勉強メモ32_文章作成で気を付けることメモ（メール作成する際に参考にする）（つどつど更新）

# 0 はじめに

現場で仕事すると、メールを作成することが多い。
でも、人によって書き方が全然違う。
だから現場によって振り回されることが多い。
よって、何が正しいかわからないので、youtubeの動画やベストセラーの本を見て注意する点とかを
とりあえずメモして、メール作成の参考にしようと思う。
youtubeの内容があっているかは分からないけれども。。。

# 1 並列じゃない情報に箇条書きを使う

典型的なダメな箇条書き例↓↓

　・今商品Aの売り上げが悪化している
　・前年同期比が80%になっている
　・原因は競合商品Bにシェアを奪われているから
　・奪われている理由は競合が広告宣伝費を踏んでいるから

上記↑↑、箇条書きなのに並列な情報になっていない。

<font color="Red">「・」を使った箇条書きは並列な情報に使うべき！</font>


例えば、こんな感じにする

競合商品Bにシェアを奪われている3つの理由

　・競合が広告宣伝費を通常の倍にしている
　・当社商品にない魅力を訴求している
　・価格が安くお得感がある

もっと簡単な例だと
にくじゃがの材料

　・豚肉
　・玉ねぎ
　・じゃがいも

あとよくみかけるダメな「・」の箇条書きの使い方が
箇条書きを<font color="Red">1つだけ</font>書いてしまうこと
「・」を1つだけつけるのなら、箇条書きにする必要はない
むしろその後、情報が続くのかなっていうミスリードを与える

もし「・」を使った箇条書きを使うのであれば、
「・」の後に書かれた一つ一つの情報が独立していること。
2つ以上の並列な情報があることが絶対のルール

# 2 順序じゃないところに数字番号の箇条書きを使う

よくみかける例

今日の話のポイント

　１、見やすい資料をつくる
　２、話し方を工夫する
　３、印象がよい身だしなみにする

一見問題ないように見えるが、ただ順番に関係なく各項目を単純に並べるだけの時は、
<font color="Red">数字は使わない方がいい</font>
数字ではなく、普通の「・」を使ってよい。
ただ単に数字を並べるのではなく、理由１、理由２、理由３とか
原因１、原因２、原因３とかみたいな感じで言葉を添えて数字を置いてあげたほうがいい

もちろん、こういった情報を並べるときは、
「理由は３つありますみたいな最初に概論から示すようにしましょう。

# 3 「→」を多用する

因果のないところに「→」を使うのはよくない

例えば、以下みたいな例

エンジニアスクールを運営

→2015年にスタート
→未経験者が対象
→卒業生は1000人以上

後は、キーノートなんかで言えば

◎朝食をたくさん摂りすぎるとよくない
　　　　　　　↓
◎血糖値が一気に上がると集中できないから

上記みたいな書き方はだめです。

矢印というのはめちゃくちゃ汎用性が高いんで安易に使ってしまうとその矢印が一体
どんな意味を持っているのかわからなくなってしまいます。

じゃあどうやって使えばいいのかというとこの矢印を使うときは因果関係を表すとき
だけに限定したほうがいいです。

例えば、
Aという事象が発生した
→その結果 B になった

みたいな感じです

カレーをこぼした（A）
→Tシャツが汚れた（B）

競合の新商品が好調(A)
→自社の売り上げが前年比10%下がっている(B)

もうこれからはなんとなく矢印を多用するのは終わりにしましょう

# 4 順接と逆接かわからない接続詞「が」を使う。基本「が」は使わないこと。

例えば、以下みたいな例

１、あいにくの悪天候です「が」運動会を開催します。
２、先日運動会がありました「が」そこで私は綱引きをしました。

がには順接と逆接の両方の使い方があるので、危険
ビジネスライティングではそもそも使わない方がいいらしい

間違い↓↓
今年は景気が落ち込みましたが売り上げは落ちていません。
修正する
・今年は景気が落ち込みました。しかし、売り上げは落ちていません。
または
・今年は景気が落ち込んだものの売り上げは落ちていません。

