ACCORD relatif aux modalités D’ORGANISATION PAR vote électronique des elections PROFESSIONNELLES AU SEIN DE L’UNITE ECONOMIQUE ET SOCIALE (groupe) astek


Monsieur XX XX, Représentant de la Direction de l’Unité Economique et Sociale (groupe) astek auprès des organisations syndicales

ci-après dénommé « La Direction de l’entreprise »

D’une part,

ET
Les organisations syndicales nationales suivantes, représentatives au niveau de l’Unité Economique et Sociale (groupe) astek, dont les représentants ont été expressément mandatés aux fins de négocier et de signer le présent accord :

FOFEC représenté par Monsieur XX XX, délégué syndical de l’UES,

SOLIDAIRES INFORMATIQUE représenté par Monsieur XX XX, délégué syndical de l’UES, 

DIVERSITE ET PROXIMITE représenté par Monsieur XX XX, délégué syndical de l’UES, 

F3C CFDT représenté par Monsieur XX XX, délégué syndical de l’UES, 

ci-après dénommées « Les Organisations Syndicales »
D’autre part,

ont établi le présent accord relatif aux modalités d’organisation par vote électronique des élections professionnelles au sein de l’unité économique et sociale (groupe) astek en remplacement de celui signé en 2014 sur ce même thème.


Préambule

Dans le cadre de la négociation du protocole d’accord préélectoral en vue du renouvellement des représentants du personnel au sein de l’unité économique et sociale (groupe) astek débuté le 24 mars 2023, les parties signataires au présent accord se sont accordées sur la volonté de mettre à jour certaines terminologies de l’accord relatif aux modalités d’organisation par vote électronique des élections professionnelles au sein de l’UES signé en 2014.

Les organisations syndicales et le représentant de la Direction se sont donc rencontrés lors des réunions suivantes pour négocier cet avenant : 
18 avril 2023
8 juin 2023
21 juin 2023

Les parties signataires du présent accord ont ainsi convenu des dispositions ci-après énoncées.

Article 1 : Objet et champ d’application

La Direction et les organisations syndicales conviennent que le présent accord relatif aux modalités d’organisation par vote électronique des élections professionnelles au sein de l’unité économique et sociale (groupe) astek annule et remplace l’accord signé en 2014 sur ce même thème.

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de l’UES (groupe) astek, (ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition de l’Entreprise) appelés à voter aux élections professionnelles des représentants du personnel.


Article 2 : Principes Généraux

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique sont fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral, indispensable à la régularité du scrutin.

Ainsi, le système retenu par l’Entreprise permet de respecter les principes suivants :

Vérifier l’identité des électeurs,
S’assurer de l’intégrité du vote (identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré),
S’assurer de l’unicité du vote (impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin),
S’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote (impossibilité de relier un vote émis à un électeur),
S’assurer de la confidentialité des données transmises ainsi que de la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes,
Permettre la publicité du scrutin.


Article 3 : Définition du moyen de vote électronique

Les parties conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet.

Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.


Article 4 : Modalités d’organisation des opérations de vote électronique

Recours à un prestataire externe

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties signataire décident que les élections sont organisées par le « fournisseur prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction. 

L’Entreprise prend contact avec un prestataire spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet (ci-après désigné le « Prestataire ») et lui confie la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires en application des articles R2314-5 et suivants du Code du travail, ainsi que de la délibération CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet.

Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre de chaque élection, les parties engagent une négociation en vue de la conclusion d’un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges.

Le protocole préélectoral mentionne la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’entreprise.


Expertise du système de vote 

Le prestataire retenu remet à l’entreprise un rapport d’expertise réalisé préalablement à chaque scrutin par un expert indépendant, couvrant l’intégralité du dispositif de vote installé et mettant en évidence la capacité de la plateforme de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote issues du Code du travail et édictés par la CNIL. 

Ce rapport d’expertise sera tenu à disposition de la CNIL et des organisations syndicales signataires. 

Obligations CNIL et RGPD

Pour rappel, le système de vote électronique doit respecter la délibération CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet.

Par ailleurs, l’entreprise s’assure de :
Réaliser une analyse d’impact relative à la protection des données (AIPD) ;
Inscrire ce traitement des données du vote électronique au registre des activités de traitement ;
Informer les salariés, notamment sur le déroulement des opérations de vote et sur le fonctionnement du système de vote électronique ;
Encadrer le contrat de sous-traitance s’il est fait appel à un prestataire extérieur.

