PROTOCOLE D'ACCORD PREELECTORAL
Elections professionnelles
Renouvellement du CSE – Année 2023



Entre :

 La SAS Polyclinique du Cotentin, Sis Avenue du THIVET 50120 CHERBOURG EN COTENTIN, représentée par sa Directrice, Madame XX, dûment mandatée à cet effet,

Ci-après dénommée « la Direction »,

D’une part,

Et,

 L’organisation syndicale F.O. (Force Ouvrière), représentée par Mme XX,

 L’organisation syndicale C.F.D.T. (Confédération Française Démocratique du Travail), représentée par Mr XX et Mme XX,


Ci-après dénommées « les Organisations syndicales »

D’autre part,


Ci-après dénommées ensemble « les Parties » lorsqu’il y est fait communément référence.



PREAMBULE 

Le présent protocole d’accord a pour objet de définir les modalités d’organisation de l’élection de renouvellement des membres du Comité social et économique (CSE) de la Polyclinique du Cotentin.

Il est rappelé que les élections du Comité social et économique (CSE) de la Polyclinique du Cotentin seront organisées dans le cadre des dispositions légales et selon les modalités suivantes :



IL A ETE CONVENU ET ARRETE CE QUI SUIT :

ARTICLE 1 - DATES ET LIEU DE SCRUTIN

Les élections auront lieu dans la Salle Ambroise Paré (Niveau -1 de la Polyclinique du Cotentin).

Le premier tour de scrutin est fixé au Mercredi 10 mai 2023 de 9 heures à 15 heures. 
Il est rappelé que seuls les salariés présentés par les organisations syndicales peuvent être candidats au premier tour.

Le second tour éventuel se déroulera le Jeudi 25 mai 2023 de 9 heures à 15 heures. 

Le vote est organisé sur le temps de travail. 
La présente clause vaut convocation des électeurs.

ARTICLE 2 - NOMBRE ET REPARTITION DES SIEGES

L’effectif à prendre en compte est de 115 salariés en équivalent temps plein. 
Cet effectif se décompose de la manière suivante :
50 employés,
65 techniciens / agents de maîtrise / cadres.

Compte tenu de l’effectif, le nombre de représentants du personnel à élire est de 6 titulaires et de 6 suppléants.

Les élections se dérouleront dans le cadre de deux collèges :
1er collège : Employés
2ème collège : Techniciens / Agents de maîtrise / Cadres

La répartition des effectifs dans les collèges est la suivante :
1er collège :      50 salariés (92% femmes ; 8% d’hommes) ;
2ème collège :    65 salariés (82% femmes ; 18% d’hommes) ;

En conséquence, la répartition des sièges est ainsi convenue :
1er collège :       3 titulaires, 3 suppléants ; 
2ème collège :    3 titulaires, 3 suppléants.

ARTICLE 3 - LISTE ELECTORALE

Les listes électorales, établies par la Direction, sont affichées le lendemain de la conclusion du présent protocole, soit le mardi 4 Avril 2023, sur les panneaux réservés à la Direction.

Il est rappelé que sont électeurs les salariés des deux sexes, âgés de seize ans révolus, travaillant depuis trois mois au moins dans l'entreprise et n'ayant fait l'objet d'aucune interdiction, déchéance ou incapacité relatives à leurs droits civiques.

Les salariés mis à disposition ou de société sous-traitantes / prestataires présents dans les locaux de l’entreprise utilisatrice et y travaillant depuis au moins un an doivent, pour être électeurs, avoir acquis une durée de présence dans l’entreprise utilisatrice de 12 mois continus.
Dans les conditions ci-dessus, il est établi la liste des électeurs, partie de la liste électorale, annexée aux présentes, qui sera affichée aux emplacements habituels. D’autre part, la liste électorale sera remise en trois exemplaires au Président du bureau de vote. A l’ouverture du scrutin, la Direction avertira le Président du bureau de vote des éventuelles modifications survenues dans la liste électorale depuis son établissement.

ARTICLE 4 - LISTES DE CANDIDATS

Il est préalablement rappelé que sont éligibles les électeurs âgés de dix-huit ans révolus, et travaillant dans l'entreprise depuis un an au moins, à l'exception des conjoint, partenaire d'un pacte civil de solidarité, concubin, ascendants, descendants, frères, sœurs et alliés au même degré de l'employeur.

Les salariés mis à disposition ne sont pas éligibles au comité social et économique.

