Accord collectif relatif à l’utilisation des techniques de l’information et de communication dans le cadre des relations collectives de travail

Entre :

La Société Conduent Business Solutions France SAS dont le siège social est situé rue Claude Chappe, 07500 Guilherand-Granges, représentée par Monsieur XXX, Directeur Général, en vertu des pouvoirs dont il dispose.

Ci-après désignée par « la Société ».
D’une part,

Et

L’organisation syndicale CGT représentée par sa déléguée syndicale, Madame XXX,

L’organisation syndicale CFE-CGC représentée par son délégué syndical, Monsieur XXX.

										D’autre part,

Préambule

La Direction et les Organisations Syndicales représentatives sont convenues de l’opportunité d’utiliser les moyens modernes d’information et de communication pour faciliter le dialogue social, sous réserve d’une utilisation loyale et proportionnée à l’objet de chaque institution représentative du personnel.

L’utilisation de ces outils implique donc que soit pris en compte des impératifs de sécurité pour notamment palier toute éventualité d’introduction de virus informatique, éviter toute détérioration du matériel, empêcher la transmission même inopinée d’informations à caractère confidentiel et d’une manière générale, assurer la protection des données personnelles et plus largement toute information concernant la Société.

Dans ces conditions, il a été conclu le présent accord.

Outils mis à disposition

La Société met à disposition :

- du Comité social et économique (CSE), pour faciliter la gestion des activités sociales et culturelles et la communication avec la Direction 
Un courriel : XXX
Un espace dédié sur le site intranet de la Société

-  de chacune des Organisations Syndicales représentatives au sein de la Société, pour faciliter les échanges d’information avec les salariés de l’entreprise :
Un espace dédié sur le site intranet de la Société
Une adresse mail sous la forme [nom de l’Organisation Syndicale représentative au sein de la Société XXX


La maintenance des outils est assurée par la Société, dans les mêmes conditions que pour l’ensemble des collaborateurs.

Il ne peut être utilisé d’autre matériel ou d’autres logiciels que ceux autorisés par la Société. 




L’hébergement, les frais associés et les consommables sont à la charge de la Société et devront être conformes aux besoins nécessaires à l’exécution de la mission des Représentants du Personnel.

Le matériel et les logiciels, qui restent la propriété de la Société, ne peuvent en aucun cas être déplacés ou dupliqués, hors des locaux affectés à chaque instance.

Le matériel et son utilisation sont sous l’entière responsabilité de chaque instance précitée. Toute disparition ou détérioration devra faire l’objet d’un remplacement à l’identique par celle-ci.


Déontologie 

Les représentants du personnel, comme tout salarié de la Société, sont tenus, dans l’exercice de leur mandat, au respect de la charte d’utilisation des outils informatiques et de communication.

L’utilisation des Technologies de l’Information et de la Communication par les Représentants du Personnel devra se faire dans le respect des règles de déontologie relatives à la presse, notamment ne contenir ni injure, ni diffamation, dans le respect de la protection de la vie privée des salariés, notamment du droit à l’image et l’interdiction d’apporter une gêne à l’accomplissement du travail des salariés.

Outre l’obligation de discrétion faite à chacun dans l’exercice de l’activité professionnelle au sein de la Société et celle qui s’impose aux différents représentants des salariés, la direction s’engage à respecter la confidentialité des échanges entre représentants du personnel et à garantir la confidentialité des communications des salariés à destination des représentants du personnel.

Le logo de la Société, propriété de cette dernière, ne peut être utilisé ni modifié sans l’accord de celle-ci, conformément aux dispositions du Code de la Propriété Intellectuelle.

S’agissant d’outils de travail visant à l’amélioration des relations collectives, toute utilisation abusive, détournée et non conforme sera de nature à justifier les sanctions.

Afin de s’assurer du respect des principes exposés dans le présent préambule, la mise en place d’une procédure de contrôle de l’utilisation d’intranet et d’internet par les représentants du personnel s’avère nécessaire.


