Protocole d’Accord Préélectoral relatif aux élections professionnelles 2022
Élus aux Comités Sociaux et Économiques d’Établissements de la société SGS FRANCE

Entre
La direction de SGS FRANCE
Située 	à 29 avenue Aristide Briand 94110 Arcueil
Représentée par Monsieur A, Président
Et
Les Organisations Syndicales représentatives au périmètre … : 

CFDT
Représentée par Madame XXX
CFTC
Représentée par Madame XXX
FO
Représentée par Monsieur XXX
CFE-CGC
Représentée par Madame XXX

Préambule
Le présent protocole d’accord préélectoral est relatif au renouvellement des Comités Sociaux et Économiques d’Établissements ayant vocation à représenter l’ensemble des salariés des établissements de SGS France.
Article 1 - Date des élections
Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent que les élections auront lieu sur plusieurs jours.
Les élections de la délégation du personnel aux Comités Sociaux et Économiques d’établissements se dérouleront pour le 1er tour du 16 novembre 2022 à 09h00 au 23 novembre 2022 à 13h59. Le cas échéant, le 2nd tour se tiendra du 30 novembre 2022 à 09h00 au 7 décembre 2022 à 13h59. 
Article 2 – Périmètre des élections professionnelles 
Le nombre d’établissements, pour le renouvellement des CSEE, est fixé à 11 par l’accord du 27 décembre 2017 et ses avenants des 27 décembre 2017 et 12 octobre 2018. La liste desdits établissements est reprise ci-dessous : 
Etablissement AGRIFOOD
Etablissement AFL LIFE SERVICES – Département BIOANALYSE
Etablissement AFL LIFE SERVICES – Département CQ
Etablissement CRS et GIS
Etablissement EHS
Etablissement IND
Etablissement LABORATOIRE DE ROUEN
Etablissement « MANAGEMENT SERVICES»
Etablissement MIN
Etablissement OGC
Etablissement TRP TESTING
Article 3 - Effectifs par collèges électoraux
Conformément à l’article L. 2314-11, les membres de la délégation du personnel du Comité Social et Économique sont élus sur des listes établies pour chaque catégorie de personnel :
Si moins de 25 Cadres inscrits à l’effectif :
2 collèges :
Collège 1 : Ouvriers et Employés
Collège 2 : Ingénieurs, Cadres, Techniciens, Agents de maîtrise et assimilés
Si au moins 25 Cadres inscrits à l’effectif : 
3 collèges :
Collège 1 : Ouvriers et Employés
Collège 2 : Techniciens, Agents de maîtrise et assimilés
Collège 3 : Ingénieurs et Cadres 
Il est rappelé que des mesures doivent être prises pour faciliter la représentation des salariés isolés du fait de leurs conditions de travail. Sont notamment visés les salariés travaillant en équipes successives. L’effectif pris en compte pour la répartition des sièges est le suivant, à date du 31 août 2022 :

















Il est rappelé que les parties au présent accord ont décidé de retenir les collèges prévus par le Code du travail pour les élections des CSEE. Néanmoins, lorsque le résultat de l’attribution des sièges par collège abouti à 0 siège sur un collège, il est opéré une fusion modification de collège, afin de permettre à tous les électeurs de voter, dans le respect des dispositions impératives du Code du travail. Lorsqu’une telle fusion modification a été effectuée, une indication est apportée en ce sens dans les tableaux de répartition ci-après. 
Il peut être dérogé à la répartition prévue par l’article L 2314-11 du Code du travail afin que chaque collège puisse être représenté de manière cohérente et permettre aux électeurs de voter. 
Exemple 1 : fusion collège ouvriers/employés avec collège techniciens/agents de maitrise et assimilés. 

Exemple 2 : fusion collège techniciens/agents de maitrise et assimilés et collège ingénieurs et cadres. 

Exemple 3 : collège unique. 

En cas de variation des effectifs sur les douze derniers mois susceptible d’entrainer une variation du nombre de sièges, il sera appliqué la décision la plus favorable concernant le nombre de sièges.

Sont pris en compte pour le calcul de cet effectif :
Les salariés des établissements de la société SGS FRANCE titulaires d’un contrat de travail à durée indéterminée ou à durée déterminée ou intérimaire (au prorata temporis de leur durée de travail et de la durée de contrat pour les CDD et intérimaires) sauf lorsqu’ils remplacent des salariés absents,
Les salariés mis à disposition par des entreprises extérieures, dès lors que deux conditions sont remplies à la date du 1er tour des élections : ils sont présents dans les locaux de l’entreprise et y travaillent depuis au moins 1 an, 
Les salariés à temps partiel, quelle que soit la nature de leur contrat de travail, sont pris en compte en divisant la somme totale des horaires inscrits dans leurs contrats de travail par la durée légale ou la durée conventionnelle du travail.
Article 4 - Répartition des sièges par collège et représentativité femmes / hommes
Conformément l’article L. 2314-13, la proportion de femmes et d’hommes dans chacun des collèges visés à l’article 3 est indiquée dans le tableau suivant de répartition des sièges à pourvoir par collège. Pour chaque collège électoral, les listes mentionnées à l'article  qui comportent plusieurs candidats sont composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale. Les listes sont composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des sexes. Lorsque l'application de cette règle n'aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à l'arrondi arithmétique suivant :
Arrondi à l'entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5,
Arrondi à l'entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.

