ACCORD SUR LA BASE DE DONNEES ECONOMIQUES ET SOCIALES (BDES) – POLYGON FRANCE

Entre :

La société XXXXXX, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de XXXXX sous le numéro XXXXX, dont le siège social est situé au XXXXXXXXXXX, ci-après dénommée « l’Entreprise » ou la Société » représentée par XXXXXXX, en qualité de Directeur Général,

D’une part,

Et

Le Comité Social et Economique de la Société XXXXXX.

D’autre part.

Désignés ci-après « les Parties ».

PREAMBULE

Conformément à la règlementation applicable, les entreprises de plus de cinquante salariés ont l’obligation de mettre en place une Base de Données Economiques et Sociales (ci-après « BDES »).

La BDES rassemble l'ensemble des informations nécessaires aux consultations et informations récurrentes que la Société met à disposition des représentants du personnels.

Dans ce contexte, et conformément à l’article L 2312-21 du Code du travail, les Parties se sont rapprochées afin de fixer les modalités de mise en place et de fonctionnement de la BDES au sein de la société XXXXXXXX. 

ARTICLE 1 – OBJET  

Le présent Accord a pour objet de définir :

le champ d’application de la BDES,
l’architecture et le contenu 
le support et les conditions d’accès et d’utilisation des données 
l’entrée en vigueur et la durée de l’accord, ainsi que sa publicité.

ARTICLE 2 – CHAMP D’APPLICATION DE LA BDES

La BDES est mise en place au niveau de la Société XXXXXXXX.







ARTICLE 3 – ARCHITECTURE ET CONTENU

Les Parties conviennent expressément que dès lors qu’une information est susceptible de dévoiler ou de permettre de déduire des informations personnelles d’un ou plusieurs salariés, en particulier la rémunération, cette information ne sera pas renseignée dans la BDES. Dans cette hypothèse, la case concernée restera donc vide.

Les données de la BDES porteront sur les deux années précédentes et l’année en cours.
Il s’agira d’années civiles ou d’années comptables selon les types de données.

Les utilisateurs de la BDES seront avertis, par tout moyen à la convenance de la Société, de la mise à jour de la BDES.

ARTICLE 4 –  SUPPORT, CONDITIONS D’ACCES ET D’UTILISATION DE LA BDES

4.1 Support de la BDES
Les Parties ont choisi de mettre en place la BDES par le biais d’un support informatique. A ce jour, la BDES est disponible via la plateforme en ligne : BDES Online. 

Les Parties s’accordent sur le fait que l’enjeu RSE environnemental est incontournable et qu’il est du rôle de chacun de participer à la préservation de l’environnement, et que par conséquent la fourniture des informations au format numérique remplacera les éventuelles impressions papiers. Sur cette base, il est vivement conseillé aux utilisateurs de la BDES d’imprimer uniquement les documents jugés utiles, et ce de manière occasionnelle.

4.2 Accès à la BDES
Les modalités d’accès, de consultation et d’utilisation de la Base de Données Economiques et Sociales doivent permettre aux représentants du personnel concernés d’exercer utilement leurs compétences respectives.

La Base de Données Economiques et Sociales est accessible en permanence à la délégation employeur, aux membres du CSE, aux délégués syndicaux (le cas échéant) et à l’inspection du travail, à l’exception d’éventuels problèmes techniques et des périodes de maintenance dont la planification sera portée, dans la mesure du possible, à la connaissance des utilisateurs dans un délai raisonnable. La notion de « permanence » imposée par la loi ne peut s’entendre comme une obligation de rendre la base de données accessible 24h/24 et 7 jours sur 7.

Les membres du CSE ont accès à l’ensemble des informations contenues dans la Base de Données Economiques et Sociales, nécessaires à l’exercice de leurs attributions, à savoir : 

Les informations nécessaires aux consultations sur les orientations stratégiques de l'entreprise, la situation économique et financière de l'entreprise, la politique sociale de l'entreprise et les conditions de travail et l'emploi ; 
Les informations récurrentes nécessaires aux consultations du CSE ;
Les informations nécessaires aux consultations ponctuelles du CSE ;
La documentation économique et financière ;
Les informations complémentaires.

4.3 Utilisation des données et confidentialité
Les membres du Comité Social et Economique et les éventuels Délégués Syndicaux ne pourront utiliser les données contenues dans la BDES uniquement dans le cadre de leurs missions.
L’accès à la BDES s’accompagne d’une obligation stricte de discrétion s’agissant des informations confidentielles, en application de l’article L. 2312-36 du Code du travail.
Par défaut, l’ensemble des informations communiqué est et demeure confidentiel. 
Dans l’hypothèse où l’une des informations perdrait son caractère confidentiel, les utilisateurs de la BDES en seront avisés par la Société.

Au regard de l’importance stratégique et de la confidentialité des informations contenues dans la BDES, la Société met en œuvre toutes les mesures garantissant le meilleur niveau de sécurité. De manière générale, elle assure la disponibilité, l’hébergement et la mise à jour de la BDES. 
Réciproquement, les membres du Comité Social et Economique et les éventuels Délégués Syndicaux assurent la protection des supports informatiques sur lesquels ils auraient téléchargé des données, ainsi que des supports imprimés faisant apparaitre en toute ou partie la BDES.

La fin d’un mandat d’un membre du Comité Social et Economique ou d’un Délégué Syndical, quelle qu’en soit la cause, entraîne de plein droit et sans avis préalable la déchéance de ses droits d’accès et d’utilisation de la BDES. Par conséquent, l’utilisateur concerné s’engage à remettre, sans délai, tous les supports informatiques et imprimés relatifs à la BDES en sa possession à la Société.

ARTICLE 5 – ENTREE EN VIGUEUR ET DUREE DE L’ACCORD

Le présent Accord entre en vigueur le lendemain de l’accomplissement des formalités de publicité visées à l’article 6, et ce pour une durée indéterminée.

Tous les accords, usages et engagements unilatéraux antérieurs portant sur les mêmes dispositions cessent de s’appliquer à la date d’entrée en vigueur du présent Accord.

Pendant sa période d’application, l’Accord pourra être révisé en tout ou partie sous la forme d’avenant dûment signé par les Parties.

ARTICLE 6 – PUBLICITE

Le présent Accord sera déposé : 

sur la plateforme de télé-procédure du ministère du Travail () et sera accompagnée (i) d’une version publiable de cet Accord (c’est-à-dire ne comportant pas les noms et prénoms des Parties, et tenant compte, le cas échéant, de la décision des Parties de ne pas publier une partie de l’accord), (ii) de la liste des établissements composant la Société et (iii) de leurs adresses respectives ;

en un exemplaire au Greffe du Conseil de Prud’hommes compétent.
Conformément à l’article L.2231-5 du Code du travail, il sera également notifié à chacune des organisations syndicales représentatives.

Fait à XXXXX , le XXXXXX, en autant d’exemplaires qu’il y a de Parties.

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Signature du Président du CSE


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Signatures des Représentants élus du CSE