Accord à durée déterminée relatif à la mise en place du vote électronique pour les élections professionnelles au sein de la Société THALES AES SAS 



Entre, 

La Société Thales Avionics Electrical Systems SAS (TAES), dont le Siège Social est situé 41 Boulevard de la République – 78400 CHATOU, représentée par xxxxxxx, Directeur des Ressources Humaines, agissant par délégation du Président Directeur Général,
d'une part,


Et,

D’autre part,

Les Organisations Syndicales représentatives signataires : 



La CFDT, 


La CFE-CGC, 


La CFTC,


La CGT, 




Il a été convenu ce qui suit :






SOMMAIRE








Préambule



La Société THALES AES comporte différents établissements distincts au sein desquels il est prévu l’organisation d’élections professionnelles en vue de la mise en place de l’instance Comité Social et Economique (CSE). 

Afin de simplifier l’organisation desdites élections, et conformément aux dispositions de l’article L.2314-26 du Code du travail, le recours au vote électronique est possible dans les conditions fixées aux articles R.2314-5 et suivants du Code du travail. 
Ainsi, la mise en œuvre de manière unilatérale par l’employeur du vote électronique est possible. Toutefois, dans le cadre des élections professionnelles pour la mise en place du CSE, l’employeur a souhaité rechercher avec les Organisations Syndicales un accord d’entreprise.

Dans ce cadre, la Direction et les Organisations Syndicales représentatives se sont rencontrées le 19 juillet 2022 pour une réunion de négociation afin de définir le cadre général des modalités de recours au vote électronique pour les élections professionnelles des membres des comités sociaux et économiques des établissements de la société THALES AES.
























Chapitre 1 – Recours au vote électronique


Les parties conviennent d’utiliser le vote électronique pour l’ensemble du personnel des établissements de la Société THALES AES.

Les parties conviennent que le vote papier à bulletin secret sous enveloppe sera donc exclu.
Chapitre 2 – Modalités de mise en œuvre du vote électronique

Article 1. Prestataire extérieur

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire choisi par la Société et respectant les dispositions prévues par le Code du travail relatives au vote électronique. 

Ainsi, la Société ALMA CONSULTANT a été choisie pour organiser le scrutin au sein de tous les établissements de la Société THALES AES, selon un cahier des charges en annexe.

Article 2. Caractéristiques du système retenu

Le prestataire choisi – Alma Consultant - devra concevoir et mettre en place un système de vote électronique sur la base d’un cahier de charges respectant les prescriptions réglementaires énoncées notamment aux articles R. 2314-5 à R. 2314-18 du Code du travail. 
Les caractéristiques principales de ce cahier des charges, sont rappelées ci-dessous, et plus particulièrement : 

Les caractéristiques du système liées à ses principes généraux 
Les caractéristiques du système liées à l’organisation des opérations électorales
Les caractéristiques du système liées au déroulement des opérations électorales

Article 2.1. Principes généraux du système de vote électronique 

Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin et notamment :
L’authentification de l’électeur,
L’intégrité du vote (identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré),
L’anonymat du vote (impossibilité de relier un vote émis à un électeur),
L’unicité du vote (impossibilité de voter plusieurs fois pour le même scrutin),
La confidentialité et le secret du vote, 
Le respect des conditions de conservation des documents électoraux.

Dans le cadre de chaque élection des salariés, les parties signeront un Protocole électoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition et le nombre de sièges selon les établissements pour les élections.
Le protocole d’accord préélectoral comporte également, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique et du déroulement des opérations électorales.

Par ailleurs, les parties rappellent que la confidentialité des données transmises et la sécurité des opérations de vote sont primordiales.

Le prestataire externe choisi devra, en particulier, assurer le respect des principes suivants :
la confidentialité des données transmises par la Direction pour l’organisation du vote, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux.
la sécurité et la confidentialité des moyens d’authentification des salariés qui leur seront adressés pour procéder au vote.   
la sécurité de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Article 2.1.1 : Expertise indépendante
Préalablement à la mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, ALMA CONSULTANT doit être en mesure de fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote en répondant aux exigences : 
D’une part de la Délibération CNIL n°2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.
D’autre part du décret n° 2007-602 et l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour les élections professionnelles.
D’autre part du décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au Comité Social et Économique.
D’autre part du Règlement Général sur la Protection des Données (n°2016/679 du 14/04/2016).
Cette expertise doit impérativement être réalisée par un expert indépendant ayant une expérience dans l’analyse des systèmes de vote et avoir suivi une formation auprès de la CNIL.
Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL.
Le rapport d’expertise est tenu à la disposition de la CNIL et remis aux organisations syndicales.
Dans le cadre des délibérations de la CNIL n°2019-053 du 25 avril 2019, si le niveau de risque des scrutins est de 3, il sera nécessaire de faire réaliser une expertise complémentaire. 

