oViceとZoomを利用した学会のオンライン会場運営について

2022/8/29~9/2 (8/29はソーシャルイベントのみ）の予定で開催されたソフトウェア科学会第39回大会において，オンライン運営委員長を仰せつかりました．僕の担当は主にoVice(オヴィス)を使ったデモ・ポスターセッションでしたので，その観点からどのような準備，運用，意思決定が行われたかの記録を日記のような形式で残しておこうと思います．

![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/31825/aad48ddc-c486-7ffa-6f45-b4393e36ad10.png)
## oVice（オヴィス）とは
- スペース中をアバタを移動させて隣接する人と対話することができるタイプのビデオ会議サービス．
  - https://ovice.in/ja/
- 個人的な認識として，レイアウトが一枚の画像なので調整しやすいことや人が集まってディスカッション（ちょっとした雑談）をしやすいところがメリットであると感じています．
- 値段はスペースの解像度に依存(参加者数に依存しないので契約が比較的やりやすい)．デメリットというか改善点としては，スペースでのオブジェクトの配置がやりにくいのを何とかしてほしい（座標情報で個々のオブジェクトを特定して追加削除するしかできない．せめてラベルがつけられたりソートができたりすると良いんですが．．）

## 学会運営が始まってから終わるまでの記録
- ここからは学会運営における記録と実施報告を時系列でまとめていきます．

### 4/頭 オンライン運営委員長就任とoVice利用の提案
- 運営委員会の最中に某先生からオンライン運営委員長の依頼があり，引き受けさせていただく旨返信すると，そのまま運営委員会に出席することに．
- その場でoViceの活用について提案
- JSSST2021ではGatherを活用しており，ポスター発表などにおいては好評だったとのこと．一方で，会場レイアウト設置コストが高いことなどもあり，個人的にはoViceを使いたいことを主張しました

### 4/末～5/中 oVice学術イベントキャンペーンの調査
- oViceについて，学術利用において一定の基準を満たせば無料で利用できるとの情報をGETしたので要件を調査し，運営委員会に提案．oViceの方に教えていただいた適用要件は以下のとおり

```
適用要件
・学術団体であり、SNSやWEBサイトで実績が確認できること。
・主催者が教育機関従事者、医療機関従事者であること。（例外の場合は相談）
・イベントの主催が一般法人でないこと。
　※本体が一般社団法人でも実際に開催する団体が法人格でなければOK
　※ご契約に関しても法人ではなく団体名でいただくこと
・イベント内に有料の出店ブースや広告が設けられていないこと。
・マーケティング協力（団体ロゴの提供、事例の提供）が可能であること
・契約書締結必須のためクラウドサインまたはPDFでの締結

事例記事について
記事化は弊社広報担当からの取材ベースでの弊社での記事化、または貴団体広報担当者様の方での記事作成による公開のどちらかでお願いしております。

※記事をご作成いただく場合の注意点
　発信形式：ブログ（1000字～）
　発信内容：開催日などを記載したうえで、
　　　　　　①oViceでイベントを開催するうえで行った準備
　　　　　　②当日の参加者数やその交流の様子
　　　　　　③参加者からの声などを、**写真付きで**記事にしてもらう
　　　　　　※※掲載内容は事前にこちらにお送りいただき確認させていただく。
当キャンペーンのPR Times：https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000025.000058507.html
```

