La société LABORATOIRE PERRIGO FRANCE, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Nanterre sous le numéro B 380 243 972, ayant son siège social 20 rue André Gide à CHATILLON (92320), représentée par Monsieur Pascal GAROT en sa qualité de Directeur des Ressources Humaines, dûment mandaté aux fins des présentes. 

Ci-après dénommée « L’Entreprise » ou « La Société »

D’UNE PART,

ET :

Les Organisations Syndicales Représentatives au sein de la Société LABORATOIRES PERRIGO FRANCE avec leurs délégués syndicaux respectifs dûment mandatés à cet effet,

CFDT représentée par XXX
FO représentée par XXX
UNSA, représentée par XXX
USAPIE représenté par XXX – ayant obtenue la délégation de pouvoir, de la part de XXX, pour assister à l’ensemble des réunions en son nom, en son mandat de Délégué Syndical

D’AUTRE PART,



Ensemble dénommées « les Parties »

Il est préalablement rappelé que :


Conformément aux dispositions des articles L. 2314-26 et R. 2314-5 du Code du travail, les élections des membres représentants du personnel peuvent être organisées par voie électronique.

La possibilité de recourir au vote électronique doit être prévue par un accord collectif d’entreprise ou de groupe ou, à défaut, peut être décidée unilatéralement par l’Employeur. 

Les objectifs du présent accord sont de :
donner un cadre légal au vote par internet pour les élections des membres représentants du personnel,
simplifier et sécuriser l'organisation de ces élections,
favoriser l'accès au scrutin, optimiser la participation des électeurs, et ainsi renforcer la légitimité des acteurs du dialogue social,
sécuriser les dépouillements et la proclamation des résultats,
participer à une démarche de développement durable,
mais aussi rappeler les principes fondamentaux qui doivent régir ces élections, à savoir le secret du vote, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, la conservation des éléments de preuve.

C’est la raison pour laquelle les dispositions légales exigent que la mise en œuvre du vote électronique soit précédée de la signature du présent accord ou, à défaut, d’une décision unilatérale, distincts du protocole préélectoral, destinée à organiser le vote électronique et définissant les garanties et mesures de sécurité devant entourer le recours à ce système.

Le contenu de cet accord est strictement limité aux dispositions légales en vigueur, le choix du prestataire et les modalités précises de mise en œuvre du vote par internet font en particulier l'objet d’articles spécifiques du protocole d'accord préélectoral.


Le présent accord a pour objet d’autoriser le recours et la mise en place du vote électronique au sein de la Société LABORATOIRE PERRIGO FRANCE dans le cadre des élections professionnelles visant au renouvellement de son CSE.

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de la Société LABORATOIRE PERRIGO FRANCE, ayant la qualité d’électeur à la date du premier tour de scrutin de l’élection des représentants du personnel au comité social et économique prévue en 2023, ainsi qu’aux éventuels salariés mis à sa disposition et exerçant leur option de vote au sein de la Société LABORATOIRE PERRIGO FRANCE. 


Article 2.1 – Définition et choix du moyen de vote électronique

La notion de « vote électronique » au sein du présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.

Article 2.2 – Choix du vote électronique

Les modalités de vote électronique seront déterminées préalablement à l’élection dans le cadre d’un protocole d’accord préélectoral (PAP), ou à défaut de la décision unilatérale de l’employeur concernant l’organisation de l’élection des membres du CSE de la Société LABORATOIRE PERRIGO FRANCE.

Le protocole d’accord préélectoral conclu mentionnera le présent accord, ainsi que le nom du prestataire extérieur choisi. 

Il comporte également, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu et du déroulement des opérations électorales.  

Le coût du recours au vote électronique sera intégralement pris en charge par la Société LABORATOIRE PERRIGO FRANCE.




Article 2.3 – Choix du prestataire extérieur

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire choisi par l’entreprise, dans le respect du cahier des charges constitué des prescriptions énoncées aux articles R.2314-6 et suivants du Code du travail.

