ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE
DU VOTE ELECTRONIQUE




Entre les soussignés :

La société LA REDOUTE 
Immatriculée au Registre du Commerce et des sociétés sous le numéro 477 180 186
Dont le siège social est sis 110, rue de Blanchemaille - 59100 - ROUBAIX
Représentée par XXXXXXXXXXXXXXX

Ci-après dénommées « la direction »,

d’une part,

et,

Les organisations syndicales représentatives au sein de l’entreprise dûment habilitées à signer le présent accord, à savoir :
CFDT, représentée XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
CFE-CGC, représentée par XXXXXXXXXXXXXXX
CFTC, représentée par XXXXXXXXXXXXXXXXXX 
CGT, représentée par XXXXXXXXXXXXXXXXXXX
FO, représentée par XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

D’autre part.

Les parties ont ainsi conclu et arrêté les dispositions qui suivent :


Préambule

En vue des prochaines échéances électorales visant au renouvellement du CSE, la Direction et les organisations syndicales représentatives ont étudié la possibilité et les modalités de mise en place d’un système de vote par voie électronique. En effet, ce système a été privilégié afin de faciliter l’organisation des élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique compte tenu des différents régimes horaires existants au sein de l’entreprise et afin de favoriser la participation des salariés.
Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de la loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique du 21 juin 2004, de la loi relative au Travail, à la Modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels du 8 aout 2016, de leurs décrets d’application, de l’arrêté du 25 avril 2007 modifié par le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au Comité social et économique et pris pour l’application de l’article 1er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales et régissant les conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.

Les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à la société KERCIA Solutions (ci-après « Le prestataire »), éditrice du logiciel de vote électronique AlphaVote et spécialisée dans le développement du vote par Internet, la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires.

Le logiciel AlphaVote a été présenté aux organisations syndicales représentatives participant à la négociation du présent accord, lesquelles reconnaissent avoir reçu une présentation complète du système et avoir pu poser toutes leurs questions relatives à son fonctionnement.
Les parties au présent accord ont pris connaissance du rapport remis par le prestataire présentant l'expertise du système de vote choisi.
Plusieurs cabinets d’expertises indépendants spécialisés en matière de sécurité, d’expertise des applications logicielles et des systèmes de vote automatisés, auditent régulièrement le système AlphaVote et ont garanti sa conformité : 
à la délibération CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet
aux dispositions relatives à la protection des données personnelles (loi n°78-17 du 6 janvier 1978 et les décrets n°2005-1309 du 20 octobre 2005, n°2007-451 du 25 mars 2011, n°2007-602 du 25 avril 2007, n°2014-793 du 9 juillet 2014 et n°2017-1819 du 29 décembre 2017, le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD)) 
Il est également prévu que les organisations syndicales seront informées de l’accomplissement des formalités préalables prévues par le Règlement Général sur la Protection des Données (dit RGPD).
Ces formalités seront accomplies par le prestataire d’une part, et par le Délégué à la protection des données (DPO) de La Redoute d’autre part, le cas échéant.

Il a ainsi été convenu et arrêté ce qui suit :

ARTICLE 1 : PRINCIPES GÉNÉRAUX

La mise en place et la conception du vote électronique sont confiées à un prestataire extérieur choisi par La Redoute sur la base des dispositions du présent accord et du cahier des charges qui y est annexé.
Le système de vote électronique retenu respecte les principes généraux du droit électoral et les dispositions applicables en matière de Droit du travail. Il est soumis à une expertise indépendante préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception. Il assure la confidentialité des données transmises (fichiers contenant les listes électorales des collèges) ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.
Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.
La Société s'engage à prendre toutes les mesures nécessaires pour vérifier que le système choisi assure :
la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales,
la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification,
la sécurité de l'émargement,
la sécurité de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Le traitement "fichier des électeurs" est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement.
L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur.
Le fichier dénommé "contenu de l'urne électronique" recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

ARTICLE 2 : CONTRÔLE, INFORMATION ET FORMATION

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote.
A cet effet, une notice détaillée sur le déroulement des opérations électorales sera portée par tout moyen à la connaissance des électeurs.
Le service des ressources humaines sera présent dans l’accompagnement, l’information et la mise en place de ce processus de vote dans le strict respect de la confidentialité du scrutin.
Les membres du bureau de vote et un représentant par organisation syndicale participeront également à des tests à blanc supervisés par le prestataire lors de la formation sur le système de vote afin de se familiariser avec l’outil.


