Protocole d’accord préélectoral
Elections des représentants du personnel au Comité social et économique 2022

Entre les soussignées :
La Caisse d’Allocations Familiales de la Charente-Maritime représentée par : 
                             , Directrice, dûment mandatée à cet effet
d’une part,

et

Les représentants mandatés par les organisations syndicales : 
Pour la CFDT :  
Pour la CGT :  
Pour la CFE-CGC :
Pour la CFTC : 
Pour la CGT-FO : 

D’autre part,
il a été conclu le présent accord :

Préambule

Le présent protocole s’inscrit dans le respect des principes généraux du droit électoral et du Code du travail, et a notamment pour objectif de fixer : 
Le nombre et la composition des collèges électoraux pour l’élection du CSE ;
La répartition du personnel dans les collèges ;
La répartition des sièges à pourvoir dans les collèges ;
Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales.
L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.
L’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 « relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales » prévoit une instance unique de représentation du personnel : le Comité Social et Economique qui conservera les attributions propres à chacune des trois anciennes instances (CE, DP, CHSCT).  
Le décret n° 2017-1819 du 29 décembre 2017 pris en application de cette ordonnance précise notamment la composition ainsi que les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.
Pour l’appréciation de l’effectif, l’article L. 2311-2 du Code du travail précise que le seuil d’au moins onze salariés doit être atteint pendant 12 mois consécutifs.
Conformément à l’accord collectif d’entreprise pour les élections du Comité Social et Economique signé le 28 juin 2022, les parties ont décidé d’utiliser un dispositif de vote électronique accessible sur site et à distance. 
La mise en œuvre du vote électronique est confiée à la Société KERCIA SOLUTIONS : 30 chemin du Vieux Chêne, 38240 MEYLAN.
Le système de vote électronique proposé est conforme :
Aux prescriptions relatives aux modalités du vote électronique prévues par le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au comité social et économique, et modifiant le Code du travail 
A la délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet.

Ces élections seront organisées dans le cadre des dispositions légales et règlementaires en vigueur, selon les modalités définies ci-après.




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ARTICLE 1 – DATE DES ELECTIONS 

Le premier tour des élections du Comité Social et Economique aura lieu le 17 octobre 2022.
Le cas échéant, un deuxième tour sera organisé le 7 novembre 2022.
Les dates du premier et du second tour visées ci-dessus s’entendent des dates :
de clôture des votes par internet,
du dépouillement électronique,
de la proclamation des résultats.

Au premier tour, les plages horaires de vote par internet pour l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique sont, pour l’ensemble des électeurs de l’entreprise, les suivantes : 
Du 10 octobre à 10 heures au 17 octobre à 11 heures.
En cas de second tour, les plages horaires de vote sont les suivantes :
Du 31 octobre à 10 heures au 7 novembre à 11 heures.
Durant le scrutin, un ou plusieurs mail(s) de relance émis par le système pourront automatiquement être adressés aux salariés non-votants.


ARTICLE 2 – EFFECTIF DE REFERENCE ET REPARTITION DES SALARIES

L’effectif global de référence sur les 12 mois glissants au jour de l’élection est de 283,94 ETP salariés. L’ensemble des salariés des différents sites participeront au(x) scrutin(s). Les listes de candidats pourront donc être constituées de salariés appartenant indifféremment à tous les sites.


ARTICLE 3 – ORGANISATION DE LA REPRESENTATION DU PERSONNEL

Article 3.1. – Nombre de sièges
Le nombre de sièges à pourvoir pour les élections du Comité Social et Economique est de :
11 titulaires 
et de 11 suppléants 

Article 3.2. – Composition et répartition dans les collèges électoraux
Sont retenus 2 collèges électoraux, comprenant chacun les catégories professionnelles suivantes :
Le collège « employés et assimilés » composé de 249 électeurs,
Le collège « cadres » dont le critère déterminant correspond au référentiel et code emploi de manager et à la nature des fonctions exercées au regard de leur importance, technicité et pouvoir de commandement. Il est composé de 35 électeurs.

