Accord d’entreprise relatif à la mise en place du vote par voie électronique pour les élections des représentants du personnel 

Le présent accord est conclu entre, d’une part : 

- L'UES Auvergne, située 16 rue Jean Claret à CLERMONT-FERRAND représentée par son Directeur Général,.

et d’autre part,

- le syndicat CFDT, représenté par,	
- le syndicat FO, représenté par,
- le syndicat SNEEMA CFE-CGC, représenté par.

Préambule

Afin de faciliter l’organisation des élections et de favoriser la participation des salariés, le présent accord a pour objet d’autoriser le recours au vote électronique au sein de l’UES Auvergne pour les élections des représentants du personnel, conformément aux dispositions de l’article L.2314-26 du Code du travail.

Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de la loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique dite Loi Fontaine (loi n°2004-575 du 21 juin 2004), des décrets d’application et de l’arrêté du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par  voie électronique pour l’élection des représentants du personnel.

Il est primordial que le recours au vote dématérialisé respecte les principes fondamentaux régissant les opérations électorales et notamment le secret du scrutin, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, la surveillance  et le contrôle des opérations de vote. 

C’est pourquoi les dispositions légales exigent que la mise en œuvre du vote électronique soit précédée de la signature du présent accord, distinct du protocole préélectoral, organisant le vote électronique et définissant les garanties et mesures de sécurité devant entourer le recours à ce système.
Article 1 : Principes garantis par le vote électronique

Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensable à la régularité du scrutin qui sont :
l’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,
l’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré,
l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour le même scrutin,
la confidentialité du vote, le secret du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure.
La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire extérieur choisi par l’UES Auvergne dans le respect des conditions prévues par les articles R.2314-5 à R.2314-18 du Code du travail et de l’arrêté du 25 avril 2007, par le présent accord et le cahier des charges annexé.
Les différentes règles décrites dans le présent accord s’imposeront également aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système du vote électronique.
La Direction s’engage à mettre en œuvre tous les moyens prévus par le présent accord pour donner à l’ensemble des électeurs la capacité technique de voter.

Article 2 : Protocole d’accord préélectoral

Le protocole d’accord préélectoral mentionne la signature du présent accord et s’il est déjà arrêté, le nom du prestataire choisi pour mettre en place le vote électronique.
Il comporte en annexe, la description détaillée du descriptif retenu et du déroulement des opérations électorales.

Article 3 : Exclusivité du vote électronique et recours à un prestataire extérieur

Le système de vote électronique tel que défini dans le présent accord couvre le vote par Internet, aucune autre possibilité de vote ne sera ouverte pour les élections des représentants du personnel susvisés. 

Il est convenu qu’afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la conception et la mise en place du système de vote électronique est confiée à un prestataire extérieur choisi par la Direction sur la base des dispositions légales en la matière ainsi que des dispositions du présent accord et du cahier des charges qui lui est annexé. 

Le choix du prestataire sera présenté aux organisations syndicales représentatives lors de la négociation du présent accord. 

Les différentes règles décrites dans le présent accord s’imposeront également au personnel du prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système de vote électronique.  
Article 4 : Modalités d’organisation aux opérations de vote par voie électronique

Les systèmes de vote électronique nécessitent le recours à des fichiers nominatifs au sens de la loi du 6 janvier 1978 et sont donc soumis à des formalités auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) préalablement à leur mise en œuvre. 

En outre, le système de vote électronique, préalablement à sa mise en œuvre ou à toute modification substantielle de sa conception sera soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions légales. 
Le rapport de l’expert ainsi désigné sera tenu à la disposition de la CNIL. 

Conformément aux dispositions légales, les organisations syndicales représentatives seront tenues informées de l’accomplissement des formalités auprès de la CNIL. 

Il est convenu entre les parties, qu’en sus de la note d’information détaillant  le déroulement des opérations électorales, la Direction établira une note explicative relative au vote électronique en précisant notamment les conditions et règles de fonctionnement du vote. 

Les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

Article 5 : Déroulement des opérations de vote par voie électronique

Afin de favoriser la participation des salariés aux élections de leurs représentants, le vote électronique pourra s’effectuer sur le lieu de travail ou à distance. Il s’effectuera pendant une période délimitée qui sera précisée dans le protocole d’accord préélectoral. 

Pour ce faire, les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote, de n’importe quel terminal Internet ou Intranet de leur lieu de travail, de leur domicile ou tout autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.  

Par ailleurs, pendant la période du scrutin, un ordinateur en libre service par site avec une connexion au site sécurisé des élections sera mis à disposition des salariés. Une information sera effectuée par la Direction sur l’emplacement de ces ordinateurs. 

