HITECHPROS Société anonyme à conseil d’administration au capital de 657 391,20 euros Siège social : 15/17 boulevard du Général de Gaulle – 92120 Montrouge 440 280 162 RCS Nanterre Avis de réunion valant avis de convocation à une assemblée générale Avis important concernant la participation à l'Assemblée générale du 19 juin 2020 : En raison des restrictions de circulation et de rassemblement imposées actuellement par le Gouvernement dans le contexte d’épidémie de Covid-19, cette Assemblée générale se tiendra exceptionnellement hors la présence physique de ses actionnaires, à huis clos, au siège social de la Société, conformément à l’ordonnance n°2020-321 du 25 mars 2020. Dans ces conditions : – les actionnaires sont invités à utiliser les moyens de participation à distance mis à leur disposition, à savoir : le vote par correspondance (via un formulaire de vote) ou la procuration ; – la société invite à privilégier, dans la mesure du possible, la transmission de toutes leurs demandes et documents par voie électronique ; Le tout, selon les modalités décrites à la fin du présent avis. Les modalités de tenue de l’assemblée générale pourraient évoluer en fonction des impératifs sanitaires et/ou légaux. Les actionnaires sont invités à consulter régulièrement le site de la Société : www.hitechpros.com , rubrique « Investisseurs ». Les actionnaires sont informés qu’une Assemblée Générale Mixte se tiendra à huis clos, hors la présence physique des actionnaires et des autres personnes ayant le droit d'y assister, le 19 juin 2020 à 11h au siège social de la Société, à l’effet de délibérer sur l’ordre du jour suivant : Ordre du jour À titre ordinaire : Lecture du rapport de gestion et sur le gouvernement d’entreprise du Conseil d’administration et présentation par le Conseil d’administration des comptes annuels de l'exercice clos le 31 décembre 2019, Lecture des rapports du Commissaire aux comptes sur l'exécution de sa mission au cours dudit exercice et sur les conventions visées à l'article L. 225-38 du code de commerce, Approbation des comptes annuels de l'exercice clos le 31 décembre 2019 - Quitus aux administrateurs et au président directeur général pour l'exécution de leurs mandats au cours de l'exercice écoulé, Affectation du résultat de l'exercice clos le 31 décembre 2019 - Fixation du dividende, Examen des conventions visées à l'article L. 225-38 du code de commerce, Renouvellement du mandat du Commissaire aux comptes titulaire ; Constatation de l’arrivée du terme du mandat du Commissaire aux comptes suppléant et décision de ne pas nommer de Commissaire aux comptes suppléant en remplacement ; À titre extraordinaire : Mise en conformité de l’article 17 « Commissaires aux comptes » des statuts de la Société ; Pouvoirs en vue de l'accomplissement des formalités . Texte du projet des résolutions : À titre ordinaire : PREMIERE RESOLUTION ( Approbation des comptes annuels de l'exercice clos le 31 décembre 2019 - Quitus aux administrateurs et au président directeur général pour l'exécution de leurs mandats au cours de l'exercice écoulé ). — L'Assemblée Générale, statuant aux conditions de quorum et de majorité requises pour les assemblées générales ordinaires, après avoir pris connaissance : du rapport de gestion et sur le gouvernement d’entreprise du conseil d'administration relatif à l'exercice clos le 31 décembre 2019 et sur les comptes dudit exercice, ainsi que du rapport du Commissaire aux comptes sur l'exécution de sa mission au cours de cet exercice, approuve les comptes annuels de l'exercice clos le 31 décembre 2019, se soldant par un bénéfice de 1 950 834,49 euros, tels qu'ils lui ont été présentés ainsi que les opérations traduites dans ces comptes et résumées dans ces rapports ; constate que les comptes ne comprennent aucune dépense somptuaire telle que visée à l’article 39-4 du CGI, et comprennent 76 646 € au titre des amortissements excédentaires et autres amortissements non déductibles, et les approuve . En conséquence, elle donne quitus aux administrateurs et au président directeur général pour l'exécution de leurs mandats au cours dudit exercice. DEUXIEME RESOLUTION (Affectation du résultat de l'exercice clos le 31 décembre 2019 - Fixation du dividende ). — L'Assemblée Générale, statuant aux conditions de quorum et de majorité requises pour les assemblées générales ordinaires, après avoir pris connaissance du rapport de gestion du conseil d'administration, et constaté : que la réserve légale est intégralement dotée, que le bénéfice de l'exercice écoulé s’élève à 1 950 