RÈGLEMENT FINANCIER DE L'INSTITUT DE FRANCE ET DES ACADÉMIES
TITRE Ier
DES DISPOSITIONS GÉNÉRALES
Article 1er
Le présent règlement fixe le régime financier de l'Institut et des académies. La commission administrative centrale adopte les règlements d'application dans les conditions fixées par l'article 6 dernier alinéa.
Article 2
La commission administrative centrale administre les biens, dotations et ressources de l'Institut et ceux des cinq académies, lorsqu'ils leur sont communs, ainsi que ceux communs à l'Institut et à certaines académies. La commission administrative de chaque académie administre les biens, dotations et ressources qui lui sont propres. Les biens communs à certaines académies sont administrés selon des modalités fixées entre elles par convention.
La commission administrative centrale ou les commissions administratives des académies peuvent se faire assister par une commission particulière pour l'administration de certaines fondations.
Article 3
Le règlement financier particulier du domaine et de la Fondation de Chantilly est défini, après avis de la commission administrative centrale, par délibération de l'assemblée générale approuvée par décret en Conseil d'Etat.
TITRE II
DE L'ORGANISATION DES COMPÉTENCES
FINANCIÈRE ET COMPTABLE
Chapitre Ier
Des ordonnateurs
Article 4
Le chancelier de l'Institut est ordonnateur des recettes et des dépenses de l'Institut et de ses fondations.
En cas d'absence ou d'empêchement, la commission administrative centrale peut désigner un ordonnateur suppléant parmi ses membres.
Le chancelier peut déléguer tout ou partie de sa compétence à un membre de l'Institut élu par l'assemblée générale comme président, directeur ou conservateur d'une fondation abritée par l'Institut.
Article 5
Les secrétaires perpétuels sont ordonnateurs des recettes et des dépenses de leur académie et des fondations de celle-ci.
Chaque secrétaire perpétuel peut être suppléé, en cas d'absence ou d'empêchement, par un ordonnateur désigné par la commission administrative de l'académie parmi ses membres.
Chaque secrétaire perpétuel peut déléguer tout ou partie de sa compétence à un membre de l'académie exerçant les fonctions de président, directeur ou conservateur d'une fondation abritée par l'académie.
Article 6
Pour les actes ayant des incidences financières, les ordonnateurs peuvent déléguer leur signature au directeur des services administratifs pour l'Institut et au responsable administratif ou au responsable financier de chacune des académies. Ils peuvent aussi la déléguer au directeur des services financiers pour la gestion des portefeuilles et pour toute opération ayant des incidences financières visée au point 10 de l'article 13.
Le chancelier de l'Institut peut déléguer sa signature au directeur de la bibliothèque Mazarine.
Chaque décision de délégation comporte :
- la liste des catégories d'opérations concernées par la délégation ;
- le montant maximal de chacune de ces opérations ;
- les modalités selon lesquelles le bénéficiaire de la délégation rend compte, au moins deux fois par an, de l'usage de celle-ci.
Les conditions générales de ces délégations de signature sont arrêtées par la commission administrative centrale après que le (ou les) secrétaire(s) perpétuel(s) de chaque académie a pu consulter sa commission administrative préalablement saisie du projet de texte dans les huit jours précédant sa réunion pour les questions concernant sa propre académie, le résultat de cette consultation devant être transmis au bureau de la commission administrative centrale dans un délai d'un mois.
Article 7
Les suppléances et les délégations sont portées à la connaissance de la commission administrative centrale ou de la commission administrative compétente et du receveur des fondations.
Article 8
Les ordonnateurs prescrivent l'exécution des recettes et des dépenses dans les conditions déterminées par le présent règlement financier et les règlements pris pour son application.

Les ordonnateurs constatent les droits et les obligations, liquident les recettes et émettent les ordres de recouvrer. Ils engagent, liquident et ordonnancent les dépenses, sous réserve de la mise en œuvre, sur décision de la commission administrative centrale prise dans les conditions prévues par l'article 6 dernier alinéa des dispositions de l'article 41 du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique.

Le cas échéant, ils assurent la programmation, la répartition et la mise à disposition des crédits.

