アドベントカレンダー企画・運営の始め方と振り返り

この記事は[ファンタアドベントカレンダー2024](https://qiita.com/advent-calendar/2024/funteractive-inc)の12月3日の記事です！

弊社では昨年からアドベントカレンダーを始めました。手探りで進めた企画や運営にやや不安を覚えていましたが、いざ始まってみれば告知から3日で9割の枠が埋まる盛り上がりを見せ、執筆後アンケートにて感触の良い回答を得ました。

![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/567173/8b82498e-e989-3f74-4ee5-b932c60e26e3.png)
![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/567173/21e04219-9177-84f0-6aac-c480e2029057.png)
<!-- open属性なし -->
<details><summary>アンケートコメント（抜粋）</summary>

> とてもいい機会をいただけたと思ってます！ありがとうございました！
準備や進め方や、組織の巻き込みいろんなところで組織にいい影響をもたらしてくれたと思ってます！FBも素早くもらえて、本当に感謝です。
改めていい組織にしていきたいなという気持ちになりましたー！ありがとうございました！

> 自分の勉強にもなったし、文章を書く練習にもなりました！運営チームのみなさん、手厚いサポートありがとうございました！

> 今までnoteとかでの発信をしようしようと思いながら踏み出せていなかったんですが、書いてみるとプラスの発見がたくさんあったのでいい機会をいただきありがとうございました！！
これを機にもっと自分でも発信してみようと思えました！
</details>

実施にあたり他社様の運営振り返り記事がとても参考になったので、恩を返すと言っては何ですが今後同様に初めてアドベントカレンダーを企画しようとする方向けに、企画・運営の始め方を2023年度運営の振り返りも交えつつ共有します。

## 想定読者

- アドベントカレンダーが気になっているが、企画がまだない組織に所属している方
- アドベントカレンダーの参加体験をより良くしたい方

## 10月
### 運営メンバーを募る
運営メンバーは自身を含めて2名がちょうど良いと思います。社内メンバーの数が多く、カレンダーが2つ以上になる場合はプラス1名追加しても良いかもしれません。
企画の初期段階でメンバーを募っておいた方が、企画自体が磨かれてより良くなります（実感値）。

### 調査・企画
企画の目的や利用する媒体などの大枠を他社事例を参考にしつつ、自社に合わせる形で決めていきました。この段階で細かいドキュメントは作成しませんが、記事管理のステータスなどやや具体的な内容まで決めました。
決定の際は運営メンバーだけでなく、上司や社内カルチャーを推進するメンバーの意見も汲み入れるとよりいい感じになります。

具体的に検討した項目とその結果は以下の通りです。参考にした他社事例記事は末尾の「参考にした記事」にまとめています。

| 項目 | 決定内容 |
|:-|:-|
| アドベントカレンダーをやる目的 | 記事を書いて、公開する経験を積んでみる |
| どのアドベントカレンダーに参加するか  | Qiita  |
| どこに記事を投稿するか  | 固定化せず、各自好きな媒体（個人ブログ含む）で掲載 |
| 誰に参加してもらうか | 職種を限定せず全員とする（Not 強制） |
| どうやって社内に告知するか | slack、全社員が参加する会議など |
| どうやって盛り上げるか | サムネを揃えたり、記事公開時にslackで通知する。表彰はやらない。  |
| どこで記事の下書きを書くか  | Notion |
| 記事のフォーマットは必要か | 必要。冒頭と結びだけ固定文言を入れる。  |
| サムネはどうするか | デザイナーさんにGoogleスライドでテンプレを作ってもらう |
| 下書きの進捗をどう管理するか | NotionのDBでステータスカラムを用意して管理する  |
| 下書きの期日を一に設定するか |　土日祝日を考慮して投稿日の３営業日前 | 
| 記事の内容はどうするか | なんでもOK | 
| 記事レビューするか | する。ただし誤字脱字、不正確な内容、倫理に反する内容が含まれていないかのチェックのみとする | 
| 誰がレビューするか | 運営メンバー | 
| 誰が投稿/投稿予約するか | 執筆者本人 | 
| 誰の名義で記事を投稿するか | 執筆者本人 | 

