PROTOCOLE PRE-ELECTORAL
EN VUE DE L’ELECTION DES MEMBRES DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE



Préambule :

Le présent protocole d'accord a pour objet de définir les modalités d'organisation de l'élection des membres du comité social et économique (CSE) au sein de l’association ……………………...

Il est prévu le 1er tour des élections clôturé le jeudi 15 novembre 2018 à 16H00. 
Le 2e tour, le cas échéant, se clôturera le jeudi 29 novembre 2018.

Ce protocole sera établi en autant d'exemplaires originaux que de parties à la négociation.
Un exemplaire original sera transmis par la Direction à l'Inspection du travail du siège de l'entreprise et sera consultable par l'ensemble des salariés de l'entreprise sur l'intranet de l'entreprise.
Mention de ce protocole d'accord préélectoral sera faite sur les panneaux réservés à la Direction pour sa communication au personnel.

Le présent protocole s’inscrit dans le respect des principes généraux du droit électoral et du Code du travail, et a notamment pour objectif de fixer : 
Le nombre et la composition des collèges électoraux pour l’élection du CSE ;
La répartition du personnel dans les collèges ;
La répartition des sièges à pourvoir dans les collèges ;
Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales.
L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.
L’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 « relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales » prévoit la fusion du Comité d’entreprise, des délégués du personnel, et du CHSCT en une instance unique de représentation du personnel : le Comité Social et Economique qui conservera les attributions propres à chacune des trois anciennes instances.  
Le décret n° 2017-1819 du 29 décembre 2017 pris en application cette ordonnance précise notamment la composition ainsi que les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Economique et Social.
Pour l’appréciation de la condition d’effectif, l’article L. 2311-2 du Code du travail précise que le seuil doit être atteint pendant 12 mois consécutifs.

En vertu de l’article L. 2314-26 du Code du travail, l’employeur va recourir au vote électronique de manière unilatérale.
La mise en œuvre du vote électronique est confiée à la Société ALPHAVOTE.
Le système de vote électronique proposé est conforme :
Aux prescriptions relatives aux modalités du vote électronique prévues par le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au comité social et économique, et modifiant le Code du travail 
A la délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.
Ces élections seront organisées dans le cadre des dispositions légales et règlementaires en vigueur, selon les modalités définies ci-après.


Article 1 – Cadre de mise en place du CSE

En vertu de l’accord collectif d’entreprise relatif à la mise en place et au fonctionnement du CSE signé le 29 aout 2018, il sera mis en place un CSE unique couvrant l’ensemble du périmètre de l’association sur le territoire national, sans découpage de l’association en établissements distincts. 

Il est précisé, en complément de l’accord d’entreprise du 29 aout 2018, l’octroi de 5h de délégation mensuelle supplémentaire au/à la Secrétaire du CSE.

Article 2 - Effectif de l'entreprise — Nombre de sièges à pourvoir 

Les parties constatent que l'effectif de l’association est de 152.11 salariés en équivalent temps plein (soit 162 salariés dont 140 employés et 22 cadres) au 31 aout 2018.

Deux collèges électoraux (un collège non Cadres et un collège Cadres) seront constitués au sein desquels le nombre de sièges de membre du CSE à pourvoir est de :

8 titulaires et 8 suppléants pour le collège non Cadres ;
2 titulaires et 2 suppléants pour le collège Cadres ;
Soit 10 membres titulaires et 10 membres suppléants au total. 


Article 3 - Dates, heures et lieu des élections 

Le scrutin se déroulera par voie électronique.

Les dates retenues pour les élections sont les suivantes : 
1er tour des élections : ouverture du vote électronique le mardi 13 novembre 2018 à 7h00 pour une fermeture le jeudi 15 novembre 2018 à 16h00.
2e tour des élections : ouverture du vote électronique le mardi 27 novembre 2018 à 7h00 pour une fermeture le jeudi 29 novembre à 16h00.

