Nicolas-BZRD/DILA_OPENDATA_FR_2023 huggingface dataset:
210.Rémunération du personnel
2101.Premier paiement
1. Acte d'engagement mentionnant :
- la référence à la délibération créant l'emploi ou à la délibération autorisant l'engagement pour les agents des services publics industriels et commerciaux, les contrats aidés ou les vacataires ;
- l'identité de l'agent, la date de sa nomination, et, le cas échéant, la durée de l'engagement ;
- les modalités de recrutement (3), les conditions d'emploi (temps complet, non complet, partiel et la quotité de temps de travail ;
- le grade, l'échelon, l'indice brut de traitement ou le taux horaire ou les modalités de la rémunération de l'agent.
2. Pour les directeurs d'offices publics d'habitat :
- délibération du conseil d'administration autorisant la signature du contrat ;
- contrat précisant le montant de la part forfaitaire de la rémunération et les modalités de versement de la part variable ;
- pièces exigées pour les paiements ultérieurs.
3. Pour les personnels des OPH ne relevant pas de la fonction publique territoriale, accord collectif ou, à défaut, décision du directeur général.
4. En cas de changement de comptable assignataire (ex : mutation, détachement…), certificat de cessation de paiement.
5. Cas particulier de la reprise d'activité (4) : contrat dont l'agent disposait antérieurement à la reprise d'activité et délibération portant reprise de l'activité.
6. Pièces exigées pour les paiements ultérieurs.
(3) Exemple : entrée dans la fonction publique, mutation, détachement...
(4) Il s'agit de la mise en œuvre de l'article L. 1224-3 du code du travail, pour la période qui précède soit le nouveau contrat de l'agent, soit son licenciement.
03122.Paiement à un cessionnaire ou à un bénéficiaire de nantissement de droit de commun
1. Exemplaire original de signification de la cession (ou du nantissement) énonçant la qualité du comptable assignataire, du cédant (ou du créancier à l'initiative du nantissement), du cessionnaire (ou du bénéficiaire du nantissement) et désignant la créance cédée (ou nantie).
2. Original de l'acte de cession.
03123.Paiement au cédant (ou au créancier à l'initiative du nantissement)
Mainlevée de la cession (ou du nantissement) donnée par l'établissement de crédit par lettre recommandée avec demande d'avis de réception ou par tout autre moyen permettant de donner date certaine,
Ou
Pour une cession (ou un nantissement) de droit commun, attestation de désistement définitif délivrée par le cessionnaire (ou le bénéficiaire du nantissement) de droit commun par lettre recommandée avec demande d'avis de réception ou par tout autre moyen permettant de donner date certaine.
0313.Avis ou opposition à tiers détenteur
Avis reçu, le cas échéant, par lettre recommandée, avec demande d'avis de réception.
032.Oppositions sur créances salariales
0321.Cession ou saisie des rémunérations
03211.Cession
Notification de l'acte de cession par le secrétariat-greffe du tribunal.
03212.Saisie des rémunérations
Notification de l'acte de saisie établi par le secrétariat-greffe du tribunal énonçant la qualité du saisi, du saisissant, la somme pour laquelle est pratiquée la saisie, le mode de calcul de la fraction saisissable et la désignation de la créance saisie.
0322.Oppositions pratiquées en vertu des créances alimentaires
1. Demande de paiement direct formulée par un huissier de justice sous forme de lettre recommandée avec demande d'avis de réception.
2. Domiciliation bancaire.
0323.Avis ou opposition à tiers détenteur
Avis reçu, le cas échéant, par lettre recommandée avec demande d'avis de réception.
04.Moyens de règlement
041.Paiement par virement
Le cas échéant (16), RIB.
(16) Le RIB doit être produit en l'absence de la mention des coordonnées bancaires sur la pièce justificative de la dépense qui fait foi.
Cette pièce ne peut qu'émaner du créancier, qu'elle soit délivrée ou signée par celui-ci.
174.Frais de transcription et d'inscription hypothécaire
Etat des salaires arrêté par le conservateur des hypothèques.
18.Transaction et remise gracieuse de dette
181.Transaction (14)
1. Décision de l'assemblée délibérante autorisant la transaction, sauf pour les EPS.
2. Contrat de transaction
182.Remise gracieuse de dette
Décision de l'assemblée délibérante, de l'autorité exécutive (15) ou du directeur pour les EPS autorisant la remise gracieuse.
(14) La transaction dans le cadre des marchés publics est traitée dans la rubrique 482.
(15) Par exemple, le président du Conseil Général, s'agissant du RSA, conformément à l'article L. 262-46 du CASF.
0211.Justification de l'identité
Présentation d'une pièce d'identité ou d'une photocopie lisible (3) ;
A défaut, constat de la réalité du paiement dans les conditions du droit commun : preuve testimoniale ou quittance notariée (4).
(3) Par exemple, carte nationale d'identité, passeport, carte d'ancien combattant, carte d'invalide de guerre, carte d'invalide civil. La production de l'original peut être demandée conformément aux dispositions du décret n° 2000-1277 du 26 décembre 2000.
(4) La preuve testimoniale est admise pour les paiements ne dépassant pas 800 €. Au-delà, une quittance notariée est nécessaire.
2.Dépenses de personnel
21.Dépenses de personnel des collectivités territoriales, de leurs groupements, de leurs établissements publics et de leurs services d'hébergement de personnes âgées gérés en régie directe (1) (2)
(1) A l'exclusion des personnels des établissements publics sociaux et médicaux sociaux et des établissements publics de santé.
(2) La (les) pièce(s) justificative(s) prévue(s) par le statut ou les textes spécifiques à une catégorie d'établissement public local remplace(nt) ou complète(nt), le cas échéant, les pièces visées dans la présente sous-rubrique 21.
042.Paiement consécutif à une autorisation de prélèvement
0421.Premier prélèvement suite à une autorisation
1. Autorisation de prélèvement visée par l'ordonnateur.
2. Facture ou relevé de consommation.
0422.Prélèvements suivants
Facture ou relevé de consommation.
