Accord portant sur le droit à la déconnexion chez VALMONT France

ENTRE,
La Société VALMONT FRANCE, dont le siège social est situé : « Les Martoulets » BP 1  -  03110 CHARMEIL
Représentée par Monsieur Bertrand SEE, Directeur Général de Valmont France.
D’une part,

ET
La Délégation Syndicale CGT Valmont France représentée par Monsieur XX,
La Délégation Syndicale CFDT Valmont France Charmeil représentée par Monsieur XX.

D’autre part,

Il a été convenu ce qui suit.

APRES AVOIR RAPPELE QUE :
Les signataires se sont réunis pour définir les modalités d’exercice par les salariés de leur droit à la déconnexion en application de l’article L.2242-8,7° du Code du travail tel qu’issu de la loi n°2016-1088 du 8 août 2016.
Ils réaffirment l’importance d’un bon usage des outils informatiques en vue d’un nécessaire respect des temps de repos et de congé ainsi que du respect de l’équilibre entre vie privée et familiale et vie professionnelle.

IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT :

ARTICLE PRELIMINAIRE : DECONNEXION - DEFINITIONS
Il y a lieu d’entendre par :
Droit à la déconnexion : le droit pour le salarié de ne pas être connecté à ses outils numériques professionnels en dehors de son temps de travail ;
Outils numériques professionnels : outils numériques physiques (ordinateurs, tablettes, smartphones, etc.) et dématérialisés (logiciels, connexions sans fil, messagerie électronique, internet/extranet, chat, etc.) qui permettent d’être joignable à distance ;
Temps de travail : horaires de travail du salarié durant lesquels il est à la disposition de son employeur, à l’exclusion des temps de repos quotidien et hebdomadaires, des congés payés, des congés exceptionnels, des jours fériés et des jours de repos.

ARTICLE 1 : CHAMP D’APPLICATION
Le présent accord est applicable dans le périmètre de la société Valmont France. 

ARTICLE 2 : SENSIBILISATION A LA DECONNEXION
Une note de synthèse détaillant les risques, les enjeux et les bonnes pratiques liées à l’utilisation des outils numériques sera distribuée à l’ensemble de nos collaborateurs afin de les informer et les sensibiliser sur le droit à la déconnexion. De plus, cet accord sera remis et présenté systématiquement aux nouveaux arrivants par la Direction des ressources humaines.

Les parties rappellent à cet effet que les outils numériques :
ne doivent pas devenir un mode exclusif d’animation managériale et de transmission des consignes de travail ; le “présentiel” reste le mode de management privilégié,
doivent respecter la qualité du lien social au sein des équipes et ne deviennent pas un facteur conduisant à l’isolement des salariés sur leur lieu de travail,
doivent garantir le maintien d’une relation de qualité et de respect du salarié tant sur le fond que sur la forme de la communication.

ARTICLE 3 : LUTTE CONTRE LA SURCHARGE INFORMATIONNELLE LIEE A L’UTILISATION DE LA MESSAGERIE ELECTRONIQUE PROFESSIONNELLE
Afin d’éviter la surcharge informationnelle, il est recommandé à tous les salariés de :
S’interroger sur la pertinence de l’utilisation de la messagerie électronique professionnelle par rapport aux autres outils de communication disponibles,
S’interroger sur la pertinence des destinataires du courriel,
Utiliser avec modération les fonctions « Cc » ou « Cci » (limiter le nombre de destinataires),
S’interroger sur la pertinence des fichiers à joindre aux courriels,
Eviter l’envoi de fichiers trop volumineux,
Indiquer un objet précis permettant au destinataire d’identifier immédiatement le contenu du courriel.

Cette liste n’est pas limitative. Des exemples de bonnes pratiques sont donnés en annexe à cet accord pour illustration.

ARTICLE 4 : LUTTE CONTRE LE STRESS LIE A L’UTILISATION DES OUTILS NUMERIQUES PROFESSIONNELS
Afin d’éviter le stress lié à l’utilisation des outils numériques professionnels, il est également recommandé à tous les salariés de :
Réfléchir au moment opportun pour envoyer un courriel/SMS ou appeler un collaborateur sur
son téléphone professionnel (pendant les horaires de travail),
Ne pas solliciter de réponse immédiate si ce n’est pas nécessaire,
Définir le « gestionnaire d’absence au bureau » sur la messagerie électronique et indiquer les coordonnées d’une personne à joindre en cas d’urgence,
Privilégier les envois différés lors de la rédaction d’un courriel en dehors des horaires de travail.

Cette liste n’est pas limitative. Des exemples de bonnes pratiques sont donnés en annexe à cet accord pour illustration.

ARTICLE 5 : DROIT A LA DECONNEXION EN DEHORS DU TEMPS DE TRAVAIL EFFECTIF
Les périodes de repos, congé et suspension du contrat de travail doivent être respectées par l’ensemble des acteurs de l’entreprise. Les managers s’abstiennent, sauf urgence avérée ou circonstances exceptionnelles, de contacter leurs subordonnés en dehors de leurs horaires de travail habituels. Les salariés et les managers s’engagent ainsi à n’utiliser les outils de communication à distance en dehors de leurs horaires de travail habituels que de manière exceptionnelle.

