Protocole d’accord relatif aux élections des membres du Comité Social et Economique 


ENTRE

La Société SECANIM CENTRE, dont le siège social est situé : Route de Niort – 85490 BENET,
Représentée en la personne de son représentant légal,  , en sa qualité, dûment habilité en vertu des pouvoirs dont il dispose,

D’une part,

ET

L’organisation syndicale x :
Représentée par x, délégué syndical ayant reçu mandat pour négocier et signer le présent protocole.

D’autre part,


Il a été convenu ce qui suit, en vue de l'élection du comité social et économique en application des articles L. 2314-4 et suivants du Code du travail.


Conformément à la conclusion de l’accord collectif d’entreprise du 10 Juillet 2018 dénommé « Accord sur le recours au vote électronique pour les élections des membres du CSE » et approuvé par l’organisation syndicale représentative au sein de l’entreprise, les parties ont décidé d’utiliser un dispositif de vote électronique accessible sur site et à distance. 

Sa mise en œuvre est confiée à la société x.


DATE DES ELECTIONS

Le premier tour des élections représentants au CSE aura lieu le 27 septembre 2018. 

Le cas échéant, un deuxième tour aura lieu le 11 octobre 2018. 

Les dates du premier et du second tour visées ci-dessus s’entendent des dates :
de clôture des votes par internet,
du dépouillement électronique,
de la proclamation des résultats.

Aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé.


RÉPARTITION ET NOMBRE DE SIÈGES – CREDIT D’HEURES– 2 COLLÈGES

L’effectif de référence de la société est de 169 salariés, répartis entre les catégories professionnelles, selon la convention collective nationale applicable, suivantes : 
ouvriers et employés : 148
agents de maîtrise : 12
cadres : 9

Diminution du nombre de sièges fixé par dispositions règlementaires

Compte tenu de l'effectif actuel, le nombre de sièges à pourvoir devrait être de 8 pour les titulaires et de 8 pour les suppléants. Les parties s’accordent sur un volume global d’heures de délégation égal à 184 heures par mois, bien évidemment si l’ensemble des sièges titulaires est pourvu.
Toutefois, conformément aux dispositions de l’article 2314-7 du code du travail, le nombre de sièges à pourvoir est fixé par dérogation à 7 pour les titulaires et 7 pour les suppléants répartis à raison de :

6 titulaires et 6 suppléants, pour le premier collège comprenant les ouvriers et employés ;

La proportion de femmes et d'hommes composant ce collège est respectivement de 10.16% et 89.60% 

1 titulaire et 1 suppléant, pour le second collège comprenant les agents de maîtrise et les cadres.

La proportion de femmes et d'hommes composant ce collège est respectivement de 23.81% et 76.19% 

Malgré la diminution du nombre de sièges, le volume global des heures individuelles de délégation, au sein de chaque collège, sera au moins égal à celui prévu ci-dessus, décomposé en 158 heures pour le 1er collège et 26 heures pour le 2ème collège. 

En conséquence, chaque membre titulaire du 1er collège disposera de 26.3 heures mensuelles de délégation et chaque membre titulaire du 2ème collège disposera de 26 heures mensuelles de délégation. 


PERSONNEL ELECTEUR et ELIGIBLE - LISTE ELECTORALE

Les conditions d'électorat et d'éligibilité sont celles prévues par les articles L 2314-18 et s. du Code du travail.

Pour les salariés mis à disposition il sera fait application des dispositions de l’article L. 2314-23 du Code du travail. A cet égard, ils devront indiquer à la Direction, avant le 15/07/2018, s’ils entendent faire usage de leur droit de vote à ces élections. Pour ce faire, un affichage spécifique a été établi à leur attention, le 26/06/2018, sollicitant ces informations. Une seule personne entend faire usage de son droit de vote à ces élections.


INFORMATION du PERSONNEL - APPEL et DÉPÔT des CANDIDATURES

Le 08 Août 2018, le personnel est informé par voie d'affiche du déroulement des élections.

Cette même affiche constitue, en outre, un appel aux candidatures.

Les organisations syndicales visées à l’article L. 2314-5 du Code du travail y sont, en effet, invitées à communiquer la liste de leur (s) candidat (s) pour le 1er tour.

Ces listes doivent être communiquées à la Direction :

pour le premier tour le 10 septembre 2018 à midi au plus tard ; 
le cas échéant, pour le second tour le 2 octobre 2018 à midi au plus tard. 

Les listes sont communiquées par lettre recommandée ou remises contre récépissé.

