ACCORD SUR LES DEPLACEMENTS PROFESSIONNELS



Entre les soussignés
La société LEROUX & LOTZ TECHNOLOGIES 
dont le siège social est situé 10 rue des Usines – 44185 NANTES Cedex 4
représentée par 
en sa qualité de Président,
d’une part,

en sa qualité de délégué syndical UNSA,
d’autre part

ll est convenu ce qui suit :






PREAMBULE

Le présent avenant a ainsi pour effet de porter révision à l’accord du 16 juillet 2019 relatif aux déplacements professionnels.
Afin de faciliter la lecture et éviter toute difficulté d’interprétation, les parties signataires ont souhaité réécrire ci-après, la totalité de l’accord initial en y intégrant les modifications convenues issues des négociations annuelles obligatoires 2022, relatives aux salaires, à la durée effective et à l’organisation du temps de travail, le partage de la valeur ajoutée.
Le présent accord vise à définir les dispositions applicables en matière de déplacements professionnels.
Il est sous-tendu par des principes importants et incontournables :
La préservation de la Santé et de la sécurité des collaborateurs ;
La garantie de la souplesse de fonctionnement nécessaire à nos activités ;
La nécessaire harmonisation des conditions de déplacement ;
Notre volonté de décarboner nos déplacements.










ARTICLE 1 – CHAMP ET DUREE D’APPLICATION
Le présent accord s'applique à l'ensemble des collaborateurs de Leroux et Lotz Technologies. 
Les dispositions du présent accord régissent les déplacements professionnels réalisés en France et à l’étranger.

ARTICLE 2 – DEFINITIONS
Dans le cadre de l’exécution normale de son contrat de travail, le collaborateur peut être amené à se déplacer, de manière habituelle ou occasionnelle, en France ou à l’étranger.
Il est précisé que ne constitue pas un déplacement au sens du présent accord le trajet entre le domicile et lieu habituel de travail.
2.1. Définition du domicile
Le domicile est celui où le collaborateur a sa résidence principale, déclaré au service RH et enregistré dans le système de paie. Un justificatif peut être demandé. 
Il est rappelé que le collaborateur est tenu d’informer l’entreprise de tout changement d’adresse ou de situation.
2.2. Définition du lieu de rattachement
Le lieu de rattachement est le lieu indiqué sur le contrat de travail ou sur le dernier avenant au contrat de travail, ou encore mentionné sur le bulletin de salaire. Il est aussi appelé lieu habituel de travail.
Pour la majorité des collaborateurs de l’entreprise, il s‘agit du lieu habituel de travail.
2.3. Définition du tiers lieu
Le tiers lieu regroupe plusieurs situations de travail :
Il peut s’agir d’une situation de télétravail (occasionnel ou régulier), dont les modalités sont définies par l’accord télétravail en vigueur dans l’entreprise.
Le tiers lieu peut recouvrir aussi le lieu de travail dans un espace de coworking. Ce lieu est préalablement défini entre le collaborateur et son manager.
2.4. Définition du temps normal de trajet
Le temps normal de trajet est défini comme le temps pour se rendre de son domicile à son lieu habituel de travail et vice-versa. 
Pour un collaborateur en mission ou en grands déplacements, il s’agit du temps entre le lieu d’hébergement et le lieu d’exécution du contrat de travail et vice-versa.
Le temps normal de trajet, ne constitue pas du temps de travail effectif.
2.5. Définition du temps de déplacement professionnel 
Le temps de déplacement professionnel est le temps passé pour se rendre sur un lieu d’exécution du contrat, différent du lieu de rattachement ou du tiers lieu, ainsi que pour en revenir :
Temps de déplacement pour se rendre sur un lieu inhabituel de travail ou un lieu de mission qui excède le temps normal de trajet entre le domicile et le lieu habituel de travail (ou entre le lieu d’hébergement et le lieu d’exécution du contrat de travail si grands déplacements) ;
Temps de déplacement entre deux lieux de travail/mission.

