Accord d’entreprise relatif
aux conditions et aux modalités
de vote par voie électronique pour
les élections des membres
du Comité Social et Economique
au sein des établissements de Manitowoc Crane Group France SAS




Entre les soussignées :



La société Manitowoc Crane Group France S.A.S. (parfois désignée ci-après sous les noms de : « la société » ou « MCG France ») dont le siège social est situé au 66 chemin Moulin Carron – 69574 DARDILLY.

Représentée par M. XXXX, Directeur des Ressources Humaines, dûment mandaté à cet effet par M. XXXX, Président de Manitowoc Crane Group France SAS, pour négocier et conclure cet accord,

D’une part,

Et

Les Organisations Syndicales ci-dessous : 

C.F.D.T., représentée par M. XXXX, Délégué Syndical Central de la société MCG France SAS, 

C.F.E.-C.G.C., représentée par Mme XXXX, Déléguée Syndicale Centrale de la société MCG France SAS, 

C.G.T., représentée par M. XXXX, Délégué Syndical Central de la société MCG France SAS, 

D’autre part,








PREAMBULE


Les parties se sont rencontrées afin de définir les modalités de renouvellement du Comité Social et Economique (CSE) au sein de l’entreprise.

Dans le cadre des négociations, lors des réunions des 19 octobre et 8 novembre 2022, les parties ont négocié la possibilité de recourir au vote électronique et les modalités de 
celui-ci. 

Le vote électronique ayant été mis en place pour la première fois au sein de l’entreprise pour les élections de 2019, les parties avaient considéré qu’il était opportun de réserver le vote électronique aux établissements qui ne constituent pas des sites de production. 

Le vote électronique étant mis en place pour la seconde fois, les parties conviennent d’étendre le vote électronique à l’ensemble des périmètres de l’entreprise. 

Le recours au vote par voie électronique permettra de faciliter l’organisation des élections, de favoriser la participation des salariés, étant rappelé que le recours au vote électronique permet la confidentialité, la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement, et présente des avantages pratiques s’agissant de l’organisation matérielle des scrutins, la production des résultats des élections.

Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de la Loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique du 21 juin 2004, de la Loi du 8 août 2016, de leurs décrets d’application, de l’arrêté du 25 avril 2007 modifié par le décret n° 2017-1819 du 29 décembre 2017, pris pour l’application de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 et la délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique.
Aussi, les articles R 2314-5 et suivants du Code du travail précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.

Le Protocole d’Accord Electoral conclu au sein de chaque établissement concerné mentionnera la conclusion du présent accord d'entreprise autorisant le recours au vote électronique ainsi que le nom du prestataire choisi pour le mettre en place. Il comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.



ARTICLE 1 : OBJET ET CHAMP D’APPLICATION


Le présent accord a pour objet d’autoriser le recours au vote électronique au sein de l’ensemble des établissements de l’entreprise.
     
Le périmètre des établissements distincts, tel que défini par l’accord d’entreprise relatif à la structure du Comité Social et Economique en date du 3 mars 2021, est le suivant :

•	L’établissement de Moulins-Avermes, regroupant le site de Lusigny,
•	L’établissement de Saint-Nizier sous Charlieu,
•	L’établissement de Dardilly,
•	L’établissement de Saint-Pierre de Chandieu, regroupant les salariés rattachés aux activités du Centre de Formation et de la Logistique, à l’exclusion des salariés du SAV rattachés à l’établissement de Saint-Pierre de Chandieu,
•	L’établissement du Service Après-Vente France, regroupant les sites de Dole, Nantes, Bordeaux, Orléans, Marseille, Toulouse, Saint Ouen L’Aumône, et le SAV rattaché au site de Saint-Pierre de Chandieu.



ARTICLE 2 : EXCLUSION DU VOTE A BULLETIN SECRET SOUS ENVELOPPE


Le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.



ARTICLE 3 : RECOURS ET CHOIX DU PRESTAIRE 


Les parties signataires conviennent de confier la mise en place et la conception du système de vote électronique à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux, choisi par l’entreprise, répondant au cahier des charges figurant en annexe 2.

Le système retenu assure :

La confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux,
La sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement du vote.

