Article 1 – Préambule

Le présent protocole a pour objet de déterminer les conditions d’organisation des élections des représentants des salariés au Conseil d’Administration du CIC SUD OUEST.

Ces élections organisées en application des dispositions légales en vigueur, et conformément aux statuts de l’entreprise, se dérouleront par vote électronique. 


Article 2 – Electorat

Sont électeurs, tous les salariés dont le contrat de travail en cours est antérieur de trois mois à la date de l’élection fixée au 2 octobre 2018.

Pour cette élection, la liste électorale énumère deux collèges d’électeurs :

cadres
autres salariés.

La liste électorale est affichée sous PIXIS au plus tard

le 27 août 2018.

Les éventuelles demandes de correction doivent être adressées à la DRH Groupe au plus tard 
le 10 septembre 2018.


Article 3 – Eligibilité

Sont éligibles, les salariés titulaires d’un contrat de travail en cours avec le CIC SUD OUEST, antérieur de deux années au moins à la date de la proclamation des résultats définitifs et correspondant à un emploi effectif.

Les candidats doivent appartenir au collège dont ils sollicitent le suffrage.

Le mandat d’administrateur salarié est incompatible avec tout mandat de délégué syndical, de membre du comité d’entreprise ou d’établissement, de délégué du personnel ou de membre du CHSCT. L'administrateur qui, lors de son élection, est titulaire d'un ou de plusieurs de ces mandats doit s'en démettre dans les huit jours. A défaut, il est réputé démissionnaire de son mandat d'administrateur.


Article 4 – Sièges à pourvoir

Le nombre de sièges à pourvoir par cette élection est fixé à TROIS. 

Un siège est à pourvoir pour le collège « Cadres », les deux autres sièges sont à pourvoir pour le collège « Autres salariés ».


Article 5 – Listes de candidats

Les candidats ou listes de candidats peuvent être présentés soit par une ou plusieurs organisations syndicales représentatives, soit par le vingtième des électeurs ou si le nombre de ceux-ci est supérieur à deux mille, par cent d’entre eux.

Collège « Cadres »

L’élection pour pourvoir le siège réservé au candidat du collège « Cadres » a lieu au scrutin secret majoritaire à deux tours. Chaque candidature doit comporter, outre le nom du candidat, celui de son remplaçant éventuel. Le candidat et son remplaçant doivent être de sexe différent.

Collège « Autres salariés »

L’élection pour pourvoir les deux sièges « Autres salariés » a lieu au scrutin secret de liste avec représentation proportionnelle au plus fort reste et sans panachage. Chaque liste doit comporter un nombre de candidats double de celui des sièges à pourvoir, afin d’assurer le remplacement en cas de vacance du poste d’administrateur salarié en cours de mandat.

Afin de se mettre en conformité avec la législation relative à l’égalité Homme/Femme, les parties conviennent que chaque liste devra être composée alternativement d’un candidat de chaque sexe. Sur chacune des listes, l’écart entre le nombre des candidats de chaque sexe ne pourra être supérieur à un. 

Les listes seront communiquées à la DRH Groupe par les Organisations Syndicales via la boîte aux lettres dédiée (F11 Elections Professionnelles) par courriel avec accusé de réception. 

Les listes de candidats doivent comporter :

l’intitulé de la liste
les noms et prénoms des candidats (tous les prénoms de l’état civil pour éviter les confusions en cas d’homonymie) et, le cas échéant, de leurs remplaçants.

Pour des raisons d'ordre matériel tenant à l'organisation du vote, la date limite de dépôt des listes est fixée au Mardi 18 septembre 2018 à heure_limite_dépôt_1er_tour_.. pour le premier tour et le 5 octobre 2018 avant 12 heures pour le second tour (cadres).

Les listes sont distinctes pour chacun des scrutins.

A ce dépôt sont joints le document comportant les signatures recueillies par la liste, lorsque cette condition est requise (pour chaque signature, il sera fait mention des noms et prénoms et de l’entreprise).

Après vérification des conditions d’éligibilité, les listes sont affichées sur Pixis par la DRH Groupe le Jeudi 20 septembre 2018.


