ELECTIONS PROFESSIONNELLES AU SEIN DES ETABLISSEMENTS

COMPOSANT L’UES MARKETING & SERVICES 

VOTE ELECTRONIQUE



ENTRE 
Les sociétés TOTAL MARKETING SERVICES, TOTAL MARKETING FRANCE, TOTAL LUBRIFIANTS, TOTAL FLUIDES et TOTAL ADDITIFS ET CARBURANTS SPECIAUX constituant I'UES MARKETING & SERVICES,
Représentées par XXX dûment mandaté à cet effet,
D'une part,
Et:
Les organisations syndicales représentatives au périmètre de l'UES Marketing & Services :
CONFEDERATION AUTONOME DU TRAVAIL — CAT
CONFEDERATION FRANCAISE DEMOCRATIQUE DU TRAVAIL — CFDT
CONFEDERATION FRANCAISE DE L'ENCADREMENT — CGC - CFE-CGC CONFEDERATION GENERALE DU TRAVAIL — CGT
D'autre part,
Il est convenu des dispositions du présent accord :

PREAMBULE

Le Code du travail ouvre la possibilité de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles.
Dans le cadre des élections intervenues en 2009 et 2012, la direction et les organisations syndicales signataires des accords dédiés, avaient choisi de prévoir la possibilité de recourir au vote électronique.
Les parties au présent accord souhaitent à nouveau mettre en place la possibilité de recourir au vote électronique.
Cet accord est conclu conformément aux dispositions des articles L. 2314-26 et R. 2314-5 et suivants du code du travail ; en vue de l’organisation des élections des Comités Sociaux et Economiques au sein de l’UES Marketing & Services.
Cet accord sera mis en œuvre pour la première fois à l’occasion des élections professionnelles devant se dérouler en 2018.
Les parties conviennent de se réunir préalablement à chaque échéance électorale pour examiner les éventuels aménagements à apporter au présent protocole, au regard notamment des évolutions législatives, réglementaires ou techniques relatives au vote électronique. A cette occasion, le cahier des charges annexé au présent protocole sera également analysé en vue de son éventuelle modification.
La conception et la mise en place du système informatique sont confiées à un prestataire qualifié choisi sur la base du cahier des charges (et de ses annexes) annexé au présent accord, dont il complète et précise les dispositions.
Le prestataire doit répondre dans son « offre » aux conditions des dispositions susvisées, du décret 2007-602 du 25 avril 2007, et de la recommandation CNIL n° 2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique. Par ailleurs, le prestataire retenu doit être à même de répondre au cadre fixé par le règlement général (UE) relatif à la protection des données 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD), qui entre en vigueur le 25 mai 2018. 
A chaque élection, le prestataire retenu doit répondre à ces conditions.
Les parties insistent sur le respect de ces différentes dispositions qui, par les garanties qu’elles apportent en  matière de sécurité et de confidentialité, sont à même d’assurer la sincérité du scrutin opéré par voie électronique.




ARTICLE 1    RESPECT DES VALEURS

Article 1.1    Garantie de sécurité et de confidentialité 

Pour garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent que les élections par vote électronique sont organisées par un prestataire. Ce dernier est retenu par la Direction après échanges avec les Organisations Syndicales Représentatives au périmètre de l’UES Marketing & Services. Le choix définitif incombe uniquement à la Direction.
En vue d’assurer la confidentialité des données transmises, les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne ne doivent pas être accessibles, de même que la liste d’émargement, sauf aux fins de contrôle de l’effectivité de l’émargement des électeurs.
Le prestataire s’engage contractuellement auprès de TOTAL à garantir la confidentialité de toutes les informations communiquées. Il doit notamment fournir à TOTAL, ainsi qu’aux Organisations Syndicales ayant présenté des candidats, le descriptif détaillé du dispositif technique mis en œuvre pour assurer cette confidentialité.
Le système de vote est scellé durant toute la durée du scrutin, de l’ouverture à la clôture du vote électronique.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales et celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés. Le premier est dénommé « fichier des électeurs » et le second « contenu de l’urne électronique ».
La mise en œuvre du système de vote électronique est opérée sous le contrôle effectif de représentants du prestataire, au niveau des moyens informatiques centraux ainsi que de ceux éventuellement déployés sur place.
Un dispositif électronique de secours est mis en place afin de prendre le relais en cas de panne du système principal. 

Article 1.2	Expertise indépendante du système

Préalablement à sa mise en place ou après toute modification de sa conception, le système de vote électronique utilisé est soumis à une expertise indépendante dans le cadre et le respect des dispositions de la recommandation CNIL n° 2010-371 du 21 octobre 2010 citée en préambule.
L’expert indépendant sera choisi après échanges avec les Organisations Syndicales. Le choix définitif incombe uniquement à la Direction.
Le prestataire retenu s’engage à fournir à l’expert indépendant toutes informations utiles au bon déroulement de sa mission.
L’expert indépendant fournit un moyen technique permettant de vérifier a posteriori que les différents composants logiciels sur lesquels a porté l’expertise n’ont pas été modifiés sur le système utilisé durant le scrutin. La méthode et les moyens permettant d’effectuer cette vérification seront décrits dans le rapport d’expertise.
Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la CNIL et transmis aux Organisations Syndicales ayant présenté des candidats.
Les éventuels dysfonctionnements constatés par l’expert et considérés par ce dernier comme susceptibles de remettre en cause la sécurité et la confidentialité du scrutin, sont examinés lors d’une rencontre entre la Direction et les Organisations Syndicales à l’issue de laquelle seront décidées les mesures à prendre.
L’expert pourra également s’assurer que le dispositif correspond au cadre fixé par le  règlement général relatif à la protection des données 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD), qui est entré en vigueur le 25 mai 2018. 

