ACCORD COLLECTIF RELATIF AUX MODALITES D’ORGANISATION PAR VOTE ELECTRONIQUE DE L’ELECTION DES REPRESENTANTS DES SALARIES
AU CONSEIL DE SURVEILLANCE D’ENEDIS.


Le présent accord collectif a pour objet de définir les modalités d’organisation des opérations électorales pour l’élection des représentants des salariés au sein du Conseil de Surveillance d’Enedis et vient donc préciser les dispositions du règlement électoral du 11 juillet 2022 (ci-après dénommé le « règlement électoral ») relatif à cette élection.

Afin de faciliter la mise en œuvre de ce processus électoral, la Direction et l’ensemble des organisations syndicales représentatives au niveau d’Enedis conviennent par le présent accord d’organiser le scrutin par vote électronique dans le cadre des dispositions de la loi relative à la Confiance dans l’Economie Numérique (loi n° 2004-575 du 21 juin 2004).

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire de service externe (ci-après dénommé « le prestataire ») choisi par Enedis sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires ainsi que les prescriptions du présent accord.

Conformément à l’article 1er du « règlement électoral » du 11
 juillet, le scrutin se déroulera :

du 17 novembre 2022 à 8 h au 24 novembre 2022 à 14 h.


Article 1 : Modalités de vote

Il est décidé, par le présent accord, d’adopter un processus de vote électronique, se déroulant sur plusieurs jours pour les élections des représentants des salariés au CS d’Enedis. Un calendrier précisant les étapes du processus électoral, à mener en lien avec le prestataire, figure en annexe 1 du présent accord.

Les électeurs auront ainsi la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du vote électronique, à partir de n’importe quel terminal Internet ou Intranet (lien direct avec le site du prestataire), en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections. 

Pendant la période ouvrée du scrutin, des micro-ordinateurs avec une connexion au site sécurisé du prestataire, dont le nombre doit être adapté à la configuration notamment géographique de chaque Unité, seront mis à la disposition des électeurs, conformément à l’article 5.1 du règlement électoral. Ils seront installés de telle manière que la confidentialité du vote soit garantie.

Par ailleurs, les salariés absents pendant la période du scrutin pourront voter par Internet depuis leur domicile ou tout autre lieu offrant un accès Internet. Ils pourront également se rendre sur le site Enedis le plus proche pour voter. 

L’opération de vote étant distincte pour les « cadres » et les « autres salariés », dont les votes doivent être recueillis de façon séparée compte tenu du fait que la loi réserve un siège aux cadres, le prestataire assurera la distinction des votes de ces deux collèges. 


Article 2 : Communication des listes électorales et des listes de candidats

Les listes électorales

Les listes électorales, établies conformément aux dispositions du « règlement électoral », sont transmises au prestataire le 6 octobre 2022. Le prestataire assure dès réception des listes leur sécurité et confidentialité.

Les candidatures

Les candidatures établies conformément aux dispositions du « règlement électoral » sont adressées au plus tard le 17 octobre 2022 au prestataire pour intégration dans le vote électronique.


Article 3 : Bulletins de vote

Le prestataire assurera la réalisation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote. Il procèdera à l’intégration dans le dispositif de vote électronique des candidatures conformes à celles arrêtées par la Direction des Ressources Humaines d’Enedis. Les candidatures seront présentées sur les écrans dans l’ordre alphabétique des organisations syndicales les parrainant.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une candidature plutôt qu’une autre, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les candidatures.

Le prestataire intègrera sur la page Web présentant les listes de candidats, les professions de foi de chaque liste, sous la forme d’un fichier attaché. Ces professions de foi devront être transmises au prestataire au plus tard le 17 octobre 2022, sous la forme d’un fichier au format PDF, sur une feuille recto verso format A4 (21cm x 29,7cm); la taille du fichier ne doit pas dépasser 1 MO. 



Article 4 : Déroulement des opérations de vote

Il sera procédé au niveau national avant que le scrutin ne soit ouvert :

à la recette du site de vote pour un test du système de vote électronique et de dépouillement par les mandataires (dont les Délégués Syndicaux Centraux), visés à l’article 5.2 du règlement électoral.

à la vérification (urnes vides) et au contrôle du scellement du site par les membres du bureau de vote.

Le scellement de ce système sera contrôlé à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement.

Les clés de dépouillement seront remises publiquement au Président et aux trois assesseurs, soit un total de quatre clés. Durant la période de vote tous les suffrages exprimés par les électeurs sont cryptés dès leur expression et restent cryptés sans interruption jusqu’au dépouillement. Ce mécanisme garantit l’impossibilité de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des détenteurs des clés de déchiffrement le jour du dépouillement.

Au moins deux de ces clés permettent de générer les opérations de dépouillement des urnes, la clef du Président n’étant pas prépondérante par rapport à celle des assesseurs. 

Le dispositif de vote sera accessible à partir de l’adresse URL présente sur le matériel de vote.

Pendant les heures ouvrées comprises entre l’ouverture et la fermeture du scrutin, les électeurs ont la possibilité de joindre une assistance téléphonique (hotline) assurée par le prestataire et réservée en priorité aux salariés rencontrant des problèmes techniques pour accéder au site de vote et aux salariés qui auraient perdu leur code identifiant et/ou mot de passe au site de vote. 