- この要件に関する懸念点は以下の2つ．
  - ソフトウェア科学会が一般社団法人であることがイベントの主催が一般法人でないこと，に抵触するかもしれない
    - こちらについては原則としては認められないが，教育関係者が運営・参加者に多く含まれていることが分かると認められることがあるとoViceの方に言っていただいた
  - JSSST2022ではスポンサーを募集する予定があり，oVice会場にもスポンサーブースを設営する予定．それが「有料の出店ブースや広告」に該当するかもしれない
    - この点についてもoVice社の担当者と複数回相談し，「『企業にとって広報活動にあたる』媒体に対して『出展料を徴収している』かどうかが無償提供の対象内かどうかに影響する」との回答を頂きました．
- 結論として，状況によって判断が変わる可能性はあるが，今回のJSSST2022については(すなわち別で本キャンペーンを利用したければ別途調整や確認が必要)無償提供の対象とできると最終的に(5月中頃)回答いただいた．
  - 予算として積んでいたGather利用料13万円程度が無料で使えることに
- なお，上記が認められない場合でも20%discountなどのサービスは受けられる可能性があったとのこと．
- 無償利用に際して下記を求められたのでOKである旨回答を行った
  - ロゴはJSSST役員会に承認いただいたのち，こちらを提供した
    - https://www.jssst.or.jp/kitei/detail/logo_data.html
  - ブログは今書いているもので対応する
  - 当日の参加者数や交流の様子についてはこの記事の後段で
  - 顔出しでの参加者からの声も後ほど紹介します（顔出しでのインタビューは非常に困難でした．．）
  - oVice社の資料やトライアルフォームは会期中掲載しておきました

```
・マーケティング協力が可能であること
　・日本ソフトウェア科学会様のロゴ提供可否
　・学会でご利用いただいた際の利用記事をご作成いただくこと
　　・発信形式：ブログ等残るもの（1000字～）
　　　発信内容：開催日などを記載したうえで、
　　　　　　　　①oViceでイベントを開催するうえで行った準備
　　　　　　　　②当日の参加者数やその交流の様子
　　　　　　　　③参加者からの声などを、写真付きでご紹介いただく
　　　※掲載内容は事前にこちらにお送りいただき校閲させていただきます。
・弊社がスポンサーとして当日会場に資料やトライアルフォームを設置させていただくことが可能であるか
```

- この件に関連して4/末～5/頭にかけて，oVice社の担当者とoViceで複数回打ち合わせをさせていただきました．非常にスムースで効率よくできたことを報告しておきます．会社の窓口という意味では，社屋（oViceスペース）に入ってから，担当の方を見回して探してから近寄って，声を掛けて打ち合わせを開始できるという意味で，Zoomや電話よりはるかに使いやすいという感覚を覚えました．

### 6/中 oVice契約及び運用案の検討開始
- ここからはレイアウト調整と運用調整を少しずつ進めていきました．まずはoViceのOrganizationサイズ(4800x2560px)を契約（無料）
- スポンサーについて，oVice上に常時設置できる数ということで上限を15社に決定
  - 最終的に9社（うちブース展示6社）になったため，下記のように1社あたり2ステージで1ブースとすることにした．なお，1ステージがoViceで声の届く最小のサイズに対応している．

![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/31825/bfbafdfe-ad6f-dcdd-952f-1f8c71b2dd3d.png)

- ハイブリッド実施の方向で調整することになり，現地参加者，オンライン参加者ともにZoomに接続して発表を行う（現地の接続方法はこの時点では未定）ことに．oViceはポスターセッションの会場として利用することとその他のZoomでの講演をoViceに中継するということになった．

### 6/末 ポスターセッション提出物の検討
- 運営委員会及びSlackで70件に及ぶメッセージのやり取りの結果，下記のように決定
- 展示イメージを把握してもらうために，youtube, pdf, google slideを実際に埋め込んだものをoVice上に用意し，運営委員の皆さんに見ていただいた．
  - 埋め込み方法はこちら：https://ja.ovice.wiki/b866696ca2df405097ceee72fc5722e2

```
EasyChairにログイン後，詳細情報（タイトルや著者名，発表予定者や会員番号等）を 8/17(水) までに提出してもらう．このときにPDF等は不要．

デモ・ポスター発表セッションは，オンライン（oVice上で行います）と対面（現地会場で行います）で実施し，オンラインセッションへの発表者の参加は必須とします（対面セッションへの発表者の参加は任意）．
オンライン発表について，8/17(水) 締め切り終了後に連絡先著者宛に以下の提出物本体の提出方法について連絡します．

（必須）oVice空間に掲載するPDF．1ページのポスター風のものでも，複数ページのスライド風のものでも構いません．参加者は，ポスター発表時間に限らず，このPDFをoVice空間上で閲覧できます．
（任意）Youtube動画のURL．URLを提出された場合，参加者が任意のタイミングで動画を閲覧できるよう，前述のPDFと同様にoVice空間に配置します．
（必須）8/29 16~18時にコンテンツの設置を著者自身にしていただきます（スタッフがサポートします）．設置のための権限付与を当日行いますので，事前に必ずoViceアカウントを登録しておいてください．
```

