Accord relatif au télétravail au sein d’HEC Paris



ENTRE LES SOUSSIGNES :

HEC PARIS, Etablissement d’enseignement supérieur consulaire de Paris au capital de 60.451.500, 00 euros, immatriculé au Registre du Commerce et des Sociétés de Paris sous le numéro 817 759 186, domicilié sis 8, avenue de la Porte de Champerret - 75017 Paris, représenté par XXX en qualité de Directeur Général,

Ci-après « HEC Paris »,

D’une part


Et

Les organisations syndicales représentatives suivantes :

SNPEFP-CGT,

SNEPL-CFTC,

UNSA,


Ci-après les « Organisations syndicales »,

D’autre part

Ensemble dénommées les « Parties » ou individuellement une « Partie ».










Préambule
Convaincues que le télétravail constitue une réelle opportunité pour les collaborateurs d’avoir une plus grande autonomie dans l’accomplissement de leurs tâches et de mieux concilier vie professionnelle et vie personnelle, les Parties souhaitent s’engager en faveur de son développement au sein d’HEC Paris.

Ce nouveau mode d’organisation du travail s’inscrit naturellement dans la démarche engagée par HEC Paris :
D’une part parce que le déploiement du télétravail est un moyen de répondre aux aspirations des collaborateurs qui souhaitent mieux concilier vie personnelle et vie professionnelle en limitant leurs trajets et en exerçant une partie de leur activité à domicile ;
D’autre part parce que c’est aussi une manière de témoigner de l’action d’HEC Paris pour le développement durable en limitant les déplacements des collaborateurs.

Fondé sur un volontariat réciproque et sur un rapport de confiance mutuelle entre le collaborateur et son supérieur hiérarchique, le télétravail a vocation à rendre les organisations de travail plus souples.

Dans le cadre de la mise en œuvre du télétravail au sein d’HEC Paris, un groupe pilote a été mis en place le 4 octobre 2016. Le bilan de cette expérience étant positif, les Parties souhaitent élargir cette organisation de travail à davantage de collaborateurs et en fixer les conditions d’exercice.

Le présent accord s’applique à l’ensemble des collaborateurs sous statut EESC au sein d’HEC Paris, à l’exclusion des collaborateurs mis à disposition de HEC Paris par la CCI Paris Ile de France.

La situation des professeurs étant particulière, les dispositions relatives au télétravail ne s’appliquent pas à cette catégorie. Un accord spécifique sur le statut des professeurs sera négocié ultérieurement. 

Les présentes dispositions se substituent de plein droit aux stipulations qui pourraient être contenues dans d’autres accords en vigueur au sein d’HEC Paris, ainsi qu’aux usages et pratiques applicables relatifs au télétravail.

Article 1. Définition du télétravail

Le télétravail est une forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait normalement été exécuté dans les locaux d’HEC Paris est effectué par un collaborateur à son domicile, de façon régulière et volontaire, en utilisant les technologies de l’information et de la communication.

Aucun collaborateur ne peut travailler à son domicile et être considéré comme télétravailleur sans disposer d’un contrat de travail ou d’un avenant à celui-ci le prévoyant.

Le seul fait de travailler à l’extérieur du site auquel il est rattaché, y compris avec les technologies de l’information et de la communication, ne suffit donc pas à conférer à un collaborateur la qualité de télétravailleur.



Article 2. Les principes généraux du télétravail

Le volontariat

Le télétravail ne constitue ni un droit ni une obligation.
La mise en place du télétravail est fondée sur un double volontariat, à savoir le volontariat du collaborateur et celui de son supérieur hiérarchique. Ainsi, le télétravail ne peut être imposé ni au collaborateur, ni à son manager.
L’initiative de la demande revient au collaborateur.

La réversibilité

Le télétravail revêt un caractère réversible, pour le collaborateur et pour sa hiérarchie.

