La présente convention détaille l'organisation et les moyens prévus pour permettre à l'EPIC Bpifrance et la société anonyme Bpifrance de mettre en œuvre l'ensemble des actions qui lui sont confiées, en application de l'article 8 de la loi n° 2010-237 du 9 mars 2010 modifiée de finances rectificative pour 2010 relatif à la mission « Investir pour la France de 2030 »,
Entre :
L'Etat, représenté par la Première ministre et le ministre de l'économie, des finances et de la souveraineté industrielle et numérique, ci-après dénommé l'« Etat », d'une part,
Et :
L'EPIC Bpifrance, dont le siège est à Maisons-Alfort (94710), 27-31, avenue du Général-Leclerc, identifié sous le n° 483 790 069 RCS Créteil, représenté par son président-directeur général, M. Christian BODIN, ci-après dénommé l'« EPIC Bpifrance » ou l'« Opérateur »,
Bpifrance, société anonyme, dont le siège social est à Maisons-Alfort (94700), 27-31, avenue du Général-Leclerc, identifiée sous le numéro 320 252 489 RCS Créteil, au capital de 5 440 000 000 €, représentée par son directeur général, M. Nicolas DUFOURCQ, ci-après dénommée « Bpifrance » ou le « Gestionnaire », d'autre part.
L'Etat, l'EPIC Bpifrance et Bpifrance étant désignés ensemble les « Parties » et individuellement une « Partie ».
Il a été préalablement exposé ce qui suit :
L'EPIC Bpifrance s'est vu confier par l'Etat la gestion d'une partie des fonds des programmes de la mission « Investir pour la France de 2030 » afin de mettre en œuvre au sein de cette mission des actions des programmes 424 « Financement des investissements stratégiques » et 425 « Financement structurel des écosystèmes d'innovation ».
Pour ce faire, l'EPIC Bpifrance s'appuie sur la société anonyme Bpifrance afin :
- d'assurer l'organisation et le suivi de procédures ouvertes et transparentes de sélection des bénéficiaires ;
- de contribuer au processus d'évaluation ex ante, in itinere et a posteriori permettant à l'Etat de piloter au mieux les crédits de la mission « Investir pour la France de 2030 » ;
- de rendre compte de son action à l'Etat.
La présente convention prévoit les modalités de financement des moyens nécessaires à l'exécution de la mission confiée à l'EPIC Bpifrance dans le cadre des investissements d'avenir et du plan France 2030 ; elle permet ainsi de garantir une stricte séparation entre les actions gérées dans ce cadre et les autres missions de l'Opérateur.
Ceci exposé, il a été convenu ce qui suit :
Sommaire
1. Objet de la Convention
1.1. Périmètre des actions couvertes par la Convention
1.2. Gestion des crédits confiés à l'opérateur
2. Organisation au sein de l'Opérateur, missions exercées et moyens mobilisés
2.1. Organisation au sein de l'Opérateur
2.2. Missions exercées par l'Opérateur
2.2.1. Instruction approfondie
2.2.2. Suivi des projets
2.2.3. Information
2.3. Moyens mobilisés et modalités de facturation des frais de gestion
2.3.1. Principes généraux de la forfaitisation des frais de gestion
2.3.2. Pour les procédures de sélection des projets : appels à projets (AAP) et appels à manifestation d'intérêt (AMI)
2.3.3. Procédures spécifiques
2.3.4. Frais d'évaluation et de reporting
2.3.5. Autres frais
3. Modalités de validation et information du secrétariat général pour l'investissement
3.1. Modalités initiales de validation des forfaits
3.2. Validation, suivi et prélèvement des frais de gestion
3.3. Plafond de dépenses autorisées
3.4. Modalités d'imputation des frais de gestion
4. Principe de revoyure et modalités de déclenchement
5. Dispositions transitoires
6. Audit
7. Entrée en vigueur, durée et modifications de la convention
1. Objet de la Convention
1.1. Périmètre des actions couvertes par la Convention
La présente convention a pour objet de prévoir les modalités de détermination, de justification et de prise en charge des frais supportés par l'Opérateur et par le Gestionnaire au titre des missions qui leur sont confiées dans le cadre des actions mises en œuvre au sein des programmes de la mission « Investir pour la France de 2030 ».
