REGLEMENT DU PERSONNEL DE L’EPF DE GRAND EST


Adopté par délibération du Conseil d’Administration n°20/ 021 du 25 novembre 2020,
Après avis favorable n°20/00096 du contrôleur budgétaire du 25 novembre 2020, 
Approuvée le 30 novembre 2020 par la Préfète de région Grand Est,
Applicable au 1er janvier 2021


ENTRE LES SOUSSIGNES :

L'EPFGE, Etablissement Public Foncier de Grand Est, dont le siège social est à Pont-à-Mousson (54701), rue Robert Blum – BP 245, représenté par Monsieur …,, agissant en qualité de Directeur Général

										D’une part,
Et 
Les membres titulaires du Comité Social et économique (CSE) statuant à la majorité représentée dans l’entreprise par Monsieur …,, agissant en qualité de secrétaire du CSE


										D’autre part,


TITRE I - DISPOSITIONS GENERALES


OBJET
Le présent règlement fixe les conditions générales d’engagement, de travail et de rémunération du personnel de l’Etablissement Public Foncier de Grand Est.

Le règlement du personnel et son application sont soumis au contrôle économique et financier de l’Etat, dans les conditions prévues par le décret n° 55-733 du 26 mai 1955.

Un exemplaire de ce règlement est remis à chaque agent lors de son engagement.

Les fonctionnaires détachés auprès de l’Etablissement sont soumis aux dispositions du présent règlement, sans préjudice de celles qui les régissent dans leur corps d’origine.

ACTIVITE EXTERIEURE SALARIEE
Le salarié peut cumuler une activité extérieure salariée avec son activité à l’établissement.
Sous réserve des exceptions prévues à l’article L 8261-3 du Code du travail, il doit respecter la  définie aux articles L. 3121-18 et s., sous peine des sanctions prévues aux articles R 8262-1 et s.. 
L'employeur peut demander au salarié une attestation écrite certifiant qu'il respecte les dispositions relatives à la durée du travail.
Si le salarié refuse de communiquer ces informations, il peut être licencié pour .
Le salarié qui cumule plusieurs emplois doit respecter l'obligation de loyauté qui exclut l’exercice d’une activité pouvant concurrencer celle de l’établissement. Cette obligation s'impose au salarié qui travaille à son compte ou pour un autre employeur.

SECRET PROFESSIONNEL
Indépendamment des règles contenues dans le code pénal en matière de secret professionnel, tout agent de l’Etablissement est lié par l’obligation de discrétion professionnelle en ce qui concerne les faits et informations dont il a connaissance dans l’exercice ou à l’occasion de ses fonctions.
Cette obligation subsiste durant les cinq années suivant l’expiration du contrat de travail.

Toute communication à des tiers de documents confidentiels, sauf autorisation écrite du Directeur Général, est formellement interdite sous peine de rupture du contrat de travail et de poursuites judiciaires.
ENGAGEMENT AU NOM DE L’ETABLISSEMENT
En dehors des cas où il agit en vertu d’une délégation ou suivant les instructions de l’autorité hiérarchique, il est interdit à l’agent de se prévaloir de l’Etablissement pour engager celui-ci.


TITRE II - RECRUTEMENT 


EMBAUCHE
Le personnel est recruté par le Directeur Général, conformément aux lois en vigueur. Tout candidat à un emploi dans l’Etablissement doit satisfaire aux conditions suivantes :
justifier de ses titres et diplômes ou certificats de stages allégués ;
justifier de son immatriculation à la sécurité sociale ;
produire un extrait de casier judiciaire (bulletin n° 3) qui sera supprimé 3 mois après l’embauche ;
le cas échéant, justifier de ses charges de famille ;
le cas échéant, le permis de conduire pour le personnel amené à se déplacer.
L’agent recruté doit en outre se rendre à la visite d’information et de prévention (visite médicale) prévue par l’article R. 4624-10 du code du travail, ainsi qu’à la visite de sécurité organisée par l’établissement.
PERIODE D’ESSAI
La période d’essai a pour objet de vérifier concrètement, en situation de travail effectif, l’adéquation de l’agent et de l’Etablissement par rapport à leurs attentes.
Sous réserve de la législation applicable aux contrats à durée déterminée, tout agent recruté par l’Etablissement est soumis à une période d’essai dont la durée est fixée ainsi qu’il suit :
2 mois de présence effective, pour les agents de la classe « Employés » ;
3 mois de présence effective, pour les agents de la classe « Agents de Maîtrise » ;
4 mois de présence effective, pour les agents des classes « Cadres » et « Cadres Supérieurs ».
La présence effective comprend le temps effectué réellement au poste de travail, ainsi que les périodes de formation. Toutes les absences (maladie, congés rémunérés, ou autres) ont pour effet de suspendre la période d’essai qui est alors prolongée d’une durée égale à celle de ces absences.
Pendant la durée de la période d’essai, le contrat peut être résilié de part et d’autre par courrier envoyé en recommandé avec accusé de réception ou remis en mains propres contre décharge.
Lorsqu’il est mis fin à la période d’essai par le salarié, celui-ci doit respecter un délai de prévenance de 24 heures si la présence est inférieure à 8 jours, 48h dans les autres cas.
Lorsqu’il est mis fin à la période d’essai par l’employeur, celui-ci doit respecter un délai de prévenance dont la durée augmente progressivement en fonction de la présence du salarié dans l’entreprise :
24 heures jusqu’à 8 jours de présence
48 heures entre 8 jours et un mois de présence
2 semaines entre un mois et trois mois de présence
1 mois après trois mois de présence

CONTRAT A DUREE DETERMINEE
L’Etablissement ne peut offrir des contrats à durée déterminée que conformément aux dispositions législatives et réglementaires en vigueur.

Le contrat de travail cesse de plein droit à la date fixée pour son expiration normale sans préavis ni indemnité autre que l’indemnité de fin de contrat.

CONTRAT DE TRAVAIL
Tout recrutement donne lieu à un contrat de travail écrit, dont un exemplaire est remis à l’agent. Le contrat de travail précise :
la nature du contrat 
les conditions d’emploi parmi lesquelles figurent le montant et le mode de rémunération ainsi que la situation de l’agent au regard de la classification telle que définie par l’article 11 ci-après.
FONCTIONNAIRES
L’Etablissement peut employer des fonctionnaires détachés ou mis à sa disposition par leur administration d’origine conformément au statut de la fonction publique. Les fonctionnaires détachés ou mis à disposition signent un contrat de travail avec l’Etablissement à l’exception du Directeur Général et de l’Agent Comptable.
La fin du détachement peut être demandée à l’autorité administrative compétente soit par l’Etablissement, soit par l’agent concerné.

TITRE III – MUTUALISATION AVEC L’EPA ALZETTE-BELVAL


CADRE REGLEMENTAIRE DE LA MUTUALISATION AVEC L’EPA ALZETTE-BELVAL
Conformément aux dispositions de l’article L321-41 du code de l’urbanisme, les fonctions supports de l’EPFGE sont mutualisées avec celles de l’EPA Alzette-Belval.
La mutualisation est régie par une convention signée entre les deux établissements publics, approuvée par leur conseil d’administration.
Ce sont des fonctions qui sont mutualisées et non des agents.


TITRE IV – CARRIERE ET REMUNERATION


CATEGORIES GENERALES D’EMPLOIS
Le personnel de l’Etablissement comprend des agents en contrat à durée indéterminée et des agents en contrat à durée déterminée.

Classes et groupes
Les agents sont répartis en quatre classes et, dans chaque classe, en deux groupes, dans lesquels ils sont positionnés en fonction de leur métier, de leur expérience, et de leur niveau d'études (cf. : « Annexe 1 »).
Classe 1 : « Employés »
Groupe A : chargés de l’exécution de tâches non spécialisées, sous la responsabilité d’un cadre ou d’un agent de maîtrise ;
Groupe B : chargés de l’exécution de tâches, nécessitant une compétence d’ordre administratif, technique ou autre, sous la responsabilité d’un cadre ou d’un agent de maîtrise ;
Classe 2 : « Agents de Maîtrise »,
Groupe A : chargés de l’exécution de tâches spécialisées pouvant impliquer une part d’autonomie, sous la responsabilité d’un cadre ;
Groupe B : chargés de l’exécution de tâches spécialisées, demandant une autonomie personnelle et requérant une expérience professionnelle confirmée ou, chargés d’animer un groupe de travail, sous la responsabilité d’un cadre ;
Classe 3 : « Cadres »,
Groupe A : chargés de tâches, missions ou projets, de complexité moyenne, demandant une part d’autonomie et d’initiative, exercées sous la responsabilité d’un chargé de service ou d’un cadre supérieur ;

Groupe B : responsables de tâches, missions ou projets de complexité moyenne ou grande, requérant une expérience professionnelle confirmée ou, chargés d’animer une équipe et d’assumer des responsabilités, sous la responsabilité d’un cadre supérieur ;
Classe 4 : « Cadres Supérieurs »,
Groupe A : responsables de tâches, missions ou projets complexes, disposant de l’autonomie et de la marge d’initiative suffisante pour assurer la conduite de ces actions ou, chargés d’encadrer et d’assumer la pleine responsabilité d’une équipe importante, sous l’autorité du Directeur Général ou d’un cadre dirigeant ;
Groupe B : collaborateurs directs du Directeur Général de l’Etablissement, assumant des fonctions d’encadrement général.

L’accès à la classe 1 requiert une formation allant jusqu’au BAC inclus ; néanmoins, à titre exceptionnel, il peut se faire sans diplôme.
L’accès à la classe 2 est ouvert aux titulaires d’une formation minimum de BAC + 2 ans. Les classes 3 et 4 sont accessibles aux titulaires d’une formation minimum de BAC + 4 ans.
Dans tous les cas, la formation initiale peut être remplacée par une expérience professionnelle équivalente.
Niveaux
Dans chaque groupe, de chaque classe, existent trois niveaux se définissant comme suit :
Niveau 1 : Junior - agent ayant peu ou pas d’expérience dans le métier considéré ;
Niveau 2 : Confirmé - agent ayant acquis suffisamment d’expérience pour maîtriser les cas habituels à résoudre et les missions classiques du métier ;
Niveau 3 : Senior - agent capable de faire partager son savoir-faire et d’apporter des réponses à des situations complexes, nouvelles ou sortant de l’ordinaire.
Le recrutement est possible directement dans le niveau 2, voire exceptionnellement le niveau 3, de chaque groupe, dans chaque classe, si la formation et l’expérience de la personne recrutée correspond aux conditions énoncées ci-avant en 11.1 et 11.2.

Grille indiciaire
Dans la grille indiciaire, annexée au présent règlement, chaque niveau, de chaque groupe, dans chaque classe, est caractérisé par un intervalle de points d’indice. L’ensemble des agents est positionné dans cette grille.

