Entre : 

La Caf de l’Isère,  
Représentée par …, Directrice

Et : 

Les organisations syndicales : 
CFE-CGC, représentée par …, Déléguée syndicale
CGT, représentée par …, Délégué syndical, 
FO, représentée par …, Déléguée syndicale


IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT :

PREAMBULE

Cadre de la mise en place du vote électronique

Les mandats des membres du Comité Social et Economique de la Caf de l’Isère expirant en fin d’année 2023, il convient de procéder au renouvellement de l’instance concernée par le biais d’élections professionnelles. 

Dans le cadre de l’organisation de ces dernières, les parties conviennent de mettre en place le vote électronique, cette possibilité étant prévue par les articles L2314-26 et R2314-5 du code du travail.

En effet, le recours à cette modalité de vote a pour ambition de simplifier le processus électoral et d’augmenter le taux de participation en permettant à tout électeur de voter de n’importe quel endroit et à tout moment au cours de la période d’ouverture du scrutin.

Le vote électronique permettra notamment :
De sécuriser l’organisation du processus électoral, 
De simplifier et de faciliter le vote pour l’ensemble des salariés et, notamment, les salariés en mission, en déplacement ou à temps partiel,
D’obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes, sous le contrôle du bureau de vote,
D’éviter les erreurs de distribution des bulletins de vote et de pallier les aléas postaux,
D’inscrire le processus électoral dans une démarche de développement durable.

Respect des principes généraux du droit électoral
Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter notamment les principes suivants :
La sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique,
L’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,
La confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure.


ARTICLE 1 :  MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS



Négociation d’un protocole d’accord préélectoral
Dans le cadre des élections 2023 de la délégation du personnel au Comité Social et Économique de la Caf de l’Isère, les syndicats et la Direction engageront une négociation en vue de la conclusion d’un protocole d’accord préélectoral définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges.

Le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent protocole d’accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’entreprise.


Vote exclusivement par internet

Les élections de la délégation du personnel au Comité Social et Économique de la Caf de l’Isère se tiendront par vote électronique exclusivement, par internet, et ce, pour tous les électeurs.

Les salariés pourront voter à partir de n’importe quel support possédant Internet (ex : ordinateur, tablette, smartphone).

Pendant la période ouvrée du scrutin, sur tous les sites, des micros ordinateurs avec une connexion au site sécurisé du prestataire seront mis à disposition par l’entreprise, pour les salariés qui le souhaitent, sur leur site de travail et dans un lieu préservant la confidentialité. 

Par ailleurs, les salariés absents pendant toute la durée du scrutin auront la possibilité, s’ils le souhaitent et en dehors de toute interdiction médicale, de se rendre sur le site de la Caf le plus proche de leur domicile pour voter sur les ordinateurs prévus à cet effet.

L’électeur pourra, s’il le souhaite, se connecter à tout moment pendant son temps de travail, grâce à ses identifiants, pour consulter les professions de foi, les candidatures et soumettre son vote.


Recours à un prestataire extérieur
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, il sera fait appel à un prestataire extérieur spécialisé dont l'expertise a été reconnue par un cabinet indépendant. 

La Caf de l’Isère mettra en concurrence les titulaires du marché national.

Le prestataire retenu assurera la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les dispositions légales et réglementaires applicables ainsi que les exigences de la CNIL en vigueur.

Les coordonnées du prestataire seront précisées dans le Protocole d’accord préélectoral. Ce dernier comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

Cahier des charges
Conformément aux dispositions légales en vigueur, la mise en place du système de vote électronique confiée à un prestataire choisi par l’employeur s’établit sur la base d’un cahier des charges respectant les dispositions des articles R2314-6 et suivants du code du travail.

Le Cahier des clauses techniques particulières (CCTP) établi au niveau de l’UCANSS, dans le cadre d’un marché national, prévoit différentes prestations générales, la direction étant libre de retenir les prestations de son choix.

Le cahier des charges détaillé sera tenu à la disposition des salariés et des organisations syndicales sur le lieu de travail et sera mis sur l’intranet. Il respectera notamment les prescriptions et principes énoncés dans le préambule du présent protocole au chapitre « Respect des principes généraux du droit électoral ».

Le prestataire retenu devra respecter le CCTP, lequel reprend notamment les principes du présent accord.


