PROTOCOLE D’ACCORD PRÉÉLECTORAL
Elections professionnelles 2018



Entre les soussignés :


La Société BMW France, Société Anonyme à Directoire et Conseil de Surveillance au capital de 2.805.000,00 euros, dont le siège social est sis 3, avenue Ampère, MONTIGNY-LE-BRETONNEUX, 78886 SAINT-QUENTIN-EN-YVELINES, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de VERSAILLES sous le numéro 722 000 965, représentée par XX, Président du Directoire et XX, Directrice du Département des Relations Humaines. 
 

d'une part,
et 


Les représentants mandatés par les Organisations syndicales :


XX
Représentant de l’organisation syndicale CFTC Métallurgie des Yvelines

XX et XX, Délégué Syndical
Représentants de l’organisation syndicale FO Métaux

XX et XX, Délégué Syndical
Représentants l’organisation syndicale SMIDEF - CFE CGC, Délégué Syndical




d’autre part, 


Préambule

Le présent protocole a pour objet d’organiser les élections des représentants au Comité Social et Economique (CSE).

Ces élections seront organisées dans le cadre des dispositions légales, selon les modalités suivantes.

Il est à noter que les membres du Comité Central d’Entreprise en ont été informés lors de la réunion ordinaire du 21 mars 2018 de l’utilisation d’un dispositif de vote électronique accessible sur site et à distance. 
 
La mise en œuvre du dispositif est confiée à la société DOCAPOST BPO (siège social 10 avenue Charles de Gaulle – 92220 CHARENTON LE PONT).

Depuis le 5 décembre 2016, et conformément au décret n°2016-1676 faisant référence au vote électronique, la mise en œuvre du vote électronique n’est plus soumise à l’obligation de la conclusion d’un accord.

Le système de vote électronique proposé est conforme aux prescriptions de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602  du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour les élections professionnelles et modifiant le code du travail.

Le présent protocole s’applique pour tous les établissements de BMW France : 

Siège social de BMW France
3, avenue Ampère (78180) MONTIGNY-LE-BRETONNEUX

Centre de formation
1, rue du Parc des Vergers (91250) TIGERY

Brandstore BMW George V
38, avenue George V (75008) PARIS

Centre d’essais
Autodrome de Miramas (13118) ENTRESSEN.

BMW France – Centre de Pièces et Accessoires
8, rue de la Minoterie (67016) STRASBOURG.


En vue des élections des membres du Comité Social et Economique et en application des articles L. 2314-4 et suivants du Code du travail, il a été convenu ce qui suit :




ARTICLE 1 – DATE DES ELECTIONS

Le premier tour des élections des membres du Comité Social et Economique aura lieu le du lundi 12 novembre 08H00 au jeudi 15 novembre 2018 23H59.

Au cas où le quorum ne serait pas atteint au premier tour, en cas d’absence de présentation de liste de candidature, et dans le cas où tous les sièges n’auraient pas pu être pourvus dès le premier tour, il y aura lieu de procéder à un second tour avec des candidatures libres. 
Il se déroulera du lundi 26 novembre 08H00 au jeudi 29 novembre 2018 23H59.

Les dates du premier et du second tour visées ci-dessus s’entendent des dates de clôture des votes par internet. Le dépouillement électronique et la proclamation des résultats seront effectués le lendemain de la clôture des votes.








ARTICLE 2 – ORGANISATION DE LA REPRESENTATION DU PERSONNEL

2.1 	Nombre de sièges 

L’effectif de référence au jour de l’élection est de 489,83 comprenant notamment les salariés mis à disposition par des entreprises extérieures.

Le nombre de sièges à pourvoir est de 12 titulaires et de 12 suppléants pour le CSE de BMW France. 


2.2	Répartition des effectifs selon le sexe et par collège électoral 

L’effectif se compose, suivant les catégories professionnelles, de :
130,83 collaborateurs ouvriers et employés ;
72 collaborateurs agents de maîtrise et techniciens ;
287 collaborateurs cadres.

L’effectif est ainsi réparti entre les catégories professionnelles et les sexes :



2.3	Répartition des sièges

Pour les élections des membres du CSE, 3 collèges électoraux sont retenus.

Les parties conviennent en conséquence de la répartition des sièges selon les catégories professionnelles suivantes :
1er collège : collège ouvriers et employés		3 titulaires	3 suppléants
2ème collège : collège agents de maîtrise			3 titulaires	3 suppléants
3ème collège : collège cadres				6 titulaires	6 suppléants


2.4	Répartition des effectifs selon le sexe par collège électoral

Depuis le 1er janvier 2017, la loi (n°2015-994) du 17 août 2015 relative au dialogue social et à l’emploi dite « Loi Rebsamen » impose une représentation équilibrée des hommes et des femmes au cœur des instances représentatives du personnel et ce notamment lors des élections professionnelles que ce soit pour les titulaires ou les suppléants.

