ACCORD COLLECTIF SUR LES MODALITES DE VOTE EN VUE DES ELECTIONS PROFESSIONNELLES 2022 - 2026
AU SEIN DE L’EFS


























Sommaire :
















































































ENTRE LES SOUSSIGNES :

L’Etablissement Français du Sang, numéro SIREN 428822852 SIS 20 RUE DU STADE DE France pris en la personne de son représentant qualifié, XXXX, Président
 											  D’une part,
ET

Les organisations syndicales représentatives de l’EFS représentées par les Délégués syndicaux centraux :
XXXX, délégué syndical central de l’Etablissement Français du Sang pour la CFDT.

XXXX, déléguée syndicale centrale de l’Etablissement Français du Sang pour FO.

XXXX, délégué syndical central de l’Etablissement Français du Sang pour le SNTS CFE-CGC.
            D’autre part,

PREAMBULE 

Les prochaines élections professionnelles générales au sein de l’EFS se dérouleront fin 2022. Elles permettront de renouveler les CSE des ETS. 

Il est essentiel d’apporter un soin particulier à l’organisation des élections professionnelles afin qu'elles se déroulent dans les meilleures conditions et le plus sereinement possible.

Dans le cadre de la préparation de la prochaine échéance électorale (CSE), les parties signataires ont, notamment, prévu de mettre en place des moyens informatiques permettant de prendre en compte les caractéristiques organisationnelles de l’EFS et les évolutions technologiques en matière d’information et de communication.

Article 1 – Champ d'application 

Le présent accord s’applique à l’ensemble des établissements de l’EFS.

Afin de faciliter l’organisation des élections, les parties signataires du présent accord conviennent de mettre en place, pour les opérations de vote aux élections des représentants du personnel (Comité Social et Economique), le vote électronique par Internet et le vote par correspondance, dans les conditions définies par le présent accord.

Ce dispositif s’inscrit notamment dans le cadre de l’article L. 2314-26 du Code du travail, des articles R. 2314-5 à R. 2314-18 du Code du travail, de l’arrêté du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des représentants du personnel au Comité Social et Economique et de l’arrêté du 4 novembre 2019 fixant les modalités de transmission par voie électronique des résultats des élections professionnelles au ministre chargé du travail.

Les parties signataires conviennent de confier, à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation de la mise en œuvre de processus électoraux, la mise en place des modalités de vote : un système électronique de vote utilisant Internet et permettant l’intégration des votes par correspondance à codes-barres.




Article 2 - Principes généraux

Le système retenu par l’EFS doit reposer sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin qui sont :
L’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;
L’intégrité du vote : conformité entre le bulletin de vote choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne ;
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
La confidentialité : le secret du vote.

Article 3 - Modalité d’organisation des opérations

Article 3.1 - Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre des élections professionnelles des membres de la délégation du personnel aux Comités Sociaux et Economiques concernés, les parties signeront un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment les modalités de constitution des bureaux de vote, le calendrier, les modalités opératoires et la répartition des sièges dans les établissements selon les collèges et la répartition entre les hommes et les femmes, ainsi que le nom du prestataire retenu s'il est déjà arrêté.

Le protocole d’accord préélectoral comporte également, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu, les modalités d’organisation du vote par correspondance et du déroulement des opérations électorales.

Article 3.2 - Inscription au registre du DPO 

Le système de vote mixte (vote électronique par Internet et vote par correspondance) nécessite le recours à un traitement de données à caractère personnel. La mise en œuvre de ce traitement est soumise à l’inscription au registre du DPO sans avoir à réaliser de démarches supplémentaires auprès de la CNIL.


Article 3.3 - Formation au système de vote électronique

Les membres des bureaux de vote, les délégués de listes et les scrutateurs, ainsi que les membres de la cellule d’assistance technique nationale bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu. La formation aura lieu, au plus tard, une semaine avant l’ouverture du vote.

Elle portera sur : 
La présentation du cadre légal et conventionnel des élections professionnelles au sein de l’EFS (accord collectif sur les modalités de vote, protocole d’accord préélectoral, retro planning) ; 
La présentation des fonctions techniques de la solution de vote ; 
La présentation du déroulement des opérations électorales (test à blanc) ; 
Le scellement de la solution (remise des trois clés de déchiffrement au Président et aux deux assesseurs de chaque bureau de vote). 


Article 3.4 - Vote à bulletin secret et vote électronique

La mise en place du vote électronique supprime le vote à bulletin secret sous enveloppe, sauf pour le vote par correspondance. Ce dernier sera ouvert uniquement au personnel en faisant la demande expresse. L’électeur devra faire sa demande avant une date déterminée par le protocole d’accord préélectoral.

Les parties conviennent d’intégrer la technique du code à barres dans la gestion des votes par correspondance, afin d’en faciliter le traitement. Les modalités de mise en œuvre seront définies dans le protocole d’accord préélectoral.

Dans le cadre du vote mixte, par internet et par correspondance sur demande, le dépouillement des votes par correspondance n’a lieu qu’après la clôture du vote électronique.

