HEXAOM Société anonyme au capital de 1.250.000 euros Siège social : 2 Route d'Ancinnes - 61000 ALENÇON 095 720 314 RCS ALENÇON AVIS DE CONVOCATION Avertissement : Dans le contexte de la crise sanitaire provoquée par l’épidémie de Covid-19, le Président Directeur Général, sur délégation du Conseil d’administration, a décidé par mesure de précaution sanitaire que l’assemblée générale se tiendra à « huis clos » c’est-à-dire sans que les actionnaires et les autres personnes ayant le droit d'y assister ne soient présents physiquement ou par conférence téléphonique ou audiovisuelle et ce, conformément à l’article 4 de l’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020. Nous invitons donc les actionnaires à privilégier le vote par correspondance ou le pouvoir au président selon les modalités indiquées ci-après. Nous invitons également les actionnaires à privilégier les envois électroniques aux envois postaux. L’espace dédié à l’assemblée générale sur le site internet de la société www.hexaom.fr onglet « investisseurs » rubrique « assemblée générale » sera actualisé des éventuelles évolutions réglementaires susceptibles d’intervenir avant l’assemblée générale, nous vous invitons donc à la consulter régulièrement. Les actionnaires de la société sont informés qu’une Assemblée Générale Mixte ordinaire annuelle et extraordinaire se tiendra le 26 mai 2020 à 10 heures 30 au siège social de la société situé au 2 route d’Ancinnes – 61000 Alençon, à l’effet de statuer sur l’ordre du jour suivant : O rdre du jour À caractère ordinaire : Approbation des comptes annuels de l’exercice clos le 31 décembre 2019 - Approbation des dépenses et charges non déductibles fiscalement, Approbation des comptes consolidés de l’exercice clos le 31 décembre 2019, Affectation du résultat de l’exercice, Rapport spécial des commissaires aux comptes sur les conventions réglementés et approbation de ces conventions - constat de l’absence de convention nouvelle, Renouvellement de DELOITTE, aux fonctions de commissaire aux comptes titulaire, Non renouvellement et non remplacement de BEAS, aux fonctions de commissaire aux comptes suppléant, Montant des rémunérations alloués aux membres du conseil d’administration, Approbation de la politique de rémunération du président directeur général, Approbation de la politique de rémunération du directeur général délégué, Approbation de la politique de rémunération des administrateurs non-dirigeants, Approbation des rémunérations de l’ensemble des mandataires sociaux, Approbation des éléments de rémunération versés ou attribués au titre de l’exercice clos le 31 décembre 2019 à Monsieur Patrick VANDROMME, président directeur général, Approbation des éléments de rémunération versés ou attribués au titre de l’exercice clos le 31 décembre 2019 à Monsieur Philippe VANDROMME, directeur général délégué, Autorisation à donner au Conseil d'Administration à l'effet de faire racheter par la société ses propres actions dans le cadre du dispositif de l'article L. 225-209 du Code de commerce, durée de l’autorisation, finalités, modalités, plafond, À caractère extraordinaire : Autorisation à donner au Conseil d'Administration en vue d'annuler les actions rachetées par la société dans le cadre du dispositif de l'article L 225-209 du Code de commerce, durée de l’autorisation, plafond, Délégation de compétence à donner au Conseil d'Administration pour augmenter le capital par incorporation de réserves, bénéfices et/ou primes, durée de la délégation, montant nominal maximal de l’augmentation de capital, sort des rompus, Délégation de compétence à donner au Conseil d'Administration pour émettre des action s ordinaires et/ou des titres de capital donnant accès à d’autres titres de capital ou donnant droit à l’attribution de titres de créance et/ou de valeurs mobilières donnant accès à des titres de capital à émettre (de la société ou d’une société du groupe) avec maintien du droit préférentiel de souscription, durée de la délégation, montant nominal maximal de l’augmentation de capital, faculté d’offrir au public les titres non souscrits, Délégation de compétence à donner au Conseil d'Administration pour émettre des actions ordinaires et/ou des titres de capital donnant accès à d’autres titres de capital ou donnant droit à l’attribution de titres de créance et/ou de valeurs mobilières donnant accès à des titres de capital à émettre (de la société ou d’une société du groupe) avec suppression de droit préférentiel de souscription par offre au public et/ou en rémunération de titres dans le cadre d’une offre publique d’échange, à l’exclusion d’offres visées au 1° de l’article L 411-2 du Code monétaire et financier, du rée de la délégation, montant nominal maximal de l’augmentation de capital, prix d’émission, faculté de limiter au montant des souscriptions ou de répartir les titres non souscrits, Délégation de compétence à donner au Conseil d'Administration pour émettre des actions ordinaires et/ou des titres de capital donnant accès à d’autres titres de capital ou donnant droit à l’attribution