ACCORD COLLECTIF RELATIF AUX FRAIS PROFESSIONNELS 
AU SEIN DE LA SOCIETE MODIS France




La Société Modis FRANCE, autrement dénommée l’Entreprise, SAS, au capital de 10 495 935 euros dont le siège social est situé 2 rue Henri Legay 69100 Villeurbanne, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Lyon sous le n° 353 150 261, représentée par Madame XXXX en sa qualité de Directrice des Ressources Humaines,

										D’une part,


Et 

L’organisation syndicale CFTC, représentée par xxxxxxxxxxxxxx, en qualité de délégué syndical ;
L’organisation syndicale CFDT, représentée par xxxxxxxxxxxxxxxxx, en qualité de délégué syndical ;
L’organisation syndicale CGT, représentée par xxxxxxxxxxxxxxxx, en qualité de délégué syndical ;
L’organisation syndicale CFE-CGC, représentée par xxxxxxxxxxxxxxx, en qualité de délégué syndical ;




D’autre part,





Table des matières
















































Préambule :

A la demande des organisations syndicales et suivant courrier de dénonciation reçu le 12 mai 2021, celles-ci estimaient que l’accord relatif aux frais professionnels déployé au sein de l’entreprise en mars 2017, ne permettait pas de couvrir la majorité des situations existantes et nécessitait également une révision des plafonds de prise en charge au titre des déplacements professionnels. 
Par ailleurs, au sein de notre Groupe, nous structurons nos actions en faveur de la réduction de notre empreinte carbone, grâce notamment au projet Carbone Zéro qui vise à nous permettre d’atteindre la neutralité d’ici 2030. 
Cette renégociation est donc une opportunité pour faire évoluer nos habitudes et pratiques en matière de mobilité professionnelle et ce afin de réduire nos émissions de CO2. . 
Les parties ont donc ouvert des négociations.
A cet effet, 4 réunions réunions de négociation se sont déroulées les xxxxxxxxxxxxxxxx


Article 1 - PRINCIPES GENERAUX


Objet et champs d’application

Les règles et barèmes définis dans le présent accord s'imposent à l'ensemble des collaborateurs de la société Modis France. 

Nature des frais remboursés

 Principes
Les sommes versées par la société au collaborateur dans le cadre d’une intervention en clientèle ou d’un déplacement professionnel ont pour but exclusif de rembourser les frais engagés par le collaborateur intervenant en clientèle ou accomplissant une mission pour le compte de la société Modis FRANCE en dehors du lieu auquel il est contractuellement rattaché.
Les sommes versées ont la nature d'indemnité. En aucun cas elles n'ont le caractère de salaire ou de complément de salaire. 

L’indemnisation peut se faire sous des formes différentes selon les cas décrits dans le présent accord : 

Soit la société verse au collaborateur une allocation forfaitaire pour les dépenses exposées dans le cadre de son activité professionnelle, auquel cas ces allocations forfaitaires ne doivent pas dépasser les montants maximum de remboursement fixés par l’administration fiscale et l’URSSAF. Dans ce cas,  aucun justificatif n’a à être  produit par le collaborateur, excepté pour les indemnités kilomètriques.

Soit la société rembourse le collaborateur sur la base des frais réels, auquel cas le salarié doit systématiquement produire les justificatifs permettant de prouver les dépenses engagées. Exceptionnellement à des fins de contrôle, la société se réserve le droit de demander le relevé du compte de carte de crédit pour justifier la réalité des dépenses engagées par le Collaborateur (notamment en cas de perte par le salarié des justificatifs).

Il est utilement précisé que les frais relevant d’une utilisation et consommation personnelle ne sont pas pris en charge par l’entreprise (journaux, café, …).

Les notes de frais doivent être établies au mois le mois et ne doivent pas concerner des frais antérieurs à 4 mois, sauf cas exceptionnels. 

Les frais engagés par les collaborateurs et pris en charge par l’entreprise sont actés entre le manager et ledit collaborateur via l’ordre de mission. En cas de désaccord ou de mésentente sur les modalités à mettre en œuvre, il appartiendra à la Direction des Ressources Humaines de proposer une solution qui convienne aux deux parties.

 Avantages en nature

Les outils et supports informatiques professionnels qui sont mis à disposition des collaborateurs pour l’exercice de leur fonction ne doivent pas être utilisés à titre privé. Cette règle s’applique à tous les outils issus des nouvelles technologies. Ainsi l’utilisation à titre privé des ordinateurs et des téléphones portables n’est pas autorisée.
Toutefois une utilisation raisonnable et modérée de ces outils se justifiant par des besoins ordinaires de la vie professionnelle et familiale est tolérée.


Définitions 


Définition du domicile 

Il s’agit de la résidence principale au sens de la définition URSSAF (résidence habituelle avec la famille) dans laquelle réside le salarié et qu'il a déclaré au service du personnel. Un justificatif de ce domicile pourra être demandé.

Définition du site de rattachement contractuel
Il convient d’entendre par site de rattachement contractuel le lieu de travail indiqué comme tel dans le contrat de travail du salarié / bulletin de paie.

Définition du lieu de travail habituel
C’est le lieu indiqué dans le contrat de travail qui est en général, le lieu de rattachement contractuel. Il peut s’agir également du lieu indiqué dans l’ordre de mission du salarié intervenant sur un site client pendant une longue période (> 3 mois).

