Protocole Préélectoral du CSE AGEN – février 2023












PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL

DU  COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE

DE  L’ETABLISSEMENT D’AGEN






ENTRE


La Société UPSA SAS, société par actions simplifiée au capital de  852  102  814  €, dont  le
siège social est situé 3 rue Joseph Monier 92506 Rueil-Malmaison,

Représentée par Madame, agissant en qualité de Directrice des Ressources Humaines groupe d’UPSA SAS, Monsieur, en qualité de Directeur des  Ressources Humaines des  sites d’Agen,
D'une part, ET :

Les Organisations Syndicales Représentatives de  Salariés de la société UPSA SAS de
l’établissement d’Agen, représentées par les Délégués Syndicaux suivants :

Pour  CFE-CGC, 
Pour  la CFDT, 
Pour  la CGT,

Pour  CGT-FO, Jean-Paul ASTRUC, Bruno BOURTHOL, Jean-Philippe PARAGE Pour  SUD, Sébastien BARBE, Jérôme TAILLADE, Geoffroy MAGNE


Les Organisations syndicales invitées et présentes :

Pour  l’UNSA, 


D’autre part









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Table des  matières
PREAMBULE A L'ACCORD .................................................................................................................................4
ARTICLE 1 - CADRE DES ELECTIONS ...............................................................................................................4
ARTICLE 2 - DATE ET MODE DU SCRUTIN......................................................................................................4
ARTICLE 3 – CALCUL DES EFFECTIFS ET NOMBRE DE  SIEGES A POURVOIR..........................................4
ARTICLE 4 - NOMBRE DE  COLLEGES ELECTORAUX ET REPARTITION DU PERSONNEL ......................5
ARTICLE 5 - REPARTITION DES SIEGES PAR  COLLEGE ................................................................................6
ARTICLE 6 – ÉLECTORAT ....................................................................................................................................6
ARTICLE 7 – ÉLIGIBILITE ......................................................................................................................................6
ARTICLE 9 - APPEL ET DEPOT DES CANDIDATURES....................................................................................7
9.1. Appel à candidature.................................................................................................................................7
9.2. Scrutin et listes des  candidats.................................................................................................................7
9.2.1.  Premier tour du scrutin.....................................................................................................................9
9.2.2.  Deuxième tour du scrutin ................................................................................................................9
9.3. Conditions techniques des  professions de foi électroniques .........................................................10
9.4. Campagne d’information sur les élections professionnelles ..........................................................10
ARTICLE 10 - MODALITES DE  VOTE ..............................................................................................................11
10.1.  Vote électronique .................................................................................................................................11
10.1.1. Principes généraux .......................................................................................................................11
10.1.2. Modalités de vote électronique .................................................................................................11
10.1.3. Expert indépendant......................................................................................................................13
10.2.  Vote par correspondance....................................................................................................................13
10.2.1. Principes et modalités du vote par correspondance .............................................................13
10.2.2. Émargement ..................................................................................................................................14
10.2.3. Bulletins de vote............................................................................................................................14
ARTICLE 11  - MODALITES D’ORGANISATION ET  DE  DEROULEMENT DES OPERATIONS ELECTORALES
...............................................................................................................................................................................15
11.1.  Observateurs .........................................................................................................................................15
11.2.  Délégués de liste ..................................................................................................................................15
11.3.  Bureau de vote......................................................................................................................................15
11.3.1. Composition ..................................................................................................................................15
11.3.2. Rôle  des  membres du Bureau de vote......................................................................................16
11.3.3. Informations à l’attention  du Bureau de vote ..........................................................................16
11.3.4. Gestion des  clés  de déchiffrement des  membres du Bureau de vote................................17
11.4.  Formation...............................................................................................................................................17
11.5.  Dépouillement ......................................................................................................................................17
11.6.  Modalités de traitement  des  résultats ...............................................................................................19
11.7.  Établissement et signature des  procès-verbaux..............................................................................19
11.8.  Proclamation des  résultats ..................................................................................................................19
ARTICLE 12. - PRISE D'EFFET DES MANDATS..............................................................................................19
ARTICLE 13. - CONSERVATION DES LISTES D’EMARGEMENT ET DES FICHIERS SUPPORT .............20
ARTICLE 14 - DUREE DU  PROTOCOLE D’ACCORD ...................................................................................20
ARTICLE 15 – REVISION DE  L’ACCORD.........................................................................................................20
ARTICLE 16 - PUBLICATION ............................................................................................................................20
ANNEXE 1 – CALENDRIER DES OPERATIONS ELECTORALES .................................................................22
ANNEXE 2 - CAHIER DES CHARGES DU  SYSTEME DE  VOTE ...................................................................23
Préambule........................................................................................................................................................23
1.           Missions du prestataire ....................................................................................................................23
2.           Sécurité du système de vote ...........................................................................................................23
3.           Confidentialité des  données  transmises .......................................................................................23
4.           Cellule d’assistance technique .......................................................................................................24
5.           Les  fichiers..........................................................................................................................................24
6.           Contenu des  fichiers.........................................................................................................................25
7.           Listes  électorales ...............................................................................................................................26
8.           Bureaux de vote ................................................................................................................................26
9.           Tests  A BLANC - Scellement du Paramétrage..............................................................................26
9.1 Phase  de tests « à blanc » - Objectifs ...................................................................................................26


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9.2 Étapes de la réunion de scellement .....................................................................................................26
10.         Communication des  identifiants et mots de passe .....................................................................27
11.         Procédure de réassort  du mot de passe et de l’identifiant ........................................................27
12.         Le vote.................................................................................................................................................27
13.         Clôture et dépouillement ................................................................................................................28
ANNEXE  n°3 :  EXEMPLES  DE   LISTES  DE   CANDIDATS  PAR   COLLEGE  PERMETTANT DE   RESPECTER
L’OBLIGATION DE  PARITE ...............................................................................................................................29


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PREAMBULE A L'ACCORD

En application des  ordonnances du 22 septembre 2017, des  décrets d’application du 29 décembre 2017 et de la loi N°2018-217 du 29 mars 2018, les entreprises ont mis en place le nouveau Comité Social et Économique.

Les   mandats  des   Représentants  du   Personnel  de   l’établissement  d’AGEN  en   cours expirant en  mars  2023, les  parties se  sont  réunies le  17  janvier   2023 afin  d’organiser l’élection des  membres de  la  délégation au  Comité Social et  Économique de l’établissement UPSA d’Agen (ci-après le « CSE »).

Conformément à l’accord collectif d’entreprise du  3 février  2023 pour  les  élections du Comité Social et  Economique,  les  parties  ont  décidé d’utiliser  un  dispositif  de  vote électronique accessible sur site et à distance.

La mise  en œuvre du vote électronique est confiée à la Société KERCIA SOLUTIONS : 30 chemin du Vieux  Chêne, 38240 MEYLAN.

Le système de vote électronique proposé est conforme :
-     Aux   prescriptions  relatives aux  modalités du  vote  électronique prévues par  le
décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au comité social et économique,
et modifiant le Code du travail
-     A   la   délibération  n°   2019-053  du   25   avril   2019   portant  adoption   d'une
recommandation relative à la sécurité des  systèmes de  vote  par  correspondance
électronique, notamment via Internet.

Ces élections seront  organisées dans le cadre des  dispositions légales et règlementaires en vigueur, selon les modalités définies ci-après.

ARTICLE 1 - CADRE DES ELECTIONS

Le   présent  protocole   concerne   les   élections  des    membres  du   Comité   Social   et
Économique de l’établissement d’Agen de la société UPSA SAS.

Ces élections seront  organisées pour  une durée de mandat de quatre ans (Article L.2314-
33 du code du travail).



