ANNEXE II
EXIGENCES APPLICABLES À L'ORGANISME DE FORMATION ET À L'ORGANISME DE CERTIFICATION DE L'ORGANISME DE FORMATION
1. Organisme de certification de l'organisme de formation
1.1. Structure de l'organisme de certification de l'organisme de formation
1.1.1. Fonctionnement de la structure
Conformément aux exigences générales pour les organismes certifiant les services, les organismes de certification des organismes de formation se dotent d'un comité de pilotage qui a pour but d'assurer l'indépendance, l'impartialité et de prévenir les conflits d'intérêt du dispositif de certification et des référentiels correspondants, ci-après dénommé comité de pilotage.
Les parties représentées au sein de ce comité de pilotage comprennent au moins un représentant des utilisateurs (associations de consommateurs, notaires ou agents immobiliers, syndics, …), un représentant des diagnostiqueurs au sens du présent arrêté et un représentant des organisations de formation.
Sur demande des services du ministre chargé de la construction et du ministre chargé de la santé, l'organisme de certification leur communique les convocations aux réunions du comité de pilotage, leurs comptes rendus ou encore les décisions en matière de préservation de l'impartialité et de l'indépendance, d'élaboration et de maintien du dispositif de certification et les référentiels correspondants.
Le comité de pilotage se réunit au moins tous les 2 ans.
Sous réserve du respect des exigences du présent paragraphe, une structure appropriée du dispositif de préservation de l'impartialité vaut comité de pilotage.
1.1.2. Rapport annuel d'activité
L'organisme de certification communique aux services du ministre chargé de la construction et du ministre chargé de la santé pour le 31 mars de chaque année un rapport d'activité portant sur la période du 1er janvier au 31 décembre de l'année précédente. Ce rapport comporte la liste des organismes de formations certifiés par l'organisme, les flux et effectifs cumulés des organismes de formation concernés par les opérations de surveillance, par les décisions de certification, de renouvellement, de suspension et de retrait, ainsi qu'un bilan des réclamations et plaintes dont l'organisme certificateur a eu connaissance sur les organismes certifiés.
1.2. Indépendance et impartialité
L'organisme de certification de l'organisme de formation ne peut pas avoir de liens structurels ou d'intérêts financiers partagés avec des organismes de formations ou des personnes physiques certifiées au titre du présent arrêté.
Les organismes de certification ainsi que leur personnel procédant à la certification des organismes de formation, doivent agir avec impartialité et n'avoir aucun lien de nature à porter atteinte à leur indépendance avec des organismes de formations ou des personnes physiques certifiées au titre du présent arrêté.
1.3. Démarrage des activités de certification
Après recevabilité de la demande d'accréditation par l'instance nationale d'accréditation conformément à l'article 8 du présent arrêté, les organismes certificateurs qui détiennent déjà une accréditation pour la certification de produits et services sont autorisés à délivrer au maximum vingt certificats non accrédités et les organismes certificateurs qui ne détiennent pas d'accréditation pour la certification de produits et services sont autorisés à délivrer au maximum cinq certificats non accrédités.
1.4. Compétence des auditeurs
L'organisme certificateur candidat à l'accréditation dispose d'un processus de sélection et de désignation des personnes réalisant les audits en tenant compte des exigences en matière d'indépendance et d'impartialité ainsi que de leurs compétences. L'organisme s'assure que ces personnes réalisant les audits ont les mêmes pré-requis que ceux exigés en annexe III pour les candidats à la certification avec mention et sans mention pour le domaine énergie.
1.5. Suspension ou retrait de l'accréditation des organismes de certification
L'organisme certificateur tient informées, sur demande, ses entreprises clientes du statut de son accréditation. En cas de suspension de son accréditation, il doit informer les entreprises pour lesquelles sa suspension peut remettre en cause la délivrance de leur prochaine certification, dans un délai maximal de quinze jours suivant la notification de sa suspension. Lorsque l'accréditation d'un organisme certificateur est suspendue, les certifications émises jusqu'à la date de suspension restent valides. L'organisme certificateur ne peut émettre de nouveaux certificats durant cette période.
