Compte tenu de sa nature, la conclusion d'une convention de forfait en jours doit être justifiée par la particularité des missions confiées au salarié et apporter les garanties nécessaires à la protection de sa santé, dans les conditions indiquées ci-après.
Le recours à ce dispositif est soumis aux dispositions du code du travail relatives à la consultation du comité social et économique dans les entreprises dans lesquelles il aura été mis en place, en application de l'article L. 2312-26 II 5° e).
À cet effet, l'employeur remet chaque année à cette instance un rapport faisant état des lieux sur :
– le nombre de salariés soumis à la convention de forfait en jours ;
– la charge de travail de ces salariés ;
– l'organisation du travail dans l'entreprise ;
– l'articulation entre l'activité professionnelle et la vie familiale et personnelle des salariés soumis à la convention de forfait en jours.
IV.4.1. Mise en place et fonctionnement du forfait en jours
Avec l'accord exprès du salarié, et pour des salarié(e)s autonomes et non-soumis à un horaire collectif, il peut être instauré une convention de forfait de temps de travail en jours applicable, au cas par cas, aux seuls salariés relevant des niveaux de qualification 1 à 4, dont la durée du temps de travail ne peut être prédéterminée et qui disposent d'une réelle autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps pour l'exercice des responsabilités qui leur sont confiées.
Le contrat de travail définit les caractéristiques de la fonction qui justifient l'autonomie dont dispose le salarié pour son exécution. La convention de forfait en jours doit garantir le respect des durées maximales de travail, des repos journaliers et hebdomadaires.
Le forfait en jours n'est applicable, en cas de contrat à durée déterminée, que lorsque le contrat est d'une durée supérieure à 6 mois. Par exception, en cas de remplacement d'un salarié pour lequel une convention de forfait en jours est en vigueur, le forfait en jours pourra être mis en œuvre sans aucune condition de durée minimum.
La convention de forfait doit être établie par écrit et comprend une clause de réversibilité. Celle-ci prévoit que le salarié peut, à l'issue de l'entretien annuel prévu ci-dessous, revenir au décompte horaire sous réserve d'un préavis de 3 mois.
La convention de forfait écrite doit également mentionner :
– le présent article autorisant le recours au forfait en jours pour les salariés relevant du présent titre IV ;
– le nombre de jours travaillés dans l'année ;
– la rémunération forfaitaire correspondante ;
– le taux de majoration des jours de travail effectués le cas échéant en sus du nombre de jours inclus dans le forfait ;
– les modalités de suivi des jours travaillés, des jours non travaillés, et de la charge de travail (notamment les entretiens individuels prévus au présent article).
Le contrat de travail détermine le nombre de jours sur la base duquel le forfait est défini. Celui-ci est fixé à un plafond de 218 jours travaillés pour une année complète de travail, y inclus la journée de solidarité prévue à l'article 18 du titre Ier. Le décompte se fait par année civile ou pro rata temporis pour les années incomplètes.
En cas d'entrée ou de départ en cours de période de référence, le nombre de jours de travail est calculé au pro rata temporis, en tenant compte du nombre de jours calendaires de présence sur l'année N, du nombre de jours de congés payés non acquis et du nombre de jours fériés coïncidant avec un jour ouvré.
La rémunération forfaitaire mensuelle du salarié est indépendante du nombre de jours de travail effectif accomplis durant la période de paie considérée. La valeur d'une journée entière de travail est calculée en divisant le salaire annuel par le nombre de jours prévu au forfait.
La rémunération ne peut être réduite du fait d'une mesure de chômage partiel affectant l'entreprise.
La rémunération du forfait en jours tient compte des responsabilités confiées au salarié dans le cadre de sa fonction. Cette rémunération ne peut être inférieure au salaire minimum conventionnel correspondant au niveau de qualification du salarié, majoré de 10 % lorsque le forfait est de 218 jours.
Le bulletin de paie doit faire apparaître que la rémunération est calculée selon un nombre annuel de jours de travail en précisant ce nombre.
Sauf accord d'entreprise pour retenir des modalités de décompte différentes, l'application de ce forfait implique une comptabilisation par l'employeur des jours travaillés comme suit :
– lorsqu'au cours d'une journée de travail considérée, la durée effective du travail est inférieure ou égale à 4 heures, il sera décompté ½ journée de travail dans le forfait précité ;
– lorsqu'au cours d'une journée de travail considérée, la durée effective du travail est supérieure à 4 heures, il sera décompté 1 journée de travail dans le forfait précité.
