ANNEXES
ANNEXE 1
PROCÉDURE MISE EN PLACE DANS LE CADRE DU TRAITEMENT DES SIGNALEMENT DES ACTES DE VIOLENCE, DE DISCRIMINATION, DE HARCÈLEMENT MORAL OU SEXUEL ET D'AGISSEMENTS SEXISTES
La présente annexe 1 décrit la procédure ministérielle de prise en charge des signalements transmis par un des canaux de signalement internes ou externes listés ci-dessous ou opérés par toutes les personnes mentionnées à l'article 1er du présent arrêté s'estimant victime ou témoin d'un ou des d'actes de violence, de discrimination, de harcèlement moral ou sexuel, d'agissements sexistes, de menaces et de tout autre acte d'intimidation, sur son lieu de travail ou dans l'exercice de ses fonctions.
I. - Canaux de signalements
I.1. - Liste non exhaustive des canaux de signalements internes au ministère de la culture
Les personnes mentionnées à l'article 1er du présent arrêté s'estimant victimes ou témoins d'actes de violence, de discrimination, de harcèlement moral ou sexuel, d'agissements sexistes, de menaces et de tout autre acte d'intimidation, sur leur lieu de travail ou dans l'exercice de leurs fonctions, de violences intra familiales et conjugales détectées sur le lieu de travail mais subies hors de la sphère professionnelle, peuvent signaler, par tout moyen (téléphone, courriel, courrier, échanges verbaux), ces agissements à tout personnel compétent de leur choix, dont la liste non exhaustive est détaillée ci- après :
- chef de service ou encadrant ;
- médecin du travail ou personnel infirmier ;
- responsable des ressources humaines de proximité ;
- assistant ou conseiller de prévention ;
- référent de la prévention des discriminations et des violences sexistes et sexuelles ;
- travailleur social ;
- correspondant handicap ;
- représentant du personnel ;
- haut fonctionnaire à la responsabilité sociale des organisations ;
- inspecteur santé et sécurité au travail ;
- psychologue du travail ;
- collège de déontologie.
Les personnes sus-mentionnées reçoivent la fiche de signalement. Le cas échéant, elles recueillent la parole de la victime ou du témoin et remplissent la fiche de signalement. En accord avec la victime ou le témoin, elles transmettent la fiche à l'autorité compétente qui a charge d'instruire les faits. Ces personnes n'ont pas vocation à assurer le traitement du signalement.
I.2. - Dispositif externe de signalement
Les personnes mentionnées à l'article 1er du présent arrêté peuvent également solliciter par différentes voies le dispositif externe de recueil et de traitement des actes de violence, de discrimination, de harcèlement moral ou sexuel, d'agissements sexistes, de menaces et de tout autre acte d'intimidation est mis en place par le ministère de la culture (internet, courriel, courrier postal ou par téléphone).
II. - Recueil des signalements
II.1. - Modalités de signalement
La fiche de signalement (selon le modèle figurant en annexe 2) est transmise au supérieur hiérarchique de la personne s'estimant victime, avec l'accord de de cette dernière, ou au bureau des ressources humaines de sa structure, par un des canaux de signalement précité ou directement par l'agent concerné ou par le témoin. En cas d'impossibilité de transmettre le signalement au supérieur hiérarchique ou au bureau des ressources humaines de sa structure, le signalement peut être transmis au bureau des ressources humaines de la direction générale de tutelle concernée (DAT pour les services déconcentrés).
Lorsque le supérieur hiérarchique est saisi directement, il adresse la fiche de signalement au bureau des ressources humaines de sa structure. En cas de difficultés, le service des ressources humaines du ministère de la culture peut être alerté. Il saisit alors la direction générale de tutelle qui prend en charge l'instruction du signalement.
II.2. - Informations à destination des victimes et des mis en cause
A compter de la transmission de la fiche de signalement, le supérieur hiérarchique ou le bureau des ressources humaines de la structure ou de la direction générale de tutelle, dont relève la personne s'estimant victime ou le témoin, accuse réception du signalement dans un délai de trois jours ouvrés maximum auprès du canal de signalement. La personne ayant effectué le signalement est informée dans le même délai que son signalement est en cours de traitement.
Dans ce cadre, le bureau des ressources humaines de la direction générale de tutelle ou le chef de service (1) de la structure informe l'agent concerné de la possibilité de faire :
- une demande de protection fonctionnelle ;
- une déclaration d'accident du travail dans un délai de 15 jours suivant l'agression.
Dans les mêmes délais, le bureau des ressources humaines de la structure informe la (les) personne(s) mise(s) en cause de l'existence d'un signalement déposé à son (leur) encontre.
