A N N E X E
MISSIONS DES ORGANISMES AGRÉÉS ANNEXÉES À LEUR AGRÉMENT DÉLIVRÉ EN APPLICATION DE L'ARTICLE R. 521-60 DU CODE DE L'ENVIRONNEMENT
 L'organisme est agréé par le ministre en charge de l'environnement pour assurer les missions ci-dessous :
 1. Délivrer aux entreprises les certificats prévus à l'article R. 521-60 du code de l'environnement.
 2. Effectuer le suivi des titulaires des certificats.
 3. Communiquer à tout autre organisme agréé les informations qu'il détient se rapportant à une entreprise dans les conditions prévues à l'article R. 521-61 du code de l'environnement.
 4. Suspendre ou retirer les certificats.
 5. Tenir à la disposition du public et des distributeurs de gaz à effet de serre fluorés une liste à jour des entreprises titulaires d'un certificat.
 6. Transmettre à l'ADEME, selon le modèle défini par cette dernière, les données relatives aux gaz à effet de serre fluorés des entreprises titulaires d'un certificat.
 L'organisme met en œuvre un système d'enregistrement et d'archivage assurant la traçabilité des certificats et démontrant que les missions ont été effectuées dans le respect de la réglementation et des règles établies ci-après. Les enregistrements sont conservés durant une période de cinq ans.
 Ce système lui permet également de remplir l'obligation de tenir à la disposition du public et des distributeurs de gaz à effet de serre fluorés une liste à jour des entreprises titulaires d'un certificat. Les enregistrements sont conservés durant une période de cinq ans.
 Ce système permet de protéger la confidentialité des données relatives aux entreprises. Si une information doit être divulguée à des tiers, l'entreprise qui sollicite un certificat ou qui en est titulaire doit être avisée de l'information fournie dans les limites prescrites par la loi.
 L'organisme met en place un système d'enregistrement et de traitement des plaintes et réclamations. Ces enregistrements sont conservés durant une période de cinq ans.
1. Délivrance des certificats
 L'organisme agréé s'assure que le dossier de demande de certificat est complet. Il envoie un accusé de réception au demandeur ou lui demande, le cas échéant, de compléter son dossier.
 A partir du dossier de demande, l'organisme évalue :
 ― que l'entreprise emploie, pour les activités d'installation, d'entretien, de réparation, de contrôle de l'étanchéité et de récupération des gaz des équipements fixes de protection contre l'incendie contenant des gaz à effet de serre fluorés, du personnel titulaire du certificat prévu à l'article 5 du règlement (CE) n° 304/2008 en nombre suffisant pour faire face au volume d'activité escompté ;
 ― que le personnel de l'entreprise procédant aux activités énumérées ci-dessus dispose de l'outillage et des procédures nécessaires.
 Si les conditions précédentes sont remplies, l'organisme agréé délivre, dans le délai de deux mois après réception de la demande ou, le cas échéant, des compléments demandés :
 ― soit un certificat conforme au modèle ci-dessous ;
 ― soit les motifs du refus opposé à la demande de certificat.
 Le certificat est transmis à l'entreprise après avoir été signé par le responsable de l'organisme.
2. Suivi des titulaires
 L'organisme assure le suivi des entreprises titulaires de certificat. Pour ce faire, il met en place :
A. ― Procédure de suivi sur le site de l'établissement
 L'organisme agréé vérifie que les entreprises titulaires d'un certificat respectent les conditions prévues à l'article 8.1 du règlement (CE) n° 304/2008. A cet effet, il effectue au moins une visite à chaque entreprise soit avant la délivrance du certificat, soit pendant sa période de validité.
 Sont au moins contrôlés les points suivants :
 ― vérification du registre du personnel et de ses certificats, telle qu'ils sont mentionnés à l'article R. 521-59 du code de l'environnement ;
 ― vérification de la présence et du bon fonctionnement de l'outillage. Elle porte sur un échantillonnage représentatif de l'outillage. L'organisme agréé vérifie que l'exactitude des équipements de mesure est contrôlée au moins une fois par an ;
 ― contrôle des dispositions prises par l'entreprise pour répondre aux obligations de déclaration annuelle mentionnées au 3° de l'article 17 de l'arrêté du 23 mai 2011 pris en application des articles R. 521-59, R. 521-60, R. 521-61 et R. 521-63 du code de l'environnement pour le secteur des équipements fixes de protection contre l'incendie.
 A l'issue de la visite, l'organisme rédige un rapport qui précise les points contrôlés et les anomalies constatées. Il en communique les conclusions à l'entreprise et le tient à disposition des représentants de l'Etat.
 La visite sur site est adaptée à l'activité et à l'importance du nombre d'intervenants. Les règles de cette visite sont définies par l'organisme dans son dossier de demande d'agrément.