Le temps de déplacement professionnel n’est pas assimilé à du temps de travail effectif, cependant, si ce temps dépasse le temps normal de trajet entre domicile et le lieu de travail habituel, il fait l’objet d’une contrepartie en repos (modalités définies dans les articles 4.1 et 4.2 du présent accord).
2.6. Définition du grand déplacement 
L’URSSAF caractérise Le grand déplacement par l’impossibilité pour un collaborateur de regagner chaque jour son domicile du fait de ses conditions de travail.
L’empêchement est présumé lorsque deux conditions sont simultanément réunies :
la distance lieu d’hébergement et lieu d’exécution du travail, est supérieure ou égale à 50 km (trajet aller) ;
les transports en commun ne permettent pas de parcourir cette distance dans un temps inférieur à 1h30 (trajet aller).

ARTICLE 3 – MODALITES DE DEPLACEMENTS
Il est convenu entre les parties du présent accord, qu’au-delà de 7 jours consécutifs en déplacements, le collaborateur aura la possibilité de choisir entre l’application des règles relatives aux dispositions de Grands Déplacements (GD) définies dans l’article 5 du présent accord, ou des frais réels. Au-delà d’un mois, les dispositions relatives aux Grands Déplacements s’appliqueront automatiquement.

Les déplacements professionnels d’une durée supérieure à 5 jours, effectués dans le cadre de la mission différente de celle définie dans la fonction contractuelle du collaborateur, devront faire l’objet d’une lettre de mission émise par le manager, via la DMS00328.

Les déplacements professionnels d’une durée supérieure à 5 jours, effectués dans le cadre d‘une mission définie dans la fonction contractuelle du collaborateur, devront faire l’objet d’un ordre de mission émis par le manager, via la DMS00252.

Il est rappelé qu’il est souhaitable de privilégier autant que possible les conférences téléphoniques aux déplacements professionnels.
3.1. Demande de déplacement
Tout déplacement impliquant la réservation d’un billet de train ou d’avion, d’un hôtel ou d’une location de voiture, doit faire l’objet d’une demande de déplacement selon la DMS000248. Cette dernière devra être valider par le manager pour les non cadres. Pour les déplacements hors de l’Union Européenne, la validation du manager est obligatoire pour l’ensemble des collaborateurs (cadres et non cadres).
Cette demande de déplacement doit être :
remplie dès que le déplacement est planifié, et avant la date de départ et en anticipant le mieux possible,
transmise aux personnes en charge de la gestion des déplacements professionnels, qui la diffuseront au service RH dans le cadre des déplacements à l’étranger.
3.2. Moyens de déplacement
L'entreprise s'efforcera de déterminer le mode de transport qui paraîtra le mieux adapté, compte tenu des sujétions du collaborateur, ainsi que de la nature et de la durée de la mission. 
Il est recommandé de privilégier autant que possible les conférences téléphoniques, visio et teams aux déplacements professionnels.

Voiture « libre-service »
Chaque site (Nantes et Echirolles) bénéficiant chacun d’un véhicule « libre-service », il est recommandé d’utiliser ce véhicule pour les trajets dits de « proximité » et dans la limite de 2 jours consécutifs, et ce afin de ne pas mobiliser trop longtemps la voiture.
De même, pour se rendre ou revenir des aéroports ou des gares, il est demandé de privilégier les véhicules « libre-service », toujours dans la limite d’une immobilisation de la voiture de 2 jours consécutifs.
L’utilisation des voitures « libre-service » doit se faire en limitant les longs trajets et ce pour des raisons de sécurité mais aussi dans notre objectif de décarboner nos déplacements.
La réservation des voitures « libre-service » se fait dans la mesure du possible via l’agenda outlook.

Train
Les voyages en train s’effectuent en 2de classe.
Avion
Les voyages en avion sont effectués en « classe normale », dénommée ordinairement classe économique. 
Pour les voyages inférieurs à 3 heures les compagnies aériennes low cost seront à privilégier.
Afin d’obtenir les meilleurs prix, les billets d’avion doivent être réservés le plus tôt possible. Dans la mesure du possible la priorité est donnée aux billets non remboursables.

