Accord d’Entreprise sur l’Utilisation des Ressources, du Système d’Information, des Systèmes de Communication, et sur l’Organisation et Gestion du CSE au sein de l’entreprise QUANTIFICARE SA.


ENTRE 

La Société QUANTIFICARE S.A.
Au capital de 52 235 04 euros   
Immatriculée au RCS Antibes sous le numéro 435128020  dont le siège social est situé 980  avenue Roumanille, Fairway Bât D 06410 Biot – France représentée par Xxxxxxx, Directeur Administratif et Financier.

Ci-après dénommée « La Société »

D’une part, 


Et l’organisation syndicale représentative : CFE-CGC représentée par son délégué syndical, 

D'autre part, 

Ci-après dénommées ensemble « les parties » ou « les partenaires sociaux ».

Préambule 

L’élection d’un nouveau CSE au sein de la société QUANTIFICARE S.A . en octobre 2022 a incité la Direction et les partenaires sociaux de l’entreprise à réfléchir aux moyens (temps, outils) mis à disposition de ses membres. Cet accord s’inscrit dans la volonté commune de promouvoir le dialogue social au sein de QUANTIFICARE S.A ., en favorisant les échanges constructifs entre les partenaires sociaux et la Direction.

Pour se faire, l’information ainsi que la communication sont des points clefs et des enjeux majeurs indispensables au bon fonctionnement et à la bonne réalisation des missions du CSE. Dans ce but, il est important que les représentants du personnel élus aient un accès simple, rapide et efficace aux ressources et outils de communication ainsi qu’au système d’information – dont la portée est évidemment correctement cadrée et définie.

Par ailleurs, l’organisation de la nouvelle équipe CSE se mettant en place, les deux parties ont décidé d’augmenter temporairement et de façon exceptionnelle le nombre d’heures de délégation totales pour permettre le lancement des différentes activités proposées par le CSE à l’ensemble des salariés. Cette augmentation temporaire se fera à hauteur de 6 heures par mois de mars 2023 à septembre 2023, portant le nombre d’heures totales par mois à 19h * 5 membres + 6 heures exceptionnelles = 101 heures.

Les parties conviennent d’un commun accord qu’à la fin de cette période temporaire, elles se retrouveront pour faire le point sur l’utilisation réelles de ces heures complémentaires. A défaut d’un nouvel accord, seules les heures de délégation telles qu’elles sont légalement prévues dans le code du travail seront appliquées au-delà de cette période transitoire de mise en place du CSE.

Ceci étant préalablement exposé, il a été arrêté et convenu ce qui suit :


Article 1 – Objet de l’accord 

Le présent accord d’entreprise a pour objet de fixer les conditions de fonctionnement et les moyens du Comité Social et Economique. 

Article 2 – Champ d’application de l’accord 

Le présent accord s’applique à l’ensemble de la société Xxxxxxx S.A.  
Pour rappel, la durée des mandats des membres du Comité Social et Economique a été fixée à 4 ans.

Article 3 – Durée de l’accord

Le présent accord entre en vigueur à compter du premier jour suivant son dépôt.
Il est conclu pour une durée déterminée correspondante à celle du mandat en cours des représentants du personnel.
Il cessera de produire tous ses effets à l'échéance du terme desdits mandats 

Article 4 – Composition du CSE

Le CSE est présidé par le Président ou son représentant. Il peut être assisté par deux collaborateurs au maximum, qui ont voix consultatives. Ensemble, ils ne peuvent pas être en nombre supérieur à celui des représentants du personnel titulaires. L’employeur peut avec l’accord du CSE, donné par un vote à la majorité des voix exprimées, inviter à la réunion une personne extérieure à l’entreprise autre que les personnes habituelles (l’inspecteur du travail, du médecin du travail et d’un agent des services de prévention de l’organisme de sécurité sociale).

Le CSE est composé de 5 membres élus titulaires et 5 membres élus suppléants.

Lors des deux premières réunions, un secrétaire, un secrétaire adjoint, un trésorier, un trésorier adjoint et un référent harcèlement sexuel et agissements sexistes ont été désignés par le CSE parmi ses membres titulaires et suppléants. 

Il est précisé qu’en l’absence du secrétaire, le secrétaire adjoint assiste aux réunions du CSE y compris s’il s’agit d’un suppléant.

Article 5 – Mise à disposition des moyens physiques, informatiques et de communication

Par le présent accord, la direction s’engage à permettre à l’ensemble des représentants du personnel élus – quels que soient leurs statuts - de jouir de tous les outils à leur disposition pour permettre la bonne organisation ainsi que le bon fonctionnement du CSE.
Ce cadre sera ensuite précisé par le règlement intérieur du CSE.

