Art. 8. -  Les prescriptions relatives à l'utilisation de traitements     automatisés pour la tenue des comptabilités des notaires, qui suivent     l'article 9 de l'arrêté du 26 mai 1984 modifié, sont remplacées par les     prescriptions suivantes :
    << PRESCRIPTIONS RELATIVES A L'UTILISATION DE TRAITEMENTS AUTOMATISES POUR LA     TENUE DES COMPTABILITES DES NOTAIRES
    << Plan
    << I. - Les entrées et la constitution des fichiers
     << 1. Les entrées.
    << 1.1. Entrées nécessaires à la constitution des fichiers de base.
    << 1.2. Saisie des écritures comptables.
    << 2. Les fichiers.
    << 2.1. Paramètres de la comptabilité.
        << 2.1.1. Eléments généraux.
        << 2.1.2. Eléments définissant les entrées.
        << 2.1.3. Eléments définissant les traitements réalisés.
        << 2.1.4. Eléments définissant les éditions.
    << 2.2. Données permanentes.
    << 2.3. Informations de positions.
    << 2.4. Informations de mouvements (écritures).
    << II. - Les sorties
     << 1. Edition des documents de contrôle.
    << 1.1. Etats d'anomalies.
    << 1.2. Modifications des fichiers permanents.
    << 2. Edition des documents comptables.
    << 2.1. Journaux.
    << 2.2. Grand-livre.
    << 2.3. Balance.
    << 2.4. Tableau de contrôle des fonds détenus.
    << 2.5. Compte de résultat.
    << 2.6. Fiche de résultats.
    << 2.7. Statistiques.
    << 2.8. Clôture journalière.
    << 2.9. Clôture de l'exercice.
    << III. - Les contrôles et documentations
     << 1. Le contrôle interne.
    << 1.1. Contrôles figurant dans les programmes.
    << 1.2. Contrôles effectués par les utilisateurs.
    << 2. La documentation.
    << IV. - Les annexes
     << 1. Modèle de tableau de contrôle des fonds détenus et des disponibilités.    << 2. Analyse du fonds de roulement.
    << 3. Origine du fonds de roulement.
    << 4. Modèle de tableau de bord.
    << 5. Incompatibilités et contrôle de certains comptes.
    << PRESCRIPTIONS RELATIVES A L'UTILISATION DE TRAITEMENTS AUTOMATISES POUR LA     TENUE DES COMPTABILITES DES NOTAIRES    
      << Afin d'assurer la régularité, la sécurité et la conservation des     écritures, la comptabilité doit, quel que soit le procédé utilisé, être     organisée de telle sorte qu'elle permette :
      << - la saisie complète et exacte, l'enregistrement chronologique et la     conservation des données de base ;
      << - la disponibilité des informations et l'établissement en temps opportun     d'états dont la production est requise ou prévue ;
      << - le contrôle de l'exactitude des données et des procédures de     traitement.
      << Les méthodes et moyens ainsi mis en oeuvre doivent, comme pour toute     comptabilité générale, assurer au titulaire de l'office et aux contrôleurs :      << - la description exhaustive de la situation comptable des éléments actifs     et passifs de l'office à la fin de l'exercice ou de toute autre période ;
      << - le calcul du résultat à la fin de l'exercice ou de toute autre période     ;
      << - l'appréciation des flux financiers et l'indication de la position des     tiers.
      << Le traitement automatisé de la comptabilité d'un office de notaire doit     en conséquence répondre aux exigences minimales ci-après en ce qui concerne :      << - les entrées et la constitution des fichiers ;
      << - les sorties ;
      << - les contrôles et la documentation.
    << I. - Les entrées et la constitution des fichiers
    << 1. Les entrées
      << On appelle entrées l'ensemble des informations qui doivent être fournies     pour assurer le traitement.
      << En comptabilité générale, on distingue :
      << - les entrées nécessaires à la création et à la mise à jour des fichiers     de base, qui constituent les fichiers permanents ;
      << - les entrées correspondant à la saisie des écritures comptables et     alimentant les fichiers mouvements.
