HEXAOM Société anonyme au capital de 1.250.000 euros Siège social : 2 Route d'Ancinnes - 61000 Alençon 095 720 314 RCS Alençon AVIS DE REUNION Avertissement : Com p te tenu des impératifs sanitaires actuels et d’éventuelles nouvelles mesures en lien avec l’épidémie de Covid-19, les modalités de participation, notamment physique, à la prochaine assemblée pourraient évoluer. Vous êtes invité à lire attentivement les modalités de participation et de vote à l’Assemblée générale figurant à la fin du présent avis de réunion et à consulter régulièrement la rubrique dédiée à l’assemblée générale 2021 sur le site de la société : www.hexaom.fr/investisseurs/assemblee-generale . Les actionnaires de la société sont informés qu’une Assemblée Générale Mixte se tiendra le 27 mai 2021 à 10 heures 30 au siège social de la société situé au 2 route d’Ancinnes – 61000 Alençon, à l’effet de statuer sur l’ordre du jour suivant : ORDRE DU JOUR À caractère ordinaire : Approbation des comptes annuels de l’exercice clos le 31 décembre 2020 - Approbation des dépenses et charges non déductibles fiscalement, Approbation des comptes consolidés de l’exercice clos le 31 décembre 2020, Affectation du résultat de l’exercice et fixation du dividende, Rapport spécial des commissaires aux comptes sur les conventions réglementé e s - constat de l’absence de convention nouvelle, Renouvellement de Monsieur Pierre FOUCRY, en qualité d’administrateur, Renouvellement de la société BPCE, représentée par Monsieur Olivier COLONNA D’ISTRIA, en qualité d’administrateur, Renouvellement de Madame Sophie PATURLE GUESNEROT, en qualité d’administrateur, Renouvellement de Madame Maelenn NATRAL, en qualité d’administrateur, Montant de la rémunération globale alloué aux membres du conseil d’administration, Approbation de la politique de rémunération du président directeur général, Approbation de la politique de rémunération du directeur général délégué, Approbation de la politique de rémunération des administrateurs non-dirigeants, Approbation des rémunérations de l’ensemble des mandataires sociaux, Approbation des éléments de rémunération versés ou attribués au titre de l’exercice clos le 31 décembre 2020 à Monsieur Patrick VANDROMME, président directeur général, Approbation des éléments de rémunération versés ou attribués au titre de l’exercice clos le 31 décembre 2020 à Monsieur Philippe VANDROMME, directeur général délégué, Autorisation à donner au Conseil d'Administration à l'effet de faire racheter par la société ses propres actions dans le cadre du dispositif de l'article L. 22-10-62 du Code de commerce, durée de l’autorisation, finalités, modalités, plafond, À caractère extraordinaire : Autorisation à donner au Conseil d'Administration en vue d'annuler les actions rachetées par la société dans le cadre du dispositif de l'article L. 22-10-62 du Code de commerce, durée de l’autorisation, plafond, Délégation à donner au Conseil d’Administration pour augmenter le capital par émission d’actions ordinaires et/ou de valeurs mobilières donnant accès au capital, dans la limite de 10 % du capital en vue de rémunérer des apports en nature de titres de capital ou de valeurs mobilières donnant accès au capital, durée de la Délégation , Modification statutaire pour permettre le vote à distance par voie électronique, Pouvoirs pour les formalités. TEXTE DES RESOLUTIONS À caractère ordinaire : Première résolution ( Approbation des comptes annuels de l’exercice clos le 31 décembre 2020 - Approbation des dépenses et charges non déductibles fiscalement ). — L’Assemblée Générale, après avoir pris connaissance des rapports du Conseil d’Administration et des commissaires aux comptes sur l’exercice clos le 31 décembre 2020, approuve, tels qu’ils ont été présentés, les comptes annuels arrêtés à cette date se soldant par un bénéfice de 5 676 358,96 euros. L’Assemblée Générale approuve spécialement le montant global, s’élevant à 113 182,60 euros, des dépenses et charges visées au 4 de l’article 39 du Code Général des Impôts, ainsi que l’impôt correspondant. Deuxième résolution ( Approbation des comptes consolidés de l’exercice clos le 31 décembre 2020 ). — L’Assemblée Générale, après avoir pris connaissance des rapports du Conseil d’Administration et des commissaires aux comptes sur les comptes consolidés au 31 décembre 2020, approuve ces comptes tels qu’ils ont été présentés se soldant par un bénéfice (part du groupe) de 19 834 630 euros. Troisième résolution ( Affectation du résultat de l’exercice ). — L'Assemblée Générale, sur proposition du Conseil d’Administration, décide de procéder à l’affectation du résultat de l’exercice clos le 31 décembre 2020 suivante : Origine : Bénéfice de l’exercice 5 676 358,96 € Report à nouveau 7 843 615,74 € Affectation : Aux actionnaires, à titre de dividende 8 116 983,81 € A la réserve ordinaire 4 000 000,00 € Au report à nouveau 1 402 990,89 € ______________ ______________ Totaux 13 519 974,70 € 13 519 974,70 € L'Assemblée Générale constate que le dividende global brut revenant à chaque action est fixé à 1,17 euro, l’intégralité du montant ainsi distribué est éligible à la réfaction de 40 % mentionnée à l’article 158-3-2° du Code Général des Impôts . Le détachement du coupon interviendra le 8 juin 2021. Le paiement des dividendes sera effectué le 10 juin 2021. Il est précisé qu’au cas où, lors de la date de détachement du coupon, la société détiendrait certaines de ses propres actions, les sommes correspondant aux dividendes non versés à raison de ces actions seraient affectées au report à nouveau. Conformément aux dispositions de l’article 243 bis du Code Général des Impôts, l’Assemblée constate qu’il lui a été rappelé qu’au titre des trois derniers exercices les distributions de dividendes et revenus ont été les suivantes : Au titre de l’exercice Revenus éligibles à la réfaction Revenus non éligibles à la réfaction Dividendes Autres revenus distribués 2017 11 793 908,10 € ( * ) soit 1,70 € par action Néant Néant 2018 10 406 389,50 € ( * ) Soit 1,50 € par action Néant Néant 2019 Néant Néant Néant ( * ) Incluant le montant du dividende correspondant aux actions auto-détenues non versé et affecté au compte report à nouveau Quatrième résolution ( Rapport spécial des commissaires aux comptes sur les conventions réglementées - Constat de l’absence de convention nouvelle ). — L’Assemblée Générale, après avoir pris connaissance du rapport spécial des commissaires aux comptes mentionnant l’absence de convention nouvelle de la nature de celles visées aux articles L. 225-38 et suivants du Code de commerce, en prend acte purement et simplement. Cinquième résolution ( Renouvellement de Monsieur Pierre FOUCRY en qualité d’administrateur ). — L’Assemblée Générale décide de renouveler Monsieur Pierre FOUCRY en qualité d’administrateur, pour une durée de quatre années, venant à expiration à l’issue de l’Assemblée tenue dans l’année 2025 appelée à statuer sur les comptes de l’exercice écoulé. Sixième résolution ( Renouvellement de Madame Sophie PATURLE GUESNEROT en qualité d’administrateur ). — L’Assemblée Générale décide de renouveler Madame Sophie PARTURLE GUESNEROT en qualité d’administrateur, pour une durée de quatre années, venant à expiration à l’issue de l’Assemblée tenue dans l’année 2025 appelée à statuer sur les comptes de l’exercice écoulé. Septième résolution ( Renouvellement de BPCE en qualité d’administrateur ). — L’Assemblée Générale décide de renouveler la société BPCE, représentée par Monsieur Olivier COLONNA D’ISTRIA, en qualité d’administrateur, pour une durée de quatre années, venant à expiration à l’issue de l’Assemblée tenue dans l’année 2025 appelée à statuer sur les comptes de l’exercice écoulé. Huitième résolution ( Renouvellement de Madame Maelenn NATRAL en qualité d’administrateur ). — L’Assemblée Générale décide de renouveler Madame Maelenn NATRAL, en qualité d’administrateur, pour une durée de quatre années, venant à expiration à l’issue de l’Assemblée tenue dans l’année 2025 appelée à statuer sur les comptes de l’exercice écoulé. Neuvième résolution ( Montant de la rémunération globale allouée aux membres du Conseil d’administration ). — L’Assemblée Générale décide de fixer le montant global annuel de la rémunération à allouer au Conseil d’Administration à quarante mille euros. Cette décision