Accord d’entreprise portant sur la mise en œuvre du vote électronique lors des élections professionnelles


ENTRE LES SOUSSIGNES

Entre 

La société XX, agissant pour son propre compte, dont le siège social est situé XXX, dont le numéro de Siret est le XXX, représentée par Monsieur XXX agissant en qualité de Directeur Général.

D’UNE PART

Et :

Les organisations syndicales suivantes, 

La Confédération Générale du Travail (C.G.T), représentée par le délégué syndical de cette organisation au sein de XX, Monsieur XXXX, dûment habilité;

L’Union Nationale des Syndicats Autonomes (UNSA) représentée par le délégué syndical de cette organisation au sein de XX, Monsieur XXXX; dûment habilité ; 

D’AUTRE PART


PREAMBULE

Dans le cadre de la loi n°2004-575 pour la confiance en l’économie numérique du 21 juin 2004 et ses textes d’application, les parties ont négocié un accord portant sur les modalités de mise en œuvre d’un système de vote par voie électronique lors des élections futures des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique, dans l’objectif de faciliter d’une part l’organisation de ces élections, et d’autre part, de favoriser une participation active des collaborateurs.

Par cette démarche, la Direction et les Organisations syndicales représentatives marquent leur volonté de s’inscrire dans le cadre d’une dynamique de progrès technique se conjuguant à une pratique de développement durable à laquelle la Société XXX est attachée.

Conscientes de l’importance que revêtent les enjeux de ces élections professionnelles, et par souci de sécurisation des opérations de vote, les parties signataires ont convenu de recourir, pour chaque élection, à un prestataire spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre sécurisée de processus électoraux, respectant ainsi les recommandations de la CNIL en la matière, ainsi que les prescriptions légales énoncées à l’article R2314-6 du code du travail.

Après s’être concertées, les parties signataires ont convenu de mettre en place le dispositif qui suit, objet du présent accord.


Article 1 – Cahier des charges

La mise en place du système de vote électronique au sein de la Société XXX repose nécessairement sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir : 

L’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur

L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré

L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin

La confidentialité, le secret du vote 
 
Article 2 – Modalités d’organisation des opérations

Art 2.1 Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe

Les parties conviennent expressément que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.

Art 2.2 Prestataire en charge de la mise en place du vote électronique

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties décident de recourir à un prestataire extérieur spécialisé dans la mise en œuvre de processus électoraux pour chaque élection.

Le choix du prestataire retenu figurera dans le protocole d’accord pré-électoral propre à chaque élection, et se fera sur la base du cahier des charges conformément à l’article R 2314-6 du code du travail.

Dans l’hypothèse où les négociations relatives à la conclusion dudit protocole n’aboutiraient pas, le choix du prestataire retenu figurerait alors dans la décision unilatérale de l’employeur relative aux modalités d’organisation pratique de ces élections.

Art 2.3 Garanties des exigences techniques 

Conformément à l’article R 2314-9 du code du travail, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception.

Cette expertise est tenue à la disposition de la CNIL.

Les personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système informatique doivent également s’assurer du respect des prescriptions légales et réglementaires. 

Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de  vote.

Art 2.3 Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre de chaque élection, les parties signeront un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment les modalités de constitution du bureau de vote, le calendrier, les modalités opératoires et la répartition des sièges.

Le protocole d’accord préélectoral comportera également, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu et du déroulement des opérations électorales.

Le choix du prestataire retenu concernant la mise en œuvre du vote électronique sera également indiqué dans le protocole d’accord pré-électoral conformément à l’article 2.2 du présent accord.

Art 2.4 – Formation des membres du Bureau de vote
Les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu.


Article 3 - Déroulement des opérations de vote

Art 3.1 Etablissement des listes électorales et transmission

Lors de l’organisation des élections professionnelles, la Direction des Ressources Humaines établira la liste des électeurs conformément aux dispositions légales en la matière, et transmettra cette liste au prestataire retenu qui l’importera sur le système de vote électronique.

Ce fichier d’électeurs permettra de générer et envoyer à chacun un moyen d’authentification. Ce dernier permettra à chaque électeur d’une part, de s’identifier et de prendre part au vote, et d’autre part de compléter la liste d’émargement.

La Direction des Ressources Humaines contrôlera la conformité de la liste des électeurs aux listes électorales importées dans le système de vote électronique. 


Art 3.2 Liste des candidats

L’intégration des candidatures et profession de foi dans le système de vote électronique devront être parfaitement conformes à celles reçues par la Direction des Ressources Humaines.

Le prestataire retenu devra veiller à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes. Celles-ci seront présentées par ordre alphabétique sur le même écran afin de ne favoriser aucune liste. 


Art 3.3 Lieu et temps du scrutin
Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée, laquelle sera précisée par le protocole d’accord électoral.
Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections. 
Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

Article 4 - Modalités d’accès au site de vote 

Chaque électeur recevra à son domicile, avant le premier tour des élections, ou par e-mail à son adresse professionnelle, et selon le calendrier défini par le protocole d’accord pré-électoral, l’adresse du site de vote et ses moyens personnels d’authentification qui seront générés par la société prestataire de manière aléatoire.
A l’aide de ses identifiants, l’électeur pourra voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections. 
L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes personnels d’accès.
Le moyen d’authentification permet au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantit l’unicité de son vote.
Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran ; il doit pouvoir être modifié avant validation.
A réception du vote, la saisie de ses codes d’accès par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôt définitivement l’accès à cette élection.
Le protocole d’accord pré-électoral définira les modalités pratiques de sécurisation du vote, cette sécurisation étant liée à la pratique du prestataire retenu (ex : nature du code confidentiel permettant de valider le vote).