Les actions précitées sont encadrées par les conventions suivantes :
- Convention du 8 avril 2021 modifiée entre l'Etat, l'ADEME, l'Agence nationale de la recherche, la Caisse des dépôts et consignations, l'EPIC Bpifrance et la société anonyme Bpifrance encadrant les dispositions communes aux conventions relatives à la mise en œuvre du quatrième programme d'investissements d'avenir (ci-après « Convention Dispositions Communes ») ;
- Convention du 8 avril 2021 entre l'Etat, l'ADEME, l'Agence nationale de la recherche, la Caisse des dépôts et consignations, l'EPIC Bpifrance et la société anonyme Bpifrance relative au programme d'investissements d'avenir (action « Démonstration en conditions réelles, amorçage et premières commerciales ») ;
- Convention du 8 avril 2021 entre l'Etat, l'EPIC Bpifrance et la société anonyme Bpifrance relative au programme d'investissements d'avenir (action « Aides à l'innovation "bottom-up" », volet « Aides guichet ») ;
- Convention du 14 mai 2021 modifiée entre l'Etat, l'EPIC Bpifrance et la société anonyme Bpifrance relative au programme d'investissements d'avenir (action « aides à l'innovation "bottom-up" », volet « aides nationales ») ;
- Convention du 2 juin 2021 entre l'Etat, l'Agence nationale de la recherche, l'ADEME, l'EPIC Bpifrance et la société anonyme Bpifrance relative au programme d'investissements d'avenir (action « Maturation de technologies, R&D partenariale, valorisation de la recherche et transfert de technologies ») ;
- Convention du 4 juin 2021 entre l'Etat, l'ADEME, l'Agence nationale de la recherche, la Caisse des dépôts et consignations, l'EPIC Bpifrance et la société anonyme Bpifrance relative au programme d'investissements d'avenir (action « Soutien au déploiement ») ;
- Convention du 13 août 2021 entre l'Etat, l'EPIC Bpifrance, la société anonyme Bpifrance et la Caisse des dépôts et consignations relative au programme d'investissements d'avenir (action « Aides à l'innovation “Bottom-up” », volet « PIA régionalisé ») ;
- Convention du 16 mars 2022 entre l'Etat, l'ADEME, l'Agence nationale de la recherche, la Caisse des dépôts et consignations, l'EPIC Bpifrance et la société anonyme Bpifrance relative au programme d'investissements d'avenir (action « Industrialisation et déploiement »).
1.2. Gestion des crédits confiés à l'Opérateur
En application des conventions précitées, une décision du Premier ministre permet de consommer les autorisations d'engagement (ci-après « AE ») au titre chaque action correspondante. Les AE correspondent à l'enveloppe de crédits affectée à l'Opérateur au titre de cette même action. Elle peut être modifiée en tout ou partie à la hausse comme à la baisse. L'allocation des crédits de paiement (ci-après « CP ») ouverts au titre de l'action pour l'Opérateur est définie par décisions individuelles de versement de CP du Premier ministre. Le suivi des enveloppes et leurs modifications font l'objet d'une traçabilité budgétaire et comptable au sein de l'Etat, de l'Opérateur et du Gestionnaire.
Les fonds confiés à l'Opérateur pour la mise en œuvre des actions précitées sont gérés dans le respect des principes suivants :
- une séparation stricte des opérations financées par la loi de finances susvisée dans le cadre des investissements d'avenir et du plan France 2030 des autres activités de l'Opérateur garantissant une traçabilité et des comptes rendus fidèles de l'utilisation de ces financements ;
- l'Opérateur dépose les fonds reçus au Trésor. Lorsqu'une décision du Premier ministre l'y autorise, le Gestionnaire appelle les fonds auprès de l'Opérateur puis effectue le versement des crédits aux bénéficiaires dans les conditions prévues par les conventions précitées.
2. Organisation au sein de l'Opérateur, missions exercées et moyens mobilisés
2.1. Organisation au sein de l'Opérateur
Dans le cadre de l'article 8 de la loi du 9 mars 2010 modifiée de finances rectificatives pour 2010, l'Opérateur a défini une organisation spécifique en vue de la gestion des crédits qui lui sont alloués.
L'Opérateur et le Gestionnaire agissent pour le compte de l'Etat dans leurs champs d'expertise respectifs et sont chargés de mettre en œuvre les actions issues de la mission « Investir pour la France de 2030 ». A cette fin, ils peuvent associer tout autre opérateur de l'Etat.
Le cas échéant, l'Opérateur et le Gestionnaire mettent en œuvre leurs obligations en matière de lutte contre la corruption, le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme.
Le Gestionnaire intervient en appui des coordinateurs des stratégies nationales dans l'exercice leurs missions.
2.2. Missions exercées par l'Opérateur et le Gestionnaire
Le Gestionnaire est associé à la conception et à la rédaction des cahiers des charges des procédures de sélection des projets qui lui sont confiées.
