ACCORD ORGANISANT LES MODALITES D’UTILISATION DES TECHNOLOGIES DE L’INFORMATION ET DE LA COMMUNICATION PAR LES PARTENAIRES SOCIAUX D’INTERFORUM

La société Interforum, SAS au capital de 1 729 950 euros, ayant pour numéro unique d’identification 612 039 073, immatriculée au RCS de Créteil et ayant son siège social à Ivry-sur-Seine, 3 Allée de la Seine – 94 854 Ivry-sur-Seine cedex, représentée par XXX, Directrice des Ressources Humaines 

Et 
Les Organisations Syndicales ci-dessous énumérées, prises en la personne de leurs représentants qualifiés :
XXX – Délégué Syndical Central C.G.T.
XXX – Délégué Syndical Central S.N.L.E.-C.F.D.T.
XXX – Déléguée Syndicale Centrale S.N.P.E.P.-F.O. 

Il a été convenu ce qui suit :

PREAMBULE
Les parties signataires définissent et conviennent par le présent accord les nouvelles conditions d’utilisation des outils et technologies de l’information et de la communication par les instances représentatives du personnel dans l’entreprise. 
A ce titre, le présence accord annule et remplace définitivement les accords et les avenants antérieurs sur le même sujet au sein de l’entreprise. 
Cet accord définit les règles que les Organisations Syndicales et les instances représentatives du personnel doivent respecter pour l’utilisation de ces outils.
Ces règles ont pour finalité de garantir le respect de la liberté syndicale de chaque salarié en lui permettant de recevoir les informations et les communications de son choix, de permettre un développement de la communication sociale dans le respect des règles de sécurité et des garanties individuelles et collectives fixées par la Charte Informatique Editis (annexée au Règlement Intérieur) et de permettre un meilleur fonctionnement des instances sans que ces nouveaux outils ne se substituent au dialogue social et aux échanges traditionnels.


CHAMP D’APPLICATION
La mise à disposition et l’utilisation de ces outils et de ces technologies est ouverte : 
aux Organisations Syndicales : par Organisation Syndicale, on entend dans le présent accord, toute Organisation Représentative au niveau de l’entreprise, prise aussi bien au niveau de l’entreprise qu’au niveau de chacun de ses établissements. 
aux instances représentatives du personnel : le Comité Social et Economique Central d’entreprise et chaque Comité Social et Economique d’établissement.
dans le cadre des missions et des attributions de chacune de ces institutions, tel que défini par la loi. 


REGLES DE DEONTOLOGIE
Les partenaires sociaux s’engagent à respecter, dans l’utilisation de ces outils d’information et de communication, l’ensemble des règles légales qui encadrent le droit d’expression et de communication des représentants du personnel dans l’entreprise, et notamment : 
à respecter les règles de déontologie relatives à la presse et en particulier à s’abstenir de tout propos diffamatoire, discriminatoire ou raciste ;
à ne pas apporter de gêne importante à l’accomplissement du travail des salariés ;
à respecter les règles de confidentialité propres à l’exercice de l’activité professionnelle au sein de l’entreprise ;
Les représentants des salariés sont tenus, comme tout salarié de l’entreprise, au respect de la Charte Informatique Editis (annexée au Règlement Intérieur) y compris dans le cadre de l’exercice de leur(s) mandat(s). 

MODALITES D’UTILISATION DES OUTILS & DES TECHNOLOGIES
II.1 : MESSAGERIE
Adresses de messagerie 
Une adresse par CSE est créée (ou adresse CE existante maintenue) et sera gérée par les membres du bureau désigné au sein de chaque CSE.

Une adresse de messagerie nominative professionnelle est créée pour chaque membre élu titulaire et suppléant pour faciliter la distinction entre les mails reçus au titre de leur(s) mandat(s) et de leurs fonctions.

Pour ceux qui détiennent de multiples mandats, l’adresse mail « Délégué(e) Syndical(e) » sera privilégiée.

Ces adresses mail seront créées selon le format suivant :
/s 
ou @volumen.fr
Les archives des boîtes mail nominatives par instance seront conservées et accessibles depuis les boîtes mails professionnelles.

Ces adresses de messagerie sont accessibles sur chaque site pour consultation et utilisation :
du poste de travail professionnel individuel des salariés – sédentaires ou itinérants – qui en disposent du fait de leurs fonctions ;
des postes de travail situés dans les locaux des Comités Sociaux et Economiques d’établissement ;
 des postes de travail situés dans les locaux syndicaux ;
 du poste mis à disposition dans la zone pause sur le site principal à Malesherbes et dans la salle de réunion au Retours.

Les Délégués Syndicaux pourront avoir accès à leur messagerie à distance, notamment sur les autres sites depuis les ordinateurs mis à disposition dans les locaux syndicaux et lors de leurs déplacements.

