Protocole d’accord relatif aux modalités d’accès des organisations syndicales aux nouvelles technologies d’information et de communication (NTIC)





Entre d’une part,   

La Caisse d’allocations familiales du Rhône, 
représentée par XXXX, Directrice générale  


Et d’autre part, 

les organisations syndicales représentatives soussignées      
   
	
Il a été convenu ce qui suit :  




















CAF 69
67 BD MARIUS VIVIER MERLE
69003 LYON



   
Table des matières
	




























Préambule
Un protocole d’accord à durée indéterminée relatif aux modalités d’accès des organisations syndicales aux nouvelles technologies de l’information et de la communication a été signé le 10 septembre 2012.

Eu égard au développement de la dématérialisation et à l’évolution des outils numériques dédiés à l’information et à la communication, les parties signataires conviennent que cet accord est aujourd’hui obsolète et s’entendent, conformément à l’article L. 2261-8 du code du travail, pour réviser l’intégralité des dispositions prévues par ce dernier.

Le présent accord a donc vocation à se substituer de plein droit au protocole du 10 septembre 2012. 

Ainsi, sur la base de la loi 2004-391 du 4 mai 2004 relative au dialogue social, de l'article L.2142-6 du code du travail et du protocole d'accord du 1er février 2008 sur l'exercice du droit syndical, les parties signataires du présent accord marquent leur volonté de définir un nouveau cadre d'accès et d'utilisation des nouvelles technologies d'information et de communication (NTIC) aux organisations syndicales représentatives ou ayant constitué une section syndicale dans l’organisme. 

Les objectifs poursuivis sont d’une part de favoriser le développement du dialogue social et de l'information syndicale et d’autre part de permettre à chaque salarié de l'organisme d'avoir accès à l'information syndicale de son choix. Le recours aux NTIC ne se substitue pas à la communication sur papier. Il constitue un mode complémentaire de diffusion de l'information, dans un contexte de dématérialisation et de développement du travail à distance. 

Par ailleurs, l’utilisation des NTIC s’opère dans le respect de la charte nationale de sécurité du système d'information et des règles de confidentialité permettant le respect les libertés individuelles et collectives, en conformité avec le Règlement général de la protection des données (RGPD).
Les informations diffusées s’inscrivent dans le cadre général des attributions des organisations syndicales et des règles relatives au droit de la presse. A ce titre, le contenu des informations ne peut contenir ni injures, ni diffamations telles que définies à l’article 29 de la Loi du 29 juillet 1881 sur la liberté de la presse et il doit assurer le respect de la vie privée et le droit à l’image protégés par l’article 9 du code civil.

Article 1 - Le champ d'application
Le présent protocole d'accord est applicable à l'ensemble des organisations syndicale ayant constitué une section syndicale dans l’organisme. 

Article 2 - L’accès à l’Intranet et à Internet
Chaque organisation syndicale dans l’organisme dispose d’un accès à l’Intranet de la Caf du Rhône et à Internet, à partir de l'ordinateur mis à disposition dans le local qui lui est affecté.

Cet accès doit se faire dans le respect des règles d’utilisation en vigueur dans l’organisme, soit pendant les heures de délégation, soit en dehors du temps de travail.

L'intranet de l'organisme (Cafcom) n'est accessible qu'à partir du réseau de la Caf du Rhône.

Article 3 - La mise à disposition d’un espace syndical sur l’Intranet 
Chaque organisation syndicale, dès lors qu'elle a constitué une section syndicale dans l'organisme, dispose d'un espace dédié sur l'Intranet de la Caf du Rhône, utilisé pour la mise à disposition de communications collectives ou de tracts de nature syndicale.

Les espaces syndicaux sont accessibles à partir de la page d’accueil du portail intranet (dénommé Cafcom), via l’onglet « Vie sociale » dans lequel chaque organisation syndicale est représentée par son sigle. 



Article 3.1 - La liberté d’accès à l’information syndicale
Tout salarié bénéficie d’une liberté d’accès à l’information syndicale de son choix en utilisant les moyens électroniques de l’organisme, à partir de son poste de travail.

Dans ce cadre, l’organisme s’engage à ne pas rechercher l’identification des salariés consultant le site des organisations syndicales.

