ACCORD RELATIF A LA MISE A DISPOSITION DE LA BDES AUX REPRESENTANTS DU PERSONNEL 


























PREAMBULE	

La Base de Données Economiques et Sociales (BDES) a été instaurée par la loi n° 2013-504 du 14 juin 2013 relative à la sécurisation de l’emploi. Selon l’administration, l’objectif de la BDES est de « changer le mode de relations entre élus et employeurs pour qu’il soit plus participatif, fondé sur une vision plus prospective des données de l’entreprise, et à terme plus simple » (Circulaire DGT du 18 mars 2014).

En outre, les ordonnances du 22 septembre 2017 ainsi que le Décret du 29 décembre 2017 prévoient des dispositions supplétives, en l’absence d’accord, quant à l’architecture de la Base de Données ainsi que ses modalités d’utilisation pour les consultations du Comité Social et Economique.

La BDES rassemble l’ensemble des informations nécessaires aux consultations et informations récurrentes et ponctuelles que l’employeur met à la disposition des représentants du personnel dans le cadre de leurs fonctions au sein du CSE.

La BDES permet ainsi de structurer les données sociales et économiques de l’entreprise et doit également permettre de favoriser l’appropriation de ces informations et les échanges constructifs avec l’employeur.

L'objet de cet accord est de définir l’architecture, le contenu, les modalités d'accès, de fonctionnement, d'actualisation et de confidentialité, d’organisation et d’exploitation de la BDES au sein de la Caf d’Ille-et-Vilaine.

Entre les soussignés :

La Caisse d'Allocations Familiales d'Ille-et-Vilaine
	Cours des Alliés
	35028 RENNES CEDEX 9
	représentée par 

	Et les organisations syndicales suivantes, d’autre part
	CFDT représentée par 
	CGT  représentée par  


Il a été conclu le présent accord :

Article 1 : OBJET 

Conformément aux articles L 2314-8 et L 2312.21 du Code du Travail, l'objet du présent accord est de définir l’architecture, le contenu, les modalités d'accès, de fonctionnement, d'actualisation et de confidentialité, d’organisation et d’exploitation de la BDES au sein de la Caf d’Ille-et-Vilaine.

La mise en œuvre de la BDES sera progressive et évolutive, tant du point de vue des solutions technologiques la supportant, que de son cadre légal et réglementaire.

Article 2 : BENEFICIAIRES DE L’ACCES A LA BDES

2.1 Gestionnaires de la BDES
Le service RH  et les secrétariats de Direction assurent la gestion de la BDES
Au moins 2 salariés disposent d’un accès en gestion afin d’assurer la continuité sur cette fonction.

2.2 Utilisateurs
Conformément à l’objet de la BDES, les personnes désignées ci-après ont accès à la BDES en consultation uniquement, pour la durée de leur mandat :

Les membres du Comité Social et Economique,
Les Délégués syndicaux et représentants de sections syndicales formellement désignés, 
Les membres des commissions du CSE, non membres du CSE.

Il est précisé que l’accès à la BDES est autorisé pour la durée pendant laquelle le salarié concerné bénéficie du mandat justifiant cet accès. En cas de fin des fonctions, quel qu’en soit le motif les accès à cette base sont supprimés.


Article 3 – Contenu et Architecture de la Base de Données 

La Base de Données est structurée en 3 parties distinctes : 

3.1 Une rubrique dédiée aux informations obligatoires permanentes.

Cette rubrique est constituée des informations permanentes définies par les dispositions légales et réglementaires en vigueur (L.2323-8 du Code du Travail notamment). Leur contenu et la fréquence de mise à jour sont dans le tableau porté en annexe de l’accord.

Les parties conviennent de mettre à disposition dans la BDES, à terme, 3 années d’information, sachant que la profondeur de 3 ans sera mise en ligne au fur et à mesure des 3 premières années de mise en œuvre de la nouvelle BDES à compter de 2020.

A l’issue des 3 ans, les données de la 4ème année sera supprimée de la BDES.


3.2 Les dossiers à l’appui des informations et consultations ponctuelles du CSE

Les informations transmises au CSE en vue d’informations ou de consultations ponctuelles seront publiées dans la BDES compte tenu des ordres du jour du CSE. Leur contenu et la fréquence de mise à jour sont dans le tableau porté en annexe de l’accord.

