Protocole d’accord local relatif à
l’accès des organisations syndicales aux nouvelles
technologies d’information et de communication


Entre d’une part,

- la Caisse d’allocations familiales de la Haute-Saône, représentée par sa Directrice, 

Et d’autre part,

-  l’organisation syndicale CGT, représentée par son délégué syndical, 
- l’organisation syndicale CFDT, représentée par sa déléguée syndicale, - l’organisation syndicale FO, représentée par sa déléguée syndicale, 


Il a été convenu ce qui suit.

Préambule

Dans le cadre de la loi n° 2004-391 du 4 mai 2004 relative au dialogue social et de l’article 11 du protocole d’accord du 1er février 2008 sur l’exercice du droit syndical, les parties signataires du  présent protocole ont souhaité définir un cadre d’accès et d’utilisation des nouvelles technologies d’information et de communication aux organisation syndicales ayant constitué une section syndicale dans l’organisme.

Le présent protocole a également pour objet de permettre à chaque salarié de l’organisme d’avoir accès à l’information syndicale de son choix.

L’accès à ces nouvelles technologies poursuit l’objectif de favoriser le développement du dialogue social et de l’information syndicale.

L’utilisation des nouvelles technologies doit se faire dans le cadre plus général des règles énoncées par la charte d’utilisation des moyens informatiques de l’organisme.

Les signataires du présent accord sont conscients que les ressources informatiques font partie intégrante du patrimoine de la caisse d’allocations. Ils actent que l’utilisation des ressources et outils mis à disposition par le présent accord s’inscrit dans le respect des dispositions applicables à l’organisme et dans le cadre des contraintes de l’architecture technique du réseau et des obligations de sécurité de ce dernier, résultant notamment de la mise en œuvre obligatoire de la Politique de Sécurité du Système d’Information fixée par la Caisse nationale des allocations familiales et de la charte nationale de Sécurité du Système d’Information applicable à l’ensemble des utilisateurs du système d’information.



CHAPITRE I : L’UTILISATION D’INTRANET


Article 1 : L’accès à intranet et à internet

Chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale dans l’organisme dispose d’un accès à l’Intranet et Internet, à partir du micro-ordinateur mis à disposition des   organisations syndicales dans le local situé au 3ème étage et à partir de l’ordinateur de chaque délégué syndical.

Cet accès des organisations syndicales doit se faire dans le respect des règles d’utilisation en vigueur dans l’organisme, et soit pendant les heures de délégation, soit en dehors du temps de travail. 
Article 2 : La mise à disposition d’un site syndical sur l’intranet	

Chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale dans l’organisme dispose d’un espace dédié sur l’Intranet de l’organisme, utilisé pour la mise à disposition de publications ou de tracts de nature syndicale.


2.1 Les conditions d’accès à l’information électronique

Le principe retenu est celui d’une base par syndicat à laquelle est associée une boîte aux lettres fonctionnelle.
Chaque syndicat disposera d’un répertoire structuré sur le serveur bureautique.
Il fournira la liste des personnes qu’il souhaite habiliter.

2.2 La liberté d’accès à l’information syndicale

Tout salarié bénéficie d’une liberté d’accès à l’information syndicale de son choix en utilisant les moyens électroniques de l’organisme à partir de son poste de travail.

Dans ce cadre, l’organisme s’engage à ne pas rechercher l’identification des salariés consultant le site des organisations syndicales représentatives.

2.3 Le secret professionnel lié aux informations diffusées sur l’intranet

Les organisations syndicales s’engagent à ce que toutes les informations et documents professionnels ne soient utilisés qu’à des usages internes à l’organisme.

2.4 Le contenu du site syndical

Le contenu des pages de l’intranet est librement déterminé par l’organisation syndicale sous réserve qu’il revête un caractère exclusivement syndical, lequel est placé sous son entière responsabilité.

La nature de l’information communiquée doit s’inscrire dans le cadre des attributions des organisations syndicales et respecter les règles relatives au droit de la presse. 

A ce titre, le site ne doit contenir notamment ni injures, ni diffamation, ni fausses informations, ainsi qu’assurer le respect de la vie privée et le droit à l’image.

Chaque information est identifiée sous le logo de l’organisation syndicale qui l’émet, sans pouvoir ni utiliser, ni modifier, le logo de l’organisme.





2.5 Les conditions de mise en ligne

Les organisations syndicales s’engagent à respecter la charte informatique de l’organisme. 

Les mises à jour du site sont communiquées simultanément à la direction de l’organisme, et sont effectuées par les organisations syndicales pendant les heures de délégation, ou en dehors du temps de travail. 

Le portail donnant accès à chaque site syndical intranet est accessible à partir de la page d’accueil de l’intranet de l’organisme sous la dénomination :
- syndicat CFDT
- syndicat CGT
- syndicat FO

La création du site se fait en collaboration avec le service informatique de l’organisme.


Article 3 : Messagerie

Chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale dans l’organisme bénéficie d’une adresse électronique spécifique, comportant le sigle de l’organisation syndicale locale, permettant de communiquer tant en interne qu’en externe.

A cette fin, des boîtes aux lettres électroniques distinctes de celles réservées à un usage professionnel sont ouvertes aux coordonnées de chaque organisation syndicale.

La gestion de cette adresse électronique est placée sous la responsabilité du délégué syndical ou de représentant de la section syndicale de l’organisme. 
Il fournira la liste des personnes qu’il souhaite habiliter.

