PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL POUR L’ELECTION DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE TORAY CARBON FIBERS EUROPE

Entre, d'une part :
La Société TORAY CARBON FIBERS EUROPE, Société Anonyme au capital de 184 800 000 € - Immatriculée au RCS de PAU sous le n° B 326 262 227, dont le siège social est situé RD 817 - 64170 LACQ - France
Représentée par :
Monsieur XXXXXXXXXXX agissant en qualité de Président Directeur Général et XXXXXXXXXXX agissant en qualité de Directeur Juridique et des Ressources Humaines,
Et d'autre part :
Les Organisations Syndicales représentatives au sens de l’Article L 2122-1 du Code du Travail :
La C.G.T. Toray– route de Lagor 64150 ABIDOS, représentée par :
Monsieur XXXXXXXXXXX en qualité de délégué syndical CGT Toray pour le collège Ouvrier - Employé- Agent de Maîtrise,
La CFE-C.G.C. – Chimie Pyrénées Garonne - 5 chemin de Buros 64230 Poey de Lescar, représentée par :
Monsieur XXXXXXXXXXX en qualité de délégué syndical CFE-CGC pour le collège Cadre - Agent de Maîtrise.
F.O. – UD des PA, Centre Municipal de Réunions – Place Sainte Ursule – 64 100 BAYONNE,  représentée par :
Monsieur XXXXXXXXXXX et Monsieur XXXXXXXXXXX dûment mandaté par le syndicat FO pour le collège Ouvrier - Employé- Agent de Maîtrise,
CFDT SCEAP – Maison de Pays – Rue Gaston de Foix 64 150 MOURENX, représentée par :
Monsieur XXXXXXXXXXX dûment mandaté par le syndicat CFDT (Monsieur XXXXXXXXXXX, Secrétaire Général).

PRÉAMBULE
Le présent accord est conclu en application des dispositions du Code du Travail relatives au renouvellement du CSE dans l’entreprise.
Il a pour objet de définir les modalités d’organisation de l’élection des membres du CSE et la mise en place du vote électronique.

DATE DES ELECTIONS ET DUREE DES MANDATS
Les mandats CSE en cours prennent fin au 24/10/2022.
Le premier tour des élections du comité social et économique se déroulera du 10 octobre 2022 au 16 octobre 2022 par vote électronique. En cas de second tour, celui-ci se déroulera du  31 octobre 2022 au 6 novembre 2022.
Conformément aux dispositions légales, la durée du mandat des membres du comité social et économique est de quatre ans. 

NOMBRE DE SIEGES A POURVOIR
L'effectif de l'entreprise au sens du Code du Travail calculé au 31/05/2022 est de :
470,11 salariés.
Conformément aux dispositions légales, le nombre de sièges à pourvoir est de 12 titulaires et 12 suppléants. Cependant la Direction de TORAY CFE accepte d’attribuer 2 sièges supplémentaires au niveau du 1er collège et 2ème collège. Le nombre de siège total est donc de 14 sièges titulaires et 14 sièges suppléants même si toutefois l’effectif requis pour ce nombre de siège n’est pas, à ce jour, atteint. 
En revanche, si cet effectif atteint les 500 personnes en cours de mandat, il ne sera pas attribué de siège supplémentaire. Il ne sera pas attribué d’heure de délégation supplémentaire pour les membres titulaires du CSE.




COLLEGES ELECTORAUX
Le personnel est réparti en 3 collèges :

EFFECTIF PAR COLLEGE
Au 31/05/2022, les effectifs par collège sont constitués de :

REPARTITION DES SIEGES
La répartition des sièges est opérée de la manière suivante :

En cas de carence au niveau d’un collège, à l’issue des élections professionnelles, il ne sera pas attribué un nouveau siège.
HEURES DE DELEGATION

Nombre d’heures de délégation
La Direction propose d’attribuer un crédit d’heure de 29 h par mois à chaque titulaire du CSE représentant un volume d’heure annuel de 348 heures par année civile.  Ces heures pourront être utilisées librement par chaque titulaire dans la limite de 50 heures par mois.
Heures de délégation spécifiques

