CHARTE UTILISATION VEHICULE DE FONCTION



Vous allez prendre possession d’un véhicule de fonction, en location longue durée qui vous est attribué dans le cadre de votre contrat de travail. 

Sachez que cela représente à la fois une reconnaissance de votre professionnalisme et une marque de confiance de la part de votre hiérarchie. 

Nous espérons que vous saurez vous en montrer digne et que vous aurez à cœur de traiter ce matériel comme vous le feriez de votre bien propre. 

Ce fascicule vous aidera dans les démarches habituelles ou exceptionnelles de la vie de votre voiture. 

Nous vous demandons d’en respecter les règles et d’adopter en toutes circonstances un comportement de bon père de famille. 

Le présent livret constitue une adjonction au règlement intérieur, auquel nous vous invitons à vous référer pour prendre connaissance des garanties procédurales définies aux articles L. 1321-1, L. 1321-2 et L. 4122-1 du Code du Travail. 


LE CONTRAT


Les véhicules de fonction font l’objet de contrats de location longue durée qui sont souscrits pour une durée précise et un kilométrage maximal, déterminé au moment de la commande en tenant compte des prévisions de kilométrage professionnels et privés, qui doivent être fournies par le collaborateur et validées ou rediscutées par la Direction.

Compte tenu des conséquences financières pour l’entreprise représentées par le dépassement du plafond kilométrique, il appartient à chaque bénéficiaire d’un véhicule de fonction de fournir chaque mois son relevé de compteur kilométrique et de veiller au strict respect de ce plafond. Toute déviation récurrente risquant d’entraîner un dépassement de 10% du plafond en fin de contrat, doit être motivée par le collaborateur auprès de la Direction, qui se réserve la possibilité de trouver une solution de substitution.

Le non-respect de cette obligation pourra donner lieu à sanction disciplinaire selon les modalités définies par le règlement intérieur. 

L’attribution des modèles se fait par métier et par positionnement hiérarchique selon le tableau suivant :






Chaque véhicule aura obligatoirement les options suivantes :

Régulateur de vitesse
Climatisation automatique
Aide arrière au stationnement
Peinture métallisée


ASSURANCES


Risques couverts

Les véhicules sont assurés tous risques. 

La garantie s’exerce sur l’ensemble des personnes transportées, et ce à concurrence du nombre de places désigné sur la carte grise. 

Pour tous conducteurs pour un usage professionnel et privé. 

L’assurance couvre tous les pays en EUROPE avec l’assistance et le rapatriement du véhicule et le rapatriement ou hébergement des passagers. 

Franchise en cas de sinistre

La franchise est de 1% de la valeur assurée ou 300 € en fonction de la valeur du véhicule et elle s’applique pour la durée du contrat.

La franchise est portée à 1 000 € en cas de prêt de volant à un conducteur novice.

Compte tenu du coût représenté par le montant de la franchise due en cas de sinistre responsable, chaque collaborateur est tenu d’observer la plus grande prudence lors de la conduite du véhicule qui lui est confié. 

En cas de sinistres responsables répétés, liés à la négligence ou au non-respect des prescriptions impératives du code de la route, la société pourra engager, à l’encontre du collaborateur, des poursuites disciplinaires selon les modalités définies par le règlement intérieur. 

Vol de marchandises

La garantie vol de marchandises n’est jamais souscrite sur les contrats d’assurances. 

Assurance sécurité routière

La société a souscrit un contrat d’assurance auprès d’une société d’assurances, GAN à ce jour.

Les principales garanties en cas d’accident sont les suivantes :

Responsabilité civile automobile ;
Protection juridique accidents ;
Accidents corporels conducteur (Limite de 250 000 €) ;
Assistance aux personnes et au véhicule ;
Dépannage, remorquage ;
Incendie-dommages électriques ;
Evènements climatiques ;
Vol ;
Bris de glaces (Sans franchise) ;
Dommages tous accidents (Sans condition exclusive) ;
Dommages par vandalisme ;
Assistance plus (0 km, perte de clés, crevaison, erreur de carburant) ;
Objets personnels – Accessoires (Limite de 500 €) ;
Location véhicule de remplacement (Limite de 50 € par jour) ;
Attentats et catastrophes naturelles et technologiques.

