Accord d’entreprise 2023 / 01 relatif à 
la mise en place du vote dématérialisé par Internet



Conclu entre

La société KEOLIS DIJON MULTIMODALITE, société par actions simplifiée au capital de 1 000 000 euros dont le siège social est situé 49 rue des ateliers 21073 DIJON, immatriculée au RCS de Dijon sous le numéro 922 332 036, représentée par, Directeur Général,

Ci-après dénommée « Keolis Dijon Multimodalité » ou « l’entreprise »,

D’une part,


ET

Les Organisations syndicales représentatives des salariés :

CGT, représentée par ses délégués syndicaux, et; 

FO, représentée par ses délégués syndicaux, et;

UNSA, représentée par ses délégués syndicaux, et;

D’autre part,

Il a été convenu et arrêté ce qui suit.


Préambule 

Le mandat des membres du Comité Social et Economique (CSE) et du Conseil de discipline arrivera à expiration en 2023.

Aussi, la Direction et les Organisations syndicales représentatives sont convenues d’organiser les élections professionnelles et l’élection des membres du Conseil de discipline dans le cadre d’un vote électronique, comme en 2019.

Le présent accord a pour objet d’autoriser le recours au vote électronique sur le lieu de travail ou à distance pour l’élection des membres titulaires et suppléants de la délégation du personnel au Comité Social et Economique et des membres titulaires et suppléants du Conseil de discipline.

Les garanties offertes par le système de vote retenu en termes de sécurité et de confidentialité des votes sont précisées par le cahier des charges, annexé au présent accord.
Le vote électronique permet notamment :
De renforcer la sécurité, la confidentialité et la sincérité du scrutin, notamment du fait d’un encadrement strict de ce type de vote par le législateur ; 
De favoriser la participation des électeurs et l’intérêt des électeurs en raison de sa facilité d’usage ; 
D’obtenir, en fin de scrutin, des résultats sans erreur possible affichés en quelques minutes, quelle que soit la complexité des élections et ce sous le contrôle des membres désignés du bureau de vote ;
De limiter les erreurs de distribution des bulletins de vote (gestion de multitude de bulletins et d'enveloppes, potentiellement source d’erreurs) ;
De pallier les aléas postaux.

Le présent accord annule et remplace l’accord d’entreprise relatif à la mise en place d’un système de vote électronique pour l’organisation des élections professionnelles et des membres du conseil de discipline au sein de keolis Dijon Mobilités n° 2018/06.

Il est rappelé que les modalités pratiques d’organisation des élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique et des membres du Conseil de discipline relèvent du protocole d’accord préélectoral.


Article I – Conformité du système de vote
	
En application de la Loi pour la Confiance dans l'Economie Numérique (loi n° 2004-575 du 21 juin 2004), les parties signataires conviennent d’aménager le processus des opérations de vote en ouvrant la possibilité de recourir au vote électronique pour les prochaines élections professionnelles et l’élection des membres du Conseil de discipline qui se tiendront en 2023.

La Direction a décidé de confier à la société KERCIA Solutions (ci-après « le prestataire »), éditrice du logiciel de vote électronique AlphaVote et spécialisée dans le développement du vote par Internet, la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires. Ainsi, toute mention relative au logiciel de vote AlphaVote engage juridiquement la société KERCIA Solutions.

Les parties au présent accord ont pris connaissance du rapport remis par le prestataire présentant l'expertise du système de vote choisi.

Plusieurs cabinets d’expertises indépendants spécialisés en matière de sécurité, d’expertise des applications logicielles et des systèmes de vote automatisés, auditent régulièrement le système AlphaVote et ont garanti sa conformité : 
A la délibération CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet ;
Aux dispositions relatives à la protection des données personnelles (loi n°78-17 du 6 janvier 1978 et les décrets n°2005-1309 du 20 octobre 2005, n°2007-451 du 25 mars 2011, n°2007-602 du 25 avril 2007, n°2014-793 du 9 juillet 2014 et n°2017-1819 du 29 décembre 2017, le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD)). 




