Ubisoft Entertainment Société anonyme au capital social de 9 727 835,03 € Siège social : 2, rue du Chêne Heleuc - 56910 Carentoir 335 186 094 RCS Vannes AVIS DE CONVOCATION Mesdames et Messieurs les actionnaires de la société Ubisoft Entertainment SA sont convoqués en Assemblée générale mixte le mercredi 27 septembre 2023 , à 1 4 heures , à la Maison de la RATP – Espace du Centenaire – 189, rue de Bercy – 75012 Paris , à l’effet de délibérer sur l’ordre du jour suivant : Ordre du jour A caractère ordinaire Approbation des comptes sociaux de l’exercice clos le 31 mars 2023 Affectation du résultat de l’exercice clos le 31 mars 2023 Approbation des comptes consolidés de l’exercice clos le 31 mars 2023 Approbation des conventions et engagements réglementés Approbation de l’ensemble des éléments de rémunération des mandataires sociaux visés à l’article L. 22-10-9, I du Code de commerce au titre de l’exercice clos le 31 mars 2023 Approbation des éléments de la rémunération et des avantages versés au cours de l’exercice clos le 31 mars 2023 ou attribués au titre dudit exercice à M. Yves Guillemot, Président-Directeur général Approbation des éléments de la rémunération et des avantages versés au cours de l’exercice clos le 31 mars 2023 ou attribués au titre dudit exercice à M. Claude Guillemot, Directeur général délégué Approbation des éléments de la rémunération et des avantages versés au cours de l’exercice clos le 31 mars 2023 ou attribués au titre dudit exercice à M. Michel Guillemot, Directeur général délégué Approbation des éléments de la rémunération et des avantages versés au cours de l’exercice clos le 31 mars 2023 ou attribués au titre dudit exercice à M. Gérard Guillemot, Directeur général délégué Approbation des éléments de la rémunération et des avantages versés au cours de l’exercice clos le 31 mars 2023 ou attribués au titre dudit exercice à M. Christian Guillemot, Directeur général délégué Approbation de la politique de rémunération applicable au Président-Directeur général Approbation de la politique de rémunération applicable aux Directeurs généraux délégués Approbation de la politique de rémunération applicable aux administrateurs Nomination de Mme Katherine Hays en qualité d’administratrice indépendante Nomination de Mme Olfa Zorgati en qualité d’administratrice indépendante Renouvellement du mandat d’administratrice de Mme Corinne Fernandez-Handelsman Renouvellement du mandat d’administratrice de Mme Belén Essioux-Trujillo Autorisation au Conseil d’administration à l’effet d’opérer sur les actions de la Société A caractère extraordinaire Autorisation au Conseil d’administration à l’effet de réduire le capital social par voie d’annulation d’actions propres détenues par la Société Délégation de compétence au Conseil d’administration à l’effet d’augmenter le capital social par incorporation de réserves, bénéfices, primes ou autres dont la capitalisation serait admise Délégation de compétence au Conseil d’administration à l’effet d’augmenter le capital social par émission d’actions de la Société et/ou de valeurs mobilières donnant accès au capital de la Société ou de l’une de ses filiales et/ou donnant droit à l’attribution de titres de créance, avec maintien du droit préférentiel de souscription Délégation de compétence au Conseil d’administration à l’effet d’augmenter le capital social par émission d’actions de la Société et/ou de valeurs mobilières donnant accès au capital de la Société ou de l’une de ses filiales et/ou donnant droit à l’attribution de titres de créance, avec suppression du droit préférentiel de souscription par offre au public, à l’exclusion des offres visées au 1° de l’article L. 411-2 du Code monétaire et financier Délégation de compétence au Conseil d’administration à l’effet d’augmenter le capital social par émission d’actions de la Société et/ou de valeurs mobilières donnant accès au capital de la Société ou de l’une de ses filiales et/ou donnant droit à l’attribution de titres de créance, avec suppression du droit préférentiel de souscription par offre au public visée au 1° de l’article L. 411-2 du Code monétaire et financier (anciennement « placement privé ») Délégation de pouvoirs au Conseil d’administration à l’effet d’émettre des actions et/ou des valeurs mobilières donnant accès au capital, en vue de rémunérer des apports en nature consentis à la Société, sans droit préférentiel de souscription des actionnaires Délégation de compétence au Conseil d’administration à l’effet