Entre les membres de l’UES, composée des sociétés suivantes :

- La société Parc du Futuroscope, dont le siège social est situé 86130 JAUNAY-MARIGNY ; 

 Par l’intermédiaire de son représentant légal, agissant en sa qualité de Président du Directoire

- La société Futuroscope Maintenance Développement (FMD), dont le siège social est situé sur le site du Futuroscope - 86130 JAUNAY-MARIGNY ;
Par l’intermédiaire de son représentant légal, représentée par son président : le Parc du Futuroscope en la personne du Président du Directoire du Parc du Futuroscope

- La société Futuroscope Destination, dont le siège social est situé sur le site du Futuroscope - 86130 JAUNAY-MARIGNY ;
Par l’intermédiaire de son représentant légal, agissant en sa qualité de Président du Directoire

Ci-après désignée l’Unité Economique Sociale (UES) FUTUROSCOPE
D’UNE PART
Et :
Les organisations syndicales représentatives de salariés :
le syndicat CFDT représenté par en sa qualité de déléguée syndical
le syndicat SUD	représenté par en sa qualité de délégué syndical
le syndicat UNSA Futuroscope-FMD représenté par en sa qualité de délégué syndical

D’AUTRE PART,
IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT :

PREAMBULE

Il a été convenu de signer un accord collectif sur le vote électronique pour l'élection des membres du comité social et économique.
Comme le propose la loi pour la confiance dans l'économie numérique, les parties signataires conviennent, pour les prochaines élections professionnelles de l’UES d'aménager le processus des opérations de vote en ayant recours au vote électronique afin :

de simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,
d'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,
d’augmenter le niveau de participation,
d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

L’accord précise le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales.








Article 1 - Champ d’application 

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés électeurs compris dans le périmètre de l’UES.

Article 2 - Principe généraux

Les signataires conviennent de confier à une société prestataire (ci-après dénommée « le prestataire »), l'organisation matérielle et technique du processus de vote électronique.

La société VOXALY DOCAPOSTE (ci-après dénommée « le prestataire ») dont le système de vote électronique a été audité et l'audit mis à disposition de la commission nationale informatique et libertés, a été choisie pour organiser le scrutin, sur la base d'un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires énoncées notamment aux articles R. 2314-9 à R. 2314-21 et R. 2324-10 à R. 2324-15 du code du travail.

Le système retenu respecte les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :
-  la sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique,
-  l'anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,
-  l'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin, ni de modifier son vote une fois validé.
- la confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure.

La Direction et les Partenaires Sociaux sont expressément convenus que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.

Dans le cadre des élections, les parties signeront un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment les modalités de constitution du bureau de vote, le calendrier, les modalités opératoires et la répartition des sièges.


Article 3 -  Respect de la loi Informatiques et libertés

Pour les seules nécessitées des opérations électorales (notamment l'établissement des listes électorales), l'entreprise sera amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d'extraction des fichiers de gestion du personnel de l'entreprise. Dès l'accomplissement de ces formalités, les organisations syndicales de l'entreprise en seront informées.
Le système de vote électronique mis en place par le prestataire doit avoir fait l'objet d'une déclaration auprès du DPO et sera intégré au registre RGPD.


Article 4 - Modalités de vote

Afin de garantir un taux de participation optimum, les parties conviennent que les élections auront lieu sur plusieurs jours.
Les électeurs ont ainsi la possibilité de voter à tout moment pendant la période d'ouverture du vote électronique en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.


Trois PC seront mis à la disposition des électeurs par l'entreprise dans des lieux qui garantissent la confidentialité du vote, à définir avec les représentants du personnel.


Article 5 - Communication des listes électorales et des listes de candidats

La première transmission au prestataire des listes électorales, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral, est faite à la date prévue par le protocole préélectoral 10 jours ouvrés avant les élections.
Les listes de candidats ainsi que les logos et les professions de foi sont adressés au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique à la date prévue par le protocole préélectoral.

Les professions de foi devront être fournies sous la forme d'un fichier au format PDF de 2 Mo au maximum, 1 page A4 recto verso, Couleur ou Noir et Blanc.
Pour assurer l'égalité de traitement entre les listes de candidats, tous les logos apparaîtront à l'écran en respectant le même format png, taille de 200 pixels x 200 pixels.

Les listes par syndicat sont présentées sur les écrans dans l'ordre alphabétique.
Par ailleurs, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisés soient identiques pour toutes les listes.


Article 6 - Déroulement des opérations de vote

Une note explicative, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, sera portée à la connaissance des électeurs avant l'ouverture du scrutin pour faciliter l'appropriation du vote électronique. Elle sera également mise en ligne sur le site intranet et affichée afin que les salariés puissent y avoir accès à tout moment.

Préalablement à la mise en service du site, la recette des masques présentés à l'écran aura lieu en présence de la direction, des organisations syndicales et du prestataire.

