ACCORD D’ENTREPRISE N° 120
RELATIF AUX CONDITIONS ET AUX MODALITÉS DE VOTE PAR VOIE ÉLECTRONIQUE POUR LES ÉLECTIONS PROFESSIONNELLES 2018 DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE (CSE)








Entre la Société AREA, représentée par, 





										D’UNE PART,

Et





Les Organisations Syndicales, représentées par leurs Délégués Syndicaux,
 



										D’AUTRE PART,








Il a été convenu et arrêté ce qui suit. 






PREAMBULE

La Direction et les Organisations Syndicales ont mis en place, à l’occasion du processus électoral 2015, un vote électronique par Internet généralisé et exclusif afin de simplifier l’organisation des élections, de sécuriser le processus électoral et de favoriser la participation des salariés. 

Les parties signataires du présent accord décident conjointement d’avoir de nouveau recours à ce mode de vote pour les élections professionnelles 2018, à l’occasion desquelles un Comité Social et Economique (ci-après « CSE ») sera mis en place pour la première fois au sein d’AREA. 

Le présent accord s’inscrit dans le cadre des dispositions du Code du travail relatives au vote électronique, modifiées en dernier lieu par la loi du 8 août 2016 relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels et par son décret d’application du 5 décembre 2016. 

C’est dans ces conditions que les parties signataires sont convenus des dispositions suivantes.



ARTICLE I – PRINCIPES GENERAUX - OBJET

Le présent accord a pour objet d’entériner le recours au vote électronique pour les élections professionnelles 2018 au sein de la société AREA et d’en définir les principales modalités. Ces dernières seront précisées dans le cadre du protocole d’accord préélectoral visé ci-après à l’article III-1. 

Les parties signataires conviennent de confier la mise en place du vote électronique à un prestataire extérieur spécialisé dans le vote électronique, sur la base du cahier des charges reproduit ci-après en annexe.

Le système proposé par ce prestataire devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin qui sont :

L’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré,

L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

La confidentialité et le secret du vote.



ARTICLE II – EXCLUSION DU VOTE A BULLETIN SECRET SOUS ENVELOPPE

Les parties signataires conviennent, comme en 2015, que le processus électoral 2018 sera exclusivement organisé par voie électronique. Par conséquent, tout vote à bulletin secret sous enveloppe, physique ou par correspondance, est exclu. 



ARTICLE III – PREPARATION DES OPERATIONS ELECTORALES

	III-1 : Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre des élections professionnelles 2018, la Direction et les Organisations Syndicales légalement intéressées négocieront un protocole d’accord préélectoral. A défaut d’accord, la Direction organisera le processus électoral dans le respect des dispositions prévues par le Code du Travail. 

Le protocole d’accord préélectoral actera du choix du prestataire et comportera, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu.


III- 2 : Listes électorales

Les listes électorales seront affichées sur les lieux de travail et communiquées aux Organisations Syndicales ayant participé à la négociation du protocole préélectoral, pour vérifications, dans les conditions prévues par ledit protocole. 

Sous la responsabilité de la Direction des Ressources Humaines, qui a en charge le contrôle de leur conformité, ces listes électorales seront transmises au prestataire aux fins d’être intégrées dans le système de vote électronique. 


III- 3: Candidatures / Logo / Profession de foi des Organisations Syndicales

Les logos, les éventuelles professions de foi et la liste des candidats seront, selon ce qui sera convenu dans le protocole d’accord préélectoral : 

remis par les Organisations Syndicales à la Direction qui, après vérifications, les transmettra au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique.

saisis en ligne par les Organisations Syndicales, sur une plateforme sécurisée placée sous la  responsabilité du prestataire. 


III-4 : Programmation du site Internet

Le prestataire assurera la programmation des pages web et notamment celles de présentation des listes de candidats et des bulletins de vote. Les listes seront présentées à l’écran par ordre alphabétique. 

Le prestataire reproduira sur le site de vote les logos des Organisations Syndicales, transmis par chacune d’entre elle. Leurs éventuelles professions de foi seront également mises en ligne. 




