PROTOCOLE D’ACCORD PRE-ELECTORAL
HAINAUT SERVICES AUTOMOBILES

ENTRE

La société HAINAUT SERVICES AUTOMOBILES (HSA)
Dont le siège est situé 20 avenue de Denain à VALENCIENNES (59300) 
Représenté par Monsieur xxxen sa qualité de Directeur.

D’UNE PART

ET

L’organisation syndicale FO, représentée par Monsieur xxx – Délégué syndical

D’AUTRE PART

Il a été convenu et arrêté ce qui suit :

PREAMBULE

Les parties signataires ont convenu, pour les prochaines élections professionnelles des membres du Comité Social et Economique, de recourir au vote électronique conformément aux articles L2314- 26 et R2314-5 du Code du Travail.

Le recours au vote électronique fait l’objet d’un accord spécifique, distinct du présent protocole préélectoral signé le 23 mars 2023.

L'accompagnement ainsi que la mise à disposition de la plateforme de vote en ligne ont été confiés à la société AKG SOLUTIONS.

Conformément à la loi portant rénovation de la démocratie sociale (loi n° 2008-789 du 20 août 2008), les organisations syndicales, qui satisfont aux critères de respect des valeurs républicaines et d'indépendance, légalement constituées depuis au moins deux ans et dont le champ professionnel et géographique couvre l'entreprise, ont été informées, par voie d’affichage, de l’organisation des élections et invitées à négocier le protocole d’accord préélectoral. 

D’après l’ordonnance 2005-882 du 2 août 2005 la durée des mandats des représentants est de 4 ans.


ARTICLE 1 – CHAMP D’APPLICATION 

Conformément aux dispositions légales, le présent protocole a pour champ d’application le Comité Social et Economique de l’entreprise HAINAUT SERVICES AUTOMOBILES, dont les sites sont les suivants :
Site de Valenciennes (59300) : 20 avenue de Denain, Siret : 90321956600010
Site de Denain (59220) : 181 rue Pierre BERIOT, Siret : 90321956600051
Site de Feignies (59750) : 124 route de Valenciennes, Siret : 90321956600044
Site de Petite Foret (59494) : 20 Rue Laplace - Parc Lavoisier, Siret : 90321956600028
Site de Saint Amand les Eaux (59230) : 76 Rue Louis LEBLANC, Siret : 90321956600036


ARTICLE 2 – NOMBRE DE SIEGE

Le nombre de sièges à pourvoir pour chaque instance de vote est fonction de l’effectif à la date du premier jour du 1er tour de scrutin calculé selon les règles prévues aux articles L. 1111-2 et L. 1111-3 du Code du Travail. 
Plus précisément, y sont inclus :
les CDI à temps plein,
les CDD (sauf s’ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat est suspendu),
les salariés mis à la disposition de l'entreprise par une entreprise extérieure, qui sont présents dans les locaux de l'entreprise utilisatrice et y travaillent depuis au moins un an (sauf s’ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat est suspendu) (en option : ces derniers n’ont pas souhaité être électeurs)
les salariés temporaires sont pris en compte dans l'effectif de l'entreprise proportionnellement à leur temps de présence au cours des douze mois précédents (sauf s’ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat est suspendu),
les salariés à temps partiel en fonction de leur durée du travail.

En sont exclus : 
les apprentis,
les titulaires d'un contrat de professionnalisation, jusqu'au terme prévu par le contrat lorsque celui-ci est à durée déterminée, ou, jusqu'à la fin de l'action de professionnalisation lorsque le contrat est à durée indéterminée.

L’effectif ainsi déterminé et pris en charge se compose, suivant les catégories professionnelles, de :
79 ouvriers et employés (premier collège)
63 agents de maîtrise et cadres (deuxième collège)


Compte tenu de l'effectif, le nombre de sièges à pourvoir est de 7 titulaires et 7 suppléants. 
Toutefois, afin de permettre un dialogue social de manière qualitative, les parties conviennent que le nombre de titulaires sera de 4, et que le nombre de suppléants sera de 4.

