PMがPTA広報の部長になった訳だが(3)

# 春分
どうでもいい話ですが技術に関するタグは"5個つけろ"ではなく"5個まで付けられるよ"なんですね。空目して最初の投稿は無理矢理5個つけてました。基本的にこのシリーズはプロジェクトマネジメントに関する記事です。

業務として行うPMの話はNDAへの抵触や社外秘情報として扱うため公にするには障害が多過ぎます。やる気が起きません。
しかしボランティア活動の体験記を書くのは取引先にも所属会社にも関係無い事ですし、何より組織運営に関するネタの宝庫です。これを書かない手はありません。
PTA広報活動をPJとして捉えるのは私の勝手ですし、部長として組織をどうリードしたかは私の個人的体験です。配慮する対象は部員の方々のお気持ちだけなので、何処のPTAか分からないように書く分には大事に至らないでしょう。

## 広報誌作って！出来たら見るから
完成品のイメージ合わせは必ずやりましょう。
要求元は自分が何を言ってるか理解していません。理解できるように先回りして説明を進めましょう。

PTA本部の広報部付き担当の方から夜中に広報誌作成のお願い(ボランティアなので指示じゃなくてお願い)がLINEで届きました。元々作成するつもりなので了解の意を伝えます。
ついでに発行責任者となるPTA会長に企画説明の場を設けて欲しいと依頼した所、広報誌は広報部で企画する物であり本部は目を通すのみ、との回答を頂きます。

えっ、ちょっと異常じゃないかな。
発行責任者は査読だけで広報で勝手に紙面作っていいの？私の空気読まない面白企画で紙面作ってしまうけど後から変更受け付けないよ、それで良いの？と念押しするとそれで構わないとの事。

絶対そんな事はないでしょ笑。
要件定義が「広報誌作れ、職員紹介を入れる事」だけで、検収が「納品物の査読を持って完了」って炎上案件そのものじゃん。

紙面企画の文書化を進め、製造着手前にPTA本部に説明して合意形成(≒基本設計の承認）を取っておく事にします。面白企画の決定権はこちらにありますが、弄られる人に何処まで弄ってよいかの筋を通して調整しておかないと、協力を得られません。
これは本来やらなくてもよい作業ですが、誰もが人の子です。いきなり想定外の要求(弄って掲載するよ)を突き付けたら反発しますよね。


## クレームは突然に
全体像を見通したスケジュール感を把握し、タスクの進行を把握しましょう。
何故なら誰もが貴方に質問するからです。

本部の広報部付き担当者とLINEでやり取りしてたら最後に伝達を受けました。
新1年生の保護者向け部会開催のお知らせ(手紙)について。今回は時間がないので本部で作成しているが、本来自分の部に関する活動は部内で完結させる事。来年から広報部で作成してほしい、と。

ここで認識が違う事に気が付き、不安が生まれます。先の部会で広報部員が作業を担当している、でも部長の私に進捗報告も作業完了報告も無いな…

二重作業の可能性を疑い、状況整理するから待ってほしいと伝えると逆に質問される。
「もし二重作業だとして私(広報部付き担当）への引き渡しスケジュールはどう考えていましたか？」

お恥ずかしい話ですがこの時点まで完全に舐めてました。
言葉は丁寧ですが明らかにクレームです。
冷や汗が出ます。ヒヤリハット案件ですね。ここで本気スイッチが入りました。
彼女なりの業務理解と各部の責任境界を弁えた上で必要な事を言って頂けました。大変助かります。

本来謝るべき場面ですがこちらも手探りでPTA活動を切り開いてる最中です。こっちに非があるのは分かってますが切れるカードも残しておきたい。なのでここは無能な頑固親父のロールプレイで状況整理するので待ってほしいと、時間稼ぎをしておきます。

## 良く知りもしない人にほうれん草は無いわ～
ミスを怒らない。それは委縮と反発を生み必要な事を話してくれなくなるから。

結局、部員が担当したは良いが持ち帰ったUSBメモリに過去の文書が無いので出来ません、担当者間で個別に依頼してた事が判明します。それに対し「了解、ありがとう」と、**報告してくれた事**に感謝します。
現象だけ見ると、担当者が必要資材の確認を怠った結果実行不能に陥り、後続タスクを受け持つ他部の担当者(恐らく個人的な知人)に作業を丸投げした。またプロジェクトへの報告はしなかった、という場面です。
これが良くあるプロジェクトだと「は？聞いてねーんだけど！？（怒）」とか言っちゃう場面ですが、プロジェクト発足初期にありがちな起きるべくして起きた事故です。

