PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL 
RELATIF AUX ELECTIONS PROFESSIONNELLES
AU SEIN DE L’UES AUTRES FILIALES
Elections octobre 2018


ENTRE LES SOUSSIGNEES

L’UES AUTRES FILIALES, dont le siège social est situé 83 avenue de la Grande Armée à Paris (75782), représentée par X , agissant en qualité de Directeur des Ressources Humaines Groupe InVivo,


D’UNE PART


ET

L’Organisation syndicale SFTA-CFDT, représentée par X, en sa qualité de Délégué Syndical central de l’UES INVIVO,

L’Organisation syndicale S.N.Co.A. CFE-CGC, représentée par X, en sa qualité de délégué Syndical central de l’UES INVIVO,

L’Organisation syndicale FNAF-CGT, représentée par X en sa qualité de Délégué Syndical central de l’UES INVIVO,

L’Organisation syndicale FGTA-FO, représentée par X, en sa qualité de Délégué Syndical central de l’UES INVIVO,


D’AUTRE PART



SOMMAIRE

Contenu





























PREAMBULE

Les sociétés composant le pôle d’activités Autres filiales ont convenu de la création de l’UES Autres filiales, par accord collectif signé le 20 juin 2018 avec les partenaires sociaux. 

La création de cette nouvelle UES entraîne, de fait, la fin des mandats des précédents représentants du personnel au sein des entités membres de l’UES Autres filiales, qui arrivaient naturellement à échéance le 15 octobre 2018.

En outre, l’ordonnance Macron n° 2017-1387 du 22 septembre 2017 est venue profondément modifier l’organisation des instances représentatives du personnel, en fusionnant les 3 mandats (CE, DP et CHSCT) en un seul, le CSE (Comité Social et Economique).



Les parties se sont réunies les 5 juin, 20 juin et 25 juin pour négocier le présent accord préélectoral et ont convenu de ce qui suit, en vue des élections professionnelles des différents CSE, en application des articles L. 2314-4 et suivants du Code du travail.


Les convocations ont été envoyées le 4 mai 2018 aux délégués syndicaux actuellement mandatés, qui se sont présentés et ont négocié le présent accord. 




IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT


ARTICLE 1 – CHAMP D’APPLICATION

Le présent accord a vocation à s’appliquer à l’ensemble des sociétés composant l’UES Autres filiales, à savoir:

INVIVO GROUP, 
INVIVO EVENTS, 
INVIVO FOOD AND TECH, 
OUIFIELD
INVIVO TRADING.


ARTICLE 2 – DATE – HORAIRES – LIEU DES ELECTIONS

Les élections professionnelles se déroulant exclusivement au moyen du vote électronique, les élections se dérouleront sur plusieurs jours et ce, pour les deux tours de scrutin.

La date des élections est fixée pour le premier tour de scrutin du 11 octobre 2018 à partir de 10 heures jusqu’au 17 octobre 2018 à 14 heures.
Au regard de la durée du scrutin, une relance sera adressée aux salariés le lundi 15 octobre à 10h sur l’adresse mail professionnelle des salariés.

Au cas où un second tour serait nécessaire, il aurait lieu du 25 octobre 2018 jusqu’au 31 octobre 2018, dans les mêmes conditions d'horaires et de lieu.

Le vote électronique permet aux salariés de voter à n’importe quel moment de la journée au cours de la période d’ouverture du scrutin, depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone sur leur lieu de travail, en déplacement professionnel, à leur domicile ou en tout autre lieu de leur choix.


Toutes facilités seront accordées à l’ensemble des salariés pour leur permettre de voter. Le temps nécessaire à chaque électeur pour voter n'entraînera aucune réduction de salaire.


ARTICLE 3 – CSE – RÉPARTITION ET NOMBRE DE SIÈGES

L’UES Autres filiales est composée d’un établissement unique :




L’effectif de l’établissement arrêté à la date du 31 mai 2018 est le suivant :




Sont pris en compte pour le calcul de cet effectif :
- Les salariés titulaires d’un CDI,
- Les salariés titulaires d’un CDD ou d’un contrat d’intérim pour surcroit de travail (au prorata temporis de leur durée du travail et de la durée de leur contrat),
- Les salariés mis à disposition par des entreprises extérieures, dès lors que deux conditions sont remplies à la date du premier tour des élections : ils sont présents dans les locaux de l’entreprise et y travaillent depuis au moins 1 an.


Compte tenu des effectifs des établissements, le CSE Autres filiales sera composé de 10 titulaires et de 10 suppléants.

Conformément à l’article L. 2314-11 du Code du travail, les membres titulaires et suppléants sont élus sur des listes établies pour chaque catégorie de personnel :
- d'une part, par le collège des ouvriers et employés,
- d'autre part, par le collège des ingénieurs, chefs de service, techniciens, agents de maîtrise et assimilés.