Définition de la mission en clientèle
Par intervention en clientèle, il faut entendre les prestations ou les missions entraînant une affectation des collaborateurs sur le site du client, client qui peut être également un autre site de la société Modis France.

Définition du déplacement professionnel occasionnel 

Par déplacement professionnel occasionnel, il faut entendre tout déplacement en France métropolitaine ou pays frontaliers de quelques heures à quelques jours, n'entraînant pas de modification durable du lieu de travail habituel. Ce type de déplacement concerne généralement le collaborateur sédentaire.
Il s'agit notamment des rendez-vous extérieurs pris dans la journée de travail, des déplacements liés à des stages de formation professionnelle ou encore le déplacement de collaborateurs structure ou des déplacements ponctuels demandés par les managers aux collaborateurs en prestation.

Définition de la mission avec retour quotidien au domicile
Le collaborateur est en mission chez le client et regagne chaque soir son domicile.



Définition de la mission sans retour quotidien au domicile : le grand déplacement

Le collaborateur en mission chez le client ne peut regagner son domicile chaque soir. 
Il est autorisé à ne pas regagner son domicile chaque soir lorsque :

La distance séparant le lieu de son domicile du lieu de mission est au moins égale à 50 km pour un aller ;
ET  
Les transports en commun ne permettent pas de parcourir cette distance dans un temps inférieur à 1h30 pour un aller.

Compte tenu de la diversité des situations géographiques et des conditions de transport le retour quotidien au domicile pourra être retenu malgré une distance ou un temps Aller/Retour supérieur aux limites fixées ci-dessus sur accord du Manager. Dans ce cas, le collaborateur ne pourra pas prétendre aux indemnités forfaitaires URSSAF versées dans le cadre d’une mission sans retour quotidien au domicile.
 
Définitions des zones géographiques pour les frais de Diner / Hôtels : 


Paris et Petite couronne :  Paris / La petite  est la zone constituée des trois  limitrophes de la ville de Paris : les  (92), la  (93) et le  (94)

Grandes métropoles : Lyon, Marseille, IDF (hors Paris et petite couronne), Aix-en-Provence, Bordeaux, Nantes, Lille, Nice, Toulon, Toulouse, Strasbourg

Province : toutes les autres villes non inclues dans les listes ci-dessus





























ARTICLE 2 – INDEMNISATION DES FRAIS DE REPAS EN FRANCE METROPOLITAINE


 Indemnisation des frais de déjeuner des collaborateurs

Un titre restaurant est attribué à tout collaborateur pour une journée effectivement travaillée. Seuls les jours de présence effective du salarié ouvrent droit à l’attribution d’un titre restaurant.

La répartition de la valeur financière du titre est répartie ainsi :

60% à la charge de l’employeur ;
40% à la charge du salarié.

Cas du collaborateur en formation :
Les collaborateurs en formation sont couverts par un titre restaurant pour leurs déjeuners. 

Cas du collaborateur en déplacement pour la journée :
Les collaborateurs en déplacement pour la journée sont couverts par un titre restaurant pour leurs déjeuners. 


Exclusion  

Sont exclues du bénéfice des titres restaurant les situations suivantes :

Les collaborateurs dispensés d’exécuter leur préavis quel que soit le motif de la rupture du contrat ;
Les collaborateurs travaillant à temps partiel dont l’heure de déjeuner n’est pas comprise dans leur horaire de travail ;
Les jours de congés payés ;
Les jours d’arrêts maladie ;
Les autres jours d’absence au titre des congés pour événements familiaux, maternité, paternité, sans solde, des repos compensateurs et des jours de RTT ;
Les collaborateurs travaillant à temps plein et qui s’absenteraient une demi-journée (matin ou après- midi).
Les collaborateurs en inter mission à domicile
Les collaborateurs en déplacement à l’étranger bénéficiant de la prise en charge aux frais réels plafonnés


L’exception 

Les salariés en mission auprès de client de l’entreprise dont le restaurant d’entreprise refuse en mode de paiement les titres restaurants (carte dématérialisée) peuvent demander la prise en charge de leur repas du midi sur note de frais, dans la limite de la participation employeur aux titres restaurants. Ce crédit journalier, s’il n’est pas utilisé, n’est pas reportable d’une journée sur l’autre.

Chaque fin de mois le collaborateur établi une une note de frais à laquelle il joint l’ensemble des justificatifs permettant de justifier de la dépense pour le déjeuner. 

Le passage du titre restaurant dématérialisé à la prise en charge sur note de frais n’est possible qu’une fois par an sur la même mission. Une fois ce choix effectué, il est acté pour une durée d’un an. 
En cas de situation exeptionnelle, le collaborateur pourra revenir aux titres restaurant sur demande motivée auprès de son manager et du service du personnel.


 Indemnisation des frais de dîner des collaborateurs en déplacement professionnel occasionnel

Les frais de dîner sont remboursés via note de frais sur la base des dépenses réelles et sur production des justificatifs dans les limites des plafonds suivante : 





Il est rappelé qu’aucun frais de repas pour le déjeuner ne sera pris en charge – le collaborateur bénéficiant déjà d’un titre restaurant pour ce repas


Indemnisation des frais de petit déjeuner des collaborateurs en déplacement professionnel occasionnel lorsque celui-ci n’est pas compris dans la réservation hôtelière

Les frais de petit déjeuner sont remboursés via note de frais sur la base des dépenses réelles plafonnées et sur production des justificatifs dans la limite de 10 €.


