Accord sur le recours au vote électronique pour les élections des membres du Comité Social Economique du personnel de la société SOFAMA



Entre les soussignés ;


La société SOFAMA, dont le siège est situé 35 route de Vozelle, 03110 Espinasse Vozelle, représentée par .                                   ., dûment mandaté à cet effet,

ET

Les Organisations Syndicales représentatives au sein de la Société SOFAMA, représentées par :

.                                   ., en qualité de Déléguée Syndicale FO,
.                                   ., en qualité de Déléguée Syndicale CFTC,

Les parties conviennent de signer un accord sur le vote électronique afin de définir les modalités du processus.



PREAMBULE

La société SOFAMA est constituée de 4 établissements sur le territoire français.

Afin de faciliter l’organisation des élections du Comité Social Economique du personnel, la Direction de la société SOFAMA en collaboration avec les partenaires sociaux ont étudié la modalité proposée par la Loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique dite loi Fontaine (loi N°2004-575 du 21 juin 2004, publiée au JO du 22 juin 2004) qui ouvre la possibilité pour les entreprises de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles.

Par ailleurs, un décret et un arrêté en date du 25 avril 2007 ont précisé et sécurisé le recours au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles.

C’est dans ce cadre que la société SOFAMA a fait appel à un prestataire, spécialisé dans la mise en place de solution sécurisée de vote par Internet. Après avoir vérifié la fiabilité du dispositif il a été décidé, en accord avec les Organisations Syndicales signataires du présent accord de mettre en place le dispositif qui suit, objet du présent accord.


ARTICLE 1 : MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS ELECTORALES

Parallèlement au présent accord, les parties ont la volonté de signer un protocole d'accord préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote et la répartition des sièges selon les établissements pour les élections.

Il est précisé que lorsque que le présent accord fait référence au protocole d'accord préélectoral, il faut comprendre qu'il est fait référence au protocole d'accord préélectoral lié aux prochaines élections professionnelles, à savoir des membres Comité Social Economique du personnel.
Le présent accord sera annexé au dit protocole d'accord préélectoral.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties décident que les élections seront organisées par un « prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction en accord avec les organisations syndicales.

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire de service externe, DOCAPOST, choisi par la société en concertation sur la base d’un cahier des charges respectant strictement :

L’arrêté N°2007- 602 du 25/04/2007 relatif aux conditions et modalités de vote par voie électronique pour les élections professionnelles,
Les prescriptions règlementaires édictées aux articles R.2324-4 à R.2324-17 du code du travail,
Les recommandations CNIL du 22/10/2010 relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.


1.1 MODALITES DE VOTE

Les parties signataires décident d’adopter un processus de vote par Internet pour la première fois à l’occasion des élections professionnelles de la délégation du personnel au Comité Social et Economique de la société SOFAMA.


1.2 SECURITE DES VOTES

La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu est de nature à assurer :

La sécurité de l’adressage des moyens d’authentification de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes,
La confidentialité la plus absolue des données transmises : listes électorales, sécurité des moyens d’authentification (transmission par voie postal et/ou mail), émargement, enregistrement et dépouillement des votes,
Le respect des recommandations CNIL en matière de sécurités informatiques (mesures physiques, logiques, algorithmes de chiffrement, système informatique distinct en cas de l’hébergement de plusieurs scrutins via une virtualisation des systèmes par exemple). La société a procédé aux déclarations auprès de la CNIL d’un tel système de vote

Les modalités de scellement et de chiffrement du système de vote électronique et notamment des urnes électroniques et des listes d’émargement devront être conformes aux dispositions des articles R. 2314-10, et suivants du Code du travail.


1.3 MODALITES DES ELECTIONS

Etablissement du fichier des électeurs

A des fins de préparation de l’élection, la Direction des Ressources Humaines établit un fichier des électeurs, établi à partir des listes électorales.

Les listes électorales susmentionnées enregistrent les données suivantes : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège d’appartenance, établissement d’appartenance, adresse postale (ou email).
Le fichier des électeurs a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification et de lui faire parvenir ; ce moyen d’authentification qui lui permettra :
de s’identifier et de prendre part au vote,
de compléter la liste d’émargement.

Les électeurs sont enregistrés sur un support distinct de l‘urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Lieux et Temps du Scrutin

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent, pour le premier comme le second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord pré électoral.
Les dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins seront indiquées dans le protocole d’accord pré électoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme pendant l’ouverture des scrutins, de n’importe quel terminal Internet (de leur lieu de travail, de leur domicile ou tout autre lieu de leur choix) en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé part ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique pourront être contrôlées par les membres du Bureau de Vote et les personnes désignées ou habilitées à assurer le contrôle des opérations électorales.

Le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.

Consultation du nombre de votants :

Pendant la période de scrutin, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin. Pour ce faire, les scrutateurs désignés auront un accès en ligne à une console leur permettant de visualiser le taux de participation, en temps réel, et pour chaque scrutin.

Liste d’émargement :

La liste d’émargement enregistre les données suivantes : collège d’appartenance, Nom et Prénom des électeurs ayant voté, heure et date du vote. La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du Bureau de Vote et aux membres de la Direction des ressources Humaines habilités à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.


