ACCORD ORGANISANT LE RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS DU COMITE SOCIAL et ECONOMIQUE DE L’UES EDF RENOUVELABLES


ENTRE:

L’Unité Economique et Sociale EDF Renouvelables composée de :
EDF Renouvelables, Société anonyme immatriculée au RCS de Nanterre sous le numéro 379 677 636, dont le siège social est situé 100 Esplanade du Général de Gaulle - Cœur Défense Tour B - 92932 PARIS La Défense cedex, représentée par xx, Directrice des ressources humaines,

EDF Renouvelables France, Société par action simplifiée immatriculée au RCS de Nanterre sous le numéro 434 689 915, dont le siège social est situé 100 Esplanade du Général de Gaulle - Cœur Défense Tour B - 92932 PARIS La Défense cedex, représentée par xx, Directrice des ressources humaines de la société EDF Renouvelables dûment habilitée à l’effet des présentes,

EDF Renouvelables Services, Société par action simplifiée immatriculée au RCS de Nanterre sous le numéro 387 498 926, dont le siège social est situé 100 Esplanade du Général de Gaulle - Cœur Défense Tour B - 92932 PARIS La Défense cedex, représentée par xx, Directrice des ressources humaines d’ EDF Energies Nouvelles dûment habilitée à l’effet des présentes,

Ci-après dénommées l’UES EDF Renouvelables,

D’une part, 

ET

xx, déléguée syndical CFDT ;

xx/xx, délégués syndicaux CGT ;

xx/xx, délégués syndicaux CFE-CGC ;


D’autre part,







PREAMBULE :

Pour rappel, les mandats des représentants du personnel au sein de l’UES EDF Renouvelables arrivent à échéance le 12 février 2023. 

Conformément à l’ article L.2314-26  du Code du travail, une négociation relative au vote électronique s'est engagée, dans le cadre de la mise en place du Comité social et économique (CSE), entre l’UES EDF Renouvelables et les syndicats représentatifs au sein de l’UES. 


Afin de faciliter la mise en œuvre de ce processus électoral, les signataires conviennent par le présent accord d’avoir recours au scrutin par vote électronique pour l’élection des membres du CSE de l’UES EDF Renouvelables. 

Cet accord a pour objet de définir les conditions de mise en place du vote électronique.

Lors de ces réunions étaient présents :

Pour la Société EDF Renouvelables, 	
Pour la Société EDF Renouvelables France,		                                 
Pour la Société EDF Renouvelables Services,            			

Pour la CFDT : xx,
Pour la CGT : xx et xx, 
Pour la CFE-CGC : xx et xx


Lors de ces réunions, Patrice BERISOT, représentant des sociétés composant l’UES, mandaté à cet effet par délégation de pouvoir, a formulé des propositions et a apporté les informations et précisions nécessaires à la demande des syndicats. 

Faisant suite aux 2 réunions engagées entre les Parties ainsi qu’aux différents échanges et discussions qui ont eu lieu entre elles et se sont déroulées conformément aux règles tant de fond que de forme applicables en pareille matière, les Parties conviennent de conclure le présent accord prévoyant la mise en œuvre des mesures suivantes.

Principes généraux du vote électronique

Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :
la sincérité et l’intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne électronique,
l’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,
l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,
la confidentialité et la liberté du vote : permettre d’exercer son droit de vote sans pression extérieure.

Le système retenu sera mis en place dans le respect du principe de sécurité prévu par les dispositions des articles R. 2314-6 du Code du travail et conformément aux prescriptions de la CNIL.

Principe du recours à un prestataire

Les signataires conviennent de confier à une société prestataire (ci-après dénommée « le prestataire ») l’organisation matérielle et technique du processus de vote électronique.

A cette fin, le prestataire sera choisi sur la base d’un cahier des charges défini par les signataires du présent accord et joint en annexe à ce dernier.

Le prestataire retenu devra garantir le respect des règles de confidentialité et de sécurisation pour toutes les opérations liées au vote électronique. 

