Accord sur le recours au vote électronique pour les élections des membres du Comité Social Economique de l’Institut de Radioastronomie Millimétrique (IRAM)



Entre les soussignés ;


L’institut de Radio Astronomie Millimétrique (IRAM), société civile sise 300 rue de la Piscine, 38406 ST MARTIN D’HERES, Immatriculée au RCS de Grenoble sous le numéro 316 501 238, légalement représenté par, Gérant Directeur, et ci-après désigné « l’IRAM »,

ET

Les organisations syndicales signataires du présent protocole d’accord parmi les organisations syndicales représentatives au sein de la société :

- CFDT : représentée par, délégué syndical ;
- FO :     représentée par, délégué syndical ;
- CFTC : représentée par, déléguée syndicale.


Les parties conviennent de signer un accord sur le vote électronique afin de définir les modalités du processus.


PREAMBULE

L’Institut de Radioastronomie Millimétrique (IRAM) est constitué d’un établissement, composé de trois sites :

Saint Martin d’Hères ;
L’Observatoire NOEMA du Plateau de Bure ;
La succursale de Grenade en Espagne.

Afin de faciliter l’organisation des élections du Comité d’entreprise et des Délégués du personnel, la Direction de l’IRAM en collaboration avec les partenaires sociaux a étudié la modalité proposée par la Loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique dite loi Fontaine (loi N°2004-575 du 21 juin 2004, publiée au JO du 22 juin 2004) qui ouvre la possibilité pour les entreprises de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles. Le vote
électronique est également encadré par les recommandations CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019 qui rappelle l’état de l’art autour de ce mode de vote.

Par ailleurs, un décret et un arrêté en date du 25 avril 2007 ont précisé et sécurisé le recours au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles.

C’est dans ce cadre que l’IRAM a fait appel à un prestataire, spécialisé dans la mise en place de solution sécurisée de vote par Internet. Après avoir vérifié la fiabilité du dispositif il a été décidé, en accord avec les Organisations Syndicales signataires du présent accord de mettre en place le dispositif qui suit, objet du présent accord.




ARTICLE 1 MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS ELECTORALES

Parallèlement au présent accord, les parties ont la volonté de signer un protocole d'accord préélectoral, définissant notamment le calendrier, le nombre et les modalités de constitution des bureaux de vote et la répartition des sièges selon les établissements pour les élections.
Le vote électronique n’a recours qu’à un bureau de vote.

Il est précisé que lorsque que le présent accord fait référence au protocole d'accord préélectoral, il faut comprendre qu'il est fait référence au protocole d'accord préélectoral lié aux prochaines élections professionnelles, à savoir des membres du Comité Social et Économique et des Délégués du personnel.

Le présent accord sera annexé au dit protocole d'accord préélectoral.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties décident que les élections seront organisées par un « prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction en accord avec les organisations syndicales.


 1.1 MODALITES DE VOTE

Les parties signataires décident d’adopter un processus de vote par Internet à l’occasion des élections professionnelles pour le Comité Social et Économique et les Délégués du Personnel de la société Docaposte avec le système « Voxaly ».



1.2 MODALITES DES ELECTIONS

Etablissement du fichier des électeurs

A des fins de préparation de l’élection, la Direction des Ressources Humaines établit un fichier des électeurs, établi à partir des listes électorales.

Les listes électorales susmentionnées enregistrent les données suivantes : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège d’appartenance, établissement d’appartenance, adresse postale (ou email).

Le fichier des électeurs a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification et de lui faire parvenir ; ce moyen d’authentification lui permettra :
de s’identifier et de prendre part au vote ;
de compléter la liste d’émargement.

Les électeurs sont enregistrés sur un support distinct de l‘urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
Lieux et Temps du Scrutin

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent, pour le premier comme le second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord pré électoral.
Les dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins seront indiquées dans le protocole d’accord pré électoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme pendant l’ouverture des scrutins, de n’importe quel terminal Internet (de leur lieu de travail, de leur domicile ou tout autre lieu de leur choix) en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.
Malgré la possibilité de voter en dehors des horaires de travail, le vote sera organisé de manière à ce que tous les personnels aient l'occasion de voter pendant leur temps de travail (hors CP).

Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé part ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique pourront être contrôlées par les membres du Bureau de Vote et les personnes désignées ou habilitées à assurer le contrôle des opérations électorales.

Le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.

Consultation du nombre de votants :

Pendant la période de scrutin, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin. Pour ce faire, les scrutateurs désignés auront un accès en ligne à une console le permettant de visualiser le taux de participation, en temps réel, et pour chaque scrutin.

Liste d’émargement :

La liste d’émargement enregistre les données suivantes : collège d’appartenance, Nom et Prénom des électeurs ayant voté, heure et date du vote. La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du Bureau de Vote, aux membres de la Direction de l’Administration habilités à des fins de contrôle du déroulement du scrutin, ainsi qu’aux Délégués Syndicaux.


1.3 BULLETINS DE VOTE

Le prestataire assurera la mise en œuvre des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.



1.4 LISTE DES CANDIDATS

Les listes de candidats doivent enregistrer les données suivantes : collège d'appartenance, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants et le cas échéant l'appartenance syndicale.

Les listes seront présentées sur un seul et même écran dans l'ordre alphabétique.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu'un autre, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d'un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.

Il sera possible d’intégrer les professions de foi des listes sur le site de vote.








ARTICLE 2 INFORMATION ET ASSISTANCE AUX VOTANTS

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation par les collaborateurs de cette nouvelle technique de vote.

Assistance aux électeurs 

Pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre un correspondant au niveau de service des Ressources Humaines.  Une rubrique d’aide et d’explications est également disponible depuis l’interface de vote.


2.1 MODALITES D’ACCES AU SERVEUR DE VOTE

Chaque électeur recevra, suffisamment à l'avance selon l'organisation de son temps de travail, avant chaque tour, à son domicile, par courrier simple, un identifiant de vote et un code confidentiel, générés de manière aléatoire par le prestataire.
De plus, cet envoi sera doublé d’un envoi par courriel à l’adresse électronique professionnelle.

L’authentification de l’électeur sur le serveur de vote se fera par la saisie de l’identifiant de vote et d’un code challenge, qui sera la date de naissance de l’électeur. La connexion au site de vote se fait à travers des liaisons sécurisées et toute personne non reconnue ne pourra accéder au site de vote.

Une fois connecté, l’électeur pourra procéder aux votes. Les listes correspondant à son collège lui seront proposées. Son vote devra être confirmé par la saisie du code confidentiel. Chaque vote doit être validé par la saisie du code confidentiel.

Les codes de vote fournis à l’électeur permettent de garantir l’unicité du vote.


2.2 GARANTIE DE CONFIDENTIALITE DU VOTE ET STOCKAGE DES DONNEES PENDANT LA DUREE DU SCRUTIN

Afin de répondre aux exigences posées par les articles L.2314-21 et suivants et L.2324-19 du code du travail, l’expression de vote et les éléments d’identification de l’électeur seront séparés.
Le vote de l’électeur sera crypté et stocké, dans cet état, dans une urne électronique dédiée sans aucun lien avec le fichier d’émargement des votants. Cette urne est hébergée par le prestataire. Le processus mis en œuvre par le prestataire garantit l’anonymat du vote et la sincérité des opérations électorales.

A l’issue de la période de possible contestation des résultats (15 jours légalement), les données seront détruites par le Prestataire.


3 DUREE, DEPOT ET PUBLICITE DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu pour la durée du protocole d’accord pré électoral, lié aux prochaines élections professionnelles

Le présent accord et ses annexes seront également déposés, en un exemplaire original, auprès du secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes de Grenoble.

Le présent accord, seront déposés en deux exemplaires à la Direction régionale de l'économie, de l'emploi, du travail et des solidarités (DREETS) de Grenoble dont une version électronique et un exemplaire sera déposé au secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes du lieu de signature.

A l’issue du délai d’opposition, les dispositions du présent accord prendront effet.

Fait à Saint Martin d’Hères, le 08/09/2022

En 6 exemplaires originaux dont un remis à chaque partie.



Pour l’IRAM

, Gérant Directeur, dûment mandaté à cet effet,




Pour les Organisations Syndicales


CFTC, représentée par 

FO, représentée par 


CFDT, représentée par