Accord autorisant le vote par voie électronique

Entre les soussignés :
La société FERROGLOBE MANGANESE FRANCE, dont le siège est à Grande-Synthe (59), immatriculée au RCS de Dunkerque sous le n°378 288 989, représentée par ………………………….., en sa qualité de Directeur de Site, 
d'une part,
Et 
L’organisation syndicale représentative au sein de l'entreprise, représentée par :
……………………………………………………….., en sa qualité de délégué syndical CFDT
d'autre part,


Préambule

Afin de faciliter l’organisation des élections professionnelles au regard notamment de l’organisation du temps de travail en équipes successives (5 x 8), les parties ont échangé sur les modalités de recours au vote électronique.

Après plusieurs réunions, les parties conviennent d’autoriser la réalisation des élections professionnelles par voie électronique, au moyen d’un vote par internet, dans les conditions précisées par le cahier des charges figurant au présent accord (article 2).


Article 1er – Dispositions générales

Le présent accord ouvre la possibilité de recourir au vote électronique, étant entendu que le principe du recours au vote électronique doit être, pour chaque scrutin, prévu par le protocole d’accord préélectoral.

Le protocole d’accord préélectoral comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

Le protocole d’accord préélectoral définira également le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote et la répartition des sièges pour les élections.

Le vote électronique pourra avoir lieu à distance ou sur le lieu de travail sur les postes informatiques dotés d’un accès internet auxquels ont accès les salariés dans le cadre de leurs fonctions.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties décident de recourir à un prestataire mandaté, pour ce faire, par la Direction.

Article 2 – Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe

Les parties conviennent que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.


Article 3 – Choix du prestataire

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire choisi par l’employeur et respectant le cahier des charges figurant au présent accord.

Le nom du prestataire, si le choix de celui-ci est déjà arrêté, sera mentionné dans le protocole d’accord préélectoral.


Article 4 – Adaptation de la propagande syndicale

Il est convenu entre les parties que chaque organisation syndicale présentant une liste de candidats pourra fournir au prestataire sa profession de foi en vue de le faire figurer sur le site de vote électronique. 

Il en sera de même, en cas de second tour, pour chaque liste de candidats libres.

Les organisations syndicales, ainsi qu’en cas de second tour les listes de candidats libres, sont tenues de respecter le format et la taille de fichier, identiques pour toutes, qui leur seront précisés par le prestataire.


Article 5 – Cahier des charges

De manière générale, les modalités du vote électronique doivent permettre d’assurer l’identité des électeurs ainsi que la sincérité et le secret du vote, comme la publicité du scrutin, conformément aux principes généraux du droit électoral.

Le présent cahier des charges est tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail.


5.1. Nature des prestations attendues

Le prestataire aura en charge : 
la gestion de la préparation des élections professionnelles en vote électronique, y compris le paramétrage de l’ensemble des données, sous le contrôle de la Direction des Ressources Humaines de la Société FERROGLOBE MANGANÈSE FRANCE,
la transmission aux électeurs des codes d’accès au vote électronique,
la mise en œuvre du système de vote électronique,
la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’attribution des sièges.


5.2. Période des élections

La date et la durée du scrutin seront déterminées dans le protocole d’accord préélectoral.
Durant cette période les électeurs devront pouvoir accéder à l’application de vote 24 heures sur 24.


5.3. Confidentialité des données transmises

La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu doivent être de nature à assurer la confidentialité des données transmises.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales doivent être traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, de ceux traitant des données relatives à leur vote.

La liste d’émargement n’est accessible qu’aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

La conformité de l’intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire par l’employeur sera contrôlée par la Direction préalablement à chaque tour de scrutin.

Les fichiers « listes électorales » comportent exclusivement les nom et prénoms des inscrits, leur date d’entrée dans l’entreprise, leur date de naissance, le collège d’appartenance. Seuls sont destinataires de ces données les électeurs, les syndicats représentatifs et les agents habilités des services du personnel.

