ACCORD DE MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ÉLECTIONS DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL AU SEIN DE L’UGECAM RHONE-ALPES
22/03/2022



SOMMAIRE


ENTRE :
L’UGECAM Rhône-Alpes,
Ci-après dénommée «l’organisme»,
D’UNE PART,
ET :

Les organisations syndicales représentatives au sein de	l’UGECAM Rhône-Alpes	, représentées respectivement par:
Pour la CGT : 
Pour la CFE-CGC : 

D’AUTRE PART,

Ci-après dénommés « les parties au présent accord » ;

IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT

Principaux textes de référence : articles R.2314-5 et suivants du Code du Travail, D.231-5 du Code de la Sécurité Sociale.


PREAMBULE

Afin de faciliter l’organisation des élections des représentants du personnel au sein de l’UGECAM Rhône-Alpes, organisme multi-sites, de favoriser la participation des salariés et d’augmenter la sécurisation des résultats, les parties signataires du présent accord conviennent de la possibilité de recourir au vote électronique, qu’il s’agisse des élections au Conseil ou au Comité Social et Economique.

Le présent accord a pour objet d’autoriser le recours au vote électronique pour ces élections et d’établir le cadre général de sa mise en œuvre. Il sera annexé aux protocoles d’accords préélectoraux qui fixeront les modalités d’organisation de chacune des élections au sein de XXXXXXXXXXX .

Ainsi, par le présent accord, distinct et préalable du protocole d’accord préélectoral, les parties signataires précisent les garanties et mesures de sécurité nécessaires à l’utilisation de ce système, afin que soient respectés les principes fondamentaux régissant les opérations électorales, tout particulièrement le secret du scrutin, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, la surveillance et le contrôle des opérations de vote. 

ARTICLE 1 – PRINCIPES GÉNÉRAUX

La mise en place du système de vote électronique doit permettre, sur le plan technique et fonctionnel, l’organisation simultanée de l’ensemble des opérations électorales pour les élections des représentants du personnel.
Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, et notamment :
l’intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré ;
l’anonymat, la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;
l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
la confidentialité, le secret du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure.

Les différentes règles décrites dans le présent accord s'imposeront également aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système de vote électronique. 

ARTICLE 2 – MODALITÉS D’ORGANISATION DES OPÉRATIONS

2.1. Vote exclusivement par Internet

Dans le cadre du recours au vote électronique, les parties signataires conviennent d’adopter un processus de vote exclusivement par Internet. Aucune autre possibilité de vote ne sera ouverte.

Ce procédé permettra notamment de : 
Faciliter le vote des personnels ;
Eviter les erreurs de distribution et d’utilisation des bulletins et enveloppes de vote ;
Obtenir des résultats sans erreur humaine possible, affichés en quelques minutes à l’issue du scrutin, et ce sous le contrôle des bureaux de vote désignés ;
Garantir la confidentialité et le secret du vote ;
Alléger les contraintes logistiques et administratives des membres du bureau de vote et des personnels en charge de l’organisation des opérations.

2.2. Choix d’un prestataire extérieur

Compte tenu de la technicité qu’il est nécessaire de maîtriser et des contraintes à respecter pour assurer la sécurité de chacun des processus électoraux et la confidentialité des données, les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé et dont l’expertise a été reconnue par un cabinet d’audit indépendant. 

La mise en œuvre du vote électronique sera confiée à une société experte dans le développement du vote électronique, la conception et la mise en place du système de vote électronique. 

Dans ce cadre, un cahier des charges sera établi et actualisé dans le respect des dispositions légales et réglementaires en vigueur au moment de l’organisation des élections. Il sera tenu à la disposition des salariés à la Direction des Ressources Humaines de XXXXXXXXXXX.
Les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d’assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes, conformément aux principes généraux du droit électoral.

Le prestataire retenu suite à une consultation relevant de la procédure des marchés publics sera désigné dans les protocoles préélectoraux. 

2.3. Protocole préélectoral 

Dans le cadre de chacune des élections des représentants du personnel qui sera organisée au sein de XXXXXXXXXXX, la Direction et les organisations syndicales échangeront lors de la négociation du protocole d’accord électoral, du calendrier électoral et des modalités opératoires du processus électoral.
Le présent accord de mise en place du vote électronique, l’annexe technique, qui a pour objet de préciser les conditions techniques du déroulement des opérations de vote par voie électronique, ainsi que le cahier des charges du prestataire retenu, seront annexés au protocole d’accord préélectoral.

