1 - OBJECTIFS DE L'UNITE
Réaliser la paye en y appliquant les règles définies par la législation sociale, les conventions collectives et les accords d'entreprise, notamment en matière de congés, de maladie, de cotisations sociales et de saisie sur salaire.
Effectuer les déclarations qui en découlent auprès des administrations sociales (publiques et privées) et fiscales.
Réaliser l'exploitation systématique ou à la demande des données de la paye pour la gestion du budget des rémunérations et la gestion du personnel.
2 - OBJECTIFS DU RESPONDABLE DE L'UNITE
2,1 - GESTION DU PERSONNEL ET COMMANDEMENT
Appliquer la politique de personnel définie par la direction et informer sa hiérarchie des effets de cette politique et/ou de ses difficultés d'application.
Animer l'équipe en lui faisant partager les objectifs de fiabilité totale, de respect impératif des délais et de réduction des coûts et en l'aidant à rechercher les moyens d'y parvenir.
Veiller au climat social de l'équipe, prévenir la dégradation éventuelle de celui-ci dans l'unité. Améliorer ce climat :
- par un style de commandement adapté au personnel de l'unité et aux missions à effectuer,
- par la meilleure communication possible entre les membres de l'équipe,
- par la répartition des tâches la plus équitable possible en tenant compte des capacités de chacun,
- par le développement des compétences de chacun et de la polyvalence.
Préparer le personnel aux modifications du travail pouvant découler soit d'une modification réglementaire (législations sociale, fiscale, conventions, accords), technique (du matériel ou du progiciel de paye) ou de l'organisation. Faire participer le personnel à la recherche des meilleurs moyens de réaliser ces changements lors de leur mise en place.
Proposer à sa direction les améliorations des conditions matérielles et morales du travail au sein de son unité. Etudier avec sa direction les moyens d'améliorer la motivation de son personnel concernant le fonctionnement de l'unité et la marche de l'entreprise. Mobiliser le personnel sur la réduction des coûts de fonctionnement du service en incitant chacun à rechercher les gains de temps possibles dans les procédures de travail.
Apprécier en permanence les compétences de son personnel et ses performances dans les différentes activités. Identifier les besoins en formation de son personnel. Etudier avec sa direction les programmes de perfectionnement - ou de formation, notamment lors de l'évolution du matériel de traitement ou lors de l'introduction de nouvelles méthodes de travail ou d'organisation -. Lors de ces évolutions, faire former le personnel, réaliser les mesures d'accompagnement de cette formation sur le terrain.
Accueillir les nouveaux embauchés ou les personnels nouvellement affectés dans son unité, les aider à s'insérer dans l'équipe, les former en leur confiant des tâches selon une démarche adaptée à leurs possibilités et évaluer leur progression.
Anticiper les tensions interindividuelles au sein de son équipe et rechercher avec les intéressés les moyens de résoudre celles-ci ou de les atténuer. Analyser les situations dans lesquelles se déroulent ces tensions et tenter d'améliorer les conditions susceptibles de les provoquer ou de les entretenir.
Aider ses collaborateurs à analyser les situations de travail, à prévoir les risques d'incidents (retards, erreurs) par la détection de signaux d'alerte, à identifier les causes des défaillances et à découvrir les mesures correctives (ou conservatoires, s'il y a lieu).
Selon les instructions de sa direction, définir les effectifs de personnel nécessaires au travail quotidien. Organiser les roulements du personnel et les plans de congés. Prévoir les remplaçants et, éventuellement, le personnel supplémentaire pour les travaux exceptionnels.
Gérer les absences et les heures supplémentaires et veiller à réduire celles-ci.
2,2 - GESTION PREVISIONNELLE
Proposer les moyens de fonctionnement annuel du service, en tenant compte notamment :
- de l'évolution des effectifs et des qualifications du personnel en fonction :
- des prévisions quantitatives et/ou qualitatives des travaux à effectuer,
- de diversification des travaux à réaliser,
- ainsi que du matériel et des logiciels (ou progiciel) à disposition,
- des améliorations ou modifications qu'il serait souhaitable d'apporter aux matériels et logiciels.
Participer à l'étude du plan d'évolution du service en fonction des nouveaux travaux ou de l'importance et de la difficulté des textes à interpréter. En prévoir la mise en oeuvre sous la responsabilité de sa direction. Participer à l'étude des perspectives d'évolution d'organisation de son secteur ou du matériel de l'unité (à moyen et long terme). Participer à l'élaboration du plan d'acquisition et/ou d'amélioration des matériels et logiciels à court et moyen terme.