Les organisations syndicales seront informées de l’accomplissement des formalités préalables prévues par le Règlement Général sur la Protection des Données (dit RGPD). Ces dernières seront accomplies par le prestataire et le Délégué à la protection des données (DPO) de l’entreprise. 


Article II – Modalités d’organisation des opérations de vote électronique

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent, tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal Internet (PC, smartphone, tablette …) et à n’importe quel endroit connecté à Internet (lieu de travail, domicile, etc…), 24 heures sur 24.

Pendant la période d’ouverture du scrutin, un ordinateur en libre-service avec une connexion au site de vote sera mis à la disposition des salariés ne travaillant pas sur un poste informatique. L’emplacement de ce poste permettra l’isolement nécessaire pour assurer la confidentialité du vote à partir de celui-ci. Une information sera effectuée en interne. 
Il est rappelé que le temps consacré à l’exercice du droit de vote aux élections professionnelles pendant les horaires de travail n’entraîne aucune réduction de salaire.

Le prestataire assurera la programmation des accès Internet et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

Il assurera la reproduction sur le serveur des listes de candidats telles qu’elles auront été présentées par leurs auteurs et dans un ordre déterminé dans le protocole préélectoral.

Afin d’augmenter le taux de participation, l’entreprise pourra communiquer pendant la période de vote, via les outils habituels (ex : mails, ckickfinger, Intranet, panneaux de communication).


Article III – Déroulement des opérations de vote

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par l’ensemble des électeurs.
A cet effet, une notice détaillée sur le déroulement des opérations électorales sera portée par tout moyen à la connaissance des électeurs. 
En outre, les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

Afin de procéder aux opérations de vote par voie électronique dans des conditions assurant la confidentialité et l’unicité de son vote, chaque électeur recevra par courrier postal, son identifiant personnel et confidentiel, généré aléatoirement par le système de vote.

Conformément à la délibération CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019, le mot de passe sera envoyé via un canal distinct pour assurer la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification.

L’électeur pourra exprimer son vote en se connectant au site de vote sécurisé mis en place à cet effet par le prestataire, dans des conditions assurant sa confidentialité.

La saisie de son identifiant, son mot de passe, ainsi que la réponse à la « question défi », permettra à l’électeur d’accéder aux bulletins de vote correspondant à son collège électoral.

Une fois son vote exprimé, le choix de l’électeur apparaîtra clairement à l’écran et pourra être modifié avant validation.

Sa validation définitive vaudra signature et émargement.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

Ce vote sera traité de telle sorte à assurer son anonymat et son chiffrage avant d’être transmis dans le ficher contenant l’urne électronique, recensant tous les votes exprimés.

Afin de répondre aux exigences légales et réglementaires, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Aucun résultat partiel ne sera disponible pendant toute la durée du scrutin.

L’ensemble des organisations syndicales et la Direction pourront consulter à tout moment les taux de participation pour chaque scrutin au moyen d’un code secret qui leur sera transmis au préalable par le prestataire.

Les conditions techniques du déroulement des opérations de vote électronique sont précisées dans le cahier des charges annexé au présent accord.


Article IV – Dépouillement des bulletins de vote

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôlent le scellement du système. 

Le dépouillement est assuré à la clôture des opérations de vote, en public, par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois éditées, par les assesseurs du bureau de vote. 

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal.

Les résultats sont proclamés par le président du bureau de vote. 



Les membres du bureau de vote bénéficient d’une assistance du prestataire pendant toute la durée du dépouillement.


Article V – Dispositions générales relatives à l’accord

Le présent accord entre en vigueur à compter de sa signature et pour toute la durée du cycle électoral, jusqu’à l’expiration des mandats des représentants du personnel. Si des élections partielles doivent être organisées durant ces mandats, elles seront régies par les modalités prévues par le présent accord, ainsi que par le protocole d’accord électoral négocié et signé.

