PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE ÉLECTRONIQUE POUR LES ÉLECTIONS PROFESSIONNELLES DE LA CAF DES ALPES-MARITIMES



Il a été convenu ce qui est suit entre :

la direction de la Caisse d’Allocations Familiales des Alpes Maritimes, sise au 47 avenue de la Marne 06100 Nice, représentée par Monsieur ___________, Directeur Général
et
les organisations syndicales suivantes : 
CFDT représentée par Monsieur ___________et Madame ___________CFE-CGC représentée par Monsieur ___________
CGT représentée par Monsieur ___________ et Monsieur ___________,
FO/SNFOCOSS représentée par Madame ___________



PREAMBULE

Les articles L.2314-21 et L. 2324-19 du Code du travail prévoient que les élections professionnelles peuvent avoir lieu par le biais d’un vote électronique. La mise en œuvre de ce procédé peut se faire par la conclusion préalable d’un protocole d’accord d’entreprise.
 
Les garanties offertes par le système de vote retenu en termes de sécurité et de confidentialité des votes sont précisées par le cahier des charges, annexé au présent accord.

Dans un contexte où l’organisation du travail évolue, les agents doivent faire face à des problématiques organisationnelles : éloignement géographique, optimisation du temps de travail, organisation personnelle… 
 
Le vote électronique peut représenter une réponse à ces contraintes en optimisant les opérations électorales, en facilitant l’organisation des élections, mais également en augmentant la participation des salariés et la sécurisation des résultats.
 Le vote électronique permettra notamment :
- d'obtenir en fin de scrutin des résultats fiables affichés en quelques minutes, sous le contrôle du bureau de vote,
- d’éviter les erreurs de distribution des bulletins de vote,
- de pallier les aléas postaux.

Le présent accord a pour objet le recours au vote électronique au sein de la Caisse d’Allocations Familiales  (CAF) des Alpes Maritimes pour les élections professionnelles du CSE en 2019.
 
La négociation d’un protocole d’accord préélectoral persiste et permet de définir les modalités techniques et fonctionnelles de vote, le prestataire choisi, le calendrier fixé… 



Chapitre 1 : Modalités d’organisations des élections

1.1  Vote exclusivement par internet
Les parties signataires conviennent d’adopter un processus de vote exclusivement par internet pour l’élection des membres du CSE en 2019. 

1.2  Choix du prestataire extérieur
Les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans le vote électronique et dont l’expertise a été reconnue par un cabinet d’audit indépendant. Cette exigence est impérative, afin de garantir le respect des exigences techniques, de la sécurité du processus électoral et de la confidentialité des données.

Les différents prestataires seront étudiés avec équité et transparence. Selon les procédures de marchés publics, le besoin étant estimé inférieur à 30 000 € TTC, le choix du prestataire se fera lors d’une sélection selon les devis des prestataires et sera précisé dans le protocole d’accord préélectoral.
 
1.3  Listes électorales
Sous le contrôle du Directeur, le service Ressources Humaines établira la liste électorale, qui précisera les données suivantes : Nom et prénom de chaque agent inscrit, date de naissance, date d’entrée dans l’organisme et collège d’appartenance. 
 
Ce fichier sera transmis au prestataire, afin qu’il puisse réaliser l’ensemble des paramétrages nécessaires au vote électronique.

1.4  Listes de candidats et bulletins de vote

Les listes de candidats et les professions de foi des organisations syndicales seront transmises au service Ressources Humaines, en respectant la réglementation en vigueur ainsi que les caractéristiques de mise en forme nécessaires à l’intégration par le prestataire. Elles seront ensuite transmises à ce dernier pour affichage et paramétrage dans l’outil de vote. 
 
Le prestataire retenu aura la charge de la programmation des pages web sur le serveur de vote. Par ailleurs, il veillera impérativement à ce que tout le matériel de vote soit uniforme (dimensions, police, etc.). 
 
