ANNEXE I 
RÉFÉRENTIELS DES ACTIVITÉS PROFESSIONNELLES ET DE COMPÉTENCES
ANNEXE I a - Référentiel des activités professionnelles
Baccalauréat professionnel spécialité « Assistance à la gestion des organisations et de leurs activités »
I. - Appellation du diplôme
Baccalauréat professionnel
Assistance à la gestion des organisations et de leurs activités (AGOrA)
II. - Champ d'activité
II.1. - Définition des métiers
II.1.1. - La mission globale
Les métiers de l'assistance à la gestion consistent à apporter un appui à un dirigeant de petite structure, à un ou plusieurs cadres ou à une équipe dans une plus grande structure, en assurant des missions d'interface, de coordination et d'organisation dans le domaine administratif.
Ces métiers s'exercent dans tous les secteurs d'activité et au sein de tout type d'organisations de petite, moyenne ou grande taille : entreprises, collectivités territoriales, administrations publiques, associations, fondations, hôpitaux, entreprises artisanales, mutuelles, etc. Ils se déploient dans un contexte de mutations profondes des activités de services, notamment en raison de l'impact des restructurations, des nouvelles formes d'organisation du travail, de la dématérialisation des informations, de la transformation numérique des activités et de l'automatisation de certains processus.
L'assistance à la gestion des organisations possède à la fois une dimension transversale et une dimension spécifique :
- transversale, car la composante administrative existe naturellement dans chaque fonction, processus ou projet, relevant de tout type d'organisation, au sein de tous les secteurs d'activité (y compris industriels) mais aussi parce qu'on assiste à une forte mutualisation des fonctions administratives ;
- spécifique, au sens où la gestion administrative intègre les particularités, notamment économiques, juridiques et réglementaires, des contextes d'exercice et des secteurs d'activité : médico-social, santé, bâtiment, immobilier, associations, économie sociale et solidaire, mutuelles, services publics, agriculture, etc.
La prise en charge de ces deux dimensions implique donc de la part du personnel administratif, à la fois :
- une certaine polyvalence au sens où les interventions sur les processus de gestion (commerciaux, productifs, de gestion du personnel, numériques) mobilisent un spectre large de connaissances techniques, juridiques et économiques qui nécessitent d'être articulées et combinées entre elles pour répondre aux besoins de gestion et aux impératifs de performance ;
- une réelle professionnalité relationnelle pour assurer le rôle d'interface et de coordination entre les acteurs internes et externes de l'entité ;
- une forme de spécialisation qui porte moins sur une expertise technique que sur l'appropriation des contextes d'exercice et des secteurs d'activité ou encore le développement de compétences approfondies répondant aux besoins de l'entité (juridique, comptable, logistique, etc.). Dans la mise en œuvre de la formation, cette spécialisation peut prendre la forme d'une coloration sectorielle ou fonctionnelle.
II.1.2. - Les activités constitutives de la mission
Le titulaire du baccalauréat professionnel AGOrA peut être conduit, dans les limites de sa responsabilité et de son autonomie à :
- prendre en charge différentes dimensions d'assistance à la gestion des relations avec les tiers (clients, usagers, adhérents, fournisseurs, prestataires de service), et d'assistance aux opérations internes de l'entité ;
- assurer l'interface entre les différents acteurs internes et externes de l'organisation. A ce titre, il doit mobiliser une professionnalité relationnelle et rédactionnelle visant à maintenir et développer les relations tout en étant porteur de l'image et des valeurs de l'organisation. Il peut intervenir avant la prestation de service pour une information, une prise de rendez-vous, une demande de devis mais également à l'issue de la prestation de service avec l'envoi de la facture, l'accueil d'une réclamation, une relance de facture impayée ;
- inscrire l'action administrative au cœur des systèmes d'information et des évolutions numériques, en intégrant notamment dans toutes les activités une culture quantitative permettant d'identifier, de collecter, traiter, structurer et contrôler l'information de gestion en vue de la mettre au service des décideurs ;
- participer à l'organisation et à la gestion matérielle d'un service ou de l'entité.
L'ensemble de ces activités d'assistance à la gestion vise très généralement à sécuriser les opérations, les processus et les projets, développés par l'organisation, dans toutes leurs composantes : relationnelle, informationnelle, organisationnelle, opérationnelle, documentaire et réglementaire.
