accord d’entreprise RELATIF AU LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE POUR L’ORGANISATION DES ELECTIONS PROFESSIONNELLES


Entre la fondation Charles MION - La Fondation dont le Siège Social est situé au 787 Rue de la Valsière, 34 790 GRABELS, représentée par , en sa qualité de ,

Ci-après dénommée « la Fondation », 

D’une part,

Et,

Le syndicat CFTC, représenté par , délégué syndical,
Le syndicat FO, représenté par , délégué syndical,

D’autre part,

Il est convenu ce qui suit :

Préambule

Dans le cadre de la Loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique N°2004-575 du 21 juin 2004 (publiée au JO du 22 juin 2004) et du décret du 27 avril 2007, les parties signataires du présent accord décident d’aménager le processus des opérations électorales au sein de la Fondation en ayant recours au vote électronique, afin de faciliter les opérations matérielles de vote et de dépouillement. 
 
En conséquence, à compter des prochaines élections professionnelles au sein la Fondation, seul le vote électronique sera admis. 
 
La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un Prestataire choisi par la Fondation, dans le respect du cahier des charges constituées des prescriptions énoncées aux articles R2314-9 à R2314-21 et R2324-5 à R2324-17 du Code du Travail, ainsi que dans le respect des recommandations de la CNIL. 
 
Le principe du recours au vote électronique doit être, pour chaque scrutin, prévu par le protocole d’accord préélectoral. Le protocole d’accord préélectoral détaillera ou comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales. 
 PRINCIPES GENERAUX 
 
Le système de vote électronique retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral. 
 
Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée. 
LA FONDATION s'engage à prendre toutes les mesures nécessaires pour vérifier que le système choisi assure :  
La confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, 
La sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, 
La sécurité de l'émargement, 
La sécurité de l'enregistrement et du dépouillement des votes. 
 
De plus, le système doit répondre aux caractéristiques suivantes : 
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système, 
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. 
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés "fichier des électeurs" et "contenu de l'urne électronique". 

Le traitement "fichier des électeurs" est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement. 
 
L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. 
 
Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur. 
 
Le fichier dénommé "contenu de l'urne électronique" recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote. 
 
Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions énoncées ci-dessus. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés. 

CHOIX DU PRESTATAIRE 

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire choisi par l’employeur et respectant le cahier des charges figurant au présent accord.

Les coordonnées du prestataire, si le choix de celui-ci est déjà arrêté, sont précisées dans le protocole d’accord préélectoral. Ce dernier doit en outre comporter en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.


– CONTROLE, INFORMATION ET FORMATION 

L'employeur met en place, par la formation du bureau de vote, une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique : 
 
Elle procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée, et chiffrée par des clés délivrées à cet effet, 
Elle procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système est scellé, 
Elle contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système. 
 
Chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. 
 
Les membres du bureau de vote et les représentants de la Direction bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu. 
 
CAHIER DES CHARGES 
 
Article 4-1 : Confidentialité des données transmises 

La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu doivent être de nature à assurer la confidentialité des données transmises.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales doivent être traitées par des systèmes informatiques distincts de ceux traitant des données relatives à leur vote.

La liste d’émargement n’est accessible qu’aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.
La conformité de l’intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire par l’employeur sera contrôlée par les membres du bureau préalablement à chaque tour de scrutin.

Les fichiers « listes électorales » comportent les nom et prénoms des inscrits, leur lieu de travail, leur statut d’électeur et d’éligible, le collège d’appartenance et la certification de la majorité des inscrits. Seuls sont destinataires de ces données les électeurs, les syndicats représentatifs et les agents habilités des services du personnel.

Le fichier des électeurs comporte les nom, prénoms, collège, moyen d’authentification et, le cas échéant, les coordonnées des électeurs. Seuls les électeurs peuvent y avoir accès, pour les informations les concernant.

Les fichiers « listes d’émargement » comportent le collège, ainsi que les nom et prénoms des électeurs. Seuls sont destinataires de ces données les membres des bureaux de vote et les agents habilités des services du personnel.

Les fichiers « candidats » comportent le collège, la mention « titulaires » ou « suppléants » les nom, prénoms des candidats ainsi que, le cas échéant, leur appartenance syndicale. Seuls sont destinataires de ces données les électeurs, les syndicats et les agents habilités des services du personnel.

