Cahier des charges des laboratoires agréés pour effectuer le classement du CHARBON , ACTIF (n° ONU 1362) et du CHARBON (n° ONU 1361) conformément aux recommandations relatives au transport des marchandises dangereuses, Manuel d'épreuves et de critères
1 - Objet 
Le Code IMDG prévoit que, pour le transport du CHARBON (ONU 1361) et du CHARBON, ACTIF (ONU 1362) par voie maritime, ses dispositions ne doivent pas s'appliquer à un envoi de charbon qui a subi avec succès l'essai d'échauffement spontané conformément aux Recommandations des Nations Unies relatives au transport des marchandises dangereuses, Manuel d'épreuves et de critères (voir 33.3.1.3.3), et qui est accompagné du certificat correspondant délivré par un laboratoire reconnu par l'autorité compétente, attestant qu'un personnel formé du laboratoire en question a correctement prélevé l'échantillon sur l'envoi qui doit être chargé et que l'épreuve a été subie comme il convenait et avec succès. 
La présente annexe, élaborée en tenant compte des dispositions pertinentes de la norme EN 45001, spécifie les exigences à satisfaire par les laboratoires agréés en France, par le ministre chargé du transport maritime de matières dangereuses, pour effectuer ces opérations réglementaires. Il constitue le cahier des charges de ces laboratoires. 
Tout laboratoire désirant être agréé (ou renouveler sa reconnaissance) devra déposer auprès de la mission Transport de matières dangereuses un dossier justificatif, montrant l'aptitude du laboratoire à respecter les exigences mentionnées dans le présent cahier des charges. La liste des éléments que doit contenir le dossier figure in fine. 
La mission Transport de matières dangereuses se réserve le droit de procéder à des visites dans les locaux du laboratoire pour vérifier le bien fondé du contenu du dossier et le respect des exigences spécifiées par le présent document. 
Nota : Dans la suite du présent document, le terme "essai d'échauffement spontané" désigne l'essai d'échauffement spontané, tel que décrit dans les recommandations des Nations-Unies relatives au transport des marchandises dangereuses, Manuel d'épreuves et de critères (voir 33.3.1.3.3). 
2 - Statut du laboratoire 
2.1 Identité du laboratoire d'essais 
Le laboratoire d'essais doit avoir une structure juridique connue. 
Il doit posséder un ensemble de moyens et de compétences regroupés au sein d'un laboratoire d'essais et permettant à celui-ci de réaliser l'essai d'échauffement spontané, ainsi que de délivrer le certificat approprié correspondant. 
2.2 Impartialité, indépendance et intégrité 
Le laboratoire d'essais et son personnel ne doivent être soumis à aucune pression commerciale, financière ou autre pouvant influencer leur jugement technique. Toute influence sur les résultats des examens ou épreuves, exercée par des personnes ou organisations extérieures au laboratoire d'essais, doit être exclue. Si l'organisme auquel appartient le laboratoire d'essais participe à la conception, la production ou la vente du charbon, des dispositions doivent être prises pour une claire séparation des différentes responsabilités et une déclaration appropriée doit être faite. 
Le laboratoire d'essais ne doit s'engager dans aucune activité pouvant mettre en péril la confiance dans son indépendance de jugement et dans son intégrité en ce qui concerne l'activité concernée par le présent cahier des charges. 
La rémunération du personnel chargé d'effectuer les essais ne doit dépendre ni du nombre d'essais effectués ni du résultat de ces essais. 
Toutes les parties intéressées doivent avoir accès aux services du laboratoire d'essais. Les procédures selon lesquelles le laboratoire opère doivent être gérées de façon non discriminatoire. 
3 - Gestion et organisation 
Le laboratoire d'essais doit être compétent pour réaliser l'essai d'échauffement spontané et être organisé de façon que chaque membre du personnel soit informé de l'étendue et des limites de ses responsabilités. 
Au sein de l'organisation, un encadrement doit être assuré par une ou des personnes connaissant la méthode d'essais, l'objectif de l'essai (réglementation en vigueur) et l'évaluation des résultats d'essais. La proportion du personnel d'encadrement par rapport au personnel non cadre doit être telle qu'un encadrement satisfaisant sur les plans technique et réglementaire soit assuré. 
