ACCORD PORTANT SUR LE CADRE EXPERIMENTAL DU TELETRAVAIL
A L'ARS AUVERGNE-RHONE-ALPES

La direction et les organisations syndicales représentatives de l'Agence ont la volonté d'améliorer la qualité de vie et les conditions de travail et de favoriser un meilleur équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle des agents.

Cet accord vise à garantir que le télétravail soit réalisé dans l'intérêt commun des agents et de l'ARS en permettant de moderniser les pratiques managériales et organisationnelles.

Il s'inscrit par ailleurs pleinement dans la démarche de responsabilité sociétale de l'Agence.

OBJECTIFS

S'agissant d'une démarche nouvelle, les parties conviennent de fixer par cet accord les principes de développement du télétravail et d'en évaluer les conséquences sur les modes d'organisation du travail à l'Agence.

Les dispositions contenues de cet accord sont spécifiques à la période d'expérimentation et ne préjugent pas d'un éventuel accord définitif sur le télétravail à l'Agence.

Il est convenu que le nombre maximum d'agents pouvant entrer dans le cadre de cette expérimentation s'élève 76 agents volontaires auxquels s'ajoutent les agents déjà placés en télétravail pour raisons médicales (soit 20 agents – situation au 1er janvier 2018).

TEXTES DE REFERENCE

Accord interprofessionnel national du 19 juillet 2005 sur le télétravail

Loi n°2012-347 du 12 mars 2012 relative à l'accès à l'emploi titulaire et à l'amélioration des conditions d'emploi des agents contractuels de la Fonction Publique, à la lutte contre diverses discriminations et portant diverses dispositions relatives à la Fonction Publique

Loi n°2012-387 du 22 mars 2012 relative à la simplification du droit 

Décret n°2016-151 du 11 février 2016 relatif aux conditions et modalités de mise en œuvre du télétravail dans la Fonction Publique et la magistrature

Code du travail : articles L1222-9 à L1222-11

Protocole d'Accord UCANSS relatif au travail à distance signé le 28 novembre 2017 (en attente d'agrément)

Article 1 – Champ d'application 

Le présent accord s'applique à l'ensemble des personnels de l'Agence, quel que soit leur statut, à l'exception des stagiaires non fonctionnaires, des bénéficiaires d'un contrat d'avenir et des apprentis.

Article 2 - Définitions

1-1 Définition du télétravail 

Le télétravail s'entend d'une forme d'organisation du travail volontaire et régulière qui consiste à exercer tout ou  partie de ses tâches professionnelles à distance, hors des locaux de l'Agence, en utilisant les technologies de l'information et de la communication. 

Dans le cadre de la présente expérimentation, le télétravail se déroulera au domicile de l’agent. Le domicile s'entend comme un lieu de résidence habituelle en France sous la responsabilité pleine et entière du travailleur.

Le présent accord vise ainsi les situations de télétravail pendulaire dans lesquelles un agent exécute en partie son travail à son domicile en utilisant les technologies de l’information et de la communication selon les modalités définies par l’accord.

L'accord ne s'applique pas en cas de :
déclenchement du Plan de Continuité de l'Activité ;
rappel des agents pour gestion de crise sanitaire exceptionnelle ;
horaires de période d'astreinte.

1-2 Définition d’un télétravailleur

On entend par télétravailleur, au sens du présent accord, tout agent de l’ARS qui alterne son travail à l'Agence et à son domicile dans les conditions définies ci-après.

Article 3 – Principes de l’organisation du télétravail

3-1 Principe du volontariat

La participation à l’expérimentation du télétravail revêt un caractère volontaire. L'initiative de la démarche revient à l'agent.

Le télétravail ne peut être imposé par l'Agence et réciproquement, celui-ci ne peut être obtenu par l'agent sans l'accord de la direction.
Tout refus de la direction doit être motivé.

3-2 Préservation du lien avec l’ARS

Afin de maintenir un lien suffisant entre l’agent et l’ARS et de faciliter l’organisation du travail dans l’unité de travail, une présence dans l’agence de 3 journées hebdomadaires est attendue de la part du télétravailleur. 

L’agent exerce ainsi alternativement son activité professionnelle à domicile en situation de télétravail par journée entière à raison de 2 journées maximum par semaine et dans l’agence le reste de la semaine. 

