Protocole d’accord préélectoral
Elections des représentants du personnel au Conseil d’Administration Elections professionnelles 2022

Entre les soussignées :
La Caisse d’Allocations Familiales de la Charente-Maritime représentée par : 
xx, Directrice, dûment mandatée à cet effet
d’une part,

et

Les représentants mandatés par les organisations syndicales : 
Pour la CFDT : xx
Pour la CGT : xx
Pour la CFE-CGC :
Pour la CFTC : 
Pour la CGT-FO : 

D’autre part,
il a été conclu le présent accord :

Préambule


Conformément aux dispositions du code de la sécurité sociale (articles L.212-2 et suivants) prévoient la présence, à titre consultatif, au sein des Conseils d’administration des organismes locaux du régime général ainsi que de la CNAF, de la CNAV et de l’ACOSS, de trois représentants du personnel qui sont élus dans des conditions fixées aux articles D. 231-5 à D. 231-23 du même code.

Les représentants du personnel sont élus pour la durée du mandat des conseils d’administration, conformément à l’article D. 231-22 du code de la Sécurité sociale.

Le mandat des actuels représentants du personnel au Conseil d’administration de la Caf de Charente-Maritime prenant fin le 31 mai 2022, des élections doivent intervenir pour procéder à la désignation de nouveaux représentants du personnel dans le nouveau conseil d’administration installé le 8 février 2022.

Conformément à l’article D 231-6-1 du code de la sécurité sociale, l’élection a lieu à la date fixée par le Directeur de l’organisme.

Un protocole d’accord local relatif au vote électronique pour l’élection des représentants du personnel au Conseil d’Administration a été signé le 1er février 2022.Le système de vote électronique retenu PARAGON Transaction SA, dont le siège social est 39 rue des Rivières Saint-Agnant, 58200 COSNE-SUR-LOIRE, ci-après dénommé le « Prestataire ». 

L’expertise de ce prestataire a été reconnue au terme d’un accord cadre national, conclu par l’Ucanss et visant à mettre à disposition un marché public mutualisé pour l’ensemble des organismes. Le système de vote électronique retenu est donc conforme aux prescriptions du code du travail relatives aux conditions et aux modalités du vote électronique.

Le protocole préélectoral mentionné à l’article D. 231-17 du code la Sécurité sociale détermine les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales. Il doit respecter les principes généraux du droit électoral.

Le présent protocole d’accord préélectoral fait suite à la réunion de négociation du 11 mars 2022.




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ARTICLE 1 – ORGANISATION DES ELECTIONS 

Les élections des représentants du personnel au Conseil d’administration sont organisées, conformément à la législation en vigueur, par le directeur, en relation avec les organisations syndicales représentatives invitées à négocier le protocole d’accord préélectoral.
Le présent protocole a pour objet de convenir des règles à appliquer à ces élections qui seront organisées par voie électronique.


ARTICLE 2 – DATE DES ELECTIONS ET DATES ET HORAIRES DES VOTES PAR INTERNET

La date du scrutin, du premier et unique tour des élections des représentants du personnel au Conseil d’administration, est fixée :
Mardi 10 mai 2022

Les plages horaires de vote par internet pour l’élection sont pour l’ensemble des électeurs de l’organisme, les suivantes :

du jeudi 5 mai 2022 à 10h00 au mardi 10 mai à 14h00


ARTICLE 3 – ELECTORAT ET ELIGIBILITE


En vertu des articles D 231-7 et D 231-8 du code de la sécurité sociale, les conditions générales suivantes s’appliquent.

Article 3.1. – Electorat

Sont électeurs les salariés travaillant depuis au moins trois mois dans un organisme du régime général de sécurité sociale au jour du scrutin, âgés à cette même date de seize ans accomplis, et n'ayant fait l'objet d'aucune interdiction, déchéance ou incapacité relative à leurs droits civiques.
Ces conditions s’apprécient à la date du scrutin.

Article 3.2. – Corps électoral

Tous les agents de la caisse, y compris les agents de direction dont les directeurs et les directeurs comptables et financiers, comptent dans l’effectif à considérer pour l’élection des représentants du personnel, qu’il s’agisse de personnel à temps complet ou à temps partiel, titulaire ou temporaires.
Les agents dont le contrat de travail a été suspendu comptent également parmi l’effectif des électeurs.

Article 3.3. – Eligibilité

Sont éligibles les électeurs âgés de 18 ans accomplis au jour du scrutin et ayant travaillé sans interruption depuis six mois au moins dans un organisme de sécurité sociale.