AVANCEMENT ET PROMOTION
Les avancements et promotions sont prononcés par le Directeur Général. Ils résultent d’une majoration des points d’indice, inscrite dans des intervalles fixés pour chaque niveau, de chaque groupe, dans chaque classe.
Avancement
L’avancement est la progression à un indice supérieur dans un niveau ou, dans chaque groupe, de chaque classe, du niveau 1 au niveau 2.
Il intervient après 12 mois au moins et 42 mois au plus d’ancienneté dans l’indice de rémunération précédent, selon les modalités ci-après et, s’agissant du passage du niveau 1 au niveau 2, s’accompagne d’une augmentation d’indice au plus égale à l’avancement maximal possible dans le niveau d’accueil.





Promotion

La promotion est la progression, dans chaque groupe, du niveau 2 au niveau 3, dans chaque classe, du groupe A au groupe B ou, le passage d’une classe à la classe supérieure.
Elle intervient après 12 mois au moins d’ancienneté dans l’indice de rémunération précédent et peut s’accompagner d’une augmentation d’indice au plus égale à une fois et demi l’avancement maximal possible dans le niveau d’accueil.

REMUNERATION
La rémunération se compose d’un salaire brut de base, le cas échéant d’un supplément familial, ainsi que d’une éventuelle prime individuelle et des heures supplémentaires
Salaire
Le salaire est le produit de l’indice de rémunération par la valeur du point d’indice. Il correspond à la durée légale du travail.
En cas de temps partiel, le salaire correspond au prorata des durées effectives du temps de travail (50%,60% et 70%)

Toutefois, pour les services à 80%, la rémunération est égale à 6/7ème et pour les services à 90%, à 32/35ème 
Supplément familial
Un supplément familial est attribué aux agents ayant au moins un enfant à charge au sens de la Sécurité Sociale, l’âge maximum étant toutefois repoussé à la veille du 24ème anniversaire.
Le supplément familial est égal à 5 % du salaire brut par enfant à charge jusqu’au plafond retenu pour le calcul des cotisations de Sécurité Sociale et à 2,5 % du salaire brut entre ce plafond et le double de celui-ci. Le supplément familial n’est pas dû sur la fraction du salaire au-delà du double de ce plafond.
En cas de maladie, longue maladie, accident du travail, le supplément familial est garanti. Il n’est pas maintenu en cas d’absence non rémunérée.
Lorsque deux conjoints sont en fonction dans l’Etablissement, le supplément familial n’est dû qu’à l’agent le mieux rémunéré.
Le supplément familial est versé dès le mois suivant celui de la naissance ou de l’adoption, sur présentation de justificatifs de naissance ou d’adoption. Le dernier versement a lieu le mois de la fin des droits.
L’agent s’engage par ailleurs à présenter, sur demande de l’établissement, les attestations fiscales ou de la caisse d’allocations familiales ainsi qu’un certificat de scolarité justifiant de sa situation, et doit signaler tout changement de situation. 
L’absence de présentation des justificatifs requis entraine la suspension du paiement des droits.
Pour les agents dont le conjoint est fonctionnaire, il est rappelé qu’aux termes de l'article 20 de la loi n°83-634 du 13 juillet 1983, le supplément familial de traitement n'est pas cumulable avec un avantage de même nature accordé pour un même enfant par un employeur mentionné aux 1°, 2° et 3° de l'article L. 86-1 du code des pensions civiles et militaires de retraite ainsi que par un établissement public à caractère industriel et commercial, une entreprise publique ou un organisme dont le budget de fonctionnement est alimenté en permanence et pour plus de 50 % de son montant soit par des taxes parafiscales, soit par des cotisations rendues obligatoires en vertu d'un texte légal ou réglementaire, soit par des subventions allouées par un des employeurs, établissements, entreprises ou organismes précités. L’EPFGE étant un établissement public à caractère industriel et commercial, le supplément familial prévu au présent article 13.2 est concerné par ces dispositions. 


Prime individuelle

Une prime individuelle peut être attribuée par le Directeur Général de l’Etablissement, à titre exceptionnel.

Prime individuelle pour les agents mutualisés avec l’epa alzette-belval

Une prime individuelle forfaitaire est accordée, basée sur l’activité, en raison de la sujétion liée à la mutualisation. Les agents concernés renseignent un outil de suivi des temps qui permet de disposer d’indications fiables sur le temps consacré par chacun aux missions réalisées pour le compte de l’EPA. L’attribution de la prime prend fin dès lors que l’agent n’est plus concerné par la mutualisation.

EVOLUTION SALARIALE
Le salaire peut évoluer selon l’une des modalités suivantes :
augmentation de la valeur du point d’indice 
attribution de points d’indice 
avancement 
promotion
changement de la quotité de temps de travail
FRAIS DE MISSION
Les frais exposés par les agents, à l’occasion des déplacements effectués dans l’intérêt du service, sont remboursés suivant le barème et les modalités fixés par l’Etablissement.

Le barème et les modalités de remboursement sont remis à chaque agent.

TItres RESTAURANTS
Les agents bénéficient de Titres Restaurants, sauf avis contraire formulé par un écrit adressé au service des ressources humaines 

Chaque jour complet travaillé ouvre le droit à un Titre Restaurant. 

Chaque repas pris en charge par l’établissement ou par un tiers retire le droit à un Titre Restaurant, qu’il s’agisse de repas pris en commun ou qu’il soit remboursé au titre des frais de déplacement.

Pour les agents qui bénéficient de titres restaurants, Ils sont automatiquement attribués par le bureau des ressources-humaines au début du mois n, au regard du droit acquis le mois n-1.

Conformément à la délibération du conseil d’administration du 3 juillet 1991, l’Etablissement assure une participation financière à hauteur de 50 % de la valeur du titre pour les cadres et de 60% pour les non-cadres.




TITRE V – RESILIATION DU CONTRAT DE TRAVAIL

CAS DE RESILIATION
La rupture du contrat de travail résulte, notamment :

de la démission 
du licenciement 
de la conclusion d’une rupture conventionnelle 
du départ ou de la mise à la retraite

La résiliation du contrat de travail, par l’une ou l’autre des parties, est notifiée par pli recommandé avec accusé de réception dont la date de première présentation constitue la date de notification de la dénonciation du contrat, ou remis en main propre contre décharge.

Démission
La démission doit résulter d’un écrit de l’agent traduisant sa volonté claire et non équivoque de quitter l’Etablissement.

Licenciement
Le Directeur Général peut mettre fin au contrat de travail, dans les conditions fixées par les lois et règlements, ainsi que par le règlement intérieur de l’EPFGE.

Retraite
Les agents peuvent être admis au départ à la retraite, dans les conditions prévues par la loi et les règlements ainsi que les caisses de retraite.

Le Directeur Général peut prononcer la mise à la retraite de tout agent qui remplit les conditions légales d’ouverture du droit à une pension de retraite et peut bénéficier de cette pension à taux plein, au sens du chapitre I du titre V du livre III du code de la sécurité sociale.

À l’exception des fonctionnaires détachés, dans les deux cas, de départ à la retraite ou de mise à la retraite, l’agent perçoit une indemnité de départ dans les conditions fixées à l’article 20 ci-après.

Rupture Conventionnelle
La rupture conventionnelle permet à l'employeur et au salarié en CDI de convenir d'un commun accord des conditions de la rupture du contrat de travail qui les lie. La rupture conventionnelle individuelle ou collective est possible sous conditions et indemnisation. Une procédure légale fixe les démarches à respecter. Une convention de rupture doit être rédigée. Elle doit être obligatoirement validée par la Direccte.
Les délais relatifs à la procédure de rupture conventionnelle sont fixés aux articles L 1237-11 à L 1237-16 du code du travail.

PREAVIS
Après la période d’essai, dont le régime de rupture est défini à l’article 6 ci-avant, la démission donne lieu à un préavis d’une durée de :
1 mois pour les agents de la classe « Employés » ;
2 mois pour les agents de la classe « Agents de Maîtrise » ;
3 mois pour les agents des classes « Cadres » et « Cadres Supérieurs » ;
avant la date à laquelle l’intéressé désire quitter l’Etablissement.

Le licenciement, sauf faute grave ou lourde, donne lieu à un préavis d’une durée de :
1 mois pour les agents des classes « Employés » et « Agents de Maîtrise » ayant une ancienneté inférieure à 2 ans ;
2 mois pour les agents des classes « Employés » et « Agents de Maîtrise » ayant une ancienneté supérieure à 2 ans ;
3 mois pour les agents des classes « Cadres » et « Cadres Supérieurs » quelle que soit leur ancienneté.

Tout agent quittant volontairement l’Etablissement pour bénéficier d’une pension de retraite est tenu d’observer un préavis d’une durée de :
1 mois pour les agents comptant de 6 mois à moins de 2 ans d’ancienneté ;
2 mois pour les agents comptant au moins 2 ans d’ancienneté.

Lorsqu’il procède à la mise à la retraite d’un agent, dans les conditions prévues par la loi, le Directeur Général est tenu d’observer un préavis égal à celui retenu en cas de licenciement.

Les agents en période de préavis ont le droit de s’absenter deux heures par jour ou un jour par semaine pour rechercher un emploi, après information à l’employeur.

En cas de licenciement, ces heures ne donneront pas lieu à réduction de salaire.

Les heures d’absences seront fixées d’un commun accord entre le Directeur Général et l’agent ou, à défaut, en alternance.

Le Directeur Général peut autoriser par écrit l’agent à cumuler ses heures pour recherche d’emploi en fin de période de préavis, si les nécessités du service le permettent.

INDEMNITES DE LICENCIEMENT
Il est attribué à tout agent licencié, justifiant d’au moins six mois d’ancienneté, une indemnité de licenciement distincte de l’indemnité, éventuelle, compensatrice de préavis.

Cette indemnité de licenciement n’est pas due dans le cas où le licenciement est intervenu pour faute grave ou lourde.

Cette indemnité est égale aux 3/4 de la moyenne mensuelle des rémunérations brutes des douze derniers mois, multipliée par le nombre d’années de présence, étant précisé que :

toute fraction d’ancienneté supérieure à six mois est comptée pour un an ;
le montant total de l’indemnité ne peut excéder six fois la moyenne annuelle des rémunérations brutes des douze derniers mois, sans préjudice des dispositions légales plus favorables.

INDEMNITE DE DEPART A LA RETRAITE ET DE MISE A LA RETRAITE 
L’indemnité de départ à la retraite ou de mise à la retraite s’élève aux 3/4 de la moyenne mensuelle des rémunérations brutes des douze derniers mois multipliée par le nombre d’années d’ancienneté, sans excéder six fois la moyenne annuelle des rémunérations brutes des douze derniers mois, sans préjudice des dispositions légales plus favorables. Toute fraction d’ancienneté supérieure à six mois est comptée pour un an.

INDEMNITE DE RUPTURE CONVENTIONNELLE
La rupture conventionnelle est encadrée par les articles L. 1237-11 à L. 1237-16 du Code du travail. 

L’indemnité de rupture conventionnelle due en cas de consentement mutuel des parties est égale à l’indemnité légale en vigueur versée en cas de licenciement, soit :

-Un quart de mois de salaire par année d'ancienneté pour les années jusqu'à dix ans ;
-Un tiers de mois de salaire par année d'ancienneté pour les années à partir de dix ans.