En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.
Lorsque l'application de ces règles conduit à exclure totalement la représentation de l'un ou l'autre sexe, les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe qui, à défaut ne serait pas représenté. Ce candidat ne peut être en première position sur la liste. 
Il est précisé que la répartition des sièges entre les différents collèges électoraux est effectuée proportionnellement aux effectifs de chaque collège électoral avec attribution des sièges restant sur la base du plus fort reste.

























































Article 5 - Electorat, éligibilité et listes électorales
5.1 - Electorat et éligibilité des salariés 
Sont électeurs les salariés entrant dans le champ d’application du présent protocole tel que défini en préambule et qui répondent aux conditions cumulatives suivantes à la date du 1er tour des élections (soit le 16 novembre 2022) :
Être âgé de 16 ans révolus,
Avoir acquis une ancienneté d’au moins 3 mois dans l’entreprise (reprise de l’ancienneté Groupe),
Avoir la capacité électorale,
Ne pas représenter l’employeur au sens du Code du travail et de la jurisprudence.

Sont éligibles les électeurs qui répondent aux conditions cumulatives suivantes à la date du 1er tour des élections (soit le 16 novembre 2022) :
Être électeur dans le collège dont on sollicite les suffrages,
Être âgé de 18 ans révolus,
Avoir acquis une ancienneté d’au moins 1 an dans l’entreprise (reprise de l’ancienneté Groupe),
Ne pas être conjoint, partenaire d'un pacte civil de solidarité, concubin, ascendant, descendant, frère, sœur ou allié au même degré de l'employeur,
Ne pas avoir été déchu de ses fonctions syndicales, et pour les élections au CSE, ne pas avoir été condamné pour indignité nationale.  

5.2 - Electorat et éligibilité des salariés mis à disposition de
Sont électeurs les salariés mis à disposition de l’entreprise par une entreprise extérieure qui répondent aux conditions cumulatives suivantes à la date du 1er tour des élections (soit le 16 novembre 2022) :
Être âgé de 16 ans révolus,
Avoir la capacité électorale,
Être présent dans les locaux de l’entreprise et y travailler depuis au moins 12 mois continus,
Choisir d’exercer son droit de vote dans l’entreprise de mise à disposition.

Conformément aux dispositions de l’article L. 2314-23 du Code du travail, les salariés mis à disposition ne sont pas éligibles dans l’entreprise utilisatrice.
5.3 - Listes électorales
Une liste du personnel électeur et éligible sera établie par l’employeur et affichée sur les panneaux d’information dès la fin de la négociation du protocole d’accord préélectoral et au plus tard le 17 octobre 2022.
La liste électorale, par collège, précisera :
le nom et le prénom,
la date de naissance,
la date d’ancienneté,
le sexe,
le collège,
l’établissement et le site de rattachement,
l’appartenance à l’entreprise (ou la mise à disposition de l’entreprise),
si le salarié est électeur et/ou éligible. 

Les réclamations concernant ces listes seront à adresser à … et … (Direction des Relations Sociales Groupe France) par mail, au plus tard 3 jours ouvrés après l’affichage effectif des listes électorales.
Les listes électorales étant appréciées à la date d’ouverture du 1er tour de scrutin, elles restent inchangées entre les deux tours de scrutin.
Article 6 - Information du personnel
Le 30 septembre 2022, le personnel a été informé de la tenue des élections par mail et par voie d’affichage sur les panneaux de la Direction. Cet information constitue, en outre, un appel à candidatures. 
Article 7 - Listes de candidats
Il est rappelé que le 1er tour est réservé aux organisations syndicales mentionnées au premier et deuxième alinéas de l’article L. 2314-15 du Code du travail et que les candidatures sont libres au 2nd tour.
7.1 - Constitution des listes de candidats
Les listes communes entre deux ou plusieurs syndicats ne peuvent être admises au 1er tour qu’à la condition expresse que le nom de chacun des candidats figurant sur la liste soit suivi du nom de son syndicat d’appartenance. Ou à défaut que les organisations syndicales concernées déposent, avec la liste des candidatures, une note signée par chacune d’entre elles, précisant les modalités de prise en compte de leur audience respective pour les besoins de l’établissement de leur représentativité.
Les listes de candidats ne peuvent pas comporter un nombre de candidats supérieur au nombre de siège à pourvoir. Les listes incomplètes sont en revanches admises.
Les listes de candidats doivent être établies par collège et en distinguant titulaires et suppléants. Elles devront enregistrer les données suivantes : nom et prénom des candidats, collège et établissement d’appartenance, titulaire ou suppléant, et le cas échéant, le syndicat d’appartenance. L’ordre de présentation des candidats dans la liste est celui dans lequel apparaissent les candidats au sein de la liste déposée. 
7.2 - Dépôt des listes
Au 1er tour, dès l’affichage du PAP et jusqu’au 9 novembre 2022 à 12h00, les organisations syndicales concernées sont invitées à déposer leurs listes de candidats à Madame … et … (Direction des Relations Sociales Groupe France) :
par e-mail avec accusé de réception :  / … 