ARTICLE 2     CELLULE D’ASSISTANCE TECHNIQUE
Il est prévu la mise en place d’une cellule d’assistance technique dont le rôle et les missions sont prévus par les articles R. 2314-13 et R. 2314-18 du code du travail ainsi que par la délibération CNIL n° 2010-371 du 21 octobre 2010. Elle est composée de représentants du prestataire.
La cellule d’assistance technique est chargée de veiller, tout au long du déroulement du processus de vote électronique, au bon fonctionnement, à la supervision technique de ce système de vote, et de répondre à toute interrogation technique des salariés et des représentants des Organisations Syndicales. 
Elle doit être joignable tout au long du déroulement du processus du vote électronique.
En présence d’au maximum deux représentants par Organisation Syndicale ayant présenté des candidats et d’un représentant de la Direction, elle procède :
Avant l’ouverture du vote :
à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;
Ces deux premières opérations sont réalisées lors de la formation des représentants du personnel et des membres des bureaux de vote visée à l’article 4 ci-dessous. Il est précisé que la génération des trois clefs par bureau de vote destinées au chiffrement des bulletins de vote a lieu en séance publique lors de cette formation. A l’issue du test de dépouillement et pour chaque bureau de vote, 1 clef de chiffrement est conservée par le Président du bureau de vote, les 2 autres étant conservées par les 2 assesseurs du bureau de vote, sous enveloppe scellée par les membres des bureaux de vote.
A la fermeture du vote :
au contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, du scellement de ce système.
Le descriptif des tests prévus ci-dessus est transmis pour information aux Organisations Syndicales ayant présenté des candidats, préalablement à leur utilisation.
La vérification des scellements doit pouvoir se faire à tout moment, y compris durant le déroulement du scrutin. De plus, le bureau de vote doit disposer d’outils dont l’utilisation ne requiert pas l’intervention du prestataire pour procéder à la vérification du scellement (exemple : une prise d’empreinte numérique).

ARTICLE 3    DEROULEMENT DES OPERATIONS ELECTORALES
Article 3.1	Période de vote

En cas de vote à l’urne, les parties conviennent, pour le premier tour et l’éventuel second tour de scrutin, que les opérations de vote électronique se déroulent sur une période qui sera définie dans le protocole d’accord préélectoral en faisant coïncider le dernier jour du vote électronique avec la veille du jour de vote à l’urne et ce conformément au calendrier arrêté dans le protocole d’accord préélectoral. 
Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment, pendant la période d’ouverture du scrutin électronique, de leur poste de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections. 
Une communication régulière à destination des salariés est organisée afin notamment de rappeler l’importance du scrutin et la période de vote. Elle s’achève au plus tard 24h avant l’ouverture du vote à l’urne. Il est précisé à cette occasion que les identifiants de connexion égarés peuvent être renvoyés par demande en ligne sur le site de vote électronique. Le contenu de cette communication est définie après concertation avec les Organisations Syndicales ayant présenté des candidats. 

Article 3.2	Accès au serveur de vote 

Avant le premier tour des élections, chaque électeur reçoit du prestataire, par l’intermédiaire de sa messagerie professionnelle, les modalités permettant d’obtenir le code d’accès et le mot de passe pour se connecter au site de vote.
Sont également joints à ce courriel la note explicative prévue à l’article 4 ainsi que les liens permettant de consulter les professions de foi des listes de candidats. Il est rappelé que l’accès à la messagerie professionnelle est sécurisé par un mot de passe choisi par le salarié. Les électeurs affectés au sein d’une entité extérieure au Groupe TOTAL reçoivent le courriel mentionné ci-dessus sur leur messagerie professionnelle TOTAL et sur la messagerie professionnelle dont ils disposent au sein de leur structure d’affectation.
Afin de renforcer les mesures sécurisant l’authentification de l’électeur, un dispositif dit « code de défi » est mis en place. Ce ou ces « codes de défi » sont des informations non contenues dans le courriel ou le courrier mentionné ci-dessous mais connues du seul électeur. Ces informations sont demandées lors de la connexion au serveur de vote en ligne préalablement à l’envoi des identifiants et mot de passe. Les Organisations Syndicales seront informées du type de « code de défi » retenu.
Les modalités d’obtention et de renvoi des identifiants et mot de passe sont précisées en Annexe 1 du présent protocole.
Les électeurs ne disposant pas de messagerie professionnelle ou d’accès à leur messagerie professionnelle (notamment les salariés en dispense d’activité, longue maladie etc.) reçoivent ces éléments à leur domicile par courrier postal simple. (Il est également possible d’utiliser les deux modes simultanément pour les salariés dont l’employeur n’a connaissance que tardivement de l’absence).
Le prestataire propose une solution sécurisée de gestion des PND. Avant la clôture du vote, toutes les mesures sont prises pour corriger ces adresses et transmettre le matériel de vote aux électeurs concernés. La liste des PND sera communiquée au bureau de vote. Dans l’hypothèse d’un second tour de scrutin, de nouveaux codes d’accès et mots de passe seront adressés à chaque électeur, selon les mêmes modalités que celles mentionnées ci-dessus. 
Après saisie par l’utilisateur de son code d’accès et du mot de passe, l’authentification de l’électeur est assurée par le site de vote dédié à l’opération en cours. Toute personne non reconnue ne peut accéder aux pages du serveur de vote. 
Une fois connecté et authentifié, l’électeur se voit présenter à l’écran les bulletins de vote correspondant à son établissement et à son collège. 
L’électeur aura la possibilité de se connecter plusieurs fois tant qu’il n’a pas finalisé son vote. 
L’électeur pourra imprimer un accusé de réception, une fois son vote finalisé.

