CAHIER DES CHARGES DES SYSTÈMES PARTICULIERS (DÉPARTEMENTAL OU, EN ILE-DE-FRANCE, RÉGIONAL) DE TRAITEMENT AUTOMATISÉ DE LA DEMANDE DE LOGEMENT SOCIAL 

(Article R. 441-2-5 du code de la construction et de l'habitation) 
Le cahier des charges porte sur les fonctionnalités réglementaires que les systèmes particuliers de traitement automatisé de la demande de logement social, au sens de l'article 441-2-5 du code de la construction et de l'habitation, désignés ci-après comme les systèmes particuliers, doivent assurer en substitution du système national d'enregistrement (SNE) de droit commun. 
Les dispositions contenues dans ce cahier des charges ont vocation à compléter la réglementation applicable au SNE, l'ensemble des textes auxquels est soumis le SNE leur étant également applicables, notamment les articles L. 441-2-1, R. 441-2-3, R. 441-2-4, R. 441-2-6 du code de la construction et de l'habitation (CCH). 
Pour certaines d'entre elles, des dérogations sont prévues, sous conditions. Des exemples de situation dans lesquelles elles peuvent s'appliquer sont donnés. 
1. Champ géographique et services d'enregistrement 
Le système particulier couvre tout le territoire départemental (ou, en Ile-de-France, régional). 
Les services qui enregistrent les demandes de logement social doivent tous adhérer au dispositif : tous les bailleurs ; les collectivités territoriales, les établissements publics de coopération intercommunale (EPCI), les autres réservataires (collecteurs d'Action Logement …) qui ont décidé d'être service d'enregistrement ; le service de l'Etat désigné par le préfet (art. R. 441-2-5 du CCH). 
Les services d'enregistrement peuvent confier à l'un d'entre eux ou à un mandataire commun sur lequel ils ont autorité la mission d'enregistrer les demandes (art. R. 441-2-1 du CCH). 
Ces services doivent enregistrer toutes les demandes qui leur sont présentées. 
Toutefois, les partenaires du système particulier peuvent décider collectivement d'organiser l'enregistrement sur le territoire en dérogeant à cette obligation d'exhaustivité si l'accès des demandeurs à l'enregistrement est correctement assuré et si les usagers sont informés des lieux d'enregistrement. Par exemple :
-un guichet unique peut être mis en place ;
-un EPCI peut ne pas enregistrer toutes les demandes si toutes les communes le composant assurent le service d'enregistrement pour l'ensemble des demandes ;
-les collecteurs d'Action Logement peuvent se limiter à enregistrer les demandes des salariés des entreprises qui cotisent auprès d'eux, conformément à l'article L. 441-2-1 du CCH. 
2. Accès, partage des informations et des pièces justificatives 
Le système particulier doit organiser l'accès aux informations et leur partage selon des règles qui sont celles du système national. 
A l'instar du SNE (art. L. 441-2-1 du CCH), le système particulier permet le dépôt, la consultation, la mise à jour, la suppression et le partage des copies numériques des pièces justificatives constituant le dossier de l'instruction de la demande par la commission d'attribution de logement (CAL). 
Lorsque le système particulier permet des échanges de copies numériques de pièces justificatives avec les systèmes privatifs des services enregistreurs, il le fait selon des modalités techniques identiques au SNE, conformément au cahier des charges des interfaces de ce dernier. 
Les règles d'accès aux données nominatives et aux copies numériques des pièces justificatives sont celles décrites à l'article R. 441-2-6 du CCH. 
Ces règles d'accès ne peuvent être étendues qu'après déclaration à la Commission nationale informatiques et libertés (CNIL) (ou autorisation de celle-ci). Les systèmes particuliers sont couverts par l'autorisation CNIL dans la mesure où ils se substituent au système national. Mais s'ils ont des fonctionnalités supplémentaires, celles-ci relèvent d'une déclaration à la CNIL (ou d'une autorisation de celle-ci). 
A défaut de déclaration à la CNIL (ou d'autorisation), les collectivités territoriales et les réservataires qui ne sont pas lieu d'enregistrement n'ont accès qu'aux données statistiques. 
3. Enregistrement de la demande et délivrance du numéro unique d'enregistrement 
Les demandes sont présentées au moyen du formulaire national unique et, le cas échéant, du complément " handicap " (art. R. 441-2-2 du CCH). 
La demande peut aussi être enregistrée directement par le demandeur, par voie électronique, dans le système particulier (art. L. 441-2-1 du CCH). Le téléservice doit ainsi permettre au demandeur d'enregistrer lui-même sa demande ainsi que de pouvoir la consulter et la mettre à jour à tout moment. 
Un système de dépôt d'un formulaire de demande de logement social adressé par courrier électronique, qui serait saisi manuellement par un opérateur dans le système particulier, mais qui ne permettrait pas la consultation/ modification par le demandeur lui-même, ne pourrait ainsi pas être considéré comme conforme. 
