Accord à durée déterminée sur le recours au vote électronique pour les élections des membres des Comités Sociaux Economiques des  établissements de l’Association Notre Dame de Joie

Conclu :

Entre les soussignées :

L’Association  NOTRE DAME DE JOIE dont le siège est situé 3, rue Duguay Trouin 75280 PARIS cedex 6, représentée par ……………….. agissant en qualité de présidente,

D’une part, 

L’organisation syndicale CFDT Santé Sociaux représentée par ………………….en sa qualité de déléguée syndicale centrale. 


D’autre part, 

Les parties conviennent de signer un accord à durée déterminée  sur le vote électronique afin de définir les modalités du processus.


PREAMBULE

S’agissant de la représentation du Personnel, l’Association Notre Dame de Joie comporte  5 établissements distincts (EHPAD):

Résidence Notre Dame de la Visitation (Dijon) 
Domaine de la Cadène (Toulouse) 
Notre Dame de Joie (Chartres)
Ker Laouen (Bréhant) 
Ker Joie (Bréhant).


Le personnel concerné par le présent accord est réparti sur ces cinq établissements.

Afin de faciliter l’organisation des élections des Comités Sociaux Economiques, la Direction générale de l’Association Notre Dame de Joie, et les partenaires sociaux ont étudié la modalité proposée par les articles R2314-5 et suivants du Code du travail relatifs au vote électronique.

C’est dans ce cadre que l’Association Notre Dame de Joie a fait appel à un prestataire, spécialisé dans la mise en place de solution sécurisée de vote par Internet. Après avoir vérifié la fiabilité du dispositif il a été décidé, en accord avec l’Organisation Syndicale signataire du présent accord de mettre en place le dispositif qui suit, objet du présent accord.


ARTICLE 1 MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS ELECTORALES

Parallèlement au présent accord, les parties ont la volonté de signer un protocole d'accord préélectoral, définissant notamment le calendrier, le nombre et les modalités de constitution des bureaux de vote et la répartition des sièges selon les établissements pour les élections.

Il est précisé que lorsque que le présent accord fait référence au protocole d'accord préélectoral, il faut comprendre qu'il est fait référence au protocole d'accord préélectoral lié aux prochaines élections professionnelles, à savoir des membres des Comités Sociaux Economiques.

Le présent accord sera annexé au dit protocole d'accord préélectoral.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties décident que les élections seront organisées par un « prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction Générale en accord avec les organisations syndicales sur la base d'un cahier des charges.


 1.1 MODALITES DE VOTE

Les parties signataires décident d’adopter un processus de vote par Internet à l’occasion des élections professionnelles  des membres des Comités Sociaux Economiques de l’association Notre Dame de Joie. 



1.2 MODALITES DES ELECTIONS

Etablissement du fichier des électeurs

A des fins de préparation de l’élection, la Direction de chaque établissement établit un fichier des électeurs, établi à partir des listes électorales.

Les listes électorales susmentionnées enregistrent les données suivantes : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège d’appartenance, site d’appartenance, adresse postale.

Le fichier des électeurs a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification et de lui faire parvenir ; ce moyen d’authentification lui permettra :
de s’identifier et de prendre part au vote,
de compléter la liste d’émargement.

Les électeurs sont enregistrés sur un support distinct de l‘urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Lieux et Temps du Scrutin

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent, pour le premier comme le second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord pré électoral.
Les dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins seront indiquées dans le protocole d’accord pré électoral.



Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme pendant l’ouverture des scrutins, de n’importe quel terminal Internet (de leur lieu de travail, de leur domicile ou tout autre lieu de leur choix) en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique pourront être contrôlées par les membres du Bureau de Vote et les personnes désignées ou habilitées à assurer le contrôle des opérations électorales.

Le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.

Consultation du nombre de votants :

Pendant la période de scrutin, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin. Pour ce faire, les scrutateurs désignés auront un accès en ligne à une console  permettant de visualiser le taux de participation, en temps réel, et pour chaque scrutin.

Liste d’émargement :

La liste d’émargement enregistre les données suivantes : collège d’appartenance, Nom et Prénom des électeurs ayant voté, heure et date du vote. La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du Bureau de Vote, aux membres de la Direction de l’Administration habilités à des fins de contrôle du déroulement du scrutin ainsi qu’aux Délégués Syndicaux.


1.3 BULLETINS DE VOTE

Le prestataire assurera la mise en œuvre des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.



1.4 LISTE DES CANDIDATS

Les listes de candidats doivent enregistrer les données suivantes: collège d'appartenance, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants et le cas échéant l'appartenance syndicale de la liste.

Les listes seront présentées dans l'ordre alphabétique.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu'un autre, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d'un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.

Il sera possible d’intégrer les professions de foi des listes sur le site de vote.



ARTICLE 2 INFORMATION ET ASSISTANCE AUX VOTANTS

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation par les collaborateurs de cette nouvelle technique de vote.


Assistance aux électeurs 

Pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre la hotline du prestataire. Cette cellule d'assistance technique est chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.
En outre, un correspondant sera mis en place au niveau de chaque établissement pour le cas où la hotline ne donne pas satisfaction.  Une rubrique d’aide et d’explications est également disponible depuis l’interface de vote.



2.1 MODALITES D’ACCES AU SERVEUR DE VOTE

Chaque électeur recevra, avant chaque tour, à son domicile, par courrier simple, un identifiant de vote et un code confidentiel, générés de manière aléatoire par le prestataire.

De plus, cet envoi sera doublé d’un envoi par courriel à l’adresse électronique professionnelle, avec envoi d’un code secret par SMS, pour les collaborateurs qui auront donné un numéro de téléphone portable.

L’authentification de l’électeur sur le serveur de vote se fera par la saisie de l’identifiant de vote et d’un code challenge, qui sera la date de naissance de l’électeur. La connexion au site de vote se fait à travers des liaisons sécurisées et toute personne non reconnue ne pourra accéder au site de vote.

Une fois connecté, l’électeur pourra procéder aux votes. Les listes correspondant à son collège lui seront proposées. Son vote devra être confirmé par la saisie du code confidentiel. Chaque vote doit être validé par la saisie du code confidentiel.

Les codes de vote fournis à l’électeur permettent de garantir l’unicité du vote.


2.2 GARANTIE DE CONFIDENTIALITE DU VOTE ET STOCKAGE DES DONNEES PENDANT LA DUREE DU SCRUTIN

Afin de répondre aux exigences légales, l’expression de vote et les éléments d’identification de l’électeur seront séparés.

Le vote de l’électeur sera crypté et stocké, dans cet état, dans une urne électronique dédiée sans aucun lien avec le fichier d’émargement des votants. Cette urne est hébergée par le prestataire. Le processus mis en œuvre par le prestataire garantit l’anonymat du vote et la sincérité des opérations électorales.

L'employeur ou le prestataire qu'il a retenu conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.


3 DUREE, DEPOT ET PUBLICITE DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu pour la durée du protocole d’accord pré-électoral, lié aux prochaines élections professionnelles

La direction générale informera les organisations syndicales de salariés représentatives dans l'entreprise et dans le ou les établissements concernés, de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.

Le présent accord sera déposé en deux exemplaires à la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi (DIRECCTE) de Paris dont une version électronique. Un exemplaire sera déposé au secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes de Paris.

Le présent accord sera diffusé par courriel interne à tous les salariés concernés par les prochaines élections professionnelles.

Fait à PARIS,  le 15/06/2018


Pour l’ANDJ 	Pour l’organisation syndicale CFDT santé-sociaux