Accord d’entreprise relatif au vote électronique pour les élections professionnelles
ENTRE :
La Société ............................................dont le siège social est ………………………. 51100 REIMS, immatriculée au RCS de Reims sous le numéro ………………………… représentée ……………………….. agissant en la qualité de directeur ;
D’une part,
ET :
L’organisation syndicale représentative de l’entreprise :
…………………………, agissant en sa qualité de délégué syndical pour ……………., dûment habilité ;
D’autre part,


Il a été convenu et arrêté ce qui suit :
I - Préambule

Les parties signataires ont convenu, pour les prochaines élections professionnelles des membres du Comité social et économique, d'intégrer parmi les alternatives possibles, concernant le mode d'organisation des scrutins, le vote électronique en application de l’article L.2314-26 alinéa 2 du Code du travail.

Le présent accord a pour objet de fixer les règles relatives au vote électronique au sein de l’entreprise. Il est précisé qu’un protocole d’accord préélectoral sera ultérieurement négocié.

II - Champ d’application

Le présent accord s’applique pour les élections professionnelles des membres du Comité social et économique de la Société ............................................de l’année 2022.

III – Recours à un prestataire extérieur

La conception et mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire de service externe, AKG SOLUTIONS (ci-après dénommée « le prestataire »).
Un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires en application des articles R.2314-5 et suivants du Code du travail sera établi et sera tenu à disposition des salariés.

Le prestataire s’engage sur :

La sincérité et l’intégrité du vote
L’anonymat et le secret du vote
L’unicité du vote
La confidentialité et la liberté du vote

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral, et en application du protocole d’accord préélectoral. 

Le système de vote électronique du prestataire devra avoir été soumis à une expertise indépendante conformément aux articles R2314-9 du Code du travail. Les certificats de conformité issus de cette expertise seront annexés au cahier des charges du prestataire et remis à chaque organisation syndicale qui en fera la demande auprès de la Direction des Ressources Humaines.  Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.
IV – Modalités d’organisation du vote
4.1. Communication des listes électorales et des listes de candidats

Les listes électorales sont transmises au prestataire qui assure leur sécurité et confidentialité. Les données pouvant être enregistrées sont les suivantes (article 4 de l’arrêté du 25 avril 2007, mis à jour par le décret 2011-595 du 26 mai 2011) :

Pour les listes électorales : nom, prénom, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège, adresse mail ou adresse postale ;
Pour le fichier d’émargement : collège, nom et prénom des électeurs, horodatage du vote ;
Pour les listes des candidats : collège, nom, prénom des candidats, titulaire ou suppléant, appartenance syndicale, date de naissance, date d’entrée dans l’entreprise ;
Pour la liste des résultats : nom, prénom des candidats, date de naissance, élu, non élu, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires tel que mentionnés ci-après.

Les destinataires de ces informations sont les suivants :

Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs, agents habilités des services du personnel ;
Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel ;
Pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités des services du personnel ;
Pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, employeur ou agents habilités des services du personnel.

Les professions de foi doivent également être communiquées au prestataire au format électronique pour permettre leur intégration dans la plateforme de vote et leur consultation en ligne.

Les listes des candidats seront présentées à l’écran de manière aléatoire afin de ne pas privilégier une liste. La dimension des bulletins et la typographie utilisée seront identiques pour toutes les listes.

4.2. Déroulement de l’opération de vote

Les élections auront lieu sur une durée allant de 24h à 2 jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole préélectoral. La plateforme de vote sera accessible 24h/24 pendant cette période. 

Une note explicative précisant les conditions et règles de fonctionnement du vote sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du scrutin pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote. Chaque électeur recevra également un courriel ou courrier contenant ses informations de connexion (un code d’identification et un mot de passe généré de façon aléatoire) et l’adresse électronique permettant l’accès au site de vote.

Avant toute opération de vote :

le prestataire s’engage à tester le système de vote électronique
les membres du bureau de vote doivent vérifier que l’urne est vide, scellé et chiffré par des clés délivrées à cet effet. 

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote électronique, de n’importe quel terminal internet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature.

L’électeur se connecte et vote grâce à son identifiant et mot de passe reçu par courrier ou courriel, ainsi qu’une troisième information personnelle connue uniquement de l’électeur et définie dans le cahier des charges.

