Accord relatif à la mise en place du vote électronique pour les élections professionnelles au sein de Thales DMS France




Entre les soussignés :

Thales DMS France, société par actions simplifiée au capital de 122 205 920 EUR dont le siège social est situé au 2, avenue Gay-Lussac – 78851 Elancourt Cedex, représentée par Madame XXX, Directrice des Ressources Humaines, dûment mandatée,


d’une part,



et les Organisations Syndicales Représentatives désignées ci-après :


La CFDT, représentée, en qualité de Délégué(e) Syndical(e) Central, par :



La CFE/CGC, représentée, en qualité de Délégué(e) Syndical(e) Central, par :



La CFTC, représentée en qualité de Délégué(e) Syndical(e) Central par :



La CGT, représentée en qualité de Délégué(e) Syndical(e) Central par :



SUPPer, représentée, en qualité de Délégué(e) Syndical(e) Central, par :



d’autre part,





- SOMMAIRE -





























- PRÉAMBULE -


La possibilité de recourir au vote électronique pour l’organisation des élections professionnelles a été ouverte par la Loi pour la Confiance dans l'Économie Numérique dite loi Fontaine (article 54 loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 publiée au JO du 22 juin 2004) et est codifiée aux articles L.2314-26 et R.2314-5 et suivants du Code du travail.

Afin de simplifier l’organisation des élections professionnelles, d’une part, et la participation des électeurs, d’autre part, la société Thales DMS France a invité les Organisations Syndicales Représentatives en vue d’étudier l’opportunité de recourir au vote électronique pour organiser les élections des Comités Sociaux et Économiques des établissements.

Les parties fixent par le présent accord le cadre général des modalités de recours au vote électronique pour les élections professionnelles des établissements de la société Thales DMS France et notamment :

un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires (article R.2314-6 du code de travail).
un système qui assure la confidentialité des données transmises (fichiers contenant les listes électorales) ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes (article R.2314-6 du code de travail).
Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et de l’urne ne seront accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système (article R.2314-7 du code de travail).






Article 1 : Modalités d’organisation des opérations de vote électronique

	1.1 Principes généraux
	
Le système de vote électronique tel que défini dans le présent accord couvre le vote électronique. Dès lors que les protocoles d’accords préélectoraux prévoient le recours au vote électronique, aucune autre possibilité de vote ne sera ouverte.

La Direction veillera à ce que la plage d’ouverture et de fermeture du scrutin entre les établissements mettant en œuvre du vote électronique soit identique.

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral et notamment :
L’authentification de l’électeur ;
L’intégrité du vote (identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré) ;
L’anonymat du vote (impossibilité de relier un vote émis à un électeur) ;
L’unicité du vote (impossibilité de voter plusieurs fois pour le même scrutin) ;
La confidentialité et le secret du vote.

Le vote électronique pourra avoir lieu à distance ou sur le lieu de travail pour les salariés munis d’un accès internet ou lorsque le site est doté d’un poste/tablette en libre accès.

Dans le cadre de chaque élection professionnelle, les parties signeront un protocole électoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition et le nombre de sièges selon les établissements pour les élections.
Le protocole d’accord préélectoral comporte également, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique et du déroulement des opérations électorales.

	1.2 Expertise indépendante

Préalablement à la mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception le prestataire en charge de la mise en place du vote électronique doit être en mesure de fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote en répondant aux exigences : 
D’une part de la Délibération CNIL n°2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.
D’autre part du décret n° 2007-602 et l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour les élections professionnelles.
D’autre part du décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au Comité Social et Économique.
D’autre part du Règlement Général sur la Protection des Données (n°2016/679 du 14/04/2016).

Cette expertise doit impérativement être réalisée par un expert indépendant ayant une expérience dans l’analyse des systèmes de vote et avoir suivi une formation auprès de la CNIL.

Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL.
Le rapport d’expertise est tenu à la disposition de la CNIL et remis aux organisations syndicales.



	1.3 Information et formation au système de vote électronique

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés.

À cet égard, chaque salarié recevra une notice d’information détaillée (article R.2314-12 du code de travail).

