Il est créé une commission paritaire de conciliation dont la mission est d'apporter, par la voie de la conciliation, une solution à un différend d'ordre collectif ou individuel né de l'application d'un texte conventionnel lorsqu'il n'a pas été trouvé de solution au sein de l'office. Elle se réunit au siège de la CPPNI.
Les employeurs assurent auprès des salariés des offices une information sur l'existence de cette commission et son mode de saisine par mention dans la notice remise à l'embauche, prévue à l'article R. 2262-1 du code du travail.
La commission paritaire de conciliation est composée :
– de deux représentants du collège salarié : ces deux représentants sont membres titulaires de la CPPNI et désignés par les organisations syndicales représentatives dans la branche ;
– de deux représentants du collège employeur : ces deux représentants sont membres titulaires de la CPPNI et désignés par la chambre nationale des commissaires de justice, les organisations professionnelles d'employeurs et fédérations d'organisations professionnelles d'employeurs représentatives dans la branche.
Le mandat de membre de la commission paritaire de conciliation est d'une durée maximale de deux ans. Au terme de ce mandat chaque collège de la CPPNI procède à la désignation de ses représentants auprès de la commission paritaire de conciliation.
La commission de conciliation est saisie par l'intermédiaire soit de la chambre nationale des commissaires de justice, d'une organisation professionnelle d'employeurs représentative dans la branche soit d'une organisation syndicale de salariés représentative dans la branche ou directement par l'une des parties au litige.
Cette saisine est faite par lettre motivée adressée par recommandé avec accusé de réception au secrétariat de la CPPNI. Cette lettre est accompagnée des pièces justifiant la saisine.
Le secrétariat en accuse réception et transmet copie de la demande et des pièces aux membres de la commission de conciliation ainsi qu'à l'autre partie concernée, cette dernière devant elle-même faire parvenir par courriel au secrétariat ses observations et ses pièces qui sont transmises aux membres de la commission de conciliation.
La commission se réunit, sur convocation de son secrétariat, dans un délai maximum de 45 jours à réception de la lettre recommandée de saisine. Les parties au litige sont également convoquées à cette réunion et entendues. Le cas échéant, les salariés qui sont convoqués sont autorisés à s'absenter.
Les parties comparaissent en personne ou en visioconférence si elles le souhaitent, assistées des personnes de leur choix.
La commission peut entendre séparément chaque partie au litige et demander toute explication complémentaire au vu des pièces présentées.
Après délibération, la commission peut proposer aux parties une conciliation. En cas d'acceptation par les parties au litige de la proposition de conciliation faite par la commission, un procès-verbal de conciliation est établi et signé par les membres de la commission et les parties. À défaut de conciliation, un procès-verbal de désaccord est établi par les membres de la commission.
À défaut de comparution, et en l'absence de conciliation, la partie absente se voit opposer un avis motivé sur le fondement des pièces présentées.
Dans tous les cas, copie du procès-verbal ou de l'avis motivé est remise en mains propres ou notifiée à chacune des parties.
Les engagements résultant du procès-verbal de conciliation doivent être exécutés sans délai.
Les procès-verbaux et avis sont conservés par le secrétariat de la CPPNI. Ils demeurent à disposition des membres de la CPPNI.
La saisine de la commission, qui ne constitue pas un préalable, ni n'affecte les procédures de rupture du contrat de travail, ne prive pas les parties des voies ordinaires de recours juridictionnel.