        << 1.1. Entrées nécessaires à la constitution des fichiers de base    
      << Ces informations décrivent les caractéristiques comptables de l'office     notarial, notamment :
      << - la liste des entités juridiques ;
      << - les caractéristiques des journaux utilisés ;
      << - le plan des comptes, conforme au plan comptable en vigueur dans le     notariat, qui comprend :
        << - le numéro des comptes ;
        << - l'intitulé des comptes ;
      << - des codes internes ou utilitaires tels que :
        << - la date d'ouverture des comptes ;
        << - la date de fermeture des comptes ;
        << - les codes utilitaires pour des regroupements de comptes en vue de     l'édition des documents de synthèse.
      << Pour les comptes de tiers, d'autres informations complémentaires peuvent     être indiquées : l'adresse, la domiciliation bancaire, ou toute information     nécessaire.
    << 1.2. Saisie des écritures comptables
     << 1.2.1. Chaque écriture doit s'appuyer sur une pièce justificative     constituée par un document écrit. Lorsque les écritures sont passées en vertu     d'un ordre interne de l'office notarial (par exemple : virement), il doit     être conservé la trace écrite de cet ordre.
      << Plusieurs cas sont possibles :
      << - la saisie directe à partir des pièces comptables : cette solution évite     les transcriptions d'information, mais suppose que les pièces soient     convenablement référencées ;
      << - la rédaction de bordereaux, dont l'organisation est liée au     fonctionnement administratif du service comptable ;
      << - la reprise des "à nouveau" en début d'exercice. La reprise des "à     nouveau" peut être faite soit par la reprise d'une seule écriture indiquant     le solde de chaque compte, soit de manière détaillée. Elle doit être     effectuée dans chaque compte approprié et de manière automatique ou manuelle     ;
      << - le transfert automatique d'écriture en provenance d'un autre traitement     doit donner lieu à l'édition d'un bordereau de transfert.
    << 1.2.2. Chaque écriture saisie à partir des pièces comptables ou de     bordereaux est traitée en fonction des imputations référencées.
      << Il est recommandé de prévoir des totaux de contrôle, par exemple par     journal ou par folio ou par saisie de pièce.
      << Les informations suivantes sont nécessaires dans tous les cas :
      << - les numéros des comptes débités et crédités ;
      << - le montant par compte ;
      << - la date de l'opération ;
      << - le libellé (dans certains cas, le libellé pourra être obtenu de manière     automatique) ;
      << - le numéro séquentiel de l'écriture et le numéro de classement de la     pièce s'il est différent. Il peut être donné automatiquement ou manuellement,     mais la séquence numérique doit être respectée sans omission ni doublon.
    << 2. Les fichiers
      << Un système comptable informatique nécessite divers types d'informations     organisées en fichiers :
      << - les paramètres de la comptabilité ;
      << - les données permanentes ;
      << - les informations de positions (cumuls comptables) ;
      << - les informations de mouvements (écritures).
    << 2.1. Paramètres de la comptabilité
      << Ils précisent les caractéristiques des entrées, des traitements effectués     et des sorties réalisées ; on doit y trouver les éléments suivants :
    << 2.1.1. Eléments généraux :
      << - identification de l'office notarial ;
      << - référence de l'exercice (dates de début et de fin) ;
      << - options d'utilisation des grandes fonctions :
        << - comptabilité générale ;
        << - comptabilité de tiers ;
        << - comptabilité analytique ;
        << - bilan, compte d'exploitation ;
        << - analyses diverses ;
      << - longueur des numéros de comptes par grandes catégories.
    << 2.1.2. Eléments définissant les entrées :
      << - intitulé et code de chaque journal ;
      << - type d'entrée ;
      << - contrôles et calculs à effectuer.
      << Exemples :
      << - description des zones ;
      << - contrepartie simple ou multiple ;
      << - option en matière de journaux de trésorerie (centralisation automatique     ou non, indication du compte concerné) ;
      << - calcul ou contrôle automatique de la T.V.A. ;
      << - édition de liste de prise en charge en écritures.
