A N N E X E
CAHIER DES CHARGES DES SYSTÈMES PARTICULIERS (DÉPARTEMENTAL OU, EN ÎLE-DE-FRANCE, RÉGIONAL) DE TRAITEMENT AUTOMATISÉ DE LA DEMANDE DE LOGEMENT SOCIAL
(Article R. 441-2-5 du code de la construction et de l'habitation)
 Les systèmes particuliers locaux sont l'outil de mise en œuvre des fichiers partagés de gestion de la demande de logement social. Ces fichiers partagés présentent l'intérêt d'être le fruit d'une réflexion locale de l'ensemble des partenaires et d'aller au-delà des obligations légales du dispositif national :
 ― les démarches du demandeur sont plus simples : par exemple, le fichier partagé peut prévoir que le demandeur ne dépose qu'un seul dossier (demande et pièces justificatives) qui peut être examiné par tous les bailleurs ou réservataires ;
 ― la gestion des demandes est mutualisée.
 Le cahier des charges porte uniquement sur les fonctionnalités réglementaires que les fichiers partagés doivent assurer en substitution du système national de droit commun.
 Pour certaines d'entre elles, des dérogations sont prévues, sous conditions, lorsqu'elles sont de nature à favoriser la mise en œuvre des fichiers partagés. Des exemples de situations dans lesquelles elles peuvent s'appliquer sont données.
1. Champ géographique et services d'enregistrement
 Le fichier partagé couvre tout le territoire départemental (ou, en Ile-de-France, régional).
 Les services qui enregistrent les demandes de logement social doivent tous adhérer au dispositif : tous les bailleurs ; les collectivités territoriales, les établissements publics de coopération intercommunale (EPCI), les autres réservataires (collecteurs d'Action Logement...) qui ont décidé d'être service d'enregistrement ; le service de l'Etat désigné par le préfet.
 Les services d'enregistrement peuvent confier à l'un d'entre eux ou à un mandataire commun sur lequel ils ont autorité la mission d'enregistrer les demandes.
 Ces services doivent enregistrer toutes les demandes qui leur sont présentées.
 Toutefois, les partenaires du fichier partagé peuvent décider collectivement d'organiser l'enregistrement sur le territoire en dérogeant à cette obligation d'exhaustivité si l'accès des demandeurs à l'enregistrement est correctement assuré et si les usagers sont informés des lieux d'enregistrement. Par exemple :
 ― un guichet unique peut être mis en place ;
 ― un EPCI peut ne pas enregistrer toutes les demandes si toutes les communes le composant assurent le service d'enregistrement pour l'ensemble des demandes ;
 ― les collecteurs d'Action Logement peuvent se limiter à enregistrer les demandes des salariés des entreprises qui cotisent auprès d'eux ;
 ― un guichet référent peut être institué selon la nature ou la situation du demandeur (collecteur de l'entreprise auquel il appartient, commune de résidence au moment de la demande...).
2. Accès et partage des informations
 Le fichier partagé doit organiser l'accès aux informations et leur partage selon des règles qui sont celles du système national. Ont accès aux données nominatives :
 ― les bailleurs pour toutes les demandes du département (ou RIF) ;
 ― les services de l'Etat pour toutes les demandes du département (ou RIF) ;
 ― les collectivités territoriales (ou EPCI) qui assurent le service d'enregistrement pour les demandes d'attribution d'un logement situé sur leur commune (ou leur territoire intercommunal) ;
 ― les réservataires (1) qui assurent le service d'enregistrement, pour toutes les demandes du département (ou RIF) ;
 ― le mandataire chargé de l'enregistrement pour les demandes portant sur son territoire de compétence ;
 ― le gestionnaire du système pour toutes les demandes du département (ou RIF) ;
 ― le comité du PDALPD pour toutes les demandes du département ;
 ― le secrétariat de la commission DALO pour toutes les demandes du département ;
 ― les EPCI qui n'enregistrent pas et qui ont signé un accord collectif intercommunal, pour les demandes d'attribution de logement situé sur leur territoire.
 Ces règles d'accès ne peuvent être étendues qu'après déclaration à la CNIL (ou autorisation de celle-ci). Les fichiers partagés sont couverts par l'autorisation CNIL (2)  dans la mesure où ils se substituent au système national. Mais s'ils ont des fonctionnalités supplémentaires, celles-ci relèvent d'une déclaration à la CNIL (ou d'une autorisation de celle-ci).
 A défaut de déclaration à la CNIL (ou d'autorisation), les collectivités territoriales et les réservataires qui ne sont pas lieu d'enregistrement n'ont accès qu'aux données statistiques.
 (1) Collectivités territoriales, collecteurs.
 (2) Le système national nécessite une autorisation à cause des informations concernant le handicap ; la demande est en cours.