ANNEXE IV

CONDITIONS D'AGRÉMENT DES ORGANISMES D'EXAMEN THÉORIQUE COMMUN ULM

I.-Demande d'agrément

A.-Prérequis

L'organisme demandeur répond aux conditions de l'article 4 du présent arrêté.

B.-Demande initiale

L'organisme demandeur adresse une lettre d'intention et un dossier de demande d'agrément à la direction de la sécurité de l'aviation civile (DSAC).

Le dossier de demande d'agrément est constitué des éléments suivants :

1° Le statut juridique de l'organisme ;

2° Un document décrivant la réponse apportée à chacune des mesures décrites dans la suite de la présente annexe ;

3° Un document présentant le système de gestion ;

4° Une attestation d'engagement du dirigeant responsable de l'organisme à :

a) Respecter les conditions d'agrément ;

b) Etablir tout document, à la demande de la DSAC, se rapportant à son activité dans le domaine de l'organisation des examens théoriques de pilote d'ULM ;

c) Faciliter la mission des agents désignés par la DSAC pour effectuer la surveillance et le suivi de la réalisation des examens.

II.-Organisation de l'organisme délégataire

A.-Organisation

L'organisme délégataire établit, met en œuvre et maintient une organisation spécifique adaptée à sa taille et à la nature et la complexité des tâches pour lesquelles il est agréé, qui comprend :

1° Des procédures documentées décrivant son organisation, les moyens et les méthodes pour la mise en œuvre de l'agrément. Ces procédures sont tenues à jour et servent de documents de travail de référence au sein de l'organisme délégataire pour toutes les tâches concernées ;

2° L'effectif nécessaire et qualifié pour exécuter ces tâches et s'acquitter des responsabilités correspondantes ;

3° Des locaux, des installations et des moyens matériels et techniques adaptés à l'exécution des tâches attribuées ;

4° Un processus de contrôle interne (audits) de conformité et de gestion des risques liés à l'intégrité et la confidentialité des examens identifiant une personne ou un groupe de personnes, responsables du contrôle interne de conformité et directement rattachés à la direction de l'organisme délégataire.

B.-Gestion des modifications

Une procédure de l'organisme délégataire, approuvée par l'autorité compétente, définit la gestion des modifications et précise :

1° les modifications exigeant l'approbation préalable de l'autorité compétente ;

2° la notification des modifications à l'autorité compétente.

C.-Activités sous-traitées

1° Doivent être considérées comme activités sous-traitées toutes les activités faisant partie du champ d'application de l'agrément de l'organisme qui sont effectuées par un autre organisme. L'organisme veille à ce que, dans le cadre de la sous-traitance ou de l'achat de toute partie de son activité, le produit ou service sous-traité ou acheté soit conforme aux exigences applicables.

2° Le sous-traitant travaille dans le cadre de l'agrément de l'organisme délégataire donneur d'ordre. L'organisme donneur d'ordre veille à ce que la DSAC y ait accès, afin de déterminer le maintien de la conformité avec les exigences applicables.

D.-Conflit d'intérêts

L'organisme délégataire respecte les principes de neutralité, de probité, de confidentialité, ainsi que celui de l'égalité de traitement des candidats. Il ne fait l'objet d'aucune pression ni incitation de quelque type que ce soit, notamment de nature financière, susceptibles d'affecter les résultats des examens, notamment de la part de personnes ou de groupes de personnes concernés par ces examens.

L'organisme délégataire démontre, à la satisfaction de la DSAC, qu'il a mis en place des mécanismes adéquats de prévention des conflits d'intérêts.

E.-Exigences en matière de personnel

1° L'organisme délégataire désigne un dirigeant responsable veillant à ce que toutes les activités sont financées et exécutées conformément aux exigences applicables. Le dirigeant responsable est chargé d'établir et de maintenir une organisation de contrôle interne de conformité efficace.

2° L'organisme délégataire nomme un ou des responsables chargés du contrôle interne de conformité et dépendant directement du dirigeant responsable.

