Protocole d'accord relatif aux moyens accordés aux instances représentatives du personnel

Entre l’Urssaf Bourgogne, dont le siège est sis 8 Boulevard Clémenceau à Dijon (21000), représentée par Monsieur                    , Directeur, en vertu des pouvoirs dont il dispose, d'une part,

et les organisations syndicales
Syndicat CGT, représenté par M             ., délégué syndical
Syndicat FO, représenté par M…….., délégué syndical
Syndicat CFDT, représenté par M…., délégué syndical
d’autre part,

il est convenu ce qui suit.
Préambule
Partant du constat que des relations sociales de qualité participent du bon fonctionnement d’un organisme, les parties s’entendent pour construire et faire vivre les conditions contribuant à leur fluidité.

Elles s’entendent aussi pour affirmer que ces modalités et facilités ne peuvent s’inscrire qu’au sein d’un équilibre garantissant le bon fonctionnement de l’organisme et les contraintes liées à l’exercice d’une mission de service public.

Le présent accord a ainsi pour objectif de préciser les moyens et modalités de fonctionnement des instances représentatives du personnel, ainsi que les règles d’utilisation des nouvelles technologies de l’information et de la communication dans le cadre de l’exercice des mandats de représentants du personnel.

Les représentants des Institutions Représentatives du personnel s’engagent à utiliser de manière conforme les moyens qui leur sont attribués.



Première partie – Moyens & modalités de fonctionnement

 Article préliminaire : Précisions importantes 
Sur les locaux : 
Les locaux ci-dessous mis à disposition par l’employeur sont accessibles durant les jours et horaires d’ouverture des sites. L’utilisation de ces derniers doit être conforme à l’objet de leur mise à disposition et doit se faire dans le respect des règles de sécurité inhérentes à chaque site. Ils sont fermés à clé et sous la responsabilité des élus.

Sur les déplacements : 
Afin de limiter les déplacements et de garantir la santé et la sécurité des personnels, la Direction facilitera l’accès aux visioconférences et audioconférence.

Sensibilisation à l’attention des managers 
Une action de  sensibilisation sera réalisée par la Direction des Ressources Humaines.
Cette sensibilisation sera dispensée à l’ensemble des managers (N+1 voir N+2) des représentants du personnel. L’objectif est d’attirer leur attention sur la gestion des mandats.
Une sensibilisation aura lieu à chaque début de mandat.
Article 1 – Comité d’entreprise
Article 1.1 – Heures de délégation 
Chaque élu titulaire du Comité d’entreprise bénéficie d’un crédit de 20 heures par mois. Les heures sont décomptées dans la limite de l’année civile, soit 240 heures par an.
Les suppléants pourront bénéficier des heures des titulaires en cas de remplacement suite à une cessation de fonction ou en cas d’empêchement momentané.
Les titulaires qui le souhaitent ont la faculté de faire bénéficier un suppléant e leurs heures de délégation. Pour cela, un écrit du titulaire concerné sera nécessaire à chaque fois que cette faculté est utilisée, afin de garantir aux élus titulaires la pleine maîtrise de leur contingent d’heures de délégation. Cet écrit devra préciser le suppléant bénéficiaire ainsi que le nombre d’heures de délégation transférées.
Compte-tenu de leurs missions particulières, le secrétaire et le trésorier bénéficient chacun de 12 heures de délégation par mois. Ces heures peuvent être utilisées par leur adjoint respectif en cas d’absence.
Les heures de délégation non utilisées à la fin de leur période de référence respective ne sont pas reportées.
Article 1.2 – Déplacements
Réunions avec l’employeur
Les réunions avec l’employeur sont assimilées à du temps de travail normal et rémunérées comme telles. Les déplacements sont organisés et compensés dans le cadre des règles générales en vigueur dans l’organisme.
Réunions des commissions obligatoires au sens de la réglementation
Les réunions des commissions obligatoires, dans la limite de 2 réunions par an, sont assimilées à du temps de travail normal et rémunérées comme telles. Les déplacements sont organisés et compensés dans le cadre des règles générales en vigueur dans l’organisme.
Autres motifs de déplacement
Les autres déplacements ne sont pas assimilés de plein droit à du temps de travail. Ils doivent donc faire l’objet d’une utilisation d’heures de délégation. Les élus sont libres d’imputer ou non les temps de déplacement sur leur contingent d’heures de délégation.
Les éventuels frais de déplacement et de repas sont alors à la charge du Comité d’entreprise. Sous réserve de disponibilité, les véhicules de service pourront être utilisés, les indemnités kilométriques et autres frais afférents à l’utilisation des véhicules étant alors refacturés au Comité.
Article 1.3 – Diffusion des procès-verbaux
Les procès-verbaux des réunions de l’instance peuvent être diffusés sur l’intranet de l’entreprise, avec autorisation d’utiliser la messagerie afin d’envoyer le lien intranet, dans le respect des dispositions contenues en deuxième partie (article 7) du présent accord. Ils peuvent également être mis à disposition sur l’intranet du Comité d’Entreprise après leur approbation.
Article 1.4 – Délai pour rendre ses avis
Le Comité d’Entreprise rendra ses avis dans un délai d’un mois à compter de la date à laquelle l’employeur communique les informations qu’il doit donner au Comité d’Entreprise pour la consultation en cause ou de la date à laquelle il informe le Comité d’Entreprise de leur mise à disposition dans la base de données unique.

