Entre, 

Les structures composant l’Unité Economique et Sociale HARMONIE MUTUELLE, représentée par…, en qualité de Directrice Ressources Humaines 

la mutuelle Harmonie Mutuelle
le GIE S.I.H.M.
la SAS Kalixia
l’Union Harmonie Mutuelles
le GIE Synergie Mutuelles
la SAS Harmonie Mutuelle Foncière et Lieux de Vie


 Et,

La fédération P.S.T.E C.F.D.T représentée par :

L’organisation syndicale C.G.T UES Harmonie Mutuelle représentée par : 

L’organisation syndicale C.F.E.-C.G.C représentée par : 

L’organisation syndicale SNACOS C.F.T.C représentée par :




Il a été convenu et arrêté ce qui suit.


PrÉambule
L’utilisation des nouvelles technologies de l’information et de la communication vise à simplifier l’action quotidienne des acteurs du dialogue social et à enrichir la communication entre les représentants de l’employeur et les organisations syndicales, ainsi qu’entre les organisations syndicales et les salariés. Cette utilisation est d’autant plus importante durant la période de crise sanitaire actuelle de covid 19 qui remet en cause les moyens de communication habituels.
 
C’est la raison pour laquelle, à la demande des organisations syndicales lors de la Commission Paritaire de Dialogue et de Négociation, une Commission extraordinaire s’est réunie le 29 septembre 2020 pour étudier les modalités de mise en place d’un mode de communication adapté à la période de crise sanitaire. Les organisations syndicales ont pu à cette occasion communiquer leurs besoins à la direction. 

Les partenaires sociaux ont échangé à nouveau sur ce sujet à l’occasion des Commissions Paritaires de Dialogue et de Négociation des 6 octobre, le 3 novembre 2020et le 16 Décembre 2020 pour parvenir à la signature d’un avenant à l’accord relatif à l’organisation collective de travail durant la crise sanitaire Covid 19. Cet avenant vient aussi modifier temporairement l’article IV.1.3 Moyens de communication de l’accord en faveur du dialogue social au sein de l’UES Harmonie Mutuelle du 17 septembre 2019.

Cet avenant à durée déterminée lié à la période de crise sanitaire a donc pour objet d’assurer le maintien du dialogue social et de permettre aux organisations syndicales de maintenir leur visibilité vis-à-vis des collaborateurs.
La direction et les organisations syndicales ont convenu d’appréhender la période que nous traversons comme une source d’opportunité d’expérimentations de nouveaux usages.  

Les parties soussignées ont convenu des dispositions suivantes. 



Dispositions gÉnÉrales 

Champ d’application


Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés composant l’Unité Economique et Sociale HARMONIE MUTUELLE :
la mutuelle Harmonie Mutuelle
le GIE S.I.H.M
la SAS Kalixia
l’Union Harmonie Mutuelles
le GIE Synergie Mutuelles
la SAS Harmonie Mutuelle Foncière et Lieux de Vie






Application aux organisations syndicales 

Le présent avenant s’adresse aux organisations syndicales présentes au sein de l’UES Harmonie Mutuelle et satisfaisant aux critères de respect des valeurs républicaines et d'indépendance, légalement constituées depuis au moins deux ans.
Ainsi, cet avenant est applicable à tous les syndicats ayant constitué une section syndicale au sein d’Harmonie Mutuelle.



mise À disposition d’une plateforme COLLABORATIVE 

CrÉation d’une plateforme sharepoint accessible depuis l’intranet
La direction s’engage à permettre à chacune des organisations syndicales telles que désignées au paragraphe 1.1.2. du présent avenant, la création d’une plateforme collaborative SharePoint.

Le SharePoint créé devra obligatoirement mentionner son caractère syndical et préciser le nom de l’organisation syndicale administratrice. Il sera accessible et pourra être mis à jour à partir des postes informatiques reliés au réseau de l’entreprise.

Seules des informations à caractère exclusivement syndical doivent être diffusées via l’espace SharePoint syndical.

