AVENANT A L’ACCORD D’ENTREPRISE POUR LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE


ENTRE LES SOUSSIGNES :

La SAS HOLDER, dont le siège social est situé 344 avenue de la Marne 59704 MARCQ EN BAROEUL, représentée par, agissant en sa qualité de Directeur des Ressources Humaines ;

La SAS PANETUDE, dont le siège social est situé 344 avenue de la Marne 59704 MARCQ EN BAROEUL, représentée par, agissant en sa qualité de Directeur des Ressources Humaines ;

La SAS IFH, dont le siège social est situé 344 avenue de la Marne 59704 MARCQ EN BAROEUL, représentée par, agissant en sa qualité de Directeur des Ressources Humaines ;


Ci-après dénommée individuellement «l’Entreprise », 
D’une part,


Et 

L’Organisation syndicale représentative CFTC, représentée par, Délégué syndical ;

											        D’autre part,

Préambule

Un accord d’entreprise mettant en place le vote électronique a été signé en date du 15 janvier 2019.
Cet accord ayant été conclu à durée indéterminée est, par conséquent, toujours applicable pour le processus électoral 2023.
Néanmoins, un changement de prestataire en charge des opérations électorales nous oblige à signer le présent avenant afin de tenir compte d’un nouveau cahier des charges.


ARTICLE I : Portée de l’avenant

L’accord d’entreprise pour la mise en place du vote électronique signé le 15 janvier 2019 est modifié uniquement dans son annexe.
L’ensemble des autres éléments reste inchangé.


ARTICLE II : Durée de l’avenant - Dépôt

Le présent avenant est conclu pour une durée indéterminée.
Il prendra effet à compter de sa signature.

Un exemplaire original du présent avenant sera notifié par l’employeur à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise, en application de l’article L2231-5 du Code du travail.
Puis, conformément à ce dernier article ainsi qu’aux articles L2231-6 et D2231-2 du même Code, le présent accord fera l’objet d’un dépôt dans les conditions prévues par le Code du Travail, à savoir : un exemplaire déposé au secrétariat du Conseil de Prud'hommes, et un dépôt dématérialisé sur la plateforme de la DREETS.


Annexe : Cahier des charges de mise en œuvre du vote électronique

Fait à Marcq en Baroeul en 4 exemplaires, le 









	




ANNEXE

CAHIER DES CHARGES RELATIF A L’ORGANISATION MATERIELLE ET TECHNIQUE PAR VOTE ELECTRONIQUE DE L’ELECTION DES MEMBRES DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE
 
INTRODUCTION 
 
La SAS HOLDER a pris contact avec un « fournisseur prestataire », spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par internet et de lui confier la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires en application des articles des articles R2314-5 et suivants du décret pris en application de l’article 1er de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017, ainsi que de l’arrêté du 25 avril 2007.

Le système assurera la confidentialité des données transmises (fichiers contenant les listes électorales des collèges) ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et de l’urne ne seront accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système. 

Afin de faciliter la mise en œuvre de ce processus électoral, le scrutin se fera par vote électronique pour tous les salariés. 
 
Le scrutin par voie électronique se déroulera selon le calendrier fixé dans le protocole préélectoral. 

1 NATURE DU CAHIER DES CHARGES 
1.1 Principes de l’élection 
 
La SAS HOLDER souhaite utiliser un système de vote par internet et intranet à l’occasion des prochaines élections du Comité Social et Economique. 
 
Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir : 
La sincérité du vote et l’intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne 
L’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur 
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin 
La confidentialité et la liberté du vote : permettre d’exercer son droit de vote sans pression extérieure. 
1.2 Modalités de l'élection 
Modalités du vote 
 
Vote Electronique : 
 
Le Prestataire communique à chaque électeur un courrier contenant les instructions de vote et ses codes confidentiels, la communication peut se faire par courrier postal, par distribution en mains propres ou par mail selon les modalités retenues par les parties signataires du protocole pré-électoral. 
 
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l‘ouverture du « bureau de vote électronique », à partir de n’importe quel terminal Internet ou Intranet (lien direct avec le site du prestataire), de leur lieu de travail, de leur domicile ou de lieu de villégiature en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections. 
 
