ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF A LA MISE EN PLACE ET AU FONTIONNEMENT DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE


Entre :

La Mutualité Française Comtoise SSAM dont le siège social est situé 67, rue des Cras à Besançon représentée par ……………. agissant en qualité de Directeur Général,
Et 
Le syndicat CFDT représenté par Madame …………………….agissant en qualité de déléguée syndicale centrale


A été conclu l’accord suivant :



PREAMBULE 


I - PREMIERE PARTIE

La réflexion qui a été conduite avec les représentants du personnel en 2017 et 2018 a pris en compte les points suivants :

1/ Les évolutions de l’organisation de l’entreprise au cours des dernières années ;

2/ La fusion par absorption de la Mutualité Française Territoire de Belfort SSAM par la Mutualité Française Doubs SSAM intervenue le 1er juillet 2017 ;

3/ La dénonciation en juillet 2016 de l’accord d’entreprise du 3 octobre 2013 relatif à la construction du dialogue social ;

4/ Les évolutions successives de la législation relative à l’organisation de la représentation du personnel (loi Rebsamen et ordonnances Macron) ;

5/ L’intérêt évident de faire travailler ensemble au sein d’une instance représentative commune des salariés issus des différentes activités de l’entreprise ;

6/ Le dialogue social est le moyen le plus adapté pour parvenir à concilier les intérêts des salariés et le progrès social au regard des contraintes économiques ;

7/ La nécessité d’instances représentatives du personnel qui, par leur organisation, leur structuration et leur fonctionnement permettent d’assurer la préservation de la santé et des conditions de travail des salariés. Il est rappelé que la qualité des conditions de travail est indispensable à la qualité du service et à la santé du personnel.



II - SECONDE PARTIE

La Mutualité Française Comtoise SSAM et l’organisation syndicale CFDT ont conclu en date du 22 juin 2017 un accord d’entreprise relatif à la modernisation du dialogue social. Cet accord organise pour les élections de 2018 la représentation du personnel de l’entreprise comme suit :
un comité d’entreprise,
des délégués syndicaux d’entreprise,
des délégués du personnel pour les salariés relevant de la CCN UGEM et les chirurgiens-dentistes et des délégués du personnel pour les salariés relevant de la CCN FEHAP,
et 7 CHSCT.

En date du 22 septembre 2017 le Président de la République a signé l’ordonnance n°2017-1386 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales. Cette ordonnance fusionne les délégués du personnel, le comité d’entreprise et le comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail en une unique instance : le Comité Social et Economique (CSE). Toutes les entreprises d’au moins 11 salariés devront avoir basculé vers cette nouvelle institution au plus tard le 31 décembre 2019. 

Les dates de fin des mandats des CE et DP de la Mutualité Française Comtoise SSAM étaient respectivement le 12/02/2018 pour l’établissement distinct CCN UGEM et le 19/02/2018 pour l’établissement distinct CCN FEHAP. Dans cette situation, l’ordonnance précitée prévoit que la durée des mandats peut être réduite ou prolongée d’un an maximum, par accord collectif ou décision de l’employeur après consultation des élus.

En date du 20 décembre 2017 le Président de la République a signé l’ordonnance n°2017-1718 visant à compléter et à mettre en cohérence les dispositions prises en application de la loi n°2017-1340 du 15 septembre 2017 d’habilitation à prendre par ordonnances les mesures pour le renforcement du dialogue social.

L’article 3 V 1° d) de cette ordonnance ajoute un VII à l’article 9 de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise. Cet ajout prévoit que les stipulations des accords d’entreprise concernant les délégués du personnel, le comité d’entreprise et le comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail cesseront de produire effet à compter de la date du premier tour des élections des membres de la délégation du personnel au comité social et économique. 

L’accord d’entreprise du 22 juin 2017 relatif à la modernisation du dialogue social est  concerné par cette nouvelle disposition. Il en est de même de l’accord d’entreprise du 7 janvier 2008 et de son avenant du 24 janvier 2012 relatifs à la représentation du personnel au Conseil d’Administration.

Ainsi, la Mutualité Française Comtoise SSAM et les partenaires sociaux ont écrit ce nouvel accord relatif au dialogue social qui remplacera en tous points l’accord d’entreprise du 22 juin 2017 relatif à la modernisation du dialogue social et l’accord d’entreprise du 7 janvier 2008 ainsi que son avenant du 24 janvier 2012 relatifs à la représentation du personnel au Conseil d’Administration devenus non conformes à la législation.

Ainsi, toutes les dispositions internes à l’entreprise relatives aux représentants du personnel seront régies par ce seul accord.

