Accord sur le bon usage des outils numériques et sur le droit à la déconnexion


ENTRE

EBE SAINT JEAN
Société par Actions Simplifiées
Sis 10 Impasse de l’Abbé Firmin à Villeurbanne (69100)
Enregistrée au RCS de Lyon sous le numéro suivant : 828 374 298 R.C.S. Lyon
Représentée par XXXXXXX, agissant en qualité de Directeur Général, ayant tous pouvoirs aux fins de signature des présentes,

Ci-après désignée « la Société »,

D’UNE PART,

ET

la CGT, représentée par XXXXXXX, en qualité de déléguée syndicale,

ET 

la CFDT, représentée par XXXXXXX, en qualité de délégué syndical,



D’AUTRE PART

Ensemble désigné les « Parties » et individuellement une « Partie ».

Il est convenu les dispositions suivantes :


PREAMBULE
La loi Travail du 8 août 2016 a consacré un droit à la déconnexion des salariés, et a renvoyé à la négociation collective au niveau de l’entreprise le soin d’en déterminer les modalités.
Depuis le 1er janvier 2017, la négociation annuelle « égalité professionnelle et qualité de vie au travail » doit aborder les modalités du plein exercice par le salarié de son droit à la déconnexion et la mise en place par l’entreprise de dispositifs de régulation de l’utilisation des outils numériques, en vue d’assurer le respect des temps de repos et de congés ainsi que la vie personnelle et familiale (, 7º). La présente Charte a pour objet de répondre à ces objectifs.

Il est rappelé que le bon usage des outils informatiques est de la responsabilité de tous et que chaque salarié, à son niveau, est acteur du respect du droit à la déconnexion et ainsi de la qualité de vie au travail. C’est pourquoi les règles et principes énoncés ci-dessous doivent être respectés indépendamment du poste occupé au sein de l’entreprise. 

Article 1er : Salariés concernés

Les dispositions du présent accord s’appliquent à l’ensemble des salariés de l’entreprise, cadres et non-cadres et quels que soient les modes d’organisation, de décompte et de contrôle de la durée du travail. 

Article 2 : Les outils numériques concernés

Les Technologies de l’Information et de la Communication (TIC) font aujourd’hui de plus en plus partie intégrante de l’environnement de travail et sont indispensables au fonctionnement de l’entreprise.

Sont ainsi visés :
les outils physiques connectés tels que les ordinateurs (fixes, portables), les tablettes, les téléphones portables, les smartphones…
et les outils dématérialisés tels que les connexions à distance, les courriers électroniques, l’internet, l’intranet, la visio-conférence,… 

Article 3 : Règles de bon usage des outils numériques

L’ensemble de ces outils permet aux salariés d’être joignables aisément et à distance. Ils facilitent les échanges d’informations et permettent une communication en temps réel en s’affranchissant des barrières spatiales et temporelles.

En cela, ils permettent une meilleure circulation de l’information, et plus globalement des données et améliorent tant la productivité que la réactivité des acteurs de l'entreprise.

Pour autant, cette accélération de la circulation de l’information en modifiant les relations et l’environnement de travail peut induire des effets négatifs (le sentiment d’urgence lié à la réactivité que semblent « imposer » l’outil et la fluidité de l’information, le sentiment d’un trop plein d’informations et de sollicitations rendant difficile la hiérarchisation des priorités, l’augmentation des interruptions dans l’exécution des tâches, l’empiètement de la vie professionnelle sur la vie privée et inversement…).

Pour l’ensemble de ces raisons, la Société a décidé de fixer la liste des règles et principes de bon usage des outils numériques afin de favoriser des pratiques professionnelles harmonieuses et propices à un environnement de travail efficace et qualitatif.

Ainsi qu’il l’a été rappelé dans le préambule ci-dessus, la bonne utilisation des outils numériques est l’affaire de tous. Il est également rappelé que si l'employeur est tenu de prendre les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des salariés (article L.4121-1 du code du travail) « il incombe à chaque travailleur de prendre soin, en fonction de sa formation et selon ses possibilités, de sa santé et de sa sécurité ainsi que de celles des autres personnes concernées par ses actes ou ses omissions au travail » (article L.4122-1 du code du travail).


Lors de leur activité professionnelle, il est demandé aux salariés utilisateurs des outils numériques de se conformer à la charte figurant en annexe au présent accord.

Article 4 : Droit à la déconnexion
4.1 Affirmation et modalités d’exercice du droit à la déconnexion 

Le présent accord consacre un droit individuel à la déconnexion pour chaque salarié de la Société.

Ce droit à la déconnexion se traduit par l’absence d’obligation, pour chaque salarié, d’utiliser, pour des motifs professionnels, les TIC (Technologies d’Information et de Communication)  mis à sa disposition par l’entreprise et notamment lors :

des périodes de repos quotidien, 
des périodes de repos hebdomadaire,
des absences justifiées pour maladie ou accident,
et des congés de quelque nature que ce soit (congés payés, maternité, JNT,…).

Ainsi, aucun salarié n’est tenu de répondre au téléphone, aux mails, aux messages, aux invitations, aux SMS adressés durant les périodes visées ci-dessus.

De même, pendant ces mêmes périodes aucun salarié n’est tenu, de se connecter à distance par tout moyen pour prendre connaissance de messages de quelque nature que ce soit.

