Accord d’entreprise sur le vote électronique dans le cadre des élections professionnelles au sein de la Société VULCAIN SERVICES SAS

ENTRE :

La Société VULCAIN SERVICES, SAS au capital social de 145.500 €, dont le siège social est situé 5 rue Beffroy 92200 NEUILLY SUR SEINE, immatriculée au RCS de Nanterre sous le n°420 418 774, représentée par Monsieur XXX en sa qualité de Président
D’une part

ET :
L’organisation syndicale CFTC représentée par Monsieur XXX en sa qualité de délégué syndical,

L’organisation syndicale CFE-CGC représentée par Monsieur XXX en sa qualité de délégué syndical,


D’autre part






























Préambule

Dans le but de faciliter les démarches de vote lors des élections des membres de la délégation du personnel du comité social et économique de la Société et le dépouillement du vote, les parties souhaitent autoriser le recours au vote électronique. Confortant notre démarche de Responsabilité sociale et environnementale (RSE), le recours au vote électronique permet également de préserver davantage l’environnement.  

Le présent accord a donc pour objet de définir les modalités d'organisation des élections du comité social et économique de la société par voie électronique.

Compte tenu de l'effectif de la société et de la présence de délégués syndicaux, le présent accord est conclu dans les conditions fixées par les articles L2232-12 et suivants du Code du travail.
Titre 1 : Champ d'application
Le présent accord s'applique à l'ensemble des salariés de la Société.
Titre 2 : Durée de l'accord
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il prend effet à compter du jour de sa signature. Il pourra être dénoncé dans les conditions prévues par le présent accord. 
Titre 3 : Lieu et temps du scrutin
L'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique peut être réalisée par vote électronique sur le lieu de travail ou à distance via tout terminal d’accès à Internet en se connectant au site de vote.

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique seront définies dans le cadre du protocole d'accord préélectoral. Elles pourront être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.
Titre 4 : Recours à un prestataire
La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire sur la base d'un cahier des charges respectant les dispositions du présent accord. Le nom du prestataire ainsi que ses coordonnées seront précisés dans le protocole d'accord préélectoral.
Titre 5 : Confidentialité des données
Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment de celles :
 
des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux,
ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Lors de l'élection par vote électronique, les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés "fichier des électeurs" et "contenu de l'urne électronique".

Le système de vote électronique peut être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.
Titre 6 : Contenu des fichiers
Le traitement "fichier des électeurs" est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement.

L'émargement indique la date et l'heure du vote. La liste d'émargement n'est accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur.

Le fichier dénommé "contenu de l'urne électronique" recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Les données enregistrées sont les suivantes :
 
pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d'entrée dans l'entreprise, date de naissance, collège ;
pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, moyen d'authentification et, le cas échéant, coordonnées ;
pour les listes d'émargement : collège, noms et prénoms des électeurs ;
pour les listes des candidats : collège, noms, prénoms des candidats, mention "titulaires" ou "suppléants", appartenance syndicale le cas échéant ;
pour les listes des résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires.

Les destinataires ou catégories de destinataires des données sont les suivants :
 
pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, agents habilités des services du personnel ;
pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant ;
pour les listes d'émargement : membres des bureaux de vote (à des fins de contrôle de déroulement du scrutin), agents habilités des services du personnel ;
pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités des services du personnel ;
pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l'emploi, syndicats, employeurs ou agents habilités des services du personnel.

Titre 7 : Stockage des données
L'employeur ou le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.
Titre 8 : Expertise indépendante
Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du Code du travail. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.

Les prescriptions de ces mêmes articles s'imposent également aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système informatique.
Titre 9 : Cellule d'assistance technique
Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire, est mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Elle a notamment pour mission de : 
 
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;
contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l'organisme mettant en place le vote électronique, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Titre 10 : Listes électorales et listes de candidats
Les listes électorales, les listes de candidats, et le cas échéant les professions de foi, sont transmises pour importation et intégration dans le système de vote électronique avant la date prévue dans le cadre du protocole d'accord préélectoral.

Les organisations syndicales présentant une liste pourront transmettre un logo dont la taille, le poids et le format seront précisés par le prestataire, afin de figurer sur le bulletin de vote électronique de manière identique pour chaque organisation syndicale.

Les professions de foi qui apparaîtront en ligne, devront également respecter la taille, le poids et le format, identiques pour toutes, sollicités par le prestataire.

