Accord collectif relatif aux modalités d'organisation par vote électronique des élections professionnelles


La Société SANDEN MANUFACTURING EUROPE S.A.S. (SME)
Société par Actions Simplifiée au capital de 33.184.000 euros inscrite au RCS de Saint Malo sous le n° B 400 752 028dont le siège social est situé Le Quilliou – 35190 TINTENIAC CEDEX représentée par, Directeur Ressources Humaines. 

D’UNE PART
ET
Et les organisations syndicales suivantes :

La CGT, représentée par, délégué syndical
La CFDT, représentée par , délégué syndical
FO, représentée par, délégué syndical
D’AUTRE PART,
Préambule


Il a été convenu :
De signer un accord collectif, à titre expérimental, sur le vote électronique pour l'élection des membres du comité social et économique.

Préambule
Comme le propose la loi pour la confiance dans l'économie numérique, les parties signataires conviennent, pour les prochaines élections professionnelles de la Société Sanden Manufacturing Europe d'aménager le processus des opérations de vote en ayant exclusivement recours au vote électronique. La mise en place du vote électronique se substituera en effet au vote à bulletin secret sous enveloppe, y compris par correspondance.

Le présent accord collectif a pour objet de préciser le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales.
L'entreprise et les organisations syndicales définissent dans le protocole d'accord préélectoral notamment les modalités techniques et fonctionnelles de vote, le calendrier électoral et la répartition des sièges.


Article 1 - Principe du recours à un prestataire

Les signataires conviennent de confier à une société prestataire (ci-après dénommée « le prestataire »), l'organisation matérielle et technique du processus de vote électronique.
La société DOCAPOST (45/47 BOULEVARD PAUL VAILLANT COUTURIER 94200 IVRY SUR SEINE) (ci-après dénommée « le prestataire ») dont le système de vote électronique a été soumis à une expertise indépendante, a été choisie pour organiser le scrutin, sur la base d'un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires énoncées notamment aux articles R. 2314-5 à R. 2314-18 du code du travail.
Le système retenu respecte les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :
-  la sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique,
-  l'anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,
-  l'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,
-  la confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure.

Le protocole d'accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord. 

Article 2 - Respect de la loi informatique et libertés

Pour les seules nécessités des opérations électorales (notamment l'établissement des listes électorales), l'entreprise sera amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d'extraction des fichiers de gestion du personnel de l'entreprise. Dès l'accomplissement de ces formalités, les organisations syndicales de l'entreprise en seront informées.
Le système de vote électronique mis en place par le prestataire donnera lieu à l’accomplissement de formalités conformes au règlement général de protection des données. Les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise seront tenues informées de l’accomplissement de ces formalités. 

Article 3 - Modalités de vote

Sous réserve des stipulations du protocole d’accord préélectoral qui sera prochainement négocié, il est décidé, par le présent accord, d'adopter un processus de vote électronique, se déroulant, pour le premier tour du jeudi 14 février 2019 à 21h00 au lundi 18 février 2019 à 16h00. 

Le second tour, le cas échéant, se déroulera du jeudi 28 février 2019 à 21h00 au lundi 04 mars 2019 à 16h00. 

La période d’ouverture du vote électronique pour le 1er tour et le cas échéant, pour le 2nd tour pourra être prorogée en cas de panne internet ou informatique intervenant durant cette période, et ce, pour une durée équivalente à la durée de la panne.

Les électeurs ont ainsi la possibilité de voter à tout moment pendant la période d'ouverture du vote électronique, à partir de n'importe quel terminal internet de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Pendant la période ouvrée du scrutin, des micro-ordinateurs avec une connexion au site sécurisé du prestataire seront mis à la disposition des électeurs par l'entreprise dans un lieu préservant la confidentialité du vote.

Par ailleurs, les salariés absents pendant la période du scrutin auront la possibilité de se rendre sur le site de travail le plus proche pour voter. Ils pourront également voter par Internet de leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès internet.
Le prestataire assure la distinction des votes pour chacun des scrutins par collège.

Article 4 - Communication des listes électorales et des listes de candidats

La première transmission au prestataire des listes électorales, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, est faite à la date prévue par le protocole préélectoral.
Les listes de candidats, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, ainsi que les logos et les professions de foi sont adressés au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique à la date prévue par le protocole préélectoral.
Les professions de foi (tracts électoraux) devront être fournies sous la forme d'un fichier au format PDF d'un poids au maximum égal à 500 Ko sans lien hypertexte et sur une page (un feuillet 21 × 29,7 - format A4).
Le logo sera communiqué en format JPG (200 Ko maximum), hauteur 200 pixels, largeur 200 pixels. Pour assurer l'égalité de traitement entre les listes de candidats, tous les logos apparaîtront à l'écran en respectant le même format.

