ACCORD COLLECTIF RELATIF A LA MISE EN ŒUVRE DU FORFAIT JOURS AU PROFIT DES COLLABORATEURS DE CYBERSECURA







Préambule : les raisons de la mise en place d’un accord d’entreprise relatif au forfait-jour

La société CyberSecura accompagne les entreprises sur leurs enjeux de cybersécurité et de conformité réglementaire au RGPD. 

En raison de la nature de son activité et de l’organisation même de l’entreprise, toutes les catégories de collaborateurs cadres sont amenées à disposer d’une réelle autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps et ne peuvent anticiper leurs horaires de travail. Il s’agit notamment de cadres ayant des fonctions de consultant impliquant une activité itinérante de service des clients.

La société CyberSecura applique la Convention collective SYNTEC-CINOV, dite Syntec. Cette convention collective prévoit la possibilité d'appliquer des conventions de forfaits en jours à certains collaborateurs, cadres autonomes, selon des conditions bien particulières. Ce cadre juridique strict ne permet pas à la société CyberSecura d’appliquer les forfaits jours en l’état.

C’est la raison pour laquelle elle souhaite par le présent accord formaliser les modalités d’une convention de forfait annuel en jours, au sens de l’article L 3121-58 du code du travail, adaptée à son mode de fonctionnement et à ses moyens. Elle pourra ainsi la proposer à tous ses collaborateurs cadres répondant aux conditions requises.


Le fonctionnement du forfait-jour

Les collaborateurs éligibles

Le mécanisme du forfait en jours sur l'année défini dans le présent accord pourra être proposé à tous les collaborateurs cadres qui disposent d'une autonomie liée à leur fonction dans l'organisation de leur emploi du temps et de leur travail, et dont la nature des fonctions ne leur permet pas de suivre l’horaire collectif par défaut applicable.

Sont concernés par la proposition d’une convention individuelle de forfait en application du présent accord, tous les cadres remplissant les autres conditions d’accès, dès le niveau 1.1 de la Classification conventionnelle SYNTEC-CINOV.

A la date de signature du présent accord, remplissent les conditions citées et sont concernés les postes suivants dans l’entreprise :
Juriste consultant
Chargé de marketing

Tout autre poste de cadre autonome, au sens de la définition ci-dessus, susceptible d'être créé pourra également bénéficier d'une convention individuelle de forfait jours.



Le mécanisme du forfait jours

Le forfait annuel en jours est un mode d’organisation du temps de travail qui permet de décompter la durée du travail en nombre de jours sur une période de référence équivalente à une année. On ne compte plus le temps de travail en heures sur la semaine, comme le prévoit la durée légale hebdomadaire de 35 heures.

La société CyberSecura propose un forfait de 218 jours de travail par an. La période de référence est la période de prise des congés payés à savoir du 1er juin de l’année n au 31 mai de l’année n+1. Ce forfait de 218 jours correspond à une année complète de travail et est calculé sur la base d'un droit intégral à congés payés. La journée de solidarité est incluse dans le forfait de 218 jours.

En contrepartie de ces 218 jours travaillés par an, les collaborateurs bénéficient d’un certain nombre de jours non travaillés, appelés les jours de repos, dont le nombre est calculé pour chaque période de référence, en début de période.

La rémunération mensuelle est déconnectée du nombre de jours réellement travaillés dans le mois. Elle est fixée pour une année complète de travail et versée par douzième. Le bulletin de paie fera apparaître le nombre de jours fixés dans la convention individuelle ainsi que la rémunération mensuelle forfaitaire lissée.

La détermination annuelle du nombre de jours de repos

Le nombre de jours de repos attribué aux collaborateurs au forfait jours est calculé chaque année en début de période de référence (1er juin). Il est en effet susceptible de changer d'une année à l'autre, en fonction des variations du calendrier (notamment le nombre de jours fériés).

