1 - OBJECTIFS DE L'UNITE
Fournir dans les délais et avec une qualité absolue les comptes de bilan et de résultat annuels ou intermédiaires réclamés par les administrations.
Fournir à la direction les comptes de résultats intermédiaires et les prévisions définis par la direction dans les délais et avec la qualité utile demandée.
Fournir aux administrations fiscales diverses et autres les états prévus par les textes et régler les sommes correspondantes selon les consignes de la direction.
Fournir aux instances autorisées (commissaire aux comptes, expert-comptable) ainsi qu'aux administrations les données et pièces justificatives définies par les textes officiels.
2 - OBJECTIFS DU RESPONSABLE DE L'UNITE
2,1 - GESTION DU PERSONNEL ET COMMANDEMENT
Appliquer la politique de personnel définie par la direction et informer celle-ci des effets de cette politique et/ou de ses difficultés d'application.
Animer l'équipe avec l'aide de ses collaborateurs :
- en lui faisant partager les objectifs de qualité, de respect des délais, de discrétion et de réduction des coûts,
- en l'aidant à rechercher les moyens d'y parvenir,
- en déléguant progressivement les opérations délicates ou difficiles,
- en l'associant aux tâches d'investissement (rédaction des manuels de procédures, formation des nouveaux) ou à certaines études.
Dynamiser l'équipe en lui faisant comprendre l'importance des résultats comptables pour la connaissance du fonctionnement de l'entreprise et en lui donnant le sens de la rigueur et du respect des délais.
Veiller au climat social de l'équipe, prévenir la dégradation éventuelle de celui-ci dans l'unité. Améliorer ce climat :
- par un style de commandement adapté au personnel de l'unité et aux missions à effectuer,
- par la meilleure communication possible entre les membres de l'équipe,
- par la répartition des tâches la plus équitable possible en tenant compte des capacités de chacun,
- par le développement de la polyvalence.
Préparer le personnel aux modifications du travail pouvant découler soit d'une modification des stratégies de l'entreprise, soit d'une évolution technique ou d'organisation. Faire participer le personnel à la recherche des meilleurs moyens de réaliser ces changements lors de leur mise en place.
Proposer à sa direction les améliorations des conditions matérielles et morales du travail au sein de son unité.
Mobiliser le personnel sur la réduction des coûts de fonctionnement du service en incitant chacun à rechercher les gains de temps.
Apprécier en permanence les compétences de son personnel et ses performances dans les différentes activités.
Identifier les besoins en formation de son personnel. Etudier avec sa direction et l'assistance de sa hiérarchie les programmes de perfectionnement - ou de formation, notamment lors de l'évolution des réglementations comptables et financières ou lors de l'introduction de nouvelles méthodes de travail ou d'organisation -.
Lors de ces évolutions, en faire comprendre le rôle, faire former le personnel aux modifications du travail qui en découlent. Réaliser (ou faire réaliser par ses collaborateurs) les mesures d'accompagnement de cette formation " sur le terrain ".
Accueillir les nouveaux embauchés ou les personnels nouvellement affectés dans son unité, les aider à s'insérer dans l'équipe, les former en leur confiant des tâches selon une démarche adaptée à leurs possibilités et évaluer leur progression.
Anticiper les tensions interindividuelles au sein de son équipe et rechercher avec les intéressés les moyens de résoudre celles-ci ou de les atténuer. Analyser les situations dans lesquelles se déroulent ces tensions et tenter d'améliorer les conditions susceptibles de les provoquer ou de les entretenir.
Aider ses collaborateurs à analyser les situations de travail, à prévoir les risques d'incidents humains ou matériels par la détection de signaux d'alerte, à identifier les erreurs ou défaillances et à découvrir les mesures correctives (ou conservatoires, s'il y a lieu).
Faire appliquer les consignes générales de sécurité de l'entreprise ou celles qui sont spécifiques dans son équipe. En cas d'accident du travail, prendre immédiatement les mesures conservatoires qui s'imposent tant vis à vis de l'accidenté que du travail en cours et du matériel. Analyser ultérieurement les conditions précises de l'accident.
