Entre les soussignés :

La Société par Actions Simplifiée HUMAN IMMOBILIER au capital de 1.500.000 €, dont le Siège Social est situé 28 Avenue Thiers à BORDEAUX (33100), immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés sous le numéro B 414.854.216,

La Société par Actions Simplifiée IMMOBANQUES, au capital de 146 380 €, dont le Siège social est situé 28 avenue Thiers à Bordeaux (33100), immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés sous le numéro B 490 077 864,

La Société par Actions Simplifiée REALY SMART au capital de 250.000 €, dont le Siège Social est situé 28 Avenue Thiers à BORDEAUX (33100), immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés sous le numéro B 834.323.503,

Représentées par ____________________, dûment habilité par les Entreprises aux fins du présent accord ;


	D’une part,


Et les syndicats représentatifs au niveau de l’UES :

CAT (Confédération Autonome du Travail), représentée par _________________ en qualité de Déléguée Syndicale ;

SUD (Union Syndicale Solidaire), représentée par ______________________, en qualité de Délégué Syndical ;

UNSA (Union Nationale des Syndicats Autonomes), représentée par ______________________, en qualité de Délégué Syndical ;


	D’autre part,
Il est convenu ce qui suit :







Préambule

A travers le présent accord, les Directions et les Organisations Syndicales représentatives ont souhaité d’une part tendre vers une harmonisation des conditions de remboursement des frais professionnels de l’ensemble des Collaborateurs commerciaux de l’UES et d’autre part mettre à la disposition de ces derniers de nouveaux moyens afin de faciliter tant les déplacements induits par leur activité, que les trajets qu’ils effectuent quotidiennement pour se rendre sur leur lieu de travail.

Cet accord s’inscrit également dans une démarche de responsabilité sociétale des entités de l’UES, avec comme objectif affirmé de limiter l’impact qu’elles peuvent avoir sur l’environnement, en déployant, auprès de ces mêmes Collaborateurs, des outils alternatifs et rationalisés qu’ils pourront utiliser lors de leurs déplacements.

Afin de répondre à ces orientations partagées par les Directions et les Organisations Syndicales représentatives de l’UES, il a été décidé ce qui suit. 

Le présent accord traduit la commune intention des parties en la matière.


Objet et portée

Le présent accord a pour objet de déterminer les conditions et outils de remboursement et de gestion des frais professionnels de la force de vente des différents pôles d’activité qui composent l’UES.

Il a notamment vocation à fixer les conditions de mise à disposition de véhicules de fonction pour certaines catégories de Collaborateurs de cette force de vente.

En application des articles  et suivants du Code du travail, les Directions et les Partenaires sociaux des Entreprises de l’UES conviennent que le présent accord vaut avenant de modification aux stipulations conventionnelles pouvant préexister tant au niveau de l’UES qu’au niveau des entités qui la compose et ayant un objet identique. 

De sorte que les stipulations conventionnelles déjà existantes sont modifiées et/ou remplacées de plein droit et en intégralité par celles du présent acte au jour de leur entrée en vigueur.

Les parties conviennent également que les présentes stipulations se substituent de plein droit, dès leur date d’entrée en vigueur, à tous les engagements unilatéraux ou usages pouvant préexister tant au niveau de l’UES qu’au niveau des entités qui la compose et ayant un objet identique.


Champ d’application 

Périmètre de l’UES

Le présent accord a vocation à s’appliquer au niveau du périmètre que constitue l’UES.

A titre indicatif et au jour de la conclusion des présentes, ce périmètre correspond aux Sociétés :

IMMOBANQUES, REALY SMART, HUMAN IMMOBILIER.


Application par Pôle d’activité

Les Sociétés IMMOBANQUES et REALY SMART constituent chacune un pôle d’activité à part entière. Pour sa part, la Société HUMAN IMMOBILIER est composée de différents pôles d’activité.

Il est précisé que par principe les règles relatives aux frais professionnels et aux moyens déployés en la matière sont applicables de manière identique pour l’ensemble des pôles d’activité, mais que, lorsque cela est précisé, des différences peuvent exister d’un pôle à l’autre même si ceux-ci dépendent de  la même Société.

Chaque Collaborateur se voit appliquer les règles relatives aux remboursements et à la gestion des frais professionnels applicables à son pôle d’activité.

Application par catégorie professionnelle

Il a vocation à concerner les Collaborateurs :

sous statut de négociateur immobilier (VRP ou non) au sens de la CCNI ;
sous statut VRP de l’ANI du 3 octobre 1975 du pôle courtage .

Par ailleurs, lorsque cela est précisé, certains Collaborateurs peuvent se voir appliquer des règles spécifiques.


Déploiement

Il est convenu que les nouveaux modes de remboursement et de gestion des frais professionnels institués par le présent accord s’imposent aux Collaborateurs déjà présents au sein de l’UES, ainsi qu’aux Collaborateurs recrutés après l’entrée en vigueur des mesures du présent accord, à l’exception du forfait « Transport responsable » qui est facultatif. 

Pour ce qui est de la mise à disposition d’un véhicule de fonction, l’usage ou non de cet avantage est laissé à la libre appréciation de chaque Collaborateur éligible et nécessite la conclusion d’un avenant contractuel si le Collaborateur souhaite en bénéficier.


Principe d’application immédiate

Il est convenu que les stipulations du présent acte s’appliquent dès sa prise d’effet.

Toutefois, lorsque certaines mesures le prévoient, des dates d’entrée en vigueur spécifiques peuvent être instituées.

