SOMMAIRE











Entre la société Instant System, SAS dont le siège social se trouve au 240 rue Evariste Galois 06410 Biot, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de sou le N° 79763639600047, représentée par XX en sa qualité de directeur d’une part,

et,

le CSE représenté par XX et XX, conjointement désignées les « Parties ».

Il est convenu ce qui suit :



Préambule

Durant une grande partie des années 2020 et 2021, la situation sanitaire exceptionnelle que nous avons rencontrée lors de la pandémie mondiale COVID19, a permis de faire un test grandeur nature d'un nouveau mode d'organisation du travail chez INSTANT SYSTEM via la mise en place du télétravail. Cette crise sanitaire a fait du télétravail l'équivalent d'une norme pour la majorité des équipes d’INSTANT SYSTEM.

Dans ce contexte, les équipes ont pu expérimenter et acquérir une expérience du télétravail et l'entreprise a su faire évoluer ses outils liés aux technologies de l'information et de la communication afin de favoriser les conditions de collaboration durant cette période.

Forte de cette expérience et consciente du besoin de faire évoluer les modes de travail, l'entreprise souhaite aujourd'hui définir par le biais de la négociation, les conditions dans lesquelles le télétravail s'exerce et s'exercera à l'issue de la crise sanitaire.

Ainsi, INSTANT SYSTEM souhaite moderniser son organisation du travail en inscrivant le télétravail au cœur des actions de l’Entreprise en faveur de l'amélioration de la qualité de vie au travail et de la santé des collaborateurs, tout en maintenant le lien social avec l'entreprise.

Enfin, il est à préciser que le télétravail constitue un atout pour renforcer l'attractivité de
l’Entreprise, de ses emplois et la fidélisation de ses collaborateurs.

Cette expérience a permis d'identifier des atouts mais également des contraintes à ce mode d'organisation du travail et nous permet aujourd'hui, tout en s'appuyant sur l'Accord National Interprofessionnel (ANI) du 26 novembre 2020 pour une mise en œuvre réussie du télétravail, d'engager des discussions avec le CSE pour permettre et encadrer la pratique du télétravail au sein de l’Entreprise.

Le présent accord fixe les conditions et les modalités de mise en œuvre du télétravail au sein de l'Entreprise tout en préservant tant l'intérêt de l'Entreprise, eu égard aux contraintes organisationnelles, managériales et techniques liées à son activité, que les droits des collaborateurs. Pour autant, les parties conviennent que le droit à recourir au télétravail est aussi assorti de devoirs et que des règles doivent être établies afin qu'il offre la souplesse nécessaire au bon fonctionnement des services.

Le CSE et la direction se sont réunis afin de trouver un accord, le 23 juin 2022.

Ceci ayant été précisé, il a été convenu ce qui suit :

Télétravail

Définition du télétravail

Conformément à l'article L.1222-9 du Code du travail, « le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un collaborateur hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication ».

Ainsi, le télétravail s'entend comme un mode particulier d'organisation du travail, alternant des périodes d'activité au sein des locaux de l'entreprise et en dehors des locaux de l'entreprise.

Le télétravail défini dans le cadre du présent accord doit également être distingué de la situation des collaborateurs bénéficiant, du fait de leur état de santé, d'une décision médicale préconisant un aménagement en tout ou partie en télétravail de leur poste de travail.

Le télétravail peut s'effectuer de manière régulière, occasionnelle ou exceptionnelle :
Le télétravail dit « régulier » basé sur le volontariat se caractérise par un nombre prédéterminé de journées effectuées de manière régulière sur plusieurs mois ;
Le télétravail dit « occasionnel » est effectué à la demande du collaborateur, sous réserve de l'accord du manager et validé par la Direction des Ressources Humaines, de manière ponctuelle, sans régularité dans le temps, et est mis en œuvre à l'occasion d'évènements particuliers, pour raisons médicales, en cas d'épisode de pollution ou pour une raison inhérente à sa vie personnelle.
Le télétravail dit « exceptionnel » est mis en œuvre dans le cadre du Plan de Continuité de l'Activité, et est considéré, conformément à l'article L.1222-11 du Code du travail, comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de l'entreprise et garantir la protection des collaborateurs.


 Lieu de travail

Définition du lieu de travail

Le télétravail peut être effectué en différents lieux :
au lieu de résidence habituel et principal (domicile) en France métropolitaine qui a été déclaré par le collaborateur à l'entreprise ;
depuis tout autre lieu privé approprié. 

Par principe, le lieu de travail est le lieu de résidence habituel et principal du collaborateur tel que déclaré, à la Direction des Ressources Humaines, dans le SIRH (PAYFIT). Il est rappelé que tout changement de lieu de résidence principale devra obligatoirement être déclaré à la Direction des Ressources Humaines dans les plus brefs délais.
Toutefois, par exception, si le collaborateur optait temporairement pour un autre lieu privé que le lieu de résidence habituel et principal déclaré pour exercer le télétravail, il devra au préalable en informer son manager et la Direction des Ressources Humaines et être en mesure de revenir au sein du site de rattachement de l'entreprise sans que la distance ne puisse être évoquée comme empêchant ce retour.

En tout état de cause, le lieu choisi doit permettre l'exécution de la tâche de travail dans des conditions optimales afin d'exercer une activité professionnelle opérante, sous réserve que le collaborateur prenne toutes les dispositions pour assurer sa sécurité ainsi que celle des données qu'il est amené à traiter (respect des obligations liées à la confidentialité).






Lieux de travail exclus

Le télétravail désigné dans le présent accord s'applique en France métropolitaine et ne permet pas au collaborateur de télé-travailler à l'étranger ou dans les DROM, hors dérogation pour du télétravail “occasionnel” validée par la direction.


Conditions d'éligibilité et périmètre

Caractère volontaire du télétravail : principe du double volontariat

Il est rappelé que le télétravail revêt un caractère volontaire, tant pour le collaborateur que pour l'employeur. Le télétravail ne peut donc être mis en place que d'un commun accord entre le collaborateur et l'employeur. Il n'est ni un droit, ni une obligation.

Conditions d'éligibilité et de compatibilité au télétravail

Collaborateurs éligibles

Le dispositif de télétravail est ouvert à l'ensemble des collaborateurs d’INSTANT SYSTEM et dont les activités peuvent être exercées à distance sans entraver le bon fonctionnement de l'entreprise, les relations commerciales et le niveau de service attendu.

