1° Avant la réalisation des travaux et après l'audit préalable obligatoire, le débitant de tabac ou, le cas échéant, le futur repreneur d'un débit ordinaire, transmet, par courrier postal à l'adresse reprise sur le formulaire de pré-validation de l'aide, les pièces suivantes :
- les devis postérieurs à la date de restitution de l'audit et datant de moins d'un an, mentionnés à l'article 5 du décret du 17 octobre 2018 susvisé ;
- le formulaire de pré-validation de l'aide, conforme au modèle repris à l'annexe 1, présentant le projet de transformation du débit de tabac, les devis retenus et le chiffrage prévisionnel du montant des travaux éligibles à l'aide à la transformation, daté et signé ;
- les photographies datées du commerce "AVANT " les travaux de transformation, faisant ahapparaître toutes les parties intérieures et extérieures du commerce à transformer ;
- la facture "ACQUITTÉE " et le rapport de l'audit préalable obligatoire, daté et signé ;
- le bilan et le compte de résultats de l'exercice précédant la demande.
Si le dossier est complet et si le service des douanes estime la pré-demande d'aide recevable, il adresse au demandeur une attestation d'éligibilité à l'aide à la transformation indiquant le montant prévisionnel de l'aide.
2° Après la réalisation des travaux de transformation, le débitant de tabac adresse les pièces complémentaires suivantes :
- le formulaire de demande d'aide, conforme au modèle repris à l'annexe 3, présentant le chiffrage définitif du montant des travaux éligibles à l'aide à la transformation, daté et signé ;
- les factures définitives acquittées datant de moins d'un an et portant la mention "ACQUITTÉE ", "PAYÉE " ou RÉGLÉE " par les agenceurs, fournisseurs ou prestataires qui ont réalisé les travaux, le réagencement, la réorganisation et la digitalisation du commerce ;
- les attestations d'assurance reprenant le détail des aménagements remboursés en cas de sinistre ;
- l'attestation reprise à l'annexe 4 aux termes de laquelle le buraliste établit ne pas percevoir d'autre subvention concernant un élément éligible à l'aide à la transformation ;
- un relevé d'identité bancaire du compte professionnel ;
- les photographies datées du commerce "APRÈS " les travaux de transformation, faisant apparaître toutes les parties intérieures et extérieures du commerce transformées ;
- pour les demandes d'aides dont le montant est estimé à au moins 23 000 euros, la convention en deux exemplaires originaux, conforment au modèle repris à l'annexe 2, datée et signée.
Pour que les factures soient jugées recevables par le service des douanes et droits indirects, elles doivent porter la mention "ACQUITTÉE ", "PAYÉE " ou "RÉGLÉE " le par (mode de paiement), ainsi que le cachet de l'entreprise et la signature de son représentant légal.
Si le dossier est complet et si le service des douanes estime la demande d'aide recevable, il adresse au débitant une lettre d'acceptation à l'aide à la transformation ainsi qu'un exemplaire signé de la convention, le cas échéant.
3° Lorsque la demande d'aide concerne uniquement le financement d'un audit non suivi de travaux de transformation, le débitant de tabac transmet, par courrier postal à l'adresse reprise sur le formulaire figurant à l'annexe, les pièces suivantes :
- le rapport de l'audit, daté et signé ;
- la facture datant de moins d'un an et portant la mention "ACQUITTÉE ", "PAYÉE " ou RÉGLÉE " par le prestataire ;
- un relevé d'identité bancaire du compte professionnel.