Protocole d’accord préélectoral pour les élections des membres du comité social et économique
ASFA 2022

L’ASFA (Action Sociale, Familiale et Accompagnement) situé 23, rue Roger Salengro 64 000 PAU représenté par XXX agissant en qualité de Directeur Général par délégation du Président de l’Association
D’une part 	
Et
Les organisations syndicales représentées par leurs représentants respectifs dûment mandatés :
Monsieur XXX pour la CFE-CGC,
Monsieur XXX pour Force Ouvrière,

D’autre part
Il a été convenu ce qui suit : 
Le présent accord a pour objet de mettre en place le vote électronique en vue de l’élection du CSE dans le cadre des dispositions de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.
Article 1er - Nombre d’établissements distincts
Conformément à la DUE signée le 28 septembre 2018, l’ASFA est constituée d’un seul établissement situé 23 Rue Roger SALENGRO 64 000 PAU, 
Immatriculé sous le Numéro 503 994 329 00038 représenté par Monsieur David RABOUILLE, Directeur Général par délégation du Président de l’Association

Article 2 - Représentation du personnel
Compte tenu de l’effectif actuel à savoir 92 salariés (87,79 équivalent temps plein), le nombre de sièges à pourvoir est de 5 pour les titulaires et de 5 pour les suppléants.

Article 3 - Nombre et composition des collèges électoraux
Le personnel est réparti en deux collèges.
1er collège : Ouvriers / Employé.e.s.
2e collège : Techniciens / Agent Maitrise / Ingénieurs / Cadres.

Article 4 - Répartition du personnel dans les collèges électoraux
L’effectif pris en compte pour la répartition des sièges est le suivant :
En fonction de sa classification professionnelle, le personnel est ainsi réparti dans les collèges électoraux :
1er collège : Ouvriers et Employé.e.s : 
29 salarié.e.s, dont la proportion hommes/femmes est la suivante 22  femmes / 7  hommes ; est composé des comptables, assistants et personnel SAG. 
2e collège : Techniciens / Agents de maîtrise/ ingénieurs et cadres : 
63 salariés, dont la proportion hommes/femmes est la suivante 47 femmes / 16 hommes ; est composés des psychologues, juristes, personnel Educatif/Délégués et encadrement des Pôles et/ou Services.

Article 5 - Répartition des sièges par collège et représentativité Femmes / Hommes 
L’effectif total de l’ASFA est de : 87,79 ETP.

Selon l’article R. 2314-1 du code du travail, le nombre de membre de la délégation du personnel du comité social et économique est de : 5 Délégués Titulaires et 5 Délégués suppléants.
Conformément l’article L. 2314-13, la proportion de femmes et d’hommes dans chacun des collèges visés à l’article 3 est indiquée dans le tableau suivant de répartition des sièges à pourvoir par collège. 
Pour chaque collège électoral, les listes mentionnées à l'article  qui comportent plusieurs candidats sont composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale. 
Les listes sont composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des sexes. 
Lorsque l'application de cette règle n'aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à l'arrondi arithmétique suivant :
Arrondi à l'entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5,
Arrondi à l'entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.
En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.
Lorsque l'application de ces règles conduit à exclure totalement la représentation de l'un ou l'autre sexe, les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe qui, à défaut ne serait pas représenté. Ce candidat ne peut être en première position sur la liste. 
Il est précisé que la répartition des sièges entre les différents collèges électoraux est effectuée proportionnellement aux effectifs de chaque collège électoral avec attribution des sièges restant sur la base du plus fort reste.

