ANNEXE 1
RULES OF PROCEDURE
RÈGLES DE PROCÉDURE
Introduction
Introduction
These Rules of Procedure outline specific procedures of the T2S cooperative arrangement.
Ces règles décrivent les procédures de l'accord de coopération relatif à T2S.
I. - Responsibilities of the T2S cooperative arrangement
I. - Responsabilités issues de l'accord de coopération relatif à T2S
 The T2S cooperative arrangement in its plenary composition may delegate day-to-day oversight activities or technical assessments to ad hoc or permanent sub-structures but it retains the responsibility for the discharge of its tasks in the context of the T2S cooperative arrangement.
 At a minimum, the T2S cooperative arrangement in its plenary composition will :
 Les signataires de l'accord de coopération relatif à T2S, en séance plénière, peuvent déléguer des activités quotidiennes de surveillance ou les évaluations techniques à des sous-groupes ad hoc ou permanents, mais les signataires de l'accord de coopération relatif à T2S conservent la responsabilité de l'exécution de leurs tâches dans le cadre de l'accord de coopération de T2S.
 Les signataires de l'accord de coopération relatif à T2S réunis en séance plénière réaliseront au moins les activités suivantes :
a) Review and approve assessments of T2S against the PFMIs, as applicable, and of whether T2S allow CSDs to comply with their legal and regulatory framework, e.g. the CSDR for the EU and EEA CSDs, in line with paragraph 10 of the main text of the MoU ;
a) Revoir et approuver les évaluations de T2S au regard des PFMI, selon leur applicabilité, et la manière dont T2S permet aux dépositaires centraux de titres de respecter leur cadre légal et réglementaire, par exemple le règlement n° 909/2014 du Parlement européen et du Conseil du 23 juillet 2014 (CSDR) pour les dépositaires centraux de titres l'UE et de l'EEE, conformément au paragraphe 10 du texte principal du protocole d'accord ;
b) Review and assess T2S'overall strategy and governance, in particular the risk management framework, the contractual documentation with external stakeholders, the authorisation and prioritisation of change requests relating to the User Requirements Document (URD), the crisis management strategy, the liability regime, the T2S'service description ;
b) Revoir et évaluer la stratégie globale et la gouvernance de T2S, en particulier le cadre de gestion des risques, les documents contractuels avec des parties prenantes externes, la validation et la hiérarchisation des demandes de modifications du document de spécification des besoins des utilisateurs, la stratégie de gestion de crise, le régime de responsabilité et la description du service T2S ;
c) Review and assess any outstanding commitments T2S has made to the participating authorities (e.g. commitments associated with a particular proposal) ;
c) Revoir et évaluer tout engagement en cours que T2S aurait pris envers les autorités participantes (par exemple, les engagements associés à une proposition précise) ;
d) Consult and share information with the participating authorities as necessary before the implementation of policies or other actions that could materially affect T2S ;
d) Consulter les autorités participantes et partager avec celles-ci l'information autant que de besoin avant la mise en œuvre de pratiques ou de mesures susceptibles d'avoir un impact significatif sur T2S ;
e) Discuss themes and share insights and identify questions and concerns that could prove relevant to participating authorities in the design and scheduling of their respective upcoming activities vis-à-vis T2S ;
e) Discuter, partager les vues et identifier les questions et les inquiétudes qui pourraient s'avérer pertinentes pour les autorités participantes en ce qui concerne la conception et la planification de leurs prochaines activités respectives relatives à T2S ;
f) Seek consensus and request, if needed, ad hoc, periodic, and/or routine information from the T2S Board required to carry out oversight and supervisory responsibilities ;
f) Rechercher un consensus et demander, si besoin, des informations spécifiques, périodiques et/ou régulières, auprès du comité directeur de T2S afin d'exercer leurs fonctions de surveillance et de supervision ;
g) Seek consensus and request, if needed, additional time and/or information deemed necessary for the review of proposals provided by T2S ;
g) Rechercher un consensus et demander, au besoin, un supplément de temps ou d'informations afin d'examiner les propositions de T2S ;
h) Communicate to T2S issues that are of common concern to the participating authorities and the results of assessments with the respective recommendations, if any ;
h) Communiquer à T2S les difficultés qui intéressent de manière commune les autorités participantes et les résultats des évaluations accompagnées des recommandations respectives, le cas échéant ;
i) Review, and where appropriate, approve the work delegated to and conducted by the sub-structures ; and
i) Examiner et, le cas échéant, approuver les résultats du travail conduit par les sous-groupes ;
j) Review and evaluate this T2S cooperative arrangement and its procedures, including this MoU, and modify them as needed, subject to the participating authorities'unanimous consensus.
j) Revoir et évaluer cet accord de coopération relatif à T2S et ses procédures, y compris ce protocole d'accord et les modifier selon les besoins, sous réserve de l'accord unanime des autorités participantes ;
k) Meet with high level T2S representatives to discuss strategic issues ;
k) Rencontrer les représentants de T2S afin d'aborder les questions stratégiques.