2.4. Listes électorales 

Pour chaque élection, la Direction établira un fichier « listes électorales » qui contient les données suivantes : nom et prénom des électeurs, date d’entrée, date de naissance, collège d’appartenance.
Le service des ressources humaines du siège transmettra ce fichier au prestataire. 

2.5. Listes de candidats et bulletins de vote

Les listes des candidats et les professions de foi, établies dans le respect des caractéristiques techniques définies avec le prestataire, seront transmises à la Direction des Ressources Humaines de XXXXXXXXXXX, qui les transmettra, en l’état, au prestataire.
Le prestataire assurera la programmation des pages web sur le serveur de vote. 
Les listes présentées par les organisations syndicales et les professions de foi seront mises en ligne. 

ARTICLE 3 – DÉROULEMENT DES OPÉRATIONS DE VOTE 

3.1. Accès au serveur de vote électronique, date et durée du scrutin

En raison de la technologie utilisée, les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment, de façon confidentielle, pendant l’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal Internet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou du lieu de leur choix, en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent que l’élection aura lieu sur plusieurs jours, et ce, conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral de cette élection. 

Si besoin, un ordinateur en libre-service sera mis à disposition, dans chaque établissement, dans un endroit respectant la confidentialité du vote, notamment pour les électeurs qui ne disposeraient pas d’un ordinateur personnel ou qui souhaiteraient pouvoir s’isoler plus facilement.

3.2. Matériel de vote et code d’accès 

Avant l’ouverture du scrutin, chaque électeur recevra, selon les modalités déterminées dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, des codes d’accès générés selon des modalités garantissant la confidentialité du vote. Ce moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et de garantir l’unicité de son vote. A l’aide de ses codes d’accès, l’électeur pourra voter en toute confidentialité sur le serveur sécurisé des élections. 

Les codes d’accès, qui se composent d’un code d’accès et d’un mot passe, sont générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils soient communiqués à l’entreprise.

Chaque électeur recevra par courrier à son domicile, un document précisant les conditions et la procédure du vote électronique. Il est rappelé que ces codes sont strictement confidentiels et ne doivent pas être transmis à des tiers. Conformément aux recommandations de la CNIL, l’envoi du code d’accès (login) et du mot de passe se fera par 2 canaux séparés.

Le salarié devra inscrire ses codes d’accès pour accéder au serveur de vote électronique.

A réception du vote, la saisie des codes d’accès par l’électeur vaudra signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôtura définitivement l’accès à cette élection. 

3.3. Procédure de restitution des codes confidentiels en cas de perte ou de non-réception

En cas de perte ou de non-réception de ce courrier, l’électeur pourra s’adresser à la hotline du prestataire.

L’électeur aura la possibilité de récupérer ses codes personnels en saisissant obligatoirement ses nom et prénom et au choix une des données suivantes : 
Son département de naissance,
Une partie du numéro de sécurité sociale,
Son code postal de résidence,
Son n° d’agent.

3.4. Caractéristiques des listes et des bulletins de vote électronique 

Le système de vote électronique reproduira sur le serveur les listes de candidats telles qu’elles ont été présentées par leurs auteurs et dans l’ordre qui aura été convenu dans le cadre du protocole d’accord préélectoral.

3.5. Sincérité du vote électronique et stockage des données

Le système retenu permettra d’assurer la confidentialité des données transmises, s’agissant notamment des listes électorales, des collèges électoraux et des moyens d’authentification.

A cet égard, afin de répondre aux exigences posées par le Code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. A ce titre, ils seront traités par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés. 

En outre, la liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin. 
Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l’urne électronique dédiée.
Le vote électronique se déroulera pendant une durée délimitée. Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.
Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.

Le taux de participation sera suivi durant la période de vote selon les modalités qui seront fixées dans le protocole d’accord préélectoral.
Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne ne seront accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système. 
Le dépouillement et le décompte des voix devront être faits dans les conditions prévues par le protocole d’accord préélectoral.

Le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin. Il sera également scellé après le dépouillement afin de garantir qu’aucune modification des résultats ne sera faite après la décision de clôture du dépouillement. 

ARTICLE 4 – SÉCURITÉ ET ASSISTANCE TECHNIQUE

Les membres du bureau de vote contrôleront le bon déroulement des opérations électorales.

