2.1. Réunions. – Convocations
La commission paritaire de surveillance se réunit périodiquement et au moins 1 fois par trimestre sur convocation de son président, ou à défaut de son vice-président, suivant un calendrier fixé pour l'année à venir.
Une réunion, se tenant au plus tard le 31 août de chaque année, est destinée à examiner et à approuver les comptes de résultats présentés par l'organisme assureur désigné.
Les convocations aux réunions de la commission paritaire de surveillance, déterminées dans le calendrier annuel, sont adressées aux membres au moins 8 jours à l'avance, accompagnées de l'ordre du jour établi par le président et le vice-président.
Il est tenu, à chaque réunion, une liste d'émargement signée par les participants à la réunion de la commission.
2.2. Attributions
La commission paritaire de surveillance a pour mission :
– d'approuver le procès-verbal de la réunion précédente ;
– de traiter les litiges d'ordre administratif relatif aux adhésions et aux sinistres qui lui seront soumis ;
– d'examiner chaque année les comptes de résultats établis et présentés par l'organisme assureur désigné et ce, au plus tard le 31 août de l'exercice suivant la clôture fixée au 31 décembre ;
– d'examiner les questions d'ordre technique concernant l'application du régime de prévoyance et complémentaire frais de santé ;
– de promouvoir le régime en collaboration avec les organismes désignés (séminaires, formations, site internet...) et de suivre la mise en conformité des contrats existants ;
– d'émettre des propositions d'ajustement du régime de prévoyance et d'organiser son évolution, en les proposant à la négociation ;
– d'opérer un réexamen approfondi des conditions du régime de prévoyance au minimum tous les 5 ans ;
– de choisir et de consulter pour étude des experts ;
– de définir les orientations de l'action sociale du régime ;
– de gérer le fonds d'actions sociales dédié ;
– d'établir l'ordre du jour de la prochaine réunion.
La commission paritaire de surveillance est également informée en cas de contrôle médical diligenté par l'organisme assureur désigné. En cas de contestation des conclusions du rapport médical, le salarié concerné peut saisir la commission paritaire de surveillance aux fins qu'une contre-expertise soit menée.
2.3. Décisions
Les décisions de la commission paritaire de surveillance sont prises par accord constaté entre les deux collèges, chaque collège disposant à cet effet d'une voix.
Préalablement au vote prévu à l'alinéa précédent, chaque collège détermine sa position séparément dans les conditions suivantes : les membres présents ou représentés procèdent entre eux à un vote à la majorité des voix valablement exprimées. Le résultat de ce vote détermine la position du collège. Au cas où une majorité ne se dégagerait pas au sein d'un collège, celui-ci est considéré comme s'abstenant.
Tout pouvoir donné lors d'un vote devra préalablement être formalisé pour être opposable aux membres composant la commission paritaire de surveillance.
2.4. Fonctionnement
Dans le cas où le président serait empêché d'assumer ses fonctions lors d'une réunion, il doit au préalable avertir le vice-président afin que ce dernier puisse assurer son remplacement. Dans le cas où le président et le vice-président seraient empêchés, il appartiendra à la commission paritaire de surveillance de désigner parmi les membres présents un président de séance dans les formes prévues à l'article 2.3.
Le collège employeurs assure le secrétariat lié à la convocation des membres et invités, adressée au moins 8 jours avant la date prévue de la réunion, à la rédaction des procès-verbaux de réunions et à toute formalité résultant des travaux de ladite commission.
Dans le cas où la présidence serait assurée par le vice-président, ou à défaut par un autre membre de la commission, le secrétariat revient à un membre du même collège.
2.5. Procès-verbal
Le procès-verbal, établi par le secrétaire, est revêtu de la signature du président ou à défaut du vice-président de la commission paritaire de surveillance.
En cas d'empêchement tel que visé à l'article 2.4, le procès-verbal de la réunion est revêtu de la signature des membres assurant la fonction de président ou de vice-président de la commission paritaire de surveillance.
Les copies ou extraits de procès-verbaux des délibérations sont valablement certifiés par le président ou le vice-président ou, en cas d'empêchement, par tout membre.
2.6. Secrétariat de la commission
Le comité des organisations patronales des professions immobilières (COPI) assure au 46, rue de Rome, 75008 Paris le secrétariat de la commission paritaire de surveillance : convocation de la commission par lettre recommandée, établissement et diffusion des procès-verbaux. »