ANNEXE N°10
6.5. Calendrier de remise des comptes annuels et des documents nécessaires à la certification, au certificateur des établissements publics de santé dont les comptes sont certifiables dès l'exercice 2014
Le décret n° 2013-1238 du 23 décembre 2013 renvoie à un arrêté des ministres chargés de la santé et du budget les modalités de mise à disposition auprès du certificateur des comptes annuels du rapport financier et des documents nécessaires à la bonne exécution de sa mission légale.
L'arrêté du 15 décembre 2014 paru au Journal officiel du 31 décembre 2014 vise à préciser les différentes étapes calendaires à observer par l'ordonnateur et le comptable entre la fin de la journée complémentaire, l'arrêté des comptes et la réunion du conseil de surveillance approuvant le compte financier. Il rappelle également la date limite de remise des différents documents au certificateur.
6.5.1. Enjeux
Le rapport d'opinion du commissaire aux comptes doit être adressé aux membres du conseil de surveillance en même temps que le compte financier. En conséquence, les dates d'arrêté et d'approbation des comptes ont été fixées par le décret n° 2013-1238 du 23 décembre 2013 de manière à être compatibles avec les délais nécessaires au commissaire aux comptes pour établir son rapport sur les comptes annuels.
Le calendrier proposé combine les impératifs du calendrier de clôture des comptes des établissements publics de santé et ceux du certificateur pour conduire ses missions finales.
6.5.2. Calendrier de clôture des comptes des établissements publics de santé
Le calendrier de clôture a été modifié par le décret n° 2013-1238 du 23 décembre 2013 relatif aux modalités de certification des comptes pour tenir compte de l'intervention du certificateur :
- la date de transmission du compte financier par le directeur au conseil de surveillance est reculée au 31 mai N+1 (art. R. 6145-44 CSP) ;
- la date d'approbation du compte financier par le conseil de surveillance est reculée au 30 juin N+1 (art. R. 6145-46 CSP).
Ce nouveau calendrier s'applique à l'ensemble des établissements publics de santé dès l'approbation des comptes de l'exercice 2013.
Une fois la date du conseil de surveillance connue, l'ordonnateur et le comptable s'attacheront à définir conjointement un rétro-planning permettant de préparer le compte financier dans les meilleurs délais (compte financier complet) et dans un calendrier compatible avec le calendrier d'intervention du certificateur.
Dans le cadre de la préparation de la clôture des comptes, il conviendra d'associer le certificateur afin de planifier ses interventions en cohérence avec le calendrier qui aura été défini.
Au titre des bonnes pratiques, il est recommandé au comptable de demander un compte financier provisoire dès l'automne de l'exercice N et d'en faire l'analyse, afin d'anticiper les contrôles à réaliser et de pouvoir identifier les éventuelles anomalies.
6.5.3. Calendrier du certificateur
Les représentants des commissaires aux comptes ont indiqué avoir besoin d'un délai minimum de six semaines pour la réalisation de leurs missions finales (examen des comptes).
Ils ont précisé que, dans le cadre de ces missions finales, leurs travaux peuvent débuter sur la base d'une balance des comptes non définitive (par exemple, les dépenses de personnel), à condition que les différents documents comptables et financiers qui leur sont remis puissent être datés (dates de version). Pendant cette période, les certificateurs communiquent leurs observations au fil de l'eau.
Le certificateur peut faire des observations au directeur, qui doit arrêter les comptes. Si ces observations sont acceptées par ce dernier, elles peuvent engendrer des écritures comptables.
Le certificateur doit présenter son rapport d'opinion au conseil de surveillance. Le rapport d'opinion ne peut être produit qu'à l'issue de la production du compte financier définitif, complet et arrêté par le directeur de l'établissement.
L'article R. 6145-46 du code de la santé publique prévoit que le conseil de surveillance a communication du rapport du certificateur préalablement à sa délibération qui doit intervenir au plus tard le 30 juin N+1.
6.5.4. Précisions sur la comptabilisation des corrections d'erreur demandées par le certificateur
Les corrections d'erreur demandées par le certificateur seront comptabilisées par le comptable assignataire de l'EPS dès lors que celles-ci ont été acceptées par le directeur. Le directeur formalisera son accord par une décision écrite.
