ANNEXE
NOMENCLATURE DE CLASSEMENT NUMÉRIQUE
N° 
      

    rubrique
LIBELLÉ 
      

    rubrique
N°

    sous-rubrique
LIBELLÉ 
      

    sous-rubrique
TYPOLOGIE 
      

    de documents
DURÉE 
      

    d'utilisation 
      

    courante (DUC)
DESTINATION DE LA PIÈCE
à l'échéance de la DUC. 
      

    [Destruction, archivage intermédiaire (DAI)]
1
État civil
Extrait d'acte de naissance du militaire
RDC (1) + 5 ans
DAI pour les naissances à l'étranger
Acte de décès du militaire
RDC + 5 ans
AI (2)
Certificat de nationalité française ou de naturalisation
RDC + 5 ans
AI
Jugement portant changement de nom patronymique
RDC + 5 ans
AI
Déclaration de choix de nom d'usage
RDC + 5 ans
AI
Déclaration de domicile / changement d'adresse
Durée de validité
AI
Décision de régularisation de situation militaire
RDC + 5 ans
AI
Titre de séjour
RDC + 5 ans
AI
2
Situation de famille
Livret de famille
Durée de validité
AI
Extraits d'acte de naissance du conjoint, de l'ex conjoint
RDC + 5 ans
AI
Actes de décès (conjoint, enfant)
RDC + 5 ans
AI
Extraits d'acte de mariage
RDC + 5 ans
AI
Jugements de divorce, conventions temporaires et définitives
RDC + 5 ans
AI
Actes de séparation
RDC + 5 ans
AI
Ordonnances de non conciliation
RDC + 5 ans
AI
Actes d'acquiescement des deux parties
RDC + 5 ans
AI
Pactes civil de solidarité (PACS)
RDC + 5 ans
AI
Attestations de rupture de PACS
RDC + 5 ans
AI
Certificats de concubinage
RDC + 5 ans
AI
Attestations de rupture de concubinage
RDC + 5 ans
AI
Extraits d'acte de naissance ou d'adoption des enfants
RDC + 5 ans
AI
Imprimé CERFA ou certificat médical du premier examen prénatal
RDC + 5 ans
D (3)
Attestations de scolarité des enfants
Durée de validité
D
3
Engagement
Extrait de casier judiciaire (bulletin n° 2)
3 mois
D
Documents relatifs au renouvellement de contrat active ou réserve (demande et proposition, décision de renouvellement ou de non renouvellement, notification)
RDC + 5 ans
AI
Acte (s) d'engagement (active et réserve)
RDC + 5 ans
AI
Documents relatifs au renouvellement et/ou prolongation de période probatoire (demande, décision, notification)
RDC + 5 ans
AI
Documents relatifs à la dénonciation de contrat (demande, décision, notification)
RDC + 5 ans
AI
Avenant et prorogation de contrat (active ou réserve)
RDC + 5 ans
AI
Documents relatifs à la résiliation de contrat active ou réserve (demande, décision, notification)
RDC + 5 ans
AI
Documents relatifs à la réintégration (demande, décision, notification)
RDC + 5 ans
AI
Documents relatifs au maintien en service des officiers sous contrat au titre de la décote (demande, décision, notification)
RDC + 5 ans
AI
4
Formation / gestion des compétences
4.1
Formation
Copie des diplômes civils et certifications professionnelles (certification professionnelle, équivalence de niveau, etc.)
RDC + 5 ans
AI
Décisions collectives ou individuelles d'attribution de brevets, de certificats, de diplômes, etc.
RDC + 5 ans
AI
Attestations de lien au service (au titre d'une formation) ou déclaration à rester au service après formation (DERSI)
RDC + 5
AI
Fiche de contrôle de la condition physique du militaire - CCPM (dernier millésime)
Durée de validité
DAI pour la dernière
Passeport du combattant
Durée de validité
D
Demandes formulées par le militaire avec avis hiérarchiques
RDC + 5 ans
D s'il existe une fiche récapitulative archivée
Abonnements aux préparations pour concours militaires
10 ans
D
Abonnements aux plateformes internet spécialisées pour concours langues étrangères
10 ans
D
Attestations de stage (conduite d'engins, de véhicules, stages qualifiants par organismes extérieurs,…)
RDC + 5 ans
AI
Attestation de conduite
RDC + 5 ans
AI
Documents relatifs à la validation des acquis de l'expérience (demande et validation)
RDC + 5 ans
AI
Décision d'invalidation de certificat
RDC + 5 ans
AI
4.2
Orientation
Bilan professionnel de carrière + entretien de carrière ou de gestion
RDC + 5 ans
AI
Rendez-vous d'information des sous-officiers
RDC + 5 ans
D
5
Carrière
5.1
Parcours de 
      

