Entre 

les entreprises relevant de la Convention de Groupe, mentionnées sur la liste figurant en annexe 1, ci-après dénommées « le Groupe » représentées par Mme XXXXXX XXXXXXXXX, dûment mandatée pour signer les présentes, 

d’une part,
et 

les organisations syndicales représentatives sur le périmètre de ces entreprises, représentées par leurs délégués syndicaux de groupe, 

C.F.D.T.
C.G.T. 
F.O.
S.N.B.

d’autre part,  


il est exposé ce qui suit :


Préambule : 

Notre société est depuis plusieurs années en pleine mutation suite aux changements induits par l’intégration de la technologie digitale dans tous les aspects de la vie courante. 

Cela se traduit notamment par :
la mise en réseau des personnes de façon instantanée,
la dématérialisation et la profusion des données, 
ainsi que l’utilisation de nouveaux modes de communication impliquant une    accessibilité des informations sur tous types de matériel pourvus d’un écran.

Ce phénomène, appelé « digitalisation » impacte les entreprises et remet en question les organisations et fonctionnements, les métiers, les méthodes de travail, et le management des salariés. 
Il apparaît nécessaire d’accompagner tous les salariés pour une bonne utilisation de ces outils, permettant une organisation efficace du temps, une communication adaptée, tout en préservant les relations humaines réelles entre collègues pour une bonne qualité de vie au travail

Par ailleurs, lorsque les salariés disposent d’outils nomades, leur utilisation peut rendre perméable la frontière entre vie privée et vie professionnelle. Il convient d’affirmer que l’utilisation des outils professionnels ne doit pas se faire au détriment de la vie personnelle des salariés, ni de leur temps de repos. A ce titre, un droit effectif à la déconnexion est nécessaire. 



Article 1 : Les outils digitaux

La transformation numérique, si elle est nécessaire à l’adaptation de l’entreprise et si elle est source d’opportunités de développement, doit s’accompagner d’une bonne maitrise des outils digitaux afin que la dimension humaine reste au centre de notre organisation. Les outils numériques doivent être un moyen au service des salariés et de la stratégie de notre Groupe. 

La connaissance des outils ne suffit pas, il convient d’apprendre à les utiliser efficacement, pour éviter la surcharge d’informations et les risques d’hyper connexion.

Le Groupe a la volonté de devenir un acteur de référence sur les sujets digitaux  et souhaite parvenir à une certification digitale pour donner à tous ses collaborateurs la capacité à appréhender l'évolution des modes de communication, dans le cadre de leur environnement professionnel que ce soit vis-à-vis de leurs collègues ou de leurs clients. 

L’adaptation de tous les collaborateurs aux outils digitaux est un enjeu fondamental de la transformation digitale car elle garantit leur employabilité, leur efficacité ainsi que leur bien-être au travail. 

Pour ce faire, une formation de tous les salariés est d’ores et déjà déployée sur le portail de formation en ligne FORMAD. Elle porte sur la connaissance des outils connectés et leur utilisation efficace. Elle sera complétée par une formation sur les outils de communication en incluant un volet sur la confidentialité et un volet sur la déconnexion, tant en dehors du temps de travail que pendant les formations, réunions, entretiens individuels, quand ces réunions ne nécessitent pas d’être connecté pour y participer activement. Chaque salarié aura l’obligation de suivre ce cycle de formation afin de gagner en efficacité dans la maitrise des outils numériques. 

La formation suivra le rythme de déploiement des nouveaux outils, afin de ne laisser aucun salarié « au bord du chemin ».



Article 2 : La bonne utilisation des outils 


Article 2.1 : Les outils cognitifs

Afin de permettre de mieux gérer le flot d’informations et de messages dont ils sont destinataires, le Groupe a d’ores et déjà mis à disposition des salariés, en commençant par ceux du réseau, des outils cognitifs :


le premier est destiné à « prétraiter » les messages qui arrivent dans leur messagerie :
en détectant les intentions les plus fréquentes dans les courriels des clients (une trentaine d’intentions représentent à ce jour environ 70% des messages des clients)
en mettant en évidence l’urgence de la demande
en affichant des liens directs vers les applications permettant de réaliser la tâche demandée avec le contexte client
en proposant des modèles de réponse personnalisables correspondant aux intentions détectées.

le second facilite la recherche d’une information dans la base documentaire du groupe, à l’aide de questions formulées dans un langage courant. Les domaines de l’épargne, de l’assurance santé et de l’assurance auto et IRD sont les premiers concernés, d’autres domaines seront progressivement couverts 

D’autres applications pourront suivre et être déployées au fil de l’évolution des besoins et de l’avancement des travaux.

