1 - OBJECTIFS DE L'UNITE
Assurer au quotidien le fonctionnement et la maintenance du système informatique de production.
2 - OBJECTIFS DU RESPONSABLE DE L'UNITE
2,1 - GESTION DU PERSONNEL ET COMMANDEMENT
Appliquer la politique de personnel définie par la direction et informer sa hiérarchie des effets de cette politique et/ou de ses difficultés d'application.
Animer l'équipe avec l'aide des ses collaborateurs en lui faisant partager les objectifs de qualité, de respect des délais et de réduction des coûts et en l'aidant à rechercher les moyens d'y parvenir.
Veiller au climat social de l'équipe, prévenir la dégradation éventuelle de celui-ci dans l'unité. Améliorer ce climat :
- par un style de commandement adapté au personnel de l'unité et aux missions à effectuer,
- par la meilleure communication possible entre les membres de l'équipe,
- par la répartition des tâches la plus équitable possible en tenant compte des capacités de chacun,
- par le développement de la polyvalence.
Préparer le personnel aux modifications du travail pouvant découler soit d'une modification des stratégies de l'entreprise, soit d'une évolution technique ou d'organisation. Faire participer le personnel à la recherche des meilleurs moyens de réaliser ces changements lors de leur mise en place.
Faire appliquer les consignes générales de sécurité de l'entreprise ou celles propres à son équipe. En cas d'accident du travail, prendre immédiatement les mesures conservatoires qui s'imposent tant vis à vis de l'accidenté que du travail en cours et du matériel. Analyser ultérieurement les conditions précises de l'accident.
Proposer à sa direction les améliorations des conditions matérielles et morales du travail au sein de son unité.
Etudier avec sa direction les moyens d'améliorer la motivation de son personnel concernant le fonctionnement de l'unité et de l'entreprise. Mobiliser le personnel sur la réduction des coûts de fonctionnement du service en incitant chacun à rechercher les gains de temps ou de matières consommables.
Apprécier en permanence les compétences de son personnel et ses performances dans les différentes activités.
Identifier les besoins en formation de son personnel. Etudier avec sa direction et l'assistance de sa hiérarchie les programmes de perfectionnement - ou de formation, notamment lors de l'évolution technique de la production ou de l'exploitation informatique ou lors de l'introduction de nouvelles méthodes de travail ou d'organisation -. Former les pupitreurs à l'utilisation de nouveaux matériels (ou de nouveaux langages).
Former les techniciens chargés de la maintenance au diagnostic des pannes et à l'analyse statistique permettant d'identifier les causes et d'en éviter le retour.
Accueillir les nouveaux embauchés ou les personnels nouvellement affectés dans son unité, les aider à s'insérer dans l'équipe, les former en leur confiant des tâches selon une démarche adaptée à leurs possibilités et évaluer leur progression.
Anticiper les tensions interindividuelles au sein de son équipe et rechercher avec les intéressés les moyens de résoudre celles-ci ou de les atténuer. Analyser les situations dans lesquelles se déroulent ces tensions et tenter d'améliorer les conditions susceptibles de les provoquer ou de les entretenir.
Aider ses collaborateurs à analyser les situations de travail, à prévoir les risques d'incidents humains ou matériels par la détection de signaux d'alerte, à identifier les erreurs ou défaillances et à découvrir les mesures correctives (ou conservatoires, s'il y a lieu).
Selon les instructions de sa direction, définir les effectifs de personnel nécessaires au travail quotidien. Organiser les roulements du personnel et les plans de congés. Prévoir les remplaçants et, éventuellement, le personnel supplémentaire pour les travaux exceptionnels.
Gérer les absences et les heures supplémentaires et veiller à réduire celles-ci.
2,2 - GESTION PREVISIONNELLE
Proposer les moyens de fonctionnement annuels du service, en tenant compte notamment :
- de l'évolution des effectifs et des qualifications du personnel en fonction :
- des prévisions quantitatives et/ou qualitatives des travaux à effectuer,
- de diversification de ces travaux,
- ainsi que du matériel et des aides techniques à disposition.