ARTICLE 3 : MODALITES D’ORGANISATION DU SCRUTIN

Les parties conviennent que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous -enveloppe.

Le vote électronique sera mis en œuvre pour tous les scrutins relatifs aux élections professionnelles du comité social et économique de la société La Redoute (titulaires et suppléants, tous collèges confondus).
Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours (et au minimum 7 jours calendaires) et ce conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord pré-électoral.
Les salariés seront informés par courriel pour ceux disposant d’une adresse mail professionnelle et par courrier des dates et horaires d’ouverture des votes. Les dates d’ouverture du scrutin seront également diffusées via les écrans de communication interne.
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme selon les modalités suivantes qui seront définies dans le protocole d’accord préélectoral :

Soit de leur domicile ou de leur poste de travail, à partir d’un outil personnel ou professionnel bénéficiant d’un accès internet pendant la période d’ouverture du scrutin définie dans le protocole d’accord préélectoral, 

Soit depuis un des terminaux spécifiques (6 au total) et sécurisés mis en place au sein du bâtiment Quai30 pendant la période d’ouverture du scrutin définie dans le protocole d’accord préélectoral. L’emplacement de ces postes informatiques permettra l’isolement nécessaire pour assurer la confidentialité du vote. 

Les électeurs seront informés en temps utiles de l’emplacement de ces terminaux.

L’électeur pourra exprimer son vote par la voie électronique en se connectant au site sécurisé mis en place à cet effet par le prestataire, dans des conditions assurant sa confidentialité.
La saisie de ses identifiants permettra à l’électeur d’accéder aux bulletins de vote correspondants à son collège, ce pour l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.
Une fois son vote exprimé, le choix de l’électeur apparaîtra clairement à l’écran et pourra être modifié avant validation.
Sa validation définitive vaudra signature et émargement.
La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.
Ce vote sera traité de telle sorte à assurer son anonymat et son chiffrage avant d’être transmis dans le ficher contenant l’urne électronique, recensant tous les votes exprimés.
La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.
Il est renvoyé aux dispositions contenues dans le cahier des charges ci-joint afin de préciser les conditions techniques du déroulement des opérations de vote par la voie électronique.
Il est rappelé que le temps consacré à l’exercice du droit de vote aux élections professionnelles pendant les horaires de travail n’entraîne aucune réduction de salaire.
Le prestataire assurera la programmation des accès Internet et Intranet et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.
Il assurera la reproduction sur le serveur des listes de candidats telles qu’elles auront été présentées par leurs auteurs.
Ces listes apparaîtront sur les écrans dans l’ordre déterminé dans le protocole d'accord pré-électoral.
Par ailleurs, pendant la période de vote, un ou plusieurs rappels pourront être adressés à l’ensemble des électeurs pour les inciter à voter et ce afin d’augmenter le taux de participation.

ARTICLE 4 :  GARANTIE DE CONFIDENTIALITE DU VOTE

Afin de procéder aux opérations de vote par voie électronique dans des conditions assurant la confidentialité et l’unicité de son vote, chaque électeur recevra par courrier postal, son identifiant personnel et confidentiel, généré aléatoirement par le système de vote. Les collaborateurs disposant d’une adresse mail professionnelle le recevront également par e-mail.

Conformément à la délibération CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019, le mot de passe sera envoyé par un canal distinct, afin d’assurer la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification.

Afin de répondre aux exigences légales et réglementaires, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs.
Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

ARTICLE 5 : OUVERTURE DU SCRUTIN

Le scrutin sera ouvert au terme des opérations de test à blanc sous le contrôle des membres du bureau de vote, à la date et heure prévues par le protocole d’accord préélectoral
L’ouverture des votes est automatique.

