ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE,
AUX MODALITES DE VOTE PAR VOIE ELECTRONIQUE,
AUX MOYENS DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL
AU SEIN DE LA SOCIETE AAI







ENTRE LES SOUSSIGNEES :

La Société ATLANTIQUE AUTOMATISMES INCENDIE (AAI), Société par Actions Simplifiée, au capital de 2 000 000 €, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Dax, ayant son siège social 92 rue de Lesté, 40 260 Castets, représentée par Monsieur , agissant en qualité de Directeur Général et dûment habilité ;

Ci-après dénommée « la Société AAI »

D’une part,

ET :

Les Organisations Syndicales représentatives suivantes : 

Le syndicat CGT, représenté par M. ,

Ci-après dénommées « les Organisations syndicales représentatives »

D’autre part,

Ci-après dénommées ensemble « les Parties ».










IL A ETE EXPOSE ET CONVENU CE QUI SUIT : 

PRÉAMBULE :

L’article L.2313-1 du Code du travail modifié par l’Ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 consacre la mise en place obligatoire d’un comité social et économique (CSE) pour remplacer, dans une instance commune, les instances DP, CE, CHSCT pour toute entreprise dont l’effectif est au moins égal à onze salariés pendant douze mois consécutifs.

Dans les entreprises pourvues d’institutions représentatives du personnel à la date d’entrée en vigueur des décrets pris pour l’application de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017, un CSE doit être obligatoirement mis en place au terme du mandat des élus, c’est à dire lors du renouvellement des institutions, et au plus tard le 31 décembre 2019.

Les mandats des délégués du personnel et des membres élus du comité d’entreprise d’AAI arrivent à échéance le 23 octobre 2018 au soir. 

Le renouvellement imminent des Représentants du personnel est donc l’occasion de mettre en place une institution commune sous la dénomination de CSE afin de se conformer aux dispositions légales et réglementaires impératives. 

Dans ce cadre, les partenaires sociaux se sont réunis à plusieurs reprises afin de réfléchir à l’organisation sociale nouvelle la mieux adaptée à AAI au regard de ses spécificités, notamment géographiques et fonctionnelles. Il est précisé que cette organisation sociale ne saurait être transposée en l’état dans d’autres entreprises du groupe Financière SAVE et qu’elle devra le cas échéant être réexaminée et faire l’objet d’une adaptation au regard des caractéristiques propres à chaque entité. 

Enfin, il a semblé important aux Parties de définir de manière claire les conditions d’exercice des mandats des Représentants du personnel, qu’ils soient élus ou désignés.

Le présent Accord aborde donc la valorisation des parcours des Représentants du personnel, qu’ils soient élus ou désignés, ainsi que les moyens mis à leur disposition.

Le Présent Accord autorise enfin le recours au vote électronique.

Tous les accords, mais également les usages et engagements unilatéraux antérieurs au présent Accord cesseront de s’appliquer à la date d’entrée en vigueur du présent Accord.





CHAPITRE 1 : OBJET ET CHAMP D’APPLICATION DE L’ACCORD 

Le présent Accord s’applique à l’ensemble des salariés d’AAI, et définit les règles applicables en matière de représentation des salariés, et des moyens donnés aux Représentants du personnel, élus ou désignés.
CHAPITRE 2 : CONDITIONS ET MODALITES DE RECOURS AU VOTE PAR VOIE ELECTRONIQUE DANS LE CADRE DES ELECTIONS PROFESSIONNELLES 
Dispositions générales 
Le présent accord ouvre la possibilité de recourir au vote électronique pour élire les membres de la délégation du personnel du CSE tel que le prévoit l’article R.2314-5 du Code du travail issu du décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017.
Il est entendu que le principe du recours à cette modalité de vote devra être, pour chaque scrutin, prévu par le protocole d’accord préélectoral, qui mentionnera le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales. 
Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral, assurant notamment :
La sincérité et le respect du vote : identité entre le bulletin choisi par le salarié et le bulletin enregistré;
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
Le secret et l’anonymat du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;
La confidentialité et la liberté du vote : exercice du droit de vote en toute indépendance et sans pression extérieure ;
La publicité du scrutin. 
De même, les modalités de recours au vote électronique seront fixées dans le respect des principes issus du RGPD (Règlement Général de Protection des Données Personnelles n°2016/679 du 27 avril 2016) permettant ainsi la protection et la confidentialité des données des salariés.   
Exclusion du vote physique à bulletin secret sous enveloppe et du vote par correspondance
Les Parties conviennent que le recours au vote électronique est exclusif d’un vote à bulletin secret sous enveloppe physique au sein de l‘entreprise et du vote par correspondance.