Communication par le biais de la messagerie
Les représentants des salariés (élus ou mandatés) sont habilités à communiquer par le biais de la messagerie interne dans le périmètre de leur(s) mandat(s).
Les salariés peuvent utiliser la messagerie pour communiquer avec les Organisations Syndicales et les Instances Représentatives du Personnel. 
La messagerie pourra être utilisée par les Représentants du personnel et les Organisations Syndicales, pour les sujets relevant de leurs missions et compétences telles que définies par la loi.
Pour autant, l’utilisation de l’outil ne doit en aucun cas se substituer au dialogue social et aux échanges existant au sein de l’entreprise. 
Les messages pourront être émis et reçus, dans le cadre des heures de délégation, exclusivement à partir de l’adresse de messagerie dédiée et de la boîte aux lettres ouverte au nom de chaque représentant élu ou syndical.
Diffusion collective d’information par le biais de la messagerie
Les représentants des salariés (élus ou mandatés) sont habilités à diffuser des informations par le biais de la messagerie interne aux seuls salariés couverts par le périmètre de leur mandat, pour les sujets qui relèvent de leurs attributions, telles que définies par la loi. 
Les sections syndicales représentatives au sein de l’entreprise ont la possibilité de transmettre des communications syndicales aux salariés de l’entreprise dans les conditions précisées ci-dessous. Ces communications ont pour objet d’informer les salariés ou d’exprimer une position sur des sujets et non pas pour lancer des actions syndicales.
Un espace est alloué sur l’intranet d’Interforum pour : 
l’information et la communication sur les œuvres sociales et culturelles des Comités Sociaux Economiques d’établissement ainsi que les procès-verbaux (onglet I.R.P. au sein de l’onglet « Ressources Humaines ») ;
l’information et la communication des Organisations Syndicales (onglet «  Organisations Syndicales » au même niveau que l’onglet « Ressources Humaines »).
Cet espace est maintenu mais n’est pas un point de passage obligé pour informer et communiquer avec les salariés. La messagerie pouvant être privilégiée, dans le respect des règles supra et infra.

Afin de garantir la liberté syndicale des salariés et la confidentialité des échanges, les salariés doivent pouvoir s’inscrire ou se retirer des messages diffusés à tout moment.
Par conséquent, tout message envoyé doit comporter à la fin du message le texte suivant : « Nous vous rappelons que vous avez la possibilité de vous abonner/désabonner à tout moment de ces listes de diffusion sur ce lien (adresse url de la liste concernée) ». 
Liberté doit être laissée à chaque salarié de prendre connaissance ou non de ces informations, pour cela l’origine et l’objet de celles-ci doivent toujours être clairement apparents dès l’objet du message. 
Les messages ne doivent jamais être anonymes, ils doivent toujours être signés du nom de l’expéditeur et porter mention de son titre et de son mandat.
Un exemplaire de chacune de ces communications par messagerie doit être nécessairement transmis à la D.R.H., dans les conditions légalement prévues pour la transmission des textes communiqués par voie d’affichage. Le contenu de ces publications par messagerie est librement déterminé par l’Organisation Syndicale, sous réserve des dispositions légales et notamment de celles relatives à la presse et des prescriptions de la loi informatique et libertés.
Le volume des informations diffusées devra rester raisonnable. En effet leur réception ne doit pas empêcher l’activité des salariés ni encombrer le réseau au détriment de l’activité professionnelle. 
Pour les salariés ne disposant pas sur leur lieu de travail d’un accès à la messagerie ou au serveur de l’entreprise, les informations continueront d’être diffusées sur support papier.
 
INTERNET/EXTRANET 
L’accès à internet est ouvert, dans le cadre de leurs mandats, aux Délégués Syndicaux Centraux et d’Etablissement ainsi qu’aux membres élus du Comité Social Economique Central d’entreprise et des Comités Sociaux et Economiques d’établissement dans le cadre des heures de délégation :
à partir de leur poste de travail professionnel individuel ;
à partir des poste mis à disposition dans les locaux des Comités Centraux Economiques et dans les locaux des Organisations Syndicales.

La navigation sur Internet est autorisée dans les mêmes conditions que celles définies par la Charte Informatique Editis en vigueur.

L’accès au réseau de l’entreprise de l’extérieur (extranet) à partir d’un ordinateur personnel n’est pas autorisé sauf pour les personnes expressément autorisées par la Direction des Systèmes d’Information et des Technologies. 

UTILISATION DES POSTES INFORMATIQUES PROFESSIONNELS
L’utilisation des postes professionnels par les représentants du personnel doit être effectuée en respectant certaines règles : 
les messages ne doivent jamais être anonymes, ils doivent toujours être signés du nom de l’expéditeur et porter mention du titre et du mandat de l’expéditeur ; 
l’envoi et la réception des messages doit se faire dans le cadre des crédits d’heures dont les représentants du personnel – élus ou/et mandatés - disposent pour l’exercice de leur(s) mandat(s) ;
dans des proportions raisonnables et raisonnées, identiques à celles fixées pour la Charte informatique Editis.

