Accord local relatif au vote électronique

Entre d’une part, 
La Direction de la Caisse Primaire d’Assurance Maladie de l’Hérault, représentée par , 


Et d’autre part, 

Déléguée Syndicale C.F.T.C.

Délégué syndical SNADEOS - CFTC

Déléguée Syndicale C.G.T.

Déléguée Syndicale F.O.

Délégué Syndical SNFOCOS



Il a été convenu ce qui suit : 

Sommaire
(image supprimée)







Préambule
Afin de faciliter l’organisation des élections professionnelles au sein de la CPAM de l’Hérault, de favoriser la participation des salariés et d’accroitre la sécurisation des résultats, les parties signataires du présent accord conviennent d’utiliser comme pour les élections de 2018 le vote électronique par Internet.
La dématérialisation du processus de vote répond au référentiel de la démarche RSO de la Sécurité Sociale et notamment aux engagements n°3 « Réduire notre impact environnemental » et n°4 « Intégrer les enjeux RSO dans la stratégie et le processus achat ».
Ce dispositif s’inscrit également dans le cadre de la loi pour la Confiance dans l’économie Numérique du 21 juin 2014 désormais prévu aux articles L. 2314-21 et L. 2324-19 du Code du travail, relatifs aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour les élections professionnelles, et qui impose de suivre un cahier des charges respectant des prescriptions légales minimales.
Le présent accord a pour objet d’entériner la décision prise par les parties de recourir au vote électronique et de fixer le cadre général de se mise en œuvre.
Le présent accord sera annexé au protocole préélectoral qui fixera le détail des modalités d’organisation des élections au sein de la Caisse Primaire de l’Hérault.




Article 1 – Modalité d’organisations des opérations

1.1 Vote exclusivement par Internet

Les parties signataires conviennent d’adopter exclusivement un processus de vote électronique par Internet pour l’ensemble des élections 2022 au sein de la Caisse Primaire de l’Hérault.

1.2 Choix du prestataire extérieur inclus dans le marché national

Par accord-cadre multi-attributaire n°18/AC/22 du 25 février 2019, modifié le 25 février 2020, seule la société PARAGON demeure.

Conformément à la convention d’objectifs et de gestion (COG) 2018-2022, l’adhésion à cet accord-cadre est obligatoire à tout organisme souhaitant acheter une prestation de vote électronique.
Le système de vote électronique est susceptible d’être utilisé pour toute élection au sein d’un organisme de Sécurité Sociale.

La Caisse Primaire de L’Hérault s’inscrit donc dans le marché national.

Les prestations prévues dans l’accord-cadre comprennent :

Une assistance juridique à la planification,
La réunion de cadrage formalisant notamment le planning des livrables,
Le paramétrage de la solution : interface « gestionnaires » et « électeurs », et assistance utilisateurs
La création et l’envoi des identifiants selon les modalités suivantes : 1 courrier Identifiant au domicile de l’électeur + 1 email mot de passe. Pour les salariés en absence longue durée l’envoi se fera par deux courriers distincts à leur domicile, le premier avec l’identifiant, le second avec le mot de passe.
La formation des utilisateurs à distance ou en présentiel (mix possible)
Une campagne d’information et de sensibilisation des électeurs par courriels et par courriers pour les salariés en absence longue durée.
L’assistance au dépouillement à distance ou en présentiel
L’archivage des données dans un coffre-fort électronique pendant la durée légale de recours
Une expertise indépendante du scrutin par un expert mandaté par la société

Les résultats des élections professionnelles sont transmis à l’UCANSS par un paramétrage de la solution.
Le cahier des charges est joint au présent accord.

1.3 Listes des électeurs

La Direction établira un fichier « listes électeurs » qui enregistre les données suivantes : nom et prénom des inscrits, date d’entrée, date de naissance, collège d’appartenance, adresse postale, mail professionnel et mail personnel sur demande du salarié.
La Direction des Ressources Humaines transmettra ce fichier au prestataire.

1.4 Listes électorales

La liste des candidats ainsi que les professions de foi, établies dans le respect des caractéristiques imposées par le prestataire, seront transmises à la Direction des Ressources Humaines, qui les transmettra en l’état au prestataire.
Le prestataire assurera la programmation des pages web sur le serveur de vote.
Les listes présentées par les organisations syndicales et les professions de foi seront mises en ligne.
Le prestataire veillera à ce que les dimensions des bulletins de vote et la police utilisée soient uniformes. Toutes les listes seront présentées sur une même page et visible comme tel par les électeurs.