La hotline sera accessible pendant les heures ouvrées comprises entre l’ouverture et la fermeture du scrutin, hors week ends, soit :
du jeudi 17 novembre au vendredi 18 novembre de 7h45 h00 à 17h00 ; 
de lundi 21 novembre au mercredi 23 novembre de 7h45  à 17h00 ;
le jeudi 24 novembre de 7h45  à 14h00.

Pour les électeurs ayant perdu ou oublié leur code d’accès au site de vote, il leur est possible de contacter l’assistance téléphonique mise en place par Voxaly (hotline) par téléphone, ou d’accéder à un site internet dédié, soit directement soit au travers de la page d’accueil du site de vote. 
L’électeur peut, à partir de cette page de demande de duplicata, ou via téléphone s’il a opté pour le contact avec la hotline, s’identifier par la communication de certaines données (nom, prénom, date de naissance, NNI, code postal du lieu d’habitation du salarié à la date d’arrêté des listes électorales, et un code défi, constitué de 4 chiffres du bulletin de paie du mois de septembre 2022). 
L’électeur recevra en retour ses codes personnels par Email ou par SMS, selon son choix, sur l’adresse de messagerie ou sur le numéro de téléphone communiqué au prestataire. 


Lorsque le code a été communiqué une fois via l’un des deux canaux indiqués ci-dessus, aucune nouvelle communication n’est possible. 
Pour toute demande de renvoi de codes « oubliés », l’électeur recevra une information, par mail pour ceux qui possèdent une adresse mail professionnelle, ou par courrier au domicile, de la demande de renvoi de codes le concernant.

Durant le scrutin, la filière "assistance" des agences informatiques d’Enedis sera particulièrement mobilisée pour répondre aux éventuels dysfonctionnements du réseau ou des postes de travail qui empêcheraient l’accès au site de vote.



Article 5 : Modalités d’accès au serveur de vote 

Les modalités de connexion sont envoyées par courrier, à deux reprises, au domicile de chaque électeur. Le message comporte les informations suivantes : 
L’adresse du site Internet de vote, 
Les modalités de connexion, 
Le numéro de téléphone de l’assistance téléphonique, 
Le QR code dirigeant directement vers le dispositif de vote,

Au verso du courrier figureront des captures d’écran du dispositif de vote, pour accompagner les salariés dans la réalisation des étapes pour voter.

Le premier envoi de ce courrier se fait au plus tard le 27 octobre. Le second au plus tard le 10 novembre. 

Par ailleurs, pour maximiser la participation, chaque électeur doté d’une messagerie professionnelle sera destinataire d’un courrier électronique adressé par le prestataire le 15 novembre 2022 à partir de 8h précisant le lien vers le site de vote mis en place par le prestataire et la procédure à l’ouverture du scrutin pour recevoir à nouveau ses identifiants en cas de perte. 
Une communication sur le sujet des élections professionnelles est également prévue sur les sites intranet d’Enedis et de GRDF, afin d’informer les salariés sur cette campagne. 

VOXALY propose ainsi une procédure de double authentification dématérialisée et sécurisée, en conformité avec la délibération CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d'une recommandation relative au vote électronique. 
La procédure d’authentification s’effectue en 2 étapes : 
L’identification, 
La création du mot de passe de son choix, 


L’authentification de l’électeur sera ainsi assurée par un serveur dédié après saisie par l’utilisateur du code d’identification et du mot de passe complété de sa date de naissance. Toute personne non reconnue n’aura pas accès au site de vote.
La saisie de ses codes d’identifications personnels par l’électeur vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès réception du vote.

A l’aide de ses codes personnels à usage unique, l’électeur pourra donc voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé de l’élection créé pour l’occasion par le prestataire pour Enedis.

Une fois connecté, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son collège ("cadres" ou " autres salariés") pour l’élection des administrateurs. 


A l’issue de son opération de vote, l’électeur se voit adresser un accusé de réception sur son adresse mail professionnelle. Il a également la possibilité de télécharger un accusé de réception de son émargement, accusé qui reste disponible à tout moment dans l’espace de vote.



Article 6 : Garanties de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Par ailleurs, le prestataire conserve sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.



Article 7 : Communication des informations durant le scrutin


Les représentants de l’employeur, les délégués de liste et les membres du bureau de vote pourront consulter et télécharger à partir d’un site sécurisé, grâce à une clé d’accès personnelle fournie par le prestataire, la liste d’émargement correspondant à leur périmètre. La liste fait apparaitre le nom, prénom, l’unité d’appartenance des votants et non votants. Elle sera mise à jour chaque jour, trois fois par jour (9h-13h-16h). Par ailleurs, le dernier jour du scrutin, soit le 24 novembre 2022, une mise à jour sera effectuée dans la mesure du possible en continu de 9h à 14h.

La liste sera communiquée dans un format informatique permettant le tri notamment par unité d’appartenance (ex. fichier excel, csv). 

En revanche, aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin. 

Les membres du bureau de vote, les mandataires (tels que définis par le règlement électoral du 11 juillet 2022), les délégués de liste et les représentants de l’employeur pourront consulter, grâce à une clé d’accès personnelle fournie par le prestataire, le taux de participation à l’élection pour leur périmètre : 

les membres du bureau de vote (président + 3 assesseurs) auront accès au taux de participation de l’Entreprise et par unité,
les mandataires et les représentants de l’employeur au niveau national auront accès au taux de participation de l’Entreprise (avec un détail par unité employeur)
les représentants de l’employeur au niveau des unités auront accès au taux de participation de leur unité  

Les listes des mandataires, des membres du bureau de vote et des représentants de l’employeur sont transmises au prestataire au plus tard le 25/10/2022.