Article 6 – Campagne électorale :

La campagne électorale pour le premier tour se termine la veille de l’ouverture du premier jour du premier tour de scrutin, soit le 24 septembre 2018 à 17 heures.

Pour le second tour, elle se déroulera du 3 octobre 2018 à la veille de l’ouverture du premier jour du seconde tour de scrutin, soit au 8 octobre 2018 à 17 heures.

Les Organisations Syndicales ainsi que les candidats sans étiquette fournissent leurs professions de foi au plus tard le 18 septembre 2018 à 12 heures via la boite aux lettres F11 ELECTIONS PROFESSIONNELLES.

Les professions de foi sont mises à la disposition des électeurs sur : 
-	le Pixis Informations sociales et syndicales par les organisations syndicales
- le site internet du prestataire. 

Les éléments nécessaires à la mise en ligne sont pour chaque liste en présence :
-	un logo au format GIF ou JPG, hauteur 55 pixels, largeur 55 pixels (à défaut, et en particulier pour les listes sans étiquette, un logo générique est fourni par le prestataire),
-	une profession de foi au format PDF, 2 pages d'une taille maxi conseillée de 500 à 600 Ko. Les professions de foi ne peuvent pas comporter de lien hypertexte.

Les professions de foi sont proposées aux électeurs, selon leur nombre, sur une ou deux colonnes, selon la même présentation que celle des listes sur le site de vote, précisée à l’article 9.2.

Un courriel sera adressé via messagerie informatique à l’ensemble des électeurs afin de les informer du déroulement des élections au sein des entités concernées. 

Pour toute la durée de la campagne électorale, chaque organisation syndicale ou, si le cas se présentait, chaque candidat, bénéficiera d’un crédit global maximum de 30 heures de délégation par tranche de 1.000 salariés calculée au prorata.

Chaque organisation syndicale ou chaque liste de candidat disposera en outre d’un budget de 1500 € par liste (selon barème en vigueur)

Les listes ne concernant qu’un seul collège électoral verront ces moyens (heures de délégation et moyens financiers) divisés par deux.

La mise à disposition de tout ou partie de cette somme s’effectuera sur demande écrite adressée à la Direction des Ressources Humaines du CIC SUD OUEST.

Les heures de délégations doivent être saisies en CREDHEUR. Une ligne spécifique sera ouverte aux organisations syndicales ou aux candidats sans étiquette sur CREDHEUR. 


Article 7 – Horaire et lieu des élections

Le premier et, le cas échéant, le second tour de scrutin se dérouleront sur sept jours consécutifs.

Premier tour (pour les deux collèges) :

du mardi 25 septembre 2018 (14h00) au mardi 2 octobre 2018 (14h00)

Second tour (pour le collège « Cadres ») :

du mardi 9 octobre 2018 (14h00) au mardi 16 octobre 2018 (14h00).


L’affichage des dates d’élections sera fait le 31 juillet 2018.

La participation des salariés au scrutin ne peut donner lieu à aucune diminution de rémunération.


Article 8 – Bureau de vote

La participation aux scrutins, ainsi que le temps consacré aux missions de Président ou d'assesseur du bureau de vote, n'impliquent aucune perte de salaire.

Le  bureau de vote est constitué de trois électeurs, un Président et deux assesseurs. Il est désigné par les Organisations Syndicales, de préférence parmi des salariés non candidats et issus des deux collèges (Techniciens et Cadres). Le bureau de vote est commun aux deux collèges.

Les organisations  syndicales transmettront à la DRH pour le 18 septembre 2018 au plus tard une liste de personnes susceptibles d’être membre du bureau de vote. La DRH retiendra 3 personnes selon les critères suivants : 
la priorité sera accordée aux personnes non candidates, 
puis la DRH retiendra les deux personnes les plus âgées 
et la personne la plus jeune, 
quelle que soit l’organisation syndicale qui les présente. Elle transmettra aux organisations syndicales intéressées le nom des personnes retenues. 