d’augmenter le capital social par l’émission d’actions ordinaires et/ou de valeurs mobilières composées, avec suppression du droit préférentiel de souscription des actionnaires, au profit des adhérents à un (des) plan(s) d’épargne entreprise ou Groupe Délégation de compétence au Conseil d’administration à l’effet d’augmenter le capital social par l’émission d’actions ordinaires et/ou de valeurs mobilières composées, avec suppression du droit préférentiel de souscription des actionnaires, réservée aux salariés et/ou mandataires sociaux de certaines filiales de la Société au sens de l’article L. 233-16 du Code de commerce, dont le siège social est situé hors de France, hors plan d’épargne entreprise ou Groupe Délégation de compétence au Conseil d’administration à l’effet d’augmenter le capital social par l’émission d’actions ordinaires et/ou de valeurs mobilières composées, avec suppression du droit préférentiel de souscription des actionnaires, réservée à des catégories de bénéficiaires dans le cadre d’une offre d’actionnariat salarié Plafond global des augmentations de capital A caractère ordinaire et extraordinaire Pouvoirs pour formalités ———————— La Société a pris toutes les mesures pour faciliter le vote à distance . Les actionnaires de la Société peuvent ainsi exprimer leur vote en amont de l’Assemblée générale en utilisant les outils de vote par correspondance ( via la plateforme sécurisée Votaccess ou via le formulaire de vote papier ) ou en donnant procuration, selon les modalités décrites dans le présent avis. Formalités préalables à effectuer pour participer à l’Assemblée g énérale Tout actionnaire, quel que soit le nombre d’actions qu’il possède et leur modalité de détention (nominatif ou au porteur), peut participer à l’Assemblée . Conformément à l’article R. 22-10-28 du Code de commerce , ce droit est subordonné à l’enregistrement comptable des titres au 2 ème jour ouvré précédant l’Assemblée, soit le lundi 25 septembre 2023 à zéro heure , heure de Paris ( « J-2 » ), justifié pour les : actionnaires au nominatif (pur ou administré) , par l’ inscription en leur nom des actions dans les comptes de titres nominatifs tenus pour le compte de la Société par Uptevia , actionnaires au porteur , par l’ inscription des actions dans les comptes de titres au porteur tenus par leur intermédiaire habilité, constatée par une attestation de participation délivrée par ce dernier, le cas échéant par voie électronique, annexée au formulaire de vote par procuration ou par correspondance à l’Assemblée (le « Formulaire Unique »). Le Formulaire Unique est , s’agissant des : actionnaires au nominatif (pur ou administré) : adressé automatiquement lors de l’envoi de la brochure de convocation, sans qu’il soit nécessaire pour ces derniers d’en faire la demande ; actionnaires au porteur : accessible sur le site internet de la Société ( www.ubisoft.com - Espace Investisseurs - Assemblée s g énérale s - 202 3 ) ou peut être obtenu auprès de Uptevia - Service Assemblées Générales Centralisées - 12, place des États-Unis - CS 40083 - 92549 Montrouge Cedex (« Uptevia ») . L a demande doit être faite par lettre simple au plus tard 6 jours précédant l’Assemblée, soit le jeudi 21 septembre 2023 avant minuit . Le Formulaire Unique est accessible sur le s ite i nternet de la Société depuis le mercredi 6 septembre 2023 , soit 21 jours avant la date de l’Assemblée . Modalités de participation et de vote à l’Assemblée g énérale Les actionnaires peuvent choisir entre l’une des trois modalités de participation suivantes : assister personnellement à l’Assemblée ; voter à distance (vote par correspondance ou i nternet le cas échéant) ; s’y faire représenter en donnant pouvoir au Président de l’Assemblée, à son conjoint ou partenaire avec lequel a été conclu un pacte civil de solidarité, à un autre actionnaire, ou à toute personne (physique ou morale) de son choix dans les conditions prescrites aux article s L. 225-106 et L. 22-10-39 du Code de commerce ou, encore, sans indication de mandataire – étant précisé que pour toute procuration donnée par un actionnaire sans indication de mandataire, le Président de l’Assemblée émettra un vote favorable à l’adoption des projets de résolutions présentés ou agréés par le Conseil d’administration et un vote défavorable à l’adoption de tous les autres projets de résolutions. Quel que soit le mode de participation utilisé, il est recommandé aux actionnaires d’exprimer leur choix le plus tôt possible afin d’en