Une attention particulière sera accordée au vote des électeurs handicapés amenés à voter sur les lieux de travail et le logiciel de vote devra respecter les standards permettant aux handicapés d’utiliser les dispositifs normalisés d’aide à la navigation sur internet. 
 
Le cas échéant, pendant la période ouvrée du scrutin, des micro-ordinateurs avec une connexion au site sécurisé du prestataire, dont le nombre serait adapté à la configuration notamment géographique de chaque établissement, pourront être mis à la disposition des électeurs sur les lieux de travail. Dans ce cadre, ils devront être installés de telle manière que la confidentialité du vote soit garantie. 
 
Par ailleurs, les électeurs absents pendant la période du scrutin auront la possibilité de se rendre sur le site de travail des établissements les plus proches pour voter dans le respect des règles d’accès en vigueur. Ils pourront également voter par Internet de leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès Internet (La Poste, un cybercafé, etc…) ainsi que d’un smartphone.
 
Le logiciel de vote devra donc absolument éviter tout téléchargement de logiciel sur le navigateur internet du votant tout en permettant le chiffrement du bulletin de vote dès son émission du poste du votant. L’usage de Java ou de cookies est à proscrire sur le poste du votant à cause des problèmes des failles de sécurité qu’il peut générer remettant ainsi en cause la sincérité du scrutin ou l’anonymat du vote. 
 
Le Prestataire reproduira sur le logiciel de vote les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises. Les listes seront présentées dans l’ordre prévu au protocole préélectoral. Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, Le Prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme. 
 
Opérations de dépouillement 
 
A la fin de chaque tour, les membres des bureaux de vote proclament la fermeture du scrutin et procèdent au dépouillement sur chaque site. 
La séance de dépouillement se déroulera de la manière suivante : 
Dépouillement du vote par internet par les membres des bureaux de vote 
Intégration automatisée des résultats du vote internet 
Edition automatisée des Procès-verbaux et calcul des sièges attribués à chaque liste. 
Proclamation des résultats et signature des Procès-Verbaux par les membres des bureaux de vote 
Edition automatisée des Listes d’émargement et signature par les membres des bureaux de vote. 
La solution retenue doit strictement garantir l’anonymat par le non corrélation entre l’émargement et l’expression de vote par Internet sans possibilité de double vote. 
Le dépouillement est réalisé en présence des membres des bureaux de vote. Les résultats du dépouillement sont accessibles via l’interface d’administration du site de vote en ligne au Président de chaque bureau de vote pour répartition des sièges entre les listes ayant présenté des candidats. 
Après établissement du procès-verbal, le Président du bureau de vote proclame les résultats et indique les noms des élus. 
Le procès-verbal est porté à la connaissance du personnel, par affichage dans les établissements ou via intranet. 
 
Chaque procès-verbal porte obligatoirement les renseignements suivants : 
 
Résultats des votes : nombre d'inscrits, de votants, de bulletins blancs, des suffrages exprimés et nombre de voix obtenues par liste ; 
Contestations, irrégularités : mention explicite des contestations ou des irrégularités de tous ordres dont le bureau de vote a pu avoir connaissance. 
 
Les informations sont accessibles via l’interface d’administration du vote en ligne aux membres du bureau de vote concerné avec les données suivantes : 
Quotient électoral ; 
Pour chaque liste : nombre de voix recueillies, moyenne des voix, nombre de sièges attribués au quotient, à la « plus forte moyenne », ou tenant compte des règles de parité ou de préséance du poste titulaire par rapport au poste suppléant. 
 
Le Président du bureau de vote attribue les sièges comme décrit ci-dessous : 
 
Dans un premier temps, il est attribué à chaque liste autant de sièges que le nombre de voix recueillies par elle contient de fois le quotient électoral. 
 
Le quotient électoral est égal au nombre total de suffrages, valablement exprimés par les électeurs, divisé par le nombre de sièges à pourvoir ; cette division étant poussée jusqu'aux décimales nécessaires pour parvenir au résultat le plus juste. 
 
S'il reste des sièges à pourvoir, les sièges restants sont attribués sur le principe de « la plus forte moyenne ». 
 