La cellule d’assistance technique du prestataire, ainsi que le bureau de vote et la commission électorale devront : 
procéder avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
procéder avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du dépouillement, à l’issue duquel le système sera scellé ;
contrôler à l’issue des opérations de vote, et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système. 

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et caractéristiques sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote aura compétence pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote. 

ARTICLE 5 – COMMUNICATION, INFORMATION ET FORMATION 

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés.

A cet effet, la Direction établira une note explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote, laquelle sera portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du scrutin.  La note explicative sera adressée par mail sur l’adresse de diffusion : XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX et affichée au sein de chaque établissement.

En outre, les organisations syndicales ayant participé à la négociation du protocole préélectoral, les membres du bureau de vote et les membres de la Direction des Ressources Humaines recevront une formation sur le système de vote électronique.

ARTICLE 6 – LE SCELLEMENT 

Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire formera sur le dispositif de scellement, avant l’ouverture du vote un correspondant représentant la Direction Générale, les représentants des listes et les membres du bureau de vote avant l’ouverture du site Internet.
Le scellement des urnes électroniques a pour effet de :

figer les données de l’élection (fichiers électeurs, fichiers candidats, professions de foi, paramétrage global de l’élection) ;
remettre les compteurs des urnes à zéro et ainsi s’assurer que les urnes sont vides ;
créer la clé globale de chiffrement de l’élection et donc des bulletins de vote.

ARTICLE 7 – DEPOUILLEMENT ET CONSERVATION DES DONNEES

Le dépouillement des urnes aura lieu à la date et l’heure fixée pour la fin du scrutin, en présence des membres du bureau de vote, des représentants de listes souhaitant être présents et du représentant de la Direction Générale.
Il est précisé qu’aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.

Après saisie par les membres du bureau des clés de déchiffrement, il sera procédé au descellement des urnes et le système de vote affichera les résultats du vote pour chaque scrutin.

A l’issue du dépouillement, les listes d’émargement seront imprimées et signées par les membres du bureau de vote.
Les listes d’émargement signées ainsi que les données du vote seront placées dans une enveloppe qui sera scellée et conservée par l’employeur jusqu'à l’issue du délai de recours après la proclamation des résultats ou jusqu'à l'issue définitive du procès engagé.
L’enveloppe sera détruite à l’issue de la période de recours ; de même que l’ensemble du matériel de vote et des données.

ARTICLE 8 – ASSISTANCE AUX UTILISATEURS 

Les électeurs pourront contacter la cellule d’assistance du prestataire afin d’obtenir l’aide et l’accompagnement nécessaire dont ils auraient besoin pour le bon déroulement de l’expression de leur vote.
Durant la période d’ouverture du scrutin, les électeurs pourront contacter la cellule d’assistance 24h/24, 7 jours/7.
Les électeurs auront également la possibilité de s’adresser au service RH de leur établissement ou à la Direction des Ressources Humaines de XXXXXXXXXXX .

ARTICLE 9 – RESPECT DE LA LOI INFORMATIQUE ET LIBERTÉS ET EXPERTISE

Les systèmes de vote électronique nécessitent le recours à des fichiers nominatifs au sens de la loi du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés et du Règlement Général de Protections des Données. 

XXXXXXXXXXX  sera amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d’extraction des fichiers de gestion du personnel de l’entreprise. Le prestataire retenu assure le respect de la législation sur la protection des données et le RGPD et se charge des déclarations afférentes auprès de la CNIL. Les délégués syndicaux seront informés par XXXXXXXXXXX  de la réalisation de ces formalités.

En outre, le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception sera soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions légales.
Le rapport de l’expert sera remis à la Direction de XXXXXXXXXXX  et sera mis à disposition des organisations syndicales. 

ARTICLE 10 – DISPOSITIONS FINALES

10.1. Durée et entrée en vigueur de l’accord

Le présent accord entrera en vigueur sous réserve de l’agrément prévu par l’article  L.123-1 du Code de la Sécurité Sociale et à compter du lendemain de son dépôt auprès de l’Unité Territoriale du Rhône.
Il est conclu pour une durée indéterminée. 

10.2. Suivi de l’accord, révision et dénonciation	
	
Le recours au vote électronique prévu par le présent accord n’exclut par l’organisation d’une élection de représentants du personnel par vote à bulletin secret, notamment dans le cadre d’une élection partielle.  Les protocoles d’accord pré-électoraux propres à chaque élection préciseront les modalités de vote retenu.
Aussi, les parties veilleront à ce que la solution de vote électronique choisie réponde aux exigences légales et recommandations de la CNIL en vigueur à la date de chaque élection. 

