FICHE N° 1 : DÉFINITION DU TÉLÉTRAVAIL ET PRINCIPES DE FONCTIONNEMENT
I) Définition du télétravail
L'article 2 du décret n° 2020-524 du 5 mai 2020 modifiant le décret n° 2016-151 du 11 février 2016 relatif aux conditions et modalités de mise en œuvre du télétravail dans la fonction publique et la magistrature précise la définition du télétravail dans la fonction publique en le désignant comme « toute forme d'organisation du travail dans laquelle les fonctions qui auraient pu être exercées par un agent dans les locaux de son employeur sont réalisées hors de ces locaux de façon régulière et volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication. Le télétravail est organisé au domicile de l'agent, ou dans un autre lieu privé ou dans tous lieux à usage professionnel distincts de ceux de son employeur public et de son lieu d'affectation ».
Ce décret précise également que « les agents exerçant leurs fonctions en télétravail bénéficient des mêmes droits et obligations que les agents exerçant sur leur lieu d'affectation ».
Ainsi, le télétravail constitue une nouvelle modalité de travail fondée sur la confiance réciproque entre l'agent et l'employeur. Il fait l'objet, dans tous les cas, d'une autorisation de l'administration. Cet outil d'organisation du travail permet de privilégier l'efficacité et la souplesse tout en favorisant un meilleur équilibre entre les différents temps de vie, personnelle et professionnelle. Le télétravail s'impose comme un vecteur d'attractivité et d'amélioration des équilibres de temps de vie des agents.
Le télétravail s'exerce dans deux situations :
- en situation de fonctionnement normal du service ;
- lors d'une situation exceptionnelle perturbant le fonctionnement du service et l'accès au site.
« Une situation exceptionnelle perturbant l'accès au site ou le travail sur site » empêche ou dégrade fortement l'accès au lieu de travail et ne permet pas la continuité des activités du service en situation normale. L'appréciation de cette situation se fait en fonction des circonstances et selon l'appréciation des pouvoirs publics et des employeurs au niveau national ou local (ex : crise sanitaire, crue centennale, catastrophes industrielles, climatiques, pics de pollution, épisode de canicule et évènement perturbant les transports ou rendant difficile le travail sur site…).
En situation exceptionnelle, le télétravail demeure un outil de continuité de l'activité dont les modalités d'exercice spécifiques sont précisées par les employeurs et chefs de service.
Dans cette situation exceptionnelle, le chef de service veillera à réunir et à informer dans les plus brefs délais l'instance de concertation compétente en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail.
Tous les agents civils publics du ministère des Armées (fonctionnaires, agents non titulaires et ouvriers de l'Etat) peuvent potentiellement exercer leur activité en télétravail et le solliciter. Pour autant, le télétravail désigne une modalité d'organisation du travail qui relève de la responsabilité du chef de service qui en apprécie le besoin et en définit le volume et les modalités d'exercice, en fonction des nécessités de son service.
Les apprentis, les stagiaires et les intérimaires peuvent exercer leurs activités en télétravail et doivent être particulièrement accompagnés lorsque leur mission peut s'effectuer en partie dans ce cadre. Pour les apprentis, l'accès au télétravail et les modalités doivent être précisées dans le contrat d'apprentissage. Pour ces trois catégories d'agents, l'employeur ne peut pas exclure par principe la possibilité de recourir au télétravail.
En cas de situation de crise exceptionnelle, et suivant les directives propres au service dans lequel l'apprenti ou le stagiaire est affecté, le télétravail peut être également mis en place, lorsque la nature des activités le permet, en lien avec la visée de professionnalisation de la période d'apprentissage ou de stage, dans un souci de préservation de la santé et de la sécurité.
II) Principes du télétravail
A partir de ces définitions, sept principes généraux organisent l'exercice du télétravail au sein du ministère des Armées :
1. Le télétravail est volontaire et soumis à accord : ainsi, il ne peut pas être imposé à l'agent et, réciproquement, il ne peut pas être obtenu par l'agent sans l'accord de son supérieur hiérarchique direct ;
2. Le télétravail est organisé au domicile de l'agent, dans un autre lieu privé ou dans tout lieu à usage professionnel sous réserve d'un espace de télétravail adapté, tel que prévu par le décret du 11 février 2016 modifié ;
3. Le télétravail ne peut s'exercer que sur des activités compatibles : l'article 1er de l'arrêté du 28 avril 2021 fixant les conditions et les modalités de mise en œuvre du télétravail au sein du ministère des Armées fixe un certain nombre d'activités incompatibles avec l'exercice d'une mission en télétravail et d'activités dont le traitement en dehors des locaux de travail ne permet pas le respect de la confidentialité des documents et données. Ainsi, il est de la responsabilité des employeurs de vérifier cette compatibilité avant d'autoriser l'agent à exercer son activité depuis son domicile ;
4. L'autorisation de télétravail est accordée de façon régulière ou ponctuelle : l'autorisation de télétravail peut prévoir l'attribution de jours fixes selon une répartition par semaine ou mois ou année ainsi que l'attribution d'un volume de jours flottants de télétravail par semaine, mois ou année. Les activités télétravaillables peuvent être réalisées par journée ou par demi-journée. Le télétravail ne peut être accordé juridiquement que sur demande de l'agent, même lorsque sa demande résulte d'une proposition de l'employeur. Toute demande de télétravail doit être obligatoirement précédée d'un entretien avec le supérieur hiérarchique direct de l'agent. Cette autorisation annuelle fait l'objet d'une tacite reconduction à l'issue de la période d'autorisation, dans les mêmes conditions, sauf demande expresse d'une des deux parties.
5. L'autorisation de télétravail est réversible : l'administration ou l'agent peut décider à tout moment de mettre fin au télétravail de façon unilatérale, sous réserve d'un délai de prévenance (pour la définition précise de ce délai, cf. infra fiche n° 9 « Les modifications durant l'autorisation de télétravail »). Toutefois, ce délai peut être réduit en cas de nécessité de service et de situation de crise. De même, en cas d'incertitude sur l'efficacité de cette modalité d'exercice du travail, l'employeur peut mettre en place une période d'adaptation (période d'essai) qui ne peut excéder trois mois.
6. Les horaires des agents en télétravail correspondent à ceux qui sont en vigueur dans son service habituel (cf. fiche n° 5).
7. La quotité maximale de télétravail prévue à l'article 3 du décret modifié du 11 février 2016 est de 3 jours pour une autorisation hebdomadaire et de 12 jours par mois dans le cadre d'une base mensuelle. Il peut être dérogé à cette quotité dans les situations suivantes :
- pour une durée de 6 mois maximum, à la demande des agents dont l'état de santé, le handicap ou l'état de grossesse le justifient et après avis du service de médecin de prévention ou du médecin du travail (cf. fiche n° 10) ;
- pour une durée de 6 mois maximum à la demande des agents en situation de proche aidant et sur une présentation d'une déclaration sur l'honneur relative au lien familial avec la personne aidée, âgée ou handicapée (cf. fiche n° 10) ;
- lors d'une situation exceptionnelle perturbant l'accès au service ou le travail sur site après qu'une autorisation temporaire de télétravail ait été demandée et accordée à l'agent (cf. fiche n° 11).
III) Mise en place d'une allocation forfaitaire télétravail
1. Cas général
Une allocation forfaitaire est versée systématiquement à l'ensemble des agents du ministère. Elle est prévue à compter du 1er janvier 2022 pour indemniser le télétravail. Pour en bénéficier les agents doivent exercer leurs missions en télétravail dans les conditions fixées par la note n° 2021-29/ARM/SGA/DRH-MD/CERH-PC/BGMRHC du 20 septembre 2021 relative à la mise en place de l'allocation forfaitaire télétravail (nécessité d'une demande de l'agent, durée de l'autorisation, mentions que doit compoter l'acte d'autorisation).
