4.1. Les organes de gouvernance énumérés ci-après sont institués par le présent acte constitutif :
a) un conseil d'administration du fonds fiduciaire qui définit et révise la stratégie du fonds fiduciaire conformément aux objectifs fixés à l'article 2 ;
b) un comité de gestion, chargé tout particulièrement de la sélection des actions à financer par le fonds fiduciaire dans le cadre des activités reprises dans l'annexe 1.
4.2. la gestion du fonds fiduciaire est assurée par la Commission (le « mandataire »), qui fait office de secrétariat du conseil d'administration du fonds fiduciaire et du comité de gestion. La Commission assure la mise en œuvre des actions financées par le fonds fiduciaire.
Article 5
Conseil d'administration du fonds fiduciaire
5.1. Composition du conseil d'administration du fonds fiduciaire
5.1.1. Le conseil d'administration du fonds fiduciaire est composé de représentants des donateurs, de la Commission agissant au nom de l'Union européenne et, à titre d'observateurs, de représentants des Etats membres de l'UE qui ne font pas partie des donateurs (les « observateurs »). Le cas échéant, des représentants des pays concernés et leurs organisations régionales peuvent être invités en qualité d'observateurs afin d'examiner les stratégies du fonds fiduciaire pour chaque volet.
5.1.2. Le directeur général de la direction générale de la coopération internationale et du développement, représentant la Commission, préside les réunions du conseil d'administration du fonds fiduciaire (le « président »), aux côtés des membres fondateurs du fonds fiduciaire (les « vice-présidents »). Le président sera accompagné par un représentant de la haute représentante de l'Union pour les affaires étrangères et la politique de sécurité et par les chefs des délégations de l'UE dans les régions concernées. Le gestionnaire est présent aux réunions du conseil d'administration du fonds fiduciaire et en assure le secrétariat.
5.1.3. Le président peut décider d'inviter des représentants d'autres tiers ou des experts pour examiner certains points inscrits à l'ordre du jour du conseil d'administration du fonds fiduciaire. Une majorité simple de donateurs peut toutefois s'opposer à leur participation à la réunion.
5.1.4. Chaque donateur nomme un représentant dûment habilité, le « représentant en titre ». En cas d'empêchement du représentant en titre, un suppléant pourra être désigné pour assister aux réunions. Un représentant, à l'exception de celui de la Commission, peut représenter simultanément plusieurs donateurs au sein du conseil d'administration du fonds fiduciaire, pour autant que les donateurs concernés en informent conjointement le gestionnaire en lui transmettant une copie du pouvoir établi à cet effet avant la réunion. Les représentants peuvent être accompagnés d'un ou plusieurs conseillers.
5.1.5. Les représentants (et leurs conseillers) ne reçoivent aucune forme de rémunération du fonds fiduciaire. Ils supportent tous les frais liés à leur fonction, y compris les frais liés aux déplacements et à la participation aux réunions du conseil d'administration du fonds fiduciaire.
5.2 Rôle et responsabilités du conseil d'administration du fonds fiduciaire Le conseil d'administration du fonds fiduciaire :
a) définit et révise la stratégie du fonds fiduciaire dans le cadre des dispositions de l'article 2.1 ;
b) modifie le champ d'application géographique et thématique des activités du fonds fiduciaire (y compris la création d'un nouveau volet géographique) dans le cadre des dispositions de l'article 2.1 ;
c) émet des orientations stratégiques à l'intention du comité de gestion et des gestionnaires du fonds fiduciaire ;
d) reçoit le rapport annuel ainsi que les comptes annuels du fonds fiduciaire établis par les gestionnaires et arrêtés par le comité de gestion ; évalue les résultats et l'impact des actions financées par le fonds fiduciaire ;
e) décide si des donateurs autres que les Etats membres de l'UE peuvent contribuer au fonds fiduciaire et fixe les conditions auxquelles ces contributions sont acceptées ;
f) décide de l'approbation des modifications proposées de l'acte constitutif, conformément à l'article 19 ; et
g) décide de la liquidation du fonds fiduciaire conformément à l'article 17.2.