TITRE VI – PREVOYANCE

AFFILIATION AU REGIME DE SECURITE SOCIALE
Les agents de l’Etablissement sont affiliés au régime général de la sécurité sociale. Ces cotisations sont précomptées sur les bulletins de paie, conformément à la loi.

REGIME COMPLEMENTAIRE SANTE
Les agents de l’Etablissement bénéficient d’un régime complémentaire santé obligatoire, l’Etablissement prenant en charge 70% de la cotisation de l’agent. Les fonctionnaires détachés doivent également souscrire à ce régime, à moins qu’ils ne bénéficient par ailleurs d’un autre contrat obligatoire.

REGIME COMPLEMENTAIRE DE RETRAITE
Les agents de l’Etablissement, à l’exception des fonctionnaires en service détaché, bénéficient d’un régime complémentaire de retraite assuré soit par l’IRCANTEC (Institution de Retraite Complémentaire des Agents Non Titulaires de l’Etat et des Collectivités locales) soit par l’AGIRC-ARRCO.

ASSURANCE PREVOYANCE DECES, INCAPACITE, INVALIDITE
L’ensemble des agents de l’Etablissement bénéficient d’un contrat d’assurance prévoyance décès, incapacité, invalidité obligatoire qui couvre et assure a minima :
Le versement d’un capital en cas de décès ou d’invalidité absolue et définitive de l’assuré, quelle que soit la cause,
Le versement d’un capital en cas de décès ou d’invalidité absolue et définitive de l’assuré, en cas d’accident,
Le versement d’une garantie obsèques en cas de décès de l’assuré, 
Le versement, en cas de décès ou d’invalidité absolue et définitive de l’assuré, d’une rente temporaire d’éducation pour chaque enfant jusqu’à son 24ème anniversaire dès lors qu’il est scolarisé
Le versement d’indemnités journalières spécifiques, en cas d’arrêt de travail consécutif à une maladie, à un accident de la vie courante, à une maladie professionnelle ou un accident du travail constaté et indemnisé par la sécurité sociale, à l’issue d’une franchise discontinue de 90 jours d’arrêt de travail reconstituée sur 12 mois de date à date, à compter du premier jour d’arrêt de travail.
Le versement d’une rente en cas d’invalidité ou d’incapacité permanente professionnelle suite à une maladie, un accident de la vie courante, une maladie professionnelle ou un accident du travail
Une garantie maintien de salaire en cas d’arrêt maladie


Il est pris en charge selon les modalités suivantes :
Pour les salaires bruts compris entre 0€ et 1 Plafond Annuel de Sécurité Sociale (Tranche A) : Part employeur : 100%, Part salariés :0%
Pour les salaires bruts au-delà de 1 Plafond Annuel de Sécurité Sociale (Tranche B) : Part employeur : 60%, Part salariés : 40%

Un bilan annuel est adressé au CSE.

MALADIE OU ACCIDENT
Cas général

Il est rappelé que, conformément aux dispositions du règlement intérieur en vigueur au sein de l’établissement :

Toute absence pour maladie ou accident doit être signalée dans les plus brefs délais et justifiée, sauf cas de force majeure, dans les 48 heures comptées à partir de la constatation de l’absence, par l’envoi d’un certificat médical. Toute prolongation de cet arrêt doit donner lieu à la même démarche.

En cas d’accident de travail ou de maladie professionnelle, l’agent doit, dès que possible, et en tout état de cause, dans les 48 heures qui suivent l’arrêt de travail s’il y en a un, communiquer à la Direction le volet destiné au salarié du ou des certificats médicaux relatifs à l’accident de travail, ou à la maladie professionnelle, y compris en cas de rechute. 

Après un an d’ancienneté au jour de l’arrêt médical et en cas d’absence justifiée par l’incapacité résultant de la maladie ou d’un accident, dûment constatée par certificat médical adressé dans les 48 heures comptées à partir de la constatation de l’absence et prise en charge par la sécurité sociale, l’agent bénéficiera des dispositions suivantes :

pendant  trois  mois,  l’agent  recevra  la  rémunération  qu’il  aurait  perçue  s’il  avait continué à travailler. Cette rémunération correspond au montant des indemnités journalières de la sécurité sociale, complété par une indemnité de maintien de salaire à charge de l’employeur.

pendant les trois mois suivants, l’agent recevra une rémunération, dite de mi-traitement, correspondant au montant des indemnités journalières de la sécurité sociale, complété de la moitié de l’indemnité  de maintien de salaire à charge de l’employeur.

En cas de plusieurs indisponibilités pour maladie au cours d’une période d’un an précédant, de date à date, l’arrêt de travail, le total du temps rémunéré ne peut dépasser la durée prévue au présent article. 

Sauf inaptitude constatée par le médecin du travail, l’état de santé de l’agent ou son handicap ne peut, en tant que tel, constituer la cause justifiant un licenciement.

Le Directeur Général peut, s’il le juge utile, organiser une contre-visite par un médecin contrôleur, cette contre-visite pouvant porter, notamment, sur l’opportunité de l’arrêt de travail, sa durée ou la vérification que l’agent malade respecte les prescriptions relatives aux heures de sortie.

Les avantages complémentaires, prévus par le présent article, peuvent être supprimés à l’agent qui a refusé le contrôle médical ou dont l’arrêt de travail n’apparaît plus comme étant justifié au regard de la sécurité sociale.


	Affection de longue durée

En cas d’affections de longue durée, telles que prévues à l’article L. 324-1 du code de la sécurité sociale, la durée d’indemnisation est portée à trois ans, calculée de date à date, avec maintien de la rémunération à 100 %, sous les mêmes conditions qu’énoncées ci-avant en 26.1, dès confirmation de la reconnaissance de l’affection de longue durée.

ACCIDENT DU TRAVAIL ET MALADIE PROFESSIONNELLE
Tout agent victime d’un accident du travail ou qui contracte une maladie professionnelle, au sens du régime général de la sécurité sociale, a droit au maintien intégral de sa rémunération jusqu’à ce qu’il soit en état de reprendre son service ou jusqu’à ce qu’il soit licencié pour inaptitude, dans le respect des dispositions légales en vigueur, sous les mêmes conditions qu’à l’article 26.1 ci-dessus.

MATERNITE, PATERNITE ET ADOPTION
Les conditions dans lesquelles le contrat de travail est suspendu en cas de maternité, de paternité ou d’adoption sont régies par les articles L.1225-4 et suivants du Code du travail.

Pendant la période légale de suspension du contrat de travail, le salaire de l’agent est maintenu, sous les mêmes conditions qu’à l’article 26.1 ci-dessus.

CONGE PARENTAL D’EDUCATION
Les dispositions législatives en vigueur, relatives au congé parental d’éducation, sont applicables aux agents de l’Etablissement tant en cas de naissance que d’arrivée d’un enfant au foyer en vue d’adoption.

Le bénéfice de ce congé est ouvert jusqu’au troisième anniversaire de l’enfant ou trois ans après l’adoption, sous réserve que l’agent remplisse les conditions prévues par la loi.

L’agent doit informer le Directeur Général de son intention de bénéficier de ce congé, par lettre recommandée avec accusé de réception ou par remise en main propre contre décharge, au moins un mois avant le début du congé parental d’éducation.


TITRE VII – REPRESENTATION DU PERSONNEL ET DROIT SYNDICAL



REPRESENTATION DU PERSONNEL ET DROIT SYNDICAL
La représentation du personnel et l’exercice du droit syndical sont assurés par l’Etablissement conformément aux dispositions du code du travail.


TITRE VIII – ORDRE DE MISSION - DEPLACEMENTS



ORDRE DE MISSION
La liste des agents bénéficiant d’un ordre de mission permanent est fixée chaque année et mise à jour en tant que de besoin.

Les agents ne bénéficiant pas de l’ordre de mission permanent pour la mission concernée doivent renseigner préalablement à la mission un ordre de mission (cf. annexe 2) qui est transmis au service des ressources humaines pour signature et restitution à l’intéressé avant son déplacement.

L’ordre de mission signé est conservé par l’agent qui le remettra au service des RH en pièce jointe à son état de remboursement de frais.

UTILISATION D’UN VEHICULE DE L’ETABLISSEMENT
Des véhicules de service sont mis à disposition des agents pour les déplacements professionnels. L’établissement en assure l’entretien. Néanmoins, avant d’utiliser un véhicule de l’établissement, tout agent doit en vérifier le bon état apparent.

Tout agent doit en outre respecter les obligations essentielles suivantes :
être toujours en possession des documents administratifs et de contrôle requis pour tout conducteur du véhicule qui lui est confié ;
respecter le Code de la Route ;
signaler par courriel au service des moyens généraux toute défectuosité et demander en temps opportun les réparations qu’exige l’état du véhicule ;
signaler par courriel au service des moyens généraux dès le retour d’un déplacement, les incidents, accidents ou faits anormaux survenus au véhicule ou dans le fonctionnement de celui-ci ;
signaler par courriel au service des moyens généraux , les accidents, les incidents ; le cas échéant, les contraventions encourues sont à signaler au service des ressources humaines ;
indiquer sur le tableau dématérialisé prévu à cet effet la destination les horaires et le kilométrage parcouru à l’occasion du déplacement ;
respecter strictement le caractère professionnel du véhicule en s’interdisant :
le transport de toute personne étrangère à l’intérêt du Service, sauf accord de la Direction ;
l’utilisation du véhicule à des fins personnelles ;
le transport de marchandises ne concernant pas l’exercice de l’activité ;

Tous les conducteurs sont également tenus de signaler à la Direction, les sanctions qui pourraient leur être appliquées par les Tribunaux pour non-observation du Code de la Route. En cas de suspension ou retrait du permis de conduire, les conducteurs doivent en aviser l’EPFGE immédiatement et s’interdire de conduire. Le permis de conduire doit être présenté au service des ressources humaines une fois par an.


				



TITRE IX – UTILISATION DES OUTILS NUMERIQUES ET DROIT A LA DECONNEXION
CHARTE DU NUMERIQUE ET DU DROIT A LA DECONNEXION
Les dispositions relatives à l’utilisation des outils numériques et à l’exercice du droit à la déconnexion au sein de l’établissement sont décrites en Annexe III.



TITRE X – système D’ASTREINTES
Dispositions relatives à la mise en œuvre de certaines astreintes
Les spécificités de l’infrastructure informatique de l’EPFGE nécessitent la mise en place d’une permanence informatique destinée à :
D’une part, mettre à jour le système d’information de l’EPFGE sans interrompre l’activité de l’ensemble de l’Établissement,
D’autre part, veiller à l’intégrité du système d’information, par le monitoring d’alertes relayées par les sondes thermiques ou électriques.
Certains membres de cette équipe assurent une semaine de veille à tour de rôle, selon un planning validé par leur responsable hiérarchique.
La semaine d’astreinte commence le vendredi à 20h30 pour se terminer le vendredi suivant à 6h30, y compris jours fériés et non travaillés.
Les membres de l’équipe d’astreinte prennent, avec l’accord de leur responsable hiérarchique ou du responsable informatique, toutes les mesures nécessaires à la conservation et au bon fonctionnement du système informatique de l’EPFGE.
En contrepartie de cette astreinte, les intéressés touchent une indemnité fixée à 50€ bruts par semaine d’astreinte. À cette indemnité s’ajoutent, en cas d’intervention sur le lieu de travail ou depuis le domicile par connexion à distance :
d’une part, un complément de rémunération pour les heures supplémentaires effectuées, selon les barèmes applicables en matière de rémunération des heures supplémentaires
et, d’autre part, un remboursement des frais de déplacement, conformément au règlement des frais de déplacement en vigueur à l’EPFGE.
La liste des agents faisant partie du dispositif est arrêtée par décision du Directeur général.


