ENTRE LES SOUSSIGNES : 
GARANCE, mutuelle dont le siège social est à Paris 9ème, 51 rue de Châteaudun, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro SIRET 39139922700035 et représentée par XX, en sa qualité de Directrice générale,
D’une part 

L’organisation syndicale représentative au sein de l’entreprise, SNACOS-CFTC, représentée par XX en sa qualité de délégué syndical,
D’autre part 






		















PREAMBULE
Le présent accord a pour objet de mettre en place le vote électronique en vue des prochaines échéances électorales visant au renouvellement du Comité Social et Economique (ci-après CSE) de GARANCE, dont les mandats arriveront à expiration le 26 octobre 2022.
En effet, ce système permet de faciliter l’organisation des élections ainsi que le vote des salariés et s’inscrit dans une démarche de développement durable et responsable en ce qu’il réduit les consommations de papier

Cet accord s’inscrit en outre dans le cadre des dispositions de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.
En conséquence, les parties signataires ont convenu de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.




IL A DONC ETE CONVENU CE QUI SUIT

ARTICLE 1. OBJET DE L’ACCORD ET CHAMP D’APPLICATION 

Le présent accord collectif a pour objet :
d’autoriser le recours au vote électronique lors des prochaines élections de renouvellement du CSE de GARANCE ;
de préciser le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales. 

Il est expressément convenu entre les parties que cet accord aura vocation à s’appliquer lors de l’ensemble des élections ultérieures au sein de la société GARANCE.


ARTICLE 2. PRINCIPES GENERAUX  

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.
Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :
Vérifier l’identité des électeurs,
S’assurer de l’intégrité du vote,
S’assurer de l’unicité du vote,
S’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote,
S’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique,
Permettre la publicité du scrutin.

ARTICLE 3. DEFINITION ET CHOIX DU MOYEN DU VOTE ELECTRONIQUE

Le système de vote électronique tel que défini dans le présent accord couvre le vote par Internet. Afin d’assurer une plus grande facilité et homogénéité dans l’organisation du vote, il est convenu que tous les électeurs de GARANCE voteront de manière électronique. Aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé.
Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote

ARTICLE 4. MODALITES DE MISE EN ŒUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE

Article 4.1: Recours à un prestataire extérieur  
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire de service externe choisi par GARANCE sur la base d’un appel d’offre et d’un cahier des charges, annexé au présent accord, respectant les prescriptions réglementaires énoncées notamment aux articles R. 2314-6 et suivants du Code du travail. 

Ce prestataire devra respecter les prescriptions minimales des articles R. 2314-5 à 21 du Code du travail et de l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs à la mise en place du vote électronique pour les élections des représentants du personnel et le décret n°2016-1676 du 5 décembre 2016.
GARANCE est actuellement en contact avec trois prestataires spécialisés dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet. Au terme de l’appel d’offre en cours, elle confiera à l’un d’entre eux (ci-après le « prestataire ») la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base du cahier des charges précité. L’organisation syndicale représentative est informée des prestataires rencontrés et postérieurement, du choix retenu par l’entreprise. 

Le cahier des charges est tenu à la disposition des collaborateurs sur demande auprès de la Direction Ressources Humaines et Innovations Sociales (DRHIS). Il est également disponible sur l’intranet de l’entreprise.

Le protocole d’accord préélectoral (PAP) négocié (cf. article 5.1 ci-après) mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de GARANCE.
 

Article 4.2: Etablissement des fichiers nécessaires aux opérations de vote électronique et communication au Prestataire   
Les fichiers électoraux sont établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.

Les données pouvant être enregistrées sont les suivantes :

Pour les listes électorales : nom, prénom, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège d’appartenance,
Pour le fichier des électeurs : matricule, nom, prénom, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège d’appartenance, adresse postale, statut, clé NIR, email professionnel, sexe ;
Pour les listes d’émargement : matricule, nom, prénom, collège d’appartenance, date et heure d’émargement ;
Pour les listes des candidats : collège d’appartenance, nom et prénom des candidats, titulaire ou suppléant, appartenance syndicale le cas échéant, ordre d’apparition de la liste, sexe ;
Pour la liste des résultats : nom et prénom des candidats, élu, non élu, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège d’appartenance, destinataires tels que mentionnés ci-après.

