PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE AU SEIN DE LA CAF DE L’ESSONNE POUR LES ELECTIONS DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL AU CONSEIL ET LES ELECTIONS DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE
















ENTRE D’UNE PART,

La Caisse d’Allocations familiales de l’Essonne (CAF de l’Essonne) représentée par son Directeur, 

ET D’AUTRE PART,

Les organisations syndicales signataires du présent accord,


IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT : 


PREAMBULE 

Conformément à la loi n°2004-575 du 21 juin 2004, pour la confiance dans l’économie numérique, les parties signataires conviennent, pour les prochaines échéances électorales au sein de la CAF de l’Essonne, d’aménager le processus des opérations de vote en ayant recours au vote électronique. 

Le présent accord a pour but de préciser le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales.


ARTICLE 1 – OBJET ET CHAMPS D’APPLICATION DE L’ACCORD

Les parties signataires conviennent de recourir exclusivement au vote électronique afin notamment :
de faciliter la participation des salariés qui auront un accès illimité au scrutin pendant la période définie par le protocole d’accord préélectoral ;
d’obtenir des résultats fiables affichés en quelques minutes à l’issue du scrutin ;
de contribuer au développement durable et à la baisse de la consommation énergétique en limitant notamment la production de papier et l’utilisation excessive de l’impression.

Aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé. 

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de la CAF de l’Essonne, ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition de l’organisme appelés à voter aux élections des Représentants du personnel au Conseil et du Comité Social et Economique de la CAF de l’Essonne. 





ARTICLE 2 – LES MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS ELECTORALES

2.1 Le principe du recours à un prestataire 

Compte tenu de la technicité qu’il est nécessaire de maitriser et des contraintes à respecter pour assurer la sécurité du processus électoral et la confidentialité des données, la mise en œuvre du vote électronique sera confiée à un prestataire extérieur, spécialisé dans le développement du vote électronique, la conception et la mise en place du système de vote électronique et dont l’expertise a été reconnue par un cabinet d’audit indépendant. 

Le choix du prestataire interviendra, en priorité et en cas d’existence, dans le cadre du marché interbranche UCANSS relatif à la mise à disposition d'un système de vote électronique.

Il sera fait mention du présent protocole d’accord dans les différents protocoles d’accord préélectoraux.

L’identité du prestataire retenu sera mentionnée dans le protocole d’accord préélectoral, auquel sera annexé le fonctionnement détaillé du système de vote électronique choisi. 

Le système de vote choisi sera présenté aux organisations syndicales représentatives participant à la négociation de chaque protocole d’accord préélectoral. Par ailleurs les Représentants du personnel, les Délégués Syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique retenu. 

Les garanties du système de vote

Le système de vote électronique retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral ainsi que les dispositions applicables en matière de droit de travail. 

Le système choisi devra assurer :
la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux et des candidats ; 
la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification ;
la confidentialité des votes ;
la sécurité de l’émargement ;
la sécurité de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

De plus, le système devra répondre aux caractéristiques suivantes :

Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne ne devront être accessibles qu’aux personnes habilitées par le prestataire chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique devra pouvoir être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin. 

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichiers des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».

L’émargement devra indiquer la date et l’heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l’urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l’objet d’un chiffrement (données cryptées) dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur. 

Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, est soumis à une expertise indépendante. Le rapport de l’expert est tenu à la disposition de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés.

Les modalités des élections  

La liste électorale et liste des candidats 

La première transmission au prestataire des listes électorales, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d’accord préélectoral est faite à la date prévue par le protocole d’accord. 

Les listes des candidats qui sont établies conformément aux dispositions du protocole préélectoral seront adressées au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique à la date prévue par le protocole préélectoral. 

Les bulletins de vote 

Le prestataire assure la réalisation des pages web et, notamment, la présentation à l’écran des bulletins de vote après avoir procédé à l’intégration dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats, des logos et des professions de foi conformes à ceux présentés et transmis par leurs auteurs conformément aux caractéristiques imposées par le prestataire. 

Par ailleurs, afin de garantir l’égalité de traitement entre les listes de candidats le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisées soient identiques pour toutes les listes.

Le scrutin 

Les parties conviennent que les élections auront lieu sur plusieurs jours, sur une période délimitée, et ce conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral.

Le scrutin sera ouvert automatiquement à la date et à l’heure prévue par le protocole d’accord préélectoral. 

Les salariés électeurs auront la possibilité de voter à tout moment, pendant l’ouverture du scrutin, de façon confidentielle et anonyme, de n’importe quel terminal internet (ordinateur, tablette, smartphone…), de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu qu’ils auront choisi en se connectant sur le site internet sécurisé propre aux élections.

Toutes les facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter sur leur temps de travail et le temps passé par ces derniers à voter n’entrainera aucune réduction de salaire. 

Les modalités d’accès au serveur de vote et listes d’émargement 

Chaque électeur recevra avant le premier tour des élections un code d’identification personnel ainsi qu’un code confidentiel. Il lui sera également demandé un moyen d’authentification supplémentaire. 

Conformément aux recommandations de la CNIL, l’envoi de l’identifiant et du mot de passe sera fait par deux envois séparés selon des modalités distinctes.

Les modalités des codes d’accès seront définies dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions légales. 

Une fois connecté, l’électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et pour les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix. 

