EXIGENCES COMPLÉMENTAIRES À LA NORME NF EN ISO/CEI 17024
À SATISFAIRE PAR L'ORGANISME DE CERTIFICATION
1. Structure organisationnelle
Les parties associées au comité du dispositif particulier, au sens de la norme NF EN ISO/CEI 17024, comprennent au moins un représentant des utilisateurs (associations de consommateurs, installateurs, constructeurs, mainteneurs, entreprises d'exploitation…) et un représentant des personnes certifiées ou candidates pour l'inspection périodique.
Sont communiqués aux services du ministre chargé de l'énergie :
- les convocations aux réunions du "comité du dispositif particulier" avec l'ordre du jour, afin que les représentants des pouvoirs publics prescripteurs puissent participer s'ils le souhaitent à tout ou partie de la réunion ;
- les comptes rendus des réunions du "comité du dispositif particulier" ;
- les décisions en matière d'élaboration et de maintien du dispositif particulier de certification et les référentiels correspondants, et les projets de ces décisions quand ils sont portés à l'ordre du jour du "comité du dispositif particulier" ;
- pour le 31 mars de chaque année, un rapport sur la période précédente du 1er janvier au 31 décembre comportant les flux et effectifs cumulés des personnes concernées par les opérations de surveillance, par les décisions de certification, de recertification, de suspension et de retrait, ainsi qu'un bilan des réclamations et plaintes dont l'organisme certificateur a eu connaissance sur les personnes certifiées. L'organisme certificateur transmet également ses analyses concernant les résultats des examens et des opérations de surveillance, détaillant notamment les taux de réussite, les sujets les moins maîtrisés lors des examens, les difficultés récurrentes des inspecteurs remarquées lors du contrôle des rapports ou de la visite sur site accompagnée.
Le comité du dispositif particulier représente de manière équitable les intérêts de toutes les parties sans qu'aucun intérêt particulier ne prédomine.
2. Exigences relatives aux examinateurs
Les examinateurs qualifiés par les organismes de certification doivent, en référence à l'inspection périodique :
- connaître le dispositif particulier de certification applicable ;
- connaître de façon approfondie les méthodes et documents d'examens applicables ;
- détenir la compétence appropriée du domaine à examiner ;
- avoir une pratique courante aussi bien orale qu'écrite de la langue française ;
- être libres de tout intérêt susceptible d'entacher leur impartialité ;
- respecter la confidentialité ;
- ne pas avoir eu de lien avec les candidats, de quelque nature que ce soit, susceptible d'entacher leur éthique.
3. Processus de certification
Les délais maximaux entre chaque étape du processus de certification sont précisés dans le référentiel de certification.
Pour les deux niveaux de certification, " systèmes simples" ou "systèmes simples et systèmes complexes", le processus de certification fait apparaître les étapes ci-après.
Chaque étape permet de vérifier les compétences du candidat détaillées en annexe 2.
3.1. Evaluation
L'évaluation du candidat à la certification est réalisée selon la procédure suivante.
Tout candidat à la certification soumet un dossier de candidature à l'organisme certificateur qui juge de sa recevabilité.
Si le dossier est recevable, l'organisme de certification vérifie que le candidat dispose des compétences requises au travers d'un examen théorique et d'un examen pratique.
L'examen théorique est réalisé en application des dispositions prévues au paragraphe 2 de l'annexe 2. Il a une durée minimale d'une heure.
L'examen pratique consiste pour le candidat à la certification en une mise en situation individuelle d'inspection permettant de vérifier les compétences mentionnées au paragraphe 3 de l'annexe 2. Il a une durée minimale d'une heure.
3.2. Décision en matière de certification
3.2.1. Notification de la décision au candidat
La décision en matière de certification est notifiée au candidat dans un délai maximum de deux mois après son évaluation, accompagnée d'un retour écrit indiquant les écarts entre les compétences observées et les compétences attendues.
3.2.2. Validité de la certification
La validité d'une certification est de cinq ans.
4. Surveillance
La surveillance du maintien des connaissances et compétences est réalisée par l'organisme de certification au cours du cycle de certification.
La surveillance consiste pour l'organisme de certification à vérifier que la personne certifiée se tient à jour des évolutions techniques, législatives et réglementaires dans le domaine concerné, et exerce réellement l'activité pour laquelle elle a obtenu la certification.
L'organisme certificateur :
- vérifie que la personne certifiée exerce l'activité pour laquelle elle a obtenu la certification. Au moins un rapport d'inspection doit être établi chaque année ;
- vérifie que la personne certifiée établit des rapports de qualité. L'organisme certificateur contrôle la conformité aux dispositions réglementaires et normatives et aux bonnes pratiques professionnelles en vigueur d'au moins un rapport établi par la personne certifiée entre le début de la deuxième année et la fin de la quatrième année du cycle de certification ;
- vérifie que la personne certifiée mène correctement la visite sur site. L'organisme certificateur contrôle au moins une visite sur site afin de vérifier la conformité de ses prestations avec la méthode d'inspection décrite dans l'arrêté du 15 décembre 2016 relatif à l'inspection périodique des systèmes de climatisation et pompes à chaleur réversibles dont la puissance frigorifique est supérieure à 12 kilowatts, ainsi que la concordance entre les éléments repris dans le rapport de visite et le système inspecté. Cette visite est réalisée entre le début de la deuxième année et la fin de la quatrième année du cycle de certification.