Bureau du CSE
Conformément à l’accord sur la mise en place du CSE, le bureau du CSE est composé :
D’un secrétaire 
D’un secrétaire adjoint,
D’un trésorier 
D’un trésorier adjoint
Ils sont élus parmi les membres titulaires du CSE, lors de la première réunion du CSE.
Le Secrétaire et le Trésorier disposent, chacun, d’un crédit d’heures de délégation spécifique annuel de 120h pour remplir leur fonction au sein du bureau du CSE. Ce crédit d’heure spécifique n’est transférable que du secrétaire titulaire au secrétaire adjoint et du trésorier au trésorier adjoint.
CSSCT 
Les membres de la CSSCT disposeront de 16h30 (seize heures et trente minutes) de délégation par mois se rajoutant aux heures allouées au CSE. Conformément à l’accord de mise en place du CSE, ces heures ne sont pas reportables, ni cumulables, ni transférables entre les membres. Ces heures ne sont transférables que si un suppléant vient à remplacer un titulaire pour absence. Dans cette hypothèse, il pourra lui être délégué 16h30 pour du travail dévolu à la CSSCT. Les heures de délégation transférées seront communiquées au service Ressources Humaines le mois avant la prise de délégation par un suppléant.
La direction accepte d’augmenter le nombre de membres de la CSSCT, passant ainsi de 5 à 6 membres.



ORGANISATION DU SCRUTIN
La liste des salariés électeurs et éligibles par collège sera affichée avant le 04/10/2022. Les contestations qui pourraient naître à la suite de l'établissement de ces listes devront être adressées à la Direction dans les trois jours suivant cet affichage.
Sont électeurs : les salariés qui, à la date du scrutin :
ont 16 ans accomplis ;
ont travaillé pendant 3 mois dans l'entreprise ;
ne sont pas sous le coup d'une condamnation les privant du droit de vote.
Sont éligibles, les électeurs qui, à la date du scrutin :
ont 18 ans révolus ;
ont travaillé dans l'entreprise depuis un an au moins ;
ne sont pas conjoint, partenaire d'un pacte civil de solidarité, concubin, ascendant, descendant, frère, sœur ou allié au même degré du chef d'entreprise.
Un salarié d'un collège ne peut se présenter que dans son collège.
Les salariés mis à disposition, présents dans les locaux depuis 12 mois continus, choisissent de voter soit dans l’entreprise qui les emploie soit dans l’entreprise utilisatrice pour les élections du comité social et économique. 
A cet effet, la Direction contacte par lettre recommandée ou courrier électronique avec avis de réception, les différentes entreprises prestataires afin qu’elles fournissent la liste des salariés mis à disposition dans l’entreprise et répondant aux critères précédemment énoncés.
Eu égard à leur fonction au sein de TORAY CFE les personnes ci-dessous énoncées ne peuvent être admises au sein du corps électoral :
Le Président Directeur Général ;
Le Directeur des Ressources Humaines ;
Le Président de la CSSCT
Le cadre qui a négocié le présent protocole avec les organisations syndicales et celui qui est appelé à représenter l’employeur dans les relations avec les élus du personnel.

PREMIER TOUR DU SCRUTIN
Seules les organisations syndicales représentatives et respectant les valeurs républicaines sont en droit de présenter des listes de candidats au premier tour. Celles-ci devront présenter des listes offrant une représentation équilibrée d’hommes et de femmes. 
SECOND TOUR DU SCRUTIN
Le second tour n'a lieu que dans les situations suivantes appréciées collège par collège :
les syndicats n'ont pas présenté de liste ;
le quorum n'a pas été atteint (plus de 50 % des électeurs n'ont pas voté).
les sièges n'ont pas tous été pourvus ;

DEROULEMENT DU SCRUTIN
Les deux tours se déroulent dans les mêmes conditions.
Dans chaque collège, il y a deux votes séparés :
un vote pour les titulaires ;
un vote pour les suppléants.

