5. 3. Conditions requises pour être électeur aux CHS 
L'article 35 du décret n° 85-603 du 10 juin 1985 prévoit que « sont électeurs, dans les conditions prévues à l'article 8 du décret n° 85-565 du 30 mai 1985, les agents titulaires et non titulaires, à temps complet et à temps non complet, en fonctions dans le ou les services auprès desquels est institué le comité d'hygiène et de sécurité ». 
5. 4. Publicité des listes électorales (article 9 des décrets) 
Les listes électorales doivent faire l'objet d'une publicité au plus tard le mardi 7 octobre 2008, à 17 heures. 
Mention de la possibilité de consulter la liste électorale et du lieu de cette consultation est affichée dans les locaux administratifs de la collectivité territoriale ou de l'établissement. 
En outre, dans les collectivités et établissements dont le personnel relève d'une CAP ou d'un CTP placé auprès d'un centre de gestion, un extrait de la liste correspondante mentionnant les noms des électeurs de la collectivité ou de l'établissement est affiché dans les locaux administratifs. 
La liste électorale affichée mentionne au minimum les nom et prénoms de chacun des agents inscrits ; il est recommandé de mentionner aussi leur affectation ainsi que, pour les CAP, leur grade.A l'exclusion de tout autre renseignement, cette liste est communicable aux délégués de listes de candidats et aux organisations syndicales qui en font la demande. 
5. 5. Réclamations relatives aux inscriptions ou omissions sur les listes électorales (article 10 des décrets) 
Les demandes et réclamations aux fins d'inscription ou de radiation sur les listes électorales doivent être déposées au plus tard le mercredi 22 octobre 2008, à 24 heures.
L'autorité territoriale statue dans un délai de trois jours ouvrés. Elle motive sa décision. 
5. 6. Liste des électeurs admis exceptionnellement à voter par correspondance 
L'article 16 du décret du 17 avril 1989 (CAP) et les articles 21-2 et 21-3 du décret du 30 mai 1985 (CTP) prévoient notamment les situations dans lesquelles des agents normalement appelés à voter directement à l'urne peuvent être admis à voter par correspondance. 
Ainsi, peuvent être admis à voter par correspondance : 
― les agents qui n'exercent pas leurs fonctions au siège d'un bureau de vote. Tel est notamment le cas lorsque le temps nécessaire pour se rendre du lieu de travail au bureau de vote excède une durée raisonnable ; 
― ceux qui bénéficient d'un congé parental ou d'un congé de présence parentale ; 
― les fonctionnaires qui bénéficient de l'un des congés accordés au titre de l'article 57 de la loi du 26 janvier 1984 ainsi que les agents non titulaires qui bénéficient d'un congé rémunéré accordé au titre du premier alinéa du 1° et des 7° et 11° de l'article 57 de la même loi ou du décret n° 88-145 du 15 février 1988 ; 
― les agents qui bénéficient d'une autorisation spéciale d'absence accordée au titre de l'article 59 de la loi du 26 janvier 1984 ou d'une décharge de service au titre de l'activité syndicale ; 
― ceux qui, exerçant leurs fonctions à temps partiel ou occupant un emploi à temps non complet, ne travaillent pas le jour du scrutin ; 
― ceux qui sont empêchés, en raison des nécessités du service, de se rendre au bureau de vote le jour du scrutin. 
Cette liste est établie directement par l'autorité territoriale sans qu'il y ait lieu d'attendre des demandes de la part des électeurs dès lors que leur situation particulière est connue de l'autorité territoriale. 
La liste des agents admis à voter par correspondance est affichée au moins quinze jours avant la date des élections, soit pour le premier tour de scrutin au plus tard le mercredi 22 octobre 2008. Les agents qui figurent sur cette liste sont, dans le même délai, avisés de leur inscription par l'autorité territoriale et de l'impossibilité pour eux de voter directement à l'urne le jour du scrutin. 
Cette liste peut être rectifiée jusqu'au douzième jour précédant le jour du scrutin (25 octobre). 
6. Bulletins de vote 
Dans la perspective de la centralisation nationale des résultats, les syndicats veilleront à mentionner explicitement leur nom et surtout leur éventuelle appartenance à une union de syndicats à caractère national (affiliation à une fédération ou confédération) sur les bulletins de vote. 
