ACCORD D’ENTREPRISE Société MY SUCCESS
Dispositions relatives à l’organisation du temps et du cadre de travail


Avec une activité de coaching passant par l’utilisation des nouvelles technologies et du digital, les enjeux technologiques demandent autonomie, agilité et adaptation, une culture du numérique qui implique des règles simples, transparentes et partagées. La Société MY SUCCESS a proposé à ses équipes de mettre en place une organisation du travail permettant d’agir en cohérence avec son activité, sa culture, les besoins de l’entreprise et les attentes des équipes, en préservant un équilibre de vie professionnelle et personnelle indispensable au bien-être et à l’efficacité de chacun.

Le présent Accord :
Organise les règles relatives à la gestion annuelle des congés payés, dans le cadre des articles L3141-12 et suivants du code du travail (Dispositif 1)
Met en place un forfait annuel en jours, dans le cadre de l’article L2254-2 du code du travail (Dispositif 2) 
Organise le droit à la déconnexion (Dispositif 3)  

Il déroge dans les limites réglementaires applicables à certaines des dispositions du code du travail ainsi que de l’accord de branche actuellement applicable, à savoir les bureaux d’études techniques, des Cabinets d'Ingénieurs-Conseils et des Sociétés de Conseils.


DISPOSITIF 1- LA GESTION DES CONGES PAYES

Le présent dispositif s’applique à l’ensemble des salariés de la Société MY SUCCESS. 

Il a pour objectif de simplifier et rendre lisibles les règles relatives à la gestion des congés payés. Il permet également de mettre en cohérence la période de référence des congés payés avec la période de décompte des jours de repos de compensation prévus au 2 ci-dessous.

Au-delà des dispositions particulières ci-dessous, les salariés de la Société My Success bénéficient des congés et absences rémunérées complémentaires prévus par la Convention Collective applicable, des Bureaux d’Etudes Techniques.

ART 1-1- ACQUERIR SES CONGES PAYES

La période de référence (d’acquisition) des congés payés s’étend du 1er janvier au 31 décembre, et coïncide avec l’année civile.

ART 1-2- CALCULER SES CONGES PAYES

Le calcul et le décompte des jours de congés payés, par dérogation, sont exprimés en jours ouvrés, c’est à dire en jours normalement travaillés dans l’entreprise (du lundi au vendredi).

La durée du congé est déterminée en fonction du temps de travail effectif du salarié (et assimilé par la réglementation à du travail effectif) au cours de la période de référence, conformément aux dispositions légales. Elle ne peut dépasser 25 jours ouvrés (5 semaines) par an pour un salarié travaillant sur 5 jours par semaine, qu’il soit à temps plein ou à temps partiel, soit 2,08 jours ouvrés par mois.

Lorsque le nombre de jours ouvrés de congés n’est pas un nombre entier, la durée du congé est portée au nombre immédiatement supérieur.

ART 1-3- PRENDRE SES CONGES PAYES

Les parties conviennent de définir la période de prise du congé principal du 1er janvier au 31 décembre suivant la période de référence, et de mettre en œuvre les dispositions suivantes.

L’ordre des départs en congés payés est fixée par l’employeur, en concertation avec le salarié, hors périodes de forte activité de l’Entreprise.  

Pour permettre une gestion des congés concertée, chaque salarié doit dans la mesure du possible planifier ses souhaits pour la prise de ses congés au moins deux (2) mois avant la date de départ en congés. 

La prise de congés nécessite systématiquement l’accord préalable du responsable.

La durée du congé pouvant être pris en une seule fois ne peut excéder 20 jours ouvrés (ou 4 semaines travaillées) et la 5ème semaine ne peut être accolée à ce congé, sauf dérogations prévues par le code du travail .

Chaque salarié peut fractionner ses congés payés : 
Il doit alors prendre au moins 10 jours ouvrés de congés payés continus (ou 2 semaines travaillées), dans la période du 1er janvier au 31 décembre ;
Au-delà de 10 jours ouvrés de congés payés (ou 2 semaines) et dans la limite de 20 jours ouvrés (ou 4 semaines), le congé peut être pris en plusieurs fois ;
Le fractionnement des congés à la demande du salarié ou du responsable avec accord du salarié ne donnera pas lieu à jours de congés supplémentaires dits de fractionnement, par dérogation à la réglementation.

