Accord d’Entreprise relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des représentants du personnel au Comité Social et Economique de PRO IMPEC


Entre,

La Société PRO-IMPEC, dont le siège social est situé  1 rue Simon VOLLANT représentée par ………………………….  en qualité de Directeur des Ressources Humaines Central en vertu des pouvoirs dont il dispose.
										D’une part,

Et, 

Les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise PRO IMPEC : 

Force Ouvrière, représentée par ……………………., délégué syndical en vertu du mandat dont il dispose

CFDT, représentée par …………………………., délégué syndical en vertu du mandat dont il dispose.

										D’autre part,

Il est convenu ce qui suit : 

Préambule
Compte tenu de l’organisation du travail en vigueur chez PRO IMPEC et de l’existence d’un grand nombre de situations où ses salariés, pendant leur temps de travail, interviennent, en totalité ou en partie, hors des locaux, il apparaît aux parties signataires du présent accord que la mise en place d’un système de vote électronique offre, notamment aux salariés précités, les meilleures facilités et conditions de participation à un scrutin de désignation des membres d’une délégation du personnel. Par conséquent, les parties signataires du présent accord conviennent de la mise en place du procédé du vote électronique notamment lors de l’élection des membres du Conseil Social et Economique, laquelle doit se dérouler au sein de  PRO IMPEC au cours de l’année 2023.


Conformément aux dispositions du Code du travail, ce système de vote électronique comporte des garanties et modalités spécifiques dont :
anonymat et secret du vote : impossibilité d’établir un lien quelconque entre un vote émis et un électeur en particulier ;
sincérité et intégrité du vote : stricte conformité entre bulletin choisi par l’électeur et bulletin enregistré dans l’urne électronique ;
unicité du vote ; impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
confidentialité et liberté du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure ;
intervention d’un prestataire extérieur chargé de l’organiser suite à mise en concurrence de  plusieurs prestataires ;
soumission de la proposition retenue au final à expertise indépendante (avec rapport écrit) réalisée par un expert ;
transmission du rapport de l’expertise précitée à la CNIL et à chacune des organisations syndicales signataires du présent protocole ;
formation relative aux modalités de fonctionnement du système de vote électronique dispensée une semaine avant le premier tour de scrutin ;
information par voie de notice des salariés utilisant le vote électronique ;
sécurisation du vote au moyen de :
chiffrement et cryptage ;
codes d’accès confidentiels pour chacun des votants ;
édition de clés de chiffrement à destination des membres des bureaux de vote ;
existence d’un dispositif de secours pour parer à toute panne ou tout dysfonctionnement.
Plus généralement, le système retenu sera mis en place dans le respect des dispositions du Code du travail, dont les articles R2314-9 et R2324-5 (respect du principe de sécurité).

Article 1. Champ d’application du présent accord
Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de la société PRO IMPEC ayant la qualité d’électeurs à la date du premier tour de scrutin de l’élection lors de l’année 2023. 
Article 2. Portée du présent accord
Le présent accord est conclu dans le cadre des dispositions des articles L2232-11 et suivants du Code du travail.
L’ensemble des dispositions du présent accord complète celles de la Convention collective nationale des entreprises de propreté et services associés  consacrées aux élections des représentants du personnel.
Pour le cas où des dispositions (actuelles ou futures) du Code du travail ou de la convention collective précitée viendraient à être plus avantageuses que celles du présent accord, elles seraient immédiatement appliquées. Dans le cas contraire, seules prévaudraient les dispositions du présent accord.

Article 3. Durée du présent accord
Le présent accord est conclu à durée déterminée.
Il est valable pour les élections 2023 du Comité social et économique PRO IMPEC, qui se tiendront au mois de février 2023.

Article 4. Unicité du présent accord 
Le présent accord forme un tout indivisible ; ce tout est de même valeur et de mêmes effets de droit pour l’ensemble des parties signataires.

Article 5. Adhésion au présent accord
Conformément à l’article L2261-3 du Code du travail, toute organisation syndicale représentative dans PRO IMPEC et non-signataire du présent accord pourra y adhérer ultérieurement.
L’adhésion produira effet sous réserve :
de sa rédaction sous forme d’acte écrit et signé par le représentant légal de l’organisation syndicale désireuse d’adhérer ;
du dépôt de cet acte au secrétariat-greffe du conseil de prud’hommes compétent ainsi qu’à la DREETS ;
de la notification, dans un délai de huit jours, de cet acte aux parties déjà signataires.
Article 6. Modification éventuelle du présent accord
Le présent accord peut être modifié à l’initiative des parties signataires à l’issue d’une négociation.
Toute modification fera l’objet d’un avenant :
signé par les parties signataires ;
soumis aux mêmes formalités de publicité que l’accord initial.

