PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL
Elections 2018




Entre

La Société BIORYLIS, 
SELAS au capital de 56.690,00 €, dont le siège social est situé à LA ROCHE SUR YON (85000) – 68 boulevard Léon Martin, immatriculée au RCS de la Roche sur Yon, sous le numéro D 442 094 132, représentée par, agissant en qualité de directeur – Code APE 8690 B.
 

D’une part,
et 

Les représentants mandatés par les Organisations syndicales :


Pour la CGT : 


Pour UNSA : 



D’autre part, 



Le présent protocole a pour objet d’organiser les élections des représentants au comité Social et Economique (CSE).

Ces élections seront organisées dans le cadre des dispositions légales, selon les modalités suivantes.

Conformément à la loi en vigueur et après envoi du cahier des charges aux organisations syndicales représentatives au sein de BIORYLIS, les parties ont décidé d’utiliser un dispositif de vote électronique accessible sur site et à distance. 

Sa mise en œuvre est confiée à la société DOCAPOST BPO (siège social 10 avenue Charles de Gaulle – 92220 CHARENTON LE PONT).

Depuis le 5 décembre 2016, et conformément au décret n°2016-1676 faisant référence au vote électronique, la mise en œuvre du vote électronique n’est plus soumise à l’obligation de la conclusion d’un accord.

Toutefois, le nouvel article R.2324-4 du Code du travail précise :
« Sans préjudice des dispositions relatives au protocole d'accord préélectoral prévues aux articles L. 2324-4 et suivants, la possibilité de recourir à un vote électronique est ouverte par un accord d'entreprise ou par un accord de groupe. A défaut d'accord, l'employeur peut décider de ce recours qui vaut aussi, le cas échéant, pour les élections partielles se déroulant en cours de mandat ».

Le système de vote électronique proposé est conforme aux prescriptions de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des délégués du personnel et des représentants au Comité d’Etablissement et modifiant le code du travail.


ARTICLE 1 – DATE DES ELECTIONS


Le premier tour des élections des membres du CSE aura lieu du jeudi 24 mai 2018 à 10h00 au vendredi 25 mai 2018 à 16h00.

Le cas échéant, un deuxième tour aura lieu du lundi 4 juin 2018 à 10h00 au mardi 5 juin 2018 à 16h00.


ARTICLE 2 – ORGANISATION DE LA REPRESENTATION DU PERSONNEL


2.1 	Nombre de sièges 

L’effectif de référence au jour de l’élection étant de 151.66 salariés Equivalent Temps Plein.

Le nombre de sièges à pourvoir est de :
8 titulaires et de 8 suppléants 

2.2	Répartition des sièges

Pour les élections sont retenus 2 collèges électoraux, comprenant chacun les catégories professionnelles suivantes :
1er collège : Employés
2ème collège : Techniciens, Infirmières et Cadres

2.3	Répartition du personnel dans les collèges électoraux

L’effectif se compose, suivant les catégories professionnelles, de :
1er collège : il est composé par les Coursiers, le Personnel d’Entretien, le Personnel Administratif non cadre et les Secrétaires,
2ème collège : il comprend les Techniciens, les Infirmières et les Cadres.

Soit un total par collège de :
66.10 salariés appartenant au 1er collège
85.56 salariés appartenant au 2ème collège



	
2.4	Répartition des sièges dans les collèges électoraux

La répartition des sièges entre ces collèges est la suivante :

1er collège :		3 sièges titulaires et 3 sièges suppléants
2ème collège :	5 sièges titulaires et 5 sièges suppléants



2.5 	Répartition des effectifs selon le sexe par collège électoral

Depuis le 1er janvier 2017, la loi (n°2015-994) du 17 août 2015 relative au dialogue social et à l’emploi dite « Loi Rebsamen » impose une représentation équilibrée des hommes et des femmes au cœur des instances représentatives du personnel et ce notamment lors des élections professionnelles que ce soit pour les titulaires ou les suppléants.

