PROCÉDURE DE CERTIFICATION
1. Définition et durée des étapes du processus.
L'organisme certificateur remet à l'organisme de formation, au début de la procédure, une liste des éléments constitutifs du dossier de demande de certification.

La déclaration de la recevabilité du dossier par l'organisme certificateur est conditionnée par la qualité et la complétude des pièces transmises par l'organisme de formation. Les étapes de la certification sont réalisées dans l'ordre chronologique défini ci-après :
Etape 0
Recevabilité
Instruction du dossier par l'organisme certificateur et décision de recevabilité par ce dernier au plus tard quinze jours après la réception du dossier complet envoyé par l'organisme de formation.

			La décision de recevabilité du dossier est prise au regard, a minima, des informations mentionnées aux points 1.1, 1.2, 1.4, 2 et 4.1 de l'annexe II.
Etape 1
Audit initial

			Année N
L'audit initial est planifié en concertation avec l'organisme de formation. il est composé d'un volet documentaire et d'un volet pratique réalisés avant toute action de formation, susceptible d'être couverte par le champ de la certification. les volets documentaire et pratique de l'audit initial peuvent être réalisés simultanément. le volet pratique donne lieu à une visite dans les locaux de l'organisme de formation afin de vérifier sa capacité à respecter les référentiels techniques (matériels, locaux, etc.). les modalités d'observation doivent être établies par l'organisme de certification et expliquées aux candidats à la certification.

			L'audit initial permet d'apporter à l'organisme certificateur les éléments nécessaires à la décision d'accéder ou non à la certification.

			La décision d'accorder ou non la certification par l'organisme certificateur est prise dans un délai maximum de six mois à compter de la notification de la recevabilité (étape 0).

			La durée de l'audit initial est a minima d'une journée et demie et doit être augmentée en fonction du nombre de modules de formation dispensés. Cette durée doit être dument justifiée par l'organisme certificateur.
Etape 2
Audit de surveillance

			Année N + 1

			Année N + 2

			Année N + 3

			Année N + 4
L'audit de surveillance comprend un volet documentaire et un volet pratique réalisé durant une session de formation couverte par le champ de la certification. Les volets documentaire et pratique de l'audit de surveillance peuvent être réalisés simultanément. Les audits de surveillance sont réalisés entre le 10ème et 18e mois après la date d'attribution de la certification ou après chaque audit de surveillance. L'audit de surveillance peut être planifié ou inopiné.

			Il permet de vérifier, une fois la certification délivrée, que les prescriptions définies au présent arrêté sont appliquées. Le cas échéant, l'audit de surveillance peut donner lieu au constat d'écarts avec le référentiel, que l'organisme de formation devra corriger dans un délai de deux mois.

			La durée de l'audit de surveillance est a minima d'une journée et doit être augmentée en fonction du nombre de modules de formation dispensés. Cette durée doit être dument justifiée par l'organisme certificateur.
Etape 3
Audit de renouvellement

			Année N + 5
L'audit de renouvellement est planifié en concertation avec l'organisme de formation et est composé d'un volet documentaire et d'un volet pratique réalisés durant une session de formation couverte par le champ de la certification. Les volets documentaire et pratique de l'audit de renouvellement peuvent être réalisés simultanément.

			La décision de renouvellement doit intervenir avant l'expiration de la certification dont la durée est de cinq ans. La durée de l'audit ne pourra excéder une journée et demie. Si l'organisme certificateur n'a pas suffisamment de temps pour remplir sa mission, il pourra décider d'un audit complémentaire afin de finaliser ses investigations.

