Secrétaire assistant(e) de service 3
N° emploi : A 18
Coefficient : 225
Nettoyage, entretien, régulation de 101 à 199. Intervention, dépannage, conduite de 201 à 299. Relevés, contrôle, élaboration de 301 à 399. Contact de 401 à 499. Etudes de 501 à 599. Encadrement de 601 à 699. Gestion technique de 701 à 799.
Description

Importance


Suivre régulièrement pour la direction générale ou pour un département, les publications spécialisées pour en extraire les articles et références intéressant les affaires en cours ; rechercher sur des sujets précis la documentation demandée par les responsables.
Il faut une bonne connaissance des affaires en cours et être capable de rédiger ou d'exposer une demande sur des sujets concrets. Le titulaire a l'initiative des méthodes et moyens d'obtenir l'information souhaitée, éventuellement par des contacts à l'extérieur, et peut être conduit à suivre certains dossiers de façon autonome.
Ce travail influence celui des responsables. Il conduit le titulaire à prendre des contacts à tous les niveaux de l'entreprise.



Préparer les réunions d'un chef de département ou d'un chef d'établissement, rechercher les éléments nécessaires à la bonne tenue de la réunion, rédiger des relevés de décision et établir le suivi des actions.
Il faut une bonne connaissance des projets en cours et du but des réunions ; la mission implique des capacités pour organiser, documenter, préparer des dossiers et rédiger un tableau de suivi.
La mission influence le travail des responsables concernés du département ou de l'établissement.



Assister un ou plusieurs responsables d'un service en effectuant le suivi et la tenue à jour des dossiers techniques, la mise en forme et le contrôle des textes et des rapports, les recherches, synthèses et mises en forme des renseignements techniques.
Il faut un bon niveau de culture générale pour rédiger et mettre en forme, et des connaissances dans la technique concernée suffisantes pour comprendre le contenu des dossiers.
Ce travail a une action sur l'élaboration des informations de gestion au niveau du service.



Par une veille régulière de l'environnement local d'un établissement (pouvoirs publics, associations, écoles), informer son responsable de tout événement susceptible d'influencer la qualité d'intégration de l'établissement dans son environnement.
Il faut connaître les structures sociales, politiques et associatives locales ainsi que les processus d'animation et de décision. La mission implique des qualités relationnelles spécifiques et une faculté de compréhension pour la détection des facteurs d'évolution.
La mission influence la qualité des informations recueillies à l'extérieur ainsi que la qualité d'insertion de l'établissement dans son environnement de proximité.



Assurer pour quelques personnes la gestion des fournitures courantes de bureau ; éventuellement, assurer la liaison avec les moyens de maintenance du matériel de bureau.
Il faut être capable d'effectuer des calculs courants. Les problèmes rencontrés sont simples.
La mission permet d'éviter des retards au niveau du secrétariat par la tenue d'un petit stock de fournitures.



A partir de textes manuscrits ou pris en sténo, dactylographier des notes internes, du courrier ... ventiler, distribuer et classer les documents correspondants, ainsi que ceux reçus d'après un plan de classement.
Il faut la pratique de la sténodactylographie, complétée par une connaissance générale de l'activité du secteur dans lequel on travaille. A partir de la sténo, il faut mettre le texte en forme, choisir et soigner la présentation, résoudre quelques problèmes de classement (documents intéressant plusieurs responsables traitant plusieurs sujets).
La mission influence le fonctionnement du secrétariat et la satisfaction du destinataire par la qualité de la présentation et de l'orthographe.



Mettre à jour un ensemble de dossiers, de tableaux, statistiques, régulièrement en contrôlant les informations pour les transcrire, les classer, en assurer la disponibilité et répondre aux demandes d'informations.
Il faut connaître les procédures de classement, le contenu des documents, leur usage afin de trouver rapidement les informations demandées et contrôler que les dossiers sont complets. Eventuellement, il faut faire quelques calculs.
La mission influence le travail d'un service, et elle permet d'éviter des retards dans d'autres. Elle conduit à élaborer des statistiques au niveau d'un service. Les dossiers contiennent souvent des informations confidentielles.



Assurer le secrétariat d'un responsable : classement et tenue à jour des données d'affaires en cours et de dossiers (statistiques, notes internes, articles), organisation et suivi de l'emploi du temps (voyages, rendez-vous, téléphone), dépouillement du courrier, photocopies.
Il s'agit des métiers de base du secrétariat. Il faut une excellente connaissance du contexte de travail du responsable, des personnes avec lesquelles il est en relation, de la structure de la société, des affaires en cours, et une intelligence des situations et des contacts pour résoudre des problèmes pratiques. Ce travail est réalisé en relation permanente avec le responsable.
Ce travail influence celui du responsable, l'organisation de son temps. Il conduit à accueillir les visiteurs, des correspondants, et à utiliser des informations confidentielles.



A partir d'éléments pris en sténo ou de quelques idées générales, rédiger un texte, sur des sujets précis et concrets, et le dactylographier.
Il faut être capable de rédiger des textes clairs et bien articulés, sur des sujets précis et concrets, ce qui suppose la connaissance des dossiers. Ce travail est mené à bien avec un responsable.
La mission influence le fonctionnement du secrétariat. Les informations traitées ont souvent un caractère confidentiel.



Organiser les déplacements et les séjours du personnel ou des visiteurs.
Il faut utiliser couramment le téléphone, éventuellement le télex, connaître les habitudes de la société (hôtel, transports ...) et parfois trouver des solutions inhabituelles à des situations inopinées.
La mission influence la satisfaction du personnel, des visiteurs, des correspondants.



Accueillir les visiteurs dans l'établissement et les mettre en relation avec l'interlocuteur demandé.
Il faut une expression orale correcte, un bon contact, la connaissance des lieux et des personnes demandées. Il faut savoir adapter son attitude à l'interlocuteur et trouver parfois des solutions inhabituelles à des situations inopinées.
Ce travail a une influence - sur les délais d'attente des visiteurs - sur la qualité de l'accueil.



Rechercher des informations dans les domaines juridiques ou fiscaux.
Il faut connaître les sources d'information en matière de législation et de jurisprudence (fiscal, social).
Il s'agit de l'étude de cas particulier déterminé : ce travail peut s'appuyer sur des relations avec d'autres services en usine ou au siège ou avec l'extérieur.



Les missions comprises dans l'emploi de secrétaire assistant(e) de service 3 sont données à titre indicatif et ne peuvent être considérées comme limitatives.