PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL




Entre

L’Hôpital Privé Jacques Cartier, situé au 6, avenue du Noyer Lambert – 91300 Massy, immatriculé au Registre du commerce et des sociétés sous le numéro 572 008 498, représenté par Monsieur XXXXXXXX, Directeur, dûment habilité à cet effet ;

D’une part,

Et les Organisations représentatives suivantes : 
La CFDT, représentée par Madame XXXXXXX, Déléguée Syndicale, et Madame XXXXX, Déléguée Syndicale ;
La CGT, représentée par Madame XXXXXXX, Déléguée Syndicale, et Monsieur XXXXXX, Délégué Syndical,

D’autre part,

Les soussignés sont ci-après désignés ensemble les « Parties » ou individuellement une « Partie ».

PREAMBULE
	

Le présent protocole définit les modalités d’organisation et de déroulement de la prochaine élection de la délégation du personnel au Comité Social et Economique pour l’Hôpital Privé Jacques Cartier ainsi que pour l’Imagerie Jacques Cartier.

Il s’inscrit dans le respect des principes généraux du droit électoral et du Code du travail, et a notamment pour objectif de fixer : 
- Le nombre et la composition des collèges électoraux pour l’élection du CSE ;
- La répartition du personnel dans les collèges ;
- La répartition des sièges à pourvoir dans les collèges ;
- Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales.

L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.

L’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 « relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales » prévoit la fusion du Comité d’entreprise, des délégués du personnel, et du CHSCT en une instance unique de représentation du personnel : le Comité Social et Economique qui conservera les attributions propres à chacune des trois anciennes instances. 

Le décret n° 2017-1819 du 29 décembre 2017 précise notamment la composition ainsi que les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Economique et Social.

Pour l’appréciation de la condition d’effectif, l’article L. 2311-2 du Code du travail précise que le seuil doit être atteint pendant 12 mois consécutifs.

Conformément à l’accord collectif d’entreprise du 13 décembre 2018 dénommé Accord relatif à la mise en place du vote dématérialisé par internet pour les élections du Comité Social et Economique, les parties ont décidé d’utiliser un dispositif de vote électronique accessible sur site et à distance.

Subsidiairement, et à défaut d’accord d’entreprise, l’article L. 2314-26 du Code du travail autorise l’employeur à recourir au vote électronique de manière unilatérale.

La mise en œuvre du vote électronique est confiée à la Société KERCIA SOLUTIONS : 30 chemin du Vieux Chêne, 38240 MEYLAN.

Le système de vote électronique proposé est conforme :

- Aux prescriptions relatives aux modalités du vote électronique prévues par le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au comité social et économique, et modifiant le Code du travail 
- A la délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.

Ces élections seront organisées dans le cadre des dispositions légales et règlementaires en vigueur, selon les modalités définies ci-après.

Il est à préciser que si les négociations en cours, au niveau du Comité Groupe, relatives à un accord collectif de mise en place de Comités Social et Economique aboutissaient, les dispositions de cet éventuel accord s’appliqueraient au sein du Comité Social et Economique de HPJC/IMJC.


Article 1 — Date des élections et durée des mandats 

Dans le cadre de la mise en place des membres du Comité Social et Economique, les élections se dérouleront au sein de l’Hôpital Privé Jacques Cartier.

Le premier tour aura lieu du 15 janvier 2019 (ouverture à 8h00) au 17 janvier 2019 (fermeture à 10h).


En cas de second tour, celui-ci se déroulera du 29 janvier 2019 (ouverture à 8h00) au 31 janvier 2019 (fermeture à 10h).

Les dates du premier et du second tour visées ci-dessus s’entendent des dates :
- de clôture des votes par internet,
- du dépouillement électronique,
- de la proclamation des résultats.

Article 2 - effectifs de référence et répartition des salaries

L’effectif global de référence à ce jour est le suivant :

HOPITAL PRIVE JACQUES CARTIER : 					 523.43
INTERIMAIRES :								     4.49
IMAGERIE MEDICALE JACQUES CARTIER :				   16.68
GIE GDS HOSPITALISATION :						     5.00
ELIOR SERVICES:								   41.66
ELIOR RESTAURATION :							     8.00
ELIS :										     2.00
RTIS :										     2.00
RADIOLOGIE CONVENTIONNELLE :					   12.50

TOTAL : 									 615,76

Article 3 - organisation de la représentation du personnel

3.1 - nombre de sièges

Le nombre de sièges à pourvoir pour les élections du Comité Social et Economique est de : 

12 titulaires et de 12 suppléants.

