LISTE DES PIÈCES JUSTIFICATIVES RELATIVES AUX OPÉRATIONS D'ÉCONOMIES D'ÉNERGIE
Les pièces justificatives relatives aux opérations d'économies d'énergie concernent :
- l'identification du bénéficiaire de l'opération ;
- la preuve de réalisation de l'opération ;
- la preuve du rôle actif et incitatif antérieur du demandeur ;
- la preuve des dates d'engagement et d'achèvement de l'opération ;
- les attestations sur l'honneur ;
- le respect des critères énoncés dans les fiches d'opérations standardisées ; et
- le non-cumul avec d'autres dispositifs.
1. Identification du bénéficiaire de l'opération
L'identification du bénéficiaire de l'opération est justifiée, selon le cas, par :
- une attestation sur l'honneur du bénéficiaire de l'opération indiquant qu'il est le seul propriétaire de l'équipement installé ;
- une attestation sur l'honneur du bénéficiaire de l'opération indiquant qu'il est le maître d'ouvrage de l'opération d'économies d'énergie et qu'il dispose de l'accord du propriétaire pour être désigné comme bénéficiaire au titre du dispositif des certificats d'économies d'énergie. Cette attestation est complétée par l'accord écrit du propriétaire pour désigner le maître d'ouvrage comme bénéficiaire de l'opération au titre du dispositif des certificats d'économies d'énergie ;
- une attestation sur l'honneur du bénéficiaire de l'opération indiquant qu'il est l'un des propriétaires de l'équipement installé et qu'il dispose de l'accord de l'ensemble des propriétaires pour être désigné comme bénéficiaire au titre du dispositif des certificats d'économies d'énergie. Cette attestation est complétée par l'accord écrit des autres propriétaires pour désigner cet acteur comme bénéficiaire de l'opération au titre du dispositif des certificats d'économies d'énergie ;
- une attestation sur l'honneur de la collectivité bénéficiaire de l'opération indiquant qu'elle est l'affectataire des biens dans le cas d'un transfert de compétences entre collectivités territoriales et leurs groupements au sens de l'article L. 1321-2 du code général des collectivités territoriales. Cette attestation est complétée par la justification de ce transfert de compétence ;
- une attestation sur l'honneur du bénéficiaire indiquant qu'il est le locataire de l'équipement installé ;
- une attestation sur l'honneur du bénéficiaire indiquant qu'il est l'occupant du logement où prend place l'opération d'économies d'énergie et qu'il finance l'opération ;
- ou tout autre document prévu par la fiche d'opération standardisée relative à l'opération réalisée.
Lorsque le bénéficiaire est une personne morale, la demande comporte son numéro SIREN. Par dérogation, lorsque le bénéficiaire ne dispose pas de numéro SIREN, il atteste sur l'honneur être dépourvu de ce numéro.
Les attestations sur l'honneur prévues ci-dessus font partie intégrante de l'attestation définie à l'annexe 7.
2. Preuve de réalisation de l'opération
2.1. Personne physique
Si le bénéficiaire de l'opération est une personne physique, et sous réserve des dispositions prévues par la fiche d'opération standardisée, la preuve de réalisation de l'opération est apportée par la facture de l'opération. Cette facture comporte les mentions suivantes :
- l'identité du bénéficiaire ;
- la date de délivrance ou d'émission de la facture ;
- le lieu de réalisation des travaux ; et
- la description des travaux permettant l'identification sans équivoque de l'opération d'économies d'énergie réalisée ou dans le cas d'une opération standardisée, les mentions exigées par la fiche correspondante.
2.2. Personne morale
Si le bénéficiaire de l'opération est une personne morale, la preuve de la réalisation de l'opération est apportée :
- par la facture de l'opération ; ou
- lorsque les travaux sont mis en œuvre par les services techniques internes du bénéficiaire, par la facture d'achat du matériel par le bénéficiaire, complétée par une attestation d'installation par les services techniques du bénéficiaire précisant les marque et référence du matériel, la date d'installation, la qualité et l'identité du signataire du document, et faisant référence à la facture d'achat du matériel précitée. Cette attestation d'installation est établie par un document différent de l'attestation sur l'honneur définie à l'annexe 7 ; ou
- par la décision de réception des travaux par le bénéficiaire, accompagnée du document de contractualisation de ces travaux signé par le bénéficiaire (ordre de service, bon de commande, devis, acte d'engagement) et permettant de faire le lien sans équivoque entre les travaux demandés et la décision de réception de ces travaux ; ou
- dans le cas d'un marché public, par la remise du dossier de l'ouvrage exécuté au pouvoir adjudicateur ou le décompte général définitif signé par le représentant du pouvoir adjudicateur ; ou
- dans le cas de la location d'un équipement, par le contrat de location spécifiant explicitement la durée de la location, les références de l'équipement et le caractère neuf de l'équipement loué ; ou
- lorsque la fiche d'opération standardisée relative à l'opération réalisée le prévoit spécifiquement, une autre pièce justificative de la réalisation de l'opération.