L'indemnité est de 2,5 € par jour de télétravail, sans seuil de déclenchement, dans la limite d'un montant de 220 € annuels. Le versement de l'indemnité se fera selon un rythme trimestriel.
Enfin, l'indemnisation forfaitaire est indépendante de l'équipement fourni par l'employeur, par conséquent les employeurs peuvent prendre des initiatives complémentaires visant à améliorer les conditions de télétravail des agents publics, notamment l'ergonomie du poste de travail. Les dispositifs déjà mis en place le cas échéant peuvent donc perdurer et des dispositions peuvent être prévues dans le cadre d'accords locaux.
L'allocation forfaitaire est mise en œuvre au 1er septembre 2021. Le premier versement de l'allocation forfaitaire interviendra au 1er trimestre 2022, couvrant la période du 1er septembre 2021 au 31 décembre 2021 ainsi que le 1er trimestre 2022.
L'absence de mise à disposition des équipements censés être fournis par l'administration (Fiche n° 7) ne s'oppose pas au versement de l'indemnité télétravail.
2. Cas des agents bénéficiaires d'une DAS
Les agents titulaires d'une décharge syndicale à temps complet (DSTC) bénéficient du montant plafond prévu par la règlementation de 220 € par an sur déclaration de l'organisation syndicale dont relève le DSTC (syndicat ou fédération).
Les jours de télétravail effectués par les agents bénéficiant d'une dispense pour activité syndicale (DAS) partielle pendant leur période de dispense sont agrégés aux jours éventuellement effectués dans le cadre de leur activité de service pour le calcul de l'indemnisation, sur déclaration de l'organisation syndicale.
FICHE N° 2 : PROCÉDURE DE DEMANDE FORMULÉE PAR L'AGENT
Afin de planifier l'organisation et le fonctionnement de son service, le chef de service peut organiser une campagne de recensement des demandes de télétravail. Par ailleurs, en dehors de ce cadre, l'agent peut formuler auprès du chef de service une demande de télétravail à tout moment de l'année.
En effet, hors situation exceptionnelle, le télétravail s'inscrit dans une démarche volontaire et toute demande doit nécessairement émaner de l'agent. Le supérieur hiérarchique direct peut également inviter l'agent à solliciter cette modalité de travail.
Les demandes de télétravail des agents exprimées en dehors des campagnes de recensement de télétravail seront étudiées par le chef de service qui doit alors réinterroger son organisation au regard des nécessités du service.
La demande de télétravail doit être formulée par écrit (courriel ou courrier) auprès du supérieur hiérarchique direct de l'agent. Afin de simplifier la procédure de demande, un modèle-type de formulaire de demande et d'autorisation d'activité en télétravail est fourni en annexe 1.
Par ailleurs, à l'appui de sa demande, l'agent joindra obligatoirement les attestations de conformité du domicile ou de l'autre lieu privé de télétravail (cf. formulaire de demande d'exercice du télétravail en annexe 1).
La demande de l'agent doit préciser les cinq éléments suivants :
1. Les motivations de l'agent à exercer en télétravail ;
2. Le nombre de jours ou de demi-journées télétravaillés : le temps de présence sur le lieu d'affectation de l'agent ne peut être inférieur à deux jours par semaine, que l'agent soit à temps plein ou à temps partiel (hors raison médicale ou situation exceptionnelle perturbant l'accès au site [1]. Ainsi, un agent exerçant à temps plein peut bénéficier au maximum de trois jours télétravaillés par semaine dans le cadre d'une autorisation hebdomadaire. Pour un agent à temps partiel, le nombre de jours passés en télétravail sera fonction de sa quotité de temps partiel. De manière générale, le nombre de jours télétravaillés devra respecter les règles énoncées dans le tableau suivant :
Quotité de temps partiel
Jours travaillés par semaine au titre du temps partiel
Nombre de jours de télétravail maximum possibles
(base hebdomadaire)
Nombre de jours télétravail maximum possibles (base mensuelle)
50%
2,5
0,5
2
60%
3
1
4
70%
3,5
1,5
6
80%
4
2
8
90%
4,5
2,5
10
Pour les agents exerçant leur activité dans le cadre d'un cycle de 4,5 jours, la quotité maximale de télétravail est ramenée à 2,5 jours en base hebdomadaire et à 10 jours en base mensuelle.
Pour les agents qui bénéficient de décharges syndicales partielles, le calcul du nombre de jours de télétravail autorisés est proratisé pour la seule quotité de présence au service.
Ces seuils peuvent s'apprécier sur une base mensuelle, sous réserve que les jours télétravaillés soient réguliers et fixes.
3. Les modalités d'exercice du télétravail se font soit en jours fixes soit en jours flottants dans le cadre d'une base hebdomadaire ou d'une base mensuelle. La quotité de jours télétravaillables est de 3 jours maximum en base hebdomadaire et de 12 jours dans le cadre d'une autorisation mensuelle ou de 126 jours sur une base annuelle (42 × 3) ;
4. Le lieu ou les lieux d'exercice du télétravail : comme évoqué précédemment, le lieu d'exercice du télétravail est normalement le domicile de l'agent et/ou un autre lieu privé. Toutefois, le télétravail peut être exercé dans des locaux professionnels distincts de ceux de son établissement d'affectation ;
Il revient aux employeurs de définir une politique d'aménagement de tiers-lieux adaptés au télétravail et répondant aux normes SIC de sécurité.
5. Les activités que l'agent souhaite exercer en télétravail.
FICHE N° 3 : LES CRITÈRES D'ÉLIGIBILITÉ D'UNE DEMANDE D'AUTORISATION DE TÉLÉTRAVAIL
La demande de l'agent doit être appréciée par le supérieur hiérarchique direct de l'agent, principalement en fonction de la nature des activités pour lesquelles est demandé le télétravail, et de l'intérêt du service. La prise en compte des critères ci-dessous peut conduire soit :
- à un accord de la demande ;
- à un refus de la demande ;
- à un aménagement de la demande (nombre de jours, horaires de travail).
I) Les conditions matérielles d'exercice
Le lieu retenu pour l'exercice du télétravail est le domicile de l'agent ou tout autre lieu privé. Comme l'employeur doit prévenir tout risque professionnel lié à l'exercice de l'activité en télétravail, le lieu d'exercice du télétravail doit répondre à plusieurs exigences :
1. l'installation électrique du poste de travail doit respecter la norme électrique en vigueur. La conformité électrique de l'installation est attestée soit par une déclaration sur l'honneur soit par un certificat de conformité réalisé par un organisme professionnel à la charge de l'agent ;
2. le risque incendie doit être limité au maximum, notamment via la pose de détecteurs autonomes avertisseurs de fumées (DAAF), conformément à la législation en vigueur ;
3. le lieu de télétravail doit être équipé d'une connexion internet adaptée aux besoins professionnels de l'agent ;
4. le poste de travail doit permettre de bonnes conditions de travail : les conditions d'ergonomie doivent être suffisantes, l'agent ne doit pas être dérangé, l'organisation choisie doit être adaptée à l'environnement. Il est conseillé d'échanger avec l'ensemble de la famille afin que la frontière entre temps de travail et temps personnel soit claire et respectée.
L'attestation de conformité du domicile à l'exercice du télétravail, remplie par l'agent, traite de l'ensemble des points relatifs à la conformité électrique, la présence de DAAF, l'ergonomie du poste de travail, la connexion internet et l'attestation sur l'honneur de la conformité des installations. Dans le cas d'une situation exceptionnelle perturbant l'accès au service ou le travail sur le site et lorsque la production de ces pièces ne sera pas possible, l'agent devra se conformer aux précautions techniques qui lui seront adressées ;
Il est rappelé que pendant le télétravail, le télétravailleur ne reçoit pas de public sur son lieu de télétravail.
