ANNEXE AU CONTRAT DE SYNDIC
LISTE NON LIMITATIVE DES PRESTATIONS INCLUSES DANS LE FORFAIT
PRESTATIONS
DÉTAILS
I. - Assemblée générale
I-1° Préparation de l'assemblée générale.
a) Etablissement de l'ordre du jour ;
b) Mise à disposition de tous les copropriétaires des différentes pièces comptables et justificatives dans les conditions prévues à l'article 18-1 de la loi du 10 juillet 1965.
I-2° Convocation à l'assemblée générale
a) Elaboration et envoi de la convocation avec l'ordre du jour, des documents à joindre à la convocation et des projets de résolutions.
I-3° Tenue de l'assemblée générale.
a) Présence du syndic ou de son représentant à l'assemblée générale suivant les stipulations prévues par le contrat au titre du forfait ;
b) Etablissement de la feuille de présence, émargement, vérification des voix et des pouvoirs ;
c) Rédaction et tenue du registre des procès-verbaux.
I-4° Information relative aux décisions prises en assemblée générale.
a) Envoi et notification du procès-verbal comportant les décisions prises en assemblée générale aux copropriétaires (opposant ou défaillant) ;
b) Information des occupants de chaque immeuble de la copropriété des décisions prises par l'assemblée générale par affichage d'un procès-verbal dans les parties communes.
II. - Conseil syndical
II-5° Mise à disposition et communication au conseil syndical de toutes pièces ou documents se rapportant à la gestion du syndicat ou des lots gérés (notamment par accès en ligne sécurisé) ;
II-6° Recueil des avis écrits du conseil syndical lorsque sa consultation est obligatoire.
III. - Gestion des opérations financières et comptabilité générale de la copropriété
III-7° Comptabilité du syndicat.
a) Etablissement des comptes de gestion et des annexes du syndicat des copropriétaires, conformément à l'article 14-3 de la loi du 10 juillet 1965 ;
b) Etablissement du budget prévisionnel, en collaboration avec le conseil syndical, conformément à l'article 14-1 de la même loi et au décret n° 2005-240 du 14 mars 2005 ;
c) Présentation des comptes en conformité avec la réglementation en vigueur.
III-8° Comptes bancaires.
a) Ouverture d'un compte bancaire séparé ou, le cas échéant, d'un sous-compte individualisé en cas de dispense (résultant d'une décision de l'assemblée générale des copropriétaires statuant dans les conditions prévues au II de l'article 18 de la loi du 10 juillet 1965) ;
b) Ouverture d'un compte bancaire séparé destiné à recevoir les cotisations prévues à l'article 14-2 de la loi du 10 juillet 1965.
III-9° Comptabilité séparée de chaque copropriétaire.
a) Tenue des comptes de chaque copropriétaire ;
b) Appel des provisions sur budget prévisionnel ;
c) Imputations des consommations individuelles de fluide ou d'énergie ;
d) Reconstitution des consommations, forfaits et régularisations sur compteurs en l'absence de relevé ;
e) Appels sur régularisations de charge ;
f) Appels des cotisations du fonds de travaux.
III-10° Autres.
a) Vérification et paiement des factures des fournisseurs et prestataires ;
b) Recouvrement des créances auprès des tiers : relance par lettre simple avant mise en demeure ;
c) Calcul des intérêts légaux au profit du syndicat ;
d) Attestation de TVA aux fournisseurs et prestataires.
III-11° Remise au syndic successeur.
a) Remise de l'état financier, de la totalité des fonds, de l'état des comptes des copropriétaires et des comptes du syndicat.
IV. - Administration et gestion de la copropriété en conformité avec le règlement de copropriété
IV-12° Immatriculation du syndicat.
a) Mise à jour du registre d'immatriculation.