	III-5 : Formation au système de vote électronique

Les membres du bureau de vote (voir ci-après article IV-2-b), ainsi que les représentants du personnel qui le souhaiteraient, bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique retenu. 

La date et les modalités de la formation seront convenues dans le protocole d’accord préélectoral. 



ARTICLE IV – CONTRÔLES DU PROCESSUS ELECTORAL

	IV-1 : Contrôles préalables

		IV-1-a : Déclaration CNIL

La Direction, avec l’assistance du prestataire, réalisera les formalités déclaratives préalables auprès du Correspondant Informatique et Liberté (CIL) du groupe EIFFAGE.

Conformément aux dispositions de l’article R. 2314-11 du Code du travail, les Organisations Syndicales Représentatives seront tenues informées de l’accomplissement de ces formalités.

IV-1-b : Expertise indépendante

Préalablement à la mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, il est rappelé que le prestataire retenu doit, en application de l’article R.2314-9 du Code du Travail, être en mesure de justifier d’une expertise indépendante de son dispositif de vote attestant notamment de : 

L’existence d’un cahier des charges respectant les dispositions du Code du travail ;

La confidentialité et la sécurité du dispositif de vote ;

L’accès aux données et fichiers informatiques nécessaires aux votes aux seules personnes autorisées par le Code du travail. 

La validité de la procédure de scellement du dispositif de vote à l’ouverture et la clôture du scrutin. 

Cette expertise doit impérativement être réalisée par un expert indépendant habilité. Son rapport est tenu à la disposition de la CNIL. 

La Direction mandatera un expert habilité chargé de garantir le respect des dispositions légales et des prescriptions et délibérations de la CNIL. Cette expertise sera conduite après signature du protocole d’accord préélectoral. 

Un pré-rapport sera remis aux Organisation Syndicale dès que disponible. Il en sera de même du rapport définitif, qui sera finalisé au terme du processus électoral. 



	IV-2 : Contrôles en cours de scrutin 

IV-2-a : Cellule d’assistance technique

AREA mettra en place, conformément aux dispositions de l’article R. 2314-10 du Code du travail, une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Elle comprendra des représentants d’AREA et de la société prestataire ayant en charge l’organisation des élections professionnelles. 

Conformément aux dispositions de l’article R. 2314-15 du Code du travail, la cellule d'assistance technique, en présence du bureau de vote et des représentants des listes de candidats, dans les conditions fixées par le protocole d’accord préélectoral :

procèdera, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifiera que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

procèdera, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système sera scellé ;

contrôlera, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.


IV-2-b : Bureau de vote

Pour assurer le bon déroulement des opérations électorales, et en contrôler la régularité, un bureau de vote unique pour l’ensemble des scrutins sera mis en place. Les modalités de désignation de ce bureau de vote, qui comportera un Président et deux Assesseurs, seront précisées dans le protocole d’accord préélectoral. 

Le bureau de vote pourra notamment contrôler : 

les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique, étant rappelé que cette possibilité sera également reconnue à la cellule d’assistance technique ,

périodiquement, le scellement des urnes, après ouverture du vote et jusqu’à la clôture du scrutin ; 

en temps réel le taux de participation, étant rappelé, conformément aux dispositions de l’article R.2314-16 du Code du travail, qu’aucun résultat partiel ne pourra être généré pendant le déroulement du vote. Le taux de participation sera également accessible à la Direction des Ressources Humaines et sera périodiquement communiqué aux Organisations Syndicales ayant présenté au moins une liste de candidats

Il aura également en charge le lancement des opérations de dépouillement et la proclamation des résultats, dans les conditions fixées ci-après aux articles VI-2 et 3.


IV-2-c : Prestataire

La mise en œuvre du système de vote électronique sera, s’agissant des moyens informatiques, opérée sous le contrôle des représentants du prestataire, en lien avec la DISI du groupe APRR. 

Toutes les mesures seront prises pour permettre au prestataire de vérifier l’effectivité des dispositifs de sécurité. 