5. Enfin, l'agent doit pouvoir rejoindre son lieu d'affectation en cas de nécessité de service (sous réserve des délais de prévenance prévus dans l'autorisation de télétravail y compris si le lieu de télétravail est éloigné du lieu d'affectation). L'appréciation du délai raisonnable pour rallier son établissement d'affection sera faite par l'employeur de l'agent en fonction des nécessités de son service. Une approche au cas par cas est recommandée. L'employeur peut refuser une demande de télétravail lorsqu‘il a été identifié que des nécessités de service peuvent exiger un retour sur site et que l'agent propose un lieu de télétravail dont la distance avec le lieu d'affectation le met dans l'impossibilité de rejoindre son site dans des délais raisonnables. Lorsqu'un employeur accepte un lieu de télétravail éloigné du lieu d'affectation, les coûts de transports liés à une demande de retour sur site en cas de nécessité de service sont à la charge de l'agent.
II) La nature des activités télétravaillables
L'éligibilité au télétravail se fait tout d'abord par l'analyse des activités exercées et non par métier et le chef d'organisme dispose du pouvoir d'apprécier le bien-fondé d'une demande de télétravail au regard de sa compatibilité avec l'activité exercée.
L'ensemble des activités exercées par les agents au ministère des Armées sont éligibles au télétravail, à l'exception de celles exclues par nature et énumérées à l'article 1er de l'arrêté du 28 avril 2021 armées précité. Il s'agit :. 
- des activités directement liées à l'emploi des forces ;
- des activités impliquant une utilisation de documents classifiés ou de données non sécurisées à caractère nominative sensible ;
- des activités dont le traitement en dehors des locaux de travail ne permet pas le respect de la confidentialité de ces documents ou données ;
- des activités de nature manuelle ;
- des activités liées au transport, notamment de personnes ;
- des activités en relation avec l'accueil du public ou la surveillance des emprises.
Les activités manuelles ou sur machines essentiellement pratiquées en atelier ou lors d'interventions techniques sur des sites, des installations ou des équipements, qu'elles soient exercées seules ou au sein d'une équipe, ne sont donc pas éligibles au télétravail et excluent le poste concerné du dispositif.
Il est précisé que, sur un même poste, certaines activités peuvent avoir ou non un caractère éligible. Dans cette hypothèse, il convient de déterminer si les premières peuvent être regroupées dans le temps et donner lieu à un ou plusieurs jours de télétravail par semaine ou par mois.
Les fiches de poste du MINARM mentionnent l'information suivante : « toute activité peut faire l'objet d'une demande de télétravail dans les conditions prévues par la réglementation ».
III) L'aptitude de l'agent à télétravailler
L'aptitude de l'agent est appréciée par le supérieur hiérarchique direct, notamment sur la base des critères suivants : capacité d'autonomie, d'initiative, de rigueur, sens de l'organisation, capacité à travailler seul, à faire preuve de discipline, à gérer son temps, à communiquer à distance, à savoir travailler par objectifs et rendre des comptes.
L'argumentaire à l'appui de la demande de télétravail, la volonté de l'agent de s'inscrire dans ce cadre de travail ainsi que l'analyse faite par le supérieur hiérarchique doivent être clairement motivés.
IV) La capacité du service à s'organiser et à maintenir une dynamique collective
Le service doit maintenir une organisation permettant de préserver le travail en commun et un niveau et une qualité d'échange indispensables à la fluidité des relations professionnelles entre les agents et leur hiérarchie.
Un travail préalable entre agents et encadrants sera donc nécessaire pour réfléchir aux modifications induites sur l'organisation du service. Les encadrants et les agents sont invités à suivre des formations pour appréhender les impacts du télétravail sur le service.
Des espaces de discussion sur l'organisation du travail pourront être mis en place afin de nourrir la réflexion sur l'organisation du collectif de travail, avec l'appui, voire sous le pilotage du référent télétravail « de proximité » (voir fiche 12).
En outre, des formations sont proposées et renforcées dans l'offre de formation du MINARM (CFMD, CFD). A ce titre, il appartient d'y inscrire en priorité les agents déjà en télétravail ou qui en font la demande.
De surcroît, des formations interministérielles à destination des agents et des managers sont mises en œuvre.
Par ailleurs, le suivi des personnels en situation de handicap ayant recours au télétravail doit faire l'objet d'une attention particulière. En effet, les encadrants doivent déployer une prise en charge spécifique et adaptée dans le cadre de cette organisation du travail.
FICHE N° 4 : L'AUTORITÉ CHARGÉE DE L'INSTRUCTION ET L'AUTORITÉ SIGNATAIRE
La demande de l'agent doit recueillir l'avis du supérieur hiérarchique direct.
Cet avis aura pour but d'évaluer la compatibilité de la demande de l'agent au regard des quatre critères évoqués dans la fiche précédente (conditions matérielles d'exercice, nature des activités, aptitude de l'agent à télétravailler, capacité du service à s'organiser et à maintenir une dynamique collective).
La décision de refus dûment motivée dans le formulaire de demande est signée par le chef de service après avis du supérieur hiérarchique direct.
Le chef de service de l'agent valide ou non la demande de télétravail effectuée par l'agent au regard de l'avis formulé par le supérieur hiérarchique direct.
En administration centrale, le chef de service, également dénommé chef d'organisme, assure ce rôle. Il peut déléguer cette validation aux sous-directeurs relevant de son autorité.
Dans les services extérieurs, le chef de service désigne le chef d'organisme ou les chefs d'établissements publics sous tutelle du ministère.
Le refus opposé à une demande d'autorisation de télétravail ainsi que l'interruption du télétravail à l'initiative de l'administration doivent être motivés et précédés d'un entretien (cf. fiche n° 6).
Les refus de télétravail peuvent faire l'objet de recours (cf. fiche n° 6, II-b).
FICHE N° 5 : ENTRETIEN D'EXAMEN DE LA DEMANDE DE L'AGENT
La mise en œuvre du télétravail nécessite, en amont, une réflexion personnelle de l'agent sur ce mode d'organisation du travail. Un outil d'autodiagnostic pour les agents souhaitant exercer leurs missions en télétravail figure dans le présent accord (annexe 2). Une grille d'aide à la décision pour les encadrants figure également en annexe 3.
Hors situation exceptionnelle perturbant l'accès ou le travail sur site, le supérieur hiérarchique s'entretiendra avec l'agent demandeur sur les éléments mentionnés ci-dessous.
1. La quotité ou le volume de jours télétravaillés : l'agent et le supérieur hiérarchique devront arrêter cette quotité tout en respectant les règles énoncées dans la fiche n° 2 « Procédure de demande formulée par l'agent ».
2. Les activités que l'agent souhaite exercer en télétravail.
3. Le calendrier des jours télétravaillés : il est arrêté par le supérieur hiérarchique direct au cours de l'entretien d'examen de la demande de télétravail régulier ou ponctuel en concertation avec l'agent et en fonction des nécessités de service. Ces jours sont transcrits dans l'autorisation de télétravail et doivent respecter les règles de présence minimale sur le lieu de travail. Pour les agents à temps plein dans le cadre d'un cycle de travail à 5 jours, la quotité autorisée de télétravail est de 3 jours maximum en base hebdomadaire et de 12 jours dans le cadre d'une autorisation mensuelle quel que soit le type de télétravail autorisé (jours fixes ou flottants) et hors situation de crise. Pour les agents à temps plein dans le cadre d'un cycle de 4,5 jours, la quotité maximale de télétravail est de 2,5 jours en base hebdomadaire et de 10 jours en base mensuelle. Cette règle de présence minimale s'applique même si l'agent est rappelé un jour programmé en télétravail sur son lieu de travail pour une réunion, un cas d'urgence ou dans l'hypothèse d'un pic temporaire d'activité ou s'il devait suivre une formation planifiée ce jour-là.
L'employeur peut autoriser le report ou modifier la désignation des jours télétravaillés pour répondre à une nécessité de service, sous réserve d'un délai de prévenance de 48 heures.