ARTICLE 3 – INDEMNISATION DES FRAIS D’HEBERGEMENT (hôtel et petit déjeuner) EN FRANCE METROPOLITAINE LORS D’UN DEPLACEMENT OCCASIONNEL


Les frais d’hébergement des collaborateurs en déplacement professionnel occasionnel 

Dans le cadre d'un déplacement professionnel occasionnel en France métroplitaine, les frais d’hébergement (hôtel et petit déjeuner et taxe de séjour) sont indemnisés sur la base des frais réels (sur justificatifs + note de frais) plafonnés aux montants suivants :









Le remboursement s’effectue sur note de frais sauf si les nuitées ont été réservées directement par l’entreprise.

Lorsque le petit déjeuner n’est pas compris dans le prix de la nuitée, les frais de petit déjeuner sont remboursés sur la base des dépenses réelles via note de frais et sur production des justificatifs dans la limite de 10 € (cf 2.5).




ARTICLE 4 – INDEMNISATION ET PRISE EN CHARGE DES FRAIS DE TRANSPORTS


L’utilisation des transports en commun est privilégiée par les collaborateurs pour se rendre sur le lieu d’exécution de la mission et dans le cadre des déplacements professionnels.
Néanmoins, les collaborateurs sont libres de décider d’utiliser leurs véhicules personnels. Dans ce cas, ils ne peuvent prétendre à aucune prise en charge de la part de l’entreprise.


LE PRINCIPE : utilisation des Transports en commun : modalités de prises en charge et Indemnisation des frais liés à l’utilisation quotidienne des transports en commun 

Le principe en vigueur dans l’entreprise est de systématiquement privilégier l’utilisation des transports en commun. Ainsi et dans le cadre d’un déplacement professionnel, l'utilisation des transports en commun (métro, bus, navettes aéroport...) est à privilégier dans les villes disposant d’un réseau de transport suffisamment développé.

Les titres de transport sont pris en charge à 100% par l’entreprise sur envoi mensuel au Service Paie et Administration du Personnel des justificatifs exceptés pour les abonnements annuels qui ne font l’objet que d’un seul justifiatif par an.
Pour la prise en charge, les documents suivants doivent être transmis :
Les justificatifs
Copie PASS transpole, navigo …
Formulaire « demande de transport Modis » disponible sur l’intranet

Exception :
Les titres de transport seront pris en charge à 50% conformément à la réglementation en vigueur lorsque le collaborateur, pour des raisons de convenances personnelles et sans accord préalable de son responsable, décide de déménager en dehors du lieu de travail indiqué sur son contrat de travail.

Remarque : les souscriptions d’abonnements annuels sont remboursés tout au long de l’année sans décompte des périodes d’inter contrat et de congés. 
En revanche lors d’un congé maternité, d’adoption, congé parental à temps plein, maladie, ou toute absence de longue durée, la prise en charge sera suspendue jusqu’au retour effectif dans l’entreprise.

Délais de remboursement : les remboursements s’effectuent avec une rétroactivité maximum de 4 mois avec prise en compte du mois en cours.

Il ne pourra être dérogé à cette règle d’utilisation des transports en commun que dans les cas prévus ci-dessous. 


Exception : utilisation du véhicule personnel à des fins professionnelles 

Utilisation du véhicule personnel à des fins professionnelles :

L’entreprise peut verser une prise en charge au collaborateur pour l’utilisation de son véhicule personnel lorsque le recours aux transports en commun s'avère très incommode en raison notamment : 

De l’éloignement des transports en commun par rapport au site d’intervention du client pour une mission; 
D’une  situation de grossesse  nécessitant d’éviter l’utilisation des transports en commun ;
D’une durée excessive du trajet en transport en commun liée par exemple à la multiplicité des correspondances dans le cadre d’une mission. 
D’un réel gain de temps entre l’utilisation du véhicule versus les transports en commun.


En cas de co-voiturage, seul le conducteur désigné comme habituel par les salariés concernés est habilité à bénéficier d’une prise en charge.

Le salarié qui est autorisé à utiliser son véhicule personnel doit être en règle : carte grise, permis de conduire et assurance couvrant les trajets domicile/lieu de travail habituel. Il doit envoyer une copie de sa carte grise au Service Paie et Administration du personnel.

Si l’utilisation du véhicule personnel à des fins professionnelles augmente le prix de l’assurance du collaborateur, celui-ci pourra présenter une note de frais accompagnée du justificatif afin de se voir rembourser le différentiel. A toutes fins utiles, il est précisé que l’entreprise dispose d’un contrat d’assurance pour couvrir les déplacements professionnels effectués par ses collaborateurs avec un véhicule personnel.

En outre, il est précisé que l’utilisation du véhicule personnel à des fins professionnelles ne saurait être imposée aux collaborateurs. En cas de désaccord ou de situation particulière, le service des Ressources Humaines devra être sollicité pour mettre en place une solution alternative comme par exemple la mise en place d’un véhicule de service (ref. Article 6.2)

Enfin, les modalités et montants actés dans le cadre de l’indemnisation forfaitaire pour l’utilisation du véhicule personnel doivent être formalisés via l’ordre de mission suivant échanges et accord entre le manager et le collaborateur.


