ANNEXE
MISSIONS DES ORGANISMES AGRÉÉS ANNEXÉES À LEUR AGRÉMENT DÉLIVRÉ EN APPLICATION DE L'ARTICLE R. 543-108 DU CODE DE L'ENVIRONNEMENT

Le présent document décrit les missions pour lesquelles un organisme est agréé conformément à l'article R. 543-108 du code de l'environnement.
L'organisme est agréé par les ministres en charge de l'environnement et de l'industrie pour assurer les missions ci-dessous :
1. Délivrer les attestations de capacité prévues à l'article R. 543-99 du code de l'environnement.
2. Effectuer le suivi des titulaires conformément aux articles 3, 5 et 6 de l'arrêté du 30 juin 2008 relatif à la délivrance des attestations de capacité et analyser la cohérence des déclarations annuelles.
3. Communiquer à tout autre organisme agréé les informations qu'il détient se rapportant à un opérateur dans les conditions prévues à l'article R. 543-113 du code de l'environnement.
4. Suspendre ou retirer l'attestation de capacité.
5. Tenir à la disposition du public et des distributeurs de fluides frigorigènes une liste à jour des opérateurs titulaires d'une attestation de capacité.
6. Transmettre les données relatives aux fluides frigorigènes des opérateurs attestés à l'ADEME selon le modèle qui sera défini par cette dernière.
L'organisme met en œuvre un système d'enregistrement et d'archivage assurant la traçabilité des attestations de capacité et démontrant que les missions ont été effectuées dans le respect des règles établies ci-après. Ce système lui permet également de remplir les missions relatives à la communication de données (missions 5 et 6). Les enregistrements sont conservés durant une période de cinq ans.
Ce système permet de protéger la confidentialité des données relatives aux opérateurs. Si une information doit être divulguée à des tiers, le demandeur ou l'opérateur attesté doit être avisé de l'information fournie dans les limites prescrites par la loi.
L'organisme met en place un système d'enregistrement et de traitement des plaintes et réclamations. Ces enregistrements sont conservés durant une période de cinq ans.
1. Procédure de délivrance des attestations de capacité
L'organisme s'assure que le dossier de demande d'attestation de capacité est complet. A partir du dossier de demande, l'organisme évalue, pour les activités exercées :
- la conformité de l'aptitude professionnelle de chacune des personnes qui procède aux opérations décrites à l'article R. 543-76 du code de l'environnement par rapport à l'article R. 543-106 du code de l'environnement ;
- la conformité de l'outillage par rapport aux exigences mentionnées à l'annexe II de l'arrêté du 30 juin 2008 relatif à la délivrance des attestations de capacité des opérateurs prévues à l'article R. 543-99 du code de l'environnement. La quantité d'outillage est adaptée au nombre d'intervenants et au volume d'opérations réalisées.
Si les conditions précédentes sont remplies, l'organisme agréé délivre, dans le délai de deux mois après réception de la demande, un certificat d'attestation de capacité selon le modèle de l'annexe IV de l'arrêté du 30 juin 2008 relatif à la délivrance des attestations de capacité des opérateurs prévues à l'article R. 543-99 du code de l'environnement. Ce certificat est transmis à l'opérateur après avoir été signé par le responsable de l'organisme.
Le refus est motivé.
2. Procédures de suivi des titulaires
L'organisme assure le suivi des titulaires de l'attestation de capacité. Pour ce faire, il met en place :
A. - Procédure de suivi sur le site de l'établissement
L'organisme agréé procède à la vérification du respect par les opérateurs des conditions prévues à l'article R. 543-99 du code de l'environnement. Il effectue, pour ce faire, au moins une visite par opérateur à qui il a délivré l'attestation de capacité, soit avant la délivrance de celle-ci, soit pendant sa période de validité.
Lors de cette visite sont au moins contrôlés les points suivants :
- vérification du registre du personnel et de ses capacités professionnelles telles qu'elles sont mentionnées à l'article R. 543-106 du code de l'environnement ;
- vérification de la présence et du bon fonctionnement de l'outillage prévu par l'annexe II de l'arrêté du 30 juin 2008 relatif à la délivrance des attestations de capacité des opérateurs prévues à l'article R. 543-99 du code de l'environnement. Elle porte sur un échantillonnage représentatif. L'organisme agréé vérifie que la sensibilité des équipements de mesure est contrôlée au moins une fois par an ;
- traçabilité des fluides frigorigènes et des interventions sur les équipements contenant ces fluides ;
- contrôle des dispositions prises par l'opérateur pour répondre aux obligations de déclaration annuelle mentionnées au cinquième alinéa de l'article 1er de l'arrêté du 30 juin 2008 relatif à la délivrance des attestations de capacité des opérateurs prévues à l'article R. 543-99 du code de l'environnement ;
- contrôle des dispositions de l'article R. 543-82 du code de l'environnement concernant les fiches d'intervention.
