# MEETINGS, REPORTS AND INFORMATION TO SHAREHOLDERS
The annual general meeting of shareholders of the Company will be held, in accordance with Luxembourg law, in Luxembourg at the registered office of the Company, or at such other place in the Grand Duchy of Luxembourg at such date and time as may be specified in the notice of meeting within six months following the end of the financial year. Other general meetings of shareholders of the Company or of a Sub-Fund or class of Shares may be held at such time and place as are indicated in the notices of such meetings.
The shareholders of any Sub-Fund or any class of Shares may hold or be convened to, at any time, general meetings to decide on any matters which relate exclusively to such Sub-Fund or class of Shares.
Notices of general meetings and other notices shall be given in accordance with Luxembourg Law.
If all Shares are in registered form and if no publications are required by any applicable law, convening notices may be mailed by registered mail only or in any manner as set forth in applicable law. If so permitted by law, the convening notice may be sent to a shareholder by any alternative means of communication having been accepted by such shareholder in the manner and conditions described in the Articles.
Notices will specify the place and time of the meeting, the conditions of admission, the agenda, the quorum and voting requirements, including that the quorum and majority rules of the meeting will be determined in respect of the Shares as issued at 12.00 p.m.
Luxembourg time, five days preceding such meeting. Notices of all meetings shall be sent to holders of registered Shares at their address indicated in the share register of the Company.
All other notices are sent to registered shareholders and, if required, are published on Lombard Odier Group website (www.loim.com) and/or published in such newspapers as the Directors may determine. In the case of publication in foreign jurisdictions the Directors may apply the "home country rule" according to which a publication will be made in the relevant jurisdictions as long as such publication is required under Luxembourg law. In the absence of such requirement under Luxembourg law, the Directors may choose not to publish in foreign jurisdictions to the extent that this alternative is permitted under the local laws of the relevant foreign jurisdictions. In addition, the Directors may, given the circumstances and having regard to the interest of the shareholders, adopt complementary means of communication, including the Lombard Odier Group website (www.loim.com), to ensure a prompter and more efficient information of the shareholders.
The Company draws the investors’ attention to the fact that any investor will only be able to fully exercise his investor rights directly against the Company, notably the right to participate in general shareholders’ meetings if the investor is registered himself and in his own name in the shareholders’ register of the Company. Every registered shareholder must provide the Company with an address and for shareholders that have individually accepted being notified via email, an email address, to which all notices and announcements from the Company may be sent. In cases where an investor invests in the Company through an intermediary investing into the Company in his own
name but on behalf of the investor, it may not always be possible for the investor to exercise certain shareholder rights directly against the Company. Investors are advised to take advice on their rights.
The financial period of the Company ends on 30 September of each year. The annual report containing the audited consolidated financial accounts expressed in USD of the Company in respect of the preceding financial period will be made available at the registered office of the Company at least 8 days before the annual general meeting. Unaudited semi-annual reports as at 31 March will be made available within two months of the end of the relevant date. Copies of all financial reports will be available at the registered office of the Company and from the Foreign Representatives.
The Directors may, at their discretion, decide that information regarding the Sub-Funds investments may be available for some or all investors of the Company. If this information is only provided to some investors, the Directors will ensure that (i) such investors need the information to comply with legal, regulatory, tax or other mandatory requirements, (ii) investors will keep the information confidential and
(iii) investors will not use the information to take advantage of the expertise of the Investment Managers of the Company.
In compliance with the provisions of the 2010 Law, CSSF Regulation 10-4 and CSSF Circular 18/698, the Management Company has implemented and maintains effective certain procedures and strategies including:
- a procedure for the reasonable and prompt handling of complaints received from shareholders: in this context, shareholders are given the opportunity to file complaints free of charge, in the official language(s) of their country of residence, to their respective local representatives or directly to the Management Company using the addresses and contact details provided in Section 1; the latter will take care of handling of clients complaints in the most diligent, transparent and objective manner possible;
- strategies for the exercise, to the exclusive benefit of the Sub-Funds concerned, of voting rights attached to instruments held in the portfolios managed by the Management Company: a summary description of these strategies are available on the Lombard Odier Group website www.loim.com and the details of the actions taken on the basis of those strategies can be supplied free of charge to investors upon request made to the Management Company;
- inducements: the essential terms of the arrangements relating to the fees, commissions or non-monetary benefits, the Management Company may receive in relation to the activities of investment management and administration of the Fund are disclosed in this Prospectus and/or in periodic reports, as the case may be. Further details can be supplied free of charge to investors upon request made to the Management Company; and
- procedures relating to the management of conflicts of interest - details of this procedure is available on the Lombard Odier Group website (www.loim.com).
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Translation (ENFR, 2022-08-01):
# RÉUNIONS, RAPPORTS ET INFORMATIONS AUX ACTIONNAIRES
L’assemblée générale annuelle des actionnaires de la Société se tient conformément à la loi luxembourgeoise à Luxembourg au siège social de la Société ou en tout autre lieu dans le Grand-Duché de Luxembourg à la date et à l’heure désignés dans l’avis de convocation dans les six mois suivant la fin de l’exercice. D’autres assemblées générales des actionnaires de la Société, d’un Compartiment ou d’une classe d’Actions peuvent avoir lieu en tout temps et en tout lieu conformément aux convocations qui en sont données.
Les actionnaires de tout Compartiment ou toute classe d’Actions peuvent tenir ou être convoqués, à tout moment, à des assemblées générales pour statuer sur tout point concernant exclusivement ledit Compartiment ou ladite classe d’Actions.
Les convocations aux assemblées générales et les autres convocations sont faites conformément à la loi luxembourgeoise.