En conséquence, le nombre de sièges par collège est ainsi convenu :
Premier collège : 2 titulaires et 2 suppléants
Deuxième collège : 2 titulaires et 2 suppléants
soit au total 8 sièges à pourvoir.

L’effectif de référence servant à déterminer le nombre de sièges est de 141,75 salariés (équivalent temps plein).


ARTICLE 3 – DATE ET HORAIRES DU SCRUTIN

Le premier tour de scrutin est fixé pour l'ensemble des collèges :

Le 02 juin 2023 de 08h30 à 16h30

Au premier tour sont habilités à présenter leur liste de candidats, les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise, les syndicats affiliés à une organisation reconnue représentative aux niveaux national et interprofessionnel, et tout syndicat qui satisfait aux critères de respect des valeurs républicaines, d’indépendance, légalement constitué depuis au moins 2 ans, et dont le champ professionnel et géographique couvre l’entreprise concernée.

Il y aura lieu de procéder à un second tour, ouvert aux candidats libres et aux candidatures syndicales dans les conditions définies pour le premier tour et dans l’un des cas suivants :
Quorum non atteint au premier tour : moins de la moitié des électeurs inscrits ont émis un vote valable.
Carence : absence de candidature syndicale au premier tour.
Non attribution de siège : les sièges n’ont pas tous été pourvus dès le premier tour.

Les cas ci-dessus s’apprécient par collège et par scrutin.

Si besoin, le deuxième tour se déroulera :

Le 16 juin 2023 de 8h30 à 16h30

La participation au scrutin ainsi que la participation au bureau de vote n’emporteront aucune perte de salaire et seront rémunérées comme du temps de travail effectif. 


ARTICLE 4 – ELECTORAT

Sont électeurs, conformément aux dispositions de l'article L2314-18 du Code du travail, tous les salariés sans distinction de sexe ou de nationalité, non déchus de leurs droits électoraux, âgés de 16 ans accomplis et travaillant depuis trois mois au moins à la date du 1er jour du 1er tour de scrutin. 

Les salariés mis à disposition, présents dans les locaux et remplissant une condition de présence de 12 mois continus, choisissent s’ils votent dans l’entreprise qui les emploie ou dans l’entreprise utilisatrice.

Les listes électorales, établies pour chaque collège, seront déposées pour consultation au plus tard le 09 mai 2023. Chaque organisation syndicale peut consulter les listes électorales par simple demande. Toute réclamation éventuelle doit être présentée dans un délai de 3 jours devant le juge d’instance.


ARTICLE 5 – MODALITES DE CONSTITUTION EQUILIBREE ET DEPOT DE CANDIDATURES 

Sont éligibles, conformément aux dispositions de l'article L2314-19 du Code du travail, tous les salariés sans distinction de sexe ou de nationalité, non déchus de leurs droits électoraux, âgés de 18 ans accomplis et travaillant dans l’entreprise depuis un an au moins à la date du 1er jour du 1er tour de scrutin.

Sont exclus les conjoints, partenaires, et toute personne ayant un lien familial avec le chef d’entreprise. Les salariés travaillant à temps partiel simultanément dans plusieurs entreprises ne sont éligibles que dans l'une de ces entreprises. Ils choisissent celle dans laquelle ils font acte de candidature. 

Les salariés mis à disposition ne sont pas éligibles dans l'entreprise utilisatrice.

De plus, conformément à l’article L2314-30 du Code du travail, chaque liste candidate doit respecter la proportion de femmes et d’hommes composant chaque collège électoral.