Garantie de confidentialité, de sincérité du vote et de stockage des données durant le scrutin

Conformément à l’article R2314-6, al. 2 et aux articles suivants du code du travail, le système retenu devra permettre d’assurer la confidentialité des données transmises, s’agissant notamment des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales et l'expression du vote des électeurs seront séparées. Le vote émis par l'électeur sera crypté et stocké dans une urne électronique dédiée, sans aucun lien avec le fichier des électeurs.
Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers. 

Le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. 

Le système de vote électronique retenu devra faire apparaître clairement à l'écran le choix de l'électeur, qui devra disposer de la possibilité de le modifier avant validation.

La transmission du vote et l'émargement devront faire l'objet d'un accusé de réception que l'électeur pourra conserver.

Conservation des fichiers après le scrutin
Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés sous scellés jusqu’à l’épuisement des délais de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision de justice devenue définitive.  

À l’expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits par le prestataire et le prestataire remettra un procès-verbal de destruction à la Direction. La Direction communiquera dans les plus brefs délais ce procès-verbal de destruction aux organisations syndicales.

Expertise et formalités déclaratives auprès de la CNIL
Conformément à l’article R2314-9 du code du travail, le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, devra avoir été soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions légales. 

Cette expertise est destinée à vérifier le respect des prescriptions réglementaires susvisées et à conclure à la conformité de la solution de vote électronique avec les recommandations de la CNIL relatives à la sécurité des systèmes de vote électronique (délibération n°2019-053 du 25 avril 2019).

Le prestataire devra fournir le rapport et l’attestation d’expertise à la Direction qui le transmettra dans les plus brefs délais aux organisations syndicales.

Les organisations syndicales représentatives incluses dans le périmètre du présent accord seront tenues informées de l’accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la CNIL (Commission nationale de l'informatique et des libertés), par la Direction.

Données communiquées par l’employeur au prestataire

Fichiers électeurs et listes électorales
A des fins de préparation de l'élection, la Direction établira un fichier des électeurs, établi à partir des listes électorales et d’extractions des fichiers de gestion de l’entreprise, lequel comprendra les éléments nécessaires à l’organisation du vote électronique (ex : adresse postale des salariés pour l’envoi des identifiants) et sera transmis au prestataire par la Direction de façon sécurisée.
Le fichier des électeurs a, en effet, pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification pour voter, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote, et d'éditer les listes d'émargement.
Les listes électorales qui seront communiquées aux salariés lors des élections comporteront les données suivantes : n° de matricule, noms, prénoms, date d’entrée dans l’entreprise, âge, collège d’appartenance, site d’appartenance.

Listes des candidats, bulletins de vote et professions de foi

Les listes des candidats et les professions de foi, établies en respect des caractéristiques définies dans le protocole d’accord préélectoral seront transmises à la Direction, qui les transmettra en l’état, au prestataire.

Les listes de candidats qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d’accord préélectoral relatif à ces élections, ainsi que les logos et les professions de foi sont adressés au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique à la date prévue par le protocole d’accord préélectoral.

Le prestataire devra assurer la programmation des pages web sur le serveur de vote, et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote et ce, après avoir procédé à l’intégration dans le dispositif du vote électronique des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.

Afin de garantir l’égalité de traitement entre les listes des candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisés soient identiques pour toutes les listes.

Communication et formation
Conformément à l’article R2314-12 du code du travail, chaque salarié disposera d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. Elle sera également mise en ligne sur le site intranet de l’entreprise afin que les salariés puissent y avoir accès à tout moment jusqu’à la fin des opérations de vote.

Par ailleurs, les représentants du personnel, les délégués syndicaux, les membres des bureaux de vote, les représentants des candidats et les représentants de la Direction dédiés à l’opération bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique par le prestataire retenu. 

Les modalités (ex : période, date de formation) seront vues avec le prestataire retenu. La Direction communiquera ces éléments aux organisations syndicales dès transmission par le prestataire retenu.

ARTICLE 2 : DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE


Lieux et durée du scrutin
Afin d’assurer un taux de participation optimal, la Caf de l’Isère retient, tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, la tenue des élections sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment sur leur temps de travail, s’ils le souhaitent, de façon confidentielle et anonyme pendant l'ouverture des scrutins, de n'importe quel terminal Internet (de leur lieu de travail, de leur domicile ou tout autre lieu de leur choix) en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.
Le temps passé par les électeurs à voter n'entraînera aucune réduction de salaire.

