ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF A LA
MISE EN ŒUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE
POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES



Entre


La Société des Auteurs, Compositeurs et Editeurs de Musique (SACEM) représentée par agissant en qualité de Directeur Général-Gérant,

D’une part,


Et

Les Organisations Syndicales signataires, représentatives des salariés de la SACEM :

D’autre part,
PREAMBULE
En accord avec les Organisations Syndicales, la SACEM a décidé de mettre en place un dispositif de vote électronique pour les élections des membres du Comité Social et Economique car le vote électronique est un facteur favorable à l'obtention du quorum et permet de faciliter la participation des Collaborateurs aux élections, particulièrement en région.
De par sa facilité d'utilisation, il est en outre de nature à augmenter sensiblement le taux de participation et par conséquent à favoriser le dialogue social en permettant une meilleure application des dispositions relatives à l’appréciation de la représentativité des organisations syndicales telles que modifiées par la loi du 20 août 2008 sur la démocratie sociale.
Après avoir étudié les modalités de mise en œuvre d’un tel système de vote, la SACEM a décidé, afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, de ne pas développer une solution en interne mais de faire appel à un prestataire spécialisé dans les technologies de l’Internet et plus particulièrement dans le développement du vote électronique, ci-après « le Prestataire ».
Il est primordial que le recours au vote dématérialisé respecte les principes fondamentaux régissant les opérations électorales et notamment le secret du scrutin, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, la surveillance et le contrôle des opérations de vote.

Ainsi, le Prestataire retenu, après appel d’offres, présente les caractéristiques suivantes :
Il répond point par point au cahier des charges (en annexe) reprenant l'ensemble des obligations légales et règlementaires en matière d'organisation de vote électronique,
Il s’agit d’un prestataire ayant une expertise reconnue en matière d'organisation de vote électronique dans le cadre des élections professionnelles,
Il utilise les dernières technologies en matière de chiffrement et de signature électronique et garantit ainsi un vote totalement sécurisé.



ARTICLE 1 – OBJET DE L’ACCORD 

Cet accord a pour objet de permettre le vote électronique pour les élections des membres du Comité Social et Economique par les Collaborateurs de la SACEM répondant aux conditions posées par le protocole préélectoral, tant au siège qu’en région (ci-après « l’(es) Electeur(s) »). 

En vertu du présent accord, seul le vote électronique sera désormais admis lors des élections professionnelles.

Cet accord fixe un cadre général pour la mise en œuvre de ce système afin que ce dernier soit conforme aux prescriptions légales et réglementaires en matière d’organisation du vote électronique.

A l’occasion de chaque élection, il sera complété par un protocole d’accord préélectoral définissant notamment les modalités de constitution du bureau de vote, le calendrier, les modalités opératoires et la répartition des sièges. 


ARTICLE 2 – GARANTIES ENTOURANT LA MISE EN ŒUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE

Le système de vote électronique mis en place permettra le déroulement des élections professionnelles dans le respect des principes généraux du droit électoral en garantissant notamment :

L’intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré ;
L’anonymat, la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
La confidentialité, le secret du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure.

Ce système permettra également d’assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles contenues dans les fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l’ensemble du processus de vote (adressage des moyens d'authentification, émargement, enregistrement et dépouillement des votes).

Dans la mesure où la mise en place d’une solution de vote électronique nécessite le recours à des fichiers contenant des données à caractère personnel, l’ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n° 2016/679.
Ainsi, le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique s’engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées.
Le prestataire prendra toutes les mesures techniques et organisationnelles requises afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque.
Par ailleurs, dans la mesure où le système de vote électronique constitue un traitement de données à caractère personnel, il fera l’objet d’une mise à jour de la liste de traitements de la SACEM tenue par le Délégué à la Protection des Données (DPO) et mise à la disposition de la CNIL. Les Organisations Syndicales seront tenues informées de cette mise à jour, conformément aux dispositions du Code du travail.

Enfin, pour garantir la conformité du dispositif de vote électronique à l’ensemble des exigences techniques imposées par les textes en vigueur et la CNIL, le Prestataire remettra à la SACEM l’attestation du rapport d’expertise indépendante qu’il a communiqué à la CNIL. De manière complémentaire, un rapport d’expertise mené par un expert indépendant attestera de la conformité de la solution par rapport aux recommandations de la CNIL pour le processus électoral mis en place pour la désignation des membres du Comité Sociale et Economique de la SACEM, à l’occasion des élections professionnelles organisées en 2019. 


