RÈGLEMENT INTÉRIEUR DU COMITÉ D'AUDIT INTERNE
DES MINISTÈRES CHARGÉS DES AFFAIRES SOCIALES
Introduction
Un comité d'audit interne est créé au sein des ministères chargés des affaires sociales par le décret n° 2011-497 du 5 mai 2011, ci-après "le comité" ou "le comité d'audit interne". Le présent règlement intérieur du comité reprend les termes du décret et précise les missions et règles de fonctionnement du comité d'audit interne des ministères chargés des affaires sociales.
1. Missions et périmètre d'intervention
Selon l'article 1er du décret susmentionné les ministères chargés des affaires sociales sont les ministères chargés du travail, de l'emploi, de la santé, de la sécurité sociale, des solidarités, de la cohésion sociale, de la jeunesse, de la vie associative et des sports.
Selon les dispositions de l'article 7 du décret susmentionné, le comité a pour missions :
― de s'assurer de la compétence des auditeurs ;
― de veiller à l'indépendance de la mission d'audit interne et des auditeurs dans l'exercice de leurs missions et de s'assurer qu'ils disposent de moyens suffisants ;
― d'approuver la charte d'audit interne et le code de déontologie ;
― d'approuver le plan d'audit interne ;
― de s'assurer de la mise en œuvre et du suivi des actions décidées à l'issue des audits ;
― de valider les méthodes et les outils mis en œuvre par les auditeurs ;
― de s'assurer de la diffusion des bonnes pratiques en matière de maîtrise des risques liés à la gestion des politiques publiques au sein des ministères chargés des affaires sociales et de leurs opérateurs ;
― de s'assurer de la qualité du dispositif de contrôle interne et de maîtrise des risques mis en œuvre au sein de ces ministères et de leurs opérateurs ;
― d'établir toute relation utile avec les auditeurs externes de ces ministères.
2. Composition
Selon les dispositions de l'article 8 du décret susmentionné, le comité est composé comme suit :
1° Les ministres chargés des affaires sociales ;
2° Les chefs des services budgétaires et comptables ministériels des ministères chargés des affaires sociales ;
3° Au plus sept personnalités choisies en raison de leurs compétences ou expérience dans le domaine de l'audit interne ou dans la gestion des politiques publiques conduites par les ministères chargés des affaires sociales et n'ayant pas de responsabilité opérationnelle en leur sein.
Le comité d'audit interne est présidé par les ministres. Un vice-président est désigné par les ministres parmi les personnalités mentionnées à l'alinéa précédent.
Les membres mentionnés au 3° sont nommés par arrêté des ministres chargés des affaires sociales pour une durée de trois ans renouvelable.
Cette fonction ne donne pas lieu au versement d'une rémunération.
Le secrétaire général des ministères chargés des affaires sociales assiste aux réunions du comité d'audit interne sans voix délibérative.
Le secrétariat du comité d'audit interne est assuré par l'inspection générale des affaires sociales.
Sur décision du président de séance, d'autres personnes peuvent assister aux réunions du comité sans voix délibérative et notamment le chef du service de l'inspection générale des affaires sociales, le chef du service de l'inspection générale de la jeunesse et des sports et le chef de la mission d'audit interne des ministères chargés des affaires sociales.
3. Organisation des séances
Selon les dispositions de l'article 8 du décret susmentionné, le comité d'audit interne se réunit au moins une fois par an sur convocation d'un des ministres chargés des affaires sociales ou du vice-président. Le comité peut se réunir valablement si au moins cinq membres sont présents.
Si un membre du comité estime nécessaire la tenue d'une réunion du comité, il en fait part à un des ministres chargés des affaires sociales ou au vice-président ou bien encore au secrétariat du comité d'audit interne qui en informera les ministres concernés et le vice-président.
Les réunions du comité ont lieu en présence physique de ses membres. Néanmoins, si des circonstances particulières le rendent nécessaire et avec l'accord préalable du président de séance, les membres peuvent assister aux séances en téléconférence ou en visioconférence, dans la mesure où la sécurité des données et la confidentialité des échanges sont assurées.
