1 - OBJECTIFS DE L'UNITE
Distribuer dans les différents services le courrier provenant de l'extérieur ou des autres services.
Expédier le courrier destiné à l'extérieur en provenance des différents services selon le mode d'acheminement indiqué par les expéditeurs.
2 - OBJECTIFS DU RESPONSABLE DE L'UNITE
2,1 - GESTION DU PERSONNEL ET COMMANDEMENT
Appliquer la politique de personnel définie par la direction et informer sa hiérarchie des effets de cette politique et/ou de ses difficultés d'application.
Animer l'équipe avec l'aide de ses collaborateurs en lui faisant partager les objectifs de qualité, de respect des délais et de réduction des coûts et en l'aidant à rechercher les moyens d'y parvenir.
Veiller au climat social de l'équipe, prévenir la dégradation éventuelle de celui-ci dans l'unité. Améliorer ce climat :
- par un style de commandement adapté au personnel de l'unité et aux missions à effectuer,
- par la meilleure communication possible entre les membres de l'équipe,
- par la répartition des tâches la plus équitable possible en tenant compte des capacités de chacun,
- par le développement des compétences professionnelles et de la polyvalence.
Préparer le personnel aux modifications du travail pouvant découler d'une évolution technique ou d'organisation. Faire participer le personnel à la recherche des meilleurs moyens de réaliser ces changements lors de leur mise en place.
Faire appliquer les consignes générales de sécurité de l'entreprise et celles propres à son équipe. En cas d'accident du travail, prendre immédiatement les mesures conservatoires qui s'imposent tant vis à vis de l'accidenté que du travail en cours et du matériel. Analyser ultérieurement les conditions précises de l'accident. Proposer à sa direction les améliorations des conditions matérielles et morales du travail au sein de son unité.
Etudier avec sa direction les moyens d'améliorer la motivation de son personnel concernant le fonctionnement du service et de l'entreprise. Mobiliser le personnel sur la réduction des coûts en incitant chacun à rechercher les gains de temps ou de fourniture de service.
Apprécier en permanence les compétences de son personnel et ses performances dans les différentes activités.
Identifier les besoins en formation de son personnel. Etudier avec sa direction et l'assistance de sa hiérarchie les programmes de perfectionnement - ou de formation, notamment lors de l'introduction de nouvelles méthodes de travail ou d'organisation -. Lors de ces évolutions, former le personnel aux modifications du travail qui en découlent.
Accueillir les nouveaux embauchés ou les personnels nouvellement affectés dans son unité, les aider à s'insérer dans l'équipe, les former en leur confiant des tâches selon une démarche adaptée à leurs possibilités et évaluer leur progression.
Anticiper les tensions interindividuelles au sein de son équipe et rechercher avec les intéressés les moyens de résoudre celles-ci ou de les atténuer. Analyser les situations dans lesquelles se déroulent ces tensions et tenter d'améliorer les conditions susceptibles de les provoquer ou de les entretenir.
Aider ses collaborateurs à analyser les situations de travail, à prévoir les risques d'incidents humains ou matériels par la détection de signaux d'alerte, à identifier les erreurs ou défaillances et à découvrir les mesures correctives (ou conservatoires, s'il y a lieu). Faire connaître les signes d'alerte concernant le fonctionnement du service.
Selon les instructions de sa direction, définir les effectifs de personnel nécessaires au travail quotidien. Organiser les roulements du personnel et les plans de congés. Prévoir les remplaçants et, éventuellement, le personnel supplémentaire pour les travaux exceptionnels.
Gérer les absences et les heures supplémentaires et veiller à réduire celles-ci.
2,2 - GESTION PREVISIONNELLE
Proposer les moyens de fonctionnement annuels du service, en tenant compte notamment :
- de l'évolution des effectifs et des qualifications du personnel en fonction :
- des prévisions quantitatives et/ou qualitatives des tâches à effectuer,
- de diversification des prestations à fournir,
- ainsi que des moyens matériels à disposition,
- des améliorations ou modifications qu'il serait souhaitable d'apporter au matériel du service ainsi qu'aux méthodes de travail.
Sous la responsabilité de sa direction, étudier le plan d'évolution du service en fonction des nouvelles missions qui peuvent lui incomber. En prévoir la mise en oeuvre. Etudier les perspectives d'évolution technique et/ou d'organisation de son secteur ainsi que du matériel de l'unité (à moyen et long terme).
