ACCORD D’ETABLISSEMENT SUR LE RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE (CSE) DE L’ETABLISSEMENT DE MEYLAN


La société SAMES, dont le siège social est situé 13 Chemin de Malacher – 38240 MEYLAN, représentée par Monsieur , agissant en qualité de Directeur des Ressources Humaines, dûment mandaté à la négociation et à la signature du présent accord
Ci-après dénommée « la Société »

D’une part,

et

L’organisation syndicale représentative au sein de Sames :
•	CGT, Monsieur , Délégué Syndical de l’établissement de Meylan ;

Ci-après dénommée « l’Organisation Syndicale »

D’autre part




PREAMBULE

La Société SAMES S.A.S. est constituée de deux établissements sur le territoire français.

Les parties au présent accord se sont rencontrées afin d'envisager la possibilité de mettre en œuvre le vote électronique dans le cadre des élections professionnelles à intervenir au sein de l’établissement de Meylan.

La Direction et les Organisations syndicales ont ainsi admis la pertinence d'anticiper une évolution sociétale sur ces pratiques, et l'importance des enjeux liés à un tel changement (représentativité, changement des pratiques de vote et maîtrise de l'outil informatique). 

Les parties ont par conséquent convenu d'encadrer le principe et les modalités du recours au vote électronique, progressivement puisqu’un seul établissement serait concerné dans un premier temps. 

Ce sont dans ces conditions que le présent accord a été conclu.

Il a donc été convenu ce qui suit :

Article 1- Objet et champ d'application de l'accord

Cet accord a pour objet de prévoir la possibilité de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles du Comité Social Economique (CSE) au sein de l’établissement de Meylan.

Chapitre 1 – Modalités de mise en œuvre du vote électronique 

Article 1 : Choix du vote électronique

Parallèlement au présent accord, les parties ont la volonté de signer un protocole d'accord préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote et la répartition des sièges selon les établissements pour les élections.

Il est précisé que lorsque le présent accord fait référence au protocole d'accord préélectoral, il faut comprendre qu'il est fait référence au protocole d'accord préélectoral lié aux prochaines élections professionnelles, à savoir des membres des Comités Sociaux et Economiques.

Le présent accord sera annexé au dit protocole d'accord préélectoral.







Article 2 : Choix du prestataire 

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties décident que les élections seront organisées par un « Prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction.
La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire choisi par l'employeur, la Société We Chooz, dans le respect du cahier des charges respectant les prescriptions légales et réglementaires. 

Ce dernier devra s'engager contractuellement à garantir le respect des principes généraux édictés ci-dessous (article 3.1). 

Article 3 : Principes et caractéristiques généraux du système 

Article 3.1 : Principes généraux 
Le système de vote qui sera retenu lors de chaque élection doit reposer sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin. Ces principes sont les suivants : 
La sincérité et l'intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré,
L'anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,
L'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,
La confidentialité et la liberté du vote.

Le système garantit :
La confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales,
La sécurité de la transmission des moyens d'authentification,
La sécurité de l'émargement,
La sécurité de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Article 3.2 : Caractéristiques du système
Le système doit également répondre aux caractéristiques suivantes : 
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système, 
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin,
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés "fichier des électeurs" et "contenu de l'urne électronique". 


Article 3.3 : Etablissement du fichier des électeurs 
Le traitement "fichier des électeurs" est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement. 

La Direction établira ce fichier, conformément au modèle de fichier prévu sur le site du prestataire et comprenant notamment les mentions suivantes : 
Noms et prénoms des inscrits 
Date de naissance 
Date d'entrée dans l'Entreprise 
Ancienneté
Collège d'appartenance
Etablissement d'appartenance 
Adresse postale

Ce fichier sera chargé dans le système.
Les mentions affichées sur la liste électorale seront déterminées dans le cadre du protocole d’accord préélectoral le cas échéant, ou à défaut par note unilatérale de la direction.

Article 3.4 : Emargement 
L'émargement indique la date et l'heure du vote. 

Les listes sont enregistrées sur un rapport distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Les données du vote font l'objet double chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur. 