A cet effet, le nombre de voix obtenues par chaque liste est divisé par le nombre, augmenté d'une unité, des sièges déjà attribués à cette liste. Les différentes listes sont classées dans l'ordre décroissant des moyennes ainsi obtenues. Le premier siège à pourvoir est attribué à la liste ayant la plus forte moyenne. Il est procédé successivement à la même opération pour chacun des sièges restant à pourvoir. 
 
Si deux ou plusieurs listes ont la même moyenne et s'il ne reste qu'un siège à pourvoir, le siège restant est attribué à la liste qui a le plus grand nombre de voix. 
 
Si deux ou plusieurs listes ont également recueilli le même nombre de voix, le siège est attribué au plus âgé des deux candidats en présence, pris dans l'ordre des listes en concurrence. 
 
En cas d’égalité de voix entre deux candidats ayant obtenus le même nombre de voix après raturage à plus de 10%, le siège est attribué au plus âgé des deux candidats. 
 
Dans le cas où une liste incomplète obtient un nombre de sièges supérieur au nombre de candidats y figurant, les sièges non pourvus sont attribués aux autres listes, selon la règle de la plus forte moyenne indiquée ci-avant. 
 
Enfin il conviendra d’appliquer la règle de la parité qui attribue aussi les sièges par effet « miroir » du pourcentage homme/femme du collège votant. 
 
Les listes sont composées alternativement d’un candidat de chaque sexe jusqu’à épuisement des candidats d’un des sexes. 
 
Lorsque l’application de cette disposition n’aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à l’arrondi arithmétique suivant : - Arrondi à l’entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5 - Arrondi à l’entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5. 
 
En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire. 
 
La constatation par le juge, après l’élection, du non-respect par une liste de candidats des prescriptions prévues entraîne, selon le cas : 

L’annulation de l’élection d’un nombre d’élus du sexe surreprésenté égal au nombre de candidats du sexe surreprésenté en surnombre sur la liste de candidats au regard de la part de femmes et d’hommes que celle-ci devait respecter. Le juge annule l’élection des derniers élus du sexe surreprésenté en suivant l’ordre inverse de la liste des candidats. 
 
L’annulation de l’élection du ou des élus dont le positionnement sur la liste de candidats ne respecte pas ces prescriptions. 
 
2 INTERVENANTS 
 
2.1 – Organisation des élections 
 
La conduite des opérations ainsi que la gestion opérationnelle et financière du marché seront suivies par la Direction RH, maître d'œuvre des différentes opérations électorales objet du présent cahier des charges. 

2.2 Le Prestataire 
Références 
 
Le prestataire fournira des informations permettant d’évaluer son savoir-faire en en ce qui concerne les opérations électorales. Il devra fournir des références équivalentes en termes de volumétrie du nombre de votants potentiels et de performances et être capable d’organiser sur simple demande un contact avec les références citées. 
 
Le Prestataire doit d’engager à assurer en permanence, pour ce qui est de ses prestations, l’anonymat du vote, l’unicité du vote, la liberté de choix des électeurs, l’intégrité du vote, le secret du vote et la sincérité du scrutin (ci-après les « Principes Electoraux »). 
De façon générale le Prestataire doit d’engager à assurer et garantir la sincérité du scrutin et à en permettre le contrôle effectif par le Juge de l’élection. 
Coordination, suivi de l’opération et garanties 
 
Le prestataire indiquera les correspondants désignés par son entreprise pour le suivi de l’opération et communiquera leurs curriculum-vitae attestant leur expérience en conduite d’opérations électorales.
Le prestataire indiquera le recours éventuel à des sous-traitants, il détaillera les opérations confiées à la sous-traitance. 
 
Le prestataire indiquera le ou les sites de production du matériel de vote et la localisation des serveurs du système de vote électronique sur le territoire national, ceux-ci devront être accessibles sur simple demande pour une visite. 
 
Le prestataire devra disposer d’un site de production de secours disposant des mêmes capacités de traitement que son site de production principal et capable de reprendre l’exploitation du site principal en cas de défaillance de ce dernier. 
 
Le prestataire doit être propriétaire de ses accès réseaux, de ses serveurs et de sa technologie de vote électronique, il doit être ainsi capable le cas échéant d’apporter toute modification nécessaire à son code-source pour répondre aux besoins du marché et disposer de sa propre équipe de développement. 
En cas de recours contentieux, le Prestataire doit être capable de répondre à toute demande d’expertise judiciaire à la demande du juge électoral et d’apporter toute preuve du respect de la technologie proposée aux Principes Electoraux tels que définis ci-dessus. 
 
