ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF A LA MISE EN ŒUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS DES MEMBRES DE LA DELEGATION DES COMITES SOCIAUX ET ECONOMIQUES DE FILIERE



Entre la société :

PICARD SURGELES, société par actions simplifiée au capital de 2.485.858,00 €, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Melun sous le numéro 784 939 688, dont le siège social est situé 37 bis rue Royale à Fontainebleau (77300), représentée par,
d’une part,



Et les organisations syndicales : 

La Confédération Française Démocratique du Travail CFDT prise en la personne de son représentant mandaté, 

La Confédération Générale du Travail C.G.T. prise en la personne de son représentant mandaté, 

La Fédération Générale des Travailleurs de l'Alimentation FO prise en la personne de son représentant mandaté,



d’autre part,


Préambule

Considérant que la dispersion géographique des électeurs sur le territoire national rend complexe l'organisation matérielle des élections, les parties se sont rapprochées afin d'étudier la mise en place du vote électronique au sein de la Société.
Dans ce contexte, les parties ont convenu de la mise en place du vote électronique, conformément aux dispositions légales pour les élections des membres de la délégation des Comités Sociaux et Economiques de Filière au sein de la Société PICARD SURGELES. Il est précisé que ces Comités Sociaux et Economiques de Filière font l’objet d’un accord d’entreprise relatif aux instances représentatives du personnel et au dialogue social conclu le 2 avril 2019, complété par un avenant conclu le 13 décembre 2022.


1. OBJET ET CHAMP D’APPLICATION

Cet accord a pour objet d'organiser le recours au vote électronique, dans le respect des principes généraux du droit électoral et des règles de sécurité informatique, lors des élections des membres de la délégation des Comités Sociaux et Economiques de Filière de la Société PICARD SURGELES.

2. DISPOSITIONS GENERALES

Article 2.1 : Recours à un prestataire extérieur
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de confier la conception et la mise en place du système de vote électronique à un prestataire spécialisé sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions légales et réglementaires.
Les parties conviennent de faire appel  à :
SAS Voxaly Docapost - RCS Nantes 489 522 540
Sis 6 Impasse Augustin Fresnel - 44800 SAINT-HERBLAIN
désignée « le prestataire » dans le présent accord.
Le cahier des charges fourni par le prestataire est tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail. 


Article 2.2 : Confidentialité et sécurité des votes
Les modalités d'organisation et de déroulement des opérations électorales seront assurées par le prestataire dans le respect des principes suivants :
la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales ;
la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification ;
la sécurité de l’émargement ;
la sécurité de l’enregistrement des votes ;
la sécurité du dépouillement des votes ;
le secret des votes ;
l’anonymat, l’intégrité et l’unicité du vote ;
permettre la publicité du scrutin.

Article 2.3 : Expertise indépendante
Préalablement à la mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le prestataire retenu doit fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote en répondant aux exigences légales et réglementaires applicables, notamment : 
de la Délibération CNIL n°2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique ;
des articles L2314-26 et R2314-5 à R2314-18 du code du travail relatifs aux modalités du vote électronique pour les élections des représentants du personnel ;
du décret n° 2007-602 et l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d’entreprise modifié par décret n°2017-1819 en date du 29 décembre 2017 relatif au Comité social et économique pris pour l'application de l'article 1er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.
Cette expertise doit impérativement être réalisée par un expert indépendant ayant suivi la formation de la CNIL relative à la sécurité des systèmes de vote électronique. 
Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire  à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés notamment par la CNIL et par le code du travail.

Article 2.4 : Vote à bulletin secret sous enveloppe
Il est expressément convenu que la mise en place du vote électronique est exclusive du vote à bulletin secret sous enveloppe, sous réserve d’une modalité complémentaire qui serait prévue dans le Protocole d’Accord Préélectoral. Dans ce cas, il est rappelé que le vote électronique constitue le mode de vote prioritaire.

III. MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS

Article 3.1 Information et formation du personnel
Le protocole d’accord préélectoral précise les modalités d’information de chaque salarié concernant le déroulement des opérations électorales. 
Tous les moyens sont mis en œuvre pour faciliter l’appropriation du vote électronique par les salariés. Une notice d’information détaillée précisant notamment les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne sera établie. Chaque salarié disposera de cette notice d’information avant l’ouverture du premier tour de scrutin.
L'information et la formation relatives au système de vote sont assurées :
pour tous les salariés, par la communication d'une notice d’information précisant le fonctionnement du site de vote,
pour les membres du bureau de vote et les membres de la délégation du personnel, par une formation sur le système de vote électronique retenu.