Le nombre de jours de repos est déterminé en fonction du nombre de jours travaillés sur la période de référence, selon la méthode de calcul suivante :

Nombre de jours calendaires sur la période de référence (365 ou 366 les années bissextiles)
Nombre de jours ouvrés de congés payés (25 pour un droit acquis complet)
Nombre de jours fériés chômés (selon les aléas du calendrier)
Nombre de jours de repos hebdomadaires (104 en moyenne) 
Nombre de jours travaillés du forfait (218)
= nombre de jours de repos attribués sur la période de référence.

Les jours de repos s'acquièrent mensuellement à due proportion du nombre de jours de repos dus sur la période de référence.

A titre d’exemple, pour la période de référence 1er juin 2023 – 31 mai 2024, le calcul à faire est le suivant : 

366
25 jours de CP
10 jours fériés hors dimanche
104 samedi et dimanche
218
= 9 jours de repos pour la période de référence complète, soit 0,666 jour seront donc attribués chaque mois.

Les modalités de prise des jours de repos

Les jours de repos sont pris par les collaborateurs, par demi-journée ou par journée entière. 

Le positionnement des jours de repos se fait au choix du collaborateur, en tenant compte des besoins et des impératifs liés au bon fonctionnement de l’entreprise ou à la demande du collaborateur, après validation de la direction.

Le collaborateur doit déposer sa demande de jour de repos via le formulaire de demande d’absence utilisé par la société en respectant un délai de prévenance de 1 jour.

La demande est ensuite validée par le manager. La société CyberSecura se réserve la possibilité, pour des considérations de charge de travail ponctuelle, de demander au salarié de différer la prise de ou des jours de repos demandés.

Les jours de repos doivent être impérativement pris sur la période de référence des 12 mois d’acquisition (1er juin n – 31 mai n+1). Le report sur la période de référence suivante n’est pas possible (sauf cas légaux de report obligatoires) ; les jours de repos non pris à la fin de la période de référence sont perdus, et ne donnent pas lieu à rémunération.

Un bilan de la prise des jours de repos est effectué lors des entretiens de suivi semestriels sur le nombre de jours pris et le nombre de jours restant à prendre sur la période de référence.
L'incidence sur le forfait des absences en cours d'année

Les jours d’absences assimilés à du temps de travail effectif sont déduits du forfait de 218 jours annuel de travail (c’est le cas par exemple des congés ancienneté ou des arrêts maladie). 
Exemple : un collaborateur qui a plus de 5 ans d’ancienneté bénéficie d’un jour de congé ancienneté ouvré par an. Son forfait annuel jours sera de 217 jours à travailler, journée de solidarité incluse.

Les jours d’absences non rémunérés sont déduits du nombre de jours de repos annuels, par journée ou demi-journée, et sont le cas échéant susceptibles d’entraîner une retenue sur le montant mensuel de la rémunération. 

L'incidence sur le forfait de l'embauche ou du départ en cours de période de référence

En cas d'embauche ou de conclusion d'une convention individuelle en jours en cours de période de référence, la convention individuelle de forfait définit le nombre de jours restant à travailler pour la fin de la période. Il est tenu compte de l'absence de droits complets à congés payés et du nombre de jours fériés chômés situés pendant la période restant à courir.
En cas de départ en cours de période, le nombre de jours à effectuer jusqu'au départ effectif est évalué en prenant en compte le nombre de congés payés acquis et pris.
Dans les deux cas, la méthode de calcul est la suivante :  le nombre de jours de travail à effectuer sur la période restante est calculé en fonction du nombre de semaines restantes jusqu'à la fin de la période de référence :
[Forfait annuel prévu à l’accord collectif] x [nombre de semaines restantes sur la période] / [47].
Le nombre de jours est arrondi au demi le plus proche.
Par exemple, pour une arrivée au 1er juillet 2023 : 218 x 26 / 47 = 120,59 arrondis à 120,5 jours de travail à effectuer du 1er juillet au 31 décembre 2023.