Le collaborateur peut demander à mettre fin au télétravail de façon anticipée, sans devoir justifier pour cela d’un quelconque motif. Il adressera sa demande à la Direction des Ressources Humaines.

HEC Paris peut également mettre fin au télétravail, sur demande du responsable hiérarchique du collaborateur, en cas de dysfonctionnement ou lorsque les nécessités du service l’imposent.

Ce droit à la réversibilité doit être exercé par courrier daté et signé remis en main propre contre décharge, ou à défaut par courrier électronique.

L’interruption du télétravail interviendra moyennant le respect d’un délai de prévenance de huit jours pendant la période d’adaptation et d’un délai de prévenance d’un mois à l’issue de la période d’adaptation. Sur demande du collaborateur qui rencontrerait des difficultés particulières pour travailler à son domicile, et en accord avec HEC Paris, le délai de prévenance hors période d’adaptation pourra être réduit.

Le collaborateur ne reprendra pleinement son activité dans les locaux d’HEC Paris qu’à l’expiration de ce délai.

Egalité de traitement

Le collaborateur en télétravail bénéficie des mêmes droits et avantages légaux, règlementaires et conventionnels que ceux applicables aux autres collaborateurs en situation comparable travaillant dans les locaux d’HEC Paris.

En particulier, les règles applicables en matière de rémunération, de décompte des heures de travail, d’évaluation, et les droits d’accès à la formation, aux informations syndicales et de participation aux élections professionnelles des collaborateurs en télétravail sont identiques à ceux des collaborateurs en situation comparable travaillant dans les locaux d’HEC Paris.

Lutte contre l’isolement

Afin d’éviter l’isolement des collaborateurs concernés, le manager s’assure que le télétravail ne constitue pas un frein à la participation physique aux réunions avec les autres collaborateurs et aux évènements collectifs d’HEC Paris.

HEC Paris s’engage également, au travers d’une communication interne, à sensibiliser les collaborateurs qui ne bénéficient pas du télétravail à la nécessité de prendre en compte les particularités de l’organisation en télétravail de leurs collègues.

Article 3. Conditions d’éligibilité du télétravail

L’ancienneté du collaborateur

Les collaborateurs présents depuis au moins un an au sein d’HEC Paris sont éligibles au télétravail.

A titre exceptionnel, les collaborateurs présents depuis moins d’un an peuvent être éligibles au télétravail. Ces demandes seront étudiées selon l’autonomie et la maturité du collaborateur.

Les collaborateurs à temps partiel actifs à moins de 80% de l’horaire collectif d’HEC Paris ne sont pas éligibles au télétravail.

Le poste occupé par le collaborateur

Tous les métiers ou domaines d’activités ne sont pas compatibles avec le télétravail. Cette compatibilité dépend notamment des tâches à réaliser et de l’organisation du service.
Le télétravail ne peut être ouvert qu’à des fonctions de nature à pouvoir être exercées à distance. De fait, sont incompatibles avec le télétravail les métiers nécessitant une présence physique permanente et/ou indispensable au sein des locaux d’HEC Paris. Ainsi, certains postes peuvent être considérés comme incompatibles avec le télétravail.

L’accord du manager du collaborateur

La mise en place et le succès du télétravail requièrent une confiance mutuelle entre le collaborateur et son supérieur hiérarchique. L’accord du manager est en conséquence une condition essentielle au passage en télétravail.
Cet accord repose d’une part sur les aptitudes individuelles et les qualités professionnelles du collaborateur notamment relatives :
A son autonomie dans l’organisation du travail et dans la gestion du temps de travail,
A son niveau de maîtrise du poste occupé,
A sa connaissance de l’environnement informatique indispensable à l’exercice de son activité.

