Entre :

La société NEURONES IT, Société par actions simplifiée immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés sous le numéro R.C.S. NANTERRE B 428 210 140, dont le siège social est sis 205, avenue Georges Clemenceau, 92000 Nanterre, représentée par X, Directrice des Ressources Humaines.

Et les organisations syndicales représentatives :


La CFDT représentée par X, Délégué Syndical désigné par courrier recommandé en date du 19 décembre 2019, se déclarant habilité à conduire et à conclure le présent accord,

La CGT représentée par X, Délégué Syndical désigné par courrier recommandé en date du 22 novembre 2019, se déclarant habilité à conduire et à conclure le présent accord,

La CFTC représentée par X, Délégué Syndical désigné par courrier recommandé en date du 16 aout 2021, se déclarant habilité à conduire et à conclure le présent accord,

FO représentée par Monsieur X, Délégué Syndical désigné par courrier en date du 23 janvier 2020, se déclarant habilité à conduire et à conclure le présent accord,

La CFE-CGC représentée par Monsieur X, Délégué Syndical désigné par courrier recommandé en date du 6 décembre 2019, se déclarant habilité à conduire et à conclure le présent accord.

Préambule :

L’assouplissement de l’organisation matérielle des réunions réunissant la direction et le comité social et économique (CSE) et/ou les délégués syndicaux (DS) et/ou les représentants syndicaux (RS) au cours de la crise sanitaire due à l’épidémie de coronavirus a amené les parties à engager des discussions et à réfléchir ensemble sur la possibilité de recourir à la visioconférence de manière durable.

Dans ce cadre, les parties se sont réunies les 17 février 2022, 24 février 2022, 24 mars 2022, 26 août 2022, 16 septembre 2022, 20 octobre 2022 et 7 avril 2023 pour en discuter. Il est ressorti de leurs échanges que recourir au système de la visioconférence était un moyen à pérenniser.

A cet égard, il a notamment été mis en avant les différents avantages que représente le recours à ce dispositif tant pour les membres du CSE, RS et DS que pour l’entreprise, s’agissant notamment de :
La réduction des temps de trajets pour se rendre aux dites réunions,
S’inscrire dans une démarche de RSE en évitant les déplacements, ce qui aura un impact pour l’environnement et sur la santé des membres composants les instances,
L’amélioration de la présence des participants aux réunions.

Il a donc été convenu et arrêté ce qui suit :
 ARTICLE 1 - OBJET

Le présent accord a pour objet de définir les modalités de recours à la visioconférence dans le cadre des réunions du CSE et ses commissions avec la Direction. L’accord fixe également, dans les mêmes conditions, les réunions entre les DS et la Direction. 

La visioconférence se fera dans le cadre des dispositions des articles L. 2315-4 et D. 2315-1 et D. 2315-2 du Code du travail.

ARTICLE 2 – CHAMP D’APPLICATION

Le présent accord est applicable à l’ensemble des membres du CSE de Neurones IT, aux DS et RS, à la Direction et ses représentants de la Direction ainsi qu’aux invités (les Participants),   lesquels disposent des moyens techniques satisfaisant à la connexion au service de visioconférence.

Article 3 – MODALITES DE CONVOCATION

Les convocations seront envoyées par la Direction exclusivement par voie de courrier électronique.
Il sera précisé les dates et horaires auxquels se tiendront les réunions, ainsi que le lien d’accès à la visioconférence et les informations de connexion audio via téléphone.

ARTICLE 4 – RECOURS A LA VISIOCONFERENCE

Les Parties conviennent qu’elles auront recours à la visioconférence chaque fois que cela sera  possible ou nécessaire.

En tout état de cause, les Participants auront le choix d’assister aux réunions :
soit en présentiel,
soit en visioconférence.

Les réunions se tiendront en mode dit hybride, sauf dans le cas particulier où des délibérations devront avoir lieu à bulletin secret (voir paragraphe Article 7 consacré à ce sujet). 
La majorité des élus ou le Président pourront s’opposer, en respectant un délai de prévenance d’au moins 48 heures ouvrés avant la tenue de la réunion, au recours à la visio-conférence.