### 仕組み・ドキュメント類作成
調査・企画である程度固めた方針に則り、具体的な仕組みやドキュメント類を作成しました。
#### 運営資料
運営メンバーの知見や成果物を集積するNotionページをまず設けました。

![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/567173/3f0786d4-07cf-e390-fa7e-56d3c1fc6075.png)
次年度以降にも参考になるようにQiitaのカレンダーの登録手順をまとめておいたり、運営タスクをカンバンで管理したりするのに活用しました。

#### 社内メンバー向けドキュメント
運営資料はあくまで運営メンバー用のページなので、企画に参加してくれる社内メンバー用に情報をまとめたページも別途用意しました。
LPのようなリンク集ページと手引書を作りました。
最初の告知等ではLPを案内して概要を伝えるようにしました。

![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/567173/d6f3386a-533b-15f2-69d7-50d644c5c3ca.png)

手引書は参加表明をしてくれたメンバーに案内をしました。

![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/567173/047e203e-2712-9e43-c8d3-7afa1991ed25.png)


#### 記事管理ページ
記事の管理もNotionを活用しました。データベースのカレンダーUIを利用して誰がいつどんな記事を書くのか、進捗はどうなのかわかりやすく管理できました。

![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/567173/8fbe66c0-4a55-97aa-e3f2-33f2dd5f4360.png)

各日付の本文部分に記事の下書きをコピペしてもらい、ここでレビューもする運用にしました。

![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/567173/3336f6ba-ad42-b0ff-3b25-efbba2c073a3.png)

また記事のステータスやタイトル、執筆者に変更が入るとslackに通知が飛ぶように設定しました。企画序盤はカレンダー枠がどんどん埋まっていく盛り上がりが社内に広がり、企画中盤以降はレビュー対応や進捗管理がしやすくなります。

#### 告知等の案内テンプレ
アドベントカレンダーは運営中に社内告知をする機会が多いです。毎回文章を考えたり、slackを遡ってコピーするのは大変なので予めテンプレを検討しておきました。
中身を差し替えて、最後に一言追加したりするだけなので、告知作業の心理的ハードルがグッと下がりました。

![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/567173/5e99000e-cea2-e724-879b-f3ab98acdc44.png)

#### レビューガイドライン
下書き記事のレビューを担当するメンバーの目線合わせつつ、どの程度のレビューが行われるのか事前に共有して参加者に安心感を与えるためにレビューガイドラインも作成しました。
今回は自由に記事を書いてもらいたかったので、内容に関するレビューは執筆側が求めない限り行わず、誤字脱字や言葉選び等を中心にレビューを実施しました。

![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/567173/46a00d69-ce9f-55af-be79-e18a0648e81b.png)

#### アンケート
運営の振り返りようにアンケートも実施しました。執筆者向けと全体向けの2種類を用意して、執筆者向けは記事の準備が完了した都度回答を依頼して、全体向けは企画終了後に回答を依頼しました。
企画自体が25日間と長く続くので、企画終了時に執筆者アンケートを取っても序盤に記事を執筆してくれたメンバーは遠い記憶になって回答が辛いのでは？と思い、このフローとしました。（年末は忙しいですしね）

#### サムネイルテンプレート
記事を公開する媒体も自由にしていたので、サムネイルを登録できる媒体用にテンプレートを用意しました。
サムネイルを用意しなきゃいけないハードルも下がりますし、みんなで使えば統一感が出るのでとても便利です。

![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/567173/a3827e9b-366d-d48e-7175-36ac5314e888.png)

冬らしくて素敵なサムネですよね。デザイナーさんに感謝です。

## 11月
### Qiitaのアドベントカレンダー作成
11月頭にQiitaのアドベントカレンダー特設ページが公開されるので、手順に従いポチポチとファンタラクティブ用のカレンダーを登録しました。
Organizationを登録していない場合は事前に登録しておきましょう。ロゴや企業説明セクションを入力したり、メンバー招待の練習をしておくと心を落ち着かせながら作業ができて良いでしょう。