043.Paiement par carte d'achat
0431.Premier paiement
1. Marché d'émission de la carte d'achat.
2. Le cas échéant, copie du marché exécuté par carte achat.
3. Le cas échéant, annexes du contrat ayant des incidences financières.
4. Relevé d'opérations relatif à la créance à payer à l'émetteur.
5. Le cas échéant, toutes pièces justificatives définies dans les documents contractuels.
0432.Autres paiements par carte d'achat
Relevés d'opérations relatifs à la créance à payer à l'émetteur.
05.Paiement des sommes dues à des créanciers étrangers
1. Version française des pièces ou, le cas échéant, traduction des pièces rédigées en langue étrangère.
2. Dans l'hypothèse d'une facture émise par le représentant fiscal ou le mandataire d'un créancier étranger, copie de la convention, traduite en français le cas échéant, passée entre l'entreprise étrangère et le représentant fiscal (ou le mandataire) précisant l'étendue de la délégation accordée.
06.Relevé de prescription
Décision de l'assemblée délibérante, ou, pour les établissements publics de santé, décision du directeur, de ne pas opposer la prescription,
Ou
Copie de l'acte interruptif de prescription.
07.Paiement à un transporteur routier ou à un voiturier titulaire d'une lettre de voiture
1. Lettre de voiture ou tout élément susceptible de constater l'existence d'un contrat de transport.
2. Mise en demeure de la collectivité ou de l'établissement public local par le transporteur ou le voiturier.
1.Administration générale
10.Consignation et placement financier de certains fonds
101.Consignation
Convention ou décision de justice passée en force de chose jugée (1) ou, le cas échéant, décision de consignation de l'ordonnateur.
(1) Seule l'acceptation par le créancier de la consignation a les effets d'un paiement. Dans le cas contraire, la consignation tient lieu de paiement pour le débiteur mais elle ne constitue pas un paiement pour le créancier qui n'a pas été satisfait.
1512.Astreinte
Décision juridictionnelle liquidant une astreinte à laquelle la collectivité locale a été condamnée par une précédente décision juridictionnelle.
1513.Exercice par un contribuable des actions appartenant aux collectivités et aux établissements publics de coopération intercommunale
15131.Recours pour le compte de la collectivité
1. Autorisation du tribunal administratif.
2. Etat de frais d'honoraires de plaidoirie.
3. Copie de la décision de justice exécutoire.
4. Le cas échéant, état de frais taxé.
5. Le cas échéant, décision d'acquiescement ou de transaction.
6. Mémoire du contribuable.
7. Décision de l'organe délibérant portant examen du mémoire du contribuable.
15132.Pour le compte d'une section de commune
1. Autorisation de la commission syndicale ou du représentant de l'Etat dans le département.
2. Pièces prévues aux 2, 3, 4, 5, 6, 7 de la rubrique 15131.
152.Paiement des frais de justice
1521.Paiement des condamnations aux dépens
1. Copie de la décision de justice.
2. Etat exécutoire des dépens,
Ou
Ordonnance de taxe rendue par le président de la juridiction ou le magistrat délégué à cet effetou le président de la section du contentieux du Conseil d'Etat.
1522.Paiement de frais irrépétibles
Copie de la décision de justice qui condamne la collectivité au paiement de frais irrépétibles.
16.Remboursement d'emprunt et frais
161.Remboursement d'emprunt souscrit auprès d'organismes prêteurs
1611.Première échéance
1. Contrat de prêt.
2. Le cas échéant (9), tableau d'amortissement.
3. Avis d'échéance ou avis de domiciliation (10).
1612.Echéances suivantes
1. Le cas échéant (11), tableau d'amortissement actualisé.
2. Avis d'échéance ou avis de domiciliation (10).
(9) Cette pièce n'est pas à fournir lorsque les caractéristiques financières du prêt ne permettent pas la production du tableau d'amortissement dès la signature du contrat.
(10) L'avis de domiciliation doit être produit en cas de recours à la procédure du débit d'office.
(11) Un nouveau tableau d'amortissement doit être produit au comptable lorsque la variation du taux a un impact sur l'échéancier de remboursement du capital ou sur la durée résiduelle du prêt (exemple : emprunt à durée ajustable).
162.Remboursement anticipé d'emprunt
1621.Remboursement intégral
1. Décision de remboursement.
2. Le cas échéant, état de liquidation des sommes dues produit par le prêteur.
1622.Remboursement partiel
1. Décision de remboursement.
2. Nouveau tableau d'amortissement.
3. Pour toute échéance suivant le remboursement partiel, pièces prévues aux rubriques 1611 ou 1612.
163.Remboursement d'emprunt émis directement par la collectivité (12)
(12) En cas de paiement de coupons prescrits : Décision de l'assemblée délibérante et état récapitulatif des coupons prescrits (à l'exclusion des EPS).
13.Réduction des créances et admission en non-valeur
131.Restitution par la collectivité du trop-perçu et reversement
Etat de liquidation dressé par l'ordonnateur portant mention de la nature de la recette, du montant à restituer et des motifs de la restitution.
132.Annulation ou réduction de recettes
Etat précisant, pour chaque titre, l'erreur commise.
133.Admission en non-valeurs (4)
1. Décision (5). 
2. Etat précisant pour chaque titre le montant admis.
(4) Les pièces 1 et 2 peuvent soit faire l'objet d'une délibération spécifique, soit être remplacées par une liste de créances admises en non-valeurs annexée au compte administratif. S'agissant d'un EPS, la décision émane de son directeur.
(5) La décision peut être formalisée par la signature du bordereau de mandats lorsque l'ordonnateur dispose du pouvoir budgétaire (EPS).