Article 5 - Information et assistance des électeurs
Art 5.1 Pédagogie à l’égard des électeurs
Les parties conviennent que tous les moyens doivent être mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de la technique du vote électronique par les salariés. 
A cet effet, chaque salarié disposera à minima d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.
Des moyens pédagogiques supplémentaires pourront être envisagés dans le cadre des négociations du protocole d’accord pré-électoral propre à chaque élection.

Article 5.2 – Assistance aux votants

Conformément à l’article R 2314-10 du Code du travail,  une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pour chaque élection. Cette cellule comprendra, le cas échéant, les représentants du prestataire.

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d’assistance technique :

Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;
Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
 
 D’autres moyens d’assistance pourront être prévus dans le protocole d’accord pré-électoral propre à chaque élection.

Article 6 – Clôture et résultats 

Art 6.1 – Clôture

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs. Il est expressément stipulé qu’aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin.

Art 6.2 - Décompte et attribution des sièges

Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées pour chaque établissement.

La génération de ces clés, avant l’ouverture du vote, est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls les membres du bureau de vote en ont connaissance à l’exclusion de toute autre personne.

Le Président du Bureau de vote et deux assesseurs nominativement identifiés reçoivent chacun une clé de déchiffrement distincte.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être portée au procès-verbal. 

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. 


Article 7 – Délais de recours et destructions des données

Le prestataire retenu conserve sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. 

A l’expiration de ces délais, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.



Article 8 – Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de garantir une parfaite confidentialité, l’expression de vote et les éléments d’identification de l’électeur seront séparés.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique dénommée « contenu de l’urne électronique » scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Cette urne électronique est hébergée par le prestataire.

Le processus mis en œuvre par le prestataire garantit l’anonymat du vote et la sincérité des opérations électorales.

Article 9– Entrée en vigueur de l’accord et suivi

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée à compter du 1er jour suivant sa signature.

Conformément à l'article L. 2261-3 du Code du travail, toute organisation syndicale de salariés représentative dans l'entreprise, qui n'est pas signataire du présent accord, pourra y adhérer ultérieurement.

L'adhésion produira effet à partir du jour qui suivra celui de son dépôt au greffe du conseil de prud'hommes compétent et à la DIRECCTE.

Notification devra également en être faite, dans le délai de huit jours, par lettre recommandée, aux parties signataires.

A l’issue des premières élections effectuées par voie électronique, un bilan sera effectué pour faire éventuellement évoluer le présent accord.

Article 10 – Révision – Dénonciation

Article 10.1 – Révision

Chaque partie signataire ou adhérente, seules habilitées à signer un avenant portant révision, peut demander la révision de tout ou partie du présent accord selon les modalités suivantes.
 
La demande de révision devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception, à chacune des autres parties et comporter outre l’indication des dispositions dont la révision est demandée, des propositions de remplacement. Au plus tard dans un délai de trois mois suivant la réception de cette lettre, les parties concernées devront ouvrir une négociation. Les dispositions de l’accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un nouvel accord ou à défaut seront maintenues.

Les règles de conclusion de l’avenant de révision sont celles énoncées par la loi. Les dispositions de l’avenant portant révision, se substitueront de plein droit à celles de l’accord qu’elles modifient, soit à la date expressément prévue soit à défaut, à partir du jour qui suivra son dépôt auprès des services compétents. Le dépôt est opéré conformément aux dispositions légales applicables.

Article 10.2 – Dénonciation

Le présent accord pourra être dénoncé par les parties signataires dans les conditions prévues par le Code du travail. La dénonciation sera notifiée par lettre recommandée avec AR à chacune des autres parties signataires ou adhérentes.

Lorsque la dénonciation émane de l’employeur ou de la totalité des signataires salariés, l'accord continue de produire effet jusqu'à l'entrée en vigueur de la convention ou de l'accord qui lui est substitué ou, à défaut, pendant une durée d'un an à compter de l'expiration du délai de préavis de trois mois. Une nouvelle négociation devra être engagée dans le délai de préavis de trois mois suivant la réception de la lettre de dénonciation. A l’issue de cette négociation, sera établi soit un avenant ou un nouvel accord constatant l’accord intervenu, soit un procès-verbal de clôture constatant le désaccord et signé des parties en présence.

Les règles de conclusion de l’accord sont celles énoncées par la loi. Les dispositions du nouvel accord se substitueront intégralement à celles de l’accord dénoncé, avec pour prise d’effet, soit la date qui en aura été expressément convenue soit à défaut, le jour qui suivra son dépôt auprès des services compétents.

Article 11 – Publicité

Le présent accord donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues aux articles L. 2231-6 et D. 2231-2 et suivants du code du travail. Il sera déposé :
 
-sur la plateforme de téléprocédure dénommée «TéléAccords » accompagné des pièces prévues à l’article D. 2231-7 du code du travail,
-et en un exemplaire auprès du greffe du conseil de prud'hommes territorialement compétent.

Le présent accord fera l’objet d’une publication dans la base de données nationale visée à l’article L. 2231-5-1 du code du travail.


Fait à Paris, le XXX
En six exemplaires

Pour la Société XXX				
Représentée par Monsieur XXXX




La Confédération Générale du Travail (C.G.T), représentée par le délégué syndical de cette organisation au sein de CESG, Monsieur XXX, dûment habilité;




L’Union Nationale des Syndicats Autonomes (UNSA) représentée par le délégué syndical de cette organisation au sein de CESG, Monsieur XXX;