PROTOCOLE D'ACCORD RELATIF AU TRAVAIL À DISTANCE


Entre d'une part,

La CPAM de l’Eure, représentée par Monsieur ---, Directeur

Et d'autre part,

Les organisations syndicales soussignées, 


Préambule

Les technologies de l'information et de la communication offrent désormais des possibilités d'organisation du travail permettant d'une part aux salariés de concilier différemment leur vie professionnelle et leur vie privée et d'autre part, de contribuer à limiter les risques environnementaux et routiers par une réduction des temps de trajets domicile ­ lieu de travail.

Les partenaires sociaux signataires du présent accord considèrent que le travail à distance peut constituer un facteur d'amélioration de la qualité de vie au travail contribuant ainsi au soutien de la motivation des salariés. Toutefois, ils ont porté une attention particulière au maintien d'un lien entre le salarié et son site initial d’affectation propre afin d’éviter tout phénomène d'isolement, et rappellent que les conditions d'exercice de son activité professionnelle par le  travailleur doivent s'inscrire dans le respect du droit à la déconnexion, conformément aux prévisions du Protocole d'accord local du 9 février 2017 relatif à la promotion de la diversité et de l'égalité des chances.


Article 1 – Définition du coworking

Le coworking s'entend d'une forme d'organisation du travail volontaire et régulière dans laquelle un travail qui aurait pu être exécuté dans les locaux habituels, est effectué par un salarié en dehors de ces locaux, en utilisant les technologies de l'information et de la communication. 

Sont visées par le présent accord les situations de coworking pendulaire dans lesquelles un salarié exécute en partie son contrat de travail, sans que la nature de son activité l'y contraigne, dans un des sites de la CPAM de l’Eure plus proche de son domicile que son site initial d’affectation.

Ne sont pas visées par les présentes dispositions, les activités itinérantes par leur nature qui ne peuvent être réalisées dans les locaux de l'employeur ainsi que les périodes d'astreinte.

L'organisation du coworking dans le cadre des plans de continuité d'activité mis en place en cas de circonstances exceptionnelles n'entre pas dans le champ d'application du présent accord. Un régime dérogatoire à vocation à être mis en place dans ce cas de figure.

Le coworking est fondé sur le principe du volontariat : il doit être demandé par le salarié et ne peut être imposé par l’employeur.

En application de l’article L. 1222-9 du Code du travail, du coworking ponctuel pourra être mis en place dès lors que l’autorité préfectorale aura informé le public d’un état de pic de pollution nécessitant de limiter les transports et ainsi les impacts sur l’atmosphère conformément à l’article L. 223-1 du code de l’environnement.

La mise en place de ce coworking exceptionnel cessera de plein droit au retour à des taux de pollution inférieurs aux seuils d’alerte communiqués par la préfecture.

Enfin, du coworking ponctuel pourrait également être mis en place lorsque l’accès des agents à leur site de travail est rendu difficile du fait des conditions météorologiques (neige, verglas, inondation) pour la durée de l’épisode climatique, en fonction des possibilités organisationnelles et des places disponibles sur les sites de la CPAM de l’Eure.

Les dispositions du présent accord notamment celles relatives au circuit de demande de l’agent, aux conditions d’éligibilité ainsi qu’aux modalités d’organisation du coworking demeurent applicables au coworking ponctuel. 


Article 2 – Définition du coworkeur

On entend par coworkeur, au sens du présent accord, toute personne salariée de la CPAM de l’Eure sous contrat à durée indéterminée qui travaille dans les conditions définies ci-dessus quelle que soit la durée de son temps de travail.


Article 3 – Examen des demandes par l’employeur

Lorsqu'un salarié exprime une demande de coworking, l'employeur examine cette demande au vu des conditions cumulatives suivantes :
Faisabilité tant technique, qu'organisationnelle au regard de l’emploi considéré,
Place et matériel informatique disponible  sur le site de coworking demandé par le salarié, 
Ancienneté et maîtrise de l'emploi dont fait preuve le salarié, notamment sa capacité à travailler de manière autonome.

La décision de l'employeur fait l'objet d'une notification au salarié concerné dans un délai maximum de 45 jours suivant la réception de la demande sauf circonstances exceptionnelles.

En cas de refus, celui-ci est motivé par écrit.

Dans ce cas, le salarié peut demander un réexamen de sa demande en adressant une saisine écrite et argumentée à la direction de l'organisme dans un  délai maximum de 30 jours suivant la notification de la décision initiale.

La direction de l'organisme répond par écrit et de façon motivée à la demande de réexamen dans un délai maximum de 30  jours suivant la réception du courrier du salarié.

En tout état de cause, les demandes des salariés doivent respecter l’organisation définie au présent accord.

