ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE (CSE) ET DES REPRESENTANTS DE PROXIMITE

ENTRE,
La société
Dénommée ci-après « La direction » ;
                                                                                            D’UNE PART
ET,	
La délégation salariale
Dénommée ci-après « La délégation salariale » ;

                                                                                            D’AUTRE PART


PREAMBULE
La Direction Générale a, depuis plusieurs années, souhaité poursuivre son développement en s’appuyant sur la forte implication des différents acteurs de l’entreprise.
La société a ainsi entrepris de déplier son organisation en plaçant un nombre étendu de salariés, (membres de la Direction et des entités opérationnelles), en position de s’exprimer, de prendre des initiatives et des responsabilités.
Au-delà du Comité de Direction, un Comité de Progrès a été créé pour évaluer et arbitrer les projets d’amélioration de notre quotidien et pour une gestion plus collective des propositions et de leur mise en œuvre.
La société s’interroge en permanence sur les conditions d’exercice de ses métiers, ses bonnes et ses moins bonnes pratiques, dans une vraie volonté collective de changement pour rendre son effort soutenable dans la durée…et construire un avenir meilleur.
C’est dans ce contexte que la direction a souhaité procéder à une refonte des règles applicables aux relations sociales dans le cadre de cet accord sur la mise en place et le fonctionnement du Comité Social et Économique (ci-après dénommé « CSE »). 
Dans le cadre de la réforme du droit du travail, l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social économique dans l’entreprise, crée le CSE en fusionnant l’ensemble des institutions représentatives du personnel. La mise en place d’un CSE doit être effectuée au terme des mandats en cours des représentants du personnel, à l’occasion du renouvellement de l’une de ces institutions. La date butoir de la mise en place d’un CSE est fixée au 1er janvier 2020.  
Convaincues de l’importance de rénover le dialogue social afin de le rendre plus efficace, les parties se sont donner comme objectifs :
un dialogue social constant,
une recherche d’efficacité et de progrès,
une communication ascendante et descendante,
afin d’aboutir à un accord équilibré prenant en compte le contexte et les contraintes de l’entreprise tout en assurant un dialogue social de qualité, servant l’intérêt de l’entreprise et de ses salariés. 
Dans la perspective d’organiser la représentation du personnel, conformément aux dispositions du code du travail, les parties ont décidé d’engager des négociations en vue de déterminer : 
La fixation du périmètre du CSE ;
Les attributions du CSE ;
La durée et nombre de mandat des membres du CSE ; 
Le fonctionnement du CSE ; 
La formation des membres du CSE ;
Les représentants de proximité (ci-après dénommés « RP ») ;
Les commissions obligatoires et facultatives ; 
Les référents et représentants ;
Le renforcement du dialogue social ;

Cela étant exposé, il est convenu et arrêté ce qui suit : 

Article 1 – Fixation du périmètre du CSE
Dans le prolongement du fonctionnement actuel des instances représentatives du personnel et compte tenu de l’organisation managériale notamment en matière de RH, les Parties conviennent expressément qu’un seul CSE est mis en place au sein de la Société.
Le CSE de la Société ainsi mis en place exercera ses prérogatives, missions et attributions à l’égard de l’ensemble des salariés de la Société.



