Accord portant sur le recours au vote électronique pour les élections des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique


Entre les soussignés,

HABITAT & METROPOLE dont le siège social est 19 rue Honoré de Balzac 42028 Saint Etienne, 
Représenté par XXXX, agissant en qualité de Directrice Générale,

Et,
Les organisations syndicales représentatives du personnel suivantes : 
CFDT représentée XXXX, délégué syndical dûment mandaté,
FO représentée par XXXX, délégué syndical dûment mandaté,
SUD CT 42 représentée par XXXX, déléguée syndicale dûment mandatée


Préambule

Les articles R 2314-5 et suivants du Code du travail, ainsi que l’arrêté du 9 mars 2022 fixant la date des prochaines élections professionnelles dans la fonction publique autorisent le recours au vote électronique pour les élections professionnelles et précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique.

La délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique.

Les parties convenant que le vote électronique est de nature à améliorer les processus de vote au sein de l’Office, en permettant notamment :
de simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,
de faciliter le vote pour les salariés absents le jour du scrutin,
d'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés,
d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement,


En conséquence, l’entreprise a convenu de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.


CECI EXPOSE, LES PARTIES SONT CONVENUES :

PRINCIPES GENERAUX
Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.
Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :
Vérifier l’identité des électeurs,
S’assurer de l’intégrité du vote,
S’assurer de l’unicité du vote,
S’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote,
S’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique,
Permettre la publicité du scrutin.

ARTICLE 1- OBJET ET CHAMP D’APPLICATION
Le présent accord sur le vote électronique s’applique à l’ensemble des salariés et agents de la Fonction Publique Territoriale d’HABITAT & METROPOLE (ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition de l’Entreprise) appelés à voter aux élections des membres de la délégation du personnel au comité social et économique

ARTICLE 2 : DEFINITION ET CHOIX DU MOYEN DE VOTE ELECTRONIQUE
HABITAT & METROPOLE convient de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet.
Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord sur le vote électronique doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.

ARTICLE 3 :  MODALITES DE MISE EN ŒUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE

3-1 RECOURS AU TIERS DE CONFIANCE NEOVOTE
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, l’entreprise convient de ne pas recourir à une solution développée en interne et décide que les élections seront organisées par Neovote, mandaté par la Direction. 

 ETABLISSEMENT DES FICHIERS
Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.

CONFIDENTIALITE, SINCERITE DU VOTE ET STOCKAGE DES DONNEES 
Le système Neovote assurera la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique.
Le vote émis par chaque électeur sera chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée.
Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers. 
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel habilité de Neovote, chargé de la gestion et de la maintenance du système.
Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.
Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

CELLULE D'ASSISTANCE TECHNIQUE ET SECURITE
Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.
Elle aura notamment pour mission de :
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;
Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place. 
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
EXPERTISE INDEPENDANTE ET FORMALITES CNIL 
Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8. 
Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.
De plus, les organisations syndicales de salariés représentatives au sein d’HABITAT & METROPOLE, seront informées de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables au traitement des données personnelles (déclaration au registre RGPD).

INFORMATION ET FORMATION
HABITAT & METROPOLE met en œuvre les moyens destinés à faciliter l’expression, par les salariés, de leurs votes par voie électronique.
 En particulier, chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

La direction des Ressources Humaines sera à disposition des électeurs pendant la période de scrutin pour tout accompagnement nécessaire.

Tout électeur atteint d’une difficulté le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

De plus, les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

ARTICLE 4 : DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE

4-1	PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL
Dans le cadre de chaque élection, HABITAT & METROPOLE engagera une négociation en vue de la conclusion d’un protocole préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges.
Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord sur le vote électronique et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’entreprise.


MODALITES RELATIVES A L’OUVERTURE ET A LA FERMETURE DU SCRUTIN
Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période de vote, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature via tout terminal usuel en se connectant au site de vote.
Les salariés seront informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins. Ces dates et heures seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord pré-électoral.

CARACTERISTIQUES DU SITE DE VOTE 
Neovote assurera la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote. 
Les professions de foi des listes de candidats seront accessibles sur le site de vote. 
Les logos éventuels des listes de candidats seront affichés sur le site de vote.
Les formats et poids maximum des logos et professions de foi seront définis dans le protocole d’accord préélectoral.
Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, Neovote veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. De plus, des espaces identiques seront réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats.
Pour chaque scrutin, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement).
Le système proposera par défaut le vote pour une liste complète. Le système permettra cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.

MODALITES D’ACCES AU SERVEUR DE VOTE
Chaque électeur recevra à l’aide de canaux distincts :
son identifiant personnel de connexion par un premier canal,
son mot de passe personnel de validation du vote par un second canal,
l'adresse de connexion au site de vote,
la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.
Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence.
L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel ainsi qu’une donnée de connexion définie dans le protocole d’accord préélectoral.
Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son établissement et collège.
L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe personnel.
En cas de perte ou de non-réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.
Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation.

SUIVI DES OPERATIONS DE VOTE
La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.
Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.

OPERATIONS DE DEPOUILLEMENT
A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin. 
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement. 
Le dépouillement se fera par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs).
Les membres du bureau de vote signeront les procès-verbaux et la liste d’émargement, avant la proclamation des résultats.


ARTICLE 5- DISPOSITIONS REGLEMENTAIRES 


5.1 	ENTREE EN VIGUEUR

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée, à compter du dépôt du présent accord et pour la durée du processus électoral pour les élections des membres de la délégation du personnel du comité social et économique d’HABITAT & METROPOLE

Les dispositions du présent accord se substituent intégralement, dès leur entrée en vigueur, à tout accord, usage ou engagement unilatéral antérieur à sa mise en œuvre et ayant le même objet.

Pour l’entrée en vigueur, le présent accord constitue un tout indivisible.

5-2	DENONCIATION DE L’ACCORD

Le présent accord pourra être dénoncé par les parties signataires dans les conditions prévues aux articles L. 2261-9 et suivants du code du travail.

Le présent accord pourra être dénoncé par l’intégralité des syndicats signataires de l’accord collectif visé s’ils sont toujours représentatifs au jour de la dénonciation. 
Dans ce cas, la dénonciation ne sera valable que si elle émane de l’intégralité des syndicats signataires.
Si l’un des syndicats signataire a perdu sa représentativité au jour de la dénonciation envisagée, celle-ci ne sera valable que si elle émane des syndicats représentatifs et majoritaires en termes d’audience.
Dans ce cas, la Direction d’HABITAT & METROPOLE et les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise disposent d’un délai de trois mois pour engager de nouvelles négociations.



5-3  PUBLICITE ET DEPOT


En application des articles D 2231-4 et suivants du code du travail, le présent accord sera déposé par support électronique sur la plateforme de télé procédure des accords d’entreprise et en un exemplaire au secrétariat-greffe du conseil de prud'hommes de Saint-Etienne.

Le présent accord sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise. 

Le présent accord sera communiqué sur le fichier informatique accessible à l’ensemble du personnel dans les 15 jours suivants sa signature

Fait à Saint Etienne, le 12 septembre 2022


Rédigé en 6 exemplaires originaux