ACCORD RELATIF A LA BASE DE DONNEES ECONOMIQUES ET SOCIALES AU SEIN 
D’i-BP





Entre :

Le GIE i-BP, dont le siège social est situé 23 Place de Wicklow – Immeuble le Futura – 78180 Montigny le Bretonneux – RCS de Versailles n° 435 377 684 représentée Madame Sophie BOURNAZEL agissant en qualité de Directeur Transformation & Relations Humaines, 



Et

Les syndicats CFDT, CGT, FO représentés par :

________________, agissant en qualité de délégué syndical central CFDT,

________________, agissant en qualité de délégué syndical central CGT,

________________, agissant en qualité de délégué syndical central FO,







Préambule
La Base de Données Economiques et Sociales (BDES), telle qu’i-BP en dispose depuis le 1er janvier 2017, a été établie en concertation avec les partenaires sociaux alors en exercice (en particulier, les délégués syndicaux centraux et le secrétaire du Comité Central d’Entreprise). Elle avait été présentée à l’ensemble des partenaires sociaux y ayant accès et en séance ordinaire du Comité Central d’Entreprise.
Cette BDES a donné jusqu’alors entière satisfaction à la majorité des utilisateurs.
Néanmoins, suite aux différentes évolutions législatives et règlementaires en la matière et aux élections du Comité Social et Economique (CSE) entraînant un changement des partenaires sociaux, il apparaît aujourd’hui nécessaire de formaliser par accord collectif l’ensemble des modalités de fonctionnement et d’utilisation de la BDES au sein de l’entreprise.
C’est dans ce cadre, et à la suite de la signature, le 9 octobre 2018, de l’accord d’entreprise sur la rénovation du dialogue social que les parties ont donc décidé de conclure le présent accord. 

Article 1 – Objet de l’accord
Conformément à l’article L. 2312-21 du Code du travail, le présent accord a pour objet de définir : 
L’organisation, l’architecture et le contenu de la BDES.
Les modalités de fonctionnement de la BDES, notamment les droits d'accès, son support, ses modalités de consultation et d'utilisation. 
Cet accord vise par la même, à définir la liste et le contenu des informations nécessaires aux consultations récurrentes du CSE conformément à l’article L. 2312-19 du Code du travail et à compléter les dispositions de l’accord d’entreprise sur la rénovation du dialogue social du 9 octobre 2018.

Article 2 – Organisation et architecture de la BDES

Article 2.1 Utilisation de la BDES
La BDES est le principal moyen de communication et de stockage des informations et/ou documents remis aux différents partenaires sociaux dans le cadre des réunions d’instances tel que précisé dans l’article 2.2 du présent accord, des blocs de consultation et de la négociation annuelle sur la rémunération et le temps de travail.

Article 2.2 Architecture de la BDES 
Après plus de trois ans d’expérience concluante, les parties conviennent de conserver l’architecture de la BDES telle qu’elle existe depuis le 1er janvier 2017. 
La BDES est ainsi découpée en trois parties :
Les Instances, 
Les Blocs de consultation 
La négociation annuelle sur la rémunération et le temps de travail.
L’architecture détaillée de la BDES est présentée en ANNEXE 1 du présent accord. 



LES INSTANCES
Il est précisé que le terme « Instances » vise le CSE, la Commission santé, sécurité et conditions de travail (CSSCT) et « autres commissions » et les « commissions facultatives » telles que listées en ANNEXE 1 du présent accord.
Figure dans la BDES, un répertoire par instance décliné comme suit :
CSE :
Année
Date de la réunion
CSSCT et Autres commissions :
Nom de la commission
Année
Date de la réunion (si plusieurs réunions par an)
Commissions facultatives :
Nom de la commission
Année
Date de la réunion (si plusieurs réunions par an)

L’architecture de la BDES est évolutive. Ainsi, en cas de modification des instances représentatives du personnel (par exemple suppression ou création de nouvelles commissions), la BDES sera automatiquement adaptée en conséquence (suppression ou ajout d’un sous-répertoire) sans qu’il soit nécessaire de conclure un avenant au présent accord.
Concernant les répertoires des anciennes instances (CCE, CE, et CHSCT), ceux-ci ont été conservés depuis les dernière élections dans la BDES à titre d’historique. Ils seront supprimés de la BDES à compter du 1er janvier 2022.