Le laboratoire d'essais doit avoir un responsable technique connaissant la réglementation en vigueur. Celui-ci a la responsabilité générale des opérations techniques du laboratoire. 
Un document décrivant la l'organisation du laboratoire d'essais doit être disponible et tenu à jour. 
4 - Personnel 
Le laboratoire d'essais doit disposer d'un personnel en nombre suffisant pour couvrir l'ensemble des besoins résultant de l'exercice de l'essai d'échauffement spontané et de la délivrance du certificat correspondant. 
Ce personnel doit posséder les connaissances techniques et réglementaires nécessaires, ainsi que l'expérience utile, pour les fonctions qui lui sont assignées. 
Le laboratoire d'essais doit pourvoir, en tant que de besoin, à la formation de son personnel et assurer la continuité de cette formation. 
Un document nominatif décrivant la répartition des fonctions et tâches du personnel engagé dans l'essai d'échauffement spontané doit être disponible et tenu à jour. Il sera complété par les pièces justificatives, tenues elles aussi à jour, témoignant de la qualification du personnel vis-à-vis de ses fonctions et tâches dans le cadre de la réalisation de l'essai. 
5 - Moyens techniques 
5.1 Locaux 
L'essai d'échauffement spontané ne doit être effectué que dans des locaux prévus à cet effet et adaptés aux conditions de leur réalisation. 
Ces locaux doivent être protégés de tous les éléments (température, humidité, vibrations,...) qui seraient susceptibles de perturber les résultats de l'essai. 
5.2 Equipements 
Le laboratoire d'essais doit être pourvu de tous les équipements nécessaires à la réalisation de l'essai. 
Tous les équipements ainsi visés doivent être maintenus en bon état de fonctionnement et périodiquement vérifiés. Des procédures doivent être établies à ce sujet et être disponibles. 
Tout équipement d'essai ou de mesure qui a subi une surcharge ou une mauvaise manipulation ou qui donne des résultats douteux ou qui a été décelé comme étant défectueux, doit être retiré du service, étiqueté clairement. La remise en service ne doit être effectuée qu'après qu'un essai ou une vérification ait démontré qu'il pouvait remplir ses fonctions de façon satisfaisante. Le laboratoire doit examiner l'effet de ce défaut sur les essais précédents. 
Un enregistrement doit être tenu à jour pour chaque équipement d'essai ou de mesure de quelque importance. Cet enregistrement doit comporter : 
a) la désignation de l'équipement ; 
b) le nom du fabricant, l'identification du type et le numéro de série ; 
c) la date de réception et la date de mise en service ; 
d) le cas échéant, l'emplacement habituel ; 
e) l'état à la réception (par ex. neuf ou non, ou reconditionné) ; 
f) des précisions sur les opérations de maintenance effectuées ; 
g) l'historique de tout endommagement, de tout mauvais fonctionnement, de toute modification ou réparation. 
Les étalons de référence des équipements d'essai et de mesure, détenus par le laboratoire, ne doivent être utilisés que pour l'étalonnage des équipements correspondants, à l'exclusion de toute autre utilisation. 
Dans le cas exceptionnel où le laboratoire d'essais est amené à utiliser en son sein un équipement provenant de l'extérieur, il doit faire en sorte que la qualité et l'utilisation de cet équipement soient assurées conformément aux exigences du présent document. 
6 - Procédures de travail 
6.1 Méthodes d'essais, modes opératoires et autres procédures 
Le laboratoire d'essais doit disposer de procédures écrites sur l'utilisation et le fonctionnement de tout le matériel concerné, sur la manipulation et la préparation du charbon soumis à l'essai, ainsi que sur les techniques propres à cet essai. Toutes ces procédures, ainsi que les normes, manuels et données de référence utiles aux travaux du laboratoire d'essais, doivent être tenus à jour et d'un accès facile pour le personnel concerné. 
