MENTIONS EN MARGE DES ACTES DE DECES DRESSES OU TRANSCRITS
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    Section 4
    Contrôle de l'apposition des mentions
    259 Il importe de vérifier si les avis de mentions sont bien parvenus à leurs destinataires : à cet effet, le maire du lieu où la mention a été portée doit renvoyer au maire expéditeur le récépissé prévu sur l'imprimé d'avis de mention (voir no 229-1 et s.).
    La mention une fois apposée, le récépissé est renvoyé à la mairie expéditrice.
    Quel que soit le procédé employé, l'officier de l'état civil est tenu de conserver une trace des récépissés d'avis de mention pendant dix ans au moins, de vérifier périodiquement si tous les récépissés lui ont bien été renvoyés et, le cas échéant, de procéder à des rappels. Il s'expose, en cas de défaillance, à l'amende prévue à l'article 50 du code civil.
    Par assimilation avec les récépissés, il est recommandé de conserver les avis de mention pendant au moins dix ans.
    Section 5
    Avis de mention adressé au greffe des tribunaux de grande instance
    259-1 Les mentions marginales étaient, jusqu'au 31 décembre 1988, portées sur les différents exemplaires des registres de l'état civil.
    L'article 75 de la loi no 89-18 du 13 janvier 1989 portant diverses mesures d'ordre social a supprimé, à compter du 1er janvier 1989, l'obligation d'apposer ces mentions sur le double des registres conservés par les greffes des tribunaux de grande instance de métropole.
    En effet, le dépôt au greffe répondait traditionnellement à une double finalité, la sauvegarde des registres et la vérification des identités des demandeurs de casier judiciaire. Or, s'il reste impératif de conserver un second original dans un lieu distinct du premier dans l'éventualité d'une destruction, d'une disparition ou plus simplement, d'une détérioration de celui-ci, en revanche la création du casier judiciaire national informatisé par la loi no 80-2 du 4 janvier 1980 a supprimé le lien fonctionnel qui existait dans les greffes entre la tenue à jour du deuxième registre et celle du casier judiciaire, la vérification des demandes d'extraits de casier s'opérant désormais à l'aide du répertoire national d'identification des personnes physiques.
    L'article 75 de la loi no 89-18 du 13 janvier 1989 en a tiré les conséquences en déchargeant les greffes des tribunaux de grande instance de métropole de la mise à jour du second registre qu'ils détiennent.
    Cette obligation est maintenue, en revanche, pour les autres registres et s'effectue dans les conditions et selon les modalités prévues aux nos 219 à 259 ci-dessus. Il en est ainsi :
    - du second exemplaire des registres conservés dans les greffes des tribunaux de grande instance des départements d'outre-mer et dans les greffes des tribunaux de première instance des territoires et collectivités territoriales d'outre-mer, de Nouvelle-Calédonie ;
    - des registres d'état civil consulaire et du troisième exemplaire des registres conservé au service d'état civil de l'outre mer.
    259-2 Les greffes des tribunaux de grande instance de métropole, bien que déchargés de l'obligation de tenir à jour les exemplaires de registres qu'ils détiennent, restent destinataires soit d'avis de mention, soit d'avis de mise à jour relatifs aux actes qui y sont contenus conformément à la fonction de sauvegarde assignée au second registre. Le premier original doit, en effet, pouvoir être reconstitué à partir des actes et documents détenus par le greffe.
    En conséquence, tous les actes, jugements et décisions qui donnaient lieu avant le 1er janvier 1989 à l'envoi d'instructions ou d'avis aux greffes des tribunaux de grande instance de métropole devront continuer à être portés à la connaissance des greffiers en chef de ces juridictions. Il sera envoyé autant d'avis que d'actes concernés par l'événement d'état civil porté à la connaissance du greffe.
    259-3 L'officier de l'état civil qui a procédé à l'apposition de la mention marginale sur le premier original des registres adressera aussitôt un avis de mention au greffier du tribunal de grande instance qui a reçu en dépôt le second exemplaire.
    259-4 Les avis de mention feront aussitôt l'objet d'un classement selon des modalités choisies par le greffier en chef. Les pièces jointes aux avis de mise à jour resteront annexées à ceux-ci et seront classées avec eux.
