Elections professionnelles
Protocole d'accord préélectoral

Entre les soussignés :
- Monsieur …, Directeur Général d’HABITAT 08 – Office Public de l’Habitat des Ardennes dont le Siège est à 08000 CHARLEVILLE-MEZIERES, avenue des Martyrs de la Résistance, désigné dans ce qui suit par l'expression "HABITAT 08",
D’une part, et les organisations syndicales représentatives :
- Le syndicat SDU représenté par Monsieur …,
- Le syndicat CFE-CGC représenté par Monsieur …,
- Le syndicat CGT représenté par Madame …, Madame … et Monsieur …,
D’autre part.
Il est convenu et arrêté ce qui suit :

Préambule

Conformément à l’arrêté du 9 mars 2022, les élections professionnelles ont été fixées à la date du jeudi 8 décembre 2022. Les mandats des représentants du personnel issus des dernières élections prennent donc fin le 8 décembre 2022 ou le 22 décembre 2022 si un deuxième tour devait avoir lieu.

Les organisations syndicales ont été informées de l’organisation d’élections et invitées à négocier le protocole d’accord préélectoral.
Ces réunions se sont tenues le vendredi 30 septembre et le jeudi 20 octobre 2022. 

Le présent accord vise à réglementer les élections professionnelles devant se dérouler au sein de l’Office HABITAT 08. Le 1er tour aura lieu le jeudi 8 décembre 2022.
En cas de second tour, celui-ci se déroulera le jeudi 22 décembre 2022.




Article 1 - Date des élections et durée des mandats

1.1 Dates et horaires des scrutins

Le premier tour de scrutin est fixé pour l'ensemble des collèges :

le jeudi 8 décembre 2022 de 9h00 à 16h00.

Au premier tour sont habilités à présenter leur liste de candidats les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise, les syndicats affiliés à une organisation reconnue représentative aux niveaux national et interprofessionnel, et tout syndicat qui satisfait aux critères de respect des valeurs républicaines, d’indépendance, légalement constitué depuis au moins 2 ans, et dont le champ professionnel et géographique couvre l’entreprise concernée.
Il y aura lieu de procéder à un second tour, ouvert aux candidatures syndicales et aux candidats libres dans les conditions définies pour le premier tour et dans l’un des cas suivants :
Quorum non atteint au premier tour : moins de la moitié des électeurs inscrits ont émis un vote valable
Carence : absence de candidature syndicale au premier tour
Non attribution de siège : les sièges n’ont pas tous été pourvus dès le premier tour.

Les cas ci-dessus s’apprécient par collège et par scrutin.

Si besoin, le deuxième tour se déroulera :
le jeudi 22 décembre 2022 de 9h00 à 16h00.

1.2 Durée des mandats actuels

Les mandats des membres du CSE ont été prorogés par accord signé le 4 octobre 2022. Ils prennent fin soit le 8 décembre 2022 à l’issue du 1er tour de scrutin soit le 22 décembre 2022 en cas de 2ème tour de scrutin.
Selon l’article L2314-33 du code du travail, les membres de la délégation du personnel du comité social et économique sont élus pour quatre ans. Le nombre de mandats successifs est limité à trois.



Article 2 – Nombre de sièges à pourvoir et répartition par collège

Le nombre de sièges à pourvoir pour chaque instance de vote est fonction de l’effectif à la date du 1er tour de scrutin défini selon les articles L1111-1 et L1111-3 du code du travail.

A la date de conclusion du présent accord, l'effectif à prendre en compte pour déterminer le nombre de représentants du personnel à élire est de 249,47 collaborateurs. 
Légalement, le nombre de membres du CSE à élire est de 10 (dix) titulaires et de 10 (dix) suppléants. 
Toutefois, après négociation, il est convenu que le nombre de membres du CSE à élire sera de 11 (onze) titulaires et de 11 (onze) suppléants.

A ce jour, l’effectif se compose suivant les catégories professionnelles de :

116 ouvriers et employés (catégorie 1 de l'Accord Collectif d'Entreprise) ;
1 fonctionnaire de catégorie C (correspondant à la catégorie 1 de l'Accord Collectif d'Entreprise) ;
96 agents de maîtrise (catégorie 2 de l'Accord Collectif d'Entreprise) ;
43 cadres et cadres supérieurs (catégories 3 et 4 de l'Accord Collectif d'Entreprise).