Article 6 - Personnel électeur et éligible - Liste électorale
Les conditions d’électorat et d’éligibilité sont celles prévues par les articles L. 2314-18 et suivants du code du travail.
Sont électeurs les salariés entrant dans le champ d’application du présent protocole tel que défini en préambule et qui répondent aux conditions cumulatives suivantes à la date du 1er tour des élections (soit le 7 Novembre 2022) :
Être âgé de 16 ans révolus,
Avoir acquis une ancienneté d’au moins 3 mois dans l’entreprise,
Avoir la capacité électorale.
Sont éligibles les électeurs qui répondent aux conditions cumulatives suivantes à la date du 1er tour des élections (soit le 7 Novembre 2022) :
Être électeur dans le collège dont on sollicite les suffrages,
Être âgé de 18 ans révolus,
Avoir acquis une ancienneté d’au moins 1 an dans l’entreprise,
Ne pas être conjoint, partenaire d'un pacte civil de solidarité, concubin, ascendants, descendants, frères, sœurs et alliés au même degré de l'employeur.
Les listes électorales seront établies par la direction pour chaque collège et seront affichées au plus tard le Mardi 20 Septembre 2022 avant 14 heures.
Figurent sur ces listes le nom et le prénom de l’électeur, sa date de naissance, son ancienneté, son collège électoral ainsi que la mention de son éligibilité.
Les réclamations concernant ces listes seront à adresser à TRIDON Virginie DGA,  en charge des listes électorales, au plus tard dans les 3 jours de l’affichage des listes. 
La liste électorale étant appréciée à la date d’ouverture du 1er tour de scrutin, elle reste inchangée entre les deux tours de scrutin.
Elles précisent les nom et prénom des électeurs et de ceux remplissant les conditions d’éligibilité. 
Les éléments nécessaires à la vérification des conditions d’électorat ou d’éligibilité pourront être consultés au service du personnel.

Article 7 - Liste des candidats
Dépôt des listes
Le personnel est informé par voie d’affichage de l’organisation des élections dés signature du présent protocole d’accord préélectoral.
Il est rappelé que le 1er tour est réservé aux organisations syndicales mentionnées aux premiers et deuxièmes alinéas de l’article L. 2314-15 du code du travail et que les candidatures sont libres au 2nd tour.
Au premier tour, les organisations syndicales représentatives au niveau national sont invitées à présenter leur liste de candidats au plus tard le 14 Octobre 2022 à 17 heures, remis en mains propres à la direction contre récépissé ou par lettre recommandée avec AR au 23, rue Roger Salengro, 64 000 PAU ou mail avec accusé de réception à l’adresse suivante  
Si un second tour est nécessaire, les listes déposées restent valables. 
Si ces listes font l’objet d’un changement ou si des listes de candidats libres sont présentées, elles doivent être portées à la connaissance de l’employeur au plus tard le 16 Novembre 2022 à 17 heures remis en mains propres à la direction contre récépissé ou par lettre recommandée avec AR au 23, rue Roger Salengro, 64 000 PAU ou mail avec accusé de réception à l’adresse suivante  
Les listes de candidats sont affichées par la direction au plus tard le lendemain de la date limite de dépôt.

Propagande électorale et logos des listes de candidats
Les professions de foi de chaque liste présentée seront affichées sur le site de vote sécurisée Voxaly (prestataire retenu pour la fourniture d’un site de vote en ligne). Celles-ci devront respecter les prérequis suivants :
format PDF de 2 Mo au maximum,
1 page A4 recto verso,
Couleur ou Noir et Blanc.
Par ailleurs, les listes déposées peuvent être accompagnées d’un logo qui sera affiché sur le site de vote sécurisé. Dans ce cas, le logo doit respecter les prérequis suivants :
Format png,
Taille de 200 pixels x 200 pixels.
Professions de foi et logos doivent être déposés auprès TRIDON Virginie DGA,  par e-mail avant le 14 Octobre 2022 pour le 1er tour et avant le 16 novembre 2022 pour le 2nd tour.
Il est autorisé aux syndicats d’envoyer la propagande électorale sur les adresses professionnelles des salarié.e.s de l’ASFA qui leur seront fournis par les services RH de l’ASFA.

