Sommaire


















































Annexe  -  Bonnes pratiques de travail 
Annexe 2- Liste des activités nomades               









Entre


L’UMG Groupe VYV, représentée par XXX en sa qualité de Directrice des Ressources Humaines dûment mandatée à cet effet,
D'une part,


Et


La Fédération CFDT Protection Sociale Travail Emploi,
représentée par XXX, délégué syndical



La Fédération Française de la Santé, de la Médecine et de l’Action Sociale CFE-CGC, 
représentée par XXX, déléguée syndicale


D'autre part

Pris ensemble, « les parties »  

 

Préambule
Par accord en date du 24 mai 2019, les parties ont entendu fixer le cadre de la mise en place du télétravail au sein de l’UMG Groupe VYV conformément aux dispositions du code du travail (articles L 1222-9 et suivant ; article L 2247-17.7°). 
Lors de la mise en vigueur de ce premier accord, l’utilisation des technologies de l’information et de la communication s’initiait alors au cœur de nos organisations. La transformation numérique, ayant dessiné de nouveaux contours à nos environnements professionnels et personnels, avait modifié sensiblement nos façons d’interagir et notre rapport au temps et au lieu.
Mais après seulement 18 mois d’application, au regard du développement exponentiel des nouvelles technologies de l’information et de la communication, ainsi que les évolutions des modes de travail imposées et amplifiées par la crise sanitaire de la  COVID 19, les parties ont souhaité réviser en profondeur l’accord initial par voie d’avenant. 
En effet, la crise sanitaire et l’adaptation dont a dû faire preuve chaque entreprise et salarié a mis en évidence le rôle clef du dispositif du télétravail, permettant la préservation de la santé des salariés tout en garantissant la continuation d’activité de l’entreprise.
Accélérateur de la transition numérique, la période de télétravail imposé a permis d’aborder les nouvelles formes de travail sous des aspects novateurs tout en appréhendant les limites. Nos modes de travail ont été significativement impactés et ont imposé aux entreprises de repenser l’organisation du travail et de s’orienter vers une hybridation du travail.
Les partenaires sociaux et la Direction ont souhaité, par les dispositions de cet accord, concilier une meilleure qualité de vie au travail pour les salariés tout en préservant l’innovation, le sens du collectif, la performance individuelle et collective et les valeurs du Groupe VYV.
En effet, au-delà de l’identité mutualiste portée par l’UMG Groupe VYV, les principes clés du Groupe VYV, confiance, responsabilité et reconnaissance, s’inscrivent pleinement dans la mise en place de cette nouvelle organisation du travail :
Confiance, car l’hybridation du travail implique une approche managériale nouvelle dans l’appréhension de la relation collaborateur et manager et dans l’évaluation des salariés. 
Responsabilité, car chaque salarié doit s’autodiscipliner pour assurer ses missions tout en préservant le droit à la déconnexion de chacun par le respect des recommandations émises par la Direction Générale.   
Reconnaissance enfin, car le télétravail est proposé aux salariés sur la base du volontariat afin de préserver et d’améliorer la qualité de vie au travail tout en garantissant l’engagement et la performance de l’entreprise. Le télétravail peut être une réelle opportunité pour les salariés d’avoir une plus grande autonomie dans l’accomplissement de leurs tâches et dans leurs conditions de travail, ce dans le respect des besoins de l’activité de l’entreprise.

Une organisation rigoureuse doit aller de pair avec une meilleure adéquation de la vie professionnelle et vie personnelle via une régulation des temps de transports (baisse de fatigue et des risques inhérents au risque routier, notamment, un management bienveillant, rigoureux et aux objectifs bien définis doit servir cette ambition. 
L’hybridation du travail (conciliation du télétravail et du travail sur site) place le manager au cœur de cette nouvelle organisation, transformant en profondeur son approche tenant à l’accompagnement, l’encadrement et l’évaluation de ses collaborateurs. Dès lors, ces derniers devront être appuyés afin d’évoluer sereinement vers ces nouvelles formes de travail. 
Mais au-delà du seul accompagnement des managers, les parties souhaitent s’engager dans la prévention des risques inhérents à ces nouvelles pratiques. Il s’agit en effet de prévenir les risques de charge mentale liés à un grand nombre d’informations à traiter et de sollicitations communicationnelles, ainsi que de garantir strictement le respect des temps de travail et de repos des salariés et par là même, l’équilibre entre leur vie professionnelle et leur vie privée. 

En ce sens, des propositions concrètes à l’égard tant des managers que des salariés ont donc été émises à travers cet accord afin de veiller au bon usage des outils numériques et de partager les bonnes pratiques en matière d’organisation du travail.  
Cet accord organise et structure le travail sur site, hybride, ou télétravail qu’il soit volontaire, exceptionnel, imposé, ou adapté à des publics spécifiques. Ainsi, il a vocation à : 
fluidifier et développer la pratique télétravail volontaire tout en prévenant les risques inhérents à cette modalité, 
anticiper les périodes de télétravail exceptionnel 
et rappeler la nécessité de temps de présence collectif. 

Dès lors les parties ont entendu remplacer les dispositions de l’accord télétravail par le présent avenant qui s’intitule désormais « Avenant à l'Accord Télétravail et nouvelles formes de travail au sein de l’UMG Groupe VYV » et qui s’appliquera automatiquement aux salariés à compter de sa date d’effet.

Il s’inscrit dans le dispositif législatif et conventionnel composé :
- des articles L. 1222-9 et suivants du Code du travail.
- de l’article L. 2242-17 du Code du travail, relatif au droit à la déconnexion  
- de l’accord national interprofessionnel (ANI) du 19 juillet 2005 relatif au télétravail complété de l’ANI du 24 novembre 2020 étendu par arrêté du 2 avril 2021 


Les enjeux des nouvelles façons de travailler
Le travail hybride consiste à conjuguer travail sur site et travail à distance ou télétravail. S’il existe déjà depuis plusieurs années, ce n’est que depuis 2020 qu’il a pris une réelle ampleur dans les entreprises comme réponse à plus de flexibilité et d’adaptation aux contraintes externes de crise, de souplesse et d’adaptation aux activités de l’entreprise.

Travail hybride : principes et objectifs
Le travail hybride combine des temps de travail en présentiel et des temps de travail à distance (télétravail) et s’impose comme un nouveau mode d’organisation du travail vertueux en termes de performance et de qualité de vie au travail, qui nécessite d’adapter les pratiques de management, de communication, de collaboration en veillant à garantir la sécurité de l’entreprise et la pérennisation de ses valeurs.
Ainsi, la direction et les partenaires sociaux ont été animés par la volonté d’intégrer tout au long des négociations, les principes rappelés ci-dessous, afin de permettre un développement serein du travail hybride au sein de l’UMG Groupe VYV.

Le partage et l’accès à l’information : 
Accéder à l’information et faciliter sa circulation et les échanges inhérents à  cette information  est l’un des défis clés d’une organisation hybride. En effet, une information mal organisée ou mal comprise peut occasionner perte de temps, décisions erronées, et même malentendus entre collègues. Pour travailler dans de bonnes conditions, le salarié doit pouvoir partager, accéder et réagir à toutes les informations dont il pourrait avoir besoin, quelle qu’en soit la source.

La communication
Qu’elles soient formelles ou informelles, les interactions doivent donc être davantage organisées dans un mode de travail hybride. La communication d’entreprise, au sein des équipes revêt un enjeu primordial.
En outre, une équipe hybride ne peut s’appuyer uniquement sur une communication orale. Elle doit mettre en place une méthodologie de partage de l’information à travers des temps forts collectifs et via les outils digitaux, afin de s’assurer que les informations et les décisions sont partagées par tous les salariés.
La diffusion des informations est un point clé pour la réussite du partage de l’information, à cette fin  managers et salariés doivent veiller particulièrement à ce point.
Le management
Manager une équipe hybride est plus complexe que de manager une équipe que l’on voit tous les jours. La culture de la confiance, de la responsabilisation et du feed-back réciproque est essentielle et doit être développée pour que ce nouveau mode de travail se déploie. 
Le projet de culture managériale s’attachera à donner des repères aux managers pour développer une collaboration au sein de son équipe efficace et collaborative, gage d’engagement de confiance.



La sécurité informatique
Lorsque les salariés travaillent à distance, les risques liés à la sécurité des données s’intensifient, notamment en matière de cybersécurité. Il revient donc aux directions concernées  de s’assurer que les salariés ont tout ce dont ils ont besoin pour travailler efficacement et de manière sécurisée.

L’expérience « salarié(e) »
De par sa nature flexible, le travail hybride peut également avoir tendance à brouiller les frontières entre vie professionnelle et vie privée. Les risques sont multiples : sentiment de devoir être disponible en permanence, au contraire de désengagement et démotivation, ou risque d’isolement social. 
L’entreprise doit donc accorder une importance particulière à chacune des étapes de l’expérience salarié, en développant des plans d’actions de nature à prévenir ces différents risques. 
Les instances représentatives des salariés pourront être sollicitées selon la nature des mesures ou dispositifs engagés. 


