Protocole d’accord préélectoral pour les élections du Comité Social et Economique  de l’Association Forum réfugiés-Cosi 

Entre 

L’Association Forum réfugiés-Cosi représentée par Madame Hervelyne ISOARD THOMAS Directrice générale adjointe.

D’une part,

Et Les organisations syndicales suivantes :

La CFDT, dont le siège social est situé 4 boulevard de la Villette, 75019 Paris, représentée par Monsieur Aimé Richard Lekoa du syndicat Département CFDT Santé Sociaux Du Rhône, 214 avenue Felix Faure
69003 LYON, et par Madame Faten Narmand représentante syndicale dans l’association.

La CGT, dont le siège social est situé 263 rue de Paris, 93516 Montreuil cedex, représentée par Madame Sophie Fernandez de l’Union Locale CGT de Villeurbanne, 9 place Lazare Goujon 69100 Villeurbanne et par Monsieur Mikis CHARALAMBOS délégué syndical de l’association.

D’autre part,


Il a été convenu ce qui suit :


Préambule

Compte tenu de l'expiration des mandats des membres du comité social et économique le 17 avril 2022, des élections pour le renouvellement de l'institution doivent être organisées au sein de l'association Forum réfugiés-Cosi.

Un accord d’entreprise sur la prolongation des mandats des membres du comité social économique signé le 03 mars 2022 proroge les mandats en cours pour permettre la bonne organisation de ces élections, et ce, au plus tard le 30 juin 2022.

Par courrier en date du 07/02/2022 et diffusion en interne d’un document en date du 07/02/2022, la Direction de l’association Forum réfugiés-Cosi a invité les organisations syndicales intéressées à participer à la négociation du protocole d’accord préélectoral destiné à organiser l’élection de la délégation du personnel au comité social et économique mis en place au niveau de l’Association Forum réfugiés-Cosi.

Au terme des réunions de négociation qui se sont tenues les 28/02/2022 et 14/03/2022, les parties ont convenu des dispositions prévues par le présent protocole.
Article 1 : Objet

Le présent protocole d'accord préélectoral a pour objet de définir les modalités d'organisation des élections des membres de la délégation du personnel du comité social et économique de l'association.

Pour les thèmes qui ne seraient pas traités par le présent protocole, les parties signataires renvoient aux dispositions légales en vigueur et plus particulièrement aux principes généraux du droit électoral pouvant être appliqués en matière d’élections professionnelles.



Article 2 : Effectif de l’association

Les parties constatent que l’effectif de l’association, tel qu’il résulte des dispositions légales en vigueur, est de 455.3 salariés en équivalent temps plein.



 Article 3 : Nombre de sièges à pourvoir 

Au regard de l’effectif de l’association, 12 sièges sont à pourvoir.

Il y a lieu d’élire : 

12 titulaires 
12 suppléants

Sur les heures de délégation :
Vu l’accord sur l’organisation sociale du 30 juillet 2018, qui renvoie pour le fonctionnement comme pour les attributions du CSE aux dispositions légales ;
Vu le règlement intérieur du CSE du 22 juillet 2021, qui dans son article 22.1, renvoie à l’application du code du travail sur le contingent mensuel d’heures de délégation ;
Le temps mensuel nécessaire à l’exercice de leurs fonctions est fixé par l’article R 2314.1 du code du travail et sera, hors cas de circonstances exceptionnelles prévues notamment par l’accord sur l’organisation sociale, d’un total de 264 heures par mois ou 22 heures par mois et par membre titulaire.
Les modalités de répartitions et de mutualisation de ces heures entre les élus est fixé à l’article 22.1 du règlement intérieur du CSE.


Article 4 : Nombre et composition des collèges

Le personnel électeur (personnes physiques), selon une liste établie le 28 mars 2022 correspondant à une projection au 09/05/2022, est de 471 salariés et réparti en 2 collèges composés :

pour le premier collège par les ouvriers, employés et techniciens, soit  un effectif de 356 salariés
pour le second collège par les cadres, soit  un effectif de 115 salariés.