La proportion de femmes et d’hommes sur la liste électorale est la suivante :

Pour les membres du comité social et économique 
Collège 1 : 23 % de femmes et 77 % d’hommes
Collège 2 : 17 % de femmes et 83 % d’hommes

Sachant que : 
Lorsque l’application de la règle de représentation équilibrée n'aboutit pas à un nombre entier il convient d’arrondir à l’entier supérieur en cas de décimale supérieur ou égale à 5, et à l’entier inférieur en cas de décimale inférieur à 5. 
En cas de nombre impair de sièges à pouvoir et de stricte égalité homme/femme la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.
En cas d’exclusion de l’un ou l’autre sexe les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe non représenté. Ce candidat ne pourra pas être en première position sur la liste.

En conséquence, la proportion d’hommes et de femmes à présenter sur chaque liste est la suivante : 
Collège 1 : 4 sièges soit 1 candidate femme et 3 candidats hommes
Collège 2 : 4 sièges soit 1 candidate femme et 3 candidats hommes

Chaque liste doit être composée alternativement d’un candidat de chaque sexe jusqu’à épuisement de candidats d’un des sexes. Elle peut commencer librement par un homme ou une femme et ce quelle que soit la proportion de chaque sexe.

Les organisations syndicales habilitées à présenter des candidatures au premier tour communiqueront leurs listes au plus tard le 17 mai 2023 à 12h00. Les listes seront déposées en deux exemplaires auprès de Madame Sylvie DAPREMEZ à l’adresse mail suivante (). Un des exemplaires sera émargé et vaudra récépissé de dépôt. Toute candidature réceptionnée après cette date et heure limite ne pourra être retenue.

Une liste ne pourra comporter plus de candidats qu’il y a de sièges à pourvoir, ni prétendre à plus de sièges qu’elle ne présente de candidats. Un candidat peut se présenter simultanément pour un poste de titulaire et de suppléant, mais s’il est élu à la fois comme titulaire et suppléant il sera automatiquement désigné titulaire. Le siège suppléant sera alors attribué au candidat suivant selon les règles de dépouillement en vigueur.

La Direction affichera les listes déposées pour le premier tour le 19 mai 2023 au plus tard.

Dans l’hypothèse d’un second tour, la date limite de dépôt des candidatures est fixée au 13 juin 2023 à 12h00. La Direction affichera les listes déposées le 13 juin 2023.


ARTICLE 6 – PROPAGANDE ELECTORALE 

Les organisations syndicales habilitées à présenter des candidatures au premier tour pourront remettre à Madame Sylvie DAPREMEZ à l’adresse mail suivante :   
une profession de foi sous forme de fichier informatique de type pdf (taille maximum autorisée : 500 ko). Cette proposition de foi peut intégrer la liste des candidats.
un logo sous forme de fichier informatique de type jpg (taille maximum 50ko)
des photos de chaque candidat qui seront redimensionnées et affichées sur le site.

Cette propagande sera mise en ligne sur le site de vote électronique. La date limite de transmission de ces fichiers électroniques est le 17 mai 2023. Au-delà de cette date aucune nouvelle mise en ligne ne sera possible. 

De même, les candidats se présentant au deuxième tour pourront transmettre leur propagande électorale à Madame Sylvie DAPREMEZ à l’adresse mail suivante  jusqu’au 13 juin 2023.

Aucune propagande électorale ne pourra avoir lieu pendant la période de scrutin.


ARTICLE 7 – COMPOSITION DES BUREAUX DE VOTE

Compte tenu de l’organisation par vote électronique, un bureau de vote unique sera mis en place pour l’ensemble des collèges pour les deux tours de scrutin.

Ce bureau de vote sera constitué d’au moins un représentant de chaque collège

Un membre de la Direction assistera le bureau à titre consultatif. 

Le bureau de vote aura en charge le bon déroulement des opérations électorales, la validation du dépouillement des scrutins, et la proclamation des résultats. 
Il sera notamment investi des missions suivantes :
La recette et scellement du système de vote
Le descellement du système de vote par le biais de trois clés électroniques uniques communiquées par AKG SOLUTIONS.

L’identité des membres du bureau de vote sera communiquée au prestataire AKG SOLUTIONS qui se chargera de générer et communiquer un code d’accès permettant de suivre le déroulement des opérations électorales en temps réel. Ils pourront ainsi consulter le taux de participation et la liste d’émargement pendant la période de vote.