- des améliorations ou modifications qu'il serait souhaitable d'apporter aux équipements et matériels.
Définir avec sa direction les normes de qualité des différents travaux effectués par le service et permettant d'obtenir, au stade final de l'impression, le niveau de qualité demandé.
Participer à l'étude du plan d'évolution du service et, notamment, des nouveaux produits en fonction des projets de l'entreprise et de sa stratégie industrielle et commerciale. En prévoir la mise en oeuvre sous la responsabilité de la direction production et en liaison avec les directions concernées.
Participer à l'étude des perspectives d'évolution technique et/ou d'organisation de son secteur ainsi que du matériel de l'unité (à moyen et long terme).
S'informer en permanence de l'évolution technique, d'une part du système de production, d'autre part, du système d'exploitation informatique et des réseaux. Analyser les performances du système utilisé actuellement et, notamment, des erreurs ou incidents de production dûs à l'informatique.
Etudier éventuellement avec la maintenance (le constructeur ou la sous-traitance) les moyens de réduire les incidents d'exploitation du système dûs au matériel ou d'atténuer les effets de ces incidents. Etudier, de même, avec les analystes les incidents liés aux logiciels ou aux programmes spécifiques de l'entreprise. Etudier avec les analystes les améliorations souhaitables et proposer au responsable informatique de production les modifications à apporter aux programmes et au réseau. Participer à l'élaboration du plan d'acquisition et/ou d'amélioration des équipements et des matériels à court et moyen terme.
Participer aux études d'organisation du service sous l'autorité du responsable informatique et avec le conseil de l'ingénieur système, à l'étude du plan d'aménagement des locaux et proposer avec l'aide des spécialistes les dispositifs du travail ergonomiques.
Proposer au responsable informatique de production les données - techniques et de gestion - qu'il serait utile de suivre dans un tableau de bord afin d'améliorer la qualité, les coûts et les délais du service. Mettre en place la collecte et le traitement de ces données. Réaliser (ou faire réaliser) les études statistiques nécessaires sur ces données. Tirer de l'ensemble de ces analyses les mesures correctives à court ou moyen terme.
Analyser conjointement et avec précision l'évolution des accidents du travail (réels ou évités) et les incidents de fabrication. En identifier les conditions avec rigueur et étudier avec les responsables sécurité les modifications qu'il serait souhaitable d'apporter aux équipements et/ou aux méthodes de travail ainsi qu'aux consignes de sécurité pour prévenir le retour de pareils accidents.
Etudier éventuellement avec la maintenance (le constructeur ou la sous-traitance) les opérations de premier dépannage susceptibles d'être prises en charge directement par son personnel de traitement des données dans le triple objectif d'accélérer les délais de réparation, de diminuer les interventions mineures du personnel de maintenance et d'enrichir les tâches des opérateurs d'exploitation.
2,3 - ORGANISATION ET METHODES
Définir avec les utilisateurs les ordres de priorité des opérations d'entrée et de sortie des données. Identifier les erreurs de programmation et leurs effets sur les retards de la rédaction et de la production. Programmer les traitements à effectuer. Répartir les membres de l'équipe sur les divers traitements (ou travaux de maintenance) à effectuer.
Etudier avec les analystes toute mesure permettant d'améliorer la qualité du fonctionnement des automatismes et de la régulation des équipements de production et la qualité des données nécessaires à la rédaction et à la fabrication.
Etudier avec la maintenance et les analystes la mise au point des programmes de calcul et de simulation concernant le fonctionnement des équipements ou le diagnostic des pannes.
Etudier les mesures d'organisation de son service permettant d'améliorer le fonctionnement de l'exploitation. Etudier, éventuellement avec la maintenance, le constructeur ou la sous-traitance, les mesures d'entretien du matériel et du réseau permettant de diminuer les incidents physiques ou d'en accélérer la réparation. Etudier les solutions de repli sur d'autres matériels en cas d'incident grave.
