[Vivaシリーズ] Vivaエンゲージを使ってみよう＆Teamsに通知してみよう


昨年の8月からTeamsでVivaエンゲージ（Yammer）が利用できるようになりました。
本ブログではVivaエンゲージを使う事で何が良くなるのか？その使い方について紹介させていただきたいと思います。

いきなり概念的な話で少しとっつきにくいかもしれませんが、最後に視聴者(？)プレゼントもあります！

## 社内でやり取りされる情報への入り口、関わり方
![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/2943951/800f2063-81c3-1106-4b92-c374826dbc2f.png)

Microsoftでは、Teamsを起点にすべての機会にアクセスする「Teams Platform」という考え方を掲げています。

その中で、**Vivaエンゲージは社内用SNSであるYammerを、Teamsから利用できるアプリ**の事を指しています。
Teamsではチームというクローズな場でコミュニケーションが主に進められておりますが、Vivaエンゲージ（Yammer）ではコミュニティという単位でテーマ毎にオープンなやり取りを行う事ができます。


上記の図はあくまで用途別にツールをそれぞれ使い分けしていこう、という話ではなく、このTeams Platformの中で相互作用をうまく進めていこうという事となります。
**Vivaエンゲージのオープンな場で生まれたアイデアを有志でプロジェクト化、Teamsでコミュニケーションを進める。過程で作成された成果物はSharePointに保存しつつ、製品を世の中に出す**、といった形でお互いのツールで情報を循環させながら仕事を進める、そのような流れが最近多くなってきています。
![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/2943951/4a722123-9deb-1847-0da1-8c5ec3c35c37.png)
一例となりますが、DNP様ではYammerへの投稿がきっかけで新たな製品を開発した、という動きが生まれています。
[社内SNSの投稿から生まれ「オールDNP」で開発した「超低反射フェイスシールド」 | Discover DNP | DNP 大日本印刷](https://www.dnp.co.jp/media/detail/10159187_1563.html)


このように、社内の至るところで発生している情報の交換をよりスムーズにするために
近年、重要視されているのが情報への**到達容易性**です。
![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/2943951/a38ecffc-0f22-2da3-a17f-465fcce01eb8.png)
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・情報を確認できる場所がバラバラ
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・情報にアクセスした事はあるが場所を覚えていない
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・情報にアクセスした事はあり、ブックマークもしているが頻繁に見ない
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・自分が欲しい情報に辿りつかない／知らない
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それぞれがバラバラになっているので、どこに何があるかがわからなくなる。
このような課題はTeamsから簡単に確認できる事で、ある程度は解決できるのではないでしょうか。
YammerもSharePointもPowerPlatformで作成したアプリもTeams上で確認できる環境を整える事で、ユーザもよりシームレスに情報のやり取りを行う事ができます。
このような課題に関しては[Power Apps で作成したアプリの利用率を上げるためには](https://qiita.com/Takashi_Masumori/items/b036b28b1852e0ece76f)のブログでも詳しく説明しておりますので、こちらもご参照ください！


## Vivaエンゲージを使う事のメリットは？
TeamsからYammerを確認できる事で「情報の交換」「到達容易性」に役立つ事はご説明させていただきましたが、
一番のメリットは**Teams上でYammerの投稿の通知を受け取れる**、という事です。

メール文化の会社ではメーリングリストを使って周知する事が多いと思いますが、メールだと埋もれてしまう懸念があるかと思います。
また、Teamsは普段の業務でも使っているのでVivaエンゲージからの通知だと直ぐにTeamsを通して確認ができるようになります。

例えば下記の図のように、全社向けの通知をVivaエンゲージを通して行うことで
Teams上に通知がされ、社員にとって必要な情報を伝える事ができます。
![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/2943951/8fc7fc5e-6177-da97-fe91-bc467ae4a61d.png)


以下は、私が社内向けに周知メールを送った時の実験結果です。
VivaインサイトのOutlookアドインで自分が送ったメールの開封率が確認できるので、それを見てみました。
![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/2943951/07a98899-af4b-bb53-859d-c8c5e86911b2.png)


おおよそ700名弱にメールを送りましたが結果は、、**なんと開封率30%**
ほとんどの人はメールを開いてすらないので、この情報は全く伝わっていないのです。。
![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/2943951/eb6b01d9-7001-984d-1887-478436e1e495.png)


弊社の社員は基本的にTeamsを使って業務を進めているので、このような場合だとTeamsを通して通知をした方が、より多くの人に伝わりそうですね。

![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/2943951/48ce604d-cd58-01b7-8511-6a3743179925.png)
※2日ほど待ってみたんですが、それほど開封率は伸びず。。メールは生モノなので流れてしまってますね。


## そもそもYammerを使うメリットは？

YammerはTeamsと違って特定の範囲内に限らず、社内の多くの人と繋がるコミュニティとして活用するため、「知っている人に聞く」というより、**ここのコミュニティに投稿すれば、誰か知ってそう**という形で質問する事ができます。

当然、質問だけでなくて事業部を跨いだ事例の共有や、趣味の話などで使っていただいて構いません。
普段の仕事を進める中で横のつながりというのは中々できにくいものではありますが、共通の話題で盛り上がるコミュニティがあると、そのつながりも作りやすくなると思います。
![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/2943951/ed380fb7-cfd6-302f-86f0-2009ed0eeb34.png)

