PMG ARDECHE

Afin de permettre aux salariés n’étant pas présents dans les locaux de l’entreprise de participer au vote, de favoriser l’augmentation du taux de participation, de sécuriser le processus électoral et de faciliter le décompte final des résultats, la Direction propose à travers cet accord de recourir au vote électronique pour les prochaines élections professionnelles qui auront lieu en octobre 2023 en vue du renouvellement du CSE.
Le recours au vote électronique s’inscrit dans le respect des principes fondamentaux qui commandent les opérations électorales et doit notamment garantir : 
le secret du scrutin ;
le caractère personnel et libre du vote ;
la sincérité des opérations électorales
l’intégrité du vote ;
l’unicité du vote ;
le secret du vote.



Article 1 - Champ d’application
Le présent accord s’applique au sein de la société __________________ et concerne l’ensemble des salariés.

Article 2 - Cadre juridique
Le recours au vote électronique s’effectue dans le respect des dispositions légales, règlementaires et conventionnelles en vigueur.
Le recours au vote électronique doit être conforme :
au règlement (UE) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 (règlement général sur la protection des données) ;
à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
au code du travail ;
aux principes généraux du droit électoral ;
à l’arrêté du 25 avril 2007 (NOR: SOCT0751067A) ;
aux délibérations de la CNIL et aux recommandation de la CNIL, 
Il convient notamment de se référer à ces textes pour les questions qui ne sont pas abordés par la présente décision.

Article 3 - Elections concernées
Conformément à l’article L. 2314-26 du code du travail, il est décidé de recourir au vote électronique lors des élections relatives au prochain renouvellement du CSE, pour chaque tour de scrutin. Le recours au vote électronique est décidé pour les élections qui auront lieu en octobre 2023, et le cas échéant aux élections partielles qui se dérouleraient en cours de mandat. 



Article 4 - Choix d’un prestataire extérieur par l’entreprise
La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire (ci-après désigné le prestataire) choisi par l’employeur sur la base du cahier des charges joint en annexe.
Le cahier des charges est tenu à la disposition des salariés au service des ressources humaines.
Le système retenu par l’entreprise garantit la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Article 5 - Expertise préalable
Préalablement, à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du code du travail et plus largement le respect des différentes prescriptions légales et règlementaires applicables ainsi que les préconisations de la CNIL.
Le rapport d’expertise est communiqué à la direction de l’entreprise et au prestataire.
Le rapport d’expertise est tenu à la disposition de la CNIL ainsi que des salariés au service des ressources humaines.

Article 6 - Gestion des données à caractère personnel et RGPD
La mise en place d’une solution de vote électronique nécessite le recours à des fichiers contenant des données à caractère personnel. A ce titre, l’ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n° 2016/679.
Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique s’engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées.
Le prestataire prendra toutes les mesures techniques et organisationnelles requises afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque.
Conformément à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée et au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes à l'égard du traitement des données à caractère personnel, une déclaration de traitement sera effectuée au registre par la Société au titre de la constitution des fichiers électoraux et de candidats.


Article 7 - Cellule d’assistance technique
Une cellule d’assistance technique est chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.
La cellule est composée de :
2 représentants choisis par l’entreprise ;
1 représentant du prestataire ;
La cellule d’assistance technique aura notamment pour mission de :
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;
contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Ces opérations sont réalisées en présence des représentants des listes de candidats.

Article 8 - Etablissement des listes électorales
Les listes électorales sont établies par l’employeur et transmises au prestataire. Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’employeur.



Article 9 - Etablissement des listes de candidats
Les listes de candidats sont établies et transmises au prestataire conformément aux dispositions du protocole d’accord préélectoral ou selon les modalités unilatéralement fixées par l’employeur à défaut d’accord préélectoral valablement signé.

Article 10 - Propagande électorale
Chaque organisation syndicale présentant des candidats pourra mettre en ligne un tract sur le site de vote. Le tract est remis à l’entreprise qui le transmet sans délai au prestataire.
Sous réserve de dispositions contraires prévues par le protocole d’accord préélectoral, le tract doit être communiqué par un fichier de type .pdf dont le poids maximum est fixé à 40 Mo.

Article 11 - Formation sur le système de vote
Les membres de la délégation du personnel du CSE et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique.

