Indépendamment des dispositions législatives sur les emplois réservés aux anciens combattants et victimes de guerre et aux travailleurs handicapés applicables au recrutement des sous-archivistes, les candidats à ces fonctions sont recrutés par voie de concours sur titres ou de concours sur épreuves. 
                   I - Concours sur titres.
   Les candidats doivent être titulaires soit du diplôme de documentaliste (ancien régime) de l'institut national des techniques de la documentation du Conservatoire national des arts et métiers, soit du diplôme technique de documentaliste (nouveau régime, premier cycle) délivré depuis 1971 par l'institut précité, soit du diplôme universitaire de technologie, carrières de l'information (option Documentation, sous-option Documentation).
                   II - Concours sur épreuves.
   Deux concours sur épreuves distincts sont ouverts :
   Le premier ou concours externe aux candidats titulaires de l'un des diplômes suivants :
   Baccalauréat de l'enseignement du second degré ;
   Baccalauréat européen ;
   Baccalauréat de technicien ;
   Brevet supérieur de l'enseignement primaire ;
   Diplôme de fin d'études secondaires ;
   Diplôme complémentaire d'études secondaires ;
   Certificat de fin d'études secondaires ;
   Examens spéciaux d'entrée dans les facultés et titres français admis réglementairement en dispense du baccalauréat pour l'inscription dans les facultés ;
   Capacité en droit ;
   Brevet de technicien supérieur ;
   Brevet de technicien ;
   Diplôme d'études supérieures commerciales, administratives et financières des écoles supérieures de commerce et d'administration des entreprises ;
   Brevet supérieur d'études commerciales ;
   Brevet d'enseignement commercial ;
   Brevet d'enseignement social ;
   Brevet d'enseignement industriel ;
   Diplôme d'élève breveté des écoles nationales professionnelles ;
   Diplôme de l'école nationale d'administration municipale près l'institut d'urbanisme de l'université de Paris (E.N.A.M.) ;
   Certificat d'études administratives départementales et communales délivré par le centre de formation et de perfectionnement administratifs de l'université de Lille ;
   Diplôme de l'école pratique d'administration de Strasbourg E.P.A.S. ;
   Certificat d'études administratives et financières délivré par le centre d'études administratives et financières de l'université de Nancy ;
   Certificat d'études administratives et financières délivré par la faculté de droit et des sciences économiques de Paris ;
   Diplôme d'études administratives municipales délivré par les centres universitaires régionaux d'études administratives municipales relevant de l'association nationale d'études municipales (C.U.R.E.A.M.) ;
   Diplôme d'études administratives municipales délivré par le centre de formation des personnels communaux.
   Diplôme délivré par l'école commerciale de la chambre de commerce et d'industrie de Paris ;
   Diplôme du centre de formation administrative de l'institut d'études politiques d'Alger ;
   Diplôme de l'institut d'études supérieures islamiques d'Alger.
   Le second ou concours interne aux agents titulaires ou non titulaires, employés à temps complet ou non complet, des communes et établissements publics communaux visés à l'article 477 du code de l'administration communale, âgés de moins de cinquante ans au 1er janvier de l'année du concours et ayant accompli à la même date au moins :
   Pour les agents à temps complet : trois ans de services effectifs ;
   Pour les agents à temps non complet : quatre ans de services effectifs, en qualité :
   D'employé de bibliothèque ;
   De surveillant de bibliothèque ;
   De commis ;
   D'agent principal.
   La limite d'âge fixée à l'alinéa précédent s'entend sans préjudice de l'application des dispositions en vigueur en matière de report des âges limites au titre des services militaires, du service national et des charges de famille.
   Le nombre des candidats à recevoir est réparti par moitié entre chacun des deux concours.
   Les épreuves des deux concours sont soumises à l'appréciation d'un même jury.
   En cas d'insuffisance du nombre des candidats reçus à l'un des deux concours, des admissions complémentaires peuvent être prononcées, par le jury, au bénéfice des candidats de l'autre concours.
   Les épreuves et le programme des matières de ces deux concours sont les suivants :
                   Epreuves des concours.
      Epreuves écrites :
   1° Composition sur un sujet d'ordre général destiné à justifier de la culture du candidat (durée : trois heures ; coefficient 3).
   2° Le candidat choisit au moment de son inscription entre l'une des deux options suivantes :
   Histoire de France : les institutions de la France, du XVIIè siècle à nos jours (durée : deux heures ; coefficient 3).
   Résumé d'un ou plusieurs textes de portée générale (durée :

 deux heures ; coefficient 3).
      Epreuve orale :
   Interrogation (durée de préparation : dix minutes ; durée d'interrogation : dix minutes ; coefficient 1).
   Le candidat choisit au moment de son inscription entre l'une des trois options suivantes :
   Droit public ;
   Histoire générale de la France de 1789 à nos jours ;
   Législation, organisation et réglementation des archives nationales, départementales, communales et hospitalières.
