ANNEXES
1. CODIFICATION DES COMPTES DE RÉSULTAT ANNEXES SUR DEUX CARACTÈRES :
COMPTE DE RÉSULTAT PRINCIPAL : 2 caractères à espace.
COMPTES DE RÉSULTAT ANNEXES :
1er car. : lettre indiquée ci-dessous.
2e car. :
- s'il existe un seul compte de résultat avec la même lettre ;
- = = => espace
- s'il existe plusieurs comptes de résultat annexes de même nature : renseigner la zone avec un chiffre par exemple : 2 maisons de retraite :
- J1 ;
- J2...
Cette numérotation doit être réalisée en accord avec le comptable gérant l'établissement.
Liste des comptes de résultat annexes :
A : Dotation non affectée et Services industriels et commerciaux (DNA et SIC) ;
B : Unités de soins de longue durée (USLD) ;
C : Ecoles et instituts de formation des personnels paramédicaux et de sages-femmes ;
E : Etablissements d'hébergement pour personnes âgées dépendantes (EHPAD) ;
J : Maisons de retraite ;
L : Etablissements ou services d'aide par le travail - activité sociale (ESAT) - activité sociale ;
M : Etablissements ou services d'aide par le travail (ESAT) - activités de production et de commercialisation ;
N : Service de soins infirmiers à domicile (SSIAD) ;
P : Autres activités relevant de l'article L. 312-1 du code de l'action sociale et des familles (CASF).
2. CODIFICATION DES NUMÉROS DE PROGRAMME D'INVESTISSEMENT :
Ces numéros sont ceux de la comptabilité de programme pour les investissements. Dans un premier temps, ils se composent de 5 chiffres et une lettre cadrés à gauche et complétés à espaces.
3. CODE OPÉRATION :
CODE 0 = mandat à payer. Il concerne donc la majorité des opérations et sera aussi utilisé par convention pour les mandats d'annulation.
CODE 1 = dépense payée avant émission ou dépense engagée et non mandatée en fin d'exercice. La contrepartie du compte budgétaire est dans ces cas l'un des comptes de tiers suivants :
Dépense payée avant émission ou mandat :
4721 : dépenses réglées sans mandatement préalable.
4722 : commission bancaire en instance de mandatement.
4728 : autres dépenses à régulariser.
5411 : disponibilités chez les régisseurs d'avances.
5412 : disponibilités chez les régisseurs de recettes.
Dépense engagée et non mandatée :
408 : fournisseurs factures non parvenues.
4281 : personnel - primes de service à répartir.
4282 Dettes provisionnées pour congés à payer.
42861 Compte épargne temps - indemnisation.
42868 Autres.
4382 Charges sociales sur congés à payer.
43861 Compte épargne temps - retraite additionnelle de la fonction publique.
43868 Autres.
4482 Charges fiscales sur congés à payer.
4486 : état - charges à payer.
4686 : autres charges à payer.
CODE 2 : opération d'ordre budgétaire : émission simultanée d'un titre concernant la même opération.
4. Références - RAISON SOCIALE ET ADRESSE DU CORRESPONDANT :
Les éléments de l'adresse se présentent dans l'ordre des normes postales édictées par la poste :
Zone « Références-RAISON SOCIALE » : éléments d'identification de la personne physique ou morale à qui la correspondance est destinée : nom et prénom, raison sociale...
Attention : les mentions relatives à la qualité du destinataire (civilité) : Madame, Mademoiselle, Monsieur, Mme, Mlle, Mr sont à proscrire impérativement.
La zone comporte le patronyme de la personne suivi du prénom, séparés par une espace.
Zone « COMPLÉMENT RÉFÉRENCES» : suite de l'identification de la personne physique ou morale ;
Zone « MENTIONS COMPLÉMENTAIRES » : désignation du bâtiment, de l'escalier, de l'entrée, du bloc, de la tour, nom d'une résidence ou d'un ensemble immobilier s'il y a lieu ;
Zone « N° et RUE » : numéro dans la voie, type et nom de la voie ;
Zone « LIEUDIT » : nom d'un lieudit, d'un hameau ;
Zone « CODE POSTAL » : code postal ;
Zone « LOCALITÉ DESTINATRICE » : localité de destination.
Les zones ne doivent pas contenir de caractères séparateurs des éléments d'adresse autres que l'espace.
5. CODIFICATION DES DOMICILIATIONS BANCAIRES :
D DIVERS (NUMÉRAIRE, ORDRE DE PAIEMENT, CHÈQUE SUR LE TRÉSOR...)
L LCR.
V VIREMENT.
M MANDAT CARTE.
Z ÉTRANGER.
6. CODIFICATION DES MARCHÉS :
La zone n'est renseignée que si le mandat concerne un marché.
* 4 car. : Exercice : exercice de passation du marché
* 4 car. : Numéro de marché : numéro séquentiel
* 2 car. : Avenant au marché :
- = 00 si le mandat concerne le marché initial
- en cas d'avenant numéro de l'avenant : exemple : 01, 02...
