2. Consultation et conservation des rapports administratifs
      Si les travaux de ces organismes, mais aussi ceux réalisés par les     assemblées parlementaires, par les administrations ou par les autres corps     d'inspection et de contrôle, tombent dans l'oubli, c'est aussi bien souvent     parce que leur conservation n'est pas assurée ou que leur accès est très     difficile. Il en résulte notamment le risque que de nouveaux travaux soient     entrepris dans l'ignorance des études antérieures sur le même sujet.
      C'est justement pour répertorier et faire connaître les résultats des     travaux antérieurs qu'a été conçue la banque d'information politique et     d'actualité de la Documentation française (B.I.P.A.), chargée de recenser et     de diffuser les publications de l'administration française et, en     particulier, les études et rapports réalisés ou demandés par les assemblées     parlementaires, les grands corps de l'Etat et l'ensemble des administrations,     qu'ils soient édités ou non.
      Les documents sont analysés dans la banque de données Logos, qui peut être     interrogée par abonnement sur le serveur Questel ou par l'intermédiaire d'un     service téléphonique (40-15-72-77). Ils peuvent être communiqués à toutes les     administrations qui le souhaitent.
      Le degré d'exhaustivité de cette banque de données, qui comporte aujourd'hui     près de 4 000 références, dépend cependant de la bonne volonté de chaque     administration. La liste des ministères et principaux organismes dont les     publications sont répertoriées dans Logos figure en annexe à la présente     circulaire.
      Je vous demande donc de donner instruction aux services placés sous votre     autorité d'adresser désormais systématiquement un exemplaire de chaque     rapport ou étude produit par eux à la direction de la Documentation française     (banque d'information politique et d'actualité, 8, avenue de l'Opéra, 75001     Paris), à l'exception de ceux:
      - qui, par leur contenu, ne concernent pas l'action administrative;
      - ou dont l'intérêt ne justifierait pas un enregistrement;
      - ou que vous jugez inopportun de rendre accessibles et dont la     communication peut être refusée au public en vertu de l'article 6 de la loi     no 78-793 du 17 juillet 1978 portant diverses mesures d'amélioration des     relations entre l'administration et le public et diverses dispositions     d'ordre administratif, social et fiscal.
      Je vous engage également, avant de demander tout nouveau rapport ou étude,
     de faire en sorte que vos services consultent cette banque de données, afin     d'éviter de nouvelles recherches lorsque la simple consultation des travaux     existants permet de résoudre ou tout au moins de mieux circonscrire un     problème.
      Cet effort de rationalisation de la conservation des rapports administratifs     pour le compte de l'ensemble des administrations ne doit toutefois pas vous     dispenser d'améliorer, si nécessaire, les conditions de conservation de     ceux-ci dans vos propres services. La commission de coordination de la     documentation administrative (C.C.D.A.) a entrepris depuis plusieurs années,     en liaison avec la direction de la Documentation française, ainsi qu'avec un     certain nombre d'administrations, un vaste effort de collecte, de     signalisation et de conservation des rapports administratifs non publiés (<<     littérature grise >>). Vous pourrez notamment vous reporter à son rapport     d'activités 1994.