Il est convenu entre les parties que le crédit d’heures global mensuel sera de 360 heures, soit 30 heures mensuelles par titulaire.

3.2 - composition et répartition dans les collèges électoraux

Collèges du Comité Social et Economique :

Pour les élections du Comité Social et Economique, sont retenus 3 collèges électoraux, comprenant chacun les catégories professionnelles suivantes :

- 1er collège : employés : 278,99 salariés
- 2ème collège : techniciens, agents de maîtrise : 304,99 salariés
- 3ème collège : médecins, responsable d’unité de soins, chef de service et cadres administratifs : 31,79 salariés



3.3 - répartition des sièges dans les collèges électoraux

La répartition des sièges entre les collèges est la suivante :
-	1er collège : 5 titulaires - 5 suppléants
-	2ème collège : 6 titulaires - 6 suppléants
-	3ème collège : 1 titulaire - 1 suppléant

3.4 - répartition hommes/femmes dans les collèges électoraux

Conformément aux dispositions légales, les listes de candidatures qui comportent plusieurs candidats sont composées d’un nombre de femmes et d’hommes correspondant à leur part respective sur la liste électorale. (Article L 2314-30 du Code du travail)

En vertu de ces dispositions, les listes présentées se composeront alternativement d’un candidat de chaque sexe jusqu’à épuisement de l’un des candidats de l’un des deux sexes.

Parmi les collèges, la répartition des hommes et des femmes est la suivante : 
-	1er collège : 79,17 hommes (1) – 199,82 femmes (4)
-	2ème collège : 51,21 hommes (1) – 253,78 femmes (5)
-	3ème collège : 5 hommes – 26,79 femmes

Dans un contexte de très forte féminisation du personnel, les parties feront leur possible pour appliquer le critère de parité dans la présentation des listes. Il est convenu que les parties signataires s’engagent à renoncer à tous recours et contestation desdits dispositions.

Article 4 : durée des mandats

La durée des mandats pour les membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique est de 4 ans.

Article 5 : électeurs et éligibles

Le Code du travail prévoit les conditions d'électorat et d'éligibilité pour le Comité Social et Economique.

Sont électeurs les salariés des deux sexes, âgés de seize ans révolus, travaillant depuis trois mois continus dans l’entreprise et n’ayant fait l’objet d’aucune interdiction, déchéance, ou incapacité relatives à leurs droits civiques.

Sont éligibles les électeurs âgés de dix-huit ans révolus, et travaillant dans l’entreprise depuis un an au moins, à l’exception des conjoints, partenaires d’un pacte civil de solidarité, concubins, ascendants, descendants, frères, sœurs et alliés au même degré de l’employeur. 

Les salariés travaillant à temps partiel simultanément dans plusieurs entreprises ne sont éligibles que dans l'une de ces entreprises. Ils choisissent celle dans laquelle ils font acte de candidature.

Pour les salariés mis à disposition par une entreprise extérieure, la condition de présence dans l’entreprise est de douze mois continus pour y être électeur. En revanche, ces salariés ne seront pas éligibles. (Articles L. 2314-18 et suivants du Code du travail)
La liste du personnel électeur et éligible est établie par l'employeur pour chaque collège et affichée le 2 janvier 2019.

Cette liste comportera les indications suivantes : nom, prénom, date de naissance, service de rattachement, ancienneté, collège et éligibilité des électeurs.

L’ancienneté dans l’entreprise sera calculée à la date du premier tour de scrutin.

Article 6 : CALENDRIER DES ELECTIONS

6.1 : information des salariés

Au titre du 1er tour, la Direction adressera le 4 janvier 2019 par affichage à l’ensemble des électeurs un appel à candidatures qui précisera la date et l’heure limite de dépôt des candidatures ainsi que le nombre de sièges à pourvoir par collège.

Les listes de candidats seront affichées par la Direction au plus tard le 7 janvier 2019 à 14h00. La Direction procédera dans le même temps à l’affichage de la période de vote internet (dates et heures de début et de fin du premier tour) ainsi que les jours et horaires d’accès au poste en libre-service.

Les résultats du 1er tour seront affichés le 17 janvier 2019.

