ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE DEMATERIALISE PAR INTERNET 

ENTRE LES SOUSSIGNES :

La Société WEIGHT WATCHERS OPERATIONS FRANCE, située 7 boulevard des chênes – GUYANCOURT (78280),

La Société WEIGHT WATCHERS FRANCE, située 7 boulevard des chênes – GUYANCOURT (78280),

La Société WEIGHTWATCHERS.FR SARL, située 7 boulevard des chênes – GUYANCOURT (78280),

Ci-après dénommées ensemble  l’ «  UES Weight Watchers » et représentées chacune, aux fins du présent accord, par                         , en qualité de Directrice des Ressources Humaines, dûment mandatée à cet effet.

D’UNE PART

ET 

Les Organisations syndicales représentatives soussignées, représentatives au sein de chacune des sociétés de l’UES WW, prises en la personne de leur représentant : 

L’organisation syndicale représentative CFDT, représentée par Madame 
L’organisation syndicale représentative FO, représentée par Madame 
L’organisation syndicale représentative CGT, représentée par Madame 

Ci-après dénommées ensemble les « Organisations syndicales »,

D’AUTRE PART

Ensemble dénommées les « Parties »

IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT:


Préambule :

La Loi pour la Confiance dans l'Economie Numérique dite loi Fontaine (loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 publiée au JO du 22 juin 2004) avec son article 54 a ouvert la possibilité pour les entreprises de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles.

Le décret n°2002-602 du 25 avril 2007 et l’arrêté du même jour du ministère de l’emploi et de la cohésion sociale et du logement pris en application du décret précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique.

La délibération n°2010-371 du 21 octobre 2010 de la commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) formule en outre des recommandations sur la mise en place du vote électronique.

Eu égard à ces dispositions, les Parties se sont rencontrées afin d’étudier l’opportunité de recourir au vote électronique dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles de l’UES WeightWatchers et ainsi d’aménager le processus des opérations de vote comme le propose l’article L.2314-26 du Code du Travail modifié par l’Ordonnance n°2017-1819 du 22 septembre 2017.

A cet effet, les partenaires sociaux ont rencontré des prestataires spécialisés dans le vote par Internet en vue d’organiser la mise en place du système de vote électronique. Des démonstrations de système de vote par internet ont été effectuées par des prestataires externes. Lors de ces démonstrations, les Organisations Syndicales ont pu poser toutes les questions utiles sur les modalités de vote par internet.

Outre le fait de faciliter le processus d’organisation des élections professionnelles et les opérations de dépouillement, le recours au scrutin électronique permettra tout en garantissant la sécurité et le respect des données personnelles, notamment : 

d’obtenir des résultats immédiatement ;

de faire disparaître les risques d’erreurs ou de fraude au moment du dépouillement ;

de s’inscrire dans une démarche de développement durable en réduisant les consommations mais aussi les coûts liés à l’utilisation du papier ;

de pallier les aléas postaux et de favoriser la participation des électeurs ;

de moderniser le dialogue social et de s’adapter aux nouveaux usages.

Au terme des négociations engagées, les Parties sont convenues de mettre en œuvre le vote électronique dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après, dans le respect des articles R.2314-5 à -18 du Code du Travail issus du Décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017.


Sommaire

























Article 1. CHAMP d’APPLICATION 

Le présent accord est applicable à l’ensemble des collaborateurs de l’UES Weight Watchers appelés à voter aux élections professionnelles des membres du comité social et économique dans les conditions fixées par le protocole d’accord préélectoral.

Article 2. PriNCIPE DE RECOURS Au vote électronique ET DE MISE EN PLACE ET GESTION DU système DE VOTE PAR UN PRESTATAIRE

Dans le cadre de chaque élection professionnelle, conformément aux dispositions légales en vigueur, une négociation sera engagée en vue de la conclusion d’un protocole d’accord pré-électoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote et la répartition des sièges, etc.

