Entre les soussignés :

La CPAM de Roubaix-Tourcoing, représentée par son directeur, 

d'une part,

Et les organisations syndicales soussignées, représentées par leurs délégués syndicaux, 

d'autre part.

Il a été convenu ce qui suit : 
PREAMBULE
Le présent avenant a pour objet d’amender l’accord de mise en place du vote électronique du 29 juin 2018 relatif aux élections professionnelles, afin de l’étendre aux élections des représentants du personnel au Conseil.
Ce dispositif s’inscrit dans le cadre des dispositions de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales. 
Les informations relatives au processus électoral seront réalisées dans le respect des dispositions légales.
Le cahier des charges technique sera fourni par le prestataire choisi et annexé au protocole d’accord préélectoral de l’élection concernée (CSE ou Représentant du personnel au Conseil).
Le présent avenant se substitue de plein droit au précédent accord sur le vote électronique. 



SOMMAIRE


Article 1 - Modalités d’organisations des opérations 
Article 1.1 - Vote exclusivement par internet
Article 1.2 - Choix d’un prestataire extérieur
Article 1.3 - Listes électorales
Article 1.4 - Listes de candidats et bulletins de vote
Article 1.5 - Plan de communication
Article 1.6 - Lieux et durée du scrutin
Article 2 - Déroulement des opérations de vote
Article 2.1 - Modalités d’accès au serveur de vote 
Article 2.2 - Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin 

Article 3- Formalités

Article 4 - Durée et de suivi de l’accord

Article 4.1 – Durée de l’accord
Article 4.2 – Suivi de l’accord

Article 5 - Entrée en vigueur de l’accord

Article 6 - Publicité


Article 1 - Modalités d’organisations des opérations
Article 1.1 - Vote exclusivement par internet
Les parties signataires conviennent d’adopter un processus de vote exclusivement électronique pour les prochaines élections du Comité Social Economique et des Représentants du personnel au Conseil de la CPAM ROUBAIX-TOURCOING.
Article 1.2 - Choix d’un prestataire extérieur
Compte tenu de la technicité qu’il est nécessaire de maîtriser et des contraintes à respecter pour assurer la sécurité du processus électoral et la confidentialité des données, les parties signataires ont convenu de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé, désigné par l’employeur, en collaboration avec les organisations syndicales représentatives de l’organisme.
 Le cahier des charges du prestataire choisi sera  annexé au protocole préélectoral et garantira la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement du dépouillement des votes, conformément aux principes généraux du droit électoral…
Article 1.3 - Listes électorales
La Direction des Ressources Humaines établira un fichier « listes électorales » qui mentionne les données suivantes : nom et prénom de l’électeur, date de naissance, point de départ de l’ancienneté, affectation et collège d’appartenance.
La Direction des Ressources Humaines transmettra ce fichier au prestataire.
Article 1.4 - Listes de candidats et bulletins de vote
Les fichiers des listes des candidats et les professions de foi, établies en respect des caractéristiques imposées par le prestataire, seront transmis à la Direction des Ressources Humaines, qui les transmettra, en l’état, au prestataire.
Le prestataire assurera la programmation des pages web sur le serveur de vote.
Les listes présentées par les Organisations syndicales et les professions de foi seront mises en ligne. Le prestataire veillera à ce que les dimensions des bulletins du vote et la police utilisée soient uniformes.



Article 1.5 - Plan de communication
Un plan de communication interne à destination des salariés sera mis en œuvre en amont et pendant le scrutin pour faciliter l’appropriation par les électeurs de cette technique de vote.
Les membres de la délégation du personnel, un représentant R.H. et les membres du bureau de vote bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique retenu, notamment sur le dispositif de scellement.
En amont du scrutin :
information sur les conditions et les règles du vote en ligne,
information de la date d’envoi des codes/identifiants de vote par le prestataire,
messages ciblés sur l’Intranet et des supports dématérialisés de communication.
Pendant le scrutin : 
Les électeurs pourront appeler la Cellule d’assistance technique, afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaire au bon déroulement de l’expression de leur vote.
Cette dernière est également chargée de veiller, tout au long du déroulement du processus de vote, au bon fonctionnement et à la supervision technique du système de vote.
Article 1.6 - Lieux et durée du scrutin
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment, de façon confidentielle, pendant l’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal internet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou d’un lieu de leur choix, en se connectant sur le site sécurisé propre à l’élection.
Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.


