ELECTIONS 2019
ADMINISTRATEURS SALARIES – CONSEIL D’ADMINISTRATION


PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL

	
Entre,	
D’une part, GROUPAMA CENTRE-ATLANTIQUE dont le siège est situé au 2, avenue de Limoges - 79044 NIORT Cedex 9, représentée par Monsieur ………………………………, Directeur des Ressources Humaines,
	


Et


D’autre part, les Organisations Syndicales de GROUPAMA CENTRE-ATLANTIQUE : 
CFDT 			 
CFE-CGC SNEEMA				 
CGT			
FO				
UNSA-AA			
CFTC			

			
Est intervenu le protocole d’accord préélectoral ci-dessous, en vue de l’élection des administrateurs salariés au Conseil d’Administration de Groupama Centre-Atlantique. 



ARTICLE 1 : PRINCIPES GENERAUX
Il est prévu l’élection par le personnel salarié de deux administrateurs salariés au Conseil d’Administration et autant de suppléants, en application de l’article 22 des statuts de Groupama Centre-Atlantique et à l’article L322-26-2 du Code des Assurances.

Le vote se fera dans le cadre de l'application des dispositions de l'accord du 3 juillet 2009 relatif à la mise en place d’un vote par voie électronique pour les élections des représentants des salariés au sein de Groupama Centre-Atlantique.
L'organisation des élections par Internet est confiée à la Société ………………….

ARTICLE 2 : COLLEGES ELECTORAUX

Conformément à l’article 19 de la Convention collective nationale des Sociétés d’Assurances, les électeurs sont répartis en 2 collèges électoraux correspondants aux catégories de salariés suivants : 

Le PREMIER COLLEGE « Employés » est constitué des salariés exerçant des fonctions relevant des classes 1 à 4 ;

Le DEUXIEME COLLEGE « Cadres » est constitué des salariés relevant des classes 5 à 7 ainsi que ceux appartenant à ce collège en vertu de l’accord dit « de transition » en date du 27 mai 1992. 


ARTICLE 3 : REPARTITION DES SIEGES PAR COLLEGE 

Les parties constatent que l’effectif de Groupama Centre Atlantique, au 30 novembre 2018, est de 1415.26 salariés (ETP) répartis comme suit : 


Premier collège : 		1 TITULAIRE
				1 REMPLACANT

Deuxième collège : 	1 TITULAIRE
				1 REMPLACANT




ARTICLE 4 : CONDITIONS D’ELECTORAT 

Sont électeurs tous les salariés de Groupama Centre-Atlantique ayant au moins trois mois de présence à la date du 1er tour de scrutin. Par exception, le Comité Exécutif n’est pas électeur. 


ARTICLE 5 : CONDITIONS D’ELIGIBILITE

Tous les électeurs de Groupama Centre-Atlantique sont éligibles, dès lors qu’à la date du 1er tour du scrutin, ils aient au moins deux ans d’ancienneté.

Conformément aux dispositions de l’article L 225-30 du Code du commerce, le mandat d'administrateur élu par les salariés est incompatible avec tout autre mandat de représentation du personnel (membre du Comité d'Entreprise, du CHSCT, délégué du personnel, délégué ou représentant syndical ou tout autre membre d’instance représentative du personnel légalement ou conventionnellement compétente).

Dès lors tout candidat élu administrateur salarié exerçant des fonctions de représentation du personnel devra démissionner de ces fonctions dans les 8 jours qui suivront la proclamation des résultats.


ARTICLE 6 : DUREE DES MANDATS

Les administrateurs salariés sont élus pour une durée de 6 ans, conformément à l'article 22 des statuts ; leur mandat est renouvelable.
La fonction d'administrateur est personnelle. Dans les seuls cas de vacance par décès, rupture du contrat de travail, démission ou révocation du mandat, d'un siège d'administrateur élu par les salariés, le siège vacant est pourvu par le remplaçant qui en devient titulaire pour la durée du mandat restant à courir.
Lorsque l'administrateur remplaçant devenu titulaire cesse ses fonctions avant l'expiration de son mandat, il convient de procéder à de nouvelles élections - du titulaire et de son remplaçant - pour le siège à pourvoir et pour le temps restant à courir.

