ACCORD NAO QUALITE DE VIE AU TRAVAIL


En application de l’article L2242-8 du Code du travail et conformément à l’accord du 18 mai 2017 d’organisation de la NAO






ENTRE

La société SIGMA ALDRICH CHIMIE, dont le siège social est situé, 80 rue de Luzais – 38290 ST QUENTIN FALLAVIER, immatriculée au RCS de Vienne sous le n° B 340 275 924 représentée par M.                   en sa qualité de Gérant, 


ET

Le syndicat CFDT représenté par M
Le syndicat CFE-CGC représenté par M
Le syndicat UNSA représenté par M





IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT



SOMMAIRE



















12







































6
6
6
7
7
8
8

29
30
0
31
3
4
6
7
7
7
7
7
8
PREAMBULE

La Société SIGMA ALDRICH compte 177 salariés.

Dans ce cadre, elle dispose de l’ensemble des institutions représentatives du personnel prévues par la loi et est dotée d’une représentation syndicale.

La Société SIGMA ALDRICH se trouve donc assujettie à l’obligation d’engager annuellement une négociation obligatoire.

Le 18 mai 2017, un accord collectif d’entreprise a d’ailleurs prévu l’organisation du dialogue social dans l’entreprise et notamment, les délais d’engagement de la négociation obligatoire.

C’est dans ce cadre que les partenaires sociaux se sont réunis en vue d’engager la présente négociation annuelle obligatoire sur la qualité de vie au travail.

En effet, un accord relatif à l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes a été signé le 29 août 2016 dans l’entreprise et s’appliquait pour une durée de trois ans.

L’accord portant sur l’organisation des négociations obligatoires signé le 18 mai 2017 a confirmé la date de validité de l’accord relatif à l’égalité professionnelle, soit jusqu’au mois de septembre 2019.

Restera donc à aborder, sur la fin de l’année 2017 la thématique de la gestion des emplois et des parcours professionnels suivant les dispositions des articles L2242-13 et suivants du Code du travail. 

Les thèmes qui ont été abordés par les partenaires sociaux au titre de la présente négociation portant sur la qualité de vie au travail sont donc les suivants :

articulation entre la vie privée et la vie professionnelle,

mesures visant à éviter la discrimination en matière de recrutement, d’emploi et d’accès à la formation professionnelle,

mesures relatives à l’insertion professionnelle et au maintien dans l’emploi des travailleurs handicapés, notamment les conditions d’accès à l’emploi, à la formation et à la promotion professionnelle, les conditions de travail et d’emploi et les actions de sensibilisation de l’ensemble du personnel au handicap,

modalités de définition d’un régime de prévoyance et dans les conditions au moins aussi favorables que celles prévues à l’article L 911-7 du Code de la Sécurité Sociale, d’un régime de remboursement complémentaire des frais occasionnés par une maladie, une maternité ou un accident à défaut de couverture par un accord de branche ou un accord d’entreprise,


exercice du droit d’expression directe et collective des salariés,

modalités d’exercice du droit à la déconnexion.

La Direction a également entendu proposer aux partenaires sociaux la mise en place d’un comité « Qualité de vie au travail » dont les fonctions seront notamment dévolues à la lutte contre les RPS et à la sensibilisation de l’ensemble des acteurs sur cette thématique.

Enfin, les partenaires sociaux ont abordé la problématique de la durée du travail au sein de la Société SIGMA ALDRICH et notamment, les règles dévolues aux salariés cadres. Ils ont convenu sur ce point d’engager une négociation spécifique qui débutera à la fin de l’année 2017.

Les réunions de négociation suivantes ont eu lieu :

22 juin 2017,
18 juillet 2017,
16 août 2017,
17 août 2017,
24 août 2017,
11 septembre 2017.

Dans le cadre de ces réunions, les partenaires sociaux reconnaissent que l’échange d’informations requis par les dispositions légales a bien eu lieu et que les négociations se sont déroulées de manière loyale en suivant le principe de la bonne foi.

Dans ce contexte, il a été convenu ce qui suit :






I – ORGANISATION DE L’ACCORD

Contenu

Le présent accord est organisé de la manière suivante.

Il contient l’ensemble des axes sur lesquels la Direction et les organisations syndicales sont tombées en accord en prévoyant les orientations des mesures à mettre en œuvre.

Une seconde partie est constituée par des annexes qui définissent les mesures concrètes mises en œuvre dans l’entreprise.


II – ARTICULATION DE LA VIE PRIVEE ET DE LA VIE PROFESSIONNELLE

Définition

L’articulation entre la vie privée et la vie professionnelle pour les salariés a pour objectif de permettre d’équilibrer ces deux vies, que l’on soit un homme ou une femme.

Il s’agit ainsi de concilier la vie personnelle et la vie professionnelle en permettant d’éviter l’empiètement de l’une sur l’autre et de donner autant d’importance qu’il est nécessaire à chacune de ces vies à un instant T.

Les parties prennent acte des différences de situation pouvant exister entre les différents salariés et dont certaines sont rappelées ci-après :

jeunes diplômés et célibataires,
en couple mais sans enfants,
en couple avec enfants jeunes ou moins jeunes,  étudiants,
femmes ou hommes célibataires et avec enfants,
couples sans enfants à charge,
allongement de la vie professionnelle.

La Direction entend également répondre aux nouveaux besoins issus de la diversification des formes de parentalité et notamment l’implication des pères dans l’éducation des enfants, les sorts des couples bi actifs, l’augmentation du nombre de familles monoparentales, de situation de garde partagée des enfants et également en raison du vieillissement de la population, l’accélération des besoins de prise en charge de la dépendance.

L’objectif de l’entreprise est d’attirer et retenir des salariés compétents, de valoriser la marque employeur, d’augmenter le taux d’engagement des collaborateurs et impacter positivement les résultats de l’entreprise, améliorer la performance des collaborateurs et réduire l’absentéisme et les risques psychosociaux.

Mesures mises en œuvre 

Afin de concourir à ces objectifs susvisés, la Direction entend mettre en place les mesures suivantes :

la sensibilisation de tous sur le respect des temps de travail et notamment de l’accord sur l’aménagement du temps de travail en vigueur dans l’entreprise,

le respect des jours de congés prévus légalement et conventionnellement, ainsi que la pratique SIGMA ALDRICH de réduction d’horaires sans contrepartie la veille de Noël et du Jour de l’An,

les mesures prises pour l’amélioration de l’environnement de travail, qu’il s’agisse de l’existant (cafétéria sur site) ou des projets (nouvelle salle de pause dans le bâtiment B/investissement en 2018),

mise en place de chèques emploi service pour permettre aux salariés de libérer des temps supplémentaires pour leur vie personnelle,

développement du télétravail.

don de jours de congés pour enfants malades,



III – MESURES VISANT A EVITER LES DISCRIMINATIONS

Définition

Les mesures visant à éviter toute discrimination en matière de recrutement, d’emploi et d’accès à la formation professionnelle sont l’ensemble des guides de conduite qui sont mis en place dans l’entreprise et qui permettent d’éviter, au-delà de la thématique de l’égalité entre les hommes et les femmes, toute autre forme de discrimination.

A cet égard, des règles internes d’entreprise sont mises en œuvre.