Article 3.3. – Répartition des sièges dans les collèges électoraux
Pour le Comité Social et Economique, la répartition des sièges entre les collèges est la suivante :
1er collège (employés) : 10 titulaires - 10 suppléants
2ème collège (cadres) : 1 titulaire - 1 suppléant

Article 3.4. – Répartition équilibrée femmes-hommes sur les listes de candidats

Conformément aux dispositions légales, les listes de candidatures qui comportent plusieurs candidats, sont composées d’un nombre de femmes et d’hommes correspondant à leur part respective sur la liste électorale (Article L 2314-30 du Code du travail)

En vertu de ces dispositions, les listes présentées se composeront alternativement d’un candidat de chaque sexe jusqu’à épuisement de l’un des candidats de l’un des deux sexes. 
Par ailleurs, ces dispositions ne concernent que les organisations syndicales. En effet, les listes libres au 2nd tour ne sont pas concernées par ces dispositions.
Parmi les collèges, la répartition des hommes et des femmes est la suivante : 
1er collège :	40 hommes (soit 16.06% de l’effectif) et 209 femmes (soit 83.93% de l’effectif) 
2ème collège :	8 hommes (soit 22.85% de l’effectif) et 27 femmes (77.14% de l’effectif)
Soit un total de :   48 hommes (16.90% des électeurs) 236 femmes (83.09 % des électeurs)
Conformément au texte précité, et compte tenu du siège unique attribué au collège cadre, les parties conviennent d’une répartition comme ci-dessous : 
1er collège : 
Parmi les titulaires, 8 femmes et 2 hommes
Parmi les suppléants, 8 femmes et 2 hommes
2eme collège : 
Parmi les titulaires, 1 femme ou 1 homme
Parmi les suppléants, 1 femme ou 1 homme

ARTICLE 4- DUREE DES MANDATS 

Comme prévu dans le cadre du protocole d’accord local signé le 5 juillet 2022, la durée des mandats des représentants du personnel au Comité social et économique est de 3 ans. 


ARTICLE 5 – MANDATS SUCCESSIFS

Les parties conviennent que le nombre de mandats successifs par élus n’est pas limité.


ARTICLE 6- ELECTORAT ET ELIGIBILITE


Le Code du travail prévoit les conditions d'électorat et d'éligibilité pour le Comité Social et Economique. Concernant L’ancienneté dans l’entreprise, elle sera calculée à la date du premier tour de scrutin.



Article 6.1. – Electorat

Sont électeurs les salariés des deux sexes, âgés de seize ans révolus, travaillant depuis trois mois au moins dans l’entreprise et n’ayant fait l’objet d’aucune interdiction, déchéance, ou incapacité relatives à leurs droits civiques. 
Article 6.2. – Corps électoral

Tous les agents de la caisse, y compris les agents de direction dont les directeurs et les directeurs comptables et financiers, comptent dans l’effectif à considérer pour l’élection des représentants du personnel, qu’il s’agisse de personnel à temps complet ou à temps partiel, titulaire ou temporaires.
Les agents dont le contrat de travail a été suspendu comptent également parmi l’effectif des électeurs. 

Pour les salariés mis à disposition par une entreprise extérieure, la condition de présence dans l’entreprise est de douze mois continus pour y être électeur. En revanche, ces salariés ne seront pas éligibles.

Article 6.3. – Eligibilité

Sont éligibles les électeurs âgés de dix-huit ans révolus, et travaillant dans l’entreprise depuis un an au moins, à l’exception des conjoint, partenaire d’un pacte civil de solidarité, concubin, ascendants, descendants, frères, sœurs et alliés au même degré de l’employeur. 
Les salariés travaillant à temps partiel simultanément dans plusieurs entreprises ne sont éligibles que dans l'une de ces entreprises. Ils choisissent celle dans laquelle ils font acte de candidature.
Un salarié n’est éligible que dans le collège auquel il appartient.

Ne peuvent être candidats les directeurs, agents de direction, et directeurs comptables et financiers.


ARTICLE 7 – COLLEGES ELECTORAUX

Le collège « employés » est constitué des salariés qui n’ont pas le statut de cadre.

Les salariés ayant le statut de cadre sont :

Les salariés recrutés avec ce statut ;
Les salariés avec maintien du statut antérieur de cadre ;
Les salariés, indépendamment de ces deux catégories, dont le niveau est égal ou supérieur à 6.


ARTICLE 8 – ETABLISSEMENT ET AFFICHAGE DES LISTES ELECTORALES

Il appartient au directeur de l'organisme d’établir les listes électorales. Une liste est établie par collège.