Selon les instructions de sa direction, définir les effectifs de personnel nécessaires au travail quotidien. Organiser les roulements du personnel et les plans de congés. Prévoir les remplaçants et, éventuellement, le personnel supplémentaire pour les travaux exceptionnels.
Gérer les absences et les heures supplémentaires et veiller à réduire celles-ci.
2,2 - GESTION PREVISIONNELLE
Apporter " en temps réel " à la direction toutes informations permettant l'analyse du flux financier de l'entreprise. Mettre en lumière, de façon lisible, pour ses interlocuteurs (schémas, graphiques, commentaires) la signification de certains mouvements concernant les ressources financières et leur emploi, révélés par la comptabilité.
Informer la direction des conséquences fiscales de certaines décisions prises (ou à prendre). Etudier les effets de l'évolution de certaines dispositions réglementaires et signaler les nouvelles possibilités (ou les nouvelles limites) offertes par ces modifications.
Apporter en temps utile une vue dynamique et concrète de l'ensemble des données comptables, financières ou de trésorerie. Selon les instructions de sa direction, apporter aux unités et au contrôle de gestion les données comptables et financières dont ils ont besoin pour étudier les décisions de gestion ou contrôler les résultats des décisions antérieures.
Réaliser toutes études demandées par la direction pour prévoir les conséquences financières ou de trésorerie de certaines mesures. Prendre l'initiative d'études permettant de mesurer les effets des évolutions de la législation fiscale ou sociale française (ou internationale, s'il y a lieu).
En évaluer les risques, notamment en matière de créances ou de financement des investissements, de stocks (dépréciation) et de taux de changes. En informer les unités intéressées.
Proposer les moyens de fonctionnement annuels du service, en tenant compte notamment :
- de l'évolution des effectifs et des qualifications du personnel en fonction :
- des prévisions quantitatives et/ou qualitatives des travaux à effectuer,
- de diversification de ces travaux,
- ainsi que du matériel et des moyens à disposition,
- des améliorations ou modifications qu'il serait souhaitable d'apporter aux matériels, et logiciels ou aux méthodes de travail.
Participer à l'étude du plan d'évolution du service et, notamment, des nouvelles informations comptables ou financières à apporter en fonction des projets de l'entreprise et de sa stratégie industrielle et commerciale. En prévoir la mise en oeuvre avec sa direction. Participer à l'étude des perspectives d'évolution technique et/ou d'organisation de son secteur ainsi que du matériel de l'unité (à moyen et long terme).
Participer à l'élaboration du plan d'acquisition et/ou d'amélioration des matériels ou logiciels à court et moyen terme.
Participer aux études d'organisation du service sous l'autorité de sa direction, à l'étude du plan d'aménagement des locaux et proposer avec l'aide des spécialistes les dispositifs du travail ergonomiques et conviviaux.
Proposer à sa direction les données - techniques et de gestion - qu'il serait utile de suivre dans un tableau de bord afin d'améliorer la qualité, les coûts et les délais des différents travaux du service. Mettre en place la collecte et le traitement de ces données. Réaliser (ou faire réaliser) les études statistiques nécessaires sur ces données. Tirer de l'ensemble de ces analyses les mesures correctives à court ou moyen terme.
Etudier avec l'Informatique les moyens de réduire les incidents, erreurs ou retards liés aux logiciels ou aux programmes spécifiques de l'entreprise. Etudier avec l'Informatique (ou avec la sous-traitance éventuellement) les opérations de premier dépannage (sur le matériel informatique ou les logiciels) susceptibles d'être prises en charge directement par son personnel dans le triple objectif d'accélérer les délais de réparation, de diminuer les interventions mineures du personnel de maintenance et d'enrichir les tâches des employés comptables.
