ANNEXE 3
NORME PROFESSIONNELLE DE MAÎTRISE DE LA QUALITÉ (NPMQ)
SOMMAIRE
Paragraphes
INTRODUCTION
Champ d'application1 - 3
Autorité de la norme4 - 10
OBJECTIF11
DÉFINITIONS12
EXIGENCES REQUISES
Respect des exigences requises13 - 15
Eléments composant un système de maîtrise de la qualité16 - 17
Responsabilité de l'équipe dirigeante concernant la qualité
au sein de la structure18 - 19
Règles de déontologie20 - 25
Acceptation et maintien des missions26 - 28
Ressources humaines29 - 31
Réalisation des missions32 - 47
Surveillance du système de maîtrise de la qualité48 - 56
Documentation du système de maîtrise de la qualité57 - 59
MODALITÉS D'APPLICATION
Respect des exigences requisesA1
Eléments composant un système de maîtrise de la qualitéA2 - A3
Responsabilité de l'équipe dirigeante concernant la qualité
au sein de la structureA4 - A6
Règles de déontologieA7 - A17
Acceptation et maintien des missionsA18 - A23
Ressources humainesA24 - A31
Réalisation des missionsA32 - A63
Surveillance du système de maîtrise de la qualitéA64 - A72
Documentation du système de maîtrise de la qualitéA73 - A75
INTRODUCTION
Le terme expert-comptable employé dans le référentiel et la présente norme vise les experts-comptables et les salariés autorisés à exercer la profession d'expertise comptable aux termes de l'article 83 ter ou 83 quater de l'Ordonnance du 19 septembre 1945.
Champ d'application
1. Cette norme traite des obligations d'une structure d'exercice professionnel concernant son système de maîtrise de la qualité.
Cette norme s'inscrit dans le cadre du référentiel normatif de l'Ordre des Experts-Comptables. Sa lecture doit être complétée par celle du cadre de référence applicable à l'ensemble des missions réalisées par les structures d'exercice professionnel de l'expertise comptable (cadre de référence) et du glossaire des termes et expressions utilisés dans le référentiel normatif.
2. Dans le cadre des missions d'audit contractuel, la norme ISA 220 apporte des compléments en matière de procédures de contrôle qualité.
3. Un système de maîtrise de la qualité est constitué :
- de règles définies par la structure pour atteindre l'objectif énoncé au paragraphe 11 ;
- de procédures rédigées pour mettre ces règles en application et pour vérifier qu'elles sont bien respectées.
Autorité de la norme
4. La présente norme s'applique à toutes les structures pour l'ensemble de leurs missions.
La nature et l'étendue des règles et procédures mises en œuvre par une structure pour se conformer à cette norme doivent être adaptées en fonction de différents critères tels que la taille de la structure, les caractéristiques de son fonctionnement, son appartenance ou non à un réseau.
5. Cette norme définit au paragraphe 11 l'objectif à atteindre et, dans les paragraphes suivants, les exigences requises pour y parvenir.
Elle contient en outre des modalités d'application présentées au paragraphe 8, qui permettent de comprendre la norme ainsi que les définitions qui lui sont attachées.
6. L'objet de cette norme est de permettre à la structure :
- de comprendre ce qu'il est nécessaire de mettre en œuvre ;
- d'apprécier si des mesures supplémentaires sont nécessaires pour atteindre l'objectif.
7. Abrogé
8. Les modalités d'application données aux paragraphes A1 à A75 de la présente norme apportent, en cas de besoin, des précisions sur les exigences requises (paragraphes 1 à 59) et fournissent des explications sur la manière de les mettre en application. En particulier, elles peuvent :
- expliquer plus précisément ce qu'une exigence signifie ou ce qu'elle est censée viser comme objectif ;
- fournir des exemples de règles et procédures qui peuvent s'avérer appropriées aux circonstances.
Ces explications ne constituent pas des obligations, mais permettent une application pertinente des exigences requises. Les modalités d'application peuvent également fournir des informations sur les sujets abordés dans cette norme. Le cas échéant, des considérations spécifiques concernant les petites structures sont prévues pour aider la mise en application des exigences requises par cette norme. Cependant, elles ne limitent ni ne réduisent l'obligation pour la structure d'avoir à appliquer et à respecter les exigences requises par la présente norme.
9. Abrogé
10. Abrogé.
OBJECTIF
11. La structure met en place et maintient un système de maîtrise de la qualité afin de s'assurer :
- qu'elle-même et son personnel technique se conforment aux normes professionnelles et aux obligations légales et réglementaires ;
- que les rapports émis sont appropriés aux circonstances.
DÉFINITIONS
12. Les termes utilisés dans la présente norme sont définis dans le « Glossaire des termes et expressions utilisés », qui fait partie intégrante du référentiel normatif.
EXIGENCES REQUISES
Respect des exigences requises
13. Le personnel technique responsable de la mise en place et du maintien du système de maîtrise de la qualité au sein de la structure doit avoir connaissance de l'intégralité de la présente norme et de ses modalités d'application.
14. La structure doit se conformer à chacune des exigences requises par cette norme à moins que, dans sa situation particulière, cette exigence ne soit pas pertinente. (Réf. Par. A1)
15. Le respect des exigences requises par cette norme permet normalement à la structure d'atteindre l'objectif de la norme.
Toutefois, la structure doit s'interroger sur l'existence de situations particulières qui pourraient requérir la mise en place de règles et procédures complémentaires à celles requises par la norme afin d'atteindre l'objectif visé.
Eléments composant un système de maîtrise de la qualité
16. La structure met en place et assure le maintien d'un système de maîtrise de la qualité qui comprend des règles et des procédures couvrant chacun des domaines suivants :
(a) Responsabilité de l'équipe dirigeante concernant la qualité au sein de la structure,
(b) Règles de déontologie,
(c) Acceptation et maintien des missions,
(d) Ressources humaines,
(e) Réalisation des missions,
(f) Surveillance du système de maîtrise de la qualité.
