La commission a été saisie par le ministère de l'emploi, de la cohésion sociale et du logement d'un projet de décret en Conseil d'Etat portant création de deux traitements automatisés de données à caractère personnel pour l'expérimentation et l'exploitation de la constitution des listes électorales prud'homales en vue du scrutin du 3 décembre 2008.
 Le traitement a pour objet d'assurer la constitution des listes électorales pour les prochaines élections prud'homales générales de décembre 2008. Un traitement préalable permettant l'expérimentation du système de constitution des listes auprès de certaines mairies sur la base du volontariat est mis en oeuvre sur la période du 15 février 2007 au 15 octobre 2007.
 Dans la mesure où les traitements envisagés prévoient la collecte et la transmission du NIR de demandeurs d'emplois et d'employeurs de personnels de maison, la commission considère que ce traitement relève de l'article 27 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
   Sur l'expérimentation :
 La commission demande au ministère de lui communiquer le bilan de l'expérimentation.
   Sur les finalités du traitement :
 Aux termes des articles 1 et 2 du projet de décret, les finalités des traitements seront, pour le premier, de permettre l'expérimentation du système de constitution automatisée des listes électorales pour le scrutin prud'homal général auprès des mairies listées en annexe au projet de décret en Conseil d'Etat et, pour le second, de permettre la constitution automatisée des listes électorales pour le scrutin prud'homal général du 3 décembre 2008.
 Les objectifs recherchés s'inscrivent dans la continuité de la démarche engagée en 2002. Ils doivent permettre de :
 - tendre vers l'exhaustivité des listes électorales ;
 - poursuivre la démarche de simplification des tâches des participants, notamment celles des employeurs et des mairies, déjà engagée à l'occasion du précédent scrutin ;
 - fiabiliser les opérations de constitution des listes quant aux délais mis en oeuvre, aux données communiquées, aux supports déclaratifs utilisés ;
 - détecter et éliminer les inscriptions multiples.
 Comme en 2002, le système d'information offrira aux mairies la possibilité de procéder à la consultation en ligne des données les concernant et de les corriger par l'intermédiaire d'un site internet.
 La commission considère que ces finalités de meilleure gestion sont légitimes.
   Sur les données enregistrées :
 L'article 3 du projet de décret vise à permettre la collecte et le traitement de certaines données nouvelles par rapport au traitement précédemment mis en oeuvre à l'occasion du scrutin prud'homal de 2002.
 Il s'agit des données suivantes :
 - pour les demandeurs d'emploi : nom, prénoms, numéro d'inscription au répertoire national d'identification des personnes physiques, date de naissance, département et commune de naissance, adresse, code APE du dernier employeur, section prud'homale du dernier emploi ;
 - pour les employeurs de personnels de maison : nom, prénoms, adresse, numéro d'inscription au répertoire national d'identification des personnes physiques, date de naissance, département et commune de naissance.
 S'agissant en particulier des conditions de collecte et de transmission du NIR, la commission relève que le dernier alinéa de l'article 4 du projet de décret précise que « Le numéro d'inscription au RNIPP est communiqué exclusivement au prestataire informatique du ministère pour la détection des multi-inscriptions ».
 La commission considère, dans la mesure où le NIR ne sera, comme à l'occasion des précédentes élections, utilisé qu'aux seules fins de détection des inscriptions multiples, et où cette information ne figure pas sur les listes transmises aux mairies et aux préfectures, que la collecte et la transmission du NIR peuvent être autorisées dans le cadre des traitements présentés.
 En outre, l'application de règles particulières de détermination de l'électorat conduisent au traitement d'informations nouvelles relatives à certaines catégories de personnes (telles que les employés de maison ou les gens de maison dans l'agriculture).
 Ces données concernent le type d'emploi sous la forme « emplois familiaux, assistance maternelle, service à particulier, AFEAMA, AGED » (aux fins de prise en compte de règles particulières de détermination de la section d'inscription) et le nombre d'heures travaillées (aux fins de détermination du lieu d'inscription en cas d'employeurs multiples, l'employeur principal étant déterminé selon le critère du plus grand nombre d'heures travaillées).
 Enfin, des informations relatives au collège et à la section prud'homale déclarées seront également traitées s'agissant tant des salariés que des employeurs.
 La commission considère, compte tenu des finalités poursuivies, que le traitement de ces données est pertinent.
   Sur les destinataires :
 Les préfectures et les mairies sont destinataires de l'ensemble des informations, à l'exclusion du numéro d'inscription au RNIPP.
 Les sections d'inspection du travail, de l'emploi et de la formation professionnelle, les sections d'inspection du travail, de l'emploi et de la politique sociale agricole (ITEPSA) et les sections d'inspection du travail des transports sont destinataires des informations concernant l'identification des employeurs.