Les dates limites de dépôt des candidatures sont fixées pour le premier tour au lundi 24 avril 2023 à 12 heures au plus tard et pour le second tour, le cas échéant, au lundi 15 mai 2023 à 12 heures au plus tard.

Les listes de candidats seront affichées par la Direction, sur ses panneaux.

Les candidatures présentées au premier tour seront considérées comme maintenues au second tour, sauf si les organisations syndicales déposent de nouvelles listes avant la date limite.

Dans les deux cas, les listes de candidature devront être adressées soit par courrier recommandé avec demande d’avis de réception, soit par remise en main propre à Madame Amandine CLEMENT, Manager RH soit par mail à l’adresse suivante manrh@polyclinique-cotentin.com en indiquant « Personnel et Confidentiel - Elections ».

Des listes distinctes doivent être établies par collège, et à l’intérieur de chaque collège pour les titulaires et les suppléants.

Il est rappelé que les listes de candidats ne doivent pas comporter plus de candidats que de sièges à pourvoir. Les listes incomplètes sont admises.

Un ou une candidate qui aura récemment changé de nom pourra lors du dépôt des candidatures faire ajouter entre parenthèse le nom précédent sous lequel il ou elle était connu(e).

ARTICLE 5 : REPRESENTATION EQUILIBREE DES HOMMES ET DES FEMMES

Pour chaque collège électoral, les listes de candidats comprenant plusieurs candidats doivent être composées d’un nombre de femmes et d’hommes correspondant à leur part respective sur la liste électorale.

A cet égard, la proportion de femmes et d’hommes figurant sur les listes électorales de chaque collège est la suivante :

1er collège :      92% femmes et 8% d’hommes
2ème collège :    82% femmes et 18% d’hommes



En conséquence, et compte tenu de la répartition des sièges entre les collèges, chaque liste de candidat doit comporter :

pour le 1er collège : 	5 femmes et 1 homme 
pour le 2ème collège : 	5 femmes et 1 homme 

Dans la mesure où aucun homme ne serait présenté au 1er collège et/ou au 2ème collège, les parties conviennent d’un commun accord que la représentation s’effectuera en fonction du sexe des candidats.

Les listes comprenant plusieurs candidats doivent comporter alternativement un candidat de chaque sexe jusqu’à épuisement des candidats d’un des sexes.

En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire. 

Lorsque l'application de ces règles conduit à exclure totalement la représentation de l'un ou l'autre sexe, les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe qui, à défaut ne serait pas représenté. Toutefois, ce candidat ne pourra être en première position sur la liste. 

Ces règles s'appliquent aux listes de titulaires et de suppléants du comité social et économique et pour les deux tours, le cas échéant.

ARTICLE 6 : TRACTS ELECTORAUX

Les organisations syndicales assureront leur propagande électorale dans le cadre des dispositions légales relatives à l’exercice du droit syndical dans l’entreprise.

La date limite de communication de ces documents des organisations syndicales prend fin la veille du scrutin à zéro heure.

ARTICLE 7 – VOTE PAR CORRESPONDANCE

Les électeurs dont le service du personnel aura connaissance huit jours avant la date du scrutin, qu’ils seront absents à cette date (arrêt de travail, congé maternité, congé parental, personnel de nuit, jour non travaillé dans le roulement…), pourront voter par correspondance.

D’autre part, tout salarié absent pour maladie ou accident ou congés de toute nature à la date du 10 mai 2023 pour le premier tour et à la date du 25 mai 2023 pour le second tour, et dont l’absence devra manifestement se prolonger au-delà de la date des élections, pourra voter par correspondance.

Les électeurs admis à voter par correspondance recevront, au plus tard le 3 mai 2023 :
Une note explicative de vote relative à l’article 7 du présent protocole,
Une propagande électorale des organisations syndicales sous un format 21 x 29,7,
Les bulletins de vote des candidats titulaires et suppléants des listes de leur collège électoral,
Les enveloppes destinées à recevoir les bulletins de vote, de couleur différente pour les titulaires et les suppléants,
Une enveloppe affranchie à destination du Président du bureau de vote de la Polyclinique du Cotentin, Avenue du Thivet, à Cherbourg en Cotentin (50120), mentionnant en son dos le nom, le prénom, le collège de l’électeur. Cette enveloppe recevra les enveloppes contenant les bulletins de vote. Elle devra être retournée signée en son dos par l’électeur, au plus tard le jour du scrutin. Les enveloppes ainsi reçues seront remises non ouvertes au Président du bureau de vote correspondant avant la clôture du scrutin. Elles ne seront ouvertes et comptabilisées qu’à la clôture du vote physique ; le vote physique prévalant sur le vote par correspondance.