17. La structure rédige ses propres règles et procédures de maîtrise de la qualité et les communique à son personnel. (Réf. Par. A2 - A3)
Responsabilité de l'équipe dirigeante concernant la qualité au sein de la structure
18. La structure doit promouvoir une culture interne fondée sur la qualité en tant qu'élément essentiel de la réalisation des missions.
La direction de la structure assume la responsabilité ultime du système de maîtrise de la qualité.
Les modalités pour atteindre ces objectifs sont précisées dans la documentation interne de la structure. (Réf. Par. A4 et A5)
19. La (ou les) personne(s) à qui la direction de la structure a confié la gestion du système de maîtrise de la qualité possède (nt) l'expérience et les capacités appropriées ainsi que l'autorité nécessaire.
Les modalités pour atteindre cet objectif sont précisées dans la documentation interne de la structure. (Réf. Par. A6)
Règles de déontologie
20. La structure et son personnel technique se conforment aux règles de déontologie. Pour ce faire, les modalités sont précisées dans la documentation interne de la structure. (Réf. Par. A7)
Indépendance
21. La structure, son personnel technique ainsi que, le cas échéant, les autres personnes soumises aux règles de déontologie (y compris le personnel technique des structures membres de son réseau) conservent leur indépendance en toute circonstance.
Les modalités pour atteindre cet objectif sont indiquées dans la documentation interne de la structure.
Cette documentation permet à la structure :
- de communiquer ses propres règles d'indépendance à son personnel technique et, le cas échéant, aux autres personnes soumises à ces règles ;
- d'identifier et d'évaluer les situations et les relations qui créent des risques pour l'indépendance, et de prendre des mesures appropriées pour éliminer ces risques ou les ramener à un niveau acceptable par la mise en place de sauvegardes ou, lorsque cela est jugé approprié, de se démettre de la mission si la démission est possible.
22. La documentation interne de la structure prévoit que :
(a) les responsables de missions fournissent à la structure des informations au sujet des missions qu'ils effectuent, notamment l'étendue des services rendus, afin de lui permettre d'en évaluer l'incidence au regard des règles d'indépendance,
(b) le personnel technique signale dans les meilleurs délais à la structure les situations et relations d'affaires qui créent un risque pour l'indépendance afin que des mesures appropriées puissent être prises,
(c) l'ensemble des informations ainsi recueillies sont communiquées dans les meilleurs délais au personnel concerné de manière à ce que :
i) La structure et son personnel technique puissent s'assurer qu'ils respectent les règles d'indépendance ;
ii) La structure puisse conserver et mettre à jour dans ses dossiers les informations relatives à l'indépendance ;
iii) La structure puisse prendre les mesures appropriées concernant les risques identifiés au regard de son indépendance qui dépassent un niveau acceptable.
23. Les manquements aux règles d'indépendance doivent être signalés à la structure afin de lui permettre de prendre les mesures appropriées pour remédier à de telles situations. Les modalités pour atteindre cet objectif sont indiquées dans la documentation interne de la structure.
La documentation interne de la structure prévoit que :
a) Le personnel technique signale dans les meilleurs délais à la structure les manquements aux règles d'indépendance dont il a connaissance,
b) La structure communique dans les meilleurs délais les manquements identifiés aux règles et procédures internes :
i au responsable de la mission à qui il incombe, avec la structure, de remédier à ces manquements,
ii aux autres membres du personnel technique concernés au sein de la structure et, le cas échéant, au sein du réseau, ainsi qu'aux autres personnes soumises aux règles d'indépendance à qui il incombe de prendre les mesures appropriées,
c) Le responsable de la mission et les autres personnes visées au sous-paragraphe (b) (ii) ci-dessus communiquent dans les meilleurs délais à la structure, lorsque c'est nécessaire, les mesures prises pour remédier aux manquements identifiés, de sorte que la structure puisse décider s'il lui faudra prendre des mesures supplémentaires.
24. Au moins une fois par an, la structure obtient de tout son personnel technique une confirmation écrite du respect des règles internes liées à l'indépendance. (Réf. Par. A11)
25. La documentation interne de la structure (Réf. Par. A12 - A14) :
(a) Fixe des critères permettant de déterminer si des mesures de sauvegarde sont nécessaires pour ramener les risques liés à la familiarité à un niveau acceptable lorsque la structure a recours au même personnel technique d'encadrement pour les missions d'assurance réalisées auprès d'un même client sur une longue durée,
(b) Prescrit, pour les audits d'états financiers d'entités cotées, la rotation du responsable de la mission et des personnes chargées de la revue de contrôle qualité de la mission et le cas échéant, des autres personnes soumises aux obligations de rotation après une durée déterminée, en conformité avec les règles de déontologie.
Acceptation et maintien des missions
26. La structure définit des règles et met en œuvre des procédures pour l'acceptation et le maintien des missions afin de s'assurer qu'elle n'accepte ou ne maintient de missions que si :
a) Elle a la compétence, les aptitudes, le temps et les ressources nécessaires pour réaliser la mission (Réf. Par. A18) ;
b) Elle peut se conformer aux règles de déontologie ;
c) Compte tenu des informations dont elle a connaissance, elle ne conclut pas à un manque d'intégrité du client. (Réf. Par. A19).
27. Ces règles et procédures doivent prévoir que :
a) La structure obtient les informations qu'elle estime nécessaires pour accepter ou se maintenir sur une mission (Réf. Par. A21) ;
b) Lorsqu'elle identifie un conflit d'intérêts lié à l'acceptation ou au maintien d'une mission, elle en tire les conséquences appropriées, conformément au code de déontologie ;
c) Des difficultés ont été identifiées et que la structure décide toutefois d'accepter ou de maintenir la mission, elle documente la manière dont ces difficultés ont été résolues
28. En ce qui concerne le maintien des missions, la structure définit des règles et met en œuvre des procédures qui traitent des situations où la structure a, par la suite, connaissance d'informations qui l'auraient conduite à refuser la mission si elle en avait eu connaissance plus tôt.
