Protocole d’accord relatif à la consultation du personnel sur l’accord de modernisation des temps de travail et des congés




Entre :
          -   GRANDLYON HABITAT, représenté par en sa qualité de Directeur Général
											    
											
et les organisations syndicales suivantes :

-     , délégués syndicaux  F.O. de GRANDLYON HABITAT
, délégué syndical C. F. D. T. de GRANDLYON HABITAT
			

Ci-après désignées « Les Parties signataires ».



PREAMBULE

La négociation engagée en juin 2021 sur la modernisation des temps de travail et des congés à GrandLyon Habitat, a conduit à la signature d’un accord le 29 août 2022 avec l’organisation syndicale CFDT. 
Faute de signature majoritaire, cet accord n’est pas applicable en l’état.

L’organisation syndicale CFDT a sollicité le 29 août 2022 l’organisation d’un référendum, conformément à l'article L 2232-12 du code du travail. 

En conséquence, une négociation a été engagée en vue de la conclusion du présent protocole d'accord destiné à fixer les modalités d'organisation de la consultation du personnel sur l’accord précité.


Il a en conséquence été convenu ce qui suit :


ARTICLE 1 - OBJET DU PROTOCOLE

Le présent protocole définit les modalités d’organisation et de déroulement de la prochaine consultation des personnels sur l’accord de modernisation des temps de travail et des congés signé le 29 août 2022.





ARTICLE 2 - MODALITES DU VOTE

Il est décidé de recourir au vote électronique pour le scrutin, conformément à l’accord du 12 septembre 2022.

Le dispositif de vote électronique couvre exclusivement le vote par Internet. Le vote à bulletin secret sous enveloppe, sur place ou par correspondance, est exclu.

ARTICLE 3 - RECOURS A UN PRESTATAIRE EXTERIEUR

GrandLyon Habitat a pris contact avec un prestataire extérieur, la société Neovote, ci-après dénommée « le Prestataire », spécialisée dans l'organisation de scrutins par vote électronique.

L’entreprise a pu consulter la synthèse du rapport de l'expert indépendant confirmant la conformité du système de vote du Prestataire aux exigences légales et aux recommandations de la CNIL s'appliquant aux systèmes de vote électronique.

Dans ce contexte, les parties signataires conviennent d'utiliser le système de vote du Prestataire, ci-après dénommé « le système de vote » dans le cadre du vote.


ARTICLE 4 - CALENDRIER DU VOTE



ARTICLE 5 – CONSULTATION

Le personnel sera consulté sur l’accord de modernisation des temps de travail et des congés conclu le 29 août 2022.

La question posée sera la suivante « Êtes-vous pour l’application de l’accord de modernisation des temps de travail et des congés ? » avec pour choix de réponse « OUI » ou « NON ».


ARTICLE 6 – ELECTORAT ET OBSERVATEURS

Seront électeurs les personnels couverts par l’accord et remplissant les conditions d’électorat pour les élections professionnelles. 

En détail, seront consultés l’ensemble des salariés sous statut OPH et agents FPT, les titulaires de contrats de professionnalisation et de contrats aidés (CIE, CAE, CA, CEJ, contrats d’insertion), les personnels mis à disposition de façon étroite et permanente, qui à la date du scrutin ont :
- 16 ans accomplis,
- une ancienneté minimum de trois mois dans l’entreprise.


Ne sont pas électeurs les salariés qui à la date du scrutin sont :
-	le directeur général, la directrice des ressources humaines, 
-	les travailleurs intérimaires

La liste du personnel participant au vote sera diffusée à tout le personnel via la messagerie professionnelle, mise à disposition sur l’intranet et affichée sur les panneaux réservés aux communications de la direction, au siège et dans chaque agence. Elle comportera la mention de leur nom, prénom et date d'embauche.

Afin de favoriser le contrôle et la transparence du processus électoral, certaines personnes pourront exercer le rôle d'« Observateur » au cours du vote.

Les observateurs auront accès via le site de vote aux informations suivantes :
La liste des votants
La composition du Bureau de vote
L'évolution du taux de participation au cours de la période de vote

Les parties conviennent que les personnes suivantes auront le statut d'observateur au cours de l'Election :
Le gestionnaire du vote 
Les représentants de l’employeur 
Les délégués syndicaux
Neovote 

Les observateurs disposeront d'un identifiant personnel leur permettant d'accéder au site de vote et de consulter les informations qui leur sont destinées. S'ils sont votants, cet identifiant sera celui qui leur est attribué en tant que votant.