2,3 - ORGANISATION ET METHODES
Suivre les évolutions de la législation comptable, fiscale, etc. (y compris des pays avec lesquels l'entreprise est en relations commerciales) ainsi que des textes de la profession et modifier les procédures comptables en conséquence. En informer son personnel et les unités susceptibles d'être concernées par ces modifications (notamment le service informatique pour les changements de règles ou de taux).
Définir les procédures comptables et leur enchaînement. Améliorer en permanence ces procédures dans une optique de gain de temps et de garantie de fiabilité. Etudier avec les études informatiques les procédures qui peuvent être informatisées et tester les projets qui en découlent.
Proposer à sa direction les matériels et les logiciels lui permettant de réaliser directement les études et documents qui ne peuvent (ou ne doivent) être pris en charge par l'informatique centrale. Faire réaliser par son personnel ou des conseils extérieurs la programmation complémentaire nécessaire à la réalisation de ces travaux.
Définir la programmation des différents états et résultats comptables ou financiers ainsi que des déclarations à effectuer auprès des diverses administrations et mettre en place le planning des travaux à exécuter ainsi que les charges de personnel successives. Définir avec l'exploitation informatique les calendriers de sortie des données.
2,4 - GESTION COURANTE ET REACTION AUX INCIDENTS
S'assurer de l'arrivée des informations en provenance des différents services (et, notamment de l'informatique) ou de l'extérieur dans les délais définis par le planning des opérations comptables.
Réduire au maximum les périodes de surcharge en prévoyant des procédures de préparation de certaines opérations et en répartissant au mieux les travaux dont les délais sont moins impératifs.
Contrôler l'avancement des différentes opérations en fonction du planning et dans le respect des procédures définies. Mettre en place les mesures assurant la confidentialité des données.
Prendre les mesures nécessaires pour faire face aux incidents (retards dans l'arrivée des données d'entrée, dépassement des délais, erreurs d'imputation de calcul ou d'interprétation des textes) en modifiant la répartition du personnel ou la programmation des différentes activités. Mettre en place les procédures de redressement des erreurs.
Réaliser directement certaines opérations délicates nécessitant l'interprétation des textes nouveaux ou complexes ou le choix entre des procédures de traitement différentes (provisions et amortissements, comptes en monnaie étrangère, cession d'immobilisation).
2,5 - RELATIONS
Relation de client de tous les autres services comptables (et du service paye) pour :
- la communication des données concernant les opérations réalisées avec les fournisseurs, les sous-traitants et les clients,
- la communication des données de la paye.
Relation de client de tous les services de l'entreprise pour :
- la fourniture des informations nécessaires à la comptabilité générale sous une forme fiable et dans des délais impératifs.
Relation de Fournisseur de la hiérarchie pour :
- la fourniture d'états périodiques concernant certains éléments nécessaires à leur gestion ou permettant d'évaluer leur action (selon des règles définies par la direction générale),
- d'études particulières à la demande (après accord de la direction générale).
Relation de fournisseur du contrôle de gestion pour :
- la fourniture de données concernant la gestion des différentes fonctions de l'entreprise.
Relation de fournisseur des services commerciaux ou des achats pour :
- le règlement de certains litiges avec des clients, des fournisseurs ou des créanciers.
Relation de client avec les services juridiques pour :
- le règlement juridique du contentieux des litiges financiers.
Relation de fournisseur des administrations publiques ou privées pour :
- la fourniture de déclarations légales ou réglementaires,
- la préparation du règlement des impôts, taxes ou cotisations de l'entreprise.
Relation de client vis à vis de la D.R.H. (via sa hiérarchie) pour :
- l'embauche ou les mutations de personnel selon un programme défini par sa direction,
- l'accueil de ces personnels,
- la formation de son personnel.
Relation de fournisseur de la D.R.H. (via sa hiérarchie) pour :
- l'appréciation de son personnel,
- l'analyse des postes de son service,
- toute information concernant le personnel (notamment les absences, les congés et les heures supplémentaires).
La D.R.H. est le conseil du responsable comptabilité générale (via sa hiérarchie) pour l'ensemble des problèmes de personnel.