リモートワークにおける円滑なコミュニケーションのために

# はじめに

この2年間、フルリモートワーク環境でエンジニア（うち1年間チームリーダー）として働いてきました。コミュニケーションは主にテキストを中心に行いweb会議もカメラオフが基本のため、お互いの顔を見ないままでのやりとりが日常です。👨‍💻
そんな環境において、私が円滑なコミュニケーションのために普段気にしていることをまとめていきます。✍️

# 結論

本記事では、口頭とテキストの両方におけるコミュニケーションについて以下の内容をまとめています。

- 共通
  - **結論から伝える**
  - **適度に<ruby>くだける<rp>(</rp><rt>・・・・</rt><rp>)</rp></ruby>**
- テキスト
  - **迅速に反応する**
  - **絵文字、「><」、「！」を使う**
- 口頭
  - **声のトーンに気をつける**
  - **「枕詞を減らす」「断言する」を意識する**
  - **相手の言葉を遮らない**
  - **相槌を打つ**
  - **会話を一時停止する理由を伝える**

リストからもわかる通り、特に革新的な内容ではありません。🤔
しかし基本的なことであるため、しっかりと意識したい、というものです。

:::note warn
**状況や相手によって使い分ける必要があるため、すべてを一概に言えるわけではありません。** その点を踏まえて、基本的な考え方をまとめています。
:::

:::note warn
**「コミュニケーションにおいて本題以外は不要」という考え方の方には、この記事は向いていません。** そういった考えの方は、ブラウザバック推奨です。
:::

# 本題

「テキスト」「口頭」「テキスト・口頭 共通」でセクション分けしています。

## 1. テキスト・口頭 共通

### 1.1. 結論から伝える

コミュニケーションにおいて最も重要なことの1つは、**結論から伝える** ことです。
（雑談ですべらない話を披露する時でもない限り）結論を先に伝えるように心がけましょう！

また、**PREP法** を使って話の内容を構築することをオススメします！これにより秩序立ったわかりやすい内容を構築できます。

https://ja.wikipedia.org/wiki/PREP%E6%B3%95

> *PREP法における「PREP」とは以下の*
> - *P＝**Point**（結論）*
> - *R＝**Reason**（理由）*
> - *E＝**Example**（事例、具体例）*
> - *P＝**Point**（結論を繰り返す）*
>
> *の頭文字を取っている。最初に結論を伝え、次にその理由を説明、事例で理由を補強し、最後に結論を再度提示するストーリーを展開する。*

私は「結論」の前に必要であれば「前提」を入れることもあります。

### 1.2. 適度にくだける

コミュニケーションにおいて **適度に<ruby>くだける<rp>(</rp><rt>・・・・</rt><rp>)</rp></ruby>** ということは心理的安全性のためにも重要です。

特に会社内のチームメンバー同士のような関係性の場合、過度な敬語は不要だと考えています。もちろん一定の節度は保つ必要がありますが、堅苦しくカチカチした敬語はかえってメンバー間の壁を作ってしまうことがありますからね！

例として、「大変お手数ではありますが、何卒よろしくお願いいたします。」なんてコテコテの敬語でなくて「すみませんがよろしくお願いします！」くらいでいいんじゃないですかね。🤨

:::note info
特にチームリーダーやマネージャーなど、上位の役職でメンバーをまとめる立場の人が適度に軽いトーンを取ることで、良好なチームの雰囲気を作り出せると考えています。
:::

## 2. テキスト

### 2.1. 迅速に反応する

テキストでのコミュニケーションでは **迅速な反応** が非常に重要です。🏃‍♂️💨
反応が遅いと相手へ「気づいてない？」や「もしかして流れてしまった？」など不安を与えてしまうことがあります。

とはいえこちらも手一杯の時ですぐに対応できない時もあります。そういう場合はとにかく「気づいてますよ！」ということを相手に伝えます。とりあえず「のちほど確認します！」とだけ返信するでもよいですし、SlackやTeamsであればリアクションをつけるだけでもよいでしょう。👍

### 2.2. 絵文字、「><」、「！」を使う

『[1.2. 適度にくだける](#12-適度にくだける)』と関連した内容で、テキストコミュニケーションでのくだけ方の提案です。**絵文字、「><」、「！」** を使っていきましょう！

