Accord relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour les élections des Comités Sociaux et Economiques de la SAS LNA ES


Entre :
La SAS LNA ES
Dont le siège social est situé 7, boulevard Auguste Priou - CS 52420 - 44124 VERTOU CEDEX – France, représentée par … agissant en qualité de Directrice des Ressources Humaines du groupe LNA SANTE,
Ci-après dénommée « l’Entreprise »
		
											D'une part,
ET

L’organisation syndicale CFDT dont la représentante est …, déléguée syndicale centrale, dûment mandatée,
L’organisation syndicale CFTC, dont la représentante est …, déléguée syndicale centrale, dûment mandaté,
Et, en présence de leur délégation salariale composée de :

…, déléguée syndicale CFDT de l’Institut Médical de Sologne
…, salarié de la Maison de Santé d’Epinay

											D'autre part
il est convenu ce qui suit :

Préambule
Afin de faciliter l’organisation des élections et de favoriser la participation des salariés, les parties signataires du présent accord conviennent de mettre en place pour les opérations de vote aux élections des représentants du personnel (CSE), le vote électronique par Internet.
Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de la loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique dite loi Fontaine (Loi N°2004-575 du 21 juin 2004), de son décret d’application (N°2007-602) et de l’arrêté du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d’entreprise.
Les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux.

Principes généraux
Le système retenu par la SAS LNA ES doit reposer sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin qui sont :
L’anonymat: impossibilité de relier un vote émis à un électeur
L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin
La confidentialité, le secret du vote
Ce système doit également permettre de vérifier l’identité des électeurs.
Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe
Les parties aux présent accord sont expressément convenues que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.
Modalité d’organisation des opérations
- Protocole d’accord préélectoral
Dans le cadre de chaque élection, les parties signeront un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment les modalités de constitution du bureau de vote, le calendrier, les modalités opératoires et la répartition des sièges selon les établissements.
Le protocole d’accord préélectoral comporte également, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu et du déroulement des opérations électorales.
– Formalités déclaratives  
Conformément à la règlementation en vigueur, l’entreprise procède aux formalités déclaratives obligatoires (CNIL et RGPD). Les organisations syndicales de salariés représentatives dans le périmètre de l’accord sont tenues informées par l’entreprise de l’accomplissement de ces formalités déclaratives.  
- Formation et sensibilisation au système de vote électronique
Les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficient d’une formation/sensibilisation sur le système de vote électronique retenu. 
Cette formation/sensibilisation peut notamment prendre la forme d’un tutoriel présenté en réunion y compris à l’attention des salariés.
- Expertise indépendante
Préalablement à la mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le prestataire retenu doit être en mesure de fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote en répondant aux exigences : 
D’une part de la Délibération CNIL n°2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.
D’autre part du décret n° 2007-602 et l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d’entreprise.
Cette expertise doit impérativement être réalisée par un expert indépendant ayant suivi la formation de la CNIL relative à la sécurité des systèmes de vote électronique. 
Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire  à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL et par les décret et arrêté du 25 avril 2007.
- Cellule d’assistance technique et de sécurité et commission de surveillance
L’entreprise met en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.
En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique. A cette occasion la cellule vérifie la liste d’électeurs et s’assure de la présence effective de l’exhaustivité des listes et des professions de foi ainsi que de la conformité de ces listes avec celles déposées ;
Vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;
A l’issue de ces opérations, le système de vote électronique est de nouveau scellé pour permettre l’ouverture du scrutin. Il appartient en outre à la cellule d’assistance technique de contrôler à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Déroulement des opérations de vote
4.1 - Établissement des listes électorales et transmission
Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’entreprise. 
L’intégration et le contrôle des candidatures, ainsi que des professions de foi, sont effectués dans les mêmes conditions.
- Lieu et temps du scrutin
Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée, laquelle sera précisée par le protocole d’accord électoral.
Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections. 
Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.
Le scellement des urnes intervient à l’ouverture du vote et est périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin jusqu’à la clôture.
Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin.
Tous les moyens sont mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. L’entreprise établit ainsi une note d’information explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle est portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin.
Conformément à la règlementation, tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix. 
Le prestataire retenu met également à disposition des électeurs une ligne téléphonique d’assistance pendant toute la durée du scrutin.
- Modalités d’accès au site de vote
Chaque électeur reçoit, avant le premier tour des élections, l’adresse du site et ses moyens personnels d’authentification.
L’adresse du site de vote (URL) est déterminée dans le protocole d’accord préélectoral.
A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.
L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes personnels d’accès.
L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter. A réception du vote, la saisie de ses codes d’accès par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôt définitivement l’accès à cette élection. 
- Déroulement du vote
Le moyen d’authentification permet au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantit l’unicité de son vote.
Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation.
La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.
La saisie du code d’accès et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du vote ; cette saisie clôt définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote vient d’être réalisé. 
- Programmation du site
Le prestataire assure la programmation des pages web et notamment la présentation des bulletins de vote à l’écran. 
Le prestataire reproduit sur le site de vote les professions de foi telles qu’elles ont été présentées par leurs auteurs dans le respect des dispositions du protocole d’accord préélectoral et des spécificités  définies au préalable.
Clôture et Résultats
- Clôture
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs. 
- Décompte et attribution des sièges
Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe des clés de déchiffrement. 
La remise de ces clés, avant l’ouverture du vote, est réalisée publiquement lors des opérations de formation des membres du bureau de vote de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président et deux de ses assesseurs en sont détenteurs à l’exclusion de toute autre personne.
Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.
- Délais de recours et destruction des données
L’entreprise et/ou le prestataire retenu conserve(nt) sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. 
A l’expiration de ces délais, l’entreprise ou, le cas échéant le prestataire, procède à la destruction des fichiers supports.

