PROTOCOLE D’ACCORD PRE-ELECTORAL POUR LE RENOUVELLEMENT DU CSE 2023








Entre les soussignés :



D’une part,

et 



D’autre part


PREAMBULE

Le présent protocole a pour objet d’organiser les élections des représentants au Comité Social et Economique (CSE).

Ces élections seront organisées dans le cadre des dispositions légales, selon les modalités suivantes.

Il a été convenu ce qui suit, en vue du renouvellement du comité social et économique (CSE), dans le cadre des dispositions de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.

Les informations relatives au processus électoral ont été et seront tout au cours de ce dernier réalisées dans le respect des dispositions légales.

C’est dans ces conditions et en application de l’accord collectif en date du 03 février 2023 relatif au vote par voie électronique que le présent accord préélectoral a été conclu.


ARTICLE 1 – NOMBRE DE COLLEGES ELECTORAUX : 

Les effectifs de la Société se situent entre 1000 et 1249 salariés, 

L’effectif hors alternants, suivant les catégories professionnelles, se compose comme suit, à fin janvier 2023 :
276 ouvriers ;
191 employés ;
362 agents de maîtrise ;
146 cadres.

-  Soit un total de 3 collèges pour les élections du CSE :
	1er      collège : 	 467	Ouvriers et Employés		(Niveau de I  à III)
	2éme collège : 	 362	TAM				(Niveau de IV à V)
	3ème collège : 		 146	Cadres 			(Niveau de VI à IX)


ARTICLE 2 –NOMBRE DE SIEGES ET REPARTITION DES SIEGES ENTRE LES CATEGORIES DE PERSONNEL :

Compte tenu de l’effectif de l’entreprise et en application du code du travail (Art R2314-1) le nombre de sièges à pourvoir pour la tranche allant de 1000 et 1249 salariés est de :

17 titulaires et de 17 suppléants 
La répartition des sièges à pourvoir sera la suivante :
			      			
TITULAIRES		SUPPLEANTS
OUVRIERS ET EMPLOYES		8			8
TAM						6			6
CADRES					3			3
TOTAL		17			17
ARTICLE 3 - REPRESENTATION EQUILIBREE DES FEMMES ET DES HOMMES - REPARTITION DES EFFECTIFS SELON LE SEXE PAR COLLEGE ELECTORAL

Depuis le 1er janvier 2017, la loi (n°2015-994) du 17 août 2015 relative au dialogue social et à l’emploi dite « Loi Rebsamen » impose une représentation équilibrée des hommes et des femmes au sein du CSE.

Conformément à l’article L 2314-30 du Code du travail les listes de candidats « titulaires et suppléants » qui comportent plusieurs candidats sont composées d’un nombre de femmes et d’hommes correspondant à la part de femmes et d’hommes inscrits sur la liste électorale.

Lorsque l’application de cette règle n’aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes il est procédé à un arrondi à l’entier de la manière suivante :

 - supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5,

 - inférieur en cas de décimale inférieure à 5,

En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.

Dans l’hypothèse où la représentation d’un sexe est totalement exclue, les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe non représenté sans qu’il puisse être en première position sur la liste.

Enfin les listes sont composées alternativement d’un candidat de chaque sexe jusqu’à épuisement des candidats d’un des sexes.

La répartition des sièges par sexe sera la suivante : d’après l’effectif au 31/01/2023














ARTICLE 4 – CALENDRIER

Les élections se dérouleront selon le calendrier suivant (année 2023) :



ARTICLE 5 – ETABLISSEMENT DES LISTES ELECTORALES : 

Les listes d’électeurs par collège seront établies par la Direction des Ressources Humaines et seront envoyées pour affichage dans les agences.

Ces listes ne comporteront que les noms, prénoms, dates de naissance, agences de rattachement et site de rattachement, dates d’entrée dans l’entreprise des électeurs et indiqueront la qualité d’électeur et d’éligible.

Une liste complète sera conservée à l’Agence Service pour consultation. Elle sera transmise par mail au plus tard la veille de l’affichage aux organisations syndicales. 
En cas d’anomalie relevée sur les listes électorales, les demandes de corrections devront parvenir au service RH au plus tard le 02 mars à 12h00
La liste des électeurs du premier tour restera valable en cas de deuxième tour.

CONDITIONS D’ELECTORAT ET D’ELIGIBILITE :
Sont électeurs les salariés de 16 ans accomplis et ayant travaillé au moins trois mois dans l’Entreprise au jour du scrutin du 1er tour. Par ailleurs, ces salariés ne doivent avoir encouru aucune condamnation prévue par les articles L.5 et L.6 du Code électoral. 

