ACCORD COLLECTIF RELATIF AU RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE


ENTRE :

La Société 

D’une part,

ET

Les Organisations Syndicales représentatives suivantes :


D’autre part.



Ci-après dénommées ensemble « les Parties ».






















PREAMBULE

Compte tenu de l’organisation du travail en vigueur dans la Société et de l’existence d’un grand nombre de situations où des salariés, pendant leur temps de travail, interviennent, en totalité ou en partie, hors des locaux de la Société, les Parties se sont rencontrées afin d'envisager le recours au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles à venir.

Les Parties ont en effet admis que le choix de cette modalité de scrutin était pertinent à plusieurs égards. Cette dématérialisation est tout d’abord un vecteur de simplification s’agissant de l’organisation des élections professionnelles, tant au stade de la préparation qu’à celui du dépouillement des bulletins et du calcul des résultats. Par ailleurs, le recours à cette modalité de vote permet d’optimiser la participation des électeurs et ainsi de renforcer la légitimité des acteurs du dialogue social. 

Le choix du recours au vote électronique doit néanmoins être encadré pour permettre le respect des principes fondamentaux du droit électoral parmi lesquels la confidentialité et la sécurité du vote. 

Pour rappel, le recours au vote électronique pour les élections professionnelles est autorisé par l’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique.

Le décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 et l’arrêté du Ministère de l’Emploi de la Cohésion Sociale et du Logement pris en application du décret précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l’élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au Comité d’entreprise. Il est applicable au Comité Social et Economique.

La délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique.

L’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 « relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales » prévoit la fusion du Comité d’entreprise, des délégués du personnel, et du CHSCT en une instance unique de représentation du personnel : le Comité Social et Economique qui conservera les attributions propres à chacune des trois anciennes instances.  

Le décret n° 2017-1819 du 29 décembre 2017 pris en application cette ordonnance précise notamment la composition ainsi que les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Economique et Social.

Les articles R. 2314-5 et suivants du Code du travail précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique, et la délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés formule des recommandations sur la mise en place de ce vote électronique.

C’est dans ce cadre que le présent accord (ci-après désigné « l’Accord ») a été conclu. 

Il a donc été convenu ce qui suit. 

***


ARTICLE 1 – Objet et champ d'application de l'Accord

Cet Accord acte du recours au vote électronique sur internet pour les élections professionnelles du Comité Social Economique (ci-après désigné « CSE »). 

Le choix du vote électronique se fait à l’exclusion de toute autre modalité de scrutin et notamment du vote papier. 

Il s’applique à l’ensemble du personnel de la Société, ainsi qu’aux éventuels salariés mis à sa disposition, appelés à voter aux élections professionnelles du Comité Social et Economique. 

ARTICLE 2 – Principes Généraux

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :
L’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;
L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré ;
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
La confidentialité : le secret du vote.

ARTICLE 3 – Définition et choix du moyen de vote électronique

Les parties conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet.

Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.

ARTICLE 4 – Modalités de mise en œuvre du vote électronique :

Article 4.1 – Protocole d’accord préélectoral

Les modalités de vote électronique sont déterminées préalablement à chaque élection dans le cadre d’un protocole d’accord préélectoral.

Le protocole d’accord préélectoral conclu mentionne le présent accord, ainsi que le nom du prestataire extérieur choisi. 

Il comporte également, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu et du déroulement des opérations électorales. 

	Article 4.2 – Recours à un prestataire extérieur

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et leur confidentialité, les parties s’accordent pour confier la conception et la mise en place du système de vote électronique à un prestataire extérieur, mandaté par la Direction de la Société.

Ce prestataire extérieur est choisi par la Société. Il se voit confier la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges annexé au présent accord, respectant les prescriptions relatives au vote électronique prévues par :

Les principes généraux du vote,
Les articles du Code du travail et notamment les articles L. 2314-26 et R. 2314-5 et suivants du Code du travail,
L’arrêté du 25 avril 2007 relatifs à la mise en place du vote électronique pour les élections des représentants du personnel,
Les recommandations de la CNIL relatives à la sécurité des systèmes de vote électronique.

Les coordonnées du prestataire sont précisées dans le protocole d'accord préélectoral. 