Ils transmettent au receveur des fondations les ordres de recouvrer et de payer assortis des pièces justificatives requises, ainsi que les certifications qu'ils délivrent.

Ils établissent les documents nécessaires à la tenue pour chaque entité de la comptabilité générale dont la charge incombe au receveur des fondations.

Ils présentent un rapport financier annuel à la commission administrative compétente.
Chapitre II
Du contrôle de la gestion financière
Article 9
Les conditions de vérification et de certification des comptes de l'Institut de France, des académies et des fondations qu'ils abritent sont arrêtées par la commission administrative centrale selon la procédure prévue à l'article 6 dernier alinéa du présent règlement pour arrêter les délégations de signature.
Article 9 bis
La liste et la nomenclature des pièces justificatives des dépenses, des recettes et des opérations de trésorerie de l'Institut et des académies sont fixées dans le règlement budgétaire et comptable.

Lorsqu'une opération de dépense n'a pas été prévue par la nomenclature ci-dessus, doivent être produites des pièces justificatives permettant au comptable d'exercer les contrôles mentionnés aux articles 19 et 20 du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique.

Le règlement budgétaire et comptable fixe la liste et la nature des pièces justificatives et des documents de comptabilité dont la conservation incombe respectivement à l'ordonnateur et au comptable. Ce règlement fixe également, les modalités de conservation par l'ordonnateur des pièces justificatives qu'il est dispensé de produire au comptable et les modalités d'exercice du droit d'évocation du receveur des fondations de ces pièces.
Article 10
A l'Institut et dans chacune des académies, un contrôle de la gestion des valeurs mobilières est effectué par un organisme extérieur à l'Institut, selon des modalités et dans les conditions déterminées par un règlement arrêté par la commission administrative centrale selon la procédure prévue à l'article 6 dernier alinéa du présent règlement pour arrêter les délégations de signature.
Ce contrôle est effectué tous les trois ans, sauf si la commission administrative centrale ou la commission administrative compétente décide d'une périodicité plus rapprochée.
Tout autre contrôle externe peut être demandé par la commission administrative centrale ou la commission administrative de chacune des académies.
Les résultats de ces contrôles sont présentés à la commission administrative compétente et adressés à la Cour des comptes.
Article 11
Le receveur des fondations exerce comme agent comptable de l'Institut et des académies un contrôle sur la gestion financière dans les conditions précisées au chapitre IV du présent règlement le concernant.
Le receveur des fondations remet chaque année à la Cour des comptes, après approbation des états financiers par la commission administrative compétente, et au plus tard dans les six mois qui suivent la clôture de l'exercice, le bilan, le compte de résultat et l'annexe pour l'Institut et chaque académie.
Article 11 bis
1. Un dispositif de contrôle interne budgétaire et de contrôle interne comptable est mis en place par la commission administrative centrale dans les conditions prévues à l'article 6 dernier alinéa.

Le contrôle interne budgétaire a pour objet de maîtriser les risques afférents à la poursuite de la soutenabilité de la programmation et de son exécution.

Le contrôle interne comptable a pour objet la maîtrise des risques afférents à la poursuite des objectifs de régularité et de sincérité des comptes, couvrant l'ensemble des opérations, depuis le fait générateur jusqu'à son dénouement comptable.

2. Un dispositif d'audit interne budgétaire et comptable peut être institué par la commission administrative centrale dans les conditions prévues à l'article 6 dernier alinéa.

L'audit interne budgétaire et comptable, exercé de manière indépendante et objective, a pour objet de donner à l'Institut et aux académies une assurance raisonnable sur le degré de maîtrise des opérations budgétaires et comptables qu'ils conduisent, ainsi qu'une appréciation de la qualité du contrôle interne budgétaire et comptable.