3.1 Modalité d’utilisation de la messagerie électronique par les organisations syndicales

Les organisations syndicales peuvent utiliser la messagerie, pendant les heures de délégations, ou en dehors de leur temps de travail, pour l’envoi de messages à caractère individuel ou groupés, à destination de la Direction, des salariés adhérents du syndicat, des autres syndicats. 

Elle peut également être utilisée à destination des salariés de l’organisme, à condition d'offrir la liberté de choix à ces derniers d’accepter ou de refuser un message syndical.

Les salariés seront informés de la mise en ligne d’une information dans leur boîte personnelle. Ils auront ainsi le choix d’aller ou non consulter la base syndicale.

Ce mode de communication est privilégié au détriment de l’envoi de pièces jointes directement par la messagerie.

Chaque salarié a la possibilité de questionner une organisation syndicale via la boîte fonctionnelle. La réponse de l’organisation syndicale ne peut être qu’individuelle, à l’adresse laissée par le salarié.   

La nature des communications doit rester conforme aux attributions des organisations syndicales.

3.2 Modalité d’utilisation de la messagerie électronique par les organisations syndicales

Cette obligation de confidentialité pèse tant sur l’employeur que sur l’organisation syndicale.

L’organisation syndicale est tenue à une obligation de confidentialité quant aux échanges électroniques qu'elle entretient avec les salariés.

Lorsque le courriel est un envoi groupé, le nom des autres destinataires doit figurer en copie cachée afin de ne pas faire apparaître le nom des salariés figurant dans le groupe d’envoi.



CHAPITRE II : LE CADRE TECHNIQUE D’UTILISATION


Article 4 : Le matériel mis à disposition

L’organisme met à la disposition des organisations syndicales ayant constitué une section syndicale dans l’organisme, dans le local du 3ème étage : 

Un micro-ordinateur aux normes de l’organisme relié à une imprimante
Un pack office bureautique
Un système d’exploitation graphique…
L’Intranet
L’Internet via l’ordinateur et la « live box »
 

Le matériel reste la propriété de l’organisme. Il est interdit d’utiliser d’autre matériel ou d’autres logiciels, sauf accord donné après vérification de la compatibilité du matériel ou des logiciels en cause avec le système de l’organisme. 

Il est possible d’utiliser un ordinateur portable personnel en se connectant par l’intermédiaire de la box exclusivement.

Les matériels sont placés sous l’entière responsabilité des organisations syndicales utilisatrices qui doivent apporter la plus grande attention à leur condition d’utilisation et leur conservation. 
Les produits consommables (papier, recharges d’encre…) sont à la charge de la caisse d’allocations familiales de la Haute-Saône.


Article 5 : La capacité des sites et de la messagerie

La capacité de chaque boîte à lettre fonctionnelle est de 1000 mégas octets.

La diffusion des messages devant être compatible avec les exigences de bon fonctionnement du réseau informatique, la taille maximale des messages envoyés est de 10 mégas octets, et de façon générale doit être conforme à la charte informatique de l’organisme.

Dans ce cadre, la messagerie électronique ne devant pas entraver l’accomplissement du travail, les organisations syndicales s’engagent à ne pas multiplier les envois en nombre.

Le téléchargement de documents vidéographiques et de bandes son n’est pas autorisé. 


Article 6 : Les règles de maintenance

Les organisations syndicales seront soumises comme l’ensemble des utilisateurs, aux contraintes associées à l’utilisation d’un système d’information (service, délais de résolution des pannes, …). En cas d’incident, elles bénéficieront comme l’ensemble des utilisateurs, de la maintenance du matériel effectuée par le service informatique de l’organisme.




CHAPITRE III : DISPOSITIONS DIVERSES


Article 7 : Affichage sur les panneaux

L’affichage des communications syndicales sur les panneaux mis à disposition par l’employeur n’est en rien modifié par le présent protocole.


Article 8 : Utilisation abusive


En cas de non-respect du présent accord, l’organisme adresse à l’organisation syndicale concernée, dans un premier temps, une lettre lui précisant la nature exacte du différend. 

Si après discussion, le désaccord persiste, il est porté à la connaissance des autres organisations syndicales signataires. Une réunion est alors tenue entre tous les signataires de l’accord en vue de régler le différend. 

Si, à l’issue de cette rencontre, et les syndicats signataires ayant fait part de leur point de vue, le différend persiste, la caisse d’allocations de la Haute-Saône peut décider de fermer temporairement le site de l’organisation syndicale concernée et de saisir la juridiction compétente.
En cas de récidive, la fermeture définitive du site de cette organisation peut être envisagée.


Article 9 : La procédure d’agrément et de communication de l’accord

Il entrera en vigueur le jour suivant l’obtention de l’agrément par l’autorité compétente de l’Etat (article L123-1 et L123-2 du code de la Sécurité Sociale).
L’accord collectif sera transmis à la Direction de la Sécurité Sociale, laquelle le transmettra à l’Ucanss pour avis du Comex conformément à l’article D.224-7.3 du code de la Sécurité Sociale.
L’agrément sera réputé accordé, sauf en cas de prorogation explicite du délai d’examen de la Direction de la Sécurité Sociale, et en l’absence d’un retour de cette dernière, à l’issue d’un mois après avis du Comex.
Le présent accord sera transmis aux organisations syndicales présentes dans l’organisme et à la Délégation Unique du Personnel.


Article 10 : Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée. Il s’applique pour une durée de 5 ans. Il pourra être révisé conformément aux dispositions légales.
Il s’applique sous réserve de l’agrément prévu par l’article L 123-2-1 du code de la sécurité sociale.



Fait à Vesoul le 18/10/2018