Accord de Groupe ASHLAND France relatif à l’adoption du vote électronique



Les sociétés du groupe ASHLAND parties au présent accord, ASHLAND SPECIALTIES France (RCS 390609253) et ASHLAND INDUSTRIES France (RCS 300983525) représentées par Monsieur xxxxxx ayant tout pouvoir à l’effet des présentes, 

D’une part,

Et :

Les organisations syndicales représentatives au niveau du groupe :

La CGT-FO, représentée par Monsieur xxxxxx agissant en sa qualité de délégué syndical
La CFE-CGC, représentée par Monsieur xxxxxx agissant en sa qualité de délégué syndical 

Lesquels ont été dûment habilités par leurs Organisations Syndicales à négocier et signer le présent accord.

D’autre part,


Il a été convenu de signer un protocole d’accord sur la mise en place du vote électronique afin de définir les modalités du processus.



Préambule


Par le présent accord, les parties signataires affirment leur volonté de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles, afin de favoriser la participation des salariés.

Le système de vote électronique s’inscrit dans le respect des textes en vigueur, et notamment :
Des articles R.2314-5 et suivants du Code du travail ;
De l’article 54 de la loi n°2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique qui autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles ;
Du décret n°2007-602 du 25 avril 2007 et de l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs à la mise en œuvre du vote électronique pour les élections des représentants du personnel ;
Du décret n’2016-1676 du 5 décembre 2016 relatif au vote par voie électronique des représentants du personnel ;
De l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 et du décret n° 2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au comité social et économique, confirmant la possibilité de recourir au vote électronique par accord ou à défaut, sur décision unilatérale de l’employeur ;
De la délibération n°2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.

Ainsi, le présent accord a pour objet d’autoriser le recours au vote électronique au sein du Groupe ASHLAND pour les élections relatives aux Comités Sociaux et Economiques. 

Tout en rappelant que l’entreprise doit garantir le bon déroulement des élections conformément aux règles électorales, les parties soulignent que l’opportunité de recourir au vote électronique permet notamment de :
Faciliter la participation des collaborateurs, qui auront un accès illimité au scrutin pendant la période prévue par le protocole d’accord préélectoral ;
Obtenir des résultats sans erreur humaine possible, affichés en quelques minutes à l’issue du scrutin, et ce sous le contrôle du bureau de vote désigné ;
Garantir la confidentialité et le secret du vote ;
Alléger les contraintes logistiques et administratives pesant sur les membres du bureau de vote et les personnels en charge de l’organisation des opérations ;
Réaliser des économies de papier dans le cadre de la Responsabilité Société des Entreprises.

C’est dans ce contexte que la Direction et les Organisations syndicales représentatives se sont réunies pour négocier le présent accord afin de poursuivre l’utilisation du vote électronique.



ARTICLE 1 : Objet et principes généraux

Le présent accord a pour objet d’autoriser et de définir les conditions de mise en place du vote électronique.

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral, indispensables à la régularité du scrutin qui sont :
La confidentialité et le secret du scrutin ;
Le caractère personnel, libre et anonyme du vote ;
L’intégrité du vote et la sincérité des opérations électorales ;
L’unicité du vote ;
La sécurité de l’émission des moyens d’authentification ;
La sécurité de l’émargement ;
La sécurité de l’enregistrement et du dépouillement des votes ;
La surveillance du vote ;
La publicité du scrutin.


ARTICLE 2 : MODALITES ET MISE EN ŒUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE

2.1 Principes généraux

Dans le cadre de chaque élection, les Organisations Syndicales intéressées négocieront au sein de chaque entreprise, un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment les modalités de constitution du bureau de vote, le calendrier, les modalités opératoires et la répartition des sièges.

Il mentionnera également la conclusion du présent accord de vote électronique ainsi que le nom et les coordonnées du prestataire choisi pour mettre en place le système de vote électronique. 

Les négociations de ce protocole d’accord préélectoral réuniront l’ensemble des organisations syndicales mentionnées à l’article L.2314-5 du Code du travail.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, il a été décidé que les élections seront organisées par un prestataire extérieur.

2.2 Prestataire extérieure

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la conception et la mise en place du système de vote seront organisées par un fournisseur prestataire extérieur.

Les entreprises prendront contact avec un prestataire spécialisé dans le vote électronique, pour organiser le système de vote sur la base d’un cahier des charges qui devra assurer la confidentialité des données transmises, la sécurité de l’émission des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes ; conformément aux prescriptions réglementaires.

Le prestataire retenu sera indiqué dans chaque protocole d’accord préélectoral, et il sera identique à toutes les entités du Groupe. 

