ACCORD D’ENTREPRISE SUR LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE POUR LE RENOUVELLEMENT DU CSE 2022



Entre les soussignés,

-	VMI dont le siège est situé 70 rue Anne de Bretagne – 85600 Montaigu Vendée représentée par xxxx 

d’une part et les organisations syndicales représentatives : 

-	L’organisation CGT représentée par xxxxx
-	L’organisation CFDT représentée par xxxxxx.



Il a été convenu et arrêté ce qui suit :

Préambule

Les parties signataires ont convenu, pour les prochaines élections professionnelles des membres du Comité Social et Economique (article L2311-2) de mettre en place le vote électronique comme le propose la loi n°2004-575 pour la confiance dans l’économie numérique du 21 juin 2004, le décret 2007-602 du 25 avril 2007, le décret 2016-1676 du 5 décembre 2016 et le décret 2017-1819 du 29 décembre 2017.


Recours à un prestataire extérieur 
La conception et mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire de service externe. A titre indicatif, les parties indiquent qu’au jour de la conclusion de l’accord le prestataire retenu est AKG SOLUTIONS (ci-après dénommée « le prestataire »).

Le prestataire s’engage sur :

La sincérité et l’intégrité du vote
L’anonymat et le secret du vote
L’unicité du vote
La confidentialité et la liberté du vote

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral, et en application du protocole d’accord préélectoral. 

Le système de vote électronique du prestataire devra avoir été soumis à une expertise indépendante conformément à l’article R2314-9 du Code du travail. Le rapport d’expertise sera annexé au cahier des charges. Un exemplaire pourra également être remis à chaque organisation syndicale qui en fera la demande auprès de la Direction des Ressources Humaines.  

A ce titre, les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

Modalités d’organisation du vote 
4.1	Communication des listes électorales et des listes de candidats

Pour les seules opérations électorales, les listes électorales sont transmises au prestataire qui assure leur sécurité et confidentialité. Les données pouvant être enregistrées sont les suivantes (article 4 de l’arrêté du 25 avril 2007, mis à jour par le décret 2011-595 du 26 mai 2011) :

Pour les listes électorales : nom et prénom des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège, adresse postale ;
Pour le fichier d’émargement : collège, nom et prénom des électeurs, horodatage du vote ;
Pour les listes des candidats : collège, nom, prénom des candidats, titulaire ou suppléant, appartenance syndicale, date de naissance, date d’entrée dans l’entreprise ;
Pour la liste des résultats : nom, prénom des candidats, date de naissance, élu, non élu, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires tel que mentionnés ci-après.

Les destinataires de ces informations sont les suivants :

Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, agents habilités des services du personnel ;
Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel ;
Pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités des services du personnel ;
Pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, employeur ou agents habilités des services du personnel.

Les professions de foi doivent également être communiquées au prestataire au format électronique, sans lien hypertexte, pour permettre leur intégration dans la plateforme de vote et leur consultation en ligne.

Les listes des candidats seront présentées à l’écran de manière aléatoire afin de ne pas privilégier une liste. La dimension des bulletins et la typographie utilisée seront identiques pour toutes les listes. 





4.2	Déroulement de l’opération de vote

Les élections auront lieu sur une durée allant de 24h à 8 jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole préélectoral. La plateforme de vote sera accessible 24h/24 pendant cette période. 

Une note explicative précisant les conditions et règles de fonctionnement du vote sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du scrutin pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote. Chaque électeur recevra également un courrier contenant ses informations de connexion (un code d’identification et un mot de passe généré de façon aléatoire) et l’adresse électronique permettant l’accès au site de vote.

Avant toute opération de vote :

le prestataire s’engage à tester le système de vote électronique, et procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;
les membres du bureau de vote doivent vérifier que l’urne est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet. 
A l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, la cellule d’assistance contrôlera le scellement de ce système de dépouillement.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote électronique, de n’importe quel terminal internet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature

L’électeur se connecte et vote grâce à son identifiant et mot de passe reçu par courrier, ainsi qu’une troisième information personnelle connue uniquement de l’électeur et définie dans le cahier des charges.

