ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF AU RENOUVELLEMENT DU CSE, DES REPRESENTANTS DE PROXIMITE 
ET LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE 


Entre :

L’APAJH YVELINES dont le siège social est situé 11 rue Jacques Cartier 78280 GUYANCOURT, représentée par Madame X, Directrice Générale,

D'une part

Et

L'ORGANISATION SYNDICALE CFDT, représentée par son Délégué syndical d’Entreprise, Monsieur X

L'ORGANISATION SYNDICALE SUD SANTE SOCIAUX, représentée par son Délégué Syndical d’Entreprise, Monsieur X

D'autre part	


Il a été conclu le présent accord :


PREAMBULE

L’APAJH Yvelines dont l’effectif est égal à 466,09 ETP au 1er juin 2022 va voir ses effectifs augmenter au 1er janvier 2023, compte tenu du transfert de personnel du GCSMS Boucles de Seine vers L’APAJH Yvelines.
L’effectif du GCSMS Boucles de Seine, au 1er juin 2022, est égal à 34,95 ETP. 

L’effectif prévisionnel au sein de L’APAJH Yvelines au 1er janvier 2023 est estimé à 550 ETP. 

Le présent accord d’entreprise vise à définir le renouvellement du Comité Social et Economique (CSE), les Représentants de Proximité (RP) dans le cadre du vote électronique et enfin de déterminer une date de début des opérations électorales.



CHAMP D’APPLICATION

Le champ d'application du présent accord d’entreprise est L’APAJH Yvelines dans toutes ses composantes.

Ledit accord se substitue de plein droit aux accords d’entreprise signés :
le 13 février 2018 portant sur la mise en place du CSE et sur la date des premières élections au sein de L’APAJH Yvelines ;
le 10 juillet 2018 portant sur la mise en place de représentants de proximité.

En revanche l’accord d’entreprise relatif à la mise en place de la Commission Santé Sécurité et des Conditions de Travail (CSSCT) conclu pour une durée indéterminée le 10 juillet 2018 avec une application au 1er février 2019, est toujours en vigueur.

CHAPITRE 1 : LA MISE EN PLACE DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE



ARTICLE 1 : LE CADRE DU RENOUVELLEMENT DU CSE

Compte tenu de la concentration au siège des pouvoirs de gestion de L’APAJH Yvelines, en particulier en matière d’administration du personnel, il est établi qu’un seul Comité Social et Économique sera renouvelé au niveau de L’APAJH Yvelines.


ARTICLE 2 : LA DATE DE RENOUVELLEMENT DU CSE

Il est prévu que la négociation du protocole d’accord pré-électoral relatif à la mise en place du CSE pour l’ensemble du personnel de L’APAJH Yvelines débutera avec un étalement des rencontres à raison de 2 séances selon le calendrier suivant : septembre 2022 et octobre 2022. Eventuellement une séance sera organisée en novembre 2022 si l’avancée des négociations le nécessite.

La date du renouvellement des élections au CSE devra se dérouler au plus tôt en janvier 2023 et au plus tard mars 2023.



CHAPITRE 2 : LA MISE EN PLACE DES REPRESENTANTS DE PROXIMITE

Suite à l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales, les parties ont décidé de conclure un nouvel accord sur la mise en place de représentants de proximité.
La dispersion géographique et la diversité des établissements et services de L’APAJH Yvelines renforcent notre volonté de maintenir le dialogue social entre les Directions d’établissements ou de Pôles et des représentants de proximité qui ont une connaissance fine de leur environnement de travail.


ARTICLE 1 : PERIMETRE

Conformément aux dispositions de l’article L. 2313-7 du code du travail et dans le but de conserver un dialogue social de terrain, les parties au présent accord ont convenu de la mise en place de représentants de proximité au sein de chaque site, dont la liste est annexée au présent accord. 


ARTICLE 2 : NOMBRE ET DESIGNATION

Il sera désigné au maximum 20 représentants de proximité au sein du périmètre retenu.

