VOLUNTIS Société anonyme au capital de 760.107,60 euros Siège social : 58 avenue de Wagram, 75017 Paris 439 685 850 R.C.S. Paris _________________________________________________________________________________ AVIS DE CONVOCATION ASSEMBLEE GENERALE A CARACTERE MIXTE DES ACTIONNAIRES DU 29 juin 2020 Il est rappelé à Mesdames et Messieurs les actionnaires qu’ils sont convoqués à l’assemblée générale à caractère mixte qui se tiendra le 29 juin 2020 à 14 heures 30 , dans les locaux de la Société sis 22, Quai Gallieni, 92150 Suresnes, France. Dans le contexte de l’épidémie de Covid-19 et conformément à l’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020, cette assemblée générale se déroulera à huis clos, i.e. hors la présence physique des actionnaires et des autres personnes ayant le droit d'y assister. Les actionnaires ne seront donc pas en mesure d’assister physiquement à ladite assemblée mais il est rappelé que les actionnaires ont la possibilité de voter sans participer physiquement à l’assemblée. A cet effet, les actionnaires sont vivement encouragés à voter par correspondance. Il ne pourra être adressé aucune carte d’admission aux actionnaires ou à leurs mandataires qui en feraient la demande. L’assemblée est appelée à délibérer sur l’ordre du jour suivant : Ordre du jour de la compétence de l’assemblée générale ordinaire lecture du rapport de gestion du conseil d’administration incluant le rapport sur le gouvernement d’entreprise et présentation par le conseil des comptes annuels et consolidés de l'exercice clos le 31 décembre 2019, lecture des rapports des commissaires aux comptes sur les comptes annuels et consolidés de l’exercice clos le 31 décembre 2019, sur le gouvernement d’entreprise et sur les conventions visées aux articles L. 225-38 et suivants du code de commerce, approbation des comptes sociaux annuels de l’exercice clos le 31 décembre 2019, approbation des comptes consolidés annuels de l’exercice clos le 31 décembre 2019, affectation des résultats de l’exercice clos le 31 décembre 2019, imputation des pertes inscrites sur le compte « report à nouveau » sur le compte « primes d’émission » examen des conventions visées aux articles L. 225-38 et suivants du code de commerce, renouvellement du mandat de commissaire aux comptes titulaire de Ernst & Young et Autres, approbation des éléments de la rémunération due ou attribuée au titre de l’exercice 2019 au président du conseil d’administration, approbation des éléments de la rémunération due ou attribuée au titre de l’exercice 2019 au directeur général, approbation des éléments de la rémunération due ou attribuée au titre de l’exercice 2019 à Monsieur Romain Marmot, directeur général délégué, approbation des éléments de la rémunération due ou attribuée au titre de l’exercice 2019 à Monsieur Alexandre Capet, directeur général délégué, vote sur les informations relatives à la rémunération 2019 des mandataires sociaux (hors dirigeants mandataires sociaux) mentionnées à l’article L. 225-37-3, I du code de commerce, approbation de la politique de rémunération des mandataires sociaux au titre de l’exercice 2020, approbation de la politique de rémunération du président du conseil d’administration au titre de l’exercice 2020, approbation de la politique de rémunération du directeur général au titre de l’exercice 2020, approbation de la politique de rémunération du directeur général délégué, Monsieur Romain Marmot, au titre de l’exercice 2020, approbation de la politique de rémunération du directeur général délégué, Monsieur Alexandre Capet, au titre de l’exercice 2020, autorisation à donner au conseil d’administration en vue de l’achat par la Société de ses propres actions, Ordre du jour de la compétence de l'assemblée générale extraordinaire autorisation à donner au conseil d’administration en vue de réduire le capital social par voie d’annulation d’actions, délégation de compétence à consentir au conseil d’administration en vue d’augmenter le capital par émission d’actions ordinaires et/ou de valeurs mobilières, avec maintien du droit préférentiel de souscription des actionnaires , délégation de compétence à consentir au conseil d’administration en vue d’augmenter le capital par émission d’actions ordinaires et/ou de toutes valeurs mobilières, avec suppression du droit préférentiel de souscription des actionnaires et offre au public , délégation de compétence à consentir au conseil d’administration en vue d’augmenter le capital par émission d’actions ordinaires et/ou de toutes valeurs mobilières, avec suppression du droit préférentiel de souscription des actionnaires dans le cadre d’une offre visée à l’article L. 