DRH-AG/NYP/DG/2018-088

















Accord portant mise en place du télétravail 
au sein de l’Agence de santé Océan indien 






Entre 

L’Agence de santé Océan Indien, ci-après « Agence » ou « ARS OI », représentée par XXXXXX directrice générale,

Et 

La CFTC, représentée par XXXXXXXX accompagnée de XXXXXXXXXXX

Cet accord contenant : 


















Préambule 

Dans le cadre de la Démarche Qualité de Vie au Travail (QVT) engagée en 2017 avec l’objectif d’améliorer le bien-être des agents dans leur travail et la performance collective, la directrice générale a souhaité avec les organisations syndicales, répondre à la demande des personnels de mise en place du télétravail. 

L’ARS OI et ses représentants syndicaux, conscients du changement de culture et de posture managériale entraînés par le télétravail, appellent de leurs vœux que sa mise en œuvre se traduise par des effets positifs sur les agents (meilleure articulation entre la vie personnelle et la vie professionnelle, réduction de la fatigue, gain en autonomie, limitation du stress, augmentation de productivité) comme sur le collectif de travail (management plus participatif, responsabilisation de tous, meilleure formalisation des objectifs, et des moyens et ressources).

 Le présent accord adapte la réglementation liée au télétravail procédant : 

Du protocole Ucanss du 28 novembre 2017 relatif au travail à distance 
De l’accord collectif relatif à l’Aménagement du Temps de Travail (ATT) au sein de l’ARS OI du 26 mars 2014

C’est dans le respect de de l’article 2.1 du Protocole Ucanss et de l’ATT susmentionnés, que cette négociation a entendu (i) permettre l’exercice du télétravail par le plus grand nombre d’agents répondant aux critères d’éligibilité par une acception large de ses contours ; (ii) faire progresser et moderniser les modes d’action de l’Agence face aux évolutions des méthodes de travail, (iii) tout en assurant la continuité de service et le bon fonctionnement de l’Agence (iv) et la maîtrise des coûts liés.

Ceci exposé, et après consultation du Comité d’Agence, il est convenu ce qui suit :












Définitions



Titre Ier
Principes généraux 


Article 1er.- Objet – Champs d’application

Le présent accord a pour objet de préciser les conditions de mise en place et d’exercice du télétravail au sein de l’ARS OI. 
Il concerne tous les agents de droit privé affectés à l’Agence à Mayotte et à La Réunion répondant aux critères d’éligibilité d’exercice en télétravail.

Article 2.- Volontariat

Le télétravail est fondé sur le principe du volontariat. 

Dès lors, aucun agent ne peut être contraint à exercer ses missions en télétravail, aucun candidat à un poste au sein de l’Agence ne peut être incité à accepter un poste sous condition d’exercer en télétravail et aucun emploi ne peut être réservé à un agent exerçant en télétravail.

Article 3.- Egalité de traitement entre les agents

Les agents exerçant en télétravail relèvent des mêmes droits et obligations légales, réglementaires et conventionnels que les agents exerçant sur les sites de l’ARS OI en matière, notamment, de congés annuels, délivrance de tickets restaurant, traitement, avancement de carrière, droit à la formation et droit à la déconnexion.

En cas d’alerte rouge décidée par les autorités préfectorales de Mayotte ou de La Réunion, les agents exerçant en télétravail durant cette période ne sont pas autorisés à travailler. Seuls peuvent être mobilisés, dans les conditions comparables aux travailleurs sur site, les télétravailleurs(euses) participant à la gestion de crise.

Article 4.- Interdiction de la sous-traitance

Le(la) télétravailleur(euse) s’engage à ne pas sous-traiter les travaux qui lui sont confiés par son supérieur hiérarchique, à respecter la confidentialité des informations obtenues ou recueillies dans le cadre de son travail et à ne pas les utiliser à des fins personnelles.

Article 5.- Amélioration continue du déploiement du Télétravail 

La direction générale favorise l’exercice du télétravail sous réserve de la continuité de service et du fonctionnement régulier de l’Agence. 

A cet effet, elle s’engage à :
Organiser la suppléance des missions liées à l’accueil physique et téléphonique ainsi qu’au secrétariat au sein des différentes directions d’ici le 1er juillet 2019 ;
Conduire une réflexion, au-delà du seul cadre du télétravail, sur la régulation de la charge de travail des agents, sur le 1er semestre de l’année 2019.

Article 6.- Pouvoir de direction de l’administration 

Il peut être mis fin à tout moment à l’autorisation d’exercer en télétravail, sur décision motivée de la directrice générale, pour des motifs liés à l’organisation du service ou à la manière de servir de l’agent, sous réserve du respect d’un préavis de 2 mois et après entretien de l’agent avec le chef de service. 

En cas de télétravail pour raison médicale, seuls des motifs liés à la manière de servir de l’agent peuvent justifier le retrait de l’autorisation accordée.