Désignation de RP parmi les membres du CSE

Dans le mois qui suit la mise en place du CSE, les représentants de proximité seront désignés parmi les membres titulaires ou suppléants du CSE, par une résolution adoptée à la majorité des membres présents et, une durée qui prendra fin avec celle du mandat des membres élus du comité.

Si un site sur lequel doit être désigné un représentant de proximité ne comprend aucun élu au CSE, ce dernier pourra alors désigner un représentant parmi les candidats aux dernières élections acceptants. A défaut, il sera établi un procès-verbal de carence.
Dans ce cas de figure, le représentant de proximité désigné parmi les candidats disposera de 5 heures de délégation mensuelle, au lieu des 2 heures mensuelles attribuées aux membres du CSE, sans autorisation de siéger dans le CSE.


ARTICLE 3 : ATTRIBUTIONS

Les représentants de proximité ont, sur leur périmètre, attribution pour :

recevoir les réclamations individuelles ou collectives du personnel relatives à  l’application du code du travail, de l’accord d’entreprise, du règlement intérieur ou toute autre norme applicable dans l’entreprise ;

exercer toute mission d’alerte auprès de la commission santé, sécurité et conditions de travail et/ou du CSE ainsi que le référent harcèlement ;

être associés aux travaux de la commission santé, sécurité et conditions de travail sur demande de ladite commission de leur périmètre.


ARTICLE 4 : FONCTIONNEMENT - MOYENS

Chaque représentant de proximité dispose de 2 heures de délégation par mois pour l'exercice de ses attributions s’ajoutant, le cas échéant, au nombre d’heures de délégation dont il bénéficie en qualité de membre du CSE.

Il peut solliciter en tant que de besoin une réunion mensuelle avec la Direction du site ou de Pôle concerné. Le RP pourra être assisté le cas échéant, d’un collaborateur de son choix, pour faire part des réclamations reçues à la Direction. En tout état de cause, il appartiendra à la Direction du site ou de pôle concerné de les recevoir en moyenne tous les mois. 

Les questions et réponses seront consignées dans un registre prévu à cet effet tenu par la direction du site ou de pôle concerné, et mis à disposition des représentants de proximité.

Ce registre, ainsi que les documents annexés, sont tenus à la disposition des salariés concernés désirant en prendre connaissance, pendant un jour ouvrable par quinzaine et en dehors de leur temps de travail.



CHAPITRE 3 : LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE POUR L’ELECTION DU RENOUVELLEMENT DU CSE


Afin de faciliter l’organisation des élections du CSE et de favoriser la participation des salariés de L’APAJH Yvelines, les parties signataires du présent accord conviennent de mettre en place pour les opérations de vote au renouvellement des élections des membres de la délégation du personnel au CSE, le vote électronique.

Le présent accord s’inscrit dans le cadre de la loi n°2004-575 pour la confiance dans l’économie numérique du 21 juin 2004 qui a ouvert la possibilité de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles et prend en compte les dispositions qui ont permis de préciser et sécuriser les conditions et modalités de vote par voie électronique pour ces élections, à savoir notamment :

le décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 ;
l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret précité ;
la délibération n°2010-371 de la CNIL du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique ;
la loi n° 2016-1088 du 8 août 2016 relative au travail, à la modernisation du dialogue social, et à la sécurisation des parcours professionnels, dite “loi travail”.
 
Les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux.


ARTICLE 1 : PRINCIPES GENERAUX

Le système retenu par L’APAJH Yvelines est Neovote
. Il doit reposer sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin qui sont :

L’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur
L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin
La confidentialité, le secret du vote


ARTICLE 2 : CHAMP D’APPLICATION

Le vote électronique concerne les élections des membres du Comité Social et Économique (CSE) de L’APAJH Yvelines.

Il s’applique en conséquence :

-	à l’ensemble des salariés de L’APAJH Yvelines ;
-	ainsi qu’aux salariés d’entreprises extérieures, mis à disposition au sein de L’APAJH Yvelines ayant choisi d’exercer leur droit de vote au sein de L’APAJH Yvelines ;


ARTICLE 3 : EXCLUSION DU VOTE A BULLETIN SECRET SOUS ENVELOPPE

Les parties sont expressément convenues que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.

