ORGANISATION DES INSTALLATIONS DE CONTRÔLE
1. Organisation générale
1.1. Chaque centre de contrôle met en place un ensemble d'actions préétablies et systématiques nécessaires pour garantir le niveau des prestations effectuées. Cet ensemble de dispositions figure dans le cahier des charges et répond aux exigences de la norme NF EN ISO /CEI 17020 : 2012.
1.2. Outre les procédures répondant aux exigences normatives, l'exploitant du centre de contrôles est chargé notamment d'établir, de tenir à jour et d'appliquer les procédures suivantes :
1.2.1. Agrément et habilitation d'un contrôleur technique.
1.2.2. Organisation de la formation et qualification des contrôleurs techniques.
1.2.3. Maîtrise du logiciel de contrôle technique.
1.2.4. Intégrité, sécurité et maintenance du système informatique.
1.2.5. Gestion, entretien et maintenance du matériel de contrôle.
1.2.6. Transmission des données relatives aux contrôles techniques effectués.
1.2.7. Exploitation des indicateurs fournis par l'organisme technique central.
1.2.8. Audit des installations de contrôle et des contrôleurs.
1.2.9. Gestion et archivage des procès-verbaux de contrôle technique.
1.2.10. Organisation et déroulement des contrôles techniques.
1.2.11. Méthodes alternatives d'essais en cas d'impossibilité de contrôle, conformément aux instructions techniques définies par l'organisme technique central et approuvées par le ministre chargé des transports.
1.2.12. Traitement des voies de recours amiables offertes au public.
1.2.13. Gestion de la base documentaire des textes réglementaires et de leurs évolutions.
1.3. Les voies de recours amiables prévues au point 1.2.12 ci-dessus pour des défauts et non-conformités éventuels des opérations de contrôle ne préjugent pas des voies de recours légales qui sont ouvertes au public par ailleurs.
1.4. La personne physique assurant l'exploitation du centre de contrôle, désignée à cet effet, par le titulaire de l'agrément du centre, justifie d'une formation spécifique telle que définie à la section III de l'annexe IV du présent arrêté. Elle se tient informée de l'évolution de la réglementation du contrôle technique, de la technologie des véhicules lourds et de celle des appareils de mesure et de contrôle.
1.5.L'ensemble des documents est présent dans chaque installation de contrôle.
1.6. Le centre de contrôle établit tous les cinq ans un rapport d'activité quinquennal, qu'il transmet à la direction régionale visée à l'article 40 du présent arrêté. Ce rapport d'activité expose notamment, pour chaque année :
1. Le volume d'activité par catégorie de véhicule (nombre de visites techniques périodiques et nombre de contre-visites, taux de refus).
2. Le nombre de contrôleurs ayant travaillé sur l'installation et la liste des numéros d'agrément.
3. Le nombre moyen de visites techniques périodiques et de contre-visites par contrôleur.
4. Le bilan des formations et des actions correctives mises en place suite à une perte de qualification.
5. La situation des matériels de contrôle en place (marque, modèle, situation vis-à-vis des étalonnages prévus au paragraphe 3.1 de l'annexe V du présent arrêté et de la dernière version du cahier des charges correspondant).
6. Le cas échéant, copie des fiches d'écart et des fiches d'observation d'inspection sur site, émises lors de la dernière évaluation du réseau et qui concernent le centre.
7. Le bilan du suivi du volume d'activités avec répartition par propriétaire (si > à 3 %).
8. Le bilan des recours amiables émanant de la clientèle et des suites qui leur ont été données.
9. La copie de l'accréditation en vigueur (décision et rapport de surveillance du COFRAC).
10. La description de tout fait ou activité que le centre jugerait nécessaire pour éclairer son activité.
Pour les installations exploitées par un réseau, ce bilan peut être intégré au bilan annuel prévu au point 1.7 de l'annexe VI du présent arrêté et les points 4, 6, 8 et 9 traités uniquement dans le cadre du bilan du réseau.
1.7. Chaque centre non rattaché dispose d'un logiciel de contrôle technique ayant fait l'objet d'un contrôle de conformité par l'organisme technique central, tel que prévu au point j de l'article 37 du présent arrêté, et des moyens informatiques (moyens de communications, logiciels...) permettant les échanges de données informatiques avec l'organisme technique central, dans le respect des dispositions du point 2 de l'annexe III et du protocole en vigueur, prévu au point b de l'article 38 du présent arrêté.
