ENTRE LES SOUSSIGNES :

La société REXEL France, SAS au capital de 41.940.672 euros, inscrite au RCS de Paris sous le numéro 309 304 616, dont le siège social est situé 13 Boulevard du Fort de Vaux, CS 60002, 75 838 PARIS Cedex 17, représentée par XXXXXXXXX, agissant en qualité de Directrice des Ressources Humaines,

Ci-après désignée « l’Entreprise », d'une part, ET :
Les organisations syndicales représentatives au sein de la Société REXEL France, d'autre part.

Il a été convenu et arrêté ce qui suit, en vue de l’organisation des élections professionnelles des membres du Comité Social et Economique de 2023.


Préambule :

L’Entreprise organise dans les mois à venir l’élection des membres du Comité Social et Economique de Rexel France dans le cadre du renouvellement de l’instance.

Du fait de son activité et en cohérence avec ses ambitions digitales, la majorité des salariés utilise, au quotidien, des outils informatiques. A ce titre, tous les collaborateurs disposent d’une connexion Intranet / Internet et d’un ordinateur individuel ou en libre-service dans les locaux de l’Entreprise.

En outre, la multiplicité des sites de travail au sein desquels travaille un faible nombre de collaborateurs rend peu opportune la mise en place de bureaux de vote « physiques ».

Tenant compte de ces éléments, déjà pris en considération dans le cadre de l’organisation de précédentes élections professionnelles depuis 2010 ainsi que du caractère très satisfaisant du déroulement par voie électronique de celles-ci, les Parties ont, de nouveau, étudié la solution du vote électronique.

Les positions des organisations syndicales représentatives au sein de l’Entreprise ont par ailleurs conforté les Parties dans l’intérêt du recours du vote électronique afin :
de faciliter l’accessibilité au vote des collaborateurs ;
de sécuriser et fiabiliser l’établissement des résultats ;
d’inscrire le processus électoral dans une démarche de sobriété écologique.

Dans ces conditions, il est convenu entre les Parties que le vote, dans le cadre des élections professionnelles de 2023, sera entièrement électronique. Cet accord précise donc le fonctionnement du système retenu dans le respect de la réglementation en vigueur.
Siège social : REXEL FRANCE SAS – 13 Bd du Fort de Vaux – CS 60002 – 75838 Paris Cedex 17 Tél : 01 55 50 00 00 – Fax : 01 55 50 00 60

Article 1. Le choix du « fournisseur prestataire »

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties décident que les élections professionnelles seront organisées par un « fournisseur prestataire », mandaté par la Direction.

Dans ce cadre, les organisations syndicales représentatives ont été conviées à une réunion de présentation de plusieurs prestataires proposés par l’Entreprise.

Le « fournisseur prestataire » qui sera retenu pour l’organisation matérielle de l’ensemble du processus électoral devra garantir le respect des principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :
la sincérité et l'intégrité du vote ;
l'anonymat et le secret du vote ;
la confidentialité et la liberté du vote.

Le prestataire sera choisi sur la base d'un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires énoncées notamment aux articles R. 2314-5 à R.2314-18 du Code du travail.

Article 2. Les caractéristiques générales du dispositif

Conformément à l’article R. 2314-6 du Code du travail, le système retenu assure la confidentialité des données transmises notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.


Article 3. Modalités d’organisation des opérations

Article 3.1. Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre de l’élection, les parties signeront un protocole d’accord préélectoral, qui comportera, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote retenu et du déroulement des opérations électorales. Il indiquera également le nom du « fournisseur prestataire » si celui-ci est déjà arrêté.

Article 3.2. Etablissement des fichiers

Les données pouvant être enregistrées sont les suivantes :
Pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège ;
Pour le fichier des électeurs : noms et prénoms, collège, moyen d’authentification, coordonnées ;
Pour le fichier d’émargement : noms et prénoms des électeurs, collège, horodatage du vote ;
Pour les listes des candidats : noms et prénoms des candidats, collège, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant ;
Pour les résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires tels qu’indiqués ci-après.

Les destinataires de ces informations sont les suivants :
Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs, agents habilités des services du personnel ;
Pour le fichier des électeurs : électeurs pour les données les concernant ;
Pour les listes d’émargement : membres du bureau de vote, agents habilités des services du personnel ;
Pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités des services du personnel ;
Pour les résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, employeur ou agents habilités des services du personnel.

Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne seront uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système conformément aux prescriptions de l’article R. 2314-7 du Code du travail.

Article 3.3. Formation au dispositif de vote

Préalablement à l’organisation du scrutin et conformément à l’article R. 2314-12 du Code du travail, les membres du bureau de vote et représentants de liste bénéficieront d’une formation sur le système de vote retenu.

Cette formation sera dispensée par le « fournisseur prestataire » et portera sur le système de vote électronique retenu.

Article 3.4. Recettes du site de vote

Avant que le scrutin ne soit ouvert, les membres du bureau de vote procéderont à la recette du site de vote, afin de s’assurer :
du bon fonctionnement du processus de connexion ;
de la présence de la liste d’émargement ;
de la présence et l’exactitude des listes candidates et des candidats associés ;
de la présence et l’exactitude des professions de foi et des logos ;
du fonctionnement du processus de vote ;
du fonctionnement du processus de dépouillement.

Article 3.5. Modalités des élections

Afin d’assurer un taux de participation optimum, les parties conviennent tant pour le premier tour, que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur une période incluant un week-end, et ce, conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral.

A ce titre, les électeurs auront la possibilité de voter par la voie électronique à tout moment pendant la période de vote :
au cours des jours ouvrés : de n’importe quel terminal Internet ou Intranet, de leur lieu de travail ou d’un autre site de l’Entreprise, de leur domicile ou de tout autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections ;
les samedis et dimanches : de n’importe quel terminal Internet ou Intranet de leur domicile ou de tout autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter pendant leur temps de travail, le temps passé à voter n’entrainant aucune perte de rémunération dès lors qu’il interviendra pendant le temps de travail.

Par ailleurs, l’emplacement des ordinateurs en libre-service, au sein de chaque Centre Logistique, équipés d’une connexion au site sécurisé dédié aux élections, devra permettre l’isolement nécessaire pour assurer la confidentialité du vote de l’électeur.

Article 3.6. Bulletins de vote

Le « fournisseur prestataire » assurera la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l’intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.

Les listes de candidats seront présentées sur une seule et même page de manière à garantir l’égalité entre les différentes listes de candidats.

Dans le même objectif, les logos utilisés seront transmis par chaque organisation syndicale, formatés sur une taille identique (en format JPEG ou PNG, moins de 500 Ko), y compris en cas de liste intersyndicale.

Les professions de foi devront rester dans la limite raisonnable de 3 Mo, y compris également en cas de liste intersyndicale, et seront fournies dans le délai indiqué par le protocole d’accord préélectoral et selon les formes prévues par celui-ci (en format PDF, portrait ou paysage, taille A4, 2 pages équivalent à un recto/verso, en noir et blanc ou en couleur).

Par ailleurs et afin de garantir l’égalité de traitement entre les listes de candidats, le
« fournisseur prestataire » veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisées soient identiques pour toutes les listes.


Article 4. Déroulement des opérations de vote

Article 4.1. Notice explicative

Conformément à l’article R. 2314-12 du Code du travail, la Direction établira une note explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, laquelle sera portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin de plusieurs manières afin qu’ils puissent y avoir accès à tout moment :
via l’Intranet de l’Entreprise ainsi que par affichage au sein des Centres Logistiques ;
via courrier postal.

Il sera également demandé aux managers des CRCE, des agences et des plateformes administratives d’afficher cette notice explicative.

Article 4.2. Modalités d’accès au serveur du vote électronique

Afin de s’authentifier sur la plateforme et procéder au vote électronique, chaque électeur devra :
saisir un code d’accès personnel ;
répondre à une « question défi » ;
saisir son mot de passe.

Dans ce cadre, avant le premier tour des élections, chaque électeur recevra par courrier postal adressé au domicile connu par l’Entreprise, l’adresse du site de vote (URL) ainsi qu’un code d’accès personnel. Celui-ci, généré aléatoirement par le « prestataire fournisseur » sera également valable en cas de second tour éventuel.

Une fois que l’électeur aura saisi son code d’accès personnel, il sera invité à répondre à une
« question défi » pour réceptionner son mot de passe, laquelle correspond à une information personnelle préalablement communiquée par l’employeur au « prestataire fournisseur ». Il s’agira dans le cas présent du matricule de l’électeur, tel qu’il figure sur son bulletin de paie.