Ces informations seront affichées par la Direction en même temps que la liste des salariés électeurs et éligibles, le lundi 8 octobre 2018 à 10 heures. 


Article 4 - Salariés électeurs - Constitution et diffusion des listes électorales

Conformément aux dispositions légales, tout salarié âgé de 16 ans et ayant au moins 3 mois d'ancienneté au sein de l'entreprise à la date du premier tour de scrutin, soit le
jeudi 15 novembre 2018, a le droit de vote.

La liste électorale sera arrêtée par la Direction à la date du premier tour des élections. Elle indiquera les nom et prénom, l'ancienneté au sein de l'entreprise et la date de naissance de chaque électeur par collège. Elle sera diffusée par courriel et affichée sur les panneaux réservés à l'association avec l’appel à candidature pour le premier tour le lundi 15 octobre 2018 à 10_heures. Tout syndicat pourra en demander communication.

Article 5 - Candidatures des salariés - Listes de candidats

Conformément aux dispositions légales, tout salarié âgé de 18 ans et ayant au moins 1 an d'ancienneté au sein de l'entreprise à la date du premier tour de scrutin, soit le
jeudi 15 novembre 2018, peut se porter candidat. 

Il est rappelé que le premier tour est réservé aux organisations syndicales et que les candidatures sont libres au second tour. Les listes de candidats sont établies en distinguant titulaires et suppléants pour chaque collège électoral. 

Pour des raisons d'ordre matériel tenant à l'organisation du vote, les listes du premier tour seront communiquées à la Direction au plus tard le lundi 22 octobre 2018 à 12 heures. 

Cette communication peut être effectuée par lettre RAR, présentée au plus tard à cette date, ou par dépôt contre récépissé auprès de la Direction des Ressources Humaines que ce soit au format papier ou mail au plus tard à cette date.

Les listes de candidats pour chaque collège seront diffusées par courriel et affichées par la Direction sur les panneaux réservés à l'association dès le lundi 22 octobre 2018 à 15 heures.

Si un second tour est nécessaire, la Direction affiche avec les résultats du premier tour un appel à candidatures indiquant le nombre de sièges qu'il reste à pourvoir. 

Cet affichage sera effectué après la proclamation des résultats du premier tour, soit le jeudi 15 novembre 2018 à 18 heures. 

Les listes du second tour devront être communiquées à la Direction au plus tard le vendredi 9 novembre 2018 à 12 heures. 

Les candidatures présentées au premier tour seront considérées comme maintenues au second tour, sauf si les organisations syndicales déposent de nouvelles listes avant la date limite. 

Les listes de candidats seront diffusées par courriel et affichées pour chaque collège par la Direction sur les panneaux réservés à l'association dès le mardi 20 novembre 2018 à 9 heures.

Il est rappelé que les listes de candidats ne devront pas comporter plus de candidats que de sièges à pourvoir. 





Article 6 -Limitation du nombre de mandats successifs

Il a été décidé d'écarter la règle édictée à l’article L.2314-33 du Code du travail selon laquelle le nombre de mandats successifs est limité à trois.


Article 7 - Représentation équilibrée des femmes et des hommes

Pour chaque collège électoral, les listes de candidats éligibles qui comportent plusieurs candidats seront composés d’un nombre de femmes et d’hommes correspondant à la part de femmes et d’hommes inscrits sur la liste des électeurs, dont la répartition est la suivante : 

Pour le collège non Cadres : 66% de femme et 34 % d’homme ;
Pour le collège Cadres : 65 % de femme et 35% d’homme.

Les listes de candidats seront composées alternativement d’un candidat de chaque sexe jusqu’à épuisement des candidats d’un des sexes étant précisé que chaque liste pourra librement commencer soit par un homme, soit par une femme et ce, quelle que soit la proportion de chaque sexe.

Pour l’application de cette règle de représentation équilibrée des deux sexes, il est procédé à l’arrondi arithmétique suivant : 
arrondi à l’entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5 ; 
arrondi à l’entier inférieur en cas de décimale strictement inférieur à 5. 

