6.1. Validité du mandat
Les administrateurs de l'Institution ne peuvent être salariés de celle-ci. Un ancien salarié de l'Institution ne peut être nommé administrateur de celle-ci pendant une durée de 3 ans à compter de la rupture de son contrat de travail.
Une même personne ne peut appartenir simultanément à plus de 4 conseils d'administration d'institutions de prévoyance et d'unions d'institutions de prévoyance. Toute personne qui, lorsqu'elle accède à un nouveau mandat, se trouve en infraction avec ces dispositions doit, dans les 3 mois de sa nomination, se démettre de l'un de ses mandats. À l'expiration de ce délai, elle est réputée s'être démise de son nouveau mandat, sans que soit remise en cause la validité des délibérations auxquelles elle a pris part.
Le nombre des administrateurs ayant dépassé l'âge de 70 ans et qui n'est pas en activité ne pourra être supérieur, dans chacun des deux collèges, au tiers des administrateurs en fonction. Lorsque cette limitation est dépassée, l'administrateur le plus âgé du collège considéré est réputé démissionnaire d'office.
Les administrateurs doivent attester qu'ils ne contreviennent pas aux dispositions de l'article L. 931-9 du code de la sécurité sociale et plus généralement à toute interdiction édictée par les textes en vigueur. Les administrateurs doivent répondre aux exigences de compétences et d'honorabilité édictées par les textes en vigueur.
6.2. Exercice du mandat. – Formation
La durée du mandat d'administrateur est de 4 ans.
Après le dépôt de l'accord de branche quadriennal confirmant la composition du conseil ou la modifiant, les organisations représentées font connaître à l'Institution les noms des administrateurs désignés pour la nouvelle mandature, dans le délai de 1 mois précédant la commission paritaire statuant sur les comptes de l'exercice écoulé.
Le mandat commence lors de l'installation du conseil d'administration, réuni à cet effet par le directeur général de l'institution immédiatement après la tenue de la commission paritaire visée ci-dessus.
Les fonctions d'administrateur sont gratuites. Toutefois, les administrateurs ont droit au remboursement des frais de déplacement et de séjour ainsi que des pertes de salaires subies à l'occasion de l'exercice de leurs fonctions.
Les administrateurs sont tenus de faire connaître à l'institution, dans le délai de 1 mois, la perte de leur qualité de représentant d'un membre adhérent ou de leur qualité de membre participant.
Les administrateurs sont tenus de déclarer les mandats qu'ils exercent au sein du GPS dont est membre l'institution.
Les administrateurs sont tenus de remettre à l'institution un curriculum vitae comportant les renseignements prévus par les textes en vigueur pour les entités assurantielles.
Les administrateurs s'engagent à suivre les formations nécessaires au bon exercice de leur mandat.
L'institution met à la disposition de tout nouvel administrateur une formation initiale, indépendamment de celle qui lui est faite par l'organisation d'employeurs ou de salariés qui le mandate, cette description est assurée au moyen d'une fiche de mandat validée par le conseil d'administration, précisant notamment les responsabilités assumées par les administrateurs.
L'institution assure une formation technique et juridique continue pour chacun des administrateurs sur l'institution et sur le GPS dont l'Institution est membre ainsi que sur son environnement économique et social.
6.3. Secret professionnel – Devoir de discrétion
Les membres du conseil d'administration, des comités et des commissions sont soumis au secret professionnel dans les limites prévues pour les administrateurs des organismes de sécurité sociale. À ce titre, ils sont passibles de l'application de l'article L. 226-13 du code pénal.
Ils sont tenus à la discrétion à l'égard des informations présentant un caractère confidentiel et données comme telles par le président, le vice-président ou le directeur général.
Toute personne appelée à assister aux réunions du conseil d'administration, des comités et des commissions est assujettie à la même obligation.
Les règles de confidentialité et de secret des délibérations des administrateurs s'exercent à l'égard de toute personne ou organisme autre que celui dont ils détiennent leur mandat.
6.4. Fin du mandat
Le mandat d'administrateur prend fin à l'issue de la réunion de la commission paritaire ayant statué sur les comptes de l'exercice écoulé et tenue dans l'année au cours de laquelle expire le mandat des administrateurs.
La qualité d'administrateur du collège des adhérents se perd par décès, démission, perte de la qualité de représentant d'une entreprise adhérente, atteinte de la limite d'âge, démission de l'organisation professionnelle représentée ou retrait du mandat confié par ladite organisation, perte du mandat consécutive à trois absences injustifiées dans l'année. La qualité d'administrateur du collège des participants se perd par décès, démission, perte de la qualité de membre participant, atteinte de la limite d'âge, démission de l'organisation syndicale de salariés représentée ou retrait du mandat confié par ladite organisation, perte du mandat consécutive à trois absences injustifiées dans l'année.
L'administrateur sortant est remplacé, dans le délai de 1 mois, par l'organisation qui l'avait désigné. Le nouvel administrateur termine le mandat en cours de l'administrateur sortant.