Article 2.I.2 : Dispositif de secours
Le système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Article 2.2. Organisation des opérations électorales

L’organisation des opérations électorales se déroule, au sein de chaque établissement de la Société THALES AES, selon les modalités décrites de façon succincte ci-dessous et reprises au sein du cahier des charges en annexe. Par ailleurs, certaines modalités pratiques seront également intégrées au sein des PAP négociés au niveau de tous les établissements. 

Article 2.2.1. Bulletins de vote

Les listes des noms des candidats seront reproduites sur le serveur, telles qu’elles auront été transférées par la Direction avec, le cas échéant, les professions de foi des listes correspondantes. 

Les listes seront présentées, pour les deux sites, sur une seule et même page par ordre alphabétique des sigles des Organisations Syndicales.
Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, il sera veillé à ce que les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés. 
Les professions de foi mises en ligne seront de même format à préciser dans le protocole pré-électoral.

Article 2.2.2. Mise en place des bureaux de vote

Les élections ayant lieu au même moment sur l’ensemble des établissements de la Société THALES AES, les parties ont convenu de mettre en place des bureaux au sein de chaque établissement. 

Les bureaux de vote locaux seront constitués conformément au cadre légal, leur composition étant rappelée au sein du protocole d’accord préélectoral de chaque établissement. 

Les membres de ces bureaux de vote locaux seront appelés à contrôler, à signer et à proclamer les résultats

Un « bureau central » sera mis en place sur le site de Chatou. Il sera composé d’un président et de deux assesseurs ; ces personnes doivent être inscrites sur les listes électorales et n’être ni candidates, ni élues, ni mandatées. 
A défaut d’accord entre la Direction et les organisations syndicales dans le protocole d’accord préélectoral, le bureau central sera composé des deux électeurs les plus âgés et du salarié électeur le plus jeune conformément aux principes généraux du droit électoral. 

Par ailleurs, les deux assesseurs doivent appartenir à des collèges différents. 

Ce bureau central aura en charge les différents évènements suivants : 
Scellement des urnes,
Descellement des urnes.


Article 2.2.3. Information et formation au système de vote électronique
Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés 
À cet égard, chaque salarié recevra une notice d’information détaillée en amont de l’élection (article R2314-12 du code de travail).

Les représentants du personnel, ainsi que, sur chaque établissement, au moins un (et jusqu’à un par collège) représentant par Organisation Syndicale ayant déposé une liste de candidats, et les membres des bureaux de vote bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu lors du scellement de l’urne (article R2314-12 du code de travail).

Un tutoriel sera également accessible avant le scrutin sur l’intranet de la BL.

L’information sera aussi relayée dans les réunions de services et AIC dans les semaines qui précèdent.


Article 2.3. Déroulement des opérations électorales

Les opérations de vote se déroulent, au sein de chaque établissement de la Société THALES AES, selon les modalités décrites de façon succincte ci-dessous et reprises au sein du cahier des charges en annexe. Par ailleurs, les modalités pratiques seront également intégrées au sein des PAP négociés au niveau de tous les établissements. 

Article 2.3.1. Test et scellement de l’urne

En présence des membres des bureaux de vote et des représentants désignés par chaque Organisation Syndicale ayant déposé une liste de candidats aux élections professionnelles, le prestataire procédera avant l’ouverture du vote, à un test du système de vote électronique, au vidage de l’urne électronique et au scellement des urnes.

Article 2.3.2. Dates et heures du scrutin

Cet accord s’inscrivant dans le cadre du renouvellement des CSE, les élections professionnelles se dérouleront en 2022 selon une date et des horaires communs à l’ensemble des établissements distincts de la Société THALES AES et fixée dans les protocoles d’accord préélectoraux des établissements. Pour mémoire, premier tour envisagé jeudi 10 novembre et deuxième tour jeudi 24 novembre. 

