ACCORD ORGANISANT LE RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS DU COMITE SOCIAL et ECONOMIQUE DE L’UES xx


ENTRE:

L’Unité Economique et Sociale xx composée de :
xx

xx

xx

Ci-après dénommées l’UES xx,

D’une part, 

ET

xx

xx

xx

D’autre part,







PREAMBULE :

Pour rappel, les mandats des représentants du personnel au sein de l’UES xx arrivent à échéance le 14 février 2019 conformément à l’accord de prorogation des mandats en date du 9 novembre 2018. 

Conformément à l’ article L.2314-26  du Code du travail, une négociation relative au vote électronique s'est engagée, dans le cadre de la mise en place du Comité social et économique (CSE), entre l’UES xx et les syndicats représentatifs au sein de l’UES. 


Afin de faciliter la mise en œuvre de ce processus électoral, les signataires conviennent par le présent accord d’avoir recours au scrutin par vote électronique pour l’élection des membres du CSE de l’UES xx. 

Cet accord a pour objet de définir les conditions de mise en place du vote électronique.

Lors de ces réunions étaient présents :

Pour la xx, 	
Pour la xx,		                                 
Pour la xx,            			

Pour la xx : xx
Pour la xx : xx 
Pour la xx : xx


Lors de ces réunions, xx, représentant des sociétés composant l’UES, mandaté à cet effet par délégation de pouvoir, a formulé des propositions et a apporté les informations et précisions nécessaires à la demande des syndicats. 

Faisant suite aux 2 réunions engagées entre les Parties ainsi qu’aux différents échanges et discussions qui ont eu lieu entre elles et se sont déroulées conformément aux règles tant de fond que de forme applicables en pareille matière, les Parties conviennent de conclure le présent accord prévoyant la mise en œuvre des mesures suivantes.

Principes généraux du vote électronique

Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :
la sincérité et l’intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne électronique,
l’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,
l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,
la confidentialité et la liberté du vote : permettre d’exercer son droit de vote sans pression extérieure.

Le système retenu sera mis en place dans le respect du principe de sécurité prévu par les dispositions des articles R. 2314-6 du Code du travail et conformément aux prescriptions de la délibération CNIL n° 2010-371 du 21 octobre 2010.

Principe du recours à un prestataire

Les signataires conviennent de confier à une société prestataire (ci-après dénommée « le prestataire ») l’organisation matérielle et technique du processus de vote électronique.

A cette fin, le prestataire sera choisi sur la base d’un cahier des charges défini par les signataires du présent accord et joint en annexe à ce dernier.

Le prestataire retenu devra garantir le respect des règles de confidentialité et de sécurisation pour toutes les opérations liées au vote électronique. 

Respect de la loi Informatique et Libertés

Pour les seules nécessitées des opérations électorales, les représentants de l’UES seront amenés à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d’extraction des fichiers de gestion du personnel. Ce fichier est géré conformément aux dispositions du Règlement européen de protection des données. 

 Expertise

Afin de garantir la sincérité des opérations électorales, le prestataire fournira aux représentants du l’UES le dernier rapport d’expertise produit par un expert indépendant concluant à la conformité, du système de vote électronique qui sera utilisé, aux dispositions des articles R. 2314-9 du code du travail. 

Le prestataire fournira également une attestation aux termes de laquelle il atteste que le système de vote électronique qui sera utilisé n’a pas connu de modification substantielle depuis la dernière expertise.


Modalités de vote

Les signataires conviennent que le scrutin se déroulera, pour chaque tour de scrutin, sur plusieurs jours et selon des horaires à définir dans le Protocole d’Accord Préélectoral (ci-après dénommé « Protocole »).