Sont éligibles les électeurs âgés de 18 ans accomplis et ayant travaillé un an au moins dans l’Entreprise au jour du scrutin du 1er tour, que cette durée soit continue ou non, et ne sont pas conjoint, ascendant, descendant, frère, sœur ou allié au même degré du chef d’entreprise.
Ne seront pas éligibles les salariés assimilés à l’employeur (Directeurs de Site, DRH, Directrice Marketing, Directrice du Développement, DAF, Chefs de site, membres du service RH).


ARTICLE 6 – DEPOT ET AFFICHAGE DES LISTES DE CANDIDATS :

LISTES DE CANDIDATS 1er TOUR :

Il est rappelé que les seules organisations syndicales mentionnées à l’article L2314-5 du Code du travail sont en droit de présenter des listes de candidats au premier tour.

Pour des raisons d’ordre matériel tenant à l’organisation du vote les listes de candidats, établies en double exemplaire, pourront être remises en mains propres par les Organisations Syndicales à la Direction des Ressources Humaines. Un exemplaire émargé et daté par  des Ressources Humaines vaudra récépissé de dépôt. 
Elles pourront également être adressées par mail à l’adresse suivante : avec un AR auquel il sera répondu.
Dans tous les cas elles devront être remises au plus tard le 9 mars 2023 à 12 heures.

Les candidatures sont établies par collège en distinguant titulaires et suppléants.

Les listes peuvent être incomplètes, mais ne doivent pas comporter plus de candidats que le nombre de sièges à pourvoir.

Outre l’affichage, il sera demandé aux Responsables d’établissements d’informer les salariés de la tenue prochaine des élections en réunion d’agence.
Les listes de candidats seront aussi envoyées par mail, aux organisations syndicales signataires.

LISTES DE CANDIDATS AU 2nd TOUR :

Un second tour sera organisé si, au premier tour de l’élection :
aucun candidat n’a été présenté par les organisations syndicales,
le quorum n’a pas été atteint,
tous les sièges n’ont pas été pourvus.

Ces situations sont appréciées séparément, scrutin par scrutin et collège par collège.
Tout salarié remplissant les conditions d’éligibilité rappelées à l’article 5 du présent accord peut déposer une candidature individuelle à ce deuxième tour.

En cas de deuxième tour, les candidatures ne sont pas réservées aux organisation syndicales.

Les listes déposées au premier tour restent valables. Cependant, si ces listes font l’objet d’un changement ou si des listes de candidats sans étiquettes sont présentées, la date de limite de dépôt est fixée au 07 avril 2023 à 12H00 dans les mêmes formes que pour le premier tour. 

Outre l’affichage, il sera demandé aux Responsables d’établissements d’informer les salariés de la tenue prochaine d’un 2nd tour en réunion d’agence.
Les listes et les professions de foi seront communiquées aux organisations syndicales signataires du présent protocole.



ARTICLE 7 – PROFESSIONS DE FOI 

Au premier tour, les organisations syndicales pourront remettre à la Direction des Ressources Humaines, leurs tracts électoraux au format PDF ne pouvant excéder 2Mo, consistant chacun en un feuillet 21 × 29,7 (format A4 recto-verso / couleur) jusqu'au 09 mars 2023 à 12 heures pour qu'ils soient mis en ligne sur le site de vote par Internet.

De même, en cas de second tour, les candidats pourront remettre à la Direction des Ressources Humaines, leurs tracts électoraux jusqu'au 07 avril 2023 à 12H00.


ARTICLE 8 – PROPAGANDE ELECTORALE

Les Organisations Syndicales assureront leur propagande électorale dans le cadre des dispositions légales relatives à l’exercice du droit syndical dans l’entreprise.

Il est rappelé que les Organisations Syndicales peuvent mettre à disposition des salariés des publications et des tracts sur un site syndical accessible à partir de l’intranet de l’entreprise.

En dehors de cette possibilité, l’usage de l’intranet, ou de tout autre moyen informatique de l’entreprise est interdit. Il n’est notamment pas autorisé aux Organisations Syndicales d’utiliser comme moyen de propagande électorale les boites de courrier électronique professionnelle des salariés de l’entreprise.

Les délégués syndicaux s’engagent à faire respecter cet engagement par leurs sympathisants, adhérents et section syndicale de telle sorte que des messages extérieurs ne soient pas adressés sur les boites mail, fax ou téléphones professionnels.

Chaque délégué syndical ou Représentant de Section Syndicale pourra bénéficier de 14 heures de délégation pour le premier tour en sus de son crédit d’heures légal. Par ailleurs chaque délégué syndical ou RSS bénéficiera du remboursement de ses frais de déplacement suivant la procédure en vigueur dans la société afin de faciliter la propagande électorale compte tenu de l’éclatement géographique des établissements.


