Protocole d'accord préélectoral

Entre les soussignés :

La Direction de la Société Siemens Healthcare SAS, ayant son siège social 40 avenue des Fruitiers, 93 200 SAINT-DENIS,
Immatriculée sous le n° 81079480000013 au RCS de Bobigny,
Représentée par Monsieur XXX, Directeur Général et Madame XXX, Directrice des Ressources Humaines,

Ci-après dénommée « l’Entreprise »,

D’une part
Et

Les Organisations Syndicales suivantes, 

La CFTC représentée par Monsieur XXX agissant en sa qualité de délégué syndical,
La CFDT représentée par Monsieur XXX agissant en sa qualité de délégué syndical,
La CGT représentée par Madame XXX agissant en sa qualité de déléguée syndicale,
FO représenté par Monsieur XXX agissant en sa qualité de délégué syndical,
La CFE-CGC représenté par Monsieur XXX agissant en sa qualité de représentant de la section syndicale dument mandaté par l’organisation syndicale,
L’UNSA représentée par Messieurs XXX et XXX agissant en leur qualité de salarié et représentant syndical extérieur à l’entreprise dument mandatés par l’organisation syndicale ;

Ci ensemble dénommée « les parties »

D’autre part,

Après plusieurs réunions de négociation,  il a été convenu et arrêté ce qui suit :

La Société Siemens Healthcare SAS organise les élections des Instances Représentatives du Personnel selon les modalités suivantes :


Article 1 - Effectif

Sont pris en compte dans l'effectif d'assujettissement :
-	les salariés en CDI et les salariés en CDD pour un motif autre que remplacement,
-	les travailleurs à domicile,
-	les salariés dont le contrat de travail est suspendu (congé, maladie, maternité, ...),
-	les salariés temporaires pour un motif autre que remplacement,
-	les personnels mis à disposition par une entreprise extérieure, présents dans les locaux depuis un an au moins, et y exécutant la majeure partie de leur temps de travail.



Ne sont pas pris en compte dans l'effectif d'assujettissement :
-	les salariés sous contrat d'apprentissage,
-	les salariés sous contrat initiative-emploi ou contrat d'accompagnement dans l'emploi, pendant la durée d'attribution de l'aide financière,
- les salariés sous contrat de professionnalisation, jusqu'au terme du CDD ou de l'action de professionnalisation du CDI selon le cas,
-	les remplaçants en CDD ou en intérim de personnel absent ou dont le contrat est suspendu.

Les personnels à temps partiel ou en forfait jours réduit sont comptabilisés au prorata de leur durée de travail contractuelle sur la durée conventionnelle ou légale en vigueur.

Les salariés en CDD, les intermittents, les salariés temporaires et les personnels mis à disposition par une entreprise extérieure sont comptabilisés au prorata de leur temps de présence au cours des 12 derniers mois.

L'effectif devrait être calculé à la date du premier tour, mais pour des raisons pratiques il est ici convenu d'arrêter ce calcul à la date du 31/08/2018.

Conformément à l'accord d'entreprise relatif à la mise en place et au fonctionnement du CSE ainsi qu’à l’exercice du dialogue social au sein de Siemens Healthcare SAS conclu le 19/09/2018, les parties conviennent que les élections sont organisées pour l’établissement distinct de Saint-Denis:



Article 2 - Durée des mandats

La durée des mandats est légalement fixée à 4 ans.

Article 2.1 – Limitation du nombre de mandats successifs

Pour les entreprises de plus de 300 salariés, le nombre de mandats successifs est légalement limité à 3.

La condition d’application de cette limite est la suivante :
le nombre et la durée des mandats effectués avant la mise en place du Comité social et Economique ne sont pas pris en compte.

Article 3 - Collèges électoraux et répartition des sièges 

L'effectif d’assujettissement de l’établissement distinct de Saint-Denis est réparti entre différents collèges.

La répartition des sièges est proportionnelle à l'effectif de chacun des collèges, avec un minimum de 1 siège par collège. Ce minimum de 1 siège est applicable quel que soit l'effectif, même très faible, mais sous réserve qu'au moins un électeur soit éligible.

Le nombre de sièges à pourvoir est identique pour les titulaires et pour les suppléants.

 


Conformément aux dispositions légales et étant donné l’absence de collège 1 auxquels ils doivent être rattachés lors de l’établissement des listes électorales, les parties conviennent que les salariés en contrat d’apprentissage et contrat de professionnalisation seront rattachés au sein du collège 2.

Conformément aux dispositions légales, notre effectif cadres étant supérieur à 25, la création du 3ème collège est obligatoire.

Article 4 - Conditions pour être électeur

Les électeurs sont les salariés de l'entreprise, qu'ils soient pris en compte ou non dans le calcul de l'effectif, mais aux conditions suivantes à la date du premier tour du scrutin :
-	bénéficier d'un contrat de travail,
-	être âgé de 16 ans révolus,
-	jouir de ses droits civiques,
-	ne pas détenir de pouvoir permettant d'être assimilé au chef d'entreprise,
-	travailler depuis 3 mois au moins dans l'entreprise.

Les personnels mis à disposition, aux conditions de prise en compte dans l'effectif d'assujettissement à la date du premier tour du scrutin, peuvent choisir d’être électeurs, à la condition de renoncer à ce droit dans l’entreprise qui les emploie.

Article 5 - Listes électorales

Les listes électorales sont établies et affichées par la Direction, pour chaque collège.

Ces listes comportent les indications suivantes :
- matricule
-	nom et prénom,	
-	date d'ancienneté,	
- éligibilité                                 
Les parties décident de ne pas faire figurer la date de naissance sur les listes électorales.

Elles comportent aussi un décompte du nombre total d'inscrits ainsi que sa répartition entre les femmes et les hommes. 

Elles sont affichées au plus tard le 15 octobre 2018.

Les éventuelles demandes de correction sont adressées par email à  copie neers.com au plus tard le 17 octobre 2018.

Les éventuelles contestations doivent être déclarées au Tribunal d'Instance avant le 18 octobre 2018.

Ce délai de contestation passé, les listes électorales corrigées ne peuvent plus être modifiées et restent valables pour les deux tours du scrutin.

Les parties s'entendent pour décider formellement que les listes électorales affichées le 19 octobre 2018 seront les listes de référence transmises au juge dans le cas où il lui serait demandé de valider le respect des règles de répartition équilibrée des femmes et des hommes au sein des listes de candidatures au premier tour.

Ces mêmes listes de référence seraient transmises au juge pour la validation du respect des règles de répartition au second tour.

Article 6 - Conditions pour être éligible

Pour être éligible, un salarié doit répondre aux conditions suivantes pour chaque tour de scrutin :
-	être électeur dans le même collège,
-	être âgé de 18 ans révolus à la date du scrutin,
-	travailler depuis 1 an au moins dans l'entreprise,
-	ne pas avoir de lien proche avec l’employeur (conjoint, partenaire de PACS, concubin, ascendant, descendant, frère, sœur ou allié au même degré),
- ne pas détenir de pouvoir permettant d’être assimilé au chef d’entreprise,
- ne pas être condamné pour indignité nationale et ne pas être déchu de sa capacité électorale.

Les temps partiels travaillant simultanément dans plusieurs entreprises peuvent choisir celle dans laquelle ils sont éligibles.

Les personnels mis à disposition, même enregistrés comme électeurs, ne sont pas éligibles au CSE.