Le prestataire assurera la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les dispositions des articles R 2314-6 et suivants du Code du travail, la délibération CNIL n° 2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique, l’arrêté du 25 avril 2007, pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007.  Ledit cahier des charges est annexé au présent accord.   

Le prestataire sera le même pour l’organisation des élections professionnelles de tous les établissements concernés par le vote électronique.

Les coordonnées du prestataire seront précisées dans les Protocoles d’Accord Préélectoraux.



ARTICLE 4 - FORMATION AU SYSTEME DE VOTE ELECTRONIQUE


Les membres du bureau de vote et les délégués syndicaux bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu.



ARTICLE 5 – PROTECTION DES DONNEES PERSONNELLES ET OBLIGATIONS DECLARATIVES 


Aux termes des dispositions réglementaires (art. R 2314-11 du code du travail), l’employeur informe les Organisations Syndicales représentatives dans l’entreprise ou les établissements concernés de l’accomplissement des formalités déclaratives préalables. 
Celles-ci n'étant plus possibles auprès de la CNIL depuis l'entrée en vigueur du Règlement (UE) Général sur la Protection des Données, elles sont réalisées par le prestataire qui alimente son registre RGPD prévu à cet effet.
Également, le DPO (délégué à la protection des données) de la société sera informé du recours au vote électronique et du recours à un prestataire et le prestataire, devra s’engager à contrôler strictement les obligations découlant du RGPD.



ARTICLE 6 – MISE EN PLACE D’UNE CELLULE D’ASSISTANCE TECHNIQUE


L’entreprise mettra en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique. Elle comprend des représentants de l’entreprise, et le cas échéant, des représentants du prestataire. 

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d’assistance technique :

Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote dématérialisé par internet et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système est scellé ;
Contrôle, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.





ARTICLE 7 : COMMUNICATION SYNDICALE ET PROPAGANDE ELECTORALE


Le prestataire reproduit sur le serveur, les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été transmises par leurs auteurs et transférées par la Direction des Ressources Humaines, avec le cas échéant les logos et professions de foi des listes correspondantes (une seule profession de foi par Organisation Syndicale ou par liste de candidats libres).

Les listes seront présentées sur une seule et même page par ordre alphabétique du sigle syndical.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisées soient identiques pour toutes les listes ou choix proposés.

Les listes ou choix proposés apparaîtront sur la même page du site de façon horizontale, de telle sorte qu’aucune des listes ne se trouvera défavorisée par l’affichage.



ARTICLE 8 : CAHIER DES CHARGES


Les modalités de vote électronique doivent permettre d’assurer l’identité des électeurs ainsi que la sincérité et le secret du vote, comme la publicité du scrutin, conformément aux principes généraux du droit électoral.

Le cahier des charges complet figure en annexe 2 du présent accord. Il sera tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail.

Article 8.1 : Sécurité et confidentialité des données transmises.

La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu doivent être de nature à assurer la confidentialité des données transmises.

Article 8.2 : Anonymat et confidentialité des suffrages.

Lors de l’élection par vote électronique, les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

En application de l’article R 2314-7 du Code du Travail, les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support distinct de celui de l’urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

La liste d’émargement n’est accessible qu’aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle de la régularité du scrutin.




Un fichier distinct recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur, et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Article 8.3 : Existence et contenu des fichiers.

Les données devant être enregistrées (listes et fichiers électeurs, listes et fichiers de candidats, listes d’émargement et résultats) sont mentionnées dans le cahier des charges annexé en Annexe 2 du présent accord.

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont :

Pour les listes électorales : électeurs, Syndicats représentatifs le cas échéant, personnels habilités des services Ressources Humaines,
Pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant,
Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, personnels habilités des services Ressources Humaines,
Pour les résultats : électeurs, service du Ministère chargé de l’emploi, Syndicats, Entreprise, personnels habilités des services Ressources Humaines,

La liste du personnel électeur et éligible par collège est établie par la Direction et affichée à la date prévue dans le calendrier figurant dans le Protocole d’Accord Electoral.

La conformité de l’intégration du système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire par l’employeur sera contrôlée par la Direction, préalablement à chaque tour de scrutin.

Article 8.4 : Déroulement du vote.

Les fonctionnalités et le scénario du vote sont précisées dans le cahier des charges annexé en annexe 2 du présent accord.

