PROTOCOLE D’ACCORD PRÉÉLECTORAL
RELATIF A L’ELECTION DU
COMITÉ SOCIAL ET ÉCONOMIQUE


ENTRE :

La Société d’Expansion Touristique de Biarritz (SETB), Société Anonyme au capital de 88 000 €, enregistrée au Registre du Commerce et des Sociétés de Bayonne sous le numéro 572 722 114, dont le siège social est situé 1, Avenue Edouard VII – 64200 BIARRITZ; représentée par :

agissant en qualité de Directeur Général, 

d’une part,


ET

Le Syndicat CFDT, 
Le Syndicat CGT, 
Le Syndicat FO, 
Le Syndicat INOVA - CFE CGC, 

d’autre part,


Il a été convenu et arrêté ce qui suit.


Préambule

Le présent protocole d'accord a pour objet de définir les modalités d'organisation de l'élection des membres du comité social et économique de la SETB.

Le présent protocole sera établi en autant d'exemplaires originaux que de parties à la négociation.

Un exemplaire original sera transmis par la direction à l'inspection du travail du siège de l'entreprise.

Il sera consultable par l’ensemble des salariés de l’entreprise (bureau de la Direction des Ressources Humaines). Une mention de ce protocole d'accord préélectoral sera faite sur les panneaux réservés à la direction pour sa communication au personnel.

Conformément à l’accord d’entreprise sur le recours au vote électronique signé le 9 septembre 2022 par l’ensemble des organisations syndicales représentatives de la SETB, ces élections auront lieu par voie électronique comme lors des dernières élections professionnelles.

L’accompagnement ainsi que la mise à disposition de la plateforme de vote en ligne ont été confiés à un prestataire de service externe, la société « AKG SOLUTIONS ».

Cette société s’engage sur :
La sincérité et l’intégrité du vote
L’anonymat et le secret du vote
L’unicité du vote
La confidentialité et la liberté du vote

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique sont fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral, et en application du présent protocole.

Le système de vote électronique du prestataire sera soumis à une expertise indépendante conformément à l’article R.2314-9 du Code du travail.
Les certificats de conformité issus de cette expertise seront annexés au cahier des charges du prestataire et remis à chaque organisation syndicale qui en fera la demande auprès de la Direction des Ressources Humaines.

Le système fait également l’objet d’une fiche de traitement de données selon la norme du Régime Général de Protection des Données (RGPD). Cette fiche de traitement remplace la déclaration normale de la CNIL depuis mai 2018. La fiche de traitement est transmise par le prestataire après paramétrage du site de vote électronique.

Par ailleurs, et toujours conformément aux normes RGPD, chaque électeur est informé de l’utilisation de ces données, leur conservation, leur stockage et leur destruction.

Une note explicative précisant les conditions et règles de fonctionnement du vote sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du scrutin pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote. Elle sera également affichée sur les panneaux réservés à la Direction et espaces de vote.

En termes de confidentialité et afin de répondre aux exigences posées par le Code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur sont séparés. L’opinion émise par l’électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier des électeurs. Ce circuit garantit le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Conformément à la Loi, les organisations syndicales qui satisfont aux critères de respect des valeurs républicaines et d’indépendance, légalement constituées depuis au moins deux ans et dont le champ professionnel et géographique couvre l’entreprise, ont été informées, par voie d’affichage, de l’organisation des élections et invitées à négocier le présent accord.


Article 1

Le présent accord est conclu pour la mise en place des élections :

Du Comité social et économique

Les parties s’accordent pour fixer une durée de 4 ans des mandats.


Article 2 : Nombre et répartition des sièges et des collèges électoraux

Conformément à l’article L.2314-1 du Code du Travail, le comité social et économique comprend l'employeur et une délégation du personnel comportant un nombre de membres déterminé par décret en Conseil d'Etat compte tenu du nombre des salariés.

La délégation du personnel comporte un nombre égal de titulaires et de suppléants. Le suppléant assiste aux réunions uniquement en l'absence du titulaire.

L’effectif moyen des 12 derniers mois, déterminé à la date du premier tour des élections est égal à 90,48 ETP. (94,80 ETP en incluant les ETP théoriques de la société ONET qui ne nous a pas transmis ses ETP à ce jour)

=> La répartition de l’effectif moyen est la suivante : 



Compte tenu des effectifs de l’entreprise, la répartition des sièges est déterminée comme suit:

- Titulaires .......... 5 sièges
- Suppléants......... 5 sièges

Conformément à l’article L.2314-11 du Code du travail et à l’article 21 de l’accord d’entreprise du 21 février 1997, le personnel est réparti en trois collèges électoraux :