La Direction autorise ainsi les représentants du personnel à utiliser pour l’exercice des missions du CSE les matériels, logiciels et systèmes d’information et de communication à leur disposition dans le cadre de l’exercice habituel de leur fonction au sein de la Société tels que : 
Matériel informatique (ordinateurs, écrans, tablettes, périphériques, etc.)
Matériel de communication (téléphones fixes, portables de l’entreprise, etc.)
Boîte postale de l’employeur
L’utilisation ponctuelle de salles de réunion permettant d’accueillir l’ensemble des représentants élus, 
Logiciels informatiques (traitement de texte, tableur, etc.)
Ressources de communication (accès internet, téléphonie, etc.)


Par le présent accord, la direction autorise également le CSE à utiliser les outils de communication de l’entreprise, notamment les boites email professionnelles, dans le but de communiquer avec les salariés durant leur temps de travail. 

Ces droits seront bien entendu limités à une utilisation du matériel uniquement dans le cadre des missions du CSE et sous des conditions strictes ayant pour principes de base :

Le respect du matériel mis à disposition par l’entreprise
La priorisation de l’utilisation de ce matériel pour les activités de l’entreprise
Un cloisonnement complet des accès aux ressources entre les activités salariales du représentant du personnel et ses activités dans le cadre de son mandat
Le respect de la charte informatique
Le respect des règles imposées par le service en charge du système informatique de l’entreprise
Le respect de chacun des salariés de pouvoir refuser toute implication dans la communication ou les activités du CSE
La possibilité pour les salariés d’utiliser une boite email, une adresse postale, un numéro de téléphone ou tout compte d’accès à un support de communication personnel à la place de ceux qui leur ont été attribués dans le cadre de leurs activités professionnelles

Ces principes doivent être considérés comme une base immuable de règles à appliquer et respecter en toutes circonstances. Un article apportant des informations additionnelles y incluant une description complète et précise des règles imposées sera accessible dans le règlement intérieur du CSE.

La direction valide la création d’un espace dédié sur le réseau interne de la Société lui permettant de déposer les documents constitutifs de la BDESE. L’accès aux documents déposés sera limité aux représentants de la Direction (Président + Service Ressources Humaines), aux élus titulaires et suppléants des salariés et aux délégués syndicaux.

Article 6 – Le fonctionnement du CSE

Les modalités de fonctionnement du CSE d’entreprise seront fixées par le règlement intérieur du CSE, dans le respect du Code du travail et des dispositions ci-après :
Périodicité des réunions
Le CSE se réunira 6 fois dans l’année, à raison d’une réunion tous les deux mois. Un calendrier annuel sera établi pour chaque année.

En cas de nécessité, des réunions extraordinaires pourront être organisées selon les modalités prévues par les dispositions légales en vigueur. 

Exceptionnellement, en raison de la récente élection du CSE de Xxxxxxx S.A., des réunions de CSE seront organisées tous les mois de mars 2023 à septembre 2023. A partir du mois d’octobre  2023, les réunions du CSE auront lieu tous les deux mois.

Les réunions du Comité Economique et Social auront lieu au Siège Social de la Société, 980 Avenue Roumanille, Fairway, Bat. D – 06410 Biot

Il est néanmoins convenu que, si cela s’avérait nécessaire, les réunions pourraient se tenir dans tout autre lieu déterminé par l’employeur, ou à distance par Visio (au nombre de 4 réunions par an), garantissant une confidentialité suffisante.

Convocation et ordre du jour
L’ordre du jour du CSE est établi conjointement par le Président et le secrétaire du CSE et est communiqué par le Président aux membres titulaires et suppléants au moins 3 jours ouvrés avant la réunion. 

Les membres Titulaires assistent aux réunions ordinaires et extraordinaires et participent avec voix délibérative. Le Suppléant, remplaçant un membre Titulaire bénéficiera de sa voix délibérative.
Les membres Suppléants n’assistent pas aux réunions ordinaires et extraordinaires du CSE d’entreprise sauf en cas de remplacement d’un membre Titulaire. Ils ne seront destinataires des documents relatifs à l’ordre du jour qu’à titre informatif.
Le temps passé aux réunions du CSE sur convocation de l’employeur par les membres Titulaires ainsi que les membres Suppléants en cas de remplacement d’un membre Titulaire est considéré comme du temps de travail effectif et rémunéré comme tel.
Des personnes extérieures pourront être conviées aux réunions du CSE, notamment à celles portant en tout ou partie sur les attributions du Comité en matière de santé, sécurité et conditions de travail, conformément aux dispositions légales en vigueur. Il s’agira notamment de l’inspecteur du travail, du médecin du travail et d’un agent des services de prévention de l’organisme de sécurité sociale.

Procès-verbaux
Les procès-verbaux de chaque réunion sont établis et transmis à la Direction par le Secrétaire dans les 3 semaines suivant la réunion à laquelle ils se rapportent ou si une nouvelle réunion est prévue, dans un délai d’une semaine avant cette réunion.

