LES HOTELS BAVEREZ Société Anonyme au capital de 10 127 050 euros Siège social : 2, Place des Pyramides, 75001 Paris 572 158 558 R.C.S. Paris ASSEMBLEE GENERALE MIXTE DU 1 6 JUIN 2020 AVIS DE CONVOCATION Avertissement Compte tenu de la situation exceptionnelle de pandémie de coronavirus et des décisions des autorités publiques appelant au confinement avec des restrictions strictes de circulation pour lutter contre sa propagation, le Conseil d’administration de la Société a décidé que l’Assemblée Générale Mixte du 16 juin 2020 se tiendra à huis clos c’est-à-dire sans que les actionnaires et les autres personnes ayant le droit d'y assister ne soient présents que ce soit physiquement ou par conférence téléphonique ou audiovisuelle conformément à l’article 4 de l’Ordonnance n°2020-321 du 25 mars 2020. Nous vous indiquons qu’il est possible de voter à l’Assemblée Générale Mixte du 16 juin 2020 sans y être physiquement présents. En effet, vous pouvez voter par correspondance via un formulaire de vote ou donner pouvoir au Président de l’Assemblée qui votera « pour » l’ensemble des résolutions agréées par le Conseil d’administration ou à un tiers conformément aux modalités précisées dans le présent avis. Les actionnaires sont invités à privilégier, lorsque cela est possible, les moyens de télécommunication électroniques. L’ Assemblée G énérale se tenant à huis clos, aucune question ne pourra être posée pendant l’assemblée et aucune résolution nouvelle ne pourra être inscrite à l’ordre du jour pendant l’Assemblée Générale. Les modalités d’organisation de l’Assemblée Générale pourraient évoluer en fonction des impératifs sanitaires et/ou légaux. En conséquence, les actionnaires sont invités à consulter régulièrement le site internet de la Société www.leshotelsbaverez-sa.com qui précise les modalités pratiques de cette Assemblée. Les actionnaires de la société sont convoqués en Assemblée Générale Mixte le 1 6 juin 2020 à 10h30 heures, à l’ h ôtel Raphael 17 avenue Kléber 75116 Paris , à huis clos , conformément à l’article 4 de l’Ordonnance n°2020-321 du 25 mars 2020, à l'effet de statuer sur l'ordre du jour suivant : Ordre du jour À caractère ordinaire : Approbation des comptes annuels de l’exercice clos le 31 décembre 2019, Affectation du résultat de l’exercice, Rapport spécial du commissaire aux comptes sur les conventions et engagements réglementés - Constat de l’absence de convention nouvelle, Ratification de la nomination provisoire de Madame Caroline LEDOUX en qualité d’administrateur, Renouvellement de Madame Caroline LEDOUX en qualité d’administrateur, Autorisation à donner au Conseil d'Administration à l'effet de faire racheter par la société ses propres actions dans le cadre du dispositif de l'article L. 225-209 du Code de commerce, durée de l’autorisation, finalités, modalités, plafond, À caractère extraordinaire : Autorisation à donner au Conseil d'Administration en vue d'annuler les actions rachetées par la société dans le cadre du dispositif de l'article L. 225-209 du Code de commerce, durée de l’autorisation, plafond, Délégation de compétence à donner au Conseil d'Administration pour émettre des actions ordinaires et/ou des titres de capital donnant accès à d’autres titres de capital ou donnant droit à l’attribution de titres de créance et/ou de valeurs mobilières donnant accès à des titres de capital à émettre (de la société ou d’une société du groupe) avec maintien du droit préférentiel de souscription , durée de la délégation, montant nominal maximal de l’augmentation de capital, faculté d’offrir au public les titres non souscrits, Délégation de compétence à donner au Conseil d'Administration pour émettre des actions ordinaires et/ou des titres de capital donnant accès à d’autres titres de capital ou donnant droit à l’attribution de titres de créance et/ou de valeurs mobilières donnant accès à des titres de capital à émettre (de la société ou d’une société du groupe) avec suppression de droit préférentiel de souscription par offre au public à l’exclusion des offres visées au 1° de l’article L.411-2 du Code monétaire et financier , durée de la délégation, montant nominal maximal de l’augmentation de capital, prix d’émission, faculté de limiter au montant des souscriptions ou de répartir les titres non souscrits, Délégation de compétence à donner au Conseil d'Administration pour émettre des actions ordinaires et/ou des titres de capital donnant accès à d’autres titres de capital ou donnant droit à l’attribution de titres de créance et/ou de valeurs mobilières donnant accès à des titres de capital à émettre (de la société ou d’une société du groupe), avec suppression de droit préférentiel de souscription par une offre visée au 1° de l’article L.411-2 du Code monétaire et financier , durée de la délégation, montant