En cas de certification de niveau systèmes simples et systèmes complexes , les contrôles sur la qualité des rapports et sur les visites sur site portent chacun sur un type de système différent.
L'organisme de certification établit un état des réclamations et plaintes concernant la personne certifiée sur la période écoulée et en tient compte. Cet état des réclamations et plaintes est établi sur la base :
- de l'état de suivi des réclamations et plaintes transmis par la personne certifiée, conformément à l'article 4 du présent arrêté ; et
- des réclamations et plaintes relatives à la compétence de la personne certifiée reçues directement par l'organisme de certification.
Les résultats de chacune des opérations de surveillance ci-dessus font l'objet d'un retour écrit à la personne certifiée indiquant les écarts entre les compétences observées et les compétences attendues, et la décision est notifiée dans un délai maximum de deux mois après la conduite des contrôles sur la qualité des rapports et des visites sur site.
L'organisme de certification établit les modalités de suspension ou de retrait de la certification si les exigences ci-dessus ne sont pas satisfaites.
5. Renouvellement de la certification
Dans l'année précédant la date de fin de validité de la certification, une recertification de cinq ans, qui débute à la date d'anniversaire de la certification, peut être obtenue lorsque la personne certifiée :
- réussit un examen théorique de même nature que celui mentionné au paragraphe 3.1 de la présente annexe ; et
- démontre une bonne connaissance et une bonne application de la méthode de visite sur site, lors d'une visite de recertification sur site accompagnée. Cette visite est distincte de la visite de surveillance décrite au paragraphe 4 de la présente annexe. Cette démonstration peut aussi être prouvée par la réussite à un examen pratique de même nature que celui stipulé au paragraphe 3.1 de la présente annexe.
La décision de recertification est notifiée au candidat dans un délai maximum de deux mois après son évaluation.
6. Transfert de certification
Toute personne certifiée peut demander le transfert de sa certification, pour la durée de validité restant à courir, auprès d'un autre organisme de certification accrédité, ci-après dénommé organisme d'accueil, à condition que cette certification ne soit pas suspendue et que ne soit pas en cours une procédure de recertification.
La personne certifiée adresse une demande écrite à l'organisme d'origine pour lui demander d'envoyer par courrier à l'organisme d'accueil les pièces justificatives suivantes concernant le cycle de certification en cours de validité :
- l'identification de la personne certifiée ;
- la date d'effet de la certification ou recertification et les informations que comporte le certificat, ainsi que la portée de la certification ;
- la preuve que la certification est toujours en cours et la phase du cycle de certification ;
- les derniers rapports d'inspection effectués ;
- l'état de suivi des actions éventuellement menées par l'organisme d'origine au titre de la surveillance ainsi que leurs résultats ;
- les réclamations et plaintes reçues par l'organisme d'origine à l'encontre de la personne certifiée et l'état des suites données ;
- les non-conformités en suspens.
Ces pièces sont envoyées par l'organisme d'origine à l'organisme d'accueil dans un délai d'un mois maximum à compter de la date de réception de la demande de la personne certifiée.
L'organisme d'accueil dispose d'un mois à réception du dossier de transfert pour contracter avec la personne certifiée demandeuse après examen des informations transmises. La personne certifiée ou l'organisme d'accueil peuvent à tout moment jusqu'à signature du contrat ne pas donner suite. Si le contrat actant le transfert de certification est passé, l'organisme d'accueil prévient sans délai l'organisme d'origine, qui procède au retrait de son certificat. Le cycle de certification se poursuit jusqu'à la fin de validité du certificat.
7. Dispositions à prendre en cas de suspension, de retrait d'accréditation ou de cessation d'activité d'un organisme accrédité
L'organisme d'accréditation informe sans délai le ministre chargé de l'énergie de toute mesure de suspension ou de retrait d'accréditation d'un organisme de certification, et de toute cessation d'activité d'un organisme de certification.
En cas de suspension d'accréditation, les actions à mettre en œuvre par l'organisme de certification concernant les certifications de compétences sont établies par l'organisme d'accréditation au cas par cas en fonction du motif de la suspension. Ces actions à mettre en œuvre sont envoyées par l'organisme d'accréditation à l'organisme de certification.
Les informations concernant les décisions d'accréditation initiale, de suspension ou de retrait d'accréditation (y compris les motifs de suspension ou de retrait) sont transmises sans délai au ministre chargé de l'énergie.