ACCORD D’ETABLISSEMENT
PORTANT SUR LA FLEXIBILITE DANS L’ORGANISATION DU TRAVAIL


Entre :

La société UPSA SAS, enregistrée au tribunal de commerce de Nanterre sous le numéro RCS 803 247 956 au capital social de 1 052 630 106 € et dont le siège social est 3 rue Joseph Monier, 92506 Rueil-Malmaison

Représentée par […] agissant en qualité de Responsable Ressources Humaines et dûment habilitée aux fins des présentes


ci-après désignée par « UPSA SAS » 


d'une part,

Et :

Les Organisations Syndicales Représentatives des Salariés de UPSA SAS site de RUEIL-MALMAISON représentées par :


UNSA représentée par :	[…]



CFTC représentée par :	[…]



d’autre part,
Il est rappelé que :


Le télétravail a pour objectif de créer des conditions de travail souples afin de permettre aux salariés qui le souhaitent de travailler efficacement, en dehors de leur lieu de travail habituel et de mieux concilier vie professionnelle et vie familiale ou de limiter leurs trajets en exerçant une partie de leur activité à leur domicile.

Il a pour but de donner à chacun plus de flexibilité et de responsabilités sur ses conditions de travail sans modifier le temps de travail, ni la charge de travail.

Dans ce cadre, l’entreprise met à disposition des salariés les évolutions technologiques en matière d’outils et de télécommunication à distance afin de permettre une gestion flexible du travail pour les salariés sédentaires du site de RUEIL-MALMAISON dans une démarche visant à préserver le respect de la vie personnelle et la santé des salariés, tout en prenant en compte les nécessités opérationnelles, organisationnelles de l’entreprise.

C’est dans ce contexte et en référence à l’Accord National Interprofessionnel du 19 juillet 2005 sur le télétravail, que la Direction de UPSA SAS et les Organisations Syndicales ont signé un premier accord d’établissement portant sur la mise en œuvre du Télétravail à domicile le 14 juin 2012, puis un accord d’établissement le 15 juin 2016 pour une durée d’un an et un accord d’établissement le 4 juillet 2017 pour une durée d’un an.

Ce dernier accord étant parvenu à échéance, les parties se sont à nouveau réunies, et ont constaté ce qui suit :

A côté du télétravail régi par les précédents accords, des pratiques de flexibilité se sont développées dans l’organisation, 

Les ordonnances Macron du 23 septembre 2017 sont venues assouplir les modalités du télétravail, afin de permettre d’élargir les possibilités d’y recourir,

Le Groupe BMS a souhaité harmoniser les différentes modalités de télétravail au sein des différentes entités du groupe dans le monde, au travers d’une politique intitulée « Flexible Ways of Working » (cf. annexe 1 : communication d’Ann Powell Judge de février 2018 et les principes directeurs joints).

Prenant la mesure de ce qui précède, les parties ont décidé de traduire dans le présent accord les évolutions constatées, en encadrant ces possibilités de flexibilité.



ARTICLE 1	PERIMETRE DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu en substitution aux précédents accords portant sur le télétravail. 

Les dispositions relatives à la flexibilité dans l’organisation du travail viennent donc remplacer les précédentes dispositions sur le télétravail, résultant des précédents accords et des avenants individuels signés par les salariés sur la base de ces accords.

Le présent accord s’applique aux salariés sédentaires travaillant habituellement au siège social de l’entreprise et remplissant les conditions cumulatives suivantes :

Etre titulaire d’un contrat à durée indéterminée hors période d’essai
Ne pas être soumis à un plan d’action lié à la performance 
Le présent accord ne remet pas en cause le régime des astreintes couvert par un accord spécifique. 



ARTICLE 2	PRESENCE SUR SITE

Pour le bon fonctionnement de l’entreprise et des interactions entre les équipes/collaborateurs, la Direction considère qu’il est important que chacun soit présent au minimum trois jours par semaine sur site, sauf événements exceptionnels, tels qu’évoqués ci-après.