Modalités d’accès au serveur de vote et déroulement du vote

Appel au vote par la Direction
Lors de l’ouverture du scrutin, un courriel sera adressé par la Direction à l’ensemble des électeurs sur leur adresse professionnelle pour les inciter à voter.

En cas d’absence (pour accident, maladie, maternité), un courriel sera adressé sur les adresses personnelles dès lors qu’elles ont été communiquées au service ressources humaines, ou, à défaut, par courrier.

Au cours de la période de scrutin, un courriel de relance sera adressé afin d’augmenter le taux de participation.


Accès et authentification
Chaque électeur recevra de la part du prestataire, avant le premier tour des élections :
L’adresse du serveur de vote ;
Des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe générés de manière aléatoire par le prestataire ;
La date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.

Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et des exigences de la CNIL en vigueur.

Seul le prestataire aura connaissance de l’identifiant et du mot de passe.

En cas de perte ou de non-réception des codes d’accès personnels, de nouveaux codes seront adressés par le prestataire soit à une adresse mail, soit par SMS, soit par voie postale, soit par le biais d’un lien mis à disposition, selon le prestataire retenu.

L’authentification de l’électeur sera assurée par un serveur dédié.

Conformément aux exigences de la CNIL applicables, l’électeur devra renseigner une donnée non-triviale. Cette information personnelle, préalablement communiquée par la Direction au prestataire lors de la constitution des listes ; permettra à l’électeur d’obtenir les informations qui lui seront nécessaires pour voter. Toute personne non reconnue n'aura pas accès aux pages du serveur de vote.

Une fois connecté, l'électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et pour les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix. 
La confirmation du vote vaut signature de la liste d’émargement dès réception du vote dans l’urne électronique.



Consultation des listes d’émargement
Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et ce, à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Toutefois, aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.

Taux de participation
Au cours du scrutin, le taux de participation à l’élection sera régulièrement communiqué aux organisations syndicales et aux membres des bureaux de vote.

Cellule d’assistance technique 
Une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire et deux représentants de l’employeur en charge de l’organisation des élections sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Elle aura notamment pour mission, en présence des représentants des listes de candidats et des membres du bureau de vote, de :
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système sera scellé.
Contrôler, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Les tests précités seront effectués par le prestataire sous le contrôle des autres membres de la cellule.

Ladite cellule comportera également une assistance technique spécifique pouvant être contactée pour toute demande d’aide au vote ou à l’usage d’une fonctionnalité sur la plateforme. Cette assistance sera assurée par le prestataire.

L’ensemble des incidents relayés auprès de la plateforme d’assistance mise en place par le prestataire devra être communiqué quotidiennement aux membres de ladite cellule.

Les incidents internes (tels que des problèmes de connexion) seront recensés de façon exhaustive.
Un bilan global sera restitué aux organisations syndicales.

Opérations de dépouillement 
À l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne électronique, les listes d’émargement et les serveurs informatiques seront figés scellés automatiquement.
Le dépouillement sera assuré à la clôture des opérations de vote, en public, par les membres du bureau de vote.
Le mode électronique permet d’obtenir les résultats de manière quasi instantanée.
Le dépouillement sera opéré par l'activation conjointe d'au moins deux clés de chiffrement différentes par les membres du bureau de vote.
Les membres du bureau de vote éditeront les procès-verbaux et proclameront les résultats.

Le descriptif détaillé du déroulement des opérations électorales est régi par le protocole d’accord préélectoral.

ARTICLE 3 : DUREE ET ENTREE EN VIGUEUR


Le présent protocole d’accord est conclu pour une durée déterminée. Il s’applique aux élections professionnelles des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique de 2023 et cessera donc immédiatement de produire tout effet dès que lesdites élections seront réalisées et définitives (c’est à dire après épuisement, le cas échéant des délais et voies de recours).
Il pourra être révisé conformément aux dispositions légales.

Il entre en vigueur sous réserve de l’agrément ministériel prévu par les articles L. 123-1 et L. 123-2 du Code de la Sécurité Sociale. 

Fait à Grenoble, le 11/05/2023


La Directrice				Les organisations syndicales : 			
…					CFE-CGC,
Représentée par …




					CGT, 
					Représentée par …




					FO, 
					Représentée par …