Durant le scrutin, un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition de la Direction des Ressources Humaines, de la DISI et des membres du bureau de vote.



ARTICLE V – DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE

V-1 : Lieu et temps du scrutin / Modalités de vote

Comme prévu par l’article R.2314-14 du Code du travail, le vote électronique se déroulera, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée qui sera précisée par le protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal relié à Internet depuis leur domicile ou un autre lieu hors de l’entreprise, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.

Le vote depuis un « smartphone », une tablette ou tout autre équipement informatique nomade relié à Internet sera également possible. 

Dans le respect des contraintes d’exploitation, les électeurs pourront également voter sur leur lieu de travail, pendant le temps de travail. A cette fin, la société AREA mettra à la disposition des salariés des postes informatiques, avec une connexion Internet, dans des conditions fixées par le protocole d’accord préélectoral.


V-2 : Information des électeurs

La Direction et les Organisations Syndicales signataires s’accordent sur l’importance de communiquer largement sur le vote électronique pour inciter les salariés à participer au scrutin.

Les modalités de cette communication, qui inclura la notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales prévue par l’article R.2314-12 du Code du travail, seront fixées par le protocole d’accord préélectoral. 




V-3 : Transmission du matériel de vote 

Chaque électeur recevra à son domicile, avant le premier tour des élections, un courrier simple faisant état de l’adresse Internet du site de vote ainsi que ses moyens personnels d’authentification (code d’accès et mot de passe), générés de manière aléatoire pour garantir la confidentialité. Ces moyens personnels d’authentification seront valables pour les deux tours. 

L’adresse du site de vote (dite « URL ») sera déterminée dans le protocole d’accord préélectoral.

Pour faciliter les opérations de vote depuis un « smartphone », une tablette, ou tout autre équipement informatique nomade, un « QR Code » pouvant être flashé sera intégré dans ce courrier. Ce « QR Code » permettra un accès direct au site de vote, sans saisie de l’« URL ». 

Une troisième information personnelle, non contenue dans le courrier et censée être connue de l’électeur seul, appelée « code de défi », sera demandée à l’électeur au moment de valider son vote, dans un objectif de sécurisation. Le « code de défi » retenu par les parties sera précisé dans le protocole d’accord préélectoral. 


V-4 : Déroulement du vote

A l’aide du code d’accès, du mot de passe et du « code de défi », l’électeur pourra se connecter puis voter en toute confidentialité. Son identification sera assurée par un serveur extérieur dédié qui vérifiera l’identité de l’électeur et garantira donc l’unicité de son vote.
Par conséquent, toute personne ne disposant pas simultanément de ces trois informations ne pourra effectivement voter. 

L’électeur aura la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter, par exemple une première fois pour le scrutin des titulaires, puis lors d’une autre connexion, pour le scrutin des suppléants. 

Lorsque l’électeur accèdera aux listes de candidats et exprimera son vote, son choix apparaîtra clairement à l’écran. Il pourra être modifié avant validation. 

Après validation, son vote, crypté, sera stocké dans une urne électronique.

La saisie du code d’accès et du mot de passe vaudra signature de la liste d’émargement, et ce dès l’enregistrement du vote. Cette saisie clôturera définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote vient d’être réalisé. 

La transmission du vote et l’émargement feront l’objet d’un accusé de réception que l’électeur aura la possibilité de conserver. Cet accusé de réception pourra être téléchargé à tout moment par chaque électeur depuis le site de vote. 

Les électeurs votant sur le lieu de travail, et souhaitant conserver cet accusé de réception, car ne pouvant le télécharger ultérieurement depuis leur domicile ou un autre lieu privé, seront invités à se munir d’une clé USB ou d’un autre matériel de stockage pour permettre son enregistrement. 




V-5 : Assistance téléphonique et en ligne au bénéfice des électeurs 

Un service d’assistance téléphonique sera mis en œuvre dans le but de renseigner les électeurs, dans les conditions précisées dans le protocole d’accord préélectoral. 