L’effectif ainsi déterminé et pris en charge se compose, suivant les catégories professionnelles, de :
117 ouvriers et employés (premier collège) ;
96 agents de maîtrise et techniciens (deuxième collège) ;
43 ingénieurs et cadres (troisième collège).

La répartition des sièges entre les trois collèges est ainsi convenue :
1er collège : 5 titulaires, 5 suppléants ;
2ème collège : 4 titulaires, 4 suppléants ;
3ème collège : 2 titulaires, 2 suppléants.

Article 3 - Modalités de constitution équilibrée

Selon l’article L2314-13 du code du travail, la liste des candidatures devra respecter la proportion de femmes et d’hommes dans chacun des collèges électoraux (titulaires et suppléants). 
La proportion de femmes et d’hommes sur la liste électorale est la suivante :
Collège 1 :   34 % de femmes et 66 % d’hommes
Collège 2 :   56 % de femmes et 44 % d’hommes
Collège 3 :   40 % de femmes et 60 % d’hommes
En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité homme/femme la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.

La répartition femmes/hommes entre les trois collèges est ainsi convenue :
1er collège : 2 femmes, 3 hommes ;
2ème collège : 2 femmes, 2 hommes ;
3ème collège : 1 femme, 1 homme ;

Article 4 – Liste des candidatures

Selon les articles L2314-3 et L2324-4 du code du travail, seules les organisations syndicales peuvent établir des listes de candidats pour le 1er tour de scrutin.
Chaque liste ne peut comporter plus de noms que de sièges à pourvoir. Les listes incomplètes sont admises. Les listes de candidatures comporteront alternativement un candidat de chaque genre jusqu’à épuisement des candidats d’un des genres.
Les doubles candidatures (titulaire et suppléant) sont admises. En cas de double élection d'un candidat, la candidature de titulaire l'emporte sur celle de suppléant.

Les listes de candidats établies par collège en distinguant titulaires et suppléants seront déposées en deux exemplaires auprès de la Direction des Ressources Humaines au plus tard le mercredi 23 novembre 2022 à 16h00. Un des exemplaires sera émargé et vaudra récépissé de dépôt. Toute candidature réceptionnée après cette date et heure limite ne pourra être retenue.

Pour le 1er tour, le dépôt des candidatures, pour être valide, devra être assuré par une personne ayant reçu un mandat spécial de l’organisation syndicale concernée. Cette personne devra obligatoirement  le présenter lors du dépôt des candidatures.

Les listes devront mentionner les informations suivantes :
la dénomination de l'organisation syndicale présentant les candidats (ou des organisations en cas de liste commune)
le collège électoral pour lequel les candidats sont désignés et la nature du siège pour lequel ils se présentent.

En cas de deuxième tour, les candidats sont libres.

Les listes de candidats seront affichées au siège social et dans les agences par la Direction des Ressources Humaines, dans les 48 heures suivant  la date limite de dépôt. 



Article 5 – Conditions d’électorat et d’éligibilité

5.1 Les conditions d’électorat

Selon l’article L2314-18 du code du travail, sont électeurs, les personnels :
âgés de 16 ans révolus,
travaillant dans l’entreprise depuis trois mois au moins,
n’ayant aucune interdiction, déchéance, ou incapacité relatives à leurs droits civiques.
Sont également électeurs, les salariés d’entreprises extérieures mis à disposition qui sont présents dans les locaux de l’entreprise et qui remplissent une condition de présence de douze mois continus, à condition d’avoir exprimé le choix de voter dans l’entreprise qui les accueille.
Ces conditions doivent être remplies à la date du premier tour de scrutin.