Sécurité et confidentialité
6.1 - Anonymat et confidentialité des suffrages
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.
Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.
- Existence et contenu des fichiers
Les données devant être enregistrées sont :
Pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège, site ;
Pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, site, moyen d’authentification, coordonnées, date de naissance, clé NIR
Pour les listes et les fichiers des candidats : collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale, date de naissance ; 
Pour les listes d’émargement : noms, prénoms des électeurs, date et heure d’émargement, collège, site ;
Pour les résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale, collège ; 

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont :
Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, salariés habilités des services du personnel.
Pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant.
Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, salariés habilités des services du personnel et toute autre personne visée par le protocole d’accord préélectoral
Pour les résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, entreprises ou salariés habilités des services du personnel.
- Le dispositif de secours
Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Application de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. 
Il est applicable à la mise en place des instances CSE ainsi que pour leur renouvellement. En revanche, le présent accord ne s’applique pas en ce qui concerne les élections partielles. 
Entrée en vigueur et durée d’application

L’accord est conclu pour une durée indéterminée, il entre en vigueur à la date de signature.	
Commission de suivi 

Une commission est mise en place afin d’assurer le suivi du présent accord. 
Elle est composée de :
deux membres par Organisation Syndicale signataire, 
trois membres de la Direction 
La commission se réunit à chaque renouvellement de CSE.
Dénonciation

Le présent accord peut être dénoncé à tout moment en totalité ou en partie par courrier recommandé à chaque organisation signataire, avec un préavis de 3 mois, par l’une des parties signataires.
Dans le cas d’une dénonciation partielle ou totale, la présente convention restera en vigueur jusqu’à la date d’application des nouvelles dispositions à intervenir dans la limite de 1 an à compter de l’expiration du délai de préavis de 3 mois. Si aucun accord n’intervient avant l’expiration de ce délai, seul(s) le ou les articles dénoncés cesseront de produire leurs effets.
Révision 

Le présent accord pourra faire l'objet d'une révision dans les conditions de l'article L. 2261-7-1 du Code du travail. 
L’une ou l’autre des parties signataires dispose de la faculté de solliciter la révision de tout ou partie du présent accord.
Toute demande de révision devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception à l’autre partie signataire et comporter, outre l’indication des dispositions dont la révision est sollicitée, des propositions de remplacement.
Dès que possible et au plus tard dans les 3 mois suivant la réception de cette lettre, la Direction et les organisations syndicales, suivant les conditions prévues à l'article L. 2261-7-1 du Code du travail devront ouvrir une négociation en vue de la rédaction d’un nouveau texte.  L’accord dont la révision est demandée restera en vigueur et continuera de produire ses effets jusqu’à la conclusion d’un nouvel accord ou d'un avenant de révision.

Dépôt et Publicité

A l’issue du délai d’opposition, le présent accord sera déposé par la direction de la société en deux exemplaires, un sur support papier et un sur support électronique, auprès de la Direccte compétente. 
Un exemplaire sera également adressé au greffe du Conseil des Prud’hommes compétent.
Le présent accord est fait en nombre suffisant pour remise à chacun des signataires.
Son existence figurera aux emplacements réservés à la communication avec le personnel.