Il repose d’autre part sur l’éligibilité du poste au regard de la faculté pour le collaborateur d’effectuer tout ou partie des activités à distance en fonction de l’organisation du service, du nombre de postes déjà assurés en télétravail au sein du service et des contraintes techniques liées à l’activité.
L’accord du manager pour le passage d’un collaborateur en télétravail suppose que l’ensemble de ces conditions soient remplies.
La conformité du domicile du collaborateur

Pour être éligible au télétravail, le collaborateur doit :
Etre domicilié au sein d’un logement situé dans une zone présentant une couverture internet lui permettant d’avoir une connexion satisfaisante au réseau d’HEC Paris et une bonne couverture par le réseau mobile utilisé par HEC Paris ;
Justifier d’un cadre de travail adapté notamment d’un environnement propice au travail et à la concentration ;
Disposer d’une installation électrique conforme aux normes de sécurité.

La disponibilité du matériel informatique

Le passage au télétravail suppose la disponibilité de matériel informatique adapté.

Le stock dont dispose HEC Paris étant limité et le nombre de demandes de passage en télétravail n’étant pas connu par avance, les Parties conviennent que l’indisponibilité de matériel informatique pourrait justifier des refus de passage en télétravail.

Article 4. Critères de traitement des demandes

La demande en télétravail doit répondre aux cinq critères précités, à savoir :
L’ancienneté du collaborateur ;
Le poste occupé par le collaborateur ;
L’accord du manager ;
La conformité du domicile du collaborateur ;
Et la disponibilité du matériel informatique.

Si la demande en télétravail ne répond pas à l’un des quatre premiers critères précités, la Direction des Ressources Humaines n’accordera pas au collaborateur la faculté de travailler depuis son domicile.

Dans l’hypothèse où le nombre de collaborateurs éligibles en application de ces quatre premiers critères serait supérieur au stock de matériel informatique indispensable au travail à distance, la Direction des Ressources Humaines privilégiera les demandes des collaborateurs en situation de handicap, et celles des collaborateurs ayant un temps de trajet quotidien supérieur à deux heures.

Article 5. Procédure de demande de passage en télétravail

5.1. Mise en place de campagnes de demandes de télétravail

Les demandes de passage en télétravail sont traitées par la Direction des Ressources Humaines.

Afin d’assurer une équité dans l’accès des collaborateurs au télétravail, de permettre à la direction et aux managers d’avoir une vision exhaustive de leurs services et de faciliter la gestion du stock informatique, la Direction des Ressources Humaines organisera chaque année une campagne, durant laquelle toutes les demandes de télétravail devront être envoyées et seront traitées. Cette campagne fera l’objet d’une communication auprès des collaborateurs. Les demandes seront examinées et les réponses notifiées au 1er juillet de l’année considérée. Le télétravail débutera le 1er septembre de l’année considérée. 

5.2. Procédure pour les demandes exceptionnelles

A titre exceptionnel, les demandes des collaborateurs pourront être traitées en dehors des campagnes annuelles.

Lorsque pour des raisons personnelles objectives le collaborateur n’aura pas pu participer à la campagne (maladie, maternité, congé de longue durée etc.) ou qu’il aura connu un changement de sa situation personnelle (déménagement, évolution des moyens de transport etc.) ou professionnelle (changement de poste), il aura la faculté de soumettre une demande de télétravail en dehors de la campagne. Dans de telles situations, le télétravail sera mis en place pour une durée allant jusqu’à la campagne suivante.

Pour des raisons personnelles relatives à son état de santé, le collaborateur pourra établir une demande de télétravail pour une durée inférieure ou égale à deux mois, renouvelable une fois, sous réserve de l’accord express du manager et d’un justificatif médical.
Dans ce cas, le collaborateur pourra être en télétravail jusqu’à 100% de son temps de travail. 

