ACCORD RELATIF À LA MISE EN PLACE DU VOTE ÉLECTRONIQUE POUR LES ÉLECTIONS PROFESSIONNELLES


ENTRE LES SOUSSIGNÉS :
La société Editions Dalloz, SASU au capital de 3 956 949 euros, inscrite au RCS de NANTERRE sous le numéro 572 195 550, dont le siège social est situé 10 place des Vosges, Tour Lefebvre Dalloz, 92400 COURBEVOIE, représentée par Monsieur X, agissant en qualité de directeur des relations sociales,
Ci-après dénommée la « société » ou « l’entreprise »,
D’UNE PART, 
ET
L’organisation syndicale représentative dans l’entreprise, le SNJ, représentée par Madame X, déléguée syndicale (DS), 
D’AUTRE PART,
IL A ÉTÉ PRÉALABLEMENT EXPOSÉ CE QUI SUIT : 

Préambule
Le présent accord a pour objet d’autoriser le recours au vote électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et économique (CSE) de l’entreprise, conformément aux dispositions des articles L. 2314-26 et R. 2314-5 et suivants du Code du travail. 
Ce procédé permettra notamment de :
Simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral ;
Faciliter le vote pour les salariés en mission ou en déplacement ;
Obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes ;
Augmenter le niveau de participation ;
Inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement. 
Les garanties offertes par le système de vote retenu, en termes de sécurité et de confidentialité des votes, seront précisées dans le cahier des charges et l’annexe technique au protocole d’accord préélectoral.
Il est rappelé que les modalités d’organisation de l’élection des représentants du personnel au CSE seront définies par le protocole d’accord préélectoral, qui sera adapté aux règles en vigueur, notamment celles émanant du règlement général de protections des données (RGPD) et de la commission nationale informatiques et libertés (CNIL).
Dans ce contexte, les parties signataires sont convenues de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après. 

Principes généraux
Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir : 
L’intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré ;
L’anonymat, la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
La confidentialité, le secret du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure.
Le système de vote électronique mis en place sera conforme aux recommandations de la CNIL (délibération n°2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique). 

Article 1 – Objet et champ d’application 
Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de l’entreprise (ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition de l’entreprise) appelés à voter pour l’élection des membres de la délégation du personnel au CSE de l’entreprise.

Article 2 – Définition et choix du moyen de vote électronique
Le système de vote électronique tel que défini dans le présent accord couvre exclusivement le vote par internet. Aucune autre possibilité de vote (physique ou par correspondance) ne sera ouverte.
Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote. 

Article 3 – Modalités d’organisation du vote électronique 

Section 3.01 – Recours à un prestataire extérieur
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la conception et la mise en place du système de vote électronique seront confiées à un prestataire extérieur choisi par l’entreprise sur la base des dispositions du présent accord et du cahier des charges qui y est annexé. 
Ce prestataire devra respecter les prescriptions minimales des articles R. 2314-5 et suivants du Code du travail, de l’arrêté du 25 avril 2007 relatif à la mise en place du vote électronique pour les élections des représentants du personnel, et du décret n°2016-1676 du 5 décembre 2016.

Section 3.02 – Établissement des fichiers
Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci. 

Section 3.03 – Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données
Le système retenu permettra d’assurer la confidentialité des données transmises, s’agissant notamment des listes électorales, des collèges électoraux et des moyens d’authentification. 
À cet égard, afin de répondre aux exigences posées par le Code du travail, le dispositif garantira que l’identité de l’électeur ne peut pas être mise en relation avec l’expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement. Ainsi, les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ». 
Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l’urne électronique dédiée. 
En outre, la liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin. 
Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.
Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers. 
Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote), et le contenu de l’urne, ne seront accessibles qu’au personnel du prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système. 
Le scellement du système de de vote électronique devra pouvoir être contrôlé à l’ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau. 
Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés sous scellés par le prestataire jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive. À l’expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits. 

Section 3.04 – Cellule d’assistance technique de sécurité
Une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote. Cette cellule comprendra les membres du bureau de vote, les représentants de la direction et des organisations syndicales, ainsi qu’un représentant du prestataire. 
Elle aura notamment pour missions de :
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système sera scellé ; 
Contrôler, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système. 
En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place. 
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire, de la direction et des organisations syndicales, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote. 