   Sur la durée de conservation des données :
 A l'issue du scrutin, tous les supports de saisie seront détruits ainsi que les listes électorales et documents intermédiaires détenus par les mairies.
 En revanche, les fichiers nationaux issus du traitement de constitution des listes électorales seront versés aux Archives nationales après l'expiration des délais de recours contentieux ouverts à l'issue des élections, et au plus tard le 3 avril 2009.
 Le ministère conservera pendant une année après le scrutin une copie du fichier électoral, en cas d'élections complémentaires et afin de produire des statistiques relatives à l'électorat. Cette copie sera détruite au plus tard le 3 décembre 2009.
 Le ministère conservera également une copie du fichier des établissements sans que ce fichier comporte d'information nominative.
 Le ministère conservera en outre un extrait de la liste électorale, avec dénaturation des identités des électeurs (NIR tronqué aux cinq premiers caractères, nom tronqué aux deux premiers caractères, et prénom tronqué aux trois premiers caractères) afin de l'utiliser comme fichier test dans la perspective de la préparation du scrutin de 2013.
 Ces deux fichiers seront conservés jusqu'en décembre 2012, soit un an avant la date des prochaines élections, date à laquelle ils seront détruits.
 Les fichiers constitutifs de la liste électorale dans leur état définitif seront versés aux Archives nationales à l'issue des scrutins de 2008.
 Le ministère dispose d'un délai d'utilité administrative de quatre ans à partir de la date de versement des fichiers aux Archives nationales (soit au plus tard du 3 avril 2009 au 3 avril 2013).
 La commission prend acte que le ministère communiquera le descriptif des données versées aux Archives nationales et associera la commission aux opérations de transferts des données aux Archives nationales.
   Sur les sécurités :
 La commission considère que les mesures de sécurité décrites entourant l'hébergement et les échanges de données avec les prestataires retenus (Experian et Data One) sont satisfaisantes.
 S'agissant des modalités de réception par le ministère des données adressées par les différents partenaires, celle-ci s'effectuera, s'agissant des données provenant de la CNAVTS, via une liaison sécurisée « CFT ».
 En revanche, la transmission des données en provenance des autres partenaires (Unédic, régimes spéciaux) s'effectuera par envoi postal d'un CD-ROM non chiffré.
 Dès lors que les fichiers ainsi transmis sont susceptibles de comporter le NIR des personnes concernées, la commission demande à ce que les CD-ROM adressés au ministère par les partenaires du dispositif fassent l'objet d'un procédé de chiffrement propre à garantir la confidentialité des données.
   Sur l'information des personnes et les modalités des droits d'accès et de rectification :
 Outre la publication au Journal officiel du décret en Conseil d'Etat portant création des traitements, une mention relative au droit d'accès sera portée sur les imprimés de déclaration et sur les différents types de notices adressées aux déclarants, tant par le ministère de l'emploi que par les organismes recueillant ces informations pour son compte.
 La notice explicative, jointe aux déclarations adressées aux employeurs au premier trimestre 2008, précisera qu'il leur appartient d'informer leurs salariés, d'une part, de la possibilité qu'ils ont d'exercer un droit d'accès auprès du ministère de l'emploi, de la cohésion sociale et du logement, et ce jusqu'à l'expiration des délais de recours contentieux ouverts à l'issue des élections, d'autre part, que les informations portées sur les déclarations, lorsqu'elles sont préétablies, proviennent des fichiers de l'organisme de sécurité sociale dont ils relèvent. La même information sera faite auprès des employeurs non salariés qui seront contactés individuellement.
 Cette information sera faite au moment de l'ouverture de la période de consultation des déclarations par le personnel conformément aux termes des articles L. 513-3 et R. 513-12 du code du travail.
 De même, les demandeurs d'emploi dispensés de recherche d'emploi, qui sont contactés individuellement, seront informés au moyen de la notice jointe à la déclaration qui leur est adressée, d'une part, de la possibilité qu'ils ont d'exercer un droit d'accès aux informations nominatives les concernant auprès du ministère de l'emploi, de la cohésion sociale et du logement, et ce jusqu'à l'expiration des délais de recours contentieux ouverts à l'issue des élections, d'autre part, lorsque la déclaration est préétablie, que ces informations proviennent de fichiers fournis par l'Unédic.
 Les demandeurs d'emploi soumis à l'obligation d'actualisation mensuelle seront eux informés de leur possibilité d'exercer un droit d'accès par le biais des différents moyens d'actualisation à leur disposition (imprimés d'actualisation, Minitel 3614 Assédic, site internet www.assedic.fr, ou serveur vocal téléphonique Unidialog).
 L'exercice du droit d'accès et de rectification s'effectuera par demande écrite auprès du ministre de l'emploi, de la cohésion sociale et du logement, direction générale du travail (bureau des conseils de prud'hommes et des élections prud'homales), 39-43, quai André-Citroën, 75902 Paris 07 Cedex 15.