Les listes électorales sont établies conformément aux règles d'affectation fixées à l'article 25 du statut. Pour permettre la prise en compte, au plus tôt, des éventuelles modifications citées au paragraphe 3.3, il est prévu que :
– chaque entreprise communique au prestataire avant le 28 avril 2017 les fichiers des agents statutaires actifs arrêtés à fin avril 2017 (avec civilité, nom et prénoms, date de naissance, adresse du domicile, entreprise et entité d'appartenance, lieu de travail, code INSEE du lieu de travail, ancienneté dans les IEG, qualité d'actif, matricule composé de 1 caractère alphabétique et 5 caractères numériques à créer par chaque entreprise concernée) ;
– la CNIEG communique au prestataire avant le 28 avril 2017, le fichier des agents statutaires pensionnés arrêté au 1er avril 2017 (avec civilité, nom et prénom, date de naissance, adresse du domicile, qualité de pensionné, matricule composé de 1 caractère alphabétique et 5 caractères numériques à créer par la CNIEG) ;
– le président du comité de coordination (ou l'interlocuteur désigné par lui) communique au prestataire, au plus tard le 28 avril 2017, le fichier établissant le rattachement de chaque commune à une CMCAS.
Sur cette base, le prestataire, après vérification de la cohérence des matricules utilisés, établit les prélistes électorales provisoires par CMCAS mentionnant pour tous les électeurs, la civilité, les noms et prénoms, la date de naissance, la CMCAS de rattachement, l'adresse de messagerie prévue à l'article 2, paragraphe 2.4, et :
– pour les actifs : l'adresse du lieu de travail (code postal et commune), le code INSEE, l'entreprise et l'établissement d'appartenance et la qualité d'actif ;
– pour les pensionnés : le code postal et la commune du domicile, la qualité de pensionné.
Le prestataire met à disposition du bureau électoral local (17 mai) les prélistes électorales ainsi établies (sous format Excel triées par entreprise) qui les valide à l'unanimité de ses membres présents. Le bureau électoral local qui identifie des écarts avec son propre fichier, communique au bureau de vote national les demandes de modifications. Le bureau de vote national se prononce à l'unanimité des présents sur les demandes de modifications et les transmet au prestataire pour mise à jour des listes électorales.
Le prestataire s'assure que ces modifications n'entraînent aucun doublon.
Ce fichier servira de référence au prestataire pour l'établissement des listes provisoires.
A défaut d'accord unanime entre les membres présents et en l'absence de saisine du tribunal compétent par toute personne ayant un intérêt à agir, le processus se poursuit sur la base des listes électorales provisoires établies initialement par le prestataire.
Avant le 28 juillet 2017, un deuxième envoi des mêmes fichiers, mis à jour à fin juillet 2017, des agents actifs ou retraités, est effectué par chaque entreprise, la CNIEG et le comité de coordination, au prestataire.
Sur la base des listes électorales provisoires validées par le bureau de vote national, le prestataire établit un fichier Excel, trié par entreprise, ne comportant que les noms et prénoms et dates de naissance de tous les électeurs ainsi que le code postal de la commune de leur lieu de travail pour les actifs ou de la commune de leur domicile pour les inactifs et leur CMCAS de rattachement.
Le prestataire adresse au plus tard le 22 août 2017 à chaque bureau électoral local, le fichier relatif à son périmètre, pour communication aux organisations syndicales habilitées.
Pour tenir compte des évolutions intervenues jusqu'au 5 septembre 2017, les listes des électeurs qui peuvent être complétées ou modifiées, après validation par le bureau de vote national jusqu'à cette date :
– par adjonction des nouveaux embauchés qui auront pris leurs fonctions au 5 septembre 2017 ;
– pour tenir compte de la date d'effet administrative des mutations au sein d'une entreprise, ou des changements d'entreprises à l'intérieur de la branche des IEG ;
– par suppression des agents statutaires qui auraient perdu leur qualité d'électeur (perte des droits civils et civiques, démission, décès, perte du bénéfice des activités sociales, etc.) ;
– pour tenir compte des changements d'adresse des pensionnés, et des départs en inactivité entraînant un changement de CMCAS.
La CNIEG communiquera, au prestataire, la liste de pensionnés décédés entre la date arrêtée pour le fichier fourni en juillet et le 5 septembre.
Le prestataire procède aux corrections des listes dans l'outil, communiquées au plus tard le 6 septembre 2017, par bureau de vote national et la CNIEG.
Le prestataire adresse, au plus tard le 11 septembre 2017 :
– à chaque bureau électoral local, la liste électorale rectifiée relative à son périmètre, pour communication aux organisations syndicales habilitées ;
– au bureau de vote national le fichier rectifié sous format Excel dans son intégralité ;
– met à disposition sur un site dédié, la liste électorale provisoire, pour consultation par les électeurs.
Les demandes de modifications relatives aux listes des électeurs sont portées à la connaissance du bureau électoral local par toute personne ayant intérêt à agir au plus tard le 18 septembre 2017.
Le bureau électoral local adresse au bureau de vote national, les demandes de modifications, au plus tard le 20 septembre 2017.
Le bureau de vote national, après validation les adresse au prestataire au plus tard le 22 septembre 2017.
Le prestataire procède aux corrections des listes dans l'outil, au plus tard le 26 septembre 2017.
Le prestataire adresse, au plus tard le 29 septembre 2017 :
– à chaque bureau électoral local, la liste électorale définitive relative à son périmètre, pour communication aux organisations syndicales habilitées ;
– au bureau de vote national le fichier définitif, sous format Excel, dans son intégralité ;
– met à disposition sur un site dédié, la liste électorale définitive, pour consultation par les électeurs.