Article 7 – Crédit d’heures des membres du CSE

Comme mentionné en introduction de cet accord, les parties ont convenu d’augmenter temporairement et de façon exceptionnelle le nombre d’heures de délégation totales pour permettre le lancement des différentes activités proposées par le CSE à l’ensemble des salariés. Cette augmentation temporaire se fera à hauteur de 6 heures par mois de mars 2023 à septembre 2023, portant le nombre d’heures totales par mois à 19h * 5 membres + 6 heures exceptionnelles = 101 heures.

Les parties conviennent d’un commun accord qu’à la fin de cette période temporaire, elles se retrouveront pour faire le point sur l’utilisation réelles de ces heures complémentaires. 

A défaut d’un nouvel accord, seules les heures de délégation telles qu’elles sont légalement prévues dans le code du travail seront appliquées au-delà de cette période transitoire de mise en place du CSE en cohérence avec les dispositions décrites ci-dessous.

7.1 Les heures de délégation réglementaires
Les membres Titulaires du CSE disposeront chacun de 19 heures de délégation par mois. Ce temps sera rémunéré comme du temps de travail effectif.
Le temps passé en réunions ordinaires et extraordinaires du CSE sur convocation de l’employeur ne sera pas déduit de ce crédit d’heures.

7.2 Possibilité de mutualisation et de cumul des heures de délégation
Les heures de délégation peuvent être utilisées cumulativement dans la limite de 12 mois sans que cela puisse conduire un membre du CSE à disposer au cours d’un mois donné de plus d’une fois et demie le crédit d’heures mensuel de délégation dont il bénéficie.

Les membres Titulaires peuvent chaque mois répartir entre eux et avec les membres Suppléants le crédit d’heures de délégation sans que cela puisse conduire un membre du CSE à disposer au cours d’un mois donné de plus d’une fois et demie le crédit d’heures mensuel de délégation dont il bénéficie.

Pour l’utilisation des heures « cumulées » et/ou issues de la répartition des heures, l’élu Titulaire en informe l’employeur au plus tard 3 jours avant la date prévue de leur utilisation.

Article 8 – Subventions

8.1 Subvention de fonctionnement
Le CSE d’entreprise perçoit de l’employeur une subvention de fonctionnement annuelle d’un montant équivalent à 0.20 % des salaires annuels bruts. Le versement se fera sur la base de la masse salariale réelle de l’année précédente (acompte année N + révision au réel de l’année N-1) et sera versé par virement sur le compte dédié au plus tard le 31 janvier. En 2023, le versement se fera dès l’ouverture des comptes sur la base de la masse salariale 2022.

8.2 La contribution aux activités sociales et culturelles

Le CSE d’entreprise perçoit de l’employeur une contribution aux activités sociales et culturelles d’un montant équivalent à 0.20 % des salaires annuels bruts. Le versement se fera sur la base de la masse salariale réelle de l’année précédente (acompte année N + révision au réel de l’année N-1) et sera versé par virement sur le compte dédié au plus tard le 31 janvier. En 2023, le versement se fera dès l’ouverture des comptes sur la base de la masse salariale 2022.

Article 9 – Révision de l’accord 

La révision de tout ou partie du présent accord peut être demandée jusqu'à la fin du cycle électoral en cours, par chaque partie signataire ou adhérente. 
Toute demande de révision devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception à l’ensemble des organisations représentatives dans l’entreprise et comporter l'indication des dispositions dont la révision est demandée.
Le plus rapidement possible et au plus tard dans un délai de trois mois suivant la réception de cette lettre, les parties sus-indiquées devront ouvrir une négociation en vue de la rédaction d'un nouveau texte.
Les dispositions de l'accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu'à la date de conclusion d'un nouvel accord. Les dispositions du nouvel accord se substitueront alors de plein droit aux anciennes dispositions dont il est demandé la révision.

Article 10 - Publicité et dépôt

Un exemplaire sera remis à chacun des signataires.

Le présent accord sera déposé conformément aux dispositions de l’article D. 2231-4 du Code du travail sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail, de l’emploi et de l’insertion. Une copie sera transmise au greffe du Conseil des Prud’hommes de Grasse. 
Enfin, le présent accord sera mis à disposition des collaborateurs sur l’espace de partage de documents sous l’onglet « Accords d’entreprise » accessible à l’ensemble des salariés sur le réseau interne de l’entreprise.

A Biot, le 21 février 2023

Pour la Société QUANTIFICARE S.A . 
Xxxxxxx, Directeur Administratif et Financier


Pour l’organisation syndicale CFE-CGC représentative à 100% au sein de la société QUANTIFICARE S.A . 
Xxxxxxx, Délégué Syndical désigné