5.3. Organisation de la procédure de demande

En tout état de cause, la demande de télétravail devra respecter la procédure suivante :
Le collaborateur transmet le formulaire de demande de télétravail disponible sur l’intranet d’HEC Paris par mail à la Direction des Ressources Humaines ;

La Direction des Ressources Humaines examine l’ensemble des demandes reçues au regard des critères prévus par le présent Accord (articles 3.1., 3.2., 3.4., 3.5. et 4.) ;

Lorsque ces critères sont remplis, la Direction des Ressources Humaines sollicite l’accord du manager par mail ;

Le manager valide ou refuse la demande de télétravail par retour de mail à la Direction des Ressources Humaines en fonction des critères prévus par le présent Accord (article 3.3.) ;

Lorsque le manager valide la demande, le service Informatique prépare le matériel ;

Le service Administration du Personnel établit l’avenant de télétravail. Une fois l’avenant signé, le collaborateur peut exercer ses missions en télétravail ;

Si la demande est refusée par le manager, le collaborateur est reçu par celui-ci qui lui expose les raisons de ce refus et un courrier à l’attention du collaborateur est établi et envoyé par la Direction des Ressources Humaines ;

Les demandes ayant fait l’objet d’un refus par le manager du candidat donnent lieu à l’examen par la Direction des Ressources Humaine des éventuelles candidatures qui auraient été écartées en raison de l’indisponibilité du stock informatique ;

Les candidatures concernées font alors l’objet d’une demande au manager par la Direction des Ressources Humaines selon la procédure décrite précédemment ;

Les demandes refusées par la Direction des Ressources Humaines font l’objet d’un courrier envoyé au collaborateur exposant les raisons du refus.

Article 6. Télétravail occasionnel en cas de circonstances exceptionnelles collectives

En cas de circonstances exceptionnelles (telles que des intempéries, épidémies, cas de force majeure etc), HEC Paris peut, à son initiative et en application des dispositions de l’article L. 1222-11 du Code du travail, imposer le télétravail à ses collaborateurs.

Ce télétravail occasionnel ne donne pas droit à une indemnité forfaitaire ou à un équipement particulier supplémentaire.

Article 7. Organisation du télétravail

Lieu du télétravail

Le mode choisi pour l’exercice du télétravail est le télétravail au domicile du collaborateur.

Le télétravailleur s’engage à prévenir immédiatement HEC Paris de tout déménagement afin de vérifier que les critères d’éligibilité relatifs au domicile de celui-ci sont toujours remplis.

Le télétravailleur s’engage à ne pas fixer de rendez-vous professionnel sur son lieu de télétravail.

Jour en télétravail

Le télétravail s’exerce à raison d’une journée entière fixe par semaine.

Pour les collaborateurs qui ont déjà exercé le télétravail pendant au moins un an au sein d’HEC Paris, sur autorisation du manager, et après étude de la demande par la Direction des Ressources Humaines, le nombre de jours de télétravail peut être porté à deux jours par semaine. Il s’agit également de jours fixes.
Afin de lutter contre l’isolement des collaborateurs à temps partiel, ceux-ci ne peuvent exercer le télétravail à raison de deux jours par semaine. 

En cas d’impossibilité pour un collaborateur de travailler depuis son domicile lors du jour prévu, le télétravailleur ne pourra pas reporter sa journée de télétravail.

En raison de circonstances exceptionnelles, la répartition des jours pourra faire l’objet de modifications à la demande du collaborateur ou d’HEC Paris, sous réserve d’obtenir l’accord exprès du responsable hiérarchique et de respecter un délai de prévenance de trois jours ouvrés. En cas de demande de modification, une réponse expresse devra être apportée dans les 2 jours ouvrés qui suivent la demande. Ces délais pourront éventuellement être réduits en cas d’évènement extérieur, imprévisible et irrésistible. Sur autorisation expresse et écrite d’HEC Paris, la journée de télétravail non effectuée pour de telles raisons pourra être reportée.

Pour les collaborateurs au statut Cadre au forfait, le jour en télétravail peut être éventuellement non fixé à l’avance. Il appartient alors au manager, en raison de l’organisation du service, de déterminer l’organisation du télétravail pour ce collaborateur. Si le collaborateur télé-travaille un jour ou deux jours flottants par semaine, il convient qu’il télé-travaille un ou deux jours chaque semaine. A défaut, les jours non télé-travaillés ne pourront être reportés sur les semaines suivantes.

