ANNEXES
ANNEXE I
LES INSTANCES DU HAUT CONSEIL DE LA SANTÉ PUBLIQUE. - DÉSIGNATION, ÉLECTION, COMPOSITION
1. Procédure de proposition au ministre chargé de la santé des personnalités qualifiées
a) Les personnalités qualifiées du Haut Conseil de la santé publique, membres des commissions spécialisées (CS) et des comités techniques permanents (CTP), sont choisies après appel public à candidatures et sélectionnées selon les modalités ci-après.
b) La compétence et l'indépendance des experts sont établies après examen de leur dossier par un comité de sélection réuni par le directeur général de la santé qui veillera à assurer la plus grande diversité des experts représentés.
c) La liste est proposée au ministre chargé de la santé et les experts sont nommés pour une CS ou un CTP. Les personnes dont la compétence et l'indépendance ont été reconnues et qui ont été choisies pour être membres du HCSP y siègent en leur nom propre et ne peuvent donc se faire remplacer.
d) Chaque expert s'engage à être présent de façon assidue aux réunions et à participer aux travaux de la CS pour laquelle ils ont été choisis. En cas d'absences répétées, le président du HCSP, sur proposition du président de la CS ou du CTP, a toute latitude pour prendre des dispositions visant à remplacer l'expert.
e) Lorsqu'un membre démissionne de ses fonctions, de nouvelles candidatures sont suscitées en priorité au sein du vivier des experts associés pour assurer son remplacement. La compétence et l'indépendance des experts candidats sont établies après examen de leur dossier par le comité exécutif (Comex) du HCSP, présidé par le président du HCSP. Les démissions et les nominations des experts remplaçants sont validées par un arrêté du ministre de la santé.
2. Election du président et du vice-président du HCSP
L'élection obéit aux dispositions de l'article R. 1411-50 du code de la santé publique et suit la procédure suivante :
a) Les candidats doivent faire connaître leur volonté d'accéder au poste de président ou de vice-président par lettre de motivation adressée au directeur général de la santé, qui les diffuse à l'ensemble des experts membres du HCSP avant la séance de vote ou au début de celle-ci. Ils sont nécessairement membres du HCSP ;
b) Le vote se fait par scrutin uninominal majoritaire à deux tours et à bulletin secret, sauf avis contraire unanime ;
c) L'élection du président et celle du vice-président font l'objet de votes distincts ;
d) Tout membre ne pouvant être présent au moment du vote peut donner procuration à un autre membre. Le nombre de procurations est limité à deux par personne les recevant.
Le président et le vice-président du HCSP élus sortent de la CS dont ils sont issus et n'y ont plus voix délibérative.
A l'issue du vote, les noms du président et du vice-président sont rendus publics par communiqué de presse et publiés sur le site internet du HCSP.
3. Election des présidents et vice-présidents des commissions et des comités techniques permanents (CTP)
a) Chaque commission et chaque CTP se dote d'un(e) président(e), élu(e) parmi les personnalités qualifiées, par les membres ayant voix délibérative.
b) Chaque commission spécialisée et chaque CTP se dote d'un(e) vice-président(e), élu(e) selon les mêmes règles. Le (la) vice-président(e) supplée le (la) président(e) dans ses fonctions en son absence et, à ce titre, le (la) représente au collège et au Comex en ayant voix délibérative. En présence du (de la) président(e) et sous réserve de son accord, le (la) vice-président(e) peut assister aux séances du collège sans voix délibérative.
c) Les candidats doivent faire connaître leur volonté d'accéder au poste de président(e) ou de vice-président(e) par lettre de motivation adressée au président du HCSP, par l'intermédiaire du secrétariat général, qui diffuse ces lettres de motivation à l'ensemble des membres de la commission avant la séance de vote ou au début de celle-ci.
d) Les élections se font par scrutin uninominal majoritaire à deux tours et par vote à bulletin secret, sauf avis contraire unanime.
e) L'élection du président et celle du vice-président font l'objet de votes distincts.
f) Tout membre ne pouvant être présent au moment du vote peut donner procuration à un autre membre. Le nombre de procurations est limité à deux par personne les recevant.
g) Les présidents des CTP assistent, sans voix délibérative, aux séances de la commission spécialisée à laquelle ils sont rattachés.