    carrière
État signalétique des services (ESS)
Durée de validité
AI pour le dernier
Documents relatifs au changement de spécialité (demande, décision et notification)
RDC + 5 ans
AI
Documents relatifs au changement de corps (militaire du rang, sous-officier, officier) (décision et notification)
RDC + 5 ans
AI
Documents relatifs à l'accès au statut de carrière pour sous-officier ou officier (demande, décision et notification)
RDC + 5 ans
AI
Documents relatifs au changement de corps (réorientation officier - demande, décision et notification)
RDC + 5 ans
AI
Décision d'agrément ou de non agrément de démission du corps des officiers / sous-officiers de carrière
RDC + 5 ans
AI
Décision d'attribution d'une prime de fidélisation
10 ans
D
Attestation de lien au service (au titre d'une prime de fidélisation)
10 ans
D
Documents relatifs au cumul d'activité à titre accessoire (demande, décision et notification)
Cumul + 1 an
D pour la notification AI pour la demande et la décision
Décision de prise et de cessation de fonction pour les officiers généraux
RDC + 5 ans
AI
5.2
NBI
Documents relatifs à la NBI (décisions d'attribution, de modification de taux, de cessation et notifications)
RDC + 5 ans
AI
5.3
Désertion
Avis de désertion
RDC + 5 ans
AI
Cessation de désertion
RDC + 5 ans
AI
5.4
Position 
      

    particulières
Documents de placement hors cadres (demande, décision et notification)
RDC + 5 ans
AI
Documents de mise en disponibilité (demande, décision et notification)
RDC + 5 ans
AI
Documents de mise en position de détachement dans le cadre des articles R. 4138-34 et 35 du code de la défense
RDC + 5 ans
AI
5.5
Changement de grade / échelle / échelon
Décision portant attribution des échelons fonctionnels ou exceptionnels
RDC + 5 ans
AI
5.6
Aides au départ
Documents relatifs aux dispositifs d'aide au départ (pécules, retraite majorée, etc. - demande, décision et notification)
RDC + 5 ans
AI
5.7
Réserve
Convocation (s) du personnel de réserve
Durée du contrat
D
Programme (s) prévisionnel (s) pour le personnel de réserve
Durée du contrat
D
Agrément collaborateur bénévole du service public
RDC + 5 ans
AI
Récapitulatif (s) des périodes de réserve effectuées dans l'année
Durée du contrat
AI
6
Activité
6.1
Activités aériennes, parachutistes, 
      

