Accord d’entreprise portant sur le recours au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles




Entre les soussignés :

La société SGP, SARL au capital de 10 000 euros, immatriculée au RCS du HAVRE sous le numéro 512 920 109, dont le siège social est situé 14/16, rue Jules Lecesne – 76 600 LE HAVRE, représentée par XXX XXX XXX en qualité de Président Directeur Général, dûment habilité à cet effet ;

d’une part,


et : 


L’organisation syndicale CGT, représentée par XXX XXX XXX , Déléguée Syndicale, dûment mandatée à cet effet ;

d’autre part, 


ci-après désignés ensemble les « Parties », ou individuellement une « Partie ». 










Il a été conclu le présent accord :
Préambule
Aux fins de faciliter les démarches relatives à l’organisation du scrutin des élections du Comité Social et Economique et d’augmenter la participation des salariés, les parties conviennent d'autoriser la réalisation des élections par voie électronique, au moyen d'un vote par internet.

A cet effet, le présent accord et le cahier des charges y étant annexé comportent notamment des dispositions relatives :
aux modalités de vote applicables ;
à la confidentialité des données ;
au contrôle du fonctionnement du système.

Les négociations qui ont conduits à sa conclusion sont intervenues dans le respect du principe de loyauté permettant à chacune des parties d’exprimer constamment leurs propositions, de motiver leur refus et de formuler des contrepropositions chaque fois que nécessaire.
 
Elles se sont tenues suivant le calendrier détaillé ci-après :

Convocation de l’organisation syndicale : le 3 avril 2023
Réunion de négociation : le 13 avril 2023
Conclusion de l’accord : le 13 avril 2023

01 Champ d’application
Le présent accord concerne l’ensemble des salariés de la société SGP, présents et à venir, disposant de la qualité d’électeurs au sens de l’article L. 2314-18 du Code du Travail.

02 Dispositions générales
Le présent accord ouvre la possibilité de recourir au vote électronique pour l’organisation des élections professionnelle au sein de l’entreprise, tel que le permet la Loi pour la confiance numérique.

Il est précisé que le principe du recours au vote électronique doit être, pour chaque scrutin, également prévu par le protocole d'accord préélectoral, négocié en application des dispositions des article L. 2314-5 et suivants du Code du Travail, qui détaillera ou comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales, notamment le calendrier électoral et la répartition des sièges.

Le vote électronique pourra avoir lieu à distance ou sur le lieu de travail pour les salariés munis d'un accès internet ou lorsque le site d'appartenance aura été doté d'un poste en libre accès.

03 Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe
Les parties conviennent que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.

04 Choix du prestataire
La conception et la mise en place du système de vote électronique, tant dans leurs aspects matériels que techniques, sont confiées à un prestataire choisi par l'employeur et respectant le cahier des charges figurant en annexe du présent accord.

Les coordonnées du prestataire, si le choix de celui-ci est déjà arrêté, sont précisées dans le protocole d'accord préélectoral, qui doit en outre comporter en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

La société prestataire retenue devra garantir le respect des principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :

la sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique ;
l'anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;
l'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
la confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure.

05 Adaptation de la propagande syndicale
Il est convenu entre les parties que chaque organisation syndicale présentant une liste de candidats pourra fournir à la Direction de l’entreprise le logo de son organisation ; Cette dernière le transmettra alors au prestataire en vue de le faire figurer sur le bulletin de vote électronique.

Il est également convenu que le prestataire devra mettre en ligne, sur le site de vote, un tract par organisation syndicale présentant des candidats.

A cette fin, les organisations syndicales transmettront, en même temps que les listes de leurs candidats, les éléments nécessaires à la mise en ligne de leur logo et/ou de leur tract.

Les organisations syndicales sont tenues de respecter le format et la taille de fichier, identiques pour toutes, qui leur seront précisés par le prestataire.

06 Information du personnel et de ses représentants
Chaque salarié disposera d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. 

Les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

07 Durée, entrée en vigueur, dépôt et publicité
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Il entrera en vigueur le lendemain du jour de son dépôt.

Il est notifié par l’employeur à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise.

