いまからできる作業効率化

> 本記事は、2022年1月ごろに社内向けに作成した「業務効率化に関するプレゼンテーション」を、Qiita記事として再構成したものとなります。
> 私自身もまだまだ勉強中ですが、何かの手助けになれば幸いです...！

## 1. はじめに

本記事には、比較的基礎的な内容が含まれています。
そのため、「そんなこと分かってるよ！」といった内容もあるかと思います。
その際はさらっと読み飛ばして頂きつつ、**業務効率化のエッセンス**を再認識していただけると大変嬉しく思います！

## 2. この記事のまとめ

本記事では「業務効率化や作業の時短に必要なエッセンス」を述べています。

- **業務効率化の第一歩**
  - 「業務効率化に取り組むハードルを下げる」
- **「作業」の効率化**
  - ひと手間を惜しむ
  - ショートカットを知る
  - 新しいツールを取り入れる
- **「アクセス」の効率化**
  - エクスプローラーを使いこなす
  - ブックマークバーの活用
- **「コミュニケーション」の効率化**
  - “明確”な文章作り
  - Closed Questionを心掛ける
  - 空中戦をしない
  - 情報の距離感を考える


## 3. 業務効率化の第一歩

普段の業務を効率化をするためには、「**ソフトウェアのショートカットをたくさん覚える**」や「**何度もこなす作業を自動化する**」といったアプローチがパッと思いつく部分かと思います。

こういったアプローチももちろん大事ですが、まず「**業務効率化の意識を持つ**」ことが重要であり、具体的には下記のような意識を持つことからスタートすべきと、私は考えています。

:::note info
**業務効率化に取り組むハードルを下げる！**
:::

具体的には、下記のような意識を持つことが重要です。
- 「めんどくさい」を「まあいいや」で片づけない
- 「こんなことも自動で出来るんだ！」の気づき・経験を増やす

この意識さえ持っておけば、おのずと「ショートカットの習得」や「自動化の推進」にどんどんと進んでいくことができます！

## 4. 業務効率化のポイント

業務効率化のポイントは、下記の3つに大別できます。

1. **作業**の効率化
2. **アクセス**の効率化
3. **コミュニケーション**の効率化

### 4.1. 作業の効率化

::: note info
ツールや機能をフル活用し、細かいところから時短していく！
:::

#### :watch: ひと手間を惜しむ
- 1クリックや1回のコピー&ペーストから「**時間を惜しむ**」意識を持つ
  - 具体的には、「シングルクリックでファイルを開く」ように設定を変更する
  <img src="https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/2712998/84c6f9c2-4e4e-972f-3542-b87e5b68816f.png" width=300px>

#### :bullettrain_side:  ショートカットを知る

- よく使う機能はおおよそショートカットが存在するので「**これ、ショートカットないのかな？**」の意識を持つ。
  - めんどくさがらずにショートカットを調べに行く姿勢が大事
  <img src="https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/2712998/c0b2cab5-bb54-aed2-4b68-cb228c8dab20.png" width=500px>

#### :pick: 新しいツールを取り入れる

- 最新のツールをどんどん取り入れてみる
  - 分かりやすい例は「メモ帳ではなくVisual Studio Codeを使ってみる」など
  - 人間は慣れる生き物なので、**恐れずに切り替えていく**気持ちを持つ

### 4.2. アクセスの効率化

::: note info
アクセスしたい情報の「検索時間」および「アクセス時間」を削減する！
:::

#### :file_folder:  エクスプローラーを使いこなす

- Windowsの「**クイックアクセス**」を活用する
  - よく使うフォルダや、タスクごとに作成したフォルダを登録しておき、使いたいファイルや情報へのアクセス時間を短縮する

#### :star:  ブックマークバーの活用

- ブラウザの「ブックマークバー」を活用する
  - 業務においてよく使う「製品マニュアル」や「リファレンスページ」をブックマークバーへ入れておく。
  - 「フォルダ分け」や「中クリックで新しいタブで開く機能」が便利

> 💡 ブックマークバーでフォルダを中クリックすると、フォルダ内のページを一式「新しいタブ」で開くことができます。

### 4.3. コミュニケーションの効率化

::: note info
ディスコミュニケーションによるタイムロスを削減する！
:::

#### :scroll:  “明確”な文章作り

- 誤解や伝達ミスによる作業負荷を軽減するため、明確に伝わる文章を作る
  - 誤字・脱字を極力なくす
  - 単語や言葉遣いは正確に（明確な単語選び、代名詞を使わないetc…）

> 💡 プロジェクト内での単語集を作成したうえで、メンバーに周知するのも有効です！

#### :question: Closed Questionを心掛ける

- 「はい」or「いいえ」で相手が返答できるように、質問の仕方を工夫する
  - 質問相手から誤解のない回答を引き出す
  - 質問相手の作業時間を短くする

#### :crossed_swords: 空中戦をしない

- 議論や相談は空中戦（口頭ベースの議論）を避け、文章ベースで実施する
  - あらかじめテキストや文章でまとめ、相手に持ちこむ

#### :information_source: 情報の距離感を考える

- 情報同士の距離感を考え、**最短距離の文章**を組み立てる
  - 飛躍した論理・回りくどい言い方を避け、1段ずつ掘り下げていく
  - <img src="https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/2712998/5c9db0d2-907d-7ab4-ffdd-2127cd3a2e2c.png" width=400px>

> 太矢印　：理想的な文章構築ルート
> 点線矢印：適切でない文章構築ルート

### 5. おわりに

業務効率化のポイントは以上となります。
最後に関連書籍を載せておきますので、お時間がよろしければぜひ、そちらにも触れてみてください。

ここまで閲覧いただき、ありがとうございました！

#### 5.1. 関連書籍など

- [リーダブルコード（O’Reilly Japan）](https://www.amazon.co.jp/dp/4873115655/)
  - 理解しやすいコードを書くのも、時短のひとつ。
- [エンジニアのための時間管理術（O’Reilly Japan）](https://www.amazon.co.jp/dp/4873113075)
  - タスクに対する時間管理や、テスト自動化の必要性について触れられています。
- [分かりやすい「説明」の技術（ブルーバックス）](https://www.amazon.co.jp/dp/4062573873)
  - 分かりやすい「口頭説明」もディスコミュニケーションによるタイムロス削減に必要な要素。比喩やたとえ話の効果的な使い方、MECEなどの記載あり。
- [単純作業は創意工夫の小宇宙（note）](https://note.com/shinshinohara/n/n16fdc10d7035)
  - 「単純作業にこそ、時短の余地がたくさん！」といった概念に触れている記事。

#### 5.2. 記事投稿の（私的な）背景

近頃は開発チームが健全な状態ではなく、私自身も良くない習慣に毒されてきてしまっている節があります。
そのため、過去に作成した社内向けプレゼンの要点をQiita記事として再構成することで自身を正しつつ、細かいエッセンスをささやかながら発信できればと考え、投稿してみた次第です。
私自身まだまだ未熟なので、勉強していかないとですね...！