PROTOCOLE D’ACCORD
RELATIF AUX MOYENS ET OUTILS
DES INSTANCES REPRESENTATIVES DU PERSONNEL






















































































































Entre les soussigné(e)s :

la CAF du Nord représentée par :
sa directrice général (par intérim)                                                             d’une part,


et


les Organisations syndicales représentatives,
d’autre part,


il a été conclu le présent accord :

PRÉAMBULE

Les moyens et outils mis à disposition des Instances Représentatives du Personnel s’inscrivent dans la démarche de développement du dialogue social, et doivent constituer un facteur d’amélioration de sa qualité. 

Ainsi, dans le cadre de la loi n°2004-391 du 4 mai 2004 relative au dialogue social, et de l’article 11 du protocole d’accord du 1er février 2008 sur l’exercice du droit syndical, les parties signataires du présent accord ont souhaité définir les modalités relatives à ces moyens et outils mis à disposition au sein de la Caf du Nord, ainsi que cadrer l’accès et l’utilisation des nouvelles technologies d’information et de communication aux Instances Représentatives du Personnel (IRP). 

L’accord concerne donc les représentants du personnel, salariés élus  ou  désignés  pour  représenter  les  intérêts  des salariés, et défendre leurs droits. Ils siègent dans différentes instances.

D’autres représentants du personnel, désignés par une organisation syndicale au plan national ou au plan local, sont également concernés : il s’agit notamment du délégué syndical et du représentant de la section syndicale.

Enfin, sont exclus de cet accord, les moyens relatifs aux crédits d’heures, ceux-ci étant cadrés par d’autres sources juridiques (Code du Travail, Protocole d’accord du 1er février 2008 relatif à l’exercice du droit syndical, Protocole d’Accord CSE et Règlement Intérieur du CSE). 


LES MOYENS ET OUTILS MIS A DISPOSITION DU CSE

Dans cet accord, le Comité Social et Economique (CSE) comprend l’ensemble de ses élus, ceux de la commission Santé Sécurité et Conditions de Travail (CSSCT) ainsi que les Représentants de proximité (RP). 

ARTICLE 1 – Les locaux mis à disposition du CSE

Principes généraux 

Conformément au Code du Travail, l’employeur est tenu de mettre à disposition du CSE un local aménagé du matériel nécessaire à l‘exercice de ses fonctions, au siège.

Sans porter atteinte à la libre circulation des représentants du personnel, le   local est accessible du lundi au vendredi, sur l’amplitude d’une journée de travail, conformément à l’article 4.2 du règlement d’horaire variable à la Caf du Nord, soit de 7 heures à 18 heures 30 minutes. 

Nombre de locaux

Bien que le code du Travail prévoit la mise à disposition d’un local à destination du CSE au siège ; les parties se sont entendues pour étendre ce principe afin d’harmoniser l’ensemble des locaux IRP sur la Caf du Nord.  

Des locaux seront mis à disposition du CSE sur l’intégralité des agences, en tenant compte de la configuration de celles-ci et des possibilités d’aménagements.  

Les nouveaux locaux seront mis à disposition du CSE progressivement à la suite des réalisations effectives des projets sur les différentes agences. 

Les espaces de stockage attribués restent à la disposition du CSE, à l’exception de l’espace de stockage au rez-de-chaussée du réfectoire de Lille. 

L’organisation du partage de ces espaces est laissée à la charge des IRP. 

En complément, et en cas d’indisponibilité du local, lorsqu’il est partagé, le CSE peut solliciter et utiliser les salles de réunion de la CAF afin de se réunir entre membres ou dans le cadre de rencontres avec les salariés, en se conformant aux directives en la matière (réservation de salle via ).

L’équipement mobilier du local CSE au siège 

Conformément au Code du travail, et afin d’assurer la bonne utilisation du local CSE non partagé situé au siège de l’Organisme, les parties se sont entendues pour conserver l’équipement mobilier actuel. Le petit mobilier pourra être renouvelé (exemple : chaises). 

L’équipement mobilier des locaux IRP 

Conformément au Code du travail, afin d’assurer la bonne utilisation des locaux IRP et d’harmoniser le mobilier des espaces sur la Caf du Nord, les parties se sont entendues pour aménager l’ensemble des locaux :
de deux bureaux pour le CSE,
d’une armoire à clé pour le CSE,
d’une boite à clé d’accès au local commune au CSE et aux OS,
d’une boite à clé pour l’accès à l’armoire du CSE. 

L’équipement informatique des locaux IRP

Conformément au Code du travail, pour assurer la bonne utilisation bureautique et informatique des locaux IRP, et d’harmoniser l’équipement informatique des espaces sur la Caf du Nord, les parties se sont entendues pour aménager chaque local IRP :
de deux ordinateurs fixes aux normes de l’organisme,
de deux claviers à fil, 
de deux souris à fil,
de deux webcams.

Afin d’assurer le respect des règles sanitaires, la Direction autorise les élus CSE dotés d’un casque avec micro intégré, au titre de leurs fonctions professionnelles, à utiliser le matériel dans le cadre de leurs fonctions représentatives. 

ARTICLE 2 – Les panneaux d’affichage du CSE



Principes généraux

Conformément au Code du Travail, le CSE doit disposer de ses propres panneaux d'affichage situés dans un lieu visible par les salariés.

Nombre de panneaux d’affichage 

La Direction s’engage à mettre 2 panneaux d’affichage à la disposition du CSE sur chaque agence, soit 18 panneaux sur la Caf du Nord :
2 panneaux d’affichage sur l’agence de Lille,
2 panneaux d’affichage sur l’agence d’Armentières,
2 panneaux d’affichage sur l’agence de Cambrai,
2 panneaux d’affichage sur l’agence de Douai,
2 panneaux d’affichage sur l’agence de Dunkerque,
2 panneaux d’affichage sur l’agence de Maubeuge,
2 panneaux d’affichage sur l’agence de Roubaix,
2 panneaux d’affichage sur l’agence de Tourcoing,
2 panneaux d’affichage sur l’agence de Valenciennes.

