ACCORD SUR LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE 
POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES DU CSE


	
Entre 

La société PRIMAGAZ, Société par action simplifiée immatriculée au RCS de NANTERRE sous le n° SIREN 542 084 454, dont le siège social est situé 110 esplanade du Général de Gaulle 92932 Paris La Défense

D’une part,

ET


Les Organisations syndicales, ci-dessous désignées, prises en la personne de leur représentant :

pour la C.F.D.T.
pour la C.F.E. – C.G.C.
pour la C.F.T.C.
pour F.O

D’autre part





IL A ETE PREALABLEMENT EXPOSE :


Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de l’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique qui a autorisé le recours au vote électronique pour les élections professionnelles, de la loi relative au Travail, à la Modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels du 8 août 2016, de leurs décrets d’application, de l’arrêté du 25 avril 2007 modifié par le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au Comité social et économique et pris pour l’application de l’article 1er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales et régissant les conditions et modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.

Les articles R 2314-5 et suivants du Code du travail précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.

La délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique.

Dans ce cadre, l’entreprise a étudié l’opportunité de recourir au vote électronique pour organiser les élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique. 

Les informations et témoignages recueillis ont conforté l’entreprise dans l’appréciation que le vote électronique est de nature à améliorer les processus de vote au sein de l’Entreprise, en permettant notamment :
de simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,
de faciliter le vote pour les salariés en mission ou en déplacement,
d'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,
d’augmenter le niveau de participation,
d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

En conséquence, l’entreprise a convenu de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.


CECI EXPOSE, LES PARTIES SONT CONVENUES :


ARTICLE 1 – Objet du présent accord

Le présent accord sur le vote électronique s’applique à l’ensemble des salariés de l’Entreprise (ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition de l’Entreprise) appelés à voter aux élections des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.

Le cahier des charges de mise en œuvre du vote électronique établi par Primagaz est joint au présent protocole.

Le présent accord a ainsi pour objet de définir les modalités de son organisation.

Article 2 - Champ d’application

Le présent accord sur le vote électronique s’applique à l’ensemble des salariés de l’Entreprise (ainsi qu’aux salariés mis à disposition de l’Entreprise) appelés à voter aux élections des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.

Article 3 - Définition et choix du moyen de vote électronique

L’entreprise convient de recourir au vote électronique à travers le moyen du vote par Internet. 

Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord sur le vote électronique doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.

Article 4 - Modalités de mise en œuvre du vote électronique

Principes généraux

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :
Vérifier l’identité des électeurs,
S’assurer de l’intégrité du vote, c’est-à-dire de la conformité entre le bulletin de vote choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne électronique ; 
S’assurer de l’unicité du vote, c’est-à-dire de l’impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
S’assurer de l’anonymat, c’est-à-dire de l’impossibilité de relier un vote émis à un électeur et de la sincérité du vote ;
S’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique, qui permet d’exercer son droit de vote sans pression extérieure.
Permettre la publicité du scrutin.

4.2. Recours au prestaire NEOVOTE

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, l’entreprise convient de ne pas recourir à une solution développée en interne et décide que les élections seront organisées par Neovote, mandaté par la Direction. 

NEOVOTE respectera le cahier des charges figurant en annexe du présent accord conformément au code du travail.


4.3. Etablissement des fichiers

Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.

La transmission au Prestataire du « fichier des électeurs » est faite à la date prévue par le protocole d’accord préélectoral.

4.4. Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données 

Le système Neovote assurera la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Le vote émis par chaque électeur sera chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers. 

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel habilité de Neovote, chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours 15 jours en matière d'élections professionnelles) ou en cas de contentieux, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

Le dispositif doit garantir que l’identité de l’électeur ne peut pas être mis en relation avec l’expression de son vote, et cela à tout moment du processus du vote, y compris après le dépouillement. 


4.5. Cellule d'assistance technique et sécurité

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.


Composition de la cellule :

La Cellule d'assistance technique sera composée :
d'un représentant du Prestataire, dénommé « le Représentant du prestataire » ;
d'un représentant de la Société, dénommé « le Gestionnaire de l'élection ».