1.5  Communication
Les agents seront informés en amont et en temps utile des procédés mis en œuvre et à respecter. Un accompagnement attentif sera déployé pour faciliter l’appropriation par les électeurs de cette nouvelle technique de vote.
 
Autrement dit, en amont du scrutin, le service Ressources Humaines communiquera :
- Toutes les informations nécessaires relatives à l’organisation des élections,
- Les conditions et les règles du vote en ligne,
- La date d’envoi des codes d’accès à la plateforme de vote du prestataire,
- Les prestations d’accompagnement proposées par le prestataire.
 
Pendant le scrutin :
Les électeurs auront la possibilité d’être accompagnés par une cellule d’assistance technique en cas de difficultés ou de tout autre besoin d’informations qu’ils jugeraient nécessaire au bon déroulement de l’expression de leur vote.

Par ailleurs, pendant la période ouvrée du scrutin, un micro-ordinateur en libre-service avec une connexion au site sécurisé d’élections sera mis à la disposition des salariés ne travaillant pas sur un poste informatique ou désirant s’isoler.


Chapitre 2 : Déroulement des opérations de vote
 
2.1 Lieux et durée du scrutin
Pendant l’ouverture du scrutin, les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment, de manière strictement confidentielle. Ce vote pourra être effectué en se connectant sur la plateforme sécurisée du prestataire, à l’aide des identifiants individuels reçus. La connexion pourra également être établie depuis n’importe quel ordinateur relié à internet (au travail ou à domicile) et même sur smartphone et/ou tablette. Toutes les données de vote seront cryptées et donc strictement anonymes et confidentielles.
 
Afin de faciliter la participation des électeurs, les élections auront lieu sur plusieurs jours, conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral. Autrement dit, la plateforme sera ouverte sur une période prédéfinie de plusieurs jours, durant lesquels chaque électeur pourra procéder à son vote.
 

2.2   Ouverture et fermeture du scrutin
Le scrutin de vote électronique aura préalablement été scellé par les membres du bureau de vote par un système de clés de chiffrement électroniques (a minima celle du président du bureau et de deux assesseurs). 
 
Il sera clôturé automatiquement aux dates et heures prévues dans le protocole d’accord préélectoral. Les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin.
 
2.3  Modalités d’accès au serveur de vote 
Chaque électeur recevra avant le scrutin, par courrier simple à son domicile, et par e-mail sur son adresse professionnelle, une note récapitulative des opérations à effectuer, accompagnée d’un identifiant de vote, ainsi que d’un code confidentiel généré de manière aléatoire par le prestataire. Ces codes seront uniques et individuels et seront à conserver pour pouvoir se connecter durant l’ouverture du scrutin.
 
L’authentification de l’électeur sera assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de l’identifiant de vote, du code confidentiel et de sa date de naissance. Toute personne non reconnue par le système n’aura pas accès aux pages du serveur en question.
 
Une fois connecté, l’électeur pourra voter en suivant la procédure. Seules les listes correspondant à son collège lui seront présentées. Un accusé de réception sera à sa disposition à l’issue du vote.
 
L’émargement du vote se fera à l’aide du code confidentiel, du mot de passe et de la date de naissance de l’électeur. Cette liste enregistrera les données suivantes : collège d’appartenance, nom et prénom des électeurs ayant voté, ainsi que la date et l’heure du vote.
 
Cette liste sera accessible aux membres du bureau de vote, à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.
 
2.4  Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin
La CAF des Alpes Maritimes s’engage à prendre toutes les mesures nécessaires pour vérifier que le système choisi assure la pleine confidentialité des données transmises et traitées par le prestataire retenu, notamment : 
- Les listes électorales des collèges
- Les listes des candidats
- Les professions de foi 
- Les données d’identification 
- Les votes
- La liste d’émargement
 
Le vote des électeurs sera crypté de bout en bout et stocké dans une urne électronique dédiée, sans aucun lien avec le fichier d’authentification des électeurs. Autrement dit, l’expression du vote sera séparée des éléments d’authentification des électeurs. 
 