Le numéro de téléphone ainsi que les heures d’ouverture et de fermeture de ce service seront précisés dans les documents d’information mis à la disposition des salariés. 

Une « aide en ligne » sera également présente sur le site Internet de vote. 



ARTICLE VI – CLÔTURE ET RESULTATS

VI-1 : Clôture du scrutin

La clôture du scrutin interviendra automatiquement à l’heure convenue dans le protocole d’accord préélectoral. Le site de vote ne sera alors plus accessible pour voter.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs seront figés, horodatés et scellés automatiquement, conformément aux dispositions de l’article R. 2314-8 du Code du travail. 


VI-2 : Opérations de dépouillement – Dispositif de sauvegarde

Au terme de la session de test et de scellement du dispositif de vote, prévue ci-dessus à l’article IV-2-a, des « clés de déchiffrement » seront générées par le dispositif informatique. Chaque membre du bureau de vote créera publiquement un mot de passe, connu de lui seul, permettant d’activer sa « clé de déchiffrement » le jour du dépouillement. 

Ces « clés de déchiffrement » seront indispensables pour lancer le dépouillement, qui n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux de ces clés différentes sur les trois qui doivent être éditées. 

Pour parer à toute éventualité (perte du mot de passe, évènement affectant un ou plusieurs membre(s) du bureau de vote…), un huissier de justice sera présent à l’issue de la session de test et de scellement du dispositif de vote. Un dispositif de secours sera mis en œuvre à son intention. Il lui permettra de se substituer, en cas de besoin, à un ou plusieurs membres du bureau de vote absent(s) le jour du dépouillement. 

Le système de vote électronique sera scellé, après le dépouillement (et jusqu’à l’éventuel second tour dans le cas où il devrait être organisé), afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats. 




VI-3 : Proclamation des résultats et signature des procès-verbaux

Le bureau de vote procèdera à la proclamation des résultats à l’issue du scrutin. Il validera et paraphera les procès-verbaux dont une copie sera remise aux Organisations Syndicales ayant présenté au moins un candidat. 


VI-4 : Délais de recours et destruction des données

Le prestataire conservera sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, dans le cas où une action contentieuse serait engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive : 
les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, 
les matériels de vote, 
les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. 

A l’expiration de ces délais, le prestataire procèdera à la destruction des fichiers supports.



ARTICLE VII – SECURITE ET CONFIDENTIALITE

	VII-1 : Anonymat et confidentialité des suffrages

Conformément aux dispositions des articles R. 2314-6 et 7 du Code du travail, les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales seront enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Il sera donc impossible de rapprocher un bulletin de vote d’un salarié figurant sur la liste d’émargement.

Les données du vote feront l’objet d’un chiffrement, dès leur émission sur le poste de l’électeur et jusqu’au dépouillement. Elles ne seront donc jamais lisibles.

Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recensera les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier feront l’objet d’un chiffrement et ne comporteront aucun lien permettant l’identification des électeurs, afin de garantir la confidentialité du vote.


	VII-2 : Contenu des fichiers

Les données devant être enregistrées seront :

Pour les listes électorales : matricule, noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise (ou dans le groupe), date de naissance, collège, lieu de travail ;

Pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, lieu de travail, « code de défi », coordonnées (adresse postale), date de naissance ;

Pour les listes et les fichiers des candidats : collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale, date de naissance ; 

Pour les listes d’émargement : noms, prénoms des électeurs, date et heure d’émargement, collège, lieu de travail ;

Pour les résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale, collège.  


	VII-3 : Le dispositif de secours

Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. Le prestataire choisi devra satisfaire à cette exigence.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale ou d’une intrusion, le bureau de vote aura compétence, après avis de la cellule d’assistance technique et des Organisations Syndicales, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.



ARTICLE VIII – DATE D’EFFET – ADHESION – REVISION – DENONCIATION

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée. Il prend effet à la date de sa signature et est conclu au titre du processus électoral 2018. Il cessera de produire ses effets dès après l’élection des membres du CSE. 

