1.1.1.1. Calendrier, convocation et présence (1)
Conformément à l'article R. 621-1 du code monétaire et financier, le collège se réunit sur convocation de son président ou à la demande de la moitié de ses membres, à laquelle est jointe un ordre du jour prévisionnel transmis par tout moyen.
En cas d'absence ou d'empêchement du président, la convocation du collège est signée par l'un des membres du collège dans l'ordre établi par l'article L.621-2 II du code monétaire et financier repris par l'avis relatif à la composition du collège de l'Autorité des marchés financiers publié au Journal officiel.
Un calendrier prévisionnel des séances du collège, établi par semestre, est communiqué aux membres. Le président peut le modifier pour des raisons liées notamment à l'ordre du jour, à l'urgence ou à des circonstances exceptionnelles.
1.1.1.2. Ordre du jour
L'ordre du jour est arrêté par le président.
Tout membre du collège peut demander au président d'inscrire à l'ordre du jour un ou plusieurs points.
Sauf cas d'urgence, l'ordre du jour prévisionnel est envoyé huit jours ouvrables avant la tenue de la séance par tout moyen.
L'ordre du jour distingue les questions générales et les questions individuelles ; ces questions sont réparties selon les différents domaines de compétence de l'Autorité des marchés financiers. L'ordre du jour précise pour chacune de ces catégories, les points qui relèvent d'une « partie A » ou d'une « partie B ». Ceux qui figurent en partie A ne font, en principe, l'objet d'un débat en séance que si l'un des membres du collège ou le directeur général du Trésor ou son représentant, le demande. Ceux qui figurent en partie B font l'objet d'un débat.
Les notes et annexes relatives à chaque point de l'ordre du jour sont communiquées par tout moyen aux membres du collège ainsi qu'au directeur général du Trésor ou son représentant en même temps que la convocation et l'ordre du jour auxquels ils sont annexés, sans préjudice de notes ou pièces complémentaires adressées dans l'intervalle ou remises en séance. Certains points peuvent faire l'objet d'une présentation uniquement orale.
Lorsque le président estime qu'un membre ne peut délibérer sur un dossier en raison de l'existence d'un conflit d'intérêts, il prévient sans délai l'intéressé de sa décision.
Article 1.1.2
Déroulement des séances
1.1.2.1. Tenue de la séance
Le collège se réunit au siège de l'Autorité. Il peut également se réunir, sur décision du président, en tout autre lieu.
Un registre d'émargement est mis à disposition des membres.
1.1.2.2. Présidence et police des séances (2)
Le président préside la séance. Toutefois, en cas d'absence ou d'empêchement, il confie à l'un des autres membres du collège le soin de présider la séance.
Le président ou son remplaçant assure la police et dirige les débats lors des séances du collège. Les séances du collège ne sont pas publiques. Pour des motifs légitimes, le président peut convier toute personne à être entendue par le collège,
Le secrétaire général participe aux séances du collège et peut se faire assister par tout membre des services qu'il désigne. En cas d'absence ou d'empêchement, il peut se faire représenter par le collaborateur qu'il désigne à cet effet.
Dans l'éventualité où un point de l'ordre du jour n'a pas pu être examiné au cours de la séance, ce dernier est inscrit en priorité à l'ordre du jour de la séance suivante. Au cas où le report est motivé par la nécessité de recueillir un supplément d'informations, la question est inscrite à l'ordre du jour de la séance pour laquelle l'Autorité disposera des éléments nécessaires lui permettant de procéder à cet examen.
1.1.2.3. Quorum (3)
A l'ouverture de la séance, le président ou son remplaçant vérifie le quorum.
Conformément à l'article R. 621-1 du code monétaire et financier, le collège ne peut délibérer que si la moitié au moins de ses membres est présente. Lorsqu'un membre ne prend pas part à une délibération ou s'abstient de siéger s'il s'estime en situation de conflit d'intérêts, il n'est pas pris en compte au titre du quorum (4).
Conformément à l'article L. 621-3 II du code monétaire et financier, les décisions sont prises à la majorité des voix. En cas de partage égal des voix, celle du président est prépondérante.
Si le quorum n'est pas atteint en début de séance ou en cours de séance, le président ou son remplaçant suspend la séance et reporte les points non examinés à une séance ultérieure.
1.1.2.4. Conflits d'intérêts (5)
Lorsqu'un membre du collège autre que le président estime que sa participation à une délibération, une vérification ou un contrôle le placerait en situation de conflit d'intérêts, il en informe le président et le secrétariat du collège dès qu'il a connaissance de cette situation ou, au plus tard, au début de la réunion au cours de laquelle l'affaire en cause est délibérée.
Lorsqu'un membre ne prend pas part à une délibération, il n'est pas réputé présent au titre du quorum (6).
Lors de l'examen du point concerné de l'ordre du jour, le président informe les autres membres du collège des conflits d'intérêts dont il a connaissance ou de ceux qui le concernent.
Si le président ou un membre du collège décide de s'abstenir de sièger, il ne peut prendre part à aucune réunion ni émettre aucun avis en rapport avec la délibération en cause.
