Accord relatif à l’adaptation des modalités des réunions des représentants du personnel
pour favoriser la qualité de vie au travail et renforcer la responsabilité environnementale des acteurs du dialogue social


Entre :
Les sociétés de l’UES-TT :
La société Randstad, 
La société GRF,
La société SELECT TT,
Les sociétés du Groupe Atoll :
La société Atoll
La société Alp’Emploi
La société Atout TT
La société Internim
La société Atrium
La société Arve Interim
La société Ainterim
La société Interim 31
La société Interim d’Oc

représentées par xxxxxxxxxxxxxxxx, Directrice Générale Déléguée en charge des Ressources Humaines du Groupe Randstad France dont le siège est situé 276 ave du Président Wilson-93200 Saint-Denis, dûment mandatée par les représentants légaux desdites sociétés,

Et les organisations syndicales suivantes : 
CFDT représentée par sa Déléguée Syndicale Centrale, xxxxxxxxxxxxxxxx
CFE-CGC représentée par son Délégué Syndical Central, xxxxxxxxxxxxxxxx
CFTC représentée par sa Déléguée Syndicale Centrale, xxxxxxxxxxxxxxxx
CGT GRF représentée par sa Déléguée Syndicale Centrale, xxxxxxxxxxxxxxxx

Préambule
Compte tenu de l’éloignement géographique entre le domicile des représentants du personnel (s’entend par porteurs de mandat(s) internes électif(s) et/ou désignatif(s) au sein de l’UES TT) et le lieu où se tiennent les réunions à l’initiative de la Direction, de l’essor de la digitalisation du dialogue social, et des impératifs écologiques liés à la préservation de l’environnement, la Direction et certaines organisations syndicales ont souhaité engager des discussions pour faire évoluer les modalités d’organisation et de tenue des réunions des représentants du personnel avec la Direction. 
Ces discussions se sont également inscrites dans une volonté première et partagée d’améliorer l’articulation des temps d’exercice du ou des mandat(s) de représentation du personnel exercés au sein de l’UES TT avec les temps de vie privée (vie familiale / vie personnelle), dont doit disposer chaque représentant du personnel au sein de l’UES TT. 
C’est donc dans l’objectif constant d’améliorer la conciliation des impératifs de l’agenda social et ceux tenant à la Qualité de Vie au Travail, et qui s’inscrit de surcroît dans une démarche de responsabilité environnementale des acteurs du dialogue social au sein de l’UES TT, que les partenaires sociaux et la Direction ont convenu sur le fondement des articles L. 2315-2 et L. 2222-3 et suivants du Code du travail des dispositions suivantes :