Les documents de preuve de réalisation de l'opération comportent :
- l'identité du bénéficiaire ;
- la date de délivrance, d'émission ou de signature du document considéré ;
- le lieu de réalisation des travaux ; et
- la description des travaux permettant l'identification sans équivoque de l'opération d'économies d'énergie réalisée ou, dans le cas d'une opération standardisée, les mentions exigées par la fiche correspondante.
3. Preuve du rôle actif, incitatif et antérieur du demandeur
La preuve du rôle actif, incitatif et antérieur à l'engagement de l'opération est apportée par l'un des éléments ou ensemble d'éléments décrits ci-après.
3.1. Contractualisation de l'opération d'économies d'énergie
entre le bénéficiaire et un partenaire du demandeur
La contractualisation de l'opération d'économies d'énergie comporte la mention dactylographiée, dans le corps du contrat, de la nature précise de cette contribution, de l'identification du demandeur via sa raison sociale et du fait que le demandeur est à l'origine de la contribution dans le cadre du dispositif des certificats d'économies d'énergie.
Le contrat de réalisation de l'opération est accepté et signé par le bénéficiaire au plus tard à la date d'engagement de l'opération. Il est daté par le bénéficiaire du jour de son acceptation.
Par dérogation :
- lorsqu'il s'agit d'un contrat manuscrit, la mention peut être reportée de façon manuscrite sur le contrat ;
- la mention peut être ajoutée sur le contrat dactylographié ou manuscrit par le biais d'un tampon ou d'un autocollant. La mention ajoutée sur le contrat est datée et signée par le bénéficiaire des travaux à côté de cette mention : un contrat comportant ce type de mention comporte donc deux signatures du bénéficiaire et deux indications de la date de signature du contrat par le bénéficiaire.
En outre, dans le cas où la mention est portée sur un autocollant collé sur le contrat, la date de signature et la signature sont apposées sur l'autocollant ou sur le contrat à côté de l'autocollant. Par ailleurs, l'autocollant comporte une mention spécifique permettant de relier l'autocollant au contrat sur lequel il est apposé et de restreindre l'utilisation de l'autocollant à la date de signature du contrat. Cette mention est par exemple : "Cet autocollant n'est valide que s'il est apposé sur le devis n° … lors de la signature de ce devis."
L'entreprise contractualisant la réalisation des travaux avec le bénéficiaire est liée par un contrat de partenariat au demandeur ou à son mandataire, le cas échéant par le biais de son propre mandataire.
Le contrat de partenariat décrit :
- les principes de la collaboration entre le demandeur et le partenaire, en faisant référence au dispositif des certificats d'économies d'énergie ;
- les bénéficiaires concernés ;
- le rôle incitatif mis en œuvre par le partenaire, au nom du demandeur, auprès du bénéficiaire ainsi que les obligations respectives du demandeur et de son partenaire dans le cadre du dispositif ;
- les modalités d'attribution de la contribution et la détermination de son montant lorsqu'il s'agit d'une contribution financière ;
- les modalités particulières inhérentes à l'établissement de certaines pièces du dossier de demande de certificats d'économies d'énergie ou aux contrôles des opérations concernées ; et
- la durée du contrat, les modalités de sa résiliation et de sa prolongation.
Le contrat de partenariat est daté et signé par les parties avant la contractualisation de l'opération entre le bénéficiaire et le partenaire. Le demandeur archive l'ensemble des contrats liés à la réalisation de l'opération permettant de faire le lien entre le demandeur et le bénéficiaire : contrats de partenariat et de mandat et contractualisation de la réalisation de l'opération.