Article 7 - Listes de candidats

7.1 – Dépôt des listes de candidats

Pour des raisons d'ordre matériel tenant à l'organisation du vote, les dates limites de dépôt des listes sont fixées :
-	pour le premier tour 	:	au	26 octobre 2018 	à	12H30__
-	pour le second tour 	:	au	19 novembre 2018 	à 12H30__

Les listes de candidat(e)s doivent être déposées obligatoirement selon l'une des modalités suivantes : 
- par courrier recommandé avec Accusé de Réception à l'attention de la Direction des Ressources Humaines Siemens Healthcare SAS,
- par remise en mains propres contre décharge à Madame Nadine Jiner, ou Madame Morgane Holgado,
- par courriel à l'adresse  copie à  ,  un message de bonne réception étant renvoyé à l'expéditeur.

Les listes sont distinctes pour chacun des scrutins, soit par - Collège - Titulaires/Suppléants.

Elles peuvent être incomplètes, mais ne doivent pas comporter plus de candidats que le nombre de sièges à pourvoir.
Les candidatures doubles (Titulaire et Suppléant) sont autorisées, mais un candidat élu Titulaire ne peut pas être élu Suppléant.

Les listes sont affichées par la Direction au plus tard le premier jour travaillé suivant la date limite de dépôt soit le 29 octobre 2018 pour le 1er tour et le 20 novembre pour le second tour.

Au premier tour de scrutin, les organisations syndicales suivantes peuvent présenter des candidats (article L.2314-5 du Code du Travail) :
-	les syndicats représentatifs dans l’entreprise,
-	les syndicats affiliés à une organisation reconnue représentative au niveau national et interprofessionnel,
-	tout syndicat qui satisfait aux critères de respect des valeurs républicaines et d’indépendance, est légalement constitué depuis au moins deux ans, et dont le champ professionnel et géographique couvre l’entreprise ou l’établissement.
Au second tour, les candidatures sont libres. Sauf à ce qu'elles soient déposées sous forme de listes, ces candidatures individuelles constituent chacune une liste.
Chaque organisation syndicale, chaque liste sans étiquette en cas de second tour, peut désigner lors du dépôt un délégué de liste(s) auquel il sera proposé de contresigner le procès-verbal général des élections à l'issue du dépouillement. 

Les listes communes (intersyndicales) présentées au premier tour doivent préciser la règle de répartition des suffrages obtenus entre les organisations syndicales, faute de quoi cette répartition est réalisée à parts égales pour le calcul de la représentativité.

Pour être applicable, cette règle de répartition est communiquée aux électeurs avant l'ouverture du scrutin : 
- par affichage sur les listes concernées,
- par une mention sur la page d'accueil du site internet de vote, 

Les listes communes doivent également préciser l'organisation syndicale représentée par chacun des candidats, sans que cela ne signifie qu'ils en sont adhérents. Cette précision est indispensable pour	 déterminer l'ordre des suppléances en cas d'absence d'un titulaire : conformément à l'article L.2314-37 du Code du Travail, la priorité doit être donnée à la même organisation syndicale.

Représentation équilibrée des candidatures : chaque liste de candidats doit être établie en tenant compte des règles suivantes, liées au nombre de candidats qu'elle présente et applicables indépendamment à chaque scrutin (pour chaque collège, pour les titulaires et pour les suppléants) :
.	En cas de siège unique à pourvoir, et lorsque l’application des règles des calculs et arrondis légaux énoncées ci-dessous conduisent à exclure la représentation d’un sexe sur l’autre, la liste pourra comporter un candidat du sexe qui à défaut ne serait pas représenté.
.	si le nombre de sièges à pourvoir est supérieur à 1, et si la liste électorale du collège concerné est mixte, la liste comporte obligatoirement au moins une femme et au moins un homme conformément aux dispositions de l’article L.2314-30 du code du travail,
.	les nombres de femmes et d'hommes autorisés sur la liste sont proportionnels aux nombres de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale de référence du collège concerné,
.	la règle d'arrondi lorsque le calcul proportionnel du nombre de candidats autorisés pour un sexe ne donne pas un nombre entier est un arrondi à l'entier inférieur si la décimale est inférieure à 5, et à l'entier supérieur dans le cas contraire,
.	lorsque l'application des calculs et arrondis légaux conduit à un nombre cumulé de candidatures autorisées pour les femmes et les hommes dépassant le nombre de sièges à pourvoir, il est ici convenu de diminuer de 1’ unité le résultat obtenu pour chaque sexe et de laisser la liberté aux listes de choisir indifféremment l'un ou l'autre sexe pour la candidature complémentaire, sous réserve que la liste comporte au minimum une femme et un homme,
.	lorsque l'application des calculs et arrondis légaux conduit à n'autoriser aucune candidature pour l'un des deux sexes, la seconde candidature dans l'ordre de présentation est obligatoirement celle d'un candidat du sexe le moins représenté,
.	sauf dans le cas précédent, la liste doit présenter alternativement un candidat de chaque sexe, en commençant indifféremment par une femme ou un homme, et en finissant avec l'éventuel surplus de candidats du sexe le plus représenté.

Exemple de calcul pour un collège unique constitué de 254 femmes et 586 hommes, avec 15 sièges à pourvoir:
-	nombre de candidatures autorisées pour les femmes = 15 x 254 / (254+ 586) = 4,5357… soit 5
-	nombre de candidatures autorisées pour les hommes = 15 x 586 / (254 + 586) = 10,4642… soit 10

Exemples de listes possibles avec ces 15 sièges à pourvoir :
-	liste entière = F-H-F-H-F-H-F-H-F-H-H-H-H-H-H ou H-F-H-F-H-F-H-F-H-F-H-H-H-H-H
-	liste incomplète de 10 = F-H-F-H-F-H-H-H-H-H ou H-F-H-F-H-F-H-H-H-H 


7.2 – Crédit d’heures spécifique aux élections

En vue d’organiser au mieux leur campagne électorale et faire notamment connaitre aux salariés l’importance des élections professionnelles, chaque syndicat, représentatif ou non ou ayant participé à la négociation du protocole d’accord préélectoral et présentant une liste de candidats, bénéficiera d’un crédit d’heures global « spécifique aux élections » de 8 heures par liste de candidats titulaires et/ou suppléants à utiliser avant le premier tour des élections.

L’organisation syndicale qui a présenté la liste devra informer la Direction des ressources Humaines par email 3 jours avant son utilisation en indiquant la période d’utilisation et qui en bénéficie nominativement.

Le crédit d’heures global « spécifique élections » du 1er tour non utilisé est perdu. 

En cas de second tour, un nouveau crédit de 8 heures sera possible pour chaque liste de candidats titulaires et/ou suppléants (liste syndicale ou sans étiquette syndicale). S’agissant des éventuelles listes de candidats sans étiquette syndicale, la demande d’utilisation de ce crédit d’heures devra émaner de la totalité de la liste.

En outre, les parties prévoient qu’une réunion d’information au personnel, animée par les organisations syndicales signataires avant le dépôt des listes sur le site de Saint-Denis est organisée courant octobre 2018.

Article 8 - Date des élections

La date de dépouillement de l'ensemble des scrutins est fixée :
-	pour le premier tour 	:	au	15 novembre 2018 	à	14H05__
-	pour le second tour 	:	au	29 novembre 2018 à	 14H05__


Article 9 - Vote par internet 

Conformément à l'accord d'entreprise relatif au vote par voie électronique, conclu le 13/07/2018, les parties conviennent que les élections ont lieu par internet.

La solution technique utilisée pour le vote par internet est celle mise au point et commercialisée par :
SARL e-votez - RCS Nanterre 489 660 142
144 avenue Charles de Gaulle - 92200 Neuilly-sur-Seine

L’URL retenue pour le site de vote est www.e-votez.net/siemenshealthcare

9.1 – Paramétrage des langues proposées et de l'affichage initial des listes

Les indications et informations présentées sur le site de vote sont disponibles au choix de chaque électeur dans les langues suivantes : français, allemand, anglais.