Le cas échéant, peut être mis en place un comité d'audit, chargé de porter une appréciation sur la qualité du contrôle interne budgétaire et comptable et de faire toutes propositions tendant à l'amélioration de ce dernier. Le programme d'audit est arrêté par la commission administrative centrale et il est soumis à ce comité.
Chapitre III
Du directeur des services financiers
Article 12
Le directeur des services financiers est nommé par le chancelier après avis de la commission administrative centrale. Les conditions de son recrutement et sa rémunération sont fixées par la commission administrative centrale.
Le directeur des services financiers est placé sous l'autorité du chancelier et des secrétaires perpétuels de chaque académie, chacun pour ce qui le concerne.
Article 13
Le directeur des services financiers assure, d'une part, une mission générale de vérification des engagements de dépenses et des titres de perception de l'Institut et des académies conformément aux 1, 2 et 5 du présent article et, d'autre part, la gestion financière de l'Institut et celle de chaque académie, conformément aux dispositions des alinéas suivants du présent article.
Il assure ses fonctions sous réserve des compétences propres exercées par le receveur des fondations.
Il est chargé des fonctions suivantes :
1. S'assurer de la soutenabilité budgétaire et de la régularité des actes d'engagement de dépenses des ordonnateurs dans des conditions et selon des règles arrêtées par la commission administrative centrale dans les conditions fixées à l'article 6 dernier alinéa du présent règlement ;
2. Enregistrer les titres de perception à transmettre par les ordonnateurs au receveur des fondations ;
3. Assister le chancelier et les secrétaires perpétuels dans la préparation et le suivi du budget et la tenue de leur comptabilité analytique. A ce titre, en liaison avec les services intéressés, il prépare pour les ordonnateurs et suivant leurs directives les projets de budgets et les projets de budgets rectificatifs ;
3 bis. Assister le chancelier et les secrétaires perpétuels dans la préparation de leur rapport financier annuel ;
4. Notifier au receveur des fondations les budgets votés ainsi que les les budgets rectificatifs après leur adoption adoptées ;
5. Vérifier les dépenses dans les conditions précisées par le règlement budgétaire et comptable ;
6. Décider, par délégation expresse des ordonnateurs, selon les modalités prévues à l'article 6 du présent règlement et dans le respect des orientations de gestion fixées par la commission administrative centrale et, le cas échéant, par la commission administrative de l'académie intéressée, des placements, de liquidités et de valeurs mobilières, les ordres d'achats et de ventes ;
7. Recevoir et vérifier les documents financiers émanant d'organismes extérieurs tenus à la reddition de comptes périodiques ;
8. Veiller à la bonne application de la charte des placements financiers prévue à l'article 33 ;
9. Notifier le montant des indemnités académiques au service de l'Etat chargé de leur paiement ;
10. Apporter à la demande de la commission administrative centrale, de la commission administrative compétente ou d'un ordonnateur son concours et ses conseils à toute opération ayant des incidences financières.
Article 14
Le directeur des services financiers assiste aux délibérations de la commission administrative centrale, du bureau de la commission administrative centrale, des commissions administratives des académies et des conseils d'administration des fondations de l'Institut ou des académies portant sur des décisions budgétaires ou financières.
Il rend compte à chaque séance de la commission administrative centrale et, au moins deux fois par an, à la commission administrative intéressée, des opérations de gestion des placements financiers.
Chapitre IV
Du receveur des fondations
Article 15
L'agent comptable commun à l'Institut et à chacune des cinq académies, dénommé receveur des fondations, est nommé par le chancelier après présentation à la commission administrative centrale qui fixe sa rémunération.
Il est choisi parmi les personnes titulaires d'un diplôme d'expertise comptable, ou parmi les agents de catégorie A de la direction générale des finances publiques ou de l'administration scolaire et universitaire, ou parmi les personnes spécialement qualifiées par leur compétence et leur expérience pour exercer cette fonction.
Article 16
Le receveur des fondations est responsable personnellement et pécuniairement dans les conditions applicables aux comptables publics fixées par l'article 60 de la loi n° 63-156 du 23 février 1963 portant loi de finances pour 1963. Il est chargé de la tenue de la comptabilité générale de chaque entité, du recouvrement des droits, contributions et toutes autres recettes, du paiement des dépenses et du maniement des fonds et des mouvements des comptes de disponibilités.
Le receveur des fondations prête serment devant la Cour des comptes avant son entrée en fonction. Il justifie de son admission dans une association de cautionnement mutuel agréée par l'Etat.
Le receveur des fondations peut désigner un ou plusieurs mandataires qui doivent être agréés par le chancelier de l'Institut.
Article 17
Le receveur des fondations assiste à la partie des délibérations de la commission administrative centrale, des commissions administratives des académies et des conseils d'administration des fondations de l'Institut ou des académies, portant sur des décisions budgétaires ou financières, lorsque sa présence est jugée nécessaire.