Cela implique notamment pour la mise en œuvre de ces nouvelles règles qu’il est tenu compte des frais professionnels exposés par le personnel commercial au cours du mois précédant la date d’entrée en vigueur des présentes mesures.




Modalité de remboursement des frais professionnels

Les Collaborateurs sont remboursés des frais professionnels qu’ils exposent dans le cadre de leur activité professionnelle et dans le seul intérêt de l’Entreprise.

En application notamment de la CCN I, le remboursement de ces frais professionnels se fait sur justificatif et à titre indicatif dans la limite des plafonds maxima suivants :


Les parties conviennent que la notion de « frais professionnels » et « frais de représentation » ont un sens équivalent. Il est privilégié dans le présent accord l’utilisation du terme « frais professionnels ».

Ces plafonds ne s'appliquent pas aux Collaborateurs ayant opté pour le bénéfice d’un véhicule de fonction. En pareil cas, les plafonds peuvent être fixés spécifiquement dans le cadre d’une carte carburant et les Collaborateurs ne peuvent prétendre à la prise en charge d’aucun autre frais.

Ces plafonds englobent le remboursement de tous les frais professionnels exposés par le Collaborateur au cours du mois considéré (IK, péages, stationnement, etc.). Les dépenses exposées par les Collaborateurs sont remboursées le mois suivant, sous réserve que le Collaborateur ait strictement respecté la procédure de demande de remboursement et que l’Employeur soit en possession de tous les documents justificatifs utiles pour procéder audit remboursement.

Les plafonds indiqués ci-avant sont donnés à titre indicatif et l’Employeur reste libre d'en modifier le montant à tout moment, tant à la hausse qu’à la baisse. Ils sont dûment proratisés en cas de mois incomplet ou d’activité réduite.

Il est réputé par les parties que les plafonds de remboursement de frais indiqués ci-avant sont jugés en adéquation avec les sommes exposées par les Collaborateurs dans le cadre de leur activité professionnelle au regard de la fonction exercée.


Mise en place de cartes carburant (Entrée en vigueur 1er janvier 2023)

Pour éviter au Collaborateur d’effectuer l’avance du coût du carburant, ce dernier se voit remettre une carte carburant qui est créditée chaque début de mois d’un montant équivalent à 60 % du plafond de remboursement des frais professionnels fixés ci-avant, auquel il peut prétendre selon sa fonction et son pôle d’activité. 

Les 40 % du plafond restant donnent lieu au remboursement des autres frais (IK conventionnels, péages, stationnement, etc.).

En cas notamment de dysfonctionnement, perte, ou détérioration de la carte, le Collaborateur doit faire l’avance intégrale des frais qui lui seront remboursés dans la limite du plafond qui lui est applicable.

Les Collaborateurs qui utilisent des véhicules 100% électriques ne sont pas concernés par cette mesure, au motif que le prestataire ne propose pas de solution adaptée pour le moment. Ils se voient donc rembourser les frais exposés dans la limite du plafond qui leur est applicable.

Le recours à la carte carburant s’impose aux Collaborateurs concernés et leur est remise au terme de leur période d’essai ou probatoire.

Le montant crédité sur la carte qui ne serait pas utilisé en fin de mois n’est pas reporté le mois suivant.

La carte carburant est désactivée en cas de suspension du contrat de travail de plus de 7 jours calendaires et ce quelle qu’en soit la cause.

La carte carburant est paramétrée afin d’en ajuster au mieux les périodes et le périmètre d’utilisation, ainsi que pour limiter les utilisations frauduleuses.

Le Collaborateur ne peut utiliser la carte carburant qu’à des fins strictement professionnelles. Toute utilisation personnelle (ex : pendant les congés payés ou au cours d’un arrêt maladie) est totalement prohibée et possiblement constituer un comportement fautif.


Fixation conventionnelle des Indemnités Kilométriques

l’Employeur prenant directement en charge les frais de carburant via la mise en place de la carte carburant, les parties conviennent de fixer conventionnellement le montant des indemnités kilométriques (IK) voiture.

Il est précisé qu’un Collaborateur disposant d’un véhicule de fonction ne peut plus bénéficier des IK.

Les parties conviennent de se baser sur le barème fiscal voiture sous réserve des aménagements ci-après convenus :

Pour les véhicules thermiques

Seules les valeurs de la dernière colonne du barème fiscal sont prises en compte, quel que soit le nombre de Km effectués dans l’année civile. Il est appliqué une décote de 40 % selon la puissance fiscale du véhicule utilisé.

Ex : En juin 2022, la valeur de la 3ème colonne du barème fiscal est fixée à 0,425 € pour un véhicule 6 CV. La valeur conventionnelle retenue par Km est de 0,255 € (0,425 x 0,60).

Si le Collaborateur parcourt en décembre 300 Km et, qu’au titre de l’année civile, il a effectué 4.000 km, le remboursement auquel il peut prétendre est de 76,50 € (0.255 € x 300). 

A titre exceptionnel, en cas de dysfonctionnement de la carte carburant, le Collaborateur peut être amené à faire l’avance des frais d’essence. 

Ceux-ci lui seront remboursés :

Dans la limite du plafond mensuel de remboursement de frais qui lui est applicable ;
Selon une application du barème fiscal sans décote, mais toujours par référence à la 3ème colonne du barème uniquement.

En tout état de cause, un Collaborateur ne peut jamais percevoir un montant de remboursement de frais supérieur au plafond mensuel fixé pour sa catégorie professionnelle, quel la prise en charge par l’employeur soit faite directement ou par remboursement.