L'essai doit faire l'objet d'une méthode et/ou d'un mode opératoire. Cette méthode et/ou mode opératoire doit répondre aux conditions des prescriptions réglementaires déjà mentionnées et être mise à la disposition des personnes effectuant l'essai. 
Tous les calculs et les transferts de données doivent être soumis à des contrôles appropriés. Lorsque les résultats sont obtenus par des techniques informatiques de traitement des données, la fiabilité et la stabilité du système doivent être telles que l'exactitude des résultats ne soit pas affectée. Le système doit pouvoir détecter d'éventuelles défaillances au cours de l'exécution du programme et déclencher l'action appropriée. 
6.2 Système qualité 
6.2.1 Le laboratoire d'essais doit mettre en oeuvre un système qualité interne correspondant au type, à l'éventail et au volume des travaux effectués. Les éléments du système qualité doivent être consignés dans un manuel qualité, disponible pour l'usage par le personnel du laboratoire. Un ou des responsables de la qualité dans le laboratoire doivent être désignés par la direction du laboratoire et avoir l'accès direct à la direction générale. 
Le manuel qualité doit être tenu à jour en permanence par un membre responsable du laboratoire désigné à cet effet. 
6.2.2 Le manuel qualité doit contenir au moins : 
a) une déclaration exprimant la politique qualité, 
b) une description de la structure du laboratoire (organigrammes) ; 
c) les activités opérationnelles et fonctionnelles relatives à la qualité de façon que chaque personne concernée connaisse l'étendue et les limites de sa responsabilité ; 
d) les procédures générales d'assurance qualité ; 
e) une référence appropriée aux procédures d'assurance qualité spécifiques à chaque examen 
ou épreuve ; 
f) des dispositions satisfaisantes concernant le retour d'information et les actions correctives à entreprendre lorsque des anomalies sont détectées au cours de l'essai ; h) une procédure de traitement des réclamations. Le système qualité doit faire l'objet d'une revue systématique et périodique par la direction ou pour son compte en vue de maintenir l'efficacité des dispositions prises et d'entreprendre des actions correctives. De telles revues doivent faire l'objet d'enregistrements fournissant également les détails de toute action corrective entreprise. 
6.3 Certificats 
Si l'épreuve est subie avec succès, le laboratoire d'essais délivre un certificat qui doit contenir les mentions suivantes : 
a) nom et adresse du laboratoire d'essais, et lieu des examens et/ou épreuves si celui-ci est différent ;
b) numéro d'identification unique du certificat, 
c) nom et adresse du demandeur ; 
d) identification de l'échantillon prélevé et identification de l'envoi concerné ; 
e) date de réalisation de l'essai ; 
f) référence réglementaire relative à la reconnaissance du laboratoire et à la réglementation applicable ; 
g) résultats de l'essai comprenant pour chaque échantillon identifié la température de l'échantillon, le côté du cube, la température maximale atteinte et le résultat ; 
h) attestation selon laquelle un échantillon de l'envoi, correctement prélevé par un personnel formé du laboratoire, a subi avec succès l'essai d'échauffement spontané, tel que décrit dans les recommandations des Nations-Unies relatives au transport des marchandises dangereuses, Manuel d'épreuves et de critères (voir 33.3.1.3.3) ; 
i) date d'émission du certificat ; signature et titre ou toute autre marque équivalente de la personne ayant la responsabilité de la validité du certificat ; 
j) déclaration selon laquelle le rapport ne concerne que l'envoi dont provient l'échantillon soumis à l'essai ; 
Si l'épreuve n'est pas subie avec succès, les résultats des tests sont conservés (voir g) ci-dessus) et présentés sous forme de données statistiques. 
6.4 Enregistrements 
Le laboratoire d'essais doit entretenir un système d'enregistrements adapté à ses besoins et permettant de conserver toutes les observations originales, les calculs et les résultats qui en découlent, pendant au moins un an. 
Les enregistrements relatifs à chaque essai doivent contenir des informations suffisantes pour en permettre la répétition. Ils doivent mentionner l'identité du personnel chargé de l'échantillonnage, de la préparation et de la réalisation de l'essai. 
