Accord relatif à la mise en place de la base de données économiques et sociales du CSE


ENTRE LES SOUSSIGNÉES :

L’Association AIDAMCIE,
(Association Interconsulaire pour le Développement de l’Apprentissage dans les secteurs des Métiers, du Commerce et de l’Industrie du Département de l’Eure)
Organisme gestionnaire du C.F.A.I.E 
(Centre de Formation des Apprentis Interconsulaire de l’Eure)
Numéro de SIRET : 31796290000013
Dont le siège social est situé 41 rue du Pas des Heures, CS 10205, 27102 VAL DE REUIL CEDEX

Représentée par Madame 		, agissant en qualité de Présidente de l’Association, 

Ci-après désignée : « l’Association » ou « l’employeur » ;

D'UNE PART,

ET

L'Organisation syndicale représentative CFDT majoritaire au sein de l’AIDAMCIE-CFAIE, 
Représentée par 		, en sa qualité de Délégué syndical CFDT,


D'AUTRE PART,
Il est convenu l’accord qui suit. 

Préambule 

Suite à la réunion DUP du 17 janvier 2019 et à la réunion CSE du 28 novembre 2019, aux réunions de négociations des 2 et 9 juillet 2020, il est conclu le présent accord d'entreprise relatif à la mise en place d’une Base de Données Economiques et Sociales. 
La base de données économiques et sociales (BDES) rassemble les informations sur les grandes orientations économiques et sociales de l'entreprise. Tout utilisateur de la BDES doit respecter une obligation de discrétion. Les informations figurant dans la base de données qui revêtent un caractère confidentiel seront présentées comme telles par l'employeur.

La BDES sert de support de préparation à la consultation annuelle du comité économique et social (CSE) :
sur les orientations stratégiques de l'entreprise définies par le conseil d’administration de l’AIDAMCIE ;
sur leurs conséquences sur l'activité, l'emploi, l'évolution des métiers et des compétences, l'organisation du travail, le recours à des contrats à durée indéterminée et l’intérim. 





L’accord d'entreprise ci présent prévoit :
de déterminer l'organisation, l'architecture et le contenu de la BDES ;
les années de références à présenter : précédentes et perspectives à venir ;
les conditions de fonctionnement, le support ainsi que les critères de consultation et d'utilisation de la BDES ;
les conditions d’accessibilité des membres du CSE.

TITRE 1 : DISPOSITIONS GENERALES

Article 1 – Champ d’application et objet de l’accord

Le présent accord s'applique aux membres du CSE de l’AIDAMCIE, à toutes les personnes qui sont autorisées de par leur fonction ou par une autorisation expresse de la Direction à accéder aux informations de la BDES ainsi qu’à toutes les personnes qui participent à sa mise en œuvre et à son actualisation.  
Le présent accord est conclu pour satisfaire l’obligation légale de mise en place de la BDES.  

Article 2 – Régime Juridique

Le présent accord d'entreprise relatif à la mise en place d’une Base de Données Economiques et Sociales est conclu en application des dispositions des articles L2323-7-1, L2323-7-2 et R2323-1-2 du Code du travail.

Article 3 – Date d’entrée en vigueur et durée de l’accord

Le présent accord entrera en vigueur à compter du 1er septembre 2020. 
Il est conclu pour une durée indéterminée.

Article 4 – Modification et dénonciation de l’accord

Dénonciation 
Le présent accord pourra être dénoncé par l’une ou l’autre des parties signataires.
Cette dénonciation sera adressée par lettre recommandée avec accusé de réception à l’ensemble des parties à l’accord.
Dans ce cas, le présent accord continuera à s’appliquer jusqu’à ce qu’un nouvel accord lui soit substitué et au plus tard pendant un an à compter de l’expiration d’un délai de préavis de 3 mois.
Le courrier de dénonciation donnera lieu également au dépôt auprès de l’unité territoriale de la DIRECCTE.
Conformément aux dispositions de l’article L.2261-10 du code du travail, une nouvelle négociation s’engagera à la demande de l’une des parties intéressées dans les 3 mois suivant la date de ce dépôt.