ARTICLE 7 -  BUREAU DE VOTE

Un bureau de vote unique composé d'un président et de trois assesseurs sera constitué.

7.1 - Désignation des membres du Bureau de vote

Le Bureau de vote sera composé de 4 votants volontaires désignés par les organisations syndicales représentatives, à raison de 2 volontaires désignés par chacune d’elles.

A défaut d'accord entre les membres du Bureau de vote, le plus âgé sera désigné Président.

L'identité et le rôle (président ou assesseur) de chaque membre du Bureau de vote seront enregistrés dans le système de vote.
La composition du Bureau de vote sera publiée sur le site de vote et pourra être consultée par les votants.
 
7.2 - Rôle des membres du Bureau de vote 

Les membres du Bureau de vote contrôleront le bon déroulement des opérations de vote et proclameront les résultats.

A ce titre :
Ils seront invités à la réunion de formation, contrôle et test des données et scellement du système de vote, au cours de laquelle les clés de déchiffrement à leur attention seront générée ;
Ils contrôleront le déroulement du vote, au moyen des informations mises à leur disposition via le système de vote (voir ci-après) ;
Ils participeront à la séance de dépouillement, au cours de laquelle :
- ils autoriseront le dépouillement des urnes à l'aide de leurs clés de déchiffrement ;
- ils proclameront les résultats, signeront les listes d'émargement et les procès-verbaux, édités et imprimés sous leur contrôle.

7.3 -  Informations à l'attention du Bureau de vote

Les membres du Bureau de vote pourront consulter sur le site de vote :
La liste des votants
La composition du Bureau de vote
Les compteurs des votes et l'évolution du taux de participation
Les listes d'émargement
Le journal des événements
Le code de scellement du système de vote


ARTICLE 8 - GESTION DES CLES DE DECHIFFREMENT

8.1 - Génération des clés de déchiffrement

Conformément aux obligations relatives au vote électronique, chaque membre du Bureau de vote sera titulaire d'une clé de déchiffrement.

Les clés de déchiffrement seront générées par le système de vote et attribuées à leurs titulaires lors de la réunion de contrôle des données test et scellement du système de vote organisée avant l'ouverture des scrutins.

8.2 - Transmission des clés de déchiffrement

Chacune des clés de déchiffrement sera éditée et transmise par email sous la responsabilité du Prestataire à chaque membre du bureau de vote.

8.3 - Utilisation des clés de déchiffrement

Les clés de déchiffrement ne seront utilisables qu'à l'issue des votes, lors de la séance de dépouillement, au cours de laquelle elles seront enregistrées dans le système de vote afin de procéder au dépouillement des urnes.
Au moins deux clés devront être utilisées pour permettre le dépouillement des urnes.

En cas de perte de clés par plus d'un titulaire, leur récupération devra faire l'objet d'une procédure ad-hoc exceptionnelle, mise en œuvre avec le concours du Prestataire.

8.4 - Sauvegarde des clés de déchiffrement

Des copies de secours des clés de déchiffrement seront sauvegardées au sein du système de vote dès leur émission. Elles ne seront accessibles qu'en cas de force majeure, selon une procédure sécurisée.


ARTICLE 9 - INFORMATION ET COMMUNICATION AUPRES DES SALARIES 

L’accord soumis à consultation sera adressé à l’ensemble du personnel par courrier interne ou courrier postal pour le personnel absent (cf article 4 calendrier de vote). Il sera également consultable et téléchargeable à partir de l’intranet de l’entreprise et du site de vote.

Le présent protocole sera également consultable et téléchargeable à partir de l’intranet de l’entreprise et du site de vote. 
Un exemplaire de chacun de ces textes sera affiché sur les panneaux prévus à cet effet au siège et en agence.
Les organisations syndicales pourront communiquer sur l’accord, par tous moyens légalement autorisés et dans le respect des dispositions prévues dans l’accord du 1er décembre 2005. 
Ces communications seront autorisées à partir de l’entrée en vigueur du présent protocole et jusqu’à la veille de l’ouverture du site de vote, soit jusqu’au 3 octobre 2022.
Par ailleurs, des réunions d’information seront organisées par la Direction dans les agences et au siège entre les 20 et 22 septembre prochain, soit 7 réunions en présentiel sur la base du volontariat. 
Chaque organisation syndicale pourra également organiser des réunions d’information dans le cadre de l’heure mensuelle d’information. 

ARTICLE 10 - SUIVI DES OPERATIONS ELECTORALES

10.1 - Accès aux listes d'émargement

Les listes d'émargement ne seront accessibles qu'aux membres du Bureau de vote, à des fins de contrôle du bon déroulement des scrutins pendant les opérations de vote.