Dans la mesure où l’établissement comporte plus de 25 ingénieurs, chefs de service et cadres administratifs, commerciaux ou techniques assimilés sur le plan de la classification, cette catégorie constitue un 3ème collège.


Conformément l’article L. 2314-13 du Code du travail, les listes de candidats doivent respecter une représentation équilibrée des hommes et des femmes la plus juste possible. Pour chaque collège électoral, les listes mentionnées à l'article L. 2314-29 qui comportent plusieurs candidats seront obligatoirement composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale pour ledit collège. Les listes sont composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des sexes. 

Lorsque l'application de cette règle n'aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à l'arrondi arithmétique suivant :
- arrondi à l'entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5,
- arrondi à l'entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.

En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.

Lorsque l'application de ces règles conduit à exclure totalement la représentation de l'un ou l'autre sexe, les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe qui, à défaut ne serait pas représenté. Ce candidat ne peut être en première position sur la liste. 

Il est précisé que la répartition des sièges entre les différents collèges électoraux est effectuée proportionnellement aux effectifs de chaque collège électoral avec attribution des sièges restant sur la base du plus fort reste, dans le respect des dispositions règlementaires applicables et indépendamment du sexe des candidats.

Les tableaux ci-après présentent l’effectif (et la proportion) par CSP et par sexe, et par voie de conséquence l’attribution des sièges par collège et par sexe.

Il est rappelé que le nombre et la répartition des sièges sont identiques pour les titulaires et les suppléants. 

Les 200 salariés rattachés au CSE Autres filiales sont ainsi répartis :






Les parties conviennent de répartir les 10 sièges du CSE Autres filiales comme suit :




ARTICLE 4 – PERSONNEL ELECTEUR / ELIGIBLE – LISTE ELECTORALE

Article 4.1 – Conditions d’électorat et d’éligibilité

Les conditions d'électorat et d'éligibilité sont celles prévues par les articles L. 2314-18 et suivants du Code du travail.

Sont électeurs les salariés entrant dans le champ d’application du présent protocole tel que défini à l’article 1 et qui répondent  aux conditions cumulatives suivantes à la date du premier tour des élections (soit le 11 octobre 2018) :
- Être âgé de 16 ans révolus,
- Avoir acquis une ancienneté d’au moins 3 mois dans le Groupe,
- Avoir la capacité électorale,
- Ne pas représenter l’employeur.


L’article L.2314-23 du Code du travail fixe les conditions d’électorat des salariés mis à disposition dans l’entreprise où ils exercent leur activité. Ainsi, ils peuvent voter dans cette dernière à la condition expresse d’y avoir travaillé pendant 12 mois continus de présence.
Les salariés mis à disposition seront invités à indiquer, à l’aide d’un formulaire qui leur sera remis en main propre en juillet 2018, s’ils choisissent d’exercer leur droit de vote dans l'entreprise qui les emploie ou dans l'entreprise utilisatrice. 


Sont éligibles les électeurs qui répondent  aux conditions cumulatives à la date du premier tour des élections (soit le 11 octobre 2018) :
- Être électeur dans le collège dont on sollicite les suffrages,
- Être âgé de 18 ans révolus,
- Avoir acquis une ancienneté d’au moins un an dans le Groupe,
- Ne pas être conjoint, partenaire d'un pacte civil de solidarité, concubin, ascendant, descendant, frère, sœur et allié au même degré de l'employeur. 

Les salariés travaillant à temps partiel simultanément dans plusieurs entreprises ne sont éligibles que dans l'une de ces entreprises. Ils choisissent celle dans laquelle ils font acte de candidature. 


De convention expresse, seront exclus des listes électorales, les collaborateurs suivants, en raison de leur fonction les conduisant à disposer de délégations de pouvoir et d’autorité :
- Directeur général du Groupe InVivo,
- Directeur des ressources humaines du Groupe InVivo,
- Directrice administrative et financière du Groupe InVivo,
- Responsable Ressources humaines InVivo Group,
- Responsable Ressources humaines InVivo Trading,
- Responsable Ressources humaines InVivo Food & Tech.
Article 4.2 – Présentation des listes électorales

Les listes électorales seront établies par la Direction et présentées par collège.

Par souci de confidentialité, ne figureront sur les listes électorales que les informations suivantes :
- nom, prénom,
- âge,
- ancienneté,
- société de rattachement,
- catégorie professionnelle,
- lieu de travail. 

Les listes électorales seront présentées par ordre alphabétique.

Toute organisation syndicale présentant des candidats pourra demander communication de ces listes. 

Ces listes seront mises en ligne sur Planet et affichées sur chaque site, le 4 septembre 2018, avec une note rappelant les règles d’électorat.