Il est fait application du plafond mensuel au titre de la fonction occupée le dernier jour du mois précédant le remboursement.

Pour les véhicules électriques

L’ensemble des règles établies par l’administration fiscale sont pleinement applicables, à l’exception du fait que seules les valeurs de la dernière colonne du barème fiscal sont prises en compte et ce, quel que soit le nombre de Km effectués dans l’année civile. 




Forfait « Transports responsables »

Le forfait « Transports responsables » est une solution globale qui offre la possibilité aux Collaborateurs qui le souhaitent d’exercer leur activité professionnelle en optant pour des déplacements (domicile/lieu de travail et professionnels) plus respectueux de l’environnement.

Le forfait « Transports responsables » se compose d’un forfait de remboursement versés en raison de l’utilisation de moyens de transports alternatifs (transports en commun, vélo, trottinette, etc.) et un usage raisonné de la voiture (a), ainsi que la prise en charge à 100 % par l’Entreprise des frais de transport en commun (b).

Forfait de remboursement 

Le forfait de remboursement d’un montant de 250 € mensuel a vocation à couvrir la quasi-totalité des frais exposés par le Collaborateur pour son activité professionnelle, dont notamment

Les Indemnités Kilométriques Vélo/trottinette (IKV/IKT) :

Les kilomètres effectués en vélo ou trottinette réalisés par le Collaborateur pour ses trajets domicile/lieu de travail, ainsi que pour exercer son activité professionnelle (se rendre en visites, en estimation, en signature notaires, en prospection, etc.) lui sont remboursés.

Le vélo ou la trottinette doit être la propriété du Collaborateur qui l’atteste sur l’honneur. Cela ouvre droit à indemnisation au titre des IK l’utilisation notamment d’un vélo, vélo électrique, trottinette, trottinette électrique.

Chaque Km déclaré doit avoir été parcouru par le Collaborateur et est remboursé à hauteur de 0,25 centimes d'euros.

Les frais de repas :

Conscients que le renoncement à l’utilisation du véhicule personnel dans le cadre de l’activité professionnelle rend plus contraignant le retour du Collaborateur à l’agence ou à son domicile pour le déjeuner et que cette période de la journée est un moment d’activité soutenue puisque les clients acquéreurs, comme vendeurs, se rendent généralement disponibles sur leur pause déjeuner afin de visiter ou faire estimer les biens qu’ils souhaitent acquérir ou vendre, les parties offrent la possibilité aux Collaborateurs ayant opté pour le Forfait « Transport responsable » de bénéficier de l’indemnité en raison de la prise de leur repas en dehors de l’Agence.

A ce jour, le montant de cette indemnité est de 9,50 € par déjeuner pris hors Entreprise, mais a vocation à évoluer dans le temps selon le barème URSSAF.

La location de vélo ou de trottinette :

Il peut s’agir de vélo et/ou de trottinette électrique.

Le recours au Covoiturage en tant que conducteur ou voyageur (Blablacar, Klaxit, etc.) ;

L’achat de titres de transport public hors abonnement (bus, tram, train, etc.) ;

L’achat d’équipements à la mobilité alternative (casque, gilet, vêtements de pluie, système d’éclairage…) ;

Les coûts d’entretien du matériel utilisé (changement des plaquettes de frein, entretien du vélo/trottinette, etc.) ou facture du réparateur.

L’utilisation de vélos, trottinettes, scooter, etc. en libre-service (free-floating) ;

Les frais d’un service d’autopartage ;

Les frais de taxi ou de VTC.

L’utilisation raisonné de la voiture dans la limite de 200 km par mois maximum

Il peut s’agir d’un véhicule électrique, hybride ou thermique

Le Collaborateur ne bénéficie pas d’une carte carburant. Il est conventionnellement convenu qu’est appliquée automatiquement la 3ème colonne du barème fiscal d’indemnités kilométriques sans décote.

Prise en charge intégrale des abonnements de transports publics

L’Entreprise s’engage à prendre en charge à 100 % le coût des abonnements mensuels et annuels de transport en commun des Collaborateurs.

Le montant de la prise en charge des abonnements de transport public vient en déduction du plafond mensuel de 250 € visé ci-avant.

Cette prise en charge se fait sur justificatif, selon le régime social et fiscal en vigueur.

Conditions du forfait « Transports responsables »

Chaque Collaborateur dont l’établissement de rattachement est implanté dans une commune de plus de 200.000 habitants et qui exerce des fonctions commerciales peut opter pour le forfait « Transports responsables », étant précisé que ce choix est irrévocable sauf à ce que le Collaborateur change d’agence de rattachement.

Il est précisé ici que le collaborateur qui choisit le forfait « Transports responsables » se doit de :

renoncer à tout autre mode de remboursement de ses frais professionnels ;
être assujetti à l'abattement de 30 %. 

Si un Collaborateur souhaite opter pour le forfait « Transports responsables » en cours d’année civile, alors qu’il ne relève pas de l’abattement 30%, il s’ensuit que la mise en place de ce forfait ne sera effectif qu’au 1er janvier de l’année suivante. 

Tout comme le changement d’affectation en cours d’année n’ouvrant plus droit au forfait « Transports responsables » n’a pas pour conséquence de remettre en cause l'assujettissement à l’abattement 30%.

Le Collaborateur qui opte pour le forfait « Transports responsables » s’engage à faire une déclaration mensuelle sur l’honneur sincère de son activité professionnelle et des frais professionnels qu’il a réellement exposés, ainsi que de ses trajets domicile/travail.

