ANNEXE A
ÉNONCIATION DES MENTIONS DEVANT FIGURER SUR LES FACTURES OU SUR LES MÉMOIRES
L'agent comptable doit contrôler la présence des mentions suivantes issues de l'article 242 nonies A du CGI (1) annexe 2 :
- le nom complet ou la raison sociale du créancier ;
- le cas échéant, référence d'inscription au répertoire du commerce ou au répertoire des métiers ;
- le cas échéant, numéro de SIREN ou de SIRET ;
- le cas échéant, numéro d'identification à la TVA de l'assujetti ayant effectué la livraison du bien ou la prestation de services (2) ;
- le cas échéant, numéro d'identification à la TVA du client ;
- pour chacune des prestations rendues, la dénomination précise, selon le cas les prix unitaires et les quantités ou bien les prix forfaitaires ;
- tous rabais, remises, ristournes ou escomptes acquis et chiffrables lors de l'opération et directement liés à cette opération ;
- le montant total de la facture, le montant total hors taxes et le montant de la taxe à payer, ainsi que la répartition de ces montants par taux de taxe sur la valeur ajoutée, ou, le cas échéant, le bénéfice d'une exonération ;
- en cas de régime particulier, (exonération, autoliquidation ou application de la marge bénéficiaire), la référence à la disposition pertinente de la réglementation OPN sur le territoire duquel est réalisée l'opération ou à la disposition correspondante de la sixième directive TVA (3). Dans ces cas, les factures sont établies par le prestataire HT.
ANNEXE B
ÉNONCIATION DES MENTIONS DEVANT FIGURER SUR LE PROCÈS-VERBAL OU LE CERTIFICAT ADMINISTRATIF POUR LE PAIEMENT D'UN ACOMPTE
L'état liquidatif de l'acompte doit mettre en évidence tous les éléments suivants :
a) Le cas échéant, le montant de l'avance versée ;
Pour chacun des éléments suivants, il fait apparaître, le montant des prestations totales réalisées, le détail cumulé des situations antérieures et le détail de l'acompte :
b) Le montant HT en prix de base des travaux effectués ou prestations réalisées dans le cadre du marché initial et des avenants ;
c) Le cas échéant, l'actualisation/révision des prix (cf. ci-joint état liquidatif établi conformément à l'annexe 4) ;
d) Le cas échéant, le montant des primes (4) et, s'il y a lieu, actualisation/révision (cf. annexe 4) ;
e) Le montant de la TVA sur (b + c + d) ;
f) Le montant des travaux effectués ou des prestations réalisées TTC (b + c + d + e) ;
Il fait également apparaître, le cas échéant, les déductions à opérer :
g) La retenue de garantie sur travaux effectués ou prestations réalisées TTC hors variation de prix ;
h) La résorption de l'avance ;
i) Le total à déduire (g + h) ;
j) La somme globale restant due (f - i) ;
k) La somme due au(x) sous-traitant(s) (5) (6) ; (cf. attestation jointe) ;
l) La somme revenant au titulaire (j - k) (sous réserve d'application des pénalités ) ;
m) Les pénalités de retard applicables au titulaire ; (cf. décompte joint) ;
n) La somme à verser au titulaire (l - m).
ANNEXE C
ÉNONCIATION DEVANT FIGURER SUR L'ÉTAT LIQUIDATIF DES RÉVISIONS ET/OU DES ACTUALISATIONS DE PRIX (7)
Ce document doit mentionner les éléments suivants :
- la référence du marché, le cas échéant, des documents modifiant le marché ;
- le mois d'exécution de la prestation faisant l'objet de la révision ou de l'actualisation du prix ;
- le montant hors taxes des différentes sommes faisant l'objet de la révision ou de l'actualisation du prix ;
- le(s) coefficient(s) de révision accompagné(s) des calculs ayant permis sa (leur) détermination ;
- le taux et le montant de TVA sur actualisations et/ou révisions ;
- le montant TTC de la (des) revalorisation(s).
