CAHIER DES CHARGES MINIMA DES SYSTÈMES INFORMATISÉS DE BILLETTERIE À USAGE DES ÉTABLISSEMENTS DE SPECTACLES CINÉMATOGRAPHIQUES
Le présent cahier des charges définit les conditions minimales auxquelles doivent répondre les systèmes informatisés de billetterie présentés par les constructeurs ou fournisseurs, ci-après dénommés équipementiers, en vue de leur homologation par le président du Centre national du cinéma et de l'image animée.
Les équipementiers qui soumettent à l'homologation du président du Centre national du cinéma et de l'image animée tout système informatisé de billetterie à usage des établissements de spectacles cinématographiques s'engagent à respecter les conditions de fonctionnement décrites dans le présent cahier des charges.
Les équipementiers sont tenus de n'installer que des systèmes informatisés conformes à ceux homologués et de communiquer au Centre national du cinéma et de l'image animée, dans les conditions prévues par le présent cahier des charges, la liste des sites équipés. Toute modification du système susceptible d'influer sur sa conformité aux obligations contenues dans le présent cahier des charges doit préalablement être soumise à l'accord du Centre national du cinéma et de l'image animée. A tout moment, le Centre national du cinéma et de l'image animée peut demander à un équipementier de soumettre à son contrôle tout système dont un exemplaire aurait été installé dans un établissement de spectacles cinématographiques. S'il apparaît que ce système n'est pas en conformité avec le présent cahier des charges, les exploitants d'établissements de spectacles cinématographiques chez lesquels il a été déclaré être installé en sont avertis et l'équipementier dispose de trois mois pour effectuer les adaptations nécessaires, faute de quoi l'homologation lui est retirée.
S'il apparaît au cours d'un contrôle sur site que les équipements ne sont pas conformes au présent cahier des charges, du fait de l'équipementier, celui-ci s'engage à procéder immédiatement, à ses frais, à la mise en conformité aux exigences du cahier des charges de l'équipement en cause et des autres équipements en service présentant les mêmes anomalies. Si, dans un délai de deux mois après mise en demeure par le Centre national du cinéma et de l'image animée, les adaptations demandées n'ont pas été effectuées et validées, l'équipementier doit, sans délai supplémentaire, retirer à ses frais les équipements non conformes.
Il ne peut y avoir qu'un seul système informatisé de billetterie en fonctionnement au sein d'un établissement de spectacles cinématographiques, qui doit enregistrer et conserver l'intégralité des opérations prévues et décrites dans le présent cahier des charges.
Les systèmes informatisés de billetterie à usage des établissements de spectacles cinématographiques doivent remplir les grandes fonctions suivantes :
1° Edition des billets d'entrée ou transmission au client des informations justifiant le droit d'entrée dématérialisé ;
2° Enregistrement et conservation des données relatives aux billets délivrés ;
3° Enregistrement et conservation des données relatives aux droits d'entrée dématérialisés ;
4° Génération des informations nécessaires à l'établissement et au transfert dématérialisé des déclarations de recettes, qui précisent les recettes réalisées, d'une part, et les sommes déclarées au titre des formules d'accès au cinéma donnant droit à des entrées multiples, d'autre part, par programme et par salle ;
5° Conservation et organisation des informations nécessaires au contrôle sur place des recettes par les agents du Centre national du cinéma et de l'image animée et les agents des impôts chargés du contrôle ;
6° Affichage pour le client, sur un écran, du nombre de droits d'entrée qui lui sont délivrés et du prix total correspondant ou, dans le cas des formules d'accès au cinéma donnant droit à des entrées multiples, du nombre de droits d'entrée délivrés au titre de ces formules ainsi que du prix payé pour la formule.
1. Sécurités
1.1. Fiabilité du système
Toutes les opérations gérées par le système informatisé de billetterie doivent être assorties de contrôles suffisants pour en garantir l'intégralité, l'exactitude et l'authenticité.
1.2. Accès au système
Des protections doivent être mises en place de telle façon que seuls les utilisateurs dûment habilités aient accès au système, chacun devant disposer d'un identifiant qui lui est propre.