- Le premier collège est constitué par les employés 
- Le deuxième collège est constitué par les employés et cadres jeux de table (grille A)
- Le troisième collège est constitué par les cadres et agents de maîtrise

Premier collège : EMPLOYÉS

Titulaires ..........….2  sièges
Suppléants............ 2 sièges  

Deuxième collège :  EMPLOYÉS ET CADRES JEUX DE TABLE (grille A)

Titulaires.........…...... 2  sièges
Suppléants ............... 2  sièges

Troisième collège : CADRES et AGENT DE MAÎTRISE

Titulaire.........…...... 1 siège
Suppléant ............... 1 siège


Article 3 : Dates, horaires et lieux des élections

Le premier tour de scrutin est fixé pour l’ensemble des collèges :

Du 
Mardi 8 novembre 2022 à 9 heures
Au
        Mercredi 9 novembre 2022 à 17 heures

Au premier tour sont habilités à présenter leur liste de candidats les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise, les syndicats affiliés à une organisation reconnue représentative aux niveaux national et interprofessionnels, et tout syndicat qui satisfait aux critères de respect des valeurs républicaines, d’indépendance, légalement constitué depuis au moins 2 ans, et dont le champ professionnel et géographique couvre l’entreprise concernée.

Il y aura lieu de procéder à un second tour, ouvert aux candidats libres et aux candidatures syndicales dans les conditions définies pour le premier tour et dans l’un des cas suivants :
Quorum non atteint au premier tour, moins de la moitié des électeurs inscrits ont émis un vote valable.
Carence, absence de candidature syndicale au premier tour
Non attribution de siège, les sièges n’ont pas tous été pourvus dès le premier tour

Les cas ci-dessus s’apprécient par collèges et par scrutin.



Si besoin, le deuxième tour se déroulera :

Du
Mardi 22 novembre 2022 de à 9 heures
Au
                                      Mercredi 23 novembre 2022 à 17 heures


Article 4 : Personnel électeur et personnel éligible – listes électorales

Aux termes de l'article L.2314-18 du Code du Travail, sont électeurs tous les salariés sans distinction de sexe ou de nationalité, non déchus de leurs droits électoraux, âgés de 16  ans accomplis et ayant travaillé pendant trois mois au moins à la date du 1er tour de scrutin.

Aux termes de l'article L.2314-19 du Code du Travail, sont éligibles tous les salariés sans distinction de sexe ou de nationalité, non déchus de leurs droits électoraux, âgés de 18 ans accomplis et ayant travaillé pendant douze mois au moins à la date du 1er tour de scrutin et ne pas être conjoint, partenaire de PACS, concubin, ascendant, descendant, frère, sœur, ou allié au même degré de l’employeur. 

La Direction établira, par collège, la liste des électeurs  et des éligibles.

Ces listes électorales seront publiées par voie d'affichage sur les panneaux réservés aux communications de la Direction, au plus tard le 5 octobre 2022. Elles seront également transmises aux membres des instances représentatives actuelles.

Elles devront indiquer le nom, prénom, âge, date entrée, électeur et non électeur, éligible et non éligible. Ces listes seront également envoyées aux organisations syndicales représentatives. 


Article 5 : Liste des candidats et dépôt de candidatures

Les organisations syndicales représentatives, seules habilitées à présenter des candidats au premier tour, communiqueront leurs listes de candidatures à partir du jour de l'affichage des listes d'éligibles. 

Pour chaque collège électoral, les listes mentionnées à l'article L. 2314-29 du Code du travail qui comportent plusieurs candidats sont composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale et correspondant à la répartition effectuée à l’article 2. Les listes sont composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des sexes.
Lorsque l'application du paragraphe ci-dessus n'aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à l'arrondi arithmétique suivant :
1°) Arrondi à l'entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5 ;
2°) Arrondi à l'entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.

En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.

Lorsque l'application de ces règles conduit à exclure totalement la représentation de l'un ou l'autre sexe, les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe qui, à défaut ne serait pas représenté. Ce candidat ne peut être en première position sur la liste, sauf en cas de liste composée d’un seul siège.

La proportion d’hommes et  de femmes à présenter sur chaque liste est la suivante :

Premier collège : EMPLOYÉS hors JEUX

2 sièges «titulaires » :  soit 44,15  % de candidats femmes (soit 1 candidate) et 55,85 % de candidats hommes (soit 1 candidat)
2 sièges « suppléants » : soit 44,15 % de candidats femmes (soit 1 candidate) et 55,85 % de candidats hommes (soit 1 candidat) 

Deuxième collège : EMPLOYÉS ET CADRES JEUX DE TABLE (grille A)

2 sièges « titulaires » soit 49,91% de candidats femmes (soit 1 candidate) et 50,09 % de candidats hommes (soit 1 candidat) 
 2 sièges « suppléants » soit 49,91% de candidats femmes (soit 1 candidate) et 50,09 % de candidats hommes (soit 1  candidat) 

Troisième collège : CADRES et AGENT DE MAÎTRISE

1 siège « titulaire » soit 27,08 % de candidats femmes et 72,92 % de candidats hommes 
1 siège « suppléant » soit 27,08 % de candidats femmes et 72,92% de candidats hommes
Cela correspond à un candidat homme ou une candidate femme.