      Epreuve facultative :
   Le candidat peut demander lors de son inscription à subir l'une des épreuves suivantes :
   Epreuve écrite de traduction (sans dictionnaire) d'un texte de caractère administratif ou juridique en langue latine ou dans l'un des dialectes de l'ancienne France (durée : une heure) ;
   Epreuve écrite de traduction (sans dictionnaire) d'un texte de langue vivante étrangère : allemand, anglais, espagnol, italien ou néerlandais (durée : une heure).
   En raison du caractère facultatif de cette épreuve, seuls les points obtenus au-dessus de la moyenne sont pris en compte en vue du classement définitif du candidat.
                    Programme des matières.
      I - Les institutions de la France du XVIIè siècle à nos jours :
   a) Les institutions de la France sous l'ancien régime :
   L'autorité royale sous l'ancien régime et les actes du pouvoir exécutif : ordonnances, édits, lits de justice, lettres patentes, déclarations, arrêts du conseil ;
   Les ministres et secrétaires d'Etat ;
   Les conseils, leur composition et leurs attributions ;
   La justice, les parlements et conseils souverains et les autres institutions judiciaires (bailliages, sénéchaussées, présidiaux, prévôtés) ;
   Les finances, pays d'élection et pays d'Etat, les principaux impôts (tailles, aides, capitation, gabelle), les chambres des comptes et cours des aides ;
   L'administration des provinces, les gouverneurs et les intendants, les Etats provinciaux, les assemblées provinciales, les libertés locales ;
   Les Etats généraux et les assemblées de notables. 
   b) La période monarchique de la Révolution : nouvelles divisions administratives en 1790. La Constitution de 1791. L'organisation du pouvoir central et des administrations départementales et locales par la Constituante. L'organisation judiciaire. Les impôts. Les conséquences institutionnelles du 10 août 1792.    c) La Constitution de 1793 (sans détails). Le Gouvernement révolutionnaire et la Constitution de l'an III. Organisation du pouvoir central et des administrations départementales et locales sous la Convention et le Directoire. L'organisation judiciaire. Les impôts.
   d) L'organisation constitutionnelle administrative et judiciaire sous les divers régimes qui se sont succédés depuis le Concordat jusqu'à la Ve République incluse.
   e) Les rapports de l'Eglise et de l'Etat. Constitution civile du clergé, le Concordat, la séparation des Eglises et de l'Etat.
      II - Histoire générale de la France de 1789 à nos jours :
   Les grands faits de l'histoire de France et l'oeuvre des gouvernements, de la convocation des Etats généraux à nos jours :
   Les Etats généraux de 1789.
   Les assemblées révolutionnaires.
   L'oeuvre du gouvernement révolutionnaire.
   Le Directoire, le Consulat.
   Le régime impérial : politique intérieure et extérieure.
   Les Cent jours.
   La Restauration.
   La Monarchie de juillet.
   La IIè République.
   Le Second Empire.
   La guerre de 1870 et l'établissement de la IIIè République.
   L'oeuvre de la IIIè République dans les différents domaines.
   La Grande guerre de 1914-1918.
   La seconde guerre mondiale : ses différentes périodes.
   La IVè et la Vè République.
      III - Droit public (constitutionnel, administratif et financier) :
   La Constitution :
   a) Principe et rôle d'une constitution. La souveraineté nationale. 
   b) La Constitution du 4 octobre 1958.
   1° L'organisation des pouvoirs :
   Le pouvoir exécutif : le Président de la République, le Gouvernement ;
   Le Parlement : l'Assemblée nationale, le Sénat ;
   Les rapports entre le Parlement et le Gouvernement : élaboration de la loi, contrôle de l'activité gouvernementale ;
   L'autorité judiciaire.
   2° Les organes annexes :
   Le Conseil économique et social ;
   Le Conseil constitutionnel ;
   La Haute Cour de justice. 
   L'organisation administrative :
   a) L'organisation administrative du pouvoir central :
   Le Premier ministre, les ministres et leurs collaborateurs ;
   L'Etat, les administrations centrales des ministères, les services extérieurs et les établissements publics de l'Etat, les services concédés, les entreprises nationalisées ;
   La centralisation et la décentralisation administratives.
   b) L'organisation administrative des collectivités locales :
   L'organisation départementale : le préfet, le conseil général, l'arrondissement, cas particulier des départements d'outre-mer ;
   L'organisation communale : le conseil municipal, la municipalité, le maire et les adjoints.    c) Organisation et compétence des juridictions administratives :
   Le Conseil d'Etat ;
   Les tribunaux administratifs.
   Le budget :
   Notions sur le budget de l'Etat, des départements et des communes.
   IV - Législation, organisation et réglementation des archives nationales, départementales, communales et hospitalières :
   Historique ;
   Organisation administrative ;
   Personnel ;
   Mesures de sécurité et de conservation ;
   Versements des documents et autres modes d'accroissement ;
   Suppression des papiers inutiles ;
   Classements ;
   Inventaires, répertoires et autres instruments de travail ;
   Communications ;
   Expéditions.