ANNEXES
ANNEXE I
LOCAUX
1. Salles de conférence
(Estimation des besoins en termes d'espace : 20.000 m2 pour l'ensemble des salles de réunion énumérées ci-après, dont deux salles plénières), chaque salle de réunion ou de conférence étant équipée d'une couverture Wi-Fi et de connexions LAN suffisantes.
a) Une salle de conférence (Salle plénière 1) d'une capacité minimale de 1.900 personnes assises (544 places aux tables, 544 places pour les conseillers, 812 sièges supplémentaires) ; une estrade (9 places aux tables et 9 places pour les conseillers) ; zone réservée au fonctionnaire des conférences à proximité de l'estrade (3 tables, 6 chaises) ; un pupitre, un panneau pour le pupitre conforme aux visuels de la Conférence ; deux grands écrans et l'équipement technique pour vidéo-projections ; scène/estrade dotée d'un fond de scène approprié convenant à la télédiffusion comme indiqué à l'Annexe V, et un espace à l'avant qui sera utilisé temporairement par la télévision et les photographes de presse ; un téléprompteur ; une installation d'enregistrement audio sur CD ; quatre emplacements pour caméras fixes et deux pour caméras mobiles fournis par le télédiffuseur hôte ; sorties audio (boîtiers de distribution audio XLR, deux en anglais et deux pour la langue de l'orateur, ou deux en français) ; signal audio/vidéo (en anglais et dans la langue de l'orateur, ou en français) et signal de données/présentation dédié intégré dans le système audio/visuel et raccordé à la régie « nodal » du télédiffuseur hôte (pour plus d'informations, voir l'Annexe III) ; un ordinateur portable pour les présentations à la table sur l'estrade et un ordinateur portable de la zone technique avec télécommande, un ordinateur portable pour le fonctionnaire des conférences et une imprimante dans la zone qui lui est réservée ; un kit de participation virtuelle (pour plus d'informations, voir l'Annexe II) ; connexions LAN à des emplacements donnés, notamment mais non exclusivement sur l'estrade et dans la zone réservée au fonctionnaire des conférences ; un emplacement avec des tables à l'intérieur de la salle pour la distribution de documents ; sept cabines d'interprétation ; un drapeau national (hauteur 170 cm) sur mât et un drapeau des Nations Unies (hauteur : 170 cm).
b) Une salle de conférence (Salle plénière 2) d'une capacité de 1.300 personnes assises (544 places aux tables, 544 places pour les conseillers, 212 sièges supplémentaires) ; une estrade (9 places aux tables et 9 places pour les conseillers) ; emplacement à proximité de l'estrade pour le fonctionnaire des conférences (3 tables, 6 chaises) ; un pupitre, un panneau pour le pupitre conforme au visuel de la Conférence ; deux grands écrans et l'équipement technique pour vidéo-projections ; quatre emplacements pour caméras fixes et deux pour caméras mobiles fournis par le télédiffuseur hôte ; sorties audio (boîtiers de distribution audio XLR, deux en anglais et deux pour la langue de l'orateur, ou deux en français) ; signaux audio/vidéo (en anglais et dans la langue de l'orateur, ou en français) et signal de données/présentation dédié intégré dans le système audio/visuel de la salle et raccordé à la régie « nodal » du télédiffuseur hôte ; une installation d'enregistrement audio sur CD ; un ordinateur portable pour les présentations à la table sur l'estrade et un ordinateur portable de la zone technique avec présentateur, un ordinateur portable pour le fonctionnaire des conférences et une imprimante dans la zone qui lui est réservée, un kit de participation virtuelle (pour plus d'informations, voir l'Annexe II) ; connexions LAN à des emplacements donnés, notamment mais non exclusivement sur l'estrade et dans la zone réservée au fonctionnaire des conférences ; un emplacement avec des tables à l'intérieur de la salle pour la distribution de documents ; sept cabines d'interprétation ; un drapeau national (hauteur 170 cm) sur mât et un drapeau des Nations Unies (hauteur : 170 cm) sur mât ; scène/estrade dotée d'un fond de scène approprié convenant à la télédiffusion comme indiqué à l'Annexe V.
c) Les salles de conférence mentionnées aux points a et b devront être équipées d'une installation d'interprétation simultanée dans les six langues de la Conférence et d'enregistrement audio (anglais et langue de l'orateur) sur CD. Chaque cabine d'interprétation devra pouvoir passer sur les sept canaux (l'orateur plus chaque canal). Les cabines arabe et chinoise nécessitent un dispositif permettant de basculer directement sur l'interprétation en anglais ou en français, sans tenir compte de la langue de l'orateur, de manière à ce que les interprètes pour l'arabe et le chinois puissent travailler à partir de ces deux langues sans avoir besoin de se déplacer physiquement. Les cabines arabe et chinoise seront également conçues et équipées pour recevoir trois interprètes chacune (trois consoles). Les cabines devront être placées au moins à la même hauteur que l'estrade. Un espace pour deux cabines supplémentaires devra être prévu (à titre onéreux).
d) Une salle de conférence (Salle de réunion n°1) d'une capacité de 600 personnes assises (format salle de classe ; 360 places aux tables et 240 sièges supplémentaires) avec une estrade (8 places à la table et 8 places pour les conseillers).
e) Une salle de conférence (Salle de réunion n°2) d'une capacité de 580 personnes assises (en carré ; 70 places aux tables, 160 places pour les conseillers et 350 sièges supplémentaires).
f) Trois salles de conférence de presse (Salles de conférence de presse nos 1, 2 et 3) comme indiqué à l'Annexe III.