La cohésion et la culture d’entreprise 
La culture d’une entreprise correspond aux valeurs portées par les individus qui la composent. Elle s’exprime dans le fonctionnement de l’organisation et dans l’ensemble des décisions prises au quotidien. Au-delà de tout projet, de toute hiérarchie et de tout lieu de travail, la culture est le liant qui rassemble les collaborateurs autour des valeurs du Groupe VYV.
Lorsque les membres de l’entreprise travaillent à distance et que les salariés sont confrontés au quotidien à la prise de décision en autonomie, créer une culture d’entreprise semble être d’autant plus important, particulièrement dans le cadre de l’UMG Groupe VYV et de son  implantation multi sites.
Le télétravail peut générer un sentiment d’isolement, un manque de contacts humains qui peut entraîner une perte de cohésion dans l’équipe, une baisse de motivation et une plus grande difficulté pour le salarié à comprendre le fonctionnement et s’inscrire dans les orientations de l’entreprise.
Pour prévenir ce risque, la communication est bien sûr essentielle, à la fois du côté des salariés et de l’entreprise. Favoriser la création de liens entre les salariés est donc un enjeu-clé pour l’entreprise, tout comme le renfort de la proximité entre le manager et son équipe.

La place de l’informel
Dans ce nouveau mode de travail, les échanges informels peuvent avoir tendance à diminuer. Les ressources humaines et le management doivent donc faire leur possible pour recréer ce type d’échanges à distance. 
Les activités en présentiel doivent par ailleurs être réfléchies pour concentrer des travaux de collaboration, de co-construction, d’intelligence collective et team-building, de créativité qui génèrent davantage de valeurs que la somme des activités individuelles. Le défi consiste à trouver le bon équilibre entre les activités sur site et les activités à distance. 
Ces propositions et initiatives, qui doivent être réalisées dans le respect de chacun et dans la compréhension des attentes et capacités des autres salariés à y participer et à y adhérer, permettent de trouver cet équilibre.   
Ainsi chaque salarié, qu’il soit manager ou collaborateur, peut, par sa seule présence, ses actions, et ses qualités relationnelles participer à la construction et au développement du lien collectif au sein de l’UMG Groupe VYV. 


La nécessité de former les salariés et managers
Les partenaires sociaux et la direction partagent la nécessité de proposer aux salariés un appui dans la mise en place et le suivi de ces nouvelles formes de travail. Cet accompagnement pourra être ciblé pour les managers, ou adapté à des publics spécifiques ou encore généralisé à l’ensemble des salariés. 
 Il prendra différentes formes (fiche pratique, ateliers, e-learning, webconférence …) afin d’offrir à chaque salarié les moyens et supports pour gagner en sérénité et en efficacité dans l’appréhension du télétravail, travail hybride ou dans la poursuite d’un travail sur site engageant et inspirant.    
 
Formes du travail hybride
Au sein de l’UMG Groupe VYV  la notion de travail hybride peut être associée à différents modes de travail :
le travail en présentiel 
le nomadisme qui concerne les fonctions commerciales itinérantes, en déplacements réguliers auprès des clients, ou d’évènements commerciaux, salons, interventions et rendez-vous commerciaux, 
le télétravail : travail hors site de rattachement et hors situation de nomadisme, à domicile ou autres endroits selon conditions, qu’il soit volontaire ou exceptionnel.




Le travail sur site 
Le travail en présentiel sur site est fondamental pour préserver le sens collectif des activités, le lien social et générer davantage de valeur et d’efficacité.
Toutefois, en lien avec l’hybridation du travail, les attentes concernant le travail sur site ont évolué :  les espaces de travail doivent intégrer davantage de flexibilité, d’ouvertures propices aux échanges, aux interactions, à la créativité et à la convivialité.  
Le Vyllage a été conçu en ce sens, offrant des espaces de travail repensés, partagés, spacieux, non fixes et ouverts à l’ensemble des entités du groupe.
Dès lors la direction et les partenaires sociaux ont apporté une attention particulière à la prise en compte du travail sur site. 
Les parties rappellent que chaque salarié dispose d’un espace  professionnel au sein des locaux de l’entreprise répartis sur les différents sites de l’UMG Groupe VYV.
 
Télétravail volontaire
Conformément à l’article L1222-9 et suivants du code du travail, le télétravail désigne « toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’entreprise est effectué par un salarié hors de ces locaux, de façon volontaire, en utilisant les technologies de l’information et de la communication ». Conformément à la loi, est considéré comme télétravailleur tout salarié de l’entreprise effectuant dès l’embauche ou ultérieurement du télétravail occasionnel ou régulier.
Le télétravail est une modalité particulière d’exécution du travail, qui ne peut être imposé et qui constitue un levier de transformation qui s’ancre dans une démarche d’amélioration continue.
En pratique, au sein de l’UMG Groupe VYV, le télétravail constitue, pour un salarié, une possibilité d’organisation de son travail lui permettant l’exercice d’une partie de son activité professionnelle depuis son domicile ou au sein de tout lieu répondant aux critères d’éligibilité posés par l’entreprise dans le présent accord.  
Ainsi, les salariés peuvent télétravailler quand ils le souhaitent, où ils le souhaitent, dès lors que la compatibilité avec les besoins de l’équipe et de l’activité est assurée et dans le respect des conditions du présent accord. Ainsi si le télétravailleur est volontaire à cette forme d'organisation du travail, il ne peut imposer son choix de télétravailler à l’entreprise si les conditions ne sont pas ou plus réunies pour cette pratique et que le salarié se voit appliquer le principe de réversibilité tel que décrit dans le présent accord. 
Cette modalité d’exécution du travail présente l’intérêt d’améliorer la qualité de vie au travail et l’équilibre vie professionnelle et vie personnelle des salariés, en diminuant leur fatigue et leur stress lié au temps de trajet pour se rendre sur le lieu de travail, et en leur permettant de profiter d’un cadre de travail plus calme et plus propice à la concentration que, celle sur site plus orientée sur les interactions et les travaux et réflexions collectives. 
Le télétravail volontaire s’inscrit donc dans une démarche visant à promouvoir un meilleur équilibre vie privée/vie professionnelle des salariés et participe à la limitation des risques environnementaux.
Le télétravail régulier constitue le cadre général du télétravail organisé dans l’Entreprise et vise les situations dans lesquelles le salarié et l’employeur fixent à l’avance les jours et le nombre de jours hebdomadaires tels que précisés ci-après, durant lesquels le salarié effectue ses tâches en télétravail.

Télétravail exceptionnel
Par exception à ce principe du volontariat, l’article L1222-11 du code du travail dispose qu’« en cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d'épidémie, ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de l'entreprise et garantir la protection des salariés ».
Ainsi, le « télétravail exceptionnel » pourrait donc, dans ces cas, s’imposer aux salariés.
Peuvent être ainsi considérés comme circonstances exceptionnelles qui empêchent soit l’activité d’être exercée sur le lieu habituel de travail, soit les travailleurs de se rendre sur leur lieu de travail : les épidémies (grippe), les catastrophes naturelles (séisme, tempête, inondation), les évènements politiques majeurs (guerre, révolution, terrorisme), les accidents industriels (incendie, pollution du site) ou encore les pics de pollution ou grèves inopinées ou désorganisant en profondeur la venue sur site du salarié.

Le nomadisme
Le fait de travailler régulièrement et volontairement hors des locaux de l’employeur ne suffit pas à conférer à un salarié nomade la qualité de télétravailleur.
Un salarié nomade est un salarié dont la nature même de son activité implique des déplacements réguliers à une fréquence élevée et une exécution d’une partie de sa prestation de travail hors des locaux de l’entreprise. 
Les parties reconnaissent que le travail nomade est une forme d’organisation du travail inhérente à la nature de l’activité, visant l’optimisation des temps de travail et de trajet. Ces activités sont liées à des fonctions commerciales exercées au sein de la Direction développement collectif groupe (DDCG) et le Pôle Relations Mutuelles de VYV Partenariat, telles qu’indiquées en annexe du présent accord (Annexe 2)
En outre, il est précisé que la qualité de « manager » n’est pas par essence nomade, elle le devient si le salarié exerce ses missions managériales de manière itinérante, orientée dans un but de développement commercial, de relations externes ou pour des motifs de représentation.  
 Le nomadisme ne remet pas en cause l’éligibilité du salarié au télétravail.  Toutefois, afin de ne pas perdre le lien social avec l’entreprise, le manager veillera dans ces situations à ce que le salarié nomade puisse suffisamment être présent sur son lieu de rattachement de travail ou celui de son équipe, notamment à l’occasion des évènements d’équipes. 

Organisation du télétravail
Télétravail volontaire
Cadre de l’exercice du Télétravail

Principe
Chaque salarié dont la durée de travail est supérieure à 50% du temps légal de travail, bénéficie d’un droit au télétravail, dès son embauche et dans le respect des conditions d’éligibilité définies dans le présent accord.
Les salariés peuvent télétravailler quand ils le souhaitent, où ils le souhaitent, dès lors que la compatibilité avec les besoins de l’équipe et de l’activité est assurée et que les conditions énoncées ci-après sont respectées.