Le Président du bureau de vote dispose, avant l’ouverture du vote par correspondance, de la liste d'émargement des électeurs ayant voté par voie électronique.

Dans le cas d’un suffrage exprimé par internet et par correspondance, le vote par correspondance est systématiquement rejeté.

Article 3.5 - Expertise indépendante

Conformément aux recommandations de la CNIL, l’EFS désignera un expert indépendant qui sera chargé d’effectuer une expertise permanente du système retenu par l’EFS.

La solution retenue doit répondre aux exigences : 
De la Délibération n°2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet,
De l’arrêté du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d’entreprise, 
Des articles R. 2314-5 et suivants du Code du travail relatifs au vote électronique, notamment l’article R. 2314-9relatif à l’expertise indépendante du système de vote électronique.

Cette expertise doit être réalisée par un expert indépendant ayant suivi la formation de la CNIL relative à la sécurité des systèmes de vote électronique. 
Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL et par les dispositions réglementaires du Code du travail et l’arrêté du 25 avril 2007, et de compatibilité du site avec les différents navigateurs plus connus (internet explorer, chrome, safari, firefox…).


Article 3.6 - Cellule d’assistance technique nationale 

L’EFS met en place une cellule d’assistance technique au niveau national pendant la durée des opérations de vote. 
Elle est notamment chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote. 
Elle comprendra des représentants de la direction, des représentants du prestataire ainsi que deux représentants par organisation syndicale représentative au niveau de l’entreprise.
En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique nationale :
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système est scellé ;
Valide le système, en amont, par un test de bout en bout ;
Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Article 4 - Déroulement des opérations de vote

Article 4.1 - Établissement des listes électorales et transmission

Dans le cadre du vote électronique : 
Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’EFS. 
L’intégration et le contrôle des listes de candidats, ainsi que des professions de foi, sont effectués dans les mêmes conditions. Les professions de foi de chaque liste syndicale de la région concernée seront visibles par chacun des électeurs concernés par cette liste.

Dans le cadre du vote par correspondance sur demande :
La transmission et le contrôle des listes de candidats, ainsi que des professions de foi, sont effectués par le prestataire sous la responsabilité de l’EFS. Les professions de foi de chaque liste syndicale de la région concernée seront adressées à chacun des électeurs concernés par cette liste.

Article 4.2 - Lieu et temps du scrutin

Le vote électronique et le vote par correspondance se déroulent, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée, laquelle sera précisée par le protocole d’accord préélectoral.

Dans le cadre du vote électronique, les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, sur leur lieu de travail avec un temps dédié (des postes dédiés et isolés sont mis à disposition), de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres des bureaux de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales. Tous les moyens sont mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les personnels. L’EFS établit ainsi une note d’information explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle est portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

Le scellement des urnes intervient avant l’ouverture du vote et est périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin jusqu’à la clôture.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Seul le taux de participation régional peut être révélé au cours du scrutin. La cellule d’assistance technique nationale aura accès à l’ensemble des taux de participation tout au long du scrutin. Les taux de participation par site seront communiqués à la cellule d’assistance technique au cours de chaque scrutin.

Le vote par correspondance est ouvert au personnel en faisant la demande expresse auprès de la DRH de son ETS, dans le respect des conditions définies par le protocole d’accord préélectoral. Les modalités d’organisation du vote par correspondance sur demande seront précisées dans le protocole d’accord préélectoral.

Tout électeur en situation de handicap reconnu, le mettant dans l’impossibilité de voter, peut se faire assister par la personne de son choix. 

Article 4.3 - Modalités de vote

Dans le cadre du vote électronique :
Chaque électeur reçoit, par courrier postal à son domicile, avant le premier tour des élections, l’adresse du site et ses moyens personnels d’authentification ainsi que la notice d’information explicative. Les codes identifiants et les codes secrets individuels sont attribués selon un mode aléatoire par le prestataire. Ils sont valables pour le premier et le second tour, le cas échéant.

A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections utilisant le décryptage SSL.

L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes personnels d’accès.

L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter. Lors du vote, la saisie de ses codes d’accès par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement du vote dans l’élection concernée (CSE titulaires et suppléants) et clôt définitivement l’accès à cette élection. 

Dans le cadre d’un vote par correspondance sur demande :
Les électeurs reçoivent à leur domicile, dans les conditions définies par le protocole d’accord préélectoral, le matériel de vote par correspondance ainsi qu’une notice d’information explicative sur le déroulement du vote. Le matériel de vote électronique leur sera également transmis. Ces électeurs conservent le choix de pouvoir recourir au vote électronique ou au vote par correspondance.

Article 4.4 - Déroulement du vote

Dans le cadre du vote électronique :
Le moyen d’authentification permet au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantit l’unicité de son vote. Le code d’identification et le vote exprimé sont gérés par deux serveurs distincts sous le contrôle du prestataire et font l’objet de deux lectures distinctes.
L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter (ex : élection des membres titulaires du CSE puis lors d’une autre connexion élections des membres suppléants du CSE).

Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver et/ou de recevoir sur l’adresse mail qu’il aura renseignée.

La saisie du code d’identification et du code secret vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du vote ; cette saisie clôt définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote vient d’être réalisé. 


