A N N E X E 1
CAHIER DES CHARGES DES CONVENTIONS PRÉVUES A L'ARTICLE L. 232-13 DU CODE DE L'ACTION SOCIALE ET DES FAMILLES
Préambule
 L'article L. 232-13 du code de l'action sociale et des familles, dans sa rédaction issue de la loi du 20 juillet 2001, prévoit qu'une convention est conclue entre le département et les organismes de sécurité sociale pour « organiser les modalités de leur coopération pour la mise en oeuvre de l'allocation personnalisée d'autonomie à domicile ».
 Le maintien par la loi du 20 juillet 2001 précitée de l'article L. 113-2 du même code, dans sa rédaction issue de la loi du 24 janvier 1997 instituant la prestation spécifique dépendance, implique que le présent cahier des charges intègre à la fois les perspectives plus générales, notamment de coordination des prestations servies aux personnes âgées en perte d'autonomie qui ont fait l'objet des conventions de coordination prévues par l'article L. 113-2, tout en organisant et développant le partenariat dans la mise en oeuvre de l'allocation personnalisée d'autonomie (APA), selon l'objectif fixé à l'article L. 232-13.
 C'est ainsi qu'il apparaît indispensable de partir de l'avancée que représentent l'ensemble des conventions négociées et signées depuis 1997 entre les conseils généraux et les caisses de sécurité sociale ; il convient, bien évidemment, de faire évoluer ces conventions, le cas échéant par voie d'avenant, afin d'inscrire leurs modalités de coopération dans le cadre législatif nouveau. Ces conventions ont, pour la moitié d'entre elles, institué un partenariat étroit entre les départements et les organismes de sécurité sociale (CRAM, CRAV, CGSS, MSA et autres organismes) se matérialisant, le cas échéant, par la mise en place de procédures communes d'instruction et d'évaluation du besoin d'aide des demandeurs par des équipes médico-sociales mixtes.
 C'est assurément vers ce modèle de partenariat efficace, permettant une véritable mutualisation des compétences et des savoir-faire, que devront tendre les conventions mentionnées à l'article L. 232-13 nouveau du code de l'action sociale et des familles.
 Dans cette logique, le présent cahier des charges comprend des prescriptions et des recommandations élaborées en concertation avec les représentants des présidents des conseils généraux et des organismes de sécurité sociale sur les points suivants :
 1. L'articulation des champs de compétences et des prestations en vue d'une continuité des prises en charge ;
 2. La coopération et la mutualisation des savoir-faire dans l'instruction et le suivi de l'allocation personnalisée d'autonomie à domicile.
 Il convient de souligner qu'au-delà de ce double objet, les conventions doivent répondre à l'objectif plus général qui consiste à inscrire le nouveau dispositif dans une politique d'ensemble en direction des personnes âgées en perte d'autonomie rendue cohérente par les différents acteurs institutionnels.
 Cette mise en cohérence des prises en charge et des modes d'intervention s'appuie en premier lieu sur la définition et la mise en oeuvre d'un schéma gérontologique. A cet effet, la loi du 20 juillet 2001 rappelle à l'article L. 232-13 que les départements assurent la coordination de l'action gérontologique dans le cadre d'un schéma arrêté conjointement par le président du conseil général et le représentant de l'Etat dans le département. Le schéma définit les territoires de coordination de l'action gérontologique de proximité et établit des modalités d'information du public et de coordination des prestataires s'appuyant notamment sur les centres locaux d'information et de coordination (CLIC).
 L'élaboration ou la révision de ce schéma pourront constituer une opportunité pour organiser une réflexion commune avec les caisses de sécurité sociale et consolider une analyse des besoins qui permette la définition de politiques locales bien articulées.
 En second lieu, il importe de s'appuyer sur les avancées réalisées dans le cadre des conventions signées depuis 1997 entre les conseils généraux et les caisses de sécurité sociale dont l'un des objectifs était de favoriser la coordination de toutes les prestations susceptibles d'être servies à des personnes âgées, qu'elles soient valides ou en perte d'autonomie. Cette coordination des financeurs et des politiques trouvera un prolongement naturel dans les actions de proximité mises en oeuvre par les CLIC au fur et à mesure de leur développement.