Ne sont pas couvertes par l’assurance :

La protection juridique automobile ;
Les marchandises transportées ;
L’indemnisation plus.

Bris de glace 

Sont couverts par l’assurance :

le pare-brise ; 
les glaces latérales ; 
la lunette arrière ; 
les blocs optiques de phares ;
les clignotants ; 
les rétroviseurs extérieurs ;
les feux arrières. 

En cas de bris de ces accessoires vous devez :

faire un constat ; 
faire réparer chez un concessionnaire de la marque. 



L’ENTRETIEN 


Tous les véhicules bénéficient d’un contrat d’entretien couvrant la durée de location, à l’exception du remplacement des pneumatiques. 

Il appartient à chaque bénéficiaire de veiller en permanence au bon fonctionnement et au bon état général du véhicule mis à sa disposition, de se tenir informé des révisions et contrôles périodiques obligatoires, ainsi que des kilométrages prescrits par le constructeur, et de les faire effectuer impérativement chez un concessionnaire de la marque.

Le collaborateur pourra être tenu personnellement responsable des surcoûts que pourraient engendrer un non-respect de cette obligation.

Il est rappelé qu’il vous est interdit de fumer dans le véhicule de société lorsque vous êtes accompagné d’un autre collaborateur de la société, d’un client, d’un fournisseur ou d’un tiers. 

Les pneumatiques n’étant pas couverts par le contrat d’entretien, doivent être changés périodiquement à l’initiative du collaborateur.

Un contrat d’approvisionnement a été souscrit pour les pneumatiques avec la société ALLOPNEUS ; chaque collaborateur devra faire sa demande de pneumatiques auprès du Directeur Administratif et Financier. Il en est de même des accessoires indispensables au bon usage du véhicule (balai d’essuie-glace, ampoules, etc.) ou des bidons d’huile qui seront remboursés sur justificatifs par sa note de frais.

QUE FAIRE EN CAS DE PANNE ? 


En cas de panne immobilisant le véhicule sur le bord de la route, vous devez appeler au : +33 145 166 500 (Gan assurances).

Cette compagnie se chargera du dépannage sur place ou du rapatriement du véhicule chez le concessionnaire le plus proche. 


Véhicule de remplacement en cas de panne

Si le véhicule est immobilisé plus de 5 jours, vous devez adresser votre demande auprès de la Direction qui se chargera de vous fournir un véhicule. 


LAVAGE INTERIEUR ET EXTERIEUR 


Chaque utilisateur est en permanence un ambassadeur de notre société et à ce titre le véhicule confié doit faire l’objet d’un soin particulièrement attentif. 

Il doit être tenu propre aussi bien à l’extérieur qu’à l’intérieur, en particulier par les collaborateurs susceptibles de transporter des personnes extérieures à la société dans le cadre professionnel.

A ce titre les frais de lavage seront remboursés sur note de frais avec justificatif, dans des limites évidemment raisonnables.


FRAIS DE CARBURANT ET TELEPEAGE 


Les frais de carburant sont pris en charge intégralement par l’entreprise, dans la limite des kilométrages prévus dans le contrat de longue durée, et du dépassement toléré.

L’utilisation du badge de télépéage est réservée aux déplacements professionnels, sauf autorisation expresse de la Direction. L’utilisation à titre privé sans autorisation préalable du badge télépéage constitue une faute susceptible de donner lieu à l’engagement de poursuites disciplinaires selon les modalités définies par le règlement intérieur.



LES CONTRAVENTIONS


Règlement par le salarié de ses contraventions

Toutes les contraventions dont vous êtes passible sont à votre charge exclusive. Vous devez les payer dans les délais, même en cas de recours ou de contestation.

En cas de réception par l’entreprise d’un avis de contravention adressé au nom de la société, notamment en cas d’infraction à la vitesse constatée par un radar automatique, celle-ci est susceptible de communiquer les informations permettant d’identifier le véritable conducteur du véhicule (identité, adresse et références du permis de conduire). 


