ACCORD SUR LA MISE EN PLACE DU DISPOSITIF

DU VOTE ELECTRONIQUE


Entre les soussignés

La société CONVIVIO HR SAS, immatriculée au RCS de Rouen sous le numéro 338 939 101 dont le siège social est situé 13 allée Théodore Monod et représentée xxxxx agissant en qualité de Président Directeur Général,

Ci-après dénommée « la Société »
D’une part,
Et les organisations syndicales représentatives :
L’organisation syndicale xxx, représentée par Monsieur xxxxx, Délégué Syndical,

Ci-après dénommée « l’Organisations Syndicale »

D’autre part.


Ci-après dénommées ensemble « les Parties ».

PREAMBULE
Les Parties se sont rencontrées afin d'envisager le recours au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles à venir.

Les Parties ont en effet admis que le choix de cette modalité de scrutin était pertinente à plusieurs égards. Cette dématérialisation est tout d’abord un vecteur de simplification s’agissant de l’organisation des élections professionnelles, tant au stade de la préparation qu’à celui du dépouillement des bulletins et du calcul des résultats. Par ailleurs, le recours à cette modalité de vote permet d’optimiser la participation des électeurs et ainsi de renforcer la légitimité des acteurs du dialogue social. 

Le choix du recours au vote électronique doit néanmoins être encadré pour permettre le respect des principes fondamentaux du droit électoral parmi lesquels la confidentialité et la sécurité du vote. 

C’est dans ce cadre que le présent accord a été conclu. 

Il a donc été convenu ce qui suit. 

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SOMMAIRE







Article 1 – Champ d'application de l'Accord

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de CONVIVIO-HR (ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition de l’Entreprise) appelés à voter aux élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social Economique. 

Article 2 – Objet de l’Accord

Cet Accord acte du recours au vote électronique sur internet pour les élections professionnelles du Comité Social Economique. 

Le choix du vote électronique se fait à l’exclusion de toute autre modalité de scrutin et notamment du vote papier. 

Article 3 – Modalités de mise en œuvre du vote électronique 

Article 3.1 – Recours à un prestataire extérieur

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que les élections seront organisées par le « fournisseur prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction. 
L’Entreprise a pris contact avec un prestataire spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet (ci-après désigné le « Prestataire ») pour lui confier la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges en respect avec les dispositions du présent accord et les prescriptions énoncées par les articles R. 2314-5 à R. 2314-18 du Code du travail et par l'arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n°2007-602 du 25 avril 2007.
Le cahier des charges sera tenu à la disposition des organisations syndicales.
Le prestataire retenu sera indiqué dans le protocole d’accord préélectoral.

Article 3.2 – Caractéristiques générales du système de vote électronique  

1. Le système de vote électronique choisi assure :
la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux ;
la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification ;
la sécurité de l'émargement ;
la sécurité de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

2. De plus, le système répond aux caractéristiques suivantes :
les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne seront accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système ;
le système de vote électronique est scellé à l'ouverture et descellé à la clôture du scrutin ;
les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».

Le traitement « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement.
L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur.
Le fichier dénommé « contenu de l'urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.

3. Conformément à la législation en vigueur, le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect dispositions légales et règlementaires.  

4. Le prestataire retenu doit veiller à ce que son système garantisse le respect des principes généraux du droit électoral parmi lesquels la sincérité, l'intégrité, l’anonymat, l’unicité, la confidentialité et la liberté du vote.

Article 3.3 – Bulletins de vote 

Le prestataire assure la réalisation des pages web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.

Afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, des photos et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes.

Les professions de foi devront être au format PDF, de 2 pages maximum d'une taille maximum de 2 Mo.

Article 3.4 – Assistance et dysfonctionnement

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote. Cette cellule comprendra les membres du bureau de vote, les représentants de la Direction ainsi qu'un représentant du prestataire. 

Elle aura notamment pour mission de :

Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;
Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.


Article 3.5 – Formation et information 

Lors des élections professionnelles prévoyant le recours au vote électronique, les représentants du personnel, les délégués syndicaux de l’entreprise et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique choisi. 

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l'appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés, notamment par la mise à disposition d’une notice d’information détaillée. 

Article 3.6 – Disposition du protocole d’accord préélectoral

Conformément aux dispositions règlementaires en vigueur, le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent Accord autorisant le recours au vote électronique et présentera en annexe le fonctionnement détaillé du système retenu et du déroulement des opérations électorales. 

Article 4 – Déroulement des opérations électorales 

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.

Chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Pour se connecter sur place ou à distance au système de vote, l'électeur doit se faire connaître par le moyen d'authentification qui lui aura été transmis, selon des modalités garantissant sa confidentialité. 

Ce moyen d'authentification permettra au serveur de vérifier son identité et garantira l'unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d'authentification.

Tout électeur atteint d'une infirmité le mettant dans l'impossibilité de voter peut se faire assister par un collègue de son choix.

Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier « contenu de l'urne électronique ». La validation le rend définitif et empêche toute modification.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n'est accessible mais le nombre de votants peut être consulté. 

Article 5 – Dispositions finales 

Article 5.1 – Durée de l'Accord et entrée en vigueur 

Le présent Accord est conclu pour une durée indéterminée. Il entre en vigueur le jour de sa signature. 

Article 5.2 – Révision et dénonciation de l’Accord

1. Les Parties ont la faculté de réviser le présent Accord dans les conditions fixées par les articles L. 2261-7-1 et L. 2261-8 du Code du travail et suivant les modalités précisées ci-après :

- 	La Partie signataire qui formulera une demande de révision devra notifier cette demande à toutes les parties signataires par lettre recommandée avec accusé de réception ;
- 	Les Parties devront se réunir dans un délai maximal de 3 mois suivant la date de notification de la demande, pour étudier cette dernière.  

2. Le présent Accord pourra être dénoncé à tout moment par l'une ou l'autre des Parties signataires, sous réserve de respecter un préavis de trois mois et dans le respect des articles L. 2261-9 et suivants du Code du travail. Cette dénonciation devra être notifiée à l'ensemble des autres signataires par lettre recommandée avec accusé de réception. Dans ce cas, la Direction et l’Organisations Syndicale représentatives se réuniront pendant la durée du préavis pour discuter les possibilités d'un nouvel accord.

Article 5.3 – Formalités de dépôt 

Le présent accord sera déposé en ligne sur la plateforme de télé-procédure du Ministère du travail Télé Accords en 2 exemplaires dont une version signée des parties et une version publiable anonymisée.

Un exemplaire sera également déposé au Greffe du Conseil de Prud'hommes de Rouen.

En application des dispositions de l’article L2231-5 du Code du Travail, le présent accord sera notifié à chacune des Organisations Syndicales Représentatives au sein de l’entreprise.

Pour terminer, l’Accord sera porté à la connaissance du personnel de l’entreprise par voie d’affichage. 

Fait à XXX, le xxx.