Accord d’Entreprise

relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour les élections
des membres de la délégation du personnel

au Comité Social et Economique







Entre :



La société en nom collectif ARGENCE DEVELOPPEMENT, dont le siège social est situé au 482 avenue des
Nations Unies, 59100 ROUBAIX, D’une part,
ET



Les représentants d'organisations syndicales représentatives au sens de l'article L. 2122-1 du Code du travail, à savoir :



pour la C.F.D.T



pour la C.F.T.C




il est convenu ce qui suit étant précisé que les organisations syndicales signataires du présent accord satisfont aux conditions de majorité requises par l’article L.2232-12 du Code du Travail, pour la validité des accords d’entreprise :
PREAMBULE.....................................................................................................................................3
ARTICLE 1 -         PRINCIPES GENERAUX ...............................................................................................3
ARTICLE 2 -         EXCLUSION DU VOTE A BULLETIN SECRET SOUS ENVELOPPE .................................................3
ARTICLE 3 -         MODALITE D’ORGANISATION DES OPERATIONS ...............................................................4
SECTION 3.I -        Protocole d’accord préélectoral ........................................................................................... 4
SECTION 3.II -       Formation au système de vote électronique........................................................................ 4
SECTION 3.III -       Expertise indépendante ....................................................................................................... 4
SECTION 3.IV -       Cellule d’assistance technique............................................................................................. 5
ARTICLE 4 -         DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE .....................................................................5
SECTION 4.I -        Établissement des listes électorales et transmission............................................................ 5
SECTION 4.II -       Lieu et temps du scrutin ....................................................................................................... 5
SECTION 4.III -       Modalités d’accès au site de vote ........................................................................................ 6
SECTION 4.IV -       Déroulement du vote........................................................................................................... 6
SECTION 4.V -       Programmation du site ......................................................................................................... 6
ARTICLE 5 -         CLOTURE ET RESULTATS ............................................................................................6
SECTION 5.I -        Clôture .................................................................................................................................. 6
SECTION 5.II -       Décompte et attribution des sièges...................................................................................... 7
SECTION 5.III -       Délais de recours et destruction des données ..................................................................... 7
ARTICLE 6 -         SECURITE ET CONFIDENTIALITE ....................................................................................7
SECTION 6.I -        Anonymat et confidentialité des suffrages........................................................................... 7
SECTION 6.II -       Le dispositif de secours......................................................................................................... 7
ARTICLE 7 -         DUREE DE L’ACCORD ET ENTREE EN VIGUEUR ..................................................................8
ARTICLE 8 -         REVISION DE L’ACCORD .............................................................................................8
ARTICLE 9 -         DENONCIATION DE L’ACCORD .....................................................................................8
ARTICLE 10 -       FORMALITES ET PUBLICITE .........................................................................................8


Préambule

Afin de faciliter l’organisation des élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique (ce y compris les éventuelles élections partielles se déroulant en cours de mandat), et de favoriser la participation des salariés, la Direction et les organisations syndicales représentatives ont étudié la possibilité et les modalités de mise en place d’un système de vote par voie électronique.



Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de la loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique du 21 juin 2004, de la loi relative au Travail, à la Modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels du 8 août 2016, de leurs décrets d’application, de l’arrêté du 25 avril 2007 modifié par le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au Comité social et économique et pris pour l’application de l’article 1er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales et régissant les conditions et modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.



Les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux.

Les garanties offertes par le système de vote retenu en termes de sécurité et de confidentialité des votes sont précisées par le cahier des charges, annexé au présent accord. Conformément à l’article R. 2314-5 du Code du travail, ce cahier des charges est tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail et mis sur l’intranet de l’entreprise.


ARTICLE 1 -   Principes généraux

Le système retenu par Argence Développement doit reposer sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin qui sont :

    L’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur

    L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré

    L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin

    La confidentialité, le secret du vote


ARTICLE 2 -   Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe

Le processus de vote par internet est le mode de scrutin exclusif pour l'ensemble des élections professionnelles au sein de la société,



La Direction et les Partenaires Sociaux sont en conséquence expressément convenues que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.
ARTICLE 3 -   Modalité d’organisation des opérations


SECTION 3.I -        Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre de chaque élection, les parties signeront un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment les modalités de constitution du bureau de vote, le calendrier, les modalités opératoires et la répartition des sièges selon les établissements.