Ce prestataire extérieur garanti à la Société avoir soumis son système de vote électronique à une expertise indépendante ayant pour objet de contrôler et de s’assurer que le dispositif de vote répond aux exigences :

de la Délibération CNIL n°2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique ;
des articles L2314-26 et R2314-5 à R2314-18 du code du Travail relatifs aux modalités du vote électronique pour les élections du CSE ;
du décret n° 2007-602 et l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d’entreprise modifié par décret n°2017-1819 en date du 29 décembre 2017 relatif au Comité social et économique pris pour l'application de l'article 1er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.

Cette expertise est impérativement réalisée par un expert indépendant ayant suivi la formation de la CNIL relative à la sécurité des systèmes de vote électronique. 

Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL et par le Code du Travail.

Ce rapport d’expertise est communiqué par le Prestataire extérieur choisi et tenu à la disposition de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) et des Organisations syndicales habilitées à participer à la négociation du protocole d’accord préélectoral en application des articles       L. 2314-5 du Code du travail.

Article 4.3 – Coût du vote électronique

Le coût du recours au vote électronique sera intégralement pris en charge par la Société.

Article 4.4 – Caractéristiques générales du système de vote électronique (confidentialité, sincérité du vote et stockage des données) 

Conformément aux dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007, les données devant être enregistrées par le prestataire et leur accès sont limitées comme suit :

pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d'entrée dans l'entreprise, date de naissance, collège, et leur genre ;
pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, moyen d'authentification et, le cas échéant, coordonnées, et leur genre ;
pour les listes d'émargement : collège, noms et prénoms des électeurs, et leur genre ;
pour les listes des candidats : collège, noms, prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant, et leur genre;
pour les listes des résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, leur appartenance syndicale le cas échéant, leur collège, leur genre.

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants :

pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, agents habilités des services du personnel ;
pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant ;
pour les listes d'émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel ;
pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités des services du personnel ;
pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l'emploi, syndicats, employeurs ou agents habilités des services du personnel.

Le contrôle et la conformité des listes d’électeurs aux listes électorales transmises au prestataire et importées sur le système de vote électronique est effectué sous la responsabilité de la Société.

L’intégration et le contrôle des candidatures sont effectués dans les mêmes conditions.

Le système de vote électronique choisi assure :

la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux ;
la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification ;
la sécurité de l'émargement ;
la sécurité de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

De plus, le système répond aux caractéristiques suivantes :

les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne seront accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système ;
le système de vote électronique est scellé à l'ouverture et descellé à la clôture du scrutin ;
les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».

Le traitement « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant pris part au vote et d’éditer les listes d’émargement.

L’émargement indique la date et l’heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l’urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.

Le fichier dénommé « contenu de l'urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Article 4.5 – Bulletins de vote 

Le prestataire assure la réalisation des pages web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.

Afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, des photos et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes.

Le cas échéant, le logo des listes candidates sera visible sur chaque bulletin. Les logos devront être normés en taille de lecture pour ne favoriser visuellement aucune des listes.
La fonctionnalité permettant de rayer un ou plusieurs noms sera intégrée dans le moyen de vote électronique. 

Les professions de foi devront être au format PDF, de 2 pages maximum d'une taille maximum de 2 Mo. Les professions de foi pourront être modifiées entre les deux tours. 

Article 4.6 – Assistance et dysfonctionnement

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote. Cette cellule comprendra les membres du bureau de vote, les représentants de la Direction ainsi qu'un représentant du prestataire. 

Elle aura notamment pour mission de :

Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;
Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place. 

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Article 4.7 – Formation et information 

Chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. 
Lors des élections professionnelles prévoyant le recours au vote électronique, les représentants du personnel, les délégués syndicaux de l’entreprise et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique choisi. 

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l'appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés, notamment par la mise à disposition d’une notice d’information détaillée. 

ARTICLE 5 – Déroulement des opérations électorales 

Article 5.1 Temps et lieu du scrutin

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée, laquelle est précisée par le protocole d’accord préélectoral. Pendant cette période d’ouverture du scrutin, les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment, 24 heures sur 24 dans le délai imparti. 

Les électeurs peuvent voter depuis n’importe quel terminal, que ce soit de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.

Article 5.2 Modalités d’accès à la page de vote

Chaque électeur recevra de la part du prestataire, avant le premier tour des élections :

l'adresse de la page de vote,
des codes d’accès personnels à la page de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe générés selon des modalités garantissant la confidentialité du vote et permettant son authentification,
la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.

