Avenant n°1 à l’accord relatif au périmètre de mise en place et au fonctionnement du Comité Social et Economique de l’UES SAP France et SAP France Holding



Entre,


La Société SAP FRANCE S.A., dont le siège social est situé 35, rue d’Alsace 92300 Levallois Perret, immatriculée au Registre de Commerce des Sociétés de Paris sous le numéro B 379821994, 

La Société SAP FRANCE HOLDING S.A., dont le siège social est situé 35, rue d’Alsace 92300 Levallois Perret, immatriculée au Registre de Commerce des Sociétés de Paris sous le numéro B 341612687, 

Etant précisé qu’une Unité Economique et Sociale est constituée entre ces deux sociétés, ci-dessous dénommée « La Société » ;

D’une part,


Et,

Les organisations syndicales représentatives dans la Société :

La F3C CFDT, 
Le SNEPSSI CFE-CGC

Dûment mandatés à cet effet,

D’autre part,

Ci-après collectivement dénommés les « Parties ».


AUSSI, IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT :
Préambule
Pour rappel, les ordonnances du 22 septembre 2017 ont modifié le cadre législatif des institutions représentatives du personnel en fusionnant le Comité d’Entreprise (CE), le Comité d’Hygiène, de Sécurité et des Conditions de travail (CHSCT) et les Délégués du Personnel au sein d’une nouvelle instance : le Comité Social et Economique (CSE). 
Dans ce cadre, la direction et les organisations syndicales représentatives de l’UES SAP France ont négocié puis signé un accord relatif au périmètre de mise en place et au fonctionnement du Comité Social et Economique de l’UES SAP France, en date du 25 juin 2019. 
Fin 2019, la première mandature du Comité Social et Economique a débuté pour une durée de 4 ans. A l’approche de la fin de cette première mandature, les parties ont fait un bilan de cet accord et ont noté l’utilité d’adapter certaines dispositions. 
Les parties ont ainsi convenu de réviser l’accord relatif au périmètre de mise en place et au fonctionnement du Comité Social et Economique de l’UES SAP France en vue de répondre aux objectifs suivants : 
Adapter l’accord aux pratiques développées dans le cadre de la première mandature du CSE, étant précisé que la crise du Covid, survenue en 2020, a changé les habitudes de travail des salariés mais également des représentants du personnel.   

Donner des moyens supplémentaires aux représentants du personnel, notamment via l’attribution de certaines heures de délégation supplémentaires ou l’annualisation de certains crédits d’heures afin de donner plus de flexibilité aux représentants et d’améliorer la conciliation 
vie personnelle et vie professionnelle avec les fonctions syndicales et électives.

Compléter les mesures relatives à la gestion de carrière des représentants du personnel afin de proposer un dispositif complet et attractif, favorable à l’engagement des salariés dans les fonctions de représentation électives et syndicales. 
Pour plus de lisibilité, le présent avenant reprend l’ensemble des dispositions de l’accord en date du 25 juin 2019. Ses dispositions annulent et remplacent l’ensemble des dispositions de l’accord initial.  









Périmètre d’application

Après négociation, les signataires des présentes ont décidé que le périmètre du présent accord est celui de l’Unité Economique et Sociale SAP France Holding SA et SAP France SA.

Mise en place d’un Comité Social et Economique (CSE) unique

SAP France et SAP France Holding constituent une Unité Economique et Sociale (UES).

L’UES étant organisée et gérée de façon centralisée sur le plan économique et social et aucun établissement ne présentant, à ce jour, les critères d’une autonomie de gestion spécifique, notamment en matière de procédure budgétaire, d’organisation de son activité et d’embauche, les parties conviennent en conséquence de mettre en place un CSE unique au sein de l’Unité Economique et Sociale SAP France Holding SA et SAP France SA.

Titre I : Composition du CSE
Délégation au CSE

Délégation de la direction
L’employeur ou son représentant préside le CSE.

Conformément à l’article L. 2315-23 du Code du travail, le président du CSE peut, lors de chaque réunion du CSE, être accompagné d’une délégation formée de trois personnes au maximum.

Les accompagnateurs du président peuvent participer à la réunion, avec voix consultative, et peuvent s’exprimer et donner leur point de vue. Toutefois, ils ne participent pas aux votes.

En sus de ces personnes, la direction peut demander à un ou plusieurs collaborateurs du groupe de participer à l’examen d’un point mis à l’ordre du jour et justifiant sa présence de nature à éclairer les débats du CSE et de permettre aux élus d’avoir une meilleure compréhension du projet ou du sujet traité.

Délégation du personnel
Conformément aux articles L. 2314-1 et L. 2314-7 du Code du travail, il appartient au protocole d’accord préélectoral de fixer le nombre de représentants au CSE.

La délégation du personnel compte autant de titulaires que de suppléants.

Seuls les membres titulaires participent aux réunions, les suppléants n’étant présents qu’à l’occasion du remplacement d’un membre titulaire absent. 

Néanmoins, il a été convenu que chaque organisation syndicale représentative pourrait inviter un membre suppléant du CSE, de sa liste, lors de chaque réunion du CSE. 

L’organisation syndicale en informera la direction en principe au moins 5 jours avant ou à titre exceptionnel au plus tard la veille de la réunion. Il est entendu que la présence de ce suppléant n’empêchera pas la présence d’un autre suppléant qui viendrait remplacer un titulaire dont l’absence a été planifiée.

Les suppléants sont membres à part entière du CSE et doivent participer activement à son fonctionnement. 

A ce titre, ils peuvent être membres des commissions du CSE.

Représentants syndicaux au CSE
Compte tenu de l’effectif de la Société, chaque organisation syndicale représentative dans l’UES a la faculté de désigner un représentant syndical au CSE.

Il assiste aux réunions plénières et préparatoires du CSE, avec voix consultative mais ne participe pas au vote.

Il est rappelé que le même salarié ne peut siéger simultanément au CSE en qualité de membre élu et de représentant syndical auprès de celui-ci, les pouvoirs attribués à l’un et à l’autre étant différents.

Le mandat du représentant syndical prend fin lors du renouvellement des membres du CSE.

Chaque représentant syndical au CSE dispose de 26 heures de délégation par mois, au titre de son mandat.

 Membres de droit
Lors des réunions portant sur les questions relatives à la santé, à la sécurité et aux conditions de travail, sont membres de droit du CSE :

L’inspecteur du travail
Le médecin du travail
Le représentant de la Cram
Le responsable du service de sécurité et des conditions de travail ou un représentant de ce service.

Ces membres n’ont vocation à être présents que durant le temps où les questions relatives à la santé, à la sécurité et aux conditions de travail sont abordées.

Ces membres ont une voix consultative mais ils ne prennent pas part au vote.




Heures de délégation

Quota d’heures de délégation du CSE
Conformément aux articles L 2314-1 et L2314-7 du Code du travail, la question du crédit d’heures sera entérinée dans le protocole d’accord préélectoral.

Cependant, dès à présent, les signataires du présent accord ont souhaité afficher le résultat de leurs échanges sur le sujet.

Afin d’assurer l’exercice de leurs attributions, les membres titulaires du CSE bénéficient d’un crédit d’heures de 26 heures par mois.

Afin de prendre en compte le rôle spécifique incombant aux membres du bureau du CSE, des heures additionnelles, dont la prise se fait dans les mêmes conditions que les heures de délégation attribuées à l’ensemble des membres titulaires du CSE, sont octroyées comme suit :

Pour le secrétaire du CSE : 20h / mois
Pour le secrétaire adjoint du CSE : 8h /mois
Pour le trésorier du CSE : 12h / mois
Pour le trésorier adjoint du CSE :  12h / mois

Ces heures ne sont pas reportables mais sont mutualisables entre secrétaire / secrétaire adjoint et trésorier / trésorier adjoint.

A compter de 2024, un pool d’heures commun annuel de 96 heures sera également mis en place pour les secrétaires du CSE. Pour l’année 2023, les parties conviennent que ce pool d’heures sera proratisé en fonction du nombre de mois restant à courir sur l’année à compter de la signature du présent accord. Par conséquent, le pool d’heures sera de 72 heures.  

La participation effective, sur la base d’un décompte des heures, aux réunions préparatoires du CSE et de la CSSCT dans la limite de 4 heures par bénéficiaire et par réunion n’est pas décomptée des heures de délégation. Afin d’assurer le suivi de ces heures additionnelles le secrétaire ou secrétaire adjoint du CSE et de la CSSCT transmettront à la direction la liste des membres participant à ces réunions de préparation.

Ces participations sont comptabilisées en temps de travail effectif.

Les représentants syndicaux au CSE bénéficient d’un crédit d’heures de 26 heures par mois, pour l’exercice de leur mandat, qui ne sont pas mutualisables.

La direction communiquera à chaque début de mandat les règles de déclaration des heures de délégation. A cette occasion, il sera rappelé que, conformément aux dispositions légales, dans l'hypothèse où le crédit d'heures ou la fraction du crédit d'heures restant aux cadres autonomes est inférieur à 4 heures, les représentants pourront poser une demi-journée supplémentaire.