A l'issue de la visite, l'organisme rédige un rapport de visite qui précise les points contrôlés et les anomalies constatées. Il en communique les conclusions à l'opérateur et le tient à disposition des représentants de l'Etat.
La visite sur site devra être adaptée à l'activité et à l'importance du nombre d'intervenants. Les règles sont définies par l'organisme dans son dossier de demande d'agrément.
L'organisme doit s'assurer que les personnes effectuant les visites dans le secteur de la climatisation de véhicules, engins et matériels mentionnés à l'article R. 311-1 du code de la route ont déjà réalisé des audits durant l'année précédente ou ont été soumises à un processus de qualification interne de l'organisme agréé, qui contrôle au minimum :
- qu'elles connaissent les réglementations en vigueur et en ont la maîtrise ;
- qu'elles savent planifier, organiser et animer un audit et qu'elles sont en mesure de rédiger un compte rendu ;
- qu'elles ont une expérience professionnelle d'au moins une année dans le domaine de la climatisation des véhicules, engins et matériels, ou qu'elles ont suivi une formation technique intégrée dans le processus de qualification interne de l'organisme agréé.
L'organisme doit s'assurer que les personnes effectuant les visites dans les autres secteurs :
- répondent aux exigences de capacité professionnelle détaillées à l'article R. 543-106 du code de l'environnement correspondant aux secteurs d'activité ;
- ont déjà réalisé des audits durant l'année précédente ou ont été soumises à un processus de qualification interne de l'organisme agréé, qui contrôle au minimum :
- qu'elles connaissent les réglementations en vigueur et en ont la maîtrise ;
- qu'elles savent planifier, organiser et animer un audit et qu'elles sont en mesure de rédiger un compte rendu ;
- qu'elles ont une expérience professionnelle d'un an dans le domaine de la réfrigération ou de la climatisation.
L'organisme peut effectuer des visites complémentaires. Ces visites complémentaires, qui peuvent se dérouler sur un lieu de l'activité de l'opérateur sous réserve d'en avoir obtenu l'autorisation écrite du propriétaire des lieux, sont motivées par d'éventuelles anomalies constatées dans les déclarations annuelles ou par tous renseignements délivrés par le ministère en charge de l'environnement.
B. - Procédure de suivi documentaire
Dès réception des déclarations annuelles mentionnées au point 5 de l'article 1er de l'arrêté du 30 juin 2008 relatif à la délivrance des attestations de capacité des opérateurs prévues à l'article R. 543-99 du code de l'environnement, l'organisme agréé en exploite les données de façon à :
- vérifier que les modifications des conditions de capacités professionnelles ou de détention d'outillage portées à sa connaissance par l'opérateur attesté ne remettent pas en cause l'attribution de l'attestation de capacité. Il lui demande, le cas échéant, de déposer une nouvelle demande dans les formes prévues à l'article 1er du présent arrêté ;
- constater et analyser les éventuelles anomalies dans les déclarations annuelles mentionnées au point 5 de l'article 1er de l'arrêté du 30 juin 2008.
L'organisme agréé rédige, le cas échéant, un rapport circonstancié sur les éventuels manquements aux obligations de la réglementation en vigueur et le communique sous quinze jours au ministre en charge de l'environnement. Il peut également effectuer une visite complémentaire sur le site de l'opérateur afin de vérifier la nature et l'étendue des manquements constatés.
3. Procédure de transfert des attestations de capacité
A la demande d'un opérateur, l'organisme agréé qui lui a délivré une attestation de capacité communique sans frais, dans le délai d'un mois, à tout autre organisme agréé les informations qu'il détient se rapportant à cet opérateur.
4. Procédures de suspension et de retrait des attestations de capacité
Les procédures de suspension et de retrait des attestations de capacité sont décrites aux articles 3, 5 et 6 de l'arrêté du 30 juin 2008 relatif à la délivrance des attestations de capacité des opérateurs prévues à l'article R. 543-99 du code de l'environnement, ainsi qu'aux articles R. 543-100 et R. 543-101 du code de l'environnement.
5. Procédure de mise à jour de la liste des titulaires d'attestation de capacité
L'organisme agréé met à jour la liste des opérateurs titulaires d'une attestation de capacité prévue à l'article R. 543-114 du code de l'environnement. Cette liste précise le nom ou la désignation de l'opérateur, l'adresse de l'établissement qui a obtenu l'attestation de capacité, l'activité et le type d'équipement pour lequel l'attestation a été délivrée. En cas de retrait ou de suspension, il devra y figurer la date d'exécution de la décision.
6. Procédure de communication de données à l'ADEME
La procédure de communication de données à l'ADEME est décrite à l'article 4 de l'arrêté du 20 décembre 2007 relatif à la déclaration annuelle des organismes agréés, des distributeurs de fluides frigorigènes et des producteurs de fluides frigorigènes et d'équipements contenant des fluides frigorigènes.