Par ailleurs, il sera procédé avant que le scrutin ne soit ouvert :
-  par le prestataire : à un test du système de vote électronique et à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;
-  par les membres du bureau de vote, à la vérification que l'urne est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.
Il sera contrôlé par le prestataire, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.


Article 7 - Modalités d'accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra avant le vote à son adresse mail professionnelle ou s’il n’en possède pas par courrier à son domicile les informations suivantes : 
 
Son identifiant personnel et confidentiel ou code d’accès
L’adresse du site de vote
Les modalités de connexion
Le numéro de téléphone de l’assistance

Le QR code dirigeant directement vers le dispositif de vote
Au verso du courrier, des captures d’écran du dispositif de vote.

Seul le prestataire aura connaissance des codes d’accès.
Le code d’accès sera également valable en cas de second tour.

Après avoir cliqué sur le lien, l’électeur est alors invité à renseigner son code d’accès, sa date de naissance et son matricule.
(Ces informations personnelles, préalablement communiquée par l'employeur au prestataire lors de la constitution des listes, permettront à l'électeur d'obtenir les informations qui lui seront nécessaires pour voter. Toute personne non reconnue n'aura pas accès aux pages du serveur de vote.)

A la suite de cette identification, il est proposé à l’électeur de demander son code d’activation sur le canal de son choix : sms ou message vocal.
Une fois reçu, l’électeur est invité à renseigner ce code d’activation pour accéder au vote.(code d’activation valable 10 minutes).

Une fois connecté, l'électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et pour les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix en choisissant une liste complète, en ayant la possibilité de raturer ou de voter blanc. Une fois le vote effectué, le choix de l’électeur lui est alors rappelé et il peut le modifier. 

La confirmation du vote vaut signature de la liste d'émargement dès réception du vote dans l'urne électronique. Un accusé de réception lui confirme l’enregistrement définitif de son vote. Cet accusé peut être téléchargé en format pdf par l’électeur.

En cas de perte ou d'oubli des codes, après que l'électeur se soit identifié, le prestataire lui adressera de nouveaux codes soit à une adresse mail professionnelle ou personnelle (communiquée par l'électeur) soit par SMS.
Une assistance téléphonique 24h/24 sera mise en place par le prestataire.


Article 8 - Garanties de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par le code du travail, le flux du vote et celui de l'identification de l'électeur sont séparés. L'opinion émise par l'électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d'identification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.
Par ailleurs, le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant : les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde…

Le président du bureau de vote, les délégués syndicaux et les représentants de l'entreprise pourront consulter, sur un site sécurisé, le taux de participation. Cette information sera mise à jour en temps réel.






Article 9 – Le dispositif de secours

Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

 En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.



Article 10 - Dépouillement - Procès-verbaux - Résultats

A l'heure de clôture du scrutin, le site de vote n'est plus accessible aux électeurs. Les opérations de dépouillement seront effectuées à distance avec l’intervention du chef de projet Voxaly, sous l’autorité du président du bureau de vote et avec la présence obligatoire des deux assesseurs porteurs des clés de déchiffrement.

Le mode électronique permet d'obtenir les résultats de manière quasi instantanée.
Le président introduit ses codes sécurisés et les assesseurs les leurs selon une procédure assimilable aux urnes à double cadenas.

Le dépouillement s'effectue dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants. Les attributions des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.

Tous les résultats sont automatiquement reportés sur les formulaires électroniques conformes aux modèles Cerfa en vigueur.  

Le président du bureau de vote vérifie l'exactitude des procès-verbaux pré-remplis et les signe.
Les autres membres du bureau de vote signent également les formulaires précités.

Le détail des opérations est le suivant :
Constatation de l’exactitude de l’heure de clôture
Constatation de la clôture effective du site de vote
Extraction de la liste d’émargement des votes par internet
Saisie manuelle des clés de déchiffrement (2 clés sont nécessaires)
Lancement du dépouillement
Récupération des résultats (pv CERFA pré remplis)
Contrôle de la mention ELU au regard des candidats élus
Signatures des PV
Proclamation des résultats






Article 11 – Durée et Révision de l’accord
 
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée pour les élections des représentants du personnel prévues en octobre 2023.

Le présent accord pourra être révisé, à la demande d’une des parties signataires, en respectant un préavis de 3 mois sur notification écrite par courrier électronique. Dans ce cas, les négociations commenceront dans le mois suivant la date de réception de la demande de révision par les parties signataires.

L’accord peut être dénoncé, à tout moment, par l’une ou l’autre des parties signataires sous réserve du respect d’un préavis de 3 mois sur notification écrite.


Article 12 – Formalités de publicité et dépôt

Le présent accord fera l’objet des formalités de dépôt (auprès du secrétariat-greffe du conseil de prud’hommes de Poitiers et dépôt dématérialisé auprès de la DREETS) et de publicité prévues par les dispositions légales et réglementaires. Son existence figurera aux emplacements réservés à la communication avec le personnel.

Fait à Jaunay-Marigny, le 3 juillet 2023 en 5 exemplaires originaux dont un pour chaque organisation syndicale.