Également, et en sa qualité de filiale du Groupe MERCK, la Société SIGMA ALDRICH applique la politique du Groupe constituée des dispositifs suivants :

Speak-up line permettant à tout collaborateur de faire part à une personne autre que son supérieur d’une situation de discrimination dans l’hypothèse où il l’estime inopportun,
Code de conduite ou comment « bien agir » érige en principe fort la non-discrimination. Il s’applique à la Société Sigma Aldrich en France depuis 2016 :




Les relations entre salariés doivent être empreintes de respect et de loyauté, nous respectons la vie privée de nos collègues et les traitons avec dignité.
Nous ne tolérons aucune discrimination basée sur le sexe, l’origine ethnique, la couleur de peau, la nationalité, l’âge, la religion, l’orientation sexuelle, le handicap ou tout autre motif réprimé par la loi.
Nous appliquons ces principes pour le recrutement, l’embauche, la formation et la promotion de nos salariés.
Créer un environnement de travail pesant et hostile, par des paroles ou par son comportement, et harceler un collègue est inacceptable.
Si vous avez le sentiment de faire l’objet d’une quelconque discrimination ou d’un harcèlement, faites savoir à la personne concernée que son comportement est inapproprié et offensant. Si vous ne souhaitez pas l’affronter directement, faites-en part à votre Direction des Ressources Humaines ou à votre Compliance Officer. Vous pourrez évoquer vos préoccupations en toute confiance, sans crainte de représailles.

	Politique et actions en faveur de la diversité et de l’inclusion

Le Groupe Merck offre un environnement de travail sans préjugés ni discrimination. Ses référentiels de valeurs et de compétences décrivent et encouragent des comportements reflétant cet engagement. La diversité de nos collaborateurs est une richesse et un atout majeur pour la réussite de l’entreprise.

Depuis 2011, le Groupe Merck a mis en place les ressources et dispositifs nécessaires au respect et à l’accroissement de la diversité dans l’ensemble de ses entités ainsi qu’à la mise en place de mesures favorisant l’inclusion :

Création du poste de « Chief Diversity Officer » rapportant directement à un membre du Directoire du Groupe
Création d’un Conseil de la Diversité sous la responsabilité du « Chief Diversity Officer »
Mise en place d’une équipe de professionnels dédiés à la diversité
Lancement de groupes et réseaux partageant des intérêts et expériences de la diversité ex : women@Merck
Des leaders internationaux ayant le mandat de favoriser la diversité dans leurs environnements respectifs
Des journées de la diversité
Des webinars de sensibilisation accessibles à tous les salariés dans l’intranet de la Société 
Un outil de compréhension des différences interculturelles « Cultural Navigator »







Mesures mises en oeuvre

Le Comité de Qualité de Vie au Travail (CQVT) est une instance créée à l’initiative de la Direction et du CHSCT afin :

De renforcer la prévention des risques psychosociaux (RPS) dans l’entreprise conformément à nos obligations légales en matière de sécurité soit une obligation de prévention et de résultats de tous les risques auxquels le salarié peut être exposé au travail, y compris les risques psychosociaux.
De partager et de valoriser la politique du Groupe Merck qui prône le respect, la diversité, le travail en équipe, l‘ouverture aux autres et dont des valeurs et le modèle de compétences sont le reflet de cette politique

De relayer la volonté et l’engagement de la Direction de Sigma Aldrich France attachée au respect des valeurs humaines

Le Comité a notamment pour mission d’identifier le plus en amont possible toute situation difficile d‘une part et d‘autre part les remonter (avec l‘accord des salariés) au niveau des différents acteurs et responsables de la santé et du bien-être au travail afin de mettre en oeuvre des solutions adaptées. Ainsi, tout salarié en situation difficile résultant de discrimination peut contacter un des membres du Comité.

Ces règles s’intègrent évidemment dans le respect de l’accord conclu le 29 août 2016 plus spécifiquement en matière d’égalité professionnelle entre les hommes et les femmes.


IV – MESURES RELATIVES A L’INSERTION ET AU MAINTIEN DANS L’EMPLOI DES TRAVAILLEURS EN SITUATION DE HANDICAP

Définition

Dans le cadre de la négociation portant sur la qualité de vie au travail, la loi prévoit que soit abordé le thème de l’insertion professionnelle et du maintien dans l’emploi des travailleurs handicapés, notamment les conditions d’accès à l’emploi, à la formation et à la promotion professionnelle, les conditions de travail et d’emploi et les actions de sensibilisation de l’ensemble du personnel au handicap.

En la matière, la Société SIGMA ALDRICH a mis en place les mesures suivantes :

Respect de l’obligation d’emploi ;
Aménagements spécifiques des postes de travail préconisés par le médecin du travail
Utilisation en sous-traitance de prestations entreprises adaptées
Participation de l’entreprise à l’action « 1 jour, 1 métier » pour la découverte des métiers de l’entreprise par des personnes reconnues travailleurs handicapés.


Mesures à mettre en œuvre

Les partenaires sociaux conviennent, pendant la durée du présent accord, de maintenir l’ensemble de ces mesures.

Ceux-ci prévoient en outre de mettre l’accent sur le recrutement de stagiaires et salariés ayant le statut de travailleurs handicapés tout en s’appuyant sur des partenaires externes afin de valider la compatibilité des postes offerts avec le handicap et étudier les pistes de mise en conformité.

Les partenaires sociaux conviennent de la possibilité d’adjoindre, par le biais de la commission de suivi du présent accord, une annexe spécifique d’insertion et de maintien dans l’emploi des travailleurs en situation de handicap.


V – PREVOYANCE ET COUVERTURE DES FRAIS DE SANTE

Définition

La présente partie porte sur les garanties collectives dont bénéficient les salariés, anciens salariés et ayant droits en complément de celles qui résultent de l’organisation de la Sécurité Sociale.

Il peut s’agir de prestations de prévoyance lourdes (invalidité, décès, incapacité temporaire de travail) ou de régime de couverture des frais de santé (maladie et maternité).

Mesures à mettre en œuvre

La Société SIGMA ALDRICH est à ce jour couverte par :

Un régime de couverture des frais de santé  pour tous salariés cadres et non cadres,  conclu après de la société  AXA et géré par la société MERCER;
Un régime de couverture des risques invalidité, incapacité et décès pour tous les salariés  cadres et non-cadres,  conclu auprès de la société AXA.

Ces régimes sont collectifs et obligatoires sauf cas de dispense dont le salarié doit justifier selon périodicité correspondante. Ils ont été mis en place dans l’entreprise par Décision unilatérale à compter du 01 janvier 2017 dans le cadre de l’intégration de la Société SIGMA ALDRICH au Groupe Merck en France et notamment de l’harmonisation des prestations qui en découle.
La Société SIGMA ALDRICH prend l’engagement de poursuivre l’application de ces régimes de manière au moins aussi favorable que le cadre légal et conventionnel qui lui est applicable (Article L911-7 du Code de la sécurité sociale et Convention collective nationale des industries chimiques).




Les régimes applicables à l’entreprise répondant, à ce jour, à ces conditions, aucun engagement complémentaire n’est à viser dans le cadre du présent accord.


VI – EXPRESSION DIRECTE ET COLLECTIVE

Définition légale

Le droit d’expression directe et collective des salariés est visé par les dispositions de l’article L 2281-1 et suivants du Code du travail.

Selon ce texte, les salariés bénéficient d’un droit à l’expression directe et collective sur le contenu, les conditions d’exercice et l’organisation de leur travail.

A cette fin, l’employeur est tenu de négocier et de conclure avec les organisations syndicales ayant désigné un délégué, un accord à cette fin.

L’expression directe et collective des salariés a pour objet de définir les actions à mettre en œuvre pour améliorer leurs conditions de travail, l’organisation de l’activité et la qualité de la production de l’unité de travail à laquelle ils appartiennent et dans l’entreprise globalement.