Si cette décision intervient pendant la période d’adaptation prévue à l’article 23 du présent accord, le délai de préavis est ramené à 1 mois. Cette décision est notifiée à l’agent.

Titre II
De l’organisation générale du télétravail 


Article 7.- Critères d’exclusion liés à la qualité de l’agent

Ne peuvent prétendre à l’exercice de leurs missions en télétravail, en jours fixes ou flottants, les personnels suivants : 
Agent ayant moins de 3 mois révolus d’activité au sein de l’Agence
Stagiaires et apprentis
Directeurs siégeant au Comex (cette exclusion s’étend aux agents assurant l’intérim desdites fonctions)
Agent exerçant une quotité de service à temps partiel égale à 50%, sauf en cas de télétravail pour raison médicale prévu à l’article 19 du présent accord

Article 8.- Critères d’exclusion liés à l’activité 

Ne peuvent être exercées en télétravail les activités suivantes : 
1. Activités sur documents non dématérialisables et dont l’utilisation papier pose des difficultés de confidentialité (prévention du risque de consultation par des personnes non habilitées ; prévention du risque de perte)
2.  Activités nécessitant l’utilisation de matières premières et/ou d’équipements spécifiques (type EPI)
3.  Activités de terrain, hors réunions ou visites de contrôle programmées
4.  Activités nécessitant une présence physique auprès des usagers de l’ARS OI sur le lieu de travail habituel
5. Activités de secrétariat de direction ou de service dans l’attente de la mise en place de la suppléance visée à l’article 5 du présent accord

Article 9.- Critères d’exclusion liés à l’organisation de l’Agence et de ses services

Jour(s) d’exclusion du télétravail 

Afin d’assurer et garantir au mieux la continuité de service, le bon fonctionnement de l’ARS OI et de maintenir une cohésion d’ensemble des équipes, des jours d’exclusion du télétravail sont prévus : 

A raison d’un jour par semaine pour l’ensemble de l’ARS OI, jour fixé par décision de la directrice générale, révisable annuellement au plus tard le 15 février pour une entrée en vigueur le 1er juillet
La possibilité est offerte au chef de service de déterminer, en concertation avec les agents du service, au maximum une journée supplémentaire (de 0,5 à 1) de jour sans télétravail au sein du service, dans les mêmes délais que ceux prévus à l’alinéa précédent

Cette exclusion ne s’applique pas aux agents en télétravail pour raison médicale prévu à l’article 19 du présent accord.

Seuil d’effectifs minimum 

Les chefs de service, après discussion avec les agents, et examen en COMEX, ne peuvent exiger plus de 50% maximum de l’effectif réel du service en travail sur site.

Cette règle ne s’applique pas aux services composés de 3 agents et moins.	


Article 10.- Conditions d’exercice du télétravail 

Quotités minimale & maximale

Le télétravail s’exerce selon une quotité minimale d’un jour. 

Il s’exerce selon une formule en jour(s) fixe(s) ou jour(s) flottant(s), à raison de :
trois jours maximum par semaine, sauf dérogation au titre du télétravail pour raison médicale prévu à l’article 19 du présent accord
douze jours maximum par mois, sans que cela ne conduise l’agent à exercer en télétravail plus de trois jours par semaine.

Le(s) jour(s) de télétravail est(sont) fractionnable(s) en ½ journées. 

Modalités d’exercice 

La formule choisie est inscrite dans l’avenant au contrat de travail.

Article 11.- Choix de la formule de télétravail – Utilisation des jour(s) de télétravail

Choix de la formule

Lors de sa demande d’exercice en télétravail, l’agent indique le choix de la formule de télétravail qu’il sollicite. 

Cette formule fait l’objet des points abordés lors de l’entretien préalable prévu à l’article 27 du présent accord.

Utilisation des jour(s) flottant(s) de télétravail 

La prise des jours flottants est déterminée par l’agent avec le chef de service, sur avis du supérieur hiérarchique le cas échéant, en fonction de la situation particulière du service et de la nature des activités exercées. 

En tout état de cause, un délai de prévenance au moins égal à 3 jours ouvrés doit être respecté. 

La prise effective du(des)dit(s) jour(s) ne peut conduire l’agent à exercer en télétravail plus de 3 jours par semaine.

Les jours flottants de télétravail non utilisés sont définitivement perdus au terme de chaque mois de l’année.

Article 12.- Durée quotidienne du travail  

Comptabilisation du temps de travail

La durée quotidienne de travail de l’agent exerçant en télétravail est limitée à celle applicable à l’ARS OI, soit 7h48, effectués selon les mêmes obligations de respect des plages mobiles et fixes définies par l’ATT et reprises dans le présent accord.