L’Employeur se réserve le droit de demander à tout moment, tout justificatif qu’il jugera utile pour vérifier les déclarations de frais et déplacements du Collaborateur.

De plus, le Collaborateur s’engage à se conformer à la procédure mise en place par l’Employeur en matière de déclaration de frais professionnels.

Le Forfait « Transports responsables » est fixé à un plafond mensuel maximum de 250 €. 

Ainsi, la prise en charge des titres de transport et des frais professionnels ne peut excéder ce montant. De sorte que le forfait « Transports responsables » est ajusté en fonction du coût réellement remboursé au collaborateur au titre de ses abonnements de transport en commun.

Le bénéfice du forfait « Transports responsables » suspend temporairement l’obligation faite au Collaborateur de disposer d’un véhicule personnel pour exercer son activité professionnelle comme stipulé au contrat de travail. Toutefois, cette obligation retrouve à s’appliquer pleinement si le Collaborateur était placé dans la nécessité de réutiliser une voiture pour exercer son activité professionnelle, particulièrement en cas de changement d’agence, d’élargissement du secteur géographique, de renonciation à l’abattement 30 %, de disparition du forfait « Transports responsables », etc.

En tout état de cause, le Collaborateur doit toujours être détenteur :

d’un permis de conduire lui permettant de conduire un véhicule de catégorie dite de « tourisme », même s’il opte pour le forfait « Transports responsables » ;
de toute autorisation de conduite nécessaire à l’usage des moyens de transport alternatifs qu’il serait amené à utiliser dans le cadre du Forfait « Transports responsables », lorsque cela est requis.




Objet 

Les présentes stipulations ont pour objet de fixer les conditions de mise à disposition de véhicules de fonction au bénéfice de certaines catégories professionnelles de Collaborateurs de l’UES.


Catégorie professionnelle concernée

Parmi les différents pôles d’activité, il a vocation à concerner certaines catégories de Collaborateurs seulement :

Regard Neuf (VEFA, Maison individuel, Foncier) = l’ensemble des Collaborateurs commerciaux ;
Human Location = Directeurs d’Agence ;
Adresse Pro = Directeurs d’Agence ;
ImmoBanques = Directeurs d’Agence ;

La mise à disposition de véhicules de fonction au profit de ces catégories de personnel repose sur des éléments objectifs, dont particulièrement la superficie de la zone commerciale dont ils ont la charge, le nombre de kilomètres parcourus dans l’exercice de leur activité, la fréquence déplacements entre la zone commerciale dont ils ont la charge et leur lieu de rattachement, ainsi que la distance entre ces deux lieux.


Bénéficiaires

Le bénéfice d’un véhicule de fonction est facultatif.

Ainsi, seuls les Collaborateurs qui dépendent des catégories professionnelles susvisées et ayant conclu un contrat de travail ou un avenant en ce sens sont concernés.

De plus, le Bénéficiaire ne doit plus être en période d’essai ou probatoire, ou dans l’attente de son départ de l’Entreprise suite à la notification de la rupture de son contrat de travail par lui ou l’Entreprise (période de préavis notamment).


Mise à disposition d’un véhicule de fonction

Chaque Collaborateur concerné bénéficie de la mise à disposition d’un véhicule de fonction qu’il peut choisir parmi les véhicules sélectionnés par l’Employeur et répartis en deux gammes distinctes.

L’utilisation du véhicule de fonction à des fins professionnelles et personnelles constitue un avantage en nature, soumis notamment à contributions et prélèvements sociaux.

L’évaluation de cet élément de rémunération du Collaborateur est faite en application des règles sociales et fiscales applicables en ce domaine.

La valeur de l’avantage en nature consenti au Cadre est calculée au prorata temporis, en cas de mois incomplet résultant notamment d’une embauche, d’un départ, du délai de livraison du véhicule, d’une promotion ou de la cessation des fonctions ouvrant droit au bénéfice du véhicule de fonction.


Gammes de véhicules et participation financière

Les véhicules sélectionnés par l’employeur sont répartis en 2 gammes.
Il est expressément prévu qu’à tout moment l’Employeur se réserve le droit de modifier notamment le nombre, la marque, les caractéristiques des véhicules proposés, la composition des gammes, la durée des contrats de location, etc…

Au sein des gammes décrites ci-après, le Collaborateur est libre de choisir dans la catégorie qu’il souhaite. Il est dès à présent précisé qu’une fois son choix effectué et sauf indisponibilité définitive du véhicule, le Collaborateur ne peut prétendre à aucun changement de véhicule avant le terme du contrat de location passé entre l’Entreprise et l’organisme loueur.

Gamme 1

Les véhicules proposés au titre de ce panel sont des véhicules de gamme standard

Si le choix du Collaborateur se porte sur un tel véhicule, ce dernier doit participer financièrement au coût de la location, dont le montant est fixé forfaitairement et mensuellement à 200 € (deux cent euros). Ce montant pourra varier jusqu’à 300 € (trois cent euros) sans qu’un avenant au présent accord soit conclu.

Gamme 2

Les véhicules proposés au titre de cette catégorie sont des véhicules de gamme supérieure.

Si le choix du Collaborateur se porte sur un tel véhicule, ce dernier doit participer financièrement au coût de la location, dont le montant est fixé forfaitairement et mensuellement à un montant de 400 € (quatre cent euros). Ce montant pourra varier jusqu’à 500 € (cinq cent euros) sans qu’un avenant au présent accord soit conclu.