Les salariés et/ou organisations syndicales qui souhaiteraient formuler une demande (omission, erreurs…) pourront envoyer un email sur l’adresse    au plus tard le vendredi 14 septembre 2018 à 12h.

La direction se réserve le droit de refuser toute demande non justifiée au regard des règles d’électorat.

Dans le cas où des modifications seraient apportées sur les listes électorales, un second affichage (comportant les mêmes informations) sera réalisé le mercredi 19 septembre 2018. 

En tout état de cause, les contestations relatives à l’électorat seront portées devant le tribunal d’instance de Paris dans les 3 jours qui suivront la publication des listes électorales définitives. 

ARTICLE 5 – INFORMATION DU PERSONNEL 

Le jeudi 12 juillet 2018, le personnel sera informé par voie d'affichage et sur Planet du déroulement des élections.
Cette information sera adressée par courrier au domicile des salariés absents pour une longue durée (congé maternité, congé parental ou arrêt longue maladie).

Une réunion de 30 minutes le même jour à 12h, à destination de l’ensemble des salariés de l’UES Autres filiales, sera organisée et animée par la direction des ressources humaines pour informer les salariés sur la création de l’UES, la mise en place des CSE et les modalités pratiques concernant les élections professionnelles. 

Les parties conviennent d’organiser une réunion plénière entre les salariés et les candidats affiliés à une organisation syndicale le mardi 11 septembre 2018 de 11h à 12h.
Au cours de cette réunion, animée par la direction des ressources humaines, 2 candidats représentants de chaque organisation syndicale actuellement représentative prendront la parole pendant 10 minutes maximum. 
L’ordre de passage, déterminé par tirage au sort le 25 juin 2018, est le suivant : en premier la FNAF-CGT, puis FO, la SFTA-CFDT, la S.N.Co.A. CFE-CGC et enfin la CFTC.
Le contenu des interventions et le support est laissé au libre choix des candidats (powerpoint, vidéo, simple interaction avec les salariés).
Il est entendu que chacun des intervenants s’engage à respecter les autres organisations syndicales et l’entreprise. 

Les salariés de l’UES Autres filiales pourront assister à ces deux réunions, qui se dérouleront pendant le temps de travail et sans aucune réduction de salaire. 
Ces temps d’intervention seront filmés et accessibles en replay jusqu’à la fin du second tour des élections professionnelles.  














ARTICLE 6 – CANDIDATURES ET PROPAGANDE ELECTORALE

Article 6.1 – Premier tour

Le premier tour est réservé aux organisations syndicales.

Les organisations syndicales établiront leurs listes de candidats par collèges, en distinguant titulaires et suppléants, en utilisant le modèle fourni par la direction des ressources humaines.

Les listes de candidats comporteront les informations suivantes :
- nom,
- prénom,
- société d’appartenance,
- établissement de rattachement administratif (indiqué dans le logiciel paie). 

Peuvent présenter des candidats, toutes les organisations syndicales habilitées à négocier le protocole d’accord préélectoral, à savoir celles remplissant les critères ci-après :
- être représentatives au niveau national et interprofessionnel (en satisfaisant aux critères de l'article L. 2121-1 du Code du travail),
- être représentatives à la fois dans des branches de l'industrie, de la construction, du commerce et des services,
- avoir recueilli au moins 8 % des suffrages exprimés résultant de l'addition au niveau national et interprofessionnel des suffrages exprimés (la mesure de l'audience s'effectue tous les quatre ans).

Il est rappelé que :
- les listes de candidats ne pourront pas comporter plus de candidats que de sièges à pourvoir ;
- les listes incomplètes sont admises ;
- chaque candidat peut postuler dans son collège à la fois pour le siège de titulaire et pour le siège de suppléant. S’il est élu titulaire et suppléant, il prendra automatiquement le siège de titulaire et le siège de suppléant reviendra au candidat susceptible d’être élu dans cette même liste. A défaut de candidat sur la même liste de suppléant, le siège sera redistribué sur une autre liste en suivant les règles de représentativité proportionnelle. Si le candidat élu démissionne ensuite de sa fonction de titulaire, il ne pourra prétendre ensuite à des fonctions de suppléant. 

Conformément à l’article L.2314-30 du Code du travail, les listes qui comportent plusieurs candidats devront être composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale. L’organisation syndicale a le choix de positionner un homme ou une femme en premier sur la liste.
Les listes sont en outre composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des sexes.
Dans le cas où 2 sièges sont à pourvoir, la liste devra donc obligatoirement se composer alternativement d’un homme puis d’une femme, ou l’inverse.  
Dans le cas où un seul siège serait à pourvoir, l'exigence de parité ne s’applique pas. Un homme ou une femme pourra ainsi se présenter, quand bien même la proportion de l’un des deux sexes serait beaucoup plus élevée que l’autre.