ARTICLE 7 : LISTES ELECTORALES

Les listes électorales seront dressées par la D.R.H. et transmises aux organisations syndicales, par voie électronique, au plus tard le 28 janvier 2019.

Ces listes établies séparément pour le collège cadres et le collège employés comporteront les indications suivantes : 
Nom
Prénom
Civilité 
Emploi occupé 
Date d’entrée dans l’entreprise 
Nature du contrat de travail
Site d’affectation
Date de naissance

Les listes seront classées par ordre alphabétique. 

Les réclamations par les organisations syndicales concernant ces listes devront être adressées, par écrit à la DRH, avant le 31 janvier 2019. A l’issue de ce délai, les listes seront affichées sous l’Intranet de l’entreprise. 

Il est rappelé que les listes électorales transmises au prestataire, en vue du vote par internet, comporteront l’adresse postale et de messagerie des salariés. 


ARTICLE 8 : CANDIDATURES

Les candidats peuvent être présentés soit par une ou plusieurs Organisations Syndicales au sens de l'article L 2122-1 du Code du Travail, soit par le vingtième des salariés électeurs.

Les candidats présentés directement par les salariés doivent faire accompagner leur candidature d'une liste comportant les nom, prénom et l’émargement des électeurs qui la soutiennent et représentant le 1/20ème des inscrits, soit 70 ; chaque électeur ne peut soutenir qu'une candidature.

Les candidatures doivent comporter le nom du candidat titulaire et celui de son remplaçant. Une même candidature pourra être proposée au sein d'un même collège, en vue de pourvoir un siège de titulaire et de remplaçant. Dans cette hypothèse, la candidature proposée sur la liste des remplaçants doit être considérée comme subsidiaire. Ainsi, le candidat élu titulaire renonce à son mandat de remplaçant.

Ces candidatures doivent être déposées au plus tard le jeudi 14 février 2019 avant 14h auprès de la DRH par courrier postal ou électronique à l'attention de :

……………………/……………………
Direction des RH
GROUPAMA Centre-Atlantique
Elections Administrateurs salariés
2, Avenue de Limoges 79044 NIORT CEDEX 9

Les listes de candidats seront affichées sous l’intranet de l’entreprise dès leur réception, au plus tard le mercredi 20 février 2019, et transmises aux organisations syndicales par voie électronique.

Les réclamations concernant ces listes devront être adressées par écrit dans les 3 jours ouvrés de leur affichage soit au plus tard le lundi 25 février 2019 à la Direction des Ressources Humaines.

Enfin, il est précisé que l’ordre d’affichage des listes des candidats sur le site de vote sera issu d’un tirage au sort réalisé en présence du bureau de vote.
ARTICLE 9 : PROPAGANDE ELECTORALE

La propagande électorale sera mise à disposition des électeurs sur le site de vote électronique. 
Chaque organisation syndicale devra remettre à la D.R.H., avant le jeudi 14 février 2019 à 10h, sa profession de foi sur un feuillet de format A4 (210 x 297mm), recto/verso, noir et blanc ou en couleurs et n’excédant pas 2 Mo au format informatique PDF. 

Les organisations syndicales transmettront en même temps leur logo syndical au format PNG 196x102px.

Les organisations syndicales qui ne transmettraient pas dans les temps leur propagande ou selon le format prescrit ci-dessus, se chargeront elles-mêmes de leur communication dans le cadre des dispositions légales et conventionnelles relatives à l’exercice du droit syndical dans l’entreprise. 


ARTICLE 10 : MODALITES DE VOTE

Conformément à l’accord relatif à l’utilisation du vote Internet pour les élections des représentants des salariés de GROUPAMA Centre-Atlantique du 3 juillet 2009, il est mis en place un dispositif de vote par voie électronique pour les élections faisant l’objet du présent protocole. 

L’organisation des élections est confiée à la Société ………………………. La description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales est annexée au présent protocole. 

Le vote est secret et s’effectue à l’aide de code d’accès. A cet effet, tous les salariés recevront un courrier explicatif ainsi que les codes d’accès personnalisés nécessaires au vote. 