Toute Organisation Syndicale non signataire pourra y adhérer conformément aux dispositions du Code du travail. 

Le présent accord pourra être révisé ou dénoncé dans les formes et conditions prévues par le Code du travail.


ARTICLE IX – DEPOT LEGAL

En application des dispositions du Code du Travail, le présent accord (accompagné du cahier des charges ci-après reproduit en annexe) sera déposé de manière dématérialisée auprès de la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l'Emploi (DIRECCTE) –Auvergne-Rhône Alpes. Un exemplaire sera également transmis au Secrétariat greffe du Conseil de Prud’hommes de Lyon. 

Cet accord sera porté à l’affichage général sur le tableau d’affichage de la Direction. Une copie sera remise aux Délégués du personnel ainsi qu’au Comité d’Entreprise et sera disponible sur l’Intranet de la Société et dans la BDES. 

Ces formalités permettent de satisfaire aux dispositions de l’article R.2314-5 du Code du travail. 






Fait à lyon, le 4 mai 2018




Pour la Société AREA : …….









Pour les Organisations Syndicales, les Délégués Syndicaux :




CGT						CFE-CGC 			









CFDT						UNSA			






































Nature des prestations attendues
Le prestataire aura en charge : 
la gestion de la préparation des élections en vote électronique, sous le contrôle de la Direction des Ressources Humaines d’AREA ;
la mise en œuvre du système de vote électronique ;
la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’attribution des sièges.

Fonctionnalités attendues du système de vote électronique
Fonctionnalités générales
Système de vote électronique distant
Le système de vote électronique est hébergé chez le prestataire.
Il est rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections, via le réseau Internet.
Période des élections
La durée du scrutin est déterminée dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées. Durant cette période, les électeurs peuvent accéder à l’application de vote 24 heures sur 24.
Nature des élections.
Les élections à organiser sont des élections professionnelles 2018 du Comité Social et Economique d’AREA.
Sécurisation du système proposé
Le système de vote électronique proposé par le prestataire répond aux exigences minimales suivantes fixées par la réglementation:
Le système assure la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les « clés de chiffrement » et de « déchiffrement » et le contenu de l'urne ne sont accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique peut être scellé à l'ouverture et contrôlé pendant toute la période vote jusqu’à la clôture du scrutin.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés (« fichiers électeurs » et « urne électronique »)
Le prestataire s’engage à fournir à AREA les conclusions du dernier rapport d’expertise indépendante de son système de vote électronique, s’il était demandé. Par ailleurs, une expertise spécifique sera diligentée dans le cadre du processus électoral d’AREA en 2018. 
Scénario de vote
Etapes
Le scénario de vote électronique comporte les étapes suivantes :
Une étape d’identification de l’électeur ; celui-ci doit saisir un code identifiant et un mot de passe.
Une étape de présentation des listes de candidats en présence.
Le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposée, ou bien le choix de voter « blanc ».
La possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie.
La présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés.
La confirmation par l’électeur du choix effectué par la saisie d’un « code de défi » pour sécuriser son vote.
La confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote.
La possibilité pour l’électeur d’imprimer ou de télécharger un « accusé de réception » confirmant l’enregistrement de son vote.
Émargement électronique, unicité du vote
Le système de vote électronique enregistre un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permet plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote (principe d’unicité du vote).
Traitements sous-jacents
Lors de la prise en compte d’un vote, le système assure :
L’unicité et la confidentialité du vote : Le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote. A cette fin, les émargements d’une part et l’urne électronique d’autre part, sont enregistrés sur des systèmes dédiés et distincts.

L’intégrité du système : La sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite, à partir des votes enregistrés, est assurée. A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote. 



