PROTOCOLE D'ACCORD PREELECTORAL
Election des membres de la délégation du personnel du CSE



Entre

La SOCIETE INDUSTRIELLE LESAFFRE, dont le siège social est situé 137 rue Gabriel Péri à Marcq-en-Barœul (59 700) représentée par la Directrice Générale et le Directeur des Ressources Humaines.

ci-après désignées la « Société »,

Et

Les organisations syndicales représentatives au sein de l’entreprise : 
-	Pour la CFE-CGC 
-	Pour la CFDT 
-	Pour la CGT 
-	Pour FO 
- 	Pour la CFTC 

ci-après désignées les « Syndicats »,

d’autre part.

Ci-après désignées « Les Parties signataires ».

Dûment habilités à la négociation et à la signature du présent protocole.


Après qu’aient été vérifiées que les organisations syndicales, présentes à la réunion de négociation, remplissent bien les conditions légalement prévues, est intervenu le présent accord préélectoral, en vue de l’élection des membres du Comité Sociale et Economique.






Il a été préalablement exposé ce qui suit :

L'accord d'entreprise intervenu le 4 mai 2023 a autorisé l'utilisation du vote électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du CSE. Le protocole préélectoral intègre donc cette modalité de déroulé du scrutin pour le 1er et le 2nd tour des élections portant sur l’élection de la délégation du personnel du CSE. 


Article 1 - Objet du protocole

Le présent protocole définit les modalités d'organisation et de déroulement de la prochaine élection des membres de la délégation du personnel du CSE au sein de la Société, ci-après dénommée « l'Election ».

La durée des mandats des membres de la délégation du personnel du CSE est de 4 ans.  

Article 2 – Dates et LIEU des élections

Le 1er tour des élections est prévu, pour l’ensemble des collèges :

du 9/10/2023 à partir de 14h00 au 11/10/2023 jusqu’à 14h00. 

Un 2nd tour devra obligatoirement être organisé en cas de survenance d’une des situations suivantes :
Aucun syndicat n’a présenté de candidats au 1er tour ;
Le quorum n’a pas été atteint au 1er tour (le nombre de suffrages valablement exprimés n’est pas égal à la moitié au moins des électeurs inscrits) ;
Tous les sièges n’ont pas été pourvus au 1er tour. 

Si l’un de ces cas se produit, le 2nd tour aura lieu :

le 23/10/2023 à partir de 14h00 au 25/10/2023 jusqu’à 14h00 

Le local CSE sera mis à disposition pendant les périodes précités afin d’accueillir le personnel ne disposant pas de matériel informatique. L’organisation matérielle au sein du local CSE sera organisée au plus tard entre le mercredi 4 octobre 2023 et le vendredi 6 octobre 2023. 

Article 3 – Nombre et Répartition de sièges à pourvoir  

Les effectifs retenus pour le calcul du nombre de sièges à attribuer dans le cadre de l'Election sont les effectifs prévus au jour de la réunion, le mardi 27 juin 2023. Ils sont établis conformément aux dispositions de l'article L1111-2 du Code du travail.

A date, l’effectif est de 617,6 salariés ETP. 

En conséquence, le nombre de membres du CSE à élire est de 14 titulaires et 14 suppléants.

La répartition de l’effectif se fera entre trois collèges :
1er collège : « Ouvriers - employés. »
2ème collège : « Techniciens, agents de maîtrise et assimilés »
3ème collège « Cadres »

Compte-tenu du nombre de collège, et du poids de l’effectif au sein de chaque collège, la répartition des sièges entre les trois collèges selon la méthode de la proportionnelle est la suivante : 



Article 4 – Représentation équilibrée des femmes et des hommes

Conformément à l’article L. 2314-30 du Code du travail, les listes de candidats – titulaires et suppléants – qui comportent plusieurs candidats doivent être composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale.
Lorsque l’application de cette disposition ne permet pas d’aboutir à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à l’arrondi arithmétique suivant : 
Arrondi à l’entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5 ;
Arrondi inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.

Cette disposition vise les listes présentées par les organisations syndicales : elle ne s’applique pas aux listes dites « libres ou sans étiquette » qui peuvent donc être composées sans obligation d’appliquer la parité (Cass., soc., 25 novembre 2020, n°19-60.222). 