ARTICLE 2 - DATE ET MODE DU SCRUTIN

Les  dates des  scrutins sont fixées  :
-     Pour  le premier tour, le vendredi 17 mars  2023 de 07H00 à 19H00
-     Pour  le deuxième tour, le vendredi 31 mars  2023 de 07H00 à 19H001

ARTICLE 3 – CALCUL DES EFFECTIFS ET NOMBRE DE  SIEGES A POURVOIR

Conformément aux dispositions des  articles L.2311-2 et L.1111-2 du code du travail, sont pris en compte de la manière suivante :





1  Dans l’hypothèse d’un second tour ne concernant que  le seul 3e  collège, l’horaire d’ouverture du bureau
serait 9h00.


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1° Les  salariés titulaires d'un  contrat  de  travail  à durée indéterminée à temps plein et les travailleurs à domicile sont pris intégralement en compte dans l'effectif  de l'entreprise ;

2°  Les  salariés titulaires d'un  contrat  de  travail  à durée déterminée, les  salariés titulaires d'un  contrat  de travail intermittent, les salariés mis à la disposition de l'entreprise par une entreprise extérieure qui  sont  présents dans les  locaux de  l'entreprise  utilisatrice et  y travaillent depuis au moins un an, ainsi  que  les salariés temporaires, sont pris  en compte dans l'effectif  de  l'entreprise à due  proportion de  leur  temps de  présence au cours des douze mois  précédents.

Toutefois, les  salariés titulaires d'un  contrat  de  travail  à durée déterminée et les  salariés mis  à disposition par  une  entreprise extérieure, y compris les  salariés temporaires, sont exclus du décompte des effectifs  lorsqu'ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat de   travail   est  suspendu,  notamment  du   fait  d'un   congé  de   maternité,  d'un   congé d'adoption ou d'un  congé parental d'éducation ;

3° Les salariés à temps partiel, quelle que  soit la nature  de leur contrat  de travail, sont pris en compte en divisant la somme totale  des  horaires inscrits  dans leurs  contrats de  travail par la durée légale ou la durée conventionnelle du travail.

Conformément aux  dispositions de  l’article  L.1111-3 du  code du  travail  ne sont  pas  pris en compte dans l'effectif  notamment :

▪   Les  salariés sous  contrat  d'apprentissage,
▪   Les  salariés sous  contrat  de  professionnalisation, jusqu'au terme  du  CDD ou  de
l’action  de professionnalisation du CDI selon le cas,
▪   Les  remplaçants des  personnels absents ou dont  le contrat  est suspendu.

Au cours des  négociations, les parties ont convenu de  prendre comme référence la date du 31 janvier  2023 pour  la détermination des  effectifs  dans le cadre du présent accord.

L’effectif  de  l’établissement d’Agen  de  la  société UPSA SAS au  31  janvier  2023 est  de
1443,79 ETP.

En  conséquence, le  nombre de  sièges à pourvoir est  de  18 sièges titulaires et  18 sièges suppléants.

ARTICLE 4 - NOMBRE DE  COLLEGES ELECTORAUX ET REPARTITION DU  PERSONNEL

L’effectif  en Équivalent Temps Pleins (ETP)  est réparti  conformément aux dispositions légales en
3 collèges de la manière suivante :




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ARTICLE 5 - REPARTITION DES SIEGES PAR  COLLEGE

Conformément à  l'article R.2314-1 du  code du  travail  et  compte tenu  de  l'effectif  précisé à l'article 3  du  présent accord,  le  nombre de  sièges entre  les  différents collèges  est  réparti proportionnellement au nombre de salariés composant chaque collège et au plus  fort reste.




ARTICLE 6 – ÉLECTORAT

Conformément aux dispositions de  I' article  L.2314-18 du Code du travail,  sont électeurs les  salariés des  deux sexes, âgés de  seize  ans  révolus, travaillant depuis  trois  mois  au moins  dans  l'entreprise  et  n'ayant  fait  l'objet  d'aucune  interdiction, déchéance  ou incapacité relatives à leurs  droits  civiques.

Conformément aux dispositions des articles L.2314-23 et L.1111-2 du code du travail, sont également électeurs les salariés mis à disposition par  une  entreprise extérieure, qui  sont présents dans les locaux de l’entreprise utilisatrice et y travaillent depuis au moins un an à condition de  justifier  d’une durée de  présence de  12 mois  continus et d'avoir exprimé le choix de voter dans l’entreprise qui les accueille avant le 31 janvier  2023.

ARTICLE 7 – ÉLIGIBILITE

Conformément aux  dispositions de  l’article  L.2314-19 du  Code du  travail,  sont  éligibles, les électeurs âgés de  dix-huit ans révolus, et travaillant dans l'entreprise depuis un an au moins, à  l'exception des   conjoint, partenaire d'un   pacte civil  de  solidarité, concubin, ascendants, descendants, frères,  sœurs et alliés  au même degré de l'employeur.

Les  salariés travaillant à temps partiel simultanément dans plusieurs entreprises ne  sont éligibles que  dans l'une  de ces  entreprises. Ils choisissent celle  dans laquelle ils font acte de candidature.

Conformément aux dispositions de  l’article  L.2314-23 du Code du travail  les salariés mis
à disposition ne sont pas  éligibles dans l’entreprise utilisatrice.
Un salarié d'un  collège n’est éligible que  dans le collège auquel il appartient. ARTICLE 8 - AFFICHAGE DES LISTES ELECTORALES

Les  listes  électorales, établies par  la Direction, seront  affichées sur  tous  les  sites  au plus tard le vendredi 17 février  2023.

A   des   fins   de   vérification  et   conformément  au   droit   commun  électoral,  les   listes compteront  l’indication  pour    chaque  salarié  :   Nom,  prénom,  date   d'entrée  dans l'entreprise, tranche d’âge (≥ 16 ans, ≥ 18 ans)


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Les    listes    électorales   seront    également   communiquées   auprès  des    organisations syndicales le vendredi 17 février  2023.

Les  contestations qui  pourraient naître  à la suite  de  l’établissement de  ces  listes  devront être adressées à la Direction des  Ressources Humaines dans les trois jours  ouvrés suivant l’affichage.

Au-delà de  cette  date,  les listes  électorales ne peuvent normalement plus  être modifiées et elles  restent  valables pour  les deux tours du scrutin.

Afin  de  respecter au  mieux le  droit  de  vote  de  chaque électeur, la Direction s’engage toutefois à actualiser les listes électorales jusqu’au 4ème jour précédant la date  du premier tour.

ARTICLE 9 - APPEL ET DEPOT DES CANDIDATURES

9.1. Appel à candidature

Le   vendredi  10  février   2023,  le  personnel  sera   informé  par   messagerie  et  par   voie d’affichage du  déroulement des  élections. Cette même information constitue, en  outre, un appel aux candidatures.

Les  organisations syndicales visées à L.2314-29 al.2 du  code du  travail  ont été invitées à communiquer la liste de leurs  candidats pour  le premier tour.

9.2. Scrutin et listes des candidats

Le  scrutin  étant  un scrutin  de  liste,  les  candidats auront  à se  présenter en  liste  pour  les deux tours de scrutin.

Chaque liste  ne  peut   comporter plus   de  noms que   de  sièges à  pourvoir.  Les   listes incomplètes sont  admises à condition de  ne  pas  avoir  pour  effet de  porter atteinte  à la parité.

Conformément à la jurisprudence, il est rappelé que  les listes  à candidature individuelle ne permettent pas  d’assurer la parité  dès  lors qu’il y a plusieurs sièges à pourvoir dans un collège mixte.

Un  même candidat peut  se  présenter à  la  fois  comme titulaire   et  comme suppléant. Toutefois,   s’il   est    élu    à   la   fois    comme   titulaire    et   comme   suppléant,   il   sera automatiquement désigné comme titulaire.

Les  listes  des  candidatures sont  établies distinctement collège  par  collège,  titulaires et suppléants étant distingués. Elles devront enregistrer le nom  et prénom des  candidats, le collège d'appartenance et le syndicat d'appartenance, le cas échéant.


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En  cas  d’une liste  commune établie par  des  organisations syndicales, la répartition entre elles   des   suffrages exprimés doit  être  indiquée lors  du  dépôt de  leur  liste.  A  défaut d’indication,  la  répartition  des   suffrages  se   fait  à  part   égale  entre   les   organisations syndicales concernées pour  le calcul de la représentativité.