Article 7. Principe du recours à un prestataire
Conformément aux principes énoncés dans le préambule du présent accord, la société PRO IMPEC a mis en concurrence différents prestataires afin de sélectionner celui qui sera chargé de mettre en œuvre et de faire fonctionner le système de vote électronique objet du présent accord.
Le nom du prestataire ayant remporté le marché sera communiqué aux organisations syndicales représentatives signataires du présent accord.

Article 8. Respect de la loi « Informatique et Libertés »
La mise en œuvre et le fonctionnement du système de vote électronique donneront lieu au respect de la loi « Informatique et Libertés » et de ses textes d’application.
Par conséquent, les diligences évoquées ci-dessous, et à destination des organismes, institutions ou personnes dont la liste suit, seront accomplies par  le prestataire ou PRO IMPEC :
vis-à-vis de la CNIL :
information ou déclaration de fichiers ou de systèmes et notification du rapport d’expertise indépendante (cf. article 14 du présent accord) ;
notification des conditions d’utilisation ou de transmission à des tiers d’éventuelles données personnelles concernant les salariés électeurs de PRO IMPEC;
vis-à-vis des signataires du présent accord : copie des informations, notifications ou déclarations effectuées auprès de la CNIL ;
vis-à-vis des représentants du personnel : information et consultation quant aux tenants et aboutissants du système de vote électronique ;
vis-à-vis des salariés électeurs de  PRO IMPEC : information de chaque salarié quant aux tenants et aboutissants du système de vote électronique et aux conditions d’utilisation ou de transmission à des tiers d’éventuelles données personnelles le concernant.

Article 9. Modalités d’organisation du vote électronique
Un protocole d’accord préélectoral réglant, pour chaque élection, le détail des modalités d’organisation de l’élection des membres du Conseil Social et Economique de PRO IMPEC (dont celles du vote électronique) sera proposé à la signature des organisations syndicales représentatives dans au cours du processus d’organisation des élections des représentants du personnel au CSE.
D’ores et déjà, les signataires du présent accord s’accordent pour dire que :
les salariés électeurs de PRO IMPEC  pourront voter dans les conditions suivantes : 
Un matériel informatique sera disponible en agence pour des salariés électeurs de  PRO IMPEC afin de leur permettre de voter électroniquement;
la sécurisation et le cryptage permettront notamment aux salariés électeurs de PRO IMPEC de voter sur des postes informatiques situés en agence.
Une note d’information sera envoyée par  PRO IMPEC à ses salariés électeurs au cours du processus électoral.
Cette note détaillera, dans un style clair et accessible à tous, les modalités, conditions et règles de fonctionnement du vote électronique afin de faciliter l’appropriation de cette technique de vote.

Article 10. Transmission au prestataire visé à l’article 7 des listes électorales, des listes de candidats et de la communication électorale

Article 10.1. Transmission des listes électorales
En application des dispositions du Code du travail, la charge d’établir les listes des électeurs et éligibles pour l’élection revient à PRO IMPEC.
Celle-ci s’acquittera de cette obligation et en assurera la transmission des contenus au prestataire visé à l’article 7 du présent accord dans les conditions fixées par le protocole d’accord préélectoral réglant le détail des modalités d’organisation de l’élection.
Le contrôle de la conformité et de la stricte correspondance entre contenus des listes importées sur le système de vote électronique et contenus des listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de PRO IMPEC. De son côté, le prestataire visé à l’article 7 du présent accord assurera, dès réception desdites listes, leur sécurité et leur confidentialité.

Article 10.2. Transmission des listes de candidats
Les listes de candidats, pour le premier tour de scrutin et lors d’un éventuel second tour, seront établies conformément aux dispositions du protocole d’accord préélectoral réglant le détail des modalités d’organisation de l’élection.
Ces listes de candidats seront adressées, pour intégration dans le système de vote électronique, par PRO IMPEC au prestataire visé à l’article 7 du présent accord suivant modalités et délais prévus par protocole d’accord préélectoral réglant le détail des modalités d’organisation de l’élection des membres du Conseil Social et Economique.