Le titulaire du baccalauréat professionnel AGOrA devient ainsi un acteur incontournable de l'organisation grâce à sa maîtrise du contexte d'exercice de sa mission et à son efficacité opérationnelle : il assure ses rôles d'interface auprès des responsables, de référent reconnu par les tiers et de support pour les autres membres et services de l'entité.
II.2. - Contexte professionnel
II.2.1. - Emplois concernés
Les appellations les plus courantes correspondant à ce profil d'emploi sont :
- assistant de gestion ;
- gestionnaire administratif ;
- agent de gestion administrative ;
- employé administratif ;
- agent administratif ;
- secrétaire administratif ;
- technicien des services administratifs ;
- adjoint administratif.
Toutefois d'autres emplois peuvent être concernés au regard de certains contextes d'exercice et secteurs d'activité :
- secrétaire-assistant juridique ;
- secrétaire-assistant médical ;
- assistant de gestion locative en immobilier ;
- agent administratif logistique transport ;
- employé de gestion de copropriété ;
- assistant digital ;
- assistant ressources humaines ;
- secrétaire de mairie ;
- assistant comptable.
II.2.2. - Types d'organisations
Les emplois d'assistance à la gestion se rencontrent dans les organisations qui requièrent :
- soit une forte polyvalence comme les entreprises de petite dimension, les commerces, les professions libérales, les entreprises d'artisanat ou encore les structures associatives, mutualistes couvrant tous les secteurs d'activité. Le titulaire du baccalauréat professionnel AGOrA occupe alors un rôle central auprès du responsable, dans les relations avec les tiers, notamment les administrations ou organismes partenaires ainsi qu'avec les personnels ;
- soit une spécialisation rendue nécessaire par la taille plus importante de l'organisation. Il s'agit alors d'emplois dans les services administratifs spécialisés d'entreprises, d'administrations ou de collectivités territoriales. L'assistant de gestion intervient alors au sein d'un service administratif spécifique (clients, fournisseurs, logistique, ressources humaines, communication, informatique).
II.2.3. - Place dans l'organisation
Dans les structures de petite taille, sans hiérarchie intermédiaire, le titulaire du baccalauréat professionnel AGOrA exerce son activité en étant placé directement sous l'autorité du responsable : chef d'entreprise, cadre dirigeant, gérant, artisan, commerçant, profession libérale, président d'association, maire, etc. Il joue alors pleinement le rôle d'interface interne et externe de l'organisation.
Dans les structures de taille plus importante, il sera placé sous l'autorité d'un cadre intermédiaire, d'un chef de service, d'un chef de bureau ou d'un responsable fonctionnel. Il peut également travailler pour le compte de plusieurs collaborateurs tels que des gestionnaires, des commerciaux, des techniciens ou encore des acteurs associatifs. Son rôle de support est alors privilégié.
Dans tous les cas, le titulaire du baccalauréat professionnel AGOrA sera placé au cœur d'un réseau relationnel très large et, de fait, devra parfaitement intégrer dans son activité les rôles, places et statuts de chacun ainsi que les règles qui régissent les rapports d'ordre professionnel et contractuel, qui, dans certains cas, relèvent de l'informel.
II.2.4. - Environnement technologique et économique de l'emploi
L'activité du titulaire du baccalauréat professionnel AGOrA s'inscrit dans un contexte de fortes mutations des métiers administratifs marqué par les évolutions de l'environnement économique, juridique et technologique.
