ACCORD COLLECTIF 
PORTANT SUR LA MISE EN ŒUVRE DU DROIT A LA DECONNEXION ET SES MODALITES D’EXERCICE AINSI QUE SUR LA MISE EN PLACE DE DISPOSITIFS DE REGULATION DE L’UTILISATION DES OUTILS NUMERIQUES
AU SEIN DE XEROX SAS




Entre les soussignés


La société XEROX S.A.S. (ci-après dénommée l’entreprise), représentée par :

Directeur des Ressources Humaines,

Directeur des Relations Sociales,


d’une part,

Et


Les Organisations Syndicales représentatives de salariés :

Le syndicat CFDT,
Le syndicat CFE-CGC, 
Le syndicat CFTC, 
Le syndicat FO,
Le syndicat CGT

d’autre part,


PREAMBULE


Le présent accord d’entreprise a pour objet de rechercher une utilisation appropriée des outils des nouvelles technologies de l’information et de la communication (NTIC) et de mettre en œuvre, dans le respect des dispositions légales et conventionnelles, le droit à la déconnexion des salariés de l’entreprise.

L’arrivée de nouveaux outils numériques (tablettes, smartphones notamment) et le développement de nouveaux usages (réseaux utilisés dans la vie privée et réseaux sociaux d’entreprise) nécessitent d’encadrer l’utilisation des différents modes de communication afin, d’une part, de permettre de concilier la vie professionnelle et la vie personnelle des salariés, d’autre part d’impulser une utilisation à bon escient des NTIC en évitant certaines dérives et, enfin, de respecter les durées minimales de repos prévues par les dispositions légales et conventionnelles afin de préserver la santé des salariés.

Il est rappelé que l’usage de la messagerie et de tout autre outil, notamment numérique, n’a pas vocation à se substituer au dialogue et aux échanges qui renforcent les liens sociaux dans l’entreprise et préviennent de l’isolement des salariés.


Article 1. Détermination des plages horaires du droit à la déconnexion

Sauf situations exceptionnelles, c’est-à-dire les situations résultant d’évènements urgents, importants, inhabituels et imprévisibles (telles que les dossiers d’appels d’offres, notamment), les parties conviennent dans le présent accord de l’application de plages horaires récurrentes à l’intérieur desquelles les salariés bénéficient d’un droit à la déconnexion.
Les plages horaires du droit à la déconnexion sont les suivantes :

20h00 – 07h00 du lundi au vendredi
A partir du vendredi 20h00 jusqu’au lundi 07h00

De plus, les périodes de congés payés, de jours de réduction du temps de travail, d’arrêts de travail pour cause de suspension du contrat de travail, notamment, ne constituent pas des plages horaires de travail et sont donc intégrées dans les plages horaires du droit à la déconnexion.


Par principe, aucune communication de nature professionnelle ne doit avoir lieu pendant les plages horaires du droit à la déconnexion, que cette communication se fasse par l’intermédiaire d’un courrier électronique, d’un appel téléphonique ou d’un SMS.
Les cadres de direction, les managers et tous les autres salariés de Xerox SAS ne devront donc pas, par principe, solliciter leurs équipes ou d’autres salariés pendant ces périodes.

Les parties ont souhaité préciser que le fait que l'entreprise mette à disposition des salariés des moyens de communication ne peut obliger ceux-ci à les utiliser en dehors de leurs horaires de travail.


Article 2. Principes et contours du droit à la déconnexion

Un droit à la déconnexion est reconnu à l’ensemble des salariés de l’entreprise afin, notamment, de garantir l’effectivité du droit au repos (12 heures de repos minimal quotidien entre 2 journées de travail, notamment) et le respect de la vie privée des salariés.

Les parties rappellent les dispositions de l’article 4.2 de l’avenant du 27 juin 2016 à l’accord de branche Import-Export (CCNIE) :

« L’effectivité du respect par le salarié des durées minimales de repos visées par le présent avenant implique pour ce dernier une obligation de déconnexion des outils de communication à distance.

De façon à prévenir de l’usage de la messagerie professionnelle, le soir, pendant le repos hebdomadaire, les jours de repos, les congés exceptionnels, les jours fériés chômés et les congés payés, l’employeur doit rappeler au salarié, qu’il n’y a pas d’obligation de répondre pendant ces périodes et doit rappeler à tout l’encadrement, qu’il est recommandé d’utiliser les fonctions d’envoi différé ».