Les mentions qui doivent figurer à la suite des noms inscrits sur la liste électorale doivent permettre l’identification des inscrits, la vérification des conditions d’électorat. Ainsi, les listes électorales doivent mentionner le nom, le prénom, la date de naissance, le lieu de naissance et la date d’entrée dans l’Institution.

Les listes électorales sont affichées au plus tard un mois avant le scrutin. 

La date prévue pour l’affichage des listes électorales est le vendredi 16 septembre 2022.

Dans les trois jours ouvrés qui suivent l’affichage des listes, tout électeur peut réclamer l’inscription ou la radiation d’un électeur omis ou indûment inscrit.

D’autres modifications peuvent, en outre, intervenir jusqu’au jour du scrutin pour permettre l’inscription d’un agent ayant plus de trois mois d’ancienneté dans l’organisme et ayant pris ses fonctions dans l’organisme entre l’affichage des listes électorales et le jour du scrutin.




ARTICLE 9 – INFORMATION DES SALARIES

Les électeurs seront informés par voie dématérialisée de la date des élections au plus tard le lundi 5 septembre 2022. 

Une communication sera diffusée à l’ensemble du personnel dans l’intranet pour préciser les modalités du processus électoral. 
Au titre du 1er tour, la Direction adressera à l’ensemble des électeurs un appel à candidatures qui précisera la date et l’heure limite de dépôt des candidatures ainsi que le nombre de sièges à pourvoir par collège.
Les listes de candidats seront affichées par la Direction dès qu’elle en aura connaissance et au plus tard le mardi 27 septembre 2022 à 14h. La Direction procédera dans le même temps à la communication de la période de vote par internet (dates et heures de début et de fin du premier tour). 
Les résultats du 1er tour seront affichés le lundi 17 octobre 2022 à 14h. 
En cas de 2ème tour, la Direction adressera le lundi 17 octobre à 14h par voie dématérialisée à l’ensemble des électeurs un nouvel appel à candidatures qui précisera la date et l’heure limite de dépôt des candidatures. 
Les listes de candidats seront affichées par la Direction dès qu’elle en aura connaissance et au plus tard mardi 25 octobre 2022 à 14h.  La Direction procédera dans le même temps à l’affichage de la période de vote par internet (dates et heures de début et de fin du second tour).

ARTICLE 10 – LISTES DE CANDIDATS 1er TOUR


Au 1er tour, il est rappelé le monopole syndical pour la présentation des listes de candidats. Ainsi, peuvent y présenter des candidats : 
Les syndicats qui satisfont aux critères d’indépendance et de respect des valeurs républicaines, légalement constitués depuis au moins deux ans, et dont le champ professionnel et géographique couvre l’entreprise ; 
Ceux reconnus représentatifs dans l’entreprise ; 
Ceux qui ont constitué une section syndicale ; 
Ceux affiliés à une organisation syndicales reconnue représentative au niveau national et interprofessionnel. 
Un syndicat peut choisir comme candidat soit ses propres adhérents, soit des salariés non syndiqués ou adhérents à une autre organisation syndicale. 
Pour des raisons d’ordre matériel tenant à l’organisation du vote, les listes de candidats devront parvenir à la Direction de l’organisme à l'attention de la directrice, avant le mardi 27 septembre à midi au plus tard par lettre recommandée ou remise contre récépissé.
Les listes peuvent être incomplètes, mais ne doivent pas comporter plus de candidats que le nombre de sièges à pourvoir.
La double candidature, l’une sur la liste des titulaires, l’autre sur la liste des suppléants, est également admise, conformément aux dispositions légales. Par contre, les deux mandats ne se cumulant pas, le candidat ne sera élu suppléant que subsidiairement, s’il n’est pas élu titulaire.
Les listes déposées par les Organisations Syndicales lors du 1er tour sont considérées comme maintenues pour le 2nd tour.
En cas de liste commune entre plusieurs Organisations Syndicales, la Direction en informera le prestataire.

ARTICLE 11- LISTES DE CANDIDATS 2nd TOUR

En cas de deuxième tour, les candidatures sont libres.
La date limite de dépôt des candidatures, dans les mêmes formes que pour le premier tour, est fixée au mardi 25 octobre 2022 à midi au plus tard. 

ARTICLE 12 – PROFESSIONS DE FOI

Les organisations syndicales ayant présenté des listes de candidats assureront leur propagande électorale dans le cadre des dispositions légales. 

