ACCORD RELATIF AUX CONDITIONS D’ACCÈS ET D’UTILISATION DES SYSTÈMES D’INFORMATIONS ET DES COMMUNICATIONS ÉLECTRONIQUES PAR LES ORGANISATIONS SYNDICALES AYANT CONSTITUÉ UNE SECTION SYNDICALE ET LES REPRÉSENTANTS DU PERSONNEL DE GRTGAZ SA






PRÉAMBULE

GRTgaz SA et les Organisations Syndicales représentatives signataires reconnaissent que l’accès aux systèmes d’information et de communications électroniques constitue aujourd’hui une condition importante de l’exercice de l’activité des Organisations Syndicales, de la fluidité du dialogue social et notamment du fonctionnement des Instances Représentatives du Personnel (IRP).
Les Organisations Syndicales ayant constitué une section syndicale à GRTgaz SA ainsi que les Représentants du Personnel siégeant au sein des IRP incluant les Représentants de Proximité, sont bénéficiaires des moyens prévus par les dispositions des accords relatifs :

À l’exercice du droit syndical d’établissement signé pour GRTgaz SA du 27 juillet 2019, 
À la mise en place et le fonctionnement des CSE et du CSE central à GRTgaz SA du 1er juillet 2019,
Au fonctionnement des CSP Exécution et Maîtrise et de la CSP Cadres de GRTgaz SA du 6 février 2008,

Les représentants du personnel sont également bénéficiaires des moyens prévus par les dispositions de la Charte d’utilisation des systèmes d’informations et des communications électroniques du 15 avril 2019.

Les parties signataires se sont attachées, par le présent accord, à définir un cadre cohérent et adapté visant à régir l’accès et l‘utilisation des systèmes d’information et des communications électroniques par les Organisations Syndicales et les représentants du personnel. 
Les signataires du présent accord ont l’ambition de contribuer à l’amélioration du dialogue social. Ils sont conscients que les ressources informatiques et informationnelles font partie intégrante du patrimoine de l’Entreprise. Ils actent que l’utilisation des outils mis à disposition par le présent accord s’inscrira dans le respect des dispositions applicables à GRTgaz SA. 
GRTgaz SA ainsi que les Organisations Syndicales représentatives signataires conviennent par le présent accord des conditions d’accès et d’utilisation des systèmes d’information et des communications électroniques par les Organisations Syndicales, par les délégués/représentants qu’elles ont désignés, ainsi que par les représentants du personnel.
Le présent accord complète et adapte les accords, dispositions, usages et pratiques de même nature pouvant exister au sein de l’entreprise.
L’environnement informatique étant en perpétuelle évolution, les parties signataires conviennent que les éventuels franchissements de paliers techniques majeurs ou évolutions importantes des dotations matérielles, des outils ou des fonctionnalités offertes au sein de GRTgaz pourront donner lieu à une modification du présent accord via la conclusion d’un accord de révision conformément à l’article 8.2 du présent accord ou d’un avenant.


Article 1er. Principes généraux

Le présent accord prévoit les conditions de mise à disposition, de fonctionnement, d’entretien et d’utilisation des systèmes d’information et des communications électroniques aux organisations syndicales ayant constitué une section syndicale, les Représentants du Personnel dans les Instances représentatives du personnel (IRP) incluant les Représentants de proximité (RP).

Les signataires souhaitent s’inscrire dans la continuité des dispositions conventionnelles antérieures.

Pour autant, certaines adaptations doivent être apportées au regard :
des évolutions légales ;
des évolutions induites par la mise en place des nouvelles institutions représentatives du personnel et  à celles relatives au droit syndical de GRTgaz SA ;
des évolutions des standards technologiques dans l’entreprise et son environnement sociétal.
Article 2. Les conditions d’utilisation préalables à l’utilisation d’Internet 

L’entreprise ouvre la possibilité à chaque salarié de consulter, pour chacune des tendances syndicales, les sites internet des organisations syndicales, de leur fédération et confédération.
À cet effet, les organisations syndicales d’une même tendance syndicale ayant constitué au moins une section syndicale d’établissement dans l’entreprise, fourniront à la Direction des systèmes d’information, les adresses des sites de leur organisation afin de prendre les mesures afin de ne pas limiter l’accès de manière systématique ainsi que le nom de la personne désignée comme responsable et interlocuteur du représentant de GRTgaz SA.

