Règlement de médiation
1. Préambule
1.1. Médiation
La médiation est un processus structuré de résolution des litiges par lequel un tiers indépendant, impartial et spécialement formé aide les parties, par différentes méthodes, à résoudre un litige.
Ce processus est régi par le code de procédure civile qui prévoit également que le médiateur peut être une personne morale qui désigne alors la personne physique chargée d'accomplir la mission.
1.2. CEFAREA-ARIAS France
CEFAREA-ARIAS France est une de ces personnes morales, et possède les moyens matériels et humains permettant aux tiers qui le souhaitent de mettre en œuvre des médiations, conciliations et arbitrages dans les domaines qui sont les siens.
Créé il y a plus de 20 ans par les professionnels de l'assurance de la réassurance, à l'origine pour gérer leurs arbitrages, CEFAREA-ARIAS France intervient aujourd'hui dans tout ce qui a trait aux « monde assurantiel », assurance, réassurance, mutualité, prévoyance, gestion de patrimoine, intermédiation et distribution, sinistres, etc.
Tous ses médiateurs comme ses arbitres sont, en plus de leur formation spécifique, des professionnels ou des spécialistes avertis dans un au moins de ces domaines.
2. Règlement de médiation
C'est dans ce contexte qu'a été établi le présent règlement (« le règlement ») qui a pour vocation de s'appliquer à toutes les médiations qui sont confiées au centre.
2.1. Mise en œuvre
La médiation peut être mise en œuvre :
– sur décision d'un juge, après avoir recueilli l'accord des parties ;
– en vertu d'une clause contractuelle prévoyant en cas de litige le recours à ce processus avant toute saisine d'une juridiction, qu'elle soit publique ou arbitrale ;
– par décision commune des parties ;
– par une demande unilatérale d'une partie qui souhaiterait recourir à ce processus, demande adressée au centre qui interrogera alors l'autre (les autres) partie(s) pour recueillir son accord ;
– enfin, lorsque le centre est saisi d'une demande d'arbitrage et que la commission d'arbitrage, au vu du litige, estime qu'une médiation peut être tentée (les parties restent totalement libres d'accepter ou de refuser de suivre cet avis).
2.2. Demande de médiation et suites
Sauf accord faisant suite à la proposition de la commission d'arbitrage, le centre est saisi conjointement par les parties ou par l'une seule, avec mention de :
– son état civil, sa raison sociale, son adresse ;
– l'objet sommaire et l'importance approximative du litige ;
– le cas échéant la position de la partie saisissante ou de chacune des parties si elle est connue ;
– copie de la clause de médiation si elle existe.
À réception et sauf demande conjointe, le centre informe l'autre (les autres) partie(s) de la mise en œuvre de la médiation.
Cette ou ces partie(s) dispose(nt) alors d'un délai de 15 jours pour faire connaître leur position.
2.3. Réponse à la demande
En présence d'une clause de médiation
Dès réception des observations de l'autre ou des autres partie(s) ou, à défaut de réponse, à l'expiration du délai prévu ci-dessus, le centre saisit sa commission de médiation en vue de la désignation d'un médiateur.
Ce dernier, une fois désigné et la provision versée, conviendra d'une réunion avec les parties et en cas de refus de l'une d'elles de se présenter dressera un procès-verbal de refus de médiation.
En l'absence de clause de médiation
En cas d'accord des parties, le centre saisit sa commission médiation en vue de la désignation d'un médiateur et celui-ci procédera à sa mission conformément aux articles ci-après.
En cas de refus explicite de la proposition de médiation comme en l'absence de réponse après expiration du délai ci-dessus, le centre en informera la partie qui l'a saisi et le dossier sera clos. Pour mémoire, les frais administratifs resteront alors acquis.
2.4. Frais et honoraires de médiation
Les frais et honoraires de médiation sont fixés selon le cas, en fonction du barème forfaitaire ou proportionnel annexé au règlement en vigueur au moment de la saisine du centre.
Les parties conviennent entre elles de la répartition du coût de la médiation. À défaut, ces frais seront supportés par chacune des parties au prorata.
Lorsque aucune médiation n'est intervenue, ces frais seront supportés par la partie requérante.