Si un 2nd tour est nécessaire, les listes déposées au 1er tour restent valables. Si ces listes font l’objet d’un changement, ou que des listes libres sont présentées, celles-ci doivent être portées à la connaissance de l’employeur dans les mêmes conditions que pour le 1er tour, jusqu’au 25 novembre 2022 à 12h00. 
Les candidatures sont affichées :
le 9 novembre 2022 à 17h00 pour le premier tour,
le 25 novembre 2022 à 17h00 pour le second tour. 
7.3 - Propagande électorale et logos des listes de candidats
Les professions de foi de chaque liste présentée seront affichées sur le site de vote sécurisé  (prestataire retenu pour la fourniture d’un site de vote en ligne).
Chaque organisation syndicale présentant une liste de candidats devra fournir à la Direction le logo de son organisation ainsi que son tract syndical afin qu’ils soient intégrés sur les bulletins de vote électroniques. 
Ces documents devront obligatoirement respecter les formats et dimensions suivantes : 


Professions de foi et logos doivent être déposés auprès de Madame … et … par e-mail au plus tard le 9 novembre 2022 à 12h00 pour le 1er tour et au plus tard le 25 novembre 2022 à 12h00 pour le 2nd tour.
Article 8 - Le vote électronique
Le présent protocole d’accord préélectoral s’inscrit dans le cadre des dispositions de l’accord de Groupe relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour les élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique, du 28 septembre 2018, et de son avenant n° 1. 
Conformément à cet accord confirmant le principe de vote électronique, l’ensemble des salariés de la société SGS FRANCE procèdera au vote par le biais du système électronique décrit ci-après. Aucun vote par bulletin secret sous enveloppe ne sera donc enregistré.
Les modalités entourant le dispositif de vote électronique sont décrites à l’annexe 2 du présent protocole. La société prestataire spécialisée dans la mise en place de solutions de votes sécurisés par internet qui a été choisie est la société People Vox.  
Pendant l’ouverture des scrutins, les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme, de n’importe quel terminal internet (de leur lieu de travail, de leur propre ordinateur, par mobile, de leur domicile ou tout autre lieu de leur choix) en se connectant sur le site internet sécurisé propre aux élections professionnelles.
Pour garantir une authentification des électeurs sur la plateforme de vote électronique conforme aux dernières Recommandations de la CNIL (Recommandations du 25 avril 2019), il est nécessaire d’utiliser des questions dites d’authentification issues de données personnelles des électeurs de l’entreprise susvisée, autrement appelées « questions défis ».
La/les question(s) choisie(s) sont : 

la date de naissance ;
le code postal d’habitation. 
Article 9 - Bureau de vote
Il est mis en place un bureau de vote unique pour l’organisation des élections professionnelles de l’ensemble des CSEE de tous les établissements de la société .SGS France Il est établi pour les deux tours.
Ce bureau de vote est composé d’un président (l'électeur le plus âgé ou, à défaut, un salarié volontaire) et de deux assesseurs (le second plus âgé et le plus jeune électeur ou, à défaut, des salariés volontaires). 
L’employeur formera le bureau de vote à l’utilisation des outils du site de vote qui lui permettront d’assurer ses missions. 
Le président du bureau de vote et ses deux assesseurs recevront chacun une clé destinée à permettre le dépouillement des votes à l'issue du scrutin. L'activation conjointe d'au moins deux clés de chiffrement différentes est indispensable pour autoriser le dépouillement.
Article 10 - Matériel de vote 
Les codes d’accès seront envoyés par le prestataire de vote électronique sous format papier et mail 15 jours avant le premier tour.  

Les codes d’accès de chaque électeur devront être conservés pour toute la durée des élections. En cas de pertes des identifiants, l’électeur pourra ouvrir un ticket d’assistance directement sur la plateforme (formulaire accessible sur la page de connexion). 

Chaque salarié sera destinataire d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales par voie électronique envoyée par le prestataire (par courrier et/ou mail en fonction du mode d’envoi des identifiants sélectionné).
Article 11 - Déroulement du vote électronique
Pour se connecter sur la plateforme et voter (pour les candidats titulaires et suppléants), l’électeur doit : 

se connecter sur le site internet :  ;
saisir le code élection commun et communiqué à l’ensemble des salariés ; 
inscrire l’identifiant personnel reçu par courrier et/ou par mail ; 
renseigner la/les réponse(s) au(x) question(s) défi(s) choisie(s) par l’entreprise (voir article 8) ;
saisir un numéro de téléphone portable ;
saisir le code temporaire reçu par SMS à chacune de leur connexion.

