PROTOCOLE D’ACCORD SUR LE VOTE ELECTRONIQUE
au sein de la CAF des Alpes de Haute-Provence

Entre d’une part : 

La Caisse d’Allocations Familiales des Alpes de Haute-Provence, dont le siège est situé au 4bis Avenue du Maréchal Leclerc 04000 Digne-les-Bains, représentée par son Directeur 

 Et d’autre part,

L’organisation syndicale F.O. représentée par 
L’organisation syndicale C.G.T représentée par 

IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT :

PREAMBULE

Afin de faciliter l’organisation des élections professionnelles des représentants du personnel au sein de la Caf des Alpes de Haute Provence, favoriser la participation des salariés et sécuriser les opérations électorales, les parties signataires du présent accord conviennent de recourir au vote électronique sur le lieu de travail ou à distance.

Ce dispositif initié dans le cadre de la loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique du 21 juin 2004 est désormais réglementé au travers des dispositions des articles R 2314-5 à R 2314-18 du code du travail.

Le choix du prestataire s’effectuera en s’assurant des garanties offertes par le système de vote retenu en termes de sécurité, de confidentialité et de respect du règlement général sur la protection des données (RGPD).

Le présent accord s’appliquera aux élections des membres du comité social et économique et des représentants du personnel au Conseil d’Administration.

ARTICLE 1 : MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE

Les parties signataires conviennent d’adopter un processus de vote exclusivement par internet pour la désignation des membres du comité social et économique et des représentants du personnel au Conseil d’Administration.

La Direction de la CAF des Alpes de Haute-Provence s’engage, pour ce faire, à ce que chaque salarié puisse accéder à un ordinateur avec connexion internet sur son lieu et son temps de travail.

Compte tenu des exigences techniques et des contraintes à respecter pour assurer la sécurité du processus électoral et la confidentialité des données, il a été convenu de confier la conception et la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé. Celui-ci répond obligatoirement :

aux exigences du vote par Internet ; 
aux préconisations de la CNIL en la matière (délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019) ;
aux dispositions légales en la matière (loi n°78-17 du 6 janvier 1978 et les décrets n°2005-1309 du 20 octobre 2005, n°2007-451 du 25 mars 2011, n°2007-602 du 25 avril 2007, n°2014-793 du 9 juillet 2014 et n°2017-1819 du 29 décembre 2017, le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD)) 

Le prestataire sera chargé d’assister les membres du bureau de vote et les organisations syndicales tout au long du processus électoral.

La CAF des Alpes de Haute-Provence veillera à retenir un système conforme à la fiche n°145 reportée au registre du Correspondant Informatique et Liberté de la CNAF.

ARTICLE 2 : MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS

2.1 - Lieu et durée du scrutin

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent que les élections auront lieu sur plusieurs jours conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral propre à chaque élection professionnelle.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal internet ou intranet, depuis leur lieu de travail et/ou à distance.

Il est rappelé que le temps consacré à l’exercice du droit de vote aux élections professionnelles, pendant les horaires de travail, n’entraîne aucune réduction de salaire.

2.2 - Listes électorales

Le service des Ressources Humaines établira un fichier « listes électorales » (collège employés et collège cadres) qui comporte les données nécessaires à la bonne organisation du scrutin. Les informations personnelles suivantes sont susceptibles d’être communiquées : numéro d’agent, nom, prénom des inscrits, point de départ de l’ancienneté, date de naissance, collège, coordonnées postales et adresse mail professionnelle.

Le service des Ressources Humaines transmettra ce fichier au prestataire à la fin du délai de contestation des listes.

2.3 - Listes des candidats et professions de foi

Les listes de candidats et les professions de foi seront transmises au service des Ressources Humaines, qui lui-même les transmettra en l’état au prestataire.

Le prestataire assurera la programmation des accès internet. Il assurera la reproduction sur le serveur des listes de candidats telles qu’elles auront été présentées par leurs auteurs.

Ces listes apparaîtront sur les écrans dans l’ordre alphabétique.

2.4 - Sécurité 

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire, de la Direction et des Organisations Syndicales, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

ARTICLE 3 : DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de la technique de vote par les salariés.

Une notice explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote sera communiquée à l’ensemble des électeurs en amont de chaque élection.
En outre, les membres du bureau de vote bénéficieront d'une information sur le système de vote électronique. Cette information se déroulera concomitamment à la phase de test, et de scellement qui précédera l’ouverture du vote.

Afin de procéder aux opérations de vote par voie électronique, dans des conditions assurant la confidentialité et l’unicité de son vote, chaque électeur recevra avant le 1er tour des élections, et dans deux envois distincts, son identifiant et son mot de passe, ainsi que tout élément complémentaire nécessaire à la bonne tenue de l’élection (adresse internet du site de vote sécurisé, etc.). Le mot de passe individuel sera d’une complexité adaptée aux élections professionnelles.

Une fois connecté, l’électeur pourra voter. Seules les listes correspondant à son collège lui seront présentées. La validation définitive du vote vaudra signature et émargement.

La liste d’émargement sera accessible aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle. Aucun résultat partiel ne sera disponible pendant toute la durée du scrutin.

Le processus mis en œuvre par le prestataire garantit le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Les membres du bureau de vote et la direction pourront, à tout moment, interroger un compteur leur permettant de relever avec précision le nombre de votants pour chacune des élections.