Ce droit s’exerce dans le cadre de réunions qui doivent impérativement être organisées sur les lieux et pendant le temps de travail.

Enfin, il est rappelé que la mise en œuvre du droit d’expression directe et collective dans l’entreprise ne prive pas les institutions représentatives du personnel de leurs attributions respectives.

Dispositifs existants au sein de la Société SIGMA CHIMIE / Réunions collectives

Dans le cadre du droit d’expression directe et collective des salariés, la Direction rappelle que plusieurs dispositifs existent d’ores et déjà au sein de l’entreprise.

Il s’agit notamment de l’enquête d’engagement annuelle qui permet d’améliorer et encourager le dialogue avec l’ensemble des collaborateurs du Groupe de manière anonyme, de créer une plateforme de feedback confidentiel pour les collaborateurs, de s’assurer que les résultats de la précédente enquête ont été bien communiqués aux collaborateurs et de vérifier si les mesures prises vont dans la bonne direction.

L’enquête d’engagement est réalisée de manière volontaire par la Direction, annuellement par le biais d’un questionnaire en ligne.





Sont en outre organisées plusieurs réunions collectives d’information et/ou de décision :

Réunions « Townhall » :

Ces réunions sont initiées par les Responsables des Secteurs, Business Units, Directeurs de filiales pays ou Directeurs de sites et sont ouvertes à l’ensemble des collaborateurs de l’entité.
Elles peuvent être effectuées de manière présentielle ou en visioconférence pour les équipes globales.
Elles traitent des résultats, de l’organisation et des projets majeurs de l’entité.

Elles intègrent systématiquement une session questions-réponses avec la possibilité pour les collaborateurs de transmettre leurs questions en amont.

La fréquence de ces réunions est trimestrielle.

Comité de pilotage :

Le Comité de pilotage constitue une instance transverse de pilotage de la Société SIGMA ALDRICH et du site de SAINT QUENTIN FALLAVIER et l’ensemble de ses activités.

Le COMPIL coordonne les actions globales et locales du point de vue des ressources, règlementation locale, capacités du site.

C’est un lieu de partage de l’information sur les projets en cours et à venir dans chaque entité au niveau global, d’information et de formation pour les collaborateurs.

Il s’agit également d’une instance de remontée d’informations sur les besoins et problèmes rencontrés au niveau des directions et responsables de projets globaux.

Il est composé de 9 membres permanents.

Réunions d’encadrement :

Ces réunions se déroulent à l’échelle de la Société SIGMA ALDRICH.
Leur fréquence est bimestrielle.

Participent à ces réunions les encadrants du personnel SIGMA ALDRICH ou qui ont un rôle de référent managérial.

Elles sont animées par le Directeur de l’entité et la DRH, comprennent un tour de table afin que la Direction puisse recueillir les éléments relatifs au climat social et 


difficultés constatées. Elles consistent aussi à former et informer les managers aux outils et processus du Groupe Merck en matière de gestion et de développement  des Ressources Humaines, aux obligations légales de l’employeur et leur évolution en fonction de la jurisprudence et des nouvelles lois

Les managers ont ensuite la charge de démultiplier l’information reçue auprès de leur équipe sous forme de réunion de service.

Réunions de service :

Ces réunions, animées par le premier niveau de management, permettent le pilotage de l’activité.
Leur fréquence est à l’appréciation du manager.

Elles visent à un partage d’informations reçues des différents canaux d’information et de communication (Townhall, réunions d’encadrement, comité de direction et autres réunions), et s’accompagnent d’une série de questions-réponses.

Dispositifs existants au sein de la Société SIGMA CHIMIE / Remontées individuelles

Sont également organisés annuellement les entretiens individuels des collaborateurs relatifs à l’évaluation de la performance et du potentiel et également les entretiens professionnels conformément aux dispositions légales.

Le collaborateur dispose également, à sa demande, de la possibilité de solliciter un entretien avec son manager ou avec la Direction des Ressources Humaines.

De manière dématérialisée, les collaborateurs disposent de l’Intranet du Groupe MERCK qui permet l’information régulière des collaborateurs sur l’ensemble des activités et résultats du Groupe Merck en France et dans le monde. Les dirigeants du Groupe s’y 
expriment régulièrement via leur propre blog. 
Enfin, la Société SIGMA et le Groupe bénéficient d’une « speak up line » qui constitue un dispositif d’alerte éthique, environnementale, sociétale et professionnelle. 

Ainsi un numéro gratuit est mis à disposition des collaborateurs pour signaler toute violation des procédures MERCK ou des lois en vigueur dans les domaines suivants :

Lutte contre la corruption,
Financier, comptable, bancaire,
Pratiques anticoncurrentielles,
Lutte contre la discrimination,
Santé, hygiène et sécurité au travail,
Protection de l’environnement.




Mesures à mettre en oeuvre

Instauration du droit d’expression directe et collective

Légalement et en dépit des nombreux dispositifs de communication existant d’ores et déjà, la Société SIGMA ALDRICH est tenue de mettre en œuvre le droit d’expression directe et collective tel que défini par l’article L2281-1 du Code du travail.

Dans le cadre du présent accord, les partenaires sociaux actent de l’intégration du droit d’expression directe et collective au sein des réunions d’équipe telles que définies ci-dessus.

Les principes fondamentaux du droit d’expression directe et collective qui seront précisés dans l’annexe sont les suivants :

le niveau, le mode d’organisation et la fréquence, ainsi que la durée des réunions permettant l’expression des salariés,

les mesures destinées à assurer, d’une part, la liberté d’expression de chacun et, d’autre part, la transmission à l’employeur des demandes et propositions des salariés, ainsi que celles des avis émis par les salariés dans les cas où ils sont consultés par l’employeur et ce, sans préjudice des dispositions relatives aux institutions représentatives du personnel,

les mesures destinées à permettre aux salariés intéressés aux organisations syndicales représentatives au comité d’entreprise, aux délégués du personnel et au CHSCT de prendre connaissance des demandes, ainsi que des propositions émanant des groupes, ainsi que des suites qui leur sont données,

les conditions d’exercice spécifique du droit à l’expression pour le personnel d’encadrement ayant des responsabilités hiérarchiques outre leur participation dans les groupes auxquels ils sont rattachés du fait de ces responsabilités.

Amélioration des dispositifs existants

Les parties conviennent des améliorations suivantes aux dispositifs existants :

Concernant les réunions « Town Hall » :

Les salariés pourront suivre en direct ou différé et sur leur temps de travail les réunions « Town Hall ». Les managers de l’entité SIGMA ALDRICH organiseront, a posteriori, une réunion collective globale du personnel en langue française afin de permettre une meilleure appréhension des équipes dirigeantes du groupe.





Concernant les réunions d’équipes :

En tant que de besoin, les éléments abordés en Town Hall seront repris par la suite en réunion d’équipe s’il reste des interrogations ou conséquences spécifiques sur un service en particulier.


VII – DROIT A LA DECONNEXION

Définition

Le  droit à la déconnexion n’a pas été défini par le législateur.

Il concerne toutefois l’ensemble des collaborateurs qui sont utilisateurs des nouvelles technologies de l’information et de la communication. De manière spécifique, il s’applique également aux salariés bénéficiaires d’une convention de forfait en jours sur l’année.

Les partenaires sociaux conviennent de considérer que le droit à la déconnexion constitue toutes les mesures permettant aux collaborateurs de ne pas être joignables dans certaines circonstances et l’ensemble des mesures permettant de ne pas constater une utilisation abusive des nouvelles technologies de l’information et de la communication.