Le trajet à indemniser est calculé selon les modalités suivantes :

Valeur d’Ik retenue à titre indicatif au jour des présentes : 0,12€ / km
0,12 X nombres de km AR pour se rendre en mission = forfait journalier alloué aux collaborateurs.

Pour tout trajet AR domicile-site client supérieur à 100 KM : voir avec la Direction des Ressources Humaines.

Modalité de revalorisation de la valeur IK retenue :
Comparaison une fois par an le 1er juillet selon source : 
 : sur la base du BAREME - RSA - BA - BIC - BNC - Frais de carburant en euro au kilomètre 
La mise à jour de cette valeur est automatique avec prise d’effet au 1er juillet sans révision préalable du présent accord avec une neutralisation d'impact des variations inférieures ou égales à 5%   :
 si évolution comprise entre + 5% et - 5% : aucune mise à a jour
 si évolution en dehors de cette fourchette : réajustement à la hauteur du % d’évolution plafonné de + ou – 10 % sur la valeur d’IK  selon la valeur de référence au BOFIP 
La valeur de référence à la date de prise de l’accord restera jusqu’au 1er juillet 2023.

Indemnisation des frais liés à l’utilisation du véhicule personnel par les collaborateurs en déplacement occasionnel :

Les collaborateurs contraints d’utiliser leur véhicule personnel immatriculé pour des déplacements occasionnels et exceptionnels dans le cadre d’une mission, ou en cas de déplacements multi sites, sont remboursés sur la base du barème suivant :

Pour les véhicules nécessitant un permis : 0.50 €/km
Pour les véhicules à moteur sans permis (hors vélos, trottinettes ou monocycle …) : 0.25 €/km

Dans le cadre de notre politique environnementale et de réduction de nos émissions de CO2, une majoration de ces indemnités de 20% en cas d’utilisation d’un véhicule 100% électrique sera allouée.

Sont compris dans l’indemnité kilométrique : les frais d’usure du véhicule, les pneus et l’entretien, la dépréciation du véhicule, l’assurance, le carburant.
Il est impossible de cumuler des indemnités kilométriques et un remboursement de carburant.

En cas de co-voiturage, seul le conducteur désigné comme habituel par les salariés concernés est habilité à recevoir des indemnités kilométriques.

La prise en charge s’effectue via note de frais du mois concerné, avec précision du motif du déplacement, du lieu de départ, lieu d’arrivée et de la distance. 


Règles d’utilisation du train (ex : TGV, CORAIL, TER …) et de l’avion 

Utilisation du train et de l’avion dans le cadre d’un grand déplacement ou d’un déplacement occasionnel :

Dans le cadre de sa mission ou de son poste, le collaborateur peut être amené à effectuer un déplacement occasionnel. 

Le choix du trajet pris en charge par la société se fait sur la base du moyen de transport le plus économique entre l’avion et le train.

En accord avec la hiérarchie, le choix du mode de transport remboursé doit être arrêté avant le départ du salarié et choisi en fonction notamment de la distance à parcourir et du temps de trajet.

Le train :

Le train est à privilégier pour tous les déplacements de moins de 4h de trajet.

L’ensemble des collaborateurs voyagent en 2nde classe (ou en 1ère si le tarif disponible est plus avantageux).

L'achat d’un abonnement n'est envisageable qu'à partir d’au moins 6 Aller/Retour pour le compte de l’entreprise et nécessite l'accord préalable formel du supérieur hiérarchique.

La réservation des billets de train doit se faire via l’adresse dédiée ou directement sur le site dédié à la réservation des voyages si le collaborateur possède un profil utilisateur.

Le remboursement de billets de train sur note de frais ne sera qu’exceptionnellement accepté.

Exception : L’utilisation de la 1ère classe est possible dans le cas suivant :  Cas particulier des collaborateurs effectuant plus de 5 déplacements AR par an en TGV : voyage en 1ère classe autorisé sous réserve d’être titulaire d’un abonnement (acheté directement par l’entreprise). Le collaborateur et/ou le manager ayant connaissance de la fréquence des trajets sont invités à contacter leur référent RH afin que les formalités afférentes à la mise en place de cet abonnement soient effectuées. 

L’avion :

De manière générale, l'avion n'est autorisé que dans les cas où la distance géographique le rend incontournable. 
Toute demande de vol doit rester exceptionnelle et être préalablement validée par le supérieur hiérarchique. 

Pour des raisons, notamment, de réduction de notre empreinte carbone, l’avion n’est pas autorisé si un déplacement en train inférieur ou égal à 4h (gare à gare) est possible.

La réservation des billets doit se faire exclusivement sur le site dédié pour les collaborateurs disposant d’un profil (au jour des présentes Egencia) ou via l’adresse mail réservation voyage au minimum 21 jours avant le déplacement.

Les déplacements se font obligatoirement en classe économique, en compagnie lowcost et trajet direct si proposé.

Pour les vols hors Europe supérieurs à 8 heures en journée / 6 heures de nuit la classe immédiatement supérieure à la classe économique est autorisée.

L'adhésion à un programme de fidélisation ne doit en aucun cas prendre le pas sur le choix d'une compagnie dont les tarifs sont plus avantageux.