Les destinataires des informations précitées sont les suivants :

Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs, personnel habilité de la DRHIS ;
Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, personnel habilité de la DRHIS ;
Pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, personnel habilité de la DRHIS ;
Pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, employeur et personnel habilité de la DRHIS.

Le fichier des électeurs comprenant l’adresse postale ne sera accessible qu’au « prestataire fournisseur ».

Article 4.3: Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données    
Le système de vote électronique doit répondre aux caractéristiques suivantes : 

-	le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes ; 

-	les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne ne doivent être accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système ; 
-	le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin ; 
 -	les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l’urne électronique » ; 
-	le traitement du « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant pris part au vote et d’éditer des listes d’émargement ; 
-	l’émargement indique la date et l’heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l’urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur ; 
   -	Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.   

Par ailleurs, le prestataire conserve sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.
À l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire après en avoir informé l’entreprise, procédera à la destruction des fichiers supports.

Article 4.4. Gestion des données à caractère personnel et RGPD
La mise en place d’une solution de vote électronique nécessite le recours à des fichiers contenant des données à caractère personnel. 
A ce titre, l’ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n° 2016/679.
Le système de vote électronique mis en place sera conforme aux lois et réglementations françaises applicables au vote électronique et notamment les recommandations CNIL associées.  
Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique s’engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées.
Le prestataire prendra toutes les mesures techniques et organisationnelles requises afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque.
Conformément au RGPD et aux recommandations CNIL, une analyse d’impact du recours au système de vote électronique a été réalisée par la Direction Ressources Humaines et Innovations Sociales (DRHIS), avec le concours du Délégué à la protection des données (DPO) de l’entreprise.
Article 4.5. Cellule d’assistance technique et sécurité 
Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Elle aura notamment pour mission de procéder à une série de tests de vérification avant que le vote ne soit ouvert. 

Cette cellule contrôle, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système. 

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place. 

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Article 4.6 Expertise indépendante 
Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du Code du travail. 

Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) ainsi que des instances représentatives du personnel et des organisations syndicales.

Article 4.7 Information et formation 
Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés (information dédiée, assistance, FAQ etc.), en lien avec le prestataire retenu.

En particulier, une note explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote ainsi que le déroulement des opérations électorales sera remise aux électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin.    

Les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.
 
ARTICLE 5. DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE 

Article 5.1: Protocole d’accord préélectoral
Dans le cadre de chaque élection, une négociation spécifique sera engagée en vue de la conclusion d’un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment le calendrier des opérations électorales, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges pour les élections.

Le protocole préélectoral mentionnera également la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’entreprise

Durant cette période, les électeurs pourront accéder à l’application de vote 24 heures sur 24.

Article 5.2: Bureau(x) de vote et suivi du bon déroulement du scrutin
Un bureau de vote, chargé du contrôle du bon déroulement des élections, doit être constitué pour chaque collège électoral. Il n’est composé que d’électeurs du collège électoral concerné. 
Sa composition est fixée par le protocole d’accord préélectoral.
Il veille à la régularité des opérations électorales.
À ce titre, les membres du bureau de vote :
Seront invités à la réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote ;
Contrôleront le déroulement du vote, au moyen des informations mises à leur disposition via le système de vote,
Seront alertés par la Cellule d’assistance technique de tout incident et prendront tout décision utile,
Participeront à la séance de dépouillement, au cours de laquelle :
Ils autoriseront le dépouillement des urnes à l’aide de leurs clés de déchiffrement,
Ils proclameront les résultats, signeront les listes d’émargement et les procès-verbaux (formulaires CERFA), édités et imprimés sous leur contrôle.

Les membres du Bureau de vote pourront consulter sur le site de vote :
Les listes électorales,
Les listes de candidats et les documents éventuels attachés (professions de foi, photographies et vidéos),
La composition du bureau de vote,
L’évolution du taux de participation pendant la période d’ouverture du scrutin,
Le journal des événements,
Le code de scellement du Système de vote.