Les contenus des sites identifiés sont librement déterminés par les organisations syndicales dans le respect des conditions d’exercice du droit syndical.
Les informations figurant sur ces sites pourront être librement consultées par les salariés, dans le respect des dispositions applicables à GRTgaz SA.

Pour assurer la sécurité des systèmes d’information de GRTgaz, les sites des organisations syndicales feront l’objet d’une analyse de sécurité, puis de recommandations pour leur maintien en conditions opérationnelles et de sécurité et d’exigence à mettre en œuvre pour permettre la réouverture du site le cas échéant.

Le processus de gestion technique est confié à l’opérateur informatique et télécommunications de l’entreprise (la Direction des Systèmes d’Information). 
Article 3.  L’utilisation d’Internet

Par ailleurs, les utilisateurs définis à l’article 1er devront s’engager à :
Utiliser l’accès Internet dans le seul cadre de l’exercice de leur activité syndicale et/ou représentative. Une utilisation à des fins privées est toutefois tolérée, conformément aux préconisations de la CNIL et de la charte d’utilisation des systèmes d’informations et des communications électroniques de GRTgaz du 15 avril 2019. Si les besoins évoluaient, sans entamer une procédure de révision, les signataires du présent accord s’entendent pour examiner et octroyer des espaces de stockage supplémentaires le cas échéant. 
Respecter les lois et règles applicables relatives, notamment à la protection des données à caractère personnel au regard du RGPD, au droit d’auteur et à la liberté d’expression ;
Respecter les consignes de sécurité informatique en vigueur à GRTgaz SA. En particulier, s’engager à ne pas connecter un équipement non autorisé par l’entreprise sur le réseau GRTgaz SA ;
Pour les salariés dotés d’un équipement mobile, respecter les consignes de sécurité informatique en vigueur à GRTgaz SA. En particulier, s’engager à respecter les consignes d’accès au réseau informatique à distance. 
L’utilisation de ces données doit être effectuée dans des conditions qui ne doivent en aucun cas nuire aux intérêts de GRTgaz SA et de ses salariés tout en respectant la liberté d’expression syndicale.
Le non-respect de ces principes d’utilisation entraînera l’application des dispositions de l’article 7 du présent accord. 
Article 4. L’accès aux autres systèmes d’information et des communications électroniques 

Les organisations syndicales ayant constitué une section syndicale, leurs délégués ou représentants désignés et les représentants syndicaux au CSE et au CSEC bénéficieront, dans les conditions d’utilisation définies dans le présent accord, en sus d’un accès internet : 
d’une adresse mail générique par établissement et au niveau national, 
de la mise à disposition d’un disque dur externe chiffré,
de la création d’un espace de stockage situé dans le réseau. 

Article 4.1 L’utilisation de l’adresse mail générique

Les données utilisées dans le cadre d’un traitement doivent être adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire, à la finalité pour laquelle les données sont traitées.
Des listes de distribution, génériques et non nominatives, seront attribuées à chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale dans l’entreprise qui devra fournir à la direction le nom des personnes, à défaut des boîtes aux lettres numériques chargés de la bonne utilisation des listes de diffusion.
Ces personnes devront administrer les listes dans le respect de leur bon fonctionnement.  
La création d’une adresse mail générique et des listes de diffusion est limitée aux personnes titulaires d’un mandat syndical (DS, DSS, DSC, RSS).
L’utilisation de la messagerie (adresse mail générique et liste de diffusion) est limitée, avec l’accord de l’organisation syndicale concernée, aux personnes titulaires :
d’un mandat syndical (DS, DSS, DSC, RSS),
d’un mandat de Représentant de proximité issu d’un CSE d’établissement,
d’un mandat de membre du Comité Social et Économique (CSE) et de Représentant syndical en CSE (RSCSE),
d’un mandat de membre du Comité Social et Économique Central (CSEC) Représentant Syndical en CSEC (RSCSEC),
d’un mandat de membre en Commission Secondaire du Personnel (CSP Cadres, CSP Exécution et Maîtrise).
La mise à disposition d’une adresse mail générique a pour objet de leur permettre de communiquer avec la Direction, entre eux et avec les salariés.
Les élus précités ne pourront communiquer que dans le périmètre dont relève leur mandat : 
soit à la maille de l’entreprise si leur mandat relève de l’entreprise, 
soit à la maille de l’établissement si leur mandat relève de l’établissement.
Toute communication émanant d’une organisation syndicale non représentative sur lesdits périmètres ou d’une Instance Représentative du Personnel ne relevant pas de son établissement ou extérieure à l’entreprise fera l’objet de sanctions allant des rappels identifiés dans l’article 7 du présent accord à la suspension de son adresse mail générique. 
Les utilisateurs de cette messagerie visés à l’article 4.1 du présent accord, s’engagent à faire en sorte de rendre leurs communications les moins volumineuses possible, notamment en plaçant les pièces jointes sur un espace de stockage ou poste restante accessible de façon différenciée selon les destinataires.
L’utilisation à des fins privées est, toutefois, tolérée dans les limites raisonnables et ne doit en aucun cas nuire au bon fonctionnement et à la sécurité des systèmes d’information du réseau, conformément à l’article L.2142-6 du Code du travail.
Article 4.1.1 La communication avec la Direction 

