ACCORD LOCAL D’ENTREPRISE
RELATIF AU RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE



Entre d’une part,

La Caisse d’Assurance Retraite et de Santé au Travail Auvergne, représentée par son directeur,


Et d’autre part,

Les organisations syndicales représentatives au sein de la Carsat Auvergne représentées par :
 C.G.T.- F.O.
délégué syndical C.F.E. - C.G.C.

Il a été conclu le présent accord.

Préambule

Afin d’organiser les élections, les parties signataires du présent accord conviennent de recourir au vote électronique pour les opérations de vote relatives aux élections professionnelles des membres de la délégation du personnel au Comité social et économique qui se dérouleront en 2023. 

Les parties décident la mise en place du vote électronique par internet afin de simplifier le processus électoral et pour contribuer à augmenter le taux de participation en permettant à tout agent de voter de n'importe quel endroit, à tout moment au cours de la période d'ouverture du scrutin.

Il est rappelé que les modalités d’organisation de l’élection des élus au CSE sont définies dans le cadre d’un protocole d’accord pré-électoral qui sera négocié en amont de l’élection. Le présent accord sur le recours au vote électronique sera annexé à ce protocole d’accord pré-électoral. 

Article 1. Principes généraux 

Le vote électronique permettra de simplifier le déroulement des opérations électorales à venir, en ce qu'il permet notamment :

D’obtenir en fin de scrutin la restitution des résultats sans erreur possible, de manière quasi instantanée et sur un format immédiatement exploitable, quelle que soit la complexité des élections, et ce sous le contrôle des bureaux de vote désignés ;

De limiter les erreurs de distribution des bulletins de votes (gestion de multitude de bulletins, d’enveloppes pouvant entraîner des dysfonctionnements) ;

D’augmenter la participation et l’intérêt des électeurs en raison de sa facilité d’usage ;

De renforcer la sécurité, la confidentialité et la sincérité du scrutin, notamment par l’encadrement strict de ce vote par le législateur.  




Le système retenu doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes. 

En application de l’article 3 de l’arrêté du 25/04/2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007, le système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques que le système principal et capable d'en prendre automatiquement le relais en cas de panne n'entraînant pas d'altération des données.

Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote retenu sera soumis à une expertise, réalisée par un organisme indépendant, chargée de valider sa conformité vis-à-vis des obligations règlementaires en application de l’article R. 2314-9 du code du travail.

Concernant cet impératif de sécurité, le système retenu par la Carsat Auvergne doit reposer sur des principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin qui sont donc : 

L’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré ;

L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

La confidentialité et le secret du vote ;

L’identité du votant : authentification sécurisée du votant.

Article 2. Mise en œuvre 

Article 2.1 : Recours à un prestataire

Il est décidé de recourir à un prestataire extérieur spécialisé dans le développement du vote électronique pour la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges annexé au présent accord respectant les prescriptions réglementaires. 

Le cahier des charges sera soumis à au moins deux prestataires extérieurs. A prestations et disponibilités équivalentes, le choix se portera vers le prestataire le moins coûteux dans un objectif d’utilisation raisonnée des fonds publics.

Le nom du prestataire retenu sera communiqué aux organisations syndicales représentatives signataires du présent accord. 

Un contrat sera conclu avec le prestataire retenu pour les opérations de vote relatives aux élections professionnelles des membres de la délégation du personnel au Comité social et économique qui se dérouleront en 2023.





Article 2.2 : Respect de la loi « Informatiques et libertés »

La mise en œuvre et le fonctionnement du système de vote électronique donneront lieu au respect de la loi « informatique et Libertés », de ses textes d’application et du RGPD.  Par conséquent la Carsat Auvergne s’engage : 

 Vis-à-vis des représentants du personnel : à informer quant aux tenants et aboutissants du système de vote électronique ;

Vis-à-vis des salariés électeurs : d’informer chaque salarié quant aux tenants et aboutissants du système de vote électronique et aux conditions d’utilisation ou de transmission à des tiers d’éventuelles données personnelles le concernant ;

D’inscrire les fichiers dans le registre des traitements des données personnelles au regard du RGPD

Article 2.3 Formation au système de vote électronique

Les délégués syndicaux, les représentants des sections syndicales, et les membres du bureau de
vote, bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu. Cette formation sera réalisée par le prestataire retenu et se déroulera pendant la phase de tests à blanc du système de vote.