À ce titre, les collaborateurs éligibles ne doivent pas perturber par leur absence le bon fonctionnement de leur équipe de rattachement et ne pas nécessiter un soutien managérial rapproché.
De plus, les collaborateurs éligibles doivent disposer des capacités nécessaires pour exercer leur activité de façon autonome, dans les objectifs et délais fixés.
Le collaborateur doit notamment disposer :
D'une bonne maîtrise des applications informatiques indispensables à l'activité ;
D'une bonne connaissance des processus et des règles applicables au sein de l'activité et plus généralement dans l'entreprise ;
De l'habitude et d'une capacité préalablement démontrée à travailler de manière collective, à s'organiser et à reporter, de manière à maintenir les échanges entre les collaborateurs en télétravail et le reste de l'équipe. Le télétravail étant un mode d'organisation de l'activité professionnelle plein et entier au sein d’INSTANT SYSTEM, le type de contrat de travail ne peut pas être un élément qui viendrait rendre, par principe, inéligible certains collaborateurs à ce dispositif.
Sont éligibles au télétravail :
Les collaborateurs de l’entreprise en contrat à durée indéterminée (CDI) ; 
Les collaborateurs de l’entreprise en contrat à durée déterminée (CDD) ;
Les freelances et les collaborateurs mis à disposition par des entreprises de travail temporaire dès lors que le/ les contrat(s) de mise à disposition le prévoit ;
Les collaborateurs en contrat d'alternance (apprentissage et professionnalisation) sous réserve d'un maintien du tutorat dans des conditions appropriées et que les tâches confiées n'entraînent pas de risque opérationnel ;
Les stagiaires, sous réserve d'un stage d'une durée minimale de 6 mois, du maintien du tutorat dans des conditions appropriées et que les tâches confiées n'entraînent pas de risque opérationnel.

Une attention particulière doit être portée aux conditions d'intégration des collaborateurs, qu'ils soient permanents ou non, dans leur communauté de travail en s'attachant à ce que chaque collaborateur y perçoive son rôle et sa contribution.


Activités et postes éligibles au télétravail

Le poste et les activités du collaborateur doivent être compatibles avec le dispositif de télétravail. L'exercice de l'activité en télétravail du collaborateur souhaitant bénéficier de ce dispositif doit également être compatible avec le fonctionnement de l'équipe auquel il est rattaché ainsi qu'avec le fonctionnement de l'activité du service.

Éligibilité technique : moyens matériels et assurance

Le télétravail est autorisé depuis le domicile du collaborateur ou tout autre lieu privé, sous réserve que les conditions prévues par le présent article soient remplies.

Conformité des installations et locaux de travail

Le lieu de télétravail doit obéir aux règles de sécurité, notamment informatiques et électriques.

À ce titre, le collaborateur doit s'assurer que son installation est conforme aux normes de sécurité en vigueur et doit prendre toutes les mesures de sécurité et de protection nécessaires pour éviter l'accès d'un tiers au système informatique.

Ainsi, le collaborateur doit s'assurer qu'il dispose d'un espace de travail lui permettant d'exercer ses fonctions dans des conditions favorables et respectant les principes d'ergonomie au poste de travail.

Enfin, le collaborateur volontaire au télétravail doit accompagner sa demande d'une déclaration attestant sur l'honneur les éléments suivants :
Son environnement de travail est constitué d'une pièce propice, dotée d'un bureau ou d'une table, pouvant être utilisé pour travailler au domicile ;
Son installation électrique est conforme à l'exercice du télétravail.

Moyens techniques nécessaires et équipements fournis par l'entreprise

Le collaborateur doit être muni du matériel nécessaire à l'accomplissement de ses fonctions. Le télétravail est conditionné par l'utilisation et la mise à disposition de la connexion internet personnelle du collaborateur.

Ainsi, au titre du télétravail, INSTANT SYSTEM mettra à disposition :
Un ordinateur portable sécurisé équipé des logiciels nécessaires à l'activité de travail ; 
Des outils de communication adaptés tels qu'une solution de visioconférence (ex : teams, google meet) 
Aucun double équipement ni périphérique supplémentaire ne seront fournis.

Concernant la mise à disposition de la connexion internet personnelle, le collaborateur doit disposer d'une connexion internet stable et performante et d'un réseau téléphonique de qualité suffisante. La notion de performance et de qualité est précisée ci-après. Ainsi, tout collaborateur en télétravail devra pouvoir lancer les différentes applications/logiciels (visio, téléphone) en simultané, assister aux réunions organisées en visioconférence sans qu'aucun problème technique régulier ou de bande passante ne puisse motiver un refus d'utiliser ces outils ou la caméra présente sur l'ordinateur mis à disposition. Il est précisé que les moyens de visioconférence mis à disposition permettent de flouter l'arrière-plan si nécessaire.

Il est précisé que la mise à disposition d'un téléphone portable professionnel n'est pas un critère d'éligibilité au télétravail. En contrepartie, le collaborateur qui n'en bénéficie pas accepte, dans le cadre du télétravail, d'utiliser son téléphone fixe ou portable personnel. Toutefois, l'entreprise précise que des outils de connexion à distance permettant de téléphoner directement via l'ordinateur (ex : SLACK) sont mis à disposition des collaborateurs.

Ainsi, le collaborateur en télétravail doit prendre toutes les mesures de sécurité et de protection nécessaires pour protéger les données qui y sont stockées et éviter l'accès d'un tiers aux systèmes informatiques.

Il est rappelé que les équipements (ainsi que l'ensemble des documents et plus généralement toute l'information) que l'entreprise est amenée à confier au collaborateur pour l'exécution de ses activités en télétravail, demeurent la propriété de l'entreprise.
Le collaborateur s'engage donc à en prendre soin et à les utiliser en conformité avec l’article 8 du règlement intérieur de l'entreprise et la politique sécurité de l'entreprise. Il est rappelé à ce titre, que le matériel confié par l'entreprise est mis à disposition du collaborateur pour un usage professionnel exclusif.

En cas de panne, de mauvais fonctionnement, de détérioration, de perte ou de vol des équipements de travail, le collaborateur en situation de télétravail doit en aviser immédiatement son manager ainsi que la Direction des Ressources Humaines.