Cela implique au sein de Xerox SAS le respect des règles suivantes :

Le salarié connecté pendant les plages horaires du droit à la déconnexion sera dans l’obligation de préparer son message hors connexion ou devra utiliser le mécanisme de l’envoi différé. 
Il devra indiquer que le courriel n’appelle pas de réponse immédiate et, dans la mesure du possible, préciser le délai dans lequel la réponse est attendue,


Les courriers électroniques reçus pendant les plages horaires du droit à la déconnexion n’imposent pas de réponse immédiate du destinataire et attendront le retour au bureau (pour les salariés sédentaires) ou la fin de la plage horaire du droit à la déconnexion (pour les populations non sédentaires).
La signature des courriels mentionnera par ailleurs que les courriels reçus n’imposent pas de réponse immédiate du destinataire. Cette mention devra être intégrée par les salariés en procédant aux étapes ci-dessous. 




Pour insérer la mention « Les courriers électroniques reçus pendant les plages horaires du droit à la déconnexion n’imposent pas de réponse immédiate du salarié destinataire du mail » en dessous d’une signature électronique ou, à défaut de signature électronique, à la fin du texte du mail, les étapes ci-dessous devront être suivies (Cf également la copie d’écran en annexe du présent accord).


Dans Outlook 365 sur le PC et sur le web si le salarié utilise Outlook 365 Web

1 Outlook PC (Doc 1.PNG)

Aller dans le menu « Fichier », puis choisir « Options », puis choisir « Courrier » puis sélectionner « Créer ou modifier …Signatures ».

Donner un nom à la signature.

Taper et mettre en forme le texte souhaité : « Les courriers électroniques reçus pendant les plages horaires du droit à la déconnexion n’imposent pas de réponse immédiate du salarié destinataire du mail ».

Sélectionner le nom de la signature au regard de « Nouveau Message » et / ou de « Réponse / Transfert ».

Cliquer sur OK pour appliquer les modifications apportées.

2 Outlook Web

Ouvrir Outlook sur le web.

Cliquer sur la « Roue Dentée » puis défiler vers le bas et sélectionner « Courrier » dans le menu « Options » qui s’ouvre, puis aller sur « Signature Electronique », faire ensuite un Copier / Coller du texte précédent et cliquer enfin sur la case à cocher pertinente.



Le salarié est incité à utiliser les messages automatiques d’absence.

En cas de surconnexion pendant les plages horaires du droit à la déconnexion ou, plus largement, de situations d’usage anormal des outils numériques, chaque salarié pourra alerter son Manager, la Direction des Ressources Humaines, l’infirmière ou le médecin du travail.

Article 3. Principes et contours de la régulation de l’utilisation des outils numériques

Des consignes liées au bon usage des boîtes de courriers électroniques seront diffusées via un Xerocom.
Pour utiliser les fonctions d’envoi différé, le process suivant doit être mis en œuvre par le salarié dans la messagerie Outlook :

Il convient de cliquer sur « nouveau message électronique », de rédiger son courrier électronique puis d’ajouter les pièces jointes, si nécessaire, puis de cliquer sur « options »  et renseigner les informations s’agissant de l’envoi différé dans « Différer la livraison » « Options de remise » puis cliquer sur « envoyer ».

Les parties, par le biais du présent accord, souhaitent sensibiliser les salariés sur la nécessité de bien choisir le mode de communication adapté dans le cadre de leurs échanges professionnels (entretien en face à face, entretien téléphonique, courrier électronique etc..).

Par ailleurs, les émetteurs de courriers électroniques devront correctement identifier les destinataires de leur message, préalablement à leur envoi, notamment en veillant à l’utilisation adaptée des fonctionnalités « répondre à tous », « copie » et « copie cachée ».

L’intérêt de limiter le nombre d’interruptions journalières de travail, en réservant quelques plages horaires par jour au traitement des messages, est également rappelé par le présent accord.

Le mode d’utilisation des outils numériques qu’il se caractérise par une sur-sollicitation ou par une sous-connexion ne doit pas constituer un frein à l’efficacité opérationnelle.


Article 4. Autres dispositions

Les parties rappellent ci-dessous les dispositions du plan d’actions « égalité professionnelle entre les femmes et les hommes » du 28 septembre 2017.

Horaires des réunions : l’entreprise s’engage à mettre tout en œuvre pour que les réunions ne commencent pas avant 9 heures, ne finissent pas après 17 heures 30 et respectent les pauses déjeuner, et ce notamment par des communications régulières de rappel auprès du management. S’agissant des réunions WEBEX, si celles-ci se terminent après 17h30 elles devront être enregistrées afin que tous les salariés concernés puissent être en mesure de disposer de toutes les informations apportées lors de ces réunions.

Par ailleurs, durant les temps collectifs de travail (réunions, formations etc…), le traitement des courriers électroniques et des appels téléphoniques est à proscrire, afin de faciliter la concentration et l’échange.

