ACCORD RELATIF À LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE
SOCIÉTÉ JAY ELECTRONIQUE S.A.S.




















ENTRE LES SOUSSIGNÉES :

La Société Jay Electronique, Société par actions simplifiée au capital de 1 000 000 euros, immatriculée au RCS de GRENOBLE sous le numéro 300 032 380, représentée par XXXXXXXXXXXXXXX, Directeur de site, dûment habilité aux fins des présentes,


Ci – après désignée « la Société », 
D’UNE PART,

ET

XXXXXXXX
XXXXXXXX
XXXXXXXX

membres titulaires du comité social et économique habilités à signer l'accord adopté au sein du comité social et économique, à la majorité de la délégation du personnel en vertu d'un mandat exprès donné par cette délégation, lors du scrutin du 7 Septembre 2023, dont le procès-verbal est annexé au présent accord.

Ci – après désignés « le Comité Sociale et Economique »,
D’AUTRE PART, 


A l’issue d’une réunion de négociations qui s’est tenue le 7 Septembre 2023 les parties sont convenues des dispositions visées aux conventions ci – après, et il a été conclu :


Le présent accord relatif à la mise en place du vote électronique 
en date du 7 Septembre 2023.











PREAMBULE

Afin de faciliter les élections professionnelles des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Économique et conformément aux dispositions de l’article L 2314-26 du Code du travail, le présent accord a vocation à encadrer le recours au vote électronique.

En effet, le vote électronique permet notamment de sécuriser l’organisation du processus électoral, de faciliter le vote pour les salariés en déplacement, de prendre en compte les différents cycles de travail mais aussi d’augmenter le niveau de participation.


II – DISPOSITIONS GENERALES

Article 1 – Champ d’application

Le présent accord s’applique à l’ensemble de la société JAY ELECTRONIQUE S.A.S. pour les élections des membres du comité social et économique.


Article 2 – Principes généraux

Le recours au vote électronique doit respecter les principes fondamentaux régissant les opérations électorales, à savoir :

La sincérité et l'intégrité du vote, soit la conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique ;
L'anonymat et le secret du vote, rendant impossible de relier un vote émis à un électeur ;
L'unicité du vote, empêchant de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
La confidentialité et la liberté du vote, qui permet d'exercer son droit de vote sans pression extérieure. 

La mise en place du système de vote électronique sera donc confiée à un prestataire extérieur choisi par l'entreprise sur la base des dispositions du présent accord et du cahier des charges qui y est annexé. 

Ce prestataire devra respecter les prescriptions minimales des articles R. 2314-5 et suivants du Code du travail.

Le système de vote électronique mis en place sera conforme aux recommandations de la CNIL la  concernant la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet) et aux règles de la protection des données à caractère personnel issues du RGPD.

Article 3 – Expertise et Déclaration auprès de la CNIL

Les systèmes de vote électronique impliquent le traitement des données à caractère personnel au sens du RGPD (et de la loi du 6 janvier 1978) et sont donc soumis à l’ensemble du corpus de règles applicables en matière de protection des données à caractère personnel issues du RGPD, de la loi Informatique et libertés et de ses dispositions réglementaires d’application. 

Au titre de ses obligations, l’employeur doit au préalable procéder à une analyse de risques, en fonction de la sensibilité du scrutin considéré et à l’inscription du traitement au registre des activités de traitement.

Les électeurs sont informes notamment sur le déroulement des opérations de vote et sur le fonctionnement du système de vote électronique.
Le prestataire aura quant à lui le statut de sous-traitant, il doit mettre tout en œuvre afin de satisfaire à ses obligations à la fois du Code du travail, du RGPD (cf. art. 28 notamment) et des recommandations de la CNIL. 

En outre, le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ainsi qu'à chaque fois qu’il est procédé à une modification substantielle sera soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions légales. Le rapport d'expertise, et ses annexes doivent être remis à l’employeur, responsable de traitement, et au prestataire de solution de vote par électronique et seront tenus à la disposition de la CNIL.

Les organisations syndicales représentatives incluses dans le périmètre du présent accord seront tenues informées de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la CNIL.


Article 4 – Sécurité

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Cette cellule comprendra les membres du bureau de vote, les représentants de la Direction et des Organisations Syndicales ainsi qu'un représentant du prestataire. Les membres de cette cellule sont soumis à une obligation de neutralité.

Elle aura notamment pour mission de :

Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;
Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Ces tests doivent être effectués en présence des représentants des listes de candidats.

