ANNEXE
LA CHARTE DU COTISANT CONTRÔLÉ 
1er janvier 2018
Cette charte résume les dispositions les plus couramment mises en œuvre en matière de contrôle par les organismes de recouvrement.
Pour une information plus complète, vous pouvez notamment vous référer au code de la sécurité sociale, au code du travail et à la jurisprudence en vigueur.
Préambule
Chef d'entreprise, travailleur indépendant, micro-entrepreneur (1), particulier employeur, membre d'une profession libérale, vous déclarez et payez vos cotisations et contributions de sécurité sociale et d'assurance chômage auprès de l'Urssaf, du centre national CESU, du centre national Pajemploi, de la Cgss ou d'une caisse Rsi jusqu'en 2017.
Vous contribuez ainsi au financement des régimes de sécurité sociale et du régime d'assurance chômage auxquels vous êtes affiliés.
Les organismes chargés du recouvrement contrôlent la bonne application de la législation de sécurité sociale.
Ils assurent également le contrôle de la bonne application des règles relatives aux contributions et cotisations destinées au financement des régimes d'assurance chômage et de garantie des salaires, dont vous êtes redevable dès lors que vous êtes employeur de droit privé (personne morale ou personne physique dont particulier employeur) ou employeur de droit public ayant adhéré au régime d'assurance chômage. Le cas échéant, les contrôles peuvent également porter sur des cotisations, contributions ou taxes recouvrées par ou pour d'autres organismes de protection sociale (exemple : Maison des artistes, Agessa, Fnal, Fonds Cmu,…).
Dans ce cadre, la « Charte du cotisant contrôlé » vous informe sur vos droits et obligations lors du contrôle.
Elle présente, de façon synthétique, les modalités de déroulement d'un contrôle ainsi que les droits et les garanties dont vous bénéficiez tout au long de cette procédure.
Ce document s'appuie sur les textes en vigueur à la date de sa publication au Journal officiel sans préjudice des textes qui lui seraient postérieurs. Il est opposable aux organismes effectuant le contrôle.
La sécurité sociale repose sur le principe de solidarité qui permet à chacun d'être protégé face aux aléas de la vie. Les prestations versées en cas de maladie ou de perte d'emploi, les allocations familiales, les indemnités d'accidents du travail et les retraites sont ainsi prises en charge par la collectivité pour le bénéfice de chacun.
Ces prestations sont financées par les cotisations et contributions sociales collectées par la branche recouvrement.
Chaque année le montant total de ces cotisations et de ces contributions recueillies auprès des cotisants est supérieur au budget de l'Etat.
Ces cotisations et contributions sont ensuite redistribuées sous forme de prestations.
Sommaire du guide
LE CONTRÔLE
Pourquoi un contrôle ?
Qui peut être contrôlé ?
Quel type de contrôle ?
LE CONTRÔLE SUR PLACE
Qui contrôle ?
Comment êtes-vous informé du contrôle ?
Qui est présent lors du contrôle ?
Où se déroule le contrôle ?
Sur quelles périodes porte le contrôle ?
Comment se déroule le contrôle ?
Les investigations sur support dématérialisé
Les méthodes d'échantillonnage et extrapolation
LE CONTRÔLE SUR PIÈCES
Qui contrôle ?
Comment êtes-vous informé du contrôle ?
Où se déroule le contrôle ?
Sur quelles périodes porte le contrôle ?
Comment se déroule le contrôle ?
SITUATIONS PARTICULIERES
La fixation forfaitaire des cotisations et des contributions de sécurité sociale
L'Obstacle à contrôle
APRÈS LE CONTRÔLE
Que se passe-t-il à l'issue des opérations de contrôle ?
A qui et quand devez vous payer ?
Quels sont les effets du contrôle ?
Si vous n'êtes pas d'accord avec la décision de l'organisme de sécurité sociale
LEXIQUE
Le contrôle
Pourquoi un contrôle ?
Les ressources destinées à financer les prestations sociales (en cas de maladie, de maternité, de paternité, d'accident du travail ou de perte d'emploi, pour couvrir les charges de famille et de retraite) sont calculées et payées par vos soins. Dans ce cadre, vous transmettez une déclaration aux organismes chargés du recouvrement.
Ce système déclaratif implique, en contrepartie, un contrôle du respect des législations de sécurité sociale et d'assurance chômage et de l'exactitude des montants déclarés.
Le contrôle, réalisé par les organismes de recouvrement du régime général (2), a vocation à veiller notamment à l'exactitude des déclarations, garantie d'un jeu loyal de la concurrence, ainsi que du respect des droits des salariés. Il constitue également un moment utile pour vous conseiller et prévenir les difficultés rencontrées dans l'application des textes.
Qui peut être contrôlé ?
Quels que soient votre activité et votre effectif, vous pouvez être contrôlé si vous êtes :
- employeur, personne morale ou physique, privée ou publique à titre professionnel ou en tant que particulier-employeur ;
- travailleur indépendant ;
- une personne versant des cotisations ou contributions auprès des organismes chargés du recouvrement des cotisations du régime général ;
- redevable de contributions spécifiques recouvrées ou contrôlées par les organismes de recouvrement.
