IV. - Les modalités de mise en oeuvre
    1. Les prestations sont acquises par l'administration dans le cadre d'un marché public :
    La mise en oeuvre de l'expérimentation et des dérogations qu'elle autorise par rapport au régime de droit commun nécessite la passation d'un marché public avec un prestataire de services qui conduit à un paiement direct au titulaire du marché.
    Les administrations ont toute latitude pour recourir aux professionnels du voyage de leur choix - chaînes ou établissements hôteliers, compagnies de transport et/ou agences de voyage - compte tenu des prestations qui sont à réaliser et de la capacité des prestataires potentiels à les assumer. Il est à noter que l'administration n'est pas la mieux placée pour rechercher et négocier les meilleures conditions de transport et d'accueil pour ses agents et que les agences de voyage dont c'est le métier ont en revanche toute capacité en la matière.
    La passation du marché d'expérimentation doit se conformer aux règles et procédures de passation posées par le code des marchés publics.
    L'appel d'offres préalable à la passation du marché doit comporter un cahier des charges précis. Il est recommandé de prévoir, hormis les clauses habituelles et obligatoires prévues par le code des marchés publics, les éléments suivants (liste non exhaustive) :
    - objectifs recherchés ;
    - rappel de la réglementation de droit commun et des taux réglementaires d'indemnisation correspondants ;
    - règles particulières applicables durant l'expérimentation ;
    - ensemble des dispositions arrêtées dans le cadre de la politique de voyage ;
    - assurances des agents pendant leurs déplacements (énumération détaillée des clauses, des lieux, durée...) ;
    - nature des prestations à assurer dans le cadre du marché ;
    - obligation pour le prestataire de faire transiter ses propositions, pour chaque déplacement, par l'autorité hiérarchique de l'agent ;
    - définition des relations entre l'administration, le prestataire et l'agent ;
    - documents à fournir par l'agent au prestataire ;
    - documents à fournir par le prestataire à l'agent ; documents à fournir par le prestataire à l'administration ;
    - attestation de la présence de l'agent dans l'hôtel prévu et pendant la durée prévue ;
    - services à la charge du prestataire ;
    - services exclus ;
    - clauses en cas d'annulation, de modification ;
    - bases chiffrées ;
    - modalités de rémunération du prestataire ;
    - clauses en matière d'économies ;
    - clauses relatives aux procédures et aux conséquences des choix personnels des agents ;
    - tableau de bord à tenir par le prestataire et à transmettre selon une périodicité convenue à l'administration expérimentatrice pour lui permettre de connaître les déterminants de la dépense, d'en suivre et d'en analyser l'évolution et de satisfaire à l'obligation du compte rendu de gestion.
    Il va de soi que pour les procédures de consultation lancées à compter de la publication du décret du 22 septembre 2000 précité la décision formalisant la politique de voyage doit, compte tenu de sa portée sur le contenu du marché, être annexée au dossier de consultation. Elle pourra exceptionnellement être adoptée postérieurement à la consultation voire à la pression du marché pour les procédures de consultation déjà bien avancées et aux marchés d'ores et déjà conclus à la date de publication du décret du 22 septembre 2000 précité, dans la mesure où ses termes sont compatibles avec les procédures d'appels d'offres et les marchés publics visés.
    Comme cela a été indiqué, la performance du prestataire et la rémunération de celle-ci doit tenir compte de la manière dont il permet d'atteindre les taux forfaitaires d'indemnisation qui constituent au cas d'espèce des tarifs cibles compte tenu des crédits disponibles et des contraintes particulières auxquelles l'expérimentateur est confronté (cf. point 1.3 supra).
    Le cahier des charges et le marché public qui en découle peuvent prévoir des clauses incitatives à la réduction des coûts à l'intention du prestataire ; les administrations qui envisagent à ce titre de recourir à un mécanisme de compte d'opérations avec partage du solde positif de ce compte entre l'administration et le cocontractant se reporteront utilement à l'annexe 2 de la présente circulaire.