Ces règles et procédures prennent en compte :
a) Les obligations légales et professionnelles qui s'imposent dans cette situation ;
b) La possibilité de mettre fin éventuellement à la relation client. (Réf. Par. A22).
Ressources humaines
29. La structure définit des règles et met en œuvre des procédures destinées à s'assurer qu'elle dispose d'un nombre suffisant de personnel technique ayant la compétence, les capacités et le souci de respecter la déontologie pour :
a) Réaliser les missions conformément aux normes professionnelles et aux obligations légales et réglementaires applicables ;
b) Permettre à la structure d'émettre des rapports appropriés aux circonstances. (Réf. Par. A24 - A29).
Affectation des équipes aux missions
30. La structure désigne, pour chaque mission, un responsable de mission, définit des règles et met en œuvre des procédures prévoyant :
1 (a) Que le nom et le rôle du responsable de la mission sont communiqués au client ;
2 (b) Que le responsable de la mission possède la compétence, les capacités et l'autorité attendues pour remplir ce rôle ;
3 (c) Que les responsabilités du responsable de la mission sont clairement définies et lui sont communiquées (Réf. Par. A31).
31. Abrogé.
Réalisation des missions
32. Pour répondre aux objectifs de la présente norme (voir Par. 11), les règles et procédures internes de la structure portent notamment sur :
(a) La qualité des travaux (Réf. Par. A32) ;
(b) La supervision des missions (Réf. Par. A33, A34) ;
(c) La revue des dossiers. (Réf. Par. A33, A35).
33. Abrogé.
Consultations
34. La structure s'assure notamment :
1 (a) Qu'elle a accès à des compétences internes ou externes pour que des consultations soient effectuées en cas de besoin ;
2 (b) Que la nature et l'étendue des consultations et les conclusions qui en résultent sont consignées dans la documentation de la mission ;
3 (c) Que les conclusions résultant des consultations sont prises en considération par l'équipe affectée à la mission. (Réf. Par. A39, A40).
Revue indépendante d'une mission
35. Pour certaines missions, la structure définit des règles et met en œuvre des procédures imposant une revue indépendante de la mission destinée à donner une évaluation objective des jugements importants retenus par l'équipe affectée à la mission et des conclusions qui en découlent pour la formulation du rapport.
Ces règles et procédures rendent obligatoire une revue indépendante pour tous les audits d'états financiers d'entités cotées.
Pour toutes les autres missions, ces règles et procédures définissent des critères rendant obligatoire une revue indépendante. (Réf. Par. A41)
La revue indépendante d'une mission ne diminue pas les responsabilités du responsable de la mission.
36. La structure définit la nature, le calendrier et l'étendue de la revue indépendante d'une mission. La date du rapport sur la mission ne doit pas être antérieure à celle de l'achèvement de la revue indépendante de la mission. (Réf. Par. A43)
37. La revue indépendante d'une mission comporte :
(a) Des entretiens sur les questions importantes avec le responsable de la mission ;
(b) Une revue des informations sur lesquelles porte la mission ainsi que le projet de rapport ;
(c) Une revue de la documentation relative aux jugements importants retenus par l'équipe et les conclusions auxquelles elle est parvenue ;
(d) Une évaluation des conclusions tirées aux fins de la formulation du rapport et une appréciation du caractère approprié du projet de rapport.
38. Pour les audits d'états financiers d'entités cotées, la revue indépendante comporte en outre la prise en considération des aspects suivants :
(a) L'évaluation, faite par l'équipe affectée à la mission, de l'indépendance de la structure par rapport à la mission ;
(b) Le lancement de consultations appropriées sur des sujets ayant donné lieu à des divergences d'opinion ou sur des questions difficiles ou controversées, et les conclusions tirées de ces consultations ;
(c) Si la documentation examinée lors de la revue indépendante reflète les travaux effectués au regard des jugements importants retenus et étaye les conclusions dégagées. (Réf. Par. A45).
Critères de qualification des personnes chargées de la revue indépendante des missions
39. La structure définit le mode et des critères de désignation des personnes chargées de la revue indépendante des missions. Ces critères comprennent la qualification technique, l'expérience, l'autorité et l'indépendance. (Réf. Par. A47, A48)
40. La structure définit des règles et met en œuvre des procédures destinées à assurer l'objectivité de la personne chargée de la revue indépendante de la mission. (Réf. Par. A49, A50)
41. Les règles et procédures de la structure prévoient le remplacement de la personne chargée de la revue indépendante de la mission dans les situations où sa capacité d'effectuer une revue objective peut être compromise.
Documentation de la revue indépendante de la mission
42. La documentation de la revue indépendante d'une mission permet de s'assurer que :
(a) Les procédures concernant la revue indépendante ont été mises en œuvre,
(b) La revue indépendante de la mission a été achevée au plus tard à la date du rapport,
(c) La personne chargée de la revue n'a pas connaissance de problèmes non résolus pouvant remettre en cause les jugements importants et les conclusions de l'équipe.
Divergences d'opinions
43. La structure définit des règles et met en œuvre des procédures pour le traitement et la résolution des divergences d'opinion pouvant exister au sein de l'équipe de mission, avec les personnes consultées et le cas échéant, entre le responsable de la mission et le responsable de la revue indépendante de celle-ci. (Réf. Par. A52 - A53).
44. Les règles et procédures prévoient que :
(a) Les conclusions dégagées sont consignées dans la documentation et appliquées,
(b) La date du rapport n'est pas antérieure à la résolution du différend.
Documentation de la mission
Mise en forme finale des dossiers de travail
45. La structure définit des règles et met en œuvre des procédures visant à ce que les équipes affectées aux missions finalisent les dossiers de travail définitifs après l'émission des rapports. (Réf. Par. A54)
Confidentialité, archivage sécurisé, intégrité et accessibilité de la documentation
46. La structure définit des règles et met en œuvre des procédures destinées à garantir la confidentialité, l'archivage sécurisé, l'intégrité et l'accessibilité de la documentation d'une mission. (Réf. Par. A57, A59)
Conservation de la documentation
47. La structure définit des règles et met en œuvre des procédures portant sur la conservation de la documentation des missions pendant une durée suffisante pour répondre à ses besoins ou aux obligations prescrites par les textes légaux et réglementaires. (Réf. Par. A61 - A63).