Le remboursement de billets d’avion sur note de frais ne sera qu’exceptionnellement accepté.


Règles d’utilisation des métros, bus, navettes et taxis

L'utilisation des transports en commun (métro, bus, navettes aéroport…) dans le cadre de vos déplacements habituels et/ou occasionnels doit être systématiquement privilégiée lorsqu'ils sont disponibles. L'utilisation d'un taxi doit être exceptionnelle et ne peut être acceptée que lorsqu'aucun autre moyen de transport ne peut être utilisé ou en cas d’horaires tardifs et de nuit. 

Prise en charge : Les frais seront remboursés via note de frais sur présentation de justificatifs. Le justificatif des frais de taxi devra mentionner, outre le montant, le point de départ et d’arrivée ainsi que l’heure du déplacement. 



ARTICLE 5 – PRISE EN CHARGE DES FRAIS DANS LE CADRE D’UNE MISSION SANS RETOUR QUOTIDIEN AU DOMICILE :  LE GRAND DEPLACEMENT

Les collaborateurs en mission chez un client qui ne peuvent regagner leur domicile en raison de l’éloignement de leur domicile du lieu d’exécution de leur mission sont en grands déplacement sous réserve de satisfaire aux critères fixés par l’administration fiscale.

L’octroi d’une indemnité dite de grand déplacement (IGD), telle que prévue par l’URSSAF, exonère le collaborateur de produire un justificatif. Cependant, des justificatifs peuvent être demandés en cas de maintien du versement des indemnités pendant le congé de fin de semaine.

Elle est versée mensuellement sur la paie du collaborateur sous forme d’indemnité forfaitaire et est variable en fonction du nombre de jours effectivement prestés.

Elle peut être adaptée en fonction des situations particulières et notamment faire l’objet d’un montant alloué inférieur aux plafonds URSSAF. En cas de nécessité d’une IGD supérieure aux limites d’exonération plusieurs solutions pourraient être mises en œuvre dont notamment le passage aux frais réels (réf article 5.3).

L’indemnité de grand déplacement est formalisée et mise en place après accord des parties lors de l’établissement de l’ordre de mission. En cas d’absence à quelque titre que ce soit (congés, RTT, arrêt maladie, préavis non effectué…), les indemnités prévues sont suspendues.

L’indemnité forfaitaire de grand déplacement (IGD) comprend : 

Les frais engagés pour l’hébergement (hôtel & petit déjeuner) 
Les repas du soir.


Cas particuliers : Compte tenu de la diversité des situations géographiques et des conditions de transport le retour quotidien au domicile pourra être retenu, à la demande des collaborateurs, malgré une distance ou un temps Aller/Retour supérieurs aux limites fixées ci-dessus, sur accord du Manager. Dans ce cadre, le maintien d’une indemnité dite de grand déplacement n’est pas possible. 

Si en raison du trajet lieu d'affectation/domicile, le collaborateur doit passer la nuit du dimanche au lundi hors de son domicile (ou toute autre nuit précédant sa mission), il sera indemnisé sur la base du barème convenu et dans les limites des plafonds URSSAF pour l’hôtel et le petit déjeuner et sur justificatif pour le dîner.

En cas de retour tardif au domicile le vendredi soir (ou tout autre jour de la semaine correspondant au jour de fin de mission) au-delà de 21H30, le repas du soir peut être pris en charge par l’entreprise. L’hôtel n’est quant à lui pas pris en charge. Ces repas de retour tardif ou départ anticipé sont pris en charge sur la base des frais réels plafonnés et pour lesquels des justificatifs doivent être joints.

Il est précisé que lors du grand déplacement, le collaborateur bénéficie pour son repas du midi de son titre restaurant.

Dans le cadre du grand déplacement, l’indemnité forfaitaire peut se reveler inadaptée s’agissant des nuitées. Ainsi et selon les cas, après échange et accord entre les parties, d’autres modalités de prise en charge peuvent être envisagées.

En cas de désaccord entre les parties, l’IGD restera la solution mise en œuvre par défaut pour la prise en charge des frais afférents à une mission en grand déplacement.

Prise en charge des nuitées via le service de réservation voyages de l’entreprise:

Dans ce cas et en principe aucun remboursement du collaborateur n’est nécessaire puisque les frais sont pris en charge directement par l’entreprise dès la réservation effectuée par le service Réservation voyages.
La réservation d’un hôtel, ou appartement, par l’entreprise pourra notamment être privilégiée en cas de surcoût nécessitant une avance de frais trop importante pour le collaborateur . En cas de réservation par l’entreprise, celle-ci s’engage à choisir un logement en tenant compte de critères comme la surface, l’éloignement du lieu de mission. En cas de difficulté concernant le confort de la solution d’hébergement choisie, le collaborateur pourra se rapprocher de son référent RH afin de trouver une solution adéquate.
Par exception, dans l’éventualité où certains frais ne seraient pas couverts par le service de réservation de l’entreprise (taxes de séjour, petits déjeuners non inclus…) les frais subsistants sont pris en charge sur présentation des justificatifs via note de frais. 