Article 3.2 Cellule d’assistance technique
Une cellule d’assistance technique constituée du personnel du prestataire et du personnel de l’entreprise est mise en place afin de :

procéder à un test du système de vote électronique avant que le vote ne soit ouvert,
vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet, 
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à    l’issue duquel le système est scellé, 
contrôler, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système,
assister le bureau de vote le jour du dépouillement.


Article 3.3 Etablissement des listes électorales et transmission
Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’entreprise. 
Les listes de candidats sont établies par chaque organisation syndicale et transmises à la Direction dans le respect des délais fixés par le protocole d’accord préélectoral. A réception de ces listes, la Direction les transmettra au prestataire afin qu’il en assure le traitement en les intégrant dans le système de vote électronique.
Le contrôle et la transmission des candidatures, ainsi que la transmission des professions de foi sont effectués dans les mêmes conditions.

Article 3.4 Lieu et temps du scrutin
Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, selon un calendrier précisé par le protocole d’accord électoral.
Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections. 
Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.
Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique pourront être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.
Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin et est périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin jusqu’à la clôture.
Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin.

Article 3.5 Modalités d’accès au site de vote
Chaque électeur reçoit, avant le premier tour des élections, l’adresse du site et ses moyens personnels d’authentification.
L’adresse du site de vote (URL) est déterminée dans le protocole d’accord préélectoral.
A l’aide de son identifiant, l’électeur peut recevoir son mot de passe. 
L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de son identifiant et de son mot de passe.
L’électeur peut alors voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.

Article 3.6 Chiffrement du site de vote électronique
Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire intervient dans les jours qui précèdent l'ouverture du site internet, dans les locaux prévus pour le dépouillement.
Cette intervention consiste à :
Générer les phrases secrètes pour les membres du bureau de vote dont les clés de déchiffrement seront nécessaires le jour du dépouillement, 
Remettre les clés de déchiffrement sous enveloppe scellée à la Direction des Ressources Humaines afin qu'elle les conserve jusqu'au jour du dépouillement, date à laquelle ils sont alors confiés au Président du bureau de vote.
Valider le matériel de vote mis en place,
Effectuer des « votes test » et un dépouillement test,
Assurer une formation conformément à ses obligations légales en la matière.

Les opérations de test et de scellement du site de vote électronique ont lieu sur le site d’Issy-les-Moulineaux.

Article 3.7 Programmation du site
Le prestataire assure la programmation des pages web et notamment la présentation des bulletins de vote à l’écran. 
Le prestataire reproduit sur le site de vote les professions de foi telles qu’elles ont été présentées par leurs auteurs.

IV. DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE

Article 4.1 Codes de connexion (clefs de vote)
L’authentification sur le site de vote se fait par un identifiant et un mot de passe personnels. La saisie d’un code captcha est également demandée sur l’écran d’authentification.
L’identifiant et le mot de passe lui permettent de voter, en une ou plusieurs fois, pour chacun des scrutins auxquels il peut participer. 
Afin de compléter ce dispositif de sécurité, l’électeur doit également saisir sa date de naissance au moment de la confirmation de chacun des votes de l’électeur.

Article 4.2 Communication des codes de connexion et de l’adresse du site
L’identifiant de chaque électeur ainsi que l’adresse du site de vote, lui sont envoyés par courrier à son adresse personnelle. 
Les détails permettant de contacter l’assistance téléphonique, ainsi qu’une notice explicative sur le déroulement des opérations électorales sont également transmis par ce courrier.
Ces codes sont valables pour les deux tours. 

Article 4.3 Protocole de restitution des codes de connexion
Le prestataire assure un service de réexpédition des codes de connexion par le biais d’un numéro d’assistance téléphonique, ainsi que par le biais du site internet de vote.
Le prestataire possède un logiciel confidentiel et protégé lui permettant de restituer les codes de connexion des électeurs.
L’électeur décline son identité en fournissant les informations suivantes : 
Nom ;
Prénom ;
Date de naissance,
Code postal d’habitation à la date d’arrêtée des listes électorales,
Code de défi (clé de numéro de sécurité sociale).
L’électeur peut choisir une réexpédition de ses codes sur son numéro de téléphone portable ou son adresse email personnelle de son choix, après vérification des données transmises. Aucune adresse Email finissant par « @picard.fr » ne peut être utilisée.
Si la personne a déjà voté, l’envoi est interdit.
Ce site est accessible uniquement durant la période d’ouverture du scrutin.

