Accord sur le recours au vote électronique pour les élections des membres du Comité Social et Economique d’AGROLAB’S



Entre :

AGROLAB’S dont le siège social est situé 38 Rue de Salers, 15 000 Aurillac représentée par Monsieur GAUZENTES Jean-Vincent, en sa qualité de Directeur Général dûment mandaté à cet effet,

D'une part

Et

L'organisation syndicale CFDT représentée par Mme BAIT Sandrine, en sa qualité de Délégué(e) Syndical(e),

L'organisation syndicale CGT représentée par Mme LASSUS Delphine, en sa qualité de Délégué(e) Syndical(e),

L'organisation syndicale CFE-CGC représentée par Mme NOUVEL Nathalie, en sa qualité de Délégué(e) Syndical(e),

        D'autre part

PREAMBULE

Après consultation et demande d’avis du Comité Social et Economique d’AGROLAB’S lors de la réunion du 24 septembre 2019, l’avis favorable pour l’utilisation du vote électronique comme moyen exclusif de vote aux élections 2019 des représentants du personnel au Comité Social et Economique d’AGROLAB’S a été donné.
Compte tenu de l’organisation du travail en vigueur au sein d’AGROLAB’S, il apparaît à la direction que la mise en place d’un système de vote électronique offre, les meilleures facilités et conditions de participation à un scrutin de désignation des représentants du Personnel au Comité Social et Economique. Par conséquent, la direction a choisi de mettre en place, de manière exclusive de tout autre moyen d’expression, le procédé de vote électronique pour l’élection des représentants du Personnel au Comité Social et Economique, laquelle doit se dérouler au sein d’AGROLAB’S au cours de l’année 2023.
ARTICLE 1 - RESPECT DE LA LOI INFORMATIQUE ET LIBERTES
Pour les seules nécessités des opérations électorales (notamment l'établissement des listes électorales), le service RH du siège social d’AGROLAB’S sera amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d'extraction des fichiers de gestion du personnel de l'entreprise. Dès l'accomplissement de ces formalités, les organisations syndicales en seront informées.



Le système de vote électronique mis en place par le prestataire doit avoir fait l'objet d'une déclaration auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés environ un mois avant l'ouverture du vote. L'accomplissement de ces formalités déclaratives sera communiqué aux organisations syndicales.

ARTICLE 2- MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS ELECTORALES

Parallèlement au présent accord, les parties ont la volonté de signer un protocole d'accord préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote et la répartition des sièges entre les différentes catégories de salariés pour les élections.

Il est précisé que lorsque que le présent accord fait référence au protocole d'accord préélectoral, il faut comprendre qu'il est fait référence au protocole d'accord préélectoral lié aux prochaines élections professionnelles, à savoir de la délégation du personnel du CSE.

Le présent accord sera annexé au dit protocole d'accord préélectoral.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties décident que les élections seront organisées par un « prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction en accord avec les organisations syndicales.



MODALITES DE VOTE

Les parties signataires décident d’adopter un processus de vote par Internet pour la seconde fois à l’occasion du renouvellement des élections professionnelles du CSE d’AGROLAB’S.

Les modalités du vote seront déterminées en lien avec le prestataire choisi et reprises dans le protocole pré-électoral.

MODALITES DES ELECTIONS

Etablissement du fichier des électeurs

A des fins de préparation de l’élection, la Direction établit un fichier des électeurs à partir des listes électorales.

Les listes électorales susmentionnées enregistrent les données suivantes : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège d’appartenance, établissement d’appartenance, adresse postale.

Le fichier des électeurs a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification et de lui faire parvenir ; ce moyen d’authentification lui permettra :
de s’identifier et de prendre part au vote,
de compléter la liste d’émargement.

Les électeurs sont enregistrés sur un support distinct de l‘urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.




Lieux et Temps du Scrutin

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent, pour le premier comme le second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur une journée et ce conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord pré-électoral.

Les dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins seront indiquées dans le protocole d’accord pré-électoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme pendant l’ouverture des scrutins, de n’importe quel terminal Internet (de leur lieu de travail, de leur domicile ou tout autre lieu de leur choix) en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique pourront être contrôlées par les membres du Bureau de Vote et les personnes désignées ou habilitées à assurer le contrôle des opérations électorales.

Le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.

Consultation du nombre de votants :

Pendant le déroulement du scrutin, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin. Pour ce faire, les scrutateurs désignés auront un accès en ligne à une console le permettant de visualiser le taux de participation, en temps réel, et pour chaque scrutin.

Liste d’émargement :

La liste d’émargement enregistre les données suivantes : collège d’appartenance, Nom et Prénom des électeurs ayant voté, heure et date du vote. 

La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du Bureau de Vote et aux membres de la Direction habilités à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

 BULLETINS DE VOTE

Le prestataire assurera la mise en œuvre des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

 LISTE DES CANDIDATS

Les listes de candidats doivent enregistrer les données suivantes : collège d'appartenance, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants et le cas échéant l'appartenance syndicale.

Les listes seront présentées sur un seul et même écran dans l'ordre alphabétique.




Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu'un autre, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d'un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.