Les  listes  communes doivent également préciser l'organisation syndicale représentée par chacun des  candidats, sans  que  cela  signifie qu'ils en sont  adhérents. Cette précision est indispensable pour  déterminer l'ordre des  suppléances en cas d'absence d'un  titulaire.

Les  parties rappellent, qu’en application de  la  loi,  les  listes  de  candidats pour  chaque collège électoral doivent refléter  la part  de  femmes et d’hommes de  chaque collège de l’établissement d’Agen.

Les   listes   sont   composées  alternativement d'un   candidat  de   chaque  genre  jusqu'à épuisement des  candidats d'un  des  genres.

Lorsque l'application de  cette  règle n'aboutit pas  à  un  nombre entier  de  candidats à désigner pour  chacun des  deux genres, il est procédé à l'arrondi arithmétique suivant  :

1° Arrondi à l'entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5,
2° Arrondi à l'entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.

En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits  sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.

Lorsque l'application de ces  règles conduit à exclure totalement la représentation de l'un ou  l'autre  sexe,  les  listes  de  candidats pourront comporter un  candidat du  sexe  qui,  à défaut ne serait pas représenté. Ce  candidat ne peut être en première position sur la liste.

Le   présent  article   s'applique  à  la  liste   des   membres  titulaires du   comité  social  et économique et à la liste de ses membres suppléants.

La proportion homme/femme au sein des  collèges électoraux est la suivante :


D'un commun accord, les  parties conviennent  de  la  répartition des   candidatures par genre et par scrutin  de la façon  suivante :




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En annexe 3 du présent accord, sont visés  des  exemples de listes  de candidats par collège
permettant de respecter l’obligation de parité.



9.2.1. Premier tour  du scrutin

Au  premier tour,  ne  peuvent présenter des  candidats que  les  organisations syndicales visées aux articles L.2314-5 du Code du travail, à savoir  :

- 	les   organisations  syndicales  qui   satisfont  aux   critères  de   respect  des   valeurs républicaines et d’indépendance, légalement constituées depuis au moins deux ans et dont  le champ professionnel et géographique couvre UPSA ou  l’établissement concerné,
-          celles reconnues représentatives,
-          celles ayant constitué une section syndicale au sein d’UPSA,
- 	les syndicats affiliés  à une  organisation syndicale représentative au niveau national et interprofessionnel.

Pour  le  premier tour,  ces  organisations  syndicales  communiqueront leur  liste  et  leur profession de foi, par courrier électronique (sous  format PDF), au plus  tard le vendredi 24 février  2023 à 17 heures, à M. Gilles ALLIAUME, Directeur des  Ressources Humaines.

Les listes de candidatures et les professions de foi seront  affichées sur l’ensemble des sites d’Agen le lundi  27 février  2023, jusqu’au 1er  jour  du  1er  tour du  scrutin.  Elles seront  de format  A3 recto/verso. Les  pages seront  numérotées.

Les  tracts  syndicaux devront avoir  été  postés au plus  tard  le vendredi 10  mars  2023 ou distribués aux salariés, au plus  tard la veille  du 1er tour des  élections.



9.2.2. Deuxième tour  du  scrutin


Le second tour n’a lieu que  dans les situations suivantes appréciées collège par collège :
-     Les  syndicats n’ont présenté aucun candidat ;
-     Le   quorum  n’a  pas   été   atteint   (plus   de   50%  des   électeurs  n’ont   pas   voté
valablement) ;
-     Les  sièges n’ont pas  tous été pourvus.

Au  second tour,  les  candidatures sont  libres. Toute personne remplissant les  conditions
d’éligibilité peut  se présenter en tant que  candidat.

Sont  donc admises, les listes  présentées par :

Toutes les  organisations syndicales, y compris celles constituées depuis moins de  deux ans,
-          Les  organisations non syndicales,
-          Les  candidats libres.

Les  listes  déposées par  les  Organisations Syndicales pour  le premier tour  des  élections seront  considérées comme maintenues et tout  changement, modification ou  dépôt de nouvelles listes devra être porté  à la connaissance de la Direction dans les mêmes formes et délais qu'au premier tour.


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Pour le second tour, les listes et les professions de foi devront être adressées par courrier électronique (sous  format  PDF) au plus  tard le lundi  20 mars  2023 à 17 heures à M. Gilles ALLIAUME, Directeur des  Ressources Humaines.

Les  listes  de candidatures et les professions de foi seront  affichées le mardi 21 mars 2023 sur tous les sites concernés.

Les  tracts  syndicaux  devront avoir  été  postés au  plus   tard  le  jeudi 23  mars  2023 ou distribués aux salariés, au plus  tard la veille  du 2nd  tour des  élections.

Il est rappelé que  l'usage de  la messagerie électronique professionnelle et/ou le mailing par téléphone ne sont pas  autorisés pour  la propagande électorale.

9.3. Conditions techniques des professions de  foi électroniques

Pour  le 1er  tour et s’il y a lieu pour  le 2nd tour, les listes  de candidatures respectives et leur profession de foi seront  également mises en ligne sur l’Intranet  de la Société et sur le site internet  de vote.

Les  professions de  foi devront être communiquées à M. Gilles ALLIAUME, Directeur des Ressources Humaines sous  la forme  d'un  fichier  PDF (la taille de ce fichier  n’est pas limitée toutefois, le  Prestataire recommande  une  taille  maximale de  2  Mo  pour  minimiser les éventuelles difficultés d’ouverture pour  les  personnes qui  votent  sur smartphone), avant la date  limite  définie dans le  calendrier électoral. Elles devront faire  l'objet d'un  fichier distinct de celui  des  listes  de candidats.

Les  fichiers seront  publiés en l'état,  la mise  en page et le sens  d'affichage relevant de  la responsabilité des  candidats.

La publication des  professions de foi sur le site de vote remplacera tout envoi par courrier aux électeurs.

Simultanément aux professions de  foi, les représentants des  listes  de candidats auront  la possibilité de  communiquer à M. Gilles ALLIAUME, Directeur des  Ressources Humaines, des  photographies des  candidats et/ou des  vidéos de présentation des  listes, destinées à être publiées sur le site de vote. Les photographies devront être remises sous  la forme  de fichiers de formats  80 * 80 pixels, format  PNG ou JPG.

Les  vidéos pourront être  publier sur une  plateforme de  type  Vimeo ou Youtube. Le  lien sera intégré sur la page de vote.



 9. 4.  Camp ag ne  d’ inf ormation  su r  les  élections  p rof essionn elles 

La  Direction diffusera des  messages d’information tout au long de  la période électorale
pour  rappeler les dates des  scrutins et le rôle du CSE dans la vie de l’entreprise.

Les  plannings mis  en  place pour  les  équipes postées pour  faciliter  leur  participation au vote seront  également communiqués.

Ces messages seront   notamment diffusés sur  les  panneaux d’affichages  et  les  écrans
répartis sur les sites.


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Dans ce  cadre, l’existence des  SharePoint des  Organisations syndicales accessibles sur l’Intranet  sera rappelée afin de permettre à tous les salariés de prendre connaissance des programmes des  candidats.



ARTICLE 10 - MODALITES DE  VOTE

10.1. Vote électronique

10.1.1. Principes généraux

Après  présentation aux  organisations  syndicales  de  plusieurs prestataires dédiés,  les parties ont décidé de confier la conception et la mise  en œuvre du vote électronique à la société KERCIA,  désignée  « le  prestataire »,  conformément  aux   cahiers  des   charges annexé au présent accord.

Une  fois connecté sur l'application, l'électeur se verra  présenter la liste des  scrutins pour lesquels il est appelé à voter (Comité Social et Economique  titulaires et suppléants).

L'électeur peut  basculer d'une  présentation d’une  liste  de  candidats à  l'autre   par  un simple clic sur le bouton prévu à cet effet. Le choix d'une des  listes  lui présente ensuite le bulletin de vote avec  tous les candidats de la liste.



