2.1. Définition
Le télétravail désigne « toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait pu être exécuté dans les locaux de l'employeur, est effectué par un salarié hors de ces locaux, de façon volontaire, en utilisant les technologies de l'information et de la communication » mises à sa disposition par l'employeur (art. L.1222-9 du code du travail).
À Pôle emploi, le télétravail est une modalité de travail qui s'effectue au domicile de l'agent ou dans toute autre résidence à usage privé (domicile d'un tiers, résidence secondaire…) déclaré par l'agent.
À sa convenance, l'agent peut aussi décider de télétravailler dans un tiers-lieu (espaces de co-working notamment), et dans ce cas, il doit s'assurer des places disponibles avant de s'y rendre.
Du fait des délais de route, l'agent s'engage à télé-travailler dans un lieu lui permettant un retour, en cas de nécessités de service, sur son site habituel de travail, dans un délai de 24 heures maximum.
La déclaration préalable d'un lieu de télétravail est obligatoire au moment de la demande de télétravail. Un changement de lieu d'exercice du télétravail, temporaire ou pérenne, est possible après communication auprès du manager de l'adresse à laquelle s'exercera le télétravail.
2.2. Conditions pour bénéficier du dispositif
Le dispositif est ouvert à tous les agents de Pôle emploi volontaires (quelle que soit leur catégorie professionnelle d'appartenance et qu'ils exercent ou non une fonction d'encadrement, avec ou sans forfait jours) et répondant aux critères d'éligibilité suivants :
– en CDI, en CDD, personne en stage sous réserve que la convention de stage ne l'interdise pas ;
– exerçant une activité professionnelle à hauteur d'au moins 50 % d'une durée de travail à temps plein à la date de mise en œuvre du télétravail-travail de proximité ;
– avec 3 mois d'ancienneté au sein de Pôle emploi à la date de mise en œuvre du télétravail-travail de proximité ;
– exerçant des activités télétravaillables ;
– bénéficiant des conditions matérielles requises dont assurance adéquate du domicile et couverture réseau internet et téléphonique, conformité électrique (annexe 1) dans le cadre du télétravail ;
– volontaires et ayant donné leur accord sur les modalités prévues d'exercice en télétravail.
L'entrée dans le dispositif est conditionnée à l'accord du management (DAPE, responsable de service ou N + 1 pour les managers) qui se fonde sur les éléments suivants :
– la nature des activités confiées ;
– la capacité de l'agent à exercer ses activités hors des locaux habituels de travail sans la proximité du collectif ;
– la capacité d'assurer par le collectif la continuité de service en présentiel tout en assurant une équité d'usage du télétravail au sein de son agence/service.
2.3. Activités télétravaillables
Le télétravail est ouvert :
– aux seules activités compatibles avec cette forme d'organisation ;
– aux activités ne nécessitant pas un soutien managérial ou tutorial rapproché ;
– aux activités pouvant se réaliser à distance sur au moins une demi-journée.
En ce sens, les activités qui exigent une présence physique sur le lieu habituel de travail ou l'usage d'équipements uniquement disponibles sur le lieu habituel de travail ne sont pas compatibles avec le télétravail.
Dans ce cadre, certaines activités des emplois de la relation de service exercées en agence, requièrent une relation en présentiel auprès des usagers (cf. métiers du conseil de la classification exercés en agence), que cette relation s'établisse à leur initiative ou à la demande de Pôle emploi. Il est tenu compte de cette spécificité dans les différentes formules proposées par cet accord.
Dans le cadre de l'exercice des activités télétravaillées, les modalités de contact hors accueil physique (mail, téléphone, entretien par visio), avec les publics de Pôle emploi, sont à la main de l'agent en télétravail comme cela est le cas pour les conseillers travaillant au sein des locaux de Pôle emploi sous réserve de l'acceptation de l'usager.
Les conseillers en télétravail formés aux entretiens en visio, pour réaliser leurs entretiens à distance avec les demandeurs d'emploi et les entreprises, privilégient cette modalité d'entretien. Toutefois, conformément aux recommandations de la CNIL, l'employeur n'impose pas l'activation de la caméra lors des entretiens.
