ACCORD COLLECTIF RELATIF AUX MODALITES D’ORGANISATION PAR VOTE ELECTRONIQUE DES ELECTIONS DES COMITES SOCIAUX ET ECONOMIQUES DE GRTgaz DU 13 NOVEMBRE 2023


Sommaire



Préambule

L’accord de Branche du 19 janvier 2023 a fixé la date de clôture du premier tour des élections des membres de CSE pour l’ensemble des entreprises de la Branche des Industries Électriques et Gazières au 13 novembre 2023.

Ainsi, le présent accord collectif a pour objet de définir les modalités d’organisation des opérations électorales pour l’élection des membres des comités sociaux et économiques d’établissement (ci-après « CSEE ») de GRTgaz.

Afin de faciliter la mise en œuvre de ce processus électoral, les parties signataires conviennent par le présent accord d’organiser le scrutin par vote électronique dans le cadre, notamment, des dispositions de la loi relative à la Confiance dans l’Économie Numérique (loi n° 2004-575 du 21 juin 2004).

Les principes retenus dans le présent accord sont applicables pour le premier tour et l’éventuel second tour de scrutin.

Par protocole d’accord préélectoral, il convient d’entendre le protocole valablement signé :
avec une ou plusieurs organisations syndicales représentatives représentant 50 % ou plus des suffrages valablement exprimés au 1er tour des élections des membres titulaires des comités d’Établissement de 2019 ;
ET
avec la majorité des organisations syndicales ayant participé aux négociations de ce protocole. 
Dans l’hypothèse où le protocole d’accord préélectoral ne serait pas valablement signé, il conviendra de se référer aux dispositions qui seront arrêtées par la Direction de GRTgaz pour l’organisation des élections objet du présent accord à chaque fois qu’il est fait référence au « protocole ».

Par candidat libre au second tour de scrutin, il convient d’entendre les candidatures sans étiquette et les listes déposées par toute organisation syndicale.


Principes généraux du vote électronique
La société prestataire qui sera retenue pour l’organisation matérielle de l’ensemble du processus électoral (ci-après dénommée « le Prestataire »), devra garantir les règles de confidentialité et de sécurisation pour toutes les opérations liées au vote électronique.
La société prestataire s’engage à respecter les principes posés par la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés dans sa délibération n°2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes par correspondance électronique, notamment via Internet.
Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :
la sincérité et l’intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne électronique ;
l’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;
l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
la confidentialité et la liberté du vote : pouvoir exercer son droit de vote sans pression extérieure.
Le système de vote électronique du Prestataire devra avoir été soumis à une expertise indépendante et le rapport de l’expert tenu à disposition de la Commission Nationale Informatique et Liberté conformément aux articles R2314-9 et suivants du Code du travail.
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la conception et la mise en place du système de vote électronique est confiée à un prestataire extérieur choisi par l'entreprise sur la base des dispositions du présent accord et du cahier des charges qui y est annexé. Ce prestataire devra respecter les prescriptions minimales des articles R. 2314-5 à 22 du Code du travail et de l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs à la mise en place du vote électronique pour les élections des représentants du personnel et le décret n°2016-1676 du 5 décembre 2016. 

Le système de vote électronique mis en place sera conforme aux recommandations de la CNIL (Délibération n°2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique). Un rapport d’expertise mené par un expert indépendant attestera de la conformité de la solution par rapport aux recommandations de la CNIL. 

Modalités de vote
Il est décidé, par le présent accord, d’adopter un processus de vote électronique pour les deux tours de scrutin. Chaque tour de scrutin se déroulera sur plusieurs jours et selon les horaires définis par le Protocole d’accord préélectoral (ci-après désigné le Protocole).
Les électeurs ont ainsi la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du vote électronique, telle que précisée dans le Protocole, à partir de n’importe quel terminal Internet, de leur lieu de travail ou de tout autre lieu offrant un accès Internet en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.
L’accès au site de vote pourra s’effectuer directement à partir d’un lien présent sur la première page du site Intranet de GRTgaz.