Le Représentant du prestataire veillera au bon fonctionnement du Système de vote pendant toute la durée des opérations électorales.

A ce titre, il surveillera le fonctionnement et prendra toute mesure nécessaire pour assurer la sécurité, la continuité et l'intégrité du Système de vote, conformément aux règles de sécurité mises en place par le Prestataire.

De plus, il sera le point de contact de la Société auprès du Prestataire pour toute question relative au fonctionnement du Système de vote et conseillera cette dernière sur la bonne utilisation du Système de vote.

Le Gestionnaire de l'élection sera chargé de la bonne utilisation du Système de vote et de l'organisation des opérations électorales au sein de la Société.

A ce titre :
Il communiquera au Prestataire l'ensemble des données et des documents électoraux et contrôlera l'importation de ces éléments par le Prestataire au sein du Système de vote ;
Il organisera les séances de contrôle des données, test et scellement du Système de vote, dépouillement des urnes, lecture et proclamation des résultats, et convoquera les participants concernés ;
Il veillera, pour ce qui concerne les moyens mis en œuvre par la Société, à l'efficacité de la communication auprès des électeurs et des parties concernées pendant les opérations électorales.

De plus, il sera le point de contact du Prestataire au sein de la Société et sollicitera ce dernier sur toute question relative au fonctionnement et à l'utilisation du Système de vote.

Le statut de Gestionnaire de l'élection ne donnera aucun droit d'accès aux identifiants et mots de passe des utilisateurs.

Le rôle de Gestionnaire de l'élection est compatible avec le statut d'électeur.

Afin de garantir l'indépendance du Gestionnaire de l'élection vis-à-vis des listes de candidats, celui-ci sera dans la mesure du possible désigné parmi les salariés - électeurs ou non - ne se destinant pas à figurer dans une liste de candidats.

De même, le Gestionnaire évitera, dans la mesure du possible, d'être membre du Bureau de vote.

Fonctionnement de la cellule :

Elle aura notamment pour mission de :
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;
Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place. 

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote (après concertation le cas échéant avec la DSI ou toute personne dont il jugerait utile de recueillir le conseil) aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

4.6. Expertise indépendante et formalités CNIL 

Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8. 

Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.

De plus, les organisations syndicales de salariés représentatives dans l'Entreprise ou dans le ou les établissements concernés, seront informées de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables au traitement des données personnelles (déclaration au registre RGPD).

4.7. Information et formation

L’Entreprise met en œuvre les moyens destinés à faciliter l’expression, par les salariés, de leurs votes par voie électronique. 

En particulier, chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

De plus, les membres de la délégation du personnel (élus titulaires et suppléants ainsi que les représentants syndicaux au CSE) et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

Article 5. Déroulement des opérations de vote

Protocole d’accord préélectoral

L’entreprise engagera une négociation en vue de la conclusion d’un protocole préélectoral, définissant notamment le calendrier, le nombre de collèges électoraux, la répartition des sièges ainsi que les modalités d'organisation et de déroulement des opérations électorales.

Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord sur le vote électronique et le nom du prestataire (NEOVOTE) choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’entreprise.




Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin

Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée, (laquelle sera précisée par le PAP)
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période de vote, de leur lieu de travail, de leur domicile ou d’un autre lieu via tout terminal usuel en se connectant au site de vote.
Les dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord pré-électoral.
Dans l’hypothèse où un salarié ne bénéficierait pas d’un accès à un ordinateur professionnel ou personnel ou d’un smartphone, il a la possibilité de demander à ce que de tels outils soient mis à sa disposition lui permettant ainsi d’exercer son droit de vote.

Caractéristiques du site de vote 

Neovote assurera la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote. 
Les professions de foi des listes de candidats seront accessibles sur le site de vote. 
Les logos éventuels des listes de candidats seront affichés sur le site de vote.
Les formats et poids maximum des logos et professions de foi seront définis dans le protocole d’accord préélectoral.
Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, Neovote veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. De plus, des espaces identiques seront réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats.
Pour chaque scrutin, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement).
Le système proposera par défaut le vote pour une liste complète. Le système permettra cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.

