B. - Répertoire civil
    194-1 Depuis le 1er janvier 1982, date d'entrée en vigueur des dispositions du décret no 81-500 du 12 mai 1981 ayant institué notamment l'article 1059 du nouveau code de procédure civile, la mention en marge d'un acte de naissance des demandes, actes ou jugements devant être inscrits au répertoire civil est constituée par l'indication « Répertoire civil no ... ». Jusqu'à cette date, la mention était faite par abréviation et ne comportait que les lettres R.C. (voir no 260).
    Ces mentions d'inscription doivent toujours être faites sous la forme complète « Répertoire civil no ... » sur les copies ou extraits, quelle que soit leur forme en marge de l'acte, de façon à éviter certaines incompréhensions et confusions de la part des personnes non averties. En revanche, dans certains cas, elles ne sont pas reproduites.
    Ces règles résultent de l'article 11- du décret du 3 août 1962 précité.
    Ainsi, lorsqu'en marge d'un acte de naissance figure la mention « R.C. », les copies et les extraits de l'acte porteront la mention « Répertoire civil no ... » ainsi que le lieu et la date d'apposition de la mention. La même formule doit être portée lorsque l'inscription a été inscrite en toutes lettres et non sous la forme abrégée « R.C. ».
    En revanche, lorsque ces mentions auront été radiées, elles ne seront plus indiquées sur les copies et extraits sauf autorisation du procureur de la République.
    Ainsi, lorsqu'en marge de l'acte figurent par exemple les mentions « Répertoire civil no 97-25 » et « Répertoire civil no 97-50 (radiation du répertoire civil no 97-25) », l'officier de l'état civil doit prendre toutes dispositions (éventuellement en utilisant des caches lorsqu'il emploie le procédé de la photocopie pour la délivrance des copies intégrales) pour que ces mentions ne soient pas reproduites (sauf autorisation du procureur de la République). Bien entendu, il doit être procédé de même lorsque la mention de l'inscription et de la radiation a été faite sous la forme abrégée « R.C. ».
    Sous-section 3
    Présentation matérielle des copies et extraits d'actes
    195 La loi n'ayant pas déterminé les procédés de copie des actes inscrits sur les registres, les copies et extraits peuvent être rédigés à la main ou reproduits par tout procédé mécanique ou informatique, automatisé ou optique pourvu que le document qui en résulte ne laisse ni apparaître ni deviner les indications qui ne doivent pas y figurer. Le procédé de photocopie, par exemple, ne peut être admis lorsque, en vertu des dispositions légales (voir nos 198 et s.), les extraits ne doivent pas comporter toutes les indications de l'acte original.
    Compte tenu de la rédaction particulière des actes de naissance dressés aux enfants adoptés en la forme plénière, l'usage de la photocopie pour en établir des extraits est vivement déconseillé. Les parquets veilleront avec un soin particulier au respect de ces prescriptions.
    L'Association française de normalisation a établi des normes concernant les documents d'état civil. Il est souhaitable que les officiers de l'état civil veillent à ce que leurs fournisseurs de formules pré-imprimées respectent ces modèles.
    Le service central d'état civil du ministère des affaires étrangères délivre depuis le 17 janvier 1994 les copies et extraits d'acte sur papier sécurisé. Les copies délivrées sur papier simple par les postes consulaires ont néanmoins la même valeur légale (voir no 514).
    Aucun blanc ne sera laissé entre les énonciations des copies ou des extraits afin d'éviter les ajouts. Par exemple, les parties non inscrites des lignes doivent être rayées ou complétées par des astérisques. 
    Les noms de famille doivent être inscrits en lettres majuscules. Si le procédé de mise en forme utilisé ne permet pas l'accentuation des majuscules, la lettre accentuée doit être inscrite en minuscule, même si elle constitue la première lettre du nom patronymique.
    Dans tous les cas, les points, accents et cédilles doivent être reproduits (voir no 106).
    Il convient de noter que désormais aucun texte n'interdit que la date de délivrance des copies et des extraits ainsi que toutes les autres dates devant figurer dans les extraits soient inscrites en chiffres, le mois devant toutefois être inscrit en lettres.
    Sur l'indication de la date, voir no 108, et des lieux, voir no 123-1.
    196 Les copies et les extraits des actes de l'état civil portant la date de leur délivrance et revêtus de la signature et du sceau de l'autorité qui les aura délivrés feront foi jusqu'à inscription de faux (art. 13 décret no 62-921 du 3 août 1962 précité).