ANNEXE D
MENTIONS RELATIVES À L'AFFACTURAGE
A. - Mention concernant l'affacturage dans le cadre d'une subrogation :
Les agents comptables doivent régler entre les mains du factor les demandes de paiement émises au nom du créancier, lorsque les mémoires, factures, situations de travaux et autres documents comportent les mentions suivantes :
- « Règlement à l'ordre de (indication de la société de factoring) à lui adresser directement (adresse, numéro de téléphone, numéro du compte courant bancaire ou postal) ;
5 Elle le reçoit par subrogation dans le cadre du contrat de factoring ;
- Elle devra être avisée de toute demande de renseignements ou réclamations. »
B. - Mention concernant l'affacturage dans le cadre d'une cession ou d'un nantissement :
Les agents comptables sont autorisés à régler entre les mains du factor les demandes de paiement émises au nom du créancier, lorsque les mémoires, factures, situations de travaux et autres documents comportent les mentions suivantes :
- « La créance relative à la présente facture a été cédée à …(indication du cessionnaire) dans le cadre des articles L. 313-23 à L. 313-35 du code monétaire et financier ;
- Le paiement doit être effectué par chèque, traite, billets, etc., établi à l'ordre de (nom de la société d'affacturage ou de son mandataire)… et adressé à … ou par virement au compte n°…chez… »
Ces mentions doivent être présentes aussi bien dans le cas d'un affacturage dit classique dans lequel le créancier titulaire du marché prend l'initiative d'un affacturage, que dans le cas d'un affacturage dit inversé ou collaboratif dans lequel l'initiative vient du pouvoir adjudicateur débiteur.
ANNEXE E
CARACTÉRISTIQUES FORMELLES DES MARCHÉS PUBLICS ET DES ACCORDS-CADRES
Mentions obligatoires devant figurer dans un marché public faisant l'objet d'un écrit
Le contenu des marchés publics passés sous la forme écrite est précisé aux articles L. 2112-1, L. 2112-5, L. 2112-6 et R. 2182-4 du code de la commande publique.
Ainsi, les marchés publics passés sous la forme écrite doivent comporter les éléments suivants :
- l'identification des parties ;
- l'objet du marché ;
- le prix ou ses modalités de fixation ;
- la durée d'exécution ;
- la date de notification.
L'identification des parties ainsi que la mention de l'objet du marché sont nécessaires aux contrôles du comptable, car elles doivent permettre d'identifier la nature de la créance et l'identité du créancier.
Mentions devant figurer dans un contrat de partenariat
1. Identification des parties contractantes ;
2. Définition de l'objet du contrat de partenariat ;
3. Durée ;
4. Rémunération du cocontractant comportant, notamment, la ventilation entre les coûts d'investissement, les coûts de fonctionnement et les coûts de financement et, le cas échéant, les recettes de valorisation ainsi que les modalités des variations de ces éléments pendant la durée du contrat ;
5. Conditions dans lesquelles est établi le partage des risques entre la personne publique et son cocontractant ;
6. Sanctions et pénalités applicables au partenaire privé en cas de manquement à ses obligations, notamment en cas de non-respect des objectifs de performance de la part du cocontractant ;
7. Le cas échéant, périodicité de reddition des comptes et leur mode de justification ;
8. Modalités de paiement, notamment conditions dans lesquelles, chaque année, les sommes dues par la personne publique à son cocontractant et celles dont celui-ci est redevable au titre des pénalités ou de sanction, font l'objet d'une compensation ;
9. Conséquences de la fin, anticipée ou non, du contrat, notamment en ce qui concerne l'indemnisation des dépenses engagées par le titulaire et la propriété des ouvrages, équipements ou biens immatériels ;
10. Le cas échéant, conditions de versement d'avances et d'acomptes.
Mentions devant figurer dans un contrat de concession
Un contrat de concession est nécessairement un contrat écrit devant contenir les mentions suivantes :
1. Durée du contrat de concession (8).
2. Montant et modes de calcul des droits d'entrée et des redevances versées par le concessionnaire à l'autorité concédante selon le contenu du contrat (9).