Un salarié n’est éligible que dans le collège auquel il appartient.

Ne peuvent être candidats les directeurs, agents de direction, et directeurs comptables et financiers.


ARTICLE 4 – COLLEGES ELECTORAUX

Trois représentants du personnel sont élus dans le Conseil d’administration. Parmi ces trois représentants du personnel :
deux sont élus par les employés, 
un est élu par les cadres.


Sont constitués deux collèges électoraux :
Un collège « Employés »
Un collège « Cadres »

Le collège « employés » est constitué des salariés qui n’ont pas le statut de cadre.

Les salariés ayant le statut de cadre sont :

Les salariés recrutés avec ce statut ;
Les salariés avec maintien du statut antérieur de cadre ;
Les salariés, indépendamment de ces deux catégories, dont le niveau est égal ou supérieur à 6.


ARTICLE 5 – ETABLISSEMENT ET AFFICHAGE DES LISTES ELECTORALES

Il appartient au directeur de l'organisme d’établir les listes électorales. Une liste est établie par collège (art. D. 231-9 et D. 231-10 du code de la Sécurité sociale).

Les mentions qui doivent figurer à la suite des noms inscrits sur la liste électorale doivent permettre l’identification des inscrits, la vérification des conditions d’électorat. Ainsi, les listes électorales doivent mentionner le nom, le prénom, la date de naissance, le lieu de naissance et la date d’entrée dans l’Institution.

Les listes électorales sont affichées au plus tard un mois avant le scrutin (art. D. 231-9 du code de la sécurité sociale). 

La date prévue pour l’affichage des listes électorales est le Vendredi 8 avril 2022.

Dans les trois jours ouvrés qui suivent l’affichage des listes, tout électeur peut réclamer l’inscription ou la radiation d’un électeur omis ou indûment inscrit (art. D. 231-10 du code de la Sécurité sociale).

D’autres modifications peuvent, en outre, intervenir jusqu’au jour du scrutin pour permettre l’inscription d’un agent ayant plus de trois mois d’ancienneté dans l’organisme et ayant pris ses fonctions dans l’organisme entre l’affichage des listes électorales et le jour du scrutin.


ARTICLE 6 – MODALITES DES LISTES DE CANDIDATS

Article 6.1. – Présentation des candidats

Les candidats aux fonctions de représentants du personnel au Conseil d’administration sont présentés par les organisations syndicales déclarées représentatives des salariés au niveau de l’organisme, à l’issue des élections aux Instances Représentatives du Personnel, au sens de l’article L 2121-1 du code du travail.

Il ne revient ni à la direction de l’organisme ni à l’autorité de tutelle d’apprécier a priori la représentativité d’un syndicat. Celle-ci ne peut être contestée, par l’employeur, les électeurs et les organisations syndicales, que devant le juge d’instance.

Les listes présentées par les organisations syndicales peuvent éventuellement être des listes communes à plusieurs syndicats. Elles sont établies par collège électoral.

Trois sièges de représentants du personnel sont à pourvoir dont deux sièges au titre du collège des employés et un au titre du collège cadres. Ces sièges devant être occupés par les candidats élus, le ou les candidats venant immédiatement après le dernier candidat élu de la liste est/sont appelé(s) à assurer les fonctions de suppléant. Ces listes comprennent chacune, en principe, deux noms au moins et six noms au plus pour le collège des employés et un nom au moins et trois noms au plus pour le collège cadres.

Les listes incomplètes sont valides.



Article 6.2. – Dépôt des listes

Les candidatures sont déposées par le mandataire de la liste auprès de la direction, quinze jours au moins avant la date des élections (art. D. 231-12 du code de la sécurité sociale). La date prévue de dépôt des candidatures est le mercredi 13 avril 2022 avant 12h. Elles doivent être déposées auprès du secrétariat de direction contre récépissé. 

Les listes de candidats sont affichées par la direction le mercredi 13 avril 2022 après-midi. 

Article 6.3. – La déclaration de candidature

La déclaration de candidature est faite collectivement pour chaque liste par le candidat tête de liste ou par un mandataire muni d’une procuration écrite et signée de chaque candidat figurant sur la liste.

Cette déclaration doit préciser :
le collège électoral ;
le titre de la liste ;
l’ordre de présentation des candidats figurant sur la liste.