14 car. : n° SIRET du titulaire du marché
8 car. : Date de la notification du marché :
AAAAMMJJ
14 car. : Montant du marché/de l'avenant
* 1 car. : indication du premier paiement :
- premier paiement = => 1
- autre = => 0
(*) Toutes ces zones doivent être renseignées pour tous les mandats concernant le même marché, les autres zones sont obligatoires uniquement lors du premier paiement sur le marché ou un de ses avenants.
7. ZONES À RENSEIGNER EN CAS DE MANDAT D'ANNULATION :
Les dernières zones décrites devront être obligatoirement servies sauf si le compte budgétaire crédité est le 6721 (rattachement des charges à l'exercice précédent).
8. NUMÉRO D'ENTRÉE OU NUMÉRO D'ORDRE :
Il s'agit du numéro de dossier ou du numéro de malade ; ce numéro fait partie intégrante de la référence du titre ; il est servi en totalité sur 9 caractères numériques. Cependant, les établissements qui utilisent un numéro de moins de 9 caractères doivent cadrer ce numéro à droite et combler la zone de zéros à gauche.
9. CODE PRODUIT :
Il détermine le type de prestation facturée :
0, 5, 6, 8, 9 : CONSULTATION OU SOIN EXTERNE.
1 : HOSPITALISATION (COURT SÉJOUR).
2 : HÉBERGEMENT (HOSPICE).
3 : PENSIONNAIRE PAYANT (MAISON DE RETRAITE).
4 : PSYCHIATRIE.
7 : PRODUIT DIVERS.
10. TYPE DÉBITEUR :
Il précise la « QUALITÉ » du débiteur. Il est indispensable pour les besoins des traitements de distinguer clairement les débiteurs particuliers (7 ou 8), les débiteurs tiers à caractères privés (1 à 4), et les débiteurs publics (5 et 6).
1 : caisse d'assurance maladie ;
2 : caisse ou organisme ayant exactement les mêmes règles que l'assurance maladie ;
3 : caisse complémentaire ;
4 : débiteur appliquant des règles particulières et pouvant assumer la totalité des frais de séjour ;
5 : organisme d'Etat ;
6 : aide sociale Etat ou collectivités locales ;
7 : particulier ;
8 : autre particulier.
11. NUMÉRO DE DÉBITEUR
11.1. Débiteurs de produits hospitaliers, personnes physiques :
Code produit (HTITRE-79) = 0 à 6, 8 ou 9.
Type débiteur (HTITRE-432) = 7 ou 8.
Si le code « égalité assuré-débiteur » = 0 : le numéro de sécurité sociale de l'assuré est obligatoirement servi = l'application Hélios affecte le NIR de l'assuré à l'identifiant débiteur.
11.2. Débiteurs de produits divers, personnes physiques :
Code produit (HTITRE-79) = 7.
Type débiteur (HTITRE-432) = 7 ou 8.
L'ordonnateur transmet le numéro de débiteur qu'il gère dans son application. S'il ne gère pas de codification interne, le numéro de débiteur n'est pas servi sur l'interface.
11.3. Débiteurs personnes morales (institutionnels ou autres) et résidents :
Type débiteur (HTITRE-432) différent de 7 ou 8.
Code résidence (HTITRE-447) = R.
Le numéro de débiteur est obligatoirement transmis sur l'interface.
Il est servi du numéro SIRET de l'organisme.
11.4. Débiteurs personnes morales (institutionnels ou autres) et non résidents :
Le numéro de débiteur est obligatoirement transmis sur l'interface.
Type débiteur (HTITRE-432) différent de 7 ou 8.
Code résidence (HTITRE-447) = N.
L'établissement hospitalier utilise sa codification interne.
12. CODE RÉSIDENCE DU DÉBITEUR :
R = Résident, c'est-à-dire toute personne ou organisme dont la résidence principale se situe en France, quelle que soit sa nationalité ;
N = Non Résident, c'est-à-dire toute personne ou organisme dont la résidence principale se situe hors de France, quelle que soit sa nationalité.
13. NUMÉRO DE RÉGIE ET NUMÉRO DE QUITTANCIER :
Ces deux zones sont renseignées dans le cas de titres globaux émis à l'encontre du régisseur pour les encaissements réalisés au comptant.
14. COMPTE BUDGÉTAIRE ET DE TVA :
Ces zones retracent les comptes d'imputation budgétaire ainsi que, le cas échéant, les comptes d'imputation de la TVA. Le total des montants rattachés à ces comptes budgétaires et de TVA doit correspondre au montant imputé au compte de tiers.
14.1. COMPTE BUDGÉTAIRE :
Le niveau de compte est fixé par la liste des comptes à ouvrir à la balance des comptes du Grand Livre.
