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Paris, le 5 janvier 1996.
Le Premier ministre à Mesdames et Messieurs les ministres et secrétaires d'Etat
Objet : procédure à suivre pour l'élaboration des décrets pris en application de l'article 31 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à I'informatique, aux fichiers et aux libertés.
Référence : circulaire du 12 mars 1993 relative à la protection de la vie privée en matière de traitements automatisés.
L'article 31 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés interdit de mettre ou de conser­ver en mémoire informatisée, sauf accord exprès de l'intéressé, des données nominatives qui, directement ou indirectement, font apparaître les origines raciales ou les opinions politiques, philosophiques ou religieuses ou les appartenances syndicales ou les mœurs des per­sonnes.
Il peut néanmoins être dérogé à cette interdiction pour des motifs d'intérêt public par décret en Conseil d'Etat pris sur proposition ou avis conforme de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL).
L'élaboration des projets de décret pris en application de cette disposition est un exercice difficile car il convient de limiter le champ des dérogations envisagées à ce qui est strictement nécessaire à la réalisation des objectifs d'intérêt général poursuivis.
Sur le plan procédural, les projets doivent également faire l'objet d'une attention particulière. En effet, l'exigence d'un avis conforme de la CNIL implique que la rédaction du décret publié soit rigoureusement identique à celle du texte sur lequel la commission a été appelée à délibérer. Il en résulte que si, lors de l'examen du projet de décret par le Conseil d'Etat, ce dernier propose d'apporter des modifications de fond ou de forme au texte, le Gouvernement ne peut reprendre ces propositions dans la rédaction définitive du décret qu'après avoir consulté à nouveau la CNIL et avoir obtenu son aval.
Compte tenu des problèmes que peut soulever celte procédure complexe, je vous demande de suivre désormais les instructions ci­-après pour la préparation de ces décrets :
Lorsqu'il vous apparaîtra nécessaire de créer un traitement dérogeant à l'interdiction posée par l'article 31 de la loi de 1978, vous devrez, dans un premier temps, prendre l'attache du commissaire du Gouvernement auprès de la CNIL afin de mettre en forme un dossier. Lorsque vos services auront établi ce dossier, il conviendra, avant toute autre démarche, de saisir par écrit mon cabinet ainsi que le secrétariat général du Gouvernement. Vous annexerez à votre courrier un avant-projet de décret ainsi qu'un avant-projet d'arrêté autorisant, conformément à l'article 15 de la loi de 1978, la création du traitement automatisé d'information nominative qui bénéficiera de la dérogation ouverte par le décret. Il est souhaitable, à cet égard, que le décret s'en tienne au principe et à la portée de la dérogation, la description du traitement relevant de l'arrêté. Au vu de cette saisine, mon cabinet organisera, s'il y a lieu, une réunion interministérielle à laquelle seront associés le ministère de la justice et le commissaire du Gouvernement auprès de la CNIL. Cette réunion aura pour objet de vérifier l'opportunité d'autoriser une dérogation à l'interdiction posée par l'article 31 et d'examiner le contenu des textes proposés ;
Ce n'est qu'après que les projets de décret et d'arrêté auront été approuvés par mon cabinet que vous pourrez saisir la CNIL puis le Conseil d'Etat. Vous veillerez, au cours de cette phase de la procédure, à rester en liaison avec le commissaire du Gouvernement auprès de la CNIL. Je vous rappelle que ce dernier est le seul représentant de l'administration à assister aux délibérations de la CNIL. Il doit donc être mis à même d'éclairer la commission sur les motifs justifiant les orientations prises par le Gouvernement. De même, il est indispensable que le commissaire du Gouvernement auprès de la CNIL figure systématiquement parmi les représentants de l'administration lors de l'examen des textes au Conseil d'Etat afin qu'il puisse exposer aux membres de la Haute Assemblée le contenu des débats devant la commission ;
En ce qui concerne la procédure suivie devant la CNIL, j'appelle votre attention sur le nécessaire formalisme qu'implique l'exigence d'un avis conforme de la commission. Dans la mesure où, désormais, cette instance ne pourra être saisie d'un projet de décret qu'après que la rédaction en aura été approuvée par mon cabinet, vos services ne pourront pas transmettre à la commission des amende­ments rédactionnels sans avoir préalablement obtenu un nouvel aval de mon cabinet En outre, toute saisine rectificative devra prendre la forme d'une lettre adressée au président de la CNIL et à laquelle sera annexée la nouvelle rédaction proposée. Il appartiendra à la commission, si elle souhaite que la rédaction du projet de décret soit différente de celle proposée par le Gouvernement, d'annexer à la délibération le texte recueillant son assentiment ;
A l'issue de l'examen des textes par la CNIL et le Conseil d'Etat, le dossier que vous adresserez au secrétariat général du Gouvernement pour signature du projet de décret par le Premier ministre devra comporter :
une copie du compte rendu de la réunion interministérielle tenue au début de la procédure d'élaboration du texte ou, s'il n'y a pas eu de réunion, une copie de la lettre du secrétaire général du Gouvernement notifiant l'accord donné par mon cabinet préalablement à la saisine de la CNIL;
une copie de la lettre de saisine de la CNIL ;
une copie des projets de textes (décrets et arrêtés) au vu desquels la CNIL a rendu son avis;
une copie des délibérations de la CNIL;
l'avis donné par le Conseil d'Etat;
Lorsque la rédaction soumise à la signature sera différente de celle approuvée initialement par mon cabinet, vous joindrez une note précisant sur quels points portent les divergences et à quel stade de la procédure les modifications rédactionnelles ont été introduites. Vous veillerez également à ce que le rapport de présentation fasse apparaître clairement ces modifications.
Vous voudrez bien appliquer très rigoureusement les présentes instructions et me saisir par l'intermédiaire du secrétariat général du Gouvernement de toute difficulté que vous rencontreriez pour leur exécution.
Pour le Premier ministre et par délégation : Le secrétaire général du Gouvernement, JEAN-MARC SAUVÉ