Googleデータアナリティクス：説得力のあるプレゼンテーションのヒント

# はじめに

本記事は、Googleデータアナリティクスのプロフェッショナル認定証のプログラムより、参照させて頂いています。興味を持った方は、是非受講してみてください。

https://www.coursera.org/professional-certificates/data-analytics-japanese

<img src="https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/2358573/05522c3b-515a-bc49-aaa3-a0489a6b12b1.png" width="800">

# 説得力のあるプレゼンテーションのヒント

課題を解決し、目標を達成するために データを活用することは、どんな企業でも 重要です。しかし ステークホルダーがデータを理解できない、 あるいは異なる理解をしてしまえば 世界中のどんなデータも 無意味なものになってしまいます。 そこで、ロジカルにまとめられ、興味深く カギとなるメッセージを 明確に伝えられる プレゼンテーションを作成したいものです。 効果的なプレゼンテーションは、 言葉だけでなく より興味深い表現でストーリーを 裏付けます。

それは、データのインサイトをいかに 整理するか、ということから始まります。 他の物語同様、

- キャラクター
- 設定
- プロット
- 大きな発見
- アハ体験

が必要です。 

### <font color="MediumBlue">キャラクター</font>

キャラクターとは登場人物のことであり、 ストーリーから影響を受ける人たちです。 これにはステークホルダーや顧客、取引先など さまざまな人が含まれます。 ストーリーにキャラクター情報を考慮すれば、 個人の想いを加味し データが明らかにする事実に より人間味のあるコンテキストを持たせられる、 つまり「彼らにとってなぜそれが重要か」を 考えることができるようになります。 

### <font color="MediumBlue">設定</font>

これは例えば、

- 何が起きているか
- どれくらいの頻度で起きているか
- どんな作業があるか
- その他データに関する プロジェクトの背景情報

など、 状況を説明するものです。

### <font color="MediumBlue">プロット</font>

プロットとは 場合によっては対立とも呼ばれ 状況に緊張感を与えます。たとえば 

- 他社の競合する取り組み
- 修正すべき非効率的なプロセス
- 企業にとって見逃せない 新たなチャンス

などもこれにあたります。 プロットは、複雑な状況であっても、 分析によって解決すべき課題を明らかにし、 キャラクターに行動を 起こさせるものでなければなりません。 

### <font color="MediumBlue">大きな発見</font>

そして次の「大きな発見」とは 解決策ともいえ、キャラクターが直面する 課題を解決するために行うこと、つまり 競争力を高めたり、プロセスを改善したり、 新しいシステムを開発したりと、 データ プロジェクトにおける最終目的を 達成するあらゆることを指します。 

### <font color="MediumBlue">アハ体験</font>

そして最後に、「アハ体験」とは、 提案内容を共有し、 なぜそれが企業の成功につながるかを 説明することです。 

:::note info
私がプレゼンテーションに取り組む時も これらからスタートします。 プレゼンテーションのアウトラインに これらの基本的な要素を取り入れることは 素晴らしいスタートラインとなり、発見した ことを明確なストーリーに整理できます。 

これら 5 つのカギとなる部分が決まったら 次はストーリーと魅力的ビジュアライゼーション の組み合わせを考える番です。 学んだ通り、 興味深く説得力のあるストーリーには、 魅力的で説得力あるビジュアルも 不可欠なのです。 
:::

# ストーリーを共有する

### <font color="Darkcyan">テーマ</font>

テーマでは、
- テキストの色
- フォントの種類とサイズ
- フォーマット
- テキストとビジュアライゼーションの 配置

などをコントロールできます。 

テーマには、 楽しいものやクリエイティブなものもあれば よりプロフェッショナルな印象を 与えるものもあります。 伝えたいトーンや情報に マッチしたテーマを選ぶことで プレゼンテーションに 一貫性が生まれ、自分の主張を サポートしてくれます。 

### <font color="Darkcyan">タイトル</font>

タイトルとサブタイトルは 発表する内容を適切に 説明するものがよいでしょう。 特に、時間の経過とともに 変化する可能性のあるデータを含む場合は 発表の日付も記載しましょう。 「作成日」や「最終更新日」などと 日付を明記することで、 プレゼンテーションを見る全員に 重要なコンテキスト設定ができます。 

### <font color="Darkcyan">ポイント</font>

良いスライドショーは 主なポイントを見せて聞き手をガイドしますが そこで何度も単語を繰り返したり 多くの文字情報を含めてはいけません。 どんな情報を含めるかを選択することも 皆さんの仕事の一部です。 例えば、 これからビジュアライゼーションで 表示するものに関する説明、 プロセスにおける最初のステップ、 全体の方向性、あるいは 聞き手が理解、 記憶しているか確認しておきたい 重要なメッセージなどを 含めると良いでしょう。 

### <font color="Darkcyan">フォントサイズ</font>

また、聞き手が読みやすいように フォントサイズも 調節しましょう。 

***<font color="MediumVioletRed">『1 枚のスライドにつき、5 行以内で 25 単語以内』</font>***

を目安にするとよいでしょう。 基本的に、聞き手には スライドを読むのに集中するのではなく 話に集中してもらいたいものです。 

### <font color="Darkcyan">言葉選び</font>

言葉も慎重に選びましょう。 俗語や知らない人が多い略語、 ある特定の地域に限定された 言葉やフレーズは 常に避けるのが賢明です。 次に、 ビジュアライゼーションについてです。 ビジュアライゼーションは、聞き手が 各スライドの内容を すばやく理解するのに役立ちます。 言葉だけでは表現しきれないポイントを ビジュアルで表現できるのです。 優れたビジュアライゼーションでは 意味が瞬時に理解できるため 解釈の余地を残しません。 