Exemple : si l’électorat est composé de 70 % de femmes, la liste de l’organisation syndicale devra être composée de 70 % de femmes et de 30 % d’hommes.

Méthode de calcul : 
Nombre de sièges à pourvoir x part H ou F de l’électorat
En cas où le calcul ne tomberait pas sur un nombre entier, on : 
Arrondi à l’entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5 ;
Arrondi à l’entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.
Enfin, si le nombre de sièges à pourvoir est impair et que les listes électorales sont composées de    50% de femmes et de 50% d’hommes, les organisations syndicales pourront présenter indistinctement un homme ou une femme en plus. 



ARTICLE 3 – Durée des mandats

La durée des mandats pour les membres du CSE est de 4 ans. 

ARTICLE 4 - ELECTEURS ET ELIGIBLES

La liste du personnel électeur et éligible est établie par l'employeur pour chaque collège et affichée le mardi 24 avril 2018 sur chaque site.

Cette liste comportera exclusivement les indications suivantes : les noms, prénoms, date de naissance, date d’ancienneté et éligibilité des électeurs.




ARTICLE 5 – LISTES DE CANDIDATS ET propagande électorale

 Listes de candidats 1er tour

Il est rappelé que les seules organisations syndicales mentionnées aux premiers et deuxièmes alinéas des articles L. 2314-3 et L. 2324-4 du Code du travail sont en droit de présenter des listes de candidats au premier tour.

Pour des raisons d’ordre matériel tenant à l’organisation du vote, les listes devront être adressées à la Direction des Ressources Humaines à l’attention de Responsable Ressources Humaines avant le lundi 14 mai 2018 à 17H, par lettre recommandée ou remise contre récépissé.
Les listes peuvent être incomplètes, mais ne doivent pas comporter plus de candidats que le nombre de sièges à pourvoir.

En cas de liste commune, si une répartition des voix est prévue, elle sera communiquée à toutes les organisations syndicales lors du dépôt des listes. 
Les listes de candidats et l’éventuelle répartition des voix sont affichées par la direction dès qu’elle en a connaissance et au plus tard le lendemain de la date limite de dépôt, soit le mardi 15 mai 2018.

 Listes de candidats au 2nd tour :

En cas de deuxième tour, les candidatures sont libres.

La date limite de dépôt des candidatures, dans les mêmes formes que pour le premier tour, est fixée lundi 28 mai 2018 à 17h00.

Les listes de candidats et l’éventuelle répartition des voix sont affichées par la direction dès qu’elle en a connaissance et au plus tard le lendemain de la date limite de dépôt, soit le mardi 29 mai 2018.

 Professions de foi :

Au premier tour, les organisations syndicales pourront remettre à la Direction des Ressources Humaines, leurs tracts électoraux au format PDF, consistant chacun en un feuillet 21 × 29,7 (format A4) — jusqu'au lundi 14 mai 2018 à 17H, pour qu'ils soient mis en ligne sur le site de vote par Internet.

De même, au second tour, les candidats pourront remettre au service du personnel leurs tracts électoraux jusqu'au lundi 28 mai 2018 à 17h00.


ARTICLE 6 – VOTE ELECTRONIQUE

Aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé.

Les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d'assurer l'identité des électeurs ainsi que la sincérité et le secret du vote, comme la publicité du scrutin, conformément aux principes généraux du droit électoral.

Un descriptif détaillé du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales est annexé au présent protocole.

Chaque salarié est informé au moyen d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

ARTICLE 7 – MODALITES PRATIQUES DU VOTE ELECTRONIQUE




 Langue, ordre des instances et affichage initial des listes

Les indications et informations présentées sur le site de vote sont disponibles en français.

Une fois connecté sur l'application, l'électeur se verra présenter la liste des 2 scrutins pour lesquels il est appelé à voter (CSE titulaires et suppléants).