Les Parties conviennent, par le présent accord, d’ouvrir la possibilité de recourir au vote électronique à l’occasion des élections professionnelles.
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la mise en place et la conception du vote électronique seront confiées à un prestataire extérieur choisi sur la base des dispositions du présent accord et du cahier des charges qui y est annexé.
Le prestataire retenu devra garantir le respect des règles de confidentialité et de sécurisation pour l’ensemble des opérations liées au vote électronique en respectant les prescriptions des articles R.2314-5 et suivants du Code du travail.
Le système de vote électronique comportera un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et caractéristiques.
Les garanties offertes par le système de vote retenu, en termes de sécurité et de confidentialité des votes, sont précisés dans le cahier des charges annexé au présent accord , qui est tenu à la disposition des salariés et mis sur l’intranet Weight Watchers.
Le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord ainsi que le nom du prestataire choisi pour mettre en place le système de vote électronique au sein de l’entreprise.
Il comportera en annexe une description détaillée du fonctionnement du dispositif retenu et du déroulement des opérations électorales.
Les Organisations Syndicales incluses dans le périmètre du présent accord seront informées de l’accomplissement des éventuelles formalités déclaratives préalables nécessaire auprès de la Commission Nationale de l’informatique et des libertés.
Ces formalités déclaratives seront effectuées par le prestataire. 
Toutefois, si un Correspondant Informatique et Libertés (CIL) est identifié au sein de l’UES Weight Watchers, les formalités déclaratives auprès de la CNIL seront à sa charge.
Article 3. Modalités d’organisation des opérations de vote électronique
Afin d’assurer un taux de participation optimal, les Parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur une période délimitée de plusieurs jours et ce conformément au calendrier qui sera défini dans le protocole d’accord pré-électoral.
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période ouvrée du scrutin, de n’importe quel terminal Internet ou Intranet, de leur lieu travail et /ou à distance. 
Par ailleurs, pendant la période ouvrée du scrutin, un micro-ordinateur en libre-service avec une connexion au site sécurisé d’élections sera mis à la disposition des salariés ne travaillant pas sur un poste informatique.
L’emplacement de ce poste permettra l’isolement nécessaire pour assurer la confidentialité du vote à partir de celui-ci. Une information en local sera effectuée sur ces emplacements.
Les salariés seront informés par courriel et par courrier de l’heure d’ouverture et de fermeture du scrutin.
Le temps consacré à l’exercice du droit de vote aux élections professionnelles des salariés du Siège à temps complet ou partiel pendant les horaires de travail n’entraînera aucune réduction de salaire.
Les salariés en CDI intermittent temps partiel du terrain se verront rémunérer 30min de temps de travail effectif pour le temps consacré aux élections au titre des deux tours. Ce temps comprend la lecture de tous documents relatifs au fonctionnement des élections par voie électronique, les processions de foi ainsi que le vote à chacun des deux tours.
Le prestataire assurera la programmation des accès Internet et Intranet et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.
Il assurera la reproduction sur le serveur des listes de candidats telles qu’elles auront été présentées par leurs auteurs.
Ces listes apparaîtront sur les écrans dans l’ordre de leur arrivée à la Direction des ressources humaines. Il est possible de prévoir un autre ordre dès lors qu’il assure une égalité entre les candidats. Cet ordre sera déterminé dans le protocole d'accord pré-électoral.
Par ailleurs, pendant la période de vote, un ou plusieurs mails pourront être adressés à l’ensemble des électeurs pour les inciter à voter et ce afin d’augmenter le taux de participation.