Article 2 – Comités d’hygiène, de sécurité & des conditions de travail
Article 2.1 – Composition
Il est institué un CHSCT régional au sein de l’Urssaf Bourgogne dont le siège est à Dijon. 

Afin de tenir compte de la composition de l’Urssaf Bourgogne, composée pour 45% de cadres et 55% d’employés, les parties conviennent de porter le nombre de membres à 5 salariés dont au moins 2 appartiennent au collège « cadres ».
 
Conformément à la loi, cette disposition ne remet pas en cause les négociations qui devront avoir lieu lors de chaque désignation. 

Article 2.2 – Heures de délégation 

Compte tenu de la suppression des CHSCT départementaux et du passage de 11 à 5 élus, chaque membre du CHSCT bénéficie d'un crédit d'heures de délégation de 7 heures (au lieu de 5 heures).

Le temps passé en heures de délégation est considéré et payé comme du temps de travail. 

Les représentants du personnel peuvent répartir entre eux leurs heures de délégation. L’utilisation de cette faculté se fait systématiquement par un écrit du membre du CHSCT répartissant ses heures au Directeur régional à chaque fois qu’elle est utilisée, et avant l’utilisation des heures données.

Le secrétaire du Comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail bénéficie en outre d’un contingent annuel de 12 heures de délégation afin de s’acquitter de ses responsabilités d’administration du Comité, notamment la rédaction des projets de procès-verbaux. En cas de remplacement du secrétaire par un secrétaire adjoint, ce dernier peut bénéficier de ce contingent.
Article 2.3 – Déplacements
Réunions avec l’employeur
Les réunions avec l’employeur sont assimilées à du temps de travail normal et rémunérées comme telles. Les déplacements sont organisés et compensés dans le cadre des règles générales en vigueur dans l’organisme.

Cette règle s’applique également pour : 

les enquêtes menées après un accident du travail grave ou des incidents répétés ayant révélé un risque grave, une maladie professionnelle ou à caractère professionnel grave,
la recherche de mesures préventives dans toute situation d'urgence et de gravité.
Article 2.4 – Locaux
Les CHSCT disposent sur chaque site d’un local commun avec les délégués du personnel et le CE. Outre le mobilier de base, ces locaux sont équipés d’un micro-ordinateur relié au réseau interne du recouvrement et permettant un accès à internet, d’une imprimante et d’un téléphone.
Article 2.5 – Diffusion des procès-verbaux
Les procès-verbaux des réunions de l’instance peuvent être diffusés sur l’intranet de l’entreprise, avec autorisation d’utiliser la messagerie afin d’envoyer le lien intranet, dans le respect des dispositions contenues en deuxième partie (article 8) du présent accord. Ils peuvent également être mis à disposition sur l’intranet des CHSCT après leur approbation