Par ailleurs, la note rédigée par la FOPH relative aux modalités de mise en œuvre des élections professionnelles et diffusée le jeudi 15 septembre 2022 précise le point suivant :
« Selon une jurisprudence constante, la Cour de cassation déduisait des articles L 2314-18 et L 2314-19 du Code du travail que le personnel assimilé à l'employeur ne pouvait être ni électeur, ni éligible. En effet, la Cour de cassation juge de manière constante que doivent être exclus du corps électoral ceux qui disposent d'une délégation écrite particulière d'autorité leur permettant d'être assimilés au chef d'entreprise, ou représentent effectivement ce dernier devant les institutions représentatives du personnel. 
Cette interprétation des conditions légales d'électorat (C. trav. art. L 2314-18) a été jugée contraire à la Constitution par le Conseil constitutionnel dans le cadre d’une question prioritaire de constitutionnalité (Conseil Constitutionnel, Décision n° 2021-947 QPC du 19 novembre 2021). Il était reproché aux dispositions de l’article L. 2314-18 du code du travail de méconnaître le principe de participation des travailleurs au motif que, telles qu'interprétées par la Cour de cassation, le personnel assimilé à l'employeur est privé de la qualité d'électeur aux élections professionnelles, et donc de toute représentation au CSE. 
Toutefois, la date de l’abrogation de l'article L. 2314-18 du code du travail contraire à la constitution a été reporté au 31 octobre 2022 compte tenu des conséquences manifestement excessives qu’emporterait une abrogation immédiate (suppression de toute condition pour être électeur aux élections professionnelles). Les mesures prises avant le 31 octobre 2022 en application des dispositions déclarées inconstitutionnelles ne peuvent être contestées sur le fondement de cette inconstitutionnalité. 
Par conséquent, à compter du 31 octobre 2022 (sauf évolution législative contraire avant cette date), il conviendra de prendre en considération le Directeur Général ou tout autre cadre de direction parmi le personnel électeur mais ceux-ci restent non-éligible. En effet, la déclaration d'inconstitutionnalité n'ayant pas été étendue aux conditions légales d'éligibilité, elle ne devrait pas remettre en cause la jurisprudence interdisant aux salariés assimilés à l'employeur d'être candidats aux élections ». 


5.2 Les conditions d’éligibilité

Selon l’article L2314-19 du code du travail, sont éligibles les personnels :
âgés de dix-huit ans révolus,
travaillant dans l'entreprise depuis un an au moins, à l'exception des conjoint, partenaire d'un pacte civil de solidarité, concubin, ascendants, descendants, frères, sœurs et alliés au même degré de l'employeur.
Un salarié d’un collège ne peut se présenter que dans son collège.
Ces conditions doivent être remplies à la date du premier tour de scrutin.
Compte tenu de leur statut, le Directeur Général et le Directeur Général Adjoint ne sont pas éligibles.
Les salariés travaillant à temps partiel simultanément dans plusieurs entreprises ne sont éligibles que dans l'une de ces entreprises. Ils choisissent donc celle dans laquelle ils font acte de candidature.
Les salariés mis à disposition ne sont pas éligibles dans l’entreprise utilisatrice.
Les listes électorales, établies pour chaque collège, comporteront les noms et prénoms des électeurs ainsi que leur date d’entrée dans l’entreprise.
Ces listes seront déposées pour consultation au plus tard le vendredi 2 décembre 2022. Chaque organisation syndicale peut consulter les listes électorales par simple demande. Toute réclamation éventuelle doit être présentée dans un délai de trois jours devant le juge des contentieux et de la protection. 

Article 6 – Campagne électorale

Les organisations syndicales habilitées à présenter des candidatures au premier tour devront remettre à la Direction des Ressources Humaines :
une profession de foi sous forme de fichier informatique de type pdf (taille maximum autorisée : 500 ko). Cette proposition de foi peut intégrer la liste des candidats,
un logo sous forme de fichier informatique de type jpg (taille maximum 50ko)
Cette propagande sera mise en ligne sur le site de vote électronique. La date limite de transmission de ces fichiers électroniques est fixée au mercredi 23 novembre 2022 à 16h00. Au-delà de cette date, aucune nouvelle mise en ligne ne sera plus possible. 
De même, les candidats se présentant au deuxième tour pourront transmettre leur propagande électorale à la Direction des Ressources Humaines jusqu’au 15 décembre 2022.
Aucune propagande électorale ne pourra avoir lieu pendant la période de scrutin.
Les organisations syndicales décident donc de ne plus distribuer aucun tract, ni par voie postale, ni par courrier interne à compter du mercredi 7 décembre 2022 à 23h59, et ce jusqu’à la fin des élections. En cas de second tour, aucun tract ne sera plus distribué à partir du mercredi 21 décembre 2022 à 23h59.