Article 1/ Le recours à la visioconférence « par alternance »
La notion “d’alternance” est définie selon les modalités précisées à l’annexe 1 du présent accord (cf article 1.2).
Au cours de la crise sanitaire liée à l’épidémie de COVID-19, les modalités d’organisation des réunions ont été adaptées afin d’assurer la poursuite du dialogue social, tout en préservant la santé et la sécurité des représentants du personnel et ce, en application des mesures gouvernementales. Les réunions avaient ainsi été organisées en distanciel.  
Grâce à la visioconférence, les liens entre la Direction et les représentants du personnel ont été maintenus et toutes les instances représentatives du personnel ont pu continuer à fonctionner. 
Fortes de cette expérience passée et au regard de l’intérêt de ce mode d’organisation en termes d’articulation de l’exercice du/des mandat(s) avec la vie privée (vie familiale / vie personnelle) des représentants du personnel, de l’intérêt écologique (diminution des déplacements notamment au moyen de véhicules personnels thermiques) et de l’intérêt en termes de prévention du risque routier manifestes, les parties conviennent de recourir davantage aux réunions en visioconférence. 
Afin de tenir compte des différences statutaires entre les représentants du personnel intérimaires hors contrat de travail, et les représentants du personnel permanents et intérimaires sous contrat de travail, les parties conviennent de mettre en place une organisation par « alternance » des réunions (en présentiel / en distanciel). 
Les réunions concernées par l’organisation « en alternance »  
Sont concernées par cette organisation « en alternance », les réunions suivantes :
- les réunions de négociation collective avec les organisations syndicales et les réunions de commission de suivi des accords qui en prévoient
- les réunions ordinaires et extraordinaires des 9 CSE de l’UES TT et de ses commissions dont la Direction a la présidence
- les réunions de représentants de proximité
- les réunions ordinaires et extraordinaires de CSEC UES TT et de ses commissions dont la Direction a la présidence
les participants à l’ensemble de ces réunions sus mentionnées étant conviés à l’initiative de la Direction.
Les modalités des réunions concernées par l’organisation « en alternance » 
L’annexe 1 fixe les modalités organisationnelles des réunions en présentiel ou en distanciel sur l’année civile.
S’agissant des réunions de négociation collective avec les organisations syndicales, il est précisé que la réunion d’ouverture (première réunion) et la réunion de clôture (dernière réunion) de la négociation ont lieu en présentiel, la ou les réunions intercalaires de négociation ont lieu en distanciel.
Si au regard du calendrier tel que fixé à l’annexe 1, deux réunions devaient se tenir le même jour au sein d’un même établissement, l’une en distanciel, l’autre en présentiel, alors les deux réunions devront se tenir en présentiel.   
Les participants ponctuels aux réunions des CSE et CSEC et les assistants aux commissions dont la Direction a la présidence
Dans le cadre des réunions en présentiel de CSE, de CSEC et de leurs commissions dont la Direction a la présidence, les participants ponctuels de la Direction en CSE et CSEC ainsi que les assistants du Président aux dites commissions y assisteront également en présentiel dès lors qu’ils sont amenés à participer à ladite réunion dans son intégralité. A contrario (lorsque leur présence n’est pas prévue sur l’intégralité de la réunion), ils pourront y assister en distanciel. Ces mêmes dispositions s’appliquent pour les invités à l’initiative du CSE et du CSEC. 
 
1.4 L’information des représentants du personnel quant aux modalités de tenue des réunions
Au-delà de l’annexe 1 qui permet d’organiser le principe de « l’alternance » de la visioconférence, les représentants du personnel seront aussi informés du mode d’organisation de la réunion (en présentiel/en distanciel) par le biais de la convocation qui leur sera communiquée par la Direction suivant les modalités d’envoi habituelles ainsi que par le biais du calendrier semestriel de tenue des réunions qui se tiennent  en central, à savoir réunions du CSEC et de ses commissions, réunions de négociation, réunions des commissions de suivi des accords qui en prévoient.  
En cas de réunion en distanciel, les liens de connexion figureront sur la convocation pour permettre à chacun de se connecter au dispositif.  
1.5  L’envoi de documents dans le cadre de réunion de négociation ou de commissions de suivi
Lorsqu’en vue d’une réunion de négociation ou de commission de suivi des accords, des documents sont à communiquer aux partenaires sociaux, cet envoi se fera au moins 7 jours ouvrés avant sa tenue, à l’exception des réunions qui se succèderaient dans un délai inférieur ou égal à 15 jours calendaires. Dans ce cas les documents devront être envoyés dans la mesure du possible 3 jours ouvrés avant la tenue de la réunion.

1.6  Les dispositifs techniques des réunions en distanciel
Les dispositifs techniques mis en œuvre (google meet / zoom notamment) permettent de garantir l’identification des participants à la réunion et leur participation effective, en assurant la diffusion continue et simultanée du son et de l’image des discussions. Ce dispositif permet également une diffusion du son d’une qualité suffisante pour que chaque participant puisse entendre et être entendu. 
Afin de permettre une bonne répartition de la prise de parole entre les participants et le bon déroulement des réunions, les parties conviennent d’utiliser l’option « lever la main » proposée par le dispositif de visioconférence.
Dans le cadre des réunions plénières de CSE, CSEC ou de leurs commissions dont la Direction a la présidence, le recours à la visioconférence ne fait pas obstacle à la tenue de suspensions de séance que celles-ci soient à l’initiative de la Direction ou bien de celle des membres de l’instance ou de la commission. La Direction se déconnectera alors totalement de la visioconférence (son et image) sachant par ailleurs que les dispositifs techniques des réunions à distance rappelés plus haut offrent la possibilité de créer des « salons privés virtuels ». 