Le fichier des électeurs comporte exclusivement les noms, prénoms, collège, moyen d’authentification et, le cas échéant, les coordonnées des électeurs. Seuls les électeurs peuvent y avoir accès, pour les informations les concernant.

Les fichiers « listes d’émargement » comportent exclusivement le collège, ainsi que les nom et prénoms des électeurs. Seuls sont destinataires de ces données les membres des bureaux de vote et les agents habilités des services du personnel.

Les fichiers « candidats » comportent exclusivement le collège, la mention « titulaire » ou « suppléant », les noms, prénoms des candidats ainsi que, le cas échéant, leur appartenance syndicale. Seuls sont destinataires de ces données les électeurs, les syndicats et les agents habilités des services du personnel.


5.4. Sécurité des votes

La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu doivent être de nature à assurer la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Les modalités de scellement et de chiffrement du système de vote électronique et notamment des urnes électroniques et des listes d’émargement devront être conformes aux dispositions des articles R. 2314-7, R. 2314-8 et R. 2324-15 du Code du travail et de l’arrêté du 25 avril 2007.


5.5. Déroulement du vote

La dimension des bulletins électroniques, les caractères et la police utilisés devront être identiques pour toutes les listes.

Pour se connecter sur place ou à distance au système de vote, l’électeur doit se faire connaître par le moyen d’authentification qui lui aura été transmis, selon les modalités garantissant sa confidentialité. 

Le système de vote électronique retenu doit faire apparaître clairement à l’écran le choix de l’électeur, qui doit disposer de la possibilité de le modifier avant validation.

La transmission du vote et l’émargement doivent faire l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver.


5.6. Contrôle du fonctionnement du système de vote électronique

Le système de vote électronique sera soumis, préalablement à sa mise en place, à un contrôle afin de vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du Code du travail.

Une cellule d’assistance technique est mise en place et composée de représentants du prestataire.

Cette cellule, en présence des membres du bureau de vote :

Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;
Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.


Plus globalement, cette cellule est chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote.

Des représentants du prestataire devront assurer un contrôle effectif du fonctionnement du système de vote électronique, tant au niveau des moyens informatiques centraux, que de ceux déployés sur place.

Le prestataire choisi devra prendre les mesures nécessaires pour permettre à ses représentants de vérifier l’effectivité des dispositifs de sécurité prévus.

Le prestataire devra prévoir un dispositif de secours offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques que le système principal.


5.7. Dépouillement

L’accès aux données du fichier « contenu de l’urne électronique » ne doit être possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement, générées et utilisées conformément aux dispositions de l’arrêté du 25 avril 2007.

Le système de vote électronique devra être scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.


5.8. Conservation des fichiers après le scrutin

L'employeur (ou le prestataire qu’il a retenu) conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. 

La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.


Article 6 – Information du personnel et de ses représentants

Chaque salarié disposera d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales établie par le prestataire. 

Chaque électeur recevra celle-ci au moins 7 jours avant le début des opérations électorales.

Les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique retenu.

Les organisations syndicales de salariés représentatives dans l’entreprise seront informées de l’accomplissement des formalités imposées par le Règlement Général de Protection des Données (RGPD).


Article 7 – Adhésion

Toute organisation syndicale de salariés représentative dans l’entreprise qui n’est pas signataire du présent accord pourra y adhérer ultérieurement.

L’adhésion produira effet à partir du jour qui suivra celui de son dépôt au Greffe du Conseil de Prud’hommes compétent et la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi (DIRECCTE).

L’organisation syndicale qui adhère au présent accord devra notifier cette adhésion aux parties signataires.

Article 8 – Interprétation de l’accord

Le présent accord pourra faire l’objet en tant que de besoin d’avenants interprétatifs qui, de par leur nature, porteront effet à la date de signature de l’accord initial.

Les représentants de chacune des parties signataires conviennent de se rencontrer à la requête de la partie la plus diligente dans les 7 jours suivant la demande pour étudier et tenter de régler tout différend d’ordre individuel ou collectif né de l’application du présent accord. 

Les avenants interprétatifs de l’accord seront adoptés à l’unanimité des signataires de l’accord.