Article 8 : Procès-verbal



Les procès-verbaux des résultats sont dressés et signés par les membres du bureau de vote, en présence du prestataire.


Article 9 : Dispositions finales

Le présent accord est applicable à Enedis et au Service Commun, pour les élections des représentants des salariés au Conseil de Surveillance d’Enedis.

Il est conclu pour une durée déterminée, liée à l’élection des représentants des salariés au Conseil de Surveillance en 2022 et cessera donc immédiatement de produire tout effet dès la proclamation officielle des résultats de l’élection.

Il entrera en vigueur le lendemain de son dépôt.

L’accord pourra être révisé dans les conditions prévues à l’article L.2261-7-1 du Code du Travail. 

Il fera l’objet des formalités de notification, de dépôt et de publicité dans les conditions prévues aux articles L.2231-5-1, L.2231-6 et D.2231.2 du Code du Travail.


Fait à Courbevoie, le 12 juillet 2022

Pour Enedis 







Pour les Organisations Syndicales :






CAHIER DES CHARGES TECHNIQUE DE LA PRESTATION PAR VOTE ELECTRONIQUE RELATIVE A L’ORGANISATION DE L’ELECTION DES SALARIES AU CONSEIL DE SURVEILLANCE D’Enedis





SOMMAIRE



INTRODUCTION 

1 - NATURE DE LA PRESTATION

2 - INTERVENANTS

3 - DEFINITION DU BESOIN

4 - ASSISTANCE




INTRODUCTION

Le Conseil de Surveillance d’Enedis comporte 15 sièges d’administrateurs dont cinq font l’objet d’une élection par les salariés de l’entreprise tous les cinq ans. Les mandats de ces administrateurs arrivant à leur terme, il convient de procéder à de nouvelle élection. 

Le scrutin se fait par vote électronique dans le cadre des dispositions de la loi relative à la Confiance dans l’Economie Numérique (loi 2004-475 du 21 juin 2004). Ce processus tient compte de la Délibération n°2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique. 

La mise en œuvre de ce processus nécessite la conclusion d’un accord collectif d’entreprise.

Cette élection concerne environ 50 000 électeurs dont environ 7600 appartenant au collège cadres

Le scrutin par voie électronique se déroule entre le 17 novembre 2022 à 8h00 et le 24 novembre 2022 à 14h. 

Conformément à l’article 16 de la loi n°83-675 du 28 juillet 1983, l’élection des représentants des salariés au sein du Conseil de Surveillance a lieu au scrutin de liste, avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne. Il s’agit d’un scrutin à un seul tour, sans panachage, avec possibilité de raturer.



NATURE DE LA PRESTATION

Le prestataire aura pour mission d’assurer le bon déroulement du vote électronique 

Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :

- La sincérité du vote et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin   enregistré dans l'urne ;
- l'anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;
- l'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
- la confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure.

Il répondra aux prescriptions réglementaires du Code du Travail et sera conforme aux prescriptions de la délibération de la C.N.I.L n°2019-053 du 25 avril 2019.

Le prestataire fournit la preuve que le système de vote électronique a été soumis à une expertise indépendante et que le rapport de l’expert a bien été transmis à la Commission Nationale Informatique et Libertés.
 
Le logiciel de vote devra normalement respecter les standards permettant aux salariés malvoyants et non-voyants d’utiliser les dispositifs normalisés d’aide à la navigation sur internet :

WCAG 2.0 à minima niveau A
RGAA 3.0 à minima niveau A
Accessiweb 2.2 à minima de de niveau bronze.


Le prestataire devra assurer les prestations suivantes :

La gestion de la préparation des élections en vote électronique, sous le contrôle du commanditaire
La fourniture et la mise en œuvre d’un système de vote électronique configuré selon les modalités de l’élection concernée dans un environnement sécurisé,
la disponibilité d’un support technique, 
la disponibilité d'une assistance téléphonique pendant la durée de l’opération pour les problèmes techniques,
la constitution du dossier nécessaire à la déclaration CNIL.


Fonctionnalités générales attendues

Le prestataire devra mettre en œuvre les moyens permettant d’assurer :

la coordination de l'opération en relation avec le commanditaire,
une assistance technique pour les organisateurs,
une assistance téléphonique pour les électeurs pendant les heures ouvrables durant les jours de semaine comprises au cours de la période de scrutin,
la réalisation, diffusion et gestion des différents courriers vers les électeurs,
le traitement du fichier des électeurs, pour la gestion des codes d’identification et d’authentification et de la liste d’émargement,
le traitement et l’intégration des listes de prestataires,
la gestion des votes par Internet durant la période du scrutin,
le dépouillement et calcul automatique des résultats du vote électronique 
la fourniture des listes d'émargement, des résultats et des taux de participation 
la conservation des fichiers, y compris la liste des salariés ayant demandé un nouvel envoi de leur code (avec indication du nom et prénom du demandeur, et le cas échéant établissement d’appartenance heure de l’appel ainsi que l’adresse de messagerie ou le n° de téléphone sur lequel le code aura été renvoyé), pendant les délais de recours,
la destruction des archives dans les délais légaux.