Les règles de représentation équilibrée des hommes et des femmes sont applicables aux listes des membres titulaires et suppléants. 


Article 8 - Campagne électorale — Profession de foi des candidats

Les organisations syndicales assureront leur propagande électorale dans le cadre des dispositions relatives à l'exercice du droit syndical dans l'entreprise : affichage, distribution de tracts, réunions, mail professionnel etc.


Article 9 - Composition et mission des bureaux de vote 

Un bureau de vote est mis en place pour chaque collège électoral. Chaque bureau de vote est composé de trois électeurs : 
un Président : l'électeur le plus ancien, présent et acceptant, ou, à défaut, un salarié volontaire ;
deux Assesseurs : le second plus ancien et le plus jeune électeur, présents et acceptants, ou, à défaut, des salariés volontaires.

Le bureau de vote est chargé de contrôler le déroulement des opérations électorales. Il s'assure de la régularité, du secret du vote, procède au dépouillement des votes après clôture du scrutin par son Président et proclame les résultats.

La Direction fournit à chaque bureau de vote un exemplaire du présent protocole d'accord préélectoral.

Un représentant de chaque liste de candidats, membre du personnel, peut assister aux opérations électorales, le temps passé par ces observateurs au déroulement des élections étant rémunéré comme temps de travail.

Les candidats peuvent assister aux élections dans les mêmes conditions que les délégués de liste.

La Direction de l'entreprise peut désigner un représentant de son choix qui sera chargé d'assister aux opérations électorales.


Article 10 – Vote électronique 

Les élections se dérouleront exclusivement par vote électronique. 

Il appartient à l'employeur ou à son représentant de prendre les mesures nécessaires pour assurer le bon déroulement du scrutin.


10.1 Recours à un prestataire

La société ALPHAVOTE dont le système de vote électronique a été audité et l'audit mis à disposition de la Commission Nationale Informatique et Libertés, a été choisie pour organiser le scrutin, sur la base d'un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires énoncées notamment aux articles R.2314-9 à R.2314-21 du Code du travail.

Le système retenu respecte les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :

la sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique,
l'anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,
l'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,
 la confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure.


10.2 Respect de la loi informatique et libertés et garanties de confidentialité

Pour les seules nécessités des opérations électorales (notamment l'établissement des listes électorales), l'association sera amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d'extraction des fichiers de gestion du personnel de l'association dans le respect des règles applicables en matière de protection des données à caractère personnel.  

Dans ce cadre, l’association s’assure que son prestataire traitera les données en respectant un niveau de protection conformément à la législation en vigueur. 

Notamment, le flux du vote et celui de l'identification de l'électeur sont séparés. L'opinion émise par l'électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d'identification des électeurs. 

Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Par ailleurs, le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.

Les membres des bureaux de vote, les représentants de l'entreprise et les délégués de liste pourront consulter, sur un site sécurisé, le taux de participation. Cette information sera mise à jour tous les soirs.


10.3 Modalités du vote et accès au serveur

Le mercredi 23 octobre 2018, soit avant le 1er tour du scrutin, le prestataire adressera par courrier au domicile de chaque électeur ses identifiant et mot de passe (générés de manière aléatoire) ainsi que l’adresse électronique permettant l'accès au site de vote.

Seul le prestataire aura connaissance de l'identifiant et du mot de passe.

Le code d'identification ainsi que le mot de passe seront également valables en cas de second tour.