Organisation
Compte tenu de la démarche de flexibilité dans laquelle l’entreprise s’inscrit et de la nécessité de maintenir le  lien social et un collectif de travail, il a été arrêté l’organisation définie ci – après.
Prérequis : 
Les règles ci-après d’organisation des jours de télétravail hebdomadaires ou flottants, s’entendent hors situation de télétravail exceptionnel. 
La prise de jours de télétravail est faite sur la base du volontariat du salarié, impliquant confiance et responsabilisation.
En contrepartie de ce droit, le principe de réversibilité sera applicable, temporairement ou durablement, si le salarié n’est pas ou plus en mesure de télétravailler. La démarche de réversibilité sera initiée par le manager et validée par le service des ressources humaines
La fixation des jours de télétravail qu’ils soient « hebdomadaires » ou « flottants mensuels » seront déterminés en concertation avec la hiérarchie. Les enjeux du collectif ou les impératifs de service ou d’activité, seront prépondérants sur les demandes du salarié.  
Les jours de télétravail « hebdomadaires » ou « flottants mensuels » peuvent être fixes (toujours le même jour), réguliers (une semaine sur deux…) ou variables posés en fonction des besoins du salarié en cohérence avec les impératifs de service.
Si le salarié est dans l’impossibilité de prendre son ou ses jours de télétravail (hebdomadaire(s) ou flottant(s) mensuel(s)), quelle qu’en soit la cause (pour raisons personnelles, d’organisation, d’absence ou de service…), aucune compensation de quelque nature que ce soit ne sera réalisée.
Il est recommandé aux managers d’organiser une (1) journée par mois de rencontre en présentiel et si besoin de se déplacer sur les sites où les membres de leur équipe sont présents.  

Planification et suivi
Le nombre de jours de télétravail maximum devra être pris par le salarié dans le respect des modalités indiquées ci-après : 


Le choix des jours de télétravail est libre pour le salarié  dans le respect des contraintes de service et de maintien du lien collectif
Les temps de télétravail sont décomptés par journée
Les jours de télétravail qu’ils soient « hebdomadaires » ou « flottants mensuels », sont fixés en concertation entre le salarié et le manager   étant rappelé que le collectif et les impératifs de service ou d’équipe seront prédominants à la liberté du salarié dans la fixation des jours de télétravail.  
Sauf accord dérogatoire de son manager, chaque salarié est tenu :
D’effectuer tout déplacement professionnel rendu nécessaire par les besoins de sa mission. 
D’effectuer tout déplacement professionnel pour répondre à toute convocation de la Direction de l’entreprise.
D’assister aux réunions, rendez-vous clients et prospects ainsi qu’aux formations pour lesquelles il est convoqué.
En cas de nécessité de service, il est convenu que le manager a toujours la possibilité de modifier, 2 (deux) jours calendaires avant la prise effective du jour de télétravail  positionné par le salarié. 
En outre, afin de conserver le lien social, chaque manager, définira, dans la mesure du possible et en lien avec son équipe, jusqu’à une journée par semaine de présence commune au sein des locaux habituels de travail, pour des réunions d’équipe et d’échanges professionnels. La présence sur site dans ce cadre sera obligatoire sauf cas exceptionnel, autorisé en amont par le manager. 
Il est, par ailleurs, rappelé que l’accord des parties de passer au télétravail est réversible tant à l’initiative du manager que du salarié. Lorsqu’il est mis fin au télétravail, le salarié effectue à nouveau son activité sur son lieu habituel de travail ou sur son site de rattachement.


Déclaration et suivi : 
Une saisie des formes de travail (sur site, télétravail…), sur l’outil de gestion des temps (ADP) ou tout outil qui pourrait lui être substitué, pourra être demandée au salarié afin d’assurer le suivi des jours de télétravail ou sur site et permettre ainsi de vérifier le respect des conditions de l’accord. Une procédure sera alors formalisée le cas échéant.
Un bilan sur la mise en œuvre du télétravail est réalisé chaque année à l’occasion de l’entretien perspectives et engagements (EPE) afin de permettre au salarié et à son manager de s’assurer que cette organisation correspond à leurs besoins et attentes communes et permet de maintenir la performance attendue. 
Un module spécifique au sein de l’EPE sera défini et effectif pour la prochaine campagne d’EPE au sein de l’UMG Groupe VYV. 


Principe de réversibilité
Il est rappelé que le télétravail s’inscrit nécessairement dans une démarche fondée sur le double-volontariat et la double réversibilité tant à l’initiative du salarié que de l’employeur. Il ne peut être mis en œuvre qu’à la demande du salarié. Il en résulte les conséquences suivantes :
le passage au télétravail ne peut pas être imposé au salarié par l’employeur et inversement, sauf en cas de circonstances exceptionnelles ;
le refus par l’employeur à un salarié qui occupe un poste éligible au télétravail doit être motivé 
le refus par le salarié ne peut être un motif de rupture du contrat de travail ou de sanction.
L’organisation du télétravail repose par ailleurs sur une relation de confiance entre le salarié et son responsable hiérarchique, mais aussi sur la faculté qui doit être donnée à l’employeur de pouvoir apprécier les résultats par rapport aux objectifs fixés.
Aussi, si le salarié n’est pas en mesure de répondre aux conditions et exigences nécessaires à l’exercice de ses missions en télétravail (conditions tenant au lieu, confidentialité, qualité du travail …), son droit au télétravail pourra être remis en cause de manière temporaire ou durable. 
Le salarié en télétravail demeure à disposition de l’employeur (durant les horaires définis) : 9h30-11h30 / 14h-16H et se doit d’exécuter ses missions habituelles et dédier son temps télétravaillé à son activité professionnelle. A ce titre, il doit pouvoir être joignable rapidement sur l’un des outils mis à disposition, dans le respect des réglementations en vigueur.
S’il s’avère injoignable sans être en mesure d’apporter des justificatifs, ou que la qualité de son travail est affectée par la modalité de télétravail, le télétravail pourra être remis en cause. Les faits devront être avérés et fondés (répétition des défaillances, délais augmentés, gravité des faits…). 
Cette démarche de réversibilité pourra être initiée par le manager ou le service des ressources humaines. Elle sera menée par le service des ressources humaines. 
Il est rappelé que la mise en œuvre de la réversibilité, même initiée à la suite de difficultés du salarié à répondre à ses objectifs et aux résultats attendus lorsqu’il est en télétravail, est indépendante de toute procédure disciplinaire éventuelle et ne pourra jamais être assimilée à une sanction à l’égard du salarié.
Le nombre de procédures de réversibilité sera présenté en commission de suivi annuelle de l’accord.  

Comité de suivi paritaire
Un comité de suivi paritaire dénommé « comité télétravail » est mis en place. Il est composé du secrétaire de la commission Santé Sécurité et Conditions de Travail (SSCT), de deux représentants désignés par chaque organisation syndicale signataire et de trois représentants de la Direction.
Le comité se réunira sur demande : Il pourra être saisi par le salarié qui serait amené à contester les modalités d’application du présent accord, notamment en cas d’engagement de la réversibilité de son droit au télétravail ou de contestation. Le salarié devra solliciter par écrit (mail ou courrier adressé à la Direction des Ressources Humaines) sa convocation et la tenue d’une réunion du comité de suivi paritaire devra être organisée dans les 10 jours ouvrés suivant la réception de sa demande. 
Ce comité aura alors la mission d’analyser la situation individuelle, d’identifier des leviers de résolution et de suivre la mise en œuvre des actions ad hoc. 
Il pourra émettre des recommandations qui seront communiquées à la Commission Santé Sécurité et Conditions de Travail.


Fonctions éligibles et publics spécifiques
Les fonctions éligibles 
Si la pratique du télétravail est basée sur le volontariat et à l’initiative du salarié, son activité devra être compatible avec le télétravail. 
En effet le télétravail requiert une capacité du salarié à exercer son activité de façon autonome à distance. Cette autonomie est réputée acquise à partir du moment où le salarié est en capacité de maîtriser son activité, ses outils de travail, son environnement professionnel (ses interlocuteurs internes/ externes), l’organisation de son activité et de son temps. 
D’autre part les fonctions du salarié, au regard de sa direction de rattachement ou de ses missions doivent être éligibles au télétravail et répondre à ces deux conditions cumulatives :  
Le travail doit pouvoir être exécuté techniquement à distance,
La présence physique du salarié n’est pas obligatoire pour la bonne marche de l’entreprise 
Il est précisé que toutes nouvelles fonctions, activités ou postes seront présumés télétravaillables sauf à être identifiées spécifiquement par la Direction des Ressources Humaines comme partiellement télétravaillables ou non télétravaillables.
Aussi, une liste de fonctions qui ne seraient que partiellement télétravaillables ou non télétravaillables sera arrêtée et présentée en Comité Social et Économique pour avis et consultation. 
Les modalités d’organisation du télétravail des fonctions identifiées comme télétravaillables partiellement seront donc définies au regard des impératifs de la direction (fréquence, rotation, nombre de jours) afin de préserver une continuité de service au sein des sites ou au regard des impératifs de service, de sécurisation et de partage des données. 
Le Comité Social et Economique sera informé et consulté dans les formes avant toute modification de la liste.
   
Publics spécifiques
Les salariés dont la situation est évoquée ci-dessous pourront accéder au télétravail  de manière  spécifique dans les conditions définies ci-après et en concertation avec le management et la Direction des Ressources Humaines. Chaque salarié demandant à bénéficier devra être en capacité de transmettre les justificatifs correspondants. 