4. Experts associés
a) Le président du HCSP établit une liste d'experts associés au HCSP pour la durée du mandat en cours. Les experts associés sont choisis par le président du HCSP selon les mêmes critères de compétence et d'indépendance que ceux qui sont établis par le comité de sélection des membres. Cette liste peut être révisée au cours du mandat. Ces experts constituent un vivier dans lequel puisent préférentiellement les présidents des différentes instances et des groupes temporaires de travail.
b) Les missions et activités confiées à ces experts sont précisées dans une lettre que leur adresse le président du groupe de travail, de la commission spécialisée ou du CTP.
LES INSTANCES DU HAUT CONSEIL DE LA SANTÉ PUBLIQUE. - PRINCIPES DE FONCTIONNEMENT
5. Indépendance
a) En application des articles L. 1451-1 et R. 1451-1 du code de la santé publique, les personnalités qualifiées membres du collège, des commissions spécialisées ou des CTP ainsi que les experts associés font, au moment de leur candidature, une déclaration d'intérêts mentionnant leurs liens directs ou indirects avec les entreprises, établissements ou organismes dont les dossiers pourraient être soumis au HCSP ainsi qu'avec les organismes de conseil intervenant dans ces secteurs.
Cette déclaration est établie sur le formulaire dont le format a été publié par arrêté du 5 juillet 2012.
Pour les membres nommés par la ministre chargé de la santé, les déclarations d'intérêts sont jointes au dossier de nomination.
Les déclarations d'intérêts des experts qui ont été nommés sont actualisées à l'initiative des déclarants dès qu'une modification intervient et au moins une fois par an.
Ces déclarations, qui ont vocation à être mises en ligne sur le site unique prévu par l'article L. 1451-3 du CSP, sont, dans l'attente de son ouverture, rendues publiques sur le site internet du HCSP, à l'exception des données confidentielles telles que les informations relatives aux montants déclarés, à l'identité des proches et à la signature.
En l'absence de déclaration d'intérêts initiale ou actualisée, les personnalités qualifiées membres du collège, des CS et des CT ne peuvent pas siéger.
b) Les membres précités ne peuvent, en outre, dès leur nomination, recevoir des avantages personnels en nature ou en espèces sous quelque forme que ce soit de la part des entreprises, établissements ou organismes visés au 5, a ;
c) Les membres du HCSP et des comités techniques permanents qui ont des liens avec des entreprises, établissements ou organismes visés au 5, a, sont tenus de les faire connaître au public lorsqu'ils s'expriment au nom du HCSP dans une manifestation publique, dans la presse écrite ou audiovisuelle.
d) Les membres des groupes de travail temporaires sollicités en dehors du HCSP remplissent une déclaration d'intérêts pour la durée de leur collaboration.
e) Les personnes auditionnées ponctuellement déclarent au début de l'audition leurs intérêts dans le cadre du sujet considéré.
f) Le président et le vice-président du HCSP, les présidents et les vice-présidents des commissions spécialisées et des comités techniques permanents ainsi que le secrétariat général sont garants des principes d'indépendance. Le secrétariat général tient à jour les déclarations publiques d'intérêts.
g) Si un conflit d'intérêts concerne le président du HCSP ou d'une CS vis-à-vis d'un dossier, le vice-président le supplée. S'il concerne le président et le vice-président, ces derniers ne peuvent pas exercer leurs fonctions concernant le traitement de ce dossier et les membres du groupe désignent un président ad hoc.
h) Les membres ne peuvent prendre part ni aux délibérations ni aux votes s'ils ont un intérêt direct ou indirect à l'affaire considérée, conformément à l'article L. 1451-1 du code de la santé publique.
i) Les membres sollicités en dehors du cadre du HCSP peuvent, s'ils le souhaitent, faire mention de leur appartenance aux instances du Haut Conseil de la santé publique. Ils ne doivent en aucun cas laisser penser qu'ils représentent ces instances ou qu'ils expriment l'avis de ces dernières, sauf demande ou accord du président du HCSP.