Article 2.3.3. Modalités d’accès au site de vote

A partir du fichier des listes électorales fourni par la Direction, Alma Consultant génère aléatoirement un code identifiant et un mot de passe sécurisé et unique pour chaque électeur. 


Conformément aux recommandations de la CNIL (avril 2019), les codes d’accès générés de façon aléatoire par la plateforme du prestataire seront communiqués en 2 temps à chaque électeur déclaré absent.

Réception par voie postale d’une lettre notice :
Adresse url de la plateforme de vote
D’un identifiant unique qui permet, outre le contrôle d’accès, la tenue des listes d’émargements électroniques garantes de l’unicité des votes
D’un lien url permettant à l’électeur de recevoir son mot de passe
De la nature de l’information personnelle qui lui sera demandée (à définir)
Les coordonnées de l’assistance électeur

Réception 2 (par email, sms ou serveur vocal selon le choix de l’électeur) :
D’un mot de passe unique par électeur

En cas de second tour, les mêmes codes et mot de passe seront utilisés et renvoyés aux salariés s’étant déclarés absents au second tour. 

Ces codes identifiants garantissent la confidentialité du vote. 

Afin de permettre aux salariés présents sur l’établissement de voter physiquement sur les établissements, les moyens d’authentification seront transmis directement dans la(les) salle(s) de vote lors du scrutin, dans une enveloppe nominative scellée et remise en main propre par les membres du bureau de vote sur présentation, du badge Thales ou tout autre document permettant de justifier son identité et signature d’une liste de remise en main propre. Il est précisé que sera mis à disposition, au sein de cette salle de vote un nombre suffisant d’ordinateurs ou de tablettes qui seront disposé(e)s de manière à garantir la confidentialité du vote (espacement entre les ordinateurs ou tablettes, tables isolées, ordinateurs équipés de filtre de confidentialité, …). 

Les salariés seront invités à ne pas se mettre en télétravail le jour des élections.

Pour les salariés s’étant déclarés, avant une date prévue au protocole pré-électoral, absents sur le site les jours de scrutin (maladie, détachement, déplacement, congés payés, maternité, paternité, télétravail, et toute autre absence justifiée), les moyens d’authentification seront envoyés à leur domicile par courrier simple. 
Leur vote électronique pourra alors avoir lieu à distance pour les salariés munis d’un accès internet.

Pour les salariés dont l’absence le jour du scrutin se révèlerait après la date limite pour s’inscrire au vote à distance, ils pourront récupérer leurs moyens d’authentification jusqu’à la veille du scrutin auprès de la DRH contre signature de la liste de remise en main propre.

En cas de second tour, les mêmes codes seront utilisés. 
Ces codes garantissent la confidentialité du vote.

À l’aide de son identifiant, de son mot de passe et d’une information personnelle ne figurant pas sur le courrier et dont seul l’électeur a connaissance, l’électeur pourra se connecter sur le site sécurisé des élections professionnelles et voter en toute confidentialité.

Pendant toute la durée du scrutin, une assistance téléphonique sera mise en place par le prestataire. Cette assistance téléphonique aura pour objet de répondre à toutes les questions nécessaires au bon déroulement du vote.  
Pour les salariés absents sur site, les électeurs auront la possibilité de joindre l’assistance téléphonique ou d’envoyer un mail afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de leur vote, notamment en cas de perte ou d’oubli des codes d’accès au site de vote. 

Article 2.3.4: Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin 
Afin de répondre aux exigences posées par les articles R2314-6 du code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. L’opinion émise par l’électeur sera ainsi chiffrée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales. 

Article 2.3.5. Suivi de la participation pendant la période de vote

Il est rappelé qu’aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, les parties conviennent que, pendant le scrutin, les membres des bureaux de vote et la Direction des Ressources Humaines disposeront d’un accès leur permettant de suivre l’évolution des taux de participation en temps réel.
Seuls les membres des bureaux de vote auront accès à la liste d’émargement pendant le scrutin à des fins de contrôle de déroulement du scrutin conformément à l’article R2324-16 du Code du travail. 


