Accord d’entreprise sur la durée et l’aménagement du temps travail du personnel cadre de catégories 2 et 3 de la société Otto France Management Services (OFMS)





Accord soumis à la ratification du personnel 
Le 19 février 2018

Sommaire

















Annexe

Annexe 1 - Procès-verbal du référendum organisé le 19 février 2018 relatif à l’accord sur la durée et l’aménagement du temps de travail du personnel cadre de catégories 2 et 3.  

Préambule 

La société Otto France Management Services (OFMS) est une entreprise nouvellement créée dont l’activité pleinement opérationnelle a démarré au 1er janvier 2018. 
Cette société est une filiale du groupe Otto en Allemagne. 
OFMS a pour mission d’accompagner sur le plan administratif la clôture de l’ensemble des sociétés relevant du périmètre antérieur dénommé « Groupe 3SI » qui ont cessé leur activité.
Par ailleurs, la société OFMS agit également comme prestataire de services en apportant son expertise sur le plan juridique, financier, trésorerie et contrôle de gestion pour certaines sociétés en France, filiales du groupe Otto. 
La société OFMS dispose d’un personnel qui bénéficie d’une expertise dans les domaines de compétences précisés ci-dessus.
De par leur réelle autonomie dans l’organisation de leur travail, leur emploi du temps ne pouvant être prédéterminé, ce personnel se doit de disposer d’une gestion du temps de travail adaptée à leur fonction d’expertise. 
La société OFMS relève de la Convention Collective Nationale des bureaux d’étude technique, dite SYNTEC, qui prévoit des dispositions de forfait annuel en jours réservé au personnel cadre de position 3. 
La société OFMS a souhaité, par le présent accord, étendre cette possibilité au personnel cadre de position 2.

Conformément aux dispositions prévues par les Ordonnances dites « Macron » et les décrets d’application, s’agissant d’une entreprise de moins de 11 salariés, le présent accord a été élaboré par la Direction de l’Entreprise puis présenté au personnel de la société OFMS concerné par ce temps de travail en forfait jours le 1er février 2018.  

Enfin, en l’absence d’instances représentatives du personnel et de délégué syndical, après un délai de 15 jours minimum suivant l’information des salariés, ce projet d’accord a fait l’objet d’une ratification par voie de référendum le 19 février 2018. 
Ce référendum a reçu un avis favorable du personnel, le Procès-verbal est joint au présent accord. 


Article 1 - Champ d’application
Peuvent conclure une convention de forfait en jours sur l’année de référence, les cadres disposant de par leur fonction d’un large champ d’initiative et d’une réelle autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps pour l’exercice des missions qui leur sont confiées et dont la durée du travail ne peut être prédéterminée. 
Ce mode d’organisation concerne au jour de la conclusion du présent accord les collaborateurs de statut cadre relevant des positions 2 et 3 de la grille de classification des cadres de la Convention Collective Nationale des bureaux d’étude (SYNTEC). 

Article 2 – Décompte du temps de travail en jours sur une base annuelle
Le nombre de jours travaillés au sein de l’entreprise est fixé à 218 jours maximum (217 jours auquel s’ajoute la journée de solidarité), pour un salarié présent sur une année complète, ayant acquis des droits à congés payés complets. 
Afin de ne pas dépasser ce forfait annuel en jours travaillés, les salariés disposent de jours de repos. 
Ce nombre de jours de repos est calculé annuellement, comme suit : 
365 jours calendaires
 - samedis et dimanches
 - jours fériés
 - jours de CP
 - nombre de jours du forfait

A titre d’exemple pour l’année 2018 : 
365 jours calendaires
- 104 samedis et dimanches
- 9 jours fériés 
- 25 jours de CP
- 218 jours de forfait annuel 
= 9 jours de repos à attribuer sur un exercice complet 

L’année complète de référence s’entend du 1er janvier au 31 décembre. 
Dans le cadre d’une année incomplète le nombre de jours à effectuer sera calculé en fonction de la durée de travail restant à courir jusqu’à la fin de l’année. 

