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ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF A LA GESTION ANNUELLE DES CONGES PAYES

Entre 

L’Association de Villebouvet, représentée par le Directeur Général

D’une part,

Et  

L’organisation syndicale CFDT, représentée par la Déléguée syndicale d’établissement,

L’organisation syndicale CGT, représentée par le Délégué syndical d’établissement.

D’autre part,













SOMMAIRE
































Préambule : 

Conscients de l’importance de garantir à chaque salarié la plus grande visibilité quant à ses droits aux congés payés légaux, conventionnels et RTT octroyés dans le cadre de l’accord d’entreprise du 1er janvier 2000 relatif à l’aménagement, l’organisation et la réduction du temps de travail et dans le souci de simplifier les modalités d’acquisition et de prise des congés payés, les partenaires sont convenus de formaliser dans le cadre d’un nouvel accord d’entreprise l’ensemble des dispositions applicables en la matière.
Les dispositions du présent accord visent à reprendre et à améliorer les «pratiques» déjà existantes au sein de l’Association de Villebouvet et à corriger les dysfonctionnements observés, s’agissant notamment des incohérences entre les jours de congés à poser sur une année pleine et la période de référence qui court pour la pose et le calcul des congés.

La simplification et l’optimisation de la gestion des congés payés sont reconnues comme un objectif qui participe à la confiance au sein de l’Association et une meilleure qualité des accompagnements médico-sociaux. En ce sens, le présent accord constitue un équilibre entre des dispositions visant à améliorer les modalités de prise des congés et celles permettant de préserver la continuité de service opposable aux résidents qui sont confiés à l’Association, notamment par une recherche d’adaptation aux enjeux et contexte de chacun des établissements gérés par l’Association de Villebouvet.

Il est néanmoins rappelé que, si l’Association veille à tenir compte au mieux des demandes de congés des salariés, la décision de mise en congés relève du pouvoir de l’employeur, afin de garantir la continuité des services et établissements et la qualité des accompagnements des personnes handicapées qui nous sont confiées.

Le présent accord poursuit donc les objectifs suivants :
simplifier et homogénéiser les règles de gestion, quel que soit le type de congés (congés payés légaux)
donner à chaque salarié la possibilité de disposer de ses droits à congés payés dès le 1er Janvier de chaque année,
donner à tout nouvel embauché la possibilité de disposer des droits à congés payés dès son intégration au sein de l’Association,
améliorer certains droits, notamment en matière de congés payés pour évènements familiaux,
clarifier les règles d’acquisition et de prise des congés payés,
impliquer les salariés et leur hiérarchie dans une gestion prévisionnelle concertée et responsable des congés payés afin de limiter l’impact des fluctuations conjoncturelles,
uniformiser les outils informatiques de gestion des congés payés
Titre 1 – Champ d’Application

Les dispositions du présent accord s’appliquent à l’ensemble des établissements gérés par l’Association de Villebouvet.

Titre 2 - Appréciation du droit à conges payes légaux

Article 1 : Période de référence (1er Janvier – 31 Décembre)

Les parties du présent accord rappellent qu’en application des dispositions de la convention collective CCN51, les congés payés sont actuellement acquis sur la période du 1er juin au 31 mai et se posent du 1er mai au 30 avril. Cette disposition ne satisfait plus au regard de l’annualisation. 
Par conséquent la période annuelle de référence pour les congés payés s’étend désormais du 1er janvier au 31 décembre, et coïncide avec l’année civile à compter du 1er janvier 2019.

Article 2 : Ouverture des droits à congés payés légaux 

La durée du congé est déterminée en fonction du temps de travail effectif du salarié au cours de la période de référence, soit du 1er janvier au 31 décembre.

2.1 – Principe d’acquisition mensuelle

Le congé s’acquiert par fraction tous les mois au cours de la période de référence, s’étendant du 1er janvier au 31 décembre, sans que la durée totale du congé légal acquis au cours de ladite période ne puisse dépasser 25 jours ouvrés pour un salarié travaillant 5 jours par semaine.
Chaque salarié acquiert une fraction égale à 1/12ème(1) de ses congés payés annuels, par période de 4 semaines (cf. Annexe 1) quelle que soit la répartition de l’horaire de travail sur les différents jours de la semaine.










