Accord relatif à la mise en place du vote électronique pour les élections des représentants du personnel


entre les soussignées :

La Société OCTO TECHNOLOGY, Société par Actions Simplifiée au capital de 509 525,30 euros, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Paris sous le numéro B 418 166 096, Code NAF : 6202A, dont le siège social est situé 34, avenue de l’Opéra – 75002 PARIS, représentée par                                                                    en sa qualité de Président dûment habilité aux fins des présentes,

Ci-après désignée « la Société » 
D’UNE PART,


et :

Les Organisations Syndicales représentatives au niveau de l’entreprise :
Le Specis-Unsa, représenté par                                   , Délégué Syndical,
Solidaires Informatique, représenté par                                , Délégué Syndical,

Ci-après désignées « les Organisations Syndicales »,
D’AUTRE PART,


Ci-après collectivement désignées « les Parties ».


Il est conclu le présent accord relatif au vote électronique pour les élections des représentants du personnel au Comité Social et Economique.



PREAMBULE

Les Parties souhaitent mettre en place le vote électronique pour les élections des représentants du personnel pour plusieurs raisons :
Le secteur d’activité de l’entreprise la conduit naturellement à renforcer ses pratiques digitales. 
Le coeur de métier d’OCTO TECHNOLOGY étant le conseil, les salariés ne sont pas fréquemment sur le site de l’entreprise.
Ce phénomène est renforcé par le développement du télétravail.
L’apparition de la Covid-19 en 2020 rend incertain le bon déroulement d’élections en présentiel.

	
Afin de sécuriser et simplifier le processus électoral, favoriser l’accès au scrutin, optimiser la participation des électeurs pour renforcer la légitimité des acteurs, il est convenu d’institutionnaliser le vote électronique. 

Article 1 : Modalités de mise en œuvre

Article 1.1 : Analyse du niveau de risque

Conformément à la délibération de la CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019, OCTO TECHNOLOGY identifiera le niveau de risque que présente le déroulement du vote envisagé.  

Le niveau de risque sera identifié à l’aide de la grille d’analyse simplifiée mise à disposition par la CNIL. 

Ce risque est de niveau 2.

Au regard du niveau de risque identifié, OCTO TECHNOLOGY mettra en œuvre la solution et les garanties adaptées.


Article 1.2 : Prestataire

La conception et la mise en place du système de vote électronique seront confiées à un prestataire choisi par la Société, dans le respect du cahier des charges en annexe. Le nom du prestataire retenu sera mentionné dans le protocole électoral. 
Ce prestataire aura pour mission de mettre en œuvre un protocole conforme aux exigences relevant du niveau de risque identifié. 

Article 1.3 : Caractéristiques du système

Le système choisi assure :
La confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux.
La sécurité de l'adressage des moyens d'authentification.
La sécurité de l'émargement.
La sécurité de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
De plus, il est convenu que le système doit répondre aux caractéristiques suivantes :
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés "fichier des électeurs" et "contenu de l'urne électronique".

Le traitement "fichier des électeurs" est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement.
L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur.
Le fichier dénommé "contenu de l'urne électronique" recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Article 1.4 : L’expertise indépendante préalable

Le système de vote électronique utilisé sera soumis à une expertise effectuée par un expert indépendant mandaté par la Société. 

Le choix de l’expert indépendant devra répondre aux exigences posées par la délibération de la CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019. 

A ce titre, l’expert indépendant devra : 
Etre un informaticien spécialisé dans la sécurité.
Ne pas avoir d’intérêt dans la société qui a créé la solution de vote à expertiser, ni dans l’organisme responsable de traitement qui a décidé d’utiliser la solution de vote.
Posséder, dans la mesure du possible, une expérience dans l’analyse des systèmes de vote, en ayant expertisé les systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via internet, d’au moins deux prestataires différents.

Le rapport de l’expert et ses annexes seront tenus à la disposition de la CNIL. Il sera remis au responsable de traitement et aux prestataires de solution de vote, notamment par internet. Le rapport d’expertise comportera une partie spécifique présentant l’évaluation du dispositif au regard du niveau de risque identifié. A cet effet, le responsable de traitement lui fournira les éléments lui ayant permis de déterminer le niveau de risque rappelé dans le préambule. 
Une expertise sera réalisée à chaque fois qu’il est procédé à une modification de la conception du système de vote électronique ainsi que préalablement à chaque scrutin recourant au vote électronique sauf dans les cas prévus par la délibération de la CNIL du 25 avril 2019. 

Article 2 : formation et information 

Article 2.1 : Formation et information

Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire intervient dans les jours qui précèdent l'ouverture du site internet, dans les locaux où s’effectuera le dépouillement.