Salarié(e)s alternants et stagiaires
Les salariés en contrat de formation par alternance (apprentissage, contrat de professionnalisation) ou en période de stage sont éligibles au télétravail selon les modalités prévues en fonction de la durée légale de leur contrat de travail. 
Toutefois au regard de la nécessité d’intégrer au mieux ces salariés encore en formation, leur présence sur site durant les 3 premiers mois de leur contrat sera nécessaire. Leur tuteur veillera à être particulièrement présent sur site durant ces trois mois afin de proposer un accompagnement individuel au sein de l’entreprise.
Au terme des trois mois, en accord avec leur tuteur, les salariés en contrat de formation par alternance  ou en période de stage, bénéficieront des mêmes modalités de télétravail que les autres salariés selon modalités prévues au regard de leur temps de travail.   

Salarié(e)s bénéficiant d’une Reconnaissance de qualité de travailleur handicapé (RQTH) 
Les salariés en situation de handicap pourront bénéficier d’une situation de télétravail aménagé dans le respect des dispositions de l’accord « Diversités, égalité professionnelle et handicap au sein de l’UMG » signé en date du 21 janvier 2021, ainsi que d’un aménagement de leur poste de travail à leur domicile selon l’accord sur l’emploi des personnes handicapées de la Branche et de l’Economie sociale et solidaire. 
Pour rappel, l’accord Diversités, égalité professionnelle et handicap au sein de l’UMG signé en date du 21 janvier 2021 permet aux « salariés reconnus travailleurs handicapés de bénéficier automatiquement de 4 jours de télétravail supplémentaires par mois. »

Salarié(e)s en reprise de poste après une absence maladie de longue durée 
Afin de réunir de meilleures conditions de retour à l’emploi, les salariés de retour après une absence pour maladie de longue durée (plus de 6 mois), à temps plein ou en temps partiel thérapeutique pourront bénéficier d’un aménagement du télétravail dans la limite de 6 mois suivant leur date de reprise.  
Le salarié concerné pourra ainsi bénéficier, selon les situations et sur recommandation de la médecine du travail d’une organisation en télétravail à 100 % de leur temps de travail, pour une durée ne pouvant excéder 6 mois  à compter de la mise en œuvre du télétravail aménagé.  



Salariées en situation de grossesse  
Les salariées pourront bénéficier d’une organisation en télétravail à 100 % de leur temps de travail, dès la déclaration de leur grossesse auprès du service des ressources humaines jusqu’à leur congé maternité. 

Salarié(e)s seniors 
Les salariés âgés de plus de 55 ans et dont le temps de trajet domicile-travail excède 2 heures par jour pourront bénéficier d’un aménagement du télétravail en bénéficiant  d’un jour supplémentaire flottant de télétravail par mois. 

Salariés en situation d’aidance
Les parties rappellent que l’accord « Diversités, égalité professionnelle et handicap au sein de l’UMG » signé en date du 21 janvier 2021 prévoit pour les salariés en situation d’aidance un aménagement du télétravail. 
Il dispose ainsi dans son article 3 « accompagner les aidants » du titre V, que « la Direction des Ressources Humaines étudiera la demande avec le manager, dans l’objectif de trouver des solutions, dans la mesure du possible. Cet aménagement pourra notamment comprendre du télétravail exceptionnel ». Dès lors le salarié pourra bénéficier, selon les situations et accord de la Direction des Ressources humaines d’un temps de travail pouvant être réalisé intégralement en télétravail si un évènement nouveau lié à l’état de l’aidé ou de l’aidant, est invoqué par ce dernier. 

Salariés détenant un mandat d’élu au CSE ou un mandat syndical au sein de l’UMG
Les salariés élus au CSE, qu’ils soient titulaires ou suppléants, ou les salariés titulaires d’un mandat syndical au titre de délégué syndical ou de responsable syndical ou représentants de proximité, bénéficient comme tout salarié des dispositions du présent accord. 
Afin de ne pas faire obstacle à l'exercice des mandats, les temps de mandats n'interfèreront pas avec le nombre de jours de télétravail autorisés.
  

Conditions matérielles d’exercice du télétravail
Lieux éligibles au télétravail
Le salarié qui souhaite exercer son activité en télétravail, que ce soit à son domicile ou dans un tiers lieu, doit disposer d’un espace adapté et propice au travail répondant aux conditions d’éligibilité définies dans le présent accord. 
 
Pratique du télétravail au domicile du salarié ou dans un tiers-lieu 

Définition de la notion de domicile et de tiers lieu
Le salarié qui souhaite télétravailler à son domicile s’assurera que l’espace dédié à la pratique du télétravail réponde aux conditions ci-après.
Il est rappelé qu’en cas de déménagement, de changement de domicile déclaré, le salarié préviendra l’entreprise en lui indiquant la nouvelle adresse via la mise à jour de son espace salarié sur ADP complété d’un courriel adressé à  .
Le télétravailleur devra délivrer une attestation sur l’honneur certifiant la couverture de son assurance « multi risques habitation » et de sa « conformité électrique » sur le modèle défini par la Direction des Ressources Humaines.  
Par ailleurs, l’employeur a souscrit aux assurances « responsabilités » en la matière.
Les tiers-lieux sont les espaces hors domicile et  locaux professionnels du Groupe VYV dans lequel les télétravailleurs peuvent être amenés à télétravailler. Qu’ils soient à caractère non professionnels ou professionnels, publics ou privés, ces tiers lieux doivent impérativement répondre aux conditions d’éligibilité ci-dessous.

Conditions d’éligibilité du lieu 
Le domicile ou les tiers-lieux choisi par le salarié devra permettre de répondre aux prérequis suivants :  
Réunir de bonnes conditions de travail (mobilier et espace adaptés, …), et 
Solliciter et utiliser les outils informatiques strictement dans le respect des conditions de sécurité  requises et édictées par la DCSSI et la Direction gestion des risques (partage de données et de connexion wifi…), telles que formalisé notamment dans la Charte Informatique  et  
Être équipé d’une alimentation électrique suffisante (lumière, alimentation de l’équipement informatique/ téléphonique), bénéficier d’une ambiance sonore propice à la concentration ou la qualité des échanges et disposer d’une qualité de réseau internet et téléphonique (haut débit) suffisantes : partages de documents, vidéos entrantes ou sortantes … 
Ceci afin de garantir une prestation de travail de qualité, sereine et continue sur les plages horaires de travail dédiées. 
Le domicile ou les tiers lieux devront être situés en France, sans décalage horaire, sauf exception validée en amont par la Direction des Ressources Humaines. 
Le salarié souhaitant télétravailler à son domicile ou dans un tiers lieu s’engagera par la remise d’une attestation sur l’honneur (établie sur le modèle fourni par la Direction des Ressources Humaines) au respect de ces conditions d’éligibilité dans le choix de l’espace de télétravail, en complément des données mentionnées au paragraphe précédent. 
  

Dotation pour le matériel et équipement du salarié
Chaque salarié est équipé d’un ordinateur portable, d’un clavier, souris et casque audio permettant la pratique du télétravail. 
En complément de cette dotation de matériel, chaque salarié pourra bénéficier, sur facture TTC de moins de 6 mois au moment de la demande de remboursement : 
- du remboursement unique de 50 % de la facture d’achat dans la limite de 150 € TTC (cent cinquante euros) pour l’acquisition d’équipement à son domicile facilitant l’exercice du télétravail de type imprimante, bureau, fauteuil, écran… 
- du remboursement des consommables d’impressions (cartouche, papier, papeterie) sur facture, dans la limite de 50 € TTC (cinquante euros) par an.
Ces montants sont fixés dans le respect des exonérations fiscales prévues en la matière au moment de la signature des présentes. Leurs montants et modalités pourront être révisés sans passer par voie d’avenant, par l’employeur en cas de modifications réglementaires ou législatives des conditions d’exonération.  Une information préalable sera réalisée auprès du Comité Social Économique.
Travailler en mode hybride suppose de connecter l’espace de travail physique avec l’espace de travail digital. Il est donc nécessaire de permettre aux salariés de travailler de manière identique, que le salarié soit physiquement présent ou qu’il soit à distance (grâce aux technologies numériques) et de favoriser le travail collaboratif entre les équipes, qu’elles soient à distance ou sur site.
Le socle technique nécessaire pour répondre aux besoins du télétravailleur et de l’entreprise s’appuie sur l’accès sécurisé au Système d’Information, le respect de la confidentialité des données, l’utilisation d’outils de communication adaptés, l’accès aux applications métier et à des outils de travail collaboratifs et par un environnement de travail adéquat.
Aussi lors d’une journée en télétravail, le salarié doit pouvoir se connecter à ses outils numériques de la même manière que s’il était présent sur son lieu de travail. C’est la raison pour laquelle il doit vérifier, préalablement, sa capacité à se connecter à distance au regard de l’éligibilité du site de télétravail et de l’état de son équipement.   
En cas de problème technique l’empêchant de télétravailler, celui-ci doit prendre contact avec son manager pour étudier les modalités de poursuite de la journée en télétravail. Ils peuvent alors convenir de l’arrêt du télétravail et du retour du salarié sur son lieu de travail habituel. 
En début de journée, si aucun contact n’est possible auprès du manager, le salarié doit regagner son lieu de travail habituel ou poser une journée de congé ou de RTT. 
Il est rappelé que le salarié en télétravail doit préserver la confidentialité des accès et des données, et éviter toute utilisation abusive ou frauduleuse des outils mis à sa disposition. Il doit respecter l’obligation de discrétion ou de confidentialité sur les informations qui pourraient être portées à sa connaissance dans l’exercice de son activité. 
Il doit respecter les dispositions énoncées dans « la Charte d’utilisation des systèmes d’information et des outils numériques et de communication au sein du Groupe VYV ». 