Le décompte forfaitaire est déclenché par le badgeage à distance 4 fois par jour de l’agent: 
à la prise de service
à la fin du service de la mi-journée
à la reprise de service de la mi-journée
à la fin de service de la journée

Afin de permettre une meilleure articulation de la vie privée et professionnelle, l’agent exerçant en télétravail qui le souhaite, est autorisé à suspendre 1 fois le décompte horaire durant chacune des plages mobiles du matin et du soir. A cette fin, il badge à la suspension du service et à la reprise du service.

Les défauts de badgeage durant la pause méridienne entraînent l’application automatique d’un retrait d’une durée de 2h. 

Dépassement de la durée quotidienne de travail 

En cas de dépassement de la durée quotidienne de travail, à la demande expresse du chef de service, l’agent effectue par courriel à l’attention de son gestionnaire RH, une déclaration des heures effectuées validée par le chef de service.

Les heures ainsi déclarées sont portées au crédit du compteur de l’agent.

Article 13.- Lieu d’exercice 

Télétravail au domicile de l’agent

Le télétravail s’exerce exclusivement au domicile de l’agent renseigné dans la demande d’autorisation d’exercice en télétravail présentée dans les conditions fixées à l’article 21 du présent accord. 

Préalablement à l’entrée en vigueur effective de la décision d’autorisation d’exercice en télétravail, l’agent fournit à la direction des ressources humaines et des affaires générales : 
Un certificat de conformité ou, à défaut, une attestation sur l’honneur justifiant la conformité des installations et des locaux, notamment des règles de sécurité électrique 

En l’absence de production de ces documents, l’administration refuse l’exercice du télétravail.

Mission durant l’exercice en télétravail 

L’exercice en télétravail est compatible avec des missions à l’extérieur du domicile dans le respect de la réglementation applicable aux déplacements professionnels des agents de l’ARS OI.

Afin de garantir sa couverture professionnelle, l’agent badge obligatoirement au départ et au retour à son domicile.

Article 14.- Rappel sur ordre – Suspensions du télétravail

Rappel sur ordre

A la demande du chef de service, il peut être demandé à l’agent en télétravail de revenir sur son lieu de travail habituel pour des nécessités de service non prévisibles et exceptionnelles de type : 
réunion ne pouvant être décalée et pour laquelle la présence de l'agent est indispensable 
nécessité d’assurer en urgence une activité non télétravaillable
crise sanitaire, climatique ou sociale
activité temporaire du service requérant la présence sur place de l’agent

Sauf en cas de télétravail pour raison médicale défini à l’article 19 du présent accord et pour les personnes disposant d’une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé, les jours de télétravail ainsi suspendus ne sont pas reportables. 

Suspension temporaire du télétravail en raison de circonstances particulières

En cas de circonstances particulières de nature à empêcher, temporairement, l’agent d’exercer ses missions en télétravail, l’agent ou son supérieur hiérarchique peut demander, dès qu’il a connaissance de ces événements, la suspension temporaire de l’organisation en télétravail jusqu’au retour à la normale de la situation.

La demande de suspension temporaire par le chef de service est motivée et fait l’objet d’une discussion préalable avec l’agent.
Sont notamment visés les cas de difficultés personnelles de l’agent, de problèmes matériels indépendants de la volonté de l’agent ou du supérieur hiérarchique (panne du système informatique, etc…). 

Sauf en cas de télétravail pour raison médicale défini à l’article 19 du présent accord et pour les personnes disposant d’une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé, les jours de télétravail ainsi suspendus ne sont pas reportables. 

L’indemnité prévue à l’article 16 du présent accord est proratisée en fonction du nombre de jours de télétravail effectués.

Suspension temporaire du télétravail liée aux congés annuels

Sauf en cas de télétravail pour raison médicale défini à l’article 19 du présent accord et pour les personnes disposant d’une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé, en cas de difficultés d’organisation de service durant la période de congés scolaires, le télétravail peut être suspendu à la demande du chef de service.

En ce cas, l’indemnité prévue à l’article 16 du présent accord est proratisée en fonction du nombre de jours de télétravail effectués.

Pour l’ensemble de ces situations, les règles de décompte du temps de travail sont celles prévues pour le travail sur site dans l’ATT susmentionné.

Article 15.- Equipement des télétravailleurs(euses)

Composition de l’équipement

L’ARS OI prend en charge l’équipement nécessaire en technologies d’information et de communication de l’agent exerçant en télétravail en fournissant les appareils suivants : 
un ordinateur portable 
une calculette permettant l’accès à distance au réseau
un téléphone mobile, voix uniquement (pas de data).

Le matériel ainsi mis à disposition reste la propriété de l’ARS OI et évolue en fonction des changements technologiques habituellement utilisés par l’ARS OI et est strictement réservé à un usage professionnel. 

Seul l’agent visé par l’avenant au contrat de travail portant autorisation d’exercer en télétravail peut l’utiliser.