Article 12 - Information des salariés
Avant l’ouverture du scrutin, une notice d'information détaillant les opérations de vote ainsi que le fonctionnement général du système de vote électronique sera communiquée au salarié.
La notice comporte :
l’adresse du site de vote ;
les modalités selon lesquelles l’électeur peut demander la réédition de ses codes d’identification en cas de perte ou de non-réception de ces derniers ;
les modalités d’accès au site de vote ;
les modalités de vote ;
la période d’ouverture du vote électronique.



Article 13 - Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe
Le système de vote électronique s’entend du vote électronique via internet. Le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.

Article 14 - Période de vote électronique
La période d’ouverture du vote électronique sera déterminée par le protocole d’accord préélectoral, ou par l’employeur lorsqu’il lui revient de fixer unilatéralement les modalités d’organisation et de déroulement des élections à défaut d’accord préélectoral valablement signé.
Pendant cette période, les électeurs auront la faculté de voter à tout moment par l’intermédiaire de tout terminal permettant d’accéder au site de vote. Le matériel spécialement mis à disposition par l’entreprise afin que tout électeur puisse procéder au vote ne sera accessible que pendant les heures d’ouverture de l’entreprise.
Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Article 15 - Mise à disposition du matériel de vote
Pendant les heures d’ouverture de l’entreprise, le matériel nécessaire au vote électronique sera mis à disposition des électeurs qui ne souhaitent pas utiliser leur matériel ou qui ne disposent pas des outils permettant d’y procéder.
Ainsi, seront mis à disposition des salariés un PC en libre-service sur l’établissement principal du site de ___________ 	 
Les conditions de cette mise à disposition garantissent le secret du vote.

Article 16 - Bulletin de vote
Sous réserve de dispositions contraires prévues par le protocole d’accord préélectoral, le prestataire établira des bulletins identiques pour chacune des listes présentées au premier et second tour. 
Toutefois, il est convenu que chaque organisation syndicale présentant une liste de candidats pourra fournir au prestataire le logo de son organisation en vue de le faire figurer sur le bulletin de vote électronique. Le logo de l’organisation doit être transmis à l’employeur avec la liste de candidats. L’employeur se chargera de transmettre le logo au prestataire. Le logo doit être communiqué par un fichier de type .pdf dont le poids maximum est fixé à 10 Mo.
Des bulletins de vote blanc seront mis à disposition des électeurs.
Au premier tour, les listes seront affichées dans l’ordre alphabétique avec pour référence le nom des organisations syndicales présentant des listes.
Au second tour, les listes seront affichées dans l’ordre alphabétique avec pour référence le nom de famille du candidat positionné en premier sur la liste.

Article 17 - Salariés atteints d’une infirmité les empêchant de voter
Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

Article 18 - Participation en cours de scrutin
Aucun résultat partiel ne peut être communiqué en cours de scrutin. Le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin (taux de participation).

Article 19 - Evènements susceptibles de perturber le bon déroulement du vote
Le système de vote électronique retenu comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants du prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.


Article 20 - Clôture du scrutin et dépouillement
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.
Les délégués de liste sont invités à assister aux opérations de dépouillement.
Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes par les membres du bureau de vote. La génération des clés destinées à permettre le dépouillement des votes à l’issue du scrutin est publique.
Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal.
Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.
Les membres du bureau de votes signeront la liste d’émargement ainsi que les procès-verbaux d’élection.

Article 21 - Conservation des fichiers supports
Le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.
À l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.


Article 22 – Formalités et dépôt
Le présent accord comprend 5 pages (+ une annexe) et est conclu dans le cadre des élections professionnelles 2023 à compter du 12 juillet 2023. 
Il pourra être modifié et dénoncé par la société selon la procédure prévue pour la dénonciation de la décision unilatérale. 

La Direction de la société _____________ notifie le présent accord, sans délai, par remise en main propre contre décharge auprès des Délégués Syndicaux présents le jour de la signature. 

Le présent accord donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues aux articles L.2231-6 et D.2231-2 et suivants du code du travail. Il sera déposé :
Sur la plateforme de télé procédure dénommée « TéléAccords » accompagné des pièces prévues par les dispositions légales et réglementaires ; 
Et un exemplaire auprès du greffe du conseil de prud’hommes de ______________ 

Il sera également porté sur le tableau d’affichage réservé aux communications de la Direction

Article 23 – Publication de l’accord
Le présent accord fera l’objet d’une publication dans la base de données nationale visée à l’article L. 2231-5-1 du Code du travail dans une version ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires.