Le protocole d’accord préélectoral comporte également, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu et du déroulement des opérations électorales.


SECTION 3.II -       Formation au système de vote électronique1

Les membres de la délégation du personnel du CSE et les membres du bureau de vote bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu.


SECTION 3.III -      Expertise indépendante

Préalablement à la mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le prestataire retenu doit être en mesure de fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote en répondant aux exigences :

	de la Délibération CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique ;

	des articles L2314-26 et R2314-5 à R2314-18 du code du Travail relatifs aux modalités du vote électronique pour les élections des représentants du personnel ;

	du décret n° 2007-602 et de l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d’entreprise modifié par décret n°2017-1819 en date du 29 décembre 2017 relatif au Comité social et économique pris pour l'application de l'article 1er de l’ordonnance n°
2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.

Cette expertise doit impérativement être réalisée par un expert indépendant répondant aux critères fixés par la délibération CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019 .

Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre  aux  principes  de  confidentialité  des  données,  d’anonymat  du  vote,  de  contrôle  et  de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL et par le code du Travail.

















1 Article R 2314-12 du code du travail
SECTION 3.IV -      Cellule d’assistance technique

L'employeur met en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique. 2

La cellule d'assistance technique3 :

	Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
	Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l’issue duquel le système est scellé ;
	Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.


ARTICLE 4 -   Déroulement des opérations de vote


SECTION 4.I -        Établissement des listes électorales et transmission

Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’entreprise.

L’intégration et le contrôle des candidatures, ainsi que des professions de foi, sont effectués dans les mêmes conditions.


SECTION 4.II -       Lieu et temps du scrutin

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée4, laquelle sera précisée par le protocole d’accord électoral.

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres  du  bureau  de vote  et  les personnes  désignées ou  habilitées  pour  assurer  le contrôle  des opérations électorales.

Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin5  et est périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin jusqu’à la clôture.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin.




Tous les moyens sont mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. L’entreprise établit ainsi une note d’information explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle est portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

2 Articles R 2314-10 du code du travail

3 Article R 2314-15 du code du travail
4 Article R 2314-14 du code du travail
5 Article R 2314-8 du code du travail
Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.


SECTION 4.III -      Modalités d’accès au site de vote

Chaque électeur reçoit, avant le premier tour des élections, l’adresse du site et ses moyens personnels d’authentification.

L’adresse du site de vote (URL) est déterminée dans le protocole d’accord préélectoral.

A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.

L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes personnels d’accès.

L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter. A réception du vote, la saisie de ses codes d’accès par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôt définitivement l’accès à cette élection.




SECTION 4.IV -      Déroulement du vote

Le moyen d’authentification permet au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantit l’unicité de son vote.

Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

La saisie du code d’accès et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du vote ; cette saisie clôt définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote vient d’être réalisé.




SECTION 4.V -       Programmation du site

Le prestataire assure la programmation des pages web et notamment la présentation des bulletins de vote à l’écran.

Le prestataire reproduit sur le site de vote les professions de foi telles qu’elles ont été présentées par leurs auteurs.




ARTICLE 5 -   Clôture et Résultats


SECTION 5.I -        Clôture

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.
SECTION 5.II -       Décompte et attribution des sièges

Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées.

La génération de ces clés, avant l’ouverture du vote, est réalisée publiquement lors des opérations de formation des membres des bureaux de vote et des membres de la délégation du personnel du CSE de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président et deux de ses assesseurs en sont détenteurs à l’exclusion de toute autre personne y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.

La présence de deux titulaires de ces clés est indispensable pour autoriser le dépouillement. Des clés de sauvegarde sont en outre conservées sous scellés.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.


SECTION 5.III -      Délais de recours et destruction des données

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde sont conservés jusqu’à l’expiration du délai de recours6  et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive.

A l’expiration de ces délais, l’entreprise procède à la destruction des fichiers supports. A cette échéance, et sans avis contraire de l’entreprise, le prestataire procède à la destruction complète et de manière automatique de l’ensemble des éléments du système de vote et des fichiers supports.


ARTICLE 6 -   Sécurité et confidentialité


SECTION 6.I -        Anonymat et confidentialité des suffrages

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.

Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.


SECTION 6.II -       Le dispositif de secours

Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement  informatique  résultant,  par  exemple,  d’une  infection  virale,  le  bureau  de  vote  a




6 Le délai de recours pour les élections professionnelles, lorsque la contestation porte sur la régularité des opérations électorales, est fixé à 15 jours suivant les élections.
compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.




