Accord d’Entreprise
relatif aux conditions et aux modalités 
de vote par voie électronique pour les élections
des membres de la délégation du personnel 
au Comité Social et Economique



ENTRE
La Direction de la société GSF dont le siège social est situé 112 chemin du Moulin Carron 69 130 ECULLY représentée par XXXXXXXXXXXX
en qualité de Président et XXXXXXXXXXXX en qualité de Directrice des Ressources Humaines.

D'une part,

ET
Les organisations syndicales suivantes :
CFDT représentée par ,
CFE-CGC représentée par 

D'autre part,


Il a été convenu ce qui suit :


Préambule :

Un Accord de groupe relatif à l’organisation du dialogue social au sein du Groupe SEB en France a été signé le 11 avril 2018, prévoyant notamment une prorogation des mandats des représentants du personnel jusqu’aux prochaines élections qui devront se dérouler au plus tard le 31 décembre 2018.

Il a aussi été convenu que la société Groupe SEB France organiserait ses élections par vote électronique, et qu’une négociation s’ouvrirait entre la Direction de la société et les organisations syndicales représentatives de Groupe SEB France. 

La société Groupe SEB France souhaite en effet recourir au vote par voie électronique afin de faciliter l’organisation des élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique, et de favoriser la participation des salariés. Le recours au vote électronique permet la confidentialité, qui est garantie par le prestataire, la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement, des avantages logistiques ainsi que des résultats des élections plus rapides que le scrutin sous enveloppe.

Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de la loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique du 21 juin 2004, de la loi du 8 août 2016, de leurs décrets d’application, et de l’arrêté du 25 avril 2007 modifié par le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017, pris pour l’application de de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017.

Il peut être mis en place par accord collectif ou, à défaut, par l’employeur.

C’est dans ces conditions que la Direction de l’entreprise a invité les organisations syndicales à une réunion de négociation destinée à mettre en œuvre le vote électronique, en application des articles L 2314-26 et R 2314-5 du Code du travail.

Le vote électronique au sein de la société Groupe SEB France est mis en œuvre par le présent accord, selon les modalités ci-après.


Article 1 : Dispositions générales

Le présent accord ouvre la possibilité de recourir au vote électronique, étant entendu que le principe du recours au vote électronique doit être, pour chaque scrutin, prévu par le protocole d’accord préélectoral. 

Les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux.

Le système retenu par la Société doit reposer sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin qui sont :
L’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur
L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin
La confidentialité, le secret du vote


Article 2 : Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe

La Direction et les Partenaires Sociaux sont expressément convenues que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.


Article 3 : Choix du prestataire

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire choisi par l’employeur et respectant le cahier des charges figurant au présent accord. Le prestataire sera identique pour l’organisation des élections professionnelles de tous les sites de la société, qui constituent un établissement distinct en application de l’Accord groupe sur le Dialogue social du 11 avril 2018.

Les coordonnées du prestataire sont précisées dans le protocole d’accord préélectoral. 
Ce protocole doit en outre comporter en annexe la description détaillée du système de fonctionnement retenu et du déroulement des opérations électorales.


Article 4 : Communication syndicale

Le prestataire reproduit sur le serveur les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été transmises par leurs auteurs et transférées par la DRH avec le cas échéant les logos et professions de foi des listes correspondantes.

Les listes seront présentées sur une seule et même page par ordre alphabétique du sigle syndical.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisées soient identiques pour toutes les listes ou choix proposés. Les listes ou choix proposés apparaîtront sur la même page du site de façon horizontale, de telle sorte qu’aucune des listes ne se trouvera défavorisée par l’affichage.


Article 5 : Cahier des charges

Les modalités du vote électronique doivent permettre d’assurer l’identité des électeurs ainsi que la sincérité et le secret du vote, comme la publicité du scrutin, conformément aux principes généraux du droit électoral.

Le cahier des charges complet figure en annexe du présent accord.

5.1. Sécurité et confidentialité des données transmises

La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu doivent être de nature à assurer la confidentialité des données transmises.

5.2. Anonymat et confidentialité des suffrages

Lors de l'élection par vote électronique, les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

En application de l’article R 2314-7 du Code du travail, les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

La liste d’émargement n’est accessible qu’aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle de la régularité du scrutin.

Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur, et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

5.3. Existence et contenu des fichiers :

Les données devant être enregistrées pour les listes et fichiers des électeurs, et les listes et fichiers de candidats, listes d’émargement et résultats sont mentionnées dans le cahier des charges annexé.

