protocole d’accord préélectoral
relatif à l'élection 
du
comité social et économique


ENTRE :

La Société  des  Hôtels  et  Casino  de  Deauville  (SHCD),  représentée  par XXXXXXX,  Directeur  Général  Délégué,  dont  le  siège  social  est domicilié 2 rue Edmond Blanc, 14800 DEAUVILLE. 


d’une part,


ET


- Le Syndicat CFDT, représenté par :

XXXXXX
XXXXXX

- Le Syndicat CGT, représenté par :

XXXXXX

- Le Syndicat CFTC, représenté par :

XXXXXX
XXXXXX
XXXXXX

- Le Syndicat FO, représenté par :

XXXXXX


d’autre part,


Il a été convenu et arrêté ce qui suit.

Préambule

Le présent protocole d'accord a pour objet de définir les modalités d'organisation de l'élection des membres du comité social et économique de la société des  Hôtels  et  Casino  de  Deauville  (SHCD).

L'ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 impose le remplacement des instances existantes par un comité social et économique (CSE) qui fusionne les délégués du personnel, le comité d'entreprise et le CHSCT. Un CSE sera donc élu dans le cadre du renouvellement des institutions représentatives de l'entreprise.

Par accord signé le 01 août 2018, les partenaires sociaux de la SHCD, en application des articles L2313-1 et suivants du Code du travail, ont convenu de définir un modèle de représentation du personnel s’articulant autour d’un Comité Social et Économique (CSE) unique, formant le socle du dialogue social, à l’appui duquel interviendra une Commission Santé Sécurité et Conditions de Travail (CSSCT) sur la gestion des problématiques relatives à la santé et à la sécurité, et de représentants de proximité assurant la représentation locale des salariés.
Les parties signataires de cet accord ont affirmé leur volonté, par ce modèle, de privilégier un dialogue social constructif et de garantir aussi bien les droits individuels que collectifs des salariés de la SHCD.

Le présent protocole sera établi en autant d'exemplaires originaux que de parties à la négociation.
Un exemplaire original sera transmis par la direction à l'inspection du travail du siège de l'entreprise.
Il sera consultable par l’ensemble des salariés de l’entreprise (bureau de la Direction des Ressources Humaines).
Une mention de ce protocole d'accord préélectoral sera faite sur les panneaux réservés à la direction pour sa communication au personnel.
Conformément à la note d’affichage relative à l’information sur le tenue d’élections professionnelles affichée le 13 août 2018, celles-ci auront lieu par voie électronique.

L’accompagnement ainsi que la mise à disposition de la plateforme de vote en ligne ont été confiés à un prestataire de service externe, la société « AKG SOLUTIONS ».

Cette société s’engage sur :
La sincérité et l’intégrité du vote
L’anonymat et le secret du vote
L’unicité du vote
La confidentialité et la liberté du vote


Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique sont fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral, et en application du présent protocole.
Le système de vote électronique du prestataire sera soumis à une expertise indépendante conformément aux articles R 2324-8 et R 2314-12 du Code du travail.
Les certificats de conformités issus de cette expertise seront annexés au cahier des charges du prestataire et remis à chaque organisation syndicale qui en fera la demande auprès de la Direction des Ressources Humaines.

Le système fait également l’objet d’une fiche de traitement de données selon la norme du Régime Général de Protection des Données (RGPD). Cette fiche de traitement remplace la déclaration normale de la CNIL depuis mai 2018. La fiche de traitement est transmise par le prestataire après paramétrage du site de vote électronique.

Par ailleurs, et toujours conformément aux normes RGPD, chaque électeur est informé de l’utilisation de ces données, leur conservation, leur stockage et leur destruction.

Une note explicative précisant les conditions et règles de fonctionnement du vote sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du scrutin pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote. Elle sera également affichée sur les panneaux réservés à la Direction et espaces de vote.