Durant la période de suspension, afin que l'organisme certificateur puisse recouvrer son accréditation, un délai de six mois est imparti durant lequel l'organisme certificateur continue son activité pour permettre à l'instance nationale d'accréditation de l'évaluer. L'organisme certificateur ne peut réaliser que des audits de suivi.
Si, dans un délai de six mois, la suspension de l'accréditation n'est pas levée, l'organisme certificateur organise le transfert des certifications qu'il a émises vers d'autres organismes certificateurs. Il fournit notamment aux entreprises concernées la liste des organismes certificateurs couvrant leurs domaines de certification et la procédure à suivre pour réaliser ce transfert. Dans un délai maximal de deux ans, après nouvelle évaluation par l'instance nationale d'accréditation pour rétablir l'accréditation à la suite de la suspension, en cas d'avis défavorable, l'accréditation pourra être retirée.En cas de retrait d'accréditation, l'organisme certificateur le notifie aux services des ministres en charge de la construction et de la santé dans un délai de trente jours.
1.6. Processus de certification
Les formations visées par le présent arrêté font l'objet d'une certification.
Tout organisme de formation candidat à la certification dépose une demande auprès d'un organisme certificateur. Un organisme de formation composé de plusieurs sites de formation, ayant entre eux un lien juridique ou contractuel dépose autant de demandes de certification que de sites délivrant la formation.
1.6.1. Demande initiale d'un organisme de formation pour sa certification
Lors de la demande initiale de certification, l'organisme de certification vérifie que le demandeur justifie :
- de son identité : nom et coordonnées de l'organisme de formation candidat à la certification ;
- du contact du représentant de l'organisme de formation ;
- du statut de l'organisme de formation et du respect des exigences définies dans la présente annexe ;
- en cas de structure disposant de plusieurs sites de formation, l'indication du lien juridique ou contractuel entre l'organisme de formation demandeur et les autres sites ;
- les capacités professionnelles, techniques et financières de l'organisme de formation pour la conception et la réalisation de la formation ;
- des moyens techniques destinés suffisant à mettre en œuvre la formation ;
- d'un programme de formation, précisant les méthodes et moyens pédagogiques pour chaque séquence, en adéquation avec la demande.
La recevabilité de la demande de certification par l'organisme certificateur, est conditionnée à la complétude du dossier de certification déposé par l'organisme de formation candidat à la certification.
L'organisme certificateur effectue une revue de la demande de certification déposée par l'organisme de formation candidat.
Le cas échéant, l'organisme certificateur procède à une demande d'informations complémentaires, par tout moyen, auprès de l'organisme de formation candidat à la certification afin de s'assurer que celui-ci dispose des compétences et des moyens nécessaires à la certification dans ce champ.
A l'issue de la revue de la demande de certification, l'organisme certificateur adresse à l'organisme de formation candidat :
1° La notification de la recevabilité de la demande de certification ;
2° Un programme d'audit sur site tels que définis au 2.6 de la présente annexe, assorti de sa durée prévisionnelle, cette durée étant adaptée à la portée demandée.
1.6.2. Activités de formation à titre transitoire
A l'issue de la revue de la demande de certification, l'organisme certificateur adresse à l'organisme de formation candidat :
1° La notification de la recevabilité de la demande de certification ;
2° Un programme d'audits sur site tels que définis au 2.6 de la présente annexe, assorti de sa durée prévisionnelle, cette durée étant adaptée à la portée demandée.
Dès réception d'une décision positive de recevabilité émanant de l'organisme de certification, les organismes de formation peuvent recevoir des inscriptions en vue de la 1re session de formation dans le cadre du champ de la certification.
1.6.3. Renouvellement de certification d'un organisme de formation
L'organisme de certification juge de la recevabilité du dossier de candidature remis par tout candidat à la certification.
Lors du renouvellement de la certification, l'organisme de certification vérifie la justification des points listés à l'article 1.6.1 et procède à un contrôle sur site comprenant l'examen des contenus et matériels pédagogiques ainsi que du déroulé d'une journée de formation et du processus de validation de la formation.