    259-5 Le classement sera opéré selon les critères suivants :
    a) Une première répartition des avis de mise à jour sera effectuée par commune. Il sera ouvert autant de fichiers ou autres instruments de classement que de communes où ont été dressés ou transcrits les actes faisant l'objet des avis de mise à jour. Chaque fichier ne comportera que les avis concernant les actes dressés ou transcrits dans une même commune. Pour les villes de Paris, Marseille et Lyon, le classement sera effectué par arrondissement.
    b) Dans les communes où sont tenus des registres distincts pour les naissances, les mariages et les décès, une subdivision sera opérée au sein du classement initial en fonction de la nature de l'acte concerné par la mise à jour. La subdivision comportera trois catégories : d'une part, les naissances et les reconnaissances, d'autre part, les mariages, enfin les décès et les actes d'enfants sans vie. Lorsque, pour une commune, les actes d'une même catégorie dépasseront le chiffre annuel de 2 000, une nouvelle subdivision sera faite en fonction de l'année où l'acte concerné par la mise à jour a été dressé.
    Les subdivisions pourront notamment se matérialiser par l'emploi de sous-cotes. Les avis pourront éventuellement être classés dans chaque sous-cote selon le numéro des actes concernés.
    c) Dans les autres communes, les subdivisions mentionnées ci-dessus, seront laissées à l'appréciation du greffier en chef du tribunal.
    En l'absence de subdivisions, les avis seront conservés par ordre de réception au greffe.
    Il importe que les règles ci-dessus énoncées soient scrupuleusement respectées pour éviter les pertes et faciliter les reconstitutions d'actes.
    Chapitre VI
    Le répertoire civil
    260 Les règles concernant les modalités de tenue et de fonctionnement du répertoire civil sont essentiellement prévues aux articles 1057 à 1061 du nouveau code de procédure civile.
    Le répertoire civil a été créé avant tout pour assurer la publicité des décisions judiciaires portant ouverture, modification ou mainlevée des tutelles et des curatelles des incapables majeurs dont le régime juridique a été modifié par la loi no 68-5 du 3 janvier 1968 portant réforme du droit des incapables majeurs.
    Chacune de ces décisions donnera lieu à une mention sommaire en marge de l'acte de naissance de l'intéressé conservé en mairie (voir no 266). En effet, il est rappelé que le second exemplaire des registres d'état civil détenu par les greffes des tribunaux de grande instance de métropole et des départements d'outre-mer (voir nos 259-1 et s.), n'est plus mis à jour. En outre, la décision sera classée dans un fichier et répertoriée au greffe du tribunal de grande instance dans le ressort duquel est née la personne protégée.
    Ce système évite de surcharger les registres de l'état civil par des mentions nombreuses et complexes. Il permet de savoir qu'une personne ne fait l'objet d'aucune inscription au répertoire civil (ce qui, évidemment, sera le cas le plus fréquent) par la consultation d'une copie ou d'un extrait de son acte de naissance (voir no 194-1).
    Lorsque cette consultation révèle l'existence d'une inscription au répertoire civil, des renseignements détaillés sur la portée des restrictions de capacité peuvent être obtenus en demandant au greffe soit des informations succinctes sur la nature de la mention, soit des copies des extraits des décisions conservés au répertoire civil (voir par exemple en cas de mariage no 372).
    Le système du répertoire civil a été étendu à certaines demandes en justice relatives aux régimes matrimoniaux.
    Il est notamment apparu utile de soumettre à une certaine publicité les demandes en séparation de biens, en changement de régime matrimonial et en transfert de pouvoirs entre époux. Les jugements rendus en ces matières ont en effet une incidence sur les pouvoirs respectifs des époux et leurs effets remontent au jour où la demande a été introduite.
    Le service central d'état civil tient le répertoire civil des personnes de nationalité française nées à l'étranger (art. 4 décret no 65-422 du 1er juin 1965 modifié).
    En outre, le service central d'état civil tient un autre répertoire civil dénommé « répertoire civil annexe » (art. 4-1 décret du 1er juin 1965 modifié) (voir no 262).
    Des extensions du répertoire civil peuvent être envisagées à l'avenir de façon à répondre pleinement aux aspirations de la doctrine et des praticiens qui, depuis longtemps déjà, souhaitent que les divers renseignements intéressant l'état et la capacité des personnes soient centralisés en un lieu unique, de même qu'en matière pénale tous les renseignements concernant une personne sont portés à son casier judiciaire.