Dans le cadre du vote par correspondance sur demande :
Les modalités du vote sont définies dans le protocole d’accord préélectoral.

Article 4.5 - Programmation du site

Le prestataire assure la programmation des pages web et, notamment, la présentation des bulletins de vote à l’écran. 

Le prestataire reproduit, sur le site de vote, les professions de foi telles qu’elles ont été présentées par leurs auteurs et transmises par l’EFS. Les listes doivent apparaître sur une seule page, de façon aléatoire (sans ordre prédéfini), et dans un format identique, sans qu’il soit nécessaire de recourir au curseur. 
Article 5 - Clôture et Résultats

Article 5.1 – Clôture

Dès la clôture des scrutins électroniques et le rejet des doublons, les votes par correspondance sont intégrés dans chaque urne électronique.

Après l’intégration des votes par correspondance, le contenu des urnes, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs. 

Article 5.2 - Décompte et attribution des sièges

Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées.

Le format des clés doit garantir leur sécurité et leur inviolabilité avant utilisation.  

La remise de ces clés, avant l’ouverture du vote, est réalisée publiquement lors des opérations de formation des membres des bureaux de vote, de manière à prouver, de façon irréfutable, que seuls les Présidents et leurs assesseurs en sont détenteurs, à l’exclusion de toute autre personne.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Article 5.3 - Délais de recours et destruction des données

Le prestataire retenu conserve sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. 

A l’expiration de ces délais, le prestataire, procède à la destruction des fichiers supports et en informe l’EFS.

Article 6 - Sécurité et confidentialité

Article 6.1 - Anonymat et confidentialité des suffrages

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs », distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.
Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Article 6.2 - Existence et contenu des fichiers

Les données devant être enregistrées sont, pour chaque élection (CSE titulaires, CSE suppléants) :
Pour les listes électorales : nom, prénom des inscrits et le sexe, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège, site, demande de vote par correspondance ;
Pour le fichier des électeurs : nom, prénom, sexe, collège, site, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, moyen d’authentification, coordonnées, demande de vote par correspondance ;
Pour les listes et les fichiers des candidats : collège, nom, prénom et le sexe des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale, emploi repère et site ; 
Pour les listes d’émargement : nom, prénom des électeurs, date et heure d’émargement, collège, ETS, site ;
Pour les résultats : élection concernée, nom, prénom et le sexe des candidats, élus, non élus, voix obtenues, le pourcentage par rapport aux suffrages exprimés, appartenance syndicale, collège.

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont :
Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs, les membres des équipes RH ;
Pour le fichier des électeurs : électeurs, syndicats représentatifs, les membres des équipes RH;
Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, les membres habilités des équipes RH.
Pour les résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, organisations syndicales, les Directions des ETS et les membres habilités des équipes RH.

Article 7 – Les formalités

Article 7.1 - Date d’application, durée de l’accord et condition de validité

Le présent accord est conclu uniquement pour les élections professionnelles 2022.

Article 7.2 - Dénonciation de l’accord

Le présent accord, conclu à durée déterminée, ne peut être dénoncé. 

Article 7.3 - Dépôt et publicité

Conformément aux dispositions prévues par le Code du travail, le présent accord sera déposé auprès de la direction régionale de l'économie, de l'emploi, du travail et des solidarités (Dreets, ex-Direccte) de Seine-Saint-Denis et du secrétariat du greffe du Conseil des Prud'hommes de Bobigny.
Un exemplaire original dûment signé par les parties sera remis à chaque signataire.




Fait à La Plaine Saint-Denis le 25 mai 2022

En 5 exemplaires originaux, dont un pour chacune des parties.







ANNEXE : CAHIER DES CHARGES
Ce document constitue le cahier des charges
relatif à la mise en œuvre du vote électronique et du vote par correspondance (sur demande expresse) pour les élections des représentants aux CSE d’ETS  dans le cadre des  élections professionnelles de l’EFS









































Sommaire






















































Afin de permettre l’usage du vote électronique pour les prochaines élections professionnelles des membres du Comité Social et Economique (CSE), l’EFS a étudié la modalité proposée par le Code du travail avec son article L. 2314-26 qui ouvre la possibilité, pour les entreprises, de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles. 

L’EFS souhaite confier à un prestataire, spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet, la mise en place du système électronique de vote utilisant Internet et la gestion du vote par correspondance par code-barres sur la base de ce cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires. Il est rappelé que l’accord d’entreprise doit préciser le fonctionnement du système retenu en respect de l’article R. 2314-5 du Code du travail et que le Protocole d’accord préélectoral doit fixer le déroulement des opérations électorales.

Dans ce cadre, le système doit assurer la confidentialité des données transmises (fichiers contenant les listes électorales des collèges) ainsi que la sécurité de l’envoi des moyens d’authentification, d’émargement, d’enregistrement et de dépouillement des votes.


Nature des prestations attendues

À l’occasion des prochaines élections des Instances Représentatives du Personnel, l’EFS souhaite introduire un système de vote par internet avec intégration des votes par correspondance, dans le cadre d’un dispositif de vote par correspondance sur demande. 

Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :
La sincérité du vote et l’intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne,
L’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,
La confidentialité et la liberté du vote : permettre d’exercer son droit de vote sans pression extérieure.

Le prestataire aura en charge : 
La gestion de la préparation des élections en vote électronique, sous le contrôle de la Direction des Ressources Humaines de l’EFS ;
La mise en œuvre du système de vote électronique ;
La mise en œuvre du vote par correspondance pour les électeurs qui en ont fait la demande expresse, dans le respect des conditions définies par le protocole d’accord préélectoral ;
La mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et de vote par correspondance ainsi que l’élaboration des états des résultats permettant l’attribution des sièges ; 
Le calcul de la représentativité syndicale régionale et nationale. A l’issue des élections, l’EFS disposera de la mesure de l’audience des organisations syndicales présentes en son sein. Celle-ci est calculée sur la base des résultats au premier tour des élections des titulaires au comité d'établissement.


Une attention particulière sera accordée au vote des électeurs handicapés amenés à voter sur les lieux de travail et le système de vote devra respecter les standards permettant aux personnels en situation de handicap reconnu d’utiliser les dispositifs normalisés d’aide à la navigation sur internet.

Pendant la période ouvrée du scrutin, des ordinateurs dédiés avec une connexion au site sécurisé du prestataire dont le nombre est adapté à la configuration, notamment géographique de chaque établissement, seront mis à la disposition des électeurs sur les lieux de travail. Dans ce cadre, ils seront installés de telle manière que la confidentialité du vote soit garantie.  

Par ailleurs, les électeurs pourront également voter par Internet de leur domicile ou de tout autre lieu extérieur à l’EFS, offrant un accès Internet (La Poste, un cybercafé, etc…), ils auront également la possibilité, sur demande expresse, de voter par correspondance. 
Fonctionnalités attendues du système de vote électronique

Fonctionnalités générales

Système de vote électronique distant
Le système de vote électronique est hébergé chez un prestataire externe. Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, durant toute la période des élections par Internet.
Le système, réalisé avec une interface en mode HTTPS, devra pouvoir être utilisé à minima depuis tout ordinateur fonctionnant sous Linux/Unix, MacOS ou Windows avec les navigateurs les plus courants, dans leurs versions actuelles les plus utilisées (Internet Explorer, Firefox, Safari, chrome…) dans leur version à jour ainsi que les trois versions précédentes.
Le système devra être capable de traverser les firewalls et proxy de façon transparente. 
L’ensemble des prérequis techniques sera clairement indiqué dans la procédure de marché publique associée.


Période des élections
La durée du scrutin est déterminée dans le protocole d’accord préélectoral relatif aux élections concernées ; durant cette période, les électeurs peuvent accéder à l’application de vote 24 heures sur 24, 7 jours sur 7.

Nature des élections
Les élections à organiser par le prestataire sont des élections professionnelles (membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique).

Sécurisation du système proposé
Le système de vote électronique proposé par le prestataire doit répondre aux exigences minimales suivantes :
Le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'envoi des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes ;
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système ;
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et contrôlé pendant toute la période de vote jusqu’à la clôture du scrutin ;
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés (« fichiers électeurs » et « urne électronique »).
Par ailleurs, le prestataire fournit à l’EFS les conclusions du rapport d’expertise indépendante sur la version applicative utilisée pour les élections professionnelles de l’EFS.

Scénario de vote électronique

Étapes
Le scénario de vote électronique comporte les étapes suivantes :
Une étape d’identification de l’électeur ; celui-ci doit saisir un code identifiant, un code secret et les quatre premiers chiffres de sa date de naissance et les deux premiers chiffres ou lettres du département de naissance (code défi) qui seront contrôlés avant d’accéder au vote.
Une étape de présentation des listes de candidats en présence, dans un ordre aléatoire, (sur une seule page), la possibilité d’accéder à la profession de foi des différents candidats à partir des listes. Cette étape peut être renouvelée (sans limite) avant d’accéder à l’étape du vote.
Une étape de vote : 
Le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposées, ou bien le choix de voter « blanc » ;
La possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie ;
La présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés ;
La confirmation par l’électeur du choix effectué ;
La confirmation à l’électeur, par le système, de la prise en compte de son bulletin de vote ;
La possibilité pour l’électeur de recevoir un « accusé de réception » confirmant l’enregistrement de son vote ou la génération d’un e-mail.

Émargement électronique, unicité du vote
Par ailleurs, le système de vote électronique enregistre un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permet plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote (unicité du vote).

Traitements sous-jacents
Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :
L’unicité et la confidentialité du vote : le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote. A cette fin, les émargements d’une part et l’urne électronique d’autre part, doivent être enregistrés sur des systèmes dédiés et distincts.
L’intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés. A cette fin, le système proposé doit pouvoir, notamment, être scellé et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres des bureaux de vote.