La proportion de femmes et d'hommes pour chaque collège est la suivante :


Ainsi le nombre de femmes et d’hommes devant figurer en alternance sur chaque liste de candidats, aussi bien titulaires que suppléants est de :
1er collège :  0 femme 6 hommes  
2ème collège :  2 femmes et 2 hommes 
3ème collège : 2 femmes et 2 hommes 
L'application de la règle de représentation équilibrée aboutissant à exclure totalement les femmes dans le 1er collège, les listes de candidats pourront comporter un candidat femme conformément à l'article L. 2314-30 du Code du travail. Mais ce candidat ne peut être en première position sur la liste.
En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.

Les listes sont composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats de l’un des sexes. 

Les listes dites libres ou sans étiquettes pourront donc être composées sans application de la règle de parité ou d’alternance.

Article 5 – Liste électorale 

Conformément aux dispositions légales en vigueur, sont électeurs, les salariés des deux sexes qui, à la date du premier tour du scrutin :
-	ont 16 ans accomplis,
-	ont 3 mois d’ancienneté dans l’entreprise, 
-	ne font pas l'objet d'une interdiction, déchéance ou incapacité relatives à leurs droits civiques (articles L. 5 et L. 6 du Code électoral).

Les salariés mis à disposition, présents dans les locaux de l'entreprise et qui remplissent une condition de présence de douze mois continus, peuvent également être électeurs dans l’entreprise. Ces derniers doivent alors choisir s'ils votent dans l’entreprise qui les emploie ou dans l’entreprise susvisée. Ils doivent faire connaître leur choix à la Direction avant le 31/08/2023.
La liste électorale comprendra, pour chaque inscrit, les données suivantes : Prénom, Nom, Age, Ancienneté, collège. 
Les listes électorales de chaque collège seront arrêtées par la Direction à la date du 1er tour des élections, soit au 9/10/2023
Elles seront affichées sur les panneaux réservés à l'entreprise le 4/09/2023 et pourront être actualisées jusqu’à 4 jours avant le 1er tour.

Article 6 - Listes de candidats

6.1 – Eligibilité 
Conformément aux dispositions légales en vigueur, sont éligibles, les électeurs qui, à la date du premier tour du scrutin : 
ont 18 ans accomplis, 
ont travaillé dans l’entreprise depuis un an au moins (ancienneté continue ou non),
ne sont pas conjoint, partenaire d'un pacte civil de solidarité, concubin, ascendants, descendants, frères, sœurs et alliés au même degré de l'employeur.

Il est rappelé que les salariés mis à disposition ne peuvent pas être candidat à l’élection du Comité Social et Economique de l’entreprise susvisée.

Conformément aux dispositions légales, tout salarié âgé de 18 ans et ayant au moins 1 an d'ancienneté dans l'entreprise à la date du premier jour du scrutin du premier tour, soit le 9 octobre 2023 peut se porter candidat au sein du collège auquel il appartient. 

6.2 - Constitution et dépôt des listes de candidats
Il est rappelé que le premier tour est réservé aux organisations syndicales et que les candidatures sont libres au second tour.
Les listes devront être composées comme suit : 
-	par collège électoral ; 
-	en séparant les titulaires et les suppléants ; 
-	en respectant la répartition femme/homme précisée ci-dessus (article 4) pour les organisations syndicales ; 
-	en ne comportant pas plus de noms que de sièges à pourvoir. Cependant, les listes incomplètes sont admises.

Un même candidat peut se présenter simultanément pour un poste de titulaire et pour un poste de suppléant. Toutefois, s’il est élu à la fois comme titulaire et comme suppléant, il sera automatiquement désigné comme titulaire.

Pour rappel, sont seules en droit de présenter des listes de candidats au premier tour, les organisations syndicales : 
-	reconnues représentatives dans l’entreprise ;
-	ayant constitué une section syndicale dans l’entreprise ;
-	affiliées à une organisation syndicale reconnue représentative au niveau national et interprofessionnel ;
-	qui remplissent les critères de respect des valeurs républicaines, d’indépendance, d’ancienneté (au moins 2 ans) et dont le champ professionnel et géographique couvre l’entreprise.

Les organisations syndicales ne peuvent présenter qu’une seule liste pour chaque collège.

Les organisations syndicales ayant présenté une liste de candidats au premier tour et non au second tour, verront leur liste du premier tour automatiquement reconduite pour le second tour.

En cas de liste commune entre plusieurs organisations syndicales, si une répartition des voix est prévue, elle devra être communiquée lors du dépôt des listes.