Article 3 – le déroulement des opérations de vote électronique

Tous les moyens seront mis en œuvre avant l’ouverture du premier tour de scrutin pour faciliter l'appropriation de cette nouvelle technique de vote par les Collaborateurs, notamment grâce à la diffusion d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. Les représentants du personnel, les membres du bureau de vote ainsi que les délégués de liste bénéficieront, quant à eux, d'une formation spécifique sur le système de vote électronique retenu.

Les Electeurs pourront obtenir toutes les informations qu’ils jugeront utiles au bon déroulement du vote auprès du service d’assistance téléphonique mise à disposition par le prestataire.


Établissement des listes électorales

Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs et des candidatures transmises au Prestataire sera effectué sous la responsabilité de la SACEM. Les Organisations Syndicales auront préalablement vérifié la conformité des données qu’elles auront transmises à la SACEM.


Lieu et temps du scrutin

Le scrutin sera ouvert à la date et heure prévues par le protocole d’accord préélectoral. Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique pourront être contrôlées par les membres du bureau de vote.

Les élections auront lieu sur plusieurs jours, conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral. 

Les Electeurs auront la possibilité de voter à tout moment, de n’importe quel ordinateur connecté à Internet, en se rendant sur le site sécurisé dédié aux élections pendant la période d’ouverture du scrutin, même pendant les heures de travail sans obligation de se débadger.

Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel ne sera accessible mais le taux de participation sera au cours du scrutin à certaines personnes préalablement désignées dans le protocole d’accord électoral.

La liste d’émargement est accessible aux membres du bureau de vote et aux représentants de la direction qu’à l’issue du scrutin du 1er tour et du 2nd tour. 


Modalités d’accès au système de vote en ligne

Pour se connecter au système de vote sur le site des élections créé par le Prestataire, l'Electeur s’identifiera par le moyen d'authentification, qui lui aura été transmis préalablement, selon des modalités garantissant sa confidentialité. 

Chaque Electeur recevra, avant le premier tour des élections, à son domicile et par courrier postal un code identifiant personnel généré de manière aléatoire par le Prestataire ainsi qu’un mot de passe, qui resteront par ailleurs inchangés dans l’hypothèse où un second tour de scrutin devait être organisé. Seul le Prestataire aura connaissance de ce code secret et de ce mot de passe.

L’identification de l’Electeur sera assurée par un serveur dédié, après saisie de son code identifiant, de son mot de passe mais aussi de sa date de naissance. Ce moyen d'authentification permettra ainsi au serveur de vérifier l’identité de l’Electeur et garantira l'unicité de son vote. Il sera ainsi impossible à quiconque de voter à nouveau pour un même scrutin avec les mêmes identifiants.

Tout Electeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter pourra se faire assister par un électeur de son choix.


Déroulement du vote

Le Prestataire reproduit sur le serveur les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été communiquées par la SACEM. Les listes seront présentées sur une seule et même page selon les modalités légales du Code Electoral et dans un ordre aléatoire à chaque connexion comme le permet la solution de vote du Prestataire.

Le Prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre. 

Le choix de l’Electeur apparaîtra clairement à l’écran et il pourra le modifier avant validation par la confirmation de son mot de passe.

Chaque vote finalisé par la confirmation de son mot de passe emporte signature de la liste d’émargement pour ce vote, dès sa réception. L’Electeur a la possibilité de se voir remettre de manière électronique un accusé de réception pour chaque vote exprimé, il doit alors renseigner une adresse mail choisie par lui dans le champ prévu à cet effet.


Clôture du vote

Le scrutin est clôturé à la date et heure prévues par le protocole d’accord préélectoral. Les membres désignés du bureau de vote pourront constater la clôture des opérations de vote et le scellement du site de vote.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne électronique, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs seront figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.


Décompte et attribution des sièges

Les opérations de dépouillement seront réalisées sous le contrôle des membres du bureau de vote. 

Le dépouillement se fera par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes pour chaque scrutin. Le processus de génération de ces clés sera public. Les membres du bureau de vote signeront les procès-verbaux, les feuilles d’émargement et proclameront les résultats.


Le système de vote électronique sera scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. Il sera alors possible d’accéder :

Aux résultats détaillés des élections,
Aux procès-verbaux des résultats,
Aux états de la représentativité syndicale et à l’audience syndicale. 