    2. La politique de voyage prend la forme d'une décision soumise au visa du contrôleur financier qui doit être largement diffusée :
    Les dispositions arrêtées par l'ordonnateur et dont l'ensemble constitue la politique de voyage (cf. point II-1.2 supra) doivent être formalisées sous forme d'une décision. Cette décision, qu'il conviendra de soumettre au visa du contrôleur financier compétent ou assimilé, devra faire l'objet d'une diffusion large : auprès du prestataire selon des modalités qui viennent d'être décrites, mais aussi des agents concernés, des gestionnaires, et des comptables qui auront à effectuer les paiements qui en découleront.
    3. Le contrôleur financier est associé aux différentes étapes de la procédure :
    Chaque fois que l'intervention du contrôleur financier est requise, il faut entendre selon les cas soit le contrôleur financier près le ministre intéressé, soit l'autorité chargée du contrôle financier déconcentré telle que définie par le décret no 96-629 du 16 juillet 1996 relatif au contrôle financier déconcentré, soit le fonctionnaire chargé du contrôle financier de l'établissement public.
    S'agissant d'une procédure expérimentale, il importe que le contrôleur financier soit associé à toutes les étapes de mise en oeuvre du dispositif de manière à lui permettre de suivre l'évolution de l'expérimentation à tous les niveaux.
    Préalablement au lancement de l'appel d'offres, le contrôleur financier sera tenu informé du contenu du dossier de consultation des entreprises, et notamment du cahier des charges.
    Devront recueillir son visa non seulement le marché passé à l'issue de la procédure de consultation, mais aussi, eu égard aux conséquences financières qui en découlent, la décision relative à la politique de voyage (cf. supra).
    Pendant la durée de l'exécution du marché, toutes les informations et tous documents utiles devront être transmis au contrôleur financier pour lui permettre d'apprécier le bon déroulement de l'expérimentation.
    A cet égard, il est signalé que, conformément à l'article 5 de l'arrêté du 22 septembre 2000 précité, le contrôleur financier peut demander un compte rendu de gestion avec une périodicité plus rapprochée que celle afférente au compte rendu qu'il incombe à l'expérimentateur de transmettre aux ministères chargés de la fonction publique et du budget, conformément à l'article 8 du décret du 22 septembre 2000 précité. De même, le contrôleur financier définira la liste des données d'exécution du marché qui devront lui être remises par rapport à la liste des données minimales qui devront figurer dans le compte rendu annuel de gestion conformément à l'article 5 de l'arrêté du 22 septembre 2000 précité.
    Les ministères et les établissements publics transmettront leur compte rendu annuel d'exécution du marché, accompagné de leur analyse, aux ministres chargés de la fonction publique et du budget, par l'intermédiaire de leur contrôleur financier. En effet, il reviendra au contrôleur financier d'accompagner cette transmission de toutes les observations qu'il lui paraîtra utile de formuler sur les modalités de mise en oeuvre retenues par le service concerné et les résultats obtenus par rapport aux objectifs poursuivis au premier rang desquels figure l'efficacité de la dépense publique.
    4. En contrepartie de la latitude donnée a priori pour la prise en compte des contraintes spécifiques, les ministères et établissements publics expérimentateurs sont tenus de faire parvenir a posteriori aux ministères de la fonction publique et du budget un compte rendu annuel d'exécution du marché :
    La suppression d'une enveloppe contraignante et la possibilité donnée à l'expérimentateur de s'adapter par des dérogations exceptionnelles à des contraintes spécifiques constituent un assouplissement notable par rapport au dispositif expérimental précédent. Il importe que les effets de cette nouvelle latitude puissent être mesurés, suivis et maîtrisés. Il incombe en conséquence à l'expérimentateur d'établir un compte rendu de gestion qui lui est destiné au premier chef ainsi qu'au contrôleur financier.