La Direction dote le CSE d’un présentoir à destination de la documentation relatives aux œuvres sociales sur chaque agence de la Caf du Nord (soit 9 présentoirs). 

Format des panneaux d’affichage 

Afin d’harmoniser l’ensemble des panneaux d’affichage sur la Caf du Nord, les parties se sont entendues sur le format suivant :
Panneau non vitré,
Surface d’affichage autocollante,
Format A2.




Emplacement des panneaux d’affichage

Afin de rendre les panneaux d’affichage visibles par les salariés, ils seront placés à côté :
des réfectoires de chaque agence, 
du local CSE au siège de l’Organisme, 
des locaux IRP sur les autres agences (hors siège). 


ARTICLE 3 – Le matériel mis à disposition du CSE

Le matériel visé dans cet article distingue :
Les « consommables » qui regroupent les fournitures de bureau, ainsi que les imprimantes et l’accès au Code du Travail ;
Le matériel informatique nomade. 




Principes généraux 

Conformément au Code du Travail, l'employeur met à la disposition du CSE le matériel nécessaire à l'exercice de ses fonctions. 

En principe, les frais courants de fonctionnement doivent être imputés sur la subvention de fonctionnement du CSE. Si des frais sont pris en charge par l'employeur, ils peuvent être déduits de la subvention de fonctionnement pour la documentation, la papeterie, les frais d'abonnement et de communications téléphoniques.

Le matériel « consommable » attribué au CSE

Les fournitures

Par exception au principe, la Direction s’engage à réaliser une à deux commandes de fournitures pour le CSE dans une limite de 300 € par an au total. Cette limite sera valable pour la durée du présent accord. Les commandes seront à réaliser hors période de fin d’année.

En cas de dépassement, ou de commande de fournitures en fin d’année, le coût sera à la charge du CSE. 

Les imprimantes

L'employeur met à la disposition du CSE les imprimantes de la Caf du Nord pour la réalisation des impressions nécessaires à l'exercice de ses fonctions. 

Mise à disposition d’un Code du Travail

L’employeur s’engage à mettre à disposition du CSE, un Code du Travail Dalloz papier dans sa version annotée et commentée. Le renouvellement du Code sera annuel. Les frais seront pris en charge par l’organisme.  




Le matériel informatique nomade

En plus de l’équipement informatique des locaux IRP, l’employeur met à la disposition du CSE le matériel informatique nomade nécessaire à l'exercice de ses fonctions.

Dans ce cadre, l’organisme équipe en téléphones portables :
Le secrétaire du CSE,
Le secrétaire adjoint du CSE,
Le trésorier du CSE, 
Le trésorier adjoint du CSE,
Le coordonnateur de la CSSCT,
Le référent harcèlement sexuel et propos sexistes. 

Des ordinateurs portables sont fournis au secrétaire du CSE et au coordonnateur de la CSSCT. Un ordinateur portable sera également fourni au secrétaire adjoint du CSE pour cette mandature. 

La Direction autorise les élus CSE, dotés en informatique nomade au titre de leurs fonctions professionnelles, à utiliser le matériel dans le cadre de leurs fonctions représentatives. 

ARTICLE 4 – Les nouvelles technologies de l’information et de la communication mis à disposition du CSE

L’accès aux nouvelles technologies poursuit l’objectif de favoriser le développement du dialogue social.

Au regard de l’analyse combinée de l’article L 2142-6, al 1er du Code du travail et de la recommandation CNIL, les conditions et les modalités de diffusion des informations au moyen des outils numériques disponibles dans l'entreprise doivent être définies par accord d’entreprise.

Le présent article a pour objet de définir les règles générales applicables à la communication du CSE par voie d’affichage électronique, par courriel ou encore par outils collaboratifs. 






Principes généraux 

Principes relatifs au contenu et aux modalités de diffusion des communications et messages 

Le contenu est librement déterminé par le CSE, sous réserve qu’il revête un caractère exclusivement représentatif relevant de l’expression du CSE. 

Ce contenu est placé sous l’entière responsabilité du bureau du CSE. 

Les communications et messages émis via les outils mis en place par le présent accord respectent les règles relatives au droit de la presse. Ils doivent ne contenir ni injures, ni diffamation, et doivent assurer le respect de la vie privée et du droit à l’image.

Chaque information est identifiée sous le logo du CSE de la Caf du Nord, sans pouvoir ni utiliser, ni modifier, le logo de la Caf du Nord.

Les mises à jour des communications et publications du CSE, sont transmises simultanément à la Direction de l’organisme, et sont effectuées pendant les heures de délégation, ou en dehors du temps de travail. 

Le CSE transmet à la Direction la liste des personnes habilitées à opérer la mise à jour des différents sites et outils. 

L’utilisation des nouvelles technologies de l’information et de la communication doit se faire dans le cadre plus général des règles énoncées par la Charte informatique de l’organisme. 


Principes généraux relatifs à la liberté d’accès à l’information du CSE

Tout salarié bénéficie d’une liberté d’accès à l’information du CSE, en utilisant les moyens mis à disposition par l’organisme, à partir de son poste de travail. 

Le salarié a la possibilité d’utiliser la fonction « Courrier indésirable » dans Outlook pour ne pas recevoir les messages du CSE.

Dans ce cadre, l’organisme s’engage à ne pas rechercher l’identification des salariés consultant les communications et publications du CSE. 

L’employeur autorise l’accès à l’extranet du CSE depuis le poste de travail. 

Principes généraux relatifs au secret professionnel lié aux informations diffusées via les nouvelles technologies de l’information et de la communication

Il est rappelé que le personnel de la Caf du Nord est soumis à l’obligation de secret professionnel. 

Le CSE s’engage à ce que toutes les informations et documents professionnels ne soient utilisés qu’à des usages internes à l’organisme. 

L’accès complet à internet 

Chaque élu CSE dispose d’un accès complet à internet à partir de l’ordinateur mis à disposition :
•	affecté au CSE dans les locaux IRP,  
•	dans le cadre de ses fonctions professionnelles. 
	
Cet accès doit se faire dans le respect des règles d’utilisation en vigueur dans l’organisme, soit pendant les heures de délégation, soit en dehors du temps de travail.