Article 4.4 Profession de foi électronique
Les professions de foi électroniques sont mises à la disposition des électeurs par la Direction des Ressources Humaines sur le site du prestataire.
Les éléments nécessaires à la mise en ligne sont, pour chaque liste en présence :
une profession de foi au format PDF de 2 Mo maximum, d’une page A4 recto verso couleur ou noir et blanc, pour chaque instance à élire, 
un logo au format PNG, hauteur 200 pixels, largeur 200 pixels (à défaut, le logo national de l’organisation sera repris ou s’il est différent, celui inséré sur la profession de foi transmise, ou à défaut et pour les listes sans appartenance un espace blanc sera laissé).
La possibilité de consulter les professions de foi est présentée aux électeurs, par un onglet présent à côté du logo et du nom de l’organisation syndicale intitulé « Consulter Profession de foi ».



Article 4.5 Déroulement du vote
Le moyen d’authentification permet au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantit l’unicité de son vote. 
L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter.
Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaitre clairement à l’écran et peut être modifié avant validation.
La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.
La saisie de l’identifiant et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du vote ; cette saisie clôt définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote vient d’être réalisé.

Article 4.6 Consultation de la participation
Les gestionnaires désignés par la Direction, les membres du Bureau de vote ainsi que les Représentants de liste ont un accès au suivi du taux de participation en cours de scrutin. Cette information comprend la participation des votes par instance, collège, titulaires/suppléants.

V. CLOTURE ET RESULTATS

Article 5.1 Clôture
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs. 

Article 5.2 Décompte et attribution des sièges
Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées pour chaque établissement.
La génération de ces clés, avant l’ouverture du vote, est réalisée publiquement lors des opérations de formation des membres des bureaux de vote et de la délégation du personnel de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président et deux de ses assesseurs en sont détenteurs à l’exclusion de toute autre personne.
Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.
Article 5.3 Dépouillement
Le prestataire exécute le dépouillement automatisé de l'urne électronique, imprime les résultats et justificatifs et les transmet au Président du bureau de vote pour la proclamation.
Le processus de dépouillement est le suivant : 
Clôture du site internet de vote,
Déchiffrement des suffrages à l’aide des clés des membres du bureau de vote,
Calcul automatique des résultats et attribution des sièges,
Téléchargement des listes d’émargement, des procès-verbaux, des synthèses du tour, des éléments d’établissement de la représentativité,
Impression des procès-verbaux,
Proclamation des résultats par le bureau de vote.


VI. SECURITE ET CONFIDENTIALITE

Article 6.1 Anonymat et confidentialité des suffrages 
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
Le traitement « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales avec pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant pris part au vote et d’éditer les listes d’émargement.
Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.
Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.
Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l’urne électronique dédiée.
La Direction s’engage à adapter les procédures et mettre en place des restrictions techniques relatives à la connexion à distance, afin d’assurer la sécurisation du processus de vote.

Article 6.2 Dispositif de secours
Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Article 6.3 Délais de recours et destruction des données
L’entreprise et/ou le prestataire retenu conserve(nt) sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. 
A l’expiration de ces délais, l’entreprise ou, le cas échéant le prestataire, procède à la destruction des fichiers supports.

Article 6.4 Respect du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD)
Les élections professionnelles par vote électronique font l’objet d’un traitement mis en œuvre par le prestataire.
La réglementation sur la protection des données est intégrée et respectée par PICARD SURGELES dans la mise en œuvre du dispositif de vote électronique des élections professionnelles.
Un contrat est signé avec le prestataire encadrant le dispositif mis en œuvre conformément au RGPD.
Le prestataire respecte les recommandations Cnil :
Régulièrement expertisé par des experts indépendants, le système de vote (plateforme et processus) offre toutes les garanties pour répondre aux exigences réglementaires de confidentialité et de sincérité du scrutin ;
Le système de vote du prestataire est déclaré à la CNIL. Elle dispose de l’intégralité des dossiers présentant l’architecture technique, la gestion de la sécurité de la solution ainsi que l’ensemble des rapports d’expertise réalisés ; 
De plus, le prestataire dispose de la certification RGS 2.0 (Référentiel Général de Sécurité) et respecte l’ensemble des recommandations de l’ANSSI ;
Enfin, le prestataire prend en compte le RGPD dans la mise en œuvre de son dispositif de vote électronique notamment concernant la confidentialité, la sécurité technique, logique, physique et organisationnelle.