Durée du travail

Afin de vérifier le respect de la réglementation concernant la durée de travail, tous les collaborateurs doivent déclarer les heures télé-travaillées par le biais de l’outil du contrôle du temps de travail, dans les mêmes conditions que lorsqu’ils travaillent dans les locaux d’HEC Paris.

En outre, le télétravailleur s’engage à respecter la durée de travail qui est définie dans son contrat de travail. Les heures supplémentaires ne peuvent être effectuées qu’à la demande du manager.
Plages horaires de contact

Afin de garantir au collaborateur en télétravail le respect de sa vie privée, le télétravailleur et son responsable hiérarchique fixent conjointement les plages horaires durant lesquelles le collaborateur peut être contacté lorsqu’il travaille depuis son domicile.

Les plages horaires doivent avoir une amplitude équivalente à l’horaire habituel de travail du collaborateur.

En tout état de cause, elles ne peuvent couvrir la période d’exercice du droit à la déconnexion, soit de 20H00 à 7H30.

Accomplissement des missions

Le télétravailleur devra réaliser l’activité demandée par son supérieur hiérarchique pendant sa journée de télétravail, afin d’atteindre les objectifs fixés lors de son entretien annuel.

Il est également demandé au télétravailleur d’être joignable et de consulter, pendant son temps de travail, sa messagerie professionnelle régulièrement et de répondre aux sollicitations professionnelles dans les mêmes conditions que lorsqu’il travaille au sein des locaux d’HEC Paris.

Article 8. Période d’adaptation

L’avenant au contrat de travail permettant la mise en place du télétravail à domicile pour un collaborateur est soumis à une période d’adaptation de trois mois. Cette période doit permettre notamment de vérifier la capacité du collaborateur à accomplir depuis son domicile les missions qui lui sont confiées et de s’assurer de la compatibilité du poste de travail en télétravail avec l’organisation du service. 

La période d’adaptation est considérée comme du temps de travail effectif.

Pendant la période d’adaptation, le collaborateur ou HEC Paris peuvent mettre fin au télétravail, moyennant un délai de prévenance de huit jours ouvrés. Si cette période d’adaptation a été concluante, l’avenant s’applique de plein droit.

Article 9. L’avenant au contrat de travail

L’exercice du télétravail fait l’objet d’un avenant au contrat de travail, établi en deux exemplaires. Sauf dans les cas de recours au télétravail à titre exceptionnel visés par les articles 5.2. et 6. du présent Accord, cet avenant est conclu pour une durée déterminée d’un an.

L’avenant au contrat de travail précise notamment :
La date de prise d’effet de l’avenant ;
L’intitulé du poste du collaborateur ;
Le service de rattachement du collaborateur ;
L’adresse du lieu de travail habituel du collaborateur au sein des locaux d’HEC Paris ;
L’adresse du domicile du collaborateur à laquelle il exerce son activité en télétravail ;
Les conditions et la durée de la période d’adaptation ;
Les conditions d’exercice du droit à la réversibilité ;
Le ou les jours fixés pendant lesquels le collaborateur concerné travaille depuis son domicile ainsi que les modalités de modification de ceux-ci ;
L’obligation pour le télétravailleur de consulter, pendant son temps de travail, sa messagerie professionnelle régulièrement et de répondre aux sollicitations professionnelles dans les meilleurs délais ;
Le rappel des horaires de travail du collaborateur, des temps de repos à respecter et des durées maximales de travail ;
Les plages horaires de disponibilité obligatoire pendant lesquelles le télétravailleur devra être joignable et les plages horaires pendant lesquelles il pourra exercer son droit à la déconnexion ;
Les modalités de décompte des heures et jours télé-travaillés, selon que le collaborateur concerné est soumis au régime des horaires variables ou du forfait annuel en jours ;
Les conditions de mise à disposition, d’utilisation, de maintenance et de restitution du matériel nécessaire à l’exécution du télétravail ;
L’indemnisation forfaitaire.