En cas de 2ème tour, la Direction adressera le 18 janvier 2019 par affichage à l’ensemble des électeurs un nouvel appel à candidatures qui précisera la date et l’heure limite de dépôt des candidatures. En cas de quorum non atteint, le prestataire enverra par voie postale un courrier aux électeurs/éligibles concernés.

Les listes de candidats seront affichées par la Direction dès qu’elle en aura connaissance et au plus tard 23 janvier 2019 à 14h00. La Direction procédera dans le même temps à l’affichage de la période de vote internet (dates et heures de début et de fin du second tour) ainsi que les jours et horaires d’accès au poste en libre-service.

La veille de la fermeture du scrutin du 1er tour, soit le 16 janvier 2019, et, le cas échéant, la veille de la fermeture du scrutin du second tour, soit le 30 janvier 2019, un affichage de relance sera fait par la Direction.

6.2 - listes de candidats 1er tour

Il est rappelé que les seules organisations syndicales qui satisfont aux critères de respect des valeurs républicaines et d'indépendance, légalement constituées depuis au moins deux ans et dont le champ professionnel et géographique couvre l'entreprise ou l'établissement concernés, sont en droit de présenter des listes de candidats au premier tour.(Article L. 2314-5 du Code du travail)

Pour des raisons d’ordre matériel tenant à l’organisation du vote, les listes devront parvenir à la Direction des Ressources Humaines, avant 7 janvier 2019 à 9h00 au plus tard par lettre recommandée ou remise contre récépissé ou par courriel.

Les listes peuvent être incomplètes, mais ne doivent pas comporter plus de candidats que le nombre de sièges à pourvoir.

La double candidature, l’une sur la liste des titulaires, l’autre sur la liste des suppléants, est également admise, conformément aux dispositions légales. Par contre, les deux mandats ne se cumulant pas, le candidat ne sera élu suppléant que subsidiairement, s’il n’est pas élu titulaire.

Les listes déposées par les Organisations Syndicales lors du 1er tour sont considérées comme maintenues pour le 2nd tour. Toutefois, si elles le souhaitent, les Organisations Syndicales auront la possibilité de remettre, à la Direction des Ressources Humaines, leurs listes modifiées, par lettre recommandée ou remise contre récépissé ou courriel, au plus tard le 21 janvier 2019 à 9h00.

En cas de liste commune entre plusieurs Organisations Syndicales, la Direction en informera le prestataire. Dans ce cas, il doit être procédé à la répartition entre elles des suffrages exprimés permettant de déterminer leur audience électorale et leur représentativité, sur la base indiquée lors du dépôt de leur liste portée à la connaissance tant de l’employeur qu’à celle des électeurs et à défaut à part égales entre les organisations concernées.

6.3 - listes de candidats au 2nd tour

En cas de deuxième tour, les candidatures sont libres.

Si une modification des listes de candidats des organisations syndicales devait être faite, la date limite de dépôt des candidatures, dans les mêmes formes que pour le premier tour, est fixée au 21 janvier 2019 à 9h00.

6.4 : professions de foi

Au premier tour, les organisations syndicales pourront remettre à la Direction leurs supports de propagande électorale pour qu'ils soient mis en ligne sur le site de vote par Internet. La date limite de remise de ces supports est fixée au 7 janvier 2019 à 9h00.

De même, au second tour, les candidats pourront remettre à la Direction leurs supports de propagande électorale jusqu'au 21 janvier 2019 à 9h00.

Afin que la campagne électorale soit loyale, il est convenu entre les parties que la propagande électorale effectuée par voie d’affichage, de distribution de tracts, ou autre canal de communication, s’arrêtera le 15 janvier 2019, 8h00 pour le 1er tour et le 29 janvier 2019, 8h00 pour le 2nd tour. 

Il est précisé que les supports de propagande électorale acceptés seront constitués d’un fichier PDF comportant 10 pages au maximum.

Article 7 - vote électronique

Aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé.

Les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d'assurer l'identité des électeurs ainsi que la sincérité et le secret du vote, comme la publicité du scrutin, conformément aux principes généraux du droit électoral.

Article 8 - modalités pratiques du vote électronique
8.1 - langue, ordre des instances et affichage initial des listes

Les indications et informations présentées sur le site de vote sont disponibles en français.