Exemple : si l’électorat est composé de 70 % de femmes, la liste de l’organisation syndicale devra être composée de 70 % de femmes et de 30 % d’hommes.



Méthode de calcul :

Nombre de sièges à pourvoir   X   part Hommes ou Femmes de l’électorat

En cas où le calcul ne tomberait pas sur un nombre entier, on : 
arrondi à l’entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5 ;
arrondi à l’entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.
Enfin, si le nombre de sièges à pourvoir est impair et que les listes électorales sont composées de 50% de femmes et de 50% d’hommes, les organisations syndicales pourront présenter indistinctement un homme ou une femme en plus. 

Proportion des femmes / hommes dans chacun des collèges :


Les listes sont composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des sexes.


ARTICLE 3 – Durée des mandats

La durée des mandats pour les membres du CSE est de 4 ans. 
En application de la loi, le renouvellement des mandats sera limité à 3 mandats successifs. 


ARTICLE 4 - ELECTEURS ET ELIGIBLES

Les conditions d'électorat et d'éligibilité sont celles prévues par les articles L. 2314-18 et suivants du Code du travail. Les salariés mis à disposition, présents dans les locaux de l’entreprise et qui remplissent une condition de présence de 12 mois continus, choisissent s’ils votent dans l’entreprise qui les emploie ou dans l’entreprise utilisatrice.

Ne sont pas électeurs : le président du directoire, le directeur général, la directrice des relations humaines, le chef du département pièces de rechange et accessoires, le chef du centre d’essais. 

La liste du personnel électeur et éligible est établie par l'employeur pour chaque collège et affichée au plus tard le vendredi 28 septembre 2018. 

Pour des raisons de confidentialité et de respect de la vie privée des salariés, les listes électorales affichées ne porteront pas la mention de la date de naissance. Une liste électorale complète sera à la disposition des collaborateurs et des organisations syndicales souhaitant vérifier les dates de naissance.

Figurent sur les listes affichées : la civilité, le nom et le prénom de l’électeur, son collège électoral, sa qualité d’électeur et de salarié éligible à savoir s’il est âgé de plus de 16 ans/18 ans et sa date d’entrée dans l’entreprise, classés par ordre alphabétique.

Il est précisé que conformément aux dispositions prévues dans leurs contrats de travail, les anciennetés « BMW Group » seront reprises pour les collaborateurs ayant intégré BMW France suite à une mutation interne, ou ayant travaillé précédemment en intérim ou en portage salarial. 


ARTICLE 5 – LISTES DE CANDIDATS ET propagande électorale

 Listes de candidats 1er tour

Il est rappelé que les seules organisations syndicales mentionnées aux premier et deuxième alinéas des articles L. 2314-3 et L. 2324-4 du Code du travail sont en droit de présenter des listes de candidats au premier tour.
Pour des raisons d’ordre matériel tenant à l’organisation du vote, les listes devront être adressées à la Direction des Relations Humaines à l’attention XX, avant le vendredi 19 octobre 2018 avant 18H00, par lettre recommandée ou remise en mains propres contre décharge.

Les listes peuvent être incomplètes, mais ne doivent pas comporter plus de candidats que le nombre de sièges à pourvoir.

En cas de liste commune, si une répartition des voix est prévue, elle sera communiquée à toutes les organisations syndicales lors du dépôt des listes. 
Les listes de candidats et l’éventuelle répartition des voix sont affichées par la direction dès qu’elle en a connaissance et au plus tard le lundi 22 octobre 2018.


 Listes de candidats au 2nd tour

En cas de deuxième tour, les candidatures sont libres.

La date limite de dépôt des candidatures, dans les mêmes formes que pour le premier tour, est fixée au mardi 20 novembre 2018 avant 12H00.

Les listes de candidats et l’éventuelle répartition des voix sont affichées par la direction dès qu’elle en a connaissance, soit le mardi 20 novembre 2018 à partir de 14H00.


 Professions de foi et logo

Au premier tour, les organisations syndicales pourront remettre à la Directrice des Relations Humaines,  :
les professions de foi (tracts électoraux) au format PDF (500Ko maximum), consistant chacun en un feuillet 21 x 29,7 (format A4)
les logos au format JPG (200Ko maximum), hauteur 200 pixels, largeur 200 pixels, jusqu’au vendredi 19 octobre 2018 avant 18H00, pour qu’ils soient mis en ligne sur le site de vote par Internet. 

De même, au second tour, les candidats pourront remettre au à la DRH leurs tracts électoraux jusqu'au mardi 20 novembre 2018 avant 12H00.
ARTICLE 6 – VOTE ELECTRONIQUE

Aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé.

