ACCORD SUR L’ADOPTION DU SYSTÈME DE VOTE ÉLECTRONIQUE POUR LES ÉLECTIONS PROFESSIONNELLES DU CSE AU SEIN D’OTV UES

Entre d’une part,
Les sociétés de l’UES OTV (VWS Support, OTV International, OTV et Solys) – 1 place Montgolfier 94417 Saint Maurice Cedex – représentées par Monsieur XXXXXXXXXX, Directeur des Ressources Humaines.

Et d’autre part,
Les Organisations Syndicales Représentatives suivantes :
CFDT  :    représentée par Monsieur XXXXXXXXXX, Délégué syndical,
CGT    :  représentée par Monsieur XXXXXXXXXX, Délégué syndical,
FO     :  représentée par Monsieur XXXXXXXXXX, Délégué syndical,
UNSA  :     représentée par Monsieur XXXXXXXXXX, Délégué syndical.


Il a été convenu d’établir par le présent accord la mise en place d’un système de vote électronique pour les élections des membres de la délégation du personnel du Comité social et économique (CSE) au sein de l’X.


PREAMBULE

L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.
Les articles R2314-5 et suivants du Code du travail précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du Comité social et économique.
La délibération n°2019-053 du 25 avril 2019 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique.

Dans ce cadre, les Parties signataires ont étudié l’opportunité de recourir au vote électronique pour organiser les élections professionnelles, comme elles ont déjà eu l’occasion de l’utiliser pour les précédentes élections.

Les informations recueillis ont conforté les Parties dans l’appréciation que le vote électronique est de nature à améliorer les processus de vote au sein de l’Entreprise, en permettant notamment :
de simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,
de faciliter le vote pour les salariés en mission, en déplacement, ou en congés
d'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes.

En conséquence, les parties signataires ont convenu de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.


ARTICLE 1 : PRINCIPES GÉNÉRAUX

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.
Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :
Vérifier l’identité des électeurs,
S’assurer de l’intégrité du vote,
S’assurer de l’unicité du vote,
S’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote,
S’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique,
Permettre la publicité du scrutin.


ARTICLE 2 : OBJET ET CHAMP D’APPLICATION

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de l’X, ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition de l’entreprise, appelés à voter à l’élection professionnelle des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.


ARTICLE 3 : DÉFINITION ET CHOIX DU MOYEN DE VOTE ÉLECTRONIQUE

Les Parties conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet.
Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.


ARTICLE 4 : MODALITES DE MISE EN OEUVRE DU VOTE ÉLECTRONIQUE 

4.1 Recours à un prestataire extérieur

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les Parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que les élections seront organisées par le « fournisseur prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction. 
L’Entreprise prendra contact avec un prestataire spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet (ci-après désigné le « Prestataire ») pour lui confier la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les dispositions du présent accord et des articles R. 2314-6 et suivants du Code du travail. 
Le cahier des charges sera tenu à disposition des salariés dans l’Intranet de l’Entreprise.

Le Prestataire retenu sera indiqué dans le protocole d’accord préélectoral.

4.2 Etablissement des fichiers

Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.
4.3 Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données 

Le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celle des fichiers constitués pour établir les listes électorales, des collèges électoraux ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés «fichier des électeurs» et «contenu de l'urne électronique». 

Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers. 

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du Prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

 4.4 Cellule d'assistance technique et sécurité

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Elle aura notamment pour mission de :
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;
Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place. 

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du Prestataire chargés de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

4.5 Expertise indépendante et formalités de déclaration 

Depuis le 25 mai 2018, les dispositifs de vote électronique n'ont plus à être déclarés à la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL).

Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du code du travail. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la CNIL.

Conformément aux dispositions relatives à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel (RGPD), une déclaration de traitement sera effectuée au registre des activités de traitement par l’Entreprise au titre de la constitution des fichiers électoraux et de candidats.

4.6 Information des salariés et formation

L’Entreprise met en œuvre les moyens destinés à faciliter l’expression, par les salariés, de leurs votes par voie électronique. 
En particulier, chaque salarié dispose d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. 
De plus, les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu.