Les électeurs auront ainsi la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du vote électronique, à partir de n’importe quel terminal Internet, de leur lieu de travail ou de tous autres lieux offrant un accès Internet en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Pendant la période du scrutin correspondant aux heures ouvrées dans les sites de l’UES, des micro-ordinateurs avec une connexion sécurisée au site du prestataire, pourront être mis à la disposition des électeurs sur demande.
Les signataires conviennent que l’envoi de la note explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique aux électeurs afin de leur faciliter l’appropriation de cette technique de vote sera assuré par le prestataire. Cette note sera adressée avant l’ouverture du scrutin avec le courrier contenant le code d’identification et le mot de passe, dans les conditions précisées à l’article 10 du présent accord. 

Communication des listes électorales et des listes de candidats

Les listes électorales
Les listes électorales sont établies par les représentants de l’UES qui en assurent la transmission au prestataire retenu à la date fixée par le Protocole. Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité des représentants de l’UES.
De son côté, le prestataire assure dès réception des listes leur sécurité et confidentialité.

Les listes de candidats
Les listes de candidats seront établies conformément aux dispositions du Protocole ainsi que les logos et les professions de foi. L’ensemble de ces documents sera adressé par les représentants de l’UES au prestataire au plus tard à la date fixée par le Protocole, pour intégration dans le système de vote électronique.
Ces professions de foi devront être fournies sous la forme d’un fichier au format PDF d’un poids précisé dans le cahier des charges, au moins égal à 2MO, et sans lien hypertexte.
Le logo devra être fourni en format gif ou jpeg. Afin de concilier égalité de traitement entre les listes de candidats et les contraintes techniques, tous les logos, de taille identique, apparaîtront à l’écran au format minimum suivant : 35x35 pixels. 

Bulletins de vote

Les signataires conviennent que le prestataire veillera dans l’élaboration du matériel de vote à assurer l’égalité de traitement entre tous les candidats participant à l’élection. A ce titre, il devra, notamment, se conformer aux exigences contenues à cet effet dans le cahier des charges. 

Au premier tour, les listes seront présentées sur les écrans dans l’ordre alphabétique des sigles indiqués sur les logos fournis par les organisations syndicales, selon les principes prévus à l’article précédent. Pour le second tour éventuel, les listes seront présentées sur les écrans dans l’ordre alphabétique du premier nom de famille indiqué sur la liste.
Par ailleurs, afin de garantir l’égalité entre les listes de candidats, le prestataire s’engagera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes, et permettent leur affichage sur une page d’écran unique avec une résolution standard.


Vérification du système de vote électronique et formation 

Journée de recette

Préalablement à la mise en exploitation du service, à des fins de validation du système de vote électronique et pour favoriser l’appropriation de ce système par les utilisateurs, une recette sera organisée par les représentants de l’employeur, les membres du bureau de vote, les délégués syndicaux en présence des représentants de liste à la date et à l’heure prévue par le Protocole, selon les modalités suivantes :

la recette des masques présentés à l’écran (équivalent du « Bon A Tirer »),

la recette du site de vote : test du système de vote électronique et test spécifique du système de dépouillement à l’issue duquel l’urne électronique est vidée et scellée. 

Cette recette concerne l’ensemble des listes (quel que soit le collège).  
En tant que de besoin, et si à l’issue de la journée de recette des corrections devaient être apportées, il sera procédé à une nouvelle recette au périmètre concerné et sur les seuls points corrigés, au plus tard dans les 48 heures.

Formation

La formation pratique au système de vote électronique, prévue par les articles R. 2314-12 du Code du travail, sera assurée lors de cette recette. Cette formation concerne les représentants de l’employeur, les Délégués du Personnel, les membres du CE, les Délégués Syndicaux et les représentants de liste, les membres des bureaux de vote. Ils disposeront par ailleurs d’une documentation établie par le prestataire.
 
Vérification du système de vote

Le jour de l’ouverture du scrutin et à l’heure fixés par le Protocole, il sera procédé par les représentants de l’employeur, les membres du bureau de vote, les délégués syndicaux en présence des représentants de liste à la vérification que l’urne est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet par le prestataire.
A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, il est procédé par les représentants de l’employeur et du prestataire et des délégués représentant les listes de candidats au contrôle du scellement de ce système.