10.1.2. Modalités de  vote électronique

Les  électeurs auront  la possibilité de  voter  à tout moment pendant la plage d’ouverture des  scrutins de  façon  confidentielle et anonyme, de  n'importe quel  terminal internet  (de leur lieu de travail,  de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix, via un ordinateur, mobile ou  tablette) en  se  connectant sur  le  site  internet  sécurisé propre aux  élections professionnelles  d’AGEN  dont   l’adresse sera  communiquée en  même temps que   les codes d’accès.

Par ailleurs, il sera  mis  à disposition sur les  sites  de  Guyenne (Salle Train1) et Gascogne
(Salle du Trèfle)  5 ordinateurs en libre-service (Points  de vote).

Un bureau sera également ouvert  sur le site de La Plaine. Il sera accessible aux salariés de la distribution, Gaussens inclut.  2 ordinateurs (Points  de vote) seront  mis à disposition sur ce site.

L’ordinateur en libre-service sera protégé par un isoloir ou l'équivalent et permettra à tout électeur de voter sur internet  pendant les plages horaires autorisées.

•   L'ouverture du premier tour du scrutin  aura lieu le 17mars 2023 à 07h00.
•   La clôture du premier tour du scrutin  aura lieu le 1 7 mars  2023 à 19h00.

Concernant le  site  de  distribution de  la Plaine, l'ouverture du  premier tour du  scrutin aura  lieu  le 17  mars  2023 à 10h00. La  clôture du  premier tour du  scrutin  aura  lieu  le 17 mars 2023 à 15h00. Les salariés de l’équipe de nuit de ce site auront  la possibilité de voter sur le site de Gascogne.

•   L'ouverture du second tour du scrutin  aura lieu le 31 mars  2023 à 07h00.
•   La clôture du second tour du scrutin  aura lieu le 31 mars  2023 à 19h00.


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Pour  le second tour, concernant le site de  la Plaine, l'ouverture du scrutin  aura  lieu  le 31 mars 2023 à 10h00. La clôture du second tour du scrutin aura lieu le 31 mars 2023 à 15h00. Les  salariés de  l’équipe de  nuit  de  ce  site  auront  la  possibilité de  voter  sur  le  site  de Gascogne.

Pour   rappel,  aucun  moyen  n'est   prévu  pour   modifier  les   plages  horaires de   votes déterminées par ce protocole.

Les  électeurs sont  donc informés qu'en cas  d'arrivée tardive ou  d'arrivées nombreuses peu  avant  la fermeture du  site internet, il peut  arriver  qu'ils ne puissent pas  voter  sur un poste en libre-service.

Toutefois, le vote demeurera possible pendant un laps  de temps de 5 minutes au-delà de l'heure de  clôture du  scrutin,  pour  un  électeur qui  se  serait  connecté avant  l'heure de clôture sur le site de vote dans la zone  réservée à l'expression du vote, sans  avoir  encore validé  son   vote.   Cette  possibilité  s'applique  uniquement pour   le  scrutin   sur  lequel l'électeur est connecté.

Après identification, le  serveur affiche  les  élections auxquelles l'électeur est  autorisé à participer.

L'électeur choisit une  élection, titulaire  ou  suppléant, pour  le  collège qui  le  concerne. L'électeur peut  alors  :
-          Choisir une liste complète
-          Raturer  des  candidats
-          Voter  blanc
-          Avant  toute validation, le choix de l'électeur lui est rappelé. Il peut le modifier avant
de le confirmer.
-          À tout moment, l'électeur peut  interrompre le processus et le reprendre. Un accusé de réception lui confirme l'enregistrement définitif  de son vote.
Il est  convenu que  les  listes  de  candidatures, présentées aux  salariés, énumèreront les candidatures de chaque Organisation Syndicale selon un ordre à établir entre  les parties.

Les Organisations Syndicales seront  présentées, après tirage au sort, dans l’ordre suivant,:

1         SUD
2         CFTC
3         FO
4.        CGT
5         CFE-CGC
6         CFDT
7.        UNSA

Cet ordre pourra être modifié en cas d’absence de présentation de liste à l’élection.

Dans le  cas  où  un/des nouveau(x) syndicat(s) viendrai(en)t à  présenter des  candidats, celui/ceux-ci se verrai(en)t attribuer, par  ordre chronologique de  réception des  listes  de candidats, un numéro de liste supérieur à 7.


Protocole Préélectoral du CSE AGEN – février 2023



10.1.3. Expert indépendant

En plus  du respect de  l’article  R.2314-9 du code du travail,  un expert indépendant choisi et désigné par les Organisations Syndicales devra être présenté à la Direction avant le 14 février  2023.

Cet  expert aura pour  mission :
-     De  tester le logiciel avant l’ouverture des  votes  du premier et du deuxième tour
-     D’analyser le transfert des  données pendant le vote électronique

Si la proposition de  l’expert indépendant n’a pas  eu lieu  avant  le 14  février,  la direction
choisira l’expert indépendant.

10.2. Vote par  correspondance

10.2.1. Principes et modalités du  vote par  correspondance

Le vote par correspondance sous  la forme  papier est exceptionnel, pour  le cas où le vote par internet  s'avère impossible.

Les   électeurs  absents  pour   maladie,  maternité, congé,  accident,  déplacement  sans possibilité d'accès à internet  ou  dont  les  horaires de  travail  sont  incompatibles avec  les horaires d'ouverture du  vote  par  internet, sont  autorisés à  demander à  bénéficier du matériel de vote par correspondance.

Chacun de ces  électeurs reçoit  en retour  à son domicile le matériel composé de :
-     Un courrier explicatif,
-	Un  bulletin de  vote  de  chacune des   listes   "Titulaires"  et  "Suppléants" de  son collège,
-     Deux enveloppes destinées à recevoir l'expression de ses votes,
-     Une enveloppe d'émargement/expédition, capable de contenir les enveloppes de
vote correspondantes, et comportant l'indication du bureau de vote et de l'identité
de  l'électeur. Chaque enveloppe est  prétimbrée et doit  être  cachetée et signée par l'électeur sous  peine de nullité,
-	Les   professions  de   foi  "papier"  ou  un  tirage  couleur  des   professions  de   foi électroniques.

La date  limite  fixée  pour  demander le matériel de vote par correspondance est fixée
-          pour  le premier tour  :             au 24 février  2023 à  14h00
-          pour  le second tour   :             au lundi  20 mars  à      14h00

Les salariés souhaitant voter par correspondance devront se déclarer aux dates indiquées ci-dessus auprès de Madame Emmanuelle Gourgues par courriel à l’adresse suivante : 

L'envoi du matériel de vote par correspondance est réalisé par le prestataire :
-          pour  le premier tour  :             le lundi  27 février  2023
-          pour  le second tour   :             le mardi 21 mars  2023

L'adresse retenue pour  la réception du  vote  par  correspondance est  une  boîte postale
dont  l’adresse sera communiquée lors de l’envoi  du kit de vote.


Protocole Préélectoral du CSE AGEN – février 2023



La date  limite de réception des  enveloppes de vote par correspondance est fixée  :

Il est ici précisé que les parties s'entendent pour décider formellement que les éventuelles enveloppes de  vote  reçues après ces  dates ne sauraient être ni comptabilisées ni prises en  compte sous  aucune forme,  quelles que  soient   les  potentielles influences qu'elles auraient pu avoir  sur les résultats.



10.2.2. Émargement

Le  retrait des  votes  par correspondance à la Poste  se fera par  une  délégation composée d’un  membre de  la  Direction et  d’au  minimum un  délégué de  liste.  Ce  retrait  pourra s’effectuer dans le courant de la journée après 12 heures. Les enveloppes reçues après ce retrait ne seront  pas  prises en compte.

Les  enveloppes  retirées seront  conservées et remises au  Bureau de  vote  visé  à l’article
11.3.

Après fermeture du site de vote électronique, le Président fait procéder à l'ouverture des enveloppes d'expédition reçues.

