A N N E X E 1
    PROTOCOLE D'APPLICATION
    DE LA CONVENTION DU 9 JUIN 1988
    Plan
    Titre Ier. - Champ et contenu du fichier unique :
    1. Population suivie.
    2. Organisme gestionnaire.
    3. Accessibilité.
    4. Communication à des organismes tiers.
    5. Informations nominatives gérées.
    6. Référentiel technique.
    Titre II. - Processus (gestion du fichier) :
    1. Enregistrement de l'inscription comme demandeur d'emploi.
    2. Renouvellement de la demande d'emploi et actualisation de la situation mensuelle.
    3. Mises à jour du fichier.
    Titre III. - Exploitation du fichier :
    1. Suivi d'activité.
    2. Consultations et sélections sur le fichier.
    3. Contraintes d'exploitation.
    4. Règles de conservation des informations.
    5. Etudes statistiques sur les DE.
    6. Lettres types.
    7. Procédure de secours.
    8. Autorisations.
    TITRE Ier
    CHAMP ET CONTENU DU FICHIER UNIQUE
    1. Population suivie
    Le fichier unique contient des données nominatives concernant les personnes qui ont recours aux services de l'ANPE et du régime d'assurance chômage et qui ont obtenu la qualité de demandeur d'emploi et sont susceptibles de percevoir une indemnisation.
    2. Organisme gestionnaire
    Un fichier informatique est tenu par la direction des opérations informatiques (DOI) en liaison avec chaque centre de services informatiques des ASSEDIC (CSIA) :
    - pour chaque unité de production et de services (UPS) constitutive du CSIA ;
    - par ASSEDIC ;
    - ou par département.
    3. Accessibilité
    Conformément à l'article 2 de la convention modifiée du 9 juin 1988, chaque organisme a accès aux informations communes et à celles qui lui sont propres.
    4. Communication à des organismes tiers
    Les parties signataires s'engagent à examiner de façon concertée, dans le cadre des dispositions légales et conventionnelles en vigueur, la communication à des organismes tiers d'informations figurant dans le fichier unique.
    5. Informations nominatives gérées
    Les informations nominatives collectées et enregistrées se rapportent :
    a) L'identité des demandeurs d'emploi et leur situation familiale ;
    b) Leur situation au regard de l'emploi et du marché du travail ;
    c) Leur profil et leur carrière professionnelle ;
    d) Le contenu de leur demande d'emploi ;
    e) Leur situation indemnitaire ;
    f) Les actions engagées par l'ANPE en vue du placement des demandeurs d'emploi ;
    g) Les déclarations recueillies auprès des demandeurs d'emploi qui peuvent avoir des conséquences sur leur situation en tant qu'usager de l'une ou l'autre institution ;
    h) Les décisions prises à l'encontre des demandeurs d'emploi.
    6. Référentiel technique
    Un référentiel technique est constitué pour décrire :
    - les documents de fonctionnement contractuels qui sont produits ou utilisés par l'informatique ;
    - les systèmes informatiques de traitement.
    Ce référentiel est élaboré, tenu à jour et validé par les deux institutions pour le compte commun.
    Il évolue en fonction des changements de responsabilité, d'organisation, de processus de travail des deux institutions chargées, en commun, de la tenue du fichier unique des demandeurs d'emploi, qui se traduisent par des modifications des traitements informatiques mis en oeuvre. Il est mis à jour à l'occasion de chaque livraison de version.
    La validation par les deux institutions fait l'objet d'un processus formalisé.
    Pour les documents de fonctionnement, les modèles figurent dans le référentiel.
    Chaque modification ou création de document fait l'objet d'une mise à jour du référentiel.
    Pour les traitements informatiques, le référentiel comprend :
    - les cahiers des charges fonctionnels et leurs mises à jour pour l'ensemble des traitements en exploitation, tels que définis dans le contrat de service Développement ;
    - la liste des items informatiques mis en oeuvre :
    - en transactionnel, temps partagé ;
    - en différé,
    indiquant, pour chacun d'entre eux, l'activité ou le processus auquel il se rattache.
