Protocole d’accord relatif au travail à distance
			




ENTRE

La Caisse d’Allocations Familiales de xxx, 
Représentée par Monsieur xxx, Directeur 

ET

Les organisations syndicales représentées par, 
Madame xxx, CFDT
Monsieur xxx, CGT
Monsieur xxx, CGT-FO
Monsieur xxx, SNFOCOS








Préambule

Les technologies de l’information et de la communication offrent désormais des possibilités d’organisation du travail permettant d’une part aux salariés de concilier différemment leur vie professionnelle et leur vie privée, et d’autre part de contribuer à limiter les risques routiers et environnementaux par une réduction des trajets domicile-travail.

Les parties signataires considèrent que le télétravail est une forme innovante d'organisation du travail ayant pour but de donner à chacun plus de souplesse et de flexibilité dans ses conditions de travail par la responsabilisation et l'autonomie conférées dans l'exercice des missions professionnelles.

L’accord sur le travail à distance s’inscrit dans le prolongement de l’expérimentation relative au télétravail mise en place en 2015, des accords en matière de responsabilité sociale du 13 février 2018, du protocole d’accord national relatif au travail à distance du 28 novembre 2017, ainsi que dans le cadre des règles définies par le Code du travail.


ARTICLE 1 –  Champ d’application


1.1 Définition du télétravail

Le télétravail s’entend d’une forme d’organisation du travail volontaire et régulière dans laquelle un travail qui aurait pu être exécuté dans les locaux habituels de l’employeur, est effectué par un salarié en dehors de ces locaux en utilisant les technologies de l’information et de la communication  (Cf. article 1 de l’accord national relatif au travail à distance).

Le présent accord vise les situations de télétravail pendulaires dans lesquelles un salarié exécute en partie son contrat de travail, sans que la nature de son activité l’y contraigne :
Soit à domicile
Soit dans d’autres locaux de la Caf de xxx
Soit dans des locaux appartenant à d’autres organismes de Sécurité sociale (sous réserve d’une décision de direction en termes d’opportunité et de faisabilité)

Il vise les salariés quelle que soit leur temps de travail et la nature de leur contrat de travail.


1.2 Emplois accessibles au télétravail (et non accessibles)

A l’exception des emplois comportant des activités itinérantes qui par leur nature ne peuvent être exercées dans les locaux de l’employeur, tout emploi peut être exercé sous forme de travail à distance, sous réserve qu’il remplisse les critères suivants :

Critère 1 : existence d’une solution technique de travail à distance pour au moins 80% de l’activité
Critère 2 : activité dématérialisable à 80% minimum
Critère 3 : relation en face-à-face (allocataire/partenaire) nécessaire au maximum égale à 30% de l’activité

Ces critères sont cumulatifs. Les emplois pour lesquels l’ensemble des critères ne sont pas remplis sont identifiés comme incompatibles avec le télétravail. 

Si les activités de l’emploi impliquent un temps de présence significative du salarié au sein de son collectif de travail et/ou bien des déplacements fréquents, l’emploi peut rester éligible au télétravail mais fait l’objet de modalités de mise en œuvre adaptées telles que prévues à l’article 2.46. 

Par ailleurs les emplois occupés au titre d’un contrat de professionnalisation ou d’une période de professionnalisation ne sont pas éligibles au télétravail, étant entendu que la présence du salarié dans son collectif de travail est un élément indispensable à sa montée en compétence.

Les salariés dont l’ancienneté est inférieure à 6 mois dans l’emploi et 1 an à la Caf de xxx ne sont pas non plus éligibles au télétravail, afin de garantir une bonne intégration préalable et une instauration réelle de la relation avec le collectif de travail et l'entreprise.


1.3 Situations non visées par le présent accord

1.3.1 Plan de continuité d’activité

Les situations d’organisation du télétravail dans le cadre des plans de continuité d’activité ne sont pas concernées par le présent accord.


1.3.2 Travail à distance occasionnel

Le télétravail occasionnel peut être mis en place sous réserve d’un accord de gré à gré entre le manager et le salarié, formalisé par écrit et après accord de la direction.
En revanche, les dispositions du présent protocole, notamment les articles 2.21, 3, 4 et 5, ne s’appliquent pas.

