Accord d’entreprise – déplacements professionnels



Entre les soussignés,
La Société BA HEALTHCARE dont le siège social est situé au 6, rue Jean-Baptiste Guérin – 35740 PACE, représentée par XXX en sa qualité de Président
D’une part, 
Et
Les représentants du personnel au sein du Comité Social et Economique (CSE) représentant la majorité des suffrages exprimés lors des dernières élections professionnelles
D’autre part,
Il est convenu ce qui suit : 





















Vous êtes un acheteur responsable

Vous pouvez engager des frais dans le cadre de vos missions ou pour assister à une formation. Ces dépenses vous seront remboursées (pour leur montant réel sur présentation d’un justificatif valide, sous réserve de leur approbation hiérarchique et après vérification par la Direction Financière. 
Ce document décrit les règles qui s’appliquent aux dépenses courantes, mais ne prétend pas être exhaustif. Vous êtes un acheteur responsable et vous êtes en mesure de rendre des comptes sur l’utilisation des fonds de l’entreprise. 

Autrement dit : 
Les dépenses que vous engagez sont réalisées pour le bon fonctionnement ou le développement de l’entreprise. Elles ne constituent pas un complément de rémunération et vous êtes en mesure d’en apporter la preuve à l’administration ou à un auditeur.
Le montant dépensé est proportionnel au bénéfice attendu. Vos dépenses vous permettent de travailler dans de bonnes conditions. Une dépense dont le montant s’écarte de la norme peut être justifiée par des circonstances exceptionnelles.
Vos notes de frais doivent respecter le formalisme imposé par l’administration, notamment être justifiées par une facture ou un document équivalent.
Les notes de frais sont avant tout destinées à régler vos frais de mission et de petites fournitures. Les achats conséquents doivent faire l’objet d’une demande d’engagement de dépense. En cas de doute, consultez la Direction financière avant d’engager la dépense.


A - PROCEDURES & FORMALITES PREALABLES
Demandes de déplacement

Les réservations de voyages doivent être faites impérativement par l’intermédiaire d’une demande de déplacement faite à son supérieur hiérarchique par l’intermédiaire d’une demande via l’outil SIRH (qui devra respecter les consignes édictées à cette étape : délais, justificatifs…).
Les voyages internationaux doivent être autorisés par le Directeur de service.
Les voyageurs doivent se rapprocher de la Direction des Ressources Humaines afin de procéder aux déclarations obligatoires et retirer leur carte d’assurance (voyages hors Europe).
Il est nécessaire d’anticiper les demandes de déplacement quand cela est possible afin d’éviter les réservations en urgence.
Carte d’identité et passeport

Les employés susceptibles de voyager en Europe (CEE) s’assurent de posséder une carte d’identité  ou un passeport à jour. 
Les employés susceptibles de voyager hors de la CEE s’assurent que leur passeport est à jour. Ils renouvellent leur passeport s’il doit expirer dans les six mois. Le timbre fiscal est à la charge de l’entreprise quand la demande de passeport est à son initiative.
Une copie de la carte d’identité ou du passeport actuel est renseignée dans le SIRH par le salarié à son embauche (et mis à jour à son initiative).
Santé, sécurité et devoir de diligence

Les employés doivent toujours s'assurer qu'ils adoptent des pratiques de travail sécuritaires pour atténuer tout risque potentiel pour leur propre santé ou celle de toute autre personne.
L'entreprise doit être informée de l'endroit où les employés se trouvent afin de pouvoir les contacter et éventuellement fournir de l'aide en cas d'urgence ou d’incident. Cela se fera via la demande déplacement qui se fera via le SIRH.
Par conséquent, une copie de l'itinéraire de voyage confirmé/final avec toutes les modifications en  cours ; une copie des détails du passeport et du visa de l'employé, une copie du permis de conduire de l'employé, les détails de sécurité de l'aéroport, les numéros de téléphone locaux et tout autre détail pertinent (coordonnées d'urgence) doivent être remis à la Direction des Ressources Humaines avant le départ.
Voyages internationaux :
Il est recommandé aux voyageurs de s’enregistrer sur le fil d’Ariane afin d’être alerté en cas de crise lors de leur voyage en cliquant sur le lien  .
En cas de déplacement dans un pays ou une zone sensible, le Responsable de service informe au préalable le service RH.
Téléphone portable :
Si l'employé n'a pas de téléphone portable professionnel, le service informatique lui fournira un téléphone portable pour la durée de son voyage.
Les employés voyageant en dehors de leur pays d'origine sont encouragés à utiliser Teams, FaceTime, Messenger et WhatsApp pour réduire les coûts.
Carte de réduction personnelle

