Le collaborateur qui utilise pour les besoins du service un véhicule, quel qu'en soit le propriétaire, doit justifier qu'il possède les documents requis pour la conduite et l'utilisation de ce véhicule ; il doit informer son employeur de toute modification relative à ces documents (suspension de permis, modification de contrat d'assurances, etc.).
1° Véhicule n'appartenant pas à l'employeur : si d'accord avec l'employeur, le collaborateur utilise pour les besoins du service un véhicule n'appartenant pas à l'employeur, et plus particulièrement son véhicule personnel, les frais ainsi exposés sont à la charge de l'employeur.
Ce dernier en assure le remboursement suivant les modalités définies aux paragraphes a et b ci-dessous. En outre, il conviendra d'examiner cas par cas les problèmes posés par l'utilisation du véhicule pour tenir compte des conditions particulières de l'emploi de celui-ci. Ces modalités ou toutes dispositions particulières seront obligatoirement consignées dans un accord écrit annexé au contrat de travail ou à la lettre d'engagement.
a) Assurances :
- s'il s'agit de véhicule dont l'utilisation fait l'objet d'une assurance obligatoire, l'employé doit produire à son employeur la police d'assurance correspondante et justifier du paiement régulier des primes ;
- s'il n'est pas assuré pour l'utilisation permanente " affaires " du véhicule, il doit contracter les assurances complémentaires nécessaires qui comprendront obligatoirement, en outre, pour les véhicules multiplaces, l'assurance des personnes transportées y compris celle du conducteur.
Le montant des primes complémentaires sera remboursé par l'employeur, au taux normal (bonus et malus, sauf accord particulier).
S'il s'agit d'un véhicule dont l'utilisation ne fait pas l'objet d'une assurance obligatoire, l'employeur contractera les assurances nécessaires pour couvrir les conséquences des accidents provoqués par l'employé lors de l'utilisation du véhicule pour les besoins du service.
b) Autres frais.
A l'exception de l'assurance, les frais occasionnés par l'utilisation du véhicule du collaborateur, à titre professionnel, seront remboursés sous forme d'indemnités kilométriques évaluées, sauf usage ou accord particulier plus avantageux (par exemple, lorsque l'utilisation du véhicule impose des frais de déplacement domicile-agence supérieurs à ceux engagés par l'utilisation des transports publics), sur la base du trajet de l'agence au lieu de la mission.
Pour les véhicules automobiles d'une puissance égale ou inférieure à 9 CV fiscaux, ces indemnités seront calculées par référence au dernier barème annuel publié par la direction générale des impôts. Elles seront réajustées annuellement par référence à ce même barème pour l'année concernée.
Pour les véhicules automobiles d'une puissance supérieure à 9 CV fiscaux, ces indemnités seront fixées par accord particulier sans pouvoir être inférieures à celles fixées par le barème précité pour les véhicules de 9 CV fiscaux.
Pour les autres véhicules, les indemnités kilomètriques prendront en compte leur amortissement, les frais de garage, de réparations et d'entretien et leur consommation (essence, huile, pneumatiques).
Le collaborateur qui aura cessé son activité à l'agence, pour quelque raison que ce soit, pourra également prétendre, lors de la parution du barème de la direction générale des impôts, au réajustement des indemnités kilométriques qui lui auront été versées. L'employeur disposera d'un délai d'un mois, à compter de la demande RAR présentée par le collaborateur (ou ses ayants droit), pour effectuer le règlement des sommes restant dues.
2° Véhicule appartenant à l'employeur :
Sauf accord exprès de l'employeur, les véhicules appartenant à celui-ci (ou mis à la disposition de l'entreprise à un titre quelconque) ne peuvent être utilisés que pour les besoins du service.