ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF AUX MODALITES D’ORGANISATION 
PAR VOTE ELECTRONIQUE DES ELECTIONS PROFESIONNELLES 



Entre l’entreprise XXX, représentée par XXXXX, 

Et

L’organisation syndicale XXX, représentée par XXX,


Préambule

Il a été convenu que les parties se rencontrent le XXXX pour une réunion de négociation sur la mise en place du vote électronique en vue des prochaines élections professionnelles du CSE qui auront lieu le XXX 2023 pour le premier tour et le XXX 2023 pour le second.

La Direction a présenté l’outil choisi pour le vote électronique via XXXXX (cf présentation en annexe de ce document). C’est le même outil qui avait été utilisé lors des élections professionnelles de XXX.

Comme le propose la loi pour la confiance dans l'économie numérique, le présent accord a pour objet de préciser le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales.
L'entreprise et les organisations syndicales définissent dans le protocole d'accord préélectoral notamment les modalités techniques et fonctionnelles de vote, le calendrier électoral et la répartition des sièges.

ARTICLE 1 – PRINCIPE DU RECOURS A UN PRESTATAIRE

L’employeur convient de confier à une société prestataire (ci-après dénommée « le prestataire »), l'organisation matérielle et technique du processus de vote électronique.
La société XXX () (ci-après dénommée « le prestataire ») dont le système de vote électronique a été audité et l'audit mis à disposition de la commission nationale informatique et libertés, a été choisie pour organiser le scrutin, sur la base d'un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires énoncées notamment aux articles R. 2314-9 à R. 2314-21 et R. 2324-5 à R. 2324-17 du code du travail.

Le système retenu respecte les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :
-  la sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique,
-  l'anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,
-  l'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,
-  la confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure.


Le protocole d'accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord. 

ARTICLE 2 – RESPECT DE LA LOI INFORMATIQUE ET LIBERTES

Pour les seules nécessités des opérations électorales (notamment l'établissement des listes électorales), l'entreprise sera amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d'extraction des fichiers de gestion du personnel de l'entreprise. Dès l'accomplissement de ces formalités, les organisations syndicales de l'entreprise en seront informées.
La mise en œuvre et le fonctionnement du système de vote électronique donneront lieu au respect de la loi « Informatique et Libertés » et de ses textes d’application.
ARTICLE 3 – MODALITES DE VOTE

Il est décidé, par le présent accord, d'adopter un processus de vote électronique qui sera précisé dans le cadre du protocole d’accord préélectoral pour le premier et second tour des élections professionnelles.
Les électeurs ont ainsi la possibilité de voter à tout moment pendant la période d'ouverture du vote électronique, à partir de n'importe quel terminal internet via un lien direct avec le site du prestataire, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.
Pendant la période ouvrée du scrutin, des ordinateurs avec une connexion au site sécurisé du prestataire seront mis à la disposition des électeurs par l'entreprise dans un lieu préservant la confidentialité du vote.
Par ailleurs, les salariés absents pendant la période du scrutin auront la possibilité de se rendre sur le site de travail de TOSHIBA TEC EUROPE Imaging Systems pour voter. Ils pourront également voter par Internet de leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès internet.
Le prestataire assure la distinction des votes pour chacun des scrutins par collège et le cas échéant par institution représentative du personnel.

Il a été convenu entre les parties qu’une cellule d’accompagnement des salariés sera mise en place durant la période des scrutins du premier et second tour afin de guider les salariés, répondre à leurs questions et leurs apporter assistance pour qu’ils puissent voter dans les meilleures conditions possibles.
Par ailleurs, des ¼ d’heures d’information seront dispensés à l’ensemble du personnel pour leur communiquer les modalités du vote électronique.

ARTICLE 4 – COMMUNICATION DES LISTES ELECTORALES ET DES LISTES DE CANDIDATS

La première transmission au prestataire des listes électorales, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, est faite à la date prévue par le protocole préélectoral.
Les listes de candidats, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, ainsi que les logos et les professions de foi sont adressés au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique à la date prévue par le protocole préélectoral.
Les professions de foi devront être fournies sous la forme d'un fichier au format PDF couleur sans lien hypertexte et sur une ou deux pages.
Le logo sera communiqué en format GIF, PNG ou JPEG. Pour assurer l'égalité de traitement entre les listes de candidats, tous les logos apparaîtront à l'écran en respectant le même format qui sera communiqué par le prestataire.





