Pour les partenaires sociaux de la branche, l'accueil du jeune par le référent constitue la première étape du parcours d'accueil du jeune dans l'entreprise.
La prise en charge relationnelle du jeune nouvellement embauché est fondamentale pour assurer une bonne intégration du jeune dans la structure. C'est pourquoi un référent sera nommé dans l'entreprise pour chaque jeune embauché. Il peut s'agir de l'employeur lui-même, notamment dans les TPE/PME, ou d'un salarié volontaire pour exercer cette fonction. Le référent n'est pas nécessairement le tuteur du jeune lorsque celui-ci répond aux conditions pour en avoir un. Dans tous les cas, le rôle du référent ne doit pas être confondu avec le rôle du tuteur.
Afin de remplir efficacement ces missions, il est conseillé que le référent n'ait pas à assurer l'intégration de plus de trois à quatre jeunes en même temps.
L'employeur fournit au salarié référent un « Guide du référent » définissant le rôle du référent dans l'entreprise. Ce document récapitule ses objectifs et ses missions, afin de guider le salarié référent dans l'accomplissement de son rôle.
Le jeune salarié pourra s'adresser au référent pendant les premières semaines de son arrivée dans l'entreprise (pendant au moins 2 mois). Ce dernier aidera le jeune à mieux connaître l'entreprise, son environnement de travail, son poste, ses futurs collègues et à s'approprier les règles de fonctionnement et comportements internes à l'entreprise. Il pourra répondre aux questions du nouvel embauché ou l'orientera vers la personne la plus appropriée pour y répondre. Il essaiera de faciliter l'intégration du jeune en identifiant les difficultés qu'il pourrait rencontrer, afin de mettre en place des actions pour y remédier.
Lors de l'arrivée du jeune dans l'entreprise, le référent lui proposera une visite du site et des locaux de l'entreprise. A cette occasion, il lui précisera où se situe le poste de travail du jeune, son propre poste de travail, le local de restauration le cas échéant, etc. Il présentera plus globalement l'entreprise au jeune, ses activités, les consignes de sécurité et éventuellement l'équipe avec laquelle il va travailler.
A l'issue de cette visite d'accueil, le référent remet au jeune un livret d'accueil. Ce livret d'accueil peut être dématérialisé et récapitule un ensemble d'éléments visant à la présentation de l'entreprise.
Pour exemple, ce livret peut contenir des informations relatives :
– à l'entreprise (avec, par exemple, un organigramme) ;
– à ses activités ;
– aux éléments de base en matière de sécurité et d'environnement ;
– aux locaux ;
– aux institutions représentatives du personnel, si elles existent ;
– à la convention collective applicable dans l'entreprise (son nom et son numéro IDCC, ainsi que le fait qu'elle soit consultable sur Légifrance) ;
– au règlement intérieur, s'il existe ;
– aux dispositions relatives à la prévoyance de branche, à la couverture frais de santé existante le cas échéant, aux aides relatives au logement, etc.
Un livret d'accueil type, que les entreprises devront adapter à leur propre structure, sera réalisé au second semestre 2014 et sera disponible en ligne sur le site internet du SNEFCCA (www.snefcca.com).