Article 2.3.6. Dépouillement des votes, proclamation et affichage des résultats

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne électronique, les listes d’émargements, et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs. 
A l’issue du délai de 15 minutes prévu pour les salariés connectés au site avant l’heure fixée pour la clôture du scrutin par voie électronique, le contenu des urnes et les listes d’émargement électroniques seront figés, horodatées et scellés dans le serveur. 
La cellule d’assistance technique contrôlera, avant les opérations de dépouillement, le scellement du système.

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe des trois mots de passe par les membres du bureau central. Par ailleurs, un membre désigné par chaque Organisation Syndicale ayant déposé une liste de candidats aux élections professionnelles pourra assister aux opérations de descellement des urnes. 

Le système de vote électronique sera scellé après le dépouillement.

Les membres des bureaux de vote locaux éditeront la liste d’émargement et les procès-verbaux. 

Article 2.3.6. Délais de recours et destruction des données
La Société et le prestataire retenu conservent sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. 
A l’expiration de ces délais, la Société et le prestataire, procèdent à la destruction des fichiers supports. 

Article 3. Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre des élections sur chacun des établissements, il sera signé un protocole d’accord préélectoral définissant notamment le cadre général relatif à l’élection du CSE avec le décompte de l’effectif, le nombre et la répartition des sièges à pourvoir par collège, etc. 

Le protocole d’accord préélectoral comportera également la description détaillée du déroulement des opérations électorales ainsi que le fonctionnement du système de vote électronique retenu en se référant au présent accord et au cahier des charges annexé.

Chapitre 3 : Dispositions finales

Article 1. Entrée en vigueur et durée de l’accord

Cet accord est conclu pour une durée déterminée.

Il entrera en vigueur au lendemain de son dépôt.

Il prendra fin trois ans après le renouvellement des CSE au sein de l’ensemble des établissements de la Société THALES AES, cette durée correspondant à celle des mandats des représentants du personnel qui seront élus.  

Article 2. Formalités de dépôt et de publicité

Conformément aux articles L. 2231-5 et suivants du Code du travail, le présent accord sera notifié à chacune des organisations représentatives.

Par ailleurs, en application de l’article D. 2231-2 du Code du travail, le présent accord sera déposé, à la diligence de la Société THALES AES,

En un exemplaire informatique à la DREETS via la plateforme « téléaccords »,

En un exemplaire original au secrétariat greffe du Conseil des Prud’hommes de Saint Germain en Laye.

Enfin, conformément à l’article L. 2231-5-1 du Code du travail, le présent accord sera rendu public et versé dans une base de données nationale, dont le contenu est publié en ligne dans un standard ouvert aisément réutilisable (format Word) sous un format rendu anonyme.



Fait à Chatou en 2 exemplaires originaux le … 




	Pour la Direction de THALES AES
	Le Directeur des Ressources Humaines
	xxxxxxxxxx






Pour la CFDT, 				Pour la CFE-CGC,		
xxxxxxxxxxx				xxxxxxxxxxxx




				
		


Pour la CFTC,				Pour la CGT,
xxxxxxxxxxxx								xxxxxxxxxxxxx 
				
	




		


ANNEXE - 
CAHIER DES CHARGES

Conformément à l’article R 2314-5 du Code du travail, le présent cahier des charges est tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail. Il est mis en ligne sur l'intranet de la Société. 


Le prestataire, Alma Consultant, aura en charge :
 
L’aide à la rédaction protocolaire pour les articles dédiés au vote électronique ;
L’aide à l’élaboration de la présente annexe « cahier des charges » ;
La conception et la préparation du vote électronique, avec le concours de la Direction ; 
La présentation du système de vote ; 
La mise en œuvre du système de vote électronique dédié ; 
La mise à disposition d’un tutoriel
La formation sur le système de vote électronique 
La recette test avec simulation complète en conditions réelles ; 
La communication des identifiants et codes d’accès aux électeurs ;
L’assistance au scellement et au descellement du système de vote ; 
La fourniture des listes d’émargements, des PV CERFA et du résultat du calcul de la représentativité par site et pour la société;
La conservation de l’environnement et des données pendant la durée légale de réclamation.


Article 1. Fonctionnalités du système de vote électronique 

Article 1.1. Fonctionnalités générales

Nature des élections. 


Les élections à organiser sont des élections professionnelles (membres de la délégation du personnel du Comité social et économique) pour les 1er, 2ième et 3ème collège. 

