PROTOCOLE D’ACCORD préelectoraL relatif a l’election des représentants du personnel au sein du conseil de la cpam de lille-douai

Entre d’une part,
La Caisse Primaire d’Assurance Maladie de LILLE-DOUAI, représentée par sa Directrice Générale, ....

Et d’autre part,
Les Organisations Syndicales représentatives au niveau national ou au sein de l’organisme, soussignées :
FO, représentée par ....

SNFOCOS, représentée par ...

CGT, représentée par ....

CFDT, représentée par ....

UNSA, représentée par .... 

CFTC, représentée par ...


Il a été convenu ce qui suit.

PREAMBULE

En application du décret n°2017-1535 du 3 novembre 2017, publié au journal officiel le 5 novembre 2017, et des articles D.231-5 et suivants du Code de la sécurité sociale, les représentants du personnel au sein des Conseils des organismes de sécurité sociale ont vocation à être élus tous les quatre ans. 

Dans ce contexte, les élections des représentants du personnel au sein du Conseil de la CPAM de Lille-Douai se tiendront à la date fixée par l’employeur, soit : 

Du jeudi 28 avril 2022 (à partir de 7h15) au jeudi 5 mai 2022 (jusque 13h30)

Les élections se dérouleront par voie électronique, en application de l’article D.231-15 du Code de la sécurité sociale, et selon les modalités négociées au sein du protocole d’accord relatif à la mise en place du vote électronique en date du 21 décembre 2021 (annexé au présent protocole préélectoral).

Après signature, ce dernier fera l’objet d’une publication sur les panneaux d’affichage et d’une diffusion sur l’intranet de la Caisse. 

Article 1 – composition de la delegation et repartition  des sieges
En application des articles D.231-5 et R.211-1 du Code de la sécurité sociale, le nombre de sièges à pourvoir s’établit de la manière suivante : 
3 membres titulaires
3 membres suppléants
La répartition des sièges est fixée comme suit : 

Article 2 – colleges electoraux

Le personnel de la Caisse est réparti en deux collèges : 

1er collège « employés et assimilés »
2ème collège « cadres et assimilés »
Collège « employés et assimilés »

En vertu de la classification retenue par le protocole d’accord du 30 novembre 2004 relatif au dispositif de rémunération et à la classification des emplois, le collège « employés et assimilés » est composé :

Des agents classés aux niveaux 1, 2, 3, et 4 de la classification des employés et cadres,
Des agents classés aux niveaux I A à III de la classification des informaticiens,
Des agents classés au niveau 6 E de la classification du personnel soignant, éducatif et médical des établissements et œuvres.
Collèges « cadres et assimilés »

En vertu de la classification retenue par le protocole d’accord du 30 novembre 2004 relatif au dispositif de rémunération et à la classification des emplois, le collège « cadres et assimilés » est composé :

Des agents classés à partir du niveau 5 A de la classification des employés et cadres, 
Des agents classés à partir du niveau IV A de la classification des informaticiens,
Des agents classés à partir du niveau 7 E de la classification du personnel soignant, éducatif et médical des établissements et œuvres. 

Les agents de direction relèvent du deuxième collège. 
Article 3 – electorat et eligibilite

Les conditions relatives à l’électorat et à l’éligibilité sont celles prévues par les articles D.231-7 et D.231-8 du Code de la sécurité sociale.
3.1. Electeurs

Sont électeurs les collaborateurs travaillant depuis au moins trois mois dans un organisme du régime général de sécurité sociale au jour du scrutin, âgés d’au moins 16 ans à cette même date, et n’ayant fait l’objet d’aucune interdiction, déchéance, ou incapacité relative à leurs droits civiques. 

Les agents dont le contrat de travail est suspendu demeurent électeurs.
3.2. Eligibles

Sont éligibles les électeurs ayant travaillé sans interruption depuis six mois au moins dans un organisme de sécurité sociale au jour du scrutin, âgés de 18 ans accomplis à cette même date. 

Ne peuvent faire acte de candidature la Directrice générale, le Directeur comptable et financier, ainsi que les autres agents de direction de la CPAM de Lille-Douai. 
Article 4 – LISTES ELECTORALES

En vertu de l’article D.231-9 du Code de la sécurité sociale, une liste des électeurs par collège est établie par la Direction et sera affichée sur panneaux d’affichage et diffusée sur l’intranet le lundi 21 mars 2022, soit un mois avant la date du scrutin. 

Ces deux listes électorales comporteront les nom et prénom de l’électeur, son âge, l’appartenance à l’organisme ainsi que la date d’entrée dans l’institution. 

