Conformément à l'article 21 du contrat susvisé, l'association tient une comptabilité propre à la concession. A cet effet, ses écritures comptables sont retracées en deux secteurs distincts : le secteur conventionné et le secteur non conventionné.
Le secteur conventionné inclut l'ensemble des services et activités de l'association dont la gestion et l'exploitation lui sont confiées par l'Etat sur le fondement du contrat susvisé ainsi que les services communs de l'association en raison de la part prépondérante de leur activité en faveur du secteur conventionné qui se traduit, par ailleurs, par l'intégration de ces services communs au plafond d'emplois législatif.
Ainsi, le secteur conventionné comprend :
- d'une part, les services de la conservation du musée des Arts décoratifs et du musée Nissim de Camondo, les services de la bibliothèque et des ressources documentaires et les services communs des musées (département des collections, pôle des éditions et images, service des publics, médiation et développement culturel) ;
- d'autre part, les services communs de l'association chargés de la direction générale, du développement international et de la production, du bâtiment et de la sécurité, des ressources humaines, de l'administration et des finances, de la communication, du mécénat et des privatisations.
Le secteur non conventionné est constitué :
- d'une part, des unités d'enseignement de l'association comprenant l'Ecole Camondo et les Ateliers du Carrousel ;
- d'autre part, pour ce qui concerne les activités ne relevant pas du contrat susvisé, les services exclusivement en charge de l'administration et de la gestion des écoles.
Toute évolution de l'organigramme susceptible d'affecter la répartition entre les deux secteurs devra être présentée au comité de suivi.
Chaque secteur dispose d'un compte de trésorerie distinct. Les flux de trésorerie entre ces comptes sont comptabilisés.
I-1. - Répartition des emplois entre secteurs
Conformément à l'article 31 du contrat susvisé et sous réserve des lois de finances adoptées par le Parlement, l'association dispose de la qualité d'opérateur de l'Etat. Elle est de ce fait soumise au respect d'un plafond d'emplois législatif apprécié, jusqu'à l'exercice 2022 sur l'ensemble des opérateurs du programme « Patrimoines » de l'Etat et à compter de l'exercice 2023 sur l'ensemble des opérateurs de la mission « Culture » de l'Etat. A cet effet, les personnes qu'elle rémunère sont réparties en groupe d'emplois de la façon suivante :
- les personnels et emplois « sous plafond » relevant du secteur conventionné ;
- les personnels et emplois « hors plafond » relevant du secteur conventionné ;
- les personnels et emplois « rémunérés ne consommant pas d'ETPT » relevant du secteur conventionné (en particulier, les conférenciers) ;
- les personnels et emplois relevant du secteur non conventionné.
Un organigramme au 31 décembre 2021, détaillé en annexe, représente la composition des deux secteurs.
Au 31 décembre 2021, le secteur conventionné comprend 258,10 ETPT (dont 243,2 sous plafond, 6,04 hors plafond, 6,26 apprentis et 2,61 conférenciers rémunérés ne consommant pas d'ETPT) et le secteur non-conventionné 43,04 ETPT.
Par ailleurs, au 1er janvier de chaque année, l'association informe l'Etat de l'effectif relevant du secteur non conventionné (réalisé N-1 et prévisionnel N).
I-2. - Répartition des charges de personnel et provisions pour charges de personnel entre secteurs
Les charges de personnel et les provisions pour charges de personnel du secteur conventionné concernent :
- les personnels et emplois « sous plafond » relevant du secteur conventionné ;
- les personnels et emplois « hors plafond » relevant du secteur conventionné ;
- les personnels et emplois « hors champ » relevant du secteur conventionné.
Les charges de personnel et les provisions pour charges de personnel du secteur non conventionné concernent les personnels et emplois relevant du secteur non conventionné. La traçabilité est assurée par un cadre analytique paramétré dans le logiciel financier. Chaque section analytique est rattachée à un secteur unique.
I-3. - Répartition des autres charges (décaissables et calculées) entre secteurs
Les dépenses engagées par les services du secteur conventionné sont portées en charge d'exploitation du secteur conventionné. Les dépenses engagées par les services du secteur non conventionné sont portées en charge d'exploitation du secteur non conventionné.
La traçabilité est assurée par un cadre analytique paramétré dans le logiciel financier. Chaque section analytique est rattachée à un secteur unique.
