Conformément à la convention internationale relative aux droits des personnes handicapées (CIDPH), ratifiée par la France et entrée en vigueur le 20 mars 2010, « l'aménagement raisonnable » s'entend comme « les modifications et ajustements nécessaires et appropriés n'imposant pas de charge disproportionnée ou indue apportés, en fonction des besoins dans une situation donnée, pour assurer aux personnes handicapées la jouissance ou l'exercice, sur la base de l'égalité avec les autres, de tous les droits de l'homme et de toutes les libertés fondamentales ».
Un parcours de formation sur l'aménagement raisonnable sera proposé aux membres des équipes pluridisciplinaires.
L'aménagement du poste de travail est une étape importante dans le processus d'intégration professionnelle et du maintien dans l'emploi. Il doit être mis en œuvre et actualisé dans les différentes phases de la carrière de la personne en situation de handicap, en concertation avec l'intéressé et en fonction de l'évolution de ses besoins.
L'aménagement du poste de travail concerne toutes les problématiques d'accessibilité du poste et ses conditions d'exercice en fonction des besoins de l'agent en situation de handicap. Il fait l'objet d'une préconisation médicale écrite par le médecin du travail.
Le code du travail (art. L. 4624-6) prévoit que l'employeur est tenu de prendre en considération l'avis et les indications ou les propositions émis par le médecin du travail en application des articles L. 4624-2 à L. 4624-4. En cas de refus, l'employeur fait connaître par écrit au travailleur et au médecin du travail les motifs qui s'opposent à ce qu'il y soit donné suite. Les contestations se font dans le cadre des dispositions prévues par l'article L. 4624-7 du code du travail.
La préconisation est adressée à l'établissement de l'agent pour sa mise en œuvre.
La durée et l'effectivité d'une préconisation ne peuvent être revues que par le médecin du travail. Un dialogue peut s'engager entre l'établissement et le médecin du travail à propos de l'aménagement de poste demandé.
Si la situation de la personne en situation de handicap le nécessite et en application de l'avis du médecin du travail, les dispositifs suivants peuvent être mobilisés : aménagements des locaux, acquisition de matériels, organisation du travail, aménagement d'horaires, transport domicile travail (transport adapté, taxi, voiture de transport avec chauffeur [VTC] …), rythme, intensité et charge de travail, sensibilisation de l'entourage professionnel, accès aux moyens de communication et à l'information professionnelle, dispositifs et consignes de sécurité adaptés, prothèses, « emploi accompagné », éventuels besoins d'assistance humaine …
Si, sur un site, plusieurs agents sont concernés par une préconisation médicale impactant la tenue d'un poste particulier, une recherche de solution sur l'organisation dudit poste et plus globalement de l'environnement de travail ainsi que sur la répartition de la charge de travail est à mener avec l'appui, si nécessaire, du correspondant régional handicap et/ ou des ressources humaines.
La demande d'aménagement de poste de travail d'un agent est instruite par le correspondant régional handicap. Les modalités d'aménagement sont validées par le directeur régional adjoint en charge de la performance sociale (DRAPS)/ directeur des ressources humaines (DRH) de l'établissement concerné. Si une participation financière nationale est sollicitée, le dossier ainsi constitué est transmis au département qualité de vie au travail de la direction générale qui en assure le traitement.
Le correspondant régional handicap veille à la réalisation de l'aménagement de poste. Un point semestriel sur les aménagements de poste est mis à l'ordre du jour des comités sociaux et économiques (y compris les aménagements jugés non raisonnables). Lors de ces points semestriels, un état de suivi des aménagements de poste est présenté. Un bilan global est présenté à la commission de suivi.
Le nombre d'aménagements de postes ainsi que les mesures d'aide à l'amélioration des conditions de vie au travail figure au chapitre handicap du bilan social des établissements.
Dans une démarche de prévention du handicap, la procédure d'aménagement de poste est étendue aux agents ayant une préconisation médicale du médecin du travail et n'étant pas reconnus en situation de handicap.
a) Aménagement des postes de travail et aide aux conditions de vie
Les personnes en cours d'obtention ou de renouvellement de la reconnaissance de la qualité de bénéficiaire de l'obligation d'emploi, disposant d'un récépissé de dépôt de leur demande ou de tout autre document attestant de cette demande, peuvent bénéficier des dispositions détaillées dans cette partie concernant les aménagements de postes et aides aux conditions de vie.
Les aménagements nécessaires du poste de travail, dans toutes ses composantes, sont étudiés par le correspondant régional handicap sur préconisation du médecin du travail et avec la personne concernée. L'agent, l'employeur et/ ou le médecin du travail peuvent faire appel à un ergonome qualifié ou une association spécialisée pour rendre ce poste le mieux adapté à sa situation. Dans ce cas-là, la présence de l'agent est indispensable.
