A N N E X E
I. - Objet du règlement intérieur
 Le présent règlement intérieur définit les modalités de fonctionnement de la commission, notamment la répartition des tâches confiées aux membres de la commission, au président, aux présidents adjoints, le cas échéant, et à son secrétariat dans la procédure d'instruction des dossiers soumis à la commission siégeant soit en formation de règlement amiable, soit en formation de conciliation.
II. - Dispositions communes
Article 1er
Principes d'organisation de la commission
 La commission se réunit soit en formation de règlement amiable, soit en formation de conciliation.
 Quelle que soit la formation, la commission est réunie aussi souvent que nécessaire à l'initiative du président, notamment pour traiter des décisions relatives à son propre fonctionnement.
 Un calendrier prévisionnel proposé par le président est adopté chaque année par la commission.
 Le président peut soit rapporter lui-même les dossiers soumis à la commission, soit désigner des rapporteurs parmi les membres de la commission ou, en tant que de besoin, parmi des fonctionnaires ou agents publics compétents. Ces rapporteurs établissent une synthèse des dossiers et formulent des propositions. Ils adressent leur rapport au président dans les délais qui leur sont impartis.
 Le président peut recevoir délégation de la commission pour accomplir au nom de celle-ci les actes nécessaires à son bon fonctionnement et précisés aux titres III et IV du présent règlement. Le président rend compte de ses actes et décisions auprès des membres de la commission au début de chaque séance.
 Le secrétariat de la commission, assuré par le personnel mis à disposition par l'Office national d'indemnisation des accidents médicaux, des affections iatrogènes et des infections nosocomiales, est placé sous l'autorité du président. Ce personnel est également soumis au règlement intérieur de l'office et le président de la commission est chargé d'en assurer l'application.
Article 2
Convocation des membres
 Le président convoque les membres de la commission au plus tard dix jours avant la séance en leur adressant un ordre du jour qui comporte une analyse sommaire des dossiers à examiner. Il joint à sa convocation un relevé des décisions adoptées lors de la séance précédente.
Article 3
Conditions de quorum
 La commission ne peut délibérer que si sept au moins de ses membres sont présents. Dans le cas contraire, une nouvelle séance se tient sans obligation de quorum, dans un délai maximum de quinze jours.
 En cas d'indisponibilité du président, celui-ci est remplacé par un président adjoint lorsque celui-ci est désigné.
Article 4
Conditions de majorité
 Les avis de la commission sont adoptés à la majorité des membres présents.
 En cas de partage égal des voix, celle du président est prépondérante.
Article 5
Feuilles de présence et relevés de décision
 Une feuille de présence est signée par les membres de la commission participant à la séance.
 Les délibérations de la commission sont constatées dans des relevés de décision signés par le président et adressés aux membres de la commission avec la convocation à la prochaine séance.
Article 6
Secret professionnel
 Les membres de la commission et toute personne qui ont à connaître des documents et informations détenus par la commission sont tenus au secret professionnel dans les conditions et sous les peines prévues aux articles 226-13 et 226-14 du code pénal.
Article 7
Incompatibilités
 Les membres de la commission, ainsi que les médiateurs, doivent déclarer au secrétariat, le cas échéant, s'ils ont personnellement un lien direct ou indirect d'ordre familial, professionnel ou financier avec les personnes dont le dossier est examiné ou avec les professionnels de santé, établissements de santé, services ou organismes de santé ou producteurs, exploitants ou distributeurs de produits de santé concernés par les dossiers. Ils s'engagent à signaler toute modification concernant ces liens au secrétariat.
 En séance, le président signale les incompatibilités et les membres concernés ne peuvent alors participer à la préparation des avis, siéger durant les travaux de la commission ou réaliser une mission de conciliation relative au dossier examiné.
III. - Procédure d'instruction des dossiers soumis
à la commission siégant en formation de règlement amiable
Article 8
 Toute personne victime ou s'estimant victime d'un dommage imputable à une activité de prévention, de diagnostic ou de soins réalisée à compter du 5 septembre 2001 ou ses ayants droit si la personne est décédée ou, le cas échéant, son représentant légal, peut saisir la commission régionale dans le ressort de laquelle a été effectué l'acte médical en cause en vue d'une demande d'indemnisation, même si le dommage fait l'objet d'une instance en cours, à moins qu'une décision de justice irrévocable n'ait été prononcée.