Sous certaines conditions, vous pouvez également, faire l'objet d'un contrôle même si vous n'êtes pas inscrit en qualité d'employeur auprès de ces organismes.
Quel type de contrôle ?
Deux types de contrôles sont possibles :
- le contrôle sur place qui se déroule en partie dans les locaux de votre entreprise ;
- le contrôle sur pièces qui se déroule exclusivement dans les locaux de l'organisme de recouvrement.
Le contrôle sur place
Qui contrôle ?
Un ou plusieurs agents chargés du contrôle, placés sous l'autorité du directeur de l'organisme de recouvrement, réalisent le contrôle. Ils peuvent être accompagnés par un inspecteur stagiaire ou par toute autre personne placée sous leur responsabilité.
Les agents chargés du contrôle sont agréés par le directeur de l'Acoss et liés par le secret professionnel. Cet agrément les habilite à intervenir sur l'ensemble du territoire national. Il est valable pendant l'ensemble de leur carrière. Ils prêtent serment devant le tribunal d'instance de ne rien révéler des secrets de fabrication comme des résultats d'exploitation dont ils peuvent prendre connaissance dans l'exercice de leur mission. Ils sont titulaires d'une carte professionnelle, preuve de leur qualité, carte dont vous pouvez obtenir la présentation lors du contrôle.
Dans le cadre de la convention générale de réciprocité entre organismes du recouvrement, les agents chargés du contrôle peuvent être amenés à conduire le contrôle d'entreprises ayant plusieurs établissements relevant de plusieurs organismes de recouvrement.
Comment êtes-vous informé du contrôle ?
Un contrôle peut intervenir à tout moment de la vie de l'employeur ou de l'activité professionnelle du travailleur indépendant.
Cependant, l'organisme du recouvrement est tenu de vous communiquer préalablement un avis de contrôle, par tout moyen permettant de rapporter la preuve de la date de sa réception. Ce document vous est transmis au minimum 15 jours avant la date de la première visite de l'inspecteur.
Lorsque la personne contrôlée est une personne morale, l'avis de contrôle est adressé à l'attention de son représentant légal et envoyé à l'adresse du siège social de l'entreprise ou, le cas échéant, à celle de son établissement principal, telles que ces informations ont été préalablement déclarées à l'organisme de recouvrement.
Lorsque la personne contrôlée est une personne physique, l'avis de contrôle est adressé à son domicile ou, à défaut, à son adresse professionnelle, telles que ces informations ont été préalablement déclarées à l'organisme de recouvrement.
Sauf précision contraire, cet avis vaut pour l'ensemble de vos établissements (3). Le cas échéant, cet avis de contrôle concerne également les déclarations pour lesquelles l'organisme du recouvrement a compétence ou délégation en matière de contrôle (Agessa, Maison des artistes, Guso,…).
Encart :
L'envoi de cet avis préalable ne s'applique pas aux opérations de lutte contre le travail dissimulé.
Il mentionne l'adresse électronique à laquelle vous pouvez consulter et télécharger la Charte du cotisant contrôlé. Sur votre demande, ce document peut vous être adressé. Il précise également que vous pouvez vous faire assister par un conseil de votre choix.
Dès que vous recevez l'avis de contrôle, vous ne pouvez plus interroger votre organisme du recouvrement dans le cadre de la procédure de rescrit social (4).
Vous êtes tenu de recevoir les agents chargés du contrôle, les obstacles aux opérations de contrôle étant passibles de pénalités financières.
Encart :
Les contrôles visant les entreprises versant des rémunérations à moins de dix salariés ou les travailleurs indépendants ne peuvent s'étendre sur une période supérieure à trois mois, comprise entre la date de la première visite de l'agent chargé du contrôle et la date d'envoi de la lettre d'observations.
Cette période peut être prorogée une fois à la demande expresse de l'employeur contrôlé ou de l'organisme de recouvrement.
Cette limitation de la durée du contrôle n'est pas applicable lorsqu'est établie au cours de cette période une situation de travail dissimulé, d'obstacle à contrôle ou d'abus de droit ainsi qu'en cas de constat d'une comptabilité insuffisante ou d'une documentation inexploitable.
Elle n'est pas non plus appliquée lorsque la personne contrôlée appartient à un groupe dont l'effectif est égal ou supérieur à dix salariés.
Si le contrôle n'a pu aboutir dans le délai imparti, vous serez informé par courrier des manquements éventuellement constatés
Qui est présent lors du contrôle ?
Le contrôle est une occasion d'échanges et de dialogue, c'est pourquoi votre présence est importante et souhaitée au moins en début et en fin de contrôle.
Vous avez la possibilité de vous faire assister d'un conseil de votre choix qui vous aidera lors du contrôle ou vous représentera auprès de l'inspecteur, si vous le mandatez à cet effet.
Où se déroule le contrôle ?
Le contrôle se déroule principalement dans les locaux de votre entreprise ou sur les lieux de votre activité professionnelle. Toutefois les agents chargés du contrôle peuvent être conduits à réaliser certaines vérifications et opérations de contrôle au sein de l'organisme dont ils relèvent.
