1 - OBJECTIFS DE L'UNITE
Effectuer le conditionnement des différentes éditions ainsi que celui des suppléments réguliers selon les instructions du responsable des ventes.
Effectuer le tri des envois postaux selon les accords des P.T.T.
Effectuer le chargement des colis dans les véhicules de transport selon leur destination et leur ordre de départ.
2 - OBJECTIFS DU RESPONSABLE DE L'UNITE
2,1 - GESTION DU PERSONNEL ET COMMANDEMENT
Appliquer la politique de personnel définie par la direction et informer celle-ci des effets de cette politique et/ou de ses difficultés d'application.
Animer l'équipe avec l'aide de ses collaborateurs en lui faisant partager les objectifs de qualité, de respect des délais et de réduction des coûts et en l'aidant à rechercher les moyens d'y parvenir.
Veiller au climat social de l'équipe, prévenir la dégradation éventuelle de celui-ci dans l'unité et améliorer ce climat :
- par un style de commandement adapté au personnel et aux missions à effectuer,
- par la meilleure communication possible entre les membres de l'équipe,
- par la répartition des tâches la plus équitable possible en tenant compte des capacités de chacun,
- par le développement des compétences professionnelles et de la polyvalence.
Préparer le personnel aux modifications du travail pouvant découler d'une évolution technique ou d'organisation. Faire participer le personnel à la recherche des meilleurs moyens de réaliser ces changements lors de leur mise en place.
Faire appliquer les consignes générales de sécurité de l'entreprise ou celles qui sont spécifiques dans son équipe. En cas d'accident du travail, prendre immédiatement les mesures conservatoires qui s'imposent tant vis à vis de l'accidenté que du travail en cours et du matériel. Analyser ultérieurement les conditions précises de l'accident en se bornant à retracer l'historique des faits et en s'abstenant d'identifier trop rapidement des causes ou des responsabilités. Proposer à sa direction les améliorations des conditions matérielles et morales du travail au sein de son unité.
Etudier éventuellement avec sa direction les moyens d'améliorer la motivation de son personnel vis à vis du fonctionnement de l'unité et de l'entreprise. Intéresser le personnel à la réduction des coûts de fonctionnement du service en incitant chacun à rechercher les causes de perte de temps.
Apprécier en permanence et avec objectivité les compétences de son personnel et ses performances dans les différentes activités.
Identifier les besoins en formation de son personnel. Etudier avec sa direction et l'assistance de sa hiérarchie les programmes de perfectionnement - ou de formation, notamment lors de l'évolution technique -. Réaliser (ou faire réaliser par ses collaborateurs) les mesures d'accompagnement de cette formation sur le terrain.
Accueillir les nouveaux embauchés ou les personnels nouvellement affectés dans son unité, les aider à s'insérer dans l'équipe, les former en leur confiant des tâches selon une progression adaptée à leurs possibilités et évaluer leurs compétences.
Anticiper les conflits individuels ou collectifs au sein de son équipe et rechercher avec les intéressés les moyens de résoudre ces conflits ou de les atténuer. Analyser les situations dans lesquelles se déroulent ces conflits et tenter d'améliorer les conditions susceptibles de les provoquer ou de les entretenir.
Aider ses collaborateurs à analyser les situations de travail, à prévoir les risques d'incidents matériels ou humains par la détection de signaux d'alerte, à identifier les erreurs ou défaillances du système et à découvrir les mesures correctives (ou conservatoires, s'il y a lieu).
Définir les effectifs de personnel nécessaires au travail quotidien, organiser les roulements du personnel, et les plans de congés. Prévoir les remplaçants et, éventuellement le personnel supplémentaire pour les travaux exceptionnels. Former les occasionnels.
Gérer les absences et les heures supplémentaires et veiller à réduire celles-ci.
2,2 - GESTION PREVISIONNELLE
S'informer de l'évolution des techniques de fabrication. Participer à l'étude des perspectives d'évolution technique et/ou d'organisation de son secteur ainsi que du matériel de l'unité (à moyen et long terme). Tester ces nouveaux matériels ou les nouvelles procédures de travail proposées par la direction production dans l'entreprise. Participer à l'élaboration du plan d'acquisition et/ou d'amélioration des matériels à court et moyen terme.
Participer aux études d'organisation du service sous l'autorité du directeur de production, à l'étude du plan d'aménagement des locaux et proposer avec l'aide des spécialistes les dispositifs du travail ergonomiques.