Le présent accord pourra être révisé ou dénoncé dans les conditions légales.

10.3. Notification, dépôt et publicité de l’accord

L’employeur notifie le présent accord aux organisations syndicales ayant participé à la négociation.
Une fois agréé, le présent accord fera l’objet d’un affichage conformément aux dispositions du Code du Travail.
Il fera l'objet des formalités de publicité suivantes, à la diligence de la Direction :
Un exemplaire dûment signé de toutes les parties sera notifié à chaque signataire ainsi qu’à chaque organisation syndicale représentative dans l’entreprise non signataire ;
Dépôt sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail (tel accords) ;
Dépôt auprès du Greffe du Conseil des Prud'hommes de Lyon.

Le présent accord sera mis à disposition des salariés auprès des Directions de chaque établissement de l’UGECAM Rhône-Alpes.
Il fera également l’objet d’un affichage aux emplacements réservés à la communication avec le personnel.









Fait en 4 exemplaires, à Saint Didier au Mont d’Or, le 22 mars 2022.






ANNEXE

Cahier des charges de mise en œuvre du vote électronique pour les élections de représentants du personnel au sein de l’UGECAM Rhône-Alpes



Description détaillée des prestations attendues
































































1.   Présentation des besoins

1.1. Contexte de mise en œuvre du vote électronique

Dans le cadre de l’organisation des élections des représentants du personnel, XXXXXXXXXXXXXXXXXXX souhaite mettre en œuvre un système de vote électronique par Internet, en ayant recours à un prestataire extérieur.
Le système de vote électronique concernera environ 1000 à 1100 électeurs, répartis en 2 collèges : « Employés » et « Cadres ».
L’organisation de ces élections est encadrée par le Code du Travail et les dispositions de la Convention Collective des organismes de Sécurité Sociale, ainsi que par le Code de la Sécurité sociale s’agissant des élections au Conseil.
Le système de vote électronique proposé devra être conforme en tous points aux prescriptions légales et règlementaires en vigueur.

1.2 Nature des prestations

Le prestataire aura en charge :
la gestion de la préparation des élections en vote électronique, sous le contrôle de la Direction des Ressources Humaines de XXXXXXXXXXXXXXXXXXX,
la mise en œuvre du système de vote électronique,
la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’affectation des sièges à pourvoir.


2.   Les fonctionnalités du système électronique

2.1 Généralités

2.1.1 Système de vote électronique distant
Le système de vote électronique sera hébergé par le prestataire externe.
Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, via le réseau Internet, et depuis n’importe quel terminal (ordinateur, smartphone, tablette,…).

2.1.2 Dates des élections
La durée du scrutin est déterminée dans le protocole d’accord préélectoral relatif à chaque élection de représentants du personnel organisée. Durant cette période, les électeurs pourront accéder à l’application de vote 24 heures sur 24.

2.1.3 Nature des élections
Les élections à organiser sont des élections de représentants du personnel de XXXXXXXXXXXXXXXXXXX. Il peut s’agir d’élections au Conseil ou au Comité Social et Economique.
Les électeurs pourront participer à l’élection des représentants du collège pour lesquels ils détiennent des droits de vote et pour l’établissement dans lequel ils exercent.

2.1.4 Sécurisation du système proposé
Le système de vote électronique proposé par le prestataire devra répondre aux exigences minimales suivantes :
Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes (R.2314-6 du Code du Travail).
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système (R.2314-7 du Code du Travail).
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés,  respectivement dénommés « fichiers des électeurs » et « contenu de l’urne électronique » (R.2314-7 du Code du Travail).
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. (R.2314-8 du Code du Travail).

Le prestataire attestera par tout moyen s’être soumis à une expertise indépendante qui a vérifié le respect les articles R.2314-5 et R.2314-8 du Code du Travail.


2.2 Déroulement du vote

2.2.1 Les étapes du vote
Différentes étapes dans le vote doivent être incluses dans les élections :
Identification de l’électeur : l’électeur devra saisir un identifiant et un mot de passe qui lui est personnel (identifiant et mot de passe généré aléatoirement par le prestataire et envoyé par voie postale ainsi que par un autre canal, individuellement, à chaque électeur).
Présentation des listes de candidatures pour le collège concerné.
Le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposées, ou bien le choix de voter blanc.
La possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie.
La présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés.
La confirmation par l’électeur du choix effectué.
La confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote.
La possibilité pour l’électeur d’imprimer une preuve confirmant l’enregistrement de son vote.

