PROTOCOLE D’ACCORD
RELATIF AU VOTE ELECTRONIQUE




		
	



Préambule : Principe du recours au vote électronique

Article 1 – Garantie de confidentialité et de sécurité du système de vote électronique

Article 2 – Formation au système de vote électronique

Article 3 – Cellule d’assistance technique

Article 4 – Le scellement des urnes

Article 5 – Déroulement des opérations de vote
5 des électeurs


5.3 – Matériel de vote – codes confidentiels



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Article 6 – Consultation de la participation

Article 7 – Bureau de vote

Article 8 – Dépouillement des votes
8.1 - Procédure de dépouillement
8.2 – Signature et conservation des listes d’émargement

Article 9 – Formalités CNIL 

Article 10 - Conservation des données et procédure de secours

Article 11 – Formalités administratives du protocole d’accord
11.1 - Validité de l’accord
11.2 - Formalités d’agrément, de dépôt et de publicité
11.3 - Entrée en vigueur et durée
11.4 - Suivi de l’accord
11.5 - Révision et dénonciation
11.6 - Information des instances représentatives et du personnel

	
Entre les soussignées :

La Carsat Pays de la Loire, dont le siège est 2 place Bretagne représentée par Madame, Directrice ayant mandat pour négocier, d’une part ;


et

Les Organisations syndicales représentées par leurs représentants respectifs dûment mandatés, d’autre part :




Préambule

L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours électronique pour les élections professionnelles.

Les modalités de mise en œuvre du vote par voie électronique sont fixées par les articles R.2314-5 à R.2314-18 du Code du travail et l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007.

Le présent accord a pour objet de mettre en place le vote électronique en vue des élections qui pourront être organisées pour les processus électoraux suivants :
le renouvellement des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique (L.2314-26 du code du travail et ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales) ;
les élections partielles des membres du Comité Social et Economique en cours de mandat, le cas échéant (R.2314-5 du code du travail) ;
la consultation des salariés par référendum dans le cadre des dispositions relatives aux conditions de validité des accords d’entreprise non majoritaires (L.2232-12 du code du travail) ; 
le renouvellement des représentants du personnel au Conseil d’Administration (D.231-15 du code de la sécurité sociale).

Ces élections peuvent être organisées par vote électronique selon les modalités prévues par un accord d’entreprise. A défaut d’accord, l’employeur peut décider de ce recours.
Seules les élections du Comité Social et Economique ainsi que celles des représentants du personnel au Conseil d’administration peuvent autoriser l’employeur à les organiser par décision unilatérale, en cas d’échec des négociations (L.2314-26 – R.2314-5 C. trav.).
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de faire appel à un prestataire extérieur dont l'expertise a été reconnue dans le domaine du vote électronique.

La mise en œuvre du vote électronique sera confiée à un prestataire externe spécialisé dans le développement, la conception et la mise en place du système de vote électronique. 
Ce prestataire pourra :
soit, être choisi parmi le(s) attributaire(s) retenu(s) dans le cadre du marché mutualisé passé par l’Union des Caisses Nationales de Sécurité Sociale pour répondre aux besoins des organismes de sécurité sociale, tous régimes et toutes branches, dont les modalités sont définies dans le Cahier des Clauses Administratives Particulières (CCAP) et le Cahier des Clauses Techniques Particulières (CCTP) établis par l'Ucanss ; dans ce cas, la Carsat Pays de la Loire signera avec le prestataire un marché subséquent.

soit, être retenu par la Carsat Pays de la Loire à l’issue d’une mise en concurrence sur la base d’un cahier des charges respectant les dispositions des articles R.2314-6 et suivants du code du travail.

La société choisie pour la mise en œuvre du vote électronique sera mentionnée dans le protocole d’accord préélectoral. Pour plus d’informations sur le fonctionnement et la description du vote électronique, le protocole d’accord électoral comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique (R.2314-13 du code du travail).

Afin d’assurer une plus grande facilité et homogénéité dans l’organisation du vote, les parties conviennent que tous les électeurs de l’organisme voteront de manière électronique et qu’aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé.

Ces élections concernent l’ensemble des salariés ainsi que pour les élections du Comité Social et Economique le personnel mis à disposition ayant choisi d’opter de voter à la Carsat Pays de la Loire.


