Accord relatif aux modalités de renouvellement du CSE au sein de l’UES SAINT-FÉLIX DE LODEZ



Entre :

La société ADVINI SA, société tête de l’UES SAINT-FÉLIX DE LODEZ, au capital de 31 534 680,00 EUROS, immatriculée au RCS de MONTPELLIER sous le numéro 896 520 038, dont le siège social est situé L’Enclos 34725 SAINT-FELIX-DE-LODEZ, représentée par --------------, , dûment habilité aux fins des présentes par l’ensemble des mandataires sociaux des sociétés composant l’UES SAINT-FÉLIX DE LODEZ.
D'une part

Et :

L'organisation syndicale , représentée par ---------

D'autre part

Il a été conclu le présent accord.



Préambule

En 2019, l’UES SAINT-FÉLIX DE LODEZ a mis en place pour la première fois sur l’ensemble des sociétés et implantations qui la compose l’instance du CSE en application de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise. 

Les différents mandats des représentants du personnel arrivant à échéance en mars 2023, les parties souhaitent définir les modalités de renouvellement de l’institution s’agissant notamment de la définition des établissements distincts au sens des dispositions de l’article L. 2312-2 du Code du travail et du recours au vote électronique.  
 
Les parties soussignées sont par conséquent convenues des dispositions suivantes.

: CHAMP D’APPLICATION.

Le présent accord s’applique à l’ensemble de sociétés composant l’UES SAINT-FÉLIX DE LODEZ.

: DÉFINITION DU PÉRIMÈTRE DES ÉTABLISSEMENTS

Critères retenus en vue de la définition des établissements distincts

Antérieurement à l’ordonnance du 22 septembre 2017, la Cour de Cassation définissait la notion d’établissement distinct comme celui  :

présentant une autonomie suffisante en ce qui concerne la gestion du personnel et l'exécution du service, notamment en raison de l'étendue des délégations de compétence dont dispose son responsable (Cass. soc. 19-12-2018 n° 18-23.655 ; 22-1-2020 n° 19-12.011 FS), 

permettant l'exercice effectif des prérogatives d'une institution représentative du personnel (Cass. soc. 9-6-2021 n° 19-23.745 FS-PR et n° 19-23.153 FS-PR :  RJS 8-9/21 n° 456).

L’article L. 2313-4 du Code du travail reprend ces principes en indiquant : « l'employeur fixe le nombre et le périmètre des établissements distincts, compte tenu de l'autonomie de gestion du responsable de l'établissement, notamment en matière de gestion du personnel ».

Ce sont donc ces critères qui seront pris en compte pour définir les établissements distincts au sein de l’UES SAINT-FÉLIX DE LODEZ.

Nombre et périmètre des établissements distincts.

Compte tenu de ces critères, les parties conviennent que l'ensemble des sites des entreprises de l’UES forme un établissement unique au sens des dispositions de l’article L. 2313-4 du Code du travail.

Organisations des élections professionnelles.

Compte tenu de la définition des établissements distincts et de l’organisation de l’UES SAINT-FÉLIX DE LODEZ., sera donc élus un comité social et économique (CSE) unique au pour l'ensemble des sociétés et sites composant l’UES.

: RECOURS AU VOTE ÉLECTRONIQUE.

Principes généraux.

Le présent accord a pour objet d'autoriser le recours au vote électronique au sein de l’UES SAINT-FÉLIX DE LODEZ pour l'élection des membres de la délégation du personnel au CSE.

Le système de vote électronique tel que défini dans le présent accord couvre le vote par Internet sur le lieu de travail ou à distance.

Le système de vote électronique sera le seul moyen de vote mis en œuvre pour les élections des membres de la délégation du personnel au CSE ; il n’y aura pas de vote « papier » à bulletin secret sous enveloppes.

Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, et notamment :

l’intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré ;
l’anonymat, la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;
l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
la confidentialité, le secret du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure.


Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la conception et la mise en place du système de vote électronique est confiée à un prestataire extérieur choisi par l'entreprise sur la base des dispositions du présent accord et du cahier des charges qui y est annexé. 

Ce prestataire devra respecter les prescriptions minimales des articles R. 2314-5 à 21 du Code du travail et de l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs à la mise en place du vote électronique pour les élections des représentants du personnel et le décret n°2016-1676 du 5 décembre 2016.

Le système de vote électronique mis en place sera conforme aux recommandations de la CNIL (Délibération n°2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique) et aux dispositions relatives au RGPD. Un rapport d’expertise mené par un expert indépendant attestera de la conformité de la solution par rapport aux recommandations de la CNIL.

Modalités de vote - Protocole préélectoral

Les modalités de mise en place du vote électronique seront déterminées préalablement à chaque élection. La Direction et les organisations syndicales discuteront notamment, dans le cadre d’un protocole d’accord préélectoral, du calendrier électoral, ainsi que des modalités pratiques de gestion des opérations de vote pour l’ensemble des scrutins. Elles discuteront dans le cadre de la négociation des protocoles d’accords locaux notamment la répartition des sièges entre les collèges.