Les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres des bureaux de vote bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu lors du scellement de l’urne (article R.2314-12 du code de travail).


	1.4 Dispositif de secours

Le système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.


Article 2 : Déroulement des opérations de vote électronique

2.1 Etablissement des fichiers

Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de la Direction des Ressources Humaines.

Les listes de candidats sont établies pour chaque scrutin et instance par chaque organisation syndicale, ou directement par les candidats libres lors du second tour, et transmises à la Direction dans le respect des délais qui seront fixés par chaque protocole préélectoral.

À la réception de ces listes, la Direction des Ressources Humaines les transmettra au prestataire afin qu’il en assure le traitement en les intégrant dans le système de vote électronique.

Le contrôle de conformité de cette liste importée sur le système est effectué sous la responsabilité de la Direction des Ressources Humaines.

Les données pouvant être enregistrées sont les suivantes :
Pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date de naissance, collège, site, adresse postale et l’information personnelle ;
Pour les listes et les fichiers des candidats : collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale, site/établissement, sexe et date de naissance ; 
Pour les listes d’émargement : noms, prénoms des électeurs, collège et scrutin ;
Pour les résultats : Les procès-verbaux CERFA (noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale, collège)
Le résultat de la représentativité (au 1er tour)

Les destinataires de ces informations sont les suivants :
Pour les listes électorales : prestataire en charge de la mise en œuvre du vote électronique 
Pour les listes électorales (affichage) : Électeurs, syndicats 
Pour les listes d’émargement : Membres des bureaux de vote, Direction des Ressources Humaines.
Pour les résultats : Électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, Direction des Ressources Humaines et membres des bureaux de vote

2.2 Modalités des élections

En présence des représentants des listes candidates, des membres du ou des bureaux de vote, de représentants de la Direction, le prestataire procédera avant l’ouverture du vote, à un test en réel du système de vote électronique et au vidage de l’urne électronique.

Les trois membres de la cellule scellement-descellement (article II.6) établiront, de façon confidentielle, un mot de passe chacun (en entourant 4 caractères numériques sur un document papier remis par le prestataire). Chaque feuille sera ensuite insérée dans une enveloppe sécurisée et numérotée. Ces enveloppes devront être conservées dans un endroit sûr par la Direction des Ressources Humaines. Les talons numérotés des enveloppes seront remis au prestataire. 

Afin d'assurer un taux de participation optimum, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur une période déterminée conformément au calendrier défini dans le protocole électoral. 

Selon les conditions définies au sein du protocole d’accord préélectoral, les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des scrutins, de n’importe quel terminal Internet (Ordinateur, tablette, smartphone), de leur domicile, de leur lieu de travail au sein d’espace dédié ou de tout autre lieu offrant un accès internet en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

2.3 Bulletins de vote

Le prestataire assure la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.
Il reproduit sur le serveur les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises par leurs auteurs et transférés par la Direction des Ressources Humaines avec le cas échéant les professions de foi des listes correspondantes. 

Les listes seront présentées sur une seule et même page dans l’ordre précisé sur le protocole électoral.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés. Les professions de foi mises en ligne seront de même format à savoir format A4 recto/verso couleur.

2.4 Modalités d’accès au serveur de vote

Les modalités d’envoi des codes d’accès au site de vote électronique seront définies dans le cadre du protocole d’accord préélectoral de manière à assurer la confidentialité de ces informations. 

Il sera précisé : 
L’adresse du site de vote
Ses codes d’accès personnels au site de vote, constitués d’un code d’identification personnel dont le prestataire aura connaissance et d’un mot de passe généré de manière aléatoire par le système dont le prestataire n’aura pas connaissance.
La date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour si l’organisation de ce dernier est requise
Un numéro de téléphone et une adresse électronique d’assistance électeurs dédiés à l’élection

À l’aide de son identifiant, d’une information personnelle et de son mot de passe qu’il aura reçu à sa demande par la plateforme de vote, l’électeur pourra se connecter sur le site sécurisé des élections professionnelles et voter en toute confidentialité.