L’utilisation de la messagerie individuelle sera privilégiée dans l’échange des communications écrites entre les titulaires de l’un des mandats énumérés à l’article 4.1 du présent accord et la Direction. Il conduira dans le cadre des politiques de développement durable de GRTgaz SA à une réduction des consommations de papier. 

L’adresse de messagerie est notamment utilisée pour la correspondance officielle entre les membres du CSE et du CSEC, les Délégués Syndicaux et le Président de l’instance ou son représentant ou la Direction : envoi des ordres du jour des différentes réunions des IRP, des pièces jointes, des dossiers, des échanges de courriers, des convocations aux négociations, etc. 

Article 4.1.2 La communication avec les salariés

Selon les mandats susmentionnés, la diffusion auprès des salariés de tracts syndicaux et de comptes rendus de réunions d’IRP est autorisée dans le respect des conditions suivantes : 
L’obligation de discrétion à l'égard des informations revêtant un caractère restreint ou secret notamment en matière de discipline et présentées comme telles par l'employeur, édictée à l’article L.2315-3 du Code du travail à laquelle ils sont tenus.

La diffusion est strictement limitée au périmètre dans lequel une section syndicale a été constituée ou dans lequel l’IRP est compétente.

Aux termes de l’article 7 Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (RGPD), relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, les communications individuelles ou collectives comportant des données à caractère personnel sont soumises au consentement préalable de la personne concernée à l’information du DPM (Data Privacy Manager) et à leur enregistrement dans le Registre des traitements.
Les mails d'envoi des organisations syndicales ou de leurs représentants devront respecter les règles suivantes :
Ne jamais utiliser de liste de diffusion en destinataire principal Identifier les destinataires du message en copie cachée en utilisant les listes de diffusion créées.
Chaque message syndical diffusé à l’ensemble des salariés d’un périmètre établissement ou sur l’ensemble de l’entreprise devra comporter une mention précisant que le récepteur a la possibilité de demander à ne plus recevoir ce type de message. Pour cela, une mention faisant apparaître les modalités d’abonnement et de désabonnement et renverra vers le mode opératoire dédié. Dès lors que le salarié a manifesté son désaccord, celui-ci ne devra plus être destinataire des messages émanant de l’Organisation Syndicale ou de l’IRP.  
Seules les pièces jointes générées par les logiciels autorisés au sein de l’Entreprise pourront être envoyées (formats Word, PowerPoint, Excel, PDF, jpeg, zip,…). La création d’un lien vers le site des organisations syndicales ou vers un espace de stockage interne (cf. article 4 supra) sera privilégiée pour la communication et la visualisation de pièces jointes volumineuses. 
La DSI, sur demande de la Direction, pourra réaliser des contrôles afin de vérifier que la taille limite des messages est bien respectée. Les personnes concernées seront avisées de ce contrôle en préalable 

L’utilisation de la messagerie mise à disposition par GRTgaz SA est interdite pour propager des messages de type « chaîne ». De même, il est interdit d’envoyer (ou de faire suivre) des messages non sollicités (spam*) ou contenant des informations ou propos illicites. Si de tels messages sont reçus par le biais de la messagerie électronique, il est important de les supprimer immédiatement car leur stockage peut constituer une faute ou un délit selon le cas.
La Direction mettra à disposition des organisations syndicales des listes de diffusion de GRTgaz à jour en temps réelle pour les entrées et sorties de salariés et une fois par semestre pour les mouvements inter établissements.