TITRE XI – DISPOSITIONS RELATIVES A LA DEONTOLOGIE
CHARTE DE DEONTOLOGIE
Les dispositions relatives à la déontologie au sein de l’établissement sont décrites en Annexe IV.





Le présent règlement sera déposé sur la plateforme « TéléAccords - Service de dépôt des accords collectifs d'entreprise ».
Un exemplaire dudit règlement est également déposé au Secrétariat-greffe du Conseil de Prud'hommes de Nancy.
Ces dépôts seront effectués par la partie la plus diligente.
En outre, le texte de l’accord sera porté à connaissance auprès de l’ensemble des salariés et de tout nouvel embauché par la Direction de l’EPFGE, conformément aux articles L2262-5, R.2262-1 et R.2262-3 du code du travail.

à Pont-à-Mousson le 9 décembre 2020,

…,						Pour le CSE, le secrétaire,
Directeur général						…,



Les autres membres du CSE, approuvent également le présent règlement,








ANNEXE I – GRILLE INDICIAIRE ET METIERS




Les métiers indiqués sont mentionnés à titre indicatif et ne présagent pas de la création de nouveaux métiers ou de leur positionnement futur sur la grille en fonction de l'évolution des métiers existants.










(*) Il y a à la date de signature du présent accord, deux chefs de projet au sein de l’établissement. Cette fonction est réservée à ces deux agents exclusivement. Cette fonction n’a plus vocation à être exercée par d’autres agents. Cette fonction sera supprimée de la grille au moment de l’évolution professionnelle ou du départ desdits agents.






ANNEXE II – REGLEMENT DES DEPLACEMENTS



TITRE I – DISPOSITIONS GENERALES


Tout déplacement doit être autorisé par un ordre de mission ou une convocation. Il peut être permanent ou spécifique. L’ordre de mission permanent est mis à jour en tant que de besoin par le service des ressources-humaines. Les ordres de mission spécifiques (missions non couvertes par l’ordre de mission permanent) sont préparés par les agents et signés par le service des ressources-humaines.


Le présent règlement fixe les conditions et les modalités de règlement des frais à la charge de l’EPFGE à l’occasion des déplacements temporaires effectués par son personnel sur le territoire métropolitain de France, ainsi que sur les territoires de la Province du Luxembourg Belge, de l’Etat du Grand-Duché de Luxembourg et des Länder de Rhénanie- Palatinat et de la Sarre.


Pour l’application du présent règlement, est considéré comme résidence, le territoire de la commune où est située la résidence administrative ou le domicile de l’agent.


Les agents appelés à se déplacer pour les besoins du service à l’occasion d’une mission peuvent prétendre à la prise en charge de leur frais de transport dans les conditions prévues au titre IV du présent règlement et, sur justification de la durée réelle du déplacement, au paiement d’indemnités journalières de séjour destinées à rembourser forfaitairement leurs frais supplémentaires de nourriture et de logement ainsi que les frais divers ne faisant pour l’intéressé l’objet d’aucun remboursement particulier.

Les déplacements éventuels vers les DOM-TOM et les pays étrangers (à l’exception des Province, Etat et Länder précités) nécessitent un accord express du Directeur Général et se verront appliquer un barème forfaitaire particulier établi et révisé par décision du directeur, visée par le Contrôleur Général.


TITRE II – MISSION


On appelle point d’origine de la mission, la Commune de PONT A MOUSSON et les communes limitrophes ou la commune de résidence de l’agent. Est en mission l’agent qui quitte ce point d’origine pour des motifs de service.

Aucune mission ne peut se prolonger au-delà d’une durée d’un mois sans décision préalable du Directeur Général de l’Etablissement, approuvée par le Contrôleur Général.

Toutefois, la délivrance d’un ordre de mission n’est pas nécessaire pour les personnels dont les fonctions essentiellement itinérantes impliquent des déplacements fréquents à condition que ces déplacements soient effectués dans la zone de compétence de l’EPFGE ainsi que dans le territoire des pays cités à l’article 1 et dans les limites des attributions normales des intéressés. La liste des agents concernés est fixée annuellement par décision du Directeur Général, dans le cadre d’un ordre de mission permanent.



L’indemnité journalière allouée à l’occasion d’une mission comprend une indemnité pour chaque repas et une indemnité pour la chambre et le petit déjeuner. 

Pour la chambre et le petit-déjeuner, elle peut prendre la forme :
Soit d’une indemnité aux frais réels en présentant les justificatifs nécessaires, dans la limite des plafonds fixés en application de l’article 18 ci-après,
Soit d’une indemnité forfaitaire qui constitue un avantage en nature, lequel apparaîtra sur le bulletin de salaire.


L’obligation de prendre un repas, une chambre et le petit déjeuner est établie par le simple fait que l’agent s’est trouvé en mission pendant la totalité de la période comprise :

entre 11 h 30 et 13 h 30 pour le repas de midi,
entre 18 h et 21 h pour le repas du soir,
entre 00 h et 05 h pour la chambre et le petit déjeuner.

La mission commence à l’heure du départ du point d’origine et finit à l’heure du retour qui peut se faire au siège de l’EPFGE ou au domicile de l’agent.

En cas d’utilisation des transports en commun, l’heure de départ et l’heure d’arrivée sont celles qui sont prévues par les horaires officiels des compagnies de transport.

En cas d’utilisation de la voie ferrée, pour tenir compte du délai nécessaire pour se rendre du point d’origine à la gare et inversement de la gare au point d’origine, un délai forfaitaire d’1/2 heure est pris en compte dans la durée de la mission avant l’heure de départ et après l’heure d’arrivée.

	



TITRE III – TRANSPORT DES PERSONNES

Le transport des personnes doit dans tous les cas prévus par le présent titre être effectué par la voie la plus directe.

Le déplacement effectué par l’agent pour se rendre de sa résidence à son lieu de travail ne peut donner lieu à aucun remboursement, en dehors des titres VI et VII de la présente annexe.


Les déplacements professionnels en voiture sont réalisés en utilisant les véhicules de service. 

Les agents peuvent, sur la base d’une autorisation préalable signée, utiliser un véhicule de service pour leur usage personnel sous réserve que l’utilisation du véhicule intervienne dans le prolongement direct d’une mission accomplie pour l’établissement (exemple : agent autorisé à récupérer son enfant à l’école de retour de mission avec la responsabilité des équipements règlementaires de sécurité tel qu’un siège auto).

Les agents peuvent néanmoins utiliser ponctuellement leur voiture personnelle pour les besoins du service sous réserve d’avoir souscrit une police d’assurance garantissant d’une manière illimitée leur responsabilité personnelle aux termes des articles 1240, 1241 et 1242 du Code Civil qui doit également comprendre l’assurance contentieuse.

Ils ont la faculté de contracter une assurance complémentaire couvrant tous les risques non compris dans l’assurance obligatoire.

Les agents doivent justifier de l'existence d'une assurance couvrant le risque "professionnel" et communiquer une attestation annuelle de cette assurance qui sera conservée par l'EPFGE.

Lorsque l'agent utilise à titre professionnel plusieurs véhicules, il doit justifier, pour chaque véhicule utilisé, de l'assurance visée ci-dessus, dont il communiquera une attestation à l'EPFGE.



En toute hypothèse les intéressés n’ont droit à aucune indemnité à la charge de l’EPFGE pour les dommages subis par leur véhicule.


Les agents utilisant pour l’exécution de leur service leur voiture personnelle ne peuvent, en aucun cas, prétendre au remboursement par l’EPFGE des impôts et taxes qu’ils acquittent à l’occasion de l’utilisation de ces véhicules.

Toutefois, dans ce cadre, les frais de déplacement seront remboursés sur la base des indemnités kilométriques, auxquelles s’ajouteront les frais de stationnement sur présentation de justificatifs, ainsi que divers péages et redevances éventuellement en vigueur sur des axes autoroutiers et routiers.

Le calcul des indemnités kilométriques se fait de la manière suivante :
Pour les agents en situation de télétravail : le point d’origine de la mission correspond à leur domicile
Les agents amenés pour des motifs professionnels à faire un détour par rapport à leur trajet habituel domicile - lieu de travail, avec leur véhicule personnel, pourront se faire rembourser les kilomètres effectués à titre professionnel. Ce surkilométrage est calculé par différence entre la distance effectivement parcourue et la distance du trajet domicile - lieu de travail. Il est signalé comme tel sur les états de frais de déplacements.
Les agents peuvent, sur la base d’une autorisation préalable signée et sous réserve que l’intérêt du service le justifie, effectuer une mission ponctuelle à partir de leur domicile et être remboursés comme les agents en situation de télétravail.



Tout agent utilisant un véhicule dans le cadre de son activité sera tenu de présenter son permis de conduire sur simple demande de l’EPFGE.


Le remboursement des frais de location de voitures sans chauffeur et le remboursement des frais de taxis doivent être approuvés expressément par le Directeur Général.


Les billets de train ou les déplacements par avion sont commandés, sur demande de l’agent, via une centrale de réservation, par l’établissement. Si les circonstances le justifient, une commande peut être passée directement par l’agent.

Les déplacements par avion ne sont autorisés qu’après accord exprès du Directeur Général.


Le remboursement des frais de transport du corps de l’agent décédé au cours d’un déplacement temporaire est autorisé sur justification, après demande présentée par la famille dans un délai d’un an à compter du décès.



TITRE IV – MODALITES DE PRISE EN CHARGE DES FRAIS DE DEPLACEMENT


Le règlement des indemnités visées aux articles précédents, ainsi que le remboursement des frais de transport en commun sont effectués à la fin du déplacement ou mensuellement, à terme échu, sur présentation d’états certifiés et appuyés, le cas échéant, des justifications nécessaires et indiquant les itinéraires parcourus, les dates de séjour dans chaque localité ainsi que les heures de départ ou d’arrivée ou de retour au point d’origine (cf. article 7).


Des avances sur le paiement des indemnités et les remboursements de frais prévus au présent règlement pourront être consenties aux agents qui en font la demande. Elles ne pourront excéder 75% des sommes présumées dues à la fin du déplacement, ou en fin de mois, suivant le cas.

Le montant de l’avance est précompté sur la demande de paiement émise à la fin du déplacement, ou en fin de mois, à l’appui de laquelle doivent être produits les états et les pièces justificatives prévues à l’article 16 ci-dessus.






