ANNEXE 2
RUBRIQUE 10 : DÉPENSES À L'ÉTRANGER
10. DÉPENSES À L'ÉTRANGER
Lorsqu'un texte législatif ou réglementaire l'exige, la copie certifiée conforme est conservée.
Pour les dépenses à l'étranger, la traduction des pièces en français est un principe de base pour les contrats et les marchés (cf. circulaire du 19 mars 1996 concernant l'application de la loi n° 94-665 du 4 août 1994 relative à l'emploi de la langue française). Pour les autres pièces, une traduction sommaire est la règle. Le principe d'une traduction systématique des pièces est exclu mais le comptable peut demander la traduction d'une pièce spécifique.
10.1. DÉPENSES DE PERSONNEL
10.1.1. Rémunération du personnel local
Textes locaux d'ordre général (textes législatifs ou réglementaires locaux, règlement intérieur, convention collective…).
10.1.1.1. Premier paiement
- Contrat de travail ;
- Avenant éventuel ;
- Etat détaillé des salaires (et acquit libératoire si paiement en numéraire) ;
- RIB ou document équivalent.
10.1.1.2. Payes ultérieures
- Etat détaillé des salaires (et acquit libératoire si paiement en numéraire) ;
- Décision ou avenant ayant une incidence financière (promotion, primes, heures supplémentaires…).
10.1.1.3. Acomptes
- Décompte liquidatif signé par l'ordonnateur ;
- Acquit libératoire si paiement en numéraire.
10.1.2. Avantages familiaux et sociaux
- Justificatifs de la situation familiale ouvrant droit aux avantages ;
- Document retraçant l'adhésion volontaire à une caisse d'assurances sociales ;
- Congés de maladie : décompte liquidatif des indemnités.
10.1.3. Cessation d'emploi
- Etat liquidatif de l'indemnité de fin de fonction, décompte du pécule signé par l'ordonnateur.
10.2. DÉPENSES DE FONCTIONNEMENT SPÉCIFIQUES
10.2.1. Aide aux Français de passage en difficulté et dispositifs de provisions
10.2.1.1. Avances remboursables
- Imprimé 74 ;
- ou autorisation du ministère chargé des affaires étrangères.
10.2.1.2. Paiements sur provisions
- Autorisation du ministère chargé des affaires étrangères ;
ou
- Autorisation de la DSFiPE ;
- Le cas échéant, factures.
Opérations de trésorerie visées au 8° de l'article 2 du décret n° 2016-49 du 27 janvier 2016 relatif aux missions des comptables publics et des régisseurs chargés d'exécuter les opérations de l'Etat à l'étranger.
10.2.1.3. Paiements sur provisions ONG
- Convention tripartite conclue entre le ministère chargé des affaires étrangères, l'organisation non gouvernementale et la DSFiPE.
Opérations de trésorerie visées au 9° de l'article 2 du décret n° 2016-49 du 27 janvier 2016 relatif aux missions des comptables publics et des régisseurs chargés d'exécuter les opérations de l'Etat à l'étranger.
10.2.2. Rapatriements
- Décision du ministère chargé des affaires étrangères ;
- Factures.
10.2.3. Protection des citoyens de l'Union européenne par les représentations diplomatiques et consulaires de France
- Autorisation des autorités de l'Etat membre dont le ressortissant a la nationalité ;
- Pièces justifiant les dépenses engagées à son profit à envoyer au ministère chargé des affaires étrangères en vue du remboursement de l'avance effectuée par l'Etat membre.

Décret n° 2018-336 du 4 mai 2018 relatif à la protection consulaire des citoyens de l'Union européenne dans les pays tiers.
10.2.4. Escales des bâtiments de la Marine nationale et des appareils des armées
10.2.4.1. Dépenses payables en espèces par le responsable de bord selon la procédure des avances consulaires
- Décision du ministère de la défense ;
- Reçu provisoire établi lors du versement de l'avance ;
- Liste des dépenses engagées ou des fournitures livrées, payées par le bord ;
- Reçu définitif lors du reversement des fonds non employés.
10.2.4.2. Dépenses payables sur factures remises au poste
- Liste certifiée par le bord des dépenses engagées ou fournitures livrées et non payées ;
- Factures liquidées et certifiées par le commissaire de bord ou l'attaché de défense du poste ou par l'autorité diplomatique.
