Teams入門ついでに覚えたいSharePoint の使い方 その2.ライブラリ

#0. はじめに

Teams使い始めたなら、SharePointも覚えたい。そしてSharePointを覚えるなら、リストとライブラリを会得したい。で、[前回](https://qiita.com/y-hy-h/items/fbcf362d06935f8b86ab)はリストをやりました。ということで、後編はライブラリについて説明します。

#1. SharePointライブラリとは？

SharePointライブラリ（ドキュメントライブラリ）とは、ファイルを保持するための共有サーバーのようなものです。[基本操作説明](https://qiita.com/y-hy-h/items/a2ad803d3723dd34ee9c)では、**ドキュメント**という場所を使ってファイル操作の説明をしました。

この**ドキュメント**も、実はライブラリの一つです。分かりにくいですが、ドキュメントという名前を付けたライブラリ、ということです。

この**ドキュメント**は、Teamsのチャネルに紐づいていて、あらかじめ用意されたライブラリです。が、他にも自分でライブラリを作成することが出来、複数持つことが出来ます。
![Document.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/144777/0bb2d91e-a695-6fe3-fe65-c48984a07e7d.png)

今回は、トレーニング資料をアップロードする為のライブラリを作ることを目標にします。加えて、ファイル管理を容易にするため、以下の要望があるとしましょう。
　・ファイルの担当者を明確にしたい
​​​​​​​　・期限を明示したい
　・ファイルをカテゴリ分けしたい
　・ファイル概要やステータスを明示したい
完成形はこちらになります。
![Complete.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/144777/42cb5319-6566-6824-5920-3dbf3c63d988.png)

説明だけでは伝わりにくいので、早速ライブラリを作成していきましょう。

#2. SharePointライブラリを作成する

左メニューから、**ホーム**をクリック　＞　上部メニューの**新規**ボタンから**ドキュメント ライブラリ**をクリック
![CreateLib.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/144777/b8a8ecec-1b90-b6ed-a195-40896d46084a.png)

右側にライブラリ作成画面が出てきます。名前や説明を入力して、作成をクリックします。
ここでは、ライブラリの名前を**トレーニング資料**としています。
これで、左側メニュー（サイトナビゲーション）にトレーニング資料が出てきます。
![CreateLib2.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/144777/1b256409-2740-d402-ad2d-b8a6839ec622.png)

ライブラリ画面を広く使いたいときは、上部メニュー右端の展開アイコンをクリックします。
![expand.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/144777/3c76d322-0d29-4828-d228-0f56c538c97f.png)

#3. 列（メタデータ）の追加

##a. 列の追加
まずは出来上がったトレーニング資料ライブラリに、適当なファイルをいくつかアップロードしましょう。
次に、**列の追加**を行います。
![AddCol.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/144777/688b2ec7-5acd-0423-0e02-f4810b3fdf0c.png)

追加の仕方は、前回リスト編で説明したやり方（[こちら](https://qiita.com/y-hy-h/items/fbcf362d06935f8b86ab#c-%E5%88%97%E3%81%AE%E8%BF%BD%E5%8A%A0)）と同じです。以下の列を追加していきましょう。

| 列名       | 列の種類 |
|:-----------------|:------------------:|
| 担当者             |個人|
| 期限           |日付 |
| カテゴリ             |選択肢 |
| ステータス               |選択肢 |
| 概要             |一行テキスト |

![AddCol2.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/144777/a737238d-30fd-8553-13b0-21e893afaaff.png)

なお、カテゴリ列の選択肢は、PowerQuery/SharePoint/Teams/その他の4つとします。ステータス列の選択肢は、作業中/完了/未着手/延期の4つとしました。

##b. メタデータとは？（フォルダに頼らない管理のあり方）
このようにSharePointでは、ライブラリごとに、独自の列(属性、プロパティ)を追加していくことが出来ます。この追加された列は、**メタデータ**とも呼ばれます。データについてのデータ、ということです。

SharePointでのファイル管理では、**なるべくフォルダ分けに頼らず、メタデータを使って分類する**のが王道です。メタデータを上手に利用するには、用途に応じてライブラリを複数持つ必要が出てくるのです。
（参考: ひと目でわかるメタデータの効用 from Twitter）
https://twitter.com/LuiseFreese/status/1182719939385417728

#4. 列の編集・グループ化（ビュー追加）・行の書式設定・その他（同期/Teamsタブへ追加）

##a. 列の編集（クイック編集）
では、追加した列の編集をしていきましょう。やり方は、クイック編集（[こちら](https://qiita.com/y-hy-h/items/fbcf362d06935f8b86ab#c-%E3%82%AF%E3%82%A4%E3%83%83%E3%82%AF%E7%B7%A8%E9%9B%86)）で行うことが出来ます。
適当で構わないので、入力してみましょう。なお列の順序は、クイック編集モードを終了させて、列のドラッグ&ドロップで変更可能です。
結果、図のようになりました。
![AddCol3.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/144777/8e4c2d81-cc4e-e242-1f3b-8945c1a03f61.png)