La proportion de femmes et d'hommes composant chaque collège électoral s’établit dans les conditions suivantes :

	
Article 5 : Répartition des sièges entre les collèges

Les parties conviennent de répartir les sièges entre les collèges dans les conditions suivantes : 



Article 6 : Date, heures et lieu des élections

Le premier tour de scrutin se tiendra du lundi 09/05/2022, 9h00 au mercredi 11/05/2022, 16h30.

Dans l'hypothèse où un second tour devra être organisé, en raison de l’absence de quorum ou d’une carence totale ou partielle de candidatures, il se tiendra du lundi 23/05/2022, 09h00, au mercredi 25/05/2022, 15h.

Le vote sera électronique (Cf article 12), la plateforme de vote restera ouverte et disponible 24h/24H durant ces dates. Une cellule d’assistance pour tout problème avec la plateforme de vote électronique pourra être contactée de 9h à 22h par téléphone (Assistance AGRUME 04 28 29 28 29, puis tapez1) 

Pendant les périodes d'ouverture du vote, les salariés pourront voter en tout lieu au moyen d'un smartphone, d'une tablette ou d'un ordinateur connecté à internet.

Il sera prévu sur chaque site la possibilité d'avoir :
-  un PC mis à disposition pour que les personnes qui n'ont pas de PC professionnel puissent voter
-  un bureau leur permettant un isolement pour voter en toute confidentialité, à l’abri des regards extérieurs.


Article 7 : Listes électorales

Article 7.1 : Salariés électeurs

Conformément aux dispositions légales en vigueur, sont électeurs les salariés de l’association qui à la date fixée pour le premier tour des élections : 
sont âgés de 16 ans révolus ;
travaillent depuis 3 mois au moins dans l'association ;
n’ont fait l'objet d'aucune interdiction, déchéance ou incapacité relative à leurs droits civiques.

Sont également électeurs les salariés mis à disposition de l’association qui y sont présents depuis au moins 12 mois continus et ont décidé de faire valoir leur droit de vote au sein de l’association.

Enfin, ne sont pas électeurs 
le Directeur Général
la Directrice générale adjointe
les salariés de l’association mis à disposition d’une entreprise utilisatrice qui ont décidé de faire valoir leur droit de vote au sein de cette dernière.


Article 7.2 : Établissement des listes électorales

Les listes électorales seront établies par la Direction de l’association, par collège, et comporteront :

les nom et prénom des salariés inscrits
le genre 
la date d’entrée
la date de naissance
l’indication d’éligibilité

Les listes électorales établies le 28 mars avec une projection au 09/05/2022 seront affichées sur des panneaux réservés à cet effet, le 04/04/2022.
Ces listes seront publiées sur support Forum

Elles sont valables pour les deux tours de scrutins.


Article 7.3 : Salariés éligibles

Article 7.3.1 : Conditions d’éligibilité

Conformément aux dispositions légales en vigueur, sont éligibles, au sein du collège dont ils relèvent, les salariés de l’association qui à la date fixée pour le premier tour des élections : 

sont électeurs au sein de l’association ;
sont âgés de 18 ans révolus ;
travaillent dans l’association depuis au moins un an.


Article 7.3.2 : Salariés à temps partiel « multi-employeurs »

Les salariés à temps partiel travaillant simultanément dans plusieurs entreprises ne sont éligibles que dans l'une de ces entreprises. Ils choisissent, par conséquent, celle dans laquelle ils font acte de candidature.

Au moment de la publication du protocole d’accord préélectoral, Il sera rappelé par la Direction aux salariés qui ont deux employeurs et qui veulent être candidats qu'ils ne peuvent pas l'être dans les deux entreprises.

Les salariés mis à disposition ne sont pas éligibles dans l'entreprise utilisatrice.



Article 8 : Présentation des candidatures

	Article 8.1 : Monopole des organisations syndicales au premier tour des élections

Au premier tour des élections, seules les organisations syndicales devant légalement être invitées à participer à la négociation du protocole d’accord sont habilitées à déposer une liste de candidats.