Dès l’envoi du matériel de vote par correspondance, une urne scellée sera mise à disposition des personnels d’accueil en charge de la réception du courrier. 

La Direction établira une liste spéciale des votants par correspondance, liste qui sera remise à l’ouverture du scrutin au Président du bureau de vote intéressé, au plus tard le 10 mai 2023 pour le premier tour, et le 25 mai 2023 pour le second tour.

Chaque salarié de l’établissement qui souhaitera voter par correspondance devra respecter scrupuleusement les formalités ci-dessous sous peine de nullité de son vote :

Après avoir effectué son choix, le salarié devra déposer les enveloppes de vote dans l’enveloppe d’expédition,
Le salarié devra cacheter soigneusement l’enveloppe d’expédition,
Le salarié devra apposer sa signature sur le pli de fermeture de l’enveloppe d’expédition (cette mention sera rappelée par une étiquette autocollante) et mentionnera le nom, le prénom et le collège de l’électeur.

L’enveloppe d’expédition devra parvenir impérativement à destination, au plus tard, le 10 mai 2023 avant fermeture du scrutin pour le premier tour, et au plus tard le 25 mai 2023 avant fermeture du scrutin pour le second tour. Tout pli non affranchi ne sera pas accepté. 

ARTICLE 8 – REGLES DE VOTE

Ni le vote par procuration, ni le vote par téléphone, ni le vote par anticipation n’est admis.  

Les électeurs peuvent rayer un ou plusieurs noms de la liste mais ne peuvent pas en rajouter. Le panachage est interdit (remplacer le nom d’un candidat figurant sur une liste par le nom d’un candidat d’une autre liste ou d’un non candidat).

Seront réputés bulletins nuls ou blancs :
Les bulletins trouvés dans l’urne sans enveloppe ou dans une enveloppe non règlementaire ;
Les bulletins du 1er collège dans l’urne du 2ème collège et vice-versa ;
Les bulletins comportant des mentions injurieuses ou des signes de reconnaissance ;
Les bulletins mentionnant une personne non candidate ;
Les bulletins illisibles ;
Les bulletins panachés ;
Les enveloppes vides ;
Les bulletins déchirés ;
Les bulletins sur lesquels l’ordre des candidats a été modifié ;
Les bulletins différents insérés dans une même enveloppe ;
Les bulletins sur lesquels tous les noms sont rayés.

ARTICLE 9 - BUREAUX DE VOTE

Un bureau de vote doit être constitué par collège électoral. 

Chaque bureau de vote sera composé de trois personnes : 
Un Président : le plus âgé ;
Deux assesseurs : le second plus âgé et le plus jeune électeur ou, à défaut, des salariés volontaires.

Les candidats ne peuvent pas être membres du bureau de vote.
Le temps passé au bureau de vote constitue du temps travail effectif.

Les membres des bureaux de vote seront obligatoirement des électeurs. 

Le plus âgé est de droit Président du bureau de vote. A ce titre, il déclare ouvert et clos les scrutins ; il veille au bon déroulement des opérations électorales ; il dirige le dépouillement effectué par les seuls membres du bureau de vote et il proclame les résultats. Le Président, après s’être enquis de tous conseils utiles, tranche les éventuels litiges, sous réserve de l’appréciation souveraine des tribunaux compétents.

Chaque assesseur reçoit une liste électorale et procède à l’émargement de la liste au fur et à mesure des votes.

Le bureau de vote est responsable des documents et matériels de vote fournis par l’entreprise qu’il devra restituer à la Direction en fin d’opération de vote.

Chaque bureau de vote sera chargé de contrôler le déroulement des opérations électorales. Il s’assurera de la régularité, du secret du vote, procèdera au dépouillement des votes après clôture du scrutin par son Président et proclamera les résultats.

Un représentant de chaque liste de candidats, un représentant de la Direction, ainsi que les candidats eux-mêmes pourront assister aux opérations électorales.

ARTICLE 10 – DEROULEMENT DU SCRUTIN

Le caractère secret de vote de chacun doit être observé. A cet effet, la Direction met à disposition des isoloirs et des urnes.