Telle est donc l’ambition du présent accord.


TITRE I - ENGAGEMENTS RECIPROQUES AU TITRE DU DIALOGUE SOCIAL


Article 1 - Engagements de la direction

La Direction s’engage à :
respecter l’exercice du droit syndical et d’une façon plus générale l’ensemble des droits des représentants du personnel,
assurer au personnel protégé un traitement comparable à celui de l’ensemble des salariés de l’entreprise,
respecter l’accord et la réglementation en matière de crédits d’heures de délégation et de leur suivi,
fournir les informations nécessaires à l’exercice des mandats des représentants du personnel,
garantir un espace d’affichage sur les différents sites conformément à la réglementation en vigueur.


Article 2 - Engagements des représentants du personnel

Les représentants du personnel s’engagent à :
ne pas apporter de gêne à l’accomplissement du travail du personnel,
se conformer à la réglementation relative aux lieux d’affichage et à la distribution de tracts,
utiliser les crédits d’heures conformément à l’accord et à la réglementation en vigueur,
conserver la confidentialité des informations confidentielles présentées comme telles par la Direction,
utiliser des bons de délégation conformément à l’accord et à la réglementation en vigueur.


Article 3 - Engagements spécifiques des représentants du personnel relatifs à la diffusion d’informations 

Pour le présent article, la terminologie « représentants du personnel » intègre l’ensemble des représentants du personnel : membres du CSE, membres des commissions du CSE, représentants de proximité, représentants des salariés au Conseil d’Administration, délégués syndicaux, représentants syndicaux …





3.1 Principes retenus pour la diffusion des communications des représentants du personnel 

La situation géographique de l’entreprise ne permet pas aux représentants du personnel de diffuser l’information en temps réel. Aussi, le directeur ou, à défaut, le référent de site s’engage à afficher ou à faire afficher sur les panneaux prévus à cet effet toute information syndicale et/ou des représentants du personnel reçue par courriel (communication syndicale, PV du CSE, PV des représentants de proximité et informations du CSE). En outre, le secrétaire de chacune des instances (CSE et représentants de proximité) transférera le PV de chaque réunion par courriel aux salariés de son périmètre possédant une adresse électronique professionnelle. Il en est de même concernant les délégués syndicaux qui seront en mesure de transférer leurs communications par courriel aux salariés possédant une adresse électronique professionnelle.


3.2 Précisions relatives à l’utilisation de la messagerie électronique de l’entreprise

Les nouvelles technologies de l’information et de la communication sont un formidable outil procurant aux représentants du personnel un moyen d’action intéressant.

Les parties signataires conviennent de l’intérêt, pour le dialogue social, de l’accès aux messageries professionnelles par les représentants du personnel.

L’utilisation de la messagerie électronique permet un gain de temps considérable dans la gestion courante de l’activité des représentants du personnel et constitue un vecteur puissant pour communiquer avec la communauté de travail à peu de frais.

L’accès à la messagerie est reconnu et organisé selon les modalités suivantes :

la diffusion doit être compatible avec les exigences de bon fonctionnement du réseau informatique de l’entreprise et ne pas entraver l’accomplissement du travail.

les représentants du personnel ne doivent jamais écrire un message électronique qu’ils s’interdiraient d’exprimer oralement ou par un autre moyen. 

la courtoisie constitue une règle de base dans tous les échanges électroniques.

Certains principes sont affirmés par les parties au présent accord :

respect du principe de finalité : la finalité du traitement doit être strictement respectée. Ainsi, les adresses de messagerie électronique des salariés ne peuvent être utilisées que pour la diffusion d’informations relatives aux fonctions des représentants du personnel.

droit d’information: les salariés doivent être clairement et préalablement informés de l’utilisation de la messagerie électronique par les représentants du personnel.

identification de l’information : les représentants du personnel s’engagent à ce que la nature du message (communication des représentants du personnel) soit systématiquement mentionnée dans l’objet du message pour informer clairement les salariés de l’origine et de la nature du message.


3.3 Responsabilité du contenu des communications des représentants du personnel

Les communications des représentants du personnel ne doivent comporter aucune mention injurieuse (individuelle ou collective), diffamatoire ou pouvant être interprétée comme telle par les salariés ou la direction ou de mise en cause personnelle de quelque nature que ce soit.

Les parties signataires s’engagent à ce que les informations interviennent notamment dans le respect de la réglementation sur la presse et de la législation garantissant la protection de la vie privée et du droit à l’image.

Le contenu de l’information est placé sous l’entière responsabilité de son émetteur.

Les auteurs des communications doivent être connus afin que leur responsabilité puisse être, si nécessaire, engagée. 