Lors de cette séance :

Les membres du bureau de vote et de la délégation du personnel au CSE, ainsi que la direction de l'entreprise, sont formés par le prestataire sur les procédures d'ouverture, de clôture et de dépouillement ainsi que sur le système de vote électronique retenu.
Les membres du bureau de vote testent et valident le dispositif de vote.
Les clés de dépouillement sont générées et sont remises publiquement au Président et aux deux assesseurs, soit un total de trois clés par le prestataire. Au moins deux de ces clés permettent de générer les opérations de dépouillement des urnes. Des clés de sauvegarde sont conservées sous scellés et pourront être utilisées le cas échéant. 

Les organisations syndicales concernées par le processus électoral seront invitées par la Direction des Ressources Humaines à assister à cette réunion.

Article 2.2 : Cellule d’assistance technique 

La cellule d'assistance technique est constituée de personnels du prestataire, assistés le cas échéant d’un expert technique de la société. Elle est ouverte de 9 heures à 18 heures du lundi au vendredi et est chargée notamment de : 

Veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote par internet.
Procéder aux tests et au scellement du système avant l'ouverture du vote.
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système est scellé. 
Contrôler, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement du système. 
Assister le bureau de vote le jour du dépouillement.
Un compte rendu sera rédigé quotidiennement et plus particulièrement en cas d’incident de vote et envoyé par le prestataire au bureau de vote, aux Organisations Syndicales Représentatives présentes au sein de la Société et à la Direction des Ressources Humaines.




Article 3 : préparation du vote

Article 3.1 : Bulletins de vote

Le prestataire assurera la programmation des pages Web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote et des professions de foi dont le format sera précisé dans le protocole préélectoral.

Le prestataire reproduira sur le serveur les listes des noms des candidats telles qu'elles auront été émises par leurs auteurs et transférées par la Direction des Ressources Humaines. Le prestataire veillera à ce que l'apparition à l'écran des listes et des noms des candidats composant les listes soit uniforme.

L'ordre d'apparition des listes dans l'outil de vote sera établi conformément au protocole préélectoral.


Article 3.2 : Génération des codes d’accès

Il appartiendra au Prestataire de générer les codes d’accès et de les transmettre aux électeurs.

Les codes et mots de passe seront envoyés sur le mail professionnel de chaque électeur, mail dont l’accès est sécurisé selon les règles en vigueur dans l'entreprise : mot de passe d'une complexité suffisante ainsi qu'authentification multi facteur.

En cas de perte du mail comprenant le code et le mot de passe individuel, l'électeur est invité à prendre contact avec l’assistance technique du prestataire.

L'assistance peut réexpédier de nouveaux codes à l'électeur après une vérification de l'identité de l'appelant selon les modalités suivantes au choix de l'électeur :

Par SMS sur le numéro de téléphone du choix de l'électeur.
Par courriel sur l'adresse email professionnelle de l'électeur.

Aux fins d'authentification pour garantir la confidentialité dans la transmission des codes aux électeurs, il est prévu que la Direction envoie préalablement au prestataire un fichier reprenant les éléments suivants : nom prénom, date de naissance, code postal d'habitation à la date d'arrêté des listes électorales, clé du numéro de Sécurité Sociale des électeurs (2 chiffres).

Ces données permettront à l'assistance téléphonique de procéder par questionnement à la vérification de l'identité de l'appelant afin de pouvoir lui réexpédier ses codes.

Le Prestataire dispose d'un accès dédié à l'interface gestionnaire du système de vote. Celle-ci leur permet d'identifier les appelants, de tracer l’intégralité des appels ainsi que toutes les actions entreprises pour répondre à la demande des appelants.

A l’issue des opérations de vote, le prestataire est en mesure de fournir le journal complet des appels, le motif de chaque appel ainsi qu’un compte rendu précis des actions menées dans le cadre de sa prestation d'assistance téléphonique à la Direction des Ressources Humaines. 

Pendant la période de vote, le prestataire tiendra un relevé écrit :

Du nombre d'appels. 
De la typologie de chaque appel : renvoi de codes, demande d'assistance, non inscrit sur les listes électorales, demande de matériel de vote par correspondance, etc...

Les actions de l'assistance sont donc vérifiables à tout moment en cours d’opération et a posteriori. Ces informations seront transmises quotidiennement en fin de journée à la Direction des Ressources Humaines. Elles seront tenues par la Direction à la disposition des Organisations Syndicales.


