ANNEXE 
Organisation générale
EXIGENCE 
DÉTAIL 
de l'exigence 
POINTS 
de contrôle 
DOCUMENTS 
de référence 
enregistrement 
MODALITÉS 
d'audit 
LIEU 
d'audit 
1. Dispositions d'organisation, de pilotage et de suivi du référentiel 
E1 
Les activités sollicitées pour la certification sont conformes à celles revendiquées et compatibles avec celles indiquées dans les statuts de l'entreprise. 
L'entreprise peut solliciter une certification uniquement pour les activités revendiquées et compatibles avec celles indiquées dans ses statuts, ou tout document équivalent. 
La ou les activités pour lesquelles l'entreprise sollicite une certification doit être en conformité avec la ou les activités revendiquées et compatibles avec celles indiquées dans ses statuts ou tout document équivalent. 
Statuts de l'entreprise ou tout document équivalent. 
Documentaire 
Siège ou établissement 
E2 
Organisation de l'entreprise. 
L'entreprise décrit précisément son organisation et définit son ou ses domaines d'intervention. 
Il existe un descriptif précis de l'activité liée aux produits phytopharmaceutiques de l'entreprise dans lequel sont définis :
-l'organisation générale (fonctionnement interne de l'entreprise, rôles, information, …) ;
-les infrastructures (bâtiments, locaux, …) et leur vocation ;
-les domaines d'application ;
-les périodes pendant lesquelles l'activité est exercée et/ ou les horaires d'ouverture ;
-un organigramme fonctionnel ;
-la liste des documents de référence utilisés (pour la planification, le fonctionnement, le suivi des prestations) ;
-les prestataires externes ;
-un descriptif du réseau à jour, le cas échéant. 
Descriptif à jour de l'entreprise 
Documentaire 
Siège ou établissement 
E3 
Les responsabilités des personnes impliquées dans l'activité agréée sont définies. 
Un organigramme nominatif présente les liens hiérarchiques, les rôles et les responsabilités du personnel de l'activité liée aux produits phytopharmaceutiques de l'entreprise. 
L'entreprise nomme un responsable, chargé de la mise en oeuvre du référentiel. 
Il existe un organigramme nominatif présentant les liens hiérarchiques, les rôles et les responsabilités du personnel de l'activité liée aux produits phytopharmaceutiques de l'entreprise. 
Un responsable de la mise en oeuvre du référentiel est nommé. 
Liste des personnes impliquées dans le champ des activités agréées (nom, fonction, domaine d'expertise, service). 
Organigramme. 
Documentaire 
Siège ou établissement 
E4 
La communication de l'entreprise sur son agrément est claire. 
Dès sa délivrance par l'administration, 
L'agrément de l'entreprise est affiché au sein des établissements ouverts au public, à l'accueil ou dans le rayon des produits phytopharmaceutiques. 
L'entreprise est précisément identifiable dans ses supports de communication et ses documents commerciaux et techniques. Il communique sur son agrément et précise la ou les activités agréées dès lors que les produits phytopharmaceutiques sont évoqués. 
L'agrément de l'entreprise est affiché au sein de l'établissement, à l'accueil ou dans le rayon des produits phytopharmaceutiques, si celui-ci est ouvert au public. 
Les supports de communication et les documents commerciaux et techniques liés à la ou les activités agréées contiennent le n° d'agrément de l'entreprise ainsi que les activités agréées. 
Les éléments mentionnés, concernant l'agrément, correspondent à ceux de l'entreprise certifiée, notamment le n° SIREN. 
Affichage de l'agrément 
Supports de communication et documents commerciaux et techniques de l'entreprise. 
Agrément. 
Visuel 
Etablissement 
E5 
Archivage. 
Tous les documents de référence et enregistrements (listés dans la colonne « documents de référence et enregistrements » des référentiels et définis dans E2) sont archivés pendant une période a minima égale à l'intervalle entre deux audits. 
Archivage des documents. 
Les enregistrements doivent rester lisibles, faciles à identifier et accessibles. 
Visuel 
Siège ou établissement 
E6 
Enregistrements. 
La tenue des enregistrements par l'entreprise doit être constatée sur, au moins, les deux derniers mois d'activité. 
Il existe des enregistrements sur au moins les deux derniers mois d'activité. 