ARTICLE 7 -   Durée de l’accord et entrée en vigueur


Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il entre en vigueur à compter de sa signature.


ARTICLE 8 -   Révision de l’accord


A la demande de la Direction ou d’une ou plusieurs organisations syndicales habilitées par l’article L.2261-
7-1 du code du travail, une négociation de révision du présent accord pourra être ouverte.

Cette demande de révision peut intervenir à tout moment au cours de l’application du présent accord. Elle doit être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des autres parties et comporter, outre l’indication des dispositions dont la révision est demandée, des propositions de modifications.

L’avenant portant révision de tout ou partie de l’accord se substitue de plein droit aux stipulations de l’accord qu’il modifie.

L’avenant sera soumis aux mêmes formalités de publicité et dépôt que celles donnant lieu à la signature du présent accord.




ARTICLE 9 -   Dénonciation de l’accord


L’accord pourra être dénoncé conformément aux dispositions légales et réglementaires sous réserve du respect d’un préavis de trois mois.

La partie qui dénonce l'accord doit notifier cette décision par lettre recommandée avec accusé de réception aux autres signataires de l'accord. Le courrier de dénonciation donnera lieu à un dépôt dans le respect des dispositions légales.

Conformément  aux  dispositions  de  l'article  L.2261-10  et  L.2261-11  du  code du  travail,  une  nouvelle négociation s'engagera à la demande de l'une des parties intéressées dans les trois mois suivant la date de ce dépôt. La négociation pourra donner lieu à un accord avant l’expiration du délai de préavis.




ARTICLE 10 -Formalités et Publicité


Le présent accord négocié dans les termes de l'article L.2232-12 du Code du Travail constitue un accord collectif.

Il en résulte qu'il est soumis à l'ensemble des règles applicables en la matière et notamment à celles du dépôt défini par les articles L.2231-5, L.2231-5-1, L.2231-6, D.2231-2 et suivants du Code du Travail.
Conformément aux dispositions de l’article L. 2231-5 du code du travail, le présent accord sera notifié, après signature, à l’ensemble des organisations syndicales représentatives.

En application du décret n°2018-362 du 15 mai 2018 relatif à la procédure de dépôt des accords collectifs, les formalités de dépôt seront effectuées par le représentant légal de l'entreprise. Ce dernier déposera l’accord collectif sur la plateforme nationale "Téléaccords" à l’adresse suivante :   emploi.gouv.fr.


Un exemplaire original sera également remis au secrétariat du greffe du Conseil des Prud’hommes du lieu de conclusion de l’accord.



Les parties signataires rappellent que, dans un acte distinct du présent accord, elles pourront convenir qu’une partie du présent accord ne fera pas l’objet de la publication prévue à l’article L.2231-5-1 du Code du travail.



Fait à Roubaix, le 07 novembre 2022



ANNEXE

















CAHIER DES CHARGES








Ce document constitue le cahier des charges

relatif à la mise en œuvre du vote électronique pour les élections des représentants du personnel
aux élections professionnelles d’Argence Développement

1-            NATURE DES PRESTATIONS ATTENDUES 	


Le prestataire aura en charge :

    la  gestion  de  la  préparation  des  élections  en  vote  électronique,  sous le  contrôle  de  la
Direction des Ressources Humaines ;

    la mise en œuvre du système de vote électronique ;

	la  mise  en  œuvre  du  système  de  dépouillement  des  bulletins  de  vote  électronique  et l’élaboration des états des résultats permettant l’attribution des sièges.

2-            FONCTIONNALITES ATTENDUES DU SYSTEME DE VOTE ELECTRONIQUE. 	


2.1 -         Fonctionnalités générales.


Système de vote électronique distant. 	

Le système de vote électronique est hébergé chez un prestataire externe.

Il  sera  rendu  accessible  aux  électeurs  de  manière  sécurisée,  24  heures  sur  24  durant  toute  la période des élections par Internet.


Période des élections. 	

La durée du scrutin est déterminée dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées ;
durant cette période les électeurs peuvent accéder à l’application de vote 24 heures sur 24.



