4.1. Les organes de gouvernance énumérés ci-après sont institués par le présent acte constitutif :
a) un conseil du fonds fiduciaire qui définit et révise la stratégie du fonds fiduciaire conformément aux objectifs fixés à l'article 2 ;
b) un comité de gestion, chargé tout particulièrement de la sélection des actions (« action (s) ») à financer par le fonds fiduciaire dans le cadre des activités reprises dans l'annexe 1.
4.2. La gestion du fonds fiduciaire est assurée par la Commission, conformément à l'article 7, qui fait également office de secrétariat du conseil du fonds fiduciaire et du comité de gestion. La Commission assure la mise en œuvre des actions financées par le fonds fiduciaire.
Article 5
Conseil du fonds fiduciaire
5.1. Composition du conseil du fonds fiduciaire
5.1.1. Le conseil du fonds fiduciaire est composé de représentants des donateurs, de la Commission agissant au nom de l'Union européenne (les « membres du fonds fiduciaire ») et, à titre d'observateurs, de représentants des Etats membres de l'UE qui ne font pas partie des donateurs (les « observateurs »). Un représentant du Gouvernement/des autorités colombiennes sera invité à participer aux réunions du conseil en tant que partenaire du fonds fiduciaire (le « partenaire du fonds fiduciaire »).
5.1.2. Le directeur général de la direction générale de la coopération internationale et du développement, représentant la Commission, préside les réunions du conseil du fonds fiduciaire (le « président »), aux côtés des membres fondateurs du fonds fiduciaire (les « vice-présidents »). Le président sera accompagné par un représentant de la haute représentante de l'Union pour les affaires étrangères et la politique de sécurité et par le chef de la délégation de l'Union européenne en Colombie. Le gestionnaire est présent aux réunions du conseil du fonds fiduciaire et en assure le secrétariat.
5.1.3. Le président peut décider d'inviter des représentants d'autres tiers, tels que des organisations régionales ou internationales, pour examiner certains points inscrits à l'ordre du jour des réunions du conseil du fonds fiduciaire, en particulier lorsque ces observateurs sont concernés par les décisions à adopter. Une majorité simple de donateurs peut toutefois s'opposer à leur participation à la réunion. L'envoyé spécial de l'Union européenne pour le processus de paix en Colombie est invité aux réunions en tant qu'observateur.
5.1.4. Chaque membre du fonds fiduciaire nomme un représentant dûment habilité, le « représentant en titre ». En cas d'empêchement du représentant en titre, un suppléant pourra être désigné pour assister aux réunions. Un représentant, à l'exception de celui de la Commission, peut représenter simultanément plusieurs membres du fonds fiduciaire au sein du conseil du fonds fiduciaire, pour autant que les membres concernés en informent conjointement le gestionnaire en lui transmettant une copie du pouvoir établi à cet effet avant la réunion. Les représentants peuvent être accompagnés d'un ou plusieurs conseillers.
5.1.5. Les représentants (et leurs conseillers) ne reçoivent aucune forme de rémunération du fonds fiduciaire. Ils supportent tous les frais liés à leur fonction, y compris les frais liés aux déplacements et à la participation aux réunions du conseil du fonds fiduciaire.
5.2. Rôle et responsabilités du conseil du fonds fiduciaire
Le conseil du fonds fiduciaire :
a) définit et révise la stratégie du fonds fiduciaire dans le cadre des dispositions de l'article 2.1, précédemment discutée et convenue avec le partenaire du fonds fiduciaire ;
b) modifie le champ d'application géographique et thématique des activités du fonds fiduciaire dans le cadre des dispositions des articles 2.1 et 19.1 ;
c) émet des orientations stratégiques à l'intention du comité de gestion et du gestionnaire du fonds fiduciaire ;
d) reçoit le rapport annuel ainsi que les comptes annuels du fonds fiduciaire établis par le gestionnaire et arrêtés par le comité de gestion ; évalue les résultats et l'impact des actions financées par le fonds fiduciaire ;
e) décide si des donateurs autres que les Etats membres de l'UE peuvent contribuer au fonds fiduciaire et fixe les conditions auxquelles ces contributions sont acceptées ;
f) décide de l'approbation des modifications proposées de l'acte constitutif, conformément à l'article 19 ; et
g) décide de la liquidation du fonds fiduciaire conformément à l'article 17.2.