Cellule d’assistance technique

Conformément aux dispositions du Code du travail, une cellule d’assistance technique est mise en place. Elle sera chargée du bon fonctionnement et de la surveillance du système de vote électronique et composée des membres du bureau de vote, les représentants de la Direction, les délégués de liste ainsi qu’un représentant du Prestataire.

Cette cellule a notamment pour mission de :
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l’urne électronique est vide, scellée, chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système sera scellé ;
Contrôler, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système. 



Article 4 - Garantie de confidentialité du vote et de sécurité du stockage des données

Les données relatives aux Electeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».

L’opinion émise par l’Electeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien avec le fichier d’authentification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales. 

Par ailleurs, les fichiers comportant les éléments d'authentification des Electeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne seront uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Enfin, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques sera prévu. 

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire, de la Direction et des Organisations Syndicales, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Article 5 – Délais de recours et destruction des données

Le Prestataire conservera sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde afin notamment que la procédure de décompte des votes puisse être de nouveau exécutée. En cas d'action contentieuse engagée, ces éléments devront être conservés jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. 

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, il sera procédé à la destruction des fichiers supports.


Article 6 - Date d’application ET Durée
 
Le présent Accord est conclu pour une durée déterminée de quatre ans. Il entrera en vigueur dès sa signature et s’appliquera aux élections professionnelles du Comité Social et Economique organisées en 2019 et à celles qui pourraient être organisées à titre partiel pendant la période de durée des mandats qui a été fixée, elle aussi, à quatre ans.

A l'expiration de la durée d'application, il est expressément stipulé que le présent accord ne se transformera pas en accord à durée indéterminée en application des dispositions de l'article L.2222-4 du Code du travail. Par conséquent son application prendra fin au terme de la durée stipulée.



Conformément à l'article L.2231-6 du Code du travail, le présent accord sera déposé à la diligence de la SACEM auprès des services compétents de la DIRECCTE, et auprès du greffe du Conseil des Prud’hommes, par lettre recommandée avec demande d’avis de réception ainsi que par courrier électronique.


Fait en 12 exemplaires, à Neuilly-sur-Seine, le 14/12/2018


Directeur Général-Gérant






ANNEXE 1 

















Présentation générale des besoins : vote électronique
Contexte de mise en œuvre du vote électronique
Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles au sein de son entreprise , la Sacem souhaite mettre en œuvre un système de vote électronique par Internet.
Les élections concernées sont l’élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique. 
Les modalités d’organisation de ces élections sont prévues au code du travail, spécialement aux articles L2314-4 à L2314-10.  
Le système de vote électronique proposé devra être conforme en tous points aux prescriptions de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique, pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique. 
Le système de vote électronique mis en place sera conforme aux recommandations de la CNIL (Délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique). Un rapport d’expertise mené par un expert indépendant attestera de la conformité de la solution par rapport aux recommandations de la CNIL.
Les élections professionnelles au sein de la Sacem amènent un traitement des données personnelles. A ce titre, l’ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n° 2016/679.
Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique s’engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées.