Etudier avec la direction production les conséquences des nouvelles techniques d'expédition mises en oeuvre :
- d'une part sur les effectifs et la qualification du personnel,
- d'autre part, sur les résultats (quantitatifs, qualitatifs et sur les coûts).
Proposer les moyens de fonctionnement annuels du service, notamment :
- l'évolution des effectifs et des qualifications du personnel en fonction :
- des prévisions quantitatives,
- de la diversité des acheminements à effectuer,
- ainsi que du matériel à disposition,
- les améliorations ou modifications qu'il serait souhaitable d'apporter au matériel du service,
- les améliorations ou améliorations qu'il serait souhaitable d'apporter aux transports.
Proposer à la direction production les données - techniques et de gestion - qu'il serait utile de suivre dans un tableau de bord afin d'améliorer la qualité, les coûts et les délais d'expédition. Mettre en place la collecte et le traitement de ces données. Réaliser (ou faire réaliser) les études statistiques nécessaires sur ces données et en tirer les mesures correctives à court ou moyen terme.
Etudier avec la maintenance (ou la sous-traitance) les moyens de réduire les incidents de fabrication dûs au matériel ou d'en atténuer les effets. Etudier de même avec l'informatique l'édition et la mise à disposition des documents d'adressage.
Etudier avec la maintenance (ou avec la sous-traitance éventuellement) les opérations de premier dépannage susceptibles d'être prises en charge directement par son personnel dans le triple objectif d'accélérer les délais de réparation, de diminuer les interventions mineures du personnel de maintenance et d'enrichir les tâches des opérateurs de la salle d'expédition.
Analyser conjointement et avec précision l'évolution des accidents du travail (réels ou évités de justesse) et les incidents de fabrication. En identifier les conditions avec rigueur et étudier avec les responsables sécurité les modifications qu'il serait souhaitable d'apporter aux équipements et/ou aux méthodes de travail et aux consignes de sécurité pour prévenir le retour de pareils accidents.
Participer avec le service transport et la direction des ventes aux études d'amélioration du routage, notamment lors des modifications de programme ou lors des incidents de routage.
2,3 - ORGANISATION ET METHODES
Définir et rédiger les modes opératoires permanents et les consignes générales de travail, y compris les consignes de sécurité.
Définir les gammes de travail individuelles et collectives sur les postes manuels (notamment sur les égrenés et le chargement) de façon à supprimer les erreurs.
Analyser avec la maintenance ou la sous-traitance les pannes et incidents d'expédition et identifier les éléments matériels ou les procédures susceptibles d'améliorer la continuité régulière du travail.
Analyser de même avec l'informatique les incidents concernant les documents d'adressage.
Etudier avec la maintenance ou la sous-traitance le programme d'amélioration et de réparation des équipements ainsi que la planification des travaux d'entretien préventif.
Analyser avec les secteurs techniques spécialisés les facteurs susceptibles d'améliorer la qualité et les délais ainsi que d'abaisser les coûts.
Faire effectuer des essais en modifiant certains paramètres d'utilisation des matériels. En contrôler les résultats. Après accord de la direction production, modifier la rédaction des modes opératoires et en informer le personnel. Veiller à l'application de ces nouvelles instructions.
Participer à l'élaboration du cahier des charges en cas de projet d'acquisition de nouveaux matériel d'expédition.
Préparer le personnel à la mise en place d'un nouveau matériel ou d'une nouvelle organisation du travail.
Etudier avec la direction des ventes les procédures d'information rapide des dépositaires en cas de retard ou de cumul d'éditions.
Définir avec les achats le niveau du stock des consommables et la qualité de ceux-ci.
2,4 - GESTION COURANTE ET REACTION AUX INCIDENTS
Préparer le lancement des différentes éditions en liaison avec le service rotatives et selon les consignes de la direction des ventes.
Organiser les équipes de travail, établir le planning des activités et répartir le personnel.
En cas d'envois exceptionnels, prévoir les conditionnements, les regroupements, et les chargements nécessaires dès que le service en a connaissance. Mettre en place ces dispositions. Faire face en cas de modification de dernière heure des consignes d'expédition de ces envois.
Demander à temps la mise à disposition des remplaçants pour pallier les absences et le personnel supplémentaire pour les envois exceptionnels.