Article 3.5 : Urne électronique 
Un fichier issu du système recense les votes exprimés par voie électronique. 

Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n'est accessible. 

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

 Article 4 : Sécurité du système

Article 4.1 : Expertise du système
Préalablement à sa mise en place, le système de vote électronique a été soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des prescriptions énoncées ci-dessus. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL).

Le prestataire a fourni à l'expert indépendant toutes les informations utiles au bon déroulement de sa mission. 
Article 4.2 : Cellule d'assistance technique 
Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote. Cette cellule comprendra les membres du bureau de vote, les représentants de la Direction et des organisations syndicales ainsi qu'un représentant du prestataire. 

Elle aura notamment pour mission de :

1° Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

2° Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

3° Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.


Article 4.3 : Dispositif en cas de dysfonctionnement 
Le service de vote électronique est dédoublé sur deux centres d’hébergement différents. Les connexions sont partagées entre ces deux centres de manière équitable. En cas de rupture d’un des services (ou d’un centre entier) l’autre prend donc le relai de manière transparente pour s’assurer qu’aucune rupture de service n’est possible et qu’aucune donnée n’est perdue.

Toutefois, en cas de dysfonctionnement informatique résultant notamment d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire, de la Direction et des organisations syndicales, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote. 

Article 5 – Programmation du site 

Le prestataire choisi assurera la programmation des pages Web et notamment la présentation à l'écran des listes de candidats et des logos et/ou photos conformes à ceux présentés par leurs auteurs et des bulletins de vote.

Afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, des photos et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes.

Les professions de foi devront être au format PDF, de 2 pages maximum d'une taille maximum conseillée de 2 Mo. 




Article 6 – Formation et information 

Lors des élections professionnelles prévoyant le recours au vote électronique, les représentants du personnel, les délégués syndicaux de l’entreprise et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique. 

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l'appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés, notamment par la mise à disposition d’une notice d’information détaillée. 

Article 7 – Conservation des données

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours augmentée d’un délai de deux semaines (afin de s’assurer de l’information des parties par le greffe d’un éventuel recours) et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. 

A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits. 

Chapitre 2 – Modalités d'organisation des opérations électorales 

Article 1 : Durée et modalités du scrutin
 
Article 1.1 : Durée 
Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période à définir dans le cadre du Protocole d'Accord Préélectoral. A défaut de précisions sur ce point, cette période de vote sera de 7 jours calendaires consécutifs, pour chaque scrutin.

Article 1.2 : Modalités 
Chaque électeur recevra, avant chaque tour, à son domicile, par courrier simple, un identifiant de vote et un code confidentiel, générés de manière aléatoire par le Prestataire. L’authentification de l’électeur sur le serveur de vote se fera par la saisie de l’identifiant de vote et d’un code challenge, qui sera la date de naissance de l’électeur. La connexion au site de vote se fait à travers des liaisons sécurisées et toute personne non reconnue ne pourra accéder au site de vote.

Une fois connecté, l’électeur pourra procéder aux votes. Les listes correspondant à son collège lui seront proposées. Son vote devra être confirmé par la saisie du code confidentiel. Chaque vote doit être validé par la saisie du code confidentiel.

Les codes de vote fournis à l’électeur permettent de garantir l’unicité du vote.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la durée du scrutin, de n'importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou tout autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections. 

Les salariés seront sensibilisés sur le fait qu'il convient de privilégier le vote pendant le temps de travail. 

Article 2 : Matériel nécessaire au vote électronique 

Pendant la période d'ouverture du scrutin, sur le site où l'élection a lieu, le Protocole d'Accord Préélectoral prévoie de mettre à disposition des salariés électeurs le matériel informatique nécessaire et sécurisé (ordinateur et/ou tablette) avec une connexion au site sécurisé d'élections. La Direction veillera à ce que tous les électeurs puissent avoir un accès à un outil informatique leur permettant de voter. 

Une attention particulière sera accordée au vote des électeurs porteurs d'un handicap amenés à voter sur les lieux de travail ; le logiciel de vote devra par ailleurs respecter les standards permettant aux électeurs handicapés d'utiliser les dispositifs normalisés d'aide à la navigation sur Internet. Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

L'emplacement du matériel de vote permettra l'isolement nécessaire pour assurer la confidentialité du vote à partir de celui-ci. 