La date de mise à disposition des documents dans la BDES vaut communication au CSE selon les dispositions légales en vigueur. En cas de consultation, la publication dans la BDES fait courir le délai pour le rendu des avis sollicités.

Par ailleurs, cette rubrique comporte l’organigramme RH mis à jour annuellement ainsi que l’ordre du jour des CSE.
Elle intègre également des canaux dédiés à chaque commission obligatoire du CSE.

Le contenu et la fréquence de mise à jour de cette rubrique sont précisés dans le tableau porté en annexe de l’accord.

A l’issue des 3 ans, les données de la 4ème année sera supprimée de la BDES.


3.3 Une rubrique relative aux Informations et consultations récurrentes obligatoires

Les informations transmises au CSE en vue d’informations ou de consultations obligatoires seront publiées dans la BDES compte tenu du planning annuel des consultations et informations adoptés en janvier de chaque année. Leur contenu et la fréquence de mise à jour sont dans le tableau porté en annexe de l’accord.

La date de mise à disposition des documents dans la BDES vaut communication au CSE selon les dispositions légales en vigueur. En cas de consultation, la publication dans la BDES fait courir le délai pour le rendu des avis sollicités.

A l’issue des 3 ans, les données de la 4ème année sera supprimée de la BDES.

Article 4- Modalité d’accès 

La BDES a pour support une espace « sharepoint » national dans la suite Office 365. 

Elle est accessible pour les membres utilisateurs 24h/24h et en dehors de la Caf par les représentants par connexion via le lien qui sera transmis par le service RH lors de la finalisation de l’espace SharePoint BDES. 

Afin que les utilisateurs soient informés de la mise en ligne de document sur la BDES, ils doivent procéder eux-mêmes à la demande de notification lors d’un dépôt dans la rubrique concernée. Cette demande doit être réitérée sur chaque sous-rubrique de la BDES. Cette démarche sera expliquée lors de l’accompagnement mis en place par le service RH à l’issue de la finalisation de l’espace BDES. 

En cas de maintenance ou d’indisponibilité connue par avance, les représentants en sont informés. Si nécessaire, des mesures de transmission des dossiers et informations sont mises en place durant la période d’indisponibilité.

Article 5 - Sécurité -Confidentialité des accès et des informations

Les accès aux données de la BDES sont réservés aux personnes autorisées. 

Les droits d’accès à la base fournis par l’employeur aux représentants sont strictement personnels et ne peuvent être transmis à un tiers (par messagerie, par impression en version papier,…)

L’ensemble des personnes ayant accès à la BDES sont tenues à une obligation de discrétion à l'égard des informations contenues dans la base de données revêtant un caractère confidentiel et présentées comme telles par l'employeur. 
Si des informations figurant dans la BDES ont un caractère confidentiel, elles seront présentées comme telles et la durée du caractère confidentiel sera indiqué.

Article 6 : AIDE a L’APPROPRIATION DE LA BDES

Lors de la mise en place de la nouvelle BDES, les représentants en place bénéficieront d’un accompagnement adapté assuré par le Service RH. Lors de l’installation du CSE à l’issue d’élections professionnelles, les nouveaux membres du CSE bénéficieront du même accompagnement.

Par ailleurs, un référent sera désigné au sein du service RH pour tout besoin d’accompagnement lié au fonctionnement et à l’accès à la BDES. Il pourra être sollicité via la balf : 

ARTICLE 7 : liVRAISON

L’espace Sharepoint BDES sera livré dans les 2 mois suivants la signature de cet accord.
Article 8 : DUREE DE L’ACCORD
Le présent protocole est conclu pour une durée indéterminée.
En application de l’article L. 2261-9 du Code du travail, le présent protocole peut être dénoncé par les parties signataires.
La dénonciation de l’accord doit être notifiée par son auteur aux signataires de la convention dans le respect d’un préavis de 3 mois.
La dénonciation fait également l’objet d’un dépôt à la Direccte et auprès du conseil des prud’hommes. 
Article 9 : Communication et dépôt 

Le présent accord donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues aux articles L. 2231-6 et D. 2231-2 du Code du travail, à savoir dépôt en deux exemplaires, dont une version sur support papier signée des parties et une version sur support électronique auprès de la Direccte et en un exemplaire auprès du greffe du conseil de prud'hommes.

Fait à Rennes, le 19 février 2020 

En 8 exemplaires originaux 


La Directrice					






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