Ce système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire, de la Direction et des Organisations Syndicales, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Article 5 – Modalités de vote

Les modalités de vote seront prévues dans le protocole d’accord préélectoral qui précisera que le vote électronique est la seule possibilité offerte lors du scrutin.

Le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système et du déroulement des opérations électorales.

Il indiquera en outre le nom du prestataire choisi pour mettre en place le vote électronique.


Article 6 – Déroulement du vote

Le vote électronique pourra être effectué sur le lieu de travail ou à distance. Il peut avoir lieu sur le temps de travail ou hors du temps de travail. En toute hypothèse, le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant la période délimitée par le protocole d’accord préélectoral.

Avant le premier tour des élections, chaque électeur recevra, selon les modalités déterminées dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, des codes d’accès générés selon des modalités garantissant la confidentialité du vote. 

Ce moyen d'authentification permettra au serveur de vérifier son identité et de garantir l'unicité de son vote. À l’aide de ses codes d'accès, l’électeur pourra voter en toute confidentialité sur le serveur sécurisé des élections.

Le système de vote électronique reproduira sur le serveur les listes de candidats telles qu’elles ont été présentées par leurs auteurs et les bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et pour les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix

L’identification de l’électeur sera assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes d’accès. Toute personne non reconnue n’aura pas accès au serveur de vote. A réception du vote, la saisie du code secret par l’électeur vaudra signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôturera définitivement l’accès à cette élection.
En cas de perte ou d'oubli des codes, après que l'électeur se soit identifié, le prestataire lui adressera de nouveaux codes.
Article 7 - Dépouillement - Procès-verbaux - Résultats

À l'heure de clôture du scrutin, le site de vote n'est plus accessible aux électeurs. Les opérations de dépouillement seront effectuées, sous l'autorité du président du bureau, avec la présence obligatoire des assesseurs, des délégués de liste et de l'employeur ou son représentant.

Le mode électronique permet d'obtenir les résultats de manière quasi instantanée.

Le président introduit ses codes sécurisés délivrés par le système et les assesseurs les leurs selon une procédure assimilable aux urnes à double cadenas.

Le dépouillement s'effectue dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants. Les attributions des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.

Ainsi, dans chaque bureau de vote, il est procédé au décompte des voix et au report de ces résultats sur un formulaire électronique conforme aux modèles Cerfa en vigueur.

Le président du bureau de vote vérifie l'exactitude des procès-verbaux pré-remplis, indique la mention « élu » devant le nom du candidat élu et les signe.

Les autres membres du bureau de vote signent également les formulaires précités. La publication des résultats intervient par tout moyen permettant leur accessibilité à l’ensemble du personnel au sein de l’entreprise


Article 8 – Information et formation

Il sera établi une note explicative détaillée précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique qui sera communiqué aux électeurs suffisamment en amont de l’ouverture du premier tour de scrutin.

Avant les élections, les membres du bureau de vote ainsi que les membres de la délégation du personnel bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique.


Article 9 – Arbitrages et litiges

Les différends qui pourraient surgir à propos de l’application du présent accord feront l’objet d’une tentative de règlement amiable entre les parties signataires. A défaut d’accord, les parties concernées pourront saisir les juridictions compétentes.


Article 10 – Révision ou dénonciation de l’accord

Le présent accord est dénoncé ou révisé dans les conditions prévues par les textes légaux et réglementaires.


Article 11 – Dépôt et publicité

Conformément à l’article L. 2231-5 du Code du travail, le texte du présent accord est établi en nombre suffisant d’exemplaires pour être notifié aux membres du Comité Sociale et Economique. 

Conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur, l’accord est déposé sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail TéléAccords à l’adresse www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.

Conformément à l’article D. 2231-2 III du Code du travail, le texte du présent accord est déposé auprès du greffe du Conseil de Prud’hommes de Grenoble.

Enfin, il sera communiqué par voie d'affichage au personnel de l'entreprise.


Article 11 – Durée et entrée en vigueur

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et prendra effet le lendemain de son dépôt.

Fait à Saint-Ismier, le 7 Septembre 2023,

En deux exemplaires originaux, dont un pour chaque partie signataire,


















Pour le Comité Social Economique			              Pour la Société JAY ELECTRONIQUE



   XXXXXXXXXXXXX		                                                                        XXXXXXXXXXXXX                                            
   Membre titulaire et trésorier du CSE                                                             Directeur de site                      
	




XXXXXXXXXXXXX
Membre titulaire et secrétaire du CSE






XXXXXXXXXXXXX 
Membre titulaire et trésorier adjoint du CSE