Article 18
Les commissions consultatives paritaires sont présidées par l'autorité auprès de laquelle elles sont placées ou, en cas d'empêchement, par son représentant, membre de la commission consultative paritaire.
Article 19
Chaque commission consultative paritaire élabore son règlement intérieur.
Le secrétariat des commissions est assuré par un représentant de l'administration qui peut n'être pas membre de ces commissions.
Un représentant du personnel est désigné par chaque commission en son sein pour exercer les fonctions de secrétaire adjoint.
Un procès-verbal est établi après chaque séance. Il est signé par le président, contresigné par le secrétaire et le secrétaire adjoint et transmis, dans le délai d'un mois, aux membres de la commission. Ce procès-verbal est soumis à l'approbation des membres de la commission lors de la séance suivante.
Article 20
Chaque commission consultative paritaire se réunit au moins une fois par an, sur convocation de son président, à son initiative ou, dans le délai maximum de deux mois, sur demande écrite de la moitié au moins des représentants titulaires du personnel concernant toute question entrant dans son champ de compétence.
Article 21
Les suppléants peuvent assister aux séances des commissions. Ils n'ont voix délibérative qu'en l'absence des titulaires qu'ils remplacent.
Le président d'une commission peut convoquer des experts à la demande de l'administration ou à la demande des représentants du personnel afin qu'ils soient entendus sur un point inscrit à l'ordre du jour.
Les experts ne peuvent assister qu'à la partie des débats, à l'exclusion du vote, relative aux questions pour lesquelles leur présence a été demandée.
Article 22
Les commissions consultatives paritaires sont saisies par leur président ou sur demande écrite signée par la moitié au moins des représentants du personnel de toutes questions entrant dans leurs compétences.
Elles émettent leurs avis à la majorité des membres présents.
S'il est procédé à un vote, celui-ci a lieu à main levée. Les abstentions sont admises. Toutefois, à la demande de l'un des membres titulaires d'une commission, le vote a lieu à bulletin secret. En cas de partage des voix l'avis est réputé avoir été donné ou la proposition formulée.
Lorsqu'un établissement public prend une décision contrairement à l'avis ou à la proposition émis par une commission, cette autorité doit informer cette commission des motifs qui l'ont conduite à ne pas suivre l'avis ou la proposition.
Article 23
Les séances des commissions consultatives paritaires ne sont pas publiques.
Article 24
I. - En cas d'urgence ou de circonstances particulières, et, dans ce dernier cas, sauf opposition de la majorité des membres représentants du personnel, le président de la commission peut décider qu'une réunion sera organisée par conférence audiovisuelle, ou à défaut téléphonique, sous réserve qu'il soit techniquement en mesure de veiller, tout au long de la séance, au respect des règles posées en début de celle-ci, afin que :
1° N'assistent que les personnes habilitées à l'être. Le dispositif doit permettre l'identification des participants et le respect de la confidentialité des débats vis-à-vis des tiers ;
2° Chaque membre siégeant avec voix délibérative ait la possibilité de participer effectivement aux débats.
Sous réserve de l'accord exprès de l'agent concerné, la tenue d'une commission en matière disciplinaire peut être exceptionnellement autorisée selon les modalités prévues aux alinéas précédents ;
3° Le cas échéant, lorsque le vote a lieu à bulletin secret à la demande de l'un des membres titulaires de la commission, le secret du vote soit garanti par tout moyen.
II. - En cas d'impossibilité de tenir ces réunions selon les modalités fixées au I, à l'exception des commissions qui se réunissent en matière disciplinaire, le président peut décider qu'une réunion sera organisée par tout procédé assurant l'échange d'écrits transmis par voie électronique. Les observations émises par chacun des membres sont immédiatement communiquées à l'ensemble des autres membres participants ou leur sont accessibles, de façon qu'ils puissent répondre dans le délai prévu pour la réunion.
III. - Les modalités de réunion, d'enregistrement et de conservation des débats et échanges ainsi que les modalités selon lesquelles des tiers peuvent être entendus par la commission sont précisées par le règlement intérieur ou, à défaut, par la commission, en premier point de l'ordre du jour de la réunion. Dans ce dernier cas, un compte rendu écrit détaille les règles déterminées applicables pour la tenue de la réunion.
Article 25
Lorsqu'une commission siège en matière disciplinaire, seuls les représentants du personnel occupant un emploi relevant d'une catégorie d'emplois de niveau au moins équivalent à celui de l'agent dont le dossier est examiné ainsi qu'un nombre égal de représentants de l'administration sont appelés à délibérer. Cette équivalence est appréciée en référence au niveau hiérarchique des fonctionnaires affectés à des tâches similaires, suivant les catégories statutaires usuelles.
Article 26
Lorsqu'une commission évoque la situation d'un représentant du personnel siégeant en tant que titulaire, il est fait appel au premier représentant suppléant ou, à défaut, à un autre représentant suppléant appartenant à la même liste.
Dans le cas où une commission est appelée à examiner la situation de tous les représentants, titulaires et suppléants, de cette commission ou si aucun représentant ne peut valablement siéger, il est fait application de la procédure de tirage au sort parmi les agents non titulaires en fonction de leur appartenance aux catégories concernées.
Article 27
Toutes facilités doivent être données aux membres des commissions consultatives paritaires par l'administration pour leur permettre de remplir leurs attributions.
En outre, communication doit leur être donnée de toutes les pièces et documents nécessaires à l'accomplissement de leur mission, huit jours au moins avant la date de la séance.
Une autorisation d'absence est accordée aux représentants du personnel et aux experts pour leur permettre de participer aux réunions des commissions sur simple présentation de leur convocation. La durée de cette autorisation est calculée en tenant compte des délais de route, de la durée prévisible de la réunion et augmentée d'un temps égal à cette durée afin de mettre les intéressés en mesure d'assurer la préparation et le compte rendu des travaux des commissions.
Les membres des commissions et les experts sont soumis à l'obligation de discrétion professionnelle en ce qui concerne tous les faits et documents dont ils ont eu connaissance en cette qualité.
Article 28
Les commissions ne délibèrent valablement qu'à la condition d'observer les règles de constitution et de fonctionnement édictées par la présente annexe et par leur règlement intérieur.
En outre, les trois quarts au moins de leurs membres doivent être présents lors de l'ouverture de la réunion.
Lorsque ce quorum n'est pas atteint, une nouvelle convocation est envoyée dans le délai de huit jours aux membres de la commission qui siège alors valablement si la moitié de ses membres sont présents.
Article 29
Les membres des commissions ne perçoivent aucune indemnité du fait de leurs fonctions dans ces instances. Ils sont toutefois indemnisés de leurs frais de déplacement et de séjour dans les conditions fixées par le décret du 3 juillet 2006 susvisé.