La Direction s’engage à faire une communication à l’ensemble des salariés pour les informer de la création de ces plateformes et leur en communiquer le lien pour chacune des Organisations syndicales et au moment de chaque mise en place. 

formation À l’utilisation de la plateforme sharepoint
Les organisations syndicales pourront bénéficier, à leur demande, des sessions de formation existantes au sein d’Harmonie Mutuelle relatives à l’accompagnement lors de la création et l’utilisation de l’outil SharePoint. Des sessions de formation complémentaires seront mises en place si nécessaires, à la demande des organisations syndicales.

FonctionnalitÉs de la plateforme
L’accès aux plateformes SharePoint permet à chaque salarié de prendre connaissance des informations syndicales de son choix, en qualité de « visiteur ». Ces plateformes dont le but exclusif est de partager des informations syndicales, seront accessibles via l’Intranet.

Sous réserve du respect de la charte d’utilisation des ressources informatiques et des principes d’utilisation prévus au présent avenant, la création d’un site SharePoint permet aux Organisations Syndicales :
De bénéficier d’un espace librement modulable et adaptable à ses besoins (création de menus, d’espace de partage de documents, de calendrier, etc.) avec une mise en page librement définie.
De déposer et mettre à disposition des documents vidéos (via Stream), photos à caractère d’information syndicale.
De mettre à disposition, à titre d’information, des liens vers des sites Internet/pages Internet à caractère d’information syndicale. 
De bénéficier d’un moteur de recherche pour effectuer une recherche parmi les documents disponibles sur le site SharePoint.

contenu de la plateforme Sharepoint 
Cet espace collaboratif, de par sa nature doit obligatoirement respecter certaines règles relatives à la RGPD et aux dispositions légales relatives à la presse. 

Ainsi les contenus bien que librement déterminés par les organisations syndicales concernées devront l’être dans le respect :
Des conditions d’exercice du droit syndical ;
Des limites techniques fixées au paragraphe 2.5. ;
De la charte d’utilisation des ressources informatiques de l’entreprise ;
Des droits d’auteurs et droits d’utilisation ;
De la liberté de la presse et de la protection de la vie privée et du droit à l’image.


conditions techniques d’utilisation de la plateforme sharepoint
Les organisations syndicales ayant demandé la mise en place d’une plateforme SharePoint devront respecter les conditions techniques d’utilisation suivantes : 

La diffusion d'informations sur le SharePoint syndical ne doit pas porter atteinte au bon fonctionnement et à la sécurité du réseau informatique.
Aucun développement spécifique ne sera réalisé, seules les fonctionnalités applicables dans l’outil mis à disposition par Harmonie Mutuelle pourront être utilisées par les organisations syndicales.
La plateforme SharePoint ne doit pas être partagée à l’externe à l’entreprise.
Aucun logiciel externe téléchargeable sur le poste ne pourra être mis à la disposition des visiteurs sur la plateforme SharePoint. 
Par ailleurs, seules des vidéos et bandes sons à caractère d’information syndicales pourront être téléchargées sur la plateforme.


Les salariés pourront ainsi prendre connaissance des informations syndicales de leur choix, et s’abonner pour bénéficier de notifications en lien avec la mise en ligne de nouveaux contenus.

DÉsignation d’un RÉFÉRENT et d’un adjoint
Chaque organisation syndicale désignera parmi les délégués syndicaux, représentants du personnel ou représentants de la section syndicale, un référent ainsi qu’un adjoint en charge de l’animation et de l’administration de la plateforme. 
Les noms seront communiqués au Pôle Affaires Sociales qui transmettra à la direction informatique pour attribution des droits « propriétaires ».
Après information auprès de la Direction, un deuxième adjoint pourra être nommé en cas d’absence prolongée du référent ou de son adjoint.

Le référent et son adjoint disposeront d’un accès « propriétaire » pour gérer la plateforme SharePoint et seront responsables de l’utilisation de cette plateforme. L'accès d’administration du Sharepoint est sécurisé par le LanID (Compte d’Ouverture de session Windows) qui est personnel et unique. Ils s’assureront que ce code n’est pas divulgué et informeront la direction en cas d’infraction à la sécurité. 

Il est convenu que les publications et tracts syndicaux (ou leur lien), édités sur l’espace SharePoint syndical, seront préalablement à leur diffusion, envoyés pour information au Pôle Affaires Sociales.


les rÉunions d’information syndicale
Les dispositions du présent article viennent modifier et/ou compléter celles prévues à l’article IV 1.32 et 1.33 et se substituer à l’article 1.35 de l’accord Dialogue social au sein de l’UES Harmonie Mutuelle.
utilisation du logiciel teams pour les rÉunions d’information syndicale
Les partenaires sociaux conviennent que durant la période de crise sanitaire, la tenue des réunions d’information syndicale en présentiel est difficile.