Si toutes les Actions sont nominatives et si aucune publication n’est requise en vertu d’une législation applicable, les avis de convocation pourront être envoyés par courrier recommandé uniquement ou de toute autre manière définie dans la législation applicable. Si la loi l’autorise, l’avis de convocation pourra être envoyé à un actionnaire par tout moyen de communication alternatif ayant été accepté par ledit actionnaire, de la façon et dans les conditions fixées dans les Statuts.
Les convocations précisent la date et le lieu de l’assemblée, les conditions d’admission, l’ordre du jour, les dispositions relatives au quorum et au droit de vote, y compris que les règles relatives au quorum et à la majorité applicables à ladite assemblée seront
déterminées en fonction des Actions émises à 24h00 (minuit), heure du Luxembourg, cinq jours avant la tenue de l’assemblée générale des actionnaires. Les convocations relatives à toute assemblée sont adressées aux détenteurs d’Actions nominatives à l’adresse qui est inscrite dans le registre des actionnaires de la Société.
Tous les autres avis sont envoyés aux actionnaires nominatifs et, si requis, sont publiés sur le site Internet du Groupe Lombard Odier (www.loim.com) et/ou publiés dans les journaux que les Administrateurs pourront choisir. En cas de publication dans des juridictions étrangères, les Administrateurs peuvent appliquer la "home country rule" en vertu de laquelle une publication sera effectuée dans les juridictions concernées dans la mesure où une telle publication est requise par la loi luxembourgeoise. Si la loi luxembourgeoise n’impose pas une telle exigence, les Administrateurs peuvent choisir de ne pas publier dans les juridictions étrangères dans la mesure où cette alternative est autorisée conformément aux lois en vigueur dans les juridictions étrangères concernées. Par ailleurs, les Administrateurs peuvent, au regard des circonstances et dans le respect des intérêts des actionnaires, recourir à des moyens de communication complémentaires, y compris le site Internet du Groupe Lombard Odier (www.loim.com), afin de garantir une information plus prompte et plus efficace des actionnaires.
La Société attire l’attention des investisseurs sur le fait que tout investisseur ne pourra exercer pleinement ses droits d’investisseur directement à l’égard de la société, notamment le droit de participer aux assemblées générales d’actionnaires, que s’il est lui-même inscrit en son propre nom dans le registre des actionnaires de la Société. Tout actionnaire nominatif devra fournir à la Société une adresse et, pour les actionnaires qui ont accepté individuellement d’être informés par e-mail, une adresse e-mail à laquelle toutes les communications et informations de la Société pourront être envoyées. Lorsqu’un investisseur investit dans la Société par le truchement d’un intermédiaire investissant dans la Société en son propre nom mais pour le compte de l’investisseur, il se peut que l’investisseur ne puisse pas toujours exercer directement certains droits des actionnaires à l’égard de la Société. Les investisseurs sont invités à demander conseil au sujet de leurs droits.
L’exercice de la Société se termine le 30 septembre de chaque année. Le rapport annuel contenant les comptes financiers consolidés et révisés de la Société, en USD, pour l’exercice précédent peut être consulté au siège de la Société huit jours au moins avant la tenue de l’assemblée générale annuelle. Un rapport semestriel au 31 mars, non révisé, peut être consulté dans un délai de deux mois à compter de cette date. Des exemplaires des rapports financiers peuvent être obtenus au siège de la Société et auprès des Représentants à l’étranger.
Les Administrateurs peuvent, à leur entière discrétion, décider que des informations relatives aux investissements des Compartiments seront mises à la disposition de la totalité ou d’une partie des investisseurs de la Société. Si ces informations sont seulement fournies à certains investisseurs, les Administrateurs s’assureront que les investisseurs concernés (i) ont besoin de ces informations pour satisfaire à des exigences légales, réglementaires, fiscales ou autres impératives, (ii) respectent le caractère confidentiel de ces informations et (iii) n’utilisent pas ces informations dans le but d’exploiter les connaissances des Gérants de la Société.
Conformément aux dispositions de la Loi de 2010, du Règlement CSSF 10-4 et de la Circulaire CSSF 18/698, la Société de gestion a mis en œuvre et garde en place certaines procédures et stratégies incluant:
- une procédure réglant le traitement raisonnable et rapide des plaintes reçues de la part des actionnaires. Dans ce contexte, les actionnaires ont la possibilité de déposer gratuitement une plainte, rédigée dans la langue officielle ou l’une des langues officielles de leur pays de résidence, auprès de leurs représentants locaux ou directement auprès de la Société de gestion en utilisant l’adresse et les contacts indiqués à la Section 1; la Société de gestion veillera à traiter les plaintes des clients de la façon la plus diligente, transparente et objective possible;
- des stratégies visant à l’exercice, au bénéfice exclusif des Compartiments concernés, des droits de vote attachés aux instruments détenus dans les portefeuilles gérés par la Société de gestion. Un descriptif succinct de ces stratégies est disponible sur lesite Internet du Groupe Lombard Odier www.loim.com et les mesures prises sur la base de ces stratégies peuvent être fournies gratuitement aux investisseurs sur simple demande adressée à la Société de gestion;
- des incitations. Les principaux termes des accords relatifs aux frais, commissions ou bénéfices non pécuniaires que la Société de gestion peut percevoir dans le cadre des activités de gestion des investissements et d’administration du Fonds sont divulgués dans le présent Prospectus et/ou, le cas échéant, dans des rapports périodiques. De plus amples détails peuvent être fournis gratuitement aux investisseurs sur simple demande adressée à la Société de gestion; et
- des procédures relatives à la gestion des conflits d’intérêts - les détails de cette procédure sont disponibles sur le site Internet du Groupe Lombard Odier (www.loim.com).
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