ARTICLE 4 : MODALITE D’ORGANISATION DES OPERATIONS


Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre de chaque élection, le protocole d’accord préélectoral, définira – conformément au dispositif légal - notamment les modalités de constitution du bureau de vote, le calendrier, les modalités opératoires et la répartition des sièges.

Le protocole d’accord préélectoral comportera, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu et le déroulement des opérations électorales.



Déclaration CNIL

Les organisations syndicales de salariés représentatives dans le périmètre de l’accord sont tenues informées par l’entreprise de l’accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la CNIL. 


Respect des dispositions relatives au RGPD

L’APAJH Yvelines se conformera aux dispositions relatives à la protection générale des données issues de la loi du 25 mai 2018.


Pour cela, elle s’engage à :

• Inscrire le fichier créé à l’occasion des élections dans le Registre des activités de traitement tenu par L’APAJH Yvelines ;

• Informer sur leur demande les électeurs des conditions dans lesquelles leurs données sont traitées. 

•  Prévoir des mesures de sécurité adaptées au regard des risques, dans le cadre des règles de sécurité existantes en la matière.

 Ne transférer ces informations qu’aux services internes et prestataires ou sous-traitants intervenant dans le cadre du vote électronique. 

L’APAJH Yvelines prend toutes les précautions utiles afin de préserver la sécurité, la confidentialité et l’intégrité des données collectées et toute utilisation détournée de celles-ci.
Le DPO de L’APAJH Yvelines est le Cabinet dont l’adresse mail est la suivante : 

Formation au système de vote électronique

Les membres du CSE bénéficient d’une présentation et les membres du bureau de vote bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique retenu par Neovote. 



Expertise indépendante

Préalablement à la mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le prestataire retenu doit être en mesure de fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote en répondant aux exigences :

D’une part de la Délibération CNIL n°2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.

D’autre part du décret n° 2017-1819 et l’arrêté du 25 avril 2007 ;

Cette expertise doit impérativement être réalisée par un expert indépendant ayant suivi la formation de la CNIL relative à la sécurité des systèmes de vote électronique. 

Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL et par les décrets et arrêté en vigueur.


Cellule d’assistance technique

L’entreprise met en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Elle comprend des représentants de l’entreprise et le cas échéant, des représentants du prestataire. 

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;
• Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.



ARTICLE 5 : DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE


Établissement des listes électorales et transmission

Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de L’APAJH Yvelines.

L’intégration et le contrôle des candidatures, ainsi que des professions de foi, sont effectués dans les mêmes conditions.

Les listes électorales seront affichées selon les modalités retenues dans le protocole d’accord préélectoral.



Lieu et temps du scrutin

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée, laquelle sera précisée par le protocole d’accord électoral.

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections. 

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Le scellement des urnes intervient à l’ouverture du vote et est périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin jusqu’à la clôture.
Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible mais le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin.

Tous les moyens sont mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. 

Chaque salarié dispose d’une notice d’information explicative et détaillée sur le déroulement des opérations électorales précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne. Cette notice est portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

Tout électeur peut se faire aider par l’assistance téléphonique et/ou tuto mise en place par Neovote.


Modalités d’accès au site de vote

Chaque électeur reçoit, avant le premier tour des élections, l’adresse du site et ses moyens personnels d’authentification, qui resteront valables pour le 2ème tour, le cas échéant. 

L’adresse URL sera communiquée à chaque électeur en même temps que l’identifiant.

A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.

L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes personnels d’accès.

L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter. A réception du vote, la saisie du mot de passe par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement de l’instance concernée. Ils auront encore accès au site de vote, mais ne pourront plus exprimer un choix.


Déroulement du vote

Le moyen d’authentification permet au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantit l’unicité de son vote.

Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

La saisie du code d’accès et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du vote ; cette saisie clôt définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote vient d’être réalisé. 


Programmation du site

Le prestataire assure la programmation des pages web et notamment la présentation des bulletins de vote à l’écran. 

Le prestataire reproduit sur le site de vote les professions de foi telles qu’elles ont été présentées par leurs auteurs.



ARTICLE 6 : CLÔTURE ET RESULTATS


Clôture

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs. 


Décompte et attribution des sièges

Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées.

Chaque clef est envoyée sur l’adresse mail personnelle de chaque membre du bureau de vote, sans autorisation de la diffuser.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.


Délais de recours et destruction des données

L’APAJH Yvelines et le prestataire retenu conservent sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. 

A l’expiration de ces délais, L’APAJH Yvelines et le prestataire procèdent à la destruction des fichiers supports.



ARTICLE 7 : SECURITE ET CONFIDENTIALITE


Anonymat et confidentialité des suffrages

Lors de l'élection par vote électronique, les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clefs de déchiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».

Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.

Les données du fichier « contenu de l’urne électronique » font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.


Existence et contenu des fichiers

L’entreprise fournit les fichiers devant être enregistrées par le prestataire :

Pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège, établissement ou service ;
Pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, établissement ou service, moyen d’authentification, adresses des salariés ;
Pour les listes et les fichiers des candidats : collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale ; 
Pour les listes d’émargement : noms, prénoms des électeurs, date et heure d’émargement, collège, établissement ou service ;
Pour les résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale, collège.

Le prestataire envoie les fichiers retraités aux destinataires ou catégories de destinataires de ces informations qui sont :

Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, agents habilités des services du personnel.

Pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant.

Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel, 

Pour les résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, entreprises ou agents habilités des services du personnel.


Le dispositif de secours

Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de Neovote mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.


ARTICLE 14 : DISPOSITIONS RELATIVES A L’ACCORD


Durée

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Il pourra être dénoncé ou révisé, à tout moment, conformément aux dispositions légales.

Interprétation

En cas de difficulté d’interprétation du présent accord, une commission d’interprétation pourra être saisie. Celle-ci sera composée des membres suivants : 

Délégués Syndicaux d’Entreprise

Direction Générale et de la Direction des Ressources Humaines

Cette saisine sera formulée par écrit et adressée à toutes les parties à l’accord. 

Au plus tard un mois après sa saisine, la commission rendra un rapport en faisant part de son analyse et de son avis. Ce rapport sera transmis à l’ensemble des élus du personnel ainsi qu’à la Direction Générale, le lendemain de l’expiration de ce délai.

La difficulté d’interprétation, ayant fait l’objet de l’étude par la commission, sera fixée à l’ordre du jour de la réunion suivante des élus du personnel la plus proche pour être débattue.


Suivi et rendez-vous

Les parties au présent accord se réuniront à 1 an des prochaines élections professionnelles, sur convocation écrite (lettre ou mail) du chef d’entreprise ou de son représentant. L’objectif de cette réunion sera d’examiner l’application du présent accord et de discuter de l’opportunité de réviser ce dernier. Le compte rendu de cette réunion sera consigné dans un procès-verbal.


Dépôt - publicité

Le présent accord sera déposé sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail appelée « TéléAccords » et accessible depuis le site 

Le présent accord sera également déposé auprès du Conseil de prud’hommes du lieu de signature. Il fera l’objet, par ailleurs, d’un affichage destiné à assurer l’information de l’ensemble du personnel. Le présent accord est fait en nombre suffisant pour remise à chacune des parties. 

 
Fait à Guyancourt, le 8 juillet 2022 en 6 exemplaires

Pour les organisations syndicales		      Pour L’APAJH YVELINES
de salariés,

Monsieur X	Madame X,
Délégué Syndical d’Entreprise CFDT                    Directrice Générale




Monsieur X
Délégué Syndical d’Entreprise SUD SANTE SOCIAUX


Annexe - liste des sites de mise en place des Représentants de Proximité