Dans la limite de son montant, la dotation de fonctionnement est un droit de tirage qui se matérialise par un versement au bénéfice d'une organisation syndicale représentative au niveau de la branche pour les objets visés à l'article précédent.
La dotation est versée en deux ou trois fois, selon les modalités suivantes :
– un premier versement de 50 % intervient le 15 février de l'année N, au titre d'une avance de fonctionnement ;
– un éventuel deuxième versement de 25 % intervient au plus tard le 10 octobre de l'année N, à la double condition que l'organisation syndicale représentative au niveau de la branche le demande et qu'elle adresse, au plus tard le 31 août de l'année N l'ensemble des éléments justifiant l'utilisation des sommes versées au titre du premier versement de 50 % ;
– un ultime versement correspondant au solde de la dotation de fonctionnement est opéré au plus tard le 15 février de l'année N + 1, à condition que l'organisation syndicale représentative au niveau de la branche produise, auprès de l'ANEM au plus tard le 31 janvier de l'année N + 1, l'intégralité des justificatifs portant sur l'ensemble des dépenses de l'année N, le cas échéant non encore communiqués.
À défaut de communication des justificatifs dans les délais susmentionnés et sous réserve des règles régissant le report à nouveau de la dotation de fonctionnement, la quote-part de la dotation de fonctionnement demeure la pleine et entière propriété de l'ANEM sans qu'aucun droit ne puisse s'exercer sur celle-ci.
Les justificatifs sont adressés à l'ANEM par les organisations syndicales représentatives au niveau de la branche. Ces dernières sont invitées à transmettre régulièrement à l'ANEM les justificatifs mentionnés ci-après.
Les justificatifs de dépenses sont adressés par les organisations syndicales à l'ANEM, sous la forme suivante :
– une note de frais par événement reprenant a minima les informations suivantes : date de l'événement, nature de l'événement, nom du représentant syndical concerné, organisation syndicale, nature des frais, montants des frais ;
– une copie du ou des justificatifs correspondants (factures, tickets de caisse…) ;
– un tableau récapitulatif général, dont une trame est fournie par l'ANEM et reprise en annexe du présent accord, compilant les notes de frais et reprenant les informations suivantes : date de l'événement, nature de l'événement, nom du représentant syndical concerné, organisation syndicale, nature des frais, montants des frais, part de ces frais remboursés par l'organisation syndicale.
À défaut de respecter les formes requises, les montants sont considérés comme non justifiés et ne peuvent donc pas être imputés sur la dotation de fonctionnement.
Sous réserve des règles régissant le report à nouveau de la dotation de fonctionnement, les sommes non justifiées par les organisations syndicales représentatives demeurent la pleine et entière propriété de l'ANEM, sans qu'aucun droit ne puisse s'exercer sur celles-ci.
Concernant les frais déjà pris en charge sur le budget de l'ANEM qui seraient imputés sur cette dotation de fonctionnement pour leur part dépassant le barème ANEM, les montants indiqués dans la note de frais ainsi que ceux reportés dans le tableau récapitulatif doivent indiquer expressément la part déjà remboursée par l'ANEM.