Dans le cas où, le salarié peut faire bénéficier la Société d’une réduction du fait de sa situation personnelle, l’entreprise proposera de prendre à sa charge le coût de cette souscription (ex : famille nombreuse, moins de 26 ans, carte avantage SNCF…).
Vaccinations spécifiques

L’entreprise prend en charge le coût des vaccinations recommandées pour les salariés qui voyagent à des fins professionnelles dans les pays/régions nécessitant des vaccinations spécifiques.
Modalités de règlement

Les dépenses importantes comme les titres de transport (billets de train, d’avion…) ou les locations de voiture sont prises en charge directement par la société.
Les autres dépenses sont à régler par les collaborateurs et seront remboursées sur note de frais établie mensuellement.
Un modèle de note de frais sera mis à disposition des salariés sur le serveur commun (avec notice explicative).
Les personnes amenées à se déplacer régulièrement peuvent bénéficier d’une carte bancaire société, à débit différé. La demande doit être adressée à la Direction Financière.
Notes de frais

Elles sont établies au mois, sur le formulaire destiné à cet effet se trouvant sur le serveur commun.
Après avoir signé cette demande, le salarié la/les transmettra à la Direction Financière (suivre la procédure indiquée dans le modèle de note de frais). Sauf circonstance exceptionnelle, les notes de frais qui parviendraient à la Direction Financière avec plus de 2 mois de retard, ne seront pas remboursées.
Si le montant de la note de frais dépasse les 200€ en cours de mois, le salarié peut faire la demande d’un acompte à la Direction Financière. Cet acompte sera ensuite déduit du montant global mensuel à rembourser en fin de mois.
Les paiements se font par quinzaine, soit les 15 du mois et le dernier jour du mois.
Les notes de frais validées et conformes seront ensuite transmises le 25 de chaque mois à la Direction des Ressources Humaines pour traitement de la paie du mois en cours.
Le remboursement des notes de frais se fera via le virement de salaire. Un libellé Frais professionnels figurera sur votre bulletin de salaire
Justificatifs requis

Les tickets de caisse, les titres de transport, les factures papier ou récupérées sur un site marchand sont des justificatifs valables.
Les reçus de carte bancaire ne sont pas valides, ni les confirmations de réservation, ni les boarding pass. Les preuves de paiement ne sont pas non plus des justificatifs en bonne et due forme, mais seront exceptionnellement tolérées.
Si votre dépense dépasse 150 €, les tickets de caisse ne sont plus suffisants pour l’administration. Demandez une facture en bonne et due forme au commerçant et faites-la établir au nom de l’entreprise.
Jours fériés

Afin de garantir aux collaborateurs le nombre de jours fériés sur l’année, les jours fériés français s’appliquent à l’ensemble des collaborateurs y compris lors de déplacements professionnels à l’étranger. 
En pratique : 
Le collaborateur travaillant un jour férié français bénéficie de la majoration liée aux jours fériés. 
S’agissant des jours fériés locaux passés à l’étranger, ceux-ci s’imposent au collaborateur. 
S’il ne peut travailler sur le jour férié local, le collaborateur doit poser un jour de RTT, de récupération ou de congés. Cette situation sera à éviter lors de la programmation du déplacement à l’étranger.
B - VOYAGES AERIENS
Voyages aériens

Le choix du mode de déplacement est réalisé en fonction du temps de trajet et des comparaisons de coûts. Les voyages en avion se font uniquement pour des trajets principaux (gare arrivée – gare de départ) supérieurs à l’équivalent de 4 heures de train.
Les billets sont pris en classe économique.
Les voyageurs peuvent bénéficier des avantages prévus par les programmes de fidélisation mais en aucun cas, ces avantages ne pourront influencer le choix de la compagnie.
Les abonnements sont soumis à l’autorisation préalable du chef de service. Ils sont réglés directement par la société.
Décalage horaire

Pour les trajets nécessitant un long temps de vol (+ de 5h) ou générant du décalage horaire, les collaborateurs incluent une période de repos qui est à intégrer dans leur demande de déplacement.
Cela sera étudié au cas par cas par la Direction des Ressources Humaines en amont du déplacement.