Le calendrier ci-joint prévoit la comptabilisation de corrections d'erreur jusqu'au 8 mai N+1. Toutefois, il est précisé que la majorité des corrections d'erreur doivent être comptabilisées pour la première année de certification des comptes à l'issue de l'examen du bilan d'ouverture, et pour les exercices suivants au cours du premier trimestre N+1. Les ultimes corrections suite à la demande du certificateur pourront être enregistrées, le cas échéant, jusqu'au 8 mai de l'exercice N+1.
Ainsi, l'essentiel des corrections doit être comptabilisé lors de la mission finale, c'est-à-dire au cours du premier trimestre N+1. L'ordonnateur et le comptable veilleront à ce que ce calendrier soit clairement défini avec le certificateur.
6.5.5. Calendrier de mise à disposition du certificateur des documents nécessaires à la certification des comptes (exercice N)
Les dates indiquées constituent des dates butoir auxquelles les documents doivent être présentés. Dans cette limite, elles pourront être anticipées par les établissements en fonction de leur organisation et de leurs contraintes spécifiques.
DATE LIMITE
NATURE DE L'ACTION
OBSERVATIONS À DESTINATION DES SERVICES 
      

    DE LA DGFiP (COMPTABLES ET DIVISION SPL [DSPL])
31 janvier N+1
Fin de la journée complémentaire
Jusqu'au 15 mars N+1
- 28 février : date limite pour les ajustements entre ordonnateur et comptable.
- 15 mars : date limite de remise de la balance des comptes complète au certificateur (= balance des comptes définitive à cette étape, exhaustive des opérations de l'exercice clos).
Jusqu'au 25 avril N+1
- Date limite de remise des comptes annuels (5) au certificateur (c'est-à-dire bilan, compte de résultat et annexes)
- Pour les comptables assignataires des EPS utilisant Hélios, date limite de demande de visa du compte financier dans Hélios. Cette étape permet de figer la balance, le compte de résultat et le bilan de l'exercice N.
Le comptable envoie un courriel à la DSPL pour lui signaler que le visa du compte financier a été demandé dans Hélios afin de figer les comptes de l'exercice donnant lieu à certification.
Jusqu'au 8 mai N+1
Le certificateur rencontre le directeur de l'EPS et le comptable.
Les dernières corrections sont enregistrées suite à demande par le certificateur le cas échéant.
Si les corrections concernent les états du compte financier, le comptable demande à la DSPL de dévalider la demande de visa du compte financier (suspension ou refus) afin de pouvoir comptabiliser les écritures. Le comptable enregistre les corrections puis demande à nouveau le compte financier dans Hélios.
A l'issue des travaux du certificateur et au plus tard le 8 mai, le comptable demande par courriel à la DSPL le visa du compte financier (6).
Du 9 au 15 mai N+1
La DSPL vise le compte financier définitif et complet de l'EPS (2).
Si refus de visa, le comptable reprend la main pour effectuer les modifications demandées par la DSPL. Il en informe le directeur de l'établissement et le certificateur.
15 mai N+1
Date limite de signature du compte financier par le DR/DFiP (2) et retour du compte financier signé au comptable.
Du 15 au 31 mai N+1
Le directeur de l'EPS arrête le compte financier (il appose sa signature sur le compte financier).
Les comptes annuels arrêtés et le rapport prévu au 1° de l'article R. 6145-44 du code de la santé publique (c'est-à-dire introduction et tome I du rapport financier) sont remis au certificateur par le directeur de l'EPS.
Le certificateur les vérifie et remet son rapport d'opinion au directeur de l'EPS.
31 mai N+1
Le directeur transmet le compte financier avec le rapport d'opinion du certificateur au conseil de surveillance.
30 juin N+1
Le conseil de surveillance délibère sur le compte financier et l'affectation des résultats, après avoir entendu le rapport d'opinion du certificateur.
(5) Définis au 1° de l'article R. 6145-43 du code de la santé publique.
(6) Sauf dispositions spécifiques au comptable assignataire de l'Assistance publique - hôpitaux de Paris.