Annexe. Entretien professionnel, qu'est-ce que c'est ?
La loi du 5 mars 2014 rend l'entretien professionnel obligatoire au moins une fois tous les 2 ans, pour toutes les entreprises, quel que soit leur effectif, et pour chaque salarié, quel que soit son contrat de travail.
Pour simplifier les pratiques dans l'entreprise, l'entretien professionnel remplace l'ensemble des entretiens existants prévus dans le code du travail et/ou la convention collective, par exemple :
- l'entretien de seconde partie de carrière ;
- l'entretien de retour suite aux congés de maternité, parental d'éducation prévu par l'accord de branche du 9 décembre 2009 sur l'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes ;
- l'entretien prévu par l'accord de branche du 26 mars 2014 sur l'insertion et l'emploi des personnes handicapées...
Finalité : l'entretien professionnel est un temps d'échange entre salarié et employeur pour étudier les perspectives d'évolution professionnelle du salarié, notamment en termes de qualification et d'emploi.
Entretien professionnel et entretien annuel : quelles différences ?
L'entretien professionnel ne se substitue pas à l'entretien annuel d'évaluation éventuellement mis en place dans l'entreprise, mais ces deux entretiens peuvent se compléter. Ils peuvent d'ailleurs être menés à la suite l'un de l'autre, dès lors que le contenu des deux échanges est bien distinct et que l'entretien professionnel est effectué en premier lieu.
L'entretien annuel d'évaluation est facultatif dans la branche et vise à évaluer le salarié dans son occupation du poste. L'entretien professionnel obligatoire a un périmètre plus large, puisqu'il aborde l'évolution du salarié au-delà de la seule occupation de son poste (c'est-à-dire évolution au sein de la l'entreprise ou dans le cadre d'une mobilité externe), et permet d'évoquer les compétences du salarié au-delà des seules compétences exigées par l'emploi tenu (compétences extraprofessionnelles, compétences non utilisées dans le cadre du poste...).
Qui est concerné par l'entretien professionnel ?
Tous les salariés (quelle que soit la nature de leur contrat) et tous les employeurs, quel que soit l'effectif salarié de leur entreprise, sont concernés par l'entretien professionnel.
L'employeur doit informer le salarié, dès son embauche, qu'il bénéficie de ce droit à un entretien professionnel tous les 2 ans. Cette information, écrite de préférence pour des raisons de preuve, peut prendre des formes diverses (clause informative dans le contrat de travail, notice annexe d'information...).
Concernant les apprentis et les titulaires d'un contrat de professionnalisation, l'entretien professionnel tous les 2 ans devra être effectué :
- dès lors que ces contrats ont une durée supérieure à 2 ans ;
- lorsque, après avoir été conclus à durée déterminée, ils se poursuivent en CDI, dans la mesure où il est tenu compte dans ce cas de l'ancienneté de l'alternant.
Qui conduit l'entretien ?
Employeur, directeur d'établissement, gestionnaire RH, responsable hiérarchique, manager de proximité... le choix est libre pour l'entreprise et dépend de l'organisation de l'entreprise et des moyens mobilisables.
De préférence, la personne choisie devra non seulement disposer de qualités relationnelles, d'écoute, d'analyse mais aussi d'une connaissance suffisamment précise des activités de l'entreprise, de son environnement, de ses métiers, des évolutions prévisibles, des modalités d'accès à la formation des salariés. Cela lui permettra d'échanger avec le salarié sur les évolutions des métiers et des emplois dans l'entreprise, de repérer les souhaits d'évolution du salarié et de lui proposer les actions pertinentes afin de renforcer ses qualifications ou de développer ses compétences en s'appuyant sur les dispositifs mobilisables : plan de formation, bilan de compétences, compte personnel de formation, mobilité interne...
À quelle fréquence doit-il avoir lieu ?
Tous les 2 ans : l'employeur doit organiser un entretien professionnel avec le salarié et identifier avec lui les axes d'évolution possibles en matière de compétences et de formations.
Cet entretien doit être formalisé sur un document écrit (voir modèle-type) dont une copie est remise au salarié.