(1) La fraction mensuelle est égale à 2.08 jours ouvrés, soit 25 jours ouvrés par an divisés par 12 mois pour les salariés travaillant 5 jours semaine.

2.2 – Disponibilité des droits à congés payés 

Les salariés disposent de tous les droits à congés payés annuels légaux, conventionnels dès le 1er janvier de chaque année. Les salariés titulaires d’un contrat à durée déterminée d’une durée égale ou supérieure à 6 mois disposent dès le 1er jour de leur contrat de tous les droits à congés payés légaux correspondant à la durée du contrat dans la limite du droit à congés acquis au cours de l’année de référence. Cette disposition vaut pour tous les CDD à terme certain et quel que soit le motif de recours. Pour le cas spécifique des CDD sans terme certain, les droits disponibles dès le 1er jour du contrat sont calculés sur la base de la durée minimale fixée au contrat.

En cas de renouvellement du CDD, les droits disponibles dès le 1er jour du renouvellement sont calculés sur la durée de celui-ci et dans la limite des droits à congés acquis au cours de l’année de référence.

Pour tous les contrats d’une durée inférieure à 6 mois, conformément aux dispositions de l’article L122-3-3 du code du travail, les salariés bénéficieront d’une indemnité compensatrice de congés payés perçue au terme de leur contrat de travail ; la durée limitée de leur mission ne permettant pas une prise effective des congés. A titre dérogatoire et pour répondre à un besoin spécifique, des demandes éventuelles de congés pourront être validées par la hiérarchie.

Titre 3 - Congés payés supplémentaires

Les droits à congés payés supplémentaires sont dus intégralement, sans proportionnalité dès lors que le salarié concerné en remplit les conditions.
Ces jours supplémentaires seront mis en application à compter du 1er janvier 2019.

Article 3 : Repos compensateur d’ancienneté 

Ces jours d’ancienneté s’acquièrent chaque année à la date anniversaire d’entrée dans l’entreprise. Ils sont disponibles dès le 1er janvier de chaque année. Ils sont calculés comme ci-dessous : 

- entre 5 ans et 10 ans d’ancienneté : 1 jour acquis
- entre 10 ans et 15 ans  d’ancienneté : 2 jours acquis
- au-delà de 15 ans d’ancienneté : 3 jours acquis

Ces jours d’anciennetés, nommés repos compensateur d’ancienneté, relèvent de cet accord et ne figurent pas dans la convention collective. Ces jours de repos compensateur d’ancienneté apparaîtront dans l’interface OCTIME, mis à disposition aux salariés. 
Ces repos compensateurs seront automatiquement supprimés s’ils ne sont pas posés sur l’année concernée. Leur dépôt tient obligatoirement compte des besoins de service. L’employeur pourra imposer la pose de ces congés en l’absence d’une demande du salarié, ou d’une demande incompatible avec les besoins de service.

Article 4 : Congés supplémentaire de rentrée scolaire 

Le présent accord prévoit une journée de congé supplémentaire pour les salariés (homme ou femme) ayant des enfants en âge d’être scolarisé. Ce congé doit obligatoirement être pris pour la rentrée scolaire sous certaines conditions : 
Rentrée en maternelle – petite section
Rentrée au primaire en CP
Rentrée en 6ème

Les salariés devront justifier de l’âge de l’enfant et de la rentrée des classes et devront prévenir de leur absence au moins deux semaines avant. 

Titre 4 - Décompte des congés payés

Article 5 : Décompte en jours ouvrables 

Le calcul et le décompte des droits aux congés payés sont exprimés en jours ouvrés.
Les congés payés se décomptent du 1er jour travaillé jusqu’à la veille de la reprise du travail sans prendre en compte les RS et RH. 
Ce décompte s’applique à l’ensemble des salariés.