3. Tarifs à la charge des usagers et incidence sur ces tarifs des paramètres ou indices qui déterminent leur évolution.
ANNEXE F
MENTIONS DEVANT FIGURER SUR UN ÉTAT DE FRAIS DE CHANGEMENT DE RÉSIDENCE
A- Identification de l'agent
- nom ;
- prénom ;
- désignation du ministère et du service ;
- emploi, grade ;
- indice de rémunération de base ou rémunération mensuelle ;
- situation de famille (célibataire, marié, partenaire d'un PACS, concubin, veuf, divorcé, séparé de corps).
Les mentions énumérées à la présente annexe sont données à titre d'exemple et ne sont pas exhaustives.
Elles peuvent être aménagées en fonction de la réglementation applicable à l'administration dont relève l'agent.
Rappel : l'état de frais doit contenir l'ensemble des informations nécessaires aux contrôles du comptable public.
B- Droits de l'agent
- date d'entré dans la fonction publique de l'État ou territoriale ;
- date de prise de fonctions dans l'ancien poste ;
- date d'installation dans le nouveau poste ;
- commune de l'ancienne résidence administrative ;
- adresse de l'ancien domicile familial ;
- adresse du nouveau domicile familial ;
- date d'effet du changement de domicile familial ;
- référence de la décision génératrice du droit, avec article et paragraphe du décret dont il est fait application ;
- s'il s'agit d'un rapprochement de conjoint ou de partenaire de PACS ;
- le cas échéant, éléments permettant d'apprécier que la condition de durée de service est remplie ;
- si l'agent est ou n'est pas logé dans un logement meublé fourni par l'administration ;
- mention que les frais de changement de résidence de l'agent ne sont pas pris en charge par l'employeur du conjoint, partenaire de PACS ou concubin.
C- Ayants-droit
Conjoint, concubin ou partenaire de PACS
L'ordonnateur s'assure, sous sa responsabilité, que l'indemnité de changement de résidence n'est pas prise en compte par l'employeur du conjoint et, dans le cas d'un couple de fonctionnaires disposant chacun d'un droit propre, que les ayants-droit ne sont pris en charge qu'au titre de l'un ou l'autre des agents.
- nom ;
- prénom ;
- profession ;
- mention indiquant que le conjoint, concubin ou partenaire de PACS vit habituellement sous le toit de l'agent ;
- attestation que la condition de ressources personnelles du conjoint, concubin ou partenaire de PACS est remplie ;
- mention que les frais de changement de résidence du conjoint, partenaire de PACS ou concubin ne sont pas pris en charge par l'employeur de celui-ci.
Enfants
- nom ;
- prénom ;
- date de naissance ;
- mention indiquant que l'enfant vit habituellement sous le toit de l'agent ;
- mention indiquant que l'enfant est à charge :
- pour les agents civils, au sens des prestations familiales ou au sens de l'article 196 du CGI s'il est infirme ;
- pour les agents militaires, au sens de la législation fiscale ;
- mention que les frais de changement de résidence des enfants ne sont pas pris en charge par l'employeur du conjoint, partenaire de PACS ou concubin.
Ascendants
- nom ;
- prénom ;
- mention indiquant que l'ascendant vit habituellement sous le toit de l'agent ;
- mention que les frais de changement de résidence des ascendants ne sont pas pris en charge par l'employeur du conjoint, partenaire de PACS ou concubin.
D- Liquidation détaillée des droits
Frais de transport
- trajet effectué ;
- mode de transport utilisé ;
Utilisation de transport en commun :
- classe du transport en commun utilisé ;
- prix des titres de transport acquittés par l'agent.
Utilisation d'un véhicule personnel :
- indemnisation sur la base du tarif de transport public de voyageur le moins onéreux : indiquer le prix du transport public retenu ;
- distance entre l'ancienne et la nouvelle résidence ;
- puissance fiscale du véhicule ;
- taux d'indemnités kilométriques applicable ;
- montant des indemnités kilométriques ;
- total des droits de l'agent ;
- somme due à l'agent après application, le cas échéant, de l'abattement de 20 %.
