EUROFINS NDSC IT SOLUTION FOOD FRANCE,

ACCORD RELATIF AUX ASTREINTES



ENTRE LES SOUSSIGNES


La Société EUROFINS NDSC IT SOLUTION FOOD FRANCE, société par actions simplifiée unipersonnelle au capital de 37000€, dont le siège social est à NANTES (44300), Site de la Géraudière, rue Pierre Adolphe Bobierre, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de NANTES sous le numéro 524 381 324,

Représentée par Monsieur X agissant en qualité de Président.



D'UNE PART


ET

Les délégués du personnel titulaires de la Société EUROFINS NDSC IT SOLUTION FOOD FRANCE, représentés par Madame X, dûment désignés selon procès-verbal du 06/04/2017, représentant plus de 50% des suffrages exprimés lors des dernières élections.


D'AUTRE PART


Table des matières

Préambule

Le dispositif d’astreinte à destination du personnel a pour finalité d’assurer en dehors des heures normales de travail dans la société, la continuité du service et du fonctionnement des installations placées sous la direction d’EUROFINS NDSC IT SOLUTION FOOD FRANCE. En l’espèce, il s’agit des applications informatiques nécessaires au fonctionnement opérationnel des laboratoires de la région South West Europe–Food (« SWE-F »). Les parties signataires conviennent de la nécessité de définir le régime et les conditions de l’astreinte au sein d’EUROFINS NDSC IT SOLUTION FOOD FRANCE afin de faire face à certaines situations imprévisibles et exceptionnelles nécessitant l’intervention d’un salarié qualifié pour assurer la maintenance ou l’exploitation des  applications et ainsi permettre au laboratoire de reprendre leur activité.
A ce titre, le présent accord définit la procédure d’astreinte et en fixe les modalités.

Ce dispositif d’astreinte n’a pas vocation à traiter des travaux récurrents ou prévisibles correspondant à des besoins permanents d’EUROFINS NDSC IT SOLUTION FOOD FRANCE

Chapitre 1 : Définition et champ d’application de l’accord

Article 1 : Champ d’application de l’accord

Le présent accord tend à s’appliquer à l’ensemble des salariés qui au regard de leur fonction sont amenés à exécuter des astreintes de maintenance ou d’exploitation des applications    informatiques dont « eLIMS » est la principale.

Article 2 : Définition et caractère de l’astreinte

Une période d’astreinte s’entend comme «une période pendant laquelle le salarié, sans être à la disposition permanente et immédiate de l'employeur, a l'obligation de répondre aux sollicitations éventuelles (sous la forme d’un contact téléphonique) et d’être capable d’intervenir, à distance ou sur site, dans un délai défini à l’avance. Cette obligation est mentionnée dans la suite du document sous le terme « astreinte ».

La mission consiste à :

Se tenir à disposition et répondre à d’éventuelles sollicitations par téléphone.
S’engager à répondre au téléphone à la personne qui a appelé dans les 30mn.
Faire un premier diagnostic au téléphone.
En fonction de l’étape précédente, se connecter au réseau Eurofins et poursuivre le traitement de l’incident, dans un délai de 30mn après le rappel par téléphone.
Escalader l’incident au cadre d’astreinte (*)

(*) Le cadre d’astreinte est une personne faisant partie de l’équipe de management de la société et se tenant disponible les week-ends à tour de rôle.
Chapitre 2 : Fonctionnement général :

Article 3 : Entrée et sortie dans le régime d’astreinte

Le choix des salariés amenés à réaliser des astreintes appartient au pouvoir du responsable hiérarchique. Les personnes concernées sont :

Toutes les personnes de l’équipe support, ceci faisant partie intégrante de leur mission

Les Business Analyst et les développeurs, sur la base du volontariat.

Il est nécessaire qu’au moins 10 Business Analyst fassent partie du mécanisme d’astreinte. Si ce nombre n’est pas atteint, l’entreprise peut décider d’imposer à ce que le dispositif soit complet en sollicitant des Business Analyst pour qu’ils en fassent partie, en prenant notamment en compte le nombre d’astreinte réalisé dans les 12 derniers mois. L’entreprise veillera à faire en sorte que l’effort ainsi consenti soit réparti au mieux au sein des effectifs tout en tenant compte, dans la mesure du possible, des contraintes d’ordre personnel.