Modalités de mise en œuvre du vote électronique 
 Recours à un prestataire extérieur 
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote et des données transmises, la conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire externe, choisi par l’employeur. 
Ce prestataire devra respecter les prescriptions minimales des articles R.2314-5 à R.2314-18 du Code du travail modifiés par le Décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatifs à la mise en place du vote électronique pour les élections des membres de la délégation du personnel du CSE.
Les règles décrites dans le présent accord s’imposeront également aux personnes chargées par le Prestataire de la gestion et de la maintenance du système de vote électronique.
Le Prestataire retenu sera désigné dans le protocole d’accord préélectoral et s’engage à respecter le cahier des charges annexé au présent accord. 
 Expertise indépendante 
Cette expertise doit impérativement être réalisée par un expert indépendant et satisfaire aux exigences des articles R.2314-5 à R.2314-8 du Code du travail, pour vérifier la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre au principe de confidentialité des données transmises, de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote, de la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes édictées par la CNIL et par le Décret du 29 décembre 2017 et par l’arrêté du 25 avril 2007. Le rapport de l’expert sera tenu à la disposition de la CNIL.
 Déclaration auprès de la CNIL 
Le système de vote électronique nécessitant le recours à des fichiers nominatifs au sens de la loi du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés fera l’objet d’une déclaration préalable auprès de la CNIL. 
Les organisations syndicales représentatives seront informées par l’Entreprise de l’accomplissement de ces formalités déclaratives. 
Cellule d’assistance technique et sécurité 
Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.
Elle comprendra des Représentants du personnel et le cas échéant des représentants du prestataire.
En présence des représentants des listes de candidats, la cellule aura pour mission de :
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ; 

Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Information et formation 
Chaque salarié disposera d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. 
Les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique retenu. 
Adaptation de la propagande syndicale 
Il est convenu entre les Parties que chaque organisation syndicale présentant une liste de candidats pourra fournir au prestataire le logo de son organisation en vue de le faire figurer sur le bulletin de vote électronique. 
Il est convenu que le prestataire devra mettre en ligne, sur le site de vote, un tract par organisation syndicale présentant des candidats.
Déroulement des opérations de vote 
Établissement des fichiers
Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.
Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’entreprise.
L’intégration et le contrôle des candidatures sont effectués dans les mêmes conditions.
Protocole d’accord préélectoral
Dans le cadre de chaque élection, les Parties engageront une négociation en vue de la conclusion d’un protocole préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges.
Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’entreprise.
Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin
Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée qui sera précisée par le protocole d’accord préélectoral.
Le scellement des urnes intervient à l’ouverture du vote et est périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin jusqu’à la clôture.
Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin.
Tous les moyens sont mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de ces techniques de vote par les salariés. L’entreprise établit ainsi une note d’information explicative précisant les conditions et règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle est portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin.
 Caractéristiques du matériel de vote 
Le Prestataire assurera la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote sur le site dédié et des liens vers les professions de foi. 
Les professions de foi des listes candidates seront accessibles sur le site de vote. 
Le Prestataire reproduira sur le serveur les listes de candidats telles qu’elles auront été présentées par leurs auteurs. 
Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le Prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés. 
Le cas échéant, le logo des listes candidates sera visible sur chaque bulletin. Les logos devront être normés en taille de lecture pour ne favoriser visuellement aucune des listes.
Le système proposera par défaut le vote pour les listes complètes. La fonctionnalité permettant de rayer un ou plusieurs noms doit être intégrée dans le moyen de vote électronique.
Modalités d’accès au serveur de vote
Chaque électeur recevra de la part du prestataire, avant le premier tour des élections :
l'adresse du serveur de vote ;
des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe générés de manière aléatoire par le Prestataire, et ce par lettres contenant séparément le code et le mot de passe.
Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données.
A l’aide de ses codes d’accès, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.
Ce moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier son identité et garantira l’unicité de son vote.
Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son collège.
Lorsqu’il accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé réception que l’électeur a la possibilité de conserver. 
Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier « contenu de l’urne électronique ». La validation le rend définitif et empêche toute modification.
L’électeur aura la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter. A réception du vote, la saisie de ses codes d’accès par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôt définitivement l’accès à cette élection.
En cas de perte ou de non réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.
Clôture et résultats
A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin (R.2314-15 du code du travail). Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs. 
Les listes d’émargement seront éditées pour signature des membres du bureau de vote. 
Une fois le scrutin clôturé, le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées.
La remise de ces clés, avant l’ouverture du vote, est réalisée publiquement de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le président du bureau de vote et deux de ses assesseurs en ont connaissance à l’exclusion de toute autre personne. 
Le président et ses deux assesseurs reçoivent chacun une clé de dépouillement distincte, selon des modalités en garantissant la confidentialité, permettant d’accéder aux données du fichier dénommé « contenu de l’urne électronique ».  
Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être portée au procès-verbal.
Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.
 Délai de recours et destruction des données
L’entreprise et le prestataire retenu conservent sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.
A l’expiration de ces délais, l’entreprise ou, le cas échéant le prestataire, procède à la destruction des fichiers support.
 Sécurité et confidentialité 
Garanties de confidentialité, sincérité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin
Les Parties rappellent que le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales, des collèges électoraux et des moyens d'authentification.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés «fichier des électeurs» et «contenu de l'urne électronique».
Le traitement « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales et a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement. L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur. 
Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.
Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée.
Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers. 
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde ne seront accessibles qu'au personnel du prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.
Il est rappelé que le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. 
Le système de vote électronique sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.
Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive.
 A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

