CAISSE RÉGIONALE DE CRÉDIT AGRICOLE MUTUEL DE LA TOURAINE ET DU POITOU Société Coopérative à capital variable, régie par les dispositions du Livre V du Code Rural, au capital de 96 399 962 ,25 euros Siège Social et Services Administratifs : 18 rue Salvador Allende , CS 50307 , 86008 Poitiers Cedex Direction Générale et Services Administratifs : Siège social: 45 B l d Winston Churchill , BP 4114 , 37041 Tours Cedex 1 399 780 097 RCS Poitiers Exercice social : du 1er janvier au 31 décembre 2020 Avis de Convocation de l’ Assemblée Générale Extraordinaire du 27 novembre 2020 Les sociétaires sont convoqués en Assemblée Générale Extraordinaire, le vendredi 27 novembre 2020, à 9 heures, dans la salle de conférence du siège social de la Caisse Régionale, 18 rue Salvador Allende à Poitiers (86000), à l’effet de délibérer sur l’ordre du jour suivant : Modifications statutaires relatives : - à l’exigence d’une seule signature du registre des délibérations du conseil, - à une adaptation des termes de l’avis de convocation aux Assemblées générales lorsque le vote à distance de l’Assemblée et préalable à la réunion est rendu possible, - aux différentes modalités de tenue de l’Assemblée et de votes en direct ou préalable, - à la signature du registre des résolutions de l’Assemblée générale par le Président du bureau de l’Assemblée et le Secrétaire de séance, - aux différentes modalités de vote suivant que celui-ci se déroule en présentiel, par correspondance ou par voie électronique, à la signature du livre des procès-verbaux des résolutions d’Assemblées générales par le Président du bureau de l’Assemblée et le Secrétaire de séance, - à la tenue des Assemblées générales en visio ou audioconférence, aux conséquences de ces diverses réunions et nouveaux procédés de vote de l’Assemblée générale à distance sur le calcul du quorum Pouvoirs pour accomplissement de formalités Vous trouverez l’ensemble des informations préparatoires à l’Assemblée Générale Extraordinaire dont le texte des résolutions sur la page des informations réglementées du site internet de la Caisse Régionale 15 jours avant l’Assemblée Générale . Résolutions présentées à l’Assemblée Générale Extraordinaire du 27 novembre 2020 Première résolution (Modification s statutaire s proposée s afin de prévoir la possibilité que le registre des délibérations du Conseil d’Administration soit signé par le Président ou par le Secrétaire de séance ) . — L’Assemblée générale extraordinaire décide de modifier le deuxième alinéa de l’article 19 des statuts relatif aux réunions du Conseil, en prévoyant que le registre des délibérations du Conseil soit signé alternativement par le Président ou par le Secrétaire de séance (et non plus cumulativement par le Président et le Secrétaire de séance pour faciliter la signature électronique). Ce formalisme de double signature ne relève pas d’une obligation juridique et se révèle lourd d’un point de vue opérationnel. En outre, en faisant application du décret n° 2019-1118 du 31 octobre 2019 relatif à la dématérialisation des registres et des procès-verbaux des sociétés, les Caisses régionales et locales travaillent actuellement à la mise en place d’un dispositif de dématérialisation des registres d’Assemblées générales et de Conseils. Article 1 9 – Réunions du Conseil : Ancienne rédaction du deuxième alinéa Les délibérations du Conseil sont consignées sur un registre signé par le Président et le Secrétaire de séance . Nouvelle rédaction du deuxième alinéa Les délibérations du Conseil sont consignées sur un registre signé par le Président ou le Secrétaire de séance. Deuxième résolution (Modification s statutaire s proposée s afin de prévoir les modalités de convocation lorsqu’il est offert aux sociétaires la possibilité de recourir au vote à distance ) . — L’Assemblée générale extraordinaire décide de compléter l’article 25 des statuts relatifs aux convocations afin de préciser les mentions figurant dans l’avis de convocation lorsqu’il est offert aux sociétaires la possibilité de recourir notamment au vote à distance (y compris par correspondance ou par des moyens électroniques de télécommunication), notamment dans des circonstances inédites et pour ne pas dépendre d’une loi d’exception assouplissant les modalités de tenue des organes sociaux. En effet, l’impact de la crise sanitaire liée au Covid 19 sur la tenue de l’Assemblée générale au premier semestre 2020 a mis en