Les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d'assurer l'identité des électeurs ainsi que la sincérité et le secret du vote, comme la publicité du scrutin, conformément aux principes généraux du droit électoral.
Un descriptif détaillé du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales est annexé au présent protocole.

Chaque salarié est informé au moyen d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.


ARTICLE 7 – MODALITES PRATIQUES DU VOTE ELECTRONIQUE




 Langue, ordre des instances et affichage initial des listes

Les indications et informations présentées sur le site de vote sont disponibles en français.

Une fois connecté sur l'application, l'électeur se verra présenter la liste des scrutins pour lesquels il est appelé à voter (CSE titulaire et suppléant). 

Le logo et le nom de la liste seront affichés. L'électeur peut basculer d'une présentation d’une liste à l'autre par un simple clic sur le bouton prévu à cet effet. Le choix d'une des listes lui présente ensuite le bulletin de vote avec tous les candidats de la liste.


 Ordre de présentation des listes

Les listes en présence pour chaque scrutin sont présentées aux électeurs, selon leur nombre, sur une ou deux colonnes par ordre alphabétique, de haut en bas (et de gauche à droite si nécessaire).


 Matériel de vote - Codes confidentiels

Chaque électeur est identifié par des codes d’accès personnel et sa date de naissance (code challenge) communiqué par l’entreprise   
Les codes d'accès, qui se composent d'un identifiant et d'un code confidentiel, sont générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils soient communiqués à l’entreprise. Ces codes permettront de se connecter à l'application informatique et de valider son vote.
Des nouveaux codes sont générés et communiqués aux électeurs en cas de second tour.


 Communication des codes  de vote

Le prestataire expédiera un courrier par voie postale au domicile de chaque salarié de BMW France. 

Cet envoi sera couplé par l’envoi du matériel de vote par voie électronique sur l’adresse mail professionnelle BMW de chaque électeur. 
Le prestataire expédiera les codes de vote par courrier électronique (avec sécurisation OTP par SMS) à chaque électeur. 
Le prestataire expédiera un message personnalisé à l’électeur l’invitant à récupérer ses codes confidentiels de vote sur une interface sécurisée. En cliquant sur un lien personnalisé présent dans le message, l’électeur sera redirigé vers l’interface sécurisée et devra renseigner un formulaire d’identification comprenant un code challenge (date de naissance) ainsi qu’un numéro de téléphone mobile sur lequel sera envoyé un code sécurisé (OTP : One Time Passeword). La combinaison de ces éléments permettra à l’électeur de récupérer ses codes confidentiels de vote (Identifiant de vote et Code confidentiel) pour participer à l’élection et d’accéder à une notice explicative pour voter.

En cas de non réception de ce matériel de vote (mauvaise adresse), l’électeur pourra prendre contact avec la Direction des Relations Humaines pour se voir restituer des nouveaux codes de vote.


 Protocole de restitution des nouveaux codes de vote

En cas de perte ou de non réception de ce courrier, l'électeur s'adressera à la Direction des Relations Humaines ou déclarera cette perte ou non réception à partir du site Internet.
Après vérification de l’identité de l’électeur, la Direction des Relations Humaines enverra à l’adresse déclarée dans le système ou remettra en mains propres et une seule fois, un nouveau matériel de vote énoncé ci-dessus, cacheté sous pli fermé avec de nouveaux codes d’accès.
Pour les électeurs à distance ou ceux qui en font la demande, il sera possible de récupérer des nouveaux codes de vote par mail sécurisé par sms via un serveur sécurisé.


 Scellement du système et formation (articles R2314-15 et R2324-11 du Code du Travail)

Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire formera un correspondant des Relations Humaines, chargé du projet électoral, avant l'ouverture du site internet. Cette formation sera assurée à distance par conférence téléphonique et/ou webformation.

La cérémonie de scellement sera animée par un représentant de l’équipe des Relations Humaines qui aura reçu la formation nécessaire par le prestataire.

Les organisations syndicales signataires du présent protocole sont invitées par la Direction des Relations Humaines à assister à ces opérations de contrôles et de scellement. 

L'information et la formation sont assurées :
pour les Délégués Syndicaux, par la participation à cette intervention précédant l'ouverture du site de vote,
pour les membres du bureau de vote, par une explication de leur rôle tout au long du scrutin ainsi que le jour du dépouillement.

Cette intervention consiste à :
générer les clés de scellement (au nombre de 3) destinées au membre du bureau de vote,
procéder à un test à blanc : tester la plateforme de vote et le logiciel de dépouillement avant l'ouverture du vote,
constater que les résultats sont conformes au vote à blanc réalisé,
réinitialiser les urnes électroniques, et constater qu'elles sont vides.


 Cellule d’assistance technique 

Il est constitué une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Le prestataire est chargé d’assurer les missions de la cellule d'assistance technique.
La cellule d'assistance technique contrôle, avant que le vote ne soit ouvert, que le scellement du système de vote électronique à fait l’objet d’un test à blanc et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet. 