Article 1 – Garanties de confidentialité et de sécurité du système 	
Les informations relatives au processus électoral seront réalisées dans le respect des dispositions légales et réglementaires en vigueur et des principes généraux du droit électoral, notamment :
l’anonymat et le secret du vote,
la sincérité et l’intégrité du vote,
l’unicité du vote,
la confidentialité et la liberté du vote.
Dans le cadre du dispositif de vote électronique, un cahier des charges sera établi dans le respect des dispositions des articles R.2314-6 et suivants du code du travail. Il sera tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail et sera également mis à disposition du personnel sur l’intranet.

Les modalités du vote électronique organisées par le prestataire permettent d’assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.
Afin de répondre aux prescriptions de l'article R.2314-7 du code du travail, les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement, le contenu de l’urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ». 
L'opinion émise par l'électeur, dès l’émission de son vote, est cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée, sans aucun lien avec le fichier des électeurs. Ce processus mis en œuvre par le prestataire garantit le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin (R.2314-8 C. trav.).
Préalablement à la mise en place des opérations électorales, la Carsat Pays de la Loire soumettra le système de vote électronique à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des dispositions du Code du travail. Le rapport de l'expert tiendra compte des recommandations CNIL en la matière. Ce rapport sera tenu à la disposition de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) et communiqué aux délégués syndicaux. 


Article 2 – Formation sur le système de vote électronique 

Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire formera les représentants de l’employeur, les représentants du personnel et les membres du bureau de vote avant l’ouverture du site internet (R.2314-12 C. trav.).

Chaque salarié sera informé sur le déroulement des opérations électorales au moyen d’une notice d’information détaillée (R.2314-12 C. trav.).


Article 3 – Cellule d’assistance technique 

L’employeur mettra en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant le cas échéant les représentants du prestataire (R.2314-10 C. trav.). Les membres de cette cellule seront soumis à une obligation de neutralité.

La cellule assistance technique du prestataire sera chargée de veiller, tout au long du déroulement du processus de vote électronique, au bon fonctionnement et à la supervision technique du système de vote. Durant la période d’ouverture du scrutin, la cellule d’assistance pourra être contactée par les électeurs par le biais de coordonnées communiquées lors de l’envoi des codes d’accès.


Article 4 - Scellement des urnes

La cellule d’assistance technique procèdera, en présence des représentants des listes des candidats, avant que le vote ne soit ouvert (R.2314-15 C. trav.) :
à un test du système de vote électronique et à la vérification que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
à un test spécifique du système de dépouillement à l’issue duquel le système est scellé.

Le scellement des urnes électroniques a pour effet de :
figer les données de l’élection (fichier électeurs, fichiers candidats, profession de foi, paramétrage global de l’élection) ;
mettre les compteurs des urnes à zéro et ainsi s’assurer que les urnes sont vides ;
créer la clé globale de chiffrement de l’élection.

Les mots de passe distincts pour la génération des clés de chiffrement remises aux membres du bureau de vote ne sont connus que d’eux-mêmes, à l’exclusion de toute autre personne, afin de garantir leur confidentialité pour l’accès aux données du fichier « urne électronique ».


Article 5 – Déroulement des opérations de vote

5-1 – Traitement des données des électeurs

Le traitement du « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant pris part au vote et d’éditer les listes d’émargement. Ce fichier est enregistré sur un support distinct de celui de l’urne électronique.

Les données électorales seront enregistrées pour chaque fichier ou liste conformément aux articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 (listes électorales, fichier des électeurs, listes d’émargement, liste des candidats, listes des résultats).


5.2 – Lieu et période de vote 

Toute facilité sera accordée au personnel pour lui permettre de voter. Le temps nécessaire à chaque électeur pour voter n'entraînera aucune réduction de salaire.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment 24h/24 pendant la période délimitée du scrutin via internet, de n’importe quel terminal, de leur site de travail et/ou à distance.



5-3 – Matériel de vote – codes confidentiels

Afin de pouvoir se connecter au système de vote, chaque électeur recevra ses codes de vote via deux canaux de communication distincts, conformément aux recommandations de la CNIL, afin de réduire les risques d’interception par un tiers.

