Makeと連携で効果絶大？！Notionの業務管理活用術

みなさんは業務管理ツールって使っていますか？私はなんと先日**Notionを使った業務管理デビューしました**！チーム単位でも**少人数なら無料で使えるとっても便利なこのツール**。
私のチームはいまだに**メールで業務報告**を行っていたので『あの件どーなった？』『お願いしたつは誰がやってんの？』って質問が日常的に行われています。なぜなら毎日100通近くの受信メールの中に完了報告メールが埋もれてしまっているのです。そこでNotionで業務の進捗状況がわかるページを作成し、チームメンバー（5名）に使ってもらいました。パッと見た瞬間進捗状況がわかるため『**便利！使いたい！**』と好評価ではあったのですが、いくつかの要望は対応できませんでした。

# 1.Notionによる業務管理で発生した問題点・要望
**①データのバックアップがほしい。（間違えて他の人の作業内容を消しそう。）**
→バックアップは有料プランだし、編集前に全部エクスポートするのもけっこうな手間です。
**②過去にどのような業務依頼あって、どんな対応をしたのか？確認ができるようにしたい。**
→①が実現すればデータをずっと残しておくことで対応ができそうです。
**③5人以上で使いたい。**
無料プランは5人まで。閲覧だけでいいので、**あと2人追加したい**！でも会社情報もあるのでURLの公開はしたくない。
と、無料プランのままでは解決できなさそうな議題。
調べてみたところ最終目的は違いますが**Notion上でデータが更新されたらGoogleスプレッドシートに転記する**という記事（下記参照）がありました。これを使えばバックアップとしてずっと残せるし、閲覧のみでいい人はスプレッドシートを見てもらえばいいのでは？と思いMakeとNotionの連携にチャレンジしてみました。
下記サイトを参考にさせていただきました。



https://news.mynavi.jp/techplus/article/howtonotion-16/




# 2.完成品と使用したもの

## 2-1.完成動画（スプレッドシートに転記されるまで）
動画では強制的に動かしましたが、実際は15分ごとに実行されるようにしました。
![Untitled video ‐ Clipchampで作成_1280x720.gif](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/2671003/69ec6343-c062-037b-4acf-5bd94c49bd96.gif)

## 2-2.Makeのシナリオ
![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/2671003/5efdea71-b53e-c371-6e2a-87823bf51dce.png)

## 2-3.使用したもの

[Googleスプレッドシート](https://www.google.com/intl/ja_jp/sheets/about/)

[Make](https://www.make.com/)

[Notion](https://www.notion.so/)

# 3.作成手順

## 3-1.Notionによる業務管理シートの作成
### 3-1-1.ベースの作成
ページ追加ボタンを押して画面上で``/data`` と入力するとメニューが現れます。その中の``データベースインライン``を選択すると下記画像のように表がでてきますので、**タイトル**や**カバー画像**、**アイコン**を追加します。**項目を追加**したい場合は``＋``を押すことで新しく列が追加されます。
![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/2671003/59b71e85-e8d8-864b-49cb-55f920fbe1e4.png)

### 3-1-2.列の名称変更とプロパティタイプの変更
タグをクリックするとメニュー画面が表示されます。ここでは**タグ名称**を変更できたり**プロパティの種類**の設定が可能になります。下記画像は``マルチセレクト``を選択し、オプションを追加して**特集**や**定番**といった項目を作成しています。この他にも``テキスト`` ``日付`` ``ID``など設定することができます。特にIDはNotionデータベースに一意のIDを生成することができ、後でスプレッドシートにそのIDがあるかどうかを調べる動きをMakeで設定するため、必ず必要です。プロパティの種類にある``関数``から選択が可能です。



![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/2671003/98d5b7da-e8c1-ff56-db4f-738e71408a3e.png)


### 3-1-3.業務管理シートの完成とビューの追加
必要な項目を埋めていき、最終的には下記画像のような業務管理シートを作成しました。**ビューを追加**して**ボードビュー**で見れば、**パッと見ただけで業務の進行状況がわかる**ページのできあがりです！

![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/2671003/f0c115c8-37d2-9f60-d6af-abf68cf438eb.png)