L’employeur pourra mettre à disposition un ordinateur suite à une demande des organisations syndicales, dans un lieu préservant la confidentialité du vote. 
Il convient de prendre les mesures nécessaires afin de permettre aux salariés en situation de handicap d’exercer leur droit de vote dans les meilleures conditions.
Les opérations de vote ayant lieu pour élire les membres des CSEE (Comité Social et Économique d’Établissement) de GRTgaz, le Prestaire assure la distinction des votes pour chacun des scrutins par collège (CSEE titulaires, CSEE suppléants).
Les bureaux de vote, composés au minimum d’un président et de deux assesseurs qui figurent obligatoirement sur l’une des listes électorales CSE de l’établissement considéré, sont institués selon les principes suivants :
il est mis en place un bureau de vote centralisateur chargé de procéder au scellement et au descellement de l’urne électronique de manière centralisée pour l’ensemble des scrutins CSEE. Les délégués de liste seront invités à assister à ces opérations. Le bureau de vote centralisateur est composé d’un président et au minimum de deux assesseurs figurant sur une des listes électorales CSEE de la présente élection. Une fois le dépouillement réalisé le bureau de vote centralisateur pourra énoncer la représentativité.
Il est également mis en place un bureau de vote par établissement qui procèdera à la proclamation des résultats et à la rédaction des procès-verbaux des élections CSEE de son établissement.
le lieu, la composition définitive et les modalités de désignation de chaque bureau de vote, seront déterminés par le Protocole. 
Les membres des bureaux de vote, désignés conformément au Protocole, peuvent consulter sur un site sécurisé grâce à un compte spécifique et personnel de type “gestionnaire” fourni par le Prestataire, la liste d’émargement (établie conformément aux listes électorales) ainsi que l’état du taux de participation correspondant à leur périmètre. Afin de suivre le bon déroulement des élections, les membres du bureau de vote doivent pouvoir télécharger et consulter cette liste d’émargement dans un format PDF et CSV.
Chaque bureau de vote sera équipé d’un micro-ordinateur relié à une imprimante.
Conformément aux dispositions du Code électoral, chaque liste a la faculté de désigner un délégué de liste. Ce dernier a un rôle d’observateur des opérations électorales.

Communication des listes électorales et des listes de candidats
Les listes électorales
GRTgaz établit les listes électorales conformément aux dispositions de l’article 3 de l’arrêté du 25 avril 2007.
La première transmission au Prestataire des listes électorales, qui seront établies conformément aux dispositions du Protocole relatif à ces élections, interviendra à la date fixée par ce dernier. Ces listes seront également transmises aux organisations syndicales qui remplissent les conditions de l’article L2314-5 du Code du travail au niveau de l’établissement considéré au format PDF. 
Dès leur réception, le Prestataire assure leur sécurité et leur confidentialité.
En cas de modification des listes électorales, les nouvelles listes seront transmises préalablement aux délégués de listes pour vérification dans un délai qui sera précisé dans le Protocole. Les délégués de listes sont désignés par chaque liste de candidats afin d’assister aux opérations électorales.

Les listes de candidats

Les listes de candidats, qui sont établies conformément aux dispositions du Protocole relatif à ces élections, ainsi que les logos et les professions de foi sont adressées à la date fixée par le Protocole, par l’employeur au Prestataire pour intégration dans le système de vote électronique.

Les professions de foi (une profession de foi par Établissement au sens CSEE, par Organisation Syndicale (OS), par alliance entre OS ou par liste de candidat libre), sont transmises de préférence sous la forme d’un fichier au format PDF, sur une (ou deux) feuille(s), dont la taille ne doit pas dépasser les spécifications fixées par le Prestataire (taille, poids et format des fichiers).

La société Prestataire en assure le traitement dès réception pour les intégrer dans le système de vote électronique.


Bulletins de vote électronique
Le Prestataire procède à l’intégration, dans le dispositif de vote électronique, des listes de candidats et des professions de foi conformes à celles présentées par leurs auteurs et assure la réalisation des pages Web.

Les listes sont présentées sur les écrans dans l’ordre alphabétique des Organisations Syndicales et du nom du candidat libre au second tour. En cas d’alliance, le nom de la première Organisation Syndicale apparaissant sur la liste sera retenu, selon les principes prévus à l’article précédent.

Afin de garantir l’égalité de traitement entre les candidats, le Prestataire s’engage à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes et permettent leur affichage sur une page d’écran unique avec une résolution standard (fonds blanc).


Recette des masques et du site de vote
Préalablement à la mise en service du site, la recette des masques présentés à l’écran (équivalent du « Bon À Tirer ») a lieu, à la date et à l’heure fixées par le Protocole et à définir avec le Prestataire, en présence des délégués de listes, des chefs d’établissements ou de leur représentant au moyen de codes qui auront été fournis par le Prestataire.
Des codes à blanc seront communiqués aux délégués de liste par les pilotes du projet/organisateur du scrutin afin de vérifier, pendant une période d’une semaine, la bonne intégration des données sur le site de vote et de pouvoir simuler des votes. Les délégués de liste et les chefs d’établissement ou leurs représentants n’auront pas à se réunir spécifiquement pour la réalisation de ces tests mais pourront valablement se connecter depuis tout terminal usuel (tablette, ordinateur, smartphone…) avec les codes à blanc transmis par le Prestataire.


