1.2.1.1. Convocation, calendrier, et présence (11)
Conformément aux articles L. 621-2 I et III et R. 621-3 du code monétaire et financier, le collège peut constituer en son sein des commissions spécialisées présidées par le président de l'AMF pour prendre des décisions à portée individuelle dans les matières mentionnées à l'article L. 621-14 du même code.
Conformément à l'article R. 621-4 I du code monétaire et financier, composée, outre le président, de cinq membres, chaque commission spécialisée se réunit au moins trois fois par an, sur convocation de son président ou à la demande de la moitié de ses membres, en y joignant un ordre du jour prévisionnel transmis par tout moyen. Le directeur général du Trésor ou son représentant peut participer aux séances des commissions spécialisées.
Un calendrier prévisionnel des séances de chacune des commissions, établi par semestre, est mis à l'ordre du jour d'une séance du collège. Le président peut le modifier pour des raisons liées notamment à l'ordre du jour, à l'urgence ou aux circonstances exceptionnelles.
1.2.1.2. Ordre du jour
L'ordre du jour est arrêté par le président.
Sauf urgence, l'ordre du jour prévisionnel est envoyé 15 jours ouvrables avant la tenue de la séance par tout moyen.
Lorsque le président estime qu'un membre ne peut délibérer sur un dossier en raison de l'existence d'un conflit d'intérêts, il prévient sans délai l'intéressé de sa décision.
Article 1.2.2
Déroulement des séances
1.2.2.1. Tenue de la séance
La commission spécialisée se réunit au siège de l'Autorité. Elle peut se réunir, sur décision du président, en tout autre lieu. Elle peut également décider de se tenir à huis-clos.
Un registre d'émargement est mis à disposition des membres.
1.2.2.2. Présidence et police des séances (12)
Le président préside la séance. Toutefois, conformément à l'article R. 621-4 I du code monétaire et financier, en cas d'absence, il confie à l'un des autres membres de la commission spécialisée le soin de présider la séance.
Le président ou son remplaçant assure la police et dirige les débats lors des séances de la commission spécialisée. Les séances de la commission spécialisée ne sont pas publiques. Pour des motifs légitimes, le président peut convier toute personne à être entendue par la commission spécialisée.
Le secrétaire général participe aux séances de la commission spécialisée et peut se faire assister par tout membre des services qu'il désigne. En cas d'absence, il peut se faire représenter par le collaborateur qu'il désigne à cet effet.
Dans l'éventualité où un point de l'ordre du jour n'a pas pu être examiné au cours de la séance, ce dernier est inscrit en priorité à l'ordre du jour de la séance suivante.
Au cas où le report est motivé par la nécessité de recueillir un supplément d'informations, la question est inscrite à l'ordre du jour de la séance pour laquelle l'Autorité disposera des éléments nécessaires lui permettant de procéder à cet examen.
1.2.2.3. Quorum (13)
A l'ouverture de la séance, le président ou son remplaçant vérifie le quorum.
Si le quorum n'est pas atteint en début de séance ou en cours de séance, le président ou son remplaçant suspend la séance et reporte les points non examinés à une séance ultérieure.
Conformément à l'article R. 621-4 I du code monétaire et financier, chaque commission spécialisée ne peut délibérer que si la moitié au moins de ses membres est présente.
Lorsqu'un membre ne prend pas part à une délibération ou s'abstient de siéger s'il s'estime en situation de conflit d'intérêts, il n'est pas pris en compte au titre du quorum (14).
Les décisions sont prises à la majorité des voix. En cas de partage égal des voix, celle du président est prépondérante.
1.2.2.4. Conflits d'intérêts (15)
Lorsqu'un membre de la commission spécialisée autre que le président estime que sa participation à une délibération, une vérification ou un contrôle le placerait en situation de conflit d'intérêts, il en informe le président et le secrétariat de la commission spécialisée dès qu'il a connaissance de cette situation ou, au plus tard, au début de la réunion au cours de laquelle l'affaire en cause est délibérée.
Un membre peut donner pouvoir à un autre membre de voter en son nom lors d'une séance à laquelle il ne peut assister. Chaque membre ne peut disposer que d'un seul pouvoir.
Lorsqu'un membre ne prend pas part à une délibération, il n'est pas réputé présent au titre du quorum (16).