411-2 du code monétaire et financier , autorisation à consentir au conseil d’administration, en cas d’émission d’actions ou de toute valeur mobilière avec suppression du droit préférentiel de souscription des actionnaires, de fixer le prix d’émission dans la limite de 10 % du capital social, délégation de compétence à consentir au conseil d’administration en vue d’augmenter le capital immédiatement ou à terme par émission d’actions ordinaires et/ou de valeurs mobilières, avec suppression du droit préférentiel de souscription des actionnaires au profit d’une catégorie de personnes dans le cadre d’un contrat de financement en fonds propres ou obligataire, délégation de compétence à consentir au conseil d’administration en vue d’augmenter le capital par émission d’actions ordinaires et/ou de toutes valeurs mobilières, avec suppression du droit préférentiel de souscription des actionnaires au profit de catégories de personnes répondant à des caractéristiques déterminées, délégation de compétence à consentir au conseil d’administration à l’effet d’augmenter le nombre de titres à émettre en cas d’augmentation de capital avec ou sans droit préférentiel de souscription, délégation de compétence à consentir au conseil d’administration à l’effet d’émettre des actions ordinaires et des valeurs mobilières donnant accès au capital de la Société, en cas d’offre publique comportant une composante d’échange initiée par la Société, délégation de pouvoir à consentir au conseil d’administration à l’effet de décider l’émission d’actions ordinaires de la Société ou de valeurs mobilières donnant accès par tous moyens, immédiatement et/ou à terme, à des actions ordinaires de la Société, dans la limite de 10% du capital, pour rémunérer des apports en nature de titres de capital ou de valeurs mobilières donnant accès au capital de sociétés tierces en dehors d’une offre publique d’échange, limitations globales du montant des émissions effectuées en vertu des délégations objets des résolutions ci-dessus et de la résolution ci-dessous en vue d’augmenter le capital social par émission d’actions et de valeurs mobilières donnant accès au capital de la Société au profit des salariés adhérant au plan d’épargne entreprise, délégation de compétence à consentir au conseil d’administration en vue d’augmenter le capital par incorporation de primes, réserves, bénéfices ou autres, autorisation à donner au conseil d’administration et au conseil d’administration de consentir des options de souscription ou d’achat d’actions de la Société, conformément aux dispositions des articles L. 225-177 et suivants du code de commerce, autorisation à donner au conseil d’administration de procéder à l’attribution gratuite d’actions existantes ou à émettre, conformément aux dispositions des articles L. 225-197-1 et suivants du code de commerce, délégation de compétence à consentir au conseil d’administration à l’effet d’émettre et attribuer des bons de souscription d’actions au profit (i) de membres et censeurs du conseil d’administration de la Société en fonction à la date d’attribution des bons n’ayant pas la qualité de salariés ou dirigeants de la Société ou de l’une de ses filiales ou (ii) de personnes liées par un contrat de services ou de consultant à la Société ou à l’une de ses filiales ou (iii) de membres de tout comité mis en place ou qui viendrait à être mis en place par le conseil d’administration n’ayant pas la qualité de salariés ou dirigeants de la Société ou de l’une de ses filiales, limitations globales du montant des émissions effectuées en vertu des autorisations et délégations susvisées, modification de l’article 12 des statuts « réunion du conseil d’administration » afin de prévoir la faculté pour le conseil d’administration de prendre certaines décisions par voie de consultation écrite, modification de l’article 19 des statuts « assemblées générales » afin de le mettre à jour des dispositions légales concernant les modalités de détermination de la majorité requise pour l’adoption des résolutions par les assemblées générales des actionnaires, délégation à consentir au conseil d’administration en vue d’augmenter le capital social par émission d’actions et de valeurs mobilières donnant accès au capital de la Société au profit des salariés adhérant au plan d’épargne entreprise. Il est rappelé que l’avis préalable de réunion de l’assemblée générale comportant le texte des projets de résolutions arrêté par le conseil d’administration a été publié au BALO du 25 mai 2020. __________________________________________________________________________________ Modalités de participation à l’assemblée générale Tout actionnaire, quel