Après étude des pratiques actuelles des différents départements, il est noté que les jours sur site sont majoritairement les lundis, mardis et jeudis. 

Il en résulte ce qui suit :

Les jours contenant des réunions/RDV à l’extérieur sont comptabilisés comme jours « hors site » ;

Les collaborateurs à temps partiel doivent organiser leur emploi du temps pour respecter ces trois jours de minimum présence.

Les jours « hors site » sont appelés ci-après « jours de flexibilité ». Ils sont décidés librement par le salarié sur la base du volontariat, après acceptation de son manager, et sans établissement d’un avenant au contrat de travail. 



ARTICLE 3	EXERCICE DE LA FLEXIBILITE

La notion de flexibilité sous-entend que l’organisation du travail doit pouvoir être ajustée en fonction des contraintes personnelles du salarié et des besoins du service, mais n’est pas incompatible avec une planification de l’activité :

Les collaborateurs peuvent ainsi définir avec leur manager que le 1er jour de flexibilité interviendra selon un planning défini à l’avance, pour leur permettre une meilleure organisation dans leur vie personnelle (en référence au jour fixe dont ils pouvaient bénéficier du fait de leur avenant télétravail). Cette possibilité est également ouverte aux collaborateurs qui n’avaient pas d’avenant télétravail ;

Le deuxième jour de flexibilité, sans caractère de fixité, pourra être discuté au cas par cas avec le manager, sous réserve de respecter l’ensemble des conditions du présent accord ;

Pour favoriser la communication et le travail en transverse au sein de l’entreprise, il sera recommandé aux collaborateurs de privilégier, de préférence, les mercredi/vendredi comme jours de flexibilité, mais des équipes ou des personnes peuvent avoir des contraintes spécifiques nécessitant un autre rythme.


Les jours de flexibilité n’entraînent pas l’obligation de travailler à son domicile principal, sous réserve :

De la conformité des locaux (pièce isolée, conformité des installations électriques et téléphoniques) ;

D’un équipement adapté pour le travail à distance, et de l’accès au réseau internet ;

Du respect des mesures de sécurité et de confidentialité fixées par l’entreprise, notamment en matière de cryptage des données et de fixation et utilisation des mots de passe, et de confidentialité et disponibilité des informations qui lui sont confiées ;

De la disponibilité du collaborateur pendant les plages définies par le règlement intérieur de l’entreprise (le collaborateur devant, pendant ces plages, rester joignable par téléphone, courriel ou messagerie instantanée comme Skype, et être en mesure de répondre dans les mêmes conditions que dans les locaux de l’entreprise).

Des modalités spécifiques et ponctuelles d’organisation pourront être décidées par la Direction en cas d’événements extérieurs, type épisodes de pollution avec circulation alternée, conditions climatiques, grèves des transports ou risques d’atteinte à l’intégrité des personnes ou des bâtiments.



ARTICLE 4 RESTRICTIONS POUVANT ETRE APPORTEES AUX JOURS DE FLEXIBILITE

Les parties signataires soulignent qu’un des facteurs de réussite essentiel de ce mode d’organisation du travail repose sur un accord de confiance mutuelle entre le collaborateur et son responsable hiérarchique.

Ce mode d’organisation flexible du travail requiert autonomie et responsabilisation du collaborateur qui souhaite en bénéficier. 

Avant toute demande, le collaborateur est invité à vérifier que son emploi se prête à cette forme d’organisation, au regard des principes édictés par le présent accord.

De son côté, le manager étudie avec objectivité la demande du collaborateur en vérifiant que les contraintes du département/service le permettent, et que sont garanties de bonnes règles de fonctionnement à distance dans la relation avec l’environnement professionnel. Il doit motiver par écrit avec copie RH son refus éventuel, ou selon tout nouveau process qui pourrait être mis en place.