Lors de l'examen du point concerné de l'ordre du jour, le président informe les autres membres de la commission spécialisée des conflits d'intérêts dont il a connaissance ou de ceux qui le concernent.
Le membre de la commission spécialisée qui décide de s'abstenir de sièger ne peut prendre part à aucune réunion ni émettre aucun avis en rapport avec la délibération en cause.
1.2.2.5. Présence des membres lors d'une séance et pouvoir (17)
Lorsqu'un membre est dans l'impossibilité d'être présent à une séance, il en informe dans les meilleurs délais le secrétariat de la commission spécialisée qui vérifie si les conditions de quorum sont toujours réunies et en avise la présidence et le secrétariat général.
Conformément à l'article R. 621-4 I du code monétaire et financier, un membre peut donner pouvoir à un autre membre de voter en son nom lors d'une séance à laquelle il ne peut assister. Chaque membre ne peut disposer que d'un seul pouvoir.
Conformément à l'article R. 621-4 III du code monétaire et financier, tout membre d'une commission spécialisée qui, hors le cas de force majeure constaté par le président, n'a pas assisté à trois séances consécutives de la commission spécialisée en est réputé démissionnaire d'office.
1.2.2.6. Consultation écrite (18)
Conformément à l'article R. 621-2 du code monétaire et financier, en cas d'urgence constatée par son président, la commission spécialisée peut statuer par voie de consultation écrite.
Le président de l'Autorité recueille, dans un délai qu'il fixe, les observations et les votes des membres et les observations du directeur général du Trésor ou de son représentant. Ce délai ne peut être inférieur à un jour (19).
Si un membre en fait la demande écrite dans ce délai, la délibération intervient au cours de la réunion suivante de la commission spécialisée. Pour que ses résultats puissent être pris en compte, la consultation doit avoir permis de recueillir la moitié au moins des votes des membres de la commission spécialisée dans le délai fixé par le président.
Le président informe dans les meilleurs délais les membres de la commission spécialisée et le directeur général du Trésor ou son représentant de la décision prise.
Les décisions prises par voie de consultation écrite sont réputées être intervenues à l'issue du délai fixé par le président dans la consultation. Elles sont annexées au procès-verbal de la séance suivante de la commission spécialisée. Mention y est faite du nom des membres ayant voté et de celui des membres n'ayant pas pris part à la consultation.
Un membre qui ne prend pas part à une délibération ou qui s'abstient de siéger s'il s'estime en situation de conflit d'intérêts, n'est pas pris en compte au titre du quorum.
1.2.2.7. Décisions individuelles
Lorsque la commission spécialisée (ou le cas échéant le collège) a décidé de l'ouverture d'une procédure de sanction, le président de l'AMF transmet au président de la commission des sanctions la notification des griefs, à laquelle est joint le rapport d'enquête ou de contrôle. La notification des griefs peut être accompagnée éventuellement d'une traduction dans la langue du mis en cause.
Article 1.2.3
Secrétariat des commissions spécialisées (20)
Le secrétariat du collège est chargé de la préparation des ordres du jour, des convocations, des dossiers de séances, de la rédaction et de la conservation des procès-verbaux des commissions spécialisées.
Le procès-verbal de séance comporte :
- le numéro, la date de séance et l'heure du début de la séance ;
- les noms des membres présents, absents et excusés ;
- les membres ayant donné pouvoir et ceux ayant reçu pouvoir ;
- les membres n'ayant pas pris part aux délibérations (en ce compris les membres qui se sont abstenus de siéger ou de délibérer au motif qu'ils s'estiment en situation de conflit d'intérêts) ;
- la liste des points de l'ordre du jour ;
- pour chacun des points de l'ordre du jour, les noms des membres qui se sont déportés ;
- les décisions prises pour chaque point.
Il est soumis pour approbation lors de l'une des séances suivantes et signé par le président ou son remplaçant à la séance.
Une copie du procès-verbal est tenue à la disposition de chacun des membres de la commission spécialisée, du directeur général du Trésor ou de son représentant. Il est conservé avec des pièces complémentaires telles que l'original de la convocation et de la feuille d'émargement.
Le président de l'Autorité des marchés financiers rend compte à la plus proche réunion du collège des décisions adoptées par chaque commission spécialisée.