Respect de la loi Informatique et Libertés

Pour les seules nécessitées des opérations électorales, les représentants de l’UES seront amenés à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d’extraction des fichiers de gestion du personnel. Ce fichier est géré conformément aux dispositions du Règlement européen de protection des données. 

 Expertise

Afin de garantir la sincérité des opérations électorales, le prestataire fournira aux représentants du l’UES le dernier rapport d’expertise produit par un expert indépendant concluant à la conformité, du système de vote électronique qui sera utilisé, aux dispositions des articles R. 2314-9 du code du travail. 

Le prestataire fournira également une attestation aux termes de laquelle il atteste que le système de vote électronique qui sera utilisé n’a pas connu de modification substantielle depuis la dernière expertise.


Modalités de vote

Les signataires conviennent que le scrutin se déroulera, pour chaque tour de scrutin, sur plusieurs jours et selon des horaires à définir dans le Protocole d’Accord Préélectoral (ci-après dénommé « Protocole »).

Les électeurs auront ainsi la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du vote électronique, à partir de n’importe quel terminal Internet, de leur lieu de travail ou de tous autres lieux offrant un accès Internet en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Pendant la période du scrutin correspondant aux heures ouvrées dans les sites de l’UES, des micro-ordinateurs avec une connexion sécurisée au site du prestataire, pourront être mis à la disposition des électeurs sur demande.
Les signataires conviennent que l’envoi de la note explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique aux électeurs afin de leur faciliter l’appropriation de cette technique de vote sera assuré par le prestataire. Cette note sera adressée avant l’ouverture du scrutin avec le courrier contenant le code d’identification et le mot de passe, dans les conditions précisées à l’article 10 du présent accord. 

Communication des listes électorales et des listes de candidats

Les listes électorales
Les listes électorales sont établies par les représentants de l’UES qui en assurent la transmission au prestataire retenu à la date fixée par le Protocole. Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité des représentants de l’UES.
De son côté, le prestataire assure dès réception des listes leur sécurité et confidentialité.

Les listes de candidats
Les listes de candidats seront établies conformément aux dispositions du Protocole ainsi que les logos et les professions de foi. L’ensemble de ces documents sera adressé par les représentants de l’UES au prestataire au plus tard à la date fixée par le Protocole, pour intégration dans le système de vote électronique.
Ces professions de foi devront être fournies sous la forme d’un fichier au format PDF d’un poids précisé dans le cahier des charges, au maximum égal à 2MO, et sans lien hypertexte.
Le logo devra être fourni en format gif ou jpeg. Afin de concilier égalité de traitement entre les listes de candidats et les contraintes techniques, tous les logos, de taille identique, apparaîtront à l’écran au format minimum suivant : 200x200 pixels. 

Bulletins de vote

Les signataires conviennent que le prestataire veillera dans l’élaboration du matériel de vote à assurer l’égalité de traitement entre tous les candidats participant à l’élection. A ce titre, il devra, notamment, se conformer aux exigences contenues à cet effet dans le cahier des charges. 

Au premier tour, les listes seront présentées sur les écrans dans l’ordre alphabétique des sigles indiqués sur les logos fournis par les organisations syndicales, selon les principes prévus à l’article précédent. Pour le second tour éventuel, les listes seront présentées sur les écrans dans l’ordre alphabétique du premier nom de famille indiqué sur la liste.
Par ailleurs, afin de garantir l’égalité entre les listes de candidats, le prestataire s’engagera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes, et permettent leur affichage sur une page d’écran unique avec une résolution standard.


Vérification du système de vote électronique et formation 

Formation

La formation pratique au système de vote électronique, prévue par les articles R. 2314-12 du Code du travail, sera assurée en séance lors de cette recette définitive. Cette formation concerne les représentants de l’employeur, les membres du CSE, les Délégués Syndicaux et les représentants de liste, les membres des bureaux de vote. Ils disposeront par ailleurs d’une documentation établie par le prestataire.
 