##b. グループ化（ビュー追加）
今度は、ステータス列横の矢印から、**ステータス でグループ化**を選んでみましょう。すると、表示の仕方をステータス別の列挙に変更出来ます。
さらに、ステータス左横上部の下矢印をクリックすれば、あたかもフォルダのようにステータス別表示が出来ます。
![Grouped.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/144777/8cd09c47-9293-fa5b-2ab5-57d5f790b621.png)

さらに、この表示の仕方を保存することも出来ます。これを**ビュー**と呼んでいます。やり方は、
　　上部メニュー右端の**すべてのドキュメント**をクリック
　　＞　**ビューに名前を付けて保存**をクリック
　　＞　名前を入力して**保存**をクリック
これで、図のように、デフォルトの**すべてのドキュメント**ビューに加えて、**ステータスごとのグループ化**ビューが出来ました。以降ワンクリックで切り替えることが可能です。

ライブラリにはビューを複数持たせることが出来、別の列でグループ化したり、列の順序や表示・非表示を変えたり、フィルターしたり、といったことが出来ます。
硬直的なフォルダによる管理方式に比べ、より自由度が高い管理の仕方を実現できます。
![SaveView.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/144777/5849f25c-ea94-d307-b5bf-28f39ce5ad58.png)

##c. 行の書式設定
Excelに近い感覚で、色付けなど行の書式設定を行う事も出来ます。試しに条件付き書式を設定してみましょう。
　　**すべてのドキュメント**をクリック
　　＞　**現在のビューの書式設定**をクリック
　　＞　**条件付き書式**をクリック
![Conditional.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/144777/dabf1476-9c55-5ecc-53a9-e603bd9b0a40.png)

　　**ルールの追加**をクリック　
　　＞　ルール作成画面で　**期限**が　**今日（相対）**　**より前**
　　サンプルテキストの鉛筆アイコンからうすい**赤色**を選択
　　＞　**保存**をクリック
![Conditional2.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/144777/9af91a00-dfc6-e1fd-c830-c35f1289d6cd.png)

これで、期限が今日より前のものだけ赤く表示されるビューに変更されました。
書式設定は、列単位でも行うことが出来ますし、アイコンなども使えるので、より視覚的に訴えるビューの設定も可能です。

##d. その他（同期/Teamsタブへ追加）
最後に2つおまけです。まず**同期**です。これは、OneDriveアプリを用いて、自PCのローカルドライブとSharePointのライブラリ・フォルダを同期させる機能です。
詳しくはこちらへ。
[SharePoint および Teams のファイルを OneDrive 同期アプリと同期する](https://support.office.com/ja-jp/article/sharepoint-%E3%81%8A%E3%82%88%E3%81%B3-teams-%E3%81%AE%E3%83%95%E3%82%A1%E3%82%A4%E3%83%AB%E3%82%92-onedrive-%E5%90%8C%E6%9C%9F%E3%82%A2%E3%83%97%E3%83%AA%E3%81%A8%E5%90%8C%E6%9C%9F%E3%81%99%E3%82%8B-6de9ede8-5b6e-4503-80b2-6190f3354a88)

次は**Teamsタブへ追加**です。
作成したライブラリのビューは、Teamsタブに追加すると便利です。が、ドキュメントライブラリというパーツは現状イマイチです（ビューが見られない？）代わりに、Webサイトを選んでURLを入力した方が今のところ良さそうです。
![tab.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/144777/73ca189d-d201-54d7-a8ee-35011c205440.png)

#5. おわりに、Next Step
これでSharePointのライブラリとメタデータの説明は終わりです。SharePointにデータやファイルを寄せていくことで、Power Automateによる自動化や、Power Appsによる業務システムの自作なども可能になります。

TeamsとSharePointは今後も融合・機能強化が進んでいくらしいですし、AI機能の進化も予定されています。このAI機能が導入されると、例えば
　　・ファイルアップロード時に、PDF内の発注書番号を自動で読み取って、メタデータ化してくれる
　　・メタデータなどを元に、用語解説や社内関係者といったノウハウ集ページを自動で作成する
といったことが実現される予定だそうです。イメージはリンク先を参照してください。
Empower your people with Project Cortex (From YouTube): https://www.youtube.com/watch?v=r8MAn0754wk

リストやライブラリを使いこなし、データ・情報をSharePointへ集約するようになったら、今度はそれらを組織・チームのWebページとしてまとめて、知りたい情報へアクセスしやすく、かつ新規参加メンバーにも分かり易い形にしていくのも良いでしょう。初期状態ではチームサイトのホームは、↓のとおり中身が何もないのでよくわからないですが、コンテンツが充実してきたら、このデザインをアレンジしていくのも面白いと思います。
![Home.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/144777/73d4c45e-7a93-9287-24aa-ca3c07b43597.png)