Participer, sous l'autorité de sa direction, aux études d'organisation du service, à l'étude du plan d'aménagement des locaux et proposer avec l'aide des spécialistes les dispositifs du travail ergonomiques.
Participer aux études techniques préalables à l'acquisition de nouveaux matériels en tenant compte des économies de fonctionnement du service qui peuvent en découler.
Proposer à sa direction les données - techniques et de gestion - qu'il serait utile de suivre dans un tableau de bord afin d'améliorer la qualité, les coûts et les délais d'intervention du service. Mettre en place la collecte et le traitement de ces données.
Etudier avec les services concernés les moyens de réduire les incidents ou retards dans la distribution et l'expédition du courrier.
Analyser conjointement et avec précision l'évolution des accidents du travail (réels ou évités) de son personnel et les incidents matériels. En identifier les conditions avec rigueur et étudier avec les responsables sécurité les modifications qu'il serait souhaitable d'apporter aux équipements et/ou aux méthodes de travail ainsi qu'aux consignes de sécurité pour prévenir le retour de pareils accidents.
2,3 - ORGANISATION ET METHODES
Planifier les différentes opérations à réaliser en fonction des horaires des différents courriers et des fréquences de diffusion interne qui lui sont définies par sa direction.
Aménager les postes de travail afin de réduire la charge physique du personnel (casiers de tri et sacs de distribution notamment).
Prévoir et négocier avec le service concerné la mise à disposition éventuelle de moyens de transport du courrier entre la poste (ou les entreprises de courses) et l'entreprise.
Répartir les tâches entre les différentes équipes du personnel en fonction des capacités de chacun et en tenant compte des congés.
Proposer l'achat ou la location des machines les plus performantes pour le pesage et le timbrage du courrier. En faire assurer la maintenance.
2,4 - GESTION COURANTE ET REACTION AUX INCIDENTS
Faire timbrer le courrier en fonction des tarifs en vigueur. Pour le courrier urgent, choisir le mode de distribution le plus sûr et le moins coûteux en fonction des instructions reçues des services expéditeurs.
S'assurer du bon état des colis à expédier et, éventuellement, en faire effectuer le reconditionnement.
Faire préparer les bordereaux ou cahiers d'enregistrement des colis ou des envois de fonds.
Dans le cas d'envois (ou de prévision de réception) en grande quantité, étudier avec son personnel les dispositions humaines (répartition du personnel) et matérielles permettant de faciliter le travail. Prendre les mesures de préparation nécessaires. Rechercher le mode d'acheminement le plus sûr et le moins coûteux. Faire préparer les envois postaux en nombre en fonction des indications des services postaux (tri préalable).
Négocier avec les entreprises privées de courses en ville ou de routage rapide les conditions d'acheminement des documents ou colis urgents (ou l'acheminement d'envois en nombre). Contrôler la qualité des prestations. Effectuer les réclamations nécessaires auprès des prestataires.
Contrôler la facturation de ces prestations et faire effectuer le règlement par la comptabilité. En cas de litige avec ces sociétés sur leurs prestations, faire régler ce contentieux par le service juridique.
Dans le cas de réception trop tardive de lettres ou documents pour une expédition postale normale, prendre les dispositions exceptionnelles permettant le meilleur acheminement.
Faire trier le courrier (interne ou externe) à distribuer dans l'entreprise dans les meilleurs délais. Organiser les tournées de distribution de ce courrier selon une fréquence et un ordre définis en accord avec l'ensemble des directions.
Etre à l'écoute des différents services concernant la distribution et l'expédition du courrier. En cas de litige entre son personnel et les services, analyser les difficultés rencontrées et rechercher la solution (éventuellement avec le personnel concerné).
2,5 - RELATIONS
Relation de fournisseur de l'ensemble des services de l'entreprise pour :
- la distribution du courrier intérieur et extérieur,
- l'expédition du courrier destiné à l'extérieur
Relation de client des transports pour :
- le transport du courrier et des colis
Relation de client avec les sociétés de courses en ville ou les sociétés de routage rapide, pour :
- l'expédition de plis ou de colis urgents
Relation de client avec la D.R.H. (via sa direction) pour :
- l'embauche ou les mutations et promotions de personnel,
- la formation de son personnel.
Relation de fournisseur de la D.R.H. (via sa direction) pour :
- l'appréciation de son personnel,
- l'analyse des postes de son service,
- toute information concernant le personnel (notamment les absences, les congés et les heures supplémentaires)
La D.R.H. est en relation de conseil (via la direction technique) du responsable maintenance et de sa hiérarchie interne.