accord collectif relatif au vote electronique
pour l’election des representants du personnel 
au comite social et economique


ENTRE:
La société XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXSociété par Actions Simplifiée au capital de 10 112 400 €, inscrite au Registre du Commerce et des Sociétés de Lille sous le numéro XXXXXXXXXXXXX dont le siège social est XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX), représentée par Monsieur XXXXXXXXXXXXXXXX en qualité de Directeur Général, ayant tous les pouvoirs à cet effet.

Ci-après « la société XXXXXXXXXXX »
ET :
Les organisations syndicales intéressées :

Monsieur XXXXXXXXXXXXX, Délégué Syndical C.F.D.T.

Monsieur XXXXXXXXXXXXXXXXX, Délégué Syndical F.O.



Ci-après « les organisations syndicales »
Et ci-après ensemble « les Parties »

IL A ETE EXPOSE ET CONVENU CE QUI SUIT :
Conformément aux dispositions des L. 2314-26 et R. 2314-5 et suivants du Code du travail, les élections des membres du Comité Social et Economique (CSE) peuvent avoir lieu par voie électronique. 
Dans la perspective du terme des mandats des membres élus du CSE de la société XXXXXXXX, les Parties se sont donc réunies à l’effet d’ étudier l’opportunité de recourir au vote électronique dans le cadre des élections des représentants du personnel de la Société en vue d’améliorer le processus électoral et permettre, notamment :
de simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral ;
de faciliter le processus de vote dans la mesure où le scrutin électronique ne nécessite pas de déplacement et permet de voter à tout moment et de n’importe quel endroit ;
d’obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés dans des délais réduits ;
d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.
En conséquence, les Parties ont décidé de l’adoption du vote électronique dans le cadre de l’élection des membres de la délégation du personnel au CSE prévue en 2023.
Objet et champ d’application
Le présent accord a pour objet de prévoir le recours au vote électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au CSE.
Il s’appliquera pour la première fois aux élections prévues pour le renouvellement du CSE prévu en 2023, et dans le cadre d’éventuelles élections partielles qui interviendraient en cours de mandat.
Le recours au vote électronique sera mentionné dans le protocole d’accord préélectoral. 
Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de la société xxxxxxxx appelés à voter aux élections des membres de la délégation du personnel au CSE.
Principes généraux
Les Parties rappellent que le vote électronique sera mis en œuvre dans le respect des principes généraux du droit électoral, à savoir : 
la sincérité et l’intégrité du vote : identité du bulletin choisi par le salarié et du bulletin enregistré ; 

l’anonymat et la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ; 
l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
 
la confidentialité et la liberté du vote : exercice du droit de vote en toute indépendance et sans pression extérieure ; 

la publicité du scrutin.

Modalités de mise en œuvre du vote électronique

Recours à un prestataire extérieur
La conception et la mise en place du système de vote électronique seront confiées à un prestataire de service externe choisi par la Direction (le « Prestataire »). 
Ce Prestataire devra respecter les prescriptions des articles R. 2314-6 à R. 2314-18 du Code du travail et, plus spécifiquement, les prescriptions exposées au sein du cahier des charges. 
Les règles décrites dans le présent accord s’imposeront également aux personnes chargées par le Prestataire retenu dans la gestion et la maintenance du système de vote électronique. 
Le nom du Prestataire retenu sera indiqué dans le protocole d’accord préélectoral. 

Expertise indépendante
Conformément aux dispositions de l’article R. 2314-9 du Code du travail, le système de vote électronique est soumis, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des dispositions des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du Code du travail. 
Ce rapport est tenu à la disposition de la CNIL. 
Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du Prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote. 
Le système de vote électronique est mis en place dans le respect des principes issue du règles (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (ci-après « le Règlement »), entré en application le 25 mai 2018.
Les personnes concernées pourront exercer les droits que leur confèrent le Règlement dans les conditions et limites qu’il fixe. 

Cellule d’assistance technique
Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du Prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.
Les appels des électeurs seront gérés par le Prestataire qui traitera toutes demandes telles que la re-génération des mots de passe, les informations générales, l’aide à la connexion etc.
Conformément aux dispositions de l’article R. 2314-5 du Code du travail, en présence des représentants des listes de candidats, la cellule d’assistance technique aura notamment pour mission de :
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Information des salariés et formation 
Tous les moyens seront mis en place pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés. A cet égard, conformément aux dispositions de l’article R. 2314-12 du Code du travail, chaque salarié disposera d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. 
Par ailleurs, les membres de la délégation du personnel au CSE et les membres du Bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

Préparation et déroulement des opérations de vote

Protocole d’accord préélectoral
La société xxxxxx engagera une négociation en vue de la conclusion d’un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges.
Le protocole préélectoral mentionnera la présente décision et le nom du Prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique.