nominal maximal de l’augmentation de capital, prix d’émission, faculté de limiter au montant des souscriptions ou de répartir les titres non souscrits, Délégation de compétence à donner au Conseil d’administration en vue d’émettre des actions ordinaires et/ou des valeurs mobilières donnant accès au capital et/ou donnant droit à l’attribution de titres de créance, avec suppression du droit préférentiel de souscription au profit d’une catégorie de personnes répondant à des caractéristiques déterminées, Délégation de compétence à donner au Conseil d’Administration pour augmenter le capital par émission d’actions ordinaires et/ou de valeurs mobilières donnant accès au capital avec suppression de droit préférentiel de souscription au profit des adhérents d’un plan d’épargne d’entreprise en application des articles L. 3332-18 et suivants du Code du travail, durée de la délégation, montant nominal maximal de l’augmentation de capital, prix d’émission, possibilité d’attribuer des actions gratuites en application de l’article L. 3332-21 du code du travail, Délégation de compétence à donner au Conseil d'Administration pour augmenter le capital par incorporation de réserves, bénéfices et/ou primes, durée de la délégation, montant nominal maximal de l’augmentation de capital, sort des rompus, Mise en harmonie des statuts, Délégation à donner au Conseil d’administration en vue d’apporter les modifications nécessaires aux statuts de la société pour les mettre en conformité avec les dispositions législatives et réglementaires, sous réserve de ratification de ces modifications par la prochaine assemblée générale extraordinaire, Pouvoirs pour les formalités. ----------------------------- Conformément à l'ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020, l’Assemblée Générale se tiendra à huis clos hors la présence physique des actionnaires et sans leur participation par conférence téléphonique ou audiovisuelle. Tout actionnaire, quel que soit le nombre d'actions qu'il possède, peut participer à cette Assemblée, soit en vot ant par correspondance, soit s’y faire représenter dans les conditions et selon les modalités fixées par la loi et les règlements . Seuls pourront participer à l’Assemblée Générale, les actionnaires justifiant de l’inscription en compte des titres à leur nom ou à celui de l'intermédiaire inscrit pour leur compte au deuxième jour ouvré précédant l'Assemblée, soit le vendredi 12 juin 2020 à zéro heure, heure de Paris : soit dans les comptes de titres nominatifs tenus par la société, soit dans les comptes de titres au porteur tenus par l'intermédiaire habilité. L'inscription des titres au porteur est constatée par une attestation de participation délivrée par l'intermédiaire habilité . A. Mod es de participation L’Assemblée Générale du 16 juin 2020 se tiendra hors la présence des actionnaires : L’Assemblée Générale du 16 juin 2020 se tenant sans que les membres et les autres personnes ayant le droit d’y assister ne soient présents physiquement ou par conférence téléphonique ou audiovisuelle, aucune carte d’admission à cette Assemblée Générale ne sera délivrée. En conséquence, les actionnaires ne pourront pas assister physiquement à l’Assemblée Générale, ni s’y faire représenter physiquement par une autre personne physique. Par dérogation au III de l’article R. 225-85 du code de commerce et sans qu’une clause des statuts ne soit nécessaire à cet effet, un actionnaire qui a déjà exprimé son vote à distance, envoyé un pouvoir ou demandé sa carte d’admission ou une attestation de participation dans les conditions prévues à la dernière phrase du II du même article peut choisir un autre mode de participation à l’assemblée sous réserve que son instruction en ce sens parvienne à la société dans des délais compatibles avec les dispositions du premier alinéa de l’article R. 225-77 et de l’article R. 225-80 du même code, tel qu’aménagé par l’article 6 du présent décret. Par dérogation à la seconde phrase de l’article R. 225-80 de ce code, les précédentes instructions reçues sont alors révoquées. Vote par correspondance et pouvoir au Président de l’Assemblée Générale : Le formulaire unique de vote à distance ou par procuration est disponible sur le site internet de la société www.leshotelsbaverez-sa.com à compter de ce jour . Les actionnaires souhaitant voter à distance ou donner pouvoir au Président de l’Assemblée, pourront : pour les actionnaires nominatifs : renvoyer le formulaire unique de vote par correspondance ou par procuration, qui lui sera adressé avec la convocation à l’aide de l’enveloppe T ; pour les actionnaires au porteur : demander le formulaire unique de vote à distance ou par procuration à l’intermédiaire auprès duquel leurs titres sont inscrits . Cette demande de formulaire devra pour être honorée, être parvenue