4. Les horaires de travail journaliers durant lesquels l'agent doit être joignable correspondent à ceux pratiqués dans l'établissement d'affectation et prévus dans son règlement intérieur. Sur ces horaires, l'agent doit pouvoir être joint sans difficulté. Pour les ouvriers de l'Etat le régime du temps de travail en situation de télétravail est celui du forfait horaire dont ils relèvent, les heures correspondantes étant effectuées à leur domicile ou dans un autre lieu privé à usage professionnel.
Pendant ces plages horaires et dans la limite du temps de travail de l'agent, ce dernier est à la disposition de l'employeur ou joignable via son téléphone et sa messagerie (2). L'activité qui lui est demandée doit être équivalente à celle qu'elle aurait été dans les locaux de l'organisme d'affectation. Le télétravail n'a pas vocation à générer des heures supplémentaires, sauf sur demande expresse de la hiérarchie et lorsque l'activité habituelle génère des heures supplémentaires et qu'elles sont réalisables en télétravail.
En dehors des plages horaires définies, l'agent n'est pas réputé connecté et aucune réponse immédiate ne peut être attendue de lui. En effet, l'agent en télétravail a droit au respect de sa vie privée. Il bénéficie du droit à la déconnexion tel que précisé dans la charte du temps de travail du personnel civil du ministère des Armées.
L'agent doit veiller à respecter le cadre légal et réglementaire relatif aux horaires de travail, notamment :
- la durée maximale de travail quotidien ne peut dépasser 10 heures ;
- la durée minimale de repos quotidien de 11 heures doit être respectée ;
- l'amplitude maximale de la journée de travail ne peut excéder 12 heures ;
- la pause de 20 minutes après six heures de travail effectif consécutives doit être respectée ;
- une pause méridienne d'au moins 45 minutes est recommandée.
Il est rappelé que le suivi des activités de l'agent en télétravail doit se faire dans le cadre d'un climat de confiance. Le contrôle de l'exécution des activités doit être strictement proportionné à l'objectif poursuivi, être justifié par la nature des missions et ne pas porter une atteinte excessive au respect des droits et libertés des agents, particulièrement le droit au respect de leur vie privée. Les modalités de contrôle des activités de l'agent en télétravail doivent être connues de l'agent et tenir compte des recommandations du Guide ministériel de prévention contre les risques psychosociaux (RPS).
Dans le cas d'une impossibilité temporaire d'accomplissement de ses fonctions en télétravail en raison d'un évènement technique empêchant l'exercice du télétravail (ex : panne du réseau informatique mis à disposition par l'employeur), l'agent en télétravail est réputé en position d'activité dans sa plage horaire habituelle durant la durée de l'indisponibilité et il ne peut lui être demandé de récupérer ce temps. L'agent doit immédiatement en informer son supérieur pour définir les adaptations de la situation de travail qu'il convient de mettre en œuvre. Cela peut éventuellement justifier un retour sur site.
5. L'aptitude de l'agent à télétravailler en autonomie (organisation et planification des activités, gestion du temps, capacité à rendre compte, maîtrise des techniques et outils du télétravail).
L'agent est reçu en entretien après avoir déposé sa demande. Le dialogue entre l'agent et son supérieur hiérarchique direct est un acte managérial essentiel qui joue un rôle déterminant dans la réussite de l'exercice du télétravail.
FICHE N° 6 : ACCEPTATION OU REFUS DE LA DEMANDE DE L'AGENT
Toute demande de télétravail doit faire l'objet d'une réponse écrite dans un délai d'un mois maximum à compter de la date de dépôt de la demande de l'agent ou de la date limite de dépôt lorsque la demande est effectuée dans le cadre d'une campagne de recensement organisée dans le service.
I) Acceptation de la demande de l'agent
A la suite de l'avis favorable donné par le supérieur hiérarchique direct, le chef de service valide l'autorisation définitive d'acceptation du télétravail. Il peut assortir cette décision d'une période d'adaptation de trois mois maximum.
En cas d'acceptation d'une demande de télétravail régulier ou ponctuel, l'autorisation est communiquée à l'agent avec copie à son service RH de proximité. Cette dernière est élaborée sur le modèle du document figurant en annexe 1.
L'employeur organise un suivi des données de gestion relatives au télétravail et destinées au suivi statistique ministériel.
II) Refus de la demande de l'agent
a - Motifs du refus
Si la demande est refusée, que ce soit sur le nombre de jours demandés ou sur les modalités du télétravail, la décision correspondante doit être motivée, notifiée par écrit à l'agent dans le formulaire de demande et faire l'objet d'un entretien. Une copie de la décision est adressée au service RH de proximité de l'agent.
Il est rappelé que toute demande de télétravail fait l'objet d'une réponse de la part du chef de service.
Sur avis du supérieur hiérarchique direct, le chef de service peut décider de refuser à son agent le bénéfice du télétravail pour les raisons suivantes :
- les conditions matérielles d'exercice au domicile, dans un autre lieu privé ou dans un local à usage professionnel de l'agent télétravailleur ne sont pas remplies (cf. déclaration sur l'honneur en annexe 1) en dehors de la situation exceptionnelle perturbant l'accès au service ou le travail sur le site ;
- les activités sollicitées en télétravail sont incompatibles avec l'exercice du télétravail au regard de l'article 1er de l'arrêté du 28 avril 2021 fixant les conditions et les modalités de mise en œuvre du télétravail au sein du ministère des Armées ;
- la condition d'aptitude de l'agent à télétravailler en autonomie n'est pas satisfaite (3) ;
- les nécessités de service imposent que l'agent soit présent sur son lieu habituel de travail au regard des activités et missions qui seront explicitées ;
- les activités dont le traitement est réalisé dans le cadre d'une application SI non accessible au télétravail.
b - Recours possibles de l'agent
En cas de refus, l'agent dispose de trois types de recours possibles :
1. Un recours auprès de l'autorité hiérarchique supérieure ;
2. L'agent peut également saisir la commission administrative paritaire (CAP) compétente s'il est fonctionnaire, ou la commission consultative paritaire unifiée (CCPU) s'il est agent non titulaire, ou à la CPS-ICT s'il en relève et pour les ouvriers de l'Etat, l'instance compétente en matière de recours contre le refus de télétravail. Ces instances devront se prononcer sur le bien-fondé du refus opposé à la demande de l'agent ;
3. Un recours contentieux auprès de la juridiction administrative compétente selon les voies habituelles.
FICHE N° 7 : MATÉRIEL MIS À LA DISPOSITION DE L'AGENT
Une fois qu'une autorisation de télétravail est délivrée, l'agent peut exercer son activité en télétravail. L'employeur devra lui fournir un certain nombre d'équipements indispensables à l'exercice du télétravail.
I) Outils mis à la disposition de l'agent par l'administration
L'article 10 de l'arrêté du 28 avril 2021 fixant les conditions et les modalités de mise en œuvre du télétravail au sein du ministère des Armées prévoit que l'employeur met à disposition de l'agent l'équipement nécessaire à l'exercice de son télétravail, en fonction des activités, de l'organisation du télétravail et de la politique générale d'équipement du service. Il assure l'entretien et fournit au télétravailleur un appui et une maintenance technique.
En revanche, il n'est pas fourni de matériel de téléphonie, d'impression ou de reproduction. La connexion internet utilisée est celle à laquelle s'est abonné à titre privé l'agent en télétravail.
Ainsi, pour les agents civils employés par le ministère des Armées, l'administration prend en charge la fourniture :
- d'un ordinateur de type SMOBI (4) (ainsi que son câble secteur), ou autres moyens spécifiques qui constituent le poste de travail unique de l'agent, qu'il travaille ou non dans ses locaux professionnels. L'agent devra connecter son ordinateur à son outil d'accès à internet personnel ;
- d'une clé cryptée individuelle.
Le choix de la solution SMOBI est destiné à faciliter les opérations de maintenance éventuelles, l'agent ne dispose que d'un seul ordinateur. Il devra le rapporter au bureau lorsqu'il travaillera sur son lieu habituel d'exercice du travail.