Le logo et le nom de la liste seront affichés. L'électeur peut basculer d'une présentation d’une liste à l'autre par un simple clic sur le bouton prévu à cet effet. Le choix d'une des listes lui présente ensuite le bulletin de vote avec tous les candidats de la liste.


 Ordre de présentation des listes

Les listes en présence pour chaque scrutin sont présentées aux électeurs, selon leur nombre, sur une ou deux colonnes par ordre alphabétique, de haut en bas (et de gauche à droite si nécessaire).

Les logos doivent être fournis par les listes en présence à la Direction des Ressources Humaines, qui les transmet au prestataire, en format GIF ou JPG, hauteur 55 pixels, largeur 55 pixels.


 Matériel de vote - Codes confidentiels

Chaque électeur est identifié par son matricule communiqué par l'entreprise.
Les codes d'accès, qui se composent d'un identifiant et d'un code confidentiel, sont générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils soient communiqués à l’Entreprise. Ces codes permettront de se connecter à l'application informatique et de valider son vote.
Des nouveaux codes sont générés et communiqués aux électeurs en cas de second tour.


 Communication des codes de vote

Le prestataire expédiera un courrier par voie postale au domicile de chaque électeur en date du vendredi 18 mai 2018. 
En cas de non réception de ce matériel de vote (mauvaise adresse), l’électeur pourra prendre contact avec la Direction des Ressources Humaines pour se voir restituer des nouveaux codes de vote.


 Protocole de restitution des clefs de vote

En cas de perte ou de non réception de ce courrier, l'électeur s'adressera à la Direction des Ressources Humaines ou déclarera cette perte ou non réception à partir du site internet.
Après vérification de l’identité de l’électeur, la Direction des Ressources Humaines enverra à l’adresse déclarée dans le système ou remettra en mains propres et une seule fois, un nouveau matériel de vote énoncé ci-dessus, cacheté sous pli fermé avec de nouveaux codes d’accès.


 Scellement du système et formation (articles R2314-15 et R2324-11 du Code du Travail)

Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire formera un correspondant des ressources humaines, chargé du projet électoral, avant l'ouverture du site internet. Cette formation sera assurée à distance par conférence téléphonique et/ou webformation.

Cette intervention consiste à :
Procéder à un test à blanc : tester la plateforme de vote et le logiciel de dépouillement avant l'ouverture du vote,
Réinitialiser les urnes électroniques, et constater qu'elles sont vides,
Générer les clés de scellement (au nombre de 3) destinées au membre du bureau de vote.

Les organisations syndicales signataires du présent protocole sont invitées par la Direction des Ressources Humaines à assister à ces opérations de contrôles et de scellement.

La cérémonie de scellement sera animée par un représentant de l’équipe des Ressources Humaines qui aura reçu la formation nécessaire par le prestataire.
L'information et la formation sont assurées :
pour les Délégués Syndicaux, par la participation à cette intervention précédant l'ouverture du site de vote,
Pour les membres du bureau de vote, par une explication de leur rôle tout au long du scrutin ainsi que le jour du dépouillement.

 Cellule d’assistance technique 

Il est constitué une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Le prestataire est chargé d’assurer les missions de la cellule d'assistance technique.

La cellule d'assistance technique contrôle, avant que le vote ne soit ouvert, que le scellement du système de vote électronique à fait l’objet d’un test à blanc et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet. 


 Assistance aux électeurs

Un membre de l’équipe des Ressources Humaines sera mis à disposition des électeurs pendant la période de scrutin. 

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.


ARTICLE 8 – DATES ET HORAIRES DES VOTES PAR INTERNET

Au premier tour, les plages horaires de vote par internet pour l’élection professionnelle sont, pour l’ensemble des électeurs de l’entreprise, les suivantes : 

Du jeudi 24 mai 2018 à 10h00 au vendredi 25 mai 2018 à 16h00

En cas de second tour, les plages horaires de vote sont les suivantes :

Du lundi 4 juin 2018 à 10h00 au mardi 5 juin à 16h00

Les heures de vote seront affichées dans les différents sites.