TITRE V – MONTANT DES INDEMNITES

Le montant des indemnités est fixé périodiquement par le Directeur Général et soumis au visa du Contrôleur Général, dans des conditions qui ne pourront être inférieures aux taux appliqués aux agents civils de l’Etat, majorés de 10%.


Lorsque les agents utilisent leur voiture personnelle, ils ont droit aux indemnités kilométriques dont le montant est fixé périodiquement par le Directeur Général et soumis au visa du Contrôleur Général, dans des conditions qui ne pourront être inférieures aux taux appliqués aux agents civils de l’Etat, majorés de 10%. Lorsque l'agent utilise à titre professionnel plusieurs véhicules, le barème doit être appliqué de façon séparée pour chaque véhicule, quelle que soit la puissance administrative ou la cylindrée. Il doit donc ne pas être fait masse des kilomètres parcourus par l'ensemble des véhicules pour déterminer les frais d'utilisation correspondants.

Si en fin d'année le barème interne appliqué est supérieur au barème fiscal, il sera déterminé un avantage en nature égal à : 

Total remboursement opéré sur l'année – calcul de l'indemnité selon le barème fiscal pour l'année en cours

Ce calcul sera effectué par le service des ressources humaines. La situation sera régularisée en début d’année n+1.




TITRE VI – UTILISATION DU VELO DANS LE CADRE DES TRAJETS DOMICILE-TRAVAIL


Afin d'encourager l'usage de moyens de transport non polluants, l'EPFGE instaure la mise en place d'un remboursement des frais engagés par les agents effectuant le trajet domicile – lieu de travail à vélo, mécanique ou électrique, aller et/ou retour, dans les conditions ci-après énoncées.


Par domicile, il convient d'entendre le lieu de résidence habituelle de l'agent, tel qu'il a été communiqué à l'EPFGE.

Par lieu de travail, il convient d'entendre le siège de l'EPFGE, sis Rue Robert Blum à Pont à Mousson (54701).


 La prise en charge des frais engagés par les agents pour ces déplacements à vélo prend la forme d'une indemnité kilométrique versée au vu d’une déclaration sur l’honneur de l’agent, s’engageant à utiliser un vélo pour assurer tout ou partie du trajet entre sa résidence habituelle et son lieu de travail, pendant au moins les trois quarts du nombre de jours de travail annuel de l’agent, et produite au titre de chaque année. Son montant est égal à 0,25 €uros par kilomètre 

La prise en charge des frais engagés pour se déplacer à vélo correspond au montant de l’indemnité kilométrique vélo multiplié par la distance aller-retour la plus courte pouvant être parcourue à vélo entre le lieu de résidence habituelle de l’agent et son lieu de travail ainsi que par le nombre de jours de travail annuel de l’agent. Cette prise en charge est versée dès lors que l’agent effectue un trajet d’au moins 1 kilomètre par jour.

Sur l'année le montant de l'indemnité versée à ce titre par salarié ne dépassera pas 200 euros par agent.


Pour bénéficier de cette indemnisation, l'agent devra remplir et remettre au bureau des RH un relevé mentionnant l'adresse de sa résidence habituelle, la distance correspondant au trajet le plus rapide entre son domicile et les locaux de l'EPFGE, ainsi qu'un état journalier des allers et/ou retours effectués.


Il est précisé que toute fraude à ces dispositions et susceptible de faire l'objet de sanctions.



TITRE VII – UTILISATION DES TRANSPORTS EN COMMUN DANS LE CADRE DES TRAJETS DOMICILE-TRAVAIL


L’établissement prend en charge, sur présentation d’une facture nominative et précisant la période couverte, 50 % des abonnements de transports en commun permettant à l’agent d’effectuer les trajets domicile-travail.


TITRE VIII – DISPOSITIONS PARTICULIERES

Les dispositions du présent règlement seront également applicables pour l’indemnisation des fonctionnaires autorisés à effectuer une mission pour le compte de l’EPFGE.










ANNEXE III – CHARTE DU NUMERIQUE ET DU DROIT A LA DECONNEXION


OBJET
La présente charte a pour objet :

de définir les règles d'utilisation des moyens informatiques au sein de l'EPFGE et de rappeler à chacun des utilisateurs ses droits et ses devoirs ;
de garantir la sécurité des systèmes d’information de l’EPFGE ;
de définir le pouvoir de l'EPFGE de contrôler et surveiller l'utilisation des moyens informatiques et de télécommunications.
de garantir le droit à la déconnexion

DOMAINE D’APPLICATION
Personnels concernés

Les règles et obligations énoncées ci-dessous s'appliquent à tout utilisateur des ressources informatiques de l'EPFGE : agents et toute personne présente dans l'EPFGE autorisée à utiliser les outils numériques, notamment les intérimaires, stagiaires. 

Le non-respect des règles de bonne conduite énoncées dans le présent document engage la responsabilité personnelle de l'utilisateur.

Outils numériques concernés

Les Technologies de l'Information et de la Communication (TIC) font aujourd'hui partie intégrante de l'environnement de travail et sont indispensables au fonctionnement de l'EPFGE.

Sont ainsi visés l'ensemble des ressources matérielles et logicielles, applications, bases de données et réseaux de télécommunications, pouvant être mis à disposition de l'utilisateur ou du matériel personnel utilisé dans le cadre du télétravail : 
les outils physiques connectés tels que les ordinateurs (fixes, portables), les tablettes, les téléphones portables, les smartphones…
les outils dématérialisés tels que les connexions à distance, les courriers électroniques, l'internet, l'intranet…

Continuité de service : gestion des absences et des départs

Afin d'assurer la continuité de service, l'utilisateur doit privilégier le dépôt de ses fichiers de travail sur des zones partagées par les membres de son service ou de son équipe.
A ce titre, il est précisé que les données confidentielles ne sont pas nécessairement individuelles et doivent également être stockées dans des espaces partagés où le niveau d’accès et de sécurité est contrôlé et adapté.
En cas de départ, l'utilisateur partant devra, en concertation avec son responsable, prévoir le transfert de ses données professionnelles. Les données seront, selon le cas, soit supprimées soient conservées si elles sont considérées comme étant des données professionnelles.

Le jour de son départ au plus tard, l’utilisateur doit restituer à l’EPFGE les matériels fixes et/ou portables mis à sa disposition.

RESPECT DE LA DEONTOLOGIE INFORMATIQUE
Principes fondamentaux

Tout utilisateur est responsable de l'usage qu'il fait des ressources informatiques et partagées auxquelles il accède. Il doit particulièrement veiller à user raisonnablement de toutes les ressources partagées auxquelles il accède (puissance de calcul, espace disque, ...).

Tout utilisateur a une obligation de réserve et de confidentialité à l'égard des informations et documents auxquels il accède, dans le respect du registre des traitements au titre du RGPD.

Tout utilisateur s'engage à respecter les règles de la déontologie informatique et notamment à ne pas effectuer des opérations ayant pour but de (d’) :
Masquer sa véritable identité ; 
Usurper l'identité d'autrui ; 
S'approprier le mot de passe d'un autre utilisateur ; 
Mettre en place un programme pour contourner les procédures établies dans le but d’augmenter le niveau de sécurité des systèmes ; 
Utiliser ou de développer des programmes mettant sciemment en cause l'intégrité des systèmes informatiques ; 
Installer un logiciel (même gratuit) ; l’installation de logiciels est de la responsabilité exclusive des « administrateurs système » (cf. paragraphe 8) ;
Utiliser des comptes autres que ceux auxquels il a légitimement accès ; 
Utiliser un poste de travail ou tout autre ressource informatique sans une autorisation explicite de la personne à qui elle est attribuée ; 
Altérer ou modifier des informations dont il n’est pas l’auteur, même si ces données sont partagées ;
Extraire des données hors du système d’information sans que ce soit en lien avec l’activité de l’établissement

Tout utilisateur est également soumis au respect des obligations résultant de son contrat.

L'usage des supports de communication électronique (courrier, documents accessibles par le WEB, ...) doit se faire dans le respect des lois et règlements encadrant la liberté d’expression, le droit de la propriété intellectuelle, littéraire et artistique, le droit à l’image et au respect de la vie privée, et en particulier des règles suivantes :
Ne pas porter atteinte à l'intégrité d'un autre utilisateur ou à sa sensibilité, notamment par l'intermédiaire de messages, textes ou images provocants ; 
Préciser si l’expression est faite à titre personnel, au nom du service ou de l’EPFGE.

Principes complémentaires

Un certain nombre de textes de lois viennent préciser ou compléter les principes de la déontologie informatique déjà présentés. 
L'utilisateur doit avoir conscience que même au sein de la structure il est soumis à la Loi et que ses actes sont susceptibles non seulement d'engager sa responsabilité personnelle pour les délits (contrefaçons, injures, piratages, …) qu'il commet ou les préjudices qu'il cause, mais aussi d'engager la responsabilité de l'EPFGE.
Protection des libertés individuelles
La création de tout fichier contenant des données à caractère personnel constitue un traitement soumis au Règlement Général sur la Protection des Données n° 2016/679 et aux lois n° 2018-493 du 20 juin 2018 et 78/17 du 6 janvier 1978. 
Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données n° 2016/679, il est rappelé que chaque utilisateur dispose d’un droit d’accès, de rectification et d’effacement des informations qui le concernent. Ce droit peut être mis en œuvre auprès du Délégué à la Protection des Données.
Il est par ailleurs rappelé que le nouveau code pénal définit dans ce domaine les délits qui peuvent être constitués, non pas seulement s'il y a intention coupable, mais dès lors qu'il y a négligence, imprudence ou même incompétence professionnelle et énonce les sanctions afférentes dans une section intitulée « des atteintes aux droits des personnes résultant des fichiers ou des traitements informatiques » (articles 226-16 à 226-24 du code pénal).
Respect du droit de propriété
La législation interdit à tout utilisateur de faire des copies de logiciels commerciaux pour quelque usage que ce soit, sauf lorsque les conditions d’utilisation le permettent. Les copies de sauvegarde sont aussi une exception.
D'une manière générale, l'utilisateur doit veiller à respecter le droit de propriété de l'EPFGE et celui des prestataires mettant à sa disposition leur matériel et logiciels ou toute autre ressource informatique.
La copie d'un logiciel peut constituer selon les circonstances un délit de contrefaçon sanctionné pénalement (article L335-2 du code de la propriété intellectuelle). L'auteur d'une contrefaçon engage directement sa responsabilité, il peut être poursuivi devant les tribunaux répressifs et civils ; la personne morale qui l'emploie, par exemple un établissement public, peut également être poursuivie.
Respect de l’intégrité d’un système informatique
L'utilisateur s'engage à ne pas effectuer des opérations pouvant nuire au bon fonctionnement du réseau, à l'intégrité de l'outil informatique et aux relations internes et externes de l'EPFGE.
La simple accession à un système sans autorisation constitue un délit sanctionné à l'article 323-1 du nouveau code pénal, même s'il n'en est résulté aucune altération des données ou fonctionnement dudit système. En cas d'altérations des données, les sanctions sont plus importantes.
Les actes consistant à empêcher un système de fonctionner, par exemple par l'introduction de « virus », sont visés par l'article 323-2 du nouveau code pénal.
L'introduction ou la modification frauduleuse de données font l'objet des articles 323-3 et 323-4 du nouveau code pénal.
L'utilisateur doit avertir le service informatique de l’établissement dans les meilleurs délais de tout dysfonctionnement constaté ou de toute anomalie découverte telle une intrusion dans le système d'information, suspicion d'une usurpation d'un code d'accès, etc. 
Il est important de noter que la simple tentative ainsi que la participation à une entente établie en vue de la préparation d’une infraction est punie des peines prévues pour l’infraction elle-même.
D'une manière générale, les atteintes aux systèmes de traitement automatisé des données sont traitées aux articles 323-1 à 8 du nouveau code pénal.
Respect du secret de la correspondance
Les utilisateurs doivent s'abstenir de toute tentative d'interception de courrier électronique. 
 