1.5 Plan de communication

Le plan de communication interne à destination des salariés sera mis en œuvre en amont et pendant le scrutin pour sensibiliser à nouveau les électeurs sur cette nouvelle technique de vote.
En amont du scrutin :
Information sur les conditions et les règles du vote en ligne
Information de la date d’envoi des codes/identifiants de vote par le prestataire
Pendant le scrutin :
Un message de rappel par mail par le prestataire pour l’ensemble des salariés sur leur Bal professionnelle
Les électeurs pourront contacter la hotline du prestataire afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de l’expression de leur vote par e-mail à l’adresse :  ou au 09 72 30 55 63.
Ils pourront par ailleurs récupérer leurs codes par Email à l’adresse de leur choix. L’objectif étant que 100% des votants puissent voter en cas de perte de codes.

1.6 Lieux et durée du scrutin

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle, pendant l’ouverture du scrutin, sur tout support possédant Internet (ordinateur, tablette et smartphone) sur tous les navigateurs possibles, sur leur lieu de travail, de leur domicile ou d’un lieu de leur choix, en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

En dehors des sites de Lodève, Sète, Agde, la Direction mettra à disposition des sites le nécessitant un poste informatique et deux à Gambetta en libre accès.

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans chacun des protocoles d’accord préélectoral.

Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entrainera aucune réduction de salaire.
Article 2 – Déroulement des opérations de vote

2.1. Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra avant le scrutin selon les modalités fixées à l’article 1.2 du-dit protocole, d’un code d’accès (login) généré de manière aléatoire par le prestataire accompagné d’une note explicative sur les opérations à effectuer. Le mot de passe également généré de façon aléatoire sera adressé selon les modalités fixées à l’article 1.2 du-dit protocole.
Les salariés en absence de longue durée recevront par principe leurs codes par courriers postaux.
L’authentification de l’électeur sera assurée par le serveur dédié après saisie par l’utilisateur du code d’accès, du mot de passe et de son numéro d’agent. Toute personne non reconnue par le système n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.

Une fois connecté, l’électeur pourra voter. Seules les listes correspondant à son collège lui seront présentées.
Pour confirmer définitivement son vote l’électeur devra procéder à une double validation.
Un accusé de réception sera à disposition de chaque votant à l’issue du vote.

La saisie du code d’accès, du mot de passe et le numéro d’agent de l’électeur vaudra signature de la liste d’émargement à la validation de son vote.
La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote et aux organisations syndicales à des fins de contrôle du déroulement du scrutin, et de mesure du taux de participation.
2.2.  Garantie de bon fonctionnement de la solution

Le paramétrage de l’outil doit respecter les règles de calcul et de détermination des résultats.

Pour apporter les garanties de bon fonctionnement les opérations suivantes devront être mises en place :

Une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote. Cette cellule comprendra les membres du bureau de vote, les représentants de la direction et des organisations syndicales ainsi qu’un représentant du prestataire.

Elle aura notamment pour mission de :
-	Procéder, préalablement au jour du vote, à un test du système de vote électronique et vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
-	Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système sera scellé ; 
-	Contrôler, à l’issue des opérations de vote et avant le dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera intégré dans la solution.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire, de la direction et des organisations syndicales, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

2.3. Garantie de confidentialité du vote et du stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par les articles R 2314-10 et R 2324-6 du code du travail, l’expression du vote et des éléments d’identification nécessaires au vote seront séparés au travers de deux serveurs distincts.
L’expression de votes sont chiffrés. D’un point de vue technique, la solution PARAGON intègre une sécurisation complète de l’élection par le biais entre autre d’un journal électronique des interventions.
Le processus mis en œuvre par le prestataire garantira ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.
Il est précisé qu’aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.
Enfin, la conservation et l’archivage à valeur probante dans un coffre-fort électronique des données informatiques chez un huissier, tiers de confiance, jusqu’aux termes des délais de recours.


Article 3 - Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée correspondant à celle nécessaire pour l’organisation des élections des représentants du personnel au Conseil ainsi que des représentants du personnel au Comité Social et Economique (CSE) de 2022.
Au terme des élections précitées, le présent accord cessera de produire ses effets.

Article 4 - Entrée en vigueur de l’accord et publicité

Le présent accord entre en application sous réserve de l’agrément ministériel prévu par le Code de la Sécurité sociale.

Fait à Montpellier, le 7 décembre 2021

Pour la Direction


Pour les organisations syndicales
Pour le syndicat C.F.T.C : 
Déléguée syndicale 


Pour le syndicat S.N.A.D.E.O.S – CFTC
Délégué syndical


Pour le syndicat CGT :
Déléguée syndicale


Pour le syndicat FO : 
Déléguée syndicale


Pour le syndicat S.N.F.O.C.O.S : 
Délégué syndical