Secrétaire assistant(e) de direction 1
N° emploi : A 19
Coefficient : 235
Nettoyage, entretien, régulation de 101 à 199. Intervention, dépannage, conduite de 201 à 299. Relevés, contrôle, élaboration de 301 à 399. Contact de 401 à 499. Etudes de 501 à 599. Encadrement de 601 à 699. Gestion technique de 701 à 799.
Description

Importance


Préparer les réunions d'un chef de département ou d'un chef d'établissement, rechercher les éléments nécessaires à la bonne tenue de la réunion, rédiger des relevés de décision et suivre la mise en oeuvre effective des actions.
Il faut une bonne connaissance des projets en cours et du but des réunions ; la mission implique des capacités pour organiser, documenter, préparer des dossiers, rédiger et contrôler la réalisation des engagements.
La mission influence le travail des responsables concernés du département ou de l'établissement.



Assurer le secrétariat d'un directeur général ou d'un chef de département en assurant les contacts avec les interlocuteurs de la direction, en fournissant rapidement les informations demandées sur le contenu des dossiers.
La mission nécessite une culture générale suffisante pour aborder des problèmes variés et s'adapter au contexte de l'entreprise au niveau le plus élevé.
La mission, en contact au niveau de la direction générale, implique l'utilisation d'informations confidentielles.



A partir de textes manuscrits ou pris en sténo, dactylographier des notes internes, du courrier ... ventiler, distribuer et classer les documents correspondants, ainsi que ceux reçus d'après un plan de classement.
Il faut la pratique de la sténodactylographie, complétée par une connaissance générale de l'activité du secteur dans lequel on travaille. A partir de la sténo, il faut mettre le texte en forme, choisir et soigner la présentation, résoudre quelques problèmes de classement (documents intéressant plusieurs responsables traitant plusieurs sujets).
La mission influence le fonctionnement du secrétariat et la satisfaction du destinataire par la qualité de la présentation et de l'orthographe.



Mettre à jour un ensemble de dossiers, de tableaux, statistiques, régulièrement en contrôlant les informations pour les transcrire, les classer, en assurer la disponibilité et répondre aux demandes d'informations.
Il faut connaître les procédures de classement, le contenu des documents, leur usage afin de trouver rapidement les informations demandées et contrôler que les dossiers sont complets. Eventuellement, il faut faire quelques calculs.
La mission influence le travail d'un service, et elle permet d'éviter des retards dans d'autres. Elle conduit à élaborer des statistiques au niveau d'un service. Les dossiers contiennent souvent des informations confidentielles.



A partir d'éléments pris en sténo ou de quelques idées générales, rédiger un texte, sur des sujets précis et concrets, et le dactylographier.
Il faut être capable de rédiger des textes clairs et bien articulés, sur des sujets précis et concrets, ce qui suppose la connaissance des dossiers. Ce travail est mené à bien avec un responsable.
La mission influence le fonctionnement du secrétariat. Les informations traitées ont souvent un caractère confidentiel.



Suivre régulièrement pour la direction générale ou pour un département, les publications spécialisées pour en extraire les articles et références intéressant les affaires en cours ; rechercher sur des sujets précis la documentation demandée par les responsables.
Il faut une bonne connaissance des affaires en cours et être capable de rédiger ou d'exposer une demande sur des sujets concrets. Le titulaire a l'initiative des méthodes et moyens d'obtenir l'information souhaitée, éventuellement par des contacts à l'extérieur, et peut être conduit à suivre certains dossiers de façon autonome.
Ce travail influence celui des responsables. Il conduit le titulaire à prendre des contacts à tous les niveaux de l'entreprise.



Rechercher des informations dans les domaines juridiques ou fiscaux.
Il faut connaître les sources d'information en matière de législation et de jurisprudence (fiscal, social).
Il s'agit de l'étude de cas particulier déterminé : ce travail peut s'appuyer sur des relations avec d'autres services en usine ou au siège ou avec l'extérieur.



Par une veille régulière de l'environnement local d'un établissement (pouvoirs publics, associations, écoles ...), informer son responsable de tout événement susceptible d'influencer la qualité d'intégration de l'établissement dans son environnement.
Il faut connaître les structures sociales, politiques et associatives locales ainsi que les processus d'animation et de décision. La mission implique des qualités relationnelles spécifiques et une faculté de compréhension pour la détection des facteurs d'évolution.
La mission influence la qualité des informations recueillies à l'extérieur ainsi que la qualité d'insertion de l'établissement dans son environnement de proximité.



Les missions comprises dans l'emploi de secrétaire assistant(e) de direction 1 sont données à titre indicatif et ne peuvent être considérées comme limitatives.