Les modalités de déplacement et de séjour décrites ci-après sont applicables au directeur général, au rapporteur général, à l'ensemble des personnels du Haut Conseil ainsi qu'aux personnes visées aux 5° et 6° de l'article L. 824-5 du code de commerce.
Article 3.4.4
Les voyages aériens
1. En métropole
Les billets sont pris en classe économique et ce quelle que soit la durée du trajet.
2. Hors métropole
Les billets sont pris en classe économique ou en classe affaires (ou son équivalent) en fonction de la durée du voyage et éventuellement, des conditions du voyage, fixées par une décision du collège du Haut Conseil. Les classes supérieures à la classe affaires (ou son équivalent) sont proscrites.
Le choix de la compagnie est fondé sur des critères de sécurité et de confort pour les passagers, dans le respect des éventuels marchés publics conclus par le Haut Conseil et après accord du président ou de son délégataire. A cet égard, la liste tenue par la Commission européenne des transporteurs aériens qui font l'objet d'une interdiction ou de restrictions d'exploitation dans l'Union européenne fait office de référentiel s'agissant des compagnies interdites.
Article 3.4.5
Les voyages en train
En France, les voyages en train sont privilégiés pour les trajets inférieurs à trois heures. Le recours au transport aérien n'est autorisé qu'à la condition qu'il soit moins onéreux que le transport en train.
Les billets sont pris en classe économique ou en première en fonction de la durée du voyage, fixée par une décision du Haut Conseil.
Article 3.4.6
Les voyages automobiles
Pour des raisons d'efficacité et de sécurité, les voyages automobiles ne peuvent pas se substituer au transport par avion ou en train sur les trajets où ces derniers apportent un gain de temps et de sécurité.
Dans les situations où une location de véhicule serait nécessaire (pas/peu de taxis, pas de transports en commun notamment), les catégories de véhicule autorisées sont :
CATÉGORIES
NOMBRE DE VOYAGEURS
DISTANCE (km)
A (petite 3 portes)
1
< 150 km/jour
B (206, Clio 5 portes)
2
< 150 km/jour
C (Mégane ou similaire)
Indifférent
> 150 km
Au moins 3
< 150 km/jour
Article 3.4.7
L'utilisation d'un véhicule personnel
L'utilisation d'un véhicule personnel pour un déplacement professionnel est interdite, sauf dérogation accordée par le président ou son délégataire. Le voyageur autorisé à utiliser son véhicule personnel en raison d'un déplacement professionnel doit l'avoir assuré pour cet usage. A titre d'exemple, une telle dérogation peut être accordée lorsque le coût de l'usage d'un véhicule personnel intégrant les frais de parking pour se rendre dans une gare ou un aéroport est inférieur au coût d'un taxi (pour l'usage d'un taxi se référer à l'article 40 du présent règlement intérieur). Les indemnités kilométriques sont fixées par décision du Haut Conseil.
Article 3.4.8
Les taxis et voitures de transport avec chauffeur (VTC)
Les transports en commun doivent être utilisés chaque fois que cela est possible. Les taxis ou VTC ne sont utilisables que lorsqu'il n'existe pas de transports en commun appropriés, en cas de transport de charges ne permettant pas l'usage des transports en commun, ou en cas de départ avant 8 heures ou d'arrivée après 20 heures. Une décision du Haut Conseil peut fixer le plafond maximum de remboursement pour un taxi ou un VTC.
Article 3.4.9
L'hébergement
L'hébergement a lieu en principe dans une hôtellerie 3 étoiles nouvelles normes, assorti d'un plafond par nuit. Ce plafond est fixé par une décision du Haut Conseil.
Il pourra être dérogé à ce plafond dans le cadre d'un événement professionnel.se déroulant dans un hôtel sélectionné par les organisateurs de l'événement. Lorsque cet hôtel n'est pas compris dans l'offre proposée par l'agence de voyage, le président ou son délégataire peut autoriser qu'une réservation soit effectuée directement auprès de cet hôtel par le voyageur.
Article 3.4.10
Les repas
Lors de déplacements professionnels, les repas des membres et des personnels du Haut Conseil sont pris dans des établissements où le rapport qualité/coût est raisonnable. Les frais engagés pour les repas sont remboursés dans les limites d'un plafond fixé par une décision du Haut Conseil.
Article 3.4.11
Les autres frais
Les frais accessoires et obligatoires directement liés à l'organisation du déplacement (VISA, taxes de séjour…) sont remboursés, sur justificatif, à leur coût réel.