Article 3 – Modalités d’acquisition et de prise des jours de repos 
Les jours de repos sont accordés par anticipation au 1er janvier de chaque année. 
Dans toutes les hypothèses où :
- le salarié ne serait pas présent sur un exercice complet (entrée ou sortie en cours d’année), l’acquisition des jours de repos se calculera sur la période de présence du salarié.  
- le contrat serait suspendu au cours de l’exercice pour des absences, il sera tenu compte de ces absences dans les modalités de calcul d’acquisition de ces jours de repos sur cette période, conformément aux dispositions légales, réglementaires et conventionnelles se rapportant aux absences. 
Sous réserve d’accord de sa hiérarchie, le salarié détermine en autonomie les jours de repos (journée entière ou demi-journée), en tenant compte des contraintes organisationnelles de l’entreprise. 
Ces jours de repos ne peuvent en aucun cas être reportés en fin d’exercice annuel. 

Article 4 – Forfait en jours réduit
Pour concilier leur vie professionnelle et vie personnelle, ou dans certaines situations spécifiques, certains salariés cadres de catégories 2 et 3 à leur seule initiative souhaiteront bénéficier d’un forfait en jours réduit.
Dans ce cas le forfait en jours réduit correspondra à un nombre de jours travaillés en deçà du nombre de jours annuels travaillés défini à l’article 2 du présent accord.
Le contrat de travail du salarié ou son avenant précisera le nombre de jours travaillés sur l’année ainsi que la rémunération qui sera calculée au prorata du nombre jours fixés par sa convention de forfait. 
La charge de travail tiendra compte de ce forfait en jours réduit. 

Article 5 – Contrôle du décompte des jours travaillés / non travaillés
Le forfait annuel en jours s’accompagne d’un décompte des journées travaillées au moyen d’un outil de saisie manuelle fiable et contradictoire. 
Ce document fera apparaître le nombre et la date des journées travaillées, ainsi que le positionnement et la qualification des jours non travaillés par exemple les repos hebdomadaires, congés payés, congés légaux et conventionnels ou jours de repos au titre du respect du plafond de 218 jours, etc. 
Ce document sera communiqué tous les mois par le salarié à sa hiérarchie qui le signera avant de le retourner au service Ressources Humaines pour vérification et visa. 

Article 6 – Garanties accordées au salarié en matière de temps de repos
Les salariés concernés par le présent accord ne sont pas soumis aux durées légales maximales quotidiennes et hebdomadaires. Ils bénéficient d’un repos quotidien minimum de 11 heures consécutives et d’un repos hebdomadaire de 35 heures (24 heures + 11 heures) minimum consécutives. 
Il est rappelé que ces limites n’ont pas pour objet de définir une journée habituelle de travail de 13 heures par jour mais une amplitude exceptionnelle maximale de la journée de travail. 
A cet effet, l’entreprise affichera dans ses locaux le début et la fin d’une période quotidienne et d’une période hebdomadaire au cours desquelles les durées minimales de repos quotidien et hebdomadaire visées ci-dessus devront être respectées. 
L’effectivité du respect par le salarié de ces durées minimales de repos implique pour ce dernier une obligation de déconnexion des outils de communication à distance, précisé à l’article 7 du présent accord. 
Si un salarié en forfait annuel en jours constate qu’il ne sera pas en mesure de respecter ces durées minimales de repos, il peut, compte tenu de l’autonomie dont il dispose dans la gestion de son temps, avertir sans délai son responsable hiérarchique afin qu’une solution alternative lui permettant de respecter les dispositions légales soit trouvée. 