Conformément aux dispositions légales, les modalités du scrutin sont les suivantes :

Pour les 2 collèges, compte tenu du nombre de siège par collège :

l’élection a lieu au scrutin majoritaire à 2 tours. Est déclaré élu le candidat ayant obtenu au premier tour la majorité absolue des suffrages exprimés, au second tour la majorité relative.

En cas d’égalité des voix, le candidat dont l’ancienneté dans le Groupe est la plus ancienne est déclaré élu.

Chaque bulletin électronique portera lisiblement les nom et prénom usuels du candidat et de son remplaçant, ainsi que le cas échéant, l'en-tête ou les initiales de l'Organisation Syndicale qui les présente. Le candidat et son remplaçant sont de sexe différent.



ARTICLE 11 : DATES ET HEURES DU SCRUTIN

Les votes se dérouleront :

Pour le 1er tour : 
du mardi 12 mars à 10h au jeudi 14 mars 2019 à 18h
Pour le 2nd tour : 
du jeudi 28 mars à 10h au lundi 1er avril 2019 à 18h

Il est rappelé qu’un 2nd tour doit être organisé si au 1er tour la majorité absolue n’est pas été atteinte.


ARTICLE 12 : BUREAU DE VOTE

Il sera constitué un bureau de vote commun aux 2 collèges.

Le bureau de vote sera composé de 3 ELECTEURS VOLONTAIRES : un président, un secrétaire et un assesseur. La désignation du bureau de vote sera faite par les organisations syndicales appelée à signer le présent protocole. 

La liste de composition du bureau de vote sera à remettre à la D.R.H. au plus tard le jeudi 14 février 2019.

La D.R.H. communiquera l’identité des membres du bureau de vote au prestataire, lequel se chargera de générer puis de communiquer à ces personnes un code d’accès particulier leur permettant de suivre le déroulement des opérations électorales en temps réel sur le site informatisé et de vérifier l’ouverture et la fermeture du scrutin dont ils assureront le dépouillement. 

Un membre désigné par la Direction assistera ce bureau de vote, et ce, à titre purement consultatif. 

Chargés du contrôle du bon déroulement des élections, les membres du bureau de vote sont notamment investis des missions suivantes : 
Vérifier l’ouverture et la fermeture des scrutins aux dates et heures fixées, 
Veiller à la régularité des opérations électorales, 
Répondre aux questions des électeurs. 

Pour le dépouillement du vote, le bureau de vote sera chargé de procéder au dépouillement des 2 collèges. 

Il est précisé que le président du bureau de vote sera le membre le plus âgé. Assisté des autres membres du bureau de vote, il sera chargé d’actionner le dépouillement électronique. 





ARTICLE 13 : DEPOUILLEMENT

Le dépouillement du vote électronique se déroulera en public au siège social de l’entreprise, le vendredi 15 mars 2019 à partir de 10h30 pour le 1er  tour et le  mardi 2 avril 2019 à partir de 10h30 dans le cas d’un 2nd tour. 

Le dépouillement du vote électronique aura lieu selon les modalités définies à l’article 2.4 de l’accord relatif à l’utilisation du vote Internet pour les élections des représentants des salariés au sein de Groupama Centre-Atlantique du 3 juillet 2009. 

A l’issue des opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote signalent sur les procès-verbaux toutes les anomalies constatées et les signent. Des copies sont adressées aux parties signataires du présent accord. 

ARTICLE 14 : PROCLAMATION DES RESULTATS

Dès la fin du dépouillement, des procès-verbaux dressés emportant désignation des élus seront immédiatement remis à la Direction pour permettre la consolidation des résultats. 
A ce titre, un procès-verbal de consolidation sera dressé pour chacun des collèges le  15 mars 2019 pour le 1er tour et le 2 avril 2019 pour le 2nd tour.  
Les résultats du scrutin seront affichés sur l’Intranet de l’entreprise le 15 mars 2019 après 14h pour le 1er tour et le 2 avril 2019 après 14h pour le 2nd tour. 
Dans les 15 jours suivants la proclamation des résultats, les procès-verbaux seront transmis en double exemplaire à l’Inspection du travail. Un autre exemplaire sera envoyé dans ce même délai au centre de traitement des élections professionnelles. 
Les organisations syndicales ayant présenté des listes de candidats ainsi que celles ayant participé à la négociation de ce présent protocole seront également destinataires de copies des procès-verbaux.
 