Révision 
Dans des conditions identiques à la dénonciation, l’une ou l’autre des parties signataires du présent accord peut également demander à tout moment la révision de certaines clauses.
Toute demande de révision, obligatoirement accompagnée d’une proposition de rédaction nouvelle, sera notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à l’autre partie signataire.
Le plus rapidement possible et, au plus tard, dans un délai d’un mois à partir de l’envoi de cette lettre, les parties devront s’être rencontrées en vue de la conclusion éventuelle d’un avenant de révision. 
Les dispositions, objet de la demande de révision, resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un tel avenant.


ARTICLE 5 : FORMALITE DE DEPOT ET DE PUBLICITE DE L’ACCORD
Dépôt auprès de la DIRECCTE et du CPH
Le présent accord sera déposé par l’association, auprès de l’unité territoriale de la DIRECCTE de l’Eure selon les modalités de la plateforme « TéléAccords », le Service de dépôt des accords collectifs d'entreprise. Le dépôt sera accompagné d’une copie du courrier, et de l’avis de réception de notification du texte à l'ensemble des organisations représentatives à l'issue de la procédure de signature.
Un exemplaire sera adressé au greffe du Conseil de Prud’hommes de LOUVIERS.
Il sera établi en un nombre suffisant d'exemplaires pour remise à chacun des signataires.
Ces différents dépôts interviendront après la notification à tous les syndicats représentatifs, dudit accord.


TITRE 2 : Dispositions relatives à la mise en place et au fonctionnement de la BDES

Article 1 – Bénéficiaires de la BDES

La base de données est accessible en permanence aux membres du comité social et Economique et à la commission Santé Sécurité et conditions de travail et aux délégués syndicaux.

Article 2 – Support de BDES retenu, modalités de fonctionnement et performances dudit support

Nature de la BDES
Dans un premier temps La BDES sera présentée dans un classeur utilisé en qualité de bibliothèque papier.
Dans un deuxième temps, lorsque l’équipement interne le permettra, la bibliothèque papier pourra être remplacée par une banque de données numériques. Cette option sera possible qu’à partir du moment où nos techniques internes nous permettront d’avoir des informations numériques non transférables, non modifiables, non imprimables et soumises à consultation par un mot de passe. 
La direction s’engage à étudier les solutions numériques permettant cet accès à distance. Une information sur le sujet sera faite au CSE dans l’année qui suit la signature de l’accord. 
A partir du moment où la BDES numérique sera complète et opérationnelle, la BDES papier pourra être supprimée. 

Localisation de la BDES
La BDES en version papier sera disponible dans le bureau du Responsable Ressources Humaines. 
Une fois que la BDES numérique sera en place, celle-ci sera présente dans un répertoire commun sur le réseau pour lequel l’accès sera limité aux personnes citées dans le présent accord. 

Modalités d'accès physique ou de connexion à la BDES
L’accès à la BDES papier sera disponible sur les temps d’ouverture du CFAie. Elle sera consultable uniquement dans le bureau du Responsable Ressources Humaines. Les informations ne pourront pas être copiées ou emmenées à l’extérieur du bureau.
Une fois que la BDES numérique sera accessible, les accès et les mots de passe nécessaires pour accéder aux informations seront présentés lors d’une réunion du Comité Social et Economique.  

Opérations réalisables sur et à partir de la BDES
Toutes copies, impression, transfert et exportation de données seront proscrites pour toutes les informations de la BDES qui comporteront la notion d’informations confidentielles. 
Les informations non précisées comme confidentielles pourront être utilisées par les membres du CSE dans le cadre de leur mandat. 

Limites et/ou précautions d'utilisation
En cas de question, d’incohérence relevée dans les informations présentées au sein de la BDES, les membres du CSE devront dans un premier temps remonter l’information au Responsable Ressources Humaines par mail ou à l’oral. Celui-ci vérifiera les informations et apportera une réponse au membre ayant sollicité l’information. Dans le cas où la question persiste malgré la réponse, la question pourra être portée à l’ordre du jour de la réunion ordinaire suivante du CSE. 
Les informations précisées dans la BDES ne devront pas faire l’objet d’interprétation et la diffusion d’informations non confidentielles ne devra pas être réalisée sans l’autorisation de la Direction. 