Il est rappelé que la dimension des bulletins électroniques, les caractères et la police utilisées devront être identiques pour toutes les listes.

Article 8.5 : Sécurité des votes.

Elle est détaillée dans le cahier des charges annexé en annexe 2 du présent accord.

La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu doivent être de nature à assurer la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification de l’émargement, de l’enregistrement, et du dépouillement des votes.

Les modalités de scellement et de chiffrement du système de vote électronique et notamment des urnes électroniques et des listes d’émargement devront être conformes aux dispositions du Code du Travail et de l’arrêté du 25 avril 2007.

Les Organisations Syndicales ayant déposé une liste de candidats pourront participer à la vérification du site dédié au vote avant son scellement.




Article 8.6 : Contrôle du fonctionnement du système de vote électronique.

Préalablement à la mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le prestataire retenu doit être en mesure de fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote en répondant aux exigences :

De la délibération CNIL n°2010-371 du 21 octobre 2010 sur la sécurité des systèmes de vote électronique ;
Des articles L 2314.26 et R 2314-5 à R 2314-18 du Code du Travail relatifs aux modalités du vote électronique pour les élections des Représentants du Personnel ;
Du décret n° 2007-602 et de l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique (modifié par décret n° 2017-1819 eu 29 décembre 2017 pris pour l’application de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017).

Cette expertise doit impérativement être réalisée par un expert indépendant ayant suivi la formation de la CNIL relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.

Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL et par le Code du Travail.

Le rapport de l’expert, transmis à la société préalablement, est tenu à la disposition de la CNIL.

Des représentants du prestataire devront assurer un contrôle effectif du fonctionnement du système de vote électronique, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place.
Le prestataire choisi devra prendre les mesures nécessaires pour permettre à ses représentants de vérifier l’effectivité des dispositifs de sécurité prévus.

Les Organisations Syndicales sont informées que l’accomplissement des formalités concernant la protection des données personnelles a été fait.
Il est précisé que la Société dispose d’un Délégué à la Protection des Données (DPO).

Article 8.7 : Le dispositif de secours.

Il est rappelé que ni l’employeur, ni le bureau de vote ne peuvent procéder à l’annulation des élections. Seul le juge est compétent en la matière.

Comme rappelé dans le cahier des charges, tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.




ARTICLE 9 : DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE


Article 9.1 : Etablissement des listes électorales et transmission.

Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’entreprise.

L’intégration et le contrôle des candidatures, ainsi que les professions de foi, sont effectués dans les mêmes conditions.

Article 9.2 : Lieu et temps de scrutin.

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée, laquelle sera précisée par le protocole d’Accord Préélectoral, conformément aux dispositions de l’article R 2314-14 du Code du Travail.

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal internet ou intranet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou d’un autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.

Également, la mise en place d’un espace de vote avec isoloirs, dans lesquels les salariés auront la possibilité de voter par le biais d’un outil informatique (tablette, ordinateur…) est prévue pour les établissements de Moulins et Charlieu, la dernière journée d’ouverture du vote électronique. 

Le temps de vote est considéré comme du temps de travail effectif dès lors que celui-ci est effectué dans les locaux de l’entreprise, pendant le temps de travail normal du collaborateur. Celui-ci ne pourra toutefois excéder 30 minutes.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin, conformément aux dispositions de l’article R 2314-8 du Code du Travail, et est périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin jusqu’à la clôture.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin.

Article 9.3 : Information du personnel.

Tous les moyens sont mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés.
L’entreprise établit ainsi une note d’information explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle est portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter, peut se faire assister par un électeur de son choix.


Article 9.4 : Modalités d’accès au site de vote.

Chaque électeur reçoit ses moyens personnels d’authentification avant le premier tour des élections : 
soit par e-mail sur l’adresse e-mail connue de l’employeur ;
soit par courrier adressé à son domicile par le prestataire.

A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.

L’indentification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes personnels d’accès.

Si le salarié oublie ses codes, il peut contacter l’assistance téléphonique ou demander un renvoi de code en ligne. L’employeur ne disposera d’aucun code d’accès.

L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter. A réception du vote, la saisie de ses codes d’accès par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôt définitivement l’accès à cette élection.

Article 9.5 : Déroulement du vote.

