Les listes électorales sont établies conformément aux règles d'affectation fixées à l'article 25 du statut, pour ce faire :
– chaque employeur communique au prestataire avant le 30 juin 2014 les fichiers des agents statutaires actifs arrêtés à fin juin 2014 (avec civilité, nom et prénom, adresse du domicile, entreprise et établissement d'appartenance, indication du lieu de travail, l'ancienneté dans les IEG, qualité d'actif, matricule unique [numéro d'identification sur le même format : un caractère alphabétique et cinq caractères numériques à créer par chaque entreprise concernée]) ;
– la CNIEG communique au prestataire avant le 30 juin 2014 le fichier des agents statutaires pensionnés arrêté à fin juin 2014 (avec civilité, nom et prénom, adresse du domicile, qualité de pensionné, matricule unique [numéro d'identification sur le format : un caractère alphabétique et cinq caractères numériques à créer par la CNIEG]) et,
– le comité de coordination communique au prestataire, au plus tard le 30 juin 2014, le fichier établissant le rattachement de chaque commune à une CMCAS.
Sur cette base, le prestataire établit les listes électorales provisoires par CMCAS mentionnant pour tous les électeurs la civilité, les nom et prénoms, la CMCAS de rattachement, l'adresse de messagerie prévue à l'article 2, paragraphe 2.5, et :
– pour les actifs : l'adresse du lieu de travail (code postal et commune), l'entreprise et l'établissement d'appartenance et leur qualité d'actif ;
– pour les pensionnés : le code postal et la commune du domicile, et leur qualité de pensionné.
Le prestataire envoie au bureau de vote national les listes électorales ainsi établies (sous format Excel, triées par entreprise), qui les valide à l'unanimité de ses membres présents. Le bureau de vote national communique au prestataire les éventuelles demandes de modification.
A défaut d'accord unanime entre les membres présents et en l'absence de saisine du tribunal compétent par toute personne ayant un intérêt à agir, le processus se poursuit sur la base des listes électorales provisoires précitées.
Sur la base des listes électorales provisoires validées par le bureau de vote national, le prestataire établit un fichier Excel, trié par entreprise, ne comportant que les noms et prénoms de tous les électeurs ainsi que leur CMCAS de rattachement.
Le prestataire adresse :
– à des interlocuteurs désignés par chaque entreprise le fichier qui la concerne, pour l'information des électeurs ;
– à chaque instance locale d'organisation le fichier relatif à son périmètre, pour communication aux organisations syndicales habilitées.
Les demandes de modification et les réclamations relatives aux listes des électeurs sont portées à la connaissance du bureau de vote national par toute personne ayant intérêt à agir.
Pour tenir compte des évolutions intervenues jusqu'au 23 septembre 2014, les listes des électeurs peuvent être complétées ou modifiées par le bureau de vote national jusqu'à cette date :
– par adjonction des agents stagiaires qui auront pris leurs fonctions au 1er septembre 2014 ;
– pour tenir compte de la date d'effet administrative des mutations au sein d'une entreprise ou des changements d'entreprise à l'intérieur de la branche des IEG ;
– par suppression des agents statutaires qui auraient perdu leur qualité d'électeur (perte des droits civils et civiques, démission, décès, perte du bénéfice des activités sociales, etc.).
Le bureau de vote national envoie au prestataire les demandes de corrections à effectuer sur les listes.
Le prestataire adresse :
– à des interlocuteurs désignés par chaque entreprise la liste électorale rectifiée qui la concerne, pour l'information des électeurs ;
– à chaque instance locale d'organisation la liste électorale rectifiée relative à son périmètre, pour communication aux organisations syndicales habilitées.
Le prestataire envoie au bureau de vote national le fichier rectifié sous format Excel dans son intégralité.