Cette recette concerne l’ensemble des listes CSEE pour les établissements dans un (ou des) lieu(x) déterminé(s) par les chefs d’établissement ou leur représentant.

Lors des recettes des masques et du scrutin à blanc du site de vote, à la date fixée par le Protocole, une formation au système de vote électronique sera faite, conformément à l’article R2314-12 du Code du travail.
Une fois la programmation du site faite, le scellement de ce système sera en place. Il sera possible de contrôler celui-ci tout au long du scrutin. Le jour du dépouillement des élections, le scellement du site sera contrôlé avant d’actionner celui-ci. Les délégués de liste sont invités à assister à ces opérations.
La veille de l’ouverture du scrutin, il sera procédé au scrutin à blanc et à la programmation de l’ouverture et de la fermeture du vote. 
Le scrutin à blanc vise à tester le système de vote en fonctionnement réel. Durant cette phase, les membres du bureau de vote, en présence des représentants des Organisations syndicales et de la Direction, vont pouvoir tester tous les modules de l’application, y compris le module de dépouillement des bulletins de vote et de génération des résultats et des Procès-Verbaux. 
Par ailleurs, il est procédé, avant que le scrutin ne soit ouvert, en présence des membres du bureau de vote, des délégués de liste, des représentants de la Direction et des représentants du Prestataire, à la cérémonie de scrutin à blanc qui comprend les étapes suivantes :
recette du site de vote (test du système de vote électronique et test spécifique du système de dépouillement),
la vérification de l’urne. Ils contrôlent qu’elle est vide, scellée et chiffrée par des clés générées par les membres du bureau de vote centralisateur. Cette opération permettra en outre de programmer l’ouverture et la fermeture des élections de sorte que celles-ci se fassent automatiquement. En d’autres termes, les membres du bureau de vote centralisateur valident l’intégrité du dispositif Entre les dates d’ouverture et de fermeture du scrutin, le vote sera accessible 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24. 
Tout au long du scrutin, le module de contrôle du scellement permettra aux membres du bureau de vote de s’assurer que l’application n’est sujette à aucune modification. 

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place, pendant la durée des opérations de vote, à l’initiative de l’employeur. Cette cellule comprendra les membres du bureau de vote, les représentants de la Direction et des Organisations Syndicales ainsi qu'un représentant du prestataire. 
Elle aura notamment pour mission de : 
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ; 
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ; 
contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système. 
En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place. 
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire, de la Direction et des Organisations Syndicales, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote. 


Modalités d’accès au serveur de vote
Au sens de la délibération CNIL 2019-053, les procédés d’authentification retenus devront garantir que les risques majeurs et mineurs liés à une usurpation d’identité sont réduits de manière significative (objectif de sécurité n° 2-04). 
Ainsi, pour satisfaire à cet objectif, la CNIL exige d’utiliser deux canaux séparés pour l’acheminement des codes et d’intégrer un défi non trivial lors de l’authentification. 


L’envoi des identifiants et du mot de passe (Authentification de l’électeur)
Le Prestataire adresse à chaque électeur au plus tard à la date fixée par le Protocole, à son domicile, par courrier simple avec le logo « GRTgaz » et la mention « Élections des Comités Sociaux et Économiques » une feuille A4 recto/verso comprenant :
l’adresse URL électronique permettant l’accès au site de vote, un code d’identification personnel unique, généré de façon aléatoire par le Prestataire. Seul le Prestataire a connaissance de ce code.
une note explicative, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, établie conjointement par GRTgaz et le Prestataire, est jointe à cet envoi. 

Ce code d’identification personnel sera également valable en cas de second tour. Dans ce contexte l’attention des salariés de GRTgaz devra être attirée sur la nécessité de conserver le code jusqu’à la proclamation définitive des résultats de son périmètre.

Envoi du mot de passe
Une fois le code identifiant saisi et validé par l’électeur, il sera demandé à celui-ci de renseigner son lieu de naissance ce qui lui permettra de recevoir le mot de passe sur sa boite mail professionnelle.
Une même adresse mail professionnelle permettra de récupérer uniquement un mot de passe par mail. Le mot de passe aura une durée de validité d’une heure. 

