Cette annexe reprend les exigences en matière de certification prévues par le protocole d'accord et ses annexes établissant les principes fondamentaux d'un système commun de certification des entités en charge de la maintenance de wagons signé le 14 mai 2009 à Bruxelles (1) entre des représentants de l'Allemagne, de l'Autriche, de la Belgique, de la France, de la Grèce, de la Hongrie, de l'Italie, du Luxembourg, des Pays-bas et de la Roumanie puis signé le 22 janvier 2010 par la Suisse.
1. Rôles et missions de l'entité en charge de la maintenance :
L'entité en charge de la maintenance, ci-après désignée "ECM", d'un wagon gère la maintenance d'un wagon dans le respect des exigences de sécurité applicables à son usage.
Elle veille à l'application correcte du plan de maintenance qui doit être adapté aux conditions d'exploitation. Elle assure la traçabilité des opérations de maintenance dans un carnet d'entretien du wagon. L'ECM y joint les rapports relatifs à l'exécution et au contrôle des principales opérations de maintenance. Ce dossier, qui peut prendre la forme d'un fichier informatique, est tenu à disposition des autorités de contrôle, et est, en cas de changement d'ECM, transmis sans délai à la nouvelle ECM.
L'ECM tient compte des données d'exploitation et du retour d'expérience lié aux incidents ou accidents pour mettre à jour le plan de maintenance du wagon. Toute modification de ce plan intéressant la maintenance des organes critiques pour la sécurité, est dûment justifiée.
L'ECM précise, en fonction des incidents ou accidents repertoriés ou des exigences du plan de maintenance, les restrictions d'utilisation ou les conditions spécifiques d'exploitation applicables au wagon. Elle en informe, dans les délais compatibles avec leur prise en compte et sous toute forme adaptée, l'entreprise ferroviaire ou le gestionnaire d'infrastructure utilisateur du wagon.
2. Conditions de certification d'une ECM :
a) Pour être certifiée, l'ECM doit mettre en place une organisation et des procédures adaptées, ci-après appelées "système de maintenance" et les décrire dans un manuel, régulièrement tenu à jour.
Ce manuel précise :
- l'organisation de l'ECM, précisant l'allocation des missions et responsabilités au sein de l'entité, notamment en matière de vérifications liées à la sécurité ;
- les procédures, et leurs modalités de mise en œuvre, appliquées par l'ECM pour :
- la tenue des carnets d'entretien propre à chaque wagon ;
- la passation et le contrôle de la bonne réalisation des prestations de la maintenance, dans le respect des plans de maintenance, en particulier pour la maintenance des organes critiques pour la sécurité ;
- l'évolution des plans de maintenance des wagons ;
- l'information des utilisateurs du wagon ;
- la collecte et le traitement des données d'exploitation auprès des utilisateurs ;
- la maîtrise des prestations sous-traitées ;
- la gestion documentaire ;
- la gestion des compétences du personnel.
b) L'ECM doit justifier d'une assurance relative à sa responsabilité civile adaptée à la nature et au volume de son activité.
3. Modalités de certification :
a) Le processus de certification comprend :
- une évaluation préalable de la pertinence du système de maintenance de l'ECM ; le cas échéant, cette évaluation s'appuie sur les informations relatives à l'activité passée de l'ECM ;
- une évaluation générale, sur la base d'audits réalisée dans la 1re et la 3e année de la période de validité du certificat ;
- des inspections planifiées d'une part, impromptues d'autre part, de l'activité de l'ECM, en nombre adapté à l'activité de l'ECM, avec un minimum de deux par an pour chacun des deux types d'inspection.
Ces audits et inspections ont vocation à couvrir l'ensemble des activités de l'ECM, et notamment la qualité du processus d'échanges des informations mentionnées au point 2 de l'article 3-1 du présent arrêté. Elles comprennent des vérifications in situ de l'état des organes critiques pour la sécurité de wagons gérés par l'ECM.
La durée de validité du certificat ne peut être supérieure à cinq ans.
b) Une ECM certifiée dans le respect des dispositions prises dans un autre Etat signataire du protocole susmentionné pour son application se voit reconnaître la qualité d'entité certifiée.
4. Exigences relatives aux organismes de certification :
a) Sont réputés compétents pour certifier des ECM de wagons :
Les organismes ayant la qualité d'organisme habilité pour le sous-système wagon au sens de l'article 31 du décret n° 2006-1279 du 19 octobre 2006 relatif à la sécurité des circulations ferroviaires et à l'interopérabilité du système ferroviaire, justifiant en sus d'une accréditation selon la norme ISO/CEI 17021 "exigences pour les organismes procédant à l'audit de certification de systèmes qualité" ou la norme NF EN 45012 "exigences générales relatives aux organismes gérant l'évaluation et la certification/enregistrement des systèmes qualité". Dix-huit mois au plus tard après la publication de la présente annexe, l'évaluation de l'organisme devra se référer également au présent arrêté et à son annexe 2. Toutefois durant dix-huit mois à compter de la publication de la présente annexe, est également acceptée une accréditation selon la norme EN 45011 "exigences générales relatives aux organismes procédant à la certification de produits" ou ISO/CEI 17020 "critères généraux pour le fonctionnement des différents types d'organismes procédant à l'inspection", type A.
b) Ces organismes informent l'Etablissement public de sécurité ferroviaire des certificats d'ECM wagons qu'ils délivrent, suspendent ou retirent.
(1) Ce protocole et ses annexes, comprenant des recommandations et des exemples en vue de la certification des entités en charge de la maintenance, sont consultables au ministère chargé des transports, direction des services de transports, Grande Arche, La Défense 7, et sur le site internet de l'établissement public de sécurité ferroviaire :  http://www.securite-ferroviaire.fr