PROTOCOLE D’ACCORD PRÉÉLECTORAL POUR LES ÉLECTIONS DES MEMBRES DU COMITÉ SOCIAL ET ÉCONOMIQUE
ELECTIONS CSE 2023-2027

Entre 
L’association des Papillons Blancs Bourgogne du Sud, dont le siège social est situé Rue Evariste Galois 71210 TORCY, représentée par XXX, agissant par délégation en qualité de Directeur Général
		D’une part,
Et
Les représentants mandatés par les organisations syndicales :
Pour la CFDT : XXX
Pour la CFE-CGC : XXX
Pour la CGT : XXX
D’autre part,

Le présent protocole a pour objet d’organiser les élections des représentants au Comité Social et Economique (CSE).
Ces élections sont organisées dans le cadre des dispositions légales, selon les modalités suivantes : 
Conformément à la conclusion de l’accord collectif d’entreprise du 19 novembre 2018 dénommé « Accord sur l’adoption du vote électronique » et approuvé par les organisations syndicales représentatives au sein de l’association, les parties ont décidé d’utiliser un dispositif de vote électronique accessible sur site et à distance. 

Sa mise en œuvre est confiée à la société XXX (siège social XXX).

Depuis le 5 décembre 2016, et conformément au décret n°2016-1676 faisant référence au vote électronique, la mise en œuvre du vote électronique n’est plus soumise à l’obligation de la conclusion d’un accord.



Toutefois, le nouvel article R.2324-4 du Code du travail précise :
« Sans préjudice des dispositions relatives au protocole d'accord préélectoral prévues aux articles L. 2324-4 et suivants, la possibilité de recourir à un vote électronique est ouverte par un accord d'entreprise ou par un accord de groupe. A défaut d'accord, l'employeur peut décider de ce recours qui vaut aussi, le cas échéant, pour les élections partielles se déroulant en cours de mandat ».

Le système de vote électronique proposé est conforme aux prescriptions de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour les élections professionnelles et modifiant le code du travail.

Article 1er – Représentation du personnel
L’effectif théorique projeté à la date du premier tour du scrutin, soit de 364.09 ETP, permet de déterminer un nombre de sièges à pourvoir de 11 pour les titulaires et de 11 pour les suppléants.
Sachant que le nombre de postes vacants est important, que tout est mis en œuvre par l’association pour pouvoir ces postes dans les meilleurs délais et que le budget exécutoire autorise 452.80 ETP, la direction a proposé de porter le nombre de siège à pourvoir à 
12 pour les titulaires et 12 pour les suppléants,
Les organisations syndicales ont accepté cette proposition.
Article 2 – Nombre et composition des collèges électoraux
Le personnel est réparti en 2 collèges :
1er collège : 334.55 salariés, dont 85% de femmes et 15% d’hommes ;
2e collège : 29.54 salariés, dont 64% de femmes et 36% d’hommes.
Article 3 – Répartition du personnel dans les collèges électoraux
En fonction de sa classification professionnelle, le personnel est ainsi réparti dans les collèges électoraux :
1er collège : salariés non cadres
2ème collège : salariés cadres
Article 4 – Répartition des sièges entre les différentes catégories
Les 12 sièges de titulaires et les 12 sièges de suppléants sont ainsi répartis :
1er collège : 11 sièges de titulaires et 11 sièges de suppléants dont 9 pour les femmes et 2 pour les hommes ;
2e collège : 1 siège de titulaire et 1 siège de suppléant dont 1 pour les femmes et aucun pour les hommes ;
Article 5 – Durée des mandats 
La durée des mandats pour les membres du CSE est fixée à 4 ans


