ACCORD RELATIF A L’EXERCICE DU DIALOGUE SOCIAL 
AU SEIN DE L’UES MUTUAIDE ASSISTANCE

Entre les soussignés,

L’Unité Economique et Sociale (UES) regroupant les sociétés :
Mutuaide Assistance : Société Anonyme au capital de 12 558 240 € dont le siège social est situé au 8-14 avenue des Frères Lumière – 94368 Bry-sur-Marne cedex, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Créteil sous le numéro 383 974 086 ; représentée par le Directeur Général,
Mutuaide Services : Société par Actions Simplifiée au capital de 100 000 € dont le siège social est situé au 8-14 avenue des Frères Lumière – 94368 Bry-sur-Marne cedex, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Créteil sous le numéro 480 118 587 ; représentée par le Directeur Général,
Société pour le Développement de la Gestion d’Assurance et du Courtage (SDGAC) : Société par Actions Simplifiée au capital de 37 000 € dont le siège social est situé au 8-14 avenue des Frères Lumière – 94368 Bry-sur-Marne cedex, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Créteil sous le numéro 537 956 823 ; représentée par le Directeur Général,
Société pour le Développement des Services à la Personne (SDSAP) : Société par Actions Simplifiée unipersonnelle de 37 000 € dont le siège social est situé au 8-14 avenue des Frères Lumière – 94368 Bry-sur-Marne cedex, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Créteil sous le numéro 507 524 072 ; représentée par le Directeur Général,
Ci-après désignée « l’UES »,

D’une part,

Et,

Les Organisations Syndicales représentatives dans l’UES représentées par les personnes mandatées à cet effet :

La CFDT, représentée par la Déléguée Syndical,
La CFE-CGC, représentée par le Délégué Syndical,
La CFTC, représentée par le Délégué Syndical,
SUD Mutuaide, représentée par le Délégué Syndical,

Ci-après désignées « les Organisations Syndicales »,

D’autre part,

Il a été convenu et arrêté ce qui suit :

PREAMBULE

Les ordonnances N° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relatives à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et N° 2017-1718 du 20 décembre 2017 ainsi que la loi de ratification N° 2018-217 du 29 mars 2018 ont profondément modifié le cadre législatif des institutions représentatives du personnel en créant une instance unique : le comité social et économique (CSE).
De plus, l’accord Groupe du 6 juillet 2018, vise à offrir un cadre de parcours professionnels sécurisés aux salariés souhaitant s’investir dans un mandat de représentation du personnel, électif ou syndical, en entreprise.
Les parties signataires du présent accord ont cherché, par la négociation, à adapter et enrichir l’organisation et les moyens de l’instance représentative du personnel et des délégations syndicales, au-delà du socle légal, afin de garantir la qualité et la fluidité du dialogue social, ainsi que leur adaptation aux spécificités de l’UES. 
Conscientes de l’utilité de la représentation syndicale au sein de l’UES, les parties signataires ont la volonté par cet accord collectif d’améliorer, voire de compléter, les dispositions légales, conventionnelles, réglementaires ainsi que celles issues des accords Groupe, concernant les conditions d’exercice des différents mandats représentatifs et électifs dans l’entreprise.
Les parties reconnaissent que le dialogue social est un élément indissociable de la pérennité de l’UES et s’engagent à rechercher les moyens et solutions permettant de maintenir et d’optimiser la continuité de service et des activités de l’UES, ainsi que l’expression des salariés et la défense de leurs intérêts.
Au terme des différentes rencontres avec les Organisations Syndicales représentatives de l’UES, les parties ont convenues du présent accord qui se substitue à l’accord relatif à l’exercice du droit syndical et au fonctionnement des Instances Représentatives du Personnel.
Cet accord :
Réaffirme le rôle des Organisations Syndicales et de l’Instance Représentative du Personnel dans les dimensions économiques et sociales de l’UES,
Contribue au bon fonctionnement du Comité social et économique par l’attribution de moyens financiers et matériels,
Confirme le principe de non-discrimination à l’encontre des salariés investis d’un mandat de représentation électif et/ou syndical et celui de l’égalité de traitement,
Met en place des garanties permettant la conciliation du mandat avec l’activité professionnelle et la vie personnelle du salarié, et le maintien de l’employabilité des salariés porteurs de mandats,
Assure le respect de la conciliation entre l’activité de représentation syndicale et / ou du personnel et l’activité professionnelle du salarié,
Favorise le bon déroulement de la carrière professionnelle et la faculté d’évolution professionnelle au même titre que les autres salariés de l’UES
Contribue à la bonne image de la représentation syndicale et / ou du personnel auprès de l’ensemble des salariés.


CHAPITRE 1 : LE COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE (CSE)

Périmètre et mise en place du CSE

Le CSE est mis en place au sein des sociétés de l’UES constituées de Mutuaide Assistance, SDGAC, Mutuaide Services, SDSAP, à la date de signature du présent accord.

Compte tenu de l’organisation opérationnelle des sociétés de l’UES, notamment en matière de gestion du personnel, les parties conviennent de la mise en place, au sein de l’UES, d’un CSE unique couvrant l’ensemble des sociétés de l’UES.

Sa mise en place s’effectuera au plus tard le lendemain du 2d tour des élections des membres du CSE.

1.1 : Recours au vote électronique
En application des articles L 2314-26, R 2314-5 et suivants du code du travail, pour les élections des membres du CSE, les parties conviennent de recourir au vote électronique.
Les modalités permettant le recours au vote électronique figurent dans le cahier des charges établi en vue de la mise en service du système de vote électronique retenu, figurant en annexe 4 du présent accord.
En outre, en application de l’article R 2314-13 du code du travail, le protocole préélectoral élaboré en vue de l’organisation matérielle des élections, devra faire référence au présent accord. Il comportera la description détaillée du fonctionnement du système de vote et du déroulement des opérations électorales, ainsi que le nom du prestataire choisi.
Les attributions du CSE : 

Le CSE de l’UES est compétent pour toutes les questions concernant la marche des sociétés qui composent l’UES, sur lesquelles il doit être informé et consulté suivant les dispositions légales. 
A titre indicatif, les attributions essentielles sont rappelées ci-après : 
Le CSE a pour mission de présenter à l’employeur les réclamations individuelles ou collectives relatives aux salaires, à l’application du code du travail et autres dispositions légales, concernant notamment la protection sociale, ainsi que des conventions et accords applicables dans l’entreprise (Art L 2312-5 du code du travail).

Le CSE a pour mission d’assurer une expression collective des salariés permettant la prise en compte permanente de leurs intérêts dans les décisions relatives à la gestion et à l’évolution économique et financière de l’entreprise, à l’organisation du travail, à la formation professionnelle et aux techniques de production. Le comité est informé et consulté  sur les questions intéressant l’organisation, la gestion et la marche générale de l’entreprise, notamment sur :

Les mesures de nature à affecter le volume ou la structure des effectifs ;
La modification de son organisation économique ou juridique ;
Les conditions d’emploi, de travail, notamment la durée du travail, et la formation professionnelle ;
L’introduction de nouvelles technologies, tout aménagement important modifiant les conditions de santé et de sécurité ou les conditions de travail ;
Les mesures prises en vue de faciliter la mise, la remise ou le maintien au travail des accidents du travail, des invalides de guerre, des invalides civils, des personnes atteintes de maladies chroniques évolutives et des travailleurs handicapés, notamment sur l’aménagement des postes de travail.
 Le CSE procède à l’analyse des risques professionnels, et aux effets d’exposition aux facteurs de risques professionnels mentionnés à l’article L 4161-1 du code du travail. Il contribue « à faciliter l’accès des femmes à tous les emplois, à la résolution des problèmes liés à la maternité, l’adaptation et à l’aménagement des postes de travail afin de faciliter l’accès et le maintien des personnes handicapées à tous les emplois en cours de leur vie professionnelle ». 
Enfin, il peut susciter toute initiative qu’il estime utile et proposer des actions de prévention du harcèlement moral, du harcèlement sexuel et des agissements à caractère sexiste (Art L 2312-9 du code du travail). 

La composition du CSE

3.1 : Les membres du CSE :

La présidence et les assistants : Le CSE est présidé par l’employeur ou son représentant dûment mandaté à cet effet. Il peut se faire assister de 3 collaborateurs ayant voix consultative. En outre le CSE peut faire appel à titre consultatif et occasionnel au concours de toute personne de l’entreprise qui lui paraîtrait qualifiée. Ces personnes figureront comme invités dans l’ordre du jour. Par ailleurs et à des fins de formation, le collaborateur en apprentissage au pôle Relations Sociales assistera à l’intégralité de la séance en tant qu’observateur. 
La délégation du personnel : Elle comporte un nombre égal de titulaires et de suppléants élus, son nombre est déterminé en fonction du nombre de salariés au sein des sociétés de l’UES et est calculé au moment de la négociation du PAP. 
Les représentants syndicaux : Chaque organisation syndicale représentative au sein de l’UES peut désigner un représentant syndical au CSE. Cette désignation est notifiée à l’employeur dans le respect des dispositions législatives et règlementaires. 

3.2 : Le statut des membres :

Durée du mandat: Les membres de la délégation du personnel au CSE sont élus pour 4 ans et dans la limite de 3 mandats successifs.
Cessation anticipée: Les fonctions des membres de la délégation du personnel au CSE prennent fin par la démission du mandat, la rupture du contrat de travail, la perte des conditions d’éligibilité ou le décès; ou par révocation en cours de mandat sur proposition faite par l’organisation syndicale qui l’a présenté avec l’accord obtenu au scrutin secret de la majorité du collège électoral auquel il appartient.


3.3 : La composition du bureau :

Le CSE désigne un secrétaire et un trésorier ainsi qu’un secrétaire adjoint et un trésorier adjoint. Le secrétaire et le trésorier sont désignés parmi les membres titulaires. Les adjoints peuvent être désignés parmi les membres titulaires ou suppléants. Ces désignations s’effectuent par un vote à la majorité des voix, lors de la première réunion du CSE à l’issue des élections professionnelles. Le droit de vote est réservé aux titulaires et aux suppléants remplaçants des titulaires absents. Le président du CSE ou son représentant dûment mandaté à cet effet peut prendre part au vote. 

3.4 : Obligation de secret et de discrétion :

Les membres du CSE et les représentants syndicaux au CSE :
- sont tenus au secret professionnel pour toutes les questions relatives aux procédés de fabrication,
- sont tenus à une obligation de discrétion à l’égard des informations revêtant un caractère confidentiel et présentées comme telles par l’employeur. 

3.5 : Les commissions du CSE

Chaque commission a un programme de travail fixé par le CSE et rend compte au CSE de son activité.
La Commission Santé Sécurité et Conditions de Travail (CSSCT)

L’effectif de l’UES étant supérieur à 300 salariés, il est constitué une commission santé, sécurité et conditions de travail (CSSCT) unique au sein du Comité Social Economique de l’UES.

La CSSCT se voit confier, par délégation du CSE, une partie des attributions du comité relatives à la santé, à la sécurité et aux conditions de travail, à l’exception du recours à un expert du CSE prévu aux article L2315-78 et suivants et aux attributions consultatives du CSE. Ainsi, la CSSCT ne peut être consultée en lieu et place du CSE même si elle peut préparer les avis de celui-ci et ne peut désigner elle-même un expert, pouvant uniquement en faire la suggestion.