Ces listes établies distinctement, pour chaque collège et pour l'élection des titulaires et des suppléants, seront déposées auprès de la Direction des ressources humaines en double exemplaire soit par mail avec accusé de réception, soit par courrier recommandé avec accusé de réception, soit remis en main propre.

L'un de ces exemplaires, émargé par la Direction des ressources humaines, vaudra récépissé de dépôt (date limite de dépôt : avant le 14 octobre à 12h au plus tard). Toute candidature réceptionnée après cette date et heure limite ne pourra être retenue. La Direction transmettra par mail ou partagera via le drive aux organisations syndicales les listes des candidats à 15 heures. 

La Direction affichera les listes déposées pour le premier tour le 17 octobre 2022 à 9 heures au plus tard.

Dans l’hypothèse d’un second tour, la date limite de dépôt des candidatures est fixée au 15 novembre 2022 à 12 heures. La direction affichera les listes déposées le 16 novembre 2022 à 9 heures au plus tard. 

Les listes des organisations syndicales présentées pour le 1er tour seront automatiquement reconduites, sauf modification ultérieure à l’initiative d’une organisation syndicale.


 Article 6 : Propagande électorale 

Les organisations syndicales habilitées à présenter des candidatures au premier tour pourront remettre au service des ressources humaines :
Une profession de foi sous forme de fichier informatique de type PDF (taille maximum autorisée : 1 Mo)
Un logo sous forme de fichier informatique de type JPG (taille maximum 50 ko)
Des photos de chaque candidat qui seront redimensionnées et affichées sur le site

Cette propagande sera mise en ligne sur le site de vote électronique. La date limite de transmission de ces fichiers électroniques au service RH est le 15 octobre 2022 à 12 heures. Au-delà de cette date aucune nouvelle mise en ligne ne sera possible.

De même, les candidats se présentant au deuxième tour pourront transmettre leur propagande électorale au service ressources humaines jusqu’au 16 novembre 2022  à 12 heures.

Les professions de foi présentées pour le 1er tour seront automatiquement reconduites, sauf modification ultérieure à l’initiative d’une organisation syndicale.

Aucune nouvelle propagande électorale ne pourra avoir lieu pendant la période de scrutin.


Article 7 : Composition des bureaux de vote

Il sera constitué un bureau de vote par collège. 

Chaque bureau de vote sera constitué par appel à volontaires qui pourront se manifester jusqu’au 17 octobre 2022 à 12 heures auprès du service RH. Chaque bureau de vote est constitué d’un président (l’électeur le plus âgé présent et acceptant) et de deux assesseurs, qui doivent être électeurs et appartenir au collège pour lequel l’élection est organisée. Seront privilégiés dans la constitution de ces bureaux de vote les volontaires n’étant pas candidats et/ou n’appartenant pas à une organisation syndicale.

En cas de carence de volontaires, le bureau de vote est  composé, conformément aux principes généraux du droit électoral, des deux salariés électeurs les plus âgés du collège et du salarié électeur le plus jeune. La présidence appartient alors au salarié le plus âgé.
Le bureau de vote aura en charge le bon déroulement des opérations électorales, la validation du dépouillement des scrutins et la proclamation des résultats.

La présence d’un représentant de l’employeur pour assister matériellement le bureau de vote est acceptée.

L’identité des membres du bureau de vote sera communiquée au prestataire AKG SOLUTIONS qui se chargera de générer et communiquer un code d’accès permettant de suivre le déroulement des opérations électorales en temps réel. Ils pourront ainsi consulter le taux de participation pendant la période de vote.

Le président de chaque bureau de vote informera par mail les organisations syndicales du taux de participation pendant la période de vote en fin de journée les jours de scrutin.

De plus, trois membres des bureaux de votes constitueront le bureau de vote centralisateur. Ces trois personnes seront investies des missions suivantes :

La recette et scellement du système de vote,
Le descellement du système de vote par le biais de trois clés électroniques uniques communiquées par AKG SOLUTIONS.

Le bureau de vote centralisateur doit comporter au moins un représentant de chaque collège électoral. Il se réunira dans la salle de réunion du Casino de Biarritz le 7 novembre 2022 à 17 heures pour procéder au scellement du système de vote et le 9 novembre 2022 à 17 h 30 pour le décellement du système de vote.

