Accord collectif d’entreprise
de la Société ALBANY SAFRAN COMPOSITES
sur le vote électronique à l’occasion de l’élection professionnelle du Comité Social et Economique  
(avec cahier des charges)


Entre : 

La Société ALBANY SAFRAN COMPOSITES, société par actions simplifiée, immatriculée au Registre du commerce et des sociétés de BAR-LE-DUC sous le numéro 790 289 169, dont le siège social est situé 6, Le Seugnon – 55200 COMMERCY, représentée par Monsieur xxxxxxxxxxxxxxxx, agissant en qualité de Directeur des opérations, dument habilité à l’effet du présent, 

Ci-après dénommée « la Société », 

D'une part, 

Et, 

Les délégations des organisations syndicales représentatives suivantes :

L’Union nationale des syndicats autonomes (ci-après « l’Unsa »), représentée par xxxxxxxxxxxxxxxxxxx, en sa qualité de délégué syndical de la Société.

Ci-après dénommées « les organisations syndicales », 

 
D'autre part,

Ci-après ensemble désignées « les Parties » ou individuellement « la Partie ». 


IL A ETE CONVENU ET ARRETE CE QUI SUIT :

Préambule :

Les Parties signataires du présent accord conviennent pour les élections professionnelles des représentants du personnel d’aménager le processus des opérations de vote en ayant recours au vote électronique. 

Cette modalité de vote a été choisie afin de poursuivre plusieurs finalités : 

Faciliter les démarches relatives aux votes des salariés, 
permettre aux salariés n’étant pas présents dans les locaux de l’entreprise de participer au vote,
augmenter le taux de participation,
réduire l’abstention des salariés, 

accroître la légitimité des élus,
obtenir en fin de scrutin des résultats rapides et sans erreur,
sécuriser le processus électoral,
faciliter le décompte final des résultats.

Il sera rappelé que le recours au vote électronique s’inscrit dans le respect des principes fondamentaux qui commandent les opérations électorales. Le système de vote électronique doit ainsi notamment garantir : 
le secret, la confidentialité et l’anonymat du scrutin,
le caractère personnel et libre du vote,
la sincérité des opérations électorales,
l’intégrité du vote,
l’unicité du vote,
le secret du vote.

À cet effet, il est inséré dans le présent accord des dispositions portant notamment sur :
les conditions d’organisation du vote électronique,
les garanties de sécurité et confidentialité que doit présenter le dispositif,
les modalités de contrôle du système.


PARTIE 1 : CHAMP ET CADRE JURIDIQUE DE L’ACCORD

Article 1 : Champ d’application

Le présent accord s’applique au sein de l’entreprise ALBANY SAFRAN COMPOSITES et concerne l’ensemble des salariés.

Article 2 : Cadre juridique

Le recours au vote électronique s’effectue dans le respect des dispositions légales, règlementaires et conventionnelles en vigueur.

L’employeur et les organisations syndicales veilleront plus particulièrement à ce que le recours au vote électronique soit conforme :
au règlement (UE) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 (règlement général sur la protection des données),
à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés,
au Code du travail,
aux principes généraux du droit électoral,
à l’arrêté du 25 avril 2007 (NOR: SOCT0751067A),
aux délibérations de la CNIL,
à tout autre texte venant modifier les conditions d’application des précédents textes.

Il convient notamment de se référer à ces textes pour les questions qui ne sont pas abordées par le présent accord.





Article 3 : Elections concernées

Conformément à l’article L. 2314-26 du code du travail, il est décidé de recourir au vote électronique dans les conditions prévues par le présent accord lors des élections relatives à la mise en place du comité social et économique de la Société, à son renouvellement ou à l’occasion d’élections partielles, pour chaque tour de scrutin.