Fait à Vertou, le 29 mars 2018

Pour la Société LNA ES
…




Pour le Syndicat CFDT						Pour le Syndicat CFTC
…								…


ANNEXE N°1 : 

Liste des établissements figurant au périmètre de la SAS LNA ES au 29 mars 2018


Entrée des établissements suivants prévue pour fin avril 2018 : 






















ANNEXE N°2 : CAHIER DES CHARGES


Ce document constitue le cahier des charges
relatif à la mise en œuvre du vote électronique
pour les élections des représentants du personnel
aux élections professionnelles de la SAS LNA ES

Nature des prestations attendues
Le prestataire aura en charge : 
la gestion de la préparation des élections en vote électronique, sous le contrôle de la Direction des Ressources Humaines ;
la mise en œuvre du système de vote électronique ;
la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’attribution des sièges.

	Fonctionnalités attendues du système de vote électronique.
Fonctionnalités générales.
Système de vote électronique distant.
Le système de vote électronique est hébergé chez un prestataire externe.
Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections par Internet.
Période des élections.
La durée du scrutin est déterminée dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées ; durant cette période les électeurs peuvent accéder à l’application de vote 24 heures sur 24.
Nature des élections.
Les élections à organiser sont des élections professionnelles (Comités sociaux et économiques).
Sécurisation du système proposé.
Le système de vote électronique proposé par le prestataire doit répondre aux exigences minimales suivantes (décret du 25 avril 2007):
Le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et contrôlé pendant toute la période vote jusqu’à la clôture du scrutin.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés (« fichiers électeurs » et « urne électronique »)
Par ailleurs, le prestataire fournit à la SAS LNA ES les conclusions de son rapport d’expertise indépendante de son système de vote électronique.

Scénario de vote
Étapes
Le scénario de vote électronique comporte les étapes suivantes :
une étape d’identification de l’électeur ; celui-ci doit saisir un code identifiant, un mot de passe et sa date de naissance qui seront contrôlés avant  d’accéder au vote
une étape de présentation des listes de candidats en présence.
le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposée, ou bien le choix de voter « blanc »
la possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie
la présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés
la confirmation par l’électeur du choix effectué
la confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote
la possibilité pour l’électeur d’imprimer un « accusé de réception » confirmant l’enregistrement de son vote
Émargement électronique, unicité du vote
Par ailleurs, le système de vote électronique enregistre un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permet plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote (unicité du vote).
Traitements sous-jacents
Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :
L’unicité et la confidentialité du vote : le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote. A cette fin, les émargements d’une part et l’urne électronique d’autre part, doivent être enregistrés sur des systèmes dédiés et distincts.
L’intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés. A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote
Procédure d’ouverture de l’élection
L’ouverture de l’élection est paramétrée par le prestataire dans le système de vote et contrôlée par les membres du bureau de vote désignés au sein de la SAS LNA ES.
Étapes
La procédure de contrôle d’ouverture de l’élection comporte les étapes suivantes :
le contrôle des urnes électroniques qui doivent être vides
le contrôle de la liste des émargements qui doit être vierge


Procédure de clôture de l’élection
La clôture de l’élection est paramétrée par le prestataire dans le système de vote et contrôlée par les membres du bureau de vote désignés au sein de la SAS LNA ES.
Étapes
La procédure de clôture de l’élection comporte les étapes suivantes :
La constatation de la clôture du site
Le contrôle de la participation une fois le scrutin clos
Dépouillement des urnes électroniques
Étapes
La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes suivantes :
La saisie par les membres du bureau de vote des clefs de déchiffrement
L’accès à la liste des émargements Internet,
L’accès aux résultats des élections : édition automatique des Procès-verbaux au format CERFA ainsi que du calcul de la représentativité 
La remise par le prestataire d’états de résultats permettant l’affectation des sièges par les membres du bureau de vote ; tous les calculs préalable et l’affectation théorique des sièges correspondant aux règles du code du travail, sont fournis aux membres du bureau de vote pour contrôles, validation et proclamation des résultats.
Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique
Pour garantir la confidentialité, Le Prestataire chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucun interruption.

Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :
Le chiffrement sur le poste de travail est assuré afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement.
La totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se fait selon le protocole HTTPS.
Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement. 
Cette architecture permettra de répondre ainsi parfaitement aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption décrite dans sa dernière recommandation n° 2010-371 du 21 octobre 2010. 

Liste des émargements
L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
Dès la clôture du scrutin les listes d’émargements sont accessibles par les membres des bureaux de vote, les délégués syndicaux  et les agents habilités  de la Direction des Ressources Humaines.
Assistance technique
Le prestataire assure la formation de la cellule d’assistance technique. Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tient à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.
Dispositifs de secours
Le système de vote électronique est dupliqué sur deux plates-formes géographiquement distinctes. En cas de panne d’un des systèmes un dispositif de secours prend le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Autres prestations à fournir
Préparation de l’élection
Constitution du « fichier électeurs »
Les listes électorales sont constituées par l’entreprise. Elles comportent les informations nominatives des électeurs ayant la possibilité de participer à l’élection. Elles sont établies par l’entreprise, par établissement et par collège.
Les listes électorales sont fournies au prestataire sur un support numérique afin de permettre la constitution du « fichier électeurs ». Éventuellement, les listes électorales sont consolidées au sein d’un « fichier électeurs » par la SAS LNA ES et sont ensuite fournies au prestataire.
Ainsi, le « fichier électeurs » contient notamment, pour chaque électeur :

Le matricule de l’électeur,
La civilité de l’électeur,
Les nom et prénom de l’électeur,
La date de naissance de l’électeur,
Le site de rattachement de vote de l’électeur (établissement),
Le collège de l’électeur
Les coordonnées de l’électeur (adresse du domicile)
La clef du numéro de Sécurité Sociale (2 chiffres)
L’adresse Email professionnelle de l’électeur
Objet du « fichier électeurs »
Le « fichier électeurs » est transmis au prestataire aux seules fins suivantes :
permettre l’attribution de codes d’accès au système de vote électronique pour chaque électeur autorisé,
contrôler les accès au système de vote électronique,
enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l’unicité du vote pour chaque électeur,
éditer les listes d’émargement.
Transmission du « fichier électeurs »
Le prestataire doit être en mesure de proposer un processus d’échanges sécurisé des informations et des données concernant le fichier électeurs.
Le prestataire propose, par exemple, un accès FTP sécurisé (File Transfer Protocol : protocole de communication dédié aux échanges informatiques de fichiers sur Internet) sur son infrastructure informatique, afin de permettre les échanges sécurisés de fichiers entre la SAS LNA ES et lui-même.
Confidentialité du « fichier électeurs »
Le prestataire s’engage à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui sont transmises dans le « fichier électeurs » pour les besoins de gestion du vote électronique. Il met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations de ce fichier sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote électronique.
A l’issue de l’opération de vote électronique, le prestataire s’engage à détruire le « fichier électeurs » et à ne conserver aucune de ses données.
Fourniture des codes d’accès au système de vote électronique
A partir des informations du « fichier électeurs », le prestataire assure la création et la fourniture des codes d’accès au vote électronique à chaque électeur, selon les prescriptions indiquées dans le chapitre suivant de ce document.
Le prestataire propose des procédures de génération et de transmission des codes d’accès aux électeurs permettant de conserver le caractère confidentiel du code secret durant toutes les étapes.
Composition des codes d’accès au système de vote électronique
Chaque électeur reçoit un couple de codes composé :
d’un code identifiant unique d’accès qui permet, outre le contrôle d’accès, la tenue des listes d’émargements électroniques garantes de l’unicité des votes
d’un code secret qu’il est seul à connaître
Afin de permettre un contrôle et une sécurité supplémentaire, le système demande à l’électeur sa date de naissance avant de permettre l’accès au vote.
Envoi des moyens d’authentification.
Le prestataire prend en charge la transmission aux électeurs des codes d’accès au vote électronique.
En cas de non réception ou de perte des codes par le salarié, le prestataire invalide ceux-ci  et en communique de nouveaux  par l’intermédiaire de l’assistance téléphonique.
Le système proposé par le prestataire doit assurer la confidentialité des données transmises aux électeurs et la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification.
Contrôle des listes électorales électroniques
Afin de permettre une vérification par la l’entreprise, les représentants du personnel et les membres du bureau de vote, le prestataire fournit à l’entreprise, à l’issue de la génération et de la fourniture des codes d’accès, une liste de contrôle permettant de vérifier que tous les électeurs ont bien été pris en compte lors de l’attribution des codes d’accès au vote électronique.
La forme, le contenu et le support de cette liste de contrôle sont définis d’un commun accord durant la phase de préparation des élections.
Transmission du « fichier candidats »
Les listes de candidats sont transmises par la Direction des Ressources Humaines de l’entreprise au prestataire en vue de paramétrer le système de vote électronique et de présenter celles-ci aux électeurs au moment du vote.
Les listes de candidats mentionnent notamment :