Usage de l’intranet

Utilisation du réseau

L’Intranet est conçu pour mettre des informations à disposition des salariés de la Société sur un mode conforme à la réglementation des panneaux d’affichage habituels, sans se substituer à ceux-ci.

Des administrateurs seront désignés par le CSE et chaque organisation syndicale représentative pour la gestion de son espace dédié.

Le contenu de cet espace doit respecter la charte graphique de la Société et utiliser ses standards pour la création des contenus.




Accès à l’intranet de la Société

Le CSE et les Organisations Syndicales représentatives au sein de la Société ont accès au contenu de l’Intranet de la Société. Les informations recueillies par l’intermédiaire de cet outil relèvent de l’information interne et ne peuvent en aucun être utilisées à des fins externes à la Société.

Organisation matérielle de l’intranet

L’hébergement retenu est le même que celui de la Société, ce qui implique que l’administrateur de l’espace intranet du CSE et celui de chaque organisation syndicale représentative, effectue les mises à jour du contenu et le visualise avant envoi sur le site de diffusion.

L’espace mis à disposition du CSE a pour objet de faciliter la gestion des œuvres sociales et culturelles et pour la diffusion des comptes-rendus. La localisation de l’espace intranet du CSE apparaît sur le portail « Sharepoint », « CSE ».

L’espace mis à disposition des organisations syndicales a pour objet de faciliter la publication et la diffusion d’information auprès des salariés. La localisation de l’espace intranet des organisations syndicales apparaît sur le portail « Sharepoint », « Organisations syndicales », « Nom de l’organisation syndicale ».


Contenu de l’espace intranet du CSE

Le contenu de l’espace du CSE est réservé exclusivement à la communication sur les activités sociales et culturelles et à la diffusion des comptes-rendus de réunions.

Pour les œuvres sociales et culturelles, cet espace permet, grâce au lien établi avec l’adresse électronique du CSE de communiquer directement avec celui-ci. Il permet également aux salariés qui le souhaitent de consulter de l’information sur des activités proposées, directement disponibles sur l’Intranet ou par des liens établis avec des sites Internet extérieurs dont l’objet touche à l’organisation des œuvres sociales et culturelles proposées par le CSE.

Son contenu est sous l’entière responsabilité du CSE qui en assure les mises à jour.

La diffusion des comptes-rendus suit les règles définies dans le Règlement Intérieur du CSE, quant à l’approbation et à la relecture.

Contenu de l’espace dédié à chaque organisation syndicale représentative 

Le contenu des espaces intranet de chaque organisation syndicale représentative est, sous l’entière responsabilité de chacune d’entre elle, réservé exclusivement aux communications syndicales.

Ce contenu est librement déterminé par l'organisation syndicale, sous réserve qu'il revête un caractère exclusivement syndical. Il ne doit contenir notamment ni injure, ni diffamation, conformément aux dispositions législatives relatives à la presse. La protection de la vie privée, et notamment le droit à l'image, doivent être respectés.

L’espace intranet est conçu pour mettre des informations syndicales à la disposition des salariés de la Société. Ne sont, notamment, pas autorisées les pratiques suivantes : 
Des informations commerciales,
La diffamation
Etc 



 Fonctionnement des espaces dédiés au CSE et aux organisations syndicales

Les espaces intranet de chaque organisation syndicale représentative ainsi que celui du CSE sont, sous l’entière responsabilité de ces organisations.

A ce titre, il sera possible de mettre en ligne :
Des informations,
Des documents, 
Des liens,
Des photos,
Des recueils d’information,
Etc

Tout salarié aura accès à ces espaces depuis la page d’accueil du SharePoint Entreprise.

Le salarié souhaitant savoir dès qu’une nouvelle information est disponible pourra s’abonner à ces espaces par l’outil d’alerte. Ainsi, le salarié ayant activé l’alerte recevra un mail dès qu’une nouvelle information est disponible. 

Le salarié pourra alors cliquer s’il le souhaite sur le lien apparaissant dans le mail d’alerte.

