V. - Autorisation : obtention du financement
L'accompagnement social des personnes proposé par les équipes est centré sur l'accès aux aides techniques. Il vise à vérifier que la personne pourra effectivement avoir accès aux aides techniques qui sont nécessaires par le recours aux aides financières.
Ici aussi, le principe de subsidiarité s'applique et dès que nécessaire et possible, les usagers des équipes locales sont orientés vers d'autres acteurs : assistant social de secteur, MDPH ou équipes médico-sociales en charge de l'APA, caisse de retraite…
Objectifs :
- s'assurer que la personne soit en capacité de faire valoir ses droits pour le financement de son aide technique ;
- si nécessaire, l'orienter vers le service idoine, faciliter le lien avec les caisses d'assurance maladie, la MDPH, le CD…
- si nécessaire, lui proposer un accompagnement sans se substituer aux autres services.
Activités réalisées :
- entretiens ;
- bilan social si nécessaire ;
- guidance pour établir le plan de financement ;
- guidance pour la demande de financements ;
- transmission de l'ensemble des éléments à la personne ou son représentant légal ;
- avec l'accord de la personne, transmission des informations leur étant nécessaires aux financeurs.
Professionnels mobilisés : travailleurs sociaux, réadaptateurs.
VI. - Mise en œuvre : livraison à l'utilisation, montage et formation
L'ensemble des actions directement liées à la vente ou la location de l'aide technique est assuré par le vendeur ou loueur de l'aide technique. Les actions des équipes sont complémentaires et portent sur des aspects de réadaptation pour vérifier la bonne compréhension de l'utilisation des aides techniques et leur appropriation. Dès que nécessaire, les proches aidants et les professionnels, des services d'aide à domicile par exemple, sont associés.
A cette étape et à la suivante, les professionnels rappelleront à la personne la disponibilité de l'équipe en cas de besoin et les moyens par lesquels ils peuvent la solliciter.
Objectifs :
Une fois la livraison, les réglages et paramétrages de l'aide technique faits, s'assurer que la personne et le cas échéant, ses proches et les professionnels qui interviennent au quotidien peuvent s'appuyer sur l'aide technique pour réaliser les activités : amélioration de l'autonomie pour la personne, performance, sécurité et confort d'utilisation pour les personnes, les proches aidants et les professionnels.
Moyens mis en œuvre par les équipes d'accompagnement :
- entretiens en présentiel essentiellement sur les lieux de vie et le cas échéant à distance ;
- mises en situations ;
- formations à l'utilisation.
Professionnels concernés : réadaptateurs.
VII. - Gestion et suivi : maintenance et vérification périodique
L'ensemble des actions directement liées à la vente ou la location de l'aide technique est assuré par le vendeur ou loueur de l'aide technique. Les actions des équipes sont complémentaires et portent sur des aspects de réadaptation.
Objectifs :
A distance de l'accès à l'aide technique, s'assurer que la personne et le cas échéant, ses proches et les professionnels qui interviennent au quotidien peuvent s'appuyer sur l'aide technique pour réaliser les activités compensées visant l'amélioration de l'autonomie pour la personne, la performance, la sécurité et le confort d'utilisation pour les personnes, les proches aidants et les professionnels.
Un échange avec la personne sera systématisé 3 mois après l'accès à l'aide technique. L'effectivité et l'aisance dans l'utilisation des aides techniques seront discutées avec la personne.
A l'issue de cet échange, un autre rendez-vous pourra être fixé avec la personne et l'équipe rappellera sa disponibilité en cas de besoin.
A cette étape en particulier, pourront être envisagés avec la personne :
- l'orientation vers un tiers pour la recherche d'une solution complémentaire ou alternative à l'utilisation de l'aide technique ;
- la prévision d'une nouvelle évaluation (déclenchement d'un nouveau forfait).
Moyens :
- entretiens à distance ou en présentiel, essentiellement sur les lieux de vie ;
- mises en situations.
Professionnels mobilisés : réadaptateurs, travailleurs sociaux.
L'expérimentation porte ainsi sur l'accompagnement des personnes depuis l'évaluation des besoins jusqu'au « suivi de l'utilisation » des aides techniques. Les actions d'information (journées de sensibilisation à la compensation par les aides techniques, ateliers d'information …) destinés aux personnes ou aux professionnels ne sont pas incluses dans le périmètre de l'expérimentation.
La communication sur les équipes, leurs missions et publics cibles pour en favoriser le recours sont en revanche nécessaires et incluses au projet ; les frais peuvent être valorisées comme frais d'ingénierie.