La confirmation du vote vaut signature de la liste d’émargement dès réception du vote dans l’urne électronique. 

La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote et aux représentants de la Direction à des fins de contrôle du déroulement du scrutin. 

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra, si l'employeur ou le protocole d’accord préélectoral le prévoit, être révélé au cours du scrutin.

Assistance aux électeurs 

Tous les moyens seront mis en œuvre afin de faciliter l’appropriation par les collaborateurs du vote électronique. 

Une notice explicative, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du scrutin pour faciliter l’appropriation du vote électronique. Elle sera également mise en ligne sur l’intranet de l’organisme afin que les salariés puissent y avoir accès à tout moment. 

Pendant toute la durée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre la cellule d’aide du prestataire. En cas de perte des identifiants de vote, l’électeur pourra solliciter, en prenant contact avec le prestaire, le renvoi de son identifiant et de son mot de passe, selon une procédure préalablement définie et sécurisée. 

Conformément aux dispositions du code électoral, les électeurs qui ne seront pas en mesure d’utiliser l’espace de vote en raison d’une infirmité certaine, auront le droit de se faire assister par un électeur de leur choix. 

Le contrôle des opérations électorales 

Pendant la durée des opérations électorales, l’employeur met en place une commission de surveillance (cellule d’assistance technique) chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant le cas échant, les représentants du prestataire. 

Cette commission de surveillance aura notamment pour mission de :
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ; 
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système est scellé ;
contrôler, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Clôture du scrutin 

Le scrutin sera automatiquement clôturé aux dates prévues par le protocole d’accord préélectoral. 

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le site internet de vote sera rendu inaccessible.

Le dépouillement, les procès-verbaux et le résultat des votes

Les opérations de dépouillement seront réalisées sous le contrôle des membres du bureau de vote et de la commission de surveillance. 

Le dépouillement se fera par l’activation des clés de déchiffrement des membres du bureau de vote.

L’utilisation du vote électronique permettra d’avoir des résultats de manière quasiment instantanée.

Le système préremplira les procès-verbaux. Les membres du bureau de vote vérifieront l’exactitude des données transmises par le système et signeront les procès-verbaux.

Un exemplaire de ce procès-verbal sera remis à chaque organisation syndicale.

Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin 

Conformément aux dispositions légales l’expression du vote et les éléments d’identification de l’électeur seront séparés, traités par des systèmes informatiques distincts. 

Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l’urne électronique dédiée sans aucun lien avec le fichier d’identification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Le contenu des urnes électronique sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celle-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers. 

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours. Si toutefois, une action contentieuse est engagée, les fichiers seront conservés jusqu’à la décision de justice. 





ARTICLE 3 – LA DECLARATION AUPRES DE LA CNIL ET L’EXPERTISE INDEPENDANTE  

Le système de vote électronique nécessite le recours à des fichiers nominatifs au sens de la loi du 6 janvier 1978 et doit donc être soumis à des formalités auprès de la CNIL préalablement à sa mise en œuvre.

En outre, le système de vote électronique préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, est soumis à une expertise indépendante, destinées à vérifier le respect des articles R 2314-5 à R2314-9 du Code du travail.

Le rapport de l’expert est tenu à la disposition de la CNIL.

L'employeur informe les organisations syndicales de salariés représentatives dans l'organisme de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.


ARTICLE 4 – LA CONSERVATION ET LA DESTRUCTION DES DONNEES 

Le prestataire conserve sous scellé jusqu’à expiration du délai de recours prévu aux article R 2314-17 du Code du travail et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l’expiration du délai de recours ou lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procédera à la destruction des fichiers supports. 


ARTICLE 5 – DISPOSITIONS GENERALES 

5.1 Effet et durée de l’accord 

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et s’appliquera à chaque nouvelle échéance électorale sans qu’il soit besoin de le renégocier.

Révision et dénonciation 

Le présent accord pourra être révisé à tout moment par accord collectif conclu sous la forme d’un avenant. 

Les organisations syndicales habilitées à engager la procédure de révision sont déterminées conformément aux dispositions de l’article L 2261-7-1 du Code du travail.

La demande d’engagement de la procédure de révision est formulée par lettre recommandée avec accusé de réception ou lettre remise en main propre contre décharge remise à l’employeur ou à son représentant ainsi qu’à chaque organisation syndicale habilitée à négocier l’avenant de révision. 

A la demande de révisions sont jointes les modifications que son auteur souhaite apporter au présent accord. 

L’invitation à négocier l’avenant de révision est adressée par l’employeur aux organisations syndicales représentatives dans le mois courant à compter de la notification la plus tardive des demandes d’engagement de la procédure de révision.

Cet accord pourra également être dénoncé à tout moment dans les conditions prévues aux article L 2261-9 et suivants du Code du travail sous réserve du respect d’un préavis de 3 mois. 

Validité de l’accord 

Le présent accord entrera en vigueur sous réserve de l’agrément prévu aux article L 123-1 et L 123-2 du Code de la sécurité sociale et de la réalisation des formalités de notification, de dépôt et de publicité dans les conditions prévues aux article L 2231-5 et suivants du Code du travail. 

Communication de l’accord 

La Direction s’engage, dès l’entrée en vigueur du présent accord, à communiquer sur son existence et ses dispositions notamment via l’intranet. 



Fait à Evry le 21 avril 2023			 		En 6 exemplaires originaux.