AVENANT N°1 A L’ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF A L’ORGANISATION DU DIALOGUE SOCIAL AU SEIN DE LA MUTUELLE FAMILIALE



entre les soussignés :

La Mutuelle Familiale, dont le siège social est situé 52 rue d’Hauteville 75 487 PARIS Cedex 10, représentée par Monsieur XXXXXXXXXXXXX, agissant en qualité de Directeur Général de transition, 
D’une part,
et :

La Délégation Syndicale CFDT, représentée par Madame XXXXXXXXXXXXX agissant en sa qualité de déléguée syndicale.

La Délégation Syndicale CGT, représenté par Monsieur XXXXXXXXXXXXX agissant en sa qualité de délégué syndical.
	D’autre part,


IL EST PREALABLEMENT RAPPELE CE QUI SUIT : 


Suite à l’évolution des dispositions du Code de la mutualité et des statuts de La Mutuelle Familiale relatives à l’élection des représentants des salariés au Conseil d’Administration, la Direction et les organisations syndicales représentatives ont souhaité préciser les missions, statuts et modalités d’application du mandat de ces représentants, afin de renforcer l’efficacité et la qualité du dialogue social au sein de la mutuelle.

Par ailleurs, la Loi n° 2021-1104 du 22 août 2021 portant lutte contre le dérèglement climatique et renforcement de la résilience face à ses effets (dite loi « Climat et Résilience »), prévoit des dispositions visant à introduire les enjeux environnementaux dans les relations collectives de travail. La Base de Données Economiques et Sociales (BDES) devient ainsi la Base de Données Economiques, Sociales et Environnementales (BDESE). Ces nouvelles dispositions nécessitent l’actualisation de mesures prévues par l’accord d’entreprise relatif à l’organisation du dialogue social au sein de La Mutuelle Familiale du 27 juin 2019.

En conséquence, le présent avenant a pour objet d’ajouter l’article suivant au sein de l’accord d’entreprise relatif à l’organisation du dialogue social au sein de La Mutuelle Familiale du 27 juin       2019 :
Article 4bis – Représentants des salariés au Conseil d’Administration,

Et d’en modifier les articles suivants :
Article 1.4.1 : Attributions,
Article 4 : Base de Données Economiques et Sociales (BDES).
CECI RAPPELE, IL EST EXPOSE CE QUI SUIT :

ARTICLE 1 : AJOUT DE L’ARTICLE 4bis
L’article 4bis – Représentants des salariés au Conseil d’Administration est ajouté comme suit : 

Article 4bis – Représentants des salariés au Conseil d’Administration

4bis.1	Nombre et modalités d’élection des réprésentants des salariés au Conseil d’Administration

Conformément à l’article L.114-16-2 du Code de la mutualité, deux représentants des salariés au Conseil d’Administration sont élus par les salariés. La durée de leur mandat est fixée à 6 ans par les statuts de La Mutuelle Familiale dans son article 29. 

Les parties conviennent d’élire 2 titulaires et 2 suppléants pour la même mandature, afin d’assurer une représentation constante des salariés au Conseil d’Administration en cas d’absence des titulaires. 

Les modalités d’élection des titulaires et des suppléants seront définies à chaque nouvelle élection à l’occasion de la négociation du protocole d’accord pré-électoral, à laquelle sont conviées les organisations syndicales représentatives et les sections syndicales présentes au sein de La Mutuelle Familiale. 


4bis.2	Modalités de remplacement des titulaires par les suppléants

Les représentants suppléants n’assistent aux réunions du Conseil d’Administration qu’en l’absence des représentants titulaires.

	4bis.2.1 – En cas d’absence provisoire

En cas d’absence provisoire du représentant titulaire en cours de mandature, un des représentants suppléants est désigné pour remplacer à la réunion du Conseil d’Administration le représentant titulaire absent, dans les conditions suivantes :
En priorité, le représentant titulaire absent désignera pour le remplacer un représentant suppléant élu sur la même liste ;
A défaut, le représentant titulaire absent désignera pour le remplacer le représentant suppléant de son choix.

Le représentant titulaire devra informer de son absence et du suppléant amené à le remplacer lors de la réunion du Conseil d’Administration, le cabinet de la Présidence et la Direction des Ressources Humaines, dès connaissance de l’absence, et au plus tard au commencement de la réunion en cas d’absence non programmée.