C - VOYAGES FERROVIAIRES

L’utilisation du train est recommandée pour les voyages inférieurs à 4h.
Les billets en seconde classe sont à privilégier. La première classe est autorisée dans les cas suivants :
Pour respecter nos obligations conventionnelles
Pour les trajets > 3 heures
Les abonnements sont soumis à l’autorisation préalable de la Direction des Ressources Humaines. Ils sont réglés directement par la société.
D - VOYAGES AUTOMOBILES
Voitures de services

BA HEALTHCARE dispose à ce jour d’une voiture de service. Celle-ci est à privilégier.
Le véhicule est rendu avec le plein d’essence. Le remboursement est effectué sur justificatif (en passant par le formulaire de note de frais). Le salarié devra être attentif à attribuer cette dépense au projet y relatif. 
Les contraventions ne sont pas prises en charge par l’entreprise. Les noms des conducteurs seront transmis pour retrait des points.
Locations de voitures

Ce choix est à faire lorsqu’aucune voiture n’est disponible, en l’absence d’autres moyens de transports efficaces ou si ceux-ci sont plus onéreux.
Le paiement de la location sera effectué directement par la Société.
Les contraventions et frais de recherche du loueur ne sont pas prises en charge par l’entreprise. Le nom du conducteur sera transmis pour retrait des points (si plusieurs conducteurs figurent sur le contrat de location).
Voitures personnelles

Pour un déplacement inférieur à 100 kilomètres sur une journée, et sur accord du responsable de service, l’utilisation du véhicule personnel peut être autorisée.
Le collaborateur doit, en amont, justifier d’une assurance qui couvre les trajets professionnels. Il transmettra son justificatif d’assurance via l’outil SIRH en le scannant à l’endroit prévu à cet effet. Il est remboursé selon le 
Les contraventions ne sont pas prises en charge par l’entreprise. 
Moyens de transport locaux et taxis

Les moyens de transport locaux sont privilégiés chaque fois qu’ils peuvent répondre efficacement aux besoins du voyageur.
Les taxis ne doivent se substituer au véhicule personnel ou de location qu’en cas de bilan économique favorable à cette solution.


F - Restauration et Hôtel

Sont considérés en déplacement, les salariés qui ne peuvent, du fait de l’employeur, rejoindre leur domicile ou le siège social à midi ou leur domicile le soir (après 21h).
Les frais de repas et d’hôtel par salarié sont remboursés sur justificatif, au réel plafonné, selon les bases suivantes :
(*) Les petits déjeuners des personnes amenées à quitter leur domicile avant 07H00 peuvent être pris en charge sur justificatif (sauf soirée étape).
Dans le cas où le salarié serait accompagné d’un client/fournisseur, le choix du restaurant devra être validé par le Directeur du Service. 
Un budget approximatif sera validé à cette étape entre le collaborateur et son Responsable (les règles de plafonnement ci-dessus ne seront pas forcément applicables selon le cas d’espèce).
Le remboursement se fera sur la base d’un justificatif (le nom de la personne invitée ainsi que le nom de la société devront figurer sur le ticket ou la note de frais).
Toute demande de remboursement excédant le plafond devra être validée au préalable par le chef de service et la Direction Financière.
Les dépenses annexes : minibar, blanchisserie… ne sont pas prises en charge par la société.
G - AUTRES FRAIS

Les autres dépenses engagées au titre des déplacements professionnels (péage, parking, taxi, ticket de bus, métro…) sont remboursées sur justificatif.
H - TEMPS DE DEPLACEMENT

Les temps de déplacement, pour des déplacements professionnels et/ou formation professionnelle, seront indemnisés comme suit :