Déroulement des opérations de vote

A l’occasion des opérations de vote, l’assistance technique liée aux opérations de vote est intégralement assurée par le prestataire, selon les modalités définies au cahier des charges.

L’assistance technique liée aux éventuels dysfonctionnements du réseau ou des postes de travail qui empêcheraient l’accès au site d’élection reste de la responsabilité de l’Entreprise. Elle est prise en charge par le service Desk de la Direction des systèmes informatiques.


Modalités d’accès au serveur de vote

Envoi des identifiants
Les signataires conviennent que, conformément au cahier des charges figurant en annexe, le prestataire adressera à chaque électeur au plus tard à la date fixée par le Protocole (environ J – 8), à son domicile, par courrier, la note explicative, un code d’identification personnel généré de façon aléatoire par le prestataire, ainsi qu’un mot de passe conformément aux articles R. 2314-7du Code du travail. 

Ce code d’identification personnel ainsi que le mot de passe (ci-après dénommés « identifiants ») seront également valables en cas de second tour. A cette fin, le courrier d’envoi devra expressément l’indiquer à l’électeur et attirer son attention sur la nécessité de conserver son code et son mot de passe jusqu’à la proclamation définitive des résultats.

Pour l’impression de ce courrier, le prestataire doit mettre en place un processus sécurisé.

Pour l’envoi de ce courrier et afin d’assurer l’effectivité du vote par tout électeur, le prestataire doit garantir que les courriers arrivent dans les mêmes délais, quel que soit le lieu de domiciliation de l’électeur. Pour les électeurs domiciliés dans les Départements d’Outre-Mer (DOM), ou les électeurs résidant à l’étranger les identifiants seront envoyés exclusivement sur leur messagerie électronique professionnelle. 


Génération de nouveaux identifiants
Pour les électeurs  n’ayant pas reçu ou ayant égaré leur code d’accès au site de vote, le prestataire crée un site Internet dédié et sécurisé, sur lequel les électeurs accèdent directement, s’identifient (nom et prénom, date de naissance, code postal d’habitation) + identifiant complémentaire (code secret) et reçoivent en retour instantané de nouveaux identifiants sur leur messagerie personnelle.
Les nouveaux identifiants annulent ceux générés à l’origine.

Lorsque de nouveaux identifiants ont été communiqués une fois, aucune nouvelle communication n’est possible.
En cas de génération de nouveaux identifiants, afin d’informer l’électeur de cette demande de renvoi un courriel lui sera adressé, sur sa messagerie professionnelle.


 Garanties de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par les articles L. 2314-26 du Code du travail, les signataires rappellent que le prestataire devra, conformément au cahier des charges figurant en annexe, garantir que le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’identification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Conformément à l’article R. 2314-16  du Code du Travail, les membres des bureaux de vote peuvent consulter sur un site sécurisé, grâce à une clé d’accès personnelle fournie par le prestataire, la liste d’émargement, mise à jour en continu et en format Excel. Cette liste sera consultable trois fois par jour pour information, par les Délégués syndicaux et par les représentants de liste.
Les membres des bureaux de vote et les délégués syndicaux et les représentants de liste peuvent consulter sur un site sécurisé le taux de participation mis à jour en continu sur leur périmètre.

Les représentants de l’UES peuvent consulter sur un site sécurisé, grâce à une clé d’accès personnelle fournie par le prestataire le taux de participation mis à jour. 

Les signataires conviennent, par ailleurs, que le système du prestataire devra permettre :

de conserver sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde, 

de procéder, à nouveau et en tant que de besoin, au décompte des votes.

A l’expiration du délai de recours ou à l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, il sera demandé au prestataire de procéder à la destruction des fichiers supports. 

Dépouillement - Procès-verbaux - Résultats

A l’heure de clôture du scrutin, le site de vote ne sera plus accessible aux électeurs. Les opérations de dépouillement seront effectuées dans les bureaux de vote, sous l’autorité du président du bureau, avec la présence obligatoire des assesseurs. 