A défaut d’accord, l’ordre et les dates de départ en congés sont fixés par l’employeur, et ne peuvent être modifiés moins d’un mois avant la date prévue du congé, sauf situations exceptionnelles.

En cas de fermeture de l’Entreprise, notamment au mois d’août (+/- 1 semaine) et/ou au mois de décembre (1 semaine), la prise des congés payés s’effectue obligatoirement, pour partie selon les droits acquis, à ces périodes. La Société en ce cas informe les salariés, au moins 2 mois avant sa date, de la fermeture de l’Entreprise. 

Les congés payés peuvent être pris dès leur acquisition à la demande du salarié : il n’est pas nécessaire d’attendre l’ouverture des droits à congés au 1er janvier de l’année suivant la période de référence pour prendre des congés. Cette disposition concerne tous les salariés et notamment les nouveaux embauchés. 

Les congés payés d’une année doivent impérativement être pris, sauf exceptions légales ou demande expresse du responsable pour raisons de service, avant le 31 décembre de l’année suivant la période de référence.

ART 1-4- METTRE EN ŒUVRE LE DISPOSITIF ET PERIODE TRANSITOIRE

Le présent dispositif est applicable à compter du 1er septembre 2018 et implique la période transitoire suivante compte tenu du changement de la période de référence :
Les congés payés acquis entre la période du 1er juin 2017 et 31 décembre 2017 seront à prendre avant le 31 décembre 2018 ;
Les congés payés acquis entre la période du 1er janvier 2018 et le 31 décembre 2018 seront à prendre avant le 31 décembre 2019.


DISPOSITIF 2 - CONVENTION ANNUELLE DE FORFAIT EN JOURS 

Le présent dispositif a pour objectif de mettre en place des conventions annuelles de forfait en jours pour tous les cadres autonomes tels que visés à l’article 2-1 du présent accord et par dérogation aux dispositions de la Convention de branche actuellement applicable.

Cette autonomie dans l’organisation du travail correspond à la culture de l’entreprise et doit permettre à chaque cadre d’adapter l’organisation de son travail aux variations d’activité et aux besoins liés à la préservation du nécessaire équilibre vie professionnelle et vie privée.

Sa mise en œuvre nécessite des garanties permettant d’assurer la préservation de la santé et la sécurité des salariés tant au niveau du droit à la déconnexion que du suivi de la charge de travail.

ART 2-1- SALARIES CONCERNES

Sont concernés par le présent dispositif les salariés de statut cadre de la Société :
Qui disposent d’une autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps pour l’exercice des responsabilités qui leur sont confiées ; compte tenu de la nature de leur mission ainsi que de la fluctuation de leur activité en lien avec celle de la Société, leur temps de travail est soumis à des variations régulières qui ne peuvent s’apprécier que globalement sur l’année.
Dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre un horaire collectif applicable au sein de l’Entreprise, et qui sont à même de planifier et anticiper l’organisation de leur activité et d’adapter leur temps de travail aux contraintes liées à leurs responsabilités et à l’activité de la Société.

L’autonomie du salarié permettant l‘éligibilité à une convention de forfait est définie lors de l’embauche ou au cours de la relation contractuelle.

Les cadres dits dirigeants, relevant de l’article L 3111-2 du code du travail, ne sont pas soumis aux dispositions légales relatives à la durée du travail et en conséquence ne sont pas concernés par le présent Accord. Au sein de la Société My Success, les cadres dirigeants sont ceux qui sont membres du Comité de Direction de la Société.

ART 2-2 – NOMBRE DE JOURS TRAVAILLES ET DECOMPTE DES JOURS DE REPOS dits « de Compensation »

Période de référence

La période de décompte des jours compris dans le forfait s’étend sur l’année civile, du 1er janvier au 31 décembre de chaque année.

Durée annuelle du forfait

La durée annuelle forfaitaire du travail des cadres entrant dans le présent dispositif est fixée à 218 jours de travail (incluant la journée de solidarité). Ce forfait de 218 jours par période de référence constitue le nombre de jours maximum travaillés par le collaborateur pour une année considérée dans le cadre de son forfait.

Ce forfait correspond à une année complète d’activité et tient compte d’un droit intégral à congés payés.