Dans le cas où le bureau de vote serait incomplet par manque de personnes pour le constituer à la date ci-dessus mentionnée, la DRH choisira les personnes manquantes, de préférence non candidates, parmi les salariés de l’entreprise. En cas de nécessité, le bureau ainsi constitué peut accepter des remplaçants, sous réserve de la tenue d'une feuille de présence émargée par chacun.

Le bureau de vote est ouvert le jour du dépouillement de 13h00 à 16h00.  

Le rôle du bureau de vote est essentiellement de superviser la restitution de clefs de vote prévue à l'article 9.6.1, pour les électeurs déclarant la perte, le vol, ou la non réception de celles-ci. 

Il accède aux résultats, les proclame et édite et signe les PV d’élections.

En l'absence de bureau de vote constitué pendant la période de vote par internet précédant le jour du dépouillement, il est ici convenu de la constitution par la Direction des Ressources Humaines d'un bureau de vote exceptionnel en cas de difficulté de tout type nécessitant une prise de décision lui incombant concernant le déroulement du scrutin.


Article 9 – Vote par internet

Conformément à l'accord portant sur l’utilisation du vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, signé en date du 4 juin 2013, les parties conviennent que les élections ont lieu par internet.

La solution technique utilisée pour le vote par internet est celle mise au point et commercialisée par le prestataire suivant:

SARL e-votez - RCS Nanterre 489 660 142
144 avenue Charles de Gaulle - 92200 Neuilly-sur-Seine


9.1 – Paramétrage de l'ordre des instances et de l'affichage initial des listes

L'affichage proposé aux électeurs est le logo accompagné du nom de la liste.

9.2 - Ordre de présentation des listes

Indépendamment pour chaque scrutin, les listes en présence sont proposées aux électeurs sur un même écran, sans qu'il ne soit jamais nécessaire de les faire défiler pour les voir toutes (la norme d'affichage 1024x768 utilisée est volontairement ancienne pour la plus grande compatibilité avec les matériels utilisés).

La présentation de ces listes est réalisée sur une ou deux colonnes, alimentées de haut en bas puis de gauche à droite, selon exemple ci-dessous :



L'ordre de présentation de ces listes est le suivant : 
-	ordre alphabétique des sigles des organisations syndicales, soit au premier tour : xxx, yyy, zzz, ...
-	dans l'éventualité d'un second tour, les listes sans étiquette sont placées à la suite des listes présentées par les organisations syndicales, par ordre alphabétique des nom et prénom des têtes de listes.
Les logos en format GIF ou JPG, hauteur 55 pixels, largeur 55 pixels doivent être fournis par les listes en présence, pour le 18 septembre 2018 au plus tard, via le logiciel en ligne mis à disposition par le prestataire de vote électronique. Par défaut, et en particulier pour les listes sans étiquette, un logo générique est fourni par le prestataire.

9.3 - Consultation de la participation

Conformément à l'accord du 4 juin 2013 sur l’utilisation du vote électronique, le nombre de votants peut être révélé pendant les scrutins.

Le prestataire est donc autorisé à consulter les taux de participation à chacun des scrutins pendant l'ouverture du vote par internet.

Il les consulte sur demande de la DRH Groupe, et génère pour chaque extraction des états consultables par les employeurs et les organisations syndicales. 

Les parties conviennent ici de rappeler qu'à l'exception du prestataire, seuls les membres du bureau de vote peuvent avoir accès aux listes d'émargements, à des fins de contrôle et uniquement pendant les heures d'ouverture du bureau, et qu'à l'issue du dépouillement ces listes sont conservées par la seule DRH Groupe. 

9.4 – Clefs de vote

Chaque électeur est identifié par son matricule.
Une clef de vote personnelle et unique est générée aléatoirement et lui est attribuée pour les 2 tours.
L’identifiant et la clef de vote permet à chaque salarié de voter.

9.5 - Communication des clefs de vote

La clef de vote confidentielle de chaque électeur lui est communiquée avant le premier tour par courrier à son adresse personnelle, avec rappel de son matricule.

