LES HOTELS BAVEREZ Société Anonyme au capital de 10 127 050 euros Siège social : 2, Place des Pyramides, 75001 Paris 572 158 558 R.C.S. Paris ASSEMBLEE GENERALE ORDINAIRE DU 15 JUIN 202 1 AVIS DE REUNION Avertissement Dans le contexte de la crise sanitaire liée à l’épidémie de Covid-19, la Société pourrait être conduite à modifier les modalités de participation de l’Assemblée Générale du 15 juin 2021 qui pour le moment est prévue en présentiel . Ainsi, dans les hypothèses où les restrictions sanitaires l’imposeraient et où les conditions prévues par l’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 (modifiée et prorogée) seraient remplies, le mode de participation à l’Assemblée Générale du 15 juin 2021 serait modifié et elle serait alors organisée à huis clos. Les actionnaires de la Société sont donc invités à consulter régulièrement le site internet de la Société ( www.leshotelsbaverez-sa.com ) qui pourrait être mis à jour pour préciser les modalités définitives de participation à cette Assemblée Générale en fonction des impératifs sanitaires et/ou légaux. En outre, eu égard à la circulation du virus Covid-19 et aux préconisations du Gouvernement visant à éviter les rassemblements, les actionnaires sont invités à privilégier le vote à distance plutôt qu’une présence physique. Dans ce contexte, les actionnaires sont invités à exprimer leur vote en amont de la réunion de l’Assemblée Générale par des moyens de vote à distance (vote par correspondance ou procuration), en utilisant le formulaire de vote prévu à cet effet qui sera disponible sur le site internet de la Société. La Société invite par ailleurs les actionnaires à privilégier, lorsque cela est possible, la transmission de toutes leurs demandes et documents par voie électronique à l’adresse suivante : contact-sa@hotels-baverez.com Dans l’hypothèse où le mode de participation à l’Assemblée changerait et elle se tiendrait à huis clos, les actionnaires en seraient alors informés par voie de communiqué et l’Assemblée Générale serait retransmise en direct sur le site internet de la Société ( www.leshotelsbaverez-sa.com ) et un enregistrement de la diffusion de l’Assemblée Générale serait disponible dans les délais prévus par la règlementation applicable. Les actionnaires de la société sont informés qu’ils seront réunis en Assemblée Générale Ordinaire le 15 juin 2021 à 10h30 à l’Hôtel Regina, 2 Place des Pyramides 75001 Paris, à l'effet de statuer sur l'ordre du jour suivant : Ordre du jour Approbation des comptes annuels de l’exercice clos le 31 décembre 2020 – Approbation des dépenses et charges non déductibles fiscalement, Affectation du résultat de l’exercice, Rapport spécial du commissaire aux comptes sur les conventions et engagements réglementés - Constat de l’absence de convention nouvelle, Renouvellement de M. Pierre D’Harcourt en qualité d’administrateur, Renouvellement de M. David Baverez en qualité d’administrateur, Autorisation à donner au Conseil d'Administration à l'effet de faire racheter par la société ses propres actions dans le cadre du dispositif de l'article L. 22-10-62 du Code de commerce, durée de l’autorisation, finalités, modalités, plafond, Pouvoirs pour les formalités. TEXTE DES RESOLUTIONS Première résolution ( Approbation des comptes annuels de l’exercice clos le 31 décembre 2020 – Approbation des dépenses et charges non déductibles fiscalement . — L’Assemblée Générale, après avoir pris connaissance des rapports du Conseil d’Administration et du commissaire aux comptes sur l’exercice clos le 31 décembre 2020 approuve, tels qu’ils ont été présentés, les comptes annuels arrêtés à cette date se soldant par une perte de 9 942 659,43 euros. L’Assemblée Générale approuve spécialement le montant global, s’élevant à 1 090,00 euros, des dépenses et charges visées au 4 de l’article 39 du Code Général des Impôts, ainsi que l’impôt correspondant. Deuxième résolution ( Affectation du résultat de l’exercice ). — L'Assemblée Générale, sur proposition du Conseil d’Administration décide de procéder à l’affectation du résultat de l’exercice clos le 31 décembre 2020 de la manière suivante : Origine - Perte de l'exercice - 9 942 659,43 € Affectation - Autres réserves - 9 942 659,43 € Conformément aux dispositions de l’article 243 bis du Code général des impôts, le tableau ci-après fait état du montant des dividendes et autres revenus distribués au titre des trois précédents exercices, ainsi que de leur éventuelle éligibilité à la réfaction de 40 % résultant des dispositions de l’article 158 3-2° du Code général des impôts bénéficiant, le cas échéant, aux personnes physiques fiscalement domiciliées en France. Au titre de l’Exercice REVENUS ÉLIGIBLES À LA RÉFACTION REVENUS NON ÉLIGIBLES À LA RÉFACTION DIVIDENDES AUTRES REVENUS DISTRIBUÉS 2017 379 594,88 € Soit 0 , 16 € par action - 2018 521 942,96 € Soit 0 , 22 € par action - 2019 - - Pour mémoire, le nombre d’actions composant le capital est de 2 372 468. Il n’y a pas d’actions autodétenues. Troisième résolution ( Rapport spécial du commissaire aux comptes sur les conventions et engagements