- 後日，申込者を対象としたアンケートでは下記に回答してもらうことに決定

```
メールアドレス
ポスター発表番号
現地参加かオンラインか
現地参加の場合，電源が必要か
oViceアカウントに登録したメールアドレス
8/29 16:00~18:00に実施するポスターセッション事前準備に参加できるか
```

### 7/末 ポスター会場案の要件の整理
- ここで3パラが確定
- ポスターセッション実施にあたって，背景や配置オブジェクトの差し替えが必要になることが確定したため，プログラム委員長に以下のお願いを伝えた
  - ポスター発表前はシングルセッションあるいはお昼休みが望ましい
  - ポスター発表後もシングルセッションだと，ポスターをそのまましばらく置いておける
  - ハイブリッド形式なので対面ポスターとオンラインポスターをどのように実施するか考える必要がある
- 56件ほどのメッセージのやり取りの結果，以下の運用で確定

```
ポスターセッションは初日(8/31)のお昼休み後13:30~15:00(お昼休み前は3パラ．12:25~13:30が昼休みなのでその間に切り替えを行う）
13:30~14:15がオンラインセッション，14:15~15:00が対面セッション（ただしオンライン参加の人はオンラインセッション継続）
ポスターセッション後はシングルセッションなので，8/31の間はポスターを展示したままにする
```

### 8/中 スポンサーコンテンツの展示
- Gold/Silverスポンサーから送られてきたPDFや動画，Webページをスポンサーブースに配置を開始．同時にスポンサー用パスワードをoViceに設定し(8/29廃止予定），配置状況を確認してもらうことに
- PDF, Webページを埋め込みオブジェクトで設置，基本的には以下の方法で設置ができたが，一点，mp4などの動画についてのみGoogle Driveに設置して埋め込みURLを取得して埋め込みオブジェクトに設置するだけでは不具合が発生することが発覚．条件は不明だが，一部再生できなかった（ある人は表示されて別の人は表示されない．ブラウザやOSなどの条件だけでは無さそう）．youtubeにUPしてある動画は問題なく埋め込めたため，スポンサーにyoutubeにUPいただくよう依頼し，対応した．
  - 埋め込み方法はこちら：https://ja.ovice.wiki/b866696ca2df405097ceee72fc5722e2
- スポンサーによっては動画のほかにWebページ等の掲載も求められたため，案内板を利用して設置．スポンサーロゴも展示ステージに設置した．

### 8/末 ポスターセッション事前準備
- レイアウト詳細の詰め及びポスターセッション参加者への案内及びスポンサー参加者へのポスターセッション案内
- 8/29 ポスターセッション事前準備Dayの準備及び実施
  - 16時頃からサポートスタッフとoViceに待機しておき，発表者が来訪したら個別に声をかけ，メンバー権限を付与していった．各ポスターブースも下記のように展示ステージと交流ステージから構成されており，展示ステージにはメンバー権限で設置できる埋め込みオブジェクトを，交流ステージには来訪者権限で接続できるミーティングオブジェクトを配置しておいた．さらに交流ステージの発表者椅子後ろにはクリック可能なホワイトボードサービス(miro)を設置している
![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/31825/de5490cf-54d8-3bd1-8d89-ff5a89681ca9.png)