Divers degrés d'habilitation, en fonction de la qualité de l'utilisateur, doivent être définis. Le nom, l'adresse, les numéros d'autorisation et les jauges des salles, les limitations techniques spécifiées dans le présent cahier des charges ne doivent être modifiables que par l'équipementier. Les sources du programme de billetterie ne doivent être accessibles qu'à l'équipementier, tant en édition qu'en consultation.
Les agents du Centre national du cinéma et de l'image animée et les agents des impôts chargés du contrôle doivent pouvoir, lors d'un contrôle, disposer des fonctions correspondant, en consultation, au niveau d'habilitation maximal, sans possibilité de modifier les informations enregistrées dans le système. Le fournisseur est tenu de fournir un code d'accès spécifique pour ces agents, leur conférant un profil conforme à cette obligation.
1.3. Sauvegarde et gestion des incidents
En cas de panne d'alimentation, de dysfonctionnement d'un de ses éléments ou d'incident extérieur mettant en péril son bon fonctionnement, le système doit être doté de dispositifs garantissant la conservation des informations jusqu'alors enregistrées, dans leur intégralité, de manière qu'elles puissent, par la suite, être récupérées.
Les informations du système doivent être répliquées quotidiennement de sorte qu'elles puissent être conservées dans un lieu sûr distinct de l'emplacement des guichets dans un format propre à en assurer la restitution et l'exploitation.
2. Billets informatiques et droits d'entrée dématérialisés
2.1. Principe général
Le présent cahier des charges distingue parmi les droits d'entrée délivrés par l'exploitant d'établissement de spectacles cinématographiques le billet informatique, support physique associé à un droit d'entrée et nécessairement délivré par un système informatisé, du droit d'entrée dématérialisé.
Chaque billet informatique ou droit d'entrée dématérialisé doit correspondre à l'entrée d'un seul spectateur.
2.2. Mentions obligatoires relatives aux billets informatiques
Les billets informatiques émis par un système informatisé doivent comporter les mentions suivantes :
1° Le titre de l'œuvre cinématographique principale du programme, éventuellement en abrégé ;
2° Dans le cas d'œuvres cinématographiques réalisées en version originale en langue étrangère, l'indication de la version selon qu'elle est en langue originale ou en langue française ;
3° L'identification de la série de billets par son code tarif ;
4° Le numéro du billet dans sa série ;
5° Le prix de place payé par le spectateur ou la mention de gratuité ; en cas de formule d'accès au cinéma donnant droit à des entrées multiples, le prix de référence déterminé dans les conditions prévues à l'article L. 212-23 du code du cinéma et de l'image animée avec l'identification de la formule ;
6° L'identification de la séance pour laquelle le billet est vendu : heure ou numéro de séance et date de la séance ;
7° L'identification de l'établissement ;
8° Le numéro d'opération attribué par le système tel que prévu au 3.3 ;
9° L'identification du poste de vente qui a édité et enregistré le billet, y compris en cas de vente via un réseau externe, auquel cas doivent être précisés le nom du réseau et la localisation éventuelle du point de vente ;
10° La date et l'heure de délivrance du billet.
2.3. Informations des spectateurs relatives aux droits d'entrée dématérialisés
Les droits d'entrée dématérialisés émis par un système informatisé doivent permettre aux spectateurs d'avoir accès aux informations suivantes :
1° Le titre de l'œuvre cinématographique principale du programme, éventuellement en abrégé ;
2° Dans le cas d'œuvres cinématographiques réalisées en version originale en langue étrangère, l'indication de la version selon qu'elle est en langue originale ou en langue française ;
3° Le prix de place payé par le spectateur ou la mention de gratuité ; en cas de formule d'accès au cinéma donnant droit à des entrées multiples, le prix de référence déterminé dans les conditions prévues à l'article L. 212-23 du code du cinéma et de l'image avec l'identification de la formule ;
4° L'identification de la séance pour laquelle le droit d'entrée est émis, heure ou numéro de séance et date de la séance ;
5° L'identification de l'établissement de spectacles cinématographiques.
2.4. Cas particuliers
Les billets gratuits doivent porter une indication facilement identifiable de gratuité.
Les billets-tests doivent se présenter différemment des autres billets et être aisément reconnaissables par l'inscription très lisible : TEST NON VENDABLE , à l'exclusion de toute autre inscription.