Article 7 – Composition du bureau de vote

Compte-tenu de l’organisation par vote électronique, un bureau de vote unique sera mis en place pour l’ensemble des collèges pour les deux tours de scrutin.
Le bureau de vote est composé d’un président et de deux assesseurs et sera constitué par appel à volontaires et d’au moins un représentant de chaque collège.
Le bureau de vote aura en charge le bon déroulement des opérations électorales, la validation du dépouillement des scrutins et la proclamation des résultats.
L’identité des membres du bureau de vote sera communiquée au prestataire AKG SOLUTIONS qui se chargera de générer et communiquer un code d’accès permettant de suivre le déroulement des opérations électorales en temps réel. Les membres du bureau de vote pourront ainsi consulter le taux de participation et la liste d’émargement pendant la période de vote.
Les  trois membres du bureau de vote, dont le président, seront investis des missions suivantes :
la recette et le scellement du système de vote
le descellement du système de vote par le biais de trois clés électroniques uniques communiquées par AKG SOLUTIONS.
Le bureau de vote doit comporter au moins un représentant de chaque collège électoral. 
Une notice explicative détaillée sera envoyée aux membres du bureau de vote synthétisant les opérations à mener.
Pourront également être présents, pendant toute la durée des opérations de vote, un délégué de chaque liste et un représentant de l’employeur.  

Article 8 – Informations aux salariés

Les électeurs ont été informés le 6 septembre 2022 des dates et modalités des élections par messagerie et  par voie d’affichage.
Le vote se déroulera uniquement par le biais de la plateforme de vote en ligne Votéo selon les modalités décrites à l’article 9 ci-dessous. Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture du bureau de vote électronique, de n’importe quel terminal internet, de leur lieu de travail, de leur lieu de formation ou de missions, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature.
Des ordinateurs en libre-service seront mis à disposition des électeurs dans une salle prévue à cet effet dans chaque agence et au siège social.
L’électeur se connecte et vote grâce à son identifiant et son mot de passe reçus par courrier ou courriel, et grâce à une troisième information personnelle connue uniquement de l’électeur et définie dans le cahier des charges. L’électeur reçoit une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales (R2314-12 du code du travail).

Article 9 – Modalités d’organisation et déroulement du scrutin

L’élection a lieu, uniquement, par vote électronique, excluant de ce fait le vote à bulletin secret sous enveloppe. 

9.1 Préparation du système de vote électronique

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à la société AKG SOLUTIONS qui s’engage sur :

La sincérité et l’intégrité du vote
L’anonymat et le secret du vote
L’unicité du vote
La confidentialité et la liberté du vote.

Le système de vote électronique du prestataire devra avoir été soumis à une expertise indépendante conformément à l’article R2314-9 du code du travail. Les certificats de conformité issus de cette expertise seront annexés au cahier des charges du prestataire et remis à chaque organisation syndicale qui en fera la demande auprès de la direction des Ressources Humaines.  

Le système fait également l’objet d’une fiche de traitement de données selon la norme du Règlement Général de Protection des Données (RGPD). La fiche de traitement est transmise par le prestataire après paramétrage du site de vote électronique.

Par ailleurs, et toujours conformément aux normes RGPD, chaque électeur est informé de l’utilisation de ses données, leur conservation, leur stockage et leur destruction.

L’employeur informe les organisations syndicales de l’accomplissement de ces formalités (R2341-11 du code du travail).

Les listes électorales, candidates et membres du bureau de vote sont transmises au prestataire qui assure leur sécurité et leur confidentialité. Les professions de foi et les logos doivent être communiqués au prestataire au format électronique et selon les modalités décrites à l’article 6. 



9.2 Validation et test du système de vote

Une procédure de validation et scellement précède l’ouverture du scrutin. Cette procédure a pour objectif de tester le système de vote électronique et de vérifier les données du système. Elle est menée conjointement par le prestataire et les membres du bureau de vote.

Suite à la vérification du système, le bureau de vote procède au scellement des urnes électroniques. Le système devient alors inviolable et inchangeable jusqu’à la fin du scrutin.

Le scellement donne lieu à la création de trois clés appelées clés de chiffrement. Une clé est confiée à chaque membre du bureau de vote et devra être renseignée à l’issue du scrutin pour accéder aux urnes et générer les documents de résultats. 