Vérification du système de vote

Le scellement est réalisé par Voxaly la veille du scrutin.

Le jour de l’ouverture du scrutin et à l’heure fixés par le Protocole, il sera procédé par les représentants de l’employeur, les membres du bureau de vote, les délégués syndicaux en présence des représentants de liste à la vérification que l’urne est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet par le prestataire.
A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, il est procédé par les représentants de l’employeur et du prestataire et des délégués représentant les listes de candidats au contrôle du scellement de ce système.

Déroulement des opérations de vote

A l’occasion des opérations de vote, l’assistance technique liée aux opérations de vote est intégralement assurée par le prestataire, selon les modalités définies au cahier des charges.

L’assistance technique liée aux éventuels dysfonctionnements du réseau ou des postes de travail qui empêcheraient l’accès au site d’élection reste de la responsabilité de l’Entreprise. Elle est prise en charge par le service Desk de la Direction des systèmes informatiques.


Modalités d’accès au serveur de vote

Envoi des identifiants
Les signataires conviennent que, conformément au cahier des charges figurant en annexe, le prestataire adressera à chaque électeur au plus tard à la date fixée par le Protocole (environ J – 8), à son domicile, par courrier, la note explicative, un code d’identification personnel généré de façon aléatoire par le prestataire, ainsi qu’un mot de passe conformément aux articles R. 2314-7du Code du travail. 

Ce code d’identification personnel ainsi que le mot de passe (ci-après dénommés « identifiants ») seront également valables en cas de second tour. A cette fin, le courrier d’envoi devra expressément l’indiquer à l’électeur et attirer son attention sur la nécessité de conserver son code et son mot de passe jusqu’à la proclamation définitive des résultats.

Pour l’impression de ce courrier, le prestataire doit mettre en place un processus sécurisé.

Pour l’envoi de ce courrier et afin d’assurer l’effectivité du vote par tout électeur, le prestataire doit garantir que les courriers arrivent dans les mêmes délais, quel que soit le lieu de domiciliation de l’électeur. Pour les électeurs domiciliés dans les Départements d’Outre-Mer (DOM), ou les électeurs résidant à l’étranger les identifiants seront envoyés exclusivement sur leur messagerie électronique professionnelle. 


Génération de nouveaux identifiants
Pour les électeurs n’ayant pas reçu ou ayant égaré leur code d’accès au site de vote, le prestataire crée un site Internet dédié et sécurisé, sur lequel les électeurs accèdent directement, s’identifient (nom et prénom, date de naissance, code postal d’habitation) + identifiant complémentaire (matricule) et reçoivent en retour instantané de nouveaux identifiants sur leur messagerie personnelle.
Les nouveaux identifiants annulent ceux générés à l’origine.

Lorsque de nouveaux identifiants ont été communiqués une fois, aucune nouvelle communication n’est possible.
En cas de génération de nouveaux identifiants, afin d’informer l’électeur de cette demande de renvoi un courriel lui sera adressé, sur sa messagerie professionnelle.


 Garanties de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par les articles L. 2314-26 du Code du travail, les signataires rappellent que le prestataire devra, conformément au cahier des charges figurant en annexe, garantir que le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’identification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Conformément à l’article R. 2314-16  du Code du Travail, les membres des bureaux de vote peuvent consulter sur un site sécurisé, grâce à une clé d’accès personnelle fournie par le prestataire, la liste d’émargement, mise à jour en continu et en format Excel. Cette liste sera consultable trois fois par jour pour information, par les Délégués syndicaux et par les représentants de liste.
Les membres des bureaux de vote et les délégués syndicaux et les représentants de liste peuvent consulter sur un site sécurisé le taux de participation mis à jour en continu sur leur périmètre.

Les représentants de l’UES peuvent consulter sur un site sécurisé, grâce à une clé d’accès personnelle fournie par le prestataire le taux de participation mis à jour. 