Aucune pièce n'est exigée pour l'enregistrement de la demande, à l'exception d'une copie d'une pièce attestant de l'identité du demandeur ou, le cas échéant, de la régularité de son séjour (art. R. 441-2-3 du CCH). 
Quand la demande est valide au regard de contrôles identiques à ceux du système national, le système particulier enregistre la totalité des informations renseignées dans le formulaire. Il attribue le numéro unique et génère l'attestation d'enregistrement qui doit être délivrée au demandeur, dans le délai d'un mois à compter du dépôt de la demande (art. L. 441-2-1 du CCH). 
La structure du numéro unique est la même qu'au niveau national. 
L'attestation doit comporter au minimum les informations prévues par l'article R. 441-2-4 du code de la construction et de l'habitation. 
Le système particulier transmet quotidiennement les informations nominatives contenues dans la demande au SNE (art. R. 441-2-5 du CCH). 
L'interface entre le système particulier et le système d'enregistrement national doit être conforme aux cahier des charges des interfaces du SNE. 
4. Modification d'une demande 
Les modifications sont enregistrées uniquement si les informations proviennent du demandeur :
-soit qu'il ait fait une demande de modification ;
-soit que la rectification provienne des pièces justificatives analysées par l'instructeur, ou 
ont été validées par le demandeur lorsqu'il s'agit d'informations fournies par des tiers. 
Tout service enregistreur ayant accès au dossier du demandeur doit pouvoir enregistrer les modifications des demandes. 
Les partenaires du système particulier peuvent déroger à cette règle dans les mêmes conditions que pour l'enregistrement, par exemple en cas de mise en place de guichet unique 
La modification peut aussi être enregistrée directement par le demandeur, par voie électronique, dans le système particulier. 
Aucune attestation n'est délivrée. 
Le système particulier enregistre toutes les modifications et les transmet quotidiennement au système d'enregistrement national. 
5. Renouvellement de la demande 
La demande a une validité d'un an à compter de sa présentation initiale ou de son dernier renouvellement (art. R. 441-2-7 du CCH). La liste des demandes devant faire l'objet d'un préavis invitant le demandeur à renouveler sa demande, un mois avant la date anniversaire de cette dernière, est envoyée quotidiennement, par voie électronique, au GIP SNE (arrêté interministériel du 19 décembre 2014) ou au prestataire que ce dernier aura désigné, dans un format standardisé et des modalités définies par lui. A partir de ces éléments, le GIP SNE, ou son prestataire, assurera la production et l'acheminement de ces préavis dans des conditions conformes à l'article R. 441-2-7 du CCH. 
Toutes les informations peuvent être mises à jour à l'occasion du renouvellement de la demande 
Tout service enregistreur ayant accès au dossier du demandeur doit pouvoir enregistrer les renouvellements des demandes. 
Les partenaires du système particulier peuvent déroger à cette règle dans les mêmes conditions que pour l'enregistrement, par exemple en cas de mise en place de guichet unique. 
Le renouvellement doit pouvoir être enregistré directement par le demandeur, par voie électronique, dans le système particulier (art. L. 441-2-1 du CCH). 
Une attestation est délivrée au demandeur par le service enregistreur ou un autre service désigné par les partenaires du système particulier. Elle comporte au minimum les informations prévues à l'article R. 441-2-4 du code de la construction et de l'habitation. 
La date initiale de dépôt et le numéro unique sont conservés. La date de dernier renouvellement est indiquée. 
Le système particulier enregistre les informations contenues dans le renouvellement de la demande et les transmet quotidiennement au système d'enregistrement national. 
6. Radiations 
6.1. Cas de non-renouvellement 
La radiation est effectuée par le gestionnaire du système particulier. 
Le système particulier offre la même tolérance que le SNE pour permettre la prise en compte de renouvellements tardifs :
-la demande non renouvelée est radiée à t + 13 mois (un mois après la fin de validité) ;
-elle peut être réactivée jusqu'à t + 18 mois (six mois après la fin de validité) à la demande d'un service ayant reçu la demande de renouvellement. L'ancienneté de la demande et le numéro d'enregistrement sont conservés. 
Le système particulier transmet quotidiennement l'information sur la radiation au système national. 
La demande passe dans le statut demande radiée avec pour motif non-renouvellement. La date de radiation est sauvegardée. 
6.2. Cas d'attribution d'un logement 
La radiation est effectuée par le service enregistreur de l'organisme dont la commission d'attribution a attribué le logement, dès signature du bail. 
Le système particulier enregistre la radiation et transmet quotidiennement au système national les informations prévues à l'article R. 441-2-9 du code de la construction et de l'habitation :
-identifiant du logement dans le répertoire des logements locatifs ;
-précision si l'attribution relève de l'accord collectif départemental ou, le cas échéant, de l'accord collectif intercommunal ;
-si l'attributaire du logement était reconnu prioritaire DALO ;
-imputation sur un contingent de réservations (3), en distinguant, au sein des attributions effectuées sur des logements réservés par l'Etat, celles qui sont prononcées au bénéfice de ses agents civils et militaires. Les attributions imputées sur des logements réservés par l'Etat pour le logement des fonctionnaires au moyen des conventions prévues aux articles R. 314-4, R. 314-16 ou R. 314-21 et soumis aux dispositions de l'article L. 441-1 sont identifiées lors de cet enregistrement ;
-avant le 31 décembre 2015, lorsque l'attribution a porté sur un logement ne comportant pas d'identifiant dans le répertoire des logements locatifs, localisation au sens du d de l'article R. 411-3, caractéristiques principales, dont surface et type, ainsi que le montant du loyer. 