La messagerie électronique

L’utilisation de la messagerie électronique par le CSE a vocation à prévenir l’ensemble des collaborateurs de la Caf du Nord de la mise en ligne de documents et des mises à jour des communications. 

A cette fin, le CSE et la CSSCT bénéficient d’une adresse électronique spécifique, comportant le sigle de l’instance locale, permettant de communiquer en interne.

La gestion de l’adresse électronique CSE et CSSCT est placée sous la responsabilité du bureau du CSE.

En raison des missions SSCT qui incombent au CSE, la Direction accorde l’accès des élus CSE à la boite mail de la CSSCT. 

Modalités d’utilisation de la messagerie électronique par les élus du CSE

Le CSE peut utiliser la messagerie, pendant les heures de délégations, ou en dehors de leur temps de travail :
Pour l’envoi de messages à caractère individuel ou collectif, à destination de la Direction, des salariés, et relevant de ses missions (dans le respect des principes généraux visés aux articles 4.1.1 et suivants) ;
Pour l’envoi de messages à l’ensemble du personnel, pour l’informer d’une nouvelle publication sur les sujets relevant de ses missions sur le site extranet du CSE et de la tenue d’une permanence. 

Le corps du courriel envoyé sur la boite aux lettres électronique de chaque salarié est librement déterminé par le CSE. 

Le CSE peut informer les salariés sur les permanences par mail.  
Le message concernant les permanences doit être ainsi libellé : 
En objet : « Information sur la prochaine permanence CSE » ;
Le message précisera en corps du mail : 
la date de la permanence, 
les horaires de la permanence,
le lieu de la permanence,
les moyens utilisés pour l’assurer.

Les salariés peuvent s’opposer à la réception de messages du CSE, au moyen d’un formulaire de désabonnement mis à leur disposition sur le site du CSE, accessible également par un lien contenu dans le mail d’envoi, ou via la fonctionnalité « courrier indésirable » sous Outlook. Ils pourront néanmoins continuer d’accéder à ce site.  

La nature des communications doit rester conforme aux attributions du CSE. 

Concernant l’utilisation de la messagerie, les règles restent identiques à celles  du règlement intérieur du CSE, qui sont les suivantes :
le respect de la Charte informatique relative à l’utilisation des moyens de communication électronique (et notamment l’obligation de ne pas entraver le bon fonctionnement du réseau informatique de l’entreprise) ;
le respect des règles visant à préserver la liberté de choix des salariés d’accepter ou de refuser un message ;
ne pas entraver l’accomplissement du travail.


Confidentialité des échanges des salariés avec le CSE

Cette obligation de confidentialité pèse tant sur l’employeur que sur le CSE.
	
Le CSE est tenu à une obligation de confidentialité quant aux échanges électroniques qu’il entretient avec les salariés.

La Direction préconise, pour toute demandes personnelles confidentielles émanant des salariés, d’utiliser l’échange de mail afin de garantir leur confidentialité. 
	
Lorsque le courriel est un envoi groupé, le nom des autres destinataires doit figurer en copie cachée afin :
de ne pas faire apparaître le nom des salariés figurant dans le groupe d’envoi,
d’éviter que des réponses soient adressées à tous. 


L’espace bureautique

L’organisme met à la disposition du CSE, un dossier qui lui est réservé dans l’espace bureautique de la Caf du Nord, dans le cadre de l'exercice de ses fonctions. 

Les élus CSE peuvent utiliser l’espace bureautique pendant les heures de délégations, ou en dehors de leur temps de travail. 


Les outils Office 365 

L’organisme met à la disposition des élus CSE les outils Office 365 suivants :
Teams,
SharePoint,
Forms,
OneDrive. 

Le CSE utilise les outils mis à sa disposition en s’assurant du respect des dispositions du présent Accord. 


Mise à disposition de l’outil Teams
Modalités d’utilisation de l’outil Teams

Les membres du CSE (élus et personnes désignées, c’est-à-dire représentants syndicaux au CSE et membres des commissions) pourront demander la création d’une équipe commune sur Teams afin de faciliter les échanges et le travail collaboratif nommée CAF59-P-CSE-Membres. 

Elle sera structurée comme suit :
Un canal général dédié à la communication entre l’ensemble des membres du CSE ;
Un canal privé dédié aux membres du bureau ;
Un canal privé dédié aux membres de la CSSCT ;
Un canal privé dédié aux membres RP ;  
Un canal privé dédié aux membres de la commission « égalité professionnelle » ;
Un canal privé dédié aux membres de la commission « formation professionnelle » ;
Un canal privé dédié aux membres de la commission « économique » ;
Un canal privé dédié aux membres de la commission « information et aide au logement » ;
Un canal privé dédié aux membres en charge de la gestion des activités sociales et culturelles ;
La création d’autres canaux privés est interdite. 

Afin de préserver la confidentialité des échanges, seul le CSE sera modérateur de cette équipe. Il désignera un maximum de 4 modérateurs, qui seront chargés de gérer des entrées et sorties (sortie obligatoire de l’équipe en fin de mandat).

Les membres du CSE peuvent utiliser l’outil Teams pendant les heures de délégations, ou en dehors de leur temps de travail. 

Les réunions collectives entre les membres du CSE sont autorisées.

Afin de faciliter l’exercice de leurs missions, la Direction autorise le membre du CSE à communiquer individuellement à partir de son espace Teams personnel : 
avec un autre représentant du personnel , 
avec un salarié. 

Afin de respecter l’obligation de confidentialité, si l’échange est programmé dans un calendrier, il doit être organisé en statut privé sous Outlook. 

Les réunions collectives entre les membres du CSE et les salariés ne sont pas autorisées.

Le salarié devra informer son manager de son échange, sans en préciser ni la nature, ni le contenu (« échange IRP »). 
Ces échanges seront réalisés :
sur temps de délégation ou hors temps de travail pour les élus ;
hors temps de travail pour les salariés, 
ne devront pas entraver la bonne marche de l’entreprise.  

Aucun message collectif ne pourra être diffusé à partir de Teams à l’ensemble des salariés (exemple : sous forme de forum ou de chat groupé). 