Article 4-2 : Le scrutin 

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme pendant la période d’ouverture du scrutin définie dans le protocole d’accord préélectoral, depuis ordinateurs professionnels ou personnels, en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections. 
 
Toutes les facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire. 
 
Pendant toute la période du scrutin le taux de participation, en temps réel, et pour chaque scrutin, sera connu. 
 
En aucun cas des résultats partiels en cours de scrutins ne pourront être fournis par le système de vote électronique. 
 
Article 4-3 : Paramétrage du système 
 
Le système sera paramétré, par le prestataire, pour les élections professionnelles de la structure et comprendra, conformément aux protocoles d’accord préélectoraux, les élections du comité social et économique par collège, en fonction de la qualité des candidats (titulaires/suppléants) et du nombre de sièges à pourvoir.
 
Article 4-4 : Listes de candidats et bulletins de vote 

Le prestataire assurera la mise en œuvre des pages du site internet et notamment la présentation des listes de candidats et des bulletins de vote. 
 
Les listes de candidats et bulletins de vote devront mentionner les données suivantes: collège d'appartenance, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants et le cas échéant l'appartenance syndicale avec le logo.  
 
Les listes de candidats et bulletins de vote seront présentés sur un seul et même écran dans un ordre à définir dans le protocole d’accord préélectoral. 
 
Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu'un autre, la dimension des bulletins, la taille de photo, les caractères et la police utilisés seront d'un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés. 

Le système de vote électronique retenu doit faire apparaître clairement à l’écran le choix de l’électeur, qui doit disposer de la possibilité de la modifier avant validation. La transmission du vote et l’émargement doivent faire l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver.

Article 4-5 : Contrôle du fonctionnement du système de vote électronique 

Le système de vote électronique doit avoir été soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-8 à R. 2314-11 et R. 2324-4 à R. 2324-7 du Code du travail.

Des représentants du prestataire devront assurer un contrôle effectif du fonctionnement du système de vote électronique, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place. Le prestataire choisi devra prendre les mesures nécessaires pour permettre à ses représentants de vérifier l’effectivité des dispositifs de sécurité prévus.

Le prestataire devra prévoir un dispositif de secours offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques que le système principal.

Article 4-6 - Ouverture du scrutin 
 
Le scrutin sera ouvert par les membres du bureau de vote, à la date et heure prévues par les protocoles d’accord préélectoraux. 
 
L’ouverture du scrutin sera sécurisée (scellée) par la saisie de codes confidentiels par les membres du bureau de vote et permettra aux électeurs d’accéder au site de vote. 
 
Article 4-7 - Vote à bulletin secret sous enveloppe 
 
La mise en place du vote électronique supprime le vote à bulletin secret sous enveloppe.  
 
Article 4-8 - Participation  
 
Le nombre de votants peut être révélé au cours des scrutins, selon des modalités à préciser dans le protocole d'accord préélectoral.
 
Pendant les scrutins, les listes d'émargements ne sont accessibles que par les membres du bureau de vote, lorsque celui-ci est ouvert. Elles sont ensuite conservées par la direction des ressources humaines. 
 
Article 4-9 - Modalités d’accès au serveur de vote 

Chaque électeur recevra lors de l’élection un identifiant de vote et un code confidentiel, générés de manière aléatoire par le prestataire. Ils permettront de garantir l’unicité du vote. 
 
L’authentification de l’électeur sur le serveur de vote se fera par la saisie de l’identifiant de vote et du code confidentiel et la réponse à une question supplémentaire (ex : date de naissance de l’électeur). 
 
La connexion au site de vote se fera à travers des liaisons sécurisées. 
 
 Article 4-10 - Modalités de vote 
 
Une fois connecté au serveur de vote, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son collège. La confirmation du vote vaut signature de la liste d’émargement dès réception du vote dans l’urne électronique. 
 
Un récépissé de vote pourra être envoyé à l’adresse mail du choix de chaque électeur. 
 
Article 4-11 – Assistance aux électeurs 
 
Outre la notice explicative détaillée sur le déroulement des opérations électorales que recevront les électeurs, pendant la période du scrutin les électeurs auront la possibilité de joindre un centre d’appel permettant de les assister au cours des opérations de vote. 
 