Compte tenu du dispositif retenu, le mode électronique permettra d’obtenir les résultats de manière quasi-instantanée. Le président et les assesseurs introduiront respectivement leurs codes sécurisés délivrés par le système selon une procédure assimilable aux urnes à double cadenas. Le dépouillement s’effectuera dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants. Les attributions des sièges et la désignation des élus seront conformes aux dispositions du Code du travail et tout particulièrement aux règles en vigueur depuis le 1er janvier 2017 relatives à la représentation équilibrée des hommes et des femmes. Les résultats devront faire apparaître le nombre de voix obtenues par candidat, le nombre de voix obtenues pour chaque liste, ainsi que le nombre de sièges par liste.
Ainsi chaque bureau de vote  vérifiera les éléments figurant sur les formulaires électroniques issus du système de vote reprenant strictement les mêmes éléments que les modèles CERFA en vigueur. 

Le président du bureau de vote signera le procès-verbal ainsi que tous les autres membres du bureau de vote.
Par ailleurs tous les membres du bureau de vote devront signer la liste d’émargement éditée par le système de vote.

En cas d’égalité des voix, le siège reviendra au candidat le plus âgé. Si cette éventualité se produit, il conviendra de traiter ce cas de manière manuelle.

Après la clôture du vote, les résultats seront transmis aux membres du bureau de vote, délégués syndicats et représentants de liste, par collèges et par directions, dès lors que le seuil de 25 personnes par collèges et par directions est atteint, selon la répartition suivante :
xx
xx
xx
xx

Dispositions finales

Champ d’application
Le présent accord est applicable à l’ensemble des établissements de l’UES pour les élections du CSE de l’UES.

Durée de l’accord
Il est conclu pour une durée déterminée liée à l’élection des 
membres du CSE de l’UES en 2019 et cessera donc immédiatement de produire tout effet dès l’élection desdits représentants réalisée et définitive, (c’est-à-dire après épuisement, le cas échéant, des délais et voies de recours).

Il entrera en vigueur le lendemain du jour de son dépôt.

Révision
L’accord pourra être révisé, à la demande de l’Entreprise ou d’une ou plusieurs organisations syndicales représentatives signataires, dans les conditions prévues  par le Code du travail.

Dépôt et publicité
Conformément à l’article L2231-5 du Code du travail, le présent accord sera notifié par la partie la plus diligente à l’ensemble des organisations syndicales représentatives à l’issue de la procédure de signature. Le présent accord est fait en nombre suffisant pour remise à chacune des parties. 

Le présent accord est déposé par la direction auprès de la DIRECCTE des Hauts de Seine (Nanterre) et au conseil de prud’hommes de Nanterre dans les conditions prévues à l’article D2231-2 du code du travail. 




Fait à Paris La Défense, le     décembre 2018


Pour les sociétés composant l’UES xx :
xx, 

xx, 

xx, 

Pour la Direction

xx






Pour les organisations syndicales





xx






xx









Xx






























Modèle de lettre donnant les identifiant et mot de passe aux électeurs
(contient les logos et toutes les informations de l’UES)


















































Annexe n°1





CAHIER DES CHARGES



Ce document constitue le cahier des charges
relatif à la mise en œuvre du vote électronique
pour les élections des représentants du personnel
aux élections professionnelles du CSE de l’UES xx



Présentation générale des besoins : vote électronique
Contexte de mise en œuvre du vote électronique
Afin de faciliter l’organisation des élections et de favoriser la participation des salariés, les parties signataires du présent accord conviennent de mettre en place pour les opérations de vote aux élections des représentants du personnel (CSE), le vote électronique par Internet.
Les parties conviennent de confier à une société prestataire, ci après dénommée « le prestataire » l’organisation matérielle et technique du processus de vote électronique. 
Le système de vote électronique proposé devra être conforme en tous points aux principes du droit électoral, au Code du travail, aux dispositifs de l’accord vote électronique et celles du protocole d’accord préélectoral  et les recommandations de la CNIL.  
Nature des prestations attendues.
Le prestataire aura en charge : 
la gestion de la préparation des élections en vote électronique, sous le contrôle de la Direction des Ressources Humaines ;
la mise en œuvre du système de vote électronique ;
la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’affectation des sièges.