6. 1.L'autorité territoriale fixe le modèle des bulletins de vote et des enveloppes 
Pour les CAP, il doit y avoir un bulletin différent pour chaque CAP, un pour la CAP de catégorie A, un pour la CAP de catégorie B et un pour la CAP de la catégorie C. 
Les bulletins de vote comportent les mentions prévues à l'article 14 du décret du 17 avril 1989. Ils font apparaître, pour chaque groupe hiérarchique, l'ordre de présentation de la liste des candidats. 
Par exemple, pour une liste complète présentée à une CAP de catégorie B concernant 30 agents (2 sièges dans le groupe de base et 1 siège dans le groupe supérieur), avec utilisation de la faculté d'ajouter le maximum de noms supplémentaires, le bulletin peut se présenter comme suit : 
Vous pouvez consulter le tableau dans le JO 
n° 167 du 19 / 07 / 2008 texte numéro 26 
(1) Eventuellement, nom de la collectivité ou de l'établissement après duquel est placée la CAP. 
(2) Lorsque la CAP est placée auprès d'un centre de gestion, rien ne s'oppose à faire mention de la collectivité dont relèvent les candidats. 
Si la liste correspondant au modèle ci-dessus obtient les deux sièges à pourvoir dans le groupe n° 3, les noms en première et en deuxième position (candidats ayant les grades de rédacteur et de contrôleur de travaux) seront désignés représentants titulaires, les deux suivants seront suppléants et les quatre derniers constitueront des noms en réserve pour d'éventuels remplacements définitifs. 
Pour les CTP, les bulletins de vote indiquent notamment le nom de l'organisation (ou des organisations syndicales) qui présente les candidats, ainsi que, le cas échéant, son appartenance, à la date de dépôt des listes, à une union de syndicats à caractère national (cf. art. 21-5 du décret du 30 mai 1995). 
Les bulletins de vote font apparaître l'ordre de présentation des candidats. En aucun cas ne doivent figurer les mots « titulaire » ou « suppléant ». 
6. 2. Financement et transmission des bulletins de vote et des enveloppes 
La charge financière des bulletins de vote et des enveloppes, leur fourniture, leur mise en place ainsi que l'acheminement des professions de foi et des enveloppes expédiées par les électeurs votant par correspondance sont assumés par la collectivité ou l'établissement public (cf. art. 14 des décrets). 
Ainsi, lorsqu'un électeur expédie au bureau central de vote l'enveloppe contenant son bulletin de vote, les frais d'affranchissement de cet envoi postal sont à la charge de l'administration. Il appartient donc à la collectivité ou l'établissement auprès duquel est placé l'organisme paritaire de prendre les mesures qui permettent de respecter ces dispositions. 
Comme en 2001, les collectivités et établissements pourront procéder à des photocopies pour obtenir le nombre de bulletins nécessaires. 
Pour l'ensemble des fonctionnaires qui votent par correspondance, les bulletins de vote et les enveloppes nécessaires sont transmis par l'autorité territoriale aux agents concernés au plus tard le dixième jour précédant la date fixée pour l'élection, soit le lundi 27 octobre 2008 pour le scrutin du premier tour (cf. art. 19 du décret du 17 avril 1989 et art. 21-6 du décret du 30 mai 1985).L'attention des autorités territoriales est appelée sur l'intérêt de transmettre les instruments de vote le plus tôt possible avant la date limite. 
7. Organisation des scrutins 
7. 1. Institution des bureaux de vote (article 15 des décrets) 
Trois types de bureau sont prévus : 
― les bureaux centraux : des bureaux distincts sont institués pour chaque CAP ou pour l'ensemble des scrutins de CAP, pour chaque CTP et, le cas échéant, pour le CHS ; 
― les bureaux principaux : ils sont institués pour les élections aux CAP dans les collectivités ou établissements affiliés qui comptent au moins cinquante fonctionnaires au 1er juillet 2008.L'autorité territoriale transmet un exemplaire de l'arrêté instituant le bureau principal au président du centre de gestion ; 
― les bureaux secondaires : leur création est facultative. Elle intervient après avis des organisations syndicales. 
Un bureau de vote commun à deux ou trois commissions administratives paritaires peut être institué dans la collectivité territoriale ou l'établissement public, que ce bureau soit central, principal ou secondaire. 