Exception : remboursement des frais engagés pour l’hébergement (hôtel & petit déjeuner) sur la base des frais réels plafonnés 

Pour des raisons d’organisation, à titre exceptionnel, et après accord du manager, le collaborateur pourra recourir aux frais réels plafonnés aux montants visés ci-dessous. Dans ce cas, les frais d’hébergement (hôtel et petit déjeuner et taxe de séjour) sont indemnisés sur la base des frais réels (sur justificatifs + note de frais) plafonnés aux montants suivants :










Lorsque le petit déjeuner n’est pas compris dans le prix de la nuitée, Les frais de petit déjeuner sont remboursés sur la base des dépenses réelles plafonnées via note de frais et sur production des justificatifs dans la limite de 10 € (cf 2.5).


Cas particuliers : 

Lorsque le collaborateur se trouve dans l’impossibilité de bénéficier du voyage détente et de regagner son domicile le week-end, le manager pourra accorder le maintien de l’indemnité de Grand déplacement, sous resérve que le collaborateur transmette les jutificatifs de dépense, conformément aux règles URSSAF en vigueur. L’absence de justificatifs entraine la suspension de l’indemnité journalière les jours de WE et le vendredi soir.

De fait et par extension, le maintien des indemnités forfaitaires de repas pendant le congé de fin de semaine est conditionné par la présentation des justificatifs prouvant la présence sur le lieu de mission pendant cette période : notes de restaurant, hôtel, factures d’achat de nourriture…

Dans le cadre d’une mission longue durée, dans l’hypothèse de la souscription d’un bail locatif,  l’indemnité forfaitaire logement qui aura été convenue au moment du démarrage de la mission sera versée en jours calendaires pendant la durée de la mission. 

Le trajet pour se rendre sur le lieu d’execution de la mission dans le cadre du grand déplacement

Principe : utilisation des transports en commun 


En accord avec son supérieur hiérarchique, le choix du mode de locomotion (voiture, train ou avion) doit être arrêté avant le départ du salarié et choisi en fonction de la distance à parcourir.

En règle générale, la voiture ne pourra être retenue que pour les distances inférieures à 250 km et l’avion pour celles supérieures à 4h de Train.

Les frais de trajet aller/retour pour se rendre du domicile à la région d’exécution de la mission sont remboursés selon les modalités prévues ci-dessous et précisées dans la lettre de mission.

Soit ils sont pris en charge par le service de réservation des voyages en cas de recours aux transports en commun selon les modalités prévues à l’article 4.3.1 ;

Soit ils sont pris en charge selon les modalités en vigueur dans l’entreprise en cas d’utilisation du véhicule personnel selon les modalités prévues à l’article  4.2.1. 


 Exception en cas de recours au véhicule personnel :

Le salarié qui est autorisé à utiliser son véhicule personnel doit être en règle : carte grise, permis de conduire et assurance couvrant les trajets domicile/lieu de travail habituel doivent être à jour. 

Il doit envoyer une copie de sa carte grise au Service Paie et Administration du personnel (servicepersonnel@modisfrance.fr).

La prise en charge des frais d’utilisation du véhicule se fait via note de frais sur le mois concerné en précisant le lieu de départ, le lieu d’arrivée et de la distance parcourue sur un trajet aller/retour. 

Pour mémoire, cette indemnité kilométrique comprend les frais d’usure du véhicule, des pneus et d’entretien du véhicule, sa dépréciation, l’assurance et le carburant. Il est de ce fait impossible de cumuler des indemnités kilométriques et un remboursement par ailleurs de carburant.

Les frais de stationnements et de péages éventuels sont pris en charge sur présentation des justificatifs via note de frais.


 Le voyage détente : 

Pour les missions d’une durée supérieure à 2 semaines (sauf mission < ou = 250 km), les frais de retour à domicile sont pris en charge dans les limites suivantes :


En cas de contraintes ou de difficultés, le service RH doit être sollicité.




Article 6 - POLITIQUE AUTO


Véhicule de fonction

Certains emplois commerciaux et managériaux donnent droit à l’affectation d’un véhicule de fonction.

Dans ce cas, l’attribution donne lieu à un avantage en nature passé sur le bulletin de paie (déduction de charges en paie et déclaration fiscale). 

L’attribution d’un véhicule se fait en priorité par la réaffectation d’un véhicule disponible, à défaut par commande d’un véhicule neuf par le supérieur hiérarchique. La demande formalisée via le document « Demande de véhicule particulier » est complétée par le collaborateur puis transmis au N+1 et à la Direction des Ressources Humaines pour validation. 

Une fois le bon de commande validé, celui-ci devra être envoyé au service Parc Auto Adecco Groupe France par le collaborateur.

Conformément à la réglementation, le véhicule société confié à une personne pourra lui être retiré en cas d’absence supérieure à un mois et plus particulièrement en cas d’absence pour longue maladie ou de suspension de contrat.
Toutes les informations relatives au véhicule de fonction figurent sur l’intranet du groupe.

Carburant et péage :

Les frais de carburant liés à l’utilisation d’un véhicule de fonction sont pris en charge par l’entreprise, toutefois seuls les frais d’essence liés à utilisation professionnelle du véhicule sont remboursés.

Les notes du week-end, de vacances, ou celles concernant les prises du vendredi, suivies le lundi par d'autres notes, ne peuvent être acceptées (sauf justifications par des activités professionnelles le week-end).
Il appartient aux responsables hiérarchiques de veiller au respect de ces règles.