Les jours de congés supplémentaires liés à l’ancienneté prévus par la Convention Collective applicable viennent le cas échéant en réduction du nombre de jours travaillés par année de référence.

Le contrat de travail détermine le nombre annuel de jours de travail sur la base duquel le forfait est défini, dans cette limite. Un forfait réduit peut être mis en place par accord entre les parties.

Jours de repos

Les jours de repos de compensation liés au forfait jours varient, chaque année, en fonction du nombre de jours de l’année, de samedis et dimanches, de jours de congés payés et de jours fériés tombant entre le lundi et le vendredi. 

Exemple pour 2018 : sachant qu’il y a 365 jours en 2018, 104 samedis et dimanches, 9 jours fériés ne tombant pas le week-end (comptant le lundi de Pentecôte), 25 jours ouvrés de congés payés et 218 jours maximum travaillés, le nombre de jours de repos calculé est de : 365 – 104 – 9- 25 - 218, soit 9 jours de repos en 2018. 

Le nombre de jours de repos est fonction du temps de travail effectif dans l’année et sera donc calculé proportionnellement aux absences non-assimilées à du temps de travail effectif.  

La répartition des jours de travail et des jours de repos se fera par journée ou par demi-journées. Etant précisé que l’organisation du travail et l’activité de l’entreprise permettent aux salariés de réaliser leur mission en travaillant en moyenne 5 jours par semaine, du lundi au vendredi. Le travail le week-end demeure exceptionnel et sur autorisation préalable et écrite de la hiérarchie.

La prise des jours de repos du forfait s’effectue selon les modalités définies d’un commun accord entre le salarié et son supérieur hiérarchique, dans le respect du bon fonctionnement du service dont il dépend et hors période de forte activité. Au moins 50% des jours acquis est pris par principe à l’initiative du salarié.

Ces jours, selon le nombre de jours acquis dans la période considérée, doivent être pris hors périodes de forte activité et autant que possible à hauteur de la moitié avant 30 juin de chaque année, le solde étant planifié de préférence hors congés d’été. Toutefois, en cas de fermeture de l’Entreprise comme prévue au 1.3. ci-dessus, si le salarié ne dispose pas de suffisamment de droits à congés, ses jours de compensation seront prioritairement posés sur les périodes de fermeture.

Toute demande de prise de jours de repos de compensation doit être présentée ou proposée - sauf meilleur accord - au moins 7 jours calendaires à l’avance. Toutefois, en cas de nécessité justifiée de garde d’enfant malade de moins de 15 ans, le salarié pourra bénéficier de ses jours de compensation sans délai de prévenance, sous réserve de contraintes d’activité particulières.

Si le salarié n’a pas pris ou planifié de jours de repos à son initiative, ou n’a pas accepté les dates de prise proposées par son Responsable, au 30 juin de chaque année, l’employeur pourra lui imposer les dates de prises les jours restant à prendre, moyennant également un délai de prévenance de 7 jours.

L’ensemble des jours de RTT doit impérativement être pris dans l’année de leur acquisition (soit entre le 1er janvier et le 31 décembre de chaque année), ou au plus tard dans les 3 mois suivant la fin de la période de référence et par exception, et sauf situation prévue à l’article 2-3. Ils ne peuvent être l’objet d’un report.

A titre d’information, les jours de repos apparaissent actuellement sur le bulletin de paie sous la rubrique « RTT ». 

ART 2-3- DEPASSEMENT EXCEPTIONNEL DU VOLUME ANNUEL DE TRAVAIL 

Il est impératif de privilégier le respect par les collaborateurs du nombre de jours de travail prévu dans leur forfait. Le dépassement du forfait annuel n’est pas souhaité, garant d’une bonne répartition des temps de travail et de repos et de la participation à l’équilibre vie privée/vie professionnelle. 

Le salarié pourra exceptionnellement renoncer, en accord avec son responsable, à un certain nombre de jours de repos. Dans le cadre de cette renonciation, le salarié ne pourra pas travailler plus de 235 jours de travail par an.

Cette renonciation sera formalisée par écrit par la conclusion d’un avenant temporaire à la convention de forfait.