Procédure d’ouverture de l’élection
L’ouverture de l’élection est réalisée automatiquement par le prestataire et est contrôlée par les membres du bureau de vote désignés au sein d’AREA.
La procédure de contrôle d’ouverture de l’élection comporte les étapes suivantes :
Le contrôle des urnes électroniques qui doivent être vides.
Le contrôle de la liste des émargements qui doit être vierge.
Le contrôle du scellement du système de vote électronique. 
Procédure de clôture de l’élection
La clôture de l’élection est réalisée par le prestataire, qui sera présent dans les locaux d’AREA, sous le contrôle des membres du bureau de vote.
Dès la fin du scrutin, le contenu de l’urne, les fiches d’émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs. 
La procédure de clôture de l’élection implique un contrôle de ce scellement du système de vote électronique. 

Dépouillement des urnes électroniques
La procédure de dépouillement des urnes électroniques, opérée par le prestataire sous le contrôle du bureau de vote, en présence de toutes les personnes intéressées au sens des dispositions du Code électoral et du Code du travail, comprend les étapes suivantes :
La saisie par les membres du bureau de vote des clefs de déchiffrement.
L’édition de la liste des émargements.
Le déchiffrement des suffrages. 
La remise par le prestataire d’états de résultats permettant l’affectation des sièges par les membres du bureau de vote : tous les calculs préalables et l’affectation théorique des sièges correspondant aux règles du Code du travail, sont fournis aux membres du bureau de vote pour contrôles, validation et proclamation des résultats. 
L’édition des procès-verbaux au format CERFA ainsi que le calcul de la représentativité.
Scellement du système
Il est rappelé que le système de vote électronique proposé par le prestataire peut être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin. 
Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique
Pour garantir la confidentialité, le prestataire chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du terminal informatique sur lequel il vote jusqu’à l’urne, sans aucune interruption. Le bulletin n’est ainsi jamais « déchiffré » sur le serveur applicatif. 
Plus précisément, deux niveaux de chiffrement sont mis en place : Le chiffrement sur le poste de travail est assuré afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement.
La totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se fait selon le protocole HTTPS/SSL ou TLS (au choix d’AREA). 
Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton « JE VOTE », donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement. 
Cette architecture permet de répondre ainsi parfaitement aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption. 
Liste des émargements
L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
Dès la clôture du scrutin les listes d’émargements sont accessibles aux membres des bureaux de vote, aux Organisations Syndicales ayant présenté au moins un candidat et la Direction des Ressources Humaines. 
Pendant la période du scrutin, les listes d'émargement du vote par Internet ne sont pas accessibles. Le taux de participation est accessible aux membres du bureau de vote, à la Direction des Ressources Humaines et est périodiquement communiqué aux Organisations Syndicales ayant présenté au moins un candidat. 

Assistance technique et téléphonique
 Le prestataire assure la formation du bureau de vote, des membres de l’entreprise intégrant la cellule d’assistance technique et des représentants du personnel dans les conditions définies dans l’accord d’entreprise et/ou le protocole d’accord préélectoral. 
 Durant le scrutin, un interlocuteur dédié du prestataire se tient également à la disposition des représentants de la Direction et des membres du bureau de vote.
 Par ailleurs, les électeurs d’AREA ont à leur disposition une assistance téléphonique dont les conditions seront définies dans le protocole d’accord préélectoral. Elle permet de leur apporter une assistance technique et de leur transmettre, si nécessaire, de nouveaux codes par email ou par SMS.
 Cette dernière fonctionnalité est également accessible depuis le site de vote en ligne.
Dispositifs de secours
Le système de vote électronique est dupliqué sur deux plates-formes géographiquement distinctes. En cas de panne d’un des systèmes, un dispositif de secours prend le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de la cellule d’assistance technique, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.