1. Etat récapitulatif établi le cas échéant par l'organisme financier.
2. Le cas échéant, contrat de service financier.
17.Impôts, taxes et versements assimilés (13)
171.Impôts, taxes, droits de timbre et d'enregistrement
1.Avertissement ou état portant liquidation des droits, établi par les services fiscaux ou par toute administration financière habilitée.
2. Dans l'hypothèse où la mutation de la cote n'est pas intervenue, certificat de l'ordonnateur.
172.Impôts et taxes sur véhicules
1721.Carte grise
Avertissement ou état de liquidation des droits du service créancier ou référence du mandatement portant acquisition du véhicule quand la carte grise a été réglée par le fournisseur.
1722.Vignette automobile
Etat dressé par l'ordonnateur indiquant la puissance fiscale, la date de première mise en circulation, le numéro d'immatriculation.
173.Impôts et taxes indirectes, redevances diverses
Avertissement ou exemplaire de l'état liquidatif des droits ou de la déclaration expédiée aux services fiscaux.
(13) Les pièces justificatives exigées à l'appui du paiement d'impôts ou taxes dues sur rémunérations sont traitées en rubrique 2 « Dépenses de personnel ».
b) Tournée (22)
Décision de l'autorité territoriale ordonnant la tournée, indiquant notamment l'objet du déplacement, la classe autorisée et le moyen de transport utilisé.
(22) Agent en service outre-mer et qui se déplace à l'intérieur de sa collectivité territoriale d'affectation, mais hors de sa résidence administrative et hors de sa résidence familiale, et agent en poste à l'étranger qui effectue un déplacement de service à l'intérieur du pays de sa résidence administrative ou à l'intérieur de sa zone de compétence.
210222.Nouvelle bonification indiciaire
Décision de l'autorité investie du pouvoir de nomination fixant le nombre de points attribué à l'agent.
210223.Primes et indemnités (8)
1. Décision de l'assemblée délibérante fixant la nature, les conditions d'attribution et le taux moyen des indemnités.
2. Décision de l'autorité investie du pouvoir de nomination (9) fixant le taux applicable à chaque agent.
210224.Indemnités horaires pour travaux supplémentaires (8)
1. Délibération fixant la liste des emplois dont les missions impliquent la réalisation effective d'heures supplémentaires.
2. Etat liquidatif précisant pour chaque agent, par mois et par taux d'indemnisation le nombre d'heures effectuées (10).
3. Le cas échéant, décision justifiant le dépassement du contingent mensuel autorisé.
(8) Au sens de l'article 88 de la loi n°84-53 du 26 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale.
(9) Les montants individuels attribués aux agents contractuels peuvent figurer dans leur contrat d'engagement.
(10) Cette pièce peut prendre la forme d'états automatisés, elle n'est pas exigée lorsque ses indications figurent dans l'état nominatif décompté individuel ou collectif visé au 1 de la rubrique 21021.
2251.Prise en charge des frais de déplacement engagés sur le territoire
22511.Pièces générales
1. Etat de frais visé par le directeur (voir annexe A).
2. Pour les EPS : Décision du directeur fixant les taux du remboursement forfaitaire des frais d'hébergement,
Ou
Pour les EPSMS : Délibération fixant les taux du remboursement forfaitaire des frais d'hébergement.
22512.Pièces particulières
a) Déplacements temporaires hors la résidence administrative et hors la résidence familiale
Ordre de mission signé du directeur indiquant notamment l'objet du déplacement et le moyen de transport utilisé.
b) Mission permanente, fonctions itinérantes
Ordre de mission (36) permanent indiquant la durée de validité, et le cas échéant, la limite géographique fixée.
(36) L'ordre de mission permanent est à produire une fois par an.
40.Dédommagement pour retard de paiement
401.Paiement des intérêts moratoires et de l'indemnité forfaitaire
Etat liquidatif.
402.Paiement de l'indemnisation complémentaire
1. Lorsque le retard incombe en totalité à la collectivité ou à l'établissement public :
Décision de l'autorité compétente.
2. Lorsque le retard incombe en totalité ou en partie au comptable public :
a) Décision de l'autorité compétente.
b) Avis conforme de la DDFIP ou de la DRFIP.
41.Marchés publics soumis au code des marchés publics
411.Travaux, fournitures et services répertoriés par l'article 3 du code des marchés publics
Contrat et, le cas échéant, pièces justificatives qu'il définit.
412.Marchés publics passés selon une procédure adaptée prévue par les articles 28 ou 30 du code des marchés publics (6)
(6) Les caractéristiques formelles d'un marché public passé selon une procédure adaptée prévue par les articles 28 ou 30 du code des marchés publics, faisant l'objet d'un écrit figurent au « A » de l'annexe G de la présente liste.
4.Commande publique (1) (2) (3) (4) (5) (5 bis)
(1) Si les prestations concernent un immeuble, sa localisation géographique est mentionnée sur une des pièces justificatives jointes au mandat
(2) La dépense est présentée sous la seule responsabilité de l'ordonnateur, selon l'une des sous-rubriques décrites dans la présente rubrique n° 4.
(3) Toute pièce référencée dans un document produit au comptable (facture, contrat, CCAG, CCAP…), nécessaire à ses contrôles, doit lui être produite.
Si le CCAG a fait l'objet d'une approbation par arrêté, il n'est pas fourni mais seulement référencé. Lorsqu'un contrat doit être produit à l'appui du mandat, il ne l'est qu'à l'appui du premier paiement.
(4) Les mentions devant figurer sur les factures et mémoires sont décrites en annexe C de la présente liste.
(5) Pour le paiement des marchés conclus avec un titulaire étranger ayant un représentant fiscal ou un mandataire en France, cf. pièces exigées à la rubrique « 05 - Paiement des sommes dues à des créanciers étrangers. »
(5 bis) Un bail emphytéotique administratif peut donner lieu à la conclusion d'un contrat de la commande publique ou d'une convention d'occupation du domaine. Dans ce cas, le bail emphytéotique administratif sera fourni au titre des pièces justificatives.