5.3. Réunions du conseil du fonds fiduciaire
5.3.1. Le conseil du fonds fiduciaire se réunit autant de fois que nécessaire et au moins une fois par an. Les réunions du conseil du fonds fiduciaire peuvent être convoquées par la présidence à tout moment ou à la demande d'au moins un tiers des membres du fonds fiduciaire.
5.3.2. Les réunions du conseil se tiennent en principe dans les locaux de l'Union européenne à Bruxelles. Le président et les vice-présidents peuvent toutefois proposer aux membres du fonds fiduciaire de se réunir dans un autre lieu. Les réunions du conseil du fonds fiduciaire peuvent avoir lieu par vidéoconférence, téléconférence ou tout autre moyen de communication à distance.
5.3.3. Dans le respect de l'acte constitutif et si nécessaire, le conseil du fonds fiduciaire peut adopter un règlement intérieur. En cas de conflit entre l'acte constitutif et le règlement intérieur, l'acte constitutif prévaut.
5.4. Droits de vote, quorum, procédure de vote et procédure écrite
Le conseil fonctionne sur la base du consensus. Toutefois, lorsqu'un vote est nécessaire, les règles suivantes s'appliquent :
5.4.1. Chaque donateur ou groupe de donateurs ayant fourni un certificat de contribution signé pour un montant équivalent au moins à 3 000 000 EUR dispose d'une voix au sein du conseil du fonds fiduciaire. Le président dispose d'une voix et un vote favorable de sa part est requis pour adopter les décisions prises par le conseil afin d'assurer que les décisions sont conformes au droit et aux principes fondamentaux de l'Union européenne ainsi qu'à la politique européenne de développement telle que définie par le Parlement européen et le Conseil de l'Union, et compatibles avec les exigences du règlement financier et les responsabilités de la Commission en tant que gestionnaire du fonds.
5.4.2. Le quorum du conseil du fonds fiduciaire est atteint lorsque les conditions suivantes sont toutes deux remplies :
a) les membres du fonds fiduciaire présents représentent au moins un tiers des membres ; et
b) le président et au moins un vice-président sont présents.
A l'ouverture de chaque réunion du conseil, le président vérifie si le quorum est atteint.
5.4.3. En cas de vote, chaque décision du conseil du fonds fiduciaire est prise à la majorité simple.
Article 6
Comité de gestion
6.1. Composition du comité de gestion
6.1.1. Le comité de gestion est composé des membres suivants (les « membres du comité ») :
a) le représentant de la Commission, agissant au nom de l'Union européenne, qui préside les réunions du comité de gestion (le « président »). Un représentant de la haute représentante de l'Union pour les affaires étrangères et la politique de sécurité fait partie de la délégation de la Commission ;
b) les représentants des donateurs fondateurs signataires du présent acte constitutif ayant fourni un certificat de contribution signé pour un montant équivalent au moins à 3 000 000 EUR (les « vice-présidents ») ; et
c) un représentant de chaque donateur ou groupe de donateurs, qui :
i) a fourni un certificat de contribution signé pour un montant équivalent au moins à 3 000 000 EUR ;
ii) respecte tous les engagements contenus dans l'acte constitutif qui lui sont applicables, et notamment ceux relatifs au paiement de la contribution.
6.1.2. Des représentants du partenaire du fonds fiduciaire, des Etats membres de l'UE contributeurs dont la contribution est inférieure au montant indiqué à l'article 6.1.1, c), i), et des Etats membres de l'UE non contributeurs sont invités aux réunions du comité de gestion. Des représentants d'autres organisations, de même que l'envoyé spécial de l'Union européenne pour le processus de paix en Colombie, peuvent également être invités en tant qu'observateurs aux réunions du comité de gestion (« observateur (s) »).
Le gestionnaire participe aux réunions du comité de gestion dont il assure le secrétariat.
