1. Sans préjudice de l'article 158, paragraphe 1, troisième alinéa, des règles d'application, la Commission désigne un comité d'évaluation en vue d'évaluer les demandes de participation ou les offres au sens de l'article 111, paragraphe 5, du règlement financier.
2. Nonobstant le paragraphe 1, la Commission peut désigner deux comités d'évaluation distincts :
a) un comité pour la sélection des demandes de participation ou des offres sur la base des critères d'exclusion et de sélection, d'une part, et
b) un comité pour l'évaluation des offres sur la base des critères d'attribution, d'autre part.
Article 9
Composition et procédure de désignation
1. Le ou les comités d'évaluation sont composés de :
a) trois personnes, au maximum, désignées par la Commission conformément à l'article 158, paragraphe 2, premier alinéa, des règles d'application, y compris lorsque la Commission n'est pas concernée par la demande de participation ou l'offre ;
b) cinq personnes, au maximum, parmi celles présentées par les parties contractantes participantes autres que la Commission conformément à la procédure établie au paragraphe 2. Ces personnes ne sont pas les mêmes que celles désignées par la Commission.
Une même personne peut être membre des deux comités d'évaluation visés à l'article 8, paragraphe 2.
Le comité d'évaluation est présidé par un membre du personnel de la Commission qui est membre du comité en question.
2. A la demande de la Commission, chaque partie contractante participante présente au CDPPMS un candidat appelé à siéger dans un comité d'évaluation, en transmettant au président un formulaire de candidature pro forma complété et assorti de renseignements sur l'identité, les diplômes, les qualifications et l'expérience professionnelles dudit candidat. Le formulaire de candidature pro forma est adopté par la Commission, après approbation du CDPPMS conformément à la procédure établie à l'article 7.
Un candidat ne peut être présenté que par une seule partie contractante. Chaque candidature peut être soutenue par d'autres parties contractantes participantes.
La Commission peut refuser la désignation d'une candidature présentée à un poste de membre d'un comité d'évaluation si elle est fondée à estimer que le candidat se trouve en situation de conflit d'intérêts au sens de l'article 57 du règlement financier. Dans ce cas, la ou les parties contractantes concernées présentent un autre candidat.
3. La Commission soumet une liste de membres sélectionnés parmi les candidats présentés par les parties contractantes participantes à l'approbation du CDPPMS.
Lorsqu'il y a :
a) au maximum cinq parties contractantes participantes autres que la Commission, cette dernière propose tous les candidats présentés ;
b) au moins six parties contractantes participantes autres que la Commission, cette dernière propose une liste de présélection de cinq candidats.
Le CDPPMS évalue l'aptitude des membres proposés. Dans les quatorze jours de la date d'envoi de la proposition de la Commission, tout membre du CDPPMS peut demander que la Commission :
a) fasse passer un entretien à l'un des candidats présentés ;
b) obtienne des informations complémentaires des candidats présentés ou de la ou des parties contractantes présentant un candidat ;
c) sollicite la communication de l'identité, des diplômes, des qualifications et de l'expérience professionnelles d'autres candidats, présentés conformément au paragraphe 2.
La Commission désigne les membres d'un comité d'évaluation visé au paragraphe 1, point b), après l'approbation du CDPPMS, conformément à l'article 7.
4. Les membres d'un comité d'évaluation ne prennent pas part aux travaux du comité tant qu'ils n'ont pas signé la déclaration d'absence de conflit d'intérêts et de protection de la confidentialité (la « déclaration ») visée à l'article 37, paragraphe 5, premier alinéa, vis-à-vis de la partie contractante qui les a présentés ou désignés, ou de leur employeur.
Sans préjudice du troisième alinéa, lorsqu'un membre d'un comité d'évaluation n'est pas salarié d'une partie contractante, la partie contractante convient par contrat avec l'employeur concerné des modalités garantissant que ce dernier assume l'entière responsabilité de tout manquement à la déclaration vis-à-vis de la partie contractante concernée.
Les parties contractantes sont mutuellement responsables du respect du présent paragraphe et remédient à tout préjudice causé en cas de manquement à la déclaration par un membre d'un comité d'évaluation présenté ou désigné par la partie contractante concernée,
5. La Commission dresse une liste des membres du comité d'évaluation. Elle conserve également des copies certifiées conformes de la déclaration signée.
6. Les membres du ou des comités d'évaluation présentés par les parties contractantes participantes sont nommés ad personam. Dans l'exercice de leurs fonctions, ils ne peuvent solliciter ni accepter des instructions d'institutions, d'organismes, de bureaux ou d'agences de l'Union, d'un quelconque gouvernement d'une partie contractante ou de tout autre organisme. Les parties contractantes s'engagent à respecter ce principe et à ne pas chercher à influencer les membres du ou des comités d'évaluation dans l'exercice de leur mission.
Les membres du ou des comités d'évaluation ne prennent part à aucune discussion, à aucune recherche de commun accord ni à aucun vote ayant lieu lors d'une réunion du CDPPMS, reposant sur un procès-verbal visé à l'article 10, paragraphe 3, auquel ils ont contribué.
7. Les membres d'un comité d'évaluation démissionnent s'ils ne sont pas en mesure de respecter la déclaration ou s'ils ne sont pas en mesure d'exercer leurs fonctions pour toute autre raison, moyennant un préavis de sept jours adressé au président du CDPPMS.
8. Tout membre d'un CDPPMS peut demander qu'un membre d'un comité d'évaluation soit révoqué pour manquement à la déclaration ou incapacité d'exercer ses fonctions pour toute autre raison. Une telle demande nécessite l'approbation du CDPPMS conformément à l'article 7.
9. A la suite de la démission ou de la révocation d'un membre d'un comité d'évaluation présenté par une partie contractante participante, cette dernière présente un nouveau membre conformément à la procédure établie aux paragraphes 2 et 3. A la suite de la démission ou de la révocation d'un membre d'un comité d'évaluation présenté par la Commission, cette dernière désigne un nouveau membre.
Article 10
Procédure
1. La Commission soumet une proposition précisant les modalités d'application de l'article 158, paragraphe 1, des règles d'application, qui prévoit que le comité d'évaluation évalue et classe les offres sur la base des seuls critères d'attribution et que les critères d'exclusion et de sélection sont évalués par d'autres moyens appropriés, garantissant l'absence de conflit d'intérêts. Cette proposition est soumise à l'approbation du CDPPMS conformément à l'article 7.
2. Les offres sont évaluées de manière non discriminatoire. Sans préjudice du paragraphe 1, l'évaluation repose sur les critères d'exclusion, de sélection et d'attribution définis dans le cahier des charges (spécifications techniques) visé à l'article 16, paragraphe 2, point b), ou sur les exigences exposées dans tout document descriptif en cas de dialogue compétitif.
3. Les comités d'évaluation conservent un procès-verbal de leur évaluation conformément à l'article 159, paragraphes 1 et 2, des règles d'application, qui est établi d'un commun accord.
Lorsque l'évaluation est conduite par deux comités d'évaluation comme prévu à l'article 8, paragraphe 2, le procès-verbal de l'évaluation basée sur les critères d'exclusion et de sélection peut être établi séparément du procès-verbal de l'évaluation basée sur les critères d'attribution.