Pour se connecter sur place ou à distance au système de vote, l'électeur doit se faire connaître par le moyen d'authentification qui lui aura été transmis, selon des modalités garantissant sa confidentialité. 

Ce moyen d'authentification permettra au serveur de vérifier son identité et garantira l'unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d'authentification.

Tout électeur atteint d'un handicap le mettant dans l'impossibilité de voter peut se faire assister par un collègue de son choix.

Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier « contenu de l'urne électronique ». La validation le rend définitif et empêche toute modification.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n'est accessible mais le nombre de votants peut être consulté. 

En cas de perte ou de non réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.

Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence le taux de participation.




Article 5.3 Opération de dépouillement

A la clôture du scrutin, le contenu de l’urne et les listes d’émargement sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

Conformément à l’arrêté du 25 avril 2007, le dépouillement des résultats n’est possible que par l’activation de deux clés de chiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées.

La génération de ces clés, avant l’ouverture du vote, est réalisée publiquement lors des opérations de formation des membres des bureaux de vote de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président et deux de ses assesseurs en sont détenteurs à l’exclusion de toute autre personne.

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Les membres du bureau de vote proclameront les résultats et signeront les procès-verbaux.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

ARTICLE 6 –  Traitement et conservation des données

Le vote électronique nécessite le recours à des fichiers nominatifs et suppose ainsi que soient recueillies des données personnelles des électeurs.

En sa qualité de responsable du traitement des données à caractère personnel de ses salariés, la Société et le prestataire extérieur choisi appliquent la législation relative à la protection des données personnelles et notamment le Règlement UE n°2016/679 (« RGPD ») et la loi du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.  

Le prestataire retenu conserve sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l’expiration de ces délais, le prestataire, procède à la destruction des fichiers supports conformément à l’article R. 2314-17 du Code du travail.

ARTICLE 7 – Elections partielles 

Par dérogation au présent accord, les parties pourront décider, après concertation, de recourir aux modalités de vote classique en cas de nécessité d’organisation d’élections partielles.

Le recours aux modalités de vote classique dans les conditions ci-dessus citées, fera l’objet d’un avis conforme du Comité Social et Economique de l’établissement concerné.

ARTICLE 8 – Dispositions finales 

Article 8.1 – Durée de l'Accord et entrée en vigueur 

Le présent Accord est conclu pour une durée indéterminée. Il entre en vigueur le jour de sa signature. 

Article 8.2 – Révision et dénonciation de l’Accord

Les Parties ont la faculté de réviser le présent Accord dans les conditions fixées par les articles L. 2261-7-1 et L. 2261-8 du Code du travail et suivant les modalités précisées ci-après :

- 	 signataire qui formulera une demande de révision devra notifier cette demande à toutes les parties signataires par lettre recommandée avec accusé de réception ;
- 	Les Parties devront se réunir dans un délai maximal de 3 mois suivant la date de notification de la demande, pour étudier cette dernière.  

Le présent Accord pourra être dénoncé à tout moment par l'une ou l'autre des Parties signataires, sous réserve de respecter un préavis de trois mois et dans le respect des articles L. 2261-9 et suivants du Code du travail. Cette dénonciation devra être notifiée à l'ensemble des autres signataires par lettre recommandée avec accusé de réception. Dans ce cas, la Direction et les organisations syndicales représentatives se réuniront pendant la durée du préavis pour discuter les possibilités d'un nouvel accord.

Article 8.3 – Suivi 

La Direction et les Organisations Syndicales se réuniront, dans les 2 mois suivant la proclamation des résultats, afin de faire un bilan des opérations électorales, à raison d’un représentant par organisation syndicale représentative au sein de l’entreprise et un représentant par organisation syndicale signataire du présent Accord.

Article 8.4 – Formalités de dépôt 

Le présent Accord sera déposé sur la plateforme de téléprocédure « TéléAccords » accompagné des pièces prévues à l'article D. 2231-7 du Code du travail.

En application des dispositions de l’article L. 2231-5 du Code du travail, l’Accord sera notifié à chacune des organisations syndicales représentatives au sein de la Société.
 
Conformément à l'article D. 2231-2 du Code du travail, un exemplaire sera également déposé au Greffe du Conseil de Prud'hommes de Boulogne-Billancourt. 