Le Prestataire devra certifier, sous sa responsabilité exclusive, que le ou les logiciels qu’elle a développés ou qu’elle a modifiés et qu’elle utilise pour les opérations électorales (ci-après le « Logiciel ») ainsi que les procédés qu’elle met en œuvre pour réaliser ces opérations sont de nature à assurer, à tout moment, le respect des Principes Électoraux. 
 
Afin de s’en assurer, et, si besoin est, d’en administrer la preuve, le Prestataire devra attester avoir réalisé et fait réaliser par des personnes qualifiées et indépendantes les tests nécessaires, notamment que : 
Le Logiciel a fait l’objet d’un audit détaillé, incluant notamment les questions de sécurité, destiné à s’assurer du respect des Principes Electoraux ; 
Le Logiciel ne contient aucune fonction espionne ; 
Le Logiciel a fait l’objet d’une recette fonctionnelle et technique interne dont les résultats ont été positifs au regard du respect des Principes Electoraux (ci-après la « Recette Interne »). 

Le Prestataire devra s’engager à prendre toutes les mesures nécessaires afin de conserver ne varietur : 
Une copie scellée de la version du Logiciel ayant fait l’objet de (i) l’Audit et de la Recette Interne ; 
Le rapport de l’Audit ; 
Ainsi que de justifier de leur caractère original et fidèle. 
 
Toute jurisprudence relative aux opérations électorales déjà effectuées par le prestataire devra être fournie sur simple demande. 
 
3 DEFINITION DU BESOIN 
 
Pour l’organisation de l’élection par voie électronique par Internet, le Prestataire devra assurer pour l'opération électorale : 
La fourniture d’un logiciel de vote électronique et d’administration du vote par Internet dans un environnement sécurisé 
La fourniture d’un système de vote configuré selon les modalités de l’élection 
La disponibilité d’un support technique pendant la durée de l’opération 
 
3.1 Fonctionnalités générales attendues 
 
Le Prestataire devra mettre en œuvre les moyens permettant d’assurer : 
La coordination de l'opération en relation avec la Direction RH
Une assistance technique pour les organisateurs de l’élection 
La réalisation, diffusion et gestion des différents courriers vers les électeurs 
Le traitement du fichier des électeurs, pour la gestion des codes d’identification et d’authentification et de la liste d’émargement - le traitement et l’intégration des listes de candidats 
La gestion des votes par Internet durant la période du scrutin 
Le dépouillement et calcul automatique des résultats du vote électronique 
La fourniture d'une liste d'émargement et de résultats dans un format permettant sa diffusion 
La conservation des fichiers pendant les délais de recours 
La destruction des archives 
 
3.2 Contraintes 
 
Les données relatives aux électeurs et à leurs votes doivent faire l’objet de deux traitements automatisés distincts, dédiés et isolés : le traitement de la liste électorale et le traitement de l'urne électronique. 
Le traitement de la liste électorale a pour objet de fournir à chaque électeur, des codes lui permettant d’exprimer son vote par voie électronique, d’identifier les électeurs ayant voté et d’éditer la liste d’émargement. 
Le traitement de l'urne électronique a pour objet, pour les suffrages exprimés par voie électronique, de collecter les votes des électeurs qui doivent être chiffrés et de déterminer les résultats après dépouillement opéré par les membres du bureau de vote. 
 
3.3 La plate-forme de vote électronique 
 
La plateforme de vote est constituée de l’ensemble des développements informatiques réalisés spécifiquement pour gérer un processus complet d’élection. 
 
La solution proposée devra obligatoirement comporter une architecture de type client léger sans aucun téléchargement sur le poste de l’électeur. Les échanges seront chiffrés par usage du protocole HTTPS/TLS et d’un chiffrement du bulletin dès son émission indépendante du chiffrement HTTPS/TLS. 
 
