A N N E X E I
A. ― Installations et services à fournir
par le Gouvernement français
I. ― Locaux et matériel
 1. Le Gouvernement français fournira les locaux, les installations et le matériel indiqués ci-dessous.
 a) Une salle pour la Conférence, selon les spécifications ci-après :
 ― une salle d'une capacité d'environ 100-150 personnes assises du type amphithéâtre ainsi qu'une scène présidentielle avec 6 sièges confortables (ou plus si nécessaire), une petite table par siège et un pupitre ;
   Chaque participant recevra un écouteur. Des microphones seront à disposition sur les tables, selon la répartition suivante :
  ― scène : 6 microphones ;
  ― pupitre : 1 microphone ;
  ― pour la salle de la Conférence deux microphones mobiles pour les questions susceptibles d'être posées par des participants seront nécessaires ;
 ― le pupitre sera équipé d'un ordinateur portable et d'une lampe ;
 ― la salle de la Conférence sera dotée d'un équipement audio et vidéo pour des présentations PowerPoint, avec deux grands écrans plus un écran face à la scène présidentielle, d'un rétroprojecteur avec un ordinateur personnel (PC) pour chaque écran (en plus d'un rétroprojecteur en réserve en cas de besoin) et une télécommande. La salle de la Conférence sera équipée d'un accès Internet sans fil (en particulier pour le pupitre) ;
 ― la salle de la Conférence sera équipée de cabines d'interprétation simultanée en anglais et français ;
 ― la salle de la Conférence sera équipée de banderoles (dont le modèle sera fourni par l'OMT) indiquant le nom, le lieu et les dates de la réunion de la Conférence internationale sur le thème : « Développement durable du tourisme dans les îles » « Sustainable Tourism Development in Islands », en français et en anglais, avec le logo du pays hôte sur son côté gauche et celui de l'OMT sur son côté droit.
 b) Un bureau pour le secrétaire général (avec accès Internet) équipé comme suit :
 ― un bureau de travail avec une chaise, plus deux chaises pour les visiteurs ;
 ― fournitures de bureau ;
 ― un ordinateur avec accès Internet et une imprimante ;
 ― une table de réunion pour 6 personnes ;
 ― une ligne téléphonique internationale directe.
 c) Deux bureaux pour le personnel d'appui de l'OMT (avec accès Internet) :
 ― deux bureaux de travail équipés d'une chaise, plus deux chaises pour les visiteurs ;
 ― fournitures de bureau ;
 ― un ordinateur avec accès Internet et une imprimante ;
 ― une ligne téléphonique internationale directe.
 d) Un bureau polyvalent d'appui à la Conférence (avec accès Internet) :
 ― un bureau de travail avec une chaise, plus deux chaises pour les visiteurs ;
 ― fournitures de bureau ;
 ― un ordinateur avec accès Internet et une imprimante ;
 ― une ligne téléphonique internationale ;
 ― un télécopieur.
 Tous les ordinateurs susmentionnés devraient présenter les caractéristiques suivantes :
 ― processeur : Pentium IV 2.0 GHz ou au-dessus ;
 ― mémoire : 1 Giga minimum ;
 ― écran : TFT 15' minimum ;
 ― clavier : QWERTY international ;
 ― système d'exploitation : Windows XP Professionnel ;
 ― suite bureautique : Microsoft Office Professionnel 2007 ou 2010 ;
 ― unité de lecture/écriture CD-Rom/DVD ;
 ― connexion Internet ;
 ― souris ;
 ― imprimantes : adaptées au système décrit ci-dessus.
 e) Un guichet d'enregistrement et d'information (à côté des salles de réunion), avec :
 ― une table auxiliaire pour le matériel d'inscription (badges, supports, etc.) ;
 ― un panneau d'affichage à côté du guichet pour pouvoir communiquer des informations intéressantes aux délégués.
 f) Un salon de consultation pour les délégués.
 2. Le coût d'un volume raisonnable de communications par téléphone et télécopie entre les lieux des réunions et le siège de Madrid sera pris en charge par le pays hôte.
 3. Les locaux devraient être équipés d'un mobilier approprié à leur usage et devraient être mis à la disposition du secrétariat au moins vingt-quatre heures avant l'ouverture des réunions.
II. ― Personnel local placé sous l'autorité de l'OMT
 1. Le Gouvernement français mettra à la disposition de l'OMT les services du personnel local suivant :
 ― une personne pour faire les copies et les distribuer dans les salles de la réunion ou de la Conférence ;
 ― des hôtesses en nombre suffisant (de préférence bilingue) pour le guichet d'enregistrement et d'information ;
 ― un technicien pour la maintenance des appareils de reproduction des documents sur place, et
 ― un nombre suffisant de techniciens chargés de la salle, en mesure de faire fonctionner le matériel audiovisuel, de résoudre dans l'immédiat un éventuel problème technique, d'ajuster la luminosité des lumières pendant les présentations PowerPoint, ainsi que la température, etc.
 2. Par ailleurs, le Gouvernement français hôte se chargera du recrutement de quatre interprètes nécessaires (deux interprètes du français vers l'anglais et deux autres de l'anglais vers le français), appartenant de préférence à l'Association internationale des interprètes de conférence (AIIC) ou possédant un niveau équivalent.
