# MEETINGS, REPORTS AND INFORMATION TO SHAREHOLDERS
The annual general meeting of shareholders of the Company will be held, in accordance with Luxembourg law, in Luxembourg at the registered office of the Company, or at such other place in the Grand Duchy of Luxembourg at such date and time as may be specified in the notice of meeting within six months following the end of the financial year. Other general meetings of shareholders of the Company or of a Sub-Fund or class of Shares may be held at such time and place as are indicated in the notices of such meetings.
The shareholders of any Sub-Fund or any class of Shares may hold or be convened to, at any time, general meetings to decide on any matters which relate exclusively to such Sub-Fund or class of Shares.
Two or more Sub-Funds or classes of a Sub-Fund may be treated as a single Sub-Fund or class if such Sub-Funds or classes would be affected in the same way by the proposals requiring the approval of holders of Shares relating to separate Sub-Funds or classes.
Notices of general meetings and other notices shall be given in accordance with Luxembourg Law. If all Shares are in registered form and if no publications are required by any applicable law, convening notices may be mailed by registered mail only or in any manner as set forth in
applicable law. If so permitted by law, the convening notice may be sent to a shareholder by any alternative means of communication having been accepted by such shareholder in the manner and conditions described in the Articles.
Notices will specify the place and time of the meeting, the conditions of admission, the agenda, the quorum and voting requirements, including that the quorum and majority rules of the meeting will be determined in respect of the Shares as issued at 12.00 p.m. Luxembourg time, five days preceding such meeting. Notices of all meetings shall be sent to holders of registered Shares at their address indicated in the register of shareholders of the Company.
All other notices are sent to registered shareholders and, if required, are published on Lombard Odier Group website (www.loim.com) and/
or published in such newspapers as the Directors may determine. In the case of publication in foreign jurisdictions the Directors may apply the "home country rule" according to which a publication will be made in the relevant jurisdictions as long as such publication is required under Luxembourg law. In the absence of such requirement under Luxembourg law, the Directors may choose not to publish in foreign jurisdictions to the extent that this alternative is permitted under the local laws of the relevant foreign jurisdictions. In addition, the Directors may, given the
circumstances and having regard to the interest of the shareholders, adopt complementary means of communication, including the Lombard Odier Group website (www.loim.com), to ensure a prompter and more efficient information of the shareholders.
The Company draws the investors’ attention to the fact that any investor will only be able to fully exercise his investor rights directly against the Company, notably the right to participate in general shareholders’ meetings if the investor is registered himself and in his own name in the
register of shareholders of the Company. Every registered shareholder must provide the Company with an address and for shareholders that have individually accepted being notified via email, an email address, to which all notices and announcements from the Company may be sent. In cases where an investor invests in the Company through an intermediary investing into the Company in his own name but on behalf of the investor, it may not always be possible for the investor to exercise certain shareholder rights directly against the Company. Investors are advised to take advice on their rights.
The financial period of the Company ends on 30 September of each year. The annual report containing the audited consolidated financial accounts expressed in USD of the Company in respect of the preceding financial period will be made available at the registered office of the Company at least 8 days before the annual general meeting. Unaudited semi-annual reports as at 31 March will be made available within two months of the end of the relevant date. Copies of all financial reports will be available at the registered office of the Company and from the Foreign Representatives.
The Directors may, at their discretion, decide that information regarding the Sub-Funds investments may be available for some or all investors of the Company. If this information is only provided to some investors, the Directors will ensure that (i) such investors need the information to comply with legal, regulatory, tax or other mandatory requirements, (ii) investors will keep the information confidential and (iii) investors will not use the information to take advantage of the expertise of the Investment Managers of the Company.
In compliance with the provisions of the 2010 Law, CSSF Regulation 10-4 and CSSF Circular 18/698, the Management Company has implemented and maintains effective certain policies, procedures and strategies including:
- a procedure for the reasonable and prompt handling of complaints received from shareholders: in this context, shareholders are given the opportunity to file complaints free of charge, in the official language(s) of their country of residence, to their respective localrepresentatives or directly to the Management Company using the addresses and contact details provided in Section 1; the latter will take care of handling of clients complaints in the most diligent, transparent and objective manner possible;
- strategies for the exercise, to the exclusive benefit of the Sub-Funds concerned, of voting rights attached to instruments held in the portfolios managed by the Management Company: a summary description of these strategies are available on the Lombard Odier Group website www.loim.com and the details of the actions taken on the basis of those strategies can be supplied free of charge to investors upon request made to the Management Company;
- inducements: the essential terms of the arrangements relating to the fees, commissions or non-monetary benefits, the Management Company may receive in relation to the activities of investment management and administration of the Fund are disclosed in this Prospectus and/or in periodic reports, as the case may be. Further details can be supplied free of charge to investors upon request made to the Management Company; and
- procedures relating to the management of conflicts of interest - details of this procedure are available on the Lombard Odier Group website (www.loim.com).