Le Gestionnaire est responsable de la mise en œuvre des procédures de sélection pour lesquelles il a été désigné : lancement, publicité, accompagnement des porteurs de projets, gestion administrative des dossiers de candidature en veillant à la simplification des procédures pour les porteurs, traçabilité et mise à disposition des dossiers, recours à des experts externes ou le cas échéant internes, présélection puis instruction technique, économique, environnementale, financière et juridique, organisation de la sélection et, le cas échéant, des auditions, présentation des résultats de l'instruction et propositions de financement, respect du calendrier, suivi et reporting technique, environnemental et financier, etc.
2.2.1. Instruction approfondie
Durant l'instruction approfondie des dossiers de candidature, le Gestionnaire, assisté d'un jury d'experts défini à l'article 2.3.5, a notamment pour missions :
- d'analyser le caractère innovant du projet ;
- d'analyser le potentiel de retombées socio-économiques et environnementales du projet ;
- de définir et de positionner les étapes clés du projet ;
- d'analyser la capacité des porteurs du projet à mener à terme le projet ;
- d'analyser et d'évaluer les risques majeurs du projet et les moyens de les maîtriser ;
- de valider les assiettes de dépenses éligibles ;
- de réaliser les diligences règlementaires en matière d'aides d'Etat et de lutte contre la corruption, le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme ;
- de proposer un soutien public, éventuellement assorti des conditions nécessaires à l'engagement et le cas échéant un intéressement de l'Etat au succès du projet.
2.2.2. Suivi des projets
Le Gestionnaire suit le déroulement des projets retenus et il :
- contractualise avec les bénéficiaires des aides ;
- s'assure de la conformité des développements à ceux présentés lors de la sélection et alerte le COMEX, le CEERI ou le CISU mentionnés respectivement aux articles 2.2, 3.1 et 3.2 de la Convention Dispositions Communes, en cas de modifications ou de non-conformité ;
- soumet au COMEX, au CEERI ou au CISU, pour approbation, les évolutions substantielles des projets ;
- déclenche le versement des aides ;
- remonte les indicateurs définis ;
- gère les interactions avec les bénéficiaires des aides tout au long de la vie du projet en veillant à la simplification des procédures pour les porteurs de projet ;
- suit l'atteinte des éléments déclencheurs définis et organise la remontée des crédits pour les interventions prévoyant un retour financier pour l'Etat.
2.2.3. Information
L'Opérateur et le Gestionnaire rendent compte au COMEX et au secrétariat général pour l'investissement du déploiement des actions qui leurs sont confiées par la mise en place et la remontée régulière de tableaux de bords spécifiques et de reportings.
L'Opérateur et le Gestionnaire contribuent à la mise en œuvre du processus d'évaluation ex ante, in itinere et a posteriori prévu à l'article 4 de la Convention Dispositions Communes.
Le Gestionnaire rédige et transmet via le secrétariat général des affaires européennes à la Commission européenne un rapport annuel sur les aides octroyées conformément à la réglementation européenne en matière d'aides d'Etat.
2.3. Moyens mobilisés et modalités de facturation des frais de gestion
2.3.1. Principes généraux de la forfaitisation des frais de gestion
Les frais exposés par l'Opérateur pour l'exercice des missions prévues à l'article 2.2 reposent en partie sur une rémunération à l'acte sur la base d'un forfait prédéterminé.
Les forfaits reposent sur une vision standardisée et sont découpés en cinq étapes mentionnées à l'article 2.3.2 et 2.3.4 : le cadrage de la procédure de sélection, la réception des projets, l'instruction des projets, la contractualisation avec les bénéficiaires et leur accompagnement ainsi que l'évaluation et le reporting. Chacune de ces étapes fait l'objet d'un descriptif standard de tâches associées auquel est adjoint un niveau de complexité - simple lorsque certaines tâches ne sont pas réalisées, intermédiaire quand l'ensemble des tâches est réalisé et complexe quand s'ajoutent, aux tâches standards, des tâches complémentaires. Le niveau de complexité de la procédure de sélection est déterminé lors de l'étape « cadrage de la procédure de sélection ».
Chacune de ces étapes est modélisée en associant un volume d'heures, la procédure gérée et sa complexité ainsi que le taux horaire du Gestionnaire. Le montant du forfait résulte ensuite du taux horaire appliqué à un volume d'heure déterminé.
Chaque forfait est ensuite associé à un coefficient multiplicateur, en fonction de la phase concernée, qui est soit le nombre de procédures de sélection ou de relèves des projets, soit le nombre de dossiers reçus, soit le nombre de projets instruits, soit le nombre de projets contractualisés.