 Dispositif de secours 
Un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place. 
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
CHAPITRE 3 : COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE (CSE)
3.1.  Périmètre du CSE  
Les Parties au présent Accord conviennent expressément de la mise en place d’un CSE unique lors des prochaines élections professionnelles.

Les Parties confirment qu’il n’existe au sein de la Société aucun établissement distinct au sens du nouvel article L.2313-8 du Code du travail.

En effet, selon l’article L.2313-8 du Code du travail, le nombre et le périmètre des établissements distincts sont fixés par accord, et à défaut par l’employeur compte tenu de l’autonomie de gestion des responsables d’établissement, notamment en matière de gestion du personnel.

Il est ainsi fait référence aux critères de l’établissement distinct au sens du Comité d’entreprise, tels qu’ils étaient pratiqués avant la réforme législative.

Au regard de cette définition, AAI ne comporte aucun établissement distinct au sens du Comité d’entreprise.
3.2.  Fonctionnement

3.2.1. Personnalité civile

Le CSE est dotée de la personnalité civile et gère son patrimoine.
3.2.2. Composition du CSE

Nombre de représentants élus
Le nombre de représentants élus au sein du CSE ainsi que les modalités de leur élection seront définies par le protocole préélectoral.
Il est toutefois précisé que le nombre de représentants sera de 12 titulaires et de 12 suppléants.

Durée des mandats
La durée des mandats des représentants élus sera de 4 ans.

Délégués suppléants
En application du Code du travail, les suppléants n’assisteront aux réunions qu’en l’absence des titulaires. 


3.2.2.1. Président du CSE
Le CSE est présidé par une personne ayant qualité pour représenter la Direction d’AAI ou par son représentant dûment mandaté.

Il est convenu que la Direction peut être accompagnée, dans toute la mesure du possible, de tout responsable en charge d’un sujet inscrit à l’ordre du jour.

Le nombre de collaborateurs assistant le Président ne pourra pas dépasser 3 collaborateurs. 

3.2.2.2. Bureau du CSE

Le Bureau est composé : 
D’un Secrétaire ; 
D’un Trésorier.

Un Secrétaire adjoint et un Trésorier Adjoint peuvent également être désignés.

Ils sont désignés par les membres titulaires du CSE à l’issue d’un vote à la majorité des membres présents au cours de la première réunion suivant l’élection.

3.2.2.3. Périodicité des réunions

Les Parties prévoient que le CSE se réunira au moins une fois tous les deux mois, sur convocation du Président, pour les réunions ordinaires. Au moins 4 réunions porteront chaque année sur les attributions du comité en matière de santé, sécurité et conditions de travail.

Des réunions extraordinaires peuvent également se tenir sur convocation du Président ou sur demande de la majorité des titulaires.

3.2.2.4. Visioconférence

Les Parties souhaitent continuer à recourir à la visioconférence lors des réunions du CSE, et de ses Commissions, dans un souci d’optimisation des déplacements. Un accord entre le CSE et l’employeur sera régularisé à cet égard lors de la première réunion du CSE.

3.2.2.5. Convocations, ordre du jour 

L’ordre du jour est élaboré conjointement entre le Président du CSE ou la personne mandatée à cet effet et le Secrétaire du CSE.

Sauf circonstances exceptionnelles, l’ordre du jour sera communiqué au moins 15 jours avant les réunions aux membres du CSE (titulaires et suppléants), et le cas échéant, pour les réunions santé sécurité conditions de travail, au médecin du travail, au responsable du service de sécurité et des conditions de travail, à l’inspecteur du travail et à l’agent des services de prévention des organismes de sécurité sociale. 


De plus, l'employeur informera annuellement l'inspecteur du travail, le médecin du travail et l'agent des services de prévention des organismes de sécurité sociale du calendrier retenu pour les réunions du CSE consacrées aux sujets relevant de la santé, de la sécurité ou des conditions de travail, et leur confirmera par écrit au moins 15 jours à l'avance la tenue de ces réunions (C. trav. art. L 2315-27, al. 4). 

La convocation pourra être communiquée indépendamment de l’ordre du jour si cela est nécessaire.

Les consultations rendues obligatoires par la loi sont inscrites de plein droit à l’ordre du jour.