Dans le cadre d'une séance incluant des groupes scolaires, le système informatisé peut enregistrer un compte-rendu global des droits d'entrée dématérialisés émis pour un groupe identifié, mentionnant le nombre de ces droits d'entrée, ainsi que la recette correspondante, le titre de l'œuvre cinématographique, l'identification de l'établissement de spectacles cinématographiques ainsi que la date et l'heure de la séance. Ce compte-rendu doit se présenter différemment d'un billet, et être aisément reconnaissable par l'inscription très lisible GROUPE SCOLAIRE . Son édition ne doit donner lieu en aucun cas à une altération du compteur des entrées, puisqu'il ne s'agit pas d'un droit d'entrée mais d'un simple récapitulatif. En effet, chaque spectateur composant le groupe doit par ailleurs disposer d'un droit d'entrée dématérialisé dont les données sont enregistrées et conservées spécifiquement dans le système.
3. Enregistrement des données dans le système informatisé
3.1. Séances
3.1.1. Enregistrement des séances
Chaque séance programmée doit donner lieu à une inscription dans la base du système informatisé où lui sont associées les données suivantes :
1° L'identification de la ou des œuvres ou du ou des documents cinématographiques ou audiovisuels composant le programme, par :
a) Son (leurs) numéro(s) de visa ou, à défaut, par des numéros d'identification qui pourront être rattachés à ce(s) numéro(s) de visa avant l'envoi du bordereau de déclaration de recettes hebdomadaire ;
b) Son (leurs) titre(s) ;
2° La version dans laquelle l'œuvre ou le document cinématographique ou audiovisuel principal composant le programme est représenté (version originale ou version doublée en langue française) ;
3° L'identification de la salle où se déroule la séance (par son numéro d'autorisation d'exercice délivrée par le Centre national du cinéma et de l'image animée) ;
4° Les tarifs pratiqués (affectation d'un prix ― ou de la somme déclarée au titre de la formule d'accès au cinéma donnant droit à des entrées multiples au sens de l'article L. 212-23 du code du cinéma et de l'image animée ― à chaque tarif pratiqué pour la séance, un même code tarif ne pouvant se voir affecter plusieurs prix) ;
5° La date et l'horaire de début de la séance ;
6° La durée prévue de la séance exprimée en minutes.
Un code tarif doit être restitué à toutes fins de contrôle sous forme de trois caractères alphanumériques, qui constitueront une partie codante du code série décrit au 3.2.2.
A l'initialisation du système, ou lorsqu'un nouveau code tarif est créé ou change d'affectation, le système doit demander à l'exploitant de rattacher les codes tarif à l'une des grandes familles de tarifs définies par la réglementation en vigueur. La table de correspondance sera alors transmise au Centre national du cinéma et de l'image animée par le système.
3.1.2. Contraintes et limites
Lors d'une création ou d'une modification de séance, le système doit interdire le chevauchement d'horaires de plusieurs séances dans une même salle.
Le système doit empêcher qu'un même numéro d'identification soit affecté à plusieurs œuvres.
En cas de saisie manuelle par l'utilisateur du numéro de visa ou d'identification de l'œuvre, le système doit imposer une double saisie et un contrôle de conformité des deux saisies avant de valider l'information.
Les modifications ou annulations portant sur les enregistrements de séances sont consignées dans les mêmes conditions et de manière qu'un rapprochement aisé et automatique soit possible avec les enregistrements initiaux sur lesquels portent ces modifications et annulations.
L'annulation d'une séance doit être impossible dès lors qu'il existe au moins un droit d'entrée non annulé pour ladite séance. Elle doit également être impossible à compter de l'heure de début de la séance. Les séances interrompues avant leur terme, suite à un problème contrariant leur bon déroulement, font l'objet d'une procédure distincte décrite de la manière suivante : le système doit permettre d'identifier par un marqueur spécifique les séances interrompues avant leur terme. L'information correspondante ne peut être inscrite dans le système que dans la période partant de l'horaire programmé de début de la séance et courant jusqu'à une heure après l'horaire de fin de la séance.