En lien avec la Direction, le manager doit prendre les mesures nécessaires selon la criticité de l'incident afin d'assurer la bonne organisation de l'activité.

Enfin, il est précisé que la récurrence de problèmes ou de dysfonctionnements constatés pourra entraîner la perte d'éligibilité au télétravail.


Dysfonctionnement(s) lié(s) à l'équipement professionnel

Si les perturbations constatées ne permettent plus l'exercice du télétravail, le manager pourra demander en priorité le retour sur site dans l'attente de la résolution du dysfonctionnement ne permettant pas le télétravail. Si le collaborateur n'est pas en capacité de revenir sur site, il déclarera une absence dans PAYFIT.

Dysfonctionnement(s) lié(s) à l'installation personnelle

En cas d'incident technique lié à l'équipement ou l'installation personnelle du collaborateur (panne d'électricité, coupure de l'accès internet...), lui empêchant d'effectuer normalement son activité dans le cadre du télétravail, il doit en informer immédiatement son manager.

Le manager doit prendre les mesures nécessaires afin d'assurer la bonne organisation de l'activité. Il pourra demander en priorité le retour sur site dans l'attente de la résolution du dysfonctionnement. Si le collaborateur n'est pas en capacité de revenir sur site, il déclarera une absence dans PAYFIT.

Assurance couvrant les risques liés au télétravail

Le collaborateur doit également veiller à ce que son assurance multirisques habitation garantisse les risques liés à l'usage professionnel de ses locaux, tant s'il travaille de son lieu de résidence habituel et principal ou à titre exceptionnel d'un autre lieu de vie privée respectant les règles de l'article 1.2.

Le télétravailleur s'engage ainsi à informer son assureur du fait qu'il travaille au sein de son domicile avec du matériel appartenant à INSTANT SYSTEM et à remettre à la Direction des Ressources Humaines, une attestation d'assurance multirisques habitation n'excluant pas la possibilité d'exercer une activité en télétravail. Cette attestation devra couvrir la période considérée et être renouvelée le cas échéant ou lors de tout changement.


Synthèse

Ainsi, le lieu l'exercice du télétravail doit se situer en France métropolitaine et doit permettre, de manière cumulative :
de disposer d'une connexion internet stable et performante et d'un réseau téléphonique de qualité suffisante, conditions indispensables à la réalisation du télétravail ;
d’être un lieu privé à usage d'habitation et disposer d'une assurance multirisques habitation ;
de constituer un espace de travail adapté pour travailler et pour assurer la confidentialité.


Télétravail et période d'essai

La montée en compétence lors de la prise de poste nécessite une présence dans les locaux, et exclut le télétravail, hors autorisation écrite du manager.


Cas particuliers

Collaborateurs détachés

Tout en conservant le bénéfice des accords de l'entreprise, les collaborateurs détachés sont soumis à l'organisation du travail de l'entreprise accueillante dans le cadre de leur mission.





Les collaborateurs en situation de handicap

Les collaborateurs en situation de handicap sont éligibles au télétravail dans les conditions prévues par le présent accord. Un aménagement spécifique et, le cas échéant, dérogatoire aux dispositions du présent accord, lié au statut de travailleur handicapé, pourra être envisagé en lien avec la Médecine du travail en fonction des possibilités organisationnelles existantes au sein du service considéré.

Modalités opérationnelles du télétravail dit « régulier »

Procédure de demande de passage en télétravail et modalités de validation de la demande

Comme indiqué au paragraphe 2.1, le télétravail dit « régulier » revêt un caractère volontaire et l'initiative de la demande revient au collaborateur. La demande de passage en télétravail dit « régulier » est néanmoins subordonnée à l'accord du manager ou le cas échéant de la direction, qui apprécie la demande en fonction des conditions d'éligibilité.

Ainsi, le collaborateur souhaitant bénéficier du dispositif de télétravail dit « régulier » doit adresser une demande écrite par mail, à son manager et en copie au service RH, à laquelle est jointe une attestation d’assurance.

Lorsqu'un collaborateur exprime le souhait d'opter pour le télétravail dit « régulier », sa hiérarchie peut donc, après examen lors d'un entretien avec le collaborateur, accepter ou refuser cette demande au regard des critères d'éligibilités. La décision devra s'opérer sous un délai d'un mois calendaire à compter de la transmission de la demande.

Si un désaccord profond devait apparaître entre le collaborateur et le manager, un arbitrage serait effectué par la direction.

En cas d'acceptation, le télétravail dit « régulier » est accepté pour une durée d'une année civile renouvelable tacitement, pendant la durée d'application du présent accord.

En cas de refus, le motif de refus de la demande de télétravail dit « régulier » doit reposer sur des critères objectifs. Le motif de refus de la demande de télétravail dit « régulier » par le collaborateur sera précisé par écrit et conservé dans le dossier collaborateur.

Les principaux motifs de refus peuvent être notamment : 
le non-respect des conditions d'éligibilité (en particulier les contraintes techniques et/ou matérielles rendant impossible l'exercice de l'activité du collaborateur à distance, connexion internet insuffisante, outil informatique non disponible) ;
la nature de l'activité n'étant pas éligible au télétravail en raison de la nécessité d'une présence physique permanente sur site ;
des impératifs de sécurité des données traitées ou des opérations à réaliser ; 
le manque d'autonomie suffisante du collaborateur.

En cas d'évolution de la situation du motif ayant justifié le refus, une nouvelle demande de télétravail régulier pourra être effectuée par le collaborateur conformément à cet article du présent chapitre.

Les phases de mise en place du télétravail

Le développement du télétravail impose que cette pratique soit opérante, durable et réponde aux attentes du plus grand nombre des collaborateurs et d’INSTANT SYSTEM.

Aussi, si des périodes d'adaptation, des situations de suspension ou de réversibilité doivent être prévues, elles doivent être limitées en durée ou en fréquence. Leur mise en œuvre intervient si des situations l'imposent pour l'entreprise, le collectif de travail ou le collaborateur concerné.

Période d'adaptation au télétravail

Le passage en télétravail débute par une période d'adaptation d'une durée de trois mois, pour les collaborateurs nouvellement éligibles au télétravail. Ainsi, les collaborateurs ayant expérimenté le télétravail dans le cadre de la pandémie Covid19 ne sont pas concernés par cette période d'adaptation.