Article 10.3. Transmission de la communication électorale
Le protocole d’accord préélectoral réglant le détail des modalités d’organisation de l’élection des membres du Conseil Social et Economique déterminera les conditions de transmission, au prestataire visé à l’article 7 du présent accord, de la communication que les candidats destinent aux électeurs pour le premier tour de scrutin et à l’occasion d’un éventuel second tour.

Article 11. Bulletins de vote
Le protocole d’accord préélectoral imposera au prestataire visé à l’article 7 du présent accord l’élaboration d’un matériel de vote assurant l’égalité de traitement entre tous les candidats participant à l’élection.
D’ores et déjà, il est acquis que :
les listes de candidats seront présentées sur les écrans des postes ou les écrans informatiques permettant le vote, dans l’ordre alphabétique des appellations, noms ou sigles les identifiant (appellations, noms ou sigles choisis par les organisations syndicales lors du premier tour et par d’autres candidats en cas d’éventuel second tour) ;
la dimension des bulletins et la typographie utilisée seront strictement identiques pour toutes les listes et permettront leur affichage sur une page d’écran unique avec une résolution standard.

Article 12. Tests et crash tests de vérification du système de vote électronique
Préalablement à sa mise en service opérationnelle à l’occasion du processus électoral, le système de vote électronique sera soumis à une série de tests visant à évaluer ses performances, sa fiabilité et sa conformité générale aux exigences du cahier des charges.
Ces tests seront organisés dans les conditions suivantes :
participants :
le prestataire visé à l’article 7 du présent accord ;
un représentant de PRO IMPEC ;
un représentant de chacune des organisations syndicales représentatives signataires du présent accord ;
un représentant désigné par l’ensemble des membres du comité d’entreprise actuellement élus ;
date  & lieu : à définir dans le protocole d’accord préélectoral

Ils donneront lieu à évaluation écrite rédigée par l’expert indépendant visé à l’article 14 du présent accord, laquelle évaluation sera communiquée :
à  PRO IMPEC
au représentant de chacune des organisations syndicales représentatives signataires du présent accord ;
au représentant désigné par l’ensemble des membres du comité d’entreprise actuellement élus ; 
Le temps passé à la participation à la série de tests visée au présent article est décompté et payé comme temps de travail effectif.

Article 13. Formation à l’utilisation du système de vote électronique
Une formation des membres du bureau de vote à l’utilisation du système de vote électronique sera organisée et payée par  PRO IMPEC.
Elle sera dispensée par le prestataire visé à l’article 7 du présent accord.
Le temps passé à la participation à la formation visée au présent article est décompté et payé comme temps de travail effectif.

Cette formation est assurée : 
• Pour les membres de la délégation du personnel, par la participation à l’intervention du 
Prestataire, nécessaire à l'ouverture du site de vote ainsi que par la participation préalable 
à une démonstration à distance, 
• Pour les membres du bureau de vote, par une explication de leur rôle tout au long du  scrutin ainsi que le jour du dépouillement, ainsi que par leur participation préalable à une  démonstration à distance. 

La démonstration consiste à : 
• Présenter la manière dont les clés de scellement destinées au membre du bureau de 
  vote, sont générées, 
• Procéder à un test à blanc : tester la plateforme de vote et le logiciel de dépouillement 
  avant l'ouverture du vote, 
• Constater que les résultats sont conformes au vote à blanc réalisé, 
• Réinitialiser les urnes électroniques, et constater qu'elles sont vides. 

Article 14. Expertise indépendante
Le Code du travail impose, en cas de recours au système du vote électronique, la nomination d’un expert indépendant. Cet expert doit, entre autres, effectuer les vérifications suivantes :
existence d’un accord collectif autorisant le vote électronique ;
existence de garanties de confidentialité et de sécurité par le système de vote électronique retenu ;
conditions et modalités d’accessibilité aux données et présence d’un fichier dédié ;
conditions et modalités de séparation du fichier des électeurs et de l’urne électronique ;
conditions et modalités de scellement du dispositif de vote électronique.
Par conséquent, il sera fait appel à un expert  afin d’accomplir les missions précitées suivant lettre de mission figurant en annexe du présent accord.
Son nom et ses coordonnées seront communiqués aux :
organisations syndicales signataires du présent accord ;
Membres du CSE actuellement élus.
Ledit expert rédigera notamment un rapport d’ensemble relatif à ses interventions et constatations, lequel rapport fera l’objet d’exemplaires à disposition :
de la CNIL ;
des organisations syndicales signataires du présent accord ;
des membres du comité d’entreprise.