L'agent chargé du contrôle pourra vous proposer que la vérification se déroule chez votre expert-comptable, vous avez également la possibilité d'en faire la proposition.
Sur quelles périodes porte le contrôle ?
Le contrôle permet de vérifier la bonne application des législations de sécurité sociale et d'assurance chômage et de s'assurer de l'exactitude des déclarations. Il porte sur les cotisations et contributions non prescrites.
Les cotisations et contributions sociales se prescrivent par trois ans à compter de l'expiration de l'année civile au titre de laquelle elles sont dues. Pour les cotisations et contributions sociales dont sont redevables les travailleurs indépendants, cette durée s'apprécie à compter du 30 juin de l'année qui suit l'année au titre de laquelle elles sont dues.
A titre d'exemple, un contrôle réalisé en 2018 porte sur les années 2017, 2016 et 2015 pour les entreprises qui emploient des salariés. Pour les travailleurs indépendants si le contrôle est réalisé avant le 30 juin 2018, il porte sur les exercices 2016, 2015 et 2014, s'il est réalisé après le 30 juin il porte alors sur les exercices 2017, 2016 et 2015.
En cas de constatation d'une infraction de travail illégal, ce délai de prescription est de cinq ans.
Comment se déroule le contrôle ?
Le contrôle repose, avant tout, sur un dialogue permanent entre vous ou votre représentant et l'agent chargé du contrôle. Cette démarche concourt à la prise en compte de l'ensemble des informations nécessaires à la vérification.
Vous devez mettre à disposition des inspecteurs tout document et permettre l'accès à tout support d'information qui vous est demandé comme nécessaire à la réalisation du contrôle.
A titre d'exemple sont susceptibles de vous être demandés les documents suivants :
- sociaux : déclaration sociale nominative, bordereaux de cotisations, déclarations de régularisation annuelle, bulletins de salaires, dossiers du personnel, contrats de travail…
- comptables : bilans, grands livres comptables, balances comptables, fichier des écritures comptables…
- fiscaux : liasses fiscales, avis d'imposition,…
- juridiques : statuts des sociétés, transactions, jugements de conseils de prud'hommes,…
- factures des sous-traitants et honoraires, ou factures émises par un travailleur indépendant justifiant de son chiffre d'affaires ou de ses recettes, justificatifs de frais (notes de restaurant, certificat d'immatriculation des véhicules,…).
Cette liste est indicative, l'agent chargé du contrôle adaptant les modalités de sa vérification et ses demandes à l'organisation et au système d'information de votre entreprise. Il peut donc être amené à vous demander tout document et tout support d'information supplémentaires. Ces éléments peuvent être analysés soit dans vos locaux soit dans ceux de l'organisme chargé du recouvrement.
Il peut également vous demander de présenter ces documents selon un classement nécessaire au contrôle dont il vous aura préalablement informé.
Par ailleurs, l'agent chargé du contrôle peut interroger les personnes rémunérées notamment pour
connaître leur nom et adresse ainsi que la nature des activités exercées, le montant des rémunérations et des avantages en nature accordés en contrepartie de ces activités.
Les investigations sur support dématérialisé :
Lorsque les documents et les données nécessaires à l'agent chargé du contrôle sont dématérialisés, ce dernier peut, après vous avoir informé par écrit, procéder aux opérations de contrôle par la mise en œuvre de traitements automatisés en ayant recours au matériel informatique utilisé par votre entreprise. A sa demande, vous devez mettre à sa disposition un utilisateur habilité pour réaliser les opérations sur ce matériel.
A compter de la date de la réception de la demande, vous disposez de quinze jours pour vous opposer par écrit à la mise en œuvre des traitements sur le matériel de votre entreprise et informer l'agent chargé du contrôle de votre choix :
1° Soit de mettre à sa disposition les copies des documents, données et traitements nécessaires à l'exercice du contrôle. Ces copies sont établies sur des fichiers informatiques répondant aux normes définies par l'agent chargé du contrôle permettant les traitements automatisés et sont détruites avant l'engagement de la mise en recouvrement.
2° Soit de prendre en charge vous-même tout ou partie des traitements automatisés. Dans ce cas, l'agent chargé du contrôle vous indique par écrit les traitements à réaliser, les délais accordés pour les effectuer ainsi que les normes des fichiers des résultats attendus.
A défaut de réponse de votre part dans le délai imparti, l'agent chargé du contrôle pourra procéder aux opérations de contrôle par la mise en place de traitements automatisés sur le matériel de votre entreprise. Dans ce cas, et à la demande de l'agent chargé du contrôle, vous devez mettre à sa disposition un utilisateur habilité pour réaliser les opérations sur ce matériel.
Les méthodes d'échantillonnage et extrapolation :
Afin de réduire la durée du contrôle dans votre entreprise et d'alléger les contraintes liées à la fourniture de très nombreuses pièces justificatives, l'agent chargé du contrôle peut vous proposer d'utiliser des méthodes de vérification par échantillonnage et extrapolation.
Si l'agent chargé du contrôle envisage d'utiliser ces méthodes, il doit vous indiquer, au moins quinze jours avant leur mise en oeuvre, l'adresse électronique (5) à laquelle sont consultables le document vous indiquant les différentes phases de la mise en oeuvre de ces méthodes, les formules statistiques utilisées pour leur application ainsi que l'arrêté ministériel les définissant.
