La présente convention détaille l'organisation et les moyens prévus pour permettre à l'Agence de l'environnement et de la maîtrise de l'énergie (ADEME) de mettre en œuvre l'ensemble des actions qui lui sont confiées, en application de l'article 8 de la loi n° 2010-237 du 9 mars 2010 de finances rectificative pour 2010, relatif au programme d'investissements d'avenir, tel que modifié par l'article 59 de la loi n° 2013-1278 du 29 décembre 2013 de finances pour 2014,
Entre :
L'Etat, représenté par le Premier ministre, la ministre de l'écologie, du développement durable et de l'énergie et le ministre de l'économie, de l'industrie et du numérique, ci-après dénommé l'« Etat »,
Et
L'ADEME, établissement public à caractère industriel et commercial créé par la loi n° 90-1130 du 19 décembre 1990, représenté par son président, ci-après dénommé l'« Opérateur »,
il a été préalablement exposé ce qui suit :
L'ADEME a été retenue comme opérateur de l'Etat pour mettre en œuvre plusieurs actions des programmes « Démonstrateurs et plateformes technologiques en énergies renouvelables et décarbonées et chimie verte » (programme 319), « Transport et urbanisme durables » (programme 320), « Développement de l'économie numérique » (programme 323), et « Innovation pour la transition écologique et énergétique » (programme 403). Afin de sélectionner les meilleurs projets répondant aux objectifs des actions financées, l'ADEME organise l'instruction des dossiers, effectue des évaluations et rend compte de son action dans le cadre conventionnel propre à chaque action.
La présente convention prévoit les modalités de financement des moyens nécessaires à l'exécution de la mission confiée à l'ADEME dans le cadre du Programme d'investissements d'avenir (PIA) ; elle permet ainsi de garantir une stricte séparation entre les actions gérées dans ce cadre et les autres missions de l'Opérateur.
La présente convention financière se substitue à la convention du 13 mai 2011 entre l'Etat et l'ADEME portant avenant aux conventions relatives aux actions confiées à l'Agence dans le cadre du PIA.
Ceci exposé, il a été convenu ce qui suit :
SOMMAIRE
1. Objet de la convention
2. Moyens en termes d'effectifs et organisation au sein de l'opérateur
2.1. Organisation spécifique de l'opérateur pour gérer le financement PIA
2.2. Personnel mobilisé
3. Autres coûts de gestion (frais de structure et autres frais de gestion, hors frais de personnel)
4. Budget, validation et information du commissaire général à l'investissement
4.1. Coûts des personnels mobilisés
4.2. Autres coûts de gestion
4.3. Plafonds de dépenses autorisées
5. Entrée en vigueur de la convention et modification
1. Objet de la convention
La présente convention a pour objet d'organiser les relations entre l'Etat et l'Opérateur, concernant les frais de gestion nécessaires à la mise en œuvre des actions qui lui sont confiées en application de la loi n° 2010-237 du 9 mars 2010 de finances rectificative pour 2010, tel que modifié par la loi n° 2013-1278 du 29 décembre 2013 de finances pour 2014, dans le cadre des conventions suivantes :
- convention du 15 décembre 2014 relative à l'action « Démonstrateurs de la transition écologique et énergétique », dotée de 2 010 M€ au total (1) ;
- convention du 15 décembre 2014 relative à l'action « Véhicules et transports du futur », dotée de 1 120 M€ au total (2). Compte tenu des décisions de redéploiement du Premier ministre, les actions confiées à l'Opérateur représentent dans le cadre des deux programmes d'investissement, 968 M€ de subventions, 1 593 M€ d'avances remboursables et 569 M€ de fonds propres.
Vous pouvez consulter l'image dans le fac-similé du 

JOnº 0043 du 20/02/2016, texte nº 9

Les crédits confiés à l'Opérateur pour la mise en œuvre de ces actions sont gérés dans le respect des principes suivants :
- séparation stricte des opérations financées par les lois de finances susvisées dans le cadre des investissements d'avenir et des autres activités de l'Opérateur garantissant une traçabilité et des comptes rendus fidèles de l'utilisation de ces financements ;
- dans l'attente des décisions du Premier ministre de versement des fonds aux bénéficiaires finaux, l'Opérateur dépose les fonds reçus au Trésor. Sur décision du Premier ministre, conformément aux prescriptions détaillées dans chacune des conventions, il opère le versement des crédits aux bénéficiaires finaux.