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont :
Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, agents habilités des services du personnel.
Pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant.
Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel,
Pour les résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, entreprises ou agents habilités des services du personnel.

La liste du personnel électeur et éligible par collège est établie par la Direction et affichée à la date prévue dans le calendrier figurant dans le protocole pré-électoral.

La conformité de l’intégration du système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire par l’employeur sera contrôlée par la Direction préalablement à chaque tour de scrutin.

5.4. Déroulement du vote 

Les fonctionnalités et le scenario du vote sont précisées dans le cahier des charges annexé.

Il est rappelé que la dimension des bulletins électroniques, les caractères et la police utilisées devront être identiques pour toutes les listes.


5.5. Sécurité des votes 

Elle est détaillée dans le cahier des charges annexé.

La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu doivent être de nature à assurer la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification de l’émargement, de l’enregistrement, et du dépouillement des votes.

Les modalités de scellement et de chiffrement du système de vote électronique et notamment des urnes électroniques et des listes d’émargement devront être conformes aux dispositions du Code du travail et de l’arrêté du 25 avril 2007.

Les organisations syndicales ayant déposé une liste de candidats pourront participer à la vérification du site dédié au vote avant son scellement. Elles bénéficieront d’un compte de démonstration pour avoir accès au taux de participation pendant le vote.

5.6. Contrôle du fonctionnement du système de vote électronique

Préalablement à la mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le prestataire retenu doit être en mesure de fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote en répondant aux exigences :

de la Délibération CNIL n°2010-371 du 21 octobre 2010 sur la sécurité des systèmes de vote électronique ;
des articles L2314-26 et R2314-5 à R2314-18 du code du Travail relatifs aux modalités du vote électronique pour les élections des représentants du personnel ;
du décret n° 2007-602 et l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique (modifié par décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 pris pour l'application de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017).

Cette expertise doit impérativement être réalisée par un expert indépendant ayant suivi la formation de la CNIL relative à la sécurité des systèmes de vote électronique. 

Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL et par le code du Travail.

Le rapport de l’expert est tenu à la disposition de la CNIL.

Des représentants du prestataire devront assurer un contrôle effectif du fonctionnement du système de vote électronique, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place. Le prestataire choisi devra prendre les mesures nécessaires  pour permettre à ses représentants de vérifier l’effectivité des dispositifs de sécurité prévus.

Les organisations syndicales sont informées de ce que l’accomplissement des formalités concernant la protection des données personnelles a été fait. Il est précisé que la société dispose d’un délégué à la protection des données (DPO).

5.7. Le dispositif de secours

Il est rappelé que ni l’employeur ni le bureau de vote ne peuvent procéder à l’annulation des élections. Seul le Juge est compétent en la matière.

S’il survient un problème technique, la période de vote pourra être prolongée, conformément aux dispositions prévues par le protocole d’accord préélectoral.

Comme rappelé dans le cahier des charges, tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. 

En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.


Article 6 : Modalité d’organisation des opérations

6.1. Protocole d’accord préélectoral 

Il est rappelé que dans le cadre de l’élection les parties signeront un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment les modalités de constitution du bureau de vote, le calendrier, les modalités opératoires et la répartition des sièges selon les établissements.

Le protocole d’accord préélectoral détaillera ou comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu et du déroulement des opérations électorales.

6.2. Formation au système de vote électronique

Les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu.


6.3. Cellule d’assistance technique 

L'employeur met en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire. 

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;
Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.


Article 7 : Déroulement des opérations de vote

7.1. Etablissement des listes électorales et transmission

Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’entreprise. 

L’intégration et le contrôle des candidatures, ainsi que des professions de foi, sont effectués dans les mêmes conditions.


7.2. Lieu et temps du scrutin

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée, laquelle sera précisée par le protocole d’accord électoral.

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal internet ou intranet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections. 

Le temps de vote est considéré comme du temps de travail effectif dès lors que celui-ci est effectué dans les locaux de l’établissement pendant le temps de travail normal du collaborateur. Celui-ci ne pourra excéder 30 minutes.

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales. Une réunion sera donc organisée en présentiel ou en visio-conférence (téléphone ou Skype) pour que le Président constate et les proclame publiquement.

Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin et est périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin jusqu’à la clôture.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin.