La période d'adaptation a pour objet de permettre à chacune des parties de vérifier l'adéquation du télétravail avec l'exécution du contrat de travail :
Pour le manager, cette période permet de vérifier si le collaborateur dispose des aptitudes personnelles et professionnelles requises pour exercer son activité à distance et si l'absence du collaborateur au sein des locaux de l'entreprise ne perturbe pas le fonctionnement du service ;
Pour le collaborateur, cette période permet de vérifier si le télétravail correspond à ses besoins et ses attentes.

Cette période permet également de vérifier si l'aménagement du poste de travail au sein du lieu de télétravail respecte les recommandations ergonomiques et qu'il n'existe pas de dysfonctionnements, tant pour l'équipement professionnel que pour l'équipement personnel.
Durant cette période, des entretiens pourront avoir lieu entre le collaborateur et le manager à la demande de l'un ou de l'autre afin d'analyser les éventuels ajustements nécessaires à la poursuite du télétravail.

Cette période s'entend comme un travail effectif. Ainsi, toute suspension de l'exécution du contrat, quel qu'en soit le motif, entraîne une prolongation de la période d'adaptation d'une durée équivalente à celle de la suspension.

Durant cette période, chacune des parties peut mettre fin, unilatéralement ou d'un commun accord, à ce mode d'organisation du travail par écrit (mail avec accusé de réception), auprès de la direction, moyennant un délai de prévenance de 15 jours calendaires.

Si l'inadéquation entre ce mode d'organisation du travail et l'activité du collaborateur est constatée et qu'il ait mis fin à la situation de télétravail, le collaborateur retrouvera intégralement son poste de travail au sein des locaux de l'entreprise et reprendra son activité dans les conditions applicables antérieurement à la mise en place du télétravail.

La fin de la situation de télétravail sera motivée et notifiée par un mail adressé au collaborateur et à son manager par la direction.




Modalités de suspension et réversibilité

Pour rappel, la situation de télétravail dit « régulier » ne présente pas un caractère contractuel. Elle ne peut en aucun cas constituer un droit ou un avantage acquis. A ce titre, il peut être mis fin à ce mode d'organisation du travail durant la période d'adaptation.
En dehors de cette période d'adaptation, la situation de télétravail est réversible selon les conditions prévues par le présent accord.


Principe de réversibilité du télétravail

L'accord des parties de passer en télétravail est réversible, tant à l'initiative du collaborateur que du manager. Ainsi, en dehors de la période d'adaptation, ou en dehors du cas où le changement de poste n'est pas compatible avec le maintien du télétravail, le collaborateur ou le manager peut décider de mettre fin au télétravail à tout moment par écrit (mail avec accusé de réception).

Si la demande émane du collaborateur, il pourra exposer à son manager les motifs liés à l'organisation professionnelle motivant sa décision. Celle-ci est sans incidence sur sa situation professionnelle.

Si la demande émane du manager, ce dernier reçoit, en entretien, le collaborateur en télétravail pour lui en exposer les motifs. Il en informe la direction. La décision motivée sera notifiée par écrit au collaborateur.

Ainsi, le collaborateur ou le manager peut mettre fin à l'organisation de l'activité en télétravail en respectant un délai de prévenance de 15 jours calendaires.

Ce délai permet de gérer convenablement le retour du collaborateur sur son site de rattachement. Le délai court à partir de la date de notification émanant de l'une ou l'autre des parties. En cas de force majeure ou de situation exceptionnelle, ce délai pourra être écourté.


Suspension du télétravail (en dehors de la période d'adaptation)

Le collaborateur peut être confronté à des obligations professionnelles qui sont de nature à empêcher de manière temporaire la réalisation de ses missions depuis son domicile et légitimer une suspension temporaire de la situation de télétravail.

De plus, des circonstances tenant à des impératifs opérationnels peuvent conduire à requérir la présence du collaborateur sur site.

Dans ces cas, à tout moment, le collaborateur en télétravail ou le manager informe et motive par écrit l'autre partie de la suspension temporaire de la situation de télétravail avec en copie la DRH, au moins 7 jours calendaires avant la date de mise en œuvre de la suspension. Il en précise la durée prévisible.

Cette suspension dure au maximum 3 mois. A l'issue de cette période, soit le télétravail reprend, soit il y est mis fin.

Dans ce dernier cas, le manager en informe la direction. Si le collaborateur veut reprendre le télétravail à l'issue de la période de suspension, celui-ci devra formuler une nouvelle demande.

S'il est mis fin à la situation de télétravail, le collaborateur retrouvera intégralement son poste de travail au sein des locaux de l'entreprise et reprendra son activité dans les conditions applicables antérieurement à la mise en place du télétravail.


Modification de la situation du collaborateur

En cas d'évolution de la situation du collaborateur pouvant avoir un impact sur les conditions d'éligibilité (changement de fonction ou de poste, un changement de Direction, un changement de domicile...), la situation de télétravail sera ré-examinée en priorité par le manager et le cas échéant par la direction afin d'en apprécier sa compatibilité avec l'évolution professionnelle et/ou personnelle du collaborateur. La situation de télétravail pourra être suspendue durant la période de réexamen par le manager et le cas échéant par la direction.

Dans la mesure où les conditions d'éligibilité ne sont plus respectées et dans le cas où le nouveau lieu d'exercice du télétravail ne s'avèrerait plus conforme, il pourra être mis fin à la situation de télétravail dans les conditions prévues par le présent Chapitre.

Organisation du télétravail

Modalités d'application

Fréquence

Le télétravail s'exercera à hauteur de 2 jours maximum par semaine, permettant ainsi de garantir et maintenir le lien social par une présence minimum de 3 jours par semaine sur site. Ces jours sont définis en accord avec le manager. Dans le cas d'un collaborateur à temps partiel, le nombre de jours de télétravail demandé devra impliquer une activité majoritairement sur site.

En tout état de cause, le télétravailleur reste tenu et ce, même lorsque des journées de télétravail sont positionnées, de se rendre dans les locaux de l'entreprise à la demande de son manager, pour participer aux réunions organisées ou tâches à réaliser pour le bon fonctionnement du service. Dans une telle situation, à la demande de son manager, les journées de télétravail positionnées pourront être supprimées unilatéralement, par le dit manager, moyennant un délai de prévenance de 2 jours calendaires, ce délai pouvant être réduit en cas de circonstances exceptionnelles (comme la présence urgente rendue impérative par un besoin opérationnel critique tout en tenant compte d'éventuelles contraintes du collaborateur).