II) Planification des besoins en équipement de télétravail
Les employeurs planifient leurs besoins d'équipement chaque année (ordinateurs portables, moyens de connexions chiffrées, logiciels, abonnements…), puis saisissent la direction interarmées des réseaux d'infrastructure et des systèmes d'information (DIRISI), afin que ce besoin soit intégré dans son plan de charge et qu'elle se charge de fournir le matériel adéquat.
Pour les directions et services relevant du périmètre du secrétariat général pour l'administration (SGA), la mission des systèmes informatiques (MSI) sollicitera elle-même la DIRISI.
III) Configuration et restitution du matériel
Il convient de préciser qu'une fois le matériel informatique fourni aux employeurs, ces derniers devront réaliser la configuration initiale de l'ordinateur et des logiciels associés, avant de les remettre à l'agent. Ils devront également assurer leur maintenance et mises à jour.
Le télétravailleur prend soin des équipements qui lui sont confiés. Une fois que l'autorisation en télétravail sera arrivée à son terme, l'agent devra restituer l'intégralité du matériel mis à sa disposition par l'administration.
IV) Assistance aux utilisateurs
Le réseau SMOBI est la solution de mobilité qui s'applique au MINARM, hors DGA..La DIRISI est chargée de l'assistance aux utilisateurs. Un service de téléassistance est déployé à cet égard selon les modalités définies et diffusées par la DIRISI.
V) Matériels et frais à la charge de l'agent
L'article 10 de l'arrêté du 28 avril 2021 précité dispose que l'administration « prend en charge les dépenses découlant directement de l'exercice des fonctions en télétravail », en conséquence certains frais et matériels ne seront pas pris en compte par l'administration. Ainsi, resteront à la charge de l'agent :
- les dépenses liées à la mise en conformité du domicile ou d'un autre lieu privé ou d'un autre lieu à usage professionnel de l'agent pour pouvoir exercer son activité en télétravail (pour obtenir de plus amples informations sur la conformité du domicile de l'agent, se reporter à la fiche n° 3 « Les critères d'éligibilité d'une demande d'autorisation de télétravail ») ;
- les frais d'abonnement de l'agent à une connexion internet, car cette connexion constitue une condition d'éligibilité à la demande de l'agent (pour obtenir de plus amples informations sur la conformité du domicile de l'agent, se reporter à la fiche n° 3 « Les critères d'éligibilité d'une demande d'autorisation de télétravail ») ;
- la fourniture du mobilier de bureau reste à la charge de l'agent, sous réserve de prescription médicale établies par le médecin du travail
Une attention particulière est portée aux demandes de télétravail formulées par les agents bénéficiaires de l'obligation d'emploi (BOE) et à la mise à disposition du matériel adapté au handicap dans cette situation (cf. fiche 10).
VI) Confidentialité et protection des données
Pour des raisons visant à garantir la protection et la sécurité des données, l'exercice des fonctions en télétravail avec du matériel informatique personnel est interdit sauf lorsqu'une autorisation temporaire de télétravail a été demandée et accordée en raison d'une situation exceptionnelle perturbant l'accès au service ou le travail sur site. Dans ces circonstances, et hors dispositif de connexion sécurisé mis à disposition par le ministère des Armées, l'agent doit manipuler des données non-classifiées ou de données sécurisées ne présentant pas un caractère nominatif sensible.
La fourniture de matériel par l'employeur, plutôt que l'utilisation de matériel personnel, vise à garantir la protection et la sécurité des données. Le matériel doit être exclusivement réservé aux activités professionnelles.
FICHE N° 8 : SANTÉ ET SÉCURITÉ AU TRAVAIL
L'arrêté du 28 avril 2021 fixant les conditions et les modalités de mise en œuvre du télétravail au sein du ministère des Armées prévoit dans son article 5 qu'en matière d'hygiène et de sécurité, les agents en télétravail sont soumis à la réglementation en vigueur dans le service où ils exercent leurs fonctions.
Par ailleurs, la santé et la sécurité au travail constituent une priorité au sein du ministère des Armées. La politique de prévention des risques qui est mise en place au sein des services englobe naturellement la prévention des risques professionnels encourus par les agents en télétravail.
I) Ergonomie
Idéalement, le télétravail au domicile de l'agent ou dans un autre lieu privé à usage professionnel suppose que l'agent dispose d'une pièce spécifique dédiée à son activité en télétravail. Il conviendra de s'assurer auprès de l'agent qu'il dispose au minimum d'un espace réservé ou d'un bureau qui lui permettra de se concentrer et de retrouver des conditions professionnelles nécessaires à un exercice optimal du travail (ex : habitabilité, calme, ergonomie, hygiène, environnement, réseaux…). Ainsi, les conditions optimales recommandées sont les suivantes :
- une surface suffisante dotée d'un mobilier adapté pour installer le matériel mis à disposition ainsi que les dossiers professionnels, et un espace de rangement des fournitures et documents professionnels. Cet espace doit être correctement chauffé et calme, isolé des bruits extérieurs et intérieurs et des sollicitations familiales ;
- une ergonomie du poste de travail qui doit être conforme aux règles applicables au bureau : un siège confortable, un espace de travail aéré, éclairé par la lumière naturelle et/ou une lumière électrique suffisante ainsi qu'une installation électrique conforme à la réglementation en vigueur et sans danger.
Concernant le poste de travail stricto sensu, il est rappelé qu'un travail intensif sur un poste mal adapté peut engendrer des effets sur la santé (ex : fatigues visuelles, troubles musculo-squelettiques, stress…).
Pour mémoire, la sécurité de l'espace de travail à domicile implique également de limiter au maximum les risques incendie, en évitant par exemple au maximum les branchements électriques sur des multiprises et en prévoyant la mise en place de dispositifs autonomes avertisseurs de fumées (DAAF) selon la réglementation en vigueur.
Le télétravailleur doit également s'assurer que son poste de travail ainsi que ses dossiers sont en sécurité lorsqu'il s'absente de son espace de travail.
En cas de changement de domicile, l'autorisation d'exercer en télétravail n'est pas remise en cause sous réserve d'assurer la conformité du nouveau logement dédié à l'exercice du télétravail.
II) Déclaration sur l'honneur de la conformité des installations
L'agent atteste par une déclaration sur l'honneur de la conformité de ses installations (cf. déclaration en annexe 1), sauf dans le cas du télétravail en situation exceptionnelle perturbant l'accès au service ou le travail sur le site (cela relève alors des formalités impossibles).
III) Visite du domicile de l'agent par des membres de l'instance de concertation compétente en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail
Les agents exerçant leurs fonctions en télétravail ne sont pas exposés à des risques différents de ceux qui intéressent les services.
En situation de télétravail à son domicile, dans un autre lieu privé ou tout autre lieu à usage professionnel, l'agent peut également être exposé à des risques professionnels.
Dès lors, le télétravail, même s'il est toujours juridiquement à l'initiative de l'agent, n'exonère pas l'employeur de sa responsabilité en matière de prévention des risques professionnels. Les règles en matière de santé et de sécurité au travail s'appliquent aux agents en télétravail dans les mêmes conditions que pour les agents qui exercent leur activité dans les locaux du service.
Le décret modificatif n° 2020-524 du 5 mai 2020 prévoit qu'une délégation de l'instance de concertation compétente en matière de santé, de sécurité et de condition de travail peut venir contrôler la conformité du domicile ou le lieu privé à usage professionnel désigné par l'agent au regard de son activité en télétravail. Les membres de cette instance ont la faculté de visiter les locaux à usage professionnel, notamment dans le cadre de l'élaboration du document unique des risques professionnels afin de s'assurer du respect des règles d'hygiène et de sécurité et, le cas échéant, faire des préconisations.
La visite des représentants de l'instance compétente en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail ne peut constituer un préalable à l'autorisation de télétravail.