de titres de créance et/ou de valeurs mobilières donnant accès à des titres de capital à émettre (de la société ou d’une société du groupe), avec suppression de droit préférentiel de souscription par une offre visée au 1° de l’article L.411-2 du Code monétaire et financier, durée de la délégation, montant nominal maximal de l’augmentation de capital, prix d’émission, faculté de limiter au montant des souscriptions ou de répartir les titres non souscrits, Autorisation , en cas d’émission avec suppression du droit préférentiel de souscription, de fixer, dans la limite de 10% du capital par an, le prix d’émission dans les conditions déterminées par l’assemblée, Autorisation d’augmenter le montant des émissions en cas de demandes excédentaires, Délégation de compétence à donner au Conseil d’Administration pour augmenter le capital par émission d’actions ordinaires et/ou de valeurs mobilières donnant accès au capital avec suppression de droit préférentiel de souscription au profit des adhérents d’un plan d’épargne d’entreprise en application des articles L 3332-18 et suivants du Code du travail, durée de la délégation, montant nominal maximal de l’augmentation de capital, prix d’émission, possibilité d’attribuer des actions gratuites en application de l’article L 3332-21 du code du travail, Modification de la limite d’âge du président et modification corrélative de l’article 13 des statuts, Modification de l’article 13 des statuts pour permettre l’adoption de décisions par conseil d’administration par consultation écrite, Modification de l’article 9 des statuts pour adapter les dispositions relatives à l’identification des propriétaires de titres au porteur, Pouvoirs pour les formalités. _______________________________ Nous rappelons l’a vertissement en tête du présent avis de convocation. Modalités de participation et de vote à l’assemblée générale Conformément aux dispositions du Code de commerce, les actionnaires sont informés que la participation à l’assemblée est subordonnée à l’inscription des titres au nom de l’actionnaire ou de l’intermédiaire inscrit pour son compte, au deuxième jour ouvré précédant l’assemblée à zéro heure, heure de Paris, soit le 22 mai 2020 : soit dans les comptes de titres nominatifs tenus par la Société, soit dans les comptes de titres au porteur tenus par l’intermédiaire habilité. Cette inscription doit être constatée par une attestation de participation délivrée par l’intermédiaire habilité et annexée au formulaire de vote à distance ou par procuration. Modalités de vote à l’Assemblée générale Il est rappelé que les actionnaires ne pourront pas participer physiquement à l’assemblée , celle-ci se tenant à huis clos . Les actionnaires pourront choisir entre l’une des trois formules suivantes : voter par correspondance , donner une procuration au Président ou sans indication de mandataire , ce qui équivaut à donner pouvoir au président de l’assemblée générale et ce qui entraîne un vote favorable aux résolutions proposées ou agréées par le Conseil d’administration et un vote défavorable aux autres résolutions, donner une procuration à un autre actionnaire, à leur conjoint ou à leur partenaire pacsé, ou à toute personne physique ou morale de leur choix dans les conditions légales et réglementaires, telles que prévues à l’article L 225-106-1 du Code de commerce. Les actionnaires désirant être représentés ou voter par correspondance devront : (a) Pour les actionnaires nominatifs : télécharger le formulaire unique de vote par correspondance ou par procuration sur le site internet de la société www.hexaom.fr ou l’obtenir sur simple demande adressée au CIC à serviceproxy@cic.fr ou à l’adresse suivante : CIC – service assemblées – 6 avenue de Provence – 75452 Paris Cedex 09. (b) Pour les actionnaires au porteur : s’adresser à l’intermédiaire financier auprès duquel leurs actions sont inscrites en compte afin d’obtenir le formulaire unique de pouvoir ou de vote par correspondance et ses annexes de telle sorte que cette demande parvienne à cet intermédiaire six jours calendaires avant la date de l’assemblée, soit le mercredi 20 mai 2020 au plus tard. Les formulaires de vote par correspondance et les formulaires de procuration au Président ou en blanc adressés par voie postale ne seront pris en compte qu’à la condition d’être reçus par CIC à l’adresse ci-dessus mentionnée, au plus tard le 22 mai 2020 et être accompagnés, pour ceux provenant des actionnaires au porteur, d’une attestation de participation. Les formulaires de procuration à un autre actionnaire, à leur conjoint ou leur partenaire pacsé, ou à toute personne physique ou morale du choix de l’actionnaire ne seront pris en compte qu’à la condition d’être reçus par CIC à l’adresse ci-dessus mentionnée, au plus tard le 22 mai 2020 et être accompagnés, pour ceux provenant des actionnaires au porteur, d’une attestation de participation, et ce par dérogation aux dispositions de l’article R 225- 80 du Code de commerce en application de l’article 6 du décret n° 2020-418 du 10 avril 2020 . Dans le cas d’une