Accord relatif aux conditions d’accès et d’utilisation des nouvelles technologies d’information et de communication par les Organisations syndicales et les représentants du personnel SOCODEI


Entre :

SOCODEI dont le siège social est situé à CODOLET, chemin départemental 138, 30200 BAGNOLS-SUR-CEZE, représentée par, agissant en qualité de Directeur Général

Et
Les Organisations Syndicales soussignées, représentées par leurs délégués syndicaux respectifs,

Il est convenu ce qui suit :



Préambule

Afin de faciliter l’exercice des missions des salariés exerçant un mandat syndical et/ou représentatif, la direction met à disposition les outils/moyens d’accès et d’utilisation des nouvelles technologies d’information et de communication (NTIC) de l’entreprise.

Il est rappelé que les ressources informatiques font partie intégrante du patrimoine de l’entreprise.


Article 1 - Bénéficiaires

Sont bénéficiaires du présent accord :

Les Instances Représentatives du Personnel ;
Les Délégués Syndicaux désignés par les Organisations Syndicales représentatives de l’entreprise ;
Les Responsables de Section Syndicale.

Les bénéficiaires souhaitant mettre en place les dispositifs d’accès et d’utilisation des nouvelles technologies d’information et de communication de l’entreprise ci-dessous énoncés devront faire une demande écrite auprès de la Direction Générale précisant les besoins et les modalités de mises en œuvre souhaitées.



Article 2 - Règles d’utilisation générales

L’utilisation des nouvelles technologies d’information et de communication (NTIC) doit :

être compatible avec les exigences de bon fonctionnement et de sécurité du système d’information de l’entreprise ;
ne pas avoir des conséquences préjudiciables à la bonne marche de l’entreprise ;
préserver la liberté de choix des salariés d’accepter ou de refuser un message.

L’utilisation des NTIC prévus au présent accord doit se faire dans le respect des lois et règles applicables relatives, notamment à :

Le Règlement Général sur la Protection des Données ;
L’informatique et libertés ainsi qu’aux préconisations de la CNIL ;
La protection des droits d’auteur ;
La confidentialité et la discrétion ;
La politique de sécurité et la Charte d’utilisation du Système d’Information ;
La protection de la vie privée et du droit à l’image ;
L’exercice du droit syndical ;
Le Règlement Intérieur.

Les bénéficiaires s’engagent à respect les principes généraux du droit notamment de  ne pas émettre de  propos discriminatoires ou pénalement sanctionnables.

Les logos et les identités visuelles de l’entreprise ne pourront être utilisés sur les documents conçus par les bénéficiaires du présent accord dans le cadre de l’exercice de leur mandat.

Article 3 - Accès à l’intranet SOCODEI 

Les bénéficiaires prédéfinis à l’article 1 peuvent disposer d’un espace dédié dans l’intranet de  Socodei, dans la limite de 10 Go, afin de diffuser leurs tracts et publications auprès des salariés, ainsi que d’un espace de stockage dans la limite de 10 Go sur le serveur de fichiers.

Ces limites pourront être revues par le groupe de suivi définit à l’article 7 du présent accord.

Les espaces dédiés seront obligatoirement attribués de la manière suivante :

1 par Instance Représentative ;
1 par Organisation Syndicale représentative et 1 par Responsable de Section Syndicale.

La mise en ligne de vidéo est autorisée dans la limite précisée ci-dessus et dans le respect des bonnes pratiques suivantes : 

formats autorisés : mp4, mov, mpeg, wmv ;
résolution ≤ 720 p ;
taille ≤ 200 Mo.

Le contenu sera librement déterminé par les bénéficiaires dans le respect des règles définies dans le présent accord.

Chaque bénéficiaire devra désigner un responsable de publication qui sera en charge de l’administration et du contenu de l’espace dédié dans l’intranet de Socodei et de l’espace de stockage sur le serveur fichier.

La mise en ligne des informations s’effectuera sous la responsabilité du responsable de publication.

Le processus de mise en œuvre et la gestion technique ou maintenance des espaces dédiés sont assurés par le service Système d’Information de Socodei.

Chaque responsable de publication est garant du respect des règles de publication définies dans cet accord pour toutes les publications effectuées.

Pour toute question relative à une information publiée, l’interlocuteur de la Direction sera le responsable de publication identifié.


Article 4 - Accès à la messagerie professionnelle de l’entreprise

Il est rappelé que la messagerie professionnelle nominative de chaque salarié () est d’accès strictement personnel. 

Toute utilisation de celle-ci relève de la responsabilité de son titulaire.

Il est interdit d’utiliser sa messagerie professionnelle nominative attribuée en qualité de salarié dans le cadre de l’exercice de ses mandats syndicaux  ou représentatifs.

Les bénéficiaires peuvent disposer d’une messagerie professionnelle dédiée de la manière suivante :

1 par Délégué Syndical représentatif (/exemple : ) et par Responsable de Section Syndicale ( ) ;
1 par instance représentative (/ ) accessible en réception par l’ensemble des membres titulaires et suppléants de l’instance et, en réception et émission, par le responsable désigné ci-dessous.  