1.4 BULLETINS DE VOTE

Le prestataire assurera la mise en œuvre des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.




1.5 LISTE DES CANDIDATS

Les listes de candidats doivent enregistrer les données suivantes : collège d'appartenance, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants et le cas échéant l'appartenance syndicale.

Les listes seront présentées sur un seul et même écran dans l'ordre alphabétique.
Le prestataire fournisseur reproduit sur le serveur les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises par leurs auteurs et transmises à la Direction des Ressources Humaines avec le cas échéant les logos et professions de foi des listes correspondantes.

Les listes sont présentées sur une seule et même page dans l’ordre d’arrivée à la DRH. Dans l’éventualité d’un 2nd tour, cet ordre reste inchangé et la ou les liste(s) des candidats indépendants viendra à la suite de celles des organisations syndicales présentes au premier tour des élections.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu'un autre, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d'un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.

Il sera possible d’intégrer les professions de foi des listes sur le site de vote.



ARTICLE 2 : INFORMATION ET ASSISTANCE AUX VOTANTS

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation par les collaborateurs de cette nouvelle technique de vote.

Assistance aux électeurs 

Pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre un correspondant au niveau de service des Ressources Humaines.  Une rubrique d’aide et d’explications est également disponible depuis l’interface de vote.


2.1 MODALITES D’ACCES AU SERVEUR DE VOTE

Chaque électeur recevra, avant chaque tour, à son domicile, par courrier simple, un identifiant de vote et un code confidentiel, générés de manière aléatoire par le prestataire.

L’authentification de l’électeur sur le serveur de vote se fera par la saisie de l’identifiant de vote et d’un code challenge, qui sera la date de naissance de l’électeur. La connexion au site de vote se fait à travers des liaisons sécurisées et toute personne non reconnue ne pourra accéder au site de vote.

Une fois connecté, l’électeur pourra procéder aux votes. Les listes correspondant à son collège lui seront proposées. Son vote devra être confirmé par la saisie du code confidentiel. Chaque vote doit être validé par la saisie du code confidentiel.

Les codes de vote fournis à l’électeur permettent de garantir l’unicité du vote.



2.2 GARANTIE DE CONFIDENTIALITE DU VOTE ET STOCKAGE DES DONNEES PENDANT 

Afin de répondre aux exigences posées par les articles L.2314-21 et suivants et L.2324-19 du code du travail, l’expression de vote et les éléments d’identification de l’électeur seront séparés.

Le vote de l’électeur sera crypté et stocké, dans cet état, dans une urne électronique dédiée sans aucun lien avec le fichier d’émargement des votants. Cette urne est hébergée par le prestataire. Le processus mis en œuvre par le prestataire garantit l’anonymat du vote et la sincérité des opérations électorales.
Il est procédé à un traitement informatique distinct des fichiers électeurs et du contenu de l’urne électronique : à aucun moment, y compris après le dépouillement il ne doit pouvoir être mis en relation l’identité des électeurs et l’expression de leur vote, aucun horodatage du stockage du bulletin dans l’urne.

A l’ouverture et à la fermeture du scrutin, le système sera totalement scellé.


ARTICLE 3 : MODALITES PRATIQUES DU VOTE ELECTRONIQUE


3.1 LANGUE, ORDRE DES INSTANCES ET AFFICHAGE INITIAL DES LISTES

Les indications et informations présentées sur le site de vote sont disponibles en français.

Une fois connecté sur l'application, l'électeur se verra présenter la liste des 2 scrutins pour lesquels il est appelé à voter (Délégation du personnel au comité social et économique titulaires et suppléants).

L’électeur peut choisir une liste, un candidat ou un vote blanc, revenir sur ce choix jusqu’à la validation qui déclenche l’envoi du bulletin de vote et génère une confirmation de l’envoi.


3.2 ORDRE DE PRESENTATION DES LISTES

Les listes en présence pour chaque scrutin sont présentées aux électeurs, selon leur nombre, sur une ou deux colonnes par ordre alphabétique, de haut en bas (et de gauche à droite si nécessaire).

Les logos doivent être fournis par les listes en présence à la Direction des Ressources Humaines, qui les transmet au prestataire, en format JPG, GIF ou JPG, hauteur 200 pixels, largeur 200 pixels (à valider).


3.3 MATERIEL DE VOTE - CODES CONFIDENTIELS

Chaque électeur est identifié par sa date de naissance sous le format JJ/MM/AAAA.

Les codes d'accès, qui se composent d'un identifiant et d'un code confidentiel, sont générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils soient communiqués à l’Entreprise. Ces codes permettront de se connecter à l'application informatique et de valider son vote.

Des nouveaux codes sont générés et communiqués aux électeurs en cas de second tour.

3.4 COMMUNICATION DES CODES DE VOTE

Le prestataire expédiera un courrier par voie postale au domicile de chaque électeur. 

En cas de non réception de ce matériel de vote (mauvaise adresse), l’électeur pourra prendre contact avec la Direction des Ressources Humaines pour se voir restituer des nouveaux codes de vote.