Les évolutions du contexte économique sont caractérisées par :
- le poids important des très petites entreprises (TPE), entreprises de taille intermédiaire (ETI), petites et moyennes entreprises (PME), petites et moyennes industries (PMI) qui assurent la majorité des emplois salariés du secteur privé. Les cadres intermédiaires prennent de plus en plus en charge les activités de secrétariat traditionnel (bureautique, courrier, messagerie, gestion du temps et des agendas). En revanche, les personnels administratifs prennent en charge des activités relevant de la communication, notamment externe, avec comme valeur ajoutée leur degré d'initiative, leur sens de l'autonomie et des responsabilités. Les emplois d'assistance à la gestion, intégrant plus franchement la recherche de performance, nécessitent l'utilisation d'outils et de solutions informatiques et la mise en place d'une organisation permettant de respecter les délais et d'augmenter la rapidité de traitement des dossiers ;
- le poids des réglementations en constante évolution, notamment en matière juridique, fiscale et sociale, exige de la part de toute organisation, petite ou grande, une veille informationnelle permanente et une forte capacité d'adaptation ;
- un développement de la pression concurrentielle associé à une transformation des comportements d'achat et de consommation : clients mieux informés, plus exigeants, plus volatiles et aux besoins plus individualisés. Autant d'éléments qui renforcent l'importance de l'accueil réservé à leurs demandes et de la pertinence des réponses apportées, quels que soient les canaux et supports utilisés ;
- une extension des logiques d'entreprise à toutes les autres organisations, notamment les administrations publiques et les associations, en matière de rentabilité, de communication sur un marché, d'ajustement de l'offre, de satisfaction et de fidélisation des clients, des usagers ou des adhérents, d'optimisation des ressources. De ce point de vue, la productivité administrative devient un indicateur majeur de la réactivité des organisations.
Les métiers administratifs doivent intégrer ces évolutions notamment par la prise en compte systématique dans les activités administratives des problématiques :
- de gestion (suivi et contrôle des coûts, de la rentabilité, suivi budgétaire) ;
- commerciales (prospection, accueil et relations avec les clients, les adhérents, les usagers, satisfaction et fidélisation) ;
- juridiques et réglementaires (veille, normalisation, contraintes administratives, programmes d'aide, etc.) ;
- sociales (conditions de travail, temps de travail, représentation du personnel, etc.).
Les évolutions technologiques sont caractérisées par :
- la généralisation du recours aux technologies du numérique impactant les modes d'organisation du travail : réseaux local et étendu, logiciels bureautiques et spécialisés, progiciels de gestion intégré, outils de travail collaboratif et coopératif ; l'ensemble s'accompagnant parfois de délocalisation et/ou d'externalisation de certaines tâches administratives ;
- un contexte d'automatisation croissante des processus de service : les activités d'assistance à la gestion s'inscrivent dans un mouvement de dématérialisation des informations qui conduit à l'utilisation massive de documents électroniques et à l'échange de données informatisées.
Les applications et les réseaux étant interconnectés, la maîtrise de clés sécurisées, de plates-formes collaboratives, de transferts de fichiers, d'actualisation de données (intranet et extranet) font désormais partie des exigences techniques attachées aux emplois administratifs.
Une polyvalence est requise en matière d'utilisation des technologies avec, le plus souvent, la connaissance d'une suite de gestion.
II.2.5. - Evolutions de l'emploi
Dans les petites structures, au fur et à mesure de l'affirmation de ses compétences, le titulaire du baccalauréat professionnel AGOrA peut devenir un adjoint du responsable, capable de prendre en charge de plus en plus d'activités déléguées (autres que celles relevant de la production proprement dite). Son rôle d'interface relationnelle constitue une valeur ajoutée certaine, gage de progression professionnelle.
Dans les structures plus importantes, le personnel administratif peut évoluer vers des postes qui exigent plus de spécialisation et de technicité. La formation continue contribue à en faire un expert dans son domaine d'intervention.
Ce parcours est le résultat d'une mobilité fonctionnelle à l'intérieur d'une organisation et peut intervenir aussi à la suite d'un changement d'organisation, en fonction des opportunités offertes.
II.2.6. - Conditions générales d'exercice
Espace de travail
Les espaces de travail diffèrent selon l'organisation mise en place dans l'entité. Le poste de travail comprend habituellement un équipement de bureau complet (mobilier, téléphone, équipement informatique, dispositif de transmission et de reproduction de l'information). Selon les contextes, la mission peut s'exercer soit dans des espaces très ouverts (type plate-forme collective ou open space), plus ou moins proches des espaces de production, soit dans des espaces plus individualisés, qui peuvent aussi constituer un lieu d'accueil dans les petites unités. Une partie des activités administratives peuvent être exercées en distanciel (télétravail).
