Assistant (e) administratif

Il/ elle est un appui à l'organisation, accompagne son manager/ son équipe/ son service dans la gestion administrative des dossiers

Assurer l'ensemble des tâches administratives relatives à la gestion des dossiers (création, classement, mise à jour, archivage)
Suivi et mise à jour des plannings et organisation des déplacements
Gérer le courrier
Assurer l'accueil (téléphonique ou physique) : accueillir et organiser la réponse ou un premier niveau de réponse à ses interlocuteurs internes et externes, réceptionner, traiter et orienter les appels téléphoniques entrants.
Facteurs de variation
Type de spécialisation : selon le besoin et l'organisation de l'entreprise, l'assistant peut intervenir sur un ou plusieurs périmètres, pour le compte d'un ou plusieurs services ou d'un responsable.
Interfaces
Relations internes :
– collaborateurs/ manager au sein du service.
Relations externes :
– fournisseurs ;
– sous-traitants ;
– prestataires.
Classification
Catégorie B
Assistant (e) métier

Il/ elle est un appui opérationnel au sein d'une équipe dans le suivi et la gestion des activités du service. Il assure également la réalisation de certaines activités en lien avec les opérations réalisées dans le service

Contribution à la réalisation des études/ reportings
Analyse des données : chiffre d'affaires, étude externe, etc.
Participation à différents projets et au développement de l'activité
Coordination et suivi des différentes activités : gestion et suivi des plannings, suivi budgétaire, suivi des KPIs …
Gestion des relations avec les services internes et externes
Réalisation d'activité de veille (juridique, concurrentielle, etc.)
Traitement des dossiers courants dans son domaine d'expertise
Facteurs de variation
Type de spécialisation : selon le besoin et l'organisation de l'entreprise, l'assistant peut intervenir sur un ou plusieurs périmètres d'activités : marketing, communication, analyse business, juridique …
Interfaces
Relations internes :
– varient selon le domaine d'activité (marketing, communication, juridique, etc.).
Relations externes :
– varient selon le domaine d'activité (prestataires, fournisseurs, sous-traitants, etc.).
Classification
Catégorie D
Chef d'équipe

Il/ elle pilote l'organisation du travail d'une ou plusieurs équipe (s) pour atteindre les objectifs définis. Il/ elle a une fonction d'encadrement opérationnel, de contrôle et d'accompagnement des collaborateurs

Superviser le planning et l'organisation des tâches
Encadrer et animer l'équipe : intégration des nouveaux arrivants, accompagnement de la montée en compétences, etc.
Apporter une assistance en cas de difficulté et des ajustements si nécessaire
Assurer le bon déroulement des opérations
Contrôler la réalisation des activités par rapport aux objectifs définis
Réaliser et communiquer à sa hiérarchie le reporting de l'activité
Participer à des projets d'optimisation de l'organisation ou à des missions transverses
S'assurer du respect des consignes en matière de sécurité/ réglementation
Facteurs de variation
Taille de l'équipe/ nombre d'équipes
Domaine d'activité et nature des tâches
Dimension management d'équipe (de personnels de catégories inférieures) : selon l'organisation et les besoins de l'entreprise, il peut participer à la gestion administrative du personnel, réaliser des entretiens de recrutement, d'évaluation, etc.
Interfaces
Relations internes :
– Supply Chain ;
– marketing et expérience client.
Relations externes :
– clients ;
– fournisseurs ;
– prestataires ;
– organismes.
Classification
Catégorie D
Directeur de département

Il/ elle définit les orientations stratégiques de l'organisation et pilote l'activité globale sur l'ensemble des dimensions en assurant l'adéquation des moyens et des ressources au regard des objectifs

Définition et mise en œuvre des orientations stratégiques
Pilotage de l'ensemble des activités
Encadrement, coordination et … de l'ensemble des équipes autour des orientations et des objectifs de l'organisation
Garantie du bon fonctionnement des pôles (moyens, ressources …)
Élaboration, gestion et contrôle du budget
Garantie des résultats opérationnels (qualité, délais, coûts …)
Garantie du respect de l'ensemble des procédures
Anticipation des besoins futurs, des évolutions du secteur et accompagnement du changement au sein des familles métiers
Facteurs de variation
Interfaces
Relations internes : tous les services.
Relations externes :
– client ;
– fournisseurs ;
– prestataires ;
– organismes.
Classification
Catégorie H