Modalités de vote

Un bureau de vote est institué au niveau national. Ce bureau est constitué de 4 membres dont 1 président. Il est chargé de surveiller les opérations de dépouillement. 

Les représentants de l’employeur, les mandataires, les délégués de liste et les membres du bureau de vote pourront consulter et télécharger à partir d’un site sécurisé, grâce à une clé d’accès personnelle fournie par le prestataire, la liste d’émargement correspondant à leur périmètre. La liste fait apparaitre les nom, prénom, l’unité d’appartenance des votants et non votants.
Elle sera mise à jour chaque jour, trois fois par jour, à 9h, 13 h et 16h. Par ailleurs, le dernier jour du scrutin, soit le 24 novembre 2022, une mise à jour sera effectuée dans la mesure du possible en continu de 9h à 14h.

Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin. 

Les délégués de liste, les membres du bureau de vote, les mandataires et les représentants de l’employeur pourront consulter, grâce à une clé d’accès personnelle fournie par le prestataire, le taux de participation à l’élection pour leur périmètre : 

les membres du bureau de vote auront accès au taux de participation de l’Entreprise,
les mandataires et les représentants de l’employeur au niveau national auront accès au taux de participation de l’Entreprise (avec un détail par unité employeur)
les représentants de l’employeur au niveau des unités auront accès au taux de participation de leur unité  


Les modalités de connexion sont envoyées par courrier, à deux reprises, au domicile de chaque électeur. Le message comporte les informations suivantes : 
L’adresse du site Internet de vote, 
Les modalités de connexion, 
Le numéro de téléphone de l’assistance téléphonique, 
Le QR code dirigeant directement vers le dispositif de vote,
 
Au verso du courrier figureront des captures d’écran du dispositif de vote, pour accompagner les salariés dans la réalisation des étapes pour voter.

Le premier envoi de ce courrier se fait au plus tard le 27 octobre. Le second au plus tard le 10 novembre. 

Par ailleurs, pour maximiser la participation, chaque électeur doté d’une messagerie professionnelle sera destinataire d’un courrier électronique adressé par le prestataire le 15 novembre 2022 à partir de 8h précisant le lien vers le site de vote mis en place par le prestataire et la procédure à l’ouverture du scrutin pour recevoir à nouveau ses identifiants en cas de perte. 
Une communication sur le sujet des élections professionnelles est également prévue sur les sites intranet d’Enedis et de GRDF, afin d’informer les salariés sur cette campagne. 

VOXALY propose ainsi une procédure de double authentification dématérialisée et sécurisée, en conformité avec la délibération CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d'une recommandation relative au vote électronique. 
La procédure d’authentification s’effectue en 2 étapes : 
L’identification, 
La création du mot de passe de son choix, 



L’authentification de l’électeur sera ainsi assurée par un serveur dédié après saisie par l’utilisateur du code d’identification et du mot de passe complété de sa date de naissance. Toute personne non reconnue n’aura pas accès au site de vote.
La saisie de ses codes d’identifications personnels par l’électeur vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès réception du vote.

A l’aide de ses codes personnels à usage unique, l’électeur pourra donc voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé de l’élection créé pour l’occasion par le prestataire pour Enedis.

Une fois connecté, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son collège ("cadres" ou " autres salariés") pour l’élection des administrateurs. 


A l’issue de son opération de vote, l’électeur se voit adresser un accusé de réception sur son adresse mail professionnelle. Il a également la possibilité de télécharger un accusé de réception de son émargement, accusé qui reste disponible à tout moment dans l’espace de vote.


Le prestataire tiendra compte des délais d'acheminement des courriers pour les électeurs domiciliés hors de France métropolitaine.


Opérations de dépouillement et proclamation des résultats

Le 24 novembre à 14h15, le bureau de vote, assisté du prestataire, proclame la fermeture du scrutin et procède au dépouillement au siège d’Enedis 34 place des Corolles 92 400 Courbevoie.

Les résultats du dépouillement sont accessibles via l'interface d'administration du site de vote en ligne.


Le procès-verbal porte obligatoirement les renseignements suivants :
le nombre d'inscrits
le nombre de bulletins blancs
le nombre de votants 
Le nombre de voix obtenu par chaque liste chez les cadres,
Le quotient électoral,
Le nombre de voix et nombre de sièges attribués pour chaque liste,
Les noms de salariés administrateurs suivant l’ordre de la liste des prestataires

Le prestataire doit permettre au président du bureau de l’édition automatisée du Procès-verbal, comprenant le nombre de sièges attribués à chaque liste. 

En revanche, la mention des élus n’apparaîtra pas automatiquement sur les PV, elle sera portée de manière manuscrite par le président du bureau de vote.



INTERVENANTS

Organisation des élections

La conduite des opérations ainsi que la gestion opérationnelle et financière du marché seront suivies par la DRHTS d’Enedis, commanditaire des différentes opérations électorales. 

Le prestataire

Références

Le prestataire fournira des informations permettant d’évaluer son savoir-faire en ce qui concerne les opérations électorales. Il devra fournir des références équivalentes en termes de complexité et de volumétrie du nombre de votants potentiels (80% de participation sur 1 semaine pour environ 50 000 électeurs), de performances, et être capable d’organiser sur simple demande du commanditaire un contact avec les références citées.