1. Contrat et, le cas échéant, avenant.
2. Mémoire ou facture.
4124.Dépense justifiée par un marché public à procédure adaptée ne faisant pas l'objet d'un écrit (11)
Mémoire ou facture.
(11) Le représentant du pouvoir adjudicateur est seul responsable de la computation des seuils prévus par le code des marchés publics, notamment au regard du caractère de similitude et d'homogénéité des prestations ou, s'agissant des travaux, de l'ensemble des dépenses concourant à une même opération.
c) Intérim. Gérance d'un poste temporairement vacant situé hors de la résidence administrative et hors de la résidence familiale
Décision portant nomination dans les fonctions d'intérimaire.
d) Stages. Déplacements hors de la résidence administrative et hors de la résidence familiale
Ordre de mission ad hoc.
e) Concours ou examen professionnel
Convocation.
f) Déplacements à l'intérieur d'une même commune
Décision du directeur autorisant la prise en charge et indiquant le nom des bénéficiaires .
g) Personnes extérieures à l'administration hospitalière appelées à effectuer des déplacements pour le compte de celle-ci
Décision du directeur.
h) Agents hospitaliers et autres personnes collaborant aux « commissions »
Ordre de mission du directeur.
i) Déplacements à l'étranger
1. Pour les EPS :Décision du directeur précisant les conditions de liquidation du déplacement ;.
Pour les ESMS : Délibération précisant les conditions de liquidation du déplacement.
2. Ordre de mission.
22513.Transport du corps d'un agent décédé au cours d'un déplacement temporaire
1. Demande de remboursement (37).
2. Facture du prestataire ayant procédé au transport visée par le directeur.
3. Ordre de mission ou autre pièce justifiant le déplacement de l'agent décédé.
(37) La demande doit être présentée dans le délai d'un an à compter du décès sous peine de forclusion.
c) Intérim exercé hors de la résidence administrative et hors de la résidence familiale
Décision de l'autorité territoriale désignant l'intéressé pour assurer l'intérim.
d) Concours, sélection et examen professionnel
Convocation.
e) Stage effectué hors de la résidence administrative et hors de la résidence familiale
1. Ordre de mission ad hoc.
2. Le cas échéant, délibération déterminant le pourcentage de réduction de l'indemnité de mission lorsque l'agent a la possibilité de se rendre dans un restaurant administratif ou d'être hébergé dans une structure dépendant de l'administration moyennant participation.
f) Déplacement à l'intérieur du territoire de la commune de résidence administrative, de la commune où s'effectue le déplacement temporaire ou de la commune de résidence familiale
Décision de l'autorité territoriale.
g) Personnes autres que celles qui reçoivent d'une collectivité ou d'un de ses établissements publics à caractère administratif une rémunération au titre de leur activité principale
Décision de l'autorité territoriale prescrivant la prise en charge des frais et précisant, le cas échéant, les modalités de prise en charge.
h) Agents territoriaux et autres personnes collaborant aux commissions
Décision ou attestation désignant l'intéressé en qualité de membre de la commission.
21713.Indemnité forfaitaire pour fonctions itinérantes à l'intérieur d'une commune
1. Délibération définissant ces fonctions et fixant le montant de l'indemnité forfaitaire allouée.
2. Décision de l'autorité territoriale indiquant le nom des bénéficiaires.
21714.Transport du corps d'un agent décédé au cours d'un déplacement temporaire
1. Demande de remboursement (23).
2. Ordre de mission ou autre pièce justifiant le déplacement de l'agent décédé.
3. Factures acquittées.
(23) La demande doit être présentée dans le délai d'un an à compter du décès à peine de forclusion.
210226.Primes et accessoires au salaire des personnels des établissements publics industriels et commerciaux
a) Pour les EPIC autres que les OPH :
Convention, accord collectif de travail, convention de branche ou accord professionnel visés au contrat de travail, mentionnant la prime (13) ;
Ou
Mention de la prime au contrat de travail (13) ;
Ou
Décision du conseil d'administration.
b) Pour les personnels des OPH ne relevant pas de la fonction publique territoriale :
1. Accord collectif si un tel accord existe.
2. Décision du directeur général ou mention au contrat de travail de la prime ou de l'accessoire au salaire.
3. Lorsque le versement de l'accessoire au salaire intervient au profit d'un organisme chargé de sa mise en œuvre, le contrat souscrit et la liste des agents couverts par ce dernier.
(13) Lorsque les conventions, accords collectifs de travail, conventions de branche, accords professionnels ou contrats de travail ne définissent pas les modalités de liquidation des primes et accessoires au salaire, une décision du conseil d'administration doit en préciser les modalités.
21731.Versement d'avances
1. Demande de l'agent.
2. Décompte établi sur les modèles des états de frais de déplacement ou de changement de résidence (voir annexe A ou B).
21732.Paiement du solde
Selon le cas, pièces prévues à la rubrique 2171 ou 2173.
2174.Congés bonifiés
21741.Prise en charge des frais de voyage
1. Décision de l'autorité territoriale accordant le congé bonifié.
2. Etat de frais (voir annexe A).
21742.Prise en charge du supplément de rémunération
Mention de la durée du congé administratif afférente à la période de rémunération dans l'état nominatif décompté individuel ou collectif mentionné à la sous-rubrique 21021.
2175.Remboursement des frais de transport domicile-travail
Etat de frais, précisant :
- le tarif de l'abonnement souscrit ;
- la quotité de temps de travail pour les agents à temps partiel, à temps non complet ;
- le montant pris en charge.
218 Frais divers à la charge de la collectivité territoriale ou de l'établissement
2181.Frais médicaux
21811.Médecine préventive
1. Convention d'adhésion.
2. Mémoire.
21812.Frais de transport et autres frais médicaux
1. Convocation.
2. Factures.
3. Le cas échéant (26), décision de l'autorité compétente ou demande de l'intéressé.
(26) Dans le cas d'une contre-visite.