2. Qualification et suivi des contrôleurs
2.1. L'exploitant des installations d'un centre de contrôle s'assure que les contrôleurs qui y exercent une activité possèdent :
- une connaissance satisfaisante des prescriptions relatives aux contrôles qu'ils effectuent ;
- une pratique suffisante de ces contrôles sanctionnée par une des qualifications requises à l'annexe IV.
Il s'assure également que les contrôleurs maintiennent leur qualification, conformément aux prescriptions de l'annexe IV du présent arrêté et respectent les procédures du système qualité.
2.2. A cet effet, l'exploitant des installations de contrôle s'engage à détacher ses contrôleurs pour participer aux compléments de formation et de recyclage conformément aux procédures définies au point 1.2.2 ci-dessus.
2.3. L'exploitant des installations d'un centre de contrôle vérifie que le prestataire visé à l'article 35-4 du présent arrêté possède une connaissance satisfaisante des prescriptions relatives aux contrôles qu'il effectue, maîtrise l'utilisation des équipements de contrôle, des applications informatiques et du système qualité du centre. Cette vérification fait l'objet d'un enregistrement qui est conservé avec les autres documents visés au point 6 de la présente annexe.
3. Suivi des matériels
3.1. Le suivi des opérations d'installation, d'étalonnage et de maintenance du matériel fait l'objet de procédures spécifiques disponibles dans chaque installation de contrôle.
3.2. Ces procédures prévoient la remise en état ou le remplacement du matériel dans les huit jours ouvrables par des personnels qualifiés en cas de défaut affectant notamment les prises de mesures. Elles prévoient également les méthodes d'essais alternatives éventuellement mises en œuvre, en l'attente de la remise en état ou du remplacement, conformément à l'instruction technique correspondante définie par l'organisme technique central et approuvée par le ministre chargé des transports. A défaut de telles méthodes, ces procédures prévoient l'arrêt immédiat de l'activité du centre, à l'exception des contrôles techniques ne nécessitant pas l'usage de ce matériel, jusqu'à la remise en état ou le remplacement.
Sans préjudice des vérifications et opérations périodiques imposées par d'autres réglementations, notamment en matière d'appareils de levage, d'appareils à pression et d'appareils de mesure, ces procédures prévoient la mise en œuvre des dispositions relatives aux opérations d'installation, d'étalonnage et de maintenance prévues au point 1 de l'annexe III du présent arrêté.
3.3. Les notices techniques et les instructions d'emploi et de maintenance de chaque matériel utilisé sont disponibles dans toutes les installations de contrôle.
4. Recueil des informations relatives aux contrôles effectués
4.1. Une copie de chaque procès-verbal de contrôle est conservée pendant une durée de deux ans :
4.1.1. Par le centre de contrôle.
4.2. Chaque contrôle technique fait l'objet d'un archivage informatique pendant une durée minimale de quatre ans au niveau du réseau ou du centre de contrôle. La relecture des données est garantie.
4.3. Pour chaque contrôle technique effectué, les valeurs enregistrées par les freinomètres et les opacimètres sont transmises par liaison informatique ou imprimées automatiquement dans le respect des dispositions de l'annexe III du présent arrêté. Ces informations sont portées automatiquement sur le procès-verbal de contrôle technique ou conservées suivant les dispositions prévues aux points 4.1 et 4.2 ci-dessus avec le procès-verbal du contrôle technique.
5. Transmission et diffusion des informations relatives aux contrôles techniques effectués
5.1. Chaque installation de contrôle transmet les résultats des contrôles effectués, conformément à la procédure prévue au point 1.2.6 ci-dessus et au protocole prévu au point b de l'article 38 du présent arrêté.
5.2. Le titulaire de l'agrément de l'installation de contrôle ne diffuse un résultat de contrôle à aucune personne ou organisme autre que l'organisme technique central, les agents des douanes, les agents chargés de la surveillance de la concurrence, de la consommation et de la répression des fraudes, les agents des préfectures de département ou de région, les agents de l'administration chargés de la surveillance des installations de contrôle, tout organisme désigné à cette fin par le ministre chargé des transports, les forces de police ou de gendarmerie, l'expert judiciaire désigné par un juge pour une affaire concernant un véhicule, le propriétaire du véhicule au moment du contrôle et la personne qui présente le véhicule au contrôle technique.
6. Suivi de l'exploitation
6.1. Chaque centre de contrôle ouvre et tient à jour sur support papier ou informatique :
6.1.1. Les informations mentionnant pour chaque contrôleur exerçant dans l'installation son identité, son numéro d'agrément, son niveau d'habilitation, ses formations de maintien de qualification et les périodes d'affectation aux opérations de contrôle.