Les enveloppes symbolisant les scrutins sont toujours présentées Titulaires au-dessus et Suppléants en dessous.

L'interface de vote prévoit deux possibilités d'affichage des listes en présence : le logo accompagné du nom de la liste, ou en plus petits caractères le nom de la liste et les noms des premiers candidats de la liste. L'électeur peut basculer d'une présentation à l'autre par un simple clic sur le bouton prévu à cet effet. Le choix d'une des listes lui présente ensuite le bulletin de vote avec tous les candidats de la liste, accompagnés éventuellement de leurs photos.

L'affichage initial proposé aux électeurs est le logo accompagné du nom de la liste. 

9.2 - Ordre de présentation des listes

Indépendamment pour chaque scrutin, les listes en présence sont proposées aux électeurs sur un même écran d'ordinateur, sans qu'il soit nécessaire de les faire défiler pour les voir toutes, dans la limite de 20 listes (la norme d'affichage 1024x768 utilisée est volontairement ancienne pour la plus grande compatibilité avec les matériels utilisés). Au-delà de 20 listes pour un même scrutin, un ascenseur apparait et permet de toutes les visualiser.

La présentation de ces listes est réalisée sur une colonne, alimentée de haut en bas.

L'ordre de présentation de ces listes est le suivant : 
-	ordre alphabétique des sigles des organisations syndicales

Les logos doivent être déposés avec les listes de candidats, aux conditions, dates et heures fixées article 7.
La Direction de la Société les transmet au prestataire sans altération, ils sont donc nécessairement déposés au  format GIF ou JPG, d'une hauteur de 70 pixels et d'une largeur de 70 pixels (à défaut, et en particulier pour les listes sans étiquette, un logo générique est fourni par le prestataire).

9.3 - Photos des candidats 

L'affichage des candidats de chacune des listes en présence est accompagné d'une photo individuelle, après accord écrit de chacun d'entre eux (décharge portant sur le droit à l’image). A défaut d'accord pour un candidat, seule une ombre est présentée.
Les photos doivent être déposées avec les listes de candidats, aux conditions, dates et heures fixées article 7.
La Direction de la Société les transmet au prestataire sans altération, elles sont donc déposées au  format GIF ou JPG, d'une hauteur de 215 pixels et d'une largeur de 175 pixels.

A défaut de respect de ces dimensions, il est ici convenu que c'est le logiciel du prestataire qui réduit ou agrandit les photos, et ajoute si nécessaire une bande blanche sur les côtés pour ne jamais les déformer.



9.4 - Consultation de la participation

Conformément à l'accord d'entreprise  relatif au vote par voie électronique, conclu le 13/07/2018, le nombre de votants peut être révélé pendant les scrutins.

Le prestataire est donc autorisé à consulter les taux de participation à chacun des scrutins pendant l'ouverture du vote par internet.
Il les consulte sur demande de la Direction de la Société, puis les lui communique afin qu'elle se charge de diffuser cette information à toutes les listes en présence.
    
Une consultation des taux de participation sera réalisée tous les jours ouvrés pendant la période de vote par internet à 10H. Le prestataire réalisera cette consultation et transmettra à la Direction qui elle-même transmettra cette extraction à toutes les listes en présence.

Accès aux listes d'émargements

Il est ici rappelé que les listes d'émargements ne sont accessibles qu'aux seuls membres du bureau de vote, sur demande et exclusivement à des fins de contrôle. 

Chaque électeur peut ainsi demander à un membre du bureau de vote de consulter la liste d'émargements afin de vérifier si l'émargement de son vote a été ou non enregistré et si l'horodatage obligatoire est conforme à l'accusé réception qu'il a obtenu.
À noter que cette recherche par un membre du bureau de vote est tracée, et que la liste des électeurs ainsi contrôlés peut être imprimée et conservée après le dépouillement.

A l’issue du scrutin, les listes d’émargement sont ensuite conservées par les agents habilités du service du personnel.

9.5 – Clefs de vote

Chaque électeur est identifié par son matricule attribué par l'entreprise.
Une clef de vote personnelle et unique est générée aléatoirement et lui est attribuée pour les deux tours.
Cette clef lui permet de voter, en une ou plusieurs fois, pour chacun des scrutins auxquels il peut participer.
Afin de compléter ce dispositif de sécurité, l'électeur doit également saisir sa date de naissance pour être autorisé à entrer sur le site de vote.

9.6 - Communication des clefs de vote 

La clef de vote confidentielle de chaque électeur lui est communiquée avant le premier  tour, par courrier à son adresse personnelle sans rappel de son matricule.

Les retours pour adresse erronée sont gérés par le prestataire dans les conditions suivantes :
-	si le temps le permet encore, le prestataire interroge la Direction afin de connaître l'adresse corrigée, puis il procède à un nouvel envoi,
-	si le temps ne permet plus à l'électeur de recevoir sa clef de vote avant la fermeture du vote par internet, le prestataire en informe la Direction qui prend contact avec l'électeur concerné et l'informe du protocole de restitution de clef de vote. 

9.7 - Protocole de restitution de clef de vote 

9.7.1 – Restitutions par le prestataire 

Pour les cas de perte, vol, ou retour tardif pour adresse erronée, le prestataire possède un logiciel confidentiel et protégé sur internet, lui permettant de restituer les clefs de vote personnelles des électeurs concernés.

Deux protocoles complémentaires sont prévus selon la localisation de l'électeur concerné : 

1)	Électeur et membres du bureau de vote présents sur un même lieu
Une demande est formulée par l'électeur au Président du bureau de vote. Cette demande comporte les éléments suivants :
-	présentation d'un justificatif d'identité de l'électeur,
-	numéro de téléphone auquel il faut le joindre pour communication de sa clef de vote,
-	mot de passe au choix de l'électeur.
Après contrôle de ces éléments par le Président du bureau de vote, celui-ci les transmet au prestataire, ce dernier recherche la clef de vote, et la note en assurant sa confidentialité. Il appelle ensuite le numéro indiqué, vérifie le mot de passe personnel choisi par l'électeur, et lui communique sa clef de vote.
Celui-ci peut alors voter depuis n'importe quel poste connecté à internet.
À noter que cette recherche de clef de vote par le prestataire est tracée, et que la liste des électeurs concernés peut être imprimée et conservée après le dépouillement.

2)	Électeur et membres du bureau de vote présents sur des lieux distants
Une demande est adressée par l'électeur à la DRH, à l'attention du Président du bureau de vote, par courriel, MMS ou télécopie. Cette demande comporte les éléments suivants :
-	copie d'un justificatif d'identité de l'électeur,
-	numéro de téléphone auquel il faut le joindre pour communication de sa clef de vote,
-	mot de passe au choix de l'électeur.
À réception de la demande, après son contrôle par le Président du bureau de vote et sa transmission au prestataire, ce dernier recherche la clef de vote, et la note en assurant sa confidentialité. Il appelle ensuite le numéro indiqué, vérifie le mot de passe personnel choisi par l'électeur, et lui communique sa clef de vote.
Celui-ci peut alors voter depuis n'importe quel poste connecté à internet.
À noter que cette recherche de clef de vote par le prestataire est tracée, et que la liste des électeurs concernés peut être imprimée et conservée après le dépouillement.


9.7.2 – Restitutions par logiciel

Pour les cas de perte, vol, ou retour tardif pour adresse erronée, le prestataire met à la disposition de l'entreprise un site internet permettant aux électeurs concernés de récupérer leurs clefs de vote.