Passé ce délai, si la réunion en visioconférence ne pouvait être tenue, pour quelques raisons que ce soit, technique ou non, la réunion sera reportée afin de permettre la mise œuvre d’une nouvelle visioconférence.         

Article 5 – MOYENS TECHNIQUES, MATERIEL MIS A DISPOSITION ET SECURITE INFORMATIQUE

Le dispositif technique mis en œuvre garantira l’identification des membres et des représentants de   la Direction (connexion via adresse électronique professionnelle) et leur participation effective, assurera la retransmission continue et simultanée du son et de l’image des échanges et éventuelles délibérations. 

La Direction s’assurera du fonctionnement du dispositif avant le début de la réunion.



En cas de dysfonctionnement identifié et à défaut de résolution du problème, le Président et les membres du CSE / les DS/RS pourront décider du report de la réunion de l’instance. Toute suspension de       séance en cours de réunion sera mentionnée dans le procès-verbal.

L'utilisation des ressources informatiques de l'entreprise est soumise à autorisation préalable de cette dernière. Cette autorisation est validée par la Direction pour les membres du CSE (et de ses commissions), les DS et les représentants syndicaux dans le cadre de leurs mandats et des accès à la BDESE pour les besoins d’information. Tout représentant du personnel est responsable de l'utilisation qu'il fait des ressources informatiques de l'entreprise à partir des comptes qui lui ont été ouverts et des matériels mis à sa disposition. Il doit donc, à son niveau et à l'aide des recommandations et politiques fournies par l’entreprise, contribuer à la sécurité.

Conformément aux dispositions légales, le CSE dispose par principe d’un ordinateur portable et d’une ligne téléphonique.
Sur demande, et pour la durée de l’accord, les représentants du personnel peuvent demander à être doté d’un ordinateur portable et d’un téléphone pour un usage en lien avec les mandats qu’ils possèdent, s’ils n’en disposent pas déjà dans le cadre de leur activité professionnelle. Les IRP disposent par principe, fournis par l’entreprise, d’un ordinateur portable, d’un téléphone, d’une sacoche, d’une licence Windows et d’une solution anti- virus, étant précisé que ce matériel est susceptible d’évoluer. Ils ne peuvent être prêtés à des tiers.

Le représentant du personnel s'engage à ne pas désactiver ou modifier le paramétrage de son poste de travail, lié à la sécurité, par exemple par le verrouillage automatique du poste, l'anti-virus ou le pare-feu, la version et le type du système d’exploitation. La configuration du poste remis par l’employeur permet la participation des participants, quels qu’ils soient, aux réunions de visioconférence organisées par l’entreprise. 
 
Il est recommandé de se connecter aux liens de visioconférence selon les procédures et les moyens (notamment le service d’accès distant sécurisé) mis à disposition et autorisés par le service Informatique Interne. L’entreprise accepte que la connexion soit réalisée sans le service d’accès à distance sécurisé lorsque cela n’est techniquement pas possible, l’outil de recours à la visioconférence choisi par l’entreprise étant considéré comme répondant suffisamment aux normes de sécurité en vigueur.

Tout smartphone mis à la disposition d’un utilisateur par l’entreprise et plus généralement tout périphérique ayant accès à la messagerie, à l’agenda ou aux données de l’entreprise, doit être protégé par un mot de passe non trivial par exemple (excluant par exemple 0000, 1234 …). Si un représentant du personnel fait le choix d’utiliser son téléphone personnel dans l’exercice de son mandat, il lui est conseillé d’appliquer ces règles de sécurité 

Le matériel fourni par l'entreprise restant sa propriété, devra être restitué à la fin du mandat au titre duquel il a été octroyé, en vertu du présent accord. Le représentant du personnel s’engage à ne pas le prêter le matériel à des tiers. Lors de cette restitution, l’entreprise veillera à accompagner le représentant du personnel en vue de purger et détruire toutes informations confidentielles présentent sur le matériel (PC et Smartphone). 

