Avant toute décision de licenciement individuel, le salarié devra être convoqué par l'employeur ou son représentant ; il pourra se faire accompagner par une personne de son choix appartenant au personnel de l'entreprise.
Le temps passé au cours de cet entretien par le salarié dont le licenciement est envisagé et par celui à qui il aura demandé de l'assister sera considéré comme temps de travail et réglé comme tel. Toutes directives seront données pour que le salarié choisi comme assistant puisse se libérer de son poste et se rendre en temps utile à l'entretien.
En outre, si l'entreprise occupe habituellement plus de dix salariés et que celui dont le licenciement est envisagé compte au moins un an d'ancienneté dans l'entreprise, les dispositions suivantes seront appliquées.
Conformément aux articles L. 122-14 et R. 122-2 du livre Ier, titre II, du code du travail, la convocation dont il est fait état ci-dessus devra être adressée par lettre recommandée avec demande d'avis de réception indiquant l'objet de la convocation, ainsi que la date, l'heure et le lieu de l'entretien et rappelant que le salarié peut se faire assister pour cet entretien par une personne de son choix appartenant au personnel de l'entreprise.
La date de l'entretien sera fixée au plus tôt le troisième jour ouvrable suivant la date d'envoi de la lettre recommandée visée ci-dessus. Elle ne pourra pas coïncider avec une période de repos hebdomadaire ni avec une période de congés payés ou d'absence autorisée.
L'heure à laquelle le salarié est convoqué pour cet entretien devra être fixée pendant l'horaire de travail ou, en tout état de cause, en tenant compte de celui-ci et de l'éloignement du domicile du salarié.
Au cours de l'entretien susmentionné, l'employeur ou son représentant est tenu d'indiquer le ou les motifs de la décision envisagée et de recueillir les explications du salarié.
Conformément aux dispositions de l'article L. 122-14-1 du livre Ier, titre II, du code du travail, la lettre recommandée avec demande d'avis de réception notifiant le licenciement ne pourra être expédiée moins d'un jour franc (1) après la date pour laquelle le salarié aura été convoqué à l'entretien mentionné ci-dessus.
Le délai d'un jour franc susmentionné sera porté à trois jours francs lorsque la direction aura été saisie, à la demande du salarié intéressé et au plus tard le lendemain du jour fixé pour l'entretien, d'une demande écrite d'entrevue de la part des délégués du personnel ou d'un délégué syndical en vue de rechercher une solution susceptible d'éviter le licenciement.
Il en ira de même lorsque le salarié intéressé aura été dans l'impossibilité justifiée de se rendre à la convocation de l'employeur ou de son représentant et qu'il lui aura fait connaître par lettre, rédigée par lui-même ou par mandataire, au plus tard durant la journée du lendemain (du jour fixé pour l'entretien) son désir de bénéficier du délai de trois jours francs susmentionné afin de pouvoir se faire entendre ou désigner telle personne de son choix appartenant au personnel de l'entreprise pour prendre acte des explications de l'employeur.
La lettre recommandée de notification du licenciement devra rappeler au salarié licencié qu'il a la possibilité en vertu des articles L. 122-14-2 et R. 122-3 du livre Ier, titre II, du code du travail, de demander que l'employeur lui fasse connaître par écrit les causes réelles et sérieuses du licenciement.
Cette lettre devra préciser que cette demande devra être faite par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, avant l'expiration d'un délai de dix jours à compter de la date à laquelle le salarié quitte effectivement son emploi.
Cette lettre précisera également que la réponse de l'employeur devra être faite par lettre recommandée avec demande d'avis de réception envoyée au plus tard dix jours après la présentation de la demande du salarié.
(1) Un délai fixé en jours francs se distingue des autres délais fixés en jours en ce qui, conformément à l'article 1033 du code de procédure civile, le jour de l'échéance ne compte pas (alors qu'il compte dans les délais qui ne sont pas francs).
Que le délai soit franc ou non, le jour durant lequel est accompli l'acte qui fait courir le délai ne compte pas. C'est ainsi que dans un délai franc le premier jour (par exemple le jour de l'entretien préalable) et le dernier jour (par exemple le jour d'envoi de la lettre de licenciement) ne sont pas comptés.
Lorsque le dernier jour d'un délai exprimé en jours francs tombera un jour férié ou chômé, un samedi ou un dimanche, ledit délai sera prorogé jusqu'au premier jour ouvrable qui suit.