Encart :
Pendant ce délai, vous avez la possibilité de vous opposer à l'utilisation de ces méthodes.
Dans ce cas, votre refus doit être écrit et, dès lors l'agent chargé du contrôle vous demandera de mettre à sa disposition l'ensemble des pièces nécessaires à sa vérification, selon des critères et en un lieu qu'il aura lui-même définis. Ce lieu pourra se situer en dehors des locaux de votre entreprise avec votre accord.
Vous disposez alors d'un délai de quinze jours pour faire valoir vos observations sur ces propositions. A l'issue de ce délai l'inspecteur vous notifie le lieu et les critères définitivement retenus. L'ensemble des pièces demandées doit être mis à disposition dans un délai ne pouvant excéder soixante jours.
Si vous ne répondez pas à ces obligations, votre opposition à l'utilisation des méthodes de vérification par échantillonnage et extrapolation ne pourra être prise en compte.
Dans le cadre du débat oral et contradictoire qui accompagne la mise en oeuvre de ces techniques en vue d'une régularisation, vous êtes associé aux différentes phases de la procédure notamment pour la détermination de la population constituant la base de sondage, le tirage des échantillons et les résultats des vérifications opérées sur chaque individu de l'échantillon. Vous pouvez à tout moment présenter vos observations à l'agent chargé du contrôle. Vos désaccords exprimés par écrit feront l'objet d'une réponse écrite de l'agent chargé du contrôle.
La présence ou l'absence d'anomalie relevée sur l'échantillon vérifié vaut pour l'ensemble de l'effectif d'où est tiré l'échantillon.
Encart :
Dans le cadre particulier d'un chiffrage déterminé au moyen des techniques d'échantillonnage et d'extrapolation, vous pouvez procéder vous-même au calcul des régularisations pour la totalité des salariés concernés par chacune des anomalies constatées sur chaque échantillon utilisé. Vous devez alors informer l'organisme de recouvrement de votre décision par tout moyen donnant une date certaine à sa réception.
Les régularisations doivent s'appliquer à l'ensemble des individus statistiques (unités d'observations) constituant la population (univers de référence) dont est issu l'échantillon examiné. Vous disposez alors d'un délai de 30 jours à réception de votre courrier par l'organisme de recouvrement pour produire vos calculs ainsi que les éléments permettant de justifier de leur réalité et de leur exactitude. Cette proposition de régularisation, établie par vos soins, est également susceptible d'être contrôlée par l'agent chargé du contrôle, notamment en procédant à l'examen d'un nouvel échantillon.
Le contrôle sur pièces
La procédure de contrôle sur pièces peut être engagée à l'égard des employeurs et travailleurs indépendants occupant moins de onze salariés au 31 décembre de l'année qui précède celle de l'avis de contrôle.
Elle se déroule sous les mêmes garanties qu'un contrôle sur place.
Qui contrôle ?
Un agent chargé du contrôle, inspecteur ou contrôleur du recouvrement, placé sous l'autorité du directeur de l'organisme de recouvrement, réalise le contrôle.
Comme les inspecteurs du recouvrement, les contrôleurs du recouvrement sont agréés par le directeur de l'Acoss et liés par le secret professionnel. Ils prêtent serment devant le tribunal d'instance de ne rien révéler des secrets de fabrication comme des résultats d'exploitation dont ils peuvent prendre connaissance dans l'exercice de leur mission.
Comment êtes-vous informé du contrôle ?
L'organisme du recouvrement vous adresse préalablement un avis de contrôle par tout moyen permettant de rapporter la preuve de la date de sa réception.
Lorsque la personne contrôlée est une personne morale, l'avis de contrôle est adressé à l'attention de son représentant légal et envoyé à l'adresse du siège social de l'entreprise ou, le cas échéant, à celle de son établissement principal, telles que ces informations ont été préalablement déclarées à l'organisme de recouvrement.
Lorsque la personne contrôlée est une personne physique, il est adressé à son domicile ou, à défaut, à son adresse professionnelle, telles que ces informations ont été préalablement déclarées à l'organisme de recouvrement.
Cet avis mentionne une liste de documents et d'informations nécessaires à l'exercice du contrôle et précise la date limite de mise à disposition. Ces documents pourront être communiqués sous forme papier ou dématérialisée. Il vous est demandé d'envoyer des copies des pièces originales.
Cet avis vous indique en outre l'adresse électronique où la charte du cotisant contrôlé est consultable et téléchargeable. Sur votre demande, elle peut également vous être adressée.
Dès que vous recevez l'avis de contrôle, vous ne pouvez plus interroger votre organisme de recouvrement dans le cadre de la procédure de rescrit social (6).
Encart :
Les contrôles visant les entreprises versant des rémunérations à moins de dix salariés (seuil étendu dans ce cadre précis, à titre de tolérance aux entreprises de moins de onze salariés) ou les travailleurs indépendants ne peuvent s'étendre sur une période supérieure à trois mois, comprise entre le début effectif du contrôle et la date d'envoi de la lettre d'observations. La date de début de contrôle correspond à la date de début des vérifications indiquée sur l'avis en cas de contrôle sur pièces.