Autonomie et responsabilité
L'autonomie de l'assistant de gestion est attachée à la nature de son poste. Il travaille dans le cadre des consignes qui lui sont données, des procédures prédéfinies et de marges d'autonomie fixées par ses supérieurs. Il rend compte régulièrement de son travail tout en disposant d'une marge d'initiative, attendue par l'encadrement, du fait même de la définition de sa fonction et de la nécessité d'anticipation qu'elle comporte. Il peut aussi être amené à formuler des propositions d'améliorations, en particulier sur le plan organisationnel ou sur le traitement de l'information. Il doit savoir faire preuve d'analyse critique, rendre compte d'anomalies observées et effectuer des propositions d'améliorations. Son pouvoir décisionnel est limité aux aspects opérationnels des activités pour lesquelles il a reçu délégation.
Les missions qui lui sont confiées supposent, par essence, une bonne connaissance des finalités de l'organisation, de l'activité de ses supérieurs et des autres collaborateurs et de sa place dans l'organisation globale. Il peut ainsi, dans le cadre de son poste et des délégations qui lui sont attribuées, cerner le champ et les limites de sa propre responsabilité dans l'organisation.
Son rôle d'interface relationnelle exige une loyauté totale et une transparence de son action à l'égard de ses supérieurs. Il alerte régulièrement ses supérieurs des dysfonctionnements et des aléas qu'il a repérés.
L'exercice des activités de l'assistant de gestion s'organisera dans le respect de la confidentialité et de la réglementation en vigueur en matière de protection des données (règlement général sur la protection des données - RGPD).
Maîtrise des technologies
L'assistant de gestion échange en permanence avec ses supérieurs hiérarchiques, ses collègues et les partenaires extérieurs. Il mobilise donc en permanence les outils de communication à distance. Il doit maîtriser également les technologies de communication, de production et de gestion des documents ainsi que de recherche et de mise à jour d'informations.
Ses activités sont inscrites au cœur du système d'information de l'organisation et le conduisent donc à utiliser un progiciel de gestion intégré mais aussi les espaces collaboratifs et la mise à jour de sites via une interface d'administration.
Dans certains contextes et selon l'entité, il peut être aussi appelé à conseiller les membres du service sur l'usage de ces outils numériques et à contribuer au diagnostic des problèmes qu'ils peuvent rencontrer, sur les aspects techniques de leur poste de travail.
Maîtrise de compétences langagières et rédactionnelles
Dans son rôle d'interface et de producteur de documents et de supports de communication, le titulaire du baccalauréat professionnel AGOrA doit savoir communiquer dans un contexte social et professionnel. Ceci nécessite de s'exprimer à l'écrit et à l'oral avec clarté et rigueur selon les situations, les destinataires ou les interlocuteurs. Il doit développer un discours construit, raisonné et argumenté à l'écrit et à l'oral, ainsi que communiquer et entrer en relation avec les autres de manière appropriée (écoute, respect de la pluralité des points de vue, capacité à s'exprimer et débattre).
Vecteur de l'image de l'organisation, sa maîtrise de l'orthographe, de la grammaire et de la syntaxe est impérative. Pouvant évoluer dans des secteurs très spécialisés, il devra également adopter un langage respectant les codes et lexiques adaptés en langue française et éventuellement en langue étrangère.
Maîtrise de compétences comportementales
L'assistant de gestion, du fait de sa multivalence, doit impérativement savoir hiérarchiser les dossiers qu'il traite et donc fixer des priorités dans l'organisation de ses activités. De plus, devant répondre à des sollicitations diverses et résoudre rapidement de multiples problèmes, il doit gérer le stress lié à ces aléas et aux perturbations dans le déroulement de ses activités.
Il doit s'organiser dans son activité professionnelle et s'adapter aux changements de l'environnement tout en conservant la maîtrise de soi. Il doit ainsi adapter son action face aux aléas et savoir gérer un incident, un imprévu survenu dans la réalisation de l'une des activités qui lui sont confiées.
Pour réduire les tensions, il doit faire preuve d'écoute active dans sa relation avec tous les acteurs internes et externes de l'entité.
En relation avec les partenaires internes et externes de l'organisation, l'assistant de gestion peut avoir un rôle de représentation et doit donc répondre à une forte exigence en termes de comportements attendus (amabilité, conscience professionnelle, diplomatie, discrétion, présentation adaptée). Il doit savoir utiliser les codes sociaux liés au contexte professionnel.