Titre 5 - Prise des congés payés

Article 6 : Modalités de prise des congés 

6.1 – Le principe

Conformément aux dispositions légales (Article L 223-1 du code du travail) et au présent accord, les congés payés légaux et les congés supplémentaires conventionnels doivent être obligatoirement pris chaque année, au cours de la période de référence, soit du 1er janvier au 31 décembre.
Le remplacement du congé par une indemnité compensatrice est interdit sauf cas prévus par la loi.
Au 31 octobre de chaque année, la hiérarchie informera chaque salarié qui n’a pas encore planifié le solde de ses droits à congés payés de l’année et sera fondé à exiger des intéressés qu’ils prennent effectivement leurs congés avant la fin de la période de prise des congés payés, soit avant le 31 décembre de chaque année.


6.2 – Exceptions 

6.2.1 - Congé sabbatique et congé pour création d’entreprise

Le salarié peut demander éventuellement de reporter des congés jusqu’au départ en congés création d’entreprise ou congé sabbatique.
Ce report ne peut concerner que la 5éme semaine de congés payés et les congés conventionnels.

6.2.2 - Report des congés payés pour fait de maladie du salarié

Lorsque le salarié n’a pas pu solder ses congés payés pour cause de maladie, le reliquat de congés payés sera traité de la façon suivante :
si la maladie prend fin avant le terme de la période de référence, le reliquat des congés payés sera, après concertation avec l’employeur, pris en priorité sur la période restante à courir ou à défaut compensé par le versement d’une indemnité compensatrice ; un panachage entre ces deux solutions restant possible,
si la maladie se prolonge au-delà de la période de référence, le reliquat des congés payés donnera lieu, après concertation avec l’employeur, à un report sur le premier trimestre de l’année suivante.

Article 7 : Période de prise et fixation des congés payés légaux 

La période annuelle de prise du congé payé légal est fixée par le présent accord du 1er janvier au 31 décembre.
Chaque année au mois de février, la Direction de chaque établissement consultera les instances représentatives du personnel sur le plan d’étalement prévisionnel des congés payés légaux c’est-à-dire du congé principal (4 semaines, équivalent semaines travaillées) et de la 5ème semaine. Ce plan prévisionnel est établi en fonction du niveau d’activité des sites (prise par roulement ou fermeture d’établissement).
Du fait de la disponibilité de tous les droits à congés payés dès le 1er janvier de chaque année, le plan prévisionnel peut éventuellement conduire à la prise de congés payés de l’année en cours par anticipation.
Dans tous les cas, des ajustements rendus nécessaires par l’évolution de la situation de l’entreprise pourront être apportées à ce planning prévisionnel annuel, après consultation et avis du CSE, dans un délai d’un mois.
A l’intérieur de la période de prise des congés payés légaux, les départs sont établis en concertation avec les salariés et ne peuvent être modifiés par l’employeur dans le délai d’un mois avant la date prévue du départ (article L223-7 du code du travail).

Lors de l’établissement des dates de départ, il sera tenu compte de la situation de famille des salariés, notamment des possibilités de congés du conjoint. Les conjoints travaillant dans la même entreprise ont droit à un congé commun.

7.1 : Période de prise et durée du congé principal (Quatre semaines de congés payés)

La fixation de la période et de la durée du congé principal devra être effectuée dans le respect des prescriptions légales suivantes :

La durée du congé principal pouvant être prise en une seule fois ne peut excéder 20 jours ouvrés, ou quatre semaines (Art. L 223-8 du Code du Travail. )

Le congé principal doit être au moins de 10 jours ouvrés consécutifs et doit être pris obligatoirement pendant la période du 1er avril au 31 octobre de chaque année.
La troisième semaine devra être également posée sur la période principale à savoir du 1er avril au 31 octobre, sans pour autant être coller aux 10 jours minimum du congé principal. 

L’employeur ne peut imposer à un salarié le fractionnement de ses congés payés et un salarié ne peut imposer ce même fractionnement dès lors que les nécessités de service ne le permettent pas. 

A noter que les jours de fractionnements sont abandonnés dans le cadre de cet accord, afin de faciliter la prise des congés payés pour les salariés et éviter que l’employeur ne pose sans l’accord du salarié, les jours de congés payés du congés principal, à savoir 20 jours. 