Article 3.3 : Notice explicative précisant les conditions et règles du vote en ligne 

La Direction, en collaboration avec le prestataire, établira une note explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle sera incluse dans les mails d'envoi des codes d'accès aux électeurs. Cette notice sera également portée à la connaissance des électeurs par email à l'ouverture du scrutin et par courrier pour les électeurs qui n'auraient pas d'ordinateur. Cette notice précise l’heure de clôture du scrutin. De plus, dans le cas où un vote par correspondance serait prévu dans le protocole préélectoral, celle-ci sera envoyé avec le kit de vote par correspondance. Elle sera également disponible dans les bureaux de vote.

Cette notice s’ajoute à l’obligation faite à la société d’informer les salariés sur la collecte de leurs données, conformément aux articles 13 et 14 du RGPD. 


Article 4 : déroulement du vote 

La cellule d'assistance technique s’assure que l'urne électronique avant l'ouverture du scrutin est vide, via la fourniture de la liste d'émargement électronique, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet, et que les états de contrôle sont opérationnels. Elle s'assure également que la connexion est opérationnelle.

Il sera également procédé au scellement du système de vote électronique, la liste des candidats et la liste des électeurs, c'est-à-dire d'un procédé permettant de déceler toute modification du système. La liste d'émargement et l’urne électronique doivent faire l’objet d'un procédé garantissant leur intégrité durant le vote, c'est-à-dire assurant qu'ils ne peuvent respectivement être modifiés que par l'ajout d'un bulletin et d'un émargement, dont l'intégrité est assurée, d'un électeur authentifié de manière non frauduleuse. La vérification des scellements doit pouvoir se faire à tout moment par les membres du bureau de vote, y compris durant le déroulement du scrutin. 
Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée fixée au protocole électoral.
Les électeurs auront la possibilité de voter de n'importe quel terminal Internet ou Intranet, que ce soit de leur lieu de travail ou de tout autre lieu. Dans l’hypothèse où ils décideraient de voter à partir d’un ordinateur extérieur à l’entreprise, il leur appartiendra de s’assurer que ce dernier a toutes les fonctionnalités requises (notamment logiciels) pour lui permettre de voter.

La connexion a lieu par le navigateur internet à l'aide d’une adresse email qui sera précisée dans le courriel personnalisé adressé à chaque électeur.

Le déroulement est le suivant :
L'électeur pourra accéder, 24 heures sur 24, au site de vote gratuitement à partir de tout ordinateur connecté à Internet.
L'électeur devra s’identifier à l'aide de son code d'accès et de son mot de passe personnels et confidentiels.
Après identification, il sera affiché l’élection à laquelle l’électeur est autorisé à participer. Les listes candidates pour le collège de l’électeur seront affichées, selon l’ordre fixé au protocole préélectoral
L'électeur pourra : choisir une liste complète, rayer des noms, voter blanc.
Son choix lui sera rappelé et il pourra le modifier. L'électeur confirme alors son vote.
L'affichage de l'accusé de réception, qu’il peut conserver, lui confirme l'enregistrement ferme et définitif de son vote.
À tout moment sauf après validation définitive de son vote, l'électeur peut interrompre le processus et le reprendre ultérieurement.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n'est accessible. Toutefois, le taux de participation peut être révélé au cours du scrutin, grâce à un accès privilégié réservé aux membres du bureau de vote, à un représentant de chaque organisation syndicale ainsi qu’à un représentant de la Direction.
De même, les listes d'émargements ne sont accessibles que par les membres du bureau de vote, lorsque celui-ci est ouvert et à des fins de contrôle de déroulement du scrutin. Elles sont ensuite conservées par la Direction des Ressources Humaines.

Article 5 : dysfonctionnement éventuel du site 

Dans le cas où un problème technique serait constaté quant au  fonctionnement du site de vote électronique ne permettant pas aux électeurs d'y avoir accès ou  de pouvoir voter, la Direction prendra contact  avec le prestataire pour obtenir des explications permettant de comprendre et d'évaluer le problème et convoquera dans  les plus brefs délais les  membres du bureau de vote, les organisations syndicales et le prestataire à une réunion afin qu'une décision soit prise quant à la poursuite ou au report du scrutin en cours.

De plus, pendant l'ouverture du vote et dans le cas d'une rupture de scellement, le prestataire préviendra immédiatement par email les membres des bureaux de vote et la Direction des Ressources Humaines, qui en fera part sans délai à un représentant de chaque organisation syndicale.