Fait à _____________
Le 12/07/2023
En 5 exemplaires originaux 

Pour la société ____________________







Délégué Syndical








Délégué Syndical
	



Le présent cahier des charges fixe les conditions auxquelles sont subordonnées la conclusion du contrat avec le prestataire qui aura en charge la mise en place et la gestion du vote électronique à l’occasion de l’élection des membres du CSE de l’entreprise ________________, qui aura lieu en octobre 2023.

Contexte
Par accord collectif, la société _________________ a décidé de mettre en place le vote électronique pour l’élection des membres du CSE et de recourir à un prestataire extérieur (ci-après désigné le prestataire) qui assurera l’organisation et la gestion technique et matérielle du vote électronique.

Principes généraux
Le prestataire retenu s’engage à respecter les textes applicables au vote électronique à l’occasion de l’élection des membres du CSE et tout particulièrement :
le règlement (UE) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 (règlement général sur la protection des données) ;
la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
le code du travail ;
les principes généraux du droit électoral ;
l’arrêté du 25 avril 2007 (NOR: SOCT0751067A) ;
les délibérations de la CNIL ;
le protocole d’accord préélectoral propre à l’élection considérée ;
l’accord collectif relatif au recours du vote électronique du 07/07/2023 ;
tout autre texte venant modifier les conditions d’application des précédents textes.

 La solution présentée par le prestataire doit notamment garantir : 
le secret du scrutin ;
le caractère personnel et libre du vote ;
la sincérité des opérations électorales
l’intégrité du vote ;
l’unicité du vote ;
le secret du vote.

Plus généralement, le prestataire devra mettre toute son expertise à disposition afin que le vote électronique se déroule dans les meilleures conditions, soit adapté à l’environnement de l’entreprise et permette de répondre dans les meilleurs délais aux demandes qui lui sont formulées. Il assurera une prestation permanente de conseil auprès de l’entreprise dans tous les domaines relatifs au vote électronique.
Enfin, le prestataire s’engage à garantir la confidentialité des données et informations dont il pourra prendre connaissance. Il limitera l’accès à ces informations aux seules personnes de son entreprise qui ont vocation à participer à la mise en place et l’organisation du vote électronique. Ces personnes étant elle-même tenues dans les mêmes conditions de garantir la confidentialité de ces données et informations.

Confidentialité et sécurité du système
Le système mis en place par le prestataire assure la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
Lors de l'élection par vote électronique, les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés.
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

Accessibilité du système
Le système retenu doit être accessible à toutes personnes, notamment aux personnes en situation de handicap.

Expertise du système
Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique doit être soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du code du travail et plus largement le respect des différentes prescriptions légales et règlementaires applicables ainsi que les préconisations de la CNIL.
Le rapport de l’expert devra être remis au préalable à la société. 

Cellule d’assistance technique
Une cellule d’assistance technique est chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.
Il est prévu que 1 représentant du prestataire intègrent cette cellule et participent activement aux missions de cette cellule.
La cellule d’assistance technique aura notamment pour mission de :
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;
contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Au-delà de ces tests et vérification, le prestataire devra répondre aux demandes de l’entreprise de procéder à des vérifications et tests spécifiques selon les besoins rencontrés.

Notice d’information détaillée
Le prestataire devra établir une notice d'information détaillant les opérations de vote ainsi que le fonctionnement général du système de vote électronique. 
Cette notice, qui doit être communiquée au salarié, doit comporter a minima :
l’adresse du site de vote ;
les modalités selon lesquelles l’électeur peut demander la réédition de ses codes d’identification en cas de perte ou de non-réception de ces derniers ;
les modalités d’accès au site de vote ;
les modalités de vote ;
la période d’ouverture du vote électronique.

Formation sur le système de vote
Les membres de la délégation du personnel du CSE et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation dispensée par le prestataire portant sur le système de vote électronique.

Liste électorale et fichier électeurs
Les listes électorales sont établies par l’entreprise et transmises au prestataire qui constituera alors le « fichier électeur ».
Les listes électorales comportent a minima :
les noms et prénoms des inscrits ;
la date d’entrée dans l’entreprise ;
la date de naissance ;
le collège d’appartenance.

