Sur la proposition de Mme Marie-France MAZARS, commissaire, et après avoir entendu les observations de Mme Nacima BELKACEM, commissaire du Gouvernement,
Formule les observations suivantes :
Responsable du traitement
Le responsable de traitement est le ministère des outre-mer.
L'Institut de la statistique et des études économiques (ISEE) de la Nouvelle-Calédonie est chargé de la mise en œuvre du traitement, appuyé par les agents du haut-commissariat en Nouvelle-Calédonie nominativement désignés par le haut commissaire et, le cas échéant, par les agents du ministère des outre-mer nominativement désignés par la ministre chargée de l'outre-mer.
Sur la finalité
L'inscription des électeurs sur la liste électorale générale de Nouvelle-Calédonie constitue un préalable à l'inscription sur la liste électorale spéciale à la consultation sur l'accession à la pleine souveraineté de la Nouvelle-Calédonie, conformément à l'article 218 de la loi organique du 19 mars 1999 modifiée.
Or, les premiers travaux menés par les commissions administratives spéciales chargées de l'établissement de la liste électorale spéciale à la consultation ont été l'occasion de s'interroger sur l'exhaustivité de la liste électorale générale de Nouvelle-Calédonie, dans la mesure où, selon le ministère, des personnes relevant du statut civil coutumier et des personnes relevant du statut civil de droit commun, qui remplissent les conditions exigées pour être inscrites sur la liste électorale spéciale, ne figureraient pas sur cette liste.
Dans ce contexte, le ministère des outre-mer souhaite pouvoir modifier les conditions de mise en œuvre d'un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour objet l'interconnexion de plusieurs fichiers en vue d'améliorer l'exhaustivité des listes électorales de Nouvelle-Calédonie, lequel a été autorisé par une délibération de la commission en date du 17 novembre 2016.
En effet, le ministère avait initialement prévu que les opérations de croisement soient réalisées lors d'un exercice unique d'une durée maximale de deux mois. Toutefois, au regard des résultats obtenus et des délais de consolidation des registres d'état civil, ce délai est apparu insuffisant pour permettre une évaluation exhaustive des personnes que le ministère souhaitait identifier. Dans ces conditions, le ministère souhaite pouvoir poursuivre les opérations de croisement jusqu'à la date de la consultation sur l'accession de la Nouvelle-Calédonie à la pleine souveraineté.
A cet effet, il est envisagé l'interconnexion des fichiers d'état civil coutumier et de droit commun tenus par les communes de la Nouvelle-Calédonie avec la liste électorale générale, afin d'identifier :
- les personnes majeures relevant du statut civil coutumier qui ne sont pas inscrites sur la liste électorale générale ;
- les personnes majeures, nées en Nouvelle-Calédonie et relevant du statut civil de droit commun, qui ne sont pas inscrites sur la liste électorale générale.
Afin de vérifier si ces personnes remplissent également la condition de résidence en Nouvelle-Calédonie, prévue par la loi organique du 19 mars 1999 modifiée, les résultats de cette interconnexion sont ensuite croisés avec des extractions de fichiers détenus par :
- la direction de la gestion et de la réglementation des affaires coutumières ;
- les provinces de la Nouvelle-Calédonie ;
- la caisse de compensation des prestations familiales, des accidents du travail et de prévoyance des travailleurs de la Nouvelle-Calédonie.
Pour améliorer l'efficacité des opérations de vérification, le ministère entend recourir à deux nouvelles catégories de fichiers, à savoir :
- les fichiers des adresses de l'office des postes et télécommunications de Nouvelle-Calédonie ;
- les fichiers des adresses des affiliés des mutuelles dont le siège social est situé en Nouvelle-Calédonie.
Dans le cas où les personnes identifiées comme n'étant pas inscrites sur la liste électorale générale résident en Nouvelle-Calédonie, ces croisements permettront également de collecter leur adresse postale, afin d'adresser à ces personnes une information sur la nécessité, si elles souhaitent se voir inscrites sur la liste électorale spéciale à la consultation, de s'inscrire sur la liste électorale générale.
Enfin, le ministère souhaite pouvoir procéder à une évaluation des résultats des opérations d'information des personnes ainsi contactées en comparant une extraction du fichier de la liste électorale générale de l'année en cours avec la liste des personnes destinataires d'un courrier d'information au cours de l'année précédente.
La commission considère que les finalités de ces traitements sont déterminées, explicites et légitimes, conformément à l'article 6 (2°) de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
Elle considère en outre qu'il y a lieu de faire application des dispositions de l'article 25-1 (5°) de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, qui soumettent à autorisation les traitements ayant pour objet l'interconnexion de fichiers relevant d'une ou de plusieurs personnes morales gérant un service public et dont les finalités correspondent à des intérêts publics différents.