Indemnité journalière
En dehors des situations de télétravail exceptionnel, imposé par l’employeur, la pratique du télétravail est basée sur le volontariat. 
L’UMG Groupe VYV fournit à chaque salarié des locaux et espaces de travail, permettant si le salarié le souhaite un travail à temps complet sur site.  
Toutefois, afin de ne pas freiner la pratique du télétravail les parties ont entendu attribuer une indemnité journalière. Cette indemnité journalière correspond à une quote-part de frais supplémentaires qui pourraient être engagés du fait de cette activité professionnelle en télétravail (abonnement internet, loyer, énergie, eau, chauffage, ...). 
Ainsi une allocation journalière de :
2 € (deux euros) est octroyée par salarié, par journée de télétravail enregistrée dans l’outil de gestion des temps dans la limite de 26 € (vingt-six euros) par mois pour l’ensemble des salariés. 
L’indemnité est versée le mois suivant en tenant compte des journées de télétravail  ainsi déclarées dans l’outil de gestion des temps ou tout outil qui lui serait substitué.  Aucune régularisation ne pourra être effectuée si le salarié ne respecte pas la procédure énoncée par la direction en matière de déclaration des temps ou forme de travail.  

Titres restaurant et indemnités de transport
Le salarié en télétravail continue de bénéficier des titres restaurant et d’une indemnité de transport dans les mêmes conditions qu’un salarié non-télétravailleur et dans le respect des dispositions réglementaires. 




Télétravail exceptionnel
Encadrement du télétravail exceptionnel
Dans certaines circonstances exceptionnelles ou situation de force majeure, telles qu’indiquées en première partie de l’accord, le télétravail, considéré comme un simple aménagement des conditions de travail, pourra être mis en œuvre de manière unilatérale par la Direction afin de prévenir tout risque sur la santé et la sécurité des collaborateurs ou au regard des directives légales ou réglementaires. 
Les parties souhaitent cependant rappeler que les représentants des salariés, seront, via le Comité  Social et Économique (CSE) ou via la Commission de Santé Sécurité et Conditions de Travail (CSSCT), informés ou consultés au besoin sur les modalités de télétravail en cas de circonstances exceptionnelles prévues dans le cadre du plan de continuité d’activité déployé spécifiquement à cette occasion.
Cette information ou consultation sera mise en œuvre tout au long de la période de télétravail exceptionnel jusqu’à son terme.   



Maintien d’un collectif de travail sur site
La construction du Groupe VYV a conduit l’UMG  à proposer aux salariés différentes implantations géographiques pour leur site de rattachement, sites sur lesquels les salariés travaillent et se retrouvent. 
L’importance de la notion de site prend aujourd’hui toute son ampleur : l’organisation de chaque salarié lorsqu’il sera en présentiel et plus largement le travail sur site, se doit d’évoluer  de manière concomitante au développement du télétravail afin de maintenir et développer le collectif d’entreprise et d’équipe.  
L’organisation de ces nouvelles formes de travail se doit donc d’intégrer pleinement les nouveaux besoins des salariés afin de préserver et améliorer leur qualité de vie au travail tout en maintenant et en développant la performance de l’UMG Groupe VYV.  
 
Le maintien indispensable d’une présence sur site 
Dans un contexte de travail hybride, les salariés venant sur site devront trouver au-delà de l’espace de travail proposé, un espace de rencontres, d’échanges, de réflexion et activités collectives  et de socialisation au-delà même du seul spectre professionnel.  
Aussi, salariés et managers devront privilégier le jour de leur venue sur site pour organiser : 
- des temps de rencontre (points hebdomadaires de suivi des activités, rendez-vous ponctuels...)
- des échanges spontanés,  
- des réunions, tenir des ateliers (réunions d’équipes, atelier de travail collectif …)
- des moments conviviaux (déjeuner, café …) avec son équipe  ou plus largement entre salariés.


Le Vyllage : Comment les espaces de travail contribuent aux nouvelles façons de travailler
Le Vyllage, sera le lieu où les salariés de l’UMG et plus largement toutes les entités de notre écosystème pourront venir travailler et construire l’avenir de notre groupe. Lieu de travail, d’échanges, espace de construction de notre avenir, témoin de nos valeurs et savoir-faire, ce site intégrera ces nouvelles formes de travail en proposant des espaces, du mobilier et des services adaptés aux nouvelles façons de travailler que nous souhaitons impulser.  
La création de ce site, à l’image du Groupe VYV est une opportunité  de faire évoluer nos pratiques (plus de transversalité, de coopération, de fluidité, d’innovation, de bien-être...). Les espaces seront aménagés de telle sorte qu’ils pourront accueillir dans les meilleures conditions possibles les collaborateurs de province et/ou d’autres entités du groupe de façon ponctuelle afin que tous les salariés se sentent chez eux au Vyllage et constituera au-delà des salariés de l’UMG Groupe VYV un espace de travail pour les autres entités.
L’organisation des espaces répondra à une multiplicité d’usages, ce qui implique : 
Des espaces modulables qui favorisent le partage, la collaboration en petits ou grands groupes, le besoin de travailler dans le calme, la convivialité, le bien-être de tous, le ressourcement, ... 
Des espaces ouverts pour tous, à dimension humaine pour favoriser la circulation de l’information, tout en préservant la possibilité de travailler dans le calme.
Les différentes positions de travail non attribuées, seront multiples et variées afin de répondre aux différents besoins des métiers et des situations. Elles seront  supérieures au nombre de résidents  et organisées par quartier pour favoriser au maximum l’échange et la flexibilité dans l’utilisation des lieux.


Encadrer les demandes de changement de site de rattachement
Le Groupe VYV a souhaité se doter de règles communes dans le traitement des futures demandes de changement de sites des salariés pour convenance personnelle. Sont visées par le présent paragraphe, les demandes des salariés, souhaitant changer de site de rattachement professionnel, de manière volontaire et strictement motivés par des raisons personnelles. 
En effet, avec le développement des facilités offertes par le télétravail, certains salariés sont amenés à envisager un nouveau cadre de vie pour convenance personnelle.  
S’il n’appartient pas à l’entreprise de s’immiscer dans les raisons d’un tel souhait, l’UMG Groupe VYV se doit d’apporter une réponse claire et équitable à ces demandes. Par cet accord, la Direction des ressources humaines souhaite préciser et s’engager sur les principes clés qui conduiront à sa décision : 
Le principe directeur qui animera tout au long le process de décision est le maintien des collectifs de travail en physique : le travail à distance ne saurait dispenser d’une présence sur site régulière telle qu’énoncée dans l’accord ou pour des évènements collectifs. 
La Direction des ressources humaines veillera à prendre une décision en lien avec le manager en totale équité sans créer de clivage entre cadres et non cadres ou fonctions supports et opérationnels
Aucun accord de l’UMG Groupe VYV sur un changement de site ne pourra être dicté au regard des frais déjà engagés par le salarié ou d’une nouvelle organisation du salarié déjà opérante (déménagement, école…), plaçant l’UMG Groupe VYV devant une situation déjà entérinée.  Aussi le salarié est invité en amont de son projet à  se rapprocher au plus tôt de son manager et de la fonction ressources humaines pour appréhender préalablement la faisabilité de sa  demande de changement de site avant l’engagement de toute action définitive ou coûteuse. 
Eléments d’analyse pour la prise de décision : 
La capacité du site souhaité à accueillir le salarié (espace et bureaux suffisants…) 
La compatibilité de son métier et sa fonction  avec une installation sur ce nouveau site, étant entendu que le risque d’isolement sera systématiquement évité 
La compatibilité de son métier et sa fonction avec la poursuite normale de son activité sur le nouveau site envisagé de rattachement 
Par ailleurs, La Direction des ressources humaines portera une attention très particulière aux demandes de changement de site réalisées au regard des situations personnelles suivantes : salarié en situation de handicap, en situation d’aidance ou en situation de famille monoparentale. Elle s’efforcera de trouver une solution même si tous les prérequis précédents ne sont pas réunis. 






Accompagnement des salariés

Accompagnement managérial
Rôle du manager
Les parties souhaitent renouveler leur confiance aux managers de l’UMG Groupe VYV placés au cœur de ces nouvelles formes de travail. 
En effet, cette nouvelle forme de travail, implique davantage de complexité pour les managers. De même, intégrer les nouveaux salariés et transmettre les connaissances et les compétences, développer la dynamique d’équipe et accroitre l’innovation constituent des défis pour le manager quand ses équipes évoluent à distance une partie du temps.
Les parties ont entendu donner aux managers des jalons et recommandations afin de leur permettre d’intégrer sereinement ces transformations et nouvelles façons de travailler. 
La direction s’engage en outre à intégrer la dimension hybride du travail dans le projet de culture managériale, prochainement déployé au sein de l’UMG Groupe VYV. 