Les parties reconnaissent en effet que certaines situations peuvent justifier que des collaborateurs ne puissent bénéficier de l’accord, ou que des restrictions soient apportées à l’exercice de cette flexibilité.

Sans que cette liste ne soit exhaustive, des restrictions ponctuelles peuvent ainsi être apportées pour les raisons suivantes :
 
Nécessité de la présence physique du salarié pour une réunion d’équipe, un rendez-vous clients ou un séminaire ;

Incompatibilité de la demande avec l’organisation du service, les contraintes calendaires ou les enjeux business (comme par exemple nécessité de présence physique pour préparation/envoi de dossiers/matériel, ou périodes de clôture fiscale) ;

Fragilisation temporaire de l’organisation du service en raison d’autres absences dans le service ; 

Contraintes techniques (notamment en raison de droits d’accès à un outil à distance).

Il est précisé que ce mode d’organisation flexible s’évalue par semaine. Dans l’hypothèse où un collaborateur ne pourrait pas prendre de jours de flexibilité une semaine donnée, il ne peut, dans ce cas, les reporter sur une autre semaine.



ARTICLE 5	FIN DE LA FLEXIBILITE

Ce mode d’organisation flexible prend fin :

Sur initiative du collaborateur, qui doit en informer son manager ;

Sur initiative du manager qui constaterait que le collaborateur ne respecterait pas les conditions de l’accord, ne serait pas joignable pendant les plages de travail, ou dont la qualité du travail serait impactée par les jours de flexibilité. Dans l’hypothèse d’un comportement fautif avéré du collaborateur, des sanctions disciplinaires pourraient également être envisagées, dans les conditions du Code du travail.



ARTICLE 6 	CONDITIONS D’EMPLOI – DROITS DES COLLABORATEURS – SANTE ET SECURITE

Cette flexibilité du travail ne modifie en rien le contenu et les objectifs du poste, ni la durée du travail ou les plages de repos du collaborateur. Le responsable hiérarchique devra veiller à ne pas modifier la charge de travail et s’en assurer annuellement au cours d’un entretien.

Le collaborateur conserve le même accès à la formation et aux possibilités d’évolution que les salariés travaillant sur le site de Rueil-Malmaison. L’évaluation et la gestion de carrière se feront par les mêmes processus que pour les autres salariés.

Le collaborateur en flexibilité bénéficie :

des mêmes droits et avantages que s’il exerçait son activité dans les locaux de l’entreprise

des dispositions légales, conventionnelles ainsi que des accords collectifs relatifs à la santé et à la sécurité au travail 

de la même couverture accident, maladie, décès et prévoyance que les autres salariés de l’entreprise

des mêmes informations sur la politique de l’entreprise en matière de santé et de sécurité au travail, en particulier, des règles relatives à l’utilisation des écrans de visualisation et du positionnement ergonomique du matériel

d’un suivi par le service de santé dans les mêmes conditions que les autres salariés. La visite médicale sera organisée pendant les jours de présence sur site et sera l’occasion de faire un point sur les conditions particulières de travail du salarié

d’une présomption d’accident du travail, selon la législation en vigueur.



ARTICLE 7	EQUIPEMENT DE TRAVAIL – FRAIS PROFESSIONNELS

La flexibilité dans l’organisation du travail étant mise en place à la demande des collaborateurs, et l’entreprise fournissant déjà un matériel professionnel permettant aux collaborateurs de travailler à distance, aucun équipement spécifique ne sera octroyé dans ce cadre.

Néanmoins, l’entreprise se rapprochera de ses fournisseurs de matériel informatique et de bureau pour étudier la possibilité d’une option de revente du matériel (type écran, clavier, et éventuellement fauteuil) à tarif préférentiel à nos collaborateurs.

Il est par ailleurs rappelé que le collaborateur doit prendre soin des équipements qui lui sont confiés et en assurer la bonne gestion. Il est responsable de l’intégralité du matériel qui est mis à sa disposition et des données qui y sont stockées. Le matériel confié doit être utilisé exclusivement aux fins professionnelles et le collaborateur doit prendre toute disposition pour empêcher l’accès aux tiers à ce matériel et aux données qu’il contient.

En cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail, le collaborateur doit en aviser immédiatement l’entreprise. Il bénéficie d’un service support téléphonique afin de l’aider à résoudre toutes difficultés de connexion et de fonctionnement des matériels professionnels qu’il utilise.

L’exercice de cette flexibilité ne donnera lieu à aucune indemnisation du collaborateur. A cet égard, l'indemnité de télétravail qui était octroyée dans le cadre du précédent accord de télétravail prendra fin à la mise en place du présent accord.

Il est précisé que l’entreprise est en train de modifier sa politique en matière de téléphonie mobile (programme « mobile choice ») et mettra des téléphones mobiles professionnels à disposition des salariés éligibles.

Pour les collaborateurs qui ne bénéficieraient pas de l’octroi d’un téléphone professionnel dans le cadre de leurs fonctions, ou de la prise en charge partielle de leur abonnement par l’entreprise, et qui devraient utiliser un téléphone personnel pour un usage professionnel, un remboursement des frais correspondant à l’usage professionnel du téléphone pourra être effectué via les procédures habituelles de remboursement de frais, et selon les règles fixées par l’URSSAF.
Le collaborateur devra saisir ses frais en joignant la facture téléphonique correspondante, en sachant que le remboursement ne pourra excéder 50% du montant total de la facture, plafonné à 12€ par mois.


Par ailleurs, des collaborateurs qui justifieraient de dépenses professionnelles ponctuelles et imprévues (comme des appels hors zones couvertes par le forfait téléphonique de l’entreprise, non prévus) pourront se faire rembourser intégralement ces frais, sous réserve de fournir une facture détaillée de ces dépenses.



ARTICLE 8 	RESSOURCES

Lors de la mise en œuvre du présent accord, la Direction procédera à une information :

sur la nouvelle organisation du travail avec obligation d’avoir au minimum trois jours de présence sur site ;

sur l’existence et l’utilisation de différents outils permettant de faciliter l’exercice de ses fonctions par le collaborateur ;

sur les formations disponibles à destination des salariés et des managers, notamment en matière de management à distance, de moyens de communication ou de gestion des priorités. 

Des actions de sensibilisation ou de formation pourront par ailleurs être mises en place au cours de l’exercice de l’accord, pour en permettre la meilleure appropriation par les collaborateurs et les managers.



ARTICLE 9	DUREE DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de trois ans. Il entrera en vigueur à compter de sa date de signature, sous réserve qu’il n’ait pas fait l’objet d’une opposition motivée au sens de l’article l.2232-7 du code du travail.

Le présent accord pourra être dénoncé par les parties signataires. Dans cette hypothèse, conformément aux dispositions légales de l’article L.2222-6 du code du travail, la durée du préavis précédant la dénonciation, sera de trois mois.

Si le présent accord était frappé d’opposition, il serait réputé non écrit. Il ne saurait donc, dans ce cas, être constitutif d’engagements unilatéraux et lier les parties.

Les parties s’engagent à faire un bilan annuel sur l’application de cet accord, au sein du Comité Economique et Social de l’établissement qui sera mis en place en mars 2019. 


ARTICLE 10	FORMALITES DE DEPOT ET DE PUBLICITE

Conformément aux dispositions légales et à l’issue du délai d’opposition, la Direction procédera aux formalités de dépôt de l’accord auprès des autorités compétentes.

Le présent accord sera diffusé au sein de l’entreprise. 



Fait à Rueil-Malmaison, le 21 juin 2018


En 6 exemplaires



Pour la Société UPSA SAS	

[…]
Responsable Ressources Humaines 






Pour les Organisations Syndicales Représentatives


Le syndicat UNSA :  	

[…]	 







Le syndicat CFTC : 		

[…]