applicable à l’exercice en cours sera maintenue jusqu’à nouvelle décision. Dixième résolution (Politique de rémunération du président directeur général ). — L’assemblée générale, en application de l’article L 22-10-8 du Code de commerce, après avoir pris connaissance du rapport du Conseil d’administration sur le gouvernement d’entreprise approuve la politique de rémunération du président directeur général de la société à raison de son mandat présentée dans le rapport précité figurant dans le document d’enregistrement universel 2020 de la société. Onzième résolution ( Politique de rémunération du directeur général délégué ). — L’assemblée générale, en application de l’article L 22-10-8 du Code de commerce, après avoir pris connaissance du rapport du Conseil d’administration sur le gouvernement d’entreprise approuve la politique de rémunération du directeur général délégué de la société à raison de son mandat présentée dans le rapport précité figurant dans le document d’enregistrement universel 2020 de la société. Douzième résolution ( Politique de rémunération des administrateurs non-dirigeants ). — L’assemblée générale, en application de l’article L 22-10-8 du Code de commerce, après avoir pris connaissance du rapport du Conseil d’administration sur le gouvernement d’entreprise approuve la politique de rémunération des administrateurs non-dirigeants de la société à raison de leur mandat présentée dans le rapport précité figurant dans le document d’enregistrement universel 2020 de la société. Treizième résolution ( Rapport sur la rémunération des mandataires sociaux ). — L’assemblée générale, en application de l’article L 22-10-34 I du Code de commerce, après avoir pris connaissance du rapport du Conseil d’administration sur le gouvernement d’entreprise en ce compris le rapport sur la rémunération des mandataires sociaux contenant les informations visées à l’articleL 22-10-9 I du Code de commerce relatives à la rémunération des mandataires sociaux, approuve le rapport sur la rémunération des mandataires sociaux. Quatorzième résolution ( Approbation des éléments de rémunération versés ou attribués au titre de l’exercice clos le 31 décembre 2020 à Monsieur Patrick VANDROMME, président directeur général ). — L’assemblée générale, après avoir pris connaissance du rapport du conseil sur le gouvernement d’entreprise, approuve, conformément aux dispositions de l’article L 22-10-34 II du Code de commerce, les éléments de rémunération fixes, variables et exceptionnels composant la rémunération totale et les avantages de toute nature versés ou attribués à Monsieur Patrick VANDROMME en sa qualité de président directeur général au titre de l’exercice clos le 31 décembre 2020, tels que décrits dans le document d’enregistrement universel 2020. Quinzième résolution ( Approbation des éléments de rémunération versés ou attribués au titre de l’exercice clos le 31 décembre 2020 à Monsieur Philippe VANDROMME, directeur général délégué ). — L’assemblée générale, après avoir pris connaissance du rapport du conseil sur le gouvernement d’entreprise, approuve, conformément aux dispositions de l’article L 22-10-34 II du Code de commerce, les éléments de rémunération fixes, variables et exceptionnels composant la rémunération totale et les avantages de toute nature versés ou attribués à Monsieur Philippe VANDROMME en sa qualité de directeur général délégué au titre de l’exercice clos le 31 décembre 2020, tels que décrits dans le document d’enregistrement universel 2020. Seizième résolution ( Autorisation à donner au Conseil d'Administration à l'effet de faire racheter par la société ses propres actions dans le cadre du dispositif de l'article L. 22-10-62 du Code de commerce ). — L’Assemblée Générale, connaissance prise du rapport du Conseil d’Administration, autorise ce dernier, pour une période de dix-huit mois, conformément aux articles L. 22-10-62 et suivants du Code de commerce, à procéder à l’achat, en une ou plusieurs fois aux époques qu’il déterminera, d’actions de la société dans la limite de 10 % du nombre d’actions composant le capital social, le cas échéant ajusté afin de tenir compte des éventuelles