PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF A LA MISE EN ŒUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE EN VUE DE L’ELECTION DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL AU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE

Entre les soussignés :
La Caisse Primaire d’Assurance Maladie du Gard représentée par 
 ayant mandat pour négocier, 

D’une part,
Et :
Les Organisations syndicales représentées par leurs représentants respectifs dument mandatés :
-  , représentant la section syndicale  
-  , représentant de la section syndicale  
-   représentant la section syndicale  
-  , représentant de la section syndicale 
       D’autre part,
Il a été convenu ce qui suit :
Le présent accord a pour objet de mettre en place le vote électronique en vue de l’élection des représentants du personnel au CSE de la CPAM du GARD,  prévue du 05 au 12 janvier 2023.

Les informations relatives au processus électoral ont été et seront tout au cours de ce dernier réalisées dans le respect des dispositions légales.

ARTICLE 1 – Principe du recours à un prestataire :

La mise en œuvre du vote électronique sera confiée à la société Paragon Transaction, spécialisée dans le développement du vote électronique, la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base du marché public mutualisé mis à disposition au sein du régime général par l’UCANSS.  
Afin d’assurer une plus grande facilité et homogénéité dans l’organisation du vote, la Direction et les organisations syndicales conviennent que tous les électeurs de l’organisme voteront de manière électronique. 
Aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé. 
La solution technique choisie pour ce vote est celle de la société Paragon Transaction dont le siège social est situé à l’adresse 131 chemin du bac à Traille 69 300 CALUIRE ci-après dénommé le « Prestataire ». 
Les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d’assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes, conformément aux principes généraux du droit électoral. 
Pour plus d’informations sur le fonctionnement et la description du vote électronique, il est également joint au présent protocole d’accord la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique (annexe 1). 
ARTICLE 2 – Cadre géographique des élections :

Ces élections concernent l’ensemble des salariés de la CPAM du GARD, le Conseil Economique et Social étant renouvelé au niveau de l’organisme, tous sites confondus.  
ARTICLE 3 – Date et lieu des élections :

Le premier tour des élections des membres du Conseil Economique et Social se déroulera par vote électronique du 05 au 12 janvier 2023.
Les salariés pourront voter de 7h30 à 18h pour l’ensemble des collèges.
En cas de second tour, celui-ci se déroulera du 19 au 26 janvier 2023.
ARTICLE 4 – Déroulement et opérations de vote

4.1 Transmission d’une notice d’information

Chaque salarié sera  informé au moyen d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. 

Toute facilité sera accordée au personnel pour lui permettre de voter. Le temps nécessaire à chaque électeur pour voter n'entraînera aucune réduction de salaire. 

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période du scrutin, de n’importe quel terminal internet ou intranet, de leur lieu de travail et/ou à distance. 


4.2 Matériel de vote – Code confidentiels

Afin de pouvoir se connecter au système de vote, chaque électeur recevra sur son adresse mail professionnelle un moyen d’authentification confidentiel. Les salariés dont l’absence est connue jusqu’à 24heures avant le scellement des urnes recevront, avec leur accord, les moyens d’authentification sur leur adresse mail personnelle.

Les codes d’accès, qui se composent d’un code d’accès et d’un mot passe, sont générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils soient communiqués à l’entreprise. 

L’envoi de ce matériel de vote sera réalisé le 13 décembre 2022 pour le premier tour, et le 13 Janvier 2023 pour le second tour. 

Conformément aux recommandations de la CNIL, l’envoi du code d’accès (login) et du mot de passe sera fait par 2 envois séparés sur l’adresse mail professionnelle de chaque salarié (ou adresse mail personnelle pour les salariés dont l’absence est connue jusqu’à 24 heures avant le scellement des urnes).

Pour les deux tours d’élections, lors de la connexion, un 3ème identifiant consistant en une question dont le salarié est le seul à connaitre la réponse (sont ainsi exclus la 
date de naissance et tout élément facilement décelable par un tiers) sera demandé au salarié. Les partenaires du présent accord retiennent le numéro d’agent comme 3ème identifiant.

4.3 Protocole de restitution des codes confidentiels en cas de perte ou de non réception

En cas de perte ou de non-réception du mail, l’électeur pourra s’adresser à la hotline du Prestataire ou se déclarer en ligne. 
L’électeur aura la possibilité de récupérer ses codes personnels en saisissant obligatoirement ses noms et prénoms et au choix : 
- son département de naissance, 
- son numéro agent 

Le prestataire lui adressera ses codes à l’adresse mail fournie dans le fichier des électeurs transmis au prestataire.

4.4 Modalités de vote 

Le prestataire assure la réalisation des pages Web et, notamment, la présentation à l’écran des bulletins de vote après avoir procédé à l’intégration dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés et transmis par leurs auteurs. 

Les listes sont présentées à l’écran par tirage au sort.
 
Par ailleurs, afin de garantir l’égalité de traitement entre les listes de candidats le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes. 

4.5 Déroulement du vote 

La connexion au site de vote a lieu par le navigateur internet à l’aide d’une adresse qui sera fournie par le prestataire. 
Après avoir saisi cette URL dans la barre d’adresse dans le navigateur internet, l’électeur devra saisir le code d’accès et son mot de passe ainsi que le troisième identifiant. 

Une fois connecté, l’électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et les suppléants. 

Il pourra alors procéder à son choix : 

choisir une liste complète, 
raturer des candidats, 
voter blanc. 

Le choix de l’électeur lui sera par la suite rappelé et pourra être modifié avant confirmation finale. 
À tout moment, l’électeur peut interrompre le processus de vote et le reprendre. 
La confirmation du vote par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement dès réception dans l’urne électronique. 
Un accusé réception confirme au salarié l’enregistrement définitif de son vote. 
Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote. 