 Dans cette perspective, il peut être envisagé par les partenaires de l'action gérontologique, afin de mutualiser leurs compétences et leurs moyens, d'articuler les instances départementales de coordination gérontologique mises en place dans le cadre des conventions de 1997 avec les comités de pilotage départementaux des CLIC. Les partenaires à la convention pourraient, le cas échéant, envisager le rapprochement de ces deux instances, voire organiser le comité de pilotage départemental des CLIC à partir de l'instance départementale de coordination gérontologique ou inversement.
 En dernier lieu, compte tenu que l'objet de la convention porte sur la mise en oeuvre de l'allocation personnalisée d'autonomie et sur les modalités de partenariat entre les caisses de sécurité sociale et les départements, il convient d'insister sur la nécessité que celle-ci soit conclue dans des délais rapprochés. L'objectif prioritaire est, en effet, de permettre le plus rapidement possible l'attribution de la nouvelle allocation aux usagers et d'organiser la phase transitoire de passage des prestations et aides existantes vers le nouveau dispositif dans les meilleures conditions à compter du 1er janvier 2002.
 1. Articulation des champs de compétences et des prestations
en vue d'une continuité des prises en charge
 1.1.A. - Mise en place d'un dispositif transitoire
 La mise en place de l'allocation personnalisée d'autonomie suppose, en amont, pour les personnes déjà prises en charge par l'aide ménagère des organismes de sécurité sociale, la définition par les partenaires d'un dispositif transitoire organisant, sur la base d'un calendrier précis, les modalités de transfert des bénéficiaires de l'aide ménagère à domicile classés dans les GIR 1 à 4 vers la nouvelle allocation. Ce dispositif transitoire s'étalera tout au long du premier semestre 2002, voire de l'année 2002 ; il ne peut être que progressif.
 Par ailleurs, l'examen et l'instruction par les départements des droits à l'allocation personnalisée d'autonomie du bénéficiaire de l'aide ménagère à domicile supposant au préalable une demande de l'intéressé, il apparaît indispensable que les organismes de sécurité sociale informent leurs bénéficiaires relevant des GIR 1 à 4 de la mise en place du nouveau dispositif.
 De façon générale, il s'agit pour les signataires de la convention de se donner les moyens, à partir d'une connaissance approfondie des publics pris en charge et relevant de leur champ respectif de compétence, de réaliser efficacement le passage des bénéficiaires de l'aide ménagère à domicile servie par les organismes de sécurité sociale (AMD) à l'allocation personnalisée d'autonomie (APA), l'objectif final étant d'éviter toute rupture de prise en charge pour les intéressés.
 Ainsi, il est souhaitable que le dispositif transitoire prévoie :
 - la transmission, avec l'autorisation des bénéficiaires, des éléments utiles à l'instruction des dossiers ;
 - le principe de reconnaissance mutuelle des évaluations ;
 - l'échange d'information entre les caisses et les départements ;
 - les modalités de détermination de l'allocation différentielle ;
 - le calendrier de ce transfert progressif : il s'agit d'éviter d'allonger plus que nécessaire les délais de mise en place de l'APA tout en permettant aux départements de gérer la transition de façon réaliste et concertée.
1.1.B. - Continuité des prises en charge
et compensation financière
 Les conventions doivent organiser la continuité de la prise en charge de l'intéressé pendant l'instruction de sa demande d'APA ; il est indispensable d'éviter toute rupture de prise en charge pour les bénéficiaires de l'aide ménagère à domicile en attente d'une décision du président du conseil général sur leur demande d'APA. Ainsi, il importe que le dépôt d'une demande d'APA n'entraîne pas de facto une interruption de la prise en charge au titre de l'aide ménagère à domicile.
 La décision d'attribution de l'APA, qui intervient au plus tard à l'issue des deux mois d'instruction impartis au président du conseil général, comporte toutefois un effet rétroactif, les droits du bénéficiaire étant ouverts à la date du dépôt du dossier de demande complet (date d'enregistrement [tampon courrier] du dossier complet par les services du département). Il en résultera une période prise en charge par l'APA et déjà couverte par l'aide ménagère à domicile dispensée par les organismes de sécurité sociale.