Surveillance du système de maîtrise de la qualité
48. La structure définit un processus de surveillance destiné à s'assurer que les règles et procédures relatives au système de maîtrise de la qualité sont pertinentes, adéquates, et qu'elles fonctionnent efficacement.
Ce processus prévoit :
(a) Un suivi et une évaluation permanente du système de maîtrise de la qualité de la structure comprenant un contrôle périodique couvrant au moins une mission achevée pour chaque responsable de mission,
(b) Que la responsabilité de la surveillance soit confiée à une ou plusieurs personnes ayant l'expérience et l'autorité appropriées au sein de la structure pour assumer cette responsabilité,
(c) Que les personnes qui effectuent la mission ou celles en charge de la revue indépendante de la mission ne participent pas au contrôle portant sur cette mission. (Réf. Par. A64 - A66, A68)
Evaluation, communication et correction des carences relevées
49. La structure évalue l'incidence des carences relevées dans le cadre du processus de surveillance et détermine si ces carences :
(a) Ne remettent pas en cause la qualité du système de maîtrise de la qualité quant au respect des normes professionnelles et des obligations légales et réglementaires ainsi qu'au caractère approprié des rapports émis ;
(b) Sont systémiques, répétitives ou d'une importance telle qu'elles nécessitent des mesures correctives immédiates.
50. La structure communique aux responsables de missions et aux autres personnes concernées les carences relevées dans le cadre du processus de surveillance ainsi que les recommandations portant sur les mesures correctives à appliquer.
51. Les recommandations sur les mesures correctives à appliquer au regard des carences relevées doivent comporter au moins l'un des éléments suivants :
1 (a) Des mesures spécifiques à une mission particulière ou à un membre du personnel technique ;
2 (b) La communication des constatations aux personnes responsables de la formation ;
3 (c) Des modifications à apporter aux règles et aux procédures de maîtrise de la qualité ;
4 (d) Des sanctions disciplinaires à l'encontre de ceux qui n'auraient pas respecté les procédures de la structure, particulièrement en cas de manquements répétés.
52. Dans les situations où les résultats du processus de surveillance font ressortir qu'un rapport peut ne pas être approprié ou que des procédures n'ont pas été suivies au cours de la mission, la structure définit des règles et met en œuvre des procédures qui définissent l'action à mener pour se conformer aux normes professionnelles et aux exigences légales et réglementaires applicables.
53. Selon la périodicité retenue pour la surveillance du système de maîtrise de la qualité, une communication des résultats de ce processus est faite auprès des responsables de missions et des autres personnes concernées au sein de la structure. L'information communiquée doit être suffisante pour permettre à la structure et à ces personnes de prendre sans délai, si nécessaire, des mesures correctives adaptées aux carences constatées.
L'information communiquée comprend :
(a) Une description des procédures de surveillance mises en œuvre ;
(b) Les conclusions tirées de la mise en œuvre de ces procédures ;
(c) S'il y a lieu, une description des carences systémiques, répétitives ou suffisamment importantes, ainsi que les mesures prises pour y remédier ou pour les corriger.
54. Certaines structures qui exercent leurs activités dans le cadre d'un réseau peuvent décider, par souci d'homogénéité, de mettre en place des procédures de surveillance définies par le réseau. Lorsque ces structures se soumettent à des règles et à des procédures de surveillance communes conçues dans une optique de conformité avec la présente norme, et qu'elles s'appuient sur le système de surveillance du réseau, leurs procédures doivent exiger que le réseau communique :
(a) Au moins une fois par an aux personnes concernées au sein des structures membres du réseau, l'objectif général, l'étendue et les résultats du processus de surveillance,
(b) Aux personnes concernées de la structure ou du réseau toute carence relevée dans le système de maîtrise de la qualité, afin que les mesures nécessaires puissent être prises,
afin que les responsables de missions dans les structures membres du réseau puissent s'appuyer sur les résultats du processus de surveillance en place au sein du réseau, sauf indication contraire de la part des structures ou du réseau.
Plaintes
55. La structure définit des règles et met en œuvre des procédures pour gérer de manière pertinente les plaintes faisant état du non-respect :
(a) Dans les travaux réalisés par la structure, des normes professionnelles et des obligations légales et réglementaires ;
(b) Du système de maîtrise de la qualité de la structure.
A cet effet, la structure met en place des moyens de communication permettant à son personnel de faire part librement de ses préoccupations. (Réf. Par. A70).
56. Dans le cas où l'analyse des plaintes met en évidence des carences dans la conception ou le fonctionnement des procédures de maîtrise de la qualité de la structure, ou révèle des cas de non-respect, par une ou plusieurs personnes, du système de maîtrise de la qualité, la structure prend les mesures appropriées, comme indiqué au paragraphe 51. (Réf. Par. A71, A72).
Documentation du système de maîtrise de la qualité
57. La structure définit des règles et met en œuvre des procédures prévoyant la tenue d'une documentation destinée à fournir la preuve du fonctionnement de son système de maîtrise de la qualité. (Réf. Par. A73 - A75).
58. La structure définit des règles et met en œuvre des procédures prévoyant de conserver la documentation durant une période suffisante pour permettre à la structure d'évaluer le respect de son système de maîtrise de la qualité ou sur une plus longue période si des textes légaux et réglementaires l'exigent.
59. La structure définit des règles et met en œuvre des procédures prévoyant de consigner dans la documentation les plaintes ainsi que les réponses qui leur ont été apportées.
MODALITÉS D'APPLICATION
Respect des exigences requises.
