Les fichiers transmis à l'Institut national de la propriété industrielle au titre du I de l'article D. 123-80-1 sont conformes à la norme ISO 19005-1 et au standard d'échange de données pour l'archivage (SEDA). 
En plus des données imposées par ce standard, ces fichiers sont accompagnés des métadonnées essentielles à leur indexation, notamment la dénomination sociale, le numéro SIREN, l'adresse, la date d'inscription ou du dépôt au greffe, le type d'acte, la date de clôture et l'année de clôture des comptes annuels, le type d'évènement, le type de document, la nature du document, le code du greffe, le numéro de gestion, le numéro du dépôt, les nom, type, taille et nombre de pages des fichiers, la cote archivistique fournie par l'Institut national de la propriété industrielle, le mode de transmission, les index de pages des informations relatives aux bénéficiaires effectifs en cas de déclaration prévue au premier alinéa de l'article L. 561-46 du code monétaire et financier et, pour les comptes annuels ayant fait l'objet d'une déclaration de confidentialité en application des premier et deuxième alinéas de l'article R. 123-111-1, l'indicateur de confidentialité correspondant à la déclaration de la société. 
Chaque document transmis par le greffier est visé par ses soins. 
Le visa du greffier est matérialisé par une signature électronique répondant aux conditions prévues à l'article 1367 du code civil ; la transmission est accompagnée d'un bordereau attestant l'exactitude des informations transmises. 
Le bordereau électronique prévu à l'alinéa précédent mentionne : 
a) Le greffe du lieu d'inscription ou de dépôt ; 
b) La date de l'inscription ou du dépôt ; 
c) Le numéro de gestion prévu à l'article A. 123-29 dans le cas des inscriptions ou le numéro du dépôt des actes et pièces, les documents comptables faisant l'objet d'une série distincte de celle des autres actes (A les actes des sociétés, B les documents comptables, R les ordonnances rendues en matière de sociétés, P les actes des personnes physiques) ; 
d) Les mentions prévues aux 1° et 2° de l'article R. 123-237 du code de commerce, sauf pour les actes se rapportant à des sociétés non immatriculées ; 
e) La mention : " DECLARATION DE CONFIDENTIALITÉ JOINTE : comptes annuels (compte de résultat) non communicables (communicable) aux tiers en application de l'article R. 123-111-1 du code de commerce " dans le cas du dépôt de comptes annuels accompagné d'une déclaration de confidentialité en application du premier ou du deuxième alinéa de l'article R. 123-111-1 ; 
f) La mention : “ INFORMATIONS RELATIVES AUX BÉNÉFICIAIRES EFFECTIFS : les informations confidentielles sont communicables aux seules personnes habilitées en application des articles R. 561-57 à R. 561-58 du code monétaire et financier ” dans le cas de la déclaration prévue au premier alinéa de l'article L. 561-46 du code monétaire et financier. 
Lorsqu'une déclaration d'immatriculation est accompagnée du dépôt de statuts ou d'actes, le greffier mentionne la date du dépôt sur l'exemplaire de la déclaration d'immatriculation destiné à l'Institut national de la propriété industrielle ou sur le bordereau électronique mentionné à l'alinéa précédent.