B. L'association des membres du GEM
L'existence de cette association régie par les dispositions de la loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d'association est la condition fondamentale dont le respect entraîne le conventionnement du GEM. A défaut d'être acquise d'emblée, la constitution de l'association est un objectif prioritaire du GEM, dont le terme doit être précisé dans le projet porté par les membres et mentionné dans la convention de financement souscrite avec le promoteur du projet.
Même dans cette période transitoire, l'association des adhérents du GEM doit systématiquement être recherchée, par exemple par la cosignature des adhérents du GEM des documents officiels remis à l'ARS (rapport d'activités, rapport financier…).
A titre indicatif, un délai de deux ans peut être donné pour démarrer une vie associative (mobilisation des adhérents du GEM, participation aux décisions et au fonctionnement du GEM…). Un délai maximum de trois ans doit être respecté pour constituer juridiquement l'association des adhérents du GEM : au-delà, on peut considérer que l'objectif du GEM n'est pas atteint et remettre en cause son financement.
Comme dans toute association relevant de la loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d'association, les adhérents du GEM participent de plein droit avec voix délibérative aux assemblées générales, qui doivent permettre de déterminer les grandes orientations du groupe d'entraide et constituer des temps d'échanges et d'information pour tous les adhérents. A ce titre, ils élisent les membres du conseil d'administration. Ceux qui sont élus administrateurs participent aux séances du conseil avec voix délibérative.
Les animateurs, les représentants du parrain et, le cas échéant, les représentants de l'association gestionnaire peuvent participer à ces deux instances en tant qu'invités, éventuellement avec voix consultative.
En revanche, les professionnels du soin ou de la santé au sens large n'ont nullement vocation à participer à ce titre à l'une ou l'autre de ces instances.
B1. Les obligations et les droits des membres du GEM
Les personnes qui fréquentent régulièrement un GEM doivent adhérer à l'association selon les modalités précisées dans le règlement intérieur, lequel peut prévoir le versement d'une cotisation.
Un contrat visiteur peut être établi temporairement entre le groupe d'entraide et une personne désirant participer aux différents temps d'échanges, d'activités et de rencontres et qui n'a pas encore fait le choix de devenir adhérent de l'association.
L'adhésion au GEM engage la personne à participer selon ses choix et ses possibilités à la vie du groupe dans un esprit d'entraide.
L'engagement de la personne au sein du GEM ne doit pas porter atteinte à sa liberté et doit lui laisser la possibilité de se mettre en " retrait " du groupe, voire d'en " démissionner ". Une forme d'engagement peut inclure des contacts réguliers permettant à certains membres qui ne viennent pas ou peu, ayant donné préalablement leur accord, de conserver des liens (appels téléphoniques, courriels, journal interne, invitations au GEM, etc.) et d'éviter ainsi un trop grand isolement.
L'adhérent qui le souhaite peut communiquer le nom d'une personne de confiance, de son médecin traitant ou d'un soignant pouvant être appelé de préférence à tout autre si son état de santé le requiert.
B2. Le nombre d'adhérents
Il est impossible de définir une norme en la matière ; toutefois, en fonctionnement courant, le nombre d'adhérents du GEM ne doit pas être trop faible au regard des moyens alloués par la convention de financement.
Le seuil maximum est quant à lui fonction des locaux (local principal et, le cas échéant, autre[s] lieu[x] d'accueil) dont il dispose et de l'organisation mise en place. Ce dernier point renvoie à la capacité desdits locaux à recevoir simultanément un nombre donné de personnes, en raison notamment de la question des conditions de sécurité des établissements recevant du public (ERP). Il faut en outre prendre en compte le fait que tous les adhérents ne fréquentent pas simultanément et de manière régulière le GEM.
Par ailleurs, le GEM doit être en situation d'accueillir de nouveaux adhérents. L'ouverture du GEM sur la cité et la variabilité dans le temps des attentes et de l'investissement des adhérents dans son fonctionnement doivent favoriser un certain renouvellement des personnes qui le fréquentent et permettre ainsi au groupe d'entraide d'accueillir de nouveaux adhérents.