Article 3 – Délégués du personnel
Article 3.1 – Heures de délégation
Conformément à l’article L 2315-1 du Code du Travail, les élus titulaires disposent de 15 heures de délégation par mois. Les heures restantes en fin de mois ne sont pas reportées.
Les suppléants pourront bénéficier des heures des titulaires en cas de remplacement suite à une cessation de fonction ou en cas d’empêchement momentané.
Article 3.2 – Panneaux d’affichage
Les délégués du personnel disposent, chacun sur leur site, d’un panneau d’affichage fermant à clé.
Article 3.3 – Locaux
Les délégués du personnel disposent, chacun sur leur site, d’un local commun avec le CE et le CHSCT. Outre le mobilier de base, ces locaux sont équipés d’un micro-ordinateur relié au réseau interne du recouvrement et permettant un accès à internet, d’une imprimante et d’un téléphone, ainsi que d’une armoire fermant à clé.
Article 3.4 – Diffusion des procès-verbaux
Seul le registre des Délégués du personnel fait office de procès-verbal. Les délégués du personnel sont autorisés, sur chaque site, à réaliser une copie du registre pour l’afficher. Par ailleurs, lorsque les réponses sont rédigées sur support électronique, le Directeur de site en diffuse auprès des élus une version au format .pdf après validation. 
Les délégués du personnel peuvent alors diffuser ce document sur l’intranet de l’entreprise, en application des dispositions de l’article 9 du présent accord (deuxième partie), avec autorisation d’utiliser la messagerie afin d’envoyer le lien intranet.



Deuxième partie – Utilisation des nouvelles technologies de l’information et de la communication

Article 4 – Dispositions communes
Les modalités techniques d’accès aux outils mis à disposition, ainsi que les conditions générales d’utilisation de ces outils, sont précisées dans une annexe technique au présent accord.
Les contenus des espaces syndicaux et des espaces des instances représentatives du personnel sont soumis aux mêmes règles et dispositifs de sécurité que les contenus diffusés par l’employeur. Les utilisateurs se soumettent ainsi aux mêmes aléas techniques que l’employeur et aucun dispositif complémentaire de sécurisation des contenus ou d’amélioration de la disponibilité des contenus ne pourra être demandé.
Tout document publié ou diffusé par moyens électroniques doit respecter les règles légales applicables, en particulier les dispositions relatives à l’interdiction de diffamation, d’injure ou au respect de la vie privée.
L’attention des administrateurs de ces espaces est également attirée sur la nécessité de respecter les dispositions du droit à l’image. En particulier, toute utilisation du logo de l’Urssaf ou de tout autre organisme de la branche est interdite, sauf autorisation préalable expresse.
L’ensemble du contenu de l’intranet est exclusivement destiné à un usage interne à l’entreprise.
Article 5 – Comité d’entreprise
Article 5.1 – Messagerie
Le Comité d’entreprise dispose d’une messagerie identifiée et dédiée à son action dans les conditions d’accès et d’utilisation définie dans l’annexe technique. 
Cette messagerie est destinée à informer la communauté de travail de l’action du Comité en matière d’œuvres sociales et culturelles, ainsi que pour diffuser le lien iliad où pourront être consultés les procès verbaux approuvés.
La messagerie est également destinée, si les élus le souhaitent, à permettre la gestion dématérialisée des demandes individuelles des salariés.
Article 5.2 – Intranet
Le Comité d’entreprise dispose d’un espace identifié et dédié dans l’intranet de l’organisme, selon les modalités définies en annexe technique. En particulier, l’accès contributeur ne sera mis en place qu’après une formation destinée à assurer la maîtrise technique de l’outil intranet en publication. Cette formation est assurée par l’employeur.
Les élus du Comité d’entreprise disposent d’une habilitation pour en administrer le contenu, sous leur pleine et entière responsabilité.
Le contenu de l’intranet du Comité d’entreprise est librement déterminé et organisé par les élus, et peut ainsi permettre l’information des salariés sur l’action du Comité, ou la mise à disposition des formulaires utilisés par les élus.
La publication d’un document dans l’intranet du Comité d’entreprise permet ainsi d’assurer l’alerte des salariés qui se sont abonnés à cet espace directement dans leur messagerie.
Article 6 – Comités d’hygiène, de sécurité & des conditions de travail
Article 6.1 – Messagerie
Le CHSCT régional dispose d’une messagerie identifiée et dédiée à son action.
Tous les élus du Comité sont habilités pour accéder à la messagerie du Comité.
Cette messagerie est destinée à informer la communauté de travail de l’action du Comité, ainsi que ainsi que pour diffuser le lien iliad où pourront être consultés les procès verbaux approuvés.
La messagerie est également destinée, si les élus le souhaitent, à permettre la gestion dématérialisée des demandes individuelles des salariés.
Article 6.2 – Intranet
Les CHSCT disposent d’un espace commun dédié dans l’intranet de l’organisme, selon les modalités définies en annexe technique. En particulier, l’accès contributeur ne sera mis en place qu’après une formation destinée à assurer la maîtrise technique de l’outil intranet en publication. Cette formation est assurée par l’employeur.
Les élus des CHSCT disposent d’une habilitation pour en administrer le contenu, sous leur pleine et entière responsabilité.
Le contenu de l’intranet des CHSCT est librement déterminé et organisé par les élus, et peut ainsi permettre l’information des salariés sur l’action du Comité. La publication d’un document dans l’intranet du CHSCT permet ainsi d’assurer l’alerte des salariés qui se sont abonnés à cet espace directement dans leur messagerie.
Article 7 – Délégations du personnel
Article 7.1 – Messagerie
Chaque délégation du personnel dispose d’une messagerie identifiée et dédiée à son action dans les conditions d’accès et d’utilisation définie dans l’annexe technique.
Tous les élus de la délégation sont habilités pour accéder à cette messagerie.
Cette messagerie est destinée à recueillir les questionnements des salariés du site, ainsi que pour diffuser le lien iliad où pourront être consultés les procès verbaux approuvés.
Les échanges individuels sont également possibles pour répondre à une sollicitation préalable, ou répondre à un questionnement.
Article 7.2 – Intranet
Les délégations du personnel disposent d’un espace identifié et dédié dans l’intranet de l’organisme, selon les modalités définies en annexe technique. En particulier, l’accès administrateur ne sera mis en place qu’après une formation destinée à assurer la maîtrise technique de l’outil intranet en publication. Cette formation est assurée par l’employeur.
Les délégués du personnel disposent chacun d’une habilitation pour en administrer le contenu, sous leur pleine et entière responsabilité. 
Le contenu de l’intranet des délégations du personnel est librement déterminé et organisé par les élus administrateurs dans le respect de la réglementation applicable, et peut ainsi permettre l’information des salariés sur l’action de la délégation.
La publication d’un document dans l’intranet des délégués du personnel permet ainsi d’assurer l’alerte des salariés qui se sont abonnés à cet espace directement dans leur messagerie.