14.2. COMPTE DE TVA :
Liste limitative : comptes prévus à la M21.
15. CODE MONNAIE :
Il représente l'unité de compte (francs ou euros) qui sera utilisée pour le paiement du mandat ou l'encaissement du titre de recettes.
La valeur « espace » représente la valeur par défaut. Les francs sont représentés par la valeur « F », les euros par la valeur « E ».
16. CODE ÉGALITÉ assuré-débiteur :
Pour les débiteurs de produits hospitaliers, personnes physiques :
Si l'assuré est également le débiteur du titre hospitalier : le code égalité assuré/débiteur est égal à O (OUI).
Si l'assuré n'est pas le débiteur du titre hospitalier : le code égalité assuré/débiteur est égal à N (NON).
Dans les autres cas, le code égalité assuré/débiteur est égal à I (INDÉTERMINÉ).
17. PRÉVISIONS BUDGÉTAIRES : CODES MOUVEMENT DÉPENSE ET RECETTE ET MONTANTS DÉPENSE ET RECETTE
Ces zones doivent être servies de la manière suivante :
- si le code mouvement est égal à 0, le montant correspondant doit être à 0 ;
- si le code mouvement est égal à 1, le montant correspondant est égal à 0 (auquel cas il s'agit d'une annulation d'un montant transmis préalablement) ou différent de 0 ;
- si le code mouvement est égal à 2 ou 3, le montant correspondant doit être différent de 0.
18. DATE LIMITE DE RÈGLEMENT ET MONTANT DE L'ESCOMPTE :
Ces deux rubriques concernent la gestion des escomptes accordés par les fournisseurs à l'établissement hospitalier dans le cadre du délai conventionnel de règlement.
19. CODE FOURNISSEUR
3. PROTOCOLE Indigo Inventaire
3.1. Les spécificités du protocole Indigo Inventaire :
Les informations communiquées au moyen de ce fichier permettent :
- l'enregistrement et le suivi des immobilisations de l'établissement, sous un numéro d'inventaire.
- la constitution d'un fichier des immobilisations destiné à la production de l'inventaire et de l'état de l'actif.
La tenue de l'inventaire par l'ordonnateur doit être conforme à la réglementation, soit une fiche par bien et par type de compte.
Ce modèle permet lors de l'arrivée du flux Indigo Inventaire de compléter les fiches en attente (10) dans l'application Hélios et de les rendre définitives (numéro définitif non modifiable et surtout attribution de la catégorie d'inventaire).
Sont communiquées au moyen du flux Indigo Inventaire toutes les opérations budgétaires concernant la vie d'une immobilisation, dans l'actif de l'établissement ainsi que les intégrations d'immobilisations en cours (non budgétaires), c'est-à-dire :
- l'acquisition du bien ;
- les amortissements ou les provisions ;
- la cession (ou sortie du bien en fonction de la qualification en budgétaire ou non pour les « types » de sorties) ;
- les intégrations d'immobilisations en cours.
Les données d'inventaire transmises par l'ordonnateur au comptable sont indispensables pour les comptes qui doivent réglementairement être suivis conjointement par l'ordonnateur et par le comptable, car ce dernier assure le suivi des fiches d'inventaires en vue de la production de l'état de l'actif.
Le suivi de l'inventaire des EPS chez le comptable public est réalisé soit de manière détaillée, soit de manière globalisée, selon le compte concerné par l'opération.
Toutefois, le flux Indigo Inventaire ne concerne pas les comptes faisant l'objet d'un suivi globalisé chez le comptable.
Lorsque le compte d'immobilisation est suivi de manière globalisée dans l'inventaire du comptable, une fiche « globalisée » est générée au moment de la prise en charge de la première pièce budgétaire dans l'applicatif de gestion du comptable.
Cette fiche inventaire qualifiée de « globalisée », associée à un numéro système permanent et à un compte d'immobilisation suivi en global, est ensuite abondée tout au long de l'exercice lors des prises en charge successives des pièces budgétaires.
Le comptable communique à l'ordonnateur le numéro permanent de chaque fiche globalisée que ce dernier utilisera à chaque émission de pièce budgétaire correspondante.
Si l'ordonnateur transmet un numéro d'inventaire différent dans un prochain flux H-TITRE ou PES TITRE et H-MANDAT ou PES MANDAT, le système Hélios remplace systématiquement ce numéro par le numéro système de la fiche inventaire globale (tenue par compte et par exercice).