  - ほぼ全発表者に参加いただき，コンテンツを設置していただけた（一部29に設置されていなかったため30に催促）．同時に画面共有のやり方やマイクのON/OFFなどもスタッフのサポートのもと練習してもらった

- 最終的な運用を以下のように決定．事前準備時の補足説明（下図）を背景に貼り付けておいた．

```
各ブースに2つのステージ(資料展示用，交流用)を用意する
展示ステージ
- 名前とタイトルを画像で貼り付け
- 「埋め込み」オブジェクトをメンバー権限で（発表者及び運営のみ変更可）設置
交流ステージ
- 「ミーティング」オブジェクトを来訪者権限で設置
- 発表者用椅子と聴講者用椅子を合計で6つ設置
- 発表者用椅子後ろにホワイトボード(miro）を「アニメーション」オブジェクト(OpenTab)として交流ステージに設置．クリックすると別タブにmiroが表示されるように設定．
運用
- 準備時刻に発表者の権限を「来訪者」から「メンバー」にスタッフが個別に昇格（自動設定もできなくはないが，あえてスタッフに声掛けをしてもらうことで慣れてもらうことを想定）
- 以下マニュアルを参考に埋め込みオブジェクトを設置してもらう．
  - https://ja.ovice.wiki/b866696ca2df405097ceee72fc5722e2
発表時は交流スペースで「ミーティング」オブジェクトとつながった状態で発表者が「画面共有」を実施して説明を行う．議論用にmiroなども利用できる．
聴講者は質問時のみ「ミーティング」オブジェクトに接続し，質問が終わると「Leave」していただく（補足説明を画像で貼り付け）
```

![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/31825/c9fd7929-14e9-42b7-72fe-87ccbd365557.png)

### 8/31~9/2 JSSST2022開幕
- 8/31午前中は各セッションの内容をoViceに中継．予想はしていたがほぼZoomからの見学なため，oVice上にはほとんど人はいなかった
  - 音声付き中継について，音声が正常に再生できるかを確認するのに少し手間取った．基本はZoomにブラウザで参加し，ブラウザのタブ（Chrome）をoViceで共有，その際に音声も共有にチェックを入れて対応した．複数のoViceタブを開いていたり，チェック忘れなどで音声が共有されていないことが最初のうち発生．休憩時間などに画面共有時の音声チェックを行う方法を検討しておく必要がある（通常休憩時間は無音なため，正常に音声が共有できているかはすぐには分からない）．
- 8/31午後にポスターセッション実施．12:35頃に背景及び設置オブジェクトをポスターセッション用に変更（具体的なレイアウトについては後述）
- 発表者，参加者向け説明として下記を画像として背景に貼り付けておいた

![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/31825/062016e0-50c4-cf43-950f-cc5162ce7e2a.png)

```
[交流ステージの使い方]
質問するときだけミーティングオブジェクトと線で繋ぎ，質問が終わったら画面左上の「LEAVE」で離れてください
4文字リアクションを活用してくださいclap, good, okay, love, nopeなど
発表者席後方のホワイトボードをクリックするとmiroがブースごとに使えます
注意1：何かあったらまずリロード
注意2：ミーティングオブジェクトと接続したり画面共有したりするときに右クリックは絶対に使わないでください．
ディスカッションを大いに楽しんでください！！
```