De lourdes sanctions pénales frappent celui qui porte atteinte au secret de la correspondance (articles 226-15 et 432-9 du nouveau code pénal).


DROIT A LA DECONNEXION
Principes du droit à la déconnexion

L’EPFGE affirme l'importance du bon usage professionnel des outils numériques et de communication professionnels et la nécessaire régulation de leur utilisation pour assurer le respect des temps de repos et de congés ainsi que l'équilibre entre vie privée et familiale et vie professionnelle de ses agents (article L2242_17 du code du travail).

Définition du droit à la déconnexion

Le droit à la déconnexion se définit comme le droit du salarié de ne pas être connecté aux outils numériques professionnels et ne pas être contacté, y compris sur ses outils de communication personnels, pour un motif professionnel en dehors de son temps de travail.

Mesures visant à limiter l’utilisation des outils numériques et de communication professionnels hors temps de travail

Le salarié est en droit de ne pas répondre à des courriels, messages ou appels téléphoniques à caractère professionnel en dehors de ses heures de travail, pendant ses congés payés, ses temps de repos et ses absences, quelle qu'en soit la nature. Sauf circonstances particulières, une réponse à une communication téléphonique ou électronique ne peut être attendue de manière prompte et impérative en dehors du cadre de l'horaire collectif de travail.

Il est rappelé à chaque cadre et, plus généralement, à chaque agent de :
s'interroger sur le moment opportun pour adresser un courriel, un message ou joindre un collaborateur par téléphone ; 
ne pas solliciter de réponse immédiate si cela n'est pas nécessaire ;

Pour garantir l'effectivité de ce droit à la déconnexion, chaque agent doit veiller à inscrire ses communications dans le cadre d'une amplitude horaire maximale entre 08h00 et 19h00 du lundi au jeudi et entre 08h00 et 18h00 le vendredi.



Suivi du respect du droit à la déconnexion

Pour s'assurer du respect du droit à la déconnexion et des mesures et recommandations prévues par la présente charte, l'EPFGE organise des actions de sensibilisation à destination des managers et de l'ensemble des salariés.

Plus particulièrement, l'EPFGE s'engage à :
organiser des journées de sensibilisation aux bonnes pratiques et à un usage raisonné et équilibré des outils numériques et de communication professionnels ;
proposer un accompagnement personnalisé à chaque salarié qui souhaite mieux maîtriser les outils numériques mis à sa disposition dans le cadre de son travail ;
désigner un ou plusieurs interlocuteurs chargés des questions relatives à l'évolution numérique des postes de travail.

DISPOSITIONs PARTICULIERES
Comptes d’utilisateurs

Chaque utilisateur des ressources informatiques possède un ou plusieurs compte(s) utilisateur personnel(s). Il en va de sa responsabilité de ne pas divulguer son ou ses mot(s) de passe. Aussi, l’utilisateur sera régulièrement sollicité pour le changer, afin de limiter les risques.

Le mot de passe constitue une mesure de sécurité destinée à éviter toute utilisation malveillante ou abusive. 

Afin d’éviter une usurpation d’identité, chaque utilisateur est tenu de verrouiller son poste en cas d’absence, même brève.

En cas de risque détecté ou de suspicion d’utilisation frauduleuse d’un compte utilisateur, un administrateur pourra bloquer ce dernier afin de protéger les données de l’utilisateur le temps de procéder aux vérifications qui s’imposent. Des outils automatisés peuvent faire remonter des alertes de sécurité.

Utilisation professionnelle des ressources informatiques

En raison du caractère professionnel de l'usage des outils informatiques, l'utilisateur est averti que les fichiers informatiques et les courriels présents sur la messagerie électronique sont présumés être à usage professionnel et qu'en conséquence l'EPFGE peut avoir accès librement à ceux-ci, sauf à ce que ces fichiers et courriels portent expressément l'objet "PERSONNEL" ou "PRIVE".
Les données non situées dans le répertoire "PERSONNEL" ou "PRIVE" de l’utilisateur sont considérées comme des données appartenant à l'EPFGE qui pourra en disposer.

Messagerie interne, courrier électronique (courriel) et internet

Confidentialité et réserve
Chaque utilisateur est responsable de l’utilisation qui en est faite, et ayant à son niveau la charge de contribuer à la sécurité générale du système d’information, il s’engage à ne communiquer son mot de passe à aucune tierce personne.
En cas d’absence prévue, il convient d’utiliser la fonctionnalité de message d’absence. Si une absence est prolongée ou imprévue, la Direction pourra demander l’accès à la messagerie de l’utilisateur concerné à condition de prévenir les membres du Comité Social et Economique au préalable.
Contenu des messages électroniques
Tout message est réputé professionnel sauf s’il comporte une mention particulière et explicite indiquant son caractère privé ou s’il est stocké dans un espace privé de données. Pour préserver le bon fonctionnement des services, des limitations pourront être mises en place. En particulier, des solutions de traitement des messages indésirables (spam, contrôle des virus, …) seront déployées. 
Sont interdits les messages comportant des contenus à caractère illicite quelle qu’en soit la nature. Il s’agit notamment des contenus contraires aux dispositions de la loi sur la liberté d’expression ou portant atteinte à la vie privée d’autrui. 
Services du courrier électronique (courriel)
Le courrier électronique permet à tous les utilisateurs connectés de communiquer par messages à l’extérieur de l’EPFGE. Dans ce cas, l’échange d’information sur un réseau non sécurisé implique de rester vigilant.
Les adresses électroniques de l’EPFGE sont normalisées.
Chaque agent ayant un accès au courrier électronique est doté d’une adresse électronique dont la règle est la suivante :
- prénom et nom en caractères minuscules non accentués, séparés par un point.
Exemple : « prenom.nom@epfge.fr » ou « prenom.nom@epfl.fr »
Un service, un groupe de travail peut également demander une adresse électronique du type : « ressources-humaines@epfge.fr » ou « ressources-humaines@epfl.fr ». Un référent est désigné au sein de chaque service pour assurer la bonne gestion de cette boite.
Certains projets peuvent donner lieu à la définition d’une adresse sous réserve qu’un référent soit expressément identifié. La demande se fait auprès de la Direction.
En tant qu’utilisateur, l’agent ou le référent, est responsable du contenu et de la gestion de sa boîte aux lettres électronique ou celle du service.
A ce titre, il est rappelé que les données circulant sur Internet ne sont pas protégées, notamment contre les détournements éventuels. Il faut en particulier ne pas relayer les chaînes de courriels qui servent principalement à recueillir frauduleusement des adresses électroniques.
Conservation des messages et des fichiers
Il convient de supprimer les messages sans importance immédiatement après lecture pour ne pas encombrer le volume des données stockées sur les espaces de messagerie.
Tous les documents à usage interne et externe recueillis par un agent, un intérimaire ou un stagiaire au travers de la messagerie ou réalisés par celui-ci doivent faire l’objet d’un classement au travers d’une arborescence définie par sa hiérarchie dans le cadre de notre système d’information. 
Tout dossier quel que soit son caractère, confidentiel ou général, doit obéir à une dénomination et à une arborescence préalablement définie, notamment pour les pièces justificatives produites à l’appui des écritures comptables. A cet effet, un plan de nommage des fichiers a été élaboré.
Tous les dossiers professionnels sont la propriété de l’EPFGE.
A cet effet tous les documents nécessaires à l’activité des services devront être stockés dans l’espace public professionnel dévolu à chaque service afin de permettre un accès garantissant une continuité de service.
Règles de fonctionnement de la messagerie
La messagerie ne remplace en aucun cas la communication des documents qui exigent une signature ou un « sous-couvert ». Elle est destinée à la transmission de messages professionnels à caractère interpersonnel, facilitant la communication.
Sauf circonstances particulières, le propriétaire d’une boîte aux lettres électronique se doit de l’ouvrir et de lire ses messages au moins une fois par jour de travail.
Le propriétaire d’une boîte aux lettres ne doit pas encombrer inutilement sa boîte de messagerie. 

En cas d’absence il convient d’utiliser le message d’absence et indiquer les modalités de contact d'un membre de l'établissement en cas d'urgence.
L’identification de l’agent doit figurer à la fin de chaque message destiné à l’extérieur. Afin d’uniformiser les présentations, un modèle est mis à disposition des agents.
Il est possible d’envoyer et de recevoir des courriers électroniques avec fichiers joints. La taille de ces fichiers doit rester raisonnable et ne pas dépasser dans la mesure du possible 10 Mo. Si la taille des fichiers est importante, il est recommandé de recourir aux outils de partage en ligne.
Pour garantir le bon fonctionnement de son système d’information, La Direction se réserve le droit de mettre en place un blocage des pièces jointes susceptibles d’introduire des logiciels parasites connus sous le nom générique de virus « chevaux de Troie », « bombes logiques » avec les extensions suivantes : exe, dll, vbs, shs, hta, sct, pif, bat…)
L’ensemble des informations véhiculées au travers de la messagerie, y compris à usage interne n’a aucune valeur juridique en l’absence de la mise en œuvre de la signature électronique. Il n’est pas envisagé à ce jour la mise en œuvre d’une telle procédure pour l’ensemble des agents. L’usage externe de la signature électronique est réservé aux titulaires d’un certificat de sécurité attribué au titre des délégations de signature (qualité de représentant du pouvoir adjudicateur).
Pour éviter toute contamination par un virus ayant pu déjouer notre anti-virus, il est recommandé de ne pas ouvrir les documents joints à un message provenant d’un correspondant inconnu. Pour les mêmes raisons, il est recommandé de supprimer les messages dont la pièce jointe est de type exécutable (.EXE).
Il est indispensable de ne pas diffuser son adresse email à des personnes inconnues ou sortant du cadre professionnel. En cas de non-respect de cette règle par l’agent, il en va de la responsabilité de l’agent en cas de spamming ou de retour de mails indésirables. 
Chaque agent, et plus particulièrement chaque manager, doit s'interroger sur la pertinence de l'utilisation de la messagerie électronique professionnelle par rapport aux autres outils de communication disponibles.
Lors de l'utilisation de la messagerie électronique, il doit veiller :
- à la pertinence des destinataires du courriel et à l'utilisation modérée des fonctions « Répondre à tous » et « Copie à » ;
- à la précision de l'objet du courrier, cet objet devant permettre au destinataire d'identifier immédiatement le contenu du courriel ;
- à la clarté, la neutralité et la concision de son courriel ;
- au respect des règles élémentaires de politesse lors de l'envoi du courriel ;

