Exemple de document de préparation de l'entretien professionnel par la personne chargée de l'entretien (ce document n'a qu'une valeur indicative)
La personne chargée de l'entretien professionnel est, en principe, le responsable supérieur hiérarchique du salarié concerné par l'entretien.
A cet effet, la formation de cette personne est fortement conseillée. Elle est un atout à la réussite de l'entretien professionnel.
I. – Préparation de l'entretien professionnel
La personne chargée de conduire l'entretien doit prévoir en amont les modalités de déroulement de l'entretien.
Planification de l'entretien :
– programmer la date, le lieu, la durée.
Information du salarié au moins 1 semaine à l'avance :
– informer le salarié de la date et du lieu de l'entretien ;
– lui expliquer les objectifs de cet entretien ;
– lui adresser les documents d'information utiles à ce rendez-vous.
Organiser l'entretien :
– déroulement : pendant le temps de travail ;
– un choix stratégique ou pratique : le rattacher ou non à un autre entretien ;
– adopter une méthodologie (grille d'entretien, suivi, etc.).
II. – Préparation de la personne chargée de conduire l'entretien
La personne chargée de conduire l'entretien rassemble des informations au préalable.
Informations sur le salarié.
Objectif : connaître le profil du salarié :
– nom, prénom ;
– poste occupé, depuis le ;
– type de contrat de travail (CDI, CDD, autres) ;
– ancienneté dans l'entreprise ;
– coefficient ;
– formation initiale et diplômes obtenus ;
– parcours professionnel avant l'entrée dans l'entreprise (postes, entreprises, dates) ;
– parcours professionnel et de formation dans l'entreprise (postes successivement occupés, actions de formation et certification obtenue – VAE, bilan de compétences, CIF –, plan de formation, DIF, période de professionnalisation, durées, dates) ;
– DIF (nombre d'heures disponibles pour l'année N, nombre d'heures utilisées au cours des deux dernières années) ;
– bilan de l'entretien professionnel précédent (décisions arrêtées – actions de formation, changement de poste, etc. –, décisions réalisées, décisions en cours de réalisation, remarques particulières – rappel d'engagements pris par l'entreprise ou le salarié lors du dernier entretien, contestation soulevée, événements touchant le salarié sur le plan professionnel ou personnel postérieurs au précédent entretien, motif de non-réalisation des actions prévues, etc.).
Informations sur l'entreprise.
Objectif : connaître les besoins de l'entreprise et les dispositifs de formation :
– activité (évolution de l'activité de l'entreprise depuis le précédent entretien professionnel – nouveau marché, cession d'activité, évolution du chiffre d'affaires, etc. –, projet en cours ou prévisible –, développement d'une activité, mise en place de nouvelles normes, nouvelles technologies, règles environnementales, démarche qualité, négociation d'un accord d'entreprise, etc.) ;
– ressources humaines (pyramide des âges, prévision de départ à la retraite, turn-over, embauches prévues, politique et budget de formation, politique salariale, etc.) ;
– environnement emploi-formation (situation de l'emploi dans le secteur – métiers en tension, en voie de mutation, etc. –, priorités de formation définies par la branche, offre de formation disponible, certificats de qualification professionnelle existants, certifications susceptibles d'être obtenues par la VAE) ;
– évolutions possibles/prévisibles de l'emploi du salarié (fonctions appelées à évoluer, compétences à développer, mobilité professionnelle et/ou géographique envisageable) ;
La formation de la personne chargée de l'entretien est un atout pour la réussite de l'entretien et maîtriser la démarche (communication, orientation, accompagnement).
III. – Préparation du salarié à l'entretien professionnel
Le salarié procède à un récapitulatif de sa formation, de son parcours professionnel, de sa situation professionnelle actuelle, de sa vie extra-professionnelle et des changements et évolutions envisagés.
– formation (formation de départ, diplômes obtenus, formations ultérieurement suivies et certifications, domaines d'excellence ou appréciés) ;
– parcours professionnel (entreprises et postes occupés depuis le premier emploi, raisons des changements d'entreprise, fonctions préférées, réussites, échecs) ;
– situation professionnelle actuelle (fonctions exercées, activités maîtrisées, activités à développer, à maîtriser, difficultés rencontrées, satisfactions, insatisfactions) ;
– vie extra-professionnelle (activités, projets personnels, impact sur la vie professionnelle) ;
– évolutions et changements envisagés (changement de poste, avoir plus de responsabilités, perfectionnement dans un domaine particulier, obtenir une nouvelle qualification etc.).