Le forfait jours réduit

Chaque collaborateur ou futur collaborateur a la possibilité́ de demander pour convenance personnelle à bénéficier d’un forfait inférieur, dit « forfait-jours réduit », avec une rémunération et une charge de travail proportionnelles au temps travaillé.
Le forfait jours réduits ne constitue pas un temps partiel mais une modalité d’application particulière du forfait annuel en jours.
La réduction du temps travaillé se fait sur des journées complètes ou demi-journées, à durée indéterminée ou à durée déterminée.
Une convention spécifique (avenant au contrat de travail) est alors proposée, selon les impératifs de l’organisation de l’entreprise, sans que cela constitue un droit pour les collaborateurs concernés.
La réduction à due proportion des jours de repos supplémentaires accordés normalement aux collaborateurs travaillant dans le cadre d’un forfait en jours temps plein est réalisée selon la formule suivante : 


Nombre de jours du forfait réduit                          

Nombre de jours de repos suppl. pour un forfait temps plein 
Nombre de jours du forfait temps plein 

Par ailleurs, la rémunération des collaborateurs en forfait annuel en jours réduit est calculée proportionnellement à celle des collaborateurs occupant des fonctions identiques en forfait plein-temps. 
La charge de travail des collaborateurs en forfait jours réduit est enfin adaptée en proportion avec leur temps de travail.

La convention individuelle de forfait

La mise en œuvre du forfait annuel en jours nécessite la signature d’une convention individuelle de forfait qui vaut avenant au contrat de travail de chaque collaborateur concerné.
Cette convention individuelle (ou l’avenant au contrat de travail) :
Précise les caractéristiques de l'emploi occupé par le collaborateur afin de justifier qu'il puisse conclure une convention de forfait en jours ;
Rappelle les modalités générales de fonctionnement du forfait-jours : la période de référence, le nombre de jours à travailler par an, les garanties offertes au collaborateur... 
Indique les spécificités de la convention propres à chaque collaborateur : la rémunération mensuelle, et toute les autres caractéristiques particulières.




Les avantages du forfait-jours

Les mesures prises par le présent accord ont pour objectif de faciliter :
La conciliation des objectifs de performance de la société CyberSecura avec la recherche d’un meilleur équilibre vie professionnelle/vie personnelle de ses collaborateurs ;
Et de
Prévenir les surchages de travail qui sont préjudiciables à la santé des collaborateurs et au bon fonctionnement de l'entreprise.

Voici les différents avantages du forfait jours pour les collaborateurs.

Plus d'autonomie

La conclusion d’une convention de forfait jours permet de formaliser l’autonomie octroyée au collaborateur, notamment dans les domaines suivants :

L’organisation de son temps de travail,
Le contenu de ses journées de travail,
Ses déplacements professionnels,
Ses rendez-vous clients ou commerciaux.

Plus de visibilité et d’anticipation

Chaque collaborateur connaît dès le début de la période de référence du forfait le nombre de jours de repos dont il pourra disposer sur cette période.
Il connaît également par avance le montant de sa rémunération mensuelle.


Les engagements des collaborateurs soumis au forfait-jours

Déclarer ses jours de travail et ses jours de repos

Un contrôle du nombre des jours travaillés et des jours de repos est mis en place au moyen de l'outil proposé par la société CyberSecura.

Ce suivi ne remet pas en cause l'autonomie dont dispose le collaborateur au forfait jours dans l'organisation de son emploi du temps. 
En effet, l’objectif est uniquement d’assurer :
Le décompte des journées ou demi-journées de travail au titre du forfait ;
Le respect des garanties applicables au forfait annuel en jours, notamment en matière de santé, de sécurité, de repos et d'articulation entre la vie professionnelle et la vie personnelle du collaborateur.

C’est la raison pour laquelle ce suivi fait apparaître :
Le nombre et la date des journées ou demi-journées travaillées ;
Le nombre, la date et la nature des jours non travaillés.
Exemple : repos hebdomadaire, congés payés, congés conventionnels, jours fériés chômés, jours de repos, autres absences… (maladie, etc.)