6.1.2. Pour chaque contrôleur rattaché au centre de contrôle, les périodes d'affectation aux opérations de contrôle et les informations visées au paragraphe 6.1.1.
6.1.3. Les informations (registre, fiches, etc.) mentionnant, pour chaque appareil de contrôle, l'identification de l'appareil, la date de la mise en service, la nature et la date des pannes et détériorations, la nature et la date des opérations de maintenance (réglage, entretien, réparation, etc.).
6.1.4. Une comptabilité d'exploitation où seront relevées notamment, en les distinguant, les différents types de contrôles effectués par catégorie de véhicules et propriétaires des véhicules contrôlés.
6.1.5. Des statistiques d'activité au minimum journalière précisant par catégorie de véhicules le nombre total et par contrôleur de visites techniques périodiques et le nombre total et par contrôleur de contre-visites.
6.1.6. Des statistiques d'activité au minimum mensuelle précisant par contrôleur le taux de refus comparés aux taux nationaux.
6.1.7. Un document mentionnant la prise de connaissance par l'exploitant et les contrôleurs des indicateurs fournis par l'OTC.
6.3. Tous ces documents sont archivés pendant au moins quatre ans, sans préjudice des autres réglementations en vigueur.
7. Audit des installations de contrôle.
7.1. On désigne par audit, l'examen auquel ces installations et leur organisation sont soumises, réalisé dans le cadre normal de leur activité.
Cet audit porte a minima sur :
- la cohérence de l'installation avec le dossier d'agrément initial et des déclarations à la préfecture le cas échéant ;
- le respect des dispositions réglementaires, des instructions techniques, des cahiers des charges matériels ;
- la présence et l'application des procédures internes de l'installation ;
- le contenu et la cohérence des procédures internes de l'installation mentionnées à l'annexe VII, chapitre III, du présent arrêté, pour les centres non rattachés ;
- le contenu, de la cohérence et de l'application des procédures non exigées par la réglementation, que l'installation a mis en place.
7.2. Les installations de contrôle respectent les procédures de déclenchement et de déroulement d'audit définies par les organismes visés aux articles 35-1 et 35-2 du présent arrêté.
7.3. Toute installation de contrôle agréée fait l'objet d'un audit au moins une fois par année civile. Cet audit est réalisé au plus tard au cours du seizième mois suivant le précédent audit annuel. En cas d'audit défavorable, un nouvel audit est réalisé sous quatre mois sans se substituer à l'audit réglementaire annuel. Si deux audits défavorables se succèdent, le responsable de l'installation transmet les deux rapports d'audit sous quinze jours à la direction régionale agissant pour le compte du ministre chargé des transports dont il dépend. Dans le cas d'un premier ou d'un nouvel agrément d'un centre, l'audit est réalisé au plus tard au cours du sixième mois qui suit la date d'agrément.
7.4. L'audit initial prévu au point 2 du I du chapitre II et au point 6 du I du chapitre III de l'annexe VII est l'examen auquel l'installation et son organisation sont soumises dans le cadre de la demande d'agrément.
Cet audit porte a minima sur :
- la cohérence de l'installation avec le dossier de demande d'agrément initial et des déclarations à la préfecture le cas échéant ;
- le respect des dispositions réglementaires, des instructions techniques, des cahiers des charges matériels ;
- le fonctionnement et la cohérence des transmissions informatiques entre le matériel et l'informatique de l'installation ;
- la présence et l'application des procédures internes de l'installation ;
- le contenu et la cohérence des procédures internes de l'installation mentionnées à l'annexe VII, chapitre III, du présent arrêté, pour les centres non rattachés ;
- le contenu, de la cohérence et de l'application des procédures non exigées par la réglementation, que l'installation a mis en place.
9. Information du public
Toute installation de contrôle agréée est pourvue d'un panneau distinctif, visible du public, posé ou affiché à l'extérieur des locaux abritant l'installation. Ce panneau est conforme au fac-similé disponible sur le site internet de l'OTC.
Le panneau présente les caractéristiques suivantes :
- ses dimensions sont de 500 × 500 mm ;
- le fond du panneau est blanc.
L'impression est de couleur bleu pantone 293, à l'exception des filets supérieurs et inférieurs encadrant la mention "sécurité routière" qui sont noirs.
L'inscription "Centre de contrôle technique des véhicules lourds" est en caractères Univers 65 (hauteur 15 mm).
L'inscription "Agrément n° 88888888" est en caractères Univers 55 (hauteur 10 mm).