Le vote a lieu dans les conditions prévues par les articles L. 60 à L. 64 du code électoral. Aux termes de l'article L. 62-2, les bureaux et les techniques de vote doivent être accessibles aux personnes handicapées, quel que soit le type de ce handicap, notamment physique, sensoriel, mental ou psychique, dans des conditions fixées par décret (décret n° 2006-1287 du 20 octobre 2006). 
7. 2. Modalités de vote 
7. 2. 1. Les électeurs votent à l'urne : 
Pour les CAP : 
1° Lorsqu'elles sont placées auprès d'une collectivité ou d'un établissement autre qu'un centre de gestion (art. 16 du décret) ; 
2° Lorsqu'une collectivité ou un établissement affilié compte au moins 50 fonctionnaires au 1er juillet 2008, sauf si le centre de gestion décide avant le 25 septembre 2008 que tous les électeurs à cette CAP votent par correspondance (cf. art. 17 du décret). 
Pour les CTP placés auprès des collectivités ou établissements employant au moins 50 agents. 
Les bureaux de vote seront ouverts sans interruption pendant six heures au moins. Les scrutins seront clos au plus tard à 17 heures afin de permettre, au premier tour, un dépouillement dès constatation du quorum d'au moins 50 % du nombre de votants. 
Le vote a lieu dans les conditions prévues par les articles L. 60 à L. 64 du code électoral. 
7. 2. 2. Certains électeurs peuvent être admis à voter par correspondance au lieu de voter à l'urne : 
Les cas sont prévus par l'article 16 du décret relatif aux CAP et l'article 21-3 du décret relatif aux CTP (voir 5. 6 ci-dessus). 
Un électeur admis à voter par correspondance n'a pas le droit de voter à l'urne le jour du scrutin. 
7. 2. 3. Les électeurs votent obligatoirement par correspondance : 
1° Pour les CAP placées auprès d'un centre de gestion, lorsque dans la collectivité ou l'établissement l'effectif des fonctionnaires relevant d'une CAP est, au 1er juillet 2008, inférieur à 50, ou, quel que soit cet effectif, lorsque le centre de gestion décide que tous les électeurs à cette CAP votent par correspondance. 
La décision du centre de gestion est prise par délibération après consultation des organisations syndicales siégeant à cette CAP. Elle ne peut intervenir qu'après l'intervention de l'arrêté fixant la date de l'élection et avant la date limite de dépôt des listes de candidats fixée pour le premier tour de scrutin (25 septembre 2008). 
Lorsque la décision n'est pas intervenue à cette dernière date, le président du centre de gestion peut décider que les fonctionnaires propres au centre de gestion votent par correspondance ; 
2° Pour la CAP des sapeurs-pompiers professionnels de catégorie A et celle de catégorie B. Les votes sont adressés au Centre national de la fonction publique territoriale, 10-12, rue d'Anjou, 75800 Paris ; 
3° Pour la CAP des sapeurs-pompiers professionnels de catégorie C. Les votes sont adressés au service départemental d'incendie et de secours ; 
4° Pour les CTP placés auprès des centres de gestion et compétents à l'égard des agents des collectivités et établissements affiliés employant moins de 50 agents. En outre, le président du centre de gestion peut décider d'instaurer le vote par correspondance pour les électeurs exerçant leurs fonctions au siège d'un centre de gestion, bien que l'effectif concerné atteigne 50 agents (art. 21-2 du décret du 30 mai 1985). 
Il convient que les autorités territoriales appellent l'attention des électeurs votant par correspondance sur les dispositions, pour les CAP, des articles 18 et 19 du décret du 17 avril 1989 et, pour les CTP, des articles 16 et 21-6 du décret du 30 mai 1985. Il convient en particulier de souligner que les votes doivent être acheminés par la poste et parvenir au bureau central de vote avant l'heure fixée pour la clôture du scrutin. 
7. 3. Constatation du nombre de votants et dépouillement 
Si, lors du premier tour de scrutin, le nombre total de votants constaté par le bureau central de vote à partir des émargements portés sur la liste électorale est inférieur à la moitié du nombre des électeurs inscrits, il n'est pas procédé au dépouillement de ce scrutin et il doit être organisé un second tour de scrutin le 11 décembre 2008. Les enveloppes sont détruites (par incinération, broyage, etc.). 
Il appartient à l'autorité territoriale qui préside le bureau central de vote de fixer les modalités pratiques permettant au bureau central d'être informé rapidement du nombre de votants dans les bureaux principaux et secondaires et ensuite d'informer ces bureaux s'il faut ou non procéder au dépouillement. En fonction de la situation locale, elle indique les moyens de communication qui lui paraissent le plus approprié, étant précisé que la transmission d'une copie de la liste électorale émargée n'est pas obligatoire. 