procuration à un autre actionnaire, à leur conjoint ou leur partenaire pacsé, ou à toute personne physique ou morale du choix de l’actionnaire dans les conditions légales et réglementaires prévues à l’article L 225-106-1 du Code de commerce, il est rappelé les dispositions de l’article 6 du décret n°2020-418 du 10 avril 2020 aux termes desquelles le mandataire doit lui-même avoir adressé ses instructions pour l'exercice des mandats dont il dispose, sous la forme du formulaire unique de vote par correspondance ou par procuration à l’adresse serviceproxy@cic.fr , au plus tard le vendredi 22 mai 2020 . Les formulaires de vote par correspondance et les formulaires de procuration au Président ou en blanc adressés par voie électronique ne seront pris en compte qu’à la condition d’être reçus par CIC à l’adresse e-mail ci-dessus mentionnée, au plus tard le 25 mai 2020 à 15 heures et être accompagnés, pour ceux provenant des actionnaires au porteur, d’une attestation de participation. Les modalités de participation à l’assemblée générale par visioconférence ou par un moyen de télécommunication n’ont pas été retenues pour cette assemblée générale. La notification de la désignation ou de la révocation d’un mandataire peut être effectuée par voie électronique selon les modalités suivantes : pour les actionnaires au nominatif pur : en envoyant un e-mail à l’adresse électronique suivante : serviceproxy@cic.fr en précisant leur nom, prénom, adresse et leur identifiant ainsi que les nom et prénom du mandataire désigné ou révoqué, pour les actionnaires au nominatif administré ou au porteur : en envoyant un e-mail à l’adresse électronique suivante : serviceproxy@cic.fr en précisant leur nom, prénom, adresse et leurs références bancaires complètes ainsi que les nom et prénom du mandataire révoqué puis en demandant à leur intermédiaire habilité qui assure la gestion de leur compte titres d’envoyer une confirmation écrite au CIC à la même adresse e-mail ou par voie postale : CIC – service Assemblées – 6 avenue de Provence – 75452 PARIS Cedex 09. Les notifications de désignation ou de révocation de mandats dûment signées et complétées devront être réceptionnées par le CIC dans les délais rappelés ci-dessus. Par dérogation exceptionnelle aux dispositions de l’article R 225-85 du Code de commerce, et ce, en application de l’article 7 du décret n° 2020-418 du 10 avril 2020 , l’actionnaire qui a exprimé son vote par correspondance ou par procuration ou demandé sa carte d’admission (cas en principe inexistant), pourra choisir un autre mode de participation à l’assemblée. Ses précédentes instructions seront alors révoquées sous réserve que son nouveau choix parvienne au CIC dans les délais mentionnés ci-dessus . Tout actionnaire ayant déjà voté par correspondance ou envoyé un pouvoir pourra à tout moment céder tout ou partie de ses actions. Toutefois, si la cession intervient avant le 2 ème jour ouvré à 0 heure, heure de Paris, précédant l’assemblée, l’intermédiaire financier habilité teneur de compte notifie la cession à la société ou à CIC et fournit les éléments afin d’annuler le vote ou de modifier le nombre d’actions et de voix correspondant au vote. Aucun transfert d’actions réalisé après le vendredi 22 mai 2020, zéro heure, heure de Paris, quel que soit le moyen utilisé, ne sera notifié ou pris en compte, nonobstant toute convention contraire. Questions écrites des actionnaires Conformément aux dispositions de l’article R 225-84 du Code de commerce, les actionnaires ont la faculté de poser des questions écrites à la société. Ces questions devront être adressées au président du Conseil d’administration, au siège social de la société (HEXAOM – 2 route d’Ancinnes – 61000 Alençon) par lettre recommandée avec demande d’avis de réception ou par voie électronique à l’adresse suivante : finances@hexaom.fr au plus tard le 4 ème jour ouvré précédant la date de l’assemblée, soit au plus tard le mercredi 20 mai 2020. Pour être prises en compte, ces questions doivent impérativement être accompagnées d’une attestation d’inscription en compte. En raison de la tenue de l’assemblée générale à huis clos, les actionnaires ne pourront pas poser des questions pendant l’assemblée générale de même qu’il ne sera pas possible de proposer d’amendement aux résolutions ou de résolutions supplémentaires en lien avec l’ordre du jour pendant l’assemblée générale . Droit de communication des actionnaires Conformément aux dispositions légales et réglementaires, les documents et renseignements qui doivent être tenus à la disposition des actionnaires dans le cadre des assemblées générales seront disponibles au siège social ou sur demande à l’adresse finances@hexaom.fr dans les délais légaux et les documents prévus à l’article R 225-73-1 du Code de commerce s o nt disponibles sur le site internet de la société à l’adresse suivante : www.hexaom.fr onglet « investisseurs » rubrique « assemblée générale » et « informations financières », à compter du 21 ème jour précédant l’assemblée, soit le 5 mai 2020. Le Conseil d’administration