La commune, les autorités diplomatiques et consulaires et le service central d'état civil sont dispensés, en application de l'article 40 du code civil, d'établir le registre des actes de l'état civil en double exemplaire et, en conséquence, d'envoyer des avis de mention au greffe de la juridiction, s'ils disposent d'un traitement automatisé des données de l'état civil tenu conformément aux prescriptions de l'article 11 et répondant, en outre, aux conditions suivantes :
1° Permettre un délai de mise à jour des données inférieur à vingt-quatre heures ;
2° Etre hébergé sur un site distinct de celui où sont tenus les registres des actes de l'état civil ;
3° Etre mis en œuvre sur des infrastructures conservées dans des locaux répondant à des conditions de sécurité et de sûreté adaptées ;
4° Permettre le transfert du registre au service d'archives compétent.
La dispense légale d'élaboration des registres en double exemplaire prend effet au 1er janvier de l'année qui suit celle de la demande.
Dans un délai de deux mois précédant l'année de sa mise en œuvre, le maire de la commune, pris en sa qualité d'officier de l'état civil, atteste auprès du procureur de la République que le traitement automatisé répond aux exigences de sécurité requises et en informe le directeur des archives compétent. Le procureur de la République peut, à tout moment, avec le concours des services de sécurité des systèmes d'information du ministère de la justice et, le cas échéant, du directeur des archives compétent, procéder à un contrôle de conformité du dispositif de traitement et de son hébergement. En cas de non-respect des conditions requises, le procureur de la République adresse une demande de mise en conformité assortie d'un délai de mise en œuvre qui ne peut excéder trois mois. A défaut de mise en conformité, le procureur de la République avise sans délai le maire que les conditions de la dispense légale d'élaboration en double exemplaire des registres ne sont pas remplies. La reconstitution du second registre de l'état civil est alors opérée dans les conditions et suivant la procédure décrite aux articles 14 et 15.
S'agissant des traitements automatisés des données des actes de l'état civil du ministère des affaires étrangères, le chef du service central d'état civil atteste, dans les mêmes conditions, du respect des exigences de sécurité requises auprès du procureur de la République du lieu où est établi ce service. Ce dernier peut, à tout moment, avec le concours des services de sécurité des systèmes d'information du ministère des affaires étrangères, effectuer un contrôle de conformité selon les modalités décrites à l'alinéa précédent dont les dispositions sont, pour le surplus, applicables.
Lorsqu'une mention doit être apposée en marge d'un acte de l'état civil dont les données ne sont pas enregistrées dans le traitement automatisé, l'officier de l'état civil peut soit procéder à l'enregistrement des données de l'acte et de ses mentions soit enregistrer l'avis de mention dans le traitement automatisé.
Les conditions techniques requises par le présent article ainsi que le modèle d'attestation de conformité du maire sont fixés par arrêté conjoint du garde des sceaux, ministre de la justice, du ministre des affaires étrangères et du ministre chargé de la culture.