EXACOMPTA CLAIREFONTAINE Société anonyme au capital de 4 525 920 €uros Siège social : Etival Clairefontaine (88480) 505 780 296 R.C.S Épinal AVIS DE REUNION VALANT AVIS DE CONVOCATION Mesdames et Messieurs les a ctionnaires de la société EXACOMPTA CLAIREFONTAINE sont convoqués au siège social à Etival Clairefontaine (Vosges) le jeudi 25 mai 2023 : En ASSEMBLEE GENERALE ORDINAIRE , à 15 heures , sur l’ordre du jour suivant : Rapport du conseil d’administration sur les opérations et les comptes sociaux de l’exercice 2022 ; Rapport du conseil d’administration sur les opérations et les comptes consolidés de l’exercice 2022 ; Rapport du conseil d’administration sur le gouvernement d’entreprise ; Rapports des commissaires aux comptes ; Approbation des comptes sociaux arrêtés à la date du 31 décembre 2022 ; Approbation des comptes consolidés arrêtés à la date du 31 décembre 2022 ; Affectation du résultat ; Conventions relevant de l’article L.225-38 du Code de commerce ; Mandat des administrateurs. RESOLUTIONS PRESENTEES A L’ASSEMBLEE GENERALE ORDINAIRE DU 25 MAI 2023 PREMIERE RESOLUTION . — Après avoir entendu le conseil d’administration et les commissaires aux comptes dans la lecture de leurs rapports respectifs, l’assemblée approuve ces rapports dans toute leur teneur, ainsi que les opérations qui y sont visées, en même temps que les comptes sociaux arrêtés à la date du 31 décembre 2022. DEUXIEME RESOLUTION . — Après avoir entendu le conseil d’administration et les commissaires aux comptes dans la lecture de leurs rapports respectifs, l’assemblée approuve ces rapports dans toute leur teneur, ainsi que les opérations qui y sont visées, en même temps que les comptes consolidés arrêtés à la date du 31 décembre 2022. TROISIEME RESOLUTION . — L’assemblée générale décide, sur la proposition du conseil d’administration, de répartir et d’affecter le résultat de l’exercice comme suit : Bénéfice de l’exercice 2022 1 202 117,02 € Prélèvement sur autres réserves 3 776 394,98 € Total 4 978 512,00 € Affecté à titre de : Premier dividende 226 296,00 € Second dividende 4 752 216,00 € Total des dividendes 4 978 512,00 € Comme le capital social de la société est divisé en 1 131 480 actions, chacune de ces actions percevrait un dividende total de 4,40 €. Le tableau suivant rappelle les dividendes qui ont été versés au titre des trois derniers exercices : Exercice Dividende Nombre d’actions 2019 3,00 1 131 480 2020 3,00 1 131 480 2021 3 , 50 1 131 480 QUATRIEME RESOLUTION . — L’assemblée générale, statuant sur la proposition du conseil d’administration, fixe à 100 000€ le montant total des jetons de présence pour l’exercice en cours et pour les exercices ultérieurs. CINQUIEME RESOLUTION . — Après avoir entendu la lecture du rapport spécial des commissaires aux comptes, l’assemblée générale prend acte de l’absence sur l’exercice 2022 d’opérations relevant de l’article L.225-38 du Code de commerce. SIXIEME RESOLUTION . — L'assemblée générale statuant sur la proposition du conseil d'administration renouvelle Madame Céline GOBLOT, demeurant 15 rue des Rigoles à Paris 20 ème , comme administratrice de la société. Ce mandat, valable pour une période de 6 ans, prendra fin à l'issue de l'assemblée générale à laquelle seront soumis les comptes de l'exercice 2028. SEPTIEME RESOLUTION . — L'assemblée générale statuant sur la proposition du conseil d'administration renouvelle Madame Caroline VALENTIN, demeurant 49 rue de Lisbonne à Paris 8 ème , comme administratrice de la société. Ce mandat, valable pour une période de 6 ans, prendra fin à l'issue de l'assemblée générale à laquelle seront soumis les comptes de l'exercice 2028. HUITIEME RESOLUTION . — L'assemblée générale statuant sur la proposition du conseil d'administration renouvelle Monsieur Dominique DARIDAN, demeurant 14 rue des Saussaies à Paris 8 ème , comme administrateur de la société. Ce mandat, valable pour une période de 6 ans, prendra fin à l'issue de l'assemblée générale à laquelle seront soumis les comptes de l'exercice 2028. NEUVIEME RESOLUTION . — L'assemblée générale statuant sur la proposition du conseil d'administration nomme Monsieur Gabriel NUSSE, demeurant 95 rue de Lille à Paris 7 ème , comme administrateur de la société. Ce mandat, valable pour une période de 6 ans, prendra fin à l'issue de l'assemblée générale à laquelle seront soumis les comptes de l'exercice 2028. DIXIEME RESOLUTION . — L'assemblée générale statuant sur la proposition du conseil d'administration nomme Monsieur Laurent NUSSE, demeurant 44bis avenue Jacqueminot à Meudon (92190), comme a dministrateur de la société. Ce mandat, valable pour une période de 6 ans, prendra fin à l'issue de l'assemblée générale à laquelle seront soumis les comptes de l'exercice 2028. *************** INFORMATIONS 1 – Participation à l’assemblée générale qualité d’actionnaire Qualité d’actionnaire Seuls pourront participer à l’assemblée générale, les actionnaires justifiant de l’inscription en compte des titres à leur nom ou à celui de l'intermédiaire inscrit pour leur compte au deuxième jour ouvré précédant l'assemblée, soit le 23 mai 2023 à zéro heure, heure de Paris dans les comptes de titres nominatifs tenus pour la Société par son mandataire. Les actionnaires pourront également participer à l’assemblée générale par voie postale ou électronique selon l’une des modalités de vote suivantes : soit