### 記事レビュー運用開始
中旬から下旬になると序盤に公開する記事のレビューが始まりました。
レビュー対応は以下のフローで行いました。

1. 執筆者が記事のステータスを「レビュー待ち」に変更する
1. slackに通知が飛ぶ
1. 通知に対して即レスしてレビュアーをアサインする
1. レビューを行う
    1. 修正が必要な場合
        1. レビュアーがステータスを「差し戻し」に変更する
        1. 執筆者は修正をしたら再度「レビュー待ち」にする
        1. 最初に戻る
    1. 修正が不要な場合
        1. レビュアーが執筆者に公開準備を進めるようコメントする
        1. 執筆者は公開準備が完了したら共有する
        1. 執筆者アンケートをお願いする

実際の様子

![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/567173/9e00f2d7-3e5e-e0e0-7c98-2bd91ef11937.png)

slackのスレッドを追えば一連の流れを把握できるので、コメントが散らばらず管理しやすかったです。
執筆者目線でも通知に対してすぐにレスが付いて案内を受けられるので好評でした。

## 12月
### レビュー・レビュー・レビュー
12月は新たにやることは発生せず、ひたすらにみんなの記事レビューをしていきます。
同時に記事が公開されていくので社内には運営メンバーがslackで、社外にはPR担当メンバーが毎営業日に公開された記事をSNSで周知をしました。
特に毎週木曜・金曜あたりは土・日・月の複数記事の公開準備を終わらせる必要がありバタバタしがちでした。土・日・祝日は記事を公開しないという選択もアリかもしれません。

### 振り返り
鉄は熱いうちに打てということで、無事企画が終了したらすぐに運営メンバーで振り返りをKPT形式で実施しました。
振り返り内容の抜粋は以下になります。
- Keep
    - 予め一連のフローのルールを決めていたので迷いが少なくスムーズに運営できた
    - slack通知など自動化が便利だった
    - 締め切りを厳しめに設定していたので切羽詰まることがなかった
- Problem
    - 文字数の多い記事のレビューが大変だった
    - 公開された記事を通じて社内でコミュニケーションをもっと活性化させたかった
    - 記事の内容が自由すぎて、逆に苦労する人もいた
- Try
    - 記事の文字数の目安を設けても良いかも
    - 記事内容を決める相談会を実施しても良さそう
    - 1人1記事だけではなく、会話・座談会形式の共同執筆記事も面白そう

「段取り八分、仕事二分」の言葉通りの企画運営だったなと思います。今回の知見は他の企画運営などにも活用できそうなので、良い経験になりました。

## おわりに
本記事では時系列順にアドベントカレンダーの企画・運用でやったことを振り返りも交えつつ紹介しました。
アドカレやってみたいけど運営までやるのは辛いかも...と感じていた方への朗報となれば幸いです！

次回は古着屋さんもやっているデザイナー、ゆりあさんが記事を書いてくれます！乞うご期待

## 参考にした記事
- https://media.colorfulpalette.co.jp/n/n6330e561083d
- https://qiita.com/masahixixi/items/3b0d8911977e4cef82e1
- https://www.wantedly.com/companies/enigmo/post_articles/310560
- https://payaneco.netlify.app/2018/12/25/
- https://tech.codmon.com/entry/2023/03/14/175451
- https://tech.codmon.com/entry/12/03/000000
- https://made.livesense.co.jp/entry/2023/01/13/170000
- https://note.com/retty_inc/n/nbe78fd99e2da
- https://group.wano.co.jp/blog/3005/
- https://blog.recruit-productdesign.jp/n/n3665a7f31e35
- https://tech.yappli.io/entry/advent-calendar-2022
- https://engineers.safie.link/entry/2023/04/07/2022%E5%B9%B4%E5%BA%A6%E3%82%BB%E3%83%BC%E3%83%95%E3%82%A3%E3%83%BC%E6%A0%AA%E5%BC%8F%E4%BC%9A%E7%A4%BE%E3%82%A2%E3%83%89%E3%83%99%E3%83%B3%E3%83%88%E3%82%AB%E3%83%AC%E3%83%B3%E3%83%80%E3%83%BC%E3%81%AE
- https://devblog.thebase.in/entry/2021/12/24/110000
- https://inside.pixiv.blog/bash/6038