3.1. La préparation du déplacement
 Tous les éléments constitutifs d'un déplacement professionnel doivent préalablement être autorisés par écrit afin de garantir la conformité des voyages aux dispositions de la présente politique. L'autorisation qui porte sur l'ensemble du dossier de déplacement est donnée au moins deux semaines avant le départ pour en faciliter le traitement. En deçà de ce délai, le déplacement peut être refusé par l'autorité habilitée à l'ordonner.
 Tout déplacement temporaire, même sans frais, doit donner lieu à l'émission d'un ordre de déplacement.
 Lorsque le départ est effectué dans l'urgence durant la période de fermeture des bureaux, l'ordre de déplacement doit être établi le jour ouvrable qui suit le départ de l'agent.
 Par mesure de sécurité, l'ordre de déplacement doit comporter les adresses de départ et d'arrivée ainsi que l'adresse exacte du ou des lieux où se rend l'agent pour l'exécution du service, s'ils sont connus avant le départ.
 Lorsque la répétitivité du déplacement l'exige, il peut être délivré un ordre de déplacement permanent, valable dans la limite de douze mois.
 En application de l'article 2-8 du décret du 3 juillet 2006 susvisé, sont considérés comme constituant une seule et même commune :
 Pour l'Ile-de-France : Paris, Aubervilliers, Pantin, Le Pré-Saint-Gervais, Les Lilas, Bagnolet, Montreuil, Fontenay-sous-Bois, Saint-Mandé, Vincennes, Nogent-sur-Marne, Joinville-le-Pont, Saint-Maurice, Charenton-le-Pont, Ivry-sur-Seine, Le Kremlin-Bicêtre, Gentilly, Montrouge, Malakoff, Vanves, Issy-les-Moulineaux, Boulogne-Billancourt, Saint-Cloud, Suresnes, Puteaux, Neuilly-sur-Seine, Levallois-Perret, Clichy, Saint-Ouen, Saint-Denis.
 Pour l'agglomération de Toulouse, les communes dépendant de la communauté d'agglomération du Grand Toulouse : Aucamville, Aussonne, Balma, Beauzelle, Blagnac, Brax, Castelginest, Colomiers, Cornebarrieu, Cugnaux, Fenouillet, Fonbeauzard, Gagnac-sur-Garonne, Launaguet, Mondonville, Pibrac, Pin-Balma, Quint-Fonsegrives, Saint-Alban, Saint-Orens-de-Gameville, Seilh, Toulouse, Tournefeuille, L'Union, Villeneuve-Tolosane, ainsi que la commune de Muret.
 La prise en charge par l'administration d'un agent envoyé en déplacement est effective de son lieu de résidence administrative ou de son lieu de résidence familiale, en fonction de son horaire de départ.
 Dans le cas particulier où un agent, par nécessité de service, est rappelé pendant un congé vers son lieu d'affectation ou envoyé en déplacement vers un lieu hors de sa résidence administrative, l'administration peut prendre un ordre de déplacement dont la résidence familiale est la résidence dans laquelle est logé l'agent en congé.
3.2. La certification de l'accomplissement du déplacement
 Une fois le déplacement accompli, l'autorité qui a ordonné le départ doit valider par écrit l'ensemble de ses éléments constitutifs conformément aux dispositions de la présente politique.
 Cette validation vaut certification du service fait pour l'ensemble des éléments constitutifs du déplacement et doit être accompagnée, le cas échéant, de la restitution des billets de transport et des cartes d'embarquement. La validation par l'autorité qui a ordonné le départ est obligatoire, y compris en cas d'annulation du déplacement. La validation par l'autorité qui a ordonné le déplacement doit intervenir dans les deux semaines suivant la fin du déplacement.
 L'autorité qui ordonne le déplacement et en valide l'accomplissement ou l'annulation, doit disposer d'une habilitation pour ce faire.