En terme de confidentialité et afin de répondre aux exigences posées par le Code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur sont séparés. L’opinion émise par l’électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier des électeurs. Ce circuit garantit le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Conformément à la Loi, les organisations syndicales qui satisfont aux critères de respect des valeurs républicaines et d’indépendance, légalement constituées depuis au moins deux ans et dont le champ professionnel et géographique couvre l’entreprise, ont été informées, par voie d’affichage, de l’organisation des élections et invitées à négocier le présent accord.


Article 1

Le présent accord est conclu pour la mise en place des élections :
Du Conseil Economique et Social

Conformément à l’article L2314-33 du Code du travail, la durée des mandats est fixée à 4 ans.











Article 2 : Nombre et répartition des sièges et des collèges électoraux

Conformément  à l’article L 2314-1 du Code du Travail, le comité social et économique comprend l'employeur et une délégation du personnel comportant un nombre de membres déterminé par décret en Conseil d'Etat compte tenu du nombre des salariés.
La délégation du personnel comporte un nombre égal de titulaires et de suppléants. Le suppléant assiste aux réunions uniquement en l'absence du titulaire.
L’effectif moyen des 12 derniers mois, déterminé à la date du premier tour des élections est égal à 760  ETP.
La répartition de l’effectif moyen est la suivante : 


Compte tenu des effectifs de l’entreprise, la répartition des sièges est déterminée comme suit:

- Titulaires .......... 14 sièges
- Suppléants....... 14 sièges

Conformément à l’article L 2324 -11 du Code du travail, le personnel est réparti en trois collèges électoraux :

- Le premier collège est constitué par les employés 
- Le deuxième collège est constitué par les agents de maîtrise
- Le troisième collège est constitué par les cadres

Premier collège : EMPLOYÉS

Titulaires ..........…. 10 sièges
Suppléants............ 10    "

Deuxième collège : AGENTS DE MAÎTRISE

Titulaires.........…...... 2 sièges
Suppléants ............... 2    "



Troisième collège : CADRES

Titulaires.........…...... 2 sièges
Suppléants ............... 2    "


Article 3 : Dates, horaires et lieux des élections

Le premier tour de scrutin est fixé pour l’ensemble des collèges :

Du 
Lundi 15 octobre  2018 à 09h30
Au
Jeudi 18 octobre 2018 à 17h00

Au premier tour sont habilités à présenter leur liste de candidats les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise, les syndicats affiliés à une organisation reconnue représentative aux niveaux national et interprofessionnels, et tout syndicat qui satisfait aux critères de respect des valeurs républicaines, d’indépendance, légalement constitué depuis au moins 2 ans, et dont le champ professionnel et géographique couvre l’entreprise concernée.

Il y aura lieu de procéder à un second tour, ouvert aux candidats libres et aux candidatures syndicales dans les conditions définies pour le premier tour et dans l’un des cas suivants :
Quorum non atteint au premier tour, moins de la moitié des électeurs inscrits ont émis un vote valable.
Carence, absence de candidature syndicale au premier tour
Non attribution de siège, les sièges n’ont pas tous été pourvus dès le premier tour

Les cas ci-dessus s’apprécient par collèges et par scrutin.

Si besoin, le deuxième tour se déroulera :


Du
Lundi 29 octobre  2018 de à 09h30
Au
Jeudi 02 novembre 2018 à 17h00



Article 4 : Personnel électeur et personnel éligible – listes électorales

Aux termes de l'article L 2324-14 du Code du Travail, sont électeurs tous les salariés sans distinction de sexe ou de nationalité, non déchus de leurs droits électoraux, âgés de 16  ans accomplis et travaillant depuis trois mois (ancienneté Groupe) au moins à la date du 1er tour de scrutin.

Aux termes de l'article L 2324-15 du Code du Travail, sont éligibles tous les salariés sans distinction de sexe ou de nationalité, non déchus de leurs droits électoraux, âgés de 18 ans accomplis et travaillant depuis douze mois (ancienneté Groupe)au moins à la date du 1er tour de scrutin et ne pas être conjoint, partenaire de PACS, concubin, ascendant, descendant, frère, sœur, ou allié au même degré de l’employeur. 