2.2 -         Scénario de vote


Étapes 	

Le scénario de vote électronique comporte les étapes suivantes :

	une étape d’identification de l’électeur ; celui-ci doit saisir un code identifiant, un mot de passe et sa date de naissance qui seront contrôlés avant  d’accéder au vote

    une étape de présentation des listes de candidats en présence.

    le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposée, ou bien le choix de voter
« blanc »

    la possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie

	la présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés

    la confirmation par l’électeur du choix effectué

    la confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote

	la   possibilité   pour   l’électeur   d’imprimer   un   « accusé   de   réception »   confirmant l’enregistrement de son vote


Émargement électronique, unicité du vote 	

Par ailleurs, le système de vote électronique enregistre un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permet plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote (unicité du vote).


Traitements sous-jacents 	

Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :

	L’unicité et la confidentialité du vote : le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote. A cette fin, les émargements d’une part et l’urne  électronique  d’autre  part,  doivent  être  enregistrés  sur  des  systèmes  dédiés  et distincts.

	L’intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés. A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote


2.3 -         Procédure d’ouverture de l’élection

L’ouverture de l’élection est paramétrée par le prestataire dans le système de vote et contrôlée par les membres du bureau de vote désignés au sein d’Argence Développement.
Étapes 	

La procédure de contrôle d’ouverture de l’élection comporte les étapes suivantes :

    le contrôle des urnes électroniques qui doivent être vides

    le contrôle de la liste des émargements qui doit être vierge




2.4 -         Procédure de clôture de l’élection

La clôture de l’élection est paramétrée par le prestataire dans le système de vote et contrôlée par les membres du bureau de vote désignés au sein d’Argence Développement.


Étapes 	

La procédure de clôture de l’élection comporte les étapes suivantes :

    La constatation de la clôture du site

    Le contrôle de la participation une fois le scrutin clos


2.5 -         Dépouillement des urnes électroniques


Étapes 	

La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes suivantes :

    La saisie par les membres du bureau de vote des clefs de déchiffrement

    L’accès à la liste des émargements Internet,

    L’accès aux résultats des élections : édition automatique des Procès-verbaux au format
CERFA ainsi que du calcul de la représentativité

	La remise par le prestataire d’états de résultats permettant l’affectation des sièges par les membres  du  bureau  de vote ;  tous  les  calculs  préalable  et  l’affectation théorique  des sièges correspondant aux règles du code du travail, sont fournis aux membres du bureau de vote pour contrôles, validation et proclamation des résultats.


2.6 -         Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique

Pour garantir la confidentialité, Le Prestataire chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucune interruption.



Deux niveaux de chiffrement sont mis en place  :

	Le chiffrement sur le poste de travail est assuré afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement.

	La totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se fait selon le protocole HTTPS.

Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement.
Cette architecture permettra de répondre ainsi parfaitement aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption décrite dans sa dernière recommandation n° 2010-
371 du 21 octobre 2010.



2.7 -         Liste des émargements

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de  celui  de  l'urne  électronique,  scellé,  non  réinscriptible,  rendant  son  contenu  inaltérable  et probant.

Dès la clôture du scrutin les listes d’émargements sont accessibles par les membres des bureaux de vote, les délégués syndicaux  et les agents habilités  de la Direction des Ressources Humaines.

Les délégués syndicaux et les mandataires de liste auront accès au taux de participation pendant le déroulement du scrutin.


2.8 -         Assistance technique

Le prestataire assure la formation de la cellule d’assistance technique. Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tient à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.


2.9 -         Dispositifs de secours

Le système de vote électronique est dupliqué sur deux plates-formes géographiquement distinctes. En cas de panne d’un des systèmes un dispositif de secours prend le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence,   après   avis   des   représentants   susmentionnés,   pour   prendre   toute   mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

3-            AUTRES PRESTATIONS A FOURNIR 	

3.1 -         Préparation de l’élection

Constitution du « fichier électeurs » 	

Les listes électorales sont constituées par Argence Développement. Elles comportent les informations nominatives  des  électeurs ayant  la possibilité  de  participer  à  l’élection. Elles  sont établies par Argence Développement, par établissement et par collège.

Les listes électorales sont fournies au prestataire sur un support numérique afin de permettre la constitution du « fichier électeurs ». Éventuellement, les listes électorales sont consolidées au sein d’un « fichier électeurs » par Argence Développement et sont ensuite fournies au prestataire.