Le cycle de planification des astreintes est annuel et se fait du premier septembre au 31 août de l’année suivante, sous la supervision du manager du support.  Les salariés qui souhaitent quitter le dispositif doivent en informer leur hiérarchique et le manager du support au moins deux semaines avant la mise en place du dispositif de l’année suivante.

Article 4 : Programmation individuelle et informations des salariés

: Elaboration du planning

Les parties s’engagent à ce que la mise en place de l’astreinte se fasse sur la base d’un planning édicté par le responsable hiérarchique. Celui-ci est élaboré en bonne intelligence ainsi qu’en concertation avec les salariés concernés.
L’astreinte se situe en dehors des heures normales de travail (définis dans le règlement intérieur, ou le contrat de travail), le samedi,  le dimanche, les jours fériés.
: Information du salarié

La programmation individuelle des périodes d’astreinte est portée à la connaissance de chaque salarié au minimum quinze jours à l’avance sauf circonstances exceptionnelles. Dans ce dernier cas, le salarié doit-être prévenu au moins 24h à l’avance.
La modification du planning peut intervenir de manière exceptionnelle, si un salarié a une astreinte programmée pour la semaine et est intervenu à plusieurs reprises ou en cas d’arrêt d’un autre salarié, sous réserve que le salarié remplaçant soit prévenu au moins 24h avant le début de l’astreinte.



Article 5 : Fréquence des astreintes

Si elle ne relève pas du temps de travail effectif, l’astreinte engendre un impact sur la vie privée.  Il conviendra donc d’assurer la rotation la plus large possible des astreintes parmi les salariés pouvant y être soumis et susceptibles de les assurer efficacement. Dans la mesure du possible, il conviendra de ne pas imposer à un même salarié d’être sous astreinte plus de deux week-ends par mois et 4 fois par an.  Un salarié peut néanmoins souhaiter dépasser ce seuil, ce qui doit être formalisé par un échange de courriel entre l’entreprise et le salarié: les deux parties doivent être formellement d’accord.
Pour simplifier l’organisation concrète de la rotation, il est préférable de privilégier les astreintes d’un week-end complet.

Article 6 : Période d’astreinte et travail effectif.

L’astreinte du samedi s’étend de 7h30 à 18h30. L’astreinte des dimanches et jours fériés s’étend de 7h30 à 16h00.
Le temps pendant lequel le salarié est tenu de rester disponible en vue d’une intervention au service d’EUROFINS NDSC IT SOLUTION FOOD FRANCE n’est pas pris en compte dans le temps de travail effectif.
Toutefois, le salarié bénéficie en contrepartie de cette obligation d’une indemnité d’astreinte définie selon le barème fixé à l’article 7.

Article 7 : Indemnités d’astreinte

Les montants de l’indemnité d’astreinte allouée aux salariés sont fixés conformément aux dispositions suivantes :

Une astreinte le samedi : 40,00 €  brut

Une astreinte le dimanche ou un jour férié : 80,00 € brut

Une astreinte le week-end (samedi et dimanche) : 120,00 € brut

Une indemnité forfaitaire de 10€ par mois pour la connexion internet.

Les montants des indemnités d’astreinte définies ci-dessus sont majorés de 10 % lorsque le salarié est prévenu de sa mise en astreinte pour une période donnée moins de quinze jours avant le début de cette période.


Chapitre 3 : Régime de l’intervention

Article 8 : Condition de déclenchement

Le déclenchement de l’astreinte se fait selon une logique décrite dans le document « IT-Solution SWE-F – extension horaires support V4 accessible dans l’outil « DMS »..

Dans le principe, il s’agit de cadrer les différents cas d’appel de l’astreinte pour éviter les appels non justifiés. La personne appelante doit d’abord effectuer elle-même certains contrôles. Elle doit aussi pouvoir solliciter un responsable qui soit sur site, voire un cadre d’astreinte site suivant la gravité de la situation.
Pour chaque appel, un bilan à posteriori sera réalisé, veillant notamment à ce que ces règles d’appels soient respectées ou modifiées le cas échéant.