exergue la nécessité, pour la Caisse régionale, lorsque des circonstances exceptionnelles l’imposent, de réunir ses sociétaires en visio ou audioconférence et d’organiser un système de vote à distance (que ce soit par correspondance ou par des moyens électroniques de télécommunication), préalablement ou lors de la réunion d’Assemblée, ce que les statuts ne prévoyaient pas. Article 25 – Convocation : Ajout du sixième alinéa L’avis de convocation précise également la procédure à suivre et les conditions de délai à respecter pour la prise en compte des votes lorsqu’il offre aux sociétaires la possibilité de voter à distance de l’Assemblée générale, préalablement ou lors de la réunion, y compris par correspondance ou par des moyens électroniques de télécommunication. Troisième résolution (Modification s statutaire s proposée s afin de pouvoir réunir les sociétaires dans le cadre de réunions en visio ou audio conférence et de pouvoir organiser un système de vote à distance ) . — L’Assemblée générale extraordinaire décide de modifier l’article 27 des statuts relatif à la tenue des Assemblées générales pour : - y ajouter la possibilité , pour les Sociétaires, sur décision du Conseil et moyennant une mention dans l’avis de convocation, de participer aux Assemblées générales par voie de visioconférence ou par tous moyens électroniques de télécommunication ou en votant préalablement à la réunion, soit par des moyens électroniques de télécommunication (y compris internet) soit par correspondance, - y préciser les modalités de tenue et d’émargement de la feuille de présence certifiée exacte et arrêtée par le bureau de l’Assemblée générale, prenant en compte tous les sociétaires présents, physiquement ou non, y compris ceux participant par voie de visioconférence ou par des moyens électroniques de télécommunication. Ces ajouts et précisions donneront au Conseil d’administration le pouvoir d’opter pour le format de réunion adapté et de fixer les modalités de participation et de vote préalable ou lors de l’Assemblée en résultant, tout en s’assurant que les caractéristiques techniques employées sont adaptées. Il est rappelé par ailleurs que, pour la Caisse régionale, la réunion physique de l’Assemblée générale doit demeurer la règle. Article 27 – Tenue des assemblées : Ancienne rédaction L'Assemblée générale est présidée par le Président du Conseil d'administration et, en son absence, par l'administrateur que le Conseil désigne. Deux assesseurs sont désignés par l'Assemblée. Le bureau ainsi composé désigne un secrétaire. Le Président assure la police de l’Assemblée et veille à ce que les discussions ne s’écartent pas de leur objet spécial. Une feuille de présence émargée par chacun des membres présents, certifiée et arrêtée par le bureau de l’Assemblée générale, est déposée au siège social, pour être jointe aux procès-verbaux des délibérations, ainsi que les pouvoirs donnés par les sociétaires régulièrement représentés. Les délibérations de l’Assemblée générale sont constatées par les procès-verbaux inscrits sur un registre spécial et signés par les membres du Bureau. Les copies ou extraits de ces délibérations à produire en justice ou ailleurs sont signés par le Président ou un administrateur. Nouvelle rédaction L'Assemblée générale est présidée par le Président du Conseil d'administration et, en son absence, par l'administrateur que le Conseil désigne. Deux assesseurs sont désignés par l'Assemblée. Le bureau ainsi composé désigne un secrétaire. Le Président assure la police de l’Assemblée et veille à ce que les discussions ne s’écartent pas de leur objet spécial. Sur décision du Conseil d’administration, les sociétaires peuvent être invités à participer et voter à l’Assemblée générale selon l’un ou plusieurs des moyens suivants : - physiquement, ou - par voie de visioconférence ou par tous moyens électroniques de télécommunication, y compris internet, ou - par correspondance, conformément aux textes en vigueur. Le Conseil d’administration fixe les modalités de participation et de vote correspondantes, en s'assurant notamment, pour la participation en visioconférence ou par des moyens électroniques de télécommunication pendant la réunion, que les procédures et technologies employées satisfont à des caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations et l'intégrité du vote exprimé. A chaque Assemblée générale est tenue une feuille de présence