UDAF DE L’HERAULT

ACCORD D’ENTREPRISE A DUREE INDETERMINEE
RELATIF AUX RESSOURCES INFORMATIQUES
ET DE COMMUNICATION
ET
DROIT A LA DECONNEXION


Entre les soussignés,

L'Union Départementale des Associations Familiales de l'Hérault, Code N.A.F. n° 8899B, dont le siège social est situé 160 rue des Frères Lumière à MONTPELLIER (34000) relevant de l’U.R.S.S.A.F. de MONTPELLIER sous le numéro 340 000001720423647 représentée par XXXXXXXXXX, et XXXXXXXXXX, Directeur ;

d’une part,

et les organisations syndicales représentatives dans l’Association, représentées respectivement par leur délégué(e) syndical(e) :

XXXXXXXXXX pour la;
XXXXXXXXXX pour la.

d’autre part,


Il a été convenu ce qui suit :





SOMMAIRE



PREAMBULE


L’Udaf 34 met à la disposition des Utilisateurs désignés des « ressources », et notamment :

des équipements informatiques (ordinateurs, PC, station de travail, logiciel, etc.) ;
des moyens de communication (téléphone, messagerie, accès Internet, etc.) ;
ainsi que des informations et données (base de données, fichiers, etc.) ;

nécessaires à l'accomplissement de leurs missions.

Leur usage est source de responsabilité.

Chaque Utilisateur doit être conscient que l'usage de ces ressources obéit à des règles qui s'inscrivent dans le respect des textes et normes en vigueur.

L'importance de ces ressources est telle, qu'un usage inapproprié pourrait entraîner des conséquences dommageables à la sécurité de l’Udaf 34, à son efficacité opérationnelle ainsi qu’à son image vis à vis de ses partenaires, usagers, autorités de tarification, etc.

L’usage correct de ces ressources permet de garantir l’intégrité et la disponibilité du Système d’Information (SI) de l’Udaf 34, pour une utilisation conforme à son objet.





Article 1 : Champ d’application

Le présent accord s'applique au « Système d’Information » (SI) de l’Udaf 34, à l’intérieur et en dehors de locaux.

Le « Système d’Information » fait notamment référence aux éléments suivants :

L’infrastructure :
serveurs ;
stockage ;
bases de données ;
réseaux ;
virtualisation ;
cloud ;
Sécurité ;
etc.

Les applications :
ERP (Enterprise Resource Planning) ou PGI (Progiciel de Gestion Intégré) : système d'information qui permet de gérer et suivre au quotidien, l'ensemble des informations et des services opérationnels ;
CRM (Customer Relationship Management) : 
outil notamment utilisé pour la gestion des relations et interactions ;
SIRH (Système d'Information des Ressources Humaines) :
système qui peut couvrir l’ensemble des processus ressources humaines et qui permet de gérer toutes les grandes fonctions de cette activité comme la partie administrative, la formation, la gestion de la paie, le recrutement, la gestion des talents ou encore l’évolution des carrières des collaborateurs;
les API (Application Programming Interface) :
solutions informatiques qui permettent à des applications de communiquer entre elles et de s'échanger mutuellement des services ou des données ;
les logiciels métiers ;
les développements spécifiques ;
les services ;
etc.

Les outils et services des postes de travail jusqu’en mobilité (ordinateurs, téléphones, clefs USB, etc.) ;

L’administration, c’est-à-dire la gestion du SI et de ses composants.

L’objet du présent accord est notamment de :

définir les conditions d’emploi du SI afin de préserver la sécurité et le bon fonctionnement de l’Udaf 34 ;
veiller au respect des règles relatives au SI et des dispositions relatives à la protection des données, dans et en dehors des locaux de l’Association ;
faire preuve de pédagogie à l’égard des Utilisateurs concernant l’utilisation du SI en les informant et les sensibilisant sur leurs droits et obligations en la matière.



Article 2 : Personnes concernées

Les obligations décrites dans le présent accord s'appliquent aux « Utilisateurs » du SI de l’Udaf 34 qui vise, de manière générale, tout utilisateur du SI de l’Association, et ce en tous lieux où s’exerce l’activité (siège social, antennes, chez les usagers et partenaires, etc.) et pour toutes les ressources informatiques et réseaux de l’Udaf 34, ou utilisées par celle-ci.

Les utilisateurs comprennent notamment :

Les administrateurs du SI : salariés, stagiaires et/ou prestataires chargés de veiller à la sécurité des systèmes d'information de l’Udaf 34.

Les salariés, stagiaires et intérimaires notamment amenés à créer, utiliser, consulter, modifier et/ou mettre en œuvre les ressources informatiques et de communication électronique et les personnels assimilés dans le cadre du présent accord (personnes en situation de mise à disposition ou détachement dans l’Association).

Les « tiers accédant » : tiers d’entités extérieurs à l’Udaf 34 (prestataires, etc.) qui peuvent notamment, à titre exceptionnel, avoir accès aux ressources informatiques et de communication électronique ou traiter des informations extraites du SI.


Article 3 : Règles d’utilisation du Système d’Information (SI)

3.1 Règles générales

Les ressources informatiques et moyens de communication électronique mis à disposition des Utilisateurs doivent être utilisés dans la stricte application du présent accord et des normes en vigueur.

Toute modification de la ressource ou d’un élément du SI ne peut être réalisée que par le personnel habilité.

Les Utilisateurs du SI doivent être vigilants par rapport à la sécurisation des équipements qui leur sont confiés.

L’utilisation des ressources informatiques et des moyens de communication électronique est limitée à un usage professionnel.

Par ailleurs, toute ressource ou moyen de communication connecté au réseau de l’Udaf 34 utilisé à des fins professionnelles mais appartenant aux utilisateurs est interdit, sauf dérogation expresse de la Direction, du responsable informatique et/ou du Délégué à la Protection des Données (D.P.O.).