Les retours pour « adresse erronée » sont gérés par le prestataire dans les conditions suivantes :
-	si le temps le permet encore, le prestataire interroge la DRH Groupe afin de connaître l'adresse corrigée, puis il procède à un nouvel envoi,
-	si le temps ne permet plus à l'électeur de recevoir sa clef de vote avant la fermeture du vote par internet, le prestataire en informe la DRH Groupe qui prend contact avec l'électeur concerné et l'informe du protocole de restitution de clef de vote.  


9.6 - Protocole de restitution de clef de vote

9.6.1 Restitutions par le prestataire

Pour les cas de perte, vol, ou retour tardif pour adresse erronée, le prestataire possède un logiciel confidentiel et protégé sur internet, lui permettant de restituer les clefs de vote personnelles des électeurs concernés.

Le prestataire est présent le jour du dépouillement, sur le site de PARIS.

Deux protocoles complémentaires sont donc prévus selon la localisation de l'électeur concerné : 

1)	Électeur et prestataire présents sur le même site
Après vérification de l'identité de l'électeur par le Président, le prestataire utilise un logiciel confidentiel pour rechercher la clef de vote personnelle de l'électeur.
Il note cette clef et la met sous pli, puis la remet à l'électeur concerné.
Celui-ci peut alors voter depuis n'importe quel poste connecté à internet.
A noter que cette recherche de clef de vote par le prestataire est tracée, et que la liste des électeurs concernés peut être imprimée et conservée après le dépouillement.

2)	Électeur et prestataire présents sur des sites distants
Une demande est adressée par l'électeur à la DRH Groupe, par courriel BàL « F11 Elections professionnelles », F11ELPRO@e-i.com. Cette demande comporte les éléments suivants :
-	copie du justificatif d'identité de l'électeur,
-	numéro de téléphone auquel il faut le joindre pour communication de sa clef de vote,
-	mot de passe au choix de l'électeur.
A réception de la demande, et après son contrôle par un scrutateur, le prestataire recherche la clef de vote, la note et la met sous pli. Il appelle ensuite le numéro indiqué, vérifie le mot de passe personnel choisi par l'électeur, et lui communique sa clef de vote.
Celui-ci peut alors voter depuis n'importe quel poste connecté à internet.
A noter que cette recherche de clef de vote par le prestataire est tracée, et que la liste des électeurs concernés peut être imprimée et conservée après le dépouillement.

9.6.2 Restitutions par logiciel

Pour les cas de perte, vol, ou retour tardif pour adresse erronée, le prestataire met à la disposition de l'entreprise un site internet permettant aux électeurs concernés de récupérer leur matricule et clef de vote.

Les demandes de restitution de clefs de vote sont enregistrées sur un site internet dédié, par les électeurs eux-mêmes, et sécurisées par un mot de passe individuel :
- identification par saisie de l'adresse mail professionnelle,
- saisie d'un mot de passe libre de 6 à 30 caractères alphanumériques.

Le traitement des demandes par le site internet dédié est automatisé :
- vérification de l'existence de l'adresse mail professionnelle saisie,
- génération d'un code de restitution aléatoire et unique,
- envoi de ce code de restitution à l'adresse mail saisie.

Seul l'électeur ayant effectué la demande de restitution est ainsi en capacité de récupérer ses matricule et clef de vote, en indiquant sur le site dédié à la fois le code de restitution reçu sur sa boite mail, et le mot de passe personnel sécurisant sa demande.

Il est ici précisé que la DRH Groupe ne communique au prestataire que les adresses mail professionnelles des salariés bénéficiant d'une boite mail personnelle, non partagée, dont l'accès lui est exclusivement réservé.
9.7 – Scellement du système et formation (articles R2314-15 et R2324-11 du Code du Travail)

Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire interviendra 

le 5 septembre 2018 dans les locaux du CIC Nord-Ouest à Lille.