Sur les données traitées
Les données traitées dans le cadre des traitements projetés sont uniquement les suivantes : l'identifiant, le nom patronymique, le nom d'usage, les prénoms, le sexe, la date de naissance, le lieu de naissance et l'adresse postale.
Compte tenu de la finalité poursuivie, la commission considère que ces données sont pertinentes, adéquates et non excessives au sens de l'article 6 (3°) de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
Sur les destinataires et les personnes habilitées
Les données personnelles traitées sont accessibles à l'ISEE de la Nouvelle-Calédonie, ainsi qu'aux seuls agents du haut-commissariat en Nouvelle-Calédonie et du ministère des outre-mer nominativement désignés.
Ces personnes habilitées n'appellent pas d'observation de la part de la commission.
Le ministère entend rendre les maires et les agents communaux, nominativement désignés par eux à cet effet, destinataires des éléments nominatifs issus des croisements de fichiers concernant les personnes identifiées comme résidant dans leur commune, afin qu'ils puissent assurer le relais du haut-commissariat au niveau local concernant l'information de ces personnes sur la nécessité, si elles souhaitent se voir inscrites sur la liste électorale spéciale à la consultation, de s'inscrire sur la liste électorale générale.
Dans ces conditions, la commission considère que l'accès par ces destinataires aux données traitées est justifié par la finalité du traitement.
Sur l'information et le droit d'accès
La commission appelle l'attention du ministère des outre-mer sur la nécessité de prendre toute mesure nécessaire à l'information des personnes dans des conditions conformes à l'article 32 de la loi « Informatique et Libertés », par tout moyen à sa disposition.
S'agissant des droits d'accès et de rectification, ceux-ci pourront s'exercer auprès des services du haut-commissariat. Ce point n'appelle pas d'observation de la commission.
Le droit d'opposition des personnes au traitement de leurs données à caractère personnel est en outre écarté. Le traitement étant mis en œuvre afin de répondre à l'obligation légale d'inscrire sur la liste électorale spéciale à la consultation tout électeur remplissant les conditions fixées à l'article 218 de la loi organique du 19 mars 1999 modifiée, conformément à l'article 219 de cette même loi organique, cette exclusion est conforme aux dispositions de l'article 38 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
Sur les mesures de sécurité
La commission rappelle qu'il incombe au ministère des outre-mer de garantir la confidentialité et l'intégrité des données ainsi que leur traçabilité, tout particulièrement au regard des enjeux poursuivis par le dispositif mis en œuvre et des actions susceptibles d'être menées à titre de vérification des travaux accomplis.
Le contexte de mise en œuvre de ce traitement exige en effet une gestion stricte des mesures de sécurité, notamment en matière de politique d'habilitation et de traçabilité des actions. Ainsi, les conditions d'échanges de données avec les organismes habilités doivent assurer notamment leur confidentialité ainsi que leur intégrité au moyen de procédés de chiffrement, de calcul et de vérification d'intégrité réputés fiables, quel que soit le mode d'échange retenu (serveur sftp, clef USB, etc.). Les données transmises par les organismes doivent se limiter aux données strictement nécessaires à l'exécution du traitement et la transmission des secrets doit se faire via un canal de communication distinct des données.
La commission observe enfin que le responsable de traitement est chargé, pendant le délai de conservation, de s'assurer que les données nominatives sont conservées « dans des conditions sécurisées ».
Compte tenu des éléments à sa disposition, la commission estime que les mesures de sécurité décrites par le responsable de traitement sont conformes à l'exigence de sécurité prévue par l'article 34 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée. Elle recommande néanmoins que les bases de données utilisées et leurs sauvegardes fassent l'objet d'un chiffrement.
Sur les autres caractéristiques du traitement
Les données nominatives issues de ces opérations seront conservées jusqu'à l'expiration d'un délai de six mois à compter de la proclamation des résultats de la consultation prévue en 2018. A l'issue de ce délai, elles sont détruites dans des conditions permettant d'assurer la traçabilité de cette opération.
Le cas échéant, l'ISEE devra mettre en œuvre des mesures de nature à garantir l'archivage de certaines données à titre probatoire, dans le souci de faire face aux vérifications et éventuelles contestations. Sur ce point et sans préjudice des dispositions applicables relevant du code du patrimoine, la commission rappelle que l'accès aux données archivées doit se faire selon des modalités spécifiques et que les archives obsolètes doivent être détruites de manière sécurisée.
La commission considère que ces durées de conservation sont conformes aux dispositions de l'article 6 (5°) de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
Autorise, conformément à la présente délibération, le ministère des outre-mer à mettre en œuvre le traitement susmentionné.
Abroge la délibération du 17 novembre 2016 susvisée autorisant le ministère des outre-mer à mettre en œuvre un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour objet l'interconnexion de fichiers en vue d'améliorer l'exhaustivité des listes électorales de Nouvelle-Calédonie.