Article 6 : dépouillement 

L'ouverture de l'urne électronique ne sera possible que par l'activation conjointe des clefs détenues par le bureau de vote. Sans ces clefs, la seule et unique possibilité de procéder au dépouillement est de faire intervenir le prestataire.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne électronique, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.
Le décompte des voix apparaît lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal. 
Après la clôture du vote, la liste d'émargement et l'urne électronique doivent être scellées afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Article 7 : vote par correspondance

Si le protocole électoral le prévoit, lors des votes concomitants des deux canaux de vote (corps présent et électronique), seul le vote électronique sera retenu.  Ainsi, les votes par correspondance ne seront dépouillés qu’après vérification que l’électeur n’a pas utilisé son vote électronique.

Le prestataire devra mettre en place un système permettant que, pour un salarié ayant utilisé les deux modalités de vote, seul son vote électronique soit retenu. 



Article 8 : conservation des données 

Le prestataire conserve sous scellés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.
A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

Article 9 : règlement général de protection des données 

Pour les seules nécessités des opérations électorales (notamment l'établissement des listes électorales), l'entreprise sera amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d'extraction des fichiers de gestion du personnel de l'entreprise. Dès l'accomplissement de ces formalités, les organisations syndicales de l'entreprise en seront informées.

Le prestataire devra en sa qualité de sous-traitant alimenter son propre registre RGPD prévu à cet effet.


Article 10 : Durée de l’accord et entrée en vigueur

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il entre en vigueur à sa date de signature. 

Il sera procédé par la Direction aux formalités de dépôt auprès de la Dreets compétente et auprès du secrétariat-greffe du Conseil de prud’hommes compétent.


Article 11 : Suivi de l’accord et clause de rendez-vous

Les Parties signataires du présent Accord prévoient la possibilité de se réunir à la demande de l’une ou l’autre des parties signataires, dans la limite d’une réunion par an pour faire un point sur le présent accord. Une réunion sera alors organisée par la Direction dans les 2 mois qui suivent la demande. 


Article 12 : Adhésion, révision et dénonciation de l’accord

Article 12.1 : Adhésion à l’Accord

Conformément à l'article L. 2261-3 du Code du travail, toute organisation syndicale de salariés représentative qui n'est pas signataire du présent Accord pourra y adhérer ultérieurement.

L’adhésion devra également être notifiée, dans un délai de 8 jours calendaires, par lettre recommandée avec avis de réception, aux Parties signataires.

L'adhésion produira effet au lendemain de la date de son dépôt au greffe du Conseil de prud'hommes compétent et à la Dreets, dans les conditions légalement prévues.


Article 12.2 : Révision de l’Accord

Le présent Accord pourra faire l’objet d’une révision.

Toute demande de révision, obligatoirement accompagnée d’une proposition de rédaction nouvelle, sera notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception aux autres Parties. La Direction s’engage alors à convoquer les organisations syndicales représentatives dans le mois qui suit la réception de la demande de révision. 


Article 12.3 : Dénonciation de l’Accord

Le présent Accord pourra être dénoncé dans les conditions et selon les modalités prévues par les dispositions légales en vigueur et moyennant le respect d’un préavis de 3 mois.

La Partie signataire qui dénoncera le présent Accord devra en informer l’autre Partie signataire par lettre recommandée avec accusé de réception et procéder aux formalités de publicité requises.



Article 13 : Formalités, publicité, notification et dépôt

Un exemplaire original du présent Accord est établi pour chaque Partie.

Par ailleurs, le présent Accord est notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise et non signataires de celui-ci.
Le présent Accord est porté à la connaissance des salariés de la Société par voie d’affichage (le cas échéant, par intranet). Une copie de celui-ci sera déposée auprès de la CPPNI de la branche BETIC.
Le présent Accord sera déposé par la partie la plus diligente.
Conformément aux articles D. 2231-2 et suivants du Code du travail, le présent Accord est déposé en version électronique sur la plateforme « Téléaccords » selon les formalités suivantes :
- Une version électronique, non anonymisée, présentant le contenu intégral de l’Accord déposé, sous format PDF, datée, revêtue du lieu de signature et des signatures originales, accompagnée des pièces nécessaires à l’enregistrement ;
- Une version électronique de l’Accord déposée en format .docx, anonymisée, dans laquelle toutes les mentions de noms, prénoms des personnes signataires et des négociateurs (y compris les paraphes et les signatures) sont supprimées (non-visibles), et uniquement ces mentions. Les noms, les coordonnées de l’entreprise devront continuer à apparaître, ainsi que les noms des Organisations Syndicales signataires, le lieu et la date de signature ;
- Si l’une des Parties signataires de cet Accord souhaite l’occultation de certaines dispositions, une version de l’Accord anonymisée en format docx, occultant les dispositions confidentielles et accompagnée du dépôt de l’acte d’occultation signé par les Parties signataires de l’Accord ;
- En 1 exemplaire au secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes compétent, selon les modalités en vigueur prévues par l’article D. 2231-2 Code du travail.