ARTICLE 15 : DATE D’EFFET 

Conformément à l’article 22 des statuts de la Caisse Régionale, les mandats prendront effet à l’issue de l’Assemblée Générale 2019, statuant sur les comptes de l’année 2018.


ARTICLE 16 : FORMALITES DE DEPOT 

A l’issue de la procédure de signature, l’accord sera notifié, par la Direction de GROUPAMA Centre-Atlantique, à chacune des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise.


Il sera par ailleurs déposé, en deux exemplaires dématérialisés (une version intégrale et  une version anonymisée) sur la plateforme nationale du Ministère du Travail ainsi que remis en version papier au greffe du CPH de Niort.

En outre, la Direction veillera à sa communication auprès de l’ensemble des salariés de l’entreprise via l’outil intranet. 


Fait à NIORT, le      /        /2018, en 9 exemplaires.



Pour GROUPAMA CENTRE-ATLANTIQUE
Kamel BELHAIMER, Directeur des Ressources Humaines









Pour les organisations syndicales représentatives



La délégation CFDT						La délégation CFTC
M……………………………………					M……………………………………






La délégation UNSA-2A					La délégation CFE-CGC SNEEMA
M……………………………………					M……………………………………






La délégation FO						La délégation CGT
M……………………………………					M……………………………………




ANNEXE 1 – Calendrier des opérations électorales




ANNEXE 2 
DESCRIPTION DU FONCTIONNEMENT DU SYSTEME DE VOTE ET DU DEROULEMENT DES OPERATIONS ELECTORALES


La Société a décidé de recourir, pour l’élection du Comité Social et Economique, à la solution de vote par Internet proposée par la Société …………………..
Conformément à l’article R. 2314-13 du Code du travail, sont décrits ci-après :
le fonctionnement du système de vote ………………… ;

le déroulement des opérations électorales.

Caractéristiques générales du système de vote ………………….

La solution de vote ………………. présente toutes les garanties d’anonymat, de fiabilité, de sincérité et de confidentialité requises par la réglementation en vigueur.
Sécurité du vote
Anonymat
L’anonymat lors des échanges Internet avec l’électeur
A partir des listes électorales constituées par l’entreprise, …………….. attribue à chaque électeur un code d’accès et un mot de passe uniques. Ces codes d’accès sont générés de façon aléatoire et non prédictible. 
Au niveau de l’authentification sur les services de vote, un mécanisme est mis en place pour éviter de deviner les mots de passe, en bloquant toute tentative de recherches multiples.

Sur le site Internet, le nom et toutes autres informations nominatives, ne sont jamais affichés.
L’anonymat des votes et la confidentialité : séparation des informations nominatives du bulletin
L’urne électronique recueillant les suffrages et la liste d’émargement sont deux espaces de stockage totalement distincts, sans aucun lien ni relation entre les deux. 
Lorsque l’électeur confirme son vote, l’ensemble du traitement est réalisé selon un mécanisme assurant une intégrité parfaite entre la tenue de la liste d’émargement et l’insertion dans l’urne.
De plus, ce traitement garantit l’intégrité du scrutin lors des accès simultanés. Il impose un ordonnancement séquentiel, empêchant, par exemple, un électeur de voter deux fois simultanément.
La préservation de l’anonymat
Chaque bulletin inséré dans l’urne ne comprend aucune référence à l’électeur (référence nominative ou référence technique : aucun nom, aucune adresse, aucun identifiant, ni même aucune empreinte d’un éventuel identifiant qui permettrait, par des traitements croisés ou de jointure, de pouvoir retrouver ultérieurement l’électeur).
Le bulletin est totalement anonyme, même après la clôture du scrutin. De plus, lorsque les bulletins sont extraits de l’urne, ils sont mélangés afin d’éviter toute tentative de rapprochement chronologique avec les émargements. L’anonymat est ainsi toujours préservé, même après le dépouillement et l’usage des clés de déchiffrement.

