Paris, le 20 juin 2008. 
La ministre de l'intérieur, de l'outre-mer et des collectivités territoriales à Mesdames et Messieurs les préfets de département (métropole et DOM) 
La présente circulaire a pour objet d'apporter des précisions pour l'organisation des élections relatives au renouvellement des représentants du personnel aux commissions administratives paritaires (CAP), aux comités techniques paritaires (CTP) et aux comités d'hygiène et de sécurité (CHS) des collectivités territoriales et de leurs établissements publics dont le personnel relève de la loi du 26 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale.
L'arrêté ministériel du 4 mars 2008, publié au Journal officiel du 2 avril 2008, fixe la date de ces élections au jeudi 6 novembre 2008 pour le premier tour de scrutin et au jeudi 11 décembre 2008 pour le second tour. Un calendrier des opérations électorales couvrant la période de juillet à décembre est joint en annexe 1 de la présente circulaire. 
En ce qui concerne le renouvellement des représentants des collectivités territoriales et établissements publics, les désignations interviendront sans attendre les élections des représentants du personnel, lesquelles sont indépendantes de ces désignations (cf. art. 3 à 5 du décret n° 89-229 du 17 avril 1989 pour les CAP et art. 3 et 4 du décret n° 85-565 du 30 mai 1985 pour les CTP). 
En effet, les représentants des collectivités et établissements au sein des CAP cessent de siéger lorsque leur mandat électif prend fin. Le mandat au sein des CTP et CHS expire en même temps que le mandat électif ou à la date du renouvellement total ou partiel de l'organe délibérant et, dans le cas de représentants choisis parmi les agents, lorsque leur fonction prend fin. 
Les mandats sont renouvelables. De plus, une collectivité reste libre à tout moment de remplacer tout ou partie de ses représentants. 
Ainsi, les CAP, les conseils de discipline, les CTP et les CHS peuvent continuer de siéger dans la période allant des élections municipales aux élections professionnelles.
A la suite du renouvellement des représentants du personnel, les collectivités et établissements ajusteront, si nécessaire, le nombre de leurs représentants, de façon à maintenir la parité des deux collèges. En effet, le mandat des représentants du personnel expire une semaine après la date des élections organisées pour leur renouvellement.A ce moment-là, les représentants du personnel nouvellement élus ont vocation à siéger. 
En ce qui concerne les sapeurs-pompiers, des précisions complémentaires à la présente circulaire seront apportées ultérieurement sous le timbre de la direction de la défense et de la sécurité civiles (DDSC), notamment sur les conditions d'organisation des élections aux CAP des catégories A et B de sapeurs-pompiers professionnels. 
1. Référence des dispositions législatives et réglementaires 
1. 1. Commissions administratives paritaires 

Articles 28 et 29 de la loi du 26 janvier 1984. 

Décret n° 89-229 du 17 avril 1989 relatif aux commissions administratives paritaires des collectivités territoriales et de leur établissements publics, modifié en dernier lieu par le décret n° 2008-506 du 29 mai 2008. 

Décret n° 95-1018 du 14 septembre 1995 fixant la répartition des fonctionnaires territoriaux en groupes hiérarchiques en application de l'article 90 de la loi n° 84-53 du 26 janvier 1984. Un projet de décret procédant à la mise à jour de ce texte a été soumis au Conseil supérieur de la fonction publique territoriale le 30 avril 2008 et sera publié prochainement. La répartition en résultant est jointe en annexe 2. 
1. 2. Comités techniques paritaires et comités d'hygiène et de sécurité 

Articles 32 et 33 de la loi n° 84-53 du 26 janvier 1984. 

Décret n° 85-565 du 30 mai 1985 relatif aux comités techniques paritaires, modifié en dernier lieu par le décret n° 2008-506 du 29 mai 2008. 