5.3. Stratégie du fonds fiduciaire
Le fonds fiduciaire sera guidé par une stratégie - fondée sur des éléments parfaitement probants - qui déterminera ses objectifs et secteurs prioritaires. Cette stratégie sera élaborée et approuvée conjointement par les services de la Commission et le SEAE avant d'être présentée conjointement au conseil d'administration pour approbation.
5.4. Réunions du conseil d'administration du fonds fiduciaire
5.4.1. Le conseil d'administration du fonds fiduciaire se réunit autant de fois que nécessaire et au moins une fois par an. Les réunions du conseil d'administration du fonds fiduciaire peuvent être convoquées par la présidence à tout moment ou à la demande d'au moins un tiers des donateurs.
5.4.2. Les réunions du conseil d'administration se tiennent en principe dans les locaux de l'Union européenne à Bruxelles. Le président et les vice-présidents peuvent toutefois proposer aux membres du conseil d'administration de se réunir dans un autre lieu. Les réunions du conseil d'administration du fonds fiduciaire peuvent avoir lieu par vidéoconférence, par téléconférence ou tout autre moyen de communication à distance.
5.4.3. Dans le respect de l'acte constitutif et si nécessaire, le conseil d'administration du fonds fiduciaire adopte un règlement intérieur. En cas de conflit entre l'acte constitutif et le règlement intérieur, l'acte constitutif prévaut.
5.5. Droits de vote, quorum, procédure de vote et procédure écrite
Le conseil d'administration fonctionne sur la base du consensus. Toutefois, lorsqu'un vote est nécessaire, les règles suivantes s'appliquent :
5.5.1. Chaque donateur ou groupe de donateurs ayant fourni un certificat de contribution signé pour un montant équivalent au moins à 3 millions d'EUR dispose d'une voix au sein du conseil d'administration du fonds fiduciaire. Le président dispose d'une voix et un vote favorable de sa part sera requis pour adopter les décisions prises par le conseil d'administration afin d'assurer que les décisions sont conformes au droit et aux principes fondamentaux de l'Union européenne, ainsi qu'aux politiques, tel que défini par le Parlement européen et le Conseil de l'Union, et compatibles avec les exigences des règlements financiers et les responsabilités de la Commission en tant que gestionnaire du fonds.
5.5.2. Le quorum du conseil d'administration est atteint lorsque les conditions suivantes sont toutes deux remplies :
a) les donateurs présents représentent au moins un tiers des donateurs ; et
b) le président et au moins un vice-président sont présents.
A l'ouverture de chaque réunion du conseil d'administration, le président vérifie si le quorum est atteint.
5.5.3. En cas de vote, chaque décision du conseil d'administration du fonds fiduciaire est prise à la majorité simple.
Article 6
Comité de gestion
6.1. Composition du comité de gestion
6.1.1. Le comité de gestion est composé des membres suivants [les « membre(s) »] :
a) le représentant de la Commission, agissant au nom de l'Union européenne, qui préside les réunions du comité de gestion (le « président »). Un représentant de la haute représentante de l'Union pour les affaires étrangères et la politique de sécurité fait partie de la délégation de la Commission, ainsi que les chefs des délégations de l'UE dans les pays éligibles ;
b) les représentants des donateurs fondateurs signataires du présent acte constitutif ayant fourni un certificat de contribution signé pour un montant équivalent au moins à 3 millions d'EUR (les « vice-présidents ») ; et
c) des représentants d'autres donateurs ou d'un groupe de donateurs, qui :
i) ont fourni un certificat de contribution signé pour un montant équivalent au moins à 3 millions d'EUR ;
ii) respectent tous les engagements contenus dans l'acte constitutif qui lui sont applicables et notamment ceux relatifs au paiement de la contribution.
6.1.2. Les personnes suivantes peuvent être invitées en qualité d'observateurs aux réunions du comité de gestion (les « observateur(s) ») :
a) un représentant par Etat membre de l'UE non contributeur ;
b) un représentant des autorités des pays éligibles concernés par l'ordre du jour ;
c) un représentant des organisations régionales [Communauté économique des Etats de l'Afrique de l'Ouest (CEDEAO), Union économique et monétaire ouest-africaine (UEMOA), Communauté économique des Etats de l'Afrique centrale (CEEAC) et Communauté économique et monétaire d'Afrique centrale (CEMAC), ainsi que les organisations sous-régionales compétentes, pour le volet A ; Autorité intergouvernementale pour le développement (IGAD) et Communauté de l'Afrique de l'Est (CAE) pour le volet B ; Union pour la Méditerranée et Ligue des Etats arabes pour le volet C] concernées par l'ordre du jour.