réglementés - Constat de l’absence de convention nouvelle ). — L’Assemblée Générale, après avoir pris connaissance du rapport spécial du commissaire aux comptes mentionnant l’absence de convention nouvelle de la nature de celles visées aux articles L. 225-38 et suivants du Code de commerce, en prend acte purement et simplement. Quatrième résolution ( Renouvellement de Monsieur Pierre D’HARCOURT en qualité d’administrateur ). — L’Assemblée Générale décide de renouveler Monsieur Pierre D’HARCOURT en qualité d’administrateur pour une durée de six années, venant à expiration à l’issue de l’Assemblée tenue dans l’année 2027 appelée à statuer sur les comptes de l’exercice écoulé. Cinquième résolution ( Renouvellement de Monsieur David BAVEREZ en qualité d’administrateur ). — L’Assemblée Générale décide de renouveler Monsieur David BAVEREZ en qualité d’administrateur pour une durée de six années, venant à expiration à l’issue de l’Assemblée tenue dans l’année 2027 appelée à statuer sur les comptes de l’exercice écoulé. Sixième résolution ( Autorisation à donner au Conseil d'Administration à l'effet de faire racheter par la société ses propres actions dans le cadre du dispositif de l'article L. 22-10-62 du Code de commerce durée de l’autorisation, finalités, modalités, plafond ). — L’Assemblée Générale, connaissance prise du rapport du Conseil d’Administration, autorise ce dernier, pour une période de dix-huit mois, conformément aux articles L. 22-10-62 et suivants du Code de commerce, à procéder à l’achat, en une ou plusieurs fois aux époques qu’il déterminera, d’actions de la société dans la limite de 10% du nombre d’actions composant le capital social, le cas échéant ajusté afin de tenir compte des éventuelles opérations d’augmentation ou de réduction de capital pouvant intervenir pendant la durée du programme. Cette autorisation mettrait fin à l’autorisation donnée au Conseil d’Administration par l’Assemblée Générale du 16 juin 2020 dans sa sixième résolution à caractère ordinaire. Les acquisitions pourraient être effectuées en vue : d’assurer l’animation du marché secondaire ou la liquidité de l’action LES HÔTELS BAVEREZ par l’intermédiaire d’un prestataire de service d’investissement au travers d’un contrat de liquidité conforme à la pratique admise par la réglementation, de procéder à l’annulation éventuelle des actions acquises conformément à l’autorisation donnée au Conseil d’Administration par l’Assemblée Générale du 16 juin 2020 dans sa septième résolution à caractère extraordinaire. Ces achats d'actions pourront être opérés par tous moyens, y compris par voie d'acquisition de blocs de titres, et aux époques que le Conseil d'Administration appréciera. Ces opérations pourront être effectuées en période d’offre publique dans le respect de la réglementation en vigueur. La société n’entend pas utiliser des mécanismes optionnels ou instruments dérivés. Le prix maximum d’achat est fixé à 90 euros par action. En cas d’opération sur le capital, notamment de division ou de regroupement des actions ou d’attribution gratuite d’actions, le montant sus-indiqué sera ajusté dans les mêmes proportions (coefficient multiplicateur égal au rapport entre le nombre d’actions composant le capital avant l’opération et le nombre d’actions après l’opération). Le montant maximal de l’opération est ainsi fixé à 21 352 140 euros. L’Assemblée Générale confère tous pouvoirs au Conseil d’Administration à l’effet de procéder à ces opérations, d’en arrêter les conditions et les modalités, de conclure tous accords et d’effectuer toutes formalités. Septième résolution ( Pouvoirs pour les formalités ). — L’Assemblée Générale donne tous pouvoirs au porteur d’un exemplaire, d’une copie ou d’un extrait du présent procès-verbal à l’effet d’accomplir toutes les formalités de dépôt et de publicité requises par la loi. ----------------------------- Avertissement Dans le contexte de la crise sanitaire liée à l’épidémie de Covid-19, la Société pourrait être conduite à modifier les modalités de participation de l’Assemblée Générale du 15 juin 2021 qui pour le moment est prévue en présentiel . Ainsi, dans les hypothèses où les restrictions sanitaires l’imposeraient et où les conditions prévues par l’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 (modifiée et prorogée) seraient remplies, le mode de participation à l’Assemblée Générale du 15 juin 2021 serait modifié et elle serait alors organisée à huis clos. Les actionnaires de la Société sont donc invités à consulter régulièrement le site internet de la Société ( www.leshotelsbaverez-sa.com ) qui pourrait être mis à jour pour préciser les modalités définitives de participation à cette Assemblée Générale en fonction des impératifs sanitaires et/ou légaux. Tout actionnaire, quel que soit le nombre d'actions qu'il possède, peut participer à cette Assemblée, soit en votant par correspondance, soit s’y faire représenter dans les conditions et selon les modalités fixées par la loi et les règlements. Seuls pourront participer à l’Assemblée Générale, les actionnaires justifiant de l’inscription en compte