Dotation en ordinateur portable et calculette

L’agent exerçant le télétravail en jours fixes ou en jours flottants sur une base mensuelle ne disposant pas d’un ordinateur portable professionnel et d’une calculette, est équipé à titre individuel. 

L’agent exerçant le télétravail en jours flottants réserve son équipement auprès de la direction des systèmes d’information, via l’outil GLPI informatique et le récupère sur son lieu habituel d’affectation le dernier jour ouvrable de travail sur site précédant le début de l’exercice en télétravail.

Dotation en téléphones mobiles 

Tous les agents autorisés à exercer en télétravail, quelle que soit la formule choisie, ne disposant pas d’un téléphone portable professionnel, sont équipés, à titre individuel, d’un téléphone mobile.

Mise en route et maintenance de l’équipement

La configuration initiale des matériels fournis par l’ARS OI est assurée par les équipes en charge des infrastructures informatiques à Mayotte et à La Réunion. L’agent exerçant en télétravail assure à son domicile la mise en place des matériels et leur connexion au réseau.
Afin de pouvoir bénéficier des opérations de support, d’entretien et de maintenance qui sont réalisées par les équipes infrastructures de la direction des systèmes d’information à Mayotte et à La Réunion, il appartient au(à la) télétravailleur(euse) de rapporter les matériels fournis, sauf en cas d’impossibilité de sa part liée à des raisons médicales notamment. 

Les différentes prestations de service fournies par les équipes infrastructure de la direction des systèmes d’information à Mayotte et à La Réunion s’entendent comme celles dispensées sur le lieu de travail habituel des agents de l’ARS OI.

Restitution de l’équipement

L’agent exerçant en télétravail en jour(s) fixe(s) équipé dans les conditions prévues au présent article, est tenu de restituer l’ensemble du matériel fourni au terme de son autorisation d’exercer en télétravail. 

L’agent exerçant en télétravail en jour(s) flottant(s) équipé dans les conditions prévues au présent article, est tenu de restituer l’ensemble du matériel fourni au terme de chaque période de télétravail, à l’exception du téléphone mobile.

Article 16.- Prise en charge des frais des télétravailleurs(euses) 

Diagnostic électrique

Le coût de réalisation du diagnostic électrique prévu à l’article 13 du présent accord est à la charge de l’Agence, dans le cadre d’une prestation commandée par celle-ci. 

Le coût éventuel de mise en sécurité reste à la charge de l’agent. 

Assurance du domicile de l’agent

L’agent exerçant en télétravail reste considéré comme un travailleur de l’ARS OI. A ce titre, il bénéficie de la même protection que les agents travaillant sur les sites de l’Agence concernant leur responsabilité professionnelle ainsi que pour la prévention du risque de détérioration ou perte de l’équipement informatique et téléphonique fourni. 

Indemnité 

Une indemnité destinée à couvrir les coûts liés au télétravail est versée aux agents autorisés à exercer en télétravail.

Elle est revalorisée au 1er janvier de chaque année en fonction du taux d’évolution annuelle constaté de l’indice Insee « Logement, eau, gaz, électricité et autres combustibles » ou tout autre indice qui viendrait s’y substituer, publié au mensuel de statistique. 

Elle est versée durant 10,5 mois correspondant au temps de travail effectif annuel à l’ARS OI. 

Son versement est suspendu en cas d’absence de l’agent de plus d’un mois continu, hors congés annuels et RTT. 
Pour les télétravailleurs(euses) en jour(s) fixe(s), l’indemnité est mensuelle et s’élève à : 

Dans le cas du télétravail pour raison médicale prévu à l’article 19 du présent accord, cette indemnité est portée à 28 € pour 4 jours de télétravail par semaine et 35 € pour 5 jours de télétravail par semaine.

Pour les télétravailleurs(euses) en jour(s) flottant(s), l’indemnité est journalière et s’élève à 1,61 € par jour(s) de télétravail effectivement effectué(s) durant le mois de référence.

En cas de mise en œuvre des dispositions prévues à l’article 14 du présent accord, l’indemnité normalement versée à l’agent exerçant en télétravail est augmentée ou diminuée à hauteur du montant journalier ci-dessus, en fonction du temps effectivement passé en télétravail.

L’indemnité est exclusive de toute prise en charge complémentaire de coûts supportés par l’agent exerçant en télétravail. 

Consommation téléphonique

Les coûts du forfait d’abonnement ainsi que les consommations émises depuis le téléphone professionnel fourni à l’agent, dans le cadre de l’exercice de ses fonctions en télétravail, sont à la charge de l’Agence.

Article 17.- Protection de la santé & Sécurité au travail 

Protection de la santé

La réglementation applicable en matière de médecine de prévention et du travail est applicable à l’agent exerçant en télétravail, dans les mêmes conditions que pour les agents travaillant sur les sites de l’Agence. 