Génération de nouveaux identifiants
 Une procédure sécurisée permettra aux électeurs ne disposant pas de leurs codes d’accès (non-réception, perte) de récupérer ceux-ci en ligne, sur le site de vote. 

Courrier non reçu ou égaré : restitution du code identifiant 

Mail non reçu ou boite mail inaccessible : restitution du mot de passe 

Assistance de niveau 2
Si l’électeur n’a pas reçu ou a égaré son courrier postal, ne dispose pas de numéro de mobile professionnel ou échoue sur les procédures de réassort en ligne, la demande de réassort de l’identifiant et/ou du mot de passe est enregistrée et transmise à l’assistance de niveau 2, gérée par GRTgaz.




Modalités du vote
Une fois connecté, l’électeur se voit présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège pour les élections des membres de son CSEE, pour les titulaires et pour les suppléants. L’ergonomie du site devra être configurée pour que le salarié passe bien par les deux masques liés au scrutin.
L’électeur pourra, selon son choix, voter en une seule connexion pour les deux élections ou en plusieurs connexions.
Les membres des bureaux de vote, les délégués de listes et les représentants de l’employeur, recevront, à la date fixée dans le Protocole, par mail, les codes sécurisés dont ils auront besoin dans le cadre de leur participation au déroulement des opérations électorales (accès de type gestionnaire). Ces codes « gestionnaire » seront distincts de leur code « électeur ».
GRTgaz veillera à ce que durant la période ouvrée de scrutin, aucune maintenance du site GRTgaz ne soit programmée.
La validation du vote par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement dès réception du vote.

Garanties de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin
Afin de répondre aux exigences posées par les articles L2314-26 à 28 du Code du travail, le Prestataire devra garantir que le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur sont séparés.

L’opinion émise par l’électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’identification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.
Par ailleurs, les parties conviennent que le système du Prestataire permet :
de conserver sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde ;
et de procéder, à nouveau et tant que de besoin, au décompte des votes.
Le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales et des moyens d'authentification. 
A cet égard, afin de répondre aux exigences posées par le Code du Travail, le dispositif garantira que l’identité de l’électeur ne peut pas être mise en relation avec l’expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement. 
Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée. 
Le vote électronique se déroulera pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée. Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales. 
Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. 
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne seront accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système. 
Le dépouillement et le décompte des voix devront être faits dans les conditions prévues par l'arrêté du 25 avril 2007. Le scellement du système de vote électronique devra pouvoir être contrôlé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.
Le système de vote électronique sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.
La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.
Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive.
A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

Dépouillement - Procès-verbaux - Résultats
Le 13 novembre 2023, à l’heure de clôture du scrutin telle que prévue par le Protocole, le site de vote ne sera plus accessible aux électeurs. Même en l’absence de quorum, les opérations de dépouillement sont effectuées dans les bureaux de vote CSE, sous l’autorité du Président du bureau, avec la présence obligatoire des assesseurs. 

Une fois la fermeture du vote réalisée, le bureau de vote centralisateur pourra activer le déchiffrement des bulletins de vote et procéder au dépouillement.
Le déchiffrement des votes est rendu possible par la saisie par les membres du bureau de vote d’au moins deux séquences secrètes.
Il sera alors possible d’accéder :
aux résultats détaillés des élections (nombre de suffrages recueillis par chaque liste pour chaque élection, nombre de ratures pour chaque candidat, détail des élus…) ;
aux Procès-Verbaux des résultats ;
aux états de la représentativité syndicale et au calcul de l’audience électorale.
Pour rappel, lors de la cérémonie d'ouverture, une clé de chiffrement des votes sera générée par chaque membre du bureau de vote centralisateur. Durant le scrutin, aucun dépouillement partiel ne sera possible.
La génération de la clé de chiffrement est matérialisée par la saisie d'une séquence secrète par chacun des membres du bureau de vote centralisateur.

Chacun des membres du bureau de vote centralisateur devra conserver durant le scrutin :
un exemplaire de ses codes ;
une copie de sa séquence secrète ;
une copie de l'empreinte du scellement de l'application.
Les représentants de la Direction conserveront par ailleurs sous pli scellé :
une copie de chacune des séquences secrètes de chacun des membres du bureau de vote ;
une copie de l'empreinte du scellement de l'application.

Le dépouillement s’effectuera, de manière concomitante dans tous les établissements à partir de l’heure qui sera fixée dans le Protocole.