Dès la clôture du scrutin, chaque bureau de vote constate le nombre de votants qui lui est rattaché (cf. art. 20 et 21 du décret du 17 avril 1989 ; art. 17, 21-7 et 21-8 du décret du 30 mai 1985). 
Sauf modalités différentes définies par le président du bureau central de vote, les bureaux secondaires font remonter l'information, s'il y a lieu, au bureau principal qui, après totalisation à son niveau, informe le bureau central. 
Les votes par correspondance sont recensés par le bureau central de vote en émargeant la liste électorale, au fur et à mesure de l'ouverture de chaque enveloppe extérieure.L'enveloppe intérieure est déposée, sans être ouverte, dans l'urne contenant les suffrages des agents ayant voté directement. 
Pour l'émargement, le jour du scrutin, des votes par correspondance sur les listes électorales des CAP placées auprès d'un centre de gestion, le président du centre peut, après consultation des organisations syndicales ayant présenté une liste, fixer par arrêté une heure de début des opérations d'émargement qui soit antérieure à l'heure de clôture du scrutin. Cet arrêté peut intervenir au plus tard le dixième jour précédant la date du scrutin. Un exemplaire en est adressé immédiatement à chaque délégué de liste. 
Dès que le bureau central a constaté le nombre total de votants, il informe les bureaux de vote de la suite à donner (dépouillement ou non). 
Il est précisé que le quorum s'apprécie séparément pour chaque CAP et chaque CTP. Ainsi, le quorum pourra être atteint pour la CAP d'une catégorie et pas pour la CAP d'une autre catégorie. 
Chaque dépouillement est effectué par le ou les bureaux de vote immédiatement après constatation que le quorum est atteint ou, au second tour, dès la clôture du scrutin.
S'agissant de la transmission des procès-verbaux de dépouillement vers le bureau central, il est suggéré, en cas de grand éloignement géographique des bureaux, de transmettre dans un premier temps les procès-verbaux par un moyen approprié (par exemple fax ou messagerie utilisant le format PDF) de façon à poursuivre les opérations jusqu'à leur terme et de vérifier, dans un second temps, lors de la réception des PV sous pli cacheté, que la première transmission est conforme à la seconde (cf. art. 24 du décret CAP et art. 21-7 et 21 du décret CTP). 
Enfin, les autorités territoriales sont tenues d'accorder les facilités permettant aux délégués de liste de remplir leur mission. 
7. 4. Répartition des sièges et désignation des représentants du personnel 
Pour les CAP, les articles 22 et 23 du décret du 17 avril 1989 décrivent les conditions dans lesquelles doivent se dérouler ces opérations. 
Dans l'hypothèse où une partie des sièges ne peut être pourvue par voie d'élection faute de candidats en nombre suffisant sur les listes présentées, le quotient électoral doit être calculé en retenant les seuls sièges (de représentant titulaire) devant effectivement être attribués par la voie de l'élection, sans tenir compte de ceux devant être pourvus par celle du tirage au sort (Conseil d'Etat, 16 juin 1999, ministre de l'économie, des finances et de l'industrie c / Syndicat national des services du Trésor CGT-FO). 
Aux termes de l'article 23 du décret précité, «... la désignation des membres titulaires est effectuée de la manière suivante :... b)... Les listes exercent leur choix successivement dans l'ordre décroissant du nombre de sièges qu'elles obtiennent. La liste ayant droit au plus grand nombre de sièges choisit chacun d'eux, le cas échéant, dans un groupe hiérarchique différent sous réserve de ne pas empêcher par son choix une autre liste d'obtenir le nombre de sièges auxquels elle a droit dans les groupes hiérarchiques pour lesquels elle avait présenté des candidats. Les autres listes exercent ensuite leur choix successivement dans l'ordre décroissant du nombre de sièges auxquels elles peuvent prétendre, dans les mêmes conditions et sous les mêmes réserves... ».
L'interprétation de ces dispositions par le juge administratif (cour administrative d'appel de Nantes, 5 février 1998, ville de Dieppe) est la suivante : une liste qui n'a pas obtenu le plus grand nombre de sièges mais a néanmoins obtenu au moins deux sièges alors qu'elle a présenté des candidats dans les deux groupes hiérarchiques ne peut être empêchée, par les choix opérés en premier par la liste ayant droit au plus grand nombre de sièges, d'obtenir au moins un siège dans chacun de ces groupes. 