834,49 euros, que le report à nouveau est égal à 1 019 000,78 euros suite à l’affectation décidée par l’assemblée du 27 juin 2019, décide que le bénéfice de l’exercice écoulé sera affecté comme suit : Soit 1 950 834,49 € Auquel s’ajoute le montant du « Report à nouveau » de Formant un bénéfice distribuable de Sur lequel sera prélevé un dividende de 1 019 000,78 € 2 969 835,27 € 1 889 999,70 € Le solde, soit En totalité au « Report à Nouveau » qui de Serait ainsi porté à 60 834,79 € 1 019 000,78 € 1 079 835,57 € décide en conséquence de verser aux actionnaires un dividende au titre de l’exercice clos le 31 décembre 2019 de 1,15 euro par action, soit un montant global de 1 889 999,70 euros ; décide que le dividende sera mis en paiement le 30 septembre 2020 au plus tard ; précise , conformément aux dispositions de l'article 243 bis du Code général des impôts, que le montant total du dividende est éligible à l'abattement prévu à l'article 158-3-2° du Code général des impôts. Les dividendes perçus par des personnes physiques fiscalement domiciliées en France, qui n’ont pas opté, pour l’ensemble de leurs revenus imposables au PFU (prélèvement forfaitaire unique), pour une taxation au barème progressif de l’impôt sur le revenu (après application de l’abattement de 40 %), seront soumis par défaut au PFU au taux de 30 % (incluant les prélèvements sociaux). Ces dividendes sont soumis à un acompte d’impôt (prélèvement forfaitaire non libératoire) de 12,8 % du montant brut des dividendes imputable sur l’impôt dû sur ces revenus. Par ailleurs, les prélèvements sociaux, soit 17,2 % au total sur les dividendes versés aux personnes physiques domiciliés en France sont prélevés à la source. Ainsi, les dividendes versés à ces personnes seront nets de prélèvements sociaux. Conformément à l'article 243 bis du Code général des impôts, l’Assemblée Générale prend acte que les dividendes distribués au cours des trois exercices précédents ont été les suivants : Exercice Nombre d’actions composant le capital Dividende par action (euros) Revenus éligibles à l'abattement pour personnes physiques (*si option pour barème progressif) 31/12/2018 1 643 478 1,25 euro 1,25 euro ( * ) 31/12/2017 1 643 478 1,25 euro 1,25 euro ( * ) 31/12/2016 1 643 478 0,85 euro 0,85 euro TROISIEME RESOLUTION (Examen des conventions visées à l'article L. 225-38 du Code de commerce). — L'Assemblée Générale, statuant aux conditions de quorum et de majorité requises pour les assemblées générales ordinaires, après avoir pris connaissance du rapport spécial du Commissaire aux comptes sur les conventions visées à l'article L.225-38 du Code de commerce, approuve les termes de ce rapport et les conventions qui y sont mentionnées. QUATRIEME RESOLUTION ( Renouvellement du mandat du Commissaire aux comptes titulaire). — L'Assemblée Générale, statuant aux conditions de quorum et de majorité requises pour les assemblées générales ordinaires, après avoir pris connaissance du rapport du Conseil d'administration, constatant que le mandat du Commissaire aux comptes titulaire vient à expiration à l'issue de la présente Assemblée, décide de procéder au renouvellement du mandat du Commissaire aux comptes titulaire, à savoir la société RZ AUDIT (société à responsabilité limitée, 17 rue Ferdinand Fabre, 75015 Paris, 435 045 158 RCS Paris) , pour une durée de six exercices venant à expiration à l'issue de l'assemblée générale ordinaire des actionnaires appelée à statuer sur les comptes de l'exercice clos le 31 décembre 2025 ; prend acte que le Commissaire aux comptes titulaire ci-dessus nommé a déclaré accepter le mandat qui vient de lui être confié ; il a en outre déclaré répondre aux conditions exigées par la Loi pour l’exercice de son mandat et n’entrer dans aucun des cas d’incompatibilité prévus par la Loi. CINQUIEME RESOLUTION ( Constatation de l’arrivée du terme du mandat du Commissaire aux comptes suppléant et décision de ne pas nommer de Commissaire aux comptes suppléant en remplacement). — L'Assemblée Générale, statuant aux conditions de quorum et de majorité requises pour les assemblées générales ordinaires, après avoir pris connaissance du rapport du Conseil d'administration, constatant que le mandat du Commissaire aux comptes suppléant vient à expiration à l'issue de la présente Assemblée, décide , sous réserve de l’adoption de la 6ème résolution, de ne pas procéder au renouvellement du Commissaire aux comptes suppléant et décide , conformément aux nouvelles dispositions légales, de ne pas nommer de Commissaire aux comptes suppléant en