La Société LABORATOIRE PERRIGO FRANCE a pris contact avec un prestataire spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet (ci-après désigné le « Prestataire ») et lui confie la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires en application des articles R.2314-8 et suivants du Code du travail, des articles R.2324-4 et suivants du Code du travail, ainsi que de l’arrêté du 25 avril 2007.

Ce prestataire devra respecter les prescriptions légales et réglementaires relatives à la mise en place du vote électronique pour les élections des représentants du personnel.

Ainsi, ce Prestataire interviendra sur la base d’un cahier des charges, respectant les prescriptions relatives au vote électronique prévues par :

Les principes généraux du vote,
Les articles du Code du travail et notamment les articles L. 2314-26 et R. 2314-5 et suivants du Code du travail,
L’arrêté du 25 avril 2007 relatifs à la mise en place du vote électronique pour les élections des représentants du personnel,
Les recommandations CNIL relatives à la sécurité des systèmes de vote électronique (Délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 et Délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique). 

Le cahier des charges figure en annexe de la présente.

Les coordonnées du prestataire sont précisées dans le protocole d'accord préélectoral, ou à défaut de la décision unilatérale de l’employeur concernant l’organisation de l’élection des membres du CSE de la Société LABORATOIRES PERRIGO FRANCE. 

Article 2.4 - Principes généraux 

La direction de l’entreprise s'engage à prendre toutes les mesures nécessaires pour vérifier que le système choisi assure le respect des principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin que sont :

La sincérité et l'intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré,
L'anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,
L'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,
La confidentialité et la liberté du vote,
la surveillance effective du vote et le contrôle a posteriori par le juge de l'élection. 

Le système devra garantir :

la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales,
la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification,
la sécurité de l'émargement,
la sécurité de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Article 2.5 - Caractéristiques du système 

De plus, le système doit répondre aux caractéristiques suivantes :

les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système,
le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.
les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés "fichier des électeurs" et "contenu de l'urne électronique".

Article 2.6 – Etablissement du fichier des électeurs 

Le traitement "fichier des électeurs" est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement.

La Direction établira ce fichier, conformément au modèle de fichier prévu sur le site du prestataire qui pourra notamment comprendre les mentions suivantes : 

Noms et prénoms des inscrits
Genre (sexe)
Date de naissance 
Date d'entrée dans l'Entreprise 
Type de contrat (interne/externe ; CDI/CDD ; temps plein/temps partiel)
Ancienneté
Collège d'appartenance
E-mail et /ou numéro de téléphone 

Ce fichier sera chargé dans le système de vote électronique du prestataire. 

Les mentions affichées sur la liste électorale seront déterminées dans le cadre du protocole d’accord préélectoral ou, à défaut, par décision unilatérale de la Direction.

Article 2.7 – Emargement 

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes d’émargement sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur.

Article 2.8 – Urne électronique

Le fichier dénommé "contenu de l'urne électronique" recense les votes exprimés par voie électronique. 

Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n'est accessible.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Le dépouillement et le décompte des voix devront être faits dans les conditions prévues par l'arrêté du 25 avril 2007.

Le système de vote électronique sera bloqué après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Article 2.9 – Recours à une expertise indépendante

Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions énoncées ci-dessus. 

Le rapport de l'expert attestera de la conformité de la solution retenue par rapport aux recommandations de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) et est tenu à la disposition de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés.

Article 2.10 – Cellule d’assistance technique et sécurité

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant un ou plusieurs représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Cette cellule comprendra un ou plusieurs représentants de la Direction ainsi qu'un ou plusieurs représentants du prestataire. 

Elle aura notamment pour mission de :
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;
Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Les représentants des listes de candidats pourront assister aux opérations de contrôle réalisées par la cellule d'assistance technique. 

Article 2.11 – Programmation du site

Le prestataire choisi assurera la programmation des pages Web et notamment la présentation à l'écran des listes de candidats et des logos et/ou photos conformes à ceux présentés par leurs auteurs et des bulletins de vote.

Afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, des photos et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes.