    Bien que le décret ne le prévoie pas expressément, la qualité et le nom de l'autorité signataire doivent être indiqués.
    Sauf dispositions contraires légales ou réglementaires, la durée de la validité des copies et extraits des actes de l'état civil n'est pas limitée (art. 13-1 décret du 3 août 1962 précité inséré par l'art. 10 du décret no 97-852 du 16 septembre 1997).
    196-1 Les officiers de l'état civil doivent veiller avec un soin tout particulier à ce que les copies et les extraits qu'ils délivrent ne comportent pas d'erreurs matérielles ou d'omissions.
    Le requérant auquel une copie intégrale ou un extrait erroné aurait été délivré serait fondé, sans préjudice de la mise en jeu éventuelle de la responsabilité du dépositaire des registres, à exiger de celui-ci une nouvelle pièce.
    Il convient notamment de signaler qu'en application de l'article 5 du décret no 55-22 du 4 janvier 1955 portant réforme de la publicité foncière l'identité des parties est certifiée, dans les actes sujets à publicité foncière, au vu d'extraits d'actes de naissance. En conséquence, toute erreur sur l'orthographe des noms et prénoms ou sur les dates et lieux de naissance est de nature à entraîner des frais inutiles et des retards dans la publication de l'acte, très préjudiciables aux parties, au rédacteur dudit acte et au service hypothécaire.
    Section 2
    Règles spéciales aux copies
    197 Aux termes de l'article 9 du décret no 62-921 du 3 août 1962, modifié par le décret no 97-852 du 16 septembre 1997 :
    « Toute personne, majeure ou émancipée, peut obtenir, sur indication des noms et prénoms usuels de ses parents, des copies intégrales de son acte de naissance ou de mariage. Les ascendants ou descendants de la personne que l'acte concerne, son conjoint et son représentant légal peuvent aussi obtenir les mêmes copies en fournissant l'indication des nom et prénom usuel des parents de cette personne.
    Ces copies peuvent être aussi délivrées au procureur de la République, au greffier en chef du tribunal d'instance pour l'établissement des certificats de nationalité et, dans les cas où les lois et règlements les y autorisent, aux administrations publiques.
    Les copies intégrales des actes de reconnaissance ne sont délivrées qu'aux personnes mentionnées dans les deux premiers, alinéas du présent article, ainsi qu'aux héritiers de l'enfant.
    Les autres personnes ne peuvent obtenir la copie intégrale d'un acte de naissance, de reconnaissance ou de mariage qu'en vertu d'une autorisation du procureur de la République.
    En cas de refus, la demande sera portée devant le président du tribunal de grande instance, qui statuera par ordonnance de référé.
    Les copies d'actes de décès peuvent être délivrées à toute personne. »
    Sous-section 1
    Le contrôle des nom et prénom usuel des parents
    197-1 Depuis le 19 septembre 1997, date de l'entrée en vigueur du décret no 97-852 du 16 septembre 1997 précité, l'officier de l'état civil doit s'assurer de la qualité du demandeur en lui demandant des précisions sur la filiation de la personne concernée par l'acte.
    Le requérant doit rappeler précisément au service de l'état civil du lieu de naissance ou de mariage de l'intéressé ou dans sa demande écrite la filiation de la personne titulaire de l'acte (c'est-à-dire, les nom et prénom usuel de ses parents). A cette fin, il est recommandé d'utiliser les imprimés préconisés aux nos 193-1 et 193-2.
    L'officier de l'état civil s'assure par tous moyens de l'exactitude des indications fournies par le requérant en ce qui le concerne.
    Il importe en effet d'éviter que des copies d'actes soient remises à des personnes qui tenteraient d'usurper l'identité d'un tiers, le plus souvent avec l'intention d'obtenir de l'administration un document officiel (par ex. une carte nationale d'identité).
    L'indication des nom et prénom usuel des parents ne peut être exigée des personnes dépourvues de filiation ou dans l'impossibilité de la connaître (notamment les pupilles de l'Etat).
    Sous-section 2
    Les personnes ou services habilités dans des conditions particulières
    197-2 Par dérogation à l'article 9 ci-dessus, les oeuvres d'adoption autorisées sont habilitées à se faire délivrer des copies intégrales des actes de naissance concernant les enfants qu'elles ont recueillis (art. 28 décret no 89-95 du 10 février 1989).