remplacement. A titre extraordinaire : SIXIEME RESOLUTION ( Mise en conformité de l’article 17 « Commissaires aux comptes » des statuts de la Société). — L'Assemblée Générale, statuant aux conditions de quorum et de majorité requises pour les assemblées générales extraordinaires, après avoir pris connaissance du rapport du Conseil d'administration ; décide de mettre en conformité les statuts de la Société avec les évolutions législatives relatives à la nomination des Commissaires aux comptes titulaire et suppléant ; décide en conséquence de réécrire l’article 17 des statuts comme suit : « ARTICLE 17 – COMMISSAIRES AUX COMPTES Si la Loi le prescrit, le contrôle de la société est exercé, dans les conditions fixées par la Loi, par un ou plusieurs commissaires aux comptes remplissant les conditions légales d'éligibilité. Chaque commissaire aux comptes est nommé par l'assemblée générale ordinaire. Si la Loi le prescrit, l'assemblée générale ordinaire nomme un ou plusieurs commissaires aux comptes suppléants, appelés à remplacer le(s) titulaire(s) en cas de refus, d'empêchement, de démission ou de décès. Si l'assemblée générale ordinaire des actionnaires omet d'élire un commissaire aux comptes, tout actionnaire peut demander en justice qu'il en soit désigné un, le président du conseil d'administration dûment appelé. Le mandat du commissaire aux comptes ainsi désigné prend fin lorsque l'assemblée générale ordinaire des actionnaires nomme le ou les commissaires aux comptes. » SEPTIEME RESOLUTION ( Pouvoirs en vue de l'accomplissement des formalités). — L’Assemblée Générale confère tous pouvoirs au porteur d'un original, d'une copie, ou d'un extrait du présent procès-verbal pour effectuer tous dépôts, formalités et publications nécessaires. *********************** Compte tenu de la situation exceptionnelle liée au Covid-19 et conformément à l'ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020, il ne sera pas possible d’assister physiquement à l’Assemblée générale, qui se tiendra exceptionnellement à huis clos. Les informations ci-après tiennent compte des dispositions réglementaires découlant de ladite ordonnance. Tout actionnaire, quel que soit le nombre d’actions qu’il possède, est invité à participer à cette assemblée à distance, soit en votant par correspondance ; soit en s’y faisant représenter, de préférence par le Président de l’Assemblée générale ; il est précisé que pour toute procuration donnée sans indication de mandataire, le Président de l’Assemblée générale émettra un vote favorable à l’adoption des projets de résolutions présentés ou agréés par le Conseil d’administration et un vote défavorable à l’adoption de tous les autres projets de résolutions. Le droit de participer aux assemblées est régi par les dispositions légales et réglementaires en vigueur et est notamment subordonné à l’enregistrement comptable des titres au nom de l’actionnaire ou de l’intermédiaire inscrit pour son compte au deuxième jour ouvré précédant l’assemblée à zéro heure, heure de Paris, soit dans les comptes de titres nominatifs tenus par la Société, soit dans les comptes de titres au porteur tenus par l’intermédiaire habilité. En conséquence, seuls pourront participer à l'assemblée les actionnaires remplissant, au 17 juin 2020, les conditions prévues par l'article R.225-85 du Code de commerce résumées au paragraphe ci-avant. En cas de cession intervenant avant le deuxième jour ouvré précédant la date de l’assemblée, 0 heure, heure de Paris, il sera tenu compte du transfert des titres et les votes exprimés à distance ou par procuration par l’actionnaire cédant seront invalidés ou modifiés en conséquence, conformément aux dispositions de l’art. R.225-86 al.2 du Code de commerce. Les propriétaires d'actions nominatives n'ont aucune formalité à remplir. Les propriétaires d'actions au porteur doivent procéder au dépôt d’une attestation de participation deux (2) jours ouvrés au moins avant la date fixée pour la réunion délivrée par leur intermédiaire habilité. L’assemblée générale se tenant à huis clos, il n’y a pas lieu de demander de carte d’admission. Un document unique de vote par correspondance ou par procuration est à la disposition des actionnaires au siège social d’ Hitechpros (15/17, bd Général de Gaulle, 92120 Montrouge). Il sera remis ou adressé à tout actionnaire qui en fera la demande par lettre recommandée avec demande d’avis de réception (ou exceptionnellement par e-mail à l’adresse hitechpros@hitechpros.com ), reçu au plus tard six (6) jours avant la date de l’assemblée. Il est