Il exerce ses fonctions dans les conditions fixées par le présent règlement, notamment par l'article 30 et par les règles fixées par les articles 18 à 21 et 28 du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique.

Le receveur des fondations est seul chargé de la conservation des pièces justificatives des opérations transmises par les ordonnateurs et des documents de comptabilité.

L'établissement, la conservation et la transmission des documents et pièces justificatives de toute nature peuvent être effectués sous forme dématérialisée. Cette dématérialisation peut être native ou duplicative. Les pièces justificatives qui ont fait l'objet d'une dématérialisation duplicative sont opposables au juge des comptes, comme au receveur des fondations, sans qu'il y ait lieu de présenter le document initial.

Le receveur des fondations peut exercer ses contrôles de manière hiérarchisée, en fonction des caractéristiques des opérations relevant de la compétence des ordonnateurs et de son appréciation des risques afférents à celles-ci, à cet effet, il adapte l'intensité, la périodicité et le périmètre de ses contrôles en se conformant à un plan de contrôle établi suivant les règles définies par le règlement budgétaire et comptable.

Les ordonnateurs sont associés à l'appréciation des risques afférents aux opérations relevant de leur compétence dans les conditions définies par le règlement budgétaire et comptable.
TITRE III
DES OPÉRATIONS BUDGEjTAIRES, FINANCIÈRES
ET COMPTABLES
Chapitre Ier
Des budgets
Article 18
L'Institut pour ses services généraux, la bibliothèque de l'Institut, la bibliothèque Mazarine et chacune des fondations de l'Institut ont chacun un budget, qui est intégré au budget pour l'année civile de l'Institut. Ces budgets sont consolidés en un document budgétaire unique sous réserve du respect des règles applicables aux comptes de fondations de l'Institut.
Les services et les fondations de chaque académie ont chacun un budget, qui est intégré au budget pour l'année civile de l'académie intéressée. Ces budgets sont consolidés dans un document budgétaire unique par académie sous réserve du respect des règles applicables aux comptes de fondations des académies.
Chaque subvention de l'Etat doit être retracée dans un document annexé au document budgétaire unique de l'entité concernée.
Article 19
L'exercice budgétaire correspond à l'année civile.

Le budget est constitué d'un budget initial et, le cas échéant de budgets rectificatifs adoptés en cours d'exercice. Il comprend un compte de résultat prévisionnel et un état prévisionnel de la situation patrimoniale en droits constatés, présentés conformément aux normes établies pour la comptabilité générale.

La commission administrative centrale et les commissions administratives des académies, chacune pour ce qui les concerne, décident de la forme de la présentation de leurs budgets et des subdivisions de ceux-ci dans le respect des dispositions des articles 20 et 21.
Article 20
Les budgets de l'Institut et de chacune des académies sont présentés par nature de recettes et de dépenses. La nomenclature budgétaire est arrêtée par la commission administrative centrale dans les conditions fixées à l'article 6 dernier alinéa du présent règlement.
Article 21
Les crédits inscrits aux budgets de l'Institut, de ses services communs, de ses fondations, de la bibliothèque de l'Institut et de la bibliothèque Mazarine ainsi qu'au budget des académies et de leurs fondations sont présentés sous la forme de trois enveloppes regroupant :

1° Les dépenses de personnel, qui comprennent les rémunérations d'activité, les cotisations et contributions sociales et les prestations sociales et allocations diverses ;

2° Les dépenses de fonctionnement ;

3° Les dépenses d'investissement.

Le cas échéant, sur décision de la commission administrative, les dépenses d'intervention peuvent faire l'objet d'une enveloppe distincte.

Ces crédits sont limitatifs. Ils sont spécialisés par enveloppe mentionnée ci-dessus.

Les modifications à l'intérieur de chacune des enveloppes de fonctionnement et d'investissement sont décidées par l'ordonnateur, qui en rend compte à la commission administrative compétente.