Nature des prestations attendues
Le prestataire aura en charge : 
la gestion de la préparation des élections par vote électronique, sous le contrôle de la Direction des Ressources Humaines ;
la mise en œuvre du système de vote électronique ;
la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’affectation des sièges.
Fonctionnalités attendues du système de vote électronique
Système de vote électronique distant
Le système de vote électronique ne sera pas hébergé par la Sacem, mais chez un prestataire externe.
Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections, via le web du réseau Internet.
Période des élections
La durée du premier tour de scrutin et d’un éventuel second tour sera déterminée dans le protocole préélectoral relatif aux élections professionnelles. Durant cette période, les électeurs pourront accéder à l’application de vote 24 heures sur 24 depuis tout poste informatique connecté à Internet.
Nature des élections
L’élection à organiser est l’élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique, titulaires et suppléants.
Les électeurs pourront participer à l'ensemble des élections pour lesquelles ils détiennent des droits de vote.
Sécurisation du système proposé
Le système de vote électronique proposé par le prestataire devra répondre aux exigences minimales suivantes (décret du 25 avril 2007):
le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes ;
les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système ;
le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin ;
le dispositif doit garantir que l’identité de l’électeur ne peut pas être mise en relation avec l’expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement.
Par ailleurs, le prestataire fournira à la Sacem les conclusions du rapport d’expertise de son système de vote électronique s’il existe, ou s’engagera à mettre à disposition de la Sacem les documents nécessaires pour la réalisation d’une expertise indépendante mandatée par la Sacem. Dans ce second cas, le prestataire acceptera de collaborer avec l’expert désigné afin de permettre une expertise de son système effectuée selon les règles de l’art.
Scénario de vote
Étapes
Le scénario de vote électronique comportera les étapes suivantes pour chaque élection :
une étape d’authentification de l’électeur : celui-ci devra saisir un code identifiant, un code secret et sa date de naissance qui seront contrôlés avant  d’accéder au vote ;
une étape de présentation des listes de candidatures en présence ;
le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposées, ou bien le choix de voter « blanc » ;
la possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie ;
la présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés ;
la confirmation par l’électeur du choix effectué ;
la confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote ;
la possibilité pour l’électeur d’imprimer un accusé de réception confirmant l’enregistrement de son vote.
Émargement électronique, unicité du vote
Par ailleurs, le système de vote électronique enregistrera un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permettra plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote pour cette même élection (unicité du vote).
Enchaînement des élections
Par contre, si l’électeur a la possibilité de participer à plusieurs élections, le système proposera à l’électeur de participer aux élections pour lesquelles il n’a pas voté.
Accusé d’enregistrement du vote
L’électeur dispose de la possibilité de générer un accusé de confirmation de la prise en compte de son vote.
Cette possibilité lui est offerte à l’issue de la séquence de vote mais aussi ultérieurement, en se reconnectant à l’application.
Il mentionne les élections concernées, la date et l’heure d’émission de chaque suffrage ainsi qu’une marque d’authentification interdisant une édition frauduleuse.
Traitements sous-jacents
Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :
l’unicité et la confidentialité des votes : le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote pour chaque élection à laquelle participe cet électeur ;
l’intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés.
A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé après une phase de test et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote.