324. Frais de déplacement et de mission des administrateurs des EPS ET EPSMS
Pièces prévues pour le cas (g) de la rubrique 2251.
325.Dépenses exceptionnelles d'aide et de secours
1. Délibération décidant du remboursement des frais d'assistance ou de secours engagés par l'élu.
2. Justificatifs.
326.Frais d'aide à la personne
1. Délibération fixant les conditions du droit à remboursement.
2. Etat de frais.
327. Frais spécifiques des élus en situation de handicap
Etat de frais précisant les frais engagés mensuellement.
328. Remboursement des frais exposés par les élus pour leur défense
1. Délibération autorisant la prise en charge des frais ou en cas d'indemnisation, fixant son montant.
2. Factures ou notes d'honoraires ou décompte de l'indemnisation.
33. Autres dépenses
331. Compensation des pertes de revenu
Etat liquidatif précisant, le motif de la perte de revenu, le nombre d'heures compensées et le nombre total d'heures compensées soit au titre de l'année civile soit au titre de la durée du mandat (6).
(6) Au titre de la durée du mandat pour les congés de formation.
332. Accidents survenus dans l'exercice des fonctions
1. Certificat de prise en charge.
2. Etat de frais, factures.
333.Prise en charge des frais de formation engagés par les élus ou les administrateurs des OPH (7)
3331.Indemnisation
1. Délibération autorisant la prise en charge de frais de formation engagés par l'élu ou l'administrateur de l'OPH.
2. Décompte.
3. Facture.
3332.Frais de déplacement
Pièces prévues à la rubrique 322 ou 323 selon le cas.
(7) Les frais acquittés directement auprès d'un prestataire relèvent de la rubrique 4.
2172.Frais de déplacement des personnels des EPIC
21721.Pour les EPIC autres que les OPH
1. Le cas échéant :
- conventions, accords collectifs de travail, conventions de branche ou accords professionnels visés au contrat de travail mentionnant le dispositif de remboursement,
Ou
- mention du régime de prise en charge au contrat de travail,
Ou
- décision du conseil d'administration.
2. État liquidatif et pièces prévues par la convention ou décision visée au 1.
21722.Déplacement des personnels ne relevant pas de la fonction publique, employés par un office public de l'habitat
1. Accord collectif ou délibération fixant le mode de remboursement des frais de déplacement .
2. Etat liquidatif et pièces prévues par l'accord collectif ou la délibération.
21723.Frais de déplacement des directeurs d'OPH
1. Etat de frais.
2. Factures et mémoires acquittés.
2173.Changement de résidence
1. Ordre de mutation ou décision génératrice de droit (24).
2. Etat de frais de changement de résidence (voir annexe B).
3. Le cas échéant, demande de remboursement (25).
(24) L'ordre de mutation ou la décision génératrice de droit fait référence à la réglementation qui fixe les modalités de prise en charge des frais par la (ou les) collectivité(s).
(25) La signature de l'état de frais vaut demande de remboursement. Toutefois, lorsque l'état de frais est présenté par l'agent intéressé postérieurement au délai d'un an à compter de la date du changement de résidence administrative, une demande présentée antérieurement justifie l'absence de forclusion.
210225.Astreintes et permanences
1. Délibération déterminant les cas dans lesquels il est possible de recourir à des astreintes ou à des permanences, la liste des emplois concernés (11), les modalités de leur organisation et, le cas échéant, montant des crédits budgétaires alloués à cet effet (12).
2. Le cas échéant, état des crédits alloués aux astreintes ou permanences consommés (12).
3. Etat liquidatif, précisant l'emploi de l'agent, la période d'astreinte ou de permanence, le taux applicable et, le cas échéant, le nombre d'heures d'intervention réalisées pendant la période d'astreinte.
(11) Y compris les emplois d'encadrement de la filière technique +relevant des astreintes de décision.
(12) Lorsque l'assemblée délibérante confie le choix du mode de dédommagement des astreintes ou des permanences à l'exécutif.
2114.Participation au financement de la protection sociale complémentaire
1. Délibération(s) fixant les risques couverts par la participation, les modalités, le montant unitaire applicable à tous les agents non modulés, les conditions de modulation unitaire individuelle de la participation, et le mode de versement de la participation.
2. Le cas échéant, la convention de participation, ou le contrat collectif ou de groupe (16) et le bulletin d'adhésion signé par l'employeur qui peut l'accompagner (16).
3. Etat liquidatif établi par organisme de protection sociale complémentaire, faisant apparaître, par agent, le montant unitaire de la participation applicable à l'agent. Lorsque ce montant est modulé, l'état mentionne les éléments justifiant la modulation de la participation. L'état présente la somme des montants unitaires de la participation.
(16) Lorsque la convention s'accompagne d'une opération collective facultative souscrite par l'employeur (cf. art. 31 du décret n° 2011-1474 du 8 novembre 2011 relatif à la participation des collectivités territoriales et de leurs établissements publics au financement de la protection sociale complémentaire de leurs agents). Ce contrat peut régler les modalités de paiement par la collectivité.
2162.Intervention de professionnels de santé extérieurs à l'établissement rattaché à un centre communal ou intercommunal d'action sociale
1. Convention avec le professionnel de santé précisant sa position, sa fonction et les modalités de sa rémunération.
2. Décompte.
2163.Indemnité des commissaires enquêteurs
Ordonnance du président du tribunal administratif ou arrêté préfectoral fixant le montant de l'indemnité (vacations et remboursement des frais),
Ou
Ordonnance du président du TA fixant le montant de la provision.
217.Indemnités et remboursements de frais relatifs aux déplacements et changement de résidence (20)
(20) Cette rubrique ne concerne que le remboursement de frais aux agents. Les frais réglés directement par la collectivité à un prestataire relèvent de la rubrique 4.