La participation financière forfaitaire due par le Collaborateur fait l’objet d’une retenue sur salaire qui est précomptée chaque mois sur sa rémunération. Cette retenue est effectuée sur le salaire net du Collaborateur.

Le Collaborateur est tenu à cette participation financière au titre de chaque mois civil durant lequel il a bénéficié du véhicule. Elle est calculée prorata temporis, en cas de mise à disposition partielle en cours de mois civil.

Dans l’hypothèse où la rémunération mensuelle du Collaborateur ne permettrait pas d’assurer une retenue sur salaire au moins égale à la participation financière dont il est redevable, particulièrement en cas de suspension du contrat de travail sans maintien de rémunération, celui-ci doit alors régler directement et mensuellement à l’Employeur la participation financière dont il est redevable.

Le Collaborateur doit fournir au plus tard au moment de la mise à disposition du véhicule, une autorisation de prélèvement dûment remplie, ainsi que le relevé d’identité bancaire y afférent. 

Cette même démarche doit être réalisée par le Collaborateur en cas de changement de coordonnées bancaires, afin de permettre la bonne exécution des prélèvements bancaires pouvant être requis.  

Enfin, en cas de défaillance du Collaborateur en ce qui concerne le paiement direct de la participation financière dont il est redevable, celui-ci reste débiteur des sommes restantes dues qui se cumuleront sans limitation de durée, ni de montant. De sorte que l’éventuel solde débiteur du Collaborateur peut être compensé ultérieurement et dès que possible sur les sommes de toute nature qui pourraient lui être dues par l’Entreprise.

Dans l’hypothèse d’une rupture du contrat de travail quel qu’en soit le motif, le Collaborateur reste redevable, vis-à-vis de l’Employeur, du reliquat débiteur. Ce reliquat peut notamment être compensé sur les sommes qui lui sont dues dans le cadre de son départ, ainsi que de son droit de suite.

Enfin l’Entreprise se réserve le droit d’engager toute démarche ou action en recouvrement qui s’avère nécessaire, si d’aventure le Collaborateur reste redevable de sommes après son départ de l’Entreprise.


Choix et durée de mise à disposition du véhicule

Une fois le choix du Collaborateur arrêté et sauf indisponibilité définitive du véhicule, aucun changement de véhicule ou de gamme ne peut intervenir avant le terme du contrat de location (par principe 24 mois). 

Au terme du contrat de location, le Collaborateur peut remplacer son véhicule en optant, dans la catégorie qu’il souhaite, pour le véhicule de son choix, mais uniquement parmi les véhicules proposés, à ce moment-là.

Enfin et par exception, l’attribution d’un nouveau véhicule peut donner lieu à révision de la valeur de l’avantage en nature par application des règles sociales en vigueur. 


Restitution du Véhicule de fonction

En cas de suspension du contrat de travail du Collaborateur ou de suspension/perte du permis de conduire quelle qu’en soit la cause, l’Entreprise se réserve le droit de récupérer le véhicule mis à disposition.

Cette restitution peut se faire immédiatement et à tout moment et ce, sans nécessaire délai de prévenance.


Entretien et réparation du véhicule

L’ensemble des frais liés à l’entretien et à la réparation du véhicule sont assurés par le loueur ou tout autre organisme désigné par l’Employeur.

De sorte que, par principe, le Collaborateur n’a aucun frais à exposer en ce domaine.

Le Cadre doit rester vigilant sur l’état général de son véhicule. 

Autant que de besoin ou en cas de doute concernant notamment le fonctionnement ou la sécurité du véhicule, il doit impérativement se rapprocher du loueur ou de l’organisme désigné par lui et en informer concomitamment le gestionnaire de flotte.

Le Collaborateur doit se conformer aux préconisations émises par le loueur et le fabriquant en matière d’entretien, de fonctionnement, de sécurité et de réparation.

Il doit informer le gestionnaire de flotte de chaque intervention sur le véhicule (entretien, réparation, etc…).
De plus, le Collaborateur est responsable du respect du carnet d’entretien et de l’acheminement du véhicule chez le réparateur.


Documentation attachée au véhicule

Le Collaborateur se voit remettre une documentation relative à son véhicule de fonction.

Il s’engage à prendre connaissance, à conserver et à se conformer aux préconisations figurant dans cette documentation.


Délai de mise à disposition et indisponibilité du véhicule

Délai de mise à disposition

Le Collaborateur est informé que la mise à disposition du véhicule de fonction et de la carte carburant implique un délai de mise à disposition de plusieurs mois.

Il est expressément arrêté que le Collaborateur ne peut prétendre à aucune compensation financière dans l’attente de la livraison du véhicule et/ou de la mise en service de la carte carburant.

Il en va de même en cas d’impossibilité pour l’organisme loueur de livrer le véhicule de fonction choisi. En pareil cas, le choix d’un nouveau véhicule s’impose.

Indisponibilité temporaire

En cas d’indisponibilité du véhicule ou de dysfonctionnement de la carte carburant, quelles qu’en soient les raisons ou la durée, le Collaborateur ne peut prétendre à aucune compensation financière.

Le cas échéant, l’Employeur s’engage à étudier auprès du loueur la mise à disposition d’un véhicule « relais » appartenant si possible à la même gamme.

L’éventuelle mise à la disposition d’un véhicule « relai » relève de la responsabilité du loueur, étant précisé que ce véhicule peut être de toute gamme, de toute marque et ne pas correspondre aux caractéristiques du véhicule indisponible.