 Assistance aux électeurs

Un numéro spécifique d’assistance, sera mis à disposition des électeurs pendant la période de scrutin.

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.



ARTICLE 8 – DATES ET HORAIRES DES VOTES PAR INTERNET

Au premier tour, les plages horaires de vote par internet pour les élections professionnelles sont, pour l’ensemble des électeurs de l’entreprise, les suivantes : 

Du lundi 12 novembre 2018, 8h00 au jeudi 15 novembre 2018, 23h59.

En cas de second tour, les plages horaires de vote sont les suivantes :

Du lundi 26 novembre 2018, 8h00 au jeudi 29 novembre 2018, 23h59.

Les heures de vote seront affichées dans les différents sites.

Toutes facilités seront accordées aux collaborateurs pour leur permettre de voter. Le temps passé par l’électeur pour voter n'entraînera aucune réduction de salaire, sous réserve du respect par l’électeur du temps strictement nécessaire pour effectuer les opérations de vote. 

Tous les collaborateurs ont accès à un ordinateur sur leur lieu de travail avec une connexion Internet, et peuvent donc accéder au site de vote.

Il est précisé que la salle informatique sera mise à disposition des collaborateurs de Strasbourg, qui pourront accéder à l’ordinateur de leur choix. En cas de besoin, le support informatique sera assuré par la Gestionnaire Administrative RH et/ou la Gestionnaire Administrative du site. 


Important : aucun moyen n'est prévu pour modifier les plages horaires de votes déterminées par ce protocole.





ARTICLE 9 – BUREAU DE VOTE ET COMMISSION DE SURVEILLANCE

Le bureau de vote est constitué d'un Président et de deux, les deux plus âgés et le plus jeune parmi les électeurs présents et rattachés au site de Montigny-le-Bretonneux, acceptant ce rôle. En cas de nécessité, le Président peut accepter des assesseurs supplémentaires, sous réserve de la tenue d'une feuille de présence émargée par chacun.

La présidence appartient au plus âgé, sauf s'il se présente comme candidat.

Il s'assure de la régularité et du secret du vote et proclame les résultats.

Le bureau sera constitué au siège social de la société à Montigny-le-Bretonneux (78180).
Les membres du bureau de vote détiendront les clés électroniques des urnes électroniques garantissant l’intégrité et la sécurité du système. Ces clés seront générées en amont du scrutin lors de la phase de scellement du système de vote. Ces clés sont au nombre de trois dont deux d’entre elles seront indispensables pour déverrouiller le système et procéder au dépouillement.
En cas de disfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote seul aura compétence, après avis du représentant du prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

La commission de surveillance est composée d’un représentant de chaque organisation syndicale (membre du personnel), des membres du bureau de vote et de deux représentants des Relations Humaines. 
Elle participe au contrôle et à la validation du système de vote électronique lors d’une phase de vote à blanc (phase de recette) ainsi qu’à la phase de scellement du système de vote. 
Elle assiste aux opérations de dépouillement, à la date et l’heure prévue pour celui-ci. Le temps passé par ces observateurs est rémunéré comme temps de travail. De même, la Direction peut désigner un représentant de son choix. Ces personnes n'ont aucune voix délibérative, mais peuvent aider aux opérations de dépouillement.


ARTICLE 10 – DEPOUILLEMENT

Après clôture automatique de scrutin par le système de vote électronique, le bureau de vote intègre les clés électroniques afin de déverrouiller les urnes électroniques et de procéder au dépouillement automatisé. Le bureau de vote imprime les procès-verbaux de résultats, les listes d’émargements et justificatifs et proclame les résultats.


ARTICLE 11 – PROCLAMATION

Les résultats sont proclamés oralement par le Président du bureau de vote.


ARTICLE 12 – ORGANISATION D’UN SECOND TOUR

Indépendamment pour chaque scrutin, un second tour est organisé dans les cas suivants :
carence de candidat au premier tour,
quorum non atteint au premier tour (nombre de suffrages valables inférieur à la moitié des inscrits),
un ou plusieurs sièges non pourvus à l'issue du premier tour.

ARTICLE 16 – DUREE ET PUBLICITE DU PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL

Le présent protocole est conclu pour les élections des membres du CSE du 15 novembre 2018, et du 29 novembre 2018 le cas échéant.
Un exemplaire du présent accord sera adressé à l’Inspecteur du travail de Saint-Quentin-en-Yvelines, conformément aux dispositions des articles L. 2314-10 et L. 2324-12 du nouveau Code du travail.

Ce protocole sera valable par la signature des parties désignées ci-dessus.

Il sera affiché dès sa signature. 













































Fait à Montigny le Bretonneux, le 20 septembre 2018.
En 5 exemplaires originaux,