Les catégories de données à caractère personnel enregistrées sont celles relatives :
- à l'identité : nom(s), prénom(s), sexe, date et lieu de naissance, nationalité, numéro de passeport de service, permis de conduire [type, numéro, date de délivrance], identifiant Alliance, identifiant Défense, adresse personnelle, téléphone personnel (facultatif), téléphone professionnel, numéro professionnel de télécopie, adresse professionnelle de courrier électronique, coordonnés de la personne à prévenir en cas d'urgence [nom, prénom, adresse, téléphone] ;
- au numéro d'inscription au Répertoire national d'identification des personnes physiques : pour les seules opérations effectuées dans le cadre de la pré-liquidation de la paie ;
- à la situation familiale : situation familiale de l'agent et identité du conjoint [nom(s), prénom(s), date de naissance, numéro de matricule défense (si appartenance défense)], enfant(s) [nom(s), prénom(s), sexe, date de naissance, à charge ou non, adoption éventuelle, décès éventuel, taux de handicap, personne(s) à charge [nom(s), prénom(s), lien de parenté, date et lieu de naissance, décès éventuel, taux de handicap] ;
- à la situation militaire : situation au regard du service national [dégagé, sursitaire ou exempté], position sous les drapeaux, durée des services, armée, arme, corps, grades, spécialité(s) éventuelle(s), affectation(s) dans la réserve ;
- à la formation, aux diplômes et aux distinctions :
distinction(s) honorifique(s), diplôme(s), certificat(s), attestation(s), formation initiale, formation(s) professionnelle(s), formation(s) personnelle(s), langue(s) étrangère(s) pratiquée(s), examen(s) professionnel(s), niveau d'étude, action(s) de formation ;
- au logement (pour les personnels militaires) : nature et type de logement, montant du loyer, montant des charges, montant des contributions du salarié aux frais de loyer et de charges, logement attribué par le bureau interarmées de logement en région Ile-de-France [O/N] ;
- à la vie professionnelle : mode de recrutement [concours, examens, recrutement direct], statuts, corps, grades, échelons, échelles, catégories, groupes, armée, arme, ancienneté, réduction d'ancienneté, profession ou spécialité(s), position administrative [activité/non-activité, activité à temps complet ou partiel, détachement, position hors cadre, disponibilité, congé parental...], congés [annuels, maladie, longue durée, maternité, liés aux charges parentales, en formation professionnelle, en formation syndicale, autres], maladie professionnelle [O/N], absences et motifs, indices de traitement [bruts ou réels majorés] successifs et actuels, filière professionnelle, notation effectuée selon les garanties statutaires, fonctions exercées, avancement, demandes de mutation ou orientations souhaitées, mandats électifs ou représentatifs syndicaux entraînant des sujétions particulières ou l'exercice de droits au regard de l'exécution du service, facilités accordées à raison d'activité relative au service social (restaurants administratifs, coopératives, sociétés sportives, colonies de vacances), compétences, résidences administratives (successives et actuelle), motif de départ (démission, décès, retraite...), mobilité professionnelle internationale, expérience(s) professionnelle(s) antérieure(s), bénéficiaire de l'obligation d'emploi [O/N] ;
- à la situation économique et financière : éléments de rémunération, indemnité(s), prime(s), allocation(s) diverse(s), retenue(s) diverse(s) [remboursement de prêts ou d'avances sur traitement, du fait d'opposition sur traitement, pour recouvrement de pension, sécurité sociale, couverture complémentaire, remboursement de prêts...], cotisation(s) diverse(s), numéro de compte et identification de l'organisme teneur du compte, revenus du conjoint ;
- à la santé : aptitude(s) professionnelle(s), inaptitude(s) professionnelle(s), vaccination(s), groupe sanguin (facultatif), calendrier de suivi des visites médicales (facultatif) ;
- aux sanctions : récompense(s), punition(s), sanction(s) administrative(s) ;
- aux pensions : nature [ancien combattant, invalidité...], taux.
Les données à caractère personnel ainsi enregistrées sont conservées cinq ans après la rupture de tous liens avec la personne morale gestionnaire, à l'exception des données relatives aux contentieux, qui sont conservées jusqu'à épuisement de toutes les voies de recours.
La conservation des données relatives aux motifs d'absence est limitée à une durée n'excédant pas deux ans, sauf dispositions législatives contraires, à l'exception des congés de formation syndicale qui sont détruites au 31 décembre de chaque année.
En dehors des cas d'effacements réglementaires ou liés aux lois d'amnistie et aux grâces collectives, la durée de conservation des données relatives aux sanctions administratives et aux punitions est de cinq ans au maximum.