I-4. - Répartition des produits (encaissables et calculés) entre secteurs
Les produits recouverts par les services du secteur conventionné sont portés en produit d'exploitation du secteur conventionné.
La subvention pour charges de service public versée annuellement par l'Etat, sous réserve des lois de finances adoptées par le Parlement, est imputée en produit d'exploitation dans la comptabilité du secteur conventionné.
Les fonds versés par des personnes morales ou physiques, publiques ou privées, pour concourir avec ceux de l'Etat aux charges du secteur conventionné sont directement portés en produit du secteur conventionné.
Les produits réalisés par les services du secteur non conventionné sont portés en produit d'exploitation du secteur non conventionné.
La traçabilité est assurée par un cadre analytique paramétré dans le logiciel financier. Chaque section analytique est rattachée à un secteur unique.
I-5. - Répartition des investissements et du financement de l'actif entre secteurs
La dotation en fonds propres, et à compter de l'exercice 2023 la subvention pour charges d'investissement, versée annuellement par l'Etat, sous réserve des lois de finances adoptées par le Parlement, est imputée en ressources d'investissement dans la comptabilité du secteur conventionné.
Les fonds versés par des personnes morales ou physiques, publiques ou privées, pour concourir avec ceux de l'Etat aux investissements du secteur conventionné sont directement portés en ressources d'investissement du secteur conventionné.
Les fonds versés par des personnes morales ou physiques, publiques ou privées, pour concourir aux investissements du secteur non conventionné sont directement portés en ressources d'investissement du secteur non conventionné.
La traçabilité est assurée par un cadre analytique paramétré dans le logiciel financier. Chaque section analytique est rattachée à un secteur unique.
I-6. - Evolution des règles de répartition en cours de contrat
Les modifications relatives à la composition des services et au périmètre comptable entre les deux secteurs tels que défini dans le présent Titre, doivent faire l'objet d'un accord exprès de l'Etat, d'une actualisation du présent règlement et, le cas échéant, d'un avenant au contrat susvisé.
I-7. - Etats financiers de la concession
Outre la tenue de la comptabilité de l'association en application des normes comptables en vigueur, le concessionnaire tient les états financiers annuels suivants :
a) Un tableau de bord financier synthétique par secteur (modèle joint en annexe) ;
b) Un tableau des emplois relevant du secteur conventionné (modèle joint en annexe) ;
c) Un programme pluriannuel des investissements (modèle joint en annexe) ;
d) Un tableau de bord annuel de financement des expositions (modèle joint en annexe) ;
e) Un plan annuel de trésorerie mensuelle, en prévision et exécution, réparti par secteur, des budgets prévisionnels et du compte financier annuel (modèle joint en annexe) ;
f) Un tableau de bord annuel des activités commerciales (modèle joint en annexe).
Ces états financiers figurent a minima dans les dossiers des réunions préparatoires au conseil d'administration dont l'ordre du jour prévoit la présentation, pour délibération par celui-ci, du budget initial, des prévisions budgétaires et du compte financier.
Ces tableaux sont renseignés à l'euro près et font l'objet d'une transmission en formats pdf. et excel.
I-8. - Flux financiers entre secteur
Une participation du secteur non conventionné au financement des services communs de l'association (services support concernés : direction générale, direction de l'administration et des finances (services juridique, financier et informatique), direction des ressources humaines (ressources humaines et paie), directions des bâtiments et de la sécurité (bâtiment et sécurité), direction de la communication et service du mécénat) s'opère suivant une quote- part forfaitisée depuis 2001. A partir d'un forfait de gestion calculé en 2001 sur une moyenne de dix ans (qui reposait sur la part de travail annuelle et de charges de fonctionnement des services supports - décrits ci-dessus - consacrée au secteur non conventionné), cette participation est depuis actualisée au rythme de l'évolution annuelle de la masse salariale du secteur non conventionné. Elle est approuvée chaque année par le conseil d'administration de l'association au moment de la présentation, pour approbation, du budget.
I-9. - Dispositions comptables particulières
Les fonds disponibles de l'association sont placés en valeurs d'Etat et tout autre produit financier avec capital garanti, dans la mesure du possible, par l'organisme financier, par ouverture d'un compte à vue ou à terme, ou d'un livret d'épargne ou par des placements en parts ou actions d'organismes collectifs de placement en valeurs mobilières (OPCVM).