Report possible des heures de délégation

Conformément aux dispositions de l’art. R. 2315-5 du Code du travail, le crédit d'heures attribué par le Code du travail aux membres du CSE et aux représentants syndicaux peut être utilisé cumulativement dans la limite de 12 mois.

Un membre du CSE ou un représentant syndical au CSE pourra donc reporter le crédit d'heures qu'il n'aurait pas utilisé le mois précédent sur le mois suivant.

Répartition possible du crédit d'heures entre élus du CSE

Les membres du CSE peuvent se répartir entre eux, les crédits d'heures dont ils disposent.
Cette répartition peut se faire entre titulaires, mais aussi avec les membres suppléants.
En revanche, cette répartition ne peut se faire qu'entre membres élus du CSE et non pas avec les représentants syndicaux au CSE.

Limites à la répartition et au report des heures

La répartition des heures entre les membres de la délégation du personnel au CSE ou leurs reports, ne peuvent conduire un membre de l’instance, à disposer au cours d’un mois donné, de plus d’une fois et demi le crédit d’heures mensuel de délégation dont bénéficie un titulaire (exemple : un membre élu bénéficiant de 26 heures de délégation par mois peut bénéficier au maximum de 39 heures de délégation dans le mois).

L’information de l’employeur quant à la prise de ces heures de délégation reparties ou reportées se fera à l’aide de l’outil mis à la des représentants du personnel, étant précisé que ces heures seront décomptées en demi-journée ou journée.

Une note précisant les modalités de saisie des heures de délégation et des réunions dans les outils internes sera remise à l’ensemble de la délégation du CSE dans les jours suivant la proclamation des résultats des élections. Cette note sera également disponible tout au long du mandat sur la BDESE. 

Décompte et suivi du crédit d’heures des salariés en forfait annuel en jours

Conformément à l’article R. 2315-3 du Code du travail, pour les salariés en forfait annuel en jours, le crédit d’heures est regroupé en demi-journées et vient en déduction du nombre annuel de jours travaillés fixés dans la convention individuelle du salarié. Ainsi, pour les salariés en forfait annuel en jours, les modalités de prise et de décompte des heures de délégation s’exercent en demi-journée et journée. Une demi-journée correspond à 4 heures de mandat et une journée à 8 heures.

Pour les salariés non-cadres et cadres en réalisation de mission, le décompte des heures de délégation se 
fait en heures.
Titre II - Fonctionnement et attributions du CSE
Secrétaire et trésorier du CSE
A la première réunion qui suit l’élection, le CSE élit, parmi ses membres titulaires, un secrétaire et un trésorier ainsi qu’un secrétaire et un trésorier adjoints.

Le secrétaire est le représentant légal du CSE, en tant que personne morale. Il représente le CSE vis-à-vis des tiers. Les fonctions légales affectées au secrétaire sont délégables en tout ou partie et les modalités de délégation seront précisées dans le règlement intérieur du CSE.

Il établit, avec le président, les ordres du jour des réunions du CSE en présence du secrétaire adjoint s’il est disponible. Il a la responsabilité de l’établissement des procès-verbaux des réunions du CSE.

Le trésorier établit les budgets prévisionnels du CSE, qu’il s’agisse du budget pour les attributions économiques et professionnelles (AEP) ou du budget pour les activités sociales et culturelles (ASC). Il est responsable de la tenue des livres comptables du CSE.

Il revient au règlement intérieur du CSE, établi en conformité avec l’article L. 2315-24 du Code du travail de préciser les modalités d’organisation et de fonctionnement du CSE, s’agissant de sa structuration interne et de la répartition des compétences et responsabilités.

Ordre du jour des réunions et modalités de convocation

Ordre du jour
L’ordre du jour de chaque réunion du CSE est établi conjointement par le président et le secrétaire.

Les consultations rendues obligatoires par une disposition législative ou règlementaire ou par un accord collectif sont inscrites de plein droit à l’ordre du jour par le président ou le secrétaire.

Le président et le secrétaire du CSE s’assurent que le CSE est saisi et consulté sur la totalité des questions relevant de sa compétence, tout en n’empiétant pas sur les compétences déléguées à la CSSCT et aux autres commissions instituées par le présent accord.

Le président et le secrétaire du CSE se coordonnent avec le président et le secrétaire de la CSSCT pour répartir les sujets mis à l’ordre du jour des deux instances, conformément à l’article 6.4 des présentes. 
Considérant que le traitement des réclamations individuelles et collectives a été délégué aux représentants de proximité, il est convenu que ces derniers assumeront pleinement cette délégation et que ces sujets seront traités en priorité avec le président de la commission ad hoc créée à cet effet.


Modalités de convocation des réunions plénières du CSE

Le CSE tient une réunion plénière mensuelle, selon un calendrier annuel convenu entre le président et le secrétaire.

Au titre de ces réunions plénières, les parties conviennent de tenir au moins 12 réunions ordinaires par an dont une sera dédiée à l’approbation des comptes du CSE et au moins 4 seront consacrées en tout ou partie aux questions relatives à la santé, la sécurité et aux conditions de travail.

En application des dispositions du présent accord, la CSSCT a reçu les attributions les plus larges en matière de santé, sécurité et conditions de travail.

Néanmoins, le CSE conserve ses attributions s’agissant des décisions de recours à l’expertise ou en cas de consultation par la direction.

En matière de réunions extraordinaires, il est rappelé que l’employeur pourra prendre l’initiative de réunions supplémentaires si les circonstances l’exigent.

De même, le CSE pourra être réuni à la demande motivée de deux de ses membres représentants du personnel, sur les sujets relevant de la santé, de la sécurité ou des conditions de travail conformément à l’article L 2315-27 alinéa 2 du Code du travail.

Dans ce cadre, le président convoque l’ensemble des membres titulaires et suppléants du CSE ainsi que les représentants syndicaux.

A titre de rappel, il est indiqué que les suppléants sont toujours convoqués à la réunion mais ce n’est qu’en l’absence de titulaires qu’ils peuvent y assister avec voix délibérative, et ce en application des règles de suppléance prévues par le Code du travail et susvisées dans le présent accord. 

De même, il est rappelé que les parties aux présentes sont convenues qu’un suppléant additionnel par organisation syndicale représentative, choisi par l’organisation puisse systématiquement assister aux réunions, indépendamment de l’absence d’un membre titulaire qui pourra être remplacé par un autre suppléant. Il est précisé que le suppléant additionnel est librement désigné par chaque organisation préalablement à chaque réunion convoquée par la Direction. 

Un ordre du jour est élaboré conjointement par le président, ou un représentant dûment mandaté par lui, et le secrétaire. En cas d’indisponibilité de ce dernier, le secrétaire adjoint lui suppléera. Il est communiqué aux membres du CSE et des RS au moins 3 jours calendaires avant la réunion, sauf circonstances exceptionnelles.

Le président adresse cet ordre du jour, dans les mêmes délais, à l’inspecteur du travail ainsi qu’à l’agent des services de prévention des organismes de Sécurité sociale et la médecine du travail, si nécessaire.

Les convocations des membres du CSE sont adressées sur leur messagerie professionnelle.

Remplacement des titulaires absents de manière temporaire ou définitive

La direction transmet, en début de mandature à l’ensemble des élus le tableau de suppléance issu des résultats du scrutin des dernières élections professionnelles.

Conformément à l, lorsqu’un membre titulaire du CSE est momentanément absent ou cesse ses fonctions, son remplacement s’effectue dans les conditions suivantes :
Il est remplacé par un suppléant élu sur la liste présentée par la même OS dans le même collège que celle de ce titulaire.
À défaut, il conviendra de retenir un suppléant appartenant à la liste présentée par la même OS que le titulaire mais dans un autre collège.
S’il n’existe pas de suppléant élu sur une liste présentée par l’OS qui a présenté le titulaire, le remplacement est assuré par un candidat non élu présenté par la même OS. Dans ce cas, le candidat retenu est celui qui vient sur la liste immédiatement après le dernier élu titulaire ou, à défaut, le dernier élu suppléant.
A défaut, le remplacement est assuré par le suppléant élu n’appartenant pas à l’OS du titulaire à remplacer, mais appartenant à la même catégorie et ayant obtenu le plus grand nombre de voix.
Le titulaire ou le délégué syndical informe ensuite la direction de cette absence et indique le nom du suppléant remplaçant, avant la tenue de la réunion.

Lorsque le titulaire ou le délégué syndical ne propose pas de remplaçant, la direction désigne le suppléant remplaçant issu du même collège que ce dernier et ayant obtenu le plus grand nombre de voix. 

Réunions préparatoires
A l’initiative du secrétaire du CSE ou du secrétaire adjoint, les membres du CSE (titulaires, suppléants et représentants syndicaux) peuvent se réunir dans le cadre de réunions préparatoires aux réunions plénières du CSE.