6.3. Modalités de dépôt des candidatures

Les listes de candidats seront affichées sur les panneaux au plus tard le 2 octobre 2023 à 18h pour le premier tour et au plus tard le 18 octobre 2023 à 18h pour le deuxième tour. 

Les listes de candidats devront être adressées au Gestionnaire de l'élection : 
soit par courrier électronique au DRH
soit remises en main propre au DRH 

Devront être joints au dépôt des listes les mandats des organisations syndicales habilitant la personne au dépôt de ladite liste. Cette obligation ne s’impose pas aux candidats libres. 
Les dates limites de dépôt des candidatures sont fixées pour le premier tour au 29 septembre 2023 à 12 heures et pour le second tour au 17 octobre 2023 à 12 heures.
Aucune modification de liste ne pourra intervenir ultérieurement aux dates indiquées ci-dessus. 
Si un second tour est nécessaire, la Direction affiche avec les résultats du premier tour un appel à candidatures indiquant le nombre de sièges qu'il reste à pourvoir et les collèges concernés. Cet affichage doit être effectué au plus tard le lendemain de la proclamation des résultats du premier tour, soit le 12/10/2023.

Les listes de candidats seront affichées sur les panneaux réservés à l'entreprise par la Direction le lendemain de la date limite de dépôt.



Article 7 – Vote électronique

7.1. Recours au vote électronique 

Par accord d’entreprise en date du 4 mai 2023, il a été convenu que l’élection ait lieu par voie électronique. 

La société People Vox a été sélectionnée pour organiser ce scrutin.

Une description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique et du déroulement des opérations électorales est annexée au présent protocole d’accord. 

Pour garantir une authentification des électeurs sur la plateforme de vote électronique conforme aux dernières Recommandations de la CNIL (Recommandations du 25 avril 2019), il est nécessaire d’utiliser des questions dites d’authentification issues de données personnelles des électeurs de l’entreprise susvisée, autrement appelées « questions défis ».

La/les question(s) choisie(s) sont : 
la date de naissance ;
la ville de naissance ;


7.2. Connexion à la plateforme de vote 

Les codes d’accès seront envoyés par le prestataire de vote électronique sous format email et à défaut papier.

Les codes d’accès de chaque électeur devront être conservés pour toute la durée des élections. En cas de pertes des identifiants, l’électeur pourra ouvrir un ticket d’assistance directement sur la plateforme (formulaire accessible sur la page de connexion). 

Chaque salarié sera destinataire d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales par voie électronique envoyée par le prestataire (par courrier et/ou mail en fonction du mode d’envoi des identifiants sélectionné).

Pour se connecter sur la plateforme et voter (pour les candidats titulaires et suppléants), l’électeur doit : 
se connecter sur le site internet :  ;
saisir le code élection commun et communiqué à l’ensemble des salariés ; 
inscrire l’identifiant personnel reçu par email ; 
renseigner la/les réponse(s) au(x) question(s) défi(s) choisie(s) par l’entreprise (voir article 8.1) ;
saisir un numéro de téléphone portable personnel ou professionnel (si celui-ci n’a pas été communiqué par la Direction de l’entreprise à People Vox) ;
saisir le code temporaire reçu par SMS à chacune de leur connexion.

NB : Il est expressément convenu entre les parties la mise en place de matériels informatiques (ordinateurs… ) au local CSE. Un support IT (local) sera également dédié pour l’accompagnement des salariés rencontrant des difficultés d’utilisation de la plateforme. Ce support sera présent pendant les heures de bureau ainsi que pour l’accompagnement des équipes de nuit de 20h à 22h.

7.3. Expression de vote 

Le scrutin électoral est un scrutin de liste. Les électeurs votent pour une liste de candidats et non pour un ou plusieurs candidats pris isolément.
Les électeurs auront la possibilité de voter blanc, de voter pour une liste et/ou de raturer des noms sur une liste.


Article 8 – Campagne électorale

Les organisations syndicales assureront leur propagande électorale dans le cadre des dispositions légales et conventionnelles relatives à l’exercice du droit syndical dans l’entreprise :  affichage sur les panneaux réservés à cet effet, distribution de tracts aux heures d’entrée et de sortie du personnel.

La propagande électorale antérieure au premier tour est réservée aux syndicats ayant déposé une ou plusieurs listes de candidats.