L’accompagnement des salariés par un management adapté  
Les managers vont jouer un rôle de plus en plus important, car ils devront faire vivre leurs équipes et leur montrer l’intérêt de leurs missions.  
Ainsi, les managers devront veiller à intégrer la dimension « hybride » du travail, dans leurs missions habituelles de management d’équipe de proximité. Les parties entendent leur délivrer les consignes et recommandations à mettre en œuvre dans leur quotidien. 
La bonne application de ces mesures pourra être appréciée a minima annuellement lors de son évaluation. 

Animer son équipe
Il est souvent plus difficile de communiquer en équipe lorsque celle-ci est en partie, à ou certains moments à distance. En effet, les échanges sont souvent moins spontanés, voire moins fréquents, lorsque l’équipe est dispersée à différents endroits.
Qu’elles soient formelles ou informelles, les interactions doivent donc être davantage organisées dans un mode de travail hybride.  
En outre, une équipe hybride ne peut s’appuyer uniquement sur une communication orale. Elle doit mettre en place une culture de l’écrit, afin de s’assurer que les informations et les décisions sont partagées par tous les salariés, qu’ils aient assisté ou non à une réunion spécifique.
Le manager (appuyé au besoin des ressources humaines) doit donc recréer ce type d’échanges à distance et en présentiel. 



Formaliser les processus
La prise en compte du distanciel implique la nécessité de formaliser les process.  En effet, avec la perte des interactions informelles, tout ce qui n’est pas organisé ne se passera pas. Jusqu’à présent, on transmettait des valeurs et des savoirs par le contact et l’observation.  
Afin de préserver le partage des connaissances et informations, la transmission des savoirs, le manager et son équipe devront donc déterminer les processus portant sur leur métier, vie et culture de l’UMG et du Groupe VYV, de la direction à laquelle ils appartiennent, s’approprier les processus et les compléter au besoin.

Garder le lien entre salariés de son équipe et des équipes transverses  
Il est essentiel pour le salarié de communiquer régulièrement, à la fois avec son manager pour partager l’avancée des différents projets en cours, mais aussi avec d’autres collègues pour rester au courant des activités de l’entreprise, et avoir des discussions plus informelles. Cette communication régulière permettra également au salarié de se sentir moins isolé et éviter une perte de cohésion dans l’équipe, ainsi qu’une baisse de motivation. 
En complément des temps forts en présentiel que le manager devra organiser, ce dernier pour prévenir ce risque, veillera également à communiquer sur les différents canaux.
Pour favoriser la cohésion d’équipe, le manager peut recréer des interactions informelles en utilisant un outil de visioconférence. Quelle que soit la forme de travail au sein de l’équipe, une bonne pratique consiste par exemple à organiser des moments de convivialité avec les membres de son équipe, ou avec d’autres services, voire à participer aux challenges (ludiques, de cohésions…) de l’entreprise ou à en proposer à l’équipe. Ces activités de team-building permettront de renforcer les liens entre les membres de l’équipe  

Responsabiliser les équipes 
Aujourd’hui, le management doit plus que jamais faire confiance et déléguer : c’est un vecteur d’engagement et de performance.
Par ailleurs, le manager devra adapter son management en s’orientant vers un management responsabilisant : Il pourra encourager ses collaborateurs à prendre des décisions de manière autonome par exemple. 
Le  management des équipes à distance rend difficile une réelle visibilité sur le temps que passent les salariés à leurs missions et activités.  Il est nécessaire donc de responsabiliser les équipes et de manager en analysant les réalisations et les livrables des salariés.

Donner l’exemple 
Il est rappelé que si le manager fait lui-même du télétravail quelques jours par semaine, il indique aux salariés qu’ils n’ont pas besoin d’être au bureau tous les jours pour être productifs.
De même, en ne sollicitant pas les salariés en dehors de leur temps de travail, le manager promeut ainsi les engagements en matière de déconnexion.
 
Veiller au partage de l’information
Le manager tout comme l’entreprise doivent veiller à la bonne circulation de l’information de manière fluide dans l’organisation. 
En effet, avant la crise sanitaire liée à la Covid, les salariés partageaient régulièrement des informations en direct, lors de réunions au bureau, ou bien de manière plus informelle lors de temps de convivialité. Cependant, ces modes de partage seront réduits dans un contexte de travail hybride, les salariés fréquemment à distance ou en mobilité, seront limités dans leurs échanges informels et spontanés.
Aussi, mettre en place de nouvelles pratiques de partage et de gestion des connaissances est essentiel dans un environnement de travail hybride. 
Pour faire face à cette mobilité accrue, le manager devra développer une stratégie de gestion des connaissances, afin de clarifier la façon dont l’information doit être partagée, et ainsi éviter que des silos d’informations se forment à distance.
Pour entreprendre cette démarche, il devra :
créer des processus et rituels qui explicitent comment, où et quand les informations et documents doivent être créés et partagés,
veiller à l’utilisation par les collaborateurs des outils qui facilitent la circulation et le partage d’information à distance,
s’assurer que chacun a bien accès aux connaissances dont il a besoin, et peut trouver facilement des informations supplémentaires en interne,
identifier les personnes qui disposent de connaissances spécifiques et celles qui ont besoin de ces connaissances, afin de les mettre en relation,
créer une culture du partage qui encourage la collaboration, l’entraide et le feedback.
Informer ses collaborateurs sur les outils (les créer au besoin) de l’entreprise ou spécifiques à son activité (Foire aux questions, organisation des données,  CRM…) 
Partager les bonnes pratiques 
En outre, travailler en mode hybride nécessite d’avoir une culture de l’écrit très forte, permettant aux salariés d’accéder facilement à des documents et informations, de manière spontanée. Ainsi, si un salarié n’a pas pu être présent à une réunion, il pourra tout de même prendre connaissance des points clés qui ont été discutés, via un compte-rendu détaillé par exemple.
 


Santé et protection des salariés

Rappel des principes d'égalité de traitement
Les parties rappellent que les salariés de l’UMG Groupe VYV bénéficient des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels qu’ils exercent ou non leur activité en télétravail. 
Le salarié travaillant à son domicile reste lié à l’entreprise dans les conditions normales de la législation du travail (contrat de travail, loi et Convention Collective). 
L’ensemble des règles applicables en matière de rémunération, de décompte de la durée du travail, d’évaluation des résultats, d’accès à la formation, d’accès à l’information et l’entreprise, des gestions des carrières, d’information syndicale, ou d’instances représentatives du personnel, de couverture en matière de prévoyance, santé, accident, accident de travail, maladie ou décès sont identiques.


Droit à la déconnexion
Le droit à la déconnexion s’entend comme le droit de ne pas être connecté aux outils numériques professionnels pendant ses temps de repos et de congés. 
Les partenaires sociaux rappellent l’importance du bon usage professionnel des outils numériques et de communication  et de s’assurer du respect des temps de repos et de congés, ainsi que de l’équilibre entre vie privée et vie professionnelle des salariés. 
Chaque salarié, qu’il soit en télétravail ou sur site bénéficie du même droit à la déconnexion.  
La bonne application de ce principe nécessite : 
l’implication et l’autodiscipline de chacun ; 
l’exemplarité des managers dans l’utilisation des outils de communication, essentielle pour promouvoir les bonnes pratiques et entraîner l’adhésion de tous. 
Les parties entendent donc par le présent accord, donner des directives pratiques et engageantes tant aux salariés qu’aux managers en matière de droit à la déconnexion.





















Garantir l’effectivité de la déconnexion hors temps de travail

L’utilisation des outils numériques de communication doit s’effectuer sur les plages habituelles de travail. 
Il est rappelé qu’aucun collaborateur, n’est tenu de répondre à des courriels professionnels, messages ou appels téléphoniques à caractère professionnel en dehors de ses heures habituelles de travail, pendant ses congés payés, ses temps de repos et ses absences.
Dans ce cadre, il est préconisé d’adopter les pratiques suivantes :
Eteindre le matériel informatique à la fin de la journée de travail ;
Chaque émetteur d’un message doit adapter ses envois selon l’organisation du temps de travail de ses interlocuteurs et s’interroger sur l’opportunité du canal à utiliser : courriels, appel, SMS, conversation teams, …
Il est demandé de ne pas envoyer de courriel en dehors des créneaux habituels de travail, par l’utilisation de l’option « envoi différé » pour les courriels ou à défaut l’intégration automatique d’un bandeau d’information invitant le destinataire à ne pas y répondre pendant ce laps de temps, sauf urgence.
Les salariés en congés doivent configurer un message d’absence indiquant la durée de l’absence et les modalités de délégation/gestion des urgences mises en place.
Les salariés doivent, sauf urgence, éviter de solliciter les salariés en congés en utilisant notamment l’option « envoi différé ».
Les salariés doivent veiller à planifier des réunions pendant les horaires de travail et doivent, sauf impératif exceptionnel, éviter la mise en place de réunions, même celles en distanciel, avant 9h, entre 12h30 à 13h30 ou après 18h30. 

Toutefois sans préjudice du droit à la déconnexion, la direction rappelle que face à une situation d’urgence exceptionnelle, des courriels, messages, ou appels téléphoniques pourront être envoyés aux salariés de l’entreprise en dehors des horaires habituels de travail.

