社外との日程調整の最高の秘書 - FindTime の使い方

# 背景

企業・組織あるいは個人でも、社外の方とお仕事をご一緒する機会は本当に多いと思います。メールやチャットで済む場合もあれば、やっぱりお互いに時間を使って、オンライン/オフライン で会う事がよりよい事もまだまだ多いです。

その中で最大に手間暇のかかる作業が複数人での日程調整。社員3名を入れるだけで、5営業日先でないと辛いのに、社外の方となると更にその苦痛は増します。様々な**調査データ**もあると思いますが。そして、**心理的** な面でも、この日程調整の最適化は必須事項と言えるでしょう。

![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/108143/84f02106-b852-bb19-4f67-23e19faa6f8d.png)


ここでは、私の現在の心の友である FindTime の使い方を書き残します。

FindTime は Microsoft 365 の Outlook のアドインです。


# メリット

挙げたらきりがない... メールや Teams Chat / Slack に候補日をつらつらと列挙して、自分や同僚のスケジュールを仮押さえする作業をする事と比較したら😊

![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/108143/051424bf-d191-da17-7019-46d0ac3100ba.png)


- 圧倒的作業時間の短さ。各々が Web UI から、自分の都合を選択するだけ
- 社外の方と使える
- Microsoft 365 を持っていない方でも参加できる。G-Suite など法人用のスケジューラーだけでなく、Outlook.com や Google Calendar といった個人向けスケジューラーでも動く
    - 日程調整を開始する人には必要
- 社内の同僚の空き時間を確認できる
- メールの本文がスケジューラーに転記される
- Microsoft Teams Meeting URL が発行される
- 選択すると、自分のスケジュールが仮押さえされる
    - これ、通常の日程調整サービスに無いことが多い
    - iCalender のダウンロード不要
- 誰が投票したのかを Web UI で確認できる
- Web UI から、まだ投票していない人に催促できる
- メールの To 全員が投票すると、自動的に 1) 全員「はい」を選んだもの 2) そのうち一番直近のもの で確定。仮押さえのスケジュールは自動的に削除される

# デメリット

以下、Microsoft 365 のツールなので、しょうがないか、とも思えます。

- Microsoft 365 が無いと、日程調整が始められない
- Web Meeting は、Microsoft Teams しか選択できない
- Teams からは開始できない
    - これ、メッチャ欲しいぞーーー社外の方と Teams やっているぞーーー

# 必要なもの

スケジュール作成者のみ
- Microsoft 365
- Outlook : これは Desktop 版でも Web 版でも良い


Outlook の Desktop 版でインストールが終わると、リボンのメニューに FindTime が表示されます。

![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/108143/dab213d2-2333-3e8c-5107-959b4a821809.png)


FindTimeをインストールする: 
https://support.microsoft.com/ja-jp/office/findtime%E3%82%92%E3%82%A4%E3%83%B3%E3%82%B9%E3%83%88%E3%83%BC%E3%83%AB%E3%81%99%E3%82%8B-2501ff38-0a47-4dc5-999f-bcca329f0f63

受信者:
- Web ブラウザーのみ
- HTMLメールを受信出来た方がいいです

# 「ポーリングのスケジュール」という名称で新型の Outlook に統合予定

洗練されて Outlook に入ってきますね。
まだ日本語版のWebサイトの リンクが英語版サイトになっていますが、徐々にドキュメントも整備されていきます。

https://support.microsoft.com/ja-jp/topic/%E3%83%9D%E3%83%BC%E3%83%AA%E3%83%B3%E3%82%B0%E3%81%AE%E3%82%B9%E3%82%B1%E3%82%B8%E3%83%A5%E3%83%BC%E3%83%AB%E3%81%AB%E9%96%A2%E3%81%99%E3%82%8B%E8%A8%98%E4%BA%8B-7b5ff6c7-4f65-48e6-89b8-3f053c40e382

# 会議作成手順

実際にスケジュール作成をしていきます。

## 1. Outlook よりメール作成

兎にも角にも、メールです。
大事な点は、メールのToとCCが、そのまま**必須**と**任意**の区別になっています。ここはメッチャ注意してください。

必須出席者 = To
任意出席者 = CC

ここでは、To に 1名入っています。

![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/108143/7e9f2548-6ce0-5235-e7ca-12d123131704.png)

## 2. FindTime のボタンを押して、候補日選択開始

リボンメニューの [FindTime] を押します。
5-6秒程度待つと、画面右側に FindTime のアドイン画面が表示されます。

![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/108143/12c8d28f-5fdb-988d-8410-a2dd1eb34b23.png)

| 項目 | 説明 |
| --- | --- |
| 長さ | デフォルトが30分。ステキですね。|
| 勤務中 | (オン)。常に残業無し! |
| タイムゾーン | おそらく日本標準時になっていると思いますが。初めて使う際には確認してください |
| 日時選択項目 | ここから、当該時刻を選択します。緑になっている候補日時を複数選んでくださいね |

初めて使う際には、この日付選択が迷うかもしれません。私は当初勘違いしてました。

![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/108143/f89aa1f8-36e9-8ee9-3f78-51c79504b401.png)