Article 9
 La demande est présentée au moyen d'un formulaire commun à l'ensemble des commissions et adressée au président par lettre recommandée avec accusé de réception.
 La demande doit être accompagnée des pièces justificatives obligatoires fixée par l'arrêté du 4 mars 2003 relatif aux pièces à joindre à une demande d'indemnisation présentée à une commission régionale de conciliation et d'indemnisation des accidents médicaux, des affections iatrogènes et des infections nosocomiales, dont la liste est reproduite dans le formulaire précité ainsi que tout autre document de nature à l'appuyer.
 Le demandeur informe la commission des procédures juridictionnelles relatives aux mêmes faits éventuellement en cours.
 La demande peut, le cas échéant, être déposée au secrétariat de la commission contre récépissé.
Article 10
 Le président accuse réception du dossier, enregistre la demande et réclame les éventuelles pièces manquantes en fixant un délai impératif pour leur réception.
 Conformément aux dispositions du décret n° 2001-492 du 6 juin 2001 relatif à l'accusé de réception des demandes présentées aux autorités administratives, le délai de six mois fixé à la commission pour rendre son avis ne court qu'à compter de la réception de la dernière des pièces requises.
 La saisine régulière de la commission suspend les délais de prescription et de recours contentieux jusqu'au terme de la procédure suivie devant la commission.
Article 11
 Dès la saisine régulière de la commission, le président en informe par lettre recommandée avec accusé de réception la partie mise en cause par le demandeur qui doit indiquer sans délai à la commission le nom de l'assureur qui garantit sa responsabilité civile au moment de la demande d'indemnisation ainsi qu'à l'époque des faits incriminés.
Article 12
 En cas d'irrecevabilité manifeste, le président soumet la demande à la commission et notifie l'avis rendu au demandeur.
Article 13
 En cas de doute sur la recevabilité du dossier, le président peut soumettre pour observations les pièces justificatives annexées à la demande à un expert dont l'identité et les titres sont communiqués aux parties concernées.
 Lorsque la commission, au vu des observations de l'expert, estime que le dossier n'est pas recevable, le président en informe les parties concernées par lettre recommandée avec accusé de réception et indique au demandeur la possibilité de saisir la commission en vue d'une conciliation.
Article 14
 Lorsque le dossier est jugé recevable, le président désigne aux fins d'expertise soit un collège d'experts, soit, s'il l'estime suffisant, un seul expert. Il fixe la mission du ou des experts sur la base d'une mission type approuvée par la commission, s'assure de leur acceptation et détermine le délai impératif dans lequel le rapport doit être déposé.
Article 15
 Le président informe sans délai les parties concernées, y compris l'Office national d'indemnisation des accidents médicaux, des affections iatrogènes et des infections nosocomiales, des coordonnées des experts ainsi que de la mission qui leur a été confiée.
Article 16
 Le président peut obtenir la communication de tout document, y compris d'ordre médical, et demander au président du tribunal de grande instance ou à son délégué d'autoriser un ou plusieurs des experts désignés à procéder à une autopsie ayant pour but de rechercher les causes du décès.
 Chaque partie concernée reçoit une copie des demandes de documents formulées par le président et de tous les documents communiqués à ce dernier.
Article 17
 Dans le cadre de sa mission, le ou les experts peuvent effectuer toute investigation et demander aux parties et aux tiers la communication de tout document sans que puisse lui être opposé le secret médical ou professionnel.
 En cas de carence des parties dans la transmission des documents demandés, le ou les experts en informent le président qui peut les autoriser à déposer le rapport en l'état, la commission pouvant tirer toute conséquence du défaut de communication des documents.