des titres à leur nom ou à celui de l'intermédiaire inscrit pour leur compte au deuxième jour ouvré précédant l'Assemblée, soit le vendredi 11 juin 20 21 à zéro heure, heure de Paris : soit dans les comptes de titres nominatifs tenus par la société, soit dans les comptes de titres au porteur tenus par l'intermédiaire habilité. L'inscription des titres au porteur est constatée par une attestation de participation délivrée par l'intermédiaire habilité. Pour pouvoir participer à l’Assemblée, cette attestation de participation doit être transmise par l’intermédiaire habilité à la Société Générale, Service des Assemblées, CS 30812, 44 308 Nantes Cedex 3 en vue d’obtenir une carte d’admission ou présentée le jour de l’Assemblée par l’actionnaire qui n’a pas reçu sa carte d’admission. A défaut d'assister personnellement à l'Assemblée, les actionnaires peuvent choisir entre l'une des trois formules suivantes : a) Donner une procuration à un autre actionnaire, son conjoint ou partenaire avec lequel il a conclu un PACS ; b) Adresser une procuration à la société sans indication de mandat ; c) Voter par correspondance. A compter de la convocation, les actionnaires n’assistant pas personnellement à cette Assemblée et souhaitant voter par correspondance ou être représentés en donnant pouvoir, pourront : – pour l’actionnaire nominatif : renvoyer le formulaire unique de vote par correspondance ou par procuration, qui lui sera adressé avec la convocation, à l’aide de l’enveloppe de réponse pré-pa y ée jointe à la convocation. – pour l’actionnaire au porteur : demander ce formulaire par lettre au teneur du compte. Cette demande devra être parvenue au plus tard six (6) jours avant la date de réunion de cette Assemblée, soit le mercredi 9 juin 20 21 . Le formulaire unique de vote par correspondance ou par procuration devra être renvoyé au teneur du compte, qui se chargera de le transmettre à la Société Générale accompagné d’une attestation de participation justifiant de sa qualité d’actionnaire à J-2 soit le 11 juin 20 21 à zéro heure, heure de Paris. Les actionnaires renverront leurs formulaires de vote par correspondance de telle façon que la Société Générale puisse les recevoir au plus tard le 1 1 juin 20 21 . Il est précisé qu’aucun formulaire de vote par correspondance reçu par la Société après cette date ne sera pris en compte. Demande d’inscription de points à l’ordre du jour ou de projets de résolution Les demandes d’inscription de points ou de projets de résolution à l’ordre du jour par les actionnaires doivent être envoyées au siège social par lettre recommandée avec demande d’avis de réception ou par fax au numéro suivant : +33 (0)1 42 60 43 34 ou par courrier électronique à l’adresse électronique suivante : contact-sa@hotels-baverez.com de façon à être reçu au plus tard le vingt-cinquième jour qui précède la date de l’Assemblée générale, sans pouvoir être adressées plus de vingt jours après la date du présent avis. Les demandes d’inscription de points à l’ordre du jour doivent être motivées. Les demandes d’inscription de projets de résolution devront être accompagnées du texte des projets de résolution, assortis, le cas échéant, d 'un bref exposé des motifs, ainsi que des renseignements prévus au 5° de l'article R. 225-83 du Code de commerce si le projet de résolution porte sur la présentation d 'un candidat au Conseil d 'administration. Une attestation d'inscription en compte devra également être jointe à ces demandes d’inscription de points ou de projets de résolution à l’ordre du jour afin de justifier, à la date de la demande, de la possession ou de la représentation de la fraction du capital exigée conformément aux dispositions de l’article R. 225-71 du Code de commerce. Une nouvelle attestation justifiant de l’inscription des titres dans les mêmes comptes au deuxième jour ouvré précédant l'Assemblée à zéro heure, heure de Paris devra être transmise à la société. Documents publiés ou mis à la disposition des actionnaires Il est précisé que le texte intégral des documents destinés à être présentés à l'Assemblée conformément notamment aux articles L. 225-115 et R. 225-83 du Code de commerce seront mis à disposition au siège social et mis en ligne sur le site internet de la société ( www.leshotelsbaverez-sa.com ) à compter de la date de parution de l’avis de convocation. Questions écrites A compter de la date de parution de l’avis de convocation et jusqu’au quatrième jour ouvré précédant la date de l'Assemblée générale, soit le mercredi 9 juin 202 1 , tout actionnaire pourra adresser au Président du Conseil d’ A dministration de la société des questions écrites, conformément aux dispositions de l’article R. 225-84 du Code de commerce. Ces questions écrites devront être envoyées, par lettre recommandée avec demande d 'avis de réception adressée au siège social ou par fax au numéro suivant : +33 (0)1 42 60 43 34 ou par courrier électronique à l’adresse électronique suivante : contact-sa@hotels-baverez.com . Elles devront être accompagnées d 'une attestation d 'inscription en compte. Le Conseil d'A dministration