上の [>] は **月** です。
下の [>] は **週**です。

下を使う事が多いんじゃないでしょうか。


候補日を幾つか選択して[次へ]進むと、確認画面になります。

**場所が空**になっています。Teams Meeting の際には [Microsoft Teams 会議]を入力しましょう。
**Teams 会議が不要**の**オフライン会議**などでは、 [Teams 会議] の**チェックボックスをオフ**にします。

それ以外の設定項目は、それぞれの通りです。デフォルトのままでいいと思います。

![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/108143/31cc03e5-8921-f8d7-52fa-9de3ea79704c.png)

## 3. メール送信

最後に [メールに追加] を押します。

そうすると、メールに FindTime への URL が付いたリンクが埋め込まれます。

![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/108143/8370e9cd-4dac-a527-8b98-51700535e2e8.png)

後は、メールを送信します。

送信後に、ちゃんと自分のスケジューラーに**仮登録**されていますね!

![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/108143/95a49690-2969-07f2-f6fb-9cbcfd38c31d.png)


## 4. 受信者のビュー

普通のメールが届きます。

![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/108143/7479a6d1-7d04-209d-00d4-95529409e53b.png)

ここで受信者が選択すべきことは **[日時]** の **[n 個のオプション]** です。
よく一番下の [招待状を作成][FindTime] を押しちゃう方がいます。これは、FindTime の Web サイトに誘導されて、候補日を選択する URL には移動しないです。つまり Microsoft 365 のアカウントを持っていない方にとってみれば、「あれ、使えないじゃん」と勘違いしちゃいがちです。

**[日時]** をクリックすると、当該日程調整用 の URL に誘導されます。

![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/108143/6cef88ba-7d84-4501-1fcb-b5c63497e394.png)

ここで、**自分の名前を選択**します。
そうすると、日時選択画面になります。

ご自身のスケジューラーを見ながら、**「はい」** か **「いいえ」** を選択してください。「希望する」だと確定にならない事が多いので。


![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/108143/fa66cb16-2646-1965-bf6b-fdc1c1d1294b.png)

自分の都合を選んだら、[投票]ボタンを押して、確定させます。

![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/108143/49478126-7066-68ff-1b13-2f6606d080a3.png)

![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/108143/64efb3ce-85c6-642a-9c49-b90d7cf0fe02.png)

全員の投票が完了すると、自分のメールボックスに Microsoft Teams Meeting の URL がついたスケジュールが届きます。
後は、自分のスケジューラーに入れるだけ。

![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/108143/a9d9474f-ee79-752c-c135-0416b211384f.png)



## 5. 開催者のビュー

開催者は、自分の作成した FindTime のアイテム達を　FindTime のサイトにログインして確認できます。一覧確認って便利ですよねー

FindTime のサイト:
https://findtime.microsoft.com/

![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/108143/bb3403e9-1438-6043-0250-6e1e5632c6f0.png)

開催者は **[サインイン]** からログインします。

![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/108143/4e0727db-6df0-d1d8-1e2e-abb3589d506a.png)

ご自分が設定した会議の一覧が見えます。

![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/108143/8495c6cc-37e8-3643-eb5b-9036254f6d37.png)

こんな画面です。

![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/108143/325f0565-3da1-a5ae-7aa7-193e889757dd.png)

- [**リマインダー**を送信]
    - これ、メッチャ便利! ちょっと返事がないなーと思ったら、ボタン一発です!
    - ![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/108143/0f2029a5-d2f8-ef9c-e62e-310ab43caf7b.png)
    - 受信側のリマインダーのメール例
        - ![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/108143/302fad03-e37e-cb91-1124-da71a660fb4b.png)


- 他の人の投票状況
    - ここで、お一人お一人が、投票したかどうか、が確認できますね。


## 6. 全員投票後に

参加者が誰か投票すると、開催者にメールで通知が来ます。
これ便利。どれくらい早く投票してくれたかどうかがわかります。

こちら、投票があったよメールの例。

![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/108143/ac88f593-0597-fcb0-e7e1-7becb73d339d.png)

そして、**To の全員が投票が終わる**と、その旨のメールが届きます。

先のメールと文面が似てますが。

![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/108143/38946c52-aa08-9d31-a417-05c908f4e80e.png)


これで、日程調整終わり。

もう一度ですが。
- スケジューラーに登録完了
- 仮の予定の解放
- Microsoft Teams Meeting 設定


対面での場では、Microsoft Teams Meeting は「オフ」にすればいいですし。会議室は、マイクロソフト品川オフィスなどと、入力すればいいですし。

# まとめ

FindTime での日程調整ですが。メールの返信の作成時間と合わせても、1件につき、2-3分で終わります。私の場合。

これが無かったら:
- 社内の他の参加者の空き予定を確認
- 社内の参加者の返答待ち
    - これが時間かかるんだ... 下手すると2営業日
    - これが確定しても「仮」の状態での押さえ
- その後、社内参加者の候補日を文字列でコピペ
    - たまに曜日を間違えたりすると「x/x は火曜日でしたよね?」と確認のメールを頂いたり
- お客様からの返答待ち
- 返答後に御礼メール送信
- 社内関係者のスケジュールを「仮」から「確定」に

もう大変。もうもとに戻れません。

Microsoft 365 をご利用の皆さん。社内でも社外でも、今すぐ FindTime で日程調整をラクチンにしましょう!