成する
 - `Microsoft Forms`から作成する

といったそもそものサービスの違いや機能性も異なっています。

例えば`Microsoft Forms`で実現できていた
 - **組織外のユーザーからの情報収集**
 - **事前入力済みURLの設定**
 - **多言語対応**
 - **回答期間の制限**
 - **質問のシャッフル**
 - **進行状況バーの表示**

このような機能は`New Microsoft Lists forms experience`では実現できません。
`Copilot活用`や`回答の分析`といった部分は`Forms`の**優位性**として存在します。

しかし`Microsoft Lists`(`Sharepoint Lists`)とシームレスに統合されている魅力があります。

例えば今までこのような効率化の仕組みを設けていたとしましょう。

> `Forms`で入力された情報を`Power Automate`を使って`SharePoint Lists`に転記する

`Microsoft Lists Forms`の場合は、`Power Automate`不要です。
データソースである`Microsoft Lists`(`Sharepoint Lists`)とシームレスに統合されているため、項目の変動に対するメンテナンス工数が軽減されます。

改めてサービスの違いを見てみましょう。

-  [Microsoft Forms](https://support.microsoft.com/ja-jp/forms)
    -  独立した**Microsoft 365 アプリケーション**
    -  収集したデータは、Excelに出力、Power Automate を利用して`SharePoint Lists`へ共有
-   [Microsoft Lists Forms](https://lists.handsontek.net/microsoft-lists-forms-step-step-starter-guide/)
    -   `Microsoft Lists`(`Sharepoint Lists`)の機能の一部
        -   データは直接Formsの作成元に保存される

https://support.microsoft.com/ja-jp/forms

https://lists.handsontek.net/microsoft-lists-forms-step-step-starter-guide/

| 観点                         | Microsoft Forms                                | Microsoft Lists Forms                                   |
|------------------------------|-----------------------------------------------|-------------------------------------------------------|
| 製品の位置づけ               | 独立したアプリケーション                       | `Microsoft Lists` (`SharePoint Lists`) の機能         |
| データ保存先                 | Microsoft Forms 内                            | `Microsoft Lists` (`SharePoint Lists`)                |
| SharePoint Listsへのデータ共有 | Power Automate が必要                         | 不要 (`Microsoft Lists` (`SharePoint Lists`) に直接保存) |
| フォーム作成                 | Forms のインターフェースから作成               | `Microsoft Lists` (`SharePoint Lists`) から作成       |
| カスタマイズ性               | 豊富 (分岐、セクション、テーマなど)           | `Microsoft Lists` (`SharePoint Lists`) の列設定に依存 |
| Power Appsでのカスタマイズ   | 可能                                         | 不可                                                  |
| Power Automateの必要性       | SharePoint Lists へのデータ連携時に必要       | 不要 ※Power Automateは「項目が作成されたとき」をトリガーに実行可能 |

**■ 参考**

https://support.microsoft.com/ja-jp/forms

https://lists.handsontek.net/microsoft-lists-forms-step-step-starter-guide/

# Microsoft Lists Formsの利点

`Microsoft Lists Forms`は、`Forms`と比べると導線コントロール「 (例)特定の回答による質問の分岐」 は現在できません。

しかし
- データ格納先である`Lists`から直接フォームを作成できる
- 設定は`Lists`と統合されている
- 収集したデータは`Lists`に保存される

上記のメリットがあります。
サポートされる列も幅広く、`参照列`や`添付ファイル`といった情報の指定が可能です。
**添付ファイル**列を使えることは、かなり面白い機能だなと感じます。
機能のアップデートも早く嬉しい限りです。

1. 単一行テキスト
1. 選択肢
1. 数値
1. 日付と時刻
1. 複数行テキスト
1. はい/いいえ
1. ユーザー
1. ハイパーリンク
1. 通貨
1. 画像
1. 場所
1. 参照
1. 添付ファイル

![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/2734332/700c80dd-1015-b7be-54e6-24088c2e7110.png)

# `Microsoft Lists Forms`のアクセス権
`2024.12.28`時点の機能では、`リンクを知っている同じ組織のユーザー`が回答できます。

リンクを知っていない場合でも回答することができます。
試しにサイトのアクセス権がない架空のメンバー`大久保　絵梨`さんで検証してみます。

■ コミュニケーションサイトにアクセス権がない Listsの固有のアクセス権なし
![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/2734332/6a95d958-5880-6ca8-69fe-5e6bab55cfb5.png)

■ アクセスすると`大久保　絵梨`さんの名前が表示されます
![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/2734332/5d305455-f2f5-3359-0763-61906afa3b80.png)