2.4. Droits et obligations des parties
Le télétravail revêt un caractère volontaire pour l'ensemble du personnel de Pôle emploi. Si un agent souhaite opter pour le télétravail, le manager peut, après examen, accepter ou refuser cette demande.
L'établissement fournit et assure la maintenance des équipements mis à disposition par Pôle emploi (cf. annexe 2 du présent accord) pour l'agent en télétravail. L'agent s'engage à utiliser ce matériel à l'exclusion de tout ordinateur ou matériels personnels de communication.
Les locaux au sein desquels s'exerce le télétravail doivent respecter les règles d'hygiène et de sécurité requises pour un environnement de travail. En se déclarant volontaire au télétravail, l'agent doit s'assurer en amont que les conditions matérielles de travail à son domicile et/ou sur son lieu d'exercice du télétravail sont conformes à celles requises pour préserver sa santé (cf. article 2.14) et préconisées par Pôle emploi.
L'agent prend toutes mesures garantissant la confidentialité des accès et des données, s'interdit toute utilisation abusive ou frauduleuse du matériel mis à sa disposition. Il doit veiller à ce qu'aucune information ne puisse être accessible par un tiers sur le lieu d'exercice du télétravail.
Pour l'exercice de ses activités, l'agent est tenu d'appliquer les règles de comportement et de respect de l'image de Pôle emploi identiques à celles qui s'appliquent sur son lieu habituel de travail (cf. règlement intérieur de Pôle emploi) notamment dans le cas où l'agent réalise des entretiens en visio. Les droits et devoirs de l'agent en télétravail sont identiques à ceux de tout agent exerçant ses activités sur un site de Pôle emploi.
Pôle emploi applique le principe d'égalité de traitement entre un agent en télétravail et un agent sur site notamment en ce qui concerne la charge de travail, la politique d'évaluation, la formation professionnelle et la politique promotionnelle.
Une évaluation régulière de la charge de travail et de la répartition de cette dernière est effectuée par le manager en lien avec l'agent.
Les formations peuvent être réalisées en télétravail ou en agence si les modalités pédagogiques le permettent.
2.5. Réversibilité
Si l'agent n'a jamais télétravaillé, une période d'adaptation de 3 mois permet à celui-ci et/ou à Pôle emploi de s'assurer du bon déroulement de cette modalité de travail.
Pendant la période d'adaptation, il est possible à l'agent et à son manager de mettre un terme au télétravail par un écrit. Dans ce cas, l'agent reprend son activité immédiatement, selon les conditions initiales dans son site d'affectation.
Quand le manager est à l'initiative de l'arrêt du télétravail, sa décision doit être motivée et notifiée à l'agent dans le respect d'un délai de prévenance de 1 mois.
Quand il est à l'initiative de l'agent, sa décision doit être notifiée à son manager.
Avant la fin de la période d'adaptation, l'agent bénéficie, à sa demande, d'un entretien avec son manager pour faire un point sur sa situation de télétravail.
En dehors de cette période d'adaptation, un droit à la réversibilité est prévu pour chacune des parties permettant de mettre fin au télétravail :
– lorsqu'il est à l'initiative du manager, sa décision doit être motivée et notifiée par écrit à l'agent dans un délai de prévenance de deux mois. L'agent reprend alors son activité, selon les conditions initiales dans son site d'affectation ;
L'arrêt du télétravail à l'initiative du manager peut faire l'objet d'un recours hiérarchique (a minima le N + 2) et/ou par l'intermédiaire d'un représentant du personnel.
– lorsqu'il est à l'initiative de l'agent, sa décision doit être notifiée par écrit à son manager. L'agent reprend alors son activité, selon les conditions initiales dans son site d'affectation, à la date demandée par l'agent.
L'application de la réversibilité ne fait pas entrave aux possibilités d'octroi du télétravail suite à une nouvelle demande lors la campagne suivante.
2.6. Changement de situation
Un examen du maintien de la modalité de télétravail est réalisé avec l'agent et son manager en cas de changement de situation (changement de poste, de site ou de service d'affectation ou d'établissement…), ou en cas d'incident grave tel qu'un accident de travail lors de l'exercice du télétravail.