2. Moyens en termes d'effectifs et organisation au sein de l'opérateur
2.1. Organisation spécifique de l'opérateur pour gérer le financement PIA
L'Opérateur a défini une organisation spécifique en vue de la gestion des crédits qui lui sont alloués.
L'ADEME est chargée de conduire les actions du PIA qui lui sont confiées, en s'appuyant sur les directions concernées (y compris les fonctions supports de l'Agence).
Un pôle de vingt-cinq personnes spécifiquement recrutées et dédiées à la coordination et la gestion des actions du PIA est structuré au sein de l'opérateur.
L'agence comptable de l'ADEME assure pour sa part la fonction de comptable assignataire des dépenses et des recettes relatives aux projets financés au titre des investissements d'avenir.
2.2. Personnel mobilisé
L'Opérateur s'attache en premier lieu à réaliser tous les gains de productivité potentiels sur sa structure, afin de gérer les crédits destinés aux Investissements d'avenir en ayant un moindre recours à des ressources humaines supplémentaires.
Les effectifs de l'Opérateur sont néanmoins renforcés, pour lui permettre d'assurer les missions qui lui incombent dans le cadre des différentes actions.
Le besoin en emplois est estimé à 65 ETPT au maximum de 2015 à 2017, au cours de la période d'achèvement du premier PIA et de la phase de démarrage du second programme. Par exception au principe de non-prise en charge des dépenses de personnels par le PIA, les dépenses réalisées par l'Opérateur au titre de l'action « Démonstrateurs de la transition écologique et énergétique » et de l'action « Véhicules et transports du futur » lui sont remboursés à prix coûtant à hauteur des rémunérations des vingt-cinq personnes du pôle chargé de coordonner et de gérer les actions du PIA.
Au-delà de 2017, avec l'entrée en phase de retours financiers des premiers projets, les effectifs mobilisés diminueront progressivement.
3. Autres coûts de gestion (frais de structure et autres frais de gestion, hors frais de personnel)
Les frais exposés par l'Opérateur pour la gestion administrative, comptable et financière des actions PIA lui sont remboursés à prix coûtant sur présentation par l'Opérateur d'un état détaillé des frais engagés qui correspondent aux tâches ci-après :
- frais généraux et de structure directement imputables aux coûts de personnels mobilisés résultant de la comptabilité analytique des coûts appliquée à l'agence pour l'ensemble de ses activités de projets (3) ;
- frais d'adaptation et de maintenance des systèmes d'information, et de logistique directement liés aux programmes d'Investissement d'Avenir ;
- frais de conseil permettant l'amélioration de la performance et la gestion du changement liées aux Investissements d'avenir ;
- frais d'expertise technique et économique des dossiers, dont l'optimisation est recherchée par recours aux expertises des ministères et aux autres opérateurs de l'Etat ;
- frais liés à l'expertise financière des projets et à l'analyse de la valeur des entreprises et entités économiques dans lesquelles l'ADEME est susceptible de prendre une participation en capital : analyse des modalités du soutien financier (subventions, avances remboursables, garanties, prêts…), évaluation des plans d'affaires, évaluation de la santé financière des partenaires, expertises financières et comptables, etc. ;
- frais liés à l'audit des projets retenus et le suivi de leur mise en œuvre (contrôle financier et comptable, audits environnementaux, contrôles sur pièces et sur place, suivi de l'exécution du contrat, vérification des « livrables », contrôle et évaluation scientifique des résultats obtenus…) ;
- frais liés aux contentieux et aléas qui pourraient survenir dans la gestion des conventions avec les bénéficiaires, notamment les frais juridiques ;
- frais de mission concernent à la fois la phase amont d'expertise des projets et la phase de suivi ;
- dépenses de logistique, de coordination et de représentation (location de salle, réunions des différents comités d'expertise, comités d'avancement des projets…) ;
- actions de communication limitées à un programme de communication approuvé annuellement par le CGI avant le 31 décembre de l'année précédente (notamment organisation de colloques et de manifestations, réalisation de documents de communication).