Article 3.3	Bureau de vote 

Pour réaliser la clôture et le dépouillement du vote électronique et pour procéder aux opérations de contrôle en cours de vote, les membres du bureau de vote suivront une formation telle que prévue par l’article 4. 
Concernant le vote électronique, le bureau de vote  contrôle :
l’ouverture du site internet de vote,
les taux de participation en cours de vote grâce aux codes d’accès fournis,
la clôture du site internet de vote,
les opérations de dépouillement.
Hormis le nombre de votants, aucun résultat partiel n’est accessible.
Les modalités d’accès des organisations syndicales ayant présenté des candidats au taux de participation en cours du vote électronique sont définies dans le protocole préélectoral.
A l’issue du vote électronique, le bureau de vote édite la liste complète des électeurs avec mention de ceux ayant voté électroniquement. 

Article 3.4	Articulation avec les autres canaux de vote
	
Le protocole d’accord préélectoral conclu pour l’organisation des élections fixe les modalités pratiques d’organisation du vote et de déroulement des opérations électorales. Il précise notamment l’articulation entre les différentes modalités de vote ainsi que les formats et modalités de prise de connaissance des professions de foi par les salariés.
Dans le cas où le vote électronique serait complété par un autre mode de vote, les électeurs ayant voté électroniquement ne peuvent recourir à cet autre moyen.
Il convient de préciser que l’éventuel vote à l’urne débute seulement après la clôture du vote électronique afin de permettre au bureau de vote de s’assurer, grâce à la remise de la liste d’émargement éditée conformément aux dispositions de l’article 3.3, que chaque salarié ne vote qu’une seule fois. Le décompte des votes électroniques doit intervenir après la clôture du vote à l’urne.
Par ailleurs, l’éventuel vote par correspondance d’un électeur ayant déjà voté électroniquement ou à l’urne, n’est pas pris en compte.
Tout salarié peut, le jour du scrutin à l’urne, se présenter au bureau de vote pour consulter la liste d’émargement éditée conformément aux dispositions de l’article 3.3, afin de s’assurer de l’enregistrement de son vote électronique. Tout électeur peut également consulter la liste d’émargement tenant compte des différents canaux de vote auprès de la Direction Relations Sociales de l’UES Marketing & Services, durant les 15 jours calendaires suivants la date du vote à l’urne.

ARTICLE 4    INFORMATION ET FORMATION SUR LE SYSTEME
La Direction adresse aux électeurs sous forme électronique, dans le délai fixé par le protocole d’accord préélectoral, une note explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique. Cette note sera rédigée en français et en anglais. Les électeurs ne disposant pas de messagerie professionnelle ou d’accès à leur messagerie professionnelle (notamment les salariés en dispense d’activité, longue maladie etc.) reçoivent cette note explicative à leur domicile par courrier postal simple.
Le prestataire organise une formation des représentants du personnel (à hauteur de 2 représentants par Organisation Syndicale ayant présenté des candidats, et par établissement) et des membres des bureaux de votes sur le système de vote électronique conçu et son fonctionnement.
Une session de formation est organisée sur l’établissement Siège avec possibilité de connexion à distance. La présence physique à cette formation des membres des bureaux de vote est privilégiée. Si besoin des sessions supplémentaires seront organisées.
Il est rappelé que les deux premières opérations spécifiques incombant à la cellule d’assistance technique mentionnées à l’article 2 ci-dessus ont lieu durant cette formation.
ARTICLE 5 DUREE ET DATE D’ENTREE EN VIGUEUR

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée en vue de l’organisation des élections professionnelles. Il est mis en œuvre pour la première fois à l’occasion des élections professionnelles devant se tenir en 2018.   

Il entrera en vigueur le lendemain du jour de son dépôt.


ARTICLE 6 MODALITES DE REVISION ET DENONCIATION

Le présent accord pourra faire l’objet d’une révision conformément aux dispositions des articles L. 2261-7-1 et L. 2261-8 du code du travail. 

Toute demande de révision devra être notifiée aux parties signataires par courrier électronique avec un préavis de 1 mois. 

En cas de demande de révision émanant d’une partie habilitée en application de l’article L. 2261-7-1 du code du travail, les négociations commenceront dans les 3 mois suivant la réception de la demande.

Le présent accord pourra être dénoncé conformément aux dispositions des articles L.2261-9 et suivants du code du travail. La dénonciation doit être portée à la connaissance des autres parties signataires.

ARTICLE 7 DEPOT
Conformément aux dispositions des articles L. 2231-6 et D. 2231-2 du Code du travail, le texte du présent accord sera déposé auprès de la DIRECCTE (Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi) des Hauts de Seine et du secrétariat du greffe du Conseil de Prud’hommes de Nanterre. Il fera l’objet d’une publication dans la base de données nationale visée à l’article L. 2231-5-1 du code du travail.
Le présent accord fera l’objet d’une information conformément aux articles R. 2262-1 et suivants du code du travail.






