HEXAOM Société anonyme au capital de 1.250.000 euros Siège social : 2 Route d'Ancinnes - 61000 Alençon 095 720 314 RCS Alençon AVIS DE CONVOCATION Avertissement : Les modalités de l’assemblée générale présentées ci-après tiennent compte des dispositions légales et réglementaires en vigueur à ce jour. Ces modalités pourraient évoluer en fonction des impératifs sanitaires et légaux qui s’imposeraient postérieurement à la parution du présent avis de convocation . Ainsi, v ous êtes invité s à consulter régulièrement la rubrique dédiée à l’assemblée générale du 7 novembre 202 2 sur le site de la société : www.hexaom.fr/investisseurs/assemblee-generale . Les actionnaires de la société sont convoqués en Assemblée Générale Mixte le 7 novembre 2022 à 1 1 heures au siège social de la société situé au 2 route d’Ancinnes – 61000 Alençon, à l’effet de statuer sur l’ordre du jour suivant : ORDRE DU JOUR À caractère ordinaire : Approbation du projet de transfert de la cotation des titres de la Société d’Euronext Paris vers Euronext Growth Paris et pouvoirs à donner au Conseil d’administration, Ratification de la nomination provisoire de Monsieur Nicolas DREYFUS en qualité d’administrateur en remplacement de Monsieur Pierre FOUCRY, À caractère extraordinaire : Institution d’une obligation statutaire de déclaration de franchissement de seuils et modification corrélative de l’article 9 des statuts sous condition suspensive du transfert de marché , Modification de la règle de prix prévue par les vingtième et vingt-et-unième résolutions de l’Assemblée Générale du 1 er juin 2022 sous condition suspensive du transfert de marché, Modification de la règle de prix prévue par la vingt-quatrième résolution de l’Assemblée Générale du 1 er juin 2022 sous condition suspensive du transfert de marché, Modification de la règle de prix prévue par la vingt-cinquième résolution de l’Assemblée Générale du 1 er juin 2022 sous condition suspensive du transfert de marché , Pouvoirs pour les formalités. ____________________________________________________ Modalités de participation et de vote à l’assemblée générale Formalités préalables pour participer à l’Assemblée Les actionnaires peuvent participer à cette Assemblée quel que soit le nombre d’actions dont ils sont propriétaires et leurs modalités de détention (au nominatif ou au porteur). Il est justifié du droit de participer aux assemblées générales des sociétés par l’inscription en compte des titres au nom de l'actionnaire ou de l'intermédiaire inscrit pour son compte en application de l'article R. 22-10-28 du Code de Commerce, au deuxième jour ouvré précédant l'Assemblée, soit le 3 novembre 2022 à zéro heure, heure de Paris, soit dans les comptes de titres nominatifs tenus par le mandataire de la Société, soit dans les comptes de titres au porteur tenus par l'intermédiaire habilité. Pour les actionnaires au porteur, ce sont les intermédiaires habilités qui tiennent les comptes de titre au porteur qui justifient directement de la qualité d’actionnaire de leurs clients auprès du Centralisateur de l’Assemblée ( CIC – service assemblées – 6 avenue de Provence – 75452 Paris Cedex 09 ) par la production d’une attestation de participation annexée au formulaire de vote à distance ou de procuration, ou à la demande de carte d'admission. Participation à l’Assemblée L’actionnaire pourra participer à l’Assemblée ( 2.1 ) soit en y assistant personnellement, ( 2.2 ) soit en votant par correspondance, ( 2.3 ) soit en s’y faisant représenter dans les conditions décrites ci-dessous. Le formulaire unique de vote à distance ou par procuration ou de demande de carte d’admission (ci-après le « Formulaire unique » ) permet de choisir entre ces différents modes de participation. L ’ actionnaire au nominatif peut télécharger le Formulaire unique sur le site internet de la société www.hexaom.fr onglet « investisseurs » rubrique « assemblée générale » ou le demander par lettre simple à CIC – service assemblées – 6 avenue de Provence – 75452 Paris Cedex 09 , cette demande ne pouvant être satisfaite que si elle est reçue par CIC six jours au moins avant la date de l’Assemblée , soit le 1 er novembre 202 2 . L ’ actionnaire au porteur pourr a obtenir le Formulaire unique : en le téléchargeant sur le site internet de la société www.hexaom.fr onglet « investisseurs » rubrique « assemblée générale » ; a uprès de l’intermédiaire financier qui assure la gestion de ses titres ; p ar lettre simple à CIC – service assemblées – 6 avenue de Provence – 75452 Paris Cedex 09, cette demande ne pouvant être satisfaite que si elle est reçue par CIC six jours au moins avant la date de l’Assemblée , soit le 1 er novembre 202 2 . Pour cette assemblée, il n’est pas prévu la possibilité de voter par des moyens électroniques de télécommunication et, de ce fait, aucun site visé à l’article R . 225-61 du Code de commerce ne sera aménagé à cette fin. 2.1 L’actionnaire souhaite participer personnellement à l’Assemblée : L’actionnaire doit faire une demande de carte d’admission. L ’ actionnaire au nominatif devr a faire la demande de carte en remplissant le Formulaire unique (en cochant « je désire assister à cette assemblée » ), et en le retournant à CIC – service assemblées – 6 avenue de Provence – 75452 Paris Cedex 09 ou serviceproxy@cic.fr . L ’ actionnaire au porteur devr a demander sa carte d’admission à l’intermédiaire financier qui assure la gestion de ses titres, qui transmettra la demande à CIC. Cette dernière la fera parvenir à l’actionnaire par voie postale. Si l’actionnaire n’a pas reçu de carte d’admission 2 jours ouvrés avant la date de l’assemblée, soit le 3 novembre 2022 , il devra demander à son intermédiaire financier de lui délivrer une attestation de participation qui lui permettra de justifier de sa qualité d’actionnaire à J-2 pour être admis à participer à l’assemblée. 2.2 L’actionnaire souhaite voter par correspondance : L’actionnaire au nominatif devra retourner le Formulaire unique dument complété (en complétant le cadre « je vote par correspondance ») à CIC – service assemblées – 6 avenue de Provence – 75452 Paris Cedex 09 ou serviceproxy@cic.fr . L’actionnaire au porteur devra retourner le Formulaire unique dument complété à l’intermédiaire financier qui assure la gestion de ses titres, qui le transmettra à CIC accompagné d’une attestation de participation mentionnant le nombre de titres détenus. Pour être pris en compte, le formulaire de vote par correspondance, complété et signé (et accompagné de l’attestation de participation pour les actionnaires au porteur) , devra être réceptionné chez CIC – service assemblées – 6 avenue de Provence – 75452 Paris Cedex 09 au plus tard trois jours avant la tenue de l'Assemblée, soit au plus tard le 3 novembre 202 2 . 2.3 L’actionnaire souhaite donner procuration : L’actionnaire peut : soit se faire représenter par un autre actionnaire, son conjoint ou partenaire avec lequel a été conclu un pacte civil de solidarité ou toute autre personne physique ou morale de son choix dans les conditions prescrites aux article s L . 225-106 et L. 22-10-39 du Code de commerce, soit donner pouvoir au président, soit adresser une procuration sans indication de mandat aire (pouvoir en blanc), étant précisé que dans ce cas, le président de l’assemblée générale émettra un vote favorable à l’adoption des projets de résolutions proposés ou agréés par le Conseil d’administration et défavorable à l’adoption de tous autres projets de résolution . Les procurations doivent être écrites et signées, et doivent mentionner les nom, prénom et adresse de l’actionnaire pour l ’ actionnaire au nominatif ou les références bancaires complètes pour l ’ actionnaire au porteur, ainsi que les noms, prénom et adresse de son mandataire. La révocation du mandat s’effectue dans les mêmes conditions de forme que celles utilisées pour sa constitution. Conformément aux dispositions de l’article R. 22 - 10-24 du Code de Commerce, la notification de la désignation et de la révocation d’un mandataire peut également