opérations d’augmentation ou de réduction de capital pouvant intervenir pendant la durée du programme. Cette autorisation met fin à l’autorisation donnée au Conseil d’Administration par l’Assemblée Générale du 26 mai 20 20 dans sa 14 ème résolution à caractère ordinaire. Les acquisitions pourront être effectuées en vue de toute affectation permise par la loi, notamment : d’assurer l’animation du marché secondaire ou la liquidité de l’action HEXAOM par l’intermédiaire d’un prestataire de service d’investissement au travers d’un contrat de liquidité conforme à la charte de déontologie reconnue par l’AMF, de conserver les actions achetées et les remettre ultérieurement à l’échange ou en paiement dans le cadre d’opérations éventuelles de croissance externe, étant précisé que les actions acquises à cet effet ne peuvent excéder 5 % du capital de la société, d’assurer la couverture de plans d’options d’achat d’actions et/ou de plans d’actions attribuées gratuitement (ou plans assimilés) au bénéfice des salariés et/ou des mandataires sociaux du groupe ainsi que toutes allocations d’actions au titre d’un plan d’épargne d’entreprise ou de groupe (ou plan assimilé), au titre de la participation aux résultats de l’entreprise et/ou toutes autres formes d’allocation d’actions à des salariés et/ou des mandataires sociaux du groupe, d’assurer la couverture de valeurs mobilières donnant droit à l’attribution d’actions de la société dans le cadre de la réglementation en vigueur, de procéder à l’annulation éventuelle des actions acquises, sous réserve de l’autorisation à conférer par la présente Assemblée Générale des actionnaires dans sa dix-sept ième résolution à caractère extraordinaire, mettre en œuvre toute pratique de marché qui viendrait à être admise par l’AMF, et plus généralement réaliser toute autre opération conforme à la réglementation en vigueur. Ces achats d'actions pourront être opérés par tous moyens, y compris par voie d'acquisition de blocs de titres, et aux époques que le Conseil d'Administration appréciera. La société se réserve le droit d’utiliser des mécanismes optionnels ou instruments dérivés dans le cadre de la réglementation applicable. Le prix maximum d’achat est fixé à 80 euros par action. En cas d’opération sur le capital, notamment de division ou de regroupement des actions ou d’attribution gratuite d’actions, le montant sus-indiqué sera ajusté dans les mêmes proportions (coefficient multiplicateur égal au rapport entre le nombre d’actions composant le capital avant l’opération et le nombre d’actions après l’opération ). Le montant maximal de l’opération est ainsi fixé à 55 500 744 euros. L’Assemblée Générale confère tous pouvoirs au Conseil d’Administration, avec faculté de subdélégation, à l’effet de procéder à ces opérations, d’en arrêter les conditions et les modalités, de conclure tous accords et d’effectuer toutes formalités. À caractère extraordinaire : Dix-septième résolution ( Autorisation à donner au Conseil d'Administration en vue d'annuler les actions rachetées par la société dans le cadre du dispositif de l'article L. 22-10-62 du Code de commerce ). — L’Assemblée Générale, connaissance prise du rapport du Conseil d’Administration et du rapport des commissaires aux comptes : donne au Conseil d’Administration l’autorisation d’annuler, sur ses seules décisions, en une ou plusieurs fois, dans la limite de 10 % du capital calculée au jour de la décision d’annulation, déduction faite des éventuelles actions annulées au cours des 24 derniers mois précédents, les actions que la société détient ou pourra détenir par suite des rachats réalisés dans le cadre de l’article L. 22-10-62 du Code de commerce ainsi que de réduire le capital social à due concurrence conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur, fixe à vingt-quatre mois à compter de la présente Assemblée, la durée de validité de la présente autorisation, donne tous pouvoirs au Conseil d’Administration, avec faculté de subdélégation, pour réaliser les opérations nécessaires à de telles annulations et aux réductions corrélatives du capital social, modifier en conséquence les statuts de la société et