La taille de chaque messagerie sera limitée à 500 Mo.

Les bénéficiaires ci-dessus définis peuvent utiliser la messagerie professionnelle dédiée pour toute communication avec la direction (et inversement), les autres structures syndicales de l’entreprise, et les salariés de l’entreprise dans le cadre de l’exercice de leur mandat syndical ou représentatif.

Cette utilisation s’effectue sans préjudice des obligations légales relatives aux règles de convocation et aux communications effectuées dans le cadre de la Base de Données Economiques et Sociales (BDES).

La messagerie professionnelle dédiée sera utilisée dans le respect des règles définies dans le présent accord. Il n’est pas autorisé d’utiliser les listes de diffusion définies par l’entreprise avec les messageries professionnelles dédiées définies ci-dessus, à l’exception de l’émission du premier message émis par les bénéficiaires de cet accord identifiés à l’article 1.

Tout message doit contenir la mention précisant, aux destinataires, leur faculté de se désinscrire ou de manifester leur refus d’être destinataire. 

Pour chaque messagerie professionnelle dédiée mise en place, les bénéficiaires devront désigner un responsable qui sera en charge de la gestion et de l’utilisation de celle-ci.

Les listes de diffusion utilisées dans le cadre de la messagerie professionnelle dédiée seront créées et gérées exclusivement par le responsable désigné ci-dessus.

La diffusion de mail sera effectuée sous la responsabilité du responsable. 

La Direction s’adressera à la personne désignée, en qualité de responsable de la messagerie professionnelle dédiée, dans le cadre du respect des règles d’utilisation définies par le présent accord.


Article 5 - Confidentialité des échanges

Il est rappelé que toute mesure de sécurité doit être prise afin d’assurer la confidentialité des échanges électroniques des salariés avec les représentants du personnel et les organisations syndicales.

Ainsi, l’employeur n’a pas un accès de contrôle sur les listes de diffusion constituées par les bénéficiaires.

Elles doivent être actualisées régulièrement par chaque responsable de messagerie en fonction des salariés qui ont expressément manifesté leur refus d’être destinataire de messages syndicaux ou bien de messages liés aux mandats de représentant du personnel.


Article 6  - Respect des règles d’utilisation 

Toute utilisation non conforme aux dispositions du présent accord ainsi qu’aux règles en vigueur au sein de l’entreprise, fera l’objet d’un rappel à la règle par la Direction au contrevenant.

En cas de non-respect de cet accord, l’entreprise se réserve le droit de suspendre l’espace dédié dans l’intranet de SOCODEI ou la messagerie professionnelle dédiée.


Article 7 - Clause de suivi et de rendez-vous périodique

Un groupe de suivi est composé des membres suivants :
Un membre désigné par chaque Organisation Syndicale signataire de l’accord
Le Chef de Service Ressources Humaines ;
Le Chef de Service Système d’Information.

Il se réunit au moins une fois par an et a pour mission de veiller à la mise en œuvre du présent accord en abordant les éventuelles difficultés rencontrées par les bénéficiaires et en proposant les éventuelles adaptations nécessaires du fait notamment des évolutions technologiques ou juridiques.

En cas d’inobservation ou de manquement aux présentes dispositions, et nonobstant les dispositions de l’article 6 ci-dessus, le groupe de suivi pourra proposer toute recommandation compatible avec le présent accord de nature à résoudre les difficultés rencontrées.


Article 8  - Entrée en vigueur et durée de l’accord 

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.
 
Les mesures décidées dans le présent accord seront mises en œuvre dans un délai de 2 mois maximum à compter de son entrée en vigueur.


Article 9 - Révision 

Chacune des parties signataires pourra demander la révision de l’accord à la date anniversaire de sa conclusion. 

Toute demande de révision, totale ou partielle, devra être effectuée par lettre recommandée avec accusé de réception adressée aux autres parties signataires. 

Elle devra être accompagnée d’une proposition nouvelle sur les points à réviser. La discussion de la demande de révision devra s’engager dans les trois mois suivants la présentation de celle-ci. 

Toute modification fera l’objet d’un avenant conclu entre les parties dans les conditions prévues par les dispositions législatives et réglementaires. 


Article 10 - Dénonciation

Le présent accord pourra être dénoncé, à tout moment, par les parties signataires en respectant un délai de préavis de trois mois.

La dénonciation se fera dans les conditions prévues par les articles L 2261- 9 et suivants du Code du Travail.


Article 11 - Formalités 

Conformément à l’article L. 2231-5 du Code du Travail, le présent accord sera notifié à chacune des organisations représentatives. 

Les engagements pris dans le présent accord seront portés à la connaissance des salariés par l’intranet de l’entreprise.

Conformément aux articles D. 2231-2 et D. 2231-5 du Code du Travail, cet accord sera déposé auprès de la DIRECCTE de Nîmes, en deux exemplaires, dont une version sur support papier signé des partis et une version sur support électronique (dans une version intégrale et dans une version anonyme).

De plus, un exemplaire sera déposé auprès du secrétariat du greffe du Conseil de Prud’hommes de Nîmes.

Fait à Codolet, le 19 avril 2018

Pour la Société