Le SNRPO mettra à disposition des salles pour organiser les réunions.
En cas d'absence d'un membre titulaire de la CPNEFP-RCLS à une réunion, son suppléant le remplace et bénéficie à cette occasion des mêmes droits et pouvoirs que le titulaire remplacé. En cas d'empêchement du titulaire et du suppléant, ils peuvent se faire représenter par un membre du même collège.
Les titulaires et les suppléants reçoivent les convocations et sont destinataires des documents.
Les décisions sont prises par accord entre le collège employeurs et le collège salariés.
Le SNRPO, domicilié au 22, rue d'Anjou, 75008 Paris, assure la charge du secrétariat de la commission : convocation par lettre recommandée avec avis de réception, rédaction des procès-verbaux des séances.
Dans un objectif de simplification et de dématérialisation, les procès- verbaux de réunions seront transmis par courriel aux membres de la commission, qui apporteront par cette même voie leurs observations.
Dans un souci d'assurer un fonctionnement opérationnel efficace sans devoir attendre la réunion suivante, il est convenu que l'approbation du procès-verbal de réunion sera recueillie par courriel afin de pouvoir promptement le valider et pouvoir le transmettre, le cas échéant, aux instances extérieures (FAFIH, CNCP). Les procès-verbaux sont signés par le président et le vice-président.
Tous les 3 ans, chaque collège choisit parmi ses membres, alternativement, soit un président, soit un vice-président.
A chaque renouvellement, le poste de président est attribué au collège qui détenait le poste de vice-président et inversement.
Le président et le vice-président représentent la commission dans le cadre de ses activités.
Le président et le vice-président assurent la tenue des réunions, la préparation et l'exécution des décisions de la commission.
Il a été convenu que les ordres du jour sont établis lors de la réunion précédente par les membres présents de la CPNEFP-RCLS. Les ordres du jour sont arrêtés par accord entre le collège employeurs et le collège salariés.
La commission se réunira au moins quatre fois par an, dans la première année de sa constitution. La fréquence pourra descendre à trois fois par an à partir de la deuxième année de constitution.
La prise en charge des frais de déplacement des membres titulaires et suppléants présents lors des commissions sera calculée en référence à l'article 6.3 de la convention collective nationale des chaînes de cafétérias et assimilés.
Lors de ces réunions, il sera abordé les sujets relatifs aux CQP, à la formation et à l'emploi, et ce conformément aux missions de la CPNEFP-RCLS. En annexe de ce présent accord, il a été identifié, sans que cette liste ne présente ni un caractère exhaustif ni un caractère définitif, les sujets qui pourraient être prioritairement abordés notamment sur l'année 2010.
Une fois par an, les membres de la CPNEFP-RCLS seront conviés à l'assemblée générale de l'association créée pour réaliser les missions déléguées par la CPNEFP-RCLS.
Il a été convenu que :
– les membres titulaires et suppléants du collège salariés de la CPNEFP-RCLS bénéficient de 1 journée préparatoire la veille de chaque réunion de la CPNEFP-RCLS dans la limite de 4 par an en vue de préparer les réunions ;
– les journées préparatoires permettant de préparer les commissions se dérouleront à Paris ;
– le membre du collège salariés ayant le mandat de président ou de vice-président se verra attribuer 18 journées sur la période des 3 ans de son mandat en plus des journées préparatoires prévues en amont des CPNEFP-RCLS en vue de mener à bien les missions relatives à son mandat (ces 18 journées sont à répartir par le président salarié ou le vice-président salarié sur la période de 3 ans de son mandat dans la limite de 8 journées par an prises au titre de son mandat).