ANNEXE IV
MÉTHODE DE CONTRÔLE INTERNE PAR L'ORGANISATION DE PRODUCTEURS (OP)
A. - Contrôle interne dans le cas de la mise en place d'une action (hors forfait) sur l'exploitation d'un membre producteur.
Chaque action mise en œuvre (hors achats, location, leasing et investissements) est soumise à la procédure de contrôle interne ci-dessous :
1. Mise en place d'une procédure formalisée par l'OP :
L'OP définit par écrit une procédure formalisée de contrôle interne et les documents permettant de tracer les vérifications menées chaque année :
L'OP définit sa procédure de contrôle pour chaque action. Elle précise notamment les modalités particulières de réalisation, le(s) responsable(s) du contrôle interne, les points contrôlés, la méthode de contrôle sur le terrain ainsi que la “ fiche type “ de contrôle.
2. Contrôle de la réalité de l'action :
a) Par un contrôle documentaire :
Les vérifications portent sur la réalité de la réalisation des mesures sur les surfaces ou les autres unités d'œuvre déclarées telle que prévue au programme opérationnel (PO) agréé :
Vérification documentaire : l'OP vérifie systématiquement que le producteur qui présente des dépenses au titre de l'action éligible dispose des justificatifs prévus par la stratégie nationale.
b) Par un contrôle sur place :
L'OP prévoit également un nombre de visites pertinent chez chaque producteur afin de pouvoir apporter, lorsque le contrôle documentaire des justificatifs n'est pas suffisant, les preuves satisfaisantes de la réalité de la mise en œuvre de l'action :
- lors de la (des) visite(s), le contrôle porte sur l'effectivité de la réalisation des actions décrites dans le programme agréé de l'organisation de producteurs (vérifications physiques auxquelles il sera procédé au jour de la visite aussi bien pour les actions mises en œuvre le jour de la visite que pour les actions déjà réalisées au moment de la visite).
Le technicien devra revenir chez l'exploitant autant de fois que nécessaire tant que la mise en œuvre de toutes les actions n'aura pu être attestée.
Les vérifications peuvent être réalisées par une (des) personne(s) déterminée(s) par l'OP (salariée[s] de l'OP ou intervenants en prestation de services).
Chaque visite de contrôle fait l'objet d'un rapport de contrôle signé par le technicien retraçant de façon détaillée les vérifications effectuées, les parcelles visitées ainsi que les constatations opérées.
Un document de synthèse signé par le technicien reprenant les vérifications effectuées et les résultats des contrôles est adressé à l'appui de la demande d'aide.
Ce document de synthèse est contresigné par le président de l'OP qui signe par ailleurs une déclaration attestant de la réalisation des actions telles que prévues au programme ou des réfactions à opérer par l'OP si des irrégularités ou des actions réalisées de manière insuffisante sont constatées.
L'attestation du président précise le lieu où les autres documents peuvent être consultés (inventaire verger, cahier d'exploitation).
B. - Contrôle interne dans le cas de la mise en place d'un forfait ou d'une mesure de conversion ou de maintien en agriculture biologique.
Chaque forfait mis en œuvre est soumis à la procédure de contrôle interne ci-dessous :
1. Mise en place d'une procédure formalisée par l'OP :
L'OP définit par écrit une procédure formalisée de contrôle interne et les documents permettant de tracer les vérifications menées chaque année :
L'OP définit sa procédure de contrôle pour chaque forfait. Elle précise notamment les modalités particulières de réalisation, le (s) responsable (s) du contrôle interne, les points contrôlés, la méthode de contrôle sur le terrain ainsi que la fiche type de contrôle.
2. Contrôle de la réalité de l'action :
a) Par un contrôle documentaire :
Les vérifications portent sur la réalité de la réalisation des mesures sur les surfaces ou les autres unités d'œuvre déclarées telle que prévue au PO agréé :
Vérification documentaire : l'OP vérifie systématiquement que le producteur qui a recours au forfait dispose des justificatifs prévus par la fiche forfait concernée ;
b) Par un contrôle sur place :
L'OP prévoit également un nombre de visite pertinent chez chaque producteur afin de pouvoir apporter, lorsque le contrôle documentaire des justificatifs n'est pas suffisant, les preuves satisfaisantes de la réalité de la mise en œuvre de chaque forfait :
- lors de la (des) visite(s), le contrôle porte sur la vérification de l'effectivité de la réalisation des actions décrites dans le forfait agréé (vérifications physiques auxquelles il sera possible de procéder au jour de la visite aussi bien pour les forfaits mis en œuvre le jour de la visite que pour les forfaits déjà réalisés au moment de la visite).