Les professions de foi devront être au format PDF, de 2 pages maximum d'une taille maximum conseillée de 2 Mo. 

Article 2.12 – Formation et information

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l'appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés. En particulier, chaque salarié disposera d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales suffisamment à l’avance avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

Les représentants du personnel et les membres des bureaux de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

Les représentants de la Direction peuvent également, sur la base du volontariat, bénéficier de cette formation.

Article 2.13. Conservation des données 

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à l’intervention de la décision juridictionnelle devenue définitive. 

A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits. 

Article 2.14. Gestion des données à caractère personnel 

La mise en place d’une solution de vote électronique nécessite le recours à des fichiers contenant des données à caractère personnel. A ce titre, l’ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n° 2016/679 (RGPD).

Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique s’engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées. Le prestataire prendra toutes les mesures techniques et organisationnelles requises afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque.

En sa qualité de responsable du traitement des données à caractère personnel de ses salariés, la Société LABORATOIRE PERRIGO FRANCE applique la législation relative à la protection des données personnelles et notamment le Règlement UE n°2016/679 (« RGPD ») et la loi du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.   Dès lors, le vote électronique est inscrit dans le registre des traitements de la Société LABORATOIRES PERRIGO FRANCE. Conformément à la Délibération CNIL n°2019-53 du 25 avril 2019, le niveau de risque identifié est de 2 et le système mis en place répond à l’ensemble des objectifs de sécurité. 




Article 3.1. Durée et modalités du scrutin

Article 3.1.1. Durée 

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée à définir dans le cadre du protocole d'accord préélectoral ou, à défaut, la décision unilatérale de la Direction qui s’y substituera. 

Pendant cette période d’ouverture du scrutin, les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment. 

Article 3.1.2. Modalités 

La mise en place du vote électronique supprime le vote à bulletin secret sous enveloppe.

Le vote a lieu sur un site internet sécurisé et propre aux élections.

Le vote électronique pourra se dérouler sur le lieu de travail ou à distance. Ainsi, les électeurs peuvent voter depuis n’importe quel terminal, que ce soit de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections. Les salariés seront sensibilisés sur le fait qu'il convient de privilégier le vote pendant le temps de travail.  

Avant le premier tour des élections, chaque électeur recevra, selon les modalités déterminées dans le cadre du protocole d’accord préélectoral (ou, à défaut, de la décision unilatérale de la Direction s’y substituant), des codes d’accès générés selon des modalités garantissant la confidentialité du vote. 

L’électeur pourra exprimer son vote en se connectant au site de vote sécurisé mis en place à cet effet par le prestataire, dans des conditions assurant sa confidentialité.

La saisie de son identifiant, son mot de passe, ainsi que la réponse à la « question défi », permettra à l’électeur d’accéder aux bulletins de vote correspondant à son collège électoral.

Une fois son vote exprimé, le choix de l’électeur apparaîtra clairement à l’écran et pourra être modifié avant validation. Sa validation définitive vaudra signature et émargement.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

Ce vote sera traité de telle sorte à assurer son anonymat et son chiffrage avant d’être transmis dans le fichier contenant l’urne électronique, recensant tous les votes exprimés.

Afin de répondre aux exigences légales et réglementaires, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs.

Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Le moyen d’authentification prévu au présent article permettra au site de vote de vérifier l’identité de chaque électeur et de garantir l’unicité de son vote. 

Toute personne non reconnue n’aura pas accès au serveur de vote. La confirmation du vote vaudra signature de la liste d’émargement de l’élection concernée et clôturera définitivement l’accès à ce scrutin pour la personne concernée. 

Article 3.2. Matériel nécessaire au vote électronique

Pendant la période d'ouverture du scrutin, le Protocole d'Accord Préélectoral pourra prévoir de mettre à la disposition des électeurs qui ne disposeraient pas du matériel informatique nécessaire pour voter un terminal sécurisé (ordinateur, smartphone ou tablette) leur permettant de se connecter au site de vote électronique.  

La Direction veillera à ce que tous les électeurs puissent avoir un accès à un outil informatique leur permettant de voter. 