Article 16. Cellule d’assistance technique
Le Code du travail impose, en cas de recours au système du vote électronique, la mise en place d’une cellule d’assistance technique chargée, entre autres, de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.
Par conséquent, une cellule d’assistance technique sera mise en place dans les conditions définies dans le protocole d’accord préélectoral.
Le temps consacré au fonctionnement de la cellule visée au présent article est décompté et payé comme temps de travail effectif.

Article 17. Opérations de vote
Le déroulement des opérations de vote (intégrant le vote électronique) pour chaque élection fait l’objet d’une annexe jointe au présent accord, annexe qui détaille notamment :
le déroulement des opérations de vote ;
les modalités d’accès au système/serveur de vote électronique ;
les garanties de confidentialité du vote électronique;
les modalités de dépouillement et d’exploitation des votes et résultats par le bureau de vote.

Article 18. Dépôt et publicité
La société notifiera le texte à l’ensemble des organisations représentatives.
Le présent accord sera déposé avec les pièces justificatives par le représentant légal de l'entreprise :

sur la plateforme de téléprocédure du  ministère du travail () 
au secrétariat greffe du Conseil de prud’hommes en 1 exemplaire.



Le texte du présent accord est également affiché dans l’entreprise aux endroits habituels.
Il entrera en vigueur et produira tous effets de droit le lendemain de l’accomplissement des opérations précitées.
Fait à LAMBERSART, le 09 novembre 2022, en autant d’exemplaires originaux (annexes inclues) paraphés et signés que de parties signataires.

Pour Les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise PRO IMPEC : 

Force Ouvrière, représentée par ……………………., délégué syndical en vertu du mandat dont il dispose






CFDT, représentée par …………………, délégué syndical en vertu du mandat dont il dispose.


Pour PRO IMPEC, représentée par …………………..., Directeur des Ressources Humaines Central


Annexe jointe
Détail du déroulement des opérations de vote et du dépouillement de l’élection de l’année 2023 des membres du Conseil Social et Economique  de PRO IMPEC.

ANNEXE SUR LES OPERATIONS DE VOTE  
 CAHIER DES CHARGES SUR LES OPERATIONS DE VOTE

Chaque électeur recevra à son domicile avant chaque vote dans son matériel de vote l’URL d’accès du site de vote permettant l’accès au site de vote ainsi que ses codes d’accès personnels et confidentiels.
L’envoi des matériels de vote sera fait après le scellement.

Les électeurs ont ainsi la possibilité de voter à tout moment pendant la période d'ouverture du vote électronique, à partir de n'importe quel terminal internet via un lien direct avec le site du prestataire, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.
Le prestataire assure la distinction des votes pour chacun des scrutins par collège, titulaires et suppléants.

Le prestataire assure la réalisation des pages Web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.

Par ailleurs, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes.

La connexion a lieu par le navigateur internet à l’aide de l’adresse du site de vote communiquée.
Les codes d'accès, qui se composent d'un identifiant et d'un code confidentiel, doivent être générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils soient communiqués à l’entreprise ni à aucun autre tiers.
Ces codes permettront au salarié électeur de se connecter à l'application informatique/site internet  /plateforme de vote et de valider son vote.
Le prestataire sélectionné expédiera un courrier par voie postale au domicile de chaque électeur pour le collège A. En cas de non-réception de ce matériel de vote (mauvaise adresse), l’électeur doit pouvoir prendre contact avec la Direction des Ressources Humaines pour se voir remettre des nouveaux codes de vote, sous réserve que la demande du salarié soit compatible avec le déroulement du scrutin (éviter la veille pour le lendemain par exemple).
Le prestataire sélectionné expédiera soit un courriel sur l’adresse email professionnelle de chaque électeur des collèges B et C, soit un courrier.

Le déroulement est le suivant :
Après avoir saisi l’URL dans la barre d’adresse de son navigateur internet, l'électeur devra saisir son code d’accès et son mot de passe imprimés son (ses) courrier ainsi qu’un code secret non imprimé sur son courrier.

Une fois connecté, l'électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et pour les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix : 
choisir une liste complète
raturer des candidats,
voter blanc
Le choix de l’électeur lui est rappelé et il peut le modifier.  A tout moment, l’électeur peut interrompre le processus et le reprendre.