6.1.3. Chaque membre du comité nomme un représentant dûment habilité, le « représentant en titre ». En cas d'empêchement du représentant en titre, un suppléant peut être désigné pour assister aux réunions. Un représentant, à l'exception de celui de la Commission, peut représenter simultanément plusieurs donateurs au sein du comité de gestion, pour autant que les donateurs concernés en informent conjointement le gestionnaire en lui transmettant une copie du pouvoir établi à cet effet avant la réunion. Les représentants peuvent être accompagnés d'un ou plusieurs conseillers.
6.1.4. Les représentants ne reçoivent aucune forme de rémunération du fonds fiduciaire. Ils supportent tous les frais liés à leur fonction, y compris les frais liés aux déplacements et à la participation aux réunions du comité de gestion.
6.2. Rôle et responsabilités du comité de gestion
Le comité de gestion est chargé :
a) d'examiner et d'approuver les actions financées par les ressources du fonds fiduciaire, soumises par le gestionnaire conformément à l'article 6.5, qui peuvent être regroupées sous la forme d'un programme de travail ;
b) de superviser la mise en œuvre des actions financées par les ressources du fonds fiduciaire, en tenant compte des orientations stratégiques du conseil du fonds fiduciaire, d'évaluer l'efficacité des systèmes de contrôle interne et d'assurer le suivi des observations formulées par les auditeurs internes ou externes ;
c) d'approuver le (s) rapport (s) annuel (s) sur les activités financées et les comptes annuels avant de les transmettre au conseil du fonds fiduciaire conformément aux dispositions des articles 7.2 e) et 8.3.4 ;
d) d'assurer une visibilité suffisante aux activités financées par le fonds fiduciaire ;
e) d'approuver les modifications proposées des annexes III et IV de l'acte constitutif, conformément à l'article 19.2, et de proposer des modifications aux autres parties de l'accord au conseil du fonds fiduciaire ; et
f) de soumettre des recommandations au conseil du fonds fiduciaire au sujet de la liquidation dudit fonds, conformément à l'article 17.2.
6.3. Réunions du comité de gestion
6.3.1. Le comité de gestion se réunit aussi souvent que nécessaire. Les réunions du comité de gestion peuvent être convoquées par la présidence à tout moment ou à la demande d'au moins un tiers des membres du comité à la date de la demande.
6.3.2. Les réunions du comité se tiennent en principe dans les locaux de la délégation de l'Union européenne à Bogota. Le président peut toutefois proposer aux membres du comité de se réunir dans un autre lieu. Les réunions du comité de gestion peuvent avoir lieu par vidéoconférence, téléconférence ou tout autre moyen de communication à distance.
6.3.3. Dans le respect de l'acte constitutif et si nécessaire, le comité de gestion peut adopter un règlement intérieur. En cas de conflit entre l'acte constitutif et le règlement intérieur, l'acte constitutif prévaut.
6.4. Droits de vote, quorum, procédure de vote et procédure écrite
Le comité de gestion fonctionne sur la base du consensus. Toutefois, lorsqu'un vote est nécessaire, les règles suivantes s'appliquent :
6.4.1. Chaque membre du comité dispose d'une voix au sein du comité de gestion. Le président dispose d'une voix et un vote favorable de sa part est requis pour adopter les décisions.
6.4.2. Le quorum du comité de gestion est atteint lorsque les conditions suivantes sont toutes deux remplies :
a) les membres du comité présents représentent au moins un tiers des membres ; et
b) le président et au moins un vice-président sont présents.
A l'ouverture de chaque réunion du comité de gestion, le président vérifie si le quorum est atteint.
6.4.3. Sans préjudice de l'article 19 et conformément à l'article 6.4.1, en cas de vote, chaque décision du comité de gestion est prise à la majorité simple des membres présents ayant le droit de vote.
