2.1. Mise en place du télétravail dans l'organisme
Conformément aux dispositions du code du travail, le télétravail nécessite, pour être mis en place dans l'organisme, que soit, au préalable, conclu au plan local un accord collectif d'entreprise, ou, à défaut, que soit élaborée par l'employeur, après consultation de la représentation du personnel, une charte.
En l'absence d'un accord collectif conclu au plan local, la charte qui est élaborée par l'employeur ne peut contrevenir aux dispositions du présent accord.
Les organismes qui n'ont pas signé d'accord local régissant la mise en place du télétravail sont invités, dans les 6 mois suivant l'entrée en vigueur du présent accord, à ouvrir des négociations sur ce sujet.
2.2. Principe du volontariat
Le télétravail est fondé sur le principe du volontariat du salarié et de l'accord de l'employeur.
Il peut être mis en place au fil de l'eau et/ou dans le cadre de campagnes de déploiement du télétravail.
Lorsqu'un salarié exprime une demande de télétravail, l'employeur examine cette demande au vu des conditions de faisabilité tant techniques, qu'organisationnelles au regard du ou des activités éligibles au sein du poste considéré, de la disponibilité du matériel informatique nécessaire, et de la maîtrise de l'emploi dont fait preuve le salarié, notamment de sa capacité à travailler de manière autonome. Ceci dans le cadre de la préservation de la continuité de service.
L'accord local ou la charte définit la procédure de candidature, d'examen et de décision pour la mise en place du télétravail. Le délai de réponse de l'employeur ne pourra excéder 30 jours, sauf circonstances exceptionnelles.
En cas d'acceptation, cette décision est prise sous réserve de la fourniture de l'attestation d'assurance, de l'attestation sur l'honneur de conformité des installations électriques lorsque la demande porte sur le télétravail à domicile, ou le cas échéant de l'attestation de diagnostic de conformité électrique.
En cas de refus, celui-ci doit être motivé par écrit et reposer sur des motifs objectifs. Le délai de réponse de l'employeur ne pourra excéder 30 jours, sauf circonstances exceptionnelles.
L'accord local ou la charte organise les conditions dans lesquelles le salarié peut demander le réexamen de sa demande du point de vue du délai et de la procédure à suivre. En cas de refus du télétravail au motif que le salarié manque d'autonomie, le manager définit un plan d'accompagnement lui permettant d'accroître cette dernière.
En cours d'exercice de télétravail, le salarié comme l'employeur peut décider d'arrêter ou d'adapter le télétravail dans les conditions fixées ci-dessous dans l'article 2.42 « Suspension provisoire et réversibilité à l'initiative de l'employeur ou du salarié ».
2.3. Organisation du télétravail
2.3.1. L'alternance entre travail sur site et télétravail
Au sein du régime général, l'organisation du travail concilie temps de travail en présentiel et temps de travail à distance.
2.3.1.1. Temps minimum de travail effectué dans l'organisme afin de préserver le lien avec l'organisme et le collectif de travail
Afin de maintenir un lien suffisant entre le salarié et son organisme employeur, et préserver l'appartenance au collectif, le télétravailleur doit être présent dans l'unité de travail à laquelle il appartient au moins 2 jours par semaine, quelle que soit la durée de son temps de travail.
Cette quotité peut être annualisée dans le cadre de l'enveloppe en jours.
Une dérogation peut être apportée à ce principe de 2 jours de présence sur site par semaine dans les conditions visées à l'article 2.3.1.3.
2.3.1.2. Formules d'organisation du télétravail
Le télétravail peut être organisé, dans le respect du principe socle de 2 jours de présence hebdomadaire sur site, selon diverses modalités. Sont mobilisables par exemple :
– la formule hebdomadaire à jours fixes ;
– la formule hebdomadaire à jours flexibles ;
– la formule hebdomadaire couplant jour(s) fixes et jour(s) flexibles ;
– la formule sous forme d'enveloppe annuelle de jours ;
– la formule mixant télétravail hebdomadaire et enveloppe annuelle de jours.