3.2. Engagement écrit du demandeur
L'engagement écrit du demandeur, le cas échéant représenté par un mandataire, à apporter une contribution au bénéficiaire comporte :
- le fait qu'il est pris dans le cadre du dispositif des certificats d'économies d'énergie ;
- l'identification des opérations d'économies d'énergie pour laquelle la contribution serait apportée ;
- la mention de la nature précise de cette contribution ;
- l'identification du demandeur à l'origine de la contribution, via sa raison sociale ; et
- l'identité du bénéficiaire de l'opération d'économies d'énergie.
L'engagement est daté et signé par le demandeur. Il est envoyé au bénéficiaire avant la date d'engagement de l'opération. La preuve de l'envoi de l'engagement est apportée par :
- la preuve de dépôt du courrier d'engagement prévue par l'arrêté du 7 février 2007 susvisé ou tout autre arrêté pris en application de l'article R. 2-1 du code des postes et des communications électroniques et fixant les modalités relatives au dépôt et à la distribution des envois postaux ; ou
- un horodatage électronique fiable de l'engagement au sens du décret n° 2011-434 du 20 avril 2011 susvisé.
Par dérogation, un engagement horodaté électroniquement mais dont l'horodatage électronique n'est pas fiable au sens du décret n° 2011-434 du 20 avril 2011 susvisé peut être utilisé afin de justifier le rôle actif, incitatif et antérieur à l'engagement d'une opération à la condition que cette opération soit engagée au plus tard le 31 mars 2015.
L'engagement écrit du demandeur et la preuve d'envoi de cet engagement sont archivés par le demandeur.
3.3. Contractualisation entre le bénéficiaire et le demandeur
Un contrat établi entre le demandeur et le bénéficiaire, le cas échéant représentés par leurs mandataires respectifs, par lequel le demandeur s'engage à accompagner le bénéficiaire dans la réalisation d'opérations d'économies d'énergie en lui apportant une contribution dans le cadre du dispositif des certificats d'économies d'énergie comporte a minima :
- l'identification du demandeur via sa raison sociale et son numéro SIREN ;
- l'identification du bénéficiaire, via ses nom et prénom s'il s'agit d'une personne physique, et via sa raison sociale et son numéro SIREN s'il s'agit d'une personne morale ;
- une référence au dispositif des certificats d'économies d'énergie ;
- l'engagement du demandeur à apporter sa contribution dont il précise la nature. Lorsqu'il s'agit d'une aide financière, le montant en est précisé ou à défaut les modalités de son calcul sont jointes au contrat. Le contrat peut prévoir des clauses de révision du montant de la contribution ;
- la description des opérations d'économies d'énergie qui entrent dans le champ du contrat ; et
- la durée de validité du contrat. Cette durée de validité est au maximum de deux ans lorsque le bénéficiaire est une personne physique et au maximum de quatre ans lorsque le bénéficiaire est une personne morale. 
Le contrat peut être renouvelé au-delà de cette durée par un avenant, dont la durée est limitée selon les conditions ci-avant, ou par l'adoption d'un nouveau contrat.
Le contrat est signé et daté de la date de signature par les deux parties. Il est signé par les deux parties avant l'engagement des premières opérations qui entrent dans le champ de ce contrat.
Le contrat peut être signé par un mandataire agissant en lieu et place du bénéficiaire ou du demandeur. Dans ce cas, le contrat de mandat précise :
- pour le mandant : nom, adresse du siège social, numéro SIREN, nom et qualité de la personne qui donne le mandat ;
- pour le mandataire : nom, adresse du siège social, numéro SIREN, nom et qualité de la personne qui reçoit le mandat ;
- sa durée ;
- son périmètre qui couvre la mission de délégation d'agir en lieu et place du mandant dans le cadre du dispositif des certificats d'économies d'énergie et du contenu du contrat.
Le contrat de mandat est signé avant la date de signature de tout contrat par le mandataire au nom du mandant.
Dans le cas où, en tant que personne morale, le bénéficiaire est représenté par sa société mère, le rôle actif et incitatif du demandeur est justifié par le contrat signé entre le demandeur et la société mère du bénéficiaire. La société mère signataire du contrat détient le contrôle de la société bénéficiaire, appelée ici filiale, au sens de l'article L. 233-3 du code de commerce. Outre les clauses prévues ci-dessus, le contrat prévoit les modalités d'information des filiales bénéficiaires sur la contribution du demandeur. La liste des filiales concernées par le contrat, précisant leur raison sociale et leur numéro SIREN, est annexée au contrat.