Modalités d’accès au serveur de vote

Données permettant de voter

L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel ainsi qu’une donnée de connexion.

A cet effet, chaque électeur recevra son identifiant personnel de connexion. Cet identifiant est généré de façon aléatoire et automatique par le prestataire NEOVOTE et adressé par un premier canal, à savoir par courrier simple, au domicile de l’électeur.

L’envoi postal de l’identifiant comprendra également les informations suivantes :

l'adresse de connexion au site de vote ;

une note explicative sur les élections (mode d'emploi notamment), les modalités du vote ; la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour ;
et la désignation de la donnée de secours que l’électeur devra fournir à NEOVOTE dans le cadre de la procédure de secours visée à l’article 5.4.2 du présent accord, s’il venait à ne pas recevoir ou perdre son identifiant ou mot de passe personnel ;

Pour les salariés expatriés ne résidant pas en France, l’envoi se fera non par voie postale mais sur l’adresse email professionnelle du salarié concerné ;

La désignation de la donnée de connexion. 
La donnée de connexion correspond aux 5 derniers caractères de l’IBAN bancaire de l’électeur et que ce dernier devra récupérer dans ses documents personnels. Cette donnée sera à renseigner sur le site de Neovote. 

Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son établissement et collège.

L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe personnel.

Ce mot de passe personnel de validation du vote, est généré de façon aléatoire et automatiquement par le prestataire NEOVOTE après que le salarié aura entré en ligne sur le site de vote une donnée personnelle de son choix sur laquelle il pourra recevoir cette donnée (numéro de téléphone portable, numéro de téléphone fixe ou adresse mail).

L’identifiant et la donnée de connexion sont valables pour les deux tours de scrutin.


Procédure de secours

En cas de perte ou de non-réception de leurs identifiant et/ou mot de passe personnel(s), les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon la procédure sécurisée suivante :

Traitement de la demande par le Service Support Téléphonique de Neovote :
L'utilisateur contacte le Service Support de Neovote, accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, au numéro VERT indiqué par Neovote ;
L'opérateur recevant l'appel se connecte au Système de vote puis : ouvre la session de réédition des éléments d'authentification ; sélectionne le nom de l'utilisateur ; vérifie l'identité de celui-ci à partir des données affichées par le Système, saisit l'adresse email ou le numéro de téléphone mobile ou fixe indiqués par l'utilisateur, puis déclenche l'envoi selon la modalité choisie par l’électeur (par SMS, email ou message vocal aux coordonnées demandées par le destinataire) ;
S’agissant des salariés expatriés, s’ils font le choix de recevoir ces informations par email, l’adresse email professionnelle ne pourra être utilisée, l’ayant déjà été précédemment pour la réception de l’identifiant.
La procédure assure la confidentialité de l'envoi : à aucun moment les codes adressés ne sont affichés à l'écran.

Traitement de la demande en libre-service via un formulaire en ligne
L'utilisateur accède à un formulaire en ligne, disponible 24h/24, sur la page de connexion au site de vote.
L'utilisateur saisit ses données d'identification (listées ci-après) et un numéro de téléphone mobile.
Le formulaire envoie par SMS un code de vérification du numéro de téléphone mobile à l'utilisateur.
L'utilisateur ressaisit dans le formulaire le code de vérification et valide sa demande.
Le formulaire vérifie l'ensemble des données d'identification,
En cas d'exactitude, de nouveaux codes d'accès sont envoyés immédiatement à l'utilisateur par SMS, email ou message vocal aux coordonnées demandées par le destinataire
En cas d'échec de l'identification, le formulaire propose à l'utilisateur de transmettre sa demande et ses coordonnées au Gestionnaire de l'élection pour une approbation manuelle.

La procédure a pour effet :
Si l'utilisateur est électeur, de lui adresser un nouvel identifiant ;
Si l'utilisateur n'est pas électeur, de lui adresser un nouvel identifiant.