La délégation de l'instance de concertation compétente en matière de santé, de sécurité et de condition de travail, sera nécessairement composée d'au moins un représentant du personnel civil, membre du CHSCT, et du chargé de prévention des risques professionnels (CPRP) de l'organisme dont relève l'agent.
Dans ce cadre, l'article 9 de l'arrêté du 28 avril 2021 précité prévoit que les modalités d'exercice de cette visite sont définies par l'instance de concertation en matière de santé, de sécurité et de condition de travail compétente pour le service dans lequel est affecté l'agent en télétravail. Il convient, dans tous les cas, de respecter les conditions suivantes :
- l'agent doit être informé, par écrit, avec un délai de prévenance qui ne peut être inférieur à dix jours (5) ;
- elle doit respecter la vie privée de l'agent ;
- l'agent a la possibilité de s'opposer, par écrit, à cette visite. Ce refus doit être formalisé par un écrit qui en précise les motifs. Un dialogue doit alors s'instaurer entre le supérieur hiérarchique direct et l'agent afin d'identifier la solution permettant à l'employeur de satisfaire à son obligation d'évaluation des risques professionnels des conditions de télétravail de l'agent.
IV) Risque d'isolement de l'agent
Une vigilance particulière doit être portée sur les risques psychosociaux liés à l'isolement : l'agent en télétravail doit continuer de faire partie intégrante du collectif de travail. Il doit ainsi notamment être destinataire de l'ensemble des informations diffusées dans le service afin de ne pas s'en sentir exclu.
De même, il est conseillé à tout supérieur hiérarchique direct de programmer au maximum les réunions de service lorsque l'ensemble des agents se trouve en présentiel sur le lieu de travail habituel.
Enfin, comme l'ensemble des agents, l'agent en télétravail bénéficie d'une visite de médecine de prévention à des intervalles réguliers.
V) Gestion des accidents de travail
Désormais, les fonctionnaires, tout comme les agents non titulaires et les ouvriers de l'Etat, bénéficient d'une présomption du caractère professionnel de l'accident survenu sur le lieu de travail de l'agent fonctionnaire.
Par conséquent, cette présomption s'appliquera pour l'ensemble des agents publics du ministère des Armées dès lors que l'accident en question survient sur le lieu de télétravail de l'agent et durant les plages horaires de travail durant lesquelles il doit être à la disposition de son employeur.
Pour les accidents de trajet, ils peuvent être reconnus dans les situations suivantes pour les agents en télétravail :
- trajet entre le domicile et le lieu de télétravail, lorsque ce dernier est différent du domicile ;
- trajet entre le lieu de télétravail et le service, en cas de retour exceptionnel temporaire de l'agent sur son service d'affectation un jour de télétravail.
- trajet entre le lieu de télétravail et le lieu de restauration habituel. Pour l'accident entre le lieu de résidence et le lieu de travail ;
- le point de départ (ou d'arrivée) correspond au domicile de l'agent, à sa résidence secondaire ou à son lieu de résidence habituel. Le caractère habituel de la résidence vise par exemple la situation dans laquelle l'agent public réside à titre principal dans une ville compte tenu, entre autres, de ses attaches familiales (conjoint y travaillant, scolarisation des enfants, etc.) et doit, pour des raisons professionnelles, résider à titre secondaire dans une autre ville plus proche de son lieu de travail. L'itinéraire est pris en compte à compter du moment où l'agent a quitté son domicile ;
- le point d'arrivée (ou de départ) est le lieu de travail de l'agent le jour de l'accident.
Pour l'accident entre le lieu de travail et le lieu de restauration :
- le point de départ (ou d'arrivée) est le lieu de travail de l'agent le jour de l'accident.
- le point d'arrivée (ou de départ) correspond au lieu de restauration habituel de l'agent, au restaurant administratif le plus proche ou au lieu où l'agent achète son déjeuner.
FICHE N° 9 : LES MODIFICATIONS DURANT L'AUTORISATION DE TÉLÉTRAVAIL
I) Le report ponctuel des jours télétravaillés (hors jours flottants)
Les jours de télétravail ne sont pas reportables sauf s'ils ont été annulés pour nécessité de service. Dans ce cas, l'opportunité d'accepter le report est appréciée par le supérieur hiérarchique direct.
A l'initiative de l'administration, des modifications peuvent être apportées ponctuellement aux jours télétravaillés pour répondre à une nécessité de service, sous réserve du respect d'un délai de prévenance de 48 heures qui peut, si nécessaire, être réduit en cas de nécessité absolue.
De la même façon, à la demande du télétravailleur, des modifications peuvent être ponctuellement sollicitées en cas d'événement personnel important ou de difficultés matérielles, sous réserve du respect d'un délai de prévenance de 48 heures qui peut, si nécessaire, être réduit en cas de nécessité absolue.
Les délais de prévenance pour la modification ponctuelle des jours télétravaillés sont comptabilisés en jours ouvrés.
II) Modification, renouvellement et réversibilité de l'autorisation d'exercice du télétravail
L'autorisation d'exercer en télétravail accordée par l'employeur est susceptible d'être modifiée, renouvelée ou interrompue selon les modalités suivantes :
1. A l'initiative de l'agent
Lorsque l'agent sollicite la modification définitive du calendrier des jours télétravaillés, il doit en faire la demande par écrit à son supérieur hiérarchique direct, sous réserve du respect d'un délai de prévenance de quinze jours à deux mois maximum. En cas d'accord, la modification portée sur l'autorisation de télétravail régulier lui est notifiée.
Toute demande de modification de la part de l'agent portant sur le nombre de jours de télétravail et/ou aux modalités de mise en œuvre (jours flottants par exemple) doit être considérée comme une nouvelle demande distincte de la demande initiale et traitée selon la même procédure que celle-ci (motivation écrite de la modification, entretien préalable, possibilité de recours).
Le souhait de cesser l'exercice des fonctions en télétravail doit faire l'objet d'une demande formulée par écrit par l'agent, sous réserve du respect d'un délai de prévenance de deux mois. Les modalités de cessation des fonctions en télétravail feront l'objet d'échanges entre l'agent et son supérieur direct, lesquels conduiront le cas échéant à un aménagement de ce délai.
Un changement de poste de l'agent entraîne nécessairement la cessation du télétravail et le retour au lieu de travail associé au nouveau poste. Si dans son nouveau poste, ses activités sont télétravaillables, l'agent pourra présenter une nouvelle demande, mais après un délai suffisant pour s'assurer de la maîtrise de ses nouvelles activités et de son autonomie.
Lorsque l'autorisation de télétravail prévoit une durée déterminée, elle est renouvelée par tacite reconduction lorsque cette modalité de renouvellement est mentionnée dans l'autorisation.
2. A l'initiative de l'administration
Lorsque l'administration souhaite modifier le calendrier des jours télétravaillés en raison de nécessités de service, cette décision modificative est notifiée sous réserve du respect d'un délai de prévenance minimal d'une semaine, pouvant aller jusqu'à deux mois, et d'avoir procédé à un entretien préalable à la notification de la décision.
Lorsque l'administration décide de mettre fin au télétravail de manière définitive notamment en raison de l'organisation du service, de l'évolution des missions de l'agent ou de la non atteinte des objectifs fixés, cette décision motivée est notifiée au cours d'un entretien et doit respecter un délai de prévenance de deux mois. La cessation devient effective au terme du préavis, sauf si l'intérêt du service ou un événement affectant l'agent de manière majeure exigent une cessation immédiate.
FICHE N° 10 : LE CAS PARTICULIER DES AGENTS BÉNÉFICIANT DE DÉROGATIONS HORS SITUATIONS EXCEPTIONNELLES
I) Pour les agents bénéficiant de dérogations pour raisons médicales
Les seuils mentionnés aux articles 3 et 4 du décret n° 2020-524 du 5 mai 2020 modifié (nombre maximal de journées de télétravail par semaine ou par mois) peuvent faire l'objet de dérogations à la demande des agents dont l'état de santé le justifie et après avis du médecin du travail, ou sur proposition de celui-ci avec accord de l'agent.