Gérer les stocks de consommables et effectuer les demandes de réapprovisionnement. Contrôler la réception de ceux-ci en quantité et en qualité.
Contrôler la fourniture des documents d'adressage.
Contrôler le bon fonctionnement des équipements de la salle d'expédition.
Veiller au bon fonctionnement des stackers et prendre les mesures nécessaires en cas de bourrage ou de comptage erroné.
Contrôler la qualité du conditionnement, des tris, des appariages d'éditions (égrenés) et des chargements. Prendre les mesures correctives immédiates en cas de défaillances (erreurs de coiffes, de bandes adresses, de chargement). Prendre les dispositions pour éviter le retour des incidents.
Dans le cas de panne de certains matériels réaliser un premier diagnostic. Si l'incident est réparable par les opérateurs, définir le plan d'intervention et fixer à chaque membre du personnel les tâches à exécuter en rappelant les mesures spéciales de sécurité. Contrôler l'exécution. Vérifier la remise en état avant tout redémarrage. Rechercher éventuellement des formules de remplacement des matériels en panne.
Analyser avec la maintenance les incidents survenant sur les différents équipements de la salle d'expédition et modifier éventuellement les modes opératoires pour assurer une plus grande fiabilité.
En cas de retard, modifier, en accord avec la direction des ventes et les rotatives, l'ordre de sortie des éditions et/ou l'ordre du chargement. Modifier, s'il y a lieu, la constitution des équipes et répondre aux demandes d'information du réseau.
Dans le cas nécessitant l'intervention de la maintenance ou de l'informatique, établir avec son responsable les mesures à prendre. Informer la direction production des risques de retard.
Dans le cas d'incidents plus graves, informer la direction de production après recherche des moyens de pallier ces difficultés.
Analyser ultérieurement ces incidents et tenter d'en découvrir les conditions avec le responsable maintenance ou informatique. Etudier les mesures à prendre. Les proposer à sa direction.
Analyser les coûts de fabrication et identifier les points sur lesquels des gains peuvent être escomptés.
Suivre au jour le jour l'adéquation des moyens aux besoins de fonctionnement du service (effectif et matériel).
Analyser les données de son tableau de bord - technique et de gestion - et en déduire les mesures d'amélioration du fonctionnement du service. Proposer celles-ci à la direction production.
2,5 - RELATIONS
Relation de fournisseur de la direction des ventes pour :
- l'expédition du (ou des) journal (aux) et de ses (leurs) suppléments,
- l'expédition des envois exceptionnels,
- l'information du réseau sur les retards et incidents.
Relation de client de la direction des ventes pour :
- la communication des programmes journaliers d'expédition,
- la communication des mesures à prendre en cas d'incidents modifiant ces programmes.
Relation de client avec les rotatives pour :
- la fourniture des produits à expédier,
- la modification des ordres de sortie (en accord avec la direction des ventes).
Relation de client de la maintenance pour :
- la planification des interventions,
- des conseils de mode opératoire préservant les équipements.
Relation de fournisseur de la maintenance pour :
- des interventions de premier dépannage effectuées par les opérateurs, décidées en accord avec la maintenance et effectuées selon les instructions de celle-ci.
Relation de client vis à vis de l'Informatique pour :
- la fourniture des documents d'adressage,
- la fourniture éventuelle de programmation des stackers,
- l'aide pour l'utilisation de ceux-ci,
- la maintenance de ces programmes et leur amélioration.
Relation de prospection commerciale avec les fournisseurs extérieurs pour :
- la connaissance des nouveaux matériels,
- leur évaluation.
Relation de client vis à vis des fournisseurs extérieurs pour :
- la formation de son personnel lors de l'acquisition de nouveaux matériels,
- les essais de nouveaux matériels ou logiciels,
- la détermination des modes opératoires à utiliser sur ces matériels.
Relation de client avec les achats pour :
- l'approvisionnement des consommables.
Relation de client vis à vis de la D.R.H. pour :
- l'embauche ou les mutations de personnel selon un programme défini par la direction production,
- l'accueil de ces personnels,
- la formation de son personnel, y compris les occasionnels.
Relation de fournisseur de la D.R.H. pour :
- l'appréciation de son personnel,
- l'analyse des postes de son service,
- toute information concernant le personnel (notamment les absences, les congés et les heures supplémentaires).
La D.R.H. est le conseil du responsable rotatives (via sa hiérarchie) pour l'ensemble des problèmes de personnel.