En tout état de cause, ce nombre doit rester compatible avec ce qui fait la spécificité du GEM, à savoir l'entraide mutuelle, qui s'accommode mal avec une fréquentation de masse.
Ces différents éléments concernant la volumétrie doivent être précisés dans le règlement intérieur.
C. Le parrainage
Une des conditions à remplir par l'association constituant le GEM pour être conventionnée et financée en tant que GEM est d'avoir le soutien d'un parrain et de conclure une convention de parrainage de manière à faciliter le bon fonctionnement du GEM.
Le rôle du parrain consiste à soutenir le GEM dans une position de tiers et de médiateur, notamment en cas de difficultés ou de conflits (internes, entre professionnels et membres du GEM, avec, le cas échéant, les prestataires de services ou l'association gestionnaire…). Il veille ainsi au respect de l'éthique des GEM, notamment par une mise en œuvre adéquate du cahier des charges, en particulier sur le respect du choix des adhérents du GEM, dans la limite des réglementations en vigueur (droit du travail, règles budgétaires…). Il peut aider le GEM à s'organiser et, en cas de crise, assurer temporairement certaines des missions de l'association, sans toutefois s'y substituer ou la mettre " sous tutelle ".
Cet appui trouve son prolongement dans sa participation de droit, avec voix consultative, aux instances de l'association constituant le GEM.
Le parrain peut être :
- une association d'usagers (patients, ex-patients, personnes handicapées) ;
- une association ou tout organisme reconnu comme en capacité d'apporter un soutien aux adhérents ;
- une association de familles.
L'association remplissant le rôle de parrain doit avoir un champ d'action compatible avec l'action des GEM et les moyens de remplir sa mission de parrain telle qu'elle est définie dans la convention (cf. annexe 1)
Dans un souci de clarté des rôles de chacun, le parrain ne peut pas être l'organisme gestionnaire du GEM : les deux activités (parrainage et gestion) ne peuvent donc pas être assurées par le même organisme.
Il peut cependant y avoir une exception pour les GEM accueillant un public traumatisé crânien ou cérébro-lésé, qui se sont organisés sur un modèle où l'association marraine est aussi l'association gestionnaire. Dans ce cas, des conventions de parrainage et de gestion doivent être systématiquement établies, en distinguant bien les deux activités et en prévoyant des possibilités de médiation, inscrites dans les conventions, en cas de conflit entre l'association gestionnaire marraine et le GEM.
Une convention de parrainage est obligatoire pour bien identifier le rôle et les responsabilités de chacun. A cet effet, elle doit formaliser les modalités de l'appui ainsi apporté à l'association constituant le groupe d'entraide, avec le souci de favoriser son autonomie tout en lui assurant un soutien et des garanties pour un bon fonctionnement.
D. Les moyens humains et matériels du groupe d'entraide mutuelle
Les groupes d'entraide mutuelle peuvent être financés par des subventions versées par l'ARS et/ou par les collectivités locales. Les cofinancements, notamment des collectivités locales, sont encouragés car ils confortent la dynamique d'implantation locale des GEM. Le soutien des collectivités locales peut également prendre la forme d'une mise à disposition de locaux, de personnels ou de matériels.
La subvention versée par l'ARS aux GEM avec lesquels elle a passé convention vise tout particulièrement à leur permettre de recruter et de rémunérer des animateurs sensibilisés aux problématiques des personnes fréquentant ces GEM.
Les GEM doivent disposer de locaux adaptés à leur objet et bien identifiés et en tout état de cause distincts des lieux de soins ou d'accompagnement médico-social.
Pour la gestion administrative et comptable de ces moyens matériels et humains, le GEM peut se faire épauler par des professionnels extérieurs, en particulier dans le cadre de prestations de services.
Si, dans un souci d'optimisation de l'utilisation de moyens, l'appui d'une association gestionnaire de structures est recherché, il est impératif que le GEM concerné fasse l'objet d'une gestion spécifique et distincte.