Confidentialité et chiffrement
Pour garantir la confidentialité, ……………… chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucune interruption. 
Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :
Le chiffrement sur le poste de travail est assuré afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement.
la totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se font selon le protocole HTTPS/SSL (V3 niveau 128 minimum).
Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement. 
Cette architecture répond ainsi aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption décrite dans sa dernière recommandation n° 2010-371 du 21 octobre 2010. 

Intégrité des votes
L’application de vote …………………. assure l’intégrité des votes :
après avoir exprimé son choix, l’électeur ne peut pas voter à nouveau pour la même élection,
un électeur ne peut pas voter aux élections auxquelles il n’est pas inscrit,
une tierce personne, non inscrite, ne peut pas voter.
La solution mise en œuvre est par ailleurs conçue pour garantir : 
l’absence d’altération lors de la saisie du vote Internet, via l’utilisation de HTTPS,
l’absence d’altération entre la saisie et le dépouillement final, via le chiffrement des bulletins.
Disponibilité
Le site de vote par Internet est accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.
Afin de garantir la meilleure disponibilité, l’ensemble des équipements matériels est redondé.
Le délai de rétablissement du service après une panne est garanti contractuellement par l’hébergeur de la plate-forme …………………...
En fonction des limites définies (nombre de connexions simultanées), le système est capable de surveiller son propre trafic entrant et de le limiter, afin de garantir des temps de réponse optimums et éviter des engorgements.
La disponibilité est mesurée et testée régulièrement pendant toute la période de vote sans perturber et ni altérer la sincérité des suffrages.

Le scellement du système et des données
Le scellement a pour but de s’assurer de la stabilité dans le temps des différents éléments et, dans le cas contraire, de détecter toute modification, quelle qu’en soit la forme ou la justification et avertir les personnes concernées.
Ces différents éléments sont surveillés en comparant leurs empreintes courantes par rapport à un jeu d’empreintes de référence, stocké sur un support stable et non modifiable.
Chaque traitement de surveillance donne lieu à une trace. En cas de différence, une alerte est remontée auprès de la supervision. 
Le journal des traitements est associé à l'archive finale réalisée lors de la fermeture du vote. 

L’expertise
Depuis le décret du 25 avril 2007 et les recommandations CNIL n° 2010-371 du 21 octobre 2010, le système de vote électronique ………………… a fait l’objet de plusieurs expertises qui ont toutes mis en évidence son adéquation avec les exigences requises en matière de vote électronique, sécurité, confidentialité, anonymat et intégrité des scrutins.
La dernière expertise en date a été réalisée en janvier 2018.
Par ailleurs, le prestataire transmet à la DRH de Groupama Assurances Mutuelles (Relations sociales Groupe) et à la DRH du Bénéficiaire un contrat d’application ainsi que le rapport d’expertise indépendante de son système de vote électronique correspondant à la Solution utilisée pour chaque Vote.

Respect des recommandations CNIL et du règlement européen sur la protection des données personnelles (RGPD)
La solution de vote ………………….. est déclarée à la CNIL qui dispose de l’intégralité des dossiers présentant l’architecture technique, la gestion de la sécurité et des rapports d’expertise de …………………….
Par ailleurs, elle prend en compte les nouvelles exigences du RGPD, règlement européen relatif à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements des données à caractère personnel à la libre circulation de ces données. 

Déroulement des opérations électorales 

Préparation de l’élection

Constitution du « fichier électeurs »
Les listes électorales sont fournies à …………………….. par l’entreprise sur un support numérique afin de permettre la constitution du « fichier électeurs ». 
Le « fichier électeurs » contient notamment, pour chaque électeur :
Le matricule de l’électeur,
La civilité de l’électeur,
Les nom et prénom de l’électeur,
La date de naissance de l’électeur,
Le site de rattachement de vote de l’électeur (périmètre de représentation de proximité),
Le collège de l’électeur
Les coordonnées de l’électeur (adresse du domicile)
La clef du numéro de Sécurité Sociale (2 chiffres)
L’adresse email professionnelle de l’électeur.

