Description des tâches déléguées autres que les opérations de contrôle confiées par le délégataire aux contrôleurs
1. La réalisation des opérations de contrôles sur pièces ou sur place
Le délégataire réalise le recrutement des contrôleurs, professionnels en exercice : en faisant l'appel à candidature auprès des professionnels, en se chargeant de la gestion des candidatures et de la vérification des critères de sélection précisés dans le cadre des contrôles. Il établit une liste de contrôleurs en précisant leur expertise ou compétence spécifique et la communique au délégant. Cette liste est révisée annuellement.
2. La gestion des contrôleurs délégués.
Le délégataire réalise :
2.1. La formation des contrôleurs : en préparant et animant la formation annuelle spécifique aux méthodes de contrôle dispensée aux contrôleurs par des formateurs désignés en accord avec le délégant ;
2.2. L'affectation des contrôleurs : en affectant chaque contrôleur en fonction de l'expertise requise pour le contrôle du ou des cabinets et après vérification de l'absence de conflits d'intérêts vis-à-vis du ou des cabinets à contrôler, en assurant la gestion des déclarations d'indépendance qu'il aura sollicitées auprès des contrôleurs et leur conservation, et en réglant les difficultés éventuelles d'affectation en accord avec le délégant.
3. La préparation des opérations de contrôle
Le délégataire prépare les opérations de contrôle en assurant :
3.1. La mise au contrôle des cabinets inscrits au programme annuel de contrôle : préparation, gestion et transmission des courriers de mise au contrôle et des demandes d'information préalables nécessaires au contrôle (confirmation du périmètre du cabinet et envoi des Questionnaires d'Informations Préalables et de ses annexes), traitement administratif des informations recueillies auprès de chaque cabinet et remontée mensuelle au délégant de l'avancement de la mise au contrôle des cabinets et des informations utiles nécessitant une mise à jour de la programmation ;
3.2. La préparation des informations nécessaires au contrôle : par le recueil des documents nécessaires et leur transmission aux contrôleurs, l'allocation des heures de contrôle en fonction du barème attribué par le délégant, la gestion des lettres de mission adressées aux contrôleurs ;
3.3. La communication aux cabinets du contrôleur affecté et la centralisation de la planification des interventions sur place arrêtée par les contrôleurs : par la transmission aux cabinets de l'identité des contrôleurs désignés pour réaliser les vérifications sur place, la gestion des récusations éventuelles, le suivi des dates d'intervention et remontée mensuelle des informations de planification au délégant.
4. La revue des opérations de contrôle effectuées par les contrôleurs
Le délégataire réalise :
4.1. La revue de l'approche des contrôles préparée par les contrôleurs : en revoyant la préparation du contrôle préconisée par les contrôleurs et en communiquant au délégant les cas nécessitant un arbitrage, des instructions complémentaires, le cas échéant, et la validation du nombre d'heures à y consacrer. Il gère les difficultés rencontrées par le contrôleur au cours des opérations de contrôle ;
4.2. La revue des restitutions des résultats préparées par les contrôleurs et leur notification : en vérifiant la cohérence et la lisibilité des projets de pré-rapports de contrôle, en alertant le délégant et en lui communiquant les cas faisant état de faits susceptibles de constituer des manquements, en organisant la mise en œuvre de la procédure contradictoire avec les cabinets, son respect par les contrôleurs, ainsi que la notification des rapports de contrôle aux cabinets, le suivi des opérations de restitution, et l'envoi au délégant des restitutions définitives notifiées au cabinet.
5. La conservation des dossiers de contrôle
Après harmonisation du contenu des dossiers de contrôle, y compris de la documentation de tout élément justifiant les points mentionnés dans le rapport, le délégataire se fait remettre les dossiers par les contrôleurs en fin de contrôle et procède à leur archivage. Le contenu des dossiers de contrôle est précisé dans le document prévu à l'article 4.1 b.
6. Le suivi de l'exécution du programme annuel et de l'exécution du budget
Le délégataire assure le suivi du déroulement des contrôles, des délais de réalisation de ceux-ci, du temps passé par les contrôleurs, en identifiant les causes de dépassements du nombre d'heures initialement fixé. Il évalue la qualité des travaux des contrôleurs, suit l'indemnisation des contrôleurs, la facturation et les dépenses engagées pour la réalisation des contrôles et communique en tant que de besoin un état d'avancement de l'exécution du programme annuel.
7. Le compte rendu de la réalisation des contrôles effectués
Le délégataire exploite les restitutions de contrôle selon des indicateurs arrêtés en accord avec le délégant et établit un rapport sur les contrôles réalisés tel que prévu par l'article R. 821-26 du code commerce.