L'agent en situation de handicap doit rester au cœur de ce dispositif d'aménagement.
Les agents en situation de handicap sont informés par leur correspondant régional handicap de la procédure et des délais incompressibles relatifs à l'aménagement de leur poste de travail.
Le service ressources humaines de l'établissement informe l'agent du suivi de son aménagement de poste.
L'aménagement de poste est réalisé au plus près de la demande ou du recrutement (sous réserve que l'établissement ait connaissance de la préconisation médicale établie pour l'agent). Le correspondant régional handicap met en œuvre l'aménagement dans un délai de 3 mois maximum à compter de la date de préconisation du médecin du travail sauf circonstance exceptionnelle (rupture de stock chez le fournisseur, aménagement faisant appel à une expertise particulière...). Des modalités comme l'achat groupé de matériel peuvent permettre d'optimiser les délais de mise en œuvre.
Si le correspondant régional handicap est informé d'un retard dans la mise en œuvre de l'aménagement, il sollicite l'appui de l'équipe pluridisciplinaire avec laquelle il se réunit au plus tard 15 jours avant le terme du délai de 3 mois précité. Ils recherchent conjointement la solution la plus adaptée permettant à l'agent de poursuivre son activité (prêt, location de matériel ou toute autre solution).
En cas de rupture de stock ou de difficulté de mise en œuvre, l'agent est informé immédiatement du motif de retard de livraison ou d'installation.
Le délai de livraison et d'installation est suivi par le département qualité de vie au travail.
Les préconisations de nature organisationnelle (restriction d'activité, modification du rythme d'activité, de la charge de travail …) sont applicables au plus tard dans le mois qui suit la préconisation.
Une mesure de la satisfaction des personnes concernées par les aménagements de poste est réalisée.
En cas de limitation du nomadisme préconisée par le médecin du travail, une solution de bureau dédié est mise en place dans la limite des capacités immobilières du site. Si l'agent est amené à travailler dans différents points du site ou sur plusieurs sites, un aménagement des différents postes de travail est mis en œuvre.
Le matériel spécifique, notamment le fauteuil adapté, ne doit pas être utilisé par d'autres personnes.
Le correspondant régional handicap assure le suivi des aménagements en lien avec l'évolution des besoins de l'agent.
En cas de mobilité géographique de l'agent, le transfert du matériel non solidaire des murs et le financement de ce transfert sont pris en charge par l'établissement de départ, et ce, dans la limite d'un mois.
Concernant les demandes de rétrocession de matériel professionnel adapté, lors du départ d'un agent de Pôle emploi (départ à la retraite, fin de contrat), ce dernier en formule la demande auprès du correspondant régional handicap. L'établissement auquel il est rattaché instruit cette demande auprès du département qualité de vie au travail pour mise en œuvre.
Certains aménagements dépassent le cadre strictement professionnel (prothèses auditives, fauteuil roulant …). La prise en charge de ce type d'équipement est effectuée par Pôle emploi en complément des participations apportées notamment par la sécurité sociale, la mutuelle, la maison départementale des personnes handicapées (MDPH), le fonds pour l'insertion des personnes handicapées dans la fonction publique (FIPHFP). Elle se limite aux dépenses exposées et est soumise à l'acceptation préalable d'un devis par le département qualité de vie au travail. La nature de ces aménagements justifie qu'ils restent acquis de plein droit à l'agent en cas de départ de Pôle emploi.
b) Autorisations d'absence
Les personnes en situation de handicap bénéficient, sur recommandation du médecin du travail, d'autorisations d'absence rémunérées, pour réaliser sur leur temps de travail des consultations ou soins médicaux directement liés à leur handicap. Il s'agit de consultations ou soins ponctuels que l'agent ne peut organiser en dehors de ses heures de travail.
Cette mesure ne peut excéder la limite d'une demi-journée par semaine sauf circonstance exceptionnelle justifiée par des traitements médicaux nécessitant plus d'une demi-journée, et sur recommandation spécifique du médecin du travail.
Les documents nécessaires pour le traitement administratif des demandes d'absences se limiteront à la préconisation du médecin du travail et à une attestation de présence délivrée par le praticien. Les justificatifs ne devront pas préciser la nature de la maladie et/ ou des traitements médicaux.
La mesure d'autorisation d'absence s'applique également en cas de problèmes/ pannes pour des équipements indispensables aux personnes en situation de handicap et/ ou aide animalière (par exemple fauteuil roulant, prothèses auditives, chien guide …) sur production de justificatif du professionnel.