いくつか例を用意しました。これらの例文で1と2、どちらが印象がいいでしょうか？

<table>
<tbody>
<tr>
<td>e.g.1</td>
<td>

1. 「はい。承知しました。」
2. 「はい！承知しました！」

</td>
</tr>
<tr>
<td>e.g.2</td>
<td>

1. 「はじめまして。どうぞよろしくお願いいたします。」
2. 「はじめまして！どうぞよろしくお願いいたします🙇‍♂️」

</td>
</tr>
<tr>
<td>e.g.3</td>
<td>

1. 「大丈夫です、問題ありません。引き続きよろしくお願いします。」
2. 「大丈夫です、問題ありません！（笑）引き続きよろしくお願いします！><」

</td>
</tr>
</tbody>
</table>

相手に与える印象が少しでもポジティブになるのであれば、数byteの文字を打つ手間くらい惜しくないですね！

これらって使い慣れていない人からすると自分で入力することに躊躇したりすると思うのですが、無理矢理にでも使っていけば一週間くらいで慣れます。大丈夫です、使っていきましょう。

<details>
<summary>余談: 「><」によるレビューコメントのダメージ軽減策について</summary>
<div>

以前私の記事で、「コードレビューのレビューコメントでチームメンバーがダメージを受けている」と感じコメントの語尾に『><』を付ける提案をした、という話を書きました。

> それは「メンバーがレビューによって結構ダメージを受けている」ということです。精神的に。
> （中略...）
> ということで超絶新入り&レビュー数0件マンの私、生意気にも提案を持ちかけました。それが
> **「指摘コメントの語尾に『><』つけましょう」**
> というものです。

この提案によって、どうやらレビューによるダメージ軽減の効果はありました。やはり語尾に「><」をつけるだけで、相手に与える印象は結構変わるようです。
以上過去の記事の宣伝でした！><

当該記事: [レビュー経験0の新入りが1年弱でチームNo.1レビュワーになるまで - Qiita](https://qiita.com/ment_RE/items/5b1ceeeddc5b55c9c183#step0-%E3%83%AC%E3%83%93%E3%83%A5%E3%83%BC%E3%81%AB%E3%82%88%E3%82%8B%E3%83%80%E3%83%A1%E3%83%BC%E3%82%B8%E8%BB%BD%E6%B8%9B%E7%AD%96%E3%81%AE%E6%8F%90%E6%A1%88)

</div>
</details>

## 3. 口頭
### 3.1. 声のトーンに気をつける

顔が見えないコミュニケーションでは、声のトーンがそのままその人の表情となります。低音でぼそぼそと早口で話せば、暗くて眠そうな顔で話していることと同じ印象を相手に与えます。

ありきたりですが、以下の2点は意識するとよいです。
- 思ったよりゆっくり話す
- 声色を1トーン高くする

一度でよいのでweb会議のレコーディングなどで自分のしゃべりを客観的に聞くことをオススメします！思ったより早口で、思ったよりぶっきらぼうな声になっているかも…？

### 3.2. 「枕詞を減らす」「断言する」を意識する

テキストではあまりに簡潔な文章だと相手に淡白で冷たい印象を与える場合がありますが、**口頭では「より簡潔に」を意識するとよい** です。口頭では敬語や枕詞、フィラー[^1] などで冗長になりがちだからです。より簡潔に話すためには、「**枕詞を減らす**」「**断言する**」ことを意識しましょう！

「枕詞を減らす」の具体例を以下に示します。極端な例のように見えますが、前者のようになっている人は意外といます。

<table>
<tbody>
<tr>
<td>BAD</td>
<td>
「え〜ここまでで、なにか疑問に思ったり、わからない点などがありましたら、テキストでも口頭でも構いませんので、ご自由に発言していただければと、思います。」
</td>
</tr>
<tr>
<td>BETTER</td>
<td>
「ここまでで気になることがある方いらっしゃいますか？」
</td>
</tr>
</tbody>
</table>

次に「断言する」の具体例で、「xxxということであっていますか？」という質問に対する回答です。特にクローズドクエスチョン[^2] には「YES or NO」と断言することを意識しましょう。

<table>
<tbody>
<tr>
<td>BAD</td>
<td>
「あ、はい。そうですね、〇〇が△△なので、xxxであっているかと思われます。」
</td>
</tr>
<tr>
<td>BETTER</td>
<td>
「はい。あっております。」
</td>
</tr>
</tbody>
</table>

また、質問をする際にも以下のように短く、はっきりと伝えることが重要です。

<table>
<tbody>
<tr>
<td>BAD</td>
<td>
「あ、すみません。ちょっと自分が聞き逃してしまっていたり、知識不足なだけでしたら申し訳ないのですが〜、先ほどのxxという点は…」
</td>
</tr>
<tr>
<td>BETTER</td>
<td>
「すみません。質問させてください。先ほどのxxという点は…」
</td>
</tr>
</tbody>
</table>

発言を丁寧にしようと過剰すぎる敬語を使う人も多いように感じます。🤔
柔和な印象のために一定の枕詞は必要ですが、過剰すぎると回りくどい印象になりますし、まして二重敬語は誤った日本語ですので避けましょう。