La Direction et les partenaires sociaux rappellent que les collaborateurs ne sont pas présumés disponibles en dehors de leurs horaires de travail habituels et qu’ils n’ont pas d’obligation de se connecter aux outils de communication à distance pendant leurs périodes de repos, congé et suspension du contrat de travail.

ARTICLE 6 : SIGNALEMENT DES SITUATIONS ANORMALES LIEES A L’UTILISATION DES OUTILS NUMERIQUES PROFESSIONNELS
En cas de difficulté inhabituelle portant sur l’organisation du temps de travail et la charge de travail du salarié pouvant porter atteinte à la santé et la sécurité, tout salarié a la possibilité d’alerter la Direction des ressources humaines ainsi que le comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT). L’alerte émise sera remontée au manager du salarié concerné afin d’organiser un entretien avec la Direction des ressources humaines et un représentant du CHSCT. Celui-ci aura pour objectif de définir les mesures correctives et préventives pour répondre aux difficultés identifiées avec le salarié.

Si le manager ou la Direction constate une utilisation anormale des outils de communication à distance par le salarié, au titre des périodes au cours desquelles il doit se déconnecter, il est tenu d’organiser un entretien aux fins de vérifier l’impact de sa charge de travail sur son organisation. Il apportera, le cas échéant, des correctifs aux dysfonctionnements constatés.

Enfin, dans un souci de bienveillance, tout salarié préoccupé par les difficultés rencontrées par un de ses collègues dans son utilisation des outils numériques pourra également alerter les représentants du personnel et/ou la Direction des ressources humaines.

ARTICLE 7 : SUIVI DE L’ACCORD
Afin de suivre la mise en application de l’accord, la Direction et le comité d'hygiène, de sécurité et des fera un bilan annuel de cet accord. La question sera portée à l’initiative de la Direction.

Les indicateurs examinés seront notamment les suivants :
Le nombre d’alerte remontée à la Direction des ressources humaines et aux représentants du personnel (article 6)
Le taux de participation aux réunions de formation/sensibilisation (article 2)

ARTICLE 8 : DUREE ET ENTREE EN VIGUEUR DE L’ACCORD
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il prendra effet au XXX.

ARTICLE 9 : REVISION ET DENONCIATION
Sur proposition d’une ou plusieurs organisations syndicales signataires ou sur proposition de l’entreprise, une négociation de révision pourra être engagée, à l’issue d’une période d’un an à compter de la date de prise d’effet du présent accord, dans les conditions prévues par les articles L 2261-7 et L 2261-8 du Code du travail.

Le présent accord pourra être dénoncé par l’une ou l’autre des parties signataires ou adhérentes après un préavis de trois mois et selon les modalités suivantes : par lettre recommandée avec accusé de réception adressée aux autres parties signataires et à la Direccte, conformément à l’article L 2261-9 du Code du travail.

ARTICLE 10 : PUBLICITE
Le présent accord sera, à la diligence de Valmont France, déposé en deux exemplaires, dont une version sur support papier signée des parties, envoyée par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, et une version sur support électronique, à la DIRECCTE.
Il sera également remis en un exemplaire au greffe du conseil de prud'hommes.

En autant d’exemplaires originaux que de parties, plus deux, un exemplaire étant remis à chaque partie                                                             

Pour la Délégation Syndicale CGT,						Pour la Société,  

Pour la Délégation Syndicale CFDT,	









Annexe à l’accord  portant sur le droit à la déconnexion chez VALMONT France


1) Gérer au mieux l’envoi de ses messages

) Envoi d’un message : 

S’interroger sur la pertinence de l’outil de communication utilisé
- S’interroger sur la pertinence de l’utilisation de la messagerie électronique au regard des autres outils de communication : face à face, téléphone, chat, courrier,…
- Favoriser les échanges directs (téléphone, face à face) lorsque les niveaux de compréhension et d’interaction sont élevés, lorsqu’il y a un risque de mauvaise interprétation, lorsque l’échange devient conflictuel.

) Contenu du message :

1.2.1 ) Indiquer de manière explicite l’objet du message
- Privilégier qu’un seul sujet à la fois au sein d’un même message. Cela évite que des destinataires ne soient concernés que par une partie du message.
- Indiquer un objet en adéquation avec le contenu du message. Cela évite au destinataire de perdre du temps dans le traitement du message et cela évite qu’il réponde sur un autre sujet.

1.2.2 ) S’obliger à une rigueur formelle dans la rédaction d’un message
- Identifier son destinataire : Madame, Monsieur, prénom ; à défaut un mot introductif : « bonjour ».
- Eviter de s’adresser à son interlocuteur de manière trop personnelle ou trop affective (de manière positive ou négative).
- S’interroger sur la manière dont réagirait un tiers à la lecture du message, dans l’hypothèse où on lui aurait transféré ou mis en copie.
- S’identifier et laisser ses coordonnées à la fin du message ; cela est utile si le destinataire cherche à vous joindre rapidement ou s’il n’a pas compris la teneur du message.