ARTICLE 9 – ORGANISATION DU SCRUTIN PAR VOTE ELECTRONIQUE

Afin d’assurer une plus grande facilité et homogénéité dans l’organisation du vote, la Direction a décidé que tous les électeurs de la Société voteront de manière électronique, et ce conformément aux dispositions légales en vigueur relatives aux modalités de mise en œuvre ainsi qu’à l’accord d’entreprise du 03 février 2023.
Aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé.

La solution technique choisie pour ce vote est celle de la société PARAGON TRANSACTION SA dont le siège social est 39 rue des Rivière Saint-Agnant, 58200 COSNE-SUR-LOIRE, ci-après dénommé le « Prestataire ». 
Les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d’assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes, conformément aux principes généraux du droit électoral.
Pour plus d’informations sur le fonctionnement et la description du vote électronique, il est également joint au présent protocole la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique.
Le cahier des charges sera tenu à la disposition des salariés au sein de la société et sera également mis à disposition sur l’intranet.
Chaque salarié sera également informé au moyen d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.
Toute facilité sera accordée au personnel pour lui permettre de voter. Le temps nécessaire à chaque électeur pour voter n'entraînera aucune réduction de salaire.


ARTICLE 10 – MODALITES PRATIQUES DU VOTE ELECTRONIQUE

 LANGUE, ORDRE DES INSTANCES ET AFFICHAGE INITIAL DES LISTES

Les indications et informations présentées sur le site de vote sont disponibles en français.

Une fois connecté sur l'application, l'électeur se verra présenter la liste des 2 scrutins pour lesquels il est appelé à voter (CSE titulaires et suppléants).

Le logo et le nom de la liste seront affichés. L'électeur peut basculer d'une présentation d’une liste à l'autre par un simple clic sur le bouton prévu à cet effet. Le choix d'une des listes lui présente ensuite le bulletin de vote avec tous les candidats de la liste.


 ORDRE DE PRESENTATION DES LISTES

Les listes en présence pour chaque scrutin sont présentées aux électeurs, sur une colonne dans l’ordre suivant (décidé par tirage au sort), de haut en bas :
CFTC
CGT
FO
CFDT
Si d’autres syndicats étaient amenés à présenter des candidats, ils apparaitraient à la suite de la liste ci-dessus.

Les logos doivent être fournis par les listes en présence à la Direction des Ressources Humaines, qui les transmet au prestataire, en format JPG, max 500 Ko y compris les noms insérés.

 MATERIEL DE VOTE - CODES CONFIDENTIELS

Afin de pouvoir se connecter sur place ou à distance au système de vote, chaque électeur recevra des codes d’accès confidentiels.

Les code d’accès, qui se composent d’un identifiant et d’un mot passe, sont générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils soient communiqués à l’entreprise.
L’envoi de ces codes, par courrier à l’adresse personnelle du salarié par affranchissement prioritaire seront réalisés les 23 et 24 mars pour le premier tour, et le 11 avril pour le second tour.

L’envoi de l’identifiant (login) et du mot de passe sera fait par 2 envois séparés.

Le SGID sera nécessaire pour accéder au site de vote.

 PROTOCOLE DE RESTITUTION DES NOUVEAUX CODES DE VOTE
En cas de perte ou de non-réception de ce courrier, l’électeur pourra s’adresser à la Direction des Ressources Humaines ou à la hotline du Prestataire ou se déclarer en ligne. 
L’électeur aura la possibilité de récupérer ses codes personnels en saisissant : 
ses nom et prénom, 
son département de naissance, 
sa date de naissance, 
son SGID. 
Le prestataire lui adressera ses codes, soit à son adresse mail professionnelle, soit à une adresse mail personnelle, fournie dans le fichier des électeurs transmis au prestataire.

DEROULEMENT DU VOTE
La connexion au site de vote a lieu par le navigateur internet à l’aide de l’adresse suivante :
Après avoir saisi cette URL dans la barre d’adresse dans le navigateur internet, l’électeur devra saisir le code d’accès et son mot de passe imprimés sur le courrier transmis à l’occasion des envois du matériel de vote ainsi que le code secret nom imprimé sur son courrier.
Une fois connecté, l’électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et les suppléants. 
Il pourra alors procéder à son choix : 
choisir une liste complète, 
raturer des candidats, 
voter blanc.
Le choix de l’électeur lui sera par la suite rappelé et modifiable. 
À tout moment, l’électeur peut interrompre le processus de vote et le reprendre. 
La confirmation du vote par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement dès réception dans l’urne électronique. 
Un accusé réception confirmé au salarié l’enregistrement définitif de son vote.
Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.