La propagande électorale sera ouverte à toutes les listes de candidats à l'issue du premier tour.

Les organisations syndicales veilleront à ce que leur propagande électorale soit également respectueuse du droit de la presse et ne comporte notamment aucun propos diffamatoires ou injurieux.
Ces règles relatives à la propagande électorale s’imposent dans les mêmes termes aux candidats qui se présenteront au deuxième tour. 

Chaque organisation syndicale présentant une liste de candidats devra fournir à la Direction le logo de son organisation ainsi que son tract syndical afin qu’ils soient intégrés sur les bulletins de vote électroniques. 

Ces documents devront obligatoirement respecter les formats et dimensions suivantes : 


Les professions de foi seront publiées sur le site de vote et accessibles aux électeurs. Les fichiers seront publiés en l'état, la mise en page et le sens d'affichage relevant de la responsabilité des candidats.

La publication des professions de foi sur le site de vote remplacera tout envoi par courrier aux électeurs.

Article 9 – Cellule d’assistance technique 

Une cellule d’assistance technique est mise en place afin de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique. Elle est composée comme suit : 
Un ou plusieurs représentant(s) de la Direction de l’entreprise susvisée ;
Un ou plusieurs représentant(s) du prestataire de vote électronique ;
L’ensemble des membres des bureaux de vote. 

La cellule d’assistance technique est chargée d’assurer les missions prévues à l’article R. 2314-15 du Code du travail. 


Article 10 - Observateurs

Afin de favoriser le contrôle et la transparence du processus électoral, certaines personnes pourront exercer le rôle d'« Observateur » au cours de l'Election.

Les observateurs auront accès via le site de vote aux informations suivantes, pour l'ensemble des scrutins :
Les listes électorales
Les listes de candidats et les éventuels documents attachés (professions de foi, photographies)
La composition du Bureau de vote
L'évolution du taux de participation au cours de la période de vote

Les parties conviennent que les personnes suivantes auront le statut d'observateur au cours de l'Election :
Le Gestionnaire de l'élection
Les représentants de l'employeur
Les représentants des listes de candidats
People vox


Les observateurs disposeront d'un identifiant personnel leur permettant d'accéder au site de vote et de consulter les informations qui leur sont destinées. S'ils sont électeurs, cet identifiant sera celui qui leur est attribué en tant qu'électeur.

Par ailleurs, il est expressément convenu entre les organisations syndicales que puisse être présent un représentant de chaque organisation syndicale au local CSE pendant les heures d’ouverture du bureau de vote.


Article 11 -  Bureau de vote

Un bureau de vote unique composé d'un président et de deux assesseurs sera constitué pour l'ensemble des collèges.

Les membres du Bureau de vote seront les mêmes pour chaque tour de scrutin.


11.1 - Désignation des membres du Bureau de vote

Seuls les électeurs pourront être membre du Bureau de vote.

Le fait de se porter candidat n'est pas compatible avec la fonction de président du Bureau de vote.

Le Bureau de vote sera composé d'électeurs volontaires pour exercer les fonctions correspondantes.

Les électeurs feront connaître au Gestionnaire de l'élection leur volonté de faire partie du Bureau de vote.

A défaut d'accord entre les membres du Bureau de vote,  
-	le président est l'électeur le plus âgé 
-	Deux assesseurs : le second plus âgé et le plus jeune électeur 

L’identité des membres du/des bureau/x de vote devra être communiquée au prestataire au plus tard 4 jours ouvrés avant la cérémonie de scellement du premier tour de scrutin ; et ce même pour le(s) collège(s) où une carence de candidats est constatée au premier tour.

La composition du Bureau de vote sera publiée sur le site de vote et pourra être consultée par les électeurs.
 

1011.2 - Rôle des membres du Bureau de vote

Le bureau de vote est chargé de contrôler le déroulement des opérations électorales. Il s'assure de la régularité, du secret du vote, procède au dépouillement des votes après clôture du scrutin par son président et proclame les résultats.

De plus, en cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis du prestataire, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Le président du bureau de vote et ses deux assesseurs recevront chacun une clé destinée à permettre le dépouillement des votes à l'issue du scrutin. L'activation conjointe d'au moins deux clés de chiffrement différentes est indispensable pour autoriser le dépouillement.

La génération de ces clés aura lieu publiquement le 6 octobre 2023, de manière à prouver de façon irréfutable que seules ces personnes ont connaissance de ces clés à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel du prestataire chargé de la maintenance du système de vote. 

