Slackワークフロー + Zapier + Notionで行う自動チケット起票


## はじめに

HRBrainの大森と申します。HRBrainでは一般的には営業企画と呼ばれるような仕事をしております。

突然ですが、みなさんはタスクチケットの起票をしてもらうときに、チケット管理に慣れてない人と壁を感じたことはないでしょうか？

私の所属するチームは、ビジネスサイドのメンバーからの多様な依頼に対応しています（資料作成やデータ分析など）。

チームではNotionを使ってタスクチケットの管理を行っていますが、Notionに不慣れなメンバーの依頼の負担を軽減するために、SlackワークフローとNotionの連携を実施しました。

適切なアサイン管理のため、NotionのユーザーIDをAPIを通じて取得することが必要ですが、コーディングがほぼできない＆必要なIDが数名分だったため、Zapierを使用して確認する方法を選びました。

今回はそのやり方について、シェアしたいと思います。

## やりかた

### 大枠の説明

大まかには下記の画像の流れで、Slackのワークフローの内容をスプレッドシートに転記し、Zapierを介してNotionに格納するという形です。

予め取得したNotion IDをスプレッドシート上でタスクの担当者と紐づけています。
![20231218_01.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/3620658/90b93f23-bba5-a6ba-b90b-3f175b0ead28.png)

順を追って説明します。

### Slackワークフロー設定

![20231218_02.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/3620658/c9ca7558-d96a-93fc-4898-a873d9004cb4.png)

上記のような簡単な依頼内容をスプレッドシートに飛ばすように設定しています。

ここで選択する担当者名を後述のやり方で取得するNotion ユーザーIDとスプレッドシート上で紐付けるようにしています。

### Notion ユーザーIDの取得：作業用Notionの準備

まずは2つデータベースを作成します。
トリガーとなる入力用のデータベース：userid list
ユーザーIDをZapierを使って吐き出す用のデータベース：userid list_output
としています。

![20231218_03.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/3620658/17b3a8b7-7ada-7581-2640-1c4b97f032ad.png)

### Notion ユーザーIDの取得：Zapierの設定

次にZapierを使ってユーザーIDを取得する設定を行います。
![20231218_04.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/3620658/5410d085-c578-7311-13f3-aad2ac6012b3.png)
新しいアイテムが作成されることをトリガーとして選択し、入力用のデータベースを指定します。

![20231218_05.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/3620658/bfe0f67f-bb18-bdfc-6a77-6831832bd12e.png)
誤作動を防ぐため、ユーザー名が入った状態でないと作業が続かないようにします。

![20231218_06.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/3620658/a3cf166c-72a7-6c93-f199-d9849800cbf2.png)
ユーザーIDを蓄積する方のデータベース（ここではuserid list_output）を選択し、
新しいデータベースに作成される「名前（Title）」に「元のデータベースの名前（Title）、useridという列に今回取得したい「ユーザー ID」が入るようにします。


![20231218_07.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/3620658/f542bac3-d1e6-5050-581c-4f801f245224.png)
あとはコピペなりで名前とユーザーをデータベースに入力し、新規作成するとユーザーIDをゲットすることができました。

### スプレッドシートからNotionへの連携

![20231218_08.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/3620658/536cae81-fe75-c4b2-d0da-7cf249baa3c5.png)
このNotionのユーザーIDをスプレッドシートでvlookupでSlack IDと対応させて記載し、Zapierで扱えるようにします。
※Slackからスプレッドシートへの連携は今回は割愛します。

### スプレッドシートからNotionへの連携：Zapierの設定

![20231218_09.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/3620658/98b6f1fc-6799-3eb7-e2bf-b0d7b6412cc8.png)
スプレッドシートに行が追加されると、その内容をNotionのタスクチケットを管理しているDBに飛ばす処理をします。

![20231218_10.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/3620658/7f6bc68f-faa6-59c8-8c4b-d87376bef903.png)
タスクチケットの管理に使用しているデータベースを指定し、データベースの各項目に依頼内容を入れていきます。
このときに、タスクに関するやり取りはSlack上でそのまま行うので、Slackのメッセージのリンクもタスクチケットに格納しておくと、やり取りを遡るときに楽です。

![20231218_11.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/3620658/73c62e92-07ed-93be-bad2-bceaa2e4b687.png)
このように担当ユーザーとともに、依頼概要が入るようになります👏

## さいごに

いかがだったでしょうか？

今回の改善で、ビジネスサイドのメンバーには使い慣れているSlackのワークフローで依頼をしてもらいつつ、企画チームはNotionで円滑にタスクチケットの管理ができるようになりました。

地味な取り組みではありますが、こういった小さなチューニングがチームとしての強度に影響すると思いますので、根気強く改善していきたいと改めて感じた次第です。

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