Ainsi, ce processus permet au prestataire de garantir le secret du vote, la sincérité des opérations électorales et les résultats des élections.     
 
 
 
Chapitre 3 : Modalités de publicité et de dépôt de l’accord 
 
3.1 Procédure d’agrément et de communication de l’accord 
L’accord collectif sera transmis à la Direction de la Sécurité Sociale dans le cadre de la procédure d’agrément des accords locaux conformément à l’article D. 224-7-3 du Code de la Sécurité sociale. 
 
L’agrément sera réputé accordé, sauf en cas de prorogation explicite du délai d’examen de la Direction de la Sécurité Sociale, et en l’absence d’un retour de la DSS, à l’issue d’un mois après avis du Comex. 
 
Il entrera en vigueur le jour suivant l’obtention de l’agrément par l’autorité compétente de l’Etat (articles L. 123-1 et L. 123-2 du Code de la sécurité sociale). 
 
Le présent accord sera ensuite transmis aux organisations syndicales présentes dans l’organisme, aux instances représentatives du personnel et fera l’objet d’une diffusion auprès du personnel via messagerie et intranet. 
 
3.2 Durée de l’accord 
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée et s’appliquera uniquement à l’élection des membres du Comité Social et Économique en 2019. 
 
3.3 Publicité de l’accord 
Conformément aux mesures légales de publicité, le présent protocole d’accord fera l’objet d’un dépôt par voie électronique auprès du ministère du travail sur le site , d’un dépôt d’un exemplaire au secrétariat-greffe du conseil des prud'hommes de Nice. 


Chapitre 4 : Affichage
Le présent protocole fera l’objet d’un affichage dès sa signature.









Fait à NICE, le 21/11/2018

Le Directeur Général,
  


 ANNEXE : CAHIER DES CHARGES RELATIF AU VOTE ELECTRONIQUE
I - OBJET
La CAF des Alpes-Maritimes confie à un prestataire de service la mission de mise en place d’un système de vote électronique dans le cadre des élections d'instances représentatives du personnel.

II - CONTEXTE

La CAF des Alpes-Maritimes est un organisme de droit privé du régime général ayant une mission de service public.

Dans le cadre des élections auxquelles sont appelés ses salariés, elle souhaite mettre en place un système de vote électronique exclusivement par internet.

Par la mise en place d'un système de vote électronique, elle attend notamment de : 
- Faciliter le vote des personnels itinérants, absents ou sur sites distants et donc accroître la participation,
- Simplifier et sécuriser les opérations de dépouillement.

Les obligations de l’employeur liées à la mise en place d’un système de vote électronique sont notamment les suivantes :
Signature d’un protocole d’accord préélectoral,
Accomplissement des formalités préalables auprès de la CNIL, suivies d’une information auprès des organisations syndicales,
Mise à disposition des salariés d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.
III - NATURE DES ELECTIONS

Les élections organisées sont celles des  représentants du personnel  au CSE.
Actuellement, 4 organisations syndicales sont représentées 
Le système de vote électronique concernera environ 550 électeurs.

IV - CALENDRIER

Les dates des prochaines élections interviendront au 1er trimestre 2019. Le calendrier de déroulement des opérations électorales sera précisé dans le protocole préélectoral.

Le prestataire s’engage à respecter les délais et échéances prévus par ce calendrier. 

L'organisation de ces élections est encadrée par les principes généraux du Code Electoral, le Code du Travail, notamment les dispositions L.2314-21 à L.2314-23, L.2324-19 à L.2324-21 et R.2324-4 à R.2324-17 ainsi que par les dispositions du Règlement Intérieur-Type pour l'application de la convention collective de travail du personnel des organismes de sécurité sociale et d'allocations familiales.

Le présent cahier des charges intégrera de plein droit les éventuelles dispositions qui entreraient en vigueur avant la date du scrutin. 