Il est convenu entre les parties que les organisations syndicales auront la possibilité de déposer des listes inter-syndicales.
Les organisations syndicales devront indiquer, sur les listes déposées, la répartition qu’elles souhaitent entre elles, afin de répartir les suffrages exprimés. A défaut d'indication, la répartition des suffrages se fera à part égale entre ces organisations. 
Les listes affichées feront état de cette répartition.
Dans le cas d’une liste inter-syndicale, la profession de foi sera commune. 
La répartition souhaitée pour le calcul de la représentativité sera la même pour les listes de titulaires et de suppléants.


Les listes de candidats ainsi que les professions de foi, seront à transmettre par les organisations syndicales, au plus tard le mardi 25 septembre 2018, par le moyen de leur choix, à X :
> par mail adressé à  , au plus tard à 11h (qui en accusera réception),
> par courrier remis en main propre contre signature, au plus tard à 11h,
> par courrier recommandé avec accusé de réception (comportant les mentions « personnel et confidentiel » et « ne pas dématérialiser »), au plus tard après passage du facteur, à l’adresse :
InVivo Group
Siège opérationnel
Tour Carpe diem, R+15, Service RH
A l’attention de X
CS 50112
92098 LA DEFENSE Cedex


Les listes de candidats et les professions de foi seront mises en ligne le mercredi 26 septembre à 14h sur Planet, dans la rubrique dédiée aux élections professionnelles. 
L’ordre de présentation des listes sera déterminé par tirage au sort le mardi 25 septembre 2018 à l’issue du dépôt des listes de candidats.
Les listes et les professions de foi seront également affichées sur les panneaux d’affichage des sites hors Carpe diem et Malakoff. 

Les parties conviennent que l’ordre de présentation des listes de candidats, et donc des organisations syndicales, sur le site de vote électronique sera aléatoire à chaque connexion sur le site. 
La possibilité de voter blanc sera toujours placée en dessous de l’ensemble des listes de candidats affiliés aux organisations syndicales. 

Les professions de foi de chaque liste devront respecter les prérequis techniques suivants :
- format .pdf de 2 Mo au maximum,
- une page A4 recto verso,
- couleurs ou noir et blanc.

Par ailleurs, les listes déposées peuvent être accompagnées d’un logo qui sera affiché sur le site de vote électronique. Dans ce cas, le logo doit respecter les prérequis techniques suivants :
- format .png,
- taille de 200 pixels x 200 pixels.

Article 6.2 – Second tour

Un second tour, ouvert aux candidatures non syndicales et aux candidatures syndicales admises au premier tour, sera organisé dans l’un des cas suivants :
- absence de quorum au premier tour, c'est-à-dire nombre de votants inférieur à la moitié des électeurs inscrits (le quorum est atteint dès lors que la moitié des électeurs inscrits a émis un vote valable. Les votes blancs ne constituent pas un vote valable),
- absence totale ou partielle de candidatures au premier tour.



Seront admises les listes :
- des organisations syndicales ne satisfaisant pas aux critères de respect des valeurs républicaines et d’indépendance et non constituées depuis au moins 2 ans ;
- des organisations syndicales non représentatives,
- de candidats libres : chaque candidat isolé étant considéré comme une liste.

Les listes présentées au premier tour par une organisation syndicale sont considérées comme maintenues pour le second, sous réserve des modifications expressément apportées par ce syndicat, par exemple suite au retrait d’un candidat.

Les résultats du premier tour seront mis en ligne sur Planet et affichés sur les panneaux d’affichage le mercredi 17 octobre 2018 dans l’après-midi.

Si besoin, un appel à candidatures indiquant le nombre de sièges restant à pourvoir et les collèges concernés sera également mis en ligne sur Planet et affiché pour pourvoir les sièges restants.

La constitution des listes de candidats s’effectuera dans les mêmes conditions pour le second tour.

Les listes de candidats ainsi que les professions de foi seront à transmettre au plus tard le lundi 22 octobre 2018 à 12h, par le moyen de leur choix à X :
> par mail adressé à   (qui en accusera réception)
> par courrier remis en main propre contre signature.


Les listes de candidats et les professions de foi seront mises en ligne le mardi 23 octobre à 14h sur Planet, dans la rubrique dédiée aux élections professionnelles, dans les mêmes conditions que pour le premier tour. 

Article 6.3 – Propagande électorale

Les organisations syndicales assureront librement leur propagande électorale dans le cadre des dispositions relatives à l’exercice du droit syndical et du dialogue social (notamment Groupe InVivo) dans le périmètre concerné : affichage (borne syndicale à Paris et panneaux d’affichage sur sites), distributions de tracts, réunions (dans des locaux dédiés)…

Chaque organisation syndicale sera également habilitée à transmettre à la Direction des ressources humaines, une profession de foi selon les conditions ci-dessus décrites.