Les comptes faisant l'objet réglementairement d'un suivi détaillé sont, en fonction des natures d'opération (acquisition, amortissement, intégration des immobilisations en cours) :
ACQUISITION
ORDONNATEUR
COMPTABLE
Compte 201
OUI
OUI
Compte 203
OUI
OUI
Compte 205
OUI
OUI
Compte 208
OUI
OUI
Compte 211
OUI
OUI
Compte 212
OUI
OUI
Compte 2131
OUI
OUI
Compte 2138
OUI
OUI
Compte 2141
OUI
OUI
Compte 22
OUI
OUI
Compte 23
OUI
OUI
Compte 24
OUI
OUI
Compte 26
OUI
OUI
Compte 27
OUI
OUI
AMORTISSEMENT
ORDONNATEUR
COMPTABLE
Compte 28
OUI
OUI
Compte 29
OUI
OUI
INTÉGRATION DES IMMOBILISATIONS EN COURS
ORDONNATEUR
COMPTABLE
Compte 201
OUI
OUI
Compte 203
OUI
OUI
Compte 205
OUI
OUI
Compte 208
OUI
OUI
Compte 211
OUI
OUI
Compte 212
OUI
OUI
Compte 2131
OUI
OUI
Compte 2138
OUI
OUI
Compte 2141
OUI
OUI
Compte 22
OUI
OUI
Compte 23
OUI
OUI
Compte 24
OUI
OUI
Compte 26
OUI
OUI
Compte 27
OUI
OUI
Processus du flux inventaire de nature « acquisition » ou « cession » :
Les opérations de nature « acquisition » (mandat ordinaire [opération budgétaire]), ou « cession » (mandat d'ordre mixte [opération d'ordre semi-budgétaire]) sont des opérations transmises par l'ordonnateur au comptable dans un flux comptable (H-TITRE ou PES TITRE et H-MANDAT ou PES MANDAT).
Dans le cas des acquisitions, en l'absence d'anomalies, ces pièces budgétaires sont prises en charge par le comptable. Le système génère alors des écritures comptables mais également une fiche inventaire qui comporte :
- soit un numéro d'inventaire automatiquement attribué par le système (en l'absence de numéro d'inventaire indiqué par l'ordonnateur dans le flux) ;
- soit le numéro d'inventaire de l'ordonnateur présent dans le flux comptable.
Les flux H-TITRE ou PES TITRE et H-MANDAT ou PES MANDAT ne permettent pas de véhiculer des données propres à la gestion de l'inventaire (description de l'immobilisation...). Un flux complémentaire est donc nécessaire.
Ce flux complémentaire est le flux Indigo Inventaire pour les EPS. Il doit comporter toutes les caractéristiques nécessaires à l'identification de la nature de l'opération à traiter, dans le but d'enrichir la fiche inventaire concernée.
Le flux Indigo Inventaire pour les EPS doit notamment comporter :
- le numéro d'inventaire attribué par l'ordonnateur, qui est une information essentielle et commune à toutes les natures d'opération ;
- le numéro de la pièce (exemples : mandat ordinaire budgétaire pour les acquisitions, mandat d'ordre mixte semi-budgétaire pour la valeur comptable des éléments d'actifs cédés (Débit du compte 675 par le crédit du compte de classe 2), ou titre budgétaire ou semi-budgétaire annulant un mandat de l'exercice antérieur dans l'hypothèse où la cession est annulée sur un exercice clos) qui permet de faire le lien avec le numéro de la fiche inventaire créée lors de la prise en charge de cette pièce (identification de l'auxiliaire), pour les opérations de nature acquisition et cession.
- le type de bien (amortissable/non amortissable) ;
- les dates d'acquisition et de mise en service.
Pour les cessions, la bonne pratique est de transmettre l'information via le flux PES Dépense dans la balise lien inventaire. Néanmoins, un flux Indigo Inventaire est nécessaire pour compléter la fiche correspondante.
Dans le cas d'une cession d'immobilisation : un ensemble d'opérations doit être comptabilisé chez le comptable. Elles peuvent être de plusieurs natures :
- prise en charge d'un titre ordinaire pour enregistrer le prix de la cession (opération budgétaire) (Débit du compte 462 par le crédit du compte 775) ;
- réintégration des amortissements (opération d'ordre non budgétaire : par transaction automatisée, ou le cas échéant par schéma manuel) (Débit du compte 28 par le crédit du compte de classe 2) ;
- valeur comptable du bien cédé : prise en charge d'un mandat d'ordre mixte (opération d'ordre semi-budgétaire) (Débit du compte 675 par le crédit du compte de classe 2). Si le numéro d'inventaire n'a pas été préalablement indiqué par l'ordonnateur sur le mandat d'ordre mixte, une fiche système provisoire est créée. Elle devra ensuite être régularisée par un rattachement automatique à la fiche complétée du bien, lors de la prise en compte du flux inventaire dont le type d'élément inventaire est « sortie ».
Dans le cas d'une annulation de cession d'immobilisation sur l'exercice en cours, les opérations en comptabilité générale et sur l'auxiliaire concerné sont enregistrées sans recours à un flux Indigo Inventaire :
- prise en charge d'un titre correctif annulant le titre ordinaire budgétaire indiquant la référence à la fiche complétée du bien : Débit compte 775/Crédit compte 462X auxiliaire xxxxxxx
- régularisation des amortissements par des écritures non budgétaires en schéma manuel en indiquant la référence à la fiche complétée du bien : Débit compte 21XX/Crédit compte 28XX auxiliaire xxxxxxx.