Article 6 – Personnel électeur et éligible – Liste électorale
Les conditions d’électorat et d’éligibilité sont celles prévues par les articles L. 2314-18 et suivants du code du travail. Les listes électorales seront établies par la direction pour chaque collège et seront affichées au plus tard le 30 janvier 2023.
Elles précisent les nom et prénom des électeurs et de ceux remplissant les conditions d’éligibilité. 
Une note d’information sera transmise à chaque salarié de l’association avec les bulletins de salaires du mois de janvier 2023. Cette note les informera de la tenue prochaine des élections des membres du CSE et la nécessité de vérifier l’exactitude des informations inscrites sur les listes affichées depuis le 30 janvier 2023. Cette note précisera que les éléments nécessaires à la vérification des conditions d’électorat ou d’éligibilité pourront être consultés auprès du service des Ressources Humaines du siège de l’association.
Article 7 – Liste des candidats et propagande électorale 
7.1 Liste des candidats
Le personnel est informé par voie d’affichage de l’appel à candidatures le 30 janvier 2023.
Il est rappelé que seules les organisations syndicales sont en droit de présenter des listes de candidats au premier tour.
Au premier tour, les listes de candidats devront être adressé, par lettre recommandée avec accusé de réception, à la Direction des Ressources Humaine, à l’attention de XXX. Ces listes devront parvenir au plus tard le 17 février 2023 
Les listes de candidats seront affichées par la direction au plus tard le 20 février 2023.
Si un second tour est nécessaire, les listes déposées restent valables. Si ces listes font l’objet d’un changement ou si des listes de candidats libres sont présentées, elles doivent être adressée à la Direction des Ressources Humaines, à l’attention de XXX, par lettre recommandée ou remise en main propre. Ces listes devront être parvenues au plus tard le 10 mars 2023 à 17 heures. 
Les listes de candidats sont affichées par la direction au plus tard le 13 mars 2023. 
Conformément aux dispositions légales, chaque liste de candidats devra respecter la répartition des sièges entre les hommes et les femmes telle que définie à l'article 4 du présent protocole. Ainsi, pour chaque collège électoral, les listes comportant plusieurs candidats devront respecter cette répartition et présenter leur liste en alternant un candidat de chaque sexe. 
Néanmoins, si l’application de ces règles conduit à exclure totalement la représentation de l’un ou de l’autre sexe, les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe qui, à défaut, ne serait pas représenté. Toutefois, ce candidat ne pourra être en première position sur la liste.
7.2 Profession de foi et logo
Au premier tour, les organisations syndicales pourront remettre à la Direction des Ressources Humaines : 
Les professions de foi (tracts électoraux) au format PDF (800 ko maximum), consistant chacun en un feuillet 21 × 29,7 (format A4),
Les logos au format JPG (200 Ko maximum), hauteur 200 pixels, largeur 200 pixels,
Jusqu’au 17 février 2023 à 17 heures, pour qu'ils soient mis en ligne sur le site de vote par Internet.
De même, au second tour, les candidats pourront remettre à la Direction des Ressources Humaines leurs tracts électoraux jusqu'au 10 mars 2023 à 17 heures.
Article 8 – Date des élections
La date du premier tour a été fixée le 7 mars 2023, les plages horaires de vote par internet étant les suivantes pour l’ensemble des électeurs de l’association :
Du 2 mars 2023 à 9 heures au 7 mars 2023 à 9 heures.
Au cas où un second tour serait nécessaire, les plages horaires de vote par internet seront les suivantes pour l’ensemble des électeurs de l’association :
Du 16 mars 2023 à 9 heures au 21 mars 2023 à 9 heures.
Toutes facilités seront accordées au personnel pour lui permettre de voter. Le temps passé par l’électeur pour voter n’entraînera aucune réduction de salaire, sous réserve du respect par l’électeur du temps strictement nécessaire pour effectuer les opérations de vote.
Des postes en libre accès seront mis à la disposition des électeurs.
En outre, un poste en libre-service protégé dans un bureau réservé à cet effet sera mis à disposition et permettra à tout électeur de voter sur internet tout au long de la période de vote. Ces horaires seront déterminés par note de service.
Important : aucun moyen n’est prévu pour modifier les plages horaires de votes déterminées par ce protocole.
Les électeurs sont donc informés qu’en cas d’arrivée tardive, ou d’arrivés nombreuses peu avant la fermeture du site internet, il peut arriver qu’ils ne puissent voter sur un poste en libre-service.
Article 9 – Vote électronique 
Aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé.
Les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d'assurer l'identité des électeurs ainsi que la sincérité et le secret du vote, comme la publicité du scrutin, conformément aux principes généraux du droit électoral.
Chaque salarié sera informé au moyen d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.
Article 10 – Modalités pratiques du vote électronique
10.1 Langue, ordre des instances et affichage initial des listes
Les indications et informations présentées sur le site de vote sont disponibles en français.

Une fois connecté sur l'application, l'électeur se verra présenter la liste des scrutins pour lesquels il est appelé à voter (CSE titulaire et suppléant).
Le logo et le nom de la liste seront affichés. L'électeur peut basculer d'une présentation d’une liste à l'autre par un simple clic sur le bouton prévu à cet effet. Le choix d'une des listes lui présente ensuite le bulletin de vote avec tous les candidats de la liste.

10.2 Ordre de présentation des listes
Les listes en présence pour chaque scrutin sont présentées aux électeurs, selon leur nombre, sur une ou deux colonnes par ordre alphabétique, de haut en bas (et de gauche à droite si nécessaire).

10.3 Matériel de vote - Codes confidentiels
Chaque électeur est identifié par un code d’accès personnel communiqué par l’association et sa date de naissance.   
Les codes d'accès, qui se composent d'un identifiant et d'un code confidentiel, sont générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils soient communiqués à l’association. Ces codes permettront de se connecter à l'application informatique et de valider son vote.
Des nouveaux codes sont générés et communiqués aux électeurs en cas de second tour.
10.4 Communication des codes de vote
Le prestataire expédiera un courrier par voie postale au domicile de chaque électeur. 

En cas de non réception de ce matériel de vote (mauvaise adresse), l’électeur pourra prendre contact avec la Direction des Ressources Humaines pour se voir restituer des nouveaux codes de vote.