que soit le nombre d’actions qu’il possède, peut prendre part à cette assemblée. Justification du droit de participer à l’assemblée Il est justifié du droit de participer à l’assemblée par l’inscription en compte des titres au nom de l’actionnaire ou de l’intermédiaire inscrit pour son compte, le 25 juin 2020 , à zéro heure, heure de Paris, soit dans les comptes de titres nominatifs tenus par la société, soit dans les comptes de titres au porteur tenus par un intermédiaire habilité teneur de compte. L’inscription des titres dans les comptes de titres au porteur tenus par un intermédiaire habilité est constatée par une attestation de participation délivrée par ce dernier, en annexe au formulaire de vote à distance ou de procuration établis au nom de l’actionnaire ou pour le compte de l’actionnaire représenté par l’intermédiaire inscrit. Modes de participation à l’assemblée Dans le contexte de l’épidémie de Covid-19, l’assemblée générale se tenant à huis clos, les actionnaires ne pourront pas y assister personnellement et il ne sera pas délivré de carte d’admission. Dans ces conditions, les actionnaires sont invités à voter à distance, avant la tenue de l’assemblée générale, en donnant pouvoir au président ou à toute autre personne physique ou morale de son choix, ou en retournant le formulaire de vote par correspondance. Exceptionnellement, nous vous invitons à ne pas donner pouvoir à un tiers pour vous représenter à l’assemblée dans la mesure où celle-ci se tiendra hors la présence physique des actionnaires et donc des tiers mandataires éventuels et à privilégier le vote par correspondance ou à donner pouvoir au président. Compte-tenu de l’incertitude entourant les délais postaux dans les circonstances actuelles, il est recommandé aux actionnaires de recourir, lorsque que cela est possible, aux moyens de communication électroniques dans le cadre de leurs démarches et communications relatives à cette assemblée générale. Actionnaires souhaitant voter par correspondance ou donner pouvoir au président pour l’actionnaire nominatif : renvoyer le formulaire unique de vote par correspondance ou par procuration, qui lui sera adressé avec la convocation, à l’adresse suivante : BNP Paribas Securities Services – CTS Emetteurs - Assemblées Générales – Grands Moulins de Pantin - 9, rue du Débarcadère – 93761 Pantin Cedex. pour l’actionnaire au porteur : demander ce formulaire auprès de l’intermédiaire qui gère ses titres, à compter de la date de convocation de l’assemblée. Le formulaire unique de vote par correspondance ou par procuration devra être accompagné d’une attestation de participation délivré par l’intermédiaire financier et renvoyé par celui-ci à l’adresse suivante : BNP Paribas Securities Services – CTS Emetteurs - Assemblées Générales – Grands Moulins de Pantin - 9, rue du Débarcadère – 93761 Pantin Cedex . Les demandes de formulaire de vote doivent parvenir à BNP Paribas Securities Services via l’intermédiaire financier de l’actionnaire, à l’adresse indiquée ci-dessus, six (6) jours au moins avant la date prévue de l’assemblée, soit le 22 juin 2020 . Ne seront pris en compte que les formulaires de vote dûment remplis parvenus à BNP Paribas Securities Services , à l’adresse indiquée ci-dessus, au plus tard trois jours francs avant l’assemblée générale, accompagnés de l’attestation de participation délivrée par les intermédiaires habilités pour les actions au porteur. Actionnaires souhaitant donner pouvoir à un tiers Conformément aux dispositions de l’article R. 225-79 du code de commerce, la notification de la désignation et de la révocation d’un mandataire peut être effectuée par voie électronique, selon les modalités ci-après : - Actionnaire au nominatif pur : l’actionnaire devra envoyer un email à l’adresse paris.bp2s.france.cts.mandats@bnpparibas.com . Cet email devra obligatoirement contenir les informations suivantes : nom de la société concernée, date de l’assemblée, nom, prénom, adresse et numéro de compte nominatif du mandant, le cas échéant, ainsi que les nom, prénom et si possible adresse du mandataire. l’actionnaire devra obligatoirement confirmer sa demande sur PlanetShares/My Shares ou PlanetShares/My Plans en se connectant avec ses identifiants habituels et en allant sur la page « Mon espace actionnaire - Mes assemblées générales » puis enfin en cliquant sur le bouton « Désigner ou révoquer un mandat ». - Actionnaire au porteur ou au nominatif administré : l’actionnaire devra envoyer un email à l’adresse paris.bp2s.france.cts.mandats@bnpparibas.com . Cet email devra obligatoirement contenir les informations suivantes : Nom de la Société concernée, date de