Article 2.4 Cahier des charges 

Les conditions techniques du déroulement des opérations de vote par la voie électronique sont précisées dans le cahier des charges annexé à ce présent protocole.

Article 3. Modalités d’organisation des opérations de vote électronique 

Les modalités pratiques d’organisation des opérations de vote seront définies dans le protocole d’accord pré-électoral négocié avant l’élection professionnelle des membres de la délégation du personnel au Comité social et économique.

Les parties conviennent des principes généraux suivants qu’il conviendra de décliner dans le protocole d’accord pré-électoral : 

Les électeurs voteront exclusivement par un processus de vote électronique. Le vote sous enveloppe par correspondance ou physique est donc exclu.

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord pré-électoral.

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote électronique. À cet effet, chaque électeur disposera en amont de l’élection d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. 

Chaque électeur devra recevoir son identifiant ainsi que son mot de passe personnel, par des moyens sécurisés déterminés en accord avec le prestataire, afin de lui permettre de s’identifier sur le site sécurisé.

En cas d’oubli ou de perte du mot de passe, un système sécurisé de réattribution permettra au salarié de procéder au vote. Il sera communiqué aux salariés lorsque le prestataire sera choisi.

La saisie de ses identifiants lui permettra alors d’accéder aux professions de foi et aux bulletins de vote correspondants à son collège.

Les salariés seront informés par courriel (messagerie professionnelle) de l’ouverture des bureaux de vote. Les salariés en absence longue durée seront informés par courrier et/ou messagerie personnelle.  

Pendant la période du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre le prestataire afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de leur vote.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période ouvrée du scrutin, de n’importe quel terminal Internet ou Intranet, de leur lieu travail et /ou à distance (smartphone, tablette et ordinateurs). 

Une fois son vote exprimé, le choix de l’électeur apparaîtra clairement à l’écran et pourra être modifié avant validation. Sa validation définitive vaudra signature et émargement.

Ce vote sera traité de telle sorte à assurer son anonymat et son chiffrage ininterrompu avant d’être transmis dans le fichier contenant l’urne électronique, recensant tous les votes exprimés.

Article 4. Dépouillement des bulletins de vote

Les modalités pratiques relatives au dépouillement des bulletins de vote seront définies dans le protocole d’accord pré-électoral négocié avant l’élection professionnelle des membres de la délégation du personnel au Comité social et économique.

Les parties conviennent des principes généraux suivants qu’il conviendra de décliner dans le protocole d’accord pré-électoral : 

Le dépouillement sera assuré à la clôture des opérations de vote par les membres du bureau de vote.

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, la cellule technique du prestataire, en présence des représentants des listes de candidats, contrôle la fermeture du scrutin.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins 2 clés d’accès qui sont générées par le système de vote dématérialisé. Le nombre exact de clés et les détenteurs de celles-ci seront déterminés dans le protocole d’accord préélectoral, en tenant compte des modalités techniques du prestataire retenu.

Les membres des bureaux de vote éditent les procès-verbaux et proclament les résultats.

Article 5. Modalités d’application de l’accord

Article 5.1 : Conditions de validité de l’accord

Le présent accord est valable après avoir été signé par une ou plusieurs organisations syndicales représentatives ayant recueilli plus de 50% des suffrages exprimés en faveur d’organisations syndicales représentatives au premier tour des dernières élections des titulaires au CSE, quel que soit le nombre de votants.

Article 5.2 : Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée correspondant à celle nécessaire pour l’organisation des opérations de vote relatives aux élections professionnelles des membres de la délégation du personnel au Comité social et économique qui se dérouleront en 2023.