Le prestataire doit s’engager à assurer en permanence l’anonymat, l’intégrité, le secret, la sincérité et l’unicité du vote, ainsi que la liberté de choix des électeurs (ci-après dénommés les « principes électoraux »).

De façon générale, le prestataire doit s’engager à assurer et garantir la sincérité du scrutin et à en permettre le contrôle effectif par le Juge de l’élection. 

Le prestataire doit s’engager à respecter les délais et les échéances tels que décrits dans le calendrier électoral défini ci-dessous, notamment en ce qui concerne les opérations de dépouillement.




Coordination, suivi de l’opération et garanties

Le prestataire indiquera les correspondants désignés par son entreprise pour le suivi de l’opération et communiquera leurs curriculums vitae attestant leur expérience en conduite d’opérations électorales.

Le prestataire indiquera le recours éventuel à des sous-traitants et détaillera les opérations confiées à ceux-ci.

Le prestataire indiquera le ou les sites de production du matériel de vote et la localisation des serveurs du système de vote électronique sur le territoire national, ceux-ci devront être accessibles sur simple demande pour une visite du commanditaire.
Le prestataire devra disposer d’un site de production de secours sur site géographiquement distant de plusieurs kilomètres disposant des mêmes capacités de traitement que son site de production principal et capable de reprendre l’exploitation du site principal en cas de défaillance majeure de ce dernier dans les meilleurs délais. En conséquence le prestataire proposera une astreinte 24h/24 – 7jr/7 de ses équipes pendant toute la durée du scrutin pour activer la bascule vers le site de reprise en cas de défaillance majeure du site principal.

Le prestataire doit avoir la totale maitrise de sa plate-forme et les serveurs doivent bénéficier d’un service d’hébergement de qualité professionnelle. Il doit être aussi capable le cas échéant d’apporter toute modification nécessaire à son code-source pour répondre aux besoins du marché et disposer de sa propre équipe de développement. 
En cas de recours contentieux, le prestataire doit être capable de répondre à toute demande d’expertise judiciaire à la demande du juge électoral et d’apporter toute preuve du respect de la technologie proposée aux principes électoraux tels que définis ci-dessus.


A cette fin, le prestataire conserve sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde

Le prestataire devra certifier, sous sa responsabilité exclusive, que le ou les logiciels qu’il a développés ou qu’il a modifiés et qu’il utilise pour les opérations électorales (ci-après « le Logiciel »), ainsi que les procédés qu’il met en œuvre pour réaliser ces opérations sont de nature à assurer, à tout moment, le respect des principes électoraux.

Afin de s’en assurer, et, si besoin est, d’en administrer la preuve, le prestataire devra attester avoir réalisé et fait réaliser par des personnes qualifiées et indépendantes les tests nécessaires, notamment que :

Le Logiciel a fait l’objet d’un audit détaillé, incluant notamment les questions de sécurité, destiné à s’assurer du respect des principes électoraux ;
Le Logiciel ne contient aucune fonction espionne ;
Le Logiciel a fait l’objet d’une recette fonctionnelle et technique interne dont les résultats ont été positifs au regard du respect des principes électoraux (ci-après la « Recette Interne »).

Le prestataire devra s’engager à prendre toutes les mesures nécessaires afin de conserver ne varietur :

Une copie scellée de la version du Logiciel ayant fait l’objet de l’audit et de la recette interne ;
Le rapport de l’audit ;
Le compte rendu validé de la recette interne ;

ainsi que justifier de leur caractère original et fidèle.


Toute jurisprudence relative aux opérations électorales déjà effectuées par le prestataire devra être référencée et fournie sur simple demande du commanditaire. Si un quelconque contentieux électoral impliquant la technologie du prestataire est en cours, celui-ci devra en faire état ainsi que des conclusions qu’il a pu apporter.



DEFINITION DU BESOIN

Pour l’organisation de l’élection par voie électronique, le prestataire devra assurer :

la fourniture d’un logiciel de vote électronique et d’administration du vote par Internet dans un environnement sécurisé,
la fourniture d’un système de vote configuré selon les modalités de l’élection concernée,
l’envoi par courrier des codes d’identification au site de vote
la disponibilité d’un support technique, d’un site internet dédié pour récupération des codes perdus ou oubliés 
la disponibilité d’une assistance téléphonique pendant la durée de l’opération,
la constitution du dossier nécessaire à la déclaration CNIL.

Le prestataire devra garantir la même qualité de service durant la durée du scrutin : il s’engagera ainsi à garantir l’accessibilité du site de vote en toute circonstance et, en particulier au moment des pics d’affluence. 

3.1 Fonctionnalités générales attendues

Le prestataire devra mettre en œuvre les moyens permettant d’assurer :

la coordination de l'opération en relation avec le commanditaire,
une assistance technique pour les organisateurs et les utilisateurs du système de vote sécurisée notamment pour le renvoi des codes d’accès en cas de perte ou d’oubli par l’électeur,
la réalisation, diffusion et gestion des différents courriers vers les électeurs,
le traitement du fichier des électeurs, pour la gestion des codes d’identification et d’authentification et de la liste d’émargement,
le traitement et l’intégration des listes de candidats,
la gestion des votes par Internet durant la période du scrutin,
le dépouillement et calcul automatique des résultats du vote électronique 
la fourniture de listes d'émargement et des taux de participation,
la fourniture de la liste des salariés ayant demandé un nouvel envoi de leur code (avec heure de l’appel et informations données ainsi que l’adresse mail ou le n° de téléphone sur lequel le code aura été renvoyé),
la conservation des fichiers pendant les délais de recours,
la destruction des archives.