Les demandes de restitution de clefs de vote sont enregistrées à partir de la page d'identification du site de vote, par les électeurs eux-mêmes, et sécurisées par un mot de passe individuel :
- identification par saisie de l'adresse mail professionnelle,
- complément d'identification par saisie de la date de naissance,
- création d'un mot de passe libre de 6 à 30 caractères alphanumériques.

Le traitement des demandes par le site internet dédié est automatisé :
- vérification de l'existence de l'adresse mail professionnelle saisie,
- vérification de la date de naissance,
- génération d'un code de sécurité aléatoire et unique,
- envoi de ce code de sécurité à l 'adresse mail saisie.

Seul l’électeur à l’origine de la demande peut ensuite ouvrir le mail qui lui a été adressé, noter le code de sécurité ou cliquer sur le lien figurant dans ce mail, puis saisir le mot de passe libre qu’il a créé précédemment et se voir affichée sa clef de vote.

Il est ici précisé que la DRH ne communique au prestataire que les adresses mail professionnelles des électeurs bénéficiant d'une boite mail personnelle, non partagée, dont l'accès lui est exclusivement réservé. À défaut, et avec l'accord exprès de l'électeur concerné, la DRH peut communiquer au prestataire une adresse mail personnelle.

9.8 – Scellement du système et formation (articles R.2314-15 et R.2314-12 du Code du Travail)

Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire intervient dans les jours qui précèdent l'ouverture du site internet, dans les locaux prévus pour la réunion du bureau de vote le jour du dépouillement.
Cette intervention consiste à :
-	tester le logiciel de vote et le logiciel de dépouillement avant l'ouverture du vote,
-	initialiser les urnes électroniques, et constater qu'elles sont vides par mesure de la participation,
-	créer deux exemplaires des clefs de chiffrement propres aux élections considérées, et les mettre sous scellés,
-	remettre les scellés à la Direction des Ressources Humaines afin qu'elle les conserve jusqu'au jour du dépouillement, date à laquelle ils sont alors confiés au Président du bureau de vote.

Les organisations syndicales ayant participé à la négociation du présent protocole, ainsi que les membres du bureau de vote, sont invités par la Direction des Ressources Humaines à assister à ces opérations de contrôles et de scellement.

En cas de second tour, les clefs de chiffrement utilisées pour autoriser le dépouillement du premier tour sont remises sous scellés publiquement, les scellés sont confiés de nouveau à la Direction des Ressources Humaines jusqu'au jour du dépouillement du second tour, date à laquelle ils sont confiés au Président du bureau de vote.
Le constat que les urnes sont vides est réalisé par une nouvelle mesure de participation.

L'information et la formation sont assurées :
-	pour les Délégués Syndicaux et les membres du bureau de vote présents, par la participation à cette intervention précédant l'ouverture du site de vote,
-	pour tous les électeurs, par la mise à disposition d'un diaporama ou d'un document imprimable, tous deux présentant le mode d'emploi de chaque page du site de vote,
-	pour les membres du bureau de vote absents, par une explication de leur rôle donnée par le prestataire, à l'ouverture du bureau le jour du dépouillement.

9.9 – Cellule d'assistance technique (articles R.2314-10 du Code du Travail)

La cellule d'assistance technique est constituée de personnels du prestataire. Elle est chargée notamment de :
-	veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote par internet,
-	procéder aux tests et au scellement du système avant l'ouverture du vote (article 9.8),
- assister les électeurs pendant toute la période de vote (assistance 9h00-19h00 heure de Paris, 7/7jours),
-	assister le bureau de vote le jour du dépouillement.


Article 10 - Dates et horaires des votes par internet

La participation aux scrutins n'implique aucune perte de salaire.

Les plages horaires de vote par internet pour le premier tour sont les suivantes : 


Les plages horaires de vote par internet pour l'éventuel second tour sont les suivantes :



10.1 – Tolérance de dépassement

Conformément à une pratique courante dans les bureaux de vote traditionnels, une tolérance est accordée aux électeurs s'identifiant quelques instants avant l'horaire de clôture prévu article 10, leur permettant d'enregistrer leurs bulletins de vote après cet horaire. Cette tolérance ne permet donc pas de s'identifier, et elle reste limitée à une durée de 5 minutes afin de ne pas retarder les opérations de dépouillement.


Article 11 - Dates, horaires et lieux du vote par internet et des votes sur place

11.1 – Composition du bureau de vote

Un bureau de vote unique est constitué d'un président et de deux assesseurs désignés avant la date du scellement par la Direction des Ressources Humaines pour les deux collèges.




11.2 – Désignation des membres du bureau de vote

Le bureau de vote est constitué des deux électeurs les plus âgés et de l'électeur le plus jeune parmi les électeurs présents acceptant d'être membres dudit bureau de vote le jour du dépouillement, et si possible également représentant les différents collèges précisés à l’article 3. La présidence revenant alors au plus âgé des assesseurs ayant accepté d’être membre du bureau de vote le jour du dépouillement.

En cas d’impossibilité, il sera fait appel aux bonnes volontés en respectant les règles d’âge et d’ancienneté.

En cas de nécessité, le bureau ainsi constitué peut accepter des remplaçants, sous réserve de la tenue d'une feuille de présence émargée par chacun.

Dans la mesure du possible, le bureau constitué pour le premier tour est conservé à l'identique pour l'éventuel second tour.

11.3 – Rôle des membres du bureau de vote

Les membres des Bureaux de vote contrôlent le bon déroulement des opérations électorales et proclament les résultats. 

La participation aux scrutins, ainsi que le temps consacré aux missions de Président ou d’assesseur, n’impliquent aucune perte de salaire.

Le rôle du bureau de vote est :
d'assister au scellement du système (article 9.8), 
de superviser la restitution de clefs de vote perdues (article 9.7.1), 
d'autoriser le descellement (article 16), 
de signer les procès-verbaux (article 18) et, 
de proclamer oralement les résultats (article 19).

11.4 – Organisation du vote par internet et des votes sur place

Il est mis à disposition sur le site de l’établissement de Saint-Denis un ordinateur en libre service.

L’ordinateur en libre service est protégé par un isoloir ou l'équivalent, et permet à tout électeur de voter sur internet pendant les plages horaires qui lui sont autorisées conformément à l'article 10.

Important : aucun moyen n'est prévu pour modifier les plages horaires de votes déterminées par ce protocole.
Les électeurs sont donc informés qu'en cas d'arrivée tardive, ou d'arrivées nombreuses peu avant la fermeture du site internet, il peut arriver qu'ils ne puissent pas voter sur un poste en libre service.

Un bureau de vote est un lieu où sont présents les membres du bureau de vote, alors qu'un point de vote est juste un lieu où un ordinateur est mis à la libre disposition des électeurs.

Le bureaux et point de vote sont ouverts aux lieux et dates suivants pour le premier tour : 




Le bureaux et point de vote sont ouverts aux lieux et dates suivants pour l'éventuel second tour : 


En cas d'absence de bureau de vote constitué pendant la période de vote par internet précédant le jour du dépouillement, il est ici convenu de la constitution par la Direction des Ressources Humaines d'un bureau de vote exceptionnel en cas d'évènement de tout type nécessitant une prise de décision lui incombant et concernant le déroulement du scrutin.

Article 12 - Propagande électorale

Les listes en présences (organisations syndicales, candidats sans étiquette au second tour) remettent à la Direction leurs professions de foi aux mêmes dates limites que celles de dépôt des listes de candidats, fixées article 7 de ce protocole.

Les organisations syndicales présentes dans l'entreprise et satisfaisant aux critères de respect des valeurs républicaines et d'indépendance, légalement constituées depuis au moins deux ans pourront mettre à disposition des publications et tracts sur un site syndical accessible à partir de l'intranet de l'entreprise conformément aux dispositions de l’article L.2142-6 du code du travail.