    TITRE II
    GESTION DU FICHIER
    L'instruction sur la gestion de la liste des demandeurs d'emploi du 25 mars 1992, modifiée le 1er décembre 1996, constitue le cadre juridique et organisationnel de l'inscription, de la procédure simplifiée de réinscription et de la mise à jour de la liste des demandeurs d'emploi.
    Les prescriptions nécessaires à la réalisation des opérations et les compétences de chaque institution sont définies dans l'instruction de mise en oeuvre de la convention ANPE/UNEDIC du 4 juillet 1996, élaborée par l'ASSEDIC et validée par l'ANPE.
    1. Enregistrement de l'inscription comme demandeur d'emploi
    Conformément à l'article L. 311-5 du code du travail, l'inscription sur la liste des demandeurs d'emploi est ouverte aux « personnes à la recherche d'emploi » sans être subordonnée à l'exercice préalable d'une activité salariée ou professionnelle.
    Les populations concernées sont énumérées par ledit article.
    Les contrôles afférents à l'inscription sont ceux de l'article L. 211-1 pour les ressortissants français et R. 311-3-1 du code du travail pour les étrangers.
    2. Renouvellement de la demande d'emploi
    et actualisation de la situation mensuelle
    Pour pouvoir continuer à bénéficier des services de l'ANPE et de l'ASSEDIC, les personnes inscrites comme demandeurs d'emploi sont tenues de renouveler mensuellement leur demande.
    Les demandeurs d'emploi déclarent s'ils renouvellent ou non leur inscription pour le mois suivant et les événements survenus au cours du mois écoulé, selon deux modalités :
    - soit par voie postale, par renvoi de la Déclaration de la situation mensuelle (DSM) renseignée ;
    - soit par l'intermédiaire de systèmes télématiques intitulés « Téléactualisation ».
    2.1. Objet
    Ce processus vise à obtenir des demandeurs d'emploi, présumés disponibles et sans emploi, une déclaration de leur situation, qui prolonge leur inscription comme demandeur d'emploi pour une période d'un mois.
    Il permet également, de renouveler l'inscription de personnes non immédiatement disponibles ainsi que celle des demandeurs d'emploi ex-salariés de la fonction publique.
    2.2. Emission des DSM
    Les opérations de renouvellement mensuel, pour recueillir les déclarations des demandeurs d'emploi, sont effectuées au moyen d'une DSM (cf. modèle dans le référentiel des documents de fonctionnement contractuels) adressée aux demandeurs d'emploi appelés à renouveler leur demande. Les directions de l'UNEDIC et de l'ANPE déterminent conjointement les informations devant y figurer.
    Le DE doit retourner le document après l'avoir renseigné, daté et signé, au plus tard à la clôture de l'actualisation.
    2.3. Calendrier
    Le calendrier annuel des opérations de renouvellement mensuel de la demande d'emploi est arrêté par les directions des deux institutions ; il fixe pour chaque mois :
    - la date à laquelle les DSM doivent être remises à la poste afin de garantir une mise à la disposition des demandeurs d'emploi dès la fin du mois ;
    - la date de clôture du processus d'actualisation mensuelle.
    Ce calendrier permet à l'ANPE d'arrêter des statistiques mensuelles du marché du travail.
    2.4. Réception des DSM
    Les demandeurs d'emploi peuvent retourner par voie postale leur DSM à un centre de traitement pour le compte de l'ASSEDIC.
    Ces centres de traitement sont chargés, sous la responsabilité de l'ASSEDIC correspondante, de constituer un fichier des données portées par la DSM en vue de permettre au CSIA de tirer toutes les conséquences par des traitements appropriés.
    Le CSIA assure également l'édition automatique des courriers de demande de justificatifs adressés aux demandeurs d'emploi, conformément aux modes de traitement convenus, afin de permettre aux institutions de prendre leurs décisions respectives.