A cette déclaration de candidature collective sont jointes les déclarations de candidature individuelles de chacun des candidats de la liste. Chaque déclaration individuelle est signée par le candidat. 


ARTICLE 7 – PROFESSIONS DE FOI

Les organisations syndicales assureront leur propagande électorale dans le cadre des dispositions légales.

Les organisations syndicales pourront remettre au secrétariat de direction, leurs professions de foi au format PDF, format A4 (maximum deux pages, c’est-à-dire un recto-verso), mercredi 13 avril 2022 avant 12h pour qu'elles soient mises en ligne sur le site de vote par Internet. Elles seront également déposées sous l’intranet de l’organisme.


ARTICLE 8 –VOTE ELECTRONIQUE

Afin d’assurer une plus grande facilité et homogénéité dans l’organisation du vote, les électeurs voteront de manière électronique, et ce conformément aux dispositions légales en vigueur relatives aux modalités de mise en œuvre.

Comme indiqué en préambule, le système de vote électronique retenu PARAGON Transaction SA, dont le siège social est 39 rue des Rivières Saint-Agnant, 58200 COSNE-SUR-LOIRE, ci-après dénommé le « Prestataire ». 

Aucun bureau de vote « physique » ne sera organisé.

Les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d’assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes, conformément aux principes généraux du droit électoral.

Pour plus d’informations sur le fonctionnement de la description du vote électronique, il est également joint au présent protocole d’accord la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique.

Le cahier des charges sera tenu à la disposition des agents sous Cafcom ainsi que la délibération de la Cnil n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet.




ARTICLE 9 – MODALITES PRATIQUES DU VOTE ELECTRONIQUE

Article 9.1. – Accès à la plateforme de vote

Les électeurs pourront accéder à la plateforme de vote, de l'ouverture du scrutin le du jeudi 5 mai 2022 à 10h00 au mardi 10 mai 2022 à 14h00, depuis leur poste de travail ou depuis n'importe quel ordinateur ou smartphone ou tablette, disposant d'une connexion Internet. 

Le temps passé à voter durant les heures de travail est compté dans le temps de travail, sous réserve du respect par l’électeur du temps strictement nécessaire pour effectuer les opérations de vote. 

Article 9.2. – Langue et affichage initial des listes

Les indications et informations présentées sur le site de vote sont disponibles en français.

Une fois connecté sur l'application, l'électeur se verra présenter la liste du scrutin pour lequel il est appelé à voter.

Article 9.3. – Matériel de vote - Codes de vote confidentiels

Afin de pouvoir se connecter à la plateforme de vote, chaque électeur recevra à son adresse personnelle, un courrier par affranchissement prioritaire, son identifiant, qui lui permettra de récupérer son mot de passe à la première connexion au site de vote.

Son mot de passe lui sera ainsi envoyé à l’adresse mail que l’électeur aura renseigné lui-même. 
 
L’identifiant sera également envoyé sur la boite mail professionnelle de chaque électeur. 

Les codes d’accès, qui se composent d’un identifiant et d’un mot de passe, sont générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils soient communiqués à l’entreprise.

L’envoi de ce matériel de vote sera réalisé une semaine avant l’ouverture du scrutin.

L’envoi postal comprendra également une notice explicative détaillant les opérations de vote et le fonctionnement général du système de vote électronique.

Un code secret nécessaire à la connexion sera non imprimé et correspondra au numéro matricule de l’agent (numéro agent). 

Article 9.4. – Protocole de restitution des codes confidentiels en cas de perte ou de non-réception 

En cas de perte ou de non-réception du matériel de vote, l’électeur pourra s’adresser à la hotline du prestataire ou se déclarer en ligne.

L’électeur aura la possibilité de récupérer de nouveaux codes personnels en saisissant son nom, prénom, date de naissance et numéro d’agent sur le site du prestataire.

Le prestataire lui adressera ses codes, par deux mails distincts, soit à son adresse mail professionnelle, soit à une adresse mail personnelle, qui sera communiquée par l’électeur.

Article 9.5. – Modalités de vote

Le prestataire assure la réalisation des pages Web et, notamment, la présentation à l’écran des bulletins de vote après avoir procédé à l’intégration dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos, des professions de foi, conformes à ceux présentés et transmis par leurs auteurs.

Les listes sont présentées à l’écran par ordre alphabétique.