L'émargement électronique est réalisé en une fois pour les différentes enveloppes de vote adressées par l'électeur.

Les  enveloppes de vote sont ainsi  accumulées en attente  du dépouillement.

10.2.3. Bulletins de  vote

Ils sont d'une même couleur pour  un même scrutin,  mais de couleurs différentes pour  des scrutins différents.

Les  dimensions des  bulletins, les tailles  et polices de  caractères, les mises en page, sont identiques pour  toutes  les listes  dans un même collège.

Chaque bulletin porte  très lisiblement :
-     Le sigle ou le logo de l'organisation syndicale qui présente la liste,
-     La mention "liste sans  étiquette" le cas échéant au second tour,
-     La date  et le tour,
-     La mention "Élections CSE",
-     Le collège,
-     La mention "Titulaires" ou "Suppléants",
-     Les  nom  et prénom des  candidats.

Chaque enveloppe porte  très lisiblement :
-     La mention "Élections CSE",
-     Le collège,
-     La mention "Titulaires" ou "Suppléants".


Protocole Préélectoral du CSE AGEN – février 2023



ARTICLE 11 - MODALITES D’ORGANISATION ET DE  DEROULEMENT DES OPERATIONS
ELECTORALES

11.1. Observateurs

Afin de favoriser le contrôle et la transparence du processus électoral, certaines personnes pourront exercer le rôle d’« Observateur » au cours de l'élection.

Les observateurs auront  accès via le site de vote aux informations suivantes, pour  l'ensemble des  scrutins :
-     Les  listes électorales
-	Les   listes   de   candidats et  les  éventuels  documents  attachés (professions  de   foi, photographies et vidéos)
-     La composition du Bureau de vote
-     L'évolution du taux de participation au cours de la période de vote

Les  parties conviennent que  les personnes suivantes auront  le statut d'observateur au cours de l’élection :
-     Les  représentants de l'employeur
-     Les  délégués des  listes de candidats (article  11.2)

Les observateurs disposeront d'un  identifiant personnel leur permettant d'accéder au site de  vote  et de  consulter les  informations qui  leur  sont  destinées. S'ils  sont  électeurs, cet identifiant sera différent celui  qui leur est attribué en tant qu'électeur.

11.2. Délégués de  liste

Chaque organisation syndicale ayant présenté une  liste de candidats pourra désigner un délégué de  liste  référent, ainsi  que  son  remplaçant pour  les  deux tours  s’il y a lieu  ainsi qu’un   délégué  de   liste   supplémentaire  avec   son   remplaçant  qui   auront   le   statut d’observateur. Chaque organisation syndicale devra présenter la liste  des  délégués de liste ainsi  que  les dates de présence de chacun dans le bureau de vote à la Direction des Ressources Humaines le mercredi 1er  mars  2023 à 17 heures au plus  tard.

Le délégué de liste référent ou le délégué de liste supplémentaire pourront être présents à tour de rôle durant la période de vote.

Le  délégué de  liste référent participera à la session de  formation du bureau de  vote  et à
la phase de validation de l’application.

Le  délégué de  liste ainsi  que  les délégués de  liste supplémentaires pourront exercer un
rôle d’observation du bon  déroulement du scrutin.

Il est en outre  convenu que  le Délégué de liste disposera d'un  code secret lui permettant de consulter la participation par collège en temps réel tout au long du scrutin.

11.3. Bureau de  vote

11.3.1. Composition

Un  unique Bureau de  vote/  dépouillement, situé  en  salle  du  Trèfle   à  Gascogne, sera constitué pour  l'ensemble des  élections des  membres de  la délégation du personnel au CSE. Il est établi  pour  les deux tours.


Protocole Préélectoral du CSE AGEN – février 2023




Ce  bureau de  vote  est composé d'un  président et de  deux assesseurs désignés, au plus tard,  une  semaine avant  le jour  du  premier tour de  scrutin.  Les  membres du  bureau de vote  sont  par  ordre de  préférence le(s)  (deux) plus   âgé(s) et  le  plus  jeune parmi les électeurs de  l’établissement, acceptant d’être  membre du bureau de vote,  la présidence revenant au plus  âgé.

En   cas   de   désistement  ou   d’impossibilité,   il   sera   fait   appel  à   l’électeur  suivant immédiatement en âge. La Direction des  ressources humaines se chargera de  contacter les  électeurs susceptibles de  constituer le bureau de  vote  et de  vérifier  qu’ils  acceptent les   fonctions  de   président  ou   d’assesseur  qui   leur   sont   ouvertes  et   qu’ils   seront disponibles pour  assurer ces  fonctions.

En  cas  de  nécessité, le bureau ainsi  constitué peut  accepter des  remplaçants suivant  les modalités décrites ci-avant, sous  réserve de  la tenue  d’une feuille  de  présence émargée par chacun.

Les  membres du bureau de vote ne devront pas  être candidats.

Les membres du bureau de vote bénéficient, en application de l’article L.3121-19 du code
du travail d’une autorisation pour  dépasser la durée maximale quotidienne de travail.

11.3.2. Rôle des membres du  Bureau de  vote

Les   membres  du   Bureau  de   vote   contrôleront  le  bon   déroulement  des   opérations électorales et proclameront les résultats.

Afin  de  veiller  au  bon  déroulement des  opérations de  vote  électronique, le  Bureau de vote :
-	Participera à une  session de  formation et de  validation de  l'outil  de  vote,  durant laquelle trois  codes secrets seront  générés correspondant à trois  clés  de déchiffrement dématérialisées dont  le bureau sera seul détenteur et dont  deux au moins seront  nécessaires pour  procéder aux  opérations de  dépouillement des urnes.
-     Contrôlera l'état des  urnes  avant l'ouverture du scrutin
-     Contrôlera le scellement de l'application
-     Contrôlera l'ouverture et la fermeture du scrutin
-     Pourra consulter les listes  d'émargement à des  fins de contrôle uniquement
-	Sera  alerté  par la Cellule d'assistance technique de  tout incident et prendra toute décision utile

11.3.3. Informations à l’attention du  Bureau de  vote

Les  membres du Bureau de vote pourront consulter sur le site de vote :
-     Les  listes électorales
-     Les  listes  de  candidats et  les  documents  éventuels attachés (professions de  foi,
photographies et vidéos)
-     La composition du Bureau de vote
-     Les  compteurs des  votes  et l'évolution du taux de participation
-     Les  listes d'émargement
-     Le journal des  événements
-     Le code de scellement du Système de vote


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11.3.4. Gestion des clés de  déchiffrement des membres du  Bureau de  vote

Conformément aux obligations relatives au vote électronique, chaque membre du Bureau de vote sera titulaire  d'une clé de déchiffrement.

Après leur désignation, les membres du Bureau de Vote recevront par courriel leur codes encadrants personnels et confidentiels. A  réception de  ces  codes, ils  devront générer leurs  propres clés  de dépouillement.

Ces codes encadrants ainsi  que  les clés  serviront au scellement et dépouillement.

En cas  de  perte  de  clés  par  plus  d'un  titulaire,  leur récupération devra faire l'objet d'une procédure ad-hoc exceptionnelle, mise  en œuvre avec  le concours du Prestataire.

11.4. Formation

Afin   de   répondre  à  ses   obligations  techniques  et  légales,  le  prestataire  formera  les membres de  la délégation du  personnel et les  membres du  bureau avant  l'ouverture du site internet  (Article R. 2314-12 du Code du travail).

Cette intervention consiste à :

-     Valider les données de paramétrage ;
-	Générer les  clés  de  dépouillement (au nombre de  3) destinées aux  membres du bureau de vote ;
-	Procéder  à  un   test   à  blanc  :  tester   la  plateforme  de   vote   et  le   logiciel  de dépouillement avant l'ouverture du vote ;
-     Sceller le  système, réinitialiser les  urnes  électroniques, et constater qu'elles sont
vides.