			En cas de renouvellement, la nouvelle décision de certification prend effet à la date d'échéance de la précédente décision.
Par dérogation, lorsque l'organisme de formation souhaite dispenser une formation à l'activité de surveillance armée ou de protection de l'intégrité des personnes physique avec le port d'une arme, les étapes de la certification sont réalisées dans l'ordre chronologique défini ci-après :

			Etape 0

			Recevabilité

			Instruction du dossier par l'organisme certificateur et décision de recevabilité par ce dernier au plus tard six semaines après la réception du dossier complet envoyé par l'organisme de formation. La décision de recevabilité du dossier est prise au regard, a minima des informations mentionnées aux points 1.1, 1.2, 1.4, 2 et 4.1 de l'annexe II et d'un audit basé sur un volet documentaire et un volet pratique réalisés avant toute action de formation susceptible d'être couverte par le champ de la certification. Ces deux volets peuvent être réalisés simultanément. Le volet pratique donne lieu à une visite des locaux dédiés à la formation au maniement des armes de catégorie B, des locaux et installations dans lesquels les armes seront conservées en dehors de toute session de formation et de l'ensemble des locaux de l'organisme de formation afin de vérifier sa capacité à respecter les référentiels techniques (matériels, locaux, etc.). Les modalités d'observation doivent être établies par l'organisme de certification et expliquées aux candidats à la certification.

			La durée de l'audit de recevabilité est a minima d'une journée et demie et doit être augmentée si nécessaire. Cette durée doit être dûment justifiée par l'organisme certificateur.

			Etape 1

			Audit initial

			Année N

			L'audit initial est planifié en concertation avec l'organisme de formation. Il est composé d'un volet pratique réalisé avant toute action de formation susceptible d'être couverte par le champ de la certification. Ce volet pratique donne lieu au contrôle des armes de la catégorie B acquises et détenues par l'organisme de formation et à un entretien avec les formateurs qui seront chargés de dispenser la formation au maniement de ces armes visant à s'assurer de leur qualification. Les modalités d'observation doivent être établies par l'organisme de certification et expliquées aux candidats à la certification.

			L'audit initial permet d'apporter à l'organisme certificateur les éléments nécessaires à la décision d'accéder ou non à la certification.

			La décision d'accorder ou non la certification par l'organisme certificateur est prise dans un délai maximum de quatre mois à compter de la notification de la recevabilité (étape 0), prorogeable de deux mois si l'organisme de formation justifie de la nécessité d'obtenir un délai supplémentaire. La durée de l'audit initial est a minima d'une journée. Cette durée doit être dûment justifiée par l'organisme certificateur.

			Etape 2

			Audit de surveillance

			Année N + 1

			Année N + 2

			Année N + 3

			Année N + 4

			L'audit de surveillance comprend un volet documentaire et un volet pratique réalisé durant une session de formation couverte par le champ de la certification. Les volets documentaire et pratique de l'audit de surveillance peuvent être réalisés simultanément. Les audits de surveillance sont réalisés entre le 10e et 18e mois après la date d'attribution de la certification ou après chaque audit de surveillance. L'audit de surveillance peut être planifié ou inopiné. Il permet de vérifier, une fois la certification délivrée, que les prescriptions définies au présent arrêté sont appliquées. Le cas échéant, l'audit de surveillance peut donner lieu au constat d'écarts avec le référentiel, que l'organisme de formation devra corriger dans un délai d'un mois dans le cadre de la formation à l'armement prévue aux annexes III ter et VIII bis du présent arrêté.

			La durée de l'audit de surveillance est a minima d'une journée et doit être augmentée en fonction du nombre de modules de formation dispensés. Cette durée doit être dument justifiée par l'organisme certificateur.