II. - Delegation to sub-structures
II. - Délégation aux sous-groupes
Tasks that may be delegated to sub-structures on a longer term or ad hoc basis may include :
Les tâches susceptibles d'être déléguées aux sous-groupes de manière occasionelle ou permanente peuvent inclure les activités suivantes :
a) Prepare assessments of T2S in line with paragraph 10 of the main text of the MoU ;
a) Préparer des évaluations de T2S conformément au paragraphe 10 de ce protocole d'accord ;
b) Review and provide comments on T2S'self-assessment in line with paragraph 10 of the main text of the MoU ;
b) Examiner et fournir des commentaires concernant l'auto-évaluation de T2S conformément au paragraphe 10 de ce protocole d'accord ;
c) Evaluate T2S'continued compliance in line with paragraph 10 of the main text of the MoU with regard to proposed material changes to T2S'activities, rules, or risk controls, and identify and seek to address potential issues or concerns that may arise ;
c) Evaluer la conformité permanente de T2S conformément au paragraphe 10 de ce protocole d'accord en ce qui concerne les modifications significatives des activités, des règles et des mécanismes de contrôle du risque de T2S, identifier et rechercher des solutions aux éventuelles difficultés préalablement signalées ;
d) Review, as needed, and evaluate the adequacy of information provided by T2S ;
d) Examiner, le cas échéant, et évaluer le caractère adéquat des informations fournies par T2S ;
e) Identify the potential need for additional time or information deemed necessary for the review of proposals made by T2S ;
e) Identifier le besoin éventuel de temps ou d'informations supplémentaires afin d'examiner les propositions de T2S ;
f) Meet with T2S representatives during meetings to discuss topics of common interest, to exchange ideas and views, and to identify and to analyse issues or concerns ;
f) Rencontrer les représentants de T2S lors de réunions afin d'aborder les thèmes d'intérêt commun, d'échanger des idées et des points de vue, et d'identifier et analyser certaines questions ou sujets de préoccupation ;
g) Elaborate and review, as needed, a concrete crisis communication framework for the participating authorities ;
g) Etablir et examiner, le cas échéant, un plan de communication de crise concret pour les autorités participantes ;
h) Review and evaluate reports on major incidents and follow-up to such incidents ;
h) Revoir et évaluer les rapports relatifs aux principaux incidents et leur suivi ;
i) Inform, as appropriate, participating authorities on T2S oversight matters which have been delegated to the relevant sub-structure.
i) Informer, le cas échéant, les autorités participantes sur les aspects de surveillance de T2S délégués aux sous-groupes compétents.
III. - Organization of the T2S cooperative arrangement
III. - Organisation de l'accord de coopération relatif à T2S
Plenary Group
Groupe plénier
Co-chairpersons
Coprésidents
 The Chairpersons are a senior official appointed by the ECB and an ESMA's representative who co-ordinate the activities of the T2S cooperative arrangement and chair all meetings, develop agendas in consultation with participating authorities, and, where relevant, T2S representatives.
 Les présidents sont un représentant désigné par la BCE et un représentant de l'AEMF, qui coordonnent les activités liées à l'accord de coopération relatif à T2S, qui président toutes les réunions et définissent l'ordre du jour de concert avec les autorités participantes et, le cas échéant, les représentants de T2S.
Secretariat
Secrétariat
 The Secretariat is provided by the ECB's T2S oversight function and ESMA. The Secretariat cooperates closely with the Chairpersons, ensures that information is provided to participating authorities timely, undertakes the preparation of agendas and schedules meetings of the plenary, as deemed appropriate, under the Chairperson's approval, and coordinates the activities and assessments prepared by the sub-structures.
 The Secretariat will coordinate and communicate appropriate timelines to the T2S cooperative arrangement taking into account the complexity and significance of the subject.
 Le secrétariat est assuré par la fonction de surveillance de T2S de la BCE et l'AEMF. Il collabore étroitement avec les présidents, s'assure que les informations sont communiquées en temps et en heure aux autorités participantes, prépare les ordres du jour et fixe la date des réunions du groupe plénier, le cas échéant, sous réserve de l'approbation des présidents, et coordonne les activités et les évaluations préparées par les sous-groupes.
 Le secrétariat définira et communiquera les échéances des sujets étudiés dans le cadre de l'accord de coopération relatif à T2S en tenant compte de leur complexité et de leur importance.
Meetings and working procedures
Réunions et procédures de travail
 The plenary will meet at least annually and in case of need. The Chairpersons prepare the agenda, conduct written procedures and/or teleconferences as deemed appropriate.
 The agenda and available documentation will be provided at least five working days in advance of meetings. Meeting summaries are drafted by the Secretariat and circulated for review by the attendees before finalizing and distributing to all participating authorities.
 Le groupe plénier se réunira, en fonction des besoins, au moins une fois par an. Les présidents préparent l'ordre du jour, et déterminent les procédures écrites et/ou les téléconférences en fonction des besoins.