accomplir toutes les formalités requises. Dix-huitième résolution ( Délégation à donner au Conseil d’Administration pour augmenter le capital par émission d’actions ordinaires et/ou de valeurs mobilières donnant accès au capital dans la limite de 10 % du capital en vue de rémunérer des apports en nature de titres ou de valeurs mobilières donnant accès au capital ). — L’Assemblée Générale, après avoir pris connaissance des rapports du Conseil d’Administration et des commissaires aux comptes et conformément aux articles L. 22-10-53 et L. 228-92 du Code de commerce : autorise le Conseil d’Administration à procéder, sur rapport du commissaire aux apports, à l’émission d’actions ordinaires ou de valeurs mobilières donnant accès à des actions ordinaires en vue de rémunérer des apports en nature consentis à la société et constitués de titres de capital ou de valeurs mobilières donnant accès au capital lorsque les dispositions de l’article L. 22-10-54 du Code de commerce ne sont pas applicables, fixe à vingt-six mois la durée de validité de la présente délégation, décomptée à compter du jour de la présente Assemblée, décide que le montant nominal global des actions ordinaires susceptibles d’être émises en vertu de la présente délégation ne pourra être supérieur à 10 % du capital au jour de la présente Assemblée, compte non tenu de la valeur nominale des actions ordinaires à émettre pour préserver, conformément à la loi et, le cas échéant, aux stipulations contractuelles prévoyant d’autres cas d’ajustement, les droits des titulaires de valeurs mobilières donnant accès au capital de la Société. Ce plafond est indépendant de l’ensemble des plafonds prévus par les autres délégations données au Conseil d’Administration, délègue tous pouvoirs au Conseil d’Administration, avec faculté de subdélégation, aux fins de procéder à l’approbation de l’évaluation des apports, de décider l’augmentation de capital en résultant, d’en constater la réalisation, d’imputer le cas échéant sur la prime d’apport l’ensemble des frais et droits occasionnés par l’augmentation de capital, de prélever sur la prime d’apport les sommes nécessaires pour porter la réserve légale au dixième du nouveau capital après chaque augmentation et de procéder à la modification corrélative des statuts, et de faire le nécessaire en pareille matière, prend acte que la présente délégation prive d’effet toute délégation antérieure ayant le même objet. Dix-neuvième résolution ( Modification statutaire pour permettre le vote à distance par voie électronique ). — L’Assemblée Générale décide de modifier l’article 15 des statuts pour permettre, sur décision du Conseil d’Administration, l’utilisation d’un formulaire de vote à distance par voie électronique. L’article 15 des statuts sera désormais ainsi libellé : « ARTICLE 15 – ASSEMBLEE D’ACTIONNAIRES Les assemblées d’actionnaires sont convoquées et délibèrent dans les conditions prévues par la loi et les règlements. Elles sont réunies au siège social ou en tout autre lieu du même département. Tout actionnaire a le droit de participer aux assemblées générales ou de s’y faire représenter, quel que soit le nombre de ses actions, dès lors que ses titres sont libérés des versements exigibles et inscrits à son nom depuis cinq jours au moins avant la date de la réunion. Le Conseil d’Administration peut réduire ce délai par voie de mesure générale bénéficiant à tous les actionnaires. Si le Conseil d’Administration le décide au moment de la convocation de l’assemblée, les actionnaires peuvent recourir à un formulaire de demande d’admission, de procuration ou de vote à distance sous format électronique ; la signature électronique utilisée doit alors résulter de l’emploi d’un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec le formulaire de vote auquel elle s’attache et pouvant notamment consister en un identifiant et un mot de passe, ou tout autre moyen prévu ou autorisé par la réglementation en vigueur. Le vote exprimé avant l’assemblée par ce moyen électronique, ainsi que l'accusé de réception qui en est donné, seront considérés comme des écrits non révocables et opposables à tous. […] » Le reste de