### <font color="Darkcyan">ビジュアライゼーション</font>

スライドにビジュアライゼーションを 含める時は 一度に多くの詳細を 共有しないようにしてください。 ポイント、特にカギとなるメッセージを 裏付けるデータポイントだけを選びましょう。 私はいつも、 
***<font color="MediumVioletRed">『「自分の分析で聞き手に伝えたい 最も重要なこと 1 つは何か』</font>***

を自問します。 どのビジュアライゼーションが そのポイントを最も 伝えているかを判断するためです。 

重要なことが複数ある場合は 1 枚のスライドにすべてを詰め込まず ポイントごとに新しいビジュアルを作成します。 そして、矢印や吹き出しなどで 明確にラベル付けした要素を追加し 見て欲しいものに 注目してもらえるようにしましょう。 

# Tips)異論や反論に対処する

- データや分析、所見について 質問に答えるのに役立つような前提があれば それを伝えましょう。 
    - たとえば、チームで分析前にデータを クリーニングしフォーマットした、などと 伝えれば、聞き手が抱く疑問を解消できます。 
- 分析結果が期待値と異なる理由を 説明しましょう。 結果を変える変数を聞き手に説明し どうやってそこに至ったかを 理解してもらうのです。 
- 今まで考えていなかったことが挙げられた 場合には、メリットがある可能性があります。 その場合は、 その異論や反論が有効であることを認め さらに調査するためのステップを 踏むとよいでしょう。 別途、さらに詳細なフォローアップを することも優れた対処法です。 

# Tips)Q&Aのベストプラクティス

### <font color="MediumBlue">質問全体を聞く</font>

当たり前のことのように聞こえますが 相手が質問し終わる前に 自分の答えについて 考え始めてしまいたくなることが あります。 相手の質問に最後まで耳を傾け 相手が話し終えるまで 答えるのを待つことが重要です。 

### <font color="MediumBlue">質問を繰り返す</font>

少し時間をおいて、 質問を繰り返してください。 質問を繰り返すことは いくつかの面において役立ちます。 
- 自分がその質問を 理解しているかどうか 確認するのに役立ちます。 
- 自分が理解できていない場合に 質問者に訂正する機会を 与えることができます。 
- 質問を聞き取れなかった人も 何が懸念なのか理解できます。 
- 自分の考えをまとめる時間を 与えることにもなります。 

### <font color="MediumBlue">その質問が生まれたコンテキストを 理解する</font>

聞き手は誰で、どのような懸念や バックグラウンドを持っているのかを 考えてください。 プロジェクトにおけるゴールと それに対するステークホルダーの 関心事を思い出し プレゼンテーション自体が ステークホルダーにとって 適切なものだと確認したように 質問への回答も、そのコンテキストに 関連したものにするよう心がけてください。 

### <font color="MediumBlue">回答には、 聞き手全体を巻き込む</font>

皆さんは、質問をした人と 1 対 1 ではなく 同じ質問をしたい人、 あるいはその答えを 必要としている人たちの前で プレゼンテーションをしているのです。 他の聞き手を誤って 排除しないようにすることが重要です。 また、他の人の声を 取り入れるのも良いでしょう。 聞き手や チームの中に インサイトを持っている人がいれば その人に意見を求めましょう。 

### <font color="MediumBlue">回答は短く、要点を絞る</font>

まず、ステークホルダーに基本的な答えを 短く伝えます。 その後、さらに質問があれば さらに詳しく説明します。 これは、データアナリストにとっては 難しいことです。 背景にある情報をすべて把握し 苦労を分かち合いたいのに 長くて分かりにくい回答によって 聞き手を迷子にしてしまうのは 避けたいことです。 

質問そのものに集中しましょう。 これが、質問全体に耳を傾けることが 重要な理由です。 特定の質問に焦点を 当てることができるからです。 質問には、できるだけ少ない単語で 簡潔に答えましょう。 その後、必要に応じて回答を展開したり 内容を色づけ、コンテキストや詳細を 加えたりしましょう。 

# Tip)コナー：データ翻訳のエキスパートになるために

- **シンプルに伝える**：これは一つのアートです。 極めてテクニカルなものを その場にいる全員がその意味を理解し どう使えばいいのかを理解できるように 単純化するのは、まさにスキルといえます。 
- **目的を明確にする**：これから話すことは何なのか、 なぜそれが重要なのかを正確に定義するのです。 聞き手はなぜその場にいるのか、 このプレゼンテーションから 何を得ようとしているのか考えましょう。 
- **簡潔**：画面にたくさんの テキストを表示させるのも 全体として長すぎるのもよくありません。 誰もが忙しいわけではないものの 皆の集中力を切らさないように 自分の主張をしっかりと 伝えることが大切です。 
- **論理的な流れ**：自分の主張を通そうとするあまり 参加者の意識が あちこちに飛んでしまうようでは困ります。 次に何が来るのか 今何について話しているのかがわかるように 簡潔かつ論理的な流れが必要です。 
- **視覚的に説得力のある プレゼンテーションに**：相手が何を見ているのか 理解できるようにしたいものです。 そのためには、ビジュアライゼーションや プレゼンテーション全体のテーマが魅力的で 人を惹きつけ、そのプレゼンテーションから 何が得られるかを 正確に理解できるものでなければなりません。 
- **いかに理解しやすいか**：皆さんは、非常に専門的な データ分析というものを シンプルに、単純化して 相手の専門分野や ビジネス的背景に関係なく 理解してもらえるように 説明するようにすることが肝心です。