Enregistrements 
Documentaire 
Siège ou établissement 
2. Gestion du personnel-compétences, formations et informations 
2.1. Personnel certifié et qualifié 
E7 
Les personnes exerçant une fonction d'encadrement, de vente, d'application ou de conseil dans le champ des activités agréées sont certifiées. 
Toutes les personnes exerçant une fonction d'encadrement, de vente, d'application ou de conseil dans le champ des activités agréées détiennent un certificat individuel correspondant aux activités exercées en cours de validité, à défaut un justificatif de demande de renouvellement doit être déposé avant la date de fin de validité. 
Pour chacune des personnes exerçant une fonction d'encadrement, de vente, d'application ou de conseil dans le champ des activités agréées, il existe un certificat individuel correspondant aux fonctions exercées en cours de validité, à défaut un justificatif de demande de renouvellement doit être déposé avant la date de fin de validité. 
Copie de certificat individuel correspondant aux fonctions exercées, en cours de validité ou justificatif de demande de renouvellement en cours. 
Documentaire 
Siège ou établissement 
E8 
Le personnel non titulaire d'un certificat individuel bénéficie d'un encadrement. 
L'entreprise peut embaucher une personne non-titulaire d'un certificat individuel correspondant aux fonctions exercées dans la mesure où cette personne est encadrée par une personne expérimentée et certifiée, jusqu'à l'obtention de son certificat individuel, dans la limite de 6 mois après l'entrée en fonction ou à l'issue de la période d'essai. 
Il existe un système d'accompagnement des personnes non titulaires d'un certificat individuel correspondant aux fonctions exercées. 
Document permettant le suivi de l'accompagnement (ex : fiche d'accompagnement, itinéraire d'intégration …). 
Documentaire 
Siège ou établissement 
E9 
Les prestataires externes respectent le référentiel pour le (s) chapitre (s) se rapportant à l'activité réalisée pour le compte de l'entreprise. 
Les prestataires externes respectent le référentiel pour le (s) chapitre (s) se rapportant à l'activité réalisée pour le compte de l'entreprise. 
Ces prestataires sont référencés dans un fichier : raison sociale, nom, prénom, domaines d'expertises, références, interventions réalisées au sein de l'entreprise ainsi que leur n° d'agrément ou les preuves de conformité au (x) référentiel (s). 
La sous-traitance de la totalité des activités pour lesquelles l'entreprise est agréée est exclue. 
Un registre recense les prestataires externes avec leur raison sociale, nom, prénom, domaines d'expertises, références, interventions réalisées au sein de l'entreprise ainsi que leur n° d'agrément valide et/ ou les preuves de conformité au (x) référentiel (s). 
L'ensemble des activités pour lesquelles l'entreprise est agréés ne peut être sous-traité par un ou plusieurs prestataires externes. 
Registre prestataires externes avec les activités exercées. 
Contrats de sous-traitance. 
Description de maîtrise des sous-traitants. 
Documentaire 
Siège ou établissement 
2.2. Actualisation des connaissances 
E10 
Les connaissances relatives à l'activité liée aux produits phytopharmaceutiques sont actualisées. 
Les connaissances en cohérence avec l'activité de l'entreprise sont actualisées. 
Il existe une procédure de gestion des formations relative à l'actualisation des connaissances. 
Un outil permet d'enregistrer les actions de formations internes et externes du personnel de l'entreprise. 
Procédure de gestion des formations 
Plan de formation du personnel. 
Outil de suivi de l'actualisation des connaissances. 
Attestations d'acquisition de connaissances en interne et/ ou 
Attestations de formation externe. 
Documentaire 
Siège ou établissement 
2.3. Gestion de l'information par l'entreprise 
E11 
Accès aux sources d'information. 
L'entreprise dispose ou a accès aux sources d'informations techniques et réglementaires fiables, validées et régulièrement actualisées nécessaires à son ou ses activités, et les tient en permanence à la disposition du personnel concerné. 
L'accès à des sources d'information relatives à la protection des végétaux, fiables, validées et actualisées est possible. 
Document de description de la veille technique et réglementaire, la mise à jour et de l'accès à l'information dans l'entreprise. 
Notices réglementaires et techniques. 
Bases de données, documents, revues, abonnements, liste des sources d'information etc. 
Visuel + Documentaire 
Siège + établissement 
E12 
Informations pour tout le personnel en contact avec des produits phytopharmaceutiques. 