Les contrats et documents exigés peuvent être signés électroniquement, sous réserve du respect des conditions prévues par le décret n° 2001-272 du 30 mars 2001 susvisé et des dispositions du décret n° 2011-434 du 20 avril 2011 susvisé, et des textes pris en application de ce décret.
Par dérogation, les contrats établis électroniquement mais ne respectant pas les modalités prévues à l'alinéa précédent peuvent être utilisés afin de justifier le rôle actif, incitatif et antérieur à l'engagement d'une opération à la condition que cette opération soit engagée au plus tard le 31 mars 2015.
Tous les contrats permettant de faire le lien entre le demandeur et le bénéficiaire sont archivés : contrat entre le demandeur et le bénéficiaire, contrats de mandat.
3.4. Engagement écrit du partenaire du demandeur
L'engagement écrit d'un partenaire du demandeur à avoir apporté directement la contribution du demandeur au bénéficiaire au titre du dispositif des certificats d'économies d'énergie comporte :
- l'identification des opérations d'économies d'énergie pour laquelle la contribution est apportée, et notamment le lieu de réalisation et la nature de l'opération ;
- la mention de la nature de cette contribution, et le fait qu'elle a été apportée par le partenaire au nom du demandeur lors d'une rencontre avec le bénéficiaire ;
- l'identification du demandeur à l'origine de la contribution, via sa raison sociale ;
- l'identité du partenaire, via sa raison sociale ; et
- l'identité du bénéficiaire de l'opération d'économies d'énergie.
L'engagement est daté et signé par le partenaire. La date de cet engagement est justifiée par un horodatage électronique fiable de l'engagement au sens du décret n° 2011-434 du 20 avril 2011 susvisé.
Par dérogation, un engagement horodaté électroniquement mais dont l'horodatage électronique n'est pas fiable au sens de ce même décret peut être utilisé afin de justifier le rôle actif, incitatif et antérieur à l'engagement d'une opération à la condition que cette opération soit engagée au plus tard le 31 mars 2015.
Le partenaire est lié par un contrat de partenariat au demandeur ou à son mandataire, le cas échéant par le biais de son propre mandataire.
Le contrat de partenariat décrit :
- les principes de la collaboration entre le demandeur et le partenaire, en faisant référence au dispositif des certificats d'économies d'énergie ;
- les bénéficiaires concernés ;
- le rôle actif et incitatif mis en œuvre par le partenaire, au nom du demandeur, auprès du bénéficiaire ainsi que les obligations respectives du demandeur et de son partenaire dans le cadre du dispositif ;
- les modalités d'attribution de la contribution et la détermination de son montant lorsqu'il s'agit d'une contribution financière ;
- les modalités particulières inhérentes à l'établissement de certaines pièces du dossier de demande de certificats d'économies d'énergie ou aux contrôles des opérations concernées ; et
- la durée du contrat.
Le contrat de partenariat est daté et signé par les parties avant la contractualisation de l'opération entre le bénéficiaire et le partenaire.
L'engagement écrit du partenaire, la justification de la date de cet engagement et les contrats permettant de faire le lien entre le demandeur et le partenaire (contrats de partenariat et de mandat) sont archivés par le demandeur.
4. Preuve des dates d'engagement et d'achèvement de l'opération
4.1. Bénéficiaire en tant que personne physique
Sauf dispositions particulières prévues par la fiche d'opération standardisée :
- la date d'engagement de l'opération est la date d'acceptation du contrat de réalisation de l'opération par le bénéficiaire (par exemple : date d'acceptation du devis ou du bon de commande), matérialisée par la date de signature de ce contrat. Elle est attestée par le bénéficiaire et le professionnel sur l'attestation sur l'honneur définie à l'annexe 7 ;
- la date d'achèvement de l'opération est la date d'émission de la facture de l'opération par le professionnel ayant mis en œuvre l'opération. La date d'achèvement de l'opération est justifiée par l'archivage de la facture de l'opération.