Les rapports et certificats, visés aux points 6.3 et 6.4, doivent être conservés par le laboratoire d'essais aussi longtemps qu'ils valident des envois dont le transport est en cours. 
Tous les enregistrements, rapports et certificats doivent être conservés en lieu sûr et être traités de manière à préserver les intérêts du requérant, sauf disposition légale contraire. 
6.5 Identification et protection des échantillons soumis à l'essai 
Un système d'identification des échantillons et de l'envoi de charbon correspondant doit être appliqué, soit par la voie de documents, soit par marquage, afin de s'assurer qu'on ne puisse faire aucune confusion quant à l'identité de l'échantillon ou de l'envoi et aux résultats des mesures effectuées. 
A tous les stades du stockage, de la manutention et de la préparation de l'essai, des précautions doivent être prises afin d'éviter la détérioration des échantillons, par exemple, par contamination, ce qui invaliderait les résultats. Toute instruction pertinente fournie avec l'échantillon doit être observée. 
Il doit exister des règles claires concernant la réception, la manutention, le stockage et la destination ultérieure des échantillons. 
6.6 Opérations effectuées à l'extérieur 
Le laboratoire d'essais doit effectuer dans son établissement l'essai d'échauffement spontané. 
Néanmoins, il est autorisé à le faire réaliser par un autre laboratoire d'essais, qui satisfait lui aussi aux exigences spécifiées par le présent document, mais seulement en conservant la responsabilité de la validation de leurs résultats et dans les cas suivants à titre accidentel, par suite de défaillance d'un équipement ou de manque inopiné de personnel qualifié ; 
Le laboratoire d'essais doit tenir à jour un enregistrement de toutes les opérations qu'il confie à l'extérieur. 
6.7 Confidentialité 
Le personnel du laboratoire d'essais, doit être tenu au secret professionnel sur toutes les informations recueillies au cours de l'accomplissement de ses tâches. 
Eléments à fournir dans le dossier de demande d'agrément 
* Au titre du paragraphe 2 - Statut du laboratoire d'essais : 
- Nom du laboratoire d'essais ou de l'entreprise dans laquelle se situe le laboratoire d'essais, adresse, téléphone, télécopie, 
- Statut, structure juridique du laboratoire d'essais (ou de l'entreprise, ou de l'organisme suivant les cas), 
- Place du laboratoire d'essais au sein de l'entreprise ou de l'organisme. 
* Au titre du paragraphe 3 - Gestion et organisation : 
- Document, prévu dans ce paragraphe, décrivant l'organisation du laboratoire d'essais, 
- Organigrammes et schémas éventuellement complémentaires pour une bonne compréhension de l'organisation, 
- Nom, qualité et qualification du responsable technique du laboratoire d'essais. 
* Au titre du paragraphe 4 - Personnel : 
- Document nominatif, prévu dans ce paragraphe, décrivant la répartition des fonctions et tâches du personnel ; 
- Adéquation de celles-ci avec les besoins résultant de l'essai ; 
- Mode de désignation et de formation du personnel, permettant de justifier sa qualification vis-à-vis de ses fonctions et tâches relatives à l'essai. 
* Au titre du paragraphe 5 - Moyens techniques : 
- Inventaire des locaux prévus pour la réalisation de l'essai, avec indication de leurs protections particulières (point 5. 1) ; 
- Liste, avec situation, des équipements utilisés pour l'essai, en précisant ceux considérés comme nécessitant un enregistrement de leur maintenance et de leurs vérifications (point 5.2). 
* Au titre du paragraphe 6 - Procédures de travail : 
- Recueil des méthodes d'essais, des modes opératoires et des autres procédures visés dans ce paragraphe (point 6. 1) ; 
- Manuel qualité (point 6.2) (Celui-ci, s'il ne peut être envoyé par courrier, sera systématiquement demandé lors de la visite dans les locaux du laboratoire) ; 
- Système d'enregistrements mis en place (point 6.4) ; 
- Système d'identification des échantillons et envois retenu et règles adoptées pour leur protection (point 6.5) ; 
- Autres laboratoires d'essais à qui peuvent être confiés des examens ou épreuves à titre accidentel ou occasionnel (point 6.6)