Les missions que le CSE délègue à la CSSCT sont les suivantes: 
Analyse des risques professionnels auxquels peuvent être exposés les travailleurs, notamment les femmes enceintes, ainsi que des effets de l'exposition aux facteurs de risques professionnels mentionnés à l'article ;
Contribue notamment à faciliter l'accès des femmes à tous les emplois, à la résolution des problèmes liés à la maternité, l'adaptation et à l'aménagement des postes de travail afin de faciliter l'accès et le maintien des personnes handicapées à tous les emplois au cours de leur vie professionnelle ;
Peut susciter toute initiative qu'il estime utile et proposer notamment des actions de prévention du harcèlement moral, du harcèlement sexuel et des agissements sexistes définis par les dispositions légales et règlementaires.

En outre, la CSSCT est en charge de préparer les délibérations du CSE relatives aux documents uniques et aux programmes annuels de prévention des risques professionnels et d’amélioration des conditions de travail (PAPRIPACT).


La Commission santé, sécurité et conditions de travail est composée comme suit :
elle est présidée par l’employeur ou son représentant dûment mandaté à cet effet,
l’employeur peut se faire assister par des collaborateurs appartenant à l’entreprise et  choisis en dehors du comité. Ces derniers sont également soumis à l’obligation de discrétion et de secret professionnel,
ensemble, ils ne peuvent pas être en nombre supérieur à celui des représentants du personnel, membres du CSSCT.
Elle comprend 4 membres représentants du personnel, dont au moins un représentant pour la catégorie des cadres et dont le ou la Secrétaire du CSE.
Sont également invités aux réunions du CSE qui concernent les missions qu’il a confiées à la CSSCT le médecin du travail, qui peut donner délégation à un membre de l’équipe pluridisciplinaire du service de santé au travail, le responsable interne du service de sécurité et des conditions de travail ou à défaut les agents des services de prévention des organismes de sécurité sociale, l’agent de contrôle de l’inspection du travail et les agents des services de préventions des organismes de sécurité sociale (art. L 2314-3).

Les membres de la CSSCT sont désignés par le CSE parmi ses membres titulaires et/ou suppléants, par une résolution adoptée à la majorité des membres présents, pour une durée qui prend fin avec celle du mandat des membres élus du CSE.

Au moins quatre réunions du CSE portent annuellement en tout ou partie sur les attributions du comité en matière de santé, sécurité et conditions de travail, plus fréquemment en cas de besoin.

En outre, une fois par an, l’employeur organise :
une réunion de visite des locaux avec les membres de la CSSCT, le responsable des moyens généraux et G2S pour chaque site.
une réunion avec les membres de la CSSCT et des représentants de l’employeur, relative à l’actualisation des documents uniques.

Le temps passé à ces réunions n’est pas déduit des heures de délégation des membres représentants du personnel à la CSSCT.

En outre, l'employeur informe annuellement l'agent de contrôle de l'inspection du travail, le médecin du travail et l'agent des services de prévention des organismes de sécurité sociale du calendrier retenu pour les réunions du CSE consacrées aux sujets relevant de la santé, de la sécurité ou des conditions de travail, et leur confirme par écrit au moins 15 jours à l'avance la tenue de ces réunions 

La commission formation et égalité professionnelle

Cette commission sera constituée de 6 membres dont l’un aura la fonction de président. Ils sont désignés  parmi les membres du CSE titulaires et/ou suppléants, lors de la première réunion du CSE à l’issue des élections professionnelles. 

La commission formation et égalité professionnelle est en charge de préparer les délibérations du CSE relatives à la politique sociale, condition de travail, formation et emploi.

Elle se réunit trois fois par an sur convocation de l’employeur et/ou son représentant qui assiste aux réunions :
- deux fois sur les questions relative à la formation et notamment pour examiner le projet de plan de formation et les bilans formation et GPEC.
- une fois sur les autres questions de la politique sociale et notamment pour examiner les différentes données intégrées dans la BDES et relatives aux bilans sociaux et aux données de la situation comparée des femmes et des hommes.

Ces temps de réunion ne sont pas déduits des crédits d’heures de délégation des membres représentants du personnel à ladite commission, ni du forfait annuel des 40 heures allouées notamment au titre des commissions du CSE (hors CSSCT). 

La commission d’information d’aide au logement

La commission d'information et d'aide au logement facilite le logement et l'accession des salariés à la propriété et à la location des locaux d'habitation. A cet effet, la commission :
recherche les possibilités d'offre de logements correspondant aux besoins du personnel, en liaison avec les organismes habilités à collecter la participation des employeurs à l'effort de construction ;
informe les salariés sur leurs conditions d'accès à la propriété ou à la location d'un logement et les assiste dans les démarches nécessaires pour l'obtention des aides financières auxquelles ils peuvent prétendre. En outre, la commission logement aide les salariés souhaitant acquérir ou louer un logement au titre de la participation des employeurs à l'effort de construction, ou investir les fonds provenant des droits constitués en application des dispositions relatives à l'intéressement, à la participation et à l'épargne salariale. 

A cet effet, la commission propose, dans chaque entreprise, des critères de classement des salariés candidats à l'accession à la propriété ou à la location d'un logement tenant compte, notamment, des charges de famille des candidats. Priorité est accordée aux bénéficiaires des dispositions du code des pensions militaires d'invalidité et des victimes de la guerre ayant la qualité de grands mutilés de guerre, conjoints survivants, pupilles de la nation, aux titulaires de pensions d'invalidité servies par un régime obligatoire de sécurité sociale, aux bénéficiaires d'une rente d'accident du travail correspondant à un taux d'incapacité au moins égal à 66 %, aux jeunes de moins de 30 ans, aux salariés en mobilité professionnelle, ainsi qu'aux salariés menacés d'expulsion. Le CSE examine pour avis les propositions de la commission. 

Cette commission sera constituée de 3 membres dont l’un aura la fonction de président, désignés parmi les membres du CSE titulaires et/ou suppléants, lors de la première réunion du CSE à l’issue des élections professionnelles.

Elle se réunit une fois par an, sur convocation de l’employeur et/ou son représentant qui assiste à la réunion.

Ce temps de réunion ne sera pas déduit des crédits d’heures de délégation des membres représentants du personnel à ladite commission, ni du forfait annuel des 40 heures allouées notamment au titre des commissions du CSE (hors CSSCT).

Le fonctionnement du CSE de l’UES Mutuaide

4.1 : La convocation, l’ordre du jour 

L’ordre du jour de chaque réunion du CSE est établi par le président ou son représentant dûment mandaté à cet effet et le secrétaire ou son adjoint selon un calendrier prévisionnel fixé annuellement et relatif aux dates d’instance CSE. L’adjoint pourra par ailleurs être présent à la préparatoire de l’ordre du jour avec le secrétaire si ce dernier ne peut être présent à la réunion plénière. Le temps passé par le secrétaire ou son adjoint à la préparation de l’ordre du jour n’est pas déduit du crédit d’heure de délégation. 
Sont inscrites de plein droit à l’ordre du jour, les consultations obligatoires en application tant d’une disposition législative et règlementaire que d’un accord collectif. L’élaboration du calendrier annuel des consultations  sera réalisée conjointement entre la Direction ou son représentant et le ou la secrétaire ou son adjoint du CSE, à défaut de conclusion d’un accord collectif avec les Organisations Syndicales pendant la durée du présent accord.
Le CSE peut en outre se réunir dans le cadre de réunions extraordinaires,
à la demande de la majorité de ses membres en transmettant des questions jointes à la demande de convocation faite auprès de l’employeur, pour inscription à l’ordre du jour
à la demande de deux de ses membres sur des sujets relevant de la CSSCT. 
L’ordre du jour est communiqué par la Direction Générale ou son représentant aux membres du CSE titulaires et suppléants, aux représentants syndicaux, ainsi qu’à l’inspection du travail, à l’agent des services de prévention des organismes de sécurité sociale quand le CSE se réunit dans le cadre de ses attributions relatives à la santé, sécurité et conditions de travail, dans la mesure du possible, une semaine calendaire avant la réunion.

4.2 : Le règlement Intérieur du CSE

Le Règlement Intérieur est un document obligatoire élaboré par le CSE déterminant les modalités de son fonctionnement et celles de ses rapports avec les salariés pour l’exercice de ses missions. Ce règlement Intérieur doit également contenir des mesures sur notamment la communication des comptes annuels du CSE et son rapport d’activités et de gestion financière.
Ce document ne doit pas contenir de mesures relevant des prérogatives de l’employeur ou contraires au présent accord.

4.3 : Les réunions du CSE organisées par l’employeur

Le CSE se réunira 10 fois par an au minimum, sur convocation du président. Des réunions extraordinaires peuvent en outre être organisées, à la demande du président ou de la majorité des membres du CSE, dans le cadre des dispositions législatives et règlementaires.

Quatre réunions par an du CSE porteront sur tout ou partie des attributions que le CSE a déléguées à la CSSCT en matière de santé, sécurité et conditions de travail.

Ces réunions se dérouleront au siège social de l’UES. 

Ces réunions pourront s’effectuer par Visio conférence, y compris celles où se réunit la CSSCT, si l’élu ou le représentant syndical le souhaite, dans un souci d’optimisation des déplacements et pour favoriser l’équilibre vie privée/vie professionnelle. Dans l’hypothèse où l’élu ou le représentant syndical ferait le choix d’un déplacement inter-sites, il s’engage à assister à la réunion dans son intégralité. De plus, un membre du CSE ou de la CSSCT, y compris de la direction à l’exception du président ou son représentant dûment mandaté à cet effet, qui souhaite participer à une réunion d’information et/ou de consultation par visioconférence ou, à défaut, par conférence téléphonique, peut le faire à sa demande. Il peut participer au vote lors des consultations dans les conditions fixées par décret étant entendu qu’il ne peut participer au vote par conférence téléphonique.


La délégation du personnel au CSE participant aux réunions sur convocation de l’employeur est composée de 
- ses membres titulaires, 
- des adjoints au secrétaire et au trésorier s’ils sont élus suppléants, 
- des représentants syndicaux au CSE, ces derniers ayant seulement voix consultative.

Le suppléant élu au CSE en dehors des adjoints assiste aux réunions uniquement en l’absence du titulaire. Néanmoins, chaque membre élu au CSE recevra dans les délais prévus l’ordre du jour des réunions ainsi que les documents afférents à la réunion.