### 3.3. 相手の言葉を遮らない

相手の発言中その言いたいことが途中で理解できたとしても、相手の言葉は遮らずに最後まで聞くべきです。途中で遮ると失礼にあたり、相手に威圧感を与える可能性があります。😣

これは日常生活でも当たり前なことですが、**リモートワークでは日常生活以上に気をつけるとよい** です。なぜならweb会議ではマイクとスピーカー越しに会話をしているため発言が交錯するとほとんど何を言っているのか聞き取ることができなくなってしまうからです。

ただ意図せずに発言が交錯することはあり、そういう場合に「あ、どうぞどうぞ」「いえいえあなたの方からお先に」と過剰にﾄﾞｳｿﾞﾄﾞｳｿﾞするのも時間がもったいないです。発言する意思があるなら「あ、私からよいですか？では〜」としっかりと押し通すことも大切です！

:::note info
例外的に相手の発言を遮った方がよい場合もあると考えています。
それは **会議の残り時間が少なく、かつ相手の言いたいことが途中で100％理解でき、かつその発言に誤りがあったりすでに結論が出ている場合** です。このような場合は、相手の言葉を遮ってでも結論へ持って行った方が、円滑に進むと考えます。
:::

### 3.4. 相槌を打つ

顔が見えないweb会議では声のみが相槌となります。

オンボーディングなどなにかしらの説明を受ける場面では、受け手側は **リアクションとしてしっかりと相手に伝わる相槌を打つこと** が大切です。相槌やリアクションがないと、相手に「本当に理解しているのか、理解できていないけど発言できないだけなのか」「もしかして回線が落ちてしまったのか」など、さまざまな不安を与えてしまう可能性があります。

またしっかりと相槌を打っていれば、ふと疑問に感じた際にそれがそのまま相槌に乗るため、説明側に「今の箇所に疑問があるんだな」と伝わりスムーズに補足してもらうことなども期待できます！

とはいえ毎回しっかりと「はい！」「はい！」と元気いっぱいに相槌を打つ必要もないので（それはそれでむしろ嫌がられるかもですし…😇）、マイクが拾ってくれる程度の「はい」「hm」くらいでよいです。👍

### 3.5. 会話を一時停止する理由を伝える

リモートワークでは、特にweb会議中に **会話を一時停止する際にはその理由を参加者全員に明確に伝えること** が重要です。

例えば、特定の資料を探すために進行を止める場合「すみません、手元の資料を確認しますので少々お待ちください。」のように、進行を停止する理由を伝えましょう。このような連絡なしに沈黙してしまうと、参加者が「なんの時間？」「もしかして通信途切れた？」と不安に感じてしまう場合があります。

これは進行という役割に限らず、web会議参加時では常に意識するとよいです。相手から見えない作業を自分の手元で行い、会議の進行が止まる際は特に、その理由を事前に伝えることが重要です。
また、その作業に時間がかかりそうな場合は進捗を口に出すとなおよいです。「今フォルダを開いて、中からそのファイル探してます…。あ、見つけました！え〜、該当の箇所は…」のような具合ですね！

また、考え事をするために押し黙る際も、何について考えているかを伝えるとよいです。👍
「う〜ん、ちょっと待ってくださいね、今〇〇な案を考えているんですけど〜...」

## おわりに

ここまで、私が普段気をつけているコミュニケーションのポイントをまとめてきました。✍️

これらは基本的なことではありますが、それが意外と重要だったり、見落とされやすかったりするものです。私自身も気をつけているとはいえ、すべてしっかり実践できているかというとまだまだですし…。😓

そのほか、みなさまが普段気をつけているポイントや、記事の内容で気になる点がありましたらお気軽にコメントいだければ幸いです。お互いに素晴らしいコミュニケーションを心がけていきましょうね！🙌


[^1]: フィラー: 発話の合間にはさみこむ言葉のこと。（[引用](https://haa.athuman.com/media/japanese/teacher/3128/)）
[^2]: クローズドクエスチョン:「はい」「いいえ」や、2択〜3択のなかから答えられる質問のことを指します。（[引用](https://go.chatwork.com/ja/column/efficient/efficient-552.html#:~:text=%E3%82%AF%E3%83%AD%E3%83%BC%E3%82%BA%E3%83%89%E3%82%AF%E3%82%A8%E3%82%B9%E3%83%81%E3%83%A7%E3%83%B3%E3%81%A8%E3%81%AF%E3%80%81%E3%80%8C%E3%81%AF%E3%81%84,%E5%BE%97%E3%82%89%E3%82%8C%E3%82%8B%E3%83%A1%E3%83%AA%E3%83%83%E3%83%88%E3%81%8C%E3%81%82%E3%82%8A%E3%81%BE%E3%81%99%E3%80%82)）