contenant les indications prescrites par la loi et recensant tout sociétaire présent, participant par voie de visioconférence ou par tous moyens électroniques de télécommunication, représenté ou ayant adressé un formulaire de vote par correspondance. Cette feuille de présence dûment émargée par chacun des membres présents et des mandataires présents physiquement à l’Assemblée, certifiée exacte et arrêtée par le bureau de l’Assemblée générale, est déposée au siège social, pour être jointe aux procès-verbaux des délibérations, ainsi que les pouvoirs donnés par les sociétaires régulièrement représentés. Elle sera, le cas échéant, complétée par la Caisse régionale, à partir des formulaires de votes à distance et préalables reçus par la Caisse régionale. Les délibérations de l’Assemblée générale sont constatées par les procès-verbaux inscrits sur un registre spécial et signés par les membres du Bureau. Les copies ou extraits de ces délibérations à produire en justice ou ailleurs sont signés par le Président ou un administrateur. Quatrième résolution (Modification s statutaire s proposée s afin de prévoir que le registre des résolutions de l’Assemblée générale soit signé par le Président du bureau de l’Assemblée et le Secrétaire de séance ) . — L’Assemblée générale extraordinaire décide de modifier les deux derniers alinéas de l’article 27 des statuts relatif à la tenue des Assemblées pour prévoir que le registre des résolutions de l’Assemblée générale soit signé par le Président du Bureau de l’Assemblée et le Secrétaire de séance (et non plus cumulativement par tous les membres du Bureau. Ce formalisme de multiples signatures ne relève pas d’une obligation juridique et se révèle lourd d’un point de vue opérationnel. En outre, en faisant application du décret n° 2019-1118 du 31 octobre 2019 relatif à la dématérialisation des registres et des procès-verbaux des sociétés, les Caisses régionales et locales travaillent actuellement à la mise en place d’un dispositif de dématérialisation des registres d’Assemblées générales et de Conseils. Alléger cette formalité de multiple signature par les membres du Bureau (Président, assesseurs et Secrétaire de séance) du registre des délibérations de l’Assemblée générale s’inscrirait donc par ailleurs dans la mouvance de la simplification du formalisme administratif par le recours à la digitalisation et allègerait le travail du Secrétaire de séance de l’Assemblée à travers le recours à la signature électronique. Article 27 – Tenue des assemblées : Ancienne rédaction des deux derniers alinéas Les délibérations de l’Assemblée générale sont constatées par les procès-verbaux inscrits sur un registre spécial et signés par les membres du Bureau. Les copies ou extraits de ces délibérations à produire en justice ou ailleurs sont signés par le Président ou un administrateur. Nouvelle rédaction des deux derniers alinéas Les résolutions de l’Assemblée générale sont constatées par les procès-verbaux inscrits sur un registre spécial et signés par le Président du bureau de l’Assemblée et le Secrétaire de séance. Les copies ou extraits de ces résolutions à produire en justice ou ailleurs sont signés par le Président ou un administrateur Cinquième résolution (Modification statutaire proposée afin de préciser les modalités de vote attachées au vote en présentiel lors de la réunion ou préalablement à celle-ci par correspondance ou par voie électronique ) . — L’Assemblée générale extraordinaire décide de modifier l’article 28 des statuts relatif aux règles de vote pour préciser les différentes modalités de vote possibles, avant ou pendant l’Assemblée, suivant qu’est utilisé le vote en présentiel, le vote par correspondance ou le vote par voie électronique. En effet, l’ajout, dans les statuts, de la possibilité de tenir les Assemblées générales de la Caisse régionale par voie de visioconférence ou par tous moyens électroniques de télécommunication, y compris internet, et de procéder à des votes préalables et à distance , rend nécessaire une clarification dans les statuts des différentes règles et modalités de votes possibles. Article 28 – Règles de vote Ancienne rédaction 1. Chaque sociétaire individuel a droit à une voix quel que soit le nombre de parts qu’il possède. Il peut se faire représenter par un autre sociétaire porteur d’un mandat écrit et qui, dans ce cas, dispose, en outre de sa voix personnelle, de la voix de chacun des sociétaires qu’il présente, sans pouvoir disposer à ce titre de plus de cinq voix, la sienne comprise. 