    << 2.1.3. Eléments définissant les traitements utilisés :
      << Pour chaque phase de traitement utilisé, les paramètres précisent les     options possibles :
      << Exemples :
      << - traitement avec historique ou non ;
      << - option de clôture et de réouverture ;
      << - édition de liste d'anomalies ;
      << - imputation dans un compte d'attente.
    << 2.1.4. Eléments définissant les éditions :
      << Les paramètres précisent les modalités des éditions.
      << Exemples :
      << - édition de l'historique ou reprise en cumul des mouvements antérieurs à     l'édition précédente ;
      << - édition sélective de comptes.
    << 2.2. Données permanentes
      << Ces informations décrivent les éléments permanents utilisés par les     traitements. Elles concernent principalement le plan de comptes :
      << - type de comptes (bilan, gestion, tiers, analytique) ;
      << - structure du numéro de compte ;
      << - intitulé ;
      << - codes de regroupement ;
      << - liaisons entre comptes.
    << 2.3. Informations de positions
      << Ce fichier doit comprendre pour chaque compte :
      << - le numéro de compte ;
      << - les montants en capitaux débit et crédit.
    << 2.4. Informations de mouvements (écritures)
      << Ce fichier contient le détail de toutes les écritures. Ce fichier des     écritures doit être accessible en permanence par les programmes de     l'application comptable.
      << D'autre part, et pour des raisons de sécurité :
      << - en cas d'incident dans un traitement, la reprise de celui-ci doit se     faire sans perte de données ;
      << - la régularisation des écritures erronées ne doit pas entraîner     l'effacement de ces dernières (extourne) ;
      << - pour assurer la continuité du traitement et la vérification,
     l'historique des écritures doit être conservé sur support informatique pour     l'exercice en cours et au moins pour les trois exercices précédents, ainsi     que les programmes ;
      << - il doit être impossible de comptabiliser les opérations d'une nouvelle     journée avant d'avoir clôturé la journée précédente. Toutefois, il est admis     de saisir et d'émettre des chèques et des reçus au cours d'une journée     lorsque la comptabilité du jour précédent n'est pas clôturée. Cette saisie     n'est autorisée que sur la seule journée suivante et uniquement pour les     chèques, les reçus et les remises en banque à l'exclusion de toute autre     opération. Dans ce cas, les reçus doivent être numérotés et aucune     modification des informations saisies ne doit pouvoir être pratiquée après     émission du chèque, du reçu ou du bordereau de remise en banque jusqu'à sa     comptabilisation. L'ouverture d'une nouvelle journée comptable doit     déclencher la comptabilisation des chèques, des reçus et des remises en     banque saisis à cette date ;
      << - après la clôture d'une journée comptable, aucune écriture ne doit     pouvoir être saisie ou comptabilisée à une date antérieure. De même, il est     impossible d'ouvrir un nouvel exercice avant d'avoir clôturé l'exercice     précédent, le plan comptable offrant tous comptes de régularisation     nécessaire ;
      << - on doit disposer de procédures de sauvegardes périodiques et fiables.
     Les commandes et les programmes du système de sauvegarde doivent faire partie     de l'application comptable.
    << II. - Les sorties
      << On appelle sorties l'ensemble des résulats qui sont obtenus au cours d'un     traitement.
      << Les sorties obligatoires comportent l'édition des documents de contrôle,     l'édition des documents comptables et les fichiers d'écritures comptables en     format ASCII sur support magnétique.
      << Ces éditions sont établies sur papier, ou éventuellement sur tout support     offrant les conditions de garanties et de conservation définies en matière de     preuve ; elles doivent être datées, paginées et comporter tous totaux de bas     de page et reports ainsi que les totaux généraux en fin de document, en débit     et en crédit, sans compensation. Les balances générales et auxiliaires et les     grands-livres auxiliaires et généraux présentent les totaux en solde, débit     et crédit, et en capitaux débit et crédit.
