Accord relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour les élections des membres du Comité Social et Economique
de l’Association Mémoires et Perspectives


Entre

L’Association Mémoires et Perspectives dont le siège est 29 rue François de Neufchâteau
88000 EPINAL

Représentée par Monsieur XXXX, Président de l’Association
d’une part,

Et

Les organisations syndicales suivantes

- C.F.D.T. représentée par Madame xxxx

- C.F.T.C. représentée par Madame xxxx

d’autre part,

ci-après collectivement dénommées « les parties »

il est convenu ce qui suit :

PREAMBILE 

Afin de faciliter l’organisation des élections des membres du Comité Social et Economique, et de favoriser la participation des salariés, l’Association Mémoires et Perspectives et les organisations syndicales représentatives ont étudié la possibilité et les modalités de mise en place d’un système de vote par voie électronique.

Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de la loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique du 21 juin 2004, de la loi relative au Travail, à la Modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels du 8 août 2016, de leurs décrets d’application, de l’arrêté du 25 avril 2007 modifié par le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au Comité social et économique et pris pour l’application de l’article 1er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales et régissant les conditions et modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.

Les parties conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux.

ARTICLE 1 - MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS

- Protocole d’accord préélectoral 

Dans le cadre de chaque élection, les parties signeront un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment les modalités de constitution du bureau de vote, le calendrier, les modalités opératoires et la répartition des sièges selon les établissements.

Le protocole d’accord préélectoral comporte également, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu.

1.2 - Formation au système de vote électronique

Les délégués syndicaux, les représentants des sections syndicales et les membres du bureau de vote bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu.

- Cellule d’assistance technique 

L'employeur met en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique. 

Elle comprend des représentants de l’employeur et le cas échéant, des représentants du prestataire.

En présence des membres du bureau de vote et d’un membre de chaque organisation syndicale, la cellule d'assistance technique :   

- procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet 
- procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;
- contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système

ARTICLE 2 - DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE 

2.1 - Etablissement des listes électorales et transmission 

Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique par rapport aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’entreprise. 

L’intégration et le contrôle des candidatures, ainsi que des professions de foi, sont effectués dans les mêmes conditions.
2.2 - Lieu et temps du scrutin

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent, pour chaque tour du scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours, lesquels seront précisés dans le protocole d’accord pré-électoral. 

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment, de façon confidentielle et anonyme, pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal (ordinateur, tablette, téléphone), de leur lieu de travail, ou de n’importe quel autre terminal, notamment personnel, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections. Les salariés en suspension de contrat de travail pourront donc voter de tout lieu équipé d’un terminal ou de tout terminal personnel.

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique pourront être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin. 

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Le nombre de votants pourra être révélé au milieu du scrutin, afin de procéder, le cas échéant à une relance informative.

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.

Tout électeur en éprouvant le besoin ou la nécessité peut se faire assister par un électeur de son choix.

2.3 - Modalités d’accès au site de vote 

Chaque électeur reçoit, avant le premier tour des élections, l’adresse du site et ses moyens personnels d’authentification.

A l’aide de son code d’accès, l’électeur recevra son mot de passe. 

L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de son code d’accès et de son mot de passe. L’électeur peut alors voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.

A réception du vote, la saisie des codes d’accès par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôt définitivement l’accès à cette élection. 

2.4 - Déroulement du vote 

Les moyens personnels d’authentification permettent au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantit l’unicité de son vote.

Le nombre de liste et leur dénomination apparaitront sur le même écran. L’électeur pourra ensuite accéder aux détails de la liste et sa profession de foi.

         Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation. 

Le vote ne peut se faire que pour une liste, l’électeur peut rayer un ou plusieurs noms. Le vote blanc est rendu possible par le système.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

La saisie des codes d’accès vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès
l’enregistrement du vote ; cette saisie clôt définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le
vote vient d’être réalisé.

2.5 - Programmation du site

Le prestataire assure la programmation des pages web et notamment la présentation des bulletins de vote à l’écran. 

Le prestataire reproduit sur le site de vote les professions de foi telles qu’elles ont été présentées par leurs auteurs.

ARTICLE 3 – CLOTURE ET RESULTATS

3.1 - Clôture

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs. 

3.2 - Décompte et attribution des sièges

Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes qui doivent être saisies par les membres du bureau de vote.

La génération de ces clés, avant l’ouverture du vote, est faite de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le président du bureau de vote et deux de ses assesseurs en ont connaissance à l’exclusion de toute autre personne.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être portée au procès-verbal.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

3.3 - Délai de recours et destruction des données

L’entreprise s’assure que le prestataire retenu conserve sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

A l’expiration de ces délais, l’entreprise ou, le cas échéant le prestataire, procède à la destruction des fichiers supports.

ARTICLE 4 - Sécurité et confidentialité 

4.1 - Anonymat et confidentialité des suffrages 

L’expression de vote et les éléments d’identification de l’électeur seront séparés.

Le vote de l’électeur sera crypté et stocké, dans cet état, dans une urne électronique dédiée sans aucun lien avec le fichier d’émargement des votants. Cette urne est hébergée par le prestataire. Le processus mis en œuvre par le prestataire garantit l’anonymat du vote et la sincérité des opérations électorales. 

4.2 - Le dispositif de secours 

Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Article 5 - Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Article 6 - Révision de l’accord

Le présent accord pourra faire l'objet à tout moment d'une demande de révision émanant d’une partie signataire, conformément aux dispositions légales.

Article 7 - dénonciation de l’accord

Le présent accord pourra être dénoncé par l’une ou l’autre des parties signataires dans le respect des dispositions légales et réglementaires sous réserve du respect d’un préavis de trois mois.

Article 8 - Formalités

Le présent accord sera déposé en version électronique auprès des services de la DIRECCTE d’Epinal.

Un exemplaire du présent accord sera également déposé auprès du Conseil de Prud’hommes d’Epinal.


Fait à Epinal, le 04/04/2023
Pour l’Association Mémoires et Perspectives
Mr XXX



Pour la C.F.T.C.					Pour la C.F.D.T.
Mme xxx						Mme xxx