En cas de circonstances très exceptionnelles, résultant d’une situation d’urgence, des exceptions au droit à la déconnexion pourront être mises en œuvre.
4.2 Dispositifs de formation et de sensibilisation

En outre, il sera mis en place des actions de formation et de sensibilisation relatives à l’utilisation des TIC afin que les salariés puissent mieux appréhender les bonnes pratiques relatives à l’utilisation de ces outils et les risques liés à leur usage. Ces actions de formation seront intégrées au plan de développement des compétences présenté en CSE chaque année.
Il sera notamment fait une communication de cet accord et de cette charte à l’ensemble des salariés.

Article 5 : Dispositions finales

5.1 Durée de l’accord et entrée en vigueur

Le présent accord prend effet à compter du 13/07/22 pour une durée d’un an renouvelable par tacite reconduction.
5.2 Révision
Chacune des parties susvisées pourra solliciter la révision du présent accord par courrier recommandé (remis en main propre ou envoyé à l’union locale, en ce qui concerne les délégués syndicaux)  avec accusé de réception, au plus tard 2 mois avant le terme du présent accord.

La révision de l’accord produit un nouvel accord; effectif à la date de la signature. Le nouvel accord signé remplacera l'ancien.
5.3 Dénonciation

Le présent accord peut être dénoncé à tout moment par tout ou partie des signataires, dans les conditions prévues aux articles 

5.4 Publicité et dépôt

Le présent accord sera déposé par le représentant légal de la Société sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail, accessible depuis le site .

A ce dépôt, sera jointe une version anonymisée de l'accord aux fins de publication sur le site Légifrance.

Un exemplaire du présent accord sera également remis au greffe du conseil de prud'hommes de Lyon.

Il sera affiché sur le tableau d’information du personnel.


Fait à Villeurbanne, le 13/07/22













ANNEXE : Charte d’utilisation des outils numériques


I/ Gérer l’addiction aux outils numériques

Limiter si possible le nombre des interruptions liées à l’utilisation des outils numériques
Désactiver les alertes sonores et visuelles signalant l’arrivée de nouveaux messages
Gérer son temps en définissant des plages horaires quotidiennes réservées à la consultation et au traitement des messages entrant.

Gérer et encadrer l’accessibilité
Utiliser le « gestionnaire d’absences  » en cas d’absence du bureau
Préciser si possible dans le message d’absence le nom d’une personne à contacter
Se donner  le temps de répondre aux messages pour éviter toute réponse impulsive
Laisser aux interlocuteurs le temps de répondre aux messages

II/ Gérer l’information

Etre rigoureux et précis dans la communication
Indiquer un objet clair pour tout message en adéquation avec le contenu du message
Traiter d’un seul sujet par message
Eviter la multiplication des messages sur le même sujet,S’identifier clairement dans le message (notamment nom, prénom, fonction, coordonnées) afin d’être identifié rapidement

S’interroger sur la pertinence du moyen de communication utilisé
La messagerie électronique est-elle le moyen le plus adapté compte tenu du sujet  par rapport aux autres outils de communication : face à face, téléphone, courrier …
Favoriser les échanges directs (téléphone, face à face, visioconférence) lorsque :
on a besoin de beaucoup échanger, 
il existe un risque de mauvaise interprétation, 
le sujet est, ou risque de devenir, conflictuel,
il peut s’agir d’une remise en cause du travail.

S’interroger sur le(s) destinataires(s) principal(aux) du message
Cibler de façon précise le(s) destinataire(s) du message
N’utiliser les mises en copie que si le ou les destinataires sont concernés
Penser au temps pris par le(s) destinataire(s) à lire ses (leurs) messages
Eviter les « répondre à tous » lorsque cela n’est pas indispensable

Gérer les pièces jointes
Limiter l’envoi de pièces jointes ; s’interroger sur la pertinence du (des) fichiers(s) à joindre au message
S’assurer que le destinataire possède bien le logiciel permettant d’exploiter la pièce jointe
Eviter l’envoi de fichiers trop volumineux ou utiliser le Drive

III/ Limiter les sources de stress

Veiller au choix du moment et créneau horaire le plus opportun pour l’envoi d’un message
Eviter l’envoi de messages en dehors des horaires de travail
Eviter d’y répondre en dehors des horaires de travail
Favoriser l’usage de l’envoi programmé si un email doit être rédigé en dehors des horaires de travail

Éviter de créer un sentiment d’urgence
Préciser si le dossier est urgent et/ou son délai de traitement
Éviter les réponses « réflexes »
Ne pas envoyer systématiquement une réponse suivant la réception du message, cela peut induire du stress supplémentaire pour le destinataire
Le cas échéant préciser que le message a bien été reçu
Laisser aux autres le temps de répondre aux messages

IV/ Veiller à la forme et à la personnalisation des échanges

S’identifier et identifier son destinataire
S’identifier avec clarté
Respecter les formes de politesse

Personnaliser l’échange
Adapter son message et sa forme à la personnalité de son interlocuteur

V/ Limiter les risques d’incompréhension et de conflit

Etre vigilant sur le contenu du message
Ne pas écrire en majuscule car cela peut susciter un sentiment d’agression chez le récepteur
Eviter de traiter les situations ou sujets potentiellement conflictuels par messagerie
Adapter la forme du message en ayant à l’esprit qu’il pourrait être lu par un tiers