7.3. Information du personnel

Tous les moyens sont mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. L’entreprise établit ainsi une note d’information explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle est portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

7.4. Modalités d’accès au site de vote

Chaque électeur reçoit à son domicile, par courrier adressé par Voxaly, l’adresse du site et ses moyens personnels d’authentification avant le premier tour des élections.

L’adresse du site de vote (URL) est déterminée dans le protocole d’accord préélectoral.

A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.

L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes personnels d’accès.

Si le salarié oublie ses codes il peut contacter l’assistance téléphonique ou demander un renvoi de code en ligne. Dans ce cas il devra fournir à Voxaly les informations confidentielles citées page 6 du cahier des charges annexé. L’employeur ne disposera d’aucun code d’accès.

L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter. A réception du vote, la saisie de ses codes d’accès par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôt définitivement l’accès à cette élection. 

7.5. Déroulement du vote

Le moyen d’authentification permet au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantit l’unicité de son vote.

Il est rappelé que l’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter. Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

La saisie du code d’accès et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du vote ; cette saisie clôt définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote vient d’être réalisé. 

7.6. Programmation du site

Le prestataire assure la programmation des pages web et notamment la présentation des bulletins de vote à l’écran. 
Le prestataire reproduit sur le site de vote les professions de foi telles qu’elles ont été présentées par leurs auteurs.


Article 8 : Clôture et résultats

8.1. Clôture

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs. 

8.2. Décompte et attribution des sièges

Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées pour chaque établissement.

La génération de ces clés, avant l’ouverture du vote, est réalisée publiquement lors des opérations de formation des membres des bureaux de vote de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président et deux de ses assesseurs en sont détenteurs à l’exclusion de toute autre personne.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Les membres des bureaux de vote éditent les procès-verbaux et proclament les résultats.

8.3. Délais de recours et destruction des données

L’entreprise et/ou le prestataire retenu conserve(nt) sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours (qui est de 15 jours à compter de la proclamation des résultats) et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. 

A l’expiration de ces délais, l’entreprise ou, le cas échéant le prestataire, procède à la destruction totale et définitive des fichiers supports.


Article 9 : Application de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et prendra effet à la date de sa signature. 

A l’issue des premières élections effectuées par voie électronique, un bilan sera effectué pour faire éventuellement évoluer le présent accord.


Article 10 : Révision

La révision du présent accord peut intervenir à tout moment, à l’initiative de l’employeur ou des organisations syndicales visées à l’article L. 2261-7-1 du Code du travail, notamment si les dispositions légales, réglementaires ou conventionnelles dans le cadre desquelles il a été conclu venaient à être modifiées ou supprimées, remettant en cause l’esprit même et l’équilibre de ce dernier.
Toute modification du présent accord donnera lieu à l’établissement d’un avenant qui sera soumis aux mêmes formalités de publicité et de dépôt que celles donnant lieu à la signature du présent accord.


Article 11 : Dénonciation

Chaque partie signataire peut dénoncer le présent accord.

La dénonciation devra être notifiée par son auteur aux autres parties signataires ainsi qu’à la DIRECCTE, et ce, par lettre recommandée avec accusé de réception.

Cette dénonciation prendra effet trois mois après la réception de cette demande.


Article 12 : Publicité de l’accord

Le présent accord sera déposé en deux exemplaires (un exemplaire papier et un sur support informatique) à la DIRECCTE compétente et en un exemplaire au Greffe du Conseil de Prud’hommes compétent.

Conformément à l’article L.2231-5 du Code du travail, il sera également notifié à chacune des organisations syndicales représentatives au sein de l’entreprise.

Les salariés seront informés du présent accord par voie d’affichage ou par courriel. Il sera affiché sur les panneaux du personnel prévus à cet effet.

Enfin, la Direction réalisera l’enregistrement du présent accord sur la base de données nationale publique, en application de l’article L 2231-5-1 du Code du travail. Il est décidé que le présent accord sera publié intégralement, à l’exception des noms et prénoms des négociateurs et des signataires, qui seront occultés.

Fait à Ecully le 19 septembre 2018

Pour l’entreprise 
Représentée par

Directeur Général de Groupe SEB France


Directrice des Ressources Humaines de Groupe SEB France


Pour la Délégation syndicale CFDT, 


Pour le Délégué syndical CFE-CGC, 


ANNEXE

CAHIER DES CHARGES


Ce document constitue le cahier des charges
relatif à la mise en œuvre du vote électronique
pour les élections des représentants du personnel
aux élections professionnelles de Groupe SEB France

Nature des prestations attendues
Le prestataire aura en charge : 
la gestion de la préparation des élections en vote électronique, sous le contrôle de la Direction des Ressources Humaines ;
la mise en œuvre du système de vote électronique ;
la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’attribution des sièges.

