1. La présente convention éventuellement complétée par l'accord de participation mentionné aux paragraphes 2 et 3 de l'article 3 de la présente convention sont portés à la connaissance des bénéficiaires par voie d'affichage sur des emplacements réservés à cet effet et par tout autre moyen d'information que les entreprises jugeraient nécessaire.
2. Le mode et les résultats de calcul de la participation sont affichés chaque année aux emplacements réservés à cet effet et communiqués aux membres du personnel sous forme d'une note d'information. Dans un délai de 6 mois suivant la clôture de l'exercice, l'entreprise présente au comité d'entreprise ou à la commission spécialisée créée à cet effet un rapport comportant les éléments servant de base au calcul du montant de la réserve spéciale de participation pour l'exercice écoulé auquel est joint, le cas échéant, le rapport établi par PRO-BTP Finance prévu au 6 du présent article.
Lorsque le comité d'entreprise sera appelé à siéger pour examiner le rapport, les questions ainsi examinées feront l'objet de réunions distinctes ou d'une mention spéciale à son ordre du jour.
Dans les entreprises où il n'existerait pas de comité d'entreprise, le rapport visé à l'alinéa précédent doit être présenté aux délégués du personnel, aux délégués syndicaux et adressé à chaque bénéficiaire présent dans l'entreprise à l'expiration du délai de 6 mois suivant la clôture de l'exercice.
3. Un livret d'épargne salariale est remis par l'entreprise à chaque bénéficiaire lors de la conclusion de son contrat de travail. Il comporte un rappel de tous les dispositifs d'épargne salariale existants et est complété le cas échéant par :
– une attestation indiquant la nature et le montant des droits liés à la participation ainsi que la date à laquelle seront répartis les éventuels droits à participation du bénéficiaire au titre de l'exercice en cours ;
– lorsque le bénéficiaire quitte l'entreprise, l'état récapitulatif de ses droits mentionné au 5 du présent article ;
4. Chaque bénéficiaire reçoit, à l'occasion de toute répartition de participation faite en application du présent accord, une fiche individuelle comportant les informations suivantes :
– le montant total de la réserve spéciale de participation pour l'exercice écoulé ;
– le montant des droits attribués à l'intéressé au titre de la participation de l'exercice ;
– le montant des prélèvements effectués au titre de la contribution sociale généralisée et de la contribution pour le remboursement de la dette sociale ;
– les conditions et délais dans lesquels l'intéressé peut demander la disponibilité immédiate de tout ou partie de ses droits, les conditions et délais dans lesquels il peut décider de l'affectation de tout ou partie de sa participation dans l'un ou plusieurs des modes de placement proposés ;
– l'affectation de la moitié de sa quote-part de participation légale au plan d'épargne pour la retraite collectif, lorsqu'il a été mis en place dans l'entreprise, en cas d'absence de réponse de sa part ;
– les dates à partir desquelles lesdits droits seront négociables ou exigibles en cas de blocage ;
– les cas dans lesquels ces droits peuvent être exceptionnellement liquidés avant l'expiration de ce délai ;
– l'adresse de REGARDBTP.
Ces fiches individuelles d'information sont transmises aux bénéficiaires, au choix de l'entreprise et en fonction de la situation de chaque bénéficiaire :
– soit directement par courrier simple adressé aux intéressés par REGARDBTP ;
– soit par courrier (interne, postal ou électronique) par l'entreprise employeuse à ses salariés ; le cas échéant, concernant, d'une part, les bénéficiaires ayant quitté l'entreprise à J – 22, et d'autre part, les bénéficiaires dont le contrat de travail est suspendu à J – 22 pour une durée restant à courir d'au moins 7 jours calendaires, par courrier simple transmis à la dernière adresse indiquée par eux. Cette transmission de l'information peut être assurée par l'entreprise sur la base des documents d'informations établis par REGARDBTP.
En tout état de cause, les bénéficiaires sont présumés avoir été informés, selon le cas :
– 7 jours calendaires après la date d'envoi de l'information susvisée par courrier simple aux intéressés ;
– 5 jours calendaires après la transmission de l'information susvisée par courrier électronique aux intéressés ;
– 5 jours calendaires après la transmission de l'information susvisée par courrier interne aux intéressés.
A compter de cette date, le délai laissé au bénéficiaire pour faire connaître son choix est de 15 jours calendaires, soit :

Date de l'envoi de l'information individuelle par courrier simple aux intéressés

Date de l'envoi de l'information individuelle par courrier électronique aux intéressés

Date de l'envoi de l'information individuelle par courrier interne aux intéressés

Date à laquelle les bénéficiaires sont présumés avoir été informés

Date limite à laquelle le bénéficiaire peut faire connaître son choix de perception directe ou d'investissement de sa quote-part de participation
5. Un état récapitulatif des droits de chaque porteur de parts est édité au début de chaque année, mentionnant l'existence des droits inscrits sur son compte au 31 décembre précédent.
Cet état récapitulatif comporte les informations et mentions suivantes :
– l'identification du bénéficiaire ;
– la description de ses avoirs acquis ou transférés dans l'entreprise par accord de participation et plans d'épargne dans lesquels il a effectué des versements, avec mention le cas échéant des dates auxquelles ces avoirs seront disponibles ;
– l'adresse de REGARDBTP.
REGARDBTP envoie ces états récapitulatifs à l'adresse de la dernière entreprise adhérant au régime professionnel de participation dans laquelle a travaillé le porteur de parts ou, selon le cas, directement à l'adresse personnelle de celui-ci. Si la transmission est réalisée par l'entreprise, celle-ci doit remettre cette fiche à l'intéressé dans les plus brefs délais. Si celui-ci a quitté l'entreprise, la fiche doit être transmise à la dernière adresse indiquée par lui. En cas de retour, l'entreprise doit renvoyer le document à REGARDBTP.
6. Lorsqu'un titulaire de droits quitte l'entreprise sans faire valoir son droit à déblocage, l'entreprise est tenue de lui remettre l'état récapitulatif de ses droits mentionné au 5 du présent article ainsi que, s'il n'en possède pas encore, un livret d'épargne salariale. Ces documents sont fournis à l'entreprise par REGARDBTP.
Si le départ de l'entreprise a lieu avant que celle-ci ait été en mesure de liquider la totalité de ses droits, l'entreprise doit également lui remettre une attestation indiquant la nature et le montant de ses droits ainsi que la date à laquelle seront répartis ses droits éventuels au titre de l'exercice en cours.
Dans tous les cas, l'entreprise est tenue :
– de lui demander l'adresse à laquelle devront lui être envoyés les documents d'information établis par REGARDBTP ;
– de l'informer de ce qu'il y aura lieu, pour lui, d'aviser REGARDBTP en temps voulu de ses changements d'adresse ultérieurs.
Lorsqu'un salarié qui a quitté l'entreprise ne peut être atteint à la dernière adresse indiquée par lui, les avoirs auxquels il peut prétendre sont conservés par l'organisme gestionnaire. L'intéressé peut les lui réclamer jusqu'au terme du délai de prescription trentenaire prévu au 10° bis de l'article L. 135-3 du code de la sécurité sociale, auquel renvoie l'article D. 3324-38 du code du travail.
Au delà, l'organisme gestionnaire procède à leur liquidation et verse le montant ainsi obtenu au fonds de solidarité vieillesse.
7. Conformément à la réglementation en vigueur, chaque année PRO-BTP Finance tient à la disposition des entreprises adhérentes au régime un rapport sur la gestion des fonds communs de placement multi-entreprises.