LES BLOCS DE CONSULTATION
Il est précisé que les termes « Blocs de consultation » visent les trois consultations obligatoires et récurrentes du CSE. 
Figure dans la BDES, un répertoire par bloc de consultation décliné comme suit :
Nom du Bloc
Année

Les documents servant de support aux trois consultations obligatoires seront déposés dans ces répertoires lors du lancement de l’information/consultation concernée du CSE.
Toutefois, en ce qui concerne le bloc de consultation sur la politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi, conformément aux stipulations de l’accord d’entreprise sur la rénovation du dialogue social à i-BP du 9 octobre 2018, il a été convenu que les documents servant de base à cette consultation « pourront être disponibles dans la BDES au fil de l’eau ». De même, cet accord prévoit que « des présentations pourront être éventuellement faites dans le cadre des séances ordinaires du CSE antérieures au lancement du processus d’information/consultation ».
Le cas échéant, ces documents seront donc postés dans un premier temps dans le sous-répertoire du CSE afférent à la réunion ordinaire au cours de laquelle ils seront présentés. 
Puis lors du lancement du processus d’information/consultation du CSE sur la politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi, tous les documents présentés au fil de l’eau seront également classés dans le répertoire du bloc de consultation politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi.
Deux répertoires supplémentaires, intitulés « Perspectives » et « Indicateurs transversaux » figurent également dans cette partie (cf. article 3 – contenu de la BDES).

LA NEGOCIATION ANNUELLE SUR LA REMUNERATION ET LE TEMPS DE TRAVAIL
Figure dans la BDES, un répertoire par année.

Article 3 – Contenu de la BDES
i-BP dispose depuis le 1er janvier 2017 d’une BDES enrichie contenant plus d’informations que ne le prévoient les dispositions légales et réglementaires en la matière tant sur le contenu que sur la forme (bilans, rapports, analyses…).
En particulier, les parties reconnaissent que sont notamment mises à disposition dans la BDES, les informations relatives à l’ensemble des thèmes obligatoires listés à l’article L. 2312-21 du Code du travail (investissement social, investissement matériel et immatériel…).
Les parties signataires du présent accord conviennent de conserver un tel contenu.
Ainsi : 
Dans la partie « Instances » correspondante :
Sont mis à disposition les éléments d’information et/ou documents remis par l’employeur aux membres des « Instances » dans le cadre de chaque réunion. Cela vaut communication des informations et rapports aux différentes instances.

Dans la partie « Blocs de consultation » :
Concernant la nature des informations :
Sont mis à disposition l’ensemble des informations prévues par les dispositions supplétives légales et réglementaires en la matière telles qu’en vigueur à la date de signature du présent accord. 
L’intégralité de ces informations et notamment, le cas échéant, les données chiffrées, figure dans les différents documents listés ci-après (bilan social, rapport de gestion, rapport de situation comparée…) et classés par année (et par thématiques pour la consultation sur la politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi) dans les répertoires correspondants aux trois blocs de consultations obligatoires existants.
Consultation sur la situation économique et financière telle que visée à l’article L. 2312-25 du Code du travail : 
Rapport de gestion annuel
Document de gestion prévisionnel
Si expertise, rapport de l’expert

Consultation sur la politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi telle que visée à l’article L. 2312-26 et suivants du Code du travail : 
Bilan social A-1
Rapport de situation comparée des femmes et des hommes A-1
Bilan annuel de la politique égalité Homme/femme A-1
Bilan du plan de développement des compétences A-1
Point d’avancement du plan de développement des compétences de l’année en cours
Plan prévisionnel de développement des compétences A+1
Bilan Emploi Handicap A-1
Bilan taxe d’apprentissage
Bilan 1 % logement
Rapport annuel A-1 et programme de prévention année en cours
Note sur le temps de travail
Bilan temps partiel
Note sur les entretiens professionnels
Si expertise, rapport de l’expert

Consultation sur les orientations stratégiques telle que visée à l’article L. 2312-24 du Code du travail : 
Document sur les orientations stratégiques (tous les 3 ans)
Données de perspectives mis à jour
Si expertise, rapport de l’expert
Il convient de s’appuyer sur les documents listés ci-dessus pour obtenir les informations nécessaires. 
La mise à disposition des éléments d’information dans les conditions exposées ci-dessus vaut communication des informations et rapports aux instances concernées.
Les tables de correspondance entre les indicateurs règlementaires et les documents/rapports/bilans dans lesquels les utilisateurs peuvent retrouver lesdites données, figurent dans la partie « Bloc de consultation », dans un répertoire dédié à cet effet intitulé « Indicateurs transversaux ». Ce document est détaillé en ANNEXE 2 du présent accord.

Concernant la périodicité des éléments d’information
Les parties conviennent que les éléments d’informations contenus dans les documents listés ci-dessus portent a minima sur l’année précédant celle de la consultation – les données chiffrées sur l’année en cours n’étant pas nécessairement disponibles lors du lancement de l’information/consultation concernée.
Par ailleurs, des informations sur les perspectives pour les 3 années à venir, présentées sous forme de données ou de grandes tendances sont remises dans un document mis à jour annuellement et stocké dans le répertoire de la BDES « Blocs de consultation » dans le sous-répertoire « Perspectives ». Un exemple est présenté en ANNEXE 3 du présent accord.

