Accord sur le recours au vote électronique pour les élections des membres du Comité Social et Economique de XXX 




























Entre les soussignés :


Les sociétés XXX (XXX- XXX), XXX et XXX, représentées par XXX, Directrice des Ressources Humaines, dûment mandatée,


D’une part,


Et


Les Organisations Syndicales représentatives de XXX


La CFDT 

Représentée par Monsieur XXX, en qualité de Délégué Syndical de XXX, dûment mandaté


La CGT

Représentée par Madame XXX, en qualité de Délégué Syndical de XXX, dûment mandatée


D’autre part,


Il a été convenu ce qui suit :




















Les parties conviennent de signer un accord sur le vote électronique afin de définir les modalités du processus.


PREAMBULE

Afin de faciliter l’organisation des élections des représentants au Comité Social et Economique, les parties ont étudié la possibilité pour les entreprises de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles.

C’est dans ce cadre que les sociétés de XXX ont fait appel à un prestataire, spécialisé dans la mise en place de solution sécurisée de vote par Internet. Après avoir vérifié la fiabilité du dispositif il a été décidé, en accord avec les Organisations Syndicales signataires du présent accord de mettre en place le dispositif qui suit, objet du présent accord.


CHAMPS D’APPLICATION

Le présent accord s’applique aux sociétés composant l’Unité Economique et Social.



ARTICLE 1 : MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS ELECTORALES

Parallèlement au présent accord, les parties ont la volonté de signer un protocole d'accord préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote et la répartition des sièges pour les élections.

Il est précisé que lorsque que le présent accord fait référence au protocole d'accord préélectoral, il faut comprendre qu'il est fait référence au protocole d'accord préélectoral lié aux prochaines élections professionnelles, à savoir des membres au Comité Social et Economique.

Le présent accord sera annexé au dit protocole d'accord préélectoral.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties décident que les élections seront organisées par un « prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction en accord avec les organisations syndicales.


 1.1 MODALITES DE VOTE

Les parties signataires décident d’adopter un processus de vote par Internet pour la première fois à l’occasion des élections professionnelles du Comité Social et Economique de XXX.


1.2 MODALITES DES ELECTIONS

Etablissement du fichier des électeurs

A des fins de préparation de l’élection, la Direction des Ressources Humaines établira un fichier des électeurs, à partir des listes électorales.

Les listes électorales susmentionnées enregistrent les données suivantes : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, année de naissance, collège d’appartenance, société d’appartenance, email.

Le fichier des électeurs a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification et de lui faire parvenir ; ce moyen d’authentification lui permettra :
de s’identifier et de prendre part au vote,
de compléter la liste d’émargement.

Les électeurs sont enregistrés sur un support distinct de l‘urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Lieux et Temps du Scrutin

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent, pour le premier comme le second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord pré-électoral.

Les dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins seront indiquées dans le protocole d’accord pré électoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme pendant l’ouverture des scrutins, de n’importe quel terminal Internet (de leur lieu de travail, de leur domicile ou tout autre lieu de leur choix) en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique pourront être contrôlées par les membres du Bureau de Vote et les personnes désignées ou habilitées à assurer le contrôle des opérations électorales.

Le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.

Consultation du nombre de votants 

Pendant la période de scrutin, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin. Pour ce faire, les scrutateurs désignés auront un accès en ligne à une console le permettant de visualiser le taux de participation, en temps réel, et pour chaque scrutin.

Liste d’émargement 

La liste d’émargement enregistre les données suivantes : collège d’appartenance, Nom et Prénom des électeurs ayant voté, heure et date du vote. La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du Bureau de Vote et aux membres de la Direction des ressources Humaines habilités à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.


1.3 BULLETINS DE VOTE

Le prestataire assurera la mise en œuvre des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.



1.4 LISTE DES CANDIDATS

Les listes de candidats doivent enregistrer les données suivantes: collège d'appartenance, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants et le cas échéant l'appartenance syndicale.

Les listes seront présentées sur un seul et même écran dans l'ordre alphabétique.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu'un autre, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d'un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.

Il sera possible d’intégrer les professions de foi des listes sur le site de vote.



ARTICLE 2 : INFORMATION ET ASSISTANCE AUX VOTANTS

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation par les collaborateurs de cette nouvelle technique de vote.

Assistance aux électeurs 

Pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre une cellule d’assistance par mail ou par téléphone mis à disposition par le prestataire. Une rubrique d’aide et d’explications sera également disponible depuis l’interface de vote.



2.1 MODALITES D’ACCES AU SERVEUR DE VOTE

Chaque électeur recevra, avant chaque tour, à son domicile, par courrier simple, un identifiant de vote et un code confidentiel, générés de manière aléatoire par le prestataire.