2.3.4. Subsidiarité des équipes avec les autres structures intervenant auprès de la personne
Les équipes peuvent intervenir en complémentarité d'autres acteurs. Comme noté dans le point 2.2.2 sur les publics cibles, cette complémentarité s'entend comme un relais à une intervention qui s'est ou sera interrompue par un autre service ou comme une proposition concomitante lorsque la première structure ne dispose pas des ressources sur les aides techniques. Les interventions des équipes pour les personnes déjà accompagnées par une structure sanitaire ou médico-sociale devront donc respecter le principe de subsidiarité.
Au minimum, l'intervention de l'équipe inclut du temps de réadaptateur pour le choix de la solution (choix des modalités d'intervention-2.3.3.III) et le choix de l'aide technique (2.3.3.IV). Pour les autres étapes et dans le cas d'accompagnements concomitants, l'équipe propose dès que possible et nécessaire un appui à la structure « adresseur » (information, démonstration…) qui assurera alors les étapes qui relèvent de ses compétences (appui social pour la recherche des financements ou accompagnement à a prise en main par exemple). L'équipe restera disponible en appui ou en prenant le relais.
Un appui logistique, un prêt d'aide technique pour essais ou une intermédiation avec des fabricants ou distributeurs peuvent être réalisés dans le cadre d'intervention en relais ou concomitance avec une autre structure. Toutefois, réalisées, seules, ces actions ne permettent pas le déclenchement d'un forfait. Pour déclencher un forfait, il faut, au minimum, la mobilisation des équipes sur les activités II, III et IV. (cf. point 2.5 sur le financement de l'expérimentation).
A noter, ces complémentarités pourront faire l'objet d'une évaluation pendant l'expérimentation.
Par ailleurs, la mission des équipes est centrée sur la réadaptation. Ils ne posent pas de diagnostic médical et ne proposent pas de suivi médical ou d'actions thérapeutiques diverses. Dès lors que la personne a donné son accord, le médecin traitant de la personne est informé au début de l'accompagnement ; les résultats des évaluations, des préconisations et le cas échéant des prescriptions lui sont transmis. A tout moment, l'équipe se tient disponible pour répondre aux questions du médecin traitant.
La proposition de pratiques organisationnelles vertueuses tant en interne aux équipes et qu'avec les acteurs du territoire seront autant d'éléments utiles pour alimenter la réflexion sur la généralisation potentielle.
2.3.5. Echanges d'information des équipes avec les acteurs du territoire et les professionnels dans le cadre des accompagnements
Auprès de la personne ou auprès des structures et professionnels concernés et avec le consentement de la personne, les équipes récupèrent les informations nécessaires au bon déroulé des évaluations et accompagnements des personnes. Il peut s'agir de données relatives à la santé, aux capacités fonctionnelles ou encore aux actions déjà en place ou envisagées.
En retour, l'équipe transmet à la personne les informations « construites » au cours de l'accompagnement. Avec l'accord de la personne, les informations sont transmises aux acteurs impliqués dans ses soins ou son accompagnement médico-social. Cela comprend en particulier la description de la ou les aides techniques choisies et les éléments ayant conduit à ce choix.
Ces informations sont complétées des éléments nécessaires pour recontacter l'équipe si besoin.
En cas d'orientation par un tiers (professionnel de santé, service d'aide à domicile, MDPH, équipe APA ou CARSAT), un retour est systématiquement fait à la structure ou au professionnel ayant orienté. A minima, l'adresseur est informé de la fin de l'intervention, ou du choix d'une aide technique. Des données plus précises peuvent être transmises avec l'accord de la personne.
Ces échanges d'informations visent l'amélioration de la qualité des réponses aux personnes en passant par deux leviers principaux :
- la prise en compte de l'ensemble des données existantes pour éviter de refaire des investigations inutiles ;
- la proposition d'actions sur les aides techniques cohérentes avec les autres réponses : soins, aménagements de logement, recours à des aides humaines ou des services (portage des repas, téléassistance…).
2.3.6. Maillage et position dans le territoire
Le territoire du projet devra être défini clairement. L'échelle départementale fait sens pour les équipes d'accompagnement sur les aides techniques notamment au regard du besoin de proximité. Toutefois, une approche par bassin de population, le cas échéant relevant de plusieurs départements, pourra être retenue.
Pour améliorer le recours à leurs services et pour permettre des orientations vers les autres structures en cas de besoins complémentaires (soins, autre type de compensation…), les équipes devront faire connaître leurs missions aux acteurs du territoire (structures de santé, structures médico-sociales, professionnels de santé libéraux, MDPH …) et connaître les autres acteurs et leurs missions. Une articulation avec les CICAT sur les 21 territoires est aussi indispensable lorsqu'ils ne portent pas eux même l'équipe locale d'accompagnement.