    2.5. Téléactualisation
    Les systèmes télématiques mis en place pour la téléactualisation sont placés sous la seule responsabilité des CSIA. Dans ce cadre, ils en assurent le suivi technique et en garantissent la sécurité et la confidentialité.
    Les déclarations du demandeur d'emploi par téléactualisation en portent les mêmes conséquences que celles issues des DSM.
    2.6. Emission de l'avis de cessation d'inscription
    A la clôture du processus d'actualisation, un avis de cessation d'inscription est adressé aux demandeurs d'emploi qui n'ont pas actualisé leur situation par DSM ou moyens télématiques.
    3. Mises à jour du fichier
    Les compétences sur les mises à jour du fichier unique (modification des données) sont définies dans la convention ANPE-UNEDIC du 4 juillet 1996 relative à la gestion des opérations d'inscription sur la liste des demandeurs d'emploi par les ASSEDIC.
    3.1. Déclarations des demandeurs d'emploi
    relatives à leur situation
    Pour que les demandeurs d'emploi puissent faire état de leurs changements de situation au regard de leur recherche d'emploi dans les délais fixés, une procédure est mise à leur disposition permettant la mise à jour au fil de l'eau du fichier unique.
    Le traitement des changements de situation et son incidence ou non sur l'inscription sont décrits dans la note annexée à la convention ANPE-UNEDIC du 4 juillet 1996.
    3.2. Saisies et mises à jour du profil professionnel
    et des conclusions de l'entretien
    Conformément aux termes du cahier des charges commun ANPE-UNEDIC, l'Agence saisit et met à jour les informations relatives au projet professionnel du demandeur d'emploi et aux conclusions des entretiens qu'elle a eus avec les demandeurs d'emploi.
    Le système opère les contrôles prévus.
    L'Agence procède à l'édition en local du profil professionnel et des conclusions de l'entretien.
    3.3. Saisies et mises à jour automatiques
    depuis des applications extérieures
    La prise en compte des informations relatives aux mises en relation (création et résultat) effectuée par l'Agence incrémente l'historique des entretiens du demandeur.
    La prise en compte des informations relatives aux prestations, individuelles ou collectives, effectuées par l'Agence incrémente également l'historique des entretiens des demandeurs.
    Leur enregistrement est effectué chaque nuit par des transferts de fichiers.
    3.4. Saisies et mises à jour de décisions de radiations
    L'ANPE est amenée à l'occasion des entretiens avec les demandeurs d'emploi à contrôler la réalité de leur recherche. A ce titre, elle peut être amenée à prendre des décisions de radiation du fichier des demandeurs d'emploi et à les saisir dans le système.
    TITRE III
    EXPLOITATION DU FICHIER
    1. Suivi d'activité
    1.1. Tableaux de bord
    Pour restituer à l'ALE les éléments nécessaires au suivi de son activité, il est établi des tableaux de bord permettant :
    - de suivre les opérations effectuées sur le fichier unique ;
    - de contrôler le bon déroulement des opérations de renouvellement mensuel ;
    - de suivre les actions engagées par l'ALE au bénéfice de ses usagers.
    1.2. Etats
    Les CSIA mettent à la disposition de l'Agence des états périodiques, lui permettant de suivre son fonctionnement et le niveau des consommations physiques liées à l'utilisation de l'application.
    1.3. Suivi et pilotage des prestations informatiques
    Le suivi et le pilotage des prestations informatiques, associés à la gestion du fichier unique des demandeurs d'emploi :
    - mise en oeuvre régionale ;
    - mise à disposition de l'environnement de formation ;
    - exploitation ;
    - maintenance ;
    - postproduction ;
    - sécurité,
    sont définis dans les contrats de service ANPE/RAC, relatifs aux prestations.
    Ces contrats définissent les engagements de niveau de service associés à chacune de ses prestations.
    2. Consultations et sélections sur le fichier
    2.1. Besoins
    L'existence, dans le fichier, d'informations détaillées sur le profil professionnel des usagers, leur demande d'emploi et les prestations mises en oeuvre par l'ANPE, vise à lui faciliter l'accès à l'information pour ses besoins opérationnels :
    - au niveau du dossier individuel ;
    - au niveau de population répondant à certains critères de sélection.