				Fait à Puteaux, le ______________
				En ___ exemplaires




ANNEXES

ANNEXE 1 : Modalités d’obtention et de renvoi des identifiants de connexion

ANNEXE 2 : Cahier des charges





































ANNEXE 1 : Modalités d’obtention et de renvoi des identifiants de connexion


Obtention des identifiants de connexion

L’électeur reçoit un courriel sur sa messagerie professionnelle à l’ouverture du scrutin.
Ce courriel contient un lien sur lequel l’électeur devra cliquer pour générer son mot de passe. Il sera amené à s’identifier en renseignant : 
son Identifiant (communiqué dans le courriel initial)
son IGG,
sa date de naissance, 
sa clé du numéro de sécurité sociale,
le captcha (numéro aléatoire généré par le système de vote et visible à l’écran). 

Une fois authentifié, le mot de passe de l’électeur lui est alors envoyé par SMS, sur le numéro de téléphone portable de son choix, ou par voie postale à son adresse postale personnelle (connue par TOTAL). Un contrôle sur le numéro de téléphone est effectué afin de s’assurer qu’il n’a pas déjà été utilisé par un autre électeur. 
En complément, le système génère un envoi automatique de courriel sur l’adresse professionnelle connue par TOTAL pour lui confirmer la prise en compte de sa demande. Le courriel envoyé sur la boite professionnelle contient la date et l’heure de la demande ainsi que le numéro de téléphone, ou l’adresse postale, sur lequel a été envoyé le mot de passe. 
Dans les 15 minutes suivant le vote de l’électeur, un courriel est envoyé sur son adresse de messagerie professionnelle pour lui indiquer la prise en compte de son vote. Cette solution permet d’identifier une éventuelle tentative d’usurpation d’identité. En cas de soupçon d’usurpation d’identité, l’électeur en informe le service ressources humaines de son établissement qui transmet l’information au bureau de vote concerné.

Réinitialisation 

Une page dédiée est disponible sur le site de vote en ligne pour que l’électeur puisse déposer une demande de renvoi de son identifiant sur sa messagerie professionnelle. L’accès à cette page est indiqué sur le site principal de vote. Elle est également directement accessible depuis un navigateur. 
L’électeur renseigne les informations suivantes : 
IGG
Clef du numéro de sécurité sociale
Captcha (numéro aléatoire généré par le système de vote et visible à l’écran) 

En complément, le système génère un envoi automatique d’un courriel sur l’adresse professionnelle pour confirmer à l’électeur la prise en compte de sa demande. L’email envoyé sur la boite professionnelle contient la date et l’heure de la demande.
Une limitation des demandes de renvoi en ligne est prévue : un seul envoi est autorisé. Lors d’une tentative de second envoi, le message d’erreur indique la date du premier envoi. 
L’électeur sera renvoyé vers l’assistance téléphonique pour obtenir un nouvel envoi de son identifiant.
Pour toute nouvelle demande de génération de son mot de passe, l’électeur sera automatiquement invité à contacter l’assistance téléphonique.
Enfin, le nouvel envoi d’identifiant est interdit pour l’électeur ayant déjà voté.



















ELECTIONS PROFESSIONNELLES AU SEIN DES ETABLISSEMENTS

COMPOSANT L’UES MARKETING & SERVICES 

VOTE ELECTRONIQUE - CAHIER DES CHARGES



Le présent cahier des charges est arrêté en vue de l’organisation des élections professionnelles au sein de l’UES MARKETING & SERVICES (sociétés TOTAL MARKETING SERVICES, TOTAL MARKETING FRANCE, TOTAL LUBRIFIANTS, TOTAL FLUIDES et TOTAL ADDITIFS ET CARBURANTS SPECIAUX).

Il est utilisé pour l’organisation des élections professionnelles 2018 et sera revu à chaque nouvelle échéance électorale en vue de son adaptation aux éventuelles évolutions législatives, réglementaire ou techniques. 

Dans le cadre de ces élections, la Direction recourt à un prestataire pour la mise en œuvre des modalités de vote électronique (Lot 1). A cette possibilité de vote par voie électronique pourra également être associé d’autres modalités de vote, dans les conditions retenues par les protocoles d’accord préélectoraux (Lot 2).
Les électeurs ayant voté électroniquement ne peuvent recourir à d’autres moyens de vote.

Le présent cahier des charges, établi pour la mise en œuvre des modalités de vote électronique, contient également, à titre d’exemple, un descriptif du cadre des élections (chapitre 1) dans l’objectif de déterminer un chiffrage économique.

L’organisation du vote électronique doit répondre aux conditions précisées par le décret n° 2007-602 et l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d’entreprise modifié par décret n°2017-1819 en date du 29 décembre 2017 relatif au Comité social et économique pris pour l'application de l'article 1er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales. 

Il doit également se conformer aux dispositions de la délibération CNIL n° 2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.

Sont fixées ci-après les obligations à respecter par le prestataire chargé de la conception et de la mise en place du système de vote électronique, étant précisé que l’observation des dispositions des articles L. 2314-26 et R 2314-5 à R. 2314-18 du code du travail, du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007, et celles du présent cahier des charges s’imposent aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système informatique. 