Le moyen d’authentification permet au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantit l’unicité de son vote.

Il est rappelé que l’électeur à la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter. Lorsque l‘électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur à la possibilité de conserver.

La saisie du code d’accès et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du vote ; cette saisie clôt définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote vient d’être réalisé.

Article 9.6 : programmation du site.

Le prestataire assure la programmation des pages web et notamment la présentation des bulletins de vote à l’écran.
Le prestataire reproduit sur le site de vote les professions de foi telles qu’elles ont été présentées par les auteurs.


ARTICLE 10 : CLOTURE ET RESULTATS


Article 10.1 : Clôture.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

Article 10.2 : Décompte et attribution des sièges.

Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins quatre clés de déchiffrement différentes sur les six qui doivent être éditées.

La génération de ces clés, avant l’ouverture du vote, est réalisée publiquement lors des opérations de formation des membres du bureau de vote de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président et les assesseurs en sont détenteurs à l’exclusion de toute autre personne.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.
La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Les membres du bureau de vote éditent les procès-verbaux et proclament les résultats.

Article 10.3 : Délais de recours et destruction des données.

L’entreprise et/ou le prestataire retenu conserve(nt) sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours (qui est de 15 jours à compter de la proclamation des résultats) et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

A l’expiration de ces délais, l’entreprise ou, le cas échéant le prestataire, procède à la destruction totale et définitive des fichiers supports.



ARTICLE 11 : APPLICATION DE L’ACCORD


Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et prendra effet à la date de sa signature. Il se substitue à l’accord relatif au vote électronique en date du 6 novembre 2018 et à toute disposition ayant le même objet.






ARTICLE 12 : REVISION


Il pourra être révisé, conformément aux dispositions des articles L. 2222-5, L. 2261-7 et 
L. 2261-8 du Code du travail, dans les conditions suivantes :

Toute demande devra être notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des parties signataires et comporter en outre les dispositions dont la révision est demandée et les propositions de remplacement,
Les parties ouvriront les négociations dans le délai d’un mois suivant réception de la demande de révision,
Les dispositions de l’accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un nouvel accord.



ARTICLE 13 : DENONCIATION


Chaque partie signataire peut dénoncer le présent accord.

La dénonciation devra être notifiée par son auteur, aux autres parties signataires ainsi qu’à l’unité territoriale de Lyon de la DREETS AUVERGNE RHÔNE ALPES, et ce, par lettre recommandée avec accusé de réception.

Cette dénonciation prendra effet trois mois après la réception de cette demande.



ARTICLE 14 : DEPOT DE L’ACCORD


Le présent accord donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues aux articles L. 2231-6 et 
D. 2231-2 et suivants du code du travail. Il sera déposé :

Sur la plateforme de téléprocédure dénommée «TéléAccords » accompagné des pièces prévues aux articles D. 2231-6 et D. 2231-7 du code du travail ;
Et en un exemplaire auprès du greffe du conseil de prud'hommes de Lyon.

Le dépôt de l’accord sur la plateforme de téléprocédure doit être accompagné des éléments suivants :
Version signée des parties ;
Copie du courrier, du courrier électronique ou du récépissé ou d'un avis de réception daté de notification du texte à l'ensemble des organisations représentatives à l'issue de la procédure de signature ;
Version publiable de l’accord dans la base de données nationale visée à l'article L. 2231-5-1 qui ne comporte pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires). 
Le procès-verbal de la consultation des salariés lorsque la validité de l’accord est conditionnée par l’approbation des salariés.
Pour les seules entreprises à établissements distincts, le dépôt de l’accord est également accompagné de la liste, de ces établissements et de leurs adresses respectives (C. trav., art. D. 2231-6).



ARTICLE 15 : PUBLICITE DE L’ACCORD


Le présent accord sera mis à disposition des salariés auprès du service du personnel.

Il sera également mis en ligne sur l’Intranet de l’entreprise.

Enfin, il fera l’objet d’un affichage aux emplacements réservés à la communication avec le personnel.

Le présent accord fera l’objet d’une publication dans la base de données nationale visée à l’article L. 2231-5-1 du code du travail dans une version ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires.


Fait à Dardilly, le 14 novembre 2022 en 5 exemplaires.


