ACCORD RELATIF AU VOTE ELECTRONIQUE



ENTRE LES SOUSSIGNÉES :


La Société Up, Société coopérative et participative à forme anonyme et capital variable, au capital variable de 838 470,00 € minimum, immatriculée au RCS de Nanterre sous le numéro 642 044 366, et dont le siège social est sis 27-29, Avenue des Louvresses - CS 10053 - 92234 Gennevilliers Cedex, représentée par, Directrice des Ressources Humaines, dûment habilitée aux fins des présentes

Ci-après désignée « la Société » ou « la Coopérative » 

D’UNE PART,

ET :


Les organisations syndicales représentatives représentées par :

Pour l’organisation syndicale CFDT : 

Pour l’organisation syndicale CGT : 

Pour l’organisation syndicale FO : 

Pour l’organisation syndicale CFTC : 


Ci-après désignées « les organisations syndicales » 

D’AUTRE PART,


Ensemble désignées « les Parties »













PREAMBULE 

Conformément à l’article R. 2314-5 du code du travail, l’élection de la délégation du personnel du comité social et économique (CSE) peut être réalisée par vote électronique sur le lieu de travail ou à distance. 

C’est dans ce cadre que les parties au présent accord sont convenues d'aménager le processus des opérations de vote en ayant recours au vote électronique pour les prochaines élections professionnelles prévues au mois de novembre 2022 afin de : 
simplifier et sécuriser l'organisation des élections professionnelles ;
favoriser l'accès au scrutin, encourager la participation des électeurs, et ainsi renforcer la légitimité des acteurs du dialogue social ;
sécuriser et accélérer les dépouillements et la proclamation des résultats ;
participer à une démarche de développement durable.

Toutefois, il est impératif que le recours au vote électronique respecte les principes fondamentaux des opérations électorales et notamment, le secret du scrutin ou le caractère anonyme et personnel du vote.

Le présent accord a pour objectif, d’une part, de donner un cadre au vote électronique pour les élections des membres de la délégation du personnel du CSE, et d’autre part, de rappeler les principes fondamentaux régissant ces élections.

Les dispositions du présent accord se substituent de plein droit aux dispositions existantes au sein de la Coopérative ayant le même objet.


Article 1 - Recours à un prestataire

Les signataires conviennent de confier à une société prestataire l'organisation matérielle et technique du processus de vote électronique.

La société Up aura recours au service de la Société e-votez pour la mise en œuvre des opérations électorales en vue de l’élection des membres du comité social et économique.

La conception et la mise en place du système de vote électronique s’opère dans le respect du cahier des charges, intégré au présent accord sur la base des prescriptions énoncées par les articles R. 2314-5 à R. 2314-18 du code du travail.

Le système de vote électronique mis en place sera conforme aux recommandations de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), notamment à la délibération n°2019-53 du 25 avril 2019, ainsi qu’aux règles issues du règlement européen n° 2016/679 sur la protection des données (dit « RGPD »).

Article 2 - Protocole d’accord préélectoral

Parallèlement au présent accord, les parties signeront un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment les modalités techniques et fonctionnelles de vote, le calendrier électoral et la répartition des sièges.

Le protocole préélectoral mentionnera également la conclusion du présent accord ainsi que le nom du prestataire choisi pour mettre en place le vote électronique.

Article 3 - Caractéristiques du système de vote électronique

La Direction rappelle que le système de vote électronique retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, et notamment :
l’intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré ;
l’anonymat, la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;
l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
la confidentialité, le secret du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure.

A ce titre, la Société s'engage à ce que le système retenu assure :
la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales ;
la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification et leur confidentialité ;
la sécurité de l'émargement ;
la sécurité de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

De plus, le système devra répondre aux caractéristiques suivantes afin de satisfaire les exigences posées par le code du travail et les recommandations de la CNIL :
le dispositif doit garantir que l’identité de l’électeur ne peut pas être mise en relation avec l’expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement ;
les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système ;
le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin ;
les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés "fichier des électeurs" et "contenu de l'urne électronique".

Article 4 - Formation

Conformément aux dispositions réglementaires du code du travail, les membres du bureau de vote, les membres du CSE, ainsi que les membres de la cellule d’assistance technique bénéficient d’une formation sur le système de vote retenu.

Article 5 - Déroulement des opérations de vote

Les parties ont convenues que le vote électronique est exclusif de tout autre mode de vote.

Afin d’assurer un taux de participation optimum, les parties conviennent, tant pour le premier tour, que pour l’éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours, conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral. Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote.

Un lien vers le site de vote sécurisé sera mis en ligne sur l’Intranet de l’entreprise. Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment, de n’importe quel terminal Internet ou Intranet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections. 

Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter. Notamment, une notice d’information explicative sera transmise aux salariés et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.

Chaque électeur reçoit, par courrier, avant le 1er tour des élections, ses moyens personnels d’authentification à l’aide desquels il pourra voter en toute confidentialité.