 Le corollaire du principe de la continuité des prises en charge est celui de la compensation financière. Il appartient aux partenaires de prévoir dans la convention les modalités de récupération/remboursement/compensation financière. C'est ainsi qu'est préconisé, parce qu'il présente des garanties de simplicité et de rapidité de mise en oeuvre, le schéma de compensation joint au présent cahier des charges. Il présente l'avantage d'épargner à l'usager des procédures lourdes, complexes et traumatisantes de reversement des sommes trop perçues.
 Il convient, en outre, de donner acte, pour la période de prise en charge au titre de l'aide ménagère à domicile couverte par l'APA, que le contrôle d'effectivité est réputé satisfait puisqu'il est fait recours à un prestataire de services.
1.2. Modalités d'information et d'orientation des nouveaux demandeurs : application du principe de reconnaissance mutuelle des évaluations
 Il est nécessaire que la convention prévoie la mise en place d'un mécanisme de signalement mutuel entre les départements et les caisses afin de pouvoir orienter les demandeurs vers les dispositifs appropriés.
 Dès les premiers questionnements des usagers, les prestataires de services comme les centres locaux d'information et de coordination, dans le cadre de leurs mission d'accueil et d'information des personnes âgées et de leurs familles, auront vocation à informer les personnes, en lien avec les partenaires signataires.
 En outre, si au cours de l'instruction d'une demande par tel service instructeur, département ou caisse, l'évaluation de son degré de perte d'autonomie aboutit à réorienter le demandeur vers le dispositif géré par le partenaire signataire de la convention, il convient de prévoir les modalités de transfert du dossier et des pièces justificatives utiles, dans le respect du secret médical et de la confidentialité des données individuelles, afin d'éviter à l'usager d'avoir à recommencer toute la procédure. Ce transfert pourrait être facilité par l'utilisation d'un dossier de demande d'aide unique. Le principe de la reconnaissance mutuelle des évaluations réalisées doit constituer le principe de base de la coopération entre les caisses et les départements.
 Par ailleurs, il conviendra que la convention prévoie que les départements et les caisses se tiennent mutuellement informés tant des prestations accordées que du profil des bénéficiaires et que soient précisées les modalités d'échange d'information : par exemple, il pourrait être fait envoi, tous les mois, par les conseils généraux, des listes de demandeurs d'APA aux organismes de sécurité sociale de leur ressort, avec retour d'information et signalement des bénéficiaires de l'AMD par ces derniers.
 Enfin, en application de l'article L. 232-16 du code de l'action sociale et des familles relatif à la vérification des déclarations des demandeurs de l'APA, il importe que les signataires à la convention identifient la liste des données nécessaires aux services instructeurs pour apprécier la situation du demandeur au regard des critères d'attribution de l'APA. Les organismes de sécurité sociale, entre autres organismes concernés par cet article, devront, en effet, être en mesure de communiquer ces données aux services du département.
1.3. Articulation des aides et prestations relevant des champs
de compétence des signataires à la convention
 Il s'agit de préciser les effets du nouveau dispositif sur la politique de chacun des partenaires à la convention, leur champ de compétence respectif et les modalités d'un cumul éventuel de certaines aides ou prestations, telle que la possibilité pour les organismes de sécurité sociale de compléter les prises en charge couvertes par l'allocation personnalisée d'autonomie, au regard des décisions que pourraient être amenés à prendre les conseils d'administration des organismes de sécurité sociale en la matière.
 La participation des représentants des organismes de sécurité sociale à la commission de l'APA mentionnée à l'article L. 232-12 du code de l'action sociale et des familles, cadre d'un examen collégial et partagé des dossiers individuels, contribuera à la réalisation de cet objectif.
2. Coopération et mutualisation des savoir-faire
dans l'instruction et le suivi de l'APA à domicile
2.A. - Définition des modalités de coopération
dans la mise en oeuvre de l'APA à domicile
 Compte tenu des perspectives de montée en charge rapide du nombre des demandeurs de l'APA, résultant notamment du public potentiellement concerné (personnes relevant des GIR 1 à 4) et de l'information réalisée, tant sur le plan national que local, sur le nouveau dispositif, il faut s'attendre à une charge de travail conséquente pour les départements, en termes d'instruction des demandes, mais également de mise en oeuvre et de suivi des plans d'aide à domicile.
