FIDUCIAL OFFICE SOLUTIONS Société anonyme au capital 22 000 000 € Siège social : 41, rue du Capitaine Guynemer – 92400 COURBEVOIE 969 504 133 RCS Nanterre Avis de réunion à l’Assemblée générale ordinaire Les actionnaires sont informés que l’Assemblée générale ordinaire annuelle se tiendra le 31 mars 2023, à 15 heures 30, à LYON (69009) – 38, Rue Sergent Michel Berthet, à l'effet de délibérer sur l'ordre du jour suivant : Lecture des rapports du Conseil d’administration et des Commissaires aux comptes ; Approbation des comptes sociaux de l’exercice clos le 30 septembre 2022 (1 re résolution) ; Approbation des comptes consolidés de l’exercice clos le 30 septembre 2022 (2 e résolution) ; Affectation du résultat de l’exercice (3 e résolution) ; Rapport des Commissaires aux Comptes sur les conventions visées à l’article L.225-38 du Code de commerce et approbation desdites conventions (4 e résolution) ; Renouvellement du mandat d’un administrateur à échéance (5 e résolution) ; Pouvoirs pour l’accomplissement des formalités (6 e résolution) . Projets de résolutions présentés par le Conseil d’administration Première résolution - Approbation des comptes annuels de l’exercice clos le 30 septembre 2022 – Rapport de gestion – Déclaration de Performance Extra-Financière – Rapport sur le gouvernement d’entreprise – Rapports des Commissaires aux Comptes – Rapport de l’organisme de vérification – Quitus aux administrateurs L’Assemblée générale, statuant aux conditions de quorum et de majorité requises pour les Assemblées générales ordinaires, après avoir pris connaissance : des comptes annuels de la société arrêtés au 30 septembre 2022 comprenant le bilan, le compte de résultat et l’annexe, des rapports du Conseil d’administration, des Commissaires aux comptes et de l’organisme de vérification, approuve les comptes de l’exercice clos le 30 septembre 2022 tels qu’ils lui ont été présentés faisant apparaître un bénéfice de 930 713,86 euros, ainsi que les opérations traduites dans ces comptes et résumées dans ces rapports. L’Assemblée générale constate qu’aucune dépense et charge visée par les articles 223 quater et 39-4 du Code général des impôts n’a été engagée au titre de l’exercice écoulé. En conséquence, l’Assemblée générale donne aux administrateurs quitus entier et sans réserve de l’exécution de leur mandat pour ledit exercice. Deuxième résolution - Approbation des comptes consolidés de l’exercice clos le 30 septembre 2022 – Rapport de gestion – Déclaration de Performance Extra-Financière - Rapport sur le gouvernement d’entreprise – Rapports des Commissaires aux Comptes – Rapport de l’organisme de vérification – Quitus aux administrateurs L’Assemblée générale, statuant aux conditions de quorum et de majorité requises pour les Assemblées générales ordinaires, après avoir pris connaissance : des comptes consolidés de la société arrêtés au 30 septembre 2022 comprenant le bilan, le compte de résultat et l’annexe, des rapports du Conseil d’administration, des Commissaires aux comptes et de l’organisme de vérification, approuve dans toutes leurs parties et leurs conséquences, les comptes consolidés arrêtés au 30 septembre 2022 tels qu’ils lui ont été présentés faisant ressortir un résultat net part du Groupe de 1,9 millions d’euros , ainsi que les opérations traduites dans ces comptes et résumées dans ces rapports. L’Assemblée générale approuve le montant des dépenses et charges visées par les articles 223 quater et 39-4 du Code général des impôts, soit la somme de 72 688 euros au niveau du Groupe, ainsi que l’impôt correspondant. En conséquence, l’Assemblée générale donne aux administrateurs quitus entier et sans réserve de l’exécution de leur mandat pour ledit exercice. Troisième résolution - Affectation du résultat de l’exercice et distribution de dividendes L’Assemblée générale, statuant aux conditions de quorum et de majorité requises pour les Assemblées générales ordinaires, après avoir pris connaissance : des rapports du Conseil d’administration et des commissaires aux Comptes sur les comptes annuels, décide d’affecter le résultat de l’exercice, soit un bénéfice de 930 713,86 €, de la manière suivante : Bénéfice de l’exercice……………………………..…….. ……………………………..……. 930 713,86 € 5 % à la réserve légale ………………………………….. 46 535,69 € qui s'élèvera ainsi, après affectation, à 1 638 851,32 € -------------------- Le Solde ………………………………………………………. 884 178,17 € Auquel s’ajoute le report à nouveau créditeur ……………. …………….