3.2. Utilisation privée résiduelle et nommage des données privées

L’Utilisateur peut stocker des données privées dans un répertoire nommé « Personnel » ou « Privé » en veillant toutefois à ce que :
ce fichier ne soit pas enregistré dans le répertoire « BasePar » ;
la taille du dossier reste dans les limites d’une volumétrie raisonnable n’entravant pas le bon fonctionnement du service et qu’il ne comporte pas de données professionnelles.

Un Utilisateur a le droit, même au travail, au respect de sa vie privée et au secret de ses correspondances privées.

Néanmoins, les messages personnels doivent impérativement être identifiés comme tels, par exemple :

en précisant dans leur objet « Personnel » ou « Privé » ;
en les stockant dans un répertoire intitulé « Personnel » ou « Privé ».

Les éléments ne seront pas considérés comme personnels du simple fait de leur classement dans le répertoire « mes documents » ou dans un dossier identifié par les initiales du salarié s’ils ne sont pas identifiés « Personnel » ou « Privé ».

3.3. Droits d’accès aux données

Les courriels, sms, dossiers, fichiers, etc. y compris sur supports amovibles créés par un Utilisateur grâce au ressources mis à sa disposition par l’Udaf 34 pour l’exécution de ses missions sont présumés avoir un caractère professionnel de sorte que l’Association peut y avoir accès hors de sa présence, sauf si l’Utilisateur les a identifiés comme étant « personnels » ou « privés ».

Dès lors que le salarié a identifié comme « personnels » ou « privés » des fichiers, il n’est pas possible de procéder à leur ouverture sauf cas particuliers :

par l’employeur en présence du salarié ou, du moins, son information en cas de risque ou d'un événement particulier ;
ou sur décision de justice ;
ou par une autorité habilitée.


Article 4 : Attribution et retrait du droit d’accès au Système d’Information (SI)

4.1. Attribution

Chaque Utilisateur reçoit un droit d'accès individuel, personnel et confidentiel qui se matérialise par un ou plusieurs moyen(s) d’authentification (identifiant, mot de passe, carte avec ou sans code PIN, etc.) qui ne doit(vent) pas être communiqué(s) à des tiers non expressément autorisés par les administrateurs du SI ou la Direction.

La protection de ces moyens est placée sous la responsabilité de l'Utilisateur, qui reconnaît que l'usage de son droit d'accès peut engager sa responsabilité.

L’Utilisateur s’engage à respecter la politique de gestion des mots de passe (changement régulier, complexité, etc.) fixée par l’Association.

L’Utilisateur doit signaler – à son responsable et au responsable informatique et/ou au Délégué à la Protection des Données (D.P.O.) – tout événement faisant suspecter un usage frauduleux, afin de dégager sa responsabilité.

L’identifiant est strictement confidentiel. L’accès aux ressources informatiques et de communication électronique via cet identifiant est donc réputé avoir été réalisé par le titulaire, qui devra donc assumer la responsabilité d’usage non conforme, sauf à démontrer avoir demandé, préalablement, une suspension ou une suppression de son droit d’accès.

L’Utilisateur ne doit accéder qu’aux seules informations nécessaires à son activité professionnelle au titre du « besoin d’en connaître ».

Il est interdit d'user, par quelque moyen que ce soit, de l’identité et du droit d’accès d'un autre Utilisateur, sauf autorisation expresse des administrateurs du SI ou de la Direction.

4.2. Gestion des absences

En cas d’absence, l’Udaf 34 peut « suspendre » le droit d’usage et/ou d’accès d’un Utilisateur.

Pour des raisons de continuité du service, l’Udaf 34 se réserve le droit d'accéder directement aux fichiers et/ou messages professionnels.

4.3. Gestion des départs (fin de contrat, etc.)

Au moment de son départ de l’Udaf 34, il appartient à l’Utilisateur de :

Détruire son répertoire « Personnel » ou « Privé » et tous les messages de nature privée. A défaut, cette suppression sera effectuée par l’Association ;

Restituer l’ensemble des informations professionnelles, des moyens d’accès informatiques et de communications, y compris les matériels nomades, selon la procédure interne.

A son départ, l’Utilisateur perd tout droit d’accès au SI.


Article 5 : La protection du Système d’Information (SI)

5.1. Protection des ressources et des informations

L'Utilisateur doit systématiquement verrouiller les ressources mises à disposition en cas d’absence, même momentanée (ordinateur fixe/portable, téléphone portable, etc.).

Les Utilisateurs doivent signaler tout incident de sécurité, toute suspicion de compromission d’une information, toute tentative d’intrusion extérieure sur le SI, de falsification, d’usurpation de droit ou de présence de virus à son responsable ainsi qu’au responsable informatique et/ou au D.P.O.

L’Utilisateur ne doit pas, sauf autorisation préalable de la Direction, du responsable informatique et/ou au D.P.O.:

communiquer à des tiers toute information du SI ;
modifier les configurations informatiques ;
déroger aux consignes d’utilisation des outils informatiques et de communication ;
désactiver ou contourner le dispositif technique de sécurité.

L’Utilisateur s’engage à respecter la politique de mise à jour fixée par l’Udaf 34, quel que soit le support.

5.2. Confidentialité des informations

Tout intervenant dans l’Udaf 34, quel que soit son statut (salarié, détaché, prestataire, stagiaire…) est tenu à une obligation de confidentialité concernant les informations qui ne sont pas dans le domaine public, et qui ont été créées, émises, reçues, ou plus généralement détenues par l’Association, que ces informations concernent l’Udaf 34, ses usagers, ou toute autre entité en relation professionnelle avec l’Association.

Sont considérées comme informations confidentielles toutes les informations non rendues publiques par l’Udaf 34, de quelque nature qu’elles soient et sous quelque forme que ce soit, relatives à des données qui lui sont propres ou qui sont propres à ses usagers.

Les Utilisateurs ne doivent pas tenter de lire, imprimer les informations détenues par d’autres Utilisateurs, et plus généralement toute information qui ne les concerne pas, quand bien même l’accès à cette information n’aurait pas été protégé.