En cas d'absence quel qu'en soit le motif, de jour férié coïncidant avec une journée habituellement télé-travaillée, ou de la nécessité d'être sur site un jour habituellement télétravaillé, le collaborateur ne pourra pas exiger le report du jour ou de la demi-journée de télétravail. Ainsi, la journée de télétravail n'est pas reportable sur la semaine ou le mois suivant.

Planification et répartition du télétravail

Les journées de télétravail seront proposées par le collaborateur et devront être déterminées en fonction des tâches à réaliser et des contraintes du service par le manager.

En outre, le manager doit veiller à garantir de manière équitable l'acceptation des demandes de télétravail effectuées par les collaborateurs de son service. À ce titre, chaque manager peut déterminer des périodes ou journées où le télétravail sera impossible en fonction de l'activité et des contraintes du service, de la nécessité d'assurer le maintien du lien social au sein de l'équipe ou de la nécessité d'une présence physique sur sites en raison des tâches à réaliser. 

Ainsi, il lui appartient de déterminer l'organisation des jours de télétravail et de présence sur site dans la semaine, les modalités d'annulation dans la semaine de jours de télétravail, les périodes de suspension du télétravail pour des contraintes collectives de service, ...
Le télétravail dit « régulier » ne devant pas avoir pour conséquence de nuire au bon fonctionnement de l'entreprise et des services qui la composent, chaque manager pourra également limiter le nombre de collaborateurs pouvant être simultanément en situation de télétravail.
Le cas échéant, un planning de roulement pourra être établi par chaque manager et chaque   équipe pourra transmettre des consignes particulières à respecter par les collaborateurs.

Modalité de suivi

Suivi des temps de travail

Il est rappelé que le télétravail est une forme d'organisation du travail ne remettant pas en cause la continuité de l'activité. Le collaborateur doit dédier son temps passé en télétravail à son activité professionnelle, dans le respect des dispositions prévues par le présent accord.

Le temps de travail exercé au titre du télétravail est décompté comme du temps de travail effectif et s'articule dans les mêmes conditions que celles qui auraient été retenues si le télétravailleur avait travaillé au sein des locaux de l'entreprise. Le télétravail ne saurait avoir pour conséquence de modifier l'amplitude de travail effectif applicable en temps normal lorsque le collaborateur effectue son activité au sein des locaux de l'entreprise.

L'activité exigée du télétravailleur doit être équivalente à celle des collaborateurs en situation comparable travaillant dans les locaux de l'entreprise.
Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la durée du travail et des temps de repos quotidien et hebdomadaire restent applicables aux collaborateurs en situation de télétravail.


En outre, le télétravailleur s'engage à respecter les temps de pause et de repos prévus, à
savoir : 
les horaires de travail tels que définis dans les plannings ou dans l'accord relatif à l'aménagement et la durée du travail ;
un repos quotidien d'une durée de 11 heures consécutives ; 
un repos hebdomadaire de 35 heures consécutives ;
les jours de congé et de repos.

Le collaborateur en situation de télétravail s'engage également à respecter les durées maximales de travail ainsi que l'ensemble des dispositions relatives au temps de travail dont il relève. En outre, il devra notamment ne pas dépasser la durée maximale de travail effectif de 10 heures par jour.

En toute hypothèse, aucune heure supplémentaire ne pourra être effectuée sans autorisation ou demande expresse et préalable du manager.

Par ailleurs, le télétravail étant le fruit d'un accord de confiance entre l'entreprise et ses collaborateurs, le contrôle du temps de travail est effectué selon les mêmes modalités que lorsque le collaborateur travaille dans les locaux.

Il est rappelé que le collaborateur n'est pas autorisé à effectuer des tâches liées à son activité professionnelle pendant son temps de pause, son temps de repos et tout autre motif d'absence. Il est entendu que pendant les périodes de suspension du contrat de travail (maladie, congés, ...), le collaborateur habituellement en télétravail ne sera pas autorisé à travailler à son domicile.

À cette fin, il est rappelé que le collaborateur en télétravail devra prévenir en cas d'absence ou d'arrêt maladie dans les mêmes conditions que s'il travaillait dans les locaux de l'employeur.

Enfin, les collaborateurs ont l’obligation de saisir dans leur google agenda partagé l’évènement « Domicile » ou « Bureau » ainsi que la mise à jour de leur statut dans SLACK.


Plages horaires durant lesquelles le collaborateur peut être contacté

Les jours de télétravail, durant les plages habituelles de travail, le collaborateur doit, dans la continuité de ce qui est fait sur le lieu de travail :
être joignable grâce aux moyens (téléphone, messagerie ou système audio/visioconférence, ...) fournis par l'entreprise ;
être en mesure de se connecter à distance ; 
participer aux réunions organisées par sa hiérarchie ;
être en mesure de répondre aux sollicitations de l'entreprise, des clients et autres partenaires ou fournisseurs externes, dans les mêmes conditions que dans les locaux de l'entreprise et en cohérence avec le fonctionnement de son service et de la réalisation de son activité.


Régulation de la charge de travail

Le télétravail ne doit pas avoir pour effet de modifier la charge de travail habituelle du collaborateur ou de compromettre la bonne exécution du travail.

Si nécessaire, des points réguliers relatifs à l'organisation de l'activité du collaborateur en situation de télétravail pourront être organisés avec le manager. Ces points permettront également de s'assurer du respect des durées maximales de travail, d'amplitude et des durées minimales de repos.

Le collaborateur devra, en outre, contacter son manager sans délai en cas de difficulté dans la réalisation des missions qui lui sont confiées.

Conformément à l'article L.1222-10 du Code du travail, le manager des collaborateurs bénéficiant du dispositif de télétravail devra effectuer, avec chacun d'entre eux, un bilan annuel.

Ce bilan s'effectuera à l'occasion de l'entretien annuel d'évaluation et portera notamment sur les conditions d'activité du collaborateur et sa charge de travail lorsqu'il exerce son activité en télétravail.