Afin de faciliter les échanges et de fluidifier le dialogue social, la Direction pourra contacter les membres du CSE via Teams, et être contactée via Teams. 

Les structures, paramétrages et cadrages doivent être respectés selon les termes précisés dans cet accord. Le non-respect de ces derniers pourra donner lieu à sanction. 

Modalités d’utilisation du Sharepoint associé à l’équipe Teams

Les membres du CSE peuvent utiliser l’espace SharePoint associé à l’équipe CAF59-P-CSE-Membres. Ils doivent néanmoins s’assurer que cet espace soit privé, réservé uniquement aux membres de l’équipe et soumis à habilitations. 

Mise à disposition de l’outil Forms 

Afin de faciliter les échanges et le travail collaboratif entre les membres du CSE, l’Organisme autorise l’utilisation de Forms dans le cadre de l’équipe CAF59-P-CSE-Membres.

Les membres du CSE peuvent utiliser l’outil Forms afin de questionner les salariés, dans le respect d’une limite de 10 questionnaires par an. Le CSE soumettra chaque questionnaire en consultation à la Direction préalablement à l’envoi aux salariés.  Le contenu des questionnaires ne doit pas excéder le cadre des œuvres sociales et respecter les principes généraux exposés dans cet accord.

Mise à disposition de l’outil One Drive
 
Afin de faciliter les échanges et le travail collaboratif du CSE, l’Organisme autorise l’utilisation de One Drive entre les membres du CSE, et de ses commissions. 
Ils doivent néanmoins s’assurer que cet espace One Drive soit privé, réservé uniquement aux membres du CSE, et de ses commissions, et soumis à habilitation.


Utilisation non conforme

Si la Direction constate une utilisation non-conforme au regard des dispositions du présent accord, un premier échange aura lieu avec l’administrateur ou le membre du CSE concerné afin de régulariser la situation.

Si la situation persiste, un courrier précisant la nature de l’utilisation non-conforme sera adressé par la Direction au CSE. 

A l’issue de cette procédure, et si le différend persiste, l’employeur se réserve le droit de saisir la juridiction compétente. 

En cas d’urgence, la Direction peut saisir directement la juridiction compétente. 




Formation aux outils Office 365

La Direction s’engage à dispenser une formation aux élus du CSE sur les outils Office 365. Cette formation sera organisée et dispensée en interne. 


ARTICLE 5 – Les autres moyens du CSE






La liberté de circulation des élus

Les membres du CSE et les représentants syndicaux au CSE peuvent, durant les heures de délégation, se déplacer hors de l'entreprise. 

Ils peuvent également, tant durant les heures de délégation qu'en dehors de leurs heures habituelles de travail, circuler librement dans l'entreprise et y prendre tous les contacts nécessaires à l'accomplissement de leur mission, notamment auprès d'un salarié à son poste de travail, sous réserve de ne pas apporter de gêne importante à l'accomplissement du travail des salariés.

Concernant les Représentants de Proximité, l'Accord CSE précise qu’ils bénéficient de la liberté de circulation au sein de leur agence, ou au sein des agences du département relevant de leur périmètre pour les représentants de proximité du collège cadre (Article 9.6 de l’accord précité). 

Les élus disposeront de sticker afin de pouvoir accéder aux parkings des agences de la Caf du Nord. 

La diffusion physique des tracts

Les publications et tracts  peuvent  être  librement  diffusés  aux  travailleurs  de l’entreprise dans l’enceinte de celle-ci aux heures d’entrées et de sorties du travail. 

Lorsqu’il est pratiqué un horaire variable, la distribution peut intervenir pendant toute la durée de la plage mobile.

Il n’est pas possible de laisser en permanence à disposition des tracts.

La distribution de tracts directement aux salariés dans les bureaux est autorisée. En revanche, est illicite le dépôt de tracts sur le bureau de salariés absents.

Le contenu des documents ne doit pas excéder le cadre des fonctions des représentants du CSE, à défaut, l'employeur est en droit de s'y opposer.

Il est cependant autorisé de mettre à disposition des salariés des documents relatifs aux œuvres sociales. 


Les permanences 

Les élus du CSE sont autorisés, afin d’accomplir leurs missions, à tenir :
des permanences en présentiel sur agence, 
des permanences à distance sous forme d’échanges individuels (via Teams).

Ces permanences sont réalisées par les membres du CSE pendant leurs heures de délégations, ou en dehors de leur temps de travail. 

Les permanences individuelles à distance se tiennent hors temps de travail pour les salariés. 

A la suite de la mise en place de l’accord télétravail à la Caf du Nord, si un salarié télétravailleur souhaite participer à une permanence se tenant sur une journée télé-travaillée, il aura le choix entre : 
participer à une permanence individuelle à distance, 
revenir en agence en annulant ou reportant sa journée de télétravail dans un délai de 7 jours glissants en accord avec son manager (cf. Protocole d’accord relatif au travail à distance du 12 mai 2021). 

Les heures d’informations portant sur l’actualité du CSE

Dans les entreprises de 50 salariés et plus, le comité social et économique peut organiser, dans le local mis à sa disposition, des réunions d'information, internes au personnel, portant notamment sur des problèmes d'actualité.

Conformément au Code du travail, ces heures d’informations sont réalisées par les membres du CSE pendant les heures de délégations, ou en dehors de leur temps de travail.
Ces heures doivent avoir lieu en dehors du temps de travail des salariés. 


ARTICLE 6 – L’utilisation des véhicules de service par le CSE

Afin d'exercer leurs missions, les élus CSE et RP peuvent utiliser les véhicules de services sous réserve d'en effectuer la demande pour raison exceptionnelle à la DRH (Article 10 du Règlement Intérieur CSE). Pour plus d’informations, les élus sont invités à consulter la note sur les frais de déplacement professionnels.

ARTICLE 7 – La participation du CSE à l’accueil des nouveaux embauchés 

L’organisme propose d’associer le CSE aux réunions d’accueil des nouveaux embauchés, sur une matinée ou une après-midi d’une durée de 2h30, afin de présenter les IRP, dont le CSE, dans un cadre discuté avec la Direction. 
Le CSE désignera le membre qui sera convié par la Direction. 









