Les candidats à la mutation établissent un dossier adressé en trois exemplaires au président ou au directeur de l'établissement dans lequel l'emploi est déclaré vacant.
Ce dossier comporte, à l'exclusion de toute autre pièce :
- la déclaration de candidature imprimée depuis Galaxie, datée, avec la signature du candidat ;
- une copie d'une pièce d'identité avec photographie ;
- une attestation délivrée par le chef d'établissement dont relève le candidat permettant d'établir sa qualité de professeur des universités et l'exercice de fonctions en position d'activité depuis trois ans au moins à la date de clôture du dépôt des candidatures ou l'accord du chef d'établissement prévu à l'article 51 du décret du 6 juin 1984 susvisé dans le cas où cette condition de durée des fonctions n'est pas remplie ;
- un curriculum vitae donnant une présentation analytique de leurs travaux, ouvrages, articles et réalisations en précisant ceux qui sont joints ;
- un exemplaire d'au moins un des travaux, ouvrages, articles et réalisations mentionnés dans le curriculum vitae ;
- une copie du rapport de soutenance du diplôme détenu, le cas échéant.
Les professeurs des universités séparés pour des raisons professionnelles de leur conjoint et souhaitant bénéficier des dispositions de l'article 9-3 du décret du 6 juin 1984 susvisé doivent fournir :
- s'ils sont mariés, une copie du livret de famille ;
- s'ils sont pacsés, une attestation du tribunal d'instance établissant l'engagement dans les liens d'un pacte civil de solidarité, une preuve qu'ils se soumettent à l'obligation d'imposition commune prévue par le code des impôts et, le cas échéant, l'acte de naissance du ou des enfants ou un certificat de grossesse ; 
- s'ils sont concubins, une photocopie de l'acte de naissance du ou des enfants ou des pages du livret de famille de parents naturels permettant d'établir la filiation, ou du certificat de grossesse et de l'acte de reconnaissance anticipée de l'enfant par les deux parents ;
- une attestation de la résidence professionnelle et de l'activité professionnelle principale du conjoint, du pacsé ou du concubin ; pour les professions libérales, attestation d'inscription auprès de l'URSSAFF ou justification d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés ou au répertoire des métiers.
Les professeurs des universités en situation de handicap souhaitant bénéficier des dispositions de l'article 9-3 du décret du 6 juin 1984 susvisé doivent fournir le document justifiant de leur appartenance à l'une des catégories mentionnées au 1°, 2°, 3°, 4°, 9°, 10° et 11° de l'article L. 5212-13 du code du travail, document en cours de validité au moment de la demande et de la date d'effet de la mutation.
Les documents administratifs en langue étrangère doivent être traduits en français.
L'ensemble de ces documents doit être envoyé sur support papier ou sur support électronique, à condition que l'établissement dispose des moyens techniques nécessaires pour assurer la diffusion et la conservation du support transmis et que ces modalités soient expressément prévues par la fiche de poste, dans un délai d'au moins trente jours à partir de la date d'ouverture des registres des candidatures précisée pour chaque emploi sur le site internet mentionné à l'article 2, et au plus tard à la date indiquée dans la fiche de poste, le cachet de la poste ou la date de l'envoi électronique faisant foi. Tout dossier ou document envoyé hors délai est déclaré irrecevable. Tout dossier incomplet à la date limite susmentionnée est déclaré irrecevable.
Au dos de l'enveloppe ou sur le dossier doivent figurer le nom et l'adresse du candidat ainsi que l'intitulé exact de l'emploi postulé, qui doit obligatoirement inclure le nom de l'établissement d'affectation, la désignation de la ou des disciplines ainsi que, le cas échéant, les caractéristiques propres à cet emploi.
En outre, les candidats qui ont transmis leur dossier sur support papier fournissent une enveloppe à leur adresse, affranchie au tarif en vigueur. Lorsque le dossier est transmis sur support électronique, ils indiquent une adresse électronique. Les établissements accusent réception des candidatures qui leur sont transmises.
Les candidats doivent consulter les modalités possibles de transmission offertes par l'établissement qui figurent sur la fiche de poste.