Droits et obligations

Egalité de traitement

Le passage en situation de télétravail ne modifie que la manière dont l'activité est réalisée et n'affecte pas le statut de collaborateur du télétravailleur. Le recours ou non au télétravail est sans incidence sur les éléments constitutifs du socle contractuel, sur l'activité professionnelle, et l'évolution de carrière.

Ainsi, le collaborateur en télétravail bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels et est soumis aux mêmes obligations que lorsqu'il travaille en situation comparable dans les locaux de l'entreprise.

Le télétravailleur a notamment accès aux informations et aux activités sociales de l'entreprise. Il reste soumis aux mêmes politiques d'évaluation et bénéficie des mêmes entretiens individuels et professionnels que les autres collaborateurs de l'entreprise.
Il a un accès identique à la formation ainsi qu'aux possibilités de développement de carrière qu'un collaborateur n'étant pas en situation de télétravail.

 Droits relatifs à la déconnexion et utilisation des outils numériques

Les Parties réaffirment l'importance d'un bon usage des outils informatiques en vue d'un nécessaire respect des temps de repos et de congés ainsi que de l'équilibre entre vie privée et familiale et vie professionnelle, notamment pour les collaborateurs qui, en raison de leurs fonctions ou de l'organisation de leur travail, disposent d'outils numériques professionnels leur permettant d'être joignables à distance.

Définitions

Il y a lieu d'entendre par :
Droit à la déconnexion : le droit pour le collaborateur de ne pas être connecté à ses outils numériques professionnels en dehors de son temps de travail ;
Outils numériques professionnels : ordinateurs, smartphones, logiciels, connexions sans fil, messagerie électronique, internet, etc. qui permettent d'être joignable à distance.

 Droit à la déconnexion en dehors du temps de travail effectif

Il est reconnu au collaborateur, en situation de télétravail, un droit à la déconnexion en dehors des horaires durant lesquels le télétravailleur accomplit régulièrement son travail et pendant la durée légale de repos quotidien et hebdomadaire.
Ainsi, la mise à disposition d'un matériel permettant la connexion à distance avec le poste de travail ne doit pas conduire le collaborateur en télétravail à se connecter en dehors des heures ou périodes de travail.

Les périodes de repos, congés et suspension du contrat de travail doivent être respectées par l'ensemble des acteurs de l'entreprise. Ainsi, le télétravailleur ne peut pas utiliser l'équipement lié au télétravail pendant ces périodes, quelle que soit la cause de la suspension.

Les managers s'abstiennent, sauf en cas de circonstances exceptionnelles, de contacter les membres de leur équipe en dehors des plages horaires de travail telles que définies selon le planning ou par l'horaire collectif défini par accord d'entreprise.

Dans tous les cas, l'usage de la messagerie électronique ou du téléphone professionnel en dehors des horaires de travail doit être justifié par la gravité, l'urgence et/ou l'importance du sujet en cause.

Concernant plus particulièrement l'usage de la messagerie électronique professionnelle, il est précisé que le collaborateur n'est jamais tenu de prendre connaissance des courriels qui lui sont adressés ou d'y répondre en dehors de son temps de travail.

Il en est de même des appels ou messages téléphoniques professionnels reçus pendant les temps de repos ou de congés.

De manière générale, il est ainsi rappelé que les activités professionnelles, dont celles effectuées en situation de télétravail, nécessitant notamment l'utilisation de la messagerie professionnelle ou des applications professionnelles, s'effectuent pendant le temps de travail.

Protection des données et confidentialité

Le collaborateur en situation de télétravail s’engage à respecter la réglementation en vigueur
ainsi que les dispositions du Règlement Intérieur notamment au regard de la protection des
données et de la sécurité informatique.

Il devra préserver la confidentialité des accès et des données, ne pas faire une utilisation abusive ou frauduleuse des outils mis à sa disposition et respecter l'obligation de discrétion ou de confidentialité sur les procédés et les méthodes de réalisation et de commercialisation des produits et services de l'entreprise qui pourraient être portés à sa connaissance dans l'exercice de son activité.

En cas de transport de documents, et en particulier des dossiers nécessaires à la réalisation du travail au domicile, le collaborateur devra veiller à assurer la confidentialité des documents et informations transportés, et devra immédiatement prévenir son supérieur hiérarchique en cas de perte ou vol des documents et/ou matériels.

Tout manquement aux règles précitées pourra être une cause de réversibilité immédiate du dispositif de télétravail et pourra être constitutif d'une faute pouvant donner lieu à une sanction conformément aux dispositions du Règlement Intérieur d’INSTANT SYSTEM.

Santé et sécurité du collaborateur en télétravail

Les collaborateurs en situation de télétravail demeurent soumis au Règlement Intérieur d’INSTANT SYSTEM aux mesures de prévention en matière de sécurité et de santé au travail mise en place par l'entreprise ainsi qu'aux dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité du travail.

Par ailleurs, le télétravailleur bénéficie de la même couverture accident, maladie, décès et prévoyance que les autres collaborateurs de l'entreprise lorsqu'ils effectuent leur activité sur le lieu de télétravail.

L'accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant l'exercice de l'activité professionnelle est présumé être un accident du travail. Il est rappelé l'obligation du collaborateur d'informer immédiatement son employeur dans la journée de la survenance de l'accident et au plus tard dans les 48 heures, afin que l'entreprise puisse procéder à la déclaration auprès de la Sécurité Sociale qui en décidera la prise en charge.

De même, le collaborateur est tenu d'informer immédiatement, et par tout moyen, son manager et la Direction des Ressources Humaines de toute absence pour maladie, ou autre motif, conformément au Règlement Intérieur.

Maintien du lien social et prévention des risques psychosociaux

Chaque manager devra être attentif aux risques psychosociaux auxquels les collaborateurs en situation de télétravail pourraient être exposés, notamment en raison du risque d'isolement.

En cas d'identification d'une situation à risque, la Direction des Ressources Humaines devra être informée afin de pouvoir prendre les mesures nécessaires et possibles au vu des circonstances. Par ailleurs, tout collaborateur en télétravail pourra s'adresser à la Direction des Ressources Humaines ou au service de santé au travail en charge du suivi d’INSTANT SYSTEM s'il se considère en état d'isolement.