Il sera possible d’intégrer les professions de foi des listes sur le site de vote.

ARTICLE 3 - INFORMATION ET ASSISTANCE AUX VOTANTS

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation par les collaborateurs de cette nouvelle technique de vote.

Pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre un correspondant au niveau du service RH du siège social. Une rubrique d’aide et d’explications est également disponible depuis l’interface de vote.


 MODALITES D’ACCES AU SERVEUR DE VOTE

Selon que les modalités d’accès soient adressées par courrier ou par mail : 

Chaque électeur recevra, avant le vote, par courrier papier à son domicile, précisant l’adresse électronique permettant l’accès au site de vote, ainsi que ses codes d’accès, générés de manière aléatoire par le prestataire, sur un site sécurisé.

L’identifiant, ainsi que le code confidentiel, seront également valables en cas de second tour.

Une fois connecté, l’électeur pourra procéder aux votes. Les listes correspondant à son collège lui seront proposées, pour les titulaires et pour les suppléants. Son vote devra être confirmé par la saisie du code confidentiel. Il pourra alors procéder à son choix. Chaque vote doit être validé par la saisie du code confidentiel.

La confirmation du vote vaut signature de la liste d’émargement dès réception du vote dans l’urne électronique.

Les codes de vote fournis à l’électeur permettent de garantir l’unicité du vote.

En cas de perte ou d'oubli des codes, après que l'électeur se soit identifié, le prestataire lui adressera de nouveaux codes soit à une adresse mail professionnelle ou personnelle (communiquée par l'électeur).


GARANTIE DE CONFIDENTIALITE DU VOTE ET STOCKAGE DES DONNEES PENDANT LA DUREE DU SCRUTIN

Afin de répondre aux exigences posées par l’article R. 2314-7 du code du travail, le flux du vote et les éléments d’identification de l’électeur seront séparés.








Le vote de l’électeur sera crypté et stocké, dans cet état, dans une urne électronique dédiée sans aucun lien avec le fichier d’émargement des votants. Cette urne est hébergée par le prestataire. Le processus mis en œuvre par le prestataire garantit le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.
Par ailleurs, conformément à la recommandation de la Cnil du 25 avril 2019, tous les fichiers supports doivent être conservés par le prestataire sous scellés jusqu'à l'épuisement des voies et délais de recours contentieux. À l'issue des délais, si aucune action contentieuse n'a été engagée, il est procédé à la destruction des documents sous le contrôle de la commission électorale.
Les fichiers supports comprennent la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

ARTICLE 4 - DEPOUILLEMENT – PROCES-VERBAUX – RESULTATS 
A l'heure de clôture du scrutin, le site de vote n'est plus accessible aux électeurs. Les opérations de dépouillement seront effectuées dans les bureaux de vote, sous l'autorité du président du bureau, avec la présence obligatoire des assesseurs, des délégués de liste et de l'employeur ou son représentant.
Le mode électronique permet d'obtenir les résultats de manière quasi instantanée.
Le président introduit ses codes sécurisés délivrés par le système et les assesseurs les leurs selon une procédure assimilable aux urnes à double cadenas.
Le dépouillement s'effectue dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants. Les attributions des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.
Ainsi, dans chaque bureau de vote, il est procédé au décompte des voix et au report de ces résultats sur un formulaire électronique conforme aux modèles Cerfa en vigueur. 

Le président du bureau de vote vérifie l'exactitude des procès-verbaux pré-remplis, indique la mention « élu » devant le nom du candidat élu et les signe.

Les autres membres du bureau de vote signent également les formulaires précités.

ARTICLE 5 - DUREE, DEPOT ET PUBLICITE DE L’ACCORD



 DUREE DE L’ACCORD

L’accord est conclu pour une durée déterminée de quatre années, correspondant à la durée des mandats des membres du CSE.








 ADHESION

Conformément à l’article L. 2261-3 du Code du travail, toute organisation syndicale de salariés représentative dans l’entreprise, qui n’est pas signataire du présent accord, pourra y adhérer ultérieurement.
L'adhésion produira effet à partir du jour qui suivra celui de son dépôt au greffe du conseil de prud'hommes compétent et à la Direction Régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (DREETS).
Notification devra également en être faite, dans le délai de huit jours, par lettre recommandée, aux parties signataires.
 REVISION DE L’ACCORD
L’accord pourra être révisé dans les conditions prévues à l’article L. 2261-7-1 du Code du travail, par la Direction ou l’une des parties habilitées.
 DEPOT DE L’ACCORD

Le présent accord sera déposé, à la diligence de l’employeur, sur la plateforme de téléprocédure « TéléAccords ».

Le présent accord sera également déposé, en un exemplaire original, auprès du secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes du siège social d’AGROLAB’S.

Fait à Aurillac, le 08/09/2023

En 8 exemplaires originaux

Pour le syndicat CFDT			 	Pour AGROLAB’S
Madame BAIT Sandrine			 	Monsieur GAUZENTES Jean-Vincent




Pour le syndicat CGT
Madame LASSUS Delphine





Pour le syndicat CFE-CGC
Madame NOUVEL Nathalie