N.B. - Dupliquer la fiche de description de poste
en autant d'exemplaires qu'il y a de postes à analyser.
1. DESCRIPTION SOMMAIRE : QUESTIONS 11 ET 12.
11. Secrétariat de l'entrepôt.
12. Assure le secrétariat de la direction et des responsables de service ; gère le parc de palettes ; gère les vêtements de travail ; assure l'application et le suivi des tarifs.
2. ORGANIGRAMME : QUESTIONS 21, 22, 22 bis, 23, 24, 25
21 Pas d'autre personne à ce poste.
22 Aucun subordonné.
22 bis En l'absence du responsable de la gestion des stocks, supervise l'activité des 2 guichetiers et de la standardiste.
23 Supérieur hiérarchique : directeur d'entrepôt.
24 Qui est rattaché au directeur de division Entrepôts.
25 Est en relation avec :
- chef d'entrepôt pour la gestion du parc de palettes ;
- chefs de service pour le secrétariat ;
- services du siège (commercial, juridique).
3. DESCRIPTIF DES TACHES
Renseignements généraux servant à renseigner les autres rubriques : QUESTIONS 12, 21 A 39.
12 Secrétariat de direction et des services (70 % du temps).
21 Seule à ce poste.
31 Autres tâches :
- gestion palettes : saisie informatique entrées/sorties, situation de fin de mois, relances, facturation (12,5 % du temps) ;
- gestion vêtements de travail et protections individuelles : appel d'offres, commandes, gestion des stocks, distribution (5 % du temps) ;
- utilisation IBM 36 : saisie des bons entrées/sorties des palettes, télex, suivi des lettres de conditions, mises à jour du fichier clients (12,5 % du temps).
33 Organisation des élections de DP et du CE.
35 Pour secrétariat et gestion d'ordinateur : informations et éléments fournis par les services du site.
36 Globalement : pas de phases successives.
37 Secrétariat :
- direction/responsables services pour signature ;
- gestion des palettes : visa courrier par directeur ;
- vêtements de travail : visa courrier par directeur ;
- lettres de conditions : visa courrier par directeur.
38 Matériel utilisé : IBM 36, machine à écrire à mémoire fax.
CRITERE 1 : QUESTIONS 41 A 44, 61 ET 62.
41 Formation baccalauréat.
42 70 % de l'activité sont constitués de tâches de secrétariat diversifiées : direction, commercial, comptabilité, technique.
43 Permis de conduire.
44 Pour déplacements de service sur le MIN.
45 Aucun problème pour exécuter le travail.
46 Peut être amenée à rechercher des idées nouvelles (exemple : nouvelle procédure de récupération des palettes).
CRITERE 2 : QUESTIONS 51 A 53
51 Il faut environ 3 mois pour remplir correctement la fonction.
52 Difficultés rencontrées : s'adapter à l'environnement du MIN.
53 Il n'est pas nécessaire d'avoir travaillé dans l'entreprise, préalablement, dans un autre poste.
Les colonnes situées à droite de chaque rubrique servent à établir la cotation en fonction de la grille de critères et de leurs degrés respectifs (1re colonne : notation ; 2e colonne utilisée dans le cas d'une correction ultérieure de la notation). Il est préférable d'effectuer la notation une fois que tous les postes ont été examinés.
CRITERE 3 : QUESTIONS 61 A 618
61 Dans un nombre de cas limités, il faut, pour commencer une tâche, disposer d'informations ou d'instructions.
62 Données par le directeur et les chefs de service.
63 Données transmises oralement.
64 Le directeur a son bureau à proximité (contacts fréquents).
65 Sait toujours ce qu'elle a à faire (tâches clairement définies, autonomie).
66 Est parfois amenée à se débrouiller seule, a le choix des moyens.
67 "Pense avant d'agir".
68 En cas d'imprévu, peut exceptionnellement prendre instruction auprès du directeur.
69 Peut donner son avis sur l'organisation (concertation).
611 Est souvent interrompue dans son travail.
618 Est simultanément responsable de plusieurs tâches ; sauf cas exceptionnel, n'a pas à passer rapidement d'une tâche à l'autre.
CRITERE 4 : QUESTIONS 22 ET 22 bis, 25 ET 39
22 Aucun salarié sous ses ordres.
22 bis En l'absence du responsable des stocks, supervise l'activité des 2 guichetiers et de la standardiste.
CRITERE 5 : QUESTIONS 81 ET 82
81 N'assure la formation d'aucun salarié.
82 Ne coordonne pas, n'anime pas de groupe de travail.
CRITERE 6 : QUESTIONS 91 ET 92
91 Contacts extérieurs :
- clients, pour la gestion des palettes : acheteurs, responsables plate-forme, cadres, commerciaux.
92 Informations confidentielles :
- tarifs clientèle :
- salaires du personnel non cadre.
COTATION DU POSTE DE SECRETAIRE D'ENTREPOT



I. - Connaissance de base/technicité
Niveau baccalauréat pour la maîtrise de situations diversifiées et évolutives


II. - Durée nécessaire pour acquérir la pleine maîtrise de la fonction.
3 mois, l'adaptation doit être facilitée par le niveau de formation exigé (critère 1).


III. - Autonomie/complexité.
Autonomie importante dans l'exécution de certaines tâches.


IV. - Encadrement/conseils techniques.
Est amenée occasionnellement à superviser le travail de 3 salariés.


V. - Animation.
Aucune activité d'animation.


VI. - Contacts extérieurs/confidentialité.
Contacts occasionnels avec mandataires de clients, avec fournisseurs. Tarifs connus.


Total des points

Coefficient correspondant