Article 2 – Attributions du CSE
Elles sont de 3 ordres :
Attributions économiques et sociales : assurer une expression collective des salariés permettant la prise en compte permanente de leurs intérêts dans les décisions relatives à la gestion et à l’évolution économique et financière de l’entreprise, à l’organisation du travail, à la formation professionnelle et aux techniques de production. 
Attributions liées à la santé, la sécurité et aux conditions de travail : contribuer à la protection de la santé physique et mentale et à la sécurité des collaborateurs de la société ainsi que ceux mis à disposition par une entreprise extérieure, veiller également à l’amélioration des conditions de travail et à l’analyse des risques professionnels, contribuer à faciliter l’accès des femmes et des personnes handicapées à tous les emplois et le cas échéant, à les aménager.
Le CSE est compétent pour susciter toute initiative qu’il estime utile et proposer notamment des actions de prévention du harcèlement moral, du harcèlement sexuel et des agissements sexistes.
Ces attributions sont déléguées à la commission prévue à l’article 7, paragraphe 7.1. 
Il est explicitement rappelé que seul le CSE est compétent pour recourir à une expertise.
Attributions en matière d’activités sociales et culturelles : assurer, contrôler et/ou participer à la gestion de toutes les activités sociales et culturelles établies au bénéfice des salariés.
Article 3 - Durée et nombre de mandats successifs des élus au CSE
La durée des mandats des membres du CSE est de 4 ans. Par exception, il est convenu entre les parties que le premier mandat des membres du CSE sera réduit et prendra fin en décembre 2022 dans l’objectif d’aligner le mandat sur l’année civile à partir de 2023.
Le nombre de mandats successifs des élus du CSE est limité à 3.
Article 4 - Fonctionnement du CSE 
4.1. Périodicité des réunions
Les parties conviennent qu’une réunion mensuelle du CSE sera tenue sauf dérogation convenue ; avec un minimum de 8 réunions à l’année.
4.2. Financement du CSE
4.2.1. Subvention de fonctionnement
Conformément à l’article L.2315-61 du code du travail, le budget de fonctionnement du CSE est fixé à 0,20% de la masse salariale brute de l’entreprise. 
Le budget de fonctionnement sera versé annuellement en une seule fois avant le 31/01/N sur la base du budget des salaires bruts soumis à charges sociales de l’année civile N. Une régularisation sera prise en compte dans les comptes au 31/12/N sur base de la masse salariale réelle de l’année N et versée dans le mois qui suit l’arrêté et l’approbation des comptes annuels N.
Les frais de comptabilité et de contrôle des comptes seront pris en compte sur la subvention de fonctionnement. 
4.2.2 Contribution destinée aux activités sociales et culturelles 
Pour financer les activités sociales et culturelles, conformément à l’article L.2312-81 du code du travail, le CSE percevra une subvention de l’employeur de 0,52% de la masse salariale brute de l’entreprise. 
Le versement s’effectuera en deux fois (mars N et septembre N) sur la base du budget de salaires bruts soumis à charges sociales de l’année civile N. Une régularisation sera prise en compte dans les comptes au 31/12/N sur la base de la masse salariale réelle de l’année N et versée dans le mois qui suit l’arrêté et l’approbation des comptes annuels N.
4.2.3. Transferts entre budget des activités sociales et culturelles et budget de fonctionnement 
Conformément à l’article L.2315-61 du code du travail, le CSE peut décider, par une délibération, de transférer une partie du montant de l'excédent annuel du budget de fonctionnement au financement des activités sociales et culturelles.
Le CSE peut décider, par une délibération, conformément à l’article L.2312-84 du code du travail, de transférer tout ou partie du montant de l'excédent annuel du budget destiné aux activités sociales et culturelles au budget de fonctionnement ou à des associations. 
Article 5 – Formation des membres du CSE
Les membres titulaires du CSE, élus pour la première fois, bénéficient d’un stage de formation économique conformément à l’article L.2315-63. Les parties conviennent que cette règle s’applique également aux suppléants. 
La durée de la formation ne pourra pas excéder 5 jours. Le temps passé en formation est considéré comme du temps de travail effectif et rémunéré comme tel. Il n’est pas déduit des heures de délégation.  
Le financement de la formation économique est pris en charge pour les titulaires par le budget de fonctionnement du CSE et pour les suppléants par l’entreprise. Les modalités de mise en œuvre seront organisées par le pôle développement des Ressources Humaines de l’entreprise en concertation avec les membres titulaires du CSE.
Article 6 – Représentants de proximité (RP)
6.1. Périmètre de mise en place 
Afin de favoriser le dialogue social dans les implantations locales, des RP sont mis en place dans le cadre de l’article L.2313-7 du code du travail, selon les périmètres et le nombre suivants :


6.2. Modalités de désignation 
Les RP sont désignés parmi les titulaires et suppléants élus du CSE en priorité, ou désignés par les membres du CSE parmi les salariés de l'entreprise.
Ils sont désignés selon les modalités suivantes : 
Par vote des titulaires du CSE, lors de la première réunion du CSE suivant les élections ; le mode de scrutin est déterminé au préalable et à la majorité par les membres titulaires du CSE ; 
Par périmètre, et compte tenu du nombre de sièges définis à l’article 6.1 du présent article ; le CSE s’efforcera de privilégier une représentativité optimale des territoires et des métiers ; 
Au minimum 2 RP devront être des élus désignés parmi les membres titulaires du CSE ; 

En cas d’impossibilité de pourvoir à la désignation des RP au sein du CSE selon les critères de périmètre, les membres titulaires du CSE devront désigner des RP parmi les salariés de l’entreprise n’appartenant pas au CSE, ayant au moins deux ans d’ancienneté, dans la limite du nombre de sièges vacants. Pour la proposition de leurs RP, les membres prendront en compte leurs aptitudes en matière de : 

Rigueur et fiabilité 
Ecoute
Diplomatie et sens du contact 
Capacité d’analyse et de synthèse 

Cette désignation aura lieu lors de la deuxième réunion du CSE. 