Etudier le flux des consommables (bandes, papier, imprimés, encre et pièces de rechange pour le matériel), définir la qualité de ces produits et déterminer avec les achats les stocks mini compte tenu des délais d'approvisionnement. Programmer le calendrier de réapprovisionnement.
Etudier les mesures permettant de garantir la sécurité informatique.
Faire étudier l'ordonnancement des travaux par l'agent spécialisé dans cette tâche et contrôler le lancement et l'exécution des opérations.
2,4 - GESTION COURANTE ET REACTION AUX INCIDENTS
Planifier le travail quotidien du service et :
- répartir le personnel,
- mettre en place les moyens physiques et logiques.
Contrôler l'exécution des travaux et la qualité logique et de présentation des résultats. Contrôler le fonctionnement des matériels et du réseau.
Faire assurer par ses techniciens (la maintenance, le constructeur ou la sous-traitance) la maintenance matérielle et l'approvisionnement en consommables :
- de l'équipement central,
- des périphériques,
- des imprimantes,
- du câblage.
Assurer la sauvegarde des programmes et des données, leur restauration éventuelle et, éventuellement leur duplication et leur conservation en lieu sûr.
Gérer les files d'attente et les priorités. Les modifier en cas d'incidents.
Affecter les droits des utilisateurs et leur fournir les procédures de conversion.
Analyser les incidents :
- Physiques (matériel, communication, consommables),
- logiques (logiciels, fichiers),
- humains (erreurs de manipulation ou de traitement, erreurs de programmes).
Prendre toute mesure conservatoire en temps utile et corriger (ou faire corriger par les analystes) les causes de ces incidents.
Améliorer les performances du système. S'assurer auprès des utilisateurs de leur satisfaction. Etre attentif aux modifications de leurs attentes.
Négocier avec les fournisseurs (avec le concours des achats) l'achat des consommables et des pièces de rechange pour le matériel informatique. Gérer le stock de ces matériels. Effectuer les commandes d'approvisionnement. Contrôler ces produits en quantité et qualité lors de la réception. En garantir la conservation et en contrôler l'utilisation.
Analyser le tableau de bord - technique et de gestion - et en déduire les mesures correctives et/ou d'amélioration du fonctionnement de son unité.
2,5 - RELATIONS
Relation de fournisseur de l'ensemble des services de production et de rédaction pour :
- les traitements et la fourniture des données qui leur sont nécessaires selon des programmes définis,
- la maintenance de leur matériel informatique,
- l'assistance dans l'utilisation performante de ces matériels,
- le fonctionnement informatisé des automatismes et/ou de la régulation des équipements de production.
Relation de client de la production pour :
- la communication des données d'entrée qui sont nécessaires pour répondre aux traitements demandés.
Relation de client des achats pour :
- les négociations avec les fournisseurs de consommables et de pièces de rechange informatiques,
- pour le réapprovisionnement de ces produits.
Relation de client des études d'informatique de production pour :
- la fourniture des programmes de traitement,
- la fourniture de logiciels ou de programmes d'exploitation et de maintenance des matériels.
Relation de client de l'informatique de gestion pour :
- la fourniture de logiciels de traitement des données de gestion de la production.
Relation de client de la maintenance (du constructeur ou de la sous-traitance) pour :
- la préparation de l'installation des matériels informatiques,
- la réalisation des installations de matériels importants et du câblage,
- le dépannage de certains matériels.
Relation de client vis à vis de la D.R.H. (via sa hiérarchie) pour :
- l'embauche ou les mutations de personnel selon un programme défini par sa direction,
- l'accueil de ces personnels,
- la formation de son personnel.
Relation de fournisseur de la D.R.H. (via sa hiérarchie) pour :
- l'appréciation de son personnel,
- l'analyse des postes de son service,
- toute information concernant le personnel (notamment les absences, les congés et les heures supplémentaires).
La D.R.H. est le conseil du responsable exploitation informatique de production (via sa hiérarchie) pour l'ensemble des problèmes de personnel.