L'accord local ou la charte peut prévoir tout ou partie de ces formules, celles-ci pouvant varier selon les missions exercées afin d'assurer l'adéquation des modalités de télétravail avec les activités exercées.
Le télétravail par demi-journée peut être prévu dans un accord local ou une charte dès lors que son recours préserve l'efficience d'organisation, par exemple quand la demi-journée de télétravail complète une demi-journée d'absence du salarié ou un déplacement professionnel.
2.3.1.3. Aménagements du télétravail dans des situations spécifiques
Par exception au principe de 2 jours sur site, quand le télétravail est de nature à favoriser la continuité de l'activité et le maintien dans l'emploi, dans le sens de la prévention de la désinsertion professionnelle, le recours à un télétravail adapté pourra être mis en place.
Le télétravail peut être un moyen efficace pour réduire la pénibilité des déplacements des femmes enceintes.
Par ailleurs, le télétravail peut servir de levier à l'adaptation du poste de travail des salariés en situation de handicap et favoriser leur maintien durable dans l'emploi.
Dans ce cadre, l'accord ou la charte précise les modalités d'accès des femmes enceintes et des travailleurs en situation de handicap à une organisation en télétravail.
L'employeur, dans le respect des prérogatives des instances représentatives du personnel (Comité social et économique) et compte tenu des préconisations éventuellement formulées par le médecin du travail, examine les conditions dans lesquelles les règles applicables peuvent être aménagées. Cet examen peut, notamment, le conduire à déroger aux 2 jours minimum de travail sur site devant être effectués dans l'organisme.
2.3.2. Lieu du télétravail
Les situations de télétravail peuvent être les suivantes :
– depuis des locaux de l'organisme employeur qui ne sont pas le lieu habituel de travail ;
– depuis le domicile du salarié ;
– depuis une autre résidence privée différente du domicile, dès lors que l'adresse déclarée à l'employeur est stable, se trouve en France et que le salarié atteste que ce lieu est couvert par une assurance couvrant l'activité professionnelle et conforme électriquement. Dans ce cas, l'accord local ou la charte, devra préciser les solutions organisationnelles et la conduite à tenir par le salarié si ce lieu de télétravail est éloigné du site de travail habituel ;
– depuis le site d'un autre organisme du régime général de sécurité sociale ;
– depuis un tiers-lieu en France, déclaré au préalable à son employeur, dès lors qu'il remplit les conditions de sécurité informatique suffisantes.
2.3.3. Participation à la vie de l'organisme
Afin de garantir l'information et le lien avec l'organisme, les télétravailleurs participent dans les mêmes conditions que les autres salariés aux formations et aux réunions de service.
L'employeur veille, dans la mesure du possible à organiser des réunions de travail permettant de favoriser la présence du télétravailleur.
2.4. Conditions de mise en place du télétravail
2.4.1. Formalisation par écrit des modalités de mise en œuvre du télétravail
Le choix des formules et des jours de télétravail résulte d'un accord entre les parties, qui doit permettre d'assurer le bon fonctionnement et la continuité du service d'affectation du salarié.
La mise en place du télétravail est formalisée et validée par les parties par écrit, quelle qu'en soit la forme, y compris par avenant, dès lors que les modalités de mise en œuvre du télétravail sont expressément précisées et que cet écrit permet de recueillir l'accord du salarié.
Les modalités de mise en œuvre du télétravail sont formalisées sur la base des dispositions socles suivantes :
– le lieu de travail à distance (domicile, autre site…) ;
– la ou les formule(s) de télétravail ;
– la période pour laquelle l'autorisation de télétravail est donnée et les conditions de renouvellement ;
– le matériel mis à disposition ;
– les frais pris en charge ;
– les horaires de travail et plages horaires ;
– les règles de suspension ou réversibilité applicables dans l'organisme ;
– le rappel des règles de sécurité et de confidentialité ;
– le rappel des règles d'exercice du droit à la déconnexion.