g) Deux salles de conférence (Salles de réunion nos 3 et 4) d'une capacité de 350 personnes assises chacune (format salle de classe ; 300 places aux tables et 50 sièges supplémentaires) avec une estrade (6 places aux tables et 6 places pour les conseillers).
h) Deux salles de conférence (Salles de réunion nos 5 et 6) d'une capacité de 200 personnes assises chacune (format salle de classe ; 150 places aux tables et 50 sièges supplémentaires) avec une estrade (6 places aux tables et 6 places pour les conseillers).
i) Deux salles de conférence (Salles de réunion nos 7 et 8) d'une capacité de 150 personnes assises chacune (format salle de classe ; 120 places aux tables et 30 sièges supplémentaires) avec une estrade (6 places aux tables et 6 places pour les conseillers).
j) Trois salles de conférence (Salles de réunion nos 9, 10 et 11) d'une capacité de 100 personnes assises chacune (format salle de classe ; 80 places aux tables et 20 sièges supplémentaires) avec une estrade (6 places aux tables).
k) Une salle de conférence (Salle de réunion n° 12) d'une capacité de 360 personnes assises (en carré ; 80 places aux tables, 80 places pour les conseillers et 200 sièges supplémentaires).
l) Une salle de conférence (Salle de réunion n° 13) d'une capacité de 200 personnes assises (en carré ; 80 places aux tables et 120 places pour les conseillers).
m) Quatre salles de conférence (Salles de réunion nos 14, 15, 16 et 17) d'une capacité de 100 personnes assises chacune (en carré ; 50 places aux tables et 50 places pour les conseillers).
n) Trois salles de conférence (Salles de réunion nos 18, 19 et 20) d'une capacité de 80 personnes assises chacune (format salle de classe ; 80 places aux tables) avec une estrade (6 places aux tables).
o) Deux salles de conférence (Salles de réunion nos 21 et 22) d'une capacité de 80 personnes assises chacune (en carré ; 40 places aux tables et 40 places pour les conseillers).
p) Six salles de conférence (Salles de réunion nos 23, 24, 25, 26, 27 et 28) d'une capacité de 60 personnes assises chacune (en carré ; 30 places aux tables et 30 places pour les conseillers).
q) Deux salles de conférence (Salles de réunion nos 29 et 30) d'une capacité de 40 personnes assises chacune (en carré ; 20 places aux tables et 20 places pour les conseillers).
r) Deux salles de conférence (Salles de réunion nos 31 et 32) d'une capacité de 20 personnes assises chacune (en carré ; 10 places aux tables et 10 places pour les conseillers).
s) Une salle de conférence pour les manifestations parallèles et les réunions des groupes d'ONG (Salle de réunion « Manifestations parallèles et réunions des groupe d'ONG » n° 1) d'une capacité de 500 personnes assises ; installation d'interprétation (deux cabines) ; estrade pour 8 intervenants, 8 conseillers, pupitre et 4 micros baladeurs.
t) Quatre salles de conférence pour les manifestations parallèles et les réunions des groupes d'ONG (Salle de réunion « Manifestations parallèles et réunions des groupe d'ONG » nos 2, 3, 4 et 5) d'une capacité de 300 personnes assises chacune ; installation d'interprétation (deux cabines dans chaque salle) ; estrade pour 8 intervenants, 8 conseillers, pupitre et 2 micros baladeurs.
u) Deux salles de conférence pour les manifestations parallèles et les réunions des groupes d'ONG (Salle de réunion « Manifestations parallèles et réunions des groupe d'ONG » nos 6 et 7) d'une capacité de 200 personnes assises chacune ; installation d'interprétation (deux cabines dans chaque salle) ; estrade pour 8 intervenants, 8 conseillers, pupitre et 2 micros baladeurs.
v) Trois salles de conférence pour les manifestations parallèles et les réunions des groupes d'ONG (Salle de réunion « Manifestations parallèles et réunions des groupe d'ONG » nos 8, 9 et 10) d'une capacité de 150 personnes assises chacune ; installation d'interprétation (deux cabines dans chaque salle) ; estrade pour 6 intervenants, 6 conseillers, pupitre et 2 micros baladeurs.
w) Deux salles de conférence pour les manifestations parallèles et les réunions des groupes d'ONG (Salle de réunion « Manifestations parallèles et réunions des groupe d'ONG » nos 11 et 12) d'une capacité de 100 personnes assises chacune ; installation d'interprétation (deux cabines dans chaque salle) ; estrade pour 6 intervenants, 6 conseillers, pupitre et 2 micros baladeurs.
x) Une salle de conférence pour les réunions avec les organisations ayant statut d'observateur (Salle de réunion « Manifestations parallèles et réunions des groupe d'ONG » n° 13) d'une capacité de 50 personnes assises ; installation d'interprétation (deux cabines) ; estrade pour 4 intervenants, 4 conseillers, pupitre et 2 micros baladeurs.
y) Espace destiné aux manifestations relevant de l'initiative « Pour une dynamique du changement », comme indiqué à l'Annexe XI.
z) Toutes les salles de conférence devront être équipées de systèmes d'éclairage et de sonorisation adéquats et d'un nombre suffisant de micros en fonction de la taille et de la capacité de la salle ; chaque salle aura la possibilité d'effectuer un enregistrement audio de la session ; un ordinateur portable (RJ45) raccordé au réseau devra être prévu pour les présentations ainsi qu'un kit de participation virtuelle (pour plus d'informations, voir l'Annexe II) ; chaque salle de réunion devra disposer d'une couverture Wi-Fi suffisante.
aa) Toutes les salles de conférence/de réunion devront être insonorisées et dotées de systèmes de ventilation, de climatisation et de chauffage adéquats, ainsi que d'une pendule. Les données spécifiques concernant ces dispositifs seront déterminées en étroite concertation avec le Secrétariat durant les missions techniques.