Si, malgré cette démarche, la société se trouve contrainte de régler la contravention en lieu et place du collaborateur, elle mettra en œuvre les actions permettant le recouvrement des sommes indûment versées. 

Dans cette hypothèse et en absence de solution amiable, la société pourra engager, à l’encontre du collaborateur, des poursuites disciplinaires pouvant aller jusqu’au licenciement selon les modalités définies par le règlement intérieur. 


Assistance juridique 

Si votre responsabilité pénale se trouve engagée du fait de la conduite à titre professionnel du véhicule qui vous est confié, vous pourrez bénéficier d’une assistance juridique sous réserve d’être assisté par l’Avocat agréé par l’entreprise. Les frais de justice et honoraires de l’avocat agréé seront pris en charge par la société après accord de cette dernière sur leur montant.

Il n’y aura pas d’assistance juridique en cas d’alcoolémie et d’excès de vitesse.
LUTTE CONTRE L’USAGE DE L’ALCOOL ET DES STUPEFIANTS 


Compte tenu du danger représenté, tant pour le salarié, que pour les tiers, par la conduite d’un véhicule en état d’ébriété ou sous l’emprise de stupéfiants, l’entreprise se réserve le droit de recourir à des contrôles à l’encontre des salariés dont les fonctions supposent la conduite d’un véhicule automobile. 

Le contrôle est réalisé au moyen d’un « éthylotest » et plus communément appelé « alcootest » et/ou d’un test de dépistage de drogue, contrôle au cours duquel le salarié pourra demander à être assisté d’un tiers. 

En cas d’examen positif à l’éthylotest, le salarié a la possibilité de procéder à un second contrôle, soit par une prise de sang, soit par un contrôle par éthylomètre. 

De même, si le test de dépistage de drogue est positif, le salarié a la possibilité de procéder à un second examen. 

En cas de contrôle positif, l’entreprise prendra les mesures qu’elle estime nécessaires afin d’éviter d’exposer les personnes ou les biens au danger. 

Indépendamment des poursuites disciplinaires dont l’intéressé peut faire l’objet, la Direction prendra les mesures de sauvegarde qu’elle jugera nécessaires telles que faire raccompagner le salarié à son domicile ou lui proposer une période de dégrisement En aucun cas le salarié ne sera autorisé à reprendre son véhicule tant que son état persistera. A titre préventif, la société met des éthylotests à usage unique à la disposition de chaque salarié disposant d’un véhicule de fonction. Chaque salarié doit s’assurer qu’un éthylotest se trouve en permanence dans la boite à gants. 

Il est rappelé que l’état d’ébriété, ainsi que le fait de se trouver sous l’emprise de substances stupéfiantes, à l’occasion du travail peut être constitutif d’une faute grave. 


TELEPHONE PORTABLE ET « MAINS LIBRES »


L'usage du téléphone portable dans les véhicules de l’entreprise nécessite impérativement un « kit mains libres », généralement installé avant la livraison du véhicule neuf. L’usage du téléphone portable sans « kit mains libres » est totalement prohibé.  La violation de cette interdiction peut entraîner une sanction disciplinaire et l’absence d’assistance juridique si votre responsabilité pénale est engagée.


LE RETRAIT DE PERMIS


Chaque collaborateur disposant d’un véhicule de fonction a l’obligation de déclarer sur le champ à la Direction s’il a fait l’objet d’un retrait de son permis de conduire. 

Les dispositions qui suivent ne s’appliquent pas aux cas de suspension ou d’annulation du permis de conduire susceptibles de constituer une faute disciplinaire (par exemple conduite en état d’ébriété, délit de fuite ...). Dans ce cas l’intéressé pourra faire l’objet d’une mesure disciplinaire.

En dehors d’une faute disciplinaire, plusieurs cas liés à la perte de points ou du permis sont envisageables. 

Reconstitution partielle des points

En cas de perte partielle de points, vous pourrez, dans les quinze jours qui suivent la notification, demander, dans un souci de prévention, une autorisation d’absence afin de suivre le stage de formation spécifique dans le but de récupérer le nombre de points prévu par la législation en vigueur Ces absences seront déduites de vos congés, ou seront non indemnisées. 

