ACCORD RELATIF A LA VISIOCONFERENCE EN CSE



ENTRE LES SOUSSIGNES :

La Société par Actions Simplifiée A l’OLIVIER GROUPE
Dont le siège social est situé 32, rue Jacques Robert - 95500 Le THILLAY
Représentée par  Directeur des Ressources Humaines, dûment habilité en application de la délégation de pouvoirs consentie le 7 janvier 2021 par le président de la société A l’Olivier Groupe, la société DAROME, société par actions simplifiées, dont le siège social est situé 6 Boulevard Joffre, 91 490 MILLY LA FORET, elle-même représentée par 

					D’une part,
ET :

Les Représentants élus titulaires du personnel au CSE, représentant la majorité des suffrages exprimés lors des dernières élections professionnelles, selon les dispositions de l’article L 2232-25 du Code du travail

				D’autre part.
PREAMBULE

Afin de favoriser le bon fonctionnement du CSE, tout en préservant son rôle essentiel dans l’expression collective des salariés, les membres élus et la Direction ont engagé des discussions sur la possibilité de recourir à la visioconférence de manière durable en application de l’article L. 2315-4 du Code du travail lequel prévoit que « le recours à la visioconférence pour réunir le Comité Social et Économique peut être autorisé par accord entre l'employeur et les membres élus de la délégation du personnel du comité ». 

La visio-conférence est un mode de fonctionnement souple et adapté à l’existence d’établissements géographiquement distincts. Elle permet d’éviter les déplacements géographiques des membres du CSE et participe ainsi à la préservation de l’environnement et de la santé des collaborateurs. 

Elle facilite également la participation éventuelle d’intervenants (tels que la médecine du travail par exemple) qui pourront plus facilement se rendre disponibles pour les réunions. 

C’est dans ce cadre que les dispositions suivantes ont été décidées et arrêtées :

Article 1 – OBJET DE L’ACCORD

Le présent accord a pour objet de définir les modalités de recours à la visioconférence et aux modalités de vote lors des réunions du Comité social et économique d’A L’OLIVIER GROUPE. 

Article 2 – RECOURS A LA VISIOCONFERENCE

2.1. – Réunions concernées

Il est décidé de recourir à la visioconférence pour toutes les réunions du Comité Social et Economique, ordinaires et extraordinaires, pendant toute la durée du présent accord, sauf demande expresse de tenue d’une réunion en présentiel émanant du Président.

Les membres du CSE seront réunis dans la salle de réunion du site du Thillay d’une part et de Carros d’autre part. Une connexion entre les deux salles sera réalisée. Certains membres pouvant être également connectés à distance depuis un tout autre lieu (télétravail, autre site).

Le Président ou son représentant sera présent sur un des deux sites, ou connecté à distance sur un tout autre lieu.

2.2. – Informations des représentants du personnel

Le lien d’accès à la visioconférence sera mentionné sur la convocation à la réunion. 

Article 3 – DISPOSITIF TECHNIQUE ET REGLES DE CONFIDENTIALITE

3.1. – Rappel des règles de participation

Il est rappelé ci-dessous les règles de participation aux réunions du CSE organisées en visioconférence : 

Seuls les membres de l'instance ou les personnes convoquées aux réunions peuvent y assister et peuvent donc regarder et écouter les délibérations retransmises en visio-conférence ;

Les personnes participant à la réunion sont tenues à une obligation de discrétion ;

Le dispositif technique mis en œuvre doit garantir l’identification des participants, ainsi que leur participation effective en assurant la retransmission continue et simultanée du son et de l'image des délibérations. Pour cette raison, les membres de l'instance et les personnes convoquées doivent conserver leur caméra allumée tout au long de la réunion ;

Enfin, pour permettre aux délibérations de se tenir dans les meilleures conditions possibles, les micros doivent rester fermés, sauf en cas de prise de parole d'un membre de l'instance.

3.2. – Moyens techniques

La visioconférence sera réalisée via la plateforme de visioconférence utilisée par l’entreprise. Ce dispositif permet l’identification des participants et leur participation effective, en assurant la retransmission continue et simultanée du son et de l’image des délibérations. 

La Direction s’assurera du fonctionnement du dispositif et procédera à un contrôle de l’identité des personnes connectées avant le début de la réunion.

En cas de dysfonctionnement identifié et à défaut de résolution du problème, le Président ou son représentant et les membres du Comité Social et Economique pourront décider du report de la réunion de l’instance. 