La mise en œuvre du système de vote électronique est opérée sous le contrôle effectif, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place, de représentants de l'organisme mettant en place le vote. Toutes les mesures sont prises pour leur permettre de vérifier l'effectivité des dispositifs de sécurité prévus.
Titre 11 : Vote à bulletin secret sous enveloppe
Le présent accord exclut expressément le recours au vote à bulletin secret sous enveloppe.
Titre 12 : Information et formation liées au vote électronique
Au jour du scrutin, chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Les membres de la délégation du personnel, et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu conformément à l’article R. 2314-12 du Code du travail.
Article 13 : Modalités d’accès au serveur de vote
Pour se connecter sur place ou à distance au système de vote, l'électeur doit se faire connaître par un identifiant et un mot de passe qui lui auront été transmis par courriel électronique à son adresse email professionnelle, selon des modalités garantissant sa confidentialité. 

L’identifiant et le mot de passe seront identiques en cas de second tour.

Ils permettront au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et de garantir l'unicité de son vote. Il sera impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d'authentification.

L'électeur accède aux listes de candidats correspondant à son collège et exprime son vote pour les titulaires et pour les suppléants. Son choix apparaît distinctement à l'écran ; il peut être modifié avant validation.

La transmission du vote et l'émargement font l'objet d'un accusé de réception que l'électeur a la possibilité de conserver.

Tout électeur atteint d'une infirmité le mettant dans l'impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

En cas de perte ou de non-réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs peuvent obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée. Ils doivent alors s’identifier auprès du prestataire qui lui adresse de nouveaux codes à une adresse mail professionnelle.

Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier "contenu de l'urne électronique". La validation le rend définitif et empêche toute modification. Elle vaut signature de la liste d'émargement dès réception du vote dans l'urne électronique.
Titre 14 : Déroulement du scrutin
Aucun résultat partiel n'est accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.
Titre 15 : Clôture du scrutin
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.

Le dépouillement n'est possible que par l'activation conjointe d'au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées.

La génération des clés destinées à permettre le dépouillement des votes à l'issue du scrutin est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le président du bureau de vote et deux de ses assesseurs ont connaissance de ces clés à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote. Ces deux assesseurs nominativement identifiés, le plus âgé et le plus jeune parmi les assesseurs à défaut d'accord, ainsi que le président du bureau de vote reçoivent chacun une clé de dépouillement distincte, selon des modalités en garantissant la confidentialité, permettant d'accéder aux données du fichier dénommé " contenu de l'urne électronique ". La présence de deux titulaires de ces clés est indispensable pour autoriser le dépouillement.

Des clés de sauvegarde sont en outre conservées sous scellés.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.
Titre 16 : Protocole d'accord préélectoral et cahier des charges
Il est rappelé que le principe du recours au vote électronique doit être prévu par le protocole d'accord préélectoral.

Le protocole d'accord préélectoral comportera, en annexe, un cahier des charges contenant une description détaillée du fonctionnement du système et du déroulement des opérations électorales.
Titre 17 : Interprétation de l'accord
En cas de différend individuel ou collectif né de l'application du présent accord, les parties signataires se réuniront à l'initiative de la partie la plus diligente pour étudier et tenter de régler le différend.

Cette réunion devra se tenir dans les 5 jours suivant la demande.

Un procès-verbal rédigé par la Direction exposera le contenu du différend ainsi que la position retenue.

Les parties s'engagent à ne pas initier d'action contentieuse portant sur ledit différend avant l'expiration de ce délai.
Titre 18 : Dénonciation de l'accord
L'accord pourra être dénoncé conformément aux dispositions des articles L. 2261-9 et suivants du Code du travail.

Par ailleurs, conformément à l'article L. 2261-3 du Code du travail, toute organisation syndicale de salariés représentative dans la Société, qui n'est pas signataire du présent accord, pourra y adhérer ultérieurement.

L'adhésion produira effet à partir du jour qui suivra celui de son dépôt au greffe du conseil de prud'hommes compétent et à la DRIEETS.

La notification devra également en être faite, dans le délai de huit jours, par lettre recommandée, aux parties signataires.
Titre 19 : Révision de l'accord
L'accord pourra être révisé dans les conditions prévues par les dispositions légales prévues aux articles L. 2261-7, L. 2261-7-1 et L. 2261-8 du Code du travail.
Titre 20 : Dépôt et publicité
Le présent accord est établi et signé en autant d'exemplaires originaux que de parties à la négociation. Un exemplaire dûment signé est remis à chaque signataire. Il sera également notifié aux organisations non signataires.

Le présent accord fera l'objet des formalités de notification, de dépôt et de publicité dans les conditions prévues par le Code du travail.

En particulier, un exemplaire papier sera déposé auprès de la DRIEETS et au greffe du conseil de prud'hommes.

Il sera ensuite affiché sur le panneau prévu à cet effet.

Enfin, un exemplaire sur support électronique, en version PDF, signé par les parties, sera déposé sur le site www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr. 

Fait à Neuilly-sur-Seine, le 10 février 2023