Suspension ou annulation du permis de conduire

La suspension, l’invalidation ou l’annulation du permis de conduire n’entraînent pas en tant que tel la rupture automatique du contrat de travail, à condition que la poursuite de l’activité professionnelle soit possible. 

Dans tous les cas vous devez immédiatement informer l’entreprise de la mesure dont vous avez fait l’objet en précisant la nature de cette dernière (suspension ou annulation du permis) et la durée prévisible de la période pendant laquelle vous ne serez pas autorisé à conduire un véhicule. 

Cette information doit être faite le plus tôt possible, à savoir le premier jour de travail suivant celui où la mesure vous a été officiellement notifiée. 

Vous serez convié à un premier entretien avec la Direction afin d’examiner ensemble les conséquences du retrait de permis sur votre activité. 

A cette occasion, une concertation sera engagée avec la Direction pour savoir si la mesure dont vous faites l’objet est compatible avec la poursuite de votre activité. 

Si la durée de la suspension le permet, le travail à distance, l’utilisation des transports en commun pourront être étudiés afin de rendre possible la bonne exécution de votre contrat de travail. Toutes ces solutions seront explorées en vous laissant le temps nécessaire à la réflexion. Une seconde entrevue sera organisée pour prendre en considération vos propositions. 



Si cela ne s’avère pas possible, une étude sera alors menée afin de rechercher une solution alternative, temporaire et compatible avec votre maintien au sein de la société, par exemple, par la prise de congés payés. 

Si aucune alternative n’est envisageable en raison notamment de la durée trop importante du retrait de votre permis de conduire, la Direction se réserve le droit d’engager une procédure de licenciement. 


QUE FAIRE EN CAS DE PERTE, VOL OU VANDALISME ? 


Vous êtes victime du vol de votre véhicule 

Faites une déclaration de vol au commissariat ou à la gendarmerie. 

Envoyez l’original au Directeur Administratif et Financier dans les 24 heures par fax. 

Fax : +33 247 430 413

Gardez une photocopie dans votre dossier. 

Contactez l’assistance GAN assurances au : +33 145 166 500

Vous êtes victime d’une tentative de vol avec effraction

Même procédure que ci-dessus. 

Faites réparer dans un garage agréé par l’entreprise. 

Si le sinistre n’est pas pris en charge par l’assurance, joignez la facture de réparation à votre note de frais. 

Les effets personnels (vêtements, mallette, etc ...) ne sont couverts qu’à hauteur de 500 €.

Vous êtes victime de vol de matériel appartenant à l’entreprise 

Même procédure que pour un vol. 

Vous perdez ou vous vous faites voler les papiers du véhicule

Même procédure que pour un vol. 

Contactez le Directeur Administratif et Financier de l’entreprise qui fera établir un duplicata de la carte grise et éventuellement du carnet d’entretien et des cartes carburant. 

Conservez sur vous un double de votre déclaration de vol. Elle justifiera l’absence de papiers en cas de contrôle. Si votre talon de vignette a disparu, ce double fait foi. 

Ne laissez jamais dans votre véhicule :

la carte grise ; 
l’attestation d’assurance ; 
le talon de la vignette ; 
la carte d’entretien et d’assistance.



QUE FAIRE EN CAS D’ACCIDENT ?


Si vous avez un accident et quel que soit votre degré de responsabilité : faites un constat amiable et envoyez-le immédiatement à GAN 14B Place Georges POMPIDOU - 78180 MONTIGNY LE BRETONNEUX.

Transmettez une copie à l’entreprise et conservez une copie dans votre dossier. 

Notez bien votre nom et le numéro du véhicule sur le constat amiable.

Précisez :

l’adresse du garage pour la réparation ; 
la date de la réparation pour la visite de l’expert ; 
ne pas engager de réparation avant la visite d’un expert.


Si votre véhicule doit être immobilisé, vous devez adresser votre demande auprès de la Direction qui se chargera de vous fournir un véhicule. 

Si votre véhicule est endommagé au point d’être classé « épave », vous devez vous adresser à la direction qui se chargera de vous indiquer la procédure à suivre.


RENOUVELLEMENT DE VOTRE VEHICULE DE FONCTION


Vous serez informés par la Direction de l’entreprise en temps utile des échéances de renouvellement de votre véhicule.