Ce travail de connaissance réciproque passera notamment par un travail avec les Dispositifs d'appui à la coordination (DAC).
L'ensemble des moyens mobilisés pour faire connaître le dispositif et son offre de service et les résultats de ce travail (nombre et typologie des orientations) seront étudiés.
Dès que possible des partenariats seront mis en place pour faciliter l'accès aux spécialités médicales nécessaires (médecins de médecine physique ou réadaptation, gériatres, pédiatres…).
2.3.7. Composition socle des équipes
La composition socle des équipes doit être en accord avec les missions décrites aux 2.2.3 et 2.2.4. Les équipes comportent au minimum des ergothérapeutes et des travailleurs sociaux.
Dès que possible, le temps de gestion-administration sera mutualisé avec les autres services ou structures gérés par l'entité porteuse du projet (structure à laquelle est rattachée l'équipe).
2.3.8. Système d'information
Afin de mettre en œuvre l'expérimentation, les participants à l'expérimentation ont besoin de disposer d'un outil informatique permettant d'assurer la collecte des données structurées nécessaires au déroulement (données destinées à la facturation) et à l'évaluation de l'expérimentation dans le respect des obligations relatives à la protection des données personnelles (RGPD).
2.4. « Conditions souples » de l'expérimentation
Cette partie décrit des aspects de l'expérimentation sur lesquels les équipes devront s'engager sans que les résultats attendus et les moyens à déployer soient fixés a priori. Les équipes devront donc particulièrement être force de propositions sur ces points. Des échanges entre les équipes retenues seront organisés au cours de l'expérimentation pour mutualiser les réflexions et favoriser la production de résultats.
2.4.1. Place des utilisateurs experts et pair-aidance
Le recours à des utilisateurs d'aides techniques et la bonne réussite des projets peuvent être améliorés par le recours à la pair-aidance. Si ces pratiques existent, elles sont encore peu construites. Les équipes seront invitées à proposer des éléments sur :
- les objectifs pouvant être poursuivis avec la pair-aidance : publics ou situations, temps de l'accompagnement… ;
- l'organisation : identification des pairs-aidants, modalités d'intervention des pair-aidants notamment accord de la personne accompagnée et/ou proche, activités réalisées par les pair-aidants.
Le bénéfice de l'intervention des pair-aidants fera l'objet d'une analyse particulière.
La question du partage d'informations et du secret professionnel et des aspects économiques en lien avec la pair-aidance seront aussi discutés.
2.4.2. Organisation des essais
Les aides techniques ne sont utiles que lorsqu'elles sont utilisées et qu'en fonction de la façon dont elles sont utilisées. Les essais sont indispensables dans le cadre de l'accompagnement pour valider les propositions. Ils peuvent être réalisés dans les locaux de l'équipe pour une part mais doivent aussi être faits en situation écologique, c'est-à-dire sur les lieux et dans les conditions d'utilisation projetée.
Les équipes travailleront et décriront les pratiques à privilégier pour les essais : lieux, durée des essais, conditions de réalisation, temporalité des essais dans le parcours de la personne…
Les équipes doivent donc pouvoir organiser des essais. Accéder à des aides techniques pour les essais peut reposer sur différents leviers :
- recours aux distributeurs, notamment lorsque cela est prévu dans la prise en charge au titre de la LPPR ;
- constitution et gestion d'un parc d'aides techniques, par des achats, des locations, le recours aux dons ou prêts gratuits ;
- convention avec des fabricants, distributeurs, ou acteurs du secteur commercial proposant des aides techniques remises en bon état d'usage ;
- convention avec des partenaires (services sanitaires ou médico-sociaux) disposant d'aides techniques spécifiques.
Les leviers les plus adaptés ne sont probablement pas les mêmes pour des aides techniques très courantes, peu couteuses et encombrantes que pour des aides techniques plus rares et chères. De la même façon, l'organisation la plus adaptée pour un territoire n'est pas forcément reproductible ou pertinente pour un autre.
Les équipes envisageront plusieurs scenarii, feront des tests et des propositions sur les modalités envisageables (organisation pratique, relations contractuelles entre les parties) pour l'accès aux « aides techniques d'essais » en fonction de leurs activités, des catégories d'aides techniques et des caractéristiques du territoire.
Enfin, les couts liés aux prêts d'aides techniques pour essais feront l'objet d'analyses.