6. Confidentialité
a) Les membres sont tenus au secret et à la discrétion professionnels dans les mêmes conditions que celles définies à l'article 26 du titre Ier du statut général des fonctionnaires.
b) Dans les comptes rendus de réunion et dans la formulation des avis du HCSP ou des commissions spécialisées, il est veillé à garantir la confidentialité des informations couvertes par le secret, notamment industriel ou commercial.
c) Les experts associés, membres des groupes de travail (GT) mis en place dans le cadre des travaux préparant les réponses aux saisines, s'engagent à respecter cette confidentialité en signant un engagement sur l'honneur (cf. annexe II)
7. Transparence
a) Les réunions du collège, des commissions spécialisées, des comités techniques permanents et des groupes de travail temporaires ne sont pas publiques.
b) Le président du HCSP rend public les rapports et avis adoptés dans un délai d'un mois maximum à compter de leur transmission aux pouvoirs publics par tout moyen à sa convenance et notamment en les rendant accessibles sur le site internet du HCSP. Toutefois, lorsqu'ils sont pris sur saisine d'un ministre, les avis ne sont rendus publics qu'après que les décisions que ces avis précèdent ont été prises ou, à défaut de décision, après que le ministre a fait savoir qu'aucune décision ne serait prise et, dans tous les cas, dans un délai de deux mois après envoi de l'avis à l'auteur de la saisine. Ce délai est ramené à quinze jours lorsque les saisines sont adressées dans un contexte d'urgence.
Sur le site du HCSP sont en outre publiés : la liste des membres, leurs déclarations d'intérêts ainsi que leurs CV abrégés, conformément à la loi CNIL du 6 janvier 1978 et aux instructions DAJ n° 2012-306 du 2 août 2012.
8. Situations d'urgence
a) En application de l'article R. 1411-55 du CSP, une saisine urgente transmise directement à une commission spécialisée est traitée sous la responsabilité de son président selon les procédures du HCSP. Le président du HCSP est informé de la saisine et des modalités de son traitement.
b) Quand l'urgence ne permet pas la réunion physique des membres du groupe mis en place pour répondre à la saisine, les travaux peuvent être conduits par audio ou visioconférence.
c) En cas d'extrême urgence, l'avis rendu est soumis à l'approbation du président du HCSP si un vote électronique n'a pu être organisé dans le délai imparti.
d) Tout avis rendu sans réunion physique et après consultation électronique est inscrit à l'ordre du jour de la séance plénière suivante de la commission concernée.
9. Règles de vote
Les votes obéissent aux dispositions de l'article R. 1411-53 du code de la santé publique. Dans le cas où une séance s'est conclue par un avis voté par le collège ou une commission spécialisée, si la rédaction définitive est formalisée après la réunion, un accord définitif sur le texte peut être donné après consultation par courrier électronique.
ORGANISATION DES TRAVAUX DU COLLÈGE ET DU COMITÉ EXÉCUTIF
Les travaux du collège suivent les dispositions de l'article R. 1411-55 du code de la santé publique.
10. Collège
a) Le collège prévu à l'article R. 4111-46 se réunit au moins trois fois par an, sur convocation de son président.
b) L'ordre du jour est établi par le président dans le respect des fonctions du collège.
c) Le programme stratégique pluriannuel du HCSP est présenté au collège en début de mandat.
d) Le programme de travail annuel est présenté, discuté et voté au cours de la première séance de l'année du collège.
e) A l'occasion de chaque réunion du collège, les présidents des commissions spécialisées rendent compte des travaux de leur commission tandis que les commanditaires font état de la manière dont le résultat des travaux du HCSP ont été pris en compte dans le processus décisionnel.