Article 4. Déroulement des opérations de vote
Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote.
A cet effet, une note d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales précisant les conditions et la procédure de vote électronique sera produit aux électeurs. Cette note  sera porté à la connaissance des électeurs par courrier suffisamment à l’avance avant l’ouverture du premier tour de scrutin. En outre, les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote recevront une formation sur le système de vote électronique retenu.
Afin de procéder aux opérations de vote par voie électronique dans des conditions assurant la confidentialité et l’unicité de son vote, chaque électeur recevra à l’ouverture du scrutin et sur l’adresse enregistrée dans le système, un courriel contenant son identifiant personnel ainsi que la procédure pour aller enregistrer son mot de passe à partir du site de vote.
L’électeur pourra exprimer son vote par la voie électronique en se connectant au site sécurisé mis en place à cet effet par le prestataire, dans des conditions assurant sa confidentialité. La saisie de ses identifiants permettra à l’électeur d’accéder aux bulletins de vote correspondants à son collège, ce pour l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.
Une fois son vote exprimé, le choix de l’électeur apparaîtra clairement à l’écran et pourra être modifié avant validation. Sa validation définitive vaudra signature et émargement. La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.
Ce vote sera traité de telle sorte à assurer son anonymat et son chiffrage avant d’être transmis dans le ficher contenant l’urne électronique, recensant tous les votes exprimés.
La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle de déroulement du scrutin. Aucun résultat partiel ne sera disponible pendant toute la durée du scrutin. Il est renvoyé aux dispositions contenues dans le cahier des charges ci-joint afin de préciser les conditions techniques du déroulement des opérations de vote par la voie électronique.
L’ensemble des organisations syndicales et la Direction pourront à tout moment, au moyen d’un code secret, interroger un compteur leur permettant de relever avec précision le nombre de votants pour chacune des élections.
Garantie de confidentialité du vote et stockage des données
Afin de répondre aux exigences légales et réglementaires, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Article 5. Dépouillement des bulletins de vote
Le dépouillement sera assuré à la clôture des opérations de vote, en public, par les membres du bureau de vote.
A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres de la cellule d’assistance technique, en présence des représentants des listes de candidats, contrôlent le scellement du système. 
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.
Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois éditées, par les assesseurs de chaque bureau de vote. 
Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal.
Les membres des bureaux de vote éditent les procès-verbaux et proclament les résultats.
Afin de familiariser les membres des bureaux de vote au système de vote, une information précise leur sera communiquée avant le scrutin et ils bénéficieront d’une assistance du prestataire pendant toute la durée du dépouillement.
Article 6. Dispositions générales
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.
Il pourra être dénoncé à tout moment, en tout ou partie, par les Parties dans les conditions légales. Il pourra être révisé, notamment en cas d’évolution des dispositions légales en vigueur ou dans l’hypothèse de changements fondamentaux susceptibles d’impacter l’organisation de l’UES. Celle-ci devra alors adresser aux autres parties sa proposition de révision par lettre recommandée avec accusé de réception et une négociation devra s’engager, à l’initiative de la partie la plus diligente, dans les 3 mois de la réception de la proposition de révision.
Cet accord pourra par ailleurs être dénoncé à tout moment dans les conditions prévues aux articles L.2261-9 et suivants du Code du travail sous réserve du respect d’un préavis de 3 mois.
Il donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues aux articles L. 2231-6 et D. 2231-2 du Code du travail, à savoir dépôt en deux exemplaires, dont une version sur support papier signée des parties et une version sur support électronique auprès de la Direccte et en un exemplaire auprès du greffe du conseil de prud'hommes.


Un exemplaire de cet accord et de son annexe est tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail.
Fait à Guyancourt (78) le 31 aout 2018

En 6 exemplaires originaux



__________________________________
Pour les sociétés composant l’UES Weight Watchers 



ANNEXE - CAHIER DES CHARGES DU SYSTEME DE VOTE

Annexe a L’accord D’ENTREPRISE : 
dans le cadre des elections profeSsionnelles
et relatif au recours au vote dematerialise par internet