Le suppléant appelé à remplacer un titulaire, temporairement ou définitivement, est déterminé conformément aux dispositions légales.
En outre, assisteront aux réunions du CSE dans le cadre d’une demi-journée : 
- les membres des commissions formation et égalité professionnelle et aide au logement, élus suppléants, lorsqu’ils devront restituer leurs analyses en vue d’une future consultation, dans le cadre des attributions propres à leur commission,
- tous les élus suppléants, dans le cadre de la présentation à l’instance des Orientations Stratégiques.
Pour l’exercice de leurs fonctions, les membres du CSE bénéficient d’un crédit d’heures de délégation mensuel payé par l’employeur comme du temps de travail effectif. Ce crédit d’heures et ses modalités d’utilisation sont définis au point 5.1, 5.2 et 5.3 du présent accord.
Néanmoins, certaines activités du CSE, également payées comme du temps de travail effectif par l’employeur ne s’imputent pas sur le crédit d’heures de délégation dont dispose les membres titulaires. Il s’agit du temps passé :
	- aux réunions du CSE sur convocation de l’employeur ou de la majorité des élus,
	- aux réunions de la commission santé, sécurité et conditions de travail, dans le cadre des attributions dévolues par le CSE,
	- aux réunions des autres commissions (en dehors de celles organisées sur convocation de l’employeur), dans la limite d’une durée annuelle globale de 40 heures. Il convient de préciser qu’il s’agit d’un forfait utilisable de manière mutualisée par l’ensemble des membres des commissions.
	- aux enquêtes menées après un accident du travail grave ou des incidents répétés ayant révélé un risque grave ou une maladie professionnelle ou à caractère professionnel grave,
	- à la recherche des mesures préventives dans toute situation d’urgence ou de gravité, notamment lors de la mise en œuvre de la procédure de danger grave et imminent prévue par les dispositions législatives,
	- au temps correspondant à la formation en santé, sécurité et conditions de travail et à la formation économique des membres du CSE, selon les modalités prévues aux articles 5.4 du chapitre 1 du présent accord.
Par ailleurs, les membres suppléants du CSE disposeront chacun d’un crédit d’heures de délégation dans le cadre d’un forfait annuel de 24 heures du 1er janvier au 31 décembre de l’année N, basé sur le calcul de 2 heures par mois. Ces heures ne sont ni mutualisables ni reportables sur l’exercice civil suivant. 

Ce crédit d’heure pourra notamment être utilisé pour participer à la réunion préparatoire de l’ordre du jour du CSE. 
En outre, consciente des modifications apportées par la création d’un CSE et afin de préparer au mieux les élus dans leurs nouvelles fonctions, la Direction accorde au CSE une réunion préparatoire exceptionnelle de 3h pour la première réunion plénière du CSE, cette réunion préparatoire aura notamment pour but de faciliter la prise de mandat des nouveaux élus au CSE et de préparer la constitution des commissions.
4.4 : Le procès-verbal 

Les délibérations du CSE sont consignées dans un procès-verbal établi par le secrétaire du comité dans un délai de 15 jours suivant la réunion et communiqué à l’employeur et aux membres du CSE. Ce délai peut être ramené à 8 jours dans des cas exceptionnels et avec l’accord du secrétaire. 
Les moyens de fonctionnement du CSE

5.1 : Les crédits d’heures de délégation, mutualisation, report

Les titulaires de la délégation du personnel au CSE disposent, de 25 heures par mois. Néanmoins, et dans le cadre de la mutualisation des heures, les membres du CSE pourront se répartir chaque mois les heures entre eux (de titulaire à titulaire et/ou de titulaire à suppléant). Par ailleurs, il est également possible de reporter ses heures de délégation dans la limite de 12 mois. Pour autant, le report et la mutualisation ne peut conduire un membre à disposer dans le mois, de plus d’une fois et demi le crédit d’heure de délégation d’un membre titulaire soit pas plus de 37h30 heures dans le mois. 
En outre le secrétaire et le trésorier disposeront chacun d’un crédit d’heures supplémentaires de délégation dans le cadre d’un forfait annuel de 120 heures du 1er janvier au 31 décembre de l’année N, basé sur un calcul de 10 heures par mois. Ces heures ne  pourront être mutualisables qu’avec leurs adjoints respectifs et ne seront pas reportables sur l’exercice civil suivant. 
Dans l'hypothèse d'une répartition des heures de délégation entre élus, les membres titulaires de la délégation du personnel au comité social et économique doivent en informer l’employeur au plus tard 3 jours avant la date prévue pour leur utilisation. L'information auprès de l'employeur doit se faire par un document écrit précisant l'identité des membres et le nombre d'heures mutualisés pour chacun d'eux. 
La prise d’heures de délégation, dans le cadre des forfaits alloués au secrétaire et au trésorier ou en cas de mutualisation d’heures aux suppléants, devra être portée à la connaissance de l’employeur au plus tard 3 jours avant la date prévue d’utilisation, par l’établissement d’un bon de représentation.

5.2 : Les modalités d’utilisation, de mutualisation et de report

Les modalités d’utilisation des crédits d’heures, la mutualisation et le report de celles-ci font l’objet d’une procédure présentée en annexes 1 du présent accord, qui s’inscrit dans le cadre des dispositifs en vigueur à la date de conclusion du présent accord. Le bon de représentation permettant la formalisation de la prise des heures de délégation figure en annexe 2.

Ces modalités et les annexes y afférentes pourront être remplacées dans le cadre d’un nouveau système déclaratif à venir via le système de gestion de temps.

5.3 : Le paiement du crédit d’heures et la récupération des heures effectuées hors temps de travail

Il est convenu entre les parties que pour le temps passé par les salariés titulaires de mandats de représentation du personnel et/ou syndicale et/ou de Branche à des réunions à l’initiative de l’employeur, y compris les groupes de travail où les réunions de branche, en dehors de leur temps de travail, le recours à la récupération sera privilégié, sans pour autant exclure le recours éventuel à la rémunération des heures supplémentaires.
Le salarié effectuera une demande de récupération à sa hiérarchie ou au pôle planification du service assistance pour les représentants du personnel des opérations d’assistance soumis à planification, qui a en charge la validation de la ou des dates de récupération souhaitées. Le pôle Relations Sociales se charge quant à lui de valider le nombre d’heures à récupérer. Après la validation par ce dernier du volume d’heures, une réponse devra être apportée dans les 15 jours par le responsable hiérarchique ou le pôle planification du service assistance. 
En cas de difficulté pour récupérer les heures demandées, le salarié pourra se rapprocher du pôle Relations Sociales qui aura la charge d’intervenir pour aider à trouver une solution. 
Les parties conviennent que les heures à récupérer de l’année N devront l’être dans la mesure du possible avant le 31/12/N, sans pour autant dépasser le 31/03/N+1.
Un processus figurant en annexe 3 décrit le mode opératoire.
5.4 : Les moyens de formation des membres du CSE

Formation en SSCT

Les membres du CSE bénéficient de la formation nécessaire à l'exercice de leurs missions en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail. Cette formation est d’une durée de 5 jours. Le congé de formation est pris en une seule fois à moins que le bénéficiaire et l'employeur ne décident d'un commun accord qu'il le sera en deux fois.
Les conditions de renouvellement de cette formation s’inscrivent dans le cadre des dispositions législatives et règlementaires.
Le financement de la formation santé et sécurité est pris en charge par l'employeur dans les conditions prévues suivantes : les dépenses afférentes à la rémunération des organismes de formation sont prises en charge par l'employeur, à concurrence d'un montant qui ne peut dépasser, par jour et par stagiaire, l'équivalent de 36 fois le montant horaire du Smic ; les frais de déplacement sont pris en charge par l'employeur à hauteur du tarif de seconde classe des chemins de fer applicable au trajet le plus direct depuis le siège de l'établissement jusqu'au lieu de dispense de la formation. 
Le temps passé en formation est considéré comme du temps de travail effectif et rémunéré comme tel et n’est pas déduit des heures de délégation.
Les formations délivrées doivent relever d’organismes de formation agréés. 
Cette formation a pour objet de développer leur aptitude à déceler et à mesurer les risques professionnels et leur capacité d'analyse des conditions de travail et de les initier aux méthodes et procédés à mettre en œuvre pour prévenir les risques professionnels et améliorer les conditions de travail.
La formation initiale est dispensée dès la première désignation des membres de la délégation du personnel du CSE. Elle est dispensée selon un programme théorique et pratique préétabli qui tient compte : des caractéristiques de la branche professionnelle de l'entreprise; des caractères spécifiques de l'entreprise et du rôle du représentant de la commission CSSCT au CSE.
Le renouvellement de la formation fait l’objet de stages distincts de ceux organisés dans le cadre de la formation initiale. Ce renouvellement a pour objet de permettre au membre du CSE d'actualiser ses connaissances et de se perfectionner. A cet effet, le programme établi par l'organisme de formation a un caractère plus spécialisé. Il est adapté aux demandes particulières du stagiaire et tient compte notamment des changements technologiques et d'organisation affectant l'entreprise, l'établissement ou la branche d'activité.
La demande de formation doit être formulée selon les conditions suivantes : 
La demande doit préciser : la date à laquelle le salarié souhaite prendre son congé, la durée du congé, le prix du stage (dans le respect du montant fixé par la législation soit pas plus de 36 fois le Smic horaire) et le nom de l'organisme chargé d'assurer le stage.
La demande de congé est présentée au moins 30 jours avant le début du stage à l’employeur. A sa date de présentation, elle est imputée par priorité sur les contingents du congé de formation économique sociale et syndicale.
Lorsque, pour refuser la demande de congé, l'employeur estime que l'absence du salarié pourrait avoir des conséquences préjudiciables à la production et à la bonne marche de l'entreprise, le refus est notifié à l'intéressé dans un délai de 8 jours à compter de la réception de la demande. Dans ce cas, le congé formation peut être reporté dans la limite de 6 mois.
L'organisme de formation délivre, à la fin du stage, une attestation d'assiduité que l'intéressé remet à son employeur lorsqu'il reprend son travail.
Formation économique des titulaires du CSE 

Les membres titulaires du CSE élus pour la première fois ou n’ayant jamais bénéficié de cette formation dans le cadre d’un mandat précédent de membre du Comité d’Entreprise ou du CSE ainsi que les adjoints aux postes de secrétaire et trésorier s’ils sont suppléants, bénéficient dans les conditions et limites règlementaires d’un stage de formation économique. Néanmoins, les parties conviennent, compte tenu des différences de fonctionnement et d’attributions qu’induisent la création du CSE, de faire bénéficier les titulaires de mandats précités de ce stage, indépendamment de la durée de la mandature précédente, dès la désignation de l’instance commune. 
Un suppléant du CSE qui devient définitivement titulaire peut bénéficier du stage de formation économique.
Le stage de formation économique des titulaires du CSE est d'une durée maximale de 5 jours et la durée de cette formation est imputée sur la durée du congé de formation économique sociale et syndicale (CFESS).
La formation est renouvelée lorsque le membre du CSE a exercé son mandat pendant 4 années consécutives ou non.
Le financement de la formation est pris en charge par le comité social et économique. Ce financement inclut aussi bien le prix du stage que les éventuels déplacements et hébergement des élus et est pris en charge sur le budget de fonctionnement du CSE. 

A titre exceptionnel, dans le cadre de la mise en place de la 1ère mandature du CSE, la Direction des Relations Humaines organisera cette formation en intra entreprise pour 14 élus. Dans ce cadre, elle prendra en charge les financements relevant légalement du budget de fonctionnement du CSE, comme susmentionné. Les élus titulaires et les adjoints aux postes de secrétaire et trésorier s’ils sont suppléants, seront prioritaires pour s’inscrire à cette formation organisée par l’entreprise, sachant qu’ils restent libres de choisir de réaliser ce stage par le biais de leur organisation syndicale respective. Dans l’hypothèse où le nombre de participants ne serait pas atteint, les suppléants élus au CSE pourront  bénéficier de cette formation.
Le temps passé en formation est considéré comme du temps de travail effectif et rémunéré comme tel et n’est pas déduit des heures de délégation. Il convient de préciser que si un membre du CSE assiste à cette formation alors qu’il travaille à temps partiel, l'employeur n'est pas tenu, de prendre en charge la rémunération du temps consacré à la formation économique excédant la durée hebdomadaire prévue par le contrat de travail à temps partiel. En effet, un salarié participant, sur sa demande, à une formation économique, ne peut prétendre à une rémunération supérieure à celle qu'il aurait perçue s'il ne l’avait pas suivie. Ainsi, un représentant du personnel travaillant à temps partiel ne peut demander un rappel d'heures complémentaires résultant de ces formations. Néanmoins, les parties conviennent que le temps passé en formation au-delà du temps de travail hebdomadaire pourra être récupéré. 
La demande de formation doit être formulée selon les conditions suivantes : 
La demande doit préciser : la date à laquelle le salarié souhaite prendre son congé, la durée du congé avec les dates précises, le nom de l'organisme chargé d'assurer le stage.
La demande de congé est présentée au moins 30 jours avant le début du stage à l’employeur. A sa date de présentation, elle est imputée par priorité sur les contingents du congé de formation économique sociale et syndicale.
Le congé de formation économique et sociale et de formation syndicale est de droit, sauf dans le cas où l'employeur estime, après avis conforme du comité social et économique, que cette absence pourrait avoir des conséquences préjudiciables à la production et à la bonne marche de l'entreprise. Le refus du congé par l'employeur est motivé.
L'organisme de formation délivre, à la fin du stage, une attestation d'assiduité que l'intéressé remet à son employeur lorsqu'il reprend son travail.