Il comprend obligatoirement : 
Un site internet sécurisé, accessible via des codes d’identification 
Une application informatique permettant l’ensemble des traitements nécessaires 
Une séparation stricte des données sera assurée : 
a) pour le fichier des électeurs 
b) pour la réception des votes (urne électronique) 
 
Le Prestataire décrira sous forme de schémas commentés l’architecture (logicielle, matérielle et réseau) qu’il compte mettre en œuvre, ainsi que les flux associés. En particulier, il précisera les positions des serveurs web et des serveurs de données dans l’architecture et les différents dispositifs techniques de sécurité. Il donnera aussi une cartographie des différents flux générés (exploitation, administration, maintenance, …) 
 
Un site géographiquement distant ou de redondance devra obligatoirement être prévu. Les mécanismes mis en œuvre pour assurer la communication entre les 2 sites seront décrits, notamment en cas de défaillance du site principal. 
Quelle que soit la solution proposée, le système de vote devra être opérationnel à la date définie au calendrier de la prestation. 
 
La plateforme est ouverte sur Internet. Elle doit de ce fait intégrer tous les mécanismes de sécurité physique et logique adéquats pour assurer : 
La fiabilité de l’ensemble 
Une protection des accès physiques 
Un contrôle d'accès logique - une gestion des droits - l’intégrité des données 
La protection contre toutes les attaques et codes malveillant pouvant perturber le bon fonctionnement des applications ou la régularité du scrutin 
 
Le Prestataire devra s’assurer du bon fonctionnement permanent de la plateforme au moyen de logiciels de surveillance adaptés. 
Un dispositif de secours offrant les mêmes garanties doit pouvoir prendre le relais du système principal en cas de panne. 
Tous les incidents liés à la plate-forme seront remontés à la Direction RH. Tous les accès et tentatives d’accès au système seront tracés. 
 
Disponibilité de la plateforme 
 
La disponibilité de la plateforme devra être maximale. Cette disponibilité sera assurée tant au niveau matériel qu’au niveau accessibilité réseau. 
L’infrastructure réseau devra permettre d’assurer durant toute la période du scrutin l’accessibilité à la plateforme de vote. 
Durant la période de vote les électeurs doivent pouvoir utiliser le site come convenu dans le protocole d’accord pré électoral.
Tout incident entravant la disponibilité de la plateforme devra être tracé et remonté à la Direction RH. 
Le Prestataire indiquera le temps de rétablissement en cas d’incident. 
 


Accessibilité de la plateforme 
 
L’ensemble des électeurs dispose d’un environnement de travail très hétérogène et largement décentralisé. 
En conséquence, Le Prestataire devra proposer une solution technique minimisant la logistique du support et de déploiement de l’accès à l’application de vote et s’affranchir autant que faire se peut de toute contrainte matérielle. 
Aussi le système réalisé avec une interface en mode HTTPS devra pouvoir être utilisé à minima depuis tout ordinateur fonctionnant sous Linux/Unix, MacOS ou Windows avec les navigateurs les plus courants dans leurs versions actuelles les plus utilisées (Internet Explorer, Edge, Firefox, Chrome, ou Safari) ainsi qu’à partir de smartphone ou tablettes utilisant des versions actuelles des navigateurs les plus courants. 
 
Le système devra être capable de traverser les firewalls et proxy de façon transparente. 
Dans la mesure du possible, les contraintes techniques de mise en œuvre (adresse IP, noms de domaines, ports ouverts, NAT, filtrage, firewall, proxy) seront minimales. 
Les numéros de ports des protocoles réseaux utilisés seront normalisés. L’ensemble des pré requis techniques sera clairement indiqué. 
L’accès à la plateforme par les électeurs se fera exclusivement en HTTPS, seul ce port devra être obligatoirement ouvert depuis le client à destination de la plate-forme. Les flux d’administration et de gestion seront également chiffrés en mode HTTPS. 

Accès au système de vote 

L’accès au système sera limité aux utilisateurs autorisés. Tous les accès au système seront tracés. Les utilisateurs devront se connecter par l’utilisation d'un code d'identification personnel. 
L’identité de chaque utilisateur (administrateur, gestionnaire) accédant à des zones réservées de la plate-forme doit pouvoir être vérifiée. Chaque identifiant doit pouvoir être associé à un profil utilisateur. 
Les accès par identifiant/mot de passe seront assortis d’une politique de gestion stricte des utilisateurs (mot de passe de longueur suffisante, modification des identifiants en cas de vol, etc.). 
 
