ACCORD LOCAL RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE POUR TOUTES LES ELECTIONS ORGANISEES PAR LA CPAM DE L’ARIEGE

Entre les soussignés
   
La Caisse Primaire d’Assurance Maladie de l’Ariège
   Dont le siège social est situé 1 avenue de Sibian – 09000 FOIX
 Représentée par Madame           

 en qualité de Directeur ayant mandat pour négocier,

d’une part


et


Les Organisations Syndicales représentées par leurs représentants respectifs dûment mandatés :

   - le Syndicat CGT, représenté par                   en qualité de déléguée syndicale,
    - le Syndicat FO, représenté par                            en qualité de déléguée syndicale,
					
d’autre part







PREAMBULE

Le présent accord vise à mettre en œuvre le vote électronique par internet pour toutes les élections organisées au sein de la CPAM de L’Ariège, permettant ainsi de simplifier, d’optimiser leur organisation et de favoriser la participation des salariés.

Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de la loi pour la confiance dans l’économie numérique du 21 juin 2004.

Le présent accord a pour objet d’entériner la décision prise par les parties de recourir au vote électronique et de fixer le cadre général de sa mise en œuvre.

Les garanties offertes par le système de vote retenu, notamment relatives à la sécurité et à la confidentialité des votes, sont précisées dans le cahier des charges établi dans le respect des dispositions prévues par les articles R2314-5 à R2314-18 du code du Travail.


Il sera annexé au protocole d’accord préélectoral qui fixera le détail des modalités d’organisation des élections.





































SOMMAIRE

























Article 1. Principe du recours à un prestataire extérieur


La mise en œuvre du vote électronique sera confiée à un prestataire extérieur, spécialisé dans le développement du vote électronique, la conception et la mise en place du système de vote électronique et dont l’expertise a été reconnue par un cabinet d’audit indépendant. 

En application des dispositions prévues par l'article R2314-9 du code du travail, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.

Dans le cadre de ce vote électronique, un cahier des charges sera établi dans le respect des dispositions des articles R2314-5 et suivants du code du travail. 
Il sera tenu à la disposition des salariés au service des Ressources Humaines et sera également mis à disposition sur l’intranet.
Afin d’assurer une plus grande facilité et homogénéité dans l’organisation du vote, la Direction a décidé que tous les électeurs de l’organisme voteront de manière électronique.
Aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé. 

Le choix du prestataire interviendra dans le cadre du marché interbranche relatif à la mise à disposition d'un système de vote électronique.
Le prestataire qui sera choisi par la Caisse Primaire d’Assurance Maladie de l’Ariège sera désigné dans le protocole d’accord préélectoral.

Conformément aux dispositions prévues par l'article R2314-6 du code du travail, les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d’assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes, conformément aux principes généraux du droit électoral.
Les listes électorales ainsi que les listes de candidats seront transmises au prestataire par le service des ressources humaines. Le prestataire a en charge la mise en ligne des listes présentées par les organisations syndicales sur le serveur de vote.



Article 2. Cadre géographique des élections


Les élections concernent l’ensemble des salariés de la CPAM de L’Ariège ayant la qualité d’électeurs à la date du scrutin.


Article 3. Dates et lieu du scrutin


Les dates du scrutin seront déterminées dans le protocole préélectoral.

Conformément aux dispositions prévues par l'article R2314-14 du code du travail, le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période limitée.

Afin d'assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent que les élections auront lieux sur plusieurs jours.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment et de façon confidentielle, pendant l'ouverture du scrutin, de n'importe quel terminal internet (ordinateur, tablette, smartphone, ...), de Ieur lieu de travail, de Ieur domicile ou de tout autre lieu qu'ils auront choisi, en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Le temps passé par les électeurs à voter sur leur lieu de travail est considéré comme du temps de
travail.


Article 4. Déroulement des opérations de vote

 4.1. Transmission d’une notice d’information

Chaque salarié sera également informé au moyen d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.
Toute facilité sera accordée au personnel pour lui permettre de voter. Le temps nécessaire à chaque électeur pour voter n'entraînera aucune réduction de salaire.
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période du scrutin, de n’importe quel terminal internet ou intranet, de leur lieu de travail et/ou à distance.