Cette période peut être prorogée une fois à la demande expresse de l'employeur contrôlé ou de l'organisme de recouvrement.
Cette limitation de la durée du contrôle n'est pas applicable lorsqu'est établie au cours de cette période une situation de travail dissimulé, d'obstacle à contrôle ou d'abus de droit ainsi qu'en cas de constat d'une comptabilité insuffisante ou d'une documentation inexploitable.
Elle n'est pas non plus appliquée lorsque la personne contrôlée appartient à un groupe dont l'effectif est égal ou supérieur à dix salariés.
Si le contrôle n'a pu aboutir dans le délai imparti, vous serez informé par courrier des manquements éventuellement constatés.
Où se déroule le contrôle ?
Les opérations de vérification s'effectuent dans les locaux de l'organisme de recouvrement.
Sur quelles périodes porte le contrôle ?
Le contrôle permet de vérifier la bonne application des législations de sécurité sociale et d'assurance chômage, de s'assurer de l'exactitude des déclarations et porte sur les cotisations non prescrites.
Les cotisations et contributions sociales se prescrivent par trois ans à compter de l'expiration de l'année civile au titre de laquelle elles sont dues. Pour les cotisations et contributions sociales dont sont redevables les travailleurs indépendants, cette durée s'apprécie à compter du 30 juin de l'année qui suit l'année au titre de laquelle elles sont dues.
A titre d'exemple, un contrôle réalisé en 2018 porte sur les années 2017, 2016 et 2015 pour les entreprises qui emploient des salariés. Pour les travailleurs indépendants si le contrôle est réalisé avant le 30 juin 2018, il porte sur les exercices 2016, 2015 et 2014, s'il est réalisé après le 30 juin il porte alors sur les exercices 2017, 2016 et 2015.
En cas de constatation d'une infraction de travail illégal, ce délai de prescription est de cinq ans.
Comment se déroule le contrôle ?
Le contrôle s'effectue sur la base des documents transmis.
Il peut s'agir à titre d'exemple, des documents :
- sociaux : bulletins de salaires, contrats de travail ;
- comptables : bilans, extraits des grands livres comptables, balances comptables,…
- fiscaux : liasses fiscales, avis d'imposition,…
- juridiques : statuts des sociétés, jugements de conseils de prud'hommes,…
Toutefois des documents et/ou informations complémentaires nécessaires à la réalisation du contrôle peuvent vous être demandés par échanges écrits, téléphoniques ou électroniques, notamment en ce qui concerne certaines factures et les justificatifs de frais…
Encart :
En cas d'absence de transmission des éléments demandés ou lorsque l'examen des pièces nécessite
d'autres investigations, vous êtes informé que le contrôle sera poursuivi sous la forme d'un contrôle sur place et serez ultérieurement contacté par un inspecteur du recouvrement. Un courrier vous sera alors adressé pour vous informer de la date de passage.
Situations particulières :
Fixation forfaitaire des cotisations et des contributions de sécurité sociale :
L'agent chargé du contrôle peut fixer forfaitairement, par tout moyen d'estimation probant, le montant de l'assiette des cotisations et contributions sociales dans les cas suivants :
- lorsque votre comptabilité ne permet pas d'établir le chiffre exact des rémunérations des salariés de votre entreprise, ou de vos revenus, servant de base au calcul des cotisations dues ;
- ou lorsque vous ne mettez pas à disposition les documents ou justificatifs nécessaires à la réalisation du contrôle ;
- ou lorsque leur présentation n'en permet pas l'exploitation.
A défaut de la production d'éléments contraires probants, l'assiette fixée par l‘agent chargé du contrôle sera retenue pour le calcul définitif des cotisations dues.
Obstacle à contrôle :
L'obstacle à contrôle est caractérisé par des actions ou omissions ayant pour objet de faire obstacle ou de se soustraire aux opérations de contrôle exercées par les agents, quel que soit leur cadre d'action, consistant notamment à refuser l'accès à des lieux professionnels, à refuser de communiquer une information formellement sollicitée, quel qu'en soit le support, y compris dématérialisé, à ne pas répondre ou à apporter une réponse fausse, incomplète ou abusivement tardive à toute demande de pièce justificative, d'information, d'accès à une information, ou à ne pas répondre à une convocation, dès lorsque la sollicitation, demande ou convocation est nécessaire à l'exercice du contrôle.
Le fait de faire obstacle à l'accomplissement des fonctions des agents chargés du contrôle entraîne l'application par le directeur de l'organisme concerné d'une pénalité financière. Le plafond maximum du montant de cette dernière varie en fonction notamment de la catégorie de cotisant : 3 750 € pour un particulier employeur, 7 500 € pour un travailleur indépendant et 7 500 € par salarié limité à 750 000 € par employeur autre que particulier-employeur.
Après le contrôle
Que se passe-t-il à l'issue des opérations de contrôle ?
Le contrôle est une procédure contradictoire qui assure la garantie de vos droits. Ainsi, la communication des observations de l'agent chargé du contrôle constitue une formalité qui doit impérativement être respectée.