LISTE DES CANDIDATS ET PROPAGANDE ELECTORALE

Listes des candidats au premier tour
Chaque liste ne peut comporter plus de noms que de sièges à pourvoir. Les listes incomplètes sont admises.
Les doubles candidatures sont admises (titulaire et suppléant). En cas de double élection d'un candidat, la candidature de titulaire l'emporte sur celle de suppléant.

Les listes de candidats accompagnées des professions de foi devront être adressées à la Direction des Ressources Humaines à l’attention de Sylvie DUFAU le 22/09/2022 à midi (12h00) par tout moyen conférant date et heure certaine :
Mail : 
Adresse postale : Route Départementale 817 - 64170 LACQ

En cas de liste commune, si une répartition des voix est prévue, elle sera communiquée à toutes les organisations syndicales lors du dépôt des listes. 
Les listes de candidats et l’éventuelle répartition des voix sont affichées par la Direction dès qu’elle en a connaissance et au plus tard le 27/09/2022.


Listes des candidats au second tour
En cas de deuxième tour, les candidatures sont libres et les listes déposées au 1er tour restent valables.
La date limite de dépôt des candidatures ou des modifications de listes existantes, dans les mêmes formes que pour le premier tour, est fixée au 24/10/2022 à midi (12h00).
Les listes de candidats et l’éventuelle répartition des voix sont affichées par la direction dès qu’elle en a connaissance et au plus tard le lendemain de la date limite de dépôt, soit le 25/10/2022.


Profession de foi et logo
Au premier tour, les organisations syndicales pourront remettre à la Direction des Ressources Humaines (adresse mail : XXXXXXXXXXX) :
Les professions de foi de chaque liste présentée seront affichées sur le site de vote sécurisée VOXALY-DOCAPOSTE (prestataire retenu pour la fourniture d’un site de vote en ligne). Celles-ci devront respecter les prérequis suivants :
format PDF de 2 Mo au maximum,
1 page A4 recto verso,
couleur ou noir et blanc.
Par ailleurs, les listes déposées peuvent être accompagnées d’un logo qui sera affiché sur le site de vote sécurisé. Dans ce cas, le logo doit respecter les prérequis suivants :
format png,
taille de 200 pixels x 200 pixels.

Date limite de dépôt des documents : 22/09/2022 à midi (12h00). De même, au second tour, les candidats pourront remettre au service RH leurs professions de foi jusqu'au 24/10/2022 à midi (12h00).


REPRESENTATION EQUILIBREE DES HOMMES ET DES FEMMES
Les organisations syndicales s'engagent à rechercher les voies et les moyens afin d'atteindre une représentation équilibrée des femmes et des hommes sur les listes de candidatures.
Les listes de candidatures devront strictement respecter la proportion de femmes et d’hommes de chaque collège électoral.
Les listes des candidatures comporteront alternativement un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des sexes.
À défaut, les candidats indûment élus s’exposeront à l’annulation de leur élection par voie de recours juridique.
VOTE ELECTRONIQUE
Les parties conviennent de l’adoption du vote électronique pour l’élection des membres du CSE. Aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé. 

Les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d'assurer l'identité des électeurs ainsi que la sincérité et le secret du vote, comme la publicité du scrutin, conformément aux principes généraux du droit électoral.

Les modalités entourant le dispositif de vote électronique sont décrites dans l’annexe 1 à ce protocole. La société prestataire spécialisée dans la mise en place de solutions de votes sécurisées par internet qui a été choisie est la société VOXALY-DOCAPOSTE.
Pendant l’ouverture des scrutins, les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme, de n’importe quel terminal internet (de leur lieu de travail, de leur propre ordinateur, par mobile, de leur domicile ou tout autre lieu de leur choix) en se connectant sur le site internet sécurisé propre aux élections professionnelles.
Les membres du bureau de vote et la direction disposeront d’outils de suivi des scrutins (participation et état du site de vote) de l’ouverture à la clôture de chacun des tours.
Le Cahier des charges de la solution de vote VOXALY (prestataire retenu) décrivant le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales est annexé au présent protocole (Annexe 1).