2.2.2 Emargement électronique, unicité du vote
Le système de vote électronique enregistrera un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permettra plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote pour cette même élection (unicité du vote).
Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :
L’unicité et la confidentialité des votes ; le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote pour chaque élection à laquelle participe cet électeur.
A cette fin, les émargements d’une part et l’urne électronique d’autre part, doivent être enregistrés sur des systèmes dédiés et distincts.
L’intégrité du système ; la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés.
A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé après une phase de test et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote.

2.3 Ouverture du scrutin

L’ouverture du scrutin est automatique après le scellement de l’urne par le bureau de vote.
Les membres du bureau de vote, Président et Assesseurs, sont désignés conformément au protocole d’accord préélectoral conclu pour chaque élection, au Conseil ou au Comité Social et Economique.

La procédure d’ouverture du scrutin comportera les étapes en ligne suivantes :
Le scellement du système par les membres du bureau de vote.
La signature du PV de scellement entre la Direction, les organisations syndicales et le bureau de vote.
L’ouverture automatique des élections.

2.4 Fermeture du scrutin

La procédure de fermeture du scrutin comportera les étapes en ligne suivantes :
Une fermeture automatique de l’élection selon le calendrier prévu au protocole d’accord préélectoral avec :
Scellement de l’urne,
Envoi d’un Procès-Verbal de clôture automatique.

2.5 Dépouillement de l’urne et déchiffrement des bulletins de vote

La  procédure  de  dépouillement  de  l’urne  électronique  comprend  les  étapes  en  ligne suivantes :
L’accès sécurisé à la procédure; le Président et ses Assesseurs seront en possession de codes d’accès spécifiques permettant leur identification.
La génération des Procès-Verbaux en format PDF.
L’édition des résultats des élections.

2.6 Le scellement du système

Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le contrôle du scellement doit pouvoir être effectué à tout moment durant la période de vote par les membres du bureau de vote.

2.7 Le chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique

Les bulletins de vote enregistrés dans le système de vote électronique doivent être chiffrés avec une clé de chiffrement selon un algorithme « asymétrique » (clé de chiffrement et clé de déchiffrement ne doivent pas être identiques).
La clé de déchiffrement sera tenue secrète durant toute la période des élections. Elle sera remise au prestataire à l’issue des élections afin de permettre le dépouillement de l’urne électronique.
Le prestataire proposera un système permettant aux seuls Président et Assesseurs de détenir les clés secrètes permettant le dépouillement des urnes électroniques.

2.8 Les listes d’émargements

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
La liste d’émargement comprendra :
Les noms et prénoms des électeurs,
Le collège de l’électeur.
Dès la clôture du scrutin, les listes d’émargements seront accessibles par les membres des bureaux de vote et la Direction des Ressources Humaines de XXXXXXXXXXXXXXXXXXX.

2.9 La formation des membres des bureaux de vote et de la commission électorale

Les membres des bureaux de vote et de la commission électorale seront formés par le prestataire au système de vote électronique.

2.10 Assistance technique

Le prestataire assurera une assistance technique pour les électeurs afin de les renseigner.
Une assistance technique spécifique pour les membres du bureau de vote et le(s) représentant(s) de la Direction Générale sera assurée par le prestataire.

2.11 Les dispositifs de secours

Le système de vote électronique fera l’objet d’une installation informatique distincte géographiquement d’une seconde qui servira de dispositifs de secours.
Le dispositif de secours prendra le relais en cas de panne en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques que le système origine.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque informatique du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants de la Direction, des organisations syndicales et du prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider, en dernier lieu, la suspension des opérations de vote.


3.   Prestations annexes

3.1 La préparation des élections

3.1.1 Le fichier électeurs

3.1.1.1 Constitution du fichier électeurs
Les  listes  électorales  sont  constituées  par  XXXXXXXXXXXXXX.  Elles sont établies par collège et comportent  les informations nominatives des électeurs ayant la possibilité de participer aux élections :
nom, prénom, âge, l'établissement de rattachement, et l'ancienneté (cumulée) des salariés.