3.4 Obligation de discrétion dans les communications des représentants du personnel

Il est précisé que la liberté d’expression des représentants du personnel trouve une limite dans la stricte protection de l’intérêt de l’entreprise.

L’utilisation de la messagerie électronique est autorisée sous réserve expresse que ne soit pas enfreinte l’obligation de confidentialité relative aux informations considérées comme confidentielles par la loi et/ou présentées comme telles par la direction.


TITRE II - CADRE DE MISE EN PLACE DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL


Article 1 - Mise en place du comité social et économique (CSE)

Il est rappelé que les différents sites de l’entreprise sont rattachés au fonctionnement centralisé du siège social de l’entreprise et ne disposent pas d’une autonomie en matière de gestion du personnel.

En outre, considérant l’intérêt évident de faire travailler ensemble au sein d’une instance représentative commune des salariés issus des différentes activités de l’entreprise, il est convenu de doter l’entreprise d’un unique CSE qui aura vocation à représenter les salariés de l’ensemble de l’entreprise.

Les parties conviennent de la nécessité de tenir compte de la diversité et de la dispersion des activités et des sites dans la mise en place des acteurs du Comité Social et Economique.

Lors de sa première réunion, le CSE procèdera à la désignation :
d’un secrétaire parmi ses membres titulaires,
d’un secrétaire adjoint,
d’un trésorier parmi ses membres titulaires,
et d’un trésorier adjoint.
Article 2 - Délégués syndicaux

Le cadre de mise en place des délégués syndicaux est l’entreprise par correspondance avec le principe retenu pour le CSE.

Les protocoles d’accords préélectoraux qui feront suite à la signature de cet accord d’entreprise déclineront systématiquement ces principes. Il devra en être de même pour les processus de désignation des délégués syndicaux et des représentants syndicaux.


TITRE III - MOYENS SUPPLEMENTAIRES ALLOUES AUX MEMBRES DU CSE


Article 1 - Participation au financement d’une formation économique des membres du CSE

Il est rappelé que les membres titulaires du CSE bénéficient d’un stage de formation économique d’une durée maximale de 5 jours dont le financement est réglementairement pris en charge par le CSE. 

La direction s’engage à participer au financement du coût pédagogique de la formation économique qui sera suivie par les membres du CSE qui seront élus en 2018 à hauteur d’un plafond fixé à 3500 euros TTC. Cela s’effectuera par un remboursement de cette somme au CSE sur présentation de la facture de formation acquittée par le CSE. Pour bénéficier de ce remboursement la formation devra avoir lieu dans les six mois qui suivront la proclamation des noms des nouveaux élus.


Article 2 - Budget social et culturel supplémentaire

La convention collective des établissements privés d’hospitalisation, de soins, de cure et de garde à but non lucratif (FEHAP) prévoit dans son article 03.03.1.4 que le budget social et culturel du comité d’entreprise correspond à 1,25% de la masse salariale brute.

La convention collective de la Mutualité (UGEM) prévoit dans son article 3.3 que le budget social et culturel du comité d’entreprise correspond à 0,80% de la masse salariale brute.

De manière à permettre au CSE d’être ambitieux et harmonieux dans ses activités sociales et culturelles, il est prévu de lui accorder un budget social et culturel correspondant à 1,25% de la masse salariale brute de toute l’entreprise.

En complément, un « bonus » de budget social et culturel sera versé au CSE. Il correspondra à  0,45% (différence entre 1,25% et 0,8%) sur la masse salariale des salariés relevant de la convention collective de la Mutualité et des chirurgiens-dentistes pour la période allant du 1er janvier 2018 à la date de mise en place du CSE.


Article 3 - Heures de délégation supplémentaires pour les membres du CSE

Les membres titulaires du CSE bénéficient réglementairement d’un crédit d’heures de délégation fixé à 24 heures par mois. 

La Direction porte ce crédit à 28 heures par mois par membre titulaire du CSE.

Il est rappelé qu’il existe réglementairement des dispositifs d’utilisation cumulative des heures de délégation et de répartition entre titulaires et suppléants des heures de délégation.

Il est également rappelé qu’il existe un dispositif réglementaire de paiement par l’employeur des heures que les membres du CSE passent en réunion interne du comité et de ses commissions.


Article 4 - Présence de suppléants aux réunions du CSE

Il est réglementairement prévu que le suppléant ne pourra assister aux réunions du CSE qu’en l’absence du titulaire.

Les membres suppléants du CSE ont la possibilité d’être membres d’une ou plusieurs commissions du CSE. 