4121.Prestations de maîtrise d'œuvre (7)
1. Contrat et, le cas échéant, avenant.
2. Mémoire ou facture.
(7) Toute prestation de maîtrise d'œuvre donne lieu à un contrat écrit, qui fait apparaître les différents éléments de mission et les pourcentages correspondants (article 9 de la loi n°85-704 du 12 juillet 1985 relative à la maîtrise d'ouvrage publique et à ses rapports avec la maîtrise d'œuvre privée).
2171.Prise en charge des frais de déplacement
21711.Pièces générales
1. Etat de frais (voir annexe A).
2. Pour les frais d'hébergement, selon le cas :
- délibération fixant les taux du remboursement forfaitaire des frais d'hébergement pour la métropole,
Ou
- délibération fixant les taux du remboursement des indemnités de mission pour l'outre mer.
3. Le cas échéant, délibération fixant une définition dérogatoire à la notion de commune.
4. Le cas échéant, délibération fixant des règles dérogatoires d'indemnisation et précisant leur durée d'application.
5. Délibération autorisant d'une manière générale la prise en charge des frais de transport lors de l'admission d'un agent à un concours.
21712.Pièces particulières
a) Mission accomplie hors la résidence administrative et hors la résidence familiale.
Ordre de mission (21) indiquant notamment l'objet du déplacement, la classe autorisée et le moyen de transport utilisé.
(21) Si l'autorisation porte sur plus d'une mission, l'ordre de mission précise sa durée de validité (dans les limites de douze mois), la limite géographique ou les destinations autorisées, les classes et les moyens de transport autorisés.
322.Frais de déplacement et de mission
Etat de frais (voir annexe A de la présente liste).
323.Indemnités de déplacement et frais de transport des administrateurs des OPH ou des représentants des associations syndicale de propriétaires
1. Décision du conseil d'administration fixant les conditions de versement des indemnités et frais.
2. Etat de frais.
3. Le cas échéant (5), justificatifs.
(5) Lorsque les indemnités kilométriques compensatrices des frais de transport ne sont pas celles fixées pour les fonctionnaires.
216.Rémunérations d'intervenants extérieurs aux organismes publics
2161.Gratifications
21611.Premier paiement
1. Décision (19) prévoyant les conditions dans lesquelles les stagiaires peuvent recevoir des gratifications.
2. Pièces prévues pour les paiements ultérieurs.
21612.Paiements ultérieurs
Etat liquidatif.
(19) La décision est soit une délibération, soit l'ensemble constitué par la délibération approuvant la convention de stage et la convention de stage dès lors que cette dernière précise les conditions d'octroi de gratifications.
2112.Remboursements opérés au titre des avantages en nature (15)
1. Délibération précisant la liste des emplois concernés, la nature des avantages et leurs conditions d'attribution.
2. Décision de l'autorité détentrice du pouvoir exécutif précisant le nom des bénéficiaires.
3. Factures acquittées.
2113.Prestations d'action sociale à caractère pécuniaire (15)
1, Délibération précisant les conditions d'attribution. des prestations.
2. Décision de l'autorité détentrice du pouvoir exécutif précisant les bénéficiaires.
3. Le cas échéant, pièces exigées par les décisions visées aux 1 et 2.
(15) Les dépenses réglées directement par la collectivité à des prestataires relèvent de la rubrique 4.
4122.Prestations dont le paiement donne lieu à avance, acompte, retenue de garantie, variation de prix ou pénalités (8)
1. Document écrit encadrant l'avance, l'acompte, la retenue de garantie, la variation de prix ou les pénalités de retard.
2. Mémoire ou facture.
(8) Tout versement d'une avance ou d'un acompte, ainsi que tout prélèvement d'une retenue de garantie ou l'application d'une variation de prix ou de pénalités de retard doit faire l'objet d'un écrit qui n'est pas forcément un contrat.
4123.Dépense justifiée par un marché public à procédure adaptée faisant l'objet d'un écrit (9) (10)
(9) Tout contrat mentionné dans une pièce justificative (facture, ...) doit être produit à l'appui du mandat. Lorsqu'un contrat doit être produit, il ne l'est qu'à l'appui du premier paiement. Les caractéristiques formelles d'un marché public faisant l'objet d'un écrit et entrant dans le champ d'application des articles 28 ou 30 du code des marchés publics, figurent au paragraphe A de l'annexe G de la présente liste.
Au sens du présent texte, la notion de contrat peut s'entendre comme convention signée des parties, devis précisant les conditions financières ou tout autre document écrit constitutif d'un accord de volonté des parties.
(10) En l'absence de production d'un marché écrit, certificat de l'ordonnateur prenant la responsabilité de l'absence de marché écrit.
211.Avantages accessoires
2111.Frais de représentation (14)
1. Délibération précisant le montant plafond et la nature des frais pris en charge ou le montant forfaitaire alloué à l'agent.
2. Lorsque l'indemnité n'est pas versée sous une forme forfaitaire :
- factures ;
- état de consommation des crédits.
(14) L'organe délibérant peut :
- soit instaurer le versement d'une somme forfaitaire non subordonnée à la production de justificatifs des frais exposés ;
- soit instituer une dotation permettant la prise en charge directe des frais par la collectivité elle-même ou le remboursement, le cas échéant sous forme forfaitaire, des dépenses de représentation exposées et dûment justifiées. Dans ces hypothèses, un état de consommation de crédit permet de suivre l'emploi de la dotation votée par l'organe délibérant.
2154.Mise à disposition de personnel par une autre collectivité publique
21541.Remboursement des rémunérations
1. Délibération autorisant la conclusion de la convention.
2. Convention de mise à disposition.
3. Etats liquidatifs.
21542.Complément de rémunération versé à l'agent mis à disposition
1. Mention dans la convention précisant la nature et le montant du complément.
2. Le cas échéant, délibération précisant la nature, les conditions d'attribution et le taux moyen, si l'indemnité complémentaire relève du régime indemnitaire institué dans la collectivité.
