CLAUSES DU CAHIER DES CHARGES À RESPECTER PAR L'ORGANISME DE SÉLECTION AGRÉÉ
Pour assurer la tenue du livre généalogique, l'organisme doit disposer d'un système de gestion comprenant un système d'information ainsi que des moyens matériels et humains permettant :
- d'assurer la collecte, l'enregistrement, la mise à jour et la préservation des données relatives à l'identification ;
- d'effectuer les contrôles permettant de garantir la fiabilité des données ;
- de certifier les origines des équidés et leur inscription au livre généalogique ;
- de faire appel à un laboratoire agréé (classé catégorie I au dernier test de comparaison de l'ISAG (International Society of Animal Genetics) dont la fiabilité est reconnue en cas d'utilisation de contrôles de filiation par ADN ;
- de s'adapter aux évolutions réglementaires et techniques ;
- de permettre l'accès aux données en respectant les règles de confidentialité ainsi que de faciliter l'accès pour les organismes de contrôle ;
- d'assurer l'obligation d'information ;
- d'émettre les documents d'identification des équidés inscrits au livre généalogique conformément à la réglementation en vigueur (modèle du document, contenu, délai) ;
- d'assurer le traitement du volume d'activité correspondant au livre généalogique.
Au moment de sa demande d'agrément en tant qu'organisme de sélection, l'organisme doit fournir les éléments suivants :
- description du système de gestion du livre généalogique ;
- organigramme des personnes en charge de ce système (programmateur, etc.) ;
- logiciel(s) utilisé(s) ;
- équipement, matériel disponibles ;
- modalités de collecte des données ;
- liste des contrôles permettant d'assurer la fiabilité des données ;
- descriptif des procédures permettant d'assurer l'émission des documents d'identification, dont les échanges avec les personnes habilitées à l'identification de terrain ;
- références du (des) laboratoire(s) agréé(s) utilisé(s) pour le génotypage et le contrôle de filiation par ADN ;
- modalités d'accès aux données par les utilisateurs ;
- modalités de transfert des données à l'Institut français du cheval et de l'équitation, au format établi par cet institut ;
- estimation du volume de données à traiter (annuelle et mensuelle) ;
- capacité de stockage de données ;
- capacité à répondre à une requête (délai pour une recherche d'information, etc.) ;
- sécurisation de l'intégrité et la confidentialité des données, pour se prémunir notamment des manipulations illicites ;
- résistance aux pannes.
En cas d'exécution d'une partie de ses missions par un organisme tiers, l'organisme doit fournir une copie de la convention de prestation de services correspondante. La convention de prestation de services doit inclure notamment les clauses relatives :
- à l'objet de la convention, son champ d'application, sa durée, ses modalités de modification et de résiliation ;
- aux moyens (équipement, personnel…) dont doit disposer le prestataire pour effectuer les missions qui lui sont confiées par l'organisme de sélection agréé ;
- aux obligations de l'organisme de sélection agréé (dont l'estimation du volume de prestations que l'organisme de sélection envisage de confier au prestataire, l'engagement de régler le prestataire selon les prix et les délais convenus, l'information au prestataire de toute évolution du livre généalogique susceptible d'impacter la prestation de services) ;
- aux obligations du prestataire (dont le respect de la confidentialité des données traitées, la transmission périodique à l'organisme de sélection et à l'Institut français du cheval et de l'équitation des informations nécessaires au suivi des équidés de la race et l'engagement de signaler, à l'organisme de sélection et sans délai, tout événement susceptible de l'empêcher d'exécuter les obligations prévues par la convention) ;
- à la rémunération du prestataire et les modalités de paiement.