En vertu des dispositions légales et réglementaires en vigueur, le présent accord est déposé par voie dématérialisée (via la plateforme de téléprocédure du Ministère du Travail) auprès des services de la Direction Régionale de l’Economie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités (DREETS) du lieu de conclusion, ainsi qu’au Greffe du Conseil de Prud’hommes du HAVRE (76), dans le ressort duquel est sise l’entreprise.

Sa version anonymisée fera l’objet d’une publication sur la Base de Données Nationale, en application de l’article L. 2231-5-1 du Code du travail.

Il fera également l’objet d’un affichage sur le tableau de la Direction dédié à cet effet ainsi que sur le réseau social d’entreprise Fil’rouge.

08 Modalités de suivi et de rendez-vous
Conformément aux dispositions de l’article L. 2222-5-1 du Code du travail, les parties conviennent de se réunir, préalablement à l’organisation de tout nouveau scrutin, et plus particulièrement préalablement à la négociation du protocole d’accord préélectoral le cas échéant, aux fins d’établir un bilan de l’application des mesures contenues au présent accord, sous la forme d’un partage d’un retour d’expérience, et d’apprécier l’éventualité de modifier tout ou partie de ses termes.

09 Révision
Le présent accord pourra faire l’objet d’une demande de révision par chacune des parties à tout moment au cours de sa période d’application, dans le respect des articles L. 2261-7-1 et suivants du Code du travail, sous réserve du respect d’un délai de préavis d’une durée de 3 (trois) mois.

Toute révision fera l’objet d’un avenant conclu entre les parties dans les mêmes conditions de validité que l’accord initial, telles que prévues par les dispositions législatives et réglementaires en vigueur.

10 Dénonciation de l’accord
Le présent accord pourra être totalement ou partiellement dénoncé à tout moment par les parties signataires, en respectant le délai de préavis de 3 mois.

Cette dénonciation se fera dans les conditions et selon les modalités prévues aux articles L. 2261-9 et suivants du Code du Travail.

Les parties conviennent expressément que les dispositions du présent accord pourront faire l’objet d’une dénonciation partielle, à charge pour la partie à l’origine de la dénonciation de préciser explicitement et par écrit les dispositions dénoncées ; En cas de dénonciation partielle, les autres dispositions de l’accord, non concernées par la dénonciation, conserveront tous leurs effets.

Dans le cas d’une dénonciation partielle, les dispositions dénoncées de l'accord continuent de produire effet jusqu’à l'entrée en vigueur de l'accord qui lui est substitué ou, à défaut, pendant une durée d'un an à compter de l'expiration du délai de préavis de trois mois, sans faire obstacle au maintien en vigueur des autres dispositions, non dénoncées, du présent accord ;



Fait au HAVRE, le 13 avril 2023,
en 3 (trois) exemplaires originaux, dont 1 (un) pour chacune des parties.


Pour l’organisation syndicale CGT, 				Pour la Direction,
XXX XXX XXX							XXX XXX XXX
								Président Directeur Général

Annexe à l’accord d’entreprise portant sur le recours au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles
Cahier des charges du prestataire de vote électronique


Le présent document énonce les règles légales devant être obligatoirement respectées par le prestataire sélectionné pour la mise en place du vote électronique au sein de l’entreprise SGP. 

Les règles énoncées ci-après sont issues des articles R. 2314-6 et suivants du Code du Travail et de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n°2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l'élection de la délégation du personnel du Comité Social et Economique.

Conformément aux dispositions légales en vigueur, le présent cahier des charges est tenu à la disposition des salariés sur leur lieu de travail ; Il est également publié sur le réseau social de l’entreprise, Fil’Rouge.
 
01 Caractéristiques du système de vote électronique
Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

02 Expertise préalable du système de vote électronique
Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des dispositions légales, réalisée par le Responsable de Traitement, à savoir l’employeur ; Il en supportera l’intégralité des frais et pourra la confier à l’expert de son choix.

Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL).


03 Contrôle de la mise en œuvre du système
La mise en œuvre du système de vote électronique est opérée sous le contrôle effectif, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place, de représentants de l'organisme mettant en place le vote.