Le contrôle peut aboutir :
- au constat d'une bonne application des législations ;
- à des observations pour l'avenir ;
- à des régularisations de cotisations et/ou de contributions, en votre faveur ou en faveur des organismes chargés du recouvrement.
La lettre d'observations :
Dans tous les cas, un document daté et signé, intitulé « Lettre d'observations » précise :
- l'objet du contrôle ;
- les documents consultés ;
- la période vérifiée ;
- la date de la fin du contrôle ;
- la mention du délai de 30 jours dont vous disposez pour faire part de vos remarques ;
- la mention selon laquelle vous pouvez vous faire assister d'un conseil de votre choix pour répondre aux observations de l'agent chargé du contrôle ;
- la mention éventuelle, de la constatation par l'agent chargé du contrôle de l'application de majorations de redressement dues en cas de travail dissimulé, ainsi que, contresignée par le directeur de l'organisme, de l'absence de mise en conformité suite à un précédent contrôle et de l'abus de droit.
En cas de régularisation, le document indique les observations faites au cours du contrôle, motivées par chef de redressement, le montant des assiettes, des redressements envisagés et leur mode de calcul, ainsi que les éventuelles majorations et pénalités liées à ces redressements.
Vous disposez d'un délai de 30 jours, pour faire part de vos remarques, d'éléments nouveaux, de précisions ou compléments que vous jugerez nécessaires ou de votre éventuel désaccord. Vous pouvez également proposer, à l'agent chargé du contrôle, d'ajouter des documents à la liste des documents consultés (voir p. 19 sur la preuve de l'absence d'observations lors d'un contrôle précédent). Vous avez la faculté de vous faire assister par un conseil de votre choix.
Si votre réponse parvient avant la fin du délai imparti, l'agent chargé du contrôle est tenu de répondre. Il devra vous apporter des précisions motivées au regard de chaque observation exprimée de manière circonstanciée. Le document transmis énoncera par motif de redressement pour lesquels vous avez formulé des observations, les montants qui, le cas échéant, ne sont pas retenus ainsi que les redressements qui demeurent envisagés totalement ou partiellement.
Cette réponse de l'agent chargé du contrôle qui n'ouvre pas droit à un nouveau délai de 30 jours devra vous être transmise avant l'envoi de la mise en demeure éventuelle.
A l'issue du délai de trente jours et après la réponse aux observations que vous aurez, formulées le cas échéant, vous recevrez de la part de l'organisme chargé du recouvrement :
- dans le cas d'observations sans régularisation, la décision de l'organisme de recouvrement confirmant sa position et à laquelle vous devrez vous conformer à l'avenir ;
- en cas de régularisation conduisant à constater des sommes à payer, un document adressé par lettre recommandée avec accusé de réception, intitulé « mise en demeure », dans lequel seront notamment mentionnés au titre des différentes périodes annuelles contrôlées, les montants définitivement arrêtés par l'agent chargé du contrôle, les références et les dates de la lettre d'observations initiale ainsi que, le cas échéant, celles du dernier courrier établi par l'agent chargé du contrôle ;
- en cas de solde créditeur résultant de l'ensemble des points examinés, une notification de crédit vous sera adressée dont le montant vous sera remboursé dans un délai maximum de quatre mois après notification.
Toutefois, si vous êtes redevable par ailleurs de cotisations et/ou de contributions, l'organisme chargé du recouvrement imputera ce trop versé sur les sommes dues.
Les majorations éventuelles de redressement :
Si vous n'avez pas pris en compte les observations notifiées lors d'un précédent contrôle, y compris si ces observations n'avaient pas donné lieu à redressement, la part du montant du redressement résultant du manquement précédemment constaté est majorée de 10 %.
Le montant du redressement mis en recouvrement à l'issue du contrôle sera majoré de 25 % en cas de constat d'une infraction de travail dissimulé, majoration portée à 40 % si cette infraction est commise :
- à l'égard de plusieurs personnes ;
- par l'emploi dissimulé d'un mineur soumis à l'obligation scolaire ;
- à l'égard d'une personne dont la vulnérabilité ou l'état de dépendance sont apparents ou connus de l'auteur ;
- en bande organisée.
Enfin, le constat d'un abus de droit entraîne l'application d'une pénalité égale à 20% du redressement qui en résulte.
Le délai de prescription :
Les cotisations et contributions de sécurité sociale se prescrivent par 3 ans à compter du 1er janvier de l'année qui suit leur exigibilité (5 ans en cas de constatation d'une infraction de travail illégal). Pour les cotisations et contributions sociales dont sont redevables les travailleurs indépendants, cette durée s'apprécie à compter du 30 juin de l'année qui suit l'année au titre de laquelle elles sont dues.
Dans le cadre d'un contrôle, ce délai de prescription est suspendu pendant la période contradictoire. Par conséquent, le délai de prescription des cotisations et contributions de sécurité sociale dues est suspendu entre la date de réception de la lettre d'observations et la date d'envoi de la mise en demeure.
La mise en demeure vous sera adressée après l'envoi de la réponse à vos observations par l'agent chargé du contrôle et dans la limite de la période de prescription éventuellement reportée telle que définie ci-dessus.