4.2. Matériel de vote- Codes confidentiels

Afin de pouvoir se connecter au système de vote, chaque électeur recevra sur son    adresse mail un 
moyen d’authentification confidentiel.
Les codes d’accès, qui se composent d’un code d’accès et d’un mot passe, sont générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils soient communiqués à l’entreprise.
L’électeur devra aussi s’identifier en répondant à « une question défi » qui doit être non triviale.
L’envoi de ce matériel de vote sera réalisé à l’ouverture du scrutin.
Conformément aux recommandations de la CNIL, l’envoi du code d’accès (login) et du mot de passe sera fait par 2 envois de mails/courriels professionnels séparés.
En cas d’absence de l’agent pendant la période du scrutin, l’envoi du code d’accès (login) et du mot de passe sera fait par 2 envois de mails/courriels séparés sur une adresse mail fournie préalablement par le salarié.

Conformément aux dispositions prévues par l'article R2314-16 du code du travail, la Iiste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.



4.3. Protocole de restitution des codes confidentiels en cas de perte ou de non réception
En cas de perte ou de non-réception des codes confidentiels, l’électeur pourra s’adresser à la hotline du  Prestataire ou se déclarer en ligne.

L’électeur aura la possibilité de récupérer ses codes personnels en saisissant obligatoirement 
-   ses noms et prénoms, 
-son département de naissance, 
-et son matricule

Le prestataire lui adressera ses codes, soit à son adresse mail professionnelle, soit à une adresse mail personnelle en cas d’absence, qui sera communiquée par l’électeur, et fournie dans le fichier des électeurs transmis au prestataire.



Modalités de vote

Le prestataire assure la réalisation des pages Web et, notamment, la présentation à l’écran des bulletins de vote après avoir procédé à l’intégration dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés et transmis par leurs auteurs.
Les listes sont présentées à l’écran par ordre alphabétique.
Par ailleurs, afin de garantir l’égalité de traitement entre les listes de candidats le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes.



Déroulement du vote

La connexion au site de vote a lieu par le navigateur internet à l’aide d’une adresse qui sera fournie par le prestataire. 
La saisie de ses identifiants permettra à l'électeur d'accéder aux bulletins de vote correspondants à son collège pour les titulaires et les suppléants.
Il pourra alors procéder à son choix :
choisir une liste complète,
raturer des candidats,
voter blanc.

Le choix de l’électeur lui sera par la suite rappelé et pourra être modifié avant confirmation finale. À tout moment, l’électeur peut interrompre le processus de vote et le reprendre.
La confirmation du vote par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement dès réception dans l’urne électronique.
Un accusé réception confirme au salarié l’enregistrement définitif de son vote. Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.

En cas de panne du dispositif principal de vote, le prestataire a prévu la mise en place d’un dispositif de secours pour sécuriser les opérations électorales. 



Article 5 ; Consultation de la participation

Le Prestataire est autorisé à consulter les taux de participation à chacun des scrutins pendant l'ouverture du vote électronique.
Il les consultera sur demande de la Direction de l’Organisme, puis les lui communiquera afin qu'elle se charge de diffuser, le cas échéant, cette information à toutes les listes en présence.


Article 6 : Le scellement

Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire formera sur le dispositif de scellement, avant l’ouverture du vote un correspondant des ressources humaines, les représentants du personnel et les membres du bureau de vote avant l’ouverture du site internet.
Le scellement des urnes électroniques a pour effet de :
figer les données de l’élection (fichier électeurs, fichiers candidats, profession de foi, paramétrage global de l’élection),
remettre les compteurs des urnes à zéro et ainsi s’assurer que les urnes sont vides,
créer la clé globale de chiffrement de l’élection et donc des bulletins de vote.



Article 7.  Assistance aux utilisateurs

La cellule assistance technique du prestataire sera chargée de veiller, tout au long du déroulement du processus de vote électronique, au bon fonctionnement, à la supervision technique de ce système de vote.
Durant la période d’ouverture du scrutin, la cellule d’assistance pourra être contactée par les électeurs par le biais de coordonnées communiquées lors de l’envoi des codes d’accès.


Article 8. Matériel mis à disposition pour les salariés non équipés d’un ordinateur professionnel

Durant chaque tour des scrutins, un ordinateur en libre-service protégé par un isoloir sera mis à disposition dans l’Organisme pour les électeurs non équipés.
Cet ordinateur permettra à tout électeur de procéder au vote électronique. Il est expressément précisé qu'aucun moyen n'est prévu pour modifier les plages horaires de votes déterminées par cet accord.
Les électeurs sont donc informés qu'en cas d'arrivée tardive ou d'arrivées nombreuses peu avant la fermeture du site internet, il peut arriver qu'ils ne puissent voter sur un poste en libre-service.


Article 9. Assistance aux personnes ne pouvant voter seules

Les électeurs qui ne sont pas en mesure d’utiliser l’espace de vote en raison d’un handicap ou d’une infirmité, ont le droit de se faire assister par un électeur de leur choix.