ARTICLE 5 – Consultation de la participation :

Le Prestataire est autorisé à consulter les taux de participation à chacun des scrutins pendant l'ouverture du vote électronique. 

Il les consulte sur demande de la CPAM, puis les lui communique afin qu'elle se charge de diffuser, le cas échéant, cette information à toutes les listes en présence.

ARTICLE 6 – Le scellement :

Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire formera sur le dispositif de scellement, avant l’ouverture du vote un correspondant des ressources humaines, les représentants du personnel et les membres du bureau de vote avant l’ouverture du site internet. 
Le scellement des urnes électroniques a pour effet de : 

figer les données de l’élection (fichier électeurs, fichiers candidats, profession de foi, paramétrage global de l’élection), 
remettre les compteurs des urnes à zéro et ainsi s’assurer que les urnes sont vides, 
créer la clé globale de chiffrement de l’élection et donc des bulletins de vote. 

ARTICLE 7 – Assistance aux utilisateurs :

La cellule assistance technique du prestataire sera chargée de veiller, tout au long du déroulement du processus de vote électronique, au bon fonctionnement, à la supervision technique de ce système de vote. 
Durant la période d’ouverture du scrutin, la cellule d’assistance pourra être contactée par les électeurs par le biais de coordonnées communiquées lors de l’envoi des codes d’accès. 

ARTICLE 8 – Bureau de vote :

Les membres du Bureau de vote contrôleront le bon déroulement des opérations électorales et proclameront les résultats. 

La participation au Bureau de vote se fera pendant les heures de travail et n’entraînera aucune réduction de salaire. 

À ce titre,
ils seront invités à la réunion de contrôle des données, test et scellement du   système de vote, au cours de laquelle les clés de déchiffrement seront  générées,
ils contrôleront le déroulement du vote, au moyen des informations mises à leur disposition via le système de vote,
ils seront alertés par la Cellule d’assistance technique de tout incident et prendront toute décision utile,
ils participeront à la séance de dépouillement, au cours de laquelle :
ils autoriseront le dépouillement des urnes à l’aide de leurs clés de déchiffrement,
ils proclameront les résultats, signeront les listes d’émargement et les procès-verbaux (formulaires CERFA), édités et imprimés sous leur contrôle.

Les membres du Bureau de vote pourront consulter sur le site de vote :

les listes électorales,
les listes de candidats et les documents éventuels attachés (professions de foi, photographies et vidéos),
la composition du bureau de vote,
l’évolution du taux de participation pendant la période d’ouverture du scrutin,
la liste d’émargement actualisée en temps réel,
le journal des événements,
le code de scellement du Système de vote.

ARTICLE 9 – Dépouillement :

9.1 Procédure de dépouillement 

Le dépouillement des urnes aura lieu en présence des membres du bureau de vote, des représentants de listes souhaitant être présents et du gestionnaire de l’élection.

Après saisie par les membres du bureau des clés de déchiffrement, 3 clés valides sur 4 seront suffisantes pour procéder au descellement des urnes, le système de vote affichera les résultats du vote pour chaque scrutin.

Le dépouillement du premier tour sera effectué, même si le quorum n’est pas atteint, afin de déterminer la représentativité des organisations syndicales et l’audience des candidats leur permettant d’être désignés pour des fonctions syndicales.

9.2 Signature et conservation des listes d’émargement 

À l’issue du dépouillement, les listes d’émargement seront imprimées et signées par les membres du Bureau de vote.

Les listes d’émargement signées seront placées dans une enveloppe qui sera scellée et conservée par l’employeur. 

L’enveloppe sera détruite à l’issue de la période de recours.


ARTICLE 10 – Formalités :

Conformément à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée en 2004, une déclaration à la CNIL sera effectuée par l’employeur au titre de la constitution des fichiers électoraux et de candidats. 

Conformément aux obligations légales, les utilisateurs du système de vote pourront faire valoir leur droit d’accès aux informations enregistrées les concernant, en adressant une demande par courrier postal auprès du prestataire et en justifiant de leur identité. 

Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, le prestataire conservera sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. 

La procédure de décompte des votes pourra, si nécessaire, être exécutée de nouveau. 

À l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire après en avoir informé le gestionnaire de l’élection, procédera à la destruction des fichiers supports. 


ARTICLE 11 – Durée du Protocole d’accord :

Le présent protocole est conclu pour l’élection des représentants du personnel au comité social et économique de la CPAM du Gard prévue du 05 au 26 janvier 2023. 


ARTICLE 12 – Révision :

Le présent accord pourra être révisé dans les conditions prévues aux articles L.2261-7-1 et L2261-8 du code du travail.


ARTICLE 13- Notification de l’accord :

Conformément à l’article L.2231-5 du code du travail, le texte du présent accord est notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise puis mis en ligne sur le site intranet de l’organisme.



 ARTICLE 14 –  Entrée en vigueur et mesures de publicité :

Conformément aux articles D.2231-2 et D.223-4 du code du travail, cet accord sera déposé sur la plateforme de télé procédure du ministère du travail ainsi qu’au secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes de NIMES. 
Une version anonyme de cet accord sera publié sur la base de données nationale (légifrance.fr) conformément à l’article L.2231-5-1 du Code du travail.

Le présent accord sera applicable à compter du 01 jour du mois suivant son agrément par l’autorité compétente de l’Etat.



Fait à Nîmes le 13 juillet 2022





ANNEXE 1 : Description du système de vote électronique

Mémoire technique du Prestataire