Tout le personnel au contact du produit reçoit une information relative à la sécurité. 
Dans le cadre d'informations transversales (par exemple sur la sécurité des produits) le personnel en contact avec les produit est informé des dangers associés et des procédures à suivre en cas d'incident. 
Attestation de formation ou émargement attestant la présence du personnel à une formation précisant la nature, la date, les intervenants, la durée et le contenu de ces formations 
Ou Emargement sur le recueil d'informations attestant que le personnel a pris connaissance des informations précisant les dangers associés et les procédures à suivre en cas d'incident. 
Documentaire 
Etablissement 
3. Dans le cas particulier d'une certification en multisites 
E13 
Le bureau central assure une fonction centrale identifiée. 
Le bureau central assure une fonction centrale de planification, contrôle ou gestion de l'activité des différents sites. 
Un bureau central est identifié au sein de l'organisation multisites et sa fonction est identifiée comme étant centrale à l'organisation multisites. 
Il existe des procédures écrites communes à l'ensemble des sites, qui sont définies, établies et soumises en permanence à la surveillance et aux audits internes par le bureau central. 
Procédures écrites communes aux sites audités. 
Documentaire 
Siège + Etablissement 
E14 
Tous les sites doivent avoir un lien fort avec le bureau central. 
Tous les sites doivent avoir un lien juridique ou contractuel avec le bureau central. 
L'ensemble des sites entrant dans l'organisation multi-site détient un lien juridique ou contractuel avec le bureau central. 
Convention 
Contrat 
Statuts. 
Documentaire 
Siège ou établissement 
E15 
Un système d'audits internes est mis en place. 
Un système d'audits internes est mis en place. 
Les audits internes se font sur chaque site et sur le système organisationnel par une personne formée à la technique d'audit, ne réalisant pas directement l'activité auditée et n'étant pas impliquée dans le pilotage du site. 
Au moins un audit interne est réalisé pour chaque site avant chaque audit prévu par l'organisme certificateur. 
Chaque site doit être audité en interne avant un audit initial réalisé par un organisme certificateur. 
Il existe un système d'audits internes. 
Chaque site ainsi que le système organisationnel sont audités avant chaque audit prévu par l'organisme certificateur. 
Tous les sites ont été audités avant l'audit réalisé par un organisme certificateur. 
Système d'audits internes 
Rapports d'audits internes. 
Documentaire 
Siège 
4. Gestion des réclamations 
E16 
Un enregistrement des réclamations est mis en place. 
L'entreprise conserve un enregistrement de toutes les réclamations dont elle a eu connaissance concernant la conformité aux exigences de certification. 
L'entreprise prend toute action appropriée en rapport avec ces réclamations et les imperfections constatées qui ont des conséquences sur la conformité aux exigences de la certification. 
L'entreprise documente les actions entreprises. 
Il existe un moyen d'enregistrement des réclamations et des actions entreprises. 
Support d'enregistrement des réclamations et des actions entreprises. 
Documentaire 
Siège ou établissement 
Dans le cadre d'une organisation multisites : le siège = bureau central, l'établissement = le site 
LEXIQUE 
Biocontrôle : ensemble d'outils à utiliser, seuls ou associés à d'autres moyens de protection des plantes, pour la protection intégrée. On distingue 4 principaux types d'agents de biocontrôle : les macro-organisme auxiliaires, les micro-organismes, les médiateurs chimiques et les substances naturelles. 
Certificat individuel : certificat attestant d'une connaissance suffisante, par les applicateurs, les distributeurs et les conseillers. 
Conseil : action de proposer, de recommander ou de préconiser à titre individuel ou collectif, une méthode de lutte contre les organismes indésirables et nuisibles aux végétaux comprenant l'utilisation d'au moins un produit défini à l'article L. 253-1. Cette activité ne peut s'exercer que sur la base d'un diagnostic de la situation phytosanitaire d'une culture ou d'un ensemble cohérent de végétaux fondé sur des données d'observations produites par le conseiller ou son client, et en tenant compte des données publiques publiées par les réseaux définis à l'article L. 201-1, s'ils existent pour les végétaux concernés. 
Conseil collectif : conseil réalisé pour un ensemble de personnes appartenant à une zone définie ou un environnement/ une situation définie. 