    2.2. Fonctionnalités mises à la disposition
    En réponse à ces besoins, l'application informatique comporte notamment :
    2.2.1. Consultations individuelles
    Des grilles d'écrans de consultation d'un dossier individuel (appelées par les différentes clés d'accès associées à l'usager), distinguant :
    - les caractéristiques de l'usager et de sa demande d'emploi ;
    - les prestations engagées par l'ANPE au bénéfice de l'usager, sous la forme d'un historique comportant :
    - l'historique des événements intervenus au cours des périodes de chômage, résultant de l'actualisation ou lors des périodes d'inscription dans des catégories non soumises à renouvellement.
    2.2.2. Consultations multicritères
    Les procédures de sélections multicritères, dépendantes des capacités techniques des matériels et des logiciels installés dans les CSIA, permettent :
    - en ALE, l'interrogation du fichier ou d'un fichier extrait hebdomadairement, avec résultats en temps réel pour les opérations de rapprochement « demande sur offre », à l'aide d'une grille spécifique ou d'une requête ;
    - à partir des DRA, des DDA et des ALE, l'interrogation du fichier ou d'un fichier extrait hebdomadairement, pour le montage d'actions d'insertion ou pour les besoins d'études à l'aide d'une requête.
    Les critères de sélection des requêtes sont constitués de l'ensemble des données codifiées, ainsi que de variables de calcul.
    La restitution des résultats a lieu sur l'imprimante de l'ALE, de la DDA ou de la DRA ou, à défaut, sur les imprimantes des CSIA.
    2.2.3. Editions spécifiques
    La fabrication et l'édition de listes spécifiques, par les CSIA, à la demande de l'ANPE (DRA) devront faire l'objet d'une validation au niveau national de l'ANPE (maîtrise d'ouvrage).
    Les documents communs adressés au DE ne peuvent être utilisés comme vecteurs d'information spécifiques sans l'accord explicite des deux institutions.
    3. Contraintes d'exploitation
    Elles sont définies dans les contrats de services locaux proposés par les CSIA.
    4. Règles de conservation des informations
    La durée de conservation des informations doit permettre le suivi et le traitement opérationnel de toutes les populations de DE, notamment les demandeurs d'emploi de longue durée (DELD).
    Elle est définie au niveau du référentiel technique et dans les contrats de service.
    Le paramétrage national de la durée d'accès en temps réel à ces informations est défini par le contrat de service national passé entre les deux institutions.
    5. Etudes statistiques sur les DE
    Un dispositif de traitement périodique du fichier unique permet de produire les éléments nécessaires à l'ANPE pour :
    - les statistiques du marché du travail ;
    - l'amélioration des études sur les demandes d'emploi (compteurs d'activité, liste aux maires...).
    Les dates d'arrivée de l'information au CTI sont fixées dans le calendrier annuel des opérations de renouvellement mensuel de la demande d'emploi (cf. titre II).
    6. Lettres types
    Dans le cadre des relations avec les usagers, l'ANPE et l'UNEDIC utilisent différents formulaires et lettres types multiples sous le double logo.
    Ces courriers sont définis en concertation par les niveaux nationaux. Ils ne doivent pas faire l'objet de modification au niveau local.
    Les CSIA mettent à la disposition des agences locales une transaction de composition pour leurs propres besoins.
    L'édition des lettres est effectuée sur l'imprimante de l'agence locale, en temps réel ou le lendemain, selon la demande exprimée.
    7. Procédure de secours
    En cas d'indisponibilité prolongée des ordinateurs des CSIA, les deux parties conviennent de mettre en place des procédures de secours sur des sites déportés, afin qu'elles puissent continuer à assumer l'exercice de leurs missions essentielles.
    Ces procédures font l'objet d'un accord particulier dans le cadre du contrat de service national.
    8. Autorisations
    Chaque institution assure la gestion des autorisations individuelles accordées à ses agents, et veille au respect de la confidentialité des informations nominatives manipulées.
