1° La commission de conciliation est saisie par la personne la plus diligente, par lettre recommandée avec accusé de réception et adressée à son secrétariat.
Cette lettre doit exposer succinctement le différend et copie en sera jointe à la convocation des commissaires.
2° Secrétariat : le secrétariat de la commission est assuré par le secrétariat du syndicat patronal :
a) Modalités de convocation
Après avoir pris contact, dans la mesure du possible, avec les commissaires titulaires, le secrétariat fixe la date et le lieu de réunion, étant entendu, s'il s'agit d'un conflit collectif ou d'un conflit individuel ayant un caractère de gravité et d'urgence, qu'elle doit avoir lieu au plus tard dans les sept jours de la réception de la lettre recommandée.
En ce qui concerne les conflits individuels ne présentant pas un caractère de gravité et d'urgence et les affaires à propos desquelles la commission nationale siège pour avis, le secrétariat, en liaison avec les commissaires, groupe les affaires et fixe au mieux la date de réunion, de façon toutefois que l'examen de chaque conflit intervienne au plus tard dans les six semaines suivant la réception de la demande.
Le secrétariat convoque nominativement les commissaires titulaires, par lettre recommandée avec accusé de réception, envoyée à leur adresse commerciale pour les commissaires patronaux, et au siège de l'organisation syndicale intéressée pour les commissaires représentant les salariés. La convocation doit comporter la copie de la lettre de la partie demanderesse et de l'exposé succinct des circonstances du conflit.
Les parties intéressées sont convoquées par lettre ordinaire.
b) Remplacement des commissaires et règles de quorum
La présence des commissaires titulaires aux réunions est obligatoire.
Toutefois, en cas d'empêchement, un commissaire titulaire peut se faire représenter par son suppléant qui participe alors à la réunion ou, à défaut, par un autre commissaire du même collège auquel il donne à cet effet pouvoir par écrit.
Dans le cas où un commissaire serait partie à une affaire portée à l'ordre du jour de la réunion, il ne pourrait siéger à la commission pendant l'examen de ladite affaire.
Pour qu'une commission puisse valablement délibérer, il faut que soient présents, dans chaque collège, au moins deux commissaires représentant régulièrement au moins la moitié des commissaires titulaires.
Si ce double quorum n'est pas atteint dans l'un des collèges, le secrétariat le constate dans un procès-verbal qui vaut procès-verbal de non-conciliation.
Toutefois, si le délai afférent au litige en cause n'est pas encore expiré, les commissaires présents peuvent à l'unanimité décider de reporter la réunion à une autre date comprise dans le délai. Dans ce cas, le procès-verbal de séance constate seulement cette décision de report.
c) Réunion des commissions
La présidence est assurée à tour de rôle par l'un, puis par l'autre collège. Avant l'ouverture de chaque session, le collège à qui revient la présidence désigne le commissaire chargé d'assumer les fonctions de président.
Les parties intéressées peuvent être entendues séparément et contradictoirement. En outre, la commission peut, le cas échéant, faire effectuer sur place les enquêtes nécessaires.
La commission formule ensuite, d'un commun accord entre les deux collèges qui la constituent, des propositions de conciliation qu'elle soumet à l'agrément des parties.
Dans chaque collège, les propositions sont émises à une majorité égale au moins aux deux tiers des commissaires présents ou représentés.
Si les propositions sont acceptées par les parties, un accord de conciliation est rédigé séance tenante, puis signé par les parties et par les commissaires.
Cet accord produit un effet obligatoire et prend force exécutoire dès son dépôt au secrétariat du conseil des prud'hommes.
Si la commission ne parvient pas à formuler de propositions de conciliation ou si les parties (ou l'une d'entre elles) refusent d'accepter les propositions formulées, il sera établi un procès-verbal motivé de non-conciliation signé par les commissaires.
Tout procès-verbal de conciliation ou de non-conciliation établi par une commission régionale devra être communiqué au secrétariat de la commission nationale de conciliation.
Lorsque la commission siège pour avis en dehors de tout conflit, les avis qu'elle exprime sont adoptés par accord entre les deux collèges selon la même procédure de vote que pour les propositions de conciliation. En l'absence d'accord entre les deux collèges, il sera rédigé un procès-verbal motivé de carence.
Enfin, c'est également par accord entre les deux collèges, selon la même procédure de vote que pour les propositions de conciliation, que la commission peut prendre la décision d'évoquer devant elle, de son propre chef, certaines questions d'intérêt collectif.