Ainsi, le « fichier électeurs » contient  notamment, pour chaque électeur :


    La civilité de l’électeur,
    Les nom et prénom de l’électeur,
    La date de naissance de l’électeur,
    Le site de rattachement de vote de l’électeur (établissement),
    Le collège de l’électeur
    Les coordonnées de l’électeur (adresse du domicile)
	Une donnée à caractère personnel (ex : matricule, la clef du numéro de Sécurité Sociale ou la clé RIB (2 chiffres), …)
    L’adresse Email professionnelle de l’électeur


Objet du « fichier électeurs » 	

Le « fichier électeurs » est transmis au prestataire aux seules fins suivantes :

	permettre  l’attribution  de  codes  d’accès  au  système  de  vote  électronique  pour  chaque électeur autorisé,

    contrôler les accès au système de vote électronique,

	enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l’unicité du vote pour chaque électeur,

    éditer les listes d’émargement.


Transmission du « fichier électeurs » 	

Le prestataire doit être en mesure de proposer un processus d’échanges sécurisé des informations et des données concernant le fichier électeurs.

Le prestataire propose, par exemple, un accès FTP sécurisé (File Transfer Protocol : protocole de communication dédié aux échanges informatiques de fichiers sur Internet) sur son infrastructure informatique, afin de permettre les échanges sécurisés de fichiers entre Argence Développement et lui-même.
Confidentialité du « fichier électeurs » 	

Le  prestataire  s’engage  à  conserver  de  manière  confidentielle  toutes  les  informations  et  les données qui lui sont transmises dans le « fichier électeurs » pour les besoins de gestion du vote électronique. Il met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations de ce fichier sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote électronique.

A  l’issue  de  l’opération  de  vote  électronique,  le  prestataire  s’engage  à  détruire  le  « fichier électeurs » et à ne conserver aucune de ses données.


Fourniture des codes d’accès au système de vote électronique 	

A partir des informations du « fichier électeurs », le prestataire assure la création et la fourniture des codes d’accès au vote électronique à chaque électeur, selon les prescriptions indiquées dans le chapitre suivant de ce document.

Le prestataire propose des procédures de génération et de transmission des codes d’accès aux électeurs permettant de conserver le caractère confidentiel du code secret durant toutes les étapes.


Composition des codes d’accès au système de vote électronique 	

Chaque électeur reçoit un couple de codes composé :

	d’un code identifiant unique d’accès qui permet, outre le contrôle d’accès, la tenue des listes d’émargements électroniques garantes de l’unicité des votes

    d’un code secret qu’il est seul à connaître

Afin de permettre un contrôle et une sécurité supplémentaire, le système demande à l’électeur sa date de naissance avant de permettre l’accès au vote.


Envoi des moyens d’authentification. 	

Le  prestataire  prend  en  charge  la  transmission  aux  électeurs  des  codes  d’accès  au  vote électronique.

En cas de non réception ou de perte des codes par le salarié, le prestataire invalide ceux-ci et en communique de nouveaux par l’intermédiaire de l’assistance téléphonique ou directement depuis le dispositif de vote.

Le système proposé par le prestataire doit assurer la confidentialité des données transmises aux électeurs et la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification.


Contrôle des listes électorales électroniques 	

Afin de permettre une vérification par Argence Développement, les représentants du personnel et les membres du bureau de vote, le prestataire fournit à Argence Développement, à l’issue de la génération et de la fourniture des codes d’accès, une liste de contrôle permettant de vérifier que tous les électeurs ont bien été pris en compte lors de l’attribution des codes d’accès au vote électronique.

La forme, le contenu et le support de cette liste de contrôle sont définis d’un commun accord durant la phase de préparation des élections.
Transmission du « fichier candidats » 	

Les listes de candidats sont transmises par la Direction des Ressources Humaines d’Argence Développement  au  prestataire  en  vue  de  paramétrer  le  système  de  vote  électronique  et  de présenter celles-ci aux électeurs au moment du vote.

Les listes de candidats peuvent être constituées par les organisations syndicales au sein d’Argence Développement ou par des candidats non affiliés conformément aux règles applicables, rappelées dans le protocole préélectoral.

Les listes de candidats mentionnent notamment :


    L’élection concernée (CSE ; le cas échéant : titulaires ou suppléants et le collège)
    L’appartenance syndicale le cas échéant,
    Les nom et prénom de chaque candidat,
    L’ordre de présentation des candidats dans les listes.


Mise à jour des listes de candidats dans le système de vote électronique 	

Le prestataire propose un format de fichier numérique spécifique pour la constitution des listes de candidats, afin de faciliter les mises à jour du système de vote électronique.