Réparations et entretien des véhicules société :

Le collaborateur disposant d’un véhicule de fonction société doit l’entretenir.
 
Un guide utilisateur lui est remis en même temps que le véhicule, dont il doit impérativement suivre les consignes ; En cas de non-respect des prestataires et des prises en charge, les frais pourront rester à sa charge.

Remarque : les frais liés au nettoyage des véhicules de fonction sont pris en charge dans la limite de 12 € par mois.

PV et amendes :

Les PV et amendes sont réceptionnés par le service parc autos du Groupe. Dès notification par mail, le collaborateur doit effectuer au plus vite le règlement de l’amende.
Les majorations et frais éventuels d’huissier restent à la charge du collaborateur.
Le non-paiement récurrent ou la fréquence anormale des PV pourra faire l’objet d’une sanction pouvant aller jusqu’au retrait du véhicule.






Véhicule utilitaire/de service

Un véhicule utilitaire (2 places) peut être mis à disposition d’un collaborateur dans le cadre d’une mission nécessitant de fréquents déplacements. La demande est formulée par le responsable direct et fait l’objet d’une validation par la DRH. 

Le collaborateur à qui la société met à disposition un véhicule de service dans le cadre de la mission en clientèle doit l’entretenir et effectuer les réparations en « bon père de famille ». Un guide utilisateur lui est remis en même temps que le véhicule, dont il doit impérativement suivre les consignes. En cas de non-respect des prestataires et des prises en charge, les frais pourront rester à sa charge.

Les PV et amendes sont réceptionnés par le service parc autos du Groupe. Dès notification par mail, le collaborateur doit effectuer au plus vite le règlement de l’amende.
Les majorations et frais éventuels d’huissier restent à la charge du collaborateur. Le non-paiement récurrent ou la fréquence anormale des PV pourra faire l’objet d’une sanction pouvant aller jusqu’au retrait du véhicule.


Location de voiture

La location de véhicule suppose une autorisation préalable du responsable hiérarchique et ne peut être envisagée que si elle est plus économique que les solutions précédemment citées compte tenu des déplacements à réaliser. Ce moyen de transport concerne uniquement les collaborateurs qui ne disposent pas d'un véhicule société (sauf cas où le recours à la location s'inscrit dans le prolongement d'un déplacement en train ou avion). 

Afin d’assurer une bonne maîtrise des coûts, il est nécessaire d’effectuer ces locations via l’agence de voyages sélectionnée par le Groupe Adecco France et de faire le plein de carburant avant restitution du véhicule.

Prise en charge : Les frais doivent être payés par le collaborateur (avec Carte Affaires si collaborateur titulaire d’une Carte Affaires) et reportés sur la Note de Frais, sauf dépenses engagées via l'agence de voyage sélectionnée par le Groupe. 




Article 7 - DEPLACEMENTS A L’ETRANGER


 Modalités de voyage :

Tout déplacement à l’étranger doit faire l’objet d’un ordre de mission spécifique, précisant les modalités de prise en charge qui auront été déterminés au préalable et conjointement par le collaborateur et par le management.

Les frais engagés à l’étranger dans une autre devise que l’€ sont remboursés sur la base du taux de change figurant sur le relevé bancaire du collaborateur. Une copie du relevé devra être annexée à la Note De Frais.

Les dépenses sont prioritairement couvertes par l’utilisation de la carte affaires du collaborateur. A titre exceptionnel (notamment hors zone de couverture de la carte affaires), une avance de frais pourra être établie sur demande du responsable hiérarchique.

En cas de temps de trajet important : le mode de transport (ex : voyage en 1ère classe) et les modalités de récupérations du temps de transports seront proposées par le manager. Seront pris en compte notamment la durée du trajet, le décalage horaire éventuel …., le tout sera à formaliser via l’ordre de mission spécifique et à acter en amont de la date de départ effectif en déplacement.




 Assistance Rapatriement :

Toutes les sociétés du Groupe Adecco sont couvertes par une même police d'assurance assistance-rapatriement pour les voyages professionnels en France et à l'Etranger. 

En cas d’accident, maladie, retour anticipé pour raisons familiales etc. aux cours de vos déplacements professionnels, toutes les coordonnées sont disponibles sur l’intranet de l’entreprise (sans oublier, le cas échéant, de prévenir votre responsable hiérarchique et votre service RH).




Article 8 - ETABLISSEMENT DE LA NOTE DE FRAIS


  La saisie d’une note de frais

La gestion du remboursement des Notes de Frais est à réaliser via l’outil en vigueur au sein de l’entreprise.

Chaque note de frais doit être complétée et comporter les indications suivantes :

Toutes les factures justificatives ;
Le nom de l’entreprise
Pour les indemnités kilométriques, une copie de la carte grise, du permis de conduire et de la police d’assurance devra être fournie en janvier de chaque année et/ou lors du changement de véhicule ;
L’itinéraire emprunté ;
Le nombre de "km-voiture" parcourus chaque jour ;
Les informations nécessaires en commentaire lorsqu'il s'agit de frais nécessitant une autorisation préalable ou lorsqu'une explication particulière est requise. 
Les montants de TVA doivent impérativement apparaître sur les factures. Le cas échéant la société se réserve le droit de déduire le montant de la TVA du remboursement des frais. 
Pour les invitations clients et collaborateurs, le nom des convives (et de la société pour les clients) doivent être mentionnés au dos des justificatifs. 