PARTIE 2 : RECOURS A UN PRESTATAIRE EXTERIEUR ET CARACTERISTIQUES DU SYSTEME RETENU

Article 4 : Choix d’un prestataire extérieur par la Société

La conception et la mise en place du système de vote électronique ainsi que l’organisation matérielle et technique du processus de vote électronique pendant le processus électoral sont confiées à un prestataire (ci-après désigné « le prestataire ») choisi par la Société sur la base du cahier des charges, respectant notamment les prescriptions du Code du travail, les recommandations de la Cnil, annexé au présent accord.

Le cahier des charges est tenu à la disposition des salariés au service des ressources humaines ainsi que sur l’intranet de la Société.

Le système retenu par la Société garantit le respect des principes généraux du Droit électoral. Il garantit également la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Si le choix du prestataire est déjà arrêté, ses coordonnées sont précisées dans le protocole d’accord préélectoral.

Article 5 : Expertise préalable

Préalablement, à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du code du travail et plus largement le respect des différentes prescriptions légales et règlementaires applicables ainsi que les préconisations de la CNIL.

Le rapport d’expertise est communiqué à la Direction de la Société et au prestataire.

Le rapport d’expertise est tenu à la disposition de la CNIL ainsi que des salariés 	au service des ressources humaines.












PARTIE 3 : PREPARATION DU VOTE

Article 6 : Cellule d’assistance technique

Une cellule d’assistance technique est chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

La cellule est composée de :
Monsieur Amine BELAMRIA représentant choisi par la Direction, 
Madame Manon RETAILLEAU représentante du prestataire, société Dvote.

La cellule d’assistance technique aura notamment pour mission de :

procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet,
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé,
contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Article 7 : Etablissement des listes électorales

Les listes électorales sont établies par l’employeur et transmises au prestataire conformément aux dispositions du protocole d’accord préélectoral ou selon les modalités unilatéralement fixées par l’employeur à défaut d’accord préélectoral valablement signé.

Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’employeur.

Article 8 : Etablissement des listes de candidats

Les listes de candidats sont établies et transmises au prestataire conformément aux dispositions du protocole d’accord préélectoral ou selon les modalités unilatéralement fixées par l’employeur à défaut d’accord préélectoral valablement signé.

Article 9 : Propagande électorale

Chaque organisation syndicale présentant des candidats pourra mettre en ligne un tract sur le site de vote. Le tract est remis à la Société qui le transmet sans délai au prestataire.

Sous réserve de dispositions contraires prévues par le protocole d’accord préélectoral, le tract doit être communiqué par un fichier de type PDF, PNG, JPEG.







Article 10 : Formation sur le système de vote

Les membres de la délégation du personnel du CSE et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique.

Article 11 : Information des salariés

Avant l’ouverture du scrutin, une notice d'information détaillant les opérations de vote ainsi que le fonctionnement général du système de vote électronique sera communiquée aux salariés par courrier électronique et par voie d’affichage.

La notice comporte :
l’adresse du site de vote,
les modalités selon lesquelles l’électeur peut demander la réédition de ses codes d’identification en cas de perte ou de non-réception de ces derniers,
les modalités d’accès au site de vote,
les modalités de vote,
la période d’ouverture du vote électronique.

Les électeurs auront également la possibilité de prendre attache avec le service des ressources humaines de la Société en cas de difficulté quelconque. 

PARTIE 4 : DEROULEMENT DU VOTE

Article 12 : Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe

Les parties signataires conviennent que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.

Article 13 : Période de vote électronique

La période d’ouverture du vote électronique sera déterminée par le protocole d’accord préélectoral, ou par l’employeur lorsqu’il lui revient de fixer unilatéralement les modalités d’organisation et de déroulement des élections à défaut d’accord préélectoral valablement signé.

Pendant cette période, les électeurs auront la faculté de voter à tout moment par l’intermédiaire de tout terminal permettant d’accéder au site de vote. Le matériel spécialement mis à disposition par la Société afin que tout électeur puisse procéder au vote ne sera accessible que pendant les heures d’ouverture de l’entreprise.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.