Enfin, si le refus est motivé par la nature de l’activité, l’employeur s’engage à rechercher des solutions permettant la gestion à distance de l’activité à terme.


Article 4 –  Préservation du lien avec le service d’affectation

4.1 - Temps minimum de travail effectué dans le service d’affectation

Afin de maintenir un lien suffisant entre le salarié et son service d’affectation, le coworkeur doit être présent dans l'unité de travail à laquelle il appartient au moins 2 jours par semaine, quelle que soit la durée de son temps de travail.

Il peut y être dérogé dans les conditions visées à l'article 4.2.

4.2- Aménagements du coworking dans des situations particulières

Quand le coworking est de nature à favoriser l'emploi de salariés notamment en situation  de handicap, ou quand il est préconisé par le médecin du travail afin de permettre de maintenir un salarié en activité, l'employeur, en lien avec les représentants du personnel, examine les conditions dans lesquelles les règles applicables peuvent être aménagées.

Cet examen peut notamment le conduire à déroger aux 2 jours minimum de travail devant être effectué dans l’unité de travail à laquelle appartient le salarié.

4.3- Participation à la vie du service d’affectation

Afin de garantir l'information et le lien avec le service d’affectation, les coworkeurs participent dans les mêmes conditions que les autres salariés aux formations et aux réunions de service.


Article 5 - Mise en place du coworking

5.1 - Avenant au contrat de travail

Préalablement à la mise en œuvre du coworking, le salarié signe un avenant à son contrat de travail. 

Cet avenant, qui est conclu pour une durée d’un an, peut être renouvelé autant de fois que de besoin dès lors que le salarié et l'employeur en sont convenus.

5.2 - Période d'adaptation et réversibilité permanente 

Période d'adaptation et entretien de bilan

Afin de permettre au salarié et à l'organisme de s'assurer que le coworking correspond à leurs attentes, il est prévu une période dite d'adaptation.

Pendant cette période, dont la durée ne saurait excéder 3 mois, chacune des parties est libre de mettre fin au coworking moyennant le respect d'un délai de prévenance de 30 jours qui peut être réduit par accord des parties.
Cette période d'adaptation est effective une seule fois et ne s'applique pas si l'avenant au contrat de travail relatif au coworking est renouvelé lorsque le salarié conserve le même poste.

Un entretien est organisé entre le salarié et son responsable hiérarchique au plus tard 15 jours avant l'arrivée du terme de la période d'adaptation afin d'effectuer un bilan sur la situation de coworking. Ce bilan est l'occasion pour les deux parties d'apprécier l'opportunité de la poursuite ou non du coworking.

La faculté de travail en coworking offerte par l’employeur pour l’un des salariés repose sur le respect du contrat de travail ainsi que sur les niveaux de réalisation des missions, tant sur le plan qualitatif que quantitatif, lesquels doivent être équivalents aux normes de production et critères de résultats exigés en situation comparable dans le site initial de travail. 

Réversibilité à l'issue de la période d'adaptation
A l'issue de la période d'adaptation,  il peut être mis fin, par accord des parties, au coworking avant le terme initialement prévu par l'avenant au contrat de travail sous réserve de respecter un préavis qui, sauf accord des parties, est de 30 jours pour l'employeur et de 15 jours pour le salarié.

Le salarié retrouve alors son poste et ses conditions de travail antérieures.

Cette décision, qui met automatiquement fin à l'avenant au contrat de travail, est notifiée par écrit.

Situation en cas de changement de fonctions ou de domicile

La poursuite du coworking en cas de changement de fonctions ou de domicile est subordonnée à l'accord des deux parties et à la conclusion d'un nouvel avenant entre le salarié et l'organisme.

5.3 - Durée du travail et respect de la vie personnelle

S'agissant des coworkeurs soumis aux horaires collectifs, l'organisation du coworking s'exerce dans le cadre des horaires de travail habituels du service auquel le salarié est affecté, conformément au règlement intérieur en vigueur à la CPAM de l’Eure.

A ce titre, les coworkeurs bénéficient des horaires variables et doivent badger sur leur site de coworking.

Le coworkeur ne peut effectuer des heures supplémentaires qu'à la demande de son employeur, auquel il appartient de déterminer les modalités de contrôle du temps de travail.

5.4- Choix des jours de coworking

Le choix des jours de coworking résulte d'un accord entre les parties, qui doit permettre d'assurer le bon fonctionnement et la continuité du service d'affectation du salarié.

En tout état de cause, le coworking doit être demandé sur des journées entières et non sur des demi-journées. 

5.5 – Suspension provisoire du coworking

En cas de PCA sur le site de coworking, ce dernier est temporairement suspendu et le salarié retourne sur son site initial de travail.