Chaque salarié est informé au moyen d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.


Modalités pratiques du vote électronique

Matériel de vote - Codes confidentiels
Une procédure de double authentification dématérialisée et sécurisée de génération des mots de passe, en conformité avec la délibération CNIL n° 2017-012 du 19 janvier 2017, sera mise en place.

L’électeur créé lui-même son mot de passe personnel, à travers une procédure en 2 étapes :
Une authentification
Une création du mot de passe

Les codes d'accès sont générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils soient communiqués à l’entreprise. Ces codes permettront de se connecter à l'application informatique et de valider son vote.

Communication des codes de vote
Environ 6 jours avant le scrutin, le courrier contenant le code d’accès est généré par le prestataire et adressé aux électeurs à leur adresse postale connue de Toray CFE. 
Le matériel envoyé contient l’adresse du site de vote et les instructions nécessaires pour s’authentifier.
Les moyens d’authentification utilisés au 1er tour restent valables dans l’éventualité d’un 2nd tour et ne font pas l’objet d’un renvoi du matériel de vote.

Protocole de restitution des nouveaux codes de vote
En cas de perte de ses moyens d’authentification, l’électeur pourra demander un renvoi depuis le site de vote en renseignant plusieurs informations personnelles ou contacter l’assistance téléphonique. 
Aux fins d’authentification pour garantir la confidentialité dans la transmission des informations auprès des salariés-électeurs, il est prévu que la Direction envoie préalablement à VOXALY-DOCAPOSTE un fichier reprenant les éléments suivants : nom, prénom, date de naissance, code postal d’habitation, clef du numéro de Sécurité Sociale (2 chiffres) de chaque salarié électeur.
Ces données permettront de procéder par questionnement à la vérification de l’identité de l’électeur afin de pouvoir répondre à sa demande.
1.4 Déroulement du vote électronique
La connexion a lieu par le navigateur internet à l’aide de l’adresse communiquée dans le matériel de vote communiqué auprès de l’électeur. 
Le déroulement est le suivant :
L’électeur pourra accéder, 24 heures sur 24, au site de vote gratuitement à partir de tout terminal connecté à internet,
Après identification sur le site de vote avec ses codes de connexion personnels, le service affiche les élections auxquelles l’électeur est autorisé à participer,
Les listes sont affichées selon l’ordre alphabétique.
L’électeur choisit une élection. Les élections pour lesquelles il a déjà voté ne sont plus sélectionnables,
Le service affiche les listes des candidats pour l’élection choisie et pour le collège de l’électeur,
L’électeur peut :
Choisir une liste complète,
Raturer des candidats,
Voter blanc
Le choix de l’électeur lui est rappelé et il peut le modifier,
L’électeur confirme son vote après avoir préalablement saisie sa date de naissance,
Un accusé de réception lui confirme l’enregistrement définitif de son vote,
À tout moment, l’électeur peut interrompre le processus et le reprendre.

 Scellement du système et formation 
L’employeur formera le bureau de vote à l’utilisation des outils du site de vote qui lui permettront d’assurer ses missions. 
Lors de cette formation, le bureau de vote générera trois clés de déchiffrement (une pour chaque membre du bureau). 
Durant la période de vote, l’ensemble des suffrages exprimés sont chiffrés dès leur expression et conservés dans le système de vote. Seuls les détenteurs des clés de déchiffrement pourront, après clôture, déchiffrer les suffrages pour accéder aux résultats. 
Au moins 2 des 3 clés de déchiffrement sont nécessaires pour générer les opérations de dépouillement des urnes.

L'information et la formation sont assurées :

pour les membres de la commission de surveillance, par la participation à cette intervention précédant l'ouverture du site de vote,
pour les membres du bureau de vote, par une explication de leur rôle tout au long du scrutin ainsi que le jour du dépouillement.