Voiture de location/taxi
En principe, la voiture de location sera également utilisée pour des trajets de courte durée et/ou de proximité, et quand son utilisation est plus appropriée pour l’exécution rapide et/ou sûre de la mission.
Le recours au taxi est quant à lui réservé aux trajets dits de proximité.
Ces choix opérationnels seront, dans la mesure du possible, définis avec le manager ou la personne en charge de l’organisation des déplacements, et ce avant le voyage. Le collaborateur conservera toutefois la liberté de choix sur le terrain en fonction des circonstances. 
Dans ce cadre, la règle est le recours aux véhicules de location : catégorie A (1 à 2 personnes) catégorie B pour 3 personnes et catégorie C à partir de 4 personnes. Pour les trajets aller/retour supérieurs à 200kms, il est admis une location d’un véhicule de catégorie B.
Les parties rappellent qu’il est important de faire le plein avant de rendre la voiture de location. En effet, les agences de locations appliquent un coefficient multiplicateur sur le prix du carburant ainsi que des frais de gestion. Il faut également vérifier l’état du véhicule rendu, et faire constater toutes dégradations à l’agence à la prise ou remise du véhicule. 

Voiture personnelle
L’usage du véhicule personnel est possible mais réservé aux déplacements de proximité et quand le véhicule « libre-service » n’est pas disponible. Les déplacements de proximité correspondent à un trajet inférieur à 250 kms par jour aller/retour.
Les frais kilométriques seront remboursés au collaborateur selon le barème fiscal en vigueur. Ce barème comprend tous les frais (carburant compris), excepté les frais de péages et parkings (se reporter à l’article 4.4 du présent accord).
3.3. Hôtel
Les chambres d’hôtel sont réservées par les personnes en charge de la gestion des déplacements sur la base des informations renseignées dans la demande de déplacements DMS000248.
Une recherche de prix sera engagée auprès des hôtels à proximité du lieu de déplacements et en priorité dans les hôtels définis dans l’annexe 1 du présent accord.

ARTICLE 4 – DISPOSITIONS LIEES AUX DEPLACEMENTS PROFESSIONNELS HORS GRANDS DEPLACEMENTS
4.1. Récupération des temps de déplacements professionnels
Aux fins de garantir la bonne application des mesures prévues au présent accord, les parties conviennent de l’intérêt de faciliter le décompte du temps de déplacement professionnel via l’outil de pointage digitalisé utilisé en interne.
Pour les collaborateurs non soumis au forfait jours
Dans ce cadre, le temps de déplacement professionnel aller/retour, pris en dehors du temps de travail, calculé à partir du domicile du collaborateur, ouvrira droit à un repos d’une durée équivalente. 

En cas de retour de mission tardif, le collaborateur décalera son heure de reprise le lendemain et ce afin de respecter le repos quotidien de 11 heures.

Pour les collaborateurs soumis au forfait jours
Dans ce cadre, le temps de déplacement professionnel aller/retour effectué un week-end, calculé à partir du domicile du collaborateur, ouvrira droit à un repos d’une durée équivalente. 

Dans tous les cas, lorsque le déplacement professionnel occasionne un retour de mission tardif (en semaine ou le week-end), le collaborateur décalera son heure de reprise le lendemain et ce afin de respecter le repos quotidien de 11 heures.
4.2. Majoration de salaire
Pour tous déplacements professionnels au-delà de 15 jours consécutifs en Europe ou dans les Dom Tom, une majoration du salaire de base de 15% sera appliquée au prorata temporis.
Pour tous déplacements professionnels au-delà de 15 jours consécutifs en dehors de l’Europe et des Dom Tom, une majoration du salaire de base de 30% sera appliquée au prorata temporis.


4.3. Primes de déplacements professionnels









4.4. Remboursement des frais dans le cadre des déplacements professionnels
Les indemnités kilométriques et les frais associés aux déplacements professionnels (hors dispositif grands déplacements) engagés par les collaborateurs, font l’objet d’un remboursement via l’établissement d’une note de frais dématérialisée, accompagnée des justificatifs scannés dans l’application digitale interne relative à la gestion des notes de frais.