La saisie de ses trois critères d’identification vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès réception du vote. Chaque électeur aura accès au vote correspondant à son collège d’appartenance à son établissement. L’électeur doit pouvoir modifier son choix avant validation. La validation entrainant transmission du vote et émargement, fait l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver


4.3	Garantie de confidentialité pendant la durée du scrutin

Conformément aux dispositions de l’article R.2314-6 du Code du travail, le système de vote électronique doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Afin de répondre aux exigences posées par les articles L2314-26 et R2314-7 du code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur sont séparés. L’opinion émise par l’électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier des électeurs. Ce circuit garantit le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Le système fait également l’objet d’une fiche de traitement de données selon la norme du Régime Général de Protection des Données (RGPD). Cette fiche de traitement remplace la déclaration normale de la CNIL depuis mai 2018. La fiche de traitement est transmise au référent RGPD de VMI par le prestataire après paramétrage du site de vote électronique.

Par ailleurs, et toujours conformément aux normes RGPD, chaque électeur est informé de l’utilisation de ses données, leur conservation, leur stockage et leur destruction. Cette information se trouve directement sur le site (rubrique « mentions légales ») et synthétisée dans le courrier ou courriel envoyé à l’électeur.

Les membres du bureau de vote, les délégués de liste et les représentants de l’employeur désignés au protocole préélectoral peuvent consulter, grâce à une clé d’accès personnelle, le taux de participation. Les membres du bureau auront également la possibilité de consulter la liste d’émargement. Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin.

Le prestataire conserve, jusqu’à l’expiration du délai de recours et lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenu définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. A la fin de cette période de litige, le prestataire s’engage à détruire toutes les données du client.
 
4.4	Assistance 

Une cellule d’assistance sera chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique. 

Le prestataire fournira une assistance fonctionnelle par courriel et par téléphone pendant le vote.


4.5	Dépouillement et résultats

A l’heure du scrutin définie dans le protocole préélectoral le site de vote n’est plus accessible aux électeurs. Les clés sécurisées délivrées au moment du scellement de l’urne sont introduites dans le système pour le descellement. 

L’attribution des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats doivent à minima faire apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.

Le prestataire procède au décompte des voix sur un formulaire électronique conforme aux modèles CERFA en vigueur depuis la loi du 20 août 2008 (15822.01 et 15823.02). A partir des résultats du premier tour, il convient de vérifier si la condition légale de quorum requise lors du premier tour est atteinte. Si le quorum n’est pas atteint, un second tour doit être organisé selon le même dispositif de vote électronique. Que le quorum soit atteint ou non, le procès-verbal sera signé par chaque membre du bureau de vote.

Un second tour devra également être réalisé en cas de carence partielle ou totale au premier tour, ou si à l’issu du premier tour il reste encore des sièges à pourvoir.

Révision de l’accord

Toute modification qui serait apportée au présent accord donnera lieu à l’élaboration d’un avenant lequel sera soumis aux formalités légales conformément aux dispositions de l’article L.. 2261-7-1 du code du travail.

Durée
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée correspondant à la durée du processus électoral des élections du Comité Social et Economique (CSE) au sein de la société VMI. Il prendra effet à compter du mois de septembre 2022 et prendra fin à l’expiration dudit processus.


Conformément aux articles D. 2231-2, D. 2231-4 et L. 2231-5-1 du Code du travail, le présent accord est déposé sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail.
Un exemplaire du présent accord sera également déposé au secrétariat greffe du Conseil de Prud’hommes de La Roche sur Yon.

Conformément à l’article L. 2231-5 du Code du travail, le présent accord est notifié à chacune des organisations syndicales représentatives.

Il entrera en vigueur le lendemain de son jour de dépôt. 

Le présent accord sera porté à la connaissance du personnel par affichage dans les locaux de la société.





Fait à Montaigu Vendée, le 19 septembre en 2 exemplaires


Pour la délégation syndicale CGT			Pour la société VMI 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxx				Le Représentant légal
							xxxxxxxx






Pour la délégation syndicale CFDT
xxxxxx