Etablissement des fichiers

Les données composant les fichiers, transmis au Prestataire, et devant être enregistrées dans le système de vote sont les suivantes : 

Pour les listes électorales (une liste par collège) : la civilité, le nom et le(s) prénom(s), l’âge, l’établissement de rattachement administratif, la date d’ancienneté.

	Pour le fichier des électeurs : il est établi sur les informations de la liste électorale, complétées avec les adresses personnelles des électeurs ainsi que le matricule, transmis uniquement au prestataire pour réaliser les opérations de vote.

Le fichier des électeurs a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification et de lui faire parvenir ; ce moyen d’authentification permettant de s’identifier et de prendre part au vote et de compléter la liste d’émargement.

Les électeurs sont enregistrés sur un support distinct de l‘urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Pour les listes et les fichiers des candidats : le nom de la liste, 		le périmètre de l’élection, 	l’intitulé de l’élection (titulaires / suppléants), 	le collège, 	la date de scrutin, 		le prénom et le nom des candidats, tels qu’ils figurent sur la liste électorale.

Pour les listes d’émargement : elles sont établies sur les informations de la liste électorale, complétées de la date et heure d’émargement (fuseau horaire parisien).

Pour les résultats : le périmètre d’élection, le nom et le prénom des candidats tels qu’ils figurent sur la liste électorale, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale, collège. 

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations, en dehors du prestataire, sont :

Pour les listes électorales : les électeurs par affichage, les délégués syndicaux des organisations syndicales par courriel, le représentant de la Direction auprès des organisations syndicales et les équipes en charge de l’organisation des élections professionnelles.

Pour le fichier des électeurs : les électeurs pour les informations les concernant.

Pour les listes d’émargement : membres du bureau de vote, représentant de la Direction auprès des organisations syndicales et équipes en charge de l’organisation des élections professionnelles, organisations syndicales, après clôture du scrutin.

Pour les résultats : électeurs, organisations syndicales, entreprise, autorités administratives compétentes.

Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données

Le système retenu permet d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales, des collèges électoraux et des moyens d'authentification.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, et externe à l’entreprise respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ». 

Le vote émis par chaque électeur est crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le contenu des urnes électroniques est inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers. Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne sont utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne sont accessibles qu'au personnel du prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.

La génération de ces clés, avant l’ouverture du vote, est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président du bureau de vote et deux de ses assesseurs en ont connaissance à l’exclusion de toute autre personne.

Le système de vote électronique est scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique est également scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde sont conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports sont détruits. Un document authentifiant la destruction est remis par le prestataire à l’entreprise.

Cellule d’assistance technique et sécurité

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, est mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Elle a notamment pour mission de :
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test de charge du serveur de vote ;
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;
Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

La cellule d'assistance technique fournit et transmets aux membres du bureau de vote, aux représentants des organisations syndicales ainsi qu’aux représentants de la Direction, la liste détaillée de tous les incidents recensés et pris en charge, et des solutions qui auront été mises en œuvre dans le cadre des opérations de vote ; cela dès la clôture du scrutin via voie électronique.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, est mis en place. 

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote. La décision de suspendre les opérations de vote ne peut être prise qu’en cas d’impossibilité d’activer le dispositif de secours ci-dessus énoncé.

Informations et formation

Tous les moyens sont mis en œuvre pour faciliter l'appropriation de cette technique de vote par l’électeur. En particulier, chaque électeur dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. La date et le mode d’envoi de cette notice d’information sont précisés dans le protocole d’accord préélectoral.

Les représentants de la direction, les délégués syndicaux, les scrutateurs et les membres du bureau de vote bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu.


Article 5 : Déroulement des Opérations de Vote Electronique

Etablissements des listes électorales et transmission

Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’entreprise. 

L’intégration et le contrôle des listes de candidats, ainsi que des professions de foi, sont effectués dans les mêmes conditions.

Lieu et temps du scrutin

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée, laquelle sera précisée par le protocole d’accord préélectoral. Ainsi, les électeurs sont informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin. 

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Le scellement des urnes intervient à l’ouverture du vote et peut être périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin par les membres du bureau de vote.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. 