également téléchargeable sur le site Internet de la Société : www.hitechpros.com > Investisseurs > Documents Financiers. L’actionnaire au porteur demandera le formulaire unique de vote par correspondance ou par procuration à l’intermédiaire qui gère ses titres, à compter de la date de convocation à l’Assemblée. Il est rappelé que, conformément à la loi : le formulaire de vote par correspondance, dûment rempli et signé, devra parvenir au siège social de la société (ou exceptionnellement par e-mail à l’adresse hitechpros@hitechpros.com ) trois (3) jours au moins avant la date de la réunion, soit au plus tard le 16 juin 2020 ; les propriétaires d’actions au porteur devront joindre au formulaire une attestation de participation établie par leur intermédiaire habilité ; Conformément au décret n° 2020-418 du 10/04/2020 : lorsqu’un actionnaire donne mandat à l'une des personnes mentionnées au I de l'article L. 225-106 du Code de commerce : 1° Les mandats avec indication de mandataire, y compris, par dérogation à la première phrase de l'article R. 225-80 du Code de commerce, ceux donnés par voie électronique dans les conditions définies à l'article R. 225-61 du même Code, peuvent valablement parvenir à la société jusqu'au quatrième jour précédant la date de l'assemblée générale ; 2° Le mandataire adresse ses instructions pour l'exercice des mandats dont il dispose à la Société à l'adresse électronique hitechpros@hitechpros.com , sous la forme du formulaire mentionné à l'article R. 225-76 de ce Code, au plus tard le quatrième jour précédant la date de l'assemblée. Par dérogation au III de l'article R. 225-85 du Code de commerce un actionnaire qui a déjà exprimé son vote à distance, envoyé un pouvoir ou demandé sa carte d'admission ou une attestation de participation peut choisir un autre mode de participation à l'assemblée sous réserve que son instruction en ce sens parvienne à la société dans des délais compatibles avec les dispositions du premier alinéa de l'article R. 225-77 et de l'article R. 225-80 du même Code, tel qu'aménagé comme il est dit au a) ci-avant. Par dérogation à la seconde phrase de l'article R. 225-80 de ce Code, les précédentes instructions reçues sont alors révoquées. Sauf instruction contraire, les procurations et les votes par correspondance reçus pour la première assemblée restent valables pour toute assemblée ultérieure, sur convocation portant sur le même ordre du jour. Les demandes d’inscription à l’ordre du jour de points ou de projets de résolutions par les actionnaires remplissant l es conditions prévues par l’articleR.225-71 du Code de commerce doivent , conformément aux dispositions légales, être adressées au siège social (par voie postale ou électronique à l’adresse : hitechpros@hitechpros.com ) et parvenir à la Société au plus tard le 25ème jour qui précède la date de l’assemblée générale, sans pouvoir être adressées plus de 20 jours après la date du présent avis, accompagnées d’une attestation d’inscription en compte. La demande d’inscription du point à mettre à l’ordre du jour doit être motivée. La demande d’inscription de projets de résolutions est accompagnée du texte des projets de résolutions, qui peuvent être assortis d’un bref exposé des motifs. L’examen par l’Assemblée des points ou des projets de résolutions à l’ordre du jour déposés par les actionnaires est subordonné à la transmission, par les auteurs, au plus tard le deuxième jour ouvré précédant l’Assemblée à zéro heure, heure de Paris, d’une nouvelle attestation justifiant de l’inscription en compte de leurs titres. Des questions écrites peuvent être envoyées au plus tard le quatrième (4ème) jour ouvré précédant la date de l’assemblée générale, soit au plus tard le 15 juin 2020, accompagnées d’une attestation d’inscription en compte, au Président Directeur général, au siège social par lettre recommandée avec demande d’avis de réception ou à l’adresse électronique suivante : hitechpros@hitechpros.com . Conformément à la loi, tous les documents qui doivent être communiqués aux assemblées générales seront tenus, dans les délais légaux, à la disposition des actionnaires au siège social ou transmis sur simple demande adressée à l’adresse e-mail hitechpros@hitechpros.com . Certains documents sont également accessibles sur le site Internet de la Société : www.hitechpros.com > Investisseurs > Documents Financiers. Cet avis de réunion tiendra lieu d’avis de convocation sous réserve qu’aucune modification ne soit apportée à l’ordre du jour ou aux projets de résolutions. Le Conseil d’administration