実家の創業60年の木材店のDX化を35歳非エンジニアが試みる。 ①10月の対応（11月に向けて準備）

2度目なQiita記事になります。少しバタバタして時間が空いてしまいました。すいません。
何やら前回の記事が色々な人に興味を持って頂き、あれやあれよで12,000view近くまで目を通していただけた様です。びっくり。
目を通してくださった方、いいねやストックをしてくださった方、記事やTwitter等で紹介してくださった方、ありがとうございます。
参照：前回記事はこちらです。
https://qiita.com/fujii_f_k/items/f130b8c023b6ff4f6ca0

これはだらけてる場合ではない、ちゃんとDXを進めて報告しなければ、と尻に火がついた勢いで取り組んでおります。
（でも変わらずご飯作ったり、趣味の音楽もやったりしてます）

週1〜2ペースで進捗報告などできれば…
とは思っていますが、一旦は11月中の本格始動に向けて、10月末で準備として行なったことを報告致します。

【10月29日〜11月1日にかけてやった事】
前回の記事にて、10月の終盤でやる予定の事を書きましたが、その結果報告です。

◾️月末定例対応
・大手仕入れ元の請求書発行。（前記事の"実績③"参照）

・合算請求書（通称"鑑"）の作成。
請求明細(複写式の手書き)から、1枚ごとの金額をExcelフォーマットに入力し、合算請求書(鑑)を作成。
当月のクライアント企業全社分を事務担当2名で対応。(50〜80社/月)

　参考：Excelフォーマット![IMG_9618.JPG](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/2951542/5c89a831-893d-ae31-d668-36b4facd0987.jpeg)

　参考：出力済みの合算請求書(鑑)![IMG_9621.JPG](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/2951542/6c0cef25-63e7-8670-ba96-765a07b19908.jpeg)

◾️11月への準備
・手書きの取引ノートをExcelに手入力で転記
　1日あたりの2〜3ページのノートの転記にかかる大まかな時間を把握
　→約30~60分で対応可。（入力後の不明点の確認や、修正も含む）

・IT改善の可能性ー今まででとりあえず作っていたツールを見直し。
　上記の請求書"鑑"から売掛金一覧を作って、会計報告用にまとめるツールに関して見直し。
　（前記事の実績④参照）
　問題点と、解決のための変更点は後述。

【取引ノート転記の必要性】
上記でも伝えている「取引ノート」に関して説明させて頂きます。

■「取引ノート」とは
・自社の販売活動が記録されている、社長が管理している手書きのノート。社内の一部では"閻魔長"と呼ばれている。
![閻魔帳.001.jpeg](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/2951542/ad202ee4-f84f-c8ce-a29a-520114c2409d.jpeg)

■問題点・課題点
・手書きのため、転記に時間がかかる。また情報が社長に集約されているため、社長の業務が止まるとその後工程(鑑の作成、発送など)で言わば「待ちの状態」が頻発する。
　月末に、末締めの取引先企業の請求書を一括作成している時などに顕著。
![請求書ASIS.001.jpeg](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/2951542/72452b5b-634d-08d2-6b90-ca91f9fef1d6.jpeg)
※参考：
　尚、弊社の請求書は現在、表紙となる鑑以外の明細は社長の手書き。毎月末に"閻魔帳"から会社ごとに抜き出して転記している。
　請求書作成時に1ページごとの記載内容の検算や1社ごとの合算金額の算出はバックオフィス担当（私と母）が対応。
　鑑部分のみ昨年に私がExcelFMTを作成し運用変更。1社ごとの合算の効率化と、請求金額が活字になったことにより見やすく改善された。

・理想は「手書きノートの内容が日毎にPC（Excel or システム）に反映され、誰でも見れる。
　尚且つ、内部のデータが整理・編集できる」状態を常に保つこと。
　最低限でも、月末の請求書を一括作成する段階でデータが整っていること。

・とはいえ、全てIT化(60代後半の社長がExcel or システムに手入力)とかは全くもって現実的ではない。
　40年近く現在の手書きフローで回っているため、今から新しいフローに変更した時に発生するミスの可能性や業務スピードの低下の方が懸念。
　※数年後に起こると考えられる、次期社長（兄）への代替わりの段階では検討可能性大。

　→現段階では手書きのノートも残したまま、一旦その内容全てを私が日毎に転記することでデータを蓄積してみる。

■Excel入力をする目的
「データが何に生きるか、何に使うか」という明確な目的はとりあえずはない。
だが、下記のように間違いなく何かの役に立つからひとまず入力してみよう！という状態。
・現状での仕入れ数等を把握する。売り上げ分析等も可能になる。
　→年次や月次の入荷数の傾向を取れる。（現状は実務担当2名の肌感のみで判断…）

・PCで請求書を作るための元データとする
　→下記のように効率化され、データも取れるようになる請求書作成フローが実現できる可能性がある。。
![請求書TOBE.001.jpeg](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/2951542/9add01fe-a08b-b3d3-2a04-0f5c12ee9848.jpeg)

→ひとまず1ヶ月分を蓄積し、実務担当2名(社長ー父、次期社長ー兄)と相談をする。

【すでに作成したツールの課題点】
■請求書"鑑"FMT
 →現状は問題なし。TOBEの請求フローが実現したときに、用紙サイズや書式等が変わる可能性あり。

■請求書"鑑"→売掛金一覧の転記ツール
　→詳細は別途後述しますが、請求書の鑑を作成した際の「クライアント企業ー販売金額」のデータを Excelで月毎の一覧を作成し、会計報告用にまとめるツールを作成しています。
　ただ、現状ではVlookup関数を使用したデータの付け合わせや、企業の抜け漏れの確認などでツールの使用フローが煩雑になっている状態。
　私以外の事務担当(母親、今後発生しうる外注フリーランス?)でも難なく使えるように、可能な限り簡易化させる必要有り。

■大手仕入れ元の品目を一括転記するツール
前回の記事でもコードを記載しましたが、やはり明らかにコードのクオリティが低い現状です。
VBAのプログラミングスキル向上が急務…YouTubeで動画を見漁ろうと思います。
（おすすめあったら教えてください！！）

【11月中にやること】
・1ヶ月分の取引(販売)データの作成ー毎日コツコツExcel転記します！！

・VBA知識向上ー現状の知識では限界があるため、30分〜1時間/1日のYouTube動画を見る時間を作り、知識を収集します。

・ツール改善ー上記の知識を踏まえてツール改善をします。

・簿記学習ー年内の3級合格を目指して、1時間/1日の勉強を必ずします！
こちらでまた進捗報告していきます。

【番外編】
最後に、10月31日に作った賄い料理をどうぞ。
・魯肉飯（我が家のは舞茸と油揚げが入ります。日によってはスペアリブも混ぜます。）
![IMG_9457.jpeg](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/2951542/a91acb83-abed-7361-4628-a2de20f8be37.jpeg)