Conformément à l’article L.2314-30 du code du travail, les listes qui comportent plusieurs candidats devront être composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale. Les listes sont composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des sexes.

Si un second tour s'avère nécessaire, les listes déposées restent normalement valables. Des candidatures libres pourraient alors se présenter en plus des candidatures syndicales.

En cas de changement dans leur composition, ou de dépôt de nouvelles listes, les modifications doivent être portées à la connaissance de la Direction, dans les formes prévues ci-dessus pour le dépôt, le 2 octobre 2018 à midi au plus tard. 

Les listes des candidats sont affichées par la Direction dès qu'elle en a eu connaissance, et au plus tard, le 12 septembre 2018 pour le premier tour et, le cas échéant, le 3 octobre 2018 pour le second tour. 


VOTE ELECTRONIQUE

Aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé.

Les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d'assurer l'identité des électeurs ainsi que la sincérité et le secret du vote, comme la publicité du scrutin, conformément aux principes généraux du droit électoral.

Un descriptif détaillé du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales est annexé au présent protocole.

Chaque salarié est informé au moyen d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.


MODALITES PRATIQUES DU VOTE ELECTRONIQUE



 Langue, ordre des instances et affichage initial des listes

Les indications et informations présentées sur le site de vote sont disponibles en français.

Une fois connecté sur l'application, l'électeur se verra présenter la liste des scrutins pour lesquels il est appelé à voter (CSE titulaire et suppléant).

Le logo et le nom de la liste seront affichés. L'électeur peut basculer d'une présentation d’une liste à l'autre par un simple clic sur le bouton prévu à cet effet. Le choix d'une des listes lui présente ensuite le bulletin de vote avec tous les candidats de la liste.

 Ordre de présentation des listes

Les listes en présence pour chaque scrutin sont présentées aux électeurs, selon leur nombre, sur une ou deux colonnes par ordre alphabétique, de haut en bas (et de gauche à droite si nécessaire).

 Matériel de vote - Codes confidentiels

Chaque électeur est identifié par des codes d’accès personnel et sa date de naissance communiqué par l’entreprise.   
Les codes d'accès, qui se composent d'un identifiant et d'un code confidentiel, sont générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils soient communiqués à l’entreprise. Ces codes permettront de se connecter à l'application informatique et de valider son vote.
Des nouveaux codes sont générés et communiqués aux électeurs en cas de second tour.

 Communication des codes de vote

Le prestataire expédiera un courrier par voie postale au domicile de chaque électeur entre le 14 Septembre 2018 et le 20 Septembre 2018. 

En cas de non réception de ce matériel de vote (mauvaise adresse), l’électeur pourra prendre contact avec le service des Ressources Humaines pour se voir restituer des nouveaux codes de vote.

 Protocole de restitution des nouveaux codes de vote

En cas de perte ou de non réception de ce courrier, l'électeur s'adressera au service des Ressources Humaines ou déclarera cette perte ou non réception à partir du site internet.

Après vérification de l’identité de l’électeur, le service des Ressources Humaines enverra à l’adresse déclarée dans le système ou remettra en mains propres et une seule fois, un nouveau matériel de vote énoncé ci-dessus, cacheté sous pli fermé avec de nouveaux codes d’accès.
Pour les électeurs à distance ou ceux qui en font la demande, il sera possible de récupérer des nouveaux codes de vote par mail via un serveur sécurisé.

Scellement du système et formation (articles R2314-15 et R2324-11 du Code du Travail)

Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire formera un correspondant des ressources humaines, chargé du projet électoral, avant l'ouverture du site internet. Cette formation sera assurée à distance par conférence téléphonique et/ou webformation.

La cérémonie de scellement sera animée par un représentant de l’équipe des Ressources Humaines qui aura reçu la formation nécessaire par le prestataire.

Les organisations syndicales signataires du présent protocole et le bureau de vote sont invitées par la Direction des Ressources Humaines à assister à ces opérations de contrôles et de scellement.

L'information et la formation sont assurées par x:
pour les Délégués Syndicaux, par la participation à cette intervention précédant l'ouverture du site de vote,
pour les membres du bureau de vote, par une explication de leur rôle tout au long du scrutin ainsi que le jour du dépouillement.

Cette intervention consiste à :
Générer les clés de scellement (au nombre de 3) destinées au membre du bureau de vote,
Procéder à un test à blanc : tester la plateforme de vote et le logiciel de dépouillement avant l'ouverture du vote,
Constater que les résultats sont conformes au vote à blanc réalisé,
Réinitialiser les urnes électroniques, et constater qu'elles sont vides.