Sous l'autorité de sa direction, participer aux études d'organisation du service, à l'étude du plan d'aménagement des locaux et proposer, avec l'aide des spécialistes, les dispositifs de travail ergonomiques. Etudier avec l'informatique (ou la maintenance) les moyens de réduire les incidents dûs au matériel, au progiciel de paye ou aux logiciels utilisés pour certains travaux annexes.
Etudier avec l'informatique (ou avec la maintenance éventuellement) les opérations de premier dépannage susceptibles d'être prises en charge directement par son personnel dans le triple objectif d'accélérer les délais de réparation, de diminuer les interventions mineures du personnel extérieur et d'enrichir les tâches des employés du service.
Proposer à sa direction les données - techniques et de gestion - qu'il serait utile de suivre dans un tableau de bord afin d'améliorer la qualité, les coûts et les délais de réalisation des différents travaux du service. Mettre en place la collecte et le traitement de ces données. Réaliser (ou faire réaliser) les études statistiques nécessaires sur ces données. Tirer de l'ensemble de ces analyses les mesures correctives à court ou moyen terme.
Analyser conjointement et avec précision l'évolution des accidents du travail (réels ou évités) et les incidents de fabrication. En identifier les conditions avec rigueur et étudier avec les responsables sécurité les modifications qu'il serait souhaitable d'apporter aux équipements et/ou aux méthodes de travail ainsi qu'aux consignes de sécurité pour prévenir le retour de pareils accidents.
2,3 - ORGANISATION ET METHODES
Programmer les travaux périodiques annuels de la paye en fonction du calendrier de l'exploitation informatique. Planifier l'ensemble des travaux mensuels en fonction de cette programmation initiale et des travaux complémentaires qui sont demandés au service. Affecter le personnel aux différentes missions selon ses compétences et/ou pour développer sa polyvalence.
Analyser les incidents et erreurs de la paye ou de ses sous-produits. Etudier avec le service informatique les moyens d'améliorer la qualité et les délais d'obtention des divers travaux et de faciliter la préparation et l'exploitation des travaux informatisés (introduction directe des modifications, réalisation automatique de liens entre divers documents, transmission directe de bandes aux organismes collecteurs ou payeurs, transformation d'études occasionnelles en états systématiques, mise au point de programmes d'interrogation, etc...).
Préparer l'interprétation des règles ou des tables de valeur, les transformer soit en normes d'interprétation pour son personnel ou en tables de décision pour l'informatique et contrôler leur application dans le progiciel de paye. Actualiser ces données en permanence.
Préparer le cahier des charges du projet informatique initial (ou nouveau) ou de sa mise à jour. Négocier le passage de la mise à jour à l'élaboration d'un nouveau projet. Proposer ce cahier des charges à sa direction.
Etudier les méthodes permettant d'établir des prévisions sur les rémunérations en fonction de divers facteurs d'évolution : évolution des taux de rémunération de certaines catégories professionnelles, des taux de cotisation sociale ; évolution des effectifs des différentes catégories de personnel, des salaires individuels, des temps de présence et heures supplémentaires, de formules d'intéressement individuel ou collectif, etc.
Définir les travaux occasionnels qui pourraient devenir systématiques. Etudier avec l'informatique les programmes d'interrogation qui permettent, à la demande de la direction, de réaliser rapidement des études imprévues.
2,4 - GESTION COURANTE ET REACTION AUX INCIDENTS
PAYE MENSUELLE
Préparer les données de base de la paye : rassembler les modifications des données statutaires (affectation, catégorie professionnelle, salaire, situation de famille, adresse, etc.) et des données variables (heures supplémentaires, absences, primes, retenues diverses, etc). Assister son personnel dans l'interprétation des règles non informatisées, le contrôler. Relancer la gestion du personnel et les services détenteurs des données et stimuler son propre personnel pour tenir les délais impératifs du calendrier de l'exploitation informatique.
S'assurer que l'informatique applique les règles et les tables de valeur. Faire contrôler l'état provisoire de sortie. Signaler les erreurs constatées. Etudier avec la direction financière les modalités de paiement (choix des banques). Informer l'informatique et les banques de ces modalités. Prendre les mesures nécessaires pour la diffusion des feuilles de paye et le règlement des rémunérations.
Examiner les demandes et réclamations du personnel. Prendre les mesures correctives nécessaires ou transmettre à la direction en cas de litige important.