Les mesures et les moyens pris pour protéger le transport de l’information, notamment par messagerie électronique, sur un support amovible ou sur un matériel portable, pour lutter contre les risques d’interception, de vol ou de perte, doivent être systématiquement respectés et appliqués.

Chacun doit être attentif à ne pas laisser sans surveillance des informations sensibles, par exemple sur un bureau, un photocopieur ou une imprimante.

L’éventuelle transmission d’informations confidentielles à l’extérieur de l’Association (par mail, CDrom, clé USB, site de stockage numérique, photocopies, etc.) devra, dans tous les cas, faire l’objet d’une autorisation écrite préalable de la part du Responsable, de la Direction, du responsable informatique et/ou au D.P.O.. En cas d’incertitude sur le caractère confidentiel ou non d’une information, l’Utilisateur concerné devra obtenir l’information préalablement, avant de prendre toute initiative sur le sujet.

De plus, chacun doit être attentif dans sa communication orale, dans les locaux de l’Udaf 34 ou en dehors de ceux-ci, notamment dans les transports en commun, les salles d’attente, les couloirs, etc. qui sont des lieux où il est facile, sans s’en rendre compte, de divulguer de l’information à des personnes qui n’ont pas à la connaître, notamment en cas d’utilisation du téléphone portable.

Enfin, les Utilisateurs doivent veiller à détruire les documents contenant des données confidentielles avant de les jeter à la poubelle en utilisant les destructeurs de documents mis à disposition.

5.3 Sauvegardes et intégrité des informations

Pour faire face aux différents sinistres susceptibles de l’affecter, l’Udaf 34 met en place des moyens et procédures de sauvegarde et de sécurisation des informations traitées par le système d’Information.

L’Utilisateur est tenu de se conformer aux consignes relatives à la bonne sauvegarde des fichiers informatiques qui pourraient être portées à sa connaissance.

L’Utilisateur est responsable de la pérennité et de l’intégrité de ses fichiers lorsqu’ils ne sont pas couverts par les moyens et procédures de sauvegarde précités.

L’Utilisateur ne doit pas inclure des fichiers personnels dans les sauvegardes de l’Udaf 34.

Les moyens de protection de la confidentialité de l’information, tel que le chiffrement, ne doivent en aucun cas constituer un obstacle à son accès légitime par l’Udaf 34, ni occasionner une perte de l’information.

Seuls les moyens de protection (dont le chiffrement) fournis par l’Udaf 34, et mis en œuvre selon les conditions fixées par l’Association, sont autorisés.

5.4. Virus informatiques et autres évènements malveillants

Le matériel mis à disposition par l’Udaf 34 est équipé d'un logiciel antivirus et d’autres dispositifs de lutte contre la malveillance dont le paramétrage ne doit pas être modifié et dont le fonctionnement ne doit pas être entravé ou arrêté.

L'utilisation des applications communicantes (navigateur Internet et messagerie en particulier) et des supports de stockage externes peut provoquer la transmission et l'installation, de programmes ou de fichiers, qui altèrent ou suppriment les données et logiciels du poste.

Si un Utilisateur suspecte ou constate un dysfonctionnement de l’anti-virus sur son poste de travail, il doit cesser toute activité sur le poste et avertir son responsable, le responsable informatique et/ou le D.P.O.

En tout état de cause, l’Utilisateur ne doit pas mettre sciemment en péril la sécurité ou le bon fonctionnement des ressources informatiques et réseaux auxquels il accède.

L’Utilisateur ne doit pas accéder à des ressources Internet (sites web, forums, chats, serveurs de fichiers, …) dont le contenu est contraire à la réglementation en vigueur, à l’ordre public ou aux bonnes mœurs, ou encore mis à disposition en violation des droits de toute personne physique ou morale.

L’Utilisateur ne doit pas publier d’informations sur Internet (par exemple dans des forums de discussion), au nom de l’Udaf 34, sauf autorisation expresse du Responsable, de la Direction et/ou au D.P.O.

L’Utilisateur doit rester vigilant et conserver un sens critique face aux informations fournies sur Internet.

5.5. Utilisation des supports amovibles

Il existe de nombreux supports informatiques amovibles capables de se connecter aux ordinateurs : clés USB, CD-ROM, baladeurs numériques, mémoires flash, appareils photos, assistants personnels numériques, clés U3, téléphones, smart phones, tablettes, etc.

Ces supports présentent un risque pour le SI car ils peuvent contenir des logiciels malveillants (virus, logiciels espions, logiciels de prise de contrôle à distance, etc.).

Par conséquent, la connexion de supports amovibles personnels à un poste de travail de l’Udaf 34est interdite.

Toutefois, l’utilisation de supports amovibles professionnels est tolérée sous certaines conditions :

le support sécurisé (clés USB cryptées, etc.) est fourni par l’Udaf 34 ou son utilisation a obtenu l’accord du responsable informatique et/ou du D.P.O. ;

le support apporté par un tiers doit être utilisé de façon exceptionnelle et avec la plus grande vigilance (un avis du responsable informatique et/ou du D.P.O. est recommandé).

Recommandations d’utilisation de supports amovibles :

Faire un examen systématique à l'antivirus lors de l’utilisation d’un support amovible ;

Procéder au chiffrement des données sensibles au regard de la classification ;

Sauvegarder  les  documents  nécessaires  dans  un  espace  sécurisé  après chaque utilisation.

Toute connexion de supports amovibles extérieurs à l’Udaf 34 sur le poste de travail est interdite.

Toutefois, si la connexion est indispensable pour des raisons de service, il convient de prendre les précautions complémentaires suivantes :

Ne jamais utiliser de support amovible dont l’origine ne peut être garantie ;

Ne pas double-cliquer sur les documents, mais les ouvrir à partir des logiciels de son poste de travail (par exemple : exécuter Word puis menu fichier/ouvrir un fichier Word sur la clé) ;

Ne pas exécuter de logiciels situés sur le support (.exe, .jar, .bat etc.), et de manière  générale  ne  pas  double-cliquer  sur  des  fichiers  inconnus,  ni  les importer sur le poste de travail.