Tous les 6 ans : l'employeur doit faire un bilan récapitulatif du parcours professionnel au cours duquel il s'assure que le salarié a bien bénéficié de ses entretiens professionnels et fait le point sur ce qui est imposé par la loi : formation, certification et progression salariale ou professionnelle.
Comment planifier les entretiens ?


Actions à mener
Observations
Salarié embauché avant le 7 mars 2014
(date d'application de la loi du 5 mars 2014)
L'entretien doit avoir lieu avant le 7 mars 2016
Prévoir la date de l'entretien et son renouvellement tous les 2 ans
- si le salarié n'a jamais eu d'entretien professionnel avant le 7 mars 2014, il doit avoir lieu le 7 mars 2016 au plus tard, puis le 7 mars 2018...
- si le salarié a bénéficié avant le 7 mars 2014 d'un entretien professionnel conforme aux exigences de la loi du 5 mars 2014, l'entretien suivant doit être proposé au plus tard 2 ans après le précédent
Salarié embauché après le 7 mars 2014
L'entretien doit avoir lieu au plus tard
2 ans à compter de la date d'embauche
Prévoir la date de l'entretien et son renouvellement tous les 2 ans
Tout salarié à l'issue d'une des situations suivantes :
- congé de maternité ;
- congé parental d'éducation ;
- congé parental à temps partiel ;
- congé de soutien familial ;
- congé d'adoption ;
-  congé sabbatique ;
-  période de mobilité volontaire sécurisée ;
-  arrêt maladie pour affection de longue durée ;
-  mandat syndical.
L'entretien doit avoir lieu à la reprise d'activité
Proposer l'entretien professionnel par écrit, avec un coupon-réponse pour le salarié
Comment s'organise l'entretien professionnel ?
Il peut s'organiser en trois grandes étapes :
1. Phase d'accueil du salarié par le manageur (employeur, responsable hiérarchique, responsable des ressources humaines).
2. Synthèse des compétences développées par le salarié dans le cadre de l'emploi tenu, actions de formation réalisées et leur apport, éventuellement difficultés rencontrées par le salarié.
3. Examen par les deux parties au cours de l'entretien des points suivants :
- analyse des souhaits d'évolution du salarié au regard des évolutions prévisibles de l'entreprise ;
- identification des besoins futurs en formation (objectif, nature et forme des actions de formation envisagées...) ;
- validation commune du contenu général de l'entretien (avec résumé des besoins du salarié en termes de mobilité interne, de bilan de compétences, de formation d'adaptation ou de formation de reconversion, de validation des acquis de l'expérience...).
La synthèse de l'entretien professionnel est résumée dans le document de suivi (voir modèle-type) avec les commentaires et signatures du manager et du salarié. Un exemplaire est remis au salarié. Les résultats de l'entretien feront l'objet, le cas échéant, d'un suivi, et le salarié sera régulièrement informé des décisions prises à la suite de son entretien.
Quelles sont les conséquences en cas de non-respect par l'employeur
des obligations liées à l'entretien professionnel ?
Dans les entreprises d'au moins 50 salariés, si le salarié n'a pas bénéficié au cours des 6 dernières années des entretiens professionnels et d'au moins deux des trois actions prévues dans l'état des lieux, son CPF est abondé de 100 heures supplémentaires (temps plein) ou de 130 heures (temps partiel). Ces heures sont utilisées par le salarié sans accord préalable requis de l'employeur.
Pour financer cet abondement, l'employeur doit verser à l'Opca une somme forfaitaire de 30 € par heure abondée. Le crédit d'heures du CPF du salarié sera alors majoré en conséquence, y compris lorsque le salarié a déjà atteint le plafond de 150 heures dans le cadre de sa capitalisation CPF.
Dans les entreprises de moins de 50 salariés, la loi ne précise pas d'éventuelles sanctions.
(Clichés non reproduits, consultables en ligne sur le site www.Journal-officiel.gouv.fr, rubrique BO Convention collective.)
- Livret d'accueil du nouvel embauché.