	
ARTICLE 2 –  Conditions de mise en œuvre du télétravail 

2.1 Principe du volontariat

Le télétravail repose sur le principe du volontariat ; sa mise en œuvre est conditionnée à une acceptation de l’employeur.

Le télétravail peut également être proposé au salarié par sa hiérarchie, le salarié est libre d’accepter ou de refuser, sans que le refus puisse constituer un motif de sanction ou de licenciement.


2.2 Examen de la demande

2.21 Etapes d’examen de la demande

Lorsqu’un salarié exprime une demande de télétravail, l’employeur examine cette demande. Les demandes sont examinées par l’employeur au vu des critères suivants :

Critères liés au salarié :
Autonomie dans mon activité (dossiers, …)
Maîtrise des logiciels et applicatifs métiers
Autonomie dans l’organisation du travail et des priorités

Critère lié au temps de déplacement : temps supérieur à 20 minutes par trajet, avec le moyen de déplacement habituel. 
La Direction se réserve le droit de vérifier cette information, à l’aide d’une application usuelle de calcul des temps de déplacement.

Critères budgétaire et logistique :
	Enveloppe budgétaire annuelle définie pour les diagnostics électriques et pour l’équipement informatique
	Compatibilité du lieu de télétravail avec les normes d’hygiène et de sécurité 

Critère lié à l’organisation du service : compatibilité avec la continuité de service et l’organisation de l’unité de travail

Le salarié candidat au télétravail formalise sa demande par écrit et complète la grille d’autodiagnostic  (en annexe). Le manager direct formalise un avis argumenté sur la demande de télétravail (cf. modèle en annexe) y compris sur le nombre de jours demandés.

Concernant les renouvellements de demande, les salariés bénéficiant déjà du télétravail sont dispensés de la complétude de l’autodiagnostic. Toutefois l’avis managérial reste obligatoire, pour chaque renouvellement annuel.

La direction ouvre une campagne annuelle de télétravail. Les accords seront donnés pour un an du 1er mai N au 30 avril N+1. 
Concernant l’année de mise en œuvre du présent protocole, les accords seront donnés pour la période du 1er septembre 2018 au 30 avril 2020. Toutefois, les salariés qui souhaitent bénéficier du télétravail à compter du 1er mai 2019 pourront en faire la demande selon le même calendrier que les demandes de temps partiel.

La décision de l’employeur, portant sur la mise en place du télétravail et le nombre de jours autorisés, fait l’objet d’une notification au salarié concerné dans un délai maximum de 45 jours à l’issue de la réception de la demande de télétravail (sauf circonstances exceptionnelles). 

En cas de refus, celui-ci doit être motivé par écrit.

En cas d’acceptation, cette décision est prise sous réserve de la fourniture de l’attestation d’assurance prévue à l’article 3 du présent accord, ainsi que des résultats positifs suite au diagnostic de conformité électrique prévu à l’article 4.


2.22 Priorisation en cas d’arbitrage

En cas d’un nombre trop important de demandes de travail à distance au sein d’une unité de travail, l’ensemble des demandes seront examinées en appliquant des critères de priorisation, venant s’ajouter aux critères énumérés aux articles 1.2 et 2.21.

Espace de travail collectif ou individuel :
0 point = j’ai un bureau individuel 
3 points = je suis dans un espace partagé (jusqu’à 8 personnes)
5 points = je suis dans un open space

Temps de déplacement : 
3 points = Entre 30 et 45 minutes
5 points = Plus de 45 minutes
-3 points = Place de parking sur le lieu de travail

Absence de solution de transport en commun adaptée aux horaires de travail = 3 points

Absence d’autres mesures (temps partiel, …) = 3 points


2.3 Maintien du lien avec l’organisme

2.31 Temps minimum effectué sur le lieu habituel de travail

Afin de maintenir un lien suffisant entre le salarié et son organisme employeur, le télétravailleur doit être présent dans l’unité de travail à laquelle il appartient au moins deux jours par semaine.

Cependant cette règle peut être aménagée dans les conditions prévues à l’article 2.32 du présent accord.