La solution technique envisagée doit de plus répondre aux préconisations en matière de systèmes informatiques internes à TOTAL, définies par les documents annexés au présent cahier des charges : 
 Annexe 1 : « Pré-requis techniques »
 Annexe 2 : « Externalisation de Services pour le compte de TOTAL (Clauses Sécurité SI) »
Le prestataire devra fournir toutes les informations techniques permettant à TOTAL d’apprécier la conformité de sa solution aux respects de ses préconisations internes (Annexe 1 et 2) et aux exigences de la CNIL.

Par ailleurs, le prestataire retenu doit être à même de répondre au cadre fixé par le règlement général (UE) relatif à la protection des données 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD), qui entre en vigueur le 25 mai 2018.

CHAPITRE 1   CADRE DES ELECTIONS


ARTICLE 1   CONTEXTE

Le présent document est établi dans le cadre des élections des représentants du personnel des sociétés TOTAL MARKETING SERVICES, TOTAL MARKETING FRANCE, TOTAL LUBRIFIANTS, TOTAL FLUIDES et TOTAL ADDITIFS ET CARBURANTS SPECIAUX composant l’UES Marketing & Services.

Les données ci-dessous sont mentionnées à titre indicatif et correspondent à l’état actuel des instances de représentation du personnel au sein de l’UES Marketing & Services. 

Les opérations électorales donneront lieu à l’élection :

des membres des Comités Sociaux et Economiques :
de l’établissement de Michelet,
de l’établissement du Spazio,
de l’établissement du CRES, 
de l’établissement de Givors, 
de l’établissement de Rouen, 
de l’établissement d’Oudalle, 
de l’établissement de Lyon (DR de Lyon), 
de l’établissement de Nantes (DR de Nantes).

Le premier tour des élections se tiendra simultanément pour tous les établissements, par voie de vote électronique ou autre selon protocole d’accord pré-électoral.

Dans le cas où le quorum légalement requis ne serait pas atteint, un second tour serait organisé dans le ou les établissements concernés et pour le ou les collèges concernés, selon les mêmes modalités.


ARTICLE 2    EFFECTIFS

L’effectif de l’ensemble de l’UES M&S, sur la base d’une estimation actualisée au 31 mai 2018 est de 3547 salariés. 

Au sein de chacun des établissements et en l’état actuel de rattachement des sites déportés, lequel peut évoluer dans le cadre des élections professionnelles, les effectifs sont répartis de la manière suivante :


Ces effectifs, qui correspondent à une estimation actualisée au 31 mai 2018, tiennent compte des salariés dont le contrat de travail est suspendu (invalides, etc.) et des salariés en dispense d’activité. Ils pourront être complétés par des salariés mis à disposition par des entreprises extérieures et ayant fait le choix de voter, s’ils en remplissent les conditions, au sein de l’UES M&S.

L’effectif finalement retenu pour l’organisation des élections professionnelles et sa composition seront communiqués au prestataire dans un délai permettant la mise en œuvre des opérations électorales.
Il est précisé que le nombre de votants peut être sensiblement différent de l’effectif.

ARTICLE 3   NOMBRE ET COMPOSITION DES COLLEGES

Les Collèges et nombres d’élus seront fournis lorsque le protocole pré-électoral sera établi.


CHAPITRE 2   ORGANISATION DU VOTE ELECTRONIQUE


ARTICLE 4   LES GARANTIES DE SECURITE ET DE CONFIDENTIALITE

Article 4.1   Garanties en matière de sécurité 

Le système retenu doit assurer la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes. 

A cet effet, les moyens d’authentification (identifiant et mot de passe) permettant aux électeurs de se connecter au système de vote électronique seront sécurisés même en cas de nécessité de renouvellement des codes d’accès.

Conformément à l’arrêt du Conseil d’Etat du 11 mars 2015, la transmission aux électeurs des identifiants et mots de passe leur permettant de participer au vote doit faire l’objet de mesures de sécurités spécifiques permettant de s’assurer que les électeurs en sont les seuls destinataires. 

Avant le premier tour des élections, chaque électeur reçoit du prestataire, par l’intermédiaire de sa messagerie professionnelle, les modalités permettant d’obtenir le mot de passe pour se connecter au site de vote. 

Sont également joints à ce courriel, un identifiant personnel, la note explicative prévue à l’article 6.1 ainsi que les liens permettant de consulter les professions de foi des listes de candidats sous réserve des formats et modalités de prise de connaissance des professions de foi par les salariés définis dans le protocole d’accord préélectoral. Il est rappelé que l’accès à la messagerie professionnelle est sécurisé par un mot de passe choisi par le salarié. Les électeurs affectés au sein d’une entité extérieure au Groupe TOTAL reçoivent le courriel mentionné ci-dessus sur leur messagerie professionnelle TOTAL et sur la messagerie professionnelle dont ils disposent au sein de leur entité d’affectation.

Afin de renforcer les mesures sécurisant l’authentification de l’électeur, un dispositif dit « code de défi » est mis en place par le prestataire pour obtenir son mot de passe. Ces « codes de défi » sont des informations non contenues dans le courriel ou le courrier mentionné ci-dessous mais connues du seul électeur. Ces informations sont demandées lors de la connexion au serveur de vote en ligne préalablement à l’envoi du mot de passe. 

Les électeurs ne disposant pas de messagerie professionnelle ou d’accès à leur messagerie professionnelle (notamment les salariés en dispense d’activité, longue maladie, etc.) reçoivent ces éléments à leur domicile par courrier postal simple. 