Objet du « fichier électeurs »
Le « fichier électeurs » est transmis au prestataire aux seules fins suivantes :
permettre l’attribution de codes d’accès au système de vote électronique pour chaque électeur autorisé,
contrôler les accès au système de vote électronique,
enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l’unicité du vote pour chaque électeur,
éditer les listes d’émargement.

Confidentialité du « fichier électeurs »
VOXALY s’engage à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui sont transmises dans le « fichier électeurs » pour les besoins de gestion du vote électronique. Il met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations de ce fichier sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote électronique.
A l’issue de l’opération de vote électronique, …………………. s’engage à détruire le « fichier électeurs » et à ne conserver aucune de ses données.

Fourniture des codes d’accès au système de vote électronique
A partir des informations du « fichier électeurs », …………………… assure la création et la fourniture des codes d’accès au vote électronique à chaque électeur, selon les prescriptions indiquées ci-après.
Les procédures de génération et de transmission des codes d’accès aux électeurs permettent de conserver le caractère confidentiel du code secret durant toutes les étapes.

Composition des codes d’accès au système de vote électronique
Chaque électeur reçoit un couple de codes composé :
d’un code identifiant unique d’accès qui permet, outre le contrôle d’accès, la tenue des listes d’émargements électroniques garantes de l’unicité des votes
d’un code secret qu’il est seul à connaître.
Afin de permettre un contrôle et une sécurité supplémentaire, le système demande à l’électeur de renseigner sa date de naissance.

Envoi des moyens d’authentification
Les codes d’accès au vote électronique (code identifiant et code secret) sont adressés par …………………. par courrier au domicile de chaque électeur.
En cas de non réception ou de perte des codes par le salarié, …………………. invalide ceux-ci et en communique de nouveaux par l’intermédiaire de l’assistance téléphonique, en s’assurant de l’identité de l’électeur.

Contrôle des listes électorales électroniques
Afin de permettre leur vérification, ………………….. fournit à l’entreprise, à l’issue de la génération et de la transmission des codes d’accès, une liste de contrôle permettant de vérifier que tous les électeurs ont bien été pris en compte lors de l’attribution des codes d’accès au vote électronique.
La forme, le contenu et le support de cette liste de contrôle sont définis d’un commun accord durant la phase de préparation des élections.

Transmission du « fichier candidats »
Les listes de candidats sont transmises à ……………………….. par la Direction des Ressources Humaines en vue de paramétrer le système de vote électronique et de présenter celles-ci aux électeurs au moment du vote.
Les listes de candidats mentionnent notamment :
L’élection concernée (titulaires ou suppléants, collège)
L’appartenance syndicale, le cas échéant, et le logo correspondant,
Les nom et prénom de chaque candidat,
L’ordre de présentation des candidats sur la liste.

Phase de test et de recette du système de vote électronique



Objectifs
Une fois le paramétrage réalisé, ……………………… organise un vote test en présence des membres des bureaux de vote.
Le test est effectué dans les conditions du réel. La procédure de vote est entièrement déroulée jusqu’au calcul des résultats. Elle passe en revue tous les cas de figure pouvant être rencontrés lors du scrutin.
L’objectif est de permette aux membres des bureaux de vote d’appréhender le fonctionnement global de la solution.
A l’issue du test, ……………………… communique trois clés de déchiffrement qui sont remises au Président(e) de chaque bureau de vote et à ses deux assesseurs. 
Durant la période de vote, tous les suffrages exprimés par les salariés sont cryptés dès leur expression et restent cryptés sans interruption jusqu’au dépouillement. Ce mécanisme garantit l’impossibilité de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des détenteurs des clés de déchiffrement le jour du dépouillement.

Étapes de recette
Les étapes de contrôle sont les suivantes :
réalisation de plusieurs votes,
déroulement du dépouillement des urnes électroniques et édition des résultats,
contrôles de la conformité des résultats obtenus,
validation du dispositif de vote,
scellement de l’application de vote électronique.