ART 2-4- REMUNERATION DU SALARIE EN FORFAIT JOURS

Lissage de la rémunération & rémunération minimale

La rémunération mensuelle de chaque salarié est lissée indépendamment du nombre de jours travaillés. 

Le personnel ainsi concerné doit bénéficier d’une rémunération annuelle au moins égale à 120% du minimum conventionnel de sa catégorie.

Incidence sur la rémunération des absences ainsi que des arrivées et départs au cours de la période de référence 

Sauf disposition légale, la rémunération sera réduite du fait d’une absence du salarié au cours de la période de référence à hauteur du montant du salaire correspondant à la durée de l’absence, sans préjudice des éventuelles indemnisations d’absence dont le salarié pourrait bénéficier.

La retenue sera effectuée sur la rémunération mensuelle lissée au moment où l’absence se produit et quelle qu’en soit la cause.

Lorsqu’un salarié n’est pas présent sur toute la période annuelle de référence définie ci-dessus du fait de son entrée ou de son départ de l’entreprise au cours de période, sa rémunération sera régularisée en fonction du nombre de jours réellement travaillés au cours de la période de référence.

Rémunération des jours de travail accomplis au-delà du nombre annuel de jours de travail convenu dans le forfait de base

Les salariés qui renoncent à des jours de repos dans les conditions de l’article 2-3, percevront au plus tard à la fin du mois suivant la période annuelle de référence, un complément de salaire. Ce complément est égal, pour chaque jour de travail ainsi effectué, à la valeur d’un jour de travail majoré de 10%. 


ART 3-5 – EVALUATION ET SUIVI DE LA CHARGE DE TRAVAIL

Suivi de la charge de travail et du nombre de jours travaillés / non travaillés

Chaque salarié sera tenu de déclarer dans un logiciel de temps, le nombre, motif (CP, jours de repos …) et la date des journées (ou demi-journées) travaillées ou non travaillées, afin de réaliser un suivi de la répartition de la charge de travail.

Compte tenu de contraintes exceptionnelles, un salarié pourra être amené à travailler une journée (ou demi-journée) initialement non travaillée, avec validation écrite et préalable de son responsable. Cette journée (ou demi-journée) sera récupérée dans l’année : au plus tard dans les trois mois qui suivent et/ou avant le 31 décembre.

Les salariés valideront avec leur responsable la répartition des prises de jours de repos. 

Le responsable s’assurera régulièrement d’une charge de travail compatible avec le forfait, d’une durée raisonnable de travail, de la prise effective des temps de repos (durée minimale de 11 heures consécutives de repos entre deux postes de travail, de 35 heures de repos hebdomadaire et 6 jours de travail maximum par semaine, sauf dérogations légales) et de la prise effective de l’ensemble des jours de congés payés. 

Il est à cet égard rappelé que l’organisation du travail et l’activité de l’entreprise permettent au Cadre de réaliser sa mission en travaillant en moyenne cinq jours par semaine, du lundi au vendredi. 

L’effectivité du respect par le salarié de ces durées minimales de repos implique pour ce dernier une obligation de déconnexion des outils de communication à distance prévue au chapitre 3 du présent accord.

Si un salarié constate qu’il ne sera pas en mesure de respecter ces durées minimales de repos, il doit, compte tenu de l’autonomie dont il dispose dans la gestion de son temps, avertir sans délai son employeur afin qu’une solution alternative lui permettant de respecter les obligations légales soit trouvée.

Une consolidation des jours de travail sera réalisée régulièrement par la direction pour contrôler la charge de travail, qui apparaitra sur les fiches de paye des salariés.

Entretiens de suivi

La Société s’assure régulièrement que la charge de travail du salarié en forfait est raisonnable et permet une bonne répartition dans le temps de son travail.

Un échange annuel fera l’objet d’un compte-rendu écrit sur l’organisation, la charge du travail, l’articulation entre l’activité professionnelle et personnelle et la rémunération. 

Des échanges périodiques seront également organisés entre responsables et salariés pour évoquer les difficultés rencontrées, les besoins, les attentes et suivre la charge de travail et la prise des jours de repos et congés au fur et à mesure de l’année. Ils pourront également faire l’objet d’un compte-rendu écrit.

Le salarié tiendra informé son responsable de tout évènement ou élément qui serait amené à accroitre de façon inhabituelle ou anormale sa charge de travail. Un suivi particulier sera en ce cas mis en place, afin de déterminer les actions nécessaires.