Une attention particulière sera accordée au vote des électeurs porteurs d'un handicap amenés à voter sur les lieux de travail ; le logiciel de vote devra par ailleurs respecter les standards permettant aux électeurs handicapés d'utiliser les dispositifs normalisés d'aide à la navigation sur Internet. Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter pourra se faire assister par un électeur de son choix.

Le cas échéant, l'emplacement du matériel de vote spécifiquement mis à disposition sur le lieu de travail permettra l'isolement nécessaire pour assurer la confidentialité du vote à partir de celui-ci. 

Article 3.3. Déroulement du scrutin

Article 3.3.1. Scellement des urnes 

Le scellement des urnes interviendra à l'ouverture du vote et sera régulièrement contrôlé par le prestataire de vote électronique pendant la durée du scrutin.

Article 3.3.2. Consultation du nombre de votants 

Pendant la période du scrutin, les membres du bureau de vote, les électeurs, la Direction, ainsi que les délégués de liste pourront consulter à tout moment le taux de participation. 

Article 3.3.3. Liste d’émargement 

La liste d'émargement, actualisée, sera accessible à tout moment aux membres du bureau de vote. 

Article 3.3.4. Dépouillement 

Trois clés destinées à permettre, à l’issue du scrutin, l’accès aux données du fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » et au dépouillement des votes sont générées par les membres du bureau de vote. 

La génération des trois clés a lieu avant la phase de tests, et intervient de manière à prouver de façon irréfutable que les détenteurs distincts des clés ont connaissance distinctement de leur clé à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.

Chaque détenteur désigné active à tour de rôle sa propre clé avec son mot de passe. Les mots de passe sont enregistrés par les porteurs de clé afin de garantir la confidentialité.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants générés par les serveurs seront figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

Le dépouillement sera effectué par l'activation conjointe d'au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois détenues par les membres du bureau de vote. 

Les deux assesseurs du bureau de vote nominativement identifiés, ainsi que le président du bureau de vote recevront chacun une clé de dépouillement distincte, selon des modalités en garantissant la confidentialité, permettant d'accéder aux données du fichier dénommé " contenu de l'urne électronique ". 

La présence de deux détenteurs des clés initialisées et activées avant la phase de test est indispensable pour autoriser le dépouillement.

Le décompte des voix devra apparaître lisiblement à l'écran et faire l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Le système de vote électronique sera scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. 

La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Les résultats sont proclamés par le président du bureau de vote. 

Les membres du bureau de vote bénéficieront d’une assistance du prestataire pendant toute la durée du dépouillement.


Le présent accord est conclu pour une durée déterminée correspondant à la durée du cycle électoral débutant à date de renouvellement du CSE de la Société LABORATOIRE PERRIGO FRANCE en 2023. Ainsi cet accord produira ses effets pour les élections professionnelles organisées au sein de la Société LABORATOIRE PERRIGO France en 2023. 

Il cessera immédiatement de produire tout effet dès l’élection desdits représentants réalisée et définitive (c’est-à-dire après épuisement, le cas échéant, des délais et voies de recours). 

Le présent accord se substitue, dès son entrée en vigueur, à tout accord, disposition conventionnelle, usage, engagement unilatéral ou pratique mise en place antérieurement, par quel que mode que ce soit, et qui aurait le même objet. 


Le présent accord rentrera en vigueur le 2 mai 2023. 

Le présent accord collectif pourra, le cas échéant, être révisé pendant sa période d’application conformément aux dispositions des articles L. 2261-7-1 et L. 2261-8 du Code du travail. 

Les demandes de révision du présent accord doivent être présentées par leur(s) auteur(s) par lettre recommandée avec accusé de réception et être obligatoirement accompagnées de propositions sur les dispositions dont il est demandé révision.

Les discussions portant sur la révision devront s’engager dans les trois mois suivant la date de la demande.


Conformément à l'article L. 2231-5 du code du travail, le texte du présent accord est notifié à l'ensemble des organisations syndicales représentatives dans la Société.

