Article 17
Calendrier, convocation et ordre du jour
Le collège adopte le calendrier semestriel prévisionnel des séances de la Haute Autorité.
Le président fixe l'ordre du jour des séances, qui est joint à la convocation. La convocation est adressée aux membres par tout moyen, au plus tard trois jours avant la date de la séance, sauf cas d'urgence. Les documents non confidentiels dont l'examen est prévu lors de la séance du collège sont joints à la convocation.
La convocation de la Haute Autorité est de droit à la demande d'au moins trois membres. Cette demande est adressée au président et doit être accompagnée d'un ordre du jour. La séance se tient dans un délai maximal de huit jours.
Les membres peuvent faire inscrire une question à l'ordre du jour. Cette demande est adressée au président ou au secrétaire général au plus tard la veille de la séance concernée.
Les membres signalent, par tout moyen, leur présence ou leur absence à une séance.
Le dossier de séance est tenu à la disposition des membres dans les locaux de la Haute Autorité au plus tard deux jours avant la séance concernée, sauf cas d'urgence. Il peut être en tout ou partie dématérialisé et contient, a minima, le procès-verbal de la séance précédente ainsi que les projets de délibérations pour la séance à venir.
Au sein du dossier de séance de chaque membre, sont retirés les dossiers et projets de délibérations pour lesquels le membre doit se déporter.
Article 18
Quorum
Le quorum est vérifié à l'ouverture de chaque séance du collège.
Lorsque le quorum prévu à l'article 4 du décret du 23 décembre 2013 précité n'est pas réuni, le président peut convoquer une nouvelle séance du collège à l'issue d'un délai minimal de trois jours. Ce délai peut être réduit si le respect des délais prévus par la loi ou le règlement l'impose.
Article 19
Déroulement des séances
Le président dirige les débats et exerce la police des séances de la Haute Autorité.
Le vote a lieu à main levée. Si la majorité des membres le décide, le vote a lieu à bulletin secret.
Les personnes invitées à s'exprimer devant la Haute Autorité peuvent, après information du président, être accompagnées des personnes de leur choix. Leur audition peut être réalisée par des moyens de visioconférence ou de communication électronique permettant leur identification et leur audition effective. Elles ne peuvent pas assister ou participer à la délibération.
Sauf décision contraire du président, le secrétaire général et le secrétaire général adjoint assistent aux séances, ainsi que les agents qu'il désigne.
Dans les cas où le président est empêché ou s'est déporté, la présidence de séance est assurée par le membre le plus ancien. Si plusieurs membres ont la même ancienneté, elle est exercée par le plus âgé d'entre eux. Il n'a pas voix prépondérante en cas de partage de voix.
Article 20
Examen des délibérations
L'examen d'un projet de délibération en séance est précédé par la présentation du rapport oral du membre, du rapporteur ou de l'agent chargé de l'instruire. En cas d'empêchement d'un membre, son rapport est présenté par le président. En cas d'empêchement d'un rapporteur, son rapport est présenté par un représentant des services.
Tout membre peut présenter des amendements à un projet de délibération ou un projet alternatif avant son examen en séance. Ceux-ci sont mis à la disposition des autres membres.
La Haute Autorité peut décider de renvoyer la délibération à une séance ultérieure.
Article 21
Procès-verbal
Un procès-verbal des séances de la Haute Autorité est rédigé par le secrétaire général. Il doit comporter les éléments suivants : la liste des membres présents et des membres qui se sont déportés, les questions abordées, les interventions des membres lorsqu'ils demandent qu'elles figurent au procès-verbal et le relevé de décisions.
Il est approuvé par le collège lors de la séance suivante. Une fois approuvé, l'original est signé par le président et conservé par le secrétaire général.