Les signataires conviennent, par ailleurs, que le système du prestataire devra permettre :

de conserver sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde, 

de procéder, à nouveau et en tant que de besoin, au décompte des votes.

A l’expiration du délai de recours ou à l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, il sera demandé au prestataire de procéder à la destruction des fichiers supports. 

Dépouillement - Procès-verbaux - Résultats

A l’heure de clôture du scrutin, le site de vote ne sera plus accessible aux électeurs. Les opérations de dépouillement seront effectuées dans les bureaux de vote, sous l’autorité du président du bureau, avec la présence obligatoire des assesseurs et, en tant que scrutateurs, des délégués syndicaux et des représentants de liste. 

Compte tenu du dispositif retenu, le mode électronique permettra d’obtenir les résultats de manière quasi-instantanée. Le président et les assesseurs introduiront respectivement leurs codes sécurisés délivrés par le système selon une procédure assimilable aux urnes à double cadenas. Le dépouillement s’effectuera dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants. Les attributions des sièges et la désignation des élus seront conformes aux dispositions du Code du travail et tout particulièrement aux règles en vigueur depuis le 1er janvier 2017 relatives à la représentation équilibrée des hommes et des femmes. Les résultats devront faire apparaître le nombre de voix obtenues par candidat, le nombre de voix obtenues pour chaque liste, ainsi que le nombre de sièges par liste.
Ainsi chaque bureau de vote  vérifiera les éléments figurant sur les formulaires électroniques issus du système de vote reprenant strictement les mêmes éléments que les modèles CERFA en vigueur. 

Le président du bureau de vote signera le procès-verbal ainsi que tous les autres membres du bureau de vote.
Par ailleurs tous les membres du bureau de vote devront signer la liste d’émargement éditée par le système de vote.

En cas d’égalité des voix, le siège reviendra au candidat le plus âgé. Si cette éventualité se produit, il conviendra de traiter ce cas de manière manuelle.

Après la clôture du vote, les résultats, le procès-verbal signé et la liste d’émargement éditée et signée seront transmis aux membres du bureau de vote, délégués syndicats et représentants de liste, par collèges et par directions, dès lors que le seuil de 25 personnes par collèges et par directions est atteint, selon la répartition suivante :
Direction  Générale
Direction France
Direction Industrie
Direction Exploitation et Maintenance
Direction EMR

Dispositions finales

Champ d’application
Le présent accord est applicable à l’ensemble des établissements de l’UES pour les élections du CSE de l’UES.

Durée de l’accord
Il est conclu pour une durée déterminée liée à l’élection des membres du CSE de l’UES en 2023 et cessera donc immédiatement de produire tout effet dès l’élection desdits représentants réalisée et définitive, (c’est-à-dire après épuisement, le cas échéant, des délais et voies de recours).

Il entrera en vigueur le lendemain du jour de son dépôt.

Révision
L’accord pourra être révisé, à la demande de l’Entreprise ou d’une ou plusieurs organisations syndicales représentatives signataires, dans les conditions prévues  par le Code du travail.

Dépôt et publicité
Conformément à l’article L2231-5 du Code du travail, le présent accord sera notifié par la partie la plus diligente à l’ensemble des organisations syndicales représentatives à l’issue de la procédure de signature. Le présent accord est fait en nombre suffisant pour remise à chacune des parties. 

Le présent accord est déposé par la direction auprès de la DREETS des Hauts de Seine (Nanterre) et au conseil de prud’hommes de Nanterre dans les conditions prévues à l’article D2231-2 du code du travail. 




Fait à Paris La Défense, le   09.01.2023  


Pour les sociétés composant l’UES EDF Renouvelables :
EDF Renouvelables, 

EDF Renouvelables France, 

EDF Renouvelables Services, 

Pour la Direction

xx, Directrice des Ressources humaines






Pour les organisations syndicales


xx, déléguée syndical CFDT







xx/xx, délégués syndicaux CGT







xx/xx, délégués syndicaux CFE-CGC 














Annexe n°1





CAHIER DES CHARGES






Ce document constitue le cahier des charges
relatif à la mise en œuvre du vote électronique
pour les élections des représentants du personnel
aux élections professionnelles du CSE de l’UES EDF Renouvelables

Nature des prestations attendues
Le prestataire aura en charge : 
la gestion de la préparation des élections en vote électronique, sous le contrôle de la Direction des Ressources Humaines ;
la mise en œuvre du système de vote électronique ;
la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’attribution des sièges.