10.2 - Résultats partiels

Conformément aux obligations relatives au vote électronique, aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement des scrutins.

10.3 - Accès au taux de participation

Pendant le déroulement des opérations électorales, le taux de participation sera accessible aux votants.

Les droits de consultation des utilisateurs seront paramétrés au sein du système de vote. Les utilisateurs autorisés accèderont au taux de participation en se connectant au site de vote, à l'aide de leurs identifiants personnels.


ARTICLE 11 - ACCES AU SITE DE VOTE

11.1 - Génération des identifiants et des mots de passe

Pendant toute la durée des opérations électorales, le site de vote sera accessible par Internet à tout utilisateur muni d'un identifiant personnel fourni par le Prestataire.

Un identifiant personnel sera attribué aux votants (dont les membres du Bureau de vote), ainsi qu'aux observateurs.

Outre leur identifiant, les votants recevront un mot de passe. La saisie du mot de passe sera nécessaire pour valider chaque vote.

Les identifiants et les mots de passe seront strictement individuels et confidentiels.

Ces codes seront générés automatiquement par le système de vote, selon un algorithme aléatoire, et ne contiendront aucun élément permettant d'identifier l'identité du titulaire.


11.2 - Transmission des identifiants et des mots de passe

11.2.1 - Procédure standard

Les identifiants seront édités et adressés par Neovote le 26 septembre 2022 à l’adresse mail professionnelle des votants préalablement enregistrée dans le système de vote.

Pour le personnel ne disposant pas d’accès informatique, leur identifiant leur sera adressé par courrier postal.

Afin de faciliter le vote des personnels absents sur la période (congé parental, maladie, congé payé, ARTT et autres motifs), et dont l’absence sera connue de la Direction des ressources humaines au plus tard le 16 septembre 2022, le Prestataire procèdera pour ces électeurs à un envoi par courrier postal en affranchissement PRIORITAIRE, à la date précédemment indiquée. 

Ayant reçu leurs identifiants personnels, les votants seront invités à suivre la procédure ci-dessous afin de retirer leur mot de passe :
Le votant se connecte au site de vote - dont l'adresse url est indiquée dans le courrier - en saisissant son identifiant et son n° de matricule
Le votant connecté au site de vote est invité à saisir un numéro de téléphone mobile, une adresse mail différente de celle à laquelle son identifiant lui aura été envoyé, ou un numéro de téléphone fixe pour recevoir son mot de passe, nécessaire à la validation du vote ; le mot de passe lui est envoyé immédiatement par SMS, par email ou via un serveur vocal.


11.2.2 - Procédure de secours

Dans le cas où un utilisateur perdrait son identifiant, il pourra obtenir la réédition de son identifiant selon l'une des procédures de secours décrites ci-après :

Traitement de la demande par le Service Support Téléphonique de Neovote
L'utilisateur contacte le Service Support de Neovote, accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, au numéro VERT indiqué par Neovote ; 
L'opérateur recevant l'appel se connecte au système de vote puis : ouvre la session de réédition des éléments d'authentification ; sélectionne le nom de l'utilisateur ; vérifie l'identité de celui-ci à partir des données affichées par le système, saisit l'adresse email ou le numéro de téléphone mobile ou fixe indiqués par l'utilisateur, puis déclenche l'envoi ;
Le système de vote envoie alors automatiquement de nouveaux codes d'accès à l'utilisateur, selon le media retenu : email
La procédure assure la confidentialité de l'envoi : à aucun moment les codes adressés ne sont affichés à l'écran.

Traitement de la demande en libre-service via un formulaire en ligne
L'utilisateur accède à un formulaire en ligne, disponible 24h/24, sur la page de connexion au site de vote.
L'utilisateur saisit ses données d'identification (listées ci-après) et un numéro de téléphone mobile.
Le formulaire envoie par SMS un code de vérification du numéro de téléphone mobile à l'utilisateur.
L'utilisateur ressaisit dans le formulaire le code de vérification et valide sa demande.
Le formulaire vérifie l'ensemble des données d'identification,
En cas d'exactitude, de nouveaux codes d'accès sont envoyés immédiatement à l'utilisateur par SMS,
En cas d'échec de l'identification, le formulaire propose à l'utilisateur de transmettre sa demande et ses coordonnées au Gestionnaire de l'élection pour une approbation manuelle.

La procédure a pour effet :
Si l'utilisateur est votant, de lui adresser son identifiant (inchangé) ;
Si l'utilisateur n'est pas votant, de lui adresser son identifiant (inchangé).