faciliter le traitement. Les actionnaires disposent de deux moyens pour choisir leur mode de participation à l’Assemblée : utiliser la plateforme de vote en ligne V otaccess (recommandé) ; utiliser le Formulaire Unique. Il est précisé qu’en application de l’article R. 22-10-28 du Code de commerce, l ’ actionnaire qui a déjà exprimé son vote ou envoyé un pouvoir ou demandé sa carte d ’ admission peut à tout moment céder tout ou partie de ses actions. Cependant, si la cession intervient avant J-2 , Uptevia invalide ou modifie en conséquence, selon le cas, le vote exprimé ou le pouvoir ou la demande de carte d’admission , à hauteur du nombre d’actions cédées . Aucune cession ni aucune autre opération réalisée après J-2 , quel que soit le moyen utilisé, ne pourra être notifiée par l'intermédiaire habilité et/ou prise en considération par Uptevia , nonobstant toute convention contraire. 2.1. Participation par utilisation de la plateforme V otaccess (recommandé) La plateforme Votaccess pour la présente Assemblée sera ouverte à partir du lundi 11 septembre 2023 à 10 heures (heure de Paris) jusqu’au mardi 26 septembre 2023 à 15 heures (heure de Paris). Afin d ’ éviter tout engorgement éventuel de Votaccess , il est recommandé aux actionnaires de ne pas attendre la veille de l ’ Assemblée pour saisir leurs instructions. Pour accéder à Votaccess , et voter par correspondance, donner pouvoir, révoquer un mandataire préalablement désigné ou demander une carte d’admission, l’actionnaire doit suivre les modalités décrites ci-après : A ctionnaires au nominatif (pur ou administré) : A fin d’accéder à Votaccess , les actionnaires devront se connecter au site : https://www.investor.uptevia.com les actionnaires au nominatif pur devront se connecter à l’aide de l’identifiant et du mot de passe qui leur servent habituellement pour consulter leur compte. L’identifiant de connexion est rappelé sur le Formulaire Unique envoyé avec la brochure de convocation ; les actionnaires au nominatif administré devront se connecter à l’aide de l’identifiant rappelé sur le Formulaire Unique envoyé avec la brochure de convocation. Une fois connectés, les actionnaires au nominatif devront suivre les instructions à l’écran afin d’accéder à Votaccess . A ctionnaires au porteur : il appartient aux titulaires d’actions au porteur de se renseigner auprès de leur établissement teneur de compte pour savoir si celui-ci est connecté ou non à Votaccess , et, le cas échéant, si cet accès est soumis à des conditions d’utilisation particulières : si l’établissement teneur de compte de l’actionnaire a adhéré à Votaccess , l’actionnaire devra s’identifier sur le portail internet de son établissement teneur de compte avec ses codes d’accès habituels et suivre les instructions à l ’ écran afin d’accéder à Votaccess pour voter, donner pouvoir, révoquer un mandataire préalablement désigné ou demander une carte d’admission ; si l’établissement teneur de compte de l’actionnaire n’a pas adhéré à Votaccess , l’actionnaire devra transmettre ses instructions de vote à l’intermédiaire financier assurant la gestion de son compte titres, qui se chargera de les transmettre à Uptevia . Il est précisé que la notification de la désignation et de la révocation d’un mandataire peut toutefois être effectuée par voie électronique conformément aux modalités décrites ci-dessous. 2.2. Participation par utilisation du Formulaire Unique Pour être comptabilisé et quel que soit le mode de détention des titres (nominatif ou porteur), le Formulaire Unique complété, daté et signé et, le cas échéant, accompagné de l’attestation de participation, devra être retourné à Uptevia au plus tard 4 jours avant la tenue de l ’ Assemblée, soit le samedi 23 septembre 2023 . Le Formulaire Unique ne doit en aucun cas être adressé directement à la Société. Pour assister personnellement à l’Assemblée g énérale , l es actionnaires doivent préalablement demander une carte d’admission : pour les actionnaires au nominatif : en complétant le Formulaire Unique, joint à la convocation qui lui sera adressée, en précisant qu’il souhaite participer à l’Assemblée et obtenir une carte d’admission puis le renvoyer daté et signé à l’aide de l’enveloppe T jointe à la convocation, à Uptevia ; pour les actionnaires au porteur : en demandant à l’ intermédiaire financier, qui assure la gestion de son compte de titres, qu’une carte d’admission lui soit adressée. Les demandes de carte d’admission par voie postale devront être