1.   Droit à la déconnexion
Le développement des outils numériques constitue une possibilité d'améliorer les coopérations : pour mieux partager l'information, réduire les déplacements, travailler plus en réseau de manière plus réactive. Cependant, ces modes de communication sont à l'origine de sollicitations multiples, susceptibles d'entraîner un empiétement sur la vie personnelle. Aussi l'usage individuel et collectif de ces outils doit se faire sur le temps de travail.
Au-delà d'être une obligation légale, la garantie des temps de repos obligatoires, notamment le soir et le weekend, constitue un enjeu de prévention et de protection de la santé des agents et l'objet principal du droit à la déconnexion prévu par le législateur.
Ce droit à la déconnexion s'entend comme le droit pour l'agent de ne pas être connecté à des outils et applicatifs numériques à finalité professionnelle (dont ordinateur portable professionnel, smartphone, courriel, messagerie d'équipe type WhatsApp, Teams, etc.) en dehors de son temps de travail, y compris lors de sa pause méridienne.
Les dispositions suivantes complètent celles de l'accord sur le télétravail et le travail de proximité du 20 juillet 2021.
Aussi, Pôle emploi rappelle qu'un agent, qu'il soit ou non manager, ne doit pas être sollicité en dehors de ses horaires de travail, ou pendant ses périodes de congés, et n'a pas l'obligation de prendre connaissance ni de répondre aux dites sollicitations, sauf en situation exceptionnelle de gestion de crise, tel que définie dans le guide de gestion de crise de juillet 2016.
Par ailleurs, les managers doivent veiller au strict respect des plages fixes et variables conformément aux accords OATT.
Nul agent ne peut être sanctionné, ni pénalisé dans sa progression de carrière ou dans l'appréciation de sa performance, pour avoir fait usage de son droit à la déconnexion dans les termes définis par le présent accord.
Les parties s'accordent sur le fait que l'effectivité de cette déconnexion des outils numériques requiert l'exemplarité des managers et l'implication de tous les agents.
En ce sens, il revient en priorité aux cadres dirigeants et à l'ensemble de la ligne managériale de s'abstenir, sauf en cas de contraintes objectives exceptionnelles de type gestion de crise, de contacter les agents ou de leur transmettre des messages ou sollicitations individuels (y compris sur les réseaux externes) en dehors des horaires de travail et pendant les périodes de congés.
Pour les messages ou sollicitations individuels entre collègues se trouvant dans des fuseaux horaires différents, il est de la responsabilité de chaque agent de tenir compte du décalage horaire dans les échanges.
Pour permettre l'effectivité de ce droit, Pôle emploi :
– poursuit les messages de sensibilisation, adressés aux émetteurs de courriels entre 19 h 30 et 7 h 30. Ces mesures ne concernent pas les envois des DOM du fait des décalages horaires, les agents de Pôle emploi soumis à des périodes d'astreintes, et les messages adressés entre cadres dirigeants ;
– renforce les actions de sensibilisations pour garantir un usage maîtrisé et raisonnable des technologies d'information et de communication numériques professionnelles (dont ordinateur portable professionnel, smartphone, courriel, messagerie d'équipe type WhatsApp, Teams, applicatifs, etc.) Ces messages sont complétés d'une campagne de sensibilisation régulière et avec des modalités et médias variés, veillant à ce que l'information ne devienne pas banalisée ou invisible.
Concernant les agents en forfait jours, ils ne doivent pas être sollicités durant leurs temps de repos. Il est précisé, quelle que soit l'amplitude de leur journée de travail, qu'ils ne sont pas tenus de prendre connaissance, des courriels, appels téléphoniques et/ ou messages qui leur seraient adressés ou d'y répondre entre 19 h 30 et 7 h 30, ni le week-end, ni pendant les congés. Cette plage peut être décalée de façon ponctuelle en fonction de contraintes objectives et exceptionnelles de type gestion de crise. Il est entendu que la plage de déconnexion décalée doit respecter les 11 heures légales consécutives de repos quotidien et les 24 heures consécutives de repos hebdomadaire.