#### デモポスターセッション実施報告
- ポスター発表8件，Peak時参加者数64名．13:30~14:15のオンラインセッション中はだいたい40~60程度常時参加者がいる状態になっていた
- 概ね問題なく実施できていた．oViceで良くあるミーティングオブジェクトの上で右クリックして，別のミーティングオブジェクトや画面共有オブジェクトを新たに作成して混乱する事例もほぼ見つからず．確認出来たトラブルは以下のとおり
  - 一人の発表者がミュート解除できなかった（恐らくマイクをブロックしていたぽい．再起動で何とかなった）
  - 一人の発表者がAcrobatの画面共有ができないとかのトラブルがあったが，再起動及び別アプリでのPDF画面共有などで対応できた．
  - 一人の発表者が展示ステージと交流ステージの使い分けを勘違いしていた
- 開始直後，30分後，45分後，1時間半後にメガフォンでアナウンス実施
  - 開始アナウンス，Sponsorブースへの移動，対面セッション開始の連絡，終了アナウンス
- 開始・終了時にSlackでもアナウンス実施
- Poster前が昼休みなのと終了後がシングルセッションでそのままPosterが展示し続けられる状態だったのが非常に良かった
- 個人的な感想として
  - 事前に準備の日を設けて，使い方の説明を丁寧に実施できたのは良かったと思った
  - 下図のように，非常にディスカッションが盛り上がっているのが良くわかるブースがいくつかあった．パッと見たときに盛り上がりが確認できるのは非常に良いと思う．質問時にミーティングオブジェクトに接続してもらって，質問が終わるとLEAVEしてねと書いていたおかげか，目立った混乱は見当たらなかったのも良かった．

![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/31825/80d01397-684b-6e38-65e3-7967f57984c9.png)
![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/31825/199a64d7-ad04-5075-65ec-5036066fee95.png)

- 課題として
  - スポンサーブースへの人の流入が少なかったかもしれない．今回はポスターセッション以外のときにもスポンサーブースを出すためにこの配置になったが，もう少し既存ポスターと入り混じる形にしておいたほうが良いかもしれない．また，紹介しているコンテンツについても，人集めを意識したもの(研究活動や新技術等)にしていただくよう事前に相談などできると良かったかもしれない．
  - miroがほぼ使われなかった．クリック可能なホワイトボード画像を貼り付けておいたが，余り気づかれなかった．交流ステージに埋め込みオブジェクトを設置してホワイトボードを使って説明等してもらうようにしておくと良かったかもしれない．


#### デモポスターセッションインタビュー
- oViceの無償利用に際して，顔つきの利用者の声が必要とのことだったので，参加者に特別にお願いしてインタビューに答えていただいた（顔出しが原因で何人にも断られました＞＜）．

![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/31825/34da3b7f-ab29-8dac-b9dc-cfe3f4362ed4.png)

- Q.ポスターはどの程度見学されましたか？
  - A.展示ステージで資料を見たものについてはほぼすべて．ディスカッションしている様子を聞いたものは数件で，発表者に直接声をかけたのは1件です
- Q.oVice利用において気になったことは何かありましたか
  - A.oViceの特徴として人が群がっているのが可視化されているというものがあったとは思いますが，リアルと比較すると声をかけるタイミングが少し難しかったです．特に人が多いときに近寄りにくいと感じてしまっていました．Zoomと比べるとブースに近寄ったり離れたりは明らかにやりやすいとは思うんですが，やはりリアルより空気感はつかみにくいので，特に盛り上がっているように見えるときに，どのタイミングで近づけばよいのかが難しいかなと思います．
- Q.ポスターブースのレイアウトはいかがでしたか？
  - A.隣接して展示ステージと交流ステージの2つがあったのは良かったと思います．ただ，展示ステージだけ見て満足してしまったようなところもあって，バランスが難しいなと思いました．ホワイトボードのmiroもあることは認識していたのですが，余り使いこなすことはできなかったかなと思っています．
- 以上です．ありがとうございましたm(_ _)m

## oViceレイアウトの変遷
### メインレイアウト
- 最初に作成した背景イメージはこちら．いわゆる2Dタイプで，配置されるアイテムはすべて真上から見たものを想定
  - セッションが2パラ，ポスターが12本，スポンサーブース(Gold/Silver)が6つを想定
![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/31825/26d86fa4-cbd7-c818-7529-6060aea3ea05.png)