Les différentes règles décrites dans le présent accord s’imposeront également au personnel du prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système du vote électronique.






ARTICLE 3 : LES GARANTIES DU SYSTEME

Les parties signataires décident d’adopter un processus de vote par Internet à l’occasion des élections des représentants aux CSE.

Le système de vote électronique retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral mais également les dispositions applicables en matière de droit du travail.

Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée qui sera précisée dans chaque protocole d’accord préélectoral.

A ce titre, afin de répondre aux exigences prévues par le Code du travail, les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommées « fichiers des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».

Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et le contenu de l’urne ne seront accessibles qu’au personnel du prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin et également après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

Les fichiers seront conservés jusqu’à l’expiration du délai de recours ou jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l’expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits. 

Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne ne devront être accessibles qu’aux personnes habilitées par le prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Le Groupe s’engage à prendre toutes les mesures possibles pour vérifier que le système choisi assure :
La confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux et les listes de candidats ;
La sécurité de l’adressage des moyens d’authentification ;
La confidentialité des votes ;
La sécurité de l’émargement ;
La sécurité de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Le traitement dénommé « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant pris part au vote et d’éditer les listes d’émargement.

L’émargement indique la date et l’heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l’urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l’objet d’un chiffrement (données cryptées) dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.

Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne doivent comporter aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions énoncées ci-dessus. Le rapport de l’expert est tenu à la disposition de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés.



ARTICLE 4 : MODALITES DES ELECTIONS 

4.1 Paramétrage du système :

Le système sera paramétré par le prestataire choisi. Il devra mentionner le nombre de sièges à pourvoir ainsi que la répartition par collège pour les titulaires et les suppléants.

4.2 Etablissement du fichier des électeurs :

A des fins de préparation des élections, la Direction des Ressources Humaines établira le fichier des électeurs à partir des listes électorales.

Les listes électorales devront indiquer les données suivantes :
Noms et prénoms de l’électeur ;
Courriel professionnel ;
Date d’entrée dans l’Institution ;
Âge de l’électeur ; 
Collège d’appartenance de l’électeur.

Le fichier des électeurs a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification qui sera transmis par le prestataire. 

Ce moyen d’authentification permettra à l’électeur de :
S’identifier et de prendre part au vote ;
Compléter la liste d’émargement.

4.3 Liste de candidats et bulletins de vote :

Le prestataire assurera la mise en œuvre du site internet et notamment la présentation des listes des candidats (titulaires et suppléants) et des bulletins de vote.

La Direction des Ressources Humaines établira les listes des candidats à partir des candidatures présentées par les organisations syndicales. 

La liste de candidats et les bulletins de vote devront mentionner les données suivantes :
Le collège d’appartenance ;
Les noms et prénoms des candidats dans l’ordre dans lequel ils se présentent ;
S’il s’agit de la liste « titulaires » ou « suppléants » ;
L’appartenance syndicale accompagnée du logo correspondant ;
S’il s’agit du 1er ou 2nd tour du scrutin.

Les listes de candidats et les bulletins de vote seront présentés sur un seul et même écran. Les professions de foi des listes seront intégrées sur le site intranet de vote. Ces professions de foi électroniques devront être au format PDF exclusivement.

Les listes de candidats des organisations syndicales seront présentées de manière aléatoire, si la solution de vote électronique le permet. Les candidats au sein de chaque liste seront présentés dans l’ordre d’éligibilité, tel que transmis par chaque organisation syndicale et dans le respect de la proportionnalité femmes/hommes à présentation alternée. 

Les bulletins de vote blancs seront présentés en dernière position.

Le prestataire reproduira sur le site les listes des noms des candidats dans l’ordre d’émission par leurs auteurs ou dans l’ordre alphabétique et transférées par la Direction des Ressources Humaines avec le cas échéant les logos.

Le prestataire veillera à ce que le site de vote soit accessible à tous types de systèmes d’exploitation et/ou à tous les navigateurs utilisés par les électeurs.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.

De plus, le logo des listes candidates sera visible sur chaque bulletin. Le logo devra être normé en taille de lecture et placé au même endroit sur le bulletin, pour ne favoriser visuellement aucune des listes. Les logos seront stockés sur le même serveur informatique, afin d’éviter des dysfonctionnements d’affichage entre l’un ou l’autre logo. 

4.4 Scrutin :

		4.4.1 : Lieux et temps du scrutin

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans chaque protocole d’accord préélectoral. Le scrutin se déroulera sur une période délimitée dans chaque protocole d’accord préélectoral.

