Secrétaire assistant(e) de service 2
N° emploi : A 17
Coefficient : 205
Nettoyage, entretien, régulation de 101 à 199. Intervention, dépannage, conduite de 201 à 299. Relevés, contrôle, élaboration de 301 à 399. Contact de 401 à 499. Etudes de 501 à 599. Encadrement de 601 à 699. Gestion technique de 701 à 799.
Les missions comprises dans l'emploi de secrétaire assistant(e) de service 2 sont données à titre indicatif et ne peuvent être considérées comme limitatives.
Description

Importance


Assurer le secrétariat d'un responsable : classement et tenue à jour des données d'affaires en cours et de dossiers (statistiques, notes internes, articles), organisation et suivi de l'emploi du temps (voyages, rendez-vous, téléphone), dépouillement du courrier, photocopies.
Il s'agit des métiers de base du secrétariat. Il faut une excellente connaissance du contexte de travail du responsable, des personnes avec lesquelles il est en relation, de la structure de la société, des affaires en cours, et une intelligence des situations et des contacts pour résoudre des problèmes pratiques. Ce travail est réalisé en relation permanente avec le responsable.
Ce travail influence celui du responsable, l'organisation de son temps. Il conduit à accueillir les visiteurs, des correspondants, et à utiliser des informations confidentielles.



A partir d'éléments pris en sténo ou de quelques idées générales, rédiger un texte, sur des sujets précis et concrets, et le dactylographier.
Il faut être capable de rédiger des textes clairs et bien articulés, sur des sujets précis et concrets, ce qui suppose la connaissance des dossiers. Ce travail est mené à bien avec un responsable.
La mission influence le fonctionnement du secrétariat. Les informations traitées ont souvent un caractère confidentiel.



Assurer pour quelques personnes la gestion des fournitures courantes de bureau ; éventuellement, assurer la liaison avec les moyens de maintenance du matériel de bureau.
Il faut être capable d'effectuer des calculs courants. Les problèmes rencontrés sont simples.
La mission permet d'éviter des retards au niveau du secrétariat par la tenue d'un petit stock de fournitures.



A partir de textes manuscrits ou pris en sténo, dactylographier des notes internes, du courrier ... ventiler, distribuer et classer les documents correspondants, ainsi que ceux reçus d'après un plan de classement.
Il faut la pratique de la sténodactylographie, complétée par une connaissance générale de l'activité du secteur dans lequel on travaille. A partir de la sténo, il faut mettre le texte en forme, choisir et soigner la présentation, résoudre quelques problèmes de classement (documents intéressant plusieurs responsables traitant plusieurs sujets).
La mission influence le fonctionnement du secrétariat et la satisfaction du destinataire par la qualité de la présentation et de l'orthographe.



Effectuer des travaux administratifs simples, tels que classements ordinaires, photocopies, affranchissements, réception et expédition de courrier, tri, calculs simples, transcription.
Il faut savoir effectuer des calculs simples. L'exécution de ces travaux nécessite des adaptations et contrôles.
La mission influence le travail d'une équipe ou d'un service ; elle peut entraîner des réclamations très limitées des clients, fournisseurs ...



Mettre à jour un ensemble de dossiers, de tableaux, statistiques, régulièrement en contrôlant les informations pour les transcrire, les classer, en assurer la disponibilité et répondre aux demandes d'informations.
Il faut connaître les procédures de classement, le contenu des documents, leur usage afin de trouver rapidement les informations demandées et contrôler que les dossiers sont complets. Eventuellement, il faut faire quelques calculs.
La mission influence le travail d'un service, et elle permet d'éviter des retards dans d'autres. Elle conduit à élaborer des statistiques au niveau d'un service. Les dossiers contiennent souvent des informations confidentielles.



Organiser les déplacements et les séjours du personnel ou des visiteurs.
Il faut utiliser couramment le téléphone, éventuellement le télex, connaître les habitudes de la société (hôtel, transports ...) et parfois trouver des solutions inhabituelles à des situations inopinées.
La mission influence la satisfaction du personnel, des visiteurs, des correspondants.



Accueillir les visiteurs dans l'établissement et les mettre en relation avec l'interlocuteur demandé.
Il faut une expression orale correcte, un bon contact, la connaissance des lieux et des personnes demandées. Il faut savoir adapter son attitude à l'interlocuteur et trouver parfois des solutions inhabituelles à des situations inopinées.
Ce travail a une influence :
- sur les délais d'attente des visiteurs ;
- sur la qualité de l'accueil.