- 次の背景イメージがこちら．セッションが3パラになる可能性があるとのことを伺ったので，レイアウトを変更し，ポスターセッション時はポスターセッション用の背景に差し替えるように変更．また，oVice社がfigmaを利用したセルフリフォームサービスを開始したので，疑似3Dオブジェクトをいくつかダウンロードし，レイアウトに導入してみた
  - https://ja.ovice.wiki/20f07af3e1a640c8b224e5269855684c
![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/31825/587900eb-fab6-ef4c-9745-acbe775133d9.png)
- 次の背景イメージ(メイン)がこちら．ここでPowerpointのオブジェクト3D化機能を利用したらいい感じのステージになることを発見したため，セッションステージを3Dに変更し，ステージの枠に色をつけてみた．同時にスポンサーブースの2つのステージの使い方を決定した．向かって左側を展示ステージ，右側を交流ステージとして，展示ステージ中央には埋め込みオブジェクトを設置してyoutube動画やPDFなどの展示物を置いてもらい，交流ステージには椅子を配置し，中央にミーティングオブジェクトを置いて交流できるようにすることにした．

![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/31825/5f56a90f-8cc5-b2a9-4b1e-a4a0f4ac73e6.png)

- 次がこちら．Sponsorブースも3D化してみた．Sponsorブース間を連結するためにどうするか悩んだ結果，図形の円筒を横にして配置することにしてみた．メタリックな色にはなっていないが，比較的違和感なく連結できた．レイアウトとしては概ねこれで完成．ポスターセッション用のレイアウトをこの次に作成を開始したが，このレイアウトのセッションB及びスポンサーブースはこのままで，セッションA，Cと書いてあるところにポスターを並べることに決定した．

![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/31825/7727abd8-540c-487f-52e4-e04a3b9c2b25.png)

- 完成版がこちら（黒塗りは企業スポンサーのロゴ）．途中の紆余曲折はすっ飛ばして差分は以下のとおり．
1. Sponsorステージのステージ横の文字を3D変換してステージに沿うような形に設定．
2. 左上の入口からステージへの矢印をPowerpointの図形の結合機能を利用して作成．空きスペースにFree Discussionスペースを追加
3. 利用時の注意事項（下記）を背景に貼り付け
```
oVice利用において何かトラブルがあった際はまずはブラウザをリロードするか別のブラウザ(Chrome or edge)を試してみてください．
何か困ったことがありましたら会場内スタッフ（アバタ右上に●がついています）にお声がけください．
```

```
会場内はカーソルキーあるいはマウスのダブルクリックで自由に移動できます．
各ステージではZoomで発表されている内容を中継で視聴できます．質問される際はステージスクリーン横にあるLinkからZoomに参加するか，Slackで該当チャンネルに書き込んでください．以下はミーティングオブジェクトのテスト用ステージです．ご自由にお試しください．
```

![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/31825/9114d690-b01f-9f04-e933-a32ae0b228ea.png)

- 上の背景にoViceでオブジェクトを配置したものがこちら．主にスポンサーブースへの案内板の設置と各会場にプログラム等を掲載し，入口にオープニング資料やoVice社紹介資料を掲載

![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/31825/880ac3c4-c050-81d4-ad8f-2c529015aee7.png)

### ポスターレイアウト
- ポスター関連のレイアウトは2種類作成．
- 1つ目は事前準備用レイアウト（同時にソーシャルイベントを実施することを想定）
  - 展示，交流ステージを各ブースに設置し，展示ステージ上部に発表者情報と発表タイトルを掲示．展示ステージ中央に埋め込みオブジェクト（メンバー権限），交流ステージ中央にミーティングオブジェクトを設置（来訪者権限）．発表者席後方にmiroへのリンクをホワイトボード画像と紐付けてリンクしておいた
  - すべてのポスターブースの周囲にある程度余裕があることを考慮して配置を行った

![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/31825/cabab0a6-fd79-6c11-1373-1fa57a23bc8a.png)

- 2つ目はポスターセッション時のレイアウト（メイン会場と両立）
  - 交流ステージの使い方についての説明を追加．また，左上（入口）真下に練習用のミーティングオブジェクトを設置するステージを追加した

![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/31825/cc32276f-788a-30a0-2b3e-736a1c61ed7f.png)