チーム運営や会場運用におけるちょっとした小ネタ

この記事は、<a href="http://qiita.com/advent-calendar/2016/mathcafe4d">数学カフェ_4次元コンテンツ出展の記録 Advent Calendar 2016</a>の、12日目の記事です。

●はじめに

こんにちは。

今回、アドベントカレンダーを読んでくださってるのは、数学カフェや日曜数学会に関わりのある方が多いのかな？
そのような方も、そのようでない方も、初めまして。

いちのせ(@yuta_1nose)といいます。

ひょんなことから、数学カフェ・サイエンスアゴラ出展チームに関わることになりました。
(「ひょんなことから」と思っていたんですが、どうやら明確な意思のもと召喚されていたようですｗ。
経緯→@butchi_yさんの12/10付記事)

数学に関しては高校時代の数学II・Bまで、(III・Cは結局受験で使わず)という非数学者ですが、

・人とワイワイ何かを作り上げていくことが好きであること
・仕事で、期間限定のプロジェクトを回すことに覚えがあったこと
・というか、中学・高校の文化祭でクラスの出し物を皆で協力して作ったあの体験がもう一度したい！
・そして楽しく打ち上げをしたい！

などの動機があったので、チームに混ぜてもらう事にしました。

まぁ、要は学級委員として文化祭のクラスの出し物を仕切った楽しさが忘れられなかったわけです。
で、勝手というか僭越ながら「学級委員風」にチームに関わらせていただきました。
結果としては、皆さん大人なので表立ってクレームも受けること無く、一緒に達成感を味わわせていただきました。
本当に、感謝です。

そんな中で、せっかくなので自分なりに気を付けたこととか意図とかつらつら書いていきたいと思います。


●最初の顔合わせの時の話

上に挙げた動機の中で、最後の「楽しく打ち上げをしたい！」は個人でなくチームのモチベーションコントロールの為にも重要なことだと考えています。
なぜなら、打ち上げが楽しくなるための条件として「出展が成功裏に終わった」事が絶対外せないからです。

・出展物が不満足な出来だった
・会期中に事故を起こしてしまった
・物品やアテンドの段取りがグダグダでモヤモヤが残った、etc…

そういった結果に終わって、打ち上げの飲み会だけが楽しい、とは中々ならない。
なので「楽しい打ち上げにするために、良い展示にしよう！」はいい合言葉だったんじゃないかと思います。


●準備段階で気をつけたこと例

今回は有志での集まりでの出展ということで
各メンバーの意欲や割ける時間にバラつきがあるだろう事が、最初から想定されました。

なので、最初の顔合わせで以下2点を強調して提案した記憶があります。
・2週に1度程度、定例ミーティングを設けること
・ミーティングに出ている人間が、進め方に関してイニシアチブを取ること

ミーティングの定例化は、まぁ当たり前っちゃ当たり前ですね。
開発その他の進捗確認のために、これ以上密だと忙しすぎて対応できないし、これ以上疎だと本番までに間に合わないと思ったので頻度もこんなもんだったと思います。
7月末の初顔合わせから、11月はじめの出展まで賞味3ヶ月ほど。
2週に1度のミーティングでも、計6回程度しか顔を合わせられない計算です。
実際は後半バタバタと打ち合わせを増やしましたが、「3ヶ月ある」と思って悠長にならないように、早め早めの動きを意識しました。

イニシアチブに関しては、これはコミットメントのバラ付きを考慮した措置でした。
(本当は「会議に出てくるやつが偉い」という言い方をしていたんですが、文字にすると相当イカツイことに気付いたので、真意としてこの言い方で記録に残しておきますｗ。)
特に今回、言い出しっぺにして最重要プレーヤーである@miurrorさんが国外に常駐していたため、
「彼の意見を聞いてから出ないと動けない」という事態を避けたいと思いました。
結果としてはslack中心に情報共有ツールに頼るとこが大きくあまり機能したルールとは言いがたかったのですが、
それでも本番直前の追い込みの時期にスピーディに動くことには繋がったんじゃないかと思っています。