Une fois connecté au site sécurisé, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote pour l’élection des membres du Comité Social et Economique, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants. Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaitre clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation.

La validation du vote par le salarié le rendra définitif et empêchera toute modification. Elle vaudra signature de la liste d'émargement dès réception du vote dans l'urne électronique.

Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l’urne électronique dédiée.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

Tout électeur atteint d'une infirmité le mettant dans l'impossibilité de voter pourra se faire assister par un électeur de son choix.

Pendant l’ouverture du scrutin, aucun résultat partiel n’est accessible mais le nombre de votant peut être révélé en cours de scrutin. 

Le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin

Article 6 - Liste des électeurs

A des fins de préparation de l’élection, la Direction des Ressources Humaines établit un fichier des électeurs à partir des listes électorales.

Les listes électorales susmentionnées enregistrent les données suivantes : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, le collège auquel l’électeur appartient et sa date de naissance.

Le fichier des électeurs a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification et de lui faire parvenir ce moyen d’authentification qui lui permettra :
de s’identifier et de prendre part au vote,
de compléter la liste d’émargement.

Les électeurs sont enregistrés sur un support distinct de l’urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Article 7 - Gestion des données personnelles et RGPD

La mise en place d’une solution de vote électronique nécessite le recours à des fichiers contenant des données à caractère personnel. A ce titre, l’ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le RGPD.

Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique s’engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du RGPD et garantisse la protection des droits des personnes concernées. 

Le prestataire prendra toutes les mesures techniques et organisationnelles requises afin de garantir un niveau de sécurité adapté au niveau de risque que présente le déroulement du vote.

Le prestataire indiquera les modalités de protection des locaux d’hébergement des matériels sur lesquels sont stockés les fichiers sensibles tels que le fichier des électeurs, les urnes électroniques et les émargements, et de manière générale, les modalités de protection des informations liées à la gestion des élections (stockage et accès). 

Les éventuelles demandes d’accès et de rectification prévus par la Loi « informatiques et libertés » du 6 janvier 1978 modifiée en 2004 et en 2018 seront à effectuer auprès de la Direction des Ressources Humaines de la Société sous réserve de justification d’identité. 

Article 8 - Liste d’émargement

La liste d’émargement enregistre les données suivantes : Nom et Prénom des électeurs ayant voté, ainsi que le collège de chaque électeur. Elle enregistrera aussi l’heure et la date du vote. 
La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote et aux membres de la Direction des Ressources Humaines habilités, à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Article 9 - Clôture et résultats

Il est rappelé que les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs et le contenu de l’urne ne seront accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Le dépouillement et le décompte des voix devront être faits dans les conditions prévues par l’arrêté du 25 avril 2007.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs seront figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.

Le dépouillement ne sera possible que par l'activation conjointe d'au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées.

Des clés de sauvegarde seront en outre conservées sous scellés.

Le décompte des voix apparaîtra lisiblement à l'écran et fera l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Le système de vote électronique sera scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Article 10 - Sécurité

10.1 - Cellule d’assistance technique

La Direction mettra en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire, pendant les opérations de vote. 

La cellule d’assistance technique aura notamment pour mission de :
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée, et chiffrée par des clés délivrées à cet effet,
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé,
contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Dans le cadre de ces contrôles obligatoires, la cellule d’assistance technique pourra être assistée des représentant de chaque liste de candidats, à la demande de ces derniers.

10.2 - Dispositif de secours

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques que ce dernier sera mis en place par le prestataire choisi pour mettre en place le système de vote électronique.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants de la Direction de la Société et du prestataire mettant en place le vote électronique, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Article 11 - Conservation des données

L’employeur ou le prestataire conservera sous scellés jusqu'à l'expiration des délais de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration de ces délais de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l’employeur ou, le cas échéant, le prestataire procèdera à la destruction des fichiers supports.

Article 12 - Dispositions finales

Le présent accord est applicable à la Société Up pour les élections des membres du comité social et économique.

Il est conclu pour une durée déterminée liée aux élections professionnelles de 2022 et cessera donc immédiatement de produire tout effet dès l'élection desdits représentants réalisée et définitive (c'est-à-dire après épuisement, le cas échéant, des délais et voies de recours).

Il entrera en vigueur le lendemain du jour de son dépôt.

L'accord pourra être révisé dans les conditions prévues à l'article L. 2261-7-1 du code du travail.

La Coopérative s’engage à déposer le présent accord auprès de la DRIEETS selon les règles prévues par les dispositions légales et réglementaires, notamment via la plateforme de téléprocédure du ministère du travail.

Un exemplaire sera également déposé auprès du greffe du Conseil de Prud’hommes de Nanterre.

Enfin, le présent accord fera l’objet d’une publication sur la base de données nationale prévue à cet effet.



Fait à Gennevilliers, le 05/10/2022

En autant d’exemplaires que de parties,


Pour la Coopérative Up : 
Directrice des Ressources Humaines Groupe