## 3-2.Googleスプレッドシートの準備
データが更新されたときに転記する**Googleスプレッドシートを準備**しておきます。先ほど作成したNotionの業務管理ページで作成した列と同じ名称、``ページID`` ``名前`` ``進捗`` ``区分`` ``担当者`` ``共有フォルダ遷移先`` ``完了日`` を下記画像のように事前に入れておきます。
![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/2671003/4a385858-53d8-48af-82e2-b31512d13fa4.png)






## 3-3.Makeの設定
### 3-3-1.Notionモジュールの設定
Makeの管理画面から**新しいシナリオの作成**したら``Notion``のモジュールを検索し``Watch Database Items``を選択します。``Add``を押すとメニューが表示されますので、``Conection type``は``Notion Public``を選択、``Coneciton name``は**好きな名前**を入力します。するとNotionとの連携が始まり連携先のシートを選択できるようになるので、先ほどNotionで作った業務改善シートにチェックを入れます。続いて表示される``Watch Database Items``欄には``By updated time``を選択し、``Detabase ID``にはNotionの業務管理シートのURLにある``so/``と``？V``の間の文字を入力すれば設定は完了です。




![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/2671003/b7b2d745-8b96-3b11-8358-fae974b0eabe.png)





### 3-3-2.ページIDを検索するモジュールの作成

次は``Google Sheets``を検索し、メニューの中から``Search Rows``を選択すると、下記画像右側の項目が表示されます。``Add``を押すとGoogleアカウントと接続が始まりますので、**許可**を押して完了させます。接続が完了するとメニューの``Spreadsheet``の項目に、事前に作成したスプレッドシートの名前とシート名が選択できるようになります。次の``Filter``欄には``ページID(A)``を、``Equal to``の後に``1.Database Item ID``を選択すれば、ここでの設定は完了です。
![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/2671003/1de1d200-cc60-f3d8-ad23-f4a3fb3a4e63.png)

### 3-3-3.ルーターモジュールの設定
次はルーターモジュールの分岐設定です。分岐部分をクリックしメニュー画面を表示させたら下記画像のように、それぞれ``Equal to``  ``Greater than``を選択し、分岐設定を行います。これで``Search Rows``による**検索結果が0**の場合と、**検索結果が0より大きい場合**で条件が設定されます。

![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/2671003/32f6d4f1-c08f-1c95-4c28-2b243f41447d.png)

### 3-3-4.分岐先のモジュール設定
最後は分岐先のモジュール設定です。``Google Sheets``モジュールを検索し、それぞれ``Add a Row``と``Update a Row``を選択します。``Spreadsheet``欄には準備したGoogleスプレットシートのURL（``https://docs.google.com/spreadsheets/d/●●●●●●●●●/edit``）の●部分のみを入力します。``Values``にはA～Gまでそれぞれスプレッドシートに書き込みたい項目を入れていけば、設定はすべて完了です。

![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/2671003/1cc37cab-b20e-c780-aaff-8e002e9f6315.png)

## 4.ヒアリング（２回目）と感想
### 4-1.もう一度メンバーへのヒアリング
ここまで完成した後チームメンバーに（5人）にもう一度ヒアリングを行いました。今回要望でいただいたところは改善できていることもあり、メンバーから使用承諾をいただくことができました。
めでたし、めだたし。と思いきや、あるメンバーがから**また1つ開くウィンドウが増えた**との声が・・・。
確かにネットスーパーシステムだけで3つ、さらに会社のチームサイトもなぜか2つ（でもメンバーが使う項目は限られている）と各方面に分散しています。だったらいっそのこと、**Notionでホーム画面**作ってやろうじゃないか！ということでおまけで**ネットスーパーチームサイト**を作成しました。まだ項目が少ないですが、リンク先をよく使うところに設定することで、このホーム画面一つで業務ができるように改善したいと思います。ただ、遷移先が外部サイトの場合、戻るボタンがないので片道切符にはなってしまいますが・・・。
![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/2671003/3c961c51-f096-5529-fd19-f602915e9fec.png)

### 4-2.感想
ホーム画面も本当に簡単に作成できたので、Notionはいろいろなことができる**マルチツール**であることを実感した上、**Makeなどの他のツールと連携**すれば、さらに使える幅が広がると実感しました。次回はネットスーパーで商品紹介を行えるようにランディングページの作成にチャレンジしてみたいと思っています。（作成しても上司が許可するかまでは不明です）