LES MOYENS ET OUTILS MIS A DISPOSITION DES SECTIONS SYNDICALES

ARTICLE 8 – Les locaux mis à disposition 








Principes généraux 

Conformément au Code du Travail, l’employeur est tenu de mettre à disposition de chaque organisation syndicale représentative un local aménagé, et le matériel nécessaire à l'exercice de ses fonctions.

Pour les organisations syndicales non représentatives, l’employeur met à disposition un local commun.

Sans porter atteinte à la libre circulation des représentants du personnel, le   local est accessible du lundi au vendredi, sur l’amplitude d’une journée de travail, conformément à l’article 4.2 du règlement d’horaire variable à la Caf du Nord, soit de 7 heures à 18 heures 30 minutes. 

Nombre de locaux

Bien que le code du Travail prévoit la mise à disposition d’un local à destination de chaque organisation syndicale représentative, et d’un local commun pour les organisations syndicales non représentatives, au siège ; les parties se sont entendues pour étendre ce principe afin d’harmoniser l’ensemble des espaces IRP sur la Caf du Nord.  

Des locaux seront mis à disposition des sections syndicales sur l’intégralité des agences, en tenant compte de la configuration de celles-ci et des possibilités d’aménagements.  

Les nouveaux locaux seront mis à disposition des sections syndicales progressivement à la suite des réalisations effectives des projets sur les différentes agences. 

L’organisation du partage de ces espaces est laissée à la charge des IRP. 

En complément, et en cas d’indisponibilité du local, lorsqu’il est partagé, les sections  syndicales peuvent solliciter et utiliser les salles de réunion de la CAF, afin de se réunir entre membres ou dans le cadre de rencontres avec les salariés, en se conformant aux directives en la matière (réservation de salle via ).


L’équipement mobilier des locaux non partagés au siège

Conformément au Code du travail, et afin d’assurer la bonne utilisation des bureaux des organisations syndicales non partagés situés au siège de l’Organisme, les parties se sont entendues pour conserver l’équipement mobilier actuel. Le petit mobilier pourra être renouvelé (chaises).



L’équipement mobilier des locaux partagés au siège

Conformément au Code du travail, et afin d’assurer la bonne utilisation du local partagé situé au siège de l’Organisme, les parties se sont entendues pour conserver l’équipement mobilier actuel. Le petit mobilier pourra être renouvelé (chaises). 

L’équipement mobilier des locaux IRP 

Conformément au Code du travail, afin d’assurer la bonne utilisation des locaux IRP et d’harmoniser le mobilier des espaces sur la Caf du Nord, les parties se sont entendues pour aménager l’ensemble des locaux :
d’un bureau pour l’ensemble des sections syndicales lorsque le local est partagé avec le CSE, ou de deux bureaux lorsque le local est partagé entre sections syndicales,
d’une armoire à clé pour chaque section syndicale,
d’une boite à clé d’accès au local commune au CSE et aux sections syndicales,
d’une boite à clé pour l’accès aux armoires pour chaque section syndicale. 

L’équipement informatique des locaux 

Conformément au Code du travail, afin d’assurer la bonne utilisation bureautique et informatique des locaux IRP, et d’harmoniser l’équipement informatique des espaces sur la Caf du Nord, les parties se sont entendues pour aménager chaque bureau de chaque section syndicale :
d’un ordinateur fixe aux normes de l’organisme,
d’un clavier à fil, 
d’une souris à fil,
d’une webcam.

Afin d’assurer le respect des règles sanitaires, la Direction autorise les représentants des sections syndicales dotés d’un casque avec micro intégré au titre de leurs fonctions professionnelles, à utiliser le matériel dans le cadre de leurs fonctions représentatives. 

ARTICLE 9 – Les panneaux d’affichage 








Principes généraux

Conformément au Code du Travail, le CSE devant disposer de ses propres panneaux d'affichage, l’organisme s’engage à mettre à disposition de chaque section syndicale ses propres panneaux d’affichage sur chaque agence de la Caf du Nord.

Nombre de panneaux d’affichage 

La Direction s’engage à mettre à disposition, pour chaque section syndicale, 2 panneaux d’affichage sur les agences suivantes :
Lille,
Armentières,
Cambrai,
Douai,
Dunkerque,
Maubeuge,
Roubaix,
Tourcoing,
Valenciennes.

Format des panneaux d’affichage 

Afin d’harmoniser l’ensemble des panneaux d’affichage sur la Caf du Nord, les parties se sont entendues sur le format suivant :
Panneau non vitré,
Surface autocollante,
Format A2.

Emplacement des panneaux d’affichage

Afin de rendre les panneaux d’affichage visibles par les salariés, ils seront placés à côté :
des réfectoires de chaque agence, 
des bureaux des sections syndicales au siège de l’Organisme, 
des locaux IRP sur les autres agences (hors siège). 

ARTICLE 10 – Le matériel mis à disposition 

Le matériel visé dans cet article distingue :
Les « consommables » qui regroupent les fournitures de bureau, ainsi que les imprimantes et l’accès au Code du Travail ;
Le matériel informatique nomade. 








Le matériel « consommable » attribué aux OS

Les fournitures

La Direction s’engage à réaliser une à deux commandes de fournitures, pour chaque section syndicale, dans une limite de 300 € par an au total. Cette limite sera valable pour la durée du présent accord. Les commandes seront à réaliser hors période de fin d’année. 

En cas de dépassement, ou de commande de fournitures en fin d’année, le coût sera à la charge de la section syndicale. 

Les imprimantes

L'employeur met à la disposition des sections syndicales les imprimantes de la Caf du Nord pour la réalisation des impressions nécessaires à l'exercice de leurs fonctions. 

Mise à disposition d’un Code du Travail

L’employeur s’engage à mettre à disposition de chaque section syndicale, un Code du Travail Dalloz papier dans sa version annotée et commentée. Le renouvellement du Code sera annuel. Les frais seront pris en charge par l’organisme.  