11. Comité exécutif (Comex)
a) Un comité exécutif du HCSP prend les décisions nécessaires au fonctionnement de l'instance. Il est composé des président et vice-président du HCSP, des présidents des commissions spécialisées et des comités techniques permanents.
b) Il valide les avis et rapports à la demande présidents des commissions ou du président du HCSP.
c) Le président du HCSP y invite les présidents des groupes de travail et les membres concernés du secrétariat général mentionné à l'article R. 1411-57.
d) Le comité exécutif se réunit chaque fois que nécessaire et au moins six fois par an.
e) Chaque année, le comité exécutif prépare avec les CS et les CTP le programme annuel de travail qui est présenté au collège pour adoption. Il est garant de sa bonne exécution.
f) Le comité exécutif rend compte au collège des décisions qu'il a prises et lui propose chaque année le rapport d'activité du HCSP. Celui-ci est adopté par le collège au plus tard le 1er juin de l'année suivante. Il est rendu public.
g) Le comité exécutif émet un avis sur les démissions des membres des personnalités qualifiées et sur les candidatures de leurs remplaçants. Cet avis ainsi que les DPI des experts remplaçants pressentis figurent au dossier transmis au directeur général de la santé en vue de la signature de l'arrêté ministériel.
12. Saisines et autosaisines
Sans préjudice des dispositions des cinquième et sixième alinéas de l'article R. 1411-55 du code de la santé publique et dans le respect des prescriptions de la charte de l'expertise sanitaire approuvée par le décret n° 2013-413 du 21 mai 2013 :
a) Le comité exécutif analyse la recevabilité et la faisabilité des demandes et saisines correspondant aux missions et compétences que la loi a attribuées au HCSP, en lien avec les CS concernées ;
b) Le Haut Conseil de la santé publique peut s'autosaisir d'un sujet qu'il juge d'intérêt dans son champ de compétence ;
c) Toute autosaisine proposée par une commission spécialisée ou un CTP est soumise à la validation du comité exécutif.
ORGANISATION DES TRAVAUX DES COMMISSIONS SPÉCIALISÉES
13. Bureau
Les commissions spécialisées se dotent d'un bureau composé au minimum du président, du vice-président et du (de la) conseiller(ère) scientifique référent(e) du secrétariat général. Le bureau analyse la recevabilité des saisines dans le respect des prescriptions de la charte de l'expertise sanitaire susmentionnée et prépare les travaux de l'instance. Avant les séances plénières, le bureau analyse les liens d'intérêts pour prévenir les conflits.
14. Conduite des réunions
a) Chaque CS, CTP se réunit autant de fois que nécessaire pour répondre aux saisines avec un minimum de quatre fois par an.
b) La tenue des réunions et la conduite des débats et des délibérations sont assurées par le président ou, en son absence, par le vice-président selon des modalités communes définies dans les procédures du HCSP.
c) Les CS ou les CTP peuvent procéder à des auditions de personnalités extérieures dont l'éclairage est nécessaire à leur travaux.
d) Les membres de droit du collège ou des autres CS sont invités en tant que de besoin par le président.
ORGANISATION DES TRAVAUX DES COMITÉS TECHNIQUES PERMANENTS
15. Organisation
a) Les CTP se dotent d'un bureau qui élabore le mode de réponse aux saisines dans le respect des prescriptions de la charte de l'expertise sanitaire susmentionnée et prépare les travaux de l'instance. Il est composé au minimum du président du CTP et du (de la) conseiller(ère) scientifique référent(e) du secrétariat général.
b) Les comités techniques permanents sont soumis aux mêmes modalités de travail et de conduite de réunion que les commissions spécialisées. La validation de leurs travaux est faite par la (ou les) commission(s) spécialisée(s) à laquelle (auxquelles) ils sont rattachés.
c) Le président et le vice-président de la (ou des) commission(s) spécialisée(s) à laquelle (auxquelles) les comités techniques permanents sont rattachés assistent aux séances sans voix délibérative.
d) Le président et le vice-président du (ou des) comité(s) techniques(s) permanent(s) assistent sans voix délibérative, aux séances de la (ou des) commission(s) spécialisée(s) auxquelles ils sont rattachés.