	4bis.2.2 – En cas de vacance de poste

En cas de vacance d’un poste de représentant titulaire en cours de mandature, par décès, démission, révocation, rupture du contrat de travail ou pour toute autre cause que ce soit, un des représentants suppléants est nommé représentant titulaire, dans les conditions suivantes :
Le représentant suppléant élu sur la même liste que le titulaire dont le poste devient vacant est prioritaire pour le remplacer et devient représentant titulaire (si les deux représentants suppléants ont été élus sur la même liste que le titulaire, le premier de la liste devient représentant titulaire) ;
Si aucun représentant suppléant n’a été élu sur la même liste que le titulaire dont le poste devient vacant : 
Si les deux représentants suppléants ont été élus sur des listes différentes, le suppléant dont la liste a eu le plus de voix devient représentant titulaire,
Si les deux représentants suppléants ont été élus sur la même liste, le premier de la liste devient représentant titulaire.

	4bis.2.3 – Cas de recours à une élection partielle en cours de mandat

En cas de vacance d’un poste de représentant titulaire en cours de mandature ne pouvant être remplacé par un des deux représentants suppléants, une élection partielle sera organisée par la Direction des Ressources Humaines dans les 6 mois suivants la vacance du poste. Le nouveau représentant des salariés titulaire sera élu pour la durée restante du mandat à effectuer.

Aucune élection partielle ne sera organisée si le mandat prend fin dans moins de 12 mois suivant la vacance du poste, sauf dans l’hypothèse où plus aucun poste de représentant titulaire ne soit pourvu.


4bis.3	Missions

Conformément aux dispositions de l’article 29 des statuts de La Mutuelle Familiale, deux représentants des salariés assistent avec voix consultative aux séances du Conseil d’Administration. Ils ont ainsi le droit de prendre la parole à tout moment lors des réunions du Conseil d’Administration, et notamment lors des débats précédant une délibération, afin de donner leur avis, commenter, donner leur appréciation, livrer leur analyse et leurs propositions. 

Les représentants des salariés au Conseil d’Administration n’ont pas le droit de vote ni de pouvoir de décision.

Le rôle des représentants des salariés est de porter la voix des salariés lors des réunions du Conseil d’Administration de la mutuelle. Ils ont pour mission de participer activement aux travaux pour rendre des comptes aux salariés. 

Ils ont également pour mission d’informer le Comité Social et Economique (CSE) des travaux et délibérations prises en Conseil d’Administration. Un des deux représentants ou leur remplaçant, par alternance, est ainsi invité à participer à la réunion du CSE suivant chaque réunion du Conseil d’Administration pour en présenter une synthèse. Le temps de participation à la réunion du CSE sera considéré comme du temps de travail effectif ; le temps nécessaire à la rédaction de la synthèse sera décompté des heures de préparation aux réunions prévues à l’article 4bis.6.1 du présent avenant et soumis aux modalités d’utilisation fixées à l’article 4bis.6.2.  


4bis.4	Fonctionnement

Les représentants des salariés titulaires, ainsi que les représentants suppléants, sont destinataires de l’ensemble des convocations, documents, PV relatifs aux réunions officielles du Conseil d’Administration. Ils ne sont pas conviés aux réunions préparatoires. 
4bis.5	Temps de réunion

Le temps passé en réunion du Conseil d’Administration par les représentants des salariés est considéré comme du temps de travail effectif et est rémunéré comme tel. Ce temps n’est pas déduit du temps de préparation des réunions visé à l’article 4bis.6 du présent avenant.


4bis.6	Temps de préparation des réunions

4bis.6.1 – Nombre d’heures

En application de l’article L.114-16-2 du Code de la mutualité et des articles L.225-30-1 et R.225-34-2 du Code de commerce, les représentants des salariés disposent d'un temps de préparation pour exercer leur mandat d’une durée maximum de 15 heures par réunion du Conseil d'Administration. Aucun report ne sera accepté sur la réunion suivante en cas de non-utilisation.

Seuls les deux représentants des salariés titulaires bénéficient de ces heures de préparation.

Les heures de préparation ne sont pas proratisées en fonction du temps de travail du représentant des salariés. Ainsi, un salarié à temps partiel bénéficie du même nombre d’heures de préparation qu’un salarié à temps plein. 

Les heures de préparation des salariés travaillant dans le cadre d’un forfait annuel en jours sont regroupées en demi-journées venant en déduction du nombre annuel de jours travaillés fixé dans la convention, une demi-journée correspondant à 3 heures et 45 minutes (soit 4 demi-journées par réunion du Conseil d’Administration).

4bis.6.2 – Modalités d’utilisation des heures

Le représentant des salariés qui s’absente de son poste de travail pendant son temps de travail pour exercer son mandat dans le cadre des heures de préparation aux réunions du Conseil d’Administration, doit en informer préalablement sa hiérarchie par l’envoi d’un e-mail, au minimum 48 heures ouvrées avant la date prévue pour l’utilisation de ces heures, avec accusé de réception, précisant : la date et l’heure de départ, la durée de l’absence. La Direction des Ressources Humaines devra également être destinataire de cet e-mail. 

