ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE




Entre  :



L’Association Maison de Retraite Terre-Nègre dont le siège social est situé 95 rue Ernest Renan, à Bordeaux, représentée par 			en sa qualité de Directeur



ci-après dénommée « l’établissement»
d’une part,



Et



Les Organisations Syndicales Représentatives au sein de l’établissement représentées par : 

   			, agissant en qualité de Déléguée Syndicale CFDT	
  			, agissant en qualité de Déléguée Syndicale CFE CGC	
  			, agissant en qualité de Déléguée Syndicale CGT	
  			, agissant en qualité de Déléguée Syndicale FO	


d’autre part,










Préambule :


Conformément aux dispositions de l’article L.2314-26 du Code du travail, les élections des membres du Comité Social et Economique peuvent avoir lieu par voie électronique.

Ce procédé présente de nombreux avantages pour les salariés, qui peuvent voter plus facilement sans être tributaires des heures d’ouverture du bureau de vote et des aléas de la Poste pour ceux qui votaient par correspondance.

Grâce à sa facilité d’utilisation, le vote électronique est en outre de nature à augmenter sensiblement le taux de participation et par conséquent à favoriser le dialogue social en permettant une meilleure application des dispositions relatives à l’appréciation de la représentativité des organisations syndicales telles que modifiées par la loi du 20 août 2008 sur la démocratie sociale.

Il est toutefois primordial que le recours au vote dématérialisé respecte les principes fondamentaux régissant les opérations électorales et notamment le secret du scrutin, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, la surveillance et le contrôle des opérations de vote.

C’est la raison pour laquelle les dispositions légales exigent que la mise en œuvre du vote électronique soit précédée de la signature du présent accord, distinct du protocole préélectoral, organisant le vote électronique et définissant les garanties et mesures de sécurité devant entourer le recours à ce système.

Les parties soussignées sont par conséquent convenues des dispositions suivantes :


Article 1 –  Principes généraux


Le présent accord a pour objet d’autoriser le recours au vote électronique au sein de l’Association Maison de retraite Terre-Nègre pour l’élection des membres du Comité Social et Economique.

Le système de vote électronique tel que défini dans le présent accord couvre le vote par internet.

Aucune autre possibilité de vote ne sera ouverte.

Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, et notamment :











L’intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré ;
L’anonymat, la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
La confidentialité, le secret du vote : exercice de vote sans pression extérieure.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la conception et la mise en place du système de vote électronique est confiée à un prestataire extérieur choisi par l’établissement sur la base des dispositions du présent accord.

Ce prestataire devra respecter les prescriptions minimales des articles R.2314-5 à 21 du Code du travail et de l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs à la mise en place du vote électronique pour les élections des représentants du personnel et le décret n°2016-1676 du 5 décembre 2016.

Le système de vote électronique mis en place sera conforme aux recommandations de la CNIL (Délibération n°2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique). 

Au moment de sa mise en place, le système de vote électronique sera soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des prescriptions.


Article 2 –  Modalités de vote – Protocole préélectoral


Les modalités de vote seront déterminées préalablement à chaque élection. La Direction et les organisations syndicales discuteront notamment, dans le cadre d’un protocole d’accord préélectoral, du calendrier électoral, de la répartition des sièges ainsi que des modalités pratiques de gestion des opérations de vote.

Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système et du déroulement des opérations électorales.

Le protocole préélectoral indiquera en outre le nom du prestataire choisi pour mettre en place le vote électronique.


Article 3 –  Déroulement des opérations de vote – Accès au serveur de vote électronique


Le vote électronique pourra avoir lieu sur le lieu de travail ou à distance.

Avant le premier tour des élections, chaque électeur recevra, selon les modalités déterminées dans le cadre du protocole préélectoral, des codes d’accès générés selon les modalités garantissant la confidentialité du vote. Ce moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier son identité et de garantir l’unicité de son vote.
A l’aide de ses codes d’accès, l’électeur pourra voter en toute confidentialité sur le serveur sécurisé des élections.












Le système de vote électronique reproduira sur le serveur les listes de candidats telles qu’elles ont été présentées par leurs auteurs.

L’identification de l’électeur sera assurée par le serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes d’accès. Toute personne non reconnue n’aura pas accès au serveur de vote.

