protocole d'accord relatif à l’accès des organisations syndicales aux nouvelles technologies d’information et de communication



Entre d’une part,

La Caisse Primaire d’Assurance Maladie de la Côte d’Opale représentée par sa Directrice, Madame XXX,

Et d’autre part, 

Les Organisations Syndicales représentatives dans l’Organisme :

La CGT-FO représentée par XXX ;
La CGT représentée par XXX ;
La CFDT représentée par XXX. 

Il a été convenu ce qui suit :


PREAMBULE

Dans le cadre de la loi n° 2004-391 du 4 mai 2004 relative au dialogue social et de l’article 11 du protocole d’accord du 1er février 2008 sur l’exercice du droit syndical, les parties signataires du présent protocole ont souhaité définir un cadre d’accès et d’utilisation des nouvelles technologies d’information et de communication aux organisation syndicales ayant constitué une section syndicale dans l’organisme.

Le présent protocole a également pour objet de permettre à chaque salarié de l’organisme d’avoir accès à l’information syndicale de son choix.

L’accès à ces nouvelles technologies poursuit l’objectif de favoriser le développement du dialogue social et de l’information syndicale.

L’utilisation des nouvelles technologies doit se faire dans le cadre plus général des règles énoncées par la charte d’utilisation des moyens informatiques de l’organisme.

CHAPITRE 1 – L’UTILISATION D’INTRANET ET D’INTERNET


Article 1 : L’accès à Intranet et à Internet 

Chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale dans l’organisme dispose d’un accès à l’Intranet et à Internet, à partir du micro-ordinateur mis à disposition ou de son ordinateur professionnel. Chaque organisation syndicale utilise ce matériel dans les locaux de l’organisme ou à son domicile dans le cadre du protocole d’accord relatif au télétravail. 

Cet accès des organisations syndicales doit se faire dans le respect des règles d’utilisation en vigueur dans l’organisme, et soit pendant les heures de délégation, soit en dehors du temps de travail. 
 

Article 2 : La mise à disposition d’un site syndical sur l’Intranet

Chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale dans l’organisme dispose d’un espace dédié sur l’Intranet de l’organisme, utilisé pour la mise à disposition de publications ou de tracts de nature syndicale.

Article 2.1 	La liberté d’accès à l’information syndicale.

Tout salarié bénéficie d’une liberté d’accès à l’information syndicale de son choix en utilisant les moyens électroniques de l’organisme à partir de son poste de travail.

Dans ce cadre, l’organisme s’engage à ne pas rechercher l’identification des salariés consultant le site des organisations syndicales représentatives.

Article 2.2 	Le secret professionnel lié aux informations diffusées sur l’intranet 

Les informations ou documents diffusés sur l’intranet par les organisations syndicales doivent respecter le secret professionnel. 

Article 2.3 	Le contenu du site syndical

Le contenu des pages de l’Intranet est librement déterminé par l’organisation syndicale sous réserve qu’il revête un caractère exclusivement syndical, lequel est placé sous son entière responsabilité.

La nature de l’information communiquée doit s’inscrire dans le cadre des attributions des organisations syndicales et respecter les règles relatives au droit de la presse. 

À ce titre, le site ne doit contenir notamment ni injures, ni diffamation, ni dénigrement et garantir le respect absolu de la vie privée ainsi que le droit à l’image. De même, le contenu du site doit également être conforme aux règles édictées par le Décret n°2017-1230 du 3 aout 2017 relatif aux provocations, diffamations et injures non publiques présentant un caractère raciste, discriminatoire, sexiste, homophobe.

Chaque information est identifiée sous le logo de l’organisation syndicale qui l’émet, sans pouvoir ni utiliser, ni modifier, le logo de l’organisme.
 
Article 2.4 	Les conditions de mise en ligne 

Les organisations syndicales s’engagent à respecter la charte informatique de l’organisme (Annexe 1). 

Les publications sont communiquées simultanément à la direction de l’organisme, et sont effectuées par les organisations syndicales pendant les heures de délégation, ou en dehors du temps de travail. 

Chaque organisation syndicale peut désigner au maximum trois salariés de l’organisme habilités à opérer la mise à jour du site. 
 
Le portail donnant accès à chaque site syndical Intranet est accessible à partir de la page d’accueil de l’intranet de l’organisme sous la dénomination LIAM Côte d’Opale. 