Fonctionnalités attendues du système de vote électronique.
Fonctionnalités générales.
Système de vote électronique distant.
Le système de vote électronique est hébergé chez un prestataire externe.
Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections par Internet.
Période des élections.
La durée du scrutin est déterminée dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées ; durant cette période les électeurs peuvent accéder à l’application de vote 24 heures sur 24.
Nature des élections
Les élections à organiser sont des élections professionnelles (représentants du personnel au Comité Social et Economique).
Sécurisation du système proposé
Le système de vote électronique proposé par le prestataire doit répondre aux exigences minimales suivantes (décret du 25 avril 2007):
Le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et contrôlé pendant toute la période vote jusqu’à la clôture du scrutin.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés (« fichiers électeurs » et « urne électronique »).
Par ailleurs, le prestataire fournit à Groupe SEB France les conclusions de son rapport d’expertise indépendante de son système de vote électronique.

Scénario de vote
Étapes
Le scénario de vote électronique comporte les étapes suivantes :
une étape d’identification de l’électeur ; celui-ci doit saisir un code identifiant, un mot de passe et sa date de naissance qui seront contrôlés avant de pouvoir voter
une étape de présentation des listes de candidats en présence,
le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposée, ou bien le choix de voter « blanc »,
la possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie,
la présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés,
la confirmation par l’électeur du choix effectué,
la confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote,
la possibilité pour l’électeur d’imprimer un « accusé de réception » confirmant l’enregistrement de son vote.
Émargement électronique, unicité du vote
Par ailleurs, le système de vote électronique enregistre un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permet plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote (unicité du vote).
Traitements sous-jacents
Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :
L’unicité et la confidentialité du vote : le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote. A cette fin, les émargements d’une part et l’urne électronique d’autre part, doivent être enregistrés sur des systèmes dédiés et distincts.
L’intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés. A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote
Procédure d’ouverture de l’élection
L’ouverture de l’élection est paramétrée par le prestataire dans le système de vote et contrôlée par les membres du bureau de vote désignés au sein de Groupe SEB France.

Étapes
La procédure de contrôle d’ouverture de l’élection comporte les étapes suivantes :
le contrôle des urnes électroniques qui doivent être vides,
le contrôle de la liste des émargements qui doit être vierge.

Procédure de clôture de l’élection
La clôture de l’élection est paramétrée par le prestataire dans le système de vote et contrôlée par les membres du bureau de vote désignés au sein de la société.
Étapes
La procédure de clôture de l’élection comporte les étapes suivantes :
La constatation de la clôture du site,
Le contrôle de la participation une fois le scrutin clos.
Dépouillement des urnes électroniques
Étapes
La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes suivantes :
La saisie par les membres du bureau de vote de leurs clefs de déchiffrement,
L’accès à la liste des émargements Internet,
L’accès aux résultats des élections : édition automatique des Procès-verbaux au format CERFA ainsi que du calcul de la représentativité,
La remise par le prestataire d’états de résultats permettant l’affectation des sièges par les membres du bureau de vote ; tous les calculs préalables et l’affectation théorique des sièges correspondant aux règles du code du travail, sont fournis aux membres du bureau de vote pour contrôles, validation et proclamation des résultats.
Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique
Pour garantir la confidentialité, Le Prestataire chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucune interruption.

Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :
Le chiffrement sur le poste de travail est assuré afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement.
La totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se fait selon le protocole HTTPS.
Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement. 
Cette architecture permettra de répondre ainsi parfaitement aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption décrite dans sa dernière recommandation n° 2010-371 du 21 octobre 2010. 