Le secrétariat du comité a la responsabilité d'organiser les séances.
La convocation est adressée au moins quinze jours avant chaque séance. L'ordre du jour est envoyé en même temps que la convocation.
Les documents soumis au comité sont adressés au moins trois jours avant la séance.
Les séances du comité d'audit ont lieu préférentiellement dans les locaux de l'inspection générale des affaires sociales.
4. Décisions
Les membres du comité signalent toute situation qui pourrait porter atteinte à leur indépendance et à leur objectivité. Ils ne prennent pas part aux débats ni aux votes associés en cas de conflits d'intérêts.
Les décisions du comité sont prises à la majorité des voix de ses membres participant à la séance, chaque membre disposant d'une voix. En cas de partage des voix, la voix du président de séance est prépondérante.
Un vote électronique peut être organisé sur toute question préalablement débattue en séance. Le secrétariat du comité est chargé d'organiser le vote. Il doit s'assurer que tous les membres du comité ont reçu la demande de vote et ont pu, s'ils le souhaitent, exprimer leur vote. Une période minimale de quinze jours doit être laissée aux membres pour l'expression de leur vote. Le vote est valide si au moins cinq membres ont exprimé un vote. En cas de partage des voix, les voix des ministres ou du vice-président sont prépondérantes.
Les relevés de conclusions des séances sont préparés par le secrétariat du comité qui les transmet au président de séance pour validation. Ils sont ensuite soumis à l'approbation par voie électronique des membres présents aux séances avant d'être diffusés à l'ensemble des membres et au secrétaire général des ministères chargés des affaires sociales via le site extranet mis à disposition des membres.
Outre le relevé de conclusions, le président de la séance peut adresser aux ministres, à l'issue de chaque séance, une note formulant l'opinion et les décisions du comité.
5. Compte rendu d'activité du comité
Le comité établit tous les trois ans un compte rendu de son activité destiné aux ministres chargés des affaires sociales.
Dans ce compte rendu d'activité, le comité présente la synthèse de ses travaux au regard des missions qui lui sont conférées.
S'il l'estime opportun, le comité formule dans son compte rendu d'activité des recommandations.
6. Evaluation du fonctionnement et de l'action du comité
Le comité procède au moins tous les trois ans à l'évaluation de son fonctionnement. Il examine sa propre efficacité et propose aux ministres chargés des affaires sociales tout changement nécessaire.
7. Accès aux données
Le comité d'audit interne a accès à l'ensemble des travaux produits par les ministères chargés des affaires sociales lui permettant de remplir sa mission, et notamment ceux conduits en matière d'audit interne, de contrôle interne et de cartographie des risques.
Il peut auditionner et, s'il le souhaite sans présence du secrétaire général, toute personne, interne ou externe, qu'il juge opportun d'entendre pour la formation de son opinion.
Pour faciliter le fonctionnement du comité et l'accès aux données pour ses membres, un site collaboratif dédié est ouvert aux membres du comité, au secrétaire général des ministères chargés des affaires sociales et à la mission d'audit interne. Il est alimenté par le secrétariat du comité d'audit interne. Il est accessible à l'adresse suivante : https://cai.sante.gouv.fr/.
8. Protection des informations
Les membres du comité d'audit interne veillent au respect de la confidentialité des informations auxquelles ils ont accès en raison de leur participation aux travaux du comité d'audit interne.
Les autres participants aux séances du comité sont soumis au respect des mêmes règles de confidentialité.
9. Entrée en vigueur
Le présent règlement intérieur est établi par le comité d'audit interne qui l'a validé à l'issue de sa 2e séance qui s'est tenue le 21 février 2013. Il est soumis pour approbation par arrêté des ministres chargés des affaires sociales.
10. Modalités de révision du présent texte
Le comité examine et réévalue chaque année le caractère adéquat de ce règlement intérieur et recommandera aux ministres chargés des affaires sociales toute proposition de modification pour approbation.