Art. 2. - Les catégories d’informations traitées relatives aux personnels de direction concernent :
Leur état civil, comprenant : le nom patronymique, le nom marital, le prénom, le sexe, la date et le lieu de naissance, la nationalité ;
Leur situation de famille, la profession (éventuelle) du conjoint, le nom, le prénom, la date de naissance, de décès des enfants ;
Leur situation au regard du service national ;
Les diplômes obtenus avec mention de la discipline et de l’année d’obtention ;
Les modalités de recrutement et de formation comportant : le concours sur titres, l’année, le rang de classement ;
La (ou les) formation (s) suivie (s), mentionnant la période et l’organisme formateur ;
Les antécédents professionnels : emplois et périodes ;
La gestion des carrières comportant la position statutaire : stagiaire, titulaire, mise en détachement, disponibilité, mise à disposition, travail à temps partiel. Ces rubriques mentionnent la période d’effet et, pour le détachement et la mise à disposition, la raison sociale et l’organisme d’accueil ;
Les affectations mentionnant l’établissement, l’emploi et la classe d’affectation, la date d’installation dans l’emploi et, pour les changements d’affectation, les souhaits de mobilité, les fonctions et les intérims exercés, les candidatures déposées.
La notation et l’avancement comprenant :
- la proposition de notation et la note définitive attribuée chaque année à l’agent ainsi que l’éventuelle modification obtenue après réclamation ;
- les appréciations littérales portées sur la manière de servir de l’agent et les propositions d’inscription au tableau d’avancement ;
- les avancements d’échelon mentionnant la date d’effet, la valeur indiciaire et l’éventuelle ancienneté conservée ;
- les promotions de grade mentionnant l’inscription et le rang de classement au tableau d’avancement. La date d’effet de la promotion et l’emploi sur lequel elle est prononcée.
Les modalités de calcul de certains éléments de rémunération : prime de service et indemnité de responsabilité, établis par les services déconcentrés de l’Etat à partir de critères fournis par l’administration centrale : note annuelle, situation indiciaire et jours d’absence pour la prime de service. Taux de prime et classe de l’agent pour l’indemnité de responsabilité.
Ce calcul nécessite la gestion de l’absentéisme des agents de leur département par les services déconcentrés de l’Etat.
L’organisation des commissions administratives nationales mentionnant le nom et l’adresse professionnelle des représentants élus du personnel, la commission dont ils sont membres (commission administrative nationale paritaire, comité consultatif national paritaire).
Pour faciliter le remboursement des frais de déplacement des membres de ces commissions paritaires, Il est également indiqué, pour la durée de leur mandat uniquement, le relevé de leur identité bancaire.
Les sanctions disciplinaires non amnistiées comportant le type et la date d’effet des sanctions ainsi que la date de la commission administrative nationale paritaire consultée ;
La cessation des fonctions. Pour chaque agent est indiquée la date prévisionnelle de son départ à la retraite correspondant au jour anniversaire de ses soixante-cinq ans.
Celle-ci est éventuellement modifiée ou confirmée par la date réelle de cessation des fonctions indiquant la date et le mode de sortie d’activité (démission, retraite, décès, radiation des cadres).
Les informations relatives à l’état civil et à la carrière des personnels gérés par le système Gidhes seront détruites dans un délai de cinq ans après la cessation d’activité.
En historique seront conservés, jusqu’à vingt-cinq ans au-delà de la cessation d’activité sous le numéro matricule attribué à chaque dossier, les nom, prénom et date de naissance de l’agent ainsi que sa situation administrative au moment de sa cessation d’activité : classe, échelon, indice, emploi et établissement d’affectation.
Ces éléments devront permettre, d’une part, de gérer la situation des agents retraités, en cas de modifications statutaires concernant le corps des directeurs d’établissements sociaux et médicosociaux et, d’autre part, d’assurer le suivi des affectations pour un établissement donné.