En toute hypothèse, les désignations à intervenir doivent respecter ces modalités ; à défaut le scrutin de désignation des RP est renouvelé en totalité jusqu’à ce que ces modalités soient respectées. 
Les RP doivent relever du périmètre dans lequel ils sont désignés. La mutation en dehors du périmètre de désignation entrainera la perte du mandat des RP. En cas de vacance de siège (mutation en dehors du périmètre de désignation, rupture du contrat de travail, démission du mandat), le CSE procèdera à une nouvelle désignation pour le ou les sièges vacants, selon les mêmes modalités.  
Une commission de liaison des RP est mise en place. Elle sera composée de 4 RP membres du CSE dont au moins 2 titulaires. 
6.3. Durée du mandat
Le mandat des RP prend effet dès leur désignation par les membres du CSE et prend fin au terme du mandat des élus du CSE. 
En cas de cessation anticipée du mandat de RP (mutation en dehors du périmètre de désignation, rupture du contrat de travail ou démission du mandat), le RP sera remplacé selon les modalités de désignation prévues à l’article 6.2 ci-dessus, pour la durée restant à courir jusqu’au terme du mandat des élus du CSE. 



6.4. Fonctionnement et attributions 
6.4.1. Attributions 
Sans préjudice des attributions exclusives du CSE, les RP exercent leurs attributions dans les domaines suivants, et sans se substituer aux membres du CSE : 
réclamations individuelles ou collectives relatives aux salaires, et à l’application de la réglementation et des dispositions conventionnelles, 
organisation et conditions de travail, qualité de vie au travail, risques psychosociaux ; ils contribuent à promouvoir la santé, la sécurité et l’amélioration des conditions de travail des salariés, 
prévention des situations de harcèlement moral et/ou sexuel,
analyse des risques professionnels et/ou des effets d’exposition aux facteurs des risques professionnels.
6.4.2. Rôles
Le RP est un acteur local : il traite des sujets individuels posés par les salariés, il est un interlocuteur privilégié du management local, dans son champ d’attribution. Il contribue à l’amélioration de la communication au sein de son périmètre. 
Le RP est un observateur local : il peut remonter, par tout moyen, aux membres du CSE, toute suggestion ou réclamation dans son champ d’intervention.
Le RP est un transmetteur : il relaye, en provenance ou à destination du terrain, toute information de la compétence du CSE. 
Le RP est un partenaire de la CSSCT : il est l’interlocuteur privilégié de la CSSCT et peut lui remonter, par tout moyen, les sujets spécifiques importants dans son champ d’attribution.  
Les réunions de la commission de liaison des RP s’effectueront tous les deux mois en dehors du CSE (15 jours au moins avant la réunion du CSE). Une restitution des thèmes traités sera faite lors de la réunion du CSE.
Le RP remonte à la commission de liaison des RP les questions et demandes des salariés relevant de son champ d’attribution. 
6.4.3. Moyens
Les RP peuvent utiliser leur téléphone portable, photocopieur ainsi que la messagerie interne de l'entreprise.  
La direction accepte que les RP puissent utiliser leur véhicule professionnel ou un véhicule mis à disposition par l’entreprise dans le cadre de leurs attributions mais uniquement sur leur périmètre d'attribution. 
Les frais de repas lors de visites extérieures sont également pris en charge par la société, dans la limite du barème en vigueur dans l’entreprise et sur présentation de justificatifs.