Une fois cette étape réalisée, l’électeur aura le choix des modalités de réception de son mot de passe à usage unique, par sms (sur son numéro personnel ou professionnel) ou par mail (sur son adresse mail personnelle ou professionnelle), à sa convenance

Seul le « fournisseur prestataire » aura connaissance de ces codes.

Toute personne non reconnue ne pourra pas avoir accès aux pages du serveur de vote.

Chaque saisie de code d’accès, de réponse à la question défi et de mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès réception du vote.

A l’aide de ces codes, l’électeur pourra donc voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé d’élections créé pour l’occasion par le « fournisseur prestataire ».

Une fois connecté, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote pour l’élection des titulaires ainsi que pour celle des suppléants.

Au total, l’électeur sera amené à procéder à deux votes distincts.

Article 4.3. Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences de l’article R. 2314-7 du Code du travail, les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote, sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés
« fichier des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».

Dans ce cadre, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien avec le fichier d’authentification des électeurs.

Ce circuit garantit la confidentialité du vote et la sincérité des opérations électorales.

Les membres du bureau de vote pourront consulter tout au long du scrutin, grâce à leurs identifiants, le taux de participation.

Article 4.4. Opérations de dépouillement

A l'heure de clôture du scrutin, le site de vote n'est plus accessible aux électeurs. A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôlent la fermeture du scrutin. Ainsi, dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.

Les opérations de dépouillement seront effectuées sous l'autorité du président du bureau de vote.

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins trois des cinq clés de chiffrement différentes détenues par les administrateurs du bureau de vote.

Article 5. Mise en place d’une cellule d’assistance technique

Conformément à l’article R. 2314-10 du Code du travail, une cellule d’assistance technique chargée d’assurer le bon fonctionnement et la surveillance du système de vote électronique est constituée par le « fournisseur prestataire » pendant la durée des opérations électorales.

Elle aura pour mission de :
procéder, avant l’ouverture du scrutin, à un test du système de vote électronique, et vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés créées à cet effet ;
procéder, avant l’ouverture du scrutin, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système est scellé ;
contrôler, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement du système.

Par ailleurs et pendant la période du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre cette cellule par téléphone de 9h00 à 18h00 afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de leur vote, dont leur code d’accès et leur mot de passe en cas de perte notamment.

Ils pourront également contacter les membres du bureau de vote et/ou les représentants désignés de la Direction des Ressources Humaines afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de leur vote. A ce titre, leurs coordonnées figureront sur l’Intranet de l’Entreprise et seront affichés au sein des Centres Logistiques.


Article 6. Dispositif de secours

Un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal, et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place par le
« fournisseur prestataire ».

En cas de dysfonctionnement résultant par exemple d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, les membres du bureau de vote pourront, après avis des représentants du « fournisseur prestataire », prendre toute mesure d’information et de sauvegarde, et notamment décider de la suspension des opérations de vote.


Article 7. Durée, dépôt et publicité de l’accord

Le présent accord entre en vigueur à compter du lendemain de son dépôt conformément aux prescriptions règlementaires en vigueur.

Il est conclu pour la durée des mandats des membres du Comité Social et Economique de Rexel France dont il est procédé à l’élection en 2023.

Il fera l'objet des formalités de notification, de dépôt et de publicité dans les conditions prévues aux articles L. 2231-5 et suivants du Code du travail.

Fait à Paris, le 28 février 2023


Pour REXEL France, représentée par XXXXXXXX, Directrice des Ressources Humaines



Pour la Fédération des Services de la Confédération Française Démocratique du Travail (CFDT), Fédération des Services, XXXXXXX, déléguée syndicale



Pour la Confédération Française de l’Encadrement, Confédération Générale des Cadres (CFE-CGC), Syndicat National de l’Encadrement du Commerce, XXXXXXX, délégué syndical



Pour la Confédération Générale du Travail (CGT), Fédération du Commerce, de la Distribution et des Services, XXXXXXXXX, déléguée syndicale



Pour la Confédération Générale du Travail Fédération du Commerce FEC – Force Ouvrière (FO), XXXXXXX, délégué syndical