CONSTITUTION DE GROUPES DE TRAVAIL TEMPORAIRES, DE GROUPES DE TRAVAIL PLURIANNUELS (GT). - ORGANISATION DE LEURS TRAVAUX
16. Opportunité et organisation
a) Un groupe de travail temporaire (GT) est constitué par le président de la CS ou du CTP concernés pour répondre à une question ou une thématique spécifique dans le cadre du programme de travail du HCSP ou à l'occasion d'une saisine.
b) Un groupe de travail temporaire est constitué par le président du HCSP lorsque la question n'est pas spécifiquement rattachée à une CS.
c) La mise en place d'un GT au sein d'une CS ou CT ou à caractère transversal peut nécessiter le recours aux experts associés au HCSP, ou à des experts extérieurs, pour toute la durée de l'élaboration de la réponse.
d) Le comité exécutif est régulièrement informé de la mise en place et des travaux des GTT.
e) Un groupe de travail pluriannuel peut être constitué au début ou en cours de mandat pour répondre à une question stratégique et complexe définie dans le cadre du programme pluriannuel de travail. Le président du groupe est désigné par le président du HCSP. Il est rattaché au comité exécutif, aux réunions duquel il est invité autant que de besoin, notamment pour y présenter ses travaux.
f) Les travaux des groupes de travail pluriannuels ou temporaires sont conduits selon les procédures du HCSP.
17. Production du groupe de travail
Les productions du groupe de travail font l'objet d'une inscription à l'ordre du jour de la commission spécialisée qui a proposé la création du groupe ou du Comex s'il s'agit d'un groupe dont la constitution a été décidée par le président du HCSP. Lorsqu'un avis est proposé par le groupe, celui-ci est soumis pour validation à la commission spécialisée puis au comité exécutif. L'avis soumis pour validation au Comex est celui qui a été approuvé, après éventuellement toute modification jugée nécessaire par la CS ou le CT
PRODUCTIONS, COMMUNICATION
18. Productions
a) Les rapports émanant des commissions spécialisées, des comités techniques permanents ou des groupes de travail temporaires ou pluriannuels sont signés par les experts qui ont participé à leur réalisation ; ils font état des contributions éventuelles des membres de droit et des personnes référentes du secrétariat général du Haut Conseil ; les DPI de l'ensemble des experts ayant contribué sont disponibles sur le site du HCSP. Les membres experts associés ou extérieurs participant à un GT doivent également adresser leu DPI.
b) Les avis minoritaires sont publiés en annexe des rapports, dans les conditions prévues par la charte de l'expertise sanitaire.
c) En application de l'article R. 1411-56 du CSP, les avis du HCSP émis à partir des rapports sont signés par le président du HCSP ou par le président de la commission concernée, qui peut solliciter l'approbation du collège. Ils sont présentés au comité exécutif.
19. Communication
a) La communication interne entre les membres du Haut Conseil de la santé publique est facilitée par la création d'un espace privé sur le site internet spécifique au HCSP.
b) La communication publique sur les travaux du HCSP se fait par la mise en ligne des productions sur le site internet spécifique au HCSP, à laquelle peuvent s'ajouter d'autres modes de communication (publication papier, communiqué de presse, conférence de presse).
c) La revue trimestrielle Actualité et dossiers en santé publique (ADSP) est le vecteur privilégié des travaux du HCSP en direction des professionnels de santé publique.
INDEMNISATION
20. Rémunérations pour travaux
Elles sont effectuées selon les dispositions de l'arrêté du 1er juin 2007. La liste trimestrielle des bénéficiaires est validée par le comité exécutif.
21. Frais de mission
a) Les membres participant aux travaux du HCSP, les experts associés ou les experts extérieurs qui sont convoqués sont indemnisés de leurs frais de déplacement et de séjour dans les conditions prévues pour les personnels civils de l'Etat.
b) Si le Haut Conseil de la santé publique sollicite des membres, des experts associés ou extérieurs pour effectuer une mission ou une enquête, leurs frais de déplacement et de séjour sont remboursés sur la même base.