Article 9
Convocation
Le comité se réunit au moins quatre fois par an selon un calendrier annuel fixé à l'avance et, le cas échéant, à l'initiative de SNCF Réseau ou d'un tiers au moins de ses membres.
Les membres du comité sont convoqués par le secrétariat par invitation électronique contenant un ordre du jour prévisionnel trois semaines avant la séance. L'ordre du jour définitif est envoyé sous la même forme au moins 7 jours avant la séance, précisant le lien d'accès aux documents utiles.
En cas d'empêchement d'assister à la séance, tout membre en informe le secrétariat au plus tôt, en précisant, le cas échéant, la personne de son entité d'appartenance au comité qu'il mandate pour siéger et voter en son nom.
Article 10
Ordre du jour
L'ordre du jour est arrêté par le secrétariat du comité, sur proposition de ses membres.
Tout membre du comité peut demander l'inscription à l'ordre du jour du comité de toute question relative aux règles, aux procédures et aux outils utilisés pour l'accès aux réseaux ferrés et leur utilisation.
Toute demande en ce sens doit être transmise par écrit avec ses éventuels documents d'accompagnement au moins un mois avant la séance. Le sujet est inscrit à l'ordre du jour sous réserve de l'accord de SNCF Réseau.
Article 11
Invitation d'observateurs et d'experts
En fonction des sujets prévus à l'ordre du jour, le secrétariat peut proposer d'inviter à participer à ses séances, en qualité d'observateurs, des représentants du ministre chargé des transports, de l'ARAFER, de la SNCF ainsi que d'associations professionnelles auxquelles les membres sont adhérents.
Le secrétariat peut également proposer d'inviter des experts afin de l'éclairer sur un sujet inscrit à l'ordre du jour.
Le secrétariat adresse les invitations.
Article 12
Règle de quorum
Le comité ne peut délibérer valablement qu'en présence d'au moins la moitié des membres présents ou représentés.
La présence des membres présents et représentés est constatée par l'apposition de leur signature sur une feuille de présence. Les observateurs et experts émargent également la feuille de présence.
Article 13
Délibérations
Les décisions du comité sont prises par consensus, à l'exception des décisions d'adoption de la charte du réseau et de modification du règlement intérieur et de la charte du réseau.
Ces décisions sont prises à la majorité des suffrages exprimés, sous réserve d'une majorité concordante au sein de la famille « Gestionnaires d'infrastructure au sens de l'article L. 2111-1 du code des transports et des exploitants d'installations de service », mentionnée à l'article 4 du présent règlement intérieur.
Pour les autres décisions, dans l'hypothèse où un consensus n'est pas trouvé, il est procédé à un vote à la majorité simple, si au moins un membre en fait la demande.
Pour l'ensemble des votes, chaque membre présent ou représenté dispose d'une voix. En cas d'égalité, celle du président est prépondérante.
Article 14
Relevé de décisions
Chaque séance du comité fait l'objet d'un relevé de décisions.
Ce relevé de décisions est transmis pour avis aux membres dans le mois suivant la séance concernée et validé lors de la séance suivante. Le relevé de décisions validé est également communiqué aux associations du secteur.