L’agent exerçant en télétravail est soumis à la réglementation applicable en matière d’accident de travail et maladie professionnelle.

Sécurité au travail

L’activité de télétravail fait l’objet d’une évaluation dans le document unique d’évaluation des risques professionnels. 

Les registres de santé et sécurité au travail ou danger grave et imminent sont ceux du site dont relève habituellement l’agent exerçant en télétravail.

Accès du Comité Hygiène, Sécurité et Conditions de Travail (CHSCT) sur le lieu d’exercice du télétravail 

La visite de l’espace de travail de l’agent à son domicile privé ne peut s’exercer que sur acceptation expresse de ce dernier.

Article 18.- Sécurité des systèmes d’information et protection des données 

L’agent exerçant en télétravail s’engage à utiliser l’équipement fourni dans le respect des règles en matière de sécurité des systèmes d’information et des bonnes pratiques informatiques rappelées sur le site intranet de l’Agence.

Le(la) télétravailleur(euse) doit se conformer à l’ensemble des règles en vigueur au sein de l’ARS OI en matière de sécurité des systèmes d’information et en particulier aux règles relatives à la protection et à la confidentialité de données et des dossiers en les rendant inaccessibles aux tiers.


Titre III
Des cas spécifiques de télétravail


Article 19.- Télétravail pour raison médicale

Lorsque son état de santé le justifie et afin de permettre une poursuite de son activité, l’agent qui en fait la demande et dont les activités sont éligibles, peut être autorisé à exercer en télétravail pour raison médicale.

En ce cas, la formule de télétravail est obligatoirement en jour(s) fixe(s) et il peut être dérogé aux règles de durée d’exercice des fonctions en télétravail (nombre de jours maximum) et d’obligation de présence sur le lieu d’affectation (nombre de jours minimum). 

L’état de santé justifiant l’autorisation d’exercer en télétravail est attesté par un examen pratiqué par le médecin de travail et de prévention. Il intervient après un entretien qui aborde la question de la charge des activités télétravaillables de l’agent et son organisation dans le cadre de l’exercice en télétravail.

A l’issue de cet examen, le service de médecine de prévention transmet à la direction des ressources humaines et des affaires générales ses recommandations qui portent sur (i) l’opportunité de l’exercice en télétravail, (ii) le nombre de jours et (iii) la durée adaptée de celui-ci. 

L’autorisation d’exercer en télétravail pour raison médicale, assortie le cas échant d’une dérogation aux règles de durée d’exercice et d’obligation de présence sur le lieu d’affectation est donnée pour une durée maximale de 6 mois, renouvelable une seule fois, après avis du médecin du travail et de prévention. 

La règle relative à l’effectif minimum fixée à l’article 9 du présent accord n’est pas applicable à cette situation.

En cas de rappel pour ordre ou de suspension temporaire du télétravail en raison de circonstances particulières conformément aux dispositions de l’article 14 du présent accord, le(la) télétravailleur(euse) pour raisons médicale est autorisé à reporter son(ses) jour(s) de télétravail qui n’a(n’ont) pu être exercé(s).

Les dispositions des articles 21 et 22 du présent accord ne sont pas applicables à cette situation.

Article 20.- Télétravail en cas de perturbations majeures

A titre dérogatoire, en cas d’évènements climatiques, sociaux ou autres perturbant fortement la circulation sur la route, sur décision de la directrice générale s’appuyant notamment sur les bulletins de la préfecture et tous autres éléments complémentaires, les agents travaillant habituellement en télétravail, en jour(s) fixe(s) ou jour(s) flottant(s), sont autorisés à modifier temporairement leurs conditions habituelles de télétravail, en restant travailler à leur domicile, pour faire face à cette situation. Les télétravailleurs(euses) sont informés par messagerie de l’activation du dispositif. 

Dès sa prise de fonction le 1er jour de la survenance de l’événement, le(la) télétravailleur(euse) informe par tous moyens son supérieur hiérarchique de la modification temporaire de ses conditions habituelles de télétravail. Sauf nécessité de service dûment motivée, le supérieur hiérarchique ne peut s’opposer à cette modification temporaire qui prend fin le lendemain du jour de retour aux conditions normales de circulation.

Le quota de jour(s) flottant(s) de télétravail n’est pas impacté par l’activation de ce dispositif, de même que le(la) télétravailleur(euse) en jour(s) fixe(s) reprend son rythme habituel de travail dès la levée du dispositif, sans préjudice du temps passé en télétravail.

La règle relative à l’effectif minimum fixée à l’article 9 du présent accord ne s’applique pas à cette situation.


Titre IV
De la gestion du télétravail


Article 21.- Modalités de demande d’exercice en télétravail

Circuit de la demande 

L’agent répondant aux conditions d’éligibilités des articles 7 et 8 du présent accord, dépose, auprès du chef de service, sous couvert du supérieur hiérarchique, une demande d’autorisation d’exercice en télétravail. Celle-ci précise les modalités d’organisation souhaitées, notamment la formule souhaitée (jours fixes ou jours flottants), le nombre de jours, le lieu d’exercice et la période de temps couverte par la demande.