Article 8 – Représentation équilibrée des femmes et des hommes
Conformément aux dispositions légales, chaque liste de candidat.e.s devra respecter la répartition des sièges entre les hommes et les femmes telle que définie à l'article 5 du présent protocole.
Ainsi, pour chaque collège électoral, les listes comportant plusieurs candidats devront respecter cette répartition et présenter leur liste en alternant un candidat de chaque sexe (ex. 1 femme, 1 homme, 1 femme, 1 homme).
Néanmoins, si l’application de ces règles conduit à exclure totalement la représentation de l’un ou de l’autre sexe, les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe qui, à défaut, ne serait pas représenté. Toutefois, ce candidat ne pourra être en première position sur la liste.

Article 9 - Modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales par scrutin électronique
Le scrutin se déroulera uniquement sous la forme de vote électronique en accord avec les représentants syndicaux de l’association après avis des membres du CSE.
DATES DES ELECTIONS
La date du premier tour a été fixée entre le 7 et le 10 novembre 2022, le vote sera fait par scrutin électronique. Le dépouillement aura lieu le 10 Novembre 2022.
Au cas où un second tour serait nécessaire, il aurait lieu entre le 21 et 24 Novembre 2022, dans les mêmes conditions d’horaires et de lieu que le premier tour. 
Les listes de candidats pourront acheminer leur propagande dans les conditions déterminées par accord. 
CONCEPTION ET MISE EN PLACE (R. 2314-6) 
La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à DOCAPOST (filiale de LA POSTE) sur la base d’un cahier des charges respectant les dispositions du présent protocole et des textes régissant ce mode de scrutin. 
Une information a été communiquée aux membres du CSE lors d’une réunion qui s’est tenue le 23 Juin 2022 par le prestataire retenu.
Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes. 
Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système. 
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l’urne électronique » (article R. 2314-7). 
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin (article R. 2314-8). Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8. 
Le rapport de l’expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l’informatique et des libertés. Les prescriptions énoncées ici s’imposent également aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système informatique (article R. 2314-9). 
INFORMATION ET FORMATION (ARTICLE R. 2314-11 ET R. 2314-12) 
L’employeur informe les organisations syndicales de salariés représentatives dans l’entreprise ou le ou les établissements concernés, de l’accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés. 
Chaque salarié dispose d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. 
Les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu. 
Ceci n’est que la reprise des obligations légales de l’employeur prévues aux articles R. 2314-11 et suivants du Code du travail.
DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE
Transmission notice information
Chaque salarié sera également informé au moyen d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. Toute facilité sera accordée au personnel pour lui permettre de voter. Le temps nécessaire à chaque électeur pour voter n'entraînera aucune réduction de salaire. Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période du scrutin, de n’importe quel terminal internet ou intranet, de leur lieu de travail et/ou à distance. 


Matériel de vote – Codes confidentiels
Le matériel de vote est envoyé à chaque salarié par e-mail sur sa messagerie professionnelle nominative dès le jour du vote à partir de 8 heures et avant 10 heures, heure d’ouverture du scrutin. 
Ce matériel est constitué d’un e-mail appelant à voter et qui comporte une adresse internet à joindre pour obtenir des codes de connexion par e-mail ou SMS. 
En cas de perte de l’identifiant ou du mot de passe, l’électeur devra effectuer une demande de nouveaux codes de connexion en ligne, directement depuis le site de vote.

 Déroulement du vote
La connexion a lieu par le navigateur internet à l’aide de l’adresse communiquée dans l’e-mail décrit dans l’article 9 :


Le déroulement est le suivant :
l’électeur pourra accéder, 24 heures sur 24, au site de vote gratuitement à partir de tout terminal connecté à internet,
l’électeur devra répondre à un ensemble de questions personnelles, afin de pouvoir recevoir ses codes de connexion personnels sur l’adresse e-mail ou le n° de téléphone mobile de son choix,
après identification sur le site de vote avec ses codes de connexion personnels, le service affiche les élections auxquelles l’électeur est autorisé à participer,
l’électeur choisit une élection. Les élections pour lesquelles il a déjà voté ne sont plus sélectionnables,
le service affiche les listes des candidats pour l’élection choisie et pour le collège de l’électeur,
l’électeur peut :
choisir une liste complète,
raturer des candidats,
voter blanc
le choix de l’électeur lui est rappelé et il peut le modifier,
l’électeur confirme son vote,
un accusé de réception lui confirme l’enregistrement définitif de son vote,
à tout moment, l’électeur peut interrompre le processus et le reprendre.

