A. - INFORMATION DES SALARIÉS
1. Information relative à la déclaration d'inscription
 L'article L. 513-3 du code du travail prévoit que l'employeur doit organiser l'information de ses salariés en leur donnant accès, pendant quinze jours, à l'ensemble de la déclaration afin de leur permettre de la consulter et, le cas échéant, de formuler des observations sur les informations qui y figurent. L'organisation de cette consultation, préalable à l'envoi de la déclaration au centre, est essentielle pour permettre à chaque salarié de s'assurer qu'il est inscrit et de vérifier que le collège, la section et la commune d'inscription indiqués sur la déclaration sont exacts.
a) Organisation de la consultation des documents par les salariés
 L'employeur fixe les modalités concrètes de la consultation des documents de déclaration. Toutefois, avant d'arrêter ces modalités, il doit, conformément à l'article R. 513-12, avoir recueilli l'avis des organisations syndicales de salariés représentatives dans l'entreprise.
 Les textes fixent à l'employeur une obligation de résultat, lui laissant le soin de déterminer les moyens à mettre en oeuvre. Ainsi, les établissements qui procèdent à leur déclaration sur support magnétique ne sont pas dispensés d'informer leurs salariés : ils devront éditer des listes ou permettre l'accès aisé à la lecture du support par la mise à disposition d'un nombre suffisant de terminaux de consultation.
 La période de la consultation est de quinze jours calendaires, c'est-à-dire qu'elle s'entend de date à date. Les termes de la loi ne doivent pas être interprétés comme donnant à chaque salarié le droit de consulter les documents autant de fois qu'il le souhaite pendant la période de quinze jours. Il relève du pouvoir de l'employeur, en tant que de besoin, de prévoir des horaires de consultation, atelier par atelier ou service par service, par exemple.
 En ce qui concerne les salariés absents de l'établissement ou exerçant leur activité hors de l'établissement, il est tout à fait souhaitable que l'employeur prenne les dispositions appropriées pour que chaque intéressé sache comment le document est rédigé en ce qui le concerne (ceci s'applique en particulier aux salariés en mission à l'étranger).
b) Information du personnel sur l'ouverture
du délai de consultation des documents de déclaration
 Une distinction est à établir en cette matière entre les établissements de moins de onze salariés et les autres :
 - dans les établissements occupant jusqu'à dix salariés, la loi et le décret n'imposent pas à l'employeur de formes particulières concernant la manière de faire savoir aux salariés que la période de consultation des documents de déclaration est ouverte. Il lui appartient donc de les déterminer lui-même. Toutefois, avant d'arrêter les modalités d'information du personnel sur ce point, il doit recueillir l'avis des organisations syndicales représentatives dans l'entreprise, lorsqu'elles existent.
   Les modalités d'information du personnel seront conformes à l'esprit du texte si elles mettent bien chaque salarié en situation de consulter les documents de déclaration et d'y apporter, le cas échéant, les observations nécessaires ;
 - dans les établissements occupant habituellement plus de dix salariés, « avant d'arrêter ces modalités, le personnel est prévenu de l'ouverture de la période de consultation par voie d'affichage dans les lieux du travail ». L'employeur procède à cet affichage dans chaque lieu de travail (par exemple, dans chaque atelier ou dans chaque service) ;
 En tout état de cause, quels que soient les effectifs de l'établissement et sans préjudice de l'affichage obligatoire prévu dans les établissements de plus de dix salariés, l'information des salariés sur l'ouverture de la période de consultation de la déclaration établie par l'employeur peut prendre des formes très diverses adaptées aux caractéristiques de l'établissement : document joint au bulletin de paie, réunions d'information, utilisation des moyens de communication interne (journal, outil vidéo), etc. Il revient à l'employeur de fixer les modalités de cette information.
c) Observations des salariés
 L'objet de la consultation des salariés est de leur permettre de présenter toutes observations concernant les informations figurant sur les documents de déclarations s'ils estiment qu'une erreur ou une omission a été commise. Les observations peuvent porter aussi bien sur la section, le collège, la commune dans lesquels ils sont inscrits que sur les renseignements nominatifs individuels. Chaque salarié doit pouvoir faire connaître à l'employeur ses observations suivant des modalités que ce dernier aura fixé.
 Si l'employeur refuse de prendre en compte sur la déclaration les observations émises par des salariés, celles-ci doivent être formulées par écrit par les intéressés et adressées par l'employeur au maire d'implantation de l'établissement. Ce dernier doit transmettre aux maires concernés les observations des salariés qui doivent être inscrits sur les listes électorales de leur commune.
d) Procès-verbal de consultation
 Dans les entreprises ou établissements occupant habituellement plus de dix salariés, l'employeur doit dresser un procès-verbal des conditions dans lesquelles a été organisée la consultation des salariés. Aucune forme précise n'est imposée par le décret pour ce procès-verbal. Seule une mention est obligatoire : il s'agit de la date à laquelle les documents ont été envoyés. Il serait toutefois souhaitable que le procès-verbal comporte les dates de début et de fin de consultation, le nombre d'observations reçues par l'employeur et le nombre d'observations envoyées à la mairie.
e) Clôture du document de déclaration
 L'article R. 513-12 prévoit que « les déclarations sont définitivement établies à l'expiration du délai de quinze jours pendant lequel elles sont tenues à la disposition du personnel ». Cette formule ne doit pas être interprétée comme signifiant que la période de quinze jours ne saurait être réduite à peine de nullité. Ainsi, le chef d'une entreprise de deux salariés ne commet pas d'illégalité en envoyant au centre de traitement le document avant l'expiration de ce délai s'il leur a permis de formuler leurs observations.
 A l'issue de la consultation, l'employeur arrête le document, c'est-à-dire qu'il s'interdit de lui apporter une quelconque modification.
 Lorsque la période de consultation est achevée, le document de déclaration étant arrêté comme précisé ci-dessus, les observations présentées par un salarié ne peuvent plus être prises en considération par l'employeur.
2. Droit du salarié de rectification
des informations le concernant
 L'employeur, lors de la consultation du personnel prévue à l'article L. 513-3, informe ses salariés de la possibilité qu'ils ont, en vertu de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, d'exercer un droit d'accès et de rectification pour les informations nominatives les concernant auprès du ministère de l'emploi et de la solidarité (direction des relations du travail [bureau DS1], 39-43 quai André-Citroën, 75739 Paris Cedex 15.
 Dans ce cadre, il informe également ses salariés, le cas échéant, que les informations préétablies portées sur les déclarations proviennent des fichiers fournis par les caisses régionales d'assurance maladie et la mutualité sociale agricole.
3. Cas particulier des employeurs de personnel de maison
 Les employeurs de personnel de maison doivent porter informellement à la connaissance de leurs salariés, d'une part, la teneur de la déclaration et, d'autre part, leur droit d'accès et de rectification dans les conditions énoncées ci-dessus.
B. - TRANSMISSION AUX MAIRES COMPÉTENTS
DES OBSERVATIONS DES SALARIÉS
 Les employeurs n'adressent plus aux maires, comme en 1997, une lettre d'information les avisant de la transmission de la déclaration au centre de traitement. Ils n'adressent plus par ailleurs les délégations particulières d'autorité.
 Toutefois, simultanément à l'envoi des déclarations au centre de traitement, ils doivent adresser aux maires concernés les observations éventuelles des salariés (art. R. 513-14).
 Ces formalités n'incombent qu'aux établissements, à l'exclusion des particuliers employeurs de personnel de maison et des salariés privés d'emploi.