Toutefois, dans la limite d'un plafond défini pour chaque exercice, la commission administrative compétente peut autoriser l'ordonnateur à utiliser en cours d'exercice les crédits non utilisés de l'enveloppe des dépenses de personnel pour abonder les autres enveloppes de dépenses. Ces mouvements de crédits sont soumis à l'avis du directeur des services financiers. Le budget ainsi rectifié est présenté lors de la plus prochaine réunion de la commission administrative compétente.

Les crédits sont présentés à titre indicatif par destination.
Article 22
Les budgets rectificatifs sont présentés par l'ordonnateur et approuvés par les commissions administratives compétentes.

La commission administrative compétente peut, dans les limites qu'elle détermine, déléguer à l'ordonnateur le pouvoir d'adopter des budgets rectificatifs. L'ordonnateur rend compte à la commission administrative compétente dans les meilleurs délais des décisions prises en vertu de cette délégation.
Article 23
Les crédits ouverts au titre d'un budget ne créent aucun droit au titre du budget suivant.
Toutefois, les ordonnateurs peuvent reporter des crédits dans la limite fixée par la commission administrative centrale ou la commission administrative de chaque académie, chacune pour ce qui la concerne.
Article 24
La commission administrative centrale, pour l'Institut, et chacune des commissions administratives, pour les académies, adoptent, sur proposition des ordonnateurs compétents, les budgets les concernant.
Les budgets de l'Institut, de chaque académie, des services communs, des fondations, de la bibliothèque de l'Institut et de la bibliothèque Mazarine sont adoptés en équilibre réel. Un budget est considéré en équilibre réel lorsque le résultat prévisionnel n'est pas déficitaire et lorsque la situation nette comptable n'est pas négative.
La commission administrative centrale détermine le montant des participations de chaque académie aux dépenses des services communs de l'Institut.
Article 25
Les dépenses imputables sur chaque fondation de l'Institut et des académies respectent les actes constitutifs de chacune de ces fondations et le cas échéant les règles applicables aux comptes de fondations.
Elles comprennent notamment les contributions à tous les frais communs aux fondations.
Les produits de dons et legs acceptés provisoirement sont, sauf la restitution s'ils ne sont pas acceptés définitivement, pris en recette au budget de l'Institut ou des académies ; les dépenses nécessaires à l'accomplissement d'actes conservatoires y sont portées en dépense.
Article 26
Lorsque le budget n'est pas exécutoire au 1er janvier de l'exercice, les opérations de recettes et de dépenses sont effectuées, jusqu'au 1er mars, sur la base de 80 % du budget de l'exercice précédent, déduction faite des crédits affectés à des dépenses non renouvelables.
Après cette date, le budget est adopté, dans les meilleurs délais, par décision du bureau de la commission administrative centrale pour le budget de l'Institut et par le bureau de chacune des académies pour leur propre budget.
Chapitre II
Des régies de recettes et de dépenses
Article 27
Les ordonnateurs peuvent créer des régies d'avances et des régies de recettes, mais ils ne peuvent déléguer cette compétence.
Il est rendu compte à la commission administrative compétente, dès sa première réunion suivant cette création, de cette décision.
Article 28
Les régisseurs et leurs suppléants sont nommés par décision de l'ordonnateur concerné, après agrément du receveur des fondations.
Article 29
Les règles d'organisation, de fonctionnement et de contrôle des régies, les règles de cautionnement sont déterminées par la commission administrative centrale dans le respect des conditions fixées par le décret 92-681 du 20 juillet 92 relatif aux régies de recettes et aux régies d'avances des organismes publics.
Chapitre III
De la comptabilité
Article 30
Les principes comptables généraux et la nomenclature comptable de l'Institut et des académies sont définis par la commission administrative centrale dans le respect du plan comptable général et des règles adoptées par l'Autorité des normes comptables, notamment des dispositions propres aux fondations abritées issues du comité de la réglementation comptable. Elles sont transmises à la Cour des comptes.

La comptabilité générale est fondée sur le principe de la constatation des droits et obligations. Elle est tenue par exercice s'étendant sur une année civile.