Modalités de vote 
Le prestataire assure la réalisation des pages Web et, notamment, la présentation à l’écran des bulletins de vote après avoir procédé à l’intégration dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés et transmis par leurs auteurs. 
Les listes sont présentées à l’écran par ordre alphabétique. 
Par ailleurs, afin de garantir l’égalité de traitement entre les listes de candidats le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes.
Consultation de la participation
Le Prestataire est autorisé à consulter les taux de participation à chacun des scrutins pendant l'ouverture du vote électronique. 

Il les consulte sur demande de la Direction de la Société, puis les lui communique afin qu'elle se charge de diffuser, le cas échéant, cette information à toutes les listes en présence.

Le scellement
Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire formera sur le dispositif de scellement, avant l’ouverture du vote un correspondant des ressources humaines, les représentants du personnel et les membres du bureau de vote avant l’ouverture du site internet. 

Le scellement des urnes électroniques a pour effet de : 
- figer les données de l’élection (fichier électeurs, fichiers candidats, profession de foi, paramétrage global de l’élection), 
- remettre les compteurs des urnes à zéro et ainsi s’assurer que les urnes sont vides, 
- créer la clé globale de chiffrement de l’élection et donc des bulletins de vote. 

Assistances aux utilisateurs (Art R. 2314-10)
La cellule assistance technique du prestataire sera chargée de veiller, tout au long du déroulement du processus de vote électronique, au bon fonctionnement, à la supervision technique de ce système de vote. 

Durant la période d’ouverture du scrutin, la cellule d’assistance pourra être contactée par les électeurs par le biais de coordonnées communiquées lors de l’envoi des codes d’accès.

Bureau de vote 
Il y a un unique bureau de vote pour l’ensemble des élections des Délégués du Personnel au Comité Social et Economique. Il est établi pour les deux tours.
Ce bureau de vote est composé d’un président et de deux assesseurs désignés par la direction parmi les électeurs volontaires.
L’employeur formera le bureau de vote à l’utilisation des outils du site de vote qui lui permettront d’assurer ses missions. Lors de cette formation le bureau de vote générera trois clés de dépouillement (une pour chaque membre du bureau). Durant la période de vote l’ensemble des suffrages exprimés sont chiffrés dès leur expression et conservés dans le système de vote. Seuls les détenteurs des clés de déchiffrement pourront, après clôture, déchiffrer les suffrages pour accéder aux résultats. Au moins 2 des 3 clés de déchiffrement en possession des membres du bureau de vote sont nécessaires pour générer les opérations de dépouillement des urnes.
Les membres du Bureau de vote contrôleront le bon déroulement des opérations électorales et proclameront les résultats. 
La participation au Bureau de vote se fera pendant les heures de travail et n’entraînera aucune réduction de salaire. 
À ce titre, ils seront invités à la réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote, au cours de laquelle les clés de déchiffrement seront générées, ils contrôleront le déroulement du vote, au moyen des informations mises à leur disposition via le système de vote, ils seront alertés par la Cellule d’assistance technique de tout incident et prendront tout décision utile, ils participeront à la séance de dépouillement, au cours de laquelle : 
▪ ils autoriseront le dépouillement des urnes à l’aide de leurs clés de déchiffrement, 
▪ ils proclameront les résultats, signeront les listes d’émargement et les procès-verbaux (formulaires CERFA), édités et imprimés sous leur contrôle. 
Les membres du Bureau de vote pourront consulter sur le site de vote : 
- les listes électorales, 
- les listes de candidats et les documents éventuels attachés (professions de foi, photographies et vidéos), 
- la composition du bureau de vote, 
- l’évolution du taux de participation pendant la période d’ouverture du scrutin, 
- le journal des événements, 
- le code de scellement du Système de vote.
DEPOUILLEMENT