Il peut y être dérogé dans les conditions visées à l’article 9.

3-3 Période d’adaptation et réversibilité permanente

3.3.1 Période d’adaptation 

Afin de permettre à l’agent et à l’ARS de s’assurer que le télétravail correspond à leurs attentes, il est prévu une période dite d’adaptation d'une durée de trois mois.

Durant la période d'adaptation, chacune des parties est libre de mettre fin au télétravail moyennant le respect d’un délai de prévenance de quinze jours. Ce délai pourra être réduit d'un commun accord.

Quinze jours avant l'arrivée du terme de la période d'adaptation, le responsable hiérarchique organise un entretien avec l'agent en télétravail afin d'effectuer un bilan et d'apprécier la poursuite ou non du télétravail. Cet entretien fait l'objet d'un compte rendu transmis à la DDRH pour suivi de la convention d'expérimentation. 

3.3.2 Réversibilité à l’issue de la période d’adaptation

Au-delà de la période d'adaptation, l’accord de télétravail reste réversible à la demande expresse motivée de l’agent ou de son responsable hiérarchique sous réserve de respecter un préavis de un mois pour la Direction et quinze jours pour l'agent.

La DDRH instruira une telle demande de sortie du cadre expérimental afin d'identifier les éventuels points de blocage et de proposer des solutions d'évolution du dispositif. 

Si, à l'issue de cette instruction et des mesures proposées, l'agent ou le supérieur hiérarchique confirment leur volonté de sortir du dispositif, il sera mis fin au télétravail avec retour de l’agent sur son site d’affectation et dans son équipe de travail, dans les conditions antérieures à la mise en place du télétravail. 

3.3.3 Situation en cas de changement de fonctions ou de domicile

La poursuite du télétravail sur la durée de l'expérimentation en cas de changement de fonctions ou de domicile est subordonnée à l’accord des deux parties.

Article 4 – Conditions de mise en place du télétravail

4-1 Conditions d’accès au télétravail

Les parties souhaitent que, par principe, tous les agents puissent être éligibles à cette modalité d'organisation du travail. 

Cependant, compte tenu de leurs spécificités, certaines activités ou tâches de la fiche de poste de l'agent ne peuvent rentrer dans le cadre du présent dispositif : activités qui par nature requièrent d'être exercées physiquement dans les locaux de l'agence, ou qui répondent à des conditions particulières d'exercice.

Ainsi, sont exclues a priori les activités suivantes :
activités nécessitant d’assurer un accueil ou une présence physique dans les locaux de l’agence, auprès de tous types d’usagers ;
activités nécessitant une présence physique dans les locaux de l’agence pour les missions de gestion de crise et d’alerte ;
transport des personnes;
opérations de logistique, maintenance du matériel;
accomplissement de travaux portant sur des documents confidentiels ou des données à caractère sensible, dès lors que le respect de la confidentialité de ces documents ou données ne peut être assuré en dehors des locaux de travail ;
accomplissement de travaux nécessitant des impressions ou manipulations en grand nombre ;
accomplissement de travaux nécessitant l’utilisation de logiciels ou applications faisant l’objet de restrictions d’utilisation à distance, ou l’utilisation de matériels spécifiques ;

L'inéligibilité de certaines activités au télétravail, si celles-ci ne constituent pas la totalité des activités exercées par l'agent, ne s'oppose pas à la possibilité pour l'agent d'accéder au télétravail dès lors qu'un volume suffisant d'activités télétravaillables peuvent être identifiées et regroupées.

Agents éligibles pour participer à l'expérimentation du télétravail :

Par ailleurs, pour être retenu dans le cadre expérimental du télétravail, tout agent concerné par le présent accord doit répondre aux conditions suivantes :
Avoir, sauf circonstances particulières, au minimum 6 mois d'ancienneté dans son poste afin de garantir une réelle autonomie dans la tenue de l'emploi ;
Exercer son activité à temps plein ou à temps partiel pour une durée de travail correspondant au moins à 80% d'un travail à temps plein afin de respecter l'exigence d'une présence de 3 jours par semaine à l'Agence.