Fonctionnalités attendues du système de vote électronique.
Fonctionnalités générales.
Système de vote électronique distant.
Le système de vote électronique est hébergé chez un prestataire externe.
Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections par Internet.
Période des élections.
La durée du scrutin est déterminée dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées ; durant cette période les électeurs peuvent accéder à l’application de vote 24 heures sur 24.
Nature des élections.
Les élections à organiser sont des élections professionnelles CSE (représentants du personnel au comité social et économique).
Sécurisation du système proposé.
Le système de vote électronique proposé par le prestataire doit répondre aux exigences minimales suivantes (décret du 25 avril 2007) :
Le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et contrôlé pendant toute la période vote jusqu’à la clôture du scrutin.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés (« fichiers électeurs » et « urne électronique »)
Par ailleurs, le prestataire fournit à l’UES EDF Renouvelables les conclusions de son rapport d’expertise indépendante de son système de vote électronique.

Scénario de vote
Étapes
Le scénario de vote électronique comporte les étapes suivantes :
une étape d’identification de l’électeur ; celui-ci doit saisir un code identifiant, un mot de passe et sa date de naissance qui seront contrôlés avant  d’accéder au vote
une étape de présentation des listes de candidats en présence.
le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposée, ou bien le choix de voter « blanc »
la possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie
la présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés
la confirmation par l’électeur du choix effectué
la confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote
la possibilité pour l’électeur d’imprimer un « accusé de réception » confirmant l’enregistrement de son vote
Émargement électronique, unicité du vote
Par ailleurs, le système de vote électronique enregistre un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permet plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote (unicité du vote).
Traitements sous-jacents
Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :
L’unicité et la confidentialité du vote : le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote. A cette fin, les émargements d’une part et l’urne électronique d’autre part, doivent être enregistrés sur des systèmes dédiés et distincts.
L’intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés. A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote
Procédure d’ouverture de l’élection
L’ouverture de l’élection est paramétrée par le prestataire dans le système de vote et contrôlée par les membres du bureau de vote désignés au sein de l’UES EDF Renouvelables.




Étapes
La procédure de contrôle d’ouverture de l’élection comporte les étapes suivantes :
le contrôle des urnes électroniques qui doivent être vides
le contrôle de la liste des émargements qui doit être vierge

Procédure de clôture de l’élection
La clôture de l’élection est paramétrée par le prestataire dans le système de vote et contrôlée par les membres du bureau de vote désignés au sein de l’UES EDF Renouvelables.
Étapes
La procédure de clôture de l’élection comporte les étapes suivantes :
La constatation de la clôture du site
Le contrôle de la participation une fois le scrutin clos
Dépouillement des urnes électroniques
Étapes
La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes suivantes :
La saisie par les membres du bureau de vote des clefs de déchiffrement
L’accès à la liste des émargements Internet,
L’accès aux résultats des élections : édition automatique des Procès-verbaux au format CERFA ainsi que du calcul de la représentativité 
La remise par le prestataire d’états de résultats permettant l’affectation des sièges par les membres du bureau de vote ; tous les calculs préalable et l’affectation théorique des sièges correspondant aux règles du code du travail, sont fournis aux membres du bureau de vote pour contrôles, validation et proclamation des résultats.
Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique
Pour garantir la confidentialité, Le Prestataire chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucun interruption.

Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :
Le chiffrement sur le poste de travail est assuré afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement.
La totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se fait selon le protocole HTTPS.
Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement. 
Cette architecture permettra de répondre ainsi parfaitement aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption décrite dans sa dernière recommandation n° 2010-371 du 21 octobre 2010. 