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix, quand le vote a lieu dans les locaux de l’entreprise. Le système de vote choisi permet à tout salarié en situation de handicap de pouvoir voter aux élections professionnelles.

Caractéristiques du matériel de vote

Le Prestataire assure la programmation des pages internet / web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote sur le site dédié et des liens vers les professions de foi. 

Les professions de foi des listes candidates sont accessibles sur le site de vote. Ces professions de foi électronique doivent respecter les caractéristiques établis avec le prestataire. 

Le Prestataire reproduit sur le serveur les listes de candidats, avec leur logo lorsque celles-ci en sont pourvues.

Pour chaque élection, les logos et les noms des listes sont présentées sur une seule et même page (sans défilement). L’ordre de présentation des listes est fixé dans le cadre du protocole d’accord préélectoral.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le Prestataire veille à ce que la dimension des bulletins, leurs caractères et leur police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés. 

Lorsque celles-ci en sont pourvues, le logo des listes candidates est visible sur chaque bulletin. Les logos doivent être de dimensions identiques pour ne favoriser visuellement aucune des listes.

Le système propose par défaut le vote par liste entière telle que déposée.

La fonctionnalité permettant de rayer un ou plusieurs noms est intégrée dans le moyen de vote électronique, de même que la possibilité d’un vote blanc. Les éventuelles ratures doivent être visibles sur le bulletin de vote avant que l’électeur ne confirme son vote.

Modalités d’accès au site de vote

Chaque électeur reçoit de la part du prestataire, avant le premier tour des élections :
L'adresse du serveur sécurisé de vote,
Des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe générés de manière aléatoire par le Prestataire, et informations non modifiées en cas de second tour,
	La date de début et de fin du vote électronique au premier et au second tour.

Les modalités d’envoi des codes d’accès sont définies dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence.

L’électeur accède au système de vote en saisissant son identifiant personnel et une ou plusieurs informations personnelles à l’électeur convenues avec le prestataire et indiqué dans le protocole d’accord préélectoral.

Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se voit présenter uniquement les bulletins de vote correspondant à son périmètre de vote et collège.

Le système doit prendre en compte une déconnexion automatique de l’électeur en cas d’inactivité de celui-ci pendant dix (10) minutes sur le serveur de vote.

En cas de perte ou de non-réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs peuvent obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée, définie avec le prestataire et indiqué dans le protocole d’accord préélectoral.

L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter. Le choix de vote est affiché et l’électeur le valide en saisissant son mot de passe. A réception du vote, la saisie des codes d’accès par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôture définitivement son accès à cette élection.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

Le nombre de votants peut être consulté au cours du scrutin.

Les membres du bureau de vote ainsi que les scrutateurs peuvent consulter en permanence le taux de participation. Pour ce faire, ils ont un accès en ligne à une console permettant de visualiser le taux de participation, en temps réel, et pour chaque scrutin.


Article 6 : Opérations de Dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôlent la fermeture du scrutin (article R2324-7 et R2324-14 du code du travail). 

Le système doit tenir compte des électeurs connectés avant la clôture du scrutin mais qui n’auraient pas validé leur vote avant cette clôture dans le cadre d’un délai de grâce de dix (10) minutes. Durant ce délai de grâce, les électeurs auront la possibilité d’exprimer leur vote. Passé ce délai, ils ne pourront plus voter.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement. 

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux des clés de déchiffrement par les membres du bureau de vote. 

Les membres du bureau de vote proclament les résultats et signent les procès-verbaux.

Le système de vote électronique est scellé et horodaté après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.


Article 7 : Durée et application de l’avenant

Le présent accord est applicable à compter de la date de sa signature, et est conclu pour une durée indéterminée.


Article 8 : Publicité

Dès sa signature, le présent accord est notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives.

Un exemplaire anonymisé est déposé sur la plateforme en ligne « TéléAccords » et au secrétariat du Greffe du Conseil de Prud'hommes de Boulogne-Billancourt.

Un exemplaire original dûment signé par les parties est remis à chaque signataire.

Cet accord est affiché sur les espaces prévus à cet effet.

Le présent accord est également adressé par mail à la CPPNI : , pour enregistrement et conservation, par l’Observatoire Paritaire de la Négociation Collective, comme le prévoit la convention collective des Bureaux d’Etudes.

Les formalités de dépôt sont opérées par l’entreprise.


Fait à Boulogne Billancourt, le 21 juin 2023