Un exemplaire de l’accord sera remis au greffe du conseil de prud'hommes du lieu de conclusion.

L’accord sera également déposé par la Société sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail « TéléAccords » dans les conditions détaillées par les articles D. 2231-4 et suivants du Code du travail.

La version PDF complète et signée de l’accord sera accompagnée des pièces suivantes :
La copie du courrier, du courrier électronique ou du récépissé ou d'un avis de réception daté de notification du texte à l'ensemble des organisations représentatives à l'issue de la procédure de signature ; 
Une version publiable de l’accord, anonymisée des noms et prénoms des signataires, en format docx., et ne comportant pas l’annexe au présent accord conformément à l’accord des parties.


Fait à Châtillon, le 7 avril 2023 


XXX, Directeur des Ressources Humaines


Pour la CFDT, XXX


Pour FO, XXX


Pour l’UNSA, XXX


Pour l’USAPIE, XXX



ANNEXE - CAHIER DES CHARGES DU SYSTEME DE VOTE

Préambule
Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles portant sur le renouvellement des mandats/la mise en place des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique, la Direction de la société et les Organisations Syndicales ont souhaité recourir au vote dématérialisé par internet.
La société KERCIA Solutions, éditrice du logiciel AlphaVote, ci-après « LE PRESTATAIRE », a été choisie comme prestataire et aura en charge la mise en œuvre du vote dématérialisé conformément au présent cahier des charges.
Missions du prestataire
Le prestataire aura en charge :
La mise en œuvre du système de vote dématérialisé par internet,
La mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote dématérialisé par internet et l’élaboration des états des résultats permettant l’affectation des sièges.
Le système développé et qui sera mis en œuvre par le prestataire est conforme en tous points aux prescriptions légales et réglementaires relatives aux conditions et aux modalités de vote dématérialisé par internet pour l'élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.
Articles R.2314-5 et suivants du Code du travail
Le système développé et qui sera mis en œuvre par le prestataire est régulièrement audité par plusieurs cabinets d’expertises indépendants, chargés de valider sa conformité vis-à-vis des obligations réglementaires.
Le prestataire pourra transmettre, sur demande du Client, le rapport d’expertise le plus récent.
Sécurité du système de vote
Avant l’ouverture du vote, les données de paramétrage du scrutin sont scellées manuellement, un condensat de référence est généré sur ces données pour en assurer l’intégrité à tout moment. Au scellement, puis à l’ouverture programmée du scrutin, un constat assure des émargements et des urnes vides.
A la date de fermeture programmée du scrutin, la clôture des votes est faite automatiquement. Un condensat de référence est généré sur l’urne et l’émargement des votes électroniques.
Confidentialité des données transmises
Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.
Le système retenu répond en tous points :
à la délibération CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet
aux dispositions relative à la protection des données personnelles (loi n°78-17 du 6 janvier 1978 et les décrets n°2005-1309 du 20 octobre 2005, n°2007-451 du 25 mars 2011, n°2007-602 du 25 avril 2007, n°2014-793 du 9 juillet 2014 et n°2017-1819 du 29 décembre 2017, le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD)) 
Le prestataire s’engage à conserver de manière strictement confidentielle toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le cadre de l’organisation du vote dématérialisé par internet. Il met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser la transmission et l’accès aux informations des fichiers qui lui sont communiqués par l’entreprise et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote dématérialisé par internet.
A l’issue du délai de recours et en l’absence de contentieux, le prestataire s’engage à détruire les fichiers transmis et à ne conserver aucune de ces données.