Pour le premier collège, les bulletins des titulaires sont de couleur blanche et les bulletins des suppléants sont de couleur verte. Les bulletins et enveloppes sont fournis en nombre suffisant (c’est-à-dire le nombre des inscrits majorés de 20%) par la Direction et disposés dans le bureau de vote à la diligence du Président du bureau de vote.

De même, pour le deuxième collège, la couleur rose est attribuée aux titulaires et la couleur jaune est attribuée aux suppléants.

Toutes les enveloppes sont de couleurs correspondantes au bulletin de vote.

Le présent protocole, la liste électorale, la liste spéciale des votants par correspondance sont affichés sur les lieux de vote.

Dès l’ouverture du scrutin, et avant de permettre le vote des électeurs présents, le Président du bureau de vote constate l’éventuelle carence de liste pour l’un des scrutins ou de sièges réservés par l’établissement d’un procès-verbal de carence.

A la fin du scrutin, avant la clôture, le bureau de vote dépouille les votes par correspondance en ouvrant les enveloppes d’expédition, en proclamant le nom du votant et en déposant les bulletins de vote dans les urnes correspondantes.

Seul le bureau de vote procède au dépouillement des scrutins sous l’autorité du Président du bureau de vote et les opérations de dépouillement se font urne par urne.

Le Président apprécie la validité de chaque vote sous réserve de l’appréciation souveraine des tribunaux compétents. Les documents de vote litigieux ou nuls sont signés par tous les membres du bureau de vote et seront annexés aux procès-verbaux qui en feront mention expresse.

Le Président établi le procès-verbal de dépouillement dont il proclame le contenu après sa signature par les membres du bureau de vote.

ARTICLE 11 - QUORUM

La validité du premier tour est soumise à une condition de quorum.

Si au premier tour, le nombre de votants ayant exprimé un vote valable est inférieur à la moitié des électeurs inscrits, un second tour sera organisé.

Toutefois, pour la validité du premier tour, le quorum sera apprécié, par collège, pour le titulaire d’une part, pour le suppléant d’autre part. Le fait que le quorum ne soit pas atteint pour le titulaire n'aura pas d'incidence sur la validité de l'élection du suppléant, si pour lui le quorum est atteint, et inversement.

Seuls seraient déduits du nombre des électeurs inscrits au jour de la publication de la liste électorale, les électeurs ayant définitivement quitté l’entreprise au jour du scrutin, soit par démission, soit par licenciement.

ARTICLE 12 : REPRESENTANTS DES PARTIES 

Chaque liste de candidats, ainsi que la Direction, pourra désigner pour suivre les opérations électorales un représentant qui aura libre accès au lieu de vote sans pouvoir s’immiscer dans le rôle dévolu aux membres du bureau de vote. Ces représentants des parties pourront apporter tous renseignements utiles au Président du bureau de vote dans la mesure où ce dernier les sollicite.

ARTICLE 13 : DUREE DU MANDAT DES MEMBRES DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE 

Conformément aux dispositions légales, le mandat des membres du CSE est de quatre ans et prendra effet à la proclamation des résultats.



ARTICLE 14 : DUREE ET PUBLICITE DU PRESENT PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL 

Le présent protocole est conclu pour les élections des membres du CSE de l’année 2023 et sera affiché aux emplacements habituels dès sa signature. 

Il sera également affiché sur les lieux du vote.

Conformément aux articles D. 2231-2 et suivants du Code du Travail, le présent accord sera déposé par l’entreprise, en trois exemplaires (une version sur support papier et une en format PDF signées des parties ainsi qu’une version en format docx qui sera anonymisée selon la loi 2018-217 du 29 mars 2018 qui vient modifier l’article L. 2231-5-1 du Code du Travail) à la Direction Régionales des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi de la Manche. 

Un exemplaire original est également remis au secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes de Cherbourg.

En outre, un exemplaire est établi pour chaque partie signataire.

Un panneau électoral est à la disposition des listes candidates, dès la signature des présentes : celui réservé habituellement au Comité Social Economique.

Fait à Cherbourg en Cotentin, le 3 Avril 2023, en 6 exemplaires originaux, dont un pour chacune des parties.



Pour l’organisation syndicale F.O., 			Pour la Polyclinique du Cotentin,
Madame XX,			Madame XX,
	




Pour l’organisation syndicale C.F.D.T.,
Monsieur XX,





Madame XX,