La participation effective, sur la base d’un décompte des heures, aux réunions préparatoires du CSE n’est pas décomptée des heures de délégation, dans la limite de 4 heures par participant et par réunion. Le cas échéant, la direction peut accorder un temps de préparation additionnel sur demande du secrétaire ou secrétaire adjoint du CSE.  
Dans cette limite, la participation effective physique ou à distance, sur la base d’un décompte des heures, est comptabilisée en temps de travail effectif. 
 
Au-delà, les membres disposant d’heures de délégation peuvent imputer ces heures sur leur crédit d’heures. 

Réunions plénières
Organisation des réunions plénières
En application des articles L. 2315-34 et D. 2315-27 du Code du travail, les parties signataires conviennent de pouvoir recourir à l’enregistrement des réunions plénières à des fins de rédaction des procès-verbaux.
Les frais liés à l’enregistrement sont pris en charge par le CSE sur son budget AEP. Ces enregistrements sont donc la propriété du CSE. Chaque membre du CSE, direction incluse, peut demander à écouter tout ou partie d’un enregistrement en présence du secrétaire ou du secrétaire adjoint du CSE.

En tant que de besoin, à l’occasion du déroulé de la réunion, les participants à la réunion peuvent demander la suspension de l’enregistrement en accord avec le président et le secrétaire de séance.

En application des articles L. 2315-4 du Code du travail, il peut être organisé 3 réunions ordinaires par année civile en visioconférence. Conformément aux résolutions du CSE votées en date du 27 octobre 2022 et du 10 mars 2023, le CSE peut également être réuni en visioconférence pour des réunions d’une journée en cas de force majeure et pour les réunions d’une durée de moins d’une demi-journée sans limite sur l’année. Cette règle pourra être amenée à évoluer en cas de vote d’une nouvelle résolution du CSE portant sur le même objet.  
 
Le recours à cette modalité sera précisé dans la convocation envoyée par la direction.

En complément, le CSE peut se réunir en téléconférence (ex : Teams, visioconférence) pour d’autres réunions sous réserve de l’intégration des modalités de mise en œuvre dans le règlement intérieur du CSE. 

Lorsqu'il est procédé à un vote à bulletin secret, le dispositif de vote garantit que l'identité de l'électeur ne peut à aucun moment être mise en relation avec l'expression de son vote. Lorsque ce vote est organisé par voie électronique, le système retenu doit assurer la confidentialité des données transmises ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes. Le vote doit avoir lieu de manière simultanée sur les différents sites qui participent à la réunion en visioconférence, les participants disposant d'une durée identique pour voter. Cette durée est indiquée par le président du CSE. Les frais liés à la mise en place de ce système sont à la charge de l’employeur. 

Délais de consultation

 Délais impartis au Comité Social et Economique pour émettre son avis 
Dans le cadre des consultations prévues à l’article L. 2312-17 du Code du travail, les parties conviennent que le Comité Social et Économique disposera d’un délai de 1 mois à compter de la remise aux membres des informations écrites. 

Cette mise à disposition des informations, sera réalisée soit :
Dans la base des données économiques, sociales et environnementales, 
Par message électronique,
Exceptionnellement, par la remise en réunion des éléments nécessaires à la consultation qui n’auront pu être donnés préalablement quand la situation ne permet pas un envoi en amont. 
Les membres du comité social et économique sont en tout état de cause informés par email de la modalité de mise à disposition des éléments d’information nécessaires à leur consultation. Cet email permettra ainsi de faire courir le délai mentionné ci-dessus. La direction s’engage à faire ses meilleurs efforts pour envoyer les documents d’information au CSE au plus tôt. 
De même, les parties conviennent que les avis portant sur les trois consultations prévues à l’article L. 2312-17 du Code du travail pourront être rendus sur tout ou partie des thèmes qu’elles couvrent.  
Les parties rappellent que les délais applicables en cas de consultation relative à la mise en œuvre d’un plan de sauvegarde de l’emploi sont prévus par des dispositions conventionnelles spécifiques. 
Il est précisé que le délai mentionné au présent article ne commencera à courir que lorsque l’ensemble des documents nécessaires au comité social et économique lui aura été transmis afin qu’il puisse rendre un avis éclairé. 
En outre, d’un commun accord entre la majorité des membres élus du comité social et économique et la direction, il pourra être convenu de tenir des réunions complémentaires à l’intérieur du délai de consultation prévu afin de permettre au CSE de rendre un avis éclairé. 
Il est convenu entre les parties que ce délai pourra être allongé ou raccourci par commun accord entre la majorité des membres élus du comité social et économique et la direction. 
Ce délai, qui s’entend d’une durée maximale, n’exclut pas que le comité social et économique, après débats, puisse émettre son avis lors de la première réunion au cours de laquelle la présentation et les débats sur ledit projet auront eu lieu.
 - Délais en cas de recours à une expertise 
Lorsqu’à l’occasion d’une consultation, le comité social et économique aura recours à l’assistance d’un expert-comptable ou d’un expert technique prévu par le Code du travail, les délais prévus à l’article ci-dessus seront prolongés de 30 jours. 

En cas de contestation de l’expertise par l’employeur, ce dernier engagera le cas échéant son action en justice dans les plus brefs délais et dans le cadre de l’article R2315-49 du Code du travail.  


Délibérations du CSE

Outre les avis donnés dans le cadre des informations-consultations mises à l’ordre du jour, le CSE est amené à prendre des délibérations.

Procès-verbaux et communication
 Procès-verbaux des réunions du CSE

Les réunions du CSE font l’objet d’un procès-verbal qui est ensuite mis à la disposition des membres du CSE, de la direction, des salariés de l’UES et de l’administration compétente. 

Il peut être matériellement rédigé par une entreprise externe puis transmis par le secrétaire du CSE dans un délai de 10 jours ouvrables après la date de la réunion aux membres du CSE et à la direction pour relecture et transmission des commentaires. Le secrétaire transmet aux membres du CSE et de la direction la version finalisée au moins 3 jours avant la réunion ordinaire suivante durant laquelle le PV sera mis au vote.

En cas de besoin, d’éventuels extraits de procès-verbaux peuvent être établis par le secrétaire du CSE avant approbation du procès-verbal. Ces extraits sont signés par le secrétaire et le président de l’instance. 

Il est rappelé que seul le secrétaire est responsable du procès-verbal. 
 Communications 

Par le présent accord, la Société confirme sa volonté d’assurer la plus large communication des procès-verbaux du CSE.

Les versions officielles des PV (hors mentions confidentielles) sont publiées sur le site du CSE avec information des salariés par le biais de la boîte mail du CSE et sous la responsabilité du secrétaire. 

Les PV définitivement approuvés en version intégrale sont mis à disposition de l’ensemble des élus via la BDESE. 

Il est précisé que seul le secrétaire du CSE est responsable de la transmission des informations relatives au contenu des réunions par le biais de comptes rendus. 

Les autres membres élus et désignés au CSE ne peuvent pas diffuser d’information avant la communication officielle des PV. Il est à noter qu’aucune communication ne peut être faite par les membres du CSE et des RS, sur les sujets faisant l’objet d’une consultation et ce tant que l’avis n’est pas remis sauf en accord avec la direction.

Afin de garantir l’efficacité des échanges, l’ensemble des questions des membres élus et désignés au CSE portant sur les documents communiqués par la direction et sur les sujets portés à l’ordre du jour doivent être communiqués à la direction par le secrétaire ou par le secrétaire adjoint. 
Règlement intérieur
Par application de l’article L. 2315-24 du Code du travail, le CSE arrête dans un règlement intérieur, son organisation, les modalités de son fonctionnement et celles de ses rapports avec les salariés de la Société, pour l’exercice de ses missions.

Ce règlement intérieur est adopté à la majorité des membres présents par le CSE dans les trois mois qui suivent sa mise en place. Le règlement intérieur du CSE respecte les stipulations du présent accord, et ne comporte pas des clauses imposant à la Société des obligations ne résultant pas de dispositions légales ou du présent accord.

 Budgets
Budget des Activités Sociales et Culturelles

Le budget des ASC s’élève à 1,21 % de la masse salariale brute.
La masse salariale brute est constituée par l’ensemble des gains et rémunérations soumis à cotisations de Sécurité sociale en application des dispositions de l’article L. 242.1 du Code de la Sécurité sociale.

Budget des Attributions Economiques et Professionnelles  

Le budget des AEP s’élève à 0,20% de la masse salariale brute.
La masse salariale brute est constituée par l’ensemble des gains et rémunérations soumis à cotisations de Sécurité sociale en application des dispositions de l’article L. 242.1 du Code de la Sécurité sociale.

Transfert de fonds entre les comptes ASC et AEP du CSE

Le CSE peut décider par une délibération à la majorité des membres présents de transférer une partie du reliquat du résultat de budget des ASC vers le budget des AEP ou une partie du reliquat du résultat du budget des AEP vers le budget des ASC dans les conditions fixées respectivement par les articles R 2312-51, R 2315-31-1 et L 2315-61 du Code du travail.