Les listes électorales seront fournies au prestataire sur un support numérique afin de permettre la constitution du « fichier électeurs ». 
Ainsi, les « fichiers électeurs » contiendront notamment, pour chaque électeur :

La civilité de l’électeur,
Les nom et prénom de l’électeur,
Le n°agent de l’électeur,
La date de naissance de l’électeur,
L’ancienneté dans l’Institution
L’établissement d’affectation de l’électeur,
Le collège d’appartenance de l’électeur,
Les coordonnées postales de l’électeur.

3.1.1.2 L’objet du fichier électeurs
Les fichiers électeurs seront transmis au prestataire aux seules fins suivantes :
Permettre l’attribution de codes d’accès au système de vote électronique pour chaque électeur autorisé ;
Contrôler les accès au système de vote électronique ;
Enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l’unicité du vote pour chaque électeur ;
Editer les listes d’émargement.

3.1.1.3 La transmission du fichier électeurs
Le prestataire devra être en mesure de proposer un processus d’échanges sécurisé des informations et des données concernant le fichier électeurs.

3.1.1.4 Confidentialité du fichier électeurs
Le prestataire s’engage à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données  transmises  dans  les  fichiers  électeurs  pour  les  besoins  de  gestion  du  vote électronique. Il mettra en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations de ces fichiers sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote électronique.
A l’issue de l’opération de vote électronique, le prestataire s’engagera à détruire le « fichier électeurs » et à ne conserver aucune de ces données.

3.1.1.5 La fourniture des codes d’accès au système de vote électronique
A partir des informations du fichier électeurs, le prestataire assurera la création et la fourniture des codes d’accès au vote électronique à chaque électeur, selon les modalités décrites ci-après.

3.1.1.6 La composition des codes d’accès au système de vote électronique
Chaque électeur recevra un code d’accès composé :
D’un identifiant unique qui permettra le contrôle d’accès et la tenue des listes d’émargements électroniques garantes de l’unicité des votes,
D’un mot de passe qu’il sera seul à connaître.

3.1.1.7 L’envoi des accès d’authentification
Le prestataire prendra en charge matériellement et financièrement la transmission aux électeurs des codes d’accès au vote électronique par voie postale.
Le système utilisé par le prestataire devra assurer la confidentialité des données transmises aux électeurs et la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification.

3.1.1.8 La mise à jour du fichier électeurs
Le  fichier  électeurs  pourra  subir  des  modifications  jusqu’à  l’ouverture  des  élections notamment suite à la suppression ou l’ajout d’électeurs sur la liste électorale.
Le prestataire devra permettre ces modifications et notamment assurer que les codes d’accès fournis à des électeurs supprimés des listes soient invalidés, et que les nouveaux électeurs inscrits sur les listes avant l’ouverture des élections puissent disposer de codes d’accès au vote électronique. S'il est techniquement possible d'effectuer des mises à jour jusqu'à l'ouverture du scrutin, le protocole d'accord préélectoral pourra toutefois prévoir une date limite de prise en compte de ces modifications.

3.1.2 Les listes de candidats
Les listes de candidats sont établies par collège électoral par les organisations syndicales représentatives conformément à l’article L.2121-1 du Code du Travail, et seront transmises au prestataire en vue de paramétrer le système de vote électronique et de présenter celles-ci aux électeurs au moment du vote.
Les listes de candidats mentionnent notamment :
le collège ;
le titre de la liste ;
les noms et prénoms des candidats dans l’ordre dans lequel ils se présentent ;
l’appartenance syndicale éventuellement.

3.1.3 La mise à jour des listes de candidats dans le système de vote électronique
Le prestataire pourra proposer un format de fichier numérique spécifique pour la constitution des listes de candidats, afin de faciliter les mises jour du système de vote électronique.
De même, le prestataire pourra éventuellement proposer un système de mise à jour « en ligne » via le web pour la saisie et les modifications de listes de candidats jusqu’à la fin de la période de test du vote électronique et la recette du système.

3.1.4 Le contrôle de conformité des listes de candidats
Le  prestataire  proposera  une  procédure  de  test  du  vote  électronique  permettant  aux membres du bureau de vote, aux représentants de la Direction, aux délégués syndicaux de vérifier l’exactitude des listes de candidats soumises au choix des électeurs pour chaque élection.
Cette procédure de test devra être réalisée avant l’ouverture des élections dans une période de temps suffisante pour permettre à la fois une revue d’ensemble de toutes les listes et les modifications éventuelles.