Cette intervention consiste à :

Générer les clés de dépouillement (au nombre de 3) destinées au membre du bureau de vote,
Procéder à un test à blanc : tester la plateforme de vote et le logiciel de dépouillement avant l'ouverture du vote,
Constater que les résultats sont conformes au vote à blanc réalisé,
Constater que les urnes sont vidées et que les scellements sont posés quelques minutes avant l’ouverture du scrutin.

 Cellule d’assistance technique 
Il est constitué une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Le prestataire est chargé d’assurer les missions de la cellule d'assistance technique.

La cellule d'assistance technique contrôle, avant que le vote ne soit ouvert, que le scellement du système de vote électronique a fait l’objet d’un test à blanc et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet. 


 Assistance aux électeurs
Un numéro spécifique d’assistance, sera mis à disposition des électeurs pendant la période de scrutin.
Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.
Dates et horaires du vote électronique
Au premier tour, les plages horaires de vote par internet pour les élections professionnelles sont, pour l’ensemble des électeurs de l’entreprise, les suivantes : 
Du 10/10/2022 à 8h00 au 16/10/2022 à 0h00
En cas de second tour, les plages horaires de vote sont les suivantes :
Du 31/10/2022 à 8h00 au 06/11/2022 à 0h00
Les heures de vote seront communiquées à l’ensemble du personnel. Le temps passé par l’électeur pour voter n'entraînera aucune réduction de salaire, sous réserve du respect par l’électeur du temps nécessaire pour effectuer les opérations de vote et sans que cela n’impacte le fonctionnement de l’entreprise comme pour les précédentes élections dans l’entreprise.
Les salariés électeurs pourront se connecter au site de vote électronique à partir des postes de travail dans l’entreprise. Pour les salariés ne disposant pas d’ordinateur sur leur poste de travail, une liste d’ordinateurs mis à disposition pour le vote électronique est communiquée en annexe de ce protocole (annexe 2).

Bureau de vote et commission de surveillance

Bureau de vote
Un bureau de vote unique, sera constitué pour les élections du CSE.
Les membres de ce bureau devront être représentatifs des collèges électoraux. Ce même bureau siègera pour chaque tour du scrutin.
Le bureau de vote est constitué d'un Président désigné en dehors des candidats et de deux assesseurs désignés parmi les organisations syndicales constituant une liste de candidats.
La présidence appartient au plus âgé, dans la mesure où ce dernier accepte cette désignation. Il s'assure de la régularité et du secret du vote et proclame les résultats. 

Les membres du bureau de vote détiendront les clés électroniques des urnes électroniques garantissant l’intégrité et la sécurité du système. Ces clés seront générées en amont du scrutin lors de la formation. Ces clés sont au nombre de trois dont deux d’entre elles seront indispensables pour déverrouiller le système et procéder au dépouillement.

En cas de disfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote seul aura compétence, après avis du représentant du prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Commission de surveillance

La commission de surveillance est composée d’un représentant de chaque organisation syndicale (membre du personnel), des membres du bureau de vote, de deux représentants des Ressources Humaines et d’un représentant par Organisation Syndicale Extérieure.

Elle participe au contrôle et à la validation du système de vote électronique lors d’une phase de vote à blanc (phase de recette) ainsi qu’à la phase de scellement du système de vote. 

Elle assiste aux opérations de dépouillement, à la date et l’heure prévue pour celui-ci. Le temps passé par ces observateurs est rémunéré comme temps de travail. De même, la Direction peut désigner un représentant (appartenant à la direction) de son choix. Ces personnes n'ont aucune voix délibérative, mais peuvent aider aux opérations de dépouillement.



DEPOUILLEMENT ET PROCES VERBAUX

Après clôture automatique de scrutin par le système de vote électronique, le bureau de vote intègre les clés électroniques afin de déverrouiller les urnes électroniques et de procéder au dépouillement automatisé. Le bureau de vote imprime les procès-verbaux de résultats, les listes d’émargements et justificatifs et proclame les résultats.