	Article 8.2 : Etablissement des listes de candidatures

Les listes de candidatures précisent :
l’organisation syndicale qui présente la liste ;
la nature du mandat : titulaire ou suppléant ;
le collège auquel elles se rapportent.

Les listes peuvent comporter un nombre de candidats égal ou inférieur au nombre de sièges à pourvoir. En aucun cas, elles ne peuvent comporter un nombre de candidats supérieur.

Les doubles candidatures qui consistent pour une même personne à se porter candidat en tant que titulaire et suppléant au sein de son collège sont admises.

Cependant, en cas de double élection d'un candidat, la candidature de titulaire prévaut sur celle de suppléant qui est subsidiaire. Les candidats élus comme titulaires seront réputés ne pas avoir été candidats aux fonctions de suppléants. Il ne sera plus tenu compte de leur candidature lors du dépouillement.

Dans l’hypothèse d’un second tour, ces règles demeurent applicables à l’exception, pour les listes de candidats libres, de la mention de l’organisation syndicale présentant la liste.


	Article 8.3 : Listes communes

Les organisations syndicales souhaitant déposer une liste commune s’engagent à informer l’employeur et les électeurs, lors du dépôt de la liste, de la répartition des suffrages qu’elles entendent appliquer entre elles. 
A défaut d’indication expresse, la répartition des suffrages se fera à parts égales.


	Article 8.4 : Mention de l’affiliation à une organisation syndicale

Lors du dépôt de leurs listes, les syndicats doivent préciser le cas échéant, leur affiliation à une organisation syndicale. A défaut d'indication, l'organisation syndicale ne recueille pas les suffrages exprimés en faveur du syndicat qui lui est affilié pour la mesure de l'audience électorale prévue au 5° de l'article L. 2121-1 du Code du travail.

	
Article 8.5 : Représentation équilibrée des femmes et des hommes

Pour chacune des listes correspondant aux mandats de titulaires et de suppléants, en vertu des dispositions légales applicables, elles seront composées :
d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale par collège ;
alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des sexes.

Ceci correspond à la répartition suivante dans notre cas :



 

	Article 8.6 : Dépôt et affichage des listes de candidatures

Les listes devront être communiquées à la Direction selon l’une des modalités suivantes permettant de fixer avec certitude leur date de réception : 
courrier remis en main propre contre récépissé, 
courrier recommandé avec accusé de réception, (à l’attention du DRH ou de la DGA)
courrier électronique avec accusé de réception (drh@forumrefugies.org et direction@forumrefugies.org) 

Pour des raisons d’organisation des opérations électorales, les listes devront être déposées au plus tard :
pour le premier tour le 25/04/2022 à 15h ;
le cas échéant, pour le second tour le 16/05/2022 à 15h.

Les listes déposées après les délais ainsi fixés ne seront pas acceptées.

Les listes seront affichées dans chaque établissement à l’initiative de la DRH.
pour le premier tour, le 26/04/2022 ;
le cas échéant, pour le second tour, le 17/05/2022.


	Article 8.7 : Organisation éventuelle d’un second tour

Dans l’hypothèse, au premier tour, de l’absence de quorum ou d’une carence totale ou partielle de candidature, un second tour sera organisé du 23 au 25/05/2022.

Par conséquent, la Direction de l’association diffusera un document en vue de l’appel à candidature le 12/05/2022 en précisant pour chaque collège concerné le nombre de sièges à pourvoir.

Sauf si de nouvelles listes sont présentées par les organisations syndicales dans les conditions énumérées précédemment, les listes présentées au premier tour seront automatiquement maintenues pour le second tour.

Des candidatures libres pourront être formulées à l’occasion du second tour.
Article 9 : Information du personnel

Par diffusion d’un document en date du 07/02/2022 le personnel a été informé de l’organisation des élections professionnelles. 
La direction de Forum réfugiés communiquera, dès la signature du présent protocole, les différentes dates prévues du calendrier des élections.

