グループウェア「mitoco」を使ってみよう ～【V19.1新機能】承認プロセス実行中の申請フォームの変更に対応（ワークフロー）【その４】～

# はじめに
mitoco V19.1 がリリースされました。

▼リリースノート

https://www.terrasky.co.jp/files/mitoco_ReleaseNote_v19.1.pdf

こちらを確認すると「**承認プロセス実行中の申請フォームの変更に対応**」と言う機能が追加されたようです。
```
2.ワークフロー
　2.1.承認プロセス実行中の申請フォームの変更に対応
　承認プロセスの各承認ステップや最終承認、最終却下、取消時に
　申請フォームが変更できるようになりました。
　承認プロセス管理にて対応する申請フォーム指定することができます。
　申請フォームを変更することで、申請が進んだ場合に
　レイアウト上参照できる項目を追加／削除したり
　項目の編集可／不可を変えたりすることができるようになります。
```
と、記載されています。

https://qiita.com/xx_mana/items/84c2a41ee9b4052398fc

で【機能】を確認をしました。

https://qiita.com/xx_mana/items/1498bf0cdb487957bf75

で【注意事項】を確認をしました。

https://qiita.com/xx_mana/items/dc5030eec40b5bad1135

で【利用方法】の第一回目を確認しました。

# 交通費精算してみましょう

### 申請しましょう

- **`[+]`** ボタンをクリックして、交通費申請の内容を用意しましょう。
- なお、申請するユーザは「**`テストユーザ１`**」です。
![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/309141/4d34c05c-c52f-e148-627d-fd99d476d015.png)


- 申請フォーム（レコードタイプ）を選びましょう。
- 申請者なので「**`レコードタイプ_交通費申請_申請者`**」を選び、[新規申請] ボタンをクリックします。

![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/309141/ade5ec3b-5c10-d0d8-9bb9-d35d4c260129.png)

- 申請内容を入力しましょう。
![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/309141/31d98ba8-17cd-a1a1-a59a-25c43d130a7e.png)



- 申請するために「**`承認プロセス名`**」で作成した承認プロセス「**`交通費申請（2023年）`**」を選択し、**`[申請]`** ボタンをクリックします。

![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/309141/4e81a040-0774-dd2e-aaae-aab60f0c56e1.png)

### 上長として承認しましょう

**「`申請者`」と「`承認者`」が同じユーザですが、引き続き「`承認者`」として操作します。**

- 「**`承認待ち`**」一覧に切り替えます。
切り替えると「**`承認する必要のある申請`**」が表示されていることが判ります。

![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/309141/c8348088-0f89-f9be-3f58-beb647e29b57.png)


- **`[件名]`** のリンクをクリックして、「**`申請情報`**」を確認します。

![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/309141/101e16f1-bdfb-8b06-c508-d52d9cde2cb0.png)

- また「**`承認履歴`**」も確認します。「**`STEP1`**」にいることが判ります。

![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/309141/0ce8a393-4056-0565-99e0-4fec61f18c13.png)

- 「上長が「上長メモ」に入力する」を試すために、**`(…)`** から「**`編集`**」を選択します。

![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/309141/28a60782-89f2-4065-bd26-92bcf97e4926.png)

- 「**`上長メモ`**」が編集できるようになっています。（「**`件名`**」については、編集もできてしまいますが、編集できないように読み取り専用にする設定は無いです）

![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/309141/f1f3cb38-49d4-af4f-547d-7a02c238c078.png)

- 「**`上長`**」としては「**`承認`**」として **`[承認]`** ボタンをクリックします。

![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/309141/83160497-e2d7-7462-99c7-2b468c21d5e5.png)

- 承認したことにより「**`処理済み一覧`**」に、その申請データの情報が表示されています。

![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/309141/687b40bd-abd9-d96d-b08e-33a6efc9bae7.png)

### 経理部として承認しましょう

**「`経理部`」のユーザとして「`テストユーザ3`」に切り替えます。**

- 「**`処理待ち`**」一覧を表示し、当該のレコードの件名をクリックします。
![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/309141/3a3e4d4b-2309-33ce-e3d8-d8a9dd900bb1.png)