Les salariés seront informés selon les modalités prévues dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures relatives à l’ouverture et à la fermeture des bureaux de vote, déterminées lors de la négociation du protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture du scrutin, de façon confidentielle et anonyme, de n’importe quel terminal internet, en se connectant sur le site internet sécurisé propre aux élections (sur leur lieu de travail ou à distance).

Un bureau de vote électronique sera également mis en place le dernier jour du scrutin. L’amplitude horaire et les conditions de mise en place de ce bureau de vote seront déterminées dans le cadre de chaque protocole d’accord préélectoral.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique pourront être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilités à assurer le contrôle des opérations électorales.

Le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.

		4.4.2 : Ouverture du scrutin

Le système de vote électronique aura préalablement été scellé par la commission de surveillance. 

Le scrutin sera ouvert automatiquement à la date et à l’heure prévue par chaque protocole d’accord préélectoral.

4.4.3 : Modalités d’accès au serveur de vote et listes d’émargement

Afin de pouvoir se connecter au système de vote, chaque électeur recevra des codes d’accès et l’adresse électronique permettant l’accès au site internet de vote. Le modèle utilisé sera transmis aux organisations syndicales participant à la négociation lors de l’élaboration de chaque protocole d’accord préélectoral.

L’authentification de l’électeur sur le serveur de vote se fera par la saisie d’un identifiant et d’un mot de passe avec un moyen d’identification supplémentaire. 






La connexion au site internet de vote se fait à travers des liaisons sécurisées et toute personne non reconnue ne pourra accéder au site internet de vote. Les moyens d’authentification des électeurs doivent pouvoir garantir l’unicité de son vote et vérifier son identité. 

Le vote est personnel et individuel, en aucun cas il n’est possible de voter en lieu et à la place de quelqu’un d’autre. 

L’identifiant et le mot de passe, seront générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils soient communiqués aux sociétés du Groupe.

Conformément aux recommandations de la CNIL, l’envoi de l’identifiant et du mot de passe sera fait par deux envois séparés selon des modalités distinctes (courrier, mail, sms, etc.). 

Les opérations de vote devant conduire à l’élection des représentants du Comité Social et Economique, le prestataire sera garant de la distinction des votes (titulaires et suppléants).

Une fois connecté, l’électeur devra procéder au vote. Seules les listes correspondant à son collège lui seront proposées. 

Il pourra alors procéder, à son choix, de :
Choisir une liste complète ; 
Raturer des candidats ; 
Voter blanc ou nul.

Le choix de l’électeur lui sera par la suite rappelé et pourra être modifié avant confirmation finale.

À tout moment, l’électeur pourra interrompre le processus de vote et le reprendre ultérieurement.

Une fois le processus de vote terminé, un accusé de réception confirmera au salarié l’enregistrement définitif de son vote. 

La confirmation du vote vaut signature de la liste d’émargement dès réception du vote dans l’urne électronique. 

La liste d’émargement enregistre les données suivantes :
Noms et prénoms des électeurs ayant voté ;
Collège d’appartenance ;
Heure et date du vote.

La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle du déroulement du scrutin pendant le déroulement du scrutin. Apprès la clôture de ce dernier, la liste n’est accessible qu’au juge. 

Les codes de vote fournis à l’électeur permettent de garantir l’unicité du vote.

		4.4.4 : Assistance aux électeurs

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation par les collaborateurs de cette nouvelle technique de vote.

Avant même l’ouverture du scrutin, une notice explicative sur le déroulement des opérations électorales sera disponible sur l’intranet. 

Pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre la cellule d’aide du prestataire. En cas de perte des identifiants de vote, l’électeur pourra solliciter, par appel du prestataire sur un numéro vert, le renvoi de son identifiant et de son mot de passe par SMS ou par email, selon une procédure préalablement définie et sécurisée.

Cette plateforme téléphonique sera joignable selon les conditions définies dans le protocole d’accord préélectoral. 

Conformément à l’article L64 du Code électoral, les électeurs qui ne seront pas en mesure d’utiliser l’espace de vote en raison d’une infirmité certaine, auront le droit de se faire assister par un électeur de leur choix. 

4.4.5: Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par l’article R.2314-5 du Code du travail, l’expression de vote et les éléments d’identification de l’électeur seront séparés.

Le vote de l’électeur sera crypté et stocké, dans cet état, dans une urne électronique dédiée sans aucun lien avec le fichier d’émargement des votants. Cette urne est hébergée par le prestataire. Le processus mis en œuvre par le prestataire garantit l’anonymat du vote et la sincérité des opérations électorales.

		4.4.6: Clôture du scrutin

Le scrutin sera clôturé automatiquement aux dates et heures prévues par chaque protocole d’accord préélectoral. 