Il est primordial que les managers s’approprient ces outils et les méthodes de travail qui en résultent pour transmettre ces nouveaux savoir-faire à leurs équipes. Les nouveaux comportements, internes et externes, liés à la digitalisation doivent être intégrés, afin de maintenir l’employabilité de tous au service du client sociétaire.

L’accompagnement de chacun se fait au quotidien, au fil de l’eau, tout au long de l’activité. 

Un autodiagnostic sera proposé à tous les salariés pour évaluer leur degré de connaissance et de compréhension des outils cognitifs afin de pouvoir identifier leur niveau d’autonomie et leurs éventuels besoins de formation pour développer la maîtrise de ces outils.


Article 2.2 : Les outils de communication

Les nouveaux outils permettent d’améliorer de manière conséquente la communication professionnelle et personnelle. Ils permettent d’échanger à distance, de vive voix, avec ou sans Visio, par écrit, avec ou sans fichier joint. La communication devient instantanée, la difficulté étant de gérer le flux d’informations qui parvient à chacun. Chaque jour, chaque salarié reçoit de nouvelles informations, communications, demandes qu’il lui faut traiter pour répondre aux besoins et aux demandes des clients, de ses collègues ou de sa hiérarchie, pour s’informer ou se former.

Chaque personne souhaite une réponse immédiate à ses sollicitations, tout en étant soumise elle-même aux sollicitations des autres. Cette situation peut être facteur de stress, le salarié se sentant débordé et submergé de messages qu’il n’arrive pas à prioriser et à traiter de façon satisfaisante, au risque de développer des comportements addictifs. 

Le Groupe a proposé des solutions qui utilisent les outils cognitifs. Il souhaite par ailleurs adopter un code de bonne conduite des outils de communication, dans le but de veiller à leur utilisation raisonnée, utile et efficace.  					


Un code de bonne conduite

Un code de bonne conduite doit aboutir à une prise en compte par chacun des points suivants :

Le choix du canal de communication. Est-ce le canal pertinent ?
Le courriel ne permet pas de tout traiter. Selon le cas, échanger oralement est plus efficace qu’un message écrit, et le recours à un appel téléphonique ou à une réunion (physique ou par Skype) peut être préférable. 
Le SMS doit être limité aux cas urgents. 
Le courriel n’est pas un tchat.
Le message Skype doit être limité aux échanges brefs

Le choix du ou des destinataires. Qui ?
Limiter le nombre de destinataires et choisir ceux qui sont pertinents pour traiter le sujet. Vérifier que les destinataires qui s’affichent sont les bons
N’utiliser « répondre à tous » que dans les cas où c’est indispensable.
Eviter les re-routages successifs trop nombreux, surtout quand l’objet n’est plus le même qu’au départ.
Mettre un destinataire en copie implique qu’on n’attend pas de décision ou d’action de sa part.

La clarté de l’objet et de l’action, avec la date attendue. Quoi ?
L’objet doit permettre de comprendre rapidement de quoi il est question
L’action attendue doit être claire : « pour avis, pour décision, pour réponse… », le délai également. Un message pour décision adressé à plusieurs destinataires est à proscrire.
Le choix « priorité haute » « ! » doit être utilisé avec parcimonie pour ne pas le banaliser

La clarté du texte (forme et fond). Comment ?
La rédaction doit être courte, lisible et sans fautes (question de respect pour les destinataires). Le message doit être relu avant l’envoi.
Le ton doit toujours rester courtois et constructif