La Direction établira, par collège, la liste des électeurs  et des éligibles.
Ces listes électorales seront publiées par voie d’affichages sur les panneaux réservés aux communications de la Direction, au plus tard le 11 septembre 2018. Elles seront également transmises aux membres des instances représentatives actuelles. 
Elles devront indiquer le nom, prénom, âge, date entrée, électeur et non électeur, éligible et non éligible.
Ces listes seront également envoyées aux organisations syndicales représentatives. 


Article 5 : Liste des candidats et dépôt de candidatures

Les organisations syndicales représentatives, seules habilitées à présenter des candidats au premier tour, communiqueront leurs listes de candidatures à partir du jour de l'affichage des listes d'éligibles. 
Pour chaque collège électoral, les listes mentionnées à l'article L. 2314-29 qui comportent plusieurs candidats sont composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale et correspondant à la répartition effectuée à l’article 2. Les listes sont composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des sexes.
Lorsque l'application du paragraphe ci-dessus n'aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à l'arrondi arithmétique suivant :
1°) Arrondi à l'entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5 ;
2°) Arrondi à l'entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.
En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.
Lorsque l'application de ces règles conduit à exclure totalement la représentation de l'un ou l'autre sexe, les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe qui, à défaut ne serait pas représenté. Ce candidat ne peut être en première position sur la liste, sauf en cas de liste composée d’un seul siège.
	


La proportion d’hommes et  de femmes à présenter sur chaque liste est la suivante :


Premier collège : EMPLOYÉS

10 sièges «titulaire » :  soit  44% de candidats femmes (soit 4 candidates) et 56% de candidats hommes (soit 6 candidats)
10 sièges « suppléant » : soit  44% de candidats femmes (soit 4 candidates) et 56% de candidats hommes (soit 6 candidats) 

Deuxième collège : AGENTS DE MAÎTRISE

2 sièges « titulaire » soit 47% de candidats femmes (soit 1 candidate) et 53 % de candidats hommes (soit 1 candidat) 
2 sièges « suppléant » soit 47% de candidats femmes (soit 1 candidate) et 53 % de candidats hommes (soit 1 candidat) 

Troisième collège : CADRES

2 sièges « titulaire » soit 33% de candidats femmes (soit 1 candidate) et 67% de candidats hommes (soit 1 candidat)
2 sièges « suppléant » soit 33% de candidats femmes (soit 1 candidate) et 67% de candidats hommes (soit 1 candidat) 

Ces listes établies distinctement, pour chaque collège et pour l'élection des titulaires et des suppléants seront déposées auprès de la Direction des ressources humaines en double exemplaire soit par mail avec accusé de réception, soit par courrier recommandé avec accusé de réception, soit remis en main propre.
L'un de ces exemplaires, émargé par la Direction des ressources humaines, vaudra récépissé de dépôt (date limite de dépôt : avant le 24 septembre 2018 à 12h au plus tard). Toute candidature réceptionnée après cette date et heure limite ne pourra être retenue. 

La Direction affichera les listes déposées pour le premier tour le 25 septembre 2018 au plus tard.

Dans l’hypothèse d’un second tour, la date limite de dépôt des candidatures est fixée au  23 octobre 2018 à 12h. La direction affichera les listes déposées le 24 octobre 2018 au plus tard. 

Les listes des organisations syndicales présentées pour le 1er tour seront automatiquement reconduites, sauf modification ultérieure à l’initiative d’une organisation syndicale.
 