Ainsi, et de façon plus favorable que la loi, il est prévu, que sur demande expresse du secrétaire du CSE, les membres suppléants du CSE appartenant aux commissions du CSE seront convoqués aux réunions du CSE qui donneront lieu à une consultation sur un sujet relevant du domaine de compétences de leur commission. Leur convocation sera en tout état de cause limitée aux consultations annuelles sur les orientations stratégiques de l’entreprise, sur la situation économique et financière de l’entreprise et sur la politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi.


TITRE IV - LES COMMISSIONS DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE


Dans le cadre de ses fonctions, le CSE constituera en son sein des commissions chargées d’examiner et de préparer en amont les dossiers qui lui seront soumis. Ces commissions seront mises en place au niveau de l’entreprise.


Article 1 - Commission santé, sécurité et conditions de travail (CSSCT)

Conformément à la réglementation, une commission santé, sécurité et conditions de travail  (CSSCT) sera créée au sein du CSE.

Cette commission se voit confier, par délégation du CSE, tout ou partie des attributions du comité relatives à la santé, à la sécurité et aux conditions de travail.

1.1 Missions déléguées par le CSE à la CSSCT

Les missions déléguées par le CSE à la CSSCT consistent à :
contribuer à l’élaboration et au choix de la méthode qui sera utilisée par les représentants de proximité concernant l’étude des postes et les enquêtes associées  (accidents du travail, maladies professionnelles, …). 
préparer les travaux du CSE sur les documents qui lui sont remis concernant la santé, la sécurité et les conditions de travail.
participer à des enquêtes en matière de santé, sécurité et conditions de travail et à des enquêtes consécutives à des accidents du travail.
mettre en place un accompagnement des représentants de proximité dans les enquêtes que ces derniers réaliseront.
préparer les 4 réunions annuelles du CSE portant sur la santé, la sécurité et les conditions de travail.  

En complément, la CSSCT formule toute proposition de nature à améliorer les conditions de travail. 


1.2 Présidence de la commission

Cette commission sera présidée par la Directrice Santé et Autonomie qui pourra se faire assister par des collaborateurs appartenant à l’entreprise et choisis en dehors du comité.


1.3 Représentants du personnel

Réglementairement, la commission doit comprendre au moins 3 membres, dont au moins un représentant le second collège, ou le cas échéant le troisième collège.

De façon plus favorable, la CSSCT de l’entreprise sera composée de 6 membres dont au moins un représentant du 2ème collège ou, le cas échéant, du 3ème collège.


1.4 Autres participants à la CSSCT

Sont invités aux réunions de la CSSCT le médecin du travail, le responsable interne du service sécurité et des conditions de travail, l’agent de contrôle de l’inspection du travail et l’agent de prévention des services de prévention des organismes de sécurité sociale.


1.5 Modalités de fonctionnement

Par parallélisme avec le nombre de réunions du CSE portant sur les questions liées à la santé, la sécurité et aux conditions de travail, la CSSCT se réunira quatre fois par an.

Le Directrice Santé et Autonomie réunira les membres de cette commission dans le mois précédant la réunion du CSE qui portera sur la santé, la sécurité et les conditions de travail.

Un membre de la commission rédigera les procès-verbaux de réunions et les communiquera aux membres du CSE.

Le rédacteur du procès-verbal des réunions de la commission bénéficiera d’un crédit de 2 heures de délégation par procès-verbal à rédiger.


1.6  Formation santé, sécurité et conditions de travail 

Les membres de la CSSCT bénéficient d’une formation en matière de santé, sécurité et de conditions de travail d’une durée de 5 jours. Le financement de cette formation sera pris en charge par l’employeur dans les conditions fixées par le Code du travail.






Article 2 - Commission de la formation     

Conformément à la réglementation, une commission de la formation sera créée au sein du CSE.

Cette commission sera chargée :
de préparer les délibérations du CSE sur les orientations stratégiques de l’entreprise et la politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi dans les domaines qui relèvent de sa compétence ;
d’étudier les moyens permettant de favoriser l’expression des salariés en matière de formation et de participer à leur information dans ce domaine ;
d’étudier les problèmes spécifiques concernant l’emploi et le travail des jeunes et des travailleurs handicapés.

La Responsable Formation participera en tant qu’expert à cette commission avec voix consultative.

Cette commission sera composée de trois membres et se réunira deux fois par an.

La Responsable Formation convoquera les membres de cette commission et un membre de la commission rédigera les procès-verbaux de réunions et les communiquera aux membres du CSE.

Le rédacteur du procès-verbal des réunions de la commission bénéficiera d’un crédit de 2 heures de délégation par procès-verbal à rédiger.