Considérations propres aux petites structures
A1. La présente norme n'impose pas le respect des exigences dans certaines situations comme, par exemple, le cas d'un expert-comptable exerçant à titre individuel et qui n'emploie pas de personnel technique. Ainsi, dans cette situation, les exigences requises par la présente norme concernant :
- l'affectation à la mission du personnel approprié ;
- les responsabilités en matière de revue des dossiers ;
- et la communication des résultats du processus de surveillance de maîtrise de la qualité aux responsables de missions (Réf. Par. 53).
ne sont pas applicables.
Eléments composant un système de maîtrise de la qualité (Réf. Par. 17)
A2. En général, les règles et procédures comprennent les objectifs à atteindre et les modalités de mise en œuvre. Elles rappellent que chaque membre de l'équipe a une responsabilité personnelle sur la qualité des travaux et qu'il est tenu de se conformer à ces règles et procédures.
L'encouragement du personnel technique à donner son avis ou à faire part de ses préoccupations sur des problématiques de maîtrise de la qualité permet d'améliorer l'efficacité de la démarche.
Considérations propres aux petites structures
A3. La documentation et la communication des règles et des procédures des petites structures peuvent être moins formalisées et détaillées que dans les grandes structures.
Responsabilité de l'équipe dirigeante concernant la qualité au sein de la structure (Réf. Par. 18- 19)
A4. La direction de la structure et l'exemple qu'elle donne influent sur la culture de la structure.
La promotion d'une culture interne orientée sur la qualité repose notamment sur des actions et des messages clairs, cohérents et répétés, provenant de tous les niveaux de direction de la structure, qui mettent l'accent sur la nécessité :
- d'effectuer les travaux conformément aux normes professionnelles et aux obligations légales et réglementaires ;
- d'émettre des rapports appropriés aux circonstances.
Ces actions et messages favorisent une culture interne qui valorise le travail de qualité. Ces messages peuvent être diffusés, par exemple, dans le cadre de formations, réunions, entretiens, notes internes…
A5. La direction rappelle que la stratégie de la structure est liée à son exigence de qualité de services dans toutes les missions qu'elle réalise.
La promotion d'une telle culture passe, par exemple, par :
- la mise en place de règles et procédures rappelant l'importance accordée par la structure à la qualité et portant notamment sur l'évaluation des performances, le système de rémunération et la promotion du personnel technique ;
- l'attribution de responsabilités de manière à ce que les considérations d'ordre commercial ne priment pas sur la qualité du travail effectué ;
- l'affectation de ressources suffisantes pour l'élaboration, la documentation et le maintien du système de maîtrise de la qualité.
A6. La (ou les) personne(s) à qui la direction de la structure a confié la responsabilité du système de maîtrise de la qualité doit (doivent) être en mesure :
- d'identifier et de comprendre les questions liées à la maîtrise de la qualité et
- de définir des règles et de rédiger des procédures internes.
Règles de déontologie (Réf. Par. 20)
A7. Le code de déontologie définit les principes fondamentaux de la déontologie : indépendance, conscience professionnelle, compétence, discrétion, comportement professionnel.
Le respect de ces principes fondamentaux est renforcé en particulier par :
- l'encadrement exercé par la structure ;
- la formation ;
- la qualité du suivi des missions ;
- la mise en œuvre d'une procédure particulière destinée à traiter les situations de non-conformité à ces principes.
A8. Abrogé.
A9. Abrogé.
A10. Abrogé.
Indépendance (Réf. Par. 24)
A11. La confirmation écrite d'indépendance est établie sous forme papier ou électronique.
Cette confirmation écrite démontre l'importance que la structure attache à l'indépendance et permet une prise de conscience du personnel technique.
Risque lié à la familiarité (Réf. Par. 25)
A12. En cas de risques liés à la familiarité qui peuvent survenir du fait du recours au même personnel technique d'encadrement sur une mission d'assurance pendant une longue période, il est préconisé que soient prises des mesures de sauvegarde appropriées.
A13. Pour réduire le risque lié à la familiarité, les facteurs suivants peuvent être pris en considération :
- la nature de la mission, notamment si elle relève d'un domaine d'intérêt public ;
- la durée d'affectation du personnel technique d'encadrement sur la mission.
Les mesures de sauvegarde peuvent, par exemple, consister à prévoir la rotation du personnel d'encadrement ou à procéder obligatoirement à une revue indépendante de la mission.
A14. Le risque lié à la familiarité est particulièrement important dans le cadre des audits d'états financiers d'entités cotées. Pour ces audits, il est exigé une rotation de l'expert-comptable responsable de la mission à l'issue d'une période prédéfinie.
A15. Abrogé.
A16. Abrogé.
A17. Abrogé.
Acceptation et maintien des missions
Compétence, aptitudes et ressources (Réf. Par. 26 (a) )
A18. Afin de déterminer si la structure dispose de la compétence, des ressources et de la disponibilité nécessaires pour réaliser une mission, il convient de prendre en considération les spécificités de la mission et le profil des experts-comptables et du personnel technique de la structure.
Il convient notamment de se demander si :
- des membres de la structure connaissent ou ont la possibilité d'acquérir la connaissance sur les secteurs d'activité, les sujets sur lesquels portent la mission et la réglementation applicable ;
- la structure dispose d'un nombre suffisant d'intervenants ayant la compétence et les capacités nécessaires ;
- sont disponibles, le cas échéant, des experts et des personnes répondant aux critères requis pour effectuer la revue indépendante de la mission ;
- la structure est en mesure de réaliser la mission et de délivrer son rapport dans les délais convenus.
Intégrité du client (Réf. Par. 26 (c) )
A19. Pour conclure au manque d'intégrité du client, la structure tient compte, par exemple, si elle en a connaissance, des facteurs suivants :
- la nature des activités de l'entité ;
- la réputation en affaires de l'entité et de ses dirigeants ;
- l'attitude des principaux responsables de l'entité, au regard du respect des règles et principes comptables et du contrôle interne ;
- une pression excessive pour maintenir les honoraires de la structure au plus bas niveau possible ;
- une limitation inappropriée de l'étendue des travaux ;
- des indications laissant penser que le client pourrait être impliqué dans des opérations de blanchiment de capitaux ou d'autres activités criminelles ;
- les motifs ayant conduit à la nomination proposée de la structure et au non-renouvellement de la mission du prédécesseur.