 Ainsi, il apparaît indispensable que la convention constitue le socle d'une véritable coopération entre les départements et les services d'action sociale des caisses et leur service social, dont l'expérience dans l'évaluation des besoins des personnes et les actions de soutien de la qualité des interventions des prestataires de services légitiment l'intervention, l'objectif étant d'aboutir aux premiers versements d'APA dès le 10 février 2002 et, en tout état de cause, dans les meilleurs délais à compter du 1er janvier 2002.
 Dans cette perspective, il convient que les conventions prévoient, selon le niveau de coopération entre le département et les caisses retenu dans l'instruction de l'APA, les modalités concrètes d'intervention des personnels des services d'action sociale des caisses et de leur service social, tant en ce qui concerne la procédure d'instruction de l'APA à domicile que le suivi et la mesure de l'adéquation de la prestation au besoin d'aide.
 Il convient également que les modalités financières de la participation des organismes de sécurité sociale à la mise en oeuvre de l'APA soient précisées.
 Devront notamment être définies les modalités de coopération des signataires pour :
 1. Les lieux de retrait et de dépôt des dossiers de demande ;
 2. Les modalités et délais d'acheminement des dossiers vers le(s) service(s) instructeur(s) ;
 3. Les modalités d'information des parties à la convention sur le dépôt d'une demande ;
 4. L'instruction administrative des demandes (déclaration du caractère complet du dossier, secrétariat administratif commun) ;
 5. L'instruction médico-sociale : participation des organismes de sécurité sociale aux équipes médico-sociales (compétence territoriale, fonctionnement, moyens mis à disposition, conditions financières), gestion de l'urgence, etc.
 6. Les modalités d'organisation du suivi du plan d'aide : adéquation des besoins et de la qualité du service rendu, contrôle d'effectivité ;
 7. Les modalités d'échange d'information avec les organismes de recouvrement des cotisations de sécurité sociale et d'allocations familiales (URSSAF) dans le cadre du contrôle d'effectivité.
2.B. - Le rôle de la commission
de l'allocation personnalisée d'autonomie
 Le partenariat entre les signataires s'exprimera également à travers la commission de l'APA où sont représentés, outre le département, les organismes de sécurité sociale. Il conviendra que les partenaires s'entendent sur les modalités de fonctionnement de cette commission (composition et représentation des caisses, territorialisation, règlement interne, calendrier).
 La loi précise à l'article L. 232-12 du code de l'action sociale et des familles que la commission a une mission de proposition, destinée à éclairer les décisions du président du conseil général. Elle pourrait également être un lieu d'échange d'informations, d'harmonisation des évaluations, d'examen particulier des dossiers délicats et de réorientation concertée de certains dossiers.
Résolution des conventions
 Les partenaires devront prévoir la date d'effet de la convention, ainsi que la possibilité d'une évolution par voie d'avenant.
PROPOSITION DE SCHÉMA DE COMPENSATION FINANCIÈRE EN VUE D'UNE CONTINUITÉ DES PRISES EN CHARGE PENDANT LA PÉRIODE D'INSTRUCTION DE L'ALLOCATION PERSONNALISÉE D'AUTONOMIE
1. Description du schéma de compensation financière
 Le conseil général verse une somme correspondant à une partie de l'allocation personnalisée d'autonomie (APA) à la caisse au titre du remboursement des sommes d'aide ménagère à domicile (AMD) versées pour la période couverte par l'APA et verse la partie correspondant au solde d'APA au bénéficiaire.
 Schéma
2. Modalité de calcul des reversements d'APA
à la caisse et au bénéficiaire
 2.1. Présentation d'un exemple
 Mme Z classée en GIR 4 perçoit l'aide ménagère à domicile de sa caisse de retraite.
 Elle bénéficie d'un accord pour 40 heures mensuelles.
 Ses revenus mensuels s'élèvent à 914,69 EUR.
 Elle acquitte donc une participation de 4,19 EUR pour les 30 premières heures réalisées et 2,10 EUR pour les 10 heures suivantes.