Programmation de l’ouverture et de la fermeture des élections
La programmation de l’ouverture et de la fermeture des élections est réalisée par les membres du bureau de vote désignés au sein de la Sacem. Ces membres comportent un Président et deux assesseurs.
La procédure d’ouverture des élections comportera les étapes en ligne suivantes :
l’accès sécurisé à la procédure d’ouverture : le Président et ses Assesseurs seront en possession de codes d’accès spécifiques permettant leur identification ;
le contrôle du certificat serveur de l’application de vote ;
le contrôle du scellement du système de vote électronique ;
le contrôle des urnes électroniques qui doivent être vides ;
le contrôle du nombre d’inscrits et du nombre de sièges par élection ;
le contrôle de la liste des émargements ;
la création par les membres du bureau de vote d’une clé de chiffrement des bulletins de vote, remise en ligne au prestataire, et dont la clé de déchiffrement correspondante reste secrète ;
la programmation par les membres du bureau de vote des jours et heures d’ouverture et de fermeture du scrutin.
Dépouillement des urnes électroniques et déchiffrement des bulletins de vote
Étapes
La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes en ligne  suivantes :
l’accès sécurisé à la procédure : le Président et ses Assesseurs seront en possession de codes d’accès spécifiques permettant leur identification ;
la remise en ligne au prestataire de la clé de déchiffrement permettant le dépouillement des bulletins de vote ;
l’édition en ligne des résultats des élections : compteurs de voix par élection, par liste et par candidat ; 
la remise par le prestataire des Procès-Verbaux complétés et conformes aux modèles Cerfa ; 
la fourniture par le prestataire de l’état présentant la représentativité syndicale.
Scellement du système
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le contrôle du scellement doit pouvoir être effectué à tout moment durant la période de vote par les membres du bureau de vote. 
Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique
Les bulletins de vote enregistrés dans le système de vote électronique doivent être chiffrés avec une clé de chiffrement selon un algorithme asymétrique.
La clé de déchiffrement sera tenue secrète durant toute la période des élections. Elle sera remise au prestataire à l’issue des élections afin de permettre le dépouillement de l’urne électronique.
Le prestataire proposera un système permettant aux seuls Président et Assesseurs de détenir les clés secrètes permettant le dépouillement des urnes électroniques.
Résultats
A l’issue du déchiffrement des bulletins de vote par le bureau de vote, les résultats seront consultables en ligne. Plusieurs états seront générés automatiquement :
les résultats bruts qui présentent les compteurs de voix par élection, par liste, par candidat ;
les Procès-Verbaux complétés conformes aux modèles Cerfa ;
l’état de la représentativité syndicale et de l’audience électorale des syndicats.
Liste des émargements
L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
La liste d’émargement comprendra :
les noms et prénoms des électeurs,
le collège de l’électeur.
Dès la clôture du scrutin, les listes d’émargements seront accessibles par les membres des bureaux de vote et les agents habilités des services du personnel.
Assistance technique
Le prestataire assurera la formation de la cellule d’assistance technique qui sera composée par les membres des bureaux de vote, le représentant de la Direction et éventuellement les représentants des Organisations Syndicales. Cette formation pourra se dérouler lors de la programmation de l’ouverture et de la fermeture des élections.
Durant le scrutin, un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.
Il mettra en œuvre, par ailleurs, un service d’assistance téléphonique dans le but de renseigner les électeurs.
Dispositifs de secours
Le système de vote électronique devra pouvoir garantir une continuité en cas de panne du système principal. Un dispositif de secours devra prendre le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants de la direction, des organisations syndicales et du prestataire, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Pour ce faire, le bureau de vote possède les clés permettant à tout moment d’opérer la clôture du scrutin. 
Gestion du processus électoral et paramétrage de la solution
Listes électorales et fichier des électeurs
Les listes électorales sont constituées par la Sacem. Elles comportent les informations nominatives des électeurs ayant la possibilité de participer aux élections. Elles sont établies par établissement et par collège.
Les listes électorales seront consolidées au sein d’un fichier électeurs par la Sacem et seront ensuite fournies au prestataire.
Ainsi, le fichier électeurs contiendra notamment, pour chaque électeur :
la civilité de l’électeur,
les nom et prénom de l’électeur,
la date de naissance de l’électeur,
le site de rattachement de vote de l’électeur (établissement),
le collège d’appartenance de l’électeur,
les droits de vote de l’électeur,
les coordonnées de l’électeur (adresse du domicile),
des informations d’authentification (éventuellement).
Le fichier électeurs sera transmis au prestataire aux seules fins suivantes :
permettre l’attribution de codes d’accès au système de vote électronique pour chaque électeur autorisé,
contrôler les accès au système de vote électronique,
enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l’unicité du vote pour chaque électeur,
éditer les listes d’émargement.
Le prestataire devra être en mesure de proposer un processus d’échanges sécurisé des informations et des données concernant le fichier électeurs.
Le prestataire devra s’engager à conserver de manière confidentielle et sécurisée toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le fichier électeurs  pour les besoins de gestion du vote électronique. Il mettra en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations de ce fichier sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote électronique.
Le prestataire devra s’engager à détruire le fichier électeurs  à l’issue de l’opération de vote électronique et à ne conserver aucune de ses données et à préciser le procédé de destruction.
Le fichier électeurs  pourra subir des modifications jusqu’à l’ouverture des élections notamment suite à la suppression ou à l’ajout d’électeurs sur les listes électorales.
Le prestataire devra permettre ces modifications et notamment assurer que les codes d’accès fournis à des électeurs supprimés des listes soient invalidés, et que les nouveaux électeurs inscrits sur les listes avant l’ouverture des élections puissent disposer de codes d’accès au vote électronique. Le protocole d'accord préélectoral pourra prévoir une date limite de prise en compte de ces modifications.

