accord D’entreprise relatif à l’adoption du vote electronique au sein de la société COSMEUROP

Entre :
La société COSMEUROP, Société par Actions Simplifiée, immatriculée au RCS de Strasbourg, sous le numéro 775 730 021, dont le siège social est situé 43, allée des Comtes, 67200 Strasbourg, représentée par , agissant en qualité de représentant permanent de la société CLARINS, elle-même présidente de la société COSMEUROP, 

Ci-après dénommée « la Société »,

d’une part, 

et :
Les organisations syndicales représentatives au sein de la société COSMEUROP, 

L’organisation syndicale FO, représentée par    , en sa qualité de Déléguée Syndicale, dûment habilitée aux fins des présentes,

L’organisation syndicale CGT, représentée par    , en sa qualité de Déléguée Syndicale, dûment habilitée aux fins des présentes,

L’organisation syndicale CFDT, représentée par    , en sa qualité de Délégué Syndical, dûment habilité aux fins des présentes,

Ci-après désignées « les Organisations Syndicales »,

d’autre part,


IL A ETE PREALABLEMENT EXPOSE CE QUI SUIT :
L’article 54 de la loi n°2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.

Les articles R. 2314-5 et suivants du Code du travail précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.

La délibération n°2010-371 du 21 octobre 2010 de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique.

Dans ce cadre, les parties signataires ont étudié l’opportunité de recourir au vote électronique pour organiser les élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.

Les informations et témoignages recueillis ont conforté les parties dans l’appréciation que le vote électronique est de nature à améliorer les processus de vote au sein de la Société, en permettant notamment :

de simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,
de faciliter le vote pour les collaborateurs en mission ou en déplacement,
d'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,
d’augmenter le niveau de participation,
d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

En conséquence, les parties signataires ont convenu de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.

CECI EXPOSE, LES PARTIES SONT CONVENUES DE CE QUI SUIT :
Principes généraux

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :

vérifier l’identité des électeurs,
s’assurer de l’intégrité du vote,
s’assurer de l’unicité du vote,
s’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote,
s’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique,
permettre la publicité du scrutin.

Article 1 – Objet et champ d’application

Le présent accord s’applique à l’ensemble des collaborateurs de la Société, ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition de la Société, appelés à voter aux élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.

Article 2 – Définition et choix du moyen de vote électronique

Les parties conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet. Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.

Toutefois, les parties n’excluront pas le recours au vote à bulletin secret sous enveloppe dans les conditions et selon les modalités qui seront prévues dans le protocole d’accord préélectoral. Dans l’hypothèse où cette modalité de vote serait proposée aux électeurs, les parties conviennent qu’elle serait intégralement gérée par le prestataire extérieur.

Article 3 – Modalités de mise en œuvre du vote électronique

3.1. Recours à un prestataire extérieur

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que les élections seront organisées par le « fournisseur prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction. 

La Société prendra contact avec un prestataire spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet (ci-après désigné le                 « Prestataire ») et lui confiera la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les dispositions du présent accord et des articles R. 2314-6 et suivants du Code du travail. Le cahier des charges, annexé au présent accord, sera tenu à la disposition des collaborateurs sur le lieu de travail.

Le prestataire retenu sera indiqué dans le protocole d’accord préélectoral.

3.2. Etablissement des fichiers

Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.

3.3. Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données 

Le système retenu assurera la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».

Le vote émis par chaque électeur sera chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers. Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du Prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

3.4. Cellule d'assistance technique et sécurité

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Elle aura notamment pour mission de :

procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;
contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place. 

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du Prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

3.5. Expertise indépendante et formalités de déclaration 

Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du Code du travail. 

Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.

Conformément à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, à la directive 95/46/CE et au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes à l'égard du traitement des données à caractère personnel, une déclaration de traitement sera effectuée au registre par la Société au titre de la constitution des fichiers électoraux et de candidats. Ce registre est également tenu à la disposition de la Commission nationale de l’informatique et des libertés.
 
3.6. Information et formation au système de vote électronique

La Société mettra en œuvre les moyens destinés à faciliter l’expression, par les collaborateurs, de leurs votes par voie électronique. En particulier, chaque collaborateur disposera d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

En outre, les membres du bureau de vote, ainsi que les observateurs à l’élection professionnelle, bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu. Les membres actuels de la délégation du personnel pourront s’ils le souhaitent demander à la Direction d’assister à ladite formation.