ARTICLE 6 : PARTICIPATION

Pendant les scrutins, les listes d'émargements ne sont accessibles que par les membres du bureau de vote, et uniquement à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.
Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin.
L’ensemble des organisations syndicales via un représentant désigné par organisation syndicale et la Direction pourront consulter à tout moment les taux de participation pour chaque scrutin au moyen d’un code secret qui leur sera transmis au préalable par le prestataire.
Les conditions techniques du déroulement des opérations de vote électronique sont précisées dans le cahier des charges annexé au présent accord.

ARTICLE 7 : CLÔTURE DU SCRUTIN, DÉPOUILLEMENT & PROCÈS-VERBAL

Afin de familiariser les membres du bureau de vote au système de vote, une information précise leur sera communiquée avant le scrutin et ils bénéficieront d’une assistance du prestataire pendant toute la durée du dépouillement.
Le dépouillement sera assuré à la clôture des opérations de vote, en public, par les membres du bureau de vote à la date et heure prévues par le protocole d’accord préélectoral.
A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôlent le scellement du système. 
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.
Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois éditées, par les assesseurs de chaque bureau de vote. 
Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal.
Après descellement des urnes par la saisie de codes confidentiels par les membres du bureau de vote, les opérations de dépouillement seront réalisées sous le contrôle des membres du bureau de vote. 
Les résultats sont proclamés par le président du bureau de vote.
L’utilisation du vote électronique permettra d’avoir des résultats de manière quasiment instantanée.
Le système pré remplira les procès-verbaux. Les membres du bureau de vote vérifieront l’exactitude des données transmises par le système, complèteront et signeront les procès-verbaux.

ARTICLE 8 : NON CONSERVATION DES DONNÉES PAR LE PRESTATAIRE

Le prestataire conserve sous scellés jusqu'à l'expiration du délai de recours de 15 jours après la fin des élections et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.
A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

ARTICLE 9 : EFFET ET DURÉE DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée correspondant à la prochaine mandature et prend effet à compter de sa date de signature. 

ARTICLE 10 : RÉVISION 

Les dispositions du présent accord à durée déterminée peuvent être révisées, conformément aux dispositions de l’article L.2222-5 du Code du travail.
Chaque partie signataire ou adhérente peut demander la révision de tout ou partie du présent accord, selon les modalités suivantes :
toute demande devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception à l’autre (à chacune des autres) partie(s) signataire(s) et comporter en outre l’indication des dispositions dont la révision est demandée et les propositions de remplacement ;
dans un délai de 3 mois, la Direction ouvrira une négociation de révision ;
A défaut de révision, les dispositions initiales de l’accord resteront en vigueur dans la limite de la durée précitée.

ARTICLE 11 : FORMALITÉS DE DÉPÔT ET DE PUBLICITÉ

Le présent accord fera l'objet des formalités de dépôt et de publicité suivantes, à la diligence de la Direction :
un exemplaire sera notifié à chaque organisation syndicale représentative dans l'entreprise, 
deux exemplaires seront déposés de façon dématérialisée sur la plateforme du ministère du travail dont une version intégrale en format PDF signée des parties et une version en format docx sans nom, prénom, paraphe ou signature accompagnée des pièces requises,
un exemplaire sera déposé au Greffe du Conseil de Prud'hommes de Roubaix.

Le présent accord fera l’objet d’un affichage aux emplacements réservés à la communication avec le personnel.

Fait à Roubaix en 6 exemplaires.
Le      /      /         

Pour la Direction :





Pour les organisations syndicales représentatives :


CFDT	CFE-CGC
	




CGT	FO
	


CFTC


ANNEXE - CAHIER DES CHARGES

Annexe a L’accord D’ENTREPRISE du 12 JANVIER 2023
Dans le cadre des élections professionnelles
Et relatif au recours au vote dématérialisé par internet

Préambule

Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles portant sur le renouvellement des membres du Comité Social et Economique, la Direction de la société et les Organisations Syndicales ont souhaité recourir au vote dématérialisé par internet.

La société KERCIA Solutions, éditrice du logiciel AlphaVote, ci-après « LE PRESTATAIRE », représentée par Monsieur Fabrice FERNANDEZ, a été choisie comme prestataire et aura en charge la mise en œuvre du vote dématérialisé conformément au présent cahier des charges.


Missions du prestataire

Le prestataire aura en charge :
la mise en œuvre du système de vote dématérialisé par internet,
la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote dématérialisé par internet et l’élaboration des états des résultats permettant l’affectation des sièges.