Ainsi, dans chaque bureau de vote constitué pour un établissement CSEE, il sera procédé au décompte des voix et au report de ces résultats sur un formulaire électronique conforme aux modèles CERFA en vigueur (15822*01 et 15823*01). Le président du bureau de vote signera ensuite le procès-verbal ainsi que tous les assesseurs du bureau de vote. Les procès-verbaux sont signés par les bureaux de vote de chacun des CSE.

Le Prestataire est chargé de l’agrégation des résultats, qu’il adresse au « groupe » de centralisation des résultats, constitué de la Direction et d’un représentant par organisation syndicale et par les candidats libres ayant présenté une liste aux élections.

En outre, ces résultats ne feront l’objet d’aucune publicité avant l’heure déterminée dans le Protocole.

Le Prestataire communique également le taux de participation par collège pour tous les niveaux intéressés. GRTgaz transmettra au « groupe de centralisation » le rapport complet établi par le Prestataire sur le déroulement de la procédure de vote et, le cas échéant, des incidents.


Dispositions finales
Le présent accord est applicable à l’ensemble des établissements de GRTgaz pour les élections des membres du CSEE.

Il entrera en vigueur le lendemain du jour de son dépôt conformément à l’article L2261-1 du Code du travail.

Il est conclu pour une durée déterminée liée aux élections professionnelles de 2023 pour le premier tour et pour l’éventuel second tour, et cessera donc immédiatement de produire tout effet dès l’élection desdits représentants réalisée et définitive (c'est-à-dire après épuisement, le cas échéant des délais et voies de recours).

Conformément aux articles L2261-7-1 et 8 du Code du travail, le présent accord pourra faire l’objet d’une révision dans le cadre d’un avenant conclu dans les mêmes conditions de forme. La demande de révision, le cas échéant motivée, sera adressée par l’une des parties à l’ensemble des autres signataires de l’accord par lettre recommandée avec accusé de réception.

Le présent accord sera déposé conformément aux dispositions prévues aux articles L2231-6, D2231-2 du Code du travail, dans les conditions fixées aux articles L2231-5, D2231-4 et D2231-5 du Code du travail et fera l'objet des mesures de publicité prévues aux articles L2262-5, R2262-1 et 2 du Code du travail. 

À ce titre, le présent accord sera déposé :
sur la plateforme de téléprocédure dénommée «TéléAccords » accompagné des pièces prévues à l’article D2231-7 du Code du travail ;
auprès du greffe du Conseil de prud'hommes de Nanterre.



Fait à Bois Colombes, le ……07/07/…………………. 2023

Pour GRTgaz,

Le Directeur Général,





Pour les représentants des Organisations Syndicales,



ANNEXE 1 – Cahier des charges vote electronique

Cahier des charges technique de la prestation relative à l’organisation matérielle et technique du processus de vote électronique de l’élection des membres des comités sociaux et économiques de GRTgaz du 13 novembre 2023



PRESENTATION GENERALE DES BESOINS : VOTE ELECTRONIQUE
Contexte de mise en œuvre du vote électronique
Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles au sein de son entreprise, GRTgaz souhaite mettre en œuvre un système de vote électronique par Internet.
Les élections concernées sont l’élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique. 
Les modalités d’organisation de ces élections sont prévues au code du travail, spécialement aux articles L2314-4 à L2314-10.  
Le système de vote électronique proposé devra être conforme en tous points aux prescriptions de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique, pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique. 
Le système de vote électronique mis en place sera conforme aux recommandations de la CNIL (Délibération n°2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique). Un rapport d’expertise mené par un expert indépendant attestera de la conformité de la solution par rapport aux recommandations de la CNIL.
Les élections professionnelles au sein de GRTgaz amènent un traitement des données personnelles. A ce titre, l’ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n° 2016/679.
Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique s’engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées.

Nature des prestations attendues
Le prestataire aura en charge : 
la gestion de la préparation des élections par vote électronique, sous le contrôle de la Direction des Ressources Humaines ;
la mise en œuvre du système de vote électronique ;
la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’affectation des sièges.


