- ACCORD  VOTE  ELECTRONIQUE -
Société V.MANE Fils






Entre

La société V. MANE Fils - représentée par Monsieur ………………………., agissant en qualité de Directeur des Ressources Humaines dûment mandaté à cet effet.

	D’une part,



Et

- L’Organisation Syndicale C.F.D.T. de V. MANE Fils, représentée par Messieurs ……………………., …………………et ………………….agissant respectivement en qualité de Délégués Syndicaux et Délégué Syndical supplémentaire C.F.D.T. de V. MANE Fils.
	
- L’Organisation Syndicale C.F.E.-C.G.C. de V. MANE Fils, représentée par Messieurs ……………….et …………….agissant en qualité de Délégués Syndicaux C.F.E.-C.G.C. de V. MANE Fils.
	
- L’Organisation Syndicale C.G.T.-F.O. de V. MANE Fils, représentée par Messieurs ……………………….et ………………agissant en qualité de Délégués Syndicaux C.G.T.-F.O. de V. MANE Fils.


	D’autre part,



Il a été convenu et arrêté ce qui suit, en vue d’établir un accord collectif sur le vote électronique pour les élections professionnelles des membres du Comité Social et Economique (art L2311-1 et suivants du Code du Travail).










Préambule

Vu  pour  dans l'Économie Numérique dite loi Fontaine (loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 publiée au JO du 22 juin 2004) avec son article 54 qui ouvre la possibilité pour les entreprises de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles, et la loi Travail du 8 août 2016 venue préciser les modalités de mise en place du vote électronique,

Vu l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 dite ordonnance Macron, qui a confirmé la possibilité de recourir au vote électronique,  

Vu les multiples avantages que présente le vote électronique et notamment la rapidité de mise à disposition des résultats du vote, la garantie de confidentialité, la praticité pour les utilisateurs, la fiabilité du dispositif, 

Vu la nécessité de prendre en compte et favoriser le vote des populations spécifiques telles que, notamment, les collaborateurs expatriés, les collaborateurs travaillant en cycle 3x8, les collaborateurs travaillant de nuit, et, le cas échéant, les télétravailleurs.

A la lumière des opérations électorales qui se sont déroulées de manière électronique en 2014,

La Direction et les partenaires sociaux ont convenu par le présent accord, d’avoir exclusivement recours au vote électronique pour les élections du comité social et économique, en application des dispositions des articles L.2314-26 et R.2314-5 du Code du travail et se sont rapprochés dans le but d’en définir les modalités.

ENSEMBLE, ILS ONT ARRETE ET CONVENU CE QUI SUIT

Article I- Objet de l’accord  


L’objet de l’accord, adapté au cadre de l’entreprise, précise le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales (articles R2314-10 et suivants du code du travail).

Les modalités d’organisation des élections et notamment le nombre de collèges par élection, le nombre de sièges à pourvoir, la répartition des sièges, le calendrier électoral feront l’objet d’accords spécifiques concernant le cadrage des opérations électorales, et notamment le protocole préélectoral distinct négocié ultérieurement.


Article II- Recours à un prestataire

La société V MANE Fils entend confier au prestataire qu’elle aura choisi en concertation avec les Organisations Syndicales signataires du présent accord, la conception et la mise en place du système de vote électronique.

A cette fin, la Direction prendra contact avec des « fournisseurs prestataires », spécialisés dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet.

La mission confiée au prestataire devra respecter le cahier des charges établi selon les dispositions réglementaires applicables (R2314-5 du Code du travail et suivants). Il prévoit les mesures mises en place pour garantir : 
- La confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales,
- la sécurité de l’adressage des moyens d'authentification,
- la sécurité de l'émargement,
- la sécurité de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
Celui-ci est annexé au présent accord et en fait partie intégrante. Les salariés pourront le consulter librement sur leur lieu de travail et sur l’Intranet de l’entreprise.

Enfin, il est rappelé que le système de vote électronique qui sera retenu aura fait l’objet d’une expertise indépendante préalablement à sa mise en œuvre diligentée. Le rapport d’experts aura d’ailleurs été mis à la disposition de la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL) (article R2314-9 du Code du travail).
Les organisations syndicales de salariés représentatives concernés ont été informées de l’accomplissement de ces formalités déclaratives auprès de la CNIL dans le respect des dispositions applicables (article R2314-11 du Code du travail).

Article III – Modalités d’Organisation des opérations électorales 


Article III - 1 : Établissement des fichiers

Les données enregistrées sont les suivantes (articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007) :

Pour les listes électorales : nom, prénom, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège ;
Pour le fichier d’émargement : collège, nom et prénom des électeurs ;
Pour les listes des candidats : collège, site, nom, prénom des candidats, titulaire ou suppléant, appartenance syndicale ;
Pour la liste des résultats : nom, prénom des candidats, élu, non élu, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires tel que mentionnés ci-après.

Les destinataires de ces informations sont les suivants :

Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs personnel habilité du service des ressources humaines ;
Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, personnel habilité du service des ressources humaines ;
Pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, personnel habilité du service des ressources humaines ;
Pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, employeur ou personnel habilité du service des ressources humaines.