De convention expresse, et pour ne pas influencer les scrutins, la propagande électorale sera interdite :
- Du jeudi 11 octobre au mercredi 17 octobre 2018,
- Et en cas de second tour, du jeudi 25 octobre au mercredi 31 octobre 2018.

ARTICLE 7 – VOTE ELECTRONIQUE

Il a été décidé de recourir exclusivement au vote électronique pour les élections professionnelles d’octobre 2018. 

Les modalités entourant le dispositif de vote électronique sont décrites dans l’annexe 1 au présent protocole. 
La société prestataire spécialisée dans la mise en place de solutions de votes sécurisées par internet qui a été choisie est la société Voxaly.

Pendant l’ouverture des scrutins, les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme, de n’importe quel terminal internet (de leur lieu de travail, de leur propre ordinateur, par mobile, de leur domicile ou tout autre lieu de leur choix) en se connectant sur le site internet sécurisé propre aux élections professionnelles.
Par mesure de sécurité et de confidentialité, aucune donnée ne sera enregistrée dans l’historique de navigation des ordinateurs professionnels des salariés.


Les membres du bureau de vote et la direction disposeront d’outils de suivi des scrutins (taux de participation et état du site de vote) de l’ouverture à la clôture de chacun des tours.

ARTICLE 8 – BUREAU DE VOTE 

Les parties conviennent de constituer un bureau de vote, qui sera établi pour les deux tours.

Le bureau de vote sera chargé de coordonner le bon déroulement des élections et de procéder au dépouillement des voix.

Ce bureau sera situé dans les locaux du siège social du Groupe InVivo : 31 Place des Corolles à Courbevoie (92400).

Pour des raisons pratiques et d’impartialité, le bureau de vote sera constitué de :
Un Président qui :
sera l’électeur le plus ancien ayant pour lieu de travail, 31 Place des Corolles à Courbevoie (92400),
ne sera pas candidat aux élections et ne sera pas affilié à une organisation syndicale,
OU à défaut, un salarié volontaire du même site géographique, non candidat aux élections et non affilié à une organisation syndicale ;
Deux assesseurs : 
le second électeur le plus ancien ayant pour lieu de travail, 31 Place des Corolles à Courbevoie (92400), non candidat aux élections et non affilié à une organisation syndicale,
le plus jeune électeur ayant pour lieu de travail, 31 Place des Corolles à Courbevoie (92400), non candidat aux élections et non affilié à une organisation syndicale.
OU à défaut, deux salariés volontaires du même site géographique, non candidats aux élections et non affiliés à une organisation syndicale.


L’employeur formera, avant l’ouverture du scrutin du premier tour, les membres du bureau de vote à l’utilisation des outils du site de vote qui leur permettront d’assurer leurs missions. 

Les membres du bureau de vote seront chargés de procéder à l’ouverture du scrutin lors des deux tours, soit les 11 et 25 octobre. Leur présence sera requise de 9h45 à 10h15 environ, en présence d’un huissier de justice (comme mentionné à l’article 10). 

Lors de la formation, les membres du bureau de vote généreront trois codes secrets correspondant à trois clés de déchiffrement (une pour chaque membre). 
Durant la période de vote, l’ensemble des suffrages exprimés sont chiffrés dès leur expression et conservés dans le système de vote. 
Seuls les détenteurs des clés de déchiffrement pourront, après clôture, déchiffrer les suffrages pour accéder aux résultats. Au moins 2 des 3 clés de déchiffrement sont nécessaires pour générer les opérations de dépouillement des urnes.

Le temps passé pour les élections professionnelles par les membres du bureau de vote sera considéré comme du temps de travail effectif et n’entrainera aucune diminution de salaire.


ARTICLE 9 – DELEGUES DE LISTE

Chaque organisation syndicale présentant des candidats aux élections professionnelles pourra désigner un délégué de liste.

Le délégué de liste désigné par son organisation syndicale devra être candidat aux élections professionnelles du CSE.

Chaque organisation syndicale communiquera par mail à X, le 28 septembre 2018 au plus tard, les noms et prénoms de son délégué de liste.

Les délégués de liste pourront être scrutateurs au moment de la formation des membres des bureaux de vote, du dépouillement du premier tour et de l’éventuel second tour.
Ces délégués de liste pourront se rendre durant toute la période de scrutin, dans les salles de vote dédiées des sites.
Les délégués pourront avoir accès aux taux de participation des élections, pendant le scrutin.

Ces temps d’absence seront considérés comme temps de travail rémunéré.

Les frais de transports et d’hébergement en cas de déplacement sur les autres sites leurs seront remboursés sur justificatifs.

Dès la connaissance de leur identité par la Direction des Ressources Humaines, les délégués de liste pourront se rendre sur les sites, dans le cadre et les conditions d’exercice de la propagande électorale visée à l’article 6.3.