1.1.2.5 Présence des membres lors d'une séance et pouvoir (7)
Lorsqu'un membre est dans l'impossibilité d'être présent à une séance, il en informe dans les meilleurs délais le secrétariat du collège qui vérifie si les conditions de quorum sont toujours réunies et en avise la présidence et le secrétariat général.
Conformément à l'article R. 621-1 I du code monétaire et financier, un membre peut donner pouvoir à un autre membre de voter en son nom lors d'une séance à laquelle il ne peut assister. Chaque membre ne peut disposer que d'un seul pouvoir.
Conformément à l'article R. 621-1 III du code monétaire et financier, tout membre du collège qui, hors le cas de force majeure constaté par le président, n'a pas assisté à trois séances consécutives du collège en est réputé démissionnaire d'office. Le président en informe le ministre chargé de l'économie.
1.1.2.6. Vote (8)
Le président ou son remplaçant dirige les débats et soumet, si cela lui parait nécessaire ou à la demande d'un membre du collège, la décision ou l'avis à un vote.
Conformément à l'article L. 621-3 I du code monétaire et financier, le directeur général du Trésor ou son représentant siège aux séances du collège, sans voix délibérative.
Conformément à l'article R. 621-8 du code monétaire et financier, il peut toutefois demander une deuxième délibération. Il adresse, ainsi, sa demande au président ou à son remplaçant, dans un délai de trois jours ouvrés après la séance. Le président de l'Autorité inscrit le point à l'ordre du jour d'une prochaine séance et transmet aux membres, le cas échéant, les documents communiqués par le directeur général du Trésor ou son représentant à l'appui de sa demande.
En cas de vote lorsque la séance se tient par conférence téléphonique ou audiovisuelle, le président recueille l'expression de la position de chaque membre en l'appelant nommément.
1.1.2.7. Présence d'invité
Le président de l'Autorité peut, le cas échéant, après avoir informé les autres membres du collège, et en fonction de l'ordre du jour, inviter une personne extérieure. Cette dernière ne participe qu'au point de l'ordre du jour sur lequel on l'entend et ne délibère pas.
Article 1.1.3
Consultation écrite (9)
Conformément à l'article R. 621-2 du code monétaire et financier, en cas d'urgence constatée par son président, le collège peut statuer par voie de consultation écrite.
Le président de l'Autorité recueille, dans un délai qu'il fixe, les observations et les votes des membres et les observations du directeur général du Trésor ou de son représentant. Ce délai ne peut être inférieur à un jour ouvré.
Si un membre en fait la demande écrite dans ce délai, la délibération intervient au cours de la réunion suivante du collège. Pour que ses résultats puissent être pris en compte, la consultation doit avoir permis de recueillir la moitié au moins des votes des membres du collège dans le délai fixé par le président.
Le président informe dans les meilleurs délais les membres du collège et le directeur général du Trésor ou son représentant de la décision prise.
Les décisions prises par voie de consultation écrite sont réputées être intervenues à l'issue du délai fixé par le président dans la consultation. Elles sont annexées au procès-verbal de la séance suivante du collège. Mention y est faite du nom des membres ayant voté et de celui des membres n'ayant pas pris part à la consultation.
Un membre qui ne prend pas part à une délibération ou qui s'abstient de siéger s'il s'estime en situation de conflit d'intérêts, n'est pas pris en compte au titre du quorum.
Article 1.1.4
Conférence téléphonique ou audiovisuelle
Le président peut décider qu'une délibération sera organisée au moyen d'une conférence téléphonique ou audiovisuelle en application des articles 2 et 4 de l'ordonnance du 6 novembre 2014 relative aux délibérations à distance des instances administratives à caractère collégial. L'AMF met en œuvre un dispositif afin de garantir l'identification des participants, leur participation effective à la séance et la confidentialité des débats vis-à-vis des tiers. Les caractéristiques techniques de ce dispositif permettent la retransmission continue, simultanée et effective des délibérations. Un procès-verbal des délibérations du collège est établi dans les conditions fixées à l'article R. 621-1 du code monétaire et financier.
Article 1.1.5
Secrétariat du collège (10)
Le secrétariat du collège est chargé de la préparation des ordres du jour, des convocations, des dossiers de séances, de la rédaction, de la diffusion et de la conservation des procès-verbaux.
Le procès-verbal de séance comporte :
- le numéro, la date et l'heure de début de la séance ;
- les noms des membres présents, absents et excusés ;
- les membres ayant donné pouvoir et ceux ayant reçu pouvoir ;
- les membres n'ayant pas pris part aux délibérations (en ce compris les membres qui se sont abstenus de siéger ou de délibérer au motif qu'ils s'estiment en situation de conflit d'intérêts) ;
- la liste des points de l'ordre du jour ;
- pour chacun des points de l'ordre du jour, les noms des membres qui se sont déportés ;
- les débats et les décisions prises sur chacun des points de l'ordre du jour ;
- la date et l'heure de la prochaine séance.
Il est soumis pour approbation lors d'une des séances suivantes du collège, puis signé par le président ou son remplaçant à la séance.
Une copie du procès-verbal est tenue à la disposition de chacun des membres du collège ou du directeur général du Trésor ou de son représentant. Il est conservé avec des pièces complémentaires telles que l'original de la convocation et de la feuille d'émargement.