Accord portant sur le recours au vote électronique 
pour les élections des membres 
du Comité Social et Economique
AVAD 
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Entre

L’AVAD 

Association sans but lucratif loi du 1er juillet 1901, déclarée à la Préfecture de W596000987, ayant pour numéro SIREN 32642003100048, dont le siège social est situé au : 

11, rue de Mons
59300 Valenciennes

Prise en la personne de son représentant légal, Madame Donatella CARDUANA agissant en qualité de Directrice.                                                                                                                                                                                                           


ci-après dénommée «AVAD» 
	D’une part,

Et

Les organisations syndicales soussignées représentées par : 

Madame Isabelle AUDIN, déléguée syndicale affiliée à l’organisation syndicale représentative C.F.D.T ;
Madame Yasmina BOULAFA, déléguée syndicale affiliée à l’organisation syndicale représentative C.G.T. ;


ci-après dénommées « Organisations Syndicales Représentatives » 

	D’autre part,






Il a été convenu et arrêté ce qui suit, à titre d’accord portant 
sur le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.
PREAMBULE

Conformément aux dispositions de l’article R2314-5 du code du travail, l’élection du Comité Social et Economique peut avoir lieu par voie électronique.

En effet, la Loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique dite loi Fontaine (loi N°2004-575 du 21 juin 2004, publiée au JO du 22 juin 2004) ouvre la possibilité pour les entreprises de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles.

Par ailleurs, un décret et un arrêté en date du 25 avril 2007 ont précisé et sécurisé le recours au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles.

Ce procédé présente de nombreux avantages pour les salariés, qui peuvent voter plus facilement sans être tributaires des heures d’ouverture du bureau de vote et des aléas de l’acheminement du courrier pour ceux qui votent par correspondance.

De part sa facilité d’utilisation, il est en outre de nature à augmenter le taux de participation et par conséquent à favoriser le dialogue social en permettant une meilleure application des dispositions relatives à l’appréciation de la représentativité des organisations syndicales telles que modifiées par la loi du 20 août 2008 sur la démocratie sociale.

Conformément aux dispositions du Code du travail, ce système de vote électronique comporte des garanties et modalités spécifiques dont :

anonymat et secret du vote : impossibilité d’établir un lien quelconque entre un vote émis et un électeur en particulier ;
sincérité et intégrité du vote : stricte conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne électronique ;
unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
confidentialité et liberté du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure ;
intervention d’un prestataire extérieur chargé de l’organiser suite à un appel d’offres de marché (comportant un cahier des charges) lancé par l’AVAD afin de mettre en concurrence plusieurs prestataires ;
formation des membres du bureau de vote et des déléguées syndicales ;
information par voie de notice des salariés utilisant le vote électronique.

Après avoir vérifié la fiabilité du dispositif, il a été décidé, en accord avec les Organisations Syndicales signataires du présent accord de mettre en place le vote électronique lors de l’élection du CSE, laquelle doit se dérouler au sein de l’AVAD au cours de l’année 2022.
Il est précisé qu’un tel accord avait, antérieurement, déjà été négocié pour l’organisation des élections professionnelles.

ARTICLE 1 - PRINCIPES GENERAUX 
	
Le présent accord a pour objet d’autoriser le recours au vote électronique au sein de l’AVAD pour l’élection du Comité Social et Economique.

Le protocole d’accord préélectoral précisera de manière détaillée le fonctionnement du dispositif et le déroulement des opérations électorales.

Le système de vote tel que défini dans le présent accord couvre le vote électronique. Aucune autre possibilité de vote ne sera ouverte.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la conception et la mise en place du système de vote électronique est confiée à un prestataire extérieur choisi par l’AVAD : VOXALY DOCAPOSTE
Ce prestataire devra respecter les prescriptions légales relatifs à la mise en place du vote électronique pour les élections professionnelles.

Le système de vote électronique du prestataire devra avoir été audité et l’audit mis à la disposition de la CNIL

ARTICLE 2 - MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS ELECTORALES / CAHIER DES CHARGES

Parallèlement au présent accord, les parties négocieront un protocole d'accord préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote et la répartition des sièges pour les élections.

Le présent accord sera annexé au dit protocole d'accord préélectoral.

Le dispositif de vote électronique respecte les principes généraux du droit électoral et permet d’assurer l’identité des électeurs, la sincérité et le secret du vote ainsi que de la publicité du scrutin.

