LES CONSTRUCTEURS DU BOIS Société Anonyme au capital de 40 000 euros Siège social : 9 Allée des Chênes 88000 EPINAL 533 622 775 RCS EPINAL AVIS DE REUNION VALANT AVIS DE CONVOCATION Mesdames, Messieurs les actionnaires sont informés que l’Assemblée Générale Ordinaire Annuelle de la société LES CONSTRUCTEURS DU BOIS se tiendra à huis clos, hors la présence physique des actionnaires et des autres personnes ayant le droit d’y assister, le mercredi 30 juin 2021 à 10 heures au siège social de la Société situé 9 allée des Chênes, 88000 EPINAL. Avertissement Dans le contexte évolutif de la pandémie de COVID-19 et conformément aux mesures législatives et réglementaires adoptées et aux dispositions de l’ordonnance n°2020-321 du 25 mars 2020 et le décret n°2020-418 du 10 avril 2020, tels que modifiés et prorogés par le décret n°2021-255 du 9 mars 2021, applicable jusqu’au 31 juillet 2021, le Conseil d’Administration réuni le 17 mai 2021 a décidé que l’Assemblée Générale Ordinaire Annuelle de la société LES CONSTRUCTEURS DU BOIS se tiendrait à huis clos, hors la présence physique des actionnaires et des autres personnes ayant le droit d’y assister. En effet, à la date du présent avis de réunion et de convocation, des mesures administratives interdisant les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires sont en vigueur et font obstacle à la présence physique à l’Assemblée Générale des personnes ayant le droit d’y participer. Ces mesures affectent notamment toute la région Lorraine, où se trouve le siège social de la société LES CONSTRUCTEURS DU BOIS. Compte tenu du nombre de personnes habituellement présentes lors des assemblées générales de la Société, d’une part et, d’autre part, des caractéristiques des salles du siège social de la Société ainsi que de la fermeture des salles de conférence et de réunion, il ne serait pas possible de garantir qu’une assemblée générale puisse valablement se tenir en présentiel et dans le respect des mesures législatives, réglementaires et administratives en vigueur. Par conséquence, l’Assemblée générale ordinaire annuelle devra être tenue à huis clos. Mesdames et Messieurs les actionnaires sont informés qu’aucune carte d’admission ne leur sera délivrée et qu’ils pourront participer à l’Assemblée Générale uniquement à distance. La tenue de l’Assemblée Générale étant assurée avec des modalités exceptionnelles, les actionnaires sont invités à lire attentivement les conditions et modalités détaillées dans le présent avis de réunion et de convocation. La Société a pris toutes les mesures pour permettre aux actionnaires d’exprimer leur vote à distance et en amont de l’Assemblée Générale, en utilisant les outils de vote par correspondance (par voie postale, via le formulaire de vote papier) ou en donnant procuration, selon les modalités décrites dans le présent avis de Réunion. Par ailleurs, il ne sera pas possible aux actionnaires de déposer des projets d’amendements ou de nouvelles résolutions durant d’Assemblée Générale. Les actionnaires peuvent adresser des questions écrites à la Société dans les conditions prévues par la réglementation en vigueur jusqu’au 0 5 juin 2021 à 23h59, heure de Paris. Les actionnaires sont invités à consulter régulièrement la rubrique dédiée à l’Assemblée Générale sur le site internet de la Société qui pourrait être mise à jour pour préciser, le cas échéant, les modalités définitives de participation à cette Assemblée Générale en fonction de l’évolution de la situation sanitaire et des mesures juridiques qui interviendraient postérieurement à la parution du présent avis de réunion et de convocation. ORDRE DU JOUR - Rapport de gestion du Conseil d'Administration, - Rapport sur le gouvernement d'entreprise établi par le Conseil d'Administration, - Rapport du Commissaire aux Comptes sur les comptes annuels, - Rapport spécial du Commissaire aux comptes prévu à l’article L.225-235 du Code de commerce sur le rapport sur le gouvernement d’entreprise, - Approbation des comptes de l'exercice clos le 