Article III-2 : Mise en place d’une cellule d’assistance technique

Une cellule d’assistance technique est mise en place et composée de 4 représentants du prestataire sur le site de Notre Dame et La Sarrée,
Cette cellule, en présence des listes de candidats :
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;
Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Plus globalement, cette cellule est chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote.
Pour la population des sites MANE situés en dehors des Alpes Maritimes susmentionnés, les expatriés, les collaborateurs en cycle 3x8 travaillant de nuit  le jour du scrutin, les collaborateurs travaillant de nuit et les collaborateurs des sites de Bar sur Loup absents le jour du vote et qui auraient prévenu .H de leur absence, le prestataire retenu par la société V. MANE Fils mettra en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote comprenant les représentants du prestataire.


Article III - 3  : Modalités des élections

Afin d’assurer le bon déroulement du scrutin, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour, que les élections auront lieu selon les modalités suivantes :

Pour les collaborateurs affectés principalement au site de Notre Dame et au site de , les élections auront lieu durant 1 journée, conformément au calendrier et heure qui seront définis dans le protocole d’accord préélectoral. Les électeurs auront la possibilité de voter, sur le site de rattachement, pendant leur temps de travail, depuis les postes informatiques mis à disposition dans une salle dédiée à cet effet.
Ce dispositif sera mis en œuvre avec  des Ressources Humaines sachant que l’emplacement permettra l’isolement nécessaire pour assurer la confidentialité du vote à partir de celui-ci. Une information sur la localisation de la salle sera effectuée par  des Ressources Humaines (désignée sous D.R.H).


Pour la population des sites MANE situés en dehors des Alpes Maritimes définis en annexe, les expatriés, les collaborateurs en cycle 3x8  travaillant de nuit le jour du scrutin, les collaborateurs travaillant de nuit et les collaborateurs des sites du Bar sur Loup absents le jour du vote et qui auraient prévenu .H de leur absence, les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment durant 3 jours qui seront définis dans le protocole préélectoral, de n’importe quel terminal Internet en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections. Il est précisé que l’un de ces 3 jours (le dernier) sera commun avec le jour du scrutin visé au paragraphe 1 du présent article. Un poste informatique ou une tablette sera mis à disposition dans une salle dédiée à cet effet. Ce dispositif sera mis en œuvre avec  des Ressources Humaines sachant que l’emplacement permettra l’isolement nécessaire pour assurer la confidentialité du vote à partir de celui-ci. Une information sur la localisation de la salle sera effectuée par  des Ressources Humaines (désignée sous D.R.H).

Les salariés seront informés par message intranet et/ou affichage de l’ouverture et de la fermeture des bureaux de vote. Par ailleurs, pendant la période de vote, un ou plusieurs mails pourraient être adressés à l’ensemble des électeurs  afin de leur rappeler le déroulement du scrutin.

Article III - 4 : Bulletins de vote 
Le « prestataire fournisseur » assure la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote. 
Le « prestataire fournisseur » reproduit sur le serveur les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises par leurs auteurs et transférées par .H avec le cas échéant les logos et professions de foi des listes correspondantes. 
Les listes seront présentées sur une seule et même page dans l’ordre d’arrivée à .H/ ou ordre alphabétique ou tirage au sort.
Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le « prestataire fournisseur » veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés. 

Article IV – Déroulement des opérations de vote

Article IV-1 : Aide et assistance

A titre liminaire, il est indiqué que tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation du système de vote électronique.
A cet effet, le prestataire établira une note explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, laquelle sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du premier tour de scrutin (article R2314-12 du code du travail). 
En effet, les salariés recevront cette note explicative une semaine avant le premier tour du scrutin.

Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire. 
Pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de prendre des renseignements techniques auprès de la cellule d’assistance technique. 

Les électeurs pourront se rapprocher de cette cellule d’assistance technique en cas de problème technique. 

Article IV - 2 : Modalités d’accès au serveur de vote

2 cas sont à considérer :
La population des sites des Alpes Maritimes, recevra avant le premier et le second tour des élections, un code d’identification personnel généré de manière aléatoire par le « prestataire fournisseur » ainsi qu’un mot de passe remis lors de la présentation au bureau de vote,
Pour la population des sites MANE situés en dehors des Alpes Maritimes et définis en annexe, les expatriés, les collaborateurs en cycle 3x8 travaillant de nuit  le jour du scrutin, les collaborateurs travaillant de nuit et les collaborateurs des sites de Bar sur Loup absents le jour du vote et qui auraient prévenu .H dans un délai suffisant, l’électeur recevra le code pour le premier et le second tour des élections à son domicile par courrier simple et/ou sur sa messagerie personnelle et/ou sur sa messagerie professionnelle adressé par le prestataire.
Dans les 3 cas, ce code secret et ce mot de passe seront adressés directement par le « prestataire fournisseur » sans que la Direction n’en ait connaissance. Ceux-ci resteraient par ailleurs inchangés dans l’hypothèse où un second tour de scrutin devait être organisé.
L’authentification de l’électeur sera ainsi assurée par un serveur dédié après saisie par l’utilisateur du code identifiant et du mot de passe. Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.
Chaque saisie de code confidentiel et de mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès réception du vote.
A l’aide de ce code, l’électeur pourra donc voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé d’élections créé pour l’occasion par le « prestataire fournisseur ».
Une fois connecté,  l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à l’élection du comité social et économique. Il procèdera donc à un vote unique.


