16.1. Composition
L'assemblée générale est composée :
- de l'ensemble des membres du groupement ayant voix délibérative ;
- ainsi que des partenaires associés avec voix consultative.
Les représentants des membres du groupement à l'assemblée générale et leurs suppléants sont désignés par les autorités compétentes, qui informent le groupement de l'identité de ses représentants et des changements intervenant à ce propos.
Le nombre des voix attribuées à chacun des membres lors des votes de l'assemblée générale est proportionnel aux droits statutaires mentionnés à l'article 11.
Le mandat des représentants est d'une durée de deux ans, renouvelable.
Il est exercé gratuitement.
L'ensemble des entités représentant l'Etat peuvent assister aux assemblées générales.
16.2. Présidence
La présidence de l'assemblée générale est exercée, à tour de rôle et pour une durée de deux ans par le président du Conseil constitutionnel, le vice-président du Conseil d'Etat, le premier président de la Cour de cassation et le premier président de la cour des comptes.
Le président ou la présidente :
- convoque l'assemblée aussi souvent que l'intérêt du groupement l'exige et au moins deux fois par an ;
- arrête l'ordre du jour de l'assemblée générale ;
- préside les séances.
Il ou elle est assisté(e) par deux vice-président(e)s représentant les membres du groupement ayant consenti les contributions les plus importantes au budget de la structure. Ensemble et en lien avec le ou la directeur(trice) du groupement, ils préparent les assemblées générales à venir.
16.3. Convocation de l'assemblée
L'assemblée générale est convoquée au moins quinze jours à l'avance, sur un ordre du jour précis. Lorsqu'elle n'est pas convoquée à l'initiative du président, elle se réunit de plein droit sur demande écrite, adressée au président :
- d'un quart au moins des membres du groupement ;
- d'un ou plusieurs membres détenant au moins un quart des voix.
La convocation indique l'ordre du jour et le lieu de la réunion.
16.4. Fonctionnement de l'assemblée
L'assemblée générale délibère valablement si les membres disposant des deux tiers des droits statutaires sont présents ou représentés. Chaque représentant d'un membre peut donner mandat à un autre représentant pour le représenter, sans préjudice du droit de se faire représenter par son suppléant. Il est admis un maximum de deux procurations par mandataire.
L'assemblée générale peut inviter à ses travaux toute personne physique ou morale qui n'est pas membre du groupement mais dont la participation est utile à son fonctionnement et à ses réflexions. La personne physique ou morale invitée ne dispose d'aucun droit de vote à l'assemblée générale.
En cas d'urgence, les décisions adoptées à la majorité simple peuvent faire l'objet d'un vote par voie électronique entre deux réunions de l'assemblée générale.
16.5. Attributions de l'assemblée
Les décisions de l'assemblée générale sont prises à la majorité des droits statutaires des membres présents ou représentés. En cas de partage, le président ou la présidente a voix prépondérante.
Toutefois, les décisions suivantes de l'assemblée générale sont prises à la majorité des deux tiers :
- modification de la convention constitutive ;
- admission de nouveaux membres dans le groupement ;
- adoption du programme annuel d'activités ;
- nomination et cessation des fonctions du directeur ou directrice du groupement, sur proposition du ministère de la justice ;
- nomination et cessation des fonctions des membres du conseil scientifique et de son président ou de sa présidente ;
- exclusion d'un membre du groupement ;
- transformation du groupement en une autre structure ;
- dissolution anticipée du groupement.
Les décisions de l'assemblée générale sont consignées dans un relevé de décisions signé par le président ou la présidente et dans un procès-verbal approuvé par l'assemblée générale, lors de la séance suivante ou par voie électronique.
Article 17
Conseil d'administration
Le groupement est administré par un conseil d'administration.
17.1. Composition
Le conseil d'administration comprend les représentants des membres du groupement ayant voix délibérative. Il est présidé par le président ou la présidente en exercice de l'assemblée générale des membres du GIP.
Les représentants des membres du groupement à l'assemblée générale et leurs suppléants sont désignés par les autorités compétentes, qui informent le groupement de l'identité de ses représentants et des changements intervenant à ce propos.
Les partenaires associés sont invités avec voix consultative.
L'ensemble des entités représentant l'Etat peuvent assister au conseil d'administration.
17.2. Présidence du conseil d'administration
La présidence du conseil d'administration est assurée selon les modalités mentionnés à l'article 16.2 de la présente convention.
Le président ou la présidente :
- convoque le conseil d'administration aussi souvent que l'intérêt du groupement l'exige et au moins deux fois par an ;
- préside les séances du conseil d'administration. En son absence, le conseil désigne un président ou une présidente de séance ;
- arrête l'ordre du jour du conseil d'administration.
Les vice-présidents désignés au titre de l'article 16.2 préparent avec le président les séances du conseil d'administration.
17.3. Fonctionnement
Le conseil d'administration est convoqué au moins quinze jours à l'avance sur un ordre du jour précis. Lorsqu'il n'est pas convoqué par le président ou la présidente, il se réunit de plein droit sur la demande écrite adressée au président ou à la présidente :
- d'un quart de ses membres ;
- ou d'un ou plusieurs membres représentant un quart des voix.
La convocation indique l'ordre du jour et le lieu de la réunion.
En cas d'urgence, les décisions du conseil d'administration peuvent faire l'objet d'un vote par voie électronique entre deux réunions.
Le nombre de voix qui leur est attribué lors d'un vote du conseil d'administration est proportionnel aux droits statutaires prévus à l'article 11.
Le mandat des représentants est exercé gratuitement.
Le vote par procuration est admis, avec un maximum de deux procurations par mandataire, lequel doit être présent en séance.