の方が断然いい

# 5 「です」「思う」など同じ語尾が連続する。幼稚な印象になるので使わない

ます、ます、ますとかもダメ。
同じ語尾を使いすぎると幼稚な印象を与えてしまう

# 6 主語と述語が対応していない日本語を書かない。

例えば、以下の文章はNG
ビタミンCが多い食品は、
オレンジやレモンなどの柑橘系系
野菜ではきゃべつやじゃがいもに多く含まれています。

上記、最初のビタミンCがに対応する述語がない。
こういう書き方をやってしまうと読んでる方は文脈からどういう意味なのかっていうのを
推察するしかなくなる。だからわかりにくくなる。

主語がないとかだめ。主語はできるだけ書くべき。
日本語は主語は省略しがち。
主語と述語でなるべく短い文章にする事が大事
ついつい、で長くなってしまう場合は、できるだけ短い文章にする

# 7 文字壁は作らない

1文に50～60文字以下にする。1文はできる限り短くする
以外と50～60以上使うが、あまり長く書かないことを意識する

1段落に5文以上つめこまない

# 8 文章に見出しを作らない。見出しは作ること

見出しは1発目で書くものではない。
文章を作成するなかでどんなものにするかを最後に決める

見出しは■　小見出しは◎を使ったりするといいが、これは人によって意見が分かれる

# 9 タイトルで相手に求めることが判断不能な内容にはしない

タイトルの最初に【相談】、【共有】、【連絡】、【依頼】、【決済】、【お礼】の
いずれかをつける

例
【相談】作成するロゴの作成
【決済】来月の人材紹介費用
【お礼】ミーティングの時間をいただきありがとうございました
とかです。

# 10　タイトルに～ついては使わない

例1
×　来週実施予定のキャンペーンについて
○【相談】来週実施予定のキャンペーンの予算を決めたいです。

例2
×社員の健康診断について
○【重要な連絡】健康診断の受診方法

# 11 文章化メソッドを使用して文章を作る

以下のメソッドを以下の順番で書いていくことが大事
![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/730323/9fc68a69-81aa-fde5-b067-e0982c7c20c4.png)
解決策は最後に書くだけのイメージでまとめていく
選択肢は3～5つあるといい

文章化メソッドを使用した企画文書の例
![image.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/730323/80b450a2-e40d-9728-1995-08cc66c58e24.png)

# 12  文章はシンプルに

・余計な言葉はとにかく削って簡潔に
・削りやすい言葉候補
 (1)接続詞・・・「そして」「しかし」「だから」など

# 13 誰かに質問するときは、いつ　どこで　だれが　何を　いつまでにを箇条書きで書くようにして、作成する

# 14 会社なりのメール作成のくせを見抜くこと、くせを見抜いて、会社なりのスタイルに一応あわせて書く
・会社によって書き方が違う
・最初に～さまを入れる会社や入れない会社
・会話帳にやる会社
・内容の丁寧さよりスピード（チャット）を重視する会社
・outlookを使わない会社
・サイボウズをメインで使う会社
・かちっとしている会社（文字の大きさや色とかとアンダーライン入れたり）
・項目ごとを「」で区切って書く会社
　「いつ」
　　　XXX
　「どこで」
　　　XXX

# 15 署名はつける
・会社によって、この署名がないことに「あれ、なんだこのメールは！」って思う人もいる
・堅物の人は気にするので入れるようにする

# 16 言葉で説明するのが難しい場合は、図で説明する
・メールの文はシンプルにして、図で説明する

# 17 長い文章は本当に見る気なくすから、そういうメールにはしない。

# 18 それ以外の技術
・毎週送るメールで状況がかわったことを送る場合は、メール文を赤にする

# 18　感想
　メール難しい
　メールで30分も使うのはまじでもったいないので、とにかく早く丁寧に返信したい
　細かい人はメールが長い、全部内容はつまってるんだろうけど見る気、なくす