Les électeurs ont ainsi la possibilité de voter à tout moment pendant la période d'ouverture du vote électronique, à partir de n'importe quel terminal internet ou intranet via un lien direct avec le site du prestataire, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Un ordinateur avec une connexion au site sécurisé du prestataire sera mis à disposition par l'association pour les électeurs qui ne sont pas équipés d’un ordinateur ou d’un terminal, dans un lieu préservant la confidentialité du vote. Cet ordinateur sera situé au 2nd étage, salle du fond à gauche, au siège social. Un écriteau sera apposé à l’entrée de cette salle pour en réserver l’accès durant la période du vote.
Des réunions d’information et des tutoriels seront fournis à l’ensemble des salariés afin qu’ils puissent prendre connaissance de l’outil de vote avant le lancement du scrutin du 1er tour.
Concernant les salariés connaissant des difficultés pour se connecter, le prestataire viendra effectuer une permanence le mercredi 14 novembre 2018 de 7h00 à 10h00 pour le 1er tour et, en cas de 2nd tour, le mercredi 28 novembre 2018 de 7h00 à 10h00 sur le poste informatique dédié.

Une fois connecté et après avoir cliqué sur le lien, l'électeur devra répondre à une question (date de naissance par exemple) pour s'authentifier. Cette information personnelle, préalablement communiquée par l'employeur au prestataire lors de la constitution des listes, permettra à l'électeur d'obtenir les informations qui lui seront nécessaires pour voter. Toute personne non reconnue n'aura pas accès aux pages du serveur de vote.

Une fois connecté, l'électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et pour les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix. La confirmation du vote vaut signature de la liste d'émargement dès réception du vote dans l'urne électronique.

En cas de perte ou d'oubli des codes, après que l'électeur se soit identifié, le prestataire lui adressera de nouveaux codes soit à une adresse mail professionnelle ou personnelle (communiquée par l'électeur) soit par SMS, selon choix du salarié qui contactera directement l’organisme ALPHAVOTE.

La génération de nouveaux codes ne pourra être réalisée qu'une fois.


10.4 Communication des listes électorales et des listes de candidats

La première transmission au prestataire des listes électorales, pour le 1er tour, sera effectuée le lundi 22 octobre 2018 à 15h00.

Les listes de candidats, ainsi que les logos et les professions de foi, seront adressés au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique le lundi 22 octobre 2018 à 15h00.

Les professions de foi devront être fournies sous la forme d'un fichier au format WORD ou au format PDF accessible aux déficients visuels.

Le logo sera communiqué en format GIF, PNG ou JPEG. Pour assurer l'égalité de traitement entre les listes de candidats, tous les logos apparaîtront à l'écran en respectant le même format.


10.5 Bulletins de vote

Le prestataire assure la réalisation des pages Web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.

Les listes sont présentées sur les écrans dans l'ordre alphabétique.

Par ailleurs, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes.


10.6 Accompagnement dans le déroulement des opérations de vote  

Le 23 octobre 2018, une note explicative, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, sera adressée à chaque électeur à son domicile en même temps que ses codes d’accès, pour faciliter l'appropriation du vote électronique. Elle sera également mise en ligne sur le réseau informatique de l'association afin que les salariés puissent y avoir accès à tout moment.

Les membres du bureau de vote bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique.

A noter également que sera mise en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire.

Avant le déroulement de chaque tour du scrutin, soit le mardi 13 novembre 2018 puis, le cas échéant, le mardi 27 novembre 2018, il sera tenu une réunion de scellement du système de vote à l’issue de laquelle sera signé un procès-verbal de scellement entre la Direction, les organisations syndicales et les responsables du vote chez le prestataire. 

Au cours de ces réunions, il sera procédé :

par le prestataire : à un test du système de vote électronique et à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;
par les membres du bureau de vote, à la vérification que l'urne est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.

Il sera contrôlé par le prestataire, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.


10.7 Dépouillement - Procès-verbaux – Résultats

A l'heure de clôture du scrutin, le site de vote n'est plus accessible aux électeurs. Les opérations de dépouillement seront effectuées dans le bureau de vote sur la base des informations transmises par le prestataire, sous l'autorité du Président du bureau, avec la présence obligatoire des assesseurs, des délégués de liste et de l'employeur ou son représentant.

Le mode électronique permet d'obtenir les résultats de manière quasi instantanée.

Le Président introduit ses codes sécurisés délivrés par le système et les assesseurs les leurs selon une procédure assimilable aux urnes à double cadenas.