Toute modification portant sur l'horaire, la durée, les tarifs (à l'exception d'un ajout de tarif) ou le titre des œuvres composant une séance doit être impossible à compter de l'horaire de début de cette séance. Toute modification portant sur la salle, tout ajout de tarif doit être impossible à compter d'une heure après le début de la séance.
Le système doit empêcher qu'un tarif soit modifié pour une séance donnée dès lors qu'il existe un droit d'entrée non annulé pour cette séance et à ce tarif.
3.2. Entrées
3.2.1. Enregistrement des entrées
Chaque droit d'entrée émis, avec ou sans édition de billet, doit concomitamment donner lieu à un enregistrement dans la base du système informatisé, où lui sont associées les données suivantes :
1° L'identification de la série de droits d'entrée par son code série conformément au 3.2.2 ;
2° Le numéro du droit d'entrée dans sa série ;
3° Le prix payé par le spectateur ou la mention de gratuité ; en cas de formule d'accès au cinéma donnant droit à des entrées multiples, le prix de référence déterminé dans les conditions prévues à l'article L. 212-23 du code du cinéma et de l'image animée ;
4° La date et l'heure, avec une précision au dixième de seconde, de la délivrance du droit d'entrée ;
5° L'identification du point de vente qui a généré le droit d'entrée ;
6° L'identification de la séance telle que définie au 3.1 ;
7° Un marqueur indiquant si un billet a été imprimé ou non à l'occasion de la délivrance du droit d'entrée ;
8° Un marqueur indiquant l'éventuelle annulation du droit d'entrée ;
9° Un marqueur indiquant si le droit d'entrée a fait l'objet d'un rapatriement a posteriori depuis le point de vente, à la suite, par exemple, d'un dysfonctionnement, auquel cas la date et l'heure au dixième de seconde de ce rapatriement seront précisées.
3.2.2. Identification des séries
Une série doit être restituée à toutes fins de contrôle par un code série sur plusieurs caractères alphanumériques ; une partie de ce code désigne le programme, une autre partie désigne la séance et une troisième partie est le code tarif décrit au 3.1.1.
3.2.3. Ventes à entrée immédiate et préventes
L'enregistrement des ventes à entrée immédiate et des préventes doit respecter le mode de fonctionnement suivant :
1° Ventes à entrée immédiate :
Chaque droit d'entrée délivré en mode entrée immédiate s'inscrit, en fonction de la salle et du tarif auquel il est délivré, dans une série salle particulière. Dans chacune de ces séries, les numéros des droits d'entrée sont consécutifs et croissent, à partir de 1 qui est le numéro de départ au démarrage de la série, dans l'ordre chronologique de l'émission des droits.
Il ne doit exister qu'une seule série salle pour une salle et une catégorie de tarif données ; cette série rend compte des droits d'entrée délivrés en mode entrée immédiate pour tous les films projetés dans cette salle à ce tarif.
2° Préventes :
Chaque droit d'entrée délivré en mode prévente s'inscrit, en fonction de l'œuvre principale du programme, de la séance et du tarif pour lesquels il est délivré, dans une série particulière. Dans chacune de ces séries, les numéros des droits d'entrée sont consécutifs et croissent, à partir de 1 qui est le numéro de départ au démarrage de la série, dans l'ordre chronologique de l'émission des droits.
Il ne doit exister qu'une seule série prévente pour un programme, une séance et une catégorie de tarif donnés.
3° Bascule de la prévente à la vente à entrée immédiate :
Au plus tard une demi-heure avant le début de toute séance, le système opère un changement dans l'enregistrement des droits d'entrées s'appliquant à cette séance : ils ne sont plus enregistrés en mode prévente mais en mode vente à entrée immédiate .
Lors de cette bascule, avant que le premier droit d'entrée en mode vente à entrée immédiate ne puisse être édité, l'intégralité des préventes portant sur la séance concernée doit être réintégrée dans la numérotation vente à entrée immédiate de la salle où la séance est programmée.
3.2.4. Contraintes et limites
Les compteurs de numérotation des droits d'entrée doivent avoir une capacité minimale de six chiffres.
Le programme de numérotation des billets doit être inaccessible par l'utilisateur, la numérotation consécutive de la billetterie ne pourra être ni modifiée, ni interrompue, ni remise à zéro tant qu'elle n'aura pas atteint la capacité maximale, moment où elle se remettra automatiquement à zéro pour le seul compteur considéré.