Les avenants interprétatifs doivent être conclus dans un délai maximum de 30 jours suivant la première réunion de négociation. A défaut, il sera adressé un procès-verbal de désaccord.

Jusqu’à l’expiration de la négociation et de l’interprétation les parties contractantes s’engagent ne citer aucune forme d’action contentieuse liée au différend faisant l’objet de cette procédure.


Article 9 – Durée, entrée en vigueur de l’accord 

Le présent accord est pour une durée indéterminée et entrera en vigueur le 24 septembre 2018.



Article 10 – Suivi de l’accord

Un bilan de l’application du présent accord sera réalisé 2 mois après la tenue des élections professionnelles par la Direction et sera présenté aux membres du comité social et économique et aux organisations syndicales existantes au sein de la société.


Article 11 – Révision de l’accord

Outre la société, sont habilités à engager la procédure de révision du présent accord :

Jusqu’à la fin du cycle électoral au cours duquel cet accord a été conclu, une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d’application de l’accord et signataires ou adhérentes du présent accord ;
A l’issue du cycle électoral au cours duquel le présent accord a été conclu, une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives au sein de la société.

Il est convenu de respecter la procédure suivante à l’occasion de ladite révision :

Toute demande de révision devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception ou lettre remise en main propre contre décharge à la société et/ou à chaque organisation syndicale représentative et comporter, outre l’indication des dispositions de révisions demandées, les propositions de remplacement ;

Le plus rapidement possible, au plus tard dans un délai de 7 jours suivant la réception de cette lettre, la négociation devra être ouverte entre la société et les organisations syndicales représentatives en vue de la rédaction d’un nouveau texte, les dispositions de révision demandées resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un nouvel accord, ou à défaut seront maintenues ;
Les dispositions de l’avenant portant révision se substitueront de plein droit à celles de l’accord qu’elles modifient, soit la date expressément prévue, soit à défaut à partir du jour qui suivra son dépôt auprès du service compétent.


Article 12 – Dénonciation

Le présent accord pourra être dénoncé par l’une ou l’autre des parties signataires ou adhérentes et selon les modalités suivantes :

La dénonciation sera notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des autres parties signataires ou adhérentes et déposée auprès de la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi (DIRECCTE) et au secrétariat greffe du Conseil de Prud'hommes ;
Une nouvelle négociation devra être envisagée, à la demande de l’une des parties, le plus rapidement possible et au plus tard, dans un délai de trois mois suivant le début du préavis ;
Durant les négociations, l’accord restera applicable sans aucun changement ;
A l’issue de ces dernières, sera établi, soit un avenant ou un nouvel accord constatant l’accord intervenu, soit un procès-verbal de clôture constatant le désaccord ;
Ces documents signés, selon le cas, par les parties en présence, feront l’objet de formalités de dépôt dans les conditions prévues ci-dessus.
Les dispositions du nouvel accord se substitueront intégralement à celles de l’accord dénoncé, avec pour prise d’effet, soit la date qui en aura été expressément convenue, soit à défaut, le jour qui suivra son dépôt auprès du service compétent ;
En cas de procès-verbal de clôture des négociations constatant le défaut d’accord, l’accord ainsi dénoncé restera applicable sans changement pendant une année, qui commencera à courir à l’expiration du délai de préavis fixé par l’article L.2261-9 du Code du travail ;
Passé ce délai, le texte de l’accord cessera de produire ses effets, sous réserve du maintien de la rémunération perçue déterminée conformément aux dispositions de l’article L.2261-13 du Code du travail.


Article 13 – Publication de l’accord

Le présent accord fera l’objet d’une publication dans la base de données nationale visée à l’article L.2231-5-1 du Code du Travail.


Article 14 – Publicité

Le présent accord sera déposé sur la plateforme numérique suivante :  et au Conseil de Prud’hommes de Dunkerque.

La mention de son existence sera faite sur le tableau d’affichage de la Direction.


Fait à Grande-Synthe, en 4 exemplaires originaux.

Le 24 septembre 2018

Pour le Syndicat CFDT								Pour la Société