Il sera créé en outre par la Direction une boite Mail « organisation élections » à partir de laquelle la Direction uniquement communiquera à l’ensemble des salariés sur leur boîte mail professionnelle, sans possibilité pour eux d’y répondre, les professions de foi.
Cette communication sera effectuée entre le 2 et le 04/05/2022
Dans l’hypothèse d’un second tour, cette diffusion par mail sera renouvelée entre le 17 et le 18/05/2022.



Article 10 : Campagne électorale

La campagne électorale débute le jour de l’affichage des candidatures, et se termine la veille du début du scrutin.
Les organisations syndicales avant le premier tour, et, dans l’hypothèse d’un second tour, les candidats libres pourront mener une campagne électorale conformément aux règles encadrant l’exercice du droit syndical au sein de l’association.
Les organisations syndicales peuvent utiliser les moyens de leur section syndicale pour mener leur campagne, notamment les panneaux d’affichage, réunions hors temps de travail, publications et tracts librement diffusés aux heures d’entrée et de sortie du travail. 
Ces moyens de diffusion de communication seront ouverts aux candidats libres dans l’hypothèse d’un second tour.
Les communications qui interviennent hors de l’association sont libres, elles doivent avoir une relation avec les élections professionnelles et respecter les dispositions relatives à la presse (pas d’injure ou de diffamation)


Article 11 : Profession de foi 

La Direction s’engage à communiquer via l’adresse mail créée pour l’occasion les professions de foi des organisations syndicales ainsi que celles, le cas échéant, au second tour, des candidats libres.
Les pièces jointes seront dénommées « profession de foi + nom de l’organisation syndicale »

Chaque organisation syndicale, ou candidat libre, ne pourra remettre qu’une seule profession de foi (sur 2 pages maximum de taille 21x29.7) communiquée au format  PDF qui devra être adressée par mail à la DRH (drh@forumrefugies.org) avant le :

 25/04/2022 à 15h pour le premier tour,
 16/05/2022 à 15h pour le second tour.

Les professions de foi seront également transmises pour importation et intégration dans le système de vote électronique prévu à l’article suivant conformément au cahier des charges correspondant. Elles apparaîtront en ligne sur la plateforme électronique au moment de l’ouverture du vote.

Article 12 : Vote électronique

Le recours au vote électronique est prévu par accord collectif du 3 mars 2022.

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées au prestataire suivant : AGRUME SAS, 51 rue des docks, 69009 Lyon, RCS de Lyon, n°827 730 532.

Un cahier des charges annexé au présent protocole d'accord comporte la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

Les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d'assurer l'identité des électeurs ainsi que la sincérité et le secret du vote.

Avant l’ouverture du vote, l'urne électronique sera scellée et chiffrée par des mots de passe choisis par chaque membre du bureau. La réunion d'au moins deux de ces mots de passe sera nécessaire pour permettre le dépouillement.


Article 13 : Bureau de vote

Article 13.1 : Composition du bureau de vote

Il sera constitué un bureau de vote unique qui sera chargé de veiller au bon déroulement des opérations électorales.

Ils seront au nombre de 3 et seront déterminés comme suit :
La Présidence du bureau de vote revient à l’électeur le plus âgé.
Les deux autres membres du bureau de vote (plus jeune et le second plus ancien) disposent de la qualité d’assesseur.

Les membres du bureau de vote, qui auront accès aux opérations électorales seront soumis à la stricte confidentialité de ces opérations.

Les membres du bureau auront une formation spécifique sur le système de vote électronique par le prestataire 2 jours avant le premier tour.

A l’issue du scrutin, le bureau de vote procède au dépouillement, proclame les résultats et signe en 4 exemplaires les procès-verbaux.


Article 13.2 : Missions du bureau de vote et du Président


Le bureau de vote :
veille au bon déroulement des opérations électorales
se prononce provisoirement sur les difficultés qui s'élèvent touchant les opérations électorales et consigne les éventuels incidents révélés en cours de scrutin ;
télécharge les procès-verbaux des élections.

La liste d'émargement n'est accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.
 