 L'organisme doit s'assurer que les personnes effectuant les visites ont déjà réalisé des audits durant l'année précédente ou ont été soumises à un processus de qualification interne de l'organisme agréé qui contrôle au minimum :
 ―  qu'elles connaissent les réglementations applicables et en ont la maîtrise ;
 ―  qu'elles savent planifier, organiser et animer un audit et qu'elles sont en mesure de rédiger un compte rendu ;
 ―  qu'elles ont une expérience professionnelle d'au moins une année dans le domaine des systèmes de protection contre les incendies, ou qu'elles ont suivi une formation technique intégrée dans le processus de qualification interne de l'organisme agréé.
 L'organisme peut effectuer des visites complémentaires motivées par d'éventuelles anomalies constatées dans les déclarations annuelles ou par tous renseignements délivrés par le ministère chargé de l'environnement.
B. ― Procédure de suivi documentaire
 Dès réception des déclarations annuelles mentionnées au 3° de l'article 17 de l'arrêté du 23 mai 2011 pris en application des articles R. 521-59, R. 521-60, R. 521-61 et R. 521-63 du code de l'environnement pour le secteur des équipements fixes de protection contre l'incendie, l'organisme agréé en exploite les données de façon à :
 ― vérifier que les modifications des conditions prévues à l'article 8.1 du règlement (CE) n° 304/2008 portées à sa connaissance par l'entreprise certifiée ne remettent pas en cause l'attribution de son certificat. Il lui demande, le cas échéant, de déposer une nouvelle demande dans les formes prévues à l'article 17 de l'arrêté du 23 mai 2011 susvisé relatif au secteur des équipements fixes de protection contre l'incendie ;
 ― constater et analyser les éventuelles anomalies dans les déclarations annuelles mentionnées au 3° de l'article 17 de l'arrêté du 23 mai 2011 susvisé relatif au secteur des équipements fixes de protection contre l'incendie.
 L'organisme agréé rédige, le cas échéant, un rapport circonstancié sur les éventuels manquements aux obligations de la réglementation en vigueur et le communique sous quinze jours au ministre chargé de l'environnement. Il peut également effectuer une visite complémentaire sur le site de l'entreprise afin de vérifier la nature et l'étendue des manquements constatés.
3. Procédure de transfert des certificats
 A la demande de l'entreprise, l'organisme agréé qui lui a délivré un certificat communique sans frais, dans un délai d'un mois à compter de la réception de la demande, à tout autre organisme agréé les informations qu'il détient se rapportant à cette entreprise.
4. Procédure de suspension et retrait des certificats
 Les procédures de suspension et de retrait des certificats sont décrites à l'article R. 521-63 du code de l'environnement.
 La proposition de retrait du certificat est portée à la connaissance de l'entreprise qui dispose d'un délai d'un mois à compter de sa réception pour présenter ses observations.
5. Procédure de mise à jour de la liste des titulaires de certificat
 L'organisme agréé met à jour la liste des entreprises titulaires d'un certificat à destination du public et des distributeurs de gaz à effet de serre fluorés.
 Cette liste précise le nom ou la désignation de l'entreprise, l'adresse de l'établissement qui a obtenu le certificat, l'activité que le titulaire est autorisé à exécuter. En cas de retrait ou de suspension, il devra y figurer la date d'exécution de la décision.
6. Procédure de communication de données à l'ADEME
 La procédure de communication de données à l'ADEME est décrite aux articles 6 et 7 de l'arrêté du 23 mai 2011 relatif à la déclaration annuelle des organismes agréés, des entreprises titulaires du certificat mentionné à l'article 8 du règlement (CE) n° 304/2008, des personnels titulaires du certificat mentionné à l'article 4 du règlement (CE) n° 305/2008, des personnels titulaires du certificat mentionné à l'article 3 du règlement (CE) n° 306/2008, des distributeurs de gaz à effet de serre fluorés.
« En-tête de l'organisme agréé »
CERTIFICAT DÉLIVRÉ EN APPLICATION DE L'ARTICLE R. 521-60 DU CODE DE L'ENVIRONNEMENT ET DE L'ARTICLE 8 DU RÈGLEMENT (CE) N° 304/2008 N° ....
 Conformément à l'article R. 521-60 du code de l'environnement et au règlement (CE) n° 304/2008 de la Commission du 2 avril 2008 établissant, conformément au règlement (CE) n° 842/2006 du Parlement européen et du Conseil, des prescriptions minimales ainsi que des conditions pour une reconnaissance mutuelle aux fins de la certification des entreprises et du personnel en ce qui concerne les systèmes de protection contre l'incendie et les extincteurs contenant certains gaz à effet de serre fluorés, l'organisme nom de l'organisme, agréé par décision ministérielle en date du.... référencée...., atteste que Nom de l'entreprise, de numéro SIRET....., dispose des compétences nécessaires pour effectuer les activités suivantes en ce qui concerne les équipements fixes de protection contre l'incendie :
 ― installation ;
 ― entretien ou réparation.
 Date de délivrance : ....... / ....... /..............
 Date de fin de validité : ....... /....... /..............
 Identité et signature du responsable de l'organisme agréé