3.2.2.6. Les consultations du CSE

Les consultations récurrentes du CSE

Le CSE est consulté tous les trois ans sur : 

Les orientations stratégiques de l'entreprise ;

La situation économique et financière de l'entreprise ;

La politique sociale de l'entreprise, les conditions de travail et l'emploi. Cette consultation portera également sur le bilan social de l’entreprise ; 

La formation professionnelle et l’apprentissage seront abordés à l’occasion des deux dernières consultations, également tous les trois ans.

Le CSE sera autorisé à rendre un avis unique pour les trois consultations récurrentes.

Les consultations ponctuelles du CSE

Le CSE est consulté ponctuellement dans le respect des dispositions légales et réglementaires (c. trav. art. L.2312-8 et L. 2312-37), c’est-à-dire sur : 

Les questions intéressant l'organisation, la gestion et la marche générale de l'entreprise ;
La mise en œuvre des moyens de contrôle de l'activité des salariés ;
Les restructurations et compressions des effectifs ;
Le licenciement collectif pour motif économique ;
Les opérations de concentration ;
L’offre publique d'acquisition ;
Les procédures de sauvegarde, de redressement et de liquidation judiciaire.

Avis

Sauf dispositions législatives particulières d’ordre public, le CSE sera réputé avoir été consulté :

À l’expiration d’un délai de quatre semaines à compter de la communication par l'employeur des informations prévues par le Code du travail pour la consultation ou de l'information par l'employeur de leur mise à disposition dans la BDES ; 
Délai est porté à six semaines en cas d'intervention d'un expert ; 
Délais réduits respectivement à quinze jours et un mois en cas de réorganisation économique. 

3.2.2.7. Expertises

Le recours à une expertise donne lieu à une délibération du CSE à laquelle l’employeur ne participe pas.

L’expert notifiera l'étendue et la durée d'expertise dans un délai de dix jours à compter de sa désignation (c. trav., art. R. 2315-46 nouveau). 

Une seule expertise sera possible pour l’ensemble des 3 consultations récurrentes obligatoires.

Pour les expertises sollicitées dans le cadre d’une consultation du CSE, l’expert remet son rapport au plus tard 15 jours avant la date à laquelle le CSE est réputé avoir été consulté (sauf le délai différent de 8 jours prévu pour les opérations de concentration).

Pour les expertises sollicitées dans un cadre différent, l’expert rendra son rapport dans un délai maximum d’un mois à compter de sa désignation, délai pouvant être renouvelé une fois pour une durée maximale d’un mois par accord avec l’employeur et la majorité des titulaires élus.  Lorsque l’expertise porte sur plusieurs champs, elle pourra donner lieu à un rapport unique.

Le financement des expertises obéira aux règles légales.

3.2.2.8. Procès-verbal des réunions

Le procès-verbal de la réunion du CSE sera établi par le Secrétaire dans un délai de quinze jours après la réunion à laquelle il se rapporte ou, si une nouvelle réunion est prévue dans ce délai, avant la réunion.
A l'issue du délai, le procès-verbal est transmis à l'employeur, qui fait connaître lors de la réunion du comité suivant cette transmission sa décision motivée sur les propositions qui lui ont été soumises, déclarations qui sont consignées dans le procès-verbal.

3.2.2.9. Commissions

Le CSE sera aidé dans ses attributions par les 4 Commissions suivantes :  

Commission, Santé, Sécurité et Conditions de Travail (CSSCT) : 

Composition : La CSSCT sera présidée par l’employeur ou son représentant dument mandaté et composée de 3 membres du CSE dont au moins 1 de la catégorie des cadres, désignés par le CSE parmi ses membres, (résolution à la majorité des présents lors de la première réunion plénière du CSE).

Un Secrétaire du CSSCT, distinct de celui du CSE, sera désigné. Un Secrétaire-adjoint pourra également être désigné. Ils seront choisis parmi les titulaires du CSE.

Attributions : La CSSCT remplit une mission générale d’étude pour le compte du CSE en matière de santé, sécurité et conditions de travail (c. trav. art. L.2312-9), de préparation de ses délibérations, de suivi des actions correctrices et de réponse à toute sollicitation de l’instance afin d’accomplir des missions particulières.

La CSSCT pourra rendre des rapports qui seront ensuite soumis à la délibération du CSE.

Elle est dépourvue de la personnalité civile, ne pourra souscrire aucun engagement pour le comité. Elle ne pourra pas non plus se substituer au CSE dans l’exercice de ses prérogatives légales de consultation, avis et décision, ni de recours à un expert.

Fonctionnement : la CSSCT se réunit 4 fois par an au minimum, à l’initiative de son Président ou de celle de la majorité de ses membres. Elle se réunit en amont de la réunion du CSE portant sur la consultation. 

L'ordre du jour est élaboré conjointement entre le Président et le Secrétaire de la commission et communiqué aux membres 15 jours avant la réunion.

Commission de la formation : 

Composition : Ses membres de la Commission sont désignés parmi les salariés appartenant au CSE. La présidence est assurée par l'un de ses membres.