Enfin, il est préconisé que la messagerie professionnelle soit utilisée à des fins exclusivement professionnelles.

Article 5. Déploiement de l’accord – Elaboration d’un questionnaire à destination des salariés – Sessions Webex et informations auprès des salariés

Des sessions Webex seront organisées par la Direction à destination de l’ensemble des salariés.

Une information renforcée sur les modalités d’application de cet accord sera effectuée à destination de l’ensemble des cadres de direction et des managers, laquelle aura notamment pour objet :
de les sensibiliser à un usage raisonnable des outils numériques,
de les informer sur la possibilité qu’ils ont de déléguer certaines de leurs activités, surtout pendant les périodes d’absences programmées,
plus largement de les informer sur le droit à la déconnexion de l’ensemble des salariés.

Préalablement au déploiement du présent accord, un questionnaire sera adressé à l’ensemble des salariés de l’entreprise (Cf annexe du présent accord), questionnaire dont les résultats seront communiqués aux instances sociales de l’entreprise, ainsi qu’à la commission de suivi du présent accord qui sera réunie pour l’occasion.
Ce questionnaire sera envoyé chaque année à l’ensemble des salariés de l’entreprise.

La Direction rappellera une fois par an aux salariés et aux encadrants qu’il n’y a pas d’obligation de répondre à des sollicitations professionnelles le soir, pendant le repos hebdomadaire, les jours de repos, les congés exceptionnels, les jours fériés chômés et les congés payés.
La Direction rappellera également une fois par an à l’encadrement qu’il est recommandé d’utiliser les fonctions d’envoi différé.

 
Article 6. Commission de suivi – Bilan du droit à la déconnexion

Une commission de suivi de l’application du présent accord sera composée du Directeur des Ressources Humaines, du Directeur des Relations Sociales, du Juriste en droit social et de 2 représentants par organisation syndicale signataire du présent accord.

Cette commission de suivi se réunira chaque année au mois de mars pendant toute la durée d’application du présent accord, afin d’examiner les conditions d’application de celui-ci.

Un bilan individuel de la mise en œuvre du droit à la déconnexion sera effectué lors du bilan intermédiaire se déroulant entre le salarié et son manager.



Article 7. Durée de l’accord 

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de trois ans, démarrant à compter de la date de restitution de l’enquête devant le Comité Social et Economique.

A la demande d’une des parties, une réunion Direction-organisations syndicales pourra être prévue après 12 mois d’application du présent accord.

La Direction et les organisations syndicales se réuniront 6 mois avant l’échéance du présent accord, pour statuer sur l’éventuelle prolongation de l’accord.


Article 8. Modalités de révision de l’accord

Le présent accord pourra, à tout moment, être modifié en respectant la procédure prévue par le Code du travail.
Les parties signataires du présent accord ont en effet la faculté de le modifier.
La demande de révision, qui peut intervenir à tout moment à l’initiative de l’une des parties signataires, doit être notifiée par lettre recommandée avec avis de réception aux autres signataires.

L’ensemble des partenaires sociaux se réunira alors dans un délai d’un mois à compter de la réception de cette demande afin d’envisager l’éventuelle conclusion d’un avenant de révision.
L’éventuel avenant de révision se substituera de plein droit aux dispositions du présent accord qu’il modifiera.

Article 9. Adhésion ultérieure à l’accord

Conformément aux dispositions du Code du travail, toute organisation syndicale de salariés représentative dans l’entreprise qui n’est pas signataire du présent accord pourra y adhérer ultérieurement.
L’adhésion produira effet à partir du jour qui suivra celui de son dépôt au greffe du conseil des prud’hommes compétent et à la Direccte.
Notification devra également en être faite, dans le délai de huit jours, par lettre recommandée aux parties signataires.

Article 10. Formalités de dépôt et de publicité – Anonymisation de l’accord d’entreprise

Le présent accord sera déposé sur la base de données nationale des accords d’entreprise, auprès de la DIRECCTE et du greffe du Conseil de Prud’hommes, conformément aux dispositions légales et réglementaires.
Les parties ont convenu d’une absence d’anonymisation des dispositions du présent accord.

Fait à Villepinte en 8 exemplaires, le 12 juin 2018.

Pour la Direction 


Directeur des Ressources Humaines				Directeur des Relations Sociales




Pour les Organisations Syndicales représentatives 

CFDT								CFE/CGC 








CFTC								FO
 
 






CGT













ANNEXE 1

Questionnaire

















































ANNEXE 2

Outlook PC Copie d’écran (Document 1.PNG)