La saisie de ses trois critères d’identification vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès réception du vote. Chaque électeur aura accès au vote correspondant à son collège d’appartenance à son établissement. L’électeur doit pouvoir modifier son choix avant validation. La validation entrainant transmission du vote et émargement, fait l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver

4.3. Garantie de confidentialité pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par les articles L.2314-26 à 28 et R.2314-6 et suivants du code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur sont séparés. L’opinion émise par l’électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier des électeurs. Ce circuit garantit le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Le système fait l’objet d’une déclaration auprès de la CNIL. 

Les membres du bureau de vote, les délégués de liste et les représentatifs de l’employeur désignés au protocole préélectoral peuvent consulter, grâce à une clé d’accès personnelle, le taux de participation et la liste d’émargement. Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin.

Le prestataire conserve, jusqu’à l’expiration du délai de recours et lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. A la fin de cette période de litige, le prestataire s’engage à détruire toutes les données du client.
 
4.4. Assistance 

Une cellule d’assistance sera chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique. 

Le prestataire fournira une assistance fonctionnelle par courriel et par téléphone pendant le vote.

4.5. Dépouillement et résultats

A l’heure du scrutin définie dans le protocole préélectoral le site de vote n’est plus accessible aux électeurs. Les clés sécurisées délivrées au moment du scellement de l’urne sont introduites dans le système pour le descellement. 

L’attribution des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats doivent à minima faire apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.

Le prestataire procède au décompte des voix sur un formulaire électronique conforme aux modèles CERFA en vigueur depuis la loi du 20 août 2008 (10113.03 et 10114.03). A partir des résultats du premier tour, il convient de vérifier si la condition légale de quorum requise lors du premier tour est atteinte. Si le quorum n’est pas atteint, un second tour doit être organisé selon le même dispositif de vote électronique. Que le quorum soit atteint ou non, le procès-verbal sera signé par chaque membre du bureau de vote.

Un second tour devra également être réalisé en cas de carence partielle ou totale au premier tour, ou si à l’issu du premier tour il reste encore des sièges à pourvoir.

V – Révision de l’accord

Conformément à l’article L.2261-7-1 du Code du travail, toute modification qui serait apportée au présent accord donnera lieu à l’élaboration d’un avenant lequel sera soumis aux formalités légales.

VI – Durée du présent accord et éventuel renouvellement
6.1. Durée
Le présent accord est à durée déterminée.
Il est conclu dans le but d’être appliqué à la seule élection des membres du Comité social et économique et ce pour toute la durée des mandats des membres du CSE.
Sauf renouvellement prévu dans les conditions visées au paragraphe qui suit, il cessera de produire effet à l’échéance du terme précité.
6.2. Renouvellement éventuel
Le présent accord pourra faire l’objet d’un renouvellement afin de devenir applicable à de futures élections professionnelles, générales ou partielles, au sein de Société. 
Dans ce cas précis, il sera renouvelé pour une durée équivalente au temps du déroulement du futur processus électoral à venir.
Ce renouvellement sera formalisé par :
d’une part : une proposition de renouvellement diligentée par la Société et notifiée à l’ensemble des autres signataires du présent accord dans le mois précédant le démarrage du futur processus électoral à venir ;
d’autre part : un avenant de renouvellement signé par l’ensemble des signataires du présent accord avant le démarrage du futur processus électoral à venir.
À défaut d’avenant signé dans les conditions qui précèdent, le présent accord ne sera pas renouvelé
VI – Formalités de dépôt et de publicité


Conformément à l’article D.2231-4 du Code du travail, le présent accord sera déposé à la DREETS via la plateforme en ligne TéléAccords.

Un exemplaire sera déposé au Secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes de Reims, conformément à la procédure prévue aux articles D.2231-2 et suivants du Code du travail. 

Il entrera en vigueur le lendemain de son jour de dépôt. 

Le présent accord sera porté à la connaissance du personnel par affichage dans les locaux de la Société.


Fait à Reims, le 17 mai 2022 en 4 exemplaires


Pour la Société ............................................
………………………………..
Directeur


Pour la délégation syndicale : 
…………………………….., délégué Syndical ……………….