5.6 -  Suivi du coworkeur

Pour les coworkeurs, l'entretien annuel d'évaluation et d'accompagnement prévoit une séquence consacrée au suivi de l'organisation du coworking.

Sont notamment évoqués les conditions d'activité du salarié en coworking, sa charge de travail et le maintien du lien nécessaire avec son service d’affectation.


Article 6 - Droits et garanties individuels et collectifs

Le coworkeur bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant sur le site initial de travail, notamment en matière d'accès aux informations syndicales, et de manière générale à toutes les informations relatives à la vie de l'organisme.

En particulier, il doit avoir les mêmes opportunités d'évolution professionnelle que ses autres collègues.

À ce titre, les coworkeurs ont le même accès à la formation que des salariés qui travaillent dans leur site initial de travail. Lors de l'entretien professionnel, peuvent être abordés les besoins de formation spécifiques à ce mode d'organisation du travail.

Toutefois, le site initial de travail demeure le site d’affectation de l’agent. Par conséquent, les dispositions conventionnelles relatives aux frais de déplacement et aux indemnités de repas ne sont pas applicables aux coworkeurs ni les jours de coworking, ni les jours de présence dans leur site initial d’affectation.

Le coworkeur peut prétendre, dans les mêmes conditions que les autres salariés, au bénéfice des titres restaurant.

L'employeur s'engage à ce que la charge de travail et les délais d'exécution du coworkeur soient évalués dans les mêmes conditions que celles utilisées pour les travaux exécutés dans son site initial d’affectation.

Enfin, il est rappelé que le coworkeur bénéficie, comme tous les salariés, d'un droit à la déconnexion qui s'exerce dans les conditions posées par le code du travail.


Article 7 - Relations sociales

En tant que salariés de l'organisme, les coworkeurs sont pris en compte pour la détermination des seuils d'effectifs.

À l'occasion des  élections professionnelles, ils bénéficient des mêmes conditions d'électorat et d'éligibilité que les autres salariés.

Comme eux, ils bénéficient de l'information diffusée par les représentants du personnel et ils ont, comme les autres salariés, accès à leurs représentants.

Enfin, les coworkeurs peuvent, dans les mêmes conditions que les autres salariés, exercer un mandat de représentation du personnel et disposer pour cela des mêmes moyens, notamment en termes de crédit d'heures.

Ce crédit peut être utilisé, pour tout ou partie, pendant les périodes de coworking.


Article 8 - Consultation de la représentation du personnel

La mise en œuvre du coworking fait l'objet d'une consultation préalable des représentants du personnel.

Un bilan annuel des données relatives au coworking dans l'organisme leur est présenté. Il comprend des éléments permettant de comparer l'évolution salariale des coworkeurs avec celle des autres salariés.


Article 9 – Gestion des absences

Les règles légales et conventionnelles ainsi que les dispositions du règlement intérieur régissant les absences pour congé, maladie ou accident sont applicables au coworkeur.

L'accident survenu sur le lieu et pendant les plages horaires de coworking est présumé être un accident de travail au sens des dispositions du Code de la Sécurité sociale.

À cet effet, le coworkeur informe son employeur de l'accident et lui transmet tous les éléments nécessaires à l'élaboration de la déclaration d'accident de travail dans la journée où l'accident s'est produit ou au plus tard dans les 24 heures (sauf cas de force majeure, d'impossibilité absolue ou de motif légitime).


Article 10 -  Sensibilisation et  formation au  coworking

Les coworkeurs reçoivent une information appropriée sur cette forme d’organisation du travail, ainsi que sur les nouveaux vecteurs de communication avec l’encadrement. 

Les managers chargés d'encadrer des coworkeurs sont formés afin de développer leurs compétences en matière de management à distance.

À ce titre, un dispositif d’information traitant des atouts et des risques potentiels du management de coworkeurs, ainsi que des droits, devoirs et comportements attendus de ces derniers est mis en place.

Les salariés de l'unité de travail du coworkeur sont sensibilisés à cette forme d'organisation de travail et sur les conditions dans lesquelles ils peuvent entrer en contact avec leurs collègues durant les périodes de coworking.

Les salariés du site d’accueil du coworkeur seront sensibilisés aux bonnes pratiques d’accueil et d’intégration mises en place.


Article 11 - Dispositions diverses

L'accord est conclu pour une durée déterminée de 5 ans à compter de la date d'agrément.

Il pourra être révisé dans les conditions légales posées par le code du travail.

Il s'applique sous réserve de l'agrément prévu par le code de la Sécurité sociale et ne vaut en aucun cas engagement unilatéral de l'employeur.

Une évaluation de l'application de l'accord est réalisée entre  les partenaires sociaux, dans l'année qui précède son échéance.


Fait à Evreux, le 21 décembre 2018