Troisième partie – Dispositions diverses

Article 8 – Manquements
En cas de manquement ou d’usage abusif des dispositions du présent accord, l’employeur adresse à l’organisation syndicale ou à l’instance concernée, dans un premier temps, un courrier lui précisant la nature exacte du désaccord.
Si, après échanges ou absence de réponse, le désaccord persiste, il est porté à la connaissance de l’ensemble des parties signataires du présent accord et une réunion est organisée entre les parties signataires et les parties au désaccord, en vue de résoudre ce dernier.
Si, à l’issue de la réunion et les parties signataires ayant fait part de leur point de vue, le désaccord persiste, l’employeur pourra alors saisir la juridiction compétente.
Article 9 – Dispositions générales
Article 9.1 – Durée de l’accord
Le présent accord est conclu jusqu’au 31 mars 2019.

Il pourra être révisé conformément aux dispositions légales.
Article 9.2 – Entrée en vigueur
Le présent protocole entrera en vigueur au premier jour du mois suivant son agrément ministériel.
Article 9.3 – Information du personnel
Une information complète sera assurée par la Direction régionale via illiad.
L’accord sera porté à la connaissance de chaque salarié par messagerie interne et par voie d’affichage.
Article 9.4 – Communication de cet accord et publicité
Le présent accord sera transmis aux Organisations syndicales présentes dans l’organisme, au Comité d’entreprise, aux CHSCT et aux délégués du personnel.
Il fera l’objet de publication au terme du délai d’opposition.
Conformément à la loi, cet accord est fait en un nombre suffisant d’exemplaires pour être déposé en deux exemplaires, dont une version papier signées des parties et une version sur support électronique auprès de la DIRECCTE territorialement compétente et remis au secrétariat du greffe du Conseil des Prud’hommes dans les conditions prévues à l’article D2231-6 du Code du Travail.
Il sera transmis à l’Acoss, à la Direction de la Sécurité sociale territorialement compétente dans le cadre de la procédure d’agrément ministériel et à l’Union des Caisses Nationales de Sécurité Sociale.

Fait à Dijon, le 23 février 2018
en 5 exemplaires.

Pour l’Urssaf Bourgogne
Lionel Matz





Les représentants des organisations syndicales

Pour le syndicat CGT
représenté par M. 








Pour le syndicat CFDT
représenté par M.