2.7. Suspension et réduction provisoire
En cas de nécessités de service qui exigent des agents en présentiel, le manager pourra demander une suspension ou une réduction provisoire du nombre de jours de télétravail. Cette suspension ou réduction, d'une durée maximale de 8 semaines par an, en continu ou fractionnables moyennant un délai de prévenance de 15 jours minimum est communiquée par écrit à l'agent après échange préalable avec ce dernier.
La suspension provisoire peut être à l'initiative de l'agent en cas de circonstances exceptionnelles ne permettant pas le télétravail ou le travail de proximité.
2.8. Durée
L'accès au télétravail est accordé pour une période déterminée par Pôle emploi de 12 mois maximum par campagne. Les bénéficiaires entrant dans le dispositif en cours de période bénéficieront du télétravail pour la durée restant à courir jusqu'à la campagne annuelle suivante.
2.9. Quotité de temps dévolue au télétravail
Sous réserve des nécessités de service et de sa quotité de temps de travail, un agent de droit privé (hors manager et cadre au forfait jours) peut télétravailler selon les formules suivantes :
• Les agents exerçant une activité entre 50 % et moins de 80 % d'un temps plein :
1 jour fixe ou 1 jour volant (1) par semaine.
• Les agents exerçant une activité entre 80 % et moins de 100 % d'un temps plein :
– 1 à 2 jours fixes par semaine ; ou
– 1 jour fixe et 1 volant (1) par semaine ; ou
– 1 jour volant (1) par semaine.
• Les agents exerçant une activité à 100 % d'un temps plein :
Pour les agents qui doivent assurer une relation en présentiel auprès des usagers exercées en agence (cf. métiers du conseil de la classification exercés en agence) :
– 1 à 2 jours fixes par semaine ; ou
– 1 jour fixe et 1 jour volant (1) par semaine ; ou
– 1 jour volant (1) par semaine.
Et pour les autres agents, ils peuvent bénéficier :
– 1 à 3 jours fixes par semaine ; ou
– 1 à 2 jours fixes et 1 jour volant (1) par semaine ; ou
– 1 jour volant (1) par semaine.
Un cadre au forfait jours (non manager) organise son temps de travail, en préservant une présence physique sur site compatible avec les nécessités de service et qui garantit le maintien des liens avec le collectif de travail, il peut donc bénéficier de 3 jours volants (1) maximum dans la semaine. Cette répartition entre présence sur site et télétravail s'actualise régulièrement en lien avec son manager.
Pour les agents en agence, il est arrêté avec le manager lors de l'élaboration du planning.
Pour les autres agents, ces derniers doivent solliciter leur manager pour positionner le jour volant en respectant un minimum de 8 jours de délai de prévenance.
Le choix d'une formule par l'agent, suite à d'éventuels échanges au regard des besoins du site, fait l'objet d'une validation par le manager.
Afin de favoriser l'articulation entre vie professionnelle et parentalité, Pôle emploi souhaite maintenir la capacité pour les agents à temps partiel de choisir le mercredi en jour non travaillé. En conséquence, les agents en télétravail ne pourront bénéficier du mercredi comme jour télétravaillé uniquement dans la mesure où cela ne pénalise pas l'accès au temps partiel du mercredi.
Les jours de télétravail peuvent être mobilisés par ½ journées à la demande de l'agent avec l'accord du manager, notamment pour faciliter la combinaison avec des déplacements professionnels.
Il est possible de repositionner exceptionnellement une journée de télétravail d'une semaine sur l'autre, avec l'accord du manager, dès lors que l'annulation de la journée de télétravail résulte de nécessités de service.
La demande par le manager d'une modification d'un jour de télétravail pour nécessités de service doit intervenir sur une période travaillée.
Sous réserve des  nécessités de service et de sa quotité de temps de travail, un manager peut télétravailler selon les formules suivantes, mobilisables par ½ journées à sa demande :
• Pour les managers exerçant entre 50 % et moins de 80 % d'un temps plein :
Un forfait annuel de 65 jours volants dont un maximum de 3 jours par semaine avec une garantie de 2 jours par mois.