Article 14 : Mise à disposition du matériel de vote

Pendant les heures d’ouverture de l’entreprise, le matériel nécessaire au vote électronique sera mis à disposition des électeurs qui ne souhaitent pas utiliser leur matériel ou qui ne disposent pas des outils permettant d’y procéder.

Ainsi, pendant la durée du scrutin, les ordinateurs portables avec une connexion au site sécurisé du prestaire seront mis à la disposition des électeurs par la Société dans un lieu préservant la confidentialité du vote. 

Les conditions de cette mise à disposition garantissent le secret du vote.

Article 15 : Bulletin de vote

Sous réserve de dispositions contraires prévues par le protocole d’accord préélectoral, le prestataire établira des bulletins identiques pour chacune des listes présentées au premier et second tour. 

Toutefois, il est convenu que chaque organisation syndicale présentant une liste de candidats pourra fournir au prestataire le logo de son organisation en vue de le faire figurer sur le bulletin de vote électronique. Le logo de l’organisation doit être transmis à l’employeur avec la liste de candidats. L’employeur se chargera de transmettre le logo au prestataire. Le logo doit être communiqué par un fichier de type PDF, JPEG, PNG.

Des bulletins de vote blanc seront mis à disposition des électeurs.

Au premier tour, les listes seront affichées dans l’ordre alphabétique avec pour référence le nom des organisations syndicales présentant des listes.

Au second tour, les listes seront affichées dans l’ordre alphabétique avec pour référence le nom de famille du candidat positionné en premier sur la liste.

Article 16 : Salariés atteints d’une infirmité les empêchant de voter

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

 Article 17 : Participation en cours de scrutin

Aucun résultat partiel ne peut être communiqué en cours de scrutin. Néanmoins, les Parties conviennent que le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.










Article 18 : Evènements susceptibles de perturber le bon déroulement du vote

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis du prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

PARTIE 5 : CLOTURE DU SCRUTIN

Article 19 : Clôture du scrutin et dépouillement

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

Les délégués de liste sont invités à assister aux opérations de dépouillement.

Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes par les membres du bureau de vote. La génération des clés destinées à permettre le dépouillement des votes à l’issue du scrutin est publique.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Les membres du bureau de votes signeront la liste d’émargement ainsi que les procès-verbaux d’élection.

Article 20 : Conservation des fichiers supports

Le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

À l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.










PARTIE 6 : DISPOSITIONS GENERALES
	
Article 21 : Durée de l'accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il prend effet le 18 septembre 2023.

Article 22 : Adhésion 

Conformément à l'article L. 2261-3 du code du travail, toute organisation syndicale de salariés représentative dans l'entreprise, qui n'est pas signataire du présent accord, pourra y adhérer ultérieurement.

L'adhésion produira effet à partir du jour qui suivra celui de son dépôt au greffe du conseil de prud'hommes compétent et à la DREETS.

Notification devra également en être faite, dans le délai de huit jours, par lettre recommandée, aux parties signataires.

Article 23 : Interprétation de l’accord

Les représentants de chacune des parties signataires conviennent de se rencontrer à la requête de la partie la plus diligente, dans les 15 jours  suivant la demande pour étudier et tenter de régler tout différend d'ordre individuel ou collectif né de l'application du présent accord.

Les avenants interprétatifs de l’accord sont adoptés à l’unanimité des signataires de l’accord.

Les avenants interprétatifs doivent être conclus dans un délai maximum de 3 mois suivant la première réunion de négociation. À défaut, il sera dressé un procès-verbal de désaccord.

Jusqu'à l'expiration de la négociation d'interprétation, les parties contractantes s'engagent à ne susciter aucune forme d'action contentieuse liée au différend faisant l'objet de cette procédure.

Article 24 : Suivi de l’accord

Dans les 6 mois qui précèdent l’expiration des mandats, un suivi de l’accord est réalisé par la Direction et les organisations syndicales signataires de l’accord.

