AVENANT À L’ACCORD D’ENTREPRISE DU 21 JUIN 2006 SUR LE VOTE ÉLECTRONIQUE AU SEIN DE LA SAS KILOUTOU
modifié le 09 mars 2011






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Avenant signé le 30 juin 2023
par
Les organisations syndicales et 
la Direction de la S.A.S KILOUTOU












Entre les soussignés 

La Société KILOUTOU (SAS), située 1 rue des Précurseurs – CS 20449 – 59664 Villeneuve d’Ascq Cedex, représentée par ---------------------------, agissant en qualité de Directeur des ressources humaines
ci-après désigné « l’Entreprise »,
d'une part,


Et,
Les organisations syndicales suivantes : 
L’organisation syndicale CFE-CGC représentée par ---------------------------- ;
L’organisation syndicale CFTC représentée par -------------------- ;
L’organisation syndicale CGT-FO représentée par ----------------------.
ci-après désignées les « Syndicats »,
d'autre part


Ci-après désignées « Les Parties ».

Il a été convenu le présent avenant en application des articles L. 2232-12 et L. 2232-13 du Code du travail.












Préambule 	
L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.
Les modalités de mise en œuvre du vote par voie électronique, sur le lieu de travail ou à distance, sont fixées par les articles R. 2314-5 à R. 2314-18 du Code du travail et l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007.
Sans préjudice des articles L. 2314-5 et suivants du Code du travail, la possibilité de recourir à un vote électronique est ouverte par un accord d'entreprise.
C’est dans ce contexte que la Société KILOUTOU a conclu un accord relatif à la mise en place du vote électronique en son sein dès le 21 juin 2006, ledit accord ayant fait l’objet d’un avenant conclu en date du 09 mars 2011.
Dans le cadre des élections professionnelles devant avoir lieu au sein de l’entreprise au cours de l’année 2023, les partenaires sociaux ont entendu mettre à jour l’accord d’origine pour le faire correspondre aux évolutions de la réglementation sur le sujet du vote électronique.
Le présent accord a pour objectif d’autoriser le recours au vote électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique conformément à l’article L.2314-26 du Code du travail et aux dispositions de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.
Plus précisément, les délégués syndicaux ont été conviés par courrier recommandé en date du 22 mars 2023 – dans le cadre des Négociations Annuelles Obligatoires – à une première réunion de négociation qui a eu lieu le 29 mars 2023 (ladite réunion ayant pour vocation de fixer l’objet des négociations, le calendrier et le lieu des négociations…). Au vu du calendrier des négociations convenues avec les partenaires sociaux, une seconde réunion de négociation a eu lieu le 24 mai 2023 puis une troisième réunion de négociation le 13 juin 2023. Au terme de ces réunions, après avoir consulté le Comité social et économique lors d’une réunion ordinaire en date du 27 juin 2023 (ledit comité ayant émis un avis favorable à l’unanimité relatif au projet d’accord), les parties aux présentes ont décidé de mettre en place le présent accord.






Article 1 – Objet et champ d'application
Le présent avenant a pour objet d'autoriser le vote par internet pour les élections des membres des Instances Représentatives du Personnel de l’Entreprise. Il s’applique à l’ensemble du personnel de l'entreprise.

Article 2 – Principes généraux
Les Parties soulignent que le recours au vote électronique doit s'inscrire dans le respect des principes généraux du droit électoral et notamment : 
L’anonymat et secret du vote,
La sincérité et l’intégrité du vote,
L’unicité du vote,
La confidentialité et la liberté du vote.
Le vote électronique doit également respecter les dispositions constitutionnelles, législatives et réglementaires en vigueur.

Article 3 – Modalités de mise en place
L'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique pourra être réalisée par vote électronique sur le lieu de travail ou à distance.
La mise en place du vote électronique exclura le recours au vote à bulletin secret sous enveloppe.
L’ouverture du vote n’aura lieu qu’après la clôture du vote électronique. Le président du bureau de vote, les membres du bureau de vote, un représentant de la Direction et un représentant de chaque liste de candidats disposeront, avant cette ouverture, de la liste d’émargement des électeurs ayant voté par voie électronique.
Le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion de l’accord d’entreprise autorisant le recours au vote électronique et le nom du prestataire choisi pour le mettre en place. Il comportera également, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.