2.32 Aménagements des règles du télétravail pour les salariés en situation de handicap

Lorsque le télétravail est de nature à favoriser le maintien dans l’emploi de salariés en situation de handicap, et sur préconisation du médecin du travail, l’employeur examine conjointement avec ce dernier les conditions dans lesquelles les règles applicables peuvent être aménagées.

Cet examen peut notamment conduire à déroger à la règle mentionnée à l’article 2.31.

Par ailleurs si besoin afin d’assurer l’ergonomie du poste du télétravailleur à domicile, l’organisme met à sa disposition un mobilier adapté, sous réserve des disponibilités budgétaires. 
Le salarié s’engage à prendre soin de ces équipements, à en faire un strict usage professionnel, et à restituer le matériel lié à son activité lorsqu’il est mis fin au télétravail.


2.33 Participation à la vie de l’unité de travail et de la Caf

Afin de garantir l’information et de maintenir le lien avec l’organisme, les télétravailleurs participent dans les mêmes conditions que les autres salariés aux formations et aux réunions de service. Si la formation ou la réunion de service est planifiée sur une journée de travail à distance pour le salarié, le télétravail est alors suspendu ce jour-là.


2.4 Conditions de mise en œuvre du télétravail

	2.41 Avenant au contrat de travail

Préalablement à la mise en œuvre du télétravail, le salarié signe un avenant à son contrat de travail, dont le modèle se trouve en annexe du présent accord.
Cet avenant est conclu pour une durée de la période de référence, et peut être renouvelé autant de fois que de besoin, dès lors que les deux parties -salarié et employeur- en sont convenues.


	2.42 Période d’adaptation 

Une période d’adaptation est prévue afin que le salarié et l’employeur s’assurent que le télétravail correspond à leurs attentes.
Cette période est de maximum 3 mois. Durant cette période, chacune des parties est libre de mettre fin au télétravail moyennant le respect d’un délai de prévenance de 15 jours qui peut être réduit par accord des parties.

Cette période d’adaptation est effective une seule fois, et ne s’applique pas lorsque l’avenant est renouvelé sans changement de poste.

Un entretien est organisé entre le salarié et son responsable hiérarchique au plus tard 15 jours avant l’arrivée du terme de la période d’adaptation afin d’effectuer un bilan sur la situation de télétravail.
Ce bilan est l’occasion pour les deux parties d’apprécier l’opportunité de la poursuite ou non du télétravail.


2.43 Réversibilité à l’issue de la période d’adaptation

Il peut être mis un terme au télétravail à l’issue de la période d’adaptation, par accord des parties, et avant le terme prévu initialement par l’avenant au contrat de travail, sous réserve de respecter un préavis, qui sauf accord des parties est de 30 jours pour l’employeur et de 15 jours pour le salarié.
Le salarié retrouve alors son poste et ses conditions de travail antérieures.

Cette décision, qui met fin automatiquement à l’avenant au contrat de travail, est notifiée par écrit.


2.44 Durée du travail 

L’organisation du télétravail s’exerce dans le cadre des horaires de travail habituel de l’unité de travail à laquelle le salarié est affecté, et dans le respect des règles en vigueur à la Caf.

Le salarié peut être contacté par messagerie ou téléphone pendant les horaires habituels de travail de la Caf. Pendant les plages fixes en vigueur dans l’organisme, le télétravailleur est tenu de répondre au téléphone, de consulter sa messagerie et de répondre à ses messages.

En cas de nécessité de participer à une réunion téléphonique ou à une visioconférence organisée par sa hiérarchie, les horaires du télétravailleur pourront être adaptés.

Concernant les salariés relevant d’un forfait annuel en jours, chaque journée effectuée dans le cadre du télétravail équivaut, quelque soit le nombre d’heures effectuées, à une journée de travail au sens de la convention de forfait.


2.45 Nombre et choix des jours de télétravail 

Le choix des jours de télétravail résulte d’un accord entre les parties, qui doit permettre le bon fonctionnement et la continuité de l’unité de travail du salarié. Il s’agit de jours fixes dans la semaine.

En cas de circonstances particulières extérieures et indépendantes du salarié et de l’employeur (évènement météorologique, mouvements sociaux dans les transports en commun, …), les jours de télétravail peuvent être modifiés, en accord avec le manager.
Si la modification des jours de télétravail devait amener à déroger à la règle des deux jours de présence nécessaire, un accord de la Direction serait nécessaire.