Les périodes d'absences indemnisées et les périodes d'absences et de congés autorisés entraînent la réduction du nombre de jours travaillés prévus au forfait. Ces périodes ne réduisent pas le nombre de jours de repos du salarié et sont indemnisées ou donnent lieu à une retenue sur salaire, selon leur nature et leur origine.
IV.4.2. Modalités de suivi et dispositif de contrôle de la charge de travail
S'agissant de la durée du travail, conformément à l'article L. 3121-62 du code du travail, le salarié ayant conclu une convention de forfait en jours est soumis aux seules dispositions relatives aux temps de repos quotidien et hebdomadaire visés à l'article IV.1.3 du présent chapitre.
Pour les journées où il exécute sa prestation de travail découlant de son contrat de travail, le salarié n'est pas soumis à un contrôle de ses horaires de travail. Le décompte des journées et demi-journées travaillées se fait sur la base d'un système autodéclaratif. Un document mensuel de décompte est établi faisant apparaître le nombre et la date des journées travaillées, ainsi que la qualification des jours non travaillés en repos hebdomadaires, congés payés, congés conventionnels ou jours de repos. Ce document est rempli, au choix, par le salarié (mode auto-déclaratif) ou l'employeur, qui a la responsabilité de le faire établir.
La prise des jours non travaillés doit être répartie de manière équilibrée sur l'année de façon à respecter le principe de 25 % de jours non travaillés pris chaque trimestre ou de 50 % de jours non travaillés pris chaque semestre, de sorte que le solde de jours non travaillés restant à prendre au 31 décembre de l'année soit nul ou quasi-nul. Ce principe de répartition est ramené à la durée du contrat d'engagement pour les salariés engagés sous CDD.
Conformément à l'article D. 3171-10 du code du travail, la durée du travail des salariés en forfait jours est décomptée et validée chaque année par l'employeur par récapitulation du nombre de journées travaillées par chaque salarié.
Conformément aux dispositions de l'article L. 3121-64 II 2° du code du travail, un entretien annuel est organisé chaque année entre le salarié et sa hiérarchie au cours duquel sont abordés les thèmes suivants :
– la charge individuelle de travail ;
– l'organisation du travail dans l'entreprise ;
– l'articulation entre activité professionnelle et vie privée et familiale ;
– la rémunération.
Le salarié peut solliciter la tenue d'un second entretien dans les 6 mois suivants le premier s'il l'estime nécessaire, notamment au regard de sa charge de travail ou des difficultés à respecter les durées quotidiennes et hebdomadaires de repos. L'employeur fait droit à sa demande dans un délai maximum de 15 jours ouvrables.
Le salarié qui le souhaite peut, en accord avec son employeur, renoncer à une partie de ses jours non travaillés, dans la limite de 80 % de ses jours non travaillés en contrepartie d'une majoration de son salaire. L'accord entre le salarié et l'employeur est établi par écrit. En tel cas, le nombre de jours travaillés dans l'année ne peut être supérieur à 231 jours, et le nombre de jours non travaillés ainsi reportés sera à déduire du plafond annuel de l'année suivante. Un avenant à la convention de forfait conclue entre le salarié et l'employeur détermine le taux de majoration applicable à la rémunération de ces jours de travail supplémentaires, sans qu'il puisse être inférieur à 10 %.
Le salarié ayant renoncé à une partie de ses jours de repos perçoit, au plus tard à la fin de la période annuelle de décompte, un complément de salaire pour chaque jour de repos auquel il a renoncé.
IV.4.3. Modalités du droit à la déconnexion
Afin de garantir le respect du droit à la santé et au repos des salariés soumis au forfait-jours, un accord d'entreprise, ou à défaut, une charte d'entreprise établie par l'employeur et soumise à l'avis du comité social et économique, prévoit les modalités du plein exercice par le salarié de son droit à la déconnexion, dans les conditions prévues aux articles L. 2242-17-7°, L. 3121-64 et L. 3121-65 du code du travail. La convention de forfait individuelle conclue avec le salarié prévoit aussi ces modalités.
Dans ce but, l'accord d'entreprise, ou à défaut, la charte établie par l'employeur, et la convention de forfait indiquent notamment que lors des temps de repos et en dehors des jours travaillés, le salarié est présumé non connecté mais que toutefois, pendant ces périodes :
– l'usage des outils de communication à distance doit être justifié par des circonstances de caractère exceptionnel et par l'urgence ;
– s'il est indispensable de contacter le salarié du fait d'une situation d'urgence, la communication écrite doit être privilégiée ;
– dans le cadre de cette urgence, l'envoi des courriels et appels doit être limité au strict nécessaire ;
– il ne peut pas être tenu rigueur au salarié de ne pas avoir répondu à des appels ou courriels professionnels.