Une définition claire des missions, des objectifs et des moyens sera donnée lors de la signature de chaque convention de forfait jours.
Au moins deux bilans individuels par an seront effectués avec chaque salarié ayant conclu une convention en forfait jours sur l'année.
Ces entretiens portent sur la charge de travail du salarié, appréciée notamment par l'évaluation des tâches du salarié et du temps nécessaire pour les réaliser, l'organisation du travail dans l'entreprise, l'articulation entre l'activité professionnelle et la vie personnelle et familiale ainsi que sur la rémunération du salarié.
Le respect de ces dispositions est de nature à assurer la protection de la sécurité et de la santé du salarié.
À titre préventif, si au cours du mois un salarié en forfait annuel en jours constate qu'il ne sera pas en mesure de respecter les durées minimales de repos, il doit, compte-tenu de l'autonomie dont il dispose dans la gestion de son temps de travail, avertir sans délai son supérieur hiérarchique afin qu'une solution alternative lui permettant de respecter les dispositions légales soit trouvée.
Par ailleurs, le salarié peut alerter la direction, à tout moment, par l'outil de décompte et de suivi du temps de travail ou par tout autre moyen, de tout élément qui accroît de façon inhabituelle ou anormale sa charge de travail. Le supérieur hiérarchique est alors tenu d'organiser un entretien dans les meilleurs délais et au plus tard dans un délai de 5 jours ouvrables. Le salarié peut également le solliciter de lui-même.
Lors de cet entretien, le salarié précise les événements ou éléments qui sont à l'origine de ces difficultés relatives à sa charge de travail. La direction et le salarié analysent ensuite la charge de travail de ce dernier sur la base des éléments objectifs et factuels présentés par le salarié. Ils déterminent notamment si la surcharge de travail identifiée relève d'un événement ponctuel ou temporaire auquel il peut être remédié par un allégement de la charge de travail ou par la prise de jours de repos une fois cet événement passé, ou bien au contraire d'une problématique structurelle, qui conduira alors à envisager des mesures d'ajustement de la charge de travail à long terme, voire la nécessité d'embaucher.
Il est également organisé un entretien lorsque l'employeur constate des signes alarmants de risque manifeste de non-respect des durées maximales du travail, pouvant notamment être appréciés par des indices tels que le temps nécessaire pour réaliser les tâches vis-à-vis du temps imparti au salarié, ou par la récurrence de limitation du repos quotidien au niveau minimum légal de 11 heures.
Compte tenu de ces éléments, et si nécessaire, la direction formule par écrit un plan d'action et les mesures à mettre en place pour permettre un traitement effectif et adapté de la situation.
Ces mesures feront l'objet d'un compte-rendu écrit et d'un suivi.
Dès le début de la prise de mandat d'un salarié au forfait jours, et au plus tard dans les 6 mois suivant le début de l'exercice de son mandat, l'employeur sera tenu d'organiser à son égard, un entretien en vue de concilier l'activité professionnelle et l'activité liée au mandat dudit salarié.