Dans le cas où le laboratoire souhaiterait déroger à ces règles, le BUMA doit alors solliciter directement le cadre d’astreinte IT-Solution avant tout déclenchement de l’astreinte.

Une décision conjointe pourra alors être prise.

Article 9 : Intervention pendant l’astreinte

Le temps d'intervention, pendant les astreintes, compte comme temps effectif de travail et est soumis à la réglementation relative aux heures supplémentaires et au repos compensateur légal, si applicable.
Le temps de travail effectif est décompté à partir du moment où la personne est sollicitée par téléphone. Un minimum d’une heure de travail effectif sera décompté en cas d’intervention et le comptage des heures est arrondi à des heures pleines. En cas sollicitations multiples dans une même journée, seul le temps de la première intervention est arrondi à une heure minimum, le temps des autres interventions étant cumulé puis arrondi à l’heure pleine supérieure.


Article 10 : Dérogation à la durée maximale de travail quotidienne

Durant les week-end et jours fériés où le salarié est amené à intervenir pendant ces astreintes, la durée quotidienne maximale de travail effectif peut être portée de 10 à 12 heures. De telles dérogations peuvent notamment intervenir pour assurer ou rétablir la continuité du service informatique service d’EUROFINS NDSC IT SOLUTION FOOD FRANCE suite à un événement imprévu, soudain et aléatoire. 




Article 11 : Temps de repos

Article 11.1 : Décompte du temps de repos

En dehors des périodes d’intervention, le temps d’astreinte n’est pas considéré comme du temps de travail effectif. Celui-ci est assimilé à du temps de repos.
En cas d’intervention effective pendant l’astreinte, le repos quotidien doit être donné à compter de la fin de l’intervention sauf si le salarié a déjà bénéficié entièrement avant le début de son intervention, de la durée minimale de repos continue prévue par le présent accord.
Dans le cas d’une intervention effective, le responsable hiérarchique est tenu d’adapter l’organisation du temps de travail du salarié afin que soient respectés :
La période minimale de repos quotidien
La durée quotidienne maximale de travail
Le nombre de jours maximum de travail successifs.

Article 11.2 : Dérogation au temps de repos :

En vue d’assurer la continuité de service d’EUROFINS NDSC IT SOLUTION FOOD FRANCE, le temps minimal de repos quotidien des salariés intervenants lors d’une astreinte peut-être réduit à 9 heures, typiquement si l’astreinte devait être déclenchée deux fois dans le week-end et/ou si une situation de crise nécessitait une intervention plus longue, potentiellement à cheval sur deux jours. Dans cette hypothèse, un repos compensateur d’une demi-journée est accordé au salarié dans le mois suivant la réduction de son temps de repos. 
Et si dans ce cas le temps de repos hebdomadaire devait ne pas être respecté, le salarié concerné pourra prendre une journée de récupération le jour ouvré suivant.
S’agissant de mesures exceptionnelles (situation de crise) impliquant une intervention en dehors des plages 7h30-18h30 le samedi et 7h30-16h00 le dimanche, le dispositif (personnes sollicitées) à mettre en place doit résulter d’une concertation entre l’entreprise et les salariés potentiellement concernés, l’entreprise ne pouvant pas contraindre un salarié à travailler en dehors de la période d’astreinte.
Article 12 : Compte rendu du salarié

Toute intervention lors de l’astreinte donnera lieu à un compte rendu établi par le salarié sous la forme d’un email adressé au manager du service support, en mettant en copie le responsable hiérarchique. Cet email devra indiquer :
La date et l’heure de l’intervention
La durée de l’intervention
La nature de l’intervention
Les références (numéro de ticket notamment) permettant le suivi de l’incident
Le lieu d’intervention s’il se fait sur site Eurofins.
Après contrôle, ce document sera archivé et les éléments utiles à la rémunération seront encodés dans l’outil de gestion du temps pour permettre la prise en compte des indemnités d’astreintes et des heures d’intervention effectuées par le service de gestion de la paie.

Chapitre 3 : Formation et procédures

Article 13: Niveau de compétence requis.