Article 3 - Commission d’information et d’aide au logement

Conformément à la réglementation, une commission d’information et d’aide au logement sera créée au sein du CSE. 

Cette commission facilite le logement et l’accession des salariés à la propriété et à la location des locaux d’habitation.

A cet effet, cette commission :
recherche les possibilités d’offres de logements correspondant aux besoins du personnel, en liaison avec les organismes habilités à collecter la participation des employeurs à l’effort de construction ;
informe les salariés de leurs conditions d’accès à la propriété ou à la location d’un logement ;
assiste les salariés dans les démarches nécessaires pour l’obtention des aides financières auxquelles ils peuvent prétendre.

La Responsable Administration Ressources Humaines, qui fait le lien entre l’entreprise et Action Logement, participera en tant qu’expert à cette commission avec voix consultative. Elle pourra se faire assister par un représentant d’Action Logement.

Cette commission sera composée de deux membres et se réunira une fois par an.

La Responsable Administration Ressources Humaines convoquera les membres de cette commission et un membre de la commission rédigera les procès-verbaux de réunions et les communiquera aux membres du CSE.

Le rédacteur du procès-verbal des réunions de la commission bénéficiera d’un crédit de 2 heures de délégation par procès-verbal à rédiger.


Article 4 - Commission de l’égalité professionnelle

Conformément à la réglementation, la commission de l’égalité professionnelle sera créée au sein du CSE.

Cette commission sera chargée de préparer les délibérations du CSE sur la politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi pour les domaines qui relèvent de sa compétence.

La Directrice des Ressources Humaines participera en tant qu’expert à cette commission avec voix consultative.

Cette commission sera composée de deux membres et se réunira une fois par an.

La Directrice des Ressources Humaines convoquera les membres de cette commission et un membre de la commission rédigera les procès-verbaux de réunions et les communiquera aux membres du CSE.
 
Le rédacteur du procès-verbal des réunions de la commission bénéficiera d’un crédit de 2 heures de délégation par procès-verbal à rédiger.


Article 5 - Commission supplémentaire : commission économique

De façon plus favorable que la réglementation, une commission économique sera créée au sein du CSE. 

Cette commission sera chargée d’étudier les documents économiques et financiers recueillis par le comité et toute question soumise par lui.

La Directrice du Contrôle de Gestion participera en tant qu’expert à cette commission avec voix consultative. Elle pourra se faire assister par le Directeur Financier.

Cette commission sera composée de quatre membres et se réunira trois fois par an.

La Directrice du Contrôle de Gestion convoquera les membres de cette commission et un membre de la commission rédigera les procès-verbaux de réunions et les communiquera aux membres du CSE.

Le rédacteur du procès-verbal des réunions de la commission bénéficiera d’un crédit de 2 heures de délégation par procès-verbal à rédiger.


Article 6 - Commission supplémentaire : commission qualité et gestion des risques

De façon plus favorable que la réglementation, une commission qualité et gestion des risques sera créée au sein du CSE. 

Cette commission sera notamment informée sur les problématiques liées à la qualité et à la gestion des risques ainsi que sur les mesures correctives mises en place. Cette commission sera très opérationnelle.

Le Directeur Qualité et Gestion des Risques participera en tant qu’expert à cette commission avec voix consultative. 

Cette commission sera composée de quatre membres et se réunira quatre fois par an.

Le Directeur Qualité et Gestion des Risques convoquera les membres de cette commission et un membre de la commission rédigera les procès-verbaux de réunions et les communiquera aux membres du CSE.

Le rédacteur du procès-verbal des réunions de la commission bénéficiera d’un crédit de 2 heures de délégation par procès-verbal à rédiger.


TITRE V - TRAITEMENT LOCAL DES SUJETS RELATIFS A LA SANTE, SECURITE ET CONDITIONS DE TRAVAIL : MISE EN PLACE DE REPRESENTANTS DE PROXIMITE


La Mutualité Française Comtoise SSAM et les représentants du personnel attachent une attention particulière à la santé, à la sécurité et aux conditions de travail des salariés et encouragent donc un traitement de proximité de ces sujets.

Dans ce contexte, les parties conviennent de mettre en place des représentants de proximité exerçant sur leur périmètre de véritables attributions déléguées par le Comité Social et Economique et de leur donner les moyens adéquats. 

Telle sera l’ambition des représentants de proximité (RP).


Article 1 - Attribution en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail

Les RP ont pour mission de contribuer en local à la prévention et à la protection de la santé physique et mentale et à la sécurité des salariés.

Ils contribuent en local à la promotion de la prévention des risques professionnels autour du document unique d’évaluation des risques professionnels.

