ANNEXE IV
PROCESSUS DE CERTIFICATION DES ORGANISMES DE FORMATION
I. - Définition des étapes du processus
Le cycle de certification de cinq ans commence avec la décision de certification ou avec la décision de renouvellement de la certification. Il est composé d'audits de surveillance annuels et d'un audit de renouvellement au cours de la dernière année.
La liste des éléments constitutifs du dossier à compléter est sollicitée auprès de l'un des organismes certificateurs accrédités.
La recevabilité du dossier par l'organisme certificateur est conditionnée par la complétude du dossier de certification déposé par l'organisme de formation.
Les étapes de la certification sont les suivantes :
Etape 0
Recevabilité
Instruction du dossier par l'organisme certificateur et décision de recevabilité par ce dernier au plus tard quinze jours après la réception du dossier de certification complet envoyé par l'organisme de formation candidat.
Etape 1
Audit initial
L'audit initial comprend un volet « documentaire » et un volet « complémentaire en présence de stagiaires » réalisés durant la première session de formation dispensée à des stagiaires, susceptible d'être couverte par le champ de la certification. Il est planifié en concertation avec l'organisme de formation candidat. Jusqu'à l'obtention de sa certification, l'organisme de formation candidat n'est pas autorisé à organiser d'autres sessions de formation.
Les volets « documentaire » et « complémentaire en présence de stagiaires » de l'audit initial peuvent être réalisés simultanément.
La décision relative à l'audit initial est prise au plus tard neuf mois à compter de la notification de la recevabilité positive (étape 0).
Etapes 2
Audit de surveillance
Les audits de surveillance annuels comprennent un volet « documentaire ».
Le premier audit de surveillance est complété d'un volet « complémentaire en présence de stagiaires » réalisé durant une session de formation couverte par le champ de la certification. Les volets « documentaire » et « complémentaire en présence de stagiaires » de l'audit de surveillance de la deuxième année peuvent être réalisés simultanément.
Les audits de surveillance sont réalisés au plus tard un an après l'attribution de la certification à la suite de l'audit initial, ou du maintien de la certification à la suite de l'audit de surveillance précédent.
L'audit de surveillance peut être planifié ou inopiné. Durant le cycle de certification, au moins un audit du volet « complémentaire en présence de stagiaires » est réalisé de façon inopinée.
Etape 3
Audit de renouvellement
L'audit de renouvellement est composé d'un volet « documentaire » et d'un volet « complémentaire en présence de stagiaires » réalisés durant une session de formation, correspondant au champ de la certification. Les volets « documentaire » et « complémentaire en présence de stagiaires » de l'audit de renouvellement peuvent être réalisés simultanément. Cet audit est réalisé de façon à ce que la décision de certification soit prise avant l'expiration de la certification. L'audit de renouvellement peut être planifié ou inopiné.
II. - Durées minimales des audits
Les durées minimales sur site des audits initiaux, de surveillance de la deuxième année et de renouvellement sont définies dans le tableau ci-après :
VOLET DOCUMENTAIRE
VOLET COMPLEMENTAIRE 
      

    EN PRESENCE DE STAGIAIRES
Critères pédagogiques : 
      

    support et déploiement
Processus interne, traçabilité et contrôle des connaissances
Critères techniques : moyens de formation
Pendant une formation initiale 
      

    ou de renouvellement
Niveau 1
Tout secteur
3 heures par secteur
3 heures par secteur
1 heure par secteur.
4 heures par secteur
Niveau 2
Option SSC 
      

    ou option NSC
5 h
3 h + 1 h par option 
      

    d'enseignement
      

     supplémentaire
2 h + 2 h par option 
      

    d'enseignement 
      

    supplémentaire
4 h
Double option
6 h
4 h
Option nucléaire
2 h
4 h
Formation renforcée
3 h
3 h
2 h
4 h
Dans le cas d'une entreprise multi-sites ou d'un groupe, l'organisme de certification détermine les définitions à prendre en compte, les conditions de délivrance de la certification, selon l'organisation, par établissement ou pour toute l'entreprise et les règles d'échantillonnage à appliquer, conformément au document IAF-MD 1 appliqué à l'objet de la certification.
III. - Précisions sur le déroulement des étapes du processus de certification
L'organisme certificateur constitue une instance indépendante, dénommée « comité de certification », composé de personnes expérimentées dans le domaine de la radioprotection, provenant notamment des organismes de formation et des professionnels. L'organisme certificateur établit la fréquence de réunion du comité de certification.
Ce comité :
- émet un avis sur le contenu des supports d'audits en vue de la certification des organismes de formation ;
- sur la base du rapport de l'auditeur, statue sur les attributions, suspensions, retraits et renouvellements des certificats de manière à s'inscrire dans le processus fixé à la présente annexe.
Sur proposition du comité de certification, l'attribution, la suspension, le retrait et le renouvellement des certificats s'effectue, par écrit, par l'organisme certificateur, auprès de l'organisme de formation, au plus tard quinze jours après les conclusions de ce comité.
L'organisme de formation est informé, dans les meilleurs délais et au plus tard quinze jours après, de chaque décision prise par le comité de certification le concernant.
En cas de retrait de certification, l'organisme certificateur informe simultanément l'organisme de formation, la direction générale du travail, direction générale de la prévention des risques (MSNR) et l'Autorité de sûreté nucléaire.
Le succès de l'organisme de formation à l'audit initial lui permet de délivrer des certificats de personne compétente en radioprotection dans le cadre du champ de la certification, y compris aux stagiaires de la session qui a fait l'objet de cet audit.
Cas des réclamations
Toute réclamation concernant un organisme de formation certifié ou en cours de certification reçue par l'organisme certificateur fait l'objet d'un traitement dans un délai qui n'excède pas un mois à compter de la réception de la réclamation et d'une information au comité de certification.
IV. - Activités de formation à titre transitoire
Dès réception d'une décision positive de recevabilité par l'organisme de certification, les organismes de formation peuvent recevoir des inscriptions en vue de la première session de formation dans le cadre du champ de la certification.
V. - Exigences relatives à la formation des auditeurs des organismes de certification
Outre de disposer des compétences requises pour les formateurs mentionnés au point IV de l'annexe V, l'auditeur doit justifier d'une expérience d'au moins vingt jours d'activité d'audit sur les trois dernières années ou une formation d'une semaine dans le domaine de l'audit datant de moins de six mois.
Cette compétence peut être répartie entre deux personnes distinctes.