3.2 Contraintes

Afin de répondre aux exigences de confidentialité du vote, les données relatives aux électeurs et à leurs votes doivent faire l’objet de deux traitements automatisés distincts, dédiés et isolés : le traitement de la liste électorale et le traitement de l'urne électronique.

Le traitement de la liste électorale a pour objet de fournir à chaque électeur, des codes lui permettant d’exprimer son vote par voie électronique, d’identifier les électeurs ayant voté et d’éditer la liste d’émargement.

Le traitement de l'urne électronique a pour objet de collecter, pour les suffrages exprimés par voie électronique les votes des électeurs qui doivent être chiffrés et de déterminer les résultats après dépouillement opéré par le bureau de vote national.

La plate-forme de vote électronique

La plate-forme de vote est constituée de l’ensemble des développements informatiques réalisés spécifiquement pour gérer un processus complet d’élection.

La solution proposée devra obligatoirement comporter une architecture de type client léger sans aucun téléchargement sur le poste de l’électeur. A ce titre la solution ne doit pas utiliser les composants suivants : les plug-ins Adobe (Flash), les ActiveX, les Applet Java (JRE)

Les échanges seront chiffrés par usage du protocole TLS 1.2.

Il comprend obligatoirement :
un site internet sécurisé, accessible via des codes d’identification,
une application informatique permettant l’ensemble des traitements nécessaires,
une séparation stricte des données sera assurée :
pour le fichier des électeurs
pour la réception des votes (urne électronique)

Le prestataire décrira sous forme de schémas commentés l’architecture (logicielle, matérielle et réseau) qu’il compte mettre en œuvre, ainsi que les flux associés. En particulier, il précisera les positions des serveurs web et des serveurs de données dans l’architecture et les différents dispositifs techniques de sécurité. Il donnera aussi une cartographie des différents flux générés (exploitation, administration, maintenance, …)
Un site géographiquement distant de plusieurs kilomètres devra obligatoirement être prévu avec une réplication des données au fil de l’eau du site principal vers le site de reprise. Les mécanismes mis en œuvre pour assurer la communication entre les 2 sites seront décrits, notamment en cas de défaillance majeure du site principal.
Quelle que soit la solution proposée, le système de vote devra être opérationnel à la date définie au calendrier de la prestation.

La plateforme est ouverte sur Internet. Elle doit de ce fait intégrer tous les mécanismes de sécurité physique et logique adéquats pour assurer :
la fiabilité de l’ensemble,
une protection des accès physiques,
un contrôle d'accès logique,
une gestion des droits,
l’intégrité des données,
la protection contre toutes les attaques et codes malveillant pouvant perturber le bon fonctionnement des applications ou la régularité du scrutin.

Le prestataire devra s’assurer du bon fonctionnement permanent de la plateforme au moyen de logiciels de surveillance adaptés.
Un dispositif de secours offrant les mêmes garanties doit pouvoir prendre le relais du système principal en cas de panne.
Tous les incidents liés à la plate-forme seront remontés du commanditaire.
Tous les accès et tentatives d’accès au système seront tracés.
Disponibilité de la plateforme

La disponibilité de la plateforme devra être maximale. Cette disponibilité sera assurée tant au niveau matériel qu’au niveau accessibilité réseau. 
L’infrastructure réseau devra permettre d’assurer durant toute la période du scrutin l’accessibilité à la plateforme de vote.
Durant la période de vote les électeurs doivent pouvoir utiliser le site 24 h/24, 7j/7 sans aucune interruption.
Tout incident entravant la disponibilité de la plateforme devra être tracé et remonté au commanditaire.

Le prestataire indiquera le temps de rétablissement en cas d’incident.

En fonction de la durée et de la nature de l’incident, il pourra être décidé un report de la date de fin du scrutin.
Accessibilité de la plateforme

L’ensemble des électeurs dispose d’un environnement de travail très hétérogène et largement décentralisé.
En conséquence, le prestataire devra proposer une solution technique minimisant la logistique du support et de déploiement de l’accès à l’application de vote et s’affranchir autant que faire se peut de toute contrainte matérielle.
Le système devra être capable d’absorber la volumétrie du nombre de votants potentiels (80% de participation sur 1 semaine pour environ 50000 électeurs, sachant qu’il peut y avoir une « pointe » certains jours suite à relance des électeurs).

Le système proposé doit permettre d’absorber sans ralentissement côté électeur :

5 000 sollicitations simultanées (hit http),
60 000 votes par heure,
1 000 votes par minute.

Le prestataire doit pouvoir justifier de ces engagements par la fourniture de tests de charge menés par par ce dernier ou par une société extérieure.