Fait en 4 exemplaires originaux.

A Paris, le 10 novembre 2021

Pour la Société OCTO TECHNOLOGY




                                            , Président


Pour les Organisations Syndicales Représentatives :

Le Specis-UNSa, représenté par                                      , Délégué Syndical,





Solidaires Informatique, représenté par                                                  , Délégué Syndical




Annexe – cahier des charges du prestataire



Article 1 – Missions du prestataire

Dans le cadre des élections du CSE, le prestataire aura en charge :

La gestion de la préparation des élections en vote électronique, sous le contrôle et la responsabilité de la Direction des Ressources Humaines.
La mise en œuvre du système de vote électronique en tenant compte de l’accord conclu sur le vote électronique.
La mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l'élaboration des états des résultats permettant l'affectation des sièges.


Article 2 – Fonctionnalités attendues du système de vote électronique

2.1. - Système de vote électronique distant.

Le système de vote électronique sera hébergé en France chez le prestataire externe.

Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections, tant pour le 1er tour que le 2sd tour.


2.2 – Nature des élections

Les élections à organiser sont celles du CSE. Les électeurs participeront à l’élection de leur collège.

2.3 – Sécurisation du système proposé

Le système de vote électronique proposé par le prestataire devra répondre aux exigences minimales des articles R2314-5 et suivants du code du travail, de l’arrêté du 25 avril 2007 non mis à jour suite à l’introduction du CSE et de la délibération de CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019. 

Le système doit assurer la confidentialité et la fiabilité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
Le système mis en place par le prestataire devra permettre aux salariés de pouvoir accéder au vote électronique par le biais du système SSO en place au sein de l’entreprise si ce système est retenu par la Société.
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés (« fichiers électeurs » et « urne électronique »).
Le système doit également prévoir qu’en cas de vote par correspondance en plus du vote électronique, seul le vote électronique puisse être retenu.

Le Prestataire donnera les accès et informations nécessaires aux fins de permettre la réalisation d’une expertise indépendante mandatée par OCTO TECHNOLOGY des systèmes mis en place. 

Article 3 – Modalités du vote électronique

Le scénario de vote électronique comportera les étapes suivantes pour chaque élection, hors SSO :

Une étape d'identification de l’électeur ; celui-ci devra saisir un code identifiant, un code secret et sa date de naissance qui seront contrôlés avant d'accéder au vote.
Une étape de présentation des listes de candidatures en présence.
Le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposées, ou bien le choix de voter «blanc ».
La possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie.
La présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés.
La confirmation par l'électeur du choix effectué.
La confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote.
La possibilité pour l’électeur d’imprimer un « ticket » confirmant l’enregistrement de son vote.


Par ailleurs, le système de vote électronique enregistrera un émargement après confirmation du vote par l'électeur et ne permettra plus à ce dernier d'effectuer un nouveau vote pour cette même élection (unicité du vote).


Lors de la prise en compte d'un vote, le système doit assurer :
L'unicité et la confidentialité des votes. Le système doit garantir l'anonymat des choix exprimés par un électeur et l'unicité du vote pour chaque élection à laquelle participe cet électeur. A cette fin, les émargements d'une part et l'urne électronique d'autre part, doivent être enregistrés sur des systèmes dédiés et distincts.
L'intégrité du système ; la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés. A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé après une phase de test et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote.


Article 4 – Procédure d’ouverture des votes et de fermeture des votes

4.1. – Ouverture des votes

L'ouverture des élections est réalisée par les membres du bureau de vote désigné conformément au protocole électoral.

La procédure d'ouverture des élections comportera les étapes « en ligne » suivantes :

L'accès sécurisé à la procédure d’ouverture ; le Président et ses Assesseurs seront en possession de codes d'accès spécifiques permettant leur identification.
Le contrôle du scellement du système de vote électronique.
Le contrôle des urnes électroniques qui doivent être vides.
La création d’une clé de chiffrement des bulletins de vote, remise « en ligne » au prestataire et dont la clé de déchiffrement correspondante reste secrète.
L’ouverture des élections par la saisie du code secret du Président et d'au moins l'un des codes Assesseurs.

4.2. – Fermeture des votes

La procédure de fermeture des élections comportera les étapes « en ligne » suivantes :
L'accès sécurisé à la procédure de fermeture ; les Président et Assesseurs seront en possession de codes d'accès spécifiques permettant leur identification. 
Le contrôle du scellement du système de vote électronique. 
La fermeture des élections par la saisie du code secret Président et d'au moins l'un des codes Assesseurs.