Les salles plénières 1 et 2 devront disposer d'un système électronique d'affichage des noms indiquant les demandes de prise de parole des délégations sur de nombreux moniteurs pour la présidence, les preneurs de note, les fonctionnaires de conférence et les techniciens. Une liste distincte des délégués demandant la parole sera générée avec les noms exacts des Parties/observateurs en langue anglaise (cette liste indiquant les 25 prochains intervenants sera visible sur des moniteurs distincts ; elle indiquera également le nombre total des délégations ayant demandé la parole ; des couleurs différentes seront utilisées pour faire la distinction entre les Parties et les observateurs ; prière de noter que le président de séance n'est pas tenu de donner la parole aux délégués dans l'ordre des demandes). Le technicien ouvrira le micro lorsque le président de séance aura annoncé le nom de l'intervenant. Le système de caméra dôme installé dans les deux salles plénières sera raccordé au système de sonorisation et programmé pour sélectionner automatiquement la place de l'intervenant en plénière. Le nom de l'intervenant ainsi que celui de la Partie ou de l'observateur seront projetés sur l'écran. Un historique des interventions, précisant quelle Partie est intervenue et à quelle heure, devra être imprimé en fin de session.
bb) Les salles plénières 1 et 2 devront disposer d'un système de voyants lumineux télécommandés indiquant la durée maximale des interventions. Des voyants lumineux ou affichages numériques, visibles du public, devront être installés sur le pupitre ou projetés sur l'écran pour indiquer la fin du temps de parole alloué ; possibilité d'un signal sonore lorsque le temps de parole est terminé.
cc) Câblage spécial pour les signaux audio et vidéo (tous les travaux et équipements nécessaires) pour que les débats en Salle plénière 1 puissent être suivis depuis la Salle plénière 2 ou la Salle de conférence G77 et Chine dans les six langues officielles des Nations Unies plus celle de l'orateur.
dd) Les salles plénières et les espaces VIP devront être décorés (plantes d'intérieur et fleurs).
SALLE 
      

    de réunion
CONFIGURATION
PLACES 
      

    aux tables
PLACES 
      

    pour 
      

    les conseillers
SIÈGES 
      

    supplémentaires
TOTAL
CABINES 
      

    d'interprétation
Plénière 1
Plénière
544
544
812
1.900
7 cabines
Plénière 2
Plénière
544
544
212
1.300
7 cabines
Salle de conférence de presse n° 1
Amphithéâtre
500
2 cabines
Salle de conférence de presse n° 2
Amphithéâtre
200
2 cabines
Salle de conférence de presse n° 3
Amphithéâtre
200
2 cabines
Salle de réunion n° 1
Salle de classe
360
240
600
Salle de réunion n° 2
Carré
80
160
350
580
Salle de réunion n° 3
Salle de classe
300
50
350
Salle de réunion n° 4
Salle de classe
300
50
350
Salle de réunion n° 5
Salle de classe
150
50
200
Salle de réunion n° 6
Salle de classe
150
50
200
Salle de réunion n° 7
Salle de classe
120
30
150
Salle de réunion n° 8
Salle de classe
120
30
150
Salle de réunion n° 9
Salle de classe
80
20
100
Salle de réunion n° 10
Salle de classe
80
20
100
Salle de réunion n° 11
Salle de classe
80
20
100
Salle de réunion n° 12
Carré
80
80
200
360
Salle de réunion n° 13
Carré
80
120
200
Salle de réunion n° 14
Carré
50
50
100
Salle de réunion n° 15
Carré
50
50
100
Salle de réunion n° 16
Carré
50
50
100
Salle de réunion n° 17
Carré
50
50
100
Salle de réunion n° 18
Salle de classe
80
0
80
Salle de réunion n° 19
Salle de classe
80
0
80
Salle de réunion n° 20
Salle de classe
80
0
80
Salle de réunion n° 21
Carré
40
40
80
Salle de réunion n° 22
Carré
40
40
80
Salle de réunion n° 23
Carré
30
30
60
Salle de réunion n° 24
Carré
30
30
60
Salle de réunion n° 25
Carré
30
30
60
Salle de réunion n° 26
Carré
30
30
60
Salle de réunion n° 27
Carré
30
30
60
Salle de réunion n° 28
Carré
30
30
60
Salle de réunion n° 29
Carré
20
20
40
Salle de réunion n° 30
Carré
20
20
40
Salle de réunion n° 31
Carré
10
10
20
Salle de réunion n° 32
Carré
10
10
20
Salle « Manifestations parallèles » n° 1
Multi
500
2 cabines
Salle « Manifestations parallèles » n° 2
Multi
300
2 cabines
Salle « Manifestations parallèles » n° 3
Multi
300
2 cabines
Salle « Manifestations parallèles » n° 4
Multi
300
2 cabines
Salle « Manifestations parallèles » n° 5
Multi
300
2 cabines
Salle « Manifestations parallèles » n° 6
Multi
200
2 cabines
Salle « Manifestations parallèles » n° 7
Multi
200
2 cabines
Salle « Manifestations parallèles » n° 8
Multi
150
2 cabines
Salle « Manifestations parallèles » n° 9
Multi
150
2 cabines
Salle « Manifestations parallèles » n° 10
Multi
150
2 cabines
Salle « Manifestations parallèles » n° 11
Multi
100
2 cabines
Salle « Manifestations parallèles » n° 12
Multi
100
2 cabines
Salle « Manifestations parallèles » n° 13
Multi
50
2 cabines
Nombre total de places assises disponibles
11.620
2. Disponibilité des salles de conférence, des bureaux et des autres espaces
Les locaux de la Conférence mentionnés à l'Annexe I seront mis à disposition selon un calendrier arrêté d'un commun accord avant le début des réunions d'avant-session. Le calendrier de montage, d'installation et de test des équipements sera arrêté en accord avec le Secrétariat.