1.7   Le dispositif de vote à bulletin de secret dans le cadre des réunions en distanciel CSE et CSEC
Lorsqu’il est procédé à un vote à bulletin secret, la Direction met en place un dispositif technique garantissant le respect des dispositions de l’article D. 2315-1 du Code du travail. 
La solution de vote à distance retenue à la date de signature de l’accord, Visiovote de la société Voxaly Docaposte, est conforme aux exigences de la CNIL en matière de sécurité, d’anonymat et de RGPD (annexe 2).
Il assure ainsi la confidentialité des données transmises (l’identité de l’électeur ne peut à aucun moment être mise en relation avec l’expression de son vote) et la sécurité de l’envoi des moyens d’authentification de l’émargement de l’enregistrement et du dépouillement des votes (cf annexe 3).
La référence à Visiovote apparaîtra dès lors sur les convocations aux réunions de CSE et CSEC. 

1.8   La prise en charge des frais du déjeuner lors des réunions en distanciel
La Direction prendra en charge les frais de repas correspondant au déjeuner pris lors d’une réunion tenue en distanciel se déroulant effectivement sur une journée débutant le matin et se finissant dans l’après-midi et incluant une pause déjeuner. 
Ces frais seront remboursés conformément aux règles internes applicables dans l’entreprise.    

Article 2. Les temps de réunion à l’initiative de la Direction
Article 2.1 Limitation du temps des réunions ordinaires et extraordinaires de CSE et CSEC UES TT et des réunions de négociation : 
Afin de préserver les équilibres des temps de vie des participants aux réunions, les parties conviennent qu’une réunion ordinaire ou extraordinaire de CSE ou de CSEC de l’UES TT à l’initiative de la Direction ainsi que les réunions de négociation ne peuvent excéder une limite de 8H sur une même journée pause déjeuner comprise. Si des réunions devaient se succéder sur une même journée, la durée totale de ces réunions ne devra pas excéder la limite de 8 heures. 
S’agissant des réunions ordinaires ou extraordinaires des CSE et CSEC, dans l’éventualité où l’ordre du jour n’aurait pas pu être traité dans son intégralité dans le temps imparti et dédié (soit la limite de 8 heures sur une seule et même journée), la réunion pourra se poursuivre au plus tard dans les 2 jours ouvrés suivants. La poursuite et la fin de cette réunion se tiendra alors en distanciel, peu important qu’elle ait commencé en distanciel ou en présentiel. Dans ce cadre, les dispositions prévues à l’article 2.2. ne trouveront pas à s’appliquer. 

2.2 Temps « au forfait » des réunions se tenant en distanciel pour les CSE,  CSEC UES TT, commissions dont la Direction assure la présidence, et représentants de proximité, et pour une réunion de négociation par thème de négociation hors NAO 
Compte tenu du fait que les représentants du personnel peuvent être, suivant leur statut, mensualisés ou non, les parties conviennent de forfaitiser les temps de réunions pour celles qui se tiennent en distanciel. 
Un forfait de 8 heures est attribué aux réunions en distanciel suivantes : 
Réunions ordinaires du CSE en distanciel
Réunions extraordinaires du CSE à l’initiative de la direction en distanciel
Réunion de la commission des résultats opérationnels (R2) en distanciel
Réunions ordinaires de la CSSCT en distanciel

Réunions ordinaires du CSEC en distanciel
Réunions extraordinaires du CSEC à l’initiative de la direction en distanciel
1 réunion CSSCTC (R2) en distanciel
Réunions de la commission économique et stratégique en distanciel

Réunions des représentants de proximité en distanciel

1 Réunion de négociation par thème de négociation hors NAO et au choix de la direction en distanciel


Ce forfait de 8 heures, attribué pour chacune de ces réunions organisées en distanciel, est exclusif de toute autre activité professionnelle et/ou de représentation du personnel exercée au sein et pour le compte de l’UES TT. 
Un forfait de 4 heures est attribué aux réunions en distanciel suivantes : 
Réunions extraordinaires de la CSSCT à hauteur de 5 réunions extraordinaires par an en distanciel (2 réunions à l’initiative de la direction, 3 réunions à l’initiative des membres de la CSSCT) 
Ce forfait de 4 heures attribué pour chacune de ces réunions organisées en distanciel, est exclusif de toute autre activité professionnelle et/ou de représentation du personnel exercée au sein et pour le compte de l’UES TT.
Ces forfaits de 8 heures et de 4 heures s’appliquent peu important la durée effective de réunion organisée en distanciel. Il est dès lors rappelé que la prise en charge des temps de réunion tels que prévus par l’accord collectif relatif au CSE du 29/08/2019 et par le protocole d’accord relatif au CSEC du 03/07/2020 ne s’applique que pour les réunions en présentiel. 