 Fonctionnalités attendues du système de vote électronique
Système de vote électronique distant
Le système de vote électronique ne sera pas hébergé par GRTgaz, mais chez un prestataire externe.
Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections, via le web du réseau Internet.
Période des élections
La durée du premier tour de scrutin et d’un éventuel second tour sera déterminée dans le protocole préélectoral relatif aux élections professionnelles. Durant cette période, les électeurs pourront accéder à l’application de vote 24 heures sur 24 depuis tout poste informatique connecté à Internet.
Nature des élections
L’élection à organiser est l’élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique, titulaires et suppléants.
Les électeurs pourront participer à l'ensemble des élections pour lesquelles ils détiennent des droits de vote.
Sécurisation du système proposé
Le système de vote électronique proposé par le prestataire devra répondre aux exigences minimales suivantes (décret du 25 avril 2007) :
le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes ;
les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système ;
le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin ;
le dispositif doit garantir que l’identité de l’électeur ne peut pas être mise en relation avec l’expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement.
Par ailleurs, le prestataire fournira à GRTgaz les conclusions du rapport d’expertise de son système de vote électronique s’il existe, ou s’engagera à mettre à disposition de GRTgaz les documents nécessaires pour la réalisation d’une expertise indépendante mandatée par GRTgaz. Dans ce second cas, le prestataire acceptera de collaborer avec l’expert désigné afin de permettre une expertise de son système effectuée selon les règles de l’art.


- Scénario de vote
Étapes
Le scénario de vote électronique comportera les étapes suivantes pour chaque élection :
une étape d’authentification de l’électeur : celui-ci devra saisir un code identifiant, un mot de passe ainsi qu’une question défi-réponse non triviale qui seront contrôlés avant d’accéder au vote ;
une étape de présentation des listes de candidatures en présence ;
le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposées, ou bien le choix de voter « blanc » ou “nul” ;
la possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie ;
la présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés ;
la confirmation par l’électeur du choix effectué ;
la confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote ;
la possibilité pour l’électeur d’imprimer un accusé de réception confirmant l’enregistrement de son vote.
Émargement électronique, unicité du vote
Par ailleurs, le système de vote électronique enregistrera un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permettra plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote pour cette même élection (unicité du vote).
Enchaînement des élections
Par contre, si l’électeur a la possibilité de participer à plusieurs élections, le système proposera à l’électeur de participer aux élections pour lesquelles il n’a pas voté.
Accusé d’enregistrement du vote
L’électeur dispose de la possibilité de générer un accusé de confirmation de la prise en compte de son vote.
Cette possibilité lui est offerte à l’issue de la séquence de vote mais aussi ultérieurement, en se reconnectant à l’application.
Il mentionne les élections concernées, la date et l’heure d’émission de chaque suffrage ainsi qu’une marque d’authentification interdisant une édition frauduleuse.
Traitements sous-jacents
Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :
l’unicité et la confidentialité des votes : le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote pour chaque élection à laquelle participe cet électeur ;
l’intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés.
A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé après une phase de test et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote.


- Programmation de l’ouverture et de la fermeture des élections
La programmation de l’ouverture et de la fermeture des élections est réalisée par les membres du bureau de vote désignés au sein de GRTgaz. Ces membres comportent un Président et deux assesseurs.
La procédure d’ouverture des élections comportera les étapes en ligne suivantes :
l’accès sécurisé à la procédure d’ouverture : le Président et ses Assesseurs seront en possession de codes d’accès spécifiques permettant leur identification ;
le contrôle du certificat serveur de l’application de vote ;
le contrôle du scellement du système de vote électronique ;
le contrôle des urnes électroniques qui doivent être vides ;
le contrôle du nombre d’inscrits et du nombre de sièges par élection ;
le contrôle de la liste des émargements ;
la création par les membres du bureau de vote d’une clé de chiffrement des bulletins de vote, remise en ligne au prestataire, et dont la clé de déchiffrement correspondante reste secrète ;
la programmation par les membres du bureau de vote des jours et heures d’ouverture et de fermeture du scrutin.

- Dépouillement des urnes électroniques et déchiffrement des bulletins de vote
Étapes
La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes en ligne suivantes :
l’accès sécurisé à la procédure : le Président et ses Assesseurs seront en possession de codes d’accès spécifiques permettant leur identification ;
la remise en ligne au prestataire de la clé de déchiffrement permettant le dépouillement des bulletins de vote ;
l’édition en ligne des résultats des élections : compteurs de voix par élection, par liste et par candidat ; 
la remise par le prestataire des Procès-Verbaux complétés et conformes aux modèles Cerfa ; 
la fourniture par le prestataire de l’état présentant la représentativité syndicale.
Scellement du système
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le contrôle du scellement doit pouvoir être effectué à tout moment durant la période de vote par les membres du bureau de vote. 
Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique
Les bulletins de vote enregistrés dans le système de vote électronique doivent être chiffrés avec une clé de chiffrement selon un algorithme asymétrique.
La clé de déchiffrement sera tenue secrète durant toute la période des élections. Elle sera remise au prestataire à l’issue des élections afin de permettre le dépouillement de l’urne électronique.
Le prestataire proposera un système permettant aux seuls Président et Assesseurs de détenir les clés secrètes permettant le dépouillement des urnes électroniques.
Résultats
A l’issue du déchiffrement des bulletins de vote par le bureau de vote, les résultats seront consultables en ligne. Plusieurs états seront générés automatiquement :
les résultats bruts qui présentent les compteurs de voix par élection, par liste, par candidat ;
les Procès-Verbaux complétés conformes aux modèles Cerfa ;
l’état de la représentativité syndicale et de l’audience électorale des syndicats.
Liste des émargements
L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
La liste d’émargement comprendra :
les noms et prénoms des électeurs,
le collège de l’électeur.
Les listes d’émargements seront accessibles par les membres des bureaux de vote.


