ANNEXE IX
RÉUNION D'AVANT-SESSION DU SECRÉTARIAT : EXIGENCES POUR LA 87E RÉUNION DU CONSEIL EXÉCUTIF DU MDP
Prise en charge par le Secrétariat
1. Salles de conférence
a) Une salle de réunion (salle de réunion n° 1, 250 m2 environ), disposition des tables en U pour 30 personnes (table sur l'estrade avec 8 places) ; derrière la table sur l'estrade, une table pour les conseillers (25 places de conseillers à la table, format salle de classe). Les tables de la salle de réunion n° 1 devront mesurer au minimum 80 cm de largeur et 170 cm de longueur. L'alimentation électrique de la salle devra être suffisante pour une grande quantité de matériel et un grand nombre de PC ou d'ordinateurs portables. Il devra y avoir assez d'espace pour accueillir les équipes techniques dans un angle de la salle de réunion.
Le matériel suivant devra être fourni dans la salle de réunion n° 1 : système de sonorisation indépendant avec fonction de coupure. Un ordinateur portable pour les projections avec logiciels Microsoft en anglais et connexion Internet par câble. Deux micros baladeurs connectés au système de sonorisation. Un projecteur/vidéoprojecteur (4.500 lumens ANSI) avec une entrée et une sortie, un écran de projection (4 × 3 m). Dix-sept micros de conférence (un micro pour deux participants), micros indépendants pour la présidence et la vice-présidence avec fonction de coupure et d'interruption. Sept écrans LCD 42 pouces. Deux tableaux à feuilles mobiles. Deux télécommandes PowerPoint. La salle de réunion n° 1 devra être insonorisée pour garantir la confidentialité des échanges. Elle devra pouvoir servir pendant toute la durée de la conférence et être accessible uniquement aux membres du personnel et du Conseil exécutif.
b) Une salle de réunion (salle de réunion n° 2, salle des observateurs) d'une capacité de 20 participants (format salle de classe, 20 places aux tables). Prévoir un espace au fond de la salle pour le matériel de diffusion sur Internet et 3 postes de travail pour l'équipe de diffusion sur Internet. Pour garantir la confidentialité, la salle des observateurs devra être située à une certaine distance de la salle de réunion n° 1. Matériel nécessaire dans la salle de réunion n° 2 : Un système de sonorisation indépendant pour suivre les débats qui se déroulent dans la salle de réunion n° 1. La salle de réunion n° 2 sera interconnectée pour suivre les débats de la salle de réunion n° 1 (audio et vidéo). Deux projecteurs (3.000 lumens ANSI minimum) et deux écrans (180 × 210 cm) pouvant au besoin être remplacés par deux écrans plasma de 80 pouces.
c) Toutes les salles de conférence devront être équipées de systèmes de sonorisation et d'éclairage adaptés ainsi que d'un nombre suffisant de micros en fonction de la taille et de la capacité de la salle.
d) Toutes les salles de conférence devront être insonorisées et dotées de systèmes de ventilation et de climatisation adéquats.
e) Toutes les salles de réunion devront être réservées et disponibles avant la réunion pour permettre de les aménager et d'effectuer des essais (deux jours avant pour les salles de réunion, trois jours avant pour les bureaux). Les salles devront être disponibles jusqu'au jour suivant le dernier jour de réunion au cas où la réunion prendrait du retard et se prolongerait durant la nuit ou la matinée suivante.
2. Bureau pour le personnel et matériel
a) Un bureau pour le personnel entièrement aménagé, équipé et opérationnel, doté de 25 postes de travail types disposés en îlots de 4 bureaux avec chaises. Trois tables pour les documents. Une imprimante photocopieuse HP multifonction en réseau (de type équivalant à HP M 880) : impression en noir et blanc/couleurs de vitesse moyenne, analogique ou numérique, capacité de 60 à 90 copies par minute, mode recto-verso. Elle devra disposer d'une fonction tri et agrafeuse, de suffisamment d'agrafes et de toner pour cinq jours de réunion et trois jours de travaux préparatoires.prévoir une quantité importante de papier (une session peut représenter environ 20.000 copies). Possibilité d'imprimer sur papier A4 et A3. Les instructions devront être disponibles en anglais. La possibilité de scanner un document à destination du réseau devra être proposée. L'appareil sera installé et configuré et une assistance technique disponible à compter du 20 novembre 2015. Les paramètres de l'imprimante devront permettre l'impression en réseau
b) Une salle de réunion parallèle, disposition des tables en U pour 25 personnes minimum, disponible à partir du 21 novembre 2015, pour les réunions de groupes et les consultations bilatérales. Prises pour les ordinateurs portables en nombre suffisant dans la salle.
c) Une connexion Internet adéquate (connexion réseau/WLAN) pour le personnel devra être disponible à compter du 20 novembre 2015. Si l'aménagement des bureaux pour le personnel et l'installation de l'équipement ne sont pas finalisés, des espaces de bureau temporaires devront être fournis. Le bureau pour le personnel devra être situé à proximité de la salle de réunion et permettre d'accéder rapidement aux salles de réunion nos 1 et 2 (donc être situé au même étage). La configuration précise du bureau pour le personnel, des espaces de réunion et des zones de service sera arrêtée en étroite concertation avec le Secrétariat.
d) Tous les postes de travail devront comporter des bureaux de travail et des chaises de bureau adaptées, des lampes de bureau, des corbeilles à papier et une alimentation électrique suffisante pour l'ensemble du matériel électrique. Une déchiqueteuse devra être fournie.
