L'élection des représentants du personnel est réglée par les dispositions légales et réglementaires en vigueur. En vertu de ces dispositions :
- les délégués du personnel sont élus dans les établissements dont l'effectif a atteint au moins 11 salariés pendant 12 mois, consécutifs ou non, au cours des 3 années précédentes ;
- le comité d'entreprise est mis en place dans l'entreprise dont l'effectif a atteint au moins 50 salariés pendant 12 mois, consécutifs ou non, au cours des 3 années précédentes ;
- l'élection a lieu, tous les 2 ans, à la même date pour les délégués du personnel et pour les représentants du personnel au comité d'entreprise ou d'établissement.
Conformément aux dispositions légales, il est constitué, dans les entreprises ou établissements de plus de 25 salariés, 2 collèges électoraux dont l'un réunit les ouvriers et les employés, l'autre les ingénieurs, les chefs de service, les techniciens et les agents de maîtrise. Dans les entreprises ou établissements ne dépassant pas 25 salariés, il est constitué un collège électoral unique regroupant l'ensemble des catégories professionnelles.
Toutefois, pour l'élection du comité d'entreprise ou d'établissement, les ingénieurs chefs de service et cadres administratifs, commerciaux ou techniques constituent un collège spécial lorsque leur nombre est au moins égal à 25.
La répartition du personnel dans les collèges électoraux et la répartition des sièges entre les différentes catégories font l'objet d'un accord entre le chef d'entreprise ou son représentant et les organisations syndicales représentatives, ainsi que les modalités d'organisation et de déroulement des opérations électorales. Cet accord doit respecter les principes généraux du droit électoral et les dispositions spécifiques du code du travail.
La direction informe le personnel, par affichage, de l'organisation des élections en précisant la date envisagée pour le premier tour de ces élections, qui doit se placer au plus tard le 45e jour suivant celui de l'affichage, et elle invite par écrit les organisations syndicales représentatives à négocier le protocole d'accord préélectoral et à établir les listes de leurs candidats.
Dans le cas d'un renouvellement de l'institution, cette invitation doit être faite 1 mois avant l'expiration du mandat des représentants en exercice et le premier tour des élections doit avoir lieu dans la quinzaine qui précède l'expiration de ce mandat.
Qu'il soit reconduit ou négocié, le protocole d'accord entre la direction de l'entreprise et les organisations syndicales portera notamment sur :
- la répartition des sièges entre les collèges ;
- les modalités pratiques du scrutin ;
- l'information du personnel concerné ;
- les délais de communication des listes.
Ce protocole, qui rappellera également les conditions d'électorat et d'éligibilité et qui pourra fixer une date limite de dépôt de présentation des listes de candidats, sera transmis à l'inspecteur du travail.
Un exemplaire en sera fourni, sur sa demande, à chaque délégué syndical.
En toute occurrence, le scrutin aura lieu pendant les heures de travail et le temps passé aux élections sera rémunéré comme temps de travail.
Des emplacements spéciaux en nombre suffisant seront réservés pendant la période prévue pour les opérations électorales à l'affichage des communications suivantes :
1. Avis du scrutin ;
2. Liste électorale par collège ;
3. Textes concernant le nombre des sièges à pouvoir, les conditions d'électorat et d'éligibilité, les élections et voies de recours possibles ;
4. Liste des candidats ;
5. Procès-verbaux des opérations électorales ;
6. Protocoles d'accord, le cas échéant.
Tous les éléments concernant les élections seront communiqués aux salariés à domicile ainsi qu'aux VRP et aux salariés en déplacement professionnel, à leur domicile, en même temps qu'aux salariés occupés à l'intérieur de l'établissement.