En complément et afin de prévenir le risque de surcharge informationnelle, la possibilité de fermer Outlook ou de se mettre en statut occupé/ne pas déranger sur Teams est régulièrement rappelée aux agents.
À tout moment, un agent peut signaler à son manager ou au service qualité de vie au travail les éventuelles difficultés pour mettre en œuvre effectivement son droit à la déconnexion pendant ses temps de repos ou de congés. Dans ce cas, le manager identifie les éventuels obstacles et met en œuvre le cas échéant des mesures correctives.
L'entretien professionnel annuel prévoit un échange sur l'utilisation des outils numériques et le respect du droit à la déconnexion afin de s'assurer que l'organisation et la charge de travail soient compatibles avec l'exercice par le salarié de son droit à la déconnexion. Le cas échéant, le manager met en œuvre des mesures correctives.
En complément, une enquête anonyme sur le droit à la déconnexion est adressée à un échantillon représentatif afin d'élaborer un bilan annuel. Cette enquête permet notamment d'avoir une focale sur les agents au forfait jours. Les résultats de cette enquête sont communiqués à l'observatoire de la qualité de vie au travail pour analyse et propositions d'actions si nécessaire.
Un suivi des connexions ayant lieu le dimanche est également effectué et fait l'objet d'un retour à l'observatoire de la qualité de vie au travail pour analyse et propositions d'actions si nécessaire.
Par ailleurs, il convient de permettre aux agents de prendre connaissance des informations diffusées durant leur absence et de gérer les mails reçus. À cet effet, suite à une absence d'au moins cinq jours ouvrés, un agent ne peut pas être, sauf nécessité de service, planifié la première demi-journée de son retour sur une activité d'accueil ou d'entretien. En cas de nécessité de service ne permettant pas l'application de cette disposition, la demi-journée est reportée à l'après-midi ou au lendemain.
2.   Conciliation entre vie professionnelle et vie personnelle pour les proches aidants
En France, 15 % des actifs sont des proches aidants et s'occupent, plus ou moins régulièrement, d'un enfant, d'un conjoint, d'un parent ou d'un proche en situation de handicap, de perte d'autonomie ou de maladie. Cela se traduit par une charge physique et mentale, de la fatigue, du stress et des difficultés à concilier vie professionnelle et vie privée.
L'aidant familial, ou proche aidant, est une personne qui apporte une aide régulière à un proche qui se trouve en situation de perte d'autonomie. L'aidant intervient dans les actes du quotidien que la personne dépendante n'est plus capable de réaliser seule. Il peut être demandé à l'agent aidant de présenter toutes pièces justifiant de sa situation.
Pour accompagner au mieux les agents aidants, Pôle emploi met en œuvre les actions suivantes :
• Information et communication :
– la diffusion d'une plaquette récapitulant les droits des aidants et les dispositifs qui leur sont accessibles ;
– un rappel de l'offre de service des assistants de service social du travail et du prestataire de protection sociale « frais de santé et prévoyance » sur ce thème ;
– une meilleure visibilité de la communauté nationale des aidants familiaux sur le réseau interne Pôle et la promotion, facilitation et accompagnement à la mise en place de communautés Pôle régionales.
• Sensibilisation et formation :
– une action de sensibilisation à l'occasion de la semaine nationale des aidants ;
– une formation en ligne sur la thématique des aidants.