être effectuée par voie électronique, selon les modalités suivantes : l’actionnaire au nominatif doit envoyer en pièce jointe d’un e-mail, à l’adresse serviceproxy@cic.fr , une copie numérisée du F ormulaire unique signé en précisant ses nom, prénom et adresse ainsi que les nom et prénom du mandataire désigné ou révoqué, l’actionnaire au porteur doit envoyer en pièce jointe d’un e-mail, à l’adresse serviceproxy@cic.fr , une copie numérisée du Fo rmulaire unique signé en précisant ses nom, prénom et adresse et ses références bancaires complètes ainsi que les nom et prénom du mandataire désigné ou révoqué, puis demander impérativement à son intermédiaire financier qui assure la gestion de son compte-titres d’envoyer une confirmation écrite à CIC accompagnée d’une attestation de participation. Seules les notifications de désignation ou de révocation de mandats dûment signées, complétées (et accompagné es de l’attestation de participation pour les actionnaires au porteur) et réceptionnées au plus tard trois jours avant la date de tenue de l'Assemblée générale, soit le 3 novembre 202 2 pourront être prises en compte. Les copies numérisées de F ormulaires uniques non signés ne seront pas prises en compte. Par ailleurs, seules pourront être adressées à l’adresse électronique susvisée les notifications de désignation ou de révocation de mandats ; toute autre demande ou notification portant sur un autre objet ne pourra être prise en compte et / ou traitée. 2.4 Lorsque l'actionnaire a déjà exprimé son vote à distance, envoyé un pouvoir ou demandé sa carte d'admission ou une attestation de participation, il ne peut plus choisir un autre mode de participation à l'Assemblée. 2.5 L'actionnaire qui a déjà exprimé son vote à distance, envoyé un pouvoir ou demandé sa carte d'admission ou une attestation de participation peut à tout moment céder tout ou partie de ses actions. Cependant, si le transfert de propriété intervient avant le deuxième jour ouvré précédant l'Assemblée, soit le 3 novembre 202 2 , à zéro heure, heure de Paris, la société invalide ou modifie en conséquence, selon le cas, le vote exprimé à distance, le pouvoir, la carte d'admission ou l'attestation de participation. A cette fin, l'intermédiaire habilité teneur de compte notifie le transfert de propriété à la société ou à son mandataire et lui transmet les informations nécessaires. Aucun transfert de propriété réalisé après le 3 novembre 2022 à zéro heure, heure de Paris, quel que soit le moyen utilisé, ne sera notifié par l'intermédiaire ou pris en considération par la société, nonobstant toute convention contraire. Questions écrites Conformément aux dispositions de l’article R . 225-84 du Code de commerce, les actionnaires ont la faculté de poser des questions écrites à la société. Ces questions devront être adressées au président du Conseil d’administration, au siège social de la société (HEXAOM – 2 route d’Ancinnes – 61000 Alençon) par lettre recommandée avec demande d’avis de réception ou par voie électronique à l’adresse suivante : finances@hexaom.fr au plus tard le 4 ème jour ouvré précédant la date de l’assemblée, soit au plus tard le 31 octobre 202 2 . Pour être prises en compte, ces questions doivent impérativement être accompagnées d’une attestation d’inscription en compte. Droit de communication Conformément aux dispositions légales et réglementaires, les documents et renseignements relatifs à cette assemblée générale seront tenus, dans les délais légaux, à la disposition des actionnaires, au siège social de la société (HEXAOM – 2 route d’Ancinnes – 61000 Alençon) à compter de l’avis de convocation ou transmis par CIC sur simple demande adressée à cette dernière. Les documents et informations visés à l’article R . 22- 10 - 23 du Code de commerce peuvent être consultés sur le site internet de la société à l’adresse www.hexaom.fr , onglet « investisseurs », rubrique « assemblée générale », depuis le 21 ème jour précédant l’assemblée, soit le 17 octobre 202 2 . LE CONSEIL D'ADMINISTRATION