Périodicité et contenu des consultations annuelles obligatoires

Conformément à l’article L. 2312-17 du Code du travail, le CSE est consulté annuellement sur les trois thématiques suivantes :
Les orientations stratégiques de l’entreprise
La situation économique et financière de l’entreprise
La politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi.
Modalités des consultations récurrentes

Conformément à l’article R. 2312-7 du Code du travail, la BDESE permet la mise à disposition des informations nécessaires aux trois consultations récurrentes.

Expertises

Dans le cadre des attributions, notamment consultatives, qui sont les siennes, le CSE peut s’adjoindre les services d’un expert, pour les consultations récurrentes sur les orientations stratégiques de la Société, sur la situation économique et financière, ainsi que sur la politique sociale de la Société, les conditions de travail et l’emploi dans les conditions définies par le Code du travail.

Ainsi, les Parties décident de faire une pleine application des dispositions légales concernant :
Les cas de recours à l’expert
Les modalités de financement de cet expert. Concernant la consultation sur les orientations stratégiques, les Parties conviennent que la Société prendra en charge la totalité des coûts de l’expertise. 

En revanche, la Société et les Parties sont convenues de définir ensemble quelques modalités d’application pour faciliter l’intervention de l’expert et rendre sa mission utile pour les membres du CSE.

Dans ce cadre, il est précisé que dans le cas de ces consultations récurrentes :
L’expert est désigné au plus tard à la première réunion d’information-consultation du CSE portant sur le sujet inscrit à l’ordre du jour
Le rapport de l’expert est nécessairement rendu 15 jours avant l’expiration du délai de consultation du CSE, tel que prévu par le présent accord

Dans les 10 jours suivant sa désignation, l’expert communiquera au secrétaire du CSE et à l’employeur, le coût prévisionnel, l’étendue et la durée de son expertise, dans le respect des prescriptions déterminées par le cahier des charges.

Moyens du CSE
Moyens attribués pour le fonctionnement du CSE

Les frais de déplacement des membres du CSE sont pris en charge par la direction, selon les règles de remboursement de frais en vigueur dans la Société.

Ce dispositif concerne les déplacements des membres du CSE qui seraient basés en dehors de la région parisienne pour venir assister aux réunions du CSE convoquées par la direction.




La direction met en à disposition du CSE les moyens nécessaires à son fonctionnement tels que :
Un local aménagé et équipé des moyens nécessaires pour le fonctionnent du CSE « distribution des œuvres sociales » au sein du siège social
Un bureau aménagé et équipé des moyens nécessaires pour l’activité du personnel du CSE 
Les matériels et logiciels seront mis à la disposition des salariés du CSE ainsi que des membres du CSE qui n’auraient pas le matériel nécessaire à l’exercice de leur fonction d’élu.
Les accès au restaurant d’entreprise et au parking selon la politique en vigueur pour les salariés du CSE
Prise en charge de l’affranchissement du courrier envoyé par le CSE.

Les moyens mis à disposition du CSE peuvent évoluer selon les besoins exprimés par les membres du bureau du CSE et en accord avec la direction.

Gestion des données personnelles traitées par le bureau du CSE (RGPD)

Les parties précisent et conviennent que les salariés du CSE auront accès au système informatique de la Société, en tant que « C-User » et avec des limitations d’accès prévues et définies par les politiques en vigueur, applicables pour les personnes extérieures et non-salariées au sein de la Société.  Ces accès permettront notamment aux salariés du CSE de disposer d’une adresse professionnelle email, d’accéder aux adresses professionnelles e-mail des salariés de la Société et de communiquer via courriel, avec l’ensemble des salariés de la Société pour les besoins du fonctionnement du CSE.

Le CSE est une entité juridique distincte de la Société et, à ce titre, est le responsable des traitements de données à caractère personnel qu’il met en œuvre. Dans ce contexte, le CSE s’engage à nommer après chaque élection, une personne physique qui sera désignée pour personnifier le CSE en tant que « Responsable de traitement de données à caractère personnel ». Cette fonction pourra être assurée par un membre titulaire. Cette désignation devra être réalisée lors de la première réunion du CSE. Le CSE s’engage ainsi à informer la direction, des coordonnées et du nom de la personne ainsi désignée. Le CSE reste libre de déterminer s’il convient de désigner également en son sein un « Relais Informatique et Liberté ».

Le CSE en tant que responsable de traitement de données à caractère personnel informera les salariés de la Société du traitement des données des salariés de la Société qu’il entend mettre en œuvre. Il s’engage à gérer les éventuelles demandes d’exercice de leurs droits sur leurs données émises par les salariés.

Les représentants de proximité 
 Mise en place de représentants de proximité
Conscientes de l’importance d’une représentation du personnel au plus près des salariés de l’entreprise, les parties conviennent de mettre en place des représentants de proximité.
Les représentants de proximité sont acteurs à part entière du dialogue social.
Les parties ont souhaité déléguer aux représentants de proximité les missions actuellement confiées aux délégués du personnel.
 Attributions des représentants de proximité 
Les représentants de proximité ont pour mission de présenter à l’employeur, en application du dernier alinéa de l’article L 2312-8 du Code du travail, les réclamations individuelles ou collectives relatives aux salaires, à l’application du Code du travail et des autres dispositions légales concernant notamment la protection sociale, ainsi que des conventions et accords applicables dans l’entreprise.


Composition 
Désireux de donner un contenu concret et efficient aux élus suppléants du CSE, les parties au présent accord ont souhaité que leur soit confié la mission de représentants de proximité.

Tous les membres suppléants du CSE seront donc, dès lors qu'ils l'accepteront, considérés comme des représentants de proximité par application des dispositions de l’article L 2313-7 du Code du travail.

Dans l’hypothèse où parmi les suppléants au CSE il y aurait moins de :
2 représentants de proximité rattachés au site de Lyon, 
2 représentants de proximité rattachés au site de Toulouse, 
le CSE procèdera à un appel à candidature auprès des salariés respectivement rattachés à ces sites, puis à leur nomination par un vote à la majorité des membres présents.

En cas d’absence de candidature, le CSE constatera la carence, totale ou partielle, de représentant de proximité spécifiquement dédié au site concerné.

En cas de démission du mandat du représentant rattaché à l’un de ces sites, il sera procédé au remplacement selon les mêmes conditions que pour la désignation. 

Dans le cas où un représentant rattaché à l’un de ces sites venait à être rattaché à un autre site alors le mandat prendrait fin à la date de changement de site de rattachement et serait remplacé dans les conditions mentionnées ci-dessus (appel à candidature et vote du CSE).

Dans l’hypothèse où de nouveaux sites, dépourvus de représentants de proximité, devraient se constituer, un appel à candidature sera effectué auprès des salariés rattachés à ces sites afin de nommer des représentants de proximité dont le nombre est fixé comme suit :
Moins de 11 salariés : 1 RP
De 11 à 75 : 2 
De 75 à 100 : 3
De 101 à 200 : 4
+1 par tranche de 100

Dans l’hypothèse où l’un des sites serait fermé en cours de mandat, les mandats des représentants de proximité rattachés au site visé seront maintenus pendant une période de transition d’une durée de 6 mois à compter de la date de fermeture du site. A l’issue de la période de transition, le mandat prendra fin. 

Heures de délégation des représentants de proximité

Dans le cadre de leurs fonctions les représentants de proximité bénéficieront de 48 heures de délégation par an, à prendre quand ils le souhaitent dans l’année.
Le secrétaire de la commission de représentants de proximité bénéficie d’un crédit d’heures additionnel de 4h / mois.
Les heures passées en réunions convoquées par la direction ne sont pas décomptées des heures de délégation.

Commission des représentants de proximité

Soucieux que les représentants de proximité puissent exercer efficacement leurs fonctions, partager des informations et des problématiques dans un mode de fonctionnement proche de celui des anciens délégués du personnel, les parties au présent accord ont souhaité mettre en place une commission de représentants de proximité.

L’employeur ou son représentant préside la commission. Le secrétaire de la commission est désigné par ses membres lors de la première réunion de la commission des représentants de proximité par vote à bulletin secret. Le secrétaire de la commission a la charge de la collecte des questions et de leur transmission à la Direction.
La commission se réunit toutes les six semaines sur convocation du président pour traiter d’un ordre du jour qui correspond aux questions transmises par le secrétaire. Les réunions de la commission sont organisées à distance afin de faciliter la participation des représentants de proximité de tous les sites. 
Seules les questions transmises par le secrétaire au président au moins 5 jours ouvrés -sauf circonstances exceptionnelles- avant la date prévue de la réunion peuvent être traitées et débattues lors celle-ci.
Un compte rendu revu par la direction et les représentants de proximité est communiqué dans un délai de 8 jours ouvrés aux secrétaires du CSE et de la commission à titre d’information et pour communication auprès des salariés.
Dans l’hypothèse où le secrétaire serait dans l’impossibilité de gérer la collecte des questions pour une des réunions alors la direction prendra le relais auprès des autres représentants de proximité.

Commission santé, sécurité et conditions de travail (CSSCT)

En application de l’article L 2315-36 du Code du travail, les parties conviennent de la mise en place d’une commission santé sécurité et condition de travail (CSSCT) compétente pour l’ensemble de l’UES.


