ShareGateでレポート作成する際の裏ワザ


株式会社テンダではShareGate Migrate（以降、ShareGate）を販売しています。
本記事では、ShareGateを使ったレポート作成時に役立つちょっとした裏ワザとして、カスタムレポート機能をご紹介します。

# 目次
カスタムレポート機能について
カスタムレポートの作成手順
実践！便利なカスタムレポート例
まとめ

# カスタムレポート機能について
カスタムレポート機能は、ShareGateのレポート機能の一つであり、ユーザーが特定のニーズに合わせてレポートをカスタマイズできる機能です。

既定のレポートでは取得できない情報も、カスタムレポートなら、出力対象・フィルター・表示列などを自由に設定し、必要なデータのみを抽出することができます。

### 始めから用意されているBuilt-in reports
[Built-in reports]機能で作成可能なレポート一覧は、ShareGateの[All Reports]画面下部で確認できます。利用可能なレポートは以下の通りです。

| レポート名                           | 概要 |
|--------------------------------------|--------------------------------------------------------------|
| Permissions matrix report           | レポート対象内のユーザーやグループが持つアクセス権を表示します。 |
| Audit report                        | レポート対象上で、指定した1人または複数のユーザーが実行したイベント操作を表示します。<br>※SharePoint Serverに対してのみ使用可能です。 |
| Site report                         | レポート対象のサイトに関する重要な情報（所有者、サイズ、作成日、最終更新日など）を表示します。 |
| Site collection report              | レポート対象のトップレベルサイトに関する情報(例：サイトコレクション管理者、サイズ、作成日、最終更新日など)を表示します。 |
| Checked out documents report        | レポート対象上で、チェックアウト済みのすべてのドキュメントを表示します。 |
| Sites with custom permissions report | レポート対象上で、親サイトから権限を継承していないすべてのサイトを表示します。 |
| Unused site report                  | レポート対象上で、過去6か月間、変更がないサイトを未使用サイトとして表示します。 |
| External user report                | レポート対象内の外部ユーザーを表示します。 |
| External sharing report             | レポート対象上で、外部ユーザーと共有されているオブジェクトを表示します。 |
| Orphaned user report                | レポート対象内の孤立したユーザーを表示します。<br>※孤立したユーザー：SharePointで参照されているものの、既にSharePointにアクセスできなくなっているユーザーアカウントのことを指します。 |
| Lists with workflows report         | レポート対象上で、ワークフローを含むすべてのリストを表示します。 |
| Workflow report                      | レポート対象内に含まれている、ワークフローを表示します。 |
| Teams summary report                 | レポート対象内のチーム情報（表示名、作成日、チャンネル数、プライバシー設定、およびメンバーシップ（所有者、メンバー、ゲスト）など）を表示します。 |
| Planner plans summary report         | レポート対象内のPlannerのプラン情報（タイトル、グループ名、作成日、プライバシー設定、メンバーシップ（所有者、メンバー、ゲスト）など）を表示します。 |

# カスタムレポートの作成手順
さて、ここからは実際にカスタムレポートを作成する手順について解説します。
※カスタムレポートを作成するには、事前にレポート対象のサイトへ接続しておく必要があります。

1. メニューから[All Reports]を選択します。
![Reporr01.jpg](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/3993036/c911e39e-aeb4-987f-a4ce-268863de28c6.jpeg)

2. [Create a custom report]をクリックします。
![Reporr02.jpg](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/3993036/27594bdc-53e4-ef7a-0329-d2fdda61560c.jpeg)

3. レポート設定画面で、オブジェクトタイプ、フィルター、列を設定します。
    設定が完了したら[Save and Continue]をクリックします。（設定内容を保存せずに進める場合は、[Continue without Saving] をクリックします。）
    ![Reporr03.jpg](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/3993036/3b20f9ff-9e58-8073-59e7-6ba6c0ef81ec.jpeg)

4. レポートの対象を選択し、[Next] をクリックします。
![Reporr05.jpg](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/3993036/97a45554-448e-ccd4-efb9-4c67d2112d2c.jpeg)

5. オプションを設定し、[Run now]をクリックします。
![Reporr06.jpg](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/3993036/14c0649f-2f66-4117-07ae-5ec5aa407fc3.jpeg)

6. レポートが出力されます。
![Reporr07.jpg](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/3993036/f50af59b-9236-d5b8-a555-14d141ddf4c9.jpeg)

以上が、カスタムレポート作成の手順となります。

# 実践！便利なカスタムレポート例
次に、カスタムレポートの活用例をご紹介します。
移行前の移行元サイト調査に利用できるほか、サイト運用における定期的な状況把握にも役立ちます。
※各レポートの設定内容は、「カスタムレポートの作成手順」の手順3で設定する項目となります。
※今回は、[Columns]の設定は行いません。

### ① 権限を継承していないコンテンツ一覧を出力する場合
権限を継承していない（固有の権限が設定されている）コンテンツの一覧をレポート出力する場合は、以下の設定を行うことで出力が可能です。 

| 設定項目     | 設定内容                        |
|------------|------------------------------|
| Object type | Document                     |
| Filters    | Custom permissions Is Enabled |

![①権限が継承されていないコンテンツ.jpg](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/3993036/14caa6f4-c06d-dc24-067d-ce4ba032f375.jpeg)

### ② ファイルサイズが○○MB 以上のコンテンツ一覧を出力する場合
指定サイズ以上のコンテンツの一覧をレポート出力する場合は、以下の設定を行うことで出力が可能です。
※今回は「100MB」以上で設定しましたが、数値や単位は自由に設定できます。

| 設定項目     | 設定内容                                      |
|------------|--------------------------------------------|
| Object type | Document                                   |
| Filters    | Size Greater than or equal 100 megabytes (MB) |

![②100MB以上のコンテンツ.jpg](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/3993036/a744ee6a-8cd0-6aca-27b8-9b230d5ccd08.jpeg)

### ③ アイテム数が○○件以上のリスト/ライブラリ一覧を出力する場合
指定アイテム数以上のリストやライブラリの一覧をレポート出力する場合は、以下の設定を行うことで出力が可能です。
※今回は「5000」以上で設定しましたが、数値は自由に設定できます。

| 設定項目     | 設定内容                                 |
|------------|---------------------------------------|
| Object type | List                                  |
| Filters    | Number of items Greater than or equal 5000 |

![③アイテムが5000件以上のリストライブラリ.jpg](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/3993036/447cf672-2ae3-7595-e065-b708b1c1f15a.jpeg)

### ④ 拡張子が○○以外のコンテンツ一覧を出力する場合
指定した拡張子以外のコンテンツの一覧をレポート出力する場合は、以下の設定を行うことで出力が可能です。
※今回は「js、pdf」を設定しましたが、拡張子は自由に設定できます。
※他の拡張子もフィルターに追加したい場合は、[Filters]の右側にある「+」ボタンをクリックすると、フィルター記入欄を追加できます。

| 設定項目     | 設定内容                                                      |
|------------|------------------------------------------------------------|
| Object type | Document                                                   |
| Filters    | File extension Is not js <br> File extension Is not pdf         |

![④指定拡張子以外のファイル.jpg](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/3993036/1bbac79b-069c-de5a-d1d5-1cbd7db7ba32.jpeg)

# まとめ
今回はShareGateのレポート機能の裏ワザとしてカスタムレポート機能をご紹介しました。
既存のレポートも便利ですが、カスタムレポートを利用すれば、必要な情報だけを効率的に出力できます。
まだカスタムレポート機能を利用したことがない方は、ぜひお試しください。

# さいごに
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