Fonctionnalités attendues du système de vote électronique.
Fonctionnalités générales.
Système de vote électronique distant.
Le système de vote électronique ne sera pas hébergé par  xx mais chez un prestataire externe.
Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections, via le web du réseau Internet.
Période des élections.
La durée du scrutin sera déterminée dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées ; durant cette période les électeurs pourront accéder à l’application de vote 24 heures sur 24.
Nature des élections.
Les élections à organiser sont des élections professionnelles (CSE.
Sécurisation du système proposé.
Le système de vote électronique proposé par le prestataire devra répondre aux exigences minimales suivantes (décret du 25 avril 2007):
Le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés (« fichiers électeurs » et « urne électronique »)
Expertise. 
Par ailleurs, le prestataire fournira à xx les conclusions du rapport d’expertise de son système de vote électronique.
Le prestataire attestera avoir soumis son système de vote électronique à une expertise indépendante et transmis le rapport de l’expert à la Commission Nationale Informatique et Libertés conformément aux dispositions du Code du travail et à la délibération CNIL du 21 octobre 2010. 
Le Prestataire fournira également la preuve de ce que l’expertise considérée concerne bien la version du logiciel qui sera effectivement utilisée pour les élections professionnelles du Comité Social économique de l’UES xx de 2019 et que l’expertise a porté sur l’intégralité du code source. 
Pouvoir répondre à une expertise judiciaire
En cas de recours contentieux, le prestataire doit être capable de répondre à toute demande d’expertise judiciaire à la demande du juge électoral et d’apporter toute preuve du respect des principes électoraux. Le prestataire doit s’engager à prendre toutes les mesures nécessaires afin de conserver : 
Une copie scellée de la version du Logiciel ayant fait l’objet de la recette 
Le compte rendu validé de la recette 
Ainsi que de justifier de leur caractère original. 

Scénario de vote
Étapes
Le scénario de vote électronique comportera les étapes suivantes :
une étape d’identification de l’électeur ; celui-ci devra saisir un code identifiant, et recopier un code de sécurité qui apparait (image Captcha) et son code secret qui seront contrôlés avant  d’accéder au vote
une étape de présentation des listes de candidatures en présence.
le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposées, ou bien le choix de voter « blanc »
la possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie
la présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés
la confirmation par l’électeur du choix effectué
la confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote
la possibilité pour l’électeur d’imprimer un « accusé de réception » confirmant l’enregistrement de son vote
Émargement électronique, unicité du vote
Par ailleurs, le système de vote électronique enregistrera un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permettra plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote (unicité du vote).
Traitements sous-jacents
Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :
L’unicité et la confidentialité du vote : le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote.
A cette fin, les émargements d’une part et l’urne électronique d’autre part, doivent être enregistrés sur des systèmes dédiés et distincts.
La sincérité et l’intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés
A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote
L’anonymat et le secret du vote.
Procédure d’ouverture de l’élection
L’ouverture de l’élection est réalisée automatiquement par le prestataire avec la validation des membres du bureau de vote désignés au sein de l’UES xx. Ces membres comportent un Président et deux assesseurs.
Étapes
La procédure d’ouverture de l’élection comportera les étapes « en ligne » suivantes :
le contrôle des urnes électroniques qui doivent être vides
le contrôle de la liste des émargements qui doit être vierge
le contrôle du scellement du système de vote électronique
Procédure de fermeture de l’élection
Étapes
La procédure de fermeture de l’élection comportera les étapes « en ligne » suivantes, en présence du Prestataire dans les locaux de Paris :
le contrôle du scellement du système de vote électronique
Dès la fin du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs seront figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.
La solution de vote doit assurer une fonction d’horodatage permettant de garantir la date et l’heure précises notamment lors du vote de chaque électeur. L’horodatage correspond à l’heure de validation du vote. 
Dépouillement des urnes électroniques et déchiffrement des bulletins de vote
Étapes
La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes « en ligne » suivantes :
L’édition de la liste des émargements Internet,
Le déchiffrement des suffrages Internet,
l’édition des résultats de l’élection ; compteurs de voix par élection, par liste et par candidat, 
la remise par le prestataire d’états de résultats permettant l’affectation des sièges par les membres du bureau de vote ; tous les calculs préalables et l’affectation théorique des sièges correspondant aux règles du code du travail, sont fournis aux membres du bureau de vote pour contrôles, validation et proclamation des résultats.
Le décompte des voix est ensuite reporté sur un formulaire électronique reprenant strictement les mêmes éléments que les modèles CERFA en vigueur.
Scellement du système.
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin 

Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique
Pour garantir la confidentialité, Le Prestataire chiffrera le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucune interruption. Le bulletin ne sera ainsi jamais « déchiffré » sur le serveur applicatif. 

Deux niveaux de chiffrement seront mis en place :

Le chiffrement sur le poste de travail sera assuré afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement.

La totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se feront selon le protocole HTTPS.

Ainsi, le chiffrement du bulletin commencera dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il sera impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement. 

Cette architecture permettra de répondre ainsi parfaitement aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption décrite dans sa dernière recommandation n° 2010-371 du 21 octobre 2010. 
Liste des émargements
L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Dès la clôture du scrutin, les listes d’émargement seront accessibles par les membres des bureaux de vote. Elles seront éditées et signées par les membres du bureau de vote.

Pendant la période du scrutin les listes d'émargement seront accessibles aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle du déroulement du scrutin. Les délégués syndicaux et les représentants de liste pourront consulter les listes d’émargement trois fois par jour pour information. Les membres du bureau de vote, délégués syndicaux et les représentants de liste auront accès au taux de participation  pendant le déroulement du scrutin.
Assistance technique
Le prestataire assurera la formation des représentants de l’employeur, des délégués du personnel, des membres du CE, des délégués syndicaux, des représentants de liste et des membres du bureaux de vote. Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.
Par ailleurs, un service d’assistance téléphonique sera mis en œuvre dans le but de renseigner les électeurs.
Dispositifs de secours
Le système de vote électronique sera dupliqué sur 2 plates-formes distinctes. En cas de panne d’un des systèmes, un dispositif de secours prendra le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
2.11 – Conservation des fichiers supports
Conservation des données
Le prestataire conservera, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.
A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

Autres prestations à fournir
Préparation de l’élection
Constitution du « fichier électeurs »
Les listes électorales sont constituées par l’UES xx. Elles comportent les informations nominatives des électeurs ayant la possibilité de participer à l’élection. Elles sont établies par établissement et par collège.
Les listes électorales seront fournies au prestataire sur un support numérique afin de permettre la constitution du « fichier électeurs ». Éventuellement, les listes électorales seront consolidées au sein d’un « fichier électeurs » et seront ensuite fournies au prestataire.
Ainsi, le « fichier électeurs » contiendra notamment, pour chaque électeur :

