3. Contrôle
    A. - Rôle de la commission de coordination
    de la documentation administrative (C.C.D.A.)
      Les compétences de la C.C.D.A. en matière de publications administratives     sont fixées par le décret no 71-570 du 13 juillet 1971 modifié.
      La commission est notamment chargée d'étudier les problèmes posés par     l'édition et la diffusion des publications émanant des administrations     centrales, de leurs services extérieurs et des établissements publics de     l'Etat, ainsi que par la rationalisation de matériels documentaires imprimés     ou audiovisuels. Elle est habilitée, pour ce faire, à demander toutes     précisions sur ces publications et matériels, notamment sur leur mode     d'édition, de financement et de diffusion.
      Elle tient l'inventaire permanent, dans sa base de données SAFRANC, des     publications en série réalisées par les administrations et les établissements     publics de l'Etat.
      Elle veille à la coordination des publications relevant des diverses     administrations et à une meilleure diffusion des publications de source     administrative dans les services et le public. Elle a vocation à se prononcer     sur la suppression, la modification ou la fusion de publications existantes.      Tout projet de publication périodique émanant des administrations de l'Etat     est soumis à l'avis de la commission.
      L'avis de la commission est obligatoirement joint aux propositions     d'engagement de dépenses pour toute nouvelle publication en série.
      La commission de coordination de la documentation administrative dispose     donc d'une compétence étendue en matière de politique documentaire. Je     souhaite qu'elle intensifie ses efforts pour permettre aux différentes     administrations de répondre au moindre coût au besoin d'information des     usagers ou de leurs propres agents.
      Je souligne en particulier qu'aucune création de publication nouvelle ne     doit intervenir sans avoir été préalablement soumise à l'avis de la     commission et que cet avis est présenté au contrôleur financier au moment de     l'engagement de la dépense. Ce principe est applicable tant aux publications     éditées directement par l'administration qu'à celles qui sont produites et     diffusées pour le compte de l'Etat par des associations. Je précise au     passage que le financement indirect de publications par le biais de     subventions à des associations doit être découragé.
      J'estime en outre indispensable, comme la pratique s'en est au demeurant     instituée, que les publications ayant fait l'objet d'un avis favorable de la     C.C.D.A. lors de leur création soient soumises à un nouvel examen par la     commission dix-huit mois après la délivrance de l'avis initial.
      Il conviendra de plus, désormais, qu'un nouvel avis de la commission     intervienne également à intervalles réguliers et soit présenté au contrôleur     financier selon les mêmes formes et avec les mêmes conséquences que l'avis     initial. Cet intervalle sera de trois ans pour les publications les plus     importantes. Le réexamen s'opérera par sondage pour les autres. Dans tous les     cas, un avis défavorable de la commission à la poursuite de la publication,
     ou le non-respect des conditions assortissant un avis favorable sous réserve,     entraînera la cessation de la publication.
      Quelle que soit la date de la création de la publication, je vous demande     instamment de transmettre à la C.C.D.A., avant le 31 octobre 1996, tous     éléments financiers pertinents (prix de revient, prix d'achat), ainsi que     toutes données relatives à sa diffusion. La C.C.D.A. préparera les     formulaires que vous aurez à faire renseigner par vos services en vue de lui     permettre de mettre à jour la base de données SAFRANC. Elle a d'ores et déjà     élaboré à cet effet l'état comptable type qui figure en annexe à la présente     circulaire.
      Le refus, même implicite, de coopérer avec la commission entraînera la     cessation de la ou des publication(s) concernée(s).