Situation particulière des salariés « itinérants » ou « nomades »

Il était important d’avoir une approche particulière pour les collaborateurs dits « itinérants » (commerciaux « nomades »), en déplacements professionnels en clientèle fréquemment et qui, de fait, peuvent être amenés dans des cadres particuliers liés à leurs interventions à travailler de chez eux. 

Une telle approche est nécessaire afin de répondre au mieux aux besoins des clients et prospects, en garantissant une organisation du travail plus « souple » pour les commerciaux concernés. Ces collaborateurs exercent en effet des fonctions commerciales terrain et ont vocation à être essentiellement présents sur leur secteur commercial, au plus près de leurs différents interlocuteurs. 

Une partie de leur travail correspondant notamment aux tâches de préparation et de suivi des contacts, faisant appel aux technologies de l’information et qui aurait pu être effectuée dans les locaux de l’entreprise, est effectuée hors de ces locaux, sans pour autant caractériser une situation de télétravail habituel ou temporaire.

Une autonomie d’organisation du temps de travail particulière est reconnue à ces collaborateurs, par ailleurs en forfait jours compte tenu de leur positionnement et de l’autonomie dont ils disposent dans l’organisation de leur emploi du temps. Ainsi, les collaborateurs concernés doivent pouvoir avant et/ou après un rendez-vous et/ou un déplacement, appréciés avec souplesse, exercer leur travail de leur domicile. La Société s’assurera ce faisant tout particulièrement du respect des dispositions du présent Accord sur le suivi de la charge de travail et le nécessaire équilibre à maintenir vie privée / vie professionnelle. Les concernant, le droit à la Déconnexion visé ci-dessous doit être scrupuleusement assuré.


DISPOSITIF 3 - DROIT A LA DECONNEXION

Le présent dispositif s’applique à l’ensemble des salariés de la Société MY SUCCESS.

Les technologies de l’information et de la communication constituent des outils de travail indispensables à notre performance mais leur utilisation doit se faire dans le respect de la vie personnelle de chacun.

Responsables comme collaborateurs doivent s’atteler à respecter et faire respecter le droit à la déconnexion notamment en veillant à ne pas se connecter au réseau et ne pas utiliser les TIC les week-end, jours fériés, le soir, et à veiller au respect du droit à la déconnexion de leurs interlocuteurs, tant internes qu’externes.

Chaque responsable veillera au respect de ce droit notamment en s’attachant à ne pas envoyer de messages hors les heures habituelles de travail, sauf situations exceptionnelles.

Chaque collaborateur, quel que soit son niveau de responsabilité :
Veillera à se déconnecter du réseau et à ne pas utiliser les TIC en dehors des heures habituelles de travail ou pendant des périodes de repos ou congés, sauf situations exceptionnelles justifiées par l’urgence ou l’importance exceptionnelle du sujet traité
N’est en aucun cas tenu de prendre connaissance des messages/informations qui lui sont adressés ou d’y répondre en dehors des heures habituelles de travail ou pendant des périodes de repos ; A ce titre, les salariés ne peuvent en aucun cas se voir reprocher de ne pas avoir utilisé les outils mis à leur disposition en dehors des plages habituelles de travail.
Mise en place de « Bonnes pratiques » d'utilisation des outils numériques

La société souhaite mettre en place et sensibiliser les collaborateurs à des règles du « bon usage » des outils de communication. Concernant la messagerie électronique :
S’interroger sur le moment opportun pour adresser un courriel ;
Privilégier l'envoi différé en cas de rédaction de courriels en dehors des horaires de travail ;
Indiquer dans l'objet du message le sujet et le degré d'urgence ;
Ne pas solliciter de réponse immédiate si ce n'est pas nécessaire ; éventuellement insérer à la signature automatique une phrase type « les messages que je pourrais envoyer en dehors des heures de travail ne requièrent pas de réponse immédiate » ; 
S’interroger sur la pertinence des destinataires des courriels ;
Pour les absences de plus de ”Durée de l'absence” paramétrer le gestionnaire d'absence du bureau sur sa messagerie électronique et indiquer les modalités de contact d'un membre de l'entreprise en cas d'urgence ;
Pour les absences de plus de ”Durée de l'absence, en général de longue durée”, prévoir si nécessaire le transfert de ses courriels, des messages et appels téléphoniques à un autre membre de l'entreprise, avec son consentement exprès.