Chaque partie signataire peut demander la révision de tout ou partie du présent accord, par lettre recommandée avec accusé de réception adressée à chacune des parties signataires ou adhérentes.

En cas de modifications légales ou conventionnelles relatives aux thèmes abordés dans le présent accord, les parties signataires et adhérentes se réuniront à l'initiative de la partie la plus diligente, dans un délai de 15 jours à compter de la demande, afin d'examiner les aménagements à apporter au présent accord.

Article 5.3 : Publicité et dépôt de l’accord

Le présent accord sera transmis aux organisations syndicales présentes dans l’organisme et il fera l’objet d’une diffusion auprès du personnel.

L’accord collectif sera transmis à la Direction de la Sécurité Sociale dans le cadre de la procédure d’agrément des accords locaux. Il entrera en vigueur le jour suivant l’obtention de l’agrément par la Direction de la Sécurité Sociale. 

Il fera l’objet des formalités de dépôt et de publicité prévus par les dispositions légales auprès de la DREETS via la plateforme de téléprocédure du Ministère du Travail, et du greffe du conseil des Prudhommes.










Fait à Clermont-Ferrand, le 24 avril 2023



Le Directeur de la Carsat Auvergne





Pour le syndicat C.G.T. – F.O






Pour le syndicat C.F.E.-C.G.C







		


















ANNEXE 1 - CAHIER DES CHARGES DU SYSTEME DE VOTE

Les missions du prestataire

Le prestataire aura en charge :
la mise en œuvre du système de vote dématérialisé par internet,
la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote dématérialisé par internet et l’élaboration des états des résultats permettant l’affectation des sièges.

Le système développé et qui sera mis en œuvre par le prestataire est conforme en tous points aux prescriptions légales et réglementaires relatives aux conditions et aux modalités de vote dématérialisé par internet dans le cadre des élections professionnelles. 

Sécurité du système de vote

Avant l’ouverture du vote, les données de paramétrage du scrutin sont scellées manuellement, un condensat de référence est généré sur ces données pour en assurer l’intégrité à tout moment. Au scellement puis à l’ouverture programmée du scrutin, un constat assure des émargements et des urnes vides.

A la date de fermeture programmée du scrutin, la clôture des votes est faite automatiquement, un condensat de référence est généré sur l’urne et l’émargement des votes électronique à la fermeture.

Confidentialité des données transmises

Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Le système retenu répond en tous points aux prescriptions de la CNIL et du RGPD en matière de droit à la protection dans le cadre du traitement informatique contenant des données à caractère personnel, prescriptions énoncées dans la loi n° 78-17 du 6 Janvier 1978 relative à "l'informatique, aux fichiers et aux libertés" et aux textes de loi postérieurs modifiant et actualisant son contenu.

Le prestataire s’engage à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le cadre de l’organisation du vote dématérialisé par internet. Il met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations des fichiers qui lui sont transmis par l’entreprise sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote dématérialisé par internet.

A l’issue de l’opération de vote dématérialisé par internet, le prestataire s’engage à détruire les fichiers transmis et à ne conserver aucune de ces données.





Cellule d’assistance technique

L’entreprise mettra en place une cellule d’assistance technique. En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d’assistance technique :
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote dématérialisé par internet et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système est scellé ;
Contrôle, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote. 

Par ailleurs, un service d’assistance téléphonique sera mis en œuvre dans le but de renseigner les électeurs.

Les fichiers

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés.

Contenu des données : Les données devant être enregistrées sont les suivantes :
pour les listes électorales : matricule, noms et prénoms des inscrits, date d'entrée dans l'entreprise, date de naissance, collège ;
pour le fichier des électeurs : matricule, noms, prénoms, collège et coordonnées postales ;
pour les listes d'émargement : collège, noms et prénoms des électeurs ;
pour les listes des candidats : nom de la liste, collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant ;
pour les listes des résultats : nom de la liste, noms et prénoms des candidats, élus, non élus, nombre de voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège et les destinataires mentionnés ci-dessous.