Procédure d’ouverture de l’élection électronique

L’ouverture de l’élection est paramétrée par le prestataire dans le système de vote et contrôlée par les membres des bureaux de vote désignés au sein de l’EFS.
Étapes
La procédure de contrôle d’ouverture de l’élection comporte les étapes suivantes :
Le contrôle des urnes électroniques qui doivent être vides ;
Le contrôle de la liste des émargements qui doit être vierge.


Procédure de clôture de l’élection électronique

La clôture de l’élection électronique est paramétrée par le prestataire dans le système de vote et contrôlée par les membres des bureaux de vote désignés au sein de l’EFS.
Étapes
La procédure de clôture de l’élection électronique comporte les étapes suivantes :
La constatation de la clôture du site ;
Le contrôle de la participation, une fois le scrutin clos. 



Dépouillement des urnes électroniques

Le dépouillement ne doit être possible que par l'activation conjointe d'au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées. 

Étapes
La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes suivantes :
L’intégration de l'émargement des votes par correspondance ;
Le rejet des doublons (vote électronique et vote par correspondance) ;
L’intégration des votes par correspondance dans l’urne électronique ;
Le calcul du taux de participation par élection ;
La consolidation de la liste d’émargement définitive ;
La saisie, par les membres des bureaux de vote, des clefs de déchiffrement ;
L’accès à la liste consolidée des émargements du vote électronique et du vote par correspondance ;
L’accès aux résultats des élections : édition automatique des Procès-verbaux au format CERFA (pré-complété avec le nom et le prénom de chaque membre du bureau de vote) ainsi que du calcul de la représentativité ; 
La remise par le prestataire d’états de résultats permettant l’affectation des sièges par les membres des bureaux de vote. 

Il est précisé que tous les calculs préalables et l’affectation théorique des sièges correspondant aux règles du code du travail sont fournis aux membres des bureaux de vote pour contrôles, validation et proclamation des résultats.


Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique

Pour garantir la confidentialité, le prestataire chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de vote jusqu’à l’urne, sans aucune interruption (même de manière transitoire). Le stockage du bulletin dans l’urne ne devra pas comporter d’horodatage afin d’éviter tout rapprochement avec la liste d’émargement.

Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :
Le chiffrement sur le poste de vote est assuré afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement.
La totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se fait selon le protocole HTTPS/SSL. 
Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton de vote, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement. 
Cette architecture permettra de répondre ainsi parfaitement aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption décrit dans sa dernière recommandation n° 2019-053 du 25 avril 2019. 


Liste des émargements

Le prestataire devra proposer un dispositif où l'émargement se fera dès la validation du vote de façon à ce qu'un autre vote ne puisse intervenir à partir des éléments d'authentification de l'électeur déjà utilisés. 

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
Dès la clôture du scrutin, les listes d’émargements sont accessibles par les membres des bureaux de vote et les membres habilités des Ressources Humaines.
Pendant la période du scrutin, les listes d'émargement du vote par Internet ne sont accessibles qu'aux membres des bureaux de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin. Par ailleurs, seul le taux de participation régional peut être révélé au cours du scrutin.
La cellule d’assistance technique aura accès à l’ensemble des taux de participation tout au long du scrutin (par ETS et par site). 


Assistance technique

Une cellule d’assistance technique nationale est mise en place pendant la durée des opérations de vote.
Elle est notamment chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique. Elle suit la préparation, la mise en œuvre du vote électronique ainsi que le déroulement des différentes opérations.
Elle comprendra des représentants de la direction, des représentants du prestataire ainsi que deux représentants par organisation syndicale représentative au niveau de l’EFS.
Le prestataire assure la formation des différents acteurs telle que définie par l’accord.
Durant le scrutin, un interlocuteur dédié du prestataire se tient à la disposition des représentants de la direction et des membres des bureaux de vote.


Dispositifs de secours

En cas de panne d’un des systèmes, un dispositif de secours prend le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

Le prestataire indiquera dans sa réponse les mesures techniques, organisationnelles, procédurales qu’il s’engage à prendre pour assurer la continuité d’activité du système ou, en cas de sinistre la reprise d’activité conformément aux exigences définies dans la procédure de marché publique associée. 

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis de la cellule d’assistance technique nationale, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et, notamment, pour décider la suspension des opérations de vote.

Autres prestations à fournir

Préparation de l’élection

Constitution du « fichier électeurs »
Les listes électorales sont constituées par l’EFS. Elles comportent les informations nominatives des électeurs ayant la possibilité de participer à l’élection. Elles sont établies par l’EFS, par établissement, par collège et par élection.

Le « fichier électeurs » transmis au prestataire, contient pour chaque électeur :
La civilité ;
Les nom et prénom ;
La date de naissance ;
Le site de rattachement de vote ;
Le collège ;
Les coordonnées (adresse du domicile) ;
Les demandes de vote par correspondance ;
L’adresse électronique professionnelle ;
Le département de naissance. 