A qui et quand devez-vous payer ?
Afin de régulariser votre situation, vous devez régler à l'organisme chargé du recouvrement les sommes réclamées auxquelles s'ajouteront les majorations de retard. Ce règlement devra intervenir dans le mois qui suit la réception de la mise en demeure.
Encart
Les majorations de retard
Une majoration de retard initiale de 5 % des cotisations redressées sera appliquée. Une majoration complémentaire de 0,4 % par mois ou fraction de mois, sera également décomptée à partir du 1er février de l'année qui suit celle au titre de laquelle les régularisations sont effectuées jusqu'à complet paiement des sommes dues.
Si vous avez des difficultés financières pour régler les sommes demandées et sous réserve d'avoir réglé la part salariale des cotisations, vous pouvez solliciter des délais de paiement par une lettre motivée adressée au directeur de l'organisme.
Dans tous les cas, les majorations de retard dues pour les cotisations et contributions non acquittées à la date de leur échéance courent jusqu'au paiement complet et effectif desdites cotisations et contributions.
En l'absence de règlement, l'organisme est en droit de décerner une contrainte par lettre recommandée avec accusé de réception ou de vous la signifier par acte d'huissier de justice. Vous disposerez alors d'un délai de quinze jours pour former opposition motivée auprès du Tribunal des Affaires de sécurité sociale.
Après avoir réglé la totalité des cotisations notifiées suite à contrôle, vous pouvez formuler une demande de remise gracieuse de la majoration de 5 %, à l'exception de celle afférente aux rémunérations réintégrées à la suite du constat de l'infraction de travail dissimulé.
Quels sont les effets du contrôle ?
Sur une période déjà contrôlée
Les organismes du recouvrement ne peuvent pas revenir pour une période déjà contrôlée sur des points de législation ayant déjà donné lieu à vérification, sauf :
- en cas de fourniture d'éléments incomplets ou inexacts ;
- en cas de fraude ou de travail dissimulé ;
- ou encore sur demande de l'autorité judiciaire ;
- et seulement dans les limites de la prescription applicable.
Sur des pratiques déjà vérifiées
Aucun redressement ne peut être effectué par l'organisme chargé du recouvrement sur des pratiques vérifiées lors d'un précédent contrôle et pour lesquelles il n'a été fait aucune observation, dès lors que :
- cet organisme a eu l'occasion, au vu de l'ensemble des documents consultés, de se prononcer en toute connaissance de cause sur ces éléments ;
- les circonstances de droit et de fait au regard desquelles les éléments ont été examinés sont inchangées.
Il vous appartient d'apporter la preuve de cet accord tacite. Cette preuve peut être apportée au regard de la liste des documents consultés.
Dans tous les cas, ces pratiques peuvent néanmoins donner lieu à des observations pour l'avenir auxquelles vous devrez ensuite vous conformer.
Si vous n'êtes pas d'accord avec la décision de l'organisme de sécurité sociale
Si vous êtes confronté à des interprétations divergentes de plusieurs organismes du recouvrement :
Si vous relevez de plusieurs organismes du recouvrement et que vous êtes confronté à des interprétations contradictoires concernant l'application de la législation de sécurité sociale, dans un ou plusieurs de vos établissements présentant une même situation au regard d'un même dispositif juridique, vous pouvez solliciter l'intervention de l'Agence centrale des organismes de sécurité sociale qui prendra une position sur le point de législation soulevé. Cette position s'imposera aux organismes du recouvrement concernés.
Dans le cadre d'un contrôle, cette demande d'intervention doit être effectuée postérieurement à la réception des lettres d'observations qui permettent de constater une divergence de position entre organismes et, en tout état de cause, avant de saisir les commissions de recours amiable des organismes concernés. Mais cette démarche ne suspend pas les délais de saisine des différentes Commissions de recours amiable.
La saisine de la commission de recours amiable :
Si vous entendez contester tout ou partie d'un redressement ou des observations pour l'avenir, il vous appartient de saisir d'abord la commission de recours amiable de l'organisme de recouvrement dans un délai de deux mois à compter de la réception de la mise en demeure notifiant le redressement ou de la décision confirmant les observations pour l'avenir.
La saisine de la commission de recours amiable est un préalable obligatoire à toute procédure devant les tribunaux judiciaires. Un accusé de réception de votre demande vous sera adressé.
Cette procédure est gratuite. Elle prend la forme de l'examen de votre dossier par la commission.
En cas de contestation, vous n'êtes pas tenu de procéder préalablement au règlement des sommes réclamées. Mais, dans ce cas, le recours n'interrompt pas le cours des majorations de retard dont le calcul n'est définitivement arrêté qu'après complet paiement des cotisations et contributions dues.
La décision de la commission de recours amiable détaille par motif de redressement, les montants qui, le cas échéant, sont annulés et ceux dont vous restez redevable au titre de la mise en demeure précédemment reçue. Elle indique également les délais et les voies de recours.
Vous pouvez contester la décision de la commission de recours amiable devant le Tribunal des Affaires de sécurité Sociale dans le délai de deux mois à compter de sa réception. Au-delà, cette décision de la commission de recours amiable devient définitive.