1.2.3 ) Ne pas abuser des pièces jointes
- S’interroger sur la pertinence du (des) fichier(s) à joindre au message.
- Eviter l’envoi de fichiers trop volumineux : plus la taille du fichier est importante, plus le temps de transmission et de réception sont longs. Un fichier trop volumineux peut être refusé par le serveur de messagerie du destinataire ou saturer sa boîte de réception, empêchant ainsi la réception d’autres messages.

) Identification du (des) destinataire(s) :

1.3.1 ) S’interroger sur le(s) destinataire(s) principal(aux) du message
- Cibler de façon précise le(s) destinataire(s) du message
- Penser au temps pris par le(s) destinataire(s) à lire ses messages, s’assurer de l’adéquation entre le niveau de compréhension du message et le(s) destinataire(s).

1.3.2 ) Utiliser avec modération les fonctions « copie conforme » et « copie cachée »
- Utiliser la « copie conforme » permet à tous les destinataires de savoir qui est en réception du message.
- Utiliser la « copie cachée » permet d’envoyer un message à un destinataire ne souhaitant pas que son adresse mail soit diffusée.
- Utiliser la « copie cachée » permet d’envoyer un message à un grand nombre de destinataires (en utilisant une liste de diffusion par exemple) sans que ceux-ci puissent utiliser la fonction « répondre à tous ».

) Moment d’envoi du message

1.4.1 ) S’interroger sur le moment le plus opportun pour l’envoi d’un message 
- La messagerie électronique permet de consulter en dehors de l’entreprise et en dehors des horaires de travail, rendant plus poreuse la frontière entre vie professionnelle et vie privée. Envoyer ses messages en dehors des horaires de travail risque d’induire chez le destinataire un sentiment de culpabilité ou d’urgence à devoir répondre.
- Il est recommandé de préparer ses messages en mode brouillon ou hors connexion et de les envoyer pendant les heures habituelles de travail.

2 ) Gérer au mieux la réception des messages

2.1 ) Réception d’un message

2.1.1 ) Assurer l’expéditeur de la réception du message
- Ne pas envoyer systématiquement une réponse suivant la réception du message, cela peut induire du stress supplémentaire pour le destinataire.
- Lorsqu’un message traite d’un dossier important et urgent, il est par contre préférable d’envoyer une réponse attestant de la bonne réception de celui-ci.
- Activer d’autres média de communication (téléphone, face à face) permet de hiérarchiser les messages.
- La fonction « accusé de réception » ne doit pas être utilisé systématiquement.

2.1.2 ) Gérer au mieux la réception de messages en cas d’absence prolongée
- En cas d’absence prolongée, l’utilisateur peut activer son « gestionnaire d’absence du bureau » permettant ainsi de limiter les relances pour non réponse.
- Il est important de s’interroger sur le contenu du message informant de l’absence, en indiquant  le nom et les coordonnées d’une personne à contacter.

2.1.3 ) Limiter le nombre d’interruptions
- Ne pas activer les alertes sonores ou visuelles d’arrivée d’un nouveau message.
- Travailler en mode hors connexion ou fermer le logiciel de messagerie et se réserver 1 à 3 plages horaires par demi-journée pour consulter l’arrivée de nouveaux messages.

2.2 ) Réponse au message

2.2.1 ) Ne pas traiter immédiatement un message
- Se laisser le temps de la réflexion pour répondre, même si le destinataire vous demande une réponse immédiate. Cette règle est d’autant plus importante lorsque l’échange est conflictuel. Cette règle est aussi importante si vous utilisez une messagerie mobile (depuis un téléphone portable par exemple) en dehors de l’entreprise (transports, réunion, …). 

2.2.2 ) Appréhender le niveau de complexité de la réponse
- Ne pas oublier qu’un message formalise un engagement qui peut se retourner contre soi,  ses collègues ou l’entreprise.
- Partager une interrogation concernant la réponse à un message avec ses collègues, sa hiérarchie ou pourquoi pas ses proches peut être constructif et nécessaire dans certains cas.



2.2.3 ) S’interroger pour répliquer la liste de diffusion utilisée par l’expéditeur
- L’utilisation de la liste de diffusion de l’expéditeur n’est pas nécessaire dans la réponse de participation à une réunion.
- L’utilisation de la liste de diffusion de l’expéditeur est déconseillée si la réponse remet en cause sa légitimité/crédibilité.
- L’utilisation de la liste de diffusion de l’expéditeur n’est pas nécessaire si elle comporte des personnes non concernés par des points soulevés dans la réponse.

2.2.4 ) S’interroger sur la pertinence du média utilisé
- D’autres média de communication (face à face, téléphone, courrier, chat) permettent de communiquer plus efficacement en termes de temps et de compréhension.
- L’utilisation de média permettant plus d’interaction est à favoriser tout particulièrement en cas d’échange conflictuel.