Monsieur le Président de la République,
Cette ordonnance vous est présentée en vertu de l'habilitation conférée au Gouvernement par le législateur à l'article 46 de la loi n° 2018-727 du 10 août 2018 pour un Etat au service d'une société de confiance qui dispose :
« Dans les conditions prévues à l'article 38 de la Constitution, le Gouvernement est autorisé à prendre par ordonnances, dans un délai de douze mois à compter de la promulgation de la présente loi, les mesures relevant du domaine de la loi nécessaires pour permettre à titre expérimental, pendant une durée maximale de trois ans à compter de la publication de l'ordonnance, et dans un objectif de simplification et de sécurisation des démarches des usagers, la dématérialisation de l'établissement, de la conservation, de la gestion et de la délivrance des actes de l'état civil dont le service central d'état civil du ministère des affaires étrangères et les autorités diplomatiques et consulaires sont dépositaires, dans des conditions garantissant la sécurité, l'intégrité et la confidentialité des traitements automatisés des données de l'état civil mis en œuvre.
« L'ordonnance détermine les conditions dans lesquelles l'établissement, la conservation, la gestion et la délivrance des actes de l'état civil continuent d'être assurés, pendant la période d'expérimentation, sur support papier ou sur support électronique conformément à l'article 40 du code civil. Elle précise les conditions d'un éventuel retour à ces seules modalités au terme de cette période et les conditions de l'évaluation de l'expérimentation.
« Les résultats de l'évaluation de cette expérimentation sont transmis au Parlement.
« Un projet de loi de ratification est déposé devant le Parlement dans un délai de trois mois à compter de la publication de l'ordonnance ».
Conformément à l'habilitation, cette ordonnance introduit des mesures visant à permettre à titre expérimental la dématérialisation de l'établissement, de la conservation, de la gestion et de la délivrance des actes de l'état civil dont le ministère de l'Europe et des affaires étrangères est dépositaire, dans le respect des exigences de sécurité et d'intégrité des données. Son article 1er en rappelle le principe. L'expérimentation vise à simplifier les démarches des usagers tout en rationalisant l'organisation du travail des officiers d'état civil. Cette ordonnance s'inscrit donc pleinement dans le cadre de la feuille de route du Gouvernement, explicitée dans le programme action publique 2022. L'expérimentation répond notamment aux critères d'amélioration de la qualité de service aux usagers, d'amélioration de la qualité du service public, de la simplification des procédures et de la modernisation de l'Etat et de l'environnement de travail des officiers de l'état civil. Le projet doit, par ailleurs, conduire à des économies budgétaires mesurables (notamment avec la fin du support papier sécurisé pour la délivrance des actes, et avec la fin de l'expédition par voie postale).
L'ordonnance crée dans son article 3 un registre électronique d'état civil qui permettra de conserver de façon pérenne et sécurisée les actes de l'état civil sous forme dématérialisée. Afin de garantir la sécurité juridique et la continuité du service pendant la période de l'expérimentation, l'article 2, en accord avec les prescriptions de l'article 46 de la loi d'habilitation, prévoit que les actes de l'état civil continuent d'être établis, conservés et délivrés selon les modalités actuelles prescrites par le code civil. Le maintien de ces procédures en parallèle du registre électronique expérimental vise à éviter toute altération de l'état civil en cas d'évaluation négative de l'expérimentation et d'abandon du projet.
L'ordonnance décline dans son chapitre III le cadre de la dématérialisation de l'établissement, de la gestion, de la conservation et de la délivrance des actes de l'état civil. Elle autorise à titre expérimental la création d'acte de l'état civil sur support électronique ayant un caractère authentique, au moyen d'un procédé de signature électronique sécurisée conforme aux exigences du décret n° 2017-1416 du 28 septembre 2017 relatif à la signature électronique (article 4). Ces actes pourront être mis à jour sous forme électronique selon les mêmes modalités (article 6). De même, à l'occasion d'une demande de délivrance de copies ou d'extraits ou de mise à jour d'un acte, les actes conservés sur support papier pourront être intégrés dans le registre sous format électronique (article 9). L'ensemble des pièces justificatives pourra être conservé sous format électronique, sauf si la conservation papier est nécessaire (article 7).
Afin de réduire les délais de réponse aux usagers et de réduire les coûts du processus, l'article 10 organise la publicité des actes sous forme dématérialisée. Les copies intégrales et les extraits d'actes seront ainsi délivrés sur support électronique, la signature électronique de l'officier d'état civil garantissant leur authenticité. La transmission se fera pour les particuliers, par l'enregistrement de ces actes dans un espace personnel sécurisé dont l'accès et les conditions de sécurité et de conservation seront définis par un décret pris en Conseil d'Etat. En outre, lorsqu'un particulier produira l'acte sur support papier à un tiers, l'ordonnance prévoit qu'un code ou un numéro d'identification permette aux destinataires de s'assurer auprès des services du ministère de l'Europe et des affaires étrangères du caractère authentique de l'acte. Ces mêmes destinataires seront alors tenus d'accepter ces éditions sur support papier. Les usagers du service verront ainsi leurs démarches administratives facilitées.
Poursuivant cet objectif de simplification, l'ordonnance crée dans son article 5 une possibilité de téléservice pour les déclarations de naissance et de décès et pour les demandes de transcription et d'établissement d'actes de l'état civil. L'ordonnance prévoit à cet égard que les officiers d'état-civil puissent recevoir les pièces justificatives de façon dématérialisée tout en les autorisant à requérir la production des pièces originales, si cela est nécessaire, en cas de doute sur l'authenticité du document et dans une perspective de lutte contre la fraude documentaire par exemple. Ces pièces seront conservées sur support électronique en priorité.
Conformément à l'attention portée par le législateur à la sécurité des données, l'ordonnance prévoit à son article 8 une clause de sauvegarde en cas de défaillance informatique permettant à l'officier de l'état-civil d'établir l'acte sur support papier, puis de l'intégrer sans délai dans le registre expérimental sous forme électronique.
Dans son chapitre IV, l'ordonnance prévoit enfin, au terme du délai de trois ans, une évaluation du dispositif, notamment sur la sécurité et la pérennité des outils, ainsi que l'intégrité des données. Conformément à la disposition d'habilitation, l'article 12 définit en outre les conditions de retour aux seules modalités du code civil au terme du délai d'expérimentation. Il sera alors procédé à la clôture du registre et à l'arrêt de la délivrance dématérialisée des copies et extraits d'actes. Les données du registre subsisteront et pourront continuer à faire l'objet d'une exploitation dans les conditions prévues aux articles 40 et 48 du code civil.
L'ordonnance entre en vigueur le lendemain de sa publication et est applicable aux demandes en cours au jour de son entrée en vigueur, sans nouvelles contraintes pour les usagers.
Tel est l'objet de la présente ordonnance que nous avons l'honneur de soumettre à votre approbation.
Veuillez agréer, Monsieur le Président, l'assurance de notre profond respect.