1° Avant la réalisation des travaux et après l'audit préalable obligatoire, le débitant de tabac transmet à la direction générale des douanes et droits indirects, par courrier postal à l'adresse reprise sur le formulaire de pré-validation de l'aide, les pièces suivantes :
- les devis datant de moins d'un an, mentionnés à l'article 5 du décret du 17 octobre 2018 susvisé ;

- le formulaire de pré-validation de l'aide, conforme au modèle repris à l'annexe 1, présentant le projet de transformation du débit de tabac et le chiffrage prévisionnel du montant des travaux éligibles à l'aide à la transformation, daté et signé ;

- les photographies datées du commerce "AVANT " les travaux de transformation ;

- la facture "ACQUITTÉE " et le rapport de l'audit préalable obligatoire ;

- le bilan et le compte de résultats de l'exercice précédant la demande ;

- pour les demandes d'aides dont le montant est estimé à au moins 23 000 euros, la convention en deux exemplaires originaux, conforment au modèle repris à l'annexe 2, datée et signée.
Si le dossier est complet et si le service des douanes estime la pré-demande d'aide recevable, il adresse au débitant une attestation d'éligibilité à l'aide à la transformation indiquant le montant prévisionnel de l'aide ainsi qu'un exemplaire signé de la convention, le cas échéant.

2° Après la réalisation des travaux de transformation, le débitant de tabac adresse les pièces complémentaires suivantes :
- le formulaire de demande d'aide, conforme au modèle repris à l'annexe 3, présentant le chiffrage définitif du montant des travaux éligibles à l'aide à la transformation, daté et signé ;

- les factures définitives acquittées datant de moins d'un an et portant la mention "ACQUITTÉE ", "PAYÉE " ou RÉGLÉE " par les agenceurs, fournisseurs ou prestataires qui ont réalisé les travaux, le réagencement, la réorganisation et la digitalisation du commerce ;

- les attestations d'assurance reprenant le détail des aménagements remboursés en cas de sinistre ;

- l'attestation reprise à l'annexe 4 aux termes de laquelle le buraliste établit ne pas percevoir d'autre subvention concernant un élément éligible à l'aide à la transformation ;

- un K bis datant de moins de 3 mois ;

- un relevé d'identité bancaire du compte professionnel ;

- les photographies datées du commerce "APRÈS " les travaux de transformation.
Pour que les factures soient jugées recevables par le service des douanes et droits indirects, elles doivent porter la mention "ACQUITTÉE ", "PAYÉE " ou "RÉGLÉE " le par (mode de paiement), ainsi que le cachet de l'entreprise et la signature de son représentant légal.

Si le dossier est complet et si le service des douanes estime la demande d'aide recevable, il adresse au débitant une lettre d'acceptation à l'aide à la transformation.

3° Lorsque la demande d'aide concerne uniquement le financement d'un audit non suivi de travaux de transformation, le débitant de tabac transmet à la direction générale des douanes et droits indirects, par courrier postal à l'adresse reprise sur le formulaire figurant à l'annexe, les pièces suivantes :
- le rapport de l'audit ;

- la facture datant de moins d'un an et portant la mention "ACQUITTÉE ", "PAYÉE " ou RÉGLÉE " par le prestataire ;

- un K bis datant de moins de 3 mois ;

- un relevé d'identité bancaire du compte professionnel.