D'une manière générale, le télétravail n'est compatible qu'avec des activités pouvant être exercées par des agents de manière autonome. Le manager doit pouvoir contrôler l'activité du télétravailleur, comme celle de tout agent travaillant sur site, avec tous les outils de pilotage et de communication à sa disposition.

Particularité du télétravail le mercredi :
Les situations de télétravail le mercredi sont contingentées de manière indicative. Elles ne pourront pas excéder 20% des cas de télétravail prévus par ladite expérimentation (comprenant les situations de télétravail pour motifs médicaux).
Si l'instruction des demandes démontre que ce contingent devient bloquant, il pourra être dépassé sur proposition de la DDRH.  


4-2 Procédure d’accès au télétravail

L’agent répondant aux définitions précitées fait une demande expresse pour participer à l'expérimentation du télétravail via le formulaire ad-hoc joint en annexe adressé à son supérieur hiérarchique. Les jours et le lieu d'exercice du télétravail doivent être obligatoirement précisés.

Un entretien entre l'agent et son supérieur hiérarchique est organisé dans les quinze jours du dépôt de la demande afin de permettre de définir en commun les modalités pratiques de mise en œuvre du projet.

Le document de restitution de cet entretien précisera notamment :
La nature des activités pouvant être exercées en télétravail 
Les outils nécessaires à la mise en œuvre du télétravail
Les jours fixes de télétravail

Les modalités de suivi de la charge de travail
Les modalités de fonctionnement avec l'équipe de travail

Ce document doit ensuite être transmis au directeur métier ou délégué départemental qui formulera un avis motivé sur cette demande.

Le dossier est instruit par le service de la DDRH qui apprécie la demande en fonction des conditions d'éligibilité et de la grille d'analyse prévue en annexe de l'accord. La DDRH s'assure également de la mise en place d'un tableau de suivi de l'activité.

En cas de demandes d'accès au télétravail supérieures au quota maximum prévu par l'expérimentation, la DDRH s'assure d'une représentation équilibrée des situations de télétravail entre les directions, délégations et services de l'agence en veillant également à l'équilibre des effectifs en télétravail et en temps partiel dans chaque service.

Une réponse sera faite à l'agent par la DDRH dans le délai maximum d'un mois après le dépôt de la demande.


4-3 Convention de télétravail

Chaque situation de télétravail doit faire l'objet d'une convention de télétravail entre l'agent et l'ARS précisant notamment :
Les modalités d'exécution du télétravail avec indication de la répartition des jours travaillés à l'Agence et des jours travaillés à domicile
Le lieu de télétravail
Les plages horaires pendant lesquelles l'agent doit pouvoir être joint
Le matériel mis à disposition
La fixation de la période d'adaptation
Les conditions de réversibilité
La procédure de déclaration des accidents du travail et accidents de service

Un modèle de convention est annexé au présent accord 


Article 5 – Modalités d’exercice du télétravail

5-1 Choix des jours de télétravail

Le choix des jours de télétravail est discuté entre l'agent et son supérieur hiérarchique et soumis pour validation ou éventuel arbitrage au directeur métier ou au délégué départemental concerné.

Les jours de télétravail sont fixes et non modifiable(s). 

Par exception, le(s) jour(s) de télétravail peut (peuvent) être modifié(s) en cas de réunion, de formation, de pic d’activité ou autre nécessité de service sur validation du supérieur hiérarchique et information de la DDRH.

Les agents en télétravail doivent assister aux réunions pour lesquelles leur présence physique est requise par leur supérieur hiérarchique. Dans la mesure du possible, ces réunions sont planifiées suffisamment à l'avance pour permettre au télétravailleur de s'organiser.



5-2 Suivi du temps de travail et modalités de contrôle

La journée réalisée au titre du télétravail sera décomptée selon l'horaire quotidien de référence propre à chaque agent (ex pour un agent travaillant à 38h30 – décompte de la journée à 7h42) . 
L'agent ne pourra être autorisé à dépasser cette durée qu'avec l'accord préalable et écrit du responsable hiérarchique.

L'agent en télétravail doit pouvoir être joint par son responsable hiérarchique pendant ses horaires de travail.
La convention individuelle de télétravail précisera ainsi les plages horaires d'accessibilité pendant lesquelles l'agent en télétravail pourra être joint. Ces plages horaires seront fixées en respect de l'amplitude maximale de travail à l'agence (7h30/19h) et de la durée maximale journalière du temps de travail de l'agent. Le temps de repas de 45 minutes sera décompté.