3. Installations pour les réunions d'avant-session
L'État d'accueil mettra à disposition les installations adéquates pour les réunions d'avant-session, comme indiqué dans le tableau ci-dessous, à compter du lundi 23 novembre 2015. Les besoins et la configuration exacts seront déterminés en étroite concertation avec le Secrétariat. Le cadre des réunions d'avant-session devra être distinct du site de la COP pour éviter les perturbations dues aux opérations d'aménagement. À cet effet, une connexion Internet distincte (symétrique, au moins 34 Mo/s, haut débit (1, 2, 3), une infrastructure LAN et un service d'appui seront nécessaires pour les réunions d'avant-session. Les deux sites seront de préférence reliés par une connexion dédiée ou un VPN sécurisé.
N°
Quantité
SALLE
Configuration (taille)
Capacité
Calendrier
1
1
Salle de réunion n° 1 G77 et Chine
Salle de classe (600 m2)
500
28-29 novembre
2
1
Salle de réunion n° 2 (PMA/PEID)
Salle de classe (300 m2)
250
24-27 novembre
3
1
Salle de réunion n° 3 (Groupe Afrique)
Salle de classe (300 m2)
250
26-27 novembre
4
8
Salles de réunion nos 4 à 11 (Réunions des présidents avec les équipes de négociation)
Carré (45 m2)
30
26-29 novembre
1. Une liaison de secours devra être installée avec basculement automatique en cas d'échec de la liaison primaire.
2. 16 adresses IP publiques devront être fournies pour traduction d'adresses réseau (NAT) et service diffusion sur Internet. Les IP devront être distinctes des adresses Internet LAN.
3. Le fournisseur d'accès devra assurer le soutien technique sur site durant l'installation et l'exploitation.
3.1. Salles de conférence
a) Une salle de réunion, format salle de classe, d'une capacité de 500 personnes assises aux tables (table sur l'estrade avec 6 sièges) ; l'alimentation électrique devra être suffisante dans la salle de réunion pour une grande quantité de matériel et un grand nombre de PC et d'ordinateurs portables.
La salle de réunion n°1 devra disposer du matériel suivant : un ordinateur portable réservé à la projection, connecté à un projecteur / vidéoprojecteur (5.000 lumens ANSI) ; un écran de projection (270 × 180 cm) ; unité de contrôle micros, amplificateur et haut-parleur ; 250 micros de conférence (un micro pour deux participants) ; micros indépendants pour la présidence à la table sur l'estrade, avec fonction d'interruption et de coupure ; deux moniteurs LCD 22" placés devant l'estrade.
b) Deux salles de réunion (nos 2 et 3), format salle de classe, d'une capacité de 250 personnes assises aux tables pour chacune (table sur l'estrade avec 6 sièges) ; l'alimentation électrique devra être suffisante dans chaque salle de réunion pour une grande quantité de matériel et un grand nombre de PC et d'ordinateurs portables.
Les deux salles de réunion nos 2 et 3 devront disposer du matériel suivant : un ordinateur portable réservé à la projection, connecté à un projecteur / vidéoprojecteur (5 000 lumens ANSI) ; un écran de projection (270 × 180 cm) ; unité de contrôle micros, amplificateur et haut-parleur ; 125 micros de conférence (un micro pour deux participants) ; micros indépendants pour la présidence à la table sur l'estrade, avec fonction d'interruption et de coupure ; deux moniteurs LCD 22" placés devant l'estrade.
c) Huit salles de réunion (nos 4 à 11), configuration en carré, d'une capacité de 30 personnes assises aux tables pour chacune ; l'alimentation électrique devra être suffisante dans les salles de réunion pour une grande quantité de matériel et un grand nombre de PC et d'ordinateurs portables.
d) Toutes les salles de conférence devront être équipées d'un système d'éclairage et d'une sonorisation adéquats.
e) Toutes les salles de conférence devront être insonorisées et dotées de systèmes de ventilation et de climatisation adéquats.
f) Toutes les salles de réunion devront être réservées et disponibles avant la réunion (au plus tard lundi 23 novembre 2015) pour installation et tests. Elles devront être disponibles jusqu'au jour suivant le dernier jour de réunion au cas où la réunion prendrait du retard et se prolongerait durant la nuit ou la matinée suivantes.
3.2. Bureaux du personnel et autres espaces
a) Deux bureaux (environ 60 m2) entièrement aménagés, équipés et opérationnels, avec chacun 10 postes de travail types en îlots de 5 tables et chaises ; une imprimante photocopieuse HP multifonctions en réseau (de type équivalant à HP M 880) dans chaque bureau du personnel : imprimante multifonction en noir et blanc de vitesse moyenne, analogique ou numérique, capacité de 60 à 90 copies par minute, mode d'impression recto-verso. Des instructions en anglais devront être fournies. La machine devra être installée et configurée et une assistance technique disponible à compter du 24 novembre 2015. Les paramètres de l'imprimante devront permettre l'impression en réseau.
b) Un bureau (bureau de versement des indemnités journalières de subsistance, environ 25 m2) entièrement aménagé, équipé et opérationnel, avec chacun 3 postes de travail types, 3 tables et chaises. Il devra être situé de manière à être facilement accessible pour les participants aux réunions d'avant-session, et équipé d'un coffre-fort et d'une imprimante photocopieuse HP en réseau (de type équivalant à HP M 880) : imprimante multifonction en noir et blanc de vitesse moyenne, analogique ou numérique, capacité de 60 à 90 copies par minute, mode d'impression recto-verso. Des instructions en anglais devront être fournies. La machine devra être installée et configurée et une assistance technique disponible à compter du 24 novembre 2015. Les paramètres de l'imprimante devront permettre l'impression en réseau. Dix chaises supplémentaires à proximité du bureau pour servir d'espace d'attente.
c) Un centre informatique (pièce d'environ 200 m2 ou espace ouvert) pour accès à Internet, via 50 ordinateurs portables, avec une imprimante réseau.