Dans les trois jours ouvrés qui suivent l’affichage de la liste, soit jusqu’au vendredi 25 mars 2022, tout électeur peut réclamer l’inscription ou la radiation d’un électeur omis ou indûment inscrit, par déclaration orale ou écrite, auprès du secrétariat-greffe du tribunal judiciaire compétent qui statuera dans les huit jours. 

Les modalités de cette déclaration ainsi que des voies de recours sont précisées au sein de l’article D.231-10 du Code de la sécurité sociale. 

La liste électorale ainsi rectifiée est affichée au moins quinze jours avant la date de l’élection par la Direction, soit le mardi 5 avril 2022.

Article 5 – depot des candidatures
5.1. Présentation des candidatures 

En vertu des articles D.231-11 et 12 du Code de la sécurité sociale, les listes de candidats sont présentées par les organisations syndicales représentatives au sein de l’organisme. 

Elles peuvent être communes à plusieurs syndicats. 

Il y aura lieu d’établir une liste par collèges, soit au total deux listes, comprenant chacune : 

1 à 6 noms pour le collège des employés, 
1 à 3 noms pour le collège des cadres. 

Les candidatures sont déposées auprès de la Direction quinze jours au moins avant la date fixée pour les élections, soit le lundi 4 avril 2022, avant 16h. Elles sont envoyées à la direction, par mail avec accusés de réception et de lecture. 

Elles comprennent le collège électoral, le titre de la liste, et l’ordre de présentation des candidats figurant sur la liste. 

La déclaration de candidature est faite collectivement pour chaque liste, par le candidat tête de liste ou par un mandataire muni d’une procuration écrite signée de chaque candidat figurant sur la liste. 

Sont jointes à cette déclaration collective, les déclarations individuelles de chacun des candidats de la liste, signées par eux. 

Les fonctions de suppléant seront exercées par le ou les candidats venant immédiatement après le dernier candidat élu de la liste. 

A réception de la totalité des candidatures, les listes seront affichées le mardi 5 avril 2022 par la Direction sur les panneaux d’information et diffusées sur l’intranet.

Si, après la date limite de dépôt des candidatures, un ou plusieurs candidats inscrits sur une liste sont reconnus inéligibles, la liste devenue incomplète participe malgré tout à l’élection. Ainsi, l’inéligibilité de candidats n’entraîne pas l’invalidation de la liste sur laquelle ils se présentent. 
5.2. Contestation des candidatures 

De la même manière que pour les contestations relatives aux listes électorales, celles concernant la régularité des listes de candidats sont portées dans les trois jours ouvrés suivant l’affichage des listes devant le tribunal judiciaire compétent, qui statue dans les huit jours. 

Article 6 – documents et materiels electoraux

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à la société PARAGON ELECTIONS, sur la base du mémoire technique fourni par cette dernière, et annexé au protocole d’accord relatif à la mise en place du vote électronique signé le 21 décembre 2021. 

Les parties reconnaissent par ailleurs que les modalités de vote électronique permettent d’assurer l’identité des électeurs, la sincérité et le secret du vote, ainsi que la publicité du scrutin, conformément aux principes généraux du droit électoral. 
6.1. Supports de propagande électorale 

En vertu de l’article D.231-17 du Code de la sécurité sociale, les organisations syndicales remettront à la Direction leurs professions de foi (supports de propagande électorale) afin qu’ils soient mis en ligne sur le site de vote par internet, modélisé par PARAGON. 

Elles seront envoyées à la Direction qui les centralisera. La date limite de remise est fixée au lundi 4 avril 2022 à 16h. 

Ces professions de foi seront constituées d’un fichier sous format PDF d’une taille comprise entre 2 à 5 Mo, comportant au maximum deux pages.

Les organisations syndicales devront également fournir un logo des listes (fichier JPG ou PNG, inférieur à 500 Ko).

Ces supports de propagande électorale seront diffusés :

Par la Direction :
Par voie d’affichage papier sur les emplacements destinés à cet effet au sein des différents sites de la CPAM de Lille-Douai ;
Sur le site de vote en ligne, lors du choix par l’électeur. 
Par les organisations syndicales : 
Au sein de chaque espace syndical disponible sur l’intranet.
6.2. Bulletins de vote et déroulement du vote

Préalablement, il est précisé qu’aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé. 

La connexion au site de vote aura lieu par le navigateur internet à l’aide de l’adresse suivante : .

Le prestataire assure la réalisation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l’intégration dans le dispositif de vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés et transmis par leurs auteurs. 

Les bulletins de vote sont établis sur support électronique par le prestataire PARAGON, selon les données suivantes qui lui seront fournies : 

Collège électoral et titre de la liste ; 
Nom et prénom de chaque candidat.

Les listes en présence pour chaque scrutin sont présentées aux électeurs dans un ordre alphabétique, afin de garantir la neutralité. 