1.6.4. Surveillance
L'organisme de certification procède au minimum à une opération de surveillance entre le début de la deuxième année et la fin de la quatrième année de ce cycle et de chaque cycle suivant après renouvellement. Cette opération de surveillance consiste à évaluer l'organisme de formation au travers d'un audit aléatoire représentatif des formations dispensées durant lequel sont évaluées notamment les compétences du formateur (observation de session de formation en temps réel) et la qualité de l'organisation de la formation.
2. Organisme de formation
2.1. Exigences générales
L'organisme de formation est en règle vis-à-vis de ses obligations administratives, fiscales et sociales, et dispose des moyens humains et matériels adaptés aux formations qu'il délivre. L'organisme de formation tient à disposition de l'organisme de certification la liste actualisée des formateurs compétents dispensant les formations traitées dans le présent arrêté.
2.2. Référentiel de formation
L'obligation de formation et la durée par domaine et par mention sont définies aux 3.1.1 et 3.3 de l'annexe I.
Le contenu de ces formations doit être basé sur les exigences des compétences des diagnostiqueurs, selon le domaine de diagnostic, telles que définies dans les programmes d'examen de l'annexe III du présent arrêté.
De plus les sessions de formation continue assurent un rappel des nouveautés législatives, réglementaires ou normatives ainsi que des évolutions techniques.
2.3. Compétences des formateurs
L'organisme de formation candidat à la certification dispose d'un processus de sélection et de désignation des formateurs en tenant compte des exigences en matière d'indépendance et d'impartialité ainsi que de leurs compétences. L'organisme s'assure que ces formateurs ont les mêmes pré-requis que ceux exigés en annexe III pour les candidats à la certification avec mention et sans mention pour le domaine énergie.
2.4. Validation de la formation
L'organisme de formation fournit, à l'issue de la formation, une attestation de formation dans le champ de la formation suivie établissant le succès du suivi de la formation. A l'exception du module de formation initiale, cette attestation est délivrée suite à la vérification des acquis du stagiaire par le biais d'un examen proportionné à la durée du module.
2.5. Définition des étapes du processus
Le cycle de certification de cinq ans commence avec la décision de certification ou avec la décision de renouvellement de la certification. Il est composé d'un audit initial, d'un audit de surveillance et d'un audit de renouvellement au cours de la dernière année, réalisés sur site et pour chaque domaine de diagnostic pour lequel est donnée une formation (initiale ou continue). La liste des éléments constitutifs du dossier à compléter est sollicitée auprès de l'un des organismes certificateurs accrédités.
La recevabilité du dossier par l'organisme certificateur est conditionnée par la complétude du dossier de certification déposé par l'organisme de formation.
Les étapes de la certification sont les suivantes :
Etape 0
Recevabilité
Instruction du dossier par l'organisme certificateur et décision de recevabilité par ce dernier au plus tard quinze jours après la réception du dossier de certification complet envoyé par l'organisme de formation.
Etape 1
Audit initial
L'audit initial comprend un volet documentaire et un volet sur site réalisés durant la première session de formation dispensée à des stagiaires, couverte par le champ de la certification. Il est planifié en concertation avec l'organisme de formation. Jusqu'à l'obtention de sa certification, l'organisme de formation n'est pas autorisé à organiser d'autres sessions de formation.
Les volets documentaire et sur site de l'audit initial peuvent être réalisés simultanément.
La décision relative à l'audit initial est prise au plus tard neuf mois à compter de la notification de la recevabilité positive (étape 0).
Etape 2
Audit de surveillance
Cet audit est réalisé entre le début de la deuxième année et la fin de la quatrième année après l'attribution de la certification suite à l'audit initial, ou suite au renouvellement de la certification. Il comprend un volet documentaire et un volet sur site réalisés durant une session de formation dispensée à des stagiaires, couverte par le champ de la certification. Les volets documentaire et sur site de l'audit de surveillance peuvent être réalisés simultanément.