Conseil de groupe : conseil réalisé pour un ensemble de clients clairement identifiés 
Conseil indépendant : conseil indépendant de toute activité directe et/ ou indirecte de production, de distribution et/ ou de vente d'intrants et/ ou d'application d'intrants et/ ou de la vente de matériel d'application de produits phytopharmaceutiques. 
Conseil individuel : conseil réalisé pour un client 
Conseiller : toute personne qui a acquis des connaissances suffisantes et fournit des conseils sur la lutte contre les ennemis des cultures et l'utilisation des produits phytopharmaceutiques en toute sécurité, à titre professionnel ou dans le cadre d'un service commercial, notamment les services de conseil privés indépendants et les services de conseil publics, les agents commerciaux, les producteurs de denrées alimentaires et les détaillants, le cas échéant. 
Consigne : instruction formelle donnée à quelqu'un qui est chargé de l'exécuter. 
Diagnostic cultural : analyse de l'état d'une culture en cours de cycle ou d'un ensemble cohérent de végétaux, permettant d'ajuster au mieux la conduite culturale aux besoins réels du peuplement végétal, particulièrement en ce qui concerne la nutrition minérale et hydrique et la protection sanitaire. 
Edaphique : influence du sol sur la croissance des végétaux. 
Enregistrement : report écrit d'une action entrant dans le champ des exigences des référentiels (papier ou électronique) 
Instruction : détail des principes nécessaires à accomplir par le personnel dans une situation donnée. 
Intrants : Les différents produits apportés aux terres et aux cultures. Ce terme comprend les engrais, les amendements, les produits phytopharmaceutiques, les régulateurs de croissance ainsi que les semences et les plants traités. 
Matériel d'application (au sens de la directive 2009/128/ CE) : Tout équipement spécialement destiné à l'application de pesticides, y compris des accessoires qui sont essentiels au fonctionnement efficace de tels équipements, tels que des buses, manomètres, filtres, tamis et dispositifs de nettoyage des cuves. 
Méthode de lutte : moyen ou combinaison de moyens mis en œuvre en vue de contrôler un ou plusieurs organismes indésirables et nuisibles aux végétaux ou produits végétaux. 
Méthode alternative : méthode non chimique au sens de l'article 3 du règlement 1107/2009 et utilisation des produits de biocontrôle. 
Préconisation : formulation de recommandations à l'attention d'un ou plusieurs clients sur le choix et la mise en œuvre des méthodes de lutte pertinentes en vue d'une protection efficace des végétaux et des produits végétaux. 
Préconisation collective : préconisation à l'attention d'un ensemble de personnes appartenant à une zone définie ou un environnement/ une situation définie. 
Préconisation de groupe : préconisation à l'attention d'un ensemble de clients clairement identifiés 
Préconisation individuelle : préconisation à l'attention d'un client 
Procédure : marche à suivre pour obtenir un résultat. 
Produits phytopharmaceutiques : produits, sous la forme dans laquelle ils sont livrés à l'utilisateur, composés de substances actives, phytoprotecteurs ou synergistes, ou en contenant et destinés à protéger les végétaux contre les organismes nuisibles, exercer une action sur les processus vitaux des végétaux, assurer la conservation des produits végétaux, détruire les végétaux ou les parties des végétaux indésirables, freiner ou prévenir une croissance indésirable des végétaux. 
Protection intégrée : prise en considération attentive de toutes méthodes de protection des plantes disponibles et, par conséquent, l'intégration des mesures appropriées qui découragent le développement des populations d'organismes nuisibles et maintiennent le recours aux produits phytopharmaceutiques et à d'autres types d'interventions à des niveaux justifiés des points de vue économique et environnemental, et réduisent ou limitent au maximum les risques pour la santé humaine et l'environnement. Elle privilégie la croissance de cultures saines en veillant à perturber le moins possible les agro-écosystèmes et encourage les mécanismes naturels de lutte contre les ennemis des cultures. 
Stratégie de lutte : mise en œuvre coordonnée des méthodes de lutte visant à contrôler le cortège des ennemis d'une culture ou d'un ensemble cohérent de végétaux. 
Substance active : substance ou micro-organisme, y compris les virus, exerçant une action générale ou spécifique sur les organismes nuisibles ou sur les végétaux, parties de végétaux ou produits végétaux. 
Technique culturale : partie de la conduite des cultures, du processus de production, définie par des actions à réaliser sur le champ cultivé (par exemple le labour, le semis …).