Par arrêté du ministre de la culture et de la communication en date du 25 février 2003, conformément à l'article 1er du décret n° 86-233 du 18 février 1986 modifié fixant les conditions d'admission à l'Académie de France à Rome, les candidatures sont reçues au titre de l'ensemble des disciplines de la création littéraire et artistique. Les candidats en cinéma et télévision doivent définir un projet de scénario, les allocations accordées dans cette discipline excluant la possibilité de tournage d'une oeuvre.
 Les dossiers administratifs de candidature devront être déposés (de 10 heures à 17 heures sans interruption, sauf le samedi et le dimanche) ou envoyés (le cachet de la poste faisant foi), impérativement jusqu'au vendredi 7 mars 2003 inclus, à la délégation aux arts plastiques, Académie de France à Rome, 59, rue des Petits-Champs, 75001 Paris.
 Les dossiers administratifs de candidature doivent comprendre obligatoirement :
 - une copie d'une pièce d'identité et pour les candidats étrangers une copie du document officiel attestant leur état civil ;
 - une attestation sur l'honneur aux termes de laquelle il s'engage à être en situation régulière au regard du code du service national pour les hommes nés avant le 31 décembre 1978, à avoir satisfait à l'obligation de recensement et, le cas échéant, à avoir participé à l'appel de préparation à la défense pour les jeunes hommes nés après le 31 décembre 1978 et les jeunes femmes nées après le 31 décembre 1982 ;
 - une déclaration sur l'honneur aux termes de laquelle le candidat s'engage à observer le règlement intérieur de l'Académie, à participer, selon les modalités à définir en accord avec le directeur, aux activités d'échanges culturels et artistiques organisées par l'Académie et à contracter une assurance personnelle correspondant à la durée de son séjour à la Villa Médicis ;
 - la liste des personnes habilitées par le candidat à déposer ou à retirer ses oeuvres ;
 - un formulaire de candidature (en deux exemplaires) ;
 - un curriculum vitae comprenant la liste des travaux précédemment effectués (en quatre exemplaires) ;
 - une note dactylographiée de deux à dix pages indiquant les motivations du séjour, les thèmes de recherche ainsi que la nature des travaux qu'il souhaite réaliser. Le candidat indiquera également la durée souhaitée pour la réalisation de son projet (en quatre exemplaires) ;
 - le projet du candidat cuisinier doit être une étude d'un aspect de l'art culinaire romain, italien ou méditerranéen en vue d'une création contemporaine ;
 - les copies des diplômes obtenus ainsi que, s'il y a lieu, les recommandations des professeurs ou directeurs de travaux ;
 - pour les cuisiniers, ces lettres de recommandation sont obligatoires ;
 - une déclaration sur l'honneur par laquelle le candidat précise qu'il est le seul auteur des oeuvres soumises au jury. Dans le cas d'oeuvres effectuées en collaboration, le ou les coauteurs doivent être déclarés (nom, prénom, qualité, adresse), leur part dans la réalisation de l'oeuvre devra être précisée ;
 - les cinéastes présentent obligatoirement une autorisation du propriétaire des films (personnes privées, sociétés, administrations, etc.) permettant la participation à la sélection et les projections nécessaires ;
 - une attestation d'assurance garantissant les oeuvres déposées en cas de vol ou de dégâts, couvrant la période pendant laquelle elles seront à la disposition de l'Académie de France à Rome en vue de leur examen par les rapporteurs et le jury, ou une lettre de décharge couvrant la même période, c'est-à-dire du lundi 24 mars au vendredi 13 juin 2003 inclus, les oeuvres restant sous la responsabilité des candidats ;
 - une déclaration sur l'honneur par laquelle le candidat renonce à toute aide du Centre national des arts plastiques (CNAP) s'il est admis à l'Académie de France à Rome, le temps de son séjour à la Villa Médicis.
 En complément de leur dossier administratif, les candidats, à l'exception des candidats cuisiniers, doivent déposer un dossier artistique dans les conditions énumérées ci-après :
 Les dossiers artistiques devront être déposés (de 10 heures à 17 heures sans interruption) ou envoyés (le cachet de la poste faisant foi), impérativement du lundi 24 au vendredi 28 mars 2003 inclus, à la délégation aux arts plastiques, Académie de France à Rome, 59, rue des Petits-Champs, 75001 Paris :
 - les architectes présentent des copies de projets ou de travaux personnels. Les documents reproduits doivent être au format 21 x 29,7 cm. Les maquettes ne sont pas acceptées ;
 - les cinéastes (cinéma ou télévision) proposent un long-métrage ou deux courts-métrages ou un court-métrage plus deux scenarii ou trois scenarii au plus, en indiquant le titre et la durée de l'oeuvre ;
 - les compositeurs présentent au plus trois de leurs oeuvres (partitions et/ou enregistrement sur cassette audio ou DAT) ;
 - les designers présentent soit des dessins (design d'environnement et design graphique), soit des documents photographiques sur leurs travaux effectués ou en cours de réalisation (design de produit) ; les documents ne devront pas dépasser le format 30 x 40 cm ;
 - les écrivains présentent des oeuvres, livres déjà publiés ou fragments de manuscrits imprimés ou dactylographiés (en double exemplaire) ;
 - les historiens d'art rassemblent leurs articles, mémoires et thèses ;
 - les photographes présentent au plus dix photographies récentes ;
 - les artistes plasticiens présentent un dossier composé de documents de référence sur leurs travaux récents, tels que catalogues, photographies, cassettes vidéo. Seuls les plasticiens présélectionnés seront invités à venir déposer trois de leurs oeuvres originales en vue de leur examen par le jury ;
 - les restaurateurs d'oeuvres d'art présentent des documents (photographies, articles, mémoires, etc.) sur les travaux effectués ou en cours de réalisation ;
 - les scénographes présentent un projet personnel de spectacles (dossier comportant textes et dessins dans un album de format A 3 et/ou cassettes vidéo). Les maquettes ne sont pas acceptées.