C. - Dispositions budgétaires et financières
    53-1 En application de la loi de finances du 13 novembre 1936
    (art. 6), les frais de reliure des registres de l'état civil des années postérieures à 1936 ainsi que les frais de réparation des registres sont supportés par l'Etat. La gestion des crédits correspondants est déconcentrée au niveau des préfectures.
    Les indemnités ou vacations versées à des agents de l'Etat ou des collectivités locales ne peuvent toutefois donner lieu à remboursement, les crédits concernés du budget du ministère de la justice étant ouverts sur un chapitre de matériel.
    53-2 Les demandes de crédits sont établies annuellement compte tenu des besoins exprimés par les dépositaires des registres. Elles sont envoyées aux préfets pour ce qui concerne les registres des mairies et aux procureurs généraux pour ce qui concerne les registres des secrétariats-greffes.
    Les demandes se rapportant aux prévisions de dépenses d'une année doivent être adressées avant le 31 décembre de l'année précédente au ministère de la justice (sous le seul timbre de la direction de l'administration générale et de l'équipement). Elles devront distinguer, conformément au modèle diffusé par le ministère, les besoins d'approvisionnement en papier (secteur privé exclusivement), confection, reliure et réparation des registres.
    53-3 Les ordonnateurs ayant compétence pour l'engagement des crédits, à savoir le ministre de la justice et les préfets, font connaître aux services intéressés des préfectures et aux parquets généraux le montant des dotations dont ils peuvent disposer au cours de la gestion. Les services préfectoraux en assurent la répartition entre les communes.
    La priorité doit être donnée à la confection et à la mise en place des registres plutôt qu'aux travaux de reliure ou de réparation, lesquels seront étalés sur plusieurs années en cas d'insuffisance des crédits. Si nécessaire, un programme couvrant plusieurs années peut être établi.
    53-4 Toute fourniture, qu'il s'agisse d'approvisionnement en papier, de travaux de reliure ou de réparation, doit faire l'objet d'un bon de commande accompagné de plusieurs devis ; avant transmission au fournisseur, ce bon est obligatoirement visé par le préfet ou le procureur général suivant le cas ; ceux-ci vérifient qu'ils disposent des crédits nécessaires et que les prescriptions générales d'ordre technique et administratif ont été correctement observées.
    54 Les mémoires des relieurs sont établis en trois exemplaires. Ils indiquent la référence du bon de commande, le nom de la commune ou du tribunal concerné et précisent la date à laquelle les travaux ont été effectués. Ils mentionnent le nombre de registres reliés ou réparés, les années sur lesquelles ils portent, leurs formats et toutes précisions utiles sur les caractéristiques techniques des fournitures et prestations. Le dépositaire des registres appose sur le mémoire la certification du service fait.
    Un exemplaire des mémoires est conservé par le dépositaire des registres. Les deux autres sont adressés au préfet pour les registres des mairies ou au procureur général pour ceux des secrétariats-greffes. Les services des préfectures et parquets généraux vérifient que la facturation est bien conforme au devis joint au bon de commande et apposent leur visa avant transmission à l'ordonnateur pour mandatement.
    55 Les mémoires de travaux effectués pour les besoins des communes ayant fait l'objet de bons de commande dûment visés dans les conditions prévues au no 53-4 ci-dessus peuvent être réglés directement par les soins des receveurs municipaux ; ceux-ci les adressent pour remboursement au préfet, en indiquant le numéro et la date du mandat émis au profit du fournisseur sur la caisse du receveur municipal.
    56 Les préfets qui ont avisé en temps utile les services gestionnaires et les parquets généraux du montant des dotations mises à leur disposition dans les conditions prévues au numéro 53-3, sont chargés du mandatement des dépenses correspondantes.
    Les mémoires des fournisseurs, qu'il s'agisse de règlements directs à ces derniers ou de remboursements aux communes, leur sont adressés le plus tôt possible et doivent leur parvenir au plus tard pour le 15 novembre de l'année de gestion en cours.
    Sous-section 4
    Tables des registres
    57 En vue de faciliter les recherches, « il est établi, tous les ans, dans chaque commune, un tableau alphabétique des actes de l'état civil. A l'aide des tables annuelles, il est établi tous les dix ans une table alphabétique pour chaque commune » (art. 1er, décret no 51-284 du 3 mars 1951).