Une notice explicative détaillée sera annexée au cahier des charges du prestataire synthétisant les opérations à mener.


Article 8 – INFORMATIONS AUX SALARIES

Les électeurs ont été informés le 06 mars 2023 des dates et modalités des élections par voie d’affichage sur la page d’accueil de l’intranet de la société.

Le vote se déroulera uniquement par le biais de la plateforme de vote en ligne Votéo selon les modalités décrites à l’article 9 ci-dessous. Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote électronique, de n’importe quel terminal internet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature.

Des ordinateurs en libre-service seront mis à disposition des électeurs dans une salle prévue à cet effet.

L’électeur se connecte et vote grâce à son identifiant et mot de passe reçu par courrier ou courriel, ainsi qu’une troisième information personnelle connue uniquement de l’électeur et définie dans le cahier des charges. L’électeur reçoit une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. 

Conformément à l’article 9.II du décret du 26 mai 2011, tout électeur se trouvant dans l’incapacité de voter seul peut se faire assister par l’électeur de son choix et du même collège électoral. 


ARTICLE 9 – DEROULEMENT DU SCRUTIN

9.1 Préparation du système de vote électronique

La conception et mise en place du système de vote électronique sont confiées à la société AKG SOLUTIONS qui s’engage sur :
La sincérité et l’intégrité du vote
L’anonymat et le secret du vote
L’unicité du vote
La confidentialité et la liberté du vote

Le système de vote électronique du prestataire devra avoir été soumis à une expertise indépendante conformément aux articles R2314-9 et suivants du Code du travail. Les certificats de conformité issus de cette expertise seront annexés au cahier des charges du prestataire et remis à chaque organisation syndicale qui en fera la demande auprès de la Direction des Ressources Humaines.  

Le système fait également l’objet d’une fiche de traitement de données selon la norme du Régime Général de Protection des Données (RGPD). Cette fiche de traitement remplace la déclaration normale de la CNIL depuis mai 2018. La fiche de traitement est transmise par le prestataire après paramétrage du site de vote électronique.

Par ailleurs, et toujours conformément aux normes RGPD, chaque électeur est informé de l’utilisation de ces données, leur conservation, leur stockage et leur destruction.

L’employeur informe les organisations syndicales de l’accomplissement de ces formalités (Article R2314-11 du Code du travail).

Les listes électorales, candidates, et membres du bureau de vote sont transmises au prestataire qui assure leur sécurité et confidentialité. Les professions de foi, logos, et photos éventuelles doivent être communiquées au prestataire au format électronique et selon les modalités décrites à l’article 4. 

9.2 Validation et test du système de vote

Une procédure de validation et scellement précède l’ouverture du scrutin. Cette procédure a pour objectif de tester le système de vote électronique et de vérifier les données du système. Elle est menée conjointement par le prestataire et les membres du bureau de vote.

Suite à la vérification du système le bureau de vote procède au scellement des urnes électroniques. Le système devient alors inviolable et inchangeable jusqu’à la fin du scrutin.

Le scellement donne lieu à la création de trois clés appelées clés de chiffrement. Ces clés sont confiées à trois membres du bureau de vote et devront être renseignées à l’issue du scrutin pour accéder aux urnes et générer les documents de résultats.

9.3 Déroulement de l’opération de vote

Les élections professionnelles sont des scrutins de liste à 2 tours avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne. Les électeurs ont la faculté de rayer des noms. Toutefois, les ratures ne sont pas prises en compte pour l’ordre de désignation des élus au sein d’une liste si leur nombre est inférieur à 10% des suffrages valablement exprimés pour cette liste.

Les ratures sont néanmoins toujours prises en compte, quel que soit leur nombre, pour le calcul de la moyenne de liste.

