Le chapitre III, comprenant les articles L. 323-1 à L. 323-15 du code de la propriété intellectuelle issus de la présente ordonnance, traite, en quatre sections, de l'organisation des organismes de gestion collective.
L'article L. 323-1 pose, à titre liminaire, les principes de participation effective et de représentation équilibrée des différentes catégories de membres dans le processus de décision des organismes de gestion collective, en précisant que ces organismes doivent prévoir des règles garantissant le respect de ces principes dans leurs documents statutaires (statuts ou règlement général).
La première section, relative à l'adhésion des membres, matérialise le fait que les titulaires de droits membres des organismes de gestion collective, que ce soit à titre individuel ou par l'intermédiaire d'entités regroupant des titulaires de droits, en constituent un organe essentiel. C'est dans cet esprit que l'article L. 323-3 impose aux organismes de gestion collective de tenir à jour le registre de leurs membres, cette obligation étant par ailleurs indispensable à la bonne gestion des droits de ces derniers.
La deuxième section fixe les règles applicables aux décisions collectives des membres.
Ainsi, à titre principal, les articles L. 323-6 et L. 323-7 organisent les compétences de l'assemblée générale des membres et sa faculté de délégation de certains de ses pouvoirs à l'organe de surveillance prévu à la quatrième section du présent chapitre.
Au titre des compétences de l'assemblée générale prévues par l'article L. 323-6, il convient de préciser que, dans la mise en œuvre de son pouvoir de nomination et de révocation des membres du conseil d'administration, du conseil de surveillance, ou de tout autre organe collégial d'administration autre que celui composé des dirigeants de l'organisme, l'assemblée générale doit examiner les performances générales des personnes en cause. En outre, s'agissant de son pouvoir d'approbation de la rémunération et des autres avantages dont ces personnes bénéficient, il convient de préciser que « les autres avantages » mentionnés par le texte consistent notamment en des avantages pécuniaires et non pécuniaires, des prestations de retraite, des droits à la pension, des droits à des indemnités de licenciement ou tout autre droit à rétribution ainsi que le précise l'article 8.4 de la directive.
Les articles L. 323-8 et L. 323-9 fixent les règles applicables à la participation des membres à l'assemblée générale, relatives aux conditions qui entourent l'exercice de leur droit de vote et la désignation de mandataires aux fins de les représenter et de voter en leur nom à l'assemblée.
Enfin l'article L. 323-10 envisage l'hypothèse où un organisme de gestion collective ne disposerait pas, en raison de sa forme juridique, d'une assemblée générale des membres en prévoyant que, dans ces circonstances, les compétences de cette assemblée sont exercées par l'organe de surveillance prévu à la quatrième section du présent chapitre. En outre, dans le cas où l'ensemble des membres de l'organe seraient des personnes morales représentant des titulaires de droit, les statuts de l'organisme peuvent prévoir que tout ou partie des pouvoirs de l'assemblée générale sont exercés par un organe réunissant ces personnes morales.
S'agissant de la troisième section, relative aux organes de gestion, d'administration et de direction des organismes de gestion collective, l'article L. 323-11 impose aux organismes de gestion collective de prévoir des procédures administratives et comptables assurant un contrôle interne effectif des membres de leur organe d'administration et de leurs représentants légaux. Le choix a été fait de ne pas imposer de procédure-type particulière afin de permettre aux organismes de choisir les procédures les plus adaptées à leur organisation, étant toutefois précisé que les organismes doivent prendre toutes les mesures nécessaires pour que les personnes qui gèrent leurs activités le fassent de façon rationnelle, prudente et appropriée.
L'article L. 323-12 impose aux organismes de gestion collective de prévoir, dans leurs statuts ou leur règlement général, des procédures assurant la prévention et le traitement des conflits d'intérêts qui pourraient survenir dans l'exercice des fonctions des membres des organes de gestion, d'administration et de direction, afin d'éviter que ceux-ci ne portent atteinte aux intérêts collectifs des titulaires de droits qu'ils représentent.
Si une certaine marge d'appréciation est laissée aux organismes de gestion collective pour décider de l'ensemble des procédures à mettre en œuvre, l'article L. 323-13 leur impose de prévoir, en tout état de cause, l'établissement d'une déclaration d'intérêts, individuelle et annuelle, par chacun des membres, personnes physiques, du conseil d'administration, ou du conseil de surveillance et du directoire lorsque l'organisme en est doté, ainsi que par chacun de leurs représentants légaux, cette déclaration devant être tenue à disposition des membres de l'assemblée générale dans des conditions de délai et d'accessibilité définies par le texte.