Par ailleurs, afin de garantir l’égalité de traitement entre les listes de candidats le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes.
Article 9.6. – Déroulement du vote

La connexion au site de vote a lieu par le navigateur internet à l’aide de l’adresse qui sera diffusée par une communication dans notre intranet auprès des agents.

Après avoir saisi cette URL dans la barre d’adresse dans le navigateur internet, l’électeur devra saisir son identifiant et son mot de passe ainsi que son code secret (numéro agent).

Une fois connecté, l’électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège.

Le choix de l’électeur lui sera par la suite rappelé et reste modifiable.

À tout moment, l’électeur peut interrompre le processus de vote et le reprendre.

La confirmation du vote par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement dès réception dans l’urne électronique.

Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.

Article 9.7. – Cellule d’assistance aux utilisateurs

La cellule d’assistante technique du prestataire sera chargée de veiller, tout au long du déroulement du processus de vote électronique, au bon fonctionnement, à la supervision technique de ce système de vote.

Durant la période de scrutin, la cellule d’assistance pourra être contactée par les électeurs  ou par téléphone (numéros communiqués lors de l’envoi des codes d’accès, 24/7). Ces coordonnées seront rappelées dans la communication diffusée dans l’intranet et accessible à l’ensemble du personnel.

Les électeurs peuvent également s’adresser, pour toute question, aux Ressources Humaines.

Article 9.8. – Bureau de vote et commission de surveillance

Pour l’élection par vote électronique, le bureau de vote est constitué d’un président et de deux assesseurs parmi les électeurs, à l’exclusion des candidats, désignés d’un commun accord entre les organisations syndicales représentatives dans l’organisme ayant déposé des listes de candidats.

La composition des membres du bureau de vote sera adressée à la direction, par les organisations syndicales, au plus tard le mercredi 13 avril 2022 à midi. 

Le bureau de vote s'assure de la régularité et du secret du vote et proclame les résultats. 

Les membres du bureau de vote détiendront les clés électroniques des urnes électroniques garantissant l’intégrité et la sécurité du système. Ces clés seront créées en amont du scrutin par les membres du bureau de vote (président et assesseurs), au plus tard lors de la phase de scellement du système de vote. Ces clés sont au nombre de trois dont deux d’entre elles seront indispensables pour déverrouiller le système et procéder au dépouillement.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote seul aura compétence, après avis du représentant du prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider de la suspension des opérations de vote.

La commission de surveillance est composée des membres du bureau de vote, d’un représentant de chaque organisation syndicale (membre du personnel), et d’un représentant de la direction.

Elle participe au contrôle et à la validation du système de vote électronique lors d’une phase de vote à blanc (phase de recette) ainsi qu’à la phase de scellement du système de vote. 

Elle sera alertée par la Cellule d’assistance technique de tout incident et prendront toute décision utile.

Elle participe également aux opérations de dépouillement à la date et l’heure prévue pour celui-ci. Les membres de la commission de surveillance peuvent aider aux opérations de dépouillement.

Les membres de la commission de surveillance peuvent avoir accès aux taux de participation et à leur évolution tout au long du scrutin.

Article 9.9. – Formation 

Le prestataire formera l’équipe RH dédiée à l’organisation des élections, les représentants du personnel et les membres du bureau de vote avant l’ouverture sur le système de vote électronique retenu le mardi 3 mai 2022 de 10h à 11h. 

Article 9.10. – Scellement du système

Le scellement des urnes électroniques a pour effet :

De figer les données de l’élection (fichier électeurs, fichier de candidats, profession de foi, paramétrage global de l’élection),
De remettre les compteurs des urnes à zéro et ainsi s’assurer que les urnes sont vides,
De créer la clé globale de chiffrement de l’élection et donc des bulletins de vote.

Le scellement des urnes électroniques se fera avec les membres du bureau de vote et de l’équipe RH dédiée à l’organisation des élections. 

Les organisations syndicales sont invitées à assister à ces opérations de contrôle et de scellement.


ARTICLE 10 – OPERATIONS DE VOTE

Article 10.1. – Information des électeurs

Les électeurs seront informés par voie d'affichage et par voie dématérialisée de la date des élections au plus tard le mardi 5 avril 2022.

Une communication sera diffusée à l’ensemble du personnel dans l’intranet pour préciser les modalités du processus électoral. 