4.2. Bénéficiaire en tant que personne morale
Sauf dispositions particulières prévues par la fiche d'opération standardisée :
1° La date d'engagement est :
- la date de signature du contrat de travaux entre le maître d'ouvrage bénéficiaire et le professionnel réalisant les travaux ; ou
- la date d'acceptation du devis ou du bon de commande, daté et signé par le maître d'ouvrage bénéficiaire ; ou
- la date de l'ordre de service signé par le maître d'ouvrage bénéficiaire ou le maître d'œuvre délégué auprès du titulaire du marché ; ou
- la date de l'acte d'engagement signé par le maître d'ouvrage bénéficiaire.
2° La date d'achèvement de l'opération est la date du document de preuve de réalisation de l'opération, c'est-à-dire selon les cas :
- la date de la facture relative à l'opération ;
- la date de la facture d'achat du matériel concerné par l'opération lorsque celui-ci est installé par le service technique du bénéficiaire ;
- la date de la décision de réception des travaux ;
- la date du décompte général définitif de travaux ;
- la date de remise au maître d'ouvrage bénéficiaire du dossier de l'ouvrage exécuté ;
- la date du contrat de location dans le cas de la location d'un équipement ; ou
- lorsque la fiche d'opération standardisée relative à l'opération réalisée le prévoit spécifiquement, la date de la pièce justificative de la réalisation de l'opération prévue par la fiche d'opération standardisée.
Sauf dispositions particulières prévues par la fiche d'opération standardisée, la date d'engagement est attestée par le bénéficiaire et le professionnel sur l'attestation sur l'honneur définie à l'annexe 7. Le document permettant de justifier la date d'achèvement de l'opération est archivé.
Les documents cités concernent l'opération prise isolément ou le marché intégrant cette opération lorsqu'elle fait partie d'un contrat de marché public ou privé.
5. Attestations sur l'honneur
Pour chaque opération standardisée d'économies d'énergie réalisée, l'attestation sur l'honneur, telle que définie à l'annexe 7, complétée par le bénéficiaire et par le professionnel ayant mis en œuvre ou assuré la maîtrise d'œuvre de l'opération fait partie des pièces justificatives.
Les informations indiquées sur l'attestation sur l'honneur doivent être cohérentes avec les autres pièces justificatives de la demande.
6. Respect des critères énoncés dans les fiches d'opérations standardisées
Les critères et conditions de délivrance prévus par les fiches d'opérations standardisées sont justifiés par :
- les attestations sur l'honneur prévues au paragraphe précédent ; et
- les pièces justificatives prévues par la fiche d'opération standardisée concernée.
En complément, lorsque la fiche d'opération standardisée impose que l'opération soit mise en œuvre par un professionnel, la preuve de réalisation de l'opération comporte le numéro SIRET du professionnel ayant réalisé l'opération.
Par dérogation, lorsque les travaux sont mis en œuvre par les services techniques internes du bénéficiaire, l'attestation d'installation par les services techniques du bénéficiaire prévue au point 2.2 de la présente annexe justifie de la réalisation par un professionnel.
Lorsqu'une qualification ou une certification est exigée pour un professionnel réalisant l'opération, cette qualification ou cette certification est valide à la date d'engagement de l'opération.
Lorsque le secteur d'application mentionné dans une fiche d'opération standardisée fait référence à des locaux, bâtiments, installations ou équipements existants, sauf mention contraire prévue par la fiche d'opération concernée, ces locaux, bâtiments, installations ou équipements sont construits ou en place depuis plus de deux ans à la date d'engagement de l'opération.
Lorsque le secteur d'application mentionné dans une fiche d'opération standardisée fait référence à un moyen de transport existant, sauf mention contraire prévue par la fiche d'opération concernée, ce dernier doit avoir été acquis ou mis en circulation la première fois depuis plus de deux ans à la date d'engagement de l'opération.
7. Non-cumul avec d'autres dispositifs
La demande comporte une attestation sur l'honneur du bénéficiaire de l'opération précisant que les économies d'énergie réalisées n'ont pas permis de réduire les émissions de gaz à effet de serre d'une installation classée mentionnée à l'article L. 229-5 du code de l'environnement exploitée, au sens de l'article L. 511-1 du code de l'environnement, par le bénéficiaire.
La demande comporte une attestation sur l'honneur du bénéficiaire mentionnant que l'opération n'a pas bénéficié d'une aide à l'investissement de la part de l'Agence de l'environnement et de la maîtrise de l'énergie.
Les attestations sur l'honneur prévues ci-dessus font partie intégrante de l'attestation définie à l'annexe 7.