Autres prestations à fournir
Préparation de l’élection
Constitution du « fichier électeurs »
Les listes électorales sont constituées par AREA. Elles comportent les informations nominatives concernant les électeurs ayant la possibilité de participer à l’élection. Elles sont établies par collège.
Les listes électorales sont fournies au prestataire sur un support numérique afin de permettre la constitution du « fichier électeurs ». Éventuellement, les listes électorales sont consolidées au sein d’un « fichier électeurs » par AREA et sont ensuite fournies au prestataire.
Ainsi, le « fichier électeurs » contient notamment, pour chaque électeur : 
La civilité de l’électeur,
Les nom et prénom(s) de l’électeur,
La date de naissance de l’électeur,
Le lieu de travail,
Le collège de l’électeur
Les coordonnées de l’électeur (adresse du domicile)
Le « code de défi »

Objet du « fichier électeurs »
Le « fichier électeurs » est transmis au prestataire aux seules fins suivantes :
Permettre l’attribution de codes d’accès au système de vote électronique pour chaque électeur autorisé.
Contrôler les accès au système de vote électronique.
Enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l’unicité du vote pour chaque électeur.
Editer les listes d’émargement.

Transmission du « fichier électeurs »
Le prestataire propose un processus d’échanges sécurisé des informations et des données par l’intermédiaire d’un accès FTP sécurisé (File Transfer Protocol : protocole de communication dédié aux échanges informatiques de fichiers sur Internet) sur son infrastructure informatique. Ce dispositif permet les échanges sécurisés de fichiers entre AREA et le prestataire.

Confidentialité du « fichier électeurs »
Le prestataire s’engage à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui sont transmises dans le « fichier électeurs » pour les besoins de gestion du vote électronique. Il met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations de ce fichier sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote électronique.
A l’issue de l’opération de vote électronique, le prestataire s’engage à détruire le « fichier électeurs » et à ne conserver aucune de ses données.

Fourniture des codes d’accès au système de vote électronique
A partir des informations du « fichier électeurs », le prestataire assure la création et la fourniture des codes d’accès au vote électronique à chaque électeur, selon les prescriptions indiquées dans l’accord d’entreprise et/ou le protocole d’accord préélectoral. 
Le prestataire propose des procédures de génération et de transmission des codes d’accès aux électeurs permettant de conserver le caractère confidentiel du code secret durant toutes les étapes. 

Composition des codes d’accès au système de vote électronique
Chaque électeur reçoit un couple de codes composé :
d’un code identifiant unique d’accès qui permet, outre le contrôle d’accès, la tenue des listes d’émargements électroniques garantes de l’unicité des votes.
d’un code secret qu’il est seul à connaître.
Afin de permettre un contrôle et une sécurité supplémentaire, le système demande à l’électeur un « code de défi » avant de valider définitivement son vote.
L’accès à l’application est également possible, depuis un « smartphone », une tablette ou tout autre équipement informatique nomade, en flashant un « QR code » figurant dans le courrier adressé à chaque électeur (voir ci-dessous point 3.1.7). 

Envoi des moyens d’authentification.
Le prestataire prend en charge la transmission aux électeurs des codes d’accès au vote électronique, par courrier postal adressé à leur domicile.
En cas de non réception ou de perte des codes par le salarié, le prestataire invalide ceux-ci et en communique de nouveaux par l’intermédiaire de son site de vote ou de l’assistance téléphonique.
Le système proposé par le prestataire assure la confidentialité des données transmises aux électeurs et la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification. 

Contrôle des listes électorales électroniques
Afin de permettre une vérification par la Direction des Ressources Humaines et les membres du bureau de vote, le prestataire, à l’issue de la génération et de la fourniture des codes d’accès, fournit une liste de contrôle permettant de vérifier que tous les électeurs ont bien été pris en compte.
La forme, le contenu et le support de cette liste de contrôle sont définis d’un commun accord durant la phase de préparation des élections.

Transmission du « fichier candidats »
Les listes de candidats peuvent être constituées par les Organisations Syndicales au sein d’AREA ou par des candidats non affiliés conformément aux règles applicables, rappelées dans le protocole d’accord préélectoral.
Elles seront transmises par la Direction des Ressources Humaines d’AREA au prestataire ou renseignées directement par les Organisations Syndicales (ou candidats libres en cas de second tour) sur une plateforme sécurisée, selon ce qui sera décidé dans le protocole d’accord préélectoral. Ces listes permettront de paramétrer le système de vote électronique pour être présentées aux électeurs au moment du vote. 