Chaque électeur aura accès au vote correspondant à son collège d’appartenance et à son établissement. Les listes des candidats seront présentées à l’écran de manière aléatoire afin de ne pas privilégier une liste. La dimension des bulletins et la typographie utilisée seront identiques pour toutes les listes. 

L’électeur peut modifier son choix avant validation définitive. La validation entraîne transmission du vote et émargement. Elle fait également l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver.

Afin de répondre aux exigences posées par les articles R2314-16 et R2314-7 du Code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur sont séparés. L’opinion émise par l’électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier des électeurs. Ce circuit garantit le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Les membres du bureau de vote, les délégués de liste, et les représentatifs de l’employeur désignés peuvent consulter, grâce à un identifiant et mot de passe personnels, le taux de participation. Les membres du bureau de vote ont également accès à la liste d’émargement. Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin.

Une cellule d’assistance sera chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique. 

Plusieurs rappels seront faits pendant la durée des élections en reprécisant les heures d’ouverture et de fermeture de la période de vote.

Le prestataire fournira une assistance fonctionnelle par courriel et par téléphone pendant le vote selon les modalités décrites dans le cahier des charges.

9.4 Descellement et Dépouillement

A l’heure de fermeture du scrutin le vote n’est plus accessible aux électeurs. Les clés sécurisées délivrées au moment du scellement de l’urne sont introduites dans le système pour le descellement.

Le dépouillement est effectué directement par le site de vote électronique sous la responsabilité du bureau de vote. A l’issu du dépouillement le fichier de compte-rendu de résultats et les Procès-Verbaux de type CERFA sont édités automatiquement. Il convient alors aux membres du bureau de valider et signer ces documents.

Le dépouillement doit être effectué même en cas de carence ou de quorum non-atteint au premier tour. 

9.5 Proclamation des résultats - Procès-verbal

A l'issue du scrutin et après qu'il a été procédé au dépouillement, le bureau de vote proclame les résultats et établit le procès-verbal des élections.
Ce procès-verbal, sera transmis par le chef d’entreprise dans les 15 jours qui suivent la clôture des opérations électorales en :
Double exemplaire à l’inspection du travail dont relève l’établissement,
Un exemplaire à l’opérateur désigné par le ministre chargé du travail à l’adresse suivante : 
CTEP TSA 79104 76934 Rouen Cedex 9
Un exemplaire aux organisations syndicales de salariés qui ont présenté des listes de candidats au scrutin concerné ainsi qu'à celles ayant participé à la négociation du présent protocole d'accord préélectoral.

Le compte-rendu de résultats sera affiché dans les locaux de la société sur des panneaux prévus à cet effet. Ils pourront également faire l’objet d’une information via le site EURECIA. 




ARTICLE 10 : CALENDRIER 



ARTICLE 11– DUREE DU PROTOCOLE D’ACCORD PRE-ELECTORAL

Ce protocole vaut pour l’élection en cours et pour la durée du mandat des représentants qui y seront élus.

Il est également valable pour toute élection à venir au cours du mandat (sauf dénonciation).


ARTICLE 12– PUBLICITÉ DE L’ACCORD

Conformément aux articles L. 2231-6 et D. 2231-2 du Code du travail, un exemplaire du présent protocole sera déposé par la société HAINAUT SERVICES AUTOMOBILES sur la plate-forme numérique TéléAccords, valant dépôt auprès de la Direction Régionale de l’Economie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités. 

Un exemplaire original signé sera également adressé au Greffe de Prud’hommes de Valenciennes.

Le présent accord est fait en nombre suffisant pour remise à chacune des parties. 
Il pourra être consulté sur le site intranet (EURECIA) de l’entreprise.

Fait à Valenciennes, le 02 mai 2023

Pour la société HAINAUT SERVICES AUTOMOBILES			Pour l’organisation syndicale FO
Monsieur xxxx								Monsieur xxx
Directeur





Faire précéder la signature de la mention manuscrite « lu et approuvé » et parapher le bas des autres pages.