Le matériel informatique nomade

En plus de la dotation informatique fixe des locaux IRP, l’employeur met à la disposition de chaque section syndicale le matériel informatique nomade nécessaire à l'exercice de ses fonctions.

L’organisme équipera chaque délégué syndical ou représentant syndical de chaque section syndicale :
d’un téléphone portable,
d’un ordinateur portable. 

La Direction autorise les représentants du personnel, dotés en informatique au titre de leurs fonctions professionnelles, à utiliser le matériel dans le cadre de leurs fonctions représentatives. 

ARTICLE 11 – Les nouvelles technologies de l’information et de la communication mis à disposition 

L’accès aux nouvelles technologies poursuit l’objectif de favoriser le développement du dialogue social.

Au regard de l’analyse combinée de l’article L 2142-6, al 1er du Code du travail et de la recommandation CNIL, les conditions et les modalités de diffusion des informations au moyen des outils numériques disponibles dans l'entreprise doivent être définies par accord d’entreprise.

Le présent article a pour objet de définir les règles générales applicables à la communication des sections syndicales par voie d’affichage électronique, par courriel ou encore par outils collaboratifs. 

Principes généraux



Principes relatifs au contenu et aux modalités de diffusion des communications et messages 

Le contenu est librement déterminé par les sections syndicales, sous réserve qu’il revête un caractère exclusivement syndical.

Ce contenu est placé sous l’entière responsabilité de la section syndicale. 

Les communications et messages émis via les outils mis en place par le présent accord respectent les règles relatives au droit de la presse. Ils doivent ne contenir ni injures, ni diffamation, et doivent assurer le respect de la vie privée et du droit à l’image.

Chaque information est identifiée sous le logo de la section syndicale qui l’émet, sans pouvoir ni utiliser, ni modifier, le logo de la Caf du Nord.

Les mises à jour des communications et des publications sections syndicales, sont transmises simultanément à la Direction de l’organisme, et sont effectuées pendant les heures de délégation, ou en dehors du temps de travail. 

Les sections syndicales transmettent à la Direction la liste des personnes habilitées à opérer la mise à jour des différents sites. 

L’utilisation des nouvelles technologies de l’information et de la communication doit se faire dans le cadre plus général des règles énoncées par la Charte informatique de l’organisme. 


Principes généraux relatifs à la liberté d’accès à l’information syndicale

Tout salarié bénéficie d’une liberté d’accès à l’information syndicale de son choix, en utilisant les moyens mis à disposition par l’organisme, à partir de son poste de travail. 

Le salarié a la possibilité d’utiliser les fonctions « Courrier indésirable » dans Outlook pour ne pas recevoir les messages des sections syndicales.

Dans ce cadre, l’organisme s’engage à ne pas rechercher l’identification des salariés consultants les sites des sections syndicales. 


Principes généraux relatifs au secret professionnel lié aux informations diffusées via les nouvelles technologies de l’information et de la communication

Il est rappelé que le personnel de la Caf du Nord est soumis à l’obligation de secret professionnel. 

Les sections syndicales s’engagent à ce que toutes les informations et documents professionnels ne soient utilisés qu’à des usages internes à l’organisme. 


L’accès complet à internet 

Chaque section syndicale dispose d’un accès complet à internet, à partir de l’ordinateur mis à disposition :
Et affecté à sa section syndicale dans les locaux IRP,
Et affecté dans le cadre de ses missions syndicales telles que définies par cet accord, 
dans le cadre de ses fonctions professionnelles. 
	
Cet accès doit se faire dans le respect des règles d’utilisation en vigueur dans l’organisme, soit pendant les heures de délégation, soit en dehors du temps de travail.

La mise à disposition d’un site syndical à partir de l’intranet

Les salariés peuvent accéder à l’espace de communication des sections syndicales par le biais du portail Cafcom. Ce dernier permet une redirection vers un SharePoint consacré et géré par les membres habilités par la section syndicale. 

Cet espace est utilisé pour la mise à disposition de publications ou de tracts entrant dans le cadre des fonctions syndicales des sections syndicales. 

Le contenu des espaces syndicaux de la Caf du Nord seront accessibles et identiques pour l’ensemble du personnel de l’organisme.  

La messagerie électronique

L’utilisation de la messagerie électronique par les sections syndicales a vocation à prévenir l’ensemble des collaborateurs de la Caf du Nord de la mise en ligne de documents et des mises à jours des communications syndicales.

A cette fin, chaque section syndicale bénéficie d’une adresse électronique spécifique, comportant leur sigle, permettant de communiquer en interne.

La gestion des adresses électroniques des sections syndicales est placée sous la responsabilité d’un représentant désigné par la section syndicale. 


Modalités d’utilisation de la messagerie électronique 

Les membres de la section syndicale peuvent utiliser la messagerie, pendant les heures de délégations, ou en dehors de leur temps de travail :
Pour l’envoi de messages à caractère individuel ou collectif, à destination de la Direction, des salariés, des autres sections syndicales (dans le respect des principes généraux visés aux articles 11.1.1 et suivants) ;
Pour l’envoi de messages à l’ensemble du personnel, pour l’informer d’une nouvelle publication sur l’intranet syndical. 

Le corps du courriel envoyé sur la boite aux lettres électronique de chaque salarié ne doit pas contenir le contenu même du tract ou de la communication, mais un lien qui permet la redirection vers ces derniers, qui sera sous l’espace SharePoint dédié. En revanche, le thème du tract peut apparaitre dans l’objet du mail. 

Le message doit être ainsi libellé : 
En objet : « Information syndicale » ;
En corps de message « A date du … une nouvelle information est publiée sur l’intranet syndical ». 

Une exception sera faite au principe de redirection vers le Sharepoint de la section syndicale pour informer les salariés sur la tenue des permanences syndicales. 
Le message concernant les permanences doit être ainsi libellé : 
En objet : « Information sur la prochaine permanence syndicale (préciser le nom de l’OS) » ;
Le message précisera en corps du mail : 
la date de la permanence, 
les horaires de la permanence,
le lieu de la permanence,
les moyens utilisés pour l’assurer.