La note de frais s’établit via le processus interne défini par le service comptabilité, et fait l’objet d’une validation par le manager.

Les frais d’hôtellerie et de restauration, engendrés par le déplacement professionnel hors dispositif grands déplacements, sont indemnisés au réel dans la limite des plafonds fixés en annexe 1.

L’indemnité kilométrique est calculée selon le barème fiscal en vigueur, et n’est pas forfaitaire : le nombre de kilomètres parcourus à titre professionnel doit donc être justifié dans l’application digitale interne relative à la gestion des notes de frais.

Les dépenses qui pour des raisons exceptionnelles ne pourront pas être justifiées doivent être détaillées par le biais d’une déclaration sur l’honneur.

Les notes de frais sont à réaliser mensuellement. Dans le cas contraire, un remboursement échelonné sur plusieurs mois des frais pourra être appliqué.
Les notes de frais approuvées sont remboursées par virement sur le mois suivant.

Une avance sur frais peut être demandée via l’application digitale interne relative à la gestion des notes de frais.

ARTICLE 5 – LES DISPOSITIONS RELATIVES AUX DEPLACEMENTS PROFESSIONNELS DITS « EN GRANDS DEPLACEMENTS » (GD)
Il est rappelé que les dispositions relatives aux grands déplacements, s’appliquent dès lors que la mission est supérieure à une durée d’un mois.
Tout déplacement professionnel dit en « grands déplacements » doit faire l’objet d’un ordre de mission via la DMS00252 établit par le manager et transmis au service RH.
5.1. Dispositions relatives aux « Grands Déplacements » (GD) en France Métropolitaine et en Corse
5.2. Dispositions relatives aux « Grands Déplacements » (GD) en Europe et dans les DOM TOM 
5.3. Dispositions relatives aux « Grands Déplacements » (GD) à l’étranger, hors Europe 


ARTICLE 6 – DISPOSITIONS GENERALES
6.1. Durée de l’accord et entrée en vigueur
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. 
Il rentrera en vigueur à compter du 1er mars 2022.
6.2. Révision et dénonciation
Les parties conviennent qu’en cas d’évolution réglementaire ou légale qui rendrait inapplicable l’une des dispositions du présent accord, des négociations s’engageraient dans les mois de l’entrée en vigueur de ladite disposition.

La demande de révision peut intervenir à tout moment par l’une ou l’autre des parties signataires et devra être notifiée par lettre recommandée avec avis de réception aux autres signataires ainsi qu’à l’ensemble des organisations syndicales représentatives non-signataires.

La demande de révision devra être accompagnée d’un projet sur les points à réviser et toute modification du présent accord donnera lieu à l’établissement d’un avenant qui sera soumis aux mêmes modalités de signature, de publicité et de dépôt que le présent accord.

Le présent accord peut être dénoncé à tout moment, moyennant un préavis de trois mois qui court à compter du lendemain du jour où la dénonciation est déposée auprès de la DEETS et selon les modalités prévues à l’article L 2261-9 du code du travail.
La dénonciation doit être notifiée à la DEETS selon les modalités prévues pour le dépôt. Le cas échéant, elle sera également adressée aux partenaires sociaux et à toute autre partie signataire, par lettre recommandée avec accusé de réception.
6.3. Formalités de dépôt et notification
Conformément aux dispositions légales, le présent accord sera déposé auprès de la DREETS sur le site internet  et au secrétariat-greffe du Conseil de prud’hommes de Nantes.
Le présent accord sera notifié à chaque organisation syndicale représentative dans l’entreprise.

Enfin, l’entreprise s’engage à respecter par tout moyen ses obligations d’information du personnel.


Fait à Nantes le 26 juillet 2022.

Président 
							





							
Délégué Syndical UNSA						








ANNEXE 1
FRAIS DE REPAS ET D’HEBERGEMENT 
(valeurs mises à jour mars 2022)






ANNEXE 2
INDEMNITES DE GRANDS DEPLACEMENTS