Les données d'identification de l'électeur, sont :
Nom et Prénom
Date de naissance
Donnée de secours : cette donnée de secours sera le matricule de paie Primagaz figurant sur le bulletin de paie de chaque salarié Primagaz et pouvant être composé de 4 ou 5 chiffres selon les salariés.

Toute re-génération d'identifiant est enregistrée au sein du Système de vote et fait l'objet d'une mention dans le compte rendu de dépouillement précisant l'émetteur, l'utilisateur (identité de l'électeur ou de l'observateur), la date et l'heure de l'envoi.

Suivi des opérations de vote

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. 

Toutefois, les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement.

Le taux de participation sera accessible aux membres du bureau de vote, aux représentants de liste s’ils en étaient désignés dans le protocole d’accord préélectoral et à et deux personnes désignées des Ressources Humaines. Il pourra être révélé au cours des scrutins.

Opérations de dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin et le scellement du système. 

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement. 

Le dépouillement se fera par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs).

Les membres du bureau de vote signeront les procès-verbaux et la liste d’émargement, avant la proclamation des résultats.

Si des représentants de liste de candidats étaient mis en place ultérieurement dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, ils seront invités par le gestionnaire de l’élection à participer à la réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote d’une part et à la réunion de dépouillement, lecture et proclamation des résultats d’autre part.



Article 6. Durée, entrée en vigueur et révision

Le présent accord permettant l’utilisation du vote électronique est conclu pour une durée indéterminée.

Il entrera en vigueur conformément aux dispositions de l’article L.2261-1 du Code du travail, au lendemain de sa date de dépôt.

Le présent accord pourra faire l’objet d’une demande de révision ou d’une dénonciation dans les conditions prévues par le code du travail.

Article 7. Publication et dépôt

Le présent accord sera déposé sur la plateforme « TéléAccords ».

Conformément à l’article D.2231-2 du code du travail, un exemplaire de l’accord est également remis au greffe du conseil de prud’hommes de Paris.

Enfin, cet accord sera publié, de façon intégrale et dans une version rendue anonyme, dans la base de données nationale.

Il sera publié sur l'intranet de Primagaz.


             Fait à Paris La Défense, le 14/04/2023









ANNEXE : CAHIER DES CHARGES POUR LA MISE EN ŒUVRE 
DU VOTE ELECTRONIQUE

Préambule 

La mise en œuvre du vote électronique vise notamment à :
simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,
faciliter le vote pour les salariés en mission ou en déplacement,
obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,
inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, elle est confiée à une société spécialisée dans la mise en œuvre du vote électronique (ci-après le « Prestataire »), mandatée par la Direction.

Le présent document fixe les modalités de mise en œuvre du vote électronique et les engagements attendus de la part du Prestataire.

Il est établi conformément aux dispositions du Code du travail relatives à la mise en œuvre du vote électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique (articles R 2314-5 et suivants).

Article 1 Principes généraux

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique sont fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Ainsi, le système de vote électronique du Prestataire doit permettre de respecter les principes suivants :
Vérifier l’identité des électeurs,
Assurer l’intégrité du vote,
Assurer l’unicité du vote,
Assurer l’anonymat et de la sincérité du vote,
Assurer la confidentialité et respecter le secret du vote,
Assurer la publicité du scrutin.

Article 2 Prestations attendues

Le Prestataire doit assurer, dans le respect des dispositions du présent cahier des charges :

La fourniture d’un système de vote sécurisé (ci-après « le système de vote ») permettant :
L’organisation et l’administration du processus de vote ;
L’expression du vote par les électeurs ;
Le dépouillement et le calcul automatique des résultats du vote ;
L’archivage puis la destruction des fichiers.
La génération et la transmission sécurisées des codes d’accès (identifiants et mots de passe) aux électeurs ;
La génération et la remise sécurisées des clés de déchiffrement des urnes aux titulaires désignés ;
La préparation de la notice d’information et du mode d’emploi du vote à l’attention des électeurs ;
La supervision du bon fonctionnement du système de vote pendant les opérations de vote ;
La disponibilité d’un support technique à l’attention des électeurs pendant la durée des opérations électorales ;
La coordination des opérations de vote en relation avec les interlocuteurs internes.