 Elle dépose un dossier de demande d'APA complet le 26 janvier, et la notification de la décision lui est adressée par le président du conseil général le 20 mars avec un premier versement d'APA prévu au 10 avril (soit une période de 54 jours).
 Pendant toute la période d'instruction d'APA - du 26 janvier au 20 mars - la caisse verse toujours l'AMD afin d'éviter au bénéficiaire toute rupture de prise en charge.
 Cependant le droit à l'APA prend effet à la date de dépôt de la demande : le conseil général (en application du schéma de la page précédente) doit donc reverser à la caisse les sommes versées pendant la durée d'instruction du dossier.
 Par ailleurs, le conseil général ne peut verser l'APA que sur la base de frais réellement engagés puisqu'il s'agit d'une prestation en nature.
 Le fait que la caisse ait versé la prestation d'aide ménagère à un prestataire de services équivaut à des dépenses réellement engagées et permet de considérer que le principe de l'effectivité de l'aide est vérifié.
 En l'absence d'autres dépenses identifiées correspondant à son plan d'aide d'APA, le bénéficiaire percevra une somme équivalente au remboursement du différentiel de sa participation financière, le barème APA (pas de participation jusqu'à 914,69 EUR/mois) étant plus favorable que le barème de participation des caisses (participation variant de 1,52 EUR à 4,19 EUR du plafond de l'aide sociale - 570,62 EUR - à 914,69 EUR).
 2.2. Modalités de calcul
 Pour le calcul du reversement à la caisse (X) et du versement du solde au bénéficiaire (Y), il est proposé la méthode de calcul suivante :
2.2.1. Principes
 Le montant d'aide ménagère versé n'est connu qu'à la fin du mois qui suit la réalisation des heures d'AMD. Il ne sera donc pas connu au moment du premier versement d'APA, qui intervient le 10 du mois qui suit la notification. Aussi, il est proposé que les remboursements s'effectuent sur la base d'une dépense mensuelle préalablement fixée, ce qui évite d'attendre de connaître précisément le nombre d'heures effectué pour chaque mois donné.
 Ce montant fixe ainsi déterminé pourrait être celui qui sera communiqué aux conseils généraux pour le calcul de l'APA différentielle. Celui-ci correspond, au regard des textes, au montant des dépenses du mois de la demande d'APA. Toutefois, afin de faciliter la gestion de ces dossiers, il est proposé qu'il corresponde en fait :
 - aux dépenses du dernier mois connu (avec un risque de mois atypique),
 ou, ce qui semble préférable :
 - à une dépense mensuelle calculée sur la base de la consommation moyenne des six derniers mois.
 Le montant obtenu est ensuite proratisé en fonction du nombre de jours couverts à la fois par l'APA et l'AMD.
 Cette méthode permet de communiquer tôt aux conseils généraux le montant des sommes à reverser. Elle reste assez souple puisque la proratisation en jours permet de s'adapter aux délais d'instruction des conseils généraux, mais aussi au délai nécessaire entre la notification et la date à laquelle la caisse en a connaissance.
2.2.2. Exemples de calcul : application des principes
Remboursement à la caisse :
 La formule serait la suivante :
X =  30  x Dépense mensuelle fixe de la caisse
Z
X = 
 x Dépense mensuelle fixe de la caisse
30
où Z est le nombre de jours couverts à la fois par l'APA et l'AMD.
 Pour une consommation moyenne de 36 heures par mois et une continuité de prise en charge de 54 jours, le remboursement sera calculé comme suit :
X =  30  x 301,80 EUR = 543,25 EUR
54
X = 
 x 301,80 EUR = 543,25 EUR
30
où 301,80 EUR = [12,23 EUR (tx particip. cnav) - 3,85 EUR (tx particip. usager/h pour 36 h)] x 36 H.
Versement du solde au bénéficiaire :
 Ce versement sera calculé selon la formule suivante :
X =  30  x Dépense mensuelle fixe du bénéficiaire
Z
X = 
 x Dépense mensuelle fixe du bénéficiaire
30
 Pour la même consommation moyenne d'AMD de 36 heures par mois, le conseil général devra reverser au bénéficiaire la somme suivante :
Y =  30  x 138,35 EUR = 249,03 EUR
54
Y = 
 x 138,35 EUR = 249,03 EUR
30
où 138,35 EUR = montant de la participation de l'usager, soit 30 h x 4,19 EUR + 6 h x 2,10 EUR.