 L'ordre du jour et la documentation correspondante seront transmis au moins cinq jours ouvrés avant les réunions. Les comptes rendus des réunions sont rédigés par le secrétariat et soumis à l'examen des participants du groupe plénier avant finalisation et distribution à toutes les autorités participantes.
Sub-structures
Sous-groupes
Sub-structures are established by the plenary group. The Chairperson, Secretariat and membership in sub-structures is determined by the plenary group. Sub-structures are conducted along the same rules as the plenary.
Les sous-groupes sont créés par le groupe plénier. Le président, le secrétariat et les membres des sous-groupes sont désignés par le groupe plénier. Les sous-groupes suivent les mêmes règles que le groupe plénier.
T2S attendance
Présence des représentants de T2S
T2S representatives may be invited to attend dedicated sessions of plenary meetings or of sub-structures :
a) T2S representatives may be requested to provide information on relevant business developments. T2S Board may also be requested to discuss issues related to other strategic initiatives, in particular pricing strategy, business continuity and T2S self-assessment.
b) For meetings when T2S will be in attendance, a portion of the meeting will be set aside for the participating authorities to meet privately (i.e. without the presence of T2S representatives) to discuss any matters of concern or confidentiality.
Les représentants de T2S peuvent être invités à assister à des réunions spécialisées du groupe plénier ou de sous-groupes :
a) Il peut être demandé aux représentants de T2S de présenter des informations sur les évolutions métiers pertinentes. Le comité directeur de T2S peut également avoir à discuter de questions liées à d'autres initiatives stratégiques, en particulier la stratégie de tarification, la continuité de l'activité et l'auto-évaluation de T2S.
b) Lorsque les représentants de T2S assistent aux réunions, une partie de la réunion en question est réservée aux autorités participantes afin qu'elles se rencontrent en privé (sans la présence de représentants de T2S) pour aborder des difficultés ou des aspects protégés par la confidentialité.
IV. - Procedures to achieve consensus
IV. - Procédures pour parvenir à un consensus
This MoU and its Annexes do not limit the statutory powers of the participating authorities.
The Chairpersons may investigate what the views of the participating authorities are and help achieve consensus. If consensus among participating authorities cannot be reached, the given matter may be submitted to a sub-structure for exploration in detail. Any participating authority may provide formal notice to the Chairpersons as to whether it objects or not to any proposals submitted to the T2S cooperative arrangement.
In principle, when important issues and differences cannot be addressed by the T2S cooperative arrangement in its plenary composition, participating authorities may escalate as appropriate for further guidance under the applicable framework of the respective participating authorities without prejudice to their statutory competence.
Ce protocole d'accord et ses annexes ne limitent en aucun cas les pouvoirs statutaires des autorités participantes.
Les présidents peuvent s'enquérir des points de vue des autorités participantes et contribuer à la recherche d'un consensus. Si un consensus des autorités participantes est hors d'atteinte, le sujet concerné peut être confié à un sous-groupe en vue de son analyse approfondie. Toute autorité participante peut notifier formellement les présidents de son éventuelle objection à toute proposition effectuée dans le cadre de l'accord de coopération relatif à T2S.
En principe, lorsque des questions ou des différences importantes ne peuvent être résolues dans le cadre de l'accord de coopération relatif à T2S en séance plénière, les autorités participantes pourront adresser ce sujet à leurs instances de décision afin d'obtenir des orientations complémentaires dans leurs cadres réglementaires respectifs sans toutefois que cela ne porte préjudice à leurs compétences statutaires.
V. - Interaction with T2S
V. - Echanges avec T2S
The Chairpersons and Secretariat coordinate the communication with T2S on matters related to the T2S cooperative arrangement and in particular :
Les présidents et le secrétariat coordonnent la communication avec T2S à propos des questions liées à l'accord de coopération relatif à T2S et en particulier :
a) Ensure that materials provided by T2S under the T2S cooperative arrangement are distributed to all participating authorities ;
a) S'assurent que les supports remis par T2S dans le cadre de l'accord de coopération relatif à T2S sont distribués à toutes les autorités participantes ;
b) Collect, combine and communicate participating authorities'comments on T2S proposals, analyses, and other applicable materials ;
b) Collectent, regroupent et communiquent les commentaires des autorités participantes à propos des propositions, des analyses et autres supports applicables ;
c) Coordinate and communicate requests from the participating authorities for information and convey concerns or issues raised by participating authorities.
c) Coordonnent et transmettent les demandes d'informations émanant des autorités participantes, ainsi que les problèmes ou difficultés soulevées par les autorités participantes.
This does not prevent participating authorities from directly communicating with T2S management or requesting information on issues related to specific applicable laws, regulations or policies. Participating authorities should keep the T2S cooperative arrangement informed of any such material communications.
Ces dispositions n'empêchent pas les autorités participantes de communiquer directement avec T2S ou de demander des informations sur des questions liées à des lois, des réglementations ou des politiques spécifiques. Les autorités participantes doivent maintenir les représentants de l'accord de coopération relatif à T2S informés de tels échanges significatifs.