Article IV - 3 : Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin 
Afin de répondre aux exigences posées par les articles R2314-7 du code du travail et suivants, les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique. 
Le vote émis par l’électeur sera ainsi crypté et stocké dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales. 
Les assesseurs désignés de chacun des Bureaux de vote constitués pourront consulter tout au long du scrutin, grâce à une clef d’accès et à des fins de contrôle de déroulement du scrutin, la liste d’émargement en ligne et les taux de participation.
Enfin, les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et de l’urne ne seront accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Article IV – 4 : Formation des membres du bureau de vote

Conformément aux dispositions de l’article R.2314-12 du Code du travail, les membres de la délégation du personnel et du bureau de vote bénéficieront d’une information/formation sur le système de vote par internet retenu, correspondant à une demi-journée de travail.
Ces formations seront prises en charge par l’employeur. Le temps qui y est consacré ne peut s’imputer sur les crédits d’heures légaux et conventionnels résultant des mandats.

Article IV - 5 : Délégué de liste
Dans le cadre des élections du comité social et économique, chaque liste pourra désigner un délégué de liste. 
Le protocole pré-électoral prévoira les modalités d’accès aux éléments lui permettant de constater la régularité du scrutin. 

Article IV - 6 : Opérations de dépouillement
A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôlent la fermeture du scrutin (article R2314-8 du code du travail).
Il est précisé qu’aucun résultat partiel ne pourra être connu et ne sera donc publié.
Dès la clôture du scrutin, « l’urne », les listes d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.
Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes par le Président du Bureau de vote et les assesseurs.
Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal. 
Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la clôture du dépouillement.
Le Président du Bureau de Vote édite les procès-verbaux et proclame les résultats.


Article IV-7 – Conservation sous scellés des fichiers supports liés au système de vote électronique

Enfin, il est rappelé que l’employeur ou le prestataire conserve sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive les fichiers supports liés au système de vote électronique. A l’expiration du délai de recours, l’employeur ou le prestataire détruit ces documents (article R2314-17 du Code du travail).


Article V- Champs d’application, durée, dépôt et publicité de l’accord
Article V – 1 : Champ d’application et durée de l’accord
Le présent accord concerne l’ensemble des sites de la société y compris ceux qui viendraient à être intégrés ou crées, prend effet à la date de signature et est conclu pour une durée indéterminée. 
L’ensemble des dispositions envisagées dans le présent accord, annule et remplace l’ensemble de dispositions résultantes d’accords collectifs, d’engagements unilatéraux, usages ou toute autre pratique ayant le même objet.
Article V – 2 : Formalités de dépôt/publicité
Le présent accord sera déposé et fera l’objet d’une publicité conformément aux règles en vigueur. Un exemplaire sera également déposé au secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes de Grasse.
Chaque organisation syndicale représentative recevra un exemplaire du présent accord. Le présent accord fera l’objet d’un affichage et sera transmis aux représentants du personnel.
Les salariés seront informés de ces mesures simultanément à la signature du protocole électoral par les moyens de communication habituels de la société V. MANE FILS.

Article V – 3 : Clause sur le suivi de l’accord
Un bilan des opérations électorales sera effectué à l’issue de chaque échéance électorale dans les 2 mois suivant l’élection des représentants des salariés par vote électronique.

Article V – 4 : Dénonciation de l’accord
Le présent accord pourra être dénoncé, conformément aux dispositions législatives en vigueur, par l’une ou l’autre des parties signataires par lettre recommandée avec accusé de réception adressée à chacune des autres parties signataires.

	Fait à LE BAR SUR LOUP
	En 7 exemplaires
	Le 8 juin 2018

	
	Pour l'Entreprise
	Monsieur ……………………….
	Directeur des Ressources Humaines



	Pour la Délégation Syndicale C.F.D.T.
Monsieur ……………………….- Délégué Syndical C.F.D.T.
Monsieur ……………………….- Délégué Syndical C.F.D.T.
Monsieur ……………………….- Délégué Syndical supplémentaire C.F.D.T.


	 Pour la Délégation Syndicale C.F.E.-C.G.C.
Monsieur ……………………….- Délégué Syndical C.F.E.-C.G.C.
Monsieur ……………………….- Délégué Syndical C.F.E.-C.G.C.


	Pour la Délégation Syndicale C.G.T.-F.O.
Monsieur ……………………….- Délégué Syndical C.G.T.-F.O.
Monsieur ……………………….- Délégué Syndical C.G.T.-F.O

CAHIER DES CHARGES RELATIF A L’ORGANISATION MATERIELLE ET TECHNIQUE PAR VOTE ELECTRONIQUE DE L’ELECTION DES MEMBRES DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE DE L’ENTREPRISE V.MANE FILS
	

SOMMAIRE


































INTRODUCTION

Afin de permettre l’usage du vote électronique pour les élections professionnelles des membres du Comité social et économique (article R2314-5 du code du travail) la société V. MANE Fils souhaite mettre en œuvre la modalité proposée par la Loi pour la Confiance dans l'Economie Numérique dite loi Fontaine (loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 publiée au JO du 22 juin 2004) avec son article 54 qui ouvre la possibilité pour les entreprises de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles. 

La société V. MANE Fils souhaite confier à un « fournisseur prestataire », spécialisé dans l’organisation d’élections par vote électronique, la mise en place du système de vote électronique sur la base de ce cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires en application des articles R2314-6 et suivants du code du travail.
	
Un Accord d’Entreprise portant sur le vote électronique précisera le fonctionnement du système retenu en respect du Décret 2007-602 du 25 avril 2007 et un Protocole Pré-électoral fixera le déroulement des opérations électorales (articles L2314-28 et L2316-8 et L2314-30 du code du travail).

Le système devra assurer la confidentialité des données transmises (fichiers contenant les listes électorales des collèges) ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes (articles R2314-6 du code du travail).

Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et de « l’urne électronique » ne seront accessibles qu’au prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système (articles R2314-7 du code du travail).

Afin de faciliter la mise en œuvre de ce processus électoral, le scrutin se fera par vote électronique pour tous les collaborateurs.

Le scrutin par voie électronique se déroulera pour le premier tour et pour le second tour,  le cas échéant, en octobre 2018.

Il est rappelé que ce cahier de charges sera librement accessible par l’ensemble des collaborateurs sur le lieu de travail et sur l’intranet de l’entreprise conformément aux dispositions légales et réglementaires applicables (art R2314-5 du Code du travail).

1. GARANTIES GENERALES DEMANDEES AU PRESTATAIRE 

1.1 Principes électoraux
L’Entreprise V MANE Fils souhaite donc introduire un système de vote par internet à l’occasion des élections des membres du comité social et économique.

Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :
- La sincérité du vote et l’intégrité du vote, 
- l’anonymat et le secret du vote,
- l’unicité du vote,
- la confidentialité et la liberté du vote.

1.2 Intervenants
La conduite des opérations ainsi que la gestion opérationnelle et financière du contrat seront suivies par la D.R.H, maître d'œuvre des différentes opérations électorales, objet du présent cahier des charges.

Toutefois, il est rappelé que chaque salarié disposera d’une note d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. 

De surcroît, les membres du bureau de vote bénéficieront d’une formation spécifique sur le système électronique retenu conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur (art. R2314-12 du Code du travail).

Le prestataire fournira des informations permettant d’évaluer son savoir-faire en ce qui concerne les opérations électorales. 

Le prestataire s’engage à ne pas recourir à d’éventuels sous-traitants, et déclare assurer en propre la mission.

Le prestataire devra disposer d’un site de production de secours disposant des mêmes capacités de traitement que son site de production principal et capable de reprendre l’exploitation du site principal en cas de défaillance de ce dernier.

Le prestataire doit être propriétaire de ses accès réseaux, de ses serveurs et de sa technologie de vote électronique.

En cas de recours contentieux, le Prestataire doit être capable de répondre à toute demande d’expertise judiciaire à la demande du juge électoral et d’apporter toute preuve du respect de la technologie proposée aux Principes Électoraux tels que définis ci-dessus.

Le Prestataire devra certifier, sous sa responsabilité exclusive, que le ou les logiciels qu’il a développés ou qu’il a modifiés et qu’il utilise pour les opérations électorales (ci-après le « Logiciel »)  ainsi que les procédés qu’il  met en œuvre pour réaliser ces opérations sont de nature à assurer, à tout moment, le respect des Principes Électoraux.

Afin de s’en assurer, et, si besoin est, d’en administrer la preuve, le Prestataire devra  attester avoir  réalisé et fait réaliser par des personnes qualifiées et indépendantes les tests nécessaires, notamment que :
Le Logiciel a fait l’objet d’un audit détaillé, incluant notamment les questions de sécurité, destiné à s’assurer du respect des Principes Electoraux ;
Le Logiciel ne contient aucune fonction espion ;
Le Logiciel a fait l’objet d’une recette fonctionnelle et technique interne dont les résultats ont été positifs au regard du respect des Principes.
Le Prestataire devra s’engager à prendre toutes les mesures nécessaires afin de conserver ne varietur :
Une copie scellée de la version du Logiciel ayant fait l’objet de l’Audit et de la Recette Interne ;
Le rapport de l’Audit ;
ainsi que  de justifier de leur caractère original et fidèle.

Toute jurisprudence relative aux opérations électorales déjà effectuées par le prestataire devra être référencée et fournie sur simple demande. Si un quelconque contentieux électoral impliquant la technologie du prestataire est en cours, celui-ci devra en faire état ainsi que des conclusions qu’il a pu apporter.

2 . DEFINITION DU BESOIN

Pour l’organisation de l’élection par voie électronique par Internet, le Prestataire devra assurer pour l'opération électorale :
la fourniture d’un logiciel de vote électronique et d’administration du vote par Internet dans un environnement sécurisé
la fourniture d’un système de vote configuré selon les modalités de l’élection
la fourniture des 16 postes informatiques répartis à raison de 6 postes informatiques sur le site de Notre Dame et 6 postes sur le site de la Sarrée, 1 poste informatique ou tablette sur chaque site en dehors des Alpes Maritimes
la fourniture d’une imprimante sur le site de Notre Dame,
la disponibilité d’un support technique pendant la durée de l’opération selon les modalités suivantes :
Pour les sites de la Sarrée et Notre Dame : 2 représentants du prestataire présents sur chaque site,
Pour les sites Mane situés en dehors des Alpes Maritimes et définis en annexe, pour les expatriés, les collaborateurs en cycle 3x8 travaillant de nuit le jour du scrutin, les collaborateurs travaillant de nuit, et les collaborateurs des sites de Bar sur Loup absents le jour du vote, et le cas échéant les télétravailleurs une assistance technique composée de représentants du prestataire à distance.

