ACCORD
SOUS FORME D’ÉCHANGE DE LETTRES ENTRE LE GOUVERNEMENT DE LA RÉPUBLIQUE FRANÇAISE ET LE GOUVERNEMENT DE LA RÉPUBLIQUE FÉDÉRALE D’ALLEMAGNE RELATIF À L’ADMINISTRATION DES ARCHIVES DES INSTANCES ARBITRALES
MINISTÈRE FÉDÉRAL DES AFFAIRES ÉTRANGÈRES
Bonn, le 20 janvier 1992.
Ambassade de la République française
NOTE VERBALE
Le ministère fédéral des Affaires étrangères présente ses compliments aux ambassades de la République française, du Royaume-Uni de Grande-Bretagne et d’Irlande du Nord ainsi que des Etats-Unis d’Amérique et, se référant aux entretiens menés avec les représentants des ambassades ainsi qu’avec le président du tribunal d’arbitrage de l’Accord sur les dettes extérieures allemandes et la commission mixte (dénommés ci-après Instances arbitrales), relatif à l’administration des archives des instances arbitrales, a l’honneur de leur proposer de conclure l’arrangement suivant :
Afin d’assurer à long terme la conservation adéquate et la gestion techniquement qualifiée des dossiers et documents des instances arbitrales et de garantir aux membres du tribunal la présence des dossiers au siège du tribunal ainsi que la possibilité pour les membres du tribunal d’y accéder à tout moment, il est convenu de proposer aux Archives fédérales de Coblence de prendre en charge les dossiers et autres documents (y compris un exemplaire de chaque recueil de décisions) détenus par les instances arbitrales. Les détails de la procédure de sélection et de remise seront directement réglés entre le greffe des instances arbitrales de Coblence et les Archives fédérales. Dans le cas où un membre permanent des instances arbitrales aurait laissé des dossiers personnels dans les locaux des instances arbitrales, ces dossiers seront immédiatement détruits après qu’il aura quitté ses fonctions.
En appliquant mutatis mutandis les dispositions de l’article 3 de la loi sur la sûreté et l’utilisation des archives de la Fédération (Bundesarchivgesetz. - Loi sur les Archives fédérales) du 6 janvier 1988 (Journal officiel fédéral 1. p. 62, copie ci-jointe) et eu égard aux intérêts des Etats concernés, les Archives fédérales décideront des documents auxquels il faut attribuer une valeur durable et assureront la conservation à long terme de ces documents.
Dans la mesure où les documents sans valeur durable, pièces justificatives, courrier judiciaire et administratif sont soumis à des délais de conservation légaux ou autres, les Archives fédérales les conserveront jusqu’à la date d’expiration de ces délais.
Pour le reste, la loi sur les Archives fédérales sera appliquée étant entendu qu’il est exclu de réduire ou proroger les délais de protection, conformément à la dernière phrase du paragraphe 5 de l’article 5.
Si les Gouvernements de la République française, du Royaume-Uni de Grande-Bretagne et d’Irlande du Nord ainsi que des Etats-Unis d’Amérique déclarent accepter la proposition ci-dessus, la présente note et les notes de réponse exprimant la proposition ci-dessus, la présente note et les notes de réponse exprimant l’accord desdits Gouvernements constitueront un arrangement entre nos Gouvernements. Les versions en langues anglaise et française de la présente note sont jointes en annexe, les trois textes faisant également foi.
Le ministère fédéral des Affaires étrangères saisit cette occasion pour renouveler aux ambassades de la République française, du Royaume-Uni de Grande-Bretagne et d’Irlande du Nord ainsi que des Etats-Unis d’Amérique les assurances de sa haute considération.
AMBASSADE DE FRANCE
Bonn, le 28 février 1992.
Ministère fédéral des Affaires étrangères, Bonn
L’ambassade de France présente ses compliments au ministère fédéral des Affaires étrangères de la République fédérale d’Allemagne et a l’honneur d’accuser réception de sa note verbale en date du 20 janvier 1992, rédigée comme suit :
« Le ministère fédéral des Affaires étrangères présente ses compliments aux ambassades de la République française, du Royaume-Uni de Grande-Bretagne et d’Irlande du Nord ainsi que des Etats-Unis d’Amérique et, se référant aux entretiens menés avec les représentants des ambassades ainsi qu’avec le président du tribunal d’arbitrage de l’Accord sur les dettes extérieures allemandes et la commission mixte (dénommés ci-après Instances arbitrales), relatif à l’administration des archives des instances arbitrales, a l’honneur de leur proposer de conclure l’arrangement suivant :
« Afin d’assurer à long terme la conservation adéquate et la gestion techniquement qualifiée des dossiers et documents des instances arbitrales et de garantir aux membres du tribunal la présence des dossiers au siège du tribunal ainsi que la possibilité pour les membres du tribunal d’y accéder à tout moment, il est convenu de proposer aux Archives fédérales de Coblence de prendre en charge les dossiers et autres documents (y compris un exemplaire de chaque recueil de décisions) détenus par les instances arbitrales. Les détails de la procédure de sélection et de remise seront directement réglés entre le greffe des instances arbitrales de Coblence et les Archives fédérales. Dans le cas où un membre permanent des instances arbitrales aurait laissé des dossiers personnels dans les locaux des instances arbitrales, ces dossiers seront immédiatement détruits après qu’il aura quitté ses fonctions.
« En appliquant mutatis mutandis les dispositions de l’article 3 de la loi sur la sûreté et l’utilisation des archives de la Fédération (Bundesarchivgesetz. - Loi sur les Archives fédérales) du 6 janvier 1988 (Journal officiel fédéral l, p. 62, copie ci-jointe) et eu égard aux intérêts des Etats concernés, les Archives fédérales décideront des documents auxquels il faut attribuer une valeur durable et assureront la conservation à long terme de ces documents.
« Dans la mesure où les documents sans valeur durable, pièces justificatives, courrier judiciaire et administratif sont soumis à des délais de conservation légaux ou autres, les Archives fédérales les conserveront jusqu’à la date d’expiration de ces délais.
« Pour le reste, la loi sur les Archives fédérales sera appliquée étant entendu qu’il est exclu de réduire ou proroger les délais de protection, conformément à la dernière phrase du paragraphe 5 de l’article 5.
« Si les Gouvernements de la République française, du Royaume-Uni de Grande-Bretagne et d’Irlande du Nord ainsi que des Etats-Unis d’Amérique déclarent accepter la proposition ci-dessus, la présente note et les notes de réponse exprimant l’accord desdits Gouvernements constitueront un arrangement entre nos Gouvernements. Les versions en langues anglaise et française de la présente note sont jointes en annexe, les trois textes faisant également foi.
« Le ministère fédéral des Affaires étrangères saisit cette occasion pour renouveler aux ambassades de la République française, du Royaume-Uni de Grande-Bretagne et d’Irlande du Nord ainsi que des Etats-Unis d’Amérique les assurances de sa haute considération. »
L’ambassade a l’honneur de faire savoir au ministère fédéral des Affaires étrangères de la République fédérale d’Allemagne que le Gouvernement français déclare accepter les propositions du Gouvernement de la République fédérale d’Allemagne. En conséquence, la note verbale du ministère fédéral des Affaires étrangères de la République fédérale d’Allemagne en date du 20 janvier 1992 et la présente note de réponse constituent un arrangement entre le Gouvernement français et le Gouvernement de la République fédérale d’Allemagne qui entrera en vigueur le 1er mars 1992.
L’ambassade de France saisit cette occasion pour renouveler au ministère fédéral des Affaires étrangères de la République fédérale d’Allemagne les assurances de sa haute considération.