Composition de la CSSCT
18.01.1 Les membres élus de la CSSCT
Lors de leur première réunion, les membres titulaires du comité social et économique désigneront parmi les membres titulaires et suppléants du CSE  6 membres, dont au moins un représentant du 2ème ou 3ème collège, lesquels composeront la CSSCT.
Il est précisé que parmi les 6 membres désignés, trois des membres de la CSSCT devront être titulaires du CSE.
Le CSE désigne par un scrutin de liste avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne lors d’un vote à bulletin secret les membres de la CSSCT, parmi les membres titulaires et suppléants du CSE selon les modalités suivantes : 

L’appel à candidatures par liste est envoyé lors de la convocation à la première réunion, 
Chaque votant, votera pour une liste 
En cas d’égalité des voix entre plusieurs candidats, le candidat le plus âgé est élu.

18.01.02 Le secrétaire
Lors de la première réunion de la CSSCT, les membres élus de la commission désignent un secrétaire parmi ses membres, élus titulaires du CSE. 

Cette désignation se fait par vote à bulletin secret des membres élus de la CSSCT présents. En cas d’égalité des voix, le candidat le plus âgé est élu.

En cas d’empêchement du secrétaire lors d’une réunion de la CSSCT les membres présents élisent un secrétaire de séance à l’ouverture de la réunion.

18.01.03 Les Membres de droit de la CSSCT
Les membres de droit prévus par la législation en vigueur participent avec voix consultative aux réunions de la CSSCT : 
Le médecin du travail ou un membre de l’équipe pluridisciplinaire du service de santé au travail ayant les compétences en la matière, sur délégation du médecin,
Le responsable interne du service sécurité et des conditions de travail ou à défaut, l’agent chargé de la sécurité et des conditions des travail,
L’agent de contrôle désigné par l’inspection du travail, 
L’agent des services de prévention des organismes de Sécurité sociale. 

18.01.04 La présidence et représentant de l’employeur
La CSSCT est également composée de l’employeur ou de son représentant qui la préside, et qui, le cas échéant, pourra se faire assister dans les conditions prévues par l’article L 2315-39 du Code du travail.

18.01.05 Remplacement en cours de mandat
Lorsqu’un membre de la CSSCT perd définitivement son mandat, le CSE désigne son remplaçant selon les mêmes règles de désignation que celles mentionnées à l’article 18.01.1.

Cette désignation sera faite à la majorité de ses membres présents à cette réunion.

En cas d’absence prévisible d’un des membres de la CSSCT pendant une durée de plus d’un mois (ex : congé maternité, congé sabbatique…), le CSE peut désigner un remplaçant temporaire parmi ses membres titulaires et suppléants. Ce remplaçant perd automatiquement son mandat au retour du membre de la CSSCT remplacé. 


Missions et attributions
18.02.01 Le partage de missions entre CSE et CSSCT 
Les parties signataires souhaitent réaffirmer la priorité qu’elles accordent à la prévention des accidents du travail et des maladies professionnelles et à l’amélioration des conditions de travail.
De manière générale, la CSSCT contribuera à la promotion de la prévention des risques professionnels au sein de la Société et suscitera toute initiative qu’elle estime utile dans cette perspective.
Pour atteindre cet objectif et conformément à l’article L 2315-38 du Code du travail, la CSSCT se voit confier, par délégation du CSE, les attributions et missions suivantes :
		
Les attributions du CSE en matière de santé, sécurité et conditions de travail telles que définies aux articles L 2312-9 et L 2312-13 du Code du travail :   Le CSE délègue à la CSSCT les missions de contrôle, d’enquêtes en matière d’accident du travail grave ou des incidents répétés ayant révélé un risque grave et de maladies professionnelles ou à caractère professionnel, les inspections ainsi que les missions d’amélioration des conditions de travail, l’analyse des risques professionnels et la prévention des risques professionnels telles que prévues par le Code du travail. 

Les attributions du CSE en matière d’environnement et de santé publique telles que définies par les articles L 4132-1 à L 4132-5 et L 4133-1 à L 4133-4 du Code du travail.

Exercice du droit d’alerte tel que défini par l’article L 2312-60 du Code du travail (situations de danger grave et imminent). Les parties signataires entendent préciser que cela ne prive pas les membres du CSE des droits prévus à l’article L 4131-1 du Code du travail)

Des propositions de recours à un expert auprès du CSE pour toutes les questions relatives à la santé et la sécurité au travail. Il est précisé que le CSE peut lui seul formaliser le recours à un expert.

La préparation des consultations du CSE en matière d’hygiène et de sécurité. Elle transmettra à ce dernier son analyse et ses recommandations notamment sur le rapport et sur le programme annuel de prévention afin qu’il puisse émettre un avis. 

L’analyse des réorganisations modifiant de manière substantielle les conditions de santé et de sécurité ou les conditions de travail et le suivi éventuel de leur mise en œuvre. 

Le CSE est seul titulaire du droit de recourir à un expert, de la capacité d’agir en justice, des attributions consultatives telles que définies par le Code du travail dans le domaine de la santé, de la sécurité et des conditions de travail. 
18.02.02 Les modalités de mise en œuvre des missions de la CSSCT
Le président et le secrétaire de la CSSCT organisent les travaux de cette dernière dans l’objectif de lui permettre d’assumer pleinement les compétences qui lui sont déléguées et de manière à articuler les travaux de la CSSCT et du CSE.
Pour ce faire le président et le secrétaire du CSE se réunissent tous les trimestres avec le président et le secrétaire de la CSSCT, à l’initiative des deux présidents, de manière à coordonner les ordres du jour du CSE et de la CSSCT.
Le procès-verbal de la réunion de la CSSCT est établi sur la base du projet rédigé par un prestataire externe présent à la réunion ordinaire et dont le coût est pris en charge par le CSE. A défaut de présence de ce prestataire en réunion, le procès-verbal est établi par le secrétaire de la CSSCT. Il est validé par le président et le secrétaire de la CSSCT. Ce procès-verbal est communiqué aux membres du CSE et de la Direction. Il pourra être communiqué aux salariés en toute ou partie en annexe au procès-verbal du CSE. 
Il est rappelé que le secrétaire de la CSSCT doit aussi faire le lien entre la CSSCT et le CSE et entre la CSSCT et les représentants de proximité.
Lors de leur première réunion annuelle les présidents et secrétaires du CSE et de la CSSCT établissent un calendrier annuel des réunions de la CSCCT qu’ils communiquent pour information aux membres de droit listés par l’article L 2314-3 du Code du travail.
Dans les domaines que le CSE conserve en propre la CSSCT prépare les travaux du CSE concernant les consultations légales obligatoires, sauf cas d’urgence acté par les présidents et secrétaires, sont mis à l’ordre du jour de la CSSCT avant d’être soumis au CSE pour décision assortis de l’avis de la CSSCT.
Les travaux, délibérations et avis de la CSSCT sont restitués dans un procès-verbal par le secrétaire de la CSSCT qui, le communique au CSE par le biais de son secrétaire.

Fonctionnement et Réunions

La CSSCT se réunira une fois par trimestre, quinze jours au minimum avant la réunion mensuelle du CSE.
La CSSCT prépare les réunions du CSE portant sur les thèmes de sa compétence.

L’ordre du jour des réunions de la CSSCT est établi d’un commun accord entre le président et le secrétaire.
Cet ordre du jour est articulé avec celui du CSE selon les modalités définies à l’article 12.1 des présentes. 

La commission se réunit à l'initiative de son président, lequel fixe les date et heure de réunion et convoque les participants. Les réunions de la CSSCT peuvent être organisées à distance sous réserve d’accord de la direction et du secrétaire de l’instance. 

La commission est convoquée par son président au moins 3 jours avant la tenue de la réunion, sauf urgence ou circonstance exceptionnelle. La convocation est transmise par messagerie électronique avec l’ordre du jour de la réunion accompagné le cas échéant des documents nécessaires aux travaux de la commission.

Si ces documents ne sont pas disponibles avant la réunion, ils seront remis aux membres lors de la réunion.
Lorsque la commission délibère et doit prendre une décision, elle se prononce à la majorité des membres présents qui votent à main levée. 

Un procès-verbal de réunion est établi par le secrétaire de la commission. Ledit procès-verbal est transmis au secrétaire du CSE aux fins de diffusion par tous moyens.

Il est rappelé que conformément aux dispositions légales et réglementaires, le temps passé par les membres de la CSSCT aux réunions convoquées par l’employeur et aux réunions préparatoires n’est pas déduit des heures de délégation. 

Il est par ailleurs précisé que les réunions de la CSSCT se tiendront pendant le temps de travail des membres de la commission. 

Toutes les demandes de la CSSCT à la direction doivent être transmises par le secrétaire de la commission.

Moyens et crédit d’heures

En sus du crédit d’heures dont ils bénéficient en tant que membres du CSE, les membres de la commission bénéficieront d’un crédit d’heures mensuel de 12 heures.