Confidentialité 

Le dispositif assure la confidentialité des données transmises à savoir, notamment :
Les fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux.
La sécurité de l’envoi des moyens d’authentification.
L’émargement.
L’enregistrement et le dépouillement des votes.

Pour garantir la confidentialité, VOXALY-DOCAPOSTE chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucune interruption. Le bulletin n'est ainsi jamais « déchiffré » sur le serveur applicatif. 

Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :
le chiffrement sur le poste de travail, via une implémentation locale en Javascript, est assurée afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement,
la totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se font selon le protocole HTTPS/TLS ou SSL.
De plus, afin de renforcer la confidentialité, toutes les étapes intermédiaires de construction du bulletin sont réalisées en local sur le poste de l’électeur, sans aucun échange avec le serveur.

Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement. 

Cette architecture permet de répondre ainsi parfaitement aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption, notamment dans sa recommandation n° 2010-371 du 21 octobre 2010.

Contenu des fichiers

Le fichier des électeurs établi à partir des listes électorales permet de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant voté et d’éditer des listes d’émargement.

Le fichier avec le contenu de l’urne électronique, recense pour sa part les votes exprimés par voie électronique.

Les données enregistrées sont notamment :
Liste électorales : nom et prénom des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège électoral.
Fichier des électeurs : noms et prénoms, collège électoral, moyen d’authentification et coordonnées, le cas échéant, instance CSE de rattachement, adresse postale personnelle, adresse mail professionnelle, code de défi (Clé de numéro de sécurité sociale).
Listes d’émargement : collège électoral, nom et prénom des électeurs.
Liste de candidats : collège électoral, nom et prénom des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale, nom de la liste, ordre d’apparition de la liste, affiliation de la liste, ordre d’apparition de chaque candidat, date de naissance de chaque candidat, sexe du candidat. 
Liste de résultats : nom et prénom des candidats, élus ou non élus, voix obtenues, appartenance syndicale, collège et destinataires.

Les destinataires des données sont notamment :
Pour les listes électorales : les électeurs, les syndicats représentatifs, les agents habilités des services du personnel.
Pour le fichier des électeurs : les électeurs, pour les informations qui les concernent.
Pour les listes d’émargement : les membres des bureaux de vote, les agents habilités des services du personnel.
Pour les listes de résultats : les électeurs, les services du ministère chargé de l’emploi, les syndicats, l’employeur et/ou les agents habilités du personnel.

Garantie des exigences techniques

Depuis le décret du 25 avril 2007 et les dernières recommandations CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019, la plate-forme de vote VOXALY-DOCAPOSTE est régulièrement expertisée par des sociétés spécialisées et indépendantes.
Ces expertises ont toutes mis en évidence l’adéquation des solutions VOXALY-DOCAPOSTE avec les exigences requises en matière de vote électronique, sécurité, confidentialité, anonymat et intégrité des scrutins.
Les principes fondateurs, les fonctionnalités, l’architecture fonctionnelle, applicative et technique du système de vote ont déjà été présentées à la CNIL à la division des affaires économiques.
VOXALY-DOCAPOSTE a des échanges réguliers avec la CNIL afin que ses applications et leurs évolutions soient toujours en conformité avec les recommandations.

Mise en place d’une cellule d’assistance aux électeurs

En cas de perte de ses moyens d’authentification, l’électeur pourra demander un renvoi depuis le site de vote en renseignant plusieurs informations personnelles ou contacter l’assistance téléphonique gratuite accessible pendant le scrutin 24h/24 et 7 jours / 7. 
Le numéro d’appel sera communiqué dans les courriers et sur l’écran d’accueil du site internet.
Déroulement du vote

Le processus de vote se décompose en cinq étapes : 
l’authentification, 
le choix d’une élection,
le choix d’une liste, 
la rature éventuelle de candidats, 
le vote et l’accusé de réception. 
Une aide en ligne est accessible à partir de chacune des pages du site.

Une note explicative, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l'avance avant l'ouverture du scrutin pour faciliter l'appropriation du vote électronique.

VOXALY met en place une procédure de double authentification dématérialisée et sécurisée de génération des mots de passe, en conformité avec la délibération CNIL n° 2017-012 du 19 janvier 2017 portant adoption d'une recommandation relative aux mots de passe. 
L’électeur créé lui-même son mot de passe personnel, à travers une procédure en 2 étapes : 
l’authentification,
la création du mot de passe. 