En outre, la prévention des risques psychosociaux fait partie intégrante du Document Unique, ce dernier étant régulièrement présenté auprès du CSE.

Ergonomie au poste de travail

Une information rappelant les règles et conseils en matière d'ergonomie et de travail sur écran sera remise avant le passage en télétravail.
Il est rappelé que le respect de l'ergonomie au poste de travail du collaborateur en télétravail fait partie des conditions d'éligibilité. Ainsi, le collaborateur atteste que son poste respecte les principes d'ergonomie au poste de travail.



 Indemnisation du télétravail et contreparties

Frais lié à l'exercice du télétravail

Aucun frais ne sera pris en charge par l'entreprise. Si le collaborateur décide de lui-même d'engager des frais supplémentaires, la société ne prendra pas en charge ces derniers.

Titres restaurant

Le collaborateur est éligible à l'attribution de titres-restaurant dans le respect des conditions légales et réglementaires en vigueur.

Prime transport

INSTANT SYSTEM maintient le dispositif existant en matière de remboursement de frais de transport en commun, dans le respect des conditions légales et réglementaires en vigueur.

Accompagnement du collaborateur et des managers en télétravail

La mise en place du télétravail conduit à une évolution sensible des relations au sein de l'entreprise. Ainsi, les modalités de communication entre les collaborateurs, le management d'équipe, le pilotage ou le reporting des collaborateurs peuvent notamment s'en trouver changées.

Sur la base de ces constats, convaincue de l'importance de l'accompagnement des collaborateurs dans ces modalités de travail, des actions d'accompagnement et de sensibilisation du management quant au travail à distance seront organisées afin d'assurer la transition vers ce changement culturel, mais également d'adapter les pratiques quotidiennes existantes au sein des équipes.

Les télétravailleurs ainsi que les managers ayant des collaborateurs en télétravail pourront bénéficier d'actions de formation distinctes et appropriées à ce mode d'organisation du travail.

Pour les collaborateurs, ces actions consistent à les sensibiliser aux bonnes pratiques, notamment en matière de santé et de sécurité, de déconnexion, d'ergonomie, d'environnement de travail et de sécurisation des données, de gestion de son travail en télétravail.
Pour les managers ayant des collaborateurs en télétravail, ces actions portent notamment sur le management d’équipes à distance.
Ces actions sont susceptibles d'évoluer pendant la durée du présent accord.

En tout état de cause, les équipes RH sont des interlocuteurs privilégiés pour conseiller les collaborateurs en matière d'organisation personnelle du télétravail et faire des points réguliers sur les conditions d'exercice du télétravail et, le cas échéant, des formations adaptées pourront leurs être proposées.

Télétravail et représentation du personnel

Les collaborateurs en télétravail ont les mêmes droits collectifs que les collaborateurs qui travaillent sur site, y compris s'agissant de leurs relations avec les représentants du personnel, et de l'accès aux informations syndicales.

Pour chaque collaborateur, les représentants du personnel constituent une voie de recours en cas de difficultés sur des décisions individuelles ayant un impact sur l'exercice du télétravail.

Concernant les représentants du personnel, il est précisé qu'il ne sera pas octroyé de jours de télétravail supplémentaires pour réaliser leurs missions de délégation.

Autres situations de recours au télétravail

Afin de faire face à des événements particuliers ou des circonstances exceptionnelles limitées dans le temps, il pourra être dérogé au télétravail dit « régulier » dans les conditions définies par le présent accord.

En fonction de la situation à laquelle est confronté le collaborateur, le dispositif de télétravail déployé pourra être « occasionnel » ou « exceptionnel ».

Télétravail occasionnel

À la demande du collaborateur

Le télétravail dit « occasionnel » est effectué à la demande du collaborateur, sous réserve de l'accord du manager et de la Direction des Ressources Humaines, de manière ponctuelle, sans régularité dans le temps, et est mis en œuvre à l'occasion d'évènements particuliers, pour raisons médicales et pour les collaborateurs proches-aidants.

Télétravail pour motif médical

Le recours au télétravail occasionnel peut être justifié par l'état de santé du collaborateur afin de favoriser le maintien de l'activité professionnelle.

Ainsi, les modalités de mise en œuvre de l'activité en télétravail peuvent faire l'objet d'une adaptation pour raison médicale dans le cas suivant : collaboratrice en situation de grossesse, pour une durée de quatre semaines au maximum, à condition d'en justifier par un certificat médical circonstancié délivré par un Médecin traitant ou un Médecin spécialiste.


Collaborateurs proches-aidants

Sous réserve de l'accord du manager et de la Direction des Ressources Humaines, il pourra être dérogé au nombre de jours maximum prévus pour le télétravail régulier, dans la limite d'un mois renouvelable une fois, après étude de la situation. La demande pourra s'effectuer au maximum deux fois durant la durée du contrat de travail.

Sont concernés les collaborateurs venant en aide à une personne en fin de vie, une personne handicapée ou faisant l'objet d'une perte d'autonomie d'une particulière gravité ou victime d'un accident rendant indispensable une présence soutenue et des soins contraignants.

La personne accompagnée par le salarié, qui présente un handicap ou une perte d'autonomie d'une particulière gravité implique des conditions (lien familial ou étroit avec la personne aidée, résidence en France de la personne aidée). Il s'agira d'un ascendant, du conjoint, du concubin ou partenaire lié par un PACS, d'un enfant à charge au sens de la Sécurité Sociale.

La demande du collaborateur de bénéficier du télétravail occasionnel pour ce motif devra être accompagnée :
d'un justificatif ou d'une déclaration sur l'honneur du lien familial avec la personne aidée ; 
et d'un justificatif de la situation telle que définie ci-après :
d'une copie de la décision justifiant d'un taux d'incapacité permanente au moins égal à 80 % (si la personne aidée est un enfant handicapé à sa charge ou un adulte handicapé) ou d'une copie de la décision d'attribution de l'allocation personnalisée d'autonomie (APA) au titre d'un classement dans les groupes I, Il et Ill de la grille Aggir (lorsque la personne aidée souffre d'une perte d'autonomie) pour les personnes handicapées ou faisant l'objet d'une perte d'autonomie d'une particulière gravité ;
ou d'un certificat médical circonstancié délivré par le Médecin qui suit l'une des personnes en fin de vie ou victime d'un accident rendant indispensable une présence soutenue et des soins contraignants qui justifiera de la situation.