6.4.4. Information des RP
Dans les 4 mois qui suivent la désignation des RP, une réunion exceptionnelle est organisée avec l’ensemble des RP, la Direction Générale et la DRH, afin de clarifier et partager les attentes sur ce nouveau mandat. 
Le temps passé à cette réunion sur convocation de l’employeur est considéré comme temps de travail effectif, sur la base de la stricte durée de la réunion. Il ne s’impute pas sur les heures de délégation. 
6.5. Heures de délégation 
Les RP membres titulaires du CSE ne bénéficient pas de crédit d’heures supplémentaires. 
Les RP non titulaires du CSE bénéficient d’un crédit d’heures de délégation de 3h30 par mois, sans possibilité de report d'un mois sur l'autre. La mutualisation avec d'autres RP est possible. Un RP ne peut disposer au cours d’un mois d’un nombre d’heures supérieur à une fois et demi son crédit d’heures. 
Article 7 – Commissions
7.1. Commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail
Conformément à l’article L. 2315-36 du Code du travail une Commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail (ci-après dénommée « CSSCT ») est mise en place.
Les Parties conviennent de fixer, au sein du présent accord, et en application des articles L. 2315-41 et suivants du Code du travail :
Le nombre de membres ;
Les missions déléguées et leurs modalités d’exercice ; 
Les modalités de fonctionnement ;
Les modalités de formation ;
Les moyens.
7.1.1. Désignation et composition
Les membres de la CSSCT sont désignés parmi les membres du CSE par une résolution adoptée à la majorité des membres présents. Le mandat des membres de la CSSCT prendra fin au terme du mandat des membres élus du CSE.
Les Parties conviennent que la CSSCT sera composée de 3 membres, dont 1 membre au moins sera désigné parmi les titulaires, et idéalement répartis de la façon suivante : 
Un membre du DIT
Un membre de l’agence Normandie
Un membre de l’agence Ile-de-France / Picardie
A minima, un de ces membres sera représentant du second collège ou, le cas échéant, du troisième collège.
Parmi les 3 membres de la CSSCT, un référent sera nommé par le Président du CSE. Le référent sera chargé de rapporter les sujets traités en réunion CSSCT au secrétaire du CSE. 
La CSSCT est présidée par l’employeur ou son représentant. Pourront également assister aux réunions : 
Le Responsable Qualité, Santé, Sécurité, Environnement
Les Animateurs Qualité, Santé, Sécurité, Environnement
En fonction des sujets : Le Directeur des Ressources Humaines ou autres personnes invitées par le référent de la CSSCT ou le président du CSE
7.1.2. Fonctionnement de la commission et heures de délégation 
La CSSCT se réunira trimestriellement sur convocation de l’employeur ou de son représentant. 
Lors de ces réunions sont invités le médecin du travail, l’agent de contrôle de l’inspection du travail ainsi que les agents des services de prévention de l’organisme de sécurité sociale.
Le compte-rendu des réunions de la CSSCT sera rédigé par le président ou le RQSSE en son absence et signé en séance. 
Conformément à l’article L. 2315-27 du Code du travail, au moins quatre réunions du CSE portent annuellement en tout ou partie sur les attributions de la CSSCT. Le référent SSCT restituera lors de ces séances les points clés des sujets qui auront été traités lors des réunions de la CSSCT. Le procès-verbal de la CSSCT sera annexé au procès-verbal du CSE.
Il est précisé que, si les circonstances l’exigent, d’autres réunions ordinaires ou extraordinaires du CSE pourront traiter des points relatifs à la santé, sécurité et aux conditions de travail. 
Les membres titulaires de la CSSCT ne disposent pas d’un crédit d’heures spécifique. Les membres suppléants disposent d’un crédit d’heures de 10h30 par trimestre civil, les heures non prises ne sont pas reportables. 
7.1.3. Attributions de la CSSCT
Le CSE confie à la CSSCT les attributions relatives à la santé, la sécurité et aux conditions de travail, et notamment les suivantes : 
établir les synthèses des analyses d’accidents de travail et des maladies professionnelles ;
réaliser les analyses de risques et mise à jour du document unique d’évaluation des risques professionnels ;
étudier des sujets de fonds / généraux : ex. DATI (Dispositif d’Alarme du Travailleur Isolé), EPI (équipements de protection individuelle), sujets techniques, maintien dans l’emploi pour les aspects techniques ou ergonomiques (handicap, maternité…) ;
réaliser des visites QSE (par exemple ciblant les nouveaux embauchés ou les sites à risques) ;
analyser les accidents de travail : un membre de la commission participant à l’enquête avec la cellule QSE.
Les sujets relatifs à ces attributions sont collectés par le référent SSCT auprès des salariés, des RP, et des membres du CSE. 
Le référent SSCT, en accord avec le président de la CSSCT, remonte au secrétaire et au président du CSE les sujets à aborder lors de la prochaine réunion du CSE.	 
Pour faciliter la collecte des données auprès des salariés, les parties conviennent des dispositions suivantes : 
Affichage de la liste des membres de la CSSCT dans les locaux de travail, 
Mail général pour indiquer la date de la prochaine réunion de la CSSCT,
Création d’un support de causerie pour rappeler le rôle et les missions de la CSSCT, les membres et leurs coordonnées. Cette synthèse sera intégrée dans les accueils sécurité.
7.1.4. Formation des membres de la CSSCT
La formation des membres de la CSSCT, nécessaire à l’exercice de leurs missions, est organisée sur une durée minimale de 5 jours dans les entreprises d’au moins 300 salariés. 
Les parties conviennent expressément que la formation des membres de la commission s’effectuera sur une période de 5 jours consécutifs et sera organisée au plus tard dans les 3 mois suivant la mise en place du CSE. 
Le financement de la formation SSCT est pris en charge par l’entreprise. Les modalités de mise en œuvre seront organisées par le pôle développement des Ressources Humaines de l’entreprise en concertation avec les membres de la CSSCT.
7.2. Commission de liaison des représentants de proximité
Une commission de liaison des RP est créée. Elle est composée : 
du président du CSE et/ou de la Direction des Ressources Humaines
de 4 représentants de proximité (Cf article 6 – paragraphe 6.2)
Les RP remonteront les questions et demandes relevant de leur champ d’attribution aux membres de cette commission 10 jours avant la date de la réunion.  
Les réunions de la commission de liaison des RP s’effectueront toutes les deux réunions du CSE (15 jours au moins avant la réunion du CSE). 
Le temps passé aux réunions de la commission de liaison des RP sur convocation de l'employeur est considéré comme du temps de travail effectif, sur la base de la stricte durée de la réunion. Il ne s'impute pas sur les heures de délégation.  
Les parties conviennent que pour faciliter l’organisation des réunions les convocations seront transmises par e-mail.
Une restitution des thèmes traités sera faite lors de la réunion CSE et sera intégrée au compte rendu du CSE. 