Liste des émargements
L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
Dès la clôture du scrutin les listes d’émargements sont accessibles par les membres des bureaux de vote, les délégués syndicaux  et les agents habilités  de la Direction des Ressources Humaines.

Pendant la période du scrutin les listes d'émargement seront accessibles aux membres du bureau 
de vote à des fins de contrôle du déroulement du scrutin. Les délégués syndicaux et les 
représentants de liste pourront consulter les listes d’émargement trois fois par jour pour 
information. Les membres du bureau de vote, délégués syndicaux et les représentants de liste 
auront accès au taux de participation pendant le déroulement du scrutin.
Assistance technique
Le prestataire assurera la formation des représentants de l’employeur, des membres du CSE, des délégués syndicaux, des représentants de liste et des membres du bureaux de vote. Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.
Par ailleurs, un service d’assistance téléphonique sera mis en œuvre dans le but de renseigner les 
électeurs.
Dispositifs de secours
Le système de vote électronique est dupliqué sur deux plates-formes géographiquement distinctes. En cas de panne d’un des systèmes un dispositif de secours prend le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Autres prestations à fournir
Préparation de l’élection
Constitution du « fichier électeurs »
Les listes électorales sont constituées par l’UES EDF Renouvelables. Elles comportent les informations nominatives des électeurs ayant la possibilité de participer à l’élection. Elles sont établies par établissement et par collège.
Les listes électorales sont fournies au prestataire sur un support numérique afin de permettre la constitution du « fichier électeurs ». Éventuellement, les listes électorales sont consolidées au sein d’un « fichier électeurs » et sont ensuite fournies au prestataire.
Ainsi, le « fichier électeurs » contient notamment, pour chaque électeur :

Le matricule de l’électeur,
La civilité de l’électeur,
Les nom et prénom de l’électeur,
La date de naissance de l’électeur,
Le site de rattachement de vote de l’électeur (établissement),
Le collège de l’électeur
Les coordonnées de l’électeur (adresse du domicile)
La clef du numéro de Sécurité Sociale ou la clé RIB (2 chiffres)
L’adresse Email professionnelle de l’électeur
Objet du « fichier électeurs »
Le « fichier électeurs » est transmis au prestataire aux seules fins suivantes :
permettre l’attribution de codes d’accès au système de vote électronique pour chaque électeur autorisé,
contrôler les accès au système de vote électronique,
enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l’unicité du vote pour chaque électeur,
éditer les listes d’émargement.
Transmission du « fichier électeurs »
Le prestataire doit être en mesure de proposer un processus d’échanges sécurisé des informations et des données concernant le fichier électeurs.
Le prestataire propose, par exemple, un accès FTP sécurisé (File Transfer Protocol : protocole de communication dédié aux échanges informatiques de fichiers sur Internet) sur son infrastructure informatique, afin de permettre les échanges sécurisés de fichiers entre l’UES EDF Renouvelables et lui-même.


Confidentialité du « fichier électeurs »
Le prestataire s’engage à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui sont transmises dans le « fichier électeurs » pour les besoins de gestion du vote électronique. Il met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations de ce fichier sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote électronique.
Fourniture des codes d’accès au système de vote électronique
A partir des informations du « fichier électeurs », le prestataire assure la création et la fourniture des codes d’accès au vote électronique à chaque électeur, selon les prescriptions indiquées dans le chapitre suivant de ce document.
Le prestataire propose des procédures de génération et de transmission des codes d’accès aux électeurs permettant de conserver le caractère confidentiel du code secret durant toutes les étapes.
Composition des codes d’accès au système de vote électronique
Chaque électeur reçoit un couple de codes composé :un code identifiant unique d’accès qui permet, outre le contrôle d’accès, la tenue des listes d’émargements électroniques garantes de l’unicité des votes
Afin de permettre un contrôle et une sécurité supplémentaire, le système demande à l’électeur sa date de naissance avant de permettre l’accès au vote.