Bien naturellement, il s’inscrit, de fait dans le cadre des règles liées aux temps de travail et au temps de repos et à l’articulation de la vie professionnelle et personnelle.

Il ne s’agit pas, à proprement parler, de règles contraignantes mais plutôt d’un guide des bonnes pratiques afin de permettre au salarié comme à l’employeur de bénéficier de l’ensemble des souplesses autorisées par les nouvelles technologies en supprimant ses inconvénients.

Mesures à mettre en œuvre

Dans le cadre du droit à la déconnexion tel qu’entendu par l’article L2242-8 du Code du travail, l’entreprise est amenée à définir par accord collectif une charte d’utilisation permettant d’assurer le droit à la déconnexion du salarié.

Les mesures spécifiques qu’entendent mettre en œuvre les partenaires sociaux dans le cadre de la présente négociation sont les suivantes :

1.	Afin de garantir l’exercice de l’activité professionnelle lors de la présence du salarié sur son poste de travail (hors situation de télétravail), l’accès aux fichiers, intranet ou messagerie via les technologies de l’information et la communication n’est pas autorisé hors du temps de travail,




2.	Mise en œuvre d’une plage d’utilisation des outils informatiques dans l’entreprise courant de 7h00 à 20h00 du lundi au vendredi pour les personnels travaillant sur un horaire de jour et hors week-end,

3.	L’activité professionnelle n’est pas autorisée durant les périodes de suspension du contrat et ce, quelle qu’en soit la cause,

4.	Sensibilisation des managers étrangers.


III – COMITE QUALITE DE VIE AU TRAVAIL

Définition

La loi ne prévoit pas la création d’un Comité Qualité de Vie au travail.

Toutefois, la Société SIGMA ALDRICH entend aller au-delà de ses obligations légales et a présenté, lors des réunions de négociation, un dispositif permettant de suivre l’ensemble de la démarche, de même que lutter contre les risques psychosociaux dans l’entreprise.

Mesures à mettre en œuvre

Le Comité Qualité de Vie au Travail est chargé des missions suivantes :

Proposer toute mesure et vérifier leur application en termes de lutte contre toute forme de discrimination,
Assurer une veille et un rôle de prévention en matière de risques psychosociaux.

Le Comité QVT joue également un rôle d’observatoire des démarches QVT dans l’entreprise.

IX – DISPOSITIONS FINALES

Clause de revoyure

Conformément aux dispositions de l’article L2222-5-1 du Code du travail, et dans le cadre de la commission de suivi, les parties au présent accord, signataire ou ayant adhéré postérieurement envisageront sa renégociation.

La périodicité de l’examen de cette thématique est fixée à un délai maximal de trois années courant à compter de la signature du présent accord et conformément à l’accord du 18 mai 2017.

Les parties sont réputées avoir satisfait à cette obligation par l’inscription du point à l’ordre du jour.





L’examen de la potentielle renégociation de l’accord interviendra sur la base des constats de la commission de suivi au regard des remontées dont celle-ci aura été destinataire dans le cadre de son application au sein de la Société SIGMA ALDRICH.

Révision – Dénonciation

Le présent accord pourra être révisé dans les conditions prévues par les dispositions légales en vigueur (C. trav., art. L2261-7-1), c’est-à-dire par ses signataires ou organisations syndicales ayant adhéré pendant la durée du cycle électoral de conclusion de celui-ci et par une ou plusieurs organisations syndicales représentatives après cette période.

Toute disposition modifiant le présent accord donnera lieu à l'établissement d'un avenant conclu dans les conditions prévues par les articles L.2261-7 et suivants du Code du travail.

Toute proposition de révision devra être notifiée à l’ensemble des parties signataires. La Direction s’engage dans ce cadre à ouvrir la négociation au plus tôt et au maximum dans un délai de deux mois.

En cas d'évolutions législatives ou conventionnelles ayant des incidences sur l'application du présent accord, les parties conviennent de se réunir dans les plus brefs délais en vue de procéder à son adaptation.

Le présent accord pourra être dénoncé par chacune des parties signataires dans les conditions des articles L.2261-9 et suivants du Code du travail, sous réserve de respecter un préavis de trois mois.

Cette dénonciation s’effectuera par courrier recommandé adressé à tous les signataires.

Conditions de validité du présent accord

Il est rappelé que pour être valable, le présent accord doit être signé par au moins 30% des organisations syndicales compte tenu des suffrages exprimés au dernières élections des titulaires de la DUP.

Cet accord est conclu dans le cadre du régime transitoire de la Loi du 8 août 2016 prévoyant que ses dispositions concernant la généralisation de l’accord majoritaire s’appliqueront sur l’ensemble des thèmes à compter du 1er janvier 2019.

Il doit donc pour être valide ne pas être frappé d’opposition majoritaire après notification.





Durée de l’accord

Il est convenu que le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 3 ans.

Au terme de cette période, l’ensemble de ses stipulations cesseront d’être applicables, sans qu’aucune procédure ne soit à mettre en œuvre.

Il est convenu de réviser le présent accord en cas de modification législative ou réglementaire ayant des conséquences sur l’objet ou les obligations découlant du présent accord, et ce, dans les conditions visées en 2. du titre IX.

Dispositions finales

Le présent accord sera notifié par l’employeur et déposé par lui conformément aux dispositions du Code du travail.






Il fera l’objet des informations et communications légales.

Fait à Saint Quentin Fallavier, le 16 janvier 2018



Pour l’entreprise SIGMA ALDRICH Chimie



Pour les organisations syndicales

C.F.D.T.



CFE-CGC


UNSA





ANNEXE 1 – MESURES RELATIVES A L’ARTICULATION DE LA VIE PRIVEE ET DE LA VIE PROFESSIONNELLE

Respect des temps de travail et de repos et sensibilisation

Article 1 – Respect des temps de travail et de repos

Dans le prolongement des discussions engagées lors des différentes réunions de négociation tenues et dans le cadre de la future négociation sur la durée du travail au sein de l’Entreprise, la Direction s’engage à faire respecter les temps de travail et de repos des collaborateurs.

Dans le cadre de l’entretien annuel, il sera intégré un item portant sur le bon respect par le collaborateur de ses temps de travail et temps de repos.

Il est en outre rappelé que tout salarié dispose de la possibilité, en cours d’année, de s’adresser à son manager en vue de lui faire part de toute difficulté qu’il rencontrerait dans le cadre de son organisation de travail, notamment sur le plan du respect de ses temps de repos.

Enfin, la Société SIGMA ALDRICH poursuivra la pratique de réduction d’horaires sans contrepartie la veille de Noël et du Jour de l’An.

Article 2 – Actions de sensibilisation

La Direction des ressources humaines intègrera, dans le cadre des instructions données aux managers, un item spécifique visant à sensibiliser ces derniers sur l’organisation et la répartition des tâches à effectuer par les différents collaborateurs de l’entreprise dont ils ont la charge.

Maintien et amélioration du cadre de travail

Article Unique – Maintien des projets en cours

Il est rappelé que le personnel bénéficie d’une cafétéria sur site leur permettant, soit de prendre le repas servi sur place avec participation de l’entreprise, soit de réchauffer un repas apporté par le collaborateur.

La Direction poursuivra cette pratique.

En outre, la Direction a budgété pour l’année 2018 la création d’une nouvelle salle de pause dans le bâtiment B.