La création du site se fait en collaboration avec le service Communication de l’organisme. 


Article 3 : Messagerie

Chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale dans l’organisme bénéficie d’une adresse électronique spécifique, comportant le sigle de l’organisation syndicale locale, permettant de communiquer tant en interne qu’en externe.

A cette fin, des boîtes aux lettres électroniques distinctes de celles réservées à un usage professionnel sont ouvertes aux coordonnées de chaque organisation syndicale.

La gestion de cette adresse électronique est placée sous la responsabilité du délégué syndical ou de représentant de la section syndicale de l’organisme. 

Article 3.1 	Modalités d’utilisation de la messagerie électronique par les organisations syndicales

Les organisations syndicales peuvent utiliser la messagerie, pendant les heures de délégations, ou en dehors de leur temps de travail, pour l’envoi de messages à caractère individuel ou groupés, à destination des salariés adhérents du syndicat, des autres syndicats. 

Elle peut également être utilisée à destination des salariés de l’organisme, à condition d'offrir la possibilité à ces derniers de s’opposer à la réception de messages syndicaux, au moyen d’un formulaire de désabonnement mis à leur disposition sur le site syndical hébergé sur l’Intranet de l’organisme.

Depuis la mise en place du Règlement Général relatif à la Protection des Données (RGPD), le consentement ne peut plus être implicite.

Les fonctionnalités du site doivent permettre sans équivoque que l’utilisateur puisse à tout moment de façon explicite consentir au stockage de ses données personnelles ou renoncer à ce consentement.

L’envoi de message doit rester individuel (nom ou alias de destinataires). Toutefois, quelques exceptions sont autorisées :

Les tracts : conformément à l’article L2142-4 du code du travail, les tracts et les publications de nature syndicale peuvent être librement diffusés aux travailleurs de l’entreprise dans l’enceinte de celle-ci aux heures d’entrée et de sortie du travail. Dès lors la diffusion de tracts électroniques sera tolérée dans les conditions suivantes :

Ils doivent être concis ;
Les horaires d’émission et de diffusions sont fixés le matin avant 9h15 et le soir après 15h45 ;
La nature de l’envoi doit être clairement indiquée en objet (exemple : TRACT [mention du syndicat impérative], motif : grève du…) afin que le salarié conserve le droit de refuser le tract. Si le salarié souhaite prendre connaissance de l’information, la lecture doit résulter d’une action volontaire, en cliquant sur le document pour l’ouvrir ;
Propagande pour les élections professionnelles : les modalités et le calendrier de diffusion des messages et documents de propagande seront définis par le protocole d’accord préélectoral et par conséquent strictement interdits en dehors de la période définie des élections.

Chaque salarié consultant le site d’une organisation syndicale a la possibilité de laisser un message. La réponse de l’organisation syndicale ne peut être qu’individuelle, à l’adresse laissée par le salarié.   

La nature des communications doit rester conforme aux attributions des organisations syndicales.

Article 3.2 	La confidentialité des échanges des salariés avec les organisations syndicales

Cette obligation de confidentialité pèse tant sur l’employeur que sur l’organisation syndicale.

L’organisation syndicale est tenue à une obligation de confidentialité quant aux échanges électroniques qu'elle entretient avec les salariés. L’organisation syndicale précise dans l’objet de son message la mention « confidentiel » ou « personnel ».

Lorsque le courriel est un envoi groupé, le nom des autres destinataires doit figurer en copie cachée afin de ne pas faire apparaître le nom des salariés figurant dans le groupe d’envoi. Il s’agit d’une mesure contre la violation de données personnelles en application du Règlement Général relatif à la Protection des Données (RGPD).

L’employeur doit mettre en œuvre les mesures techniques nécessaires permettant d’assurer cette confidentialité. 






CHAPITRE 2 – LE CADRE TECHNIQUE D’UTILISATION


Article 4 : Le matériel mis à disposition 

L’organisme met à la disposition de chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale dans l’organisme, dans le local qui lui est affecté : 

Un micro-ordinateur aux normes de l’organisme, intégrant Windows et Microsoft office ; 
Un convertisseur PDF ;
Des imprimantes sont à disposition sur les sites de Calais et Boulogne-sur-Mer. Les impressions se font en mode sécurisée ;
Des téléphones ;
L’Intranet ;
L’Internet.