Dans tous les cas il convient d’être prudent et vigilant, de signaler tout incident ou anomalie et de ne pas hésiter à se rapprocher du responsable informatique et/ou du D.P.O. de l’Udaf 34 pour connaître la conduite à tenir.

5.6. Chiffrement

La transmission en interne ou en externe de données sensibles (données classées « secret » et « confidentiel ») doit impérativement répondre aux préconisations de la Direction et/ou de l’encadrement.

L’utilisation d’outils de chiffrement est encadrée par le responsable informatique. Tout autre moyen de chiffrement est interdit, même s’il se trouve en libre accès sur internet. Toutes précisions sur ces sujets peuvent être demandées au responsable informatique.


Article 6 : Utilisation des outils informatiques et de communication et conservation des données

6.1. Outils informatiques et de communication

L’Udaf 34 est susceptible de mettre à la disposition des Utilisateurs différents outils selon l’activité de chacun, et notamment :

des outils numériques physiques (ordinateurs fixes/portables, téléphones fixes/portables, etc.) ;

Intranet ;

Messageries (boîtes mail, mms, sms, etc.) ;

Internet ;

Etc.

6.2. Modalités d’accès, identification et authentification

Généralités :

L’accès à toute ressource informatique de l’Udaf 34, notamment aux postes et réseaux informatiques, nécessite une identification et une authentification préalable de l’Utilisateur.

Un mécanisme de sécurité ne doit pas être contourné, même s’il est défaillant. Il appartient à tout Utilisateur de signaler rapidement à son responsable, au responsable informatique et/ou du D.P.O. les défaillances de toutes natures qu’il constate ou suspecte.

Compte d’accès – identification :

Chaque Utilisateur dispose de ses propres identifiants et mots de passe. Cette restriction d’accès vise à identifier toute personne utilisant un ordinateur. Cette identification lui permet, à chaque connexion, l’attribution de droits et privilèges propres sur les ressources du système dont il a besoin pour son activité. L’Utilisateur est donc personnellement responsable de l’utilisation qui peut en être faite et ne doit en aucun cas la communiquer.

Nul n’a par ailleurs le droit d’utiliser les identifiants d’autrui, et ce pour quelque raison que ce soit, sauf autorisation expresse de la Direction, du responsable informatique et/ou du D.P.O.

Les mots de passe doivent être changés à échéance régulière, selon les directives de l’Udaf 34.

Protection des matériels et des serveurs :

Les dispositions qui suivent concernent les matériels informatiques et électroniques fournis par l’Udaf 34 tels que les ordinateurs portables ou les téléphones mobiles.

La mise en veille automatique doit être activée en permanence, avec saisie obligatoire du mot de passe au réveil.

L’Utilisateur doit veiller à les verrouiller ou à les éteindre lorsqu’il s’absente ou lorsqu’il s’en éloigne.

L’Utilisateur ne doit jamais modifier la configuration sécurité de son poste de travail, des serveurs auxquels il accède (antivirus, pare-feu, gestion des mots de passe, etc.), ni contrevenir au bon fonctionnement de leurs dispositifs de sécurité, ni tenter de les contourner.

L’Utilisateur ne doit pas créer de ressources partagées sur son poste informatique, ni octroyer de droits d’accès à quiconque, sauf en cas d’octroi explicite de ce droit par le personnel habilité.

L’Utilisateur ne doit pas connecter des appareils électroniques personnels, de quelque nature que ce soit (tels que des PDA, des baladeurs multimédias, des appareils photo numériques, des webcams…) à des matériels et réseaux professionnels sans une autorisation expresse de l’Udaf 34.

6.3. Utilisation

Généralités :

Ces outils doivent être utilisés conformément au présent accord et aux règles en vigueur dans l’Udaf 34.

L’obligation de protection des Utilisateurs, mais également des usagers, pesant sur l’Udaf 34 justifie les règles de conduite et les interdictions édictées par le présent accord en matière d’utilisation du SI.

L’Udaf 34, via son responsable informatique, s’autorise le droit d’opérer tout filtrage nécessaire pour protéger le SI, garantir la disponibilité du réseau informatique et respecter les normes en vigueur.

Dans ce cadre, les contributions à caractère diffamatoire, discriminatoire, incorrect ou illicites sont interdites. De même, l’Utilisateur doit s’abstenir de tout commentaire de nature à porter atteinte à la vie privée ou à la réputation d’une personne physique ou morale, y compris de l’Association.

L’Utilisateur ne doit pas accomplir d'opérations susceptibles de représenter un manquement aux obligations professionnelles ou à la préservation des ressources mises à sa disposition comme :

la consultation, l'importation, la diffusion et l'exploitation d'informations de nature à porter atteinte individuellement ou collectivement au respect de la personne humaine et de sa dignité, ainsi qu'à la protection des mineurs ;

le téléchargement, l'installation/exécution de scripts, de logiciels ou de programmes informatiques sans autorisation préalable de la Direction ;

la consultation, le téléchargement, la diffusion ou l’impression de données dont les volumes  et/ou les fréquences d'usage risquent de mettre en danger l'intégrité et/ou la disponibilité du réseau ;

le téléchargement, la consultation ou la copie à partir d’un site illicite (sites à caractère pornographique,  pédophile,  négationniste,  extrémiste,  raciste,  xénophobe,  violent  ou contraire aux bonnes mœurs ou à l’ordre public, etc.) qui revêt le caractère d’une infraction pénale ;

la communication d’informations appartenant au patrimoine informationnel de l’Udaf 34 sans autorisation préalable ;

le raccordement au poste de travail d’un matériel externe non professionnel ayant sa propre connectique à l’Internet (risque de rebond) ;

la communication de l'adresse de messagerie professionnelle en dehors des sites Internet de confiance ;

l’utilisation des fonctionnalités d’enregistrement de l’image et/ou du son, or autorisation spécifique accordée par la Direction et avec l’accord de l’interlocuteur.

