Département relations humaines et sociales









Protocole d’accord
relatif au vote électronique
pour les élections professionnelles de la CPAM de l’Aube













Préambule


Afin de faciliter l’organisation des scrutins des élections professionnelles de la CPAM de l’Aube, de favoriser la participation des salariés, de sécuriser et de simplifier la proclamation des résultats, les parties signataires du présent accord conviennent de mettre en place un dispositif de vote électronique et  fixer, par le présent protocole d’accord, le cadre général de sa mise en œuvre.

Ce protocole s’appliquera dans le cadre du renouvellement des élections professionnelles au Comité Social et Economique prévues en 2022.

Il est entendu que pour chacune de ces élections, un protocole d’accord préélectoral fixera les modalités opérationnelles d’organisation du scrutin.

Le présent protocole d’accord est accompagné en annexe d’un cahier des charges technique, conformément aux dispositions légales.

Vu les dispositions légales en vigueur
Vu la convention collective nationale du personnel des organismes de sécurité sociale

Entre d’une part, le directeur de la Caisse Primaire d’Assurance Maladie de l’Aube

et d’autre part, les organisations syndicales

Il est convenu ce qui suit :



ARTICLE 1 : MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS

Vote exclusivement par INTERNET et recours à un prestataire externe
Les parties signataires conviennent d’adopter un processus de vote électronique pour les élections professionnelles de la CPAM de l’Aube et de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé.

Ce prestataire devra, compte tenu de la technicité nécessaire et des contraintes à respecter pour assurer et garantir la sécurité du processus électoral et la confidentialité des données, avoir été agréé et reconnu par un cabinet d’audit indépendant.

La CPAM de l’Aube et le prestataire devront en outre être en mesure de garantir conjointement la conformité aux recommandations de la CNIL en matière de vote électronique, rappelées dans le cahier des charges joint en annexe.

Listes électorales
La direction établira et transmettra au prestataire un fichier « listes électorales » qui enregistre les données suivantes :

nom et prénom des inscrits,
date d’entrée,
date de naissance
collège d’appartenance.

Il est par ailleurs convenu que, le prestataire étant chargé d’adresser aux électeurs les éléments leur permettant de voter, les adresses postales des électeurs lui seront également communiquées.

Listes de candidats et bulletins de vote
Les listes des candidats et les professions de foi, établies en respect des caractéristiques imposées par le prestataire, seront transmises à la direction, qui les communiquera, en l’état, au prestataire.

Le prestataire assurera la programmation des pages WEB sur le serveur de vote, ainsi que la mise en ligne des listes de candidats et des professions de foi.

Le prestataire veillera à ce que les dimensions des bulletins de vote et la police utilisée soient uniformes.

Plan de communication
Un plan de communication interne à destination des salariés sera mis en œuvre en amont et pendant le scrutin pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par les électeurs, comprenant notamment : 

une information sur les conditions et les règles du vote en ligne,
une information de la date d’envoi des codes / identifiants de vote par le prestataire.

Pendant le scrutin les électeurs pourront appeler la cellule d’assistance technique, afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaire au bon déroulement de l’expression de leur vote.


Lieux et durée du scrutin
Pendant la durée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment, de façon confidentielle, en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections depuis n’importe quel ordinateur personnel ou professionnel. 

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections pourront se dérouler sur plusieurs jours, et ce conformément au calendrier qui sera défini dans le protocole d’accord préélectoral.

Le temps passé par les électeurs à voter n’entrainera aucune réduction de salaire.



ARTICLE 2 : DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE

2.1 Modalités d’accès au serveur de vote
Afin de pouvoir se connecter sur place ou à distance au système de vote, chaque électeur recevra des codes d’accès confidentiels. Les codes d’accès, qui se composent d’un code d’accès et d’un mot passe, sont générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils soient communiqués à l’entreprise. 

L’envoi du code d’accès (login) et du mot de passe sera fait par 2 envois séparés. Le code d’accès sera réalisé par envoi postal. Le mot de passe sera communiqué par email.

Le code secret nécessaire à la connexion ne sera pas transmis au salarié et correspondra au matricule du salarié.

L’authentification de l’électeur, permettant l’accès au serveur de vote, sera assurée par la saisie de son identifiant, de son code confidentiel et de sa date de naissance.

Toute personne non reconnue par le système n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.

Seules les listes de candidats correspondant à son collège électoral lui seront proposées.
Un accusé de réception sera à disposition de chaque votant à l’issue du vote.

La saisie du code confidentiel, du mot de passe et de la date de naissance de l’électeur vaudra signature de la liste d’émargement dès réception du vote, laquelle enregistrera les données suivantes : 

collège d’appartenance,
nom et prénom des électeurs ayant voté,
date et heure du vote.

La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.
Le taux de participation sera accessible aux syndicats représentatifs de la CPAM de l’Aube tout au long du scrutin.


Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin
Afin de répondre aux exigences posées par le code du travail, l’expression du vote et les éléments d’identification de l’électeur seront séparés.

Ainsi, le vote de l’électeur sera crypté et stocké dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs, garantissant le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.

ARTICLE 3 : PROCEDURE D'AGREMENT ET MISE EN ŒUVRE DE L’ACCORD

Le présent accord sera transmis à la Direction de la Sécurité Sociale, laquelle le transmettra à l’UCANSS pour avis du Comex. L'agrément sera réputé accordé, sauf en cas de prorogation explicite du délai d’examen de la Direction de la Sécurité Sociale, et en l’absence d’un retour de la DSS, après un délai d'un mois après que le Comex de l'UCANSS a rendu son avis.

Il fait l’objet, dès son agrément, des formalités de dépôt et de publicité prévues par les dispositions légales 
Il sera déposé un exemplaire auprès du Secrétariat-Greffe du Conseil des Prud’hommes. 
Conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur, cet accord sera également déposé sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail.
Une copie sera remise à chaque organisation syndicale.

Il fait l’objet d’une diffusion dans l’intranet de l’organisme dès son agrément.


ARTICLE 4 - DUREE DE L’ACCORD
Le présent accord est conclu pour une durée de trois ans, correspondant à la durée des mandats des membres du CSE.
Il pourra être révisé conformément aux dispositions légales. 


Fait à Troyes, le 12 avril 2022.