Les salariés concernés par l’astreinte (cf Article 3) reçoivent des formations qui leur permettent d’assurer leur mission.
Ceci prend plusieurs formes :
Une formation initiale liée à la prise de poste (cas d’un salarié rejoignant le service).
Une formation spécifique aux astreintes qui couvre deux domaines principaux
La connaissance des incidents les plus fréquents et leur mode de résolution
La connaissance des outils logiciels permettant d’intervenir sur les incidents.
Des formations à fréquence régulière qui permettent le maintien des compétences au niveau requis, sans que cela soit nécessairement lié aux astreintes. Ces formations font partie du catalogue des formations dispensées en interne et font partie du parcours de formation des personnes et tracées comme tel.

Ainsi, de façon à ce que le salarié puisse rejoindre le dispositif d’astreinte, un mécanisme de qualification sera mis en place, permettant au salarié et à son responsable hiérarchique de vérifier que le niveau de compétence requis est atteint.

Article 14 : Maintien à jour des procédures

Les procédures nécessaires au rétablissement du service lors d’un déclenchement d’astreinte doivent être régulièrement mise à jour et les salariés concernés doivent être informés de leur évolution. Elles sont accessibles à partir de l’outil «Knowledge Database » du support (base « One Note »).


Article 15 : Amélioration du dispositif, capitalisation

Les compte-rendus des interventions passées doivent être accessibles à l’ensemble des salariés dans le but d’ :
alimenter la base de connaissance du service sur les incidents
améliorer le dispositif d’astreinte lui-même : conditions de déclenchement, ….
étudier le nombre d’appels, les personnes concernées, les incidents les plus fréquents,…

A cet effet, l’ensemble des compte-rendus sera placé dans l’outil «Knowledge Database » du support (base « One Note »), dans un onglet spécifique prévu à cet effet, de manière à en faciliter l’accès.


Chapitre 4 : Moyens matériels
Article 16 : Attributions matérielles

Pour toute la durée de l’astreinte, il pourra être mis à disposition du salarié :

Un téléphone portable de service
Une carte 3G.
Un ordinateur portable permettant une connexion  à distance.
Un sac de transport.


Chapitre 5 : Durée de l’accord, dénonciation, révision et dépôt

Article 17 : Prise d’effet et durée de l’accord

Le présent accord est applicable à partir à compter du 01/10/2018 pour une durée d'un an renouvelable par tacite reconduction. Ce texte se substitue à toutes dispositions ou usages en vigueur au moment de la conclusion du présent accord.

Il est convenu que cet accord sera réexaminé pour être adapté aux éventuels textes conventionnels  qui pourraient entrer en vigueur.

Les demandes de révision émanant d'une des parties contractantes doivent être formulées par écrit. Elles seront prises en compte dans un délai de 3 mois ; en tout état de cause, les discussions doivent s'engager dans le mois qui suit la fin de ce délai. 

Article 18 : Règles de dénonciation

Le présent accord et ses éventuels avenants peuvent-être dénoncés en tout ou partie, à tout moment, sous réserve de respecter un préavis de 4 mois. Cette dénonciation doit être notifiée et déposée par son auteur conformément aux dispositions du code du travail.
Article 19 : Règles de révision

La Direction ou chaque représentant des salariés signataire du présent accord peut demander à tout moment la révision de certaines clauses.

Les demandes de révision émanant d'une des parties contractantes doivent être formulées par écrit. Elles seront prises en compte dans un délai de 3 mois ; en tout état de cause, les discussions doivent s'engager dans le mois qui suit la fin de ce délai. 

Toute demande de révision, obligatoirement accompagnée d’une proposition de rédaction nouvelle, est notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des autres parties signataires pour information.

Les dispositions, objet de la demande de révision, resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un tel avenant.

Article 20 : Règles de dépôt

A l’issue de la procédure de signature, le présent accord sera déposé auprès de l’Unité Territoriale de la DIRECCTE de Nantes et du greffe du Conseil des Prud’hommes de Nantes.

Fait à Nantes, en 5 exemplaires, le 14 septembre 2018

Pour Eurofins NDSC IT Solution Food France                                      Déléguée du personnel titulaire
Monsieur X, Président                                                                            Madame X