Les codes de vote seront définis avant l’élection avec le prestataire et les partenaires sociaux. 

Les codes d’accès, qui se composent d’un code d’accès et d’un mot passe, seront générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils soient communiqués à l’employeur.

La date d’envoi des codes aux électeurs sera définie avec le prestataire.

La connexion sur la plateforme de vote électronique pourra se faire à l’aide des mêmes identifiants lors des deux tours d’une élection.

Afin de sécuriser l’authentification de l’électeur, un 3ème identifiant « question secrète » sera demandé au salarié lors de la connexion. L’électeur, le responsable du traitement et le prestataire de vote seront les seuls à connaître la réponse à cette question. Seront exclus tout élément facilement décelable par un tiers.

Ces moyens d’authentification permettront au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et de garantir l’unicité de son vote ; il sera alors impossible à quiconque de voter à nouveau avec les mêmes moyens d’authentification.



5-4 – Restitution des codes confidentiels en cas de perte ou de non-réception par l’électeur
En cas de perte ou de non-réception des codes de vote, l’électeur pourra s’adresser à la hotline du prestataire ou se déclarer en ligne sur la plateforme de vote électronique.
L’électeur aura possibilité de récupérer des codes de vote personnels en saisissant ses nom et prénom ainsi qu’au minimum deux éléments d’identification (dont la question secrète) définis avec le prestataire et les partenaires sociaux.

Le prestataire adressera à l’électeur ses codes de vote.



5-5 – Modalités de vote

Le prestataire assure la réalisation des pages Web et, notamment, la présentation à l’écran des bulletins de vote après avoir procédé à l’intégration dans le dispositif du vote électronique, de la liste des électeurs, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés et transmis.

Les listes seront présentées à l’écran par ordre alphabétique du nom des syndicats ou par tirage au sort selon la modalité convenue avec les partenaires sociaux.

Par ailleurs, afin de garantir l’égalité de traitement entre les listes de candidats le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes.


5-6 – Déroulement du vote

Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.

Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.
La connexion au site de vote a lieu par le navigateur internet à l’aide d’une adresse qui sera fournie par le prestataire. 

Après avoir saisi cette URL, l’électeur devra saisir le code d’accès et son mot de passe ainsi que le troisième identifiant.

Une fois connecté, l’électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et/ou les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix :
choisir une liste complète,
raturer des candidats,
voter blanc ou nul. 

Le choix de l’électeur lui sera par la suite rappelé et pourra être modifié avant confirmation finale. À tout moment, l’électeur pourra interrompre le processus de vote et le reprendre.

La confirmation du vote par l’électeur vaudra signature de la liste d’émargement et empêchera toute modification. Un accusé réception confirmera à l’électeur l’enregistrement de son vote anonyme et chiffré par le système avant transmission au fichier « urne électronique ».

L’émargement indiquera la date et l’heure du vote.


Article 6 – Consultation de la participation

La consultation des taux de participation à chacun des scrutins pendant l'ouverture du vote électronique est autorisée pour la direction de l’organisme, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote.

La liste d’émargement ne sera consultée et consultable que par les membres du bureau de vote qu’à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.






Article 7 – Bureau de vote

Les membres du Bureau de vote contrôleront le bon déroulement des opérations électorales et proclameront les résultats. Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote.

A ce titre :

Ils seront invités à la réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote, au cours de laquelle les clés de chiffrement seront générées ; des clés de sauvegarde pourront en outre être conservées de façon sécurisée.

Ils contrôleront le déroulement du vote, au moyen des informations mises à leur disposition via le système de vote ;

Ils seront alertés par la Cellule d’assistance technique de tout incident et prendront toute décision utile ;

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme, pour prendre toute mesure d’information ou de sauvegarde et notamment décider la suspension des opérations de vote (Arrêté du 25 avril 2007, art.3).

Ils participeront à la séance de dépouillement, au cours de laquelle :
ils autoriseront le dépouillement des urnes à l’aide de leurs clés de chiffrement ;
ils proclameront les résultats, signeront les listes d’émargement et les procès-verbaux (formulaires CERFA), édités et imprimés sous leur contrôle.