L’authentification de l’électeur sur le serveur de vote se fera par la saisie de l’identifiant de vote et d’un code challenge, qui sera la date de naissance de l’électeur. La connexion au site de vote se fera à travers des liaisons sécurisées et toute personne non reconnue ne pourra accéder au site de vote.

Une fois connecté, l’électeur pourra procéder aux votes. Les listes correspondant à son collège lui seront proposées. Son vote devra être confirmé par la saisie du code confidentiel. Chaque vote devra être validé par la saisie du code confidentiel.

Les codes de vote fournis à l’électeur permettront de garantir l’unicité du vote.


2.2 GARANTIE DE CONFIDENTIALITE DU VOTE ET STOCKAGE DES DONNEES PENDANT LA DUREE DU SCRUTIN

Afin de répondre aux exigences posées par les articles L.2314-21 et suivants et L.2324-19 du code du travail, l’expression de vote et les éléments d’identification de l’électeur seront séparés.
Le vote de l’électeur sera crypté et stocké, dans cet état, dans une urne électronique dédiée sans aucun lien avec le fichier d’émargement des votants. Cette urne est hébergée par le prestataire. Le processus mis en œuvre par le prestataire garantit l’anonymat du vote et la sincérité des opérations électorales.


ARTICLE 3 : DUREE, DEPOT ET PUBLICITE DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu pour la durée du protocole d’accord pré électoral, lié aux prochaines élections professionnelles prévue en 2019.

Conformément au décret du 17 mai 2006, le présent accord et ses annexes seront déposés en deux exemplaires, l’un sur support papier et l’autre sur support électronique, accompagné des pièces requises auprès de la Direction Départementale du Travail de l’Emploi et de la Formation professionnelle de Nanterre.

Le présent accord et ses annexes seront également déposés, en un exemplaire original, auprès du secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes de Boulogne Billancourt.

A l’issue du délai d’opposition, les dispositions du présent accord prendront effet.

Un exemplaire sera également établi pour chaque partie 






























ANNEXE : CAHIER DES CHARGES RELATIF A L’ORGANISATION MATERIELLE ET TECHNIQUE DU VOTE ELECTRONIQUE REALISEE PAR LE PRESTATAIRE DE SERVICE
Contexte de mise en œuvre du vote électronique

Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles des représentants du Comité Social et Economique l’Unité Economique et Social regroupant les sociétés XXX-XXX et XXX souhaite mettre en œuvre une solution de vote par voie électronique sur internet. 
En 2019, XXX procèdera au renouvellement de ses instances représentatives du personnel à savoir les élus du Comité Social et Economique. 
La date des élections sera fixée par voie d’accord. Compte tenu de la date de fin des mandats actuels, celles-ci devraient se dérouler entre les mois de février et Mars 2019.
Le vote électronique sera encadré par voie d’accord ou, à défaut, par décision unilatérale de l’employeur.
Objectif du dispositif : 

Faciliter le vote des personnels itinérants et donc accroître la participation, 
Simplifier et sécuriser les opérations de dépouillement, 
Maîtriser les coûts « cachés » (internes) de ce type d’opération. 

Préambule :

Depuis la loi du 21 juin 2004 relative à la confiance dans l’économie numérique, les articles L.2314-21 et L.2314-19 du code du travail prévoient la possibilité pour les entreprises de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles, sur le lieu de travail ou à distance. 
Les modalités de mise en œuvre du vote par voie électronique ont été fixées par le décret N° 2007l – 602 du 25 avril 2007 et l’arrêté du 25 avril 2007.
Ce procédé présente de nombreux avantages pour les salariés, qui peuvent voter plus facilement sans subir les contraintes des heures d’ouverture du bureau de vote et les aléas pouvant survenir lors de vote par correspondance.
Le principe d’un vote électronique pour l’organisation des élections professionnelles a été retenu par la direction de l’entreprise et les organisations syndicales. Aucune autre possibilité de vote ne sera ouverte.
Ce cahier des charges précise les exigences des sociétés de XXX XXX-XXX- XXX pour le dispositif de vote électronique supportant le processus d’organisation des élections professionnelles de l’entreprise. 
Le cahier des charges du prestataire retenu sera annexé au protocole d’accord préélectoral.
La mise en place du système de vote électronique doit permettre, sur le plan technique et fonctionnel, l’organisation simultanée de l’ensemble des opérations électorales pour les élections du CSE. 
Le système mis en place par le prestataire devra, en tout état de cause, respecter les principes généraux du droit électoral essentiels au déroulement régulier d’une élection, à savoir :
La sincérité et l’intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne électronique, 
L’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin
La confidentialité et la liberté du vote : participer aux élections sans subir de pression extérieure.
La surveillance effective du vote et le contrôle a posteriori par le juge de l’élection.