Lorsque le signalement concerne un établissement sous tutelle ministérielle, le bureau des ressources humaines de la direction générale de tutelle et, le cas échéant, le service des ressources humaines du ministère peuvent venir en appui des référents ressources humaines de proximité et/ou des chefs de service de la structure.
Une coordination est mise en œuvre lorsque plusieurs structures sont concernées par un même signalement. En lien avec la tutelle, le bureau des ressources humaines dont relève la victime se rapproche de celui ou de ceux des autres structures concernées.
III. - Prise en charge de la victime
III.1. - En cas de mise en danger : actions immédiates
Lorsque les faits exposés laissent supposer l'existence d'un danger ou d'une menace particulièrement grave à l'encontre de la victime, le chef de service1 concerné, avec l'appui du bureau des ressources humaines de la structure, prend ou propose, sans délai, toutes mesures appropriées, afin de :
- mettre la victime en sécurité (le cas échéant, en prenant les mesures conservatoires nécessaires, à l'encontre de l'agresseur présumé, pendant et après l'instruction du signalement) ;
- intervenir auprès de l'auteur des agissements pour les faire cesser ;
- mettre en place un accompagnement du collectif de travail de la victime affectés par la situation.
Le chef de service peut saisir le service des ressources humaines du ministère de la culture (bureau de gestion) pour mettre en œuvre la suspension de l'agent mis en cause (sauf pour les établissements faisant l'objet d'un arrêté de délégation de gestion [2]) dans l'attente des résultats de l'enquête interne et de la décision de l'autorité ayant pouvoir disciplinaire.
La suspension est une mesure provisoire d'éviction, n'ayant pas de caractère disciplinaire. Elle est d'une durée de 4 mois et peut être prorogée en cas de poursuite pénale.
Lorsque la situation est constitutive d'un crime ou d'un délit, ce signalement doit faire l'objet d'un avis au procureur de la République au titre de l'article 40 du code de procédure pénale (cf. annexe 3).
III.2. - Processus d'orientation de la ou des victimes vers les services et professionnels compétents chargés de leur accompagnement et de leur soutien
a) L'appui du médecin du travail
Le médecin du travail est le conseiller de l'administration, des agents et de leurs représentants. Sa mission est d'éviter toute altération de la santé physique ou morale des agents du fait du travail. Il est tenu au secret médical.
Il est habilité en cas de dysfonctionnement à établir des signalements appropriés sous forme de rapports écrits à destination du chef de service ou de son représentant.
Le médecin du travail pourra le cas échéant proposer l'intervention, au sein de son équipe pluridisciplinaire, d'un psychologue du travail dans le cadre d'un accompagnement collectif et/ou individuel d'(es) agent(s).
b) Un soutien psychologique de premier niveau
Les canaux de signalement internes et la cellule externe, dont le cadre général est présenté au deuxième alinéa de l'article 2 du présent arrêté, renseignent et orientent les personnes s'estimant victimes de tels actes ou agissements vers un dispositif de soutien psychologique pour un accompagnement de premier niveau par des psychologues cliniciens. Cet accompagnement est proposé dans le cadre du marché ministériel de la cellule d'écoute psychologique.
c) Les assistants de service social
Ils sont soumis au secret professionnel et peuvent être des interlocuteurs privilégiés. Ils peuvent intervenir en lien avec le médecin du travail.
IV. - Traitement et suivi du signalement
IV.1. - Rôle et responsabilités
a) Au sein des établissements publics
Le chef de service de l'entité administrative en charge de l'instruction assume la responsabilité du traitement du signalement et s'assure de la mise en œuvre des mesures de protection de la ou des personnes s'estimant victimes et des témoins, dans un délai adapté à chaque situation. Dans ce cadre, il lui revient d'analyser la situation et d'identifier les actions à mettre en œuvre avec l'appui, si nécessaire, du bureau des ressources humaines de sa direction générale de tutelle et du service des ressources humaines du ministère de la culture.
Le chef de service de l'entité administrative en charge de l'instruction doit engager dans les plus brefs délais l'analyse de la situation, y compris la réalisation de l'enquête interne, indépendamment du dépôt de plainte de la victime. A son terme, différentes actions sont possibles : engagement des procédures disciplinaires (3), médiation, évolution organisationnelle, accompagnement individuel ou collectif, formation, clôture, etc.
Dès la réception du signalement et à chaque étape de traitement du signalement, le chef de service de l'entité administrative tient à jour un tableau de suivi des actions menées datées.
b) Au sein des directions de l'administration centrale et déconcentrée
Le chef de service concerné de la direction assume la responsabilité du traitement du signalement ayant trait à une situation au sein de son service. Le bureau des ressources humaines de la direction est chargé du traitement de ce signalement et s'assure de la mise en œuvre des mesures de protection de la ou des personnes s'estimant victimes et des témoins, dans un délai adapté à chaque situation. Dans ce cadre, il lui revient d'analyser la situation et d'identifier les actions à mettre en œuvre avec l'appui du service des ressources humaines du ministère de la culture.