Les éventuels avenants de révision du présent Accord feront l'objet des mêmes mesures de dépôt et de publicité.

Pour terminer, l’Accord sera porté à la connaissance du personnel de l’entreprise par affichage sur les panneaux réservés à cet effet. 

Fait à Malakoff, le 19 avril 2023




ANNEXE

CAHIER DES CHARGES – RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE DANS LE CADRE DE L’ORGANISATION DES ELECTIONS DES MEMBRES LA DELEGATION DU PERSONNEL AU CSE


Préambule
Afin de sécuriser l’ensemble de son processus électoral, la Société souhaite être accompagnée par un prestataire spécialiste du vote électronique, mandaté par la Direction (ci-après désigné le « Prestataire »). 

En application de l’article R. 2314-5 du Code du travail et des normes en vigueur, ce document reprend l’expression des besoins auxquels le Prestataire devra répondre, à savoir :
Les fonctionnalités attendues du système de vote électronique (1.) ;
Les aspects techniques clés et le respect des règles associées au vote électronique (2.) ; 
L’accompagnement des différents acteurs et l’assistance technique (3.). 

***
SOMMAIRE 

















Fonctionnalités attendues du système de vote électronique

Le système sélectionné doit assurer l’organisation de l’élection dans son ensemble, à savoir :
La phase pré-électorale ;
La phase électorale ;
La phase post-électorale. 

La phase pré-électorale


Il est attendu du système proposé par le Prestataire un accompagnement sur l’organisation de l’élection. Le système doit dès lors proposer une interface permettant de guider l’organisateur dans la préparation de l’élection, de paramétrer l’élection et de permettre un contrôle des informations intégrées.

Le système doit permettre à plusieurs personnes de se connecter sur la plateforme de paramétrage, potentiellement avec des droits d’accès et d’actions différents. Par ce biais, les organisateurs devront disposer à tout moment d’une vision de l’avancement du paramétrage ainsi que des éventuelles anomalies identifiées par le système. 

Plus précisément, au cours de la phase pré-électorale, le système doit donc permettre :

La gestion du calendrier électoral

La définition de l’ensemble des dates de l’élection de manière assistée à partir de la saisie de la date du 1er tour. La planification de l’élection débutera avec l’information des salariés et la convocation des organisations syndicales et s’achèvera avec le dépouillement du 2nd tour de l’élection le cas échéant ;
Le contrôle du respect des délais légaux et règlementaires applicables à la procédure d’organisation d’élection du CSE. 

Le paramétrage des éléments clés de l’élection 

Ce qui recouvre notamment : 
Les renseignements administratifs relatifs à l’entreprise ; 
La définition du cadre de l’élection (unité économique et sociale, entreprise, établissement distinct) ;
Le renseignement des différents sites couverts par l’élection ; 
La définition du nombre de sièges à pourvoir avec indication du nombre de sièges à pourvoir au regard des dispositions règlementaires ; 
La définition des collèges électoraux avec possibilité de paramétrer des collèges spécifiques ; 
La répartition des effectifs et des sièges entre les collèges ; 
Le renseignement de la proportion femmes/ hommes au sein des collèges ; 
Les renseignements pratiques relatifs à l’élection (signataire du PAP, choix du nombre de canaux pour la communication des identifiants, taille des mots de passe, ordre d’affichage des listes de candidats, paramétrage des messages adressés aux électeurs etc.). 

La génération d’un projet de Protocole d’Accord Préélectoral (ci-après désigné « PAP »)

La génération par le système d’un projet de PAP tenant compte des éléments renseignés par l’organisateur de l’élection sur la plateforme de paramétrage ; 
La mise à jour automatique du projet de PAP en fonction des éléments modifiés sur la plateforme de paramétrage. 

La gestion de la liste électorale

L’intégration des électeurs à la liste électorale par saisie et import d’un fichier ;
Le contrôle de validité de la liste électorale au regard de la durée de présence dans l’entreprise et de l’âge des électeurs ; 
Le contrôle du rattachement de chaque électeur à un établissement et à un collège ;
L’intégration par ce biais du ou des moyens de communication de l’électeur qui seront requis pour la transmission des éléments d’authentification permettant l’accès à la plateforme de vote électronique. Il pourra s’agir du numéro de téléphone mobile et/ou de l’adresse mail et/ou de l’adresse physique.
La génération de la liste électorale définitive pour affichage expurgée des moyens de communication. 