L’entreprise communiquera sur l’accessibilité de ces sites syndicaux sur l’intranet aux collaborateurs.

Les publications et tracts pourront être diffusés jusqu’à la veille à minuit de chaque scrutin.

        
Professions de foi électroniques 

Elles sont obligatoirement écrites en langue française. Les listes en présence qui le souhaitent peuvent toutefois les traduire dans les langues prévues à l’article 9.1 afin qu’elles soient présentées à l’électeur dans la langue qu’il choisit.

Les professions de foi sont mises à la disposition des électeurs sur : 
-	le site internet du prestataire, http://www.e-votez.net/siemenshealthcare 

Les éléments nécessaires à la mise en ligne sont pour chaque liste en présence :
-	un logo au format GIF ou JPG, hauteur 70 pixels, largeur 70 pixels (à défaut, et en particulier pour les listes sans étiquette, un logo générique est fourni par le prestataire),
-	une profession de foi au format PDF A4, 2 pages incluant la liste des candidats, d'une taille maximale conseillée de 1 Mo. 

Les professions de foi sont proposées aux électeurs dans le même ordre que celui retenu pour les listes sur le site de vote, précisé article 9.2.

Dans le cas d'un second tour, les professions de foi des listes qui ne présentent aucun candidat sont retirées du site internet du prestataire.


Article 13 - Vote par correspondance (en complément du vote par internet)

Le vote par internet est une forme de vote par correspondance, dans le sens où il n'est pas un vote physique.

Le vote par correspondance sous la forme papier doit rester possible, mais exceptionnel, pour le cas où le vote par internet s'avère impossible.

Les électeurs absents pour maladie, maternité, congé, accident, déplacement sans possibilité d'accès à internet, ou dont les horaires de travail sont incompatibles avec les horaires d'ouverture du vote par internet, sont autorisés à demander à bénéficier du matériel de vote par correspondance.
Chacun de ces électeurs reçoit en retour à son domicile le matériel composé de :
-	un courrier explicatif,
-	un bulletin de vote de chacune des listes "Titulaires" et "Suppléants" de son collège,
-	deux enveloppes destinées à recevoir l'expression de ses votes,
-	une enveloppe d'émargement/expédition, capable de contenir les enveloppes de vote correspondantes, et comportant l'indication du bureau de vote et de l'identité de l'électeur. Chaque enveloppe est pré-timbrée et doit être cachetée et signée par l'électeur sous peine de nullité,
	le cas échéant une note précisant la répartition inégalitaire des voix des listes communes,
-	les professions de foi "papier" ou un tirage couleur des professions de foi électroniques.

La date limite fixée pour demander le matériel de vote par correspondance est fixée 
-	pour le premier tour 	:	au	29/10/2018	à 14H00
-	pour le second tour 	:	au	19/11/2018	à 14H00

Les salariés souhaitant voter par correspondance devront se déclarer par email à  aux dates indiquées ci-dessus.

L'envoi du matériel de vote par correspondance est réalisé par son prestataire :
-	pour le premier tour 	:	le	06/11/2018
-	pour le second tour 	:	le	22/11/2018

L'adresse retenue pour la réception du vote par correspondance est : 
-	E-VOTEZ - 144 avenue Charles de Gaulle - 92200 Neuilly-sur-Seine 

La date limite de réception des enveloppes de vote par correspondance est fixée :
-	pour le premier tour 	:	au	15/11/2018	à	12H00
-	pour le second tour 	:	au	29/11/2018	à	12H00

Il est ici précisé que les parties s'entendent pour décider formellement que les éventuelles enveloppes de vote reçues après ces dates ne sauraient être ni comptabilisées ni prises en compte sous aucune forme, quelles que soient les potentielles influences qu'elles auraient pu avoir sur les résultats.

Émargement

Après fermeture du site de vote électronique, le Président fait procéder à l'ouverture des enveloppes d'expédition reçues.
L'émargement électronique est réalisé en une fois pour les différentes enveloppes de vote adressées par l'électeur.
Les enveloppes de vote sont ainsi accumulées en attente du dépouillement.

Article 14 - Bulletins de vote

Nécessaires pour le vote par correspondance, les bulletins de vote et enveloppes sont fournis par son prestataire. 
Ils sont d'une même couleur pour un même scrutin, mais de couleurs différentes pour des scrutins différents.


Les dimensions des bulletins, les tailles et polices de caractères, les mises en page, sont identiques pour toutes les listes dans un même collège.

Chaque bulletin porte très lisiblement :
-	le sigle ou le logo de l'organisation syndicale qui présente la liste,
-	la mention "liste sans étiquette" le cas échéant au second tour,
-	le nom de l'établissement,
-	la date et le tour,
-	la mention "Élections CSE",
-	le collège,
-	la mention "Titulaires" ou "Suppléants",
-	les nom et prénom des candidats.

Chaque enveloppe porte très lisiblement :
-	le nom de l'établissement,
-	la mention "Élections CSE",
-	le collège,
-	la mention "Titulaires" ou "Suppléants".


Article 15 - Priorité des votes

Chaque électeur peut avoir selon le contexte jusqu'à deux possibilités pour exprimer ses votes :
-	vote par internet (y compris dans l'isoloir ou équivalent comme prévu article 11),
-	vote par correspondance.

Le vote par correspondance n'est jamais prioritaire sur le vote par internet, car il est traité après fermeture du site de vote électronique.

Lors de  l'ouverture des enveloppes d'émargement, seules les enveloppes de vote correspondant à des scrutins non encore émargés sont conservées pour être dépouillées, et l'émargement électronique est réalisé pour chaque enveloppe de vote admise au dépouillement. Les enveloppes de vote correspondant à des scrutins déjà émargés sont écartées et conservées pour destruction ultérieure.

Dans le cas où deux enveloppes d'émargement sont reçues pour un même électeur, la priorité est donnée à la dernière postée, le cachet de la poste faisant foi. Si la seconde contient des enveloppes de vote correspondant à des scrutins non encore émargés, ces enveloppes de vote sont mises en urne pour être dépouillées, et l'émargement électronique est réalisé.


Article 16 - Dépouillement

Après clôture du bureau de vote et émargement des votes par correspondance, le Président autorise les opérations de dépouillement :

Vote par correspondance

Est comptabilisé comme vote blanc :
-	une enveloppe de vote vide,
-	un bulletin de vote blanc, sans aucune mention,
-	un bulletin de vote sur lequel tous les noms de candidats sont raturés.

Est comptabilisé comme vote nul :
-	une enveloppe de vote annotée, portant une marque ou une inscription,
-	un bulletin de vote modifié, annoté, portant une marque ou une inscription,
-	plusieurs bulletins de vote différents (s'ils sont identiques, un seul est conservé et le vote est valable),
-	un bulletin de vote modifiant l'ordre des candidats,
-	un bulletin de vote sans enveloppe,
-	un bulletin de vote ne correspondant pas au scrutin,
-	une enveloppe d'émargement vide, non signée ou non cachetée (vote nul pour chaque scrutin pour lequel l'électeur pouvait s'exprimer, exception faite des scrutins pour lesquels il s'est éventuellement exprimé par internet).

Un ou plusieurs candidats peuvent être raturés sur un bulletin de vote sans que celui-ci ne soit invalidé. La découpe du nom d'un candidat constitue une rature valable, de même qu'une rature multiple en forme de Z.

Le résultat du dépouillement est saisi par le Président du bureau de vote, ou à sa demande par le prestataire, grâce au logiciel prévu à cet effet :
-	nombre de votes valablement exprimés,
-	nombre de votes blancs,
-	nombre de votes nuls,
-	nombre de voix pour chaque liste, et pour chaque candidat.