Les organisations syndicales pourront remettre au secrétariat de direction, leurs professions de foi au format PDF, format A4 (maximum deux pages, c’est-à-dire un recto-verso), pour qu'elles soient mises en ligne sur le site de vote par Internet, au plus tard le : 
mardi 27 septembre 2022 avant 12h pour le 1er tour
mardi 25 octobre 2022 avant 12h pour le second tour

Elles seront également déposées sous l’intranet de l’organisme.


ARTICLE 13 –VOTE ELECTRONIQUE

Afin d’assurer une plus grande facilité et homogénéité dans l’organisation du vote, les électeurs voteront exclusivement de manière électronique, et ce conformément aux dispositions légales en vigueur relatives aux modalités de mise en œuvre.

Aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé.
Les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d'assurer l'identité des électeurs ainsi que la sincérité et le secret du vote, comme la publicité du scrutin, conformément aux principes généraux du droit électoral.

ARTICLE 14 – MODALITES PRATIQUES DU VOTE ELECTRONIQUE

Article 14.1. – Accès à la plateforme de vote

Les électeurs pourront accéder à la plateforme de vote, de l'ouverture du scrutin à sa clôture, depuis leur poste de travail ou depuis n'importe quel ordinateur ou smartphone ou tablette, disposant d'une connexion Internet. 

Le temps passé à voter durant les heures de travail est compté dans le temps de travail, sous réserve du respect par l’électeur du temps strictement nécessaire pour effectuer les opérations de vote. 

Article 14.2. – Langue et affichage des listes

Les indications et informations présentées sur le site de vote sont disponibles en français.

Une fois connecté sur l'application, l'électeur se verra présenter la liste des deux scrutins pour lequel il est appelé à voter (CSE titulaires et suppléants).

Les listes en présence pour chaque scrutin sont présentées aux électeurs dans un ordre aléatoire afin de ne pas avantager les unes ou les autres. 
L'électeur peut basculer d'une présentation d’une liste de candidats à l'autre par un simple clic sur le bouton prévu à cet effet. Le choix d'une des listes lui présente ensuite le bulletin de vote avec tous les candidats de la liste.
Article 14.3. – Matériel de vote - Codes de vote confidentiels

Chaque électeur est identifié par son matricule communiqué par l'entreprise.
Les codes d'accès, qui se composent d'un identifiant et d'un code confidentiel, sont générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils soient communiqués à l’Entreprise. 
Ces codes, valables pour les deux tours, permettront de se connecter à l'application informatique et de valider son vote.
Afin de garantir la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, la CNIL recommande les solutions suivantes :
L’envoi de l’identifiant et du mot de passe via deux canaux distincts ;
Et la mise en place d’une question défi non triviale (sont ainsi exclus la date de naissance et tout autre élément facilement décelable) 
En connaissance des délibérations, il est convenu dans le présent PAP que :
Le prestataire expédiera le lundi 3 octobre 2022 un courrier par voie postale à l’adresse personnelle des salariés contenant l’identifiant personnel et confidentiel de l’électeur ainsi que les explications nécessaires au vote électronique. Le mot de passe sera envoyé par mail ou sms.
Pour recevoir son mot de passe, l’électeur devra s’enregistrer sur le site de vote en renseignant les informations suivantes : 
L’identifiant reçu
Son numéro d’agent
Son numéro de téléphone mobile ou son adresse mail, si ceux-ci ne sont pas renseignés dans la base de données.

Article 14.4. – Scellement du système de vote et formation
Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire formera les représentants du personnel et les membres du bureau avant l'ouverture du site internet. (Article R. 2314-12 du Code du travail). Celle-ci aura lieu le jeudi 6 octobre 2022, à 10h. 
Cette intervention consiste à :
Valider les données de paramétrage
Générer les clés de dépouillement (au nombre de 3) destinées aux membres du bureau de vote.
Procéder à un test à blanc : tester la plateforme de vote et le logiciel de dépouillement avant l'ouverture du vote,
Sceller le système, réinitialiser les urnes électroniques, et constater qu'elles sont vides,

Conformément au code électoral, les membres du bureau de vote sont exclusivement choisis parmi les électeurs.

Article 14.5. – Cellule d’assistance technique 
Il est constitué une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.
Le prestataire est chargé d’assurer les missions de la cellule d'assistance technique.
La cellule d'assistance technique contrôle, avant que le vote ne soit ouvert, que le scellement du système de vote électronique a fait l’objet d’un test à blanc et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet. 