5.5 : Prise en charge des déplacements

En cas de déplacement d’un élu de la délégation du personnel au CSE, entre les sites de région parisienne et le site nantais et inversement, pour une réunion à l’initiative de la Direction Générale, le déplacement fera l’objet d’un ordre de mission et l’ensemble des frais sont pris en charge par l’UES, dans le respect des barèmes applicables dans l’UES.
En outre, au titre du CSE et afin de faciliter la communication des salariés des deux sites sur les œuvres sociales, 14 déplacements inter sites par an, au total, pouvant être utilisés par un titulaire ou un suppléant, seront pris en charge par l’UES. L’employeur prendra en charge dans le cadre de ces déplacements les billets de train (aller et retour) et le remboursement des billets de transport en commun pour se rendre des sites aux gares et inversement.


Le temps de transport inter-sites ne sera pas déduit des heures de délégation et est considéré comme du temps de travail effectif dans la limite d’un forfait de 3h30 par trajet, incluant les temps trajets entre le site du lieu d’exercice du contrat de travail et le site faisant l’objet du déplacement. L’aller et le retour dans le cadre d’un déplacement doivent être effectués durant la même semaine de travail.
Ces déplacements feront l’objet d’un ordre de mission. 
5.6 : Les moyens matériels et techniques

Mise à disposition de locaux et équipement

Site de Bry sur Marne :
Le CSE dispose d’un local fermant à clé
Le local est équipé :
De bureaux,
D’armoires de rangement,
De tables et de chaises,
D’un PC avec accès à Internet connecté au réseau local et d’une imprimante/fax/scanner, 
D’un téléphone disposant d’un numéro dédié, 
D’un coffre-fort,
D’un local archive 
Site de Nantes :
Le CSE dispose d’un local fermant à clé
Le local est équipé :
D’un bureau et d’un caisson, 
De chaises,
D’une table,
D’un coffre-fort,
D’une armoire fermant à clef,
D’un PC avec accès à Internet et d’une imprimante connectée au réseau local.
D’un téléphone disposant d’un numéro dédié. 
Les moyens matériels et techniques précités sont totalement pris en charge financièrement par l’employeur. Il convient en outre de préciser que l’entreprise prend en charge les frais d’envois postaux du CSE, dès lors que ceux-ci restent raisonnables, dont le budget sera fixé annuellement par le contrôle de gestion et au seul titre des missions du comité d’entreprise.


5.7 : Moyens et règles de communication

Utilisation de la messagerie

Le CSE d’UES dispose d’une adresse de messagerie électronique interne, par laquelle il a également accès à l’ensemble des adresses professionnelles des salariés.
Chaque salarié peut s’adresser au CSE à partir de son poste de travail, dans les conditions générales s’appliquant à l’usage personnel. Le CSE d’Entreprise peut notamment utiliser son adresse propre afin :
De répondre à un message adressé par un salarié de l’entreprise,
D’envoyer un message à un ou plusieurs salariés, en excluant tout envoi en nombre, sauf dans le cas d’une information du CSE en matière d’activités sociales et culturelles ; à cet effet, l’utilisation des groupes de messagerie de salariés est autorisée ;
De communiquer avec les fournisseurs du CSE.

Les membres de la délégation du personnel au CSE ne doivent pas adresser de messages aux salariés dans le cadre du CSE, de leur poste de travail, en utilisant leur adresse professionnelle.
En outre, il sera mis à disposition de la secrétaire et du trésorier du CSE un ordinateur portable chacun permettant la connexion à distance sur le réseau local des entreprises de l’UES.

Panneaux d’affichage

Le CSE dispose à chaque étage des immeubles de Bry-sur-Marne (94), Noisy-le-Grand (93) et de Nantes (44), de panneaux réservés à ses communications (dont les procès-verbaux) et distincts de ceux affectés aux communications des Organisations Syndicales qui disposent également de panneaux dans les mêmes conditions d’affectation sur les différents sites. 
5.8 : Les subventions du CSE

Assiette de calcul des subventions du CSE

L’assiette de calcul des subventions du CSE est définie par les dispositions de l’article L 2315-61 du Code du Travail.

La contribution aux activités économiques et professionnelles

L’employeur verse au CSE une subvention de fonctionnement d’un montant annuel équivalent à 0.22% de cette assiette. 
Ces sommes ainsi que ses modalités d’utilisation sont inscrites dans les comptes annuels du CSE et dans le rapport d’activité et de gestion.

La contribution aux activités œuvres sociales et culturelles

L’employeur verse annuellement au CSE une contribution de 1.5 % de la masse salariale de l’assiette définie ci-dessus. 


CHAPITRE 2 : LE DROIT SYNDICAL

Moyens de fonctionnement 

1.1 : Les crédits d’heures de délégation

Le délégué syndical dispose d’un crédit d’heures de délégation de 24 heures par mois et le représentant syndical titulaire au CSE de 20h par mois. 

Ces crédits d’heures sont considérés comme du temps de travail effectif et rémunérés comme tel. Le temps passé par le délégué syndical ou le représentant syndical au CSE en réunions organisées à l’initiative de l’employeur et/ou en réunion de négociation des accords collectifs de travail ne s’impute pas sur ce crédit d’heure. 

Le temps passé par le représentant syndical, aux réunions préparatoires du CSE est imputé sur le crédit d’heure de délégation.

Ce crédit d’heures doit être utilisé conformément à l’objet du mandat et n’est pas reportable d’un mois sur l’autre. Par ailleurs, il ne peut être dépassé qu’en cas de circonstances exceptionnelles. On entend par circonstances exceptionnelles, des situations inhabituelles, nécessitant de la part des représentants, un surcroît de démarches et d’activité, débordant le cadre de leurs tâches coutumières, en raison notamment de la soudaineté de l’évènement ou de l’urgence des mesures à prendre. 

Il appartient au délégué ou au représentant syndical d’établir l’existence de circonstances exceptionnelles justifiant le dépassement du crédit d’heures légal, ainsi que la conformité de l’utilisation de ces heures excédentaires à sa mission. A défaut, l’employeur n’est pas tenu de les rémunérer et pourra effectuer une retenue sur salaire. En cas de dépassements importants et répétés, l’employeur pourra prendre les sanctions prévues par la législation en vigueur.

En outre, dans l’hypothèse où plusieurs délégués syndicaux d’un même syndicat seraient désignés en application des dispositions légales des articles L2143-3 et L2143-4, ceux-ci peuvent répartir entre eux le temps dont ils disposent mensuellement. Ainsi, en début de mois, le délégué syndical souhaitant céder tout ou partie de ses heures de délégation mensuelles devra en informer par mail le pôle Relations Sociales en précisant le nombre d’heures données et le(s) nom(s) du/des bénéficiaires.

Chaque section syndicale représentative au sein de l’UES dispose d’un crédit d’heure de 24h par an au titre de la négociation collective d’entreprise.

1.2 : Les modalités d’utilisation des crédits d’heures

Les modalités d’utilisation des crédits d’heures, sont décrites dans la procédure figurant en annexe 1 du présent accord et s’inscrivent dans le cadre des dispositifs en vigueur à la date de conclusion du présent accord. Le bon de représentation permettant la formalisation de la prise des heures de délégation figure en annexe 2.
Ces modalités et les annexes y afférentes pourront être remplacées dans le cadre d’un nouveau système déclaratif à venir via le système de gestion de temps.

1.3 : Le paiement du crédit d’heures et la récupération des heures effectuées hors temps de travail

Il est convenu entre les parties que pour le temps passé par les délégués syndicaux et/ou les représentants syndicaux à des réunions à l’initiative de l’employeur, en dehors de leur temps de travail, le recours à la récupération sera privilégié, sans pour autant exclure le recours éventuel à la rémunération des heures supplémentaires.
Le salarié effectuera une demande de récupération à sa hiérarchie ou au pôle planification du service assistance pour les représentants du personnel des opérations d’assistance soumis à planification, qui a en charge la validation de la ou des dates de récupération souhaitées. Le pôle Relations Sociales se charge quant à lui de valider le nombre d’heures à récupérer. Après la validation par ce dernier du volume d’heures, une réponse devra être apportée dans les 15 jours par le responsable hiérarchique ou le pôle planification du service assistance. 
En cas de difficulté pour récupérer les heures demandées, le salarié pourra se rapprocher du pôle Relations Sociales qui aura la charge d’intervenir pour aider à trouver une solution. 
Les parties conviennent que les heures à récupérer de l’année N devront l’être dans la mesure du possible avant le 31/12/N, sans pour autant dépasser le 31/03/N+1.
Un processus figurant en annexe 3 décrit le mode opératoire.
1.4 : Le crédit d’heures supplémentaires au titre des négociations

Un crédit d’heures de délégation complémentaire par thèmes de négociation pourra être accordé à chaque Organisation Syndicale représentative dans l’entreprise, selon un calendrier de thématiques qui sera validé annuellement entre la Direction Générale et les Organisations Syndicales.
Ce crédit d’heures spécifique par Organisation Syndicale sera géré par celles-ci. En conséquence, il appartiendra à chaque Délégué Syndical, d’attribuer les heures à chacun des salariés de l’entreprise élus ou non et d’en informer le Pôle Relations Sociales par courrier ou par messagerie
Parallèlement, l’utilisation de ce crédit d’heures supplémentaires fera l’objet d’une déclaration des utilisateurs, après accord du Délégué Syndical, par le biais du bon de représentation du personnel ou tout système déclaratif mis en place ultérieurement. Un e-mail sera adressé par le Délégué Syndical au pôle Relations Sociales pour l’avertir de l’affectation de ces heures à des tiers.

Les moyens matériels et techniques

2.1 : Mise à disposition de locaux et équipement

Local syndical
Siège région parisienne:
Deux locaux partagés par deux Organisations Syndicales, fermant à clé, sont mis à disposition de l’ensemble des sections syndicales représentatives au sein de l’UES et réservés à l’exercice de la mission de leurs délégués.
Les locaux sont équipés :
D’un bureau, d’un fauteuil et d’un caisson,
De chaises,
D’une armoire fermant à clef pour chaque Organisation Syndicale présente dans le local,
D’un PC avec accès à Internet et d’une imprimante connectée au réseau local.
D’un téléphone disposant d’un numéro dédié 

Site de Nantes :
Un local commun fermant à clé, est mis à disposition de l’ensemble des sections syndicales représentatives au sein de l’UES et réservé à l’exercice de la mission de leurs délégués.  
Le local est équipé :
De bureaux, de fauteuils et de caissons,
De chaises,
D’armoires fermant à clef,
De deux PC avec accès à Internet et d’une imprimante connectée au réseau local.
De deux téléphones disposant de numéros dédiés 

Les moyens matériels et techniques précités sont totalement pris en charge financièrement par l’employeur.
Par ailleurs les sections syndicales ont la possibilité de réserver les salles de réunion au moyen des mêmes outils de réservation électronique que ceux mis à disposition des salariés.