Un certificat de destruction des données pourra être transmis au Client, sur demande. 
Cellule d’assistance technique
L’employeur mettra en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote dématérialisé par internet, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire.
Article R. 2314-10 du Code du travail
En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d’assistance technique :
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote dématérialisé par internet et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système est scellé ;
Contrôle, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Article R. 2314-15 du Code du travail
Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote. 
Par ailleurs, un service d’assistance téléphonique sera mis en œuvre dans le but de renseigner les électeurs.
Les fichiers
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichiers des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».
Article R. 2314-7 du Code du travail
Le traitement « fichier des candidats » et « fichier des électeurs » est établi à partir d’un référentiel fourni par le Client. La conformité de l’intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire sera contrôlée par la Direction préalablement à chaque tour de scrutin.
Le « fichier des électeurs » a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargements.
L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes d’émargements sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
Le fichier dénommé "contenu de l'urne électronique" recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste d’électeur et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.
Contenu des fichiers
Les données devant être enregistrées sont les suivantes :
pour les listes électorales : mentions déterminées dans le protocole d’accord pré-électoral ;
pour le fichier des électeurs : établissement, matricule, sexe, civilité, nom, prénom, date de naissance, date d’entrée, coordonnées postales / électronique, collège, droit de vote, éligibilité, « question défi » 
pour les listes des candidats : nom de la liste, collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant ;
pour les listes d'émargements : nom, prénom, collège, scrutin, date et heure de l’émargement
pour les résultats : nom de la liste, noms et prénoms des candidats élus, nombre de voix obtenues, collège, scrutin.
Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants :
pour les listes électorales : électeurs, organisations syndicales et gestionnaires d’élections
pour le fichier des électeurs : interlocuteur dédié au sein de Kercia
pour les listes d'émargement : membres des bureaux de vote pendant le scrutin, et gestionnaires d’élections après le scrutin
pour les listes des candidats : électeurs, organisations syndicales  et gestionnaires d’élections
pour les listes des résultats : électeurs, Centre de Traitement des Elections Professionnelles (CTEP), organisations syndicales et gestionnaire d’élections
En cas de contestation des élections, ces pièces sont tenues à la disposition des tribunaux compétents.
Listes électorales
Les listes électorales sont établies par l'entreprise. Le contrôle de la conformité des listes importées dans le site de vote est effectué sous la responsabilité du Client. 
L'intégration et le contrôle des candidatures sont effectués dans les mêmes conditions.
Bureaux de vote et pilotage centralisé 
(Option 1) Un bureau de vote unique est constitué pour l’ensemble des collèges. 
(Option 2) Un bureau de vote est constitué pour chaque collège électoral. Un bureau de vote centralisateur sera alors constitué pour centraliser les opérations de scellement et de dépouillement, tout en conservant les bureaux de votes initiaux et les accès locaux dont ils bénéficient.
Chaque bureau de vote et bureau de vote centralisateur est composé d’un Président et de deux assesseurs, dont les modalités de désignation seront fixées dans le protocole d’accord préélectoral. 
Les membres du bureau de vote sont chargés du contrôle de la régularité du scrutin. Ils assurent le respect des principes régissant le droit électoral.
Tests à blanc - Scellement du Paramétrage