3. Si la convention ne le précise pas, arrêté fixant le taux individuel de l'indemnité complémentaire.
2155.Indemnité de responsabilité des régisseurs
1. Délibération fixant le taux de l'indemnité de responsabilité susceptible d'être allouée aux régisseurs.
2. Arrêté fixant le montant de l'indemnité (18).
(18) Cet arrêté peut consister en l'acte de nomination du régisseur.
321.Frais d'exécution d'un mandat spécial
3211.Pièce générale
Délibération accordant un mandat spécial.
3212.Pièces particulières
1. Frais de déplacement et de mission : voir rubrique 312.
2. Frais d'aide à la personne et autres frais.
- Le cas échéant (4), délibération.
- Etat de frais.
(4) Si la décision donnant mandat spécial n'a pas décidé de la prise en charge de ces frais.
2342.Mise à disposition de personnel par une autre collectivité publique
1. Convention de mise à disposition.
2. Etats liquidatifs.
3.Dépenses liées à l'exercice de fonctions électives ou de représentation
31.Indemnités
311.Indemnité de fonction d'un élu local
3111.Premier paiement
1. Délibération fixant les conditions d'octroi de l'indemnité et son montant.
2. Le cas échéant, arrêté de délégation de fonction.
3. Le cas échéant (1), déclaration de l'élu désignant la collectivité ou l'établissement chargé d'opérer la retenue.
4. Les cas échéant, délibération désignant l'élu bénéficiaire de la part écrêtée.
5. Pièces prévues pour les paiements ultérieurs.
3112.Paiements ultérieurs
1. Etat liquidatif précisant le montant brut de l'indemnité, le montant des précomptes, le montant net versé.
2. Mention de la base imposable et de l'impôt dû dans l'état liquidatif de la retenue à la source, accompagné, le cas échéant (1), des informations relatives aux indemnités versées par les collectivités non-retenues pour effectuer la retenue à la source
Ou
Déclaration d'option pour l'imposition des indemnités à l'impôt sur le revenu
Ou
en cas de cumul de mandats, déclaration du choix de la collectivité chargée d'effectuer la liquidation de la retenue.
(1) Lorsque qu'en cas de cumul de mandats, le comptable qui verse l'indemnité est celui de la collectivité ou de l'établissement désigné pour opérer la retenue à la source.
220222.Nouvelle Bonification Indiciaire (NBI)
Décision du directeur fixant le nombre de points attribués à l'agent.
220223.Primes et indemnités
a) Primes et indemnités des personnels de direction :
Décision individuelle d'attribution prise par l'autorité compétente.
b) Primes et indemnités des personnels médicaux :
- allocation liée à l'occupation d'un poste à recrutement prioritaire et indemnité d'engagement de service public exclusif : contrat ou convention d'engagement ;
- indemnité pour exercice dans plusieurs établissements : décision prise par le directeur d'établissement de rattachement mentionnant l'accord du directeur de l'agence régionale de l'hospitalisation.
c) Primes et indemnités des personnels non médicaux :
1. Indemnités horaires pour travaux supplémentaires :
Etat de liquidation précisant les mois concernés, s'il s'agit d'un rappel, et indiquant le nombre d'heures effectuées ainsi que les taux appliqués au moment de la réalisation des travaux supplémentaires.
2. Autres primes et indemnités :
- décision individuelle d'attribution prise par le directeur (31),
Ou, pour les agents contractuels, mention au contrat,
- et, pour la prime de service, décompte précisant les modalités de détermination du crédit global affecté au paiement de la prime.
(31) Cette décision peut être constituée par l'acte de nomination des régisseurs, s'agissant de l'indemnité de responsabilité qui leur est versée.
220221.Supplément familial de traitement
Etat liquidatif précisant tous les éléments ayant conduit à la détermination des droits, notamment :
a. Nombre d'enfants à charge.
b. En cas de séparation :
- le nombre d'enfants pris en compte pour le calcul du SFT à répartir ;
- nombre d'enfants à charge de l'agent et/ou du ou des ex-conjoint(s) issus de chaque nouvelle union ;
- le cas échéant (29), nombre d'enfants à charge et le traitement indiciaire brut et la NBI (30) de chaque ancien conjoint ;
- le cas échéant, le ou les ex-conjoint(s) bénéficiaire(s) du versement et le montant à verser.
(29) Exercice du droit d'option pour les anciens couples de fonctionnaire ou pour le versement du SFT à l'ancien conjoint non-fonctionnaire.
(30) Pour les anciens couples de fonctionnaires.
220224.Service de permanence (personnels médicaux)
1. Etat récapitulatif périodique.
2. Tableau mensuel de service (annexe I) définitif (32), distinguant pour chaque praticien, les obligations hebdomadaires de service, le temps additionnel et les heures effectuées au-delà, la nuit, le dimanche ou jour férié.
(32) Document établi en fin de mois par l'établissement, à partir du tableau mensuel de service initial et tenant compte des modifications apportées en cours de mois.
312.Indemnité d'un membre du conseil économique et social régional
3121.Premier paiement
1. Délibération fixant le montant de l'indemnité et les conditions de sa modulation.
2. Le cas échéant, arrêté de délégation de fonction.
3. Pièces prévues pour les paiements ultérieurs.
3122.Paiements ultérieurs
1. Etat liquidatif précisant le montant brut des indemnités, le montant des précomptes, le montant net versé.
2. Pièce(s) particulière(s) exigée(s) par la délibération.
313.Indemnités forfaitaires des administrateurs des Offices Publics de l'Habitat
3131.Premier paiement
1. Décision du conseil d'administration fixant le montant de l'indemnité forfaitaire.
2. Pièces prévues pour les paiements ultérieurs.
3132.Paiements ultérieurs
Convocation
Et
Attestation de l'employeur précisant le nombre d'heures perdues par l'intéressé.
314.Indemnités du président, du vice-président ou des membres du syndicat d'une association syndicale de propriétaires
1. Délibération de l'assemblée des propriétaires en fixant le principe et le montant.
2. État liquidatif.