• Aménagements spécifiques :
– en cas d'imprévu en lien avec la situation de la personne aidée, la possibilité pour les aidants de pouvoir partir pendant une plage fixe, après information du manager, sans délai de prévenance ;
– en cas d'imprévu en lien avec la situation de la personne aidée, la possibilité de poser un congé ou une récupération du temps de travail sans délai de prévenance, avec information préalable du manager ;
– la possibilité de faciliter l'aménagement de leurs horaires. Les agents aidants peuvent, le cas échéant, prendre contact avec leur service qualité de vie au travail ou les assistants de services sociaux de Pôle emploi afin de mettre en place cette mesure. Cette mesure est prise pour une durée de six mois renouvelable après demande et instruction par le service ressources humaines ;
– l'intégration de la situation des proches aidants dans l'instruction relative au don de jours de congés aux parents d'un enfant gravement malade ;
– la création d'un fonds de solidarité pour le don de jours que Pôle emploi s'engage à abonder, et auquel peuvent contribuer les agents volontaires. Les modalités d'alimentation et de fonctionnement de ce fonds seront établies en 2022 après réalisation d'une enquête auprès des agents de Pôle emploi, au plus tard avant la fin de l'année 2022 partagée au sein de l'observatoire de la qualité de vie au travail ;
– un diagnostic de la situation des agents aidants afin d'envisager des compléments en matière d'accompagnement de leur situation, y compris financiers, avant la fin de l'année 2022. Il est partagé avec l'observatoire de la qualité de vie au travail ;
– l'adhésion, dans les meilleurs délais et au plus tard fin 2022, à une plateforme permettant un accompagnement social, administratif et psychologique à distance dédié aux aidants.
Des dispositions spécifiques sont prévues, pour les agents de droit privé proches-aidants, dans l'accord télétravail.
Les agents de droit public proches-aidants bénéficient d'une dérogation d'une durée de trois mois maximum renouvelable concernant les règles relatives au télétravail prévues par le décret n° 2021-1725 du 21 décembre 2021.
3.   Gestion des réunions
Les réunions sont importantes pour le partage d'informations, les temps d'échange et le travail d'équipe. Il convient cependant de limiter leur poids dans la charge de travail et leur impact sur l'équilibre des temps de vie.
Les réunions doivent par nature se tenir dans le respect des règles des accords OATT en vigueur. Pôle emploi rappelle également que l'accord du 20 octobre 2020 relatif à l'égalité professionnelle femme/ homme et à la conciliation vie professionnelle, familiale et personnelle à Pôle emploi prévoit que « l'organisation des réunions sur les plages fixes est la règle et les horaires de début et de fin de réunion sont mentionnés dans l'ordre du jour.
Les réunions organisées sur les plages variables doivent rester exceptionnelles et être signalées aux participants avec un délai de prévenance suffisant afin de faciliter l'organisation personnelle des agents. Les réunions internes ne peuvent pas s'étendre au-delà des horaires variables. »
En complément des mesures pour garantir le respect des horaires de réunion sur le temps de travail figurant dans l'accord précité, Pôle emploi s'engage à :
– élaborer et diffuser un guide pratique pour les réunions, prévoyant notamment la préparation, l'invitation des participants réellement concernés, l'ordre du jour, la rédaction obligatoire d'un compte-rendu ou d'un relevé de décisions ainsi que le choix de la modalité la plus appropriée entre distanciel, présentiel ou mixte ;
– veiller à la mise en œuvre de la modalité en distanciel quand cela ne dénature pas l'objet de la réunion et impose un déplacement long pour une durée de réunion inférieure à un jour ;
– inviter les agents des fonctions support à coordonner leurs réunions à distance de mobilisation du réseau en privilégiant l'après-midi ;
– inviter la ligne managériale du réseau à privilégier les réunions avec les managers l'après-midi ;
– assurer la mise en œuvre d'une journée blanche par semaine déterminée au niveau national, sans visio ou audio. La journée blanche s'entend comme une journée sans web conférence, webinaire ou animation entre les différents niveaux d'organisation. Elle n'empêche pas en revanche au sein de chaque niveau organisationnel d'animer les équipes. À titre d'exemple, la direction générale ne peut pas organiser de web conférence à destination des directions régionales (DR), directions territoriales (DT) et/ou agences ce jour-là. Il en est de même pour une DR ou une DT à destination des agences de son territoire. Mais une agence ou un service peut tout à fait utiliser cette journée pour organiser une animation interne avec son collectif.