Les  organisations syndicales signataires du  présent protocole ainsi  que  les  représentants des  listes  de candidats sont invités  par la Direction à assister à ces  opérations de contrôles et de scellement.

11.5. Dépouillement

Après clôture du bureau de vote, le Président autorise les opérations de dépouillement. Le dépouillement débute par l’élection des  membres titulaires puis  celle des  suppléants. Les  opérations de dépouillement sont ouvertes à tous les électeurs qui le souhaitent.
Vote par  correspondance

Est comptabilisé comme vote blanc :
-     Une  enveloppe de vote vide,
-     Un bulletin de vote blanc, sans  aucune mention,
-     Un bulletin de vote sur lequel tous les noms de candidats sont raturés.

Est comptabilisé comme vote nul :
-     Une  enveloppe de vote annotée, portant une marque ou une inscription,
-     Un bulletin de vote modifié, annoté, portant une marque ou une inscription,


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-	Plusieurs bulletins de vote différents (s'ils sont identiques, un seul est conservé et le vote est valable),
-     Un bulletin de vote modifiant l'ordre des  candidats,
-     Un bulletin de vote sans  enveloppe,
-     Un bulletin de vote ne correspondant pas  au scrutin,
-     Une  enveloppe d'émargement vide,  non  signée ou  non  cachetée (vote  nul  pour
chaque  scrutin   pour   lequel  l'électeur  pouvait  s'exprimer,  exception  faite   des
scrutins pour  lesquels il s'est éventuellement exprimé par internet).


Un ou  plusieurs candidats peuvent être  raturés  sur un bulletin de  vote  sans  que  celui-ci soit invalidé.

Le résultat du dépouillement est saisi par le Président du bureau de vote ou à sa demande par le prestataire, grâce au logiciel prévu à cet effet :
-     Nombre de votes  valablement exprimés,
-     Nombre de votes  blancs,
-     Nombre de votes  nuls,
-     Nombre de voix pour  chaque liste, et pour  chaque candidat.



Vote électronique

Le processus de dépouillement est le suivant  :
-     Clôture du site internet  de vote,
-     Déchiffrement des  suffrages à l'aide des  clés  des  membres du bureau de vote,
-     Calcul automatique des  résultats et attribution des  sièges,
-     Téléchargement des  listes  d'émargement, des  procès-verbaux, des  synthèses du
tour, des  éléments d'établissement de la représentativité,
-     Impression, validation et signature des  procès-verbaux par le Bureau de vote
-     Proclamation des  résultats.

Sont  également communiqués :
-     Les  résultats bruts  des  élections (nombre de  suffrage recueillis par  chaque liste
pour  chaque élection, ainsi  que  le nombre de ratures  pour  chaque candidat)
-     L'état  de la représentativité syndicale

Pour  assurer un bon  déroulement du dépouillement du  vote  électronique, le prestataire mettra  à la disposition du  bureau de  vote  un document faisant  état du détail  des  calculs des  résultats et des  élus par liste, ainsi  que  les procès-verbaux des  élections.

Le début du dépouillement des  élections des  membres de la délégation du personnel au
CSE aura lieu pour  le 1er tour le 17 mars  2023 à partir de 19h00.

Pour  le 2nd  tour il se tiendra le 31 mars  2023 à partir de 19h00.

Le système de vote sera scellé jusqu'à la clôture du scrutin  afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats à l'issue du dépouillement.

Les   opérations  de   dépouillement  sont   publiques  et  réalisées  sous   le  contrôle  des membres du bureau de vote.


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11.6. Modalités de  traitement des résultats

Selon l’article  L.2324-22, al. 1 et 2, du  Code du  travail,  la désignation des  membres du CSE se fait au scrutin  de  liste  à deux tours  avec  représentation proportionnelle à la plus forte moyenne.

En  cas  d'égalité stricte  des  voix  entre  plusieurs listes  lors  de  l'attribution des  sièges, les critères de départage seront  appliqués dans cet ordre :

-     Critère d'âge, le plus  âgé des  candidats
-     Critère d’ancienneté
-     Tirage au sort électronique en dernier recours dans tous les cas.

Lorsque le nom  d’un  candidat aura été raturé,  les ratures  ne seront  pas  prises en compte si leur nombre est inférieur à 10% des  suffrages exprimés en faveur  de la liste sur laquelle figure ce  candidat. Dans ce  cas,  les  candidats seront   proclamés élus  dans l’ordre de présentation.

En  cas  d’égalité  des  voix  sur  une  même liste,  le  candidat sera  choisi selon l’ordre de
présentation sur cette liste.

11.7. Établissement et signature des procès-verbaux

Afin de garantir leur totale conformité aux résultats proclamés, il est convenu que  tous les procès-verbaux sont  générés et imprimés par  les  logiciels du  prestataire, à la demande du Président du Bureau de vote.

Ces procès-verbaux imprimés sur les formulaires CERFA sont ensuite contrôlés, paraphés et signés par tous les membres du Bureau de vote.

Une copie est remise par la Direction à toutes  les organisations syndicales ayant présenté au  moins une  candidature ainsi  qu’à  celles ayant  participé à la négociation du  présent protocole.

Les  procès-verbaux signés par  le bureau de  vote  seront  affichés par  la Direction sur les panneaux réservés aux communications de la Direction.

Ces résultats seront  transmis à l’Inspection du  Travail en  deux exemplaires dans les  15 jours  qui suivent la proclamation des  résultats.

11.8. Proclamation des résultats

Les  résultats sont  proclamés oralement par  le  Président après la signature des  procès- verbaux.

ARTICLE 12. - PRISE D'EFFET DES MANDATS

Les mandats prennent effet le jour de la proclamation des résultats du premier tour si tous les scrutins sont clos,  du second tour dans le cas contraire.

La représentativité des  Organisations Syndicales et l'audience personnelle des  candidats sont mesurées et produisent leurs  effets dès  la proclamation des  résultats du premier tour.


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ARTICLE 13. - CONSERVATION DES LISTES D’EMARGEMENT ET DES FICHIERS SUPPORT

A l'issue du  dépouillement, les listes  d'émargement seront  imprimées et signées par  les membres du Bureau de vote.

Les  listes  d'émargement signées seront  placées dans une  enveloppe qui  sera  scellée et conservée par la Direction.

L'enveloppe sera détruite à l'issue de la période de recours.

Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des  élections professionnelles, le  Prestataire conservera sous  scellés, jusqu'à l'expiration du  délai de recours   et,   lorsqu'une   action    contentieuse   a   été    engagée,   jusqu'à  la   décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des  programmes exécutables, les  matériels de  vote,  les  fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.

La procédure de décompte des  votes  pourra, si nécessaire, être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action  contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le  Prestataire après en avoir  informé  la  Direction des   Ressources  Humaines, procèdera  à  la  destruction  des fichiers supports.



ARTICLE 14 - DUREE DU  PROTOCOLE D’ACCORD

Ce   protocole  vaut   pour   les   élections  en   cours  et  pour   la   durée  du   mandat  des représentants qui y sont élus.
Il est valable aussi  pour  toute élection à venir  au cours du mandat (élections partielles). ARTICLE 15 – REVISION DE  L’ACCORD

Cet   accord  pourra, le  cas  échéant,  être  révisé   en  tout  ou  partie   conformément  aux dispositions des  articles L.2261-7-1 et L.2261-8 du Code du Travail.



ARTICLE 16 - PUBLICATION

Une  fois  signé, le texte  du  présent accord sera  porté  à la connaissance des  salariés par
affichage et sur l’intranet  RH.

Un exemplaire original sera remis  aux organisations syndicales signataires.

Le présent accord sera notifié  à l'ensemble des  organisations syndicales ayant participé à sa négociation.

Le  présent accord  sera  déposé  auprès de  la  DREETS  compétente et  du  Conseil des Prud'hommes  conformément aux  dispositions légales  prévues à  l'article D.2231-2  du Code du travail.