Ces heures devront faire l’objet d’une déclaration sur l’outil de gestion des temps de la mutuelle, obligatoirement avant la date prévue pour leur utilisation.

En cas de répétition d’absence de déclaration préalable des heures de préparation, les heures non déclarées préalablement pourront être considérées comme une absence injustifiée.

4bis.6.3 – Mutualisation des heures avec les représentants suppléants

Les représentants des salariés titulaires qui ne peuvent participer à une réunion du Conseil d’Administration ont la possibilité de donner les heures de préparation qu’ils n’auraient pas utilisé avant la tenue de la réunion aux représentants des salariés suppléants qui seront amenés à les remplacer lors de cette réunion. 

Les représentants des salariés titulaires devront informer la Direction des Ressources Humaines, au plus tard 3 jours ouvrés avant la date prévue pour leur utilisation, par messagerie, du nombre d’heures mutualisées données aux représentants suppléants. Le représentant des salariés suppléant bénéficiaire de ces heures mutualisées devra respecter les modalités d’utilisation de ces heures visées à l’article 4bis.6.2 du présent avenant.


4bis.7	Frais et temps de déplacement

Le temps de déplacement (au-delà du temps de trajet habituel domicile/lieu de travail) des représentants des salariés pour assister en présentiel aux réunions du Conseil d’Administration est considéré comme du temps de travail effectif et rémunéré comme tel. Ce temps n’est pas déduit du temps de préparation des réunions visé à l’article 4bis.6.1 du présent avenant.

Les frais de déplacements (hors trajets habituels domicile/lieu de travail) pour se rendre à ces réunions sont pris en charge par l’entreprise selon les barèmes et les modalités de remboursement des frais professionnels en vigueur dans l’entreprise. 

En revanche, les frais de déplacement des représentants des salariés au Conseil d’Administration intervenant dans le cadre de leur mandat et à leur initiative (c’est-à-dire en dehors d’une convocation à une réunion du Conseil d’Administration) ne sont pas pris en charge par l’entreprise.


4bis.8	Formation

En application de l’article L.114-16-2 du Code de la mutualité, les représentants des salariés au Conseil d’Administration bénéficient à leur demande, lors de leur première année d'exercice, d'une formation à la gestion adaptée à l'exercice de leur mandat. Seuls les deux représentants titulaires bénéficient de cette formation.

La durée de cette formation est fixée à vingt heures maximum par an, et n'est pas imputable sur les heures de préparation prévues à l’article 4bis.6.1 du présent avenant.  

Les formations relatives aux travaux du Conseil d’Administration et aux aspects règlementaires, organisées par le Conseil d’Administration à l’attention de ses administrateurs, dont les représentants des salariés sont identifiés comme public cible, seront ouvertes aux représentants des salariés titulaires, dans la limite de 20 heures de formation par an et par représentant (déduction faite de la formation à la gestion prévue au 1er alinéa du présent article, mise en place à leur demande lors de leur première année d’exercice).


ARTICLE 2 : MODIFICATION DE L’ARTICLE 1.4.1
L’article 1.4.1 – Attributions (alinéa 2) est modifié comme suit : 

Article 1.4.1 – Attributions (alinéa 2)

Assurer une expression collective des salariés permettant la prise en compte de leurs intérêts dans les décisions relatives à la gestion et à l’évolution économique et financière de l’entreprise, à l’organisation du travail, à la formation professionnelle et aux techniques de production, notamment au regard des conséquences environnementales de ses décisions ;


ARTICLE 3 : MODIFICATION DE L’ARTICLE 4
L’article 4 – Base de Données Economiques et Sociales (BDES) est modifié comme suit : 

Article 4 – Base de Données Economiques, Sociales et Environnementales (BDESE)

La BDESE contient l’ensemble des données économiques, sociales et environnementales que l’entreprise a l’obligation de communiquer, dans le cadre du dialogue social, aux différentes instances représentatives du personnel (CSE, CSSCT et négociation d’entreprise).

Elle sert notamment de support de préparation aux consultations récurrentes et ponctuelles du CSE.





Contenu de la BDESE

La BDESE regroupe l’ensemble des informations suivantes :

Les thèmes obligatoires prévus par la Loi : 
Investissement social et investissement matériel et immatériel ;
Égalité professionnelle entre les femmes et les hommes (y inclus l’index de l’égalité femmes hommes) ;
Fonds propres et endettement ;
Ensemble des éléments de la rémunération des salariés et dirigeants ;
Activités sociales et culturelles ;
Rémunération des financeurs ;
Flux financiers à destination de l’entreprise ;
Les conséquences environnementales de l’activité de l’entreprise.