2.2 Moyens et règles de communication

Utilisation de la messagerie

Chaque Organisation Syndicale représentative dans l’entreprise, dispose d’une adresse de messagerie électronique interne. Elles ont également accès à l’ensemble des adresses professionnelles des salariés.
Chaque salarié peut s’adresser à l’Organisation Syndicale de son choix à partir de son poste de travail, dans les conditions générales s’appliquant à l’usage personnel et dans le respect des dispositions de la charte d’utilisation des moyens informatiques et de la communication électronique.
Les Organisations Syndicales peuvent utiliser leurs adresses propres dans deux cas de figure :
répondre à un message adressé par un salarié de l’entreprise,
envoyer un message à un ou plusieurs salariés, en excluant tout envoi en nombre.
Par ailleurs, la liberté de choix des salariés d’accepter ou de refuser un message doit être par principe, préservé. En conséquence, les Organisations Syndicales assortiront leurs envois de clauses facilitant pour le salarié la possibilité d’accepter ou non le message délivré. 
Il est rappelé que les tracts syndicaux ou toute autre forme de communication syndicale ne peuvent être diffusés aux salariés par le biais de la messagerie électronique. 

Panneaux d’affichage

Les sections syndicales présentes dans l’entreprise, disposent à chaque étage des immeubles des sociétés de l’UES, de panneaux réservés aux communications syndicales et distincts de ceux affectés aux communications du Comité Economique et Social.


Espace d’information syndical sur l’intranet

En complément des moyens d’information de nature syndicale prévu précédemment, un espace d’information syndical est mis à la disposition de chaque Organisation Syndicale représentative au sein de l’UES.
Cet espace permettra la mise en ligne de pages d’informations syndicales. Ces informations syndicales ont un caractère statique et n’autorisent pas les échanges avec les salariés. Un raccourci sur le bureau informatique des collaborateurs permet un accès rapide à ces pages.
La mise en ligne des informations syndicales sur l’intranet est réalisée par un responsable de la publication des pages d’informations syndicales, désigné par chaque Section Syndicale. Il est responsable du contenu et du format des pages publiées et est l’interlocuteur de la Direction et des Relations Humaines. Il bénéficiera d’une information/formation sur les modalités techniques de mise en ligne des tracts et communications syndicales sur l’intranet. Il transmettra  simultanément à la mise en ligne, au Directeur Général et à la DRH (Directrice Relations Humaines et Communication Interne et Responsable Relations Sociales) tout tract et/ou communication devant être mise en ligne. Chaque Section Syndicale pourra désigner un adjoint (un suppléant) qui disposera des mêmes droits et responsabilités que le responsable titulaire.
Ces publications, de nature syndicale, veillent à ne pas s’exposer aux griefs concernant notamment les injures, la diffamation et les atteintes à la vie privée
Les pages d’information syndicales destinées aux tracts et communications syndicales, mis en ligne par chaque Organisation Syndicale sur l’espace intranet sont conservées sans limitation de durée.

Distribution et mise à disposition des tracts syndicaux

Les publications et tracts à caractère syndical peuvent être librement distribués au personnel dès lors que la diffusion ne perturbe pas le fonctionnement de l’activité et ne donne pas lieu à des réunions de salariés.
La diffusion de tracts ou publications syndicales à l’intérieur des sites des entreprises de l’UES s’effectuera :
 dans les halls aux rez de chaussée des bâtiments sur les sites de Bry-Sur-Marne et FMB,
sur les paliers devant les ascenseurs pour le site de Nantes
sur les paliers devant les locaux du SIT pour le site de Piazza, 
Ces publications et tracts, de nature syndicale, veillent à ne pas s’exposer aux griefs concernant notamment les injures, la diffamation et les atteintes à la vie privée.
Un exemplaire des tracts syndicaux et des publications et communications syndicales est obligatoirement  transmis au Directeur Général et à la DRH (Directrice Relations Humaines et Communication Interne et Responsable Relations Sociales) ou le cas échéant, par pièce jointe en messagerie électronique, simultanément à leur diffusion ou à leur mise à disposition auprès du personnel.
Les documents syndicaux diffusés dans l’entreprise doivent rester à la disposition exclusive de ses salariés et de ce fait, ne sauraient être déposés ni dans le hall d’entrée, ni dans les espaces détentes, ni apposés sur les murs ou surfaces vitrées.
Le contenu des affichages, publications et tracts est librement déterminé par la section syndicale, sous réserve de l’application des dispositions légales. 


Chaque Organisation Syndicale pourra disposer du matériel de Mutuaide Assistance de 5 copies couleur en format A3 par mois. Dans cette optique, les Organisations Syndicales disposeront chacune d’un code d’accès spécifique au copieur se situant au deuxième étage de l’immeuble de Bry-sur-Marne (près de la salle 207) qui leur sera communiqué par le service Relations Humaines.
Le congé de formation économique social et syndical (CFESS)

Le congé de formation économique, sociale et syndicale est régit par les dispositions législatives et règlementaires.

Les frais de déplacement

L’employeur prendra en charge dans le cadre de déplacements inters sites (Région Parisienne/Nantes) : 
3 billets de train (soit 3 aller et retour) par Organisation Syndicale par semestre,
le remboursement des billets de transport en commun pour se rendre des sites aux gares et inversement.

Il est exclu toute autre prise en charge dans le cadre de ces déplacements (hébergement, restauration, et autre frais non mentionnés ci-dessus).

Les prises en charge s’effectueront à l’issue de l’établissement d’un ordre de mission.

Si l’Organisation Syndicale organise elle-même le déplacement, l’employeur remboursera celui-ci sous forme de note de frais, selon le barème d’entreprise et dans les conditions suivantes:
sur la base d’un montant ne pouvant excéder le prix d’un billet SNCF 2ème classe Paris/Nantes ou Nantes/Paris, 
le remboursement des billets de transports en commun pour se rendre des sites aux gares et inversement.

Des justificatifs originaux devront être fournis lors de la transmission de la note de frais. 

Dans tous les cas et afin d’organiser au mieux les déplacements des collaborateurs, les Organisations Syndicales transmettront leur(s) ordre(s) de mission(s) pour validation sur les boîtes « relations sociales » et « moyens généraux », 3 jours ouvrés avant le départ en déplacement. 

Il convient de noter que pendant la durée de ces déplacements spécifiques, les collaborateurs seront couverts par la police Accident Corporelle Assurance Salarié. 

Les parties conviennent que dans le cadre de 2 billets de train par semestre (soit 2 aller et retour) par Organisation syndicale, le temps de transport inter-sites ne sera pas déduit des heures de délégation et est considéré comme du temps de travail effectif dans la limite d’un forfait de 3h30 par trajet, incluant les temps de trajets entre le site du lieu d’exercice du contrat de travail et le site faisant l’objet du déplacement. L’aller et le retour dans le cadre d’un déplacement doivent être effectués durant la même semaine de travail.


Temps de déplacement des représentants du personnel 

Les temps de déplacements que les représentants du personnel effectuent à l’intérieur ou à l’extérieur de l’entreprise dans le cadre de l’exercice de leur mandat en dehors des réunions auxquelles ils sont convoqués par l’employeur, s’imputent en principe sur leur contingent d’heures délégation. En tant que tels, ils sont donc rémunérés et comptabilisés comme du temps de travail effectif. Il en va ainsi des déplacements effectués pendant leurs horaires de travail pour les besoins de leur mandat. Les représentants consomment leur crédit dès qu’ils quittent leur poste de travail, sauf dispositions plus favorables figurant aux alinéas 2 et 3 de l’article 5.5 du présent accord.
Lorsque ces déplacements s’effectuent intégralement en dehors de ses heures de travail, le représentant du personnel peut décider de les imputer ou non sur son crédit d’heures. S’il renonce à cette imputation, les temps de déplacement ne sont ni comptabilisés comme du temps de travail, ni rémunérés. 
En ce qui concerne, les temps de déplacement des représentants du personnel pour se rendre aux réunions à l’initiative de l’employeur (réunions périodiques du CSE, négociations, réunions extraordinaires…), ce temps n’est pas déduit des heures de délégation puisqu’il ne correspond pas à l’exercice strict du mandat mais en constitue une formalité préalable ou postérieure. Le temps de trajet effectué durant les heures de travail est assimilé a du travail effectif et l’employeur doit donc le rémunérer comme tel. Cependant, conformément à la position jurisprudentielle, lorsque ces temps de déplacement sont situés en dehors de l’horaire de travail, seuls sont rémunérés comme du temps de travail ceux dépassant, en durée, le temps normal de trajet entre le domicile du représentant et son lieu habituel de travail. Les articles 5.3 du chapitre 1 et 1.3 du chapitre 2 du présent accord, encadrent les modalités applicables.


CHAPITRE 3 : LA VALORISATION DU PARCOURS DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL

1. Prise en compte de l’exercice des mandats dans l’activité professionnelle 

1.1 : Le respect du principe de non-discrimination

La Direction Générale de l’UES tient à réaffirmer par le présent article que le principe de non-discrimination envers l’ensemble des salariés titulaires de mandats de représentation du personnel et/ou syndical, revêt une dimension fondamentale.
A ce titre, il est entendu que ce principe de non-discrimination se décline aussi bien entre :
Les salariés titulaires de mandats de représentation du personnel et/ou syndicale eux-mêmes,
Les salariés titulaires de mandats de représentation du personnel et/ou syndicale et les autres salariés des sociétés de l’UES, non titulaires de mandats de représentation du personnel et/ou syndicale.

En outre, ce principe de non-discrimination s’appuie sur le maintien d’un lien avec l’activité professionnelle, sur un niveau d’exigence de l’entreprise équivalent à celui des autres salariés, non titulaires de mandats de représentation du personnel et/ou syndicale, et sur une organisation des services adaptée à l’exercice des divers mandats, tel que précisé au point 1.3.

1.2 : La liberté de déplacement au sein ou en dehors de l’entreprise

Pour l’exercice de leurs fonctions, les Délégués Syndicaux et les Représentants du Personnel, peuvent, tant durant les heures de délégation qu’en dehors de leurs heures habituelles de travail, circuler librement sur les différents sites de l’UES et, y prendre tous les contacts nécessaires à l’accomplissement de leur mission, sous réserve de n’occasionner aucune gêne dans l’organisation et l’accomplissement du travail. 
Ils peuvent également pour l’exercice de leurs fonctions, durant les heures de délégation, se déplacer hors de l’entreprise. Le déplacement doit être en rapport avec l’exercice de la mission. 