La connaissance de la structure s'approfondit généralement dans le contexte d'une relation continue avec celui-ci.
A20. Abrogé.
Maintien de la relation avec le client (Réf. Par. 27 (a) )
A21. L'expert-comptable maintient ou non la relation avec le client en fonction de la connaissance qu'il a de l'entité et de son évolution.
Résiliation de la mission (Réf. Par. 28 (b) )
A22. Les règles et procédures relatives à l'interruption de la relation client peuvent prévoir :
- des entretiens avec les dirigeants de l'entité portant sur la décision prise par la structure ;
- la documentation des questions importantes, des consultations, des conclusions et le fondement de celles-ci.
A23. Abrogé.
Ressources humaines (Réf. Par. 29 (b) )
A24. Les règles et procédures relatives aux ressources humaines couvrent notamment les aspects suivants :
- le recrutement ;
- l'évaluation périodique du personnel ;
- la compétence ;
- l'évolution professionnelle ;
- la promotion interne ;
- la rémunération ;
- les capacités et la disponibilité pour réaliser les missions ;
- l'estimation des besoins en personnel.
A25. La compétence peut notamment s'acquérir et se développer par divers moyens tels que :
- la formation initiale et continue ;
- l'expérience du terrain ;
- l'encadrement par du personnel plus expérimenté…
A26. Le maintien de la compétence du personnel technique repose en grande partie sur une formation professionnelle adaptée et continue lui permettant d'actualiser ses connaissances et ses capacités.
Des règles et des procédures efficaces favorisent une formation continue à tous les niveaux du personnel et prévoient les ressources nécessaires pour permettre à ce personnel de maintenir et de développer ses compétences.
A27. La structure peut avoir recours à du personnel externe qualifié lorsque, par exemple, ses ressources internes disponibles sont insuffisantes.
A28. La structure reconnaît et récompense le maintien et le développement de la compétence ainsi que le respect des principes de déontologie.
Pour atteindre cet objectif, la structure peut notamment prendre les mesures suivantes :
- sensibiliser le personnel technique sur ces sujets ;
- mener périodiquement un entretien d'évaluation au cours duquel sont abordés les points liés aux progrès réalisés et à l'évolution au sein de la structure ;
- rappeler que la promotion vers des postes de responsabilités plus importantes repose, notamment, sur la qualité des performances et le respect des principes de déontologie et que le manquement aux règles de la structure en ces domaines est susceptible d'entraîner des sanctions.
Considérations propres aux petites structures
A29. La taille et le mode de fonctionnement de la structure ont une incidence sur le processus d'évaluation des performances. Dans les petites structures, en particulier, des méthodes moins formelles peuvent être utilisées pour évaluer les performances du personnel.
A30. Abrogé.
Affectation des équipes aux missions (Réf. Par. 30)
A31. Afin d'affecter le personnel aux missions et de déterminer le niveau de supervision requis, la structure prend notamment en compte les critères suivants :
- compréhension et/ou expérience de missions similaires ;
- compréhension des normes professionnelles et des obligations légales et réglementaires applicables à la mission ;
- connaissances et expertises techniques appropriées ;
- connaissance des secteurs dans lesquels l'entité exerce son activité ;
- capacité d'exercer un jugement professionnel.
Réalisation des missions
Qualité des travaux (Réf. Par. 32 (a) )
A32. La structure favorise la qualité des travaux, par exemple, en diffusant des notes internes, des outils, de la documentation ou des guides sectoriels.
Les points abordés dans les procédures de la structure portent par exemple sur :
- le respect des normes professionnelles ;
- les méthodes de supervision de la mission et de formation des collaborateurs et du personnel d'encadrement ;
- les méthodes de revue des dossiers, des jugements importants portés ainsi que de la forme du rapport à délivrer ;
- la nature et l'étendue de la documentation des travaux effectués, du calendrier et l'étendue de la revue du dossier.
Supervision d'une mission (Réf. Par. 32 (b) )
A33. Supervision et revue de dossier s'exercent tout au long de la mission. Dans les petites structures, ces deux fonctions peuvent, en pratique, être réalisées par la même personne.
A34. Telle que définie dans le glossaire des termes et expressions, la supervision d'une mission consiste notamment à :
- suivre l'avancement de la mission ;
- s'assurer de la compétence et des capacités des membres de l'équipe affectée à la mission ;
- apprécier si le temps qui leur est imparti est suffisant pour effectuer les travaux ;
- vérifier que les travaux sont menés conformément à la démarche définie dans le plan de mission ;
- examiner les problématiques importantes apparues au cours de la mission, évaluer leur importance et modifier en conséquence la démarche prévue initialement ;
- identifier les questions nécessitant un examen par des membres de l'équipe plus expérimentés ou une consultation.
Revue de dossiers (Réf. Par. 32 (c) )
A35. Telle que définie dans le glossaire des termes et expressions, une revue de dossiers consiste à examiner si :
- les travaux ont été effectués conformément aux normes professionnelles et aux obligations légales et réglementaires applicables ;
- les questions importantes ont été identifiées pour faire l'objet d'un examen plus approfondi ;
- des consultations appropriées ont été initiées si nécessaire et leurs conclusions ont été consignées dans la documentation et mises en application ;
- il existe un besoin de réviser la nature, le calendrier et l'étendue des travaux effectués ;
- les travaux effectués qui permettent d'étayer les conclusions sont correctement consignés dans la documentation ;
- les éléments à caractère probant obtenus sont suffisants et appropriés pour étayer le rapport ;
- les objectifs du plan de mission ont été atteints.
Consultations (Réf. Par. 34)
A36. Abrogé.
A37. Abrogé.
A38. Abrogé.
A39. Une documentation appropriée des consultations lancées auprès d'autres professionnels sur des questions complexes ou controversées favorise la compréhension du sujet de la consultation et de ses conclusions, y compris les décisions prises, leur justification et la manière dont elles ont été appliquées.