ARTICLE 4 : DEPOUILLEMENT DES BULLETINS DE VOTE

Le dépouillement sera assuré à la clôture des opérations de vote par les membres du bureau.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fera par l’activation conjointe de plusieurs clés de chiffrement différentes par les assesseurs du bureau de vote.

Les membres du bureau de vote éditeront les PV et proclameront les résultats.

ARTICLE 5 : CONSERVATION DES DONNEES

Le prestataire retenu conserve sous scellés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultat et de sauvegarde.

A l'expiration de ces délais, le prestataire, procède à la destruction des fichiers supports.

ARTICLE 6 : DUREE DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

ARTICLE 7 - CONDITIONS DE VALIDITE

La validité d'un accord d'entreprise ou d'établissement est subordonnée à sa signature par, d'une part, l'employeur ou son représentant et, d'autre part, une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives ayant recueilli plus de 50 % des suffrages exprimés en faveur d'organisations représentatives au premier tour des dernières élections des titulaires au comité social et économique, quel que soit le nombre de votants.

Si cette condition n'est pas remplie et si l'accord a été signé à la fois par l'employeur et par des organisations syndicales représentatives ayant recueilli plus de 30 % des suffrages exprimés en faveur d'organisations représentatives au premier tour des élections mentionnées au premier alinéa, quel que soit le nombre de votants, une ou plusieurs de ces organisations ayant recueilli plus de 30 % des suffrages disposent d'un délai d'un mois à compter de la signature de l'accord pour indiquer qu'elles souhaitent une consultation des salariés visant à valider l'accord. Au terme de ce délai, l'employeur peut demander l'organisation de cette consultation, en l'absence d'opposition de l'ensemble de ces organisations.

Si, à l'issue d'un délai de huit jours à compter de cette demande ou de l'initiative de l'employeur, les éventuelles signatures d'autres organisations syndicales représentatives n'ont pas permis d'atteindre le taux de 50 % mentionné au premier alinéa et si les conditions mentionnées au deuxième alinéa sont toujours remplies, cette consultation est organisée dans un délai de deux mois.

La consultation des salariés, qui peut être organisée par voie électronique, se déroule dans le respect des principes généraux du droit électoral et selon les modalités prévues par un protocole spécifique conclu entre l'employeur et une ou plusieurs organisations syndicales représentatives ayant recueilli plus de 30 % des suffrages exprimés en faveur d'organisations représentatives au premier tour des élections mentionnées au premier alinéa, quel que soit le nombre de votants.

Participent à la consultation les salariés des établissements couverts par l'accord et électeurs au sens des articles L. 2314-15 et L. 2314-17 à L. 2314-18-1 du code du travail.

L'accord est valide s'il est approuvé par les salariés à la majorité des suffrages exprimés.

ARTICLE 8 – PUBLICITE ET DEPOT DE L’ACCORD

L’accord collectif sera transmis à la Direction de la Sécurité Sociale et à l’UCANSS pour avis du Comex dans le cadre de la procédure d’agrément des accords locaux conformément à l’article D 224-7 du Code de la Sécurité Sociale. 

L’agrément sera réputé accordé, sauf en cas de prorogation explicite du délai d’examen de la Direction de la Sécurité Sociale, et en l’absence d’un retour de la DSS, à l’issue d’un mois après avis du Comex.

Il entrera en vigueur le jour suivant l’obtention de l’agrément par l’autorité compétente de l’Etat (articles L123-1 et L123-2 du Code de la Sécurité Sociale).

Le présent accord sera ensuite transmis aux organisations syndicales présentes dans l’organisme, aux instances représentatives du personnel et fera l’objet d’une diffusion auprès du personnel via la messagerie.

Conformément aux mesures légales de publicité, le présent protocole d’accord fera l’objet d’un dépôt par voie électronique auprès du ministère du travail sur le site 

ARTICLE 10 - BILAN ET SUIVI DE L’ACCORD

Un bilan de l’accord sera réalisé à l’issue de chaque élection professionnelle avec les organisation syndicales signataires.

ARTICLE 11 - REVISION DE L’ACCORD

Le protocole d’accord pourra être révisé suivant sa prise d’effet, dans les conditions prévues aux articles L.2222-5 suivants du Code du travail. 

La procédure de révision du présent protocole d’accord ne peut être engagée que par la Direction ou l’une des parties habilitées en application des dispositions du code du travail. L’information devra en être faite à la Direction, lorsque celle-ci n’est pas à l’origine de l’engagement de la procédure, et à chacune des autres parties habilitées à engager la procédure de révision par courrier électronique ou courrier recommandé avec accusé de réception.

L’ouverture des négociations se fera dans un délai de trois mois au maximum à compter de la demande de révision.

ARTICLE 12 – DENONCIATION DE L’ACCORD

Le protocole d’accord pourra être dénoncé suivant sa prise d’effet, en respectant un préavis de 3 mois. L’accord pourra être dénoncé par la direction et par toutes les organisations syndicales représentatives au sein de l’organisme. 

Dès le début du préavis de dénonciation, de nouvelles négociations sur le vote électronique pourront être initiées, à la demande de la direction ou d’une organisation syndicale représentative dans l’organisme, afin de mettre en place un accord de substitution.



Fait à Digne-les-Bains en trois exemplaires originaux, le