3.5 PROTOCOLE DE RESTITUTION DES CLEFS DE VOTE

En cas de perte ou de non réception de ce courrier, l'électeur peut : 

Soit s'adresser à la Direction des Ressources Humaines ou déclarera cette perte ou non réception à partir du site internet.
Après vérification de l’identité de l’électeur, la Direction des Ressources Humaines enverra à l’adresse déclarée dans le système ou remettra en mains propres et une seule fois, un nouveau matériel de vote énoncé ci-dessus, cacheté sous pli fermé avec de nouveaux codes d’accès.

Soit déclarer cette perte ou non réception à partir de la plateforme de vote internet de Docapost pour demander l'attribution de nouveaux codes.
Le prestataire expédiera par voie électronique, sur l’adresse email de l’électeur, un message personnalisé à l’électeur l’invitant à récupérer ses codes confidentiels de vote sur une interface sécurisée. En cliquant sur un lien personnalisé présent dans le message, l’électeur sera redirigé vers l’interface sécurisée et devra renseigner un formulaire d’identification comprenant un code challenge (date de naissance) ainsi qu’un numéro de téléphone mobile sur lequel sera envoyé un code sécurisé (OTP : One Time Password). La combinaison de ces éléments permettra à l’électeur de récupérer ses codes confidentiels de vote (Identifiant de vote et Code confidentiel) pour participer à l’élection et d’accéder à une notice explicative pour voter.

La récupération des codes de vote via cette interface invalidera ceux transmis précédemment. 


3.6 SCELLEMENT DU SYSTEME ET FORMATION (ARTICLES R2314-15 ET R2324-11 DU CODE DU TRAVAIL)

Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire formera un correspondant des ressources humaines, chargé du projet électoral, avant l'ouverture du site internet. Cette formation sera assurée à distance par conférence téléphonique et/ou webformation.

La réunion de scellement sera animée par un représentant de l’équipe des Ressources Humaines qui aura reçu la formation nécessaire par le prestataire.

L'information et la formation sont assurées pour les membres du bureau de vote, par une explication de leur rôle tout au long du scrutin ainsi que le jour du dépouillement.

Cette intervention consiste à :

Procéder à un test à blanc : tester la plateforme de vote et le logiciel de dépouillement avant l'ouverture du vote,
Réinitialiser les urnes électroniques, et constater qu'elles sont vides,
Générer les clés de scellement (au nombre de 3) destinées au membre du bureau de vote.

La génération des clés de déchiffrement des bulletins de vote sera publique avant l’ouverture du scrutin et seuls les membres du bureau de vote doivent entrer en leur possession.

Seuls les membres du bureau de vote, et les représentants du personnel qui le souhaitent auront accès à la liste d’émargement à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.
Pendant le déroulement des opérations électorales, il sera totalement impossible d’avoir accès à des résultats partiels.


3.7 CELLULE D’ASSISTANCE TECHNIQUE 

Il est constitué une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.
Le prestataire est chargé d’assurer les missions de la cellule d'assistance technique.

La cellule d'assistance technique contrôle, avant que le vote ne soit ouvert, que le scellement du système de vote électronique à fait l’objet d’un test à blanc et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.


3.8 ASSISTANCE AUX ELECTEURS

La Direction des Ressources Humaines sera à disposition des électeurs pendant la période de scrutin pour tout accompagnement nécessaire.

Tout électeur atteint d’une difficulté le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.


3.9 INTERVENTION DU PRESTATAIRE EN CAS DE DYSFONCTIONNEMENT

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement/déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent pas être accessibles, de même que la liste d'émargement, sauf aux fins de contrôle de l'effectivité de l'émargement des électeurs.

Le prestataire peut recevoir automatiquement des informations techniques sur le fonctionnement du système de vote pendant tout le déroulement du scrutin. Le prestataire ne doit intervenir sur le système de vote qu’en cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données. Un dispositif technique doit garantir que le bureau de vote est informé automatiquement et immédiatement de tout accès par le prestataire à la plate-forme de vote. Le prestataire doit informer le bureau de vote de toutes les mesures prises pour remédier au dysfonctionnement constaté. 

Toutes les actions effectuées sur le serveur de vote ainsi que celles concernant le déroulement du scrutin doivent faire l'objet d'une journalisation.

La présente décision est prise pour la durée du protocole d’accord préélectoral, lié aux prochaines élections professionnelles.

Est joint en annexe le cahier des charges et la documentation technique établis par le prestataire.


4 DUREE, DEPOT ET PUBLICITE DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu pour la durée du protocole d’accord pré électoral, lié aux prochaines élections professionnelles

Le présent accord, sera déposé en deux exemplaires à la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l'Emploi (DIRECCTE) de Vichy, dont une version électronique et un exemplaire sera déposé au secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes du lieu de signature.

A l’issue du délai d’opposition, les dispositions du présent accord prendront effet.

Fait à Espinasse Vozelle, le 29/03/2018.

En 6 exemplaires originaux dont un remis à chaque partie.



Pour la société SOFAMA

.                                   ., Président, dûment mandaté à cet effet,







Pour les Organisations Syndicales


FO, représentée par .                                   .






CFTC, représentée par .                                   .