Les salariés peuvent s’opposer à la réception de messages des sections syndicales, au moyen d’un formulaire de désabonnement mis à leur disposition sur le site des sections syndicales, accessible également par un lien contenu dans le mail d’envoi, ou via la fonctionnalité « courrier indésirable » sous Outlook. Ils pourront néanmoins continuer d’accéder à ce SharePoint. 

La nature des communications doit rester conforme aux attributions des sections syndicales.

Concernant l’utilisation de la messagerie, les règles restent identiques à celles  du règlement intérieur du CSE, qui sont les suivantes :
le respect de la Charte informatique relative à l’utilisation des moyens de communication électronique (et notamment de ne pas entraver le bon fonctionnement du réseau informatique de l’entreprise) ;
le respect des règles visant à préserver la liberté de choix des salariés d’accepter ou de refuser un message ;
ne pas entraver l’accomplissement du travail.


Confidentialité des échanges avec les salariés 

Cette obligation de confidentialité pèse tant sur l’employeur que sur les sections syndicales.
	
Les sections syndicales sont tenues à une obligation de confidentialité quant aux échanges électroniques qu’elles entretiennent avec les salariés.

La Direction préconise, pour toute demandes personnelles confidentielles émanant des salariés, d’utiliser l’échange de mail afin de garantir leur confidentialité. 

Lorsque le courriel est un envoi groupé, le nom des autres destinataires doit figurer en copie cachée afin :
de ne pas faire apparaître le nom des salariés figurant dans le groupe d’envoi,
d’éviter que des réponses soient adressées à tous. 

L’espace bureautique

L’organisme met à la disposition de chaque section syndicale, un dossier qui lui est réservé dans l’espace bureautique de la Caf du Nord, dans le cadre de l'exercice de ses fonctions. 

Les membres des sections syndicales peuvent utiliser l’espace bureautique pendant les heures de délégations, ou en dehors de leur temps de travail. 


Les outils Office 365 

L’organisme met à la disposition des sections syndicales les outils Office 365 suivants :
Teams,
SharePoint,
Forms,
OneDrive.

Les sections syndicales utilisent les outils mis à sa disposition en s’assurant du respect des règles du présent accord.














Mise à disposition de l’outil Teams

Modalités d’utilisation de l’outil Teams

Les membres de chaque section syndicale pourront demander la création d’une équipe sur Teams afin de faciliter les échanges et le travail collaboratif nommée CAF59-P-NOMOS-Membres. 

Les membres des sections syndicales tels que désignés dans cet accord seront uniquement les salariés de la Caf du Nord disposant au moins d’un mandat et/ou d’un crédit d’heure nommément attitré, en lien avec des missions syndicales. Aucun salarié dépourvu d’un tel mandat ou crédit d’heure ne peut être considéré en tant que membre d’une section syndicale (ex : adhérents, sympathisants).

Chaque équipe sera structurée comme suit :
Une équipe « CAF59-P-NOMOS-Membres » par section syndicale dédiée à la communication entre ses membres,
La création de canaux privés est interdite. 

Afin de préserver la confidentialité des échanges, chaque section syndicale sera modératrice de sa propre équipe. Chaque section syndicale désignera un maximum de 2 modérateurs, qui seront habilités à gérer les entrées et sorties (sortie obligatoire de l’équipe en fin de mandat).

Les membres des sections syndicales peuvent utiliser l’outil Teams pendant les heures de délégations, ou en dehors de leur temps de travail. 

Les réunions collectives entre membres de chaque section syndicale sont autorisées.

Afin de faciliter l’exercice de leurs missions, la Direction autorise les membres de chaque section syndicale à communiquer individuellement à partir de son espace Teams personnel: 
avec un autre représentant du personnel , 
avec un salarié.

Afin de respecter l’obligation de confidentialité, si l’échange est programmé dans un calendrier, il doit être organisé en statut privé sous Outlook. 

Les réunions collectives entre les membres des sections syndicales et les salariés ne sont pas autorisées.

Le salarié devra informer son manager de son échange, sans en préciser ni la nature, ni le contenu (« échange IRP »). 
Ces échanges seront réalisés :
sur temps de délégation ou hors temps de travail pour les membres des sections syndicales représentatives ;
hors temps de travail pour les salariés, 
ne devront pas entraver la bonne marche de l’entreprise.  

Aucun message collectif ne pourra être diffusé à partir de Teams à l’ensemble des salariés (exemple : sous forme de forum ou de chat groupé). 

Afin de faciliter les échanges et de fluidifier le dialogue social, la Direction pourra contacter les membres des sections syndicales via Teams, et être contactée via Teams. 

Les structures, paramétrages et cadrages doivent être respectés selon les termes précisés dans cet accord. Le non-respect de ces derniers pourra donner lieu à sanction. 
Modalité d’utilisation des SharePoint associés aux équipes Teams

Les membres de chaque section syndicale peuvent utiliser l’espace SharePoint associé à leur équipe CAF59-P-NOMOS-Membres. Ils doivent néanmoins s’assurer que ces espaces soient privés, et réservés uniquement aux membres des équipes, et soumis à habilitations. 

Modalités d’utilisation de l’outil Forms

Afin de faciliter les échanges et le travail collaboratif entre les membres de chaque section syndicale, l’Organisme autorise l’utilisation de Forms dans le cadre de leur équipe CAF59-P- NOMOS-Membres. 

Les membres de chaque section syndicale peuvent utiliser l’outil Forms afin de questionner les salariés, dans le respect d’une limite de 10 questionnaires par an. Les sections syndicales soumettront chaque questionnaire en consultation à la Direction préalablement à l’envoi aux salariés. Le contenu des questionnaires ne doit pas excéder les fonctions des sections syndicales, et doit respecter les principes généraux exposés dans cet accord.

Modalités d’utilisation de One Drive entre les membres

Afin de faciliter les échanges et le travail collaboratif de chaque sections syndicales, l’Organisme autorise l’utilisation de One Drive entre les membres de chaque section syndicale. 
Ils doivent néanmoins s’assurer que cet espace One Drive soit privé, réservé uniquement aux membres de leur équipe CAF59-P- NOMOS-Membres., et soumis à habilitation.