Le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système et du déroulement des opérations électorales.

Le protocole d’accord préélectoral indiquera en outre le nom du prestataire choisi pour mettre en place le vote électronique.

Déroulement des opérations de vote - Accès au vote électronique

Le vote électronique pourra avoir lieu sur le lieu de travail ou à distance. Durant la période de vote, les électeurs pourront voter depuis tout poste informatique connecté à Internet (PC, Smartphone, tablette…).



Avant le premier tour des élections, chaque électeur recevra, selon les modalités déterminées dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, des codes d’accès générés selon des modalités garantissant la confidentialité du vote. Ce moyen d'authentification permettra au serveur de vérifier son identité et de garantir l'unicité de son vote. Toute personne non reconnue n’aura pas accès au serveur de vote.

La confirmation du vote vaudra signature de la liste d’émargement de l’élection concernée et clôturera définitivement l’accès à cette élection. 

Sincérité du vote électronique et stockage des données

Le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales et des moyens d'authentification.

A cet égard, afin de répondre aux exigences posées par le Code du Travail, le dispositif garantira que l’identité de l’électeur ne peut pas être mise en relation avec l’expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement.

Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le vote électronique se déroulera pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée. Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne seront accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Le dépouillement et le décompte des voix devront être faits dans les conditions prévues par l'arrêté du 25 avril 2007.


Le scellement du système de vote électronique devra pouvoir être contrôlé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.
Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

Sécurité

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote à l’initiative de l’employeur. Cette cellule comprendra les membres du bureau de vote, les représentants de la Direction et des Organisations Syndicales ainsi qu'un représentant du prestataire.

Elle aura notamment pour mission de :

procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;
contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire, de la Direction et des Organisations Syndicales, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Information et Formation

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés.

En particulier, la Direction établira une note explicative détaillée précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote, et la communiquera aux électeurs suffisamment en amont de l’ouverture du premier tour de scrutin.

En outre, les délégués de liste et les membres des bureaux de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique. Cette formation pourra se dérouler concomitamment à la phase de test, de scellement et de programmation des horaires du scrutin qui précédera l’ouverture du vote.

Gestion des données à caractère personnel et RGPD

La mise en place d’une solution de vote électronique nécessite le recours à des fichiers contenant des données à caractère personnel. A ce titre, l’ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n° 2016/679.

Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique s’engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées.

Le prestataire prendra toutes les mesures techniques et organisationnelles requises afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque.

Expertise de la solution de vote

Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place, sera soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des prescriptions légales.
Le rapport de l'expert ainsi désigné sera tenu à la disposition de la CNIL.



: DISPOSITIONS FINALES

Entrée en vigueur, durée et portée de l’accord.

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il entre en vigueur au lendemain de son dépôt dans les conditions ci-après rappelées. 

Suivi de l’accord et clause de rendez-vous 

En application des dispositions de l’article L.2222-5-1 du Code du travail, les Parties conviennent qu’elles se réuniront le cas échéant, durant la période d’application du présent accord, pour faire le point sur son application ainsi qu’en cas de difficulté particulière d’application ou d’interprétation, soit à l’initiative de la Direction, soit sur demande écrite d’une des organisations syndicales. 

Révision de l’accord

La révision de l’accord s’effectuera dans les conditions prévues aux articles L. 2261-7-1 et L. 2261-8 du Code du travail.

Toute demande de révision sera notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à la Direction des Ressources Humaines et devra comporter l’indication des dispositions dont la révision est demandée.

Au plus tard dans un délai de six mois, la Direction organisera une réunion avec l’ensemble des organisations syndicales représentatives en vue de négocier un éventuel avenant de révision. 

Dénonciation de l’accord

Le présent accord pourra être dénoncé par chaque partie signataire ou adhérente dans les conditions prévues aux articles L. 2261-9 et suivants du Code du travail, sous réserve de respecter un préavis de trois mois.

Cette dénonciation devra être notifiée par son auteur par lettre recommandée avec accusé de réception à l’ensemble des signataires et adhérents et donnera lieu à dépôt dont les conditions sont fixées par voie réglementaire.



Publicité et dépôt de l’accord

L’accord sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives.

Conformément aux articles D. 2231-2 et D. 2231-4 du Code du travail, le présent accord sera déposé par les Sociétés sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail et un exemplaire sera remis au greffe du Conseil de prud'hommes compétent. 

Conformément à l’article L. 2231-5-1 du Code du travail, le présent accord sera, par ailleurs, après anonymisation des noms et prénoms des négociateurs et des signataires de l’accord, rendu public et versé dans une base de données nationale.

Le personnel sera informé du présent accord par tous les moyens de communication habituellement en vigueur. 


Fait à Saint-Félix de Lodez


Annexe : Cahier des charges de mise en œuvre du vote électronique


Pour la Direction, 



Pour l'organisation syndicale


ANNEXE

CAHIER DES CHARGES VOTE ÉLECTRONIQUE