3.3. Restauration et autres services
a) Les services suivants seront fournis à titre onéreux et ils devront être assurés de 8 h 00 à 22 h 00 sur le site des réunions d'avant-session : cafétéria et distributeurs automatiques (petit déjeuner, déjeuner, dîner et service traiteur) à des prix raisonnables ; service bancaire pour les participants, avec notamment DAB, encaissement des chèques et des bons ONU (indemnités journalières de subsistance), change.
b) Eau sur les tables pour les réunions G77 et Chine, PEID, PMA et Groupe Afrique (eau et verres à fournir chaque matin de réunion et réapprovisionnement durant la journée).
c) Une fontaine d'eau devra être prévue dans chaque salle de réunion, avec des gobelets en carton et des bonbonnes de recharge en quantités suffisantes.
3.4. Personnel d'appui
a) L'État d'accueil devra mettre en place une sécurité appropriée.
b) Gardes de sécurité et personnel pour contrôler les badges ; infirmières diplômées.
c) Personnel local pour les réunions d'avant-session, notamment du personnel d'appui technique en nombre suffisant pour s'occuper des ordinateurs portables, des imprimantes, des photocopieurs, de l'éclairage, etc.
4. Bureaux, y compris pour l'équipe de base, zone de services et autres espaces
a) Espaces de bureaux destinés à l'équipe de base, totalement aménagés, équipés et opérationnels, avec 20 à 25 postes de travail types tels que décrits dans le tableau ci-dessous ; un photocopieur de vitesse moyenne ; 5 lignes téléphoniques terrestres internationales ; 4 postes téléphoniques avec fonction patron/secrétaire ; un télécopieur ; une imprimante multifonctions avec fonction scanneur (raccordée au même réseau que l'équipe de base) ; un réseau informatique (LAN et Wi-Fi) avec connectivité Internet adéquate ; des ordiphones (smartphones) en nombre adéquat et des services d'assistance informatique pour le personnel seront disponibles à compter du 19 octobre 2015, trois semaines avant la remise du site de la Conférence aux Nations Unies. Si l'aménagement des bureaux du personnel et l'installation de l'équipement ne sont pas finalisés, les services informatiques décrits ci-dessus devront rester disponibles.
b) Environ 4 000 m2 d'espace avec 80 à 100 bureaux (selon la taille de la Conférence) totalement aménagés, équipés et opérationnels (y compris insonorisation des bureaux du coordinateur, des petites salles de réunion, des espaces généraux de bureaux et des salles de reprographie), destinés au personnel du Secrétariat et aux autres personnels des Nations Unies, en fonction du nombre d'agents indiqué par le Secrétaire exécutif, le Président de la Conférence et l'équipe d'appui, devront être disponibles au plus tard le 23 novembre 2015.
c) Tous les bureaux devront disposer d'un accès adéquat au Wi-Fi. Chaque poste de travail devra avoir au minimum une connexion réseau. Des connexions réseau supplémentaires devront être prévues pour les bureaux équipés de la passerelle VoIP (téléphones/dispositif de téléconférence VoiP). Une connexion réseau redondante par bureau collectif.
d) Les bureaux refléteront la structure des équipes de travail du Secrétariat (programmes, sous-programmes, équipes, par exemple) :
(i) Bureau VVIP (150 m2) pour le Secrétaire général durant la seconde semaine de la Conférence avec drapeau des Nations Unies (hauteur 170 cm) sur mât simple et double mât avec un drapeau des Nations Unies et un drapeau national dans le coin photo du Secrétaire général ; un bureau pour ses assistants, deux bureaux pour son équipe de soutien (7 postes de travail chacun) ; une salle de réunion pour 20 personnes et un salon pour 20 personnes.
(ii) Deux bureaux directoriaux (100 m2 chacun), l'un pour le Secrétaire exécutif de la CCNUCC et l'autre pour le Président de la COP ; des bureaux devront être adjacents aux bureaux directoriaux ; les bureaux du Secrétaire exécutif de la CCNUCC et du Président de la COP devront avoir des murs en béton, un drapeau national (hauteur 170 cm) sur mât et un drapeau des Nations Unies (hauteur 170 cm) sur mât.
(iii) Un bureau collectif pour la direction et gestion exécutive (EDM) de la CCNUCC et les services d'appui COP/CMP avec un bureau de coordinateur et 14 postes de travail pour les équipes d'appui.
(iv) Un bureau collectif pour le Secrétaire exécutif adjoint (ODES) et les services d'appui COP/CMP avec un bureau de coordinateur, un bureau de directeur et 29 postes de travail pour les équipes d'appui.
(v) Un bureau collectif pour l'équipe d'appui du Gouvernement français, selon les besoins de l'État d'accueil.
(vi) Deux salles de réunion pouvant accueillir 20 à 25 personnes chacune pour le Secrétaire exécutif de la CCNUCC et le Président de la COP, situées à proximité de leurs bureaux.
(vii) Un bureau collectif pour les présidents/vice-présidents de l'Organe subsidiaire pour la mise en application (SBI), de l'Organe subsidiaire de conseil scientifique et technologique (SBSTA) et de la Coordination du groupe de travail spécial (ADP) avec 4 bureaux de coordinateur et 4 postes de travail pour l'équipe d'appui.