4.   Équilibre des temps de vie – situations particulières
4.1.   Équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle pour les cadres au forfait
Le temps de travail des agents en forfait jours fait l'objet d'un décompte annuel en jours de travail effectif.
Ces agents ne sont pas tenus de respecter une organisation précise de leurs horaires de travail, et ne sont pas soumis à la durée légale hebdomadaire ou annuelle décomptée en heures ainsi qu'aux durées journalière ou hebdomadaire maximales de travail. Ils bénéficient toutefois d'un repos quotidien (minimum de 11 heures consécutives) et hebdomadaire (d'au moins 35 heures soit 24 heures + 11 heures minimum consécutif).
Comme tout agent, les agents en forfait jours doivent connaître une durée et une charge de travail raisonnables, respectueuses de leur santé et permettant une bonne conciliation entre vie professionnelle et vie personnelle.
Afin d'instaurer des garanties effectives sur la durée et la charge de travail des agents en forfait jours, il est mis en place un processus selon les modalités fixées ci-après.
Ce processus se substitue aux précédentes modalités de suivi, ce qui conduit notamment à ne plus utiliser l'outil Astre (tel que prévu dans l'instruction n° 2018-40 du 4 décembre 2018 relative au cadre au forfait jours (CAF).
Il est rappelé que l'entretien professionnel annuel (EPA) est l'occasion d'échanger sur la charge de travail, l'articulation entre l'activité professionnelle et la vie personnelle, ainsi que sur l'organisation du travail.
Suivi de la prise des congés
Pour garantir le bénéfice effectif des congés dans la période de prise, un point sur le solde de jours restant est fait entre le manager et l'agent au moins trois mois avant la date butoir de prise.
Entretien périodique tous les quatre mois
Tous les quatre mois, le manager organise un entretien avec l'agent en forfait jours, afin d'échanger sur :
– la charge de travail du salarié ;
– l'adéquation des moyens mis à la disposition du salarié au regard des missions et objectifs qui lui sont confiés ;
– le respect de la durée maximale d'amplitude de la journée de travail ;
– le respect des durées minimales des repos ;
– l'organisation du travail ;
– l'articulation entre l'activité professionnelle et la vie personnelle et familiale ;
– les modalités selon lesquelles le salarié peut exercer son droit à la déconnexion.
Cet entretien donne lieu à un compte rendu et le cas échéant à des mesures correctives, notamment sous la forme du plan de mesures correctives fixée ci-après.
Décompte mensuel de la durée du travail
Au plus près des journées travaillées et au plus tard la première semaine du mois suivant (M + 1), le cadre au forfait jours doit, au moyen du logiciel de gestion des temps de Pôle emploi, indiquer le nombre et le positionnement des jours travaillés et des jours de repos ou absences autorisées (avec la qualification correspondante) du mois considéré.
Cette déclaration mensuelle doit faire l'objet d'un contrôle et d'un visa du manager.
Respect de l'amplitude maximale
L'amplitude de la journée de travail est la durée comprise entre le début et la fin de la journée de travail d'un salarié, composée des temps de travail effectif et des temps de pause et déconnexion. L'amplitude quotidienne de travail doit rester raisonnable et ne doit pas dépasser 13 heures.
Si le cadre au forfait jours a été amené à dépasser l'amplitude maximale de 13 heures, il le signale, au plus près de l'événement et au plus tard dans les cinq jours ouvrés via une déclaration, dans l'outil de gestion des temps de Pôle emploi, prévue à cet effet.
Cette déclaration déclenche automatiquement une information vers le manager, qui devra avoir un entretien avec l'intéressé dans les huit jours ouvrés pour analyser la situation. Cet entretien donne lieu à un compte rendu et le cas échéant à des mesures correctives, notamment sous la forme du plan présenté ci-après.