Le prestataire communiquera à TOTAL les conditions tarifaires applicables à l’expédition du matériel de vote, TOTAL se réservant la possibilité d’utiliser pour cette expédition les prestations négociées dont elle dispose par ailleurs.

Le prestataire devra proposer une solution sécurisée de gestion des PND. La liste de ces PND sera communiquée au bureau de vote concerné. Pour le 1er tour des élections, 2 relèves des PND doivent être prévues.

Dans le cas de la génération d'identifiants et de mots de passe à partir de la liste électorale, le fichier ainsi créé doit faire l'objet d'un chiffrement. Les modalités de génération et d'envoi des codes personnels doivent être conçues de façon à garantir leur confidentialité et en particulier, que les divers prestataires éventuels, ne puissent pas en prendre connaissance ou, à tout le moins, ne puissent pas reconstituer le couple identifiant - mot de passe.
Le système de vote électronique doit être conçu de manière à pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

La mise en œuvre du système de vote électronique est opérée sous le contrôle effectif, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place, des représentants du prestataire mettant en place le vote. Toutes les mesures sont prises pour leur permettre de vérifier l'effectivité des dispositifs de sécurité prévus.

L’hébergement du système informatique se fera hors des locaux de TOTAL. Il doit se situer physiquement en France, au sein des locaux du prestataire ou dans un local extérieur sous le contrôle de ce dernier. Quel que soit le mode d’hébergement retenu, le prestataire prend toutes les mesures nécessaires pour assurer la sécurité physique de ces locaux et protéger le système informatique utilisé contre les intrusions extérieures.

Le prestataire devra fournir des preuves récentes de test d’intrusion sur la solution retenue.

TOTAL se réserve la possibilité de réaliser un test d’intrusion avant de valider le choix du prestataire.

Article 4.2    Garanties de Confidentialité
Article 4.2.1   Données personnelles

Les fichiers nominatifs des élections permettant d’établir la liste électorale, d’adresser le matériel de vote et de réaliser les émargements, ne peuvent être utilisés que pour le présent processus électoral et qu’aux fins pour lesquelles ils ont été établis sous peine des sanctions pénales encourues au titre des articles 226-17 et 226-21 du code pénal.

Ils ne peuvent être divulgués, en dehors des cas spécifiquement prévus par le présent cahier des charges, à qui que ce soit sous peine des mêmes sanctions.

Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment celle des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux. 

Conformément aux dispositions de l’article R. 2314-7 du code du travail et aux recommandations de la CNIL, lors de l’élection par vote électronique, les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne ne doivent pas être accessibles.

Conformément aux recommandations de la CNIL, le personnel du prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système ne devra en aucun cas avoir la possibilité de connaître les mots de passe des électeurs.

De plus, le prestataire s’engagera contractuellement à garantir la confidentialité de toutes les informations communiquées. Il devra notamment, à cet effet,  fournir le descriptif détaillé du dispositif technique mis en œuvre pour assurer cette confidentialité. Le prestataire s'engagera à restituer les fichiers restant en sa possession à l'issue des opérations électorales et à détruire toutes les copies qu'il aurait été amené à effectuer sur quelque support que ce soit, sous réserve des dispositions de l’article 9 du présent cahier des charges.

Article 4.2.2    Confidentialité du vote

Le dispositif doit garantir que l’identité de l’électeur ne peut pas être mise en relation avec l’expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement, et ce jusqu’à la destruction des fichiers telle que prévue ci-dessus.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».

Le traitement « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement. L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. 

Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur. 

Le fichier dénommé « contenu de l'urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Article 4.3    Expertise indépendante du système

Préalablement à sa mise en place ou après toute modification de sa conception, le système de vote électronique utilisé est soumis à une expertise indépendante dans le cadre et le respect des dispositions de la délibération CNIL n° 2010-371 du 21 octobre 2010. 

Le choix de l’expert indépendant sera déterminé après échanges avec les Organisations Syndicales. Le choix définitif appartient à la Direction.

Afin de garantir son indépendance, l’expert missionné par TOTAL doit, conformément aux recommandations de la CNIL, être un informaticien spécialisé dans la sécurité n’ayant pas d’intérêt financier dans la société qui a créé la solution de vote (le prestataire) ni dans la société utilisant le système. Il doit posséder une expérience dans l’analyse des systèmes de vote et avoir suivi la formation délivrée par la CNIL sur le vote électronique.

Cette expertise devra couvrir l’ensemble des points de contrôle recommandés par la CNIL et notamment :

le code source du logiciel y compris dans le cas de l'utilisation d'un logiciel libre, 
les mécanismes de scellement utilisés aux différentes étapes du scrutin, 
le système informatique sur lequel le vote va se dérouler, et notamment le fait que le scrutin se déroulera sur un système isolé, 
les échanges réseau, 
les mécanismes de chiffrement utilisé, notamment pour le chiffrement du bulletin de vote sur le poste de l’électeur. 

Cette expertise est notamment destinée à vérifier que les garanties de confidentialité et de sécurité rappelées aux articles 5.1 et 5.2 sont respectées. 

Le prestataire retenu s’engagera à fournir à l’expert indépendant toutes informations utiles au bon déroulement de sa mission.

L’expert indépendant fournit un moyen technique permettant de vérifier a posteriori que les différents composants logiciels sur lesquels a porté l’expertise n’ont pas été modifiés sur le système utilisé durant le scrutin. La méthode et les moyens permettant d’effectuer cette vérification doivent être décrits dans le rapport d’expertise.

Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la CNIL et transmis aux Organisations Syndicales ayant présenté des candidats. 

Ce rapport comportera une synthèse faisant apparaître la conformité ou non de la solution au regard de la recommandation de la CNIL ainsi que les éléments techniques permettant de vérifier lors du scrutin que la solution mise en œuvre correspond à celle expertisée.

L’expert pourra également s’assurer que le dispositif correspond au cadre fixé par le  règlement général relatif à la protection des données 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD), qui entre en vigueur le 25 mai 2018. 

Article 4.4   Cellule d’assistance technique  

Il est prévu la mise en place d’une cellule d’assistance technique dont le rôle et les missions sont prévus par les articles R. 2314-13 et R. 2314-18 du code du travail ainsi que par la délibération CNIL n° 2010-371 du 21 octobre 2010. Elle est composée de représentants du prestataire.
La cellule d’assistance technique est chargée de veiller, tout au long du déroulement du processus de vote électronique, au bon fonctionnement, à la supervision technique de ce système de vote, et de répondre à toute interrogation technique des salariés et des représentants des Organisations Syndicales. 
Elle doit être joignable tout au long du déroulement du processus du vote électronique.
En présence d’au maximum deux représentants par Organisation Syndicale ayant présenté des candidats et d’un représentant de la Direction, elle procède :

Avant l’ouverture du vote :

à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;
Ces deux premières opérations sont réalisées lors de la formation des représentants du personnel et des membres des bureaux de vote visée à l’article 5.2 ci-dessous. Il est précisé que la génération des trois clefs par bureau de vote destinées au chiffrement des bulletins de vote a lieu en séance publique lors de cette formation. A l’issue du test de dépouillement et pour chaque bureau de vote, 1 clef de chiffrement est conservée par le Président du bureau de vote, les 2 autres étant conservées par les 2 assesseurs du bureau de vote, sous enveloppe scellée par les membres des bureaux de vote.
A la fermeture du vote :

au contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, du scellement de ce système.
Le descriptif des tests prévus ci-dessus est transmis pour information aux Organisations Syndicales ayant présenté des candidats, préalablement à leur utilisation.
La vérification des scellements doit pouvoir se faire à tout moment, y compris durant le déroulement du scrutin. De plus, le bureau de vote doit disposer d’outils dont l’utilisation ne requiert pas l’intervention du prestataire pour procéder à la vérification du scellement (exemple : une prise d’empreinte numérique).

ARTICLE 5 	INFORMATION ET FORMATION SUR LE SYSTEME

Article 5.1   Information du personnel et des représentants du personnel

TOTAL, accompagné du prestataire le cas échéant, accomplit les formalités préalables issues du règlement général relatif à la protection des données 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD),  vis-à-vis de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) et confirme l’accomplissement de ces démarches pour que la société puisse en informer les Organisations Syndicales.

Par ailleurs, il élabore une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales de vote électronique destinée à l’ensemble des salariés. Elle décrit le processus de vote, les garanties offertes et les configurations requises pour voter à partir d’un ordinateur personnel. Elle comprend un descriptif visuel des pages d’accueil du système. Elle sera transmise aux électeurs avec les moyens d’authentification permettant d’accéder au serveur de vote en ligne. Cette notice est rédigée en français et en anglais.


Article 5.2   Formation des représentants du personnel et des membres des bureaux de vote

Le prestataire organise une formation des représentants du personnel (à hauteur de 2 représentants par Organisation Syndicale ayant présenté des candidats et par établissement) et des membres des bureaux de votes sur le système de vote électronique conçu et mis en place. 

Cette formation doit permettre aux publics visés d’être opérationnels vis-à-vis du système électronique et d’aider les  salariés à en user.

Une session de formation sera organisée pour l’ensemble des établissements sur l’établissement Siège. Si besoin des sessions supplémentaires seront organisées.

Lors de cette formation auront lieu les deux premières opérations spécifiques incombant à la cellule d’assistance technique mentionnées à l’article 4.4 ci-dessus. 


ARTICLE 6   ELABORATION ET DESTINATAIRES  LISTES NECESSAIRES AU PROCESSUS ELECTORAL

Article 6.1   Contenu des fichiers

Les listes électorales sont établies par l'employeur. Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises le cas échéant au prestataire est effectué sous la supervision de l'employeur. L'intégration et le contrôle des candidatures sont effectués dans les mêmes conditions.
	
Les données devant être enregistrées sont les suivantes : 

pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d'entrée dans l'entreprise, date de naissance, établissement, collège, matricule ;
pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, moyen d'authentification et, le cas échéant, coordonnées, matricule ;
pour les listes des candidats : collège, noms, prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant ;
pour les listes d'émargement : collège, noms et prénoms des électeurs, matricule ; 
pour les listes des résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires.




Article 6.2   Destinataires des fichiers

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants : 

pour les listes électorales : électeurs, les Organisations Syndicales, le personnel RH habilité, le prestataire ; 
pour le fichier des électeurs : électeurs pour les seules informations les concernant, le prestataire ; 
pour les listes des candidats : électeurs, Organisations Syndicales, le personnel RH habilité, le prestataire ; 
pour les listes d'émargement : membres des bureaux de vote, le personnel RH habilité, le prestataire ; 
pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l'emploi, Organisations Syndicales, le personnel RH habilité, le prestataire. 

En cas de contestation du processus électoral, ces documents doivent être tenus à la disposition du juge.