Article 5 – Dépouillement et déchiffrement des votes

La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes en ligne suivantes :

L'accès sécurisé à la procédure ; le Président et ses Assesseurs seront en possession de codes d'accès spécifiques permettant leur identification.
La remise « en ligne » au prestataire de la clé secrète permettant le dépouillement des bulletins de vote.
L’édition « en ligne » des résultats des élections ; compteurs de voix par élection, par liste et par candidat.
La remise par le prestataire des procès -verbaux complétés et conformes aux modèles Cerfa établis par l’administration.


Article 6 – Scellement du système

Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le contrôle du scellement doit pouvoir être effectué à tout moment durant la période de vote par les membres du bureau de vote.

Article 7 – Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique

Les bulletins de vote enregistrés dans le système de vote électronique doivent être chiffrés avec une clé de chiffrement selon un algorithme « asymétrique » (clé de chiffrement et clé de déchiffrement ne doivent pas être identiques).

La clé de déchiffrement sera tenue secrète durant toute la période des élections. Elle sera remise au prestataire à l'issue des élections afin de permettre le dépouillement de l'urne électronique.

Le prestataire proposera un système permettant aux seuls Président et Assesseurs de détenir les clés secrètes permettant le dépouillement des urnes électroniques.


Article 8 – Liste des émargements

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

La liste d'émargement comprend les noms et prénoms des électeurs, le collège de l'électeur.

Dès la clôture du scrutin les listes d'émargements seront accessibles par les membres des bureaux de vote et représentants de la direction. 

Article 9 – Assistance technique

Le prestataire mettra en place une cellule d’assistance technique, ouverte de 9 heures à 18 heures du lundi au vendredi. Elle est chargée notamment de : 

Assurer la formation des membres du bureau de vote, de la direction dans les jours qui précèdent l’ouverture du site internet.
Veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote par internet.
Rédiger chaque jour les comptes-rendus en cas d’incident et les transmettre au bureau de vote, aux Organisations Syndicales Représentatives présentes au sein de la Société et à la Direction des Ressources Humaines.
Procéder aux tests et au scellement du système avant l'ouverture du vote.
Assister le bureau de vote le jour du dépouillement.
Contrôler à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement du système. 

De façon générale, le Prestataire devra s’assurer de remplir les obligations prévues dans l’accord d’entreprise sur le vote électronique.

Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.

Par ailleurs, un service d'assistance téléphonique sera mis en œuvre dans le but de renseigner les électeurs.


Article 10 – Dispositifs de secours

Le système de vote électronique sera dupliqué sur 2 plates-formes géographiquement distinctes. En cas de panne d'un des systèmes un dispositif de secours prendra le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants de la Direction, des Organisations Syndicales et du prestataire, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Pour ce faire le bureau de vote possède les clés permettant à tout moment d'opérer la clôture du scrutin.


Article 11 – Autres prestations à fournir

11.1. – Préparations des élections

11.1.1. – Prestations liées au « fichier électeurs »

Constitution du fichier électeurs

Les listes électorales sont constituées par la société. Elles comportent les informations nominatives des électeurs ayant la possibilité de participer aux élections. Elles sont établies par collège.

Les listes électorales seront fournies au prestataire sur un support numérique afin de permettre la constitution du « fichier électeurs ». 

Ainsi, le « fichier électeurs » contiendra notamment, pour chaque électeur :

La civilité de l'électeur.
Les nom et prénom de l'électeur.
La date de naissance de l'électeur.
Le cas échéant le site de rattachement du vote de l'électeur (zone géographique).
Le collège d'appartenance de l'électeur.
Les droits de vote de l'électeur.
Les coordonnées de l'électeur (adresse du domicile et adresse mail professionnelle).
Des informations d’authentification (éventuellement).




Objet du fichier électeurs

Le fichier électeur sera transmis au prestataire aux seuls fins suivantes :

Permettre l'attribution de codes d'accès au système de vote électronique pour chaque électeur autorisé.
Contrôler les accès au système de vote électronique.

Enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l'unicité du vote pour chaque électeur.
éditer les listes d’émargement.


Transmission du fichier électeurs

Le prestataire devra être en mesure de proposer un processus d'échanges sécurisé des informations et des données concernant le fichier électeurs.

Le prestataire proposera, par exemple, un accès FTP sécurisé (File Transfer Protocol : protocole de communication dédié aux échanges informatiques de fichiers sur Internet) sur son infrastructure informatique, afin de permettre les échanges sécurisés de fichiers entre la société et lui-même.