• Pour les managers exerçant entre 80 % et moins de 100 % d'un temps plein :
Un forfait annuel de 80 jours volants dont un maximum de 3 jours par semaine avec une garantie de 3 jours par mois.
• Pour les managers exerçant à 100 % d'un temps plein :
Un forfait annuel de 92 jours volants dont un maximum de 3 jours par semaine avec une garantie de 4 jours par mois.
Il n'y a pas de possibilité de report de jour de télétravail d'un exercice à l'autre.
2.10. Participation de l'agent en télétravail au collectif de travail
Pôle emploi veille à maintenir le lien social et professionnel entre l'agent en télétravail et son collectif de travail. Dans cet objectif, le manager s'assure que l'agent en télétravail reste bien intégré au collectif de travail et ne rencontre pas de difficulté particulière notamment en matière de charge de travail. Il s'assure en outre de la mise à disposition d'informations permettant à l'agent en télétravail d'avoir accès, comme les autres agents, à toutes les informations nécessaires à son activité et à la vie de l'établissement.
Les agents en télétravail doivent participer aux réunions dont la nature et le contenu nécessite leur présence physique. Les agents en télétravail sont tenus aux mêmes modalités de suivi et au même niveau d'information sur leurs activités que lorsqu'ils sont présents sur site.
2.11. Horaires de travail et plages de disponibilité
Le décompte de la durée de travail et les dispositifs d'horaires variables sont identiques que l'agent soit sur site ou en télétravail et respectent les dispositions des accords OATT nationaux et locaux.
L'établissement et l'agent en télétravail veillent au respect des bornes des plages variables, ainsi qu'au respect des temps de pause journaliers et de la pause méridienne. Afin de garantir le principe du respect de la vie privée, l'agent en télétravail peut être contacté pour motif professionnel dans le respect des règles de l'horaire variable de son établissement, à partir du moment où il a indiqué sa disponibilité à partir de l'ordinateur mis à disposition par Pôle emploi (lorsque le badgeage virtuel lui est accessible, ou par défaut selon la procédure définie par l'établissement et mise en œuvre après avis du CSE.).
Le droit à la déconnexion s'applique à tout agent, y compris en télétravail. Il est rappelé que le télétravail appelle à une vigilance particulière des managers et des agents sur le risque accentué de dépassement des durées de travail et d'empiètement sur la vie personnelle, le droit à la déconnexion ainsi que sur les phénomènes d'isolement. Pôle emploi intègre ce risque et les recommandations associées dans les communications, formations et actions d'accompagnement relatives à la mise en œuvre du présent accord.
Les agents de la DSI effectuant une astreinte pour le compte de l'établissement ne sont pas considérés en télétravail si une intervention est effectuée depuis leur domicile. Dans cette hypothèse, le régime d'astreinte au sein de l'établissement s'applique.
2.12. Équipements et logistique
L'espace de travail utilisé doit répondre aux exigences techniques minimales requises pour la mise en œuvre d'une organisation en télétravail : un espace de travail adapté à l'activité réalisée, une connexion internet à haut débit ainsi qu'une installation électrique conforme.
Pôle emploi met à disposition le matériel cité à l'annexe 2 du présent accord, ainsi qu'une fiche dématérialisée sur la gestion des pannes et changement du mot de passe en mode télétravail.
La dotation de ce matériel sera entièrement réalisée au plus tard le 31 mars 2022.
Dans la mesure où l'agent en télétravail réalise, à son initiative, des entretiens en visio avec les usagers, il utilise un fond flouté ou un fond neutre en arrière-plan. Dans ce dernier cas, Pôle emploi fournit, sur demande, une affiche présentant le logo de l'établissement.
2.13. Gestion des pannes et incidents informatiques
L'agent en télétravail bénéficie d'un support technique auprès de l'accueil diagnostic de la DSI.