Indemnité forfaitaire pour le transport de mobilier ou de bagages
- poids de bagages ;
- volume de mobilier ;
- distance kilométrique entre l'ancienne et la nouvelle résidence ;
- calcul de l'indemnité ;
- montant de l'indemnité ;
- dans le cas de changement de résidence entre la France continentale et la Corse ou entre la France continentale et les îles côtières, montant de l'indemnité complémentaire ;
- total ;
- montant à verser à l'agent après application, le cas échéant, de l'abattement de 20 %
E- Engagements de l'agent
Si la famille de l'agent est déjà installée dans la nouvelle résidence familiale :
- l'agent certifie qu'il est définitivement réinstallé à son nouveau domicile personnel avec les membres de sa famille pour lesquels il demande la prise en charge des frais de déménagement.
Si la famille de l'agent n'est pas installée dans la nouvelle résidence familiale :
- l'agent demande le bénéfice de l'indemnité forfaitaire de changement de résidence pour lui seul ;
ou
- l'agent demande le bénéfice de l'indemnité forfaitaire pour lui-même et tous les membres de sa famille et, dans ce cas, s'engage à produire à son gestionnaire la preuve que tous les membres de sa famille pris en compte pour le calcul de l'indemnité l'ont effectivement rejoint dans sa nouvelle résidence familiale dans le délai fixé par la réglementation applicable.
F- Récapitulation
- total des sommes dues à l'agent.
G- Signature
- date et signature de l'agent (lorsque l'état de frais est dématérialisé, la validation par l'agent de la demande de remboursement dans l'application informatique de gestion des frais de déplacement vaut signature de l'état de frais) ;
- certification par l'ordonnateur de l'exactitude des informations portées sur l'état de frais.
Notion d'enfant à charge
Au sens des prestations familiales :
L'enfant est considéré comme « à charge » :
> Jusqu'à l'obligation scolaire (16 ans) ;
>Lorsque l'obligation scolaire n'est pas imputable, l'enfant est considéré comme à charge jusqu'à l'âge de 20 ans (jusqu'au 20e anniversaire), et sous réserve que la rémunération n'excède pas un certain plafond (fixé par réglementation - conformément aux articles L. 512-3 et R. 512-2 du code de la sécurité sociale).
Au sens de la législation fiscale (articles 6 et 196 du CGI) :
> Avoir moins de 21 ans, ou jusqu'à 25 ans à condition d'une poursuite des études ;
> Quel que soit l'âge de l'enfant lorsqu'il effectue son service militaire ;
> Quel que soit l'âge de l'enfant , lorsqu'il est atteint d'une infirmité.
ANNEXE G
MENTIONS DEVANT FIGURER SUR UN ÉTAT DE FRAIS DE DÉPLACEMENT TEMPORAIRE
A- Identification de l'agent
- nom ;
- prénom ;
- désignation du ministère et du service ;
- emploi, grade ;
- résidence administrative ;
- résidence familiale.
B- Généralités
- nature du déplacement : mission, tournée, intérim, stage, formation, concours, examen professionnel, déplacement à l'intérieur de la commune du lieu de mission.
- itinéraire parcouru indiquant au minimum la résidence du lieu de départ et celle du lieu de retour ;
- lieu du déplacement ;
- date(s) et heures du déplacement ;
- référence à l'ordre de mission délivré.
C- Indemnités journalières
- nombre de repas pris au cours du déplacement et montant des indemnités de repas ;
- nombre de nuitées effectuées au cours du déplacement et montant des indemnités d'hébergement ;
- le nombre de jours de stage ou d'intérim ;
- le cas échéant, abattements et réductions effectués.
D- Transport en commun
- moyen de transport utilisé (précision de la classe) ;
- prix des titres de transport acquittés par l'agent ;
- détail des frais annexes (réservations, suppléments…) et frais de stationnement à proximité des gares ou des aéroports payés par l'agent ;
- le cas échéant, prix de l'abonnement acquitté par l'agent.