Objet du « fichier électeurs »
Le « fichier électeurs » est transmis au prestataire aux seules fins suivantes :
Éditer les listes électorales ;
Permettre l’attribution et l’envoi de codes d’accès au système de vote électronique pour chaque électeur autorisé ;
Permettre l’envoi du matériel de vote par correspondance aux électeurs qui en ont fait la demande et l’attribution des codes-barres, 
Contrôler les accès au système de vote électronique ;
Enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l’unicité du vote pour chaque électeur ;
Envoyer un récépissé de vote électronique, sur demande, aux électeurs ; 
Procéder au rejet des doublons afin d’assurer l’unicité du vote ;
Enregistrer les émargements des votes par correspondance ;
Éditer les listes d’émargement consolidées.

Transmission du « fichier électeurs »
Le prestataire doit être en mesure de proposer un processus sécurisé d’échanges des informations et des données concernant le « fichier électeurs ». 
Le prestataire propose, par exemple, un accès FTP sécurisé (File Transfer Protocol : protocole de communication dédié aux échanges informatiques de fichiers sur Internet) sur son infrastructure informatique, afin de permettre les échanges sécurisés de fichiers entre l’EFS et le prestataire.

Confidentialité du « fichier électeurs »
Le prestataire s’engage à conserver, de manière confidentielle, toutes les informations et les données qui lui sont transmises dans le « fichier électeurs » pour les besoins de gestion du vote électronique et du vote par correspondance. Il met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations de ce fichier sur ses propres systèmes et de limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote électronique.
A l’issue de l’opération de vote électronique, le prestataire s’engage à détruire le « fichier électeurs » et à ne conserver aucune donnée. Cette destruction fera l’objet d’un procès-verbal de destruction remis à l’EFS. 





Fourniture des codes d’accès au système de vote électronique
A partir des informations du « fichier électeurs », le prestataire assure la création et la fourniture des codes d’accès au vote électronique à chaque électeur, selon les prescriptions indiquées dans le chapitre suivant de ce document. 
Le prestataire propose des procédures de génération et de transmission des codes d’accès aux électeurs, permettant de conserver le caractère confidentiel du code secret durant toutes les étapes.

Composition des codes d’accès au système de vote électronique
Chaque électeur reçoit un couple de codes composé :
D’un code identifiant unique d’accès qui permet, outre le contrôle d’accès, la tenue des listes d’émargements électroniques, garantes de l’unicité des votes ;
D’un code secret alphanumérique qu’il est seul à connaître.
Les codes identifiants et les codes secrets individuels sont attribués selon un mode aléatoire par le prestataire. Les codes d’accès seront adressés en amont du premier et en amont du second tour, le cas échéant.
Afin de permettre un contrôle et une sécurité supplémentaire (code défi), le système demande à l’électeur les quatre premiers chiffres de sa date de naissance et le numéro (deux premiers chiffres) ou lettres de son département de naissance avant de permettre l’accès au vote.


Envoi des moyens d’authentification
Le prestataire prend en charge la transmission aux électeurs des codes d’accès au vote électronique :  Le code d’accès sera envoyé par courrier prioritaire et le mot de passe par email afin de respecter le double canal préconisé par la délibération n°2019-053.

Pour le vote par correspondance ou pour le vote électronique : en cas de perte ou de non réception des codes, l’électeur peut à tout moment faire une demande via le site de vote ou via l’assistance téléphonique pour recevoir ses codes pendant le scrutin. Ses codes sont transmis par email et par SMS (afin de respecter le double canal préconisé par la délibération n°2019-053).

Pour s’identifier, l’électeur doit indiquer les éléments suivants :
Son nom et son prénom ; 
Sa date de naissance ;
Le code postal de son domicile à la date d’arrêté des listes électorales ; 
Le code défi : Les quatre premiers chiffres de sa date de naissance et les deux premiers chiffres ou lettres du département de naissance. 

Cette demande peut intervenir au plus tard 30 minutes avant la fin du scrutin, permettant ainsi à l’électeur de disposer du temps matériel pour procéder au vote. 

Fourniture des codes-barres pour le vote par correspondance 
A partir des informations du « fichier électeurs », le prestataire assure l’attribution et la fourniture des codes-barres permettant la lecture optique de l'identifiant de l’électeur, selon les prescriptions définies dans le protocole d’accord préélectoral. 
Le prestataire propose des procédures d’attribution de codes-barres aux électeurs garantissant le respect du secret du vote, ne permettant pas de faire un lien entre le bulletin de vote et l’électeur.

Envoi du matériel de vote par correspondance
Le prestataire prend en charge la transmission du matériel de vote par correspondance, par courrier prioritaire au domicile de chaque électeur concerné ayant fait la demande expresse auprès de la DRH de son ETS dans le délai défini par le protocole d’accord préélectoral. 
Le prestataire s’engage à utiliser, pour l’édition des planches de bulletins de vote, un papier avec un grammage suffisant afin d’assurer un dépouillement automatisé dans de bonnes conditions. 
Le matériel de vote électronique leur sera également transmis. Ces électeurs conservent le choix de pouvoir recourir au vote électronique ou au vote par correspondance.

Contrôle des listes électorales électroniques
Afin de permettre une vérification par l’EFS, les représentants du personnel, les membres des bureaux de vote, et les personnels, le prestataire fournit à l’EFS, à l’issue de la génération et de la fourniture des codes d’accès, les listes électorales permettant de vérifier que tous les électeurs ont bien été pris en compte lors de l’attribution des codes d’accès au vote électronique.
La forme, le contenu et le support de ces listes électorales sont définis d’un commun accord durant la phase de préparation des élections.