Encart
Si la commission de recours amiable ne vous a pas répondu dans le délai de 30 jours qui suit la réception de votre demande, vous pouvez considérer votre demande comme rejetée et saisir sans attendre le Tribunal des affaires de sécurité sociale.
Dans ce cas, si la décision explicite de la commission vous parvient avant le prononcé du jugement, vous n'avez pas à saisir une nouvelle fois le tribunal si vous n'êtes pas d'accord avec cette décision.
A chaque étape, les modalités et délais de saisine vous sont précisés dans les documents que vous recevez.
Lexique
Acoss : Agence centrale des organismes de sécurité sociale.
Agessa : organisme qui détermine les conditions d'affiliation au régime de sécurité sociale des artistes auteurs (écrivains, illustrateurs du livre, photographes, auteurs-compositeurs…) et recouvre pour le compte de la sécurité sociale les cotisations et contributions dues sur les rémunérations artistiques.
CGSS : Caisse Générale de Sécurité Sociale assurant le recouvrement des cotisations et contributions, et le versement des prestations maladie, vieillesse et accidents du travail dans les départements d'outremer.
Commission de recours amiable : émanation du conseil d'administration de l'organisme de recouvrement. Elle est composée d'un nombre égal de représentants des salariés et de représentants des employeurs et des travailleurs indépendants.
CSSM : Caisse de Sécurité Sociale de Mayotte assurant les risques maladie et vieillesse des salariés du privé et des salariés non titulaires des collectivités publiques. Cette caisse assure également le recouvrement des cotisations et contributions du régime général de sécurité sociale.
Délai dans le cadre de la procédure contradictoire : délai de 30 jours qui suit la réception de la lettre d'observations adressée par l'agent chargé du contrôle à l'issue du contrôle et qui permet à la personne contrôlée de formuler ses réponses aux observations qui lui sont faites.
Fnal : la contribution au Fonds national d'aide au logement est due par tous les employeurs quelle que soit la taille de l'entreprise.
Cette contribution assure le financement de l'allocation logement.
Fonds CMU : le Fonds de financement de la protection complémentaire de la couverture universelle du risque maladie a notamment pour mission le financement de la CMU complémentaire et de l'Aide pour une Complémentaire Santé.
Guso : Guichet unique du spectacle occasionnel. Dispositif de simplification administrative permettant les déclarations et le paiement des cotisations sociales lors de l'emploi occasionnel d'artistes ou de techniciens en vue de la production d'un spectacle vivant.
Maison des artistes : organisme qui détermine les conditions d'affiliation au régime de sécurité sociale pour les artistes plasticiens, et recouvre pour le compte de la sécurité sociale les cotisations et contributions dues sur les rémunérations artistiques.
Obstacle à contrôle : Manquement caractérisé lorsque l'agent en charge du contrôle est empêché par l'employeur ou le travailleur indépendant contrôlé d'accomplir ses fonctions.
Procédure contradictoire : Lors du contrôle, procédure qui permet un dialogue permanent entre la personne contrôlée et celle qui effectue le contrôle, Elle permet notamment à la personne contrôlée de faire valoir ses droits pendant la période comprise entre la réception de la lettre d'observations et l'envoi de la mise en demeure.
Rescrit social : permet d'obtenir une décision explicite des organismes de recouvrement sur l'application de certains points de législation à la situation particulière soulevée. Sauf changement de législation ou de la situation de fait, la réponse de l'organisme sera opposable pour l'avenir.
Travail dissimulé : infraction sanctionnée par le code du travail et qui vise à la fois la dissimulation d'activité (absence d'immatriculation et/ou de déclaration sociale et fiscale) et la dissimulation d'emploi salarié ou d'heures travaillées.
Tribunal des affaires de sécurité sociale (TASS) :
juridiction spécifique à la sécurité sociale. Composée d'un magistrat et de deux assesseurs représentant l'un les travailleurs salariés, l'autre les employeurs ou travailleurs indépendants, elle statue uniquement en première instance sur les affaires qui opposent les assurés, les allocataires ou les cotisants aux organismes de sécurité sociale.
Tribunal d'instance : juridiction à juge unique statuant en matière civile, à charge d'appel, sur toute demande dont le montant est compris entre 4 000 € et 10 000 €. Juridiction devant laquelle les inspecteurs et contrôleurs du recouvrement prêtent serment.
Urssaf : Union pour le recouvrement des cotisations de sécurité sociale et d'allocations familiales.
Organisme de droit privé chargé d'une mission de service public.
…Pour en savoir plus
Retrouvez toute l'information relative à votre activité sur www.urssaf.fr, Espace employeur.
(1) Anciennement intitulé : « Auto-entrepreneur »
(2) Urssaf, CGSS, CSS de Mayotte
(3) L'établissement est une unité de production géographiquement individualisée, mais juridiquement dépendante de l'entreprise. Chaque établissement possède un numéro Siret propre partageant les mêmes neuf premiers chiffres du numéro Siren de l'entreprise.
(4) Pour en savoir plus sur le rescrit social, consulter www.urssaf.fr
(5) www.urssaf.fr.
(6) Pour en savoir plus sur le rescrit social, consulter www.urssaf.fr.