Faire apurer les comptes individuels d'avances, acomptes et prêts sur instructions données à l'informatique par le service.
S'assurer de la mise à jour des fichiers (fichier administratif, fichier historique des salaires).
Règlement des prestataires de services (porteurs, correspondants, intérimaires, gardiennage, ménage...)
Préparer ces règlements en rassemblant les données contractuelles et les données concernant les prestations réelles. Assister son personnel dans l'interprétation des clauses contractuelles. Faire vérifier les états de sortie informatiques. Préparer les règlements avec la direction financière.
DECLARATIONS SOCIALES ET FISCALES ET REGLEMENT DES COTISATIONS
S'assurer que l'Informatique possède les règles actualisées des taux de cotisation. S'assurer des affectations des personnes dans les diverses caisses.
Faire établir aux périodes réglementaires les états individualisés et les récapitulatifs dans les formats demandés par les caisses (ou faire établir des états préparatoires au report manuel sur les imprimés réglementaires). Transmettre ces données à la direction financière pour règlement, à la comptabilité générale pour enregistrement.
En fin d'année, faire effectuer par l'informatique les régulations des cotisations sociales et les déclarations fiscales des salaires, des honoraires et des droits d'auteur selon les instructions données par le service.
TRAVAUX D'ETUDE CONCERNANT LA GESTION
Etudes concernant le budget des rémunérations : étude des prévisions mensuelles, trimestrielles, annuelles ; études des réalisations, des écarts prévisions-réalisations conduisant à la correction des prévisions ultérieures, études d'évolution. Définir avec l'informatique les programmes utilisables sur micro-ordinateur ou sur le progiciel de paye. Justifier et commenter les données présentées à la direction du personnel et/ou à la direction financière.
Etudes de gestion du personnel : études sur l'évolution antérieure ou la prévision des rémunérations de certains groupes sociaux partition du personnel par unité de travail, par catégories professionnelles, ligne de produit (quotidien, publicité, labeur, radio, etc.). Etudes sur les relations entre rémunérations et certains critères individuels (qualification, formation, appréciation, âge, sexe, etc...).
Etudes programmées ou à la demande de la direction du personnel, de la comptabilité analytique ou du contrôle de gestion sur certains éléments de la rémunération (heures supplémentaires, absences, primes diverses, cotisations sociales etc...).
Définir les calculs à effectuer, les relations à mettre en évidence (comparaisons, évolutions, corrélations entre données, etc). Programmer ces études sur micro, les faire programmer par l'informatique sur le progiciel de paye s'ils deviennent systématiques ou utiliser les programmes d'interrogation mis au point par les études de l'informatique.
2,5 - RELATIONS
Relation de client de tous les services de l'entreprise pour :
- le recueil des éléments variables de la rémunération.
Relation de client de la gestion du personnel pour :
- le recueil des données fixes individuelles,
- la communication des acomptes, avances, prêts et des retenues sur salaires,
- la communication des données concernant la législation sociale.
Relation de client de la direction financière pour :
- le règlement des salaires du personnel,
- le règlement des factures des prestataires de services.
Relation de fournisseur de la comptabilité et du contrôle de gestion pour :
- la communication des données mensuelles concernant la paye et les cotisations sociales,
- la réalisation d'études systématiques ou à la demande sur certaines partitions du personnel ou des éléments de la rémunération.
Relation de client avec les banques (via la direction financière) pour :
- le règlement des salaires du personnel,
- le règlement des cotisations sociales,
- le règlement des factures des prestataires de services.
Relation de fournisseur des administrations publiques et privées (Fisc, sécurité sociale, caisses de retraite, mutuelles, 1 p. 100 logement, etc.) pour :
- les déclarations périodiques des assiettes de cotisation individuelles,
- le règlement des cotisations.
Relation de client des études de l'informatique pour :
- la mise au point du progiciel informatique paye et son actualisation,
- la formation de son personnel à l'utilisation du progiciel de paye,
- la fourniture de matériel et des conseils de choix et d'utilisation de logiciels banalisés ou spécialisés,
- la fourniture de programmes d'interrogation du progiciel de paye.
Relation de client de l'exploitation informatique sont un calendrier défini pour :
- la réalisation mensuelle des feuilles de paye,
- la réalisation périodique des déclarations aux administrations sociales et fiscales,
- la réalisation d'états informatiques systématiques ou à la demande.
Relation de fournisseur de l'exploitation informatique selon un calendrier défini pour :
- la fourniture et la mise à jour des informations de base individuelles,
- la fourniture des éléments variables de la paye.