そのまま入力すると
![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/2734332/9a4db61d-7365-0da6-0629-ddb73bfb721e.png)

SharePoint Listsにデータが登録されます。
システム列である`登録者`もしっかりと`大久保　絵梨`さんです。

![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/2734332/afff959e-f1d1-c113-9509-43aa5f968ba7.png)

登録者である`大久保　絵梨`さんの名義で`SharePoint Lists`にアクセスすると、登録者である`大久保　絵梨`さんは、**なんと登録の結果を見ることができません！実質的な投稿のみユーザーです。**

![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/2734332/47cc390f-6453-6c9b-d6d4-f42a4ae0ee75.png)

Listsがある`SharePoint Site`にアクセスすると「アクセス許可がありません。」と明示的に表示されます。

![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/2734332/40478ae4-302c-b5df-f07a-c5e857ad7b68.png)

これは非常に面白い機能だと思います。
**過度にアクセス権を付与したくないというニーズにこたえられる機能ではないでしょうか。**

## 添付ファイルの挙動
先ほどのFormsへの回答は、「添付ファイル」を含めない形で実施しました。
今度は領収書というPDFをつけて回答してみます。

![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/2734332/4b65e9d0-c458-62dc-2afc-85ef6a31f46e.png)

■ Error
![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/2734332/bbcc295d-57bb-d9c6-38d0-c3d5623861f9.png)

**なんとエラー！**
![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/2734332/650069de-3d20-6ef1-a6e8-e80d6ddc7695.png)

データの登録があるものの、添付ファイルはありません！

![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/2734332/18c0d562-24bf-d82d-6528-8372412f82c2.png)

添付ファイル項目は`空白`です😮

![ErrorGIF.gif](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/2734332/9b80b774-b4f4-75be-7725-6036ba8f0178.gif)

画像の文字通り、「添付ファイルは、フォームの送信後にアップロード」となるため、添付ファイルを付与するにはアクセス権が必要です。
アクセス許可レベルを設けて検証してみました。
下記の三つを設定します。

- **アイテムの追加** : リストに対するアイテムの追加、およびドキュメント ライブラリに対するドキュメントの追加を行います
- **アイテムの編集** : リストにあるアイテムの編集、ドキュメント ライブラリにあるドキュメントの編集、およびドキュメント ライブラリにある Web パーツ ページのカスタマイズを行います
- **アイテムの表示** : リストにあるアイテム、およびドキュメント ライブラリにあるドキュメントを表示します

この権限を`大久保　絵梨`さんに設定してみましょう。

![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/2734332/74c38679-2e6d-a066-fc06-ce835f3bb6f6.png)

改めて`添付ファイル`付きで回答を実施すると

![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/2734332/d9f5b7d4-082c-12dc-7c10-b51ab482c840.png)

正常に処理が完了します。

![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/2734332/41bdd54b-09f3-613a-93b4-c19ff245daa4.png)

Listsにも正常にアップロードできました。

![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/2734332/b8c1f804-c2fd-04e4-9719-d2312b8efbfd.png)

**しかしながら、この設定の場合、Listsの全情報の編集権限がついてしまいます。**
アクセス権にこだわりたい場合、ミスマッチかもしれませんね。

### アクセス権にこだわる場合
前述のアクセス許可レベルを振ったうえで、`アイテムごとの権限`で
- **読み取りアクセス権**: `ユーザー本人が作成したアイテム`
- **作成/編集のアクセス権**: `ユーザー本人のアイテム`

こちらのより文字通り、`ユーザー本人のアイテム`以外の閲覧・編集はできません。
ここから更に`投稿後は編集を禁止させたい or 閲覧権限に変更したい`は、`Power Automate`によるコントロールが必要です。

フロー自体は単純です
1. 項目が作成されたとき
1. アイテムまたはファイルの共有を停止
1. アイテムまたはフォルダーへのアクセス権の付与: ロール: `Can view`

# おわりに
`Microsoft Lists Forms`のご紹介から、`Lists`のアクセス権コントロールをご紹介しました！
情報の受付のみできる、という媒体を考えると、あれ、`Microsoft Lists Forms`では🧐というシーンが多くあると思います。

`Power Apps`や`Forms`、`Power Automate`でこんなに頑張る必要はなかったな（　＾ω＾）・・・ということもあるかもしれませんので・・・いろいろな人に情報が届いてほしいです！

それでは素晴らしきPower Lifeを！今回も読んでいただき、ありがとうございました！！