La civilité de l’électeur,
Les nom et prénom de l’électeur,
La date de naissance de l’électeur,
Le site de rattachement de vote de l’électeur (établissement),
Le collège de l’électeur
Les coordonnées de l’électeur (adresse du domicile)
La clef du numéro de Sécurité Sociale (2 chiffres)
L’adresse Email professionnelle de l’électeur
Objet du « fichier électeurs »
Le « fichier électeurs » sera transmis au prestataire aux seules fins suivantes :
permettre l’attribution de codes d’accès au système de vote électronique pour chaque électeur autorisé,
contrôler les accès au système de vote électronique,
enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l’unicité du vote pour chaque électeur,
éditer les listes d’émargement.
Transmission du « fichier électeurs »
Le prestataire devra être en mesure de proposer un processus d’échanges sécurisé des informations et des données concernant le fichier électeurs.
Le prestataire proposera, par exemple, un accès FTP sécurisé (File Transfer Protocol : protocole de communication dédié aux échanges informatiques de fichiers sur Internet) sur son infrastructure informatique, afin de permettre les échanges sécurisés de fichiers entre l’UES xx et lui-même.
Confidentialité du « fichier électeurs »
Le prestataire s’engagera à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le « fichier électeurs » pour les besoins de gestion du vote électronique. Il mettra en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations de ce fichier sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote électronique.
Fourniture des codes d’accès au système de vote électronique
A partir des informations du « fichier électeurs », le prestataire assurera la création et la fourniture des codes d’accès au vote électronique à chaque électeur, selon les prescriptions indiquées dans le chapitre suivant de ce document.
Le prestataire proposera des procédures de génération et de transmission des codes d’accès aux électeurs permettant de conserver le caractère confidentiel du code secret durant toutes les étapes.
Composition des codes d’accès au système de vote électronique
Chaque électeur recevra un couple de codes composé ainsi :
un code d ‘identification personnel qui permettra, outre le contrôle d’accès, la tenue des listes d’émargements électroniques garantes de l’unicité des votes
un mot de passe qu’il sera seul à connaître
Afin de permettre un contrôle et une sécurité supplémentaire, le système demandera aussi à l’électeur sa date de naissance avant de permettre l’accès au vote.
Adressage des moyens d’authentification.
Le prestataire prendra en charge la transmission aux électeurs des codes d’accès au vote électronique, par courrier postal adressé à leur domicile.
En cas de non réception ou de perte des codes par le salarié, le prestataire invalidera ceux-ci  et en communiquera de nouveaux  par l’intermédiaire de la plateforme.
Le système proposé par le prestataire devra assurer la confidentialité des données transmises aux électeurs et la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification.
Transmission du « fichier candidats »
Les listes de candidats seront transmises par la Direction des Ressources Humaines au prestataire en vue de paramétrer le système de vote électronique et de présenter celles-ci aux électeurs au moment du vote.
Les listes de candidats peuvent être constituées par les organisations syndicales au sein de l’UES xx ou par des candidats non affiliés conformément aux règles applicables, rappelées dans le protocole préélectoral.
Les listes de candidats mentionnent notamment :
L’élection concernée (titulaires ou suppléants et collège concerné),
L’appartenance syndicale le cas échéant,
Les nom et prénom de chaque candidat,
L’ordre de présentation des candidats dans les listes.
Mise à jour des listes de candidats dans le système de vote électronique
Le prestataire proposera un format de fichier numérique spécifique pour la constitution des listes de candidats, afin de faciliter les mises à jour du système de vote électronique.
De même, le prestataire pourra éventuellement proposer à la Direction des Ressources Humaines un système de mise à jour « en ligne » via le web pour la saisie et les modifications de listes de candidats jusqu’à la fin de la période de recette du système.
Contrôles de conformité des listes de candidats
Le prestataire proposera une procédure de test du vote électronique permettant aux représentants de l’employeur, aux membres du bureau de vote, aux délégués syndicaux et en présence des représentants de liste du personnel de vérifier l’exactitude des listes de candidats soumises au choix des électeurs.
Cette procédure de test devra être réalisée avant l’ouverture de l’élection dans une période de temps suffisamment longue pour permettre à la fois une revue d’ensemble de toutes les listes et les modifications éventuelles.

Phase de test et de recette du système de vote électronique
Objectifs

Une fois le paramétrage réalisé, le prestataire organisera un vote test en présence des représentants des bureaux de vote, des délégués syndicaux et des délégués de liste.