2.1  Fonctionnalités générales attendues
Le Prestataire devra mettre en œuvre les moyens permettant d’assurer :
la coordination de l'opération en relation avec la D.R.H
une assistance technique pour les organisateurs de l’élection
la réalisation, diffusion et gestion des différents courriers vers les électeurs
le traitement du fichier des électeurs, pour la gestion des codes d’identification et d’authentification et de la liste d’émargement
le traitement et l’intégration des listes de candidats
la gestion des votes par Internet durant la période du scrutin
le dépouillement et calcul automatique des résultats du vote électronique 
la fourniture d'une liste d'émargement et de résultats dans un format permettant sa diffusion
la conservation des fichiers pendant les délais de recours
la destruction des archives

2.2 Traitements 
Les données relatives aux électeurs et à leurs votes doivent faire l’objet de deux traitements automatisés distincts, dédiés et isolés : le traitement de la liste électorale et le traitement de l'urne électronique (art. R2314-7 du Code du travail).
Le traitement de la liste électorale a pour objet de fournir à chaque électeur, des codes lui
permettant d’exprimer son vote par voie électronique, d’identifier les électeurs ayant voté et d’éditer la liste d’émargement.
Le traitement de l'urne électronique a pour objet, pour tous les suffrages exprimés, de collecter les votes des électeurs qui doivent être chiffrés et de déterminer les résultats après dépouillement opéré par les membres du bureau de vote.
2.3 La plate-forme de vote électronique
2.3.1 : Architecture de la plate-forme
La plateforme de vote est constituée de l’ensemble des développements informatiques réalisés spécifiquement pour gérer un processus complet d’élection.

La solution proposée devra obligatoirement comporter une architecture de type client léger  sans aucun téléchargement sur le poste de l’électeur. Les échanges seront chiffrés par usage du protocole SSL V3 et d’un chiffrement du bulletin dès son émission indépendante du chiffrement SSL.
Il comprend obligatoirement :
un site internet sécurisé, accessible via des codes d’identification
une application informatique permettant l’ensemble des traitements nécessaires
une séparation stricte des données sera assurée :
pour le fichier des électeurs
pour la réception des votes (urne électronique)

Le Prestataire décrira sous forme de schémas commentés l’architecture (logicielle, matérielle et réseau) qu’il compte mettre en œuvre, ainsi que les flux associés. En particulier, il précisera les positions des serveurs web et des serveurs de données dans l’architecture et les différents dispositifs techniques de sécurité. Il donnera aussi une cartographie des différents flux générés (exploitation, administration, maintenance, …)

Un site géographiquement distant ou de redondance devra obligatoirement être prévu. Les mécanismes mis en œuvre pour assurer la communication entre les sites seront décrits, notamment en cas de défaillance du site principal.

Quelle que soit la solution proposée, le système de vote devra être opérationnel à la date
définie au calendrier de la prestation.

La plate-forme est ouverte sur Internet. Elle doit de ce fait intégrer tous les mécanismes de
sécurité physique et logique adéquats pour assurer :
la fiabilité de l’ensemble
une protection des accès physiques
un contrôle d'accès logique
une gestion des droits
l’intégrité des données
la protection contre toutes les attaques et codes malveillants pouvant perturber le bon fonctionnement des applications ou la régularité du scrutin.

Le Prestataire devra s’assurer du bon fonctionnement permanent de la plate-forme au moyen de logiciels de surveillance adaptés.
Un dispositif de secours offrant les mêmes garanties doit pouvoir prendre le relais du système principal en cas de panne.
Tous les incidents liés à la plate-forme seront remontés à la D.R.H
Tous les accès et tentatives d’accès au système seront tracés. 
2.3.2 : Disponibilité de la plate-forme
La disponibilité de la plate-forme devra être maximale. Cette disponibilité sera assurée tant au niveau matériel qu’au niveau accessibilité réseau.
L’infrastructure réseau devra permettre d’assurer durant toute la période du scrutin l’accessibilité à la plate-forme de vote.
Durant la période de vote les électeurs doivent pouvoir utiliser le site 24 h/24, sans aucune interruption.
Tout incident entravant la disponibilité de la plate-forme devra être tracé et remonté à la D.R.H.
Le Prestataire indiquera le temps de rétablissement en cas d’incident.

En cas de second tour, la plate-forme devra être accessible dans les mêmes conditions.
2.3.3 : Accessibilité de la plate-forme
Considérant que certains électeurs seront dans un cadre décentralisé, le Prestataire devra proposer une solution technique minimisant la logistique du support et de déploiement de l’accès à l’application de vote et s’affranchir autant que faire se peut de toute contrainte matérielle.
Aussi le système réalisé avec une interface en mode HTTPS devra pouvoir être utilisé à minima depuis tout ordinateur fonctionnant sous Linux/Unix, MacOS ou Windows avec les navigateurs les plus courants dans leurs versions actuelles les plus utilisées (Internet Explorer, Firefox, ou Safari).

Le système devra être capable de traverser les firewalls et proxy de façon transparente. 
Dans la mesure du possible, les contraintes techniques de mise en œuvre (adresse IP, noms de domaines, ports ouverts, NAT, filtrage, firewall, proxy) seront minimales. 
Les numéros de ports des protocoles réseaux utilisés seront normalisés. L’ensemble des pré- requis techniques sera clairement indiqué.
L’accès à la plate-forme par les électeurs se fera exclusivement en HTTPS, seul ce port devra être obligatoirement ouvert depuis le client à destination de la plate-forme.
Les flux d’administration et de gestion seront également chiffrés en mode HTTPS.
2.3.4 : Accès au système de vote
L’accès au système sera limité aux utilisateurs autorisés. Tous les accès au système seront
tracés. Les utilisateurs devront se connecter par l’utilisation d'un code d'identification
personnel.
L’identité de chaque utilisateur (administrateur, gestionnaire) accédant à des zones réservées de la plate-forme doit pouvoir être vérifiée. Chaque identifiant doit pouvoir être associé à un profil utilisateur.
Les accès par identifiant/mot de passe seront assortis d’une politique de gestion stricte des
utilisateurs (mot de passe de longueur suffisante, modification des identifiants en cas de vol, etc.).
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin (art. R2314-8 du Code du travail).
2.3.5 : Recette
La solution proposée devra être "recettée" par le prestataire. A cet effet, la documentation nécessaire sera fournie et l’accès à la plate-forme de recette sera proposé.
2.3.6 : Maintenance
Durant toute la durée du vote, le produit bénéficiera d’une maintenance technique et applicative.