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants :
pour les listes électorales : électeurs, organisations syndicales ayant participé à la négociation du protocole d’accord préélectoral, qu’elles soient signataires ou non, dépositaires d’une liste de candidats au second tour électoral le cas échéant  et collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections ;
pour le fichier des électeurs : chaque électeur a accès à ses propres informations uniquement ;
pour les listes d'émargement : membres des bureaux de vote ;
pour les listes des candidats : électeurs, organisations syndicales ayant participé à la négociation du protocole d’accord préélectoral, qu’elles soient signataires ou non, dépositaires d’une liste de candidats au second tour électoral le cas échéant et collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections;
pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l'emploi, organisations syndicales ayant participé à la négociation du protocole d’accord préélectoral, qu’elles soient signataires ou non, dépositaires d’une liste de candidats au second tour électoral le cas échéant et collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections.

En cas de contestation des élections, ces pièces sont tenues à la disposition des tribunaux compétents.

Listes électorales

Les listes électorales sont établies par l'entreprise. Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote dématérialisé par internet aux listes électorales transmises le cas échéant au prestataire est effectué sous la responsabilité de l'employeur et sous le contrôle des signataires de l’accord d’entreprise relatif au recours au vote dématérialisé par internet.

L'intégration et le contrôle des candidatures sont effectués dans les mêmes conditions.

Bureaux de vote et pilotage centralisé

Un bureau de vote électronique est constitué pour chaque collège électoral. Les membres des bureaux de vote électronique sont chargés du contrôle de la régularité du scrutin. Ils assurent le respect des principes régissant le droit électoral.

Chaque bureau de vote est composé d’un Président et de deux assesseurs, dont les modalités de désignation seront fixées dans le protocole d’accord préélectoral. 

Test - Scellement du Paramétrage

Test - Objectifs et Période des tests

Les tests programmés dans cette phase permettront notamment de contrôler le déroulement et la conformité du scénario de vote pour chaque élection durant une période prévue dans un calendrier de préparation des élections.

Elle sera prévue à l’issue de la phase de paramétrage et de préparation du système de vote dématérialisé par internet intégrant les listes de candidats. La période de test ne peut débuter qu’après la date limite de dépôt des listes de candidats fixée par le protocole d’accord pré-électoral.

Phase de tests « à blanc » 

Objectifs de la phase de tests « à blanc » : Les tests dits « à blanc » ont lieu après le contrôle et la validation des scénarios d’élections et après le contrôle des listes de candidats. Ils doivent être effectués sur le système de vote dématérialisé par internet définitif et validé préalablement, afin de permettre aux membres du bureau de vote de contrôler la conformité du système de vote dématérialisé par internet avant l’ouverture effective des élections.


Étapes de la phase de test « à blanc » : Les étapes de contrôle seront les suivantes :
Création par le Président et les Assesseurs du bureau de vote des clés secrètes qui permettront le chiffrement des bulletins de vote dans le système de vote dématérialisé par internet du prestataire ;
Ouverture des élections par le Président et les Assesseurs du bureau de vote ;
Réalisation de plusieurs votes selon des tests préparés pour la société. ;
Fermeture des élections par le Président et les Assesseurs du bureau de vote ;
Emploi des clés secrètes pour le déchiffrement des bulletins de vote ;
Déroulement du dépouillement des urnes électroniques et édition des résultats ;
Contrôles de la conformité des résultats obtenus ;

Scellement du paramétrage : à l’issue du test « à blanc » une validation du fonctionnement du système interviendra entre le Président du bureau de vote et le prestataire pour que le scellement définitif intervienne.

Le prestataire s’engagera à fournir un système permettant de tester « à blanc » toutes les fonctions et les rôles du logiciel une fois le paramétrage effectué, y compris l’utilisation des clés qui serviront au dépouillement réel à l’issue du scrutin.