Articles 29 à 35 du décret n° 85-603 du 10 juin 1985 relatif à l'hygiène et à la sécurité du travail ainsi qu'à la médecine professionnelle et préventive dans la fonction publique territoriale, modifié en dernier lieu par le décret n° 2005-1159 du 13 septembre 2005. 
En application de l'article 34 du décret du 10 juin 1985, les modalités d'élection des représentants du personnel aux comités d'hygiène et de sécurité sont les mêmes que celles fixées pour les élections aux comités techniques paritaires. En conséquence, les développements qui suivent ne mentionnent pas les CHS lorsque la référence aux CTP suffit. Toutefois, il s'agit bien de scrutins distincts. 
2. Organismes paritaires concernés par ces élections 
La commune et le département de Paris ainsi que leurs établissements publics ne sont pas concernés. 
2. 1. Commissions administratives paritaires 
Les élections concernent les représentants du personnel aux CAP suivantes : 
1° Les CAP créées pour chaque catégorie (A, B, C) de fonctionnaires (cf. art. 28 de la loi du 26 janvier 1984). 
Dans le cas où, au cours de l'année 2008, une collectivité territoriale atteint l'effectif de 350 fonctionnaires titulaires et stagiaires à temps complet, ou passe en dessous de cet effectif, ou encore décide de s'affilier volontairement au centre de gestion, le changement susceptible d'en découler en matière d'affiliation ne prend effet, en application des articles 6 et 7 du décret n° 85-643 du 26 juin 1985 relatif aux centres de gestion, qu'au 1er janvier 2009. Il est donc sans incidence sur la détermination des CAP à renouveler. 
Par exemple, si une collectivité notifie en 2008 son intention de s'affilier volontairement au centre de gestion, cette collectivité devra néanmoins organiser à l'automne les élections à ses propres CAP. Lorsque, au 1er janvier 2009, son affiliation prendra effet, cette collectivité aura le choix entre deux possibilités : soit se réserver d'assurer elle-même le fonctionnement des CAP, soit relever des CAP placées auprès du centre de gestion. 
Par ailleurs, ces élections professionnelles sont l'occasion pour les communes non affiliées qui le souhaitent de créer une CAP commune avec leurs établissements publics (centre communal d'action sociale et, le cas échéant, caisse des écoles). La décision de création est prise par délibérations concordantes des organes délibérants de la commune et du ou des établissements concernés (cf. art. 28 et 15 de la loi du 26 janvier 1984 ; art. 40 du décret du 17 avril 1989). 
Il est recommandé aux collectivités et établissements souhaitant utiliser cette possibilité de délibérer de préférence avant la période des vacances d'été et au plus tard fin août ou tout début septembre. 
2° Les CAP spécifiques aux sapeurs-pompiers professionnels (art. 43 à 46 du décret du 17 avril 1989). 
Les sapeurs-pompiers professionnels disposent de CAP organisées : 
― auprès des services départementaux d'incendie et de secours pour la catégorie C ; 
― auprès du Centre national de la fonction publique territoriale pour les catégories A et B (une par catégorie, donc deux CAP nationales). 
2. 2. Comités techniques paritaires 
Les élections concernent les représentants du personnel des CTP suivants : 
1° Les CTP institués en application du premier et du deuxième alinéa de l'article 32 de la loi du 26 janvier 1984. Leur création est obligatoire. Tous les agents de la collectivité ou de l'établissement y sont électeurs. 
Dans les services départementaux d'incendie et de secours, le CTP spécifique aux sapeurs-pompiers professionnels est remplacé par un CTP de droit commun qui regroupe les sapeurs-pompiers et les personnels administratifs, techniques et scientifiques (cf. art. 14 et 34 du décret n° 2003-1118 du 19 novembre 2003). 
Le franchissement du seuil de 50 agents à partir duquel la création d'un CTP propre à la collectivité ou l'établissement devient obligatoire s'apprécie en prenant en compte les effectifs par référence à la date du 1er juillet 2008 (cf. art. 1er du décret du 30 mai 1985). 
Les règles de calcul des effectifs servant à déterminer le franchissement du seuil de 50 agents sont les mêmes que celles applicables pour fixer la composition du CTP. On se reportera à la section 3. 2 (Composition des CTP) pour plus de précisions sur la notion d'agent à prendre en compte et, le cas échéant, sur la transmission au centre de gestion des informations sur les effectifs concernés. 
Dans deux cas, des CTP communs sont possibles à condition que l'effectif cumulé soit au moins égal à 50 agents : 
― un CTP peut être commun à une collectivité territoriale et à un ou plusieurs établissements publics rattachés à cette collectivité.S'il s'agit d'une création, des délibérations concordantes des organes délibérants de la collectivité et de l'établissement (ou des établissements publics) rattaché à cette collectivité sont nécessaires ; 
― il peut être également décidé, par délibérations concordantes des organes délibérants d'une communauté de communes, d'une communauté d'agglomération ou d'une communauté urbaine et de chaque commune adhérente à cette communauté, de créer un comité technique paritaire compétent pour tous les agents desdites collectivités (cf. art. 32 d du décret du 30 mai 1985). La création de ce CTP commun suppose donc l'accord de toutes les communes adhérentes et de l'EPCI. 
Les collectivités et établissements souhaitant utiliser ces possibilités à l'occasion du renouvellement général des organismes paritaires sont invités à délibérer sur la création du CTP commun et sur la fixation du nombre de représentants du personnel avant la période des vacances d'été, sans attendre la date limite du 28 août 2008 prévue pour fixer la composition des CTP. 