Le système développé et qui sera mis en œuvre par le prestataire est conforme en tous points aux prescriptions légales et réglementaires relatives aux conditions et aux modalités de vote dématérialisé par internet pour l'élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.

Articles R.2314-5 et suivants du Code du travail

Le système développé et qui sera mis en œuvre par le prestataire a été, conformément à la législation en vigueur, audité par un cabinet d’expertise indépendant, Expertise Lab, chargé de valider sa conformité vis-à-vis des obligations réglementaires. Le dernier rapport d’expertise du dispositif de vote électronique, datant du 14/09/2022, a été remis à la Direction de la société et aux organisations syndicales.

Sécurité du système de vote

Avant l’ouverture du vote, les données de paramétrage du scrutin sont scellées manuellement, un condensat de référence est généré sur ces données pour en assurer l’intégrité à tout moment. Au scellement puis à l’ouverture programmée du scrutin, un constat assure des émargements et des urnes vides.

A la date de fermeture programmée du scrutin, la clôture des votes est faite automatiquement, un condensat de référence est généré sur l’urne et l’émargement des votes électronique à la fermeture.
Confidentialité des données transmises

Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Le système retenu répond en tous points :
à la délibération CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet
aux dispositions relative à la protection des données personnelles (loi n°78-17 du 6 janvier 1978 et les décrets n°2005-1309 du 20 octobre 2005, n°2007-451 du 25 mars 2011, n°2007-602 du 25 avril 2007, n°2014-793 du 9 juillet 2014 et n°2017-1819 du 29 décembre 2017, le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD))

Le prestataire s’engage à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le cadre de l’organisation du vote dématérialisé par internet. Il met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations des fichiers qui lui sont transmis par l’entreprise sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote dématérialisé par internet.

A l’issue du délai de recours et en l’absence de contentieux, le prestataire s’engage à détruire les fichiers transmis et à ne conserver aucune de ces données.
Un certificat de destruction des données pourra être transmis à La Redoute, sur demande.

Cellule d’assistance technique

A la demande de l’employeur, le prestataire mettra en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote dématérialisé par internet, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire.

En présence des représentants des listes de candidats et des membres du bureau de vote, la cellule d’assistance technique :
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote dématérialisé par internet et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet aux bureaux de vote ;
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système est scellé ;
Contrôle, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote. 

Par ailleurs, un service d’assistance téléphonique sera mis en œuvre dans le but de renseigner les électeurs. Sur le site de Quai 30, une assistance en présentiel sera également assurée par le prestataire durant 2 journées. 

Les fichiers

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichiers des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».

Le traitement « fichier des candidats » et « fichier des électeurs » est établi à partir d’un référentiel fourni par la Direction de la société. La conformité de l’intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire sera contrôlée par la Direction préalablement à chaque tour de scrutin.

Le « fichier des électeurs » a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement.

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes d’émargement sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Le fichier dénommé "contenu de l'urne électronique" recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste d’électeur et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

CONTENU DES FICHIERS

Les données devant être enregistrées sont les suivantes :
pour les listes électorales : mentions déterminées dans le protocole d’accord pré-électoral;
pour le fichier des électeurs : matricule, noms, prénoms, collège, coordonnées postales, établissement, sexe, civilité, date de naissance, date d’ancienneté, coordonnées électroniques, droit de vote, éligibilité, 3 derniers numéros de l’IBAN (pour la question défi)
pour les listes d'émargement : collège, noms et prénoms des électeurs, scrutin, date et heure de l’émargement
pour les listes des candidats : nom de la liste, collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant, une photo (format jpg, taille 80x80 pixels) ;
pour les listes des résultats : nom de la liste, noms et prénoms des candidats, élus, non élus, nombre de voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège et les destinataires mentionnés ci-dessous.

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants :
pour les listes électorales : électeurs, organisations syndicales représentatives  et collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections ;
pour le fichier des électeurs : chaque électeur a accès à ses propres informations uniquement et un interlocuteur dédié au sein de Kercia
pour les listes d'émargement : membres du bureau de vote pendant le scrutin, collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections après le scrutin ;
pour les listes des candidats : électeurs, organisations syndicales  et collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections;
pour les listes des résultats : électeurs, Centre de Traitement des Elections Professionnelles (CTEP), organisations syndicales et collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections.

