Employé(e) de secrétariat 3
N° emploi : A 15
Coefficient : 170
Nettoyage, entretien, régulation de 101 à 199. Intervention, dépannage, conduite de 201 à 299. Relevés, contrôle, élaboration de 301 à 399. Contact de 401 à 499. Etudes de 501 à 599. Encadrement de 601 à 699. Gestion technique de 701 à 799.
Description

Importance


A partir de textes manuscrits ou pris en sténo, dactylographier des notes internes, du courrier ... Ventiler, distribuer et classer les documents correspondants, ainsi que ceux reçus, d'après un plan de classement.
Il faut la pratique de la sténodactylographie, complétée par une connaissance générale de l'activité du secteur dans lequel on travaille. A partir de la sténo, il faut mettre le texte en forme, choisir et soigner la présentation, résoudre quelques problèmes de classement (documents intéressant plusieurs responsables, traitant plusieurs sujets).
La mission influence le fonctionnement du secrétariat et la satisfaction du destinataire par la qualité de la présentation et de l'orthographe.



Mettre à jour un ensemble de dossiers, de tableaux, statistiques, régulièrement en contrôlant les informations pour les transcrire, les classer, en assurer la disponibilité et répondre aux demandes d'informations.
Il faut connaître les procédures de classement, le contenu des documents, leur usage afin de trouver rapidement les informations demandées et contrôler que les dossiers sont complets. Eventuellement, il faut faire quelques calculs.
La mission influence le travail d'un service, et elle permet d'éviter des retards dans d'autres. Elle conduit à élaborer des statistiques au niveau d'un service. Les dossiers contiennent souvent des informations confidentielles.



Exécuter, sur les directives précises d'un responsable, des travaux de sténodactylographie classique de documents variés.
Les directives sont données en utilisant les connaissances d'un CAP de sténodactylographie (mise en page, caractère, interligne, marges, doubles, etc). Les seules initiatives attendues sont des corrections éventuelles de l'orthographe.
Ce travail influence le fonctionnement du secrétariat ; les erreurs seront détectées par le responsable et n'iront pas jusqu'au demandeur.



Effectuer des travaux administratifs simples, tels que classements ordinaires, photocopies, affranchissements, réception et expédition de courrier, tri, calculs simples, transcription.
Il faut savoir effectuer des calculs simples. L'exécution de ces travaux nécessite des adaptations et contrôles.
La mission influence le travail d'une équipe ou d'un service ; elle peut entraîner des réclamations très limitées des clients, fournisseurs ...



Accueillir les visiteurs dans l'établissement et les mettre en relation avec l'interlocuteur demandé.
Il faut une expression orale correcte, un bon contact, la connaissance des lieux et des personnes demandées. Il faut savoir adapter son attitude à l'interlocuteur et trouver parfois des solutions inhabituelles à des situations inopinées.
Ce travail a une influence :
- sur les délais d'attente des visiteurs ;
- sur la qualité de l'accueil.



Les missions comprises dans l'emploi d'employé(e) de secrétariat 3 sont données à titre indicatif et ne peuvent être considérées comme limitatives.