31 décembre 2020 et quitus aux administrateurs, - Approbation des charges non déductibles, - Affectation du résultat de l'exercice, - Rapport spécial du Commissaire aux Comptes sur les conventions visées aux articles L. 225-38 et suivants du Code de commerce et approbation desdites conventions, - Approbation des éléments fixes, variables et exceptionnels composant la rémunération totale et les avantages de toute nature versés ou attribués à Monsieur François DUCHAINE, Président Directeur Général de la Société, au titre de l’exercice clos le 31 décembre 2020 – vote ex post - Approbation des informations relatives aux mandataires sociaux de la Société – vote ex post ; - Approbation de la politique de rémunération concernant le Président Directeur Général de la Société au titre de l’exercice clos le 31 décembre 2021 – vote ex ante ; - Approbation de la politique de rémunération concernant les administrateurs de la Société au titre de l’exercice clos le 31 décembre 2021 – vote ex ante ; Projets de résolutions Résolutions à titre ordinaire Première résolution (Approbation des comptes annuels de l’exercice clos le 31 décembre 2020) L'Assemblée Générale, après avoir pris connaissance du rapport de gestion et du rapport sur le gouvernement d'entreprise établis par le Conseil d'Administration ainsi que des rapports du Commissaire aux Comptes, approuve les comptes annuels de l'exercice clos le 31 décembre 2020 , tels qu'ils lui ont été présentés, ainsi que les opérations traduites dans ces comptes et résumées dans ces rapports. En application de l'article 223 quater du Code général des impôts, l'Assemblée Générale approuve le montant des dépenses et charges non déductibles fis calement visées à l'article 39, 4 dudit code, qui s'élèvent à un montant global de 15 233 euros, ainsi que l'impôt correspondant de 4 265,24 euros. En conséquence, elle donne pour l'exercice clos le 31 décembre 2020 quitus de leur gestion à tous les administrateurs. Deuxième résolution (Affectation du résultat de l’exercice clos le 31 décembre 2020) L'Assemblée Générale approuve la proposition du Conseil d'Administration et décide d'affecter le bénéfice de l'exercice clos le 31 décembre 2020 s'élevant à 486 860,01 euros de la manière suivante : Bénéfice de l'exercice 486 860,01 euros Pour un montant de 486 012,94 euros au compte "autres réserves" qui s'élève ainsi à 1 375 000 euros et pour un montant de 847,07 euros au compte "report à nouveau" qui s'élève ainsi à 847,07 euros. Conformément à la loi, l'Assemblée Générale prend acte que les dividendes distribués au titre des trois exercices précédents ont été les suivants : Exercice clos le 31 décembre 2019 : N éant Exercice clos le 31 décembre 2018 : Néant Exercice clos le 31 décembre 2017 : Néant Troisième résolution ( Approbation du rapport spécial du Commissaire aux comptes sur les conventions et engagements réglementées) L'Assemblée Générale, après avoir pris connaissance du rapport spécial du Commissaire aux Comptes sur les conventions visées aux articles L. 225-38 et suivants du Code de commerce et sta tuant sur ce rapport, approuve les conventions relevant de l’article L.225-38 dudit Code qui y sont mentionnées . Quatrième résolution (Approbation des éléments fixes, variables et exceptionnels composant la rémunération totale et les avantages de toute nature versés ou attribués à Monsieur François DUCHAINE, Président Directeur Général de la Société, au titre de l’exercice clos le 31 décembre 2020 – vote ex post) L’Assemblée Générale, statuant conformément aux dispositions de l’article L.22-10-34 du Code de commerce, connaissance prise du rapport du Conseil d’Administration sur le gouvernement d’entreprise comprenant les informations prévues à l’article L.22-10-9 du Code de commerce, approuve qu’aucun élément fixe, variable et exceptionnelle composant la rémunération totale et les avantages en nature n’a été versé ou attribué à Monsieur François DUCHAINE, Président Directeur Général de la Société, à raison de son mandat, au titre