ANNEXE X
RÉUNION D'AVANT -SESSION DU SECRÉTARIAT : EXIGENCES POUR LE FORUM DES AUTORITÉS NATIONALES DÉSIGNÉES (DNA FORUM)
Prise en charge par le Secrétariat
1. Salles de conférence
a) Une salle de réunion (salle de réunion n° 1) de format plénière/salle de classe, capacité de 150 personnes aux tables (avec une estrade de 8 places, 40 cm minimum), équipée d'un système de sonorisation et de projection pour le son et la vidéo. Prévoir un espace pour des tables supplémentaires pour la documentation sur le côté ou au fond de la salle, deux projecteurs/vidéoprojecteurs (4.000 lumens ANSI minimum) avec entrée et sortie, deux écrans de projection (3 × 2 m minimum), un ordinateur portable/PC pour les projections doté des logiciels Microsoft en anglais et connecté à Internet par câble. Micros de table (un micro pour deux participants) ; deux micros baladeurs. Deux moniteurs LCD de 42 pouces face à l'estrade. Alimentation électrique et nombre de prises suffisants pour une grande quantité de matériel et un grand nombre de PC. Trois cabines d'interprétation (deux interprètes par cabine) pour l'anglais, l'espagnol et le français. 150 écouteurs et système de rayonnement infrarouge. Au moins un tableau à feuilles mobiles. Quatre télécommandes pour les présentations (y compris dans les salles de réunion parallèle).
b) Deux salles de réunion parallèles (salles de réunion nos 2 et 3), disposition des tables en U/en carré, capacité de 40 personnes aux tables, équipées de systèmes de sonorisation et de projection pour le son et la vidéo. Un projecteur/vidéoprojecteur (3.000 lumens ANSI minimum) avec une entrée et une sortie dans chaque salle. Un écran de projection (180 × 210 cm minimum). Un portable/PC pour les projections doté des logiciels Microsoft en anglais et connecté à Internet par câble. Accès Internet par Wi-Fi (pour les spécifications détaillées, voir la section « matériel informatique » ci-dessous). Prises électriques en nombre suffisant.
c) Une salle de réunion (salle de réunion n° 4, salle de réunion parallèle), disposition des tables en U/en carré, capacité de 50 personnes aux tables, équipée d'un système de sonorisation et de projection pour le son et la vidéo. Un projecteur/vidéoprojecteur (3.000 lumens ANSI minimum), un écran de projection (180 × 210 cm minimum), un ordinateur portable/PC pour les projections doté des logiciels Microsoft en anglais et connecté à Internet par câble. Micros de table (un micro pour deux participants). 50 écouteurs. Deux cabines d'interprétation (anglais et espagnol, cabines doubles). Accès Internet par Wi-Fi (voir les spécifications détaillées dans la section « matériel informatique » ci-dessous). Prises électriques en nombre suffisant. Alimentation électrique suffisante pour une grande quantité de matériel et un grand nombre de PC. Haut-parleurs en nombre suffisant pour suivre la réunion.
d) Toutes les salles de conférences devront être insonorisées et dotées de systèmes de ventilation et de climatisation adéquats.
2. Disponibilité des salles de réunion, des bureaux et des autres espaces
a) Les salles mentionnées devront être disponibles avant le début des réunions (27 novembre). Le démontage aura lieu un jour après le dernier jour de réunion (le lundi). Le calendrier de montage, d'installation et de test des équipements sera arrêté en accord avec le Secrétariat.
3. Bureaux et autres espaces
a) Un bureau pour l'équipe de base, entièrement aménagé, équipé et opérationnel avec 6 postes de travail standard, la veille de la réunion (le 27 novembre 2015).
b) Une imprimante photocopieuse HP multifonction en réseau (de type équivalant à HP M 880) : impression en noir et blanc/couleurs de vitesse moyenne, analogique ou numérique, capacité de 60 à 90 copies par minute, mode d'impression recto-verso. Elle devra disposer d'une fonction tri et agrafeuse, de suffisamment d'agrafes et de toner pour les deux jours. Possibilité d'imprimer sur papier A4 et A3. Les instructions devront être disponibles en anglais. La possibilité de scanner un document à destination du réseau devra être proposée. L'appareil sera installé et configuré et une assistance technique disponible si nécessaire. Les paramètres de l'imprimante devront permettre l'impression en réseau. 
c) Un nombre suffisant de prises électriques sur les tables pour y connecter le matériel technique dans la salle de réunion principale, dans les salles de réunion parallèle et dans le bureau pour les ordinateurs portables, les PC et les imprimantes.
d) Tous les postes de travail devront comporter des bureaux de travail et des chaises de bureau adaptées, des lampes de bureau, des corbeilles à papier, une alimentation électrique et des adaptateurs suffisants pour l'ensemble du matériel électrique.
e) Un centre informatique pour accès Internet, via 10 PC ou portables, avec une imprimante réseau noir et blanc ; PC standard avec moniteurs dotés du système d'exploitation Windows en anglais, du pack MS Office standard, d'Acrobat Reader et de WinZip.
f) Un espace d'enregistrement pour les participants : tables et chaises en nombre suffisant pour le personnel chargé de l'enregistrement (4 agents minimum), à proximité de l'entrée. Table pour les programmes, les chevalets nominatifs et autre documentation et panneau d'affichage pour les informations à diffuser à proximité immédiate. Deux photocopieurs noir et blanc à vitesse moyenne. Prises électriques en nombre suffisant.
g) Un bureau pour les interprètes avec accès Internet, deux ordinateurs portables et une imprimante noir et blanc.
h) Un espace pour le versement des indemnités journalières de subsistance avec deux postes de travail et deux photocopieurs si cet espace n'est pas situé à proximité de l'espace d'enregistrement.