Article 12 - Assistance électeurs
Durant la période de vote, un service d'assistance mis en place par le prestataire se tiendra à la disposition des électeurs qui rencontreraient des problèmes techniques ou qui auraient égaré leurs codes.
L’assistance téléphonique, apporte une aide technique en cas de difficultés, remontées de la part de l’électeur. 
Article 13 - Dépouillement et résultat du vote
Le dépouillement aura lieu pour le 1er tour le 23 novembre 2022 à 14h00. Dans l’éventualité d’un 2nd tour, il aura lieu le 7 décembre 2022 à 14h00. 
Le dépouillement sera réalisé sous l'autorité du président du bureau de vote, avec la présence obligatoire de ses assesseurs et de l'employeur ou son représentant.
A l'heure de clôture du scrutin, la plateforme de vote électronique est fermée et il n’est alors plus possible pour les électeurs de voter.
Le président et ses assesseurs entrent alors leurs clés de dépouillement (clés informatiques générées lors de réunion d’ouverture du scrutin) afin de déverrouiller l’urne électronique et de permettre le décompte automatique des résultats. 
Le dépouillement s'effectue dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants. Les attributions des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du présent protocole préélectoral. Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.
Les résultats seront calculés automatiquement par la plateforme pour chaque collège, pour les titulaires et les suppléants. En vertu du droit électoral, il est d’abord opéré une répartition par liste puis par siège. Les candidats seront ensuite élus en fonction de leur rang et de leurs éventuelles ratures.
Les procès-verbaux (documents Cerfa) contenant le détail des résultats des élections sont ensuite automatiquement générés par la plateforme. Le président du bureau de vote vérifie l'exactitude du contenu des procès-verbaux et les signe. Ses assesseurs procèdent alors à la signature des formulaires.

Article 14 - Procès-verbaux
Un procès-verbal est établi permettant de faire état des résultats du scrutin. 4 exemplaires originaux sont signés par les membres du bureau de vote et se voient apposer le cachet de l’employeur.
Chaque liste ayant présentée des candidats peut se faire remettre une copie de ces procès-verbaux sur simple demande.
Dès le lendemain des élections, les résultats sont affichés sur les panneaux de la Direction. Communication de deux exemplaires en est faite à l’inspecteur du travail territorialement compétent dans les 15 jours suivant la fin des élections. Parallèlement, un exemplaire est transmis au Centre de Traitement des Elections Professionnelles.
Article 15 - Durée du protocole d’accord
Ce protocole vaut pour l’élection en cours et pour la durée du mandat des représentants qui y seront élus.
Il est également valable pour toute élection à venir au cours du mandat (sauf dénonciation).
Article 16 – Affichage
Le présent protocole fera l’objet d’un affichage sur les panneaux de la Direction, dès sa signature.
Fait à Arcueil, le 11 octobre 2022. 

Pour l’employeur, Monsieur …, Président. 	

				
Pour les représentants des organisations syndicales

CFDT, représentée par Madame XXX déléguée syndicale centrale 




CFTC, représentée par Madame XXX déléguée syndicale centrale




FO, représentée par Monsieur XXX, délégué syndicale centrale




CFE-CGC, représentée par Madame XXX, déléguée syndicale centrale

Annexe 1 – Calendrier des opérations électorales















ANNEXE 2 – Description détaillée du fonctionnement de PEOPLE VOX (prestataire retenu)

ANNEXE – FONCTIONNEMENT DU SYSTEME DE VOTE ELECTRONIQUE ET DEROULEMENT DES OPERATIONS ELECTORALES

FONCTIONNEMENT DU SYSTEME DE VOTE ELECTRONIQUE

Article 1 – Expertise du système de vote

Le système de vote proposé par People Vox a été soumis à un audit technique par le cabinet Demaeter (RCS Paris 509 433 389 – 121 avenue d’Italie, 75013 Paris) et une grille de conformité aux Recommandations de la CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019 a été établie à l’issue de celui-ci. Pour rappel, et comme énoncé au sein de ce rapport, transmis par People Vox au Client conjointement à la proposition commerciale, « il s’agit d’un rapport d’audit technique qui, pour devenir un rapport d’expertise indépendante, doit être complété par l’analyse des conditions spécifiques au scrutin concerné ».
Le Client, agissant en qualité de Responsable de Traitement pour l’élection confiée à People Vox, s’il souhaite y avoir recours, réalise une expertise indépendante, en complément de l’audit réalisé par People Vox, préalablement à la mise en place du système de vote électronique et avant le premier tour de scrutin. Dans ce cadre, le Client pourra sélectionner l’expert de son choix et supportera, en totalité, les frais inhérents à la réalisation de cette prestation d’expertise.

Article 2 – Intégration des caractéristiques de l’élection dans le système de vote

Dès la création du projet, le personnel du prestataire en charge de la gestion de l’élection pour le compte du client peut débuter le paramétrage du vote. 