Leurs absences pour les besoins de ces missions, leur seront décomptées comme temps de travail effectif.


ARTICLE 10 – HUISSIER DE JUSTICE

Les parties conviennent que dans le but de sécuriser les résultats des élections professionnelles, objet du présent protocole, un huissier de justice sera présent dans le bureau de vote centralisateur :
- lors de l’ouverture du scrutin, soit le 11 octobre 2018 et le 25 octobre 2018 en cas de second tour,
- lors de la clôture du scrutin et pendant toute la durée des opérations de dépouillement.

L’huissier de justice sera rémunéré par l’employeur. 










ARTICLE 11 – MATERIEL DE VOTE

Le matériel de vote sera envoyé le vendredi 05 octobre 2018 pour le premier tour au domicile de chaque salarié électeur (adresse indiquée dans le logiciel paie). 


Il comprend :
- au recto : un courrier lui communiquant son numéro d’identifiant et son code secret ;
- au verso : une notice avec des copies d’écran lui indiquant les principales étapes pour voter sur le site.

En cas de perte de cet identifiant et/ou du mot de passe, le salarié devra prendre directement contact avec l’assistance téléphonique ou faire une demande en ligne sur le site de vote.
De nouveaux codes lui seront adressés par SMS ou mail (au choix du salarié) et les anciens codes seront inutilisables. 

Les identifiant et mot de passe communiqués pour le premier tour serviront aussi pour le second tour. Il n’y aura donc pas d’envoi d’un deuxième courrier pour le second tour.


ARTICLE 12 – DEROULEMENT DU VOTE ELECTRONIQUE

La connexion a lieu par le navigateur internet à l’aide de l’adresse communiquée dans le courrier adressé au domicile des salariés ou sur l’affiche sur les sites :



Le déroulement est le suivant :
- l’électeur pourra accéder, 24 heures sur 24, au site de vote gratuitement à partir de tout terminal connecté à internet,
- après identification sur le site de vote avec ses codes de connexion personnels, le service affiche les élections auxquelles l’électeur est autorisé à participer,
- les listes sont affichées de façon aléatoire à chaque connexion,
- l’électeur choisit une élection (titulaires ou suppléants). L’élection pour laquelle il a déjà voté n’est plus sélectionnable,
- le service affiche les listes des candidats pour l’élection choisie et pour le collège de l’électeur,
- l’électeur peut choisir une liste complète, raturer des candidats ou voter blanc,
- le choix de l’électeur lui est rappelé et il peut le modifier,
- l’électeur confirme son vote après avoir préalablement saisi sa date de naissance,
- un accusé de réception téléchargeable et/ou imprimable lui confirme l’enregistrement définitif de son vote,
- à tout moment, l’électeur peut interrompre le processus et le reprendre (avant confirmation de son vote).








ARTICLE 13 – ASSISTANCE ELECTEURS

Durant toute la période de vote, un service d'assistance mis en place par le prestataire se tiendra à la disposition des électeurs qui rencontreraient des problèmes techniques ou qui auraient égaré leurs codes.

L’assistance téléphonique, apporte une aide technique en cas de difficultés, remontées de la part de l’électeur. Elle permet également de communiquer la procédure à suivre en cas de perte ou de non réception de ses codes de vote.

Le salarié qui souhaite obtenir des nouveaux codes peut le faire par deux moyens :
- en appelant l’assistance téléphonique, joignable les jours ouvrés d’ouverture du scrutin (les deux tours) entre 9h et 18h,
- en se connectant sur le site de vote électronique.

Aux fins d’authentification pour garantir la confidentialité dans la transmission des informations auprès des salariés électeurs, il est prévu que la Direction envoie préalablement à Voxaly un fichier reprenant les éléments suivants : nom, prénom, date de naissance, code postal du lieu d’habitation (tel qu’indiqué dans le logiciel paie), clé du numéro de Sécurité Sociale (2 derniers chiffres uniquement) de chaque salarié électeur.

Ces données permettront de procéder par questionnement à la vérification de l’identité de l’électeur afin de pouvoir répondre à sa demande.

Dans le cas où le salarié aurait égaré ses codes, de nouveaux codes lui seront renvoyés (après processus d’identification mentionné ci-dessus) par SMS ou mail (respectivement sur le numéro de téléphone ou l’adresse de son choix, à communiquer lors de la demande). 
Par mesure de sécurité, les codes initiaux seront immédiatement désactivés.


En outre, la direction des ressources humaines met à la disposition des salariés qui le souhaitent une adresse mail générique, pour pouvoir répondre aux questions des salariés :



Cette adresse mail ne se substitue pas aux services de l’assistance téléphonique de Voxaly, et ne pourra aucunement communiquer aux salariés électeurs des codes d’accès ni enregistrer leurs votes.