Temps de travail et de repos
Le salarié reste soumis, pour l’organisation de son temps de travail, aux règles applicables au sein de l’entreprise, tant en matière de temps de travail que de temps de repos. 
Le salarié en télétravail peut être contacté, sur son téléphone professionnel et/ou sur sa messagerie professionnelle et/ou sur sa messagerie professionnelle instantanée, durant ses horaires de travail habituels. 
Il veille à respecter ses plages de travail habituelles et il ne peut, à l’exclusion des temps de pause (déjeuner par exemple) suspendre ou interrompre sa journée de travail pour un motif personnel (sauf accord préalable de son manager). 
Son activité est établie sur des bases comparables à celle d’un travail accompli dans les locaux de l’UMG Groupe VYV. Le télétravail ne saurait donc avoir pour conséquence de modifier l’activité habituelle, la charge de travail, ou l’amplitude de travail effectif applicable en temps normal, lorsque le salarié effectue sa mission sur site.
S’agissant des modalités d’exécution de l’activité, les obligations du salarié bénéficiant du télétravail, notamment le régime de travail, l’exécution des tâches qui lui sont confiées, les indicateurs de suivi d’activité, la charge de travail, ou l’évaluation des résultats sont strictement les mêmes que pour les salariés travaillant sur site. La charge de travail et les délais d’exécution sont évalués selon les mêmes méthodes que celles utilisées pour les personnels travaillant sur site.


Suivi en matière de santé, de couverture sociale et accident de travail
Les télétravailleurs bénéficient des mêmes protections en matière de santé et de sécurité au travail que les autres salariés. Le salarié travaillant à domicile bénéficie de la même couverture accident, maladie, décès et prévoyance que les autres collaborateurs.
Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables aux télétravailleurs et doivent être strictement respectées. Les collaborateurs bénéficient notamment de la visite de prévention et d’information auprès du médecin du travail dans les mêmes conditions que s’ils travaillaient sur site. 
Conformément aux dispositions légales, l’employeur, l’instance représentative du personnel compétente et les autorités administratives compétentes ont accès au lieu de télétravail afin de vérifier la bonne application des dispositions relatives à la santé et sécurité au travail. Le collaborateur doit préalablement donner son accord.
Il est notamment rappelé que l'accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail, sur le lieu de travail, sur son trajet domicile-travail pendant l'exercice de l'activité professionnelle du salarié, ou lors d’un déplacement  professionnel, est présumé être un accident de travail au sens de l'article L. 411-1 du code de la sécurité sociale.
Il est rappelé que le salarié doit rester vigilant dans les conditions de pratique du télétravail, puisque comme indiqué dans l’ANI du 26 Novembre 2020 « il doit être tenu compte du fait que l’employeur ne peut avoir une complète maîtrise du lieu dans lequel s’exerce le télétravail et de l’environnement qui relève de la sphère privée».  

Prévention des risques psycho sociaux
La Direction et les partenaires sociaux sont conscients des risques inhérents à  l’adoption d’un mode de travail hybride et des impacts négatifs sur la cohésion, la motivation et de manière plus générale sur la santé.
Prévenir l’isolement social
L’isolement social est l’un des plus grands risques auxquels sont confrontés les télétravailleurs. S’il peut être lié au manque d’interactions avec les collègues, il peut être la conséquence d’un sentiment d’exclusion que peuvent ressentir les salariés. 
Afin de prévenir ces risques, il est rappelé que le télétravail est proposé aux salariés, sur la base du volontariat. Cette forme de travail ne peut donc être imposée hors situation de télétravail exceptionnel. D’autre part il sera recommandé à chaque manager de proximité d’organiser un temps fort collectif  en présentiel, a minima hebdomadaire, afin de permettre aux salariés de se retrouver.  Pour les managers ayant des équipes réparties sur plusieurs sites, l’objectif ne sera pas de réunir l’ensemble des équipes sur un même site mais de s’assurer que l’ensemble d’une même équipe sur le même site puisse se retrouver une fois par semaine. Dans ce contexte, il est recommandé que le manager se rende régulièrement sur les différents sites de ses équipes.
Pour faciliter l’organisation du travail en mode hybride, il est recommandé que chaque salarié notifie sur son agenda outlook les jours sur site et en télétravail, partagé avec les collègues de son équipe.
Enfin, les salariés seront informés via l’Origamy des contacts et coordonnées de la médecine du travail et devront être orientés le cas échéant vers leurs services par le manager ou le service des ressources humaines.  

Organiser la charge de travail  
Une vigilance accrue doit être réalisée pour les salariés lorsqu’ils sont en télétravail, ces derniers pouvant  substituer leur temps de transport ou de pauses par un temps de travail, ou à augmenter le nombre ou la durée des réunions à distance.
Il est rappelé que télétravailler  ne signifie pas travailler en continu. Tout comme sur site les salariés doivent faire des pauses tout au long de la journée pour se détendre et limiter la fatigue liée aux écrans.

Séparer la vie privée et la vie professionnelle
Il a été constaté que le télétravail, particulièrement lorsque celui-ci est continu et obligatoire comme il peut l’être en cas de situation exceptionnelle, peut conduire à une perméabilité des frontières entre vie privée et vie professionnelle.
Les parties entendent donc par cet accord renforcer et rendre pratiques les mesures en matière de droit à la déconnexion afin de prévenir les phénomènes de présentéisme et de surmenage. 
L’ensemble des salariés seront sensibilisés aux bonnes pratiques en matière d’utilisation des outils, afin qu’ils n’empiètent pas sur la vie personnelle des salariés.

Un recueil de bonnes pratiques   sera proposé sur l’espace Origamy afin d’apporter des conseils pratiques à l’ensemble des  salariés.



Formation et information des salariés 
Différentes mesures d’accompagnement vont être mises en place, afin d’assurer une appropriation optimale des collaborateurs et des managers autour de ces nouvelles formes de travail.
Ainsi des formations (digitales de type e-learning ou autres) seront mises à disposition des managers et des salariés pour leur permettre d’appréhender au mieux les questions que peuvent poser ce nouveau mode d’organisation hybride du travail.
Un état des formations dispensées sera réalisé en commission formation. 
Afin que les salariés puissent effectuer leur travail dans de meilleures conditions, ils seront informés sur les règles d’utilisation des écrans de visualisation et de recommandations en matière d’ergonomie. 
Il est rappelé que les médecins du travail sont à la disposition des salariés pour toutes questions complémentaires.
Enfin, les nouveaux salariés sont informés dès leur embauche des modalités d’application du télétravail, de leurs droits et obligations. Une attention particulière devra être portée par leurs managers et des modalités d’organisation particulières, pourront être mises en place temporairement afin de garantir la meilleure intégration possible. 


Modalités de suivi et d’évaluation du télétravail 
L’activité des salariés en télétravail est équivalente à celle des autres salariés. Ainsi, les objectifs fixés, résultats attendus, et modalités d’évaluation sont donc identiques à ceux des salariés n’effectuant jamais leur activité en télétravail. 
Un point spécifique sur le thème du télétravail sera effectué chaque année au cours de l’entretien Perspectives et Engagements, afin d’aborder la charge de travail du salarié concerné et les conditions d’exercice de son activité.
Un échange spécifique sera intégré au prochain dispositif de l’EPE  et intégré au compte-rendu de l’EPE.

Dispositions diverses
Durée de l’accord et mise en vigueur 
L'accord entrera en vigueur à sa date de signature. Il est conclu pour une durée de 3 ans.

Commission paritaire annuelle
Le suivi de cet accord sera réalisé dans le cadre d’une commission paritaire annuelle composée de deux représentants de chaque organisation syndicale signataire du présent accord et de deux représentants de l’employeur. 
En complément du suivi réalisé par la Commission SSCT, les missions de la  commission de suivi de l’accord sont les suivantes :
•	Veiller au respect des mesures du présent accord
•	Apporter des éclairages sur certains points de l’accord

A cette fin, un état sera présenté par l’employeur portant sur : 
Nombre de décisions de réversibilité et exposé des motifs,  
Reporting des données relatives à l’enregistrement des journées de télétravail,  
Nombre des demandes de remboursement d’équipements informatiques et mobiliers et montant correspondant,  
Nombre des demandes de remboursement de consommables informatiques et montant correspondant,
Nombre de salariés concernés par les mesures de télétravail adaptées aux publics spécifiques par catégorie de publics, 
Information et suivi des mesures en matière de droit à la déconnexion et de protection des salariés
Les parties entendent préciser que cette commission ne  se substituera pas au pouvoir de décision de l’employeur.
 
Adhésion, révision et dénonciation de l’Accord
Adhésion
Une Organisation Syndicale non-signataire pourra adhérer au présent Accord. Cette adhésion devra être notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception aux signataires du présent Accord et fera l'objet d’un dépôt par la Direction selon les mêmes formalités de dépôt que le présent Accord.

Révision
Le présent Accord pourra être révisé par avenant signé par la Direction et une ou plusieurs Organisations Syndicales, conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur avec un préavis réduit à 2 mois. 
Tout signataire introduisant une demande de révision devra l'accompagner d’un projet sur les points révisés. 