9.3 Déroulement de l’opération de vote

Les élections professionnelles sont des scrutins de liste à deux tours avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne. Les électeurs ont la faculté de rayer des noms. Toutefois, les ratures ne sont pas prises en compte pour l’ordre de désignation des élus au sein des mêmes listes si leur nombre est inférieur à 10% des suffrages valablement exprimés pour cette liste.

Les ratures sont néanmoins toujours prises en compte, quel que soit leur nombre, pour le calcul de la moyenne de liste.

Chaque électeur aura accès au vote correspondant à son collège d’appartenance. Les listes des candidats seront présentées à l’écran de manière aléatoire afin de ne pas privilégier une liste. La dimension des bulletins et la typographie utilisée seront identiques pour toutes les listes. 

L’électeur peut modifier son choix avant validation définitive. La validation, entrainant transmission du vote et émargement, fait l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver.

Afin de répondre aux exigences posées par les articles L2314-21 à 23 et L2324-19 à 21 du code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur sont séparés. L’opinion émise par l’électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier des électeurs. Ce circuit garantit le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Les membres du bureau de vote, les délégués de liste et les représentants de l’employeur désignés peuvent consulter le taux de participation grâce à un identifiant et à un mot de passe personnels. Les membres du bureau de vote ont également accès à la liste d’émargement. Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin.

Une cellule d’assistance d’AKG SOLUTIONS sera chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique. 

Le prestataire fournira une assistance fonctionnelle par courriel et par téléphone pendant toute la durée du vote selon les modalités décrites dans le cahier des charges.
9.4 Descellement et Dépouillement 

A l’heure de la fermeture du scrutin, le vote n’est plus accessible aux électeurs. Les clés sécurisées délivrées au moment du scellement de l’urne sont introduites dans le système pour le descellement.

Le dépouillement est effectué directement par le site de vote électronique sous la responsabilité du bureau de vote. A l’issue du dépouillement, le fichier de compte rendu de résultats et les PV CERFA sont édités automatiquement. Il convient alors aux membres du bureau de valider et signer ces documents.

Le dépouillement doit être effectué même en cas de carence ou de quorum non-atteint au premier tour. 

Le compte rendu des résultats sera affiché dans les locaux d’HABITAT 08 sur les panneaux prévus à cet effet. 

Article 10 – Proclamation des résultats 
Les résultats sont proclamés oralement par le Président du bureau de vote respectivement comme suit :
le 8 décembre 2022 pour les résultats du 1er tour ;
le 22 décembre 2022 pour les résultats du 2ème tour, si ce dernier doit avoir lieu.
Ils seront affichés dans les meilleurs délais au siège d’HABITAT 08 et dans les agences par la direction des Ressources Humaines.

Article 11 – Heures de délégation 
Les représentants du personnel titulaires du CSE disposeront chacun, pour exercer leurs fonctions, d’un crédit de 22 heures mensuelles fixé par décret en fonction de l’effectif de l’entreprise (article R2314-1 du code du travail).

Article 12 – Les élus suppléants
Selon l’article L2314-1 du code du travail, le « suppléant assiste aux réunions en l'absence du titulaire ». 



Article 13 – Organisation des réunions du CSE
Sauf circonstances exceptionnelles (congés d’été par exemple), il est convenu que les réunions ordinaires du CSE, habituellement fixées une journée tous les deux mois, seront planifiées mensuellement par demi-journée afin de permettre une communication plus règulière auprès de l’ensemble du personnel.

Article 14 – CSSCT
L’employeur s’engage, à l’issue des élections du CSE, à créer une commission santé, sécurité et conditions de travail. 
Les élus à la CSSCT disposeront chacun, pour exercer leurs fonctions, d’un crédit de 5 heures mensuelles.

Article 15 – Négociations
L’employeur est disposé à négocier par accord la mise en place et le fonctionnement du comité social et économique à la suite des élections professionnelles.

Article 16 – Messagerie professionnelle
La messagerie professionnelle ne pourra pas être utilisée pendant la durée de la campagne électorale.










Article 17 - Portée et durée du protocole
Le présent accord préélectoral n’est valable que pour les élections sur lesquelles il porte.

Un exemplaire du présent accord sera adressé à la DREETS. Il sera affiché dès sa signature et publié sur l’intranet d’HABITAT 08.


Fait à CHARLEVILLE-MEZIERES,
Le 20 octobre 2022



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