Il est recommandé aux agents de ne pas activer les alertes sonores ou visuelles d'arrivée d'un nouveau courriel ou d'un appel téléphonique.
Tout utilisateur doit impérativement informer un administrateur système en cas de réception de courrier(s) non désiré(s) (courrier au contenu illicite, courrier possédant un contenu incompréhensible, en langue étrangère…)
Règles d’utilisation d’internet
Il est rappelé qu'Internet est soumis à l’ensemble des règles de droit en vigueur. L’utilisation d’Internet (par extension intranet) constitue l’un des éléments essentiels d’optimisation du travail, de mutualisation et d’accessibilité de l’information au sein et en dehors de l'EPFGE.
Tout utilisateur, autorisé par le Directeur général à accéder à Internet, n’a pas de raisons d’accéder aux sites non professionnels. Il est rappelé que l’accès à certains sites risque de :
Polluer la boîte aux lettres de l’utilisateur via capture de son adresse mél par le site visité ;
Conduire à des téléchargements involontaires de programmes pouvant contenir des virus.
Il est interdit de se connecter à des sites Web serveurs ou à des groupes de discussions proscrits par la loi, pouvant traiter de sujets racistes, pornographiques ou pédophiles.
Il est rappelé que la connexion à un site illicite peut entraîner l’enregistrement de l’adresse e-mail de l’utilisateur connecté, celle-ci pouvant ensuite être réutilisée, à son insu, pour l’envoi de messages comportant des pièces jointes illicites.
L’EPFGE se réserve le droit de mettre en place un filtrage d’URL (adresses de site Internet) dont la définition est réalisée de manière à ne permettre que des accès nécessaires à des besoins exclusivement hiérarchique.
L’inscription sur des sites ou des « news groups » non professionnels est interdite.
Le téléchargement de logiciels proposés sur les sites Internet visités est interdit.
La copie et la diffusion de pages, d’images ou de documents récupérés depuis un site Internet doivent respecter les droits de propriété et les contrats de licence.
La commande de produits directement sur Internet n’est pas autorisée.
Toutes les règles de contrôle hiérarchique et de confidentialité applicables à tout document s’appliquent sur Internet de la même façon que pour les autres moyens de communication.

Utilisation professionnelle/privée
La messagerie interne, les courriels et l'internet sont des outils de travail ouverts à des usages professionnels et peuvent, par tolérance, constituer le support d’une communication privée dans une mesure raisonnable.
Ainsi, il appartient à l’utilisateur de procéder au stockage de ses données à caractère privé dans un espace de données prévu explicitement à cet effet nommé « PRIVE ». La sauvegarde régulière des données à caractère privé incombera à l’utilisateur. La responsabilité de l’établissement concerné ne pourra être engagée quant à la conservation de cet espace. 
Toute information est réputée appartenir à l’établissement concerné à l’exclusion des données explicitement désignées par l’utilisateur comme relevant de sa vie privée. 
Données cadastrales
Dans le cadre de l’amélioration de ses applications métiers, l’EPFGE met en place un système d’accès numérique aux données cadastrales.
Afin de respecter les engagements de l’Etablissement vis-à-vis de la CNIL, et en application des lois n° 78-17 du 6 janvier 1978 et n° 2018-493 du 20 juin 2018 ainsi que du RGPD, il est rappelé que l’accès et l’exploitation des données cadastrales mises à disposition des utilisateurs sont réglementés et doivent se limiter au strict cadre professionnel. L’accès à ces données sera donc toujours pleinement justifiable.

Téléphone

Tous les postes de travail sont équipés d’un téléphone fixe.
Certains agents (membres du Codir et agents appelés à se déplacer) disposent d’un téléphone portable mis à disposition par l’établissement. Il peut être utilisé à titre personnel et constitue en conséquence un avantage en nature. Il doit être restitué par les agents cessant leur fonction à l’établissement. 
Consulter son portable en réunion témoigne d’une grande discourtoisie. Son usage en réunion peut être interdit.

SAUVEGARDES – INFORMATIONS ENREGISTREES - CONSERVATIONS
Données informatiques

Les données informatiques (fichiers, photos, plans, bases de données, …) contenues dans les serveurs de l’EPF sont sauvegardées quotidiennement et stockées d’une manière durable sur des systèmes adaptés mis en sécurité (armoires sécurisées).

L’accès aux données sauvegardées n’est réalisé par un administrateur système qu’en cas de besoin de récupération des données exprimé par une personne responsable de ces dernières.
Leur durée de conservation n’est pas limitée, hors contraintes techniques.
Les données informatiques font également l’objet d’un archivage externalisé.

Messagerie

Le serveur de messagerie enregistre pour chaque message émis ou reçu les informations suivantes (ou une partie seulement de ces informations) :
L’adresse de l’expéditeur et éventuellement des éléments identifiant celui qui s’est connecté au serveur d’envoi (SMTP) lorsque est utilisé une authentification par identifiant / mot de passe ou par certificat. 
L’adresse du destinataire ;
La date et l’heure de la tentative ;
Le sujet du message ;
La taille du message ainsi que l’en-tête « message-id » qui peut contenir, en fonction des outils utilisés, des éléments formés à partir d’adresse électronique ;
Le cas échéant le résultat du traitement anti-spam ou antivirus sur ce message
Ces données sont conservées au maximum pour une durée d’un an.

FILTRAGE – ANTIVIRUS ET SECURITE
Afin de protéger les données et les systèmes d’informations de l’EPFGE, plusieurs systèmes automatisés sont mis en place afin de (d’):
Prévenir des intrusions frauduleuses en bloquant les accès indésirables depuis l’extérieur par le biais d’un firewall et d’un proxy.
Empêcher le vol de données depuis les systèmes d’informations vers l’extérieur par des espions (anti-spywares).
Eradiquer toute présence de virus par une surveillance continue ainsi que des analyses programmées quotidiennes (anti-virus).
Neutraliser les systèmes publicitaires indésirables dans les emails et/ou lors d’accès aux sites internet (anti-spywares, anti-pop-up)
Les systèmes de sécurité sont supervisés par les administrateurs quotidiennement afin de permettre un contrôle des attaques et afin de se tenir à jour face à de nouvelles menaces.
Il est rappelé que l’envoi de messages publicitaires sans accord préalable du destinataire est interdit dans l’unique mesure où il est adressé à une adresse mél de type personnelle et identifiée en tant que tel.
Extrait de la loi pour la confiance dans l’économie numérique : « Il est interdit d’utiliser l’adresse de courrier électronique d’une personne physique à des fins de prospection commerciale sans avoir préalablement obtenu son consentement. ». Toutefois la position de  est claire sur ce point. Un message à caractère publicitaire envoyé sans accord préalable reste légal s’il est envoyé à une adresse fonctionnelle de type :

CONTRÔLE DES OUTILS INFORMATIQUES
L’EPFGE surveille l'usage qui est fait des outils informatiques et numériques : 
d’une part parce qu’il peut voir sa responsabilité engagée en sa qualité d’employeur ayant mis lesdits outils à la disposition des utilisateurs ; 
d’autre part parce qu’il doit assurer la gestion efficace de ses ressources, la sécurité et le bon fonctionnement de ces outils.
L’EPFGE exerce son droit de surveillance dans le respect des droits et devoirs des utilisateurs, de manière transparente et dans le respect du principe de proportionnalité prévu dans le Code du travail et résultant du Règlement Général sur la Protection des Donnée n° 2016/679 et aux lois n° 2018-493 du 20 juin 2018 et 78/17 du 6 janvier 1978.
Le droit de surveillance et de contrôle de l’EPFGE peut s’exercer sur l’ensemble des outils informatiques et numériques constitutifs du Système d’Information tant au regard de l’opération effectuée que de sa durée. 
L’EPFGE peut ainsi : 
faire des contrôles techniques et de volumes de façon épisodique ou régulière ; 
opérer dans certains cas, des investigations anonymisées sur les contenus. 

Les contrôles techniques et de volumes

L’EPFGE effectue un contrôle régulier des communications effectuées avec les outils informatiques et numériques de manière globale afin de veiller à la bonne gestion de ceux-ci, en respectant les finalités visées au paragraphe 7 ci-dessus. 
Des contrôles épisodiques peuvent être pratiqués pour chaque utilisateur afin de détailler les résultats des vérifications globales intervenues. 
Exemples de contrôle : 
fréquence, volume, taille des courriers électroniques et format des pièces jointes, 
consultation Internet (nombre de pages consultées, temps de connexion), 
volumétrie et type des documents stockés sur les espaces dédiés. 

Ces contrôles portent sur les caractéristiques techniques et permettent d’assurer le niveau de performance du Système d’Information nécessaire ; ils peuvent concerner tout à la fois les échanges professionnels et les échanges privés. 
En revanche, ils ne portent pas sur les contenus des échanges. 

Les investigations sur les contenus
L’accès aux contenus professionnels
L’EPFGE a accès aux contenus professionnels de l’utilisateur dans les conditions prévues à l’article 9. 
L’accès aux contenus privés 
L’EPFGE respecte la vie privée et le secret des correspondances de l’utilisateur. Dès lors, aucun contrôle de contenus à caractère privé n’est effectué. 
Toutefois, l’EPFGE se réserve la possibilité d’opérer des investigations en cas de risque avéré de non-respect de la Charte, tel qu’une atteinte à la sécurité et au bon fonctionnement des outils informatiques et numériques. 
Ce contrôle sera opéré par les administrateurs des systèmes informatiques à la demande expresse de l’employeur, dans les conditions prévues à l’article 9 et dans le respect des règles fixées par les dispositions législatives et réglementaires en vigueur ainsi que la jurisprudence.

ROLE DES ADMINISTRATEURS DES SYSTEMES INFORMATIQUES
Les administrateurs systèmes de l’établissement sont des personnes nommément désignées par le Directeur général qui peut mettre fin à ce statut à tout moment s’il le juge nécessaire. Il s’agit de la personne en charge des moyens informatiques et de son responsable.
Les administrateurs des différents systèmes ont le devoir d'assurer un bon fonctionnement des réseaux et des moyens informatiques. Ils ont le droit de prendre toutes dispositions nécessaires pour assumer cette responsabilité tout en respectant la déontologie professionnelle.
Dans le cadre de leurs missions, les administrateurs systèmes peuvent : 
utiliser des outils liés à la spécificité de son activité tels que des outils de surveillance ou des outils de contrôle du piratage ; 
mettre en place des systèmes de mesure à des fins de diagnostic ou d'administration des outils informatiques ou numériques ; 
prendre des mesures conservatoires pour pallier un incident de fonctionnement ou de sécurité ; dans ce cadre, il lui est licite de rechercher toute information utile, y compris par l'examen de journaux divers (connexions, accès distants, etc. à l’exclusion des données personnelles). 