Procédure de dépouillement
Le dépouillement des urnes aura lieu en présence des membres du bureau de vote, des représentants de listes souhaitant être présents et du gestionnaire de l’élection. 
Après saisie par les membres du bureau des clés de déchiffrement, 3 clés valides sur 4 seront suffisantes pour procéder au déscellement des urnes, le système de vote affichera les résultats du vote pour chaque scrutin. 
Le dépouillement du premier tour sera effectué, même si le quorum n’est pas atteint, afin de déterminer la représentativité des organisations syndicales et l’audience des candidats leur permettant d’être désignés pour des fonctions syndicales.

Signature et conservation des listes d’émargement 
À l’issue du dépouillement, les listes d’émargement seront imprimées et signées par les membres du Bureau de vote. 
Les listes d’émargement signées seront placées dans une enveloppe qui sera scellée et conservée par l’employeur. 
L’enveloppe sera détruite à l’issue de la période de recours.
Toutes les opérations de dépouillement seront effectuées en présence de :
Représentant de l’association,
Des délégués de liste,
Des délégués syndicaux.
Et seront opérées conformément aux règles et usages.
Il sera lors procédé à l’établissement des procès-verbaux à raison d’un procès-verbal par scrutin et par collège.
FORMALITES

Conformément à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée en 2004, une déclaration à la CNIL sera effectuée par l’employeur au titre de la constitution des fichiers électoraux et de candidats. 
Conformément aux obligations légales, les utilisateurs du système de vote pourront faire valoir leur droit d’accès aux informations enregistrées les concernant, en adressant une demande par courrier postal auprès du prestataire et en justifiant de leur identité. 

Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, le prestataire conservera sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. 

La procédure de décompte des votes pourra, si nécessaire, être exécutée de nouveau. 

À l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire après en avoir informé le gestionnaire de l’élection, procédera à la destruction des fichiers supports.
Article 10 – Révision
Le présent accord peut être révisé, à tout moment pendant la période d’application, par accord collectif conclu sous la forme d’un avenant. Les organisations syndicales de salariés habilitées à engager la procédure de révision sont déterminées conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7-1 du code du travail.  

La demande d’engagement de la procédure de révision est formulée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge à l’employeur et à chaque organisation habilitée à négocier l’avenant de révision. 

A la demande de révision sont jointes les modifications que son auteur souhaite apporter au présent accord. 

L’invitation à négocier l’avenant de révision est adressée par l’employeur aux organisations syndicales représentatives dans le mois courant à compter de la notification la plus tardive des demandes d’engagement de la procédure de révision. 

Les conditions de validité de l’avenant de révision obéissent aux conditions posées par l’article L. 2232-12 du code du travail.
Article 11 - Durée et publicité du protocole préélectoral
Le présent protocole est conclu pour les élections des membres du Comité Social et Economique de l’ASFA de l’année 2022. 
Un exemplaire des PV sera transmis dans un délai de 15 jours au CTEP (Centre de traitement des élections professionnels), TSA 79104 76934 ROUEN CEDEX 9.
Il sera déposé un exemplaire auprès du Secrétariat-Greffe du Conseil des Prud’hommes. 

Conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur, cet accord sera également déposé sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail. 
Une copie sera remise à chaque organisation syndicale. 
Un exemplaire sera affiché sur les panneaux syndicaux et sur les panneaux réservés aux représentants du personnel.
Fait en 7 Exemplaires dont un pour notification à destination de l’inspection du travail.

Fait le 14 Septembre 2022 à PAU
Signatures des représentants des syndicats                              Signature de l’employeur