En tant qu’Administrateur, il est autorisé à définir les caractéristiques suivantes :
Informations concernant l’entreprise : raison sociale, n° SIRET, adresse, n° IDCC, coordonnées de son représentant en charge de l’organisation des élections.
Informations concernant les établissements, le cas échéant : nom de l’établissement, n° de SIRET, adresse, coordonnées du représentant de l’établissement en charge des élections (si différent de celui désigné au niveau de l’entreprise).
Nombre et composition des collèges électoraux.
Intégration de la Base électorale : civilité, nom, prénom, adresse postale (si envoi de l’identifiant personnel par voie postale ou du code secret par voie postale), adresse e-mail professionnelle ou personnelle (si envoi de l’identifiant personnel par mail), du numéro de téléphone portable personnel ou professionnel (si envoi du mot de passe par SMS), date de naissance, date d’entrée dans l’entreprise, matricule du salarié au sein de son entreprise (si existant), statut du salarié (Ouvrier, Employé, Technicien, Agent de maitrise, Ingénieur, Cadre ou autre), ainsi qu’éventuellement d’autres informations personnelles détenues par l’employeur permettant de proposer des questions-défis sécurisant l’élection (au choix parmi les données suivantes : les trois derniers chiffres du numéro de sécurité sociale, le code postal d’habitation, la ville de naissance, la date de naissance, les quatre derniers caractères du numéro IBAN, le montant du dernier salaire net).
Liste des candidats : nom de la liste, slogan (le cas échéant), logo de la liste, civilité, nom et prénom des candidats y étant attachés.
Composition des bureaux de vote : nom, prénom, mail, numéro de téléphone portable et fonction des membres au sein du bureau (président ou assesseur).
Liste des observateurs : nom, prénom, mail, numéro de téléphone portable et type d’accès (accès à la liste électorale ou non).

Article 3 – Cartes électorales

Avant l’ouverture du premier tour de scrutin, le prestataire procède à l’expédition, par mail ou par voie postale au domicile de chaque électeur, des cartes électorales contenant l’identifiant de connexion à la plateforme de vote. 
Les identifiants propres à chaque électeur sont générés aléatoirement par la plateforme People Vox. Le prestataire et la Société n’ont jamais connaissance du contenu des cartes électorales. 

Les identifiants ainsi générés sont strictement personnels et confidentiels. 

Les cartes électorales comportent les informations suivantes : 
informations relatives à l’élection : dates et horaires d’ouverture et de fermeture de chaque tour de scrutin ;
adresse URL du site de vote en ligne (www.mon-vote.com ou www.vote-cse.com – suivant le cas) ;
code élection permettant l’identification du projet de vote de l’entreprise sur la plateforme ;
identifiant personnel de connexion. 

Une notice d’information détaillant les étapes à respecter pour voter sur la plateforme People Vox sera intégrée à chaque carte électorale (mail ou courrier). 

Article 4 – Composition du bureau de vote et formation sur le système de vote

IMPORTANT : Le nom des membres du/des bureau/x de vote devront être communiqués au prestataire au plus tard 4 jours ouvrés avant la cérémonie de scellement du premier tour de scrutin ; et ce même pour le(s) collège(s) ou une carence de candidats est constatée au premier tour.

Préalablement à l’ouverture du scrutin, les membres de chaque bureau de vote bénéficieront d’une formation sur le système de vote People Vox. Cette formation aura lieu lors de la réunion de scellement du premier tour de scrutin ; à défaut de premier tour, elle sera dispensée lors de la réunion de scellement du second tour de scrutin.

Article 5 – Génération des clés de dépouillement

Les clés de déchiffrement des membres des bureaux de vote seront générées, préalablement à l’ouverture du scrutin, lors de la réunion de scellement du premier tour de scrutin (les clés restant strictement identiques, sans régénération possible, en perspective du second tour).
À défaut de 1er tour, les clés seront générées lors de la réunion de scellement du second tour de scrutin.

Conformément aux dispositions légales en vigueur, trois clés seront générées par bureau de vote constitué (une clé revenant à chaque membre du bureau). 

Les clés de déchiffrement seront générées de la façon suivante : 
Le président du bureau de vote et un des assesseurs se connectent à la plateforme People Vox et accèdent à l’interface de génération des clés de déchiffrement ;
Ils génèrent les fichiers permettant le dépouillement de l’urne et les conservent sur un support permettant de garantir leur intégrité : dossier protégé par un mot de passe, messagerie sécurisée, clé USB, disque dur externe, etc. ; 
Une fois les clés de dépouillement générées, trois parmi elles sont remises à chacun des membres du bureau vote tandis que la dernière, constituant la clé de sauvegarde, est conservée par le responsable de la Société (là aussi, sur tout support permettant de garantir l’intégrité de ladite clé).

La clé de sauvegarde devra être conservée et placée sous la surveillance du responsable de la Société, ou de la personne en charge des élections qu’il aura désigné à cet effet.

Pour rappel, les clés de déchiffrement générées avant l’ouverture du premier tour de scrutin seront réutilisables en cas de survenance d’un second tour. Ainsi, elles pourront déchiffrer les résultats des deux tours des élections.
En revanche, les clés de déchiffrement ne seront utilisables qu’une fois les votes clos et le scellement du système de vote contrôlé par la cellule d’assistance technique. Ainsi, il ne sera pas possible de déchiffrer le contenu de l’urne avant que le scrutin ne soit terminé et donc accéder à des résultats partiels. 