Formation à l'utilisation de la BDES
Lors de la première réunion une fois la BDES constituée, une présentation de son classement papier sera faite à tous les membres du CSE.
La méthode de classement sera détaillée afin que chaque personne puisse trouver l’information souhaitée rapidement. 
En cas de besoin, le Responsable Ressources Humaines pourra renouveler cette information individuellement au moment de la première consultation du classeur de la BDES. 
Une fois que la BDES numérique sera constituée, celle-ci sera également présentée en réunion du CSE avec une explication détaillée de son arborescence et de sa logique de classement ainsi qu’une démonstration de son accès et de l’utilisation des mots de passe le cas échéant.
L’ensemble des membres élus au CSE suivent une formation dans le cadre de la prise de leur fonction. Cette formation aborde des notions économiques, de gestion, de budget qui leur permettra d’avoir les connaissances nécessaires pour appréhender et comprendre les informations présentées au sein de la BDES. 

Maintenance, réparation et système de recours
En cas de difficulté technique ou physique liée à l’accès de la BDES, un point sera porté à l’ordre du jour de la réunion ordinaire du CSE. Lorsque ce point sera abordé, un détail des freins ou des problèmes techniques sera présenté. Un plan d’action avec des échéances détaillées visant à solutionner ces problèmes techniques devra être défini. Le plan d’action sera suivi à chaque réunion CSE suivante jusqu’à ce que l’ensemble des problèmes remontés soit solutionné.   

Protocoles de sécurité et/ou interdictions
En cas de non-respect des règles d’utilisation de la BDES définies au sein de ce présent accord, une enquête pour savoir qui a enfreint les règles pourra être menée par le président du CSE. S’il s’avère qu’effectivement un des membres n’a pas respecté les règles définies, des sanctions allant des restrictions d’accès à l’avertissement, voire à la révocation de sa fonction au sein du CSE pourront être décidées. 
Ces sanctions devront être justifiées, notifiées par écrit et pour celles prévues par le code du travail, celles-ci devront respectées le formalisme et les délais légaux le cas échéant.  

Article 3 – Données/data stockées dans la BDES

Liste des données
Les informations qui devront être présentes dans la BDES sont les suivantes : 
I – Les investissements : 
A : Investissement Social 
a/ Effectif mensuel de l’année en cours : CDD, CDI, apprentis, Temps plein, Temps Partiel, Equivalent temps plein
b/ Effectif annuel : Effectif au 31/12/N-2 et au 31/12/N-1 avec le détail CDD, CDI, apprentis/intérim/ temps partiel, temps plein, Equivalent temps plein/ Catégorie 
c/ Liste des offres de recrutement en cours à la fin de chaque mois
d/ Nombre de stagiaires accueillis N-1 et N
e/ Bilan des temps partiel au 31/12/N-2 et 31/12/N-1
f/ Bilan du nombre de travailleurs en situation de handicap au 31/12/N-2 et au 31/12N-1 avec montant de la contribution versée à l’Agefiph
g/ Bilan des formations réalisées l’année précédente à partir du mois de mars 
h/ Bilan des formations réalisées et engagées l’année en cours à partir du mois de septembre
i/ Plan prévisionnel de développement des compétences N+1 à partir du mois de novembre
j/ Suivi des congés pour formation (CPF de transition)
k/ Nombre d’entretiens professionnels réalisés l’année précédente au 31/12/N-1
l/ Liste des personnes formées en SST au 31/12/N-1
m/ Bilan et date de la dernière formation incendie 
n/ Pyramide des âges N-1 
o/ Pyramide de l’ancienneté N-1
p/ Fiches de postes

- B : Investissement matériel et immatériel
a/ Bilan des immobilisations au 31/12/N-1 diffusion en mai après l’approbation des comptes en Assemblée Générale
b/ Montant des investissements prévus en années N et domaines visés par les investissements en février et au plus tard au mois de juin
c/ Montant des investissements en N-1