    Les administrations publiques doivent indiquer la nature et la référence du texte qui les autorise à solliciter une copie de l'acte.
    Pour les personnes habilitées en cas d'adoption, voir no 197-7.
    Sous-section 3
    Les personnes non autorisées
    197-3 Il convient de noter que :
    - le mineur non émancipé ne peut obtenir seul des copies intégrales de son acte de naissance ;
    - le concubin n'est pas assimilé au conjoint ;
    - les frères et soeurs même héritiers de la personne que l'acte concerne, ne peuvent obtenir des copies intégrales.
    Sous-section 4
    Les autorisations du parquet
    197-4 Le procureur de la République, auquel cette compétence revient tout naturellement en raison de sa prééminence dans le contrôle du fonctionnement du service de l'état civil et parce qu'il peut permettre la consultation directe des registres, a le pouvoir d'autoriser les tiers à obtenir des copies intégrales. Evidemment, il n'usera de ce pouvoir qu'avec beaucoup de circonspection et seulement dans l'hypothèse où la personne qui sollicite la délivrance d'une copie littérale justifie d'un intérêt légitime. L'autorisation doit être nominative et d'une durée limitée (voir no 72).
    Sous-section 5
    Les mandats exprès ou implicites
    197-5 Aucun texte n'empêche les personnes qui ont qualité pour demander la copie intégrale d'un acte de naissance ou de mariage de désigner un mandataire à cet effet. En principe, le mandataire doit justifier d'une procuration expresse.
    Mais, en raison de leurs fonctions, les avocats, les avoués et les notaires doivent être présumés mandataires de leurs clients lorsqu'ils demandent une copie intégrale d'acte de l'état civil. Ils précisent l'identité de la personne pour laquelle ils agissent, cette personne devant être habilitée par la loi à obtenir elle-même un tel document. En revanche, cette présomption ne peut être étendue aux personnes que le mandataire s'est substitué dès lors qu'elles n'appartiennent pas aux professions précitées. La protection de la vie privée, en effet, conduit à devoir exiger de ces personnes la justification non seulement de la subdélégation qui leur est faite mais encore de l'accord de la personne autorisée à obtenir une telle copie.
    Compte tenu des nouvelles dispositions du l'article 9 du décret du 3 août 1962 précité, l'application stricte des règles du mandat conduit à exiger de ces mandataires, lorsqu'ils agissent dans le cadre de leur activité professionnelle au nom de leur client, le respect des règles qui s'imposent à leur mandant. Aussi, doivent-ils indiquer le nom et le prénom usuel des parents de la personne que l'acte de naissance ou de mariage concerne, sauf, s'agissant des extraits, lorsqu'ils agissent en qualité de mandataire des héritiers autres que les ascendants, descendants, frères et soeurs ou conjoint.
    Or, il est des situations où les renseignements concernant la filiation de la personne que l'acte concerne sont précisément ceux que l'avocat, l'avoué ou le notaire cherche à obtenir en demandant la délivrance d'un extrait avec filiation ou d'une copie intégrale d'un acte de naissance ou de mariage.
    Ainsi, en matière successorale, il importe au notaire de s'assurer du lien de filiation entre un héritier, ou une personne qui prétend l'être, et la personne décédée.
    La question peut également se poser dans d'autres secteurs du droit de la famille.
    Dans ces hypothèses, où tout risque de fraude est écarté, une interprétation souple des dispositions des articles 6 et 7 du décret no 97-852 du 16 septembre 1997 modifiant le décret no 62-921 du 3 août 1962 modifiant certaines règles relatives aux actes de l'état civil, devrait permettre la délivrance d'une copie intégrale d'acte de naissance ou de mariage d'une personne sans avoir à préciser le nom et le prénom des parents de celle-ci.
    A cette fin, l'avocat, l'avoué ou le notaire adressera une lettre motivée à l'officier de l'état civil dans laquelle il s'expliquera, d'une part, sur l'impossibilité de connaître de la filiation de l'intéressé par un autre moyen et, d'autre part, sur la nécessité pour lui de réunir ces éléments de filiation dans le cadre de l'accomplissement de sa mission.