Le matériel reste la propriété de l’organisme. Il est interdit d’utiliser d’autre matériel ou d’autres logiciels, sauf accord donné après vérification de la compatibilité du matériel ou des logiciels en cause avec le système de l’organisme. 

Les matériels sont placés sous l’entière responsabilité des organisations syndicales utilisatrices qui doivent apporter la plus grande attention à leur condition d’utilisation et leur conservation.

L’utilisation de l’internet doit être conforme à la charte nationale de sécurité informatique annexée au présent protocole. À ce titre, la Direction se réserve le droit de contrôler les sites consultés ainsi que les heures de connexion en cas de non-respect. 

L’accès à internet se fera pendant le temps de mission, décompté du crédit d’heures du représentant ou délégué.

Les organisations syndicales disposent d’un compte d’accès au système de visioconférence. 


Article 5 : La capacité des sites  et de la messagerie

La capacité de chaque site syndical devra respecter la limite autorisée.

Dans le cadre d’un engagement en matière de Développement Durable et de bonnes pratiques, il convient de faire porter la responsabilité citoyenne pour n’utiliser que les espaces nécessaires et faire régulièrement du nettoyage au titre de l’hygiène informatique. Celle-ci concerne l’utilisation du juste nécessaire.

La diffusion des messages devant être compatible avec les exigences de bon fonctionnement du réseau informatique, la taille maximale des messages envoyés ne devra pas dépasser 10 Mo et de façon générale doit être conforme à la charte informatique de l’organisme.

Dans ce cadre, la messagerie électronique ne devant pas entraver l’accomplissement du travail, les organisations syndicales s’engagent à ne pas multiplier les envois en nombre.  


Article 6 : Les règles de maintenance

Les organisations syndicales seront soumises comme l’ensemble des utilisateurs, aux contraintes associées à l’utilisation d’un système d’information (service, délais de résolution des pannes, …). En cas d’incident, elles bénéficieront comme l’ensemble des utilisateurs, de la maintenance du matériel effectuée la plateforme collaborative LIAM gérée par la CNAM. 



CHAPITRE 3 – DISPOSITIONS GENERALES


Article 7 : Utilisation abusive

En cas de non-respect du présent accord, l’organisme adresse à l’organisation syndicale concernée, dans un premier temps, une lettre lui précisant la nature exacte du différend. 

Si après discussion, le désaccord persiste, il est porté à la connaissance des autres organisations syndicales signataires. Une réunion est alors tenue entre tous les signataires de l’accord en vue de régler le différend. 

Si à l’issue de cette rencontre, et les signataires ayant fait part de leur point de vue, le différend persiste, l'organisme peut décider de saisir la juridiction compétente. 

Article 8 : Durée de l'accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il pourra être révisé ou dénoncé dans les conditions légales. 

Article 9 : Suivi de l’accord

Une commission de suivi des protocoles d’accord locaux sera mise en place avec les signataires du présent accord et se réunira une fois par an. Elle disposera prioritairement des éléments d’information relatifs à la mise en œuvre des protocoles et aux évaluations des plans d’actions.

Article 10 : Procédure d’agrément et de communication

L’accord sera transmis à la Direction de la Sécurité Sociale dans le cadre de la procédure d’agrément des accords locaux conformément à l’article D224-7-3 du Code de la Sécurité sociale. 

L’agrément sera réputé accordé, sauf en cas de prorogation explicite du délai d’examen de la Direction de la Sécurité Sociale, et en l’absence d’un retour de la DSS, à l’issue d’un mois après avis du Comex. 

Il entrera en vigueur le jour suivant l’obtention de l’agrément par l’autorité compétente de l’État (article L. 123-1 et L. 123-2 du Code de la sécurité sociale). 

Conformément aux articles D.2231-2 et D.2231-4 du code du travail, l’accord sera déposé sur la plateforme de télé procédure du ministère du travail ainsi qu’au secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes.

Une version anonyme de cet accord sera publiée sur la base de données nationale (legifrance.fr) conformément à l’article L.2231-5-1 du Code du travail.

Le présent accord sera transmis aux organisations syndicales présentes dans l’organisme et au CSE. 


Fait à Calais, en 6 exemplaires originaux, le 15 mars 2022. 


Pour la CPAM de la Côte d’Opale

La Directrice,						
	   




XXX


		
Les organisations syndicales représentatives,



Syndicat CGT – FO			Syndicat CGT		Syndicat CFDT





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