Pendant toute la durée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre l’assistance téléphonique ou d’envoyer un mail afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de leur vote, notamment en cas de perte ou d’oubli des codes d’accès au site de vote. 

En cas de perte ou d’oubli des codes d’accès au site de vote, l’assistance téléphonique sera disponible 24h/24 et 7j/7.

2.5 Modalités d’accès au serveur de vote

L’entreprise met en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.
 
Cette cellule sera présente :
A la recette test complète du système de vote ;
Au scellement des urnes avant élections ;
Scellement et descellement lors du dépouillement des urnes.

D’autre part les membres de cette cellule auront accès à l’état de fonctionnement du système de vote et au contrôle du scellement pendant toute la durée des élections.

Elle comprend 1 à 2 représentants de la Direction des Ressources Humaines, 1 à 2 représentants du bureau de vote et 1 représentant du prestataire.

2.6 Modalités d’accès au serveur de vote

Une cellule sera composée de trois électeurs désignés avant la date du scrutin par la Direction. Ces membres pourront être des membres des bureaux de vote. La présidence appartiendra au plus ancien. La cellule pourra être assistée dans ses opérations par un salarié représentant le service RH.

Cette cellule sera formée au vote électronique et aux modalités de dépouillement par le prestataire lors du test en réel.

Un représentant de chaque organisation syndicale représentative dans l’entreprise, membre du personnel, peut assister au dépouillement, le temps passé par ces observateurs à celui-ci est rémunéré comme temps de travail.

Cette cellule aura en charge :
Scellement des urnes
Descellement des urnes


2.7 Bureaux de vote

Les modalités de désignation et de fonctionnement des bureaux de vote seront définies par les protocoles d’accords préélectoraux.

Les bureaux de vote sont appelés à contrôler, à signer et à proclamer les résultats qui leur seront transmis par le prestataire et devront être composés de 3 électeurs (un président et deux assesseurs) par instance par collège. 

2.8 Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par les articles R.2314-6 du code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales. 

Les membres des bureaux de vote constitués pourront consulter tout au long du scrutin, les taux de participation et les listes d’émargement.

Les modalités de communication du taux de participation pendant le scrutin seront fixées au sein des protocoles d’accords préélectoraux. 

Article 3 : Clôture et résultats

3.1 Clôture 

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne électronique, les listes d’émargements, et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs. 

Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins 3 mots de passe de déchiffrement différents.

3.2 Décompte et attribution des sièges

Le système de vote électronique est scellé après la clôture du scrutin et avant le descellement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture. 

La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau en cas de besoin.

3.3 Délais, recours et destruction des données

Le prestataire conserve sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. 

À l’expiration de ces délais, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.


Article 4 : Dispositions finales

	4.1 Nature de l’accord
 
Le présent accord est conclu, dans le cadre des dispositions du Code du travail relatives aux accords collectifs, entre la Direction et les Organisations syndicales représentatives au niveau de la Société Thales DMS France. 

4.2 Durée de l’accord

Il est conclu pour une durée déterminée de 3 ans et prendra effet dès sa date d’entrée en vigueur, c’est-à-dire au lendemain de son dépôt.

4.3 Révision

Conformément aux dispositions de l’article L. 2222-5 du Code du travail, le présent accord pourra être révisé à la demande de la Direction ou d’une ou plusieurs organisations syndicales signataires de l’accord ou y ayant adhéré. 
Il pourra être révisé, à tout moment, pendant la période d’application, par accord entre les parties. Toute modification fera l’objet d’un avenant dans les conditions et délais prévus par la loi. 

4.4 Publicité et dépôt de l’accord  

Conformément aux dispositions législatives et réglementaires en vigueur, le texte du présent accord sera notifié à l’ensemble des Organisations syndicales représentatives au niveau de la Société et déposé par la Direction des Ressources Humaines de la Société sous forme électronique, en un exemplaire pdf signé et un exemplaire sous format Word anonymisé, sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail et un exemplaire au Secrétariat du Greffe du Conseil des Prud'hommes de Rambouillet.