Pôle 1 - Gestion des relations avec les clients, les usagers et les adhérents
Le titulaire du baccalauréat professionnel « Assistance à la gestion des organisations et de leurs activités » veille au bon déroulement des échanges avec les clients, les usagers et les adhérents de l'organisation dans le cadre de la mise à disposition de biens et de services, marchands ou non marchands.
Souvent positionné comme le premier interlocuteur de l'entreprise ou du service, il s'inscrit dans la démarche commerciale de l'organisation par les activités d'accueil, de prise en charge et de suivi des demandes des clients, usagers ou adhérents de l'organisation.
Au-delà du contact avec ces derniers, il assure le traitement des opérations administratives et de gestion de leurs demandes et participe au suivi de l'activité. Il participe également à la mise à jour du système d'information en lien avec la relation « client ».
Par l'ensemble de ces activités, il contribue ainsi à l'image de l'organisation.
ACTIVITÉS CARACTÉRISTIQUES DU PÔLE 1
1.1. Préparation et prise en charge de la relation avec le client, l'usager ou l'adhérent
- Accueil et renseignement
- Prise en charge de la demande
- Préparation et suivi d'évènements liés à la promotion de l'organisation
- Assistance et suivi des opérations de prospection
1.2. Traitement des opérations administratives et de gestion liées aux relations avec le client, l'usager ou l'adhérent
- Suivi des devis, commandes, contrats, conventions
- Traitement de la livraison et de la facturation
- Traitement des encaissements
- Traitement des réclamations et des litiges
1.3. Actualisation du système d'information en lien avec le client, l'usager ou l'adhérent
- Mise à jour des dossiers
- Mise à jour de tableaux de bord « commerciaux »
- Suivi et actualisation des données sur les réseaux sociaux
- Mise à jour des données du site internet de l'organisation
CONDITIONS D'EXERCICE
MOYENS ET RESSOURCES
Données et informations disponibles
- Données de la demande client, usager ou adhérent
- Données administratives, commerciales et comptables de l'organisation
- Organigramme, annuaire(s) interne(s) et externe(s)
- Chartes, procédures, instructions internes sur la gestion de la relation client
- Réglementation sur la protection des données : Règlement général sur la protection des données (RGPD)
Equipements et logiciels
- Equipement informatique multimédia connecté aux réseaux (internet, intranet, extranet)
- Matériel de téléphonie et équipements associés
- Imprimante multifonctions, scanner
- Suite bureautique : traitement de texte, tableur grapheur, base de données, logiciel de dessin et d'un logiciel de Présentation assistée par ordinateur (PréAO)
- Logiciel de Publication assistée par ordinateur (PAO)
- Logiciels ou applications professionnels
- Progiciel de gestion intégré (PGI)
- Logiciels de documentation, de Gestion électronique des documents (GED)
- Outils ou services de communication numérique
- Outils ou services collaboratifs
- Gestionnaires d'agenda, de planning, de projet
LIAISONS FONCTIONNELLES
Relations internes
Le titulaire du baccalauréat professionnel « Assistance à la gestion des organisations et de leurs activités » est en relation permanente avec les personnels de l'organisation : le responsable ou le dirigeant, le chef de service, le responsable administratif, et les autres collaborateurs de l'organisation appartenant au service des achats, au service commercial, au service vente, au service comptable, au service contentieux et à tout autre service.
Relations externes
Le titulaire du baccalauréat professionnel « Assistance à la gestion des organisations et de leurs activités » est en relation avec :
- les clients, les usagers ou les adhérents. On parlera aussi de patients dans le milieu médical et hospitalier ; d'assurés pour une compagnie d'assurances ; de passagers pour une compagnie de transports ou encore d'abonnés, de résidents, d'administrés, etc. ;
- les prospects, les transporteurs, les prestataires de services. La relation peut s'étendre à des entreprises de recouvrement de créances et d'affacturage.
RÉSULTATS ATTENDUS
- Les opérations de prospection sont traitées selon les objectifs et les procédures fixés par l'organisation
- Les demandes des clients, usagers, adhérents sont prises en charge et traitées dans le respect des règles, des délais et des procédures de l'organisation et des contraintes
- Le suivi des relations clients, usagers, adhérents est assuré en conformité avec les attentes de ces derniers et de la politique de l'organisation
Pôle 2 - Organisation et suivi de l'activité de production (de biens ou de services)
Le titulaire du baccalauréat professionnel « Assistance à la gestion des organisations et de leurs activités » exerce une activité support à celle de production de biens ou de services marchands ou non marchands. Il assure ainsi la partie administrative des relations avec les fournisseurs et les autres partenaires, qu'ils soient communs à toutes les organisations ou spécifiques selon le secteur professionnel. Il est associé au suivi financier de l'activité de l'organisation ainsi qu'à la gestion opérationnelle des espaces de travail.