Toutes facilités seront accordées au personnel pour lui permettre de voter. Le temps passé par l’électeur pour voter n'entraînera aucune réduction de salaire, sous réserve du respect par l’électeur du temps strictement nécessaire pour effectuer les opérations de vote. 

Un poste en libre-service sera mis à disposition dans une salle de réunion et permettra à tout électeur de voter confidentiellement sur internet jusqu’au dernier jour du vote. 

Important : aucun moyen n'est prévu pour modifier les plages horaires de votes déterminées par ce protocole.

Les électeurs sont donc informés qu'en cas d'arrivée tardive, ou d'arrivées nombreuses peu avant la fermeture du site internet, il peut arriver qu'ils ne puissent voter sur un poste en libre service.


ARTICLE 9 – BUREAU DE VOTE ET COMMISSION DE SURVEILLANCE


Le bureau de vote est constitué d'un Président et de deux assesseurs, les deux plus âgés et le plus jeune parmi les électeurs présents sur le site et acceptant.

La présidence appartient au plus âgé, sauf s'il se présente comme candidat.

Il s'assure de la régularité et du secret du vote et proclame les résultats.

Le bureau sera constitué au siège social de la société.
Les membres du bureau de vote détiendront les clés électroniques des urnes électroniques garantissant l’intégrité et la sécurité du système. Ces clés seront générées en amont du scrutin lors de la phase de scellement du système de vote. Ces clés sont au nombre de trois dont deux d’entre elles seront indispensables pour déverrouiller le système et procéder au dépouillement.

En cas de disfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote seul aura compétence, après avis du représentant du prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

La commission de surveillance est composée d’un représentant de chaque organisation syndicale (membre du personnel), des membres du bureau de vote et de deux représentants des Ressources Humaines. 
Elle participe au contrôle et à la validation du système de vote électronique lors d’une phase de vote à blanc (phase de recette) ainsi qu’à la phase de scellement du système de vote. 
Elle assiste aux opérations de dépouillement, à la date et l’heure prévue pour celui-ci. Le temps passé par ces observateurs est rémunéré comme temps de travail. De même, la Direction peut désigner un représentant de son choix. Ces personnes n'ont aucune voix délibérative, mais peuvent aider aux opérations de dépouillement.


ARTICLE 10 – DEPOUILLEMENT

Après clôture automatique de scrutin par le système de vote électronique, le bureau de vote intègre les clés électroniques afin de déverrouiller les urnes électroniques et de procéder au dépouillement automatisé. Le bureau de vote imprime les résultats et justificatifs et proclame les résultats.


ARTICLE 11 – PROCLAMATION

Les résultats sont proclamés oralement par le Président du bureau de vote.


ARTICLE 12 – ORGANISATION D’UN SECOND TOUR

Indépendamment pour chaque scrutin, un second tour est organisé dans les cas suivants :
-	carence de candidat au premier tour,
-	quorum non atteint au premier tour (nombre de suffrages valables inférieur à la moitié des inscrits),
-	un ou plusieurs sièges non pourvus à l'issue du premier tour.








ARTICLE 16

Un exemplaire du présent accord sera adressé à l’Inspecteur du travail, conformément aux dispositions des articles L. 2314-10 et L. 2324-12 du nouveau Code du travail.

Le présent accord sera établi en autant d’exemplaires originaux que de parties à la négociation.

Il sera consultable sur le panneau d’affichage et sur le site intranet de l’entreprise.

Fait à La Roche sur Yon le 10 avril 2018
En 4 exemplaires




Son Directeur						Les Organisations Syndicales
				
							 

								Pour la CGT :	
							 
			Pour UNSA :