Les modalités de connexion sont envoyées par courrier au domicile de chaque électeur, le message comporte les informations suivantes : 
l’adresse du site Internet de vote,
les modalités de connexion,
le numéro de téléphone de l’assistance,
le QR code dirigeant directement vers le dispositif de vote,
éventuellement, au verso du courrier des captures d’écran du dispositif de vote.

La connexion au site de vote se fait à travers des liaisons sécurisées et toute personne non reconnue ne pourra accéder au site de vote.

Une fois connecté, l’électeur pourra procéder au vote. Les listes correspondant à son collège lui seront proposées. Son vote devra être confirmé par la saisie du code confidentiel. 

Le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins électroniques, les caractères et la police utilisés soient identiques pour toutes les listes, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre. 
Le choix de l’électeur doit clairement apparaître à l’écran.
L’électeur doit pouvoir modifier son choix avant validation.
La validation entraînant transmission du vote et émargement fait l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver et imprimer.
Aucun résultat partiel ne peut être communiqué pendant le déroulement du scrutin.

2.6 Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin  

Afin de répondre aux exigences posées par les dispositions du code du travail, l’expression de vote et les éléments d’identification de l’électeur seront séparés.
Le vote de l’électeur sera crypté et stocké, dans cet état, dans une urne électronique dédiée sans aucun lien avec le fichier d’identification des électeurs. Cette urne est hébergée par le prestataire. Le processus mis en œuvre par le prestataire garantit l’anonymat du vote et la sincérité des opérations électorales.
Par ailleurs, le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.

Dépouillement – procès-verbaux – résultats 

A l'heure de clôture du scrutin, le site de vote n'est plus accessible aux électeurs. Les opérations de dépouillement seront effectuées dans les bureaux de vote, conformément aux dispositions prévues par le protocole d’accord préélectoral.

Le mode électronique permet d'obtenir les résultats de manière quasi instantanée.

Une procédure assimilable aux urnes à double cadenas est mise en place.

Les attributions des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.
Ainsi, il est procédé au décompte des voix et au report de ces résultats sur un formulaire électronique conforme aux modèles Cerfa en vigueur.
Le président du bureau de vote vérifie l'exactitude des procès-verbaux pré-remplis et les signe.
Les autres membres du bureau de vote signent également les formulaires précités.

Information du personnel et de ses représentants

L’employeur informe les organisations syndicales de salariés représentatives dans l’entreprise de l’accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la CNIL.
Il remet à chaque salarié une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire. Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation par les collaborateurs de cette technique de vote.

A l’issue du paramétrage de la solution de vote, VOXALY organise une formation en présence des membres du Bureau de vote et des Délégués syndicales.

ARTICLE 3 – CHAMP D’APPLICATION 

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de l’AVAD ayant la qualité d’électeur à la date du premier tour des élections professionnelles de l’année 2022, pour le renouvellement du Comité Social et Economique. 

ARTICLE 4 – DISPOSITIONS FINALES
Le présent accord, et ses éventuels avenants sont applicables pour le renouvellement des élections des membres du comité social et économique.
Il est conclu pour une durée déterminée liée aux élections professionnelles de 2022 et cessera donc immédiatement de produire tout effet dès l'élection desdits représentants réalisée et définitive (c'est-à-dire après épuisement, le cas échéant des délais et voies de recours).
L'accord pourra être révisé dans les conditions prévues à l'article  du code du travail.
Il fera l'objet des formalités de notification, de dépôt et de publicité dans les conditions prévues aux articles  et suivants du code du travail.
Le présent accord fera l’objet d’une remise à chaque représentant du personnel et délégué syndical ainsi que d’un affichage sur les panneaux de la Direction. 

Conformément aux dispositions du Code du travail, il sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives à l’issue de la procédure de signature. Ce n’est qu’en l’absence d’opposition valable dans un délai de huit jours à compter de ladite notification, que les formalités de dépôt seront diligentées. 

Le présent accord sera déposé sur l’initiative de la Direction de l’association sous forme dématérialisé sur la plateforme « TéléAccords » et en 1 exemplaire au Secrétariat Greffe du Conseil de Prud’hommes de Valenciennes.
Il entrera en vigueur le lendemain du jour de son dépôt.

Fait à Valenciennes, le

Fait en 10 exemplaires originaux, dont au minimum un pour chaque partie.