E- Véhicule personnel, taxi, véhicule de location
Indemnisation sur la base du tarif de transport public de voyageurs le moins onéreux :
- prix du moyen de transport public retenu.
Indemnisation sur la base d'indemnités kilométriques :
- puissance fiscale du véhicule ;
- nombre de kilomètres parcours depuis le début de l'année civile pour les besoins du service ;
- nombre de kilomètres parcourus au titre du déplacement dont l'indemnisation est demandée ;
- montant des indemnités kilométriques ;
- frais de péage et de stationnement payés par l'agent ;
- prix du taxi, du VTC ou de la location de véhicule.
F- Récapitulation
- total des droits de l'agent ;
- montant éventuel des avances consenties ;
- total des sommes dues à l'agent.
G- Signatures
- date et signature de l'agent (lorsque l'état de frais est dématérialisé, la validation par l'agent de la demande de remboursement dans l'application informatique de gestion des frais de déplacement vaut signature de l'état de frais) ;
- certification par l'ordonnateur de l'exactitude des informations portées sur l'état de frais.
Les mentions énumérées à la présente annexe sont données à titre d'exemple et ne sont pas exhaustives.
Elles peuvent être aménagées en fonction de la réglementation applicable à l'administration dont relève l'agent.
Rappel : l'état de frais doit contenir l'ensemble des informations nécessaires aux contrôles du comptable public.
(1) L'arrêté en lettres ou en chiffres par l'ordonnateur du montant total à payer est obligatoire lorsqu'une modification a été opérée à la suite d'une erreur commise dans le montant de la facture ou du mémoire établi par le créancier.
(2) Numéro prenant la forme suivante : FR (code pays) + 31 (clé informatique) + 123456789 (SIREN de l'entité). Ces dispositions ne s'appliquent pas aux assujettis qui effectuent, à titre occasionnel, des livraisons de biens ou des prestations de services entrant dans le champ d'application de la taxe sur la valeur ajoutée (1° de l'article 286 ter du CGI).
(3) Mentions particulières :
- en cas de franchise en base : « TVA non applicable, article 293 B du code général des impôts » ;
- en cas d'autoliquidation : « TVA due par le client » + référence à l'article 283 du CGI ou à l'article 21-Ia de la 6e directive TVA ;
- en cas de régime de TVA sur marge : « TVA calculée sur la marge réalisée par l'entreprise selon l'article 266-1-e du CGI ».
(4) Ces postes sont en outre justifiés par des états annexes comportant les éléments de calcul ayant permis d'en fixer le montant.
(5) Seules les sommes dues au sous-traitant ayant droit au paiement direct doivent figurer dans cette rubrique.
(6) Ces postes sont également justifiés, pour les intervenants ayant droit au paiement direct, par des états annexes comportant :
- la nature des différentes prestations exécutées, leur montant total hors taxe, leur montant TTC ainsi que, le cas échéant, le montant des variations de prix hors taxes et TTC. Les sommes cumulées versées au sous-traitant, hors impact éventuel de la variation de prix, ne doivent pas excéder le montant maximum prévu à l'acte spécial de sous-traitance qui ne prend pas en compte cette même variation de prix ;
- en cas de délégation de paiement au sous-traitant de second rang, l'indication de la somme à verser au sous-traitant de premier rang et de la somme à verser au sous-traitant de second rang, compte tenu de la délégation (transposable aux sous-traitants de rang supérieur à deux délégataires, dès lors que les sous-traitants intermédiaires sont eux aussi délégataires et que les pièces correspondantes sont produites).
(7) Un prix ne peut pas être à la fois actualisable et révisable.
(8) Articles L. 3114-7, L. 3114-8, R. 3114-1, R. 3114-2 et D. 3114-3 du code de la commande publique.
(9) Articles L. 3114-4 et L. 3114-5 du code de la commande publique.