Mise en œuvre du chèque emploi service

Article 1er – Salariés bénéficiaires

Les salariés bénéficiaires du Chèque Emploi Service Universel (CESU) sont les suivants :
Salariés en contrat à durée indéterminée, ayant une ancienneté supérieure à six mois (la référence étant la date à laquelle le CDI prend effet)


Article 2 – Forme de la remise

Le bénéfice de cet avantage se matérialise par la remise aux salariés bénéficiaires tels que définis ci-dessus et qui en font la demande d’un carnet de CESU préfinancés. Le CE assure la gestion des CESU, de la commande des carnets à la distribution aux salariés demandeurs.

Article 3 – Montant alloué

Le montant alloué par carnet remis par l’entreprise sera arrêté au plus tard fin janvier 2018. Cette disposition s’appliquera dans la limite du plafond établi par l’URSSAF, avant requalification d‘avantage en nature.

En 2017, L’employeur augmentera la subvention CE, au titre des activités sociales et culturelles, de 20000 EUR afin de participer au financement des CESU.


Mise en œuvre du télétravail

Le présent chapitre s’inscrit dans la définition de l’article L 1222-9, al.1 du Code du travail, aux termes duquel « Le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur, est effectué par un salarié, hors de ces locaux, de façon régulière et volontaire, en utilisant les technologies de l'information et de la communication dans le cadre d'un contrat de travail ou d'un avenant à celui-ci ».

La Direction rappelle que les collaborateurs, exerçant notamment les fonctions de Responsable Marketing, Field Marketing, Scientific Liaison, Responsable Business Development, domiciliés à une distance d’au moins 50 kms ou une heure de transport du site de la Société SIGMA ou d’une implantation du Groupe MERCK permettant de les accueillir, sont autorisés à exécuter leur contrat de travail depuis leur domicile dès lors qu’ils ne sont pas en déplacement auprès des clients de la Société, en réunion, formation dans l’une des filiales du Groupe Merck. 

Le télétravail visé par le présent accord est dit « à la carte » et renvoie à l’exécution ponctuelle du contrat de travail à domicile, dans le cadre d’un nombre de jours et de circonstances définies.
Les dispositions ci-dessous sont toutefois susceptibles d’être revues en fonction des résultats de la concertation nationale sur le télétravail en cours au jour de signature du présent accord.



Article 1 - Principes fondamentaux

La Direction, en accord avec les partenaires sociaux, a souhaité que l’organisation du télétravail au sein de la Société repose sur les principes fondamentaux suivants :

La mise en place d’une organisation en télétravail relève de l’intérêt conjoint des collaborateurs et de la Direction ;
Le télétravail repose sur la seule demande volontaire des collaborateurs éligibles, et ne sera pas imposé, hormis en cas de circonstances exceptionnelles (telle qu’une pandémie, par exemple…). La mise en œuvre du télétravail suppose donc une demande écrite du salarié ;
Le télétravail doit nécessairement s’inscrire dans le cadre de la bonne gestion du service, compte-tenu des impératifs de productivité, de qualité et de présence minimum qui s’imposent ; c’est pourquoi le manager a toute autorité pour valider ou décliner la demande ;
Le télétravail repose sur un principe fondamental de confiance entre la Société et les collaborateurs.

Article 2 - Salariés bénéficiaires 

Le télétravail est accessible aux salariés de SIGMA ALDRICH remplissant les conditions suivantes :

Avoir un poste compatible avec ce type d’organisation, c'est-à-dire pour lequel aucune différence notoire n’est observée, entre un travail réalisé au domicile ou dans l’entreprise,
Faire preuve d’une autonomie complète, sachant que cette condition peut se révéler difficile à remplir dans le cas d’une interaction nécessaire avec d’autres personnes de l’entreprise et/ou de la nécessité de réponse instantanée.
Avoir une ancienneté minimale de 6 mois, afin de garantir la bonne intégration préalable du salarié et l’instauration réelle de la relation avec l’entreprise.

Il est expressément rappelé que la Direction peut accéder à une demande exceptionnelle de télétravail en dehors des quatre familles de postes visées ci-dessus et en considération d’une situation particulière du collaborateur, sous réserve néanmoins que celui-ci remplisse les conditions d’éligibilité du dispositif.

Article 3 - Validation de l’entrée dans le dispositif de télétravail

Le télétravail est une situation purement volontaire à l’initiative du collaborateur.

Le salarié formule sa demande d’entrée dans le dispositif de télétravail par e-mail adressé à son supérieur hiérarchique, en complétant le formulaire joint en annexe du présent accord.

La décision d’accepter ou non cette demande est prise par un membre du Comité de Direction du site de rattachement du salarié, ou Directeur référent, selon la situation du salarié demandeur. 

En cas de refus, le manager adresse un e-mail au collaborateur qui a formulé la demande en précisant le motif de cette décision (autonomie insuffisante, organisation du service, métier exercé).

En cas d’acceptation, l’entrée dans le dispositif de télétravail est formalisée par la signature d’un avenant au contrat de travail qui en définit les conditions de mise en œuvre. Cet avenant est conclu pour une durée indéterminée et peut être dénoncé par l’une ou l’autre des parties avec un préavis d’un mois, afin de respecter le caractère réversible du télétravail. 


Article 4 - Mise en œuvre du télétravail

Le télétravail est possible jusqu’à 20 % du temps de travail ou un jour par semaine, sous la forme d’un jour fixe dans la semaine. 

Il ne peut être pris que par journées entières. Ces jours ne sont pas reportables d’une semaine sur l’autre. Une durée de présence minimale sur site de 3 jours est requise (en cumulant, journée de télétravail, déplacements, congés, journée non travaillée au titre du temps partiel, etc…).

Le jour de télétravail dans la semaine est fixé conjointement par le salarié et son manager, en fonction des impératifs liés à la bonne marche du service (temps partiels, obligations de présence physique liées à l’activité normale du service, etc…). 

Le jour de télétravail reste néanmoins annulable et/ou reportable dans la semaine, à la demande du manager ou de la propre initiative du salarié en cas d’événement non prévu au moment de la demande et nécessitant une présence physique sur le lieu de travail. 

Lors de chaque journée de télétravail, le salarié devra badger dans le logiciel de gestion des temps (en activant le rôle « Télétravail ») selon les règles qui lui sont habituellement applicables lors de son activité sur site. 


Article 5 - Avenant au contrat de travail

La mise en œuvre du télétravail donnera lieu à l’établissement d’un avenant au contrat de travail qui détaillera notamment : 

Le lieu d’exercice du télétravail, qui sera nécessairement le domicile du salarié,
Le jour de la semaine concerné par l’exercice du télétravail,
Les plages horaires de travail durant lesquelles l’employeur peut contacter le salarié. Ces places horaires correspondent à minima aux plages horaires fixes en vigueur dans le site de rattachement du salarié ;
La période d’adaptation d’une durée de trois mois, à laquelle chacune des parties peut mettre fin moyennant un délai de prévenance raisonnable ;
La durée indéterminée de l’avenant ainsi que le délai de prévenance d’un mois qui met fin à ce mode d’organisation du travail ;
Les conditions d’utilisation des équipements et outils informatiques mis à sa disposition ;
Les conditions de mise en œuvre de l’entretien annuel portant sur les conditions d’activité du salarié et sa charge de travail ;
Les modalités de contrôle du temps de travail. Le salarié s’engage notamment à respecter les durées maximales de travail et les repos quotidien et hebdomadaire. 


Article 6 - Outils de travail et conditions d’utilisation

Le salarié en situation de télétravail utilise les outils informatiques portables et de connexion et, le cas échéant, son téléphone portable, mis à disposition à titre professionnel par l’entreprise.