de l’exercice clos le 31 décembre 2020. Cinquième résolution ( Approbation des informations relatives aux mandataires sociaux de la Société – vote ex post) L’Assemblée Générale statuant aux conditions de quorum et majorité requises pour les assemblées générales ordinaires, connaissance prise du rapport sur le gouvernement d’entreprise comprenant les informations prévues à l’article L.22-10-6 du Code de commerce, approuve qu’aucune rémunération n’a été versée aux administrateurs pour l’exercice clos le 31 décembre 2020. Sixième résolution (Approbation de la politique de rémunération concernant le Président Directeur Général de la Société au titre de l’exercice clos le 31 décembre 2021 – vote ex ante) L’Assemblée Générale statuant conformément aux dispositions de l’article L-22-10-8 du Code de Commerce, connaissance prise du rapport du Conseil d’Administration ainsi que des informations figurant dans le rapport sur le gouvernement d’entreprise prévu au dernier alinéa L.225-37 du Code de commerce et décrivant la politique de rémunération des mandataires sociaux, approuve qu’aucune rémunération sera versée au Président Directeur Général, à raison de son mandat, au titre de l’exercice clos le 31 décembre 2021. Septième résolution ( Approbation de la politique de rémunération concernant les administrateurs de la Société au titre de l’exercice clos le 31 décembre 2021 – vote ex ante) L’Assemblée Générale statuant aux dispositions de l’article L.22-10-8 du Code de commerce, connaissance prise du rapport du Conseil d’Administration ainsi que des informations sur le gouvernement d’entreprise prévu au dernier alinéa de l’article L.225-37 du Code de commerce et décrivant la politique de rémunération des mandataires sociaux, approuve qu’aucune rémunération ne sera versée aux administrateurs, en contrepartie de leur mandat, au titre de l’exercice clos le 31 décembre 2021. L’Assemblée se tenant à huis clos, comme l’autorise l’ordonnance 2020-321 du 25 mars 2020, elle se déroulera selon les modalités suivantes : CONDITIONS ET MODALITES DE PARTICIPATION A CETTE ASSEMBLEE GENERALE L’Assemblée générale se compose de tous les actionnaires quel que soit le nombre de leurs actions. Tout actionnaire peut se faire représenter à l’Assemblée Générale par un autre actionnaire, par son conjoint ou par le partenaire avec lequel il a conclu un pacte civil de solidarité conformément aux dispositions statutaires. Dans le contexte de la pandémie de COVID-19 et conformément aux mesures législatives et réglementaires adoptées et aux dispositions prises par le Gouvernement pour freiner la circulation du virus, l’Assemblée Générale Ordinaire Annuelle de la Société LES CONSTRUCTEURS DU BOIS se tiendra à huis clos et les actionnaires ne pourront y assister physiquement. Aucune carte d’admission ne sera délivrée, les actionnaires pourront participer à l’Assemblée Générale Ordinaire Annuelle uniquement à distance. Conditions préalables pour participer à l’Assemblée Générale Conformément à l’article R.22-10-28 du Code de commerce, il est justifié du droit de participer à l’Assemblée Générale par l’inscription en compte des titres au nom de l’actionnaire ou de l’intermédiaire inscrit pour son compte (en application du septième alinéa de l’article L.228-1 du Code de commerce), au deuxième jour ouvré précédant l’Assemblée, soit le lundi 2 8 juin 2021 à zéro heure, heure de Paris, soit dans les comptes de titres nominatifs tenus par la Société (ou son mandataire), soit dans les comptes de titres au porteur tenus par l’intermédiaire habilité. L’inscription des titres dans les comptes de titres au porteur tenus par les intermédiaires financiers est constatée par une attestation de participation délivrée par ces derniers (ou les cas échéant par voie électronique) dans les conditions prévues à l’article R.22-10-28 du Code de commerce (avec renvoi à l’article R.225-61 du même Code), en annexe : Du formulaire de vote à distance ; De la procuration de vote. Compte tenu de la situation sanitaire, les