L'agent en télétravail prend soin des équipements qui lui sont confiés et informe immédiatement son manager en cas de panne, mauvais fonctionnement, détérioration, perte ou vol du matériel mis à disposition. Le manager prend alors les mesures appropriées, en lien avec l'agent en télétravail, pour assurer l'organisation de l'activité et créer les conditions de la remise en état du matériel.
En aucun cas un agent en télétravail, suite à un constat d'indisponibilité du matériel et/ou des applicatifs utilisés lors d'une journée télétravaillée ne peut se voir imposer sur cette journée un congé, une RTT, une récupération, ou encore un retour sur site pour la durée de la panne si l'indisponibilité est inférieure à 1 journée.
Les mêmes règles d'enregistrement des temps de travail s'appliquent en cas de panne de l'outil de gestion des temps.
2.14. Sécurité et santé de l'agent en télétravail
Conformément aux dispositions légales et conventionnelles, Pôle emploi est responsable de la santé et de la sécurité au travail de ses agents, y compris en situation de télétravail.
En amont du démarrage du télétravail, une réunion d'information est organisée par les établissements sur les risques inhérents au télétravail et mesures mises en œuvre dans le cadre de la prévention de ces risques. Un guide pratique et des supports de communication ad hoc (vidéos…) sont également mis à disposition des agents avec des conseils sur l'ergonomie du poste de travail, sur les conditions minimum requises pour un environnement de travail adapté ainsi que sur les relations de travail à distance…
Au sein du service RH de chaque établissement, la personne en charge des conditions de travail et de la santé au travail peut être sollicitée par l'agent en télétravail pour bénéficier de conseils sur la situation de télétravail, notamment l'ergonomie du poste de travail.
Le document unique intègre les risques spécifiques liés au télétravail et des mesures de prévention individuelles et collectives sont mises en œuvre au niveau local et au niveau de l'établissement dans le cadre du plan de prévention des risques.
En situation de télétravail, l'agent bénéficie de la même couverture accident, maladie et décès que lorsqu'il travaille sur son lieu de travail habituel. Ce dernier bénéficie des mêmes dispositifs d'alerte que lorsqu'il travaille sur site, il peut notamment déclarer tout incident intervenant dans le cadre de son activité.
L'agent en télétravail doit informer Pôle emploi de tout arrêt de travail ou de la survenance d'un accident du travail pendant les jours de télétravail dans les mêmes conditions que lorsqu'il effectue son travail dans les locaux de l'établissement.
Les représentants de l'employeur et/ou les représentants du personnel peuvent en cas d'enquête suite à accident du travail, être amenés à accéder au lieu dans lequel s'exécute le télétravail.
Dans cette hypothèse, si le télétravail se réalise au domicile du télétravailleur ou en tout lieu s'apparentant à la sphère privée, alors son accord écrit est requis.
2.15. Formation, accompagnement et gestion de carrière
Pôle emploi rappelle que les agents en situation de télétravail ont le même accès à la formation que tout agent de Pôle emploi. En aucun cas, la situation de télétravail ne peut avoir d'incidence sur l'évolution de carrière.
Par ailleurs, chaque agent peut accéder via une rubrique dédiée sur l'intranet à l'ensemble des dispositifs mis en place par Pôle Emploi pour accompagner les agents dans le cadre du travail sur site et à distance.
Enfin, Pôle emploi poursuit son effort de formation et d'échanges de pratiques sur le management à distance, notamment auprès des nouveaux managers.
2.16. Indemnité forfaitaire
L'agent télétravailleur, quelle que soit la formule choisie, bénéficie automatiquement d'une indemnité annuelle forfaitaire de 100 € au titre des frais de télétravail, versée en fin d'exercice, sous réserve de la réalisation de 35 jours de télétravail par année civile, au sein de Pôle emploi.
Le télétravailleur bénéficie de l'attribution d'un ticket restaurant pour la journée télétravaillée aux mêmes conditions que celles qui s'appliquent quand il travaille dans les locaux de Pôle emploi.
2.17. Modalités de mise en œuvre du dispositif
2.17.1. Information générale autour du dispositif
Pôle emploi informe les agents des conditions d'éligibilité et des modalités de mise en œuvre du télétravail au travers d'une campagne de communication sur l'intranet de Pôle emploi, qui sera relayée par les managers auprès des agents lors d'une réunion de service.