Un exemple joint en annexe 4 illustre les modalités de calcul. 
Pour les CTP, il y a lieu de se reporter aux articles 17 à 19 et 21-9 du décret du 30 mai 1985.
L'établissement du procès-verbal des opérations électorales, sa transmission (préfecture et délégués de liste) ainsi que la publicité des résultats font l'objet des dispositions de l'article 24 du décret CAP et de l'article 21 du décret CTP.
S'il y a carence de candidats, l'organisme est constitué ou complété par tirage au sort parmi les électeurs (art. 23 b du décret CAP et art. 20 du décret CTP). 
Dans le cas exceptionnel où la création d'une CAP, même réduite à un seul groupe hiérarchique, s'avère impossible en raison de la faiblesse du nombre des électeurs (moins de quatre électeurs), la jurisprudence des formalités impossibles peut trouver à s'appliquer. 
8. Contestation de la validité des opérations électorales 
Les contestations sur la validité des opérations électorales sont portées dans un délai de cinq jours à compter de la proclamation des résultats (qui intervient le jour du scrutin) devant le président du bureau central de vote (soit, au plus tard, le 11 novembre 2008, à 24 heures, pour le premier tour, et le 16 décembre 2008, à 24 heures, pour le second tour). Le président statue dans les quarante-huit heures. 
Ces contestations ne peuvent en effet être portées devant le juge administratif sans avoir fait l'objet d'un recours administratif préalable devant le président du bureau central de vote (Conseil d'Etat, 29 avril 1988, commune de Talence). Ne peuvent être invoqués devant le juge administratif que des griefs présentés à l'appui du recours administratif préalable. 
9. Organisation du second tour de scrutin 
Un second tour (dont la date est fixée au 11 décembre 2008) est organisé dans deux cas : 
― lorsque aucune liste n'a été déposée par les organisations syndicales représentatives à la date limite de dépôt des listes ; 
― lorsque le nombre de votants est inférieur à la moitié du nombre des électeurs inscrits. 
Le premier cas vise l'hypothèse où aucune organisation syndicale représentative n'a déposé de liste de candidatures pour une CAP ou un CTP donné. En revanche, lorsqu'une seule organisation syndicale représentative a déposé une liste de candidatures, même incomplète, il n'y a pas lieu de recourir au second tour pour ce seul motif.
A l'exception de la condition de représentativité exigée pour la participation au premier tour et des quelques particularités indiquées ci-après, l'organisation du second tour obéit aux mêmes règles que le premier scrutin. 
Ces particularités sont les suivantes : 
― la liste électorale établie pour le premier tour de scrutin demeure inchangée (cf. art. 9 du décret du 17 avril 1989 et du 30 mai 1985). Il convient seulement d'actualiser la liste spéciale des électeurs exceptionnellement admis à voter par correspondance (voir section 5. 7 de la circulaire) ; 
― la date limite de dépôt des listes de candidats est fixée au 13 novembre 2008, à 17 heures. Dans le cas où une ou plusieurs listes ont été présentées au premier tour alors que le quorum du nombre de votants n'a pas été atteint, ces listes doivent faire l'objet d'un nouveau dépôt pour participer au second tour. 
La condition de représentativité n'étant pas exigée, l'autorité territoriale doit néanmoins vérifier que les listes sont présentées par des organisations syndicales, c'est-à-dire que ces organisations doivent avoir déposé leurs statuts dans les conditions prévues à l'article L. 2131-3 (ancien article L. 411-3) du code du travail relatif à la constitution des syndicats professionnels. 
La procédure d'urgence de contestation de la recevabilité des listes devant le tribunal administratif n'est pas possible puisqu'elle ne peut porter que sur les contestations relatives à la représentativité des organisations syndicales. 
Les préfectures auront à agréger par organisation syndicale les suffrages obtenus d'une part aux CAP et d'autre part aux CTP, puis à transmettre ces résultats au ministère à l'issue des opérations électorales. Toutes précisions utiles sur ces modalités vous seront apportées ultérieurement. 
Vous voudrez bien assurer la diffusion de la présente circulaire aux autorités territoriales ou appeler leur attention sur sa publication au Journal officiel et veiller à la bonne application des textes.