Période des élections. 


La durée du scrutin est déterminée dans le protocole d’accord préélectoral relatif aux élections professionnelles des membres de la délégation du personnel du comité social et économique. 


Système de vote électronique distant.
 
Le système de vote électronique est hébergé chez un prestataire externe (OVH) sur le territoire national. 

Le site internet sera accessible aux électeurs, de manière sécurisée, directement à partir de d’une simple connexion internet sur les ordinateurs ou tablettes placés dans une salle dédiée au vote aux horaires d’ouverture des bureaux de vote dans les conditions fixées par le protocole d’accord préélectoral. 

Pour les salariés non présents sur l’établissement le(s) jour(s) des élections professionnelles, le site sera accessible de manière sécurisée durant toute la période des élections par une simple connexion internet (ordinateur, tablette, smartphone) dans les conditions fixées par le protocole d’accord préélectoral. 

Expertise.
Le prestataire fournit à la société Avionics Electrical Systems SAS les conclusions du rapport d’expertise indépendante de son système de vote électronique.


Émargement électronique, unicité du vote 

Le système de vote électronique enregistre un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permet plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote afin d’assurer le respect du principe de l’unicité du vote.


Traitements sous-jacents 

Lors de la prise en compte d’un vote, le système assure : 

L’unicité et la confidentialité du vote : Le système garantit l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité de son vote par la cryptographie de ces données. A cette fin, les émargements d’une part et l’urne électronique d’autre part, sont enregistrés sur des supports dédiés et distincts. 

 L’intégrité du système : Afin d’assurer la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés à partir des votes enregistrés, le système doit être scellé et les votes doivent être enregistrés avec des clés en possession des seuls membres des bureaux de vote locaux. 

A cette fin, le système génère 3 empreintes numériques (du système, des listes candidates et des listes électorales) remises aux membres des bureaux de vote locaux. Le système est scellé par 3 mots de passe créés par les membres du bureau central. Le descellement est réalisé à l’aide des 3 mots de passe créés lors du scellement par les membres du bureau central. 
Lors du descellement le système génère 3 empreintes numériques supplémentaires (les émargements, les expressions de vote et l’archivage des données). Un journal d’historisation du système est mis en place pendant toute la durée du vote. L’état de fonctionnement du système est accessible pour l’ensemble des électeurs pendant toute la durée du vote. 


Article 1.2. Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique 

Deux niveaux de chiffrement sont mis en place : 
Le chiffrement sur le poste de travail est assuré afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement, sans aucune interruption. 
La totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se fait selon le protocole HTTPS. 

Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton VOTER donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent l’impossibilité de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement. 


Article 1.3. Liste des émargements 

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct, dédié et isolé de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. 
Pendant la période du scrutin, les taux de participation du vote par Internet ne sont accessibles qu'aux membres des bureaux de vote et la Direction des Ressources Humaines à des fins de contrôle du déroulement du scrutin. 

Seuls les membres du bureau de vote auront accès à la liste d’émargement pendant le scrutin à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.


Article 1.4. Assistance technique 

Durant le scrutin une assistance technique 24h/24-7/7 est chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique. 


Article 1.5. Dispositif de secours 

Le système de vote électronique est dupliqué sur deux supports distincts. En cas de panne d’un des systèmes un dispositif de secours prend le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. 
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis de la Direction et des Organisations Syndicales, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.



Article 2 - Déroulement du process 

Article 2.1. Préparation de l’élection 

Le prestataire, Alma Consultant, fournit à la Direction de la Société THALES AES une matrice Excel avec 5 onglets à compléter. 

Onglet : Élections 

Informations signalétiques des établissements concernés par ses élections. 


Onglets : Scrutins 

Informations sur le détail des scrutins concernés.
 
Onglet : Électeurs 

Le prestataire assure la confidentialité des données transmises par la Direction et nécessaires à l’établissement du fichier électeurs. 
Le fichier électeur contient les informations nominatives des électeurs ayant la possibilité de participer à l’élection. Ces informations nominatives sont établies pour chacune des élections et par collège. 

Le « fichier électeurs » est transmis au prestataire, Alma Consultant, aux seules fins suivantes: 

permettre l’attribution de codes d’accès au système de vote électronique pour chaque électeur autorisé, 
contrôler les accès au système de vote électronique, 
enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l’unicité du vote pour chaque électeur, 
éditer les listes d’émargement. 