Les données d'identification du votant, sont :
Nom et Prénom
Date de naissance
5 derniers chiffres de l’IBAN

Toute régénération d'identifiant est enregistrée au sein du système de vote et fait l'objet d'une mention dans le compte rendu de dépouillement précisant l'émetteur, l'utilisateur (identité du votant ou de l'observateur), la date et l'heure de l'envoi.


ARTICLE 12 - EXPRESSION DU VOTE

12.1 - Vote électronique

Les votants disposant d'un identifiant et d'un mot de passe personnels pourront voter par voie électronique à partir de tout terminal (ordinateur, smartphone ou tablette) équipé d'un navigateur Internet usuel, tant professionnel que personnel, à tout moment pendant la durée d'ouverture du vote.
Les données saisies par le votant au cours de sa connexion au site de vote, dont le vote émis, ne laisseront aucune trace sur le terminal utilisé.

Chaque utilisateur sera invité à saisir son identifiant et son n° de matricule pour se connecter au site de vote.
A tout moment, chaque votant sera libre de se faire assister par la personne de son choix dans l'utilisation du site de vote, le vote par procuration étant interdit.

GrandLyon Habitat s'engage à mettre en œuvre tous les moyens pour faciliter l'appropriation du vote électronique par les personnels et plus particulièrement ceux qui n'ont pas vocation par leur fonction à utiliser l'outil informatique.

Par ailleurs, pendant la période ouvrée du scrutin, dans les locaux du siège et dans chaque agence, un ordinateur en libre-service sera mis à la disposition des personnels ne travaillant pas sur un poste informatique. L’emplacement de ce poste permettra l’isolement nécessaire pour assurer la confidentialité du vote. 

Pendant la période de vote, un compteur indiquera aux votants le temps leur restant pour voter, lorsqu'ils se connecteront au site de vote.

Après la clôture du scrutin, les votants se connectant au site de vote n'auront plus la possibilité de voter.

A l'issue de son vote, le votant pourra visualiser un accusé de réception électronique confirmant l'enregistrement de son vote dans le système de vote, qu'il pourra conserver.


ARTICLE 13 - DEPOUILLEMENT - PROCES VERBAUX

13.1 - Procédure de dépouillement

Le dépouillement de l’urne électronique aura lieu en présence des membres du Bureau de vote et du gestionnaire de l'élection.

Après activation des clés de déchiffrement, le système de vote affichera les résultats du vote.

L’accord soumis à consultation sera validé s'il est approuvé par le personnel à la majorité des suffrages exprimés. Dans ce cas, il entrera en vigueur dans les conditions prévues par l’accord ; à défaut il sera réputé non écrit. Aucun quorum n'est requis.

13.2 - Signature et communication des procès-verbaux

Les procès-verbaux imprimés, seront signés par les membres du Bureau de vote. 
Les résultats seront portés à la connaissance du personnel.

13.3 - Signature et conservation des listes d'émargement

A l'issue du dépouillement, les listes d'émargement seront imprimées et signées par les membres du Bureau de vote.


ARTICLE 14 - FORMALITES DE DECLARATION ET ACCES AUX DONNEES PERSONNELLES

Conformément à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée et au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes à l'égard du traitement des données à caractère personnel, une déclaration de traitement sera effectuée au registre par la Société au titre de la constitution des fichiers électoraux.

Conformément aux obligations légales, les utilisateurs du système de vote pourront faire valoir leur droit d'accès, de rectification, d'opposition et de limitation aux informations enregistrées les concernant, en adressant une demande par courrier postal auprès du Prestataire et en justifiant de leur identité.




ARTICLE 15 - CONSERVATION ET DESTRUCTION DES FICHIERS SUPPORT

Le Prestataire conservera sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.

La procédure de décompte des votes pourra, si nécessaire, être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le Prestataire après en avoir informé le Gestionnaire de l'élection, procèdera à la destruction des fichiers supports.


ARTICLE 16 - DUREE ET PUBLICITE DU PROTOCOLE D'ACCORD

Le présent protocole est conclu pour la durée de la Consultation.

Il entrera en vigueur le 13 septembre 2022.
Il sera déposé en deux exemplaires, dont une version sur support papier signée des parties, et une version sur support électronique, auprès de la Direction Régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités, conformément à la règlementation en vigueur.
Il sera également déposé en un exemplaire auprès du secrétariat-greffe du Conseil des Prud’hommes.


Fait à LYON

Le 13 septembre 2022


En 4 exemplaires originaux, dont un pour chacune des Parties signataires.