Vote par internet

Le prestataire exécute le dépouillement automatisé de l'urne électronique, génère les résultats et justificatifs et les transmet au Président pour la proclamation.


Article 17 - Départage

En cas d'égalité entre plusieurs listes lors de l'attribution des sièges, les critères de départage seront appliqués dans cet ordre : 
- critère d'âge, le plus âgé des candidats 

Dans le cas où deux candidats seraient nés le même jour, les parties conviennent de recourir au tirage au sort électronique.


Article 18 – établissement et signature des procès-verbaux

Afin de garantir leur totale conformité aux résultats proclamés, il est ici convenu que tous les procès-verbaux sont générés par les logiciels du prestataire, puis imprimés à la demande du Président du bureau de vote.
Ces procès-verbaux sont ensuite contrôlés et signés par tous les membres du bureau de vote.
Les délégués de listes lorsqu'il en existe sont invités à contresigner le procès-verbal général des élections.

Une copie de tous les procès-verbaux signés est remise par la Direction dans un délai de 8 jours maximum à toutes les Organisations Syndicales ayant présenté au moins une candidature, ainsi qu'à toutes les Organisations Syndicales ayant participé à la négociation du présent protocole.


Article 19 - Proclamation

Les résultats sont proclamés oralement par le Président du bureau de vote après signature des procès-verbaux.

Le Président du bureau de vote bénéficie d’un accès sécurisé à un site internet lui permettant de télécharger pour chaque scrutin :
-	un justificatif de tous les calculs réalisés par le logiciel de dépouillement,
-	selon le cas, un procès-verbal de carence ou un CERFA intégralement renseigné. Les numéros des IDCC suivants figureront sur les CERFA : 0054 pour techniciens et agents de maitrise et 0650 pour les ingénieurs et cadres.
Le téléchargement ne nécessite aucun logiciel particulier, mais le Président doit avoir connaissance du mot de passe lui permettant d’accéder aux résultats sur le site internet dédié.
Ce mot de passe est généré préalablement par le prestataire, puis communiqué à la Direction des Ressources Humaines, qui le transmet au Président du bureau de vote lorsque celui-ci a été désigné.

Les résultats sont proclamés oralement après signature des procès-verbaux par le Président du bureau :






Article 20 - Second tour

Indépendamment pour chaque scrutin, un second tour est organisé dans les cas suivants :
-	1 - carence de candidat au premier tour,
-	2 - quorum non atteint au premier tour (nombre de suffrages valables inférieur à la moitié des inscrits),
-	3 - un ou plusieurs sièges non pourvus à l'issue du premier tour.

En l'absence de retrait de liste ou de dépôt de liste modifiée, chaque liste prise en compte au premier tour est automatiquement reconduite à l'identique pour le second tour, sous réserve des dispositions suivantes :
-	tous les candidats déjà élus pour les mêmes postes en sont automatiquement retirés,
-	tous les candidats déjà élus en qualité de titulaires sont automatiquement retirés des listes pour les postes de suppléants; dans ce cas très précis, il est ici convenu que s'il était demandé au juge de statuer sur le respect des règles de répartition équilibrée des candidatures du second tour, ce sont les listes de candidats du premier tour qui lui seraient remises,
- tout candidat déjà élu en qualité de suppléant peut être candidat à un poste de titulaire encore vacant, ce qui peut avoir pour conséquence en cas d'élection d'attribuer le siège de suppléant au candidat suivant du premier tour, voire d'augmenter le nombre de sièges à pourvoir au second tour,
-	toute liste reconduite automatiquement, mais présentant en conséquence plus de candidats qu'il ne reste de sièges à pourvoir est interdite et donc éliminée.


Article 22 - Prorogation des mandats en cours

Si à la date d'expiration des mandats en cours les institutions n'ont pu être renouvelées, et quelle qu'en soit la raison, les parties décident à l'unanimité que ces mandats sont automatiquement prorogés jusqu'à leur renouvellement.


Article 23 – Prise d'effet des mandats

Les mandats prennent effet - 
-	le lendemain de la date d'expiration des mandats en cours, soit le 02/12/2018, ou le lendemain de la proclamation des résultats du second tour si celui-ci est nécessaire pour l'un au moins des scrutins. 

La représentativité des Organisations Syndicales et l'audience personnelle des candidats sont mesurées et produisent leurs effets dès la proclamation des résultats du premier tour.


Article 24 - Contestations

L'Inspection du Travail est compétente pour toute contestation concernant la répartition du personnel et des sièges dans les collèges.

Le Tribunal d'Instance est compétent pour tout autre type de contestation, concernant notamment le nombre et la composition des collèges, les modalités pratiques du vote, les conditions pour être électeur et pour être éligible…


Article 25 - Publicité

Le présent protocole d’accord préélectoral sera transmis à sa demande à l’Inspecteur du Travail.

L’accord fait l’objet d’une publication sur l’intranet de l’entreprise à l’adresse suivante :



Fait à Saint-Denis, le 26 septembre 2018 et établi en 8 exemplaires originaux



Pour l’Entreprise Siemens Healthcare SAS, 

Représentée par Monsieur XXX, Directeur Général,





Madame XXX, Directrice des Ressources Humaines,





Pour les organisations syndicales 


Pour la CFTC, représentée par Monsieur XXX agissant en qualité de délégué syndical,



Pour la CFDT, représentée par Monsieur XXX agissant en sa qualité de délégué syndical,



Pour la CGT, représentée par Madame XXX agissant en sa qualité de déléguée syndicale,



Pour FO, représenté par Monsieur XXX agissant à sa qualité de délégué syndical,



Pour le CFE-CGC, représenté par Monsieur XXX agissant en sa qualité de responsable de la section syndicale dument mandaté par l’organisation syndicale,


L’UNSA représentée par Messieurs XXX et XXX agissant en leur qualité de salarié et représentant syndical extérieur à l’entreprise dument mandatés par l’organisation syndicale ;




















Annexe 1 : Accord d’entreprise sur le vote électronique


Entre les soussignés :

La société Siemens Healthcare SAS, ayant son siège social 40 avenue des Fruitiers, 93 200 SAINT-DENIS,
Immatriculée sous le n° 81079480000013 au RCS de Bobigny,
Représentée par Monsieur XXX, Président et Madame XXX, Directrice des Ressources Humaines

Ci-après dénommée « l’Entreprise »,

D’une part,
Et
Les organisations syndicales suivantes, représentatives au niveau de l’entreprise 

La CFTC représentée par Monsieur XXX agissant en sa qualité de délégué syndical,
La CFDT représentée par Monsieur XXX agissant en sa qualité de délégué syndical,
La CGT représentée par Madame XXX agissant en sa qualité de déléguée syndicale,
FO représenté par Monsieur XXX agissant en sa qualité de délégué syndical,

D'autre part,

Ci ensemble dénommée « les parties »

Il a été convenu et arrêté ce qui suit :

Préambule 

Conformément à la Loi pour la Confiance dans l'Économie Numérique n°2004-575 du 21 juin 2004 et à ses décret et arrêté d'application, les élections des membres des instances représentatives du personnel peuvent être organisées par voie électronique.

Ces dispositions légales conditionnent toutefois leur mise en œuvre à la signature du présent accord, nécessairement préalable et indépendant du protocole d'accord préélectoral.