2. Chaque sociétaire collectif visé à l’article 1er a droit à une voix quel que soit le montant de sa souscription, puis à une voix supplémentaire par cent parts souscrites, sans toutefois qu’il puisse disposer de plus de cinq voix en tout. Il se fait représenter par un délégué membre ou non à titre individuel de la présente Société. 3. Le délégué représentant plusieurs collectivités ne pourra disposer d’un nombre de voix supérieur au double du nombre maximum de droits de vote susceptible d’être obtenu par un sociétaire collectif (soit dix voix) 4. Chaque associé mandataire représentant à la fois de sociétaires particuliers et collectifs, ne saurait détenir au total un nombre de voix supérieur au cumul du maximum de droits de vote d’un sociétaire individuel, la sienne comprise et du double du maximum de droits de vote d’un sociétaire collectif (quinze voix au total). 5. La répartition des voix en Assemblée Générale de la Caisse Régionale sera de : - 50% pour les Caisses Locales du département d’Indre et Loire - 50% pour les Caisses Locales du département de la Vienne des voix attribuées aux Caisses Locales, plus une voix par Administrateur. La représentation des Caisses Locales de chaque département est fixe et indépendante de l’évolution de l’activité économique de chaque Caisse locale et du nombre de sociétaire 6. Les personnes physiques ou morales autres que les Caisses locales ne pourront représenter plus du tiers des droits de vote attribués aux sociétaires pour les Assemblées générales Nouvelle rédaction Article 28.1. - Règles de vote 1. Chaque sociétaire individuel a droit à une voix quel que soit le nombre de parts qu’il possède. Il peut se faire représenter par un autre sociétaire porteur d’un mandat écrit et qui, dans ce cas, dispose, en outre de sa voix personnelle, de la voix de chacun des sociétaires qu’il présente, sans pouvoir disposer à ce titre de plus de cinq voix, la sienne comprise. 2. Chaque sociétaire collectif visé à l’article 1er a droit à une voix quel que soit le montant de sa souscription, puis à une voix supplémentaire par cent parts souscrites, sans toutefois qu’il puisse disposer de plus de cinq voix en tout. Il se fait représenter par un délégué membre ou non à titre individuel de la présente Société. 3. Le délégué représentant plusieurs collectivités ne pourra disposer d’un nombre de voix supérieur au double du nombre maximum de droits de vote susceptible d’être obtenu par un sociétaire collectif (soit dix voix) 4. Chaque associé mandataire représentant à la fois de sociétaires particuliers et collectifs, ne saurait détenir au total un nombre de voix supérieur au cumul du maximum de droits de vote d’un sociétaire individuel, la sienne comprise et du double du maximum de droits de vote d’un sociétaire collectif (quinze voix au total). 5. La répartition des voix en Assemblée Générale de la Caisse Régionale sera de : - 50% pour les Caisses Locales du département d’Indre et Loire - 50% pour les Caisses Locales du département de la Vienne des voix attribuées aux Caisses Locales, plus une voix par Administrateur. La représentation des Caisses Locales de chaque département est fixe et indépendante de l’évolution de l’activité économique de chaque Caisse locale et du nombre de sociétaire 6. Les personnes physiques ou morales autres que les Caisses locales ne pourront représenter plus du tiers des droits de vote attribués aux sociétaires pour les Assemblées générales Article 28.2. - Modalités de vote Le vote en présentiel se traduit en Assemblée générale par des votes exprimés à main levée. Par exception, l’Assemblée générale pourra cependant décider, à la majorité des voix exprimées à main levée, que tout ou partie de l’ordre du jour donnera lieu à un vote à bulletin secret. Sur décision du Conseil d’Administration, il pourra être proposé au sociétaire de voter : - préalablement à la tenue de l’Assemblée générale, à distance par correspondance ou par des moyens électroniques de télécommunication, y compris internet, ou - pendant la tenue de l’Assemblée générale, par des moyens électroniques de télécommunication, y compris sur internet. Lorsque le vote s'effectue par correspondance ou par voie électronique, un formulaire de vote à distance est rempli par le sociétaire. Dans le premier cas, le formulaire de vote par