Les membres du Bureau de vote pourront consulter sur le site de vote :
les listes de candidats et les documents éventuels attachés (professions de foi, photographies),

la composition du bureau de vote,

le journal des événements,
le rapport de scellement du système de vote.






Article 8 – Dépouillement

8-1 - Procédure de dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, la cellule d’assistance technique contrôlera le scellement du système. 

Le dépouillement des urnes aura lieu en présence des membres du bureau de vote, des représentants de listes souhaitant être présents, du gestionnaire de l’élection et des représentants de l’employeur.
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne électronique, les listes d'émargement électroniques et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.
Le dépouillement sera opéré par l'activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes sur le nombre de celles qui auront été générées afin de procéder au descellement des urnes et à l’affichage des résultats du vote pour chaque scrutin.

Le dépouillement du premier tour sera effectué, même si le quorum n’est pas atteint, afin de déterminer la représentativité des organisations syndicales et l’audience des candidats leur permettant d’être désignés pour des fonctions syndicales.

Le système de vote électronique sera scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

8-2 - Signature et conservation des listes d’émargement

A l’issue du dépouillement, les listes d’émargement seront imprimées et signées par les membres du Bureau de vote.

Les listes d’émargement signées seront placées dans une enveloppe qui sera scellée et conservée par l’employeur.

L’enveloppe sera détruite à l’issue de la période de recours.


Article 9 – Formalités CNIL 

En tant que responsable du traitement des données personnelles des électeurs (nom, prénom, date de naissance, adresse mail professionnelle, coordonnées postales, matricule agent …), l’employeur, organisateur de l’élection, est tenu de les informer de leur transmission au prestataire. 

Le système de vote électronique fera l’objet d’une inscription dans le registre des activités de traitement et d’une éventuelle analyse d’impact selon la norme du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) :
grille d’analyse du niveau de sécurité du système,
réalisation d’une analyse d’impact relative à la protection des données (AIPD) pour mesurer le niveau de risque,
inscription préalable du traitement au registre des activités de traitement,
information des personnes, notamment sur le déroulement des opérations de vote et sur le fonctionnement du système de vote électronique (notice),
encadrement du contrat avec le prestataire extérieur.

Lorsque l’AIPD réalisée préalablement à l’organisation du vote électronique indique que le traitement de données personnelles utilisé présente un risque résiduel élevé pour les droits et les libertés des électeurs et que les mesures pour atténuer ce risque ne sont pas prises, la Carsat Pays de la Loire devra consulter la CNIL (article 36 du RGPD).

Conformément aux obligations légales, les utilisateurs du système de vote pourront faire valoir leur droit d’accès aux informations enregistrées les concernant, en adressant une demande par courrier postal auprès du prestataire et en justifiant de leur identité.




Article 10 – Conservation des données par le prestataire et dispositif de 
secours

Après le dépouillement, le système de vote est scellé afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

Le prestataire du vote électronique conservera sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde (R.2314-17 C.trav.). A l’expiration de ces délais, le prestataire, après en avoir informé le gestionnaire de l’élection, procédera à la destruction des fichiers supports.

La procédure de décompte des votes pourra, si nécessaire, être exécutée de nouveau (Arrêté du 25 avril 2007, art.7).

Le système de vote électronique comportera un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques (Arrêté du 25 avril 2007).




Article 11 – Formalités administratives du protocole d’accord




11-1 - Validité de l’accord

Le présent accord est valable après avoir été signé par une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives, ayant recueilli plus de 50 % des suffrages exprimés en faveur d’organisations représentatives au 1er tour des dernières élections des titulaires au Comité Social et Economique, quel que soit le nombre de votants (article L. 2232-12 du code du travail). 

A défaut, si l’accord a été signé par l’employeur et par des organisations syndicales représentatives ayant recueilli plus de 30% des suffrages exprimés au 1er tour des élections des titulaires du CSE, une ou plusieurs de ces organisations disposent d’un délai d’un mois à compter de la signature de l’accord pour indiquer qu’elles souhaitent une consultation des salariés visant à valider l’accord. 

Au terme de ce délai, si aucune demande n’émane des organisations syndicales, l'employeur peut également demander l'organisation de cette consultation, si l'ensemble des organisations ne s’y est pas opposé.