Le centre sollicite le versement d'une provision supportée par moitié par partie ou par groupe de parties et à défaut avancée par le demandeur à charge pour lui d'évoquer cette question de partage à l'occasion de la médiation, s'il le souhaite.
À défaut de paiement préalable de la provision précitée, la médiation ne sera pas initiée ou prendra fin.
Au fur et à mesure de l'avancement de la médiation, le médiateur tiendra le centre informé du temps passé et raisonnablement prévisible et le centre appellera alors toute provision complémentaire s'il y a lieu.
Le paiement préalable de la provision conditionne le début de la médiation et le cas échéant sa poursuite.
2.5. Désignation du médiateur
Dès qu'elle est saisie, la commission médiation désigne un médiateur choisi en fonction de la nature du litige.
Les parties peuvent proposer à la commission un médiateur préalablement choisi par elles d'un commun accord, et ce pourvu qu'il figure sur la liste des médiateurs agréés par le centre.
Si les parties le souhaitent ou si la commission l'estime utile, une comédiation peut le cas échéant être mise en œuvre.
Le médiateur désigné par la commission signe une déclaration d'indépendance.
Si au cours du processus de médiation, il constate l'existence d'un élément de nature à mettre en cause celle-ci ou son impartialité, il en informe aussitôt les parties et ne poursuit sa mission que sur accord de celles-ci.
Dans le cas contraire, il suspend la médiation et la commission procède alors à son remplacement.
Sauf refus de l'une et/ou l'autre des parties, le centre peut adjoindre au médiateur désigné un médiateur observateur.
Celui-ci, dénué de tout pouvoir et non rémunéré est une personne ayant suivi l'ensemble de sa formation et la finalisant par des expériences pratiques. Il est tenu des mêmes obligations que l'ensemble des médiateurs.
2.6. Rôle du médiateur et principes essentiels de la médiation
Le médiateur a pour mission d'aider les parties à rechercher, dans la loyauté et le souci du respect des intérêts de chacune d'elles, une solution au litige qui les sépare. Il est maître de l'exécution de sa mission.
Le médiateur décide en concertation avec les parties le lieu (ou les lieux) où se tiendront les réunions, la (ou les) langue(s) utilisée(s) et plus généralement la manière dont s'organisera la médiation.
S'il l'estime utile, il peut entendre séparément les parties, et même souhaiter des entretiens séparés si elles en sont d'accord.
Les parties ou une fraction d'entre elles peuvent elles-mêmes, chacune de leur côté, demander, confidentiellement ou non, au médiateur de les entendre séparément.
Cette liberté d'établissement et de poursuite du dialogue est le corollaire de l'absence de tout pouvoir contraignant du médiateur et de la plus stricte confidentialité concernant les opérations de médiation. Aucune constatation, déclaration ou proposition effectuée devant le médiateur, par les parties ou par lui ne peut en aucun cas être utilisée ultérieurement par quiconque. Il en va de même de tout document et plus généralement de toute information échangés lors de la médiation.
2.7. Fin de la médiation
– la médiation prend fin par une déclaration écrite conjointe des parties, faite à tout moment, indiquant qu'elles ne souhaitent pas poursuivre la médiation ; ou
– par une déclaration écrite d'une seule des parties indiquant qu'elle entend mettre un terme à la médiation ; ou
– lorsque le délai éventuellement fixé est expiré et n'est pas prorogé par les parties ;
– par la décision du médiateur de mettre fin à la médiation ;
– et enfin, bien entendu, comme c'est le plus souvent le cas, par un accord entre les parties. Cet accord constitue entre elles une transaction, qui peut-être homologuée par un juge sauf convention de confidentialité.
2.8. Interprétation du règlement et/ou résolution des litiges
Toute interprétation du présent règlement ou tout litige survenant à l'occasion d'une médiation seront du seul ressort de la commission médiation du centre.
2.9. Médiation judiciaire
Toute médiation judiciaire confiée au centre sera gérée en vertu du présent règlement, sous la réserve des dispositions procédurales propres à ces médiations, qu'elles résultent du code de procédure civile ou de la décision du juge lesquelles lui seront alors substituées dans leur limite.