Aussi le système réalisé avec une interface en mode HTTPS devra pouvoir être utilisé à minima depuis tout ordinateur fonctionnant sous Linux/Unix, MacOS ou Windows avec les navigateurs les plus courants dans leurs versions actuelles les plus utilisées (Internet Explorer, edge, Mozilla, Firefox, Chrome ou Safari). Le système sera également accessible depuis des tablettes ou Smartphones sous iOS, Android, Windows.
Il est à noter que l’accès et l’utilisation du système ne devra pas surcharger les connexions des utilisateurs. 
Par ailleurs, le site de vote devra respecter a minima la norme internationale WAI (Web Accessibility Initiative) afin d’être accessible aux salariés non-voyants.

Le système devra être capable de traverser les firewalls et proxy de façon transparente, ainsi avant l’ouverture des votes, le prestataire fournira une liste exhaustive des sites auxquels les utilisateurs seront amenés à se connecter (site de vote, site d’authentification en cas de perte de codes d’accès).
Dans la mesure du possible, les contraintes techniques de mise en œuvre (adresse IP, noms de domaines, ports ouverts, NAT, filtrage, firewall, proxy) seront minimales.
Les numéros de ports des protocoles réseaux utilisés seront normalisés. L’ensemble des pré-requis techniques sera clairement indiqué dans la réponse.
L’accès à la plateforme par les électeurs se fera exclusivement en HTTPS, seul ce port devra être obligatoirement ouvert depuis le client à destination de la plate-forme.
Les flux d’administration et de gestion seront également chiffrés en mode HTTPS.

Accès au système de vote

L’accès au système sera limité aux utilisateurs autorisés. Tous les accès au système seront tracés. Les utilisateurs devront se connecter par l’utilisation d'un code d'identification et du mot de passe personnels.

L’identité de chaque utilisateur (administrateur, gestionnaire) accédant à des zones réservées de la plate-forme doit pouvoir être vérifiée. Chaque identifiant doit pouvoir être associé à un utilisateur.
Les accès par identifiant/mot de passe seront assortis d’une politique de gestion stricte des utilisateurs (mot de passe de longueur suffisante, modification des identifiants en cas de perte, cryptage etc.).

Les accès par rebond de la plateforme de vote vers d’autres sites non habilités sont interdits

Recette

La solution proposée devra être "recettée" par les organisateurs. A cet effet, la documentation nécessaire sera fournie et l’accès à la plateforme de recette sera proposé.

Maintenance


Durant toute la durée du vote, le produit bénéficiera d’une maintenance technique et applicative.

Fonctionnalités du système de vote électronique

Horodatage

L’outil devra assurer une fonction d’horodatage permettant de garantir la date et l’heure certaines, notamment lors du vote de chaque électeur. L'heure de référence pour l'opération de vote et de clôture, affichée à l'écran, sera celle de Paris.

Chiffrement

La solution devra utiliser le chiffrement de la communication et celui des bulletins de vote indépendamment. La procédure de chiffrement/déchiffrement ne devra pas complexifier le processus de vote de l’électeur. 
Aucun téléchargement sur le poste de l’électeur ne doit être nécessaire pour le cryptage des bulletins.
L’électeur devra être capable de constater par lui-même que le choix qu’il a émis est bien conforme au bulletin enregistré dans l’urne au moment de la validation.

Procédure de vote

Le système de vote devra permettre :
le vote blanc
le raturage de noms
à l’électeur de revenir sur son choix avant validation
la confirmation obligatoire du choix pour l’enregistrement du bulletin dans l’urne électronique
la possibilité pour l’électeur de conserver une trace de son vote (impression d’un accusé de réception avec date et heure d’enregistrement du bulletin, à l'exclusion de toute information sur la nature de son vote)

Le système de vote devra interdire :
de sélectionner plus d’une liste
de voter plusieurs fois
tout lien entre le nom de l’électeur et son vote





Mise en place d’un processus électoral

Moyens d’identification et d'authentification

A partir du fichier des électeurs, le prestataire générera pour chacun des électeurs un identifiant.

Les identifiants seront adressés, par deux fois, aux électeurs, par le prestataire en même temps que le mode opératoire, par voie postale à leur domicile.

En cas de perte ou d’oubli par un électeur de son code de vote, le prestataire crée un site internet dédié sur lequel l’électeur peut accéder soit directement soit au travers de la page d’accueil du site de vote. L’électeur peut, à partir de cette page, effectuer une demande de duplicata en s’identifiant (nom, prénom, date de naissance, NNI, code postal du lieu d’habitation du salarié à date de clôture des listes, et un code défi, constitué de 4 chiffres du bulletin de paie du mois de septembre 2022) afin de recevoir en retour ses nouveaux codes personnels selon son choix par Email ou par SMS sur l’adresse de messagerie ou sur le numéro de téléphone communiqué au prestataire.
Lorsque le code a été communiqué une fois via l’un des deux canaux indiqués ci-dessus, aucune nouvelle communication n’est possible.

Le numéro de téléphone ou l’adresse mail indiqué par l’électeur sont à usage unique. Un 2e renvoi sera impossible sur un même numéro de téléphone ou une adresse mail déjà utilisée.

En cas exceptionnel de rejet d’un SMS par un opérateur téléphonique, l’électeur pourra se manifester auprès de la Direction, afin que celle-ci prenne contact avec le prestataire. Ce dernier étudiera la demande en vérifiant dans son système la traçabilité du rejet par l’opérateur et l’échec de réception du SMS. Dans ce cas de figure uniquement, il sera toléré, après identification de l’électeur par le prestataire, un nouveau renvoi par mail.