    Section 1
    Actes et jugements conservés au répertoire civil
    261 En application des articles 1064, 1260, 1262, 1292 et 1303 du nouveau code de procédure civile, des extraits des demandes, actes ou jugements suivants doivent être publiés au répertoire civil :
    1. Les décisions constatant une présomption d'absence ou désignant une personne pour représenter un présumé absent (art. 1064 N.C.P.C.) ;
    2. Les décisions portant ouverture, modification ou mainlevée de la tutelle ou de la curatelle d'un majeur (art. 493-2 et art. 509 C. civ.) ;
    3. Les demandes en séparation de biens (art. 1443 à 1445 et article 1580 C. civ.) ;
    4. Les demandes en transfert de pouvoirs entre époux (pour lesquelles, selon les articles 1426 et 1429 C. civ., la publicité est la même qu'en matière de séparation de biens) ;
    5. Les demandes en homologation de changement de régime matrimonial (art. 1397 C. civ. et art. 1303 N.C.P.C.) ;
    6. Tout acte ou jugement rendant caduque l'une des demandes susvisées (art. 1060 N.C.P.C.). Il en est ainsi notamment : des jugements rejetant une demande de séparation de biens ou de retrait de pouvoirs entre époux, restituant à un époux les pouvoirs qui lui manquent ou rejetant une demande d'homologation de changement de régime matrimonial ; des jugements de séparation de corps ou de divorce concernant une personne pour laquelle une inscription a été prise au répertoire civil (inscription nécessairement purgée par la dissolution du mariage et même par la simple séparation de corps) ; des désistements et péremptions d'instance.
    Il convient de souligner que l'inscription au répertoire civil de la demande de changement de régime matrimonial devient caduque automatiquement par le décès de l'un des deux époux. La radiation de la demande peut être sollicitée soit par le conjoint survivant, soit par l'officier de l'état civil.
    262 Aux termes de l'article 4-1 du décret du 1er juin 1965 modifié, « Le service central d'état civil tient un répertoire civil annexe où sont conservés :
    1o Des extraits des décisions rendues en France dont la mention en marge d'un acte de l'état civil ne peut être effectuée parce qu'aucun acte ne figure dans les registres français ;
    2o Des copies des actes de désignation de la loi applicable au régime matrimonial, et des certificats délivrés par la personne compétente pour établir ces actes, dont la mention, prévue par l'article 1303-1 du nouveau code de procédure civile, ne peut être effectuée en l'absence d'acte de mariage conservé par une autorité française ;
    3o Des extraits des décisions ou des copies des actes relatifs au changement de régime matrimonial intervenu par application d'une loi étrangère régissant les effets de l'union, dont la mention, prévue par l'article 1303-3 du nouveau code de procédure civile, ne peut être effectuée en l'absence d'acte de mariage conservé par une autorité française ;
    4o Des extraits des décisions rendues à l'étranger relatives au changement de régime matrimonial intervenu par application de la loi française, dont la mention ne peut être effectuée en l'absence d'acte de mariage conservé par une autorité française.
    Pour être conservés dans ce répertoire, les actes mentionnés au 2o et 3o doivent avoir été établis en France en la forme authentique ou concerner au moins un époux français. Aux mêmes fins, les décisions mentionnées au 3o si elles ont été rendues à l'étranger et les décisions mentionnées au 4o doivent concerner au moins un époux français.
    Le service central d'état civil délivre, à la demande de tout intéressé, des certificats attestant de l'inscription au répertoire civil annexe d'actes, certificats, décisions et extraits. Il peut aussi en délivrer des copies ».
    Ainsi, le répertoire civil annexe a vocation à conserver les décisions de divorce lorsqu'aucun acte n'est détenu en France (art. 1082, alinéa 2 N.C.P.C.) (cas d'étrangers nés et mariés à l'étranger ou encore en cas de divorce d'époux dont l'un est Français et marié à tort dans un consulat étranger, son acte de naissance n'étant pas conservé dans les registres français, voir no 562 et s.).
    Il convient de souligner le caractère subsidiaire de ce mode de publicité. Plutôt que d'y recourir, il est préférable, lorsque cela est possible, de faire figurer dans un registre français l'acte de l'état civil qui doit être mis à jour (voir no 520-1, 520-2, 663 et s.).
    Tel n'est pas le cas lorsque doivent être conservées, par exemple dans ce répertoire, des décisions françaises de tutelle ou de curatelle ou celles relatives aux modifications du régime matrimonial qui concernent des ressortissants étrangers dont les actes susceptibles d'être mis à jour sont détenus par des autorités étrangères.
    Section 2
    Transmission au greffier du tribunal de grande instance
    263 Lorsque le juge des tutelles a prononcé l'ouverture, la modification ou la mainlevée de la tutelle ou de la curatelle d'un majeur, son greffier doit transmettre un extrait de la décision au greffe du tribunal de grande instance dans le ressort duquel est née la personne protégée (ou au service central d'état civil lorsque cette personne est née à l'étranger). Cette transmission doit être faite dans les quinze jours qui suivent l'expiration des délais de recours (art. 1260, al. 2, N.C.P.C.).
    Lorsque la décision a été rendue par le tribunal de grande instance statuant sur recours formé contre la décision du juge des tutelles, la transmission doit être faite par le procureur de la République dans les quinze jours du jugement (art. 1260, al. 3, N.C.P.C.).