      << Toutes les impressions de documents comptables, qu'il s'agisse de     documents obligatoires ou édités à la demande, doivent porter mention soit du     dernier numéro d'écriture comptabilisée, soit du cumul en capitaux des     écritures depuis le début de l'exercice, soit de ces deux indications.
    << 1. Edition des documents de contrôle
    << 1.1. Etats d'anomalies
      << Ce type d'état doit comporter :
      << - le détail des enregistrements erronés, y compris le numéro de     l'enregistrement ;
      << - la nature de l'anomalie et toutes les références de l'écriture.
      << Tout état d'anomalie doit être édité journellement et permettre une     correction dès que possible.
    << 1.2. Modifications des fichiers permanents et tables
      << Les comptes rendus des modifications des fichiers permanents et des     tables (plan de comptes, liste des journaux, changements d'intitulés,
     paramètres de comptabilisation, etc.) doivent être :
      << - soit imprimés lors de la clôture de chaque journée concernée, numérotés     en séquence et conservés classés les uns à la suite des autres dans les mêmes     conditions que les autres documents comptables obligatoires ;
      << - soit imprimés annuellement. Dans ce cas, la consultation de     l'historique des modifications depuis le début de l'exercice doit pouvoir     être imprimée à tout moment.
    << 2. Edition des documents comptables
      << On distingue les documents suivants, qui doivent être conservés selon les     prescriptions légales et réglementaires :
    << 2.1. Journaux
      << On appelle journal un état où figurent toutes les écritures comptables     dans l'ordre chronologique.
      << Il peut n'être tenu qu'un journal général.
      << Il peut être tenu, à l'appréciation du notaire, des journaux auxiliaires     et un journal général sur lequel devront être reportés, pour chacun des     journaux auxiliaires, le cumul des mouvements en débit et en crédit, et le     solde.
      << Dans tous les cas, le journal général comportera le cumul des mouvements,     en débit et en crédit, et le solde à la clôture de chacune des journées     calendaires : ces résultats devront être reportés sur le journal     centralisateur coté et paraphé pour chaque journée calendaire.
      << Le journal général contient donc :
      << - les écritures non éditées en journaux auxiliaires ;
      << - la centralisation des journaux auxiliaires.
      << Les mentions à faire figurer pour chaque écriture sont les suivantes :
      << A. - Les caractéristiques de l'opération :
      << - la date de l'opération ;
      << - le numéro de l'écriture ;
      << - le numéro de classement de la pièce comptable s'il est différent ;
      << - le libellé de l'opération (cause) ;
      << B. - Description du jeu des écritures :
      << - les numéros des comptes débités et crédités ;
      << - le montant.
      << L'organisation comptable et informatique de l'office notarial doit     permettre, à partir des indications du journal ou du grand-livre, de     retrouver immédiatement les pièces justificatives correspondantes.
      << Chaque page de journal doit comporter les totaux des opérations, en débit     et en crédit, et le total en fin de chaque journée calendaire avec le report     de la page précédente et les totaux de la page.
      << Selon l'appréciation du notaire et l'importance de l'office notarial, le     journal général sera édité quotidiennement ou, au moins, de façon     hebdomadaire.
    << 2.2. Le grand-livre
     << 2.2.1. Le grand-livre est composé de l'ensemble des comptes généraux et     des comptes auxiliaires (comptes clients par exemple).
      << Le grand-livre comprend le détail des écritures enregistrées sur chaque     compte ; son édition nécessite un tri des écritures selon un double critère ;     le numéro de compte en majeur et la date d'écriture en mineur ; les     informations à faire figurer pour chaque compte sont les suivantes :
      << En début de compte : la reprise de l'"à nouveau" du début d'exercice ou     des écritures composant cet "à nouveau".
      << Pour chaque ligne :
      << - l'identification de l'écriture (journal, folio, ligne) et le numéro de     classement de la pièce s'il est différent ;
      << - la date de l'opération ;
      << - le libellé de l'écriture ;
      << - le montant ;
      << - le compte de contrepartie ou le journal d'origine.