Article 6 – Tests du système de vote

Au cours de la réunion de scellement organisée avant chaque tour de scrutin, la cellule d’assistance technique procèdera à des tests dits à blanc :
test de la plateforme de vote ;
test du système de dépouillement. 

A l’issue de ces deux contrôles, la cellule d’assistance technique procèdera à la réinitialisation de l’urne. Le système de vote électronique sera alors scellé. Des empreintes numériques sont alors prises sur l’ensemble des éléments de l’élection : listes électorales, listes de candidats, composition du bureau de vote, dates et heures du scrutin, code source de l’application. Elles seront comparées lors de la réunion de dépouillement afin de prouver l’intangibilité du système de vote et de ses données pendant l’élection.

Conformément aux dispositions légales en vigueur, seront libres d’assister à ces tests les représentants des listes de candidats. Ils devront avoir été expressément désignés comme tels au moment du dépôt des listes auprès de la Direction. Le représentant de la Direction présent à la réunion devra s’assurer de l’identité des représentants de liste ayant décidé d’y participer. Ces derniers seront alors tenus d’émarger le procès-verbal de réunion certifiant de la réalisation des contrôles précités.

Article 7 – Contrôle des opérations électorales 

Au cours du processus électoral, divers acteurs internes et externes à l’entreprise seront amenés à s’assurer du bon déroulement des élections. 

Article 7.1 – Bureau de vote

Le bureau de vote est compétent pour s’assurer de la régularité et du secret du vote. Il est également chargé de proclamer les résultats. 

Au titre de leurs différentes missions, les membres du bureau de vote seront en mesure de contrôler les informations mises à leur disposition sur la plateforme de vote : composition de la liste électorale, composition des listes de candidats, documents rattachés aux listes de candidats (professions de foi), consultation des listes d’émargement, journal des événements intervenus pendant le scrutin et empreintes numériques attestant de l’intégrité du système de vote. Ils pourront également demander, en cas d’atteinte grave entravant la poursuite de l’élection, une suspension de celle-ci. Ils auront également accès au suivi de la participation, pour le(s) collège(s) électoral(aux) placé(s) sous leur contrôle.

Article 7.2 – Représentants de liste

Les représentants des listes de candidats ont des accès observateurs sur la plateforme de vote électronique. Ces accès, créés par People Vox, sont strictement personnels (les identifiants ne doivent pas être communiqués à d’autres représentants de liste par exemple).
Ils seront en mesure de contrôler les informations mises à leur disposition sur la plateforme de vote : composition des listes de candidats, documents rattachés aux listes de candidats (professions de foi) et empreintes numériques attestant de l’intégrité du système de vote. Ils auront également accès au suivi de la participation, pour l’ensemble des collèges électoraux de l’élection, en temps réel.

Les représentants de listes de candidats pourront également assister aux tests à blanc effectués sur le système de vote par la cellule d’assistance technique. 

Article 7.3 – Membres de la Direction

Les membres de la Direction ont des accès observateurs sur la plateforme de vote électronique. Ces accès, créés par People Vox, sont strictement personnels (les identifiants ne doivent pas être communiqués à d’autres membres de la Direction par exemple).
Ils seront en mesure de contrôler les informations mises à leur disposition sur la plateforme de vote : composition de la liste électorale (si accès activé par People Vox), composition des listes de candidats, documents rattachés aux listes de candidats (professions de foi) et empreintes numériques attestant de l’intégrité du système de vote. Ils auront également accès au suivi de la participation, pour l’ensemble des collèges électoraux de l’élection, en temps réel.

Les membres de la Direction, en outre de celui représentant l’employeur, pourront également assister aux tests à blanc effectués sur le système de vote par la cellule d’assistance technique. 

Article 7.4 – Représentant du prestataire

Le représentant du prestataire s’assure, pendant toute la durée des élections, du bon fonctionnement du système de vote électronique. 

A ce titre, il a accès aux informations suivantes : données contenues dans la Base électorale, listes électorales, listes de candidats, documents attachés aux listes de candidats (logo, professions de foi), composition du bureau de vote, liste des observateurs, documents liés à l’élection (protocole d’accord préélectoral, affichages…). 

En plus de sa mission de surveillance du système de vote électronique, le représentant du prestataire accompagne le représentant de l’entreprise en charge des élections dans le déroulement de son scrutin (conseil, rédaction des documents légaux, gestion de la communication interne et externe à l’entreprise…).

Article 8 – Conservation et destruction des fichiers supports

Le prestataire conservera dans une archive scellée, jusqu’à l’expiration d’un délai de 30 jours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. 

La procédure de décompte des votes pourra, si nécessaire, être exécutée de nouveau.

A l’expiration du délai de 30 jours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procèdera à la destruction des fichiers supports et transmettra, sur simple demande, une attestation de destruction des données au représentant de l’entreprise en charge des élections.

Article 9 – Accessibilité du système de vote électronique

Le système de vote électronique People Vox est accessible sur tout ordinateur équipé d’une connexion Internet. 