Préambule
Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles portant sur la mise en place des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique, les Parties ont souhaité recourir au vote dématérialisé par internet.
Un prestataire  aura en charge la mise en œuvre du vote dématérialisé conformément au présent cahier des charges.
Missions du prestataire
Le prestataire aura en charge :
la mise en œuvre du système de vote dématérialisé par internet,
la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote dématérialisé par internet et l’élaboration des états des résultats permettant l’affectation des sièges.
Le système développé et qui sera mis en œuvre par le prestataire est conforme en tous points aux prescriptions légales et réglementaires relatives aux conditions et aux modalités de vote dématérialisé par internet pour l'élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.
Articles R.2314-5 et suivants du Code du travail
Le système développé et qui sera mis en œuvre par le prestataire aura été, conformément à la législation en vigueur, audité par un organisme indépendant chargé de valider sa conformité vis-à-vis des obligations réglementaires.
Sécurité du système de vote
Avant l’ouverture du vote, les données de paramétrage du scrutin sont scellées manuellement, un condensat de référence est généré sur ces données pour en assurer l’intégrité à tout moment. Au scellement puis à l’ouverture programmée du scrutin, un constat assure des émargements et des urnes vides.
A la date de fermeture programmée du scrutin, la clôture des votes est faite automatiquement, un condensat de référence est généré sur l’urne et l’émargement des votes électronique à la fermeture.
Confidentialité des données transmises
Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.
Le système retenu répond en tous points aux prescriptions de la CNIL en matière de droit à la protection dans le cadre du traitement informatique contenant des données à caractère personnel, prescriptions énoncées dans la loi n° 78-17 du 6 Janvier 1978 relative à "l'informatique, aux fichiers et aux libertés" et aux textes de loi postérieurs modifiant et actualisant son contenu.
Le prestataire s’engage à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le cadre de l’organisation du vote dématérialisé par internet. Il met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations des fichiers qui lui sont transmis par l’entreprise sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote dématérialisé par internet.
Cellule d’assistance technique
L’employeur mettra en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote dématérialisé par internet, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire.
Article R. 2314-10 du Code du travail
En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d’assistance technique :
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote dématérialisé par internet et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système est scellé ;
Contrôle, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Article R. 2314-15 du Code du travail
Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote. Par ailleurs, un service d’assistance téléphonique sera mis en œuvre dans le but de renseigner les électeurs.
Les fichiers
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichiers des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».
Le traitement « fichier des candidats » et « fichier des électeurs » est établi à partir d’un référentiel fourni par la Direction de la société. La conformité de l’intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire sera contrôlée par la Direction préalablement à chaque tour de scrutin.
Le « fichier des électeurs » a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement.
L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes d’émargement sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
Le fichier dénommé "contenu de l'urne électronique" recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste d’électeur et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.
Contenu des fichiers
Les données devant être enregistrées sont les suivantes :
pour les listes électorales : matricule, noms et prénoms des inscrits, date d'entrée dans l'entreprise, date de naissance, collège ;
pour le fichier des électeurs : matricule, noms, prénoms, collège et coordonnées postales ;
pour les listes d'émargement : collège, noms et prénoms des électeurs ;
pour les listes des candidats : nom de la liste, collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant ;
pour les listes des résultats : nom de la liste, noms et prénoms des candidats, élus, non élus, nombre de voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège et les destinataires mentionnés ci-dessous.
Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants :
pour les listes électorales : électeurs, organisations syndicales représentatives  et collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections ;
pour le fichier des électeurs : chaque électeur a accès à ses propres informations uniquement ;
pour les listes d'émargement : membres des bureaux de vote, collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections ;
pour les listes des candidats : électeurs, organisations syndicales  et collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections;
pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l'emploi, organisations syndicaleset collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections.
En cas de contestation des élections, ces pièces sont tenues à la disposition des tribunaux compétents.
ListeS électorales
Les listes électorales sont établies par l'entreprise. Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote dématérialisé par internet aux listes électorales transmises le cas échéant au prestataire est effectué sous la responsabilité de l'employeur et sous le contrôle des signataires de l’accord d’entreprise relatif au recours au vote dématérialisé par internet, dont le présent cahier des charges constitue une annexe.
L'intégration et le contrôle des candidatures sont effectués dans les mêmes conditions.
BUREAUX DE VOTE ET PILOTAGE CENTRALISE
Les membres des bureaux de vote électronique sont chargés du contrôle de la régularité du scrutin. Ils assurent le respect des principes régissant le droit électoral.
En outre et en cas de besoin, des bureaux de vote électronique dits centralisateurs, ayant la responsabilité de plusieurs scrutins, peuvent être crées, tout en conservant les bureaux de votes initiaux et les accès locaux dont ils bénéficient.
Chaque bureau de vote et bureau de vote centralisateur est composé d’un Président et de deux assesseurs, dont les modalités de désignation seront fixées dans le protocole d’accord préélectoral.
Test - Scellement du Paramétrage
Test - Objectifs et Période des tests
Les tests programmés dans cette phase permettront notamment de contrôler le déroulement et la conformité du scénario de vote pour chaque élection durant une période prévue dans un calendrier de préparation des élections.
Elle sera prévue à l’issue de la phase de paramétrage et de préparation du système de vote dématérialisé par internet intégrant les listes de candidats. La période de test ne peut débuter qu’après la date limite de dépôt des listes de candidats fixée par le protocole d’accord préélectoral.
Phase de tests « à blanc » - Objectifs de la phase de tests « à blanc »
Les tests dits « à blanc » ont lieu après le contrôle et la validation des scénarios d’élections et après le contrôle des listes de candidats. Ils doivent être effectués sur le système de vote dématérialisé par internet définitif et validé préalablement, afin de permettre aux membres du bureau de vote de contrôler la conformité du système de vote dématérialisé par internet avant l’ouverture effective des élections.
Étapes de la phase de test « à blanc »
Les étapes de contrôle seront les suivantes :
Création par le Président et les Assesseurs du bureau de vote des clés secrètes qui permettront le chiffrement des bulletins de vote dans le système de vote dématérialisé par internet du prestataire ;
Ouverture des élections par le Président et les Assesseurs du bureau de vote ;
Réalisation de plusieurs votes selon des tests préparés pour la société. ;
Fermeture des élections par le Président et les Assesseurs du bureau de vote ;
Emploi des clés secrètes pour le déchiffrement des bulletins de vote ;
Déroulement du dépouillement des urnes électroniques et édition des résultats ;
Contrôles de la conformité des résultats obtenus ;
Scellement du paramétrage : à l’issue du test « à blanc » une validation du fonctionnement du système interviendra entre le Président du bureau de vote et le prestataire pour que le scellement définitif intervienne.
Moyens
Le prestataire s’engage à fournir un système permettant de tester « à blanc » toutes les fonctions et les rôles du logiciel une fois le paramétrage effectué, y compris l’utilisation des clés qui serviront  au dépouillement réel à l’issue du scrutin.
COMMUNICATION DES Identifiants et mots de passe
Le prestataire expédiera dès l’ouverture du scrutin dont la date et l’heure sont fixées dans le protocole d’accord pré-électoral un courriel à l’adresse mail de chaque électeur. 
Dans ce courriel sera renseigné :
l’identifiant personnel de l’électeur, généré aléatoirement par le système de vote; 
la procédure pour enregistrer son mot de passe directement sur le site de vote. Ce mot de passe sera d’une complexité adaptée aux élections professionnelles ;
Un lien vers le site de vote ;
PROCEDURE DE RéASSORT du mot de passe ET DE L’IDENTIFIANT
En cas de perte du mot de passe et/ou de l’identifiant, une cellule d’assistance téléphonique se tient à disposition des électeurs 24/24h et 7/7j. La procédure est la suivante :
-        L’électeur appelle sur le numéro vert 0 800 10 12 30 	
-        Lui seront demandés : Nom, Prénom, Date de naissance		 
-       Après vérification des informations précédentes, un nouveau Mot de Passe lui sera communiqué sur l’adresse e-mail professionnelle fournie par l’entreprise si l’accès est sécurisé ;
L’identifiant sera ensuite communiqué à l’électeur oralement (processus sécurisé).

