ACCORD A DUREE DETERMINEE RELATIF AU DEROULEMENT DES REUNIONS AVEC LES REPRESENTANTS DU PERSONNEL FRT PENDANT LA PERIODE CRITIQUE DE PROPAGATION DE LA COVID-19 

ENTRE :
La Société FEDERAL EXPRESS CORPORATION, société au capital de 1.524.490.17 euros, située Route de l’Arpenteur - Zone d’entretien - 95702 Roissy CDG Cedex, immatriculée au RCS de Bobigny sous le numéro B 351 630 371 (1989 B 02279) représentée par Monsieur ***, Directeur des Relations Sociales,

Ci-après « FedEx » ou l’Entreprise d’une part

Et

Les Organisations syndicales suivantes, représentées au sein de l’entreprise :

Pour la CFDT, représentée par : M. ***, M. ***, M. ***, M. ***, Délégués Syndicaux 

Pour la CGT, représentée par : M. ***, M. Ghani SACI, M. ***, Mr ***, Délégués Syndicaux 

Pour la CFE – CGC, représentée par :  M. ***, M. ***, Délégués Syndicaux

Pour le SNAA-UNSA, représenté par : M. ***, M. ***, M. ***, M. ***, Délégués syndicaux

Pour le STAAAP, représenté par : M. ***, M. ***, M. ***, M. ***, Délégués Syndicaux

D’autre part

Ci-après désignées ensemble les Parties.
PREAMBULE

Compte-tenu de la dégradation de la situation sanitaire liée à la Covid-19 en France et des récentes annonces du gouvernement qui imposent de nouvelles restrictions, il apparaît aux Parties que les réunions avec les représentants du personnel doivent faire l’objet d’une adaptation sur la base des mesures sanitaires et de distanciation sociale imposées par le Gouvernement afin de respecter les mesures de distanciation sociale de minimum un mètre et limiter les regroupements des représentants du personnel.


Afin de préserver la santé et la sécurité de tous, tout en maintenant la pérennité du dialogue social et des droits des représentants du personnel dans ces circonstances inédites et exceptionnelles, les Parties ont échangé les 29 septembre et 13 octobre 2020 afin de convenir des modalités de recours à la visio-conférence et/ou aux conférences téléphoniques pour l’organisation des réunions avec les représentants du personnel sur la base du questions réponses du Ministère du Travail, de l’Emploi et de l’Insertion dans sa partie relative au dialogue social.

Il est ressorti des différents échanges entre les Parties que le système de la visioconférence et de l’audioconférence était le plus approprié à la situation.

A l’issue de ces échanges, les Parties sont convenues des stipulations suivantes.


Article 1 – Champ d’application de l’accord

Le présent accord s’applique aux réunions de négociation, à l’exception des réunions relevant de l’article L 2242-1 du code du travail (Négociation Annuelle Obligatoire) comme aux réunions de concertation et aux réunions des instances FRT, réunions ordinaires du CSE FRT, à l’exception du premier jour, et extraordinaires et de ses commissions pendant toute la durée de la période critique de propagation de la COVID-19.

Pendant cette période les représentants du personnel sur la base des articles définis ci-après assistant aux réunions par visioconférence et/ou conférence téléphonique, seront considérés comme valablement présents et pourront participer aux consultations et votes le cas échéant (sauf vote bulletin secret).


Article 2 – Recours au principe de la visio-conférence et/ou à la conférence téléphonique pour la tenue des réunions avec les représentants du personnel  

Jusqu’à la fin de la période critique de propagation de la Covid-19, les réunions des représentants du personnel quel que soit leur objet ou thèmes, se tiendront par visio-conférence et/ou par conférence téléphonique, l’option retenue étant précisée dans les convocations adressée aux représentants du personnel.


Article 3 – Conditions de déroulement des réunions en visio-conférence ou conférences téléphoniques 