La participation au Bureau de vote se fera pendant les heures de travail et n’entraînera aucune réduction de salaire.
Par ailleurs, certains membres de l’entreprise peuvent surveiller le bon déroulement des opérations (candidat, employeur ou son représentant, délégué de liste désigné par chacune des listes des candidats, représentant de chaque organisation syndicale présentant une liste de candidats).
Article 5.3: Test du système de vote électronique et du système de dépouillement
Préalablement à la mise en service du site de vote, une recette des bureaux de vote sera organisée en présence des représentants de la Direction, des membres des bureaux de vote et du prestataire selon les dates indiquées par le protocole préélectoral. 
Il sera procédé avant que le scrutin ne soit ouvert :
Par le prestataire, à un test du système de vote électronique et à un test spécifique du système de dépouillement à l’issue duquel le système est scellé ;
Par les membres de chaque bureau de vote, à la vérification que l’urne est vide, scellée et chiffrée par les clés délivrées à cet effet.
Au moins un délégué syndical, les membres des bureaux de vote, les délégués de liste (si désignés) et l’employeur ou son représentant bénéficieront au préalable d’une formation relatif au dispositif de vote électronique retenu qui sera assurée par le prestataire préalablement à la mise en service du site.
Le dispositif sera scellé par le prestataire avant l’ouverture du vote. Le scellement de ce système est contrôlé à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement. 
Article 5.4 : Temps et lieu du vote 
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote, de n’importe quel ordinateur, smartphone ou tablette connectés à internet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou sur leur lieu de villégiature en se connectant sur le serveur sécurisé propre aux élections (lien direct avec le site prestataire).

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix. 

Les salariés seront informés par le prestataire ou GARANCE, par courrier électronique, des dates et heures relatives à l’ouverture et la fermeture des bureaux de vote. Celles-ci seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord préélectoral.

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.  

Article 5.5: Matériel de vote
Chaque électeur recevra du prestataire, avant le premier tour des élections, de manière sécurisée (email, SMS, courrier postal au besoin), ses codes d’identification personnels ainsi qu’un mot de passe générés de manière aléatoire, garantissant la confidentialité du vote, conformément aux articles R. 2314-7 et suivants du Code du travail. Ce moyen d'authentification permettra au serveur de vérifier son identité et de garantir l'unicité de son vote.   

L’authentification de l’électeur sera assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur du code identifiant et du mot de passe. Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote. Le cas échéant, un troisième critère d’identification non communiqué par email pourra être demandé (critère de réponse/défi).    

A réception du vote, la saisie des codes d’accès par l’électeur vaudra signature de la liste d’émargement pour le scrutin concerné et clôturera définitivement l’accès à ce scrutin.   

En cas de perte ou de non-réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée qui sera détaillée par le prestataire (plateforme téléphonique par exemple).

Article 5.6: Acte de vote 
Toute facilité sera accordée au personnel pour lui permettre de voter. Le temps nécessaire à chaque électeur pour voter n'entraînera aucune réduction de salaire.
Le prestataire assure la réalisation des pages Web et, notamment, la présentation à l’écran des bulletins de vote après avoir procédé à l’intégration dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés et transmis par leurs auteurs.
Les professions de foi des listes de candidats seront accessibles sur le site de vote.  Les logos éventuels des listes de candidats seront affichés sur le site de vote.

Afin de garantie l’égalité de traitement des candidatures, le prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. De plus, des espaces identiques seront réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats.

Pour chaque scrutin, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement).

Les opérations de vote ayant lieu pour élire les membres du CSE de GARANCE, le prestataire assure la distinction des votes pour chacun des scrutins par collège (CSE titulaires, CSE suppléants).
La connexion au site de vote a lieu par le navigateur internet selon les modalités définies et les instructions fournies par le prestataire. Après avoir eu accès au serveur sécurisé, l’électeur devra saisir le code d’accès et son mot de passe. Une fois connecté au site de vote, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son collège. Il pourra alors procéder à son choix : 
Le système proposera par défaut le vote pour une liste complète. Le système permettra cependant de :
choisir une liste complète ;
raturer des candidats ;
voter blanc.

L’électeur doit avoir clairement connaissance du choix qu’il a effectué (et de vérifier à tout moment que son bulletin de vite est bien dans l’urne et qu’il n’a pas été manipulé), il peut être modifié avant validation. La validation rend le vote définitif et empêche toute modification.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver. 