7.2 : Période de prise de la 5éme semaine de congés 

L’employeur fixe dans le cadre du plan prévisionnel annuel la période de prise de la 5éme semaine de congés payés. La période de prise de la 5éme semaine peut être déterminée sur n’importe quelle période de l’année de référence du 1er janvier au 31 décembre.
La durée des congés payés légaux pouvant être prise en une seule fois ne peut excéder 20 jours ouvrés, la 5e semaine n’est donc pas accolée au congé principal.
Il peut être dérogé individuellement à cette disposition pour ceux des salariés qui justifient de contraintes géographiques particulières. (DOM-TOM).








Article 8 : Période de prise et fixation des congés payés conventionnels 

Les demandes de prise de congés payés conventionnels doivent être préalablement validées par la hiérarchie au même titre que les congés payés légaux. Ces congés conventionnels peuvent être pris sur n’importe quelle période de l’année de référence, soit du 1er janvier au 31 décembre. Ils peuvent être accolés au congé principal sans que le nombre de jours ne dépasse le nombre de jours légal du congé principal à savoir 20 jours ouvrés.

Article 9 : Outil de gestion informatisé des congés payés 

Un outil informatique de gestion et de suivi des congés payés sera mis à la disposition de chaque organisation de travail de manière à accompagner la gestion prévisionnelle annuelle des congés payés. Afin d’optimiser la gestion prévisionnelle des congés payés annuels, l’ensemble des salariés et des managers s’accordent pour respecter les règles de bonne conduite.
Cet outil informatique a pour objectif à terme de donner à chaque salarié l’accès à la gestion de ses congés payés.

9.1 : Demandes de prise de congés payés 

Chaque salarié doit effectuer sa demande de prise de congés payés au moyen de l’outil informatique de gestion approprié. Sauf accord entre le salarié et sa hiérarchie sur un délai de préavis réduit, les demandes de prise des congés payés doivent être faites dans le respect des délais suivants : 15 février afin que le planning des congés soit affiché pour le 1er mars.

Il faudra respecter l’article 7, à savoir que  pour le congé principal, le planning prévisionnel devra être présenté aux instances du personnel soit au CSE avant le 15 février de chaque année. 

9.2 : Validation des demandes de prise de congés payés 

Chaque manager doit valider ou refuser les demandes de prise de congés dans le respect des délais suivants en fonction des besoins de service :

Au 1er mars pour le congé principal à savoir pour 20 jours ouvrés
10 jours avant la date de départ, pour les demandes de prise de congés dont la durée est comprise entre 1 et 2 semaines, équivalent semaine travaillée,

Les congés payés d’une journée sont seulement subordonnés à l’accord de la hiérarchie.

A défaut de validation des demandes de prise de congés par le manager dans le respect des délais ci-dessus, la demande est orientée vers la Direction des établissements du site pour être traitée avec le manager.
Par ailleurs, pour permettre une gestion optimale des congés, chaque salarié doit, dans la mesure du possible, planifier à titre prévisionnel la prise de ses congés annuels sur toute la période au moyen de l’outil informatique de gestion mis à sa disposition.
Il est bien entendu que des ajustements de ce calendrier pourront intervenir tout au long de la période de référence, pour tenir compte, soit de contraintes organisationnelles liées à des évolutions conjoncturelles, soit des sujétions des salariés. Ces modifications ne pourront se faire que dans le strict respect des conditions énoncées dans les articles précédents dudit accord et dans le cadre d’une concertation le plus en amont possible entre le salarié et sa hiérarchie.
La validation des demandes de prise de congés formulées par les salariés sera éventuellement subordonnée à un pourcentage de « présentéisme » indispensable notamment à la production et défini au niveau de chaque établissement en fonction des contraintes particulières de certaines organisations de travail.