Utilisation non conforme

Si la Direction constate une utilisation non-conforme des espaces de communication des sections syndicales, de la messagerie électronique, de l’espace bureautique ou des outils Office 365 au regard des dispositions du présent accord, un premier échange aura lieu avec l’administrateur ou le membre de la section syndicale concernée afin de régulariser la situation.

Si la situation persiste, un courrier précisant la nature de l’utilisation non-conforme sera adressé par la Direction à la section syndicale. 

A l’issue de cette procédure, et si le différend persiste, la Direction se réserve le droit de saisir la juridiction compétente. 

En cas d’urgence, la Direction peut saisir directement la juridiction compétente. 


Formation aux outils Office 365

La Direction s’engage à dispenser une formation aux représentants syndicaux sur les outils Office 365. Cette formation sera organisée et dispensée en interne.

ARTICLE 12 - Les autres moyens 








La liberté de circulation des élus

Conformément au Code du travail, pour l'exercice de leurs fonctions, les représentants du personnel peuvent, durant les heures de délégation, se déplacer hors de l'entreprise.

Ils peuvent également, tant durant les heures de délégation qu'en dehors de leurs heures habituelles de travail, circuler librement dans l'entreprise et y prendre tous les contacts nécessaires à l'accomplissement de leur mission, notamment auprès d'un salarié à son poste de travail, sous réserve de ne pas apporter de gêne importante à l'accomplissement du travail des salariés.

Les membres des sections syndicales disposeront de sticker afin de pouvoir accéder aux parkings des agences de la Caf du Nord. 

La diffusion physique des tracts

Les publications et tracts peuvent être librement diffusés  aux  travailleurs  de l’entreprise dans l’enceinte de celle-ci aux heures d’entrées et de sorties du travail. 

Lorsqu’il est pratiqué un horaire variable, la distribution peut intervenir pendant toute la durée de la plage mobile.

Il n’est pas possible de laisser en permanence à disposition des tracts.

La distribution de tracts directement aux salariés dans les bureaux est autorisée. En revanche, est illicite le dépôt de tracts sur le bureau de salariés absents.

Les permanences 

Les sections syndicales sont autorisées, afin d’accomplir leurs missions, à tenir :
des permanences en présentiel sur agence, 
des permanences à distance sous forme d’échanges individuels (via Teams).

Ces permanences sont réalisées par les membres des sections syndicales pendant leurs heures de délégations, ou en dehors de leur temps de travail. 

Les permanences individuelles à distance se tiennent hors temps de travail pour les salariés. 

A la suite de la mise en place de l’accord télétravail à la Caf du Nord, si un salarié télétravailleur souhaite participer à une permanence se tenant sur une journée télé-travaillée, il aura le choix entre : 
participer à une permanence individuelle à distance, 
revenir en agence en annulant ou reportant sa journée de télétravail dans un délai des 7 jours glissants en accord avec son manager (cf. Protocole d’accord relatif au travail à distance du 12 mai 2021). 

ARTICLE 13 – L’utilisation des véhicules de service 

Afin d'exercer leurs missions, les représentants peuvent utiliser les véhicules de services sous réserve d'en effectuer la demande pour raison exceptionnelle à la DRH. Pour plus d’informations, les représentants sont invités à consulter la note sur les frais de déplacement professionnels.

ARTICLE 14 – La participation des sections syndicales à l’accueil des nouveaux embauchés 

L’organisme propose d’associer les sections syndicales aux réunions d’accueil des nouveaux embauchés, sur une matinée ou une après-midi d’une durée de 2h30, afin de présenter les IRP, dont les sections syndicales, dans un cadre discuté avec la Direction. 
Chaque section syndicale désignera un membre qui sera convié par la Direction (soit un membre désigné par une section syndicale). 


MODALITES d’APPLICATION ET DE SUIVI DE L’ACCORD

ARTICLE 15 –  Validité de l’accord

Les règles de validité du présent accord sont prévues à l’article L.2232-12 alinéa 1 du code du travail. 

L’accord s’applique sous réserve de l’obtention de l’agrément ministériel. 

ARTICLE 16 –  Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 3 ans.

ARTICLE 17 –  Commission de suivi de l’accord

Une commission de suivi composée de représentants de la Direction et de 2 représentants de chaque organisation syndicale représentative est mise en place et se réunira à l’initiative de la Direction 6 mois avant la fin de l’accord, ou sur demande d’une organisation syndicale représentative pour effectuer un bilan du présent accord et des mesures de révision si nécessaire. 



ARTICLE 18 –  Révision de l’accord

Les parties conviennent que le présent accord peut être révisé, à tout moment ou au cours de son application, par avenant, notamment en cas d’évolution des dispositions légales ou conventionnelles. 

Toutes les organisations syndicales représentatives au moment de la révision peuvent en faire la demande. 
L’employeur peut aussi être à l’initiative de cette demande. 

Conformément à l’article L.2261-8 du code du travail, la révision peut concerner tout ou partie de l’accord. 


ARTICLE 19 –  Agrément, publicité et dépôt de l’Accord

Le présent accord sera transmis aux organisations syndicales représentatives.
 
Il sera également mis à disposition des représentants du personnel dans la BDES et du personnel sur l’intranet. 

Il entrera en vigueur le jour suivant l’obtention de l’agrément par l’autorité compétente de l’Etat (article L123-1 et L123-2 du Code de la sécurité sociale).

Il sera transmis à la Direction de la sécurité sociale, laquelle le transmet à l’UCANSS pour avis du Comex conformément à l’article D. 224-7-3 du Code de la sécurité sociale.  

L’agrément est réputé accordé, à l’issue d’un mois après avis du Comex sauf en cas de prorogation explicite du délai d’examen de la Direction de la sécurité sociale, et en l’absence de retour de sa part. 

Le présent accord fera l’objet d’un dépôt sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail « TéléAccords ». Une version anonymisée de l’avenant est transmise afin de remplir l’obligation légale de publicité dudit accord. 

Un exemplaire sera également adressé au secrétariat-greffe du Conseil des Prud’hommes de Lille. 

Fait à Lille, le 19/09/2022,