Le dépouillement s'effectue dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants. 

Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.

Ainsi, dans chaque bureau de vote, il est procédé au décompte des voix et au report de ces résultats sur un formulaire électronique conforme aux modèles Cerfa en vigueur. 

Le Président du bureau de vote vérifie l'exactitude des procès-verbaux pré-remplis, indique la mention « élu » devant le nom du candidat élu et les signe.

Les autres membres du bureau de vote signent également les formulaires précités.








Article 11 - Calendrier récapitulatif des opérations électorales

Le calendrier du premier tour des élections professionnelles est établi comme suit : 

affichage et diffusion des listes électorales (électeurs et éligibles) et des informations relatives aux dates, heures et lieu des élections  par la Direction et appel à candidatures : le lundi 8 octobre 2018 à 10 heures ;
constitution du bureau de vote : le mardi 9 octobre 2018 ;
date limite des dépôts des listes de candidats pour le premier tour : le lundi 22 octobre 2018 à 
12 heures ;
envoi des listes de candidats, des logos et des professions de foi au prestataire : le lundi 22 octobre 2018 
affichage et diffusion des listes de candidats : le lundi 22 octobre 2018 à 15 heures ; 
contrôle et scellement du système de vote (signature d’un procès-verbal de scellement entre la Direction, les organisations syndicales et les responsables du vote dans le système) puis transmission par le prestataire des clés de dépouillement aux membres du bureau de vote : au plus tard le 06 novembre 2018.
envoi des codes et de la note explicative aux électeurs par le prestataire : le mardi 23 octobre 2018
vérification du site de vote (urne vide et scellée) par les membres des bureaux de vote : au plus tard le 06 novembre 2018.
ouverture du vote électronique 1er tour : le mardi 13 novembre 2018 à 7 heures
fermeture du vote électronique et fin du scrutin : le jeudi 15 novembre 2018 à 16 heures
après la clôture du scrutin : dépouillement, établissement des procès-verbaux et proclamation des résultats par le bureau de vote : le jeudi 15 novembre 2018 à 18h00
affichage des résultats du premier tour et, si nécessaire, d'une note d'appel à candidatures pour le second tour et envoi des procès-verbaux à l'inspecteur du travail et au centre de traitement des élections professionnelles : le jeudi 15 novembre 2018.

Le calendrier du second tour des élections professionnelles est établi comme suit : 

envoi des listes électorales mises à jour en cas de nouveaux électeurs au prestataire : le vendredi 16 novembre 2018.
date limite des dépôts des listes de candidats pour le second tour : le mardi 20 novembre 2018 à 12 heures ;
envoi des listes de candidats au prestataire : le mardi 20  novembre 2018 
affichage et diffusion des listes de candidats : le mardi 20 novembre 2018 à 15 heures ; 
contrôle et scellement du système de vote (signature d’un procès-verbal de scellement) : au plus tard le 23 novembre 2018.
ouverture du vote électronique 2nd tour : le mardi 27 novembre 2018 à 7 heures
fermeture du vote électronique et fin du scrutin : le jeudi 29 novembre 2018 à 16 heures
après la clôture du scrutin : dépouillement, établissement des procès-verbaux et proclamation des résultats par le bureau de vote : le jeudi 29 novembre 2018 
affichage sur les panneaux de l’association et diffusion par courriel des résultats définitifs des élections professionnelles: le jeudi 29 novembre 2018 
envoi des procès-verbaux à l'inspecteur du travail et au centre de traitement des élections professionnelles : le vendredi 30 novembre 2018



Article 12 - Durée et publicité du présent protocole d'accord préélectoral

Le présent protocole d'accord est conclu pour les élections des membres du CSE de 2018. Il sera établi en autant d'exemplaires originaux que de parties à la négociation. 		
                                                      

Fait à Bordeaux, le 20 septembre 2018
     


Pour l’association :      



Pour le syndicat CFE-CGC :



Pour le syndicat CGT :




Pour le syndicat CFDT :