Suite à la réunion paritaire du 06 septembre, il a été convenu le présent accord,

Entre d’une part, 
la Caisse Primaire d’Assurance Maladie de la Haute-Marne représentée par le Directeur, Madame XXXX,
Et d’autre part, 
Les organisations syndicales soussignées, 
Madame XXXX, déléguée syndicale CFDT.

Cet accord prendra effet à réception de son agrément.


Préambule

Les articles L.2314-21 et L. 2324-19 du Code du travail prévoient que les élections professionnelles peuvent avoir lieu par la voie du vote électronique. La mise en œuvre de ce procédé doit se faire par la conclusion préalable d’un protocole d’accord d’entreprise.

S’agissant des élections professionnelles du Comité Social Economique de la CPAM de la Haute Marne, les parties signataires du présent accord conviennent de mettre en place le vote électronique par internet. L’objectif de ce système est de faciliter l’organisation des élections, mais également de favoriser la participation des salariés et d’augmenter la sécurisation des résultats.


Article 1. – Modalités d’organisations des élections

Article 1.1 – Vote exclusivement par internet

Les parties signataires conviennent d’adopter un processus de vote exclusivement par internet pour les élections professionnelles du Comité Social et Economique. Autrement dit, il sera proscrit tout recours au papier pour l’ensemble des opérations de vote et ce, sur les trois sites et pour l’ensemble des électeurs. 

Article 1.2 – Choix du prestataire extérieur

Les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans le vote électronique et dont l’expertise a été reconnue par un cabinet d’audit indépendant. Cette exigence est impérative, afin de garantir le respect des exigences techniques, de la sécurité du processus électoral et de la confidentialité des données.

Les différents prestataires seront étudiés avec équité et transparence. Selon les procédures de marchés publics, le besoin étant estimé inférieur à 30 000 € TTC, le choix du prestataire se fera lors d’une sélection simple, selon les propositions techniques et commerciales reçues.



Article 1.3 – Listes électorales

Sous le contrôle du Directeur, le service Ressources Humaines établira la liste électorale, qui précisera les données suivantes : 
Etablissement d’appartenance de l’électeur,
Nom et prénoms, 
Numéro d’agent,
Civilité,
Sexe,
Courriel professionnel,
Date de naissance, 
Date d’entrée dans l’organisme,
Coordonnées postales,
collège d’appartenance. 

Ce fichier sera transmis au prestataire, afin qu’il puisse réaliser l’ensemble des paramétrages nécessaires au vote électronique. Ceci permettra à l’électeur de s’authentifier lors de sa connexion pour prendre part au vote, mais également de compléter la liste d’émargement.

Les listes électorales affichées comporteront quant à elles :
Nom et prénoms,
Age,
Collège d’appartenance,
Ancienneté dans l’institution.

Article 1.4 – Listes de candidats et bulletins de vote

Les listes de candidats et les professions de foi des organisations syndicales seront transmises au service Ressources Humaines, en respectant la réglementation en vigueur ainsi que les caractéristiques de mise en forme nécessaires à l’intégration par le prestataire. Elles seront ensuite transmises à ce dernier pour affichage et paramétrage dans l’outil de vote. C’est le prestataire retenu qui aura la charge de la programmation des pages web sur le serveur de vote. Par ailleurs, il veillera impérativement à ce que tout le matériel de vote soit uniforme (par exemple : dimensions, police, etc.).

Les candidats au sein de chaque liste seront présentés dans l’ordre d’éligibilité, tel que transmis par chaque organisation syndicale.

Article 1.5 – Communication

Les agents seront informés en amont et en temps utiles des procédés mis en œuvre et à respecter. Un accompagnement attentif sera déployé pour faciliter l’appropriation par les électeurs de cette nouvelle technique de vote.

Autrement dit, en amont du scrutin, le service Ressources Humaines communiquera :
Toutes les informations nécessaires relatives à l’organisation des élections,
Les conditions et les règles du vote en ligne,
La date d’envoi des codes d’accès à la plateforme de vote du prestataire,
Les prestations d’accompagnement proposées par le prestataire.

Pendant le scrutin :
Les électeurs auront la possibilité d’être accompagnés par une cellule d’assistance technique en cas de difficultés, ou de tout autre besoin d’informations qu’ils jugeraient nécessaire au bon déroulement de l’expression de leur vote.