Ces dérogations sont accordées pour une durée de 6 mois maximum, et sont renouvelables, après avis du médecin du travail. En cas de renouvellement d'exercice des fonctions en télétravail, de nouvelles dérogations peuvent être accordées dans les mêmes conditions.
S'agissant des femmes enceintes, la dérogation à la règle des trois jours de télétravail maximum, peut être donnée sans avis préalable du médecin du travail, évitant ainsi, un délai potentiellement trop long entre la demande et le rendez-vous avec le médecin du travail.
Par contre, les activités inéligibles au télétravail, définies à l'article 1er de l'arrêté ministériel précité ne peuvent faire l'objet d'aucune dérogation, même pour motif médical.
A) Pour les bénéficiaires de l'obligation d'emploi (BOE)
Les chefs de service veilleront à ce qu'une attention particulière soit portée aux demandes de télétravail formulées par les agents BOE et à la mise à disposition du matériel adapté au handicap dans cette situation.
Pour les agents BOE reconnus en situation de handicap, l'employeur invitera l'agent à saisir le réseau handicap de proximité (correspondants handicap dans les CMG, les relais handicap dans les groupements de soutien de base de défense et en administration centrale) d'une demande d'aménagement de poste en situation de télétravail. Le télétravail ne doit pas être un moyen de répondre à l'obligation d'aménager le poste de travail de l'agent BOE.
La prise en charge financière est assurée par la DRH-MD via la convention triennale passée par le fonds pour l'insertion des personnes handicapées dans la fonction publique (FIPHFP).
L'encadrement des agents BOE exerçant leurs fonctions en télétravail devra être sensibilisé sur le fait qu'il convient d'avoir une vigilance particulière sur le risque d'isolement de l'agent en télétravail.
B) Pour les femmes enceintes
Pour les femmes enceintes, en dehors des congés maladie qui leur sont accordés, et du congé de maternité, le télétravail peut être une solution permettant de concilier la poursuite de leur activité professionnelle avec leur état de santé, notamment lorsque le temps de transport est relativement long et inconfortable. En tout état de cause, l'autorisation doit respecter les conditions générales d'accès au télétravail établies précédemment.
C) Proche aidant
L'accès au télétravail est facilité pour les proches aidants dès lors qu'ils viennent en aide de façon occasionnelle, récurrente ou permanente à une personne dépendante, en déficit d'autonomie de leur entourage (au sens de l'article L. 3142-16 du code du travail sans préjudice des dispositions relatives aux congés de proche aidant.
La demande doit être accompagnée d'une déclaration sur l'honneur du lien familial avec la personne aidée ou de l'aide apportée à la personne âgée ou handicapée avec laquelle l'agent réside ou entretient des liens étroits et stables.
L'agent en situation de proche aidant bénéficie d'une dérogation accordée pour une durée de 6 mois. Sa situation fera l'objet d'un examen au cas par cas en vue d'un éventuel renouvellement à titre exceptionnel.
FICHE N° 11 : SITUATION EXCEPTIONNELLE PERTURBANT L'ACCÈS AU SERVICE OU LE TRAVAIL SUR LE SITE
I) Le cadre de la situation exceptionnelle
Une situation exceptionnelle s'appréhende comme une circonstance perturbant l'accès au service ou le travail sur site et ne permettant pas la continuité des activités du service en situation normale.
L'appréciation de cette situation se fait par l'employeur en fonction de la conjoncture nationale ou locale et des consignes éventuelles des pouvoirs publics. (ex : crise sanitaire, crue centennale, catastrophes industrielles, climatiques, pics de pollution, canicule, évènement perturbant les transports…).
Au préalable, l'employeur se coordonne avec le chef d'emprise afin de s'assurer qu'au niveau local les mesures mises en œuvre du fait de la situation ou pour répondre à la situation sont compatibles avec l'organisation retenue par le chef d'organisme s'agissant notamment du télétravail.
En situation exceptionnelle de crise, le télétravail demeure un outil de continuité de l'activité dont les modalités d'exercice spécifiques sont précisées par les employeurs et chefs de service.
II) Dérogations aux règles de présence minimale
Lors d'une situation exceptionnelle perturbant l'accès au site ou le travail sur le site il est dérogé au seuil de présence minimale des 2 jours prévu par l'article 3 du décret n° 2020-524 du 5 mai 2020 précité.
Il appartient à l'employeur d'accorder des autorisations temporaires de télétravail aux agents pour une durée qu'il lui appartient de déterminer au regard des consignes des pouvoirs publics et de l'évaluation de la situation. Le placement en télétravail dans cette situation doit s'appréhender en fonction de la nécessité de la présence sur site des agents.
L'autorisation de télétravail temporaire dérogeant aux règles de présence minimales doit rester une solution permettant de moduler la présence des agents sur site. Le maintien en présentiel doit se faire au travers des plans de continuité d'activité (PCA) et eu égard aux activités de l'agent.
III) Usage du matériel personnel
Lorsqu'une autorisation temporaire de télétravail a été demandée et accordée en raison d'une situation exceptionnelle perturbant l'accès au service ou le travail sur site le matériel personnel peut être utilisé.
Dans ces circonstances, l'agent doit manipuler des données non classifiées ou sécurisées présentant un caractère nominatif sensible en se conformant aux critères de sécurité fixés à l'article 1 de l'arrêté du 28 avril 2021 fixant les conditions et les modalités de mise en œuvre du télétravail au sein du ministère des Armées.
IV) Accompagnement des agents et rôle de l'encadrant
Les encadrants sont chargés d'accompagner et d'apporter une attention particulière aux agents en télétravail au regard du risque d'isolement. Le suivi des agents peut se traduire par l'organisation de points réguliers auprès des agents.
Une vigilance particulière doit être portée sur la préservation de la cohésion sociale entre les collectifs d'agents. L'encadrant doit définir et donner du sens à l'activité de son équipe, organiser le travail et réguler la charge de travail, informer et maintenir le collectif.
Il doit également rappeler les modalités de sollicitation de la ligne téléphonique dédiée mise en place par le MINARM ainsi que l'ensemble des dispositifs existants (médecine de prévention, assistants de service social, psychologues du personnel).
V) Consignes SST
L'attestation de conformité du domicile à l'exercice du télétravail, remplie par l'agent, traite de l'ensemble des points relatifs à la conformité électrique. Dans le cas d'une situation exceptionnelle perturbant l'accès au service ou le travail sur le site et lorsque la production de ces pièces ne sera pas possible, l'agent devra se conformer aux précautions techniques qui lui seront adressées.
VI) Dialogue social
Lors de circonstances exceptionnelles, la consultation des instances de concertation compétentes en matière de santé, d'hygiène, de sécurité et de conditions de travail garantit un dialogue social de qualité.
FICHE N° 12 : L'ACCOMPAGNEMENT ET LA MISE EN PLACE DU TÉLÉTRAVAIL
I) Les référents télétravail
La désignation d'un référent télétravail désigné au sein de l'autorité centrale d'emploi est un facteur clé de succès pour le déploiement du télétravail. Au MINARM, il existe deux principaux référents télétravail chargés d'accompagner les organismes, les agents et les encadrants dans la mise en œuvre du télétravail :
- le référent de l'ACE : un réfèrent télétravail est désigné au sein de l'autorité centrale d'emploi. Il a un rôle d'impulsion de la politique du télétravail et de supervision de cette modalité de travail dans son réseau, il veille à la déclinaison d'un éventuel accord au niveau du réseau professionnel. Il joue également un rôle de conseil en télétravail au profit du commandement dans sa chaine d'emploi et de régulateur éventuel. Il est le référent pour les tiers-lieux et le correspondant de la DRH-MD/SRP1 pour les questions de télétravail. Il coordonne et appuie les référents de proximité de sa chaîne d'emploi.