(viii) Un bureau collectif pour la cellule de stratégie de la mise en œuvre (ISU) avec un bureau de coordinateur, un bureau de directeur et 20 postes de travail, y compris pour l'équipe d'appui ADP.
(ix) Un bureau collectif pour les Affaires juridiques avec un bureau de coordinateur, un bureau de directeur et 18 postes de travail pour l'équipe d'appui.
(x) Un bureau collectif pour le Mécanisme de développement durable (MDD) avec un bureau de coordinateur, 3 bureaux de directeur et 22 postes de travail.
(xi) Un bureau collectif pour l'organe chargé de l'Adaptation avec un bureau de coordinateur, un bureau de directeur et 23 postes de travail pour l'équipe d'appui.
(xii) Un bureau collectif pour le programme Finance, Technologie et Renforcement des capacités (FTC) avec un bureau de coordinateur, un bureau de directeur et 42 postes de travail pour l'équipe d'appui, y compris l'équipe d'appui SBSTA.
(xiii) Un bureau collectif pour le Programme d'atténuation, de données et d'analyse (MDA) avec un bureau de coordinateur, 2 bureaux de directeur et 52 postes de travail pour l'équipe d'appui, y compris l'équipe d'appui SBI.
(xiv) Un bureau collectif pour les services administratifs (AS) avec un bureau de coordinateur et 10 postes de travail pour l'équipe d'appui.
(xv) Un bureau collectif pour le Service des communications et de la sensibilisation (CO) avec un bureau de coordinateur, 2 bureaux de directeur et environ 33 postes de travail pour les équipes de communication stratégiques et de gestion des connaissances.
(xvi) Un bureau collectif pour le Service de l'informatique et des communications (ITS) avec un bureau de coordinateur, un bureau de directeur et 19 postes de travail pour l'équipe d'appui.
(xvii) Un bureau en espace ouvert avec 20 postes de travail pour l'équipe de compte rendu du Bulletin des Négociations de la Terre (ENB).
(xviii) Un bureau collectif pour le Service des affaires de la Conférence (CAS) avec 3 bureaux de coordinateur, un bureau de directeur et environ 30 postes de travail pour l'équipe d'appui, et une petite salle de réunion pour le personnel.
(xix) Un bureau collectif pour la Cellule de documentation avec 14 postes de travail.
(xx) Un bureau collectif pour le Bureau de liaison avec les organisations ayant statut d'observateur avec 16 postes de travail, table(s) visiteurs et 12 sièges visiteurs.
(xxi) Un bureau collectif pour l'équipe de révision avec 12 postes de travail.
(xxii) Un bureau collectif pour l'équipe de dactylographie avec 12 postes de travail.
(xxiii) Un nombre adéquat de salles d'impression/de reprographie avec l'équipement pour les équipes dans les espaces « personnel » ; (besoins précisés en Annexe II).
(xxiv) Quatre salles de réunion pour 30 personnes environ (en carré : 15 places aux tables et 15 sièges supplémentaires) dans la zone des bureaux réservés au personnel.
(xxv) Bureaux et postes de travail dans les zones de services, comme indiqué aux alinéas a à t de la section suivante (équipement de bureau).
(xxvi) Bureaux pour la sécurité : deux bureaux de coordinateur pour le Directeur de la Division des services de sûreté et de sécurité du Siège (DHSSS) et le Coordinateur de la sécurité des manifestations, un bureau de directeur pour le Coordinateur adjoint de la sécurité des manifestations, un bureau avec 2 postes de travail pour leurs assistants, un bureau avec 6 postes de travail pour les services de sécurité du pays hôte, un bureau avec 5 postes de travail pour le Bureau de coordination VIP, un bureau avec 6 postes de travail communiquant avec un autre bureau avec 4 postes de travail derrière la réception/accueil (comptoir « objets trouvés »).
(xxvii) La réception/accueil (comptoir « objets trouvés », longueur 4 m) devra disposer d'un vaste espace de stockage sous clef des objets trouvés et communiquer par une porte fermant à clef avec le Centre de contrôle de la sécurité (30 m2, 4 postes de travail dont un comprenant la tête de réseau du réseau de télévision en circuit fermé).
(xxviii) Une salle de stockage des armes, murs en béton, devra être située à proximité du Centre de contrôle de la sécurité et suffisamment vaste pour permettre aux agents de sécurité de charger ou décharger des armes grâce à un système de « piège à balles » sécurisé, et pour stocker tous les autres équipements (radios et chargeurs radio à alvéoles multiples, torches, mégaphones, etc.).
(xxix) Un vestiaire fermé pouvant renfermer 100 demi-casiers, communiquant avec un salon pour les agents de sécurité en repos, avec 4 postes de travail.
(xxx) Une petite salle (environ 30 personnes) pour les réunions quotidiennes de la sécurité.
(xxxi) Deux zones de contrôle de sécurité (2.000 m2) avec un espace suffisant pour les files d'attente et les dispositifs et équipements de sécurité.