Le Président :
a seul la police de l’assemblée ;
constate publiquement les résultats, signe le procès-verbal après avoir vérifié l'heure d'ouverture et l'heure de clôture du scrutin ;
proclame et affiche les résultats du vote.

Un exemplaire du présent protocole d’accord préélectoral sera remis aux membres du bureau de vote.


Article 13.3 : Assistance aux opérations électorales

Chaque liste de candidats pourra désigner un délégué de liste, choisi parmi les électeurs de l’association, pouvant assister aux opérations électorales sans en gêner le déroulement. La communication du nom du délégué se fera selon les mêmes modalités que le dépôt des candidatures.

Conformément à notre accord d’entreprise sur le vote électronique et à nos relations contractuelles avec le prestataire Agrume, une formation sur le système de vote électronique, avec exercice de vote à blanc, sera dispensée aux membres du bureau de vote, aux délégués et représentants syndicaux ainsi qu’aux délégués de liste. Elle aura lieu en visio-conférence après l’établissement de la liste électorale.

L’association a la possibilité de désigner un ou deux représentants assistant, dans le respect strict du principe de neutralité, aux opérations électorales.

Le dépouillement, comme pour le scellement du scrutin, se fera de manière dématérialisée sur l’interface web de la société Agrume. Il n’y a donc pas de présence physique requise. Ces opérations seront suivies en Visio conférence dans une salle de réunion réservée au siège.
Les candidats aux élections qui le souhaitent pourront assister à distance aux opérations de dépouillement électorale, un lien de connexion en Visio leur sera envoyé à leur demande par la Direction.


Article 14 : Désignation des élus

Les élus sont désignés selon la méthode d’attribution au quotient avec répartition à la plus forte moyenne.
Au premier tour, les sièges ne peuvent être attribués que si le quorum a été atteint. Le quorum est atteint lorsque le nombre de votants est égal ou supérieur à la moitié des électeurs inscrits.


Article 15 : Nombre de mandats successifs

Les membres de la délégation du personnel du comité social et économique sont élus pour trois ans.

Conformément aux dispositions de l'article L2314-33, le nombre de mandats successifs est limité à trois.

Les fonctions de ces membres prennent fin par le décès, la démission, la rupture du contrat de travail, la perte des conditions requises pour être éligible. Ils conservent leur mandat en cas de changement de catégorie professionnelle.

Article 16 : Procès-verbaux

Les procès-verbaux des élections sont téléchargés et signés par les membres du bureau de vote sur les formulaires officiels. Il est mentionné, sur ces formulaires les heures d’ouverture et de clôture du scrutin.


Article 17 : Proclamation et affichage des résultats et diffusion des procès-verbaux

Dès que les procès-verbaux ont été rédigés, les résultats sont proclamés en public par le Président du bureau de vote.
Les procès-verbaux sont remis à la Direction par le Président du bureau de vote.
Les résultats des élections seront affichés au plus tard le premier jour ouvré suivant la proclamation des résultats.

Une copie des procès-verbaux sera adressée aux organisations syndicales de salariés qui ont :
présenté des listes de candidats aux scrutins concernés ;
participé à la négociation du protocole d'accord préélectoral.


Article 18 : Durée de l'accord

Le présent accord, qui n’est pas tacitement reconductible, ne produit effet qu’à l’occasion des élections du comité social et économique pour lequel il a été établi et les éventuelles élections partielles qui pourraient postérieurement intervenir durant ce mandat.


Article 19 : Publicité du protocole
 
Le présent protocole sera affiché sur des panneaux réservés à cet effet.
Il sera établi en autant d'exemplaires originaux que de parties à la négociation. Un exemplaire original sera transmis par la direction à l'inspection du travail du siège de l'association.

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                  
Fait à Villeurbanne, le 28/03/2022
En 4 exemplaires originaux


Pour l’association  

Hervelyne ISOARD THOMAS	
Directrice générale adjointe	


Pour les organisations syndicales :

Pour la CFDT, Monsieur Aimé Richard Lekoa 


Pour la CGT, Monsieur Mikis CHARALAMBOS délégué syndical de l’association