1. Rôle de la cellule « Europe »
    La nécessité de renforcer le dispositif de suivi et de contrôle me conduit à vous demander de confirmer et de renforcer le rôle de la cellule « Europe » au sein du secrétariat général pour les affaires régionales. Cette cellule « Europe » anime et coordonne l'action de tous les services déconcentrés de l'Etat dans la région et dans les départements portant sur les opérations cofinancées par les fonds structurels.
    Elle assure le secrétariat du comité régional de programmation, du comité de suivi, ainsi que de tout autre comité concerné par la gestion, le suivi, le contrôle et l'évaluation des programmes communautaires. La cellule « Europe » assure également la coordination entre les partenaires des programmes, en particulier les collectivités territoriales, les autres cofinanceurs publics et/ou privés de ces programmes.
    Elle conduit des actions d'information, de formation et d'appui sur la mise en oeuvre des programmes communautaires, en les coordonnant avec celles menées par les autres services.
    Dans les départements d'outre-mer, l'exercice des missions visées ci-dessus s'effectuera dans le souci du principe de partenariat sur lequel sont fondées les cellules « Europe ».
    S'agissant du personnel, les préfets de région chercheront à optimiser, dans le contexte budgétaire actuel, les moyens en ressources humaines dont ils disposent, notamment à l'aide de la procédure prévue par le décret no 97-695 du 31 mai 1997 relatif à la déconcentration de la mise à disposition.
    D'autre part, en application des décisions prises au CIADT du 15 décembre 1997, il sera procédé d'ici au 30 mai 1998 à un examen, par les inspections générales des ministères concernés, de l'adéquation des moyens des services déconcentrés de l'Etat à la mise en oeuvre des fonds structurels.
    2. Informatisation des secrétariats généraux
    pour les affaires régionales
    La performance de l'outil informatique est essentielle à la qualité de la gestion et du suivi des fonds structurels européens et au contrôle de leur mise en oeuvre.
    Le ministère de l'aménagement du territoire et de l'environnement, conjointement avec le ministère de l'intérieur et le secrétariat d'Etat à l'outre-mer, est chargé, en liaison avec la commission interministérielle de coordination des contrôles portant sur les actions financées par les fonds structurels européens (CICC), de la mise en oeuvre et du suivi, au niveau national, de cette question.
    Le principe du choix d'un logiciel unique adapté à une application homogène des obligations communautaires et nationales a été retenu pour la prochaine génération de programmes.
    Dans l'immédiat, vous pouvez bénéficier des deux logiciels informatiques existants préconisés par la circulaire des ministères de l'aménagement du territoire et de l'environnement et de l'intérieur du 28 juillet 1997.
    Des liens informatiques avec le réseau des comptables du Trésor et le logiciel du Fonds social européen sont en cours de réalisation.
    Lors de ces contrôles, la CICC s'assurera que les systèmes d'organisation des régions qui n'ont pas opté pour l'un des deux logiciels précités satisfont aux exigences de contrôle de la Commission européenne définies par le règlement (CE) no 2064/97 du 15 octobre 1997.
    Il conviendra en particulier que les logiciels ou les systèmes d'organisation permettent la mise en oeuvre de l'audit prévu par le règlement précité et la détection, par un dispositif d'alerte, de toute opération dont la réalisation est problématique ou pour laquelle aucun mouvement comptable n'est intervenu sur une période prédéterminée.
    Je souhaite également que vous sensibilisiez les principales collectivités territoriales (région, départements, villes) cofinanceurs des programmes communautaires aux échanges d'informations nécessaires pour la bonne gestion de ces programmes.
    3. Etablissement d'une convention type
    avec les bénéficiaires finaux des subventions communautaires
    Une convention doit être signée avec le bénéficiaire final, qui vaut confirmation de l'engagement de ce dernier à réaliser le projet. La convention doit comporter des clauses obligatoires, en particulier :
    - une date limite de commencement de l'opération et l'obligation pour le bénéficiaire final d'en informer le service instructeur ;
    - des engagements du bénéficiaire final, notamment à se soumettre aux contrôles, à tenir une comptabilité séparée de l'opération, à conserver les pièces justificatives pendant le délai prévu pour l'exercice des contrôles et à assurer la publicité du financement européen.
    Une date limite de signature doit être imposée au bénéficiaire final, fixée par le préfet sur la base d'un délai courant à partir de la date d'envoi dudit document. Faute de signature du bénéficiaire final dans ce délai, l'opération sera considérée comme abandonnée et fera l'objet d'une déprogrammation.
    L'aide communautaire est versée par acomptes sur justification et en fonction du rythme de réalisation de l'opération.
    Une avance au démarrage de l'opération peut être admise sur production par le bénéficiaire de l'attestation du commencement de l'opération. Le montant de cette avance doit être fixé de manière à inciter le bénéficiaire à produire rapidement les pièces nécessaires au versement des acomptes.
    De même, pour inciter le bénéficiaire à achever l'opération dans le délai prévu, le montant prévisionnel du solde doit représenter une part significative du montant prévisionnel de l'aide communautaire ; son versement doit être conditionné au respect d'une date limite de demande de versement prévue dans la convention.
    Sont jointes en annexe des clauses types à insérer dans la convention dont la rédaction sera adaptée selon qu'il s'agit d'investissements ou de prestations.
    4. Archivage des dossiers
    La fonction d'archivage, dont l'importance a été souvent négligée, conditionne la mise en oeuvre du contrôle financier et de son renforcement.
    A l'aide du système de monitorage informatique, la cellule « Europe » est chargée de répertorier l'ensemble des dossiers afin de pouvoir, en temps réel, identifier leur localisation géographique (de préférence en un lieu unique), le service responsable désigné par le préfet de région, les destinataires des fiches navettes de dépenses ou tous autres documents contractuels et comptables nécessaires soit aux contrôles, soit à la clôture de l'opération.
    S'agissant de la conservation des pièces justificatives, il est nécessaire de rappeler aux maîtres d'ouvrage publics, porteurs d'un projet sélectionné au titre d'un programme, qu'ils doivent conserver une copie des pièces justificatives de dépenses qu'ils transmettent à l'appui des mandats de paiement à leur comptable public. De la même façon, un cofinanceur public de régimes d'aide retenus au titre des programmes communautaires conservera le double des pièces transmises à son comptable.
    La conservation des dossiers aux fins de contrôle par les services de la Commission et les corps d'inspection générale dans le cadre du règlement communautaire sur le contrôle financier doit être au minimum de dix ans après la clôture de l'opération.
    5. Clôture des programmes
    La clôture définitive des programmes est une obligation réglementaire à laquelle il doit être impérativement satisfait. Tout manquement risque de se traduire pour la France par l'obligation de reverser au budget communautaire les fonds reçus durant la période de validité des programmes.
    A l'échéance fixée par la décision attributive de concours des fonds structurels, chaque programme doit faire l'objet, auprès de la Commission européenne, d'une demande de clôture définitive aux fins de justifier, sur la période considérée, de la bonne utilisation des fonds et d'obtenir le versement du solde final de l'aide communautaire.
    Il importe en conséquence que soient prises, à votre niveau et dès à présent, les dispositions nécessaires, notamment la mise en oeuvre d'un dispositif d'alerte pour anticiper les échéances, afin de présenter à la Commission européenne, aux dates requises, les dossiers complets de demandes de clôture définitive des programmes concernés.