L’ensemble du processus est dématérialisé. 

Important : 

Les justificatifs sont à conserver par les collaborateurs jusqu’au remboursement de leurs notes de frais et durant 3 ans. 
Le remboursement de la note de frais n’intervient pas immédiatement après la validation par le manager mais n’a lieu qu’après la validation comptable. 



Bonnes pratiques pour la dématérialisation :

La numérisation des justificatifs doit être de qualité. Tous dysfonctionnements constatés (justificatifs illisibles, manquants ou cumul de justificatifs), aura pour conséquence un renvoi de la NDF pour correction. 

Les tickets de carte bleue ne sont pas acceptés en tant que justificatifs. Seuls des justificatifs explicites et datés peuvent donner lieu à remboursement.

Une ligne de frais doit comporter une seule dépense et le justificatif correspondant. Si le justificatif numérisé ne correspond pas à la dépense, la note de frais sera renvoyée au collaborateur pour modification.

Un justificatif par ligne de frais est nécessaire. Si plusieurs justificatifs sont numérisés pour un même frais, la NDF sera également renvoyée pour modification.



Applications Mobiles : Tout smartphone permet de prendre ses justificatifs en photo et de les joindre à la ligne de frais correspondante (Il est recommandé de prendre la photo depuis l'application plutôt que depuis l’appareil photo du téléphone).



 Le contrôle et la validation des notes de frais.

Les managers directs ont la responsabilité du contrôle des notes de frais de leurs collaborateurs.

Cette vérification doit porter sur :

Le respect des normes société (respect des plafonds pour repas, hôtel...) ;
Le bien-fondé des dépenses ;
La présence des justificatifs.

 Echéance de réception des notes de frais (mois M)

Les valideurs doivent approuver les notes de frais au fil de l'eau afin de garantir un délai de traitement à la Comptabilité Générale et ainsi garantir le remboursement des collaborateurs. 


Article 9 - LA « CARTE AFFAIRES »

 Qui ?

Tous les collaborateurs effectuant des déplacements professionnels ou ayant à faire face à des dépenses professionnelles de manière récurrente ont la possibilité de se doter d’une carte affaire personnelle et nominative pour payer ces dépenses. 

Les cartes doivent être restituées lors du départ de la société.

 Pour payer quoi ?

La carte affaire permet aux salariés porteurs de régler tous les frais de déplacements (à l’exception de la billetterie aérienne et trains) : dépenses de voyages (hôtels, restaurants, location de voitures…) et dépenses de tous les jours (essence, péage, parking...).

Les dépenses personnelles sont interdites.

 Comment ?

La Carte Affaires est liée au compte personnel du porteur et offre un différé qui permet le remboursement des notes de frais avant le débit des dépenses professionnelles. 

La procédure d’obtention de la carte est mise à disposition sous l’intranet de l’entreprise.


Article 10 - DISPOSITIONS FINALES

Entrée en vigueur

Le présent accord entrera en vigueur le 1er juillet 2022, après réalisations des formalités de dépôt. 

Suivi de l’accord 

Le présent accord fera l’objet d’une réunion de suivi avec la Direction et un représentant par organisation syndicale représentative signataire une fois par an, à l’initiative de la Direction.

Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Révision

Le présent accord pourra être révisé selon les dispositions légales prévues. 
Toute demande de révision devra être notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception aux autres parties.

En tout état de cause, les dispositions de l’accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un nouvel accord, ou à défaut, seront maintenues. 

Dénonciation

Le présent accord pourra être dénoncé, avec un préavis minimum de six mois, par lettre RAR par la partie prenant l’initiative de la dénonciation envoyée à l’autre partie, avec copie à la DIRECCTE.

Par partie au présent accord, il convient d’entendre, d’une part, l’ensemble des organisations syndicales signataires du présent accord et y ayant adhéré intégralement et sans réserve, et d’autre part, la Direction. 

La dénonciation par une ou plusieurs organisations syndicales ne représentant pas la totalité des organisations syndicales signataires du présent accord n’a pas d’effet sur l’application de l’accord.

Dépôt 

Conformément aux dispositions légales, le présent accord respectera les conditions de dépôt et de publicité. Il sera déposé auprès de la DREETS en deux exemplaires :
- Une version électronique intégrale en version PDF accompagnée des pièces nécessaires (bordereau de dépôt, etc.)
- Une version électronique anonymisée en version format.docx, accompagnée des pièces nécessaires et notamment du bordereau anonymisé. 
Il sera adressé une copie auprès du greffe du Conseil des Prud’hommes.
Communication de l’accord 

Il sera remis un exemplaire à chaque organisation syndicale représentative ayant participé à la négociation.

Il sera également adressé à l’observatoire paritaire de la négociation collective à l’adresse mail suivante .

La signature de l’accord sera communiquée aux salariés à la fois via la Direction des Ressources Humaines et les organisations syndicales signataires après relecture du projet.


Fait à Villeurbanne, le 13 juin 2022. En sept exemplaires originaux.
Un exemplaire original sera transmis à  du lieu de signature


Pour la Direction,
Madame XXXX, Directrice des Ressources Humaines




Pour les Organisations Syndicales,