2.4.3. Mise en place de la prescription par les ergothérapeutes
La prescription de dispositifs médicaux et d'aides techniques par les ergothérapeutes a été autorisée par la loi n° 2021-502 du 26 avril 2021 visant à améliorer le système de santé par la confiance et la simplification. Ses conditions d'application doivent être définies par voie réglementaire. Dès la publication des textes réglementaires, les équipes retenues sont invitées à mettre en place la prescription ergothérapique des aides techniques et suivre l'évolution de son élaboration. Elles devront vérifier préalablement qu'elles remplissent toutes les conditions pour sa mise en place.
2.4.4. Maillage, couverture territoriale, partenariats et recours à des expertises
L'accompagnement en matière d'aides techniques gagne à être fait en proximité.
Les équipes lauréates transmettront à l'équipe projet nationale leur organisation sur le territoire qu'elles couvrent et leurs propositions pour assurer la plus grande proximité avec les personnes.
Toujours dans un objectif de proximité, il est attendu de la polyvalence de la part des équipes pour accompagner différents publics (âge, type de déficiences ou de besoins). Cette polyvalence est encore plus importante dans les territoires ruraux ou ne disposant pas de services spécialisés sur des besoins ou des publics définis.
Pour associer proximité et polyvalence avec un bon niveau d'expertise, les équipes pourront mettre en place des partenariats avec des services ou structures ayant développé une expertise particulière pour obtenir des conseils, téléconsultations et télé expertises lorsque la situation le nécessite. Cela pourra concerner des publics particuliers (lien avec des établissements et services spécialisés dans l'accompagnement de personnes ayant un handicap visuel, les centres ressources autismes par exemple) ou sur des catégories d'aides techniques particulières (aides techniques de compensation de la motricité du membre supérieur par exemple).
Le recours à ces services ou centres ne sera se limiter à des seules orientations mais inclura notamment un appui par ces partenaires experts aux professionnels des équipes locales. Le passage de relais entre les équipes locales et les équipes expertes, en particulier lorsqu'elles sont éloignées, sera réservé aux parties ou éléments les plus techniques, en respectant ici aussi le principe de subsidiarité.
A noter, la proposition de conseil expert construit par l'APF lab le Hub sur les aides technologiques est un exemple intéressant d'appui.
Les équipes exploreront ces pistes et proposeront des éléments sur les besoins, ressources et organisations mises en place en tenant compte de leur projet, leur public cible, leur territoire d'intervention et leurs ressources internes. Les éléments conventionnels et financiers pour permettre ces recours à des expertises feront aussi l'objet de travaux.
2.4.5. Système d'information
Le fonctionnement des équipes pourra nécessiter la mise en place d'un système d'information plus complet permettant la gestion des dossiers des personnes, le partage et l'échange d'information entre professionnels. L'équipe participant à l'expérimentation peut partager et échanger des informations de manière dématérialisée autour de la personne dans le respect des obligations relatives à la protection des données personnelles (RGPD), en s'appuyant notamment sur les services existants de la e-santé tels que le dossier médical partagé (DMP), la messagerie sécurisée de santé (MSSanté) et Viatrajectoire.
Pour les équipes ne disposant pas d'outils numériques permettant de partager et échanger des informations autour des personnes et de leur prise en charge et souhaitant s'en outiller, elles seront invitées à le faire via la stratégie régionale e-santé de mise en œuvre des services numériques de coordination, déployés par l'ARS et sa maîtrise d'ouvrage régionale e-santé, le GRADeS (3).
Ceci permettra à l'équipe de bénéficier de services numériques de coordination compatibles et interopérables avec ceux déployés régionalement conformes au cadre national d'urbanisation des SI de santé porté par la délégation du numérique en santé (DNS). Ainsi, les solutions déployées par l'ARS et le GRADeS respectent notamment le cadre réglementaire de sécurité des données de santé (RGPD) et la politique générale de sécurité des systèmes d'information de santé (PGSSI-S) qui fixe le cadre de la sécurisation du numérique en santé ; elles s'appuient par ailleurs sur le cadre d'interopérabilité des SI de santé.
(3) Le GRADeS est le groupement régional d'appui à la e-santé ; l'ARS lui confie la mise en œuvre de la stratégie régionale e-santé, à l'appui des professionnels et structures des secteurs sanitaire, médicosocial et du social en tant que de besoin, conformément à l'instruction n° SG/DSSIS/2017/8 du 10 janvier 2017 relative à l'organisation pour la mise en œuvre de la stratégie e-santé en région.