Liste des émargements
L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
Dès la clôture du scrutin les listes d’émargements sont accessibles par les membres des bureaux de vote, les délégués syndicaux et les agents habilités de la Direction des Ressources Humaines.
Pendant la période du scrutin les listes d'émargement du vote par Internet ne sont accessibles qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin. 
Les délégués syndicaux et les mandataires de liste auront accès au taux de participation pendant le déroulement du scrutin.
Assistance technique
Le prestataire assure la formation de la cellule d’assistance technique. Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tient à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.
Dispositifs de secours
Le système de vote électronique est dupliqué sur deux plates-formes géographiquement distinctes. En cas de panne d’un des systèmes un dispositif de secours prend le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Autres prestations à fournir
Préparation de l’élection
Constitution du « fichier électeurs »
Les listes électorales sont constituées par Groupe SEB France. Elles comportent les informations nominatives des électeurs ayant la possibilité de participer à l’élection. Elles sont établies par Groupe SEB France, par établissement et par collège.
Les listes électorales sont fournies au prestataire sur un support numérique afin de permettre la constitution du « fichier électeurs ». Éventuellement, les listes électorales sont consolidées au sein d’un « fichier électeurs » par Groupe SEB France et sont ensuite fournies au prestataire.
Ainsi, le « fichier électeurs » contient notamment, pour chaque électeur :

Le matricule de l’électeur,
La civilité de l’électeur,
Les nom et prénom de l’électeur,
La date de naissance de l’électeur,
Le site de rattachement de vote de l’électeur (établissement),
Le collège de l’électeur,
Les coordonnées de l’électeur (adresse du domicile),
La clef du numéro de Sécurité Sociale (2 chiffres),
L’adresse Email professionnelle de l’électeur.
Objet du « fichier électeurs »
Le « fichier électeurs » est transmis au prestataire aux seules fins suivantes :
permettre l’attribution de codes d’accès au système de vote électronique pour chaque électeur autorisé,
contrôler les accès au système de vote électronique,
enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l’unicité du vote pour chaque électeur,
éditer les listes d’émargement.
Transmission du « fichier électeurs »
Le prestataire doit être en mesure de proposer un processus d’échanges sécurisé des informations et des données concernant le fichier électeurs.
Le prestataire propose, par exemple, un accès FTP sécurisé (File Transfer Protocol : protocole de communication dédié aux échanges informatiques de fichiers sur Internet) sur son infrastructure informatique, afin de permettre les échanges sécurisés de fichiers entre Groupe SEB France et lui-même.

Confidentialité du « fichier électeurs »
Le prestataire s’engage à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui sont transmises dans le « fichier électeurs » pour les besoins de gestion du vote électronique. Il met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations de ce fichier sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote électronique.
A l’issue de l’opération de vote électronique, le prestataire s’engage à détruire le « fichier électeurs » et à ne conserver aucune de ses données.
Fourniture des codes d’accès au système de vote électronique
A partir des informations du « fichier électeurs », le prestataire assure la création et la fourniture des codes d’accès au vote électronique à chaque électeur, selon les prescriptions indiquées dans le chapitre suivant de ce document.
Le prestataire propose des procédures de génération et de transmission des codes d’accès aux électeurs permettant de conserver le caractère confidentiel du code secret durant toutes les étapes.
Composition des codes d’accès au système de vote électronique
Chaque électeur reçoit un couple de codes composé :
d’un code identifiant unique d’accès qui permet, outre le contrôle d’accès, la tenue des listes d’émargements électroniques garantes de l’unicité des votes,
d’un code secret qu’il est seul à connaître.
Afin de permettre un contrôle et une sécurité supplémentaire, le système demande à l’électeur sa date de naissance avant de permettre l’accès au vote.
Envoi des moyens d’authentification.
Le prestataire prend en charge la transmission aux électeurs par voie postale des codes d’accès au vote électronique.
En cas de non réception ou de perte des codes par le salarié, le prestataire invalide ceux-ci et en communique de nouveaux par l’intermédiaire de l’assistance téléphonique.
Le système proposé par le prestataire doit assurer la confidentialité des données transmises aux électeurs et la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification.
Contrôle des listes électorales électroniques
Afin de permettre une vérification par Groupe SEB France, les représentants du personnel et les membres du bureau de vote, le prestataire fournit à Groupe SEB France, à l’issue de la génération et de la fourniture des codes d’accès, une liste de contrôle permettant de vérifier que tous les électeurs ont bien été pris en compte lors de l’attribution des codes d’accès au vote électronique.
La forme, le contenu et le support de cette liste de contrôle sont définis d’un commun accord durant la phase de préparation des élections.