2.4 : Fonctionnalités du système de vote électronique
2.4.1 : Horodatage
L’outil devra assurer une fonction d’horodatage permettant de garantir la date et l’heure certaines, notamment lors du vote de chaque électeur.
L'heure de référence pour l'opération de vote et de clôture, affichée à l'écran, sera celle de
Paris.

2.4.2 : Chiffrement
La solution devra utiliser le chiffrement de la communication et celui des bulletins de vote indépendamment. La procédure de chiffrement/déchiffrement ne devra pas complexifier le processus de vote de l’électeur. Aucun téléchargement sur le poste de l’électeur ne doit être nécessaire pour le cryptage des bulletins.
L’électeur devra être capable de constater par lui-même que le choix qu’il a émis est bien conforme au bulletin enregistré dans l’urne au moment de la validation.

2.4.3 : Procédure de vote
Le système de vote devra permettre :
le vote blanc
le raturage dans une liste
à l’électeur de revenir sur son choix avant validation
la confirmation obligatoire du choix pour l’enregistrement du bulletin dans l’urne électronique
la possibilité pour l’électeur de visualiser une trace de son vote (édition à l’écran d’un accusé de réception avec date et heure d’enregistrement du bulletin, à l'exclusion de toute information sur la nature de son vote)
Le système de vote devra interdire :
de sélectionner plus d’une liste
de voter plusieurs fois
tout lien entre le nom de l’électeur et son vote

2.5 Assistance
2.5.1 Aux électeurs
Pendant la phase de vote par internet de 9 h à 16 h 30 (heure de Paris) une hotline (cellule d’assistance technique) sera mise en place sur site et à distance par le prestataire  pour :
répondre aux problèmes rencontrés par les électeurs sur l’utilisation du système de vote (de connexion, de compréhension du système…)
envoyer des demandes de réédition des codes perdus ou non-reçus via le système d’administration de la liste électorale du prestataire. Le mode courant de renvoi des codes se fera par courrier électronique par le système d’administration après authentification de l’électeur par la D.R.H sans que la D.R.H ne puisse prendre connaissance des codes de l’électeur.

2.5.2 Documentation
Le Prestataire fournira :
une documentation sur le système de vote
une documentation sur le système de dépouillement
une documentation sur le système d'administration pour le renvoi des codes

Le Prestataire fournira un rapport complet, le cas échéant, des incidents.

Le Prestataire fournira les éléments collectés et enregistrés par la hotline indiquant le nombre d’appel, le type d’appel, le nom des électeurs ayant demandé une réédition de leurs codes.

3. MISE EN PLACE DU PROCESSUS ELECTORAL

3.1 Modalités de l'élection
Il s’agit d’un scrutin de liste à deux tours avec atteinte du quorum de 50% des votes exprimés au premier tour, sans panachage, ni vote préférentiel mais avec possibilité de raturage, suivant la règle du quotient électoral avec application de la plus forte moyenne pour les sièges restant à pourvoir.

La liste du personnel électeur et éligible par collège est établie par la D.R.H et affichée à la date prévue dans le calendrier figurant au protocole pré-électoral. 

3.2 Moyens d’identification et d'authentification
A partir du fichier des électeurs, Le Prestataire générera pour chacun des électeurs un identifiant et un mot de passe.
Les identifiants et mots de passe seront adressés aux électeurs selon les modalités suivantes :
3.2.1: pour la population des sites des Alpes Maritimes, lors de la présentation au bureau de vote, le jour du scrutin, après émargement.
3.2.2: pour la population des sites situés en dehors des Alpes Maritimes et définis en annexe, les expatriés, les collaborateurs en cycle 3x8 travaillant de nuit le jour du scrutin, les collaborateurs travaillant de nuit et les collaborateurs des sites de Bar sur Loup absents le jour du vote, par courrier simple adressé par le prestataire au domicile de l’intéressé et réceptionné par l’intéressé  48 heures avant le jour de la tenue scrutin et/ou sur messagerie personnelle et/ou sur messagerie professionnelle.

Les codes de vote par internet pourront être ré-édités pendant le scrutin en cas de perte ou de non réception via une hotline mise en place à cet effet par le prestataire.

3.3 Écrans de vote
Les résolutions d’écran des postes des électeurs sont variables. La solution devra supporter au moins les trois résolutions les plus largement utilisées :
800 x 600
1024 x 768
1280 x 1024
La solution devra respecter autant que possible les recommandations relatives aux temps de réponses variables d’internet, en particulier le poids des pages devra être limité.
Le système de vote devra être conforme aux standards du W3C et du WAI concernant la normalisation de l’application web.

Compte tenu du niveau informatique différent des électeurs, une ergonomie particulièrement simple du site Internet sera mise en place.
Il sera clairement fait mention de la date de la clôture de vote sur l’écran d’accueil ainsi que
les coordonnées et heures d'ouverture de l'assistance utilisateur.

3.4 Paramétrage de l’élection
La D.R.H fournira le fichier des électeurs, permettant l’attribution d’un code d’identification et l’établissement de la liste pour l’émargement.