Les Utilisateurs doivent, pendant leur temps de travail, consulter régulièrement leur(s) messagerie(s) quel que soit le support (ordinateur/ téléphone, fixe/portable, etc.) et répondre, sauf circonstances exceptionnelles, aux sollicitations professionnelles dans les meilleurs délais, selon les urgences et priorités.

En cas de défaut de consultation et/ou de réponse durant le temps de travail, sans justification, l’Udaf 34 se réserve le droit d’engager toute procédure disciplinaire utile.

Tout Utilisateur d’un télécopieur ou d’un photocopieur doit en retirer les documents qu’il a copiés, les copies, les accusés de réception ou avis d’échec d’émission.

Technologies de communication électroniques sans fil :

L’usage des technologies sans fil (wifi, wimax, bluetooth, rfid…) dans l’Udaf 34, sur les matériels de l’Association ou en lien avec les réseaux de l’Association (y compris téléphoniques), est réglementé par des notes internes, pour s’accorder aux évolutions technologiques. Ces notes précisent ce qui est autorisé et ce qui ne l’est pas, ainsi que les modalités de mise en œuvre à respecter. 

En tout état de cause, aucune technologie sans fil, de quelque nature que ce soit, ne peut être utilisée sans autorisation expresse, ni sans respect des conditions de mise en œuvre fixées par note interne réglementaire.

Si une technologie sans fil n’est pas autorisée, elle doit être supprimée ou à défaut, rendue non utilisable sur les matériels concernés par le personnel habilité.

Il est rappelé à l’Utilisateur que le fait d’accéder ou de se maintenir frauduleusement dans un réseau informatique (filaire ou non) constitue une infraction pénale. A cet égard, la connexion non autorisée à tout réseau informatique sans fil ou filaire privé est strictement interdite. Ceci inclut notamment la connexion non autorisée à des réseaux wifi ou wimax privés, qu’ils soient ou non protégés par un mot de passe.

Courriers électroniques :

Certains Utilisateurs disposent d’un compte et une adresse de courrier électronique, qui restent la propriété de l’Udaf 34.

L’Utilisateur est en toutes circonstances considéré comme l’auteur des actes effectués et des propos tenus suivant saisie de son identifiant.

L’Utilisateur doit prendre garde à ne pas ouvrir les courriers électroniques dont l’origine est douteuse. Il ne doit en aucun cas y répondre, ni transférer ces messages à des tiers, et veiller à ne pas ouvrir leurs éventuelles pièces jointes. Le cas échéant, il convient de se rapprocher du Responsable informatique ou du D.P.O.

En tout état de cause, les outils et adresses de messagerie électronique confiés aux Utilisateurs ne doivent en aucun cas être utilisés pour diffuser des propos ou contenus illicites, diffamatoires, injurieux, portant atteinte aux droits de tiers ou à la réputation de l’Udaf 34.

Prospection :

Toute prospection directe au moyen de courriers électroniques est interdite à défaut d’accord préalable de la Direction.

Pour la protéger du courrier non sollicité, l’adresse de courrier électronique attribuée à l’Utilisateur ne doit être communiquée qu’à des tiers de confiance. 

L’adresse de courrier électronique attribuée à l’Utilisateur ne doit en aucun cas être utilisée à des fins d’inscription à des lettres d’information électroniques (« newsletters ») non liées à l’activité professionnelle.

L’Utilisateur ne doit pas participer à des chaînes de messages (chaînes de solidarité, chaînes de marketing pyramidal, etc.). Il doit faire attention à ne pas cliquer sur tout lien hypertexte qui serait intégré dans de tels courriers électroniques douteux.

Sauf autorisation expresse de la Direction, la participation au nom de l’Udaf 34 à un service de type communautaire, en particulier forums, réseaux sociaux, etc. est interdite.

Conservation et archivage des courriers électroniques :

Le volume global des courriers électroniques du compte d’un Utilisateur (messages reçus, messages envoyés, messages en attente de suppression définitive et messages en attente d’envoi) peut faire l’objet d’une limitation portée à la connaissance de l’Utilisateur.

Le dépassement du volume autorisé peut entraîner le blocage du compte de courrier électronique de l’Utilisateur ou la non réception de messages, jusqu’à ce que dernier procède à des suppressions, classements ou archivages de sorte que le volume global de ses courriers électroniques n’excède plus le volume autorisé.

Par conséquent, il appartient aux Utilisateurs de procéder au classement systématique des courriers électroniques envoyés et reçus dans le dossier de stockage prévu par le logiciel de messagerie et au sein duquel l’Utilisateur peut, en tant que de besoin, créer des sous-dossiers.

Propriété intellectuelle :

L’utilisation du système d’information de l’Udaf 34 implique le respect des règles en vigueur, et notamment celles relatives à la protection des droits de propriété intellectuelle.

6.4. Protection et sécurisation des matériels portables

L’Utilisateur a la responsabilité du matériel portable (ordinateur portable, téléphone portable, etc.) qui lui est confié.

L’Utilisateur s’engage à respecter et à appliquer les mesures et les moyens de protection et de sécurisation de l’appareil et de son contenu, dans les conditions fixées par le présent accord, ainsi que les éventuelles instructions particulières qui pourraient lui être données lors de la remise du matériel.

L’Utilisateur doit veiller à ne pas perdre, ni contribuer directement ou indirectement à se faire voler le matériel portable qui lui est confié (en ne le laissant pas sans surveillance, exposé ou accessible dans un endroit non verrouillé notamment). 

En cas de perte ou de vol, l’Utilisateur doit le signaler dans les plus brefs délais à son manager et/ou au service du personnel, par quelque moyen que ce soit et parallèle en informer les Responsable informatique ou le D.P.O.

En cas de vol, le collaborateur doit également porter plainte au commissariat. 