			Etape 3

			Audit de renouvellement

			Année N + 5

			L'audit de renouvellement est planifié en concertation avec l'organisme de formation et est composé d'un volet documentaire et d'un volet pratique réalisés durant une session de formation couverte par le champ de la certification. Les volets documentaire et pratique de l'audit de renouvellement peuvent être réalisés simultanément. La décision de renouvellement doit intervenir avant l'expiration de la certification dont la durée est de cinq ans. La durée de l'audit ne pourra excéder une journée et demie. Si l'organisme certificateur n'a pas suffisamment de temps pour remplir sa mission, il pourra décider d'un audit complémentaire afin de finaliser ses investigations. En cas de renouvellement, la nouvelle décision de certification prend effet à la date d'échéance de la précédente décision.
2. Précisions sur le déroulement des étapes du processus de certification.
L'organisme de formation est informé, dans les meilleurs délais et au plus tard quinze jours après chaque audit, de la décision qui le concerne prise par l'organisme certificateur.
L'organisme de certification définit dans ses procédures la durée de la période accordée à l'organisme de formation pour procéder à la levée des écarts constatés lors des audits, sans que cette durée n'excède toutefois deux mois. Ce délai est réduit à un mois dans le cadre de la formation à l'armement prévue aux annexes III ter et VIII bis du présent arrêté.
Lorsque des écarts significatifs sont constatés par l'organisme certificateur à l'occasion des audits de surveillance et de renouvellement, la certification est suspendue par l'organisme certificateur pendant la période mentionnée au précédent alinéa. Pendant la période de suspension, l'organisme de formation ne délivre plus de formation dans le champ de la certification, excepté pour les stagiaires ayant déjà débuté la formation à la date de la suspension.
A l'issue de cette période, si l'organisme de formation n'a pas apporté les éléments permettant de lever les écarts constatés lors de l'audit, ou si la qualité de ces éléments n'est pas satisfaisante, l'organisme certificateur procède au refus de la certification dans le cas d'un audit initial ou au retrait de la certification dans le cas d'un audit de surveillance.
L'organisme de formation ne peut plus délivrer de formation dans le champ de la certification. Pour à nouveau délivrer des formations relevant du champ de la certification, l'organisme procède à une nouvelle demande auprès d'un organisme certificateur à partir de l'étape 0 du processus.
Les stagiaires ayant bénéficié de la formation pour laquelle l'audit a conclu au refus ou au retrait de la certification peuvent néanmoins bénéficier de l'attestation de compétences correspondante, à condition d'avoir réussi l'examen.
Le succès de l'organisme de formation à l'audit initial lui permet de délivrer des attestations de formation dans le champ de la certification, y compris aux stagiaires de la session qui a fait l'objet de cet audit.

Les décisions d'accord, de refus ou de retrait prises par l'organisme certificateur sont transmises par ce dernier au Conseil national des activités privées de sécurité dans un délai de 15 jours à compter de leur notification à l'organisme de formation.
3. Activités de formation à titre transitoire.
Dès réception d'une décision positive de recevabilité par l'organisme certificateur (étape 0), les organismes de formation sollicitent auprès du Conseil national des activités privées de sécurité l'autorisation provisoire mentionnée à l'article R. 625-5. La délivrance de cette autorisation leur permet de recevoir les inscriptions en vue de planifier et d'organiser la première session de formation dans le champ de la certification.
4. Exigences pour les organismes certificateurs.
Les organismes certificateurs doivent être évalués par un évaluateur intervenant pour le compte du Comité français d'accréditation (COFRAC) justifiant, a minima, lorsqu'ils souhaitent certifier des organismes proposant des formations au maniement des armes, soit d'un monitorat au tir délivré par une administration publique soit d'au moins deux années d'exercice professionnel dans le domaine de la sécurité publique au cours des cinq dernières années et justifiant à ce titre du maniement régulier d'une arme.

Après recevabilité favorable de la demande d'accréditation par l'instance nationale d'accréditation pour la certification des services de formation aux activités privées de sécurité et aux activités de recherches privées, les organismes certificateurs accrédités à cet effet conformément à la norme produits et services NF EN ISO/ CEI 17065, sont autorisés à délivrer des certificats non accrédités pendant un an. Les organismes certificateurs en informent le CNAPS dans un délai de 15 jours à compter de la date de notification de la décision.

L'accréditation doit être obtenue dans un délai d'un an, à compter de la date de notification de la décision positive de recevabilité opérationnelle. Si l'accréditation n'est pas obtenue dans ce délai, l'organisme en informe ses clients pour qu'ils prennent contact avec un autre organisme certificateur.

