Les entretiens auront lieu obligatoirement tous les 2 ans pour un permanent ; et toutes les 4 saisons pour un saisonnier ou plus tôt lorsqu'il change de compétence, de poste ou s'il en fait la demande.
L'employeur s'assurera que chaque personne réalisant ces entretiens est dûment formée. La formation correspondante portera, a minima, sur la technique de l'évaluation et la connaissance des dispositions relatives aux classifications conventionnelles des emplois.
Selon l'organisation des entreprises, ils pourront être conduits par une même personne ou, potentiellement, par deux personnes différentes selon les thématiques à aborder.
Un modèle de support sera proposé aux entreprises, car la trame de ces entretiens (notamment positionnement et professionnel) doit respecter un certain nombre de thématiques et faire l'objet d'une traçabilité structurée. Ce support facilitera l'organisation des services qui le souhaitent, sans qu'il ait un caractère obligatoire, notamment si l'entreprise dispose d'une autre organisation.
Les entreprises sont invitées à proposer le support au salarié afin qu'il puisse avoir connaissance de son architecture et préparer son (ses) entretien(s) en amont.
Ces entretiens doivent avoir lieu pendant le temps de travail. Ils doivent faire l'objet d'un compte-rendu écrit signé, par l'employeur ou son représentant et par le salarié. L'original est conservé par l'employeur et une copie est remise au salarié.
• Pour les permanents :
Un entretien individuel tous les 2 ans (années civiles) correspondant au contenu de l'entretien professionnel et de l'entretien de positionnement portant sur 2 axes (et pouvant le cas échéant être élargi à d'autres thématiques) :
– le positionnement : correspondant aux obligations conventionnelles relatives aux classifications.
Le cas échéant, l'évaluation de la performance individuelle par rapport au poste, niveau d'atteinte des objectifs et fixation des objectifs pour la période à venir.
Pour les cadres, cet entretien devrait également faire le point sur la charge de travail et le temps de travail ;
– l'entretien professionnel : le point sur le parcours, la projection de carrière, les attentes en termes de formation, la mobilité, correspondant aux obligations légales de l'entretien professionnel.
En année 6, l'entretien doit faire un bilan des 6 années écoulées pour ce qui concerne les sujets de l'entretien professionnel. Un état des lieux récapitulatif écrit du parcours professionnel de chaque salarié doit être établi à cette occasion.
• Pour les saisonniers :
Un entretien individuel tous les 4 ans (années civiles) correspondant au contenu de l'entretien professionnel et de l'entretien de positionnement portant sur 2 axes (et pouvant le cas échéant être élargi à d'autres thématiques) :
– le positionnement : correspondant aux obligations conventionnelles relatives aux classifications.
Le cas échéant, l'évaluation de l'adéquation au poste de travail, point sur les attentes d'évolution ;
– l'entretien professionnel : le point sur le parcours, la projection de carrière, les attentes en termes de formation, la mobilité, correspondant aux obligations de l'entretien professionnel.
Tous les 12 ans (ou chaque fois que le salarié aura cumulé 6 ans d'ancienneté si cet évènement avait lieu avant), l'entretien doit faire un bilan des années écoulées depuis le dernier entretien bilan, pour ce qui concerne les sujets de l'entretien professionnel. Un état des lieux récapitulatif écrit du parcours professionnel de chaque salarié doit être établi à cette occasion.
• Concernant l'entretien de positionnement :
Les variables de dimensionnement et leurs niveaux seront appliqués, dans les entreprises de la branche, sur la base des exemples qui sont donnés, pour une bonne compréhension et sans prétention d'exhaustivité, dans le guide méthodologique correspondant. Les accords d'entreprise sur les variables et leur graduation peuvent définir des critères plus favorables.
En cas de différend entre le salarié et l'évaluateur quant au positionnement, un nouvel entretien pourra alors avoir lieu à l'initiative de l'une ou de l'autre des deux parties. Il sera toujours mené par le niveau hiérarchique supérieur à celui de l'évaluateur initial (N +1 a minima), mais, pour cet entretien, le salarié pourra se faire assister s'il le désire, par une personne de son choix appartenant au personnel de l'entreprise ou, en l'absence d'institution représentative du personnel, par une personne de son choix inscrite sur la liste des conseillers du salarié dressé par le préfet du département, ou un membre de la commission mixte paritaire.
Le positionnement réalisé est retranscrit dans la fiche d'évaluation (voir article 3.24.1-7). Celle-ci est signée, par l'employeur ou son représentant et par le salarié. L'original est conservé par l'employeur et une copie en est remise au salarié.
• Concernant l'entretien professionnel :
Conformément à la législation en vigueur, tout salarié bénéficie d'un entretien professionnel. Il doit être systématiquement proposé au salarié qui reprend son activité à l'issue d'un congé de maternité, d'un congé parental d'éducation, d'un congé de soutien familial, d'un congé d'adoption, d'un congé sabbatique, d'une période de mobilité volontaire sécurisée, d'une période d'activité à temps partiel, d'un arrêt longue maladie ou à l'issue d'un mandat syndical.
Il a pour finalité de permettre à chaque salarié d'élaborer son projet professionnel.
L'employeur ou son représentant au sein de l'entreprise, s'entretient avec le salarié sur les perspectives d'évolution professionnelle, notamment en termes de qualifications et d'emploi.
Des propositions en matière de formation professionnelle peuvent être faites à cette occasion. Dans ce cadre, l'employeur doit informer le salarié sur la VAE.
L'entretien professionnel doit obligatoirement être formalisé. L'original est conservé par l'employeur ; une copie est remise au salarié.
Il permet de vérifier que l'employeur a bien réalisé les entretiens professionnels tous les 2 ans pour les permanents et tous les 4 ans pour les saisonniers (années civiles) et que, sur la période, il a rempli son obligation de maintenir l'employabilité du salarié conformément au cadre légal.