La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. 
Article 5.7: Assistance aux utilisateurs 
La cellule assistance technique du prestataire sera chargée de veiller, tout au long du déroulement du processus de vote électronique, au bon fonctionnement, à la supervision technique de ce système de vote.
Durant la période d’ouverture du scrutin, la cellule d’assistance pourra être contactée par les électeurs par le biais de coordonnées communiquées lors de l’envoi des codes d’accès.
Article 5.8: Opérations de dépouillement des votes  
A la date et l’heure de clôture du scrutin telles que prévues par le protocole d’accord préélectoral, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs. Aucun délai de latence ne sera prévu.
Le scellement des urnes électroniques a pour effet de :
Figer les données de l’élection (fichier électeurs, fichiers candidats, profession de foi, paramétrage global de l’élection),
Remettre les compteurs des urnes à zéro et ainsi s’assurer que les urnes sont vides,
Créer la clé globale de chiffrement de l’élection et donc des bulletins de vote.

Les opérations de dépouillement sont alors effectuées dans le bureau de vote sous l’autorité du président du bureau de vote, avec la présence obligatoire des assesseurs et de l’employeur ou son représentant.
Compte tenu du dispositif retenu, le mode électronique permet d’obtenir les résultats de manière quasi instantanée. 
Le président et au moins un des assesseurs déchiffrent les suffrages à l’aide des clés générées à l’occasion de la formation à l’utilisation du dispositif de vote dispensée par le prestataire.
Le dépouillement s’effectue dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants. Les attributions des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole. Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste. 
Ainsi les bureaux de vote constitués pour les collèges procèdent aux opérations de dépouillement des votes, au décompte des voix et concourent à l’établissement conforme des résultats sur les formulaires électroniques conforme aux modèles CERFA en vigueur.
Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. 

ARTICLE 6. DISPOSITIONS FINALES
Article 6.1: Durée et entrée en vigueur 
Le présent accord entrera en vigueur le lendemain du jour de son dépôt conformément à l’article L. 2261-1 du Code du travail.
Il est conclu pour une durée indéterminée. 
Article 6.2 : Formalités de dépôt et de publicité  
La Direction Ressources Humaines et Innovations Sociales (DRHIS) de GARANCE notifiera sans délai par e-mail avec accusé de réception, le présent accord à l’Organisation Syndicale Représentative SNACOS-CFTC. 
Conformément aux dispositions légalement prévues, le présent accord fera également l’objet d’un dépôt :
Par voie postale auprès du Greffe de Conseil de Prud’hommes de Paris dont dépend le siège social de l’entreprise ;
Par voie électronique via la plateforme « TéléAccords », à la Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (DREETS) dont relève le siège social de l’entreprise;
Par voie postale ou électronique auprès de l’Association Nationale des Employeurs de la Mutualité (ANEM).

Article6.3: Révision et dénonciation de l’accord 
Le présent accord à durée indéterminée pourra faire l’objet d’une demande de révision ou de dénonciation, conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur. 
L’avenant de révision éventuellement conclu fera l’objet des mêmes mesures de dépôt et de publicité que le présent accord.
En cas de modifications d’ordre légal ou réglementaire susceptibles d’avoir des conséquences sur l’accord, les parties signataires se rencontreront dans le mois suivant la publication de ces textes pour définir la suite à donner à l’accord. 
Article 6.4: Communication  
Le présent accord sera accessible et librement consultable sur l’intranet de GARANCE, aux emplacements habituels dédiés aux Ressources Humaines. 
En complément, la Direction Ressources Humaines et Innovations Sociales déploiera toutes les actions spécifiques de communication interne qu’elle jugera pertinente afin de sensibiliser les collaborateurs aux dispositions du présent avenant. 
		

Fait en quatre (4) exemplaires originaux, dont deux (2) pour les formalités de publicité et de dépôt.

A Paris, le 22 juillet 2022  

Pour GARANCE	Pour l’Organisation Syndicale Représentative SNACOS-CFTC
XX																				XX
Directrice Générale						Délégué Syndical 



ANNEXES

ANNEXE 1 : Cahier des charges – Renouvellement CSE – vote électronique – Référence GA-AO-2022 – DRHIS