Article 3. Moyens organisationnels attribués aux organisations syndicales représentatives dans au moins un établissement de l’UES TT et à leurs représentants
Des moyens sont attribués aux organisations syndicales représentatives dans au moins un établissement de l’UES TT sous la forme d'une enveloppe globale de 4000 heures pour une année civile complète rémunérées au taux horaire normal pour chacun des bénéficiaires non reportable d’une année sur l’autre, et non mutualisable entre organisations syndicales représentatives dans au moins un établissement de l’UES TT et entre représentants du personnel d’une même organisation syndicale représentative dans  au moins un établissement de l’UES TT. 

Il ne sera pas fait application d’un prorata à la date de signature du présent accord. 

Cette enveloppe globale de 4000 heures est à répartir entre les organisations syndicales représentatives dans au moins un établissement de l’UES TT suivant leur taux de représentativité sur le périmètre de l’UES TT tel qu’il est issu du 1er tour des élections professionnelles de l’UES TT du Groupe Randstad en France de 2019/2020.


Détail de l’enveloppe revenant à chacune des organisations syndicales représentatives dans au moins un établissement de l’UES TT pour une année complète : 



Ces moyens octroyés à chacune des organisations syndicales représentatives dans au moins un établissement de l’UES TT sont destinés à couvrir globalement et forfaitairement :
- le temps de préparation des réunions de négociation auxquelles participent leurs représentants, 
- le temps de déplacement exposés par leurs représentants employés sous contrat de travail au sein de l’UES TT pour les besoins des réunions d’instances élues et/ou de négociation organisées à l’initiative de la Direction, qui ont lieu en présentiel, et qui ne seraient pas effectués sur le temps de travail.  

Il revient, par conséquent, à chaque organisation syndicale représentative dans au moins un établissement de l’UES TT par l’intermédiaire de son Délégué Syndical Central ou de son représentant syndical pour les organisations syndicales non représentatives au niveau de l’UES TT le soin de déclarer les heures ainsi allouées pour le compte de ses représentants du personnel permanents, intérimaires et CDI I, élus et/ou désignés.

Cette déclaration se fait par le biais de l’outil informatique de gestion des heures de délégation. 


Article 4. Durée de l’accord 

Le présent accord est conclu à durée indéterminée. 
Il entrera en vigueur à compter du lendemain de son dépôt auprès de la DREETS. Il se substitue de plein droit à toutes autres mesures, accords (l’article 5.11 de l’accord relatif au CSE du 29/08/2019 et l’article 20 du protocole relatif au CSEC du 03/07/2020) et usages ayant le même objet.

Article 5. Révision de l’accord
Pendant sa durée d'application, le présent accord peut être révisé dans les conditions légales en vigueur et notamment en cas d’évolution législative sur la visioconférence des réunions avec les représentants du personnel.
Les dispositions de l'avenant de révision se substitueront de plein droit à celles de l'accord qu'elles modifieront, soit à la date qui aura été expressément convenue soit, à défaut, à partir du lendemain de son dépôt.

Article 6. Notification et dépôt de l’accord
Après signature, la Direction notifiera aux organisations syndicales représentatives le présent accord par courrier recommandé avec accusé de réception. 

Le présent accord sera déposé :
sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail (‘“TéléAccords”). A ce dépôt, sera jointe une version anonymisée de l'accord aux fins de publication sur le site Légifrance. 
un exemplaire original au conseil des Prud’hommes de Bobigny

Un exemplaire signé sera remis à chaque organisation syndicale et l’accord sera mis en ligne sur le site intranet du groupe. 
Fait à Saint Denis la Plaine, le 18 juillet 2022

Pour les Directions des sociétés de l’UEST TT, 
xxxxxxxxxxxxxxxx 
Directrice Générale en charge des ressources humaines


Pour la CFDT : xxxxxxxxxxxxxxxx


Pour la CFE CGC : xxxxxxxxxxxxxxxx




ANNEXE 1 :
ANNEXE  2






ANNEXE  3