- valeur comptable du bien cédé : prise en charge d'un mandat correctif d'ordre mixte (semi-budgétaire), en indiquant la référence à la fiche complétée du bien : Débit compte 21XX/Crédit compte 675 auxiliaire xxxxxxx
Dans le cas d'une annulation de cession d'immobilisation sur exercice clos, les opérations en comptabilité générale et sur l'auxiliaire concerné sont enregistrées sans recours à un flux Indigo Inventaire :
- prise en charge d'un mandat annulant le titre ordinaire budgétaire en indiquant la référence à la fiche complétée du bien : Débit compte 673/Crédit compte 4XX auxiliaire xxxxxxx ;
- régularisation des amortissements par des écritures non budgétaires en schéma manuel en indiquant la référence à la fiche complétée du bien : Débit compte 21XX/Crédit compte 28XX auxiliaire xxxxxxx ;
- valeur comptable du bien cédé : prise en charge d'un titre d'ordre mixte (semi-budgétaire), en indiquant la référence à la fiche complétée du bien : Débit compte 21XX/Crédit compte 773 auxiliaire xxxxxxx.
Le flux inventaire de l'ordonnateur doit donc être en mesure de fournir toutes les informations contribuant à la parfaite identification de l'immobilisation.
Processus du flux inventaire de nature « amortissements » :
Rappel des principes de comptabilisation des amortissements en M21 :
Les amortissements ne peuvent être comptabilisés que sur des immobilisations définitives (les comptes 23 d'immobilisation en cours sont exclus).
La pièce de comptabilisation des amortissements en M21 est un mandat d'ordre mixte (et non un titre comme utilisé dans d'autres nomenclatures). C'est une pièce semi-budgétaire transmise par l'ordonnateur dans les flux H-MANDAT ou PES MANDAT.
La comptabilisation de cette pièce semi-budgétaire impacte, ou génère (si elle n'est pas encore créée), une fiche inventaire dans l'applicatif du comptable.
Le flux d'amortissement a pour objectif de ventiler les amortissements par fiche inventaire dès lors que l'ordonnateur a transmis la pièce comptable sans l'individualiser par bien. Le type d'enregistrement à utiliser correspond à la valeur « 4 » pour l'instruction de type M21 (recherche d'une ligne de mandat en M21, mais, pour information, ce qui correspond dans les autres nomenclatures aux titres de recettes).
Deux cas de figure peuvent se présenter :
- si l'ordonnateur a précédemment indiqué le numéro d'inventaire dans la pièce semi-budgétaire relative à l'amortissement et que l'applicatif du comptable a identifié une fiche inventaire correspondante à l'état « complété » (complétée en particulier de la catégorie d'immobilisation), des écritures d'amortissement sur la fiche inventaire et en comptabilité sont générées. Il n'y a donc pas de flux d'inventaire d'amortissement à produire ;
- si l'ordonnateur n'a pas indiqué le numéro d'inventaire dans la pièce semi-budgétaire d'amortissement, l'applicatif du comptable a enregistré une écriture d'amortissement, et généré une fiche inventaire avec un auxiliaire « divers ». Un flux Indigo Inventaire d'amortissement pour les EPS est alors nécessaire.
Le flux inventaire de nature amortissement a pour objectifs de solder cet auxiliaire « divers » et de répartir les amortissements en fonction des numéros d'inventaires indiqués par l'ordonnateur.
Cas des flux d'amortissements sur les comptes de résultat annexes M21 (CRPA) :
Les comptes de résultat annexes M21 ne disposent pas réglementairement d'une section d'investissement. Les immobilisations appartenant au compte de résultat annexe sont retracées dans la section d'investissement du budget principal.
En conséquence, la dotation aux amortissements (compte 68) doit être comptabilisée sur le compte de résultat annexe, et sa contrepartie (compte 28) doit être comptabilisée sur le budget principal, via le compte de rattachement 45x dans l'applicatif de gestion du comptable.
Le flux d'amortissement doit donc impérativement être intégré sur le compte de résultat annexe porteur du mandat d'ordre mixte, et non sur le budget principal porteur de la fiche inventaire. L'ordonnateur doit donc produire ce flux à destination du compte de résultat annexe.
Processus du flux inventaire de nature « intégration d'immobilisations en cours » (livraison prévue pour fin 2014) :
Ces opérations sont non budgétaires. L'opération d'intégration la plus fréquente vise à solder un compte 23 pour générer une opération sur un compte 21.
Il revient à l'ordonnateur de signaler au comptable qu'une immobilisation en cours devient définitive.
Cet événement de gestion est matérialisé par la transmission d'un flux inventaire de l'ordonnateur au comptable afin de procéder à ces opérations d'intégration.