ARTICLE 5 : DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE

5.1 Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre de chaque élection, l’Entreprise engagera une négociation en vue de la conclusion d’un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges pour les élections.
Le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’Entreprise.

5.2 Caractéristiques du site

Le Prestataire assurera la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes des candidats et des bulletins de vote.

Les professions de foi des listes de candidats seront accessibles sur le site de vote. Les logos éventuels des listes de candidats seront affichés sur le site de vote. Les formats et poids maximum des logos et professions de foi seront définis dans le protocole d’accord préélectoral.
Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le Prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères et de la police de caractères. De plus, des espaces identiques seront réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats.
Pour chaque élection, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement).
Le système proposera par défaut le vote pour les listes complètes. Le système permettra de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.

5.3 Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra de la part du Prestataire, avant le premier tour des élections à l’aide de canaux différents :
son identifiant personnel de connexion par un premier canal,
son mot de passe personnel de validation du vote par un second canal,
l'adresse de connexion au site de vote,
la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.

Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence.

L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel ainsi qu’une donnée de connexion définie dans le protocole d’accord préélectoral.
Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son établissement et collège.
L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe personnel.

En cas de perte ou de non réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.

Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation.

5.4 Modalités relatives à l’ouverture et à la clôture du scrutin

Le vote électronique se déroulera, pour chaque scrutin, pendant une période délimitée.
Les électeurs seront informés, selon les modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures d’ouverture et de clôture des scrutins. 
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment entre l’ouverture et la clôture du scrutin de leur lieu de travail, de leur domicile, de leur lieu de mission ou de villégiature via tout terminal usuel en se connectant au site de vote.

5.5 Suivi des opérations de vote

La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.
Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.


5.6 Opérations de dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôlent la fermeture du scrutin.  Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement. 
Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote.
Les membres du bureau de vote éditent et signent les procès-verbaux et la liste d’émargement avant la proclamation des résultats.

ARTICLE 6  – ENTRÉE EN VIGUEUR, DURÉE ET COMMUNICATION DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée à compter de sa date de conclusion. Il est communiqué à l’ensemble des salariés par courrier électronique lors de son entrée en vigueur. Il sera disponible sur l’Intranet de l’Entreprise qui est accessible à tout salarié ou sur demande auprès de la DRH.

ARTICLE 7  – REVISION ET DENONCIATION

Le présent accord pourra être révisé par un avenant à tout moment par l’employeur et les organisations syndicales représentatives en respectant la procédure prévue respectivement par les articles L. 2222-5, L. 2261-7-1, L. 2261-8, L2261-9,10,11,13 du Code du travail. Toute demande de révision sera notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des Parties Signataires du présent accord. Les dispositions faisant l’objet de la demande de révision continueront à s’appliquer jusqu’à la date d’entrée en vigueur de l’avenant.
Le présent accord pourra être dénoncé en respectant un préavis de trois mois conformément aux dispositions des articles L. 2222-6, L. 2261-9 et suivants du Code du travail. La dénonciation sera notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des Parties Signataires du présent accord, accompagnée des motifs qui la poussent à cette décision. Il pourra également être mis en cause dans les conditions prévues à l’article L.2261-14 du Code du travail.

ARTICLE 8 : DEPOT ET PUBLICITE DE L’ACCORD

Dès sa conclusion, le présent accord sera déposé, à la diligence de l’entreprise, sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail. Un exemplaire papier sera adressé au secrétariat du greffe du Conseil de Prud’hommes de Créteil par lettre recommandé avec accusé de réception.
Fait à Saint-Maurice, le 17 novembre 2022 par signature électronique répondant aux exigences du règlement européen n°910-2014 et de l’article 1367 du code civil.



Pour les sociétés de OTV UES
Le DRH
Monsieur XXXXXXXXXX




Pour la CFDT	                  Pour la CGT    	              Pour FO                           Pour UNSA
Le Délégué Syndical       Le Délégué Syndical          Le Délégué Syndical         Le Délégué Syndical
XXXXXXXXXX	XXXXXXXXXX	XXXXXXXXXX	XXXXXXXXXX