Ils disposent de moyens d'investigation pour remplir leur mission à partir de fichiers portant sur des données professionnelles, les traces de connexions, de communications électroniques, d'accès Internet et d'accès aux données des machines. 
Les administrateurs réseau sont les seuls à pouvoir créer, supprimer et modifier des comptes d’utilisateurs. Ils peuvent en outre gérer les droits d’accès aux données. Toutefois, aucune décision ne pourrait survenir sans une demande explicite préalable d’au moins un membre de 
Par ailleurs, ils peuvent être amenés avec l'autorisation du Directeur général et de l’intéressé, à examiner le contenu de fichiers ou boîtes aux lettres, de façon à obtenir suffisamment d'informations pour pallier les incidents de fonctionnement ou s'il y a lieu, de pouvoir déterminer si un utilisateur ne respecte pas la politique d'utilisation des ressources informatiques de l'EPFGE décrite dans ce document.
Ils ont l'obligation de préserver la confidentialité des informations privées qu’ils sont amenés à connaître dans ce cadre. Les utilisateurs peuvent demander leur aide pour faire respecter leurs droits.
Les administrateurs systèmes de l’établissement sont soumis à une obligation de discrétion et de confidentialité la plus absolue concernant les informations auxquelles ils ont accès lors de l’exécution de leur mission. 
Cette obligation ne fait pas obstacle au signalement des dysfonctionnements que tout administrateur systèmes pourrait découvrir à l’occasion de ses contrôles conformément aux dispositions prévues à l’article 8. 

SANCTIONS
Les utilisateurs ne respectant pas les règles et obligations définies dans la présente charte et ceux qui ne signalent pas les tentatives de violation de leur compte sont passibles de sanctions.
Ils peuvent être sommairement déconnectés par les administrateurs systèmes à la demande de l’employeur qui peuvent surveiller en détail des sessions de travail d'un utilisateur s'il existe un soupçon de non-respect de la charte. Ils peuvent faire l'objet de poursuites pénales engagées à la demande du Directeur général de l’EPFGE.
Poursuites : En cas de fraude constatée et de recherche de responsabilité(s) par les autorités compétentes, les informations, les accès aux données, les traces et les sauvegardes pourront être mises à disposition de personnes mandatées dans la limite du respect des textes législatifs.









ANNEXE IV – CHARTE DE DéONTOLOGIE


préambule
La présente charte rappelle l'ensemble des règles de conduite qui s'imposent à l'Etablissement ainsi qu'à l'ensemble de ses collaborateurs.
Elle énonce les principes de déontologie professionnelle qui doivent, en toutes circonstances, inspirer les comportements, fondés sur la probité, la loyauté, le respect, la dignité et les droits de chacun.
La charte permet aux collaborateurs de l’EPFGE de s’appuyer sur un document de référence pour les inciter à se poser les bonnes questions face à certaines situations professionnelles.
 La charte promeut la confiance, le dialogue et la transparence pour traiter les situations sensibles.

Périmètre et objet de la Charte
La Charte déontologique fixe les règles de comportement au sein de l'Etablissement pour l'ensemble des collaborateurs et dirigeants.
Chaque collaborateur, quelles que soient ses fonctions et son niveau hiérarchique, se doit de respecter les principes de comportement décrits dans les présentes règles.
Celles-ci n'ont pas pour objet de se substituer aux lois et règlements applicables, mais de préciser des attitudes et de donner des repères qui traduisent un comportement professionnel exemplaire dans l'intérêt de l'Etablissement.

Les relations d'affaires
Respect des règles en matière de concurrence

L'Etablissement prohibe toutes atteintes illicites au libre jeu de la concurrence, qui peuvent prendre des formes diverses, notamment :
Des ententes par lesquelles des concurrents se concertent par exemple pour augmenter ou fixer des prix, réduire la concurrence dans le cadre de la réponse à des appels d'offres, établir des restrictions, répartir des marchés, tromper le client, etc.
Un simple échange d'information entre concurrents, notamment préalablement à la remise des offres dans le cadre d'un appel d'offres, peut ainsi être jugé illicite s'il a pour effet de réduire, fausser ou distordre la concurrence.
Un abus de position dominante par lequel une entreprise cherche à profiter de la position qu'elle détient sur un marché pour évincer ses concurrents.
Une exploitation abusive de la situation de dépendance économique dans laquelle se trouve un client ou un fournisseur d'une entreprise à l'égard de cette dernière.


Rappel de la législation concernant la corruption

La négociation et l'exécution de contrats ne doivent pas donner lieu à des comportements ou faits pouvant être qualifiés de corruption active (article 433-1 du code pénal) ou passive (article 432-11 du code pénal), de complicité de trafic d'influence ou de favoritisme.

Aucun collaborateur ne doit accorder directement ou indirectement à un tiers des avantages indus, de quelque nature qu'ils soient et par quelque moyen que ce soit, dans le but d'obtenir ou de maintenir une transaction commerciale ou un traitement de faveur.

Déontologie en matière d'achats
La fonction Achats fait partie intégrante de l'activité de l'Etablissement.

L'Etablissement attache la plus grande importance aux qualités professionnelles et morales de ses collaborateurs qui sont en relation avec les fournisseurs et les sous-traitants.

Il est donc nécessaire de respecter en toutes circonstances :
Loyauté, intégrité, impartialité dans les relations avec les fournisseurs et sous-traitants,
Fiabilité, discrétion, protection des informations échangées,
Equité de traitement de tous les fournisseurs et sous-traitants,
Respect des contrats, accords et engagements.

La prévention des conflits d'intérêts
Clients, fournisseurs et concurrents

Il existe un conflit d'intérêt lorsque les intérêts personnels d'un collaborateur, considéré individuellement ou au sein d’une communauté d’intérêt, sont susceptibles de se trouver en contradiction avec ceux de l'Etablissement dans le cadre de relations d'affaires avec un client, concurrent, ou fournisseur, à l'occasion de la négociation ou de l'exécution d'un contrat. Chacun doit informer sa hiérarchie dès qu'il a connaissance de l'existence éventuelle d'un conflit d'intérêts en renseignant le formulaire dédié. Le service des ressources humaines adressera à l’agent concerné une copie de ce formulaire comportant les suites données à ce signalement.

Cadeaux, rétributions et autres avantages

Les cadeaux offerts en tant que simple manifestation de courtoisie ou de faible valeur ne sont acceptables que s'ils sont exceptionnels et liés à des occasions qui les justifient (ex. fin d'année). Tous les cadeaux excédant la valeur de 80 euros TTC devront faire l'objet d'une déclaration auprès du secrétaire général qui tiendra informé l’intéressé quant à la suite qu’il convient d’y donner. Il est recommandé que les cadeaux partageables soient mis à la disposition de l’ensemble des agents.

Invitations à déjeuner

S’agissant des invitations à déjeuner, il convient de se référer aux critères suivants :
Les déjeuners proposés ont pour but de permettre aux participants d’aborder des sujets professionnels, 
La valeur du repas est raisonnable,
Les déjeuners ont lieu en semaine et les proches ne sont pas conviés,
Les invitations sont validées par le supérieur hiérarchique.

Prise de parole publique
Lorsqu’ils sont sollicités par un média, les collaborateurs doivent renvoyer vers le service chargé de la communication de l’établissement et ne pas s'exprimer directement sans y avoir été préalablement autorisé.

Activités privées ou publiques extérieures à l’établissement
L'Etablissement respecte l'engagement individuel de ses collaborateurs dans des activités publiques, politiques ou associatives.
Toutefois, nul ne peut se prévaloir de sa qualité de salarié de l’Etablissement dans le cadre d’une activité publique ou privée en raison du respect du principe de neutralité des services publics, sous peine d’une sanction disciplinaire.

La protection des intérêts et des biens de l'Etablissement
Confidentialité, discrétion et non-concurrence
Tout collaborateur peut être amené à détenir des informations appartenant à l'Etablissement et devant rester confidentielles dans la mesure où leur divulgation ou leur révélation risquerait de porter préjudice aux intérêts de l'Etablissement.
Dans ces conditions, chaque collaborateur s'engage à :
Ne pas divulguer à des tiers ou à des personnes employées au sein de l'Etablissement qui ne sont pas habilitées à en avoir connaissance, les informations professionnelles confidentielles auxquelles il a accès, 
Ne pas divulguer ces informations à d'autres personnes, qu'il s'agisse de personnes privées ou publiques, physiques ou morales, 
Veiller au respect des règles d'indentification, de diffusion, de reproduction, de conservation et de destruction des documents ou de tout autre support de l'information
Ne prendre aucune copie des documents et supports d'informations qui lui sont confiés, à l'exception des copies nécessaires à l'exécution de sa prestation dans le cadre de sa fonction, 
Prendre toutes mesures permettant d'éviter toute utilisation détournée ou frauduleuse des informations en sa possession, 
Prendre toutes mesures de sécurité, notamment matérielles, pour assurer la conservation et l'intégrité des documents et informations traités.
Aucun collaborateur ne s'approprie pour son utilisation personnelle un bien quelconque de l'Etablissement, ni ne le met à la disposition de tiers.
Cette obligation de confidentialité et de discrétion subsistera après la rupture du contrat de travail, pour quelque cause que ce soit.

Protection des biens et des ressources
Chaque collaborateur est responsable de la bonne utilisation et de la protection des biens et ressources de l'Etablissement.
Ces biens doivent être utilisés conformément à leur finalité professionnelle ou dans le cadre fixé.
Il appartient à chaque collaborateur de protéger ces biens contre toute dégradation, altération, fraude, perte ou vol. Un caisson fermant à clé est à la disposition de chaque agent dans son bureau.

Sanctions des manquements
Les règles contenues dans la présente Charte sont impératives et nul ne peut s’en affranchir, quel que soit son niveau hiérarchique.
Tout éventuel non-respect de ces règles par un collaborateur serait susceptible de constituer une faute et pourrait à ce titre, faire l’objet, dans le respect du droit applicable, de sanctions et poursuites appropriées.

Dispositions générales
La présente charte sera disponible sur le portail intranet de l’Etablissement et sera notifiée à chaque collaborateur.

Annexe 
Formulaire de déclaration en cas d’apparition d’une situation de conflit d’intérêts potentiel
A remplir par le collaborateur concerné par une situation de conflit d’intérêt au moment de son apparition :

Compte tenu des dossiers que je gère, je déclare estimer me trouver en situation potentielles de conflits d’intérêts, concernant les dossiers ou les bénéficiaires suivants :

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 

Je déclare accepter les dispositions d’organisation qui seront prises par ma hiérarchie concernant ces dossiers (retrait de mon champ d’attribution, supervision renforcée, etc…)

Nom et prénom du collaborateur :  ……………………………………………………..

Service de rattachement :  ……………………………………………………..

Fonctions exercées :   ……………………………………………………..

A………………………………                                 , le ………………….


Signature :

A remplir par le responsable hiérarchique du collaborateur :

Dispositions organisationnelles prises face à la situation déclarée ci-dessus :
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………....

Nom et prénom du responsable hiérarchique :……………………………………………………..

A………………………………                                 , le ………………….

Signature :


Document à renvoyer complété et signé par le collaborateur et son responsable hiérarchique au service des ressources humaines – Fournir une copie à l’agent.