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Fait à Agen, en 10 exemplaires originaux
Le 9 février  2023


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ANNEXE 1 – CALENDRIER DES OPERATIONS ELECTORALES





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ANNEXE 2 - CAHIER DES CHARGES DU  SYSTEME DE  VOTE


Préambule


Dans le cadre de l’organisation des  élections professionnelles portant sur le renouvellement des mandats des  membres des  Comités Sociales et Economiques, la Direction de la société UPSA et les Organisations Syndicales ont souhaité recourir au vote dématérialisé par internet.

La  société KERCIA  Solutions, éditrice du  logiciel  AlphaVote, ci-après «  LE   PRESTATAIRE  », représentée par  Monsieur Fabrice FERNANDEZ,  a  été  choisie  comme  prestataire et  aura  en charge la mise  en œuvre du vote dématérialisé conformément au présent cahier des  charges.

1.   Missions du prestataire


Le prestataire aura en charge :

•   La mise  en œuvre du système de vote dématérialisé par internet,

•	La mise  en œuvre du  système de  dépouillement des  bulletins de  vote  dématérialisé par internet  et l’élaboration des  états des  résultats permettant l’affectation des  sièges.

Le  système développé et qui  sera  mis  en œuvre par  le prestataire est conforme en tous  points aux  prescriptions légales et  réglementaires  relatives aux  conditions et  aux  modalités de  vote dématérialisé par internet  pour  l'élection des  membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.

Articles R.2314-5 et suivants du Code du travail

Le  système développé et qui  sera  mis en œuvre par  le prestataire est régulièrement audité par plusieurs cabinets d’expertises  indépendants, chargés  de  valider sa  conformité  vis-à-vis des obligations réglementaires.

Le prestataire pourra transmettre, sur demande du UPSA, le rapport d’expertise le plus  récent.

2.   Sécurité du système de vote


Avant  l’ouverture du  vote,  les  données de  paramétrage du  scrutin  sont  scellées manuellement, un condensat de référence est généré sur ces données pour  en assurer l’intégrité à tout moment. Au scellement, puis  à l’ouverture programmée du scrutin,  un constat assure des  émargements et des  urnes  vides.

A la date  de  fermeture programmée du  scrutin,  la clôture des  votes  est faite automatiquement.
Un condensat de référence est généré sur l’urne et l’émargement des  votes  électroniques.

3.   Confidentialité des  données transmises


Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour  établir les listes électorales des  collèges, ainsi  que  la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des  votes.

Le système retenu  répond en tous points :


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-	À la délibération CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des  systèmes de  vote  par correspondance électronique, notamment via Internet

-    Aux  dispositions relatives à la protection des  données personnelles (loi n°78-17 du  6 janvier
1978 et les décrets n°2005-1309 du 20 octobre 2005, n°2007-451 du 25 mars 2011, n°2007-
602  du  25 avril 2007, n°2014-793 du  9 juillet  2014 et n°2017-1819 du  29 décembre 2017, le
Règlement Général sur la Protection des  Données (RGPD))

Le prestataire s’engage à conserver de manière strictement confidentielle toutes  les informations et les données qui lui seront  transmises dans le cadre de l’organisation du vote dématérialisé par internet.  Il met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de  sécuriser la transmission et l’accès aux   informations  des   fichiers  qui   lui   sont   communiqués  par   l’entreprise  et  à  limiter   leur consultation aux seuls  personnels chargés de la gestion du vote dématérialisé par internet.

A l’issue  du délai de recours et en l’absence de contentieux, le prestataire s’engage à détruire les
fichiers transmis et à ne conserver aucune de ces  données.

Un certificat de destruction des  données pourra être transmis au UPSA, sur demande.

4.    Cellule d’assistance technique


L’employeur  mettra   en  place une   cellule  d’assistance  technique chargée  de   veiller   au  bon fonctionnement et à la surveillance du  système de  vote  dématérialisé par  internet,  comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire.

Article R. 2314-10 du Code du travail

En présence des  représentants des  listes de candidats, la cellule d’assistance technique :

•	Procède, avant que  le vote ne soit ouvert,  à un test du système de vote dématérialisé par internet  et vérifie  que  l’urne électronique est vide,  scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

•   Procède,  avant   que   le   vote   ne   soit   ouvert,   à   un   test   spécifique  du   système  de
dépouillement, à l’issue  duquel le système est scellé ;

•   Contrôle, à l’issue  des  opérations de  vote  et avant  les  opérations de  dépouillement, le
scellement de ce système.

Article R. 2314-15 du Code du travail

Durant  le   scrutin    un   interlocuteur dédié  du   prestataire  se   tiendra  à   la   disposition  des représentants de la direction et des  membres du bureau de vote.

Par ailleurs, un service d’assistance téléphonique sera mis en œuvre dans le but de renseigner les
électeurs.

5.   Les  fichiers


Les données relatives aux électeurs inscrits  sur les listes électorales ainsi que  celles relatives à leur vote  sont  traitées   par  des   systèmes informatiques distincts, dédiés  et  isolés, respectivement dénommés « fichiers des  électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».


Protocole Préélectoral du CSE AGEN – février 2023




Article R. 2314-7 du Code du travail

Le traitement « fichier  des  candidats » et « fichier  des  électeurs » est établi  à partir d’un référentiel fourni  par  le  UPSA. La  conformité de  l’intégration au  système de  vote  électronique des  listes électorales et des  candidatures transmises au prestataire sera contrôlée par la Direction préalablement à chaque tour de scrutin.

Le « fichier    des    électeurs »   a   pour    finalité    de    délivrer   à   chaque   électeur   un    moyen d'authentification,  d'identifier  les   électeurs  ayant   pris   part   au   vote   et   d'éditer  les   listes d'émargements.

L'émargement indique la date  et l'heure du vote. Les  listes d’émargements sont enregistrées sur un support distinct de celui  de l'urne  électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Le  fichier   dénommé  "contenu de   l'urne   électronique"  recense  les  votes   exprimés  par  voie électronique. Les  données de ce fichier  font l'objet d'un  chiffrement dès  l’émission du vote sur le poste d’électeur et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

6.   Contenu des  fichiers


Les  données devant être enregistrées sont les suivantes :

-     pour les listes électorales : mentions déterminées dans le protocole d’accord pré-électoral
;
-	pour  le fichier  des  électeurs : établissement, matricule, sexe,  civilité, nom,  prénom, date de naissance, date  d’entrée, coordonnées postales / électronique, collège, droit  de vote, éligibilité, « question défi »
-	pour  les  listes  des  candidats : nom  de  la liste,  collège, noms et prénoms des  candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant ;
-     pour   les   listes   d'émargements  :  nom,   prénom,  collège,  scrutin,   date   et  heure de
l’émargement
-	pour  les résultats : nom  de  la liste, noms et prénoms des  candidats élus,  nombre de  voix obtenues, collège, scrutin.

Les  destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants :

•   pour  les listes électorales : électeurs, organisations syndicales et gestionnaires d’élections
•   pour  le fichier  des  électeurs : interlocuteur dédié au sein de Kercia
•   pour   les  listes  d'émargement :  membres des  bureaux de  vote  pendant le  scrutin,   et
gestionnaires d’élections après le scrutin
•   pour   les   listes   des   candidats  :  électeurs,  organisations  syndicales    et  gestionnaires
d’élections
•   pour    les    listes    des    résultats   :   électeurs,   Centre   de    Traitement   des    Elections
Professionnelles (CTEP), organisations syndicales et gestionnaire d’élections

En  cas  de  contestation des   élections, ces  pièces sont  tenues à  la  disposition des   tribunaux compétents.


Protocole Préélectoral du CSE AGEN – février 2023




7.   Listes électorales


Les   listes   électorales  sont   établies  par   l'entreprise.  Le   contrôle  de   la  conformité  des   listes importées dans le site de vote est effectué sous  la responsabilité du UPSA.

L'intégration et le contrôle des  candidatures sont effectués dans les mêmes conditions.

8.   Bureaux de vote


Un bureau de vote unique est constitué pour  l’ensemble des  collèges.