ARTICLE 14 – DEPOUILLEMENT ET RESULTATS DU VOTE

Les opérations de dépouillement sont réalisées sous le contrôle des membres du bureau de vote et en présence d’un huissier de justice.

Le résultat du vote sera proclamé en séance publique.

Le processus de dépouillement est le suivant :
- clôture du site internet de vote,
- déchiffrement des suffrages à l’aide des clés des membres du bureau de vote,
- calcul automatique des résultats et attribution des sièges,
- téléchargement des listes d’émargement, des procès-verbaux, des synthèses du tour, des éléments d’établissement de la représentativité,
- impression et signature des procès-verbaux,
- proclamation des résultats.


ARTICLE 15 – PROCES-VERBAUX

Des procès-verbaux seront établis pour permettre de faire état des résultats du scrutin. 

4 exemplaires originaux par élection sont signés par les membres du bureau de vote et se voient apposer le cachet de l’employeur.

Chaque liste ayant présenté des candidats peut se faire remettre une copie de ces procès-verbaux sur simple demande.

Le jour même du dépouillement du premier tour, les résultats sont affichés sur les panneaux d’affichage et l’appel au second tour sera effectué cas échéant.

Communication de deux exemplaires en est faite à l’inspecteur du travail territorialement compétent dans les 15 jours suivant la fin des élections. 

Parallèlement, un exemplaire est transmis au Centre de Traitement des Elections Professionnelles.


ARTICLE 16 – DUREE DU PROTOCOLE

Ce protocole vaut pour les élections des représentants du personnel au sein de l’UES Autres filiales se tenant en octobre 2018, et pour la durée du mandat des représentants qui y seront élus.

Il est également valable pour toute élection à venir au cours du mandat (sauf dénonciation).























ARTICLE 17 – PUBLICITE 

Le présent protocole sera déposé dès sa conclusion, par les soins de la direction, en deux  exemplaires, dont une version sur support papier signée des parties par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, et une version sur support électronique, à la DIRECCTE.

Conformément aux dispositions de l’article 2 du décret n° 2017-752 du 3 mai 2017, une version rendue anonyme du présent accord (sans mention des noms et prénoms des négociateurs et des signataires), sera également déposée par la direction en vue de sa publication sur la base de données nationale.

Un exemplaire du présent accord sera conservé par chacun des signataires.

L’accord sera diffusé sur l’intranet Planet et sera affiché sur les sites du périmètre de l’UES Autres filiales, sur les panneaux d’affichage de la direction.

Fait à Paris, le 29 juin 2018, en 5 exemplaires

Pour les entreprises :

INVIVO GROUP, INVIVO EVENTS, INVIVO FOOD AND TECH, OUIFIELD et INVIVO TRADING,

Représentées par
Directeur Ressources humaines Groupe InVivo







Pour les Organisations Syndicales :

SFTA-CFDT 								S.N.Co.A. CFE-CGC










FGTA-FO								FNAF-CGT 
							



ANNEXES

Annexe 1 :	Description détaillée du fonctionnement de Voxaly

Annexe 2 :	Calendrier des opérations 



Annexe 1 : Description détaillée du fonctionnement de Voxaly

1.	Les exigences de sécurité pour le vote

La sécurité du scrutin est un enjeu majeur pour la réussite des élections. 

1.1.	Anonymat

L’anonymat lors des échanges Internet avec l’électeur

Sur la base de la liste électorale consolidée, le prestataire devra attribuer à chaque électeur un code d’accès unique.
Le prestataire génère un code d’accès pour chaque électeur, qui sert d’identifiant unique lors de l’authentification sur les services de vote. Ces codes d’accès sont générés de façon non prédictible.
Les codes sont adressés par courrier à son domicile.

Au niveau de l’authentification sur les services de vote, un mécanisme est mis en place pour éviter de deviner les mots de passe, en bloquant toute tentative de recherches multiples.

Sur le site Internet, le nom et toutes autres informations nominatives, ne sont jamais affichés.

L’anonymat des votes et la confidentialité : séparation des informations nominatives du bulletin

L’urne recueillant les suffrages et la liste d’émargement sont deux espaces totalement distincts. Il s’agit de deux espaces de stockage sans aucun lien ni relation entre les deux. 
Lorsque l’électeur confirme son vote, l’ensemble du traitement est réalisé selon un mécanisme assurant une intégrité parfaite entre la tenue de la liste d’émargement et l’insertion dans l’urne.
De plus, ce traitement garantit l’intégrité du scrutin lors des accès simultanés. Il impose un ordonnancement séquentiel, empêchant, par un exemple, un électeur de voter deux fois simultanément.