De même, le prestataire peut éventuellement proposer à la Direction des Ressources Humaines d’Argence Développement un système de mise à jour « en ligne » via le web pour la saisie et les modifications de listes de candidats jusqu’à la fin de la période de recette du système.


Contrôles de conformité des listes de candidats 	

Le prestataire propose une procédure de test du vote électronique permettant à Argence Développement, aux représentants du personnel et aux membres du bureau de vote de vérifier l’exactitude des listes de candidats soumises au choix des électeurs.


3.2 -         Phase de test et de recette du système de vote électronique

Objectifs 	

Une fois le paramétrage réalisé, le prestataire organise un vote test en présence des représentants des bureaux de vote.

Le test est effectué dans les conditions du réel. La procédure de vote est entièrement déroulée jusqu’au calcul des résultats. Elle passe en revue tous les cas de figure pouvant être rencontrés lors du scrutin.

L’objectif est de permette aux membres des bureaux de vote d’appréhender le fonctionnement global de la solution.

A l’issue du test, le Président(e) et les deux assesseurs génèrent leurs clés de déchiffrement.

Durant  la  période  de  vote  tous  les  suffrages  exprimés  par  les  salariés  sont  cryptés  dès  leur expression  et  restent  cryptés  sans  interruption jusqu’au  dépouillement. Ce  mécanisme  garantit l’impossibilité de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des détenteurs des clés de déchiffrement le jour du dépouillement.
Étapes de recette 	

Les étapes de contrôle sont les suivantes :

    réalisation de plusieurs votes,

    déroulement du dépouillement des urnes électroniques et édition des résultats,

    contrôles de la conformité des résultats obtenus,

    validation du dispositif de vote,

    scellement de l’application de vote électronique.




3.3 -         Prestation de conseil et d’assistance de la DRH

Le prestataire doit être en mesure de conseiller la Direction des Ressources Humaines dans la mise en  œuvre  du  système  de  vote  électronique  et  d’assister  celle-ci  notamment  pour  les  tâches suivantes :

    la rédaction de l’accord d’entreprise intégrant les modalités du vote électronique

    la rédaction du protocole préélectoral intégrant les modalités du vote électronique

	la  rédaction  des  documents  de  présentation  du  système  de  vote  électronique  aux représentants du personnel et aux électeurs

    la présentation du système aux partenaires sociaux.

Listes d’émargement 	

Les   listes   d’émargements   définitives   sont   remises   à   Argence   Développement   sur   support numérique à l’issue de l’élection.


Résultats bruts 	

Les résultats bruts comportent les compteurs de voix, par collège, par liste, par candidat. Ils sont consultables « en ligne » dès la fermeture de l’élection et le dépouillement des urnes électroniques.

Seuls les membres désignés du bureau de vote auront accès à ces résultats « en ligne ».


Résultats élaborés 	

Les  résultats  élaborés  indiquent  l’attribution  des  sièges  aux  candidats  et  le  détail  des  calculs afférents.

Le  prestataire  propose  ces  éléments  afin  de  permettre  aux  membres  du  bureau  de  vote  de proclamer les résultats de l’élection.

Le prestataire met à la disposition du bureau de vote et de la direction d’Argence Développement les procès-verbaux modèle CERFA pré-remplis au format .pdf ;
3.4 -         Gestion informatique et technique du système de vote électronique

Disponibilité du système de vote électronique 	

Le  prestataire  assure  la  mise  en  ligne  du  système  de  vote  électronique  durant  la  période correspondant à la préparation et à l’ouverture du vote.

Durant cette période, le système sera disponible 24h/24.

Le prestataire met en œuvre les moyens d’assurer un service continu sans rupture.


Accusé de réception du vote 	

L’électeur dispose de la possibilité d’imprimer un accusé de réception du vote attestant de la prise en compte de son suffrage par le système de vote.

Cette possibilité lui est offerte à l’issue du vote mais aussi ultérieurement, en se reconnectant à l’application.

Il mentionne la date et l’heure d’émission de chaque suffrage.

Cet « accusé de réception » comporte aussi une marque d’authentification interdisant une édition frauduleuse.


Conservation des données 	

Le prestataire conserve, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été   engagée,   jusqu'à   la   décision   juridictionnelle   devenue   définitive,   les   fichiers   supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.


A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.