Accord sur le recours au vote électronique pour les élections des représentants du personnel de la société La Banque Postale Assurances IARD



Entre les soussignés ;

La Banque Postale Assurance IARD, représentée par, Directeur des ressources humaines, dûment mandaté à cet effet,


ET


Les Organisations Syndicales représentatives au sein de la Banque Postale Assurances IARD, représentées par :

Madame, en qualité de Représentante Syndicale de la CFDT, dument mandatée
Monsieur en qualité de Délégué Syndical de la CFTC,

Les parties conviennent de signer un accord sur le vote électronique afin de définir les modalités du processus.



PREAMBULE

Afin de faciliter l’organisation des élections, la Direction de la Banque Postale Assurances IARD en collaboration avec les partenaires sociaux ont étudié la modalité proposée par la Loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique dite loi Fontaine (loi N°2004-575 du 21 juin 2004, publiée au JO du 22 juin 2004) qui ouvre la possibilité pour les entreprises de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles.

Par ailleurs, un décret et un arrêté en date du 25 avril 2007 ont précisé et sécurisé le recours au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles.

C’est dans ce cadre que la Banque Postale Assurances IARD a fait appel à un prestataire externe choisi au regard de son expérience et de son expertise dans le domaine du vote électronique, sur la base d’un cahier des charges respectant la réglementation en vigueur.
Après avoir vérifié la fiabilité du dispositif il a été décidé, en accord avec les Organisations Syndicales signataires du présent accord de mettre en place le dispositif qui suit, objet du présent accord.










ARTICLE 1 MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS ELECTORALES

Dans le cadre de chaque élection, les parties engageront une négociation en vue de la conclusion d'un protocole préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de vote, la constitution des bureaux de vote et la répartition des sièges pour les élections.

Le protocole mentionnera la conclusion du présent accord autorisant le recours au vote électronique et, s’il est déjà arrêté, le nom du prestataire choisi pour le mettre en place.
Le protocole comportera en annexe le présent accord ainsi que la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales. 


Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties décident que les élections seront organisées par un « prestataire », à qui seront confiées la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d'un cahier des charges respectant notamment les prescriptions réglementaires du code du travail et les recommandations de la CNIL. 

Celui-ci sera mandaté pour ce faire par la Direction en accord avec les organisations syndicales.


 1.1 MODALITES DE VOTE

Les parties signataires décident de mettre en place un processus de vote par Internet pour la première fois à l’occasion des prochaines élections professionnelles des représentants du personnel de la Banque Postale Assurances IARD.


1.2 MODALITES DES ELECTIONS

Les informations recueillies dans le cadre des élections professionnelles et plus précisément les données relatives aux candidats et aux électeurs constituent des informations à caractère personnel et sont protégées à ce titre par les dispositions de la loi informatique et liberté du 6 janvier 1978.Le prestataire sélectionné s’engage à respecter toutes les obligations prescrites par cette loi.

1.2.1 Etablissement des fichiers et listes des électeurs


A des fins de préparation de l’élection, la Direction des Ressources Humaines établit un fichier des électeurs, établi à partir des listes électorales.
La composition des listes d’électeurs et liste électorales sera définie dans le protocole préélectoral établi au cours de chaque processus électoral.

Les listes électorales susmentionnées comporteront les données suivantes : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège d’appartenance, établissement d’appartenance, adresse postale.








Le fichier des électeurs ci-dessus sera transmis au prestataire qui délivrera  à chaque électeur un moyen d’authentification et de lui faire parvenir ; ce moyen d’authentification lui permettra :
de s’identifier et de prendre part au vote,
de compléter la liste d’émargement.

Les électeurs sont enregistrés par le prestataire sur un support distinct de l‘urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Lieux et Temps du Scrutin

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent, pour le premier comme le second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier qui sera défini dans le protocole d’accord pré électoral.

Les dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins seront indiquées dans le protocole d’accord pré électoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme pendant l’ouverture des scrutins, de n’importe quel terminal disposant d’une connexion Internet (de leur lieu de travail, de leur domicile ou tout autre lieu de leur choix) en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé part ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique pourront être contrôlées par les membres du Bureau de Vote et les personnes désignées ou habilitées à assurer le contrôle des opérations électorales conformément aux dispositions définies dans l’accord pré électorales.

Le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.

Consultation du nombre de votants :

Aucun résultat partiel n’est accessible durant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants, permettant de mesurer le taux de participation, pourra être communiqué au cours du scrutin aux membres de la commission des élections et du bureau de vote.

Liste d’émargement :

La liste d’émargement enregistre les données suivantes : collège d’appartenance, Nom et Prénom des électeurs ayant voté, heure et date du vote. La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du Bureau de Vote et aux membres de la Direction des ressources Humaines habilités à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.










1.2.2 BULLETINS DE VOTE ET LISTE DES CANDIDATS

Le prestataire assurera la mise en œuvre des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

Afin de ne favoriser aucune des listes, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, la typographie utilisée ainsi que la taille des logos des listes candidates soient identiques pour toutes les listes. En outre, le logo des listes candidates sera visible sur chaque bulletin. 

Avant transmission des fichiers au prestataire, les organisations syndicales pourront vérifier préalablement la conformité des données qu’elles auront transmises à l’entreprise.

Le prestataire reproduira sur le serveur les listes des noms des candidats dans l'ordre déposé par leurs auteurs, et communiquées préalablement, avec les logos, par les listes syndicales à la DRH de La Banque Postale Assurances IARD.

Il sera en outre possible d’intégrer les professions de foi des listes sur le site de vote à la demande des candidats.