Article 6 : Propagande électorale électronique

Les organisations syndicales habilitées à présenter des candidatures au premier tour pourront remettre au service des ressources humaines :
Une profession de foi sous forme de fichier informatique de type PDF (taille maximum autorisée : 500 ko)
Un logo sous forme de fichier informatique de type JPG (taille maximum 50 ko)
Des photos de chaque candidat qui seront redimensionnées et affichées sur le site

Cette propagande sera mise en ligne sur le site de vote électronique. La date limite de transmission de ces fichiers électroniques au service RH est le 24 septembre 2018 à 12h. Au-delà de cette date aucune nouvelle mise en ligne ne sera possible.

Conformément à l’accord signé le 1er août 2018 mettant en place les représentants de proximité au sein de la SHCD, les organisations syndicales habilitées à présenter des candidatures au premier tour devront également indiquer dans leur profession de foi la liste des candidats pour les mandats de représentants de proximité.

De même, les candidats se présentant au deuxième tour pourront transmettre leur propagande électorale au service ressources humaines jusqu’au 23 octobre 2018 à 12h.

Les professions de foi présentées pour le 1er tour seront automatiquement reconduites, sauf modification ultérieure à l’initiative d’une organisation syndicale.

Aucune nouvelle propagande électorale ne pourra avoir lieu pendant la période de scrutin.


Article 7 : Composition des bureaux de vote

Il sera constitué un bureau de vote par collège. 

Chaque bureau de vote sera constitué par appel à volontaires qui pourront se manifester jusqu’au 25 septembre 2018 à 12h. Les bureaux de vote seront ensuite composés lors d’une réunion organisée le 26 septembre 2018 à 11h en salle de formation du casino de Deauville en présence des parties signataires au présent protocole.  Chaque bureau de vote est constitué d’un président (l’électeur le plus âgé présent et acceptant)  et de deux assesseurs, qui doivent être électeurs et appartenir au collège pour lequel l’élection est organisée.

Le bureau de vote aura en charge le bon déroulement des opérations électorales, la validation du dépouillement des scrutins et la proclamation des résultats.
La présence d’un représentant de l’employeur pour assister matériellement le bureau de vote est acceptée.





L’identité des membres du bureau de vote sera communiquée au prestataire AKG SOLUTIONS qui se chargera de générer et communiquer un code d’accès permettant de suivre le déroulement des opérations électorales en temps réel. Ils pourront ainsi consulter le taux de participation pendant la période de vote.
Le président de chaque bureau de vote informera par mail les organisations syndicales du taux de participation pendant la période de vote en fin de journée les jours de scrutin.

De plus, trois membres des bureaux de votes constitueront le bureau de vote centralisateur. Ces trois personnes seront investies des missions suivantes :
La recette et scellement du système de vote
Le descellement du système de vote par le biais de trois clés électroniques uniques communiquées par AKG SOLUTIONS.
Le bureau de vote centralisateur doit comporter au moins un représentant de chaque collège électoral. Il se réunira dans la salle de formation du Casino de Deauville le 15 octobre 2018  à 09H20 pour procéder au scellement du système de vote et le 18 octobre 2018 à 17h pour le descellement du système de vote.

En cas de deuxième tour, le bureau de vote centralisateur se réunira dans la salle de formation du Casino de Deauville le 29 octobre 2018  à 09H20 pour procéder au scellement et le 02 novembre 2018 à 17h pour le descellement.

Lors du scellement et du descellement du système de vote, les organisations syndicales habilitées à présenter des candidatures (et candidats libres en cas de second tour) peuvent désigner un délégué de liste qui pourra assister à ces opérations.

L’ensemble des membres des bureaux de vote devront être présents lors des ces opérations.

Une notice explicative détaillée sera envoyée aux membres du bureau de vote synthétisant les opérations à mener et sera affichée. 


Article 8 :  Information aux salariés

Les électeurs ont été informés par affichage le 13 août 2018 des dates et modalités des élections.

Le vote se déroulera uniquement par le biais de la plateforme de vote en ligne « VOTEO » à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote électronique, de n’importe quel terminal internet (entreprise ou domicile). De plus, dans chaque établissement, une salle, ouverte de 10h à 17h, disposant d’un ordinateur, d’un téléphone et d’une imprimante, sera mise à disposition.