Le test sera effectué dans les conditions du réel. La procédure de vote sera entièrement déroulée jusqu’au calcul des résultats. Elle passera en revue tous les cas de figure pouvant être rencontrés.

L’objectif sera de permette d’appréhender le fonctionnement global de la solution.

A l’issue du test, le prestataire génèrera 3 clés de déchiffrement qui sont remises au Président(e) et aux deux assesseurs du bureau de vote. 

Durant la période de vote tous les suffrages exprimés par les salariés seront cryptés dès leur expression et resteront cryptés sans interruption jusqu’au dépouillement. Ce mécanisme garantira l’impossibilité de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des détenteurs des clés de déchiffrement le jour du dépouillement.
Étapes de recette
Les étapes de contrôle seront les suivantes :
Le bon fonctionnement du processus de connexion 
La présence et l’exactitude des listes de candidatures et de candidats associés
La présence et l’exactitude des professions de foi et des logos
La réalisation de plusieurs votes
Le déroulement du dépouillement des urnes électroniques et édition des résultats,
Les contrôles de la conformité des résultats obtenus : édition des procès verbaux, modèle cerfa pré-rempli
La validation du dispositif de vote,
Le scellement de l’application de vote électronique.
Le prestataire s’engage à rectifier toute erreur constatée pendant cette recette. Si à l’issue de la recette des corrections devaient être apportées, il sera procédé à une nouvelle recette au périmètre concerné dans les 48h et sur les seuls points corrigés. 
Prestation de conseil et d’assistance de la DRH
Le prestataire devra être en mesure de conseiller la Direction des Ressources Humaines dans la mise en œuvre du système de vote électronique et d’assister celle-ci notamment pour les tâches suivantes :
la rédaction de l’accord d’entreprise intégrant les modalités du vote électronique
la rédaction du protocole préélectoral intégrant les modalités du vote électronique
la rédaction des documents de présentation du système de vote électronique aux représentants du personnel et aux électeurs
la présentation du système aux partenaires sociaux
la remise des résultats.
Listes d’émargement
Les listes d’émargements définitives seront remises à la Direction des Ressources Humaines sur support numérique à l’issue de l’élection.
Résultats bruts
Les résultats bruts comporteront les compteurs de voix, par collège, par liste, par candidat. Ils seront consultables « en ligne » dès la fermeture de l’élection et le dépouillement des urnes électroniques.

Les résultats seront transmis par collèges et par directions, dès lors que le seuil de 25 personnes par catégorie et par directions est atteint, selon la répartition suivante :
Direction Générale
Direction France
Direction Industrie
Direction Exploitation et Maintenance
Résultats élaborés
Les résultats élaborés indiquent l’attribution des sièges aux candidats et le détail des calculs afférents.
Le prestataire proposera ces éléments afin de permettre aux membres du bureau de vote de proclamer les résultats de l’élection.

Le prestataire mettra à la disposition du bureau de vote et de la Direction des Ressources Humaines les procès-verbaux modèle CERFA pré-remplis au format pdf. 

Gestion informatique et technique du système de vote électronique
Disponibilité du système de vote électronique
Le prestataire assurera la mise en ligne du système de vote électronique durant la période correspondant à la préparation et à l’ouverture du vote.
La période d’élection aura une durée fixée par le protocole d’accord préélectoral. 
Durant cette période,  le système sera disponible 24h/24.
Le prestataire mettra en œuvre les moyens d’assurer un service continu sans rupture.
Accusé de réception du vote
L’électeur dispose de la possibilité d’imprimer un accusé de réception du vote attestant de la prise en compte de son suffrage par le système de vote.
Cette possibilité lui est offerte à l’issue du vote mais aussi ultérieurement, en se reconnectant à l’application.
Il mentionne la date et l’heure d’émission de chaque suffrage.
Cet « accusé de réception » comporte aussi une marque d’authentification interdisant une édition frauduleuse.


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