Le comportement responsable  
Le courriel n’est pas un mode de management.
Les fichiers volumineux doivent être échangés si possible par mise à disposition sur des serveurs (bilan carbone)
Les demandes doivent être mises en perspective : tout n’est pas urgent et ne doit pas être considéré comme nécessitant une réponse immédiate, ni de la part de l’expéditeur, ni de la part du destinataire. Certains sujets méritent une réflexion avant réponse.
Le respect du droit à la déconnexion : à la fin de chaque courriel, il convient de rappeler : « si vous lisez ce message en dehors de vos heures de travail, merci de ne traiter qu’en cas d’urgence avérée ».
On se plaint d’être submergé, mais est-on attentif au flot d’informations que l’on émet soi-même ? 
La gestion des absences : les messages d’absence doivent être adaptés.


La concentration en réunion
Une réunion doit permettre un échange, notamment en vue de prendre une décision. 
Chacun doit être attentif aux discussions. On ne traite pas ses messages pendant la réunion.
Pour les réunions de longue durée, il est possible de désigner une personne qui prendra des notes et établira un compte rendu. De même, on peut aménager des plages de consultation des messageries à échéances régulières pour traiter les messages urgents.

Un tutoriel sera déployé pour aider chaque salarié à bien utiliser sa messagerie et les outils connectés de manière générale, qui inclura un volet sur la confidentialité et la déconnexion, tant en dehors des horaires de travail que pendant les formations, réunions, entretiens, quand il n’est pas nécessaire d’être connecté pour y participer. 



Article 3 : Le droit à la déconnexion

L’exercice de l’activité professionnelle n’est plus systématiquement lié à la présence sur un lieu de travail déterminé : les outils connectés permettent aujourd’hui de travailler de tout endroit disposant d’une connexion. De ce fait, le salarié qui dispose d’outils nomades n’est plus lié aux horaires de présence sur le lieu de travail pour se connecter. Inversement, les outils nomades personnels permettent de prolonger des aspects de vie personnelle aux temps et lieux de travail. Si cette nouvelle situation peut séduire nombre de salariés qui y voient une souplesse dans l’organisation de leur vie professionnelle comme privée, elle crée une porosité de la séparation entre ces deux parties de leur vie, qui peut parfois poser un réel problème de temps de travail et de santé des salariés. 

Sans aller à des extrémités comme le blocage de l’accès aux outils sur une plage horaire définie, qui ne serait pas en phase avec la culture d’autonomie et de responsabilité en vigueur dans le Groupe, et compte tenu de la nécessité de maintenir des accès pour les entreprises du groupe travaillant 24 heures sur 24, il est nécessaire d’affirmer un droit à la déconnexion, et de fixer des règles à respecter.


Article 3.1 : Le temps de travail et la santé des salariés

Il convient tout d’abord de rappeler les règles relatives à la durée du travail dans le Groupe, résultant des accords et des textes légaux et réglementaires ; 
 
La durée du travail fixée dans le Groupe est de 35 heures par semaine, selon les modalités d’aménagement du temps de travail figurant dans l’accord de Groupe sur le Temps de Travail.

La durée du travail ne peut pas dépasser 10 heures sur une journée, 48 heures sur la semaine avec un maximum de 44 heures sur une période quelconque de 12 semaines. 


Chaque salarié doit bénéficier d’un repos journalier minimum de 11 heures, et d’un repos hebdomadaire minimum de 35 heures (repos hebdomadaire de 24h+11h de repos journalier). Ces règles de repos s’appliquent à tous les salariés, y compris aux cadres au forfait 218 jours, sauf aux cadres dirigeants.

Les congés et jours de repos sont faits pour être pris. L’alimentation du Compte Epargne Temps dans les limites prévues par l’accord de groupe sur le CET ne doit pas se faire au détriment de la santé des salariés.  

Les salariés ne sont pas censés se connecter aux outils professionnels en dehors de leurs heures de travail, on ne peut donc pas attendre qu’ils répondent pendant ces périodes à des sollicitations qui leurs seraient envoyées par des outils nomades, sauf en cas d’urgence (plans d’urgence et de poursuite d’activité notamment), de métiers spécifiques, d’astreintes ou d’accords le prévoyant. 

En dehors de ces cas, il ne pourra pas être reproché à un salarié de ne pas s’être connecté, ou de ne pas avoir répondu à une sollicitation en dehors de ses heures de travail.