Pour chaque élection, les listes seront présentées sur le site de vote sur une seule et même page.
La fonctionnalité permettant de rayer un ou plusieurs noms doit être intégrée dans le dispositif de vote électronique.


ARTICLE 2 INFORMATION ET ASSISTANCE AUX VOTANTS

2.1 INFORMATION DES SALARIES

Chaque salarié dispose d'une note explicative sur le vote électronique établie et transmis par le prestataire. 
Pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre un correspondant au niveau de service des Ressources Humaines.  
Une ligne d’aide spécifique sera également mise à disposition par le prestataire.

Pour voter, l'électeur doit avoir accès à un ordinateur connecté à internet, avoir reçu ses codes confidentiels et individuels d'accès. L'électeur doit recevoir la confirmation de son vote et avoir la possibilité de conserver une trace de cette confirmation.

2.2 FORMATION DES MEMBRES DU BUREAU DE VOTE

Les membres du bureau de vote seront déterminés à l’occasion de chacun des accords pré-électoraux. Ils bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu organisée par le prestataire.

2.3 CELLULE D’ASSISTANCE TECHNIQUE – TEST DU SYSTEME DE VOTE

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, constituée par le prestataire sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.




En présence des représentants des listes de candidats, la cellule aura notamment pour mission de :
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet,
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé,
contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement du système. 

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en oeuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.


ARTICLE 3 DEROULEMENT DES OPERATIONS ELECTORALES

3.1 MODALITES D’ACCES AU SERVEUR DE VOTE

Chaque électeur recevra, avant chaque tour, à son domicile, par courrier simple, un identifiant de vote et un code confidentiel, générés de manière aléatoire par le prestataire.

L’authentification de l’électeur sur le serveur de vote se fera par la saisie de l’identifiant de vote et d’un code, qui sera la date de naissance de l’électeur. La connexion au site de vote se fait à travers des liaisons sécurisées et toute personne non reconnue ne pourra accéder au site de vote.

Une fois connecté au site de vote, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à sa catégorie (par collège et par scrutin).
Son vote devra être confirmé par la saisie du code confidentiel.
Les codes de vote fournis à l’électeur permettent de garantir l’unicité du vote.

La confirmation du vote vaut signature de la liste d’émargement. Le vote est anonyme et chiffré par le système avant transmission au fichier « contenu de l’urne électronique » qui recense les votes exprimés par voie électronique.

Seules ont accès à ces codes, les personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système (prestataire).

En cas de perte du matériel de vote, de nouveaux identifiant et mot de passe seront générés par le prestataire et seront remis par la DRH de La Banque Postale Assurances IARD via des enveloppes anonymes scellées.







3.2 GARANTIE DE CONFIDENTIALITE DU VOTE ET STOCKAGE DES DONNEES PENDANT LA DUREE DU SCRUTIN

Le système retenu assure la confidentialité des données transmises par la Direction des Ressources Humaines de La Banque Postale Assurances IARD, sous la responsabilité du prestataire, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Afin de répondre aux exigences posées par les articles L.2314-21 et suivants et L.2324-19 du code du travail, l’expression de vote et les éléments d’identification de l’électeur seront séparés.

Le vote de l’électeur sera crypté et stocké, dans cet état, dans une urne électronique dédiée sans aucun lien avec le fichier d’émargement des votants. Cette urne est hébergée par le prestataire. Le processus mis en œuvre par le prestataire garantit l’anonymat du vote et la sincérité des opérations électorales.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne seront accessibles qu'au personnel du prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. 
La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être exécutée de nouveau.


3.3 OPERATIONS DE DEPOUILLEMENT ET PROCES-VERBAL 

A l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux du vote contrôlent la fermeture du scrutin.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement. 

Le dépouillement se fait par l'activation conjointe d'au moins deux clés de chiffrement différentes par les membres du Bureau de vote (Président, Assesseurs), en présence des délégués de liste et de l’employeur.

Les membres du Bureau de vote éditent les procès-verbaux et proclament les résultats.

Le scellement du système de vote sera contrôlé par le prestataire, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement. 
Le prestataire conserve sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours légal les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.







ARTICLE 4 DECLARATION AUPRES DE LA CNIL

Le système de vote électronique impliquant la mise en place de fichiers nominatifs au sens de la loi du 6 janvier 1978, sera soumis aux formalités de déclaration auprès de la CNIL préalablement à sa mise en œuvre.
Les organisations syndicales représentatives seront tenues informées de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la CNIL.


ARTICLE 5 DUREE, DEPOT ET PUBLICITE DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et s’applique dès sa signature.

En cas de modification des dispositions légales ou réglementaires affectant l’équilibre général du présent accord, les parties signataires conviennent de se rencontrer afin d’analyser les conséquences de ces modifications sur le dispositif prévu et envisager les adaptations nécessaires..

L’accord pourra être révisé à la demande d’une partie signataire ou adhérente sous réserve de respecter un délai de préavis de trois mois. 
Il pourra en outre être dénoncé à tout moment par l’une ou l’autre des parties signataires, par lettre recommandée avec accusé de réception adressée à chacune des autres parties signataires, moyennant le respect d’un délai de préavis de 3 mois.

A l’issue du délai d’opposition légal, le présent accord, sera déposé en deux exemplaires à la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l'Emploi (DIRECCTE) de Paris dont une version électronique et un exemplaire sera déposé au secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes du lieu de signature.


Fait à Nantes, le 23 mars 2018.

En 5 exemplaires originaux dont un remis à chaque partie.


Pour la société La Banque Postale Assurances IARD

Directeur des ressources humaines, dûment mandaté à cet effet,




Pour les Organisations Syndicales



en qualité de Représentante 				en qualité de Délégué Syndical				
Syndicale de La CFDT dument mandatée,			de la CFTC,