Procédure d’ouverture de l’élection
L’ouverture de l’élection est paramétrée par …………………… dans le système de vote et contrôlée par les membres du bureau de vote.
La procédure de contrôle d’ouverture de l’élection comporte les étapes suivantes :
le contrôle des urnes électroniques qui doivent être vides
le contrôle de la liste des émargements qui doit être vierge

Scénario de vote électronique
Le site de vote est accessible à partir de l’adresse personnalisée suivante :  à partir de n’importe quel navigateur internet.
Le scénario de vote électronique comporte les étapes suivantes :
une étape d’identification de l’électeur ; celui-ci doit saisir un code identifiant, un mot de passe et sa date de naissance qui seront contrôlés avant d’accéder au vote ;
une étape de présentation des listes de candidats en présence ; les listes de candidats seront présentées par ordre aléatoire ;
le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposée, ou bien le choix de voter « blanc » ;
la possibilité de rayer des candidats figurant sur la liste choisie ;
la présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés ; durant leur vote, les électeurs ont la possibilité de revenir sur leur choix.
la confirmation par l’électeur du choix effectué ;  une fois le choix définitivement validé par l’électeur, il ne sera plus possible de le modifier ;
la confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote ;
la possibilité pour l’électeur d’imprimer un « accusé de réception » confirmant l’enregistrement de son vote. Cette possibilité lui est offerte à l’issue du vote mais aussi ultérieurement, en se reconnectant à l’application. Il mentionne la date et l’heure d’émission de chaque suffrage.

Une aide en ligne est accessible à partir de chaque page du site.

Procédure de clôture du vote
La clôture du vote est paramétrée par …………………… dans le système de vote et contrôlée par les membres du bureau de vote. Le vote est clos automatiquement à l’heure prévue.
La procédure de clôture du vote comporte les étapes suivantes :
La constatation de la clôture du site,
Le contrôle de la participation une fois le scrutin clos.

Dépouillement des urnes électroniques
Les opérations de dépouillement sont effectuées par le bureau de vote.
La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes suivantes :
La saisie par les membres du bureau de vote de leurs clefs de déchiffrement des urnes ; 
Le lancement du dépouillement en cliquant le bouton « dépouiller » ; cette action déclenche le déchiffrement des suffrages et la génération automatique des procès-verbaux des élections.
L’accès à la liste des émargements Internet ;
L’accès aux résultats des élections. 
L’édition automatique des procès-verbaux au format CERFA 
Le calcul de la représentativité
La remise par le prestataire d’états de résultats permettant l’affectation des sièges par les membres du bureau de vote ; tous les calculs préalable et l’affectation théorique des sièges correspondant aux règles du code du travail, sont fournis aux membres du bureau de vote pour contrôle, validation et proclamation des résultats.
Le bureau de vote procède ensuite à la signature des procès-verbaux.

Liste des émargements
L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
Dès la clôture du scrutin, les listes d’émargements sont accessibles par les membres des bureaux de vote et par la Direction des Ressources Humaines. Pendant la période du scrutin les listes d'émargement du vote par Internet ne sont accessibles qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin. 
Un représentant désigné par organisation syndicale et la Direction des Ressources Humaines pourront, à tout moment, au moyen d’un code secret, suivre l’évolution de la participation.

Assistance technique
Une cellule d’assistance technique est mise en place afin de veiller au bon déroulement du processus de vote électronique.
………………….. assurera la formation des membres de la cellule d’assistance technique. Durant le scrutin un interlocuteur dédié de …………………………. se tiendra à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.

Disponibilité du système de vote électronique et dispositifs de secours
………………….. assure la mise en ligne du système de vote électronique durant la période correspondant à la préparation et à l’ouverture du vote.
Durant cette période, le système sera disponible 24h/24.
………………….. met en œuvre les moyens d’assurer un service continu sans rupture. A cet effet, le système de vote électronique ………………………… est dupliqué sur deux plates-formes géographiquement distinctes. En cas de panne d’un des systèmes, un dispositif de secours prend le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

Conservation des données
……………………… conserve, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.
A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l’entreprise ou, le cas échéant, ……………………… procède à la destruction des fichiers supports.