l’article demeure inchangé. Vingtième résolution ( Pouvoirs pour les formalités ). — L’Assemblée Générale donne tous pouvoirs au porteur d’un exemplaire, d’une copie ou d’un extrait du présent procès-verbal à l’effet d’accomplir toutes les formalités de dépôt et de publicité requises par la loi. ___________________________ Modalités de participation et de vote à l’assemblée générale Avertissement important concernant la participation à l’Assemblée générale du 27 mai 2021 : Dans le contexte actuel lié à l’épidémie de COVID-19, la société se réserve la possibilité d’organiser l’Assemblée générale à huis clos, c’est-à-dire sans que les actionnaires et les autres personnes ayant le droit d’assister à l’Assemblée générale soient présents physiquement ou par conférence téléphonique ou audiovisuelle, conformément à l’article 4 de l’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020. Dans une telle hypothèse, l’assemblée générale sera it retransmise en direct et en différé selon des modalités qui fer aie nt l’objet d’un communiqué . Cette solution ne serait retenue que si les restrictions de rassemblement et règles de confinement ne permettent pas une réunion physique de l’Assemblée générale. En conséquence et par précaution, la société invite les actionnaires à privilégier le vote par correspondance , en étant attentifs aux délais de poste, ou le pouvoir donné au président . La demande de carte d’admission et le mandat à un tiers ne conserveront d’intérêt que si l’évolution de la situation sanitaire permet effectivement la réunion physique de l’Assemblée générale. La société invite donc les actionnaires à consulter régulièrement le site internet de la société à l’adresse suivante : www.hexaom.fr/investisseurs/assemblee-generale . Enfin, les actionnaires sont invités, lorsque cela est possible, à privilégier les moyens de communication électroniques. Formalités préalables pour participer à l’Assemblée Les actionnaires peuvent participer à cette Assemblée quel que soit le nombre d’actions dont ils sont propriétaires et leurs modalités de détention (au nominatif ou au porteur). Il est justifié du droit de participer aux assemblées générales des sociétés par l’inscription en compte des titres au nom de l'actionnaire ou de l'intermédiaire inscrit pour son compte en application de l'article R. 22-10-28 du Code de Commerce, au deuxième jour ouvré précédant l'Assemblée, soit le 25 mai 2021 à zéro heure, heure de Paris, soit dans les comptes de titres nominatifs tenus par le mandataire de la Société, soit dans les comptes de titres au porteur tenus par l'intermédiaire habilité. Pour les actionnaires au porteur, ce sont les intermédiaires habilités qui tiennent les comptes de titre au porteur qui justifient directement de la qualité d’actionnaire de leurs clients auprès du Centralisateur de l’Assemblée ( CIC – service assemblées – 6 avenue de Provence – 75452 Paris Cedex 09 ) par la production d’une attestation de participation annexée au formulaire de vote à distance ou de procuration, ou à la demande de carte d'admission. Participation à l’Assemblée L’actionnaire pourra participer à l’Assemblée soit en y assistant personnellement, soit en votant par correspondance, soit en s’y faisant représenter dans les conditions décrites ci-dessous. Le formulaire unique de vote à distance ou par procuration ou de demande de carte d’admission (ci-après le « Formulaire unique » ) permet de choisir entre ces différents modes de participation. L ’ actionnaire au nominatif peut télécharger le Formulaire unique sur le site internet de la société www.hexaom.fr onglet « investisseurs » rubrique « assemblées générales » ou le demander par lettre simple à CIC – service assemblées – 6 avenue de Provence – 75452 Paris Cedex 09 cette demande ne pouvant être satisfaite que si elle est reçue par CIC six jours au moins avant la date de l’Assemblée , soit le 21 mai 2021 . L ’ actionnaire au porteur pourr a obtenir le Formulaire unique : a uprès de l’intermédiaire financier qui assure la gestion de ses titres ; p ar lettre simple à CIC – service assemblées – 6 avenue de Provence – 75452 Paris Cedex 09, cette demande ne pouvant être satisfaite que si elle est reçue par CIC six jours au moins avant la date de l’Assemblée , soit le 21 mai 2021 . Pour cette assemblée, il n’est pas prévu de voter par des moyens électroniques de télécommunication et, de ce fait, aucun site visé à l’article R . 