PROCLAMATION DES RESULTATS
Les résultats sont proclamés oralement par le Président du bureau de vote respectivement comme suit :
Le 17/10/2022 pour les résultats du 1er tour ;
Le 07/11/2022 pour les résultats du 2ème tour.
Ils seront affichés en suivant dans l’entreprise par le service Ressources Humaines.
A la proclamation des résultats, ces derniers seront transmis aux organisations syndicales signataires par mail.
CALENDRIER DES OPERATIONS ELECTORALES
Le calendrier du premier tour des élections professionnelles est établi comme suit :
Le calendrier du second tour des élections professionnelles est établi comme suit :
La date limite d’envoi des procès-verbaux à l'inspection du travail est fixée au 21/11/2022.

MOYENS ALLOUES AU CSE

Locaux sociaux et matériel informatique
Un local syndical commun est attribué au sein de l’entreprise dont la répartition des 8 bureaux sera la suivante :
Un pour la secrétaire administrative ;
Un pour le CSE et ses différentes commissions ;
Un pour l’archivage des documents ;
Un pour les réunions ;
Un pour chaque organisation syndicale (CFDT, CFE-CGC, CGT et FO)
Le local syndical sera doté du matériel nécessaire au fonctionnement (tables, chaises, armoires fermant à clé, matériel informatique et ligne téléphonique).

Moyens de communication

Panneaux d’affichage CSE 
Conformément aux dispositions du Code du Travail, l’affichage des communications du CSE s’effectuent librement sur des panneaux réservés à cet usage.
Panneaux d’affichage syndicaux
Conformément aux dispositions du Code du Travail, l’affichage des communications syndicales s’effectuent librement sur des panneaux réservés à cet usage, distincts de ceux affectés aux communications de CSE. 
Un exemplaire des communications syndicales est transmis à l’employeur simultanément à l’affichage.
Mise à disposition des écrans pour le CSE
Pour l’ensemble des communications relatives aux activités du CSE, les membres de ce dernier pourront utiliser les écrans pour la diffusion des informations. Pour rappel, les écrans ne pourront pas être utilisés pour la diffusion d’informations à caractère syndical.
Les communications devront être transmises à XXXXXXXXXXX (XXXXXXXXXXX) et XXXXXXXXXXX (XXXXXXXXXXX) ou toute autre personne désignée par la direction ultérieurement.
Modalité de transmission : 
La communication devra être réalisée sous format power point
Elle devra être communiquée vers le 15 de chaque mois.

Mise à dispositions des documents dans la BDESE
Les documents à transmettre aux organisations syndicales seront disponibles dans la BDESE. Une alerte sera envoyée à chaque élu lors du dépôt de tout nouveau document. 

DUREE DU PROTOCOLE
Le présent protocole d'accord est conclu pour les élections des membres du comité social et économique de l'année 2022 pour une durée de 4 ans.
Il sera établi en autant d'exemplaires originaux que de parties à la négociation. Un exemplaire original sera transmis par la Direction à l'inspection du travail du siège de l'entreprise.
Il sera consultable par l'ensemble des salariés sur la GED RH de l'entreprise. 

Fait à Lacq, le 13 juillet 2022



Page de signatures
Pour Toray CFE

XXXXXXXXXXX – Président Directeur Général			________________


XXXXXXXXXXX – Directeur Juridique et Ressources Humaines		________________
Pour les organisations syndicales


Pour la CGT
XXXXXXXXXXX, Délégué Syndical CGT Toray			________________

Pour la CFE-CGC
XXXXXXXXXXX, Délégué Syndical CFE-CGC			________________

Pour FO
XXXXXXXXXXX dûment mandaté par le syndicat FO	   
                                                                                                                     ________________

Pour la CFDT
XXXXXXXXXXX dûment mandaté par le syndicat CFDT		________________