VII. DISPOSITIONS FINALES

Article 7.1 Mise en œuvre et durée du présent accord
Le présent accord entrera en vigueur au jour de sa signature par les parties.
Il est conclu pour une durée déterminée et prendra fin à la date de renouvellement des élections des membres de la délégation des Comités Sociaux et Economiques de Filière.

Article 7.2 Révision
Le présent accord pourra faire l’objet d’une révision dans les conditions prévues aux articles L.2261-7-1 et suivants du Code du travail. 

Article 7.3 Dépôt et diffusion
Conformément à la réglementation en vigueur, le présent accord sera déposé : 
sur la plateforme du Ministère du travail via le site internet  en format PDF; 
au secrétariat greffe du conseil de prud’hommes de Fontainebleau conformément à l’article D.2231-2, III du Code du travail.


Fait à Issy-les-Moulineaux, le 26 avril 2023.


Pour la Société PICARD SURGELES                                                             


Pour la Confédération Française Démocratique du Travail CFDT	            

Pour la Confédération Générale du Travail C.G.T		   

Pour la Fédération Générale des Travailleurs de l'Alimentation FO	


ANNEXE






CAHIER DES CHARGES



Ce document constitue le cahier des charges
relatif à la mise en œuvre du vote électronique
pour les élections des représentants du personnel
aux élections professionnelles de Picard Surgelés

Nature des prestations attendues
Le prestataire aura en charge : 
la gestion de la préparation des élections en vote électronique, sous le contrôle de la Direction des Ressources Humaines ;
la mise en œuvre du système de vote électronique ;
la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’attribution des sièges.
Fonctionnalités attendues du système de vote électronique.
Fonctionnalités générales.
Système de vote électronique distant.
Le système de vote électronique est hébergé chez un prestataire externe.
Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections par Internet.
Période des élections.
La durée du scrutin est déterminée dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées ; durant cette période les électeurs peuvent accéder à l’application de vote 24 heures sur 24.
Nature des élections
Les élections à organiser sont des élections professionnelles (Comité Sociaux et Economiques).
Sécurisation du système proposé
Le système de vote électronique proposé par le prestataire doit répondre aux exigences minimales suivantes (décret du 25 avril 2007):
Le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et contrôlé pendant toute la période vote jusqu’à la clôture du scrutin.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés (« fichiers électeurs » et « urne électronique »).
Par ailleurs, le prestataire fournit à Picard Surgelés les conclusions de son rapport d’expertise indépendante de son système de vote électronique.