Pour la C.F.D.T.					Pour Manitowoc Crane Group 
							France S.A.S.

XXXX						XXXX
Délégué syndical central				Directeur des Ressources Humaines
MCG France SAS




Pour la C.F.E.-C.G.C.

XXXX
Déléguée syndicale centrale
MCG France SAS 









Annexe 1 :

LISTE DES ETABLISSEMENTS MANITOWOC CRANE GROUP France SAS


Etablissement de Saint-Nizier sous Charlieu.
CHARLIEU : 803 route de Pouilly -  NIZIER SOUS CHARLIEU

Etablissement de Avermes.
MOULINS : 32, rue J.B. Gaby - AVERMES - 03007 MOULINS
LUSIGNY : Lusigny Foubrac – 03320 CHEVAGNES

Etablissement de Dardilly.
DARDILLY : 66, chemin du Moulins Carron – 69574 DARDILLY CEDEX

Etablissement de Saint-Pierre de Chandieu – Centre de formation et Logistique.
SAINT-PIERRE DE CHANDIEU : Parc d’activité « les portes du Dauphiné » -5 rue Lavoisier 69780 SAINT-PIERRE DE CHANDIEU

Etablissement de l’organisation SAV France regroupant les sites de Dole, Nantes, Bordeaux, Orléans, Marseille, Toulouse, Saint Ouen L’Aumône, et Saint Pierre de Chandieu.
DOLE : ZA les Mesnils Pasteur - 39105 DOLE
NANTES : 9, bis Rue du Launay – 44800 SAINT HERBLAIN
BORDEAUX : 31 Avenue du Périgord 33370 POMPIGNAC
ORLEANS : ZAC de la métairie – Rue du Val d’Ardoux – 45370 DRY
MARSEILLE : 26, avenue de Rome - 13741 VITROLLES
TOULOUSE : 7, Rue Langer – ZA La Piche – 31600 SEYSSES
SAINT OUEN L’AUMONE : 9, rue du rapporteur – 95310 SAINT OUEN L’AUMONE
SAINT-PIERRE DE CHANDIEU : Parc d’activité « les portes du Dauphiné » -5 rue Lavoisier 69780 SAINT-PIERRE DE CHANDIEU







Annexe 2 :

CAHIER DES CHARGES




Ce document constitue le cahier des charges
relatif à la mise en œuvre du vote électronique
pour les élections des membres du Comité Social et Economique
au sein de MANITOWOC CRANE GROUP France SAS




1 - NATURE DES PRESTATIONS ATTENDUES 

Le prestataire aura en charge :

La conception du système de vote électronique 
La gestion de la préparation des élections en vote électronique, sous le contrôle de la Direction des Ressources Humaines ;
La mise en œuvre du système de vote électronique ;
La mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l'élaboration des états des résultats permettant l'attribution des sièges.

Le prestataire devra respecter les obligations découlant du RGPD.

2 - FONCTIONNALITES ATTENDUES DU SYSTEME DE VOTE ELECTRONIQUE.

2.1	Fonctionnalités générales.

Système de vote électronique distant.
Le système de vote électronique est hébergé chez un prestataire externe.
Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections par Internet.

Période des élections.
La durée du scrutin est déterminée dans le Protocole d’Accord Préélectoral relatif aux élections concernées ; durant cette période les électeurs peuvent accéder à l'application de vote 24 heures sur 24.

Nature des élections
Les élections à organiser sont des élections professionnelles (représentants du personnel au Comité Social et Economique), au sein de plusieurs établissements.

Sécurisation du système proposé
Le système de vote électronique proposé par le prestataire doit répondre aux exigences minimales suivantes (décret du 25 avril 2007) :

Le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et contrôlé pendant toute la période vote jusqu'à la clôture du scrutin.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés (« fichiers électeurs » et « urne électronique »).

Par ailleurs, le prestataire fournit à MANITOWOC CRANE GROUP France SAS les conclusions du rapport d'expertise indépendante de son système de vote électronique.