Exceptions :
Les Directeurs de service et les fonctions commerciales itinérantes ne bénéficieront pas de cette prime brute de déplacement.
En effet, de par leurs fonctions, leur rémunération comprend déjà le fait qu’ils puissent être amenés à se déplacer pour des raisons professionnelles à plus de 100 kms du siège social.
(*) trajet = il s’agit du trajet sur une journée pouvant comprendre soit un aller, soit un retour, soit un aller/retour sur une même journée. Peu importe le moyen de transport, cela correspond au temps où le salarié n’a pu vaquer à ses occupations personnelles. Ce temps de trajet sera donc indemnisé via cette prime et non par du temps de récupération. Ce temps de trajet comprend les temps d’attente entre correspondance et enregistrement, mais également les temps passés dans les embouteillages.
Exemple : déplacement sur BUC -> un aller ou un retour = entre 3h et 4h, soit une prime brute de 30€ si un aller ou un retour a été effectué sur une journée, puis 30€ sur le trajet retour effectué sur une 2ème journée soit un total de 60€ sur 2 jours, et un aller-retour sur une même journée = 7 à 8h de trajet, soit 70€ de prime.
Le salarié devra prendre en considération que chaque trajet devra respecter la démarche RSE de la Société.

I – TRAVAIL LE DIMANCHE & FERIE

Le salarié qui sera amené à travailler le dimanche et/ou un jour férié sur un déplacement professionnel, bénéficiera de sa prime de déplacement doublée.
Exemple : déplacement sur BUC : entre 3h et 4h de trajet pour un aller ou un retour sur une journée, soit 30€ de prime brute de déplacement doublée, soit versement d’une prime brute de 60€ si ce trajet a été effectué sur un dimanche ou un jour férié.
Le jour de travail, pour les salariés au forfait jours, sera décompté comme n’importe quel autre jour de la semaine sur son forfait annuel de jours à travailler (1/2 journée si travail effectif avant la pause déjeuner et ½ journée si travail effectif après la pause déjeuner – travail effectif = mise à disposition du salarié pour ses compétences et impossibilité de vaquer à ses occupations personnelles mais ne correspond pas à du temps de déplacement). Cependant, le salarié devra avec son Responsable, veiller à respecter sa convention individuelle de forfait jour, et en particulier, ses repos quotidiens et hebdomadaires. 


Dispositions finales
DUREE de l'accord
Le présent accord est conclu à durée indéterminée.
Le présent accord entrera en vigueur à compter du 1er juin 2023.
RENDEZ-VOUS et Suivi 
Afin d'assurer le suivi du présent accord, il est prévu que les membres du CSE aborderont le sujet en réunion avec la Direction une fois par an.
REVISION et Dénonciation
Le présent accord pourra être révisé, à tout moment pendant la période d’application, par accord collectif conclu sous la forme d’un avenant.
La demande d’engagement de la procédure de révision est formulée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge. A la demande de révision sont jointes les modifications que son auteur souhaite apporter au présent accord.
L’invitation à négocier l’avenant de révision est adressée par l’employeur dans le mois courant à compter de la notification la plus tardive des demandes d’engagement de la procédure de révision.
Par ailleurs, conformément aux dispositions de l'article L. 2261-9 du code du travail, le présent accord et ses avenants éventuels peuvent être dénoncés par l'une ou l'autre des parties signataires, sur notification écrite aux autres parties par lettre recommandée avec avis de réception.
La dénonciation prend effet à l'issue du préavis de 3 mois.
Le courrier de dénonciation donnera lieu également au dépôt auprès des autorités compétentes. 
Pendant la durée du préavis, la direction s'engage à réunir les parties afin de négocier un éventuel accord de substitution.
DEPOT et publicité
Le présent accord sera déposé sur la plateforme « TéléAccords » accessible depuis le site accompagné des pièces prévues à l’article D. 2231-7 du code du travail par Samuel PINAULT, représentant légal de l'entreprise.
Conformément à l'article D. 2231-2, un exemplaire de l'accord est également remis au greffe du conseil de prud'hommes de Rennes.
Les éventuels avenants de révision du présent accord feront l'objet des mêmes mesures de dépôt et de publicité.
A PACE, le 12/06/2023,
												M. XXX
												Président de BA HEALTHCARE
Membres du CSE représentant la majorité des suffrages exprimés :