Le prestataire s’engage à assurer la sécurité des fichiers transmis. 

Onglets : Listes de candidats 

La Direction adressera au prestataire les listes de candidats, en vue de paramétrer le système de vote électronique, pour chacun des scrutins.
Le prestataire s’engage à assurer la sécurité des fichiers transmis. 

Onglet : SIRET associés 

Cet onglet concerne les éventuels établissements secondaires.


Transmission du fichier 

Alma Consultant propose, un accès sécurisé (au moyen d’identifiant et mot de passe le tout chiffré sur le canal HTTPS) sur son infrastructure informatique (serveur ftp sécurisé), afin de permettre les échanges sécurisés de fichiers entre la Société THALES AES et Alma Consultant. 

Confidentialité des données 

Alma Consultant s’engage elle et ses sous-traitants à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui sont transmises dans le « fichier électeurs » pour les besoins de gestion du vote électronique. Elle met en oeuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations de ce fichier sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote électronique. 
À l’issue du délai légal de recours en contentieux, Alma Consultant et son ou ses sous-traitants s’engagent à détruire le « fichier électeurs » et à ne conserver aucune de ces données. 


Article 2.2. Importation des données transmises dans le système de vote 


Fourniture des codes d’accès au système de vote électronique 

À partir des informations de l’onglet « électeurs », le système génère de façon aléatoire et sécurisée par chiffrement un identifiant et un mot de passe unique par électeur.

Chaque électeur déclaré absent reçoit séparément ses codes d’accès :

Réception par voie postal d’une lettre notice précisant :
Adresse url de la plateforme de vote
D’un identifiant unique qui permet, outre le contrôle d’accès, la tenue des listes d’émargements électroniques garantes de l’unicité des votes
D’un lien url permettant à l’électeur de recevoir son mot de passe
De la nature de l’information personnelle qui lui sera demandée (à définir)
Les coordonnées de l’assistance électeur

Réception 2 (par email, sms ou serveur vocal selon le choix de l’électeur) :
D’un mot de passe unique par électeur

Chaque électeur déclaré en vote présentiel les moyens d’authentification seront transmis dans une enveloppe nominative scellée et remise en main propre par les membres du bureau de vote sur présentation de badge Thales ou tout autre document permettant de justifier son identité contre signature



Cette date de naissance information personnelle sera à nouveau demandée avant la validation définitive de chaque vote par le salarié.

Alma Consultant prend en charge la transmission aux électeurs des codes d’accès au vote électronique. 
En cas de non-réception ou de perte des codes (identifiant et mot de passe) par le salarié, Alma Consultant invalide le mot de passe et en communique un nouveau.
 
L’identifiant et le mot de passe sont les mêmes au second tour.  


Contrôle des données importées dans le système de vote 

Alma Consultant fournit, en amont de la recette test, un ou plusieurs codes d’accès permettant à la Société THALES AES de se connecter sur le système de vote et de procéder aux contrôles : 

des listes électorales, 
des listes candidates,
des éventuelles professions de foi.





Article 2.3. Les Bureaux de vote 

le bureau central

Pour l’ensemble des instances un bureau central est constitué. Ce dernier est composé de 3 personnes. Ce bureau central sera en charge de
• Sceller les urnes 
• Desceller les urnes


le bureau de vote local

La constitution des bureaux locaux est régie par le cadre légal comme pour du vote papier. 
Les membres de ces bureaux sont appelés à contrôler, à signer et à proclamer les résultats.

A l’issue du descellement effectué par le bureau central, les membres des bureaux de vote locaux auront accès à leurs résultats respectifs. 


Article 2.4. Phase de test et de recette du système de vote électronique 

Objectifs 

Une fois le paramétrage réalisé, Alma Consultant organise un vote test en présence des représentants des bureaux de vote et d’un membre scrutateur désigné par chaque Organisation Syndicale ayant déposé une liste de candidats aux élections professionnelles. Le test est effectué dans les conditions du réel. La procédure de vote est entièrement déroulée jusqu’au calcul des résultats. 