Pour toute demande de renvoi de codes « oubliés », l’électeur recevra une information, par mail pour ceux qui possèdent une adresse mail professionnelle, ou par courrier au domicile, de la demande de renvoi de codes les concernant. Cette information ne contiendra pas les codes d’accès.
Le prestataire tient une liste à jour horodatée des demandes de régénérations d'identifiant et code avec le mode de transmission apparaissant en clair SMS ou mail. Cette liste est diffusée aux membres du bureau de vote et délégués de liste 24 h après la fermeture du bureau de vote.

Écrans de vote

Les résolutions d’écran des postes des électeurs sont variables. La solution devra supporter au moins les trois résolutions les plus largement utilisées :
800 x 600
1024 x 768
1280 x 1024

La solution devra respecter autant que possible les recommandations relatives aux temps de réponses variables d’internet, en particulier le poids des pages devra être limité.
Le système de vote devra être conforme aux standards du W3C et du WAI concernant la normalisation de l’application web.

Compte tenu du niveau informatique disparate des électeurs, une ergonomie particulièrement simple du site Internet sera mise en place.

Sur l’écran d’accueil, il sera clairement fait mention :
de la date de la clôture de vote 
du lien avec le site dédié pour une nouvelle (ou deuxième communication) des codes en cas de perte
des coordonnées et heures d'ouverture de l'assistance utilisateur.



Paramétrage de l’élection

Enedis fournira (par mail ou sur support électronique) les fichiers d’électeurs par unité et pour les collèges cadres et autres salariés, permettant l’attribution d’un code d’identification et l’établissement de la liste pour l’émargement.

Enedis fournira (par mail ou sur support électronique) les fichiers de listes de candidats dans l'ordre de présentation ainsi que les logos des listes candidates et professions de foi en format gif de 4 Koctets et en format pdf d’un maximum de 1 Mo. 

Le prestataire devra intégrer ces données au système de vote de façon à ce que toutes les listes candidates soient affichées sur une seule page. En cas de nécessité, la visibilité des candidats associés à la liste peut s’effectuer au moyen d’un ascenseur vertical. En aucun cas, un ascenseur horizontal ne doit être utilisé.

Interface de contrôle

Le prestataire mettra à la disposition du commanditaire une interface de contrôle du système. Elle répondra aux mêmes spécifications techniques que le système de vote. L’autorisation d’accès sera limitée aux utilisateurs habilités.

L’accès à l’interface de contrôle sera sécurisé selon le protocole HTTPS.

L’identité de chaque utilisateur habilité accédant à des zones réservées de la plate-forme doit pouvoir être vérifiée par le système. Chaque identifiant doit pouvoir être associé à un profil utilisateur.
Les accès par identifiant/authentification seront assortis d’une politique de gestion stricte des utilisateurs.

Tests et recette

Avant ouverture de la période de vote, la recette doit d'abord permettre de constater, après paramétrage de l’élection :

le bon fonctionnement du processus de connexion
la présence de la liste d’émargement
la présence et l’exactitude des listes candidates et des candidats associés
la présence et l’exactitude des professions de foi et des logos
le fonctionnement du processus de vote
le fonctionnement du processus de dépouillement

En tant que de besoin, et si à l’issue de la recette des corrections devaient être apportées, il sera procédé à une nouvelle recette au périmètre concerné et sur les seuls points corrigés, au plus tard dans les 48 heures. 
 
Après la recette validée, le prestataire :

détruira les comptes fictifs ayant permis les contrôles
scellera les listes électorales
scellera les listes de candidats
remettra à zéro le compteur des votes
videra et scellera l’urne électronique

Après ouverture de la période de vote, ce système de contrôle doit ensuite permettre d’avoir accès, exclusivement en lecture seule et sans modification possible, aux nombres de bulletins dans les urnes électroniques.

Période de vote


L’ouverture du système de vote par internet se fera aux dates et heures prévues par le règlement électoral, les électeurs devront avoir la possibilité de voter 24 h/24 jusqu’au jeudi 24 novembre 2022 à 14h.

Au moyen de l’interface d’administration du vote, les membres des bureaux de vote vérifieront avant l'ouverture de la période de vote électronique que l’urne est vide et scellée.

La validation du vote par l’électeur engendre automatiquement :
l’émargement dans le fichier des électeurs,
l’enregistrement du bulletin de vote dans l’urne électronique,
l’impossibilité de voter à nouveau,
la présentation à l'électeur d'un accusé de réception électronique mentionnant la date et l’heure de validation de son vote.

Le système de vote se fermera automatiquement le jeudi 24 novembre à 14h rendant impossible l’enregistrement de votes après la clôture du scrutin. Un délai de grâce de 15 minutes permettra aux électeurs qui se sont connectés juste avant l’heure de fermeture du scrutin de terminer leur vote.

Il sera ensuite procédé au dépouillement

4. DOCUMENTATION

Le prestataire fournira une documentation:
sur le système de vote
sur le système de dépouillement
sur le système d'administration

Le prestataire fournira au commanditaire un rapport complet sur le déroulement de la procédure de vote et le cas échéant des incidents dans un délai de 72 heures à compter de la clôture du scrutin.





ANNEXE : CALENDRIER ELECTORAL 2022 POUR L’ELECTION DES REPRESENTANT DES SALARIES AU CONSEIL DE SURVEILLANCE D’ENEDIS