6.4.4. A titre exceptionnel, le comité de gestion peut être consulté et prendre des décisions par voie de procédure écrite avec accord tacite sur toute question urgente soulevée à l'initiative de la présidence. Ces décisions sont réputées approuvées à moins qu'un tiers au moins des membres du comité ne rejette la proposition dans un délai de cinq (5) jours ouvrables suivant la réception de la demande écrite de décision accompagnée des pièces justificatives appropriées. Tout rejet d'une proposition doit être notifié par écrit au président du comité de gestion. Le président communique par écrit les résultats des procédures écrites aux membres du comité. Tous les commentaires formulés par les membres du comité concernant les procédures écrites sont communiqués à tous les autres membres. Le gestionnaire est chargé de veiller à ce que cette disposition soit respectée.
6.5. Approbation des actions
6.5.1. Pour être financées par le fonds fiduciaire, les actions doivent au préalable être approuvées par le comité de gestion.
Toutefois, dans le respect des objectifs du fonds fiduciaire définis à l'article 2.1 ainsi que des critères d'éligibilité figurant à l'article 9.1 et dans la limite des ressources non engagées du fonds fiduciaire, le comité de gestion détermine le montant en deçà duquel les actions pourront être approuvées par le gestionnaire seul. Ce dernier devra en informer immédiatement le comité de gestion.
6.5.2. Chaque donateur ainsi que le partenaire du fonds fiduciaire a la possibilité de proposer des actions au gestionnaire pour leur soumission au comité de gestion, à la condition qu'elles s'inscrivent dans le mandat du fonds fiduciaire, qu'elles soient conformes aux priorités définies par le Gouvernement colombien pour la phase d'après-conflit et qu'elles respectent les lignes directrices établies par le conseil du fonds fiduciaire.
6.5.3. Le gestionnaire peut également, avec l'accord du comité de gestion concernant l'enveloppe mobilisable et conformément aux règles applicables à la mise en œuvre des actions, recourir à une expertise sur le terrain, dès la mise en place du fonds fiduciaire et rémunérée par celui-ci, pour procéder à la sélection des actions, en lien avec les autorités locales, les organisations internationales et non gouvernementales, les Etats membres de l'UE et les autres donateurs, pour constituer un portefeuille d'actions diversifiées. Ce portefeuille est élaboré en cohérence avec les actions déjà mises en œuvre par l'UE et les autres donateurs. Le gestionnaire pourra notamment faire appel à toute personne qualifiée ou organisation de la société civile internationale compétente pouvant lui prêter assistance pendant le processus de sélection. L'expertise de la Commission européenne, des Etats membres de l'UE et des autres donateurs sera privilégiée conformément à l'article 10.
6.5.4. Le gestionnaire soumet une ou plusieurs actions proposées à l'approbation du comité de gestion. Chaque action proposée est présentée dans un document succinct (la « fiche d'action ») contenant des informations essentielles, telles que les modalités de mise en œuvre, le calendrier, le budget prévisionnel, etc. Le gestionnaire présente, après consultation du partenaire du fonds fiduciaire et des autres acteurs pertinents du domaine, le contenu de ces fiches d'action lors des réunions du comité de gestion.
Pour les actions qui donnent lieu à une délégation de tâches d'exécution à une entité tierce conformément à l'article 187, paragraphe 2, du règlement financier (le « partenaire chargé de la mise en œuvre »), le nom du partenaire chargé de la mise en œuvre ou, s'il n'est pas encore défini, le type d'organisation envisagé et les critères à appliquer pour sélectionner cette organisation doivent être mentionnés dans la fiche d'action.
6.5.5. Lorsqu'une action individuelle est approuvée par le comité de gestion, elle doit être mise en œuvre conformément à la fiche d'action. Si, au cours de la phase de mise en œuvre, une modification substantielle (12) de la nature de l'action est requise, le gestionnaire soumet la fiche d'action modifiée pour tenir compte de ces changements, avant leur mise en œuvre, à l'approbation du comité de gestion.
(12) Les modifications cumulées des crédits alloués à un programme de travail, ou à une action individuelle adoptée indépendamment du programme de travail, ne dépassant pas 20 % de la dotation maximale au programme de travail, ou à l'action individuelle ne sont pas considérées comme substantielles, pour autant qu'elles n'aient d'incidence significative ni sur la nature ni sur les objectifs de l'action. Ces modifications peuvent inclure une augmentation de la dotation maximale au programme de travail ou à l'action individuelle allant jusqu'à 20 %.