Article 14.6. – Assistance aux électeurs
Un numéro vert spécifique d’assistance, permettant une mise en relation avec le prestataire sera mis à disposition des électeurs pendant la période de scrutin.
Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

Article 14.7. – Facilité au recours au vote électronique
Toutes facilités seront accordées au personnel pour lui permettre de voter. Le temps passé par l’électeur pour voter n'entraînera aucune réduction de salaire, sous réserve du respect par l’électeur du temps strictement nécessaire pour effectuer les opérations de vote. 
Important : aucun moyen n'est prévu pour modifier les plages horaires de votes déterminées par ce protocole. Les électeurs sont donc informés qu'en cas d'arrivée tardive ou d'arrivées nombreuses peu avant la fermeture du site internet, il peut arriver qu'ils ne puissent voter.

ARTICLE 15 – BUREAU DE VOTE
Un bureau de vote unique est constitué pour l’ensemble des collèges. 
Pour l’élection par vote électronique, le bureau de vote est constitué d’un président et de deux assesseurs volontaires parmi les électeurs présents sur site, à l’exclusion des candidats. La présidence appartient au plus âgé, les rôles d’assesseurs sont attribués respectivement au second plus âgé et au plus jeune. 

La composition des membres du bureau de vote sera adressée à la direction, par les organisations syndicales ayant présenté des listes, au plus tard le mardi 27 septembre à midi. 
Le président du bureau de vote s'assure de la régularité, du secret du vote et proclame les résultats. 
Seuls les membres du bureau de vote auront accès à la liste d’émargement pendant le scrutin, à des fins de contrôle de déroulement de scrutin. (Article R. 2314-16 du Code du travail)
Les membres du bureau de vote détiendront les clés électroniques des urnes électroniques garantissant l’intégrité et la sécurité du système. Ces clés seront générées en amont du scrutin lors de la phase de scellement du système de vote. Ces clés sont au nombre de trois dont deux d’entre elles seront indispensables pour déverrouiller le système et procéder au dépouillement.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote seul aura compétence, après avis du représentant du prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Les membres de la Direction, ainsi que les Organisations syndicales ayant présenté des listes de candidats peuvent avoir accès aux taux de participation et à leur évolution tout au long du scrutin.

ARTICLE 16– DEPOUILLEMENT ET PROCLAMATION DES RESULTATS

La date de dépouillement est fixée le : Le lundi 17 octobre 2022 à 11h pour le 1er tour et le lundi 7 novembre 2022 à 11h, le cas échéant. 

Après clôture automatique du scrutin par le système de vote électronique, le bureau de vote intègre les clés de sécurité afin de déverrouiller les urnes électroniques et de procéder au dépouillement automatisé. Le bureau de vote imprime les résultats et justificatifs et le Président proclame les résultats.

ARTICLE 17 –ORGANISATION D’UN SECOND TOUR
Indépendamment pour chaque scrutin, un second tour est organisé dans les cas suivants :
Carence de candidats au premier tour,
Quorum non atteint au premier tour (nombre de suffrages valables inférieur à la moitié des inscrits),
Un ou plusieurs sièges non pourvus à l'issue du premier tour.

ARTICLE 18 – FORMALITE ADMINISTRATIVE
Après la proclamation des résultats, la CAF de la Charente Maritime transmet une copie des procès-verbaux aux organisations syndicales qui ont présenté des listes de candidats aux scrutins concernés ainsi qu’à celles ayant participé à la négociation du protocole d’accord préélectoral, si elles en expriment le souhait.
Le procès-verbal doit être transmis au Centre de traitement des élections professionnelles (CTEP).
En cas de carence totale, il devra être adressé également à l’inspection du travail du Siège social de l’entreprise.

ARTICLE 19 – ENTREE EN VIGUEUR

Le présent protocole d’accord préélectoral ne fait pas l’objet d’un agrément de la direction de la Sécurité Sociale. Il est d’application immédiate, et conclu pour la durée du scrutin.

La description détaillée du système de vote électronique est portée en annexe du présent protocole d’accord préélectoral.

Le cahier des charges du marché 18AC22 est mis à disposition des salariés sous Cafcom. Ce cahier des charges a été mis en conformité à la suite de la délibération CNIL n°2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via internet.

Fait à La Rochelle, le 28 juillet 2022