l’assemblée, nom, prénom, adresse, références bancaires du mandant ainsi que les nom, prénom et si possible adresse du mandataire. l’actionnaire devra obligatoirement demander à son intermédiaire financier qui assure la gestion de son compte titre d’envoyer une confirmation écrite à BNP Paribas Securities Services – CTS Emetteurs - Assemblées Générales – Grands Moulins de Pantin 9, rue du Débarcadère – 93761 Pantin Cedex. Seules les notifications de désignation ou révocation de mandats pourront être adressées à l’adresse électronique susvisée, toute autre demande ou notification portant sur un autre objet ne pourra être prise en compte et/ou traitée. Afin que les désignations ou révocations de mandats, dûment signées et complétées, puissent être valablement prises en compte, elles devront parvenir à la Société ou BNP Paribas Securities Services au plus tard : la veille de l’assemblée, soit le 28 juin 2020 avant 15 heures (heure de Paris) , pour les notifications effectuées par voie électronique ; trois (3) jours au moins avant la date de l’assemblée, pour les notifications effectuées par voie postale. Le mandataire adresse son instruction de vote pour l’exercice de ses mandats sous la forme d’une copie numérisée du formulaire unique, à BNP Paribas Securities Services – , par message électronique à l’adresse suivante : paris.bp2s.france.cts.mandats@bnpparibas.com. Le formulaire doit porter les nom, prénom et adresse du mandataire, la mention « En qualité de mandataire », et doit être daté et signé. Les sens de vote sont renseignés dans le cadre « Je vote par correspondance » du formulaire. Il joint une copie de sa carte d’identité et le cas échéant un pouvoir de représentation de la personne morale qu’il représente. Pour être pris en compte, le message électronique doit parvenir à BNP Paribas Securities Services au plus tard le quatrième jour précédant la date de l’assemblée. En complément, pour ses propres droits de votes, le mandataire adresse son instruction de vote selon les procédures habituelles. Il est précisé que tout actionnaire ayant déjà exprimé son vote, envoyé un pouvoir ou demandé une attestation de participation : peut, en application du décret n° 2020-418 du 10 avril 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées en raison de l’épidémie de Covid-19, par dérogation au III de l’article R. 225-85 du code de commerce, choisir un autre mode de participation à l’assemblée sous réserve que son instruction en ce sens parvienne BNP Paribas Securities Services à l’adresse électronique suivante : paris.bp2s.gis.assemblees@bnpparibas.com , dans des délais légaux, en précisant qu’il s’agit d’une nouvelle instruction qui annule et remplace la précédente. Par dérogation à la seconde phrase de l’article R. 225-80 du code de commerce, les précédentes instructions reçues sont alors révoquées. peut à tout moment céder tout ou partie de ses actions. Si la cession intervient avant le 25 juin 2020 à zéro heure, heure de Paris, la société invalide ou modifie en conséquence, selon le cas, le vote exprimé à distance, le pouvoir ou l’attestation de participation. A cette fin, l’intermédiaire habilité teneur de compte notifie la cession à la société ou à son mandataire et lui transmet les informations nécessaires. Questions écrites Conformément à l’article R. 225-84 du code de commerce chaque actionnaire a la faculté d’adresser au Conseil d’administration, lequel répondra en séance, les questions écrites de son choix. Les questions doivent être envoyées par lettre recommandée avec demande d’avis de réception à l’adresse suivante Voluntis, Relations investisseurs – 22 quai Gallieni, 92150 Suresnes ou par email à l’adresse suivante investors@voluntis.com , au plus tard quatre (4) jours ouvrés avant l’assemblée générale, accompagnées d’une attestation d’inscription soit dans les comptes de titres nominatifs soit dans les comptes de titres au porteur tenus par l’intermédiaire habilité. Dans la mesure où l’assemblée générale hors la présence physique des actionnaires, il est rappelé que les actionnaires ne pourront pas poser des questions orales ou proposer des résolutions nouvelles, pendant l’assemblée générale. Toutefois, les questions écrites des actionnaires qui sont envoyées à la Société après la date limite prévue par les dispositions réglementaires mais avant l’assemblée générale via l’adresse électronique investors@voluntis.com seront traitées dans la mesure du possible. Tous les documents et informations prévus à l’article R. 225-73-1 du Code de commerce peuvent être consultés sur le site de la Société www.voluntis.com . ________________________ Le conseil d’administration