2.1. L'entretien de prise de mandat
Au début du mandat, à l'initiative de l'employeur, il est organisé un entretien individuel dit de « prise de mandat ».
Sont bénéficiaires de cet entretien de « prise de mandat » : les représentants du personnel (tels que définis à l'article 1.1) qui prennent pour la première fois un mandat ou concernés par un changement de seuil tel que précisé à l'article 1.2.
En fonction du temps consacré à l'exercice du ou des mandats tel que défini à l'article 1.2, cet entretien est mené par le manager ou un gestionnaire des ressources humaines :
Mandat A : l'entretien est réalisé par le manager de proximité après échanges avec un gestionnaire des ressources humaines afin de préparer l'entretien si nécessaire.
Mandat B : l'entretien est réalisé par le manager de proximité après échanges avec un gestionnaire des ressources humaines ; le manager peut solliciter sa participation à l'entretien.
Mandat C : l'entretien est réalisé par un gestionnaire des ressources humaines.
Quelle que soit la nature du mandat, le représentant du personnel peut se faire accompagner et, dans ce cas, en informe préalablement son interlocuteur.
Cet entretien de prise de mandat aborde, notamment, les thèmes suivants :
Les modalités pratiques d'exercice du mandat au regard de l'emploi exercé et l'adéquation de la charge de travail liée au poste et à l'exercice du mandat (crédit d'heures, nombre de réunions, temps de transport…).
Les modalités de fonctionnement (calendrier prévisionnel des réunions et gestion des heures de délégation, modalités pratiques d'accès à la formation professionnelle…).
L'accès à l'information et le maintien du contact avec l'entreprise pour les porteurs de mandats C, par exemple, par la mise à disposition de matériels informatiques ou téléphoniques adaptés à leur mobilité.
Cet entretien est également l'occasion de faire un point sur la situation professionnelle du salarié.
Cet entretien, organisé dans un délai de deux mois maximum suivant l'élection ou la désignation du représentant du personnel, fait l'objet d'un compte rendu, rédigé par le représentant de l'entreprise à l'origine de l'entretien et communiqué au salarié.
Au-delà de ces mesures, les porteurs de mandat, comme tout salarié, peuvent solliciter un entretien auprès de leur manager ou de leur gestionnaire des ressources humaines.
Il est rappelé que cet entretien de prise de mandat ne se substitue pas à l'entretien professionnel.
2.2. Les dispositifs d'accompagnement à la conduite de l'entretien de prise de mandat
2.2.1. L'aide à la conduite de l'entretien
Pour faciliter le dialogue entre le manager de proximité et le membre de son équipe ayant un ou plusieurs mandats, un support d'aide à la conduite de l'entretien de prise de mandat sera proposé par la branche.
Ce support rappellera le rôle du représentant du personnel et reprendra les thèmes à aborder.
2.2.2. La formation des managers
Les partenaires sociaux reconnaissent l'importance d'améliorer la compréhension, par les managers, des implications liées à la détention d'un mandat ; ils demandent aux entreprises de la branche de poursuivre leurs efforts de sensibilisation sur le sujet, notamment pour les managers ayant pour la première fois dans leur équipe un ou des représentants du personnel.