2.2	Scénario de vote

Étapes
Le scénario de vote électronique comporte les étapes suivantes :

Une étape d'identification de l'électeur ; celui-ci doit saisir un code identifiant, un mot de passe et sa date de naissance qui seront contrôlés avant de pouvoir voter,
Une étape de présentation des listes de candidats en présence,
Le choix par l'électeur d'une seule liste parmi celles proposée, ou bien le choix de voter « blanc »,
La possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie,
La présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés,
La confirmation par l'électeur du choix effectué,
La confirmation à l'électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote,
La possibilité pour l'électeur d'imprimer un « accusé de réception » confirmant l'enregistrement de son vote.

Émargement électronique, unicité du vote
Par ailleurs, le système de vote électronique enregistre un émargement après confirmation du vote par l'électeur et ne permet plus à ce dernier d'effectuer un nouveau vote (unicité du vote).

Traitements sous-jacents
Lors de la prise en compte d'un vote, le système doit assurer :

L'unicité et la confidentialité du vote : le système doit garantir l'anonymat des choix exprimés par un électeur et l'unicité du vote.  A cette fin, les émargements d’une part et l'urne électronique d’autre part, doivent être enregistrés sur des systèmes dédiés et distincts.
L'intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés. A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote

2.3	Procédure d'ouverture de l'élection

L'ouverture de l'élection est paramétrée par le prestataire dans le système de vote et contrôlée par les membres du bureau de vote désignés au sein de MANITOWOC CRANE GROUP France SAS.

Étapes
La procédure de contrôle d’ouverture de l’élection comporte les étapes sui vantes :

Le contrôle des urnes électroniques qui doivent être vides,
Le contrôle de la liste des émargements qui doit être vierge.

2.4	Procédure de clôture de l'élection

La clôture de l'élection est paramétrée par le prestataire dans le système de vote et contrôlée par les membres du bureau de vote désignés au sein de la société.

Étapes
La procédure de clôture de l'élection comporte les étapes suivantes :

La constatation de la clôture du site,
Le contrôle de la participation une fois le scrutin clos.

2.5	Dépouillement des urnes électroniques

Étapes
La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes suivantes :

La saisie par les membres du bureau de vote de leurs clefs de déchiffrement,
L'accès à la liste des émargements Internet,
L'accès aux résultats des élections : édition automatique des Procès- verbaux au format CERFA ainsi que du calcul de la représentativité,
La remise par le prestataire d'états de résultats permettant l'affectation des sièges par les membres du bureau de vote ; tous les calculs préalables et l’affectation théorique des sièges correspondant aux règles du code du travail, sont fournis aux membres du bureau de vote pour contrôles, validation et proclamation des résultats.

2.6	Chiffrement des bulletins de vote dans l'urne électronique

Pour garantir la confidentialité, Le prestataire chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu'à l'urne, sans aucune interruption.

Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :

Le chiffrement sur le poste de travail est assuré afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l'urne jusqu'au dépouillement.
La totalité des échanges entre le navigateur de l'électeur et le serveur de vote se fait selon le protocole HTTPS.

Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l'utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu'il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement.

Cette architecture permettra de répondre ainsi parfaitement aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption décrite dans sa dernière recommandation n° 2010- 371 du 21 octobre 2010.

2.7	Liste des émargements

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Dès la clôture du scrutin les listes d'émargements sont accessibles par les membres des bureaux de vote, les Délégués Syndicaux et les agents habilités de la Direction des Ressources Humaines.

Pendant la période du scrutin les listes d'émargement du vote par Internet ne sont accessibles qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Les Délégués Syndicaux et les mandataires de liste auront accès au taux de participation pendant le déroulement du scrutin.

2.8	Assistance technique

Le prestataire assure la formation de la cellule d'assistance technique. Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tient à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.

2.9	Dispositifs de secours

Le système de vote électronique est dupliqué sur deux plates-formes géographiquement distinctes. En cas de panne d'un des systèmes un dispositif de secours prend le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

3 - AUTRES PRESTATIONS A FOURNIR 

3.1	Préparation de l'élection

Constitution du « fichier électeurs »
Les listes électorales sont constituées par MANITOWOC CRANE GROUP France SAS. Elles comportent les informations nominatives des électeurs ayant la possibilité de participer à l'élection. Elles sont établies par MANITOWOC CRANE GROUP France SAS, par établissement et par collège.

Les listes électorales sont fournies au prestataire sur un support numérique afin de permettre la constitution du « fichier électeurs ». Éventuellement, les listes électorales sont consolidées au sein d'un « fichier électeurs » par MANITOWOC CRANE GROUP France SAS et sont ensuite fournies au prestataire.