Toute organisation syndicale non-signataire peut y adhérer conformément aux dispositions légales. 

Il peut être révisé si l’une des parties le souhaite. Celle-ci doit alors adresser aux autres parties sa proposition de révision par lettre recommandée avec accusé de réception et une négociation doit s’engager, à l’initiative de la partie la plus diligente, dans les 3 mois de la réception de la proposition de révision.

Il est déposé, par la Direction, auprès de la Direction Régionale de l’Economie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités (DREETS) via la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail, ainsi qu’auprès du secrétariat greffe du Conseil des prud’hommes de Dijon. 

Fait à Dijon, le 2 janvier 2023, en 7 exemplaires originaux, dont un remis à chaque partie.


Pour la société KEOLIS DIJON MULTIMODALITE
Directeur Général


Pour l’organisation syndicale CGT
Délégué Syndical                     Délégué Syndical


Pour l’organisation syndicale FO
Délégué Syndical                     Délégué Syndical


Pour l’organisation syndicale UNSA
Délégué Syndical                     Délégué Syndical










Cahier des charges du système de vote


Préambule

Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles portant sur le renouvellement des mandats des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique et des membres du Conseil de discipline, la Direction et les Organisations syndicales représentatives ont souhaité recourir au vote dématérialisé par Internet.

La société KERCIA Solutions, éditrice du logiciel AlphaVote, ci-après « le prestataire », représentée par Monsieur Fabrice FERNANDEZ, a été choisie comme prestataire et aura en charge la mise en œuvre du vote dématérialisé conformément au présent cahier des charges.


Missions du prestataire

Le prestataire aura en charge :
La mise en œuvre du système de vote dématérialisé par Internet ;
La mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote dématérialisé par Internet et l’élaboration des états des résultats permettant l’affectation des sièges.

Le système développé et qui sera mis en œuvre par le prestataire est conforme en tous points aux prescriptions légales et réglementaires relatives aux conditions et aux modalités de vote dématérialisé par Internet pour l'élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique et des membres du Conseil de discipline.

Le système développé et qui sera mis en œuvre par le prestataire est régulièrement audité par plusieurs cabinets d’expertises indépendants, chargés de valider sa conformité vis-à-vis des obligations réglementaires.


Sécurité du système de vote

Avant l’ouverture du vote, les données de paramétrage du scrutin sont scellées manuellement et un condensat de référence est généré sur ces données pour en assurer l’intégrité à tout moment. 

Au scellement, puis à l’ouverture programmée du scrutin, un constat assure des émargements et des urnes vides.

A la date de fermeture programmée du scrutin, la clôture des votes est faite automatiquement. Un condensat de référence est généré sur l’urne et l’émargement des votes électroniques.


Confidentialité des données transmises

Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Le système retenu répond en tous points :
A la délibération CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet ; 
Aux dispositions relatives à la protection des données personnelles (loi n°78-17 du 6 janvier 1978 et les décrets n°2005-1309 du 20 octobre 2005, n°2007-451 du 25 mars 2011, n°2007-602 du 25 avril 2007, n°2014-793 du 9 juillet 2014 et n°2017-1819 du 29 décembre 2017, le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD)). 

Le prestataire s’engage à conserver de manière strictement confidentielle toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le cadre de l’organisation du vote dématérialisé par Internet. Il met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser la transmission et l’accès aux informations des fichiers qui lui sont communiqués par l’entreprise et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote dématérialisé par Internet.

A l’issue du délai de recours et en l’absence de contentieux, le prestataire s’engage à détruire les fichiers transmis et à ne conserver aucune de ces données. Un certificat de destruction des données pourra être transmis au Client, sur demande. 


Cellule d’assistante technique

L’entreprise mettra en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote dématérialisé par Internet, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire.

