あーもう、じれったい！業務を楽にしてくる自動化ツールZapierを使ってみた

##非効率業務No.1の仕事
**あーもう、じれったい！**
**何でこんなに非効率なんだー！！**
**とはいえ、効率良くする方法が見つからないー！！**

こんな思いをしたことありませんか？

私は、居酒屋を運営する企業のマーケティング部で仕事をしています。
マーケティングとかマーケターとか聞くと響きは良いですが、地道な業務も多々担当しています。

数ある業務のひとつに**お店で使うツールの必要数を取りまとめて、印刷会社にお願いする**といったものがあります。
ここでいうツールとは、メニュー表や店内に貼り出すポスターを指しています。

メニュー表を例にすると、コロナ前まではブックタイプのものを数か月使用していました。お店のテーブル数＋予備分を手配すればOKで、基本的には毎回同じ必要数です。
コロナ禍になってからは、感染防止の観点でブックタイプを廃止し、使い捨ての1枚メニューにしてお客様毎に新しいものに替えるようにしています。
テーブル数によって必要数を決めるのではなく、メニューの使用期間の来店組数を算出したり、お店によっては解放しない席（満席にならない日はお店の奥の方の席だけ案内しない）もあるので必要数の予測が難しい状況です。

そこで発生するようになった業務が**各部長にお店毎の必要数をヒアリングすること**です。

発注し過ぎたら使用期間に使いきれずに無駄なコストが発生する。逆に足りなくなれば小ロットで増刷することになり、これもまた無駄なコストが発生します。
リアルな予測は実際に働いているメンバーの方が精度が高いので、部長にヒアリングする形式をとるようになりました。

:::note warn
実際には、
①必要数を打ち込むGoogleスプレッドシートを用意する。
②部長陣に共有し、設定期限内に必要数を打ち込んでもらう。
③打ち込み終わったかな？とGoogleスプレッドシートを見にいきながら、全部長が入力し終わったら印刷会社に必要数を伝える。
といった感じです。
:::

どうにかなんないかなーとずっと思っていましたが、先日業務自動化ツールZapierの存在を知りました。

https://zapier.com/app/dashboard

>Zapierとは、2012年にアメリカで生まれたタスク自動化ツールです。異なるアプリやWebサービスを連携して、自分好みの業務自動化ツールを組むことができるサービスであり、アメリカ国内だけではなくさまざまな国で利用されています。
最大の特徴は複雑なプログラミングの必要がなく、誰でも簡単にアプリの連携システムを組める点です。ユーザー数は全世界で400万人以上とされており、リモートワークの普及により、さらなる増加が見込まれています。
出典：[作業を手軽に自動化できるZapier(ザピアー)とは？ツールの特徴と基本的な使い方を紹介](https://www.sedesign.co.jp/blog/how-to-use-zapier)


<font color="red">**業務自動化ってなんて良い響きなんだー！！！**</font>（心の声）

##早速使ってみました
今回はZapierを使って、**打ち込み終わったかな？とGoogleスプレッドシートを見にいきながら**の部分を解決しようと思います。

**Googleスプレッドシートに変更があったらGmailで通知してくれる**というものです。これでいちいち見に行く必要がなくなります。

IFTTT（イフト）も最近使いましたが、基本的には同じような感じで、Zapierも簡単に使うことが出来ました。
IFTTTを使った時の記事はこちらから：[「あれ？薬飲んだっけ？あ、飲んでないや！」を撲滅！IFTTTを使ってLINEにお知らせ！](https://qiita.com/tanakahiroki/items/0b038980f90f05d34d47)

<font color="red">**ノーコードって楽だ、、、**</font>（心の声）

**TriggerとActionを設定するだけでOKです！**
慣れない英語に悪戦苦闘しましたが、慣れれば数分で出来そうです。
<img width="700" alt="zapier" src="https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/2049267/0cfd1438-22af-d9a2-dfb0-b5af4ed31150.png">

**Triggerの設定部分**
Googleスプレッドシートに変更があったらの詳細を設定
<img width="700" alt="zapier" src="https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/2049267/0593c0d8-9c28-1645-8d35-67e1c8256bce.png">

**Actionの設定部分**
Gmailに通知する詳細を設定
<img width="700" alt="zapier" src="https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/2049267/da2aa96d-1391-8fc3-703a-18d1466bb342.png">

基本設定はこれだけで完了です。
IFTTTやIntegromat等同じようなサービスはありますが、**Zapierは動作確認のテストをしながら設定を進めることが出来るのがGOODですね！**

##結果
Trigger部分の「Googleスプレッドシートに入力（=更新）したら」
<img width="700" alt="zapier" src="https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/2049267/f6e663e1-e65b-f768-b3d2-68a3416e1b84.png">
Action部分の「Gmailが届く」
<img width="700" alt="zapier" src="https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/2049267/4d7b4c4c-23c0-c1d9-6be2-e55b694b2fcf.png">
が簡単に出来ました！

##これは様々な部署で役に立つぞ！
といったところで、同じ部署の同僚と総務部の方にみていただきました。

**同じマーケティング部署の同僚**
プログラミングを習い始めたとは聞いていましたが、何やってんすか？（褒め言葉）
これどうやって作ったんですか？と興味津々。
誰が更新したかも通知されると最高ですね！
あと、指定した欄が全部埋まったらアナウンスしてくれるとか。

**人事部の方にも突撃**
え、何やってんの？笑（これも褒め言葉）
採用関係で欲しい人数とかをお店にヒアリングする機会があって、同じようにGoogleスプレッドシートを見に行かないといけなかったらから、これは便利だね！
どの行や列が変更されたとか、誰がいつ変更したかまでわかると良いね。

といった新たな課題も見つかりました。

**誰が更新したかが通知される**
**いつ更新したかが通知される**

といった、同じような要望があったということは、私は最低限出来たところで満足していたようです。

フィードバックでは**使ってみたい**とは言ってくれましたが、**これは褒め言葉ではない**と感じました。

事前にヒアリングする使用者の立場に立って、その視点で何が足りないかを改善したうえでヒアリングしていたら**なにそれ！教えて！使わせて！**となったかもしれません。

##zapierを使ってみて
**ノーコードでツールとツールを繋ぐことが出来ることに改めて感動！！**
**動作確認のテストをしながら設定を進めることが出来るのがGOOD！！**



数か月後にとある企画でクラウドファンディングに挑戦する予定です。

https://note.com/tanakahiroki0128/n/nedfa1acffe5b

ちょっとできたからOKではなく、**「使用者の立場でも考え抜いて改善できる点は事前に洗い出してから公開（ヒアリング）する」**を念頭に取り組んでいかなければと気付けたことも今回の収穫点です。