(xxxii) Un vestiaire (100 m2).
e) Le calendrier de montage et d'aménagement sera arrêté en étroite concertation avec le Secrétariat après la première mission technique de manière à ce que les locaux, ainsi que l'ensemble des équipements et services, soient disponibles en temps utile.
f) La configuration détaillée des bureaux, espaces de réunion et zones de services, ainsi que la répartition des équipements et mobiliers, seront arrêtées en étroite concertation avec le Secrétariat.
g) Les bureaux seront équipés de manière à refléter le rang/le grade aux Nations Unies de leurs occupants, comme indiqué dans le tableau ci-dessous.
h) Tous les bureaux seront équipés de postes de travail en fonction du nombre de membres du personnel qui les occuperont et comprendront chacun au moins deux sièges visiteurs. Tous les postes de travail seront équipés d'un bureau muni de tiroirs fermant à clef et d'une chaise de bureau adéquate, ainsi que d'une lampe de bureau, d'une corbeille à papier, de rallonges pourvues de 4 prises européennes, et bénéficieront d'une alimentation électrique suffisante pour l'ensemble des équipements électriques. Chaque poste de travail devra disposer d'une connexion réseau. Au moins 1 connexion réseau redondante par bureau (collectif). Des porte-manteaux seront fournis si nécessaire. Un meuble de rangement fermant à clef, avec une étagère, sera fourni pour chaque bureau destiné à une personne de haut rang, et un pour deux agents dans les bureaux collectifs. L'État d'accueil fournira 4 déchiqueteuses.
i) Dans tous les bâtiments préfabriqués, une attention particulière devra être portée à l'éclairage, à la climatisation, au chauffage et à une insonorisation adéquate. Les données spécifiques concernant ces opérations seront déterminées en étroite concertation avec le Secrétariat durant les missions techniques.
Equipement des bureaux
Les bureaux seront équipés de manière à refléter le rang/le grade aux Nations Unies de leurs occupants, comme indiqué dans le tableau ci-dessous :
SECRÉTAIRE 
      

    exécutif 
      

    et président 
      

    de la cop
COORDINATEUR/ 
      

    président de séance
DIRECTEUR
POSTE 
      

    de travail type
G77 et chine
ONG 
      

    et OIG
FONCTIONNAIRES des nations unies
Bureau individuel
Oui
Oui
Oui
Oui
Oui
Oui
Salon (canapé, fauteuils, table)
1
Table de réunion
1
1
1
1
1
Siège de visiteur
10
6
2
6
2
6
Siège de directeur
1
Chaise de secrétaire
1
1
1
2
4
1
Bureau directorial
1
Bureau ordinaire
1
1
1
2
4
1
Meuble de directeur
1
Meuble de rangement bas
1
1
1 pour 2 postes de travail
1
1
1
Lampe à pied avec variateur
1
1
1
Porte-manteaux
1
1
1
1 pour 3 postes de travail
1
Téléphone international
1
1
Téléphone local/interne
1 (VoIP) 4()
1 (VoIP)
1 (VoIP)
1 (VoIP)
1
1
Téléphone portable
1
1
1
1
Téléphone avec fonction patron/ secrétaire, ligne internationale
1
PC
2
2 ou 4
Rallonges (4 prises européennes par rallonge)
2
2
2
1
2
4
2
Bureau insonorisé
Oui
Oui
Oui
Oui
4 Le Secrétariat utilise une solution de téléphonie Swyx VoIP reliant le siège des Nations Unies au Centre de conférence, ce qui permet aux personnels des deux sites de rester connectés et de conserver leurs numéros de bureau et de poste téléphonique. Le personnel qui se trouvera sur le site de la Conférence devra être équipé des combinés, logiciels et licences nécessaires pour utiliser ce service.
a) Centre d'exploitation du réseau informatique (NOC) : prévoir un espace adéquat (environ 20 × 20 m) avec contrôle d'accès sécurisé à proximité immédiate de la salle des serveurs primaires ou communiquant avec celle-ci, et configuré pour accueillir au minimum 20 postes de travail, 12 moniteurs LCD et un espace de réunion avec un tableau blanc.
b) Un espace supplémentaire de taille adéquate (environ 15 × 15 m) pour le personnel informatique de permanence devra être prévu, de préférence à proximité immédiate du NOC.
c) Une salle de stockage/atelier (pour les fournisseurs externes) de taille adéquate (à confirmer) pour réparer et entreposer les équipements fournis, de préférence à proximité immédiate du NOC.
d) Un centre de diffusion sur Internet (100 m2) avec 14 postes de travail adjacents, 14 tables et chaises, une salle des serveurs bien ventilée et un espace de stockage d'équipements.
e) Deux centres de données (au moins 45 m2 chacun) dont les spécifications techniques sont précisées en Annexe II ; les deux salles des serveurs devront être aisément accessibles depuis la zone de conférence.
f) Espace de stockage informatique (50 m2) pour les pièces de rechange et casiers de la CCNUCC, à proximité immédiate de la salle des serveurs primaires et du centre d'exploitation du réseau informatique (NOC) ; devra être sécurisé.
g) Espace de stockage informatique (20 m2) à proximité immédiate de la zone d'enregistrement.
h) Centres informatiques : prévoir un ou plusieurs espaces adéquats pour accueillir environ 280 tables et 510 chaises, accès Internet via ordinateurs portables (la taille et le nombre exacts des centres informatiques dépendent de la configuration des installations et du nombre de participants, y compris les blogueurs, comme indiqué à l'Annexe II, mais un espace minimum de 300 m2 par centre est demandé) ; chaque centre informatique disposera d'au moins un poste de travail dédié pour l'assistance informatique et sera aisément identifiable.
i) Salon des interprètes (60 m2) : espace salon (canapé, fauteuils, tables et chaises) pour 20 personnes et espace de bureaux adjacent, avec un bureau de directeur et 3 postes de travail types.
j) Espace reprographie (environ 250 m2) climatisé pour garantir un faible taux d'humidité : tables, chaises, étagères, espace de stockage du papier, 6 photocopieurs pour utilisation intensive, une grande table de tri, 10 chaises et 3 lampes de bureau.
k) Espace de distribution des documents : il devra être aménagé en un lieu facilement accessible et comprendre un comptoir (longueur : 6 m), 100 mètres linéaires d'étagères, 3 postes de travail types, des tables permettant de trier les documents et des chaises.