Les frais liés au recours à des experts constituant les comités de sélection ou à des experts externes techniques, à des opérateurs associés et aux actions de communication font chacun l'objet d'un traitement spécifique détaillé à l'article 2.3.5.
Les frais liés au reporting et à l'évaluation des dispositifs font l'objet d'un forfait unique annuel qui couvre toutes les procédures de sélection décrites aux articles 2.3.2 et 2.3.3 et quel que soit le niveau de complexité.
L'ensemble des forfaits sont exprimés toutes taxes comprises.
2.3.2. Pour les procédures de sélection des projets : appels à projets (AAP) et appels à manifestation d'intérêt (AMI)
Comme défini à l'article 2.3.1, les forfaits sont fixés sur la base d'un séquençage d'une procédure de sélection en quatre étapes.
a) Le cadrage de la procédure de sélection
Toute procédure de sélection fait l'objet d'un cadrage stratégique établi par les ministères et le secrétariat général pour l'investissement, validé par le CPM mentionné à l'article 2.2 bis de la Convention Dispositions communes, et est communiqué au Gestionnaire. Lors du cadrage stratégique, le CPM et le Gestionnaire déterminent conjointement le cadre général de l'évaluation de la procédure de sélection prévue par l'article 4 de la Convention Dispositions Communes, en conformité avec les orientations et principes arrêtés par le COMEX.
Le Gestionnaire propose, pour validation par le CPM, notamment : le cahier des charges de la procédure de sélection conforme au cadrage stratégique préalablement établi ; le projet de communiqué de presse ; une grille de sélection à destination du comité de sélection, conformément aux orientations d'évaluation arrêtées conjointement avec le CPM ; le modèle d'évaluation pour chacune des étapes de la procédure de sélection et pour la présentation annuelle ; le canevas des dossiers de candidature ainsi que des contrats type avec les bénéficiaires conformément au cadrage stratégique et d'évaluation préalablement établi.
Au sein de cette étape, les frais de gestion du Gestionnaire couvrent notamment les participations aux réunions de cadrage du CPM et leur préparation ainsi que les pièces constitutives de la procédure mentionnées à l'alinéa précédent.
Le forfait est appliqué à la procédure de sélection concernée.
b) La réception des dossiers de candidature
La phase de réception des dossiers couvre les opérations de publicité de la procédure de sélection réalisées par le Gestionnaire jusqu'à la présélection des projets déposés.
Au cours de cette phase, le Gestionnaire réalise la publication de la procédure de sélection sur le site internet dédié. Il organise les opérations de présélection ainsi qu'une proposition de présélection pour un passage en instruction approfondie en vue de la validation par le CPM. Il établit les bilans attendus par le CPM dans les conditions déterminées lors du cadrage stratégique. Enfin, il informe par écrit les porteurs de projet dont le dossier n'a pas été retenu.
Au sein de cette étape, les frais de gestion du Gestionnaire couvrent ainsi la mise en ligne de la procédure de sélection sur le site internet dédié, la réception des dossiers, la vérification et l'analyse de la conformité des dossiers déposés ainsi que la préparation de la liste de présélection et du bilan de la présélection, les réunions avec le CPM et le temps passé à la gestion de la relation avec les porteurs de projets dont le dossier n'a pas été retenu.
Le forfait est appliqué à chaque projet reçu au sein de la procédure de sélection concernée.
c) L'instruction et la contractualisation des dossiers de candidature reçus
Cette phase couvre l'ensemble des tâches liées à l'instruction des dossiers réalisées par le Gestionnaire et décrites à l'article 2.2.1 jusqu'aux opérations de décision de financement et de contractualisation.
Au cours de cette phase, l'instruction approfondie des projets est opérée par le Gestionnaire avec le concours d'un jury d'experts préalablement constitué. Cette phase peut être assortie d'une phase d'auditions dont le Gestionnaire à la charge de l'animation et de la réalisation des procès-verbaux. Il formule, à l'issu de l'instruction, des propositions de financement dûment motivées pour validation du CPM. Il prépare les bilans attendus par le CPM dans les conditions déterminées lors du cadrage stratégique. Le Gestionnaire fait, après signature des décisions de financement, les annonces de lauréats ou informe, par écrit, les porteurs de projet dont le dossier n'a pas été retenu. Enfin, le Gestionnaire contractualise avec les bénéficiaires dans les conditions prévues par les conventions mentionnées à l'article 1.1.