En outre, le GEM peut solliciter l'aide de personnes bénévoles.
Ces différentes formes d'appui doivent être formalisées par une convention qui précise les différentes tâches et formalités concernées, en particulier lors des prestations de service ou lors de l'appui d'une association gestionnaire
Il est rappelé ici que l'objectif reste prioritairement la gestion directe par le GEM de son activité et de ses moyens humains et matériels. Le GEM peut cependant décider de faire appel à des prestations extérieures, notamment pour la gestion des ressources humaines et la gestion financière. Cette décision et ses modalités doivent être actées par les instances officielles du GEM (AG, CA).
D1. Les animateurs salariés et les personnes bénévoles
Les animateurs salariés aident les adhérents à s'organiser pour la réalisation de leur projet ainsi qu'à établir des relations avec l'environnement et les institutions de la cité. Ils les aident à veiller au confort et à la gestion quotidienne du groupe. Ils apportent aux adhérents qui les sollicitent leur écoute, leur avis et leur conseil, mais sans jamais se substituer aux professionnels du soin ou de l'accompagnement auxquels les personnes ont recours en tant que de besoin. Ils peuvent intervenir tant dans les locaux du GEM qu'à l'extérieur, notamment pour la constitution de partenariats avec d'autres institutions.
Un membre du GEM peut devenir animateur salarié d'un GEM, sous réserve qu'il n'en soit pas ou plus adhérent.
Les animateurs doivent pouvoir bénéficier d'actions de soutien en rapport avec leur domaine d'intervention et leurs projets. Ainsi, des analyses de pratique peuvent être utiles pour les salariés et/ou bénévoles des GEM. Des rencontres entre GEM et des journées d'échanges et d'information peuvent également y contribuer. En tout état de cause, chaque GEM décide des actions susceptibles d'être suivies à son niveau et ne saurait être contraint de participer à quelque action ou initiative que ce soit et de la financer.
Les animateurs salariés du GEM peuvent être épaulés par des bénévoles. Les principes des interventions des personnes bénévoles doivent être précisés dans le règlement intérieur du GEM. Des conventions individuelles avec chaque bénévole peuvent ensuite préciser la nature et la durée de leurs interventions.
Le nombre d'animateurs salariés et, le cas échéant, de bénévoles dépend du projet du groupe d'entraide, de son organisation, du nombre d'adhérents et des financements alloués au GEM. Ainsi, le nombre de salariés, qui souvent ne dépasse pas deux équivalents temps plein, pourra être revu à la hausse selon les budgets disponibles, notamment lors de cofinancements ou en cas de mise à disponibilité de personnels.
S'il est possible, le recrutement de minimum deux salariés (y compris à temps partiel) facilite les échanges entre animateurs et la structuration de l'activité des GEM.
Il est rappelé que les animateurs salariés doivent avoir, comme tout salarié, une fiche de poste décrivant leurs missions au sein du GEM.
D2. Les moyens matériels
Le groupe dispose de moyens financiers et matériels qui lui sont propres. Ils sont essentiellement constitués par des subventions, le produit des cotisations des adhérents, des locaux et des matériels d'équipement.
Le GEM doit disposer d'un local suffisamment grand et aussi accessible que possible pour les personnes qui souhaitent le fréquenter. A cet effet, les implantations en centre-ville et, de préférence, en rez-de-chaussée voire, à défaut, sur un site d'accès aisé pour tous, doivent être privilégiées. En tant qu'association régie par la loi de 1901, le groupe d'entraide doit s'assurer que son local répond aux normes des établissements recevant du public (ERP) et souscrire les assurances correspondantes.