VOXALY propose une procédure de double authentification dématérialisée et sécurisée, en conformité avec la délibération CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d'une recommandation relative au vote électronique.
La procédure d’authentification s’effectue en 3 étapes :
L’identification,
La création du mot de passe de son choix,
La validation du mot de passe par la saisie d’un code d’activation reçu par SMS (optionnelle),
L’identification
Avant l’ouverture du scrutin, une communication (e-mail ou courrier) générée par VOXALY est adressée aux électeurs. 
Cette communication contient un code d’accès généré par VOXALY ainsi qu’un lien à cliquer ou une adresse URL du site de vote, ce dernier renvoie sur un écran d’authentification où l’électeur est invité à renseigner son code d’accès. 
La création du mot de passe de son choix
Une fois identifié, l’électeur est alors invité à renseigner des données à caractères personnelles et à créer le mot de passe de son choix.
Exemples de données à caractère personnel possible :
Nom,
Prénom,
Date de naissance,
Code postal,
Autres données à caractère personnelles (matricule).

Cette procédure est déroulée lors de la première authentification. A l’avenir, si l’électeur souhaite à nouveau s’authentifier sur le site, il lui sera demandé uniquement son identifiant et son mot de passe.
Validation du mot de passe par l’envoi d’un SMS (optionnelle)
Pour valider la création de son mot de passe, l’électeur est également invité à renseigner le numéro de téléphone portable de son choix.
Un code de vérification est envoyé à l’électeur par SMS sur son téléphone portable.
Ce code est demandé sur l’écran suivant lui permettant de confirmer la création de son mot de passe en ligne.
L’électeur est par la suite automatiquement redirigé vers la page des élections auxquelles il est inscrit à participer.

Cette solution a été expertisée et validée par des experts indépendants en respect des dernières recommandations CNIL.

Adressage des moyens d’authentification.
Le prestataire prend en charge la transmission aux électeurs des codes d’accès au vote électronique.
En cas de non réception ou de perte des codes par le salarié, le prestataire invalide ceux-ci et en communique de nouveaux par l’intermédiaire de l’assistance téléphonique ou directement depuis le dispositif de vote.
Le système proposé par le prestataire doit assurer la confidentialité des données transmises aux électeurs et la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification.
Contrôle des listes électorales électroniques
Afin de permettre une vérification par l’UES EDF Renouvelables, les représentants du personnel et les membres du bureau de vote, le prestataire fournit à l’UES EDF Renouvelables, à l’issue de la génération et de la fourniture des codes d’accès, une liste de contrôle permettant de vérifier que tous les électeurs ont bien été pris en compte lors de l’attribution des codes d’accès au vote électronique.
La forme, le contenu et le support de cette liste de contrôle sont définis d’un commun accord durant la phase de préparation des élections.


Transmission du « fichier candidats »
Les listes de candidats sont transmises par la Direction des Ressources Humaines de l’UES EDF Renouvelables au prestataire en vue de paramétrer le système de vote électronique et de présenter celles-ci aux électeurs au moment du vote.
Les listes de candidats peuvent être constituées par les organisations syndicales au sein de l’UES EDF Renouvelables ou par des candidats non affiliés conformément aux règles applicables, rappelées dans le protocole préélectoral.
Les listes de candidats mentionnent notamment :