2.4.2. Suspension provisoire et réversibilité à l'initiative de l'employeur ou du salarié
2.4.2.1. Accompagnement du démarrage du télétravail et bilan régulier
Lors de la mise en place du télétravail, afin de permettre au salarié et à l'employeur de s'assurer que le télétravail correspond à leurs attentes, il est possible de prévoir une période dite d'adaptation permettant à chacune des parties de mettre fin au télétravail ou d'en adapter les modalités moyennant le respect d'un délai de prévenance de 15 jours.
Dans tous les cas, le manager porte une attention renforcée au suivi du salarié lorsqu'il débute le télétravail, afin d'accompagner sa prise d'autonomie et la maîtrise des outils de travail et de communication à distance. Le salarié suit les formations adaptées pour soutenir cette nouvelle posture de travail. Par ailleurs, le manager organise des points de suivi réguliers avec le salarié au cours des mois suivant le début du travail à distance, et dès que le salarié en exprime le besoin.
En cours d'exercice du télétravail, un bilan de la situation de télétravail est systématiquement réalisé lors de l'entretien annuel d'évaluation afin d'identifier les adaptations éventuelles qui pourraient être apportées.
2.4.2.2. Suspension ou adaptation provisoires du télétravail liées à des circonstances ponctuelles
Le salarié peut être confronté à des circonstances qui sont de nature à l'empêcher, de manière temporaire, de réaliser ses missions en télétravail (par exemple incendie ou inondation du lieu de télétravail, indisponibilité de la connexion internet, mise en œuvre de prérequis au démarrage du télétravail en cas de changement de domicile tels que l'assurance et l'attestation sur l'honneur relative à la conformité électrique, ou le cas échéant, le diagnostic électrique).
Dans ces hypothèses, le salarié ou le manager du salarié peut demander, dès qu'il a connaissance de ces événements, la suspension ou l'aménagement à titre temporaire du télétravail.
2.4.2.3. Réversibilité temporaire ou permanente
Le télétravail relevant d'une décision commune du salarié et de son employeur, les parties ont la possibilité, au cours de son l'exercice, d'adapter ou de mettre fin au travail à distance selon les modalités suivantes :
• À l'initiative du salarié :
au cours d'exercice du télétravail, le salarié peut faire valoir son souhait de mettre fin au télétravail, sous réserve de respecter un délai de préavis de 15 jours maximum. En cas d'accord entre les parties ce délai peut être réduit ;
• À l'initiative de l'employeur :
en cours d'exercice du télétravail, l'employeur peut décider de mettre fin, ou suspendre temporairement, le télétravail compte tenu de l'existence de motifs objectifs et argumentés rendant l'exercice du travail à distance impossible. La décision de l'employeur est notifiée par écrit et argumentée. Elle peut prendre en compte, à titre d'illustrations, un changement de fonction, l'existence de problématiques techniques trop fréquentes, la dégradation des résultats en lien avec les objectifs fixés, un besoin d'accompagnement impliquant une présence plus régulière sur site, une situation d'isolement du salarié, le non-respect des obligations en matière de protection des données et de bonne utilisation des données informatiques…
Cette décision prend appui sur une observation de la problématique rencontrée, matérialisée lors d'entretien réguliers de suivi, et fait suite à la mise en place préalable d'actions visant à résoudre la problématique visée.
Cette décision prend effet sous réserve de respecter un délai de préavis de 30 jours.
La réversibilité du télétravail, à l'initiative du salarié comme de l'employeur, ne fait pas obstacle à la formulation d'une nouvelle demande de télétravail par le salarié.
En tout état de cause, l'employeur garantit au salarié les conditions de retour sur son poste de travail.
Les parties peuvent par ailleurs adapter les modalités du télétravail par commun accord à tout moment. Cette modification est notifiée par écrit et elle est conditionnée à la validation formelle de l'employeur et du salarié.