2.17.2. Gestion des candidatures
L'ensemble du processus de gestion des candidatures au télétravail s'effectue de la demande initiale à la décision finale au sein du système d'information RH : SIRHUS.
Le passage en télétravail nécessite le volontariat de l'agent qui doit donc en faire formellement la demande.
Dans cette optique, tout agent de Pôle emploi, (avec ou sans forfait cadre), qu'il soit de droit public ou de droit privé, et répondant aux critères d'éligibilité au télétravail, est tenu de faire acte de candidature via un formulaire numérique dédié dans SIRHUS, et durant une période déterminée. Les dates de campagnes de candidatures annuelles sont communiquées chaque année sur l'intranet de Pôle emploi.
Sont exemptés des dates officielles de campagne de candidatures les agents nouveaux arrivants dans l'agence ou le service répondants aux conditions décrites au paragraphe 2.2 du présent accord. Ces nouveaux arrivants effectueront leur demande en flux via un formulaire numérique spécifique. Dans tous les cas, l'acte de candidature s'effectue via un formulaire ad hoc.
À titre dérogatoire, le manager, sur la base de l'examen de situations spécifiques (absence au moment de la campagne, changement de vie personnelle, changement de poste ou sortie de l'expérimentation…), examine les demandes effectuées hors campagne.
Les demandes font l'objet d'un examen par le manager sur une période déterminée. Cette modalité permet aux managers d'examiner les demandes initiales et les demandes de renouvellement des agents de manière globale.
L'entretien professionnel annuel (EPA) reste un moment privilégié pour échanger sur la modalité de travail à distance sans que cela ne constitue la réponse à la demande de télétravail, la candidature à l'exercice du télétravail s'effectuant dans une autre temporalité. Au cours de celui-ci, les conditions d'exercice du télétravail (charge de travail, accès à l'information…) sont abordées entre l'agent et le manager.
Le télétravail est à l'initiative de l'agent. Il est subordonné à l'accord de son manager (DAPE, REP ou responsable de service) qui apprécie la demande en fonction des conditions d'éligibilité.
À l'issue de la période de candidature suivi de la période d'examen de celle-ci, réalisée au sein de l'équipe managériale, une réponse formalisée dans SIRHUS par écrit est faite à l'agent par le manager :
– en cas de réponse positive : le manager fournit à l'agent l'ensemble des informations relatives aux conditions d'exécution du télétravail lors d'un entretien, et engage la demande de matériel si nécessaire ;
– en cas de réponse négative : cette décision motivée par écrit est portée à la connaissance de l'agent.
La sélection des candidatures se fait au regard des conditions définies par le présent accord. Dans le cas où le nombre de demandes serait supérieur à ce qui peut être accordé sur un site en fonction des nécessités de service, il est rappelé que le manager prendra en compte la nécessaire rotation entre agents du site souhaitant en bénéficier ainsi que le nombre de jours de télétravail accordé à chacun et ce, afin de permettre au plus grand nombre de bénéficier de cette modalité.
Les refus peuvent faire l'objet d'un recours hiérarchique (a minima le N + 2) et/ou par l'intermédiaire d'un représentant du personnel.
2.17.3. Acceptation commune sur les modalités de mise en œuvre de son télétravail
La demande de télétravail est réalisée à l'initiative de l'agent et comporte notamment la formule souhaitée (jour[s] fixe[s] et/ou jour volant, forfait pour les managers), le nombre de jours(s) télétravaillable(s) et le cas échéant, la détermination du ou des jour(s) de télétravail dans la semaine tels que déterminés à l'article 2.9. À l'issue du processus, la validation finale par le manager de la dernière demande de l'agent, formalisée dans SIRHUS, suite à éventuels échanges avec ce dernier, vaut acceptation commune des modalités de travail à mettre en œuvre.
En conséquence, la situation de télétravail ne fait pas l'objet d'un avenant au contrat de travail de l'agent.
(1) Le jour volant est garanti dans la semaine.