Recette 
 
La solution proposée devra être "recettée" par les organisateurs. A cet effet, la documentation nécessaire sera fournie et l’accès à la plateforme de recette sera proposé. 
 
Maintenance 
 
Durant toute la durée du vote, le produit bénéficiera d’une maintenance technique et Applicative. 
 
Fonctionnalités du système de vote électronique 
 
Horodatage 
L’outil devra assurer une fonction d’horodatage permettant de garantir la date et l’heure certaines, notamment lors du vote de chaque électeur. 
L'heure de référence pour l'opération de vote et de clôture, affichée à l'écran, sera celle de Paris. 
Chiffrement 
La solution devra utiliser le chiffrement de la communication et celui des bulletins de vote indépendamment. La procédure de chiffrement/déchiffrement ne devra pas complexifier le processus de vote de l’électeur. Aucun téléchargement d’applet sur le poste de l’électeur ne doit être nécessaire pour le cryptage des bulletins.

Vérifiabilité 
L’électeur devra être capable de constater par lui-même que le choix qu’il a émis est bien conforme au bulletin enregistré dans l’urne au moment de la validation. 

Procédure de vote 
Le système de vote devra permettre :
Le vote blanc 
Le raturage dans une liste 
À l’électeur de revenir sur son choix avant validation 
La confirmation obligatoire du choix pour l’enregistrement du bulletin dans l’urne électronique 
La possibilité pour l’électeur de conserver une trace de son vote (impression d’un accusé de réception avec date et heure d’enregistrement du bulletin, à l'exclusion de toute information sur la nature de son vote)
 Le système de vote devra interdire : 
De sélectionner plus d’une liste 
De voter plusieurs fois 
Tout lien entre le nom de l’électeur et son vote 
 
3.4 Mise en place d’un processus électoral 
Moyens d’identification et d'authentification 
 
A partir du fichier des électeurs, Le Prestataire générera pour chacun des électeurs un identifiant et un mot de passe. 
Les identifiants et mots de passe seront adressés aux électeurs directement par le Prestataire selon les modalités retenues par les parties signataires du protocole pré-électoral. 
Les codes de vote par internet pourront être réédités pendant le scrutin en cas de perte ou de non réception via une hotline mise en place à cet effet par la cellule technique. 
 

Écrans de vote 
 
Les résolutions d’écran des postes des électeurs sont variables. La solution devra proposer une ergonomie adaptée au profil « électeur » des utilisateurs de ce type de service Web en mode Responsive Web Design.

L’application de vote doit supporter tout type de navigateur en mode HTTPS (version TLS), Internet Explorer, Edge, Firefox, Safari, Chrome, etc… être compatible avec le niveau le plus bas de Javascript V1.1, et répondre aux standards du W3C et du WAI pour la compatibilité des interfaces pour les personnes handicapées, malvoyantes et non-voyantes (norme Web Accessibility Initiative).

La solution devra respecter autant que possible les recommandations relatives aux temps de réponses variables d’internet, en particulier le poids des pages devra être limité.
 
Compte tenu du niveau informatique disparate des électeurs, une ergonomie particulièrement simple du site Internet sera mise en place. 

Il sera clairement fait mention de la date de la clôture de vote sur l’écran d’accueil ainsi que les coordonnées et heures d'ouverture de l'assistance utilisateur. 
 
Paramétrage de l’élection 
 
La Direction RH fournira le fichier des électeurs, permettant l’attribution d’un code d’identification et l’établissement de la liste pour l’émargement. 
 
La Direction RH fournira le fichier avec les listes et leurs candidats dans l'ordre de présentation ainsi que les logos des listes candidates en format GIF de 4 kilo-octets (130x60 pixels) et leurs professions de foi en format PDF d’un maximum de 500 kilooctets. 
 
Le Prestataire devra intégrer ces données au système de vote de façon à ce que toutes les listes candidates soient affichées sur une seule page. En cas de nécessité, la visibilité des candidats associés à la liste peut s’effectuer au moyen d’un ascenseur vertical. En aucun cas, un ascenseur horizontal ne doit être utilisé. 
 