Le système ne doit délivrer de droit d'entrée, avec ou sans édition de billet, que dans le cadre de séances programmées préalablement, conformément aux conditions énoncées au 3.1.
Le système ne doit pas délivrer, pour une séance donnée, plus de droits d'entrée que la salle n'est déclarée disposer de places dans son autorisation d'exercice.
Les billets-tests ne seront mémorisés ni en nombre d'entrées ni en chiffre d'affaires ; ils provoqueront l'avancement du seul compteur des opérations, conformément au 5.
Aucun droit d'entrée ne doit être délivré ni enregistré par le système à compter de la fin de la séance. Le système doit interdire à l'exploitant d'établissement de spectacles cinématographiques toute annulation d'entrée à compter de la fin de la journée où le droit d'entrée s'applique ou est censé s'appliquer.
Pour les séances qui ne portent pas d'indication d'interruption, conformément au 3.1, le système doit interdire toute annulation d'entrée à compter de la fin de la séance.
La fin de la journée cinématographique désigne un horaire fixe et invariable dans le système et doit être accessible aux agents chargés du contrôle.
3.2.5. Fonctionnement en mode dégradé/rapatriement
En cas de panne du système centralisant les informations de billetterie, de dysfonctionnement de la liaison établie entre ce système et les caisses, ou d'autorisation exceptionnelle de délocalisation de points de vente, il est toléré que ces derniers fonctionnent provisoirement de manière autonome pour les seules fonctions d'édition et d'annulation de droits d'entrée en mode entrée immédiate dans le cadre de séances préalablement programmées, à condition que ce mode dégradé respecte, au niveau de chaque point de vente, les règles édictées pour le fonctionnement du système global dans le présent cahier des charges, notamment en ce qui concerne l'enregistrement des données et des opérations.
Le rapatriement de tous les enregistrements autonomes réalisés au niveau de chaque point de vente doit alors être réalisé de manière ordonnée (un point de vente après l'autre, avec priorité donnée aux opérations passées en temps réel durant le rapatriement) et automatique par le système dès lors qu'il est de nouveau opérationnel et que la liaison entre le système et les points de vente est opérationnelle. Le rapatriement consiste, tant pour les opérations effectuées que pour les objets qu'elles ont créés, modifiés ou supprimés, à les enregistrer dans le système en leur attribuant automatiquement leur place dans les numérotations globales, comme si les enregistrements correspondants étaient générés à l'instant du rapatriement. Toutes les informations exigées en fonctionnement normal doivent être rapatriées ; l'heure d'enregistrement en mode dégradé et l'heure de rapatriement seront deux informations rendues disponibles dans le système, comme mentionné au 3.2.1.
3.3. Opérations
Toutes les opérations advenues dans le système de billetterie doivent être enregistrées concomitamment à leur occurrence et identifiées par :
1° Un numéro d'opération qui part de 1 au démarrage du système et est incrémenté à chaque nouvelle opération effectuée et uniquement à cette occasion ;
2° La nature de l'opération ;
3° La description de l'opération et un lien avec les éléments de la base qu'elle affecte (droits d'entrée, données de programmation d'une séance, etc.) ;
4° L'identifiant de connexion sous lequel l'opération a été effectuée ;
5° Le poste de travail sur lequel l'opération a été effectuée ;
6° La date et l'heure, au dixième de seconde près, où l'opération a été effectuée.
Un marqueur indiquant si l'opération a fait l'objet d'un rapatriement a posteriori depuis un point de vente, par exemple à la suite d'un dysfonctionnement, auquel cas la date et l'heure au dixième de seconde de ce rapatriement seront précisées.
4. Dispositions en vue de l'exercice du contrôle
4.1. Edition des états de contrôle
4.1.1. Le système doit éditer des états quotidiens et hebdomadaires des préventes, des entrées, des recettes réalisées et des sommes déclarées au titre des formules d'accès au cinéma donnant droit à des entrées multiples au sens de l'article L. 212-23 du code du cinéma et de l'image animée par salle et par programme.
Ces états doivent comporter un numéro séquentiel et un horodatage attribués automatiquement par le système, ainsi que l'indication de la période sur laquelle porte l'état.