Article 3 : Déroulement du scrutin 

Article 3.1 : Scellement des urnes 
Le scellement des urnes interviendra à l'ouverture du vote et sera régulièrement contrôlé pendant la durée du scrutin.

Article 3.2 : Consultation du nombre de votants 

Pendant la période de chaque scrutin, les membres du bureau de vote, de la Direction des Ressources Humaines, de la Commission de surveillance, ainsi que les candidats pourront consulter à tout moment (en temps réel) le taux de participation global et par collège. 
Les électeurs seront informés par la Direction du taux de participation provisoire pendant les scrutins.

Article 3.3 : Liste d'émargement
La liste d’émargement enregistre les données suivantes : collège d’appartenance, nom(s) et prénom(s) les électeurs ayant voté, heure et date du vote. La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du Bureau de Vote et aux membres de la Direction des Ressources Humaines habilités à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.
Article 3.4 : Information et assistance des votants
Pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre un correspondant au niveau du service des Ressources Humaines. Une rubrique d’aide et d’explications est également disponible depuis l’interface de vote.
Article 3.5 : Dépouillement 

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants générés par les serveurs seront figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

Le dépouillement est effectué par l'activation conjointe d'au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois détenues par les membres du bureau de vote. 

La génération des clés destinées à permettre le dépouillement des votes à l'issue du scrutin est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le président du bureau de vote et deux de ses assesseurs ont connaissance de ces clés à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.

Ces deux assesseurs nominativement identifiés, le plus âgé et le plus jeune parmi les assesseurs à défaut d'accord, ainsi que le président du bureau de vote reçoivent chacun une clé de dépouillement distincte, selon des modalités en garantissant la confidentialité, permettant d'accéder aux données du fichier dénommé " contenu de l'urne électronique ". La présence de deux titulaires de ces clés est indispensable pour autoriser le dépouillement. Des clés de sauvegarde sont en outre conservées sous scellés.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Les membres du bureau de vote éditent les procès-verbaux et proclament les résultats. 


Chapitre 3 : Durée de l'accord et publicité 

Article 1 - Durée de l'accord – Dénonciation - Révision

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée.
Le présent accord entrera en vigueur à compter du 01/03/2023 pour prendre fin au 31/12/2023.

Il pourra être modifié, selon le dispositif prévu aux articles L.2261-7 et L.2261-8 du Code du travail. 

La partie souhaitant réviser l'accord devra notifier sa volonté par écrit à l'ensemble des signataires ou adhérents du présent accord. Une réunion devra alors être organisée entre les signataires ou adhérents dans un délai de trois mois à compter de la réception de la notification.

Il pourra également être dénoncé à tout moment, soit par la Direction de la Société, soit par l'ensemble des organisations syndicales représentatives de salariés signataires. La dite dénonciation ne pourra être officiellement notifiée qu'après une réunion des signataires au cours de laquelle les motifs de la dénonciation projetée seront précisés par la partie envisageant la dénonciation de l'accord.

La dénonciation sera régie par les articles L.2261-9 et L.2261-10 du Code du travail.

Article 2 – Dépôt et publicité de l'accord 

Le présent accord sera déposé en ligne sur la plateforme de télé-procédure du Ministère du travail TéléAccords en 5 exemplaires dont une version signée des parties et une version publiable anonymisée ; les parties convenant de la publication intégrale du présent texte.
Un exemplaire sera également déposé au Greffe du Conseil de Prud'hommes du Département de l’Isère.
En application des dispositions de l’article L2231-5 du Code du Travail le présent accord sera notifié à chacune des Organisations Syndicales Représentatives au sein de l’entreprise.
Il sera, enfin, porté à la connaissance du personnel de l’entreprise par email et sur le site intranet RH.

Fait à Meylan, le 13 février 2023, en 5 exemplaire
Pour la Direction SAMES
Monsieur
Directeur des Ressources Humaines



Pour la CGT SAMES 
Monsieur
Délégué Syndical Etablissement de Meylan