    subaquatiques
Relevés individuels de services aériens commandés (RISAC)
RDC + 5 ans
AI
Attestation de services aériens
RDC + 5 ans
AI
Relevés individuels de services commandés sous-marin plongée subaquatique ou scaphandrier
RDC + 5 ans
AI
Attestation pour personnels embarqués : attestation marine
RDC + 5 ans
AI
6.2
Service en campagne (OPEX, OPINT, MCD, RFT…)
Toutes attestations de séjour, détachement, OPEX, OPINT, MCD, renfort temporaire DOM-COM, etc…
RDC + 5 ans
AI
Messages de désignation pour OPEX, OPINT
RDC + 5 ans
AI
Etat récapitulatif des missions effectuées hors métropole
RDC + 5 ans
AI
Livret de quart
RDC + 5 ans
AI
6.3
Autres activités de service
Relevés des activités comptant pour décoration (permanences, gardes, …)
Durée de validité
D
7
Médico-administratif
7.1
Aptitudes et dérogations
Certificat médico-administratif d'aptitude en cours de validité
10 ans
D
Certificat d'emploi des militaires du personnel navigant
10 ans
AI
Dérogation aux normes médicales d'aptitude
10 ans
AI
Certificat d'expertise médicale
10 ans
AI
Fiche emploi nuisance
10 ans
AI
Extrait des PV de commission de réforme
RDC + 5
AI
7.2
Accident de service / blessures en service, blessures de guerre, maladie professionnelle
Déclaration d'accident - registre de constatations des blessures
RDC + 5 ans
AI
Rapport circonstancié
RDC + 5 ans
AI
Certificat d'origine des blessures ou de maladies
RDC + 5 ans
AI
Décision d'invalidité
RDC + 5 ans
AI
Certificat de visite d'aptitude à la reprise de service
RDC + 5 ans
AI
Message GUEREVEN
RDC + 5 ans
AI
Déclaration d'affection présumée imputable au service (DAPIAS)
RDC + 5 ans
AI
8
Gestion des congés et absences
8.1
Congés liés à la santé
Arrêt maladie/travail partie employeur
3 ans à compter de la date d'effet
D
Feuillet récapitulatif des congés maladie
10 ans
D
Documents relatifs au congé du blessé L. 4138-3-1 (demande initiale, renouvellement, décision et notification)
RDC + 5 ans
AI
Certificat congé pathologique
3 ans à compter de la date d'effet
D
Documents relatifs aux congés de longue durée pour maladie (demande initiale, renouvellement, décision et notification)
4 ans après la fin du congé
D pour la notification AI pour la demande et la décision
Documents relatifs aux congés de longue maladie (demande initiale, renouvellement, décision et notification)
4 ans après la fin du congé
D pour la notification AI pour la demande et la décision
Convention réadaptation professionnelle
2 ans après la fin du congé
D pour la notification AI pour la demande et la décision
Documents relatifs anciens congés de maladie (type CRT - demande, décision et notification)
RDC + 5 ans
AI
8.2
Congés liés à la famille
Documents relatifs aux congés maternité (demande, décision d'attribution et notification)
2 ans après la fin du congé
D pour la notification AI pour la demande et la décision
Documents relatifs aux congés paternité (demande, décision et notification)
2 ans après la fin du congé
D pour la notification AI pour la demande et la décision
Documents relatifs aux congés d'adoption (demandes initiale, de renouvellement, d'interruption, décisions d'attribution, d'interruption, de reprise de service et notifications)
2 ans après la fin du congé
D pour la notification AI pour la demande et la décision
Documents relatifs aux congés parentaux (demandes initiale, de renouvellement, d'interruption, décisions d'attribution, d'interruption, de reprise de service et notifications)
1 an après la fin du congé
AI
Documents relatifs aux congés de présence parentale (demandes initiale, de renouvellement, d'interruption, décisions d'attribution, d'interruption, de reprise de service et notifications)
4 ans après la fin du congé
D pour la notification AI pour la demande et la décision
Documents relatifs aux congés de solidarité familiale (demandes initiale, de renouvellement, d'interruption, décisions d'attribution, d'interruption, de reprise de service et notifications)
2 ans après la fin du congé
D pour la notification AI pour la demande et la décision
8.3
Autres congés
Documents relatifs aux congés de fin de campagne (décision d'attribution et de suspension, notification)
RDC + 5 ans
D pour la notification AI pour la demande et la décision
Documents relatifs aux congés pour convenances personnelles (demande initiale, de renouvellement, d'interruption, décision d'attribution, d'interruption, de reprise de service et notifications)
2 ans après la fin du congé
D pour la notification AI pour la demande et la décision
Documents relatifs aux congés du personnel navigant (demandes initiale, de renouvellement, d'interruption, décision d'attribution, d'interruption, de reprise de service et notifications)
RDC + 5 ans
D pour la notification AI pour la demande et la décision
Documents relatifs aux permissions cumulées (demande, décision et notification)
Durée de validité
D pour la notification AI pour la demande et la décision
Don de permissions pour enfant malade
2 ans à/c de la date du don
D
Documents relatifs aux passages gratuit de faveur (demande, décision et notification)
RDC + 5 ans
D
9
Chancellerie
9.1
Notation personnels officiers, sous-officiers et officiers mariniers
Livret de notes ou bulletins de notation
RDC + 5 ans
AI
Feuillet de notation intermédiaire
RDC + 5 ans
AI
Relevé des indisponibilités
RDC + 5 ans
AI
Lettre de commandement
RDC + 5 ans
AI
9.2
Notation personnels militaires du rang
Livret de notes ou bulletins de notation
RDC + 5 ans
AI
Feuillet de notation intermédiaire
RDC + 5 ans
AI
Relevé des indisponibilités
RDC + 5 ans
AI
9.3
Avancement
Décisions d'inscription (ou de radiation) au tableau d'avancement, de nomination ou de promotion et d'ajournement
RDC + 5 ans
AI
Feuillets de communication de l'indice relatif interarmées (IRIS)
RDC + 5 ans
AI
Lettre de classement des officiers
RDC + 5 ans
D
9.4
Récompenses / décorations
Mémoires de proposition ou exposés détaillés des services
RDC + 5 ans
AI
Documents relatifs aux ordres nationaux (décrets, procès-verbaux, diplômes, etc.)
RDC + 5 ans
AI
Relevés particuliers des bonifications comptant pour décoration
RDC + 5 ans
AI
Relevés de points pour médaille de la défense nationale (antérieurs au SIRH)
RDC + 5 ans
AI
Citations
RDC + 5 ans
AI
Témoignages de satisfaction
RDC + 5 ans
AI
Lettres de félicitations
RDC + 5 ans
AI
Médailles diverses françaises
Durée de validité
AI
Lettres et diplômes relatifs aux actes de courage et de dévouement
RDC + 5 ans
AI
9.5
Discipline
Sanctions disciplinaires effaçables
Effacement quadriennal
D
Sanctions disciplinaires non effaçables
RDC + 5 ans
AI
Sanctions professionnelles
Effacement réglementaire préciser réf. réglementaire supérieure au code du patrimoine

