ANNEXE
INSTALLATIONS ET PERSONNEL NÉCESSAIRES À METTRE À DISPOSITION PAR LE GOUVERNEMENT DE LA RÉPUBLIQUE FRANÇAISE EN VUE DE L'ORGANISATION DE LA QUATRIÈME RÉUNION DE HAUT NIVEAU SUR LES TRANSPORTS, LA SANTÉ ET L'ENVIRONNEMENT (4E RHN) QUI AURA LIEU DU 14 AU 16 AVRIL 2014 À PARIS
A. Salles de conférence et de réunion et bureaux.
1. Au cours des deux premières journées de la réunion (14 et 15 avril 2014) : une salle de conférence d'une capacité d'au moins 150 places assises, avec interprétation simultanée vers l'anglais, le français et le russe ; les équipements d'interprétation devront répondre à des normes analogues à celles du Palais des Nations à Genève et offrir des écouteurs et des micros en nombre suffisant pour que tous les participants puissent prendre part aux débats depuis leur siège. Les cabines d'interprétation devront être bien isolées.
2. Au cours des deux premières journées de la réunion : deux salles de réunion d'une capacité d'environ 80 et 20 places assises respectivement, pour les réunions des groupes ad hoc, les expositions ou les manifestations parallèles. De petites salles seront mises à disposition pour des réunions bilatérales de haut niveau en fonction des besoins.
3. Au cours des deux premières journées de la réunion : des locaux destinés au secrétariat et disposant de bureaux et d'équipements appropriés en nombre suffisant, y compris l'accès à l'Internet et une ligne téléphonique internationale.
4. Un guichet d'enregistrement et d'information à proximité de l'entrée du centre de conférences.
5. Des guichets destinés à la diffusion de documents ou de publications aux participants, soit à l'intérieur de la salle de conférence soit à la sortie de celle-ci.
6. Des installations de reprographie.
7. Un espace d'exposition situé hors de la salle de conférence principale, afin d'exposer gratuitement la documentation fournie par les Etats, les organisations de la famille des Nations Unies et d'autres participants.
B. Equipements et fournitures de bureau.
8. Deux ordinateurs de bureau dotés des logiciels Microsoft Windows et Office usuels (version 2003 ou plus récente), avec interface anglaise et accès Internet à haut débit, à connecter aux imprimantes qui seront installées au secrétariat.
9. Ordinateurs avec logiciel de traitement de texte, interface anglaise et accès Internet à haut débit, dans la salle de conférence et dans la plus grande des deux autres salles de réunion, pour projection de présentations Powerpoint et autres usages par le secrétariat.
10. Accès Internet sans fil sécurisé dans l'ensemble du centre de conférences, offrent des adresses IP en nombre suffisant pour les participants à la réunion et en mesure d'assurer des connections simultanées pour 250 usagers au moins, plus mise à disposition de clefs-mémoire USB à l'ensemble des participants.
11. Equipements permettant deux projections simultanées de présentations électroniques (Powerpoint, browser pour présentations en direct sur l'Internet, par exemple) dans la salle de conférence et une projection dans la plus grande des deux autres salles de réunion ; au moins 5 ordinateurs avec accès à l'Internet (« cybercafé »).
12. Plaques au nom des pays, des organisations internationales et des responsables, à disposer sur les tables de la salle de conférence et de la plus grande des deux autres salles de réunion (à fournir par le Gouvernement sur la base des informations communiquées par les Nations Unies).
13. Confection de badges à l'intention de l'ensemble des participants enregistrés, enregistrement et distribution des badges sur place. L'enregistrement sur place devra commencer le plus tôt possible et être possible pendant toute la durée de la réunion.
14. Drapeaux de l'Etat d'accueil (1,22 × 1,83 m) et de l'Organisation des Nations Unies (1,22 × 1,83 m), et supports pour les disposer à l'intérieur des lieux.
C. Interprétation.
15. La Commission économique pour l'Europe fournira une équipe de six interprètes hautement qualifiés (deux pour chacune de ses langues officielles, à savoir l'anglais, le français et le russe) pour assurer l'interprétation des réunions qui auront lieu du 14 au 16 avril 2014. Ils travailleront conformément aux règles usuelles des Nations Unies applicables aux interprètes.