Le gestionnaire participe aux réunions du comité de gestion dont il assure le secrétariat.
6.1.3. Chaque membre nomme un représentant dûment habilité, le « représentant en titre ». En cas d'empêchement du représentant en titre, un suppléant peut être désigné pour assister aux réunions. Un représentant, à l'exception de celui de la Commission, peut représenter simultanément plusieurs donateurs au sein du comité de gestion, pour autant que les donateurs concernés en informent conjointement le gestionnaire en lui transmettant une copie du pouvoir établi à cet effet avant la réunion. Les représentants peuvent être accompagnés d'un ou plusieurs conseillers.
6.1.4. Les représentants ne reçoivent aucune forme de rémunération du fonds fiduciaire. Ils supportent tous les frais liés à leur fonction, y compris les frais liés aux déplacements et à la participation aux réunions du comité de gestion.
6.2. Sessions du comité de gestion
Le comité de gestion organise ses travaux en différentes sessions correspondant aux différents volets d'investissement, dans la mesure où la procédure de vote des donateurs reste la même dans toutes les sessions. Les membres peuvent désigner un représentant différent pour chacune de ces sessions.
6.3. Rôle et responsabilités du comité de gestion Le comité de gestion est chargé :
a) d'examiner et d'approuver les actions financées par les ressources du fonds, qui peuvent être regroupées sous la forme d'un programme de travail ;
b) de superviser la mise en œuvre des actions financées par les ressources du fonds fiduciaire, en tenant compte des orientations stratégiques du conseil d'administration, d'évaluer l'efficacité des systèmes de contrôle interne et d'assurer le suivi des observations formulées par les auditeurs internes ou externes ;
c) d'approuver le(s) rapport(s) annuel(s) sur les activités financées et les comptes annuels avant de les transmettre au conseil d'administration du fonds fiduciaire conformément aux dispositions des articles 7.2 e et 8.3.4 ; et
d) d'assurer une visibilité suffisante aux activités financées par le fonds fiduciaire.
6.4. Réunions du comité de gestion
6.4.1. Le comité de gestion se réunit aussi souvent que nécessaire. Les réunions du comité de gestion peuvent être convoquées par la présidence à tout moment ou à la demande d'au moins un tiers des membres à la date de la demande.
6.4.2. Les réunions du comité se tiennent en principe dans les locaux de la Commission européenne à Bruxelles. Le président peut toutefois proposer aux membres du comité de se réunir dans un autre lieu. Les réunions du comité de gestion peuvent avoir lieu par vidéoconférence, par téléconférence ou au moyen de tout autre système de communication à distance.
6.4.3. Dans le respect de l'acte constitutif et si nécessaire, le comité de gestion peut adopter un règlement intérieur. En cas de conflit entre l'acte constitutif et le règlement intérieur, l'acte constitutif prévaut.
6.5. Droits de vote, quorum, procédure de vote et procédure écrite
Le comité de gestion fonctionne sur la base du consensus. Toutefois, lorsqu'un vote est nécessaire, les règles suivantes s'appliquent :
6.5.1. Chaque donateur ou groupe de donateurs ayant fourni un certificat de contribution signé pour un montant équivalent au moins à 3 millions d'EUR dispose d'une voix au sein du comité de gestion. Le président dispose d'une voix et un vote favorable de sa part sera requis pour adopter les décisions.
6.5.2. Le quorum du comité de gestion est atteint lorsque les conditions suivantes sont cumulativement remplies :
a) les membres présents représentent au moins un cinquième des membres ;
b) le président et au moins un vice-président sont présents.
A l'ouverture de chaque réunion du comité de gestion, le président vérifie si le quorum est atteint.
6.5.3. Sans préjudice de l'article 19 et conformément à l'article 6.5.1, en cas de vote, chaque décision du comité de gestion est prise à la majorité simple des membres présents ayant le droit de vote.