Ainsi, le « fichier électeurs » contient notamment, pour chaque électeur :

Le matricule de l'électeur,
La civilité de l'électeur,
Les nom et prénom de l'électeur,
La date de naissance de l'électeur,
Le site de rattachement de vote de l'électeur (établissement),
Le collège de l'électeur,
Les coordonnées de l'électeur (adresse du domicile),
La clef du numéro de Sécurité Sociale (2 chiffres),
L'adresse Email professionnelle de l'électeur.

Objet du « fichier électeurs »
Le « fichier électeurs » est transmis au prestataire aux seules fins suivantes :

Permettre l'attribution de codes d'accès au système de vote électronique pour chaque électeur autorisé,
Contrôler les accès au système de vote électronique,
Enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l'unicité du vote pour chaque électeur,
Éditer les listes d'émargement.

Transmission du « fichier électeurs »
Le prestataire doit être en mesure de proposer un processus d'échanges sécurisé des informations et des données concernant le fichier électeurs.

Le prestataire propose, par exemple, un accès FTP sécurisé (File Transfer Protocol : protocole de communication dédié aux échanges informatiques de fichiers sur Internet) sur son infrastructure informatique, afin de permettre les échanges sécurisés de fichiers entre MANITOWOC CRANE GROUP France SAS et lui­ même.

Confidentialité du « fichier électeurs »
Le prestataire s'engage à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui sont transmises dans le « fichier électeurs » pour les besoins de gestion du vote électronique. Il met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l'accès aux informations de ce fichier sur ses propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote électronique.

A l'issue de l'opération de vote électronique, le prestataire s'engage à détruire le « fichier électeurs » et à ne conserver aucune de ses données.

Fourniture des codes d'accès au système de vote électronique
A partir des informations du « fichier électeurs », le prestataire assure la création et la fourniture des codes d'accès au vote électronique à chaque électeur, selon les prescriptions indiquées dans le chapitre suivant de ce document.

Le prestataire propose des procédures de génération et de transmission des codes d'accès aux électeurs permettant de conserver le caractère confidentiel du code secret durant toutes les étapes.

Composition des codes d'accès au système de vote électronique
Chaque électeur reçoit un couple de codes composé :

D’un code identifiant unique d'accès qui permet, outre le contrôle d'accès, la tenue des listes d'émargements électroniques garantes de l'unicité des votes,
D’un code secret qu'il est seul à connaître.

Afin de permettre un contrôle et une sécurité supplémentaire, le système demande à l'électeur sa date de naissance avant de permettre l'accès au vote.

Envoi des moyens d’authentification.
Le prestataire prend en charge la transmission aux électeurs par voie postale des codes d'accès au vote électronique.

En cas de non réception ou de perte des codes par le salarié, le prestataire invalide ceux-ci et en communique de nouveaux par l'intermédiaire de l'assistance téléphonique.

Le système proposé par le prestataire doit assurer la confidentialité des données transmises aux électeurs et la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification.

Contrôle des listes électorales électroniques
Afin de permettre une vérification par MANITOWOC CRANE GROUP France SAS, les représentants du personnel et les membres du bureau de vote, le prestataire fournit à MANITOWOC CRANE GROUP France SAS, à l'issue de la génération et de la fourniture des codes d'accès, une liste de contrôle permettant de vérifier que tous les électeurs ont bien été pris en compte lors de l'attribution des codes d'accès au vote électronique.

La forme, le contenu et le support de cette liste de contrôle sont définis d'un commun accord durant la phase de préparation des élections.

Transmission du « fichier candidats »
Les listes de candidats sont transmises par la Direction des Ressources Humaines de MANITOWOC CRANE GROUP France SAS au prestataire en vue de paramétrer le système de vote électronique et de présenter celles-ci aux électeurs au moment du vote.

Les listes de candidats peuvent être constituées par les Organisations Syndicales au sein de MANITOWOC CRANE GROUP France SAS ou par des candidats non affiliés conformément aux règles applicables, rappelées dans le protocole préélectoral.