La préservation de l’anonymat

Comme indiqué ci-dessus, chaque bulletin inséré dans l’urne ne comprend aucune référence (référence nominative ou référence technique) à l’électeur. Par absence de référence, il faut entendre aucun nom, aucune adresse, mais aussi aucun identifiant, ni même aucune empreinte d’un éventuel identifiant qui permettrait, par des traitements croisés ou de jointure, de pouvoir retrouver ultérieurement l’électeur. Le bulletin est totalement anonyme, même après la clôture. De plus, lorsque les bulletins sont extraits de l’urne, ils sont mélangés afin d’éviter toute tentative de rapprochement chronologique avec les émargements.
L’anonymat est toujours préservé, même après le dépouillement et l’usage des clés de déchiffrement.

1.2.	Confidentialité et chiffrement

Pour garantir la confidentialité, Voxaly chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucun interruption. Le bulletin n'est ainsi jamais « déchiffré » sur le serveur applicatif. 

Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :
- le chiffrement sur le poste de travail, via une implémentation locale en Javascript, est assuré afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement,
- la totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se font selon le protocole HTTPS/TLS ou SSL.

De plus, afin de renforcer la confidentialité, toutes les étapes intermédiaires de construction du bulletin sont réalisées en local sur le poste de l’électeur, sans aucun échange avec le serveur.
Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement. 

Cette architecture permet de répondre ainsi parfaitement aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption décrite dans sa dernière recommandation n° 2010-371 du 21 octobre 2010.

1.3.	Intégrité

Par intégrité, il faut entendre : « S’assurer que la saisie faite par le votant sera fidèlement retranscrite lors du dépouillement final ».

L’application assure l’intégrité des votes :
- après avoir exprimé son choix, l’électeur ne peut pas voter à nouveau pour la même élection,
- un électeur ne pas peut voter aux élections auxquelles il n’est pas inscrit,
- une tierce personne, non inscrite, ne peut pas voter.

La solution mise en œuvre est conçue pour garantir : 
- aucune altération lors de la saisie du vote Internet, via l’utilisation de HTTPS,
 aucune altération entre la saisie et le dépouillement final, via le chiffrement des bulletins.

1.4.	Disponibilité

Les services de vote par Internet est accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.
Afin de garantir la meilleure disponibilité, l’ensemble des équipements matériels est redondé.
Le délai de rétablissement du service après une panne est garanti contractuellement par l’hébergeur de la plate-forme Voxaly.
En fonction des limites définies (nombre de connexions simultanées), le système est capable de surveiller son propre trafic entrant et de le limiter, afin de garantir des temps de réponse optimums et éviter des engorgements.
La disponibilité est mesurée et testée régulièrement pendant toute la période de vote sans perturber ni altérer la sincérité des suffrages.
Enfin, afin de permettre aux instances de contrôle de surveiller elles-mêmes le bon fonctionnement de bout en bout les traitements applicatifs et cela tout en respectant la plus stricte régularité et sincérité du scrutin, Voxaly met à disposition des comptes ECOLE (identifiants et mots de passe attribués à des fins de test). 

1.5.	Authentification

Sur la base de la liste électorale consolidée, le prestataire attribue à chaque électeur un identifiant unique et un code d’accès unique.
Le code d’accès est généré de telle façon qu’il soit impossible de deviner l’identifiant d’une personne.
Le mot de passe est adressé par courrier à son domicile.
Au niveau de l’authentification sur les services de vote, un mécanisme est mis en place pour éviter de deviner les mots de passe, en bloquant toute tentative de recherches multiples.



2.	Le scellement du système et des données

Le scellement a pour but de s’assurer de la stabilité dans le temps des différents éléments et dans le cas contraire, de détecter immanquablement toute modification, quelle qu’en soit la forme ou la justification et avertir les personnes concernées.
Ces différents éléments sont surveillés en comparant leurs empreintes courantes par rapport à un jeu d’empreintes de référence, stocké sur un support stable et non modifiable.
Chaque traitement de surveillance donne lieu à une trace. En cas de différence, une alerte est remontée auprès de la supervision. 
Le journal des traitements est associé à l'archive finale réalisée lors de la fermeture du vote. 

3.	L’expertise

Depuis le décret du 25 avril 2007 et les dernières recommandations CNIL n° 2010-371 du 21 octobre 2010, la plate-forme de vote Voxaly est régulièrement expertisée par des sociétés spécialisées et indépendantes, à la demande de nouveaux clients.
Ces expertises ont toutes mis en évidence l’adéquation des solutions Voxaly avec les exigences requises en matière de vote électronique, sécurité, confidentialité, anonymat et intégrité des scrutins.

4.	Déclaration CNIL

Les principes fondateurs, les fonctionnalités, l’architecture fonctionnelle, applicative et technique du système de vote ont déjà été présentées à la CNIL à la division des affaires économiques.

Voxaly a des échanges réguliers avec la CNIL afin que ses applications et leurs évolutions soient toujours en conformité avec les recommandations.


Annexe 2 : Calendrier des opérations