- Assistance technique
Le prestataire assurera la formation de la cellule d’assistance technique qui sera composée par les membres des bureaux de vote, le représentant de la Direction et éventuellement les représentants des Organisations Syndicales. Cette formation pourra se dérouler lors de la programmation de l’ouverture et de la fermeture des élections.
Durant le scrutin, un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.
Il mettra en œuvre, par ailleurs, un service d’assistance téléphonique dans le but de renseigner les électeurs.


- Dispositifs de secours
Le système de vote électronique devra pouvoir garantir une continuité en cas de panne du système principal. Un dispositif de secours devra prendre le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants de la direction, des organisations syndicales et du prestataire, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Pour ce faire, le bureau de vote possède les clés permettant à tout moment d’opérer la clôture du scrutin. 


- Gestion du processus electoral et paramétrage de la solution
Listes électorales et fichier des électeurs
Les listes électorales sont constituées par GRTgaz. Elles comportent les informations nominatives des électeurs ayant la possibilité de participer aux élections. Elles sont établies par établissement et par collège.
Les listes électorales seront consolidées au sein d’un fichier électeurs par GRTgaz et seront ensuite fournies au prestataire.
Ainsi, le fichier électeurs contiendra notamment, pour chaque électeur :
la civilité de l’électeur,
les nom et prénom de l’électeur,
la date de naissance de l’électeur,
le site de rattachement de vote de l’électeur (établissement),
le collège d’appartenance de l’électeur,
les droits de vote de l’électeur,
les coordonnées de l’électeur (adresse du domicile),
des informations d’authentification (éventuellement).
Le fichier électeurs sera transmis au prestataire aux seules fins suivantes :
permettre l’attribution de codes d’accès au système de vote électronique pour chaque électeur autorisé,
contrôler les accès au système de vote électronique,
enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l’unicité du vote pour chaque électeur,
éditer les listes d’émargement.
Le prestataire devra être en mesure de proposer un processus d’échanges sécurisé des informations et des données concernant le fichier électeurs.
Le prestataire devra s’engager à conserver de manière confidentielle et sécurisée toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le fichier électeurs pour les besoins de gestion du vote électronique. Il mettra en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations de ce fichier sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote électronique.
Le prestataire devra s’engager à détruire le fichier électeurs à l’issue de l’opération de vote électronique et à ne conserver aucune de ses données et à préciser le procédé de destruction.
Le fichier électeurs pourra subir des modifications jusqu’à l’ouverture des élections notamment suite à la suppression ou à l’ajout d’électeurs sur les listes électorales.
Le prestataire devra permettre ces modifications et notamment assurer que les codes d’accès fournis à des électeurs supprimés des listes soient invalidés, et que les nouveaux électeurs inscrits sur les listes avant l’ouverture des élections puissent disposer de codes d’accès au vote électronique. Le protocole d'accord préélectoral pourra prévoir une date limite de prise en compte de ces modifications.
Moyens d’authentification
A partir des informations du fichier électeurs, le prestataire assurera la création et la fourniture des codes d’accès au vote électronique à chaque électeur.
Le prestataire proposera des procédures de génération et de transmission des codes d’accès aux électeurs permettant de conserver le caractère confidentiel du mot de passe durant toutes les étapes.
Chaque électeur recevra un couple de codes composé ainsi :
un code identifiant unique d’accès qui permettra, outre le contrôle d’accès, la tenue des listes d’émargements électroniques garantes de l’unicité des votes,
un mot de passe qu’il sera seul à connaître.
Afin de permettre un contrôle et une sécurité supplémentaire, l'électeur devra répondre à une question défi-réponse non triviale.
Le prestataire prendra en charge la transmission aux électeurs des codes d’accès au vote électronique.
Le système proposé par le prestataire devra assurer la confidentialité des données transmises aux électeurs et la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification.
Listes de candidats
Les listes de candidats sont établies par les représentants du personnel de GRTgaz et seront transmises au prestataire en vue de paramétrer le système de vote électronique et de présenter celles-ci aux électeurs au moment du vote.