La confirmation du vote par l’électeur vaut signature de la liste d'émargement dès réception du vote dans l'urne électronique. Un accusé de réception lui confirme l’enregistrement définitif de son vote.
Toute personne non reconnue n'aura pas accès aux pages du serveur de vote.
En cas de perte de ses identifiants ou codes, l’électeur pourra au choix contacter la hotline du prestataire ou se déclarer directement en ligne auprès du prestataire retenu.

Le scellement
Le scellement des urnes électroniques a pour effet de :
Figer les données de l’élection (fichier électeurs, fichiers candidats, profession de foi, paramétrage global de l’élection)
Remettre les compteurs des urnes à zéro et ainsi s’assurer que les urnes sont vides,
Créer la clé globale de chiffrement de l’élection et donc des bulletins de vote.

Chaque bureau de vote procédera en premier lieu au scellement des 3 urnes des « titulaires » puis dans un second temps au scellement des 3 urnes des « suppléants ».

Cellule d’assistance technique
La cellule assistance technique du prestataire sera chargée de veiller, tout au long du déroulement du processus de vote électronique, au bon fonctionnement, à la supervision technique de ce système de vote.

Assistance aux électeurs 
Chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations  électorales, fournie par le Prestataire sélectionné. 

Durant la période d’ouverture du scrutin, l’assistance aux électeurs pourra être contactée par les électeurs à l’adresse Email du prestataire désigné  (numéro communiqué lors de l’envoi des codes d’accès).
Les électeurs auront également la possibilité de s’adresser à la direction des Ressources Humaines.

Listes d’émargement 
La liste d'émargement n'est accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle de déroulement du scrutin. Aucun résultat partiel n'est accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin.

Dépouillement – Procès-verbaux et Résultats
A la clôture du scrutin, à l'heure fixée par le présent protocole, le président du bureau annoncera de clôture du scrutin. Le site de vote électronique ne sera plus accessible aux électeurs. 
Les opérations de dépouillement seront effectuées sous l'autorité du président du bureau, avec la présence obligatoire des assesseurs, de l'employeur ou son représentant.

Le processus de dépouillement est le suivant :
-	clôture du site internet de vote,
-	déchiffrement des suffrages à l’aide des clés des membres du bureau de vote : descellement,
-     dépouillement dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants,
-	calcul automatique des résultats et attribution des sièges,
-	téléchargement des listes d’émargement, des procès-verbaux, des éléments d’établissement de la représentativité,
-	Impression et signature des procès-verbaux pré-remplis,
-	Proclamation des résultats.

Lorsque le nom d’un candidat a été raturé, les ratures ne sont pas prises en compte si leur nombre est inférieur à 10% des suffrages exprimés en faveur de la liste sur laquelle figure le candidat. Dans ce cas, les candidats sont proclamés élus dans l’ordre de représentation.
Il est précisé que les résultats du premier tour devront impérativement être dépouillés même si le quorum n’a pas été atteint.
A l’issue des opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote qui ont réalisé les opérations de scellements des urnes électroniques procèdent au descellement en saisissant leurs clés définies au scellement pour desceller l'élection.
Le processus de descellement déchiffre le contenu des urnes électroniques pour accéder aux résultats et aux listes d’émargement. Ils contrôlent et signent les PV de résultats. Les résultats sont proclamés par le président oralement.
Les résultats seront affichés par la Direction des ressources humaines, le lendemain de chaque tour, sur les panneaux réservés aux communications.
Les résultats de chaque scrutin seront consignés dans un procès-verbal signé par les membres du bureau et établi en plusieurs exemplaires :
un exemplaire pour la Direction ;
un exemplaire pour chaque organisation syndicale ayant présenté des candidats à l’adresse de leur fédération ;
un exemplaire pour chaque organisation syndicale signataires du protocole d’accord préélectoral (à l’issus de la proclamation des résultats ou dans les 3 jours suivants par mail en version électronique);
un exemplaire destiné à l’affichage ;
deux exemplaires qui seront communiqués à l’Inspection du travail dans les 15 jours suivant la tenue des élections ;
un exemplaire à l’opérateur désigné par le Ministre chargé du travail (conformément aux dispositions réglementaires applicables) : CTEP- TSA 79104 – 76934 Rouen Cedex 9.