Le bureau des ressources humaines de la direction concernée doit engager dans les plus brefs délais l'analyse de la situation, y compris la réalisation de l'enquête interne. A son terme, différentes actions sont possibles : engagement des procédures disciplinaires, médiation, évolution organisationnelle, accompagnement individuel ou collectif, formation, clôture, etc.
Les bureaux des ressources humaines des directions générales de l'administration centrale apportent également un appui aux chefs de service des structures placées sous leur tutelle, en collaboration avec le service des ressources humaines du ministère de la culture. Les structures restent responsables du traitement des signalements effectués en leur sein.
Dès la réception du signalement et à chaque étape de traitement du signalement, le bureau des ressources humaines de la direction générale de tutelle renseigne un tableau de suivi des actions menées datées.
L'ensemble des signalements fait l'objet d'un traitement et d'un suivi par les bureaux des ressources humaines des directions générales de l'administration centrale du ministère de la culture, pour leur périmètre, y compris les établissements publics placés sous leur tutelle. A ce titre, ils renseignent un tableau de suivi « traitement des signalements » anonymisé, décliné sur la base des indicateurs du Rapport de social unique (RSU) établi par le ministère de la culture. Ce tableau est adressé périodiquement au référent signalement du service des ressources humaines.
La cellule externe fournit les informations nécessaires au recensement des signalements portés à sa connaissance.
IV.2. - Le Comité interdisciplinaire de suivi des signalements des actes de violences et de harcèlements sexuels et sexistes
Créé en juin 2021, ce comité est présidé par le secrétaire général du ministère de la culture ou son adjoint.
a) Composition
Le comité interdisciplinaire est composé : du chef du service des ressources humaines et du sous-directeur des métiers et des carrières, en sa qualité de responsable de la mission de gestion des procédures disciplinaires, des adjoints aux directeurs et des délégués de l'administration centrale, ainsi qu'un médecin du travail et en tant que de besoin, les services médicaux sociaux.
b) Rôle et responsabilité
Le comité veille à ce que l'ensemble de ces signalements donne lieu à un traitement, dans les délais appropriés, dans le respect des principes d'égalité de traitement et de confidentialité.
Le comité assure un suivi du traitement des signalements des actes de violences et de harcèlements sexuels et sexistes dans le cadre du périmètre ministériel (AC, SCN, DRAC, EP sous la tutelle du ministère de la culture), pour l'ensemble des personnes mentionnées à l'article 1er du présent arrêté.
Ce suivi est réalisé sur la base du tableau de suivi complété, pour l'ensemble du périmètre ministériel. Dans ce cadre, il revient :
- aux bureaux des ressources humaines des directions générales de tutelle et au service des ressources humaines du ministère de la culture d'assurer un état du traitement des signalements impliquant des agents ;
- à la délégation générale à la transmission, aux territoires et à la démocratie culturelle d'assurer un état du traitement des signalements impliquant uniquement des étudiants.
IV.3. - Une « entrée unique » dédiée au sein du service des ressources humaines pour le suivi du traitement des situations de violences et de harcèlements sexuels et sexistes
Le référent « signalement », au sein du service des ressources humaines du secrétariat général du ministère de la culture, assure le recensement et le suivi du traitement de l'ensemble des signalements en lien avec les bureaux des ressources humaines des directions générales de tutelle du ministère de la culture.
(1) C'est-à-dire la personne chargée, dans la limite de ses attributions et dans le cadre des délégations qui lui sont consenties, de veiller à la sécurité et à la protection de la santé des agents placés sous son autorité (article 2-1 du décret n° 82-453 du 28 mai 1982 relatif à l'hygiène et à la sécurité du travail ainsi qu'à la prévention médicale dans la fonction publique).
(2) Article L. 531-1 du code général de la fonction publique.
(3) Le pouvoir disciplinaire appartient à l'autorité investie du pouvoir de nomination.
Le ministère de la culture (MC) détient par principe le pouvoir disciplinaire sur l'ensemble des agents fonctionnaires et contractuels dont il est l'autorité de nomination. Il est, par délégation de pouvoir, fait exception au principe pour les sanctions disciplinaires du 1er groupe (l'avertissement et le blâme), infligées aux fonctionnaires affectés en services déconcentrés (DRAC), et dans certains établissements publics recrutant des agents en propre assurent directement la gestion de la procédure disciplinaire, dans le respect de la réglementation applicable à la situation de l'agent.