Les états financiers annuels retracent les opérations enregistrées dans la comptabilité générale de l'Institut et de chaque académie. Ils donnent une image fidèle du patrimoine, du résultat et de la situation financière de l'Institut et des académies. Ils comprennent un bilan, un compte de résultat et l'annexe des comptes annuels.

Les états financiers annuels de l'Institut et de chaque académie, arrêtés à la fin de chaque exercice, sont établis par le receveur des fondations. En vue de leur préparation, l'ordonnateur lui communique à cet effet les états de comptabilité dont il est chargé.

Les états financiers annuels sont visés par l'ordonnateur qui certifie qu'ils retracent les comptabilités dont il est chargé et les ordres transmis au receveur des fondations.

Les états financiers annuels sont soumis par l'ordonnateur à la commission administrative compétente, qui les arrête, après avoir entendu le receveur des fondations. Ils sont accompagnés d'un rapport de gestion établi par l'ordonnateur pour l'exercice écoulé.

Sur proposition des ordonnateurs, les commissions administratives intéressées affectent le résultat net comptable.
Article 31
Les règles et procédures portant sur la comptabilité analytique sont arrêtées par la commission administrative centrale dans les conditions prévues par l'article 6 dernier alinéa.

La comptabilité des valeurs inactives fait l'objet d'un règlement adopté par la commission administrative centrale dans les conditions prévues par l'article 6 dernier alinéa.
Chapitre IV
Des opérations de trésorerie et placements
Article 32
L'Institut et les académies peuvent ouvrir des comptes auprès du Trésor ou de tout établissement financier agréé.
Ils peuvent aussi ouvrir un compte dans un autre établissement financier désigné par l'auteur des libéralités à condition que cet établissement soit situé en territoire français ou dans un Etat de l'OCDE.
Un compte dans un établissement agréé peut regrouper les disponibilités et les valeurs mobilières de plusieurs fondations ou subdivisions de l'Institut ou d'une même académie.
Article 33
Une charte de gestion des placements financiers est arrêtée par la commission administrative centrale dans les conditions prévues à l'article 6 dernier alinéa.

Cette charte fixe les règles prudentielles encadrant la fonction du directeur des services financiers dans la gestion des portefeuilles et les orientations données aux gestionnaires.
Les placements de fonds et libéralités sont décidés par les ordonnateurs, dans le respect des conditions particulières attachées à chaque don, legs ou versement, et conformément aux directives adoptées par la commission administrative centrale et les commissions administratives des académies, chacune en ce qui la concerne.
La gestion de liquidités et de valeurs mobilières peut également être confiée par la commission administrative intéressée, sur proposition des ordonnateurs, à des organismes extérieurs. Dans ce cas, un mandat particulier règle les conditions de cette gestion. La responsabilité du directeur des services financiers, sous réserve des compétences du receveur des fondations, se limite au contrôle des opérations.
Le directeur des services financiers communique mensuellement aux ordonnateurs un état des résultats des placements réalisés.
Article 34
Dans le cas d'une gestion commune, sur proposition des ordonnateurs, les commissions administratives intéressées attribuent à chaque fondation sa quote-part des résultats de la gestion des placements financiers.
Article 35
Sous réserve des règles applicables aux mandataires et aux régisseurs nommés dans les conditions prévues par le présent règlement, le receveur des fondations est seul chargé du maniement des fonds et des mouvements de comptes de disponibilités dans les conditions fixées à l'article 9 bis.
TITRE IV
DES MARCHÉS PUBLICS
Article 36
Le chancelier de l'Institut et les secrétaires perpétuels pour les académies sont responsables de la passation des marchés. Ils peuvent déléguer leur signature dans des conditions qui sont arrêtées par la commission administrative centrale selon la procédure prévue à l'article 6 dernier alinéa du présent règlement pour arrêter les délégations de signature.
Il est rendu compte devant la commission administrative centrale et la commission administrative de chaque académie, chacune pour ce qui la concerne, de la désignation des bénéficiaires d'une délégation de signature.
Article 37
Les marchés publics de l'Institut et des académies sont passés dans les conditions prévues par l'ordonnance n° 2015-899 du 23 juillet 2015 relative aux marchés publics et ses décrets d'application.