Ils ont également pour mission de contribuer en local à l’amélioration des conditions de travail.

Les RP pourront aider la CSSCT à préparer les dossiers qui lui seront soumis par le CSE dans les domaines qui relèvent de ses compétences.

Les RP pourront collecter les réclamations individuelles et collectives des salariés de leurs périmètres concernant l’application du Code du travail, de la convention collective et des accords internes et les transmettre au CSE.


Article 2 - Périmètre de mise en place des représentants de proximité

Le cadre de mise en place des RP tient compte de la configuration de l’entreprise et s’étendra, dans certaines situations, à plusieurs établissements de manière à ce que tous les salariés de l’entreprise soient couverts par des RP.


Il est ainsi convenu de mettre en place des RP dans les périmètres suivants :

Activités dentaire, optique, audio et salariés MFC SSAM du siège social, 
EHPAD la Retraite, Marcel Guey et les Jardins d’Athéna,
EHPAD Franche Montagne,
EHPAD le Vercellis, les Tourelles et les Gentianes Fleuries,
EHPAD les Vignières, la Tournelle, les Soleils et les Coquelicots,
EPHAD le Havre des Jonchets et le Chant de l’Eau, 
EHPAD de la Miotte. 


Article 3 - Nombre de représentants de proximité

Chaque périmètre défini ci-dessus disposera au maximum de trois RP qui seront salariés dans les périmètres retenus. 


Article 4 - Modalités de désignation

Les RP ne sont pas obligatoirement membres du CSE.

Ils seront désignés par le CSE pour une durée qui prend fin avec celle du mandat des membres élus du CSE.

L’appel à candidature est réalisé par les membres du CSE.

Les RP sont désignés par un vote des membres titulaires du CSE selon les modalités fixées par ces derniers.


Article 5 - Modalités de fonctionnement

5.1 Le président

Les RP seront présidés par un directeur d’établissement ou d’activité.



5.2 Le secrétaire

Lors de la première réunion, les représentants de proximité désignent parmi eux un secrétaire.


5.3 Les réunions

Les représentants de proximité sont réunis une fois par trimestre.

Le président a l’initiative des convocations et préside les réunions.

L’ordre du jour de chaque réunion est établi par le président et le secrétaire au plus tard 8 jours avant la réunion.

L’envoi des convocations aux représentants de proximité incombe au président de  l’instance.

Pour certaines réunions, le président peut faire appel au concours de toute personne de l’entreprise qui lui paraîtrait qualifiée au regard de l’ordre du jour (directeur ou responsable qualité et gestion des risques, chef sécurité incendie et assistance aux personnes, directrice des ressources humaines, ...). 

Il peut également inviter le médecin du travail ou l’agent de prévention des services de prévention des organismes de sécurité sociale.

Les réunions des représentants de proximité ont lieu durant le temps de travail et sont rémunérées comme tel. Les temps de réunion ne sont pas déduits des heures de délégation.

Le secrétaire rédige le procès-verbal de chaque réunion et procède à sa diffusion pour affichage sur chaque site situé dans son périmètre et en transmet un exemplaire au secrétaire du CSE.


5.4 Les heures de délégation

Afin de permettre aux représentants de proximité de disposer du temps nécessaire pour assurer dans de bonnes conditions leurs attributions, la Direction accorde un crédit d’heures de :
5 heures par mois à chaque représentant de proximité des EHPAD,
7 heures par mois à chaque représentant de proximité du DOA.

 Cela permet de tenir compte du temps de déplacement afférent à la mission de représentant de proximité.

Les frais de déplacement entre les différents établissements des périmètres retenus seront remboursés conformément au barème interne à l’entreprise.


5.5 Vacance de siège

Si le mandat restant à courir d’un siège devenu vacant est de trois mois au moins, l’employeur procèdera au remplacement.

En cas d’absence de plus de 6 mois d’un représentant de proximité, le CSE pourra désigner un remplaçant pour le temps de l’absence.


TITRE VI - BONS DE DELEGATION


Article unique - Bons de délégation

Des bons de délégation sont mis en place pour l’ensemble des représentants du personnel. Sauf urgence ou circonstance exceptionnelle, ces bons de délégation doivent être remplis préalablement par le représentant du personnel et signés par ce dernier et son responsable hiérarchique.


TITRE VII - PRESIDENCE DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE


Le CSE est présidé par l’employeur. Le président du CSE peut désigner un représentant chargé de présider l’institution en ses lieux et places.

Concernant le CSE de la MFC SSAM, le Directeur Général donnera délégation à la Directrice Santé et Autonomie pour présider cette instance.