Les navigateurs Internet compatibles avec la plateforme de vote sont les suivants :

Chrome : v37.0 (2014) et suivantes
Safari : v10.1 (2017) et suivantes
Mozilla Firefox : v34.0 (2014) et suivantes
Opera : v24.0 (2014) et suivantes
Edge : v12 et suivantes
Android : v37.0 et suivantes
Chrome for Android : v37.0 et suivantes
Firefox for Android : v34.0 et suivantes
Opera for Android : v24.0 et suivantes
Safari on iOS : v10.3 et suivantes
Samsung Internet : v3.0 et suivantes

Dès réception de leur identifiant, les électeurs pourront se connecter à la plateforme de vote :
avant l’ouverture du vote afin de consulter les informations mises à leur disposition (date et heure d’ouverture du scrutin, liste électorale d’appartenance, listes de candidats déjà paramétrées) ;
pendant la période de vote définie dans le protocole d’accord préélectoral afin d’exprimer leur vote ;
dès le dépouillement réalisé afin de consulter les résultats de l’élection à laquelle ils ont participé.

DEROULEMENT DES OPERATIONS ELECTORALES

Article 1 – Authentification et connexion à la plateforme de vote

Pour pouvoir voter, les électeurs doivent saisir dans la barre d’adresse de leur navigateur Internet l’URL indiqué dans le mail (ou le courrier). 
Les électeurs sont d’abord invités à renseigner dans un champ dédié le « code élection » qui leur aura été communiqué avec leur identifiant personnel. Ce code, qui commence toujours par la lettre « v », est nécessaire à l’identification du projet d’élection rattaché à leur entreprise et permet ainsi de rediriger les électeurs sur une page d’authentification dédiée et personnalisée. 

Une fois redirigé à l’aide du « code élection », l’électeur doit saisir son identifiant de connexion confidentiel dans le champ correspondant du cadre d’authentification. 

A chacune de ses connexions, l’électeur devra répondre à une ou plusieurs questions-défis d’authentification non triviales, issues de données personnelles communiquées par la société au sein de sa Base électorale (en fonction du choix des questions-défis opéré par l’employeur).

En cas de mot de passe envoyé par SMS, et si un numéro de téléphone portable n’a pas été communiqué par l’employeur au sein de la Base électorale pour l’électeur en question, ce dernier devra, lors de sa première connexion, saisir un numéro de téléphone portable (personnel ou professionnel). Il sera stocké de manière cryptée et sécurisée sur les serveurs du prestataire de People Vox.
Ainsi, à chaque connexion, l’électeur recevra un mot de passe temporaire (valide 4 minutes) qui, une fois renseigné, lui permettra d’accéder à son espace de vote.

Article 2 – Procédure de réédition des codes

En cas de perte ou de non-réception de son identifiant, l’électeur pourra regénérer de nouveaux codes d’accès selon une procédure sécurisée.

La demande de réédition des codes d’accès se fait par le biais d’un formulaire en ligne, disponible 24h/24, sur la page de connexion du site de vote (www.mon-vote.com ou www.vote-cse.com – suivant le cas). Il faudra cependant que l’électeur ait connaissance de son code élection, ou bien qu’il le demande à une personne de la cellule d’assistance technique (membre des bureaux de vote, représentant de la Direction, prestataire People Vox).

Pour récupérer ses codes, l’électeur devra renseigner son nom, son prénom, sa date de naissance, un numéro de téléphone portable, une adresse mail valide et les réponses aux questions-défis d’authentification afin de permettre son identification par le système de vote électronique. Il recevra alors un nouvel identifiant directement par mail (à la condition que les informations communiquées par l’électeur correspondent aux informations transmises par la Direction à People Vox, et donc aux informations inscrites en base de données).
Si aucune adresse mail n’est inscrite en base de données (cas d’un électeur qui aurait reçu ses codes d’accès par voie postale), l’équipe de People Vox devra valider manuellement le ticket (en se rapprochant, si nécessaire, de la Direction de l’entreprise pour toute levée de doute sur l’identité de l’électeur). 
Un suivi sera réalisé par SMS pour communiquer à l’électeur l’avancée de sa demande d’assistance.

A défaut d’identification par la plateforme, l’électeur sera invité à se rapprocher du représentant de la société en charge des élections, ou de People Vox, afin que ce dernier procède à la vérification de sa demande et le guide pour ouvrir sa demande d’assistance directement en ligne selon la procédure décrite ci-dessus.

Une hotline téléphonique, joignable 24h/24 et 7/7 est également mis à la disposition des électeurs.



Article 3 – Ouverture et fermeture du scrutin

A la date et aux heures fixées dans le protocole d’accord préélectoral, le vote est clos et il n’est alors plus possible pour un électeur, qui n’aurait pas encore participé à l’élection, de voter. 
Ainsi, aucune durée « tampon » n’est paramétrable. Un électeur, en cours de vote, ne pourra pas injecter son bulletin dans l’urne une fois l’heure de clôture dépassée.