3. Contrôle des surfaces dans le cas de forfaits à la surface :
Dans le cas de forfaits à la surface, ces vérifications portent également sur l'adéquation entre les surfaces déclarées par le producteur pour bénéficier du forfait et les surfaces nettes implantées/cultivées
a) Par un contrôle documentaire :
L'OP procède à un contrôle documentaire de 100 % des surfaces, pour chaque producteur, validant la correspondance entre les surfaces déclarées au forfait et les surfaces nettes implantées/cultivées à partir des bases documentaires suivantes :
- vergers : inventaire des vergers ;
- serres et tunnels : déclaration d'emblavement ou assimilé (semis ou plantation selon cultures) et/ ou documents techniques de l'abri (par exemple permis de construire pour nouvelles serres) selon types d'abris et production ;
- légumes plein champs : déclaration d'emblavement ou assimilé (semis ou plantation selon les cultures) ;
b) Par un contrôle sur place :
Elaboration d'un plan de contrôle annuel des surfaces déclarées au forfait.
Pour chaque forfait et par produit, le pourcentage des surfaces à contrôler est déterminé comme suit :
- 5 % si la surface totale de l'OP déclarée au forfait est inférieure à 1 000 ha ;
- 4 % si la surface totale de l'OP déclarée au forfait est comprise entre 1 000 ha et 5 000 ha ;
- 3 % si la surface totale de l'OP déclarée au forfait est supérieure à 5 000 ha ;
Dans le cas particulier des superficies développées d'une même parcelle (exemple : mâche, …), la parcelle ne peut être prise en compte dans l'échantillon qu'une seule fois.
Une orientation doit être faite dans le choix des exploitations à contrôler, sur la base d'une analyse de risque (exemples : action non réalisée les années antérieures, superficie importante, document mal renseigné…). L'analyse de risque doit être décrite dans la procédure.
Dans le cas où le contrôle fait apparaître que plus de 20 % des surfaces contrôlées sont en anomalies il convient d'augmenter le nombre de contrôles ou d'appliquer une correction équivalente à l'écart moyen constaté sur les surfaces contrôlées à l'ensemble des surfaces présentées au forfait.
Surfaces prises en compte lors du contrôle des surfaces de l'OP :
Vergers : la surface de la parcelle est la surface nette arborée = nombre de plants × (distance entre rangs × distance sur rangs).
Serres et tunnels :
i). Surface de l'abri, hors zones techniques (zones affectées spécifiquement au conditionnement, au pilotage des serres, à la chaufferie et allées de service autres que celles prévues sur les inter-rangs…) ; les allées de plus de 1 mètre sont exclues ;
ii). Pour les implantations en mètres linéaires : mesure du nombre de mètres linéaires et si besoin conversion en hectares (1 ha = 5 000 ml).
Légumes plein champs :
i). Plantations en hectares : surface de la parcelle ou de l'unité de production, hors bordures ;
ii). Pour les implantations en mètres linéaires : mesure du nombre de mètres linéaires et si besoin conversion en hectares (1 ha = 5 000 ml).
C. - Validation du contrôle interne :
Le technicien devra revenir chez l'exploitant autant de fois que nécessaire tant que la mise en œuvre de toutes les actions n'aura pu être attestée.
Les vérifications peuvent être réalisées par une (des) personne (s) déterminée (s) par l'OP (salariée (s) de l'OP ou intervenants en prestation de services). Un technicien, un qualiticien ou une société spécialisée (dont géomètre, société de mesure, organisme certificateur) peuvent notamment assurer le contrôle interne.
Chaque visite de contrôle fait l'objet d'un rapport de contrôle signé par le technicien retraçant de façon détaillée les vérifications effectuées, les parcelles visitées ainsi que les constatations opérées.
Un document de synthèse est adressé à l'appui de la demande d'aide. Ce document est signé par le technicien et précise les vérifications effectuées, les résultats des contrôles et les suites données aux anomalies éventuellement constatées, ainsi que le lieu où les documents utilisés pour le contrôle peuvent être consultés (inventaire verger, cahier d'exploitation…).
L'annexe W de la Stratégie Nationale précise la méthode d'interprétation des résultats et les actions correctives.