    En dehors des données et de la périodicité minimales fixées pour la transmission aux ministères chargés de la fonction publique et du budget, le contenu et le rythme de production du compte rendu de gestion sont définis par concertation entre l'expérimentateur et le contrôleur financier compétent. A cet égard, il est vivement conseillé de s'appuyer sur la capacité qu'a le prestataire de fournir des éléments d'analyse aussi bien quantitatifs que qualitatifs et de prévoir la reddition de ces éléments dans le marché.
    Les données chiffrées, dont la transmission aux ministères chargés de la fonction publique et du budget est prévue par l'article 5 de l'arrêté du 22 septembre 2000 précité, doivent être établies au 31 décembre de chaque année d'exécution du marché. L'attention des expérimentateurs est appelée sur la nécessité qu'il y a d'accompagner ces données d'une analyse de ces données et de la consommation des crédits.
    La liste des éléments à fournir établie par l'article 5 précité doit permettre de mesurer la part que représentent pour chaque expérience menée les dérogations arrêtées par les expérimentateurs au sein de leur politique de voyage, le coût total de cette politique, les écarts auxquels celle-ci conduit par rapport à des déplacements qui auraient été organisés en application du régime de droit commun, et notamment de ses barèmes forfaitaires, ainsi que les éléments de gestion ou de circonstance qui ont pesé sur l'expérience menée. Le ministère du budget se réserve la possibilité, au vu de ces éléments, de demander un infléchissement de la politique de voyage s'il apparaît que le dispositif retenu ne va pas dans le sens de l'optimisation de la dépense et conduit, au contraire, à des dérapages dans la consommation des crédits.
    5. Paiement par le comptable :
    Les pièces constitutives du marché doivent être transmises au comptable assignataire lors du premier paiement.
    Par ailleurs, pour l'Etat, les ordonnances ou les mandats de paiement et, pour les établissements publics, les ordres de dépense sont accompagnés :
    - du bon de commande ou de toute autre pièce en tenant lieu, indiquant le détail des prestations et faisant référence au numéro du marché ;
    - de la facture correspondant à la prestation.
    Pour les déplacements à l'étranger, un exemplaire de la décision fixant le cadre de l'expérimentation prévue à l'article 4 de l'arrêté du 22 septembre 2000 précité doit également être produit au comptable assignataire lors du premier paiement.
    6. Autres documents (vade-mecum, fiche de qualité...) :
    Il est vivement conseillé que l'agent soit informé de ses droits et de ses obligations lors de son déplacement. Un vade mecum accompagnera donc utilement son ordre de mission ou de déplacement afin qu'il connaisse, dès le départ, outre ses droits, la marche à suivre vis-à-vis du prestataire, de l'hôtelier, du comptable, de son service gestionnaire, etc.
    A son retour de déplacement, afin de permettre à l'administration d'apprécier la conformité des conditions concrètes de voyage et d'accueil par rapport au contenu du cahier des charges du marché, l'agent remplira utilement une « fiche qualité ».
    7. Procédure administrative :
    7.1. Une copie du marché signé par le prestataire et l'expérimentateur et visé par le contrôleur financier compétent accompagnée de la décision fixant la politique de voyage applicable, également revêtue du visa du contrôleur financier, sera impérativement communiquée :
    - à la direction générale de l'administration et de la fonction publique (bureau FP 7) ;
    - à la direction générale de la comptabilité publique (bureaux C 3, D 1 et D 4) ;
    - à la direction du budget du ministère de l'économie, des finances et de l'industrie (bureau 2 C).
    7.2. Un groupe de travail sera constitué qui rassemblera des représentants de la direction générale de l'administration et de la fonction publique, des directions compétentes du ministère de l'économie, des finances et de l'industrie (direction du budget, direction générale de la comptabilité publique, direction générale de la concurrence, de la consommation et de la répression des fraudes, direction des affaires juridiques) ainsi que des représentants des ministères d'ores et déjà expérimentateurs et des ministères candidats à l'expérimentation. Dans ce cadre, les ministères pourront échanger la pratique acquise et traiter des difficultés rencontrées.