Les parties entendent prévoir expressément que l’accord bien qu’à durée déterminée, pourra faire l’objet d’une révision totale ou partielle, à tout moment, notamment dans le cas où ses modalités de mise en œuvre n’apparaîtraient plus conformes aux principes ayant servi de base à son élaboration ou qu’une baisse de la qualité des services et performance est constatée à la suite de l’application du présent accord. 
Dans cette hypothèse, un délai de prévenance sera exigé de seulement 2 mois pour partager les problèmes constatés, remettre en cause les mesures concernées et ouvrir une nouvelle négociation. 
Le délai de préavis de révision est fixé à deux mois, sauf en cas de modification législative, réglementaire ou conventionnelle qui impliquerait la nécessité d’une révision, et auquel cas aucun délai ne serait exigé.
 
Dénonciation
Le présent accord pourra être dénoncé par l’une quelconque des parties signataires, conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur. Cette dénonciation est adressée par voie de lettre recommandée avec accusé de réception à l’ensemble des signataires. La durée du préavis est réduite à 2 mois. 
Les parties feront leur meilleurs efforts afin de conclure un nouvel accord ou à défaut un accord de substitution pour la période de survie de l’accord, afin de permettre, notamment si la dénonciation est motivée par une baisse  de la qualité des services, de la qualité de vie au travail ou de la performance, à la suite de l’application du présent accord.
La dénonciation partielle de l’accord sera permise.

Publicité et dépôt
A l’issue de la procédure de signature, le présent Accord sera notifié à chaque Organisation Syndicale Représentative.

Il donnera lieu à dépôt par chaque structure signataire dans les conditions prévues aux articles L2231-6 et D2231-2 du Code du travail, à savoir dépôt sur la plateforme de téléprocédure dénommée « Télé Accords » accompagné des pièces prévues à l’article D2231-7 du code du travail, et en un exemplaire auprès du Greffe du Conseil de prud'hommes compétent.
Un exemplaire sera à disposition des salariés au bureau des Ressources Humaines et sur l’intranet de l’UMG.
Fait à Paris, le 15 Octobre 2021 en 5 exemplaires

Pour l’UMG Groupe VYV,  XXX


Pour la Fédération CFDT Protection Sociale Travail Emploi, XXX


Pour la Fédération Française de la Santé, de la Médecine et de l’Action Sociale CFE-CGC, par XXX 



Annexe – Bonnes pratiques de travail 
Fluidifier la circulation de l’information est un enjeu dominant pour toute entreprise et particulièrement au vu du développement des nouvelles formes de travail à distance. En effet, dans ce contexte, les équipes ne peuvent pas échanger en face-à-face tous les jours, ce qui peut souvent entraîner notamment :
des problèmes de rétention d’information,
une dispersion et une duplication des données,
un manque de communication entre managers et managés,

Aussi, au-delà du respect de la charte informatique et de la charte éthique qui constituent un corpus de règles à respecter par les salariés, la Direction entend rappeler aux salariés ces bonnes pratiques d’usage des outils numériques professionnels.  

L’utilisation efficiente de la messagerie
L’utilisation des outils numériques peut conduire à une sollicitation importante des salariés. 
Chaque salarié est donc invité à : 
limiter les envois de mails groupés, 
indiquer dans l’objet du message le sujet de l’email (pour action, pour info, pour décision) et le degré d’urgence, et à sélectionner précisément les destinataires.
ne pas envoyer de courriel en dehors des créneaux habituels de travail en utilisant l’option « envoi différé »

Les salariés doivent veiller à respecter la finalité des outils numériques en transmettant au bon interlocuteur la juste information dans la forme adaptée et via le canal le plus approprié. 
Lors de l’utilisation de la messagerie électronique professionnelle chacun doit : 
s’interroger sur la pertinence des destinataires du courriel ; 
veiller à utiliser avec modération les fonctions «CC» ou «Cci» ; 
s’interroger sur la pertinence des fichiers à joindre aux courriels et ne transmettre que les fichiers utiles dans le cadre de l’échange ; 
d’indiquer un objet précis permettant au destinataire d’identifier immédiatement le contenu du courriel. 
Orienter ses communications courantes sur teams.
 
Il est également préconisé d’insérer lorsque cela est utile le message suivant « ce mail n’appelle pas de réponse immédiate » afin d’éviter un sentiment d’urgence inapproprié. Chacun doit veiller à utiliser le moyen de communication le plus adapté et à ne pas doublonner ses envois par l’intermédiaire de moyens de communication différents.
En congés ou en cas d’absence prévisible, le salarié doit veiller : 
à l’indiquer dans son agenda 
à mettre un message d’absence précisant le contact en cas d’urgence et la durée de son absence 

Préserver ses temps de concentration
Les salariés sont encouragés à prévoir et à faire connaître des plages de travail continus dans leur agenda Outlook et / ou via Teams lors desquelles ils pourront, sauf demande urgente de leur hiérarchie, consacrer la réflexion nécessaire aux sujets de fond ou aux tâches nécessitant de la concentration.
Il peut être proposé aux salariés, via outlook de : 
Partager en visualisation son agenda entre membres d’une même  équipe (manager, membres de l’équipe, et réciproquement) pour que chacun soit avisé du planning de chacun
Mentionner sur chaque journée s’il est sur site.


Préparer ses réunions et solliciter avec efficience ses collègues  

Chaque salarié est encouragé à enregistrer ses réunions dans son agenda Outlook. 
Afin de respecter la concentration nécessaire pendant une réunion, chacun doit veiller à ne pas solliciter son collègue par téléphone ou Teams lorsque celui-ci est identifié en réunion, en communication, ou en statut. 

Pour permettre un déroulement efficace des réunions, l’organisateur de la réunion est encouragé à : 
prévoir un ordre du jour ; 
évaluer avec précision le temps nécessaire à la réunion ; Un temps de réunion de 25 minutes ou de 45 minutes permet de préserver un temps de pause avant l’engagement d’une nouvelle phase de travail. 
n’inviter que les personnes directement intéressées par le sujet abordé ; 
tenir les horaires de réunion prévus 
envoyer un compte-rendu aux personnes intéressées y compris ceux dont la présence à la réunion n’est pas essentielle. 
Il est rappelé que les salariés doivent veiller à planifier des réunions pendant les horaires de travail et doivent, sauf impératif exceptionnel, éviter la mise en place de réunions avant 9h, de 12h30 à 13h30 ou après 18h30. 

Les interstices entre deux réunions de quelques minutes parfois sont nécessaires à chaque salarié et doivent être dans la mesure du possible préserver au mieux. Aussi, il est conseillé d’éviter d’interpeller ses collègues entre deux interstices.
 

L’enregistrement et la recherche des données et informations
Afin que les salariés puissent travailler dans de bonnes conditions, chacun doit pouvoir partager et accéder aux informations dont il pourrait avoir besoin, quel que soit le canal de diffusion.  Or, les nouveaux modes de travail, notamment le travail hybride, ont transformé et accéléré la façon dont les salariés échangent des informations et connaissances.
Chaque salarié doit veiller 
à enregistrer et organiser les données sur le réseau (sharepoint, teams) afin de les rendre accessibles aux équipes. Le salarié devrait éviter d’enregistrer les données sur son disque dur d’ordinateur personnel.  
à rechercher par lui-même dans un premier temps les informations et données contenues dans le sharepoint, L’origamy, teams et solliciter une fois sa recherche infructueuse les personnes ou services compétents .

Respecter les règles de la sécurité informatique
Face aux risques de pertes de données, virus, piratage, il est rappelé que les salariés ne doivent pas télécharger d’application sans l’autorisation du service informatique quand bien même cette pratique serait réalisée à des fins professionnelles, pour développer et améliorer son efficacité. 

Il est donc crucial de respecter les règles de sécurité informatiques, et d’appliquer toutes les bonnes pratiques qui sont suggérées par l’entreprise pour éviter les cyberattaques
En cas de doute, ne pas hésiter à demander l’avis de la DCSSI.

Annexe 2 – Liste des activités nomades
En référence à l’article 2-4 de l’avenant à l’accord sur le télétravail et nouvelles formes de travail au sein de l’UMG groupe VYV, la liste des activités nomades au sein de la Direction Développement Collectif Groupe et de VYV Partenariat est définie ci-après :  
Les fonctions concernées sont : 
Direction commerciale : 
Directeur des grandes entreprises 
Responsable département grandes entreprises
Responsable grands comptes
Directeur CCN
Responsable département CCN
Responsable développement CCN
Chargé d’accompagnement commercial
Directeur marché publics
Responsable grands comptes marchés publics
Directeur développement externe
Directeur courtage de proximité
Inspecteur

Direction des influences professionnelles
Responsable de département des Relations avec les Acteurs du Dialogue Social
Responsable de département des Relations avec les Organisations Professionnelles
Responsable de département Relations Réseaux Partenaires
Responsable d’équipe Relations Réseaux Partenaires
Responsable Relations Réseaux Partenaires
Chargé Relations Partenaires
 
Direction réseaux experts comptables et apporteurs d’affaires :
Responsable experts comptables & apporteurs d’affaires

Pôle Relations Mutuelles de VYV partenariats :
Chargé de mission
Responsable de département

Le Comité Social et Economique sera informé et consulté dans les formes avant toute modification de la présente liste sans qu’il soit nécessaire de recourir à la rédaction d’un avenant.