La participation financière du Collaborateur et l’avantage en nature sont calculés prorata temporis, s’il n’a pu bénéficier pleinement du véhicule durant le mois civil.

En présence d’un véhicule relais, la valeur de l’avantage en nature est recalculée et la redevance reste due par le Collaborateur.

La mise à disposition d’un véhicule relai par le loueur est nécessairement temporaire.

Indisponibilité de longue durée ou définitive

En cas d’indisponibilité de longue durée ou définitive du véhicule initialement choisi par le Collaborateur, ce dernier est expressément informé qu’un remplacement peut être opéré.

La participation financière du Collaborateur et l’avantage en nature sont calculés prorata temporis, s’il n’a pu bénéficier pleinement du véhicule durant le mois civil.

Le Collaborateur peut choisir un véhicule de remplacement parmi ceux proposés à ce moment-là, dans la gamme de son choix.

La valeur de l’avantage en nature est révisée et la redevance due par le Collaborateur réajustée en fonction de la gamme de véhicule choisie.

La participation financière due par le Collaborateur sera toutefois calculée prorata temporis, ainsi que sa redevance, s’il n’a pu bénéficier pleinement du véhicule durant le mois civil.


Assurance du Véhicule

Au titre du véhicule de fonction, une assurance garantissant le Collaborateur pour ses déplacements personnels, professionnels et ses trajets domicile/lieu de travail est souscrite.

L’assurance souscrite est une assurance dite « tous risques ».

Le coût de l’assurance et des éventuelles franchises est entièrement supporté par l’Employeur.




Respect de la Charte véhicule

L’utilisation par le Collaborateur du véhicule de fonction et de la carte carburant doit se faire dans le strict respect des règles édictées par l’Employeur à travers la « Charte d’utilisation des véhicules de société », ayant valeur de règlement intérieur.


Permis de conduire

Pour pouvoir bénéficier de la mise à disposition d’un véhicule de fonction ou de son utilisation, le Collaborateur doit être détenteur d’un permis de conduire valide et valable lui permettant de conduire la catégorie de véhicule choisie.

Le Collaborateur est expressément informé qu’en cas d’invalidation ou de suspension de son permis de conduire pour toute cause quelle qu’elle soit, l’utilisation du véhicule de fonction est strictement prohibée durant toute la période d’application de la sanction administrative. 

En outre, il doit en informer l’Employeur sans délai.

Le non-respect de cette prescription impérative peut constituer un comportement fautif majeur, pouvant justifier la rupture du contrat de travail.

L’Employeur se réserve le droit de demander à tout moment et au moins une fois par an, tout justificatif afin de s’assurer que le Collaborateur disposant d’un véhicule de fonction est détenteur d’un permis de conduire valide et valable.


Cessation et changement de fonction

La mise à disposition d’un véhicule est étroitement liée à l’exercice de la fonction ouvrant droit à un tel avantage. Il en résulte que la cessation dans la fonction ouvrant droit à l’attribution d’un tel véhicule (particulièrement en cas de changement d’emploi) induit nécessairement la restitution du véhicule de fonction. 

Cette restitution a lieu le dernier jour de l’exercice des anciennes fonctions et n’ouvre droit à aucune compensation.

En cas de changement de fonction induisant également la mise à disposition d’un véhicule de fonction, le Collaborateur ayant déjà un véhicule le conserve dans le cadre de ses nouvelles fonctions.

La valeur de l’avantage en nature, ainsi que la redevance payée par le Collaborateur, sont calculées prorata temporis, si le changement intervient en cours de mois.





Lors de ses déplacements, quel que soit le mode de transport utilisé, le Collaborateur s’engage à respecter l’ensemble des règles du Code de la route, ainsi que l’ensemble des exigences prescrites en matière de santé et de sécurité, y compris lors de ses trajets domicile/lieu de travail.

Il s’engage par ailleurs à maintenir les moyens de déplacement qu’il juge utile en bon état de fonctionnement et propreté.

Pour les Collaborateurs qui utilisent un véhicule de fonction, une formation en e-learning doit être impérativement suivie et justifiée auprès du service des Ressources Humaines.

Pour les autres Collaborateurs, cette formation reste facultative.

Toutefois, le service des Ressources Humaines reste libre d’imposer à tout moment et à tout Collaborateur de suivre cette formation ou toute autre formation complémentaire jugée utile ou nécessaire. En pareil cas, le Collaborateur n’a d’autre choix que de s’y conformer, étant précisé que le coût de la formation est par principe pris en charge par l’Entreprise et le temps consacré assimilé à du temps de travail effectif.




Champ d’application

Ces stipulations concernent uniquement les Collaborateurs relevant du statut de Voyageur, Représentant, Placier (VRP).


Recours à la déduction forfaitaire spécifique

En application des arrêtés ministériels du 20 décembre 2002 et du 25 juillet 2005, ainsi que de l’article 6 de l’avenant n° 31 à la CCN I conclu en date du 15 juin 2006 pour les Entreprises qui y sont soumises, il est acté et reconnu par les parties signataires que les Employeurs de l’UES peuvent recourir et appliquer la déduction forfaitaire spécifique (DFS).


Application automatique à l’embauche

La DFS est appliquée automatiquement pour l’année civile d’embauche.


Principe de libre choix de l’abattement

Au-delà de la première année d’embauche, chaque Collaborateur a la faculté de demander à ne plus se voir appliquer la DFS.