Les flux d'intégration des immobilisations en cours peuvent être fournis plusieurs fois par an.
Les intégrations de comptes 23 à des comptes 20, 21 et 22 nécessitent l'utilisation dans le protocole d'une valeur type d'enregistrement 9 type intégration de bien.
Le flux intégration des immobilisations en cours véhicule notamment :
- le numéro d'inventaire (11) ;
- le numéro du compte cible (compte d'immobilisation définitive) ;
- le numéro de compte d'immobilisation en cours ;
- le montant à intégrer ;
- la référence éventuelle du certificat administratif (dans la zone « informations supplémentaires ») ;
- le type de flux.
Ce flux ne porte pas de référence de pièce. L'appariement avec la fiche inventaire du comptable s'effectue sur la base du numéro d'inventaire de l'ordonnateur. L'exercice du flux doit être l'exercice de comptabilisation. Cet exercice doit donc être ouvert.
Le flux ne peut vraiment être opérationnel que si l'ordonnateur gère son inventaire dans le même modèle qu'Hélios. Une fiche inventaire doit permettre de tracer toute la vie d'une immobilisation depuis son imputation d'immobilisation en cours jusqu'à son imputation d'immobilisation définitive. Elle est mono-imputation par nature de compte d'immobilisation.
Lors de la prise en compte du flux par le comptable, une écriture comptable du compte 23 au compte d'imputation définitive concerné est générée et la fiche inventaire jusqu'à présent au compte 23 passe au compte 20 ou 21 ou 22.
Processus du flux inventaire de nature « reprise des antérieurs » :
La procédure de reprise des antérieurs est à mettre en œuvre soit lorsqu'un établissement hospitalier dont la comptabilité est suivie dans Hélios transmet, pour la première fois, sous forme consolidée les informations comptables et extra-comptables liées à chacune des fiches inventaire, soit dans le cadre d'une restructuration de budgets.
En cas de fusion de budgets collectivités, toutes les opérations du budget collectivité source doivent être transférées vers le budget collectivité cible.
Lors des opérations de ventilation de l'inventaire, l'applicatif du comptable crée automatiquement dans le budget cible une fiche inventaire de reprise par compte sur l'exercice de ventilation.
Afin d'individualiser les immobilisations, l'ordonnateur du budget cible transmet ensuite au comptable un flux Indigo Inventaire reprise des antérieurs contenant notamment pour chaque immobilisation concernée :
- le numéro d'inventaire ;
- la désignation du bien et son montant ;
- la catégorie d'immobilisation (type de bien, amortissement, prorata, durée) ;
- l'exercice et le numéro de la pièce de la fiche réservoir créée chez le comptable s'il en a connaissance. A défaut, le numéro de pièce est renseigné par la valeur « 0 ».
Lors de l'enregistrement de ce flux chez le comptable, le système décrémente la fiche inventaire de reprise et crée les fiches inventaires pour chacune des immobilisations référencées dans le flux de l'ordonnateur.
3.2. Structure du protocole Indigo Inventaire
I. - Dessin des enregistrements :
10. Généralités
Caractéristiques identiques à celles concernant les enregistrements H-TITRE et H-MANDAT.
Organisation séquentielle.
Enregistrement de longueur fixe : 450 caractères.
11. Structure
11.0. Uniforme quel que soit le type de comptabilité, sauf zone INFO laissée au libre arbitre de l'ordonnateur.
11.1. Code collectivité (zone CODCOL, caractères 1 à 3).
3 premiers caractères du code budget collectivité dans Hélios (mêmes caractéristiques que pour le protocole H-Budget). Fourni par le comptable à l'ordonnateur.
11.2. Code budget (zone CODBUDGET, caractères 4 et 5).
4e et 5e caractères du code budget collectivité dans Hélios (mêmes caractéristiques que pour le protocole H-Budget). Fourni par le comptable à l'ordonnateur.
11.3. Code exercice (zone CODEXER, caractères 6 à 9).
Mêmes caractéristiques que pour le protocole H-Budget.
Le protocole Indigo Inventaire doit permettre la transmission de mouvements à la fois :
- sur l'exercice en cours ;
- sur l'exercice précédent pendant la journée complémentaire.
Illustration des différents cas possibles :
Flux reprise des antérieurs (12)
Flux d'intégration des immobilisations en cours
Autres flux
Exercices précédents
Exercice courant
Comptabilisation sur exercice du flux (ouvert) sans pièces référencées
Comptabilisation sur l'exercice du flux (ouvert) avec le millésime des pièces inscrit dans la zone « date » pour des pièces des exercices antérieurs.
Comptabilisation sur l'exercice du flux et pièces référencées sur l'exercice courant
(12) La procédure de reprise des antérieurs est à mettre en œuvre soit lorsqu'une collectivité suivie dans Hélios transmet, pour la première fois, sous forme consolidée les informations comptables et extra-comptables liées à chacune des fiches inventaire, soit dans le cadre d'une restructuration de budgets-collectivités.