Dans la partie « négociation annuelle sur la rémunération et le temps de travail » :
Sont mis à disposition, les éléments d’information remis aux délégués syndicaux dans le cadre de cette négociation. Cette mise à disposition dans la BDES vaut communication des éléments d’information aux délégués syndicaux.

L’ensemble des éléments classés dans la BDES (informations, documents, rapports…) sera conservé jusqu’au 31 décembre de l’année A+3 (à titre d’exemple les éléments classés dans la BDES en 2020, seront conservés jusqu’au 31 décembre 2023).

Article 4 – Modalités de fonctionnement 

Article 4.1 - Application et hébergement 
La BDES est accessible sous format informatique et exclusivement accessible au moyen d’un ordinateur 
i-BP connecté au réseau i-BP soit en filaire soit avec une connexion VPN.
L’application est accessible en permanence sauf en cas d’opération de maintenance ou de montée de version via l’intranet.
Un guide d’utilisation de la BDES est mis à la disposition des utilisateurs dans l’intranet i-BP sur la page dédiée à la BDES.
De plus, la BDES est dotée d’un moteur de recherche dont les modalités sont précisées dans le guide d’utilisation. 
Enfin, un support fonctionnel ainsi qu’un support technique sont mis à disposition des utilisateurs pour la gestion et l’utilisation de l’outil. Leurs coordonnées figurent dans l’intranet sur la page dédiée à la BDES.

Article 4.2 - Droits d’accès 
En raison du contenu et de l’architecture spécifiques de la BDES définis aux articles 2 et 3 du présent accord, les droits d’accès aux différents répertoires de la BDES sont déterminés en fonction du mandat et/ou de la participation à une instance selon les modalités définies et détaillées à l’ANNEXE 4 du présent accord.
L’accès à la BDES est nominatif et les droits d’accès sont strictement personnels et ne peuvent être transmis à des tiers. 
Pour les documents classés dans le répertoire « commissions facultatives » en cas d’absence d’un membre à une réunion, celui-ci adressera les documents à son remplaçant si ce dernier ne dispose pas des droits d’accès.
L’utilisateur perdra son droit d’accès à la BDES en cas de perte de mandat, quel qu’en soit le motif, ou en cas de changement de membre de la commission concernée s’il n’est plus désigné pour y participer. 

Article 5 – Notification de l’actualisation de la BDES et information  
Les utilisateurs seront informés du dépôt d’éléments d’information/documents dans la BDES dans leur boîte mail professionnelle. 



Article 6 - Obligation de discrétion / Confidentialité 

Les utilisateurs de la BDES sont tenus à une obligation de discrétion à l'égard des informations contenues dans la base de données revêtant un caractère confidentiel et présentées comme telles par l'employeur. 
L’accès à la BDES s’accompagne donc d’une obligation stricte de discrétion sur les informations confidentielles.
La divulgation de ces informations causerait nécessairement un préjudice à l’entreprise de nature à engager la responsabilité du ou des contrevenants.
Les utilisateurs de la BDES doivent également assurer la protection des supports (impressions ou supports informatiques) sur lesquels ils auraient pu enregistrer les informations extraites de la BDES.

Article 7 – Durée, dénonciation, révision
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il sera applicable une fois les modalités de dépôt accomplies.
Il pourra être révisé ou dénoncé conformément aux dispositions légales en vigueur. 

Article 8 – Formalités de dépôt et publicité
Conformément aux dispositions légales, le présent accord sera déposé à la diligence de l’entreprise sur la plateforme de télé procédure du Ministère du Travail prévue à cet effet (www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr/PortailTeleprocedures/).
De plus, un exemplaire sera adressé au secrétariat du greffe du conseil de prud’hommes du siège social. 
Il sera porté à la connaissance du personnel sur l’intranet de l’entreprise.

Fait à Montigny le Bretonneux, le 

Madame Sophie Bournazel
Directeur Transformation & Relations Humaines








Pour la CFDT	Pour la CGT	Pour FO        	
___________________	______________________	_____________________


ANNEXE 1 - ARCHITECTURE DE LA BDES  




                          
                         







ANNEXE 2 – INDICATEURS TRANSVERSAUX (exemple)



 























ANNEXE 3 – EXEMPLE DE PERSPECTIVES




































ANNEXE 4 – DROITS D’ACCES AUX REPERTOIRES DE LA BDES





L’accès sera autorisé aux seuls membres des commissions. Ainsi, si seules les organisations syndicales ayant signé l’accord participent à la commission, seuls les délégués syndicaux de ces dernières auront accès au répertoire de la BDES de ladite commission. Les droits d’accès seront délivrés en conséquence.
Hors désignation ponctuelle d’un RS pour remplacement du RS absent