III. ― Services à fournir à tous les participants
et à tout le personnel de l'OMT
 1. Le Gouvernement français assurera à tous les participants et à tout le personnel de l'OMT les services suivants :
 1. Le gouvernement hôte se chargera de pourvoir directement les services de réception, information et accueil à l'aéroport des délégués, de logement, programme social, postes, voyages, un guichet de confirmation des billets d'avion si possible dans le lieu des réunions, banque, assistance médicale, fax, restaurant et autres services (business center, bureau de taux de changes, etc.), dont il aura la responsabilité.
 2. Une note d'information générale sera préparée par l'OMT et envoyée au Gouvernement français pour être complétée afin de contempler tous les aspects de la logistique des réunions pour être transmise en temps convenu aux participants.
 3. Les pauses café (une pour la séance de la matinée et l'autre pour l'après-midi) et les déjeuners pendant les réunions sont à la charge du pays hôte.
 4. Le programme social et la visite technique seront organisés par le Gouvernement français. Il élaborera aussi un programme d'activités sociales qui sera distribué aux participants. Le Gouvernement français fera parvenir ledit programme à l'OMT avec le délai nécessaire avant le début des activités.
IV. ― Autres services
A. ― Services à fournir par le Gouvernement
 1. Engager les démarches nécessaires en ce qui concerne les réservations des chambres d'hôtel, la disposition du centre d'affaires, eau/café/thé, déjeuners, programme d'activités sociales.
 2. L'équipe qui se déplacera du siège de l'Organisation se composera du secrétaire général et de cinq fonctionnaires plus neuf experts/orateurs devant animer la Conférence.
 3. Le gouvernement hôte prendra à sa charge l'hébergement en pension complète à proximité du lieu des réunions, du personnel indiqué ci-dessus.
 4. Le gouvernement hôte se chargera du transport des délégués et des membres du secrétariat de l'OMT entre l'aéroport, les hôtels et le lieu des réunions et de tout autre transport intérieur nécessaire.
 5. Le gouvernement hôte devra fournir au secrétariat de l'OMT 3 véhicules qui seront répartis comme suit :
 ― le secrétaire général ;
 ― les fonctionnaires de l'OMT ;
 ― les experts/orateurs.
 6. Le gouvernement hôte prendra les mesures nécessaires pour faciliter l'hébergement des participants, qui restera à la charge de ces derniers, et prévoir à leur intention un service d'accueil. Le gouvernement hôte fournira au secrétariat de l'OMT, au plus tard deux mois avant le début de la réunion, toutes informations pertinentes sur le lieu de la réunion, les noms, les adresses et les prix réduits des hôtels destinés aux participants afin que ces informations puissent être communiquées à ces derniers le plus tôt possible.
 7. Le gouvernement hôte devra négocier des tarifs préférentiels (d'environ 30 % de réduction si possible) pour les prix de chambres d'hôtel dans le but d'encourager une large participation aux réunions. Les cartes de crédit les plus communément utilisées, telles que Visa, Mastercard, American Express, Eurocard, doivent être acceptées comme mode de paiement dans les hôtels.
 8. Le gouvernement hôte prendra également à sa charge :
 ― le transport aller-retour par avion, au lieu de la réunion, du secrétaire général (toujours en classe affaires), des fonctionnaires de l'OMT et des consultants. Tous les titres de transport seront émis en classe affaires si le voyage dure plus de huit heures, selon les règles en vigueur de l'OMT et des Nations unies. Ces billets d'avion devront parvenir au secrétariat de l'OMT au plus tard trois semaines avant le début de la réunion.
 ― un excédent de 50 kg en bagages facturés sur le trajet Madrid/île de La Réunion. Pour le retour, un excédent de bagages de 25 kg de bagages facturés sera mis à disposition de l'OMT par le Gouvernement.
B. ― Services à fournir par l'OMT
I. ― Participation à la Conférence
 1. L'Organisation adressera des invitations aux membres l'OMT pour l'Afrique et aux autres destinataires officiels ainsi que les rappels nécessaires, de façon à obtenir la plus large participation possible.
 2. L'Organisation distribuera aux membres de l'OMT toutes les informations dont ils auront besoin concernant le lieu des réunions afin de faciliter leur participation dans des conditions optimales.
 3. L'Organisation dressera une liste provisoire des participants, qui sera distribuée au début des réunions.
II. ― Aspects logistiques
 1. L'Organisation communiquera à intervalles réguliers aux autorités dûment désignées à cet effet par le Gouvernement les noms et les coordonnées des participants inscrits et, de façon générale, travaillera en coordination avec le Gouvernement français pour régler tous les aspects logistiques des réunions.
 2. L'Organisation fournira aux participants les informations logistiques dont ils auront besoin concernant les réunions et leur séjour (programme, transferts, activités sociales, etc.).
III. ― Ordre du jour et discussions
 1. L'Organisation définira la structure de l'ordre du jour de la réunion et le programme de la Conférence.
 2. L'Organisation assurera la direction des opérations pendant toutes les réunions.
V. ― Documentation
 L'Organisation se chargera de la préparation des documents pour la réunion, de leur traduction dans les langues de la réunion (français et anglais) ainsi que de leur distribution avant la réunion. Elle coordonnera également la reproduction sur papier des documents rédigés sur place et l'affichage des documents sur son site Internet. Elle assurera en outre la diffusion des décisions prises au cours de la réunion, par courriel et sur son site Internet.