Les électeurs pourront procéder, à leur choix : 

Choisir une liste complète ;
Raturer des candidats ;
Voter blanc.

Il est à noter que lorsque le nom d’un candidat a été raturé, les ratures ne seront pas prises en compte si leur nombre est inférieur à 10% des suffrages exprimés en faveur de la liste sur laquelle figure le candidat.

Le choix de l’électeur lui sera ensuite rappelé et pourra être modifié avant confirmation finale. 

A tout moment, l’électeur peut interrompre le processus de vote et le reprendre. La confirmation du vote par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement, dès réception dans l’urne électronique.

Un accusé réception confirme au salarié l’enregistrement définitif de son vote. 

Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.
6.3. Communication aux salariés 

Conformément aux dernières recommandations CNIL en date du 25 octobre 2019 ainsi qu’aux modalités prévues au sein du protocole d’accord relatif à la mise en place du vote électronique, signé le 21 décembre 2021 au sein de la Caisse primaire de Lille-Douai, les collaborateurs recevront :

D’abord, par courrier postal à leur domicile, leur login ainsi qu’une notice explicative de la part du prestataire PARAGON : prévu le mardi 19 avril 2022 ;

Ensuite, par e-mail sur leur adresse professionnelle, leur mot de passe leur permettant de se connecter sur le site de vote : prévu le vendredi 22 avril 2022.

Les codes d’accès sont générés aléatoirement par le prestataire, sans qu’ils soient communiqués à la Caisse.

Les électeurs devront également, pour se connecter, saisir un code secret (code de défi) qui ne sera pas transmis au salarié, mais qui correspondra à leur numéro agent (sans le 0). 

Pour les collaborateurs étant absents depuis plus de 30 jours, un courrier spécifique leur sera envoyé, afin de recueillir leur accord exprès pour l’envoi des identifiants sur une adresse mail personnelle de leur choix, cette dernière étant transmise à la société PARAGON. 

Lors de l’ouverture des élections, une communication interne via l’intranet et via un mail à tous sera formalisée afin de rappeler les dates de scrutin aux électeurs.   

En cas d’oubli ou de perte de mot de passe, une procédure spécifique est mise en œuvre par le prestataire : l’électeur pourra ainsi, après remplissage d’informations qui seront convenues entre la Caisse et PARAGON, récupérer ses codes par e-mail transmis au prestataire.

Ces informations seront les suivantes : 

Nom et prénom ;
Département de naissance ;
Code postal de résidence ;
Numéro d’agent.

Les électeurs pourront aussi contacter la hotline téléphonique mise en place par PARAGON, disponible 7 jours sur 7, et 24 heures sur 24.

Ils disposeront, enfin, d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. 
Article 7 – scellement du système de vote 

Le prestataire accompagne la CPAM de Lille-Douai lors d’une réunion en visioconférence, le lundi 25 avril 2022, avant l’ouverture du site de vote et du scrutin. 

Cette intervention, en présence de la commission de surveillance dont la composition sera définie ci-après, concerne : 

Une formation du bureau de vote ;
Un scrutin à blanc ;
Le scellement de la plateforme de vote par la production de trois clés de chiffrement, détenues personnellement et de manière confidentielle par des membres du bureau de vote centralisateur. 

Le but est de figer les données de l’élection, remettre les compteurs des urnes à zéro et s’assurer que les urnes sont vides. 
Article 8 – ASSISTANCE TECHNIQUE

Le prestataire PARAGON est chargé d’assurer les missions de la cellule d’assistance technique en vue de veiller au bon fonctionnement du système de vote électronique. 

A ce titre, cette dernière contrôle, avant que le vote ne soit ouvert, que le scellement du système de vote électronique a fait l’objet d’un test à blanc, et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par les clés mentionnées ci-dessus, lors de la séance en visio-conférence prévue en compagnie de la commission de surveillance. 

La cheffe de projet chez PARAGON demeure à la disposition des organisateurs en cas de besoin, et les électeurs peuvent appeler la cellule téléphonique dont le numéro sera indiqué lors de l’envoi des identifiants. 
La cellule d’assistance pourra également être contactée par les électeurs à l’adresse mail suivante : . 
Article 9 – BUREAU DE VOTE ET COMMISSION DE SURVEILLANCE
9.1. Bureaux de vote 

Ainsi que le prévoit l’article D.231-18 du Code de la sécurité sociale, un bureau de vote sera constitué pour chaque collège électoral : 

Un bureau de vote pour le collège « employés et assimilés » ;

Un bureau de vote pour le collège « cadres et assimilés ».

