<< 1.1. Contrôles figurant dans les programmes
      << Contrôles figurant dans les programmes eux-mêmes afin :
      << - de vérifier, ligne par ligne, la présence, lors de la saisie, des     renseignements nécessaires au traitement ;
      << - de vérifier l'ordre séquentiel et chronologique des mouvements ;
      << - de s'assurer de l'égalité arithmétique débit/crédit des écritures et     des états issus des traitements ;
      << - de contrôler les imputations par rapprochement avec le fichier des     comptes ouverts ;
      << - de contrôler les contreparties d'écritures de manière à bloquer les     anomalies flagrantes.
      << Une table minimale des incompatibilités absolues figure en annexe.
      << Elle s'attache aux seuls comptes obligatoires du plan comptable notarial.      << Elle peut, éventuellement, être complétée au gré de l'office par d'autres     incompatibilités absolues concernant certains comptes facultatifs et par des     incompatibilités relatives pouvant être levées selon les procédures     particulières (clé par donneur d'ordre, par exemple).
    << << 1.2. Contrôles effectués par les utilisateurs
      << Contrôles effectués par les utilisateurs pour s'assurer :
      << - que l'intégralité des informations soumises au traitement (mises à jour     de fichiers permanents, écritures) est prise en compte. Différentes     techniques peuvent être utilisées à ce propos, et l'on doit au minimum :
        << - s'assurer que les cumuls obtenus lors du traitement sont égaux à la     somme des cumuls du traitement précédent et du total des mouvements de la     période traitée ;
        << - contrôler le nombre d'enregistrements contenus dans les fichiers     permanents ;
      << - que toutes les écritures en suspens et qui figurent soit dans un compte     d'attente, soit dans un fichier d'anomalies non recyclées, sont traitées, au     minimum, en fin d'exercice ;
      << - que les états édités sont corrects quant à leur forme et leur nombre     d'exemplaires.
      << Des documents écrits et mis à jour décrivent ces contrôles.
      << Leurs règles de conservation obéissent aux mêmes durées que les     traitements auxquels ils s'appliquent.
    << 1.3. Contrôles d'accès aux programmes et aux fichiers
      << Les utilisateurs ne doivent pouvoir saisir et traiter des données     comptables qu'en utilisant les fonctions applicatives répondant aux     prescriptions du présent arrêté. Aucun accès libre de l'utilisateur à des     programmes utilitaires permettant d'écrire directement dans les fichiers     comptables sans passer par les fonctions et les contrôles applicatifs ne doit     être autorisé par le système. Si, pour des besoins de maintenance à distance     et afin de remédier à des incidents sur le matériel, de tels programmes sont     implantés sur le système de l'office, l'accès devra être protégé par un mot     de passe modifié quotidiennement selon un algorithme connu du seul     concepteur.
    << 1.4. Contrôle de l'exploitation
      << Est obligatoire dans chaque office la tenue d'un journal de bord     enregistrant chronologiquement tous les événements suivants :
      << - les mises à jour de programmes applicatifs ou systèmes ;
      << - les principales opérations de sauvegarde (mensuelles et annuelles)     ainsi que toute restauration ;
      << - les incidents sur les matériels et les programmes et les remèdes     apportés ;
      << - les interventions des prestataires (sur site, par télémaintenance, par     téléphone, par échange de supports informatiques, ...).
      << Le journal de bord et les documents significatifs permettant de     comprendre l'événement (copies d'écran, transcriptions de messages d'erreur,     éditions, copies de fichiers ou de pièces, ...) sont conservés dans les mêmes     conditions que les autres documents comptables.
    << 2. La documentation
      << L'organisation et le fonctionnement du système de traitement doivent     faire l'objet d'une documentation écrite, constamment tenue à jour, qui doit     comprendre :
      << - un document décrivant les procédures et l'organisation comptable pour     permettre la compréhension du système de traitement et la réalisation des     contrôles ;
      << - un manuel d'instructions donnant au personnel les consignes nécessaires     pour le fonctionnement et l'exploitation du système ;
      << - lorsque les programmes ont été développés par l'office notarial ou     lorsque celui-ci en a acquis les droits de propriété, une documentation     relative aux analyses et aux programmes suffisante pour rendre possibles les     modifications et mises à jour ultérieures.
      << L'ensemble de la documentation visée ci-dessus doit être conservé dans     les mêmes conditions que les autres documents comptables de manière à pouvoir     être présenté ultérieurement pour les besoins de tous contrôles et     recherches.
      << Une édition au moins doit être stockée dans des conditions propres à     assurer la sécurité de sa conservation.