Article 4 – Consultation des listes d’émargement

Conformément aux dispositions légales en vigueur, les listes d’émargement ne seront accessibles qu’aux seuls membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.  

Les listes d’émargement, distinctes par scrutin et par collège électoral, mentionneront la date et l’heure de chaque vote enregistré dans le système de vote électronique.

Article 5 – Dépouillement du scrutin

Les membres du bureau de vote, le représentant de l’entreprise, le représentant du prestataire et, s’ils souhaitent être présents, les représentants de listes se réunissent afin de procéder au dépouillement des urnes. 

Les membres du bureau de vote se connectent et lancent la cérémonie selon la procédure communiquée par le prestataire (lancement par le Président et validation par au moins l’un des deux assesseurs, en présentiel ou via connexion distante).
Cette cérémonie doit être lancée obligatoirement depuis un ou plusieurs ordinateur(s) (un ordinateur étant suffisant si la réunion a lieu en présentiel entre les différents membres du bureau de vote).

La cellule d’assistance technique vérifie que les différentes empreintes numériques relevées à l’issue du scrutin sont identiques à celles constatées lors de la réunion de scellement. Si tel est le cas, le bureau de vote autorise le dépouillement de l’urne / des urnes.

Pour pouvoir compiler les résultats et les proclamer, les membres du bureau de vote injectent deux des trois clés de déchiffrement détenues en leur possession. Les résultats s’affichent immédiatement à l’écran (résultats titulaires dans un premier temps puis résultats suppléants).

Pour chaque collège électoral, il sera d’abord procédé au dépouillement de l’urne des titulaires avant celle des suppléants. 

Article 6 – Affichage des résultats

Une fois l’urne déverrouillée par l’insertion des clés de déchiffrement, les résultats s’affichent instantanément à l’écran. Pour chaque collège électoral, apparaissent les informations suivantes : 
dates et heures d’ouverture et de fermeture du scrutin ;
nombre d’électeurs inscrits ;
nombre de votants ;
nombre de bulletins blancs ;
nombre de suffrages valablement exprimés ;
quorum atteint ou non ;
nombre de listes de candidats présentées ;
nombre de sièges à pourvoir ;
quotient électoral ;
nom et prénom de chaque candidat ;
nom du syndicat ou de la liste commune auquel le candidat est rattaché ;
nom de l’organisation syndicale d’affiliation du syndicat ;
nombre de bulletins recueillis par chaque liste ;
nombre de voix obtenues par chaque candidat ;
total des voix recueillies par les candidats de chaque liste ;
nombre de candidats présentés par chaque liste ;
moyenne des voix de chaque liste ;
nombre de sièges attribués à chaque liste ;
identification des candidats élus ;
nombre de candidats élus par liste. 

Article 7 – Edition des procès-verbaux 

Une fois les résultats du scrutin consultés et approuvés par les membres du bureau de vote, les procès-verbaux sont édités numériquement par People Vox à partir des informations précédemment listées. Les membres du bureau de vote procèdent alors à la vérification de leur contenu. 

Les procès-verbaux sont ensuite signés par les membres du bureau de vote (signature manuscrite ou électronique en fonction de l’équipement de la Société).
Le système de vote électronique utilisé est agréé par le Ministère du Travail, de l’Emploi et de l’Insertion : cet agrément permet la télétransmission des résultats au CTEP et le téléversement des procès-verbaux signés directement en ligne (sous réserve d’un accord de télétransmission complété et signé par le Direction et transmis à People Vox au plus tard le jour du dépouillement).

En cas de refus de télétransmission, ou d’échec de celle-ci dans son exécution, les procès-verbaux devront être envoyés par voie postale au CTEP. Les procès-verbaux seront alors nécessairement imprimés en deux exemplaires (un exemplaire conservé par la Direction et un exemplaire adressé au CTEP par voie postale).

Dès l’établissement des procès-verbaux, le président du bureau de vote proclamera publiquement les résultats au cours de la réunion de dépouillement.
Les résultats sont accessibles, directement, pour l’ensemble des électeurs (visualisation des résultats de leur collège d’appartenance uniquement), des membres du bureau de vote et pour les observateurs.

Article 8 – Signature de la liste d’émargement

Parallèlement à la génération des procès-verbaux, les membres du bureau de vote téléchargent la liste d’émargement mise à leur disposition sur la plateforme People Vox. Chaque membre du bureau de vote doit apposer sa signature (signature manuscrite ou électronique en fonction de l’équipement de la Société) ; il en est de même pour le représentant de la Direction.

Article 9 – Archivage des résultats

A l’issue du processus électoral, le contenu des urnes, les listes d’émargement, les résultats des élections, le paramétrage des élections et l’intégralité des programmes sources de la plateforme de vote électronique seront archivés par People Vox au sein de ses serveurs. Ces éléments seront figés, horodatés et scellés. 

Conformément aux dispositions légales en vigueur, à l’expiration du délai de recours ou, en cas de contestation, au jour où la décision juridictionnelle sera devenue définitive, l’ensemble des archives conservées par People Vox seront détruites.