Article 7 – Droit à la déconnexion  
Ainsi, le salarié doit se déconnecter, en dehors de son horaire habituel de travail (les soirs, week-ends, jours fériés, jours de congés et sur l’ensemble des périodes de suspension du contrat de travail), des outils et systèmes lui donnant accès aux ressources de la société, sauf dérogation en concertation avec sa hiérarchie et pour des situations spécifiques. 
En dehors de ces situations spécifiques (clôture fiscale ou comptable, cession de société par exemple), il ne pourra être exigé d’un salarié de répondre à une sollicitation par téléphone ou par courriel en dehors de ses horaires habituels. 
Il lui est demandé en contrepartie, de limiter l’envoi de courriels ou les appels téléphoniques au strict nécessaire durant ces mêmes périodes.
Article 8 – Suivi de la charge de travail
Afin de garantir le droit à la santé, à la sécurité, au repos et à l’articulation vie professionnelle et vie privée, l’entreprise assure le suivi régulier de l’organisation du travail du salarié, de sa charge de travail et de l’amplitude.
Cette amplitude et cette charge de travail devront permettre au salarié de concilier vie professionnelle avec vie privée. 
Le salarié tiendra informé son responsable hiérarchique des événements ou éléments qui accroissent de façon inhabituelle ou anormale sa charge de travail. 
L’outil de suivi mentionné à l’article 5 du présent accord, permet de déclencher l’alerte.
En cas de difficulté inhabituel portant sur ces aspects d’organisation et de charge de travail, le salarié a la possibilité d’émettre, par écrit, une alerte auprès de l’entreprise qui recevra le salarié dans les 8 jours.
A l’issue de l’entretien un compte-rendu écrit précisera les mesures prises et leur suivi. 
Par ailleurs, si l’entreprise est amenée à constater que l’organisation du travail adoptée par le salarié et/ou que la charge de travail aboutissent à des situations anormales, elle pourra organiser un rendez-vous avec le dit salarié et proposer des mesures adaptées.  

Article 9 – Entretiens individuels
Pour respecter les dispositions légales et veiller à la santé et la sécurité des salariés, l’entreprise organise au minimum 2 fois par an un entretien individuel spécifique avec le salarié, ainsi qu’en cas de difficulté inhabituelle constatée. 

Au cours de ces entretiens avec leur responsable hiérarchique seront évoquées la charge individuelle de travail du salarié, l’organisation du travail, l’articulation entre l’activité professionnelle et la vie privée et enfin la rémunération du salarié. 
Au regard des constats effectués, le salarié et son responsable hiérarchique arrêtent ensemble les mesures de prévention et de règlement des difficultés. Les solutions et mesures sont alors consignées dans le compte-rendu de ces entretiens individuels biannuels, à communiquer en copie au service Ressources Humaines.  

Article 10 – Suivi médical 
Dans une démarche de protection de la santé et de la sécurité des salariés, à la demande du salarié, une visite d’information et de prévention distincte pourra être organisée. 
Article 11 – Don de jours de repos
Tous les salariés peuvent faire un don de leurs jours de repos à un collègue sous deux conditions cumulatives : 
Ce collègue a un enfant, un conjoint (marié, pacsé ou concubin) ou un parent de 1er rang (père, mère, frère ou sœur) gravement malade (maladie grave, handicap ou accident) qui nécessite une présence soutenue et des soins contraignants attestés par un certificat médical détaillé ; 
L’accord de l’entreprise. 
Les jours de repos pouvant faire l’objet d’un don sont les suivants : 
Les jours de repos ;
La 5ème semaine de congés payés. 
Le don se fait par écrit auprès du service Ressources Humaines. Cet écrit doit préciser la ou les catégories de jours donnés et le nombre de jours. Un formulaire sera créé à cet effet. 
Le salarié donateur qui souhaite conserver l’anonymat auprès du salarié bénéficiaire doit le signaler au service Ressources Humaines. 

Article 12 – Date d’entrée en vigueur et durée
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et entrera en vigueur à la date du 1er mars 2018. 
Il a fait l’objet d’un référendum ratifié à l’unanimité du personnel dont le Procès-verbal est annexé au présent accord. 
Le présent accord pourra être dénoncé avec un préavis de 3 mois et par lettre recommandée adressée à chaque salarié. 
Il pourra être remis en cause notamment en cas de modification des dispositions législatives et réglementaires qui ont présidé à sa rédaction ou de modifications significatives de l’organisation de l’entreprise. 

Article 13 - Formalités de dépôt 
Le présent accord sera remis à chacun des salariés.
Il sera déposé par la Direction en trois exemplaires auprès de la DIRECCTE : 
Une version papier ;
Une version électronique adressée à  ;
Une version anonymisée au format .docx Word envoyée à  .
Un exemplaire sera également déposé au secrétariat Greffe du Conseil de Prud’hommes compétent. 

Article 14 - Signature 
Le présent accord est signé par XX, en qualité de Président de la société Otto France Management Services. 

Fait à Villeneuve d’Ascq le 19 février 2018, 
En 5 exemplaires originaux