Quand le nom d’un candidat aura été rayé, les ratures éventuelles seront prises en compte si leur nombre est supérieur à 10% des suffrages valablement exprimés en faveur de la liste sur laquelle figure ce candidat.

 SCELLEMENT DU SYSTEME ET FORMATION (ARTICLES R2314-15 ET R2324-11 DU CODE DU TRAVAIL)

Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire organisera une séance de formation et de validation qui se déroulera avant l’envoi du matériel de vote, à l’Agence Service.

Lors de cette séance :

Les délégués syndicaux ou les mandatés (dans la limite de 2 délégués syndicaux par organisation syndicale), les membres du bureau de vote désignés, et 1 à 2 membres de la DRH bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique, les procédures d’ouverture, de clôture et de dépouillement (réalisation d’un test à blanc : test de la plateforme de vote et du logiciel de dépouillement avant l'ouverture du vote, réinitialisation des urnes électroniques et constater qu'elles sont vides).

Les membres du bureau de vote valideront le dispositif de vote. 

Les clés de dépouillement seront générées lors de cette séance et seront remises publiquement au Président et aux deux assesseurs, soit un total de trois clés.

La cérémonie de scellement sera animée par un (ou 2) représentants de la DRH qui aura (ont) reçu(s) la formation nécessaire par le prestataire.

Par ailleurs, l'information et la formation seront assurées pour les membres du bureau de vote, par une explication de leur rôle tout au long du scrutin ainsi que le jour du dépouillement par le prestataire et un membre de la DRH ayant bénéficié de la formation.

En cas de second tour, une nouvelle cérémonie de scellement aura lieu dans les mêmes conditions que pour le premier tour.

Monsieur (PARAGON) sera présent à la cérémonie de scellement.

PERSONNES NE POSSEDANT PAS DE CONNEXION INTERNET

Ces personnes auront la faculté de se faire assister, s’ils le souhaitent, d’une personne de leur choix pour voter sur un poste respectant les conditions d’isolement mis à leur disposition. 
 CELLULE D’ASSISTANCE TECHNIQUE

Un numéro hotline 09 72 30 55 63 spécifique d’assistance, sera mis à disposition des électeurs pendant la période de scrutin par le prestataire.

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.
La cellule assistance technique du prestataire sera chargée de veiller, tout au long du déroulement du processus de vote électronique, au bon fonctionnement, à la supervision technique de ce système de vote.
Durant la période d’ouverture du scrutin, la cellule d’assistance pourra être contactée par les électeurs à l’adresse Email :  ou par téléphone (numéro communiqué lors de l’envoi des codes d’accès) 24h/24 et 7j/7 durant toute la durée du scrutin.
Les électeurs auront également la possibilité de s’adresser aux ressources humaines.

DATE ET HORAIRES DES VOTES 

Au premier tour, les plages horaires de vote par internet pour l’élection des membres du Comité social et économique sont, pour l’ensemble des électeurs de l’entreprise, les suivantes : 

Du 03 avril 07H00 au 06 avril à 16h00 


En cas de second tour, les plages horaires de vote sont les suivantes :

    Du 17 avril à 07H00 au 20 avril à 16h00


Les heures de vote seront affichées dans les différents sites.

Le temps passé par l’électeur pour voter n'entraînera aucune réduction de salaire, sous réserve du respect par l’électeur du temps strictement nécessaire pour effectuer les opérations de vote. 

L’électeur pourra accéder, 24 heures sur 24, au site de vote gratuitement à partir de tout ordinateur connecté à Internet. 


ARTICLE 11 – BUREAU DE VOTE ET COMMISSION DE SURVEILLANCE

BUREAU DE VOTE

Il sera constitué un bureau de vote unique pour l’ensemble des élections.

Le bureau de vote est constitué d'un Président et de deux assesseurs, les deux plus âgés et le plus jeune parmi les électeurs présents sur la société et acceptant. 

La présidence appartient au plus âgé, sauf s'il se présente comme candidat.

En cas d’absence ou d’empêchement du président et assesseur, il sera fait appel aux électeurs, présents à l’ouverture du scrutin et volontaires :

- ayant la plus grande ancienneté dans l’entreprise pour remplacer le président,
- et aux électeurs ayant la moins grande ancienneté pour remplacer l’assesseur.

Le bureau de vote s'assure de la régularité et du secret du vote et proclame les résultats.