ESPACE INTRANET ALLOUE AUX INSTANCES REPRESENTATIVES DU PERSONNEL 
III.1 : Espace intranet portant sur les réunions des I.R.P. et les accords d’entreprise 
Afin de permettre un meilleur fonctionnement des Instances Représentatives du Personnel, la rubrique est maintenue pour la mise en ligne des calendriers annuels et comptes rendus ou procès-verbaux approuvés des réunions des instances : Comité Social Economique Central d’entreprise, les Comités Sociaux Economiques de chaque établissement, ainsi qu’une rubrique pour la mise en ligne des accords d’entreprise et/ou d’établissement.
L’administration de ces rubriques est assurée par la Direction des Ressources Humaines d’Interforum.

DOTATION INFORMATIQUE DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL
En vue de garantir une égalité de maîtrise des outils par les représentants des salariés et des Organisations Syndicales, l’entreprise prend à sa charge : 
IV.1 : Equipement
Dans le cadre des précédents accords N.T.I.C., l’entreprise avait mis gracieusement à la disposition des partenaires sociaux, dans les locaux attribués aux Comités Sociaux Economiques d’établissement et aux Organisations Syndicales sur les sites de Malesherbes et d’Ivry, des ordinateurs multimédias aux normes de l’entreprise, une imprimante couleur, des logiciels de traitement de texte, de messagerie et navigation Internet, un scanner et un graveur.

Dans le cadre du présent accord, il est prévu – en outre -  l’attribution d’un ordinateur portable aux Délégués Syndicaux et Secrétaires des CSE ne possédant pas d’ordinateur portable professionnel dans le cadre de leurs fonctions.
Il ne peut être utilisé d’autre matériel ou d’autres logiciels que ceux-ci, sauf accord particulier donné après vérification de la compatibilité du matériel ou des logiciels en cause avec le système de l’entreprise.

IV.2 : Maintenance du matériel, archivage et sauvegarde des données/sécurité des systèmes et du matériel
Le matériel est sous l’entière responsabilité des représentants du personnel. Toute disparition de matériel ou détérioration fait l’objet d’un remplacement à l’identique sous réserve que l’utilisation du matériel ait été conforme à sa destination et dans le respect de la Charte Informatique Editis.
L’entretien courant est assuré dans les meilleurs délais par les services informatiques de l’entreprise. 

SUIVI, CONFIDENTIALITE, DUREE, DEPÔT ET PUBLICITE DE L’ACCORD

VI.1 : « Rendez-vous »
Un Rendez-vous au moins annuel sera organisé entre les parties signataires du présent accord dans le but de faire le point sur l’application de l’accord. 

VI.2 : Clause de confidentialité « RGPD »
Dans le cadre de leur(s) mandat(s), les membres élus et/ou mandatés peuvent être amenés à accéder à des données à caractère personnel et reconnaissent la confidentialité desdites données.
Dès lors, ils s’engagent, conformément aux articles 34 et 35 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ainsi qu’aux articles 32 à 35 du Règlement Général sur la Protection des Données du 27 avril 2016, à prendre toutes précautions conformes aux usages et à l’état de l’art dans le cadre de leur(s) mandat(s) afin de protéger la confidentialité des informations auxquelles ils auraient accès et, en particulier, d’empêcher qu’elles ne soient communiquées à des personnes non expressément autorisées à recevoir ces informations.

Cet engagement de confidentialité, en vigueur pendant toute la durée de leur(s) mandat(s), demeurera effectif, sans limitation de durée après la cessation de ce(s) dernier(s) dès lors que cet engagement concerne l’utilisation et la communication de données à caractère personnel.
Toute violation du présent engagement expose à des sanctions disciplinaires et pénales conformément à la réglementation en vigueur, notamment au regard des articles 226-16 à 226-24 du code pénal.

VI.3 : Durée de l’accord 
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

VI.4 : Révision et dénonciation de l’accord
Le présent accord pourra, à tout moment, être révisé et/ou dénoncé conformément à la réglementation en vigueur.

VI.5 : Adhésion
Le présent accord constitue un tout indivisible tant dans son esprit que dans sa lettre. L’adhésion ultérieure d’une organisation syndicale ne pourra être partielle et intéressera donc l’accord en son entier.

VI.6 : Publicité de l’accord
Le présent accord fera l’objet des mesures de publicité obligatoires et de diffusion auprès de l’administration et du personnel.

Dès sa conclusion, l'Entreprise procèdera au dépôt de l’accord par télétransmission auprès de la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi (DIRECCTE), en application des formalités légales. 

L’adresse permettant la télétransmission est la suivante :


Il fera également l’objet d’un dépôt auprès du secrétariat greffe du Conseil de Prud’hommes compétent.

Fait à Ivry-sur-Seine, le 09 décembre 2020, en 5 exemplaires originaux.



Pour la Société INTERFORUM,
XXX, Directrice des Ressources Humaines



Pour l’Organisation Syndicale C.G.T.
XXX, Délégué Syndical Central


Pour l’Organisation Syndicale S.N.L.E.-C.F.D.T.
XXX, Délégué Syndical Central




Pour l’Organisation Syndicale S.N.P.E.P.-F.O.
XXX, Déléguée Syndicale Centrale