Ce suivi sera analysé chaque mois par le manager du collaborateur qui devra vérifier :
Le respect des repos quotidiens et hebdomadaires,
Le caractère raisonnable de l'amplitude de travail.
S'il constate des anomalies sur ces points, le manager doit organiser un entretien avec le collaborateur concerné pour connaître les raisons des anomalies constatées, lui rappeler les règles, et, si besoin rechercher les mesures correctives à apporter à son organisation et/ou à la répartition de la charge de travail. 

Respecter les temps de repos obligatoires

Afin de garantir une amplitude raisonnable de ses journées de travail, le collaborateur en forfait jours est tenu de respecter les dispositions suivantes :
Un repos minimal de 11 heures consécutives entre deux journées de travail ;
Un repos minimal hebdomadaire de 48 heures, de préférence le samedi et le dimanche. Si le collaborateur devait, pour des raisons d'impératifs commerciaux, décider de travailler un samedi, il doit au préalable en informer son manager. 
Une pause minimale de 20 minutes pour toute journée de travail d'au moins 6 heures consécutives.

Les jours fériés et dimanche sont en principe chômés. Si à titre exceptionnel, pour des raisons d'impératifs commerciaux, un collaborateur devait être amené à travailler un jour férié ou un dimanche, il doit préalablement en informer son manager. Chaque jour férié ou dimanche travaillé sera décompté du forfait annuel, et sa rémunération majorée de 100%.
Dans tous les cas, le 1er mai sera nécessairement chômé.

Alerter sa direction en cas de surcharge de travail

En cas de surcharge anormale de travail et/ou de difficulté inhabituelle portant sur des aspects d'organisation et de charge de travail, et en dehors des deux entretiens annuels de suivi du forfait jour, le collaborateur s’engage à alerter sa hiérarchie. Il peut à tout moment demander à s'entretenir avec son manager.
Il dispose par ailleurs d'un droit d'alerte auprès de la direction de l'entreprise, via l'envoi d'un mail portant l'objet "URGENT". A réception de ce mail, la direction organisera un entretien sous 8 jours pour évoquer la charge de travail du collaborateur.

Cet entretien lui permettra de discuter de sa surcharge de travail ou des difficultés dans l'organisation de son travail, des causes  structurelles ou conjoncturelles  pouvant expliquer celle-ci et de définir, le cas échéant, un ajustement de l'organisation de la charge de travail et de l'emploi du temps du salarié.

Cet entretien ayant pour objet de permettre le rétablissement d'une durée raisonnable du travail, un compte rendu est établi pour consigner les causes identifiées de la surcharge de travail et des mesures qui ont été décidées afin de remédier à celle-ci.
Le salarié s’engage à ne pas abuser de ce dispositif d’alerte et à ne pas le détourner de son objectif : ce processus d’alerte ne peut donc pas être utilisé pour faire valoir des griefs totalement étrangers à la charge excessive de travail.


Les garanties proposées par CyberSecura à ses collaborateurs

Le suivi de la charge de travail

Deux fois par an, en juin et en décembre, un entretien sera organisé entre le manager et le salarié soumis à une convention de forfait-jours. Ces deux entretiens seront distincts des entretiens professionnels et individuels. 

À l'occasion de cet entretien, seront notamment abordés avec le salarié les points suivants :
La charge de travail du collaborateur
L'organisation du travail
L'amplitude de ses journées de travail
La durée de ses trajets professionnels
Le suivi de la prise de ses jours de repos et des congés
L'articulation entre son activité professionnelle et sa vie personnelle
Sa rémunération.

Une synthèse des échanges et des éventuelles mesures à mettre en œuvre sera consignée dans un compte rendu écrit.

Le droit à la déconnexion

L’autonomie donnée au collaborateur dans le cadre du dispositif de forfait en jours s’accompagne de garanties qui visent à assurer :
L’équilibre entre sa vie professionnelle et sa vie personnelle,
Une charge de travail raisonnable,
La protection de sa santé, de manière plus générale. 
Ces garanties se traduisent notamment par un droit à la déconnexion dont doit pouvoir bénéficier de manière effective chaque collaborateur. 

