Sont visés par le présent texte les agents dénommés ci-après agents itinérants, qui, pour l'accomplissement de leurs fonctions, sont tenus d'effectuer habituellement et fréquemment des déplacements. Toutefois, les institutions sont invitées à s'inspirer dudit texte pour opérer le remboursement des frais de déplacement de ceux de leurs agents qui se déplacent occasionnellement.
Les conditions de déplacement des agents itinérants ne devant entraîner pour ceux-ci ni charges ni avantages supplémentaires, le remboursement des frais de déplacement doit être effectué suivant les dispositions ci-après.
I. - Mode de transport
A. - Transports en commun :
Tous les agents itinérants, quelle que soit leur position hiérarchique, bénéficient, lorsqu'ils utilisent le chemin de fer :
- du remboursement de leur voyage sur la base du tarif de première clase (SNCF) ;
- de la possibilité de prendre des trains comportant un supplément.
B. - Transports automobiles :
Il appartient aux institutions :
- soit de mettre à la disposition des agents itinérants une voiture de service en veillant aux conditions de son utilisation ;
- soit, en cas d'utilisation par ces agents d'une voiture personnelle pour les besoins du service, de fixer les conditions de son utilisation, comme du remboursement des frais en résultant.
Le remboursement des charges résultant de l'utilisation d'une voiture personnelle sera déterminé d'un commun accord entre chaque institution occupant des agents itinérants et les intéressés.
Pour ce remboursement, il est tenu compte :
- de l'amortissement du véhicule ;
- des frais de garage, de réparation et d'entretien ;
- de la consommation d'essence et d'huile ;
- des frais d'assurance.
Pour opérer ce remboursement, les parties peuvent se baser soit sur les frais rééls, soit sur un forfait à déterminer par accord entre les parties, en tenant compte des dispositions fiscales en vigueur.
Les intéressés doivent être munis d'un ordre de mission qui justifie, pour les éventuels accidents de trajet, la prise en charge par la sécurité sociale au titre des accidents du travail.
Dans le cas d'emploi par des agents itinérants de leur voiture personnelle, les institutions consentiront, à la demande de ceux-ci, des prêts pour l'achat, puis le renouvellement de leur véhicule.
Si des prêts sont accordés par les institutions, ils doivent permettre aux intéressés de renouveler leur véhicule de telle manière que soit évitée une trop grande usure de celui-ci (ces prêts se faisant par exemple sur des périodes de deux à quatre ans, et à intérêt modéré).
II. - Repas et hébergement
Les prix variant d'une façon considérable selon les régions et dans une même région selon les villes, il est recommandé, pour les frais de repas et d'hébergement, de procéder à des remboursements selon les frais réels ; cependant si un système de remboursement forfaitaire a été adopté au sein d'une institution donnant satisfaction aux intéressés, ce système peut bien entendu être conservé.
En principe les remboursements selon les frais réels peuvent correspondre :
- s'agissant des frais de repas, au prix d'un menu normal dans une catégorie moyenne de restaurant ;
- s'agissant des frais de logement, au prix d'un hébergement dans une catégorie d'hôtel ne dépassant pas celle de deux étoiles nouvelle norme.
Toutefois des exceptions à ce principe doivent être admises sur justification pour tenir compte de circonstances particulières ; par exemple séjour dans toute ville où, en raison de son caractère touristique, balnéaire, climatique, de sports d'hiver, de foires et d'expositions nationales ou internationales, le coût des hôtels et restaurants subit une pointe saisonnière pendant la période incluant le déplacement.
En présence de tels cas exceptionnels, il est recommandé aux institutions de régler les cas suivant le principe figurant au préambule du présent document.