Les listes de candidats peuvent être constituées par les organisations syndicales au sein de GRTgaz ou par des candidats non affiliés.
Les listes de candidats mentionnent notamment :
le collège électoral concerné (techniciens, cadres, employés…),
l’appartenance syndicale le cas échéant,
les nom et prénom de chaque candidat,
l’ordre de présentation des candidats dans les listes.
Le prestataire proposera un système de mise à jour en ligne via le web pour la saisie et les modifications de listes de candidats jusqu’à la fin de la période de test du vote électronique et la recette du système.
Ce système permettra par ailleurs l’intégration en ligne des professions de foi et des photos des candidats sur le site.
Recette du système de vote électronique
Le prestataire proposera une procédure de test du vote électronique permettant aux représentants de la Direction, aux représentants du personnel et aux membres du bureau de vote de vérifier l’exactitude des listes de candidats soumises au choix des électeurs pour chaque élection.
Cette procédure de test devra être réalisée avant l’ouverture des élections dans une période de temps suffisamment longue pour permettre à la fois une revue d’ensemble de toutes les listes et les modifications éventuelles.
Le prestataire devra proposer les moyens de tester l’ensemble des scénarios durant une période prévue dans un calendrier de préparation des élections.
Cette période de test sera déterminée d’un commun accord entre GRTgaz et le prestataire. Elle sera prévue à l’issue de la phase de paramétrage et de préparation du système de vote électronique intégrant les listes de candidats.
Scrutin à blanc
Le scrutin à blanc a lieu après la période de test qui vise à contrôler et valider les scénarios d’élections et la bonne intégration des listes de candidats, professions de foi et photos des candidats.
Il doit être effectué sur le système de vote électronique définitif et validé préalablement, afin de permettre aux membres du bureau de vote de contrôler la conformité du système de vote électronique avant l’ouverture effective des élections.
Le scrutin à blanc vise à tester l’application en fonctionnement réel. Durant cette phase, les membres du bureau de vote vont pouvoir tester tous les modules de l’application, y compris le module de dépouillement des bulletins de vote.
Pour ce faire, les membres du bureau de vote ouvriront le scrutin, effectueront des votes, fermeront le scrutin et dépouilleront les votes effectués.
Au terme de ce test, les membres du bureau de vote valideront l’intégrité du dispositif. Tout au long du scrutin, le module de contrôle du scellement permettra aux membres du bureau de vote de s’assurer que l’application n’a été sujette à aucune modification.
Une fois le scrutin à blanc validé, le bureau de vote programmera l’ouverture et la fermeture des élections.
Prestation de conseil et d’assistance de la DRH
Le prestataire devra être en mesure de conseiller la Direction des Ressources Humaines dans la mise en œuvre du système de vote électronique et d’assister celle-ci notamment pour les tâches suivantes :
la rédaction de l’accord d’entreprise intégrant les modalités du vote électronique,
la rédaction du protocole d’accord intégrant les modalités du vote électronique,
la rédaction des documents de présentation du système de vote électronique aux représentants du personnel et aux électeurs,
la présentation du système aux partenaires sociaux.

- Gestion informatique et technique du système de vote électronique
Disponibilité du système de vote électronique
Le prestataire assurera la mise en ligne du système de vote électronique durant deux périodes correspondantes à la préparation et à l’ouverture du vote pour deux tours d’élections. Durant ces périodes, le système sera disponible 24h/24.
Le prestataire mettra en œuvre les moyens d’assurer un service continu sans rupture.
Accès aux informations sur les matériels et dans les locaux du prestataire
Le prestataire indiquera comment sont protégés les locaux d’hébergement des matériels sur lesquels sont stockés les fichiers sensibles tels que le fichier des électeurs, les urnes électroniques et les émargements, et de manière générale, comment sont protégées les informations liées à la gestion des élections de GRTgaz (stockage et accès).
Conservation des données
Le prestataire conservera, jusqu'à l'expiration du délai de conservation des données à caractère personnel préalablement défini et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à l’épuisement des voies de recours, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.
A l'expiration du délai de conservation des données à caractère personnel ou de l’épuisement des voies de recours, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.