correspondance mis à disposition de tout sociétaire doit être reçu par la Caisse régionale au moins 3 (trois) jours avant la date de tenue de l’Assemblée générale. Dans le deuxième cas, le vote se fait sur un site exclusivement consacré au vote électronique à l’aide d’un formulaire électronique dont la signature fait appel à un procédé fiable d’identification, garantissant son lien avec le formulaire de vote à distance auquel elle s’attache. Le vote exprimé avant l’Assemblée générale par ce moyen électronique, ainsi que l’accusé de réception qui en est donné, seront considérés comme des écrits non révocables et opposables à tous, étant précisé qu’en cas de perte de la qualité de sociétaire intervenant entre la mise à disposition du formulaire électronique et le jour de l’Assemblée générale à zéro heure, heure de Paris, le vote exprimé ne sera pas pris en compte. Sixième résolution (Modification s statutaire s proposée s afin de clarifier la notion de « sociétaires présents » pour le déroulement des délibérations et pour le calcul du quorum et de la majorité des Assemblées générales ) . — L’Assemblée générale extraordinaire décide de modifier le troisième et le quatrième alinéa de l’article 29 , et de compléter l’article 31 des statuts relatif respectivement aux conditions de quorum et de majorité des Assemblée s générale s ordinaires d’une part et, aux conditions de décisions, quorum et de majorité pour les Assemblées générales extraordinaires d’autre part, afin d’y préciser que sont réputés présents les sociétaires : - qui participent à l’Assemblée générale physiquement, par visioconférence ou par des moyens électroniques de télécommunication, y compris internet, permettant leur identification et garantissant leur participation effective à la réunion de l’Assemblée générale dont les délibérations sont retransmises de façon continue et simultanée, ou - ayant voté à distance soit par des moyens électroniques de télécommunication (y compris internet) soit par correspondance. L’ajout, dans les statuts de la Caisse régionale, de la possibilité de tenir les Assemblées générales de la Caisse par voie de visioconférence ou par tous moyens électroniques de télécommunication (y compris internet) et d’admettre le vote à distance, soit par des moyens de télécommunication soit par correspondance, justifie en effet une clarification dans les statuts de la notion de « sociétaires présents » pour le déroulement des délibérations et pour le calcul du quorum des Assemblées générales. Article 29 – Assemblée générale ordinaire – Quorum et majorité : Ancienne rédaction du troisième alinéa 3. Les décisions de l'Assemblée générale ordinaire sont prises à la majorité des voix des sociétaires présents ou représentés. En cas de partage égal des voix, celle du Président est prépondérante . Nouvelle rédaction du troisième alinéa et ajout du quatrième alinéa 3. Les décisions de l'Assemblée générale ordinaire sont prises à la majorité des voix exprimées par les sociétaires présents ou représentés. En cas de partage égal des voix, celle du Président est prépondérante. 4. Sont réputés présents les sociétaires : - qui participent à l’Assemblée générale physiquement, par visioconférence ou par des moyens électroniques de télécommunication, y compris internet, permettant leur identification et garantissant leur participation effective à la réunion de l’Assemblée générale dont les délibérations sont retransmises de façon continue et simultanée, ou - ayant voté à distance, soit par des moyens électroniques de télécommunication soit par correspondance. Article 31 – Assemblée générale extraordinaire – Quorum et majorité : Ajout du cinquième alinéa 5. Sont réputés présents les sociétaires : - qui participent à l’Assemblée générale physiquement, par visioconférence ou par des moyens électroniques de télécommunication, y compris internet, permettant leur identification et garantissant leur participation effective à la réunion de l’Assemblée générale dont les délibérations sont retransmises de façon continue et simultanée, ou - ayant voté à distance, soit par des moyens électroniques de télécommunication soit par correspondance. Septième résolution (Pouvoir pour accomplissement de formalités) . — L’Assemblée générale donne tous pouvoirs au porteur d’un original, d’une copie ou d’un extrait du procès-verbal de la présente Assemblée pour l’accomplissement de toutes formalités légales.