e) Dans tous les bâtiments préfabriqués, une attention particulière devra être portée à l'éclairage, à la climatisation, au chauffage et à une insonorisation adéquate.
f) Un centre informatique pour accès Internet, via 3 PC ou portables, avec une imprimante réseau (50 m2 environ) ; ordinateurs standard avec moniteurs dotés du système d'exploitation Windows en anglais, du pack Microsoft Office standard, d'Acrobat Reader et de WinZip.
g) Un espace d'enregistrement pour les participants : comptoir permettant à deux agents de travailler simultanément, à proximité de l'entrée de la salle de réunion n° 1, avec deux chaises et deux tables et un nombre suffisant de prises électriques.
h) Un espace de stockage d'environ 50 m2 pour les envois, les dépôts, les caisses et le matériel d'emballage des prestataires techniques.
3. Communications
30 cartes SIM locales pour téléphones portables pour le personnel du Secrétariat.
4. Matériel informatique/exigences
Services Internet.
Ligne Internet synchronisée 34 Mo/s pour le personnel et les participants, configurée pour une commutation automatique avec la diffusion par Internet 10 Mo/s. Ligne et matériel avec terminal situé dans la salle des serveurs. Si l'espace le permet, possibilité d'utiliser la salle des serveurs de l'hôtel.
1 lot
Ligne indépendante 10 Mo/s pour la diffusion par Internet avec ligne redondante/de secours. Terminal au bureau de diffusion par Internet.
1 lot
Adresses IP en nombre suffisant pour encodage diffusion par Internet, NAT 1 × /28 adresse IP publique de sous-réseau pour Internet
1 lot
Les deux lignes Internet seront fournies avec toute la configuration et les éléments actifs requis : routeurs et interrupteurs. Fournir un interrupteur et routeur réseau pour la ligne Internet.
1 lot
Salle des serveurs
- Un espace adéquat pour les serveurs, fermant à clef, suffisamment ventilé ou climatisé. si l'environnement s'y prête, possibilité d'utiliser la salle des serveurs de l'hôtel
- Alimentation de 16amp 220v/50Hz
- 2 X 16amp 220v/50Hz avec schuko européenne CEE 7/4
1 lot
Matériel réseau LAN et Wi-Fi
- Fournir tout le matériel réseau nécessaire, notamment des commutateurs LAN
- Fournir un service Wi-Fi adapté en prévoyant un nombre suffisant de points d'accès
- Fournir tout le câblage, l'alimentation électrique et autre matériel nécessaires à la connexion
- Le réseau doit garantir une connexion Ethernet rapide pour chaque équipement IP branché au réseau
- Une structure Cisco maniable serait souhaitable
1 lot
PC
- Prévoir, pour tout le matériel fourni, des logiciels et des licences en anglais, notamment pour Windows 7, Office 2010, le logiciel antivirus (ou équivalent) et les licences de logiciels standard pour tout autre matériel fourni
- Centre informatique
3
- Ordinateurs portables pour les présentations dans les salles de réunion
3
Connexions Internet
- Centres informatique
4
- Bureaux pour le personnel (une connexion par poste de travail)
25
- Salle des serveurs
- Salles de réunion
3
- Diffusion par Internet
3
Imprimantes multifonction / imprimantes standard
- Imprimante multifonction pour le bureau destiné au personnel
1
- Imprimante en réseau pour le centre informatique
1
Assistance
- Prévoir suffisamment de ressources humaines pour fournir :
- une assistance pendant l'installation et toute la durée de l'atelier ;
- une expertise réseau pour toute la gestion du service réseau y compris la Wi-Fi
5. Diffusion par Internet
a) Audio pour la diffusion par Internet :
Tous les signaux audio des débats de la réunion devront parvenir à la diffusion par Internet mise en place par le prestataire de services audio : [analogique, pleinement symétrique, +4 dB niveau nominal, fiches (mâles) XLR]
b) Espace de travail pour la diffusion par Internet :
Prévoir un espace pour 3 agents chargés de la diffusion par Internet au fond de la salle des observateurs et pour leur matériel (20 m2 environ et trois tables avec chaises).
Prévoir l'alimentation électrique nécessaire [barre omnibus indépendante, 230V~/50Hz, explicite pour dispositifs audio/vidéo, protégée].
c) Images pour la diffusion par Internet :
Alimentation électrique pour connecter l'équipement photo et vidéo. La salle de réunion devra être suffisamment éclairée. (Appareil de prises de vue fourni par l'entreprise allemande de diffusion par Internet).
6. En-cas et rafraîchissements
a) Trois pauses par jour : thé et café pour 30 personnes (contenu détaillé à préciser selon le menu).
b) Eau pour la salle de réunion du Conseil exécutif et à la pause café (eau et verres à fournir chaque matin de la réunion et réapprovisionnement pendant la journée).
7. Personnel d'appui
a) Deux agents locaux parlant anglais avec une connaissance du matériel bureautique et des programmes Windows de base. Le personnel d'appui devra être disponible deux jours avant le début de la réunion (21 novembre 2015) et, par roulement, pendant toute la durée des travaux de la réunion.
b) Un agent de sécurité : (agent de sécurité pour la session du 23 au 27 novembre 2015 jusqu'à la fin des travaux).
8. Transports
a) Deux minibus 9 places pour les membres du Conseil exécutif si les transports en commun ne sont pas adaptés pour amener les participants au lieu de la réunion et les ramener à leur hôtel. Les minibus devront être disponibles dès le premier jour de la réunion.