Cellule d’assistance technique 

Il est constitué une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Le prestataire est chargé d’assurer les missions de la cellule d'assistance technique.

La cellule d'assistance technique contrôle, avant que le vote ne soit ouvert, que le scellement du système de vote électronique à fait l’objet d’un test à blanc et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet. 

Assistance aux électeurs

Un numéro spécifique d’assistance, sera mis à disposition des électeurs pendant la période de scrutin.

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.


DATES ET HORAIRES DES VOTES PAR INTERNET

Au premier tour, les plages horaires de vote par internet pour les élections professionnelles sont, pour l’ensemble des électeurs de l’entreprise, les suivantes : 

Du 21/09/2018 à 10h au 27/09/2018 à 16h 

En cas de second tour, les plages horaires de vote sont les suivantes :

Du 05/10/2018 à 10h au 11/10/2018 à 16h 

Les heures de vote seront affichées dans les différents sites.

Toutes facilités seront accordées au personnel pour lui permettre de voter. Le temps passé par l’électeur pour voter n'entraînera aucune réduction de salaire, sous réserve du respect par l’électeur du temps strictement nécessaire pour effectuer les opérations de vote. 

Des postes en libre accès seront mis à la disposition des électeurs dans des emplacements respectant la confidentialité.

En outre, un poste en libre-service dans un bureau réservé à cet effet sera mis à disposition et permettra à tout électeur de voter sur internet le dernier jour du vote. Ces horaires seront déterminés par note de service.

Important : aucun moyen n'est prévu pour modifier les plages horaires de votes déterminées par ce protocole.

Les électeurs sont donc informés qu'en cas d'arrivée tardive, ou d'arrivées nombreuses peu avant la fermeture du site internet, il peut arriver qu'ils ne puissent voter sur un poste en libre-service.


BUREAU DE VOTE ET COMMISSION DE SURVEILLANCE

Le bureau de vote est constitué d'un Président et de deux assesseurs, les deux plus âgés et le plus jeune parmi les électeurs présents sur le site et acceptant ce rôle. En cas de nécessité, le Président peut accepter des assesseurs supplémentaires, sous réserve de la tenue d'une feuille de présence émargée par chacun.

La présidence appartient au plus âgé, sauf s'il se présente comme candidat.

Il s'assure de la régularité et du secret du vote et proclame les résultats.

Le bureau sera constitué au siège social de la société.
Les membres du bureau de vote détiendront les clés électroniques des urnes électroniques garantissant l’intégrité et la sécurité du système. Ces clés seront générées en amont du scrutin lors de la phase de scellement du système de vote. Ces clés sont au nombre de trois dont deux d’entre elles seront indispensables pour déverrouiller le système et procéder au dépouillement.

En cas de disfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote seul aura compétence, après avis du représentant du prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

La commission de surveillance est composée d’un représentant de chaque organisation syndicale (membre du personnel), des membres du bureau de vote et de deux représentants des Ressources Humaines. Elle participe au contrôle et à la validation du système de vote électronique lors d’une phase de vote à blanc (phase de recette) ainsi qu’à la phase de scellement du système de vote. 

Elle assiste aux opérations de dépouillement, à la date et l’heure prévue pour celui-ci. Le temps passé par ces observateurs est rémunéré comme temps de travail. De même, la Direction peut désigner un représentant de son choix. Ces personnes n'ont aucune voix délibérative, mais peuvent aider aux opérations de dépouillement.


DEPOUILLEMENT

Après clôture automatique de scrutin par le système de vote électronique, le bureau de vote intègre les clés électroniques afin de déverrouiller les urnes électroniques et de procéder au dépouillement automatisé. Le bureau de vote imprime les procès-verbaux de résultats, les listes d’émargements et justificatifs et proclame les résultats.


PROCLAMATION

Les résultats sont proclamés oralement par le Président du bureau de vote.


ORGANISATION D’UN SECOND TOUR

Indépendamment pour chaque scrutin, un second tour est organisé dans les cas suivants:
carence de candidat au premier tour,
quorum non atteint au premier tour (nombre de suffrages valables inférieur à la moitié des inscrits),
un ou plusieurs sièges non pourvus à l'issue du premier tour.


FONCTIONNEMENT DU CSE 

Le nombre de réunions est fixé conformément aux dispositions du code du travail. 