ARTICLE 2 – DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE
Article 2.1 - Modalités d’accès au serveur de vote
Chaque électeur recevra avant le scrutin, à son domicile, par courrier simple, une note récapitulant les opérations à effectuer, accompagnée d’un identifiant de vote. 
Conformément aux recommandations de la CNIL, l’envoi du code d’accès (login) et du mot de passe sera fait par 2 envois séparés. 
Les  codes d’accès (code d’accès et mot de passe) confidentiels sont générés de manière aléatoire par le prestataire, sans qu’ils soient communiqués à l’entreprise.
L’authentification de l’électeur sera assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de l’identifiant de vote, du code confidentiel et sa date de naissance. Toute personne non reconnue par le système n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.
Une fois connecté, l’électeur pourra voter. Seules les listes correspondant à son collège et à son établissement lui seront présentées.
Un accusé de réception sera à disposition de chaque votant à l’issue du vote.
La saisie de code confidentiel, de mot de passe et de la date de naissance de l’électeur vaudra signature de la liste d’émargement dès réception du vote.
La liste d’émargement enregistre les données suivantes : collège d’appartenance, nom et prénom des électeurs ayant voté, date et heure du vote.
La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.
Article 2.2 - Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin
Afin de répondre aux exigences posées par les articles R2314-10 et R2324-6 du code du travail, l’expression du vote et les éléments d’identification de l’électeur seront séparés.
Le vote de l’électeur sera crypté et stocké dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs.
Le processus mis en œuvre par le prestataire garantira ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.
Il est précisé qu’aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.

ARTICLE 3 - FORMALITES
Conformément à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée en 2004, une déclaration à la CNIL sera effectuée par l’employeur au titre de la constitution des fichiers électoraux et de candidats. Les élus du CSE en seront informés.
Conformément aux obligations légales, les utilisateurs du système de vote pourront faire valoir leur droit d’accès aux informations enregistrées les concernant, en adressant une demande par courrier postal auprès du prestataire et en justifiant de leur identité.
Conformément aux obligations relatives au vote électronique  en matière d’élections, le prestataire conservera sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.
La procédure de décompte des votes pourra, si nécessaire, être exécutée de nouveau.
À l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire après en avoir informé le gestionnaire de l’élection, procédera à la destruction des fichiers supports.

ARTICLE 4 – DUREE ET SUIVI DE l’ACCORD
Article 4.1 – Durée de l’accord
Le présent avenant est conclu pour une durée indéterminée.
Il pourra être dénoncé, par lettre recommandée avec accusé de réception à l’ensemble des parties signataires.
Il pourra également être révisé, à tout moment, pendant la période d’application, par accord collectif conclu sous la forme d’un avenant. Les organisations syndicales de salariés habilitées à engager la procédure de révision sont déterminées conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7-1 du code du travail.


La demande d’engagement de la procédure de révision est formulée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge à l’employeur et à chaque organisation habilitée à négocier l’avenant de révision.
A la demande de révision sont jointes les modifications que son auteur souhaite apporter au présent accord.
L’invitation à négocier l’avenant de révision est adressée par l’employeur aux organisations syndicales représentatives dans le mois courant à compter de la notification la plus tardive des demandes d’engagement de la procédure de révision.
Les conditions de validité de l’avenant de révision obéissent aux conditions posées par l’article L. 2232- 12 du code du travail.

Article 4.2 – Suivi de l’accord 
Dans le cadre du suivi de l’application du présent avenant, les parties conviennent de se revoir après chaque nouvelle élection.  

ARTICLE 5 – PUBLICITE
L’avenant sera transmis aux organisations syndicales présentes dans l’organisme, ainsi qu’aux élus du CSE. 
Il sera transmis à la Direction de la Sécurité Sociale en vue de son agrément, laquelle le transmettra à l’UCANSS pour avis du Comex conformément à l’article D. 224-7-3 du Code de la Sécurité sociale. 
Sauf en cas de prorogation explicite du délai d’examen de la Direction de la sécurité sociale, et en l’absence d’un retour de la DSS, l’agrément sera réputé accordé, à l’issue de délai d’un mois après l’avis du Comex. 
Il entrera en vigueur le jour suivant l’obtention de l’agrément par l’autorité compétente de l’Etat (article L. 123-1 et L. 123-2 du Code de la sécurité sociale). 
Un exemplaire de cet avenant sera également déposé au greffe du Conseil des Prud’hommes de Roubaix et sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du Travail. 

Le présent protocole fera l’objet d’une publication sur l’intranet de la Caisse.

Fait à Roubaix  
Le    14  juin    2022

Pour la CPAM de Roubaix-Tourcoing,
Le Directeur



Pour les organisations syndicales, les délégués syndicaux :