Cet avenant n’est pas renouvelable automatiquement. A l’issue de chaque période de douze mois, la reconduction éventuelle et ses conditions doivent faire l’objet d’un nouvel avenant.

Avant l’expiration de l’avenant, dans un délai d’un mois minimum avant le début de la campagne de candidature au télétravail, un mail sera envoyé au collaborateur et à son manager par la Direction des Ressources Humaines afin de les prévenir de l’expiration proche de l’avenant permettant le télétravail et invitant le collaborateur, s’il le souhaite, à renouveler sa demande de télétravail.

Avant la signature de son avenant relatif au télétravail, le collaborateur devra fournir à la Direction des Ressources Humaines les documents suivants :
Une attestation sur l’honneur indiquant que son environnement de travail est conforme aux normes électriques et est constitué d’une pièce pouvant être utilisée au travail au sein du domicile (environnement calme) et équipée de mobilier adapté ;
Une facture d’électricité et une facture d’abonnement internet de moins de trois mois libellées à l’adresse déclarée pour le télétravail ;
Une attestation d’assurance « multirisque habitation » indiquant que sa compagnie d’assurance a pris acte du fait que le collaborateur exerce une activité professionnelle à son domicile.

Une nouvelle communication de ces éléments à la Direction des Ressources Humaines devra intervenir lors de la conclusion d’un nouvel avenant.

Article 10. Fin anticipée de l’avenant

L’avenant au contrat de travail prévoyant la mise en place du télétravail pour un collaborateur prend fin à l’expiration de celui-ci.

Cependant, il peut être mis fin de façon anticipée au télétravail si l’une ou l’autre des parties à l’avenant souhaite faire usage de son droit à la réversibilité.

Par ailleurs, en cas de changement de poste du collaborateur, l’avenant prend automatiquement fin. Si le collaborateur souhaite exercer ses nouvelles missions en télétravail, une nouvelle demande doit être envoyée à la Direction des Ressources Humaines puis validée par le nouveau manager selon la procédure prévue par le présent Accord (article 5.).

En cas de déménagement du collaborateur, l’avenant prend automatiquement fin. Si le collaborateur souhaite toujours exercer ses missions en télétravail, une nouvelle demande doit être envoyée à la Direction des Ressources Humaines qui pourra procéder à sa validation sans solliciter le manager si les nouvelles caractéristiques du domicile du collaborateur sont toujours compatibles avec le télétravail.

Article 11. L’indemnisation forfaitaire

Pour prendre en compte les frais découlant de l’exercice d’un télétravail régulier à domicile, l’employeur verse au collaborateur concerné une indemnité forfaitaire de 150 euros par an pour une journée télé-travaillée par semaine et de 180 euros par an pour deux journées télé-travaillées par semaine.
L’indemnité forfaitaire ne sera pas retirée si le collaborateur n’a pas télé-travaillé occasionnellement.

Cette indemnité sera versée en février de chaque année. 

En cas de situation particulière (interruption du télétravail pendant la période d’adaptation, fin anticipée du contrat de travail ou de l’avenant à celui-ci instituant le télétravail ou télétravail pour raison exceptionnelle, prévu à l’article 5.2 du présent Accord), une indemnité forfaitaire de 100 euros sera versée au collaborateur qui a télé-travaillé au moins 20 jours. Dans ce cas, l’indemnité sera versée à la fin de la période de télétravail. 

Le collaborateur concerné s’engage à tenir à la disposition d’HEC Paris ses factures d’électricité et d’internet correspondant aux périodes télé-travaillées et s’engage à les produire sur demande d’HEC Paris, en particulier en cas de contrôle URSSAF. A défaut, HEC Paris pourra suspendre le versement de l’indemnité. 

Le versement de cette indemnité pourra être suspendu en cas d’absence du collaborateur plus d’un mois continu.