4. Photocopieurs et impression
a) Pour le bureau : une imprimante photocopieuse HP multifonction en réseau (de type équivalant à HP M 880) : vitesse moyenne, noir et blanc/couleurs, analogique ou numérique, capacité de 60 à 90 copies par minute, mode d'impression recto-verso. Elle devra disposer d'une fonction tri et agrafeuse, de suffisamment d'agrafes et de toner pour les deux jours. Possibilité d'imprimer sur papier A4 et A3. Les instructions devront être disponibles en anglais. La possibilité de scanner un document à destination du réseau devra être proposée. L'appareil sera installé et configuré et une assistance technique disponible si nécessaire. Les paramètres de l'imprimante devront permettre l'impression en réseau.
b) Deux photocopieurs à vitesse moyenne (avec fonction scan) : un photocopieur permettant l'impression en couleurs à installer à proximité de l'espace destiné à l'enregistrement/au versement des indemnités journalières de subsistance ; instructions en anglais et assistance technique en anglais disponible sur place.
5. Matériel informatique/exigences
Services internet
Ligne internet synchronisée 34 Mo/s pour le personnel et les participants, configurée pour une commutation automatique avec la diffusion par Internet 10 Mo/s.
Ligne et matériel avec terminal situé dans la salle des serveurs. Si l'espace le permet, possibilité d'utiliser la salle des serveurs de l'hôtel.
1 lot
Ligne indépendante 10 Mo/s pour la diffusion par Internet avec ligne redondante/de secours. Terminal au bureau de diffusion par Internet.
1 lot
Adresses IP en nombre suffisant pour encodage diffusion par Internet, NAT 1 × /28 adresse IP publique de sous-réseau pour internet
1 lot
Les deux lignes internet seront fournies avec toute la configuration et les éléments actifs requis : routeurs et interrupteurs. Fournir un interrupteur et routeur réseau pour la ligne internet.
1 lot
Salle des serveurs
- Un espace adéquat pour les serveurs, fermant à clef, suffisamment ventilé ou climatisé. Si l'environnement s'y prête, possibilité d'utiliser la salle des serveurs de l'hôtel.
- Alimentation de 16Amp 220v/50Hz.
- 2 × 16Amp 220v/50Hz avec SchuKo européenne CEE 7/4.
1 lot
Matériel réseau LAN et Wi-Fi
- Prévoir tout le matériel réseau nécessaire, notamment des commutateurs LAN.
- Fournir un service Wi-Fi adapté en installant un nombre suffisant de points d'accès.
- Fournir tout le câblage, l'alimentation électrique et autre matériel nécessaires à la connexion.
- Le réseau doit garantir une connexion Ethernet rapide pour chaque équipement IP branché au réseau.
- Une structure Cisco maniable serait souhaitable.
1 lot
PC
- Prévoir, pour tout le matériel fourni, des logiciels et des licences en anglais, notamment pour Windows 7, Office 2010, le logiciel antivirus (ou équivalent) et les licences de logiciels standard pour tout autre matériel fourni
- Centre informatique
3
- Ordinateurs portables pour les présentations dans les salles de réunion
3
Connexions internet
- Centre informatique
4
- Bureaux pour le personnel (une connexion par poste de travail)
25
- Salle des serveurs
- Salle de réunion
3
- Diffusion par Internet
3
Imprimantes multifonction / imprimantes standard
- Imprimante multifonction pour le bureau destiné au personnel
1
- Imprimante en réseau pour le centre informatique
1
Assistance
- Prévoir suffisamment de ressources humaines pour fournir :
- une assistance pendant l'installation et toute la durée de l'atelier ;
- une expertise réseau pour toute la gestion du service réseau y compris la Wi-Fi.
6. En-cas et rafraîchissements
a) Trois pauses par jour : café, thé, eau et biscuits/fruits pour 150 personnes ; détails à préciser selon le menu.
b) Eau pour l'estrade dans toutes les salles de réunion, le salon des interprètes, les cabines d'interprétation et à la pause café (eau et verres à fournir chaque matin de la réunion et réapprovisionnement pendant la journée). Autrement, prévoir deux distributeurs d'eau avec des bonbonnes d'eau dans la salle de réunion principale.
7. Personnel d'appui
a) Deux agents sur place parlant anglais avec une connaissance du matériel bureautique et des programmes Windows de base. Personnel d'appui à l'espace d'enregistrement disponible un jour avant le début de la réunion et, par roulement, pendant toute la durée de ses travaux.
b) Un agent de sécurité du 28 au 29 novembre 2015 de 8 h 00 jusqu'à la fin des travaux.