Chaque bureau de vote est composé comme suit : 

Un président : choisi par la direction, il ne peut pas être un candidat de liste ;

Trois assesseurs : choisis par les organisations syndicales ;

Un délégué désigné par chaque liste, qui doit avoir la qualité d’électeur. Ce dernier pourra exiger au procès-verbal toute observation, protestation et contestation sur les opérations électorales, avant et après la proclamation des résultats. 

Un même délégué peut intervenir au sein de plusieurs bureaux de vote.

Les organisations syndicales s’entendent pour accepter qu’un candidat puisse être désigné assesseur ou délégué.

La désignation des présidents sera faite par la Direction et celle des assesseurs par les organisations syndicales, pour le lundi 4 avril 2022. 

Les présidents des bureaux doivent consigner dans le procès-verbal tout incident survenu ou toute réclamation présentée. 

Le bureau de vote du collège cadres et assimilés est désigné bureau centralisateur. Le bureau centralisateur est celui qui détient les clés électroniques aux fins de scellement et de descellement des urnes électroniques, en vue de garantir la sécurité et la fiabilité du système de vote électronique.  

Le bureau de vote centralisateur recense les résultats, après transmission par les deux bureaux de vote des procès-verbaux. 

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote seul aura compétence, après avis du chef de projet représentant chez PARAGON, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde, notamment la suspension des opérations de vote. 
9.2. Commission de surveillance 

La commission de surveillance a pour but de contrôler et vérifier les opérations électorales, ainsi que le système de vote électronique, lors du test à blanc et de la phase de scellement. 

Elle assiste donc aux opérations de scellement et de dépouillement, prévues successivement le lundi 25 avril 2022 et le jeudi 5 mai 2022. 

La commission de surveillance a accès au niveau de participation lors des élections, ainsi qu’aux listes d’émargement, après transmission d’un lien par l’organisateur des élections. Ce lien doit être conservé de manière personnelle et confidentielle entre les membres de la commission de surveillance. 

Elle est composée des membres des bureaux de vote, d’un représentant de chaque organisation syndicale (membre du personnel), et de deux représentants de la Direction. Ces représentants n’ont aucune voix délibérative mais peuvent aider aux opérations de dépouillement et à la surveillance des phases de scellement et de descellement. Les organisations syndicales s’entendent pour accepter qu’un candidat puisse être désigné représentant de son organisation syndicale.

Cette désignation doit intervenir au plus tard le lundi 4 avril 2022. 
Article 10 – depouillement

Le dépouillement aura lieu en présence de la commission de surveillance et des organisateurs de l’élection. 

Après clôture automatique du scrutin par le système de vote électronique, le bureau centralisateur intègre les trois clés électroniques afin de déverrouiller les urnes électroniques et procéder au dépouillement des votes. 

Lorsque les candidats d’une même liste ont obtenu le même nombre de voix, les sièges attribués à la liste seront dévolus selon l’ordre de présentation, conformément aux mentions ci-dessus relatives aux ratures sur les bulletins de vote. 

Dans le collège « cadres et assimilés », où un seul poste est à pourvoir, le candidat ayant obtenu le plus grand nombre de voix sera proclamé élu.

Le bureau centralisateur imprime les résultats et justificatifs. 

Les résultats sont proclamés oralement par le Président de chaque bureau de vote. Ils sont consignés dans un procès-verbal (formulaire CERFA) signé par les membres des bureaux de vote et établis en plusieurs exemplaires : 

Un pour la Direction,
Un pour l’affichage (physique et intranet),
Un pour chaque liste de candidats,
Un pour la Cheffe de l’antenne interrégionale de la MNC. 

Les résultats sont affichés sur les panneaux d’information, au plus tard le lendemain des élections. 
Article 11 – contentieux post-electoral

Suivant l’article D.231-21 du Code de la sécurité sociale, les contestations relatives à l’électorat, à l’éligibilité des candidats et à la régularité des opérations électorales sont portées devant le tribunal judiciaire géographiquement compétent qui statue dans les dix jours. 

Ces contestations peuvent se faire dans un délai de cinq jours à compter de la proclamation des résultats, soit jusqu’au mardi 10 mai 2022, dans le respect des formes prévues à l’article D.231-10 du Code de la sécurité sociale. 
Article 12 – DUREE DES MANDATS

Conformément à l’article D.231-22 du Code de la sécurité sociale, les représentants du personnel au Conseil de la CPAM de Lille-Douai sont élus pour une durée de 4 ans.

Ils peuvent être réélus. 

Les représentants du personnel qui cessent d’appartenir à l’organisme ou au collège au sein duquel ils ont été élus sont démissionnaires d’office. 

Article 13 – DUREE DU PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL

Le présent protocole a vocation à régir uniquement les élections des membres des représentants du personnel du Conseil au sein de la Caisse, organisées du jeudi 28 avril au jeudi 5 mai 2022. 

Fait à LILLE, le 18 mars 2022