Scénario de vote
Étapes
Le scénario de vote électronique comporte les étapes suivantes :
une étape d’identification de l’électeur ; celui-ci doit saisir un code identifiant, un mot de passe qui seront contrôlés avant de pouvoir voter,
une étape de présentation des listes de candidats en présence,
le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposée, ou bien le choix de voter « blanc »,
la possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie,
la présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés,
la confirmation par l’électeur du choix effectué par la saisie de sa date de naissance,
la confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote,
la possibilité pour l’électeur d’imprimer un « accusé de réception » confirmant l’enregistrement de son vote.
Émargement électronique, unicité du vote
Par ailleurs, le système de vote électronique enregistre un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permet plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote (unicité du vote).
Traitements sous-jacents
Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :
L’unicité et la confidentialité du vote : le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote. A cette fin, les émargements d’une part et l’urne électronique d’autre part, doivent être enregistrés sur des systèmes dédiés et distincts.
L’intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés. A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote.
Dépouillement des urnes électroniques
Étapes
La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes suivantes :
La saisie par les membres du bureau de vote de leurs clefs de déchiffrement,
L’accès à la liste des émargements Internet,
L’accès aux résultats des élections : édition automatique des Procès-verbaux au format CERFA ainsi que du calcul de la représentativité,
La remise par le prestataire d’états de résultats permettant l’affectation des sièges par les membres du bureau de vote ; tous les calculs préalables et l’affectation théorique des sièges correspondant aux règles du code du travail, sont fournis aux membres du bureau de vote pour contrôles, validation et proclamation des résultats.
Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique
Pour garantir la confidentialité, Le Prestataire chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucun interruption.
Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :
Le chiffrement sur le poste de travail est assuré afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement.
La totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se fait selon le protocole HTTPS.
Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement. Cette architecture permettra de répondre ainsi parfaitement aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption décrite dans sa dernière recommandation n° 2010-371 du 21 octobre 2010.
Liste des émargements
L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
Dès la clôture du scrutin les listes d’émargements sont accessibles par les membres du bureau de vote.
Assistance technique
Le prestataire assure la formation de la cellule d’assistance technique. Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tient à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.
Dispositifs de secours
Le système de vote électronique est dupliqué sur deux plates-formes distinctes. En cas de panne d’un des systèmes un dispositif de secours prend le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Autres prestations à fournir
Préparation de l’élection
Constitution du « fichier électeurs »
Les listes électorales sont constituées par Picard Surgelés. Elles comportent les informations nominatives des électeurs ayant la possibilité de participer à l’élection. Elles sont établies par Picard Surgelés, par établissement et par collège.
Les listes électorales sont fournies au prestataire sur un support numérique afin de permettre la constitution du « fichier électeurs ». Éventuellement, les listes électorales sont consolidées au sein d’un « fichier électeurs » par Picard Surgelés et sont ensuite fournies au prestataire.
Ainsi, le « fichier électeurs » contient notamment, pour chaque électeur :
Le matricule de l’électeur,
La civilité de l’électeur,
Les nom et prénom de l’électeur,
La date de naissance de l’électeur,
Le site de rattachement de vote de l’électeur (établissement),
Le collège de l’électeur
Les coordonnées de l’électeur (adresse du domicile)
La clef du numéro de Sécurité Sociale (2 chiffres)
Objet du « fichier électeurs »
Le « fichier électeurs » est transmis au prestataire aux seules fins suivantes :
permettre l’attribution de codes d’accès au système de vote électronique pour chaque électeur autorisé,
contrôler les accès au système de vote électronique,
enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l’unicité du vote pour chaque électeur,
éditer les listes d’émargement.
Transmission du « fichier électeurs »
Le prestataire doit être en mesure de proposer un processus d’échanges sécurisé des informations et des données concernant le fichier électeurs.
Le prestataire propose, par exemple, un accès FTP sécurisé (File Transfer Protocol : protocole de communication dédié aux échanges informatiques de fichiers sur Internet) sur son infrastructure informatique, afin de permettre les échanges sécurisés de fichiers entre Picard Surgelés et lui-même.
Confidentialité du « fichier électeurs »
Le prestataire s’engage à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui sont transmises dans le « fichier électeurs » pour les besoins de gestion du vote électronique. Il met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations de ce fichier sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote électronique.
A l’issue de l’opération de vote électronique, le prestataire s’engage à détruire le « fichier électeurs » et à ne conserver aucune de ses données.
Fourniture des codes d’accès au système de vote électronique
A partir des informations du « fichier électeurs », le prestataire assure la création et la fourniture des codes d’accès au vote électronique à chaque électeur, selon les prescriptions indiquées dans le chapitre suivant de ce document.
Le prestataire propose des procédures de génération et de transmission des codes d’accès aux électeurs permettant de conserver le caractère confidentiel du code secret durant toutes les étapes.
