Les modalités de remboursement des frais de déplacement et de séjour des représentants salariés participant à une instance paritaire sont précisées dans le tableau suivant :
Frais de transport
Le remboursement des frais de transport est dû lorsque la réunion a lieu en dehors de la commune ou de l'arrondissement du représentant salarié.
Base de remboursement
Norme/plafond
Justificatifs à fournir

Frais réels engagés
Prix du billet SNCF aller/retour en seconde classe ainsi que les suppléments tels que les frais de réservation et de couchette
Justificatif nominatif du billet avec indication du prix et de la date des trajets

Frais réels engagés sur la base du tarif de la classe la plus économique
Autorisé uniquement si la durée du trajet en train entre le lieu de résidence et le lieu de réunion est supérieure à plus de 3 heures de train
Justificatifs nominatifs :
– carte d'embarquement ;
– facture de la compagnie aérienne ou de l'agence de voyage
Transports en commun
Frais réel sur la base des tarifs en vigueur au moment du déplacement
Lorsque les représentants sont domiciliés dans la région du lieu de déplacement, ou pour leurs trajets depuis la gare d'arrivée (ou aéroport) jusqu'au lieu de réunion, ils utilisent les transports en commun (métro, RER, TER, autobus, tramway…)
Titre de transport (les reçus de carte bancaire ne sont pas recevables)

Frais réels engagés
Remboursé à titre exceptionnel en cas de défaillance des transports en commun entre la gare d'arrivée (ou l'aéroport) et le lieu de réunion
Facture de taxi indiquant clairement les lieux, date et heure de départ et d'arrivée

Forfait fiscal plafonné au tarif en vigueur pour un aller/retour en transport SNCF en seconde classe si le même trajet en train est inférieur à 3 heures, ou au tarif en vigueur pour un A/R en avion en classe économique si le même trajet en train est supérieur à 3 heures
L'usage de véhicules personnels doit, dans la mesure du possible être réservée aux déplacements pour lesquels il n'existe aucun service régulier de transport en commun ou aux déplacements qui ne pourraient être autrement effectués dans des conditions comparables de commodité et d'efficacité. L'usage des voitures de société n'est pas pris en charge
Production d'une copie de la carte grise
Justificatif du nombre de kilomètres parcourus


Frais réels engagés
L'autoroute ou la voie la plus rapide est à privilégier pour un trajet effectué avec un véhicule personnel. Dans ce cas remboursement des frais de péage et de stationnement
Tickets de péage et de stationnement
Frais de repas et d'hébergement

Frais réels engagés dans la limite de 160 % de l'indemnité « URSSAF » pour les frais de repas des salariés en situation de déplacement
Repas du midi pour réunion programmée le matin qui s'achève après 11 h 30 ou pour une réunion programmée l'après-midi qui débute avant 15 heures
Repas du soir dès lors qu'il est accolé à une nuit d'hôtel, ou en cas de retour sur le lieu de résidence après 21 heures
Original du ticket de caisse

petit déjeuner
Frais réels dans la limite de 170 % de l'indemnité « URSSAF » pour les frais d'hébergement et de petit déjeuner des salariés en grand déplacement
1. Réunion programmée le matin : prise en charge de la nuit d'hôtel la veille si l'heure de la réunion et le temps de déplacement conduit le représentant à quitter son lieu de résidence avant 7 heures
2. Réunion programmée l'après-midi : si l'heure de fin de la réunion et le temps de déplacement conduisent le salarié à rejoindre son lieu de résidence après 21 heures
Original de la facture d'hôtel avec détail
Exclusion des frais de bars, de téléphone, de pressing et prestations annexes