Dans le cas, prévu par l'article 5 du décret du 19 octobre 1995 susvisé, où le vendeur du véhicule neuf fait l'avance du montant de l'aide, le dossier à constituer par le vendeur pour permettre le remboursement de ce montant comporte les pièces suivantes : 
1° Pour le véhicule neuf, un double de la note de facturation. Celle-ci devra notamment faire apparaître :
-le nom et le prénom du bénéficiaire de l'aide, en tant que destinataire de la note de facturation ;
-la date de facturation ;
-l'appellation commerciale complète, le numéro de série et le type (au sens de l'article R. 106 du code de la route) du véhicule ;
-la mention " Je certifie que le véhicule faisant l'objet de la présente note de facturation n'est pas un véhicule de démonstration, tel que défini par le code de la route " ; cette mention doit être accompagnée du cachet du vendeur et de la signature du responsable ;
-dans le cas d'un financement :
-s'il s'agit d'un crédit classique, l'une des deux mentions suivantes (chacune correspond à l'une des deux possibilités concernant le montant de l'aide) : " L'aide de l'Etat de " 5 000 F T.T.C. / 7 000 F T.T.C. " est à affecter à la constitution ou au complément de l'apport en vue du financement de ce véhicule " ; cette mention doit être contresignée par le bénéficiaire de l'aide ;
-s'il s'agit d'un crédit-bail ou d'une location avec option d'achat, l'une des six mentions suivantes (chacune correspond à la combinaison de l'une des deux possibilités concernant le montant de l'aide et de l'une des trois options d'affectation de cette aide) : 
" L'aide de l'Etat de " 5 000 F T.T.C. / 7 000 F T.T.C. " est à affecter au premier loyer majoré / au dépôt de garantie / au premier loyer majoré et au dépôt de garantie en vue du financement de ce véhicule " ; cette mention doit être contresignée par le bénéficiaire de l'aide ;
-dans les autres cas, le fait que le montant de l'aide est déduit du prix acquitté par le bénéficiaire ; en particulier, la mention " aide de l'Etat " doit apparaître clairement, en regard de celle du montant de l'aide, soit " 5 000 F (T.T.C.) " ou " 7 000 F (T.T.C.) " ; 
2° Pour le véhicule retiré de la circulation :
-la photocopie du recto de son certificat d'immatriculation ; ce dernièr doit avoir été barré et revêtu par son titulaire de la mention : " Je certifie avoir cédé ce véhicule pour destruction (P.Q.A.), le ", où les lettres " P.Q.A. " se réfèrent à la " prime qualité automobile ", c'est-à-dire à l'aide de l'Etat prévue par le décret susvisé ; cette mention doit être suivie de la date de retrait de la circulation, telle que définie à l'article 6 du présent arrêté, et accompagnée de la signature du titulaire du certificat d'immatriculation ; ni la mention citée ci-dessus, ni la date ni la signature ne doivent empiéter sur une zone imprimée du certificat d'immatriculation ;
-dans le cas où des mentions relatives aux visites techniques ont été apposées au verso du certificat d'immatriculation du véhicule, la photocopie de ce verso, sur laquelle doit être portée la mention : " Je certifie que le présent document est la copie du verso du certificat d'immatriculation correspondant au numéro d'immatriculation suivant " ; cette mention doit être suivie du numéro d'immatriculation du véhicule et accompagnée du cachet du vendeur du véhicule neuf et de la signature du responsable ;
-l'original du bon d'enlèvement établi par l'organisme prenant en charge la destruction du véhicule, conformément au modèle prévu par l'arrêté des ministres de l'industrie et de l'environnement mentionné à l'article 3 du décret du 19 octobre 1995 susvisé ;
-l'original du reçu de la taxe différentielle sur les véhicules à moteur (vignette) acquittée pour le véhicule, en cours de validité à la date de son retrait de la circulation, telle que définie à l'article 6 du présent arrêté ;
-l'original du récépissé de déclaration de destruction du véhicule établi par les services préfectoraux ;
-un certificat de non-gage établi par les services préfectoraux. 
3° En cas de discordance entre le nom et le prénom du bénéficiaire et ceux du titulaire de la certificat d'immatriculation du véhicule retiré de la circulation, la copie d'une pièce officielle prouvant qu'il s'agit d'une même personne ; 
4° Dans le cas où le nom et le prénom du bénéficiaire de l'aide sont accompagnés d'une autre mention (que ce soit sur la note de facturation du véhicule neuf, au titre de l'identification de son destinataire, ou sur la carte du véhicule retiré de la circulation, au titre de l'identification de l'un de ses titulaires), la preuve, apparaissant sur un extrait du registre du commerce et des sociétés ou du répertoire des métiers, que le bénéficiaire est une personne physique. Cet extrait doit dater de moins de six mois.