Alerte et entretien dans les deux semaines
Lorsque le cadre au forfait jours constate que l'organisation de travail :
– le met dans l'impossibilité actuelle ou imminente de respecter l'articulation entre son activité professionnelle et sa vie personnelle et familiale ;
– et/ou ne lui permet pas d'exercer son droit à la déconnexion ;
– et/ou conduit à une surcharge de travail,
il sollicite, par écrit, son manager ou le service ressources humaines pour que celui-ci organise un entretien dans les deux semaines.
Cet entretien donne lieu à un compte rendu et à des mesures correctives, notamment sous la forme du plan présenté ci-après.
Plan de mesures correctives
En fonction des éléments qui en ressortent, l'entretien donne lieu aux actions suivantes :
– le manager analyse avec l'agent les causes des problématiques rencontrées ; il peut solliciter l'appui du service ressources humaines ;
– le manager établit un plan d'action pour apporter les améliorations et/ ou correctifs à la situation, telles qu'une nouvelle priorisation des tâches, une révision des délais des réalisation, une nouvelle répartition de la charge de travail entre les membres de l'équipe, une formation, une proposition de coaching, la prévision à court terme de jours de congés et repos … Il peut solliciter l'appui du service ressources humaines.
Le plan fait l'objet d'une évaluation sur son efficacité à l'occasion de l'entretien périodique suivant.
Lorsque ce plan a permis de remédier aux difficultés constatées, le manager l'acte dans le compte-rendu de l'entretien périodique.
Il est rappelé que l'agent a la possibilité de demander à mettre fin à son forfait jours à tout moment.
Nul agent ne peut être sanctionné, ni pénalisé dans sa progression de carrière ou dans l'appréciation de sa performance, pour avoir émis une alerte dans les termes définis ci-dessus.
4.2.   Équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle des délégués syndicaux centraux et des agents ayant un mandat de représentation les conduisant à utiliser leurs temps de délégation à 100 %
Afin de faciliter l'équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle, les délégués syndicaux centraux et les agents exerçant un ou plusieurs mandats de représentation du personnel ou syndicale à hauteur de 100 % de leur durée du travail peuvent exercer leur activité de différents lieux.
Aussi, dès lors qu'ils n'exercent pas d'activité métier et ne sont pas télétravailleurs au titre de l'accord du 20 juillet 2021, les délégués syndicaux centraux et/ ou les agents exerçant un ou plusieurs mandats de représentation du personnel ou syndicale à hauteur de 100 % de leur durée du travail peuvent demander à bénéficier du matériel mis à disposition, dans un délai de trois mois maximum à compter de la demande, pour les télétravailleurs tel que prévu dans l'annexe 2 de l'accord sur le télétravail précité.
Les agents concernés peuvent faire une demande dès lors qu'ils ne sont pas déjà équipés dans le cadre de leur activité métier, ou de l'accord sur le « renouveau du dialogue social » du 1er avril 2019.
Les agents concernés adressent leur demande au service relations sociales de leur établissement :
– dans les deux mois suivant l'entrée en application de l'accord ;
– ou dans les deux mois suivant leur désignation ou mandat, pour les agents qui deviendraient concernés au cours de la durée de l'accord.
Les agents, définis au premier alinéa du présent article, ayant le statut d'agent de droit privé peuvent bénéficier de l'indemnité forfaitaire prévue à l'article 2.16 de l'accord sur le télétravail et le travail de proximité, pour la prise en charge des frais exposés dans le cadre de leur activité de représentation du personnel ou syndicale, exercée à distance (domicile de l'agent, résidence à usage privé, tiers lieu) via les outils d'information et de communications.
Cette indemnité forfaitaire est versée en fin d'exercice, sous réserve de la réalisation de 35 jours d'activité de représentation à distance par année civile, au sein de Pôle emploi. En fin d'année civile, l'agent adresse une demande d'indemnité forfaitaire au service ressources humaines accompagné d'une attestation sur l'honneur indiquant qu'il a réalisé au moins 35 jours d'activité à distance.
Ils bénéficient de l'attribution d'un titre-restaurant pour les journées télétravaillées aux mêmes conditions que celles qui s'appliquent quand ils travaillent dans les locaux de Pôle emploi.