Exemple : en 2014, les exercices antérieurs sont les exercices 2012 et précédents.
La zone « exercice » comprend :
- pour les mouvements sur exercice courant ou précédent : l'exercice correspondant au mouvement transmis (acquisition, amortissement, dépréciation, cession) ;
- pour les mouvements sur exercices antérieurs : l'exercice courant (l'exercice d'origine figurant alors dans la zone date [cf. § 119]).
Le compte par nature figurant sur ces enregistrements doit correspondre à la nomenclature de l'exercice du flux (ouvert).
11.4. Numéro de bordereau (zone NUMBORD, caractères 10 à 16).
Numéro de bordereau récapitulatif de titres de recettes ou de mandats. Ce même numéro figure déjà dans l'enregistrement H-Titre ou PES Titre et H-Mandat ou PES Mandat.
En reprise des antérieurs et pour les opérations d'intégration d'immobilisations en cours, le numéro ne doit pas être précisé (on met « 0 »)
11.5. Numéro de pièce et numéro d'ordre (zones NUMPIECE, caractères 17 à 24 et NUMORDRE, caractères 25 à 30).
Ces zones obéissent aux mêmes règles que les zones correspondantes du fichier H Mandat ou PES Mandat et H titre (le numéro de pièce du PES Titre est sur 13 caractères).
En reprise des antérieurs, l'ordonnateur transmet le numéro de la pièce de la fiche réservoir si le comptable lui a communiqué. A défaut, le numéro est renseigné par la valeur « 0 ».
Pour l'intégration des immobilisations en cours, il n'y a pas de pièce à renseigner : mettre la valeur « 0 ».
11.6. Compte par nature , fonction, opération (zone NATURE [caractères 31 à 40], zone FONCTION [caractères 41 à 47], zone OPÉRATION [caractères 48 à 57]).
Seul le compte par nature est renseigné.
Il obéit aux mêmes règles que les zones correspondantes du fichier H-Titre ou PES Titre et H-Mandat ou PES Mandat.
Les zones « fonction » et « opération » n'ont pas à être utilisées dans le domaine hospitalier.
11.7. Numéro d'inventaire (zone NUMINVENT, caractères 58 à 82).
Zone obligatoire permettant un suivi des inventaires par le comptable (cette zone est librement renseignée par l'ordonnateur).
Le numéro d'inventaire est un identifiant numérique ou alphanumérique permettant d'individualiser une immobilisation ou un groupe d'immobilisations.
Ce numéro d'inventaire est librement attribué par l'ordonnateur (sauf cas des intégrations d'immobilisations en cours), dans la limite des 25 caractères prévus à cet effet dans la zone « NumInvent » du protocole Indigo Inventaire.
11.8. Type de bien (zone TYPE, caractères 83 à 84).
Zone obligatoire permettant de classer le bien selon la codification suivante :
- bien non amortissable (code = 01) ;
- bien amortissable nettement individualisable (code = 02) ;
- bien amortissable acquis par lot (code = 03) ;
- travaux en cours (code = 05).
Le type code 04 n'est pas repris pour les EPS car la notion de bien de faible valeur n'existe pas en M21.
11.9. Date d'acquisition, de sortie, d'amortissement ou de dépréciation du bien (zone DATE, caractères 85 à 92).
Date sous la forme JJMMAAAA.
S'il n'y a pas de précision, la date d'acquisition correspond à la date de mise en service.
La date d'acquisition et la date de cession ne sont nécessaires qu'une fois. Elles sont donc renseignées lors de l'acquisition ou de la cession du bien.
Pour un flux d'intégration d'immobilisations en cours, ce champ « date » correspond à la date de mise en service.
12.0. Type d'amortissement (zone AMORTIS, caractère 93).
Si le bien n'est pas amorti (code « Type de bien » ayant la valeur 1 ou 5), cette zone est à espaces.
Si le bien est amorti (code « Type de bien » ayant la valeur 2 à 4), cette zone définit le type d'amortissement pratiqué :
L - linéaire.
A - autres.
A servir pour les flux d'acquisition et d'intégration d'immobilisation en cours.
12.1. Code Prorata (zone PRORATA, caractère 94).
Cette zone permet de savoir si le bien amorti est soumis à la règle du prorata temporis.
N - amortissement non soumis à la règle du prorata
O - amortissement soumis à la règle du prorata
A servir pour les flux d'acquisition et d'intégration d'immobilisation en cours.
12.2. Zone non utilisée (zone FILLER caractères 95 à 99).
12.3. Durée d'amortissement (zone DURÉE, caractères 100 à 101).
Nombre d'années pleines sur lesquelles l'amortissement doit être pratiqué. Ne peut être supérieur à 99 ans.
12.4. Code Monnaie (zone MONNAIE, caractère 102).
Zone servie à « E » (euros) ou à espace.