Le Directeur Général présidera personnellement le CSE pour la consultation annuelle sur les orientations stratégiques de l’entreprise et pour la consultation annuelle sur la situation économique et financière de l’entreprise.


TITRE VIII - CALENDRIER DES ELECTIONS DU CSE


Article unique - Prorogation des mandats en cours et calendrier des élections du CSE

Le terme des mandats des IRP FEHAP était fixé le 12 février 2018 et le terme des mandats des IRP UGEM était fixé le 19 février 2018.

De manière à permettre aux négociations relatives à la mise en place du comité social et économique de se dérouler dans de bonnes conditions, un accord d’entreprise a été signé le 7 février 2018 pour proroger l’ensemble des mandats des représentants du personnel au plus tard jusqu’au 30 juin 2018.

Les élections du CSE se tiendront donc au plus tard le 30 juin 2018.



TITRE IX -  REPRESENTANTS DU PERSONNEL AU CONSEIL D’ADMINISTRATION


Article 1 - Modalités de représentation des salariés au Conseil d’Administration

En préalable, sont rappelées les dispositions du dernier alinéa de l’article L114-16 du Code de la Mutualité aux termes desquelles : « dans les mutuelles, unions et fédérations employant au moins cinquante salariés, deux représentants de ceux-ci, élus dans les conditions fixées par les statuts, assistent avec voix consultative aux séances du conseil d'administration ».

Deux représentants des salariés de l’entreprise pourront assister avec voix consultative aux réunions du Conseil d’Administration.   

Les représentants des salariés au Conseil d’Administration seront désignés par le Comité Social et Economique selon les modalités fixées par ce dernier.

Cette élection sera précédée d’un appel à candidature réalisé par les membres du Comité Social et Economique au sein de tous les établissements de l’entreprise. 

En cas de départage des voix, le candidat le plus âgé sera proclamé élu.

La durée du mandat des représentants du personnel au Conseil d’Administration est de deux ans.


Article 2 -  Obligation de discrétion

Les représentants des salariés au Conseil d’Administration sont tenus à une obligation de discrétion à l’égard des informations présentant un caractère confidentiel et données comme telles par les représentants de la Direction.


TITRE X -  EGALITE DES CHANCES


Cet article s’applique à l’ensemble des représentants du personnel quel que soient leurs mandats.

Il est rappelé que l’exercice d’un mandat ne peut ni favoriser, ni pénaliser l’évolution de carrière d’un salarié ayant choisi d’exercer des missions de représentant du personnel.

Il est également rappelé que le temps consacré par un collaborateur à l’exercice de ses missions de représentant du personnel fait partie intégrante du fonctionnement de l’entreprise et est à ce titre considéré comme du temps de travail effectif.

Les représentants du personnel s’engagent à exercer leurs missions en cohérence avec leur activité professionnelle et la Direction s’engage à adapter leur charge de travail en fonction du nombre d’heures de délégation utilisées, et ce dès la prise du mandat.

Les démarches relatives à l’évolution professionnelle des représentants du personnel seront examinées avec attention sachant que, comme tout collaborateur, il leur appartient d’être acteur de leur évolution professionnelle.

De manière générale, les engagements de l’entreprise sont dictés par le respect de l’article L 2141-5 du Code du travail relatif au principe d’équité et de non-discrimination.


TITRE XI -  ENTRETIEN ANNUEL D’EVALUATION ET DE PROGRES


Comme l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise, chaque représentant du personnel bénéficie d’un entretien annuel d’évaluation et de progrès.

L’entretien d’évaluation porte notamment sur l’appréciation du travail réalisé sur l’année précédente et sur les objectifs à fixer pour l’année à venir.

Il ne sera pas fait état au cours de l’entretien annuel d’évaluation et de progrès des mandats des représentants du personnel.

Outre, cet entretien annuel, un entretien pourra être demandé par le représentant du personnel auprès de son responsable hiérarchique en cas de difficultés d’exercice de son mandat au cours de l’année. La Direction des Ressources Humaines pourra être présente au cours de cet entretien sur demande de l’une ou de l’autre des parties. Lors de cet entretien en présence de la Direction des Ressources Humaines, l’élu pourra être accompagné d’un salarié de son choix appartenant à l’entreprise.


TITRE XII - FORMATION ET EVOLUTION PROFESSIONNELLE


A la fin du mandat, à la demande du représentant du personnel, il pourra être procédé à une étude de son dossier en matière d’évolution de carrière.