Il est entendu qu’est payé comme temps de travail, sans être déduit du crédit d’heures :

Le temps passé aux réunions de la CSSCT et aux réunions préparatoires (une demi-journée par réunion) ;
Le temps passé aux enquêtes consécutives à un accident du travail grave ou à des incidents répétés ayant révélé un risque grave ou une maladie professionnelle ou à caractère professionnel grave.

En dehors des activités définies ci-dessus, toute mission effectuée conformément à l'objet du mandat s'impute sur le crédit d'heures (rédaction du procès-verbal, exécution de mission individuelle, visites régulières).

Le secrétaire de la CSSCT bénéficie d’un crédit de 4h / mois supplémentaire.

Des heures de délégation additionnelles peuvent également être attribuées par la direction dans le cadre de travaux portant sur des projets spécifiques liés à la santé, sécurité et aux conditions de travail (ex : risques psychosociaux, accident du travail…). Si besoin, la CSSCT communique à la direction le nom du chef de projet (chargé de faire le relai entre la direction, les membres de la CSSCT et les membres du CSE), des membres du groupe de travail et le nombre d’heures additionnelles qu’ils estiment nécessaires. Sur la base de ces informations, la direction formule une éventuelle proposition d’heures additionnelles au début du projet, étant précisé que cette proposition pourra évoluer dans le temps en fonction des besoins.  

Les heures de délégation sont données à titre individuel pour le mois civil et pour l’exercice des fonctions de membre de la CSSCT. Par conséquent, elles ne sont ni cessibles entre membres, ni reportables d’un mois sur l’autre.

Pour l’exercice de leurs fonctions, les membres de la CSSCT peuvent, tant durant leurs heures de délégation qu’en dehors de leurs heures habituelles de travail, circuler librement dans la Société et y prendre tous les contacts nécessaires à l’accomplissement de leurs missions, notamment auprès d’un salarié à son poste de travail, sous réserve de ne pas apporter une gêne importante à l’accomplissement du travail des salariés. 

Les modalités de formation des membres de la commission 

Les membres de la CSSCT bénéficient de la formation nécessaire à l’exercice de leurs missions en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail. 

Conformément aux dispositions de l’article L. 2315-40 du Code du travail, cette formation sera d’une durée minimum de cinq jours par mandature.

Le financement de cette formation est pris en charge par l’employeur conformément aux dispositions des articles L2315-18 et suivants du Code du travail. 


Base de données économiques, sociales et environnementales (BDESE)

Les membres du CSE, de la CSSCT, de la commission des représentants de proximité et les RS au CSE auront accès à la base de données économiques, sociales et environnementales mise à leur disposition par la direction.
Les parties au présent accord sont convenues que les documents mis à la disposition des représentants du personnel sont téléchargés sur un espace partagé découpé sous 6 grands thèmes conformément à la pratique actuelle :
Situation économique et financière
Politique sociale, condition de travail et emploi
Egalité professionnelle
Sécurité et santé au travail
Données perspectives
Registre unique du personnel
Représentants de proximité 
Environnement 
PV 
Autres commissions  

Compte-tenu d’une part, de l’effectif de la Société et d’autre part, de la volonté conjointe de la Société et des Parties, il est créé au sein du CSE, plusieurs commissions, dont les moyens et les attributions sont fixés ci-après. 

Les dispositions qui suivent ne s’appliquent pas à la commission des « représentants de proximité ».

Désignation des membres des autres commissions obligatoires et facultatives

Le CSE, après recensement par les élus des volontaires internes et externes au CSE (en fonction des commissions) procède à la désignation des membres des commissions obligatoires et facultatives :
Les candidats à la commission ayant obtenu le plus de voix sont élus
En cas d’égalité des voix entre plusieurs candidats, un second tour est organisé pour les départager  
En cas de nouvelle égalité des voix, le candidat le plus âgé est élu.

Le CSE élit, parmi ses membres titulaires et suppléants de chaque commission, un président dans les conditions sus énoncées et ce à l’exception de la commission des marchés dont le président devra être nécessairement un membre titulaire du CSE.

Tous les membres des commissions, ainsi que les experts et techniciens qui y participent le cas échéant, sont soumis au secret professionnel et à l’obligation de discrétion.

 Durée des mandats des membres des commissions obligatoires et facultatives

La durée des mandats des membres de chaque commission est identique à celle des élus de la délégation du personnel au CSE.

Pour cause de départ définitif de la Société ou de démission du mandat de la commission, ce membre sera remplacé dans les mêmes conditions que celles applicables aux désignations initiales.

Les parties souhaitent que le règlement intérieur du CSE intègre les règles de révocation des membres en cas d’absence de participation sur les activités liées à ladite commission.

Convocations, ordre du jour et informations communiquées (Commissions obligatoires et facultatives)

Le président de chaque commission est notamment chargé de convoquer les membres de la commission, au moins cinq jours ouvrés avant la réunion, par mail (messagerie professionnelle), accompagné d’un ordre du jour et d’éventuels documents relatifs à l’ordre du jour. Les réunions des commissions peuvent être organisées à distance sous réserve de l’accord de la direction et du président. 

Rapports et compte-rendu des commissions obligatoires et facultatives

Le président de la commission établit un compte-rendu de chaque réunion et le communique à tous les membres du CSE, dont le président et ceux de la commission.

Cette communication se fait, par mail (messagerie professionnelle), dans les 15 jours calendaires qui suivent la réunion de la commission et en tout état de cause, a minima 3 jours calendaires avant la date de la prochaine réunion de la commission.

Le président de la commission établit, au moins une fois par an, un rapport d’activité sur les travaux et les propositions de la commission.

Ce rapport d’activité annuel a pour objet de rendre compte au CSE. Les rapports de chaque commission sont soumis à la délibération du CSE.

Temps passé par les membres aux réunions des commissions obligatoires et facultatives

Le temps passé par les membres des commissions aux réunions des commissions :
N’est pas déduit des heures de délégation 
Est rémunéré comme temps de travail, dans la limite des plafonds déterminés pour chacune des commissions
Est déduit du crédit d’heures additionnels octroyés par commission tel que défini ci-dessous.
Commissions obligatoires
20.06. 01 Commission de la formation
La commission de la formation est composée de 4 membres maximum.

Cette commission a pour objet d’instruire les données relatives à la formation, plus largement et au-delà du strict plan de formation, à l’accompagnement proposé aux salariés dans l’exercice de leurs activités.

Elle est chargée de préparer les délibérations du CSE en matière de formation (formation professionnelle continue et validation des acquis de l’expérience) et prépare en particulier la consultation du CSE sur le bilan et le plan de formation. 

Elle est également chargée d’étudier les moyens propres à favoriser l’expression des salariés sur la formation, de participer à l’information des salariés dans ce domaine, d’étudier les problèmes spécifiques concernant l’emploi et le travail des jeunes et des handicapés.

Un contingent de 32 heures annuel est octroyé aux membres de la commission par année qui se répartissent ces heures selon leurs besoins.

20. 06. 02 Commission d’Information et d’aide au logement et crèche.
La commission d’information et d’aide au logement est composée de 3 membres maximum.

Cette commission est informée des actions permettant de faciliter le logement et l’accession des salariés à la propriété et à la location des locaux d’habitation, de faciliter leur accession aux bénéfices d’aides sociales en lien notamment avec leur statut de travailleur handicapé le cas échéant.

La commission participe notamment à la recherche de possibilité d’offre de logements correspondant aux besoins du personnel, en liaison avec les organismes habilités à collecter la participation des employeurs à l’effort de construction et à l’information des salariés sur leurs conditions d’accès notamment à la propriété ou à la location d’un logement et les assiste dans les démarches nécessaires pour l’obtention des aides financières auxquelles ils peuvent prétendre.

Le CSE peut mandater cette commission pour tout sujet spécifique entrant dans son domaine de compétences, mais ne peut lui déléguer ses prérogatives légales (information, consultation, avis).

A compter de 2024, un contingent de 8 heures annuel sera octroyé aux membres de la commission par année qui se répartissent ces heures selon leurs besoins. Pour l’année 2023, les parties conviennent que ce contingent restera de 12 heures conformément aux dispositions de l’accord initial.

20. 06. 03 Commission de l’égalité professionnelle
La commission de l’égalité professionnelle est composée de 4 membres maximum.

La commission de l’égalité professionnelle prépare les délibérations du CSE sur la consultation annuelle sur l'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes incluse dans la consultation sur la politique sociale de l'entreprise, les conditions de travail et l'emploi.

Un contingent de 32 heures annuel est octroyé aux membres de la commission par année qui se répartissent ces heures selon leurs besoins.

20. 06. 04 Commission économique / Epargne salariale 
La commission économique est composée de 4 membres maximum.

Cette commission est chargée d’étudier les documents économiques et financiers recueillis par le CSE et toute question que ce dernier lui soumet dans ce cadre.

A compter de 2024, un contingent de 16 heures annuel sera octroyé aux membres de la commission par année qui se répartissent ces heures selon leurs besoins. Pour l’année 2023, les parties conviennent que ce contingent restera de 32 heures conformément aux dispositions de l’accord initial.