Article 4 – Modalités d’organisation des opérations
Article 4-1 – Prestataire, expertise indépendante et formalités
La conception et la mise en place du système de vote électronique seront confiées à un prestataire choisi par l’employeur sur la base d’un cahier des charges respectant les dispositions des articles       R. 2314-6 et suivants du code du travail.
Ce cahier des charges sera tenu à la disposition des salariés sur le site Intranet de l’entreprise.
Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique aura été soumis à une expertise indépendante. Le rapport de l'expert sera tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) et de l’Entreprise.
Le système de vote électronique fera l’objet d’une inscription dans le registre des activités de traitement et d’une éventuelle analyse d’impact, selon la norme du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). 
Par ailleurs, et toujours conformément aux normes RGPD, les électeurs seront informés des conditions de traitement de leurs données.

Article 4-2 – Etablissement des fichiers  
Les données électorales et les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations seront enregistrées pour chaque fichier ou liste (fichiers des électeurs, listes électorales, listes d’émargement…), conformément aux articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007.

Article 4-3 – Établissement des listes électorales et candidatures
Les listes électorales seront établies par l'employeur. Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises le cas échéant au prestataire sera effectué sous la responsabilité de l'employeur. L'intégration et le contrôle des candidatures seront effectués dans les mêmes conditions.

Article 5 – Déroulement des opérations de vote
Article 5-1 – Modalités d’accès au serveur de vote
Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.
Chaque salarié disposera d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.
Pour se connecter sur place ou à distance au système de vote, l’électeur devra se faire connaître par le moyen d’authentification qui lui aura été transmis, selon des modalités garantissant sa confidentialité. 
Ce moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier son identité et garantira l’unicité de son vote. Il sera alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d’authentification.
L’électeur accèdera aux listes de candidats et exprimera son vote. Son choix devra apparaître clairement à l’écran, il pourra être modifié avant validation. La transmission du vote et l’émargement feront l’objet d’un accusé de réception que l’électeur aura la possibilité de conserver.
Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter pourra se faire assister par un électeur de son choix.
Le vote sera anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier « contenu de l’urne électronique ». 
La validation le rendra définitif et empêchera toute modification.
Les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu.
Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.
La liste d'émargement sera accessible aux membres du bureau de vote, à un représentant de la Direction et à un représentant de chaque liste de candidats ainsi qu’au gestionnaire de l’élection à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.
Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. 
Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.

Article 5-2 – Cellule d’assistance technique
L'employeur mettra en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire.
En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :

Procèdera, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifiera que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procèdera, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;
Contrôlera, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Article 5-3 – Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin
La mise en œuvre du système de vote électronique sera opérée sous le contrôle effectif, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place, de représentants de l’organisme mettant en place le vote. Toutes les mesures seront prises pour leur permettre de vérifier l’effectivité des dispositifs de sécurité prévus.
Lors de l'élection par vote électronique, les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne seront uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».
Le traitement « fichier des électeurs » sera établi à partir des listes électorales. Il aura pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement. L'émargement indiquera la date et l'heure du vote. Les listes seront enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
Le fichier dénommé « contenu de l'urne électronique » recensera les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier feront l'objet d'un chiffrement et ne devront pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.
Le système retenu devra assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des différents collèges, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.
Le système de vote électronique devra pouvoir être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.
Les données du vote feront l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur.

Article 5-4 – Gestion des incidents techniques
Le système de vote électronique retenu devra comporter un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.



En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Article 5-5 – Clôture du scrutin et dépouillement
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs seront figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.
Le dépouillement ne sera possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées, selon les modalités fixées par l’article 7 de l’arrêté du 25 avril 2007.
Le décompte des voix apparaîtra lisiblement à l’écran et fera l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal.
Le système de vote électronique sera scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

Article 5-6 – Conservation et destruction des fichiers
Le prestataire conservera sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes devra, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.
A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procèdera à la destruction des fichiers supports.

Article 6 – Dispositions finales
Article 6-1 – Durée  
Le présent accord s'applique à compter de la date de réalisation des formalités de dépôt et de publicité et au plus tard le 17 juillet 2023
Il s’applique pour une durée indéterminée.


Article 6-2 – Révision et dénonciation de l'accord
Pendant sa durée d'application, le présent accord pourra être révisé dans les conditions légales en vigueur.
Le présent accord pourra être dénoncé dans les conditions fixées par le Code du travail.

Article 6-3 – Notification, dépôt et publicité de l'accord
Le présent accord sera notifié par la partie la plus diligente des signataires à l'ensemble des organisations syndicales représentatives.
Il sera ensuite déposé par le représentant légal de l’Entreprise sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail, accessible depuis le site www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.
A ce dépôt, sera jointe une version anonymisée de l'accord aux fins de publication sur le site Légifrance.
Un exemplaire du présent accord sera également remis au greffe du conseil de prud'hommes de LANNOY.
Un exemplaire original sera établi pour chacun des signataires.
Fait à Villeneuve d’Ascq, le 30 juin 2023.