Toute suspension de séance en cours de réunion devra être mentionnée dans le procès-verbal. 

3.3. – Suspension de séances

Le Président ou son représentant et les membres du CSE (à la majorité des présents) gardent la possibilité de suspendre la séance. 
Lors de la suspension de séance, le son et l’image seront coupés temporairement. 

3.4. – Matériel mis à disposition

Les membres du Comité Social et Economique doivent utiliser les équipements mis à disposition par l'entreprise pour la visioconférence. 

Les membres du Comité Social et Economique doivent veiller à ne transmettre aucune information sur les données confidentielles à des tiers et à verrouiller l'accès de leur matériel informatique afin de s'assurer qu'ils en soient les seuls utilisateurs.

Plus généralement, pour des raisons de sécurité informatique, il est rappelé que les membres du Comité Social et Economique doivent se conformer strictement aux règles en vigueur de l'entreprise. Ils s'engagent ainsi à respecter la politique informatique applicable, notamment au regard de la protection des données ainsi que les consignes qui leur seront transmises par le service informatique de l'entreprise.

Article 4 – MODALITES DE VOTE

4.1. – Vote à main levée
Les votes ont lieu habituellement à main levée. 
Le recueil d’avis pourra se faire en levant la main de manière claire, constaté à l’écran.

4.2. – Vote à bulletin secret
Dans les cas de consultations expressément prévus par la loi où il ne serait pas possible de voter à main levée, il sera procédé à un vote à bulletin secret. 

Le dispositif technique devra garantir que l’identité de l’électeur ne peut à aucun moment être mise en relation avec l’expression de son vote. 

Lorsque ce vote est organisé par voie électronique, le système retenu doit assurer la confidentialité des données transmises ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes. 

A cet effet, l’entreprise aura recours à un outil de vote externe et sécurisé, comme pour les élections professionnelles.

La procédure se déroulera en 2 étapes :

L'engagement des délibérations sera subordonné à la vérification que l'ensemble des membres a accès à des moyens techniques satisfaisant aux conditions évoquées ci-avant.

Le vote aura lieu de manière simultanée. A cette fin, les participants disposeront d’une durée identique pour voter à compter de l’ouverture des opérations de vote indiquée par le Président du CSE. 

Il est convenu que les membres du CSE présents physiquement à la réunion utiliseront également le dispositif électronique pour voter.

Article 5 – ENTREE EN VIGUEUR DE L’ACCORD

La validité du présent accord est subordonnée à sa conclusion par les membres titulaires du CSE représentant la majorité des suffrages exprimés lors des dernières élections professionnelles.

Article 6 – DUREE DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée à compter de l’accomplissement des formalités ci-dessous mentionnées.

Article 7 – SUIVI DE L’ACCORD

Si elles l’estiment nécessaire, les Parties signataires pourront se réunir afin d’apprécier l’intérêt et l’opportunité de faire évoluer le contenu du présent accord.

Article 8 – DENONCIATION

Si l’une ou l’autre des parties décide de dénoncer le présent accord, un délai de préavis de 3 mois devra être respecté. La dénonciation devra être effectuée par lettre recommandée avec accusé de réception ou lettre remise en main propre contre décharge et devra donner lieu à dépôt.

Article 9 – REVISION

Les parties conviennent de se rencontrer, à l’initiative de la plus diligente, s’il y avait lieu d’envisager des modifications de cet accord.
S’il tel devait être le cas, le présent accord pourra éventuellement faire l’objet d’un avenant qui sera soumis aux mêmes formalités de publicité et de dépôt que celles donnant lieu à la signature du présent accord.

Article 10 – PUBLICITE ET DEPOT DE L’ACCORD

Le présent accord fera l’objet d’un dépôt, dans les conditions prévues au code du travail, c’est-à-dire :
- d’une part, en format papier au secrétariat greffe du Conseil de prud’hommes de Montmorency (95),
- d’autre part, par voie dématérialisée sur le site  en vue de sa transmission automatique à la DDETS du Val d’Oise pour instruction.

Un exemplaire de l’accord sera remis aux Représentants élus titulaires du personnel au CSE.

Fait à Le THILLAY
En 6 exemplaires originaux
Le 08 février 2023


Pour la Société A l’OLIVIER GROUPE	                                                            Les Représentants élus titulaires du personnel au CSE




(*) Signature précédée de la mention manuscrite « Lu et approuvé-Bon pour accord »