Les articles L. 323-14 et L. 323-15, composant la quatrième section du chapitre, prévoient la création, au sein des organismes de gestion collective, d'un organe collégial ayant pour mission principale la surveillance des activités des organes de gestion, d'administration et de direction de ces organismes. La création de cet organe répond à l'objectif posé à l'article 9 de la directive, repris par son considérant (24), selon lequel les membres des organismes de gestion collective doivent pouvoir participer au contrôle permanent des activités et de l'accomplissement des missions des personnes qui gèrent les activités de ces organismes.
Le considérant (24) de la directive précise que, selon la structure organisationnelle de l'organisme de gestion collective, la fonction de surveillance peut être exercée soit par un organe distinct, soit par certains ou la totalité des membres du conseil d'administration qui ne participent pas à la gestion des activités de l'organisme.
La seconde option de transposition, qui présentait l'avantage de la souplesse pour les organismes concernés, n'est cependant apparue, au regard du fonctionnement des conseils d'administration des entités juridiques de droit national, ni réaliste ni propre à répondre à l'objectif de la directive en termes de contrôle effectif, par les titulaires de droits membres des organismes de gestion collective, des personnes qui gèrent leurs activités. En effet, sauf dans l'hypothèse d'une association dont les statuts n'attribueraient pas de pouvoirs de gestion à son conseil d'administration, les textes de droit national ne permettent pas, pour les autres formes juridiques d'organisations telles que les sociétés, d'identifier, parmi les membres d'un conseil d'administration, ceux qui ne prennent pas part à la gestion de la structure.
Il convient néanmoins de préciser que les membres des organismes de gestion collective pourront opter pour la création d'un organe de surveillance de structure légère, celui-ci devant être composé a minima de trois personnes afin de respecter le principe de collégialité, dès lors que le nombre de membres constituant cet organe permet de respecter le principe de la représentation équilibrée des différentes catégories de titulaires de droits membres de l'organisme.
En effet, l'article L. 323-15 précise, conformément à l'article 9 et au considérant (24) de la directive, que cet organe est composé de membres élus par l'assemblée générale. Ces membres doivent être majoritairement des titulaires de droits membres de l'organisme de gestion collective en cause qui n'appartiennent pas à ses organes de gestion, d'administration ou de direction, et leur représentation au sein de cet organe doit être équilibrée au regard des différentes catégories de titulaires de droits qui composent l'organisme. Toutefois, l'organe de surveillance peut également compter en son sein des personnes physiques non membres de l'organisme en cause dès lors qu'elles restent minoritaires, étant précisé que la désignation de ces personnes peut se justifier, comme le précise le considérant (24) de la directive, par leur qualité de titulaires de droits ou les compétences professionnelles utiles qu'ils peuvent mettre au profit de l'organe de surveillance.
Ainsi que le prévoit l'article 9 de la directive, l'organe de surveillance a également pour mission, conformément à l'article L. 323-14, d'exercer certaines compétences qui lui seraient déléguées par l'assemblée générale des membres de l'organisme en application de l'article L. 323-7.
Enfin, une troisième mission est assignée à l'organe de surveillance, consistant à émettre un avis sur les refus opposés par l'organisme de gestion collective aux demandes de communication de documents présentées par ses membres en application de l'article L. 326-5 du code de la propriété intellectuelle issu de la présente ordonnance.
Cette mission, qui n'est pas prévue par la directive, résulte de la nécessité d'articuler le droit existant avec les exigences communautaires. Elle était jusqu'alors exercée par la commission spéciale de l'article R. 321-6-3 du code de la propriété intellectuelle dans sa rédaction actuelle. Le rôle de cette commission spéciale présentant un lien avec celui de l'organe de surveillance, et sa composition (au moins cinq associés élus par l'assemblée générale parmi ceux qui ne détiennent aucun mandat social) étant similaire, il est apparu cohérent et facteur de simplification pour la structure organisationnelle des organismes de gestion collective, de supprimer cette commission spéciale en transférant l'exercice de sa mission à l'organe de surveillance.