Transmission du « fichier candidats »
Les listes de candidats sont transmises par la Direction des Ressources Humaines de Groupe SEB France au prestataire en vue de paramétrer le système de vote électronique et de présenter celles-ci aux électeurs au moment du vote.
Les listes de candidats peuvent être constituées par les organisations syndicales au sein de Groupe SEB France ou par des candidats non affiliés conformément aux règles applicables, rappelées dans le protocole préélectoral.
Les listes de candidats mentionnent notamment :

L’élection concernée (CSE ; le cas échéant : titulaires ou suppléants et le collège)
L’appartenance syndicale le cas échéant,
Les nom et prénom de chaque candidat,
L’ordre de présentation des candidats dans les listes.
Mise à jour des listes de candidats dans le système de vote électronique
Le prestataire propose un format de fichier numérique spécifique pour la constitution des listes de candidats, afin de faciliter les mises à jour du système de vote électronique.
De même, le prestataire peut éventuellement proposer à la Direction des Ressources Humaines de Groupe SEB France un système de mise à jour « en ligne » via le web pour la saisie et les modifications de listes de candidats jusqu’à la fin de la période de recette du système.
Contrôles de conformité des listes de candidats
Le prestataire propose une procédure de test du vote électronique permettant à Groupe SEB France, aux représentants du personnel et aux membres du bureau de vote de vérifier l’exactitude des listes de candidats soumises au choix des électeurs.
Phase de test et de recette du système de vote électronique
Objectifs
Une fois le paramétrage réalisé, le prestataire organise un vote test en présence des représentants des bureaux de vote.
Le test est effectué dans les conditions du réel. La procédure de vote est entièrement déroulée jusqu’au calcul des résultats. Elle passe en revue tous les cas de figure pouvant être rencontrés lors du scrutin.
L’objectif est de permette aux membres des bureaux de vote d’appréhender le fonctionnement global de la solution.
A l’issue du test, le Président(e) et les deux assesseurs génèrent leurs clés de déchiffrement. 
Durant la période de vote tous les suffrages exprimés par les salariés sont cryptés dès leur expression et restent cryptés sans interruption jusqu’au dépouillement. Ce mécanisme garantit l’impossibilité de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des détenteurs des clés de déchiffrement le jour du dépouillement.
Étapes de recette
Les étapes de contrôle sont les suivantes :
réalisation de plusieurs votes,
déroulement du dépouillement des urnes électroniques et édition des résultats,
contrôles de la conformité des résultats obtenus,
validation du dispositif de vote.

Prestation de conseil et d’assistance de la DRH
Le prestataire doit être en mesure de conseiller la Direction des Ressources Humaines dans la mise en œuvre du système de vote électronique et d’assister celle-ci notamment pour les tâches suivantes :
la rédaction de l’accord d’entreprise intégrant les modalités du vote électronique,
la rédaction du protocole préélectoral intégrant les modalités du vote électronique,
la rédaction des documents de présentation du système de vote électronique aux représentants du personnel et aux électeurs,
la présentation du système aux partenaires sociaux.
Listes d’émargement
Les listes d’émargements définitives sont remises à Groupe SEB France sur support numérique à l’issue de l’élection.
Résultats bruts
Les résultats bruts comportent les compteurs de voix, par collège, par liste, par candidat. Ils sont consultables « en ligne » dès la fermeture de l’élection et le dépouillement des urnes électroniques.
Seuls les membres désignés du bureau de vote auront accès à ces résultats « en ligne ».
Résultats élaborés
Les résultats élaborés indiquent l’attribution des sièges aux candidats et le détail des calculs afférents.
Le prestataire propose ces éléments afin de permettre aux membres du bureau de vote de proclamer les résultats de l’élection.
Le prestataire met à la disposition du bureau de vote et de la direction de Groupe SEB France les procès-verbaux modèle CERFA pré-remplis au format .pdf ;

Gestion informatique et technique du système de vote électronique
Disponibilité du système de vote électronique
Le prestataire assure la mise en ligne du système de vote électronique durant la période correspondant à la préparation et à l’ouverture du vote.
Durant cette période, le système sera disponible 24h/24.
Le prestataire met en œuvre les moyens d’assurer un service continu sans rupture.
Accusé de réception du vote
L’électeur dispose de la possibilité d’imprimer un accusé de réception du vote attestant de la prise en compte de son suffrage par le système de vote.
Cette possibilité lui est offerte à l’issue du vote mais aussi ultérieurement, en se reconnectant à l’application.
Il mentionne la date et l’heure d’émission de chaque suffrage.
Cet « accusé de réception » comporte aussi une marque d’authentification interdisant une édition frauduleuse.
Conservation des données
Le prestataire conserve, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.