Article 3.2 - Le contenu de l’espace intranet syndical
Le contenu des pages de l’intranet est placé sous l’entière responsabilité de l’organisation syndicale et est librement déterminé par cette dernière, dans les limites suivantes :
Le contenu revêt un caractère exclusivement syndical et respecte les principes généraux énoncés en préambule.
L’espace intranet syndical ne doit pas permettre l’accès à des moyens de communication interactive tels que Tchat, forums, consultations, …
Les liens vers des sites extérieurs sont autorisés sous la condition que ceux-ci soient sécurisés https et conformes à la charte d’utilisation du Système d’information (paragraphes : 4.2, 8.1 et 8.2).
L’insertion de gif, vidéos et QR codes est autorisée dans la limite de la capacité des espaces intranet (Cf. article 7.3 - La capacité de l’espace Intranet et de la messagerie).

Par ailleurs, chaque information est identifiée sous le logo de l’organisation syndicale émettrice. Celle-ci ne peut ni utiliser, ni modifier le logo de l’organisme.

Article 3.3 - L’obligation de discrétion et de secret professionnel
Les organisations syndicales s'engagent à ce que toutes les informations et documents professionnels mis à disposition par l’employeur ne soient utilisés qu'à des usages internes à l'organisme, dans le respect de l’obligation de discrétion et du secret professionnel.

Article 3.4 - Les conditions de mise en ligne
Les organisations syndicales désignent les personnes habilitées à assurer la mise à jour de leur portail syndical et communiquent la liste à la direction afin de recevoir les habilitations nécessaires. 

Les informations mises à disposition sur les espaces syndicaux ne sont pas publiées dans les actualités du site intranet de l’organisme (pages d’accueil). Les organisations syndicales s’engagent à ne pas utiliser cette fonctionnalité lors de la publication des mises à jour de leur espace dédié. 

Afin d’informer les salariés qu’une nouvelle actualité est à leur disposition, les organisations syndicales peuvent envoyer à l’ensemble des salariés, via leur boite mail partagée (BP), un message informant de la mise à jour de leur espace, sous réserve de garantir le choix des salariés d’accepter ou de refuser les messages syndicaux. A cet effet, le nom du syndicat et le sujet traité figurent explicitement en objet et le corps du message comporte la seule indication de la mise à disposition d’une nouvelle information sous l’espace syndical. Les organisations syndicales ont la possibilité d’ajouter un lien permettant de retrouver la dernière information sur leur espace syndical.

Article 4 - L’utilisation de la messagerie 
Article 4.1 - L’attribution d’une adresse électronique spécifique 
Chaque organisation syndicale représentative ou ayant constitué une section syndicale dans l’organisme bénéficie d’une adresse électronique spécifique, comportant le sigle de son organisation et permettant de communiquer tant en interne qu’en externe.

A cette fin, une boîte partagée distincte de celles réservées à un usage professionnel est ouverte aux coordonnées de chaque organisation syndicale. Celle-ci doit être utilisée pour l’exercice du mandat.

La gestion de la boîte partagée est placée sous la responsabilité du délégué syndical ou du représentant de la section syndicale. Celui-ci désigne les personnes autorisées à accéder à cette boîte partagée en écriture et/ou en lecture et transmet la liste à la Direction qui crée lesdites boîtes et attribue les habilitations correspondantes.

Article 4.2 - Les modalités d’utilisation de la messagerie
Les organisations syndicales peuvent utiliser la messagerie exclusivement à partir du matériel professionnel mis à disposition par la Caf, pour communiquer avec la direction, les adhérents du syndicat, les autres syndicats et, de manière confidentielle et individuelle, avec les salariés de la Caf.

La boîte partagée permet aux salariés d’interroger l’organisation syndicale de leur choix, et aux organisations syndicales de répondre aux sollicitations des salariés de façon confidentielle et individuelle. Les messages adressés à un salarié portent expressément la mention « personnel » en objet. Les salariés ont accès aux messageries électroniques des organisations syndicales depuis les espaces intranet syndicaux ou directement depuis leur messagerie professionnelle. 