    Les consuls étrangers en France peuvent également se faire délivrer des copies intégrales des actes de l'état civil concernant leurs ressortissants, à moins que ceux-ci n'aient manifesté une volonté contraire ou qu'ils n'aient également la qualité de Français ou de réfugié. En effet, ce droit est admis par les usages diplomatiques et les autorités étrangères le reconnaissent très généralement, à titre de réciprocité, aux agents consulaires français. De plus, les consuls ont généralement la qualité d'officier de l'état civil. Enfin, on doit considérer que les consuls sont, en principe, chargés de la protection de leurs ressortissants en France, et qu'à ce titre ils sont présumés représenter ces particuliers et agir dans leur intérêt lorsqu'ils demandent des copies de leurs actes de l'état civil.
    Sous-section 6
    Les mentions figurant dans les copies
    197-6 Il faut rappeler que depuis le 1er janvier 1979, date de l'entrée en vigueur de la loi no 78-731 du 12 juillet 1978, l'acte de naissance peut comporter des mentions de nationalité (art. 28, 28-1 et 28-3 C. civ.). Depuis le 1er septembre 1998, date d'entrée en vigueur de la loi no 98-170 du 16 mars 1998 relative à la nationalité, il est fait mention en marge de l'acte de naissance de toute première délivrance de certificat de nationalité française effectuée postérieurement à cette entrée en vigueur.
    Ces mentions doivent figurer sur les copies de cet acte (voir nos 222 et 226-1).
    Les seules mentions supprimées dans les copies sont celles relatives aux inscriptions au répertoire civil qui ont été radiées (voir no 194).
    Sous-section 7
    Modalités pratiques particulières
    197-7 Lorsque la copie intégrale de l'acte comporte plusieurs pages, l'angle gauche de chaque page est replié à différents niveaux. Le sceau est apposé sur le tout ainsi plié puis agrafé de telle façon que chaque feuillet contienne un élément de celui-ci. Ce procédé est destiné à mettre en évidence la dissociation des pages.
    Sous-section 8
    Cas particulier de l'adoption
    197-8 1. Adoption prononcée avant l'entrée en vigueur de la loi no 66-500 du 12 juillet 1966 portant réforme de l'adoption.
    Lorsque dans l'acte de naissance figure une mention relative à une adoption comportant rupture des liens avec la famille d'origine (ancien article 356 du C. civ.) ou une légitimation adoptive (ancien article 370 du C. civ.), prononcées avant l'entrée en vigueur de la loi du 12 juillet 1966, qui ont eu pour effet de rompre tout lien de l'enfant avec sa famille d'origine, les dispositions suivantes doivent être prises :
    a) s'agissant des demandes de copies intégrales d'acte de naissance présentées par les parents d'origine, elles ne pourront être satisfaites qu'avec l'autorisation du procureur de la République à condition que ceux-ci fassent état de la nouvelle identité de l'enfant ;
    b) s'agissant des demandes présentées par l'adopté lui-même, il convient de distinguer trois hypothèses :
    soit l'intéressé indique qu'il a été adopté et précise son nom celui de son ou ses parents d'origine ;
    soit l'intéressé fait état de son adoption et indique son nom d'origine sans préciser sa filiation ;
    soit l'intéressé ne fait pas état de son adoption et de son nom d'origine.
    Dans le premier cas, la copie intégrale de son acte de naissance peut lui être délivrée avec la mention relative à l'adoption.
    Dans les deux derniers cas, l'acte ne peut être délivré que s'il ne contient aucune précision quant à la filiation d'origine. Dans le cas contraire, il convient, afin de préserver l'identité du ou des parent(s) bilogique(s), de soumettre la demande au procureur de la République du lieu de conservation de l'acte, qui pourra notamment requérir la transcription du jugement d'adoption (pour les naissances à l'étranger, voir no 209-1).
    2. Adoption plénière prononcée après l'entrée en vigueur de la loi du 12 juillet 1966 précitée.
    Les actes de naissance originaires des enfants ayant fait l'objet d'une adoption plénière sont annulés (art. 354 C. civ.) et les transcriptions des jugements d'adoption tiennent désormais lieu d'actes de naissance aux adoptés. Les copies intégrales d'actes de naissance ne peuvent donc être délivrées que par reproduction de la transcription.
    Le parents d'origine pourront toutefois obtenir une copie intégrale de la transcription du jugement tenant lieu d'acte de naissance s'ils en font la demande au procureur de la République en précisant la nouvelle identité de l'enfant.