Article 10 : Indemnité compensatrice de congés payés et départ de l’entreprise 

Compte tenu des dispositions des articles 6 et 7 du Titre 5 du présent accord, les jours de congés légaux, conventionnels et les jours de RTT peuvent être pris de façon forfaitaire et « anticipée » dès le 1er janvier de chaque année. Le départ du salarié de l’entreprise, au cours de la période de référence, suite à une rupture de son contrat de travail pour quelque motif que ce soit, donnera lieu à l’élaboration d’un solde des compteurs congés payés (légaux, conventionnels et RTT) positif ou négatif.
Dans l’hypothèse d’un solde positif, une indemnité compensatrice de congés payés sera versée avec le solde de tout compte correspondante aux jours de congés acquis et non pris.
Dans le cas d’un solde négatif (nombre de jours pris au cours de la période précédant le départ supérieur au nombre de jours acquis à la date de rupture effective du contrat de travail, soit au terme du préavis exécuté ou non), une retenue de salaire, au titre de l’avance sur salaire effectuée lors de la prise anticipée des congés payés de l’année, sera réalisée sur le solde de tout compte correspondante au nombre de jours de congés pris en sus du nombre de jours acquis.
Si le départ du salarié a lieu pendant la période de préavis, les éventuels congés pris en sus des droits acquis feront l’objet d’un retraitement équivalent sur le solde de tout compte.











Titre 6 - Période transitoire

Les parties conviennent que la mise en place de ce nouveau système à compter du 1er janvier 2019 implique que soient traités les congés payés légaux acquis entre le 1er juin et le 31 décembre 2018, soit l’équivalent de 3 semaines de congés payés pour un salarié qui a travaillé 5 jours par semaine entre le 1er juin et 31 décembre 2018, ainsi que le reliquat des congés acquis du 1er juin 2017 au 31 mai 2018. Ces congés payés légaux pourront être pris selon les modalités ci-dessous, sous réserve des besoins de service :

A compter du 1er décembre 2018 
2 semaines, équivalent semaine travaillée, seront planifiées à la demande du salarié et après validation du responsable hiérarchique avant la fin de l’exercice 2019, en dehors de la période de référence à savoir du 1er avril au 31 octobre
Le reliquat sera soit pris avant le 31 décembre 2020.

Si le salarié ne fait aucune proposition pour poser son reliquat de congés payés, l’employeur est fondé d’imposer les congés payés.
Titre 7 - Dispositions diverses

Article 11 : Date d’effet et durée d’Application 

Le présent accord prend effet à compter du 1er décembre 2018. Le présent accord est valable pour une durée déterminée de 1 an et un mois sauf dénonciation par l'employeur ou l'ensemble des organisations syndicales représentatives. 

Article 12 : Dénonciation de l’accord

La dénonciation par la Direction d’un accord collectif de travail à durée indéterminée que définit l’article L132-8 alinéa 1 du code du travail doit s’accompagner dans le cadre du présent accord d’une clause spécifique, en cas de reprise du régime antérieur de congés payés, permettant aux salariés de se voir « restaurer » les droits à congés payés acquis tels qu’ils en auraient bénéficié si l’ancien régime avait été maintenu.
En tout état de cause, cet octroi de droit ne devra pas conduire à créditer plus de 25 jours ouvrés de congés payés légaux pour la nouvelle période de référence.







Article 13 : Publicité de l’accord

Le présent accord entrera en vigueur le premier jour du mois civil suivant la publication au Journal officiel de l’arrêté d’agrément ou à défaut de la décision implicite d’agrément de la commission nationale d’agrément. 
Le présent accord fera l’objet d’un dépôt selon les modalités fixées par l’article L.2231-6 et D2231-2 du Code du travail, à savoir dépôt en deux exemplaires, dont une version sur support papier signée des parties et une version sur support électronique auprès de la DIRECCTE et un exemplaire auprès du greffe du conseil des prud’hommes.

Il fera l’objet d’un dépôt pour agrément par le Ministre des Affaires Sociales auprès de la Commission Nationale des Agréments au sein de la Direction Générale de la Cohésion Sociale.



							A Savigny-le-Temple,
							Le 24 septembre 2018




Pour les Organisations Syndicales Représentatives :


							 						

Annexe 1 : Décompte du temps de travail effectif

Les périodes de congés payés, les repos compensateurs, les périodes de repos des femmes en congés maternité, les jours de repos acquis au titre de la réduction du temps de travail, les périodes de suspension du contrat de travail limitées à une durée ininterrompue d’un an pour cause d’accident du travail ou de maladie professionnelle sont considérées comme des périodes de travail effectif pour la détermination de la durée du congé.