Le conseil d'administration délibère valablement si les membres disposant des deux tiers statutaires sont présents ou représentés. Chaque représentant d'un membre peut donner mandat à un autre représentant pour le représenter dans les conditions prévues à l'alinéa précédent, sans préjudice du droit de se faire représenter par son suppléant.
17.4. Attributions du conseil d'administration
Le conseil d'administration :
- fixe l'ordre du jour et les projets de décisions des assemblées ;
- adopte le budget prévisionnel et les comptes définitifs ;
- autorise toute cession de droits ;
- autorise les prises de participation, l'association à d'autres structures ou groupements, ainsi que toutes transactions.
Les décisions du conseil d'administration sont prises à la majorité des droits statutaires des membres. En cas de partage, le président ou la présidente a voix prépondérante.
Article 18
Direction du groupement
Le directeur ou la directrice du groupement est nommé par l'assemblée générale pour une durée de trois ans, renouvelable.
Le directeur ou la directrice administre et dirige le groupement sous l'autorité de l'assemblée générale et dans les conditions fixées par celle-ci. Il ou elle est assisté(e) par deux adjoints.
Il ou elle prépare et exécute le programme d'activité du groupement.
Il ou elle assiste, avec voix consultative, aux réunions de l'assemblée générale et du conseil d'administration auxquels il ou elle rend compte de sa gestion.
Dans ses rapports avec les tiers, le directeur ou la directrice engage le groupement par tout acte entrant dans son objet. Il représente le groupement dans tous les actes de la vie civile et en justice.
Le directeur ou la directrice est notamment chargé(e) de l'exécution des délibérations des instances du groupement.
Le directeur ou la directrice possède la qualité d'ordonnateur du budget du groupement. Il ou elle procède au recrutement et assure la gestion des personnels du groupement qui sont placés sous son autorité.
Article 19
Conseil scientifique du groupement
Un conseil scientifique assiste l'assemblée générale et la direction du groupement.
19.1. Composition
Il est composé de trente membres au plus nommés par l'assemblée générale, sur proposition du directeur ou de la directrice du groupement, en fonction de leur expérience professionnelle et de leur compétence scientifique dans les domaines intéressant le droit et la justice.
Le président ou la présidente du conseil scientifique est également nommé(e) par l'assemblée générale. Il peut assister, avec voix consultative, aux réunions du conseil d'administration et de l'assemblée générale.
Les membres du conseil scientifique sont nommés par l'assemblée générale pour une durée de deux ans, renouvelable une fois.
Tout membre du conseil scientifique qui n'a pas assisté à trois réunions consécutives sans justifier son absence est considéré comme démissionnaire.
19.2. Attributions
Le conseil scientifique est consulté sur les orientations de la programmation scientifique des appels à projet de recherche, ainsi que sur les projets spontanés de nature diverse (recherches, colloques, publications…) qui sont présentés au groupement, hors appels à projets, en vue d'obtenir le soutien de celui-ci.
Sur proposition de l'assemblée générale ou de la direction, le conseil scientifique est également invité à contribuer aux autres réflexions conduites par le groupement.
19.3. Fonctionnement
Le conseil scientifique se réunit sur convocation de son président ou de sa présidente, aussi souvent que l'exige sa mission et au moins deux fois par an. Il peut se réunir également à la demande du tiers de ses membres ou de l'assemblée générale ou du directeur ou de la directrice du groupement.
Le président ou la présidente du conseil d'administration et de l'assemblée générale et le directeur ou la directrice du groupement assistent aux réunions avec voix consultative.
L'ordre du jour des réunions est fixé d'un commun accord entre le président ou la présidente du conseil scientifique et le directeur ou la directrice du groupement.
B. PERSONNEL
Article 20
Mises à disposition
Le personnel du groupement est mis à disposition de celui-ci par ses membres.
Les personnels ainsi mis à disposition conservent leur statut d'origine et sont placés sous l'autorité hiérarchique et fonctionnelle du directeur ou de la directrice du groupement.
Leur employeur d'origine assure le paiement de leurs salaires et de leur couverture sociale et conserve la gestion de leurs carrières. Cette prise en charge s'inscrit dans le cadre de sa contribution au fonctionnement du groupement conformément à l'article 13 de la présente convention.
Les personnes peuvent être remises à disposition de leur organisme d'origine :
- par décision du directeur ;
- à la leur demande ou à celle de l'organisme d'origine.
Article 21
Personnel propre du groupement
Outre le personnel mis à disposition par les membres du groupement, celui-ci peut recruter, lorsque ses missions ou ses activités le justifient, des personnels complémentaires propres à exercer les tâches nécessaires à l'exécution du service.
Conformément aux dispositions de la loi du 17 mai 2011 (article 109) et du décret 2013-292 du 5 avril 2013, les personnels propres du groupement d'intérêt public Institut des études et de la recherche sur le droit et la justice sont régis par les règles du droit public.
C. ORGANISATION BUDGÉTAIRE ET COMPTABLE
Article 22
Budget
Chaque année, le programme d'activités et le budget correspondant sont soumis par le directeur ou à la directrice du groupement aux instantes compétentes, avant le début de l'exercice correspondant.
Le budget inclut l'ensemble des opérations de recettes et de dépenses pour l'exercice en distinguant d'une part les dépenses propres du groupement et d'autre part les dépenses afférentes aux actions prévues à l'article 13.
Article 23
Tenue des comptes
La tenue des comptes est assurée selon les règles du droit public.
Les dispositions des titres I et III du décret 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique, à l'exception des dispositions des 1° et 2° de l'article 175 et des articles 178 à 185, 204 à 208 et 220 à 228, lui sont applicables.
L'agent comptable désigné par arrêté du ministre chargé des comptes publics participe de droit avec voix consultative aux séances de toutes les instances de délibération et d'administration du Groupement.