●当日は「遊撃戦力」に

出展当日は、アテンド内容に応じてVRコンテンツのオペレータ、タブレットコンテンツのオペレータ、
ポスター展示の説明スタッフに分かれ、シフトを組んで対応しました。

混雑具合や客層の割合も全然読めなかったので、シフトの人数は「都合のつく人が都合のつく限り」てな感じで組んで行ったんですが、
自分はあえてどの時間にもどの役割も負わず、フリーでいました。
数学的な説明に自信が無いという事情もありましたが、細かい雑事や突発的な出来ごとに対応するためです。

事前に想定したこと/実際にあったこと
・出展チームに体調不良者が出て、会場本部に救護室使用の相談に行った。
・昼飯の買い出し。
・VR用「忍者マスク」が枯渇した際の買い出し。
・20枚ぐらいあった「出展者章」の管理。
・はがれたポスターを貼り直すとか、細かいリカバリのための備品調達

1つひとつ取ってみると大した手間でもないようには見えるんですが、
アテンド対応にかかりっきりで手が離せなくなると
やっぱり手が回らなくなりがちなものです。
しかもそれが1つ2つのみならず複数重なったり、
「いざとなったらあれもこれもケアしないといけない」と常に考えていたりすると
結構なストレスになるでしょう。

実際は各自こなしたりとか杞憂に終わることも多かったのですが、今回はメンバーそれぞれのコミットの方向性や守備範囲がある程度明確だったために何か漏れが生じた場合は皆「自分が対応していいのか？」と迷うことも懸念し、専任の「暇人」を置いておくと都合がいいだろうとの判断です。

では、暇人であれば誰でも良いのかと言うとそんなことはなくて、例えば

・突発的に主催者と交渉事が必要になった場合には代表者然と振る舞わなければならない事も
・急遽必要になったものを調達に行ったら思いの外高価だったとき、再度要否判断が必要

なんてことも想定されるので、やっぱりある程度、意思決定の出来る立場の人間を
遊撃戦力に置いておくと便利なのではないかと思います。

そこは最初から学級委員風に振る舞っていたおかげで何となく自分なら大丈夫な空気でした。
しれっと受け入れてくれたチームの皆さん、改めてありがとう？ごめんなさい？なんて言ったらいいのかｗ

あとは、「そろそろメシ行ってきたらいいんじゃないですか」とか声掛けたりね。
(「今抜けてメシ行っていいんだろうか」「誰に言って行けばいいんだろうか」とか迷ったりするのも、
小さいけど確実にあるストレスだと思うんです。あれ、思いません？)


●反省
とは言いつつ、自分も中々本イベントに注力出来ない時期もあったりと、
役割を果たせなかった部分も多かったと反省しています。
特に本番1か月前となる10月初旬あたりは
情報共有に使っていたslackページ(参考→@shoko3168さんの12/17付記事)を参照することもままならず、
完全にレーダーから機影がロストした状態になっていたと思います。

ですが、危機感を募らせたオギさん(@muripo_life)ら焚き付けでメンバーみんなが踏ん張っていてくれたおかげで、
何とか最後に帳尻を合わせる事が出来、蓋を開けてみれば大好評でイベントを完走する事が出来ました。

「言い出しっぺや中心メンバーでなくても、その時点でアクティブなメンバーが主導権を握る」ということが、
自分が呼びかけるまでもなく出来ていたんじゃないかと思います。

他にも、途中から参加が難しくなったメンバーへのケアとか報告とか、そういったこともしっかりフォローできれば理想的だったなと思いました。

●おわりに

学級委員なんて、完全に脇役です。

主役は個々のコンテンツそのものとその製作チームであり、
実際にお客さんと触れ合ったアテンドチームであり、
皆を巻き込んで出展成功まで持って行く動機を引き出した@miurrorさんと@mathcafe_japanの中の人でした。

ただ、その主役同士がタスクをこなす中で抜け落ちるもの、
守備範囲があいまいで手を付けづらいものは
チームで動く以上必ず出てきます。

そういったものを、時には方向付けをしてメンバーにお願いしたり、
抱え込み過ぎそうな人のタスクは整理して再分配したり、
いくつかは自分でも引き受けてみたり。

そんな形でチームに関われたことが、すごく楽しかったです。

そんなこんなで、少しでも役に立ってたら、そしてこの記事が誰かの何かの参考になれば、多少なり皆様への恩返しになるのかな、と。

ホント、また誘ってね。