La demande passe dans le statut demande radiée avec motif attribution d'un logement. La date de radiation est conservée. 
6.3. Cas de renonciation écrite du demandeur 
Le service qui a reçu le courrier procède à la radiation, s'il a accès aux données concernant le demandeur. 
Le système particulier enregistre la radiation et transmet l'information quotidiennement au système national. 
La demande passe dans le statut demande radiée avec motif renonciation écrite. La date de radiation est conservée. 
6.4. Cas d'irrecevabilité de la demande 
Seule la commission d'attribution d'un organisme bailleur peut prononcer l'irrecevabilité de la demande. 
L'irrecevabilité ne peut avoir pour motif que le non-respect des conditions législatives et réglementaires d'accès au logement social, c'est-à-dire le dépassement des plafonds de ressources pour l'accès au logement locatif social ou la non-régularité du séjour d'une des personnes majeures de la famille à loger. 
Conformément à l'article R. 441-2-8 du CCH, l'organisme bailleur avise, par lettre recommandée avec accusé de réception ou tout autre moyen permettant d'attester de la remise, l'intéressé de la radiation et il procède à la radiation un mois après l'avertissement. 
Le fichier partagé enregistre la radiation et transmet l'information quotidiennement au SNE. 
La demande passe dans le statut demande radiée avec pour motif soit irrecevabilité pour dépassement du plafond de ressources, soit irrecevabilité pour irrégularité de séjour. La date de radiation est conservée. 
6.5. Cas de non-réponse à un courrier 
Conformément à l'article R. 441-2-8 du CCH, l'organisme bailleur avise, par lettre recommandée avec accusé de réception ou tout autre moyen permettant d'attester de la remise, l'intéressé que sa demande va être radiée pour absence de réponse. 
Le système particulier offre une double tolérance pour permettre la prise en compte de réponses tardives :
-la demande est radiée deux mois après transmission de l'avertissement ;
-elle peut être réactivée pendant cinq mois à l'initiative du service d'enregistrement s'il a reçu une réponse. 
Le système particulier enregistre la radiation et transmet l'information quotidiennement au système national. 
La demande passe dans le statut demande radiée avec motif renonciation écrite. La date de radiation est conservée. 
7. Durée de conservation des informations nominatives 
Les demandes et l'ensemble des données nominatives qui y figurent sont conservés pendant un an après la date de leur radiation. Elles sont effacées ensuite. 
8. Gouvernance et gestion du système particulier 
Le gestionnaire du système particulier est responsable de son bon fonctionnement et de sa conformité à l'ensemble des règles qui lui sont applicables, notamment le présent cahier des charges. 
Le gestionnaire exerce cette responsabilité sous l'autorité d'un comité de pilotage dont le représentant de l'Etat dans le département (ou de la région en Ile-de-France) est membre de droit. 
Conformément à l'article R. 441-2-5 du CCH, une convention est conclue entre le représentant de l'Etat et le gestionnaire du système particulier. Cette convention décrit :
-le périmètre des missions confiées au gestionnaire qui incluent notamment : 
1. L'administration du système :
-la gestion et le paramétrage de l'outil (l'affectation et la gestion des codes d'accès, la gestion des référentiels locaux, etc.) ;
-la formation et l'appui aux services enregistreurs. 
2. L'assurance qualité des données et la mise en œuvre des procédures réglementaires :
-la déclinaison locale des règles applicables au SNE ;
-la vérification de la mise en œuvre régulière des procédures d'enregistrement, de renouvellement et de radiation, notamment par le pilotage des indicateurs de qualité produit par le SNE ;
-la mise en œuvre des mesures correctrices nécessaires dont le signalement de tout manquement au représentant de l'Etat dans le département ou la région en IdF ;
-la détection et le traitement des demandes doublons. 
3. La production d'exploitations statistiques des données pour les partenaires du système. 
4. L'animation du dispositif :
-l'animation du partenariat local ;
-la production de bilans d'activité ;
-la mise en œuvre d'actions de communication. 
5. La mise en œuvre d'actions rendues nécessaires par l'existence d'un système informatique distinct du SNE :
-assurer la disponibilité et la sécurité du système notamment par la définition et la mise en œuvre d'un plan d'action de sécurité du système d'information ;
-garantir le déversement quotidien du traitement particulier dans le SNE en application de l'article R. 441-2-5 du CCH ;
-communiquer quotidiennement, au GIP SNE, la liste des préavis de renouvellement à produire et à acheminer ;
-les modalités de mise en œuvre de ces missions ;
-les modalités de compte rendu de l'exercice des missions.