6.5. Mise au rebut et recyclage par le service informatique

Tout matériel changeant de détenteur ou mis au rebut doit préalablement être vidé de toute information stockée dessus, selon un procédé ne permettant pas de retrouver l’information.

Toute information utile doit préalablement être archivée en vue de sa conservation par l’Udaf 34.

Tout support d’information, s’il ne peut techniquement être vidé, doit être mis totalement hors d’usage avant sa mise au rebut.


Article 7 : Mobilité et matériels nomades mis à disposition par l’Udaf 34

Tout Utilisateur qui dispose de matériels nomades est informé des consignes de sécurité particulières lors de la mise à disposition de la ressource. Seuls les matériels nomades autorisés peuvent être connectés au réseau de l’Udaf 34.

L’attention de l’Utilisateur est attirée sur le fait que l’utilisation de ces matériels nomades engage sa responsabilité. L‘utilisation des matériels nomades impose donc à chacun un niveau de surveillance et de confidentialité renforcé.


Article 8 : Les objets connectés personnels

Les objets connectés (montre, enceintes Bluetooth, etc.) présentent un risque pour le SI (virus, logiciels espions, etc.). Ces objets connectés étant par nature peu protégés, ils permettent un accès au matériel auquel il est connecté. Par conséquent, la connexion de ces supports personnels à une ressource de l’Udaf 34 est interdite.

Toute dérogation doit faire l’objet d’une autorisation expresse de la Direction ou du responsable informatique.


Article 9 : Données personnelles

De par l’activité de l’Udaf 34, les Utilisateurs peuvent, notamment et selon leurs fonctions, avoir accès à des données personnelles et de santé des usagers, des salariés, etc..

Le respect de la confidentialité, du droit d’en connaitre (accéder aux données strictement nécessaires à la mission confiée) et, le cas échéant, du secret professionnel, s’applique. Plus généralement, s’appliquent également toutes les dispositions relatives à la protection des données.

Dans la mesure du possible, les Utilisateurs doivent éviter de transférer des données personnelles mais privilégier l’utilisation des codes informatiques (exemple : « codes usagers » en lieu et place de l’identité, etc.).

Enfin, les Utilisateurs doivent veiller à détruire les documents contenant des données personnelles avant de les jeter à la poubelle en utilisant les destructeurs de documents mis à disposition.

Définition d’une donnée à caractère personnel : 
Toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable est réputée être une « personne physique identifiable » qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.

Définition de données de santé : 
Toutes données à caractère personnel relatives à la santé physique ou mentale d'une personne physique, y compris la prestation de services de soins de santé, qui révèlent des informations sur l'état de santé de cette personne. Les données médico-administratives sont considérées comme données de santé.


Article 10 : Analyse et contrôle de l’utilisation des ressources du Système d’Information (SI)

10.1. Principe directeur

L’Udaf 34 doit s’assurer du bon fonctionnement du SI et empêcher son utilisation dans un cadre non conforme aux règles définies dans le présent accord ainsi qu’aux normes en vigueur, telles qu’elles existent ou telles qu’elles sont susceptibles d’évoluer (lois, règlements, etc.).

10.2. Actions des administrateurs du Système d’Information (SI)

Les administrateurs sont nommément désignés et assurent le bon fonctionnement des moyens informatiques de l’Udaf 34.

Les administrateurs sont tenus à une stricte confidentialité concernant toute information confidentielle qu'ils pourraient être amenés à consulter et tout particulièrement celles couvertes par le secret de la correspondance privée.

Ils ne contournent pas les procédures de sécurité établies, et en particulier ne désactivent pas de leur propre initiative les mécanismes de traçabilité, et ne portent pas atteinte à l’intégrité des fichiers de journalisation.

Aucune exploitation à des fins autres que celles découlant de leur mission ne saurait être opérée et tolérée.


Article 11 : Journaux d’évènements

Tout accès et utilisation du SI génère automatiquement une trace collectée dans des journaux d’événements qui sont confidentiels et accessibles uniquement aux personnels habilités à cette fin, ainsi qu’à la Direction de l’Udaf 34.

Cette collecte participe à la garantie d’un bon fonctionnement et d’une utilisation normale des ressources du SI et, le cas échéant, permet l’identification d’usages illégitimes.


Article 12 : Sauvegarde et archivage

La sauvegarde des données locales résidantes sur le disque dur du poste de travail est à la charge de l'Utilisateur.

L’Utilisateur doit stocker ses fichiers et données électroniques dans des espaces définis par informatique par le responsable informatique.

La sauvegarde des données déposées sur les serveurs est à la charge du service informatique.


Article 13 : Droit à la déconnexion

Le droit à la déconnexion peut être défini comme le droit pour un salarié de ne pas être connecté, pour un motif professionnel, à des moyens informatiques et de communication, en dehors de son temps de travail.

Le droit à la déconnexion doit prendre en compte les évolutions technologiques telles que :

la mise en place du télétravail ;
le déploiement d’outils collaboratifs susceptibles d’être mis à disposition des salariés.

Les outils visés sont notamment :

les outils numériques physiques (ordinateurs, tablettes, téléphones portables, réseaux filaires, etc.) ;
les outils numériques dématérialisés permettant d'être joint à distance (logiciels dont la messagerie, connexion wifi, internet/intranet, etc.).

L’Udaf 34 souhaite encourager un usage raisonné et équilibré des outils collaboratifs au regard de plusieurs objectifs, et notamment :

assurer le respect des temps de repos et de congés des salariés ;
œuvrer à l’amélioration de la qualité de vie au travail ;
prévenir d’éventuels dysfonctionnements liés à la connexion des salariés et harmoniser les pratiques et comportements en la matière ;
favoriser l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle et respecter la vie personnelle des collaborateurs.