Les objectifs du présent accord sont de :

- donner un cadre légal au vote par internet pour les élections des membres des instances représentatives du personnel ainsi que pour toute autre consultation des salariés, 
- simplifier et sécuriser l'organisation de ces élections,
- favoriser l'accès au scrutin, optimiser la participation des électeurs, et ainsi renforcer la légitimité des acteurs du dialogue social,
- supprimer les votes nuls,
- sécuriser et accélérer les dépouillements et la proclamation des résultats,
- participer à une démarche de développement durable,
- mais aussi rappeler les principes fondamentaux qui doivent régir ces élections, à savoir le secret du vote, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, les possibilités de surveillance et de contrôle, la conservation des éléments de preuve.

Le contenu de cet accord est strictement limité aux dispositions légales en vigueur, le choix du prestataire et les modalités précises de mise en œuvre du vote par internet font en particulier l'objet d'articles spécifiques du protocole d'accord préélectoral.

ARTICLE 1 : OBJET ET CHAMP D’APPLICATION

Cet accord a pour objet d'autoriser le vote par internet pour toute consultation des salariés, et en particulier pour les élections des membres des instances représentatives du personnel de la Société Healthcare SAS.

Article 2 : MODALITES DE MISE EN OEUVRE

Article 2.1 - Prestataire

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire choisi par la Société, dans le respect du cahier des charges en annexe, constitué sur la base des prescriptions énoncées par les articles R.2314-6 à R.2314-17 du Code du Travail, et par l'arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n°2007-602 du 25 avril 2007.

Article 2.2 - Caractéristiques du système

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.

La Société s'engage à prendre toutes les mesures nécessaires pour vérifier que le système choisi assure :

- la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales,
- la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification,
- la sécurité de l'émargement,
- la sécurité de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

De plus, le système doit répondre aux caractéristiques suivantes :

- les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système,
- le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin,
- les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés "fichier des électeurs" et "contenu de l'urne électronique".

Le traitement "fichier des électeurs" est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement.

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur.

Le fichier dénommé "contenu de l'urne électronique" recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions énoncées ci-dessus. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n'est accessible.

Toutefois, le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin, à la demande de la Société.

Dès la clôture du scrutin, le contenu des urnes, les listes d'émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.

Le décompte des voix apparaît alors lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Article 2.3 – Contrôle, information et formation

L'employeur met en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique :

- elle procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée, et chiffrée par des clés délivrées à cet effet,
-elle procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système est scellé,
-elle contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Les Organisations Syndicales représentatives sont tenues informées par l'employeur de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables : celles-ci n’étant plus possibles auprès de la CNIL depuis l’entrée en vigueur du Règlement (UE) Général sur la protection des Données, elles sont réalisées par le prestataire qui alimente son registre RGPD prévu à cet effet.

Chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

Article 2.4 - Protocole d'accord préélectoral

Le protocole d'accord préélectoral prévu aux articles L.2314-5, L2314-6 et L.2314-7 du Code du Travail mentionne la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour le mettre en place.

Il comporte en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

Article 2.5 - Vote à bulletin secret sous enveloppe

La mise en place du vote électronique supprime le vote à bulletin secret sous enveloppe, sauf pour le vote par correspondance.

Celui-ci reste possible pour les salariés justifiant de leur impossibilité de voter de façon électronique sur le lieu de travail ou à distance.

Article 2.6 – Participation

Le nombre de votants peut être révélé au cours des scrutins, selon des modalités à préciser dans le protocole d'accord préélectoral.

Pendant les scrutins, les listes d'émargements ne sont accessibles que par les membres du bureau de vote, lorsque celui-ci est ouvert. Elles sont ensuite conservées par le service du personnel.

Article 2.7 – Conservations des données

Le prestataire conserve sous scellés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

Article 3 – Entrée en vigueur, dépôt légal et suivi

Article 3.1 - Entrée en vigueur (article L.2261-1 du Code du Travail)

Cet accord entre normalement en vigueur après son dépôt légal (article 3.2).

Article 3.2 - Dépôt légal (articles L.2231-5 du Code du Travail)

Cet accord sera notifié dès sa signature aux Organisations Syndicales représentatives.

Il sera déposé, à la diligence de l'employeur, en version électronique, auprès de la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l'Emploi (Direccte) par le biais du site .

Un exemplaire original sera en outre déposé auprès du Secrétariat du greffe du Conseil de Prud'hommes de Bobigny.

Article 3.3 - Suivi (articles L.2261-7 et suivants du Code du Travail)

Cet accord pourra être révisé ou dénoncé dans le respect de la législation en vigueur.


Fait à Saint Denis, le 13 juillet 2018 et établi en 7 exemplaires originaux.

Pour l’Entreprise Siemens Healthcare SAS,

Représentée par Monsieur XXX, Président,





Madame XXX, Directrice des Ressources Humaines,






Pour les organisations syndicales représentatives 

Pour la CFTC, représentée par Monsieur XXX agissant en qualité de délégué syndical,





Pour la CFDT, représentée par Monsieur XXX agissant en sa qualité de délégué syndical,





Pour la CGT, représentée par Madame XXX agissant en sa qualité de déléguée syndicale,





Pour FO, représenté par Monsieur XXX agissant à sa qualité de délégué syndical.







Vote par voie électronique
pour l'élection des membres des instances représentatives du personnel de siemens healthcare sas

CAHIER DES CHARGES

En application de l'article R.2314-5 du Code du Travail


Ce document reprend intégralement et à l'identique les articles R.2314-6 à R.2314-17 du Code du Travail, ainsi que le contenu de l'arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d’entreprise et modifiant le code du travail, transposable en l’état à l’élection des membres des instances représentatives du personnel conformément à l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise, du décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au comité social et économique ainsi que la loi de ratification n°2018-217 du 29 mars 2018.

Données pouvant être utilisées
Article 4 de l'arrêté du 25 avril 2007
Les données devant être enregistrées sont les suivantes :
-pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège,
-pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, moyen d’authentification et, le cas échéant, coordonnées,
-pour les listes d’émargement : collège, noms et prénoms des électeurs,
-pour les listes des candidats : collège, noms, prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant,
-pour les listes des résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires mentionnés à l’article 5.

E-votez
Le prestataire chargé de la mise en œuvre du système de vote doit s'engager à protéger toutes les données qui lui sont confiées contre tout détournement, usage non autorisé ou transmission à des tiers.
Aucune base de données détenue par le prestataire ne peut contenir ces informations sans qu'elles ne soient protégées par cryptage.  

Destinataires des données

Article 5 de l'arrêté du 25 avril 2007
Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants :
-pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, agents habilités des services du personnel,
-pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant,
-pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel,
-pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités des services du personnel,
-pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, employeurs ou agents habilités des services du personnel.
En cas de contestation des élections, ces pièces sont tenues à la disposition du juge.

E-votez
Conformément à la déclaration qui doit être faite à la CNIL, le prestataire doit s'engager à détruire l'intégralité des données nominatives en sa possession dans le mois suivant le dernier tour des élections.
Voir également les modalités de conservation de la preuve.

Confidentialité et sécurité des données


Article R.2314-6 du Code du Travail
La conception et la mise en place du système de vote électronique peuvent être confiées à un prestataire choisi par l'employeur sur la base d'un cahier des charges respectant les dispositions du présent paragraphe.
Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes. 

Article R.2314-7 du Code du Travail
Lors de l'élection par vote électronique, les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système. Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs» et « contenu de l'urne électronique ».

Article R.2314-16 du Code du Travail (partie 1 sur 2)
La liste d'émargement n'est accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin. Aucun résultat partiel n'est accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants peut, si l'employeur ou l'accord prévu à l'article R.2314-5 le prévoit, être révélé au cours du scrutin.