315.Frais de représentation (2)
1. Délibération précisant le montant plafond et la nature des frais pris en charge ou le montant forfaitaire alloué à l'élu.
2. Lorsque l'indemnité n'est pas versée sous une forme forfaitaire :
- factures ;
- état de consommation des crédits.
(2) L'organe délibérant peut :
- soit instaurer le versement d'une somme forfaitaire non subordonnée à la production de justificatifs des frais exposés ;
- soit instituer une dotation permettant la prise en charge directe des frais par la collectivité elle-même ou le remboursement, le cas échéant sous forme forfaitaire, des dépenses de représentation exposées et dûment justifiées. Dans ces hypothèses, un état de consommation de crédit permet de suivre l'emploi de la dotation votée par l'organe délibérant.
316.Charges sociales
Décompte indiquant notamment l'assiette, le taux et le montant des charges à payer
Ou
Etat de redressement suite à un contrôle
Ou
Pour le remboursement à un élu d'un trop prélevé :
- décision précisant l'objet du remboursement ;
- décompte.
32.Remboursements de frais (3)
(3) Les dépenses réglées directement par la collectivité à des prestataires relèvent de la rubrique 4.
220225.Astreintes (personnels non médicaux)
1. Décision du directeur fixant la liste des activités, des services et des catégories de personnels concernés par les astreintes.
2. Décision du directeur fixant les modalités du recours à la compensation ou à l'indemnisation.
3. Le cas échéant, convention passée avec d'autres établissements (33).
4. Etat liquidatif précisant l'emploi de l'agent, la période d'astreinte, le taux applicable et, le cas échéant, le nombre d'heures d'intervention réalisées pendant la période d'astreinte.
(33) Il s'agit du cas où le service d'astreinte est commun à plusieurs établissements.
Décision du président
Ou
Mention de la prime ou de l'accessoire dans l'acte d'engagement ou dans le règlement intérieur.
231.Charges sociales, impôts, taxes et versements assimilés sur rémunération
Décompte indiquant notamment l'assiette, le taux et le montant des charges à payer
Ou
Etat de redressement suite à un contrôle (URSSAF, ASSEDIC, taxe sur les salaires)
Ou
Pour le remboursement à un agent d'un trop prélevé :
- décision précisant l'objet du remboursement ;
- décompte.
232.Perte d'emploi
2321.Indemnités de licenciement
1. Décision de licenciement.
2. Justification de la durée de l'emploi.
3. Etat récapitulatif des salaires perçus au cours de la période de référence de liquidation des droits.
4. Décompte des droits.
2322.Indemnité de rupture conventionnelle (agents de droit privé)
1. Convention de rupture conventionnelle.
2. Décision d'homologation de l'autorité administrative ou attestation de l'ordonnateur certifiant l'absence de rejet de la demande d'homologation dans le délai de 15 jours mentionné au 2e alinéa de l'article L. 1237-14 du code du travail.
233.Frais de déplacement
1. Mention du régime de prise en charge dans le règlement intérieur, dans l'acte d'engagement de l'agent ou dans une décision du président.
2. Etat liquidatif et justificatifs prévus par les pièces visées au 1.
234.Rémunérations d'agents d'autres collectivités publiques
2341.Rémunération publique accessoire
a) Premier paiement
1. Décision du président, fixant le principe du recours à un fonctionnaire recruté pour exercer une activité publique accessoire, précisant les modalités de l'indemnité allouée.
2. Le cas échéant, contrat d'engagement (42).
3. Pièce exigée pour les paiements ultérieurs.
b) Paiements ultérieurs
Décompte.
(42) L'arrêté n'est à produire que dans les cas où la délibération n'a pas désigné l'intéressé.
4125.Achats pouvant faire l'objet d'un marché à procédure adaptée (articles 28 ou 30 du code des marchés publics) mais passés expressément selon une procédure formalisée (article 26 du même code).
Pièces correspondantes énumérées à la rubrique 413.
413.Marchés publics passés selon une procédure formalisée prévue par l'article 26 du code des marchés publics (12) (13)
(12) Les pièces constitutives d'un marché sont définies par les articles 11, 12 et 13 du code des marchés publics. Les mentions devant figurer sur les factures et mémoires sont décrites en annexe C de la présente liste.
(13) Les caractéristiques formelles d'un marché public passé selon une procédure formalisée prévue par l'article 26 du code des marchés publics sont décrites au B de l'annexe G.
230.Rémunération du personnel
2301.Premier paiement
1. Acte d'engagement mentionnant :
- l'identité de l'agent, la date de sa nomination,
- les modalités de recrutement et les conditions d'emploi (temps complet, incomplet, partiel),
- les modalités de la rémunération de l'agent.
2. Le cas échéant, certificat de cessation de paiement.
3. Le cas échéant, règlement intérieur.
4. Pièces exigées pour les paiements ultérieurs.
2302.Paiements ultérieurs
23021.Pièces générales
1. Etat nominatif décompté individuel ou collectif énonçant, le cas échéant, les mentions suivantes pour chaque agent :
- l'indication du temps de travail, le taux horaire ;
- la période ouvrant droit à rémunération et le nombre d'heures effectives ;
- le traitement brut mensuel ;
- chaque prime ou indemnité de manière individualisée ;
- les heures supplémentaires ;
- le montant des rémunérations soumis aux précomptes ;
- les montants de ces précomptes ;
- le traitement net mensuel ;
- la somme nette à payer.
2. Etat récapitulatif global par chapitre et article d'imputation budgétaire.
3. Décision du président portant modification de la situation administrative de l'intéressé entraînant une modification de sa rémunération avec indication de la date d'effet, ou avenant au contrat de recrutement comportant les mêmes énonciations.
23022.Pièces particulières (41) : primes et accessoires à la rémunération
(41) Ces pièces doivent être produites, en tant que de besoin, et à chaque changement des droits de l'agent.