3.1.5 La phase de test / scrutin « à blanc »
Les tests programmés dans cette phase permettront notamment de contrôler le déroulement et la conformité du scénario de vote pour chaque élection.
Le prestataire devra proposer les moyens de tester l’ensemble des scénarios durant une période prévue dans un calendrier de préparation des élections.
Cette période de test sera déterminée d’un commun accord entre XXXXXXXXXXXXXXXXXXX et le prestataire. Elle sera prévue à l’issue de la phase de paramétrage et de préparation du système de vote électronique intégrant les listes de candidats.

Le scrutin « à blanc » vise à tester l’application en fonctionnement réel. Il a lieu dans le cadre de la période de test qui vise à contrôler et valider les scénarios d’élections et la bonne intégration des listes de candidats, professions de foi. Durant cette phase, les membres du bureau de vote vont pouvoir tester tous les modules de l’application y compris le module de dépouillement des bulletins de vote. Pour ce faire, les membres du bureau de vote ouvriront le scrutin, effectueront des votes, fermeront le scrutin et dépouilleront les votes effectués.

Le scrutin « à blanc » doit être effectué sur le système de vote électronique définitif, afin de permettre aux membres du bureau de vote de contrôler la conformité du système de vote électronique avant le scellement et l’ouverture effective des élections.

Au terme de ce test, les membres du bureau de vote valideront l’intégrité du dispositif et procéderont au scellement. Tout au long du scrutin, le module de « contrôle du scellement » permettra aux membres du bureau de vote de s’assurer  que  l’application  n’a  été  sujette  à  aucune  modification substantielle depuis le scrutin « à blanc ».

3.1.6 Conseil et assistance
Le prestataire devra être en mesure de conseiller la Direction des Ressources Humaines dans la mise en œuvre du système de vote électronique et d’assister celui-ci notamment pour :
Les éventuelles formalités déclaratives auprès de la CNIL.
La rédaction des documents de présentation du système de vote électronique aux organisations syndicales et aux électeurs.

3.1.7 Remise des résultats

3.1.7.1 Les listes d’émargements
Les listes d’émargements définitives seront remises à XXXXXXXXXXXXXXXXXXX sur support numérique à l’issue des élections.

3.1.7.2 Les résultats bruts
Les résultats bruts comporteront les compteurs de voix par élection, par liste, par candidat. Ils seront consultables « en ligne » dès la fermeture des élections et le dépouillement des urnes électroniques.
Seuls les membres de la commission électorale auront accès à ces résultats « en ligne ».

3.1.7.3 Les Procès-Verbaux des élections
Les Procès-Verbaux officiels des résultats complétés, conformes aux modèles Cerfa, seront mis à la disposition de XXXXXXXXXXXXXXXXXXX par le prestataire.

3.2 Gestion informatique et technique du système de vote électronique

3.2.1 La disponibilité du système de vote électronique
Le prestataire assurera la mise en ligne du système de vote électronique durant la période correspondant à la préparation et à l’ouverture du vote.
Durant cette période, le système sera disponible 24h/24.
Le prestataire mettra en œuvre les moyens d’assurer un service continu sans rupture.

3.2.2 Accès  aux  informations  sur  les  matériels  et  dans  les  locaux  du prestataire
Le prestataire indiquera comment sont protégés les locaux d’hébergement des matériels sur lesquels  sont  stockés les fichiers sensibles tels que le fichier des électeurs, l’urne électronique et les émargements, et de manière générale, comment sont protégées les informations liées à la gestion des élections de XXXXXXXXXXXXXXXXXXX.

3.2.3 La preuve d’enregistrement du vote
L’électeur dispose de la possibilité d’imprimer la preuve du vote attestant la prise en compte de son suffrage par le système de vote.
Cette possibilité lui est offerte à l’issue de la séquence de vote mais aussi ultérieurement, en se reconnectant à l’application.
Il mentionne les élections concernées ainsi que la date et l’heure d’émission de chaque suffrage. Cette preuve comporte aussi une marque d’authentification interdisant une édition frauduleuse.

3.2.4 Conservation des données
Le prestataire conservera, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers  supports  comprenant  la copie  des  programmes  sources  et  des  programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.  La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.
A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une  décision  juridictionnelle  devenue  définitive,  l'employeur  ou,  le  cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.