Une fois connecté sur l'application, l'électeur se verra présenter la liste des 2 scrutins pour lesquels il est appelé à voter (Comité Social et Economique titulaires et suppléants).

L'électeur peut basculer d'une présentation d’une liste de candidats à l'autre par un simple clic sur le bouton prévu à cet effet. Le choix d'une des listes lui présente ensuite le bulletin de vote avec tous les candidats de la liste.

8.2 - ordre de présentation des listes

Les listes en présence pour chaque scrutin sont présentées aux électeurs dans un ordre aléatoire afin de ne pas avantager les unes ou les autres. 

8.3 - matériel de vote - codes de vote confidentiels

Chaque électeur est identifié par son matricule communiqué par l'entreprise.

Les codes d'accès, qui se composent d'un identifiant et d'un code confidentiel, sont générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils soient communiqués à l’Entreprise. 

Ces codes, valables pour les deux tours, permettront de se connecter à l'application informatique et de valider son vote.

En cas de perte des codes d’accès pour le second tour et en absence de quorum, le salarié pourra faire appel à la cellule d’assistance technique d’Alphavote.

8.4 - communication des codes de vote

Le prestataire expédiera le 8 janvier 2019 un courrier par voie postale au domicile de chaque électeur. 
Seront renseignés dans ce courrier les codes confidentiels et personnels de l’électeur ainsi que les explications nécessaires au vote électronique.



8.5 - scellement du système et formation 

Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire formera un ou plusieurs correspondants, chargés du projet électoral, avant l'ouverture du site internet. Cette formation sera assurée physiquement ou à distance par conférence téléphonique et/ou web-formation. (Article R. 2314-12 du Code du travail)

Cette intervention consiste à :
- Procéder à un test à blanc : tester la plateforme de vote et le logiciel de dépouillement avant l'ouverture du vote,
- Générer les clés de dépouillement (au nombre de 3) destinées au membre du bureau de vote,
- Réinitialiser les urnes électroniques, et constater qu'elles sont vides.

Les organisations syndicales signataires du présent protocole ainsi que les représentants des listes de candidats sont invitées par la Direction à assister à ces opérations de contrôles et de scellement.
La cérémonie de scellement sera animée par le chef de projet dédié au sein de l’entreprise prestataire.
L'information et la formation sont assurées :

- pour les Délégués Syndicaux, par la participation à cette intervention précédant l'ouverture du site de vote,
- pour les membres du bureau de vote, par une explication de leur rôle tout au long du scrutin ainsi que le jour du dépouillement.

Ce temps nécessaire au scellement et à la formation est considéré et payé en tant que temps de travail effectif.

8.6 : cellule d’assistance technique 

Il est constitué une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Le prestataire est chargé d’assurer les missions de la cellule d'assistance technique.

La cellule d'assistance technique contrôle, avant que le vote ne soit ouvert, que le scellement du système de vote électronique a fait l’objet d’un test à blanc et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet. 

8.7 : assistance aux électeurs

Un numéro vert spécifique d’assistance, permettant une mise en relation avec le prestataire sera mis à disposition des électeurs pendant la période de scrutin.

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

Article 9 : dates et horaires des votes par internet

Au premier tour, les plages horaires de vote par internet pour l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique sont, pour l’ensemble des électeurs de l’entreprise, les suivantes : 

Du 15 janvier 2019 à 8h00 au 17 janvier 2019 à 10h00.

En cas de second tour, les plages horaires de vote sont les suivantes :

Du 29 janvier 2019 à 8h00 au 31 janvier 2019 à 10H00.

Toutes facilités seront accordées au personnel pour lui permettre de voter. Le temps passé par l’électeur pour voter n'entraînera aucune réduction de salaire, sous réserve du respect par l’électeur du temps strictement nécessaire pour effectuer les opérations de vote. 

Un ordinateur en libre-service (ainsi qu’un téléphone) dans une salle réservée à cet effet, sera mis à disposition dans le bureau situé au 2nd étage proche de l’ascenseur B, au sein de HPJC et permettra à tout électeur de voter sur internet durant la période d’ouverture des scrutins. L’ordinateur en libre-service sera accessible durant les horaires suivants :
Mardi 15 janvier 2019 de 13h00 à 15h00 ;
Mercredi 16 janvier 2019 de 7h00 à 10h00 ;
Jeudi 17 janvier 2019 de 7h00 à 10h00.