Au sein de cette étape, les frais de gestion du Gestionnaire couvrent la constitution et la mobilisation du jury d'experts, les frais induits par les éventuelles auditions, l'instruction et l'analyse approfondie des projets s'agissant des volets financiers, techniques, économiques, juridiques et des diligences réglementaires, les coûts liés au recours à une expertise externe. Les frais de gestion couvrent également la réalisation des bilans d'instruction et des évaluations. En cas de notification individuelle à la Commission européenne, un forfait spécifique est appliqué en complément dans les conditions décrites dans le courrier de validation des forfaits prévus à l'article 3.1.
Le forfait est appliqué à chaque projet instruit au sein de la procédure de sélection concernée.
d) L'accompagnement des projets retenus
Cette phase couvre l'ensemble des opérations liées au suivi et à l'accompagnement des projets jusque leur clôture.
Pendant toute la durée du projet, le Gestionnaire suit le projet et notamment l'avancement technique, économique et marché, financier. Il verse les aides et collecte les indicateurs définis contractuellement pour les besoins d'évaluation et perçoit les retours financiers. Le Gestionnaire assure également un suivi annuel des retours financiers liés aux versements d'avances remboursables. Enfin, le Gestionnaire clôture le projet et notamment : étape clé finale, clôture anticipée et versement du solde.
Dans le cadre de cette étape, les frais de gestion du Gestionnaire couvrent l'ensemble des opérations lié à l'édition du contrat et au suivi du projet tel que décrit à l'alinéa précédent.
Le forfait est appliqué après que le projet soit contractualisé, puis chaque année, jusqu'à son solde c'est-à-dire jusqu'à l'extinction des obligations contractuelles des parties.
2.3.3. Procédures spécifiques
a) Pour les projets importants d'intérêt européen commun (PIIEC) et les procédures de contractualisation directe
Dans le cadre des PIIEC et des procédures de contractualisation directe, le Gestionnaire a la charge des étapes procédurales suivantes telles que décrites à l'article 2.3.2 :
- éventuellement, le cadrage de la procédure/du projet ;
- en cas de notification individuelle à la Commission européenne, un forfait/une facturation spécifique est appliqué/e ;
- l'instruction des dossiers reçus ;
- la contractualisation et l'accompagnement des projets retenus.
Le Gestionnaire perçoit les forfaits afférents à ces étapes. Les forfaits sont modulés selon le montant de l'aide accordée. Les modalités sont décrites dans le courrier de validation des forfaits prévu à l'article 3.1. Pour les projets dépassant un seuil déterminé dans le projet de courrier précité, les forfaits de frais de gestion afférents sont déterminés de manière ad hoc en amont du lancement de la procédure, après échanges et accord entre les Parties.
b) Pour les aides guichet (AGI)
En contrepartie des frais exposés pour la gestion des actions de la convention du 8 avril 2021 entre l'Etat, l'EPIC Bpifrance et la société anonyme Bpifrance relative au programme d'investissements d'avenir (action « Aides à l'innovation "bottom-up" », volet « Aides guichet »), le Gestionnaire perçoit des frais de gestion.
Compte tenu du modèle de gouvernance de ces aides dotées et définies annuellement, les frais de gestion perçus par l'Opérateur et le Gestionnaire font l'objet d'une rémunération spécifique qui ne tient pas compte des étapes décrites à l'article 2.3.2. Par ailleurs, les frais de gestion sont prélevés en partie sur les aides accordées et en partie sur la dotation confiée à l'Opérateur et au Gestionnaire. Les modalités sont décrites dans le courrier de validation des forfaits prévu à l'article 3.1.
c) Pour le PIA régionalisé
En contrepartie des frais exposés pour la gestion des actions de la convention du 13 août 2021 entre l'Etat, l'EPIC Bpifrance, la société anonyme Bpifrance et la Caisse des dépôts et consignations relative au programme d'investissements d'avenir (action « Aides à l'innovation “Bottom-up” », volet « PIA régionalisé »), le Gestionnaire perçoit des frais de gestion dans les conditions décrites dans le courrier de validation des forfaits prévu à l'article 3.1.
d) Pour les dispositifs opérés par les directions régionales de Bpifrance
Pour la gestion, par les directions régionales de Bpifrance, des procédures de sélection des actions de la mission « Investir pour la France de 2030 », des frais de gestion sont déterminés de manière ad hoc en amont du lancement de la procédure, après échanges et accord entre les Parties.
Sont exclues les procédures de sélection prévues à l'article 2.3.3 b et c.
Les modalités sont décrites dans le courrier de validation des forfaits prévu à l'article 3.1.
2.3.4. Frais d'évaluation et de reporting
Tout au long de la durée du suivi du projet, le Gestionnaire organise les opérations de reporting financier et socio-économique conformément aux dispositions figurant dans les conventions relatives aux actions de France 2030.