à la Société Générale – Service Assemblées, 32, rue du Champ de Tir, CS 30812, 443 08 Nantes Cedex 03 au plus tard six (6) jours avant la date de réunion de l’Assemblée Générale, soit le 10 juin 2020. Le formulaire unique de vote à distance (formulaire unique avec formule de procuration) dûment rempli et signé devra être renvoyé à l’intermédiaire financier qui se chargera de le faire parvenir à Société Générale ( accompagné de l’attestation de participation pour les actionnaires au porteur) . Pour être pris en compte, le formulaire unique de vote par correspondance ou par procuration devra parvenir (3) trois jours au moins avant la date de l’Assemblée Générale, soit le 12 juin 2020, à la Société Générale, Service des Assemblées (à l’adresse indiquée ci-dessus). Il est précisé qu’en cas de pouvoir au Président de l’Assemblée, ce dernier votera « pour » l’ensemble des résolutions agréées par le conseil d’administration. Vote par procuration avec indication de mandataire avec le formulaire unique de vote par correspondance ou procuration : Tout actionnaire donnant mandat à l’une des personnes mentionnées à l’article L.225-106 I alinéa 1 du Code de commerce , à savoir un autre actionnaire, son conjoint ou le partenaire avec lequel il a conclu un pacte civil de solidarité, devra transmettre son mandat avec indication du mandataire au plus tard le quatrième jour précédant l’Assemblée Générale soit le 12 juin 2020 selon les modalités décrites ci-dessus . La notification de la désignation et de la révocation d’un mandataire peut également être effectuée par voie électronique en envoyant un courrier électronique à l’adresse suivante : assemblees.generales@sgss.socgen.com . Ce courrier électronique devra impérativement contenir les informations suivantes : le nom de la société concernée, la date de l’assemblée, vos nom, prénom, adresse, références bancaires ainsi que les nom, prénom et l’adresse du mandataire que vous souhaitez désigner. Vous devrez impérativement demander à l’intermédiaire financier qui assure la gestion de votre compte titres d’envoyer une confirmation écrite de votre demande à la Société Générale Securities Services - Service Assemblée Générale - 32 rue du Champ de Tir - CS 30812 - 44308 NANTES Cedex 3. Seules les notifications de désignation ou de révocation de mandats pourront être adressées à cette adresse électronique, toute autre demande ou notification portant sur un autre objet ne pourra ni être prise en compte ni traitée. Afin que les désignations ou révocations de mandat exprimées par voie électronique puissent être valablement prises en compte, les confirmations devront être réceptionnées au plus tard le quatrième jour précédant l’Assemblée Générale soit le 12 juin 2020 Le mandataire devra adresser ses instructions pour l’exercice des mandats dont il dispose par courrier électronique à l’adresse suivante assemblees.generales@sgss.socgen.com , via le formulaire unique de vote par correspondance ou procuration disponible sur le site internet de la Société, et ce au plus tard le quatrième jour qui précède l’Assemblée Générale soit le 12 juin 2020. Le formulaire doit porter les nom, prénom et adresse du mandataire, la mention « En qualité de mandataire », être daté et signé et doit être accompagné d’une copie de sa carte d’identité et le cas échéant un pouvoir de représentation de la personne morale qu’il représente . B. I nscription de points à l’ordre du jour ou de projets de résolution Les actionnaires ayant demandé l’inscription de points ou de projets de résolution à l’ordre du jour devront transmettre à la Société une nouvelle attestation justifiant de l’inscription des titres dans les mêmes comptes au deuxième jour ouvré précédant l'Assemblée à zéro heure, heure de Paris. C. Documents publiés ou mis à la disposition des actionnaires Il est précisé que le texte intégral des documents destinés à être présentés à l'Assemblée conformément notamment aux articles L. 225-115 et R. 225-83 du Code de commerce sont mis à disposition au siège social et mis en ligne sur le site internet de la société ( www.leshotelsbaverez-sa.com ). D. Questions écrites J usqu’au quatrième jour ouvré précédant la date de l'Assemblée générale, soit le mercredi 10 juin 2020 , tout actionnaire pourra adresser au Président du Conseil d’administration de la société des questions écrites, conformément aux dispositions de l’article R. 225-84 du Code de commerce. Ces questions écrites devront être envoyées, par lettre recommandée avec demande d 'avis de réception adressée au siège social ou par fax au numéro suivant : +33 (0)1 42 60 43 34 ou par courrier électronique à l’adresse électronique suivante : contact-sa@hotels-baverez.com . Elles devront être accompagnées d 'une attestation d 'inscription en compte. Le Conseil d'administration