1.3 : Le rôle et l’implication de l’ensemble des acteurs

Le présent article définit les conditions de l’articulation entre l’activité professionnelle et l’activité de représentation du personnel et/ou syndicale et détermine les engagements des parties, participant entre autre à la mise en place et au maintien d’un dialogue social responsable.
Des représentants du personnel conscients des contraintes de l’entreprise
Dans ce cadre les représentants du personnel s’engagent à : 
Tenir compte dans le cadre de leur activité de représentation du personnel et/ou syndicale, tout particulièrement dans la prise de leurs heures de délégation et de l’information auprès de leur encadrement et/ou du service Relations Humaines, des contraintes de l’activité et du fonctionnement de leur service ;
Respecter exactement le processus « Bon de représentation du personnel » dont les règles sont rappelées en l’annexe 1 du présent accord ;
Respecter impérativement les règles relatives aux crédits d’heures selon les principes décrits aux articles 5.1 et 5.3 du présent accord et d’utiliser ces heures conformément à l’objet du mandat,
Veiller à ne pas exercer son activité élective ou représentative sur son poste de travail en privilégiant l’accès donné aux locaux des IRP (locaux CSE et syndicaux) en fonction du ou des mandats détenus.

En outre, dans l’hypothèse où un représentant du personnel souhaiterait se rendre à une réunion organisée à l’initiative de l’employeur (négociation, réunion d’instance …) alors qu’il se trouve en situation de congé payé ou de prise de CET en temps, il devra préalablement à sa venue dans les locaux en informer son encadrement et/ou la fonction planning pour le service assistance ainsi que le pôle Relations Sociales du service Relations Humaines et procéder à une demande d’annulation de la journée ou demi-journée de congé ou de CET correspondante.

Des managers conscients des missions des représentants du personnel
Dans ce cadre les managers s’engagent à : 
Tenir compte dans l’organisation et pour le bon fonctionnement des services, de la présence dans un même service et/ou groupe, d’un ou plusieurs salariés titulaires d’un mandat de représentation du personnel et/ou syndicale;
Mener, avec l’aide de la Fonction Relations Humaines, en ce qui concerne notamment les salariés titulaires de mandats de représentation du personnel et/ou syndicale, une analyse de leur fonction en cherchant à aménager le plus possible leurs missions et adapter leurs objectifs professionnels;
Respecter le principe de non-discrimination lors de l’évaluation individuelle qui devra tenir compte de ce qui précède.

Un équilibre avec l’aide de la fonction Relations Humaines
Dans ce cadre, la Fonction Relations Humaines s’engage à :
Informer, selon les modalités les plus adaptées et particulièrement par le biais des disques informatiques partagés et de l’intranet de chacune des entreprises de l’UES, les managers des salariés titulaires de mandats de représentation du personnel et/ou syndicale, des dates des réunions plénières et de représentation du personnel et/ou syndicale (réunions de CSE, négociations d’entreprise ou de Branche, Commissions d’Entreprise ou du Groupe…). Ainsi, un calendrier annuel des dites réunions sera établi chaque année. Toute modification sera portée à la connaissance des managers ;
Informer les managers des processus figurant en annexe 1 ou de tout nouveau mode opératoire dans le cadre d’un nouveau système déclaratif à venir via le système de gestion de temps.et, veiller à son bon fonctionnement, tant dans la transmission des éléments au pôle Relations Sociales du service Relations Humaines qu’au respect des droits des salariés titulaires de mandats de représentation du personnel et/ou syndicale, pour le bon exercice de leurs missions ;
Maintenir et développer les compétences professionnelles et l’accès à la formation des salariés titulaires de mandats de représentation du personnel et/ou syndicale;
Veiller au respect du principe de non-discrimination défini à l’article 1.1 du chapitre 3 et d’une manière générale aux dispositions conventionnelles en vigueur.


En conséquence et de manière pratique et opérationnelle, il est convenu des mesures suivantes :
Les dates de réunions du CSE ainsi que les dates de réunion de négociation et les thématiques s’y afférents seront intégrées et mises à jour sur les disques partagés et l’intranet de l’UES ;
Les salariés titulaires d’un mandat électif et/ou représentatif seront planifiés en jours travaillés par le pôle planification quand ils doivent assister à une réunion à l’initiative de l’employeur dans le cadre de leur mandat. Si la date de réunion est connue à l’issue de la sortie du planning et que le titulaire d’un mandat électif et/ou représentatif est planifié en RH (hors congés), des ajustements seront opérés avec l’accord du salarié;
Les réunions d’instance dont la convocation est à l’initiative de l’employeur, seront clairement mentionnées sur les plannings pour les élus ou représentants du personnel ;
Le principe de non-discrimination syndicale fait l’objet d’un article à part entière dans le Règlement Intérieur de chaque société de l’UES disposant de salariés, disponible pour consultation sur les disques partagés des entreprises et sur l’intranet de l’UES ;
Des réunions d’information à destination du management ayant pour objet d’informer sur le respect des dispositions du présent accord, seront organisées régulièrement et systématiquement à chaque nouvelle mandature par le Pôle Relations Sociales. 

1.4 : Les entretiens et formation complémentaire

Entretien de début de mandat

Un entretien individuel entre le salarié investi d’un mandat et un membre de l’équipe Relation Sociale et/ou son manager est organisé au début du mandat. Cet entretien a lieu dans un délai raisonnable, de 3 à 6 mois, après la prise effective du mandat, sauf cas de force majeure. Cet entretien de début de mandat est dissocié de l’entretien annuel.

Le pôle Relations Sociales sensibilisera, au préalable, le manager sur la nature des mandats, les responsabilités associées et les implications pratiques (rôle/missions, volume de crédit d’heures, temps de réunion, planification des instances…) et sur l’importance et la nécessité d’organiser un temps d’échange au sein de son équipe.

L’objet de l’entretien est de :

rappeler la situation professionnelle du salarié (fonction, poste, qualification, rémunération…),
aborder les modalités pratiques d’exercice du mandat au regard de l’emploi exercé au sein de l’équipe et l’adéquation avec la charge de travail, quel que soit le métier exercé, ses conditions d’exercice et les responsabilités associées, (crédit et gestion des heures de délégation, calendrier des réunions, temps de déplacement inter-sites…)
s’assurer de la bonne articulation entre l’exercice de l’activité professionnelle et l’engagement dans le mandat, fondamental pour le bon déroulement du mandat,
faire un point sur les formations suivies/à suivre.

Au-delà de ces mesures, les porteurs de mandats, comme tout salarié, peuvent solliciter un entretien auprès de leur consultante ressources humaines.


Formation complémentaire de début de mandat

Sans se substituer aux formations prévues aux chapitres I et II, à l’entrée ou en cours d’exercice d’un mandat de représentation du personnel et/ou syndical, un format court d’e-learning, développé au niveau Groupe, pourra être proposé afin de développer la capacité de compréhension et de maîtrise des mécanismes économiques, financiers et sociaux de l’entreprise.

Entretien de fin de mandat

Conformément aux dispositions de l’article L 2141-5 du code du travail dernier alinéa, les représentants du personnel titulaires ou détenteurs d’un mandat syndical, qui disposent sur l’année d’heures de délégation représentant au moins 30% de la durée du travail fixée à leur contrat de travail bénéficient de droit d’un entretien dit de « fin de mandat ».
Les parties conviennent que cette mesure s’appliquera également au secrétaire et au trésorier du CSE ainsi qu’aux Délégués Syndicaux. 
Si l’entretien professionnel est réalisé au terme du mandat, il s’effectuera dans ce cadre et devra permettre de procéder au recensement des compétences acquises au cours du mandat ainsi que de préciser les modalités de valorisation de l’expérience acquise. Il sera alors réalisé par un membre du pôle Relations Sociales et/ou la consultante RH. 
Il convient d’apporter les précisions suivantes sur les modalités de calcul des  30% :
Les heures de délégation prises en compte dans le calcul sont les heures de délégation légales et conventionnelles ;
Il s’agit des heures de délégation théoriques et non réellement consommées ; 
Ne sont pas incluses les heures de réunion à l’initiative de l’employeur ou les heures acquises au titre d’autres mandats extérieurs (prud’hommes …).
Le calcul des heures s’effectue à l’année mais le droit nait en fin de mandat. Il conviendra donc de se placer à la fin du mandat et en théorie d’examiner la dernière année du mandat, de date à date. 

Entretien à mi-mandat

Les représentants du personnel titulaires d’un mandat électif ou représentatif pourront solliciter un entretien à mi-mandat. Ce dernier sera réalisé dans le cadre de l’entretien professionnel par un membre du pôle Relations Sociales et la consultante RH. En dehors des items propres à l’entretien professionnel tel que prévus par les dispositions législatives, cet entretien sera l’occasion de faire le point sur la conciliation du ou des mandat (s) et de l’activité professionnelle (organisation du travail, moyens humains et matériels, formation, évolution de carrière, progression salariale…)  

1.5 : Organisation et adéquation de la charge de travail et du mandat

Dans le respect des dispositions légales et conventionnelles, l’entreprise veillera à la prise en compte du ou des mandats de représentation du personnel et/ou syndicale, dans la charge de travail inhérente à l’activité professionnelle, et plus spécifiquement en cas de multiplicité des mandats.
En conséquence, le service Relations Humaines s’assurera, en collaboration avec les hiérarchies des salariés titulaires de mandats de représentation du personnel et/ou syndical à ce que l’organisation des activités et les missions confiées à ces salariés soient cohérentes et à ce que les objectifs tant qualitatifs que quantitatifs soient fixés au prorata du temps d’activité professionnelle pour tenir compte du temps consacré à l’exercice des mandats.
Dans ce cadre, l’entreprise transmettra au minimum une fois par an, une étude relative aux temps de représentation pour chaque titulaire de mandat de représentation du personnel et/ou syndicale. Cette étude sera conjointement adressée au salarié concerné et à son manager direct.
Comment sera réalisée l’étude ?
Sur la période considérée :
A = Total des heures de délégation réellement prise (y compris mutualisation, report, forfaits) + heures de réunions réelles + temps de déplacement inter-sites
B = Temps passé avec la Direction Générale et les Relations Humaines (préparation des ordres du jour, entretiens divers etc…)
C = A + B;
D = Total des heures effectives de travail 
E = Total des heures de récupération relatives à des heures effectuées en dehors du temps de travail (réunion à l’initiative de l’employeur, temps de déplacement inter-sites ayant été pris en récupération et dans le cadre des dispositions prévues à l’annexe 3 ;
F = D – E ;
G = Temps de représentation calculé en pourcentage soit C/F

Définitions : 
Temps passé en délégation = il s’agit des heures de délégation prises au titre des mandats d’entreprise (CSE, Commissions du CSE), de section syndicale, des mandats extérieurs (Branche, Groupe, National).
Temps passé en réunion = il s’agit des temps passés en réunion à l’initiative de l’employeur au titre des mandats d’entreprise (CSE, négociation collective, commissions de suivi, groupes de travail), et des réunions plénières dans le cadre de mandats extérieurs (Branche, Groupe, National).
Heures effectives de travail = heures réellement travaillées sur la période d’étude considérée. Sont donc déduites les absences pour maladie avec ou sans maintien de salaire, les accidents de travail, les absences injustifiées; les congés payés, les jours d’ARTT et de compensation,  les jours pris au titre du CET; les jours de formation (au titre du plan, du CIF, du CPF, de la période de professionnalisation, congés « syndicaux, CSE et CSSCT »…), les congés spéciaux pour charge de famille (rentrée scolaire, enfant malade), les congés pour évènements familiaux (naissance, adoption, mariage, décès, déménagement), les congés maternité et paternité, les autres congés prévus par la loi (sabbatique, création d'entreprise, solidarité internationale, aidant familiaux, examen etc….).
2. Evolution professionnelle et salariale 

2.1 : Les principes

L’exercice d’un mandat ne peut ni favoriser, ni pénaliser l’évolution de carrière d’un salarié. Il ne doit pas y avoir de conflit entre l'exercice d’un mandat et un déroulement de carrière ou une évolution professionnelle.
Fort de ce principe, le service Relations Humaines en est le garant et veille à ce que les salariés titulaires de mandats de représentation du personnel et/ou syndical disposent d’une égalité des chances d’accéder à une évolution professionnelle, au regard de ses compétences acquises et ne soit pas pénalisé dans son déroulement de carrière en raison de son mandat.
A ce titre, les salariés titulaires de mandats de représentation du personnel et/ou syndical doivent continuer, au même titre et dans les mêmes conditions que les autres salariés, c’est-à-dire sans prise en compte, ni de leur engagement et appartenance syndicale, ni de l’exercice de leur mandat :
à avoir accès aux actions de formation inscrites au plan de formation,
à bénéficier des mêmes droits à la mobilité fonctionnelle ou géographique,
à avoir accès aux mêmes possibilités d’évolution professionnelle,
à être éligibles à une évolution de rémunération fondée sur l’appréciation d’éléments objectifs.