Le système de vote mis en place devra être compatible avec l’ensemble du parc informatique de Primagaz et la plate-forme de vote devra être accessible 24h/24h par internet, sans avoir à installer un module, quel que soit le navigateur et le système d’exploitation notamment sur smartphone. 

Le Prestataire devra posséder les habilitations et certifications légales nécessaires.

Article 3. Modalités de mise en œuvre du vote électronique

Choix de la modalité de vote électronique

Le vote électronique est mis en œuvre via l’unique modalité du vote par Internet.

Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent cahier des charges doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen pour procéder au vote.

Etablissement des fichiers

Les fichiers électoraux sont établis dans le respect des dispositions de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.

Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données 

Le système assure la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes (C.trav. art. R.1214-6).

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique (C.trav. art. R. 2314-7).

Le fichier dénommé contenu de l’urne électronique recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l’identification des électeurs pour garantir la confidentialité des votes.

Le vote émis par chaque électeur est chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le contenu des urnes électroniques est inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers. 

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du Prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système (C. trav. art. R. 2314-7).
La liste d'émargement n'est accessible qu'aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.

Aucun résultat partiel n'est accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le taux de participation peut, si l'employeur ou l'accord collectif relatif au vote électronique qui sera le cas échéant conclu avec les organisations syndicales le prévoit, être consultable et révélé au cours du scrutin.

Le système de vote électronique est scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin (C. trav. art. R. 2314-8). Le système de vote électronique garantit également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits (C. trav. art. R. 2314-17).

Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier « contenu de l'urne électronique ». La validation le rend définitif et empêche toute modification. 

Le dispositif doit garantir que l'identité de l'électeur ne peut pas être mise en relation avec l'expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement. 

Cellule d'assistance technique et sécurité

Une cellule d'assistance technique, chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du Prestataire est mise en place pendant la durée des opérations de vote (C.trav. R. 2314-10)

Conformément à l’article R. 2314-15 du code du travail, elle a notamment pour mission de :
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;
Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques est mis en place. 

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants du Prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Expertise indépendante

Conformément à l’article R.2314-9 du code du travail, une expertise indépendante, préalable aux opérations de vote, confirme le respect des prescriptions légales par le système de vote et notamment :
La confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, 
La sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
Que lors de l'élection, les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne soient uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
Que le système de vote électronique puisse être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.

Les fichiers nominatifs au sens de la loi du 6 janvier 1978 et du RGPD fait l’objet d’une déclaration au registre par la Direction et le Prestataire.

L’expertise est réalisée selon les prescriptions de la Cnil. Ainsi, notamment, elle doit couvrir l’intégralité du dispositif installé avant le scrutin (logiciel, serveur, etc.), la constitution des listes d’électeurs et leur enrôlement, ainsi que le fonctionnement du système de vote durant le scrutin et les étapes postérieures au vote (dépouillement, archivage, etc.).

L’expertise concerne plusieurs aspects du dispositif de vote :
le logiciel de vote en lui-même ;
l’organisation du scrutin (constitution des listes électorales, envoi des identifiants de connexion aux électeurs, information, etc.) ;
le déploiement du système de vote ;
le scrutin en lui-même.

Information des salariés et formation des représentants du personnel/bureaux de vote

Chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

De plus, les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique. 

Le Prestataire fournit toute information et documentation utiles pour répondre à ces exigences.

Déroulement des opérations de vote

Listes électorales et liste de candidature

Les listes électorales sont établies par l'employeur. 

Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises le cas échéant au prestataire est effectué sous la responsabilité de l'employeur. L'intégration et le contrôle des candidatures sont effectués dans les mêmes conditions. 

Ouverture et fermeture des scrutins

Le vote électronique se déroule pour chaque tour de scrutin pendant une période délimitée.
Les dates et heures d’ouverture et de clôture des scrutins sont fixées dans le protocole d’accord préélectoral. 

L’ouverture et la fermeture des scrutins sont automatiques.

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la plage d’ouverture des scrutins en se connectant sur le serveur sécurisé propre aux élections.