En cas de deuxième tour, le bureau de vote centralisateur se réunira dans la salle de réunion du Casino de Biarritz le 21 novembre 2022 à 17 heures pour procéder au scellement et le 23 novembre 2022 à 17 h 30 pour le décellement.

Lors du scellement et du descellement du système de vote, les organisations syndicales habilitées à présenter des candidatures (et candidats libres en cas de second tour) peuvent désigner un délégué de liste qui pourra assister à ces opérations.

L’ensemble des membres des bureaux de vote devront être présents lors des ces opérations. Une notice explicative détaillée sera envoyée aux membres du bureau de vote synthétisant les opérations à mener et sera affichée. 


Article 8 :  Information aux salariés

Les électeurs ont été informés le 10 août 2022 du renouvellement du Comité Social & Économique par messagerie électronique sur l’adresse “site biarritz” ainsi que par affichage.
Les électeurs seront informés au plus tard le 11 octobre 2022 des dates et modalités des élections par messagerie sur l’adresse « Site de Biarritz», et mis à disposition sur le Drive de la SETB.

Le vote se déroulera uniquement par le biais de la plateforme de vote en ligne « VOTEO » à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote électronique, de n’importe quel terminal internet (entreprise ou domicile). De plus, la salle de réunion du 3ème étage (ancienne salle de repos croupier), ouverte de 10 heures à 3 heures du matin, disposant d’un ordinateur, d’un téléphone, sera mise à disposition.

L’électeur se connecte et vote grâce à son identifiant et mot de passe reçu par courriel et par courrier postal, ainsi qu’une troisième information personnelle connue uniquement de l’électeur et définie dans le cahier des charges. L’électeur reçoit une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Si l’électeur ne reçoit pas de courriel et / ou de courrier postal, il pourra disposer de ses identifiants auprès du prestataire, dont les coordonnées seront communiquées par voie d’affichage.


Article 9 : Déroulement du scrutin

Les élections professionnelles sont des scrutins de liste à 2 tours avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne. Les électeurs ont la faculté de rayer des noms. Toutefois, les ratures ne sont pas prises en compte pour l’ordre de désignation des élus au sein des mêmes listes, si leur nombre est inférieur à 10 % des suffrages valablement exprimés pour cette liste.

Les ratures sont néanmoins toujours prises en compte, quel que soit leur nombre pour le calcul de la moyenne des listes.

Chaque électeur aura accès au vote correspondant à son collège d’appartenance à son établissement.

Les listes de candidats seront présentées à l’écran de manière aléatoire afin de ne pas privilégier une liste. La dimension des bulletins et la typographie utilisée seront identiques pour toutes les listes.

L’électeur peut modifier son choix avant validation définitive. La validation entraînant transmission du vote et émargement, fait l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir imprimer et conserver.

Une cellule d’assistance sera chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Le prestataire fournira une assistance fonctionnelle par courriel et par téléphone pendant le vote selon les modalités décrites dans le cahier des charges.

Une phase de démonstration du logiciel de vote sera organisée pour les membres du bureau, notamment sur la phase de dépouillement, le 7 novembre 2022.

Des accès supplémentaires seront mis à disposition des délégués de liste afin que ces derniers puissent accéder au taux de participation.


Article 10 : Dépouillement et proclamation des résultats

Pour le 1er tour, le dépouillement s’effectuera le 9 novembre 2022 à l’issue du scrutin.

Dans l’hypothèse d’un second tour, le dépouillement s’effectuera le 23 novembre 2022 à l’issue du scrutin.

Les clefs sécurisées délivrées au moment du scellement de l’urne sont introduites dans le système pour le descellement.

Le dépouillement est effectué directement par le site de vote électronique sous la responsabilité du bureau de vote. 

A l’issue du dépouillement, le fichier de compte rendu de résultats et les procès-verbaux légaux sont édités automatiquement par l’application de vote. Il conviendra alors aux membres du bureau de valider et de signer les documents édités.

Le dépouillement doit être effectué même en cas de carence ou de quorum non atteint au premier tour. Le compte rendu des résultats sera affiché dans les locaux de la société sur des panneaux prévus à cet effet.
Les délégués de liste, désignés par les organisations syndicales habilitées à présenter des candidatures, pourront assister au dépouillement.

Le  présent  protocole sera  déposé  auprès  de  la  DREETS  et  du  greffe  du  Conseil  de Prud’hommes dont dépend le siège social de la SETB.

Fait à Biarritz, le 4 octobre 2022 

Pour la Société d’Expansion Touristique de Biarritz
Directeur Général





Le Syndicat CFDT





Le Syndicat CGT, 





Le Syndicat FO, 






Le Syndicat INOVA - CFE CGC