Attributions : Elle est chargée de : 
de préparer les délibérations du comité relatives aux consultations sur les orientations stratégiques de l'entreprise et sur la politique sociale de l'entreprise, les conditions de travail et l'emploi dans les domaines qui relèvent de sa compétence ;
d'étudier les moyens permettant de favoriser l'expression des salariés en matière de formation et de participer à leur information dans ce domaine ;
d'étudier les problèmes spécifiques concernant l'emploi et le travail des jeunes et des travailleurs handicapés.

Commission d'information et d'aide au logement

Composition : Ses membres peuvent être désignés parmi les salariés appartenant au CSE.  La présidence est assurée par l'un de ses membres. 

Attributions : Elle est chargée de faciliter le logement et l’accession des salariés à la propriété et à la location des locaux d’habitation. 




Commission de l'égalité professionnelle entre les hommes et les femmes : 

Composition : Ses membres peuvent être désignés parmi les salariés de l'entreprise appartenant au CSE. La présidence est assurée par l'un de ses membres.

Attributions : Elle sera notamment chargée de préparer les délibérations du CSE lors de la consultation sur la politique sociale de l'entreprise, les conditions de travail et l'emploi.


Rapport des Commissions : Chaque Commission peut établir des rapports qui sont adressés à la Direction et au Secrétaire du CSE, qui le soumet aux membres, pour approbation, lors de la réunion suivante du CSE.

Leurs rapports sont établis dans un délai maximum de quinze jours après la réunion à laquelle il se rapporte ou, si une nouvelle réunion est prévue dans ce délai, avant la réunion. Dans le cas particulier où le rapport concerne une procédure d'information- consultation du CSE, le délai est de 8 jours au maximum. 
A titre informatif, la périodicité de réunions sera la suivante : 
Commission formation se réunit 1 fois tous les 3 ans – 3heures
Commission aide au logement 1 fois par an (3 heures)
Commission égalité hommes/femmes 1 fois tous les 3 ans (environ 3 heures).

3.2.2.10. BDES

La BDES sera tenue sur un support informatique. 

Elle contiendra :  
Les informations nécessaires aux consultations récurrentes du CSE ; 
Les informations nécessaires aux consultations ponctuelles du CSE ; 
Les informations nécessaires aux négociations obligatoires.

La Direction s’engage également à mettre à disposition dans la BDES : 

L’information trimestrielle, en ce compris l’évolution des effectifs et de la qualification des salariés par sexe (c. trav. art. L.2312-69) ;

Ainsi que les informations de l’année en cours, sur les thèmes suivants : 

Investissements (social, matériel et immatériel) ;
Egalité professionnelle femmes/hommes au sein de l'entreprise ;
Fonds propres et endettement ;
Ensemble des éléments de la rémunération des salariés ;
Activités sociales et culturelles ;
Rémunérations des financeurs ;
Flux financiers à destination de l'entreprise (ex. : aides publiques et crédit d'impôts).

L’actualisation des données dans la BDES vaudra communication au CSE (c. trav. L.2312-18).

Les membres du CSE ainsi que le Délégué Syndical y auront accès (c. trav. L.2312-36 du Code du travail).

Ils devront en respecter les conditions d’utilisation, notamment les modalités de consultation par un mot de passe personnel, et le caractère confidentiel des données.

3.2.2.11. Représentant Syndical au CSE

Les Organisations Syndicales Représentatives qui ont des élus au CSE pourront y désigner un Représentant Syndical, parmi les membres du personnel remplissant les conditions d’éligibilité au CSE, et qui ne sont pas déjà élus au CSE.

Le Représentant Syndical assistera aux séances du Comité avec voix consultative.

3.2.2.12. Obligation de secret et de discrétion

Les membres de la délégation du personnel au CSE sont tenus au secret professionnel pour toutes les questions relatives aux procédés de fabrication.

Ses membres ainsi que les Représentants syndicaux sont également tenus à une obligation de discrétion à l'égard des informations revêtant un caractère confidentiel et présentées comme telles par l'employeur ().

Les Représentants du personnel s’engagent notamment à respecter le caractère confidentiel des données auxquelles ils pourraient avoir accès dans la BDES.
CHAPITRE 4 : VALORISATION DU PARCOURS DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL
Formation des membres du CSE

Formation dans le cadre de l’activité professionnelle

Les membres du CSE ont accès, dans les mêmes conditions que les autres salariés, aux actions de formation dans le cadre de leur activité professionnelle.

Formation économique

Les membres titulaires du CSE élus pour la première fois et amenés peuvent bénéficier d’un stage de formation économique d’une durée de 5 jours (c. trav. art. L.2315-63).

Cette formation est imputée sur la durée du congé de formation économique, sociale et syndicale (c. trav. art. L.2145-1, L.2145-5, L.2145-11).

Le financement de la formation est pris en charge par le CSE.