Ainsi, il est convenu que pour la durée du présent avenant, ces réunions pourront être prévues selon les modalités suivantes :
	    -  	en utilisant le logiciel TEAMS,
Chaque salarié bénéficie d’une heure par trimestre civil sur son temps de travail, non cumulable afin de participer s’il le souhaite, à la réunion d’information syndicale de son choix, toutes organisations syndicales confondues,
L’organisation de ces réunions appartiendra aux organisations syndicales, qui veilleront à en informer le Pôle Affaires sociales au minimum 15 jours avant. 

	3.2 INFORMATION SUR LES DATES DE RÉUNIONS 

Les dates des réunions d’information syndicale- ainsi que le lien pour se connecter à la réunion -pourront être affichés sur la plateforme SharePoint de l’organisation syndicale ainsi que sur sa page intranet. 
Chaque organisation syndicale pourra envoyer un message à l’ensemble des collaborateurs pour les informer des dates de réunions et du lien TEAM pour s’y connecter. Ce message devra clairement identifier dans son objet le nom de l’organisation syndicale et l’objet : « Nom OS / réunions d’informations syndicales ». Cet envoi est limité à un message maximum par trimestre par OS. Pour l’envoi de ces messages, une adresse de messagerie sera créée pour chaque organisation syndicale (nomsyndicat@harmonie-mutuelle.fr). Cette adresse de messagerie servira exclusivement à l’envoi des plannings de réunions syndicales et ne pourra recevoir de réponse. Les listes de diffusion seront transmises par le Pôle Affaires Sociales.
Le salarié souhaitant participer à une réunion veillera à informer préalablement sa hiérarchie de son absence au moyen des outils ou procédures en place.

Il est précisé que l’enregistrement des réunions est interdit.


RESPONSABILITÉ ET MANQUEMENTS AUX RÈGLES D’UTILISATION
Les organisations syndicales, via leur Délégué Syndical Référent, sont directement responsables du contenu de la plateforme SharePoint qui leur est attribuée.
Tout manquement aux règles édictées au sein du présent avenant et aux dispositions relatives à la presse, au contenu des tracts et communications syndicales conduisent, après un premier avertissement, à la suppression de l’espace SharePoint syndical.

Harmonie Mutuelle se réserve par ailleurs, le droit d'agir en justice en cas d'abus ou de non-respect des libertés fondamentales. En outre, les contrevenants s’exposent à des sanctions disciplinaires.


dispositions finales

 Effet et durÉe de l’accord

Le présent accord est conclu pour accompagner les dispositifs d’organisation durant la crise sanitaire liée à la pandémie. Il entre en vigueur à la date de signature.
Il cessera donc immédiatement de produire effet en même temps que l’accord relatif à l’organisation collective de travail durant la crise sanitaire Covid 19.

Une réunion de suivi sera planifiée à l’issue pour faire un bilan de l’utilisation de ces nouveaux outils en vue de l’ouverture d’une négociation.


FormalitÉs de dÉpôt et publicitÉ
Cet avenant donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues aux articles L. 2231-6 et D. 2231-2 du Code du travail, à savoir dépôt sur la plateforme de téléprocédure dénommée «TéléAccords » accompagné des pièces prévues à l’article D. 2231-7 du code du travail, et en un exemplaire auprès du Greffe du Conseil de prud'hommes compétent.

Il sera adressé à chaque organisation syndicale signataire une version électronique d’un exemplaire original et l’accord signé sera également mis à disposition de l’ensemble du personnel sur l’Intranet de l’entreprise.


Fait en 5 exemplaires ;

A Paris, le 17 décembre 2020

Les signataires

Pour les structures de l’UES Harmonie Mutuelle




Pour la fédération PSTE C.F.D.T 


	
Pour l’organisation syndicale C.F.E.-C.G.C


	
Pour l’organisation syndicale SNACOS – C.F.T.C

	

Pour l’organisation syndicale C.G.T UES Harmonie Mutuelle