2.2 : La reconnaissance de l’expérience élective et/ou syndicale

Les parties reconnaissent que l’exercice d’un mandat électif ou syndical, d’une part, met en jeu des compétences spécifiques et parfois différentes de celles liées à l’emploi occupé et, d’autre part, apporte une expérience susceptible d’être valorisée dans le parcours professionnel du salarié.
Dans le même esprit, il appartient aux salariés titulaires de mandat(s) électif(s) ou syndical (aux), comme à tout salarié, de faire part de leurs souhaits d’évolution professionnelle. 
L’accompagnement des salariés dans leur évolution professionnelle ainsi que les compétences acquises au titre du ou des mandats, nonobstant les dispositions prévues pour les entretiens de fin de mandat, sont notamment discutés lors de l’entretien professionnel. 
2.3 : Les mécanismes de garantie d’évolution salariale 

La situation professionnelle du salarié investi de mandat de représentation du personnel et/ou syndical doit tenir compte des compétences et de la performance professionnelle déployée dans le cadre de l’activité et durant le temps consacré à l’exercice de l’emploi, sans que l’exercice d’un mandat ne puisse constituer un obstacle à l’égard de l’évolution professionnelle et salariale.
L’exercice d’un mandat ne peut ni favoriser, ni pénaliser l’évolution de carrière.
Les parties signataires s’accordent sur la nécessité de faire bénéficier le salarié investi de mandat de représentation du personnel, de l’application d’un mécanisme de garantie d’évolution salariale.
Ainsi, lorsque les temps de mandats dont le représentant dispose sur l’année dépasse 30% de la durée de travail fixée dans leur contrat ou, à défaut, de la durée applicable au sein de l’entreprise de l’UES de rattachement, il bénéficie, d’une évolution de rémunération, au sens de l’article L.3221-3 du code du travail, au moins égale, sur l’ensemble de la durée de leur mandat, aux augmentations générales et à la moyenne des augmentations individuelles perçues pendant cette période, par les salariés relevant de la même catégorie professionnelle et dont l’ancienneté est comparable ou, à défaut de tels salariés, aux augmentations générales (1) et à la moyenne des augmentations individuelles perçues dans l’entreprise.
Afin d’effectuer la comparaison relative à la catégorie professionnelle seront considérés les salariés relevant du même niveau de classification. L’ancienneté est considérée au niveau du Groupe Groupama.
Modalités et calcul des 30% :
Les mandats électifs ou syndicaux de représentation du personnel, tant au sein de l’UES que nationaux, dès lors que des crédits en terme de temps sont légalement ou conventionnellement prévus,
Les mandats extérieurs, sous réserve que les dits mandats fassent l’objet d’un remboursement de salaire ou d’une indemnisation au bénéfice de l’employeur. Sont notamment pris en compte les mandats désignatifs au sein de la Branche Assistance,
Les participations aux réunions organisées sur convocation de l’employeur.
L’ouverture du droit aux garanties fixées par le présent article est appréciée en fonction de la durée réellement consacrée à la tenue du ou des mandats visés ci-avant.


CHAPITRE 4 : DISPOSITIONS GENERALES

 Champ d’application

Les dispositions du présent accord sont applicables pour l’ensemble des sociétés de l’UES.
Objet

Le présent accord définit les modalités d’organisation et de fonctionnement de la nouvelle instance représentative du personnel, le Comité Social et Economique, et organise le dialogue social avec les Organisations Syndicales au sein de l’UES.
Le présent accord d’entreprise a pour finalité principales :
- de reconnaître le rôle constructif des Organisations Syndicales et des Instances Représentatives du Personnel au développement des rapports économiques et sociaux au sein de l’UES,
- de permettre le bon fonctionnement de la Délégation Syndicale d’Entreprise et des Instances Représentatives du Personnel mises en place au sein de l’UES.
Glossaire

CSE : Comité social économique
CSSCT : Commission santé sécurité et condition de travail
DS : Délégué syndical
RS : Représentant syndical
IRP : Instances représentatives du personnel
OS : Organisation syndicale

Date d’application, durée et portée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 5 ans et prendra effet à la date de mise en place du CSE, soit au plus tôt le lendemain du 1er tour des élections des membres du CSE, à l’exception toutefois de l’article 1.1 du chapitre 1 sur le recours au vote électronique en vue des élections professionnelles, qui prend effet à la date de signature du présent accord.
Il cessera de produire tout effet à l’échéance de son terme, sans autres formalités.
Il est convenu qu’un bilan de l’application des dispositions du présent accord soit réalisé avant le 31 mars 2020 entre les signataires, sur la base duquel il pourra être envisagé des ajustements.
Les parties s’engagent à se rencontrer au minimum 6 mois avant l’échéance du terme du présent accord, afin d’étudier son renouvellement et ses conditions.

Révision 

Le présent accord pourra être révisé dans les conditions prévues par le Code du Travail.
Cependant, dans l’éventualité où aucun élu n’aurait pour lieu d’exercice de ses fonctions le site de Nantes, les parties signataires conviennent de se revoir dans les 3 mois suivants la date de mise en place du CSE afin de définir les conditions de désignation et d’exercice des fonctions d’un représentant sur ce même site.

Modalités de dépôt et de publicité

Le présent accord sera déposé par l’employeur sur la plateforme de télétransmission www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr  et ce conformément aux dispositions légales en vigueur au moment de la conclusion du présent accord. Une version supplémentaire anonymisée sera également téléversée à des fins de publication sur la Base nationale des accords collectifs. L’employeur procèdera par ailleurs aux formalités relatives à la communication du présent accord aux Branches professionnelles ainsi qu’au Conseil de Prud’homme compétent.
Le présent accord est établi en onze exemplaires. Il sera porté à la connaissance du personnel dès sa signature et fera l’objet d’une mise à disposition pour consultation sur les disques informatiques partagés de chaque entreprise ainsi que sur l’intranet.
Un exemplaire original sera remis à chaque Délégué Syndical ainsi qu’une copie au secrétaire du Comité d’Entreprise et aux Délégués du Personnel.
Une copie du présent accord sera également adressée à l’Inspection du Travail dont relèvent les entreprises.

								Fait à Bry Sur Marne, le 19/12/2018
								En 11 exemplaires 

Pour MUTUAIDE ASSISTANCE				Pour .D.T
Pour SDGAC							Les Déléguées Syndicales
Pour MUTUAIDE SERVICE
Pour SDSAP							

Le Directeur Général						Pour la C.F.E-C.G.C
								Le Délégué Syndical


Pour .T.C
								Le Délégué Syndical


Pour SUD Mutuaide
								Le Délégué Syndical


	
Cette annexe pourra fait l’objet d’ajustements durant la période de l’accord ou être substituée par un système déclaratif des heures via l’outil de gestion des temps	
ANNEXE 2

Cette annexe pourra fait l’objet d’ajustements durant la période de l’accord ou être substituée par un système déclaratif des heures via l’outil de gestion des temps
ANNEXE 3



ANNEXE 4 
Ce document constitue le cahier des charges relatif à la mise en œuvre du vote électronique pour les élections professionnelles des représentants du personnel au sein du Comité Social et Economique de l’UES Mutuaide Assistance
Nature des prestations attendues
Le prestataire aura en charge : 
la gestion de la préparation des élections en vote électronique, sous le contrôle de la Direction des Relations Humaines ;
la mise en œuvre du système de vote électronique ;
la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’attribution des sièges.
 Fonctionnalités attendues du système de vote électronique

Fonctionnalités générales

Système de vote électronique distant
Le système de vote électronique est hébergé chez un prestataire externe.
Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections par Internet.
Période des élections
La durée du scrutin est déterminée dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées ; durant cette période les électeurs peuvent accéder à l’application de vote 24 heures sur 24.
Nature des élections
Les élections à organiser sont des élections professionnelles des représentants du personnel au sein du Comité Social et Economique (CSE) 
Sécurisation du système proposé.
Le système de vote électronique proposé par le prestataire doit répondre aux exigences minimales suivantes (décret du 25 avril 2007):
Le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et contrôlé pendant toute la période vote jusqu’à la clôture du scrutin.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés (« fichiers électeurs » et « urne électronique »)
Par ailleurs, le prestataire transmet à la DRH de Groupama Assurances Mutuelles (Relations sociales Groupe) et à la DRH du Bénéficiaire un contrat d’application ainsi que le rapport d’expertise indépendante de son système de vote électronique correspondant à la Solution utilisée pour chaque Vote.

Scénario de vote
Etapes
Le scénario de vote électronique comporte les étapes suivantes :
une étape d’identification de l’électeur ; celui-ci doit saisir un code identifiant, un mot de passe et une donnée personnelle de type date de naissance qui seront contrôlés avant  d’accéder au vote
une étape de présentation des listes de candidats en présence (pour les élections).
le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposée, ou bien le choix de voter « blanc » (pour les élections)
la possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie (pour les élections)
la présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés (pour les élections)
la présentation de la question posée (pour la validation d’un accord collectif minoritaire et le vote en instance lors de réunions en visioconférence)
le choix par l’électeur d’une réponse possible, ou bien le choix de voter « blanc » (pour un accord collectif minoritaire ou le vote en instance lors de réunions en visioconférence)
la confirmation par l’électeur du choix effectué
la confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote
la possibilité pour l’électeur d’imprimer un « accusé de réception » confirmant l’enregistrement de son vote
Emargement électronique, unicité du vote

Par ailleurs, le système de vote électronique enregistre un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permet plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote (unicité du vote).
Traitements sous- jacents

Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :
L’unicité et la confidentialité du vote : le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote. A cette fin, les émargements d’une part et l’urne électronique d’autre part, doivent être enregistrés sur des systèmes dédiés et distincts.
L’intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés. A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote
Procédures d’ouvertures de l’élection
L’ouverture de l’élection est paramétrée par le prestataire dans le système de vote et contrôlée par les membres du bureau de vote désignés au sein de l’UES Mutuaide Assistance.