La D.R.H fournira le fichier avec les listes et leurs candidats dans l'ordre de présentation ainsi que les logos des listes candidates en format GIF de 4 Koctets (130x60 pixels) et leurs professions de foi en format PDF d’un maximum de 100 kilooctets.

Le Prestataire devra intégrer ces données au système de vote de façon à ce que toutes les listes candidates soient affichées sur une seule page. En cas de nécessité, la visibilité des candidats associés à la liste peut s’effectuer au moyen d’un ascenseur vertical. En aucun cas, un ascenseur horizontal ne doit être utilisé.
3.5 Interface de contrôle
Le Prestataire mettra à la disposition des membres du bureau de vote  et des scrutateurs une interface de contrôle du système. Elle répondra aux mêmes spécifications techniques que le système de vote. L’autorisation d’accès sera limitée aux utilisateurs habilités.

L’accès à l’interface de contrôle sera sécurisé selon le protocole HTTPS.

L’identité de chaque utilisateur habilité accédant à des zones réservées de la plate-forme doit pouvoir être vérifiée par le système. Chaque identifiant doit pouvoir être associé à un profil utilisateur.
Les accès par identifiant/authentification seront assortis d’une politique de gestion stricte des utilisateurs.

3.6 Tests et recette
Un contrôle du système de vote électronique doit être organisé par la cellule d’assistance technique avant l’ouverture du scrutin et en présence des membres du bureau de vote afin de constater la présence des différents scellements, le bon fonctionnement des machines, que la liste de l’émargement est vierge et que l’urne électronique destinée à recevoir les votes est bien vide.
Ce contrôle s’accomplira selon les modalités de l’article R 2314-15 du Code du Travail.

Avant ouverture de la période de vote, la recette doit d'abord permettre de constater, après
paramétrage de l’élection :
le bon fonctionnement du processus de connexion
la présence de la liste d’émargement
la présence et l’exactitude des listes candidates et des candidats associés
la présence et l’exactitude des professions de foi et des logos
le fonctionnement du processus de vote
le fonctionnement du processus de dépouillement

Le Prestataire s’engage à rectifier toute erreur constatée pendant cette recette, avant ouverture de la période de vote.

Après la recette validée, le prestataire, en présence d’un représentant syndical de chaque organisation syndicale, également membre du bureau de vote :
détruira les comptes fictifs ayant permis les contrôles
scellera les listes électorales
scellera les listes de candidats
remettra à zéro le compteur des votes
videra et scellera l’urne électronique

Après ouverture de la période de vote ce système de contrôle doit ensuite permettre d’avoir
accès, exclusivement en lecture seule et sans modification possible, aux nombres de bulletins dans les urnes électroniques et aux listes d’émargement correspondantes.

3.7 Période de vote

Le Prestataire fait parvenir à chaque électeur un courrier contenant les instructions de vote. Par ailleurs, selon les cas définis à l’article 3.2.2, le prestataire fera parvenir ou remettra à chaque électeur ses codes confidentiels accompagnés des listes de candidats et des professions de foi des listes.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l‘ouverture du « bureau de vote électronique », à partir du  poste informatique prévu à cet effet pour les collaborateurs du site de Bar sur Loup (site de Notre Dame et la Sarrée, et le cas échéant à partir du poste informatique personnel pour les collaborateurs des sites situés en dehors des Alpes Maritimes, les collaborateurs en cycle 3x8 travaillant de nuit le jour du scrutin, les collaborateurs travaillant de nuit, les expatriés et les personnes de Bar sur Loup absentes le jour du vote en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections. 

Une attention particulière sera accordée au vote des électeurs handicapés amenés à voter sur les lieux de travail et le logiciel de vote devra respecter les standards permettant aux handicapés d’utiliser les dispositifs normalisés d’aide à la navigation sur internet.

Pendant la période ouvrée du scrutin, des micro-ordinateurs avec une connexion au site sécurisé du prestataire, dont le nombre est défini dans l’article  2 « Définition du besoin », seront mis à la disposition des électeurs sur les lieux de travail. Dans ce cadre, ils seront installés de telle manière que la confidentialité du vote soit garantie.

Le logiciel de vote devra donc absolument éviter tout téléchargement de logiciel sur le navigateur internet du votant tout en permettant le chiffrement du bulletin de vote dès son émission du poste du votant. L’usage de Java (Applet ou Javascript) est à proscrire sur le poste du votant à cause des problèmes des failles de sécurité qu’il peut générer remettant ainsi en cause la sincérité du scrutin.

Le Prestataire reproduira sur le logiciel de vote les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises. Les listes seront présentées dans l’ordre prévu au protocole pré-électoral. Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, Le Prestataire  veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme.


L’ouverture du système de vote par internet se fera à l’heure prévue dans le protocole pré-électoral, les électeurs devront avoir la possibilité de voter selon les modalités suivantes :
Pour les collaborateurs des sites de Bar sur Loup (site de Notre Dame et La Sarrée), les élections auront lieu durant 1 journée, conformément au calendrier qui sera défini dans le protocole d’accord préélectoral. Les électeurs auront la possibilité de voter depuis les postes informatiques mis à disposition dans une salle dédiée à cet effet sur chaque site.
Pour la population des sites Mane situés en dehors des Alpes Maritimes, pour les expatriés, les collaborateurs en cycle 3x8 travaillant de nuit, les collaborateurs travaillant de nuit et les collaborateurs des sites de Bar sur Loup absents le jour du vote et qui auraient prévenu la D.R.H de leur absence, les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment durant 3 jours définis de n’importe quel terminal internet en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections. Il est précisé que l’un de ces 3 jours (le dernier) sera commun avec le jour du scrutin susvisé et qu’un bureau inoccupé équipé d’un poste informatique ou tablette connecté à Internet, garantissant les conditions de confidentialité du vote, sera mis à disposition ce dernier jour de scrutin pour permettre aux collaborateurs de voter sur site.