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d’assistance technique :
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote dématérialisé par Internet et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système est scellé ;
Contrôle, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition des représentants de la Direction et des membres du bureau de vote. 

Un service d’assistance téléphonique sera mis en œuvre dans le but de renseigner les électeurs.


Fichiers

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichiers des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».





Le traitement du « fichier des candidats » et du « fichier des électeurs » est établi à partir d’un référentiel fourni par l’entreprise. La conformité de l’intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire sera contrôlée par la Direction, préalablement à chaque tour de scrutin.

Le « fichier des électeurs » a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargements.

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes d’émargements sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Le fichier dénommé « contenu de l'urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste d’électeur et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.


Contenu des fichiers

Les données devant être enregistrées sont les suivantes :
Pour les listes électorales : mentions déterminées dans le protocole d’accord préélectoral ;
Pour le fichier des électeurs : établissement, matricule, sexe, civilité, nom, prénom, date de naissance, date d’entrée, coordonnées postales / électronique, collège, droit de vote, éligibilité, « question défi » ;
Pour les listes des candidats : nom de la liste, collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant ;
Pour les listes d'émargements : nom, prénom, collège, scrutin, date et heure de l’émargement ;
Pour les résultats : nom de la liste, noms et prénoms des candidats élus, nombre de voix obtenues, collège, scrutin.

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants :
Pour les listes électorales : électeurs, organisations syndicales et gestionnaires d’élections ;
Pour le fichier des électeurs : interlocuteur dédié au sein de Kercia ;
Pour les listes d'émargement : membres des bureaux de vote pendant le scrutin, et gestionnaires d’élections après le scrutin ;
Pour les listes des candidats : électeurs, organisations syndicales et gestionnaires d’élections ;
Pour les listes des résultats : électeurs, Centre de Traitement des Elections Professionnelles (CTEP), organisations syndicales et gestionnaire d’élections.

En cas de contestation des élections, ces pièces sont tenues à la disposition des tribunaux compétents.


Listes électorales

Les listes électorales sont établies par l'entreprise. Le contrôle de la conformité des listes importées dans le site de vote est effectué sous la responsabilité du Client. 

L'intégration et le contrôle des candidatures sont effectués dans les mêmes conditions.

Bureau de vote et pilotage centralisé

Un bureau de vote unique est constitué pour l’ensemble des collèges de l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique et des membres du Conseil de discipline.

Le bureau de vote est composé d’un Président et de deux assesseurs, dont les modalités de désignation seront fixées dans le protocole d’accord préélectoral. 

Les membres du bureau de vote sont chargés du contrôle de la régularité du scrutin. Ils assurent le respect des principes régissant le droit électoral.


Tests à blanc – Scellement du paramétrage

Phase de tests « à blanc » - Objectifs 

Les tests dits « à blanc » ont lieu pendant la réunion de scellement. Ils doivent être effectués sur le système de vote dématérialisé par Internet définitif et validé préalablement, afin de permettre aux membres du bureau de vote de contrôler la conformité du système de vote dématérialisé par Internet avant l’ouverture effective des élections.

Le prestataire s’engage à fournir un système permettant de tester « à blanc » toutes les fonctions et les rôles du logiciel une fois le paramétrage effectué, y compris l’utilisation des clés qui serviront au dépouillement réel à l’issue du scrutin.

Étapes de la réunion de scellement

Les étapes de contrôle seront les suivantes :
Création par le Président et les Assesseurs du bureau de vote des clés de chiffrement ;
Validation des données de paramétrage et des listes de candidats sur le procès-verbal de scellement provisoire ;
Réalisation de plusieurs votes fictifs sur le site de vote ;
Dépouillement fictif des urnes électroniques et édition des résultats ;
Contrôles de la conformité des résultats obtenus ;
Suivi des taux de participation et des listes d’émargement ;
Scellement du paramétrage par les membres du bureau de vote.