V - ATTENTES A L'EGARD DU PRESTATAIRE

Prestation

Le système de vote électronique proposé par le prestataire devra :
être conforme aux dispositions légales et réglementaires applicables aux systèmes de vote par voie électronique pour des élections professionnelles.
Le prestataire veillera dans sa réponse à préciser à quel article du Code du travail, du décret et recommandations se réfère telle ou telle fonctionnalité du dispositif.

Chaque agent de la la CAF des Alpes-Maritimes dispose d'un accès au système d'information et à Internet, par le biais d'une connexion sécurisée individuelle (user/password).

respecter les principes généraux du droit électoral essentiels au déroulement régulier d’une élection, à savoir :
. La sincérité et l’intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne électronique, 
. L’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur
. L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin
. La confidentialité et la liberté du vote : participer aux élections sans subir de pression extérieure.
. La surveillance effective du vote et le contrôle a posteriori par le juge de l’élection.
Le prestataire aura en charge la gestion du vote électronique de la préparation jusqu'aux opérations de dépouillement des bulletins de vote, l'élaboration des résultats permettant l'affectation des sièges et la représentativité des organisations syndicales pour le dialogue social.

Assistance technique

Le prestataire sera en mesure de conseiller la CAF des Alpes-Maritimes dans la mise en œuvre du vote électronique.

Le prestataire assurera la formation sur le système de vote électronique des représentants du personnel, des délégués syndicaux, des membres du bureau de vote ainsi que des représentants désignés par la direction. 

La cellule d'assistance technique sera composée de représentants de la CAF des Alpes-Maritimes qui s'appuieront sur les représentants du prestataire. Elle sera chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Le prestataire mettra à la disposition de la CAF des Alpes-Maritimes une cellule d'aide téléphonique pendant les élections.

VI – FONCTIONNALITES ATTENDUES DU SYSTEME DE VOTE ELECTRONIQUE

Le système de vote électronique sera accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24h sur 24 durant toute la période des élections via le réseau internet. Les opérations de vote pourront être réalisées depuis le lieu de travail (sur les ordinateurs des salariés) ou à distance depuis tout autre ordinateur professionnel ou personnel ou même terminal (de type smartphone/tablette…) bénéficiant d’une connexion internet.
Sécurisation du système proposé

Le système de vote électronique proposé par le prestataire devra répondre aux exigences minimales suivantes :

- le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d’authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes,
- les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système,
- les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés "fichier des électeurs" et "contenu de l'urne électronique".
- le système de vote électronique est conçu de manière à pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.
Préalablement à la mise en place des opérations électorales, le système de vote électronique sera soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des articles du Code du travail et des recommandations CNIL en matière de sécurités informatiques (mesures physiques, logiques, algorithmes de chiffrement, système informatique distinct en cas de l’hébergement de plusieurs scrutins via une virtualisation des systèmes par exemple).

Le prestataire veillera à respecter les recommandations CNIL en matière de contrôle des opérations de vote a posteriori par le juge électoral.
Le prestataire indiquera les modalités de protection et de stockage de l'ensemble des informations liées à la gestion des élections sur ses matériels et dans ses locaux d'hébergement, afin que la CAF des Alpes-Maritimes (et notamment les services informatiques concernés) puisse vérifier la qualité et la sécurité offertes par les infrastructures en place.

Il devra être en mesure de proposer une solution de secours pour prendre le relais en cas de panne. Elle offrira les mêmes garanties et caractéristiques.

Le prestataire consignera également la traçabilité des processus et précisera le personnel dédié à la gestion et à la maintenance de l'opération de vote électronique qui sera tenu d'une obligation de confidentialité.