IV-13° Documents obligatoires.
a) Elaboration et mise à jour de la fiche synthétique de copropriété ;
b) Gestion de tous les audits, diagnostics et dossiers obligatoires (à l'exclusion du diagnostic de performance énergétique collectif et de l'audit énergétique, qui peuvent faire l'objet d'honoraires spécifiques dans les conditions précisées au 7.2.5 du présent contrat) ;
c) Etablissement et mise à jour du carnet d'entretien conformément au décret n° 2001-477 du 30 mai 2001 ;
d) Etablissement et mise à jour de la liste des copropriétaires ;
e) Notification de l'exercice du droit de délaissement prévue au III de l'article 18 de la loi du 10 juillet 1965.
IV-14° Archives du syndicat et accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés.
a) Détention et conservation des archives, notamment les plans, le règlement de copropriété, l'état de répartition des charges, l'état de division, les procès-verbaux des assemblées générales, les diagnostics techniques, les contrats de travails des préposés du syndicat, les contrats d'assurance de l'immeuble et documents nécessaires pour leur mise en œuvre, les documents et décisions de justice relatifs à l'immeuble dont les délais de contestation ne sont pas révolus, les contrats d'entretien et de maintenance des équipements communs ainsi que toute pièce administrative (l'assemblée générale, statuant à la majorité de tous les copropriétaires, peut décider de confier les archives du syndicat des copropriétaires à une entreprise spécialisée aux frais du syndicat en application du I de l'article 18 de la loi du 10 juillet 1965) ;
b) Transmission des archives au syndic successeur ;
c) Elaboration et transmission au conseil syndical du bordereau récapitulatif des archives transmises au syndic successeur ;
d) Mise à disposition d'un accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés relatifs à la gestion de l'immeuble ou des lots gérés (sauf décision contraire de l'assemblée générale des copropriétaires statuant dans les conditions prévues à l'article 18 de la loi du 10 juillet 1965).
IV-15° Entretien courant et maintenance.
a) Visites de la copropriété et vérifications, selon les stipulations prévues au contrat ;
b) Gestion des travaux d'entretien courant et de maintenance visés à l'article 45 du décret du 17 mars 1967 ;
c) Vérifications périodiques imposées par les réglementations en vigueur sur les éléments d'équipement communs ;
d) Négociation, passation, suivi des marchés des prestataires et gestion des contrats à l'échéance dans le cadre du budget prévisionnel ;
e) Etablissement et présentation à l'assemblée générale, au moins tous les trois ans, de la liste des travaux d'entretien et de conservation des parties communes et des éléments d'équipement commun nécessaires dans les trois années à échoir, en vue de la constitution de provisions spéciales ;
f) En vue de la consultation au cours d'une assemblée générale incluse dans le forfait, appel d'offres, étude des devis et mise en concurrence résultant de la demande d'une pluralité de devis ou de l'établissement d'un devis descriptif soumis à l'évaluation de plusieurs entreprises lorsque celle-ci est obligatoire dans le cadre des travaux de maintenance définis à l'article 45 du décret du 17 mars 1967.
V. - Assurances
V-16° Souscription des polices d'assurance au nom du syndicat soumise au vote de l'assemblée générale.
V-17° Déclaration des sinistres concernant les parties communes ou les parties privatives lorsque le dommage a sa source dans les parties communes.
V-18° Règlement des indemnités aux bénéficiaires.
VI. - Gestion du personnel
VI-19° Recherche et entretien préalable.
VI-20° Etablissement du contrat de travail et de ses avenants éventuels.
VI-21° Gestion des procédures de rupture du contrat de travail.
VI-22° Paiement du salaire, tenue du livre des salaires, édition des bulletins de paies.
VI-23° Déclarations et paiement aux organismes fiscaux et sociaux.
VI-24° Attestations et déclarations obligatoires.
VI-25° Gestion des remplacements pendant les congés, arrêts maladie et maternité.
VI-26° Mise en place et mise à jour du document unique d'evaluation des risques pour la santé et la sécurité des travailleurs.
VI-27° Gestion de la formation du personnel du syndicat.
VI-28° contrôle d'activité du personnel du syndicat.