A réception du vote, la saisie du code secret par l’électeur vaudra signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôturera définitivement l’accès à cette élection.


Article 4 –  Sincérité du vote électronique et stockage des données


Le système retenu permettra d’assurer la confidentialité des données transmises, s’agissant notamment des listes électorales et des moyens d’authentification.

A cet égard, afin de répondre aux exigences posées par le Code du Travail, le dispositif garantira que l’identité de l’électeur ne peut pas être mise en relation avec l’expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement.

Le vote émis par chaque électeur sera crypté dans l’urne électronique dédiée.

Le vote électronique se déroulera pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée. Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.

Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne ne seront accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Le dépouillement et le décompte des voix devront être faits dans les conditions prévues par l’arrêté du 25 avril 2007.

Le scellement du système de vote électronique devra pouvoir être contrôlé à l’ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l’expiration de ces délais, les fichiers supports seront détruits.










Article 5 –  Sécurité


Une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote à l’initiative de l’employeur. Cette cellule comprendra les membres du bureau de vote, les représentants de la Direction et des Organisations Syndicales ainsi qu’un représentant du prestataire.

Elle aura notamment pour mission de :

Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système sera scellé ;
Contrôler, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire, de la Direction et des Organisations syndicales, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.


Article 6 –  Information et Formation


Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés.

En particulier, la Direction établira une note explicative détaillée précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote, et la communiquera aux électeurs suffisamment en amont de l’ouverture du premier tour de scrutin.

En outre, les membres de la délégation du personnel des comités sociaux et économiques, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique. Cette formation pourra se dérouler concomitamment à la phase de test, de scellement et de programmation des horaires du scrutin qui précédera l’ouverture du vote.


Article 7 –  Expertise et Déclaration auprès de la CNIL


Les systèmes de vote électronique nécessitent le recours à des fichiers nominatifs au sens de la loi du 6 janvier 1978 et sont donc soumis à des formalités auprès de la CNOL préalablement à leur mise en œuvre.








En outre, le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place sera soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions légales.

Le rapport de l’expert ainsi désigné sera tenu à la disposition de la CNIL.

Conformément aux dispositions de l’article R. 2314-11du Code du travail, les organisations syndicales représentatives incluses dans le périmètre du présent accord seront tenues informées de l’accomplissement des formalités préalables auprès de la CNIL.



Article 8 :  Clause de suivi


Pour assurer son effectivité, les parties s’accordent sur la nécessité de procéder à des réunions permettant de suivre la mise en application du présent accord sur la base d’une périodicité de trois ans.

L’objectif de cette clause est d’assurer périodiquement un entretien entre les parties signataires pour anticiper les modifications et évolutions nécessaires à la bonne mise en application des stipulations du présent accord.

Chaque partie pourra ainsi prendre l’initiative d’inviter la partie cocontractante au rendez-vous périodique, étant précisé qu’une périodicité biennale semble aujourd’hui satisfaire aux objectifs visés.

En tout état de cause, l’invitation au rendez-vous périodique devra être adressée aux destinataires au moins 1 mois avant la date envisagée de rendez-vous par tout moyen.


Article 9 –  Durée de l’accord - Dépôt


Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de quatre ans. Il prendra effet à compter de sa signature.

Il pourra être révisé à tout moment par voie d’avenant signé entre la Direction et tout ou partie des organisations syndicales signataires ou ayant adhéré au présent accord, dans les conditions définies à l’article L. 2222-5 du Code du Travail.

Il pourra par ailleurs être dénoncé dans les conditions prévues à l’article L. 2222-6 du Code du travail moyennant le respect d’un préavis de trois mois.

Un exemplaire original du présent accord sera notifié par l’employeur à l’ensemble des organisations syndicales représentatives, en application de l’article L. 2232-2 du Code du travail.













Puis, conformément à ce dernier article ainsi qu’aux articles L. 2231-6 et D. 2231-2 du même Code, à l’expiration du délai d’opposition majoritaire de 8 jours et à défaut d’opposition valablement exercée dans ce délai, le présent accord sera déposé par l’établissement, en deux exemplaires, dont une version électronique, auprès de la DIRECCTE, et remis également en un exemplaire, au secrétariat greffe du Conseil de Prud’hommes.


Fait à Bordeaux, le 4 octobre 2018.