2.46 Enveloppe de jours annuelle

Par dérogation à ce régime commun, le télétravail est organisé sous la forme d’une enveloppe de jours à prendre par le salarié au cours de la période de référence, cette modalité étant réservée aux managers et, sur décision de la direction, aux emplois pour lesquels un jour fixe hebdomadaire de télétravail n’est pas compatible avec la nature de l’activité. 

Les enveloppes de jours peuvent être de :
10 jours 
20 jours 
30 jours
et exceptionnellement, 40 jours 

Le choix de l’enveloppe est déterminé par accord entre les parties, en fonction des caractéristiques de l’emploi.
Des jours de télétravail qui ne seraient pas utilisés à la fin de la période de référence de télétravail ne pourraient pas être reportés sur la période suivante.

Ce mode d’organisation ne doit pas conduire à déroger à la règle des deux jours de présence par semaine dans l’organisme.





2.47 Suspension provisoire du télétravail

Le salarié peut être confronté à des circonstances qui sont de nature à l’empêcher, de manière temporaire, de réaliser ses missions en télétravail, exemple : dégâts au domicile, changement de fournisseur d’accès à internet avec changement de box avec suspension de la connexion internet, autre panne technique.

Dès qu’il a connaissance de ces évènements, le salarié doit informer son manager qui sollicite alors la suspension à titre temporaire du télétravail.

Par ailleurs, le télétravail pourra être suspendu dans les situations ci-dessous (liste non limitative):

lors de l’organisation de réunions ou de formations,
si le salarié doit effectuer un déplacement professionnel,
en cas de nécessité de service pour assurer la continuité des activités de l’unité de travail,
en cas d’indisponibilité de l’outil informatique rendant impossible le travail à distance.

La journée de télétravail suspendue ne donne pas lieu à report.

En situation de télétravail, si un incident ou une panne se produit, le salarié contacte son manager et éventuellement la hotline pour les informer de la situation. Si l’incident perdure au-delà d’une heure, il y a suspension du télétravail et le salarié est tenu de se rendre sur son lieu de travail habituel.

A défaut, le salarié devra utiliser, en priorité et hors quota, les possibilités offertes par le protocole d’horaire variable ou poser une absence.


2.48 Situation du télétravail en cas de changement de fonctions ou de domicile 

La poursuite du télétravail en cas de changement de fonction ou de domicile est subordonnée à :
l’accord des deux parties
la satisfaction aux critères prévus aux articles 1.2 et 2.2
la conformité technique des installations du nouveau domicile
la conclusion d’un nouvel avenant


	2.49 Suivi du télétravail

L’entretien annuel d’évaluation et d’accompagnement commence par une séquence dédiée au suivi de l’organisation du télétravail.

Sont notamment évoquées les conditions d’activité du salarié en télétravail, sa charge de travail, l’impact du télétravail sur la maitrise de l’emploi, le maintien du lien avec le  collectif de travail et avec la Caf.

Par ailleurs, en cas de difficulté pour réaliser ou achever les travaux qui lui ont été confiés, le télétravailleur est tenu de contacter au plus vite sa hiérarchie afin de trouver les solutions appropriées aussi rapidement que possible.

Par ailleurs un bilan annuel du télétravail sera fait en fin de période de référence et communiqué auprès du Comité social et économique. Il comprend notamment des éléments permettant de comparer l’évolution salariale des télétravailleurs avec celle des autres salariés ainsi que les impacts sur l’occupation rationnelle des locaux, en lien avec la stratégie immobilière de l’organisme.



2.50 Mise en place du télétravail pour des situations spécifiques et temporaires

En dehors des campagnes annuelles de télétravail, le salarié peut connaître une situation spécifique et temporaire, rendant souhaitable la mise en place du télétravail pour son maintien en activité.

A titre d’illustration, la liste n’étant pas limitative : 
salariée en situation de grossesse
salarié dont la mobilité est temporairement réduite 
Ces demandes seront examinées dans un cadre dérogatoire en vue d’apporter une réponse adaptée à chaque situation.


2.5 Fin du télétravail

Au terme de l’avenant le télétravail prend fin de plein droit ; il ne peut être reconduit que par la conclusion d’un nouvel avenant.