Toutes les mesures sont prises pour leur permettre de vérifier l'effectivité des dispositifs de sécurité prévus.

04 Cellule d’assistance technique interne
L'employeur met en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire. 

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :

Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé.
Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

05 Système de secours
Le système de vote électronique retenu comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

06 Incident ou erreur du prestataire en cours de vote
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants du prestataire, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

07 Dispositions propres au protocole d’accord préélectoral
Le protocole d'accord préélectoral mentionne la conclusion de l'accord d'entreprise ou de l'accord de groupe autorisant le recours au vote électronique et, s'il est déjà arrêté, le nom du prestataire choisi pour le mettre en place.

Il comporte en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

08 Listes électorales
Les listes électorales sont établies par l'employeur. Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises le cas échéant au prestataire est effectué sous la responsabilité de l'employeur.

L'intégration et le contrôle des candidatures sont effectués dans les mêmes conditions.

09 Séparation des données nominatives des électeurs et des votes
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».

Le traitement « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales : il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement.

L'émargement indique la date et l'heure du vote.

Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur.

Le fichier dénommé « contenu de l'urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique ; Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.
10 Données à enregistrer et destinataires de ces données 
Les données devant être enregistrées sont les suivantes :

pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d'entrée dans l'entreprise, date de naissance, collège ;
pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, moyen d'authentification et, le cas échéant, coordonnées ;
pour les listes d'émargement : collège, noms et prénoms des électeurs ;
pour les listes des candidats : collège, noms, prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant ;
pour les listes des résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires mentionnés ci-après.

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants :

pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, agents habilités des services du personnel ;
pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant ;
pour les listes d'émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel ;
pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités des services du personnel ;
pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l'emploi, syndicats, employeurs ou agents habilités des services du personnel.

En cas de contestation des élections, ces pièces sont tenues à la disposition du juge.

11 Formation spécifique
Les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

12 Clés de chiffrement
La génération des clés destinées à permettre le dépouillement des votes à l'issue du scrutin est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le président du bureau de vote et deux de ses assesseurs ont connaissance de ces clés à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.

Ces deux assesseurs nominativement identifiés, le plus âgé et le plus jeune parmi les assesseurs à défaut d'accord, ainsi que le président du bureau de vote reçoivent chacun une clé de dépouillement distincte, selon des modalités en garantissant la confidentialité, permettant d'accéder aux données du fichier dénommé « contenu de l'urne électronique ».

La présence de deux titulaires de ces clés est indispensable pour autoriser le dépouillement.

Des clés de sauvegarde sont en outre conservées sous scellés.

13 Information des électeurs
Chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

14 Période de vote électronique
Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.

15 Opérations de vote électronique par l’électeur
Pour se connecter sur place ou à distance au système de vote, l'électeur doit se faire connaître par le moyen d'authentification qui lui aura été transmis par le prestataire, selon des modalités garantissant sa confidentialité.

Ce moyen d'authentification permettra au serveur de vérifier son identité et garantira l'unicité de son vote ; Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d'authentification.

L'électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote ; Son choix doit apparaître clairement à l'écran et peut être modifié avant validation.

La transmission du vote et l'émargement font l'objet d'un accusé de réception que l'électeur a la possibilité de conserver.

Tout électeur atteint d'une infirmité le mettant dans l'impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier « contenu de l'urne électronique ». La validation le rend définitif et empêche toute modification.

16 Contrôle des heures du scrutin
Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

17 Résultats en cours de vote électronique
Aucun résultat partiel n'est accessible pendant le déroulement du scrutin.

Toutefois, le nombre de votants peut, si l'employeur ou l'accord de mise en œuvre du vote électronique le prévoit, être révélé au cours du scrutin.

18 Liste d’émargement
La liste d'émargement n'est accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.

19 Scellement du système 
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

20 Clôture du scrutin et dépouillement des votes
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.

Le dépouillement n'est possible que par l'activation conjointe d'au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau. 

21 Accès aux données 
Lors de l'élection par voie électronique, les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

22 Conservation et archivage des données
Le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde ; La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.