Article 5 - Bulletins de vote

Le prestataire assure la réalisation des pages web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.
Les listes sont présentées sur les écrans dans l'ordre alphabétique.
Par ailleurs, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisés soient identiques pour toutes les listes.

Article 6 - Déroulement des opérations de vote

Une note explicative, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l'avance avant l'ouverture du scrutin pour faciliter l'appropriation du vote électronique. Elle sera également mise en ligne sur le site intranet de l'entreprise afin que les salariés puissent y avoir accès à tout moment.

Par ailleurs, il sera procédé avant que le scrutin ne soit ouvert :
-  par le prestataire : à un test du système de vote électronique et à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;
-  par les membres du bureau de vote, à la vérification que l'urne est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.
Il sera contrôlé par le prestataire, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Une cellule d’assistance sera chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique. 

Article 7 - Modalités d'accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra avant le vote, par courrier postal à son adresse personnelle, l'adresse électronique permettant l'accès au site de vote ainsi que les codes d'accès (identifiant de vote et code de vote confidentiel).
Les codes d'accès, qui se composent d'un identifiant et d'un code confidentiel, sont générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils soient communiqués à l’entreprise. Ces codes permettront de se connecter à l'application informatique et de valider son vote. Toute personne non reconnue n'aura pas accès aux pages du serveur de vote.
Des nouveaux codes sont générés et communiqués aux électeurs en cas de second tour.
Une fois connecté, l'électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et pour les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix. La confirmation du vote vaut signature de la liste d'émargement dès réception du vote dans l'urne électronique.
En cas de perte ou d'oubli des codes, après que l'électeur se soit identifié, le prestataire lui adressera de nouveaux codes soit à une adresse mail professionnelle ou personnelle (communiquée par l'électeur) soit par courrier.
En cas de compte bloqué (après 5 tentatives de connexion), la génération de nouveaux codes ne pourra se faire qu’une seule fois.

Article 8 - Garanties de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par les articles R. 2314-6 et R. 2314-7 du code du travail, le flux du vote et celui de l'identification de l'électeur sont séparés. L'opinion émise par l'électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d'identification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.
Par ailleurs, le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.
Les membres des bureaux de vote, les représentants de l'entreprise et les délégués de liste pourront consulter, sur un site sécurisé, le taux de participation. Cette information sera mise à jour en temps réel.

Article 9 - Dépouillement - Procès-verbaux - Résultats

A l'heure de clôture du scrutin, le site de vote n'est plus accessible aux électeurs. Les opérations de dépouillement seront effectuées dans les bureaux de vote, sous l'autorité du président du bureau, avec la présence obligatoire des assesseurs, des délégués de liste et de l'employeur ou son représentant.
Le mode électronique permet d'obtenir les résultats de manière quasi instantanée.
Le président introduit ses codes sécurisés délivrés par le système et les assesseurs les leurs selon une procédure assimilable aux urnes à double cadenas.
Le dépouillement s'effectue dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants. Les attributions des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.
Ainsi, il est procédé au décompte des voix et au report de ces résultats sur un formulaire électronique conforme aux modèles Cerfa en vigueur. 
Le président du bureau de vote vérifie l'exactitude des procès-verbaux pré-remplis et les signe.
Les autres membres du bureau de vote signent également les formulaires précités.

Article 10 - Dispositions finales

Le présent accord est applicable pour les élections des membres du comité social et économique.
Il est conclu pour une durée déterminée liée aux élections professionnelles de 2019 et cessera donc immédiatement de produire tout effet dès l'élection desdits représentants réalisée et définitive (c'est-à-dire après épuisement, le cas échéant des délais et voies de recours).
Il entrera en vigueur le lendemain du jour de son dépôt.
L'accord pourra être révisé dans les conditions prévues à l'article L. 2261-7 à L. 2261-8 du code du travail.
Il fera l'objet des formalités de notification, de dépôt et de publicité dans les conditions prévues aux articles L. 2231-5 à L. 2231-8 du code du travail.

Fait à Tinténiac, le 13 décembre 2018

Pour la CGT							Pour la société
délégué syndical CGT						Directeur des ressources humaines

Pour FO
délégué syndical FO

Pour la CFDT
délégué syndical CFDT