Article 25 : Clause de rendez-vous

Les Parties signataires s’engagent à se rencontrer tous les 5 ans  suivant l’application du présent accord en vue d’entamer des négociations relatives à son adaptation.

En cas de modification substantielle des textes régissant les matières traitées par le présent accord, les Parties signataires s’engagent à se rencontrer dans un délai 3 mois  suivant la demande de l’une des Parties signataires en vue d’entamer des négociations relatives à l’adaptation du présent accord.




Article 26 : Révision de l’accord

L’accord pourra être révisé au terme d’un délai de 3 mois suivant sa prise d’effet.

La procédure de révision du présent accord ne peut être engagée que par la Direction ou l’une des parties habilitées en application des dispositions du Code du travail.

Information devra en être faite à la Direction, lorsque celle-ci n’est pas à l’origine de l’engagement de la procédure, et à chacune des autres parties habilitées à engager la procédure de révision par  courrier recommandé avec accusé de réception.

Article 27 : Dénonciation de l’accord 

Le présent accord pourra être dénoncé par l'une ou l'autre des Parties signataires moyennant un préavis de 3 mois. 

La partie qui dénonce l'accord doit notifier cette décision par lettre recommandée avec accusé de réception à l'autre partie.

La Direction et les organisations syndicales représentatives se réuniront pendant la durée du préavis pour discuter les possibilités d'un nouvel accord.

Article 28 : Communication de l’accord

Le texte du présent accord, une fois signé, sera notifié à l'ensemble des organisations syndicales représentatives dans l'entreprise.

Article 29 : Dépôt de l’accord

Le présent accord donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues aux articles L. 2231-6 et D. 2231-2 et suivants du code du travail. Il sera déposé :

sur la plateforme de téléprocédure dénommée « TéléAccords » accompagné des pièces prévues à l’article D. 2231-7 du code du travail
et en un exemplaire auprès du service du Greffe du conseil de prud'hommes de BAR-LE-DUC (55).

Article 30 : Publication de l’accord

Le présent accord fera l’objet d’une publication dans la base de données nationale visée à l’article L. 2231-5-1 du code du travail dans une version ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires.










Fait à Commercy, le 08/09/2023 

En double exemplaires originaux.









ANNEXE : CAHIER DES CHARGES


Le présent cahier des charges fixe les conditions auxquelles sont subordonnées la conclusion du contrat avec le prestataire qui aura en charge la mise en place et la gestion du vote électronique à l’occasion de l’élection des membres du CSE de la Société ALBANY SAFRAN COMPOSITES. 

Contexte

Au jour de la rédaction du présent cahier des charges, la Société ALBANY SAFRAN COMPOSITES est constituée d’un seul établissement situé 6, Le Seugnon – 55200 COMMERCY. 

L’effectif total de l’entreprise est de 227.6 salariés répartis dans les conditions suivantes : 
150.6 ouvriers,
0 employés,
47  techniciens, agents de maîtrise et assimilés,
30 chefs de services, ingénieurs, cadres et assimilés.

Dans ce contexte, la Société et les organisations syndicales représentatives de l’accord d sur le vote électronique ont décidé de mettre en place le vote électronique pour l’élection des membres du CSE et de recourir à un prestataire extérieur (ci-après désigné « le prestataire ») qui assurera l’organisation et la gestion technique et matérielle du vote électronique.

Principes généraux

Le prestataire retenu s’engage à respecter les textes applicables au vote électronique à l’occasion de l’élection des membres du CSE et tout particulièrement :

le règlement (UE) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 (règlement général sur la protection des données),
la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés,
le Code du travail,
les principes généraux du droit électoral,
l’arrêté du 25 avril 2007 (NOR: SOCT0751067A),
les délibérations de la CNIL,
le protocole d’accord préélectoral propre à l’élection considérée,
l’accord collectif sur la mise en place du vote électronique,
tout autre texte venant modifier les conditions d’application des précédents textes.