    A N N E X E 2
    ANNEXE FINANCIERE A LA CONVENTION DU 9 JUIN 1988 RELATIVE A L'EXPLOITATION DU FICHIER UNIQUE DES DEMANDEURS D'EMPLOI
    Article 1er
    Nature des frais et répartition des charges
    1. La nature et la répartition des frais engagés par chaque institution sont validées conjointement et peuvent faire l'objet d'une mise à jour sur demande de l'une ou l'autre institution.
    2. Les documents de demandes de remboursement de frais et leurs justificatifs sont formalisés dans une note de procédure établie en commun.
    Article 2
    Remboursement des frais engagés
    Conformément aux articles 3 et 4 de la convention modifiée :
    1. A la fin de chaque trimestre civil, l'ANPE communique à l'UNEDIC, dans un délai maximal de trente jours :
    - le montant des frais du trimestre concerné qu'elle a engagés selon les types de frais figurant au tableau 1 joint en annexe ;
    - les justificatifs correspondants ;
    2. A la fin de chaque trimestre civil, l'UNEDIC émet la demande de remboursement de frais, dans un délai maximal de quarante-cinq jours, sur la base :
    - des consommations réelles des unités d'oeuvre techniques du trimestre concerné, valorisées aux coûts unitaires définis dans l'avenant financier ;
    - le montant des frais du trimestre concerné qu'elle a engagés selon les types de frais figurant au tableau 2 joint en annexe ;
    - de la prise en compte des frais engagés par l'ANPE selon les modalités décrites dans l'article 2, alinéa 1, de la présente annexe,
    et adresse à la direction générale de l'ANPE un état justificatif des consommations par la direction régionale de l'ANPE (DRA) selon la clé de répartition ASSEDIC-DRA fournie annuellement par l'ANPE ;
    3. Le défaut ou le retard de communication par l'ANPE des pièces relatives aux frais qu'elle a engagés n'a pas d'incidence sur l'émission des demandes de remboursement de frais de l'UNEDIC.
    Dans ce cas, les frais engagés par l'ANPE pour le trimestre concerné seront pris en compte dans le trimestre civil suivant la date de production des pièces relatives aux frais engagés.
    Article 3
    Délai de paiement
    1. Le paiement des demandes de remboursement de frais de l'UNEDIC est effectué par la direction générale de l'ANPE après certification.
    2. Le délai de paiement ne doit pas excéder quarante-cinq jours après réception de la demande de remboursement de frais de l'UNEDIC.
    3. Dans l'hypothèse où ce délai de paiement n'est pas respecté, l'ANPE et l'UNEDIC organisent une réunion de concertation sur les motifs de non-paiement, afin de convenir d'une solution adaptée et de définir d'un commun accord les conséquences financières.
    Article 4
    Régularisation financière
    1. Conformément à l'article 4, alinéa 2, de la convention modifiée chaque année au terme de l'approbation des comptes du régime d'assurance chômage, l'UNEDIC effectue une régularisation au titre de l'exercice concerné.
    2. A l'issue du suivi des relations financières visées à l'article 5 de la convention modifiée, des constats effectués selon les clauses de l'article 4, alinéa 4, de la même convention et de l'article 3 de la présente annexe, une régularisation financière est décidée d'un commun accord entre les deux institutions.
    Article 5
    Avenant financier
    Chaque année N, conformément à l'article 4 de la convention du 9 juin 1988 modifiée, les taux prévisionnels des unités d'oeuvre sont fixés par avenant financier conclu entre les parties pour l'année considérée sur la base du coût réel de l'année N - 1.
    TABLEAU 1
    NATURE DES FRAIS ENGAGES PAR L'ANPE
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    Vous pouvez consulter le tableau dans le JO
    n° 141 du 20/06/1999 page 9095
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    TABLEAU 2
    NATURE DES FRAIS ENGAGES PAR L'UNEDIC
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    Vous pouvez consulter le tableau dans le JO
    n° 141 du 20/06/1999 page 9095
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