Article 10.2. – Scrutin

Les élections des représentants du personnel sont effectuées en un tour au scrutin de liste avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne sans panachage. Lorsque le nom d’un candidat a été raturé, les ratures ne sont pas prises en compte si leur nombre est inférieur à 10 p. 100 des suffrages valablement exprimés en faveur de la liste sur laquelle figure ce candidat ; dans ce cas, les candidats sont proclamés élus dans l’ordre de présentation.

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique, définies dans le protocole d’accord préélectoral sont contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.
Pendant toute la durée du scrutin et à des fins de contrôle, les membres du bureau de vote peuvent consulter les listes d’émargement.

Article 10.3. – Dépouillement des bulletins de vote

Le dépouillement est effectué par le président et les deux assesseurs du bureau de vote centralisateur, après la fermeture du scrutin, en présence de la commission de surveillance.

La date de dépouillement est fixée le : Le jeudi 10 mai 2022 à 14h00

Après clôture automatique du scrutin par le système de vote électronique, le bureau de vote intègre les clés de sécurité afin de déverrouiller les urnes électroniques et de procéder au dépouillement automatisé. Le bureau de vote imprime les résultats et justificatifs et il proclame les résultats.

Article 10.4. – Désignation des élus

Les étapes de la répartition des sièges sont les suivantes : 
On calcule le quotient électoral qui est égal au nombre total des suffrages valablement exprimés par les électeurs du collège, divisé par le nombre de sièges à pourvoir.
On divise le nombre de voix obtenus par chaque liste par le quotient électoral
On attribue à chaque liste le nombre de sièges obtenus par ce calcul (avec arrondi à l’unité inférieure)
Au cas où il n'a été pourvu à aucun siège ou s'il reste des sièges à pourvoir, les sièges restants sont attribués sur la base de la plus forte moyenne.
A cet effet, le nombre de voix obtenu par chaque liste est divisé par le nombre augmenté d'une unité des sièges attribués à la liste. Les différentes listes sont classées dans l'ordre décroissant des moyennes ainsi obtenues. Le premier siège non pourvu est attribué à la liste ayant la plus forte moyenne.
Il est procédé successivement à la même opération pour chacun des sièges non pourvus.
Dans le cas où deux listes ont la même moyenne et où il ne reste qu'un siège à pourvoir, ledit siège est attribué à la liste qui a le plus grand nombre de voix.
Si deux listes ont recueilli le même nombre de voix, le siège est attribué au plus âgé des deux candidats susceptibles d'être élus.
La désignation des élus est effectuée par le bureau de vote.

Les sièges des représentants du personnel sont occupés par les candidats élus. Le ou les candidats venant immédiatement après le dernier candidat élu de la liste est/sont appelé(s) à assurer les fonctions de suppléant.

Article 10.5. – Proclamation des résultats

Après le dépouillement, interviennent la proclamation des résultats et la rédaction du procès-verbal. 

Les résultats sont proclamés oralement par le président du bureau de vote.

La proclamation des résultats doit indiquer le nombre des inscrits, celui des votants, le nombre des bulletins valables, ainsi que le nombre de sièges revenant à chaque liste. Elle doit aussi indiquer nominativement les élus, avec le nombre de voix obtenues par chacun d’entre eux.

Le président du bureau de vote dresse le procès-verbal et invite chaque membre du bureau à signer ce document. 


ARTICLE 11 – DIFFUSION DES RESULTATS

L’employeur se charge des opérations de publicité du résultat des élections et de l’affichage le lendemain du scrutin, le vendredi 11 mai 2022. 

Il adresse un exemplaire :
à chaque liste de candidats,
au chef d’antenne régionale de la Mission Nationale de contrôle (MNC).


ARTICLE 12 – CONTENTIEUX POST ELECTORAL

Les contestations relatives à l'électorat, à l'éligibilité des candidats et à la régularité des opérations électorales sont portées dans un délai de cinq jours à compter de la proclamation des résultats devant le tribunal judiciaire du siège de l'organisme dans les formes prévues à  du code de la Sécurité sociale.


ARTICLE 13 – ENTREE EN VIGUEUR

Le présent protocole d’accord préélectoral ne fait pas l’objet d’un agrément de la direction de la Sécurité Sociale. Il est d’application immédiate.

La description détaillée du système de vote électronique est portée en annexe du présent protocole d’accord préélectoral.

Le cahier des charges du marché 18AC22 est mis à disposition des salariés sous Cafcom. Ce cahier des charges a été mis en conformité à la suite de la délibération CNIL n°2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via internet.

Fait à La Rochelle, en 7 exemplaires originaux. Le 11 mars 2022