HEXAOM Société anonyme au capital de 1.250.000 euros Siège social : 2 Route d'Ancinnes - 61000 Alençon 095 720 314 RCS Alençon AVIS DE CONVOCATION Avertissement : Comp te tenu des impératifs sanitaires actuels et d’éventuelles nouvelles mesures en lien avec l’épidémie de Covid - 19, les modalités de participation, notamment physique, à la prochaine assemblée pourraient évoluer. Vous êtes invité à lire attentivement les modalités de participation et de vote à l’Assemblée générale figurant à la fin du prése nt avis de réunion et à consulter régulièrement la rubrique dédiée à l’assemblée générale 2021 sur le site de la société : www.hexaom.fr/investisseurs/assemblee-generale . Les actionnaires de la société sont informés qu’une Assemblée Générale Mixte se tiendra le 27 mai 2021 à 10 heures 30 au siège social de la société situé au 2 route d’Ancinnes – 61000 Alençon, à l’effet de statuer sur l’ordre du jour suivant : ORDRE DU JOUR À caractère ordinaire : Approbation des comptes annuels de l’exercice clos le 31 décembre 2020 - Approbation des dépenses et charges non déductibles fiscalement, Approbation des comptes consolidés de l’exercice clos le 31 décembre 2020, Affectation du résultat de l’exercice et fixation du dividende, Rapport spécial des commissaires aux comptes sur les conventions réglementées - constat de l’absence de convention nouvelle, Renouvellement de Monsieur Pierre FOUCRY, en qualité d’administrateur, Renouvellement de la société BPCE, représentée par Monsieur Olivier COLONNA D’ISTRIA, en qualité d’administrateur, Renouvellement de Madame Sophie PATURLE GUESNEROT, en qualité d’administrateur, Renouvellement de Madame Maelenn NATRAL, en qualité d’administrateur, Montant de la rémunération globale alloué aux membres du conseil d’administration, Approbation de la politique de rémunération du président directeur général, Approbation de la politique de rémunération du directeur général délégué, Approbation de la politique de rémunération des administrateurs non-dirigeants, Approbation des rémunérations de l’ensemble des mandataires sociaux, Approbation des éléments de rémunération versés ou attribués au titre de l’exercice clos le 31 décembre 2020 à Monsieur Patrick VANDROMME, président directeur général, Approbation des éléments de rémunération versés ou attribués au titre de l’exercice clos le 31 décembre 2020 à Monsieur Philippe VANDROMME, directeur général délégué, Autorisation à donner au Conseil d'Administration à l'effet de faire racheter par la société ses propres actions dans le cadre du dispositif de l'article L. 22-10-62 du Code de commerce, durée de l’autorisation, finalités, modalités, plafond, À caractère extraordinaire : Autorisation à donner au Conseil d'Administration en vue d'annuler les actions rachetées par la société dans le cadre du dispositif de l'article L. 22-10-62 du Code de commerce, durée de l’autorisation, plafond, Délégation à donner au Conseil d’Administration pour augmenter le capital par émission d’actions ordinaires et/ou de valeurs mobilières donnant accès au capital, dans la limite de 10 % du capital en vue de rémunérer des apports en nature de titres de capital ou de valeurs mobilières donnant accès au capital, durée de la Délégation, Modification statutaire pour permettre le vote à distance par voie électronique, Pouvoirs pour les formalités. ----------------------- Modalités de participation et de vote à l’assemblée générale Avertissement important concernant la participation à l’Assemblée générale du 27 mai 2021 : Dans le contexte actuel lié à l’épidémie de COVID- 19, la société se réserve la possibilité d’organiser l’Assemblée générale à huis clos, c’est -à- dire sans que les actionnaires et les autres personnes ayant le droit d’assister à l’Assemblée générale soient présents physiquement ou par conférence télé phonique ou audiovisuelle, conformément à l’article 4 de l’ordonnance n° 2020 -321 du 25 mars 2020. Dans une telle hypothèse, l’assemblée générale serait retransmise en direct et en différé selon des modalités qui feraie nt l’objet d’un communiqué . Cette solution ne serait retenue que si les restrictions de rassemblement et règles de confinement ne permettent pas une réunion physique de l’Assemblée générale. En conséquence et par précaution, la société invite les actionnaires à privilégier le vote par correspondance , en étant attentifs aux délais de poste, ou le pouvoir donné au président . La demande de carte d’admission et le mandat à un tiers ne conserveront d’intérêt que si l’évolution de la situation sanitaire permet effectivement la réunion physique de l’Assemblée générale. La société invite donc les actionnaires à consulter régulièrement le site internet de la société à l’adresse suivante : www.hexaom.fr/investisseurs/assemblee-generale . Enfin, les actionnaires sont invités, lorsque cela est possible, à privilégier les moyens de communication électroniques. Formalités préalables pour participer à l’Assemblée Les actionnaires peuvent participer à cette Assemblée quel que soit le nombre d’actions dont ils sont propriétaires et leurs modalités de détention (au nominatif ou au porteur) . Il est justifié du droit de participer aux assemblées générales des sociétés par l’inscription en compte des titres au nom de l'actionnaire ou de l'intermédiaire inscrit pour son compte en application de l'article R. 22-10-28 du Code de Commerce, au deuxième jour ouvré précédant l'Assemblée, soit le 25 mai 2021 à zéro heure, heure de Paris, soit dans les comptes de titres nominatifs tenus par le mandataire de la Société, soit dans les comptes de titres au porteur tenus par l'intermédiaire habilité. Pour les actionnaires au porteur, ce sont les intermédiaires habilités qui tiennent les comptes de titre au porteur qui justifient directement de la qualité d’actionnaire de leurs clients auprès du Centralisateur de l’Assemblée (CIC – service assemblées – 6 avenue de Provence – 75452 Paris Cedex 09) par la production d’une attestation de participation annexée au formulaire de vote à distance ou de procuration, ou à la demande de carte d'admission. Participation à l’Assemblée L’actionnaire pourra participer à l’Assemblée soit en y assistant personnellement, soit en votant par correspondance, soit en s’y faisant représenter dans les conditions décrites ci-dessous. Le formulaire unique de vote à distance ou par procuration ou de demande de carte d’admission (ci-après le « Formulaire unique ») permet de choisir entre ces différents modes de participation. L’actionnaire au nominatif peut télécharger le Formulaire unique sur le site internet de la société www.hexaom.fr onglet « investisseurs » rubrique « assemblées générales » ou le demander par lettre simple à CIC – service assemblées – 6 avenue de Provence – 75452 Paris Cedex 09 cette demande ne pouvant être satisfaite que si elle est reçue par CIC six jours au moins avant la date de l’Assemblée, soit le 21 mai 2021. L’actionnaire au porteur pourra obtenir le Formulaire unique : auprès de l’intermédiaire financier qui assure la gestion de ses titres ; par lettre simple à CIC – service assemblées – 6 avenue de Provence – 75452 Paris Cedex 09, cette demande ne pouvant être satisfaite que si elle est reçue par CIC six jours au moins avant la date de l’Assemblée, soit le 21 mai 2021. Pour cette assemblée, il n’est pas prévu de voter par des moyens électroniques de télécommunication et, de ce fait, aucun site visé à l’article R. 225-61 du Code de commerce ne sera aménagé à cette fin. L’actionnaire souhaite participer personnellement à l’Assemblée : L’actionnaire doit faire une demande de carte d’admission. L’actionnaire au nominatif devra faire la demande de carte en remplissant le Formulaire unique (je désire assister à cette assemblée), et en le retournant à CIC – service assemblées – 6 avenue de Provence – 75452 Paris Cedex 09 ou serviceproxy@cic.fr . L’actionnaire au porteur devra demander sa carte d’admission à l’intermédiaire financier qui assure la gestion de ses titres, qui transmettra la demande à CIC. Cette dernière la fera parvenir à l’actionnaire par voie postale. Si l’actionnaire n’a pas reçu de carte d’admission 2 jours ouvrés avant la date de l’assemblée, soit le 25 mai 2021, il devra demander à son intermédiaire financier de lui délivrer une attestation de participation qui lui permettra de justifier de sa qualité d’actionnaire à J-2 pour être admis à participer à l’assemblée. L’actionnaire souhaite voter par correspondance : L’actionnaire au nominatif devra retourner le Formulaire unique dument complété (en complétant le cadre « je vote par correspondance ») à CIC – service assemblées – 6 avenue de Provence – 75452 Paris Cedex 09 ou serviceproxy@cic.fr . L’actionnaire au porteur devra retourner le Formulaire unique dument complété à l’intermédiaire financier qui assure la gestion de ses titres, qui le transmettra à CIC accompagné d’une attestation de participation mentionnant le nombre de titres détenus. Pour être pris en compte, le formulaire de vote par correspondance, complété et signé (et accompagné de l’attestation de participation pour les actionnaires au porteur), devra être réceptionné chez CIC – service assemblées – 6 avenue de Provence – 75452 Paris Cedex 09 au plus tard trois jours avant la tenue de l'Assemblée, soit au plus tard le 24 mai 2021. L’actionnaire souhaite donner procuration : L’actionnaire peut : soit se faire représenter par un autre actionnaire, son conjoint ou partenaire avec lequel a été conclu un pacte civil de solidarité ou