    Sous-section 9
    Tableau récapitulatif des conditions générales de délivrance des copies et extraits d'acte
    197-9RECAPITULATIF DES CONDITIONS GENERALES DE DELIVRANCE
    DES COPIES ET EXTRAITS D'ACTE
    =============================================
    Vous pouvez consulter le tableau dans le JO
    =============================================
    Section 3
    Règles spéciales aux extraits
    Sous-section 1
    Règles communes
    198 Trois catégories d'extraits doivent être distinguées : l'extrait pouvant être délivré à tout requérant (voir no 200), l'extrait ne pouvant être délivré qu'à certaines personnes ou autorités (voir no 201) et l'extrait plurilingue (voir nos 574 et s.).
    Il convient de se reporter :
    - au no 193, pour les modalités pratiques relatives aux demandes d'extraits ;
    - au no 194, pour les énonciations prohibées et les mentions relatives au répertoire civil ;
    - au no 195 pour la présentation matérielle des extraits ;
    - au no 196, pour la signature.
    Des règles communes aux extraits d'acte de naissance et aux extraits d'acte de mariage peuvent être dégagées concernant certaines énonciations figurant dans l'acte.
    Ainsi :
    - les mots « né vers le ... » qui figurent sur certains procès-verbaux de découverte dressés antérieurement à la mise en vigueur des dispositions de l'article 58 du code civil ne doivent jamais être portés sur l'extrait. Il en va de même de l'expression « enfant posthume » ;
    - l'indication du nom du précédent conjoint de l'un des époux sur les extraits d'acte de mariage n'est prévue par aucun texte. Il n'y a, dès lors, pas lieu de maintenir les usages anciens consistant à faire figurer sur les extraits l'indication de l'union antérieure et de son mode de dissolution.
    199 D'autres règles communes peuvent être dégagées concernant les mentions apposées en marge des actes.
    Dans les extraits d'acte de mariage, toutes les mentions figurant dans l'acte sont reprises sans aucune distinction. Celles-ci sont reportées avec la précision du lieu et de la date de leur apposition figurant en marge de l'acte de mariage, à l'exception de la mention relative à l'adoption simple, portée dans l'extrait lorsque l'un des époux a été adopté après son mariage.
    S'agissant des extraits d'acte de naissance, les mentions y figurent de la manière suivante :
    - pour les mentions relatives au mariage :
    en cas de pluralité d'unions, seul le dernier mariage est mentionné. Les unions antérieures peuvent néanmoins être inscrites à la demande expresse de l'usager ;
    en cas d'annulation de mariage, ni la mention du mariage ni celle de l'annulation ne figure dans l'extrait ;
    en cas de reprise de la vie commune suivie ou non d'un divorce, ni la mention de séparation de corps ni celle de reprise de la vie commune ne figure dans l'extrait ;
    - pour les mentions relatives au répertoire civil, à la séparation de corps et au divorce, le lieu et la date d'apposition de la mention sont précisés ;
    - pour les mentions relatives à la nationalité :
    Depuis le 1er septembre 1998, date d'entrée en vigueur de la loi no 98-170 du 16 mars 1998 relative à la nationalité, les mentions relatives à la nationalité peuvent être portées sur les extraits des actes de naissance à la demande des intéressés. Toutefois, la mention de la perte, de la déclination, de la déchéance, de l'opposition à l'acquisition de la nationalité française ou de la décision judiciaire ayant constaté l'extranéité est portée d'office sur l'extrait des actes de naissances lorsqu'une personne ayant antérieurement acquis cette nationalité, ou s'étant vu reconnaître judiciairement celle-ci, ou délivrer un certificat de nationalité française demande qu'il soit fait mention de sa nationalité dans l'extrait d'acte de naissance.
    L'ensemble des principes relatifs au rappel dans les extraits des mentions figurant en marge des actes est présenté sous forme de tableau (voir nos 199-1 et 203-1).
    Toutes les fois qu'il est précisé que la mention doit être intégrée, il convient lors de l'établissement de l'extrait d'y reporter le contenu de l'acte, mis à jour en fonction des modifications juridiques indiquées par la mention.
    Dans le cas particulier où figure dans un acte de naissance une mention de changement de sexe, apposée après une mention de mariage ou de divorce, celles-ci figureront dans l'extrait de la manière suivante :
    « Mariage célébré à ... le ... avec ... (Initiale du prénom et NOM du conjoint) ».
    « Mariage avec ... (Initiale du prénom et NOM du conjoint) dissous par jugement (arrêt) du juge aux affaires familiales du tribunal de grande instance (de la cour d'appel) de ... rendu le ... ».