Confidentialité du fichier électeurs

Le prestataire s'engagera à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le « fichier électeurs » pour les besoins de gestion du vote électronique. Il mettra en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l'accès aux informations de ce fichier sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote électronique.

A l'issue de l'opération de vote électronique, le prestataire s'engagera à détruire le « fichier électeurs » et à ne conserver aucune de ses données.


Fournitures des codes d’accès au système de vote électronique

A partir des informations du « fichier électeurs », le prestataire assurera la création et la fourniture des codes d’accès au vote électronique à chaque électeur, selon les prescriptions indiquées dans le chapitre suivant de ce document.

Le prestataire proposera des procédures de génération et de transmission des codes d’accès aux électeurs permettant de conserver le caractère confidentiel du code secret durant toutes les étapes.




Composition des codes d’accès au système de vote électronique

Chaque électeur recevra un couple de codes composé ainsi :

Un code identifiant unique d'accès qui permettra, outre le contrôle d'accès, la tenue des listes d’émargements électroniques garantes de l'unicité des votes.
Un code secret qu'il sera seul à connaître.

Afin de permettre un contrôle et une sécurité supplémentaire, l’électeur devra renseigner sa date de naissance.

Adressage des moyens d’authentification

Le prestataire prendra en charge la transmission aux électeurs des codes d’accès au vote électronique.

Le système proposé par le prestataire devra assurer la confidentialité des données transmises aux électeurs et la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification.

Contrôle des listes électorales électroniques

Afin de permettre une vérification par les représentants du Personnel et les membres du bureau de vote, le prestataire fournira à la Direction des Ressources Humaines à l'issue de la génération et de la fourniture des codes d'accès, une liste de contrôle permettant de vérifier que tous les électeurs ont bien été pris en compte lors de l'attribution des codes d'accès au vote électronique.

La forme, le contenu et le support de cette liste de contrôle seront définis d'un commun accord durant la phase de préparation des élections.

Mise à jour du fichier électeurs

Le « fichier électeurs » pourra subir des modifications jusqu'à l'ouverture des élections notamment suite à la suppression ou à l'ajout d'électeurs sur les listes électorales.

Le prestataire devra permettre ces modifications et notamment assurer que les codes d'accès fournis à des électeurs supprimés des listes soient invalidés, et que les nouveaux électeurs inscrits sur les listes avant l'ouverture des élections puissent disposer de codes d'accès au vote électronique.

S'il est techniquement possible d'effectuer des mises à jour jusqu'à l'ouverture du scrutin, le protocole d'accord préélectoral pourra toutefois prévoir une date limite de prise en compte de ces modifications.



11.1.2. – Prestations liées aux listes de candidats

Généralités

Les listes de candidats seront transmises au prestataire par la direction des ressources humaines en vue de paramétrer le système de vote électronique et de présenter celles-ci aux électeurs au moment du vote.


Les listes de candidats mentionnent notamment :

Le nom de l’instance soit le CSE.
Le collège.
S'il s'agit de la liste des titulaires ou des suppléants. 
Les noms et prénoms des candidats dans l'ordre dans lequel ils se présentent.
L’organisation syndicale si les candidats sont présentés par une organisation syndicale.
Mention du 1er ou 2nd tour de scrutin.


Mise à jour des listes de candidats dans le système de vote électronique

Le prestataire pourra proposer un format de fichier numérique spécifique pour la constitution des listes de candidats, afin de faciliter les mises jour du système de vote électronique.

De même, le prestataire pourra éventuellement proposer un système de mise à jour « en ligne » via le web pour la saisie et les modifications de listes de candidats jusqu'à la fin de la période de test du vote électronique et la recette du système.


Contrôles de conformité des listes de candidats

Le prestataire proposera une procédure de test du vote électronique permettant aux représentants de la Direction, aux représentants du personnel/organisations syndicales et aux membres du bureau de vote de vérifier l'exactitude des listes de candidats soumises au choix des électeurs pour chaque élection.

Cette procédure de test devra être réalisée avant l’ouverture des élections dans une période de temps suffisamment longue pour permettre à la fois une revue d'ensemble de toutes les listes et les modifications éventuelles.



11.1.3. – Phase de test et de recette du système de vote électronique

Objectifs des tests

Les tests programmés dans cette phase permettront notamment de contrôler le déroulement et la conformité du scénario de vote pour chaque élection.


Période de test

Le prestataire devra proposer les moyens de tester l'ensemble des scénarios durant une période prévue dans un calendrier de préparation des élections.

Cette période de test sera déterminée d'un commun accord entre la Société et le prestataire. Elle sera prévue à l'issue de la phase de paramétrage et de préparation du système de vote électronique intégrant les listes de candidats.