Article 4-12 – Clôture du scrutin 
 
Le scrutin sera clôturé par les membres du bureau de vote, à la date et heure prévues par les protocoles d’accord préélectoraux. 
 
La clôture du scrutin sera sécurisée (scellée) par la saisie de codes confidentiels par les membres du bureau de vote et rendra le site de vote inaccessible aux électeurs.   
 
Article 4-13 – Dépouillement & procès-verbal 
 
Après descellement des urnes par la saisie de codes confidentiels par les membres du bureau de vote, les opérations de dépouillement seront réalisées sous le contrôle des membres du bureau de vote.
 
L’utilisation du vote électronique permettra d’avoir des résultats de manière quasiment instantanée. 
Le système pré remplira les procès-verbaux. Les membres du bureau de vote vérifieront l’exactitude des données transmises par le système et signeront les procès-verbaux. 

Le système de vote électronique devra être scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

Article 4-14 – Non conservation des données par le prestataire 
 
Le prestataire conserve sous scellés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau. 

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports. 
 

 Effet et durée de l’accord

Le présent accord est conclu à durée déterminée jusqu’au 08/06/2026, date prévisionnelle des prochaines élections professionnelles. 

 Adhésion

Conformément à l'article L. 2261-3 du Code du travail, toute organisation syndicale de salariés représentative dans l'entreprise, qui n'est pas signataire du présent accord, pourra y adhérer ultérieurement.
L'adhésion produira effet à partir du jour qui suivra celui de son dépôt au greffe du conseil de prud'hommes compétent et à la DREETS.
Notification devra également en être faite, dans le délai de huit jours, par lettre recommandée, aux parties signataires.

 Interprétation de l'accord

Les représentants de chacune des parties signataires conviennent de se rencontrer à la requête de la partie la plus diligente, dans les 30 jours suivant la demande pour étudier et tenter de régler tout différend d'ordre individuel ou collectif né de l'application du présent accord.

Les avenants interprétatifs de l’accord sont adoptés à l’unanimité des signataires de l’accord.

Les avenants interprétatifs doivent être conclus dans un délai maximum de 3 mois suivant la première réunion de négociation. A défaut, il sera dressé un procès-verbal de désaccord.

Jusqu'à l'expiration de la négociation d'interprétation, les parties contractantes s'engagent à ne susciter aucune forme d'action contentieuse liée au différend faisant l'objet de cette procédure.

 Dénonciation et révision de l’accord

Le présent accord pourra, moyennant un préavis de 3 mois, être dénoncé par l’une ou l’autre des parties signataires. Cette dénonciation sera adressée par lettre recommandée avec accusé de réception à l’ensemble des parties à l’accord.
Par « partie » au sens du présent article, il y a lieu d’entendre d’une part, la Fondation et d’autre part, les organisations syndicales, sous réserve d’une éventuelle adhésion.
Dans les mêmes conditions que celles où ils peuvent le dénoncer, l’employeur comme les représentants élus du personnel peuvent également demander à tout moment la révision de tout ou partie de l’accord.
Toute demande de révision, obligatoirement accompagnée d’une proposition de rédaction nouvelle, sera notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des autres parties signataires.
Le plus rapidement possible et, au plus tard, dans un délai de deux mois à partir de l’envoi de cette lettre, les parties devront s’être rencontrées en vue de la conclusion éventuelle d’un avenant de révision. Les dispositions, objet de la demande de révision, resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un tel avenant dans les conditions prévues par les articles L2232-21 et suivants.


Validité, dépôt et publicité de l’accord

Il a été établi en tant d’exemplaires originaux que nécessaires, chaque organisation syndicale disposant d’un exemplaire original.

Le présent accord fera l’objet des formalités de dépôt et de publicité conformément aux articles R.2231-1 à R.2231-9 du Code du Travail. Un exemplaire numérique du présent accord sera déposé à la Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités de l’Hérault, dont une version anonymisée sera publiée sur la base de données nationale prévue à cet effet par les dispositions légales ; et un exemplaire papier sera remis au greffe du Conseil des prud’hommes de Montpellier.

Il fera également l’objet d’une publication sur le tableau d’affichage de la Direction ainsi que sur le réseau informatique.

Fait à Grabels, le 



La Direction :




Pour les organisations syndicales :

CFTC représentée par 





FO représentée par