La solution présentée par le prestataire doit notamment garantir : 

le secret, la confidentialité et l’anonymat du scrutin,
le caractère personnel et libre du vote,
la sincérité des opérations électorales,
l’intégrité du vote,
l’unicité du vote,
le secret du vote.


Plus généralement, le prestataire devra mettre toute son expertise à disposition afin que le vote électronique se déroule dans les meilleures conditions, soit adapté à l’environnement de la Société et permette de répondre dans les meilleurs délais aux demandes qui lui sont formulées. Il assurera une prestation permanente de conseil auprès de la Société dans tous les domaines relatifs au vote électronique.

Enfin, le prestataire s’engage à garantir la confidentialité des données et informations dont il pourra prendre connaissance. Il limitera l’accès à ces informations aux seules personnes de son entreprise qui ont vocation à participer à la mise en place et l’organisation du vote électronique. Ces personnes étant elle-même tenues dans les mêmes conditions de garantir la confidentialité de ces données et informations.

 Confidentialité et sécurité du système

Le système mis en place par le prestataire assure la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Lors de l'élection par vote électronique, les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés.

Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

Accessibilité du système

Le système retenu doit être accessible à toutes personnes, notamment aux personnes en situation de handicap.

Expertise du système

Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique doit être soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du code du travail et plus largement le respect des différentes prescriptions légales et règlementaires applicables ainsi que les préconisations de la CNIL.

Cellule d’assistance technique

Une cellule d’assistance technique est chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Il est prévu que un représentant du prestataire intègrent cette cellule et participent activement aux missions de cette cellule.

La cellule d’assistance technique aura notamment pour mission de :

procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet,
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé,
contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Au-delà de ces tests et vérification, le prestataire devra répondre aux demandes de la Société de procéder à des vérifications et tests spécifiques selon les besoins rencontrés.

Notice d’information détaillée

Le prestataire devra établir une notice d'information détaillant les opérations de vote ainsi que le fonctionnement général du système de vote électronique. 

Cette notice, qui doit être communiquée aux salariés, doit comporter a minima :

l’adresse du site de vote,
les modalités selon lesquelles l’électeur peut demander la réédition de ses codes d’identification en cas de perte ou de non-réception de ces derniers,
les modalités d’accès au site de vote, 
les modalités de vote,
la période d’ouverture du vote électronique.

Formation sur le système de vote

Les membres de la délégation du personnel du CSE et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation dispensée par le prestataire portant sur le système de vote électronique.

Liste électorale et fichier électeurs

Les listes électorales sont établies par la Société et transmises au prestataire qui constituera alors le « fichier électeur ».

Les listes électorales comportent a minima :
les noms et prénoms des inscrits,
l’appartenance à l’entreprise à la date du premier tour des élections et la date d’entrée dans l’entreprise et l’ancienneté à a la date du premier tour des élections, 
la date de naissance et l’âge à la date du premier tour des élections,
confirmation de l’exercice des droits civiques, 
le collège d’appartenance.

Le fichier électeur comportent a minima :
les noms et prénoms des inscrits ;
le collège d’appartenance ;
le moyen d’authentification ;

La conformité de l’intégration au système de vote électronique des listes transmises au prestataire par l’employeur sera contrôlée par la Direction préalablement à chaque tour de scrutin.


Système de vote

Accès permanent au site de vote

Le système de vote électronique du prestataire doit permettre aux électeurs de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du vote électronique.

En dehors de cette période, le vote des électeurs doit être rendu impossible.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Authentification du salarié électeur

Le vote de l’électeur ne doit être rendu possible qu’après authentification.

L’électeur s’authentifie avec un couple identifiant et mot de passe personnel qui est remis de manière sécurisée via deux canaux distincts, définis avant l’élection, non-accessibles à un même tiers.

Parmi les canaux possibles, il est possible d’adresser le couple de la manière suivante : 
la remise en main propre contre décharge sur le lieu de travail, 
l’envoi sur une adresse électronique professionnelle, 
l’envoi sur le téléphone professionnel, 
l’envoi postal au domicile de l’électeur, 
le dépôt sur l’intranet professionnel ou dans le coffre-fort numérique accessible au seul salarié. 