Type de scrutin et nombre de collèges :

Les élections à organiser sont des élections professionnelles des membres du Comité Social et Economique, Titulaires et Suppléants.
Il y aura un scrutin avec 2 tours sur un périmètre regroupant les salariés XXX, XXX et XXX.
Le système de vote électronique concernera environ 130 électeurs dans XXX, qui seront réparti selon les dispositions prises par les partenaires sociaux lors de la négociation du Protocole Accord Pré-électoral.
EXPRESSION DU BESOIN
4.1 Modalités de forme :

Le prestataire fournisseur assure la programmation des pages WEB et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.
Le prestataire fournisseur reproduit sur le serveur les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises par leurs auteurs et transmises à la Direction des Ressources Humaines avec le cas échéant les logos et professions de foi des listes correspondantes.
Les listes sont présentées sur une seule et même page dans l’ordre d’arrivée à la Direction des Ressources Humaines. Dans l’éventualité d’un 2nd tour, cet ordre reste inchangé et la ou les liste(s) des candidats indépendants viendra à la suite de celles des organisations syndicales présentes au premier tour des élections.
Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le prestataire fournisseur veille à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes.

4.2 Modalités de fonds :

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire de service externe, choisi par le représentant des sociétés de XXX XXX-XXX et XXX et présenté aux organisations syndicales sur la base d’un cahier des charges respectant strictement :
L’arrêté N°2007- 602 du 25/04/2007 relatif aux conditions et modalités de vote par voie électronique pour les élections professionnelles,
les prescriptions règlementaires édictées aux articles R.2324-4 à R.2324-17 du code du travail.
Les recommandations CNIL du 22/10/2010 relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.

Chaque prestataire veillera dans sa réponse à reprendre ces mêmes articles et recommandations de mise en œuvre permettant leur strict respect.
En particulier, on notera :
Les opérations de vote peuvent être réalisées depuis le lieu de travail (sur les ordinateurs des salariés) ou à distance depuis tout autre ordinateur professionnel ou personnel ou même terminal (de type smartphone/tablette…) bénéficiant d’une connexion internet,
La confidentialité la plus absolue des données transmises : listes électorales, sécurité des moyens d’authentification (transmission par voie postal et/ou mail), émargement, enregistrement et dépouillement des votes,
La possibilité pendant le vote de choisir une liste, un candidat ou un vote blanc, de revenir sur ce choix jusqu’à la validation qui déclenche l’envoi du bulletin de vote et génère une confirmation de l’envoi,
Pendant l’élection, l’accès aux éléments d’authentification, clés de chiffrement/déchiffrement, contenu de l’urne, ne doivent être accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et maintenance du système chez le prestataire uniquement en cas de dysfonctionnement (attaque par un tiers, attaque virale…),
Un système automatique doit être prévu pour informer les membres du bureau de vote d’une intervention du prestataire sur le système en cas de dysfonctionnement. Une journalisation des opérations sur le serveur doit être prévue,
Le scellement total du système à l’ouverture et la fermeture du scrutin,
Le traitement informatique distinct des fichiers électeurs et du contenu de l’urne électronique : à aucun moment, y compris après le dépouillement il ne doit pouvoir être mis en relation l’identité des électeurs et l’expression de leur vote, aucun horodatage du stockage du bulletin dans l’urne,
Le recours à une expertise indépendante sur le système de vote permettant de vérifier ces éléments (code source du logiciel, mécanismes de scellement, de chiffrement…) par un informaticien spécialisé en sécurité informatique, la remise du rapport au responsable du traitement et transmission à la CNIL,
La mise en place d’une cellule d’assistance technique pour assurer le bon fonctionnement et à la surveillance du système,
La mise en place d’une cellule d’assistance téléphonique (Hot line salarié) sera mise en œuvre, dans le but de renseigner les électeurs mais également pour traiter leur réclamations avant et durant les opérations électorales. 
Le respect des recommandations CNIL en matière de sécurités informatiques (mesures physiques, logiques, algorithmes de chiffrement, système informatique distinct en cas de l’hébergement de plusieurs scrutins via une virtualisation des systèmes par exemple),
La réalisation d’une notice d’information à destination des salariés sur le déroulement des opérations électorales,
La formation des représentants CSE, des Délégués Syndicaux et des membres du bureau de vote,
Les tests et contrôle par la cellule d’assistance technique du système de vote avant l’ouverture (vérification que l’urne électronique est vide, que le système est scellé) puis après la fermeture (vérification du scellement),
La génération des clés de déchiffrement des bulletins de vote doit être publique avant l’ouverture du scrutin et seuls les membres du bureau de vote doivent entrer en leur possession, 
L’accès uniquement aux membres du bureau de vote à la liste d’émargement à des fins de contrôle du déroulement du scrutin,
L’inaccessibilité totale pendant le déroulement des opérations électorales à des résultats partiels,
La conservation jusqu’à l’expiration du délai de recours ou en cas d’action contentieuse jusqu’à son terme, l’ensemble des données, permettant le cas échéant de relancer la procédure de décompte des votes.
La localisation sur le territoire national des serveurs et autres moyens du système de vote. Les serveurs utilisés seront propriété du prestataire qui pourra, sans autre intermédiaire ou prestataire, intervenir d’ici dans les cas précisés plus haut, 
L’existence d’une solution de secours prenant le relai en cas de panne et offrant les mêmes garanties et caractéristiques,
Le respect des recommandations CNIL en matière de contrôle des opérations de vote a posteriori par le juge électoral,
Moyens d’authentification : chaque électeur recevra avant le 1er tour et le 2nd tour éventuel des élections, à leur domicile, par courrier simple et par mail, un code d’identification personnel généré de manière aléatoire par le prestataire fournisseur ainsi qu’un mot de passe. Ce moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier son identité et de garantir l’unicité de son vote. Seul le prestataire fournisseur aura connaissance de ces codes d’authentification et de ces mots de passe, lesquels seront renouvelés dans l’hypothèse d’un 2nd tour. 
Chaque électeur aura la possibilité de rééditer son mot de passe en cas de perte. Celui-ci pourra lui être envoyé à son adresse e-mail professionnelle fournie par l’entreprise si l’accès est sécurisé par un code personnel.
L’authentification de l’électeur sera assurée par un serveur dédié après saisie par l’utilisateur du code identifiant et du mot de passe ainsi que sa date de naissance. Toute personne non reconnue n’aura pas accès au serveur de vote, 
Cette liste n’est pas exhaustive, il est important que chaque prestataire se réfère aux articles et recommandations listées ci-dessous et valide la conformité de son dispositif avec ceux-ci.
Chaque prestataire veillera dans sa réponse à préciser à quel article du code du travail, du décret ou de la CNIL, se réfère telle ou telle fonctionnalité du dispositif.
CONTEXTE JURIDIQUE :