D. Transport de fret et douane.
16. Le Gouvernement veillera à ce que l'ensemble de la documentation imprimée et électronique (CD-ROM, par exemple) acheminée vers son pays aux fins officielles de la réunion, y compris les documents destinés aux expositions et aux manifestations parallèles, soit livré au centre de conférences en temps voulu et sans frais complémentaires pour l'expéditeur.
E. Autres dispositions.
17. Café, thé et rafraîchissements pendant les pauses, à prévoir à proximité des salles de réunion.
18. Déjeuners pendant les réunions à prévoir à proximité du centre de conférences.
19. Trois dîners / cocktails / réceptions officiels pour l'ensemble des participants.
F. Personnel.
(a) Personnel des Nations Unies.
20. Vingt membres du secrétariat du PPE TSE (Commission économique pour l'Europe et OMS) se rendront à Paris depuis Genève et Copenhague afin d'assurer la logistique de la 4e RHN.
(b) Personnel mis à disposition par le Gouvernement.
21. Un agent de liaison chargé des dispositions à prendre en matière d'organisation, y compris pendant la période préparatoire et pour une durée d'au moins un mois après la réunion.
22. Quatre personnes au moins affectées au guichet d'enregistrement et d'information pouvant communiquer en anglais (et si possible en russe pour l'une d'elles).
23. Deux personnes au moins affectées au secrétariat du PPE TSE et chargées de fonctions auxiliaires dans les salles de réunion, des photocopies, de la diffusion des documents et de l'ensemble des travaux de bureau ; ces personnes devront pouvoir communiquer en anglais (et si possible en russe pour l'une des deux).
24. Les techniciens chargés du fonctionnement des équipements (dont les ordinateurs, imprimantes, photocopieuses, équipements audiovisuels et de communication), du son et de l'éclairage.
(c) Répartition des tâches.
25. Le Gouvernement assurera le soutien logistique du processus préparatoire, de la réunion et de tout suivi immédiat de celle-ci (jusqu'à un mois suivant la réunion), il assurera les services ci-après :
- soutien financier couvrant les frais de déplacement et les indemnités de subsistance des participants qui y ont droit (soit directement soit par sous-traitance) ; (1)
- services logistiques (dont l'assistance à la réservation de chambres d'hôtel ; et administratifs avant la réunion et au cours de celle-ci, à la demande du secrétariat PPE TSE ;
- reproduction et diffusion des documents avant la réunion et au cours de celle-ci, à la demande du secrétariat PPF TSE ;
- accréditation de la presse et information du secrétariat PPE TSE à cet égard ;
- information des médias locaux et nationaux sur cette manifestation ;
- organisation d'une ou plusieurs conférences de presse en coopération avec le secrétariat PPE TSE, s'il y a lieu ;
- création et tenue d'un site Internet afin de diffuser les documents de la réunion, la documentation de presse et le bulletin d'inscription ;
- conception du bulletin d'inscription et procédure d'enregistrement, en coopération avec le secrétariat PPE TSE.
26. Le secrétariat du PPE TSE assurera le soutien, tant de fond que logistique, du processus préparatoire, de la réunion et de son suivi. II assurera les services ci-après :
- aide à l'élaboration et à l'envoi du courrier d'invitation à la réunion, avec demande de désignation de participants ;
- fourniture à l'Etat d'accueil d'une liste de participants désignés ;
- assistance de fond à la réunion et à l'ensemble des réunions préparatoires y afférentes ;
- traduction des documents officiels élaborés antérieurement à la réunion (à l'exception des documents de base ou publications émanant du secrétariat de l'Etat d'accueil ou d'autres Etats membres) en fonction des besoins et fourniture au secrétariat de l'Etat d'accueil de versions électroniques avant la réunion ; diffusion de tous documents officiels aux délégations avant la réunion ;
- élaboration des documents de session pendant la réunion et supervision de leur diffusion ;
- élaboration, traduction et publication du rapport de la réunion et de tous documents officiels postérieurs à celle-ci ; 
- tenue d'un site Internet renfermant la documentation et les informations relatives à l'ensemble des réunions connexes et à la réunion de haut niveau ;
- communication avec les médias internationaux afin de les informer de cette manifestation.

        (1) Le Gouvernement de la France, en tant que pays hôte, a la prérogative de financer autant de délégations qu'il le souhaite.