Article 18
 A l'issue de la procédure d'expertise, le président transmet, au plus tard dix jours avant la séance et par lettre recommandée avec accusé de réception, une copie du rapport d'expertise au demandeur, aux parties mises en cause, à leurs assureurs respectifs et à l'Office national d'indemnisation des accidents médicaux, des affections iatrogènes et des infections nosocomiales et les informe de la date à laquelle la commission se réunit.
 Les parties sont entendues sur leur demande expresse ou à la demande de la commission et peuvent se faire assister ou représenter par une personne de leur choix. Les conditions dans lesquelles la demande doit être présentée et l'audition se dérouler sont fixées par la commission.
Article 19
 La commission délibère sur les propositions du rapporteur. Elle émet un avis qui est ensuite formalisé et signé par le président.
Article 20
 L'avis tel que prévu aux articles L. 1142-8, R. 790-52 et R. 790-53 du code de la santé publique est émis sur la base d'un modèle adopté par la commission et annexé au règlement intérieur de cette commission. L'avis est transmis par lettre recommandée avec accusé de réception au demandeur, aux parties mises en cause, à leurs assureurs respectifs et à l'Office national d'indemnisation des accidents médicaux, des affections iatrogènes et des infections nosocomiales.
Article 21
 L'avis transmis à l'assureur ou à l'Office national d'indemnisation des accidents médicaux, des affections iatrogènes et des infections nosocomiales est accompagné du rapport d'expertise et des documents communiqués par le demandeur nécessaires à l'établissement d'une offre d'indemnisation.
Article 22
 Lorsque l'état de la personne victime du dommage n'est pas consolidé ou lorsque des préjudices nouveaux imputables à une aggravation de son état nécessitent une nouvelle évaluation des dommages, une nouvelle expertise peut être diligentée, soit à l'initiative du président, soit à l'initiative de la victime, afin qu'une nouvelle offre d'indemnisation puisse être, le cas échéant, proposée à cette dernière.
Article 23
 Les rapports prévus aux articles R. 790-47 et R. 790-48 ainsi que le rapport préparatoire à l'avis prévu à l'article L. 1142-8 du code de la santé publique sont préparés par le président et adoptés par la commission.
IV. - Procédure d'instruction des dossiers soumis
à la commission siégeant en formation de conciliation
Article 24
 La commission réunie en formation de conciliation a pour mission d'examiner les demandes relatives aux litiges et difficultés nés à l'occasion d'un acte de prévention, de diagnostic ou de soins effectué dans son ressort. Elle peut en particulier être saisie de demandes de règlements amiables pour des préjudices inférieurs au seuil de gravité prévu par le décret n° 2003-314 du 4 avril 2003.
Article 25
 La commission est saisie par lettre recommandée avec accusé de réception d'une demande de conciliation qui mentionne les noms et adresse du demandeur, les nom et adresse des personnes mises en cause et l'objet du litige.
Article 26
 Le président accuse réception de la demande, informe les personnes mises en cause par le demandeur et, le cas échéant, demande des renseignements complémentaires aux parties.
Article 27
 Le président peut transmettre la demande de conciliation, si le demandeur l'accepte, à la commission des relations des usagers et de la qualité de la prise en charge territorialement compétente ou à l'organe professionnel compétent.
Article 28
 Dans le cas contraire, la commission délègue la mission de conciliation à un de ses membres ou à un médiateur indépendant. Une liste des médiateurs, membres de la commission ou indépendants, est arrêtée annuellement par la commission et peut être modifiée en tant que de besoin à tout moment dans les mêmes conditions.
 Dans le cadre de cette mission de conciliation, le médiateur indépendant dispose des mêmes prérogatives et est soumis aux mêmes obligations que les membres de la commission.
 Le médiateur doit constater le résultat de la mission de conciliation sur un document dont le modèle a été approuvé par la commission, signé par les parties et dont une copie leur est remise ou transmise.
Article 29
 A la demande expresse de la commission ou lorsque le litige répond à des critères préalablement définis par elle, le président convoque les parties devant la commission par lettre recommandée avec accusé de réception au plus tard dix jours avant la séance.
Article 30
 Le président rend compte régulièrement du résultat des missions de conciliation à la commission.