Étapes de recette 

Les étapes de contrôle sont les suivantes : 

Réalisation de plusieurs votes, 
Déroulement du dépouillement des urnes électroniques et génération des résultats, 
Contrôles de la conformité des résultats obtenus, 
Validation du dispositif de vote, 
Vidage des urnes 
Scellement de l’application de vote électronique. 


Scellement du système de vote 

À l’issue du test réalisé ci-dessus, il est procédé au vidage de l’urne électronique par Alma Consultant pour l’ensemble des scrutins tous collèges confondus. 

Un formulaire est remis par Alma Consultant aux membres des bureaux central afin qu’ils créent leur mot de passe personnel pour procéder au scellement et au descellement de l’ensemble des scrutins tous collèges confondus. Les trois formulaires seront alors mis sous scellés jusqu’au jour du dépouillement (enveloppes réputées inviolables fournies par Alma Consultant). Le talon numéroté de chaque enveloppe sera conservé par Alma Consultant et les 3 enveloppes par la Direction dans un lieu sûr. 

Cette opération vise à garantir l’impossibilité de connaitre des résultats même partiels avant la clôture des élections le jour du dépouillement. 

3 empreintes numériques sont transmises aux membres du bureau central sur clé USB (fournie par Alma Consultant) : 
Empreinte du système de vote 
Empreinte des listes électorales 
Empreinte des listes candidates 

À l’issue de ce scellement le système est fermé jusqu’au démarrage de la période de vote.
 

Article 2.5. Les étapes de vote de l’électeur 

Chaque salarié recevra une notice d’information détaillée en amont de l’élection. 

Le scénario de vote électronique comporte les étapes suivantes : 

Identification de l’électeur ; celui-ci doit saisir un code identifiant, un mot de passe et une information personnelle, qui seront contrôlés avant d’accéder au vote, 
Une étape de présentation des scrutins, 
Les listes de candidats en présence pour chaque scrutin, sans aucune rature
Le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposées, ou bien le choix de voter « blanc », 
Il y a la possibilité de rayer partiellement ou totalement des candidats présents dans la liste choisie, en décochant la case en face d’un nom de candidat
La présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés, 
La confirmation par l’électeur du choix effectué, 
Il procède au vote de façon définitive en cliquant sur VOTER. Pour valider son choix, l’électeur devra saisir son information personnelle.
L’électeur pourra contrôler l’intégrité de son bulletin
La confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote, 
À l’issue de son vote l’électeur dispose de la possibilité de recevoir par email un accusé de réception du vote attestant de la prise en compte de son suffrage par le système de vote. 
Il mentionne la date, l’heure d’émission du suffrage, une marque d’authentification de l’électeur mais en aucun cas la nature du suffrage. 

Durant la période de vote tous les suffrages exprimés par les salariés sont cryptés dès leur expression et restent cryptés sans interruption jusqu’au dépouillement. Ce mécanisme garantit l’impossibilité de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des détenteurs des clés de déchiffrement le jour du dépouillement. 

Aide électeurs 

Durant toute la durée du scrutin Alma Consultant met à disposition des électeurs : 
une hot line téléphonique dédiée 
une adresse courriel dédiée 

Article 2.6. Clôture et dépouillement 

À l’heure de clôture du scrutin, le site de vote ne sera plus accessible par les électeurs. La clôture du scrutin sera contrôlée par les membres des bureaux de vote locaux. 
Les données d’émargement et des expressions de vote sont horodatées et scellées. 

Alma Consultant contrôle que les numéros des enveloppes scellées correspondent au numéro de chaque talon récupéré lors du scellement. 

Chacun des 3 membres du bureau central saisit son mot de passe. La combinaison de ces 3 mots de passe permet de déclencher le descellement des urnes. 

Le système génère automatiquement : 
les empreintes numériques
des émargements cryptés
des expressions de vote cryptés
de l’archivage des données cryptées
les listes d’émargement 
les PV CERFA normalisés 
le résultat du calcul de la représentativité (gestion syndicat catégoriel) 

L’ensemble de ces documents au format PDF sera transmis sur clé USB (fournie par Alma Consultant) aux Présidents des bureaux de vote locaux. 

Article 2.7. Conservation 

Le système de vote, les listes d’émargements et les expressions de vote sont scellées automatiquement par le système et conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau. 

À l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive Alma Consultant et son sous-traitant procède à la destruction des fichiers supports.