En cas de contestation des élections, ces pièces sont tenues à la disposition des tribunaux compétents.			

LISTES ELECTORALES

Les listes électorales sont établies par l'entreprise. Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote dématérialisé par internet aux listes électorales transmises le cas échéant au prestataire est effectué sous la responsabilité de l'employeur et sous le contrôle des signataires de l’accord d’entreprise relatif au recours au vote dématérialisé par internet, dont le présent cahier des charges constitue une annexe.

L'intégration et le contrôle des candidatures sont effectués dans les mêmes conditions.

BUREAUX DE VOTE ET PILOTAGE CENTRALISE

Un bureau de vote électronique unique est constitué pour l’ensemble des collèges.

Les membres du bureau de vote électronique sont chargés du contrôle de la régularité du scrutin. Ils assurent le respect des principes régissant le droit électoral.

Le bureau de vote est composé d’un Président et de deux assesseurs, dont les modalités de désignation seront fixées dans le protocole d’accord préélectoral. 

TEST - SCELLEMENT DU PARAMETRAGE

Test - Objectifs et Période des tests
Les tests programmés dans cette phase permettront notamment de contrôler le déroulement et la conformité du scénario de vote pour chaque élection durant une période prévue dans un calendrier de préparation des élections.

Elle sera prévue à l’issue de la phase de paramétrage et de préparation du système de vote dématérialisé par internet intégrant les listes de candidats. La période de test ne peut débuter qu’après la date limite de dépôt des listes de candidats fixée par le protocole d’accord pré-électoral.

Phase de tests « à blanc » - Objectifs de la phase de tests « à blanc »
Les tests dits « à blanc » ont lieu après le contrôle et la validation des scénarios d’élections et après le contrôle des listes de candidats. Ils doivent être effectués sur le système de vote dématérialisé par internet définitif et validé préalablement, afin de permettre aux membres du bureau de vote de contrôler la conformité du système de vote dématérialisé par internet avant l’ouverture effective des élections.


Étapes de la phase de test « à blanc »
Les étapes de contrôle seront les suivantes :
Création par le Président et les Assesseurs du bureau de vote des clés secrètes qui permettront le chiffrement des bulletins de vote dans le système de vote dématérialisé par internet du prestataire ;
Ouverture des élections par le Président et les Assesseurs du bureau de vote ;
Réalisation de plusieurs votes fictifs selon des tests préparés pour la société. ;
Dépouillement fictif des urnes électroniques et édition des résultats ;
Fermeture des élections par le Président et les Assesseurs du bureau de vote ;
Emploi des clés secrètes pour le déchiffrement des bulletins de vote ;
Déroulement du dépouillement des urnes électroniques et édition des résultats ;
Contrôles de la conformité des résultats obtenus ;
Validation des données de paramétrage et des listes de candidats sur le PV de scellement provisoire ;
Suivi des taux de participation et listes d’émargements ;
Scellement du paramétrage par les membres du bureau de vote.


Scellement du paramétrage : à l’issue du test « à blanc » une validation du fonctionnement du système interviendra entre le Président du bureau de vote et le prestataire pour que le scellement définitif intervienne.

Moyens
Le prestataire s’engage à fournir un système permettant de tester « à blanc » toutes les fonctions et les rôles du logiciel une fois le paramétrage effectué, y compris l’utilisation des clés qui serviront au dépouillement réel à l’issue du scrutin.

COMMUNICATION DES IDENTIFIANTS ET MOTS DE PASSE

Le prestataire enverra, préalablement au scrutin et dans les délais prévus par le calendrier de préparation des élections, à chaque électeur individuellement et aux coordonnées postales contenues dans le « fichier des électeurs » transmis par l’entreprise :
L’adresse du site de vote sécurisé générée par le système de vote dématérialisé par internet ;
L'identifiant généré aléatoirement par le système de vote ;
Une notice explicative pour enregistrer et recevoir son mot de passe ainsi que pour se connecter.

Conformément aux recommandations de la CNIL, le mot de passe sera envoyé via un canal distinct pour assurer la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification.