La boîte partagée peut être utilisée pour diffuser des informations collectives de la section syndicale aux salariés adhérents du syndicat considéré. La fonction « copie cachée » (mode cci) doit impérativement être utilisée de façon à préserver la confidentialité de l’appartenance syndicale de chaque destinataire. Le mail adressé à l’adhérent doit contenir une mention indiquant que le salarié peut refuser de figurer dans la liste de diffusion de ce type de message.

Les messageries électroniques des syndicats ne doivent pas être utilisées pour diffuser en masse, via la messagerie professionnelle des salariés, des informations syndicales telles que des tracts ou des publications, dans la mesure où les portails syndicaux sont prévus à cet effet. 
Par dérogation à ce principe et en cas de circonstances exceptionnelles, la Direction peut, sur sollicitation des organisations syndicales, autoriser la diffusion de tracts ou d’informations syndicales via la messagerie des salariés. 
Par ailleurs, en conformité avec l’article 3.4- Les conditions de mise en ligne, les organisations syndicales peuvent utiliser leur boîte partagée pour notifier les salariés de la mise à disposition d’une publication dans leur espace dédié sur l’Intranet de la Caf du Rhône. 

Tout message diffusé par une organisation syndicale comporte une mention précisant que le destinataire a la possibilité de s’opposer à la réception de messages syndicaux en suivant la procédure d’identification des « courriers indésirables » au sens de l’outil de la messagerie électronique

Article 4.3 - La confidentialité des échanges des salariés avec les organisations syndicales.
Cette obligation de confidentialité pèse tant sur l’employeur que sur l’organisation syndicale.

L’organisation syndicale est tenue à une obligation de confidentialité quant aux échanges électroniques qu'elle entretient avec les salariés. Tout message individuel adressé à un salarié comporte en objet la mention « personnel ». Lorsque le courriel est un envoi groupé, le nom des destinataires doit figurer en copie caché afin de ne pas faire apparaitre les noms des salariés figurant dans le groupe d’envoi.

Au même titre que l’ensemble des messages véhiculés sur le réseau de l’organisme, la confidentialité des échanges électroniques des salariés avec l’organisation syndicale est garantie par l’employeur qui s’engage à n’exercer aucun contrôle sur les groupes de diffusion constitués.

Article 5 - Les réunions syndicales dématérialisées
Les organisations syndicales peuvent proposer à leurs adhérents des réunions d’informations. Ces réunions peuvent être organisées de façon dématérialisée en utilisant les outils Office 365 mis à disposition par l’employeur. Toutefois, les invitations à ces réunions doivent être réalisées de façon à préserver la confidentialité des personnes invitées, tant vis-à-vis de l’employeur qui s’engage à ne pas rechercher l’identification des salariés ayant assisté à ces réunions que des autres salariés.

Les organisations syndicales s’engagent à informer les participants aux réunions du fait que leur nom sera visible des autres participants.

Les réunions ouvertes à l’ensemble du personnel, communément appelées à la Caf du Rhône « assemblées générales », demeurent organisées en présentiel et soumises à autorisation de la Direction dès lors qu’elle se tiennent dans l’enceinte de l’organisme dans un espace mis à disposition par celui-ci. 

Article 6 - Les formations aux outils 
L’employeur dispense une formation sur les fonctionnalités de l’Intranet et l'utilisation de la messagerie aux membres désignés gestionnaires des espaces intranet et des messageries par chaque organisation syndicale. En cas de modification de la liste initiale des membres gestionnaires, les formations incombent aux organisations syndicales concernées.

Article 7 - Le cadre technique d’utilisation des moyens matériels
Article 7.1 - Le matériel mis à disposition 
L'organisme met à la disposition de chaque organisation syndicale représentative ou ayant constitué une section syndicale dans l'organisme le matériel informatique nécessaire à l'exercice de ses fonctions, dans le local qui lui est affecté : ordinateur, suite Office 365, téléphonie, accès à Internet et Intranet, accès à une imprimante multifonctions partagée située à proximité dudit local. 

Le matériel reste la propriété de l’organisme et son utilisation doit s’effectuer dans le respect de la charte nationale informatique. Ne sont pas autorisés notamment l’ajout ainsi que la connexion de matériel ou logiciel sans vérification préalable par la direction de leur compatibilité avec le système d’information de l’organisme.