Les horaires d'ouverture du GEM doivent permettre de répondre aux attentes des adhérents. Les plages d'accueil proposées, d'au moins trente-cinq heures hebdomadaires, doivent être adaptées et permettre un accès au local notamment l'après-midi, voire en soirée. Ces plages doivent comporter au moins deux fois par mois une ouverture le samedi et/ou le dimanche. Ces plages d'ouverture s'entendent aussi lorsque le GEM effectue des activités à l'extérieur du GEM, avec ses adhérents (le GEM est alors considéré comme " ouvert "). Elles ne sont pas nécessairement conditionnées à la présence des animateurs salariés. En effet, les adhérents du GEM doivent pouvoir fréquenter celui-ci en dehors de la présence d'un animateur, dans un contexte de recherche d'autonomisation et d'entraide.
E. Les relations entre acteurs à l'intérieur du groupe d'entraide mutuelle
Elles doivent être largement inspirées par les exigences de la loi de 1901 sur les associations. L'assemblée générale définit les grandes orientations du GEM, qui sont mises en œuvre ultérieurement par les instances élues (conseil d'administration, bureau).
Ainsi, toutes les décisions significatives et structurantes pour le GEM (notamment : postes les plus importants du budget, investissements, conventions, embauches) doivent être prises par le conseil d'administration en y associant, dans le respect de la loi précitée, les autres adhérents non membres du conseil et les animateurs dans un souci de transparence, d'échanges et de cohésion du groupe.
Les décisions concernant la vie quotidienne du groupe d'entraide sont prises collectivement par tous les adhérents.
La charte, le règlement intérieur, le contrat d'adhésion, le contrat visiteur (le cas échéant), qui sont autant de documents qui favorisent le respect du contrat collectif et la cohésion du groupe, doivent être clairs, concis et explicités pour être compris et partagés par tous.
Le règlement intérieur du GEM, qui est élaboré en commun par les adhérents, doit comporter des indications sur les modalités :
- de fonctionnement et d'ouverture du GEM : local, horaires, définition des activités proposées, temps et modalités d'intervention des bénévoles, etc. ;
- de participation de l'ensemble des membres du GEM ;
- d'accueil de nouveaux membres dans le GEM ;
- d'accueil et de participation des bénévoles ainsi que des proches des membres du GEM, notamment lors de journées ou de festivités organisées par les adhérents ;
- de mise en retrait et de " sortie " du GEM ;
- d'exclusion temporaire ou définitive du GEM.
Le contenu du règlement intérieur doit être clairement explicité, en évitant toute situation pouvant porter atteinte aux droits et libertés des membres du GEM. Il convient notamment de garantir au mieux la liberté des personnes en veillant à les associer aux décisions les concernant et en prohibant toutes clauses ou pratiques abusives.
F. Les différents partenariats avec l'environnement institutionnel et socio-économique
Ces partenariats sont essentiels et témoignent de l'esprit d'ouverture vers la cité qui doit caractériser la démarche d'entraide entre des personnes fragiles mais désireuses d'aller vers plus d'autonomie.
Leur intensité est variable selon l'institution concernée et le souhait des adhérents doit être déterminant à ce niveau. La mise en œuvre du partenariat peut se faire selon plusieurs modalités : signature d'une convention, connaissance mutuelle, accompagnement entre membres du GEM vers telle structure. Cet accompagnement par les pairs dans une structure partenaire peut en effet encourager les membres du GEM à fréquenter les dispositifs de droit commun.
Le partenariat vise également différents champs : les champs spécialisés dans l'accompagnement des personnes en situation de fragilité (partenariat avec les structures de soins, d'accompagnement médico-social, d'insertion socio-professionnelle, la MDPH…) mais également, et de façon aussi importante, les champs de la vie sociale et culturelle (partenariat avec la commune d'implantation, le milieu associatif…).
Le partenariat avec la commune d'implantation et/ou les collectivités locales du groupe d'entraide mutuelle
Le partenariat avec la commune d'implantation du GEM est indispensable et l'implication des élus locaux doit être systématiquement recherchée dans le but d'une plus grande sensibilisation de la population aux problématiques des personnes adhérentes du GEM. Le partenariat avec la commune incarne l'implantation du GEM sur son territoire et sa fonction d'insertion dans la cité ; il apparaît donc comme fondamental.