En cas de non-respect de la charte d’utilisateur lors du contrat précédent, la Direction se réserve la possibilité de ne considérer que les aspects strictement professionnels pour les critères d’attribution du véhicule de remplacement.


LES AVANTAGES EN NATURE


L’utilisation privée d’un véhicule mis à disposition du salarié de façon permanente constitue un avantage en nature. 

La détermination de cet avantage est évaluée sur la base d’un forfait annuel de 40 % représentant le coût global du véhicule comprenant : 

la location ; 
l’entretien ; 
Le carburant ;
l’assurance. 


L’entreprise se réserve la possibilité, conformément à la réglementation en vigueur, de changer le mode d’évaluation de l’avantage en nature et d’opter pour une évaluation en fonction des frais réellement engagés. 



LA RESTITUTION DE VOTRE VEHICULE


Précautions préalables à la restitution

Vous êtes responsable du bon état du véhicule. 

Avant la restitution, vérifiez le parfait état (tôlerie, pare-brise).

Faites faire toutes les réparations avant la restitution.

N’oubliez pas, avant la restitution de votre véhicule, de démonter tous les accessoires vous appartenant.

Vous ne devez laisser aucune trace liée au démontage des accessoires (trou de fixation sur la planche de bord ou du passage d’antenne). 

Lors de la restitution, le véhicule doit être lavé intérieurement et extérieurement. Toute facturation du loueur pour véhicule rendu sale, sera refacturé à l’utilisateur.

Toutes interventions nécessaires pour la remise en état seront à votre charge.

Le jour de la restitution

La restitution de votre véhicule se fait dans le même lieu que la mise à disposition, c’est-à-dire chez le concessionnaire de votre région, sauf dans le cas de départ de l’entreprise où la restitution doit se faire obligatoirement au siège de l’entreprise. 

Les frais de remise en état

Un procès verbal de restitution devra impérativement être rempli en présence du concessionnaire. Vous devez transmettre :

1 exemplaire au loueur ; 
1 exemplaire à l’entreprise ; 
1 exemplaire au concessionnaire. 


Le loueur prend à sa charge les frais de remise en état jusqu’à une certaine tolérance ; au-delà, des frais supplémentaires sont facturés à l’entreprise, après validation du devis de remise en état. 

La Direction se réserve la possibilité de ne pas valider des devis excessifs engageant la responsabilité de l’utilisateur. Vous serez alors tenu de supporter personnellement les frais de remise en état qui vous seront facturés directement par le loueur. 

Si les dommages causés au véhicule ont manifestement pour origine une faute ou la négligence du salarié, la société pourra engager des poursuites disciplinaires pouvant aller jusqu’au licenciement selon les modalités définies par le règlement intérieur.

N’OUBLIEZ PAS DE RENDRE LES DOUBLES DE CLES DE VOTRE VEHICULE


CESSATION DU DROIT D’UTILISATION DE VEHICULE


L’attribution d’un véhicule de fonction pourra cesser de façon définitive :

si le collaborateur ne respecte pas les obligations de son contrat utilisateur ; 
si le contrat de travail au sein de l’entreprise prend fin avant la fin du contrat de location ;  
si l’assurance du véhicule est annulée pour quelque raison que ce soit. 


Le contrat utilisateur sera suspendu temporairement :

en cas de retrait de permis de l’utilisateur ; 
en cas d’absence longue pour congés sans solde ou autre ; 
si le véhicule est volé ou endommagé ; 
si le véhicule est classé comme épave par l’assureur ou le loueur. 


Dépôt, publicité, entrée en vigueur


Conformément aux articles L. 1321-4 et R. 1321-2 du Code du Travail, le présent livret a été soumis à l’avis des délégués du personnel. 

L’avis émis par les représentants du personnel a été adressé à l’inspecteur du travail en même temps que deux exemplaires du livret.

Le livret d’utilisation véhicule a été préalablement affiché conformément aux dispositions du Code du Travail, et déposé au secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes. 

Il entre en vigueur le 09 juillet 2022.


Fait à Tauxigny
Le 08 juillet 2022