Communication des Identifiants et mots de passe

Communication de l’identifiant : Le prestataire enverra par mail ou courrier, préalablement au scrutin et dans les délais prévus par le calendrier de préparation des élections, à chaque électeur individuellement :
L’adresse du site de vote sécurisé générée par le système de vote dématérialisé par internet ;
L'identifiant généré aléatoirement par le système de vote ;
Chaque salarié devra recevoir ses identifiants au plus tard 7 jours calendaires avant l’ouverture du scrutin.

Communication du mot de passe : Le mot de passe individuel est généré dynamiquement et aléatoirement par le système de vote dématérialisé. Ce mot de passe sera d’une complexité adaptée aux élections professionnelles. Il sera envoyé par sms ou sur l’adresse mail individuelle en fonction de l’option choisie par chaque électeur. 

La réception de l’identifiant et du mot de passe se fera de manière sécurisée.

Procédure de réassort du mot de passe et de l’identifiant

En cas de perte ou d’oubli du mot de passe et/ou de l’identifiant, une cellule d’assistance téléphonique se tient à disposition des électeurs 24/24h et 7/7j.

Le prestataire devra poser une question au salarié dont il est le seul à connaître la réponse. La modalité de mise en œuvre de ce questionnement sera décidée dans le cadre du protocole d’accord préélectoral. 



Le vote

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique, définies dans le protocole d’accord pré-électoral sont contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Pendant toute la durée du scrutin et à des fins de contrôle, les membres du bureau de vote peuvent consulter les listes d’émargement.

Pour se connecter à distance au système de vote, l'électeur doit se faire connaître par le moyen d'authentification qui lui aura été envoyé par courrier postal ou généré à sa demande en cas de perte. Ces moyens d'authentification permettent au serveur de vérifier son identité et garantissent l'unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d'authentification.

L'électeur accède aux listes de candidats, à la profession de foi de chaque candidat et exprime son vote suivant les modalités définies dans le protocole d’accord pré-électoral.

Le format des professions de foi des candidats et les modalités de transmission au prestataire pour publication sont définis dans le protocole d’accord pré-électoral.

La présentation des listes, des noms des candidats et le format des professions de foi seront uniformes.

Le choix de l’électeur apparaît clairement à l'écran sous forme récapitulative pour chaque élection, il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l'émargement font l'objet d'un accusé de réception.

Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier " contenu de l'urne électronique ". La validation le rend définitif et empêche toute modification.

Seules les personnes désignées dans le protocole d’accord préélectoral pourront consulter tout au long du scrutin les taux de participation grâce à une clé d’accès.

Clôture et dépouillement

Plusieurs clés (à minima 3) destinées à permettre à l’issue du scrutin, l’accès aux données du fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » et au dépouillement des votes, sont générées par le système de vote dématérialisé.

A défaut d’accord dans le protocole d’accord pré-électoral, les détenteurs des clefs sont le Président du bureau de vote et ses assesseurs nominativement identifiés.

L’initialisation des clefs a lieu avant la phase de tests, à une date définie dans le calendrier de préparation des élections dans le protocole d’accord pré-électoral. L’initialisation intervient de manière à prouver de façon irréfutable que les détenteurs distincts des clefs ont connaissance distinctement de leur clef à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.

Chaque détenteur désigné active à tour de rôle sa propre clef avec son mot de passe. Les mots de passe sont enregistrés par les porteurs de clé afin de garantir la confidentialité.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.

Le dépouillement initié par le président du bureau de vote n'est possible que par l'activation conjointe de deux clefs de chiffrement sur les trois clefs initialisées et en présence des porteurs de clés correspondants.

Ainsi la présence de deux détenteurs des clés initialisées et activées avant la phase de test est indispensable pour autoriser le dépouillement.

Le décompte des voix apparaît lisiblement sur l'écran de l’ordinateur connecté au système de vote et à tous les membres du bureau de vote. Le décompte des voix fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Le système de vote dématérialisé par internet est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.
La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Conservation des données

Le prestataire conserve sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

A l’issue de la remise des données, les responsabilités d’archivage du scrutin incomberont à la Carsat Auvergne. Jusqu'à cette date, le prestataire en assumera la charge.