Pour les agents en forfait jour, la journée en télétravail comptera pour une journée travaillée.

L'Agence veillera, par des rappels réguliers, au respect des dispositions de l'accord local sur l'organisation du temps de travail, en particulier :
repos quotidien de 11 heures consécutives
respect de la pause méridienne
droit à la déconnexion

5-3 Suivi de la charge de travail

L’ARS s’engage à ce que la charge de travail et les délais d’exécution du télétravailleur soient évalués dans les mêmes conditions que celles utilisées pour les travaux exécutés dans les locaux de l’agence.

Des entretiens réguliers entre le télétravailleur et son supérieur hiérarchique permettent de vérifier que l'équilibre vie professionnelle/vie privée est satisfaisant. 

Par ailleurs, le supérieur hiérarchique s'assure par le biais du tableau de suivi de l'activité de l'atteinte des objectifs fixés, de la charge de travail et recueille d'éventuels besoins de formation dans le cadre de l'exercice de sa fonction en télétravail. 


Article 6 –Organisation matérielle

6-1 Equipement de travail fourni par l’ARS

Le télétravailleur doit pouvoir être joignable par téléphone, par messagerie et être en mesure de se connecter à distance.

A cet effet, l’ARS fournit au télétravailleur le matériel informatique et de communication nécessaire.

Dans le cadre de l'expérimentation du télétravail, l'employeur met à disposition du télétravailleur un ordinateur portable, le dispositif PALMEX via calculette pour se connecter à distance au réseau et BAL, les logiciels, un téléphone portable voix avec un abonnement et un sac à dos pour portable. 

La configuration initiale du matériel sera assurée par la DDSIAIG dans les locaux de l’agence. 
Utilisation d’une connexion filaire est recommandée
Le support utilisateur sera réalisé via GLPI ou par téléphone alors que le dépannage sera réalisé dans l’agence.

6-2 Sécurité des Systèmes d’Information

Dans le cadre du travail à distance (incluant le nomadisme et le télétravail), l’agent doit avoir une attention particulière sur les matériels mis à disposition, notamment vis-à-vis du vol ou de la perte des équipements. 

Outre les consignes dictées dans la charte de sécurité des systèmes d’information de l’Agence, le télétravailleur prend les précautions suivantes : 
Ne pas laisser les informations et les équipements sans surveillance,
Protège la transmission d’informations sensibles en utilisant le système de connexion Palmex,
Protéger les équipements contre le vol lorsqu’ils ne sont pas utilisés (armoires, câbles antivol),
Veille particulièrement aux moyens d’authentification que sont les identifiants et la calculette,
Ne permet pas l’utilisation des équipements par d’autres personnes du foyer (L'utilisation de ces matériels est strictement limitée à l'exercice professionnel).

En cas d’incident (perte ou vol), le télétravailleur s’engage à entamer toutes les démarches nécessaires détaillées dans la convention individuelles ou la charte de sécurité et particulièrement le blocage de ses comptes et le dépôt de plainte auprès des autorités.

6-3 Espace de travail à domicile 

Conformément à l'Accord National Interprofessionnel sur le télétravail, il est convenu que :
le domicile de l’agent, lieu d’exécution du télétravail, doit être compatible avec les normes d’hygiène et de sécurité recommandées par l’exercice du télétravail ;
le télétravailleur doit disposer d'un espace de travail dédié sur les heures réalisées en télétravail;
s’il est locataire, qu'aucune disposition du contrat de bail ne s’oppose à l’exercice du télétravail au domicile de l’agent ;
le télétravailleur dispose d’un abonnement Internet haut débit ; 
L'agent doit fournir à l'employeur une attestation d'assurances multirisques habitation. 


Article 7 – Frais de fonctionnement

Il n'y a pas de prise en charge de frais dans le cadre de la présente expérimentation.


Article 8 – Statut social du télétravailleur

8-1 Egalité de traitement du télétravailleur

Le télétravailleur bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux agents en situation comparable travaillant dans les locaux de l’ARS.

A ce titre, les télétravailleurs à domicile ont le même accès à la formation et déroulement de carrière que les agents qui travaillent dans les locaux de l’ARS.