11.1.4. – Scrutin à blanc

Objectifs du scrutin à blanc

Le scrutin à blanc a lieu après la période de test qui vise à contrôler et valider les scénarios d'élections et la bonne intégration des listes de candidats, professions de foi et photos éventuels des candidats.

Il doit être effectué sur le système de vote électronique définitif et validé préalablement, afin de permettre aux membres du bureau de vote de contrôler la conformité du système de vote électronique avant l'ouverture effective des élections.


Etapes du scrutin à blanc

Le « scrutin à blanc » vise à tester l'application en fonctionnement réel. Durant cette phase les membres du bureau de vote vont pouvoir tester tous les modules de l'application y compris le module de dépouillement des bulletins de vote.

Pour ce faire les membres du bureau de vote ouvriront le scrutin, effectueront des votes, fermeront le scrutin et dépouilleront les votes effectués.

Au terme de ce test les membres du bureau de vote valideront l’intégrité du dispositif. Tout au long du scrutin le module de « contrôle du scellement » permettra aux membres du bureau de vote de s'assurer que l'application n'a été sujette à aucune modification substantielle depuis le « scrutin à blanc ».

Une fois le « scrutin à blanc » validé le bureau de vote programmera l'ouverture et la fermeture des élections.


Les étapes de contrôle seront les suivantes :

création par les Président et Assesseurs du bureau de vote des clés secrètes qui permettront le chiffrement des bulletins de vote dans le système de vote électronique du prestataire
ouverture des élections par les Président et Assesseurs du bureau de vote réalisation de plusieurs votes
fermeture des élections par les Président et Assesseurs du bureau de vote
remise au prestataire des clés secrètes permettant de déchiffrement des bulletins de vote déroulement du dépouillement des urnes électroniques et édition des résultats
contrôles de la conformité des résultats obtenus scellement de l'application de vote électronique
scellement de l’application de vote électronique



11.1.5. – Prestation de conseil et d’assistance de la DRH

Le prestataire devra être en mesure de conseiller la Direction des Ressources Humaines dans la mise en œuvre du système de vote électronique et d'assister celle-ci notamment pour les tâches suivantes :

Le respect du règlement européen de protections de données (RGPD).
La rédaction de la décision unilatérale intégrant les modalités du vote électronique et la rédaction du protocole d'accord intégrant les modalités du vote électronique.
La rédaction des documents de présentation du système de vote électronique aux représentants du personnel et aux électeurs.
La présentation du système aux partenaires sociaux.


11.1.6. – Remise des résultats

Listes d’émargement

Les listes d’émargements définitives seront remises à la Direction des ressources Humaines sur support numérique à l'issue des élections.

Résultats bruts

Les résultats bruts comporteront les compteurs de voix par élection, par liste, par candidat. Ils seront consultables « en ligne » dès la fermeture des élections et le dépouillement des urnes électroniques.

Seuls les membres désignés du bureau de vote auront accès à ces résultats « en ligne ».

Procès-verbaux des élections

Les procès-verbaux officiels des résultats complétés, conformes aux modèles Cerfa, seront fournis par le prestataire.



Article 12 – Gestion informatique et technique du système de vote électronique

12.1. – Disponibilité du système de vote électronique

Le prestataire assurera la mise en ligne du système de vote électronique durant deux périodes correspondantes à la préparation et à l'ouverture du vote pour deux tours d'élections.

Durant ces périodes, le système sera disponible 24h/24.
Le prestataire mettra en œuvre les moyens d'assurer un service continu sans rupture.


12.2. – Accès aux informations sur les matériels et dans les locaux du prestataire

Le prestataire indiquera comment sont protégés les locaux d'hébergement des matériels sur lesquels sont stockés les fichiers sensibles tels que le fichier des électeurs, les urnes électroniques et les émargements, et de manière générale, comment sont protégées les informations liées à la gestion des élections de la Société (stockage et accès).


12.3. – Ticket d’enregistrement du vote

L'électeur dispose de la possibilité d'imprimer un ticket attestant de la prise en compte de ses suffrages par le système de vote.

Cette possibilité lui est offerte à l'issue de la séquence de vote mais aussi ultérieurement, en se reconnectant à l'application.

Il mentionne les élections concernées ainsi que la date et l'heure d'émission de chaque suffrage. Ce ticket comporte aussi une marque d'authentification interdisant une édition frauduleuse.


12.4. – Conservation des données

Le prestataire conservera, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.


Article 13 – mise à disposition du cahier des charges

Le présent cahier des charges est tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail, dans le bureau de l’équipe Ressources Humaines. 

Les salariés ont également accès au présent cahier des charges sur l’intranet de l’entreprise.