6.5.4. A titre exceptionnel, le comité de gestion peut être consulté et prendre des décisions par voie de procédure écrite avec accord tacite sur toute question urgente soulevée à l'initiative de la présidence. Ces décisions sont réputées approuvées à moins qu'un tiers au moins des membres ne rejette la proposition dans un délai de cinq (5) jours civils suivant la réception de la demande écrite de décision accompagnée des pièces justificatives appropriées. Tout rejet d'une proposition doit être notifié par écrit au président du comité de gestion. Le président communique par écrit les résultats des procédures écrites aux membres. Tous les commentaires formulés par les membres concernant les procédures écrites sont communiqués à tous les autres membres. Le gestionnaire est chargé de veiller à ce que cette disposition soit respectée.
6.6. Approbation des actions
6.6.1. Pour être financées par le fonds fiduciaire, les actions doivent au préalable être approuvées par le comité de gestion.
Toutefois, les actions d'un montant inférieur à 10 000 000 EUR peuvent être approuvées par le gestionnaire seul, dans la limite des ressources non engagées du fonds fiduciaire. Le gestionnaire doit informer immédiatement le comité de gestion de toute décision prise dans le cadre de cette autorité déléguée.
6.6.2. Chaque donateur a l'opportunité de proposer des actions au gestionnaire pour leur soumission au comité de gestion, à la condition qu'elles s'inscrivent dans le mandat du fonds fiduciaire et soient conformes aux orientations définies par le conseil d'administration.
6.6.3. Le gestionnaire peut également, avec l'accord du comité de gestion concernant l'enveloppe mobilisable et conformément aux règles applicables à la mise en œuvre des actions, recourir à une expertise sur le terrain, dès la mise en place du fonds et rémunérée par celui-ci, pour procéder à la sélection des actions, en lien avec les autorités locales, les organisations internationales et non gouvernementales, les Etats membres de l'UE et les autres donateurs, pour constituer un portefeuille d'actions diversifiées. Ce portefeuille est élaboré en cohérence avec les actions déjà mises en œuvre par l'UE et les autres donateurs. Le gestionnaire pourra notamment faire appel, en tant que de besoin, à toute personne qualifiée ou organisation de la société civile internationale compétente. L'expertise de la Commission européenne, des Etats membres de l'UE et des autres donateurs sera privilégiée conformément aux règles fixées à l'article 10.
6.6.4. Le gestionnaire soumet une ou plusieurs actions proposées à l'approbation du comité de gestion. Chaque action proposée est présentée dans un document succinct (la « fiche d'action ») contenant des informations essentielles, telles que les modalités de mise en œuvre, le calendrier, le budget prévisionnel, etc. Les gestionnaires présentent le contenu de ces fiches d'action lors des réunions du comité de gestion.
Pour les actions qui donnent lieu à une délégation de tâches d'exécution à une entité tierce (le « partenaire chargé de la mise en œuvre »), le nom du partenaire chargé de la mise en œuvre ou, s'il n'est pas encore défini, le type d'organisation envisagé et les critères à appliquer pour sélectionner cette organisation doivent être mentionnés dans la fiche d'action.
6.6.5. Lorsqu'une action individuelle est approuvée par le comité de gestion, elle doit être mise en œuvre conformément à la fiche d'action. Si, au cours de la phase de mise en œuvre, une modification substantielle (12) de la nature de l'action est requise après son approbation par le comité de gestion, le gestionnaire soumet la fiche d'action modifiée pour tenir compte de ces changements, avant leur mise en œuvre, à l'approbation du comité de gestion.
Lorsque, dans des cas exceptionnels d'extrême urgence, il est nécessaire d'apporter des modifications à une action, le gestionnaire peut modifier la fiche d'action et en informer immédiatement le comité de gestion, qui peut s'opposer à cette modification dans un délai de dix jours ouvrables à compter de la date à laquelle les informations lui ont été communiquées.
Article 7
Gestion du fonds fiduciaire
7.1. Dispositions générales
Le fonds fiduciaire est géré par la Commission (mandataire) sous la responsabilité de l'ordonnateur délégué nommé par le collège de la Commission européenne.
