Le greffier assure l'accueil et l'information des usagers selon les modalités et plages horaires minimales fixées dans les présentes règles professionnelles permettant ainsi l'accès aux services publics de la justice commerciale.
1.1. Assistance juridictionnelle
Depuis l'introduction de l'instance et jusqu'à la mise en forme de la décision, sa conservation, puis sa diffusion, le greffier organise le bon déroulement de la procédure en procédant aux convocations des parties, le cas échéant en adressant les avis de renvois, en notifiant les décisions et en assurant les publicités prévues par les dispositions légales.
Le greffier est dépositaire des minutes et des archives dont il assure la conservation et est le seul habilité à délivrer des copies, expéditions ou copies exécutoires des décisions rendues par la juridiction.
1.2. Tenue des registres légaux
Le greffier tient, dans le respect des principes essentiels de la profession, les registres légaux qui lui sont confiés.
Il s'assure, d'une manière générale, de la régularité des demandes d'inscription aux divers registres dont il a la charge de la tenue. Il vérifie en particulier que les énonciations sont conformes aux dispositions législatives et réglementaires, correspondent aux pièces justificatives et actes déposés en annexe et sont compatibles, dans le cas d'une demande de modification ou de radiation, avec l'état du dossier.
Sous sa responsabilité, le greffier vérifie la conformité des demandes d'immatriculation, de modification et de radiation au registre du commerce et des sociétés, où sont déclarés de manière obligatoire les faits et actes juridiques relatifs aux commerçants, aux sociétés commerciales et civiles, aux groupements d'intérêt économique et aux établissements publics à caractère industriel et commercial.
Il vérifie notamment que la constitution ou les modifications statutaires des sociétés commerciales sont conformes aux dispositions législatives et réglementaires qui les régissent.
Conformément aux textes en vigueur, le greffier signe quotidiennement le registre chronologique du registre du commerce et des sociétés, sous la surveillance du Conseil national.
Le greffier procède à l'immatriculation des agents commerciaux, avant qu'ils ne commencent l'exercice de leurs activités, en portant leur demande sur un registre spécial. Il effectue sur leur déclaration les formalités de modification et de radiation.
Il conserve également le registre des entrepreneurs individuels à responsabilité limitée, dans lequel étaient inscrites les personnes affectant explicitement un patrimoine spécifique à leur activité économique et qui n'étaient pas tenues de s'immatriculer à un autre registre de publicité légale.
Chaque greffier tient un registre des sûretés mobilières et autres opérations connexes dont l'objet est de centraliser leurs inscriptions, et a en charge la gestion des autres registres de publicité des sûretés non incluses dans le registre précité qui lui sont confiés.
1.3. Délivrance de l'information légale
La mission de service public dévolue au greffier comprend, s'agissant des registres légaux tenus sous sa responsabilité, la diffusion de l'information qui y est contenue.
Le greffier délivre, sur demande, les extraits ou copie d'actes issus des différents registres dont il assure la publicité, y compris le registre des sûretés mobilières et autres opérations connexes, qui constituent des documents juridiquement opposables aux tiers.
Les certificats, extraits et copies délivrés par le greffier ont valeur d'actes authentiques faisant foi jusqu'à inscription de faux lorsqu'ils sont revêtus de la signature et du sceau du greffier, et jusqu'à preuve contraire lorsqu'ils ne portent pas la signature en original du greffier.
Le greffier assure également la publicité des inscriptions portées aux registres des sûretés mobilières et autres opérations connexes dont il a la charge conformément aux textes qui les régissent. Il délivre, sur demande, l'état certifié des inscriptions inscrites à son registre mentionnant pour chacune toutes les informations inscrites, constituant le seul document officiel opposable aux tiers.
1.4. Comptabilité
Le greffier s'assure que la comptabilité de l'office est tenue par tout procédé technique approprié, permettant de s'assurer de la constante sincérité des écritures comptables et des rapprochements nécessaires.
Les comptes bancaires du greffe doivent être distincts des comptes personnels du greffier, pour permettre une séparation stricte des flux financiers, ainsi que la continuité du service public en cas d'empêchement, d'interdiction temporaire ou définitive d'exercice, ou de décès du titulaire de la charge.
Toute facture doit comporter la référence à la nomenclature tarifaire et, le cas échéant, la référence réglementaire relative à l'appartenance à une association de gestion agréée.
Les documents et les données comptables du greffe doivent être conservés conformément aux prescriptions en vigueur.
Les sommes perçues pour le compte de la direction de l'information légale et administrative (DILA) et de l'Institut national de la propriété industrielle (INPI) doivent être reversées dans les délais prescrits ou, à défaut, à échéance des facturations.
Le greffier a la garde de toutes sommes déposées au titre de comptes affectés aux fonds détenus pour le compte de tiers dont la tenue entre dans ses missions. Les sommes conservées au titre des expertises, des répartitions (AGS), du prélèvement à la source (PAS) et d'éventuels séquestres doivent être consignées obligatoirement auprès de la Caisse des dépôts et consignations.
La tenue irréprochable de ces comptes de tiers doit permettre au greffier d'être en mesure d'indiquer à tout moment la situation exacte du compte et de présenter les fonds.
1.5. Archives
Le greffier est le dépositaire de toutes les archives de la juridiction en ce compris celles relatives à la tenue des registres légaux.
Il en assure, matériellement et financièrement, la conservation dans les meilleures conditions possibles au regard des locaux qui lui sont affectés, par une application stricte des préconisations en vigueur.
Dans le respect de ces préconisations, il procède au versement aux autorités compétentes des archives dont la conservation n'est plus requise, ou à leur destruction après agrément du directeur des archives départementales.
La bonne gestion des archives de la juridiction fait l'objet de vérifications lors des inspections récurrentes auxquelles est soumis le greffier.