Le salarié qui ne souhaite pas poursuivre le télétravail ne renouvelle pas sa demande, sans avoir à se justifier.
En revanche l’employeur qui ne souhaite pas renouveler son accord pour la situation de télétravail devra répondre à la demande du salarié dans les mêmes conditions que celles décrites à l’article 2.21 du présent accord.

Lorsque la situation de télétravail cesse, le salarié retrouve son poste et ses conditions de travail antérieures.


ARTICLE 3 –  Assurance 

Le salarié doit informer l’assureur du domicile qu’il y exerce une activité professionnelle, et s’assurer que l’assurance multirisques habitation souscrite couvre sa présence pendant ces journées de télétravail.

Il doit fournir à l’organisme une attestation de l’assureur en ce sens avant signature de l’avenant à son contrat de travail.


ARTICLE 4 –  Equipements de travail 

Le lieu d’exercice du télétravail doit être compatible avec l’exercice d’une activité professionnelle au regard des règles en matière d’hygiène et de sécurité.

Lorsque le télétravail s’effectue à domicile, une attestation établie par un diagnostiqueur professionnel est remise par le salarié à son employeur préalablement à la signature de l’avenant à son contrat de travail.
Elle indique que l’installation électrique du domicile est conforme à la réglementation en vigueur et lui permet d’exercer son activité professionnelle en toute sécurité.
En cas de non-conformité, les travaux de remise aux normes sont à la charge du salarié.

Le télétravailleur doit pouvoir être joignable par téléphone, par messagerie, et être en mesure de se connecter à distance.

A ce titre, un matériel informatique ainsi qu’un téléphone portable sont mis à disposition du télétravailleur par l’employeur. Celui-ci assure la maintenance et l’adaptation de l’équipement aux évolutions technologiques. 

Le salarié s’engage à prendre soin de ces équipements, à en faire un strict usage professionnel, et à restituer le matériel lié à son activité lorsqu’il est mis fin au télétravail.

En cas de dysfonctionnement du matériel, le télétravailleur doit en informer immédiatement les services spécialisés de l’organisme ainsi que son manager.


ARTICLE 5 –  Frais professionnels

Sur présentation de factures, l’employeur prend en charge les frais professionnels inhérents à la situation de télétravail dans les conditions suivantes : 
le coût réel de la réalisation du diagnostic de conformité des installations électriques est directement pris en charge par la Caf de xxx dans le cadre d’un marché. En l’absence de marché, il appartiendrait au salarié de saisir directement un diagnostiqueur et de présenter la facture à l’employeur 
le surcoût éventuel de l’assurance du domicile où exerce le télétravail pour son montant réel

Une indemnité forfaitaire mensuelle est versée pour la prise en compte des frais professionnels découlant de l’exercice du télétravail : 
abonnement internet
consommation d’électricité, eau, chauffage, etc

Cette indemnité forfaitaire mensuelle, qui est fonction du nombre de jours effectivement télétravaillés, ne peut être inférieure à :
10 euros pour une journée de télétravail
20 euros pour deux jours ou plus par semaine en télétravail

Elle est versée sur 10,5 mois afin de tenir compte des congés annuels.

Le paiement s’effectue en deux fractions : en décembre N et en avril N+1.

Le versement de cette indemnité est suspendu en cas d’absence du télétravail de plus d’un mois continu (maladie, maternité, congés sabbatiques, etc).

Lorsque le télétravail est organisé sous la forme d’une enveloppe de jours, l’indemnité est versée en fin d’année sur la base d’une valorisation minimum de 2,50€ par jour télétravaillé à la fin de la période de référence.


ARTICLE 6 –  Protection des données 

L’organisme est responsable de la sécurisation du système d’information utilisé par les salariés à des fins professionnelles.

Le télétravailleur s’engage à respecter les règles de sécurité informatique en vigueur sur l’organisme, en particulier à mettre en œuvre tous les protocoles visant à assurer les protections des données et leur confidentialité.

Il fera preuve d’une vigilance particulière sur leur intégrité et le maintien de leur confidentialité, notamment par l’application des dispositions en matière de mots de passe pour les travaux effectués à domicile.