Les obligations de l’employeur liées à la mise en place d’un système de vote électronique sont notamment les suivantes :
Signature d’un protocole d’accord préélectoral 
Création d’une fiche annexe au RGPD pour le vote électronique 
Mise à disposition des salariés d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales
5.1 Conditions relatives aux prestations intellectuelles :

Les sociétés de XXX XXX-XXX- XXX, en France confient au prestataire de service la mission de mise en place d’un système de vote électronique.
La description de la mission ainsi que les conditions financière seront détaillées dans le contrat que les parties signeront ultérieurement et qui reprendra l’intégralité des présentes conditions.
Le prestataire devra remplir toutes les obligations d’information et de mise en garde préalables et durant scrutin.
Il devra également assurer l’originalité des Livrables qui seront remis aux sociétés de XXX (XXX-XXX- XXX) en France dans le cadre de sa mission. A ce titre, le prestataire devra assurer fournir des Livrables qui ne plagient pas une œuvre déjà existante et s’être assurer de disposer de tous les droits au titre de la propriété intellectuelle nécessaires à l’exécution de la mission.
Enfin, le prestataire s’engage à respecter les délais et échéances prévus par le calendrier électoral, tel que fixé par protocole d’accord préélectoral.
5.2 Assurance :

Le prestataire déclare avoir souscrit à une assurance suffisante pour couvrir sa responsabilité civile y compris du fait de son personnel et/ou toute personne intervenant pour son compte.
5.3 Déontologie et confidentialité :

Le prestataire s’engage à respecter les règles de déontologie et de moralité les plus élevées.
Notamment, le Prestataire s’engage formellement à respecter et à faire respecter, par ses salariés ou toute personne susceptible d’intervenir à son compte, la discrétion la plus absolue sur l’ensemble des renseignements, informations ou données techniques, commerciales ou financières qui pourraient lui être fournis, par écrit ou par oral.
Toute sortie de document appartenant aux sociétés de XXX XXX-XXX- XXX en France devront faire l’objet d’une demande d’autorisation écrite.

Cette obligation demeurera cinq ans après la fin de la mission, quelle qu’en soit la cause.










Fait à Chatillon, le 12 Décembre 2018