Chaque Collaborateur peut également demander à se voir réappliquer la DFS, si antérieurement il avait émis le souhait de ne plus en bénéficier et ce, autant de fois qu’il le souhaite pendant toute la durée de la relation contractuelle.

Le choix émis vaut pour toute l’année civile considérée et ne peut en aucun cas être modifié durant l’année en cours.

Pour manifester son choix personnel en matière de DFS, il est rendu nécessaire pour chaque Collaborateur de formuler par écrit de manière expresse et valable le choix qu’il fait. 

Ce choix peut être exprimé sur tout support écrit (courrier LRAR, lettre remise en main propre, courriel, etc.) en permettant de déterminer de manière certaine son auteur, son choix et la date de sa réception par le service des Ressources Humaines.

Ce dernier doit être transmis avant la fin de l’année en cours pour une application au titre de l’année civile à venir. A ce titre il doit être réceptionné par le service des Ressources Humaines au plus tard le 05 janvier de l’année suivante.

Les Employeurs de l’UES s’engagent à mettre en place un formulaire spécifique à disposition des Collaborateurs sur le portail informatique, afin de faciliter le choix.




Mécanisme de la DFS 

Il est rappelé à titre indicatif que, par principe, la DFS de 30 % est calculée sur une assiette des cotisations de Sécurité sociale assise sur le montant global des rémunérations, indemnités, primes, gratifications ou autres acquissent par le Collaborateur ayant opté pour l’abattement forfaitaire, ainsi que les indemnités versées à titre de remboursement des frais professionnels.

La détermination de la base de calcul ci-dessus indiquée s’effectue par application d’une législation et règlementation constante.

Mécaniquement, cela conduit le Collaborateur à moins cotiser auprès des organismes sociaux et, de ce fait, à percevoir de la part de ces mêmes organismes des prestations réduites. En contrepartie, il perçoit chaque mois un salaire net plus important.

Il est précisé que prévaudra toute modification légale ou réglementaire pouvant intervenir en ce domaine.


Limite de déduction

A titre indicatif, il est rappelé que le plafond de la DFS est limité à 7.600 euros par année civile.

Cette limite est applicable sous réserve d’une législation et règlementation constante.

Il est précisé que prévaudra toute modification légale ou réglementaire pouvant intervenir en ce domaine.


Information des Collaborateurs de l’UES

Afin de permettre au Collaborateur de mieux appréhender le mécanisme de la DFS, il est convenu :

De prévoir un article dédié et explicite sur la DFS dans les nouveaux contrats de travail des collaborateurs concernés, afin de les informer pleinement sur le sujet au moment de leur embauche ;
De mettre en ligne sur le portail informatique des Entreprises de l’UES, au sein d’une rubrique dédiée à cette thématique, une notice explicative sur la DFS, un formulaire de choix, ainsi qu’un exemple de bulletin de paie avec et sans abattement ;
De publier le présent accord sur le portail informatique de Entreprises de l’UES, afin que chaque Collaborateur concerné ait pleinement connaissance de ses droits en ce qui concerne la DFS ;
Prévoir chaque fin d’année une mention succincte sur le bulletin de paie des Collaborateurs concernés, dans la partie observation, afin de leur rappeler la faculté de faire évoluer leur choix concernant la DFS ;
A titre complémentaire, les parties rappellent que le supérieur hiérarchique, ainsi que le service des Ressources Humaines, peuvent être légitimement sollicités, dans le but d’apporter au Collaborateur toute précision utile en ce domaine.





Les Collaborateurs doivent respecter les règles applicables dans l’Entreprise en matière de remboursement de frais, particulièrement la procédure édictée par l’Employeur et la date butoir à laquelle ils doivent transmettre au plus tard les demandes de remboursement et les justificatifs afférents. Ceci sous peine de forclusion de leurs droits en la matière

Cette procédure, ainsi que la date butoir, sont applicables à l’ensemble des frais exposés par les Collaborateurs de l’Entreprise (Professionnels, de formation, forfait Transports responsables, etc…)

En cas de départ de l’Entreprise et pour permettre l’établissement des documents obligatoires de fin de contrat avec diligence, les Collaborateurs disposent d’un délai de huit jours ouvrables pour transmettre les frais leur restant dus (dernière période de paie), à défaut ils seraient forclos de leurs droits à remboursement.
 
Afin de limiter l’impact écologique induit par les déplacements qu’ils sont amenés à effectuer, mais aussi réduire les risques professionnels liés à ceux-ci, ainsi que la charge financière exposée par l’Entreprise en ce domaine, les Collaborateurs s’engagent expressément à adopter une démarche active d’optimisation de ses déplacements (préparer et rationaliser ses rendez-vous), une éco-conduite et une conduite responsable.
 
Pour permettre le remboursement des frais exposés en raison de l’utilisation du véhicule personnel, il est précisé que les Collaborateurs doivent notamment transmettre à l’Employeur les documents et justificatifs suivants :

La carte grise du véhicule utilisé (recto-verso) ;
Une attestation d’assurance régulière afférente au véhicule concerné et faisant apparaitre les garanties requises en lien avec son statut et son activité ;
Une copie de son permis de conduire (recto-verso) ;
Une copie de sa carte verte ;
Une attestation sur l’honneur de détention d’un permis valable et valide.

Ces éléments doivent être communiqués à l’embauche, puis périodiquement et en temps utile à l’Employeur.

Pour tout changement de véhicule personnel utilisé professionnellement, les Collaborateurs doivent transmettre à l’Employeur ces mêmes documents afférents au nouveau véhicule utilisé.
 