Communication des identifiants et mots de passe

Le prestataire enverra, préalablement au scrutin et dans les délais prévus par le protocole d’accord préélectoral, à chaque électeur individuellement et aux coordonnées postales contenues dans le 
« fichier des électeurs » transmis par l’entreprise :
L’adresse du site de vote sécurisé générée par le système de vote dématérialisé par Internet ;
L'identifiant généré aléatoirement par le système de vote.

Conformément aux recommandations de la CNIL, le mot de passe sera envoyé via un canal distinct pour assurer la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification.



Procédure de réassort du mot de passe et de l’identifiant

En cas de perte du mot de passe et/ou de l’identifiant, une cellule d’assistance téléphonique se tient à disposition des électeurs 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. 

La procédure est la suivante :
L’électeur appelle sur le numéro vert 0 805 03 10 21 (pour l’international et les DROM, le numéro est 00 33 456 400 681) ;
Lui seront demandés : nom, prénom, question défi et adresse postale ;
Après vérification des informations précédentes, un nouveau mot de passe lui sera communiqué selon les modalités suivantes : 
Sur l’adresse e-mail professionnelle fournie par l’entreprise si l’accès est sécurisé par un code personnel ;
A défaut, sur son adresse e-mail personnelle ;
A défaut, par SMS au numéro de téléphone communiqué par l’appelant.

L’identifiant sera ensuite communiqué à l’électeur oralement par l’opérateur téléphonique.


Le vote

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique définies dans le protocole d’accord préélectoral sont contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Pendant toute la durée du scrutin et à des fins de contrôle, seuls les membres du bureau de vote peuvent consulter les listes d’émargement.

Pour se connecter à distance au système de vote, l'électeur doit se faire connaître par son identifiant, son mot de passe, ainsi que la réponse à une « question défi ». Cette « question défi » doit être non triviale, c’est-à-dire assez confidentielle pour ne pas être facilement décelable (la CNIL exclut la date de naissance).

Ces moyens d'authentification permettent au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantissent l'unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d'authentification.

L'électeur accède aux listes de candidats des élections auxquelles il peut participer, à la profession de foi de chaque candidat et exprime son vote suivant les modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral.

Le format des professions de foi des candidats et les modalités de transmission au prestataire pour publication sont définis dans le protocole d’accord préélectoral.

La présentation des listes, des noms des candidats et le format des professions de foi seront uniformes.

Le choix de l’électeur apparaît clairement à l'écran sous forme récapitulative pour chaque élection. Il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l'émargement font l'objet d'un accusé de réception.


Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier « contenu de l'urne électronique ». La validation le rend définitif et empêche toute modification.


Clôture et dépouillement

Trois clés destinées à permettre, à l’issue du scrutin, l’accès aux données du fichier dénommé 
« contenu de l’urne électronique » et au dépouillement des votes sont générées par les membres du bureau de vote. 

La génération des trois clés a lieu avant la phase de tests, et intervient de manière à prouver de façon irréfutable que les détenteurs distincts des clés ont connaissance distinctement de leur clé à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.

Chaque détenteur désigné active à tour de rôle sa propre clé avec son mot de passe. Les mots de passe sont enregistrés par les porteurs de clé afin de garantir la confidentialité.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.

Le dépouillement n'est possible que par l'activation conjointe de deux clés de chiffrement sur les trois clés initialisées et en présence des porteurs de clés correspondants.
Ainsi la présence de deux détenteurs des clés initialisées et activées avant la phase de test est indispensable pour autoriser le dépouillement.

Le décompte des voix apparaît lisiblement sur l'écran de l’ordinateur connecté au système de vote et à tous les membres du bureau de vote. Le décompte des voix fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Le système de vote dématérialisé par Internet est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.


Conservation des données

Le prestataire conserve sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. 

A l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

A l’issue de la remise des données, les responsabilités d’archivage du scrutin incomberont à l’entreprise. Jusqu'à cette date, le prestataire en assumera la charge.