Un   bureau  de   vote   centralisateur  sera   alors   constitué  pour   centraliser  les   opérations de scellement et de  dépouillement, tout  en  conservant les  bureaux de  votes  initiaux  et les  accès locaux dont  ils bénéficient.

Le  bureau de  vote  centralisateur est  composé d’un  Président et de  deux assesseurs, dont  les modalités de désignation seront  fixées  dans le protocole d’accord préélectoral.

Les  membres du bureau de vote sont chargés du contrôle de la régularité du scrutin.  Ils assurent le respect des  principes régissant le droit électoral.

9.   Tests  A BLANC - Scellement du Paramétrage


9.1 Phase de tests « à blanc » - Objectifs


Les  tests dits « à blanc » ont lieu  pendant la réunion de  scellement. Ils doivent être effectués sur le système de vote dématérialisé par internet  définitif  et validé préalablement, afin de permettre aux membres du bureau de vote de contrôler la conformité du système de vote dématérialisé par internet  avant l’ouverture effective des  élections.

Le prestataire s’engage à fournir  un système permettant de tester « à blanc » toutes  les fonctions et  les  rôles   du  logiciel une  fois  le  paramétrage  effectué, y  compris  l’utilisation des   clés   qui serviront au dépouillement réel à l’issue  du scrutin.

9.2 Étapes de la réunion de scellement


Les  étapes de contrôle seront  les suivantes :

•   Création par le Président et les Assesseurs du bureau de vote des  clés  de chiffrement ;
•	Validation des  données de paramétrage et des  listes de candidats sur le PV de scellement provisoire ;
•   Réalisation de plusieurs votes  fictifs sur le site de vote ;
•   Dépouillement fictif des  urnes  électroniques et édition des  résultats ;
•   Contrôles de la conformité des  résultats obtenus ;
•   Suivi  des  taux de participation et listes d’émargements ;
•   Scellement du paramétrage par les membres du bureau de vote.


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10. Communication des  identifiants et mots de passe


Le  prestataire enverra, préalablement  au  scrutin   et  dans les  délais  prévus par  le  protocole d’accord  pré-électoral,  à   chaque  électeur  individuellement  et   aux   coordonnées  postales contenues dans le « fichier  des  électeurs » transmis par l’entreprise :

•   L’adresse du  site  de  vote  sécurisé générée  par  le  système de  vote  dématérialisé par
internet  ;
•   L'identifiant généré aléatoirement par le système de vote ;

Conformément aux  recommandations de  la  CNIL, le  mot  de  passe sera  envoyé via  un  canal
distinct pour  assurer la sécurité de l’adressage des  moyens d’authentification.

11. Procédure de réassort du mot de  passe et de l’identifiant


En cas  de  perte  du mot de  passe et/ou de  l’identifiant, une  cellule d’assistance téléphonique se
tient à disposition des  électeurs 24/24h et 7/7j. La procédure est la suivante :

-        L’électeur appelle sur le numéro vert 0 805  03 10 21
Pour  l’international et les DROM, le numéro est 00 33 456  400  681
-        Lui seront  demandés : Nom, Prénom, question défi et un autre élément d’authentification (à
IBAN)
-       Après  vérification des   informations  précédentes,   un   nouveau  Mot   de   Passe  lui   sera communiqué selon les modalités suivantes :

1) sur l’adresse e-mail professionnelle fournie par l’entreprise si l’accès est sécurisé
par un code personnel ;

2) à défaut, sur son adresse e-mail  personnelle ;

3) a défaut, par SMS  au n° de téléphone communiqué par l’appelant ;

L’identifiant sera ensuite communiqué à l’électeur oralement par l’opérateur téléphonique.

12. Le vote


Les   heures  d'ouverture  et  de   fermeture  du  scrutin   électronique  définies  dans  le  protocole d’accord pré-électoral sont  contrôlées par  les  membres du  bureau de  vote  et  les  personnes désignées ou habilitées pour  assurer le contrôle des  opérations électorales.

Pendant toute la durée du scrutin  et à des  fins de contrôle, seuls  les membres du bureau de vote
peuvent consulter les listes d’émargement.

Article R. 2314-16 du Code du travail

Pour  se  connecter à  distance au  système de  vote,  l'électeur doit  se  faire  connaître par  son identifiant, son mot de passe, ainsi  que  la réponse à une « question défi ». Cette « question défi » doit  être  non  triviale,  c’est-à-dire assez confidentielle pour  ne  pas  être  facilement décelable (la CNIL exclut  la date  de naissance).

Ces  moyens  d'authentification permettent au  serveur  de   vérifier   l’identité  de   l’électeur  et garantissent l'unicité de  son  vote.  Il est alors  impossible à quiconque de  voter  de  nouveau avec les mêmes moyens d'authentification.


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L'électeur accède aux  listes  de  candidats, à la profession de  foi de  chaque candidat et exprime son vote suivant  les modalités définies dans le protocole d’accord pré-électoral.

Le  format  des  professions de  foi des  candidats et les  modalités de  transmission au  prestataire
pour  publication sont définis dans le protocole d’accord préélectoral.

La  présentation des  listes,  des  noms des  candidats et le  format  des  professions de  foi  seront uniformes.

Le   choix  de   l’électeur apparaît  clairement  à  l'écran  sous   forme   récapitulative  pour   chaque élection, il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l'émargement font l'objet d'un  accusé de réception.

Le  vote  est anonyme et chiffré  par  le système, avant  transmission au fichier  " contenu de  l'urne électronique ". La validation le rend  définitif  et empêche toute modification.

13. Clôture et dépouillement

Trois  clés  destinées à permettre, à l’issue  du scrutin,  l’accès aux données du  fichier  dénommé « contenu de  l’urne  électronique » et au dépouillement des  votes  sont générées par les membres du bureau de vote.

La génération des  trois clés  a lieu avant  la phase de  tests, et intervient de  manière à prouver de façon  irréfutable que  les détenteurs distincts des  clés  ont connaissance distinctement de leur clé à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.

Chaque détenteur désigné active  à tour de  rôle  sa propre clé  avec  son  mot de  passe. Les  mots de passe sont enregistrés par les porteurs de clé afin de garantir la confidentialité.

Dès  la clôture du scrutin,  le contenu de l'urne,  les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des  serveurs.

Le dépouillement n'est possible que  par l'activation conjointe de deux clés de chiffrement sur les trois clés  initialisées et en présence des  porteurs de clés  correspondants.

Ainsi  la présence de  deux détenteurs des  clés  initialisées et activées avant  la phase de  test est indispensable pour  autoriser le dépouillement.

Le  décompte des  voix  apparaît lisiblement sur  l'écran de  l’ordinateur connecté au  système de vote  et à tous  les  membres du  bureau de  vote.  Le  décompte des  voix  fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté  au procès-verbal.

Le  système de  vote  dématérialisé par  internet  est scellé après le dépouillement afin de  garantir l'impossibilité de  reprendre ou de  modifier les  résultats après la décision de  clôture du dépouillement.

La procédure de décompte des  votes  enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

13.Conservation des  données

Le prestataire conserve sous  scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été  engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les  fichiers supports comprenant la  copie des  programmes sources et des  programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.


Protocole Préélectoral du CSE AGEN – février 2023




A  l’expiration  du  délai de  recours ou,  lorsqu’une  action   contentieuse a  été  engagée, après l’intervention  d’une  décision  juridictionnelle  devenue  définitive, le  prestataire procède  à  la destruction des  fichiers supports.

A l’issue  de  la remise des  données, les  responsabilités d’archivage du  scrutin  incomberont à la
société UPSA. Jusqu'à cette date,  le prestataire en assumera la charge.

ANNEXE n°3 : EXEMPLES DE  LISTES DE  CANDIDATS PAR COLLEGE PERMETTANT DE
RESPECTER L’OBLIGATION DE  PARITE


EX. Collège 1 – 9 sièges à pourvoir – 3 femmes – 6 hommes


Ex : Collège 2 – 7 sièges à pourvoir – 2 femmes – 5 hommes