Concernant le téléphone et les SMS :
S’interroger sur le moment opportun pour laisser un message téléphonique ou SMS ou joindre un collaborateur ;
Éviter les messages et SMS, hors urgences, en dehors des horaires « habituels » de travail ;
Indiquer dans les messages, texte comme téléphonique, le sujet et le degré d'urgence.

Formation et sensibilisation des salariés à un usage raisonné des outils numériques

Des actions de formation et de sensibilisation sont organisées à destination de l'ensemble des salariés afin de les informer sur les bonnes pratiques liées à l'utilisation des outils numériques professionnels.

Des formations spécifiques sont organisées pour les managers et les cadres de direction. En effet, l'effectivité du droit à la déconnexion ne peut pas être garantie indépendamment d'une réflexion sur l'organisation et la répartition du travail au sein des équipes.






DISPOSITIF 5 - ENTREE EN VIGUEUR DE L’ACCORD ET 
DUREE DE L’ACCORD

Le présent accord intervient entre :

La Société MySuccess, SAS au capital de 31604,00 € dont le siège est 53 rue de la Boétie à 75 008 PARIS, immatriculée au RCS de PARIS sous le numéro B 803 081 918, dument représentée par Monsieur Hugo MANOUKIAN agissant en qualité de Président,

Et

Les salariés de l’Entreprise.

Il intervient après :
Présentation du projet d’accord à l’ensemble du personnel, en date du 4 juillet 2018 ;
Communication du projet d’accord et de la liste du personnel consulté à l’ensemble du personnel, en date du 5 juillet 2018 ;
Consultation des salariés en date du 26 juillet 2018 dont le procès-verbal est joint en annexe du présent accord.

Il est conclu pour une durée indéterminée et entrera en vigueur le 1er septembre 2018.

Il pourra être révisé à tout moment selon des modalités identiques et dans le respect des dispositions législatives.

Il pourra être dénoncé selon les dispositions légales.

Le présent accord sera déposé auprès de la DIRECCTE du lieu de sa conclusion et du greffe du conseil de Prud’hommes compétent, à la diligence de la direction, conformément aux dispositions légales applicables.





Fait à Paris, le 




ANNEXE 1 – MODALITES D’ORGANISATION DE LA CONSULTATION DU PERSONNEL


La mise en œuvre de cet accord nécessite au préalable l’approbation de la majorité des 2/3 des salariés de la Société MY SUCCESS, en application des articles L2232-21 à L2232-23 du code du travail.

Cette consultation sera organisée par la direction dans les conditions suivantes :
La direction présentera le projet d’accord aux salariés le 4 juillet 2018 ;
Elle portera à la connaissance des salariés le projet d’accord ainsi que la liste des salariés consultés le 5 juillet 2018, par courriel ;
La consultation des salariés aura lieu le 26 juillet 2018 à 13 heures en présence des salariés de l’entreprise qui se réuniront pendant leur temps de travail dans une salle réservée à cet effet au siège social de l’entreprise ;
La direction mettra à disposition des salariés des enveloppes et 2 bulletins différents : « j’approuve l’accord soumis à consultation » ou « je désapprouve l’accord soumis à consultation » ;
Chaque salarié devra voter à bulletin secret dans des conditions garantissant le secret de la consultation ;
Le salarié le plus âgé sera le président du bureau de consultation. Il sera chargé du bon déroulement de cette consultation et notamment de faire émarger chaque salarié après avoir voté, de s’assurer du caractère personnel et secret du vote, de porter la consultation à la connaissance de la direction et enfin d’établir le procès-verbal de la consultation, joint au présent accord ;
La direction ne sera pas présente lors de la consultation ;
Le résultat de la consultation sera l’objet d’un Procès Verbal adressé par courriel à l’ensemble des salariés concernés.

L’accord sera mis en œuvre si la majorité des 2/3 des salariés de MY SUCCESS « approuve l’accord soumis à consultation » lors de cette consultation.




ANNEXE 2 – PROCES VERBAL DE CONSULTATION DU PERSONNEL JOINT AU PRESENT ACCORD