En cas d’incident technique l’empêchant d’effectuer normalement son activité, le salarié en télétravail doit en informer immédiatement son responsable hiérarchique.

Le salarié en télétravail s’engage à respecter les standards d’utilisation du matériel informatique ainsi que les règles en vigueur dans l’entreprise (notamment Charte d’utilisation des Ressources Informatiques). Il doit assurer la confidentialité des accès et données de l’entreprise et éviter toute utilisation frauduleuse ou abusive des outils mis à sa disposition.  


Article 7 - Santé, sécurité et couverture sociale

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables au salarié en situation de télétravail. A cet effet, l’employeur, les membres du CHSCT et les autorités administratives compétentes ont accès au lieu du télétravail, sous réserve de l’information préalable du salarié et de son accord préalable et exprès.

Si un accident survient un jour de travail à domicile, pendant les plages définies par avenant, et dans le cadre de son activité professionnelle, le salarié devra immédiatement informer ou faire informer son responsable hiérarchique ainsi que la Direction des Ressources Humaines. Cet accident sera traité dans le cadre des dispositions légales et réglementaires relatives aux accidents du travail.





Article 8 - Assurances

Le matériel mis à disposition des collaborateurs demeure l’entière propriété de la Société et est couvert, pour les risques de dommages et de vol, par la police d’assurance de la Société, dans les conditions normales d’utilisation.

Le collaborateur devra, pour sa part, veiller à ce que son assurance multirisque habitation soit compatible avec l’exercice occasionnel d’une activité professionnelle à domicile. 

Dons de jours de congé pour enfant malade

Article 1er - Définition

Le présent article s’inscrit dans le cadre des dispositions de l’article L1225-65-1 du Code du travail, aux termes duquel un salarié peut, à certaines conditions, renoncer à tout ou partie de ses jours de repos au bénéfice d'un autre salarié de l'entreprise qui assume la charge d'un enfant atteint d'une maladie, d'un handicap ou victime d'un accident d'une particulière gravité rendant indispensables une présence soutenue et des soins contraignants. 

Article 2 – Conditions
Ce droit s’exerce dans les conditions définies ci-après. 

Peut bénéficier d’un don de jours de repos tout salarié en CDI dont l’enfant âgé de moins de 20 ans est atteint d’une maladie, d’un handicap ou est victime d’un accident, d’une particulière gravité, rendant indispensable une présence soutenue et des soins contraignants. Ces conditions sont attestées par un certificat médical détaillé, établi par le médecin qui suit l'enfant au titre de la maladie, du handicap ou de l'accident.

Le salarié concerné doit avoir, au préalable, utilisé toutes les possibilités d’absences rémunérées y compris résultant de dispositifs non existants au sein de la Société SIGMA CHIMIE à date,

Dès lors qu’elle est informée d’une situation de cette nature, la Direction des Ressources Humaines adresse un appel aux dons de jours de repos, via un email adressé à l’ensemble des salariés de la Société SIGMA ALDRICH. 

Dans le cadre de cette communication, le salarié concerné par l’appel à dons de jours de repos choisit s’il souhaite, ou non, révéler son identité et/ou la situation médicale de son enfant aux autres salariés de l’entreprise.

Le don de jours de repos est nécessairement effectué de façon anonyme, définitive et sans contrepartie. Il est ouvert aux salariés en CDI. Il est limité à 7 jours de congés 
ou de repos par salarié et par année civile, sous forme de demi-journée ou de journée complète et ne peut pas conduire le salarié donneur à bénéficier de moins de 24 jours ouvrables de congés par an. Les jours non utilisés sont versés dans un fonds de solidarité.

La prise de jours par le bénéficiaire se fait de manière consécutive et par journée entière. Il est toutefois possible de prendre l’absence de façon discontinue sur demande du médecin de l’enfant. Il conviendra, lorsque cela est possible, d’établir en lien avec le manager un calendrier prévisionnel des absences. 






ANNEXE 2 – DROIT D’EXPRESSION DIRECTE ET COLLECTIVE DES SALARIES

Article 1er – Champ d’application

Le droit d’expression directe et collective s’applique à l’ensemble des collaborateurs SIGMA ALDRICH, indépendamment de la nature de leur contrat de travail, de leur ancienneté, de leur statut et de leur place dans la hiérarchie professionnelle.

Il est rappelé que les collaborateurs ayant un statut cadre, ainsi que ceux ayant des fonctions managériales ou la qualité de cadre dirigeant bénéficient également du droit d’expression.

L’exercice du droit d’expression de ces collaborateurs s’exerce dans le respect des obligations de loyauté et de réserve attachées à leurs fonctions.

Les représentants du personnel, disposent également, en leur qualité de collaborateurs du droit d’expression, indépendamment du mandat électif ou désignatif dont ils disposent par ailleurs.

L’exercice de ce droit d’expression ne saurait se confondre avec l’exercice de leur mandat.

Article 2 – Périmètre du droit d’expression

Le droit d’expression porte sur le contenu, les conditions d’exercice et l’organisation de leur travail.

Il a pour objet la définition des actions à mettre en œuvre pour améliorer les conditions de travail et l’organisation de l’activité et la qualité de la production dans l’unité de travail à laquelle ils appartiennent et plus largement, dans l’Entreprise.

Entrent donc dans le domaine du droit d’expression :

les caractéristiques du poste de travail ;

les méthodes et l’organisation du travail, la répartition des tâches, la définition des responsabilités de chacun et des marges d’initiatives, les relations entre les personnes et les services de l’Entreprise induites par le système d’organisation ;

les actions d’amélioration des conditions de travail. Celles-ci concernent non seulement l’environnement physique, la réduction des nuisances et la prévention des accidents, mais aussi l’environnement matériel et humain, les possibilités d’allégement des charges de travail, l’amélioration des méthodes et des moyens de production, les changements dans l’organisation du travail, l’élargissement, la restructuration et l’enrichissement des tâches, les aménagements d’horaires, etc.




La qualité de la production étant délimitée aux processus de production ainsi qu’aux relations de l’Entreprise avec ses clients.

Le droit d’expression exclut toute question se rapportant au contrat de travail, à la classification, aux contreparties directes ou indirectes du travail, ainsi qu’à la détermination des objectifs globaux de l’Entreprise.

Article 3 – Modalités du droit d’expression

Le droit d’expression s’exerce sur les lieux et pendant le temps de travail.

Conformément aux dispositions de l’article L.2281-4 du Code du travail, ce temps est payé comme du temps de travail effectif.

Les parties rappellent que le droit d’expression doit pouvoir s’exercer au quotidien et de manière pragmatique. A cette fin, son exercice ne saurait être limité à un seul interlocuteur ou un seul cadre.

Chaque collaborateur peut donc exercer son droit d’expression auprès soit de son manager, soit de son Responsable Ressources Humaines, soit de la Direction Générale sous réserve d’en avoir informé préalablement son manager.

Il est par ailleurs rappelé en marge du présent accord que chaque collaborateur dispose de la faculté de faire part de ses suggestions d’amélioration relatives au contenu, aux conditions d’exercice et à l’organisation de son travail, dans le cadre de son entretien annuel d’évaluation, lequel constitue par principe, un temps d’expression.

Le droit d’expression au sens du présent accord s’exerce :

Au sein de chaque unité de travail, dans le cadre des réunions d’équipe ;
Au niveau de l’encadrement, dans le cadre des réunions d’encadrement ;
De manière transverse à la Société SIGMA ALDRICH, dans le cadre du COMPIL.