Article 10. Bureau de vote

Les membres du Bureau de vote contrôleront le bon déroulement des opérations électorales et proclameront les résultats.
La participation au Bureau de vote se fera pendant les heures de travail et n’entraînera aucune réduction de salaire.


À ce titre, :
ils seront invités à la réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote, au cours de laquelle les clés de déchiffrement seront générées,
ils contrôleront le déroulement du vote, au moyen des informations mises à leur disposition via le système de vote,
ils seront alertés par la Cellule d’assistance technique de tout incident et prendront tout décision utile,
ils participeront à la séance de dépouillement, au cours de laquelle :
ils autoriseront le dépouillement des urnes à l’aide de leurs clés de déchiffrement,
ils proclameront les résultats, signeront les listes d’émargement et les procès-verbaux (formulaires CERFA), édités et imprimés sous leur contrôle.

Les membres du Bureau de vote pourront consulter sur le site de vote :
les listes électorales,
les listes de candidats et les documents éventuels attachés (professions de foi, photographies et vidéos),
la composition du bureau de vote,
l’évolution du taux de participation pendant la période d’ouverture du scrutin,
le journal des événements,
le code de scellement du Système de vote.



Article 11. Dépouillement

11.1. Procédure de dépouillement

Le dépouillement des urnes aura lieu en présence des membres du bureau de vote, des représentants de listes souhaitant être présents et du gestionnaire de l’élection.
Le prestataire s’engage à garantir :
-la sécurité du dépouillement des votes notamment le chiffrage ininterrompu entre l’envoi depuis le poste de l’électeur et le stockage dans l’urne.
-la réalisation du dépouillement du scrutin à bulletin secret après la clôture du vote électronique
 Après saisie par les membres du bureau des clés de déchiffrement, 3 clés valides sur 4 seront suffisantes pour procéder au descellement des urnes, le système de vote affichera les résultats du vote pour chaque scrutin.

11.2 Signature et conservation des listes d’émargement

À l’issue du dépouillement, les listes d’émargement seront imprimées et signées par les membres du Bureau de vote.
Les listes d’émargement signées seront placées dans une enveloppe qui sera scellée et conservée par l’employeur.
L’enveloppe sera détruite à l’issue de la période de recours.


Article 12. Formalités


Conformément à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée en 2004, une déclaration à la CNIL sera effectuée par l’employeur au titre de la constitution des fichiers électoraux et de candidats.
Conformément aux obligations légales, les utilisateurs du système de vote pourront faire valoir leur droit d’accès aux informations enregistrées les concernant, en adressant une demande par courrier postal auprès du prestataire et en justifiant de leur identité.
Conformément aux obligations relatives au vote électronique, le prestataire conservera sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.
La procédure de décompte des votes pourra, si nécessaire, être exécutée de nouveau.
À l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire après en avoir informé le gestionnaire de l’élection, procédera à la destruction des fichiers supports.



Article 13. Durée de l’Accord Local

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée correspondant à celle nécessaire pour l’organisation  des élections organisées jusqu’en  2025 au sein de l’organisme.


Article 14. Rendez-vous et suivi du présent accord

A l’issue des élections des membres du CSE organisées en 2023, les parties conviennent de se réunir pour un bilan de l’application du présent accord.



Article 15. Révision

Le présent accord peut être révisé, à tout moment pendant la période d’application, par accord collectif conclu sous la forme d’un avenant. Les organisations syndicales de salariés habilitées à engager la procédure de révision sont déterminées conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7-1 du code du travail.
La demande d’engagement de la procédure de révision est formulée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge à l’employeur et à chaque organisation habilitée à négocier l’avenant de révision.
A la demande de révision sont jointes les modifications que son auteur souhaite apporter au présent accord.
L’invitation à négocier l’avenant de révision est adressée par l’employeur aux organisations syndicales représentatives dans le mois courant à compter de la notification la plus tardive des demandes d’engagement de la procédure de révision.
Les conditions de validité de l’avenant de révision obéissent aux conditions posées par l’article L. 2232- 12 du code du travail.


Article 16. Publicité

Le présent accord entrera en vigueur sous réserve de l’agrément ministériel. 

Il sera déposé un exemplaire auprès du Secrétariat-Greffe du Conseil des Prud’hommes.

Conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur, cet accord sera également déposé sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail.
Une copie sera remise à chaque organisation syndicale.
Le présent accord fera l’objet d’une publication sur le site intranet de l’organisme.	

   A Foix, le 20 octobre 2022

   La Directrice 		    La déléguée syndicale CGT   		La déléguée syndicale FO