例えば、Microsoftの社内事例にはなりますがTeams内に質問をしても答えが見つからないような事をYammerのコミュニティに質問する事があります。
詳しくは下の図に書いていますが、コミュニティに参加をしている全世界の方から積極的に返信があり、誰かが教えてくれるような文化や仕組みができあがっています。
![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/2943951/1a777ac2-180d-e2f3-7667-2da702a1c812.png)

「こういう事って誰に聞くべきかわからない。。」というのは仕事を進める中で結構あったりするので、個人的にはこういった仕組みがある事に本当に助かっています。

また、質問するだけではなく、コミュニティ側からお知らせなどで必要な情報をキャッチアップできるのでVivaエンゲージを使えるようになってから仕事で関わる人が増えた気がしています。

前置きが長くなってしまいましたが、これからはVivaエンゲージの使い方を紹介します。

# Vivaエンゲージの使い方
## 1. Teamsで通知を受ける
VivaエンゲージをTeamsに追加すると、自分に関係のある「お知らせ／メンション」の投稿の通知がTeamsの「アクティビティ」のアイコン（ベルマーク）に入ってくるようになります。

アプリの追加方法としては2つあります。
**1．ユーザ自身で追加（インストール）する**
**2．管理者から追加（インストール）する（推奨）**
![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/2943951/596811f7-4f5d-79ca-9834-b5436cfda38d.png)
※もし検索しても出てこない場合は管理者によって利用が制限されている可能性があります。

アプリの追加（インストール）をしないと、待てど暮らせども通知が来ないため、ご注意ください。意外とお問い合わせいただく事が多いです。
なお、Vivaエンゲージに投稿された内容が全て通知されるわけではないので、管理者からすると「ユーザ全員にインストールを実施してしまうと通知が多すぎて埋もれるのでは、、」という事にはならないと考えています。
さて、その通知される条件について説明をします。

## 2. Teamsで通知を受けるトリガー（条件）
Vivaエンゲージで通知がされる条件は、アプリのインストールがされていて且つ「特定の動作」が行われた時に通知がされます。
それは、「自分が所属しているコミュニティ」で「お知らせ」や「メンション」がされた場合、となっています。

メンションはTeamsでも使っているので馴染みがあるかと思いますが、「お知らせ」については下記の手順で実行する事ができます。
※併せて、通知がされた際の画面イメージもご参照ください。
![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/2943951/309fd501-c323-4513-77d2-368540ffbfc7.png)


## 3. Teamsで通知設定をカスタマイズ
なお、通知方法に関してはチャネルからのメンション等と同じく、ユーザ毎である程度カスタマイズ可能です。
通知設定の画面でVivaエンゲージの通知方法を変更できるので、もし個人で変更したい場合はこちらを参照してください。
![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/2943951/803ccc47-0053-3b4e-7493-b24684486915.png)

少し条件がわかり辛いところがあるので、フロー的なものも作ってみました。
細かいですが、もし通知が来ない場合はこちらの全ての条件に合致しているか？ご確認ください。
![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/2943951/fa90b7a4-2bed-2498-fd6b-9878c1c12014.png)


## 4. コミュニティの検索
コミュニティの検索や参加はYammerと同じく、Vivaエンゲージからも可能です。
自分が参加しているコミュニティの一覧はVivaエンゲージのアプリの一番右側の帯から確認ができます。
ここでは自分が参加しているコミュニティと、お気に入り登録しているコミュニティを見る事ができます。
もし自分が興味のあるコミュニティがあれば、どんどん参加していきましょう！
![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/2943951/33d2bcbd-979f-df2b-1514-362829cb0798.png)



## 最後にプレゼントのお知らせです
### ①Vivaエンゲージご利用方法の資料
Vivaエンゲージをこれから社内に展開される管理者様はアプリの追加方法など、社内への周知が必要だと思いますが、そのための周知用のビラをCSMメンバーに特別にシェアしてもらいました！
下記リンクからダウンロードできるのでアクセスしてみてください。

ちょっとだけチラ見せです。気になる方はリンク先へどうぞ！
![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/2943951/28ec8b40-5a13-b910-462d-6ba6b33041f8.png)

[ダウンロードリンク：Vivaエンゲージのチラシ](https://livesend.microsoft.com/i/ehl3PLUSSIGNJTX8BIRHzoW3ybEhoYraZNZoPWKBFOknwGBZUKHUvr7kERnQmblxaPLUSSIGNbGyEV11X8bpRwVrTGJkYPKwVKosXC___PLUSSIGNzf1wofjmNSqhIpcU5wXfHKDFJGqKJND3mbhGqs)

### ②はじめての使い方（動画）
また、はじめてVivaエンゲージを使うよ！という皆様には、使い方の動画をまとめております。
こちらも下記リンクから確認できるので、社内のユーザ様にも広くご案内ください！
![スクリーンショット 2023-03-22 17.39.34.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/2943951/f23e4c82-0adb-8655-a7ba-cff9a0c6278f.png)
[動画の視聴リンクはコチラ](https://www.youtube.com/watch?v=XBjm3AAxu-o&ab_channel=Microsoft365Japan)


それでは皆様、楽しいVivaライフを！！