AI
Fiche individuelle d'appétence pour les toxiques
Effacement réglementaire préciser réf. réglementaire supérieure au code du patrimoine
D
10
Mutation / affectation
Extraits individuels d'ordre de mutation notifiés (EIOM) / ordre de mutation / mise pour emploi
RDC + 5 ans
AI
Fiche de souhaits d'affectation
Durée de validité
D
Messages de pressenti pour affectation hors métropole
1 an
D
Documents relatifs à une affectation pour raison personnelle (demande, décision et notification)
RDC + 5 ans
AI
Documents relatifs à une situation personnelle difficile (demande de mutation ou maintien, décision et notification)
RDC + 5 ans
AI
Documents relatifs à une mutation par permutation (demande, décision et notification)
RDC + 5 ans
AI
Déclaration de prise de connaissance de mutation par déplacement d'office
RDC + 5 ans
AI
Message d'imposition de mutation
10 ans
D
Documents relatifs à un maintien définitif dans la garnison (demande, décision et notification)
RDC + 5 ans
D pour la notification AI pour la demande et la décision
Décision de mutation
RDC + 5 ans
AI
11
Reconversion / détachement
11.1
Reconversion
Documents relatifs au congé de reconversion (demande, décision et notification)
RDC + 5 ans
AI
Documents relatifs au congé complémentaire de reconversion (demande, décision et notification)
RDC + 5 ans
AI
Documents relatifs au congé pour création ou reprise d'entreprise (demande, décision et notification)
RDC + 5 ans
AI
Documents relatifs à la saisine de la commission de déontologie
RDC + 5 ans
AI
11.2
Détachement fonction publique (d'État et/ou territoriale et/ou hospitalière)
Fiche APDR (avis préalable au départ lié à une reconversion)
Durée de validité +1 an
AI
Fiche de candidature au recrutement au sein de la fonction publique
Durée de validité +2 ans
D
Décision portant inscription sur les listes d'aptitudes aux emplois réservés (art. L. 401 du CPMIVG)
RDC + 5
AI
Décisions d'agrément et non agrément
RDC + 5 ans
AI
Documents relatifs à la saisine de la commission nationale d'orientation et d'intégration (R.* 4139-14 du CDD)
RDC + 5
AI
Décisions / arrêtés de mise en détachement
RDC + 5 ans
AI
Décisions de mise en stage probatoire
RDC + 5 ans
AI
Arrêté portant nomination dans l'administration d'accueil
RDC + 5 ans
AI
Visa du contrôle budgétaire et comptable pour les détachements
RDC + 5 ans
D
Lettre de recrutement de l'administration d'origine
RDC + 5 ans
D
Arrêté portant intégration dans le corps d'accueil
RDC + 5 ans
AI
12
Pension
12.1
Pension de retraite
Documents relatifs à la radiation des cadres ou des contrôles (demande, décision ou arrêté, notification)
RDC + 5 ans
AI
État général des services
RDC +5
AI
Décompte provisoire des droits à pension
RDC + 5 ans
D
Certificat de position militaire (dont BSPP)
Durée de validité
AI
Compte individualisé de retraite
Durée de validité
AI
12.2
Pension 
      

    d'invalidité
Certificat d'inscription au grand livre de la dette publique pour les titulaires d'une pension d'invalidité
RDC + 5 ans
AI
Documents d'homologation des blessures
RDC + 5 ans
AI
12.3
Autres documents relatifs aux droits à pension
Documents relatifs à la validation des services civils (déclaration de recettes de la retenue rétroactive, déclaration de recette IRCANTEC, part agent et employeur, copie de l'état des services à valider)
RDC + 5 ans
AI
Documents relatifs au rachat des années d'études (plan de financement, déclaration de recettes ou facture recette au comptant)
RDC + 5 ans
AI
Documents relatifs aux périodes de détachement antérieures au 30 juin 2007 (arrêtés, déclarations de recettes relatives aux retenues pension)
RDC + 5 ans
AI
13
Sécurité
Décisions d'habilitations
Durée de validité
AI
14
Evénements divers
14.1
Administration
Demandes formulées par le militaire avec avis hiérarchiques
RDC + 5 ans
AI
Demande de consultation du dossier
RDC + 5 ans
D
14.2
Commandement
Fiche de suivi post opérationnel
RDC + 5 ans
AI
Fiche individuelle de synthèse
Durée de validité
AI
(1) RDC : Radiation des cadres ou radiation des contrôles.
(2) AI : Archivage intermédiaire.
(3) D : Destruction.