- レコードタイプが「**`レコードタイプ_交通費申請_経理部`**」に切り替わっていることが判ります。
![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/309141/595be060-d87d-cebb-82f2-874a2acb5d51.png)

- 現在のステップも確認しておきましょう。「**`STEP2（経理部）`**」にいることが判ります。
![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/309141/45be79c5-84a5-e122-703e-f8e765797119.png)

- 「**`経理部メモ`**」を入力してみましょう。**`(…)`** からメニューを表示し「**`編集`**」を選びます。
![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/309141/85767ef5-a182-f3be-40d5-6fcfdbbad0bd.png)

- 「**`経理部メモ`**」に入力し、**`[保存]`** ボタンをクリックします。
![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/309141/b407c967-ffa8-4b5e-9113-bddd8d0b4e69.png)

- 入力できたので、**`[承認]`** ボタンをクリックします。
![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/309141/c0f904b3-f2e5-5233-625f-a4daab2f7a04.png)

- 「**`状況`**」が「**`承認済`**」となりました。
![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/309141/2723399e-cf5f-ef43-6a97-12e7f75a1a6a.png)

- 念のため、**`承認済み`** になっているかフローを確認しましょう。
![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/309141/e6be4023-a5ae-b604-6759-7dd23c5cc20c.png)

### 申請者に切り替えて、申請した内容を確認しましょう

- 申請者である「**`テストユーザ1`**」に切り替えて、申請した内容を確認します。
![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/309141/f888ccfc-17a1-34a7-6a58-ca85b4ba77ce.png)

- **「`経理部メモ`」が見えてしまっています**
![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/309141/75c792a5-14f4-0b11-7e1e-b54fac770def.png)

:::note info
とある項目は
あるユーザでは「見える」
あるユーザでは「見えない」
と言うことを実現させる場合は、**項目レベルセキュリティにて「参照できる／できない」を制御する**形が良いでしょう。
:::

### 権限セットを調整します

- 「**`申請者`**」用のレコードタイプを開き、「**`項目権限`**」の「**`経理部メモ`**」を非表示にするため、「**`参照アクセス権`**」「**`編集アクセス権**`」のチェックを外します。
- また「**`上長メモ`**」を編集できないようにするため「**`編集アクセス権`**」のみチェックを外します。
    - 項目自体は見えても良いので「**`参照アクセス権`**」はチェックされている状態とします。
![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/309141/87008df8-7bb1-d910-2eb7-3dd0b96a70a9.png)

- 次に「**`上長`**」用のレコードタイプを開き、同様に「**`経理部メモ`**」を非表示にする設定をします。
- 「**`上長メモ`**」については、上長は入力可能なので「**`編集アクセス権`**」もチェックします。
![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/309141/d328ffc8-041b-11bc-a692-554b24e25653.png)
 
### その結果
- 「**`申請者`**」では、結果「**`経理部メモ`**」は表示されなくなり、要件の通りになりました。
![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/309141/42123fc2-9c3b-0848-7dad-3a91ee76b774.png)


# まとめ
- 「**`承認者`**」によって、ページレイアウトを細かく制御する場合、「**`承認プロセス実行中の申請フォームの変更`**」を利用すると実現できる
- 各ステップに進んだとき、どのページレイアウトになるか、だけの考慮ではなく、承認済になった時や差戻したとき、どのページレイアウトにする必要があるか、をきちんと決めておく
- ユーザによって項目の表示・非表示に差がある場合は、状況・要件に応じて「**`項目レベルセキュリティ`**」で制御する


# mitoco について
- Salesforce 上で動作するグループウェアの「mitoco」（みとこ）に関する記事になります。

https://www.mitoco.net/

- mitoco は「株式会社テラスカイ」のサービスです。

# ご了承ください
- 記事は、2023年6月時点・mitoco V19.1 の段階の内容となります。
    - 内容は製品のバージョンによって仕様が変更されている場合があります。ご了承ください。