Formation santé et sécurité 

Les membres du CSE (membres ou non de la CSSCT) bénéficient de la formation nécessaire à l’exercice de leurs missions en matière de santé, sécurité et conditions de travail d’une durée de 5 jours, prise en charge par l’employeur (c. trav. art. L.2315-18 et R. 2315-9, L.2315-40).

Cette formation pourra être renouvelée lorsque les représentants ont exercé leur mandat, pendant 4 ans, consécutifs ou non (c. trav. art. R2315-11).

Le temps consacré aux formations est pris sur le temps de travail et est rémunéré comme tel. Il n'est pas déduit des heures de délégation (c. trav. art. L.2315-16).
 Formation des managers

La Direction formera les managers sur la problématique individuelle et collective de la représentation du personnel à raison une demi-journée par an. Un bilan sur le nombre de manager formé sera établi annuellement.
Entretien pendant le mandat

En début de mandat, ou en cas de renouvellement d’un mandat déjà détenu par le salarié, 
Le Représentant pourra, s’il se souhaite, bénéficier d’un entretien avec les Ressources Humaines. Dans le cadre de cet entretien, les Parties fixeront ensemble les modalités pratiques d’exercice du mandat au regard de son activité professionnelle, l’objectif étant de garantir à la fois l’exercice effectif du mandat et le bon fonctionnement du service auquel le salarié est affecté.

En fin de mandat, 
Les Représentants du personnel bénéficiant d’heures de délégation sur l’année représentant au moins 30 % de leur durée contractuelle de travail bénéficieront d’un entretien avec les Ressources Humaines. L’objet de cet entretien de fin de mandat est de recenser les compétences acquises au cours du mandat et de préciser les modalités de valorisation de l’expérience acquise, et ce, pour une reprise d’activité dans de bonnes conditions.
Les Représentants du personnel ayant utilisé des heures de délégation en deçà des 30 % de leur durée contractuelle de travail pourront également, à leur demande, bénéficier d’un entretien avec les Ressources Humaines.

En cours de mandat, 
En cas de difficultés pour concilier l’exercice de leurs fonctions représentatives, de leur activité professionnelle et leur vie personnelle, les Représentants du personnel, élus ou désignés, pourront solliciter un nouvel entretien avec les Ressources Humaines. 
Réciproquement, en cas de difficultés constatées par les Ressources Humaines, celles-ci pourront organiser un entretien avec le Représentant du personnel afin d’évoquer avec celui-ci les modalités selon lesquelles une meilleure conciliation entre activité professionnelle et exercice du mandat représentatif pourrait être recherchée.

Valorisation des compétences

Les Parties rappellent que l’exercice d’un mandat de représentation du personnel ne saurait constituer un frein ou un facteur de ralentissement de l’évolution professionnelle des salariés. 

Les Représentants du personnel, élus ou désignés, pourront bénéficier, dans les conditions légales, d’une valorisation des compétences acquises (V.A.E.) dans le cadre de l’exercice de leur mandat. Cette valorisation prendra la forme d’une certification professionnelle. 

Les Ressources Humaines s’engagent à étudier les demandes et accompagner les membres du CSE dans cette démarche.

Par ailleurs, les membres du C.S.E. pourront, s’ils le souhaitent, au terme de leur mandat, demander à bénéficier d’un bilan de compétences, financé dans le cadre de la formation professionnelle. La Direction des Ressources Humaines s’engage à examiner toute demande qui lui sera faite.
Garantie d’évolution des rémunérations

Les Représentants du personnel dont les heures de délégation dépassent 30% de leur temps de travail bénéficient sur l’ensemble de la durée du mandat d’une augmentation salariale au moins égale aux augmentations générales et à la moyenne des augmentations individuelles perçues pendant cette période par des salariés d’une même catégorie professionnelle et à l’ancienneté comparable (article L.2141-5-1 du Code du travail).

La catégorie professionnelle s’entend, pour l’application du présent article, des niveaux tels que définis dans les conventions collectives de branche.

La garantie d’évolution de la rémunération prévue par le présent article prend la forme, le cas échéant, d’un réajustement du salaire de base du Représentant du personnel, applicable au terme du mandat ou lors de son renouvellement, et ce sur la durée du mandat.
CHAPITRE 5 : MOYENS DES REPRESENTANTS
Heures de délégation

Crédit d’heures
Pour exercer leurs missions, les membres titulaires du CSE, qu’ils soient ou non membre du Bureau ou des Commissions, bénéficient d’un crédit d’heures mensuel de délégation de 22 heures.

Le temps passé en réunion du CSE ou de ses commissions (hors CSSCT) par les Représentants du personnel avec l’employeur est considéré comme du temps de travail effectif et non déduit des heures de travail effectif tant que la durée annuelle globale de ces réunions n’excède pas 40 heures. Les heures de réunion qui dépassent une durée globale annuelle de 40 heures seront imputées sur le contingent d’heures supplémentaires.