12.5. Montant. (Zone MONTANT, caractères 103 à 118).
Montant TTC du mouvement comptable (acquisition, amortissement ou cession du bien) ou montant HT pour les budgets assujettis à la TVA.
Montant de forme COBOL 9 (14) V 99 non signé (la longueur de la zone montant dans le PES est de 15 caractères).
Les montants négatifs ne sont pas admis.
12.6. Désignation du bien (zone LIBELLE, caractères 119 à 148).
Zone utilisée librement par l'ordonnateur pour décrire le bien concerné.
12.7. Informations supplémentaires (zone INFO, caractères 149 à 168).
Zone utilisée librement par l'ordonnateur pour fournir des précisions supplémentaires sur le bien, par exemple :
- numéro d'immatriculation pour un véhicule ;
- numéro de parcelle au cadastre pour un terrain ou un immeuble.
12.8. Compte d'imputation définitive : compte par nature, fonction, opération zone NATUREDEF (caractères 169 à 178),
Zones utilisées, de manière facultative, uniquement pour les travaux en cours (code « type de bien » = 05).
Zones utilisées, de manière obligatoire, dans le cadre des flux d'intégration des immobilisations en cours.
Les zones caractères 179 à 185 et 186 à 195 sont non utilisées dans le cadre du protocole Indigo Inventaire.
129. Zone non utilisée (zone FILLER, caractères 196 à 448).
13. Version de fichier (zone VERSION, caractère 449).
Pour cette version, caractère « B ».
La zone version du fichier est destinée à identifier les différentes générations du protocole INDIGO en vue d'une gestion automatique de cette interface.
13.1. Type d'enregistrement (zone CODTYPE, caractère 450).
Ce code peut prendre six valeurs selon l'origine de l'opération :
4 - si l'origine de l'opération est un titre de recette ou un mandat d'ordre mixte (amortissement).
5 - si l'origine de l'opération est un mandat.
6 - si l'origine de l'opération est un titre d'annulation ou de réduction.
7 - si l'origine de l'opération est un mandat d'annulation ou de réduction.
8 - reprise des antérieurs. Un seul enregistrement de type 8 est admis pour un compte 28 ou 29 et un exercice donné.
9 - si l'origine de l'opération est une opération d'intégration.
II. - MODALITÉS D'UTILISATION DES FICHIERS DE LIAISON « IMMOBILISATIONS » :
21. Suivi de l'inventaire et numérotation.
Chaque fiche inventaire doit récapituler l'ensemble des événements de la vie d'une immobilisation : de son entrée dans le patrimoine (travaux en cours, acquisition à titre onéreux, gratuit…), son amortissement, dépréciation éventuelle et sortie (cession, destruction, mise au rebus…).
Une fiche est donc créée par bien.
Ce modèle permet lors de l'arrivée du flux Indigo Inventaire de compléter les fiches en attente (numéro définitif non modifiable et surtout attribution de la catégorie d'inventaire).
A chaque fiche inventaire correspond un numéro inventaire. Ce dernier est alpha numérique sur 25 caractères.
22. Nature des opérations.
Les enregistrements Indigo Inventaire ne concernent que les biens figurant à l'état de l'actif et dont le suivi est réalisé en détail conjointement par le comptable et par l'ordonnateur. Ils sont transmis soit seuls, soit simultanément avec un fichier H-Titre ou PES Titre et H-Mandat ou PES Mandat, à l'occasion des opérations suivantes :
- entrée du bien ;
- annuité d'amortissement ;
- dépréciation ;
- cession du bien.
Les intégrations des immobilisations en cours, étant des opérations non budgétaires, sont transmises de manière autonome.
23. Périodicité des envois.
La périodicité de la transmission au comptable est à définir en accord avec l'ordonnateur. La périodicité minimale est une fois par an.
En tout état de cause, il est impossible de transmettre un flux inventaire sur exercice clos.
24. Mandats ou titres concernant plusieurs numéros d'inventaire.
Un enregistrement Indigo Inventaire permet la notification d'un seul numéro d'inventaire. Pour un même numéro de pièce (Titre ou Mandat), il doit y avoir autant d'enregistrements Indigo Inventaire que de numéros d'inventaire différents.
33. Annexe technique
Vous pouvez consulter l'image dans le fac-similé du 

JOnº 0006 du 08/01/2015, texte nº 13


          (10) Chaque pièce budgétaire relative à une immobilisation crée une fiche inventaire provisoire dans l'application du comptable. Si le numéro d'inventaire n'est pas connu à la prise en charge de la pièce, Hélios lui affecte un numéro système.
          (11) L'intégration des immobilisations en cours nécessite préalablement que le numéro d'inventaire de l'ordonnateur soit renseigné sur la fiche tenue par le comptable. Ce numéro est pris en compte sur la fiche inventaire soit à l'enregistrement de la pièce budgétaire soit lors du traitement d'un flux inventaire de type acquisition.