Moyens d’authentification
A partir des informations du fichier électeurs, le prestataire assurera la création et la fourniture des codes d’accès au vote électronique à chaque électeur.
Le prestataire proposera des procédures de génération et de transmission des codes d’accès aux électeurs permettant de conserver le caractère confidentiel du code secret durant toutes les étapes.
Chaque électeur recevra un couple de codes composé ainsi :
un code identifiant unique d’accès qui permettra, outre le contrôle d’accès, la tenue des listes d’émargements électroniques garantes de l’unicité des votes,
un code secret qu’il sera seul à connaître.
Afin de permettre un contrôle et une sécurité supplémentaire, l'électeur devra renseigner sa date de naissance.
Le prestataire prendra en charge la transmission aux électeurs des codes d’accès au vote électronique.
Le système proposé par le prestataire devra assurer la confidentialité des données transmises aux électeurs et la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification.
Listes de candidats
Les listes de candidats sont établies par les représentants du personnel de la Sacem et seront transmises au prestataire en vue de paramétrer le système de vote électronique et de présenter celles-ci aux électeurs au moment du vote.
Les listes de candidats peuvent être constituées par les organisations syndicales au sein de la Sacem ou par des candidats non affiliés.
Les listes de candidats mentionnent notamment :
le collège électoral concerné (techniciens, cadres, employés…),
l’appartenance syndicale le cas échéant,
les nom et prénom de chaque candidat,
l’ordre de présentation des candidats dans les listes.
Le prestataire proposera un système de mise à jour en ligne via le web pour la saisie et les modifications de listes de candidats jusqu’à la fin de la période de test du vote électronique et la recette du système.
Ce système permettra par ailleurs l’intégration en ligne des professions de foi et des photos des candidats sur le site.
Recette du système de vote électronique
Le prestataire proposera une procédure de test du vote électronique permettant aux représentants de la Direction, aux représentants du personnel et aux membres du bureau de vote de vérifier l’exactitude des listes de candidats soumises au choix des électeurs pour chaque élection.
Cette procédure de test devra être réalisée avant l’ouverture des élections dans une période de temps suffisamment longue pour permettre à la fois une revue d’ensemble de toutes les listes et les modifications éventuelles.
Le prestataire devra proposer les moyens de tester l’ensemble des scénarios durant une période prévue dans un calendrier de préparation des élections.
Cette période de test sera déterminée d’un commun accord entre la Sacem et le prestataire. Elle sera prévue à l’issue de la phase de paramétrage et de préparation du système de vote électronique intégrant les listes de candidats.
Scrutin à blanc
Le scrutin à blanc a lieu après la période de test qui vise à contrôler et valider les scénarios d’élections et la bonne intégration des listes de candidats, professions de foi et photos des candidats.
Il doit être effectué sur le système de vote électronique définitif et validé préalablement, afin de permettre aux membres du bureau de vote de contrôler la conformité du système de vote électronique avant l’ouverture effective des élections.
Le scrutin à blanc vise à tester l’application en fonctionnement réel. Durant cette phase, les membres du bureau de vote vont pouvoir tester tous les modules de l’application, y compris le module de dépouillement des bulletins de vote.
Pour ce faire, les membres du bureau de vote ouvriront le scrutin, effectueront des votes, fermeront le scrutin et dépouilleront les votes effectués.
Au terme de ce test, les membres du bureau de vote valideront l’intégrité du dispositif. Tout au long du scrutin, le module de contrôle du scellement permettra aux membres du bureau de vote de s’assurer que l’application n’a été sujette à aucune modification.
Une fois le scrutin à blanc validé, le bureau de vote programmera l’ouverture et la fermeture des élections.
Prestation de conseil et d’assistance de la DRH
Le prestataire devra être en mesure de conseiller la Direction des Ressources Humaines dans la mise en œuvre du système de vote électronique et d’assister celle-ci notamment pour les tâches suivantes :
la rédaction de l’accord d’entreprise intégrant les modalités du vote électronique,
la rédaction du protocole d’accord intégrant les modalités du vote électronique,
la rédaction des documents de présentation du système de vote électronique aux représentants du personnel et aux électeurs,
la présentation du système aux partenaires sociaux.
Gestion informatique et technique du système de vote électronique
Disponibilité du système de vote électronique
Le prestataire assurera la mise en ligne du système de vote électronique durant deux périodes correspondantes à la préparation et à l’ouverture du vote pour deux tours d’élections. Durant ces périodes, le système sera disponible 24h/24.
Le prestataire mettra en œuvre les moyens d’assurer un service continu sans rupture.
Accès aux informations sur les matériels et dans les locaux du prestataire
Le prestataire indiquera comment sont protégés les locaux d’hébergement des matériels sur lesquels sont stockés les fichiers sensibles tels que le fichier des électeurs, les urnes électroniques et les émargements, et de manière générale, comment sont protégées les informations liées à la gestion des élections de la Sacem (stockage et accès).
Conservation des données
Le prestataire conservera, jusqu'à l'expiration du délai de conservation des données à caractère personnel préalablement défini et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à l’épuisement des voies de recours, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.
A l'expiration du délai de conservation des données à caractère personnel ou de l’épuisement des voies de recours, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.