Ces informations/données portent sur les deux années précédentes, l’année en cours et les perspectives d’évolution sous forme de grandes tendances lorsque cela est pertinent.

Certaines de ces informations se retrouvent dans les documents communiqués au CSE dans le cadre des consultations récurrentes. 

Les documents relatifs aux 3 consultations récurrentes du CSE.

Les documents se rapportant à l’ordre du jour des réunions du CSE et de la CSSCT.

Les documents servant de base aux négociations d’entreprise.

Modalités de fonctionnement de la BDESE

La BDESE de la Mutuelle Familiale est disponible sur le réseau de l’entreprise intitulé « IRP ».

Les informations contenues dans la BDESE étant confidentielles, l’accès est exclusivement réservé aux représentants du personnel suivants :
Les membres élus titulaires et suppléants du CSE (et par voie de conséquence les membres de la CSSCT) ;
Les délégués syndicaux ;
Les responsables de section syndicale.

A la demande des délégués syndicaux, l’accès à la BDESE pourra être accordé, dans le cadre des négociations d’entreprise, aux membres de la délégation syndicale n’ayant pas la qualité de représentant du personnel pour la partie les concernant, et ce uniquement pendant la durée de la négociation.

L’accès à la BDESE est donné par la Direction des Ressources Humaines immédiatement après la proclamation des résultats des élections professionnelles et retiré dès qu’un bénéficiaire perd sa qualité de représentant du personnel.

Tout dépôt d’un nouveau document sur la BDESE fait l’objet d’un mail d’information par la Direction des Ressources Humaines aux représentants du personnel, cette information pouvant se faire via l’envoi de l’ordre du jour du CSE et de la CSSCT.

Afin de faciliter l’utilisation de la BDESE, une note explicative, créée par la Direction des Ressources Humaines, sera remise à chaque nouvel utilisateur. 

Modalités d’utilisation de la BDESE
Afin de sécuriser les conditions d’accès et d’utilisation de la BDESE, il est rappelé que : 
L’accès à la BDESE est strictement personnel et suppose que seul le bénéficiaire accède aux informations mises en ligne ; 
L’utilisation des informations contenues dans la BDESE est destinée à faciliter l’exercice des mandats des représentants du personnel ; elles ne sauraient être utilisées à d’autres fins ;
L’utilisation des données doit être conforme à l’obligation de discrétion et de confidentialité. 



ARTICLE 4 : DUREE DE L’AVENANT – DENONCIATION - REVISION
Le présent avenant prendra fin en même temps que l’accord d’entreprise relatif à l’organisation du dialogue social au sein de La Mutuelle Familiale du 27 juin 2019

Les mesures prévues à l’article 1 prennent effet au 1er janvier 2022.
Les mesures prévues aux articles 2 et 3 prennent effet à la date de signature du présent avenant.
Il pourra être dénoncé à tout moment par l'une ou l'autre des parties signataires, par lettre recommandée avec accusé de réception, sous réserve de respecter un préavis de trois mois et dans le respect des conditions légales et en particulier des articles L.2261-10 et suivants du Code du travail.
Les parties ont la faculté de réviser le présent avenant selon les dispositions prévues aux articles L 2261-7 et L 2261-8 du Code du travail. 


ARTICLE 5 : SUIVI DE L’AVENANT

Pour assurer l’efficacité de l’objet du présent avenant, un suivi régulier de sa mise en œuvre sera assuré chaque année.

En outre, et dans le cas où les Parties l’estimeraient nécessaire, elles se rencontreront, afin d’envisager les éventuelles dispositions à modifier ou à intégrer au présent avenant.




ARTICLE 6 : PUBLICITE

Le présent avenant donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues à l’article L. 2231-5 et suivants du Code du travail, à savoir, dépôt d’une version sur support électronique à la DIRECCTE d’Ile-de-France ; et dépôt d’un exemplaire au Secrétariat du Greffe du Conseil des Prud’hommes de Paris en version papier signé.

Un exemplaire du présent avenant sera transmis aux représentants du personnel conformément aux dispositions de l’article R.2262-2 du Code du travail. 



Fait à Paris le
En 4 exemplaires originaux, dont un pour chaque partie


Pour La Mutuelle Familiale				
XXXXXXXXXXXXX – Directeur Général de transition	







Pour l’Organisation syndicale CGT
XXXXXXXXXXXXX – Délégué syndical CGT







Pour l’Organisation syndicale CFDT
XXXXXXXXXXXXX – Déléguée syndicale CFDT