Cette intervention consiste à :
-	installer le logiciel de dépouillement sur la machine prévue à cet effet,
-	tester le logiciel de vote et le logiciel de dépouillement avant l'ouverture du vote,
-	initialiser les urnes électroniques, et constater qu'elles sont vides,
-	créer deux exemplaires de la clef de scellement et des clefs de chiffrement propres aux élections considérées, et les mettre sous scellés,
-	remettre les scellés à la Direction des Ressources Humaines afin qu'elle les conserve jusqu'au jour du dépouillement, date à laquelle ils sont alors confiés au Président du bureau de vote, 
- présenter aux organisations syndicales le logiciel en ligne.

Les organisations syndicales signataires du présent protocole sont invitées par la Direction des Ressources Humaines à assister à ces opérations de contrôles et de scellement.

En cas de second tour, la clef de scellement et les clefs de chiffrement utilisées pour autoriser le dépouillement du premier tour sont remises sous scellés publiquement, et confiées de nouveau à la Direction des Ressources Humaines du CIC jusqu'au jour du dépouillement du second tour, date à laquelle elles sont confiées au Président du bureau de vote.

Le constat que les urnes sont vides est réalisé par une nouvelle mesure de participation.

L'information et la formation sont assurées :
-	pour tous les salariés, par la mise à disposition d'un document imprimable présentant le mode d'emploi de chaque page du site de vote,
-	pour les membres du bureau de vote, par une explication de leur rôle donnée par le prestataire, à l'ouverture du bureau le jour du dépouillement.

9.8 – Cellule d'assistance technique 

La cellule d'assistance technique est constituée de personnels du prestataire. Elle est chargée notamment de :
-	veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote par internet,
-	procéder aux tests et au scellement du système avant l'ouverture du vote (article 9.7),
-	assister le bureau de vote le jour du dépouillement.

9.9 – Assistance aux électeurs 

Chaque électeur peut voter à partir de tout poste informatique connecté à Internet, tant professionnel que personnel. Dans l’hypothèse où un salarié ne viendrait pas à disposer d’un micro-ordinateur, il est convenu qu’il puisse alors utiliser l’ordinateur professionnel d’un site du Groupe Crédit Mutuel CM 11 (après justification de sa qualité de salarié) ou d’un collègue de travail de son choix, ou, le cas échéant, voter à partir d’un lieu public (cybercafé, …) étant entendu que, dans ce cas, les frais de connexion lui seront remboursés par l’employeur sur la base d’un justificatif de paiement. Le salarié absent de son lieu de travail pour cause de maladie, qui ne dispose pas d’une connexion à Internet à son domicile, pourra contacter sa Direction des Ressources Humaines qui lui proposera une solution lui permettant de voter.

Les électeurs malvoyants pourront choisir chacun une « tierce personne de confiance » qui les assistera dans les opérations de vote.


Article 10 – Clôture du scrutin

Le vote par internet est assimilable à un vote par correspondance, car les bulletins de votes sont accumulés jusqu'à un instant précis dans une base de données informatique, comme ils l'auraient été dans une boite à lettres relevée à un instant précis.
En conséquence, le site internet n'enregistre plus aucun bulletin de vote dès que l'horaire de clôture prévu à l’article 8 est dépassé, même dans le cas d'un électeur qui se serait identifié plus tôt, et qui tenterait d'enregistrer ses choix après cet horaire.


Article 11 – Dépouillement
Le dépouillement se fera de manière centralisée dans les locaux du CIC Nord-Ouest à Lille et sera effectué pour le premier tour le mardi 2 octobre 2018 à 14 heures et pour le second tour le mardi 16 octobre 2018, à 14 heures.

Les DSG ou leurs représentants sont invités à assister à ces opérations effectuées par le prestataire.

En cas de bureaux décentralisés, chaque bureau local bénéficie d’un accès sécurisé à un site internet lui permettant de télécharger pour chaque scrutin :
-	un document généré par le logiciel de dépouillement, précisant le nombre de voix par liste et par candidat, et les noms des élus,
-	un justificatif de tous les calculs réalisés par le logiciel de dépouillement,
-	selon le cas, un procès-verbal de carence ou un CERFA.
Le téléchargement ne nécessite aucun logiciel particulier, mais chaque Président doit avoir connaissance du mot de passe lui permettant d’accéder aux résultats de son bureau sur le site internet dédié.
Ces mots de passe sont générés préalablement par le prestataire, puis communiqués à la Direction des Ressources Humaines, qui les transmet aux Présidents des bureaux de vote locaux lorsque ceux-ci ont été désignés.