Composition des codes d’accès au système de vote électronique
Chaque électeur reçoit un couple de codes composé :
d’un code identifiant unique d’accès qui permet, outre le contrôle d’accès, la tenue des listes d’émargements électroniques garantes de l’unicité des votes
d’un code secret qu’il est seul à connaître
Afin de permettre un contrôle et une sécurité supplémentaire, le système demande à l’électeur sa date de naissance avant de permettre l’accès au vote.
Envoi des moyens d’authentification.
Le prestataire prend en charge la transmission aux électeurs des codes d’accès au vote électronique.
En cas de non réception ou de perte des codes par le salarié, le prestataire invalide ceux-ci  et en communique de nouveaux  par l’intermédiaire de l’assistance téléphonique.
Le système proposé par le prestataire doit assurer la confidentialité des données transmises aux électeurs et la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification.
Contrôle des listes électorales électroniques
Afin de permettre une vérification le prestataire fournit à Picard Surgelés, à l’issue de la génération et de la fourniture des codes d’accès, une liste de contrôle permettant de vérifier que tous les électeurs ont bien été pris en compte lors de l’attribution des codes d’accès au vote électronique.
La forme, le contenu et le support de cette liste de contrôle sont définis d’un commun accord durant la phase de préparation des élections.
Transmission du « fichier candidats »
Les listes de candidats sont transmises par la Direction des Ressources Humaines de Picard Surgelés au prestataire en vue de paramétrer le système de vote électronique et de présenter celles-ci aux électeurs au moment du vote.
Les listes de candidats peuvent être constituées par les organisations syndicales au sein de Picard Surgelés ou par des candidats non affiliés conformément aux règles applicables, rappelées dans le protocole préélectoral.
Les listes de candidats mentionnent notamment :
L’élection concernée (CSE ; le cas échéant : titulaires ou suppléants et le collège)
L’appartenance syndicale le cas échéant,
Les nom et prénom de chaque candidat,
L’ordre de présentation des candidats dans les listes.
Mise à jour des listes de candidats dans le système de vote électronique
Le prestataire propose un format de fichier numérique spécifique pour la constitution des listes de candidats, afin de faciliter les mises à jour du système de vote électronique.
Contrôles de conformité des listes de candidats
Le prestataire propose une procédure de test du vote électronique permettant à Picard Surgelés, aux représentants du personnel et aux membres du bureau de vote de vérifier l’exactitude des listes de candidats soumises au choix des électeurs.
Phase de test et de recette du système de vote électronique
Objectifs
Une fois le paramétrage réalisé, le prestataire organise un vote test en présence des représentants des bureaux de vote.
Le test est effectué dans les conditions du réel. La procédure de vote est entièrement déroulée jusqu’au calcul des résultats. Elle passe en revue tous les cas de figure pouvant être rencontrés lors du scrutin.
L’objectif est de permettre notamment aux membres des bureaux de vote d’appréhender le fonctionnement global de la solution.
A l’issue du test, le prestataire communique trois clés de déchiffrement. 
Durant la période de vote tous les suffrages exprimés par les salariés sont cryptés dès leur expression et restent cryptés sans interruption jusqu’au dépouillement. Ce mécanisme garantit l’impossibilité de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des détenteurs des clés de déchiffrement le jour du dépouillement.
Étapes de recette
Les étapes de contrôle sont les suivantes :
réalisation de plusieurs votes,
déroulement du dépouillement des urnes électroniques et édition des résultats,
contrôles de la conformité des résultats obtenus,
validation du dispositif de vote,
scellement de l’application de vote électronique.
Prestation de conseil et d’assistance de la DRH
Le prestataire doit être en mesure de conseiller la Direction des Ressources Humaines dans la mise en œuvre du système de vote électronique et d’assister celle-ci notamment pour les tâches suivantes :
la rédaction de l’accord d’entreprise intégrant les modalités du vote électronique
la rédaction du protocole préélectoral intégrant les modalités du vote électronique
la rédaction des documents de présentation du système de vote électronique aux représentants du personnel et aux électeurs
la présentation du système aux partenaires sociaux.
Listes d’émargement
Les listes d’émargements définitives sont remises à Picard Surgelés sur support numérique à l’issue de l’élection.
Résultats bruts
Les résultats bruts comportent les compteurs de voix, par collège, par liste, par candidat. Ils sont consultables « en ligne » dès la fermeture de l’élection et le dépouillement des urnes électroniques.
Seuls les membres désignés du bureau de vote auront accès à ces résultats « en ligne ».
Résultats élaborés
Les résultats élaborés indiquent l’attribution des sièges aux candidats et le détail des calculs afférents.
Le prestataire propose ces éléments afin de permettre aux membres du bureau de vote de proclamer les résultats de l’élection.
Le prestataire met à la disposition du bureau de vote et de la direction de Picard Surgelés les procès-verbaux modèle CERFA pré-remplis au format .pdf ;
Gestion informatique et technique du système de vote électronique
Disponibilité du système de vote électronique
Le prestataire assure la mise en ligne du système de vote électronique durant la période correspondant à la préparation et à l’ouverture du vote.
Durant cette période,  le système sera disponible 24h/24.
Le prestataire met en œuvre les moyens d’assurer un service continu sans rupture.
Accusé de réception du vote
L’électeur dispose de la possibilité d’imprimer un accusé de réception du vote attestant de la prise en compte de son suffrage par le système de vote.
Cette possibilité lui est offerte à l’issue du vote mais aussi ultérieurement, en se reconnectant à l’application.
Il mentionne la date et l’heure d’émission de chaque suffrage.
Cet « accusé de réception » comporte aussi une marque d’authentification interdisant une édition frauduleuse.
Conservation des données
Le prestataire conserve, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.