Etablissement des listes électorales et transmission
La liste des électeurs sera transmise au Prestataire retenu qui en assurera le traitement pour les intégrer dans le système de vote électronique.
Le contrôle de conformité de cette liste importée sur le système à la liste électorale est effectué sous la responsabilité de la société xxxxxxx.

Fichier de candidats
Les listes de candidats sont établies par chaque organisation syndicale et transmises à la société xxxxxxxx dans le respect des délais qui seront fixés dans le protocole d’accord préélectoral.
À la réception de ces listes, la société xxxxxxx les transmettra au Prestataire afin qu’il en assure le traitement en les intégrant dans le système de vote électronique.
Le contrôle de conformité de cette liste importée sur le système est effectué sous la responsabilité de la société xxxxxxxxx.

Lieu et temps du scrutin
Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée qui sera précisée par le protocole d’accord préélectoral.
Les salariés seront informés des dates et heures relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin, selon des modalités qui seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord préélectoral.
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel poste informatique, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections professionnelles.
Un lien vers le site de vote sécurisé sera affiché sur les panneaux d’affichages et mise en ligne sur le site Sharepoint de la Société.
Pendant la période du scrutin, la société xxxxxxx mettra à disposition des électeurs des postes isolés afin de permettre aux électeurs ne souhaitant ou ne pouvant pas voter depuis leur domicile ou leur poste de travail de pouvoir voter de sorte que la confidentialité du vote soit garantie.
Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin seront contrôlées par les membres du Bureau de vote.

Caractéristiques du site de vote
Le Prestataire assurera la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote. 
Les professions de foi des listes de candidats seront accessibles sur le site de vote. 
Les logos éventuels des listes de candidats seront affichés sur le site de vote.
Les formats et poids maximum des logos et professions de foi seront définis dans le protocole d’accord préélectoral.
Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le Prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. De plus, des espaces identiques seront réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats.
Les listes seront présentées sur les écrans dans l’ordre alphabétique.
Pour chaque scrutin, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement).
Le système proposera par défaut le vote pour une liste complète. Le système permettra cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.

Modalités d’accès au serveur de vote
Chaque électeur recevra de la part du Prestataire, avant le 1er tour des élections :
l'adresse du serveur de vote ;

des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe générés de manière aléatoire par le Prestataire ;

la date de début et de fin du vote électronique au 1er et au 2nd tour.
Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence.
L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel et sa date de naissance (ou une autre donnée personnelle définie dans le cadre du protocole d’accord préélectoral).

Déroulement du vote
Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son établissement et collège.
L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe. Une fois son vote exprimé, le choix de l’électeur apparaîtra clairement à l’écran et pourra être modifié avant validation.
Sa validation définitive vaudra signature et émargement.
La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.
Ce vote sera traité de telle sorte à assurer son anonymat et son chiffrage avant d’être transmis dans le ficher contenant l’urne électronique, recensant tous les votes exprimés.
En cas de perte ou de non-réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.

Suivi des opérations de vote
La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du Bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.
Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.

Dépouillement
A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du Bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin. 
Une fois le scrutin clôturé, le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées.
La génération de ces clés, avant l’ouverture du vote, est réalisée publiquement afin d’établir de manière irréfutable que seuls les membres du Bureau de vote en sont détenteurs à l’exclusion de toute autre personne.
Les membres du Bureau de vote seront identifiés conformément au protocole d’accord préélectoral.
Le Président et ses assesseurs reçoivent chacun une clé de déchiffrement distincte.
Le décompte des voix apparait lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal.
Le système de vote électronique est ensuite scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.
La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau en cas de besoin.
Sécurité et confidentialité

Garantie de confidentialité du vote et de stockage des données pendant la durée du scrutin
Le système de vote électronique doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
Conformément aux exigences posées par l’article R. 2314-7 du Code du travail :
les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système ;

les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ». 
Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur. 
Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. 
Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote. 
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

Dispositif de secours
Le système de vote électronique comportera un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. 
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique, notamment, le Bureau de vote a compétence, après avis de la cellule d’assistance technique, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Conservation des données
En application de l’article R. 2314-7 du Code du travail, le Prestataire conserve sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. 
La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau. 
A l’expiration du délai de recours, ou lorsqu’aucune action contentieuse n’a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le Prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

Dispositions finales
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et s’appliquera pour la première fois aux élections professionnelles liées au renouvellement du CSE en 2023.
Il fera l'objet des formalités de notification, de dépôt et de publicité dans les conditions prévues aux articles L. 2231-5 et suivants du Code du travail, et entrera en vigueur le lendemain du jour de son dépôt.
L'accord pourra être révisé dans les conditions prévues à l'article L. 2261-7-1 du Code du travail.
Le présent accord sera affiché sur les panneaux réservés à cet effet et publié sous le Sharepoint de la Société.

A Armentières, le 17 février 2023