En cas de carence de candidature au 1er tour, cette génération des clés sera reportée au 20 octobre 2023.

L’heure de chacune de ces réunions est à déterminer avec le prestataire de vote électronique. En tout état de cause, ces réunions doivent se dérouler entre les créneaux suivants :
Du lundi au jeudi de 09h00 à 12h30 et de 14h00 à 18h00
Le vendredi de 09h00 à 12h30 et de 14h00 à 17h00

Conformément aux obligations légales, les membres du Bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le Système de vote. 


Article 12 – Dépouillement, proclamation et affichage des résultats

Le dépouillement sera réalisé sous l'autorité du président du bureau de vote, avec la présence obligatoire de ses assesseurs, des représentants de liste et de l'employeur ou son représentant.

A l'heure de clôture du scrutin, la plateforme de vote électronique est fermée et il n’est alors plus possible pour les électeurs de voter.

Le président et ses assesseurs entrent alors leurs clés de dépouillement (clés informatiques générées lors de réunion d’ouverture du scrutin) afin de déverrouiller l’urne électronique et de permettre le décompte automatique des résultats. 

Le dépouillement s'effectue dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants. Les attributions des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du présent protocole préélectoral. Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.

Les résultats seront calculés automatiquement par la plateforme pour chaque collège, pour les titulaires et les suppléants. En vertu du droit électoral, il est d’abord opéré une répartition par liste puis par siège. Les candidats seront ensuite élus en fonction de leur rang et de leurs éventuelles ratures.

Les procès-verbaux (documents Cerfa) contenant le détail des résultats des élections sont ensuite automatiquement générés par la plateforme. Le président du bureau de vote vérifie l'exactitude du contenu des procès-verbaux et les signe. Ses assesseurs procèdent alors à la signature des formulaires.

Les résultats définitifs des élections seront affichés sur les panneaux réservés à l'entreprise et diffusées par Intranet par la Direction dès la proclamation des résultats.

Article 13 – Calendrier des opérations électorales
Il est expressément convenu que pour cette mise en place d’élection professionnelle par vote électronique que des communications soit portées par la direction à l’ensemble des salariés afin de sensibiliser ces derniers à ce nouveau dispositif. Un mode opératoire simplifié (connexion, vote …) sera également mis en œuvre et porté à la connaissance de tous. Ces communications démarreront à compter du mois de juillet 2023. Enfin une communication permanente sur la connexion et le vote sera mise en place dans le local CSE au moment du vote.

Le calendrier du premier tour des élections professionnelles est établi comme suit :
 

Le calendrier du second tour des élections professionnelles est établi comme suit :




Article 14 - Formalités de déclaration et accès aux données personnelles

Conformément à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, à la directive 95/46 / CE et au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes à l'égard du traitement des données à caractère personnel, une déclaration de traitement sera effectuée au registre par la Société au titre de la constitution des fichiers électoraux et de candidats.

Conformément aux obligations légales, les utilisateurs du Système de vote pourront faire valoir leur droit d'accès, de rectification, d'opposition et de limitation aux informations enregistrées les concernant, en adressant une demande par courrier postal auprès du Prestataire et en justifiant de leur identité.


Article 15 - Conservation et destruction des fichiers support

Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, le Prestataire conservera sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.

La procédure de décompte des votes pourra, si nécessaire, être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le Prestataire après en avoir informé le Gestionnaire de l'élection, procèdera à la destruction des fichiers supports.





Article 16 – Durée et publicité du protocole d’accord préélectoral

Le présent protocole d'accord est conclu pour les élections du comité social et économique de l’entreprise Société Industrielle Lesaffre pour l'année 2023 

Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, chaque salarié disposera d'une note d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Si une élection partielle devait être organisée pour un des collèges électoraux, le présent protocole servirait de référence.


Fait à Marcq en Baroeul 
Le 27/06/2023 

En 6 exemplaires originaux, dont un pour chacune des Parties signataires.
……………………………………						  ……………………………………
Pour la Société							Pour le Syndicat CFDT
Directrice Générale


……………………………………						  ……………………………………
								Pour le Syndicat CFE-CGC
Directeur Ressources Humaines					


								  ……………………………………
								Pour le Syndicat CFTC
								


							     	 ……………………………………
								Pour le Syndicat CGT
								


								……………………………………
								Pour le Syndicat FO