Les résultats des élections seront communiqués sur PIXIS au plus tard le lendemain de chacun des scrutins pour la parfaite information de l’ensemble du personnel.


Article 12 – Modalités d’attribution des sièges

Collège « Cadres »

L’élection pour pourvoir le siège réservé au candidat « Cadres » a lieu au scrutin secret majoritaire à deux tours. Est déclaré élu le candidat ayant obtenu au premier tour la majorité absolue des suffrages exprimés. En cas de second tour, sera élu le candidat ayant obtenu la majorité relative. En cas de vacance du poste par décès, démission ou par révocation ou rupture du contrat de travail, du titulaire du poste, il sera remplacé par la personne qui figure en deuxième position sur sa liste.

Collège « Autres salariés »

L’élection pour pourvoir les deux sièges « Autres salariés » a lieu au scrutin secret de liste avec représentation proportionnelle au plus fort reste et sans panachage. Les candidats sont élus dans l’ordre de présentation de la liste.

Les modalités d’attribution des sièges pour ce collège sont les suivantes :

Il est attribué à chaque liste autant de sièges que le nombre de voix recueillies par elle contient de fois le quotient électoral. Le quotient électoral est égal au nombre total des suffrages valablement exprimés par les électeurs du collège, divisé par le nombre de sièges à pourvoir.

Au cas où aucun siège n’aurait été pourvu, ou s’il reste des sièges à pourvoir, les sièges restants sont attribués sur la base du plus fort reste. Les différentes listes sont classées dans l’ordre décroissant des restes ainsi obtenus. Le premier siège non pourvu est attribué à la liste ayant le plus fort reste.

Après calcul du plus fort reste et en cas d’égalité des voix ou d’égalité des restes entre les listes, le candidat dont le contrat de travail est le plus ancien est déclaré élu.

En cas de vacance d’un poste par décès, démission ou par révocation ou rupture du contrat de travail, du titulaire du poste, l’administrateur salarié sera remplacé par la première personne non élue figurant sur la liste de candidats.


Article 13 – Proclamation des résultats du premier tour

Le résultat est proclamé publiquement par le Président du bureau de vote, qui signe le procès-verbal avec ses assesseurs.

Un exemplaire de ce procès-verbal est affiché au siège et communiqué par l’Intranet PIXIS.


Article 14 – Organisation du deuxième tour pour le collège « Cadres »

Dans le cas où un candidat de ce collège n’obtiendrait pas la majorité absolue au premier tour de scrutin, il doit être organisé un deuxième tour.

Pour le deuxième tour de scrutin, et sauf désistement explicite réalisé auprès de la Direction des Ressources Humaines le 5 octobre 2018 avant 12 heures dernier délai, les candidats de ce collège sont reconduits. Les candidats libres devront déposer leur candidature dans le même délai.

Le scrutin est organisé dans les mêmes conditions matérielles (bureau de vote, …) que celles décrites précédemment en considérant toutefois que seuls les cadres sont concernés. Est élu le candidat du collège « Cadres » qui aura obtenu la majorité relative.
Un exemplaire du procès-verbal, reprenant les résultats du deuxième tour pour le collège des « Cadres », est affiché et communiqué par l’Intranet PIXIS.

Article 15 – Proclamation des résultats définitifs  

L’ensemble des résultats de l’élection est publié sur l’Intranet PIXIS, après le deuxième tour pour le collège « Cadres », s’il y a lieu.


Article 16 – Contestations

Les contestations relatives à l’électorat, à l’éligibilité et à la régularité des opérations électorales sont portées devant le juge d’instance qui statue en dernier ressort dans les conditions de l’article L. 2314-32, du Code du Travail.


Fait à Bordeaux, le 06/07/2018