réceptionnées par Uptevia 4 jours avant l’Assemblée, au plus tard, soit le samedi 23 septembre 2023 . Les actionnaires n’ayant pas reçu leur carte d’admission ont également la possibilité, le jour de l’Assemblée , de se présenter directement aux guichets spécifiquement prévus à cet effet : pour les actionnaires au nominatif : munis d’une pièce d’identité ; pour les actionnaires au porteur : munis de leur attestation de participation permettant de justifier de leur qualité d’actionnaire à J-2 et d’une pièce d’identité . Pour voter par correspondance, donner pouvoir au Président de l’Assemblée ou à la personne physique ou morale de leur choix , les actionnaires doivent retourner le Formulaire Unique complété, daté et signé conformément aux modalités indiquées ci-dessus au plus tard le samedi 23 septembre 2023 , soit : pour les actionnaires au nominatif : à l’aide de l’enveloppe T jointe à la convocation à Uptevia ; pour les actionnaires au porteur : à l’intermédiaire financier assurant la gestion de son compte titres, qui se chargera de les transmettre à Uptevia accompagné de l’attestation de participation. Traitement des mandats Dans le cas où l’actionnaire souhaite donner pouvoir à son conjoint, à son partenaire de Pacs, à un autre actionnaire de la Société ou à toute autre personne physique ou morale, les instructions relatives à la désignation ou à la révocation d’un mandataire précédemment désigné doivent parvenir à Uptevia : via V otac c ess conformément aux modalités détaillées ci-dessus ; par voie électronique à l’adresse suivante : HYPERLINK "mailto:ct-mandataires-assemblees@uptevia.com" ct-mandataires-assemblees@uptevia.com , au plus tard le mardi 26 septembre 2023 avant 15 heures (heure de Paris) . C e courriel doit comporter en pièce jointe une copie numérisée du Formulaire Unique dûment rempli , daté et signé. Les actionnaires au porteur doivent également joindre à leur envoi l’attestation de participation établie par leur intermédiaire habilité ; par voie postale via l’envoi du Formulaire Unique, au plus tard le samedi 23 septembre 2023 . Le Formulaire Unique doit préciser les noms, prénoms et adresses du mandant et du mandataire désigné ou révoqué. Les actionnaires au porteur doivent, en outre, (i) indiquer leurs références bancaires et (ii) demander à leur intermédiaire financier d’adresser une confirmation écrite (par courrier) à Uptevia . Pour tout mandat sans indication de mandataire, le Président de l’Assemblée émettra un vote favorable à l’adoption des projets de résolutions présentés ou agréés par le Conseil d’administration et un vote défavorable pour tous les autres projets de résolutions. T oute personne se présentant le jour de l’Assemblée au bureau d’émargement muni d’un pouvoir établi par un actionnaire, qui n’en aurait pas fait la demande expresse préalable, se verra refuser la participation à l’Assemblée générale. Changement du mode de participation Tout actionnaire ayant déjà exprimé son vote, donné pouvoir, demandé une carte d’admission ou sollicité une attestation de participation ne peut plus choisir un autre mode de participation à l’Assemblée. Questions écrites Les actionnaires peuvent poser des questions écrites à la Société conformément aux articles L. 225-108 et R. 225-84 du Code de commerce . Ces questions doivent être adressées au siège social de la Société, à l’ at tention du Secrétariat du Conseil d’ a dministration, par lettre recommandée avec accusé de réception ou par voie électronique à l’adresse suivante : HYPERLINK "mailto:odj2023@ubisoft.com" odj2023@ubisoft.com , au plus tard le 4 ème jour ouvré précédant la date de l ’ Assemblée, soit le jeudi 21 septembre 2023 . Pour les actionnaires au porteur, c es questions doivent être accompagnées d’une attestation d’inscription en compte. Documents et informations mis à la disposition des actionnaires L’ensemble des documents et informations qui doivent être mis à la disposition des actionnaires visés à l’article R. 22-10-23 du Code de commerce ont été publiés sur le site internet de la Société ( www.ubisoft.com ) le mercredi 6 septembre 2023 , soit 21 jours avant la date de l’Assemblée . Ils sont également disponibles au siège social de la Société ou sur demande adressée à Uptevia . Les actionnaires peuvent également demander communication des documents qui ne seraient pas disponibles sur le site internet de la Société en adressant un courrier électronique à l’adresse suivante : ag202 3 @ubisoft.com . Le Conseil d’administration