Transmission du « fichier candidats »
Les listes des candidats sont transmises par la Direction des Ressources Humaines de l’EFS au prestataire en vue de paramétrer le système de vote électronique et de présenter celles-ci aux électeurs, au moment du vote.
Les listes de candidats peuvent être constituées par les organisations syndicales au sein de l’EFS ou par des candidats non affiliés conformément aux règles légales, rappelées dans le protocole d’accord préélectoral.
Les listes de candidats mentionnent notamment :
L’élection concernée (CSE titulaires ou suppléants de l’ETS considéré) ;
L’appartenance syndicale le cas échéant ;
Les nom et prénom de chaque candidat ;
L’ordre de présentation des candidats dans les listes ;
L’emploi repère ;
Le site de rattachement.

Mise à jour des listes de candidats dans le système de vote électronique
Le prestataire propose un format de fichier numérique spécifique pour la constitution des listes de candidats, afin de faciliter les mises à jour du système de vote électronique.
De même, le prestataire devra proposer à la Direction des Ressources Humaines de l’EFS un système de mise à jour « en ligne » via le web pour la saisie et les modifications de listes de candidats jusqu’à la fin de la période de dépôt des listes.  

Transmission des professions de foi
Les professions de foi sont communiquées au prestataire qui les met en ligne et les adresse aux électeurs, dans les conditions définies dans le protocole d’accord préélectoral. 

Contrôles de conformité des listes de candidats
Le prestataire propose une procédure de test du vote électronique permettant à l’EFS, aux représentants du personnel et aux membres des bureaux de vote de vérifier l’exactitude des listes de candidats soumises au choix des électeurs.
Cette procédure de test est réalisée lors de la phase de formation des bureaux de vote pour permettre à la fois une revue d’ensemble de toutes les listes et de prendre en compte les modifications éventuelles en cas d’erreur de retranscription.


Phase de test et de recette du système de vote électronique

Objectifs
Une fois le paramétrage réalisé, le prestataire organise un vote test en présence des représentants des bureaux de vote.
Le test est effectué dans les conditions du réel. La procédure de vote est entièrement déroulée jusqu’au calcul des résultats. Elle passe en revue tous les cas de figure pouvant être rencontrés lors du scrutin.
L’objectif est de permettre aux membres des bureaux de vote d’appréhender le fonctionnement global de la solution.
A l’issue du test, le prestataire communique trois clés de déchiffrement qui sont remises au (à la) Président(e) et aux deux assesseurs. 
Durant la période de vote, tous les suffrages exprimés par les personnels sont chiffrés dès leur expression et restent chiffrés sans interruption jusqu’au dépouillement. Ce mécanisme garantit l’impossibilité de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des détenteurs des clés de déchiffrement le jour du dépouillement.

Étapes de recette 
Les étapes de recette sont les suivantes :
Réalisation de plusieurs votes ;
Déroulement du dépouillement des urnes électroniques et édition des résultats ;
Contrôles de la conformité des résultats obtenus ;
Validation du dispositif de vote ;
Scellement de l’application de vote électronique la veille du scrutin.


Prestation de conseil et d’assistance de la DRH

Le prestataire doit être en mesure de conseiller la Direction des Ressources Humaines dans la mise en œuvre du système de vote électronique et d’assister celle-ci, notamment pour les tâches suivantes :
L’inscription au registre de traitement de l‘EFS ;
La rédaction du protocole d’accord préélectoral intégrant les modalités du vote électronique
La rédaction des documents de présentation du système de vote électronique aux représentants du personnel et aux électeurs ;
La présentation du système aux organisations syndicales participant à la négociation du protocole d’accord préélectoral.


Résultats bruts
Les résultats bruts comportent les compteurs de voix, par collège, par liste, par candidat. Ils sont consultables « en ligne » dès la fermeture de l’élection et le dépouillement des urnes électroniques.
Seuls les membres des bureaux de vote et la cellule d’assistance technique nationale auront accès à ces résultats « en ligne ».

Résultats élaborés
Les résultats élaborés indiquent l’attribution des sièges aux candidats et le détail des calculs afférents.
Le prestataire propose ces éléments afin de permettre aux membres des bureaux de vote de proclamer les résultats de l’élection.
Le prestataire met à la disposition des bureaux de vote et de la direction de l’EFS les procès-verbaux modèle CERFA pré-remplis au format pdf.


Gestion informatique et technique du système de vote électronique

Disponibilité du système de vote électronique
Le prestataire assure la mise en ligne du système de vote électronique durant la période correspondant à la préparation et à l’ouverture du vote.
Durant cette période, le système sera disponible 24h/24.
Le prestataire met en œuvre les moyens d’assurer un service continu sans rupture.