Protection des espaces dédiés au CSE et aux organisations syndicales représentatives

Les espaces dédiés au CSE et ceux de chaque organisation syndicale représentative, bénéficient de la même protection que le site Intranet de la Société.


Utilisation abusive

En cas de non-respect du présent accord et de la charte informatique ainsi que, le cas échéant, des procédures internes en matière informatique, la Direction se réserve le droit de procéder à la fermeture immédiate d’un espace ou d’une page de l’intranet, ceci pour une durée de 3 mois. En cas de récidive, la fermeture sera définitive.

La Société se réserve le droit, en toute hypothèse, de saisir les autorités judiciaires compétentes en cas de non-respect de l'utilisation conforme de l'outil informatique.

Le principe de « chaîne », c'est-à-dire la diffusion collective démultipliée par le biais du receveur d'information, est interdit. 





Usage de la messagerie

La messagerie a pour objectif de faciliter les échanges entre les salariés et chaque Instance Représentation du Personnel, et également entre la Direction et chaque Instance Représentative du Personnel, par exemple pour la diffusion de projets de comptes-rendus de réunions, de projets d’accord, avant la diffusion des documents officiels. 

Chaque salarié peut s'adresser au CSE ou à l'organisation syndicale de son choix à partir de son outil informatique de travail, sans que cela ne puisse en aucune façon créer un trouble ou gêner le bon fonctionnement du service et/ou de la Société.

Messagerie du CSE

L’adresse électronique (e-mail) attribuée au CSE permet entre autres à chaque collaborateur, de s’informer très rapidement sur les activités sociales et culturelles, de demander le bénéfice des avantages proposés et de s’inscrire aux activités de son choix.

Messagerie de chaque Organisation Syndicale représentative au sein de la Société

Chaque Organisation Syndicale peut, grâce à l’adresse électronique (e-mail) qui lui est attribuée, communiquer tant en externe qu’en interne, aux sollicitations des salariés dans le respect des dispositions prévues par la charte informatique et par le présent accord.

Chaque salarié peut s’adresser à l’Organisation Syndicale de son choix, à partir de son outil informatique de travail. 

L’usage de l’adresse électronique est uniquement à des fins d’échange avec le salarié à titre individuel, et ne doit en aucun cas servir à des fins de diffusion collective de l’information. La diffusion à une large audience ne doit être réalisé que via l’espace dédiée sur l’intranet de l’entreprise (cf. article 3). 

Diffusion en chaîne

Le principe de « chaîne », c'est-à-dire la diffusion collective démultipliée par le biais du receveur d'information, est interdit.


Dispositions relatives à l’accord

Le présent accord est conclu, à titre expérimental, pour une durée déterminée de 12 mois, à compter de la mise en œuvre effectif des moyens précisés dans le présent accord, à savoir au plus tôt pour la période du 01/05/2023 au 30/04/2024 date à laquelle il prendra fin automatiquement, sauf renouvellement avec l’accord des organisations syndicales.

Il sera déposé sur la plateforme de téléprocédure en application des dispositions légales et réglementaires en vigueur. 

Il pourra le cas échéant être révisé dans les conditions prévues par les dispositions légales. 
Les parties contractantes conviennent de se retrouver, 3 mois avant le terme du présent accord, afin de se livrer à une première évaluation et de de décider le cas échéant de son éventuelle prolongation.

Le présent accord sera également adressé par l’entreprise au greffe du conseil de prud’hommes du ressort du siège social.

Il est fait en nombre suffisant pour remise à chacune des parties. 

Son existence figurera aux emplacements réservés à la communication avec le personnel.

Son contenu est à disposition du personnel sur l’intranet de l’entreprise.


Fait à Guilherand Granges le 19 avril 2023
En 5 exemplaires.


Pour la société Conduent Business Solutions 		
Directeur Général					
XXX					





Pour les Organisations Syndicales

Le Syndicat CGT						 Le Syndicat CFE-CGC
XXX 							XXX