actionnaires ne pourront pas assister à l’Assemblée physiquement, ni s’y faire représenter physiquement par une autre personne. Aucune carte d’admission ne sera délivrée. Modalités de participation à l’Assemblée Générale Voter ou donner procuration par voie postale Les actionnaires n’assistant pas personnellement à l’Assemblée générale et souhaitant voter par correspondance ou être représent é en donnant pouvoir au Président de l’Assemblée Générale ou à un mandataire pourront : Pour l’actionnaire au nominatif : renvoyer le formulaire unique de vote par correspondance ou par procuration à l’adresse suivante : AGS EXPERT S COMPTABLE S , Service juridique, 12 rue Emile Durkheim, Zone Hellieule 2, 88 100 SAINT-DIE DES VOSGES. Le formulaire de vote papier sera envoyé en annexe de la convocation au plus tard quinze jours avant l’Assemblée Générale. Pour l’actionnaire au porteur : demander ce formulaire unique de vote par correspondance ou par procuration auprès de l’intermédiaire qui gère ses titres à compter de la date de convocation de l’Assemblée générale. Une fois complété par l’actionnaire, ce formulaire sera à retourner à l’établissement teneur de compte qui l’accompagnera d’une attestation de participation et l’adressera à AGS EXPERT S COMPTABLE S , Service juridique, 12 rue Emile Durkheim, Zone Hellieule 2, 88100 SAINT-DIE DES VOSGES. Pour être pris en compte, les formulaires de vote par correspondance devront être reçus par AGS EXPERT S COMPTABLE S au plus tard trois jours avant la tenue de l’Assemblée, soit le dimanche 27 juin 2021 . Les désignations ou révocations de mandataires exprimées par voie papier devront être exprimées au plus tard le lundi 28 juin 2021. Il est précisé que pour toute procuration donnée par un actionnaire sans indication de mandataire, le Président de l’Assemblée Général e émettra un vote conforme aux recommandations du Conseil d’Administration. Question au Conseil d’administration Chaque actionnaire a la faculté d’adresser au Conseil d’Administration les questions écrites de son choix. Le Conseil d’administration répondra au cours de l’Assemblée générale, ou conformément à l’article L.225-108 du Code de commerce, la réponse sera réputée donnée dès lors qu’elle figure sur le site internet de la Société dans la rubrique consacrée aux questions/ réponses accessibles sur le site internet de la société LES CONSTRUCTEURS DU BOIS : https://lesconstructeursdubois.fr Les questions doivent être adressées à la Société au plus tard le second jour ouvré précédant la date de l’Assemblée générale, soit le lundi 28 juin 2021. Les questions devront être adressées par voie postale à l’adresse suivante : AGS EXPERT S COMPTABLE S , Service juridique, 12 rue Emile Durkheim, Zone Hellieule 2, 88100 SAINT-DIE DES VOSGES. Conformément à l’article R.225-84 du Code de commerce, pour être prises en compte ces questions doivent impérativement être accompagnées d’une attestation d’inscription en compte, soit dans les comptes de titres nominatifs tenus par la Société, soit dans les comptes de titre au porteur tenus par un intermédiaire mentionné à l’article L.211-3 du Code monétaire et financier. En raison de la tenue à huis clos de l’Assemblée générale dans le contexte exceptionnel de crise sanitaire, il est rappelé l’impossibilité pour les actionnaires de modifier les projets de résolutions en séance, l’Assemblée générale se tenant hors leur présence physique. Droit de communication des actionnaires Les actionnaires pourront se procurer dans les délais légaux, les documents prévus aux articles R.225-81 et R.225-83 du Code de commerce par demande adressée à AGS EXPERT S COMPTABLES, Service juridique, 12 rue Emile Durkheim, Zone Hellieule 2, 88100 SAINT-DIE DES VOSGES. Les documents et informations prévues à l’article R.22-10-23 du Code de commerce pourront être consultés sur le site internet de la société https://lesconstructeursdubois.fr au plus tard à compter du vingt-et-unième jour précédant l’Assemblée générale. Le Conseil d'Administration