Afin de disposer d'un suivi technique des projets et de permettre l'évaluation de leur contribution à l'atteinte des objectifs de la stratégie nationale, le Gestionnaire présente chaque année un point d'étape de la procédure au CPM, comprenant notamment l'avancement global financier des projets ainsi qu'une synthèse sur la performance socio-économique des projets au regard des indicateurs de résultats et d'impacts préalablement définis.
Le forfait relatif à l'évaluation et au reporting fait l'objet d'un forfait global couvrant l'ensemble des procédures de sélection décrites au présent article. Le forfait est versé une fois par an.
Au sein de cette étape, les frais de gestion du Gestionnaire couvrent :
- l'ensemble des opérations de reporting financier prévues par les dispositions des conventions relatives aux actions de France 2030 ;
- toutes les opérations liées à l'évaluation des procédures de sélection et notamment le recueil auprès des porteurs de projet les données permettant de renseigner les indicateurs définis dans chaque contrat avec les bénéficiaires ou chaque stratégie nationale, les actions de consolidation et de présentation des évaluations.
Le forfait ne couvre pas les frais d'évaluation ex ante, in itinere et ex post lors que ces évaluations sont réalisées par des tiers au Gestionnaire et à l'Opérateur et tels que décrits à l'article 4 de la Convention dispositions communes.
2.3.5. Autres frais
a) Jury d'experts
Dans la cadre de la procédure de sélection des projets, le Gestionnaire s'appuie sur des experts. La sélection d'experts est proposée par l'opérateur et validée par le CPM.
Les agents publics peuvent être désignés experts sous réserve du respect des dispositions relatives au cumul d'activité prévues par le décret n° 2020-69 du 30 janvier 2020 relatif aux contrôles déontologiques dans la fonction publique.
En complément des forfaits décrits à l'article 2.3.2, les experts peuvent être rémunérés sur la base d'un forfait détaillé dans le courrier de validation des forfaits prévus à l'article 3.1.
Ce forfait couvre l'instruction du dossier, y compris l'éventuelle audition organisée par le Gestionnaire, ainsi que tous les frais que pourraient engager l'expert et notamment les éventuels frais de transports et d'hébergement.
Toute demande du Gestionnaire d'ajustement du forfait versé à l'expert fait l'objet d'une demande de validation au secrétariat général pour l'investissement. Une telle demande d'ajustement du forfait ne peut concerner qu'une situation particulière.
b) Le recours à un opérateur associé
Dans l'hypothèse où le Gestionnaire sur demande de l'Etat, délègue tout ou partie des missions prévues à l'article 2.2 à un opérateur associé, dans les conditions prévues à l'article 2.4 de la Convention Dispositions Communes, le Gestionnaire et l'opérateur associé concluent, en amont du lancement de procédure de sélection et en présence de l'Etat, une convention qui prévoit notamment leurs relations financières, ainsi que les règles relatives au partage des forfaits tels que déterminés à l'article 2.3, à due proportion du travail réalisé par chacune des parties à la convention. Dans certains cas spécifiques, et après validation du SGPI, les frais de gestion partagés entre le Gestionnaire et l'opérateur associé peuvent dépasser les forfaits prévus par la présente convention. Le Gestionnaire verse à l'opérateur associé la fraction des frais de gestion qui lui est due.
Pour les procédures de sélection où le Gestionnaire délègue une partie de ses missions à un opérateur associé, opérateur principal par ailleurs, les frais de gestion dus font l'objet d'un partage à due proportion du travail réalisé duquel résulte une quote part. Le Gestionnaire se rémunère sur la base de cette quote part appliquée à son forfait dans les conditions prévues par le courrier de validation des forfaits de l'article 3.1. L'opérateur associé, opérateur principal par ailleurs, applique sa quote part à son forfait dans les conditions prévues par sa propre convention financière.
c) Le recours à une expertise externe
Le Gestionnaire peut avoir recours à une expertise externe pendant la phase d'instruction des dossiers pour les procédures relevant des articles 2.3.2 et 2.3.3 dans les limites du forfait détaillé dans le courrier prévu à l'article 3.1.
Dans le cas où le Gestionnaire à recours à un opérateur associé, le forfait expertise externe peut constituer tout ou partie de la rémunération de l'opérateur associé en fonction des règles de partage déterminées conformément à l'article 2.3.5. b. La mobilisation du forfait expertise externe, y compris pour un opérateur associé, fait l'objet d'une information du secrétariat général pour l'investissement lors du prélèvement des frais de gestion. Le cas échéant, le justificatif associé est transmis au secrétariat général pour l'investissement à première demande.