……………. ………… 17 221 047,94 € Formant un bénéfice distribuable de ……………………… 18 105 226,11 € Affectation : - A titre de dividendes aux actionnaires ……………………. …………….……………. 1 000 000,00 € Soit un dividende de 0,46 € par action ------------------ Le Solde au compte « report à nouveau créditeur » 17 105 226,11 € Conformément aux dispositions de l'article 243 bis du Code général des impôts, l’Assemblée générale constate, en outre, qu’au titre des trois derniers exercices, des dividendes ont été distribués par la société dans les conditions suivantes : Exercices 30/09/19 30/09/20 30/09/21 €uros €uros €uros Éligibles (*) - - Non éligibles (*) - - Total - - (*) à l’abattement mentionné au 2° du 3 de l’article 158 du CGI Quatrième résolution - Approbation des conventions relevant de l’article L.225-38 du Code de commerce – Rapport sur les conventions réglementées L’Assemblée générale, statuant aux conditions de quorum et de majorité requises pour les Assemblées générales ordinaires, après avoir pris connaissance : du rapport des Commissaires aux Comptes sur les conventions visées à l’article L.225-38 du Code de commerce, prend acte qu’aucune convention entrant dans le champ d’application dudit article n’a été conclue ou s’est poursuivie au titre de l’exercice écoulé. Cinquième résolution - Renouvellement du mandat d’administrateur de Mme Nathalie JARJAILLE L’Assemblée générale, sur proposition du Conseil d’Administration , statuant aux conditions de quorum et de majorité requises pour les Assemblées générales ordinaires, décide de renouveler le mandat d’administrateur de Madame Nathalie JARJAILLE, venant à expiration à l’issue de la présente assemblée, Et ce, pour une nouvelle période de six (6) années qui prendra fin à l'issue de l'Assemblée générale ordinaire des actionnaires tenue en 2029 appelée à statuer sur les comptes de l'exercice clos le 30 septembre 2028. Sixième résolution - Pouvoirs en vue des formalités L’Assemblée générale, statuant aux conditions de quorum et de majorité requises pour les Assemblées générales ordinaires, confère tous pouvoirs au porteur d’une copie ou d’un extrait du présent procès-verbal en vue de l’accomplissement des formalités requises. _________________________ A. Conditions pour pouvoir participer Conformément aux dispositions de l’article R.22-10-28 du Code de commerce, le droit de participer à l’Assemblée est subordonné à l’inscription en compte des titres de l’actionnaire ou de l’intermédiaire inscrit pour son compte si l’actionnaire réside à l’étranger, au plus tard le mercredi 29 mars 2023 , à zéro heure CET : soit dans les comptes titres nominatifs tenus pour la Société par CIC Market Solutions ; soit dans les comptes titres au porteur tenus par l’établissement teneur de compte ; à cet effet, une attestation de participation doit être délivrée par ce dernier. L’actionnaire qui a déjà transmis ses instructions de participation à l’Assemblée générale peut, à tout moment, céder tout ou partie de ses actions : si l’opération se dénoue avant le mercredi 29 mars 2023 à zéro heure CET, la Société invalide ou modifie en conséquence, selon le cas, les instructions de participation transmise par l’actionnaire pour exercer son vote. À cette fin, l’intermédiaire mentionné à l’article L.211-3 du Code monétaire et financier notifie la cession à la Société ou à son mandataire et lui transmet les informations nécessaires ; si le transfert de propriété est réalisé après le mercredi 29 mars 2023 à zéro heure CET, quel que soit le moyen utilisé, il ne sera pas notifié par l’intermédiaire mentionné à l’article L.211-3 du Code monétaire et financier, ni pris en considération par la Société, nonobstant toute convention contraire. Conformément au III de l’article R.225-85 du Code de commerce, l’actionnaire qui a déjà demandé sa carte d’admission ou une attestation de participation, exprimé son vote à distance ou donné pouvoir, ne peut plus choisir un autre mode de participation à l’Assemblée. Toute procuration est révocable dans les mêmes formes que celles requises pour la désignation du mandataire. B. Procédures à suivre pour participer à l’Assemblée générale. Pour être pris en compte, le formulaire de vote par correspondance ou par procuration doit parvenir à FIDUCIAL OFFICE SOLUTIONS - Direction Juridique – 38 rue du Sergent Michel Berthet – CS 50614 – 69258 LYON Cedex 09 au plus tard le mardi 28 mars 2023 à minuit CET . L’actionnaire au nominatif (pur