Le site internet de vote sera rendu inaccessible aux électeurs. 


ARTICLE 5 : CONTROLE, INFORMATION ET FORMATION

5.1 : Contrôle

L’employeur met en place une commission de surveillance (dénommée « cellule d’assistance technique » à l’article R.2314-10 du Code du travail) chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant le représentant du prestataire.

La composition de cette commission de surveillance sera précisée dans chaque protocole d’accord préélectoral. 

Le représentant du prestataire est présent lors du scellement de l’urne électronique.

Cette commission de surveillance, conformément aux dispositions de l’article R.2314-15 du Code du travail :
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système est scellé ;
Contrôle, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Le scellement de l’urne électronique a pour effet de :
Figer les données de l’élection (fichier électeurs, fichiers candidats, profession de foi, paramétrage global de l’élection) ;
Remettre les compteurs de l’urne à zéro et ainsi s’assurer que les urnes sont vides ;
Créer la clé globale de chiffrement de l’élection et donc des bulletins de vote. 

5.2 : Information

Chaque salarié, en amont des dates de scrutin, dispose d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique. Elle sera disponible sur l’intranet et adressée à l’ensemble des salariés par courriel.





5.3 :  Formation

Les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu. 


ARTICLE 6 : LE DISPOSITIF DE SECOURS 

Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une attaque du système par un tiers, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants du prestataire mettant en place le vote électronique, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote. 


ARTICLE 7 : EXPERTISE

En outre, le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des articles R.2314-5 à R.2314-9 du Code du travail.

Le rapport de l’expert sera tenu à la disposition de la CNIL.


ARTICLE 8 : DEPOUILLEMENT ET PROCES VERBAUX

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôlent la fermeture du scrutin.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le descellement de l’urne s’effectuera par l’activation conjointe des clés de chiffrement dont le nombre sera déterminé dans chaque protocole d’accord préélectoral. Les opérations de dépouillement seront réalisées sous le contrôle de la commission de surveillance. 

Le système pré remplira le procès-verbal. Les membres du bureau de vote vérifieront l’exactitude des données transmises par le système et signeront les procès-verbaux.

Un exemplaire de ce procès-verbal sera remis à chaque organisation syndicale.


ARTICLE 9 : CONSERVATION ET DESTRUCTION DES DONNEES

Le prestataire conserve sous scellé jusqu’à expiration du délai de recours prévu aux articles R.2314-17 du Code du travail et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.
La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l’expiration du délai de recours ou lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.
La Direction demandera au prestataire une confirmation écrite de cette opération.

ARTICLE 10 : CHAMP D’APPLICATION DU PRESENT ACCORD

Le présent accord s’applique aux sociétés du Groupe à savoir : ASHLAND SPECIALTIES France (RCS 390609253) et ASHLAND INDUSTRIES France (RCS 300983525).  


ARTICLE 11 : DATE D’ENTREE EN VIGUEUR ET DUREE

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et s’applique à chaque nouvelle échéance électorale concernant le renouvellement des représentants des CSE du Groupe (supra), sans qu’il soit besoin de le renégocier, à moins qu’il ne soit dénoncé ou révisé selon les dispositions de l’article L.2261-7 du Code du travail.

Il entrera en vigueur le 1er jour du mois civil suivant sa conclusion. 


ARTICLE 12 : REVISION ET DENONCIATION 

Le présent accord pourra être dénoncé à tout moment par l’une des parties signataires sous réserve de respecter un préavis de trois mois.

Il pourra également faire l’objet d’une révision, notamment pour prendre en compte les éventuelles évolutions législatives, réglementaires ou conventionnelles.


ARTICLE 13 : DEPOT ET PUBLICITE DE L’ACCORD 

Le personnel sera informé du présent accord par voie d’affichage sur les panneaux prévus pour la communication avec le personnel.

Le présent accord sera déposé par voie dématérialisée auprès de l’Administration sur la plateforme de téléprocédure dédiée, du Ministère du travail.

Il sera également déposé au greffe des Conseils des Prud’hommes de Grasse et de Rouen

Par ailleurs, en vue de sa publication sur le site conformément à l’article L.2231-5-1 du Code du travail, une version publiable anonymisée du présent accord sera jointe au dépôt dématérialisé, dans laquelle toute mention des noms, prénoms, paraphes et signatures des personnes physiques sera supprimée.

Le présent accord sera en outre adressé par e-mail à la Commission permanente Paritaire de Négociation et d’Interprétation (pour enregistrement et conservation.

Alizay, le 12 Mai 2023

Le Directeur des Ressources Humaines
Monsieur xxxxxx



Pour les organisations syndicales :