Phase de tests « à blanc » - Objectifs 
Les tests dits « à blanc » ont lieu pendant la réunion de scellement. Ils doivent être effectués sur le système de vote dématérialisé par internet définitif et validé préalablement, afin de permettre aux membres du bureau de vote de contrôler la conformité du système de vote dématérialisé par internet avant l’ouverture effective des élections.
Le prestataire s’engage à fournir un système permettant de tester « à blanc » toutes les fonctions et les rôles du logiciel une fois le paramétrage effectué, y compris l’utilisation des clés qui serviront au dépouillement réel à l’issue du scrutin.
Étapes de la réunion de scellement
Les étapes de contrôle seront les suivantes :
Création par le Président et les Assesseurs du bureau de vote des clés de chiffrement ;
Validation des données de paramétrage et des listes de candidats sur le PV de scellement provisoire ;
Réalisation de plusieurs votes fictifs sur le site de vote ;
Dépouillement fictif des urnes électroniques et édition des résultats ;
Contrôles de la conformité des résultats obtenus ;
Suivi des taux de participation et listes d’émargements ;
Scellement du paramétrage par les membres du bureau de vote.

Communication des identifiants et mots de passe
Le prestataire enverra, préalablement au scrutin et dans les délais prévus par le protocole d’accord pré-électoral, à chaque électeur individuellement et aux coordonnées postales ou mail contenues dans le « fichier des électeurs » transmis par l’entreprise :
L’adresse du site de vote sécurisé générée par le système de vote dématérialisé par internet ;
L'identifiant généré aléatoirement par le système de vote ;
Conformément aux recommandations de la CNIL, le mot de passe sera envoyé via un canal distinct pour assurer la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification.
Procédure de réassort du mot de passe et de l’identifiant 
En cas de perte du mot de passe et/ou de l’identifiant, une cellule d’assistance téléphonique se tient à disposition des électeurs 24/24h et 7/7j. La procédure est la suivante :
-        L’électeur appelle sur le numéro vert  0 805 03 10 21	
         Pour l’international et les DROM, le numéro est 00 33 456 400 681	 
-        Lui seront demandés : Nom, Prénom, question défi et un autre élément d’authentification (à définir)		 
-       Après vérification des informations précédentes, un nouveau Mot de Passe lui sera communiqué selon les modalités suivantes : 
1) sur l’adresse e-mail professionnelle fournie par l’entreprise si l’accès est sécurisé par un code personnel ;
2) à défaut, sur son adresse e-mail personnelle ;
3) a défaut, par SMS au n° de téléphone communiqué par l’appelant ;
L’identifiant sera ensuite communiqué à l’électeur oralement par l’opérateur téléphonique.
Le vote
Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique définies dans le protocole d’accord pré-électoral sont contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.
Pendant toute la durée du scrutin et à des fins de contrôle, seuls les membres du bureau de vote peuvent consulter les listes d’émargement.
Article R. 2314-16 du Code du travail
Pour se connecter à distance au système de vote, l'électeur doit se faire connaître par son identifiant, son mot de passe, ainsi que la réponse à une « question défi ». Cette « question défi » doit être non triviale, c’est-à-dire assez confidentielle pour ne pas être facilement décelable (la CNIL exclut la date de naissance).
Ces moyens d'authentification permettent au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantissent l'unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d'authentification.
L'électeur accède aux listes de candidats, à la profession de foi de chaque candidat et exprime son vote suivant les modalités définies dans le protocole d’accord pré-électoral.
Le format des professions de foi des candidats et les modalités de transmission au prestataire pour publication sont définis dans le protocole d’accord pré électoral.
La présentation des listes, des noms des candidats et le format des professions de foi seront uniformes.
Le choix de l’électeur apparaît clairement à l'écran sous forme récapitulative pour chaque élection, il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l'émargement font l'objet d'un accusé de réception.
Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier " contenu de l'urne électronique ". La validation le rend définitif et empêche toute modification.
Clôture et dépouillement
Trois clés destinées à permettre, à l’issue du scrutin, l’accès aux données du fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » et au dépouillement des votes sont générées par les membres du bureau de vote. 
La génération des trois clés a lieu avant la phase de tests, et intervient de manière à prouver de façon irréfutable que les détenteurs distincts des clés ont connaissance distinctement de leur clé à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.
Chaque détenteur désigné active à tour de rôle sa propre clé avec son mot de passe. Les mots de passe sont enregistrés par les porteurs de clé afin de garantir la confidentialité.
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.
Le dépouillement n'est possible que par l'activation conjointe de deux clés de chiffrement sur les trois clés initialisées et en présence des porteurs de clés correspondants.
Ainsi la présence de deux détenteurs des clés initialisées et activées avant la phase de test est indispensable pour autoriser le dépouillement.
Le décompte des voix apparaît lisiblement sur l'écran de l’ordinateur connecté au système de vote et à tous les membres du bureau de vote. Le décompte des voix fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.
Le système de vote dématérialisé par internet est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.
La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.
Conservation des données
Le prestataire conserve sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. 
A l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.
A l’issue de la remise des données, les responsabilités d’archivage du scrutin incomberont au « CLIENT ». Jusqu'à cette date, le prestataire en assumera la charge.