3° L'organisme délégataire dispose du personnel nécessaire pour accomplir correctement les tâches techniques et administratives liées au bon déroulement des examens et veille à ce qu'il connaisse les règles et les procédures qui concernent l'exercice de leurs tâches.

4° Les examens sont conduits par des pilotes titulaires d'un brevet et d'une licence d'ULM et d'une qualification d'instructeur associée et l'organisme délégataire s'assure qu'ils connaissent les règles et les procédures concernant l'exercice de leurs tâches.

5° La rémunération éventuelle du personnel chargé des examens ne doit pas être fonction du nombre d'examens effectués ni de leurs résultats.

F.-Archivage

1° L'organisme délégataire établit un système d'archivage assurant un stockage et une accessibilité adéquats, ainsi qu'une traçabilité fiable, concernant :

a) Les procédures documentées de l'organisation ;

b) La formation, la qualification et l'agrément de son personnel ;

c) Le suivi des audits.

2° L'autorité délégataire établit et tient à jour une liste de tous les certificats qu'elle a délivrés.

3° Tous les dossiers d'examen sont conservés pour une durée minimale de 5 ans quelle que soit l'application informatique utilisée.

III.-Système d'information et protection des données personnelles

A.-Protection des données personnelles

L'organisme délégataire se conforme aux législations et réglementations relatives à la protection des données à caractère personnel.

B.-Sécurité informatique

1° L'organisme délégataire décrit les précautions prises en matière de sécurité des systèmes d'information pour assurer la disponibilité, la confidentialité et l'intégrité de son système d'examens, et établit avant le 31-12-2022 une politique de sécurité des systèmes d'information conforme aux recommandations du guide PSSI du secrétariat général de la défense nationale, ou, à défaut, s'assure que son système de management de la sécurité des informations est certifié ISO 27001.

2° L'organisme délégataire informe la DSAC de tout incident sur le système d'information de nature à compromettre la confidentialité ou l'intégrité des examens.

IV.-Organisation des épreuves et communication des résultats

A.-Superviseurs

Les examens sont conduits par des superviseurs, pilotes titulaires d'un brevet et d'une licence d'ULM et d'une qualification d'instructeur associée. L'organisme délégataire s'assure qu'ils connaissent les règles et les procédures concernant l'exercice de leurs tâches. Dans le cadre d'une session d'examen, un superviseur ne peut pas prendre en charge plus de 4 candidats.

B.-Outils et méthodes d'élaboration des sujets d'examen

Les sujets d'examen sont élaborés pour répondre aux exigences applicables de l'arrêté du 21 octobre 2021 portant modification des dispositions de l'arrêté du 4 mai 2000 relatif aux programmes et régime des examens du brevet et de la licence de pilote d'aéronef ultraléger motorisé

C.-Eligibilité des candidats

L'organisme délégataire refuse les candidats interdits d'examen.

D.-Non-respect des règles et procédures d'examen

L'organisme délégataire signale à la DSAC les éléments constitutifs de manquements aux procédures d'examen par un candidat.

V.-Surveillance

La DSAC est l'autorité compétente en matière de surveillance des organismes chargés de l'organisation d'examens théoriques aéronautiques.

Cette surveillance repose sur des missions d'audits et d'inspections conduites par son personnel.

A.-Accès

A ce titre, le personnel mandaté de la DSAC a accès :

1° Aux sessions d'examens ;

2° A tout document utile au contrôle du respect des présentes exigences et de la règlementation applicable.

B.-Constatations et actions correctives

Les non-conformités relevées lors de ces missions donnent lieu à des actions correctives et à un suivi de ses actions jusqu'à la levée complète des non-conformités.

C.-Maintien de la validité

L'agrément de l'organisme reste valide aussi longtemps que :

1° L'organisme maintient la conformité avec les présentes conditions ;

2° L'agrément n'a pas fait l'objet d'une suspension ou d'un retrait.