Le temps passé aux réunions de la CSSCT est rémunéré comme du temps de travail. Ce temps n'est pas déduit des heures de délégation prévues pour les membres titulaires du CSE. 

Bons de délégation

Conformément à la loi, lorsqu’un Représentant du personnel s’absente de son poste de travail pendant son temps de travail pour exercer son mandat, il en informe préalablement la hiérarchie de son service.

La prise des heures de délégation dont disposent les Représentants du personnel est suivie conjointement par chaque Représentant du personnel et le responsable du service au sein duquel il est affecté au moyen d’une procédure dite de bons de délégation. 

Il est convenu entre les Parties signataires que les Représentants du personnel s’engagent à utiliser les bons de délégation qui seront mis à disposition. Les bons de délégation, dûment complétés et signés, sont établis en deux exemplaires par le Représentant du personnel et co-signés par le responsable de son service, chaque signataire en conservant un exemplaire.

Lorsque les Représentants du personnel sont des salariés au forfait-jours, leur crédit d'heures sera regroupé en demi-journées qui viennent en déduction du nombre annuel de jours travaillés fixé dans la convention individuelle du salarié, une demi-journée correspondant à 4 heures de mandat. Lorsque le crédit restant est inférieur à 4 heures, les membres du CSE disposent d'une demi-journée venant toujours en déduction de leur volume annuel de jours de travail.
Mise à disposition de moyens matériels à destination de la représentation syndicale

Le local syndical

Un local syndical a été mis à la disposition de l’ensemble des organisations syndicales représentatives à Seclin.

En fonction des contraintes géographiques, les organisations syndicales représentatives pourront demander la mise en place d’un autre local.

Le local syndical est équipé d’un ordinateur de bureau avec accès à une imprimante, une ligne téléphonique fixe, une connexion WI-FI, une table, des chaises et une armoire fermant à clé.

Affichage

Les Organisations Syndicales disposeront de panneaux pour procéder à l’affichage des messages qu’ils ont pour rôle de porter à la connaissance du personnel sur les emplacements prévus au sein de la Société et qui sont distincts de ceux réservés au CSE.

Publications et tracts syndicaux

Les publications et tracts de nature syndicale peuvent être diffusés aux salariés de l’entreprise aux heures d’entrée et de sortie du travail. 

Un exemplaire des tracts devra être remis de manière simultanée à la Direction.

Mise à disposition de moyens matériels à destination de la représentation élue

Le local du CSE

Un local est mis à la disposition du CSE au siège, à Castets.

Le local est équipé d’un ordinateur de bureau avec accès à une imprimante, une ligne téléphonique fixe, une connexion WI-FI, une table, des chaises et une armoire fermant à clé.

Affichage

Le CSE pourra afficher les renseignements qu'il a pour rôle de porter à la connaissance du personnel sur les emplacements prévus au sein de la Société. 

Le budget du CSE

L'employeur versera au CSE une subvention de fonctionnement d'un montant annuel équivalent à 0,20 % de la masse salariale brute.
Le CSE pourra décider, par une délibération, de transférer tout ou partie du montant de l'excédent annuel du budget de fonctionnement au financement des activités sociales et culturelles (c. trav. art. L.2315-61).
Le CSE pourra, par délibération, consacrer une partie de son budget de fonctionnement à la formation du ou des Délégués Syndicaux (c. trav. art. L. 2315-61).

La contribution de l’employeur aux institutions sociales du CSE

Le montant de la contribution versée pour financer les institutions sociales du CSE sera de 0.7 % de la masse salariale brute. Celle-ci sera versée mensuellement après clôture de la paie.
Le CSE pourra décider, par une délibération, de transférer tout ou partie du montant de l’excédent annuel du budget destiné aux activités sociales et culturelles au budget de fonctionnement ou à des associations dans le limite de 10% de cet excédent (c. trav. art. L.2312-84, c. trav. art. R.2312-51).
Frais de déplacement

Les frais supportés par les Représentants du personnel, lié à la participation aux réunions ordinaires et exceptionnelles prévues par la Direction, sont prises en charge par l’entreprise dans les conditions applicables au sein de cette dernière.


CHAPITRE 6 : DISPOSITIONS FINALES
6.1. Durée 

Le présent Accord entrera en vigueur à la date de sa signature, pour une durée indéterminée.
Révision – Dénonciation

Le présent Accord pourra être dénoncé, de manière totale ou partielle, par l’une ou l’autre des Parties signataires dans les conditions prévues aux articles L.2261-9 et suivants du Code du travail.

Il pourra être révisé à la demande d’une Partie dans les conditions fixées par les articles L.2261-7-1 et suivants du Code du travail.
Dépôt – Publicité

Un exemplaire original de cet Accord est remis à chacune des Parties signataires.