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Translation (ENDE, 2020-01-17):
# VERSAMMLUNGEN, BERICHTE UND INFORMATIONEN ZU HÄNDEN DER AKTIENINHABER
Die jährliche Generalversammlung der Aktieninhaber der Gesellschaft wird gemäss luxemburgischem Recht innerhalb von sechs Monaten nach dem Ende des Geschäftsjahrs zu dem Datum und zu der Zeit, die in der Einberufungsmitteilung angegeben sind, am eingetragenen Sitz der Gesellschaft in Luxemburg oder an einem anderen Ort im Grossherzogtum Luxemburg abgehalten. Weitere Generalversammlungen der Aktieninhaber der Gesellschaft, eines Teilfonds oder einer Aktienklasse können zu der Zeit und an dem Ort abgehalten werden, die in den jeweiligen Einberufungsschreiben angegeben sind.
Die Aktieninhaber der Teilfonds oder Aktienklassen können jederzeit Generalversammlungen abhalten oder zu solchen einberufen werden, um über Angelegenheiten zu befinden, die ausschliesslich mit dem entsprechenden Teilfonds oder der entsprechenden Aktienklasse im Zusammenhang stehen.
Zwei oder mehr Teilfonds oder Aktienklassen eines Teilfonds können als ein einziger Teilfonds oder eine einzige Aktienklasse behandelt werden, falls diese Teilfonds oder Aktienklassen von den Vorschlägen, die der Genehmigung durch die Aktieninhaber in Bezug auf unterschiedliche Teilfonds oder Aktienklassen bedürfen, in derselben Weise betroffen wären.
Die Generalversammlungen und anderen Versammlungen werden gemäss den Vorschriften luxemburgischen Rechts einberufen.
Falls sämtliche Aktien als Namensaktien begeben werden und von Rechts wegen keine Veröffentlichungen erforderlich sind, können die Einberufungsmitteilungen ausschliesslich per eingeschriebener Post oder in einer Form versandt werden, die im geltenden Gesetz vorgesehen ist. Falls gesetzlich erlaubt, kann das Einberufungsschreiben einem Aktieninhaber mittels eines anderen Kommunikationsmittels zugestellt werden, das dieser auf die Weise und unter den Bedingungen akzeptiert hat, die in der Satzung beschrieben sind.
In der Einberufung werden Ort und Zeit der Versammlung, Zulassungsbedingungen, Tagesordnung, Quorums- und Abstimmungserfordernisse bekannt gegeben und es wird festgehalten, dass die Bestimmungen für Quoren und Mehrheiten der Versammlung anhand der Aktien bestimmt werden, die um 12.00 Uhr Luxemburger Zeit fünf Tage vor der betreffenden Versammlung ausgegeben sind. Inhabern von Namensaktien wird für jede Versammlung ein Einberufungsschreiben an ihre im Register der Aktieninhaber der Gesellschaft aufgeführte Adresse gesandt.
Alle übrigen Mitteilungen werden den eingetragenen Aktieninhabern zugestellt und, soweit erforderlich, auf der Website der Lombard Odier Gruppe (www.loim.com) und/oder in Zeitungen veröffentlicht, die der Verwaltungsrat als geeignet erachtet. Im Falle einer Veröffentlichung in ausländischen Gerichtsbarkeiten kann der Verwaltungsrat das Herkunftslandprinzip anwenden, wonach eine Publikation in den entsprechenden Gerichtsbarkeiten erfolgt, sofern dies nach Luxemburger Recht erforderlich ist. Sollte ein solches Erfordernis im Luxemburger Recht fehlen, kann der Verwaltungsrat in ausländischen Gerichtsbarkeiten insoweit auf eine Veröffentlichung verzichten,
als dies gemäss der lokalen Gesetzgebung der entsprechenden ausländischen Gerichtsbarkeiten erlaubt ist. Darüber hinaus kann der Verwaltungsrat je nach Umständen und entsprechend den Interessen der Aktieninhaber zusätzliche Kommunikationsmittel einsetzen, einschliesslich der Website der Lombard Odier Gruppe (www.loim.com), um die Aktieninhaber rascher und effizienter zu informieren.