Il prend en compte la dématérialisation de son environnement de travail tant dans ses relations avec les fournisseurs et autres partenaires, que dans la gestion des ressources.
ACTIVITÉS CARACTÉRISTIQUES DU PÔLE 2
2.1. Suivi administratif de l'activité de production
- Suivi des approvisionnements et des stocks
- Tenue des dossiers fournisseurs, sous-traitants et prestataires de service
- Suivi des formalités administratives avec les partenaires spécifiques au secteur d'activité
- Suivi de la coordination d'activités relevant d'un service ou d'un projet
2.2. Suivi financier de l'activité de production
- Suivi des décaissements
- Suivi de la trésorerie et des relations avec les organismes et partenaires financiers
- Préparation de la déclaration de TVA
2.3. Gestion opérationnelle des espaces (physiques et virtuels) de travail
- Suivi des contrats de maintenance, abonnements, licences informatiques
- Gestion des petites fournitures et consommables
- Mise à disposition des ressources physiques partagées (suivi des entrées-sorties de matériels, clés, etc.)
- Organisation des réunions en présentiel ou à distance
- Gestion des espaces internes de partage de l'information (affichage, notes internes, espaces collaboratifs, etc.)
CONDITIONS D'EXERCICE
MOYENS ET RESSOURCES
Données et informations disponibles.
- Données administratives et comptables de l'organisation
- Informations émanant des établissements financiers
- Organigramme, annuaire(s) interne(s) et externe(s)
- Documentations juridique, comptable et fiscale
- Contraintes réglementaires, chartes, procédures, instructions internes sur le fonctionnement de l'organisation
- Agendas personnel(s), agendas de groupe(s)
- Cahiers de maintenance, notices techniques, contrats de prestataires (de maintenance, d'abonnements, etc.)
- Budgets alloués aux petites fournitures, consommables et petits équipements de bureau
Equipements et logiciels
- Equipement informatique multimédia connecté aux réseaux (internet, intranet, extranet)
- Imprimante multifonctions
- Suite bureautique : traitement de texte, tableur grapheur, base de données, logiciel de dessin et d'un logiciel de Présentation assistée par ordinateur (PréAO)
- Logiciels ou applications professionnels
- Progiciel de gestion intégré (PGI)
- Logiciels de documentation, de Gestion électronique des documents (GED)
- Outils ou services de communication numérique
- Gestionnaires d'agenda, de planning et de projet
LIAISONS FONCTIONNELLES
Relations internes
Le titulaire du baccalauréat professionnel « Assistance à la gestion des organisations et de leurs activités » est en relation permanente avec les autres personnels de l'organisation : le responsable ou dirigeant, le chef de service, le responsable administratif, les autres collaborateurs de l'entité appartenant au service des approvisionnements ou de la production et, éventuellement, au service comptable, informatique, contentieux, contrôle qualité.
Relations externes
Le titulaire du baccalauréat professionnel « Assistance à la gestion des organisations et de leurs activités » est en relation avec :
- les fournisseurs et prestataires de services
- les administrations, les collectivités territoriales et les partenaires spécifiques au secteur d'activité
- les établissements bancaires et autres établissements financiers
RÉSULTATS ATTENDUS
- le suivi administratif des approvisionnements est assuré de manière fiable dans le respect des délais et des règles fixées, notamment par les services techniques
- le suivi administratif des relations avec les fournisseurs et les autres partenaires est assuré en conformité avec les procédures et la politique de l'organisation
- les éléments nécessaires au traitement des obligations fiscales sont réunis, dans la limite des responsabilités octroyées, avec exactitude et dans les délais impartis
- le suivi de trésorerie est effectué de façon régulière et fiable
- la programmation et l'organisation des activités répondent aux besoins et prennent en compte les contraintes et disponibilités des services
- les ressources matérielles et immatérielles nécessaires au bon fonctionnement de l'organisation sont mises à disposition dans les délais impartis
Pôle 3 - Administration du personnel
Le titulaire du baccalauréat professionnel « Assistance à la gestion des organisations et de leurs activités » apporte un soutien opérationnel à son supérieur hiérarchique ou au service des ressources humaines en matière d'administration du personnel.