部会で対面での自己紹介をしてますが、私を含む誰もがほぼ初対面です。
コロナの為長時間の会議は避けたいので交流の時間はありません。皆マスクをしており顔と表情がわかりません。自己紹介されても名前を憶えられません。
昨年活動が一切無かったというのは本当に何も無かったのでしょう。部員の交流も無かったと思います。
部員間に困ったら相談する雰囲気が出来ていないのですから、誰もが自分の裁量の中で解決を目論むでしょう。それくらい知らない人への接触は慣れていない人にとって勇気のいる行為なのです。

ほんと怒っちゃダメだよ、委縮して反発を生むだけだからね。

私の気持ちは…ここに記事投稿する事で昇華させています。

## 上から降ってくる
引継ぎで前部長からよく出てきた言葉です。「上から降ってきてからやりましょう」「それは上から降ってくるから」
何度も聞いてるうちに前部長と会話する気が失せてしまいました。諦めさせて自分はフェードアウトする戦略かもしれませんけどね。

当事者意識を持てない理由の本質はPTA組織化の方法論に問題があると考えています。
ウチの場合1年生の入学式直後に保護者を拘束し、PTA各部へのアサインをくじ引きで決めます。多くの学校が同じような組織化をしてると思います。
PTA活動は面倒くさい印象が強いのに本人の希望も聞かず配置って、そりゃやる気起きないでしょ。

今のところは解決の糸口が見えない課題ですし、PM論とは別に論ずるものですので放置する事にします。


## 顔と声と名前が一致しない
部員を役職や集合として捉えるのではなく、個人として認識しましょう。
コロナのせいで対面で顔全体を見る機会はめったにありませんが、オンラインミーティングで顔と名前の紐付けを出来るだけ行いましょう。

初対面の相手を認知するのに顔の画像情報って大きな比率を占めてたんだな、と痛感しました。
これは未だに実践できていません。頑張って覚えようとしている最中です。
部員はまったく識別できず、私を除く4役(部長、副部長、書記、会計の総称)すら誰が誰か分からないまま会話しています。
このご時世、対面の機会は極めて少なく対面してもマスクで特徴を把握できません。
それでもLINEのアイコンと表示名だけを頼り、チャットによる打合せを続けざるを得ません。オンラインミーティングを持ちかける手もありますが、私が男性で相手が全て女性という状況では邪念があると疑われかねず、とても難しいです。

お願いをする時に「4役の方は」等と集合に対して話しかけても応答が得られないので、個人を指名して話しかけるように心がけています。

## 広報部活動で何を行うか誰も分からない
何も分からないときは撃ちながら進め。[古事記にもそう書いてある。](https://aretan.jp/projects/aretan/wiki/Joel_on_Software#%E5%B0%84%E6%92%83%E3%81%97%E3%81%A4%E3%81%A4%E5%89%8D%E9%80%B2　"Joel_on_Software")

やる気スイッチは入りました。でも何も分かりません。
私が分からないのだから他の部員も同じ様に分からないのでしょう。
3年生保護者は辛うじて1年の時に経験していますが、断片的な情報しかもっておらず質問に答えてくれる人は僅かです。前々4役から前4役への引継ぎが一切行われていないので、前4役も部員同様断片的な知識しかありません。本部の広報部付き担当者は期待出来そうですが、彼女の部も同じような状況でしょうから本部視点でのテンプレ回答が精一杯でしょう。


何が直近の活動障害となるか現時点の課題を列挙していきます。

* 広報活動マニュアルが無いので部員がどう活動するか判断出来ない
* タスクの期日管理が無いので締め切りを守れない
* スケジュールが無いので部員の要員計画が立てられない
* 対外文書フォーマットの所在が不明瞭なので担当者が手紙(word文書)を作れない
* 他の部、学校、保護者全体への伝達プロトコルが不明なので、コミュニケーションが出来ない
* 予算管理(≒原価管理)！広報部の予算が分からないので活動規模を決められない
* 出納管理!経費精算の方法を未確認なのでお買い物が出来ない