II – Egalité Professionnelle entre les femmes et les hommes
a/ Score obtenu à l’index d’égalité professionnelle au 31/12/N-2 et au 31/12/N-1
b/ Répartition des effectifs par catégorie et par sexe au 31/12/N-2 et au 31/12/N-1, Nombre d’heures de formation par sexe 

III – Rémunération => Informations Confidentielles
a/ Total des rémunérations brutes versées au 31/12/N-2 et au 31/12/N-1 
b/ Total des charges patronales et de la masse salariale totale au 31/12/N-2 et au 31/12/N-1 
c/ Historique de la valeur du point, du taux d’inflation et de l’indice de consommation N-2 et N-1 

IV – Orientations stratégiques et fonctionnement
a/ Effectifs apprentis par pôle et par diplôme au 31 décembre N-1 
b/ Extrait des PV des réunions du Conseil d’administration abordant les orientations stratégiques après l’approbation du PV lors de la réunion suivante  
c/ Liste des membres du Conseil d’Administration 
d/ Extrait des PV des réunions de conseil de perfectionnement abordant les orientations stratégiques dans les 15 jours qui suivent l’approbation du PV 

V - Activités sociales et culturelles
a/ Montant de la contribution servie au titre des activités culturelles N-1
b/ Montant du budget de fonctionnement CSE N-1

VI – Accords Collectifs 
a/ Accords collectifs en vigueur
b/ PV des NAO de l’année N 15 jours après son dépôt

VIII – Santé Sécurité des salariés
a/ Liste des accidents du travail des salariés de l’année N-1 et de l’année N par trimestre 
b/ Liste des personnes avec une maladie professionnelle reconnue
c/ Liste des études de postes réalisés par la médecine du travail sur les deux dernières années et suivi des aménagements de poste
d/ Bilan des visites médicales au 31/12 N-1
e/ DUER

VIII - Sous-traitance dans le cadre des activités pédagogiques (formation, surveillance) – ne concerne pas les travaux du CFAie
a/ Liste des sous-traitants, domaine d’intervention, périodicité

VII - Fonds propres, endettements, impôts 
a/ Capitaux propres de l'entreprise N-1 après validation des comptes par l’Assemblée Générale ;
b/ Emprunts et dettes financières après validation des comptes par l’Assemblée Générale ;

Article 4 – Conditions de mise à jour et de réactualisation

La Base de données économiques et sociales devra faire l’objet d’une mise à jour : 
avant le 15 du mois pour les données mensuelles ; 
au plus tard au mois de mars pour les données annuelles sans périodicité précisée ;
au mois cité dans l’intitulé du document pour les données annuelles avec une échéance. 

En cas de modification de l’application de ces dispositions de mises à jour, l’information devra être transmise par mail à l’ensemble des membres ayant accès à la Base de Données Economiques et Sociales. En cas de désaccord de l’un de ces membres sur cette modification, le point devra être porté à l’ordre du jour de la réunion suivante du CSE. 

Article 5 – Modalités d'interprétation des données

Les membres du CSE ayant accès à la BDES auront accès à des données brutes sans qu’elles soient commentées. Si les membres souhaitent avoir une interprétation sur ces données, ils pourront soit adresser un mail au Responsable Ressources Humaines en cas de question simple, soit porter la question à l’ordre du jour de la réunion suivante en cas de question plus complexe. 

Article 6 – Commission de suivi et interprétation de l'accord

La Base de Données Economiques et Sociales reste la propriété entière et unique de l’AIDAMCIE. 
En cas de nécessité d’éclaircissement ou d’harmonisation de la signification des clauses et termes de l’accord, les points d’interrogations devront faire l’objet d’une étude en réunion CSE. Si les échanges lors de la réunion ne permettent pas de lever les interrogations, une réunion devra être organisée entre le délégué syndical en place et la Direction. Un avenant à cet accord pourra en cas de nécessité être établi dans le respect des dispositions réglementaires.  

Article 7 – Signature

Faits en 4 exemplaires originaux.
Un exemplaire dûment signé par toutes les parties sera remis à chaque signataire. 

A Val de Reuil, le 9 juillet 2020


Pour l’AIDAMCIE-CFAIE						Pour le syndicat CFDT  
Madame 		, Présidente				Monsieur,