Toutes les éventuelles modifications ayant affecté les séances doivent être mentionnées dans l'état (changement d'horaire, changement de salle, modification de tarification, rapatriement d'informations enregistrées éventuellement pour la séance considérée en mode dégradé).
4.1.2. Les bordereaux de déclaration de recettes doivent reprendre, pour établir le détail de la recette, les codes tarif du système décrits au 3.1.1.
Ainsi, les séries étant identifiables, conformément au 3.2.2, via le code tarif et d'autres parties codantes permettant d'identifier la salle et la séance, il doit être possible aux agents du Centre national du cinéma et de l'image animée et aux agents des impôts chargés du contrôle d'établir la correspondance entre les entrées détaillées dans les bordereaux et les données de billetterie enregistrées et conservées dans le système.
4.1.3. Le système doit établir et transmettre chaque mois une déclaration spécifique à la taxe due en application de l'article L. 115-1 du code du cinéma et de l'image animée.
4.1.4. A tout moment, il doit être possible aux agents du Centre national du cinéma et de l'image animée et aux agents des impôts chargés du contrôle d'éditer les états de contrôle et/ou d'exporter copie des états de contrôle spécifiant les billets délivrés pour les séances de la journée, l'état de la billetterie et de la programmation.
4.1.5. De même, il doit être possible à tout moment d'éditer un état et/ou d'exporter copie d'un état retraçant l'ensemble des opérations effectuées sur le système, reprenant le niveau de détail décrit au 3.3.
Le système doit notamment toujours permettre aux agents chargés du contrôle d'établir le lien entre une opération enregistrée et les objets de la base qu'elle a créés, modifiés ou effacés (droits d'entrées, données de programmation de séances).
4.2. Accessibilité des informations
Pour s'assurer de la validité des recettes déclarées, les agents du Centre national du cinéma et de l'image animée et les agents des impôts chargés du contrôle doivent pouvoir, à tout moment, visualiser et/ou éditer les informations nécessaires à la vérification de la cohérence des trois éléments suivants :
1° Les fichiers informatiques gérés par le système ;
2° Les éditions ;
3° L'utilisation des droits d'entrée.
Le système devra donc comporter des fonctions d'interrogation en temps réel des fichiers permettant de répondre à ce besoin.
Si les droits d'entrée comportent des mentions codées, le système doit permettre leur restitution en clair.
Lors d'un contrôle, les agents du Centre national du cinéma et de l'image animée et les agents des impôts doivent pouvoir accéder à la documentation informatique (guide utilisateur avec tables de codification).
Si le système a été réalisé totalement ou partiellement par un prestataire de services, les agents du Centre national du cinéma et de l'image animée pourront effectuer chez ce prestataire les tests qu'ils estiment nécessaires en vue de l'homologation.
4.3. Signature du système
La référence et la version du logiciel doivent être précisées dans le résultat de toute requête, de tout état de contrôle, de tout export décrit dans le présent paragraphe.
4.4. Conservation d'une version homologuée du système de billetterie auprès d'un tiers de confiance
La version du logiciel ayant servi à l'homologation par le Centre national du cinéma et de l'image animée devra être déposée auprès d'un tiers de confiance spécialisé dans la conservation de ce type de documents.
5. Conservation des informations
Toutes les informations enregistrées dans le système et établies sur support informatique, telles que décrites aux 3 et 4, doivent, conformément aux conditions et délais fixés par l'article L. 102 B du livre des procédures fiscales, être conservées sous cette forme pendant une durée d'au moins trois ans, délai prévu à l'article L. 169 du livre des procédures fiscales.
En cas de changement d'un élément matériel ou logiciel du système informatique, toutes les mesures utiles doivent être prises pour permettre la conservation et la restitution des informations.
6. Documents d'analyse et de programmation
Les documents d'analyse et de programmation doivent être déposés auprès du Centre national du cinéma et de l'image animée lors de la demande d'homologation.
Un mode d'emploi précisant le fonctionnement général du système de billetterie doit également être adressé au Centre national du cinéma et de l'image animée, ainsi qu'un document décrivant le mode d'accès à la consultation prévue pour les agents du Centre national du cinéma et de l'image animée et les agents des impôts chargés du contrôle.