D'autres frais d'expertise externe pour des cas exceptionnels peuvent par ailleurs être mobilisés dans le cadre de la présente convention, après validation du CPMo et information expresse du secrétariat général pour l'investissement Le cas échéant, le justificatif associé est transmis au secrétariat général pour l'investissement à première demande.
d) Les frais de communication
Dans les conditions prévues à l'article 5.2 de la Convention Dispositions Communes, le Gestionnaire met en place des actions de communication pour valoriser les dispositifs lancés par l'Etat (appels à projets, appels à manifestation d'intérêt, etc.), notamment la publication de la procédure de sélection sur son site internet, la communication sur l'organisation de tout événement de présentations des dispositifs ainsi que, en lien avec les services de l'Etat, la phase de préparation du communiqué de presse annonçant l'ouverture des dispositifs, qui font l'objet d'une communication préalable par l'Etat. Les frais engendrés par ces actions sont intégrés au forfait de cadrage de la procédure de sélection.
Le Gestionnaire organise, en coordination avec le secrétariat général pour l'investissement, des actions de communication, dans les conditions prévues à l'article 5.2 de la Convention Dispositions Communes, afin de valoriser les actions de France 2030 ainsi que les projets des lauréats. Le Gestionnaire, conformément à l'article 5.2.i) de la Convention Dispositions Communes, présente pour validation, chaque début d'année, le plan de communication annuel et les dépenses associées prévisionnelles au secrétariat général pour l'investissement.
Le plan de communication validé constitue le document de référence à partir duquel le Gestionnaire est remboursé des dépenses réellement engagées. Le cas échéant, le justificatif associé est transmis au secrétariat général pour l'investissement à première demande.
Dans le cas où les dépenses du Gestionnaire dépasseraient le montant prévisionnel du plan de communication, toute demande d'ajustement des dépenses fait l'objet d'une validation du secrétariat général pour l'investissement.
e) Les frais de contentieux
Des frais de contentieux peuvent par ailleurs être mobilisés dans le cadre de la présente convention.
En cas de la survenue d'un contentieux, le secrétariat général pour l'investissement est informé par le Gestionnaire. Dans la mesure où le Gestionnaire agit pour le compte de l'Etat, ce dernier l'indemnise afin qu'il ne souffre pas du fait de l'exécution des missions relevant des actions couvertes par la présente convention (à raison, par exemple, de tout coût résultant notamment d'actions qui pourraient être intentées à leur encontre par toutes personnes), sauf dans la mesure où le préjudice de l'Opérateur résulterait d'une faute lourde de sa part.
Le Gestionnaire est remboursé après validation de leur nature par le secrétariat général pour l'investissement. Le cas échéant, le justificatif associé est transmis au secrétariat général pour l'investissement à première demande
3. Modalités de validation et information du secrétariat général pour l'investissement
3.1. Modalités initiales de validation des forfaits
Après échanges et accord entre les parties, dans les trois mois suivant la date d'entrée en vigueur de la Convention ou après ajustement des forfaits ou des conditions relatives aux forfaits dans les conditions prévues à l'article 4 de la présente convention, le secrétariat général pour l'investissement adresse à l'Opérateur un courrier qui comprend les éléments suivants :
- le montant du forfait de chacune des étapes de la procédure de sélection prévues à l'article 2.3.2 ;
- le montant du forfait des procédures spécifiques prévues à l'article 2.3.3 ;
- le montant du forfait annualisé des frais d'évaluation et de reporting prévu à l'article 2.3.4 ;
- le montant des forfaits de chacun des autres frais détaillés à l'article 2.3.5 ;
- le plafond total de dépenses autorisées à l'enveloppe sous gestion à la date d'entrée en vigueur de la Convention.
Un budget prévisionnel pluriannuel détaillé sur une durée minimum de cinq ans selon les modalités de facturation présentées ci-dessus et sur la base des hypothèses de programmation et des procédures connues à la date d'entrée en vigueur de la Convention, ou d'un avenant, est réalisé conjointement et partagé entre le Gestionnaire et le secrétariat général pour l'investissement. Il sera actualisé à chaque clause de revoyure prévue à l'article 4 et constituera un support de référence pour la mise en œuvre de la clause.
3.2. Validation, suivi et prélèvement des frais de gestion
Le Gestionnaire applique à chaque type de procédure de sélection le forfait prédéterminé conformément au courrier de validation prévu à l'article 3.1 de la présent Convention.