20. 06. 05 Commission des marchés
La commission des marchés est composée de 5 membres maximum.

La commission des marchés se réunit sur convocation de son président, aussi souvent que nécessaire et, en tout état de cause, dès lors que le montant des marchés est supérieur à un seuil fixé par décret. A la date de signature du présent accord, ce seuil est de 30 000 euros.

Le CSE détermine, sur proposition de la commission des marchés, les critères retenus pour le choix des fournisseurs et des prestataires du comité et la procédure des achats de fournitures, de services et de travaux.

La commission des marchés choisit les fournisseurs et les prestataires du comité.

Elle rend compte de ces choix, au moins une fois par an, au CSE, par l’établissement d’un rapport d’activité annexé au rapport détaillé sur la gestion financière du comité social et économique (établissement et contrôle des comptes du CSE).

A compter de 2024, un contingent de 32 heures annuel sera octroyé aux membres de la commission par année qui se répartissent ces heures selon leurs besoins. Pour l’année 2023, les parties conviennent que ce contingent restera de 80 heures conformément aux dispositions de l’accord initial.

Commissions facultatives
Le règlement du CSE peut prévoir la mise en place d’autres commissions facultatives et fixer les règles de leur fonctionnement.  La composition desdites commissions est décidée par le CSE dans le cadre d’une délibération ou de son règlement intérieur. Les membres seront désignés par le CSE, à la majorité des voix. 

20. 07. 01 Commission entraide
La commission entraide est composée de 4 membres maximum.

Le temps passé par les membres aux réunions de cette commission est déduit des heures de délégation dont ils disposent au titre de leur mandat.

20. 07. 02 Commission RIE
La commission RIE est une commission mise en place par la direction à laquelle sont conviés 3 membres du CSE dont au moins 2 issus de la CSSCT.

Le temps passé par les membres aux réunions organisées par la direction n’est pas déduit des heures de délégation dont ils disposent au titre de leur mandat.

20. 07. 03 Commission des activités sociales et culturelles (ASC) 
La commission des activités sociales et culturelle est composée d’un nombre de membres défini dans le règlement intérieur du CSE. 

Un contingent de 100 heures annuel est octroyé aux membres de la commission par année qui se répartissent ces heures selon leurs besoins.

20. 07. 04 Commission environnementale

Cette commission est chargée d’étudier les documents relatifs à l’environnement recueillis par le CSE et toute question que ce dernier lui soumet dans ce cadre. Chaque année, l’un des membres peut également prendre part au groupe de travail relatif à l’environnement initié au sein de l’entreprise (ex : Positive impact). 

La commission environnementale est composée d’un nombre de membres défini dans le règlement intérieur du CSE. 

Un contingent de 48 heures annuel est octroyé aux membres de la commission par année qui se répartissent ces heures selon leurs besoins. 

Confidentialité et discrétion des membres du CSE, des représentants de proximité et RS au CSE

Dans l'exercice de leur mandat et après sa cessation, les membres du CSE, les représentants de proximité et les RS au CSE, sont tenus à confidentialité relativement aux informations de toutes natures données et signalées comme confidentielles par l'entreprise.

Durée des mandats
Conformément à l’article L. 2414-34 du Code du travail, la durée des mandats est fixée par accord d’entreprise. Plus précisément, les parties conviennent que cette durée est fixée avant chaque élection dans le protocole d’accord préélectoral.

Mesures spécifiques liées aux périodes d’élections professionnelles

Rappel du rôle des instances représentatives du personnel 

Les parties conviennent que la Direction communiquera une fois par an sur le rôle des instances représentatives du personnel afin de sensibiliser régulièrement les salariés sur leur importance.

Un coffee corner sera également organisé à l’approche des élections pour sensibiliser l’ensemble des managers sur le rôle des représentants du personnel et les spécificités liées à leurs mandats. 

Mesures facilitant la transmission d’informations entre ancienne et nouvelle mandature
Les parties conviennent qu’au lancement d’une nouvelle mandature, en cas de renouvellement de plus de 30% des membres titulaires et suppléants du Comité Social et Economique, il sera organisé deux réunions d’une demi-journée entre les nouveaux membres du CSE (titulaires et suppléants) et les Secrétaires / Secrétaires adjoints (CSE, CSSCT, RP) et membres du bureau de la mandature précédente.

De même, il sera organisé deux réunions d’une demi-journée entre les anciens et les nouveaux délégués syndicaux en cas de renouvellement de l’ensemble des délégués syndicaux au sein d’une même organisation syndicale. 

Parcours professionnels des représentants du personnel et des délégués syndicaux

Principes
Il est rappelé que ni l’appartenance à un syndicat, ni l’exercice d’une activité syndicale ou d’un mandat représentatif ne pourra être pris en considération pour définir la gestion de la carrière des représentants du personnel, précisément en matière de recrutement, d’avancement de carrière, d’organisation du travail, de formation et de rémunération.

L’exercice d’un mandat de représentation du personnel doit s’intégrer normalement dans la vie professionnelle du salarié.

Le représentant du personnel concilie les exigences de son mandat, qu’il exerce librement, avec les exigences de sa fonction. 

De son côté l’employeur prendra en considération les exigences liées à l’exercice des mandats (désignatifs ou électifs).

L’appréciation ne peut tenir compte que des critères retenus pour tous salarié et permettant d’apprécier à la fois la performance dans le poste et les capacités d’adaptation et d’investissement professionnel dans une évolution de carrière.

L’exercice d’un mandat met en avant des compétences qui ne couvrent pas toujours des domaines immédiatement valorisables. Certaines aptitudes (par exemple la technique de débat contradictoire, la communication écrite et orale, etc.) ne sont en effet pas forcément mises en pratique dans l’environnement professionnel dans lequel le représentant du personnel évolue habituellement.

Pour s’inscrire au-delà du principe de l’égalité de traitement et faciliter les passerelles entre la vie professionnelle et l’exercice d’un mandat représentatif/syndical, des mesures spécifiques sont proposées dans le cadre du présent accord.

La charge de travail et les objectifs du salarié exerçant un mandat doivent être adaptés au regard du temps consacré au mandat. 

Entretien de début de mandat

Un entretien systématique de début de mandat est instauré, quel que soit le volume d’heures de délégation. Il traitera notamment des modalités pratiques de l’exercice du mandat par rapport à l’emploi exercé.

L’entretien sera formalisé via un formulaire établi entre le représentant du personnel et son supérieur hiérarchique (cf annexe 1). Ce formulaire sera disponible en langue anglaise pour les managers étrangers. 

Une formation adaptée sera proposée aux managers ayant des représentants du personnel dans leurs équipes, préalablement à l’entretien de début de mandat aux fins de mise à niveau de leurs connaissances en matière sociale.

Les managers sont systématiquement informés des mandats détenus par lesdits représentants au début de leur mandat.

Rémunérations 

Il est fait stricte application des dispositions du Code du travail en matière de garantie d’évolution des rémunérations.

Les représentants du personnel dont les heures de délégation théoriques dépassent 30% de leur temps de travail effectif auront droit a minima à une augmentation dite automatique sur la base de la moyenne des augmentations individuelles effectuées lors de la revue de salaire annuelle de SAP France et SAP France Holding.

Les heures utilisées dans le cadre des réunions préparatoires et de celles convoquées par la direction ne seront pas prises en compte.

Pour les représentants du personnel soumis à un plan de rémunération variable Revenue Generating (RG), il est précisé que le temps consacré aux réunions organisées par la direction ainsi que le temps de préparation, tel que prévu au présent accord, ne devront pas avoir d’incidences sur l’atteinte des objectifs. Ainsi, selon l’activité du représentant du personnel, soit le temps consacré aux réunions et à leur préparation seront pris en compte dans le calcul du taux d’utilisation soit les objectifs seront ajustés en conséquence.

En cas d’annulation ou de report d’une réunion par la direction, sous un délai inférieur à 24 heures, le temps de réunion initialement prévu sera comptabilisé comme tel au titre de l’activité dite « facturable ». 
En cas de réduction de la durée de la réunion initialement prévue, la comptabilisation du temps passé se fera sur la base de la durée initialement prévue mais ne saurait en aucun cas être inférieure à une demi-journée à l’exception des réunions identifiées comme « optionnelles » et convenues entre les parties, sous réserve d’annulation au moins 2 jours ouvrés avant la réunion. 
Il est précisé que ce dispositif ne pourra être appliqué que si le représentant du personnel concerné saisit ses temps de délégation et de réunions dans les outils mis à sa disposition à cet effet. 

Entretien en cours de mandat

Les représentants du personnel dont les heures de délégation théoriques (hors mutualisation) dépassent 50% de leur temps de travail effectif pourront, s’ils le souhaitent, réaliser chaque année avec leur manager un entretien de suivi de leur mandat portant sur les modalités pratiques de l’exercice de leur(s) mandat(s) par rapport à l’emploi exercé.

Cet entretien se fera en présence du représentant du personnel et de son manager, étant précisé que l’initiative incombe au représentant du personnel.