Article 7.2 - La maintenance 
Les organisations syndicales sont soumises, comme l'ensemble des utilisateurs, aux contraintes associées à l'utilisation du système d'information (service, délais de résolution des pannes, ...).
Les matériels mis à disposition par la Caf du Rhône sont maintenus dans les mêmes conditions que les autres postes de l'organisme.
En cas de dysfonctionnement technique ou d'incident, les organisations syndicales bénéficient, comme l'ensemble des utilisateurs, de l'assistance assurée par le service informatique de l'organisme.
Les demandes d'intervention sont formulées auprès du service Informatique selon la procédure en vigueur à la Caf du Rhône.

Article 7.3 - La capacité de l’espace Intranet et de la messagerie
D’une manière générale, l’utilisation des espaces Intranet et de la messagerie doit être compatible avec les règles d’usage et de sécurité informatique diffusées sous l’Intranet de la Caf, particulièrement la charte nationale de sécurité du système d’information.


Article 8 - Les dispositions générales 

Article 8.1 - Le traitement des différends relatifs à l’application du présent protocole 
En cas de non-respect du présent accord, la direction adresse à l'organisation syndicale concernée, dans un premier temps, une lettre précisant la nature exacte du différend. 
Si, dans un second temps après discussion, le désaccord persiste, il est porté à la connaissance des autres organisations syndicales signataires. Une réunion est alors tenue entre tous les signataires de l'accord en vue de régler le différend. 
Si, à l'issue de cette rencontre, le différend persiste, l'organisme peut décider de saisir la juridiction compétente.

Article 8.2 - La durée et l’entrée en vigueur de l’accord. 
Sous réserve de sa signature par une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives ayant recueilli plus de 50 % des suffrages exprimés au premier tour des dernières élections des titulaires au comité social et économique, le présent accord, conclu pour une durée indéterminée, entrera en vigueur à compter du 1er jour du mois civil suivant l’obtention de l’agrément ministériel.

Article 8.3 - Les modalités de révision et de dénonciation de l’accord. 
Le présent accord pourra être révisé, à tout moment pendant la période d’application, par accord collectif conclu sous la forme d’un avenant. Les organisations syndicales de salariés habilitées à engager la procédure de révision sont déterminées conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7-1 du code du travail.
La demande d’engagement de la procédure de révision est formulée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge à l’employeur et à chaque organisation habilitée à négocier l’avenant de révision.
A la demande de révision sont jointes les modifications que son auteur souhaite apporter au présent accord.
L’invitation à négocier l’avenant de révision est adressée par l’employeur aux organisations syndicales représentatives dans le mois courant à compter de la notification la plus tardive des demandes d’engagement de la procédure de révision.
Les conditions de validité de l’avenant de révision obéissent aux conditions posées par l’article L. 2232-12 du code du travail.
Etant à durée indéterminée, le présent accord pourra également être dénoncé par l'une ou l'autre des parties signataires, sur notification écrite aux autres parties par lettre recommandée avec avis de réception ou courrier remis en main propre.
La dénonciation prend effet à l'issue du préavis de 3 mois.
Le courrier de dénonciation sera déposé sur la plateforme Téléaccords et auprès du greffe du conseil de prud’hommes de Lyon.

Article 8.4 - Les modalités de suivi de l’accord
Les parties conviennent de se revoir en cas de modifications légales, réglementaires ou conventionnelles des règles impactant les termes du présent protocole d'accord. Les parties se fixent rendez-vous tous les 3 ans pour faire un bilan de la période écoulée et évaluer l'opportunité de modifier le contenu de cet accord.


Article 8.5 - La publicité de l’accord 
Conformément aux dispositions légales en vigueur et sous réserve de son agrément, le présent accord :
fait l’objet d’un dépôt auprès du greffe du Conseil des Prud’hommes de Lyon et sur la plateforme de Téléaccords du ministère du travail, 
est transmis à l’antenne de la Mission nationale de contrôle (MNC) ainsi qu’à la Cnaf,  
est rendu public et versé dans une base de données nationales,
est mis à la disposition des salariés par l’employeur sur l’intranet. 

Fait à Lyon, le 23 juin 2023