Après validation initiale des forfaits dans les conditions prévues à l'article 3.1 et après validation de chaque nouvelle procédure de sélection, les frais de gestion sont dus au Gestionnaire après la réalisation d'une étape de la procédure décrite à l'article 2.3.2, 2.3.3 et 2.3.4 et dans les conditions prévues à l'article 2.3.5 pour les autres frais.
Le Gestionnaire est alors autorisé à prélever ces frais de gestion selon les forfaits validés par le courrier prévu à l'article 3.1 ou après validation du secrétariat général pour l'investissement pour le cas des frais prévus à par l'article 2.3.5. L'Opérateur organise, chaque année, les opérations de prélèvement à un rythme semestriel.
Chaque année avant le 31 juillet, le Gestionnaire adresse au secrétariat général pour l'investissement :
- un résumé de l'état total des montants prélevés pour l'année N-1 ;
- le montant prévisionnel des montants qui seront facturés pour l'année N. Ces données sont par ailleurs retracées et remontées via le système d'information du secrétariat général pour l'investissement ;
- un résumé de l'état d'avancement (étape du processus de facturation) de chaque procédure ainsi que les déterminants relatifs aux multiplicateurs associés décrits à l'article 2.3.
3.3. Plafond de dépenses autorisées
Le plafond des dépenses autorisées des frais de gestion est fixé à 2,5 % de l'enveloppe sous gestion définie à l'article 1er.
Par voie d'avenant, le plafond de dépense peut être revu, selon notamment l'évolution de l'enveloppe, par exemple par redéploiement, des modes opératoires ou du nombre de projets en gestion.
3.4. Modalités d'imputation des frais de gestion
Les frais de gestion sont appréciés au niveau de l'enveloppe globale confiée en gestion à l'Opérateur et au Gestionnaire. Le Gestionnaire constitue une provision qu'il réparti au sein des dotations qui lui sont confiées action par action.
Chaque année avant le 31 juillet, le Gestionnaire propose au secrétariat général pour l'investissement les modalités d'imputation des coûts de gestion effectivement prélevés au cours du dernier exercice clôturé aux différentes actions du périmètre défini à l'article 1.1. Les frais prélevés sont imputés prioritairement à l'action ou la procédure ayant bénéficié de la dépense s'agissant des actions avec un champ d'action spécifique (programme 425) ou selon une règle de répartition simple, cohérente et stable dans le temps pour les actions génériques et transversales (programme 424). Le secrétariat général pour l'investissement valide, après éventuel échange avec le Gestionnaire, les modalités d'imputation par courrier simple.
4. Principe de revoyure et modalités de déclenchement
A la fin de l'année 2023, un premier bilan d'évaluation de la mise en place de ces modalités de facturation pourra être mené par le secrétariat général pour l'investissement ou à la demande de l'Opérateur. Il aura pour objectif de tirer les enseignements de la réforme des frais de gestion et de vérifier l'adéquation des moyens confiés aux missions menées et d'ajuster éventuellement le montant des forfaits déterminés et validés par le courrier prévu à l'article 3.1.
A l'issue d'une période de deux ans, puis ensuite tous les quatre ans, ou compte tenu de l'évolution exceptionnelle des dispositifs et de la mise en œuvre effective des actions, un principe de revoyure pourra permettre d'ajuster les montants des forfaits déterminés et validés par le courrier de l'article 3.1 et les conditions relatives aux forfaits sur proposition de l'opérateur et après validation par le secrétariat général pour l'investissement.
5. Dispositions transitoires
Les frais exposés par le Gestionnaire pour les années 2021 et 2022 au titre des actions mentionnées à l'article 1.1 font l'objet d'une facturation dans les mêmes modalités que décrites à l'article 2.3.
Les frais de gestion au titre de l'année 2021 et de l'année 2022 sont imputés, validés et comptabilisés dans les conditions décrites à l'article 3.4.
6. Audit
Un audit externe peut être diligenté afin d'évaluer l'efficacité de l'organisation retenue au regard de la qualité des actions engagées et des projets sélectionnés, de la couverture des risques inhérents, et de son coût qui doit être maîtrisé et soutenable. Cet audit est effectué par une équipe externe spécialisée et indépendante, mandatée par l'Opérateur ou par le secrétariat général pour l'investissement. Dans le cas où l'Opérateur gère la procédure de sélection du prestataire externe, le coût de l'audit est imputé sur les crédits de France 2030 mais n'entre pas dans les plafonds définis à l'article 3.4.
7. Entrée en vigueur, durée et modifications de la convention
La présente convention, valable pour une durée de quinze années, entre en vigueur le lendemain du jour de sa publication au Journal officiel de la République française. Par voie d'avenant, les Parties peuvent convenir de modifications aux dispositions de la présente convention.