1.4. Etape de prise en compte des décisions
    L'avis exprimé par la commission porte sur chacune des licences demandées ainsi que sur les propositions de retrait. C'est donc en regard de chacune de celles-ci que doit être reportée la mention de cet avis. Les avis sont exprimés à la majorité simple.
    Quatre types d'avis sont pris en compte : favorable, défavorable, report, ou favorable sous réserve. Cette quatrième catégorie d'avis correspond aux situations pour lesquelles la commission invite l'administration à constater l'inscription définitive au registre du commerce (sociétés commerciales ou inscription en nom propre) ou à procéder à des vérifications complémentaires dans un délai rapproché pour attribution d'une licence sans nouvel examen dans le cadre d'une commission.
    L'expression d'un avis favorable sous réserve déclenche l'envoi d'un courrier au demandeur précisant la nature de l'avis et listant les compléments d'information à fournir dans les meilleurs délais. En ce qui concerne les attestations des organismes sociaux, un délai de trois mois est accordé pour communiquer ces documents. Passé ce délai, la décision de retrait est prononcée.
    Les décisions de refus ou de retrait devant être obligatoirement motivées, le secrétaire de séance doit consigner les motifs qui fondent les avis défavorables.
    Un procès-verbal des avis exprimés lors de la commission est établi à l'issue de la réunion de la commission. Il est transmis à chacun des membres de la commission, revêtu de la signature du président de séance (l'original de ce procès-verbal est conservé par l'administration).
    Après la commission, chacune des licences demandées ayant fait l'objet d'un avis favorable se voit attribuer un numéro.
    Ce numéro de licence est composé de deux éléments :
    - un préfixe de deux caractères, correspondant aux deux premiers caractères du code INSEE du département d'implantation de la structure au sein de laquelle le demandeur se propose d'exercer son activité ;
    - un code numérique constitué de quatre caractères, attribué chronologiquement.
    L'ensemble des décisions (attribution, refus ou retrait) est prise par arrêté de chacun des préfets des départements d'implantation des sièges sociaux des structures dans lesquelles les demandeurs souhaitent exercer leurs activités ou des lieux de premières représentations. Un arrêté collectif, par département, est préparé à l'attention du préfet du département, ainsi que les extraits d'arrêté individuel correspondants. Lorsque la commission ne s'est prononcée que sur un seul dossier ou dans le cas d'avis favorable sous réserve, un arrêté simple (au cas par cas) est préparé par la direction régionale des affaires culturelles. Ces différents arrêtés sont transmis à la préfecture du département pour signature et envoi aux demandeurs. La préfecture de département enverra un double de chaque arrêté signé à la direction régionale des affaires culturelles.
    Il est rappelé que toute la procédure tendant à l'attribution de la licence demandée doit se dérouler dans les quatres mois suivant la réception du dossier complet et que toutes dispositions doivent être prises pour que les autorisations tacites restent exceptionnelles.
    1.5. Etape de contrôle de régularité de l'activité
    Une licence est valable trois ans. Toutefois, dans les trois mois qui suivent la première attribution et au moins lors de chaque renouvellement, le détenteur de la licence doit communiquer les attestations de comptes à jour des cotisations délivrées par les organismes de protection sociale (URSSAF, GRISS, congés spectacles et AFDAS) et une attestation sur l'honneur certifiant que l'entreprise n'a pas de dettes en ce qui concerne le paiement des droits d'auteur.
    A défaut de réception de ces pièces dans les six mois, une lettre recommandée avec accusé de réception est adressée au licencié. Cette lettre l'informe, qu'à défaut de recevoir les documents demandés, le retrait de licence sera proposé à la commission dont la date lui est communiquée (cette lettre est adressée, au plus tard, quinze jours avant la commission).