Article 4 – Déroulement des opérations de vote

4.1. Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre de l’élection, les parties engageront une négociation en vue de la conclusion d’un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges.

Le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de la Société.

4.2. Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin

Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée. Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période de vote, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature via tout terminal usuel en se connectant au site de vote. 
Les collaborateurs seront informés, selon les modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins. Ces dates et heures seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord préélectoral.

4.3. Caractéristiques du site de vote 

Le Prestataire assurera la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote. 

Les professions de foi des listes de candidats seront accessibles sur le site de vote. 

Les logos éventuels des listes de candidats seront affichés sur le site de vote. Les formats et poids maximum des logos et professions de foi seront définis dans le protocole d’accord préélectoral. Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le Prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. De plus, des espaces identiques seront réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats.

Pour chaque scrutin, les listes, ainsi que les noms des candidats associés, seront présentées sur une seule et même page, sans défilement.

Le système proposera par défaut le vote pour une liste complète. Le système permettra cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.

4.4. Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra de la part du Prestataire, avant le premier tour des élections :

l'adresse du serveur de vote,
des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe générés de manière aléatoire par le Prestataire, 
la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.

Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence.

L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel et la donnée personnelle définie dans le cadre du protocole d’accord préélectoral.

Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son établissement et collège. L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe.

En cas de perte ou de non réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.
Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation.

4.5. Suivi des opérations de vote

La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.

4.6. Opérations de dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin. 

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement. 

Le dépouillement se fera par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs).

Les membres du bureau de vote signeront les procès-verbaux et la liste d’émargement, avant la proclamation des résultats.

Article 5 – Dispositions finales 

5.1. Durée de l’accord et entrée en vigueur

Le présent accord, conclu pour une durée indéterminée, entrera en vigueur le lendemain des formalités de dépôt. 

5.2. Dépôt et publicité de l’accord

Chaque Organisation Syndicale recevra un exemplaire du présent accord. 

Les formalités de dépôt et de publicité sont réalisées dans les conditions et modalités prévues par le Code du travail en vigueur au jour de signature du présent accord. Ainsi, le présent accord est déposé par la Société sur la plateforme en ligne de téléprocédure. Les pièces accompagnant le dépôt sont également déposées sur ladite plateforme. Un exemplaire du présent accord est également remis au secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes compétent. La Société s’engage, par ailleurs, à publier le présent accord dans la base de données nationale, accessible au grand public.

Enfin, la Société s’engage à respecter par tous moyens ses obligations d’information du personnel. 



5.3. Suivi et révision de l’accord

Pendant sa durée d’application, les parties pourront se réunir pour examiner les modalités d’application du présent accord.

En outre, le présent accord peut faire, à tout moment, l’objet d’une procédure de révision, soit pour résoudre d’éventuelles difficultés concernant l’application de l’accord, soit en cas de modifications légales, règlementaires ou conventionnelles, interprofessionnelles ou de branche, des règles impactant significativement les termes du présent accord. La procédure de révision devra être réalisée dans les conditions et modalités prévues par le Code du travail.

5.4. Dénonciation

Le présent accord conclu pour une durée indéterminée peut être dénoncé à tout moment par tout ou partie des parties signataires en respectant un préavis de trois mois, dans les conditions prévues aux articles L. 2261-9 et suivants du Code du travail. La dénonciation doit être notifiée par la partie auteur de la dénonciation, par lettre recommandée avec demande d’avis de réception, à (aux) l’autre (autres) partie(s) signataire(s) et faire l’objet des formalités de dépôt prévues au Code du travail.

En cas de dénonciation, le présent accord continuera de produire ses effets selon les modalités prévues aux articles L. 2261-10, L. 2261-11 et L. 2261-12 du Code du travail.


Fait à Strasbourg le 7 décembre 2018, en sept exemplaires originaux, dont un pour chacune des parties signataires.

Pour la Direction de la société COSMEUROP,
, en sa qualité de Représentant permanent de la société CLARINS, elle-même présidente de la société COSMEUROP,


Pour l’organisation syndicale FO,
, en sa qualité de déléguée syndicale,



Pour l’organisation syndicaleCGT,
, en sa qualité de déléguée syndicale,



Pour l’organisation syndicaleCFDT,
, en sa qualité de délégué syndical,


Annexe : Cahier des charges