La gestion des listes de candidats 

La saisie des listes de candidats en y intégrant, le cas échéant, le logo de la liste, les photos des candidats, les documents propagandes électorales. A cet égard, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le Prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, des photos et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes.
Le contrôle de la cohérence entre la candidature d’un salarié et son collège et établissement d’appartenance ;
Le contrôle de l’éligibilité d’un candidat au regard de son ancienneté à la date du 1er tour ;
La gestion de listes communes entre plusieurs syndicats. Le système devra tenir compte de la composition de la liste de candidats et des résultats obtenus ; 
Le contrôle de la présence au sein de plusieurs listes de titulaires ou de plusieurs listes de suppléants d’un même candidat, le système n’émettant en revanche pas d’alerte en cas de présence à la fois sur une liste de titulaires et sur une liste de suppléants. 
La détermination de l’ordre d’affichage des listes de candidats. Il pourra s’agir d’un ordre alphabétique, aléatoire à chaque connexion des électeurs ou conforme à un ordre spécifiquement convenu avec les syndicats (ceux-ci pouvant par exemple fixer l’ordre selon un tirage au sort et reporter les résultats du tirage dans l’ordre choisi dans l’outil) ;
Après validation définitive des listes de candidats par l’organisateur, la publication des listes de candidat sur le site de vote et l’information des électeurs de la possibilité de consulter les listes. Les électeurs auront donc accès aux noms des candidats, le cas échéant, au logo des listes, aux photos des candidats et aux documents de propagande. 

La gestion des bureaux de vote

La définition du nombre de bureaux de vote, le système devant permettre la mise en place d’un bureau unique mais également d’un bureau par scrutin ; 
Le renseignement des membres du bureau et identification de son président ;
Gestion des acceptations et des refus des membres potentiels des bureaux de manière électronique avec alerte destinées aux organisateurs ;
Le contrôle de la qualité d’électeur des membres des bureaux de vote et alerte éventuelle si ces derniers sont candidats.




Contrôle des listes électorales par les électeurs

Chaque salarié figurant dans la liste électorale recevra un message (mail ou SMS) préalablement aux élections l’informant des modalités de connexion, du contrôle qu’il peut réaliser sur les informations le concernant dans la liste électorale et de la possibilité de demander des corrections auprès de la Direction en cas d’anomalie. 

Scellement des urnes par les membres du bureau et vérifications préalables

Préalablement au scellement de l’urne, le système doit permettre à chaque membre du bureau de vote de vérifier que l’urne est vide ; 
Le système doit permettre d’envoyer aux membres du bureau de vote un message de rappel concernant l’opération de scellement à mener ;
Avant le début du vote, les urnes devront être scellées par les membres du bureau de vote. A minima, trois membres du bureau de vote seront nécessaires pour réaliser cette opération. Le système devra empêcher le début du vote tant que l’urne n’est pas scellée ;
La date à partir de laquelle le scellement des urnes est possible précisée dans le paramétrage de l’élection.

La phase électorale 

Le système du Prestataire doit permettre de gérer les principaux aspects de la phase dite électorale, à savoir :

Connexion sécurisée des électeurs

A chaque connexion, l’électeur doit recevoir un mot de passe à usage unique avec une durée de validité limitée. Ce code peut être envoyé soit par SMS soit par e-mail, au choix l’organisateur de l’élection ;
Si le Prestataire ne dispose ni du téléphone portable ni du mail pour un électeur, les informations de connexion seront envoyées par courrier. Elles n’auront dans ce cas pas de caractère temporaire ;
Le système de vote doit être accessible depuis les principaux systèmes et explorateurs sur PC et Mac ainsi que depuis des smartphones et tablettes. Le site de vote doit être « responsive ».
Le système devra permettre de régénérer les moyens d’authentification en cas de perte par l’électeur. 

Information et relance des électeurs au cours de l’élection 

Le système proposé doit permettre d’envoyer des messages (SMS ou mails) aux électeurs :
Les informant des dates des élections ; 
Les informant de l’ouverture du vote ;
Leur rappelant, le cas échéant, qu’ils n’ont pas voté. 