Accusé de réception du vote
L’électeur dispose de la possibilité de recevoir, sur l’adresse mail qu’il aura renseignée, un accusé de réception du vote attestant de la prise en compte de son suffrage par le système de vote.
Cette possibilité lui est offerte à l’issue du vote mais aussi ultérieurement, en se reconnectant à l’application.
Il mentionne la date et l’heure d’émission de chaque suffrage.
Cet « accusé de réception » comporte aussi une marque d’authentification interdisant une édition frauduleuse.

Conservation des données
Le prestataire conserve, jusqu'à l'expiration du délai de recours légal et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.
A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports et en informe l’EFS par mail qui en informe les Organisations syndicales intéressées. 
Prestataire

Références

Le prestataire fournira des informations permettant d’évaluer son savoir-faire en ce qui concerne les opérations électorales. Il devra fournir des références équivalentes en termes de volumétrie du nombre de votants potentiels et de performances et être capable d’organiser, sur simple demande, un contact avec les références citées.
Le prestataire doit s’engager à assurer en permanence, pour ce qui est de ses prestations, l’anonymat du vote, l’unicité du vote, la liberté de choix des électeurs, l’intégrité du vote, le secret du vote et la sincérité du scrutin.
De façon générale le prestataire doit s’engager à assurer et garantir la sincérité du scrutin et à en permettre le contrôle effectif par le Juge de l’élection.


Coordination, suivi de l’opération et garanties

Le prestataire indiquera les correspondants désignés par son entreprise pour le suivi de l’opération et communiquera leurs curriculum-vitae attestant leur expérience en conduite d’opérations électorales et les références s’y rattachant.
Le prestataire indiquera le recours éventuel à des sous-traitants, il détaillera les opérations confiées à la sous-traitance.
Le prestataire indiquera le (ou les) site(s) de production du matériel de vote et la localisation des serveurs du système de vote électronique sur le territoire national ; ceux-ci devront être accessibles sur simple demande pour une visite.
Le prestataire devra disposer d’un site de production de secours disposant des mêmes capacités de traitement que son site de production principal et capable de reprendre l’exploitation du site principal en cas de défaillance de ce dernier.
Le prestataire doit être propriétaire de ses accès réseaux, de ses serveurs et de sa technologie de vote électronique, il doit être ainsi capable, le cas échéant, d’apporter toute modification nécessaire à son code-source pour répondre aux besoins du marché et disposer de sa propre équipe de développement. En cas de recours contentieux, le prestataire doit être capable de répondre à toute demande d’expertise judiciaire à la demande du juge électoral et d’apporter toute preuve du respect de la technologie proposée aux principes électoraux précités.
Le prestataire devra certifier, sous sa responsabilité exclusive, que le système qu’il a développé pour les opérations électorales ainsi que les procédés qu’il met en œuvre pour réaliser ces opérations sont de nature à assurer, à tout moment, le respect des principes électoraux.
Le prestataire pourra attester avoir réalisé et fait réaliser par des personnes qualifiées et indépendantes les tests nécessaires, notamment que :
Le système a fait l’objet d’un audit détaillé, incluant notamment les questions de sécurité, destiné à s’assurer du respect des principes électoraux ;
Le système ne contient aucune fonction espion ;
Le système a fait l’objet d’une recette fonctionnelle et technique interne dont les résultats ont été positifs au regard du respect des principes électoraux. 
Tout contentieux relatif aux opérations électorales déjà effectuées par le prestataire devra être référencé et fourni sur simple demande. Si un quelconque contentieux électoral impliquant la technologie du prestataire est en cours, celui-ci devra en faire état ainsi que des conclusions qu’il a pu apporter.

Assistance 

Aux électeurs
Pendant la phase de vote par internet et par correspondance, au minimum de 9h00 à 18h00 du lundi au vendredi, une assistance téléphonique (accessible également depuis les DOM dont la Guyane) sera mise en place par le prestataire pour :
Répondre aux problèmes rencontrés par les électeurs sur l’utilisation du système de vote (de connexion, de compréhension du système…) ou sur les modalités du vote par correspondance ;
Envoyer des demandes de réédition des codes perdus ou non-reçus. Le renvoi des codes est possible à tout moment par une demande via le site de vote ou via l’assistance téléphonique. Les codes sont transmis par email et par SMS (afin de respecter le double canal préconisé par la délibération n°2019-053).



Au sein de la cellule d’assistance technique nationale
Pendant toute la durée de l'opération, le prestataire veillera au bon déroulement des opérations de vote, il assurera l'assistance également pour :
L’information et le traitement de tout incident touchant au vote ou au fonctionnement du système ;
Les problèmes liés à l'utilisation des codes des administrateurs ;
L’assistance à l’édition des résultats, des procès-verbaux et de la liste d'émargement.


Documentation

Le prestataire fournira :
Une documentation sur les systèmes de vote ;
Une documentation sur le système de dépouillement ;
Une documentation sur le système d'administration pour le renvoi des codes d’authentification pour le vote électronique.
Le prestataire fournira un rapport complet sur les incidents survenus pendant les opérations de vote. Ce rapport est transmis à la cellule d’assistance technique. 
Le prestataire fournira les éléments collectés et enregistrés par la hotline indiquant le nombre d’appels, le type d’appel, le nom des électeurs ayant demandé une réédition de leurs codes.