Casino : salle de formation Ressources Humaines
Folie Douce : salle de formation Ressources Humaines Casino Deauville
Royal : bureau annexe au service RH
Normandy : bureau annexe au service RH
Hotel du Golf : Salon St Julien
Golf St Julien : bureau de la Direction

Les bureaux seront vides et mis à disposition le temps des élections. Une salle annexe sera également mise à disposition dans laquelle l’électeur pourra disposer d’une démonstration du système de vote électronique.

L’électeur se connecte et vote grâce à son identifiant et mot de passe reçu par courrier, ainsi qu’une troisième information personnelle connue uniquement de l’électeur et définie dans le cahier des charges. L’électeur reçoit une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Si l’électeur ne reçoit pas de courrier, il pourra disposer de ses identifiants auprès du prestataire, dont les coordonnées seront communiquées par voie d’affichage.


Article 9 : Déroulement du scrutin

Les élections professionnelles sont des scrutins de liste à 2 tours avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne. Les électeurs ont la faculté de rayer des noms. Toutefois, les ratures ne sont pas prises en compte pour l’ordre de désignation des élus au sein des mêmes listes, si leur nombre est inférieur à 10 % des suffrages valablement exprimés pour cette liste.

Les ratures sont néanmoins toujours prises en compte, quel que soit leur nombre pour le calcul de la moyenne des listes.

Chaque électeur aura accès au vote correspondant à son collège d’appartenance à son établissement.

Les listes de candidats seront présentées à l’écran de manière aléatoire afin de ne pas privilégier une liste. La dimension des bulletins et la typographie utilisée seront identiques pour toutes les listes.

L’électeur peut modifier son choix avant validation définitive. La validation entraînant transmission du vote et émargement, fait l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir imprimer et conserver.

Une cellule d’assistance sera chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Le prestataire fournira une assistance fonctionnelle par courriel et par téléphone pendant le vote selon les modalités décrites dans le cahier des charges.

Une phase de démonstration du logiciel de vote sera organisée pour les membres du bureaux, notamment sur la phase de dépouillement, le 12 octobre 2018 à 11h. 




Article 10 : Dépouillement et proclamation des résultats

Pour le 1er tour, le dépouillement s’effectuera le 18 octobre 2018 à l’issue du scrutin.

Dans l’hypothèse d’un second tour, le dépouillement s’effectuera le 02 novembre 2018 à l’issue du scrutin.

Les clefs sécurisées délivrées au moment du scellement de l’urne sont introduites dans le système pour le descellement.

Le dépouillement est effectué directement par le site de vote électronique sous la responsabilité du bureau de vote. 
A l’issue du dépouillement, le fichier de compte rendu de résultats et les procès verbaux légaux sont édités automatiquement par l’application de vote. Il conviendra alors aux membres du bureau de valider et de signer les documents édités.

Le dépouillement doit être effectué même en cas de carence ou de quorum non atteint au premier tour.

Le compte rendu des résultats sera affiché dans les locaux de la société sur des panneaux prévus à cet effet.

Les délégués de liste, désignés par les organisations syndicales habilitées à présenter des candidatures, pourront assister au dépouillement.

Le  présent  protocole sera  déposé  auprès  de  la  DIRECCTE  et  du  greffe  du  Conseil  de Prud’hommes dont dépend le siège social de la société dominante. 


Fait à Deauville,  le 30 août 2018 

en 10 exemplaires



Pour la Société des Hôtels et Casino de Deauville (SHCD),
XXXXXX
Directeur Général Délégué 




Le Syndicat CFDT
représenté par :

XXXXXX





XXXXXX





Le Syndicat CGT, 
représenté par XXXXXX





Le Syndicat CFTC, 
représenté par :

XXXXXX





XXXXXX





XXXXXX





Le Syndicat FO, 
représenté par XXXXXX