L’élection concernée (CSE ; le cas échéant : titulaires ou suppléants et le collège)
La date de naissance
L’appartenance syndicale le cas échéant,
Les nom et prénom de chaque candidat,
L’ordre de présentation des candidats dans les listes.
Mise à jour des listes de candidats dans le système de vote électronique
Le prestataire propose un format de fichier numérique spécifique pour la constitution des listes de candidats, afin de faciliter les mises à jour du système de vote électronique.
De même, le prestataire peut éventuellement proposer à la Direction des Ressources Humaines de l’UES EDF Renouvelables un système de mise à jour « en ligne » via le web pour la saisie et les modifications de listes de candidats jusqu’à la fin de la période de recette du système.
Contrôles de conformité des listes de candidats
Le prestataire propose une procédure de test du vote électronique permettant à l’UES EDF Renouvelables, aux représentants du personnel et aux membres du bureau de vote de vérifier l’exactitude des listes de candidats soumises au choix des électeurs.
Phase de test et de recette du système de vote électronique
Objectifs
Une fois le paramétrage réalisé, le prestataire organise un vote test en présence des représentants des bureaux de vote, des délégués syndicaux et des délégués de liste..
Le test est effectué dans les conditions du réel. La procédure de vote est entièrement déroulée jusqu’au calcul des résultats. Elle passe en revue tous les cas de figure pouvant être rencontrés lors du scrutin.
L’objectif est de permette aux membres des bureaux de vote d’appréhender le fonctionnement global de la solution.
A l’issue du test, le Président(e) et les deux assesseurs génèrent leurs clés de déchiffrement. 
Durant la période de vote tous les suffrages exprimés par les salariés sont cryptés dès leur expression et restent cryptés sans interruption jusqu’au dépouillement. Ce mécanisme garantit l’impossibilité de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des détenteurs des clés de déchiffrement le jour du dépouillement.
Étapes de recette
Les étapes de contrôle sont les suivantes :
réalisation de plusieurs votes,
déroulement du dépouillement des urnes électroniques et édition des résultats,
contrôles de la conformité des résultats obtenus,
validation du dispositif de vote,

Prestation de conseil et d’assistance de la DRH
Le prestataire doit être en mesure de conseiller la Direction des Ressources Humaines dans la mise en œuvre du système de vote électronique et d’assister celle-ci notamment pour les tâches suivantes :
la rédaction de l’accord d’entreprise intégrant les modalités du vote électronique
la rédaction du protocole préélectoral intégrant les modalités du vote électronique
la rédaction des documents de présentation du système de vote électronique aux représentants du personnel et aux électeurs
la présentation du système aux partenaires sociaux.
la remise des résultats.

Listes d’émargement
Les listes d’émargements définitives sont remises à l’UES Edf Renouvelables sur support numérique à l’issue de l’élection.
Résultats bruts
Les résultats bruts comportent les compteurs de voix, par collège, par liste, par candidat. Ils sont consultables « en ligne » dès la fermeture de l’élection et le dépouillement des urnes électroniques.
Les résultats seront transmis par collèges et par directions, dès lors que le seuil de 25 personnes 
par catégorie et par directions est atteint, selon la répartition suivante :
- Direction Générale
- Direction France
- Direction Industrie
- Direction Exploitation et Maintenance
- Direction EMR

Résultats élaborés
Les résultats élaborés indiquent l’attribution des sièges aux candidats et le détail des calculs afférents.
Le prestataire propose ces éléments afin de permettre aux membres du bureau de vote de proclamer les résultats de l’élection.
Le prestataire met à la disposition du bureau de vote et de la direction de l’UES EDF Renouvelables les procès-verbaux modèle CERFA pré-remplis au format .pdf ;

Gestion informatique et technique du système de vote électronique
Disponibilité du système de vote électronique
Le prestataire assure la mise en ligne du système de vote électronique durant la période correspondant à la préparation et à l’ouverture du vote.
Durant cette période, le système sera disponible 24h/24.
Le prestataire met en œuvre les moyens d’assurer un service continu sans rupture.
Accusé de réception du vote
L’électeur dispose de la possibilité d’imprimer un accusé de réception du vote attestant de la prise en compte de son suffrage par le système de vote.
Cette possibilité lui est offerte à l’issue du vote mais aussi ultérieurement, en se reconnectant à l’application.
Il mentionne la date et l’heure d’émission de chaque suffrage.
Cet « accusé de réception » comporte aussi une marque d’authentification interdisant une édition frauduleuse.
Conservation des données
Le prestataire conserve, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.




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