Ce partenariat peut permettre aux GEM de bénéficier d'un soutien financier direct ou indirect complémentaire de la part de leur commune d'implantation. Il est de nature aussi à faciliter les démarches administratives des adhérents et à développer leur participation à la mise en œuvre de campagnes d'information et de sensibilisation dans la cité ou de programmes spécifiques grâce à un réseau de partenaires au sein des collectivités et établissements publics territoriaux.
Ce partenariat de proximité peut par ailleurs être élargi au département et à la région du ressort géographique du GEM.
Le partenariat avec le milieu associatif
La lutte contre la solitude et la création d'un lien social constituant le fondement même du GEM, il importe de rechercher et de développer le partenariat avec le milieu associatif local afin de donner tout son sens au projet d'entraide dans ses dimensions sociale, culturelle et de loisirs. Ainsi, une des missions du GEM peut être, selon les souhaits des adhérents, de favoriser l'accès des membres aux activités culturelles et sportives de la ville. Cette facilité d'accès peut être traduite par des conventions de partenariat entre le GEM et les différentes associations de loisirs.
La recherche de liens avec des GEM proches géographiquement est également souhaitable : un partenariat inter-GEM peut se mettre en place dans un esprit d'échanges et de collaboration entre les membres des différents GEM. Ce partenariat ne doit cependant pas amener les GEM à ne fréquenter que des endroits " spécialisés " dans l'accompagnement des personnes en situation de fragilité : le partenariat avec le droit commun doit être systématiquement encouragé.
Le partenariat avec les acteurs de l'offre de soins et d'accompagnement
Il est recommandé que le GEM établisse des relations avec les acteurs de l'offre de soins et d'accompagnement concernés et formaliser autant que possible ces relations par convention, afin de faciliter l'accès des adhérents aux soins voire à un accompagnement, notamment en cas d'urgence.
Il est utile, pour les adhérents du GEM comme pour les animateurs, de connaître les dispositions arrêtées par ces acteurs concernant la conduite à tenir, comme les services et professionnels à consulter ou à alerter en cas d'incident ou de situation imprévue pouvant mettre en difficulté le fonctionnement du GEM.
Il est également souhaitable que le GEM dispose d'un carnet d'adresses-ressources pour des soins de base, avec des coordonnées notamment : de médecins généralistes, de centres de santé et de cabinets dentaires. Ce " minimum " peut s'avérer essentiel pour le quotidien des adhérents du GEM en leur facilitant ainsi un accès au " droit commun ", comme tous les autres citoyens.
De même, il est souhaitable que l'offre d'accompagnement médico-social, avec entre autres les services d'accompagnement à la vie sociale (SAVS) et les services d'accompagnement médico-sociaux pour adultes handicapés (SAMSAH), soit connue des adhérents et que des liens de partenariat puissent éventuellement être noués avec ces services lorsqu'ils existent.
Pour certains GEM, créés avec l'appui d'établissements de santé et/ou d'associations gestionnaires de SAVS ou de SAMSAH, il importe que ce partenariat s'élabore dans la clarté entre la structure de soins et/ou d'accompagnement et le GEM. En outre, pour éviter toute confusion, il serait souhaitable que le GEM ne partage pas les mêmes locaux ni le personnel avec la structure partenaire. Si tel est le cas, des locaux et des personnes salariées (animateurs) doivent être clairement identifiés comme étant spécifiquement à la disposition du GEM.
Le partenariat avec les acteurs de l'insertion sociale et professionnelle
D'autres relations peuvent également être envisagées avec différents organismes, essentiellement dans un souci d'information des adhérents du groupe sur les services auxquels ils peuvent avoir recours mais également d'appui au maintien ou au retour vers l'emploi (organisme de logement social, caisse d'allocations familiales, agence de Pôle emploi, mission locale, etc.).