Cette permanence sera tenue par un représentant de chaque Organisation Syndicale et un représentant de la Direction.

Il en sera de même pour le second tour, les horaires seront :
Mardi 29 janvier 2019 de 13h00 à 15h00 ;
Mercredi 30 janvier 2019 de 7h00 à 10h00 ;
Jeudi 31 janvier 2019 de 7h00 à 10h00.

Important : aucun moyen n'est prévu pour modifier les plages horaires de votes déterminées par ce protocole. Les électeurs sont donc informés qu'en cas d'arrivée tardive ou d'arrivées nombreuses peu avant la fermeture du site internet, il peut arriver qu'ils ne puissent voter sur l’ordinateur en libre-service.

Article 10 : bureau de vote et commission de surveillance

Le bureau de vote est constitué d'un président et de deux assesseurs parmi les électeurs présents sur le site et acceptant le rôle. La présidence appartient au plus âgé, les rôles d’assesseurs sont attribués respectivement au second plus âgé et au plus jeune, sauf s’ils se présentent comme candidats.

Le président du bureau de vote s'assure de la régularité et du secret du vote et proclame les résultats.

Seuls les membres du bureau de vote auront accès à la liste d’émargement pendant le scrutin, à des fins de contrôle de déroulement de scrutin. (Article R. 2314-16 du Code du travail)

Le bureau sera constitué au sein de l’hôpital Jacques Cartier en salle de réunion du 2ème étage.

Les membres du bureau de vote détiendront les clés électroniques des urnes électroniques garantissant l’intégrité et la sécurité du système. Ces clés seront générées en amont du scrutin lors de la phase de scellement du système de vote. Ces clés sont au nombre de trois dont deux d’entre elles seront indispensables pour déverrouiller le système et procéder au dépouillement.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote seul aura compétence, après avis du représentant du prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

La commission de surveillance est composée des membres du bureau de vote, d’un représentant de chaque Organisation Syndicale signataire du présent protocole, et d’un représentant de la Direction.

Elle participe au contrôle et à la validation du système de vote électronique lors d’une phase de vote à blanc (phase de recette) ainsi qu’à la phase de scellement du système de vote. 

Elle assiste aux opérations de dépouillement, à la date et l’heure prévue pour celui-ci. Le temps passé par ces observateurs est rémunéré comme temps de travail. De même, la Direction peut désigner un représentant de son choix. Ces personnes n'ont aucune voix délibérative, mais peuvent aider aux opérations de dépouillement.

Les membres de la commission de surveillance peuvent avoir accès aux taux de participation et à leur évolution tout au long du scrutin.

L’ensemble de ses mesures restent à l’identique pour l’éventuel second tour.

Article 11 : dépouillement

Après clôture automatique du scrutin par le système de vote électronique, le bureau de vote intègre les clés électroniques afin de déverrouiller les urnes électroniques et de procéder au dépouillement automatisé. Le bureau de vote imprime les résultats et justificatifs et proclame les résultats.

Article 12 : proclamation

Les résultats sont proclamés oralement par le Président du bureau de vote.



Article 13 : organisation d’un second tour

Indépendamment pour chaque scrutin, un second tour est organisé dans les cas suivants :
- carence de candidats au premier tour,
- quorum non atteint au premier tour (nombre de suffrages valables inférieur à la moitié des  inscrits),
- un ou plusieurs sièges non pourvus à l'issue du premier tour.

Article 14 — Durée du protocole d'accord 

Le présent protocole n'est conclu que pour l'élection prévue durant la période du 15 janvier au 31 janvier 2019. Il sera également applicable si des élections partielles devaient être organisées.

Un exemplaire du présent accord sera adressé à l’Inspecteur du travail du Siège Social de l’Entreprise, s’il le demande, conformément à l’article L. 2314-12 du Code du travail.

Fait le 18 décembre 2018, à Massy, en 7 exemplaires


Pour la Direction, représentée par Monsieur XXXXXXXXX, Directeur,



Pour la CFDT, représentée par Madame XXXXXXXXX, Déléguée Syndicale,



Pour la CFDT, représentée par Madame XXXXXXXX, Déléguée Syndicale,



Pour la CGT, représentée par Madame XXXXXXXXX, Déléguée Syndicale,



Pour la CGT, représentée par Monsieur XXXXXXXXXX, Délégué Syndical,