2° Les CTP « de service (s) ». 
Leur création est laissée à l'appréciation de la collectivité ou l'établissement. En effet, le cinquième alinéa de l'article 32 de la loi du 26 janvier 1984 prévoit que, outre le CTP obligatoire, un CTP peut être institué par décision de l'organe délibérant de la collectivité ou de l'établissement dans les services ou groupes de services dont la nature ou l'importance le justifient. 
Dans les services départementaux d'incendie et de secours, cette possibilité ne permet pas de recréer un CTP spécifique aux seuls sapeurs-pompiers professionnels. En effet, le CTP de service concerne l'ensemble des agents, quel que soit leur statut, appartenant à ce service ou à ce groupe de services. 
Les collectivités et établissements souhaitant créer un CTP de service à l'occasion du renouvellement général des organismes paritaires sont invités à délibérer sans attendre la date limite du 28 août 2008. 
En cas de création d'un CTP de service, les agents de ce service conservent leur qualité d'électeur au CTP obligatoire (cf. Conseil d'Etat, 3 mars 1997, conseil général d'Indre-et-Loire). En conséquence, les résultats obtenus à un CTP de service ne sont pas pris en compte lorsque des textes statutaires se réfèrent aux résultats obtenus par les organisations syndicales aux élections des CTP.
L'interdiction d'être candidat sur plusieurs listes ne valant que pour un même scrutin, un agent qui serait électeur au CTP « central » et au CTP de service pourrait être candidat à ces deux CTP puisque ceux-ci donnent lieu à des scrutins distincts. 
2. 3. Comités d'hygiène et de sécurité 
Les élections aux CHS concernent : 
1° Les CHS créés en application du septième alinéa de l'article 33 de la loi du 26 janvier 1984.L'effectif d'au moins 200 agents (cf. art. 29 du décret n° 85-603 du 10 juin 1985) s'apprécie dans les mêmes conditions que celles mentionnées ci-dessus pour le franchissement du seuil de création des CTP. 
2° Les CHS créés en application du huitième alinéa de l'article 33 de la loi précitée dans chaque service départemental d'incendie et de secours, sans condition d'effectifs. 
3. Composition des organismes paritaires concernés 
Le nombre de représentants aux CAP et CTP varie par tranches d'effectif des fonctionnaires ou agents relevant des organismes paritaires concernés. 
3. 1. Composition des commissions administratives paritaires (articles 1er et 2 du décret) 
Les effectifs sont appréciés en prenant en compte les fonctionnaires qui, par référence à la date du 1er juillet 2008, remplissent les conditions pour être électeurs dans la collectivité ou l'établissement suivant les règles fixées à l'article 8 du décret précité. 
Avant le 10 juillet 2008, l'autorité territoriale de chaque collectivité (ou établissement) affiliée dont les CAP sont placées auprès du centre de gestion informe ce dernier des effectifs de fonctionnaires qu'elle emploie (pour chaque catégorie A, B et C et, au sein de chaque catégorie, par groupe hiérarchique). 
Le centre de gestion ou, selon le cas, la collectivité ou l'établissement auprès duquel sont placées les CAP informe dans les meilleurs délais les organisations syndicales du nombre de représentants à élire et de leur répartition au sein de chaque CAP. 
Pour la répartition des fonctionnaires en groupes hiérarchiques, il convient de se reporter à l'annexe 2 de la présente circulaire, qui reproduit la répartition fixée par le décret n° 95-1018 du 14 septembre 1995 mis à jour. Il est précisé que les fonctionnaires à temps non complet non intégrés dans un cadre d'emplois (1) relèvent du 1° des articles de ce décret. 
Le tableau ci-après indique le nombre de représentants titulaires du personnel d'une CAP (cf. art. 2 du décret). Il précise leur répartition entre les deux groupes hiérarchiques existant pour chaque CAP : groupe hiérarchique de base et groupe hiérarchique supérieur. 
EFFECTIF DES FONCTIONNAIRES 
relevant de la CAP 
NOMBRE DE REPRÉSENTANTS 
titulaires du personnel 
RÉPARTITION DES REPRÉSENTANTS TITULAIRES DU PERSONNEL 
entre le groupe de base (GB) et le groupe supérieur (GS) 
Moins de 40 
3 
2 (GB) + 1 (GS) 
40 à 249 
4 
3 (GB) + 1 (GS) 
250 à 499 
5 
3 (GB) + 2 (GS) 
500 à 749 
6 
4 (GB) + 2 (GS) 
750 à 999 
7 
5 (GB) + 2 (GS) 
1   000 et plus 
8 
5 (GB) + 3 (GS) 
Si un groupe hiérarchique comporte de quatre à dix fonctionnaires, le nombre de représentants du personnel est de un représentant titulaire et un représentant suppléant pour ce groupe. 
Si un groupe hiérarchique comporte moins de quatre fonctionnaires, la CAP ne comprend aucun représentant pour ce groupe. 
Pour les CAP de catégorie C placées auprès des centres interdépartementaux de gestion de la petite et de la grande couronne de la région Ile-de-France, le nombre de représentants du personnel est porté à dix, dont trois relevant du groupe hiérarchique supérieur. 
Par dérogation aux règles de composition rappelées ci-dessus, lorsque les fonctionnaires relevant du groupe supérieur sont plus nombreux que ceux relevant du groupe de base, la répartition entre les deux groupes est inversée. 
(1) Fonctionnaires employés par une ou plusieurs collectivités pendant une durée inférieure à la moitié de la durée légale du travail des fonctionnaires territoriaux à temps complet. Ils sont titularisés dans un emploi régi par les dispositions réglementaires fixées par les statuts particuliers du cadre d'emplois correspondant, dont il prend la dénomination (art. 108 de la loi du 26 janvier 1984 et décret n° 91-298 du 20 mars 1991, notamment art. 6).