Le vote
Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique, définies dans le protocole d’accord pré-électoral sont contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.
Pendant toute la durée du scrutin et à des fins de contrôle, les membres du bureau de vote peuvent consulter les listes d’émargement.
Pour se connecter à distance au système de vote, l'électeur doit se faire connaître par le moyen d'authentification et le mot de passe qui lui auront été envoyés par courriel ou générés à sa demande en cas de perte. Ces moyens d'authentification permettent au serveur de vérifier son identité et garantissent l'unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d'authentification.
L'électeur accède aux listes de candidats, à la profession de foi de chaque candidat et exprime son vote suivant les modalités définies dans le protocole d’accord pré-électoral 
Le format des professions de foi des candidats et les modalités de transmission au prestataire pour publication sont définis dans le protocole d’accord préélectoral.
L’ordre d’apparition et de présentation des listes dans l’application sera défini dans le protocole d’accord pré-électoral. 
La présentation des listes, des noms des candidats et le format des professions de foi seront uniformes.
Le choix de l’électeur apparaît clairement à l'écran sous forme récapitulative pour chaque élection, il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l'émargement font l'objet d'un accusé de réception.
Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier " contenu de l'urne électronique ". La validation le rend définitif et empêche toute modification.
Clôture et dépouillement
Trois clés destinées à permettre, à l’issue du scrutin, l’accès aux données du fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » et au dépouillement des votes sont générées par le système de vote dématérialisé.
A défaut d’accord dans le protocole d’accord préélectoral, les détenteurs des trois clefs sont les trois assesseurs du bureau de vote nominativement identifiés.
L’initialisation des trois clefs a lieu avant la phase de tests, à une date définie dans le calendrier de préparation des élections dans le protocole d’accord préélectoral. L’initialisation intervient de manière à prouver de façon irréfutable que les détenteurs distincts des clefs ont connaissance distinctement de leur clef à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.
Chaque détenteur désigné active à tour de rôle sa propre clef avec son mot de passe. Les mots de passe sont enregistrés par les porteurs de clé afin de garantir la confidentialité.
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.
Le dépouillement initié par le président du bureau de vote n'est possible que par l'activation conjointe de deux clefs de chiffrement sur les trois clefs initialisées et en présence des porteurs de clés correspondants.
Ainsi la présence de deux détenteurs des clés initialisées et activées avant la phase de test est indispensable pour autoriser le dépouillement.
Le décompte des voix apparaît lisiblement sur l'écran de l’ordinateur connecté au système de vote et à tous les membres du bureau de vote. Le décompte des voix fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.
Le système de vote dématérialisé par internet est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.
La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.
Conservation des données
Le prestataire conserve sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.
A l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.
A l’issue de la remise des données, les responsabilités d’archivage du scrutin incomberont à l’UES Weight Watchers. Jusqu'à cette date, le prestataire en assumera la charge.