A N N E X E 2
 Le conseil général aura un interlocuteur unique de la branche recouvrement dans le département. C'est l'organisme de recouvrement des cotisations de sécurité sociale et d'allocations familiales du siège du conseil général qui sera retenu.
 Par dérogation à la règle de territorialité de l'activité du salarié, l'organisme de recouvrement auquel l'aide à domicile devra être déclarée sera celui dont relève le domicile de secours du titulaire de l'allocation personnalisée d'autonomie.
FLUX D'INFORMATIONS DU CONSEIL GÉNÉRAL
A DESTINATION DE L'ORGANISME DE RECOUVREMENT
 Afin de permettre aux organismes de recouvrement d'identifier les titulaires de l'allocation personnalisée d'autonomie employant une aide à domicile ou hébergés dans une famille d'accueil, le conseil général devra adresser à l'organisme de recouvrement centralisateur dont il relève les informations suivantes :
 Après octroi de l'allocation personnalisée d'autonomie et embauche d'une aide à domicile ou conclusion d'hébergement en famille d'accueil :
 - existence du droit ;
 - date d'effet ;
 - type d'aide :
  - emploi d'une aide à domicile, en précisant, le cas échéant, le recours à une association mandataire (sont exclues les associations employeurs et les entreprises agréées) ;
  - hébergement en famille d'accueil ;
 - mécanisme déclaratif utilisé :
  - déclaration nominative trimestrielle ;
  - chèque emploi-service ;
 - identification de l'employeur :
  - nom ;
  - nom marital ;
  - prénom ;
  - adresse ;
  - adresse de correspondance ;
  - date et lieu de naissance ;
  - numéro d'inscription au Répertoire national d'identification des personnes physiques ;
 - identification du salarié ou de la famille d'accueil :
  - nom ;
  - nom marital ;
  - prénom ;
  - adresse ;
  - numéro d'inscription au Répertoire national d'identification des personnes physiques ou à défaut date et lieu de naissance ;
  - date d'embauche.
 En cas de modification des éléments ci-dessus relatifs au titulaire de l'allocation personnalisée d'autonomie ou de perte du droit à l'allocation :
 - identification de l'employeur :
  - nom ;
  - nom marital ;
  - prénom ;
  - adresse ;
  - adresse de correspondance ;
  - date et lieu de naissance ;
  - numéro d'inscription au Répertoire national d'identification des personnes physiques ;
 - motif de la cessation ou modification (y compris changement de domicile depuis plus de trois mois) ;
 - date d'effet.
 Les documents sont transmis systématiquement à l'organisme de recouvrement.
FLUX D'INFORMATIONS DE L'ORGANISME DE RECOUVREMENT
À DESTINATION DU CONSEIL GÉNÉRAL
 A des fins de contrôle par le conseil général de l'utilisation de l'allocation, les informations suivantes lui seront transmises par l'organisme de recouvrement.
 Nature des informations :
 - identification de l'employeur :
  - nom ;
  - nom marital ;
  - prénom ;
  - adresse ;
  - adresse de correspondance ;
  - date et lieu de naissance ;
  - numéro d'inscription au Répertoire national d'identification des personnes physiques ;
 - coût salarial global trimestriel :
  - salaires déclarés ;
  - nombre d'heures travaillées ;
  - cotisations dues (précision de la base forfait ou salaire réel) ;
 - période de référence en année, trimestres réels (déclarations nominatives trimestrielles) ou présumés (chèque emploi-service) ;
 - éléments complémentaires en cas de particularités ou d'anomalies.
 Ces informations sont communiquées par l'organisme de recouvrement au conseil général au plus tard pour le dernier jour du deuxième mois du trimestre civil suivant le trimestre civil considéré.
 En cas de particularité (non-paiement des cotisations), une transmission spécifique pourra être envisagée mentionnant, le cas échéant, l'application d'une taxation d'office.