10.2.5. Volontaires civils à l'étranger

Décret n° 2000-1159 du 30 novembre 2000 pris pour l'application des dispositions du code du service national relatives aux volontariats civils.
10.2.5.1. Visite médicale de fin de séjour
- Note d'honoraires du médecin ;
- Décision d'affectation et, le cas échéant, décision de prolongation.
10.2.5.2. Frais de déplacement des volontaires
- Décision d'affectation ;
ou
- Ordre de mission ;
- Facture ;
ou
- Titre de transport.
10.2.5.3. Prise en charge du transport de bagages
- Décision d'affectation ;
ou
- Ordre de mission ;
- Factures.
10.2.5.4. Déplacements au sein du pays d'affectation
- Ordre de mission ;
- État de frais.
Arrêté du 3 juillet 2006 fixant les taux des indemnités de mission prévues à l'article 3 du décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l'État.
10.3. COMMANDE PUBLIQUE
10.3.1. MARCHÉS PUBLICS PASSÉS SOUS FORME ÉCRITE
Lorsque le marché est passé et exécuté en application de la circulaire du 3 mai 1988 relative à la passation des marchés publics à l'étranger, le code de la commande publique ne s'applique pas de plein droit. Les services de l'État à l'étranger sont incités à s'y référer expressément
Dans ce cas, il convient de se référer à la rubrique 4 de la présente nomenclature.
Dans le cas contraire, en l'absence de référence au code de la commande publique, les pièces listées aux présentes rubriques 10.3. et 10.4. constituent les pièces nécessaires aux contrôles du comptable, en matière de justification de la dépense et de vérification de l'exactitude des calculs de liquidation.
10.3.1.1. Pièces générales
- Contrat et sa traduction ;
ou
- Lettre de commande ;
ou
- Devis ;
- Toute pièce constitutive du contrat : cahier des charges, bordereau des prix ;
et
- Caution bancaire ou engagement de la caution solidaire s‘il y a lieu.
Dans le système d'information Crocus, la certification du service fait est opérée électroniquement (cf. rubrique 10.3.2.6.).
10.3.1.2. Avance
- Etat liquidatif.
10.3.1.3. Acompte
- Facture, demande de versement de l'acompte ;
- Etat liquidatif de l'acompte ;
Le cas échéant :
- Certification du service fait ;
- Etat des révisions de prix, actualisation et intérêts moratoires le cas échéant ;
- Parutions locales des index de révision et/ou d'actualisation des prix ;
- Si monnaie de paiement différente de la monnaie de facturation, joindre les éléments de liquidation.
Si le versement d'un acompte est prévu au marché.
10.3.1.4. Paiement unique et/ou solde au titre des dépenses de fournitures
- Facture ou mémoire indiquant le détail des fournitures, les prix unitaires, la date de livraison et la somme à payer ;
Le cas échéant :
- Certificat du service fait ;
- Etat liquidatif des pénalités de retard, des intérêts moratoires, des révisions ou d'actualisation des prix ;
- Attestation de l'ordonnateur s'il s'agit d'un paiement pour solde.
Si le versement d'un acompte est prévu au marché.
10.3.1.5. Paiement unique et/ou solde pour les autres dépenses
- Décompte ou facture ;
Le cas échéant :
- Certificat du service fait ;
- Si le marché le prévoit, procès-verbal de réception pour les travaux ;
ou
- Attestation de l‘ordonnateur qu'il s'agit d'un paiement pour solde si tel est le cas pour les marchés de prestations ;
- Etat liquidatif des pénalités de retard, des intérêts moratoires, des révisions ou actualisation des prix.
10.3.2. MARCHES PUBLICS NE FAISANT PAS L'OBJET D'UN ÉCRIT
Le représentant du pouvoir adjudicateur est seul responsable de la computation des seuils prévus par le code de la commande publique, notamment au regard du caractère de similitude et d'homogénéité des prestations ou, s'agissant des travaux, de l'ensemble des dépenses concourant à une même opération.
10.3.2.1. Pièces générales
- Facture ou mémoire.