La demande d’autorisation d’exercer en télétravail peut être d’une durée inférieure à 1 an.

Elle est analysée selon les modalités définies à l’article 22 du présent accord, à l’exception du cas de l’agent ne répondant pas au critère d’éligibilité de l’article 7 du présent accord dont la demande est immédiatement rejetée sur ce motif.

Au terme de la campagne annuelle prévue ci-dessous, après examen en Comex, la directrice générale de l’Agence autorise l’exercice en télétravail et en fixe les modalités, ou le refuse. 

L’agent autorisé à exercer en télétravail reçoit un avenant à son contrat de travail détaillant les modalités retenues et précisant les voies de recours existantes. 

L’’ensemble des décisions de la directrice générale sont motivées. Elles sont notifiées à l’agent.

Campagne annuelle 

Les demandes sont examinées dans le cadre de la campagne annuelle de recensement organisée du 15 février au 21 avril de l’année N pour un début effectif du télétravail le 1er juillet de l’année N selon le calendrier suivant : 


Demandes hors campagne annuelle

Par dérogation à l’alinéa précédent, les demandes relevant des cas ci-après peuvent être présentées hors campagne : 


Demande par l’agent de diminution de la quotité d’exercice en télétravail
Ajustement par l’agent de la quotité demandée durant la période d’adaptation prévue avec toute autorisation initiale d’exercice en télétravail
Demande de télétravail par l’agent pour raison médicale
Demande de télétravail émanant d’un agent reconnu travailleur handicapé
Demande liée à un changement de poste ou de service 
Demande formulée par un agent dont l’absence de longue durée (congés longue durée, congé de maternité ou d’adoption, congé de formation professionnelle, congé parental) ne lui a pas permis de la faire durant la campagne annuelle.


Article 22.- Modalités d’analyse de la demande d’exercice en télétravail

Critères d’analyse

La demande de l’agent est analysée par son chef de service en lien avec son supérieur hiérarchique direct selon quatre critères : 
Le caractère éligible de toutes ou partie des activités exercées par l’agent demandeur
La disposition effective au domicile de l’agent d’une liaison internet d’un débit au moins égal à 512 ko
L’adéquation entre les activités télétravaillables et le volume du temps en télétravail demandé
L’autonomie de l’agent dans l’exercice de ses activités télétravaillables

L’autonomie, appréciée au quotidien par le manager d’équipe, s’entend, notamment, des compétences, de la capacité d’organisation, de gestion du temps, de rendre compte, de la réactivité, de la maîtrise des technologies de l’information et communication, du sens de l’initiative. 

Critères de priorisation 

En cas de dépassement du seuil d’effectif minimum prévu à l’article 9 du présent accord, ou si, tout en respectant ledit seuil, la qualité et la nature des postes des agents demandant à exercer en télétravail entraînerait une trop grande désorganisation du service, le chef de service fait appel aux critères de priorisation ci-après : 

1. Critère intangible et prioritaire : l’agent reconnu travailleur handicapé ;
2. Critères globaux : contraintes familiales ; temps de trajet entre le lieu de travail et le domicile.

En cas d’afflux de demandes ou de difficultés pour prioriser, l’arbitrage peut se traduire par le fait de diminuer le nombre de jours de télétravail demandés ou par la mise en place par le chef de service d’une rotation annuelle entre les agents éligibles volontaires pour le télétravail.

Entretien préalable à l’avis sur la demande 

Un entretien entre le supérieur hiérarchique et l’agent, intervenant obligatoirement avant la transmission de l’avis du chef de service, aborde la question de la charge des activités télétravaillables de l’agent et son organisation dans le cadre de l’exercice en télétravail.

Le chef de service informe l’agent de son avis sur sa demande, préalablement à la décision d’autorisation ou de refus, au travers du formulaire dédié de demande permettant alors à l’agent de faire valoir ses observations.

Article 23.- Décision d’autorisation – Durée de l’autorisation – Période d’adaptation

La décision d’autorisation d’exercer en télétravail est accordée par la directrice générale, sur avis du chef de service, après information et avis du Comex sur les arbitrages. 

Elle est d’une durée d’un an maximum, renouvelable dans les conditions fixées à l’article 25 du présent accord.

Toute autorisation initiale est assortie d’une période d’adaptation de 3 mois non renouvelable, à l’issue de laquelle l’agent comme l’administration peuvent décider de ne pas donner suite à ce mode d’exercice du travail, dans le respect d’un préavis d’une durée d’1 mois. Ce préavis est ramené à 8 jours lorsque l’initiative de mettre fin à la période d’adaptation émane de l’agent.