Les convocations pour les réunions qui se tiendront :
- par conférence téléphonique contiendront un numéro de téléphone ainsi qu’un code d’accès 
- par visio-conférence, contiendront un lien d’accès vers la plateforme numérique choisie et un code d’accès
 Le dispositif technique mis en œuvre doit remplir les conditions suivantes pour être considéré comme valable et ne fait pas obstacle aux suspensions de séance :
S’agissant des réunions en visio-conférence, celles-ci se tiendront au sein de différentes salles de réunions du site de Roissy CDG (Canton, Dubaï et Paris) afin de respecter les mesures barrières et de distanciation sociale de minimum un mètre entre chaque participant. Les salles Toronto, Indianapolis, Miami et Madrid sont également accessibles et équipées à ce jour du seul système d’audio conférence.
Il sera étudié par la Direction la possibilité de doter d’autres salles de la visio conférence.
Le recours à la visio-conférence comme à la conférence téléphonique est subordonné à l’utilisation d’un dispositif technique garantissant l’identification des représentants, notamment de manière visuelle pour la visio-conférence, et leur participation effective, en assurant la retransmission continue et simultanée du son pour la conférence téléphonique et du son et de l’image des délibérations pour la visio-conférence.
Il est précisé que des écrans permettant une retranscription du son et de l’image des délibérations mais également de chaque participant afin de les identifier sont à disposition dans les salles de réunion Canton, Dubaï et Paris. Les salles Toronto, Indianapolis, Miami et Madrid sont également à disposition et équipées à ce stade uniquement de l’audio conférence. Seuls la Direction, les représentants et invités aux réunions auront accès à ces salles.
Afin de permettre une meilleure organisation, les représentants du personnel souhaitant participer à la réunion en visioconférence et/ou audio conférence dans les locaux de l’entreprise (salles précitées), dès lors que celle-ci se tiendra selon ces modalités, seront invités à préciser au Relations Sociales à la signature du présent accord la salle choisie en tenant compte du nombre d’élus par organisation syndicale, lesdites salles étant réservées à cet effet en amont par le département Relations Sociales. 
S’agissant des réunions en visio-conférence comme en conférence téléphonique les règles de participation à ces réunions resteront identiques à celles en vigueur pour les réunions physiques, à savoir par exemple participation des seuls titulaires et des suppléants en remplacement des titulaires pour les réunions du CSE.
Les participants veilleront aux respect des règles suivantes en visio-conférence comme en conférence téléphonique :
-être ponctuel sur l’horaire de la réunion
-être dans un endroit calme et dépourvu de bruit environnant
-veiller à positionner leur appareil téléphonique ou PC en mode silencieux
-préserver impérativement la confidentialité des échanges et n’inviter aucun tiers non invité, à participer/écouter les réunions.
- parler à tour de rôle et respecter les interventions de chaque participant sans l’interrompre.
-respecter les temps d’intervention de chaque participant de manière équitable sans interruption 
Pour les réunions du CSE FRT, en visio-conférence comme en conférence téléphonique afin de faciliter la rédaction des procès-verbaux et la retranscription fidèle des échanges intervenus mais également des délibérations et avis émis par le CSE FRT, les Parties décident de recourir à l’enregistrement des débats avec une présence à distance du prestataire (hormis pour le premier jour des réunions ordinaires se tenant en présentiel) ou à la sténographie des séances du CSE conformément à la possibilité offerte en ce sens par l’article D. 2315-27 du Code du travail.
Les frais liés à l’enregistrement et à la sténographie des séances du CSE seront pris en charge par l’Entreprise.
Article 4 – Formalisation des avis du CSE 
Chaque membre du CSE sera invité à émettre un avis « favorable », « défavorable » ou une « abstention ». Les résolutions, délibérations et avis du CSE seront pris à la majorité des membres présents via la visio-conférence ou la plateforme de conférence téléphonique.
Lorsque la réunion est tenue en visio-conférence, l’engagement des délibérations est subordonné à la vérification que l’ensemble des membres du CSE FRT a accès à la plateforme de visio-conférence garantissant leur identification par la retransmission continue et simultanée du son et de l’image des délibérations. 
Lorsque la réunion du CSE est tenue en conférence téléphonique, l’engagement des délibérations est subordonné à la vérification que l’ensemble des membres du CSE FRT a accès à la plateforme de conférence téléphonique garantissant leur identification par la retransmission continue et simultanée du son des délibérations.
Pour les réunions du CSE organisées par conférence téléphonique comme par visio-conférence, les Parties conviennent expressément que l’avis du CSE sera formalisé en premier lieu par un vote verbal qui, au même titre que les échanges intervenant en cours de réunion, fera l’objet d’un enregistrement et/ou d’une retranscription par procès-verbal. 
Il est expressément convenu entre les Parties que dans les domaines où la loi prévoit que le CSE rend un avis par vote à bulletins secret pour l’émission d’un avis (par exemple en cas de nomination d’un médecin du travail), des réunions par conférence téléphonique ne pourront intervenir.
Article 5 – Accès à la plateforme téléphonique utilisée et à la plateforme de visio-conférence.

La plateforme téléphonique sera fournie par Cisco Webex et le département Relations Sociales sera chargé d’organiser les débats.
Le département Relations Sociales reste l’interlocuteur principal des représentants. 
Les coûts de cette plateforme téléphonique seront intégralement pris en charge par la Société.
La plateforme de visio-conférence retenue est la suivante : Cisco Webex
Les salles retenues pour la tenue des réunions disposent d’une capacité limitée comme indiqué ci-dessous au vue du respect des règles de distanciation :
Salle Dubaï :  7 personnes
Salle Canton :  6 personnes
Salle Paris :  6 personnes
Salle Indianapolis : 13 personnes
Salle Toronto: 7 personnes
Salle Miami: 8 personnes
Salle Madrid:6 personnes

Article 6 – Durée et révision

Le présent accord est expressément conclu pour la période critique de propagation de la Covid-19 et les parties s’engagent à évoquer au minimum une fois par mois le bien-fondé de la poursuite du présent accord. En cas de disparition des risques il sera mis fin au présent accord par accord entre les Parties.

Chaque partie signataire ou adhérente peut demander la révision de tout ou partie du présent accord, en notifiant sa volonté de réviser l’accord par lettre recommandée avec accusé de réception adressée à chacun des signataires, en y annexant une proposition d’avenant.

En cas de demande de révision, la Direction et les Organisations syndicales représentatives disposeront d’un délai d’un mois, à compter de la première présentation de la demande de révision, pour discuter de cette proposition et, le cas échéant, établir un avenant.

A l’issue de ce délai, si aucun accord n’a été trouvé, il sera établi par la Direction un procès-verbal de désaccord mettant fin à la procédure de révision.

Article 7 – Entrée en vigueur, validité, dénonciation et publicité

Le présent accord fera l’objet après consultation du CSE d’un dépôt en ligne sur la plateforme de « Télé procédure » du ministère du travail par la Direction, ainsi qu’au Conseil de Prud’hommes territorialement compétent.

Le présent accord entrera en vigueur le lendemain de son dépôt.

Une copie sera affichée sur les différents panneaux d’affichage du service des Ressources Humaines de la Société. 

Fait à Roissy-en-France, le 15 octobre 2020 en 5 exemplaires originaux 

Parties signataires :