Caractéristiques du site de vote 

Le Prestataire assure la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote.
 
Les professions de foi des listes de candidats sont accessibles sur le site de vote. 

Les logos éventuels des listes de candidats sont affichés sur le site de vote.

Les formats et poids maximum des logos et professions de foi sont définis dans le protocole d’accord préélectoral.

Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le Prestataire veille à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. De plus, des espaces identiques sont réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats.

Pour chaque scrutin, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) sont présentées sur une seule et même page (sans défilement).

Le système propose par défaut le vote pour une liste complète. Le système permet cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.

Modalités d’accès au site de vote et d’expression du vote

Chaque électeur reçoit, avant le premier tour des élections :
l'adresse du serveur de vote,
des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’une donnée personnelle,
un mot de passe générés de manière aléatoire par le système de vote, permettant de valider le vote,
la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.

Les modalités de transmission de ces éléments sont définies en conformité avec les exigences légales et la jurisprudence.

Conformément aux prescriptions de la Cnil, l’identifiant et le mot de passe seront remis aux électeurs de manière sécurisée, via deux canaux de communication distincts définis avant l’élection, afin de réduire les risques d’interception par un tiers.

Par ailleurs, le prestataire devra être en mesure de mettre en place, si ce mode était décidé par accord collectif ou à défaut, par l’employeur, une modalité supplémentaire visant à garantir la sécurité du vote reposant sur une question secrète dont le salarié sera le seul à connaitre la réponse avec le responsable de traitement. Ce dispositif pourrait également le cas échéant être mis en place dans le cadre d’une procédure de réassort.

La connexion au site de vote est possible via n’importe quel ordinateur, tablette ou smartphone usuels.

Une fois connecté au site de vote, pour l’élection tant des titulaires que l’élection des suppléants, l’électeur se voit présenter les bulletins de vote correspondant aux scrutins le concernant dans son collège.

L’électeur valide son vote en saisissant son mot de passe.

En cas de perte ou de non-réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs peuvent obtenir de nouveaux codes d’accès, selon une procédure sécurisée, auprès du service Support mis en place par le Prestataire.

Le service Support du Prestataire est accessible via un numéro Vert sur une plage horaire précisée dans le protocole d’accord préélectoral.

Le choix de l’électeur doit apparaître clairement à l'écran et peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l'émargement font l'objet d'un accusé de réception que l'électeur a la possibilité de conserver. 

Suivi des opérations de vote

La liste d'émargement n’est accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le taux de participation pourra être révélé au cours du scrutin (C. trav. R. 2314-16).

L’émargement indique la date et l’heure du vote.

Opérations de dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôlent la fermeture du scrutin. 

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement gérés par les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement. 

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs).

Ces deux assesseurs nominativement identifiés, le plus âgé et le plus jeune parmi les assesseurs à défaut de règle différente définie par le protocole d’accord préélectoral, ainsi que le président du bureau de vote reçoivent chacun une clé de dépouillement distincte, selon des modalités en garantissant la confidentialité, permettant d'accéder aux données du fichier dénommé « contenu de l'urne électronique ». La présence des titulaires de ces clés est indispensable pour autoriser le dépouillement. Des clés de sauvegarde sont en outre conservées sous scellés.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal. Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.
Les membres du bureau de vote signent les procès-verbaux et la liste d’émargement, édités automatiquement par le système de vote.

Taux de participation et représentativité des organisations syndicales

Le Prestataire fournit le taux de participation des électeurs en cours d’élections et à l’issue des élections pour le premier et second tour éventuel, et ce pour chaque site de Primagaz.

Il établit après les opérations de vote le calcul de la représentativité des organisations syndicales.

Garanties apportées par le Prestataire

Outre l’engagement de respecter les conditions et les modalités décrites dans le présent cahier des charges, le Prestataire garantit que son service : 
fonctionnera conformément à toute documentation fournie ; 
sera accessible et utilisable à partir de tout ordinateur, tablette ou smartphone usuels sans installation ;
sera conforme aux lois et réglementations françaises applicables au vote électronique.