Article 24.- Situation en cas de changement de poste ou de service

En cas de mobilité sur un poste dont les activités sont identifiées comme non télétravaillables, le bénéfice du télétravail est automatiquement perdu. 

En cas de changement de poste, le bénéfice du télétravail est suspendu afin de permettre l’adaptation et l’observation de l’agent dans sa prise en mains de son nouveau poste. 

Au terme de cette période qui ne saurait excéder 2 mois à compter de la prise de poste effective de l’agent, ce dernier peut présenter une demande d’autorisation d’exercice en télétravail. Celle-ci est traitée en dehors de la campagne annuelle prévue à l’article 21 du présent accord.

La décision d’autorisation ou de refus d’exercer en télétravail est notifiée à l’agent dans un délai maximum d’un mois.

Article 25.- Renouvellement de l’autorisation d’exercice en télétravail

Sauf émergence de demande(s) concurrente(s) dans le service, entraînant le non-respect du seuil d’effectifs minimum fixé à l’article 9 du présent accord et/ou évaluation défavorable de l’exercice en télétravail par le supérieur hiérarchique constatée au cours de l’entretien annuel d’évaluation, l’autorisation d’exercice en télétravail d’une durée d’un an est renouvelée par tacite reconduction pour une durée identique. 

Au terme de ce renouvellement, soit après 2 ans d’exercice en télétravail, l’agent présente obligatoirement une nouvelle demande dans les conditions fixées par l’article 21 du présent accord. Le refus de renouvellement éventuellement opposé, fait l’objet d’un entretien préalable entre l’agent et son chef de service. 

Par dérogation à l’alinéa précédent, la décision d’autorisation d’exercice en télétravail d’un délai inférieur à 1 an n’est pas renouvelable automatiquement.

Article 26.- Fin de l’autorisation d’exercer en télétravail

Sans préjudice de l’application de l’article 6 du présent accord, l’exercice en télétravail prend normalement fin : 
au terme de la durée d’autorisation
sur décision de l’agent qui peut librement, sous réserve du respect d’un préavis de 8 jours ouvrables, décider de mettre fin à l’exercice de ses missions en télétravail. Il en informe par écrit la directrice générale sous couvert de son supérieur hiérarchique.

Article 27.- Evaluation de l’exercice en télétravail

Bilans intermédiaires

L’exercice en télétravail fait l’objet d’un échange régulier entre le supérieur hiérarchique et l’agent afin de définir les objectifs clairement identifiés et formalisés qui lui ont été attribués et leur atteinte.

Cet échange est réalisé, a minima, tous les 3 mois. Si le supérieur hiérarchique constate des difficultés avant cette échéance, il lui appartient d’en avertir l’agent à l’occasion d’un entretien réalisé avant ce délai.

En cas d’appréciation défavorable, il peut être mis fin à l’autorisation d’exercer en télétravail dans les conditions prévues à l’article 6 du présent accord.


Bilan annuel

Un bilan plus global de l’exercice en télétravail intervient chaque année, dans le cadre de l’entretien annuel d’évaluation. 

Les échanges qui en ressortent sont tracés dans le formulaire type d’entretien. 

Article 28.- Voies de recours

En cas de refus de sa demande initiale ou de non renouvellement, l’agent peut demander le réexamen de sa situation en adressant une saisine écrite et argumentée à la directrice générale, dans un délai maximal de 30 jours ouvrables suivant la notification de la décision. 

La réponse motivée de la directrice générale intervient par écrit dans un délai maximal de 30 jours après réception de la demande de réexamen. 


Titre V
de la formation


Article 29.- Formations au télétravail

Destinées à favoriser l’appréhension du télétravail par les agents et son impact sur l’organisation des services, l’ARS OI propose, dans le cadre de son plan de formation, des actions des formations sensibilisation au télétravail à l’attention de l’ensemble des agents. 

Les managers d’équipe encadrant des télétravailleurs(euses) et les agents demandant à exercer en télétravail suivent une formation mise en place par l’ARS OI et visant à comprendre les principaux enjeux et modalités de fonctionnement du télétravail. Cette formation n’est pas un préalable à la mise en place du télétravail.

Article 30.- Formation aux équipements

Lorsque cela est nécessaire et avant remise du matériel à l’agent, une formation aux équipements mis à disposition et aux outils est dispensée par les équipes infrastructures.


Titre VI
Dispositions transitoires et finales


Articles 31.- Dispositions transitoires 2018-2020

Décision fixant les jours d’exclusion du télétravail au sein de l’Agence et/ou dans les services 2018-2020

Pour l’année 2018-2019, les décisions prévues à l’article 9 du présent accord sont arrêtées au plus tard le 15 novembre 2018.