Dans le respect des attributions qui sont dévolues à chacun, les participants aux réunions doivent veiller à ne transmettre aucune information sur les données confidentielles à des tiers (sans qu’il soit porté atteinte à l’exercice de leur mandat selon les dispositions légales et conventionnelles) et à interdire l'accès de leur matériel informatique afin de s'assurer qu'ils en soient les seuls utilisateurs, notamment en verrouillant systématiquement la session en cas d’absence à proximité de l’ordinateur portable.

Plus généralement, pour des raisons de sécurité informatique, il est rappelé aux représentants du personnel de se conformer aux règles en vigueur de l’entreprise, notamment en matière de sécurité dans le cadre du présent accord, sans qu’il soit porté atteinte à l’exercice libre de leur mandat selon les dispositions légales et conventionnelles en vigueur.

ARTICLE 6 – CONFIDENTIALITES DES ECHANGES

Les participants aux réunions sont tenus de s’installer dans un espace adéquat permettant de préserver la confidentialité des échanges. 

ARTICLE 7 – ORGANISATION DES DELIBERATIONS

Vote oral :
Les votes ont lieu habituellement à main levée.
Le recueil d’avis pourra se faire soit :
par main levée de manière claire en activant l’option caméra,
par un tour de table où chaque membre après l’appel de son nom indique son choix de vote,
lorsque le dispositif de visioconférence le permet, en levant virtuellement la main grâce  à l’outil prévu à cet effet.
Vote à bulletin secret :
La visioconférence ne s’appliquera pas pour les délibérations nécessitant un vote à bulletin secret. Lorsque l’ordre du jour contiendra au moins une consultation nécessitant des votes à bulletin secret, les réunions se tiendront en présentiel uniquement.

ARTICLE 8 – DUREE DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu pour une durée de deux ans.

ARTICLE 9 - REVISION - DENONCIATION

Les modifications législatives, règlementaires ou conventionnelles pourront amener les parties à réviser conjointement le présent accord dans les conditions légales relatives à la révision des accords d’entreprise.

L’accord pourra être dénoncé conformément aux dispositions légales et réglementaires sous réserve du respect d’un préavis de trois mois.
La partie qui dénonce l'accord doit notifier cette décision par lettre recommandée avec accusé de réception aux autres signataires de l'accord.  Le courrier de dénonciation donnera lieu à un dépôt dans le respect des dispositions légales.

Conformément aux dispositions de l'article L.2261-10 et L.2261-11 du code du travail, une nouvelle négociation s'engagera à la demande de l'une des parties intéressées dans les trois mois suivant la date de ce dépôt. La négociation pourra donner lieu à un accord avant l’expiration du délai de préavis.

ARTICLE 10 - DEPOT

En application de l’article L. 2231-5 du code du travail, le présent accord sera notifié après signature de la Direction et d’une ou plusieurs organisations syndicales représentatives, par la Direction aux organisations syndicales représentatives par l’intermédiaire des délégués syndicaux par voie électronique.
Puis, sous réserve de remplir les conditions de validité des accords collectifs fixées à l’article L.2232- 12 du code du travail et conformément aux modalités de dépôt et de publicité des accords collectifs d’entreprise, le texte du présent accord fera l’objet d’un dépôt électronique par l’employeur auprès de la DREETS via la plateforme « TéléAccords » mise en ligne par le Ministère du travail.

Ce dépôt sera accompagné :
de la version intégrale de l’accord signée des parties (en « .pdf ») ;
et, pour permettre à l’Administration la publication du présent accord dans la Base de données nationale des accords collectifs sur le site de Légifrance ;
d’une version en « .docx », de laquelle aura été supprimée toute mention de noms, prénoms, paraphes ou signatures des signataires.

Un exemplaire sera en outre adressé au Secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes de Nanterre.

Fait à Nanterre, le 28 juin 2023, en 8 exemplaires originaux.

Pour NEURONES IT,



Pour les organisations syndicales représentatives :

CFDT,	CGT,
		
CFTC,	FO,
	
CFE-CGC,