Ainsi, l’Udaf 34 rappelle que :

les salariés ne doivent travailler en dehors de leurs horaires de travail, en particulier, en soirée, les week-ends et lors de leurs repos, congés et plus généralement pendant toute période de suspension du contrat de travail quelle qu’en soit la nature, et donc ne pas se connecter à leurs outils de travail quels qu’ils soient, sauf en cas d’urgence, ou de nécessité impérieuse de service dument justifiées ;
par ailleurs, pendant ces mêmes périodes, les salariés ne doivent – sauf en cas d’urgence ou de nécessité impérieuse de service idéalement identifié dans l’objet de la communication – pas répondre aux appels et messages qui pourraient leur être adressés sur ces mêmes outils.

L’effectivité du droit à la déconnexion suppose une régulation de l’utilisation des moyens informatiques et de communication par les émetteurs et par les receveurs, dans le cadre défini par l’Association favorisant cette utilisation régulée.

Chaque salarié doit donc veiller au respect de son droit à la déconnexion, mais également à celui des autres salariés de l’Association.

Ainsi, sauf en cas d’urgence ou de nécessité impérieuse de service, il convient de ne pas contacter pour des raisons professionnelles un autre salarié de l’Association en dehors de ses horaires de travail.

Un salarié ne peut subir aucune conséquence immédiate ou différée liée à l’exercice de son droit à la déconnexion.


Article 14 : Collecte et traitement des données personnelles

La mise en œuvre des procédures visées dans le présent accord peut entraîner la collecte et le traitement de données personnelles, au sens de la Loi « Informatique & Libertés » du 6 janvier 1978 (et ses modifications ultérieures, notamment par la loi du 6 août 2004) et du Règlement Général relatif à la Protection des Données (RGPD) entré en vigueur le 25 mai 2018.

Le cas échéant, ces collectes et traitements, qui ont pour principale finalité d’assurer la sécurité du SI de l’Udaf 34 et l’optimisation de leur traitement, sont effectués en conformité avec les textes en vigueur.

Conformément aux règles en vigueur, l’Utilisateur bénéficie d’un droit d’opposition au traitement des données personnelles le concernant s’il justifie d’un motif légitime.

Par ailleurs, l’Utilisateur bénéficie d’un droit d’accès et de rectification des données personnelles le concernant, collectées ou traitées.

L’Utilisateur peut exercer ces droits en adressant une demande officielle et écrite en ce sens auprès du service concerné.


Article 15 : Contrôles mis en œuvre

L’Udaf 34 doit, pour des nécessités de maintenance, de gestion et de sécurité, procéder périodiquement, par les moyens les plus appropriés, à des audits de contrôle de la bonne application du présent accord, dans le respect des normes en vigueur.

Dans le cas d’identification d’axes d’amélioration, des plans d’actions correctifs doivent être mis en place.

L’ensemble des ressources informatiques et de communication peuvent faire l’objet d’une surveillance, d’une analyse et d’un contrôle, dans le respect de la législation en vigueur et notamment de la Loi « Informatique & Libertés » du 6 janvier 1978 (et ses modifications ultérieures, notamment par la loi du 6 août 2004) et du Règlement Général relatif à la Protection des Données (RGPD) entré en vigueur le 25 mai 2018.

A titre indicatif, les moyens automatisés de surveillance, d’analyse et de contrôle peuvent notamment être les suivants :

Journaux de connexion : 
Ils permettent de retracer les accès passés ou en cours, et plus particulièrement la connexion des Utilisateurs aux éléments suivants :
réseau(x) et ressources informatiques de l’Udaf 34, dont la messagerie électronique ;
réseau(x) et ressources Internet.

Journaux d’activité : 
Ils permettent de retracer certaines actions effectuées dans le système d’information.

Contrôles de contenu : 
Ils permettent de vérifier, en temps réel ou a posteriori, qu’un contenu (par exemple un fichier accédé ou stocké) est conforme à la politique de sécurité de l’Udaf 34, ou n’est pas porteur d’un risque pour l’Association (ex. : virus).

Contrôles des communications téléphoniques : 
Ces contrôles visent à optimiser la gestion des moyens de communication et à permettre une certaine maîtrise des dépenses liées à l’utilisation des services de téléphonie.


Article 16 : Portée disciplinaire, civile et/ou pénale

Comme précédemment indiqué, le respect du présent accord peut faire l’objet de contrôles sans préavis.

En cas de manquement aux règles en vigueur, fraude, faute, etc. constaté(e)s à l’occasion de tels contrôles, toute procédure utile peut être engagée par l’Udaf 34 :

disciplinaire (les sanctions disciplinaires prévues par règlement intérieur de l’Association sont applicables le cas échéant) ;

civile et/ou pénale.


Article 17 : Dispositions finales

17.1 Consultation des représentants du personnel

Le présent accord a été soumis, avant sa signature, à la consultation du Comité social et économique, notamment concernant :

les mesures visées par les dispositions de l’article L. 2312-8 du Code du travail ;
les mesures de nature disciplinaire.

17.2 Agrément – Entrée en vigueur – Durée de l'accord

Les parties signataires rappellent que la mise en œuvre du présent accord est subordonnée à son agrément, conformément aux dispositions de l’article L. 314-6 du Code de l’action sociale et des familles.

Sous réserve de son agrément, le présent accord prend effet le 01 Octobre 2022.

Il est conclu pour une durée indéterminée.

17.3 Notification– Dépôt de l’accord – Publicité

Organisations syndicales représentatives :

Le présent accord fera l'objet des formalités de dépôt et de publicité suivantes, à la diligence de la Direction :

un exemplaire dûment signé de toutes les parties en sera remis, à l’issue de la séance de signature, en main propre contre décharge à chaque signataire ainsi qu’à chaque organisation syndicale représentative dans l’Association n’ayant pas signé l’accord ;

un exemplaire sera notifié par lettre recommandée avec demande d’accusé de réception à chaque organisation syndicale représentative dans l’Association absente lors de la séance de signature.

DIRECCTE – Conseil de Prud’hommes – Inspection du travail :

Le présent accord, ainsi que – le cas échéant – les pièces accompagnant le dépôt prévues aux articles D. 2231-6 et D. 2231-7 du Code du travail, sont déposés par le représentant légal de l’Association. Conformément aux dispositions de l’article D. 2231-4 du Code du travail, ces éléments sont déposés sur la plateforme de  du ministère du travail.