Si un collaborateur, exerçant déjà le télétravail depuis au moins 6 mois, souhaite s’équiper à titre personnel pour le télétravail, il peut demander à percevoir deux années d’indemnités forfaitaires de manière anticipée. Il devra dès lors présenter une facture. En cas d’arrêt du télétravail ou en cas de départ du collaborateur avant les deux années de télétravail, ce dernier devra restituer l’indemnité forfaitaire à HEC Paris, au prorata. 

Article 12. Equipement du télétravailleur

HEC Paris fournit et entretient les équipements informatiques et un accès distant au réseau informatique d’HEC Paris indispensables au collaborateur pour la réalisation de ses missions depuis son domicile.

Si le collaborateur était équipé d’un poste informatique fixe sur son lieu de travail habituel, les équipements fournis pour le télétravail le remplaceront et doivent donc être rapportés au sein des locaux pour les jours non télé-travaillés.

Le télétravailleur bénéficie d’une assistance technique à distance identique à celle disponible dans les locaux d’HEC Paris (hotline et prise en main à distance) durant l’amplitude de travail de ce service. La maintenance des équipements est assurée pendant les horaires de travail et aux frais d’HEC Paris selon les procédures établies par les services informatiques compétents. Aucun déplacement au domicile du télétravailleur ne pourra intervenir.

En cas d’incident technique l’empêchant d’effectuer son activité à domicile, le télétravailleur doit prévenir dans les meilleurs délais son responsable hiérarchique et les services informatiques compétents.

En cas de vol du matériel, le télétravailleur avertit immédiatement sa hiérarchie et les services informatiques compétents. Ces derniers remplaceront le matériel sur présentation d’un récépissé de dépôt de plainte.

Le collaborateur doit disposer d’une qualité de débit internet adaptée aux ressources informatiques utilisées par HEC Paris et conforme aux besoins de ses missions. En cas de problème avec sa connexion internet, le collaborateur devra contacter son fournisseur d’accès dans les meilleurs délais.

En cas de panne informatique, notamment en raison du fournisseur d’accès internet du collaborateur, le jour de télétravail au cours duquel la panne surviendrait ne serait pas remis en cause. Si la panne venait à durer plus longtemps, le télétravailleur reviendrait néanmoins travailler sur son site de rattachement le temps qu’elle soit résolue, sans que cela ne génère de droit à reporter les jours non télé-travaillés.

Le matériel mis à la disposition du collaborateur doit être utilisé dans un cadre strictement professionnel. Le télétravailleur ne peut pas utiliser un autre outil que celui fourni par HEC Paris.

En cas d’arrêt de télétravail, ces équipements doivent être restitués à HEC Paris, qui en reste le propriétaire.

L’indemnité forfaitaire prend en charge les coûts découlant de l’exercice du télétravail, notamment le coût du matériel. En supplément, HEC Paris prendra uniquement à sa charge les demandes de sièges ergonomiques, pour les collaborateurs qui bénéficient d’une préconisation en ce sens, de la part du médecin du travail. Toute autre demande des télétravailleurs ne fera pas l’objet d’une prise en charge supplémentaire par HEC Paris.

Article 13. Confidentialité et protection des données

HEC Paris s’engage à assurer la protection des données utilisées et traitées par le télétravailleur à des fins professionnelles.

Le télétravailleur s’engage à respecter les règles propres à HEC Paris concernant la sécurité informatique.

Il assure également la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des informations qui lui sont confiées ou auxquelles il a accès dans le cadre professionnel, sur tous les supports et par tous les moyens et notamment sur papier, oralement ou électroniquement.

Article 14. Santé, sécurité et conditions de travail

Les dispositions légales, règlementaires et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail ainsi que le règlement intérieur d’HEC Paris s’appliquent aux collaborateurs en télétravail.

Afin qu’HEC Paris puisse procéder dans les 48 heures à la déclaration d’accident de travail auprès de la Sécurité sociale qui décidera du caractère professionnel ou non de l’accident, le télétravailleur doit informer son responsable hiérarchique et la Direction des Ressources Humaines de tout accident survenu à son domicile à l’occasion de son activité professionnelle.