toute autre personne physique ou morale de son choix dans les conditions prescrites à l’article L 22 -10-39 du Code de commerce, soit donner pouvoir au président, soit adresser une procuration sans indication de mandat (pouvoir en blanc), étant précisé que l’absence de mandat entraîne un vote favorable aux résolutions proposées ou agréées par le Conseil d’administration et défavorable à l’adoption de tous autres projets. Les procurations doivent être écrites et signées, et doivent mentionner les nom, prénom et adresse de l’actionnaire pour l’actionnaire au nominatif ou les références bancaires complètes pour l’actionnaire au porteur, ainsi que les noms, prénom et adresse de son mandataire. La révocation du mandat s’effectue dans les mêmes conditions de forme que celles utilisées pour sa constitution. Conformément aux dispositions des articles R 225-79 et R 22-10-24 du Code de Commerce, la notification de la désignation et de la révocation d’un mandataire peut également être effectuée par voie électronique, selon les modalités suivantes : l’actionnaire au nominatif doit envoyer en pièce jointe d’un e-mail, à l’adresse serviceproxy@cic.fr , une copie numérisée du Formulaire unique signé en précisant ses nom, prénom et adresse ainsi que les nom et prénom du mandataire désigné ou révoqué, l’actionnaire au porteur doit envoyer en pièce jointe d’un e-mail, à l’adresse serviceproxy@cic.fr , une copie numérisée du Formulaire unique signé en précisant ses nom, prénom et adresse et ses références bancaires complètes ainsi que les nom et prénom du mandataire désigné ou révoqué, puis demander impérativement à son intermédiaire financier qui assure la gestion de son compte-titres d’envoyer une confirmation écrite à CIC accompagnée d’une attestation de participation. Seules les notifications de désignation ou de révocation de mandats dûment signées, complétées (et accompagnées de l’attestation de participation pour les actionnaires au porteur) et réceptionnées au plus tard trois jours avant la date de tenue de l'Assemblée générale, soit le 24 mai 2021 pourront être prises en compte. Les copies numérisées de Formulaires uniques non signés ne seront pas prises en compte. Par ailleurs, seules pourront être adressées à l’adresse électronique susvisée les notifications de désignation ou de révocation de mandats ; toute autre demande ou notification portant sur un autre objet ne pourra être prise en compte et / ou traitée. Lorsque l'actionnaire a déjà exprimé son vote à distance, envoyé un pouvoir ou demandé sa carte d'admission ou une attestation de participation, il ne peut plus choisir un autre mode de participation à l'Assemblée. L'actionnaire qui a déjà exprimé son vote à distance, envoyé un pouvoir ou demandé sa carte d'admission ou une attestation de participation peut à tout moment céder tout ou partie de ses actions. Cependant, si le transfert de propriété intervient avant le deuxième jour ouvré précédant l'Assemblée, soit le 25 mai 2021, à zéro heure, heure de Paris, la société invalide ou modifie en conséquence, selon le cas, le vote exprimé à distance, le pouvoir, la carte d'admission ou l'attestation de participation. A cette fin, l'intermédiaire habilité teneur de compte notifie le transfert de propriété à la société ou à son mandataire et lui transmet les informations nécessaires. Questions écrites Conformément aux dispositions de l’article R. 225-84 du Code de commerce, les actionnaires ont la faculté de poser des questions écrites à la société. Ces questions devront être adressées au président du Conseil d’administration, au siège social de la société (HEXAOM – 2 route d’Ancinnes – 61000 Alençon) par lettre recommandée avec demande d’avis de réception ou par voie électronique à l’adresse suivante : finances@hexaom.fr au plus tard le 4 ème jour ouvré précédant la date de l’assemblée, soit au plus tard le 21 mai 2021. Pour être prises en compte, ces questions doivent impérativement être accompagnées d’une attestation d’inscription en compte. Droit de communication Conformément aux dispositions légales et réglementaires, les documents et renseignements relatifs à cette assemblée générale seront tenus, dans les délais légaux, à la disposition des actionnaires, au siège social de la société (HEXAOM – 2 route d’Ancinnes – 61000 Alençon) à compter de l’avis de convocation ou transmis par CIC sur simple demande adressée à cette dernière. Les documents et informations visés à l’article R. 22-10-23 du Code de commerce pourront être consultés sur le site internet de la société à l’adresse www.hexaom.fr , onglet « investisseurs », rubriques « assemblées générales » et « informations financières », à compter du 21 ème jour précédant l’assemblée, soit le 6 mai 2021. Le Conseil d 'administration