えっ、私達の知らない事多過ぎ!?
ざっと思いつくだけでこれだけあります。恐らくまだ出てくるでしょう。
過去の人達はこれを口伝で伝えて来たのでしょうが、コロナ渦で口伝方式は途絶えました。
今の私は企業でのPJ管理の経験から異なる理念で動く団体の活動指針もある程度は予想出来ますが、私が退任する来年以降も最低限の運営が出来るよう整備しておかないと、私の引継が出来なくなります。これでは敗北ですね。

散乱し、一部は失われ、コピーしまくりにより重複し、所在不明な情報に対し、掘る・読む・聞く・予想を立てる・試す・失敗する・誤りを正す、を繰り返して正確な情報をまとめた活動マニュアルを作る事にします。


## 活動マニュアルの準備
率先して道を切り開きましょう。きっと付いて来てくれる人もいます。

ちまちま時間を作って過去PTAから受け取ったお知らせの手紙や妻から受け取った2年前の書類を査読、PTA会議室の利用申請を出して現地調査を1時間ほど行い、2週間位の期間をかけて粗削りながらも1冊の活動マニュアルドラフト版を仕上げました。ICTに疎い保護者が多いと聞いてたのでPCでMS-office Wordによる広報誌原稿の作成を想定したTIPSも用意しました。

これをGoogleDriveに作成しURLを部員に共有します。新1年生を交えた部会で活動マニュアルを元に説明する旨を伝え、現部員に事前査読とレビュー依頼をお願いします。

既読はモリモリつくけど基本無言です。
追記の指摘が1件ありましたので品質は少し向上できました。リクエストは「PCによる編集だけでなく手作りの紙面作りも掲載して欲しい」という要望でした。
おっしゃる通り、完全に私の視点から漏れてました。貴重な指摘です。


## 味方を作る
一人で空回りしても上手くいきません。人を信じて巻き込みましょう。

活動マニュアルレビュー依頼の反応が薄い事から、私一人が頑張って空回りしてるような気がしてきました。これはPMがやたら暑苦しくてウザがられ、メンバーから梯子外しを食らうパターンです。

ちょっと考えてから4役で1時間程グループ通話を出来ないかお願いしました。
内容は次回部会の流れについて細かいニュアンス合わせと、部員の前でロールプレイをするので予め口裏合わせておきたいというものです。
ロールプレイは私が極端な意見を言う役を演じるので、他の4役にはツッコミ入れて部長の意見に対抗する役をお願いしたい、これを演ずる事で「言う事は極端だけど女性の意見にも取り入れる男性部長＆頼りになる女性4役」という印象付けをしたいというものです。
皆さんこれに賛同してくれたので上手く印象操作出来ると良いなと期待します。

実はこのグループ通話には裏の意図もありました。「事前に長時間音声で会話する事により、長時間会話をした関係である」という認知を彼女達に生むことにあります。

何もしなければ単にチャットしただけの関係ですが、これで1時間音声通話する位の関係になり、他の部員より相対的な信頼度は高くなります。不特定多数の集まりにおいて信頼度に違いがある存在は味方に近しく、継続する事で本当の味方になってくれるでしょう。


## 文書フォーマットの探索と整備
抽象度の高いタスクは本人が理解できるまで細分化してあげましょう。
説明する位なら自分でやったほうが早くても担当者が自分で出来るようになるまで付き合いましょう。短期的にはコストであっても、長期的には基礎スキルを備えた味方になってくれます。
さもなくば全てのタスクを貴方が処理する事になり、それはプロジェクトの崩壊です。


活動マニュアルドラフト版を共有し、グループ会話をした事でタスクのアサインがやりやすくなりました。時間の無い最初の立上げ期間に部長が一人で奮闘するのは致し方ないですが、ある程度信頼関係が生まれたのでタスクのアサインを行う事にしました。

お手紙を作る為のoffice文書の整理をしたいので土曜日の午後にPTA会議室に集まれないか募集します。3名の方が協力してくれると申し出てくれました。ボランティアなので強制は出来ません。これが企業で行うプロジェクトとの大きな違いです。指示が出来ない。
企業で行うプロジェクトは指示には従ってくれるのでそれだけでも楽なものです。
（続く)

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出来れば24節気毎に更新したかったのですが、3月下旬から本業とPTAの実務に追われて、春分の期間に起きたことを全て書き切れてません。
書いてないネタはいったんタイトルだけ下書きにいれて次に回します。

次回は穀雨の頃に更新します。