Article 4 – Réponse de l’encadrement

Dans le cadre de l’exercice par les salariés de leur droit d’expression, la Direction s’engage à ce que chaque question ou suggestion formulée à cette occasion trouve réponse dans les meilleurs délais.

Ainsi, il sera en principe répondu à celles-ci en cours de réunion. 





Si une telle option n’est pas possible au regard des enjeux que cette question implique ou qu’elle nécessite l’aval d’un supérieur hiérarchique non présent en réunion, il sera pris un temps en début de rencontre suivante afin d’apporter les éléments de réponse adéquats.
Les collaborateurs seront informés, lorsque cela est possible, à quelle échéance la réponse à la question ou à l’observation sera apportée.

Article 5 – Remontée de l’information

Les membres de l’encadrement organisant les réunions s’engagent à remonter dans les délais les plus brefs les observations, remarques et pistes d’amélioration proposées par le personnel.

Article 6 – Garantie liées à l’exercice du droit d’expression

Conformément aux dispositions de l’article L.2281-3 du Code du travail, les propos tenus par les collaborateurs dans le cadre de leur droit d’expression ne peuvent motiver une sanction ou un licenciement pour autant qu’ils aient été exprimés de manière irréprochable, et ce, tant sur le fond et que sur la forme.

La Société SIGMA ALDRICH s’engage par ailleurs à ce que tous les points de vue soient entendus sans qu’il ne soit fait de distinction entre les diverses catégories de collaborateurs.






ANNEXE 3 – DROIT A LA DECONNEXION

Article 1er – Champ d’application et portée de la charte relative du droit à la déconnexion

La présente Charte ayant un caractère général et collectif, elle s’applique dans les mêmes conditions que le règlement intérieur de l’entreprise. 

Ainsi, cette Charte a un caractère incitatif et pédagogique mais également impératif. 

C’est en effet dans un mouvement commun de l’entreprise et des collaborateurs que le droit à la déconnexion pourra être effectif.

Dans ce cadre, il est donc convenu, dans un premier temps, que les bonnes pratiques suggérées ci-après soient utilisées comme références des usages des collaborateurs concernés.

Régulièrement, un suivi de l’application de ces bonnes pratiques sera réalisé par l’entreprise pour s’assurer du respect de celles-ci tant dans les échanges internes à la société qu’externes, avec les clients, prospects, prestataires ou partenaires.

Ce n’est qu’en cas de constat de comportements manifestement contraires à ces bonnes pratiques et, le cas échéant, en cas de réitération du non-respect d’une ou plusieurs de celles-ci que des mesures plus contraignantes pourront être imposées.

Comme cela a été évoqué plus haut, il sera également recouru, en cas de besoin, au pouvoir disciplinaire pour sanctionner les comportements contraires aux objectifs poursuivis par le présent accord.

Il sera plus particulièrement veillé à ce que l’utilisation des messageries électroniques professionnelles ou des systèmes nomades de communication permis par les outils mis à disposition par l’entreprise soit très limitée en dehors du temps habituel de travail des collaborateurs.

S’il est évident que certains cas exceptionnels peuvent justifier l’envoi ou la prise de connaissance de messages reçus en dehors de ces temps, il n’est pas pour autant obligatoire d’y répondre systématiquement.

Plus largement, il est rappelé aux collaborateurs qu’en dehors de certains cas exceptionnels, l’entreprise ne donne en aucun cas une autorisation tacite d’utiliser ses outils et de réaliser des heures de travail en dehors des temps habituellement travaillés par les collaborateurs. 

L’usage professionnel des outils mis à disposition par l’entreprise en dehors de ces temps habituels de travail sans autorisation de l’entreprise et sans urgence ou importance caractérisée ne pourra pas être assimilé à du temps de travail effectif.




En tout état de cause, il est convenu qu’un bilan de l’application et du suivi de l’accord sera réalisé par l’entreprise périodiquement, conformément aux conditions visées ci-après, afin d’adapter les bonnes pratiques à mettre en avant pour l’assurance d’un droit à la déconnexion effectif.

Article 2 – Sensibilisation et formation au droit à la déconnexion

Il est convenu que l’entreprise s’engage à mettre en place une politique de sensibilisation et de formation des collaborateurs sur les enjeux du droit à la déconnexion.

Les managers seront particulièrement sensibilisés à ces sujets afin de favoriser une mise en œuvre effective de pratiques favorisant le droit à la déconnexion. Les managers étrangers feront en outre l’objet d’une attention particulière par le biais de la traduction de la présente charte en langue anglaise.

Ces actions pourront être menées en coordination avec la politique de formation professionnelle continue de l’entreprise, le cas échéant en partenariat avec son organisme paritaire collecteur agréé.

A leur tour, les managers assureront la transmission de l’information auprès de leur service et réaliseront ou feront réaliser l’ensemble des formations nécessaires à la bonne maîtrise des systèmes.


Article 3 – Bonnes pratiques pour assurer l’effectivité du droit à la déconnexion

Les présentes bonnes pratiques ont vocation à favoriser les prises de conscience des collaborateurs de l’entreprise et permettre une adéquation de leur pratique aux enjeux impératifs du droit à la déconnexion. 

Ainsi, les bonnes pratiques visées ci-après participent pleinement des objectifs poursuivis par l’entreprise pour assurer pleinement l’effectivité de ce droit et présentent en conséquence un caractère incitatif et impératif.

Il a donc été listé ci-après plusieurs séries de recommandations, tant vis-à-vis des fonctionnalités des outils issus des nouvelles technologies que des enjeux utilisateurs et de l’équilibre des relations professionnelles dans ce cadre.












Recommandations selon les fonctionnalités de l’outil

Gérer au mieux l’envoi des messages


Avant l’envoi d’un message, il convient de :

a/ S’interroger sur la pertinence du média utilisé, à savoir :

s’interroger sur la pertinence de l’utilisation de la messagerie électronique au regard d’autres outils de communication : face à face, téléphone, courrier, fax,

favoriser les échanges directs (téléphone, face à face) lorsque les niveaux de compréhension et d’interprétation sont élevés ou lorsqu’il y a un risque de mauvaise interprétation ou encore lorsque l’échange devient conflictuel.

b/ S’interroger sur le moment le plus opportun pour l’envoi d’un message :

la messagerie électronique permet de consulter en dehors de l’entreprise et en dehors des horaires de travail, rendant poreuse la frontière entre vie professionnelle et vie privée. Envoyer ses messages en dehors des horaires de travail risque d’induire chez le destinataire un sentiment de culpabilité ou d’urgence à devoir répondre,

Il est recommandé de préparer ses messages en mode brouillon ou hors connexion et de les envoyer pendant les heures habituelles de travail. 

Il est également possible d’ajouter la mention « cet email ne requiert pas de réponse immédiate ».

Il est recommandé aux collaborateurs de ne pas envoyer de mails nécessitant un traitement dans la journée après 14 heures les veilles de week-end, jours fériés ou préalablement aux congés individuels des collaborateurs.