Article 2 de l'arrêté du 25 avril 2007
Le traitement « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant pris part au vote et d’éditer les listes d’émargement. L’émargement indique la date et l’heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l’urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.
Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Article 3 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 1 sur 3)
Les listes électorales sont établies par l’employeur. Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises le cas échéant au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’employeur. L’intégration et le contrôle des candidatures sont effectués dans les mêmes conditions.

E-votez
Parmi ses obligations de moyens, le prestataire doit fournir un logiciel de cryptage permettant de sécuriser les échanges de données nominatives avec les services du personnel.
L'envoi des éléments d'authentification aux électeurs doit être réalisé par courrier à l'adresse personnelle, ou exceptionnellement à l'adresse professionnelle avec remise contre décharge à un représentant des services du personnel. L'usage du courriel ne peut être envisagé qu'à la condition d'apporter la preuve que seul l'électeur est en capacité d'en prendre connaissance.
Les clefs de cryptage des urnes et les urnes elles-mêmes doivent rester totalement inaccessibles, y compris au prestataire, pendant toute la durée d'ouverture des scrutins. Aucun dépouillement partiel ne doit être possible.
L'enregistrement des votes doit être indépendant des émargements, mais également dé-séquencé afin de ne pas pouvoir être rapproché de l'horodatage obligatoire des émargements.
Le chiffrement obligatoire des données du vote dès l'émission sur le poste de l'électeur rend obligatoire le mode sécurisé https, et interdit le vote par téléphone.
Les listes électorales et les bons à tirer des listes de candidats doivent être émis par le prestataire à partir de ses bases de données, afin de permettre tous les contrôles nécessaires avant l'ouverture du scrutin.

Expertise
Article R.2314-9 du Code du Travail
Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des articles R.2314-5 à R.2314-8. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés. Les prescriptions de ces mêmes articles s'imposent également aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système informatique.

E-votez
L'expertise n'ayant de valeur que si elle porte sur la version exacte et authentique des logiciels utilisés, elle doit donc être actualisée après toute modification, la plus infime soit elle, du système de vote.
Le rapport tenu à la disposition de la CNIL doit ainsi être établi au nom de l'entreprise, et signé par un expert indépendant et reconnu. 

Cellule d'assistance technique

Article R.2314-10 du Code du Travail
L'employeur met en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire.

Article 3 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 2 sur 3)
La mise en œuvre du système de vote électronique est opérée sous le contrôle effectif, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place, de représentants de l’organisme mettant en place le vote. Toutes les mesures sont prises pour leur permettre de vérifier l’effectivité des dispositifs de sécurité prévus.

E-votez
La constitution de la cellule d'assistance technique doit être précisée par le protocole d'accord préélectoral.

Système de secours

Article 3 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 3 sur 3)
Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

E-votez
Sans altérer la sécurité du système de vote, le prestataire doit avoir la possibilité d'en suspendre l'accès, ou d'en prolonger la durée, sur décision du bureau de vote en réaction à un incident ou une perturbation impactant le bon déroulement du scrutin.

Protocole d'accord préélectoral

Article R.2314-13 du Code du Travail
Le protocole d'accord préélectoral mentionne la conclusion de l'accord d'entreprise ou de l'accord de groupe autorisant le recours au vote électronique et, s'il est déjà arrêté, le nom du prestataire choisi pour le mettre en place. 
Il comporte en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

E-votez
Le prestataire doit fournir un modèle de protocole adapté à sa solution et précisant en détails toutes ses modalités de mise en œuvre.

Déclaration préalable à la CNIL

Article R.2314-11 du Code du Travail
L'employeur informe les organisations syndicales de salariés représentatives dans l'entreprise ou dans le ou les établissements concernés, de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.

E-votez
Cet article du code du travail est obsolète depuis l’entrée en vigueur du Règlement (UE) Général sur la Protection des Données Personnelles.
Conformément à ce Règlement, et pour chaque élection qui lui est confiée, le prestataire doit en sa qualité de sous-traitant alimenter son propre registre RGPD prévu à cet effet.


Information et formation

Article R.2314-12 du Code du Travail
Chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. Les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

E-votez
Les modalités de diffusion et d'accès aux modes d'emploi, notice, ou site de tests, et les modalités de formation des personnels concernés doivent être précisées par le protocole d'accord préélectoral.

Scellement et descellement du système

Article R.2314-8 du Code du Travail
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.
Article R.2314-15 du Code du Travail
En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :
1° Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet;
2° Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système est scellé;
3° Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Article 7 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 2 sur 4)
Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées.
La génération des clés destinées à permettre le dépouillement des votes à l’issue du scrutin est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le président du bureau de vote et deux de ses assesseurs ont connaissance de ces clés à l’exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.
Ces deux assesseurs nominativement identifiés, le plus âgé et le plus jeune parmi les assesseurs à défaut d’accord, ainsi que le président du bureau de vote reçoivent chacun une clé de dépouillement distincte, selon des modalités en garantissant la confidentialité, permettant d’accéder aux données du fichier dénommé « contenu de l’urne électronique ». La présence de deux titulaires de ces clés est indispensable pour autoriser le dépouillement. Des clés de sauvegarde sont en outre conservées sous scellés.

E-votez
En aucune façon le prestataire ne doit avoir la possibilité de prendre connaissance des clés sécurisant le système de vote.
Durée du vote

Article R.2314-14 du Code du Travail
Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.

Article 6 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 1 sur 2)
Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

E-votez
Une obligation de moyens incombe au prestataire pour la mise à disposition d'un site internet de vote sécurisé, personnalisé, et disponible 24H/24 pendant toute la durée du scrutin.


Interface de vote

Article 6 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 2 sur 2)
Pour se connecter sur place ou à distance au système de vote, l’électeur doit se faire connaître par le moyen d’authentification qui lui aura été transmis, selon des modalités garantissant sa confidentialité. Ce moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier son identité et garantira l’unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d’authentification.
L’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote. Son choix doit apparaître clairement à l’écran, il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.
Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.
Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier « contenu de l’urne électronique » dans les conditions fixées à l’article 2, alinéa 3. La validation le rend définitif et empêche toute modification.

E-votez
Le système doit également interdire l'usurpation d'identité, en particulier dans le cas où un électeur abandonne son poste de travail après s'être identifié.

Vote sous enveloppe

Article R.2314-16 du Code du Travail (partie 2 sur 2)
Lorsque le vote sous enveloppe n'a pas été exclu, l'ouverture du vote n'a lieu qu'après la clôture du vote électronique. Le président du bureau de vote dispose, avant cette ouverture, de la liste d'émargement des électeurs ayant voté par voie électronique.

E-votez
Le système peut également prévoir l'ouverture des deux modes de vote – internet et sous enveloppe - en même temps, à la condition qu'un émargement électronique commun soit mis en oeuvre.
Concernant le vote par correspondance, une solution de traitement des très petites quantités doit être précisée par le protocole d'accord préélectoral, afin d'en assurer la prise en compte tout en en préservant la confidentialité.





Dépouillement

Article 7 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 3 sur 4)
Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal.

E-votez
Afin d'éviter toute erreur de calcul ou de retranscription, le système doit être totalement automatisé, doit appliquer toutes les règles de calcul et d'attribution des sièges sans aucune intervention humaine, et doit imprimer les procès-verbaux intégralement renseignés.

Conservation de la preuve

Article R.2314-17 du Code du Travail
L'employeur ou le prestataire qu'il a retenu conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau. A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

Article 7 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 1 sur 4)
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

Article 7 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 4 sur 4)
Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

E-votez
La conservation de tous les éléments constituant la preuve - logiciels sources, exécutables, et toutes les bases de données - est confiée à l'expert indépendant qui possède son propre environnement sécurisé sur le serveur de vote, et en reprend le contenu sur un support externe qu'il stocke jusqu'à 6 mois après le dernier tour des élections.