225-61 du Code de commerce ne sera aménagé à cette fin. 2.1 L’actionnaire souhaite participer personnellement à l’Assemblée : L’actionnaire doit faire une demande de carte d’admission. L ’ actionnaire au nominatif devr a faire la demande de carte en remplissant le Formulaire unique ( je désire assister à cette assemblée ), et en le retournant à CIC – service assemblées – 6 avenue de Provence – 75452 Paris Cedex 09 ou serviceproxy@cic.fr . L ’ actionnaire au porteur devr a demander sa carte d’admission à l’intermédiaire financier qui assure la gestion de ses titres, qui transmettra la demande à CIC. Cette dernière la fera parvenir à l’actionnaire par voie postale. Si l’actionnaire n’a pas reçu de carte d’admission 2 jours ouvrés avant la date de l’assemblée, soit le 25 mai 2021 , il devra demander à son intermédiaire financier de lui délivrer une attestation de participation qui lui permettra de justifier de sa qualité d’actionnaire à J-2 pour être admis à participer à l’assemblée. 2.2 L’actionnaire souhaite voter par correspondance : L’actionnaire au nominatif devra retourner le Formulaire unique dument complété (en complétant le cadre « je vote par correspondance ») à CIC – service assemblées – 6 avenue de Provence – 75452 Paris Cedex 09 ou serviceproxy@cic.fr . L’actionnaire au porteur devra retourner le Formulaire unique dument complété à l’intermédiaire financier qui assure la gestion de ses titres, qui le transmettra à CIC accompagné d’une attestation de participation mentionnant le nombre de titres détenus. Pour être pris en compte, le formulaire de vote par correspondance, complété et signé (et accompagné de l’attestation de participation pour les actionnaires au porteur) , devra être réceptionné chez CIC – service assemblées – 6 avenue de Provence – 75452 Paris Cedex 09 au plus tard trois jours avant la tenue de l'Assemblée, soit au plus tard le 2 4 mai 2021 . 2.3 L’actionnaire souhaite donner procuration : L’actionnaire peut : soit se faire représenter par un autre actionnaire, son conjoint ou partenaire avec lequel a été conclu un pacte civil de solidarité ou toute autre personne physique ou morale de son choix dans les conditions prescrites à l’article L 225-106 du Code de commerce, soit donner pouvoir au président, soit adresser une procuration sans indication de mandat (pouvoir en blanc), étant précisé que l’absence de mandat entraîne un vote favorable aux résolutions proposées ou agréées par le Conseil d’administration et défavorable à l’adoption de tous autres projets. Les procurations doivent être écrites et signées, et doivent mentionner les nom, prénom et adresse de l’actionnaire pour l ’ actionnaire au nominatif ou les références bancaires complètes pour l ’ actionnaire au porteur, ainsi que les noms, prénom et adresse de son mandataire. La révocation du mandat s’effectue dans les mêmes conditions de forme que celles utilisées pour sa constitution. Conformément aux dispositions de l’article R. 225-79 du Code de Commerce, la notification de la désignation et de la révocation d’un mandataire peut également être effectuée par voie électronique, selon les modalités suivantes : l’actionnaire au nominatif doit envoyer en pièce jointe d’un e-mail, à l’adresse serviceproxy@cic.fr , une copie numérisée du Formulaire unique signé en précisant ses nom, prénom et adresse ainsi que les nom et prénom du mandataire désigné ou révoqué, l’actionnaire au porteur doit envoyer en pièce jointe d’un e-mail, à l’adresse serviceproxy@cic.fr , une copie numérisée du Formulaire unique signé en précisant ses nom, prénom et adresse et ses références bancaires complètes ainsi que les nom et prénom du mandataire désigné ou révoqué, puis demander impérativement à son intermédiaire financier qui assure la gestion de son compte-titres d’envoyer une confirmation écrite à CIC accompagnée d’une attestation de participation. Seules les notifications