L'audit de surveillance peut être planifié ou inopiné.
Etape 3
Audit de renouvellement
L'audit de renouvellement est composé d'un volet documentaire et d'un volet sur site réalisés durant une session de formation, correspondant au champ de la certification. Les volets documentaire et sur site de l'audit de renouvellement peuvent être réalisés simultanément. Cet audit est réalisé de façon à ce que la décision de renouvellement de certification soit prise avant l'expiration de la certification. L'audit de renouvellement peut être planifié ou inopiné.
2.6. Contenu des audits de certification
2.6.1. Audit sur site
L'audit sur site est composé :
- un audit du système de la validation des modules de formation et du suivi des formations, ainsi que des compétences des intervenants ;
- une inspection des locaux où la formation pratique est réalisée, afin de vérifier la conformité du matériel et des équipements utilisés pendant la formation et l'adéquation de ces équipements comme outils pédagogiques ;
- une observation d'une session de formation pratique, couverte par la certification (selon le type de module défini à l'annexe III du présent arrêté).
Il a vocation à s'assurer de la pédagogie appliquée par l'organisme de formation au cours d'une formation, de la capacité d'adaptation des intervenants selon le niveau de compréhension des candidats et de l'adéquation du programme avec les compétences requises au paragraphe 4 de l'annexe III du présent arrêté. L'audit a également pour but de contrôler les compétences techniques et pédagogiques des formateurs.
Dans le cas de l'examen pour une formation initiale, le contenu de l'examen doit être vérifié comme la compétence des examinateurs.
Il comporte en outre la vérification des points suivants sur trois à cinq formations :
- la pertinence du recours aux intervenants au regard de la formation dispensée ;
- l'utilisation de l'outil de suivi de l'activité des candidats.
2.6.2. Réclamations concernant les organismes de formation
Toute réclamation concernant un organisme de formation certifié ou en cours de certification reçue par l'organisme certificateur fait l'objet d'un traitement dans un délai qui n'excède pas un mois à compter de la réception de la réclamation et d'une information au comité de certification. Ces réclamations sont prises en compte lors des audits de l'organisme de formation concerné.
2.7. Typologie des écarts constatés
L'organisme certificateur établit une typologie des écarts constatés (observations, écarts mineurs ou majeurs) et la procédure afférente à chaque catégorie d'écarts, notamment le délai laissé à l'organisme de formation pour corriger les écarts constatés). En cas d'absence de correction d'un écart majeur dans le délai imparti par l'organisme certificateur, la certification de l'organisme de formation peut être suspendue ou retirée.
2.8. Transfert de certifications
Tout organisme de formation certifié peut demander le transfert de sa certification pour la durée de validité restant à courir auprès d'un autre organisme de certification accrédité. A l'exception du cas de cessation d'activité de l'organisme de certification d'origine, cette demande de transfert doit intervenir au moins 1 an avant l'échéance du certificat.
L'organisme d'accueil examine les pièces fournies par le certifié qui sont a minima :
- la date d'effet de la certification ou de renouvellement de la certification et les informations que comporte le certificat ;
- l'état de suivi des actions menées par l'organisme d'origine au titre de la surveillance ;
- les résultats de chacune des opérations de surveillance prévues au paragraphe 1.6.4 de la présente annexe, une copie du courrier indiquant les écarts constatés et l'état des suites données ;
- les réclamations et plaintes reçues par l'organisme d'origine à l'encontre de l'organisme certifié et l'état des suites données ;
- le statut d'accréditation de l'organisme d'origine ;
- une attestation de l'organisme de certification émetteur, qu'il doit transmettre sans condition à l'organisme de formation certifié, attestant que la certification n'est pas suspendue et n'est pas en cours de renouvellement.
Si le contrat est passé, l'organisme d'accueil prévient l'organisme d'origine, qui procède aussitôt au retrait de son certificat.
Dans le cas d'une cessation d'activité de l'organisme de certification d'origine, les certificats émis avant la cessation sont réputés valides pendant 6 mois.