Il est convenu entre les parties, que le temps passé par les électeurs à voter sera considéré comme du temps de travail effectif et n’entrainera aucune réduction de salaire dès lors que l’opération de vote s’effectue durant ce temps de travail. 

En cas de perte de mot de passe, l’électeur aura la possibilité de solliciter un nouvel accès auprès du prestataire. Les aspects pratiques relatifs au déroulé du vote électronique feront l’objet d’une communication au sein de l’entreprise.



Article 6 : Accès au serveur de vote électronique

En fonction du calendrier d’organisation des élections, et en tout état de cause avant le premier tour des élections professionnelles, chaque électeur recevra un code d’accès ainsi qu’un mot de passe générés par le prestataire, selon des modalités garantissant la confidentialité du vote. 

Ce moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier son identité et de garantir l’unicité de son vote. 

A l’aide de ses codes d’accès, l’électeur pourra voter en toute confidentialité sur le serveur sécurisé des élections. Toute personne non reconnue n’aura pas accès au serveur de vote.

Le système de vote électronique reproduira sur le serveur les listes de candidats telles qu’elles ont été déposées par les organisations syndicales. 

La saisie de ses identifiants permettra à l’électeur d’accéder aux bulletins de vote correspondants à son collège, pour l’élection des représentants du personnel, titulaires et suppléants. 

Une fois son vote exprimé, le choix de l’électeur apparaîtra clairement à l’écran et pourra être modifié avant validation. 

Sa validation définitive vaudra signature et émargement. 

Ce vote sera traité de telle sorte à assurer son anonymat et son chiffrage avant d’être transmis dans le fichier contenant « l’urne électronique », recensant tous les votes exprimés. 

La liste d’émargement sera accessible aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle.

Aucun résultat partiel ne sera disponible pendant la durée du scrutin. 

Article 7 : Sincérité du vote électronique et stockage des données

En application des dispositions légales relatives au vote électronique et aux principes électoraux de confidentialité, d’intégrité et de sincérité du vote, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. 

L’opinion émise par l’électeur sera ainsi décryptée et stockée dans une « urne électronique » dédiée sans lien avec « le fichier d’authentification » des électeurs. 

Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Le dépouillement et le décompte des voix devront être faits dans les conditions prévues par les dispositions légales en vigueur et explicitées dans le cahier des charges annexé au présent accord.

Le scellement du système de vote électronique devra pouvoir être contrôlé à l’ouverture et à la clôture du scrutin. 
Article 8 : Cellule d’assistance technique

Il est convenu entre les parties, qu’à l’initiative de la Direction, une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place. 

Cette cellule sera composée des membres du bureau de vote, des représentants de la Direction, des Organisations syndicales intéressées au processus électoral ainsi qu’un représentant du prestataire. 

Les membres de la cellule auront notamment pour mission de : 

procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet, 
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système sera scellé ; 
contrôler, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système. 

Article 9 : Dispositif de secours

Les parties signataires conviennent qu’en cas de panne du système principal, un  dispositif de secours offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques sera mis en place. 

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire, de la Direction et des Organisations syndicales, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote. 

Article 10 : Clause de rendez vous

Un bilan sera établi et présenté aux organisations syndicales dans les 6 mois suivant les résultats des élections.

Article 11 : Révision

Toute demande de révision, obligatoirement accompagnée d’une proposition de rédaction nouvelle, sera notifiée soit par lettre recommandée avec accusé de réception soit par lettre remise contre main propre à chacune des autres parties signataires. 

Les dispositions, objet de la demande de révision resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un tel avenant. 
 Article 12: Clause de dénonciation

Le présent accord peut être dénoncé par les parties signataires selon les modalités prévues à l’article L.2261-9 du Code du travail

Article 13 : Entrée en vigueur et durée de l’accord

Le présent accord prendra effet au jour de son agrément. Il est à durée indéterminée.
Cet accord ne constitue pas un engagement unilatéral de l'employeur mais un accord comportant comme conditions suspensives l'agrément ministériel et le respect des règles de validité relatives à la conclusion des accords collectifs prévues par la loi.

Un exemplaire papier et un exemplaire en version numérique du présent accord seront déposés auprès de l'Unité Territoriale du Puy-de-Dôme de La Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence et de la Consommation, du Travail et de l'Emploi (DIRECCTE). Le présent accord fera également l'objet d'un dépôt auprès du secrétariat du greffe du Conseil de Prud'hommes. 
CLERMONT FERRAND, le 3 avril 2018