Le mot de passe ne sera pas communiqué en « clair », sauf en cas d’envoi postal. Il sera ainsi envoyé un lien à usage unique ou un mot de passe temporaire permettant à l’électeur de définir lui-même son mot de passe.

En plus, l’électeur devra répondre à une question non-triviale. Il ne peut donc pas d’agir de la date de naissance, le code postal, le numéro de département ou tout autre élément facilement décelable. Il peut en revanche s’agir des 5 derniers chiffres de l’IBAN, une donnée du bulletin de paie, un numéro de matricule. 

Ces codes sont valables pour les 2 tours de scrutin.

Le prestataire doit mettre en place une procédure de génération et de communication des codes d’identification assurant leur confidentialité.

En cas de perte ou de non-réception des codes d’identification, le prestataire doit prévoir une procédure sécurisée de réédition des codes.






Liste de candidats et bulletin de vote

Les listes de candidats sont établies et transmises au prestataire conformément aux dispositions du protocole d’accord préélectoral ou, selon les modalités unilatéralement fixées par l’employeur à défaut d’accord préélectoral valablement signé.

Les fichiers relatifs aux listes de candidats comportent les mentions suivantes :
collège d’appartenance ;
noms et prénoms des candidats ;
titulaires ou suppléants ;
le cas échéant, l’appartenance syndicale.

Sauf si le protocole d’accord préélectoral en stipule autrement, le prestataire établira des bulletins identiques pour chacune des listes présentées au premier et second tour.

 Chaque organisation syndicale présentant une liste de candidats pourra fournir au prestataire le logo de son organisation en vue de le faire figurer sur le bulletin de vote électronique. Le logo de l’organisation doit être transmis à l’employeur avec la liste de candidats. L’employeur se chargera de transmettre le logo au prestataire. Le logo sera communiqué par un fichier de type PDF, JPEG, PNG.

Des bulletins de vote blanc seront mis à disposition des électeurs.

Au premier tour, les listes seront affichées dans l’ordre alphabétique avec pour référence le nom des organisations syndicales présentant des listes.

Au second tour, les listes seront affichées dans l’ordre alphabétique avec pour référence le nom de famille du candidat positionné en premier sur la liste.

 Vote du salarié

Le salarié ne peut procéder au vote qu’après saisine de ses codes d’identification et des données personnelles déterminées avec le prestataire.

Après connexion, le salarié pourra faire son choix entre les listes de candidats propres à son collège. Le salarié a la faculté de procéder à des ratures. Il peut également procéder à un vote blanc.

Pour chaque scrutin, les listes de candidats et le vote blanc sont affichés sur une même page.

Les listes de candidats aux fonctions de titulaires sont présentées avant celles de candidats aux fonctions de suppléants.

Le vote de l’électeur apparaît clairement à l’écran et peut être modifié avant validation. La validation du vote le rend définitif et empêche toute modification.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

Le système doit assurer le caractère anonyme du vote et son unicité. Le vote doit être chiffré avant transmission au fichier « contenu de l’urne électronique ».

Le fichier « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Liste d’émargement

La liste d'émargement n'est accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.

Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.

Les listes d’émargement comportent le collège, noms et prénoms des électeurs.

L’émargement indique la date et l’heure du vote.

Clôture du scrutin

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

Dépouillement

L’accès aux données du fichier « contenu de l’urne électronique » ne doit être possible que par l’activation conjointe de deux clés de chiffrement. 

Il appartient au prestataire de générer trois clés de chiffrement conformément aux dispositions de l’arrêté du 25 avril 2007.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Conservation des fichiers supports
Le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

À l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

Dispositif de secours

Le système mis en place par le prestataire doit comprendre un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal. Le dispositif de secours doit offrir les mêmes garanties et mêmes caractéristiques que le système principal.