en votant par correspondance, soit en se faisant représenter en donnant pouvoir au Président, soit en adressant une procuration à la Société sans indication de mandataire. Il est précisé que pour toute procuration donnée par un actionnaire sans indication de mandataire, le Président de l'assemblée générale émettra un vote favorable à l'adoption des projets de résolution présentés par le conseil d'administration et un vote défavorable à l'adoption de tous les autres projets de résolution. Conformément à l’article R.22-10-28 du Code de commerce, il est précisé que l’actionnaire qui a déjà exprimé son vote à distance ou envoyé un pouvoir, ne peut plus choisir un autre mode de participation à l’assemblée. Modes de participation à l’assemblée générale Un formulaire de vote par correspondance ou par procuration sera adressé directement aux actionnaires. Toutefois, tout actionnaire aura la possibilité de solliciter un formulaire de vote par lettre adressée : au siège social d’EXACOMPTA CLAIREFONTAINE, à l’attention de Madame Clarisse Cherrier, 19 rue de l’Abbaye – 88480 Etival Clairefontaine. De même, le formulaire de vote par correspondance ou par procuration sera disponible sur le site internet de la Société. Il sera fait droit à toute demande reçue au plus tard six jours avant la date de l’assemblée générale. Vote par correspondance ou procuration par voie postale Les actionnaires renverront leurs formulaires de vote par correspondance de telle façon que la Société puisse les recevoir trois jours avant la date de l’assemblée générale. Il est précisé qu’aucun formulaire reçu par la Société après ce délai ne sera pris en compte. Il est rappelé que l’actionnaire doit compléter et signer le formulaire de vote en précisant ses nom, prénom et adresse. Vote par correspondance ou procuration par voie électronique Les actionnaires souhaitant voter par correspondance par voie électronique, avant l’assemblée générale, pourront transmettre leurs instructions de vote par courriel à l’adresse actionnaire@clairefontaine.eu . Ce courriel doit comporter en pièce jointe une copie numérique du formulaire de vote précisant les nom, prénom, adresse complètes de l’actionnaire. 2 - Dépôt des questions écrites et demande d’inscription de points à l’ordre du jour ou de projets de résolution Les actionnaires peuvent demander l’inscription de points ou de projets de résolutions à l’ordre du jour et poser des questions écrites à la société à compter de la convocation de l’assemblée générale. Inscription de points à l’ordre du jour ou projets de résolutions Les demandes d’inscription de points ou de projets de résolutions à l’ordre du jour par les actionnaires doivent être envoyées au Président du conseil d’administration au siège social d’EXACOMPTA CLAIREFONTAINE, 19 rue de l’Abbaye – 88480 Etival Clairefontaine, par lettre recommandée avec accusé de réception ou par voie électronique à l'adresse actionnaire@clairefontaine.eu . Conformément aux articles R.22-10-22 et R.225-73 du Code de commerce, les demandes d’inscription de points ou de projets de résolutions à l’ordre du jour doivent parvenir à la Société au plus tard le 25 ème jour précédant la date de l’assemblée générale, soit au plus tard le 28 avril 202 3 sans pouvoir être adressées plus de vingt jours après la date du présent avis. Conformément à l’article R.225-71 du Code de commerce, la demande d’inscription de points à l’ordre du jour doit être motivée et accompagnée : du texte des projets de résolutions, assortis d’un bref exposé des motifs et le cas échéant, des renseignements prévus à l’article R.225-83 du Code de commerce ; d’une attestation d’inscription en compte visant à justifier la possession ou la représentation par les auteurs de la demande de la fraction du capital exigée par l’article R.225-71 du Code de commerce. L’examen de points ou de projets de résolutions est subordonné à la transmission, par les auteurs de la demande, d’une nouvelle attestation justifiant de l’inscription en compte de leurs actions au deuxième jour ouvré précédant la date de l’assemblée générale, soit le 23 mai 2023 à zéro heure (heure de Paris). La liste des points ajoutés à l’ordre du jour et le texte des projets de résolutions présentés par les actionnaires dans les conditions prévues ci-dessus seront publiés, s’ils remplissent les conditions précitées, sur le site internet de la Société. Questions écrites Les questions écrites doivent être adressées au Président du conseil d’administration au siège social de la société EXACOMPTA CLAIREFONTAINE 19 rue de l’Abbaye – 88480 Etival Clairefontaine, par lettre recommandée avec accusé de réception ou par voie électronique à l'adresse actionnaire@clairefontaine.eu , au plus tard le quatrième jour ouvré précédant la date de l’assemblée générale, soit le 19 mai 2023 . L’ensemble des questions écrites posées par les actionnaires et des réponses qui y auront été apportées seront publiées sur le site internet de la société , dans une rubrique consacrée aux questions-réponses de l’assemblée générale. Conformément à la législation en vigueur, une réponse commune pourra être apportée aux questions écrites dès lors qu’elles présenteront le même contenu. 3 - Droit de communication Les documents et informations pourront être consultés sur le site de la Société http://www.exacomptaclairefontaine.fr . Le Conseil d’administration