1. Présidence
La présidence de la commission secondaire du personnel est assurée par le chef d'entreprise ou un représentant désigné par lui à cet effet. En cas d'empêchement, un président suppléant désigné à cet effet par la direction le remplace.
2. Secrétaire
Le secrétaire de la commission secondaire du personnel est élu par et parmi les membres représentant le personnel. Lorsqu'une organisation syndicale dispose de la majorité en termes de représentativité, le secrétaire est désigné par celle-ci.
L'élection du secrétaire ou sa désignation est effectuée lors de la première séance de l'organisme.
Il peut être désigné un secrétaire adjoint. Il est choisi parmi les membres représentant les organisations syndicales autres que celle à laquelle appartient le secrétaire élu. Si aucun accord ne peut intervenir entre les membres représentant le personnel sur cette question, il est procédé à un vote auquel ne participent pas les représentants du personnel affiliés à l'organisation syndicale ayant présenté le secrétaire élu.
3. Rapporteur
La direction peut désigner un rapporteur pris en dehors des délégations constituées pour présenter les questions soumises à l'avis de la commission.
4. Réunions
4.1. Fréquence
Les commissions secondaires du personnel se réunissent chaque fois qu'il est nécessaire sur convocation de son président et au moins 4 fois par an ou à titre exceptionnel à la demande d'un tiers des membres représentant le personnel ou la direction.
4.2. Ordre du jour
L'ordre du jour est fixé par le président après consultation du secrétaire.
Dans le cadre des attributions des commissions secondaires, tout membre peut demander l'inscription d'une question à l'ordre du jour.
Lorsque la commission se réunit à la demande de ses membres, figurent obligatoirement à l'ordre du jour de la séance les questions jointes à la demande de convocation.
4.3. Convocations
Les convocations sont envoyées aux membres de la commission au moins 10 jours calendaires avant la séance, ce délai pouvant être réduit en cas d'urgence. Le secrétaire en est alors informé.
Elles sont accompagnées de l'ordre du jour et des documents relatifs aux questions portées à celui-ci.
4.4. Délibérations
4.4.1. Répartition et délégation des voix.
Les représentants de la direction ont un nombre de voix égal à celui des membres représentant le personnel présent ou ayant délégué leur voix.
Si le nombre présent de représentants de la direction n'est pas égal au nombre de représentants du personnel présents ou représentés, les voix nécessaires à l'établissement de la parité sont attribuées par le président au début de la séance.
Lorsqu'un membre représentant le personnel n'assiste pas à une séance sa voix est attribuée à un membre de la représentation du personnel de son organisation syndicale. Le président doit en être avisé au début de la séance.
Lorsqu'un représentant du personnel à la commission, seul représentant de son organisation syndicale, ne peut occasionnellement assister à une séance, il a la possibilité de se faire remplacer.
Lorsque la situation d'un membre de la commission est examinée, celui-ci doit quitter la séance ; il peut alors déléguer sa voix. Si ce membre est seul représentant de son organisation, il a la possibilité de se faire remplacer comme il est dit ci-dessus.
4.4.2. Modalités de vote.
Les membres de la commission secondaire ont voix délibérative à l'exception des membres consultatifs.
Les avis sont émis par les membres de la commission à la majorité des voix. En cas de partage égal des voix, celle du président est prépondérante.
Le vote a lieu à main levée. Toutefois, lorsqu'un membre de la commission le demande, il est procédé au vote à bulletin secret.
4.4.3. Procès-verbal.
Le secrétaire rédige le projet de procès-verbal, et le transmet au président dans un délai qui n'excède pas 1 mois à compter de la date de la séance. Lorsque la commission secondaire siège en matière de discipline, le secrétariat de séance est tenu par le rapporteur.
Le procès-verbal indique, notamment pour chaque question évoquée en séance :
― les différentes positions exprimées tant par les représentants du personnel que par ceux de la direction ;
― les informations communiquées au cours d'une séance sur les suites données aux avis exprimés, les compléments d'information sollicités par les membres de la commission secondaire et les réponses fournies ainsi que les suggestions de portée locale ou générale.
En l'absence d'observation du président dans un délai de 15 jours à compter de la réception du projet de procès-verbal celui-ci est adressé aux membres de la commission secondaire qui doivent faire connaître par écrit au président leur approbation ou leur opposition à l'adoption du projet dans les 15 jours.
Si le président ne reçoit pas d'observation dans le délai, le procès-verbal est considéré comme adopté. Dans le cas contraire, le projet est soumis à l'examen de la commission au cours de la séance suivante.
Si le président propose des modifications au projet établi par le secrétaire et si aucun accord ne peut intervenir dans le délai ci-dessus indiqué, les deux textes proposés sont soumis à la commission secondaire qui se prononce.
En tout état de cause, le procès-verbal comportant les deux versions sera considéré comme approuvé à l'expiration d'un délai de 1 mois à compter de la réunion de l'organisme.
Le secrétaire établit le procès-verbal définitif qui doit tenir compte des rectifications apportées au projet. Ce procès-verbal est signé par le président et par le secrétaire et envoyé aux membres de la commission.
4.4.4. Devoir de réserve.
Les membres de la commission secondaire sont tenus à un devoir de réserve sur les débats relatifs aux situations individuelles évoqués en séance ainsi que sur les documents qui leur sont communiqués afin d'examiner ces situations individuelles.
4.4.5. Confidentialité.
Lorsqu'elle siège en matière de discipline, les documents et procès-verbaux des débats communiqués aux membres sont confidentiels ; il en est de même lorsque des documents remis sont expressément présentés comme tels.