    En pratique, l'extrait susvisé sera constitué par les éléments du dispositif de la décision qui affectent la capacité de l'intéressé ou son pouvoir de contracter, à l'exception de tous éléments annexes tels que ceux concernant la procédure (par exemple sur la compétence ou sur la recevabilité d'un recours) ou que ceux relatifs aux règles de fonctionnement d'une tutelle ou d'une curatelle (par exemple désignation du tuteur).
    264 Les demandes relatives aux régimes matrimoniaux sont inscrites au répertoire civil à la diligence des avocats. Ceux-ci transmettent des extraits des demandes aux greffes des tribunaux de grande instance dans le ressort desquels sont nés l'un et l'autre époux. Ces transmissions s'effectuent par voie postale.
    Lorsque les personnes sont nées à l'étranger, le service central d'état civil est compétent même s'il ne détient pas leur acte de naissance, qui devrait être mis à jour.
    Dans ce cas, les époux présentent un certificat attestant de l'inscription au répertoire civil annexe du service central d'état civil aux lieu et place d'un acte de naissance portant la mention « Répertoire civil », devant le tribunal chargé de statuer sur leur demande de changement de régime matrimonial (art. 1213 N.C.P.C.).
    Toutefois il est préférable, lorsque cela est possible, de faire figurer l'acte de l'état civil en marge duquel sera apposée la mention « Répertoire civil » (voir no 262).
    264-1 La radiation d'une inscription relative aux régimes matrimoniaux est effectuée à la diligence des avocats. Le fait que ces derniers fassent signifier en mairie un jugement de divorce ou de séparation de corps ne les dispense pas de demander au greffe la radiation des inscriptions relatives aux régimes matrimoniaux prises au répertoire civil pour les mêmes personnes.
    Section 3
    Inscription au répertoire civil
    265 Dès qu'il reçoit un document devant être conservé au répertoire civil, le greffier en note les références sur un registre spécial, c'est-à-dire qu'il y inscrit :
    1o La date à laquelle le document a été reçu ;
    2o Le numéro affecté au document ;
    3o Le nom de la personne concernée ;
    4o La nature de l'acte publié (par exemple : ouverture de la tutelle ou de la curatelle ; demande en séparation de biens) ;
    5o L'expéditeur du document (procureur de la République près le tribunal d'instance de... ; greffier du tribunal d'instance de... ; maître ...., avocat à...).
    Ensuite, le greffier reporte sur le document lui-même le numéro d'ordre qui lui a été affecté et procède aux diligences nécessaires (voir no 266) à l'apposition des mentions sur les registres de l'état civil.
    Enfin, le greffier classe dans un fichier le document qui lui a été transmis et y indique, dès qu'il les connaît, les dates des mentions apposées sur les registres de l'état civil.
    Section 4
    Mentions en marge des actes de naissance
    266 Selon l'article 1059 du nouveau code de procédure civile, la publicité des demandes, actes et jugements est réalisée par une mention en marge de l'acte de naissance de l'intéressé.
    Cette mention est faite à la diligence du greffier du tribunal de grande instance ou, le cas échéant, à celle du service central d'état civil. Elle est constituée par l'indication « répertoire civil » suivie de la référence sous laquelle la demande, l'acte ou le jugement a été conservé.
    Désormais, la mention n'est plus faite sous forme d'initiales (R.C.), mais en utilisant l'expression entière : « répertoire civil ».
    Cette mention manuscrite est datée et signée.
    Elle peut être établie conformément au modèle suivant : « Répertoire civil no 97-25. A... le 22 février 1997, ... (qualité et signature de l'officier de l'état civil) ».
    Lorsque le document publié emporte radiation des inscriptions antérieures (voir no 261), la mention est apposée dans les termes suivants : « Répertoire civil no 97-50, radiation du répertoire civil no 97-25. (A ... le 30 juin 1997, ..., qualité et signature de l'officier de l'état civil) ».
    La mention « Répertoire civil » suffit à informer les intéressés et les tiers que le greffier ou un agent du service central d'état civil conserve l'extrait d'un acte ou d'un jugement et qu'il en a été fait inscription au répertoire civil.
    Le greffier ou l'agent du service central de l'état civil n'a donc pas à délivrer de certificat d'inscription au répertoire civil, à moins que l'acte de naissance de l'intéressé ne figure pas sur un registre français.
    267 Afin que la mention prévue à l'article 1059 du nouveau code de procédure civile soit apposée en marge de l'acte de naissance conservé en mairie, le greffier doit envoyer à la mairie du lieu de naissance de l'intéressé un avis rédigé selon une formule s'inspirant du modèle suivant :