Le collaborateur devra être en capacité de réaliser sa mission sans que la situation d'aide ne vienne perturber l'activité de travail. A défaut, le collaborateur pourra ne plus être éligible au télétravail.


Modalités de mise en œuvre

Le recours au dispositif de télétravail occasionnel est limité aux collaborateurs disposant du matériel requis au moment de la mise en œuvre et permettant le travail à distance.

Le collaborateur souhaitant bénéficier du dispositif de télétravail occasionnel doit adresser une demande écrite (mail) et motivée auprès de son manager, accompagnée des pièces justificatives énoncées à l'article 3.1 du présent accord et des pièces complémentaires si nécessaires.

Pour chaque demande, un examen sera réalisé au cas par cas par la Direction des Ressources Humaines, en lien avec le manager, afin d'étudier la compatibilité de l'activité du collaborateur et des nécessités du service avec le dispositif de télétravail occasionnel.

Cette organisation ne devant pas contribuer à isoler le collaborateur ou à le désocialiser de son équipe et de l'entreprise, la durée de la situation en télétravail occasionnel sera également soumise à la compatibilité de l'activité et du poste de travail du collaborateur avec ce mode d'organisation du travail.

L'accord de la Direction des Ressources Humaines sera formalisé par écrit, par mail, au collaborateur et à son manager. Les modalités du télétravail occasionnel seront également précisées, telles que la durée de la situation en télétravail ainsi que la fréquence et le nombre de jours télétravaillés.

En cas de refus de la demande, celui-ci sera notifié par mail au collaborateur et à son manager.

Pendant la période de télétravail occasionnel, le collaborateur devra déclarer les jours en télétravail positionnés via Google Calendar et Slack.

A l'issue de la période de télétravail, le collaborateur reprendra son activité intégralement au sein des locaux de l'entreprise ou selon l'organisation définie par le dispositif de télétravail régulier.


A la demande de l'entreprise

Le télétravail dit « occasionnel » est effectué à la demande de l'entreprise, de manière ponctuelle, sans régularité dans le temps, et est mis en œuvre à l'occasion d'évènements particuliers tels qu'en cas d'épisode de pollution, de grève, ...

Episode de pollution

En cas de pic de pollution, déclaré comme tel par les services de l'Etat et entraînant des mesures propres à limiter l'ampleur de ses effets dans les conditions de l'article L.223-1 du Code de l'environnement, telles que des mesures de restrictions ou de suspension de la circulation des véhicules, il pourra être dérogé au rythme de télétravail régulier.

Télétravail exceptionnel

Le télétravail dit « exceptionnel » est mis en œuvre dans le cadre du Plan de Continuité de
l'Activité et est considéré, conformément à l'article L.1222-11 du Code du travail, comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de l'entreprise et garantir la protection des collaborateurs.

En outre, le dispositif de télétravail exceptionnel pourra être mis en œuvre en raison de la survenance d'une situation de crise nécessitant l'activation du Plan de Continuité de l'Activité, telle qu'une pandémie, des conditions climatiques extrêmes, un attentat, un non-accès aux bâtiments (exemples : incendie, inondation, fuite de gaz...) ou un non-accès aux outils informatiques (exemples : panne informatique, problèmes d'accès aux applications...).

Le recours au dispositif de télétravail exceptionnel est limité aux collaborateurs disposant du matériel requis et permettant le travail à distance.
Le cas échéant, il pourra être dérogé aux dispositions du présent accord relatives aux conditions d'éligibilité ainsi qu'à la fréquence du télétravail régulier. En outre, lorsque le collaborateur est soumis au dispositif de télétravail exceptionnel, ce dernier n'est pas cumulable avec le télétravail régulier.

La mise en œuvre du télétravail peut être initiée unilatéralement et temporairement par INSTANT SYSTEM pour la seule durée des évènements exceptionnels.
Cet aménagement du poste du travail, rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de l'entreprise et garantir la protection des collaborateurs, ne constitue pas une modification du contrat de travail nécessitant l'accord du collaborateur.

Le collaborateur devra également transmettre à la Direction des Ressources Humaines, en fonction des demandes énoncées par la Direction, les différentes pièces justificatives dans le cadre de la gestion de cette situation.

Pendant la période de télétravail exceptionnel, le collaborateur devra impérativement déclarer les jours en télétravail positionnés via le calendrier Google Calendar et Slack.
À l'issue de la période de télétravail, le collaborateur reprendra son activité intégralement au sein des locaux de l'entreprise ou selon l'organisation définie par le dispositif de télétravail régulier.

Dispositions finales

Entrée en vigueur et durée de l'accord

Le présent accord entrera en vigueur le 1er août et est conclu pour une durée indéterminée.

Conformément aux dispositions de l'article L. 2232-12 du Code du travail, l'entrée en vigueur du présent accord est subordonnée à sa signature par le CSE.


 Modification ou révision de l'accord

Une demande de révision de tout ou partie des dispositions du présent accord sera possible selon les dispositions prévues par l'article L. 2261-7-1 du Code du travail.

Toute demande devra être portée à la connaissance des autres parties par lettre recommandée avec accusé de réception. Les discussions relatives à cette révision devront être engagées dans les 3 mois suivant la date de notification aux parties. La date de notification faisant courir le délai de 3 mois est la dernière des dates de première présentation faite aux parties de la lettre recommandée de révision.
Cette demande de révision devra préciser les points dont la révision est demandée et les propositions formulées en remplacement.
Les dispositions du présent accord resteront en vigueur dans l'attente de la conclusion d'un avenant de révision sans que cela n'ait pour effet de reporter le terme du présent accord.


 Formalités de dépôt et publicité de l'accord

Le présent accord sera déposé dans le respect des dispositions légales et réglementaires en vigueur sous format électronique auprès de la Direction Régionale de l'Economie, de l'Emploi, du Travail et des Solidarités (DREETS) sur le site  

En outre, un exemplaire en version papier sera également remis au secrétariat du greffe de prud'hommes du lieu où il a été conclu, et un exemplaire sera remis à chacune des Parties signataires.

Le présent accord sera porté à la connaissance des collaborateurs sur le drive de l'entreprise.


Fait à Biot 


Le 23/06/2022


XX, Président					CSE 
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