Section 3.05 – Information et formation
Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par le salarié. 
En particulier, la direction établira une note explicative détaillée précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote, et la communiquera aux électeurs suffisamment en amont de l’ouverture du premier tour de scrutin.
En outre, les membres de la délégation du personnel du CSE et les membres du bureau de vote bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique retenu. 

Section 3.06 – Gestion des données à caractère personnel et RGPD
La mise en place d’une solution de vote électronique nécessite le recours à des fichiers contenant des données à caractère personnel. À ce titre, l’ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n° 2016/679 (RGPD).
Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique s’engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du RGPD et garantisse la protection des droits des personnes concernées.
Le prestataire prendra toutes les mesures techniques et organisationnelles requises afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque.

Section 3.07 – Expertise et déclaration auprès de la CNIL
Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, pourra être soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions légales. 
En outre, le recours à des fichiers nominatifs au sens de la loi du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, fera l’objet d’une déclaration auprès de la CNIL conformément aux règles en vigueur à chaque processus électoral. 
Conformément aux dispositions du Code du travail, les organisations syndicales représentatives incluses dans le périmètre du présent accord seront tenues informées de l’accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la CNIL.

Article 4 – Déroulement des opérations de vote

Section 4.01 – Protocole d’accord préélectoral
Dans le cadre de chaque élection, les parties engageront une négociation en vue de la conclusion d’un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment le calendrier électoral, la répartition des sièges, ainsi que les modalités pratiques de gestion des opérations de vote. 
Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place le système de vote électronique au sein de l’entreprise.

Section 4.02 – Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote, de n’importe quel ordinateur, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix, en se connectant sur le serveur sécurisé dédié aux élections. 
Les salariés seront informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures relatives à l’ouverture et à la fermeture des bureaux de vote. Celles-ci seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord préélectoral. 

Section 4.03 – Caractéristiques du système de vote électronique
Les listes de candidats, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, ainsi que les logos et les professions de foi sont adressés au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique à la date prévue par le protocole préélectoral.
Le prestataire assurera la réalisation des pages web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l’intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs. 
Les listes seront présentées sur les écrans dans l’ordre alphabétique. 
Les professions de foi des listes candidates seront accessibles sur le site de vote. Ces professions de devront être fournies au format PDF exclusivement et de poids limité. 
Le prestataire reproduira sur le serveur les listes de candidats, avec le cas échéant les logos. Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères et de la police de caractères utilisées entre les listes ou choix proposés. Le cas échéant, le logo des listes candidates sera visible sur chaque bulletin. Les logos devront être normés en taille de lecture pour ne favoriser visuellement aucune des listes. 

Section 4.04 – Modalités d’accès au serveur de vote
Avant le premier tour des élections, chaque électeur recevra de la part du prestataire :
L’adresse du serveur de vote, 
Des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe générés de manière aléatoire par le prestataire, 
La date de début et de fin du vote électronique au premier et au second tour. 
Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence. 
Une fois connecté, l’électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et pour les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix en toute sécurité sur le serveur sécurisé des élections. La validation définitive du vote vaudra signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôturera définitivement l’accès à cette élection.
En cas de perte ou de non-réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée. 

Section 4.05 – Opérations de dépouillement
Il est rappelé que le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin. Il sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. 
Le dépouillement et le décompte des voix devront être faits dans les conditions prévues par l’arrêté du 25 avril 2007.
Les opérations de dépouillement seront effectuées dans les bureaux de vote, sous l'autorité du président du bureau, avec la présence obligatoire des assesseurs, des délégués de liste et de l'employeur ou son représentant.
À l’issue du dépouillement, les membres du bureau de vote proclameront les résultats et signeront les procès-verbaux. 

Article 5 – Durée, dépôt et publicité de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il prendra effet à compter de sa signature. 
Le présent accord sera déposé à la DREETS dont relève l’entreprise, selon les modalités légales en vigueur via le site téléaccord. En outre, un exemplaire sera déposé au secrétariat du greffe du Conseil de prud’hommes de Nanterre. 


Annexe : Cahier des charges de mise en œuvre du vote électronique


Fait à Courbevoie le 24/03/2023
En 3 exemplaires originaux, dont un remis à chaque partie signataire.