Les agents, définis au premier alinéa, ayant le statut d'agent de droit public peuvent bénéficier de l'indemnité dite « forfait télétravail » prévue par le décret n° 2021-1123 du 26 août 2021 portant création d'une allocation forfaitaire de télétravail au bénéfice des agents publics et des magistrats. Cette indemnité contribue au remboursement des frais exposés dans le cadre de leur activité de représentation du personnel ou syndicale, exercée à distance (domicile de l'agent, résidence à usage privé, tiers lieu) via les outils d'information et de communications. Afin de bénéficier de cette indemnité, l'agent adresse à Pôle emploi une attestation sur l'honneur indiquant le nombre de jours de représentation à distance.
5.   Accompagner les seniors dans leur fin de carrière et dans la transition vers l'après-carrière
Les agents de plus de 50 ans qui le souhaitent pourront valoriser leur expérience au sein de l'entreprise notamment par la transmission de leur savoir-faire aux nouveaux agents. À ce titre, ils peuvent être mobilisés s'ils le souhaitent, sous réserve d'accord de leur manager et de compétences pédagogiques, dans des actions de développement des compétences du type tutorat, mentorat ou ateliers.
Afin d'accompagner les seniors dans leurs démarches de préparation au départ à la retraite, les agents de 58 ans et plus peuvent, s'ils le souhaitent, bénéficier d'un stage de préparation au départ à la retraite d'au moins deux jours et en présentiel, sauf cas de force majeure. Ce stage est organisé au sein de chaque établissement et/ ou campus pendant le temps de travail des agents concernés.
Chaque établissement complétera cette formation avec une formation, des ateliers complémentaires ou un accompagnement individualisé d'une durée équivalente à deux jours, en lien avec un partenaire, notamment sur les aspects administratifs de la démarche de départ à la retraite.
L'établissement prendra les dispositions pour que chaque agent soit effectivement informé de cette possibilité, notamment lors de l'entretien professionnel ou de l'entretien professionnel annuel.
En complément, Pôle emploi remet, notamment à la suite du stage de préparation à la retraite, un guide pratique incluant notamment des informations sur les démarches administratives et les organismes auxquels s'adresser pour le calcul des droits et la constitution du dossier de retraite.
De plus, pour faciliter la transition, les agents concernés peuvent demander à leur ligne managériale un aménagement de leur planning et de leurs activités pour leur dernière semaine d'activité effective.
En outre, il est rappelé que conformément à la partie favoriser la reconnaissance au travail de l'axe Renforcer les relations de travail du présent accord, les pratiques visant à partager au sein des collectifs de travail les événements marquants, dont les départs à la retraite, sont encouragées.
Aussi, sous réserve de l'accord de la personne intéressée, les services ressources humaines ou la ligne managériale des agents partant à la retraite veillent à en informer les collègues de leur direction territoriale, ou de leur direction pour les agents de la filière support.
Par ailleurs, il est rappelé que les agents doivent pouvoir bénéficier de l'ensemble des dispositions conventionnelles relatives à l'évolution de carrière, à l'évolution professionnelle et à la promotion, sans discrimination à raison de l'âge.
Pour faciliter l'équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle des agents de droit privé de plus de soixante ans, la réduction horaire journalière à laquelle ils ont droit en application de l'article 37, paragraphe 6 de la convention collective nationale peut être cumulée sur un trimestre ou un semestre au choix de l'agent.
Cette réduction peut faire l'objet d'une ou plusieurs récupérations avec un maximum de cinq jours consécutifs par prise au choix de l'agent.
Une attention particulière est portée aux demandes de temps partiel des agents de plus de 58 ans.
Dans le même esprit, pour faciliter l'équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle des agents de droit public de plus de 60 ans, les managers sont attentifs à rechercher une planification tenant compte plus spécifiquement de la nature de l'activité, notamment en allégeant les activités contraintes.