A40. Une structure ayant besoin de consulter à l'extérieur, du fait qu'elle ne dispose pas en interne des ressources appropriées, peut faire appel aux services fournis par :
- d'autres structures ;
- les institutions professionnelles ou les autorités de réglementation ;
- des organismes spécialisés.
Avant de recourir à de tels services, la structure vérifie la compétence et les capacités du prestataire en la matière.
Revue indépendante d'une mission
Critères pour déterminer une revue indépendante (Réf. Par. 35)
A41. Les critères pour déterminer les missions autres que les audits d'états financiers d'entités cotées soumises à une revue indépendante de la mission peuvent comporter par exemple :
- la nature de la mission, notamment si elle relève d'un domaine d'intérêt public ;
- l'identification de situations ou de risques inhabituels sur une mission ou un type de missions ;
- le fait que des dispositions légales ou réglementaires prescrivent une revue indépendante de la mission.
Etendue de la revue indépendante (Réf. Par. 36, 37)
A42. Abrogé.
A43. La revue indépendante effectuée à des stades appropriés au cours de la mission permet la résolution rapide des questions importantes soulevées.
A44. Abrogé.
Revue indépendante de la mission d'audit des états financiers d'une entité cotée (Réf. Par. 38)
A45. Parmi les points à considérer pour l'appréciation des jugements importants portés par l'équipe affectée à la mission lors d'une revue indépendante d'une mission d'audit d'états financiers d'une entité cotée, citons :
- les risques significatifs identifiés au cours de la mission et les réponses apportées à ces risques ;
- les jugements portés, particulièrement en ce qui concerne les seuils de signification et les risques importants ;
- l'importance et la résolution des anomalies corrigées et non corrigées identifiées au cours de la mission ;
- les problématiques à communiquer à la direction de l'entité et, le cas échéant, à d'autres tiers tels que les autorités de régulation.
Ces points peuvent, le cas échéant, être applicables aux autres revues indépendantes répondant aux critères définis par la structure.
A46. Abrogé.
Critères de qualification des personnes désignées pour effectuer la revue indépendante des missions
Expertise technique, expérience et autorité appropriées (Réf. Par. 39)
A47. A titre exemple, la personne chargée de la revue indépendante d'une mission d'audit d'états financiers d'une entité cotée sera vraisemblablement une personne ayant une expérience et une autorité appropriées pour être responsable d'une mission d'audit d'états financiers d'entités cotées.
Consultation de la personne chargée de la revue indépendante de la mission (Réf. Par. 39)
A48. Le responsable de la mission peut consulter la personne chargée de la revue indépendante de la mission au cours de celle-ci.
Ces consultations ne doivent pas remettre en cause l'objectivité de la personne chargée de la revue indépendante de la mission.
Lorsque cela n'est pas possible, une autre personne peut être désignée pour assumer le rôle de la personne chargée de la revue indépendante ou de la personne à consulter au cours de la mission.
Objectivité de la personne chargée de la revue indépendante de la mission (Réf. Par. 40)
A49. Pour assurer l'objectivité de la personne chargée de la revue indépendante de la mission, la structure prévoit que la personne chargée de la revue indépendante de la mission :
- lorsque cela est possible, n'est pas choisie par le responsable de la mission ;
- ne participe pas à la mission pendant toute la durée de la revue ;
- ne prend pas de décisions à la place de l'équipe affectée à la mission ;
- n'est pas exposée à d'autres facteurs qui menaceraient son objectivité.
Considérations propres aux petites structures
A50. Les revues indépendantes peuvent être confiées à des personnes externes qualifiées qui répondent aux critères requis.
Lorsque la structure a recours à une personne externe, les diligences mentionnées aux paragraphes 39 à 41 et les modalités d'application des paragraphes A47 et A48 s'appliquent.
A51. Abrogé.
Divergences d'opinions (Réf. Par. 43)
A52. Les procédures :
- préconisent l'identification rapide des divergences d'opinion ;
- fournissent des recommandations précises quant aux étapes successives à respecter ;
- exigent que la résolution des divergences et la mise en œuvre des conclusions qui en découlent soient correctement documentées dans le dossier.
A53. Les procédures destinées à résoudre les divergences d'opinion peuvent prévoir la possibilité de recourir à un autre professionnel, à une autre structure, ou à une institution professionnelle ou de contrôle.
Documentation de la mission (Réf. Par. 45)
A54. La structure fixe un délai pour finaliser les dossiers de travail d'une mission.
Pour une mission d'audit, ce délai ne peut pas être supérieur à 60 jours à compter de la date du rapport.
A55. Abrogé.
Confidentialité, archivage sécurisé, intégrité et accessibilité de la documentation (Réf. Par. 46)
A56. Abrogé.
A57. Pour préserver la confidentialité, l'archivage sécurisé, l'intégrité et l'accessibilité de la documentation des travaux, la structure peut, par exemple, mettre en place des procédures qui :
- permettent de déterminer quand et par qui la documentation a été créée, modifiée ou revue ;
- protègent l'intégrité de l'information, notamment lorsque l'information est partagée au sein de l'équipe affectée à la mission ou est transmise à des tiers ;
- évitent les modifications non autorisées de la documentation de la mission ;
- prévoient l'utilisation d'un mot de passe entre les membres de l'équipe et la création de sauvegardes de la documentation à des stades appropriés de la mission.
A58. Abrogé.
A59. Pour des raisons pratiques, la documentation sous forme papier peut être numérisée pour être incluse dans les dossiers de travail. Dans ce cas, les procédures de la structure peuvent prévoir que l'équipe :
- fasse des copies numérisées qui reflètent le contenu intégral de la documentation originale sous forme papier ;
- veille à ce que les copies numérisées puissent être récupérées et imprimées si nécessaire.
Conservation de la documentation (Réf. Par. 47)
A60. Abrogé.