Gérer au mieux la réception des messages

A la réception de messages, il convient de : 

a/ Assurer l’expéditeur de la réception de son message :

ne pas envoyer systématiquement une réponse suivant la réception du message, cela peut induire du stress supplémentaire pour le destinataire,



lorsqu’un message traite d’un dossier important et urgent, il est par contre préférable d’envoyer une réponse attestant de la bonne réception de celui-ci,

activer d’autres médias de communication (téléphone, face à face), ce qui permet de hiérarchiser les messages,

La fonction « accusé de réception doit être utilisée avec parcimonie et réservée à des situations présentant un caractère d’urgence, en relation avec des autorités, des clients ou des fournisseurs ou après plusieurs relances sans suite.

b/ Gérer au mieux la réception des messages en cas d’absence :

en cas d’absence d’au moins un jour (y compris jours fériés), l’utilisateur peut activer son gestionnaire d’absence du bureau permettant ainsi de limiter les relances pour non réponse,

Il est préconisé une activation le jour du départ, si possible à 14h,

il est important de s’interroger sur le contenu du message informant de l’absence en indiquant la durée de l’absence, le nom d’une personne à contacter et la date à laquelle il sera possible d’apporter une réponse après le retour du collaborateur,

c/ Limiter le nombre d’interruptions :

ne pas activer des alertes sonores d’arrivée d’un nouveau message, particulièrement lorsque le collaborateur est dans un espace de travail partagé ou en dehors des horaires de travail,

travailler en mode hors connexion ou fermer le logiciel de messagerie et réserver une à trois plages horaires par demi-journée pour consulter l’arrivée de nouveaux messages.

d/ Ne pas traiter immédiatement un message :

se laisser le temps de la réflexion pour répondre, même si le destinataire vous demande une réponse immédiate.

Cette règle est d’autant plus importante lorsque l’échange est conflictuel.

Cette règle est aussi importante si vous utilisez une messagerie mobile (depuis un téléphone portable par exemple) en dehors de l’entreprise (transports, réunion, etc…), les pressions managériales pouvant créer une obligation de réponse en dehors des heures de travail.




e/ S’interroger sur la pertinence du média utilisé :

d’autres médias de communication (face à face, téléphone, courrier) permettent de communiquer plus efficacement en termes de temps et de compréhension,

l’utilisation de médias permettant plus d’interaction est à favoriser tout particulièrement en cas d’échanges conflictuels.

Recommandations selon les enjeux utilisateurs

Limiter la dépendance au média

a/ Limiter le nombre d’interruptions :

désactiver les alertes sonores et visuelles à l’arrivée de nouveaux messages,

se réserver, par demi-journée, une à trois plages horaires consacrées à la consultation et au traitement des messages.

b/ Limiter l’accessibilité « à tout prix » :

actionner le gestionnaire d’absence en cas d’absence du bureau ou déléguer sa messagerie afin d’éviter les relances pour non réponse,

indiquer le nom d’une personne à contacter dans le message indiquant l’absence du bureau,

ne pas créer de sentiment d’urgence et laisser aux autres le temps de répondre aux messages.

Limiter la surcharge informationnelle

a/ S’interroger sur la pertinence du média utilisé :

s’interroger sur la pertinence de l’utilisation de la messagerie électronique au regard des autres outils de communication (face à face, téléphone, courrier, fax, …),

favoriser les échanges directs (téléphone, face à face) lorsque les niveaux de compréhension et d’interaction sont élevés, lorsqu’il y a un risque de mauvaise interprétation ou lorsque l’échange devient conflictuel.







Limiter le stress

a/ S’interroger sur le moment le plus opportun pour l’envoi d’un message :

la messagerie électronique permet de consulter en dehors de l’entreprise et en dehors des horaires de travail, rendant poreuse la frontière entre vie professionnelle et vie privée. Envoyer ses messages en dehors des horaires de travail risque d’induire chez le destinataire un sentiment de culpabilité ou d’urgence à devoir répondre,

il est recommandé de préparer ses messages en mode brouillon ou hors connexion et de les envoyer pendant les heures habituelles de travail.

b/ Ne pas créer de sentiment d’urgence :

se laisser le temps de la réflexion pour répondre, même si le destinataire demande une réponse immédiate,

ne pas envoyer systématiquement une réponse suivant la réception du message, cela pouvant induire du stress supplémentaire pour le destinataire,

lorsqu’un message traite d’un dossier important et urgent, il est par contre préférable d’envoyer une réponse attestant de la bonne réception de celui-ci,

laisser aux autres le temps de répondre aux messages.

c/ Être vigilant dans la communication des résultats :

Privilégier la communication de résultats d’équipe ou individuels en réunion de service et face à face respectivement et dans un second temps, par mail.


Équilibre et réciprocité

L’utilisation des outils doit faire l’objet d’un équilibre et d’une réciprocité permettant de tirer des bénéfices partagés du respect d’obligations mutuelles.



Les devoirs des utilisateurs







Article 4 – Mesures d’effectivité des bonnes pratiques

Afin de garantir l’exercice de l’activité professionnelle lors de la présence du salarié sur son poste de travail (hors situation de télétravail), l’accès aux fichiers, intranet ou messagerie via les technologies de l’information et la communication n’est pas autorisé hors du temps de travail,

Également, sera mise en œuvre une plage d’utilisation des outils informatiques dans l’entreprise courant de 7h00 à 20h00 du lundi au vendredi pour les personnels travaillant sur un horaire de jour et hors week-end.








ANNEXE 4 – COMITE QVT

Article 1er – Composition

Le Comité QVT est composé des membres suivants :

L’ensemble des membres du CHSCT et des représentants de la Direction ;
Trois collaborateurs de l’entreprise, intégrés au Comité sur la base du volontariat.

Le Comité dispose d’une cellule de prévention RPS ayant vocation à prendre en charge tout collaborateur se trouvant en difficulté ou en situation à risques, que celui-ci en ait conscience ou non.

Article 2 – Missions du comité

Le Comité QVT a pour mission :

De suivre et proposer l’ensemble des mesures afférentes à son domaine d’intervention en matière de RPS,
De mettre en place un dispositif de prévention et de prise en charge des risques psychosociaux et situations difficiles pour en favoriser l’identification et la remontée au niveau des différents acteurs et responsables de la santé et du bien-être au travail,
De sensibiliser les managers et l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise sur son domaine de compétence.

Article 3 – Réunions du Comité

Le Comité QVT se réunit au moins trimestriellement, sur initiative de la Direction, et nécessairement, avant la tenue de la réunion régulière du CHSCT.

Il peut être réuni exceptionnellement sur demande de 2/3 de ses membres, ou à l’initiative de la Direction, en cas de situation le justifiant.

Article 4 – Moyens du Comité

Sur les ressources allouées par l’entreprise à la formation professionnelle, l’ensemble des participants du Comité bénéficie d’une formation à la législation concernant les risques psychosociaux, à l’identification de telles situations et aux solutions à mettre en place.





Pour ce faire, l’entreprise recourt aux services d’un cabinet de psychologues du travail disposant des titres nécessaires à l’apport d’une compétence interne et reconnus.

Pour les situations les plus complexes, il peut être recouru à un prestataire externe dont le financement est pris en charge par l’entreprise.

Article 5 – Contact avec les collaborateurs

Le Comité QVT peut être contacté par tout collaborateur de l’entreprise par mail ou par téléphone. Leurs coordonnées sont communiquées par le biais d’un document décrivant les missions et la composition du Comité, envoyé par messagerie à tous les salariés et mis à disposition par le biais de l’intranet de l’entreprise.
Toute demande d’un collaborateur est traitée de manière confidentielle et ne peut entraîner, sauf abus caractérisé (dénonciation de mauvaise foi), aucune sanction disciplinaire.

Les collaborateurs sont informés de l’existence, du rôle et des travaux du comité (sauf partie confidentielle et personnelle) par le biais de l’Intranet de l’entreprise.


FORMULAIRE DE DEMANDE DE TELETRAVAIL