 
Interface de contrôle 
 
Le Prestataire mettra à la disposition des membres du bureau de vote et des scrutateurs une interface de contrôle du système. Elle répondra aux mêmes spécifications techniques que le système de vote. L’autorisation d’accès sera limitée aux utilisateurs habilités. 
 
L’accès à l’interface de contrôle sera sécurisé selon le protocole HTTPS. 
 
L’identité de chaque utilisateur habilité accédant à des zones réservées de la plate-forme doit pouvoir être vérifiée par le système. Chaque identifiant doit pouvoir être associé à un profil utilisateur. Les accès par identifiant/authentification seront assortis d’une politique de gestion stricte des utilisateurs. 
 
Tests et recette 
 
Avant ouverture de la période de vote, la recette doit d'abord permettre de constater, après paramétrage de l’élection : 
Le bon fonctionnement du processus de connexion 
La présence de la liste d’émargement 
La présence et l’exactitude des listes candidates et des candidats associés 
La présence et l’exactitude des professions de foi et des logos 
Le fonctionnement du processus de vote 
Le fonctionnement du processus de dépouillement 
 
Le Prestataire s’engage à rectifier toute erreur constatée pendant cette recette, avant ouverture de la période de vote. 
 
Après la recette validée, le Prestataire : 
Détruira les comptes fictifs ayant permis les contrôles 
Scellera les listes de candidats 
Remettra à zéro le compteur des votes 
Videra et scellera l’urne électronique 
 
Après ouverture de la période de vote ce système de contrôle doit ensuite permettre d’avoir accès, exclusivement en lecture seule et sans modification possible, aux nombres de bulletins dans les urnes électroniques et aux listes d’émargement correspondantes. 
 
Période de vote 
 
L’ouverture du système de vote par internet se fera à l’heure prévue dans le protocole préélectoral, les électeurs devront avoir la possibilité de voter 24 h / 24 7/7. 
 
Au moyen de l’interface d’administration du vote, les membres du bureau de vote vérifieront avant l'ouverture de la période de vote électronique que l’urne est vide et scellée. 
 
La validation du vote par l’électeur engendre automatiquement 
L’émargement dans le fichier des électeurs 
L’enregistrement du bulletin de vote dans l’urne électronique 
L’impossibilité de revoter 
La présentation à l'électeur d'un accusé de réception électronique mentionnant la date et l’heure de validation de son vote 
 
Le système de vote se fermera automatiquement à la clôture du scrutin rendant impossible l’enregistrement de votes après la clôture du scrutin. Un délai de grâce de 10 minutes permettra aux électeurs qui se sont connectés juste avant l’heure de fermeture du scrutin de terminer leur vote. 

 
4 ASSISTANCE 
 
4.1 Aux électeurs 
 
Pendant la phase de vote par internet aux jours et heures ouvrées une hotline sera mise en place par la cellule technique pour : 
Répondre aux problèmes rencontrés par les électeurs sur l’utilisation du système de vote (de connexion, de compréhension du système…) 
Envoyer des demandes de réédition des codes perdus ou non-reçus via le système d’administration de la liste électorale du prestataire. Le mode courant de renvoi des codes se fera par courrier électronique ou SMS par le système d’administration après authentification stricte de l’électeur par la Direction RH sans que la Direction RH ne puisse prendre connaissance des codes de l’électeur. 
4.2 A la Direction RH 
 
Pendant toute la durée de l'opération, le Prestataire veillera au bon déroulement des opérations de vote, il assurera l'assistance également pour : 
Les problèmes liés à l'utilisation de l’interface d'administration 
L’information sur tout incident touchant au vote ou au fonctionnement du système 
Les problèmes liés à l'utilisation des codes des administrateurs et assesseurs 
L’assistance à l’édition des résultats, des procès-verbaux et de la liste d'émargement.
 
4.3 Documentation 
 
Le Prestataire fournira : 
Une documentation sur le système de vote 
Une documentation sur le système de dépouillement 
Une documentation sur le système d'administration pour le renvoi des codes 
 
Le Prestataire fournira un rapport complet sur le cas échéant des incidents. 
 
Le Prestataire fournira les éléments collectés et enregistrés par la hotline indiquant le nombre d’appel, le type d’appel, le nom des électeurs ayant demandé une réédition de leurs codes.