ARTICLE 7 –  Droits et garanties individuels et collectifs 

7.1 Droits et garanties individuels

Le télétravailleur bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’organisme, notamment en matière d’accès aux informations syndicales, et de manière générale à toutes les informations relatives à l’organisme.

En particulier, il doit avoir les mêmes opportunités d’évolution professionnelle que ses autres collègues.
A ce titre, les télétravailleurs ont le même accès à la formation que des salariés qui travaillent dans les locaux de l’employeur.
Lors de l’entretien professionnel peuvent être abordés les besoins de formation spécifiques à ce mode d’organisation du travail.

Toutefois les dispositions conventionnelles relatives aux frais de déplacement ne sont pas applicables les jours de télétravail.

Le télétravailleur peut prétendre, dans les mêmes conditions que les autres salariés, au bénéfice des titres restaurants ou de la part patronale, selon le régime applicable à son lieu habituel de travail.
 
L’employeur s’engage à ce que la charge de travail et les délais d’exécution du télétravailleur soient évalués dans les mêmes conditions que celles utilisées pour les activités réalisées dans les locaux de l’organisme.

Le télétravailleur bénéficie, comme tous les salariés, d’un droit à la déconnexion.


7.2 Droits et garanties collectives

En tant que salarié de l’organisme, les télétravailleurs sont pris en compte pour la détermination des seuils d’effectifs.

A l’occasion des élections professionnelles, ils bénéficient des mêmes conditions d’électorat et d’éligibilité que les autres salariés. 

Comme eux, ils bénéficient également de l’information diffusée par les représentants du personnel et ils ont comme les autres salariés accès à leurs représentants.

Les télétravailleurs peuvent, dans les mêmes conditions que les autres salariés, exercer un mandat de représentation du personnel, et disposer pour cela des mêmes moyens, notamment en termes de crédit d’heures. 
Ce crédit peut être utilisé, pour tout ou partie, pendant les périodes de télétravail.


ARTICLE 8 – Santé au travail et représentants du personnel 

L’employeur informe le télétravailleur de la politique de l’organisme en matière de santé et de sécurité au travail, ce dernier étant tenu de respecter les règles en découlant lorsqu’il est en situation de télétravail.

L’employeur et les représentants du personnel doivent pouvoir s’assurer que les locaux utilisés pour le télétravail respectent les règles relatives à l’hygiène, la sécurité et les conditions de travail. Ils peuvent alors avoir accès au domicile du télétravailleur sous réserve de son accord et de sa présence.

En cas d’opposition du salarié à la visite de conformité du domicile, l’employeur peut refuser la demande de télétravail ou mettre fin à la situation de télétravail.

En cas de risques identifiés liés à l’état du domicile du télétravailleur, la mise aux normes est à la charge du salarié. Celle-ci peut être un cas de suspension du télétravail à domicile jusqu’à l’achèvement de la remise aux normes.

L’accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant les plages horaires du télétravail est présumé être un accident de travail au sens des dispositions du Code de la Sécurité sociale.

A cet effet le télétravailleur informe son employeur de l’accident et lui transmet tous les éléments nécessaires à l’élaboration de la déclaration d’accident de travail dans la journée où l’accident s’est produit ou au plus tard dans les 24 heures (sauf cas de force majeure, d’impossibilité absolue ou de motif légitime).


ARTICLE 9 – Sensibilisation et formation au télétravail

Les télétravailleurs reçoivent une formation appropriée sur les équipements techniques mis à leur disposition et sur les adaptations nécessaires à cette forme d’organisation du travail.

Les managers chargés d’encadrer des télétravailleurs sont formés afin de développer leurs compétences en matière de management à distance.

A ce titre, un dispositif de formation doit être mis en place.

Les salariés de l’unité de travail du télétravailleur sont sensibilisés par leur manager à cette forme d’organisation de travail et sur les conditions dans lesquelles ils peuvent entrer en contact avec leurs collègues durant les périodes de télétravail.


ARTICLE 10 – Dispositions diverses

Le présent accord est conclu pour une période de 5 ans à compter de la date d’agrément.
Il pourra être révisé dans les conditions légales posées par le Code du travail.

Une évaluation de l’application de l’accord est réalisée en accord avec les partenaires sociaux dans l’année qui précède son échéance.




A xxx, le 17/04/2018