Ces moyens communs regroupent :
-l'ensemble du personnel : réseau et gestion administrative et technique, y compris le personnel affecté à l'action sociale, de façon à assurer la cohérence nécessaire des statuts applicables à ce jour aux agents des institutions ;
-l'ensemble des locaux utilisés. Il s'agit de l'usage et de la gestion des locaux et non de la propriété proprement dite ;
-l'ensemble des matériels, sous les mêmes réserves.
Ces moyens communs doivent être gérés par une structure commune aux institutions.
Il est entendu que la structure commune de gestion n'est pas concernée par la gestion financière et par l'action sociale et la communication institutionnelle de chaque institution, dont les politiques sont strictement décidées et suivies par le conseil d'administration de chaque institution.
La structure la plus adaptée est l'association de gestion qui doit répondre à certains critères précis et notamment :
-elle doit fonctionner dans le cadre du régime de prestations à prix coûtant, tel qu'il est défini par l'article 261 B du code général des impôts. Ceci exige une comptabilité analytique correcte ;
-elle doit répondre aux critères définis par l'        AGIRC. et l'Arrco dans le cadre des délégations de gestion, principalement :
-respect en tous points de l'identité juridique, de la personnalité morale, de l'objet et de l'indépendance statutaire des institutions, qui conservent l'entière responsabilité et le contrôle de leur régime respectif ;
-approbation des conventions de gestion par l'        AGIRC. et l'Arrco, pour ce qui les concerne. Pour ce faire, ces conventions devront garantir une transparence suffisante des rapports entre les parties et comporter notamment l'objet de la convention, les pouvoirs conférés à l'organisme gestionnaire, la durée de la convention et ses conditions de cessation ;
-respect de l'obligation des institutions en matière de contrôle exercé par les autorités de tutelle et notamment l'        AGIRC. et l'Arrco.
Les statuts et le règlement intérieur de l'association devront être approuvés par l'        AGIRC et l'Arrco. Ils seront soumis pour avis au ministère chargé des affaires sociales pour la partie de la prévoyance.
L'association a ainsi une vocation exclusivement technique et de pure gestion : son action ne se substitue pas à la souveraineté des conseils d'administration des différentes institutions. Elle est régie par les dispositions suivantes :
1° Membres : les six institutions de retraite et de prévoyance du BTP.
2° Objet :
a) Gérer en commun les personnels, locaux, matériels et généralement les moyens nécessaires à l'exploitation de l'activité des institutions membres, en précisant que les institutions conservent l'entière responsabilité et le contrôle de leur régime vis-à-vis des autorités de tutelle, de leurs adhérents et des tiers. Cette gestion s'effectue dans le cadre de conventions précises conclues avec les institutions dont les clauses relèvent de la pleine responsabilité des conseils d'administration.
b) Approuver et contrôler dans tous leurs aspects organisationnel, technique et social, les opérations de rapprochement des moyens de gestion des caisses, et en rendre compte aux conseils d'administration de chaque institution.
3° Administration :
L'association est gérée par un conseil d'administration composé :
-en tant qu'administrateurs de droit : des présidents de chaque institution, soit six membres. Les présidents ont, en effet, une responsabilité statutaire propre. Cependant, lorsque la présidence de deux institutions est assurée par une même personne, ou lorsque la même organisation occupe deux présidences, l'un des deux postes est confié à un membre du bureau des institutions concernées, de façon à assurer à la fois le respect du paritarisme et la représentation des six institutions et de six organisations ;
-en tant qu'administrateurs désignés : de quatre représentants nommés par les fédérations d'employeurs ou organisations syndicales de salariés, choisis parmi les administrateurs des institutions, dès lors qu'elles ne sont pas représentées par l'un des membres de droit, et de façon à assurer la représentation de toutes les organisations d'employeurs et de salariés.
Chaque organisation dispose ainsi d'une voix et le conseil d'administration statue à la majorité de ses membres.
Chaque poste d'administrateur est doté d'un suppléant désigné :
-par les présidents des institutions, parmi les administrateurs des institutions, appartenant à la même organisation ;
-par les fédérations d'employeurs ou organisations syndicales de salariés en tout autre cas, choisi également parmi les administrateurs des institutions. Les suppléants siègent sans voix délibérative.
Ce conseil nomme parmi les administrateurs de droit, pour deux années, avec une règle d'alternance et de rotation à l'intérieur de chaque collège, un président, deux vice-présidents et un secrétaire, parmi lesquels au moins un représentant d'une institution        AGIRC. et d'une institution Arrco.
Il dispose des pouvoirs les plus étendus pour diriger et contrôler la gestion de l'association.
Le délégué général des institutions est le directeur général de l'association. Il appartient au conseil de l'association de déterminer de manière précise les pouvoirs qui lui sont conférés à ce titre, en en fixant les limites inspirées par les règles de prudence usuelles en la matière : pouvoirs limités à la gestion courante dans le cadre d'objectifs et de budgets définis, mécanismes de contrôle.
A cette fin notamment, l'assemblée générale de l'association nomme des commissaires aux comptes en précisant leurs missions.
Le directeur général de l'association est assisté des directeurs généraux des institutions ; ceux-ci seraient ainsi responsables de la gestion de secteurs opérationnels précis selon une répartition à définir par le conseil de l'association, sur la proposition du délégué général.
2. Gestion de la cohérence des prestations
Le conseil d'administration de l'association se voit confier par les institutions, outre la gestion des moyens communs, une mission générale d'observation de la cohérence des prestations.
A cette fin, et pour faciliter, dans le temps, le maintien de cette cohérence, chaque institution membre s'engage à informer le conseil d'administration de l'association et à solliciter son avis, avant de modifier son régime.
Cet avis est obligatoirement rapporté :
-aux commissions professionnelles mixtes pour les caisses de retraite et de prévoyance ETAM et ouvriers ;
-aux assemblées générales des caisses de retraite et de prévoyance des cadres.
Ainsi conçue, cette association respecte l'indépendance statutaire des différentes institutions qui définissent leurs objectifs propres de gestion et en contrôlent l'exécution.
A cette fin, le conseil d'administration de l'association rend compte à chaque conseil de l'exécution de la mission confiée par des procédures définies dans les conventions de gestion.
La création de cette association, qui constitue la première étape nécessaire du projet de rapprochement, est provoquée par une assemblée générale constitutive, réunissant des représentants formellement mandatés des conseils d'administration des caisses. Cette assemblée générale approuve les statuts et procède à la nomination du conseil d'administration selon les critères définis précédemment.