Vote de l’électeur 

Le système doit permettre à l’électeur, au cours de la période de vote, d’accéder aux listes de candidats – lesquelles devront apparaître à l’écran conformément au choix opéré en phase de paramétrage – mais également aux logos, photos et documents de propagande. 
Le système doit permettre à l’électeur d’exercer son droit de vote au cours de toute la durée programmée ; le vote ne pourra intervenir ni avant cette période ni après. Le système permettra néanmoins de programmer un délai de grâce : un électeur connecté sur le site de vote avant la fin de la période de vote disposera d’un laps de temps déterminé au-delà du temps imparti pour effectuer son vote. S’agissant de l’exercice de son droit de vote : 
L’électeur devra pouvoir voter pour une liste titulaire et/ou une liste suppléant ; 
Pour un même scrutin, l’électeur ne pourra sélectionner qu’une seule liste ; 
L’électeur pourra rayer le nom de certains candidats ; 
L’électeur pourra voter blanc. 
Le système doit permettre le vote de l’électeur, urne par urne, en deux étapes et exigera donc une confirmation expresse par scrutin. Tant que le vote pour une urne n’est pas validé, le candidat pourra se reconnecter pour poursuivre son vote ; 
Durant la période de vote, qu’il ait d’ores et déjà exercé son droit de vote ou non, l’électeur devra pouvoir se connecter et avoir accès au taux de participation ;
L’électeur devra pouvoir vérifier la présence de son bulletin dans l’urne après son vote grâce à un moyen fourni par le système. 

Contrôle des opérations électorales par les membres du bureau de vote 

Le système doit fournir aux membres du bureau de vote un moyen de contrôle permettant de vérifier au cours du vote qu’aucune modification ou intervention sur les données de l’élection et sur les programmes permettant la réalisation du vote n’est intervenue ; 
Le système doit également permettre d’alerter les membres du bureau en cas d’intervention sur le scrutin au cours de l’élection ;
Le bureau de vote devra pouvoir suspendre le scrutin en cours en cas de problème identifié pendant le vote.

La phase post-électorale

Le système du Prestataire doit permettre, pour terminer, de gérer les opérations post-électorales à savoir : 

Descellement des urnes et dépouillement des bulletins par les membres du bureau de vote et calcul des résultats 
 
Plus précisément, il permettra : 
D’envoyer aux membres du bureau de vote des messages de rappel concernant les actions à mener post-élection (dépouillement et établissement des documents légaux) ; 
Le descellement des urnes et le dépouillement des bulletins par deux membres du bureau de vote a minima ;
Le calcul des résultats en appliquant la règle de la proportionnelle à plus forte moyenne. Pour ce faire, le système procèdera :
Au calcul du quorum ;
L’attribution des sièges aux différentes listes ; 
La détermination des membres élus, en tenant compte des éventuels sièges réservés ;
Le cas échéant, le nombre de sièges restant à pourvoir au 2nd tour ;
Le calcul de la représentativité syndicale à l’issue du 1er tour. 
Aux membres du bureau de vote de contrôler les résultats puis de les valider définitivement pour communication aux électeurs ; 
D’accéder aux documents faisant état des résultats calculés et notamment le procès-verbal des élections dument complété qui devra être vérifié et signé par les membres du bureau de vote. Ce document devra faire apparaitre toute anomalie durant le process de vote ; 
L’accès à la feuille d’émargement. 


Contrôle par les électeurs de la prise en compte de leur vote

L’électeur devra pouvoir vérifier la prise en compte de son bulletin dans le calcul des résultats postérieurement au dépouillement. 

Publicité des résultats par l’intermédiaire de la plateforme choisie 

Le système proposé doit permettre d’envoyer un message (mail ou SMS) aux électeurs les informant du dépouillement des bulletins et de la disponibilité des résultats sur le site de vote. Les résultats seront donc accessibles aux électeurs et aux membres des bureaux sur leur interface, par le même processus de connexion ;
Le système proposé devra rendre accessible les résultats des différents scrutins à la Direction via l’interface de paramétrage.

Initialisation du 2nd tour si nécessaire :

Le système devra permettre :
L’initialisation automatique du 2nd tour dans les cas prévus par la loi. 
De reconduire automatiquement pour le 2nd tour les listes syndicales disposant encore de membres pouvant être élus au 2nd tour. 

