III-1. - Contrôle de la tenue de la comptabilité du secteur conventionné
Les modifications des dispositions financières et comptables du secteur conventionné décrites dans le présent règlement sont approuvées, après avis du contrôleur budgétaire et comptable, par le ministère de la culture et le ministère chargé du budget. Elles font l'objet d'un avenant au présent règlement.
III-2. - Cadre du contrôle
III-2.1. Le contrôle exercé par la partie concédante
Le contrôle financier et comptable de la concession est opéré par la partie concédante. Il s'exerce sous forme d'avis dans le cadre des échanges prévu au chapitre 6 du contrat de concession : réunions préparatoires au conseil d'administration de l'association et, le cas échéant, réunions extraordinaires liées à l'exécution du contrat de concession. Ces réunions se tiennent en présence du directeur général et du directeur administratif et financier de l'association ainsi que de représentants du ministère de la culture. Les représentants du service du contrôle budgétaire et comptable ministériel y ont également entrée avec voix consultative.
III-2.2. Le contrôle exercé par le contrôleur budgétaire et comptable ministériel auprès du ministère de la culture
Le contrôle est un contrôle économique et financier conformément aux dispositions du décret du 26 mai 1955. Les modalités opérationnelles de ce contrôle sont définies dans un document spécifique.
III-3. - Contrôle des budgets prévisionnels
A l'automne de l'année N-1, le ministère de la culture communique à l'association la pré- notification relative aux contributions suivantes nécessaires à l'établissement du budget prévisionnel initial du secteur conventionné :
- plafond prévisionnel des emplois sous plafond en ETPT ;
- montant prévisionnel de la subvention pour charges de service public ;
- montant prévisionnel de la dotation en fonds propres et à compter de l'exercice 2023 de la subvention pour charges d'investissement.
La pré-notification peut identifier une part des subventions versées par l'Etat fléchées sur des dispositifs, activités ou opérations spécifiques (travaux, dispositifs d'éducation artistique et culturelle etc.).
Après vote de la loi de finances, l'Etat notifie la décision d'attribution initiale définitive et le plafond d'emplois « sous plafond ».
Les projets de budget prévisionnel, préparés par l'association, sont présentés à l'Etat, dans le cadre de la réunion préparatoire préalable au conseil d'administration devant approuver ce budget.
L'Etat fait part à cette occasion de ses observations, demandes d'information complémentaire et éventuellement de ses réserves pouvant induire des modifications sur les prévisions du projet portant sur le secteur conventionné qui sont de nature à présenter un risque d'insoutenabilité financière au regard des activités de service public concédées ou des activités complémentaires telles que mentionnées par l'article 2.3 du contrat susvisé.
III-4. - Contrôle de la masse salariale et des emplois
L'association assure un décompte mensuel de l'exécution à date et prévisionnelle (en ETP et ETPT) des emplois « sous plafond » et « hors plafond » du secteur conventionné tels que défini au I-1. Les règles applicables en la matière sont définies dans le « Guide de décompte des emplois des opérateurs de l'Etat » élaboré par la direction du budget de l'Etat.
En cours de gestion, l'association informe de tout risque de dépassement sur le groupe d'emplois « sous plafond » par rapport au plafond notifié par le responsable de programme
« Patrimoines ». A la clôture de l'exercice, elle lui communique l'exécution annuelle réalisée par groupes d'emplois et leur financement sur une période d'au minimum trois ans. Il est approuvé par le ministère de la culture avant présentation au conseil d'administration de l'association et ne peut être mis en œuvre qu'après confirmation expresse de l'Etat.
III-5. - Contrôle de gestion
L'association produit et transmet annuellement à l'Etat une cartographie des risques financiers, un plan d'actions associé ainsi qu'un bilan des actions réalisées en matière de contrôle interne.