Les listes de candidats mentionnent notamment :
L’élection concernée (titulaires ou suppléants et collège),
L’appartenance syndicale, le cas échéant,
Les nom et prénom(s) de chaque candidat,
L’ordre de présentation des candidats dans les listes.

Contrôles de conformité des listes de candidats
Le prestataire propose une procédure de test du vote électronique permettant à la Direction des Ressources Humaines et aux membres du bureau de vote de vérifier l’exactitude des listes de candidats soumises au choix des électeurs.


Phase de test et de recette du système de vote électronique
Objectifs
Une fois le paramétrage réalisé, le prestataire organise un vote test en présence des représentants des bureaux de vote, des représentants des listes de candidats et de la cellule d’assistance technique. 
Le test est effectué dans les conditions du réel. La procédure de vote est entièrement déroulée jusqu’au calcul des résultats. 
L’objectif est de permette aux membres des bureaux de vote d’appréhender le fonctionnement global de la solution.
A l’issue du test, le prestataire communique trois clés de déchiffrement qui sont remises au Président(e) et aux deux assesseurs ainsi qu’une clé de déchiffrement dite de « secours » remise à un huissier. 

Étapes de recette
Les étapes de contrôle sont les suivantes :
réalisation de plusieurs votes,
déroulement du dépouillement des urnes électroniques et édition des résultats,
contrôles de la conformité des résultats obtenus,
validation du dispositif de vote,
scellement de l’application de vote électronique.


Mise à disposition d’états

Listes d’émargement
Les listes d’émargement définitives sont remises à AREA et au bureau de vote sur support numérique à l’issue de l’élection.


Résultats bruts
Les résultats bruts comportent les compteurs de voix, par collège, par liste, par candidat. Ils sont consultables « en ligne » dès la fermeture de l’élection et le dépouillement des urnes électroniques.
Seuls les membres du bureau de vote et de la Direction des Ressources Humaines auront accès à ces résultats « en ligne ».


Résultats élaborés
Les résultats élaborés indiquent l’attribution des sièges aux candidats et le détail des calculs afférents.
Le prestataire propose ces éléments afin de permettre aux membres du bureau de vote de proclamer les résultats de l’élection. 
Le prestataire met à la disposition du bureau de vote et de la Direction des Ressources Humaines les procès-verbaux modèle CERFA pré-remplis au format « .pdf ». Copie de ces procès-verbaux peut ensuite être remise aux Organisations Syndicales ayant présenté au moins un candidat. 



Prestation de conseil et d’assistance 
Le prestataire doit être en mesure de conseiller la Direction des Ressources Humaines dans la mise en œuvre du système de vote électronique et d’assister celle-ci notamment pour les tâches suivantes :
La déclaration à réaliser auprès du CIL du Groupe Eiffage.
Eventuellement, la validation de l’accord d’entreprise intégrant les modalités du vote électronique.
La rédaction du protocole préélectoral intégrant les modalités du vote électronique.
L’établissement des documents de présentation du système de vote électronique aux représentants du personnel et aux électeurs.
La formation des représentants du personnel et du bureau de vote.





Gestion informatique et technique du système de vote électronique

Disponibilité du système de vote électronique
Le prestataire assure la mise en ligne du système de vote électronique durant la période correspondant à la préparation et à l’ouverture du vote.
La durée de la période d’élection est définie dans le protocole d’accord préélectoral. 
Durant cette période, le système est disponible 24h/24.
Le prestataire met en œuvre les moyens d’assurer un service continu sans rupture.

Accusé de réception du vote
L’électeur dispose de la possibilité d’imprimer ou de télécharger un accusé de réception du vote attestant de la prise en compte de son suffrage par le système de vote.
Cette possibilité lui est offerte à l’issue du vote mais aussi ultérieurement, en se reconnectant à l’application.
Il mentionne la date et l’heure d’émission de chaque suffrage.
Cet « accusé de réception » comporte aussi une marque d’authentification interdisant une édition frauduleuse.


Conservation des données
Le prestataire conserve, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.
A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.