Entretien pour anticiper la reconversion professionnelle à l’issue de 3 mandats successifs

Les parties conviennent qu’un entretien sera systématiquement proposé 12 mois avant la fin des mandats, aux représentants du personnel qui arriveraient à l’issue de la période de cumul de 3 mandats successifs prévue par les textes légaux et souhaiteraient changer de métier au sein de SAP. A titre exceptionnel, les parties conviennent que pour l’année 2023, ces entretiens seront proposés 6 mois avant la fin des mandats.       

L’objectif de cet entretien sera d’anticiper l’éventuelle volonté de reconversion professionnelle avant la fin de mandat en : 
Définissant les possibilités d’évolution professionnelle au sein de SAP. A cet égard, le salarié devra préalablement à cet entretien préparer son projet de reconversion ;
Préparant le retour vers un poste opérationnel si besoin ;
Listant les formations nécessaires au retour à l’emploi opérationnel ;  
Identifiant les besoins d’accompagnement. 
Cet entretien se fera en présence du représentant du personnel, de son manager et d’un représentant de la RH. Les éventuels besoins de formation seront pris en charge par le cost center du salarié avec approbation du manager, encadré par les RH. Si besoin, un point de suivi trimestriel sera organisé à la suite de cet entretien. 
Entretien de fin de mandat
	
Un entretien de fin de mandat est instauré pour les représentants du personnel/syndical dont le volume d’heures défini plus haut représente plus de 30% du temps de travail (figurant au contrat de travail ou applicable dans l’entreprise). 

Cet entretien permet de dresser un état de la situation professionnelle du salarié, de faire le bilan des compétences acquises au titre de l’exercice de ses activités de représentant du personnel et de définir les possibilités d’évolution professionnelle et, le cas échéant, les actions de formations associées.
Entretien de reprise de l’activité professionnelle à l’issue de la cessation du ou des mandat(s)

Les anciens représentants du personnel, dont les heures de délégation théoriques (hors mutualisation) dépassaient 50% de leur temps de travail effectif, pourront, s’ils le souhaitent, bénéficier d’un entretien de reprise d’activité professionnelle dans les 6 mois suivant la cessation de leur(s) mandat(s).

Cet entretien se fera en présence du représentant du personnel et de son manager, étant précisé que l’initiative incombe au représentant du personnel. 

En outre, l’ensemble des anciens représentants du personnel rencontrant une difficulté dans le cadre de leur reprise d’activité auront la possibilité de saisir la Direction des Ressources Humaines.

Saisine de la Direction des Ressources Humaines en cas d’éventuelles difficultés rencontrées à l’issue de la fin des mandats

Les anciens représentants du personnel qui rencontreraient d’éventuelles difficultés à l’issue de la fin de leur mandat pourront s’ils le souhaitent saisir la Direction des Ressources Humaines. Cette dernière étudiera la situation avec attention et mettra en place des mesures d’accompagnement si besoin.  

Valorisation des acquis de l’expérience Syndicale

À sa demande, le salarié pourra bénéficier d’un bilan de compétences externe et d’une valorisation des acquis de l’expérience syndicale (VAES).


Titre III – Dispositions finales
Durée de l’avenant
Le présent avenant est conclu pour une durée indéterminée.
Il entre en vigueur au lendemain de son dépôt.
Suivi et interprétation de l’avenant
A titre liminaire, les parties rappellent qu’en l’absence de dispositions spécifiques prévues au présent avenant, les dispositions supplétives du Code du travail trouveront pleine application. 

Par ailleurs, afin d’assurer le suivi du présent avenant, les parties se réuniront au terme de chaque mandat du CSE, préalablement à son renouvellement.

Une réunion pourra être organisée à la demande d’une partie si elle estime nécessaire de faire évoluer certaines dispositions du présent avenant.

Révision de l’avenant
Le présent avenant pourra faire l’objet d’une révision dans les conditions prévues par l’article L 2261-7 et suivants du Code du travail. 

Sont habilitées à engager la procédure de révision de cet accord d'entreprise :

Jusqu'à la fin du premier cycle électoral suivant la conclusion de cet accord, une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d'application de l'accord et signataires ou adhérentes de cet accord ;

A l'issue de cette période, une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d'application de l'accord.

La demande de révision, qui devra être notifiée à chacun des autres signataires, pourra porter sur tout ou partie des dispositions de l’avenant.

Une réunion de négociation sera alors organisée dans les meilleurs délais suivant cette demande avec l’ensemble des organisations syndicales présentes dans la Société.

Toute demande de révision par l’une ou l’autre des parties signataires, accompagnée d’une proposition de rédaction nouvelle concernant le ou les articles soumis à révision, sera notifiée à chacune des autres parties signataires du présent avenant.

Le plus rapidement possible et au plus tard dans le délai de trois mois à compter de la réception de cette demande, les parties devront s’être rencontrées, à l’initiative de la direction, en vue de la rédaction du nouveau texte.

L’avenant de révision de tout ou partie du présent avenant se substitue de plein droit aux stipulations de l’accord qu’il modifie.
Dénonciation
Conformément aux dispositions de l’article L. 2261-9 du Code du travail, l’accord en date du 25 juin 2019 et ses avenants ultérieurs peuvent être dénoncés par l’une ou l’autre des parties signataires, sur notification écrite aux autres parties par lettre recommandée avec avis de réception.

La dénonciation prend effet à l’issue du préavis d’une durée de trois mois. Le courrier de dénonciation donnera également lieu au dépôt auprès de la DREETS.

          Dépôt et publicité
Un exemplaire original de cet avenant est remis à chacune des parties signataires. 

Le présent avenant sera déposé auprès de l'administration du travail via la plateforme « Téléaccords », à l'initiative de la direction. Un exemplaire de cet avenant sera également déposé au greffe du Conseil de Prud’hommes, par un représentant de la direction. 

Le présent avenant sera affiché et communiqué à l’ensemble du personnel sur les emplacements réservés à la communication du personnel ou par tout moyen y compris électronique. 

Conformément, à l’accord national du 15 septembre 2005 (CCN Syntec), un exemplaire sera transmis à l’Observatoire Paritaire de la Négociation Collective.

Fait à Levallois, le 22 mai 2023

Société :					Pour les Organisations Syndicales :



ANNEXE 1
 Template d’entretien annuel pour les représentants du personnel
Entretien à réaliser entre le Manager et son Collaborateur Représentants du Personnel pour définir, si nécessaire, l’aménagement de l’activité professionnelle au regard de l’exercice du ou des mandat(s)
Préambule :

Inspiré de l’entretien de début de mandat créé par la loi Travail, le présent entretien a pour objectif de permettre au Manager et au Collaborateur, Représentant du Personnel ou exerçant un mandat syndical, d’échanger sur les modalités pratiques d’exercice de son mandat au sein de l’entreprise au regard de ses missions / de son emploi.

Nom du manager : …………………………………………………………………………………………
Nom du collaborateur : …………………………………………………………………………………… 
Poste occupé : ………………………………………………………………………………………………
Présence d’un membre de la Direction des Ressources Humaines :
Oui, à la demande :						
Du salarié  
Du manager avec accord du salarié

Membre des Ressources Humaines qui a participé à l’entretien :
Nom / Prénom…………………………………………………………………………………
Fonction ………………………………………………………………………………………
Non

Détail des mandats et heures mensuelles associées* :
Membre titulaire du CSE : 26h / mois de délégation + 1 journée de réunion ordinaire par mois 
Membre suppléant du CSE et représentant de proximité : 4h /mois de délégation + ½ journée de réunion tous les 2 mois + les éventuels remplacements de titulaires lors des réunions convoquées par la Direction
Membre du CSSCT : 12h / mois de délégation + 1 journée de réunion par trimestre  
Représentant de proximité (en dehors des suppléants CSE) : 4h / mois de délégation + ½ journée de réunion tous les 2 mois
RS au CSE : 26h / mois de délégation + 1 journée de réunion ordinaire par mois
Délégué syndical représentatif : 24h / mois de délégation + réunions sur convocation de la Direction 
Représentant de section syndicale : 4h / mois
Autres (Secrétaire CSE/Secrétaire adjoint/Trésorier CSE/Trésorier adjoint ...) :
Commentaires :
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
*Ces éléments ne tiennent pas compte des heures dédiées aux commissions du CSE, aux réunions préparatoires, aux réunions extraordinaires, aux réunions de négociations ainsi qu’à la mutualisation des heures 

Ajustement de l’activité et/ou objectifs à prévoir   
	Oui
	Non

Rémunération variable individuelle : 
Plan de bonus Revenue Generating
Détail adaptation du quota / du territoire / des objectifs : ………………………………………………………………………………………...…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Plan de bonus Revenue Enabling
Détail adaptation des objectifs individuels : ………………………………………………………………………………………...…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Détail de l’adaptation de l’activité en prenant compte du ou des mandats et au regard de l’échange intervenu dans le cadre de l’entretien :
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………   ………………………………………………………………………………………………………


Date de l’entretien : ………………


Signature du manager							Signature du collaborateur