La Commission délègue les tâches de gestion au(x) membre(s) de son personnel [les « gestionnaire(s) »] dans le respect de son règlement intérieur et met en place une structure organisationnelle qui tient compte des diverses stratégies entre les différents volets géographiques. La Commission décide de nommer un gestionnaire par volet ; dans ce cas, chaque gestionnaire mène à bien les tâches définies dans le présent accord pour ce qui est des activités liées au volet pour lequel il a été nommé.
Le comptable de la Commission est le comptable du fonds fiduciaire (le « comptable »).
7.2. Rôle du gestionnaire et du comptable
Le gestionnaire et le comptable du fonds fiduciaire sont responsables des tâches suivantes :
a) assurer le secrétariat du conseil d'administration et du comité de gestion du fonds fiduciaire, y compris la documentation et la logistique ;
b) assurer la gestion financière du fonds fiduciaire, conformément à l'article 8, et fournir toutes les informations nécessaires à l'établissement des états financiers ;
c) assurer la mise en œuvre des actions, directement ou indirectement, par délégation des tâches d'exécution à des partenaires chargés de la mise en œuvre, conformément à l'article 10 ;
d) préparer, pour le 15 février de chaque année, les comptes provisoires du fonds fiduciaire, qui comprennent :
i) les états financiers annuels établis conformément à l'article 8.3.4 b ;
ii) le rapport financier annuel sur les activités financées par le fonds fiduciaire, établi conformément à l'article 8.3.4 a.
e) préparer un rapport annuel sur les activités financées par le fonds fiduciaire, sur leur mise en œuvre et leur performance - y compris le résultat des contrôles - et sur l'efficacité et l'efficience du système de contrôle interne, et le soumettre à l'approbation du comité de gestion pour le 15 février puis au conseil d'administration du fonds fiduciaire ;
f) préparer et soumettre les comptes annuels définitifs pour leur approbation avant le 15 juin au comité de gestion, puis au conseil d'administration du fonds fiduciaire, au Parlement européen et au Conseil de l'Union européenne, conformément à l'article 8.3.4 c ;
g) préparer les rapports financiers semestriels et annuels conformément à l'article 8.3.4 a ;
h) délivrer à chaque donateur des copies du rapport annuel, des comptes annuels et, dès qu'ils sont disponibles, les rapports financiers sur les activités financées par le fonds fiduciaire ;
i) préparer les prévisions annuelles ou semestrielles de décaissement du fonds fiduciaire ;
j) mettre à la disposition des donateurs, s'ils introduisent une demande raisonnable en ce sens, toutes les informations financières pertinentes. Si un donateur demande une quantité importante d'informations financières, le gestionnaire est autorisé à lui réclamer une contribution aux frais, calculée selon des modalités convenues ;
k) statuer sur le financement des actions d'un montant inférieur à celui déterminé en application de l'article 6.6.1.
7.3. Frais de gestion
La Commission est autorisée à prélever un montant de 2,75 % des montants investis par l'Union européenne dans le fonds fiduciaire et de 5 % des montants investis par les autres donateurs pour couvrir ses frais de gestion, conformément à l'article 187, paragraphe 7, du règlement financier, applicable en vertu de l'article 42 du règlement financier applicable au 11e Fonds européen de développement.
La Commission présente chaque année un document budgétaire administratif détaillé au conseil d'administration du fonds fiduciaire. Ce document devrait exposer les plafonds budgétaires pour l'ensemble du fonds fiduciaire pour l'année à venir, les dotations indicatives proposées pour chaque volet, ainsi que les budgets indicatifs pour les exercices futurs et des rapports sur le résultat de l'exécution financière pour les années précédentes.
7.4. Responsabilité de la Commission
7.4.1. Dans l'exercice de ses fonctions de gestionnaire ou comptable du fonds fiduciaire, la Commission fournit, conformément à l'acte constitutif, un niveau de qualité égal à celui dont elle fait preuve dans la gestion des budgets dont la gestion lui est confiée en vertu des traités. Elle assume sa responsabilité fiduciaire et de gestion dans le cadre de la décharge, conformément aux dispositions de l'article 187, paragraphe 10, du règlement financier, applicable en vertu de l'article 42 du règlement financier applicable au 11e Fonds européen de développement.
7.4.2. Les obligations de la Commission à l'égard du fonds fiduciaire et des donateurs sont limitées à ce qui est expressément mentionné dans l'acte constitutif.