Le déposant remet également un exemplaire de l’accord au greffe du Conseil de Prud’hommes de Montpellier.

Au titre des formalités de dépôt, et au regard des dispositions d’ordre disciplinaire qu’il contient, le présent accord est également communiqué en deux exemplaires à l'inspecteur du travail, accompagné de l’avis du Comité social et économique.

Base de données nationale :

Conformément à l'article  L. 2231-5-1 du Code du travail, le texte du présent accord sera rendu public et versé dans une base de données nationale (), dont le contenu est publié en ligne dans un standard ouvert aisément réutilisable. Il sera publié dans une version ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires.

17.4 Agrément

Au regard du mode de financement de l’Udaf 34, il est rappelé par les signataires que le présent accord est soumis à la procédure d’agrément de l’état, conformément aux dispositions de l’article L. 314-6 du Code de l’action sociale et des familles.

Dans ce cadre, il sera transmis par lettre recommandée avec accusé de réception ou par voie dématérialisée via  à la Direction générale de la cohésion sociale (DGCS).

17.5 Information des salariés

Les salariés sont informés du contenu du présent accord par mise à disposition sur l’Intranet de l’Udaf 34.

17.6 Domaines non traités par l'accord

Toutes les questions qui ne sont pas traitées, réglées et encadrées par le présent accord relèvent des dispositions légales, règlementaires et conventionnelles en vigueur et de leurs interprétations jurisprudentielles.

17.7 Interprétation de l'accord

Le présent accord fait foi entre les parties qui l’ont signé ou qui y auront par la suite adhéré sans réserve et en totalité.

Toutefois, s’il s’avérait que l’une des clauses du présent accord posait une difficulté d’interprétation, les parties conviennent de soumettre ladite clause à l’interprétation.

A cet effet, les représentants de chacune des parties signataires conviennent de se rencontrer à la requête de la partie la plus diligente, dans les 30 jours suivant la demande pour étudier et tenter de régler tout différend d'ordre individuel ou collectif né de l'application du présent accord.

Les avenants interprétatifs de l’accord sont adoptés à l’unanimité des signataires de l’accord.Les avenants interprétatifs doivent être conclus dans un délai maximum de 30 jours suivant la première réunion de négociation. A défaut, il sera dressé un procès-verbal de désaccord.

Jusqu'à l'expiration de la négociation d'interprétation, les parties contractantes s'engagent à ne susciter aucune forme d'action contentieuse liée au différend faisant l'objet de cette procédure.

17.8 Suivi de l’accord

Un suivi de l’accord est réalisé par l’Association et les organisations syndicales signataires de l’accord à l’occasion de la négociation périodique obligatoire sur l'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes et la qualité de vie et des conditions de travail.

17.9 Clause de rendez-vous

En cas de modification substantielle des textes régissant les matières traitées par le présent accord, les parties signataires s’engagent à se rencontrer dans un délai d’un mois suivant la demande de l’une des parties signataires en vue d’entamer des négociations relatives à l’adaptation du présent accord.

17.10 Adhésion

Conformément à l'article L. 2261-3 du Code du travail, toute organisation syndicale de salariés représentative dans l’Association, qui n'est pas signataire du présent accord, pourra y adhérer ultérieurement.

L'adhésion doit être notifiée aux signataires de l'accord et faire l'objet des mêmes formalités de dépôt que l'accord, conformément aux règles en vigueur. L'adhésion produira effet à compter du lendemain desdites formalités.

17.11 Révision de l’accord

Au terme d’un délai d’un mois suivant sa prise d’effet, l’accord pourra être révisé, dans les conditions suivantes :

A l’occasion des négociations obligatoires ;
Ou
En dehors des périodes de négociations obligatoires, toute demande de révision devra être notifiée – par lettre recommandée avec accusé de réception ou courrier en main propre contre décharge – aux parties concernées en application des dispositions du Code du travail et comporter, en outre, les dispositions dont la révision est demandée et les propositions de remplacement. Les parties ouvriront les négociations dans un délai d’un mois suivant réception de la demande de révision.

La procédure de révision du présent accord ne peut être engagée que par la Direction ou l’une des parties habilitées en application des dispositions du Code du travail.

17.12 Dénonciation de l’accord

Conformément aux dispositions de l’article L. 2222-6 du Code du travail, le présent accord pourra être dénoncé par l'une ou l'autre des parties signataires moyennant un préavis de trois mois.

Le présent accord constitue un tout indivisible qui ne saurait être mis en œuvre de manière fractionnée ou faire l’objet d’une dénonciation partielle.

La partie qui dénonce l'accord doit notifier cette décision par lettre recommandée avec accusé de réception aux autres parties.

La dénonciation doit ensuite donner lieu à un dépôt sur la plateforme de téléprocédure TéléAccords et être remise au Conseil de prud'hommes compétent, conformément aux règles en vigueur.

Le préavis de trois mois commencera à courir à compter du lendemain de l’accomplissement de ces formalités.

La Direction et les organisations syndicales représentatives se réuniront pendant la durée du préavis pour discuter les possibilités d'un nouvel accord.

17.13 Action en nullité

Conformément aux dispositions de l’article L. 2262-14 du Code du travail, toute action en nullité de tout ou partie du présent accord doit, à peine d'irrecevabilité, être engagée dans un délai de deux mois à compter :

De la notification de l'accord d'entreprise prévue à l'article L. 2231-5 du Code du travail, pour les organisations disposant d'une section syndicale dans l’Association ;

De la publication de l'accord prévue à l'article L. 2231-5-1 du Code du travail dans tous les autres cas.

Fait à Montpellier,
Le 14 Septembre 2022,

En 5 exemplaires originaux, dont un exemplaire est remis à chaque signataire.

Pour l’UDAF de l’Hérault :	Pour les organisations syndicales :