Article 1.6 – Lieux et durée du scrutin

Pendant l’ouverture du scrutin, les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment, de manière strictement confidentielle. Ce vote pourra être effectué en se connectant sur la plateforme sécurisée du prestataire, à l’aide des identifiants individuels reçus. La connexion pourra également être établie depuis n’importe quel ordinateur relié à internet (au travail ou à domicile) et même sur smartphone et/ou tablette. Toutes les données de vote seront cryptées et donc strictement anonymes et confidentielles.

Afin de faciliter la participation des électeurs, les élections auront lieu sur plusieurs jours, conformément au calendrier défini dans le Protocole d’Accord Préélectoral. Autrement dit, la plateforme sera ouverte sur une période prédéfinie de plusieurs jours, durant lesquels chaque électeur pourra procéder à un seul vote par tour.

Article 2. Déroulement des opérations de vote

Article 2.1 – Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra avant le scrutin, à son domicile par courrier simple ou par e-mail (selon la modalité définie dans le Protocole d’Accord Préélectoral), une note récapitulative des opérations à effectuer, accompagnée d’un identifiant de vote, ainsi que d’un code confidentiel généré de manière aléatoire par le prestataire. Ces codes seront uniques et individuels et seront à conserver pour pouvoir se connecter durant l’ouverture du scrutin.

L’authentification de l’électeur sera assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de l’identifiant de vote, du code confidentiel et de sa date de naissance. Toute personne non reconnue par le système n’aura pas accès aux pages du serveur en question.

Une fois connecté, l’électeur pourra voter en suivant la procédure. Seules les listes correspondant à son collège lui seront présentées. Un accusé de réception sera à sa disposition à l’issue du vote.

L’émargement du vote se fera à l’aide du code confidentiel, du mot de passe et de la date de naissance de l’électeur. Cette liste enregistrera les données suivantes : collège d’appartenance, nom et prénom des électeurs ayant voté, ainsi que la date et l’heure du vote.
Cette liste sera accessible uniquement aux membres du bureau de vote, à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.


Article 2.2 – Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Le vote des électeurs sera crypté de bout en bout et stocké dans une urne électronique dédié, sans aucun lien avec le fichier d’authentification des électeurs. Autrement dit, l’expression du vote sera séparée des éléments d’authentification des électeurs.
Ainsi, ce processus permet au prestataire de garantir le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Article 2.3 – Dépouillement et procès-verbaux

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin.
Après descellement de l’urne par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes par les membres du bureau de vote (clés de chiffrement du président et d’au moins deux assesseurs), les opérations de dépouillement seront réalisées.

Le système pré-remplira le procès-verbal. Les membres du bureau de vote vérifieront l’exactitude des données transmises par le système et signeront lesdits documents.

Article 2.4 – Conservation et destruction des données

A l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procèdera à la destruction des fichiers supports.

Article 3 – Réclamation auprès de la CNIL et expertise

Le système de vote électronique nécessite le recours à des fichiers nominatifs et doit donc être soumis à des formalités auprès de la CNIL, préalablement à sa mise en œuvre.

Les organisations syndicales seront tenues informées de la réalisation de ces formalités déclaratives auprès de la CNIL.

Article 4 – Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et s’applique à chaque nouvelle échéance électorale concernant le renouvellement des représentants du personnel au Comité Social Economique, sans qu’il soit besoin de le renégocier, à moins qu’il ne soit dénoncé ou révisé, selon les dispositions de l’article L.2261-7 du Code du travail.

Article 5 – Entrée en vigueur de l’accord

Le présent accord entrera en vigueur sous réserve de la réalisation des formalités légales de dépôt et de l’obtention de l’agrément ministériel.
Article 6 – Communication de l’accord

L’accord signé sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales de l’entreprise.
Il sera également consultable dans l’intranet de l’organisme.

Article 7 – Dépôt de l’accord

Le présent accord signé sera transmis aux interlocuteurs suivants :

Depuis le 28 mars 2018, les accords collectifs d'entreprise doivent être déposés sur la plateforme en ligne TéléAccords qui les transmet ensuite à la direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l'emploi (Direccte).
Les Organisations syndicales de la CPAM de la Haute Marne,
La CNAM
L’UCANSS
La Mission Nationale de Contrôle et d’Audit des organismes de sécurité sociale de Nancy

A Chaumont, le 11/09/2018