Article 9 – Prise en compte des situations particulières et temporaires : 

Le télétravail est de nature à favoriser l’emploi des agents en situation de handicap ou quand il est préconisé par le médecin du travail afin de permettre de maintenir un agent en activité.

Les agents dont le poste est aménagé en télétravail sur motif de santé continuent à bénéficier de l’aménagement préconisé par le médecin de prévention. Ces situations seront évaluées dans le cadre de la présente expérimentation.


Article 10 – Sensibilisation et formation au télétravail

Les télétravailleurs et leur manager bénéficieront de l’aide et de l’accompagnement (choix des activités et des indicateurs de suivi; modalités de relation entre manager et son agent, entre agent et le collectif de travail; assistance informatique; pratiques managériales…) tout au long de l’expérimentation. 

Les agents se préparant au télétravail reçoivent une formation appropriée notamment sur les équipements techniques mis à leur disposition et sur les adaptations nécessaires à cette forme d’organisation du travail. Le cas échéant, cette formation peut être poursuivie durant la phase d’expérimentation.

Les supérieurs hiérarchiques des télétravailleurs sont formés afin de développer leurs compétences en matière de management à distance.

Les agents de l’unité de travail du télétravailleur sont sensibilisés à cette forme d’organisation de travail et sur les conditions dans lesquelles ils peuvent entrer en contact avec leurs collègues durant les périodes de télétravail.


Article 11 – Consultation des instances représentatives du personnel

La mise en œuvre de l’expérimentation du télétravail fait l’objet d’une consultation préalable :
du comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT),
du comité d’agence.

Pendant la durée de l'expérimentation, un suivi de la mise en œuvre du télétravail dans l’ARS est assuré devant le CHSCT tous les 3 mois.

Sous réserve de l'accord du télétravailleur, le CHSCT peut effectuer une visite du lieu de travail de l'agent à domicile afin de veiller à la bonne application de l'accord en termes :
d'équipement
de bureau
d'accompagnement des agents


Article 12 – Dispositions générales

12-1 Entrée en vigueur

La présente convention d'expérimentation du télétravail est conclue pour une durée de 12 mois à compter de sa signature.

Chaque convention de télétravail issue du présent accord sera conclue pour une période de 9 mois.

12-2 Suivi de l’accord

Le comité de suivi est composé de représentants de la direction et de représentants des organisations syndicales signataires du présent accord.

Durant la phase d’expérimentation, il se réunira : 
- en début d'expérimentation ;
- au milieu de la phase d’expérimentation ;
- avant la fin de l’expérimentation pour faire un pré-bilan et préparer les modalités d’une éventuelle généralisation du dispositif.

L’ARS fournira aux représentants du personnel un bilan d'évaluation de l'expérimentation, réalisé par un prestataire externe, qui comportera notamment les informations suivantes : 
nombre de télétravailleurs répartis par catégories professionnelles, par sites et par sexes
choix et nombre de jours télétravaillés/semaine
nombre de demandes présentées, acceptées et refusées
mesure de l'absentéisme de courte durée sur la période d'expérimentation
Impacts sur les télétravailleurs (équilibre vie personnelle/vie professionnelle, bien-être au travail, intégration dans l'équipe, ressenti de la charge de travail…)
Impacts sur le collectif de travail (ambiance dans l'équipe, fonctionnement…)
Impacts sur le manager (pratiques managériales…)
Impacts sur l'employeur (productivité, adaptation aux aléas…)
Impacts sur les équipes RH en termes de charge de travail (élaboration des conventions individuelles, sélection des dossiers, formations, accompagnement des agents…)

Un référent télétravail sera nommé pour la durée de l'accord.

Son rôle sera :
De répondre aux questions pratiques sur le télétravail
De mettre à disposition du personnel les informations nécessaires
De s'assurer du respect de la procédure
De suivre la mise en œuvre de la présente convention cadre
De présenter le bilan à la commission de suivi et aux instances représentatives du personnel

12-3 Application de l'accord

Pour les agents de l'Etat, le protocole d'accord sera mis en application par une décision unilatérale du Directeur Général.

Pour les agents de droit privé, les règles de signature et de validité du présent accord sont celles prévues à l'article L 2232-12 du Code du travail.