de désignation ou de révocation de mandats dûment signées, complétées (et accompagné es de l’attestation de participation pour les actionnaires au porteur) et réceptionnées au plus tard trois jours avant la date de tenue de l'Assemblée générale, soit le 2 4 mai 2021 pourront être prises en compte. Les copies numérisées de Formulaires uniques non signés ne seront pas prises en compte. Par ailleurs, seules pourront être adressées à l’adresse électronique susvisée les notifications de désignation ou de révocation de mandats ; toute autre demande ou notification portant sur un autre objet ne pourra être prise en compte et / ou traitée. 2.4 Lorsque l'actionnaire a déjà exprimé son vote à distance, envoyé un pouvoir ou demandé sa carte d'admission ou une attestation de participation, il ne peut plus choisir un autre mode de participation à l'Assemblée. 2.5 L'actionnaire qui a déjà exprimé son vote à distance, envoyé un pouvoir ou demandé sa carte d'admission ou une attestation de participation peut à tout moment céder tout ou partie de ses actions. Cependant, si le transfert de propriété intervient avant le deuxième jour ouvré précédant l'Assemblée, soit le 25 mai 2021 , à zéro heure, heure de Paris, la société invalide ou modifie en conséquence, selon le cas, le vote exprimé à distance, le pouvoir, la carte d'admission ou l'attestation de participation. A cette fin, l'intermédiaire habilité teneur de compte notifie le transfert de propriété à la société ou à son mandataire et lui transmet les informations nécessaires. Demandes d’inscription de points ou de projets de résolution Les demandes d'inscription de points ou de projets de résolutions à l'ordre du jour de l’assemblée par les actionnaires remplissant les conditions légales en vigueur, doivent être adressées au siège social, par lettre recommandée avec demande d’avis de réception ou par courrier électronique à l’adresse suivante : finances@hexaom.fr et être réceptionnées au plus tard le 25 ème jour calendaire précédant l’assemblée générale, soit le 2 mai 2021 . Ces demandes doivent être motivées et accompagnées d’une attestation d’inscription en compte. La demande d’inscription de projets de résolutions est accompagnée du texte des projets de résolutions et d’un bref exposé des motifs. L’examen, par l’assemblée générale, du point ou projet de résolution déposé dans les conditions ci-dessus exposées est subordonné à la transmission, par les auteurs de la demande, d’une nouvelle attestation justifiant de l’enregistrement comptable des titres dans les mêmes comptes au 2 ème jour ouvré précédant l’assemblée à 0 heure, heure de Paris, soit le 25 mai 2021 conformément aux dispositions de l’article R . 225-71 du Code de commerce. Questions écrites Conformément aux dispositions de l’article R . 225-84 du Code de commerce, les actionnaires ont la faculté de poser des questions écrites à la société. Ces questions devront être adressées au président du Conseil d’administration, au siège social de la société (HEXAOM – 2 route d’Ancinnes – 61000 Alençon) par lettre recommandée avec demande d’avis de réception ou par voie électronique à l’adresse suivante : finances@hexaom.fr au plus tard le 4 ème jour ouvré précédant la date de l’assemblée, soit au plus tard le 21 mai 2021 . Pour être prises en compte, ces questions doivent impérativement être accompagnées d’une attestation d’inscription en compte. Droit de communication Conformément aux dispositions légales et réglementaires, les documents et renseignements relatifs à cette assemblée générale seront tenus, dans les délais légaux, à la disposition des actionnaires, au siège social de la société (HEXAOM – 2 route d’Ancinnes – 61000 Alençon) à compter de l’avis de convocation ou transmis par CIC sur simple demande adressée à cette dernière. Les documents et informations visés à l’article R . 22- 10 - 23 du Code de commerce pourront être consultés sur le site internet de la société à l’adresse www.hexaom.fr , onglet « investisseurs », rubrique s « assemblées générales » et « informations financières », à compter du 21 ème jour précédant l’assemblée, soit le 6 mai 2021 . LE CONSEIL D'ADMINISTRATION