10.5 Protocole de restitution des nouveaux codes de vote
En cas de perte ou de non réception de ce courrier, l'électeur s'adressera à la Direction des Ressources Humaines ou déclarera cette perte ou non réception à partir du site internet.
Après vérification de l’identité de l’électeur, la Direction des Ressources Humaines enverra à l’adresse déclarée dans le système ou remettra en mains propres et une seule fois, un nouveau matériel de vote énoncé ci-dessus, cacheté sous pli fermé avec de nouveaux codes d’accès.
10.6 Scellement du système et formation (articles R2314-15 et R2324-11 du Code du Travail)
Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire formera un correspondant des ressources humaines, chargé du projet électoral, avant l'ouverture du site internet. Cette formation sera assurée à distance par conférence téléphonique et/ou webformation.

La cérémonie de scellement sera animée par un représentant de l’équipe des Ressources Humaines qui aura reçu la formation nécessaire par le prestataire.

Les organisations syndicales signataires du présent protocole sont invitées par la Direction des Ressources Humaines à assister à ces opérations de contrôles et de scellement.

L'information et la formation sont assurées :
Pour les Délégués Syndicaux, par la participation à cette intervention précédant l'ouverture du site de vote,
Pour les membres du bureau de vote, par une explication de leur rôle tout au long du scrutin ainsi que le jour du dépouillement.

Cette intervention consiste à :
Générer les clés de scellement (au nombre de 4) destinées au membre du bureau de vote,
Procéder à un test à blanc : tester la plateforme de vote et le logiciel de dépouillement avant l'ouverture du vote,
Constater que les résultats sont conformes au vote à blanc réalisé,
Réinitialiser les urnes électroniques, et constater qu'elles sont vides.

10.7 Cellule d’assistance technique 
Il est constitué une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Le prestataire est chargé d’assurer les missions de la cellule d'assistance technique.

La cellule d'assistance technique contrôle, avant que le vote ne soit ouvert, que le scellement du système de vote électronique à fait l’objet d’un test à blanc et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet. 

10.8 Assistance aux électeurs
Un numéro spécifique d’assistance, sera mis à disposition des électeurs pendant la période de scrutin.
Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.
Article 11 – Bureau de vote et commission de surveillance 
Le bureau de vote est constitué d'un Président et de trois assesseurs, les deux plus âgés et les deux plus jeunes parmi les électeurs présents sur le site et acceptant ce rôle. En cas de nécessité, le Président peut accepter des assesseurs supplémentaires, sous réserve de la tenue d'une feuille de présence émargée par chacun.
La présidence appartient au plus âgé, sauf s'il se présente comme candidat.
Il s'assure de la régularité et du secret du vote et proclame les résultats.
Le bureau sera constitué au siège social de l’Association des Papillons Blancs Bourgogne du Sud situé Rue Evariste GALOIS à TORCY (71210).
Les membres du bureau de vote détiendront les clés électroniques des urnes électroniques garantissant l’intégrité et la sécurité du système. Ces clés seront générées en amont du scrutin lors de la phase de scellement du système de vote. Ces clés sont au nombre de quatre dont deux d’entre elles seront indispensables pour déverrouiller le système et procéder au dépouillement.
En cas de disfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote seul aura compétence, après avis du représentant du prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
La commission de surveillance est composée d’un représentant de chaque organisation syndicale (membre du personnel), des membres du bureau de vote, du Directeur Général et de la Directrice des Ressources Humaines. 
Elle participe au contrôle et à la validation du système de vote électronique lors d’une phase de vote à blanc (phase de recette) ainsi qu’à la phase de scellement du système de vote. 
Elle assiste aux opérations de dépouillement, à la date et l’heure prévue pour celui-ci. Le temps passé par ces observateurs est rémunéré comme temps de travail. De même, la Direction peut désigner un représentant de son choix. Ces personnes n'ont aucune voix délibérative, mais peuvent aider aux opérations de dépouillement.
Article 12 - Dépouillement
Après clôture automatique de scrutin par le système de vote électronique, le bureau de vote intègre les clés électroniques afin de déverrouiller les urnes électroniques et de procéder au dépouillement automatisé. Le bureau de vote imprime les procès-verbaux de résultats, les listes d’émargements et justificatifs et proclame les résultats.
Article 13 – Proclamation
Les résultats sont proclamés oralement par le Président du bureau de vote.
Article 14 – Durée et publicité du protocole d’accord préélectoral et des résultats
Le présent protocole est conclu pour les élections des membres du comité social et économique de l’Association des Papillons Blancs Bourgogne du Sud. 
Un exemplaire sera affiché sur les panneaux syndicaux et sur les panneaux réservés aux représentants du personnel.
Conformément à la loi, le dépôt de ce protocole se fera en ligne sur la plateforme  et adressé au secrétariat du greffe du conseil des prud’hommes de Chalon Sur Saône
Enfin, ce protocole sera communiqué par voie d’affichage au personnel de l’association.
Les résultats du 1er et du 2nd tour seront affichés par la direction.

Fait le 9 janvier 2023, à TORCY

Signatures des représentants des syndicats                                       Signature du représentant de l’employeur :
Pour la CFDT : XXX				
							                  XXX,
Pour la CGE-CGC : XXX
								      Directeur Général
Pour la CGT : XXX