Les listes de candidats mentionnent notamment :

L'élection concernée (CSE ; le cas échéant : titulaires ou suppléants et le collège)
L'appartenance syndicale, le cas échéant,
Les nom et prénom de chaque candidat,
L'ordre de présentation des candidats dans les listes.

Mise à jour des listes de candidats dans le système de vote électronique
Le prestataire propose un format de fichier numérique spécifique pour la constitution des listes de candidats, afin de faciliter les mises à jour du système de vote électronique.

De même, le prestataire peut éventuellement proposer à la Direction des Ressources Humaines de MANITOWOC CRANE GROUP France SAS un système de mise à jour « en ligne » via le web pour la saisie et les modifications de listes de candidats jusqu'à la fin de la période de recette du système.

Contrôles de conformité des listes de candidats
Le prestataire propose une procédure de test du vote électronique permettant à MANITOWOC CRANE GROUP France SAS, aux représentants du personnel et aux membres du bureau de vote de vérifier l'exactitude des listes de candidats soumises au choix des électeurs.

3.2	Phase de test et de recette du système de vote électronique

Objectifs
Une fois le paramétrage réalisé, le prestataire organise un vote test en présence des représentants des bureaux de vote.
Le test est effectué dans les conditions du réel. La procédure de vote est entièrement déroulée jusqu'au calcul des résultats. Elle passe en revue tous les cas de figure pouvant être rencontrés lors du scrutin.

L'objectif est de permette aux membres des bureaux de vote d'appréhender le fonctionnement global de la solution.
A l'issue du test, le/la Président(e) et les deux assesseurs génèrent leurs clés de déchiffrement.

Durant la période de vote tous les suffrages exprimés par les salariés sont cryptés dès leur expression et restent cryptés sans interruption jusqu'au dépouillement. Ce mécanisme garantit l'impossibilité de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des détenteurs des clés de déchiffrement le jour du dépouillement.

Étapes de recette
Les étapes de contrôle sont les suivantes :

Réalisation de plusieurs votes,
Déroulement du dépouillement des urnes électroniques et édition des résultats,
Contrôles de la conformité des résultats obtenus,
Validation du dispositif de vote.

3.3	Prestation de conseil et d'assistance de la DRH

Le prestataire doit être en mesure de conseiller la Direction des Ressources Humaines dans la mise en œuvre du système de vote électronique et d'assister celle-ci notamment pour les tâches suivantes :

La rédaction du protocole préélectoral intégrant les modalités du vote électronique,
La rédaction des documents de présentation du système de vote électronique aux représentants du personnel et aux électeurs,
La présentation du système aux partenaires sociaux.

Listes d'émargement
Les listes d'émargements définitives sont remises à MANITOWOC CRANE GROUP France SAS sur support numérique à l'issue de l'élection.

Résultats bruts
Les résultats bruts comportent les compteurs de voix, par collège, par liste, par candidat. Ils sont consultables « en ligne » dès la fermeture de l'élection et le dépouillement des urnes électroniques. Seuls les membres désignés du bureau de vote auront accès à ces résultats « en ligne ».

Résultats élaborés
Les résultats élaborés indiquent l'attribution des sièges aux candidats et le détail des calculs afférents.
Le prestataire propose ces éléments afin de permettre aux membres du bureau de vote de proclamer les résultats de l'élection.

Le prestataire met à la disposition du bureau de vote et de la direction de MANITOWOC CRANE GROUP France SAS les procès-verbaux modèle CERFA préremplis au format .PDF.

3.4	Gestion informatique et technique du système de vote électronique

Disponibilité du système de vote électronique
Le prestataire assure la mise en ligne du système de vote électronique durant la période correspondant à la préparation et à l'ouverture du vote.
Durant cette période, le système sera disponible 24h/ 24.
Le prestataire met en œuvre les moyens d'assurer un service continu sans rupture.

Accusé de réception du vote
L'électeur dispose de la possibilité d'imprimer un accusé de réception du vote attestant de la prise en compte de son suffrage par le système de vote.
Cette possibilité lui est offerte à l'issue du vote mais aussi ultérieurement, en se reconnectant à l’application.
Il mentionne la date et l'heure d'émission de chaque suffrage.

Cet « accusé de réception » comporte aussi une marque d'authentification interdisant une édition frauduleuse.

Conservation des données
Le prestataire conserve, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu’à 'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.
La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.