Le partenariat avec la maison départementale des personnes handicapées
Il est souhaitable que des liens puissent être établis avec les maisons départementales des personnes handicapées (MDPH) et leurs antennes locales, par exemple à l'occasion d'invitations de celles-ci à des journées portes ouvertes, afin de permettre aux personnes qui le souhaitent d'accéder plus aisément à leurs services. Réciproquement, un partenariat peut s'établir permettant à la MDPH de mieux sensibiliser son personnel et ses propres partenaires à la spécificité des personnes adhérentes du GEM, en particulier par leur intervention directe dans des actions organisées par la MDPH.
II. - Les modalités de conventionnement, de financement et de pilotage des groupes d'entraide mutuelle par les services territoriaux de l'Etat (ARS)
A. Le conventionnement et le financement des groupes d'entraide mutuelle
Pour être conventionnées, les associations constituées en GEM doivent respecter le présent cahier des charges et les règles nationales et communautaires relatives aux demandes de subventions auprès de l'Etat. A cet effet, elles doivent renseigner et transmettre aux services de l'ARS le formulaire CERFA en vigueur (2). Ce formulaire doit être transmis chaque année, qu'il s'agisse d'une première demande ou d'un renouvellement de subvention et que l'association bénéficie ou non d'une convention pluriannuelle de financement.
Conformément à cette réglementation, l'association doit notamment fournir pour chaque exercice budgétaire les documents suivants :
- un bilan financier (tableau de synthèse et données chiffrées) ;
- un bilan qualitatif de la ou des actions réalisées.
Dans le cas où l'association constituant le GEM n'est pas gestionnaire, ces documents doivent cependant être cosignés par le GEM et l'organisme gestionnaire.
La convention de financement est signée entre l'association constitutive du GEM et l'ARS. A titre dérogatoire, si l'association n'est pas constituée, elle peut être signée par le promoteur du projet ou l'organisme gestionnaire pour une durée déterminée et dûment mentionnée.
La convention peut revêtir un caractère pluriannuel, cette faculté étant laissée à l'appréciation des services de l'ARS. La convention pluriannuelle assure cependant une inscription du GEM dans la durée et peut faciliter certaines de ses démarches (contrat de location…). Le financement des GEM reste toutefois annuel et soumis aux crédits disponibles des ARS.
Outre les éléments spécifiquement demandés dans le cadre du formulaire CERFA précité, le dossier permanent du GEM auprès de l'ARS doit comporter :
- le compte rendu de la dernière assemblée générale ;
- la convention de parrainage (avec dispense possible à titre dérogatoire et pour un temps fixé d'un commun accord si l'association des membres du GEM n'est pas encore constituée). Pour rappel, le délai de la constitution d'association des membres du GEM ne peut pas excéder trois ans. ;
- le cas échéant, la convention de gestion ou de prestations de services décrivant les modalités de délégation de gestion
- les conventions de partenariat ;
- le règlement intérieur ;
- un exemplaire du contrat d'adhésion et du contrat visiteur ;
- une note développant l'aspect qualitatif de l'action du GEM, ses réussites, ses difficultés et ses perspectives ;
- les caractéristiques du lieu d'accueil et le contrat de bail afférent.
Toute modification d'un de ces documents doit être transmise dans les meilleurs délais par le GEM à l'ARS.
Sur la base de l'ensemble de ces éléments, la subvention accordée au GEM est déterminée en fonction des besoins réellement constatés et dans le cadre d'une enveloppe limitative.
Par ailleurs et à leur propre initiative, les GEM peuvent transmettre tout document ou information complémentaire qui leur paraît utile de porter à la connaissance des services de l'ARS.
Enfin, le GEM a l'obligation d'informer les ARS en cas de changements significatifs en cours d'exercice portant sur un ou plusieurs des éléments suivants :
- organisme de parrainage ;
- organisation relative à la gestion du GEM (changement ou arrêt de l'organisme gestionnaire, modification significative de la prestation de services…)
- statuts ;
- organes statutaires ;
- charges financières ;
- personnels salariés (animateurs) ;
- partenariat(s).
(2) Formulaire CERFA n° 12156*03 disponible sur :  https://www.formulaires.modernisation.gouv.fr/gf/cerfa_12156.do.