ARTICLE 7  	DEROULEMENT  OPERATIONS ELECTORALES ELECTRONIQUES 

Article 7.1   Publicité des listes de candidats et des professions de foi 

La présentation des listes de candidats sur le site sécurisé respectera l’ordre prévu par le protocole d’accord préélectoral.

Le prestataire est chargé de reproduire sur le serveur les professions de foi électorales de manière fidèle, telles qu’elles auront été présentées par leurs auteurs. Il assure cette reproduction au travers de fichiers non modifiables couramment lus par la plupart des configurations d’ordinateur, opérant une reproduction fidèle des professions de foi transmises sous format papier ou dans un fichier identique. Au vu de l’état de la technique à la date de rédaction du présent cahier des charges, un fichier de format sécurisé est préconisé (type « pdf »). 

Article 7.2    Période d’ouverture du scrutin

Compte tenu de l’ampleur des élections professionnelles de l’UES marketing & Services, le vote électronique doit être ouvert durant une période définie dans le protocole d’accord préélectoral. 

Le système doit prévoir la possibilité de se connecter 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24, afin de tenir compte de la présence d’électeurs expatriés. Le scrutin électronique prendra fin à 12h le dernier jour de la période d’ouverture afin de permettre l’édition des listes d’émargement en prévision de l’ouverture du scrutin à l’urne, si celui-ci était retenu, le lendemain de la clôture du scrutin électronique.

La période du scrutin électronique doit pouvoir être contrôlée par les membres du bureau de vote et les membres de la cellule d’assistance technique mentionnée à l’article 4.4.

Article 7.3   Contrôle du système pendant les opérations électorales

Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties, notamment de sécurité et de confidentialité, et les mêmes caractéristiques. 

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis de la cellule d’assistance technique et du service relations sociales de l’UES Marketing et Services, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Article 7.4   Connexion au système

Durant la période d’ouverture du scrutin électronique, le prestataire met une assistance téléphonique à disposition des électeurs.

Pour se connecter sur place ou à distance au système de vote, l'électeur doit se faire connaître par les moyens d'authentification (identifiant et mot de passe) selon des modalités garantissant leur confidentialité. 

Ces moyens d'authentification permettront au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et de garantir l'unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d'authentification. 

En cas de perte, d’oubli ou d’éventuel problème d’accès de l’électeur à ses moyens d’authentification, il est possible à l’électeur de demander, au prestataire, l’octroi de nouveaux moyens d’authentification. Cette demande doit pouvoir être exprimée directement à partir du système de vote en ligne pour être traitée par le prestataire.

Le prestataire génère, après vérification par le système que l’électeur n’a pas encore voté, de nouveaux moyens d’authentification et les lui adresse selon les mêmes modalités que celles de l’envoi initial.

Par ailleurs, le prestataire s’engage à conserver une trace écrite de toutes les demandes ou réclamations, notamment les demandes d’octroi de nouveaux moyens d’authentification, exprimées par les électeurs afférentes au vote électronique, réponses apportées et interventions réalisées. Ce document, qui devra être transmis aux membres des bureaux de votes et au représentant de TOTAL, sera disponible et pourra être intégré au procès-verbal des élections.



Article 7.5   Expression du vote

L'électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote. Son choix doit apparaître clairement à l'écran ; il doit pouvoir être modifié avant validation. La transmission du vote et l'émargement font l'objet d'un accusé de réception que l'électeur a la possibilité de conserver. 

Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier "contenu de l'urne électronique". La validation le rend définitif et empêche toute modification.

La liste d'émargement, aux fins de contrôle de l’émargement, ainsi que le compteur des votes ne doivent être accessibles qu’aux membres du bureau de vote et aux personnes autorisées après information du représentant de TOTAL.

Seuls le nombre de votants et le taux de participation doivent pouvoir être connus au cours du scrutin. L’état des consultations est à disposition du bureau de vote concerné et du représentant de TOTAL.

Article 7.6   Dépouillement

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne électronique, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs. 

La liste d’émargement intégrale, comportant la mention pour chaque électeurs ayant voté électroniquement de la date et de l’heure du vote (« à déjà voté par internet le jj/mm/aa à hh/mm/ss »), est remise au bureau de vote le jour de l’ouverture du vote à l’urne. Il est ensuite procédé à l’ouverture du vote à l’urne.

A l’issue de la période prévue pour les autres modes de vote éventuels, il est procédé aux décomptes des voix électroniques puis à l’édition d’un PV de dépouillement « vote électronique » ne tenant compte que des suffrages exprimés par voie électronique.

Le dépouillement n'est possible que par l'activation conjointe d'au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois générées. 

La génération des clés destinées à permettre le dépouillement des votes à l'issue du scrutin est publique (elle a lieu durant la formation mentionnée à l’article 6.2 ci-dessus) de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le président du bureau de vote et deux de ses assesseurs ont connaissance de ces clés à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote. 

ARTICLE 8    CONSERVATION DES DONNEES

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Le prestataire retenu conserve sous scellés les fichiers supports comprenant :
la copie des programmes sources et des programmes exécutables ;
les matériels de vote ;
les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. 

Il doit conserver ces fichiers jusqu'à l'expiration du délai de recours de 15 jours après la proclamation des résultats et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. 

La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports. A cet effet, à l’issue du délai de recours mentionné ci-dessus, le prestataire devra interroger TOTAL afin d’être informé de l’engagement éventuel d’une action contentieuse.