MS Teamsを使う上で気を付けたいこと

MS Teams でスムーズにコミュニケーションするために「こういう風に使ったらよいのでは」と個人的に思っていることを、まとまりなく書いていきます。

チャットツールを使う上で当たり前のことから、MS Teams への愚痴まで含みます。

# メンションはちゃんと付けよう

誰かに確実に知ってほしい or 返信が欲しい場合は、メンションを明示的につけましょう。

左側のチャネル一覧で新規メッセージがあればチャネル名が太字になるので、メンションがなくても相手は気付けると思いがちですが、

- 相手はチーム/チャネルを非表示にしているかもしれない
- 相手はチーム/チャネルに大量に参加しており、見落とすかもしれない
- 相手は返信の通知をオフにしているかもしれない
- チャネルの別の新規メッセージを見てそれだけが新規と勘違いし、該当のメッセージを見落とすかもしれない
- そもそも MS Teams のチーム/チャネルの一覧性が悪い（不要なスペースが多くて、すべて見るのに結構スクロールしないといけない）

ということもあるので、メンションは付けた方が良いと思います。相手側の視点では後から見返す際にアクティビティーから辿りやすくなるのも良いですね。

（同期コミュニケーションをとっている場合は不要と思います）

# 会議における画面共有では全画面共有はやめよう

自分と相手が同じ解像度のディスプレイを使っているとして、自分が画面全体を共有した場合、MS Teams ではそれが少し縮小されたサイズで相手側に表示されます（Zoom などは相手側も全画面で表示することができるのですが）。共有画面が縮小されると文字などがつぶれることがあるので、相手側では見づらくなります。

これを避けるためにも全画面の共有やそれに近いサイズのウィンドウの共有は避けた方が無難かなと思います。

- 相手側で表示をズームすることは可能です。ただし、ズームすると表示されない部分ができて、共有側がそこをポイント＆編集していても気付かないので注意
- そもそも、「つぶれて困るような小さい文字を使うな」という話ではありますが…

# スレッドを作成するときはタイトルを付けよう

MS Teams は他のチャットツールに比べると検索で欲しいメッセージがヒットしづらい & スレッドの一覧性が悪い（スペースが多くて一度に表示される情報が少ない）と思っています。あと、ちょっと長いメッセージはすぐに畳まれることも、メッセージの探しにくさを助長している気がします。

なので、スレッドにはタイトルを付けて後から探しやすくしましょう。

（他のメンバーが始めたスレッドに「タイトル付けて」はなかなかお願いしづらくはありますが…）

あと、チャネルではなくチャットの場合は、タイトルを明示的につけることは更に重要かなと思っています。（デフォルトのタイトルは参加者のリスト）

# メッセージにファイルを添付する場合は保存場所を考慮しよう

メッセージを作成する際にファイルをドラッグ＆ドロップすることでそのファイルを添付できます。ただし、このファイルは [ファイル] タブをクリックすると表示されるチャネルのフォルダ直下に保存されます。

長いことチャネルを運用していると、このフォルダ直下に大量のファイルが配置されることになり、後から探しづらくなります。

何かしらのフォルダーのルールを決めておき、後からも見てほしいファイルは分かりやすいフォルダーに保存、その後にメッセージにはそのファイルへのリンクを貼るという方が良いのではと思います。

（一時的に共有するのみのファイルは D&D で良いと思います）

# 共有リンクを作成する際はアクセス権に気を付けよう

プライベートチーム/チャネル/チャットのファイルは所属メンバーしかアクセスできないと考えがちです。しかし、共有リンクではそのリンク経由でのアクセスの場合にメンバー外がアクセスできる場合があります。（管理者側の設定による）

ファイルの共有リンクを作成する場合は、そのリンク経由で誰がどんな操作（参照/編集）が可能か確認しましょう。意図しない場合は変更しましょう。

# ピン留めを有効に活用しよう

チーム/チャネルメンバーがあとからアクセスすることを想定するメッセージに関してはピン留めしておきましょう。

ピン留めすると、右側に表示できるエリアでピン留めしたメッセージ一覧が表示できるので、容易にアクセスできます。

（アクセスが不要になったメッセージは忘れずにピン留めを外しましょう）

というか、「新しい Teams」になって廃止になったメッセージの保存機能は早く復活してほしいです。

# 重要な情報がスレッドの途中にのみある状態は避けよう

以下のようなやり取りを考えます。

- Aさん：```@channel``` 15:00からチーム全員で打ち合わせをします。
- Bさん：```@Aさん``` その時間は外せない別件があり、別の時間帯にしてもらえませんか？
- Aさん：分かりました。16:00からに変更します。

このやり取りはスレッドの最後まで見ないと、打ち合わせの時刻が分かりません。MS Teams では特に最初のメッセージ以外は時間がたつと未読/既読に関わらず畳まれるので、見落とされやすいです。

この場合、Aさんはスレッドの最初のメッセージを編集して、新しい時間に書き直すべきかと思います。（自分がAさんでない場合は、Aさんにお願いする。）

（上のケースではスケジュール共有すれば良い話ではありますが、あくまで例として）

# ストックすべき情報は OneNote などに移そう

業務ルールなどをメッセージで周知すること自体は良いのですが、これだと時間がたつと探しづらくなります。周知後に新たに入ってきたメンバーへの共有も不便です。

OneNot eなどにまとめた上でタブに固定などするとすると良いと思います。（そもそも SharePoint など別媒体に書けという話ではありますが）

# 「連絡・周知系チャネル」と「自由に投稿・やり取りできるチャネル」は分けよう

MS Teams はスレッドの一覧性が悪いので、これらのチャネルが1つだと重要なメッセージが他のメッセージで流されてしまい見落としやすいです。

これを避けるためにも連絡・周知系チャネルと自由にやり取りできるチャネルは明確に分けたうえで、連絡・周知系チャネルはちゃんとメッセージを確認するようルール付けしておいた方が良いと思います。

（*-times みたいなチャネルは後者なんですかね）

# ユーザーにタグを振ろう

パブリックチャネルにおける ```@channel``` はデフォルトではチームメンバーすべてに通知が飛びます。これが意図通りである場合は良いのですが、チャネルの主要メンバーにのみ関係する場合、関係ないメンバーに通知が飛ぶことになります。（通知が来ても関係なければ無視すれば良いと言えばそうなのですが、そのうち関係するメッセージも無視し始めることも…）

チャネル名のタグをユーザーに割り当てておくと、該当のタグを割り当てられたユーザーにのみ通知が飛ぶそうです。

# ~~プライベートチャネルは使わない~~

やり取りしたい相手を絞りたい場合に、どのチャットツールでもプライベートチャネルを作成することができます。

ただし、MS Teams のプライベートチャネルは

- 会議をスケジュールできない
- メッセージのリンクを作成できない
- 一部のアプリが対応していない（Plannerなど）

など制約が以前はたくさんありました。（上に挙げた内容だけではなく覚えきれないぐらいたくさんあった）

ただ最近、このような制約は減ってきているようなので、今は使っても良いかもしれません。代替として共有チャネルというのもあるそうです。（自分はあまり使ったことありませんが）