- le référent RH « de proximité » : un référent RH de proximité est désigné au sein du bureau des ressources humaines ou au sein du service d'administration du personnel (SAP) du GS BdD. Il veille à la bonne application des dispositions du présent accord dans le cadre de sa mission de gestion RH et accompagne la mise en œuvre du dispositif ministériel télétravail.
La liste des référents et leurs coordonnées doivent être portées à la connaissance des agents. La DRH-MD/SRP1 a un rôle d'appui, de conseil et d'animation des référents ACE.
II) Espaces de discussion au sein des collectifs de travail
Le télétravail est l'opportunité pour l'encadrant d'associer périodiquement les membres de son équipe à une réflexion collective sur l'adaptation et l'amélioration de l'organisation du travail. Par ailleurs, cette démarche s'inscrit dans la qualité de vie au travail et d'amélioration des conditions de travail qui s'appuie notamment sur l'expression des agents sur leur travail (par exemple via la mise en place d'espaces de discussion).
III) Formation
Le ministère des Armées s'engage à développer une politique de formation renforcée à destination des agents, des encadrants et des référents cités supra.
Le dispositif de formation s'adresse aux agents qui souhaitent formuler une demande de télétravail ou qui exercent déjà leurs fonctions en télétravail. La formation a vocation à intervenir le plus tôt possible lors de la mise en place du télétravail.
Le suivi d'une formation peut figurer expressément dans la demande de télétravail.
Les actions de formation proposées doivent notamment conduire les agents en télétravail à comprendre les principaux enjeux et modalités de fonctionnement du télétravail, à connaitre leurs droits et obligations, à les aider à se positionner dans cette nouvelle configuration, à les sensibiliser aux risques et aux contraintes du télétravail.
La formation s'adresse également aux encadrants pour acquérir et renforcer les règles et les bonnes pratiques de management d'une équipe comprenant des agents en télétravail.
Une attention particulière sera portée à la formation des référents télétravail.
Des formations à la conduite des espaces de dialogue pourront être notamment proposées. La formation au télétravail pourra être également renforcée par la mise en place de tutoriels dédiés.
Les formations peuvent être notamment suivies dans le cadre de l'exercice du télétravail prévu par les dispositions du présent accord.
FICHE N° 13 : DROIT SYNDICAL ET DIALOGUE SOCIAL
La mise en place et le suivi du télétravail doivent s'appuyer sur les représentants syndicaux et sur un dialogue social de proximité soutenu au sein des instances consultatives compétentes.
Il revient à l'employeur de s'assurer que les représentants des personnels, lorsqu'ils sont en télétravail, ont accès aux mêmes moyens de communication que s'ils étaient sur site (accès aux adresses électroniques professionnelles des personnels par exemple).
Les agents possèdent les mêmes droits en matière d'information syndicale, qu'ils exercent leurs fonctions en télétravail ou au sein des locaux dans lesquels ils sont affectés.
Les agents en télétravail conservent la possibilité de participer à des réunions mensuelles d'information (6), en présentiel ou organisées à distance par système d'audioconférence ou de visioconférence. L'administration facilitera l'accès aux outils numériques permettant aux organisations syndicales représentatives d'organiser des réunions d'information en ligne (visioconférences) accessibles aux agents en télétravail ou travaillant en présentiel.
Un agent peut également informer son supérieur hiérarchique de la nécessité de venir sur site un jour pour lequel il bénéficie d'une autorisation de télétravail et demander à déplacer ce jour de télétravail qui lui avait été accordé. Un agent peut ainsi revenir en présentiel pour pouvoir assister à une heure mensuelle d'information ou une instance.
Il est rappelé par ailleurs que l'impact éventuel du télétravail sur l'organisation et l'aménagement des locaux doit recueillir l'avis préalable des instances de dialogue social compétentes.
FICHE N° 14 : DÉCLINAISON LOCALE DE L'ACCORD MINISTÉRIEL
I) Modalités de déclinaison locale du dispositif ministériel télétravail
Les employeurs ou les représentants du personnel peuvent engager une négociation de proximité.
Le dispositif télétravail prévu dans le présent accord sert alors de cadre de référence. Le dialogue social de proximité concernant le télétravail peut permettre de mener une réflexion approfondie sur l'organisation du collectif de travail et sur l'organisation des temps de vie professionnelle et personnelle. Les thématiques suivantes pourront être notamment abordées :
- une cartographie des tiers-lieux recensant les différents lieux accessibles aux télétravailleurs pourra être élaborée et présentée aux instances de dialogue social de proximité. La cartographie des tiers-lieux sera disponible et mise en ligne par les ACE sur un espace dédié dans SGA Connect afin de mutualiser l'information. Elle indiquera la capacité de connexion disponible par tiers-lieu ainsi que les points de contact utile ;
- les actions de formation prévues pour les agents et les encadrants relevant du périmètre de l'accord local pourront être mentionnées ;
- un bilan annuel de l'accord local et un comité de suivi pourront être mis en place selon les modalités définies par les parties prenantes ;
En revanche, les modalités de mise en œuvre du droit à la déconnexion doivent être précisées dans l'accord local de télétravail pour garantir son effectivité pour les agents relevant du périmètre de l'accord. Il s'agit du droit pour tout agent de ne pas être connecté à un outil numérique professionnel en dehors de son temps de travail. Le droit à la déconnexion a pour objectif le respect des temps de repos et de congé ainsi que la vie personnelle de l'agent.
II) Appui à la mise en œuvre des accords locaux
Toute initiative d'accord local doit être préalablement communiquée à la DRH-MD/SRP1, qui veille notamment à la bonne application du principe de faveur au regard de la règlementation ministérielle relative au télétravail (l'accord local ne peut que préciser l'accord de niveau supérieur ou en améliorer l'économie générale dans le respect de ses stipulations essentielles). Un accord local est un accord qui peut juridiquement être négocié avec les organisations syndicales représentatives au niveau considéré et conclu au niveau du chef de service, ou au niveau du chef d'établissement ou d'organisme.
Lorsqu'un employeur, ou une majorité d'organisations syndicales représentatives dans le périmètre considéré, envisage l'ouverture d'une négociation au niveau local, il est recommandé de conduire prioritairement cette négociation au niveau du réseau professionnel par l'autorité centrale d'emploi (ACE).
La DRH-MD/SRP1 apporte un avis technique avant la conclusion d'un accord local.
Par ailleurs, la DRH-MD/SRP1 assure la bonne application de la réglementation ministérielle et peut être saisie par les ACE en cas de besoin d'expertise.
Les accords conclus au niveau local seront présentés lors du comité de suivi annuel du présent accord (cf. fiche n° 13).
Les EPA et les EPIC sous tutelle du ministère des Armées sont invités à prendre en compte les dispositions du présent accord et à les décliner, le cas échéant, sous forme d'accord d'établissement négocié.
FICHE N° 15 : DURÉE, RÈGLES DE RÉVISION ET DE DÉNONCIATION, EXTENSION DE L'ACCORD
I) Comité de suivi
Les signataires du présent accord conviennent de mettre en place un comité de suivi de l'application du présent accord.
Le comité de suivi est constitué par les représentants des organisations syndicales représentatives au niveau ministériel et par la DRH-MD/SRP1, qui en assure le secrétariat.
Il se réunit au moins une fois par an.
Il aura notamment pour rôle de suivre l'avancement des mesures de l'accord. Il aura également pour mission d'établir un état des lieux de l'évolution des pratiques, d'analyser l'impact du télétravail sur le fonctionnement des administrations, ainsi que d'évaluer la mise en œuvre des dispositions de l'accord. Un bilan des accords locaux sera présenté à l'occasion du comité de suivi annuel.
Un relevé de décision des réunions sera élaboré puis transmis à l'ensemble des signataires du présent accord.
Nota. - Les accords locaux prévoient un comité de suivi dans des modalités similaires.