Liste des candidats

Le prestataire fournisseur reproduit sur le serveur les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises par leurs auteurs et intégrées par la Direction des Ressources Humaines avec le cas échéant les logos et professions de foi des listes correspondantes.
Les listes sont présentées sur une seule et même page dans l’ordre d’arrivée à la DRH. Dans l’éventualité d’un 2nd tour, cet ordre reste inchangé et la ou les liste(s) des candidats indépendants viendra à la suite de celles des organisations syndicales présentes au premier tour des élections.
Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le prestataire veille à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes.

Liste des électeurs

La Direction des Ressources Humaines remettra au prestataire un fichier des électeurs à partir des listes électorales.

Les listes électorales susmentionnées enregistrent les données suivantes : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège d’appartenance. En parallèle, seront remis au prestataire l'adresse postale et l'email professionnel des électeurs afin de pourvoir à tout type d'envoi tel que défini dans le protocole préélectoral.

Ces fichiers ont pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification que le prestataire lui fera parvenir pour garantir la confidentialité du vote.
Il lui permettra :
de s’identifier et de prendre part au vote,
de compléter la liste d’émargement.

Les électeurs sont enregistrés sur un support distinct de l’urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Le prestataire prendra en charge et s'assurera de la sécurité des modifications qui pourraient intervenir sur le fichier des électeurs (suppression, ajouts d'électeurs) jusqu'à l'ouverture des élections. Il produira des moyens de contrôle afin que la CAF des Alpes-Maritimes puisse s'assurer que tous les électeurs ont bien été pris en compte lors de l'attribution des moyens d'authentification.

Ouverture des élections

- En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique, chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, procèdera à : 
   . un test du système et vérifiera que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet, 
   . un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé.
- Les heures d'ouverture du scrutin électronique pourront être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées à cet effet.

Procédure de vote

Une notice d'information détaillée sera diffusée aux salariés pour leur décrire le déroulement des opérations électorales.
     Moyens d’authentification
Chaque électeur recevra, avant le 1er tour et le 2nd tour éventuel des élections, un code d’identification personnel généré de manière aléatoire par le prestataire ainsi qu’un mot de passe.
Ce moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier l'identité de chaque électeur et de garantir l’unicité de son vote. 
L’authentification de l’électeur sera assurée par un serveur dédié après saisie par l’utilisateur du code identifiant et du mot de passe ainsi que sa date de naissance. Toute personne non reconnue n’aura pas accès au serveur de vote.


     Le vote
Le prestataire assure la programmation des pages WEB et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.
L'électeur aura la possibilité, pendant le vote, de choisir une liste, un candidat ou un vote blanc et de revenir sur ce choix jusqu’à la validation.
L'électeur confirmera son vote par la saisie du code confidentiel qui déclenchera l’envoi du bulletin de vote et génèrera une confirmation de l’envoi. L'électeur ne pourra plus effectuer un nouveau vote pour cette même élection.
L'émargement sera enregistré par le système après confirmation du vote. L'émargement indiquera les données suivantes : le nom, le prénom de l'électeur, son collège d'appartenance, la date et l'heure du vote.
La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote et aux membres de la Direction des Ressources Humaines habilités à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.
Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Seul le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.

Fermeture des élections

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique contrôlera, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement du système de vote électronique.
Les membres du bureau seront en possession de codes d'accès spécifiques permettant leur identification et la fermeture des élections.

Dépouillement des urnes électroniques et déchiffrement des bulletins de votes

Seuls, le président du bureau de vote et deux de ses assesseurs (au minimum) disposeront d'une clé de déchiffrement permettant le dépouillement des bulletins de vote. La clé sera tenue secrète pendant toute la durée des élections. Aucune autre personne n'en aura connaissance, y compris le personnel technique chargé du déploiement du système de vote.

Le fichier de dépouillement des résultats est établi par le prestataire.
Les résultats comporteront les voix obtenues par élection, par collège, par liste syndicale, par candidat et indiqueront les candidats élus et les non élus.

Conservation des données

Le prestataire conservera sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive (lorsqu'une action contentieuse a été engagée), le prestataire procèdera à la destruction des fichiers supports.