A61. Dans le cas particulier des missions d'audit, la période de conservation ne sera généralement pas inférieure à cinq ans à compter de la date du rapport ou, si elle est postérieure, celle du rapport d'audit sur le groupe.
A62. Les procédures que la structure met en œuvre pour la conservation de la documentation de ses missions doivent permettre :
- de récupérer et de consulter la documentation de la mission, particulièrement dans le cas d'une documentation sur support électronique dès lors que la technologie utilisée peut évoluer ou changer au fil du temps ;
- de garder la trace, lorsque cela est nécessaire, des modifications apportées à la documentation de la mission après l'achèvement des dossiers de travail ;
- aux personnes autorisées étrangères à la mission d'avoir accès à la documentation d'une mission spécifique et de l'examiner à des fins de maîtrise de la qualité ou pour d'autres raisons.
Propriété de la documentation de la mission (Réf. Par. 47)
A63. La documentation de la mission reste la propriété de la structure. Cette dernière peut, de sa propre initiative, rendre accessibles aux clients des parties ou des extraits de la documentation de la mission, sous réserve que cela ne remette pas en cause la validité des travaux effectués ou, dans le cas de missions d'assurance, l'indépendance de la structure ou de son personnel technique.
Surveillance du système de maîtrise de la qualité (Réf. Par. 48)
A64. La surveillance du système de maîtrise de la qualité a pour objectif de s'assurer :
- du respect des normes professionnelles et des obligations légales et réglementaires ;
- du caractère pertinent du système de maîtrise de la qualité et de l'efficacité de son application ;
- de l'application effective des règles et des procédures de maîtrise de la qualité, de manière à ce que les rapports émis soient appropriés aux circonstances.
A65. La surveillance du système de maîtrise de la qualité comprend notamment :
- l'analyse :
- de la prise en compte, dans les règles et les procédures de la structure, des nouveautés relatives aux normes professionnelles et aux obligations légales et réglementaires,
- des confirmations écrites d'indépendance du personnel technique,
- de la formation professionnelle continue,
- des décisions relatives à l'acceptation et au maintien des missions,
- l'identification des mesures correctives à prendre et des améliorations à apporter au système,
- la communication au personnel concerné des faiblesses identifiées dans le système,
- le suivi de la mise en œuvre sans délai des modifications nécessaires.
A66. La surveillance du système de maîtrise de la qualité peut prévoir une périodicité qui s'étale, par exemple, sur trois années. La manière dont le contrôle périodique est organisé dépend de plusieurs facteurs, comme :
- la taille de la structure ;
- le nombre et la dispersion géographique des bureaux ;
- les résultats des contrôles de procédures antérieurs ;
- le degré d'autonomie accordé au personnel et aux bureaux secondaires pour mener leurs propres contrôles périodiques ;
- la nature et la complexité de l'activité de la structure et de son organisation ;
- les risques associés aux clients et aux missions particulières effectuées par la structure.
A67. Abrogé.
Considérations propres aux petites structures
A68. Dans le cas de petites structures, il peut s'avérer nécessaire que le suivi du système de maîtrise de la qualité soit mis en œuvre par les personnes responsables de la conception et de la mise en place des règles et procédures de maîtrise de la qualité ou qui peuvent être impliquées dans la réalisation de revue de dossiers.
Les structures dont l'effectif est limité peuvent toutefois avoir recours aux services d'une personne externe qualifiée ou d'une autre structure pour effectuer les contrôles périodiques ou d'autres contrôles de surveillance. Elles peuvent également conclure des accords en vue de partager les ressources avec d'autres organisations spécialisées dans les activités de suivi.
Evaluation, communication et correction des carences relevées
A69. Abrogé.
Plaintes
Origine des plaintes (Réf. Par.55)
A70. De telles plaintes peuvent émaner de l'intérieur ou de l'extérieur de la structure. Elles peuvent :
- provenir du personnel de la structure, des clients ou d'autres tiers ;
- être reçues par les membres de l'équipe affectée à la mission ou par d'autres personnels de la structure.
Règles et procédures d'analyse des plaintes (Réf. Par. 56)
A71. Les procédures définies pour analyser les plaintes peuvent prévoir que le professionnel qui supervise l'analyse :
- a l'autorité au sein de la structure ;
- ne soit pas impliqué d'une manière ou d'une autre dans la mission.
Considérations propres aux petites structures
A72. Dans les petites structures, l'expert-comptable traite directement des plaintes. Ces structures ainsi que les experts-comptables exerçant à titre individuel peuvent toutefois recourir aux services d'une personne externe qualifiée ou d'une autre structure pour mener l'analyse de ces plaintes.
Documentation du système de maîtrise de la qualité (Réf. Par. 57)
A73. La forme et le contenu de la documentation relative au fonctionnement du système de maîtrise de la qualité dépendent d'un certain nombre de facteurs comme par exemple :
- la taille de la structure et le nombre de bureaux secondaires ;
- la nature et la complexité des activités de la structure et de son organisation.
Les structures peuvent, par exemple, utiliser des supports électroniques pour consigner des éléments tels que les confirmations d‘indépendance, l'évaluation des performances et les résultats des contrôles de procédures.
A74. La documentation peut par exemple :
- décrire les procédures de surveillance de la maîtrise de la qualité, y compris la procédure de sélection des missions devant faire l'objet d'un contrôle périodique ;
- faire état des résultats des analyses portant sur :
- le respect des normes professionnelles et des obligations légales et réglementaires applicables,
- la conception appropriée ou non du système de maîtrise de la qualité,
- l'application effective des règles et des procédures de maîtrise de la qualité de la structure afin de s'assurer que les rapports émis soient appropriés aux circonstances,
- décrire les carences relevées, donner une évaluation de leur incidence et indiquer les éléments qui ont permis de déterminer si des mesures étaient nécessaires et, le cas échéant, la nature de ces mesures.
Considérations propres aux petites structures
A75. Afin de documenter leur système de maîtrise de la qualité, les petites structures peuvent utiliser des méthodes plus informelles telles que des notes consignées dans un manuel, des questionnaires de contrôle et des formulaires.