Au moyen de l’interface d’administration du vote, les membres du bureau de vote vérifieront avant l'ouverture de la période de vote électronique que l’urne est vide et scellée.

La validation du vote par l’électeur engendre automatiquement :
l’émargement dans le fichier des électeurs,
l’enregistrement du bulletin de vote dans l’urne électronique,
l’impossibilité de revoter,
la présentation à l'électeur d'un accusé de réception électronique  mentionnant la date et l’heure de validation de son vote.

Le système de vote se fermera automatiquement à la clôture du scrutin rendant impossible l’enregistrement de votes après la clôture du scrutin. Un délai de grâce de 10 minutes permettra aux électeurs qui se sont connectés juste avant l’heure de fermeture du scrutin de terminer leur vote.

3.8 Opérations de dépouillement
A la fin de chaque tour, le Président du bureau de vote proclame la fermeture du scrutin et le dépouillement électronique sera effectué par le bureau de vote du site de Notre Dame.
La séance de dépouillement se déroulera de la manière suivante :
Dépouillement du vote par internet par les membres des bureaux de vote
Intégration automatisée des résultats du vote internet
Edition automatisée des Procès-verbaux et calcul des sièges attribués à chaque liste.
Proclamation des résultats et signature des Procès-verbaux par le Président 
	du bureau de vote
La  solution retenue doit strictement garantir l’anonymat par la non corrélation possible entre l’émargement et l’expression de vote par Internet sans possibilité de double vote.
Le dépouillement est réalisé en présence des membres des bureaux de vote. Les résultats du dépouillement sont accessibles via l’interface d’administration du site de vote en ligne au Président du bureau de vote pour répartition des sièges entre les listes ayant présenté des candidats. 
Après établissement du procès-verbal, le Président du bureau de vote proclame les résultats et indique les noms des élus.
Le procès-verbal est porté à la connaissance du personnel, par affichage dédié dans tous les sites.

Chaque procès-verbal porte obligatoirement les renseignements suivants :

résultats des votes : nombre d'inscrits, de votants, de bulletins blancs, des suffrages exprimés et nombre de voix obtenues par liste ;
contestations, irrégularités : mention explicite des contestations ou des irrégularités de tous ordres dont le bureau de vote a pu avoir connaissance et retranscrite manuellement par le Président du bureau de vote.

Les informations sont accessibles via l’interface d’administration du vote en ligne aux membres du bureau de vote concerné avec les données suivantes :
quotient électoral ;
pour chaque liste : nombre de voix recueillies, nombre de sièges attribués au quotient, à la « plus forte moyenne », en totalité.

Le Président du bureau de vote attribue les sièges comme décrit ci-dessous :

Dans un premier temps, il est attribué à chaque liste autant de sièges que le nombre de voix recueillies par elle contient de fois le quotient électoral.

Le quotient électoral est égal au nombre total de suffrages, valablement exprimés par les électeurs, divisé par le nombre de sièges à pourvoir ; cette division étant poussée jusqu'aux décimales nécessaires pour parvenir au résultat le plus juste.

S'il reste des sièges à pourvoir, les sièges restants sont attribués sur le principe  de « la plus forte moyenne ».

A cet effet, le nombre de voix obtenues par chaque liste est divisé par le nombre, augmenté d'une unité, des sièges déjà attribués à cette liste. Les différentes listes sont classées dans l'ordre décroissant des moyennes ainsi obtenues. Le premier siège à pourvoir est attribué à la liste ayant la plus forte moyenne. Il est procédé successivement à la même opération pour chacun des sièges restant à pourvoir.

Si deux ou plusieurs listes ont la même moyenne et s'il ne reste qu'un siège à pourvoir, le siège restant est attribué à la liste qui a le plus grand nombre de voix.

Si deux ou plusieurs listes ont également recueilli le même nombre de voix, le siège est attribué au plus âgé des deux candidats en présence, pris dans l'ordre des listes en concurrence.

Dans le cas où une liste incomplète obtient un nombre de sièges supérieur au nombre de candidats y figurant, les sièges non pourvus sont attribués aux autres listes, selon la règle de la plus forte moyenne.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

Le prestataire conserve sous scellé jusqu’à l’expiration du délai de recours et lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.
A l’expiration du délai de recours ou lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après la décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction de fichiers supports.

4.  CALENDRIER



 


























Annexe : 

1. Liste des sites situés en dehors des Alpes Maritimes :

- Site de Quéven : 
ZAC du Mourillon – Zone Nord Ouest – 56530 Quéven

- Site de Levallois :
4, rond-point Claude Monet – 92530 Levallois – Perret Cedex

- Site de Noisiel :
43 Grande allée du 12 février 1934 - 77448 Marne la Vallée Cedex 2

- Site de Sable sur Sarthe :
Avenue Jean Monnet – Solesmes - 72301 Sable sur Sarthe

Site de La Paoute
225 rte de cannes - Complexe de grasse 2000 - 06130 grasse


2. Expatriés 

44 collaborateurs MANE.