Le présent Accord sera déposé auprès de la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi (DIRECCTE) de Nouvelle Aquitaine sous forme dématérialisée via la plateforme TéléAccords () et en un exemplaire au Greffe du Conseil de Prud’hommes de Dax.

Les salariés seront informés de ces mesures simultanément à la signature du protocole électoral par les moyens de communication habituels.

Fait à Castets, le 25 06 2018







ANNEXE 1 : CAHIER DES CHARGES RELATIF AU SYSTEME DE VOTE PAR VOIE ELECTRONIQUE

Les modalités du vote électronique doivent permettre d’assurer l’identité des électeurs ainsi que la sincérité et le secret du vote, comme la publicité du scrutin, conformément aux principes généraux du droit électoral.
Confidentialité des données transmises

La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu doivent être de nature à assurer la confidentialité des données transmises, et tout particulièrement des listes électorales, des collèges électoraux et des moyens d’authentification.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales doivent être traitées par des systèmes informatiques isolés, dédiés et distincts de ceux traitant des données relatives à leur vote. La liste d’émargement n’est accessible qu’aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

La conformité de l’intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire par l’employeur sera contrôlée par la Direction préalablement à chaque tour de scrutin.

Les fichiers « listes électorales » comportent exclusivement les noms et prénoms des inscrits, leur date d’entrée dans l’entreprise, leur date de naissance, le collège d’appartenance. Seuls sont destinataires de ces données les électeurs, les organisations syndicales intéressées et les agents habilités par la Direction des Ressources Humaines.

Le fichier « électeurs » comporte exclusivement les noms, prénoms, collège, moyen d’authentification et, le cas échéant, les coordonnées des électeurs. Seuls les électeurs peuvent y avoir accès, pour les informations les concernant.

Les fichiers « listes d’émargement » comportent exclusivement le collège, ainsi que les noms et prénoms des électeurs. Seuls sont destinataires de ces données les membres des bureaux de vote et les agents habilités par la Direction des Ressources Humaines.

Les fichiers « candidats » comportent exclusivement le collège, la mention « titulaires » ou « suppléants », les nom, prénoms des candidats ainsi que, le cas échéant, leur appartenance syndicale. Seuls sont destinataires de ces données les électeurs, les organisations syndicales intéressées et les agents habilités par la Direction des Ressources Humaines.
Sécurité des votes

La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu doivent être de nature à assurer la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l’urne électronique dédiée.

Le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Les modalités de scellement et de chiffrement du système de vote électronique et notamment des urnes électroniques et des listes d’émargement devront être conformes aux dispositions des articles R 2314-7 et R 2314-8 du Code du Travail et de l’Arrêté du 25 avril 2007.
Déroulement du vote

L’ouverture des élections est réalisée automatiquement, après scellement du système du vote sous contrôle des membres des bureaux de vote.

La procédure de scellement comportera les étapes en ligne suivantes :
l’accès sécurisé au site
le contrôle du scellement du système de vote électronique,
le contrôle des urnes électroniques qui doivent être vides,
la création d’une clé de chiffrement des bulletins de vote,
l’ouverture des élections par la saisie du code secret du Président et d’au moins l’un des codes des assesseurs.

Le vote électronique se déroulera pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée. Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

La dimension des bulletins électroniques, les caractères et la police utilisés devront être identiques pour toutes les listes.

Le système de vote électronique retenu doit faire apparaître clairement à l’écran le choix de l’électeur, qui doit disposer de la possibilité de la modifier avant validation. La transmission du vote et l’émargement doivent faire l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver.

La procédure de fermeture de vote se fait automatiquement au jour et à l’heure prévue.

Le descellement des urnes se fait selon les étapes suivantes :
l’accès sécurisé au site 
le contrôle du scellement du système de vote électronique,
la fermeture des élections par la saisie du code secret du Président et d’au moins l’un des codes des assesseurs.
Contrôle du fonctionnement du système de vote électronique

Des représentants du prestataire devront assurer un contrôle effectif du fonctionnement du système de vote électronique, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place. Le prestataire choisi devra prendre les mesures nécessaires pour permettre à ses représentants de vérifier l’effectivité des dispositifs de sécurité prévus. Le prestataire devra prévoir un dispositif de secours offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques que le système principal.
Le prestataire assurera la formation de la cellule d’assistance technique. Durant le scrutin, un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition des représentants de la Direction et des membres du bureau de vote.

Par ailleurs, un service d’assistance téléphonique sera mis en œuvre dans le but de renseigner les électeurs.
Dépouillement

L’accès aux données du fichier « contenu de l’urne électronique » ne devra être possible que par l’activation conjointe de deux clés de chiffrement, générées et utilisées conformément aux dispositions de l’Arrêté du 25 avril 2007.

Le système de vote électronique devra être scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne ne seront accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
Conservation des fichiers après le scrutin

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive.

À l’expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.