Il est ici rappelé que l’Employeur se réserve le droit de demander, à tout moment, les documents et justificatifs évoqués précédemment ou tout autre document qu’il jugerait utile.
 
Il est convenu que le fait pour les Collaborateurs de percevoir des remboursements de frais non justifiés ou du fait de l’utilisation d’un véhicule personnel, sur la base d’une carte grise ne correspondant pas au véhicule effectivement utilisé pour leur activité professionnelle et conduisant notamment à des remboursements indus ou plus avantageux, est susceptible de caractériser un agissement fautif pouvant conduire à la rupture du présent contrat.
 
Ces remboursements ne sauraient en aucune façon être considérés comme un élément de rémunération. De sorte que les modalités de remboursement de ceux-ci et exposées dans le présent accord, tant en ce qui concerne les conditions que le montant, le sont à titre purement informatif et peuvent être modifiées à tout moment par l’Employeur.





Durée et entrée en vigueur

Le présent acte entre en vigueur le 1er septembre 2022, pour une durée indéterminée.

Il est toutefois précisé que certaines mesures peuvent avoir une date d’entrée en vigueur différente lorsque cela est spécifié (différée ou rétroactive)




Dénonciation 

Le présent acte peut être dénoncé conformément aux dispositions légales applicables en ce domaine.

Il est toutefois expressément convenu entre les parties que le présent acte ne peut faire l’objet que d’une dénonciation totale. Cela implique notamment que la dénonciation de l’acte initial, mais également d’un seul de ses éventuels avenants de révision futur, est réputé valoir dénonciation de l’ensemble des textes conventionnels considérés. Ceci en raison de la nature indissociable existant entre ces différents textes.

Toute dénonciation emportera les effets de la loi prévus en pareil cas.

Le présent acte est soumis à une durée de préavis dont le terme est fixé au dernier jour du 11ème mois civil suivant le mois au cours duquel survient la dénonciation.


Interprétation 

Les représentants de chacune des parties signataires conviennent de se rencontrer à la requête de la partie la plus diligente, dans les 30 jours suivant cette demande, pour étudier et tenter de régler tout différend d’ordre individuel ou collectif né de l’application du présent acte.

Jusqu’à l’expiration de la négociation d’interprétation, les parties contractantes s’engagent à ne susciter aucune forme d’action contentieuse liée au différend faisant l’objet de cette procédure.


Adhésion 

Conformément à l’article L 2261-3 du Code du Travail, toute Organisation Syndicale représentative au niveau de l’UES, qui n’est pas signataire du présent acte, peut y adhérer ultérieurement.

L’adhésion produit effet à partir du jour qui suit celui de son dépôt au greffe du Conseil de Prud’hommes et de la DREETS qui sont territorialement compétents.

Notification doit également en être faite, dans le délai de huit jours, par lettre recommandée ou lettre remise en main propre contre décharge, aux parties signataires.


Révision

Pendant toute sa période d’application, la révision du présent acte peut être initiée sous réserve du respect des modalités suivantes :

Toute révision du présent acte ne peut être effectuée que par voie d’avenant de révision, conformément aux dispositions légales et réglementaires applicables en matière de révision aux conventions et accords collectifs ;

Le droit de demander la révision est réservé aux Direction de l’UES, ainsi qu’aux seules Organisations Syndicales ayant la capacité juridique de le faire au sein de ce même périmètre, conformément aux dispositions légales et réglementaires applicables en ce domaine ;

Toute demande de révision doit être déclenchée :

Lorsque cette initiative émane d’une ou plusieurs Organisations syndicales par l’envoi d’une lettre recommandée avec avis de réception à l’attention de la Direction pilote de l’UES ;
Ou lorsque cette initiative émane d’une des Direction de l’UES directement à travers la convocation (courriel, courrier, etc.) à une réunion de négociation adressée à chaque syndicat habilité à pouvoir prendre part au projet de révision.

Il est souhaitable que toute demande de révision vise et explicite les évolutions envisagées.

Lorsque l’initiative émane d’une ou de plusieurs Organisations Syndicales habilitées à le faire, la Direction de la Société Pilote de l’UES s’engage à convoquer dans les trois (3) mois - à compter de la date à laquelle elle a réceptionné la demande écrite (LR/AR), l’ensemble des Organisations Syndicales en capacité juridique de négocier un accord de révision conformément aux dispositions légales et réglementaires ;

Le cas échéant, tout avenant de révision doit, pour entrer en vigueur, être signé par une ou plusieurs Organisations Syndicales représentatives dans le périmètre concerné et ayant la capacité juridique d’amender le texte. Ceci, sous réserve de satisfaire, par ailleurs, aux conditions légales de validité requises en matière de conventions et accords collectifs ;

Les dispositions du présent acte qui ont vocation à être modifiées restent applicables jusqu’à la date d’entrée en vigueur de l’avenant de révision. L’ensemble des autres dispositions de l’acte non modifiées ou non contraires aux dispositions de l’avenant de révision continueront à s’appliquer ;

Tout avenant de révision donne lieu à dépôt, dans les conditions requises par les dispositions légales. 


Formalités de dépôt 

Conformément aux dispositions de l’article D. 2231-2 et D. 2231-4 du Code du Travail, le présent acte est déposé par la Direction de la Société pilote de l’UES, d’une part, sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail et d’autre part, en un exemplaire auprès du greffe du conseil de prud’hommes du lieu de conclusion de l’acte.