Calendrier de la campagne annuelle de recensement 2018-2019

La campagne annuelle de recensement des demandes est organisée selon le calendrier ci-après : 



Un référent Télétravail – point focal d’entrée pour tous les éléments liés au dossier – est désigné au sein de la direction des ressources humaines et des affaires générales afin de piloter le lancement de la mise en œuvre de l’accord.

Durée de l’autorisation d’exercer en télétravail 2019-2020

L’autorisation d’exercer en télétravail délivrée au terme de la 1ère campagne exceptionnelle de 2018 est valable du 1er mars 2019 au 30 juin 2020.

Article 32.- Vademecum du télétravail

Un Vademecum précisant les modalités de gestion administrative du télétravail par les directions et services concernés de l’Agence est annexé au présent accord.

Il peut être modifié par la directrice générale afin de tenir compte des évolutions de fonctionnement ou de gestion, après saisine de la commission de suivi de l’accord prévue à l’article 34 du présent accord.

Article 33.- Entrée en vigueur – Durée de l’accord – Formalités de dépôt et de publicité

Les dispositions du présent accord entrent en application à la date de signature par les parties et sont conclues pour une durée de cinq ans.

Le présent accord est soumis aux formalités légales et réglementaires de dépôt et de publicité. 

Il est communiqué à chaque agent par message électronique et rendu disponible sur l’intranet de l’agence. Il fait l’objet d’une présentation aux agents par la chargée du dialogue social et coordinatrice de la démarche QVT.

Article 34.- Commission de suivi de l’accord

Une commission de suivi du présent accord, commune aux agents de droit public et de droit privé, ayant vocation à aborder tous les points d’interprétation du texte, à l’exclusion des situations individuelles des agents, est mise en place. 

Elle est composée de la directrice générale ou de ses représentants et des organisations syndicales signataires, dans la limite de 3 représentants desdites organisations.

Elle se réunit a minima une fois par an, ou sur demande des signataires, et contribue à la réalisation du bilan prévu à l’article suivant du présent accord.


Article 35.- Bilan de mise en œuvre de l’accord 

Un bilan annuel du présent accord, comportant des éléments quantitatifs et qualitatifs notamment sur le respect des conditions et modalités, la mise en œuvre et le coût , est effectué. Il est présenté pour information au Comité d’agence.

Article 36.- Modification de l’accord

La modification du présent accord intervient à la demande de l’un des signataires et se fait dans la recherche du meilleur compromis. 

Toute demande de modification est adressée par courrier simple à chacune des autres parties signataires et comporte, outre l’indication des dispositions dont la modification est demandée, des propositions de remplacement.

Le plus rapidement possible et au plus tard dans un délai de trois mois suivant la réception du courrier, les parties sus-indiquées ouvrent une négociation en vue de la rédaction ou non d’un avenant au présent accord.

Toute modification de l’ATT susvisé, en ce qu’elle traite des mêmes sujets, entraîne automatiquement la modification du présent accord.

Article 37.- Dénonciation de l’accord

En cas de souhait de modification de l’accord par l’une ou l’autre des parties et à défaut d’atteinte d’un compromis, le présent accord peut être dénoncé totalement ou partiellement par la directrice générale ou par une ou plusieurs organisations syndicales signataires de l’accord représentant au moins 50% des voix obtenues lors des dernières élections professionnelles du Comité d’Agence de l’ARS OI.

Cette dénonciation prend effet au terme d’un préavis de 3 mois et entraîne la disparition totale ou partielle de l’accord.

Fait en 2 exemplaires originaux à Saint-Denis le 30 octobre 2018







Annexes



Annexes I – DOCUMENTS TYPE


























































































































 Je soussigné(e) M, Mme, Mlle NOM : ……………………………………Prénom : ………………………………………atteste de la conformité des installations de mon logement, notamment au regard des règles de sécurité électrique.

Pour servir et faire valoir ce que de droit.











ATTESTATION DE REMISE D’EQUIPEMENT & DE RESPECT DE LA CHARTE INFORMATIQUE


L'Agence de santé Océan Indien (ARS OI) confie à son agent : 
M, Mme, Mlle NOM : ............................................................................................... Prénom : ………………….................................... 
pendant toute la durée d’autorisation d’exercice en télétravail, le matériel suivant : 
 Un ordinateur portable
 Une calculette
 Un téléphone mobile (sans data)

Ce matériel demeure la propriété de l’ARS OI.

Il est convenu que l’agent ne pourra utiliser ce matériel à d'autres fins que des fins professionnelles.

La faculté offerte à un salarié d'utiliser le matériel de l'entreprise de façon permanente à des fins personnelles peut constituer un avantage en nature soumis à cotisations sociales.

Quel qu’en soit le motif et au terme de la durée d’autorisation d’exercer en télétravail, l’agent s'engage à restituer l'intégralité du matériel confié.

 Je déclare avoir pris connaissance de la Charte informatique en annexe de ce document et qui garantit la protection et la sécurité des données de l’ARS OI.