Ses missions consistent à suivre au quotidien les opérations courantes relatives au personnel en conformité avec la législation et dans le respect des délais impartis et des consignes fixées, en particulier celles relatives à la gestion de la paie et aux relations sociales.
L'exercice des activités relevant de ce pôle s'organisera dans le respect de la confidentialité, des exigences de loyauté et d'éthique professionnelles liées au poste.
ACTIVITÉS CARACTÉRISTIQUES DU PÔLE 3
3.1. Suivi de la carrière du personnel
- Suivi administratif du recrutement, de l'intégration et du départ des personnels
- Tenue des dossiers des personnels
- Préparation et suivi des actions de formation professionnelle
3.2. Suivi organisationnel et financier de l'activité du personnel
- Suivi des temps de travail des personnels
- Préparation et suivi des déplacements des personnels
- Préparation et suivi de la paie et des déclarations sociales
3.3. Participation à l'activité sociale de l'organisation
- Communication des informations sociales à destination des personnels
- Participation à la mise en place d'actions sociales et culturelles
- Mise à jour de tableaux de bord sociaux
CONDITIONS D'EXERCICE
MOYENS ET RESSOURCES
Données et informations disponibles
- Réglementation sociale en vigueur : contrat de travail, formation, recrutement, licenciement, élections professionnelles, temps de travail, rémunération, égalité professionnelle, etc.
- Réglementation générale sur la protection des données (RGPD)
- Accords collectifs, conventions collectives de travail
- Modes opératoires, tutoriels, procédures internes liées à la gestion du personnel : chartes, règlement intérieur, procédures de recrutement et d'intégration, livret d'accueil, etc.
- Documentations juridique, comptable et fiscale
- Organigramme, annuaire(s) interne(s) et externe(s)
- Agendas personnel(s), agendas de groupe(s)
- Tableau de bord social, bilan social
Equipements et logiciels
- Equipement informatique multimédia connecté aux réseaux (internet, intranet, extranet)
- Imprimante multifonctions, scanner
- Matériel de téléphonie et équipements associés
- Suite bureautique : traitement de texte, tableur grapheur, base de données, logiciel de dessin et d'un logiciel de Présentation assistée par ordinateur (PréAO)
- Logiciel de Publication assistée par ordinateur (PAO)
- Logiciels ou applications professionnels
- Progiciel de gestion intégré (PGI)
- Logiciels de documentation, de Gestion électronique des documents (GED)
- Outils ou services de communication numérique
- Outils ou services collaboratifs
- Gestionnaires d'agenda, de planning, des temps de travail
LIAISONS FONCTIONNELLES
Relations internes
Le titulaire du baccalauréat professionnel « Assistance à la gestion des organisations et de leurs activités » est en relation permanente avec les personnels de l'organisation : le responsable ou le dirigeant, le chef de service, les instances représentatives du personnel, le responsable administratif, et les autres collaborateurs de l'organisation appartenant au service des achats, au service commercial, au service vente, au service comptable, au service contentieux et à tout autre service.
Relations externes
Le titulaire du baccalauréat professionnel « Assistance à la gestion des organisations et de leurs activités » est en relation avec :
- les organismes sociaux et de prévoyance ;
- les administrations ;
- les acteurs du marché de l'emploi et de la formation.
RÉSULTATS ATTENDUS
- Les informations destinées au personnel sont fiables, transmises dans les délais, dans le respect des procédures et des règles de confidentialité
- Les dossiers des personnels sont mis à jour et les formalités administratives sont réalisées conformément à la législation sociale et à la réglementation en vigueur
- Les temps de présence et d'absence sont décomptés, les déplacements sont organisés et contrôlés, les plannings de présence tenus à jour
- Les actions de formation sont planifiées et suivies
- La paie et les déclarations sociales sont réalisées et comptabilisées dans les délais de rigueur
- Les bulletins de paie sont transmis aux salariés, archivés et sécurisés
- Les tableaux de bord sociaux sont actualisés et mis en forme en vue d'être présentés