L'organisme certificateur détermine des critères d'expérience professionnelle et s'assure que la qualification ou l'expérience professionnelle de l'auditeur chargé d'auditer un organisme de formation est adaptée au domaine d'activité concerné. L'auditeur doit également disposer d'une qualification ou d'une expérience professionnelle dans le domaine de l'audit. L'organisme certificateur s'assure que l'auditeur chargé d'auditer un organisme proposant une formation au maniement des armes justifie soit d'un monitorat au tir délivré par une administration publique soit d'au moins deux années d'exercice professionnel dans le domaine de la sécurité publique au cours des cinq dernières années et justifiant à ce titre du maniement régulier d'une arme.

Une fois accrédités, les organismes certificateurs adressent au CNAPS la copie de leur attestation d'accréditation pour figurer sur la liste des organismes certificateurs accrédités pour ce dispositif, diffusée sur le site internet du CNAPS.

L'organisme certificateur tient informé les prestataires de formation clients du statut de son accréditation. En cas de suspension de son accréditation, il informe le CNAPS et les prestataires de formation dans un délai maximal de quinze jours suivant la notification de sa suspension.

Lorsque l'accréditation d'un organisme certificateur est suspendue, les certifications émises jusqu'à la date de suspension restent valides. L'organisme certificateur ne peut émettre de nouveaux certificats durant la période de suspension.

Durant cette période, afin que l'organisme certificateur puisse recouvrer son accréditation, un délai de six mois est imparti durant lequel l'organisme certificateur continue son activité pour permettre à l'instance nationale d'accréditation de l'évaluer. L'organisme certificateur ne peut réaliser que des audits de suivi.

Si, dans le délai de six mois, la suspension de l'accréditation n'est pas levée, l'organisme certificateur organise le transfert des certifications qu'il a émises vers d'autres organismes certificateurs. Il fournit notamment aux prestataires de formation concernés la liste des organismes certificateurs couvrant leurs domaines de certification et la procédure à suivre pour réaliser ce transfert.

En cas de retrait d'accréditation, l'organisme certificateur le notifie au CNAPS dans un délai de quinze jours à compter de la date de notification de la décision.

5. Transfert d'une certification

Le transfert d'une certification est défini comme la reconnaissance d'une certification existante et valide, au cours d'un cycle de certification, qui est accordé par un organisme certificateur couvert par une accréditation en cours de validité à un autre organisme certificateur, également couvert par une accréditation en cours de validité afin d'émettre sa propre certification.

Avant le transfert, l'organisme certificateur récepteur vérifie que les activités certifiées entrent dans le cadre de la portée de son accréditation et que le prestataire de formation souhaitant transférer la certification possède une certification conforme au dispositif en vigueur. L'ancien organisme certificateur transmet sous un délai de quinze jours à l'organisme récepteur une copie du certificat émis, le dernier rapport d'audit et un dossier avec les écarts non soldés. L'organisme récepteur examine alors, par une enquête documentaire, l'état des écarts en suspens, les derniers rapports d'audit, les réclamations reçues et les actions correctives mises en œuvre. Il prend alors la décision concernant le transfert de la certification de l'entreprise dans un délai de trente jours.

Une certification en cours de suspension peut être acceptée pour le transfert. Dans ce cas, l'organisme certificateur récepteur poursuit et met en œuvre les procédures définies par le présent arrêté.

Les écarts qui ont conduit à une suspension du certificat doivent être résolus par l'organisme certificateur récepteur avant la levée de la suspension de la certification.
6. Extension de la certification.

L'organisme de formation souhaitant délivrer des formations à de nouvelles activités, en sus des activités de formation qu'il a déjà été autorisé à délivrer, doit obtenir l'extension du champ de sa certification auprès de l'organisme certificateur. La procédure d'extension reprend le processus de certification à partir de l'étape 0. L'organisme de formation ne peut commencer à réaliser des formations dans le champ de la nouvelle activité sans autorisation du CNAPS, délivrée notamment après transmission de la recevabilité délivrée par un organisme certificateur.