Afin de garantir un équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée du salarié et ainsi assurer une protection de la santé de celui-ci, il est nécessaire que la charge de travail confiée par CyberSecura et que l'organisation autonome par le collaborateur de son emploi du temps soient réalisées dans des limites raisonnables.
L'utilisation des outils de communication mis à disposition des collaborateurs bénéficiant d'une convention de forfait en jours sur l'année doit respecter leur vie personnelle. Ils bénéficient d'un droit à déconnexion les soirs, les weekends et pendant leurs congés, ainsi que l'ensemble des périodes de suspension de leur contrat de travail, sauf circonstances exceptionnelles.

Ce droit à la déconnexion consiste à éteindre et/ou désactiver les outils de communication mis à leur disposition comme le téléphone portable, l'ordinateur portable et la messagerie électronique professionnelle en dehors des heures habituelles de travail. 
CyberSecura a justement choisi de mettre à disposition de ses collaborateurs des outils numériques permettant la désactivation des notifications sur certaines plages horaires.
Les notifications Slack (messagerie interne) doivent être désactivées individuellement par chaque collaborateur sur les plages horaires suivantes : de 20h à 7h du lundi au vendredi et du vendredi 20h au lundi 7h, ainsi que pendant les journées non travaillées.

L'entreprise précise que les collaborateurs n'ont pas l'obligation, hors plages de travail habituelles, en particulier, en soirée, les week-ends et lors de leurs congés, de répondre aux courriels et appels téléphoniques qui leur sont adressés. Il leur est demandé également, pendant ces périodes, de limiter au strict nécessaire et à l'exceptionnel l'envoi de courriels ou les appels téléphoniques.

Par ailleurs, des actions de sensibilisation seront menées dans l’entreprise sur l’importance du respect des temps de repos pour l’ensemble des collaborateurs, ainsi que sur les bonnes pratiques de communication :
Éviter les envois groupés et cibler au mieux les destinataires d’un mail ;
Utiliser les fonctions d’envoi différés (Mail et messagerie interne) pendant les temps de repos des interlocuteurs ;
Mettre en place un message d’absence pendant les jours de repos contenant les coordonnées des personnes à contacter en cas d’urgence.

Le collaborateur pourra, en revanche, être contacté pendant ses temps de repos dans de rares cas exceptionnels, justifiés par le cumul de ces deux conditions :
Enjeu client particulièrement fort ;
Évènement imprévu n’ayant pas pu être anticipé au moment de la dernière journée de travail, et devant être traité avant la prochaine journée de travail.


Informations sur le présent accord

Le présent accord d’entreprise est soumis à la validation de l’ensemble des collaborateurs de la société CyberSecura par référendum salarial. Il sera adopté et entrera en vigueur s’il est adopté par les deux tiers des collaborateurs. Le vote sera organisé le 04/07/2023, pendant le temps de travail.

Il est conclu pour une durée indéterminée. Il entrera en vigueur à compter du 25/07/2023. Il pourra être dénoncé ou révisé, à tout moment, en respectant la procédure légale applicable.

Le présent accord sera déposé sur la plateforme de télé-procédure en ligne , conformément aux dispositions de l’article L 2232-29-1 du code du travail. Il sera également adressé par l'entreprise au greffe du Conseil de Prud'hommes du ressort du siège social de CyberSecura et à la Commission partitaire permanente de négociation et d’interprétation (CPPNI) de la branche Syntec.

Il sera diffusé à tous les collaborateurs de la société CyberSecura par email. Une version papier sera tenue à disposition dans les locaux de la société, tandis qu’une version dématérialisée sera accessible en permanence dans le dossier partagé iCloud/Cybersecura/Documents obligatoires et RH.

Fait à Echirolles, le 15/06/2023

Annexe 1 : PV du référendum salarial relatif à l’approbation du présent accord