Les suppléants n’assistent pas aux réunions, sauf en cas d’absence des titulaires.  En dehors de cette dernière hypothèse, ils pourront assister aux réunions dans la limite de 3 par an. Les suppléants participeront également à la réunion dite « Zéro » avec l’ensemble des anciens élus.

Pour les entreprises dotées de plusieurs centres de collecte :

Les parties s’accordent sur le fait que sera comptabilisé comme étant assimilé au temps de travail effectif le temps de trajet de deux élus au maximum afin de se rendre sur chaque centre de collecte non pourvu de représentant du personnel titulaire du 1er collège et ce, dans la limite de deux déplacements par an. 

Le secrétaire dispose de 3 heures de délégation supplémentaires par mois et le trésorier de 2 heures de délégation supplémentaires par mois.
L’article L 2314-33 du code du travail prévoit que le nombre de mandats successifs des membres de la délégation du personnel du comité social et économique est limité à trois. Les parties au présent accord précisent que les mandats issus des élections organisées en 2018 ne seront pas pris en compte dans ce décompte.


CSSCT 

Dans la perspective de développer la politique de prévention et de protection de la santé et de la sécurité des travailleurs ainsi que d’améliorer de leurs conditions de travail, et bien que l’effectif de l’entreprise soit inférieur à 300 salariés, il a été décidé de mettre en place une commission santé, sécurité et conditions de travail (CSSCT). 

La commission est constituée de 4 membres représentants du personnel, dont au moins un représentant des agents de maîtrise et cadres.

Les membres de la CSSCT sont désignés par le CSE parmi ses membres, par une résolution adoptée à la majorité des membres présents, pour une durée qui prend fin avec celle du mandat des membres élus du comité.

Cette désignation a lieu lors de la première réunion du CSE après son élection.

Les membres de la commission disposent de 5 heures de délégation par mois pouvant être mutualisées parmi les membres.

Les missions déléguées à la commission, par le CSE, sont notamment les suivantes :

de procéder à intervalles réguliers à des inspections en matière de santé, de sécurité et des conditions de travail.

de réaliser des enquêtes en matière d’accidents du travail ou de maladies professionnelles ou à caractère professionnel.

Analyser des risques professionnels auxquels peuvent être exposés les travailleurs, notamment les femmes enceintes, ainsi que des effets de l’exposition aux facteurs de risques professionnels mentionnés à l’articleL.4161-1 du Code du travail.

de contribuer à faciliter l’accès des femmes à tous les emplois, à la résolution des problèmes liés à la maternité, l’adaptation et à l’aménagement des postes de travail de faciliter l’accès et le maintien des personnes handicapées à tous les emplois en cours de leur vie professionnelle.

de susciter toute initiative que la commission estime utile et proposer notamment des actions de prévention du harcèlement moral, du harcèlement sexuel et des agissements sexuels et des agissements sexistes définis à l'article  du code du travail. 

de proposer des mesures en vue de faciliter la mise, la remise ou le maintien au travail des accidentés du travail, des invalides de guerre, des invalides civils, des personnes atteintes de maladies chroniques évolutives, notamment sur l'aménagement des postes de travail.

La commission se réunit 4 fois par an.

Les réunions ont lieu sur convocation du chef d’entreprise ou de son représentant.

Elle est envoyée aux membres de la commission 8 jours calendaires avant la réunion, par mail ou par courrier.


DUREE – DEPOT et PUBLICITE

Le présent protocole d'accord est conclu pour les élections du comité social et économique dont la durée des mandats sera de 4 ans.

La Direction notifiera sans délai, par courrier recommandé avec accusé de réception ou courrier remis en main propre, le présent accord à l’organisation syndicale représentative de l’entreprise.
A l’expiration du délai d’opposition, le présent protocole fera l’objet des formalités et mesures légales de dépôt et de publicité conformément à l’article L.2231-6 du Code du Travail.
Il sera déposé par l’entreprise par voie électronique sur la plateforme « TéléAccords » suivant les règles de dépôt des accords d’entreprise. Seront joints à ce dépôt une copie de l’accusé de réception relatif à la notification de l’accord à l’organisation syndicale représentative et la liste des établissements pour lesquels le présent accord s’applique.
Un exemplaire sera adressé au greffe du Conseil des prud’hommes de Vendée.


Fait à Benet,

Le 20/07/2018.


En 3 exemplaires
dont un pour chaque partie


Pour l’Organisation Syndicale x		Pour la Société SECANIM Centre
Représentant, x				Directeur, x