10.3.2.2. Pour le paiement des denrées périssables
- Toute pièce ayant une incidence financière.
10.3.2.3. Mentions obligatoires d'identification du créancier
- Nom ou raison sociale du créancier ;
Le cas échéant :
- Référence d'inscription au répertoire du commerce ou au répertoire des métiers ;
- N° SIREN ou SIRET.
Dans certains pays, certaines mentions ne peuvent être exigées.
10.3.2.4. Domiciliation
- Mention de la domiciliation du fournisseur dans le corps de la facture claire et lisible ;
- Si elle n‘y figure pas, production d'un RIB du fournisseur ou tout document en tenant lieu.
10.3.2.5. Éléments de liquidation
- Nature des fournitures ou services ;
- Prix unitaire et quantité, le cas échéant ;
- Mention d'un avoir, le cas échéant ;
- Mention d'une variation de prix, le cas échéant : dans ce cas, nécessité de produire l'engagement contractuel correspondant ;
- Mention de frais de facturation ;
- La date de livraison de fournitures ;
ou
- en l'absence de cette date sur la facture, un bon de livraison.
10.3.2.6. Certification du service fait
- Mention du service fait avec signature de l'ordonnateur ou de son représentant habilité à cet effet ;
ou
- Certificat de service fait établi par l'ordonnateur ou son représentant. Dans ce cas, le certificat devra comporter les références de la facture correspondante.
Dans le système d'information Crocus, la validation d'un acte de gestion par un acteur « ordonnateur secondaire (OS) / délégataire de l'ordonnateur secondaire (DELOS) » authentifié et dûment habilité emporte signature de celui-ci et certification du service fait.
Dans le système d'information Chorus, les règles de droit commun de dématérialisation relatives aux modalités de certification du service fait s'appliquent.
10.4. OPÉRATIONS IMMOBILIÈRES
10.4.1. Acquisitions immobilières
10.4.1.1. Pièces à produire par l'administration centrale
- Décision d'acquisition du ministère concerné.
Articles R. 1221-1et R. 1221-2 du code général des propriétés des personnes publiques.
10.4.1.2. Pièces à produire par le poste
- Expédition certifiée conforme de l'acte d'achat/vente approuvé des deux parties ;
- Preuve que le bien acquis n'est pas grevé d'hypothèques, de charges ou de droits réels susceptibles de mettre en cause la responsabilité de l'Etat français, certificat (notarié ou établi par le représentant des domaines) de non hypothèque ou de levée d'hypothèque en fonction de la réglementation locale ;
- Projet d'inscription à l'inventaire physique des propriétés de l'Etat tenu dans Chorus ;
- Tout document justifiant du règlement entre les mains du véritable créancier indiqué dans l'acte de vente comme le vendeur ou à un tiers habilité à le représenter, le cas échéant (séquestre, avocat…).
10.4.2. Titres d'occupation
10.4.2.1. Au premier paiement
- Titre d'occupation et sa traduction ou, dans le cas d'un titre oral, attestation de l'ambassadeur ;
- Projet d'inscription ou référence à l'inventaire physique des propriétés de l'État tenu dans Chorus ;
ou
fiche de présentation ou fiche descriptive.
10.4.2.2. Paiements ultérieurs
- Appel de fonds du propriétaire ;
ou
- Fiche liquidative établie par le service.
10.5. DÉPENSES D'INTERVENTION
10.5.1. Paiement direct et appui logistique
- Décision ou convention de l'ordonnateur rattachant la dépense à un projet ;
ou
- Accord de coopération ;
- Facture du fournisseur ou marché s'il y a lieu.
- Dépenses dans le cadre du fonds de solidarité prioritaire (FSP), qui relèvent de l'aide au développement ;
- Dépenses au profit des EAF (cf. TD n° 2013-006989 du 12 avril 2013) ;
- Dépenses au profit de la coopération militaire (cf. note n° 1104/DCMD/MS/BJF du 6 mai 2008).
10.5.2. Assistance technique
- Décision de l'ordonnateur secondaire fixant le barème d'indemnisation relatif aux missions des assistants techniques dans le cadre de leurs fonctions.
Lettre DGCP n° 23768 du 26 avril 2001 adressée au ministère chargé des affaires étrangères.