ou administré) peut formuler son choix en noircissant la case appropriée sur le formulaire de vote par correspondance ou par procuration joint à la convocation. Le formulaire complété, daté et signé devra parvenir à l’adresse indiquée ci-avant. L’actionnaire au porteur peut formuler son choix en noircissant la case appropriée sur le formulaire de vote par correspondance ou par procuration. Celui-ci dûment complété et signé, accompagné de l’attestation de participation, doivent être transmis par l’établissement teneur de compte à l’adresse mentionnée ci-avant. Il peut se procurer le formulaire de vote par correspondance ou par procuration : sur le site de la Société à l’adresse suivante : https://investisseurs.fiducial-office-solutions.fr/Espace-actionnaires ; soit auprès de son établissement teneur de compte ; soit par lettre reçue au plus tard six jours avant la date de réunion de l’Assemblée générale adressée à FIDUCIAL OFFICE SOLUTIONS – Direction Juridique – 38 rue du Sergent Michel Berthet – CS 50614 – 69258 LYON Cedex 09 . Pour toute procuration retournée sans indication du mandataire, le Président de l’Assemblée émettra un vote favorable à l’adoption des projets de résolutions présentés ou agréés par le Conseil d’administration et un vote défavorable à l’adoption de tous les autres projets de résolutions (article L.225-106, III, al.5 du Code de commerce). Si le formulaire est renvoyé daté et signé mais qu’aucun choix n’est coché, cela vaudra automatiquement pouvoir au Président de l’Assemblée. C. Demandes d’inscription de points ou de projets de résolutions à l’ordre du jour par les actionnaires Les demandes d’inscription à l’ordre du jour, de points ou de projets de résolutions, par les actionnaires remplissant les conditions prévues par l’article R.225-71 du Code de commerce, doivent parvenir à la Société, au plus tard le mardi 7 mars 2023 , conformément à l’article R.225-73 du Code de commerce, par lettre recommandée avec avis de réception, à l’attention du Président du Conseil d’administration à FIDUCIAL OFFICE SOLUTIONS – Direction Juridique – 38 rue du Sergent Michel Berthet – CS 50614 – 69258 LYON Cedex 09. D. Questions écrites Tout actionnaire a la faculté de poser par écrit des questions auxquelles il sera répondu au cours de l'Assemblée. Les questions écrites, accompagnées d'une attestation d'inscription en compte, soit dans les comptes titres nominatifs, soit dans les comptes titres au porteur, seront recevables à compter de la date à laquelle les documents soumis à l’Assemblée générale sont publiés sur le site de la Société, soit au plus tard le vendredi 10 mars 2023 à minuit, et doivent être réceptionnées au plus tard avant la fin du 4ᵉ jour ouvré précédant la date de l’Assemblée, soit le lundi 27 mars 2023. Ces questions doivent être adressées par lettre recommandée avec avis de réception, à l’attention du Président du Conseil d’administration, à FIDUCIAL OFFICE SOLUTIONS – Direction Juridique – 38 rue du Sergent Michel Berthet – CS 50614 – 69258 LYON Cedex 09. Conformément à la législation en vigueur, une réponse commune pourra être apportée à ces questions dès lors qu'elles présenteront le même contenu. Le Conseil d’administration est tenu de répondre au cours de l’Assemblée. Toutefois, la réponse à une question écrite sera réputée avoir été donnée dès lors qu'elle figurera sur le site Internet de la Société dans une rubrique consacrée aux questions-réponses. E. Droit de communication des actionnaires L’ensemble des documents visés aux articles R.225-89 du Code de commerce seront tenus à la disposition des actionnaires au sein de la Direction Juridique de la Société, à compter de la publication de l’avis de convocation, 15 jours au moins avant l’Assemblée générale. L’ensemble des informations et documents prévus à l’article L.22-10-23 du Code de commerce seront disponibles au plus tard à compter du 21 e jour précédant l’Assemblée générale, soit le vendredi 10 mars 2023, sur le site Internet de la S ociété à la rubrique suivante : https://investisseurs.fiducial-office-solutions.fr/Espace-actionnaires . Il est toutefois possible de recevoir ces documents par courrier électronique ou postal, en application des dispositions de l’article R.225-88 du Code de commerce, en retournant à la Société, par courrier électronique ou postale, le formulaire de demande d’envoi de documents de documents et renseignements joint à la convocation. Le Conseil d’administration