Le fichier électeur comporte à minima :
les noms et prénoms des inscrits ;
le collège d’appartenance ;
le moyen d’authentification ;
les coordonnées ; 

La conformité de l’intégration au système de vote électronique des listes transmises au prestataire par l’employeur sera contrôlée par la direction préalablement à chaque tour de scrutin.

Système de vote
10.1 Accès permanent au site de vote
Le système de vote électronique du prestataire doit permettre aux électeurs de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du vote électronique.
En dehors de cette période, le vote des électeurs doit être rendu impossible.
Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

10.2 Authentification du salarié électeur
Le vote de l’électeur ne doit être rendu possible qu’après authentification. 
Cette authentification résulte de la saisie par l’’électeur d’un code identifiant personnel et d’un mot de passe générés de manière aléatoire communiqués au salarié ainsi qu’une question défi-réponse non triviale (ou toute autre donnée personnelle définie dans le protocole d’accord préélectoral, comme la date et/ou le lieu de naissance) qui seront contrôlés avant d’accéder au vote. 
Ces codes sont valables pour les 2 tours de scrutin.
Les codes d’identification du salarié lui permettant de procéder au vote électronique lui seront communiqués via deux canaux de communication distincts. Le prestataire a en charge la communication des codes.
Le prestataire doit mettre en place une procédure de génération et de communication des codes d’identification assurant leur confidentialité.
En cas de perte ou de non-réception des codes d’identification, le prestataire doit prévoir une procédure sécurisée de réédition des codes.

10.3 Liste de candidats et bulletin de vote
Les listes de candidats sont établies et transmises au prestataire conformément aux dispositions du protocole d’accord préélectoral ou, selon les modalités unilatéralement fixées par l’employeur à défaut d’accord préélectoral valablement signé.
Les fichiers relatifs aux listes de candidats comportent les mentions suivantes :
collège d’appartenance ;
noms et prénoms des candidats ;
titulaires ou suppléants ;
le cas échéant, l’appartenance syndicale.
Sauf si le protocole d’accord préélectoral en stipule autrement, le prestataire établira des bulletins identiques pour chacune des listes présentées au premier et second tour
Chaque organisation syndicale présentant une liste de candidats pourra fournir au prestataire le logo de son organisation en vue de le faire figurer sur le bulletin de vote électronique. Le logo de l’organisation doit être transmis à l’employeur avec la liste de candidats. L’employeur se chargera de transmettre le logo au prestataire. Le logo sera communiqué par un fichier de type .pdf dont le poids maximum est fixé à 10 Mo.
Des bulletins de vote blanc seront mis à disposition des électeurs.
Au premier tour, les listes seront affichées dans l’ordre alphabétique avec pour référence le nom des organisations syndicales présentant des listes.
Au second tour, les listes seront affichées dans l’ordre alphabétique avec pour référence le nom de famille du candidat positionné en premier sur la liste.

10.4 Vote du salarié
Le salarié ne peut procéder au vote qu’après saisine de ses codes d’identification et de la ou des données personnelles déterminées avec le prestataire.
Après connexion, le salarié pourra faire son choix entre les listes de candidats propres à son collège. Le salarié a la faculté de procéder à des ratures. Il peut également procéder à un vote blanc.
Pour chaque scrutin, les listes de candidats et le vote blanc sont affichés sur une même page.
Les listes de candidats aux fonctions de titulaires sont présentées avant celles de candidats aux fonctions de suppléants.
Le vote de l’électeur apparaît clairement à l’écran et peut être modifié avant validation. La validation du vote le rend définitif et empêche toute modification.
La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.
Le système doit assurer le caractère anonyme du vote et son unicité. Le vote doit être chiffré avant transmission au fichier « contenu de l’urne électronique ».
Le fichier « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

10.5 Liste d’émargement
La liste d'émargement n'est accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.
Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.
Les listes d’émargement comportent le collège, noms et prénoms des électeurs.
L’émargement indique la date et l’heure du vote.

10.6 Clôture du scrutin
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

Dépouillement
L’accès aux données du fichier « contenu de l’urne électronique » ne doit être possible que par l’activation conjointe de deux clés de chiffrement. 
Il appartient au prestataire de générer trois clés de chiffrement conformément aux dispositions de l’arrêté du 25 avril 2007.
Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Conservation des fichiers supports
Le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

À l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.
Dispositif de secours
Le système mis en place par le prestataire doit comprendre un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal. Le dispositif de secours doit offrir les mêmes garanties et mêmes caractéristiques que le système principal.