4. Budget, validation et information du commissaire général à l'investissement
4.1. Coûts des personnels mobilisés
Chaque année l'Opérateur transmet au Commissariat général à l'investissement (CGI) :
- avant le 30 novembre, l'estimation des besoins en ETPT et des coûts de personnel (salaires et charges afférentes) qui correspondent aux différentes actions suivies, pour l'exercice suivant ;
- avant le 30 mars, un rapport présentant les moyens effectivement mobilisés en ETPT et les coûts de personnel (salaires et charges afférentes) qui correspondent aux différentes actions réalisées.
Ce rapport annuel présentant les moyens mobilisés comprend :
- la décomposition des emplois affectés par type de tâche (tâches conduisant à l'engagement d'une part, et tâches suivi des projets, d'autre part) ;
- les rémunérations moyennes ;
- les recherches d'économies, de gains d'efficacité et les pistes d'améliorations envisagées pour réduire, notamment à partir de 2018, le nombre des ETPT dédiés, et le plan d'actions y afférant ;
- à partir de 2018, un bilan de la mise en œuvre du plan d'économie du précédent rapport.
4.2. Autres coûts de gestion
L'ADEME établit, chaque année avant le 1er octobre, un budget prévisionnel pour l'année suivante des coûts de gestion et des frais prévus au titre de la présente convention. Ce budget est présenté pour approbation, au commissaire général à l'investissement.
L'ADEME produit et transmet également au commissaire général à l'investissement, chaque année en début d'exercice, un état récapitulatif des paiements effectués au titre de ces frais et coûts au cours du dernier exercice clos.
Les coûts et frais de gestion sont affectés à l'une ou l'autre des deux conventions. Toutefois, les dépenses transversales qui ne peuvent être affectées directement, sont réparties chaque année au prorata du budget total de chacune des deux conventions.
L'ADEME est autorisée à prélever les coûts et frais susmentionnés sur les ressources qui lui sont confiées au titre des investissements d'avenir dans la limite du budget prévisionnel préalablement approuvé par le commissaire général à l'investissement. Tout prélèvement excédent le montant global de frais de gestion approuvé dans le budget de l'année requiert l'accord préalable du commissaire général à l'investissement avant prélèvement.
4.3. Plafonds de dépenses autorisées
Pour chaque convention, le montant total des frais de gestion ainsi prélevés est limité à 0,25 % des fonds gérés par an jusqu'à l'année 2017 inclue et 0,15 % des fonds gérés à compter de l'année 2018, soient :
5 M€ par an jusqu'à 2017 et 3 M€ par an à compter de 2018 pour la convention du 15 décembre 2014 relative à l'action « Démonstrateurs de la transition écologique et énergétique » ;
2,5 M€ par an jusqu'à 2017 et 1,5 M€ par an à compter de 2018 pour la convention du 15 décembre 2014 relative à l'action « Véhicules et transports du futur ».
Le montant définitif de ces frais et coûts de gestion est établi à la hausse ou à la baisse conformément aux dépenses effectives constatées dans la comptabilité analytique de l'Opérateur.
Un budget prévisionnel pluriannuel pour la durée totale de la Convention et détaillé par natures de frais est présenté par l'Opérateur au CGI dans un délai de trois mois suivant la publication de la présente Convention. Ce budget est approuvé par le CGI.
En cas d'écart significatif par rapport à la trajectoire de frais de gestion prévue ou d'impossibilité pour le CGI de valider les frais proposés par l'Opérateur, le CGI alerte les Comités de pilotage des différentes actions.
5. Entrée en vigueur de la convention et modifications
La présente convention, valable pour une durée de quinze années, entre en vigueur le jour de sa publication au Journal officiel de la République française.
Par voie d'avenant, les parties engagées peuvent convenir de modifications aux dispositions de la présente convention.