Si, à l'issue d'un délai de huit jours à compter de cette demande ou de l'initiative de l'employeur, les éventuelles signatures d'autres organisations syndicales représentatives n'ont pas permis d'atteindre le taux de 50 %, cette consultation est organisée dans un délai de deux mois.

11.2 - Formalités d’agrément, de dépôt et de publicité

Conformément à l’article R.123-1-1 du code de la sécurité sociale, l’accord collectif sera soumis à l’agrément ministériel, après avis du Comité Exécutif des Directeurs de l’Ucanss et des caisses nationales du régime général de la sécurité sociale. 

Si dans le délai d’un mois suivant l’avis du Comex, l’autorité compétente de l’Etat n’a pas formulé un refus d’agrément ou n’a pas prorogé ce délai, l’accord sera réputé agréé.

Les organisations syndicales sont informées par écrit de l’issue de la procédure d’agrément dans un délai de 7 jours après connaissance de celui-ci. 

En application des dispositions des articles L.2231-5-1, L.2231-6 et D.2231-4 du code du travail, la direction effectuera les formalités de dépôt et de publicité de l’accord auprès du ministère du travail. A cet égard, les parties signataires acceptent la publication sur la base de données nationales de l’intégralité de l’accord dans une version rendue anonyme.

Un exemplaire de l’accord sera remis au greffe du Conseil des Prud’hommes de Nantes (article D.2231-2 du code du travail).

11.3 - Entrée en vigueur et durée de l’accord 

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

L’accord entrera en vigueur dès le lendemain de la réalisation de l’ensemble des formalités ci-dessus.

11.4 - Suivi de l’application du protocole d’accord

En vue du suivi de l’application du présent accord, les parties conviennent de se revoir au minimum 6 mois avant les prochaines élections du CSE.

11.5 - Révision et dénonciation de l’accord 

Révision :

Dans les conditions prévues aux articles L.2222-5 et L.2261-7-1, cet accord pourra être révisé par accord collectif conclu sous la forme d’un avenant. Les organisations syndicales de salariés habilitées à engager la procédure de révision sont déterminées conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7-1 du code du travail :
jusqu’à la fin du cycle électoral au cours duquel cet accord est conclu, par une ou plusieurs organisations syndicales représentatives signataires ;
à l’issue du cycle électoral, par une ou plusieurs organisations syndicales représentatives.

La demande d’engagement de la procédure de révision est formulée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge à l’employeur et à chaque organisation habilitée à négocier l’avenant de révision.
A la demande de révision sont jointes les modifications que son auteur souhaite apporter au présent accord.

Les conditions de validité de l’avenant de révision obéissent aux conditions posées par l’article L. 2232-12 du code du travail.

Dénonciation :

Dans les conditions prévues à l’article L.2222-6 du code du travail, cet accord pourra être dénoncé par les parties signataires, moyennant le respect d’un préavis de 3 mois (L.2261-9).

La dénonciation est notifiée par son auteur aux autres signataires, par lettre recommandée avec accusé de réception. Si la dénonciation émane de l’employeur, la consultation préalable du CSE sera nécessaire.



Lorsque la dénonciation émane de l'employeur ou de la totalité des signataires salariés, le présent accord cessera de s'appliquer au terme d'un délai d’un an à compter de l’expiration du préavis ou jusqu'à l'entrée en vigueur du nouvel accord collectif qui le remplace, à condition que cet accord de substitution ait été conclu avant l'expiration du délai de survie (L.2261-10).
Lorsque la dénonciation émane d'une partie des syndicats de salariés, le présent avenant reste applicable aux salariés ().

11.6 - Information des instances représentatives du personnel et des salariés

Le présent accord sera transmis aux organisations syndicales représentatives dans l’organisme ainsi qu’aux élus du Comité Social et Economique après agrément.

Il sera, en outre, diffusé sur le portail intranet de la Carsat Pays de la Loire afin qu’il soit disponible pour chacun des salariés. Cette diffusion sera accompagnée d’une information du personnel au travers des divers moyens de communication utilisés dans l’organisme. 





Nantes, le 6 avril 2023

La Directrice,		Les organisations syndicales représentées par :
	
CGT-FO
Nom - Prénom




CFDT
Nom - Prénom




FO
Nom - Prénom