Etapes

La procédure de contrôle d’ouverture de l’élection comporte les étapes suivantes :
le contrôle des urnes électroniques qui doivent être vides
le contrôle de la liste des émargements qui doit être vierge
Procédures de clôture d’un vote
Etapes

La procédure de clôture du Vote comporte les étapes suivantes :
La constatation de la clôture du site
Le contrôle de la participation une fois le scrutin clos
La clôture d’un Vote est paramétrée par le prestataire dans le système de vote et contrôlée par les membres du bureau de vote désignés au sein de Société.
Dépouillement des urnes électroniques
Etapes

La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes suivantes :
La saisie par les membres du bureau de vote des clefs de déchiffrement
L’accès à la liste des émargements Internet,
L’accès aux résultats des élections : édition automatique des Procès-verbaux au format CERFA ainsi que du calcul de la représentativité 
La remise par le prestataire d’états de résultats permettant l’affectation des sièges par les membres du bureau de vote ; tous les calculs préalable et l’affectation théorique des sièges correspondant aux règles du code du travail, sont fournis aux membres du bureau de vote pour contrôles, validation et proclamation des résultats.
Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique
Pour garantir la confidentialité, Le Prestataire chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucun interruption.

Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :
Le chiffrement sur le poste de travail est assuré afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement.
La totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se fait selon le protocole HTTPS/SSL (V3 niveau 128 minimum). 
Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement. 
Cette architecture permettra de répondre ainsi parfaitement aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption décrite dans sa dernière recommandation n° 2010-371 du 21 octobre 2010. 
Liste des émargements

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
Dès la clôture du scrutin les listes d’émargements sont accessibles par les membres des bureaux de vote, les délégués syndicaux  et les agents habilités  de la Direction des Relations Humaines l’UES Mutuaide Assistance.
Pendant la période du scrutin les listes d'émargement du vote par Internet ne sont accessibles qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin. 
Les délégués syndicaux et les mandataires de liste auront accès au taux de participation pendant le déroulement du scrutin.

Assistance technique

Le prestataire assure la formation de la cellule d’assistance technique. Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tient à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.
Dispositifs de secours
Le système de vote électronique est dupliqué sur deux plates-formes géographiquement distinctes. En cas de panne d’un des systèmes un dispositif de secours prend le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Autres prestations à fournir

Préparation de l’élection
Constitution du « fichier électeurs »
Les listes électorales sont constituées par le Bénéficiaire. Elles comportent les informations nominatives des électeurs ayant la possibilité de participer à l’élection. Elles sont établies par le Bénéficiaire, par établissement et par collège.
Les listes électorales sont fournies au prestataire sur un support numérique afin de permettre la constitution du « fichier électeurs ». Éventuellement, les listes électorales sont consolidées au sein d’un « fichier électeurs » par le Bénéficiaire et sont ensuite fournies au prestataire.
Ainsi, le « fichier électeurs » contient notamment, pour chaque électeur :
Le matricule de l’électeur,
La civilité de l’électeur,
Les nom et prénom de l’électeur,
La date de naissance de l’électeur,
Le site de rattachement de vote de l’électeur (établissement),
Le collège de l’électeur
Les coordonnées de l’électeur (adresse du domicile)
Une donnée personnelle complémentaire afin de garantir l’identification de l’électeur

Objet du « fichier électeurs »

Le « fichier électeurs » est transmis au prestataire aux seules fins suivantes :
permettre l’attribution de codes d’accès au système de vote électronique pour chaque électeur autorisé,
contrôler les accès au système de vote électronique,
enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l’unicité du vote pour chaque électeur,
éditer les listes d’émargement.

Transmission du « fichier électeurs »

Le prestataire doit être en mesure de proposer un processus d’échanges sécurisé des informations et des données concernant le fichier électeurs.
Le prestataire propose, par exemple, un accès FTP sécurisé (File Transfer Protocol : protocole de communication dédié aux échanges informatiques de fichiers sur Internet) sur son infrastructure informatique, afin de permettre les échanges sécurisés de fichiers entre le Bénéficiaire et lui-même

Confidentialité du « fichier électeurs »

Le prestataire s’engage à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui sont transmises dans le « fichier électeurs » pour les besoins de gestion du vote électronique. Il met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations de ce fichier sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote électronique.
A l’issue de l’opération de vote électronique, le prestataire s’engage à détruire le « fichier électeurs » et à ne conserver aucune de ses données.

Fourniture des codes d’accès au système de vote électronique

A partir des informations du « fichier électeurs », le prestataire assure la création et la fourniture des codes d’accès au vote électronique à chaque électeur, selon les prescriptions indiquées dans le chapitre suivant de ce document.
Le prestataire propose des procédures de génération et de transmission des codes d’accès aux électeurs permettant de conserver le caractère confidentiel du code secret durant toutes les étapes.

Composition des codes d’accès au système de vote électronique
Chaque électeur reçoit un couple de codes composé :
d’un code identifiant unique d’accès qui permet, outre le contrôle d’accès, la tenue des listes d’émargements électroniques garantes de l’unicité des votes
d’un code secret qu’il est seul à connaître
Afin de permettre un contrôle et une sécurité supplémentaire, le système demande à l’électeur une donnée complémentaire avant de permettre le vote.
Envoi des moyens d’authentification

Le prestataire prend en charge la transmission aux électeurs des codes d’accès (code identifiant + code secret) au vote électronique, dans des conditions permettant de garantir que seul l’électeur concerné aura accès à son code d’accès.
En cas de non réception ou de perte des codes par le salarié, le prestataire invalide ceux-ci  et en communique de nouveaux par l’intermédiaire de l’assistance téléphonique, en s’assurant de mesures de vérification d’identité.
Le système proposé par le prestataire doit assurer la confidentialité des données transmises aux électeurs et la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification.

Contrôle des listes électorales électroniques

Afin de permettre une vérification par le Bénéficiaire, les représentants du personnel et les membres du bureau de vote, le prestataire fournit au Bénéficiaire, à l’issue de la génération et de la fourniture des codes d’accès, une liste de contrôle permettant de vérifier que tous les électeurs ont bien été pris en compte lors de l’attribution des codes d’accès au vote électronique.
La forme, le contenu et le support de cette liste de contrôle sont définis d’un commun accord durant la phase de préparation des élections.

Transmission du « fichier candidats »
Les listes de candidats sont transmises par la Direction des Relations Humaines de l’UES Mutuaide Assistance au prestataire en vue de paramétrer le système de vote électronique et de présenter celles-ci aux électeurs au moment du vote.
Les listes de candidats peuvent être constituées par les organisations syndicales au sein de l’UES Mutuaide Assistance ou par des candidats non affiliés conformément aux règles applicables, rappelées dans le protocole préélectoral.
Les listes de candidats mentionnent notamment :
L’élection concernée (CSE ; le cas échéant : titulaires ou suppléants et le collège)
L’appartenance syndicale le cas échéant,
Les nom et prénom de chaque candidat,
L’ordre de présentation des candidats dans les listes.

Mise à jour des listes de candidats dans le système de vote électronique

Le prestataire propose un format de fichier numérique spécifique pour la constitution des listes de candidats, afin de faciliter les mises à jour du système de vote électronique.
De même, le prestataire peut éventuellement proposer à la Direction des Relations Humaines de l’UES Mutuaide Assistance un système de mise à jour « en ligne » via le web pour la saisie et les modifications de listes de candidats jusqu’à la fin de la période de recette du système.

Contrôles de conformité des listes de candidats

Le prestataire propose une procédure de test du vote électronique permettant à l’UES Mutuaide Assistance, aux représentants du personnel et aux membres du bureau de vote de vérifier l’exactitude des listes de candidats soumises au choix des électeurs.
Phase de tests et de recette du système de vote électronique
Objectifs

Une fois le paramétrage réalisé, le prestataire organise un vote test en présence des représentants des bureaux de vote.
Le test est effectué dans les conditions du réel. La procédure de vote est entièrement déroulée jusqu’au calcul des résultats. Elle passe en revue tous les cas de figure pouvant être rencontrés lors du scrutin.
L’objectif est de permette aux membres des bureaux de vote d’appréhender le fonctionnement global de la solution.
A l’issue du test, le prestataire communique trois clés de déchiffrement qui sont remises au Président(e) et aux deux assesseurs. 
Durant la période de vote tous les suffrages exprimés par les salariés sont cryptés dès leur expression et restent cryptés sans interruption jusqu’au dépouillement. Ce mécanisme garantit l’impossibilité de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des détenteurs des clés de déchiffrement le jour du dépouillement.

Etapes de recette

Les étapes de contrôle sont les suivantes :
réalisation de plusieurs votes,
déroulement du dépouillement des urnes électroniques et édition des résultats,
contrôles de la conformité des résultats obtenus,
validation du dispositif de vote,
scellement de l’application de vote électronique.

Prestation de conseil et d’assistance de la DRH
Le prestataire doit être en mesure de conseiller la Direction des Relations Humaines dans la mise en œuvre du système de vote électronique et d’assister celle-ci notamment pour les tâches suivantes :
l’inscription au registre des traitements de l’entreprise (DPO) conformément à l’article 30 du RGPD
la rédaction de l’accord d’entreprise intégrant les modalités du vote électronique
la rédaction du protocole préélectoral intégrant les modalités du vote électronique
la rédaction des documents de présentation du système de vote électronique aux représentants du personnel et aux électeurs
la présentation du système aux partenaires sociaux.

Listes d’émargement

Les listes d’émargements définitives sont remises à l’UES Mutuaide Assistance sur support numérique à l’issue de l’élection.

Résultats bruts
Les résultats bruts comportent les compteurs de voix, par collège, par liste, par candidat. Ils sont consultables « en ligne » dès la fermeture de l’élection et le dépouillement des urnes électroniques.
Seuls les membres désignés du bureau de vote auront accès à ces résultats « en ligne ».

Résultats élaborés

Les résultats élaborés indiquent l’attribution des sièges aux candidats et le détail des calculs afférents.
Le prestataire propose ces éléments afin de permettre aux membres du bureau de vote de proclamer les résultats de l’élection/du vote.
Le prestataire met à la disposition du bureau de vote et de la direction de l’UES Mutuaide Assistance les procès-verbaux modèle CERFA pré-remplis au format .pdf, ainsi que les tableaux de représentativité calculée d’une part à l’issue des opérations électorales, d’autre part, recalculée sur la base des seules organisations représentatives (représentativité pour la signature d’accord collectif).
Prestation de conseil et d’assistance de la DRH

Disponibilité du système de vote électronique
Le prestataire assure la mise en ligne du système de vote électronique durant la période correspondant à la préparation et à l’ouverture du vote.
Durant cette période,  le système sera disponible 24h/24.
Le prestataire met en œuvre les moyens d’assurer un service continu sans rupture.

Accusé de réception du vote
L’électeur dispose de la possibilité d’imprimer un accusé de réception du vote attestant de la prise en compte de son suffrage par le système de vote.
Cette possibilité lui est offerte à l’issue du vote mais aussi ultérieurement, en se reconnectant à l’application.
Il mentionne la date et l’heure d’émission de chaque suffrage.
Cet « accusé de réception » comporte aussi une marque d’authentification interdisant une édition frauduleuse.

Conservation des données
Le prestataire conserve, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

Analyse d’impact (article 35 RGPD)
Dans l’hypothèse où les dispositifs de Vote seraient soumis à l’obligation de produire une analyse d’impact relative à la protection des données (notamment en fonction des listes émises soit par la CNIL soit au niveau européen), le prestataire fournira à l’UES Mutuaide Assistance une analyse correspondant à la Solution utilisée.