Article 8 – Référents et représentants
Des référents et représentants seront nommés sur les thèmes suivants : 
Les référents et représentants seront nommés lors de la première réunion du CSE. 
Article 9 – Renforcement du dialogue social 
Convaincues de l’importance de rénover le dialogue social afin de le rendre plus efficace, les parties souhaitent renforcer les temps d’échanges, de communication entre la direction et les instances représentatives du personnel. 
Dans ce but, à titre expérimental pour l’année 2019, les parties conviennent de la mise en place d’une réunion annuelle intitulée « Convention du dialogue social ». Cette réunion se tiendra sur convocation du président du CSE et réunira l’ensemble des membres du CSE (titulaires et suppléants), représentants de proximité et tout responsable interne ou externe à l’entreprise en charge d’un sujet inscrit à l’ordre du jour, établi conjointement par le président et le secrétaire du CSE.
Cette réunion a pour objet de favoriser la circulation de l’information au sein de l’entreprise. Plus précisément, l’objectif est de favoriser les remontées d’information du terrain et de permettre à la direction de communiquer sur des informations stratégiques ou d’actualité de l’entreprise. Cette réunion pourra également être l’occasion de dresser le bilan des différentes actions menées dans l’entreprise. 
Les parties souhaitent que cette convention soit un moment d’échanges constructifs dans un souci d’amélioration et de progrès pour l’entreprise et ses collaborateurs. 
Cette réunion annuelle fera partie des réunions du CSE.
Cette disposition pourra être reconduite par le président du CSE, après avis des membres du CSE.
Article 10 – Durée de l’accord
L’accord entrera en vigueur le lendemain du dépôt auprès du service compétent et prendra fin au terme du mandat des membres élus du CSE.
Article 11 – Dépôt du protocole d’accord 
Le présent protocole d’accord sera communiqué à l'ensemble du personnel de l’Entreprise par tout moyen. 
Dès sa conclusion, le présent protocole d’accord sera à adresser de façon dématérialisée à la direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi (DIRECCTE) et un exemplaire original signé sera expédié par courrier postal au Greffe du Conseil des Prud’hommes. 
Ce dépôt ne peut être effectué avant la fin du délai d’opposition, si un tel délai s’applique.

Le 21 décembre 2018

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