Les membres du bureau de vote détiendront les clés électroniques des urnes électroniques garantissant l’intégrité et la sécurité du système. Ces clés seront générées en amont du scrutin lors de la phase de scellement du système de vote. Ces clés sont au nombre de trois dont deux d’entre elles seront indispensables pour déverrouiller le système et procéder au dépouillement.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique notamment du réseau ou d’une altération des données, le bureau de vote seul aura compétence, après avis du représentant du prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Les membres du bureau de vote n’ont pas obligation d’être présents physiquement pendant l’ensemble des périodes d’ouverture des scrutins. Ils doivent, en revanche être présents au démarrage des opérations de vote et pour la clôture du vote et être joignables en cas de problème ou de question.

COMMISSION DE SURVEILLANCE

La commission de surveillance est composée d’un à deux représentants de chaque organisation syndicale ayant présenté une liste (membre du personnel), des membres du bureau de vote et d’un à deux représentants de la DRH. 

Elle participe au contrôle et à la validation du système de vote électronique lors d’une phase de vote à blanc (phase de recette) ainsi qu’à la phase de scellement du système de vote. 

Elle assiste aux opérations de dépouillement, à la date et l’heure prévue pour celui-ci. Le temps passé par ces observateurs est rémunéré comme temps de travail. 

Elle possède un accès lui permettant de suivre en temps réel, le niveau de participation par scrutin de manière globale sur la société.


ARTICLE 12 – DEPOUILLEMENT

Le dépouillement des urnes aura lieu en présence des membres du bureau de vote, de la commission de surveillance souhaitant être présents et du gestionnaire de l’élection.
Après saisie par les membres du bureau des clés de déchiffrement, 2 clés valides sur 3 seront suffisantes pour procéder au descellement des urnes, le système de vote affichera les résultats du vote pour chaque scrutin.
Le dépouillement du premier tour sera effectué, même si le quorum n’est pas atteint, afin de déterminer la représentativité des organisations syndicales et l’audience des candidats leur permettant d’être désignés pour des fonctions syndicales.
Lorsque le nom d’un candidat a été raturé, les ratures ne seront pas prises en compte si leur nombre est inférieur à 10% des suffrages exprimés en faveur de la liste sur laquelle figure le candidat. 
Dans ce cas, les candidats seront proclamés élus dans l’ordre de représentation.
Indépendamment pour chaque scrutin, un second tour sera organisé dans les cas suivants : quorum non atteint au premier tour, un ou plusieurs sièges non pourvus à l’issue du premier tour, carence de candidats au premier tour.
Si un second tour avoir lieu, les électeurs seront informés.
Le premier et le second tour se dérouleront selon les mêmes modalités.

Les dépouillements auront lieu à l’agence service le 6 avril pour le premier tour et le 20 avril pour le second tour, à 16h00, à l’issue des votes.


ARTICLE 13 – PROCLAMATION

Les résultats sont proclamés oralement par le Président du bureau de vote.

Une copie des PV et des listes d’émargements sera remise aux Organisations syndicales signataires du présent accord.


ARTICLE 14 - FORMALITES
Conformément à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée en 2004, une déclaration à la CNIL sera effectuée par la société au titre de la constitution des fichiers électoraux et de candidats.
Conformément aux obligations légales, les utilisateurs du système de vote pourront faire valoir leur droit d’accès aux informations enregistrées les concernant, en adressant une demande par courrier postal auprès du prestataire et en justifiant de leur identité.
Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, le prestataire conservera sous scellées, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.
La procédure de décompte des votes pourra, si nécessaire, être exécutée de nouveau.
À l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire après en avoir informé le gestionnaire de l’élection, procédera à la destruction des fichiers supports


ARTICLE 15 – DUREE ET PUBLICITE 

Le mandat des membres du Comité Social et Économique est de 4 ans.
Il débute dès la proclamation complète des résultats : soit le lendemain du premier tour si tous les mandats sont pourvus, soit le lendemain du deuxième tour dans le cas contraire.

Il sera affiché dans toutes les agences et transmis à l’inspection du travail.

Un exemplaire sera également remis à chaque organisation syndicale présente dans l’entreprise, aux organisations syndicales ayant présenté des candidatures et à celles ayant négocié le protocole préélectoral.

Il sera déposé auprès de Directions régionales de l'économie, de l'emploi, du travail et des solidarités ainsi qu’au greffe du Conseil de Prud’hommes, et, sera affiché dans toutes les agences.







ARTICLE 16 – DURÉE DU PROTOCOLE D’ACCORD

Le présent protocole n’est conclu que pour l’élection des membres du Comité Social et Économique organisée pour l’année 2023.



Fait à le 16 février 2023 en 6 exemplaires originaux.