Communication des résultats à l’administration

Le système proposé permettra à l’organisateur de l’élection, s’il le souhaite, de remplir son obligation de transmettre les procès-verbaux au Centre de Traitement des Elections Professionnelles (CTEP) de manière dématérialisée par télétransmission via un télé service dédié sur la plateforme sélectionnée.

Les aspects techniques clés et le respect des règles associées au vote électronique

Le système de vote doit assurer le respect l’ensemble des contraintes associées au vote électronique, que celles-ci proviennent du droit électoral, du droit du travail ou des recommandations édictées par la CNIL.
Obligations de confidentialité et de sécurité

Conformément aux dispositions règlementaires en vigueur, le système de vote doit assurer : 
La confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux ; 
La sécurité de l’adressage des moyens d’authentification ;
La sécurité de l’émargement ;
La sécurité de l’enregistrement ; 
La sécurité du dépouillement.

Obligations relatives aux traitements informatiques

Les données relatives aux électeurs et celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichiers des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».

Il est précisé par ailleurs que :
Le fichier des électeurs, contenant les identifiants et mots de passe est issu de la liste électorale ;
La feuille d’émargement est issue de la liste électorale ;
Les fichiers des électeurs, la liste électorale et la feuille d’émargement sont enregistrés de manière distincte de l’urne électronique de manière à ce qu’aucun lien ne puisse être réalisé ;
L’urne électronique doit être scellée, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Le cryptage du bulletin de vote est réalisé sur le poste de l’utilisateur et transmis sans altération dans l’urne électronique.

Après le dépouillement, le système de vote est scellé afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde sont conservés jusqu’à l’expiration du délai de recours augmenté de deux semaines (afin de s’assurer de l’information des parties par le greffe d’un éventuel recours) ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l’expiration de ces délais, ces fichiers seront détruits.

Expertise indépendante

Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier la conformité du système aux différentes exigences légales et règlementaires parmi lesquelles la délibération n°2019-053 du 25 avril 2019 de la CNIL.

L’expert réalisant la certification doit, conformément à la recommandation de la CNIL :
Être un informaticien spécialisé dans la sécurité ;
Ne pas avoir d'intérêt dans la société qui a créé la solution de vote à expertiser, ni dans l'organisme responsable de traitement qui a décidé d'utiliser la solution de vote ;
Posséder si possible une expérience dans l'analyse des systèmes de vote, en ayant expertisé les systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet, d'au moins deux prestataires différents.

L’expertise doit couvrir l’intégralité du dispositif installé avant le scrutin (paramétrage, logiciel, serveur, etc.), l’utilisation du système de vote durant le scrutin et les étapes postérieures au vote (dépouillement, archivage, etc.). 

L’expertise doit porter sur l’ensemble des mesures décrites par la délibération CNIL et ainsi notamment sur :
Le code source correspondant à la version du logiciel effectivement mise en œuvre ;
Les mécanismes de scellement utilisés aux différentes étapes du scrutin ;
Le système informatique sur lequel le vote va se dérouler ;
Les échanges réseau ;
Les mécanismes de chiffrement utilisés, notamment pour le chiffrement du bulletin de vote ;
Les mécanismes d'authentification des électeurs et la transmission des secrets à ces derniers ;
L'évaluation du niveau de risque du scrutin ;
La pertinence et l'effectivité des solutions apportées par la solution de vote aux objectifs de sécurité.

Le rapport de l’expert est tenu à la disposition de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL).

L’accompagnement des différents acteurs et l’assistance technique

Documentation fournie et formation dispensée

Chaque électeur devra avoir accès à une notice d'information détaillée relative aux opérations électorales sur la plateforme de vote. 

De plus, les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote devront bénéficier d'une formation sur le système de vote électronique.

Le Prestataire doit fournir toute information et documentation utiles pour répondre à ces exigences.

Cellule d'assistance technique 

Une cellule d'assistance technique, chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les membres du bureau de vote, les représentants de la Direction ainsi qu'un représentant du Prestataire, est mise en place pendant la durée des opérations de vote. Elle a notamment pour mission de :
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;
Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

La présence du représentant du Prestataire ne sera pas requise lors de la réalisation des phases de test et de vérification décrites ci-avant. Une documentation technique sera mise à la disposition des autres membres de la cellule d’assistance technique pour les accompagner dans l’accomplissement de ces différentes actions. 

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relai en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques doit être mis en place. 

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du Prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.