Chacun doit s’astreindre à ne pas envoyer de sollicitations individuelles en dehors des heures de travail des salariés, et de manière générale entre 19 heures et 7heures 30, ou pendant leurs jours de repos et leurs périodes de congés. Il est également rappelé qu’un salarié en arrêt de travail rémunéré par la sécurité sociale, est en suspension du contrat de travail et qu’il n’a pas à se connecter et ni à travailler pendant cette période.

Inversement, l’usage d’outils personnels pendant le temps de travail doit rester modérée et ne pas perturber le travail des salariés. Ces outils personnels ne doivent pas être utilisés pour traiter de sujets professionnels, au risque d’engager leur responsabilité, notamment en matière de respect du secret professionnel.

Enfin, il est rappelé que les auto-formations doivent se dérouler pendant le temps de travail, dans des conditions qui permettent au salarié de s’isoler et de réaliser sa formation sans être interrompu.



Article 3.2 : L’équilibre vie professionnelle / vie privée

La porosité de la frontière entre vie personnelle et vie professionnelle peut entraîner un empiètement de l’une sur l’autre, les activités liées à l’une et à l’autre n’étant plus conditionnées par les lieux où elles sont exercées. Les salariés sont plus qu’avant en recherche d’une articulation qui prenne en compte leurs contraintes personnelles et familiales. 

Une négociation sera engagée au second semestre 2018 en vue d’un accord sur la qualité de vie au travail, ainsi que sur les conditions d’accès au télétravail et à son exercice. 






Article 4 : Le rôle du management

Le management a un rôle essentiel à jouer dans la mise en œuvre du présent accord. 
Il doit être le pivot et un élément moteur des échanges d’information et de communication au sein de son équipe. En ce sens, les projets collaboratifs impliquant un management participatif et qui relèvent plus de l’animation et de la coordination que de la directive et de l’ordre sont à privilégier. 

Les managers devront être les premiers à s’approprier les nouveaux outils, à les utiliser, à former ou à faire former leurs équipes, en étant particulièrement vigilants à ce que chacun se familiarise avec le digital. Ils doivent veiller à ce que leurs équipes se forment régulièrement, dans de bonnes conditions. S’ils constatent qu’un salarié rencontre des difficultés avec les nouvelles technologies ou les nouveaux outils, il leur appartient de réagir rapidement en proposant des formations ou une assistance ponctuelle par un autre salarié, pour lui permettre  de rester à jour et de ne pas prendre de retard dans l’évolution de son métier. 

De même, le droit à la déconnexion ne pourra devenir effectif que si l’ensemble de la structure hiérarchique l’applique et le fait appliquer de bonne foi, l’exemplarité dans ce domaine étant déterminante. 

A cette fin, un volet sur la communication et la déconnexion sera ajouté aux formations de managers. 



Article 5 : Suivi de l’application de l’accord

Un bilan annuel global de l’utilisation des outils cognitifs sera réalisé et présenté aux Délégués Syndicaux Groupe, dans le cadre du suivi du déploiement effectif de cet accord.

De même, l’utilisation des outils de communication fera l’objet d’un suivi annuel et sera complété par l’analyse des résultats d’un questionnaire anonyme adressé à chaque salarié portant sur son appréciation de ces outils.

L’élaboration de ce suivi sera faite en concertation avec les Délégués Syndicaux de Groupe.

Les résultats de ce suivi feront l’objet de plans d’action.



Article 6 : Entrée en vigueur et durée et suivi de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il entrera en vigueur le 1er juin 2018. Il fera l’objet d’un suivi régulier et au moins une fois tous les 5 ans.






Article 7 : Dépôt de l’accord et publicité

Après notification aux organisations syndicales, et en l’absence d’opposition, les formalités de dépôt du présent accord auprès de la DIRRECTE du Grand Est et du Conseil de Prud’hommes de Strasbourg seront effectuées conformément aux dispositions légales, par la Direction des Ressources Humaines. L’accord sera publié sur l’intranet de l’entreprise.

Fait à Strasbourg, le 11 avril 2018
en trois exemplaires originaux



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