L’élection concernée (CSE ; le cas échéant : titulaires ou suppléants et le collège)
L’appartenance syndicale le cas échéant,
Les nom et prénom de chaque candidat,
L’ordre de présentation des candidats dans les listes.
Mise à jour des listes de candidats dans le système de vote électronique
Le prestataire propose un format de fichier numérique spécifique pour la constitution des listes de candidats, afin de faciliter les mises à jour du système de vote électronique.
De même, le prestataire peut éventuellement proposer à la Direction des Ressources Humaines de l’entreprise un système de mise à jour « en ligne » via le web pour la saisie et les modifications de listes de candidats jusqu’à la fin de la période de recette du système.
Phase de test et de recette du système de vote électronique
Objectifs
Une fois le paramétrage réalisé, le prestataire organise un vote test en présence des représentants des bureaux de vote.
Le test est effectué dans les conditions du réel. La procédure de vote est entièrement déroulée jusqu’au calcul des résultats. Elle passe en revue tous les cas de figure pouvant être rencontrés lors du scrutin.
L’objectif est de permette aux membres des bureaux de vote d’appréhender le fonctionnement global de la solution.
A l’issue du test, le prestataire communique trois clés de déchiffrement qui sont remises au Président(e) et aux deux assesseurs. 
Durant la période de vote tous les suffrages exprimés par les salariés sont cryptés dès leur expression et restent cryptés sans interruption jusqu’au dépouillement. Ce mécanisme garantit l’impossibilité de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des détenteurs des clés de déchiffrement le jour du dépouillement.
Étapes de recette
Les étapes de contrôle sont les suivantes :
réalisation de plusieurs votes,
déroulement du dépouillement des urnes électroniques et édition des résultats,
contrôles de la conformité des résultats obtenus,
validation du dispositif de vote,
scellement de l’application de vote électronique.

Prestation de conseil et d’assistance de la DRH
Le prestataire doit être en mesure de conseiller la Direction des Ressources Humaines dans la mise en œuvre du système de vote électronique et d’assister celle-ci notamment pour les tâches suivantes :
les déclarations obligatoires (CNIL et RGPD)
la rédaction de l’accord d’entreprise intégrant les modalités du vote électronique
la rédaction du protocole préélectoral intégrant les modalités du vote électronique
la rédaction des documents de présentation du système de vote électronique aux représentants du personnel et aux électeurs
la présentation du système aux partenaires sociaux.
Listes d’émargement
Les listes d’émargements définitives sont remises à l’entreprise sur support numérique à l’issue de l’élection.
Résultats bruts
Les résultats bruts comportent les compteurs de voix, par collège, par liste, par candidat. Ils sont consultables « en ligne » dès la fermeture de l’élection et le dépouillement des urnes électroniques.
Résultats élaborés
Les résultats élaborés indiquent l’attribution des sièges aux candidats et le détail des calculs afférents.
Le prestataire propose ces éléments afin de permettre aux membres du bureau de vote de proclamer les résultats de l’élection.
Le prestataire met à la disposition du bureau de vote et de la direction de l’entreprise les procès-verbaux modèle CERFA pré-remplis au format .pdf ;

Gestion informatique et technique du système de vote électronique
Disponibilité du système de vote électronique
Le prestataire assure la mise en ligne du système de vote électronique durant la période correspondant à la préparation et à l’ouverture du vote.
Durant cette période,  le système sera disponible 24h/24.
Le prestataire met en œuvre les moyens d’assurer un service continu sans rupture.
Accusé de réception du vote
L’électeur dispose de la possibilité d’imprimer un accusé de réception du vote attestant de la prise en compte de son suffrage par le système de vote.
Cette possibilité lui est offerte à l’issue du vote mais aussi ultérieurement, en se reconnectant à l’application.
Il mentionne la date et l’heure d’émission de chaque suffrage.
Cet « accusé de réception » comporte aussi une marque d’authentification interdisant une édition frauduleuse.
Conservation des données
Le prestataire conserve, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.




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