En fonction de la situation constatée et en fonction du temps consacré à l’exercice des missions de représentation du personnel, le représentant du personnel et le supérieur hiérarchique en lien avec la Direction des Ressources Humaines pourront envisager des formations pour, soit faciliter une remise à niveau, soit encourager une réorientation professionnelle.


TITRE XIII - DISPOSITIONS FINALES


Article 1 - Entrée en vigueur et durée de l’accord 

Le présent accord  entrera en vigueur à la date de proclamation des résultats des prochaines élections du CSE.

Il est rappelé que les mandats des représentants du personnel ont été prorogés au plus tard jusqu’au 30 juin 2018 par l’accord d’entreprise du 7 février 2018.

Cet accord est conclu pour une durée indéterminée.

La mise en place des instances représentatives du personnel s’inscrit dans un cadre légal totalement nouveau. Les parties conviennent donc de la nécessité d’évaluer la mise en œuvre concrète du présent accord et le fonctionnement des instances représentatives du personnel au terme de la première année suivant l’élection.

Cette évaluation sera menée conjointement par la direction et les représentants du personnel :
au niveau de chaque périmètre des RP,
au niveau de la CSSCT,
et au niveau du CSE.

Pour cette évaluation, il sera tenu compte d’un certain nombre d’indicateurs et notamment :
du nombre de réunions de chaque instance,
du nombre de questions posées / points abordés, 
de la durée des réunions,
du niveau de satisfaction / d’insatisfaction des membres de chaque instance et des représentants de la direction.

Un rapport global d’évaluation sera présenté et débattu au sein du CSE et l’employeur consultera le CSE sur la nécessité au non d’une révision du présent accord aux fins de l’adapter.


Article 2 - Modalités de révision de l’accord

Le présent accord pourra être révisé par avenant modificatif.

Sont habilitées à engager la procédure de révision de l’accord :

1/ Jusqu'à la fin du cycle électoral au cours duquel cet accord a été conclu, une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d'application de de l'accord et signataires ou adhérentes de cet accord.

2/ A l'issue de cette période, une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d'application de l'accord.

Toute demande de révision par l’une ou l’autre des parties signataires, obligatoirement accompagnée d’une proposition de rédaction nouvelle concernant le ou les articles soumis à révision, sera notifiée à chacune des autres parties signataires du présent accord.

Le plus rapidement possible et, au plus tard, dans le délai de trois mois à compter de la réception de cette lettre, les parties devront s’être rencontrées, à l’initiative de la direction, en vue de la rédaction du nouveau texte.

L’avenant de révision de tout ou partie du présent accord se substitue de plein droit aux stipulations de l’accord qu’il modifie.


Article 3 - Modalités de dénonciation de l’accord

Seules les organisations signataires peuvent dénoncer le présent accord.

La dénonciation pourra être totale ou partielle et ainsi porter sur un ou plusieurs articles du présent accord.

La dénonciation (totale ou partielle) doit s’effectuer par lettre recommandée avec accusé de réception adressée par son auteur à chaque autre signataire avec un préavis de trois mois.

Dans ce cas l’accord continuera à s’appliquer jusqu’à ce qu’un nouvel accord lui soit substitué et au plus tard pendant un an à compter de l’expiration du délai de préavis.

A effet de conclure un nouvel accord, la direction devra alors, à la demande d’une partie intéressée, convoquer les organisations syndicales à une nouvelle négociation dans les trois mois qui suivent le début du préavis.


Article 4 - Publicité et dépôt de l’accord
L’accord sera remis à chaque partie signataire.
L’accord sera déposé à la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail, de l’Emploi de Franche Comté en deux exemplaires et un exemplaire sera adressé au secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes de Besançon.


Fait à Besançon, le ….... mars 2018
En deux exemplaires originaux


Pour le syndicat CFDT : 

Madame ………………….agissant en qualité de déléguée syndicale centrale



Pour la Mutualité Française Comtoise SSAM :

Monsieur ………………….agissant en qualité de Directeur Général





ABREVIATIONS

CARSAT : caisse d'assurance retraite et de la santé au travail
DP : délégué du personnel
DS : délégué syndical
CE : comité d’entreprise
CFDT : confédération française démocratique du travail
CHSCT : comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail
CSE : comité social et économique
CSSCT : commission santé, sécurité et conditions de travail
CCN : convention collective nationale
DOA : dentaire, optique et audioprothèses
EHPAD : établissement d’hébergement pour personnes âgées dépendantes
FEHAP : fédération des établissements hospitaliers et d’aide à la personne
IRP : instance représentative du personnel
PV : procès-verbal
RP: représentant de proximité
SSAM: services de soins et d’accompagnement mutualistes
UGEM : union des groupements d’employeurs mutualistes