l) Hall d'enregistrement des participants et de la presse, avec toilettes (1400 à 1600 m2, non compris les bureaux d'enregistrement) avec espace suffisant pour les files d'attente à l'extérieur ; comptoir droit avec murs photos bleus (code Hex #5B92E5) et éclairage suffisant pour prendre sur place des photos des participants de qualité optimale qui seront enregistrées dans la base de données, à proximité de l'entrée du Centre de conférence (longueur : 40 à 45 m, pouvant recevoir des imprimantes de dimensions 50 × 50 × 50 cm et permettant à 34 agents de travailler simultanément) ; salle de stockage (15 m2) bien ventilée et fermant à clef située à côté du bureau d'enregistrement ; espace et outils suffisants pour gérer de longues files d'attente, dispositifs de sécurité ; bureau (environ 150 m2) avec environ 20 postes de travail dont un pour l'officier de coordination de la sécurité (DSS) ; 34 kits scanneurs de sécurité (5), (6).
m) Bureau d'information et de répartition des salles de réunion (environ 30 m2) : comptoir (longueur : 10 m) permettant à 8 agents de travailler simultanément et 300 casiers pour les délégations, situés dans la zone de services à proximité de l'entrée principale, bureau insonorisé (environ 170 m2) avec 22 postes de travail.
n) Espace médias et télédiffusion (5 000 m2 au total) et bureaux pour l'équipe de presse, comme indiqué à l'Annexe III, situés dans une zone distincte des salles plénières et de la principale zone de bureaux pour le personnel, et à proximité des salles de conférence de presse ; parking extérieur adjacent pour au moins 40 cars satellite et au moins 20 positions de commentateur en extérieur.
o) 18 bureaux de coordinateurs (20 m2 chacun) pour les hauts fonctionnaires des Nations Unies et les VIP, situés à un emplacement distinct des bureaux de la CCNUCC, ainsi qu'un bureau collectif avec 10 postes de travail pour les équipes d'appui des hauts responsables des Nations Unies.
p) Quatre bureaux pour les groupes régionaux avec 3 postes de travail et une salle de réunion adjacente pour 20 personnes pour le G77 et la Chine, 2 postes de travail et une petite table de réunion pour le Groupe Afrique, les PEID et les PMA.
q) Espace d'exposition (environ 4 000 m2) avec suffisamment d'espace pour 200 exposants ; chaque stand (2 m × 2 m) sera équipé d'un comptoir (1,5 m × 0,5 m × 1 m) et d'une toile de fond de 2 m de hauteur portant le nom de l'exposant, après validation par la CCNUCC, d'un moniteur (écran tactile de préférence) et d'éclairage ; chaque stand sera équipé de rallonges avec 4 prises européennes et d'une alimentation électrique suffisante pour l'ensemble des équipements électriques ; des solutions informatiques devront permettre des expositions virtuelles ;
r) En outre, 20 panneaux d'affichage sont nécessaires dans la zone d'exposition ; 4 étagères et une signalétique visible comportant à la fois le logo de la Conférence et celui de la CCNUCC seront placées au comptoir des publications sur le changement climatique (2 m × 2 m chacun).
s) Bureaux pour les groupes d'ONG : deux bureaux avec 4 postes de travail et 8 bureaux avec 3 postes de travail (dont un pour l'organisation d'encadrement).
t) Deux centres d'affaires (environ 50 m2 chacun) avec téléphones, télécopieurs, modems et photocopieurs payants ; location de téléphones, mobilier et autres équipements techniques destinés aux délégués, aux ONG et à la presse.
u) Environ 500 m2 d'espace de stockage pour les expéditions et envois, avec accès extérieur pour livraisons par voiture ou camion à proximité de la zone d'exposition, disponible 3 semaines avant le début et une semaine après la clôture de la Conférence, équipé d'un poste de travail (même espace qu'à l'article 3 paragraphe 9).
v) Quatre salles de relaxation (20 m2 chacune) : salon dans une zone calme équipé de chaises confortables et de deux lits à une place.
w) Deux salles de méditation / de prière (20 m2 chacune) avec tapis de prière, dans des zones calmes et accessibles, adjacentes à des toilettes.
x) Studio « Changement climatique » (4 m × 2 m × 0,5 m) : 15 sièges spectateurs devant le podium (si la réglementation incendie le permet), un fond de scène (3 m × 2 m) avec logo(s) et éclairage suffisant pour couverture télévisuelle de qualité ; système audio, deux micros baladeurs, un écran LCD, trois chaises ordinaires, signalétique « Studio « Changement climatique » de la CCNUCC », bureau fermant à clef pour l'équipe de tournage : 3 postes de travail et 3 connexions Internet filaires, espace de stockage pour le matériel de tournage.
y) Salon VIP pour regrouper les VIP et invités d'honneur avant la cérémonie d'ouverture et lors des manifestations VIP, adjacent à la salle plénière I et à la zone de sécurité, ou à proximité immédiate ; dont 6 salles pour rencontres bilatérales.
z) Un bureau de versement des indemnités journalières de subsistance (30 m2) équipé d'un coffre-fort, de 4 postes de travail types et d'un espace d'attente pour une dizaine de personnes.
aa) Un espace équipé de matériel de projection / visionnage d'images et de clips vidéos sans son (pour permettre au public d'assister aux activités des observateurs).
(5) La description et les spécifications techniques du kit scanneur de sécurité figurent en Annexe II point 4 : Technologies de l'information et de la communication.
(6) Le nombre précis des kits scanneurs de sécurité (ordinateur portable et scanneur de codes-barres) sera fonction de la configuration finale du Centre de conférence et du nombre de points d'entrée et de sortie ; il sera déterminé en concertation avec le Chef de la Sécurité de l'ONU.