Ein Anleger kann seine Anlegerrechte, insbesondere das Recht zur Teilnahme an der Generalversammlung der Aktieninhaber, nur dann vollständig gegenüber der Gesellschaft ausüben, wenn er selbst und in seinem eigenen Namen im Register der Aktieninhaber der Gesellschaft aufgeführt ist. Jeder eingetragene Aktieninhaber hat der Gesellschaft eine Adresse – und jeder Aktienhaber, der akzeptiert hat, Mitteilungen per E-Mail zu erhalten, eine E-Mail-Adresse – anzugeben, an die alle Mitteilungen und Nachrichten der Gesellschaft gesandt werden können. Investiert ein Anleger in die Gesellschaft über einen Intermediär, der in seinem eigenen Namen, aber im Auftrag des Anlegers in die Gesellschaft investiert, ist es unter Umständen nicht immer möglich, dass der Anleger bestimmte Rechte der Aktieninhaber gegenüber der Gesellschaft direkt ausüben kann. Die Anleger sollten sich in Bezug auf ihre Rechte beraten lassen.
Das Geschäftsjahr der Gesellschaft endet alljährlich am 30. September. Der Jahresbericht, der den geprüften und konsolidierten Jahresabschluss für das abgelaufene Geschäftsjahr der Gesellschaft in USD enthält, ist spätestens 8 Tage vor Abhaltung der jährlichen Generalversammlung am Sitz der Gesellschaft erhältlich. Die ungeprüften Halbjahresberichte per 31. März stehen zwei Monate nach dem Enddatum des Berichtszeitraums zur Verfügung. Die Berichte können am Sitz der Gesellschaft oder bei den ausländischen Vertretungen bezogen werden.
Der Verwaltungsrat kann nach freiem Ermessen beschliessen, dass Informationen bezüglich der Anlagen von Teilfonds nur einigen oder allen Anlegern der Gesellschaft zugänglich sind. Sind diese Informationen einigen Anlegern vorbehalten, stellt der Verwaltungsrat sicher, dass (i) diese Anleger die betreffenden Informationen benötigen, um rechtlichen, aufsichtsrechtlichen, steuerlichen oder anderweitigen zwingenden Erfordernissen gerecht zu werden, dass (ii) diese Anleger die betreffenden Informationen vertraulich behandeln und dass (iii) diese Anleger die betreffenden Informationen nicht nutzen, um sich durch die Fachkenntnisse der Fondsmanager der Gesellschaft einen Vorteil zu verschaffen.
Im Einklang mit den Bestimmungen des Gesetzes von 2010, der CSSF-Verordnung 10-4 und dem CSSF-Rundschreiben 18/698 hat die Verwaltungsgesellschaft unter anderem die folgenden Bestimmungen, Verfahren und Strategien umgesetzt:
- ein Verfahren zur angemessenen und raschen Behandlung von Beschwerden der Aktieninhaber: Damit erhalten Aktieninhaber die Möglichkeit, in der/den Amtssprache(n) ihres Sitzlands kostenlos eine Beschwerde bei ihren jeweiligen lokalen Vertretungen oder direkt bei der Verwaltungsgesellschaft einzureichen. Die entsprechenden Adressen und Kontaktangaben sind in Kapitel 1 aufgeführt. Die Verwaltungsgesellschaft ist bestrebt, Kundenbeschwerden mit der grösstmöglichen Sorgfalt, Transparenz und Objektivität zu behandeln;
- Strategien, um die Stimmrechte, die mit Instrumenten verbunden sind, die in den von der Verwaltungsgesellschaft verwalteten Portefeuilles gehalten werden, zum ausschliesslichen Vorteil der betreffenden Teilfonds auszuüben: Eine Kurzbeschreibung dieser Strategien ist auf der Website der Lombard Odier Gruppe (www.loim.com) abrufbar. Auf Anfrage an die Verwaltungsgesellschaft erhalten die Anleger kostenlos Detailinformationen zu den auf der Grundlage dieser Strategien ergriffenen Massnahmen;
- Vergütungen: Die wesentlichen Bedingungen von Vereinbarungen über Gebühren, Kommissionen oder nicht geldwerte Leistungen, die die Verwaltungsgesellschaft im Rahmen ihrer Fondsmanagement- oder Verwaltungstätigkeit für den Fonds erhalten kann, werden, sofern zutreffend, im vorliegenden Prospekt und/oder in regelmässigen Geschäftsberichten offengelegt. Auf Anfrage an die Verwaltungsgesellschaft erhalten die Anleger kostenlos nähere Informationen; und
- Verfahren zur Lösung von Interessenkonflikten. Einzelheiten zu diesen Verfahren sind auf der Website der Lombard Odier Gruppe (www.loim.com) abrufbar.
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