ARTICLE 5 – BULLETINS DE VOTE

Le prestataire assure la réalisation des pages web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.
Les listes sont présentées sur les écrans dans l'ordre alphabétique.
Par ailleurs, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisés soient identiques pour toutes les listes.

ARTICLE 6 – DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE

Une note explicative, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l'avance avant l'ouverture du scrutin pour faciliter l'appropriation du vote électronique. Elle sera également mise en ligne sur l’application XXXX de l'entreprise afin que les salariés puissent y avoir accès à tout moment. En sus, comme précisé ultérieurement, l’entreprise s’engage à mettre en place une cellule d’accompagnement des salariés et à dispenser des ¼ d’heures d’information sur le sujet.

Par ailleurs, il sera procédé avant que le scrutin ne soit ouvert :
-  par le prestataire : à un test du système de vote électronique et à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;
-  par les membres du bureau de vote, à la vérification que l'urne est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.
Il sera contrôlé par le prestataire, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

ARTICLE 7 – MODALITES D’ACCES AU SERVEUR DE VOTE

Chaque électeur recevra avant le vote, par courrier papier à son adresse personnelle, un envoi précisant l'adresse électronique permettant l'accès au site de vote ainsi que les codes d'accès.
Seul le prestataire aura connaissance de l'identifiant et du mot de passe.
Le code d'identification ainsi que le mot de passe seront également valables en cas de second tour.
Après avoir cliqué sur le lien, l'électeur devra saisir son code d’accès et choisir un mot de passe qu’il faudra confirmer pour s’identifier. 
Une fois connecté, l'électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et pour les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix. La confirmation du vote vaut signature de la liste d'émargement dès réception du vote dans l'urne électronique.
En cas de perte ou d'oubli des codes, le prestataire pourra fournir de nouveaux codes. Les modalités seront à définir entre le prestataire et l’entreprise (nouvel envoi par courrier, envoi par SMS, par mail ...).
Les codes de vote fournis à l’électeur permettent de garantir l’unicité du vote. La génération de nouveaux codes ne pourra être réalisée qu’une fois.






ARTICLE 8 – GARANTIES DE CONFIDENTIALITE DU VOTE ET STOCKAGE DES DONNEES PENDANT LA DUREE DU SCRUTIN

Afin de répondre aux exigences posées par les articles L. 2314-21 à L. 2314-23 et L. 2324-19 à L. 2324-21 du Code du Travail, le flux du vote et celui de l'identification de l'électeur sont séparés. L'opinion émise par l'électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d'identification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.
Par ailleurs, le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.
Les membres des bureaux de vote, les représentants de l'entreprise et les délégués de liste pourront consulter, sur un site sécurisé, le taux de participation. 

ARTICLE 9 – DEPOUILLEMENT – PROCES VERBAUX - RESULTATS

A l'heure de clôture du scrutin, le site de vote n'est plus accessible aux électeurs.
Les opérations de dépouillement seront effectuées dans les bureaux de vote sous l’autorité du président du bureau, avec la présence obligatoire des assesseurs, des délégués de liste et de l’employeur ou son représentant.
Le mode électronique permet d'obtenir les résultats de manière quasi instantanée.
Le président introduit ses codes sécurisés délivrés par le système et les assesseurs les leurs selon une procédure assimilable aux urnes à double cadenas.
Le dépouillement s'effectue dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants. Les attributions des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.
Ainsi, dans chaque bureau de vote, il est procédé au décompte des voix et au report de ces résultats sur un formulaire électronique conforme aux modèles Cerfa en vigueur. 
Le président du bureau de vote vérifie l'exactitude des procès-verbaux pré-remplis, indique la mention « élu » devant le nom du candidat élu et les signe.
Les autres membres du bureau de vote signent également les formulaires précités.

ARTICLE 10 – DISPOSITIONS FINALES

Le présent accord est applicable pour l’entreprise XXX pour les élections des membres du Comité Social et Economique.
Il est conclu pour une durée déterminée liée aux élections professionnelles de 2023 et cessera donc immédiatement de produire tout effet dès l'élection desdits représentants réalisée et définitive (c'est-à-dire après épuisement, le cas échéant des délais et voies de recours).
Il entrera en vigueur le lendemain du jour de son dépôt.

Le présent accord est déposé dans les formes requises à la DREETS via la plateforme de téléaccord et fera l’objet d’un dépôt, en un exemplaire, au Secrétariat Greffe du Conseil des Prud’hommes de XXX.