PROCEDURE DE REASSORT DU MOT DE PASSE ET DE L’IDENTIFIANT

En cas de perte du mot de passe et/ou de l’identifiant, une cellule d’assistance téléphonique se tient à disposition des électeurs 24/24h et 7/7j. La procédure est la suivante :

-    L’électeur appelle sur le numéro vert 0 805 03 10 21	
Pour l’international et les DROM, le numéro est 00 33 456 400 681	
-       Lui seront demandés : Nom, Prénom, Date de naissance, Numéro de matricule, 3 derniers numéros de son IBAN
-       Après vérification des informations précédentes, un nouveau Mot de Passe lui sera communiqué selon les modalités suivantes : 

1) sur l’adresse e-mail professionnelle fournie par l’entreprise si l’accès est sécurisé par un code personnel ;

2) a défaut, par SMS au n° de téléphone communiqué par l’appelant ou par courriel à l’adresse e-mail personnelle communiquée par l’appelant ;

3) A titre exceptionnel, si l’électeur ne dispose ni d’e-mail professionnel ou personnel ni de téléphone portable, un processus dérogatoire sera enclenché :  la cellule d’assistance téléphonique contactera le chef de projet Alphavote-Kercia pour authentification de l’électeur avec l’entreprise organisatrice. Le Chef de projet prendra ensuite directement contact avec l’électeur pour lui communiquer son mot de passe.

L’identifiant sera ensuite communiqué à l’électeur oralement (processus sécurisé).

LE VOTE

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique, définies dans le protocole d’accord pré-électoral sont contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Pendant toute la durée du scrutin et à des fins de contrôle, les membres du bureau de vote peuvent consulter les listes d’émargement.

Pour se connecter à distance au système de vote, l'électeur doit se faire connaître par le moyen d'authentification et le mot de passe qui lui auront été transmis.

Ces moyens d'authentification permettent au serveur de vérifier son identité et garantissent l'unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d'authentification.

L'électeur accède aux listes de candidats, à la profession de foi de chaque candidat et exprime son vote suivant les modalités définies dans le protocole d’accord pré-électoral 

Le format des professions de foi des candidats et les modalités de transmission au prestataire pour publication sont définis dans le protocole d’accord pré-électoral.

L’ordre d’apparition et de présentation des listes dans l’application sera défini dans le protocole d’accord pré-électoral. 

La présentation des listes, des noms des candidats et le format des professions de foi seront uniformes.

Le choix de l’électeur apparaît clairement à l'écran sous forme récapitulative pour chaque élection, il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l'émargement font l'objet d'un accusé de réception que l’électeur pourra conserver. 

Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier " contenu de l'urne électronique ". La validation le rend définitif et empêche toute modification.

Clôture et dépouillement

Trois clés destinées à permettre, à l’issue du scrutin, l’accès aux données du fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » et au dépouillement des votes sont générées par le système de vote dématérialisé.

L’initialisation des trois clefs a lieu avant la phase de tests, à une date définie dans le calendrier de préparation des élections dans le protocole d’accord pré-électoral. L’initialisation intervient de manière à prouver de façon irréfutable que les détenteurs distincts des clefs ont connaissance distinctement de leur clef à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.

Chaque détenteur désigné active à tour de rôle sa propre clef avec son mot de passe. Les mots de passe sont enregistrés par les porteurs de clé afin de garantir la confidentialité.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.

Le dépouillement initié par le président du bureau de vote n'est possible que par l'activation conjointe de deux clefs de chiffrement sur les trois clefs initialisées et en présence des porteurs de clés correspondants.

Ainsi la présence de deux détenteurs des clés initialisées et activées avant la phase de test est indispensable pour autoriser le dépouillement.

Le décompte des voix apparaît lisiblement sur l'écran de l’ordinateur connecté au système de vote et à tous les membres du bureau de vote. Le décompte des voix fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Le système de vote dématérialisé par internet est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.





CONSERVATION DES DONNEES

Le prestataire conserve sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours de 15 jours après la fin des élections et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

A l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

A l’issue de la remise des données, les responsabilités d’archivage du scrutin incomberont à La Redoute. Jusqu'à cette date, le prestataire en assumera la charge.