      << En fin de compte, les cumuls des débits et crédits et le solde du compte.      << Le grand-livre doit être mis à jour quotidiennement.
      << Le grand-livre des comptes généraux doit être édité avec une totalisation     de tous les comptes en débit et en crédit, tant en cumul qu'en solde, lors de     chaque clôture mensuelle et le grand-livre des comptes clients, au moins à la     clôture annuelle.
    << 2.2.2. L'édition des comptes peut être faite selon plusieurs modalités :
      << - soit un compte par page ;
      << - soit une édition en continu sans saut de page entre chaque compte.
      << Les comptes doivent chacun, à tout instant, pouvoir être consultés soit     sur papier, soit sur écran.
      << Dans ce dernier cas, l'édition d'un compte doit toujours pouvoir être     faite à la demande.
    << 2.2.3. La présentation des comptes peut également prendre différentes     formes en cours d'exercice :
      << Première option : on édite périodiquement tous les comptes avec pour     chacun le détail de toutes les écritures depuis le début de l'exercice ;
      << Deuxième option : on édite périodiquement tous les comptes avec pour     chacun la reprise des cumuls en fin de période précédente et le détail de     toutes les écritures de la période ;
      << Troisième option : on édite seulement les comptes pour lesquels des     écritures sont intervenues au cours de la période avec pour chacun la reprise     des soldes en fin de période précédente et le détail des écritures de la     période.
    << 2.2.4. Un compte général ne peut être supprimé du grand-livre que si son     solde est nul et s'il n'a reçu aucune écriture depuis le début de l'exercice.      << Un compte client ne peut être supprimé du grand-livre que si son solde     est nul. Les cumuls en capitaux doivent être maintenus lors de cette     suppression et portés à un compte d'apurement jusqu'à la clôture de     l'exercice.
      << Cette suppression ne peut se faire sans une édition préalable de toutes     les écritures portées sur ce compte.
      << Cette édition doit être archivée à titre définitif pour les besoins de     tous contrôles et recherches.
      << Tout compte doit pouvoir faire l'objet d'une présentation immédiate sur     un support papier pour les besoins de tous contrôles et recherches.
    << 2.2.5. Il est possible d'ouvrir des comptabilités auxiliaires, notamment     pour :
      << - les comptes clients ;
      << - les comptes financiers ;
      << - la taxe des frais d'actes.
      << Ces comptabilités sont centralisées quotidiennement sur le journal     général.
    << 2.3. La balance
      << La balance donne la position des comptes.
      << Les informations à faire figurer sur la balance sont :
      << - le numéro de compte ;
      << - l'intitulé du compte ;
      << - le total des mouvements en débit et en crédit depuis le début de     l'exercice ;
      << - le cumul des mouvements en débit et en crédit depuis le début de     l'exercice ;
      << - le solde du compte débiteur ou créditeur ;
      << - la date du dernier mouvement.
      << Pour alléger la lecture et en faciliter l'exploitation, il est conseillé     d'ajouter des totaux et sous-totaux intermédiaires en sus du total général.
      << Les balances générales et auxiliaires, s'il y a lieu, doivent être     éditées à chaque fin de mois.
    << 2.4. Tableau de contrôle et d'analyse
      << Le système doit permettre, à la fin du traitement de chaque journée     calendaire, l'établissement automatique :
      << 1. D'un tableau de couverture de fonds détenus faisant apparaître :
      << - l'encaisse financière ;
      << - le montant des fonds détenus pour le compte du client ;
      << - la couverture "client" (écart entre les deux précédents postes).
      << 2. D'un tableau de bord faisant apparaître en cumul du mois et de     l'exercice les résultats de l'office.
      << Ces deux tableaux devront impérativement reproduire les modèles annexés     au présent document.
      << Deux autres modèles de tableaux de gestion faisant apparaître l'analyse     et l'origine du fonds de roulement sont annexés au présent document. Ils sont     facultatifs.
    << 2.5. Compte de résultat
      << Ce compte est établi au moins mensuellement, conformément au plan     comptable notarial.
    << 2.6. Déclaration de fin d'année C.S.N.