Les représentants du personnel au Comité d’Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail, ainsi que les autorités administratives ont la possibilité d’avoir accès au lieu de télétravail. Cependant, puisqu’il s’agit du domicile du télétravailleur, cet accès est subordonné à une notification à l’intéressé qui doit préalablement donner son accord.

Article 15. Accompagnement du télétravailleur et de son responsable hiérarchique

HEC Paris met à la disposition des collaborateurs un document d’autodiagnostic, et un document d’aide à la décision pour les managers, disponibles sur l’intranet leur permettant de déterminer si le télétravail est envisageable pour le collaborateur qui en fait la demande.

La direction des Ressources Humaines communiquera également sur l’intranet des supports reprenant les dispositions du télétravail, à savoir une notice ou une FAQ.

La Direction des Ressources Humaines est à la disposition des collaborateurs et managers pour toute question relative au télétravail.

Article 16. Suivi des conditions d’activité du télétravailleur et de sa charge de travail

A l’occasion de l’entretien annuel d’évaluation, il sera discuté des conditions d’exercice à domicile de ses missions par le collaborateur en télétravail.

Cet entretien portera également sur la charge de travail du télétravailleur.

L’activité demandée au télétravailleur doit être équivalente à celle des collaborateurs en situation comparable au sein d’HEC Paris.

La charge de travail et les délais d’exécution du collaborateur sont évalués selon les mêmes méthodes que celles utilisées pour les autres collaborateurs.

Article 17. Suivi des dispositions

A l’échéance d’une période de neuf mois courant à compter de l’entrée en vigueur du présent Accord, la Direction d’HEC Paris établira un bilan du télétravail.

Ce bilan sera présenté au CHSCT ainsi qu’aux organisations syndicales signataires du présent Accord.

Article 18. Dispositions finales

Durée du présent Accord

Le présent Accord est conclu pour une durée indéterminée.

Il prend effet à compter du 1er juillet 2018.

Révision du présent Accord

À tout moment, le présent Accord pourra faire l’objet d’une révision par HEC Paris et les organisations syndicales de salariés signataires du présent Accord ou y ayant adhéré ultérieurement, conformément aux dispositions des articles L. 2261-7-1 et suivants du Code du travail.

Toute demande de révision, obligatoirement accompagnée d’une proposition de rédaction nouvelle, sera notifiée par lettre recommandée avec demande d’avis de réception à chacune des autres Parties.

Au plus tard dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande de révision, les Parties devront se réunir, à l’initiative de la Direction, afin de négocier un avenant de révision.

Toute révision du présent Accord fera l’objet d’un avenant, conformément aux dispositions légales en vigueur.

En tout état de cause, et conformément aux dispositions légales applicables, les Parties conviennent d’ouvrir une négociation portant sur les thèmes du présent Accord avant la fin de la première année d’application.

Dénonciation du présent Accord

La dénonciation du présent Accord est régie par les dispositions des articles L. 2261-9 et suivants du Code du travail.

La dénonciation, totale ou partielle, est notifiée par lettre recommandée avec demande d’avis de réception par la Partie dénonciatrice aux autres Parties et doit faire l’objet des formalités de dépôt.

 Publicité et dépôt du présent Accord

Dès sa signature, le présent Accord sera notifié par HEC Paris, à l’ensemble des organisations syndicales représentatives au sein d’HEC Paris.

La Direction déposera le présent Accord conformément aux articles L. 2231-6 et D. 2231-2 du Code du travail :
En deux exemplaires dont une version sur support papier signée des parties et une version sur support électronique à la DIRECCTE dont relève l'entreprise ;
En un exemplaire auprès du secrétariat greffe du Conseil de Prud’hommes.

Fait en 6 exemplaires originaux, à Jouy-en-Josas, le 9 mars 2018.