Les listes de diffusion ainsi créées sont réservées à l’utilisation par les organisations syndicales. Chacune d’entre elles transmettra à la Direction des Ressources Humaines la liste des adresses mails (générique ou individuelle) autorisées à utiliser ces listes de diffusion. Ainsi, l’utilisation de ces listes de diffusion sera strictement réservée aux organisations syndicales et à leurs représentants.


Seront constituées par la DSI pour chaque organisation syndicale :
une liste de diffusion de salariés statutaires au périmètre de l’entreprise et à la maille de chaque établissement ;
une liste de diffusion pour les salariés externes au périmètre de l’entreprise et à la maille de chaque établissement.
Article 4.2 La mise à disposition d’un espace de stockage portable chiffré

Dans le cadre du présent accord, la Direction mettra à la disposition de chaque titulaire d’un mandat de délégué syndical, un disque dur externe chiffré afin de se prémunir contre le vol d’informations. Le bénéficiaire de ce disque dur devra être particulièrement vigilant face aux risques de perte ou de vol lors de ses déplacements. 
Il appartiendra à chaque titulaire d’un mandat de délégué syndical de réaliser une demande d’achat en ce sens auprès de son établissement de rattachement.
Article 4.3 La création d’un espace de stockage situé sur le réseau

Dans le cadre du présent accord, l’entreprise permet aux Organisations Syndicales ayant constitué une section syndicale en son sein de créer un espace de stockage situé sur le réseau. 
Cet espace de stockage permettra à ces dernières d’entreposer leurs documents dans un espace unique sécurisé consultable, même à distance par leurs membres. 
Le stockage de fichiers et messages est permis dans ses limites raisonnables et proportionnées, conformément à la charte informatique de GRTgaz SA 
Article 5. L’organisation matérielle

En application de la « Charte d’utilisation des systèmes d’informations et des communications électroniques de GRTgaz SA » du 15 avril 2019, l’entreprise met à disposition de tous ses salariés du matériel informatique et téléphonique. 
L’entreprise donne accès à ces équipements, aux personnes visées à l’article 4.1 du présent accord, dans les mêmes conditions qu’un salarié dépourvu d’un mandat syndical de GRTgaz SA. 
Ainsi, les titulaires d’un des mandats cités à l’article 4.1 du présent accord pourront bénéficier notamment du matériel suivant à la condition qu’ils n’aient pas déjà été dotés par GRTgaz à un autre titre :
Un ordinateur portable
Un écran d’ordinateur
Une base 
Un téléphone portable
De plus, chaque délégué syndical central qui en fera la demande se verra accorder un numéro de ligne de conférence téléphonique. 
Chaque section syndicale pourra bénéficier également d’une ligne téléphonique fixe pour un local qui lui a été accordé. 
Les titulaires d’un des mandats cités à l’article 4.1 du présent accord pourront bénéficier également du matériel nécessaire au respect de la confidentialité de leur communication (casque avec un micro…). Il appartiendra à chaque titulaire d’un mandat de réaliser une demande d’achat en ce sens auprès de son établissement de rattachement.
En ce qui concerne la demande de matériel, cette dernière devra émaner soit d’un délégué syndical (d’établissement ou central) soit d’un représentant d’une section syndicale et elle sera validée par les PORH ou la DRH. 
En cas de situation particulière justifiant un examen spécifique, celui-ci sera réalisé par le DRH de GRTgaz SA.
Ce matériel informatique et téléphonique demeure la propriété de GRTgaz SA et il ne peut être utilisé de logiciels autres que ceux mis à disposition par GRTgaz SA. Le titulaire d’un mandat syndical ou représentatif devra prendre toutes les mesures de sauvegarde pour assurer la pérennité et la sécurisation du matériel conformément à la charte informatique de GRTgaz SA.
Le maintien en conditions opérationnelles du dispositif est assuré par la DSI de GRTgaz SA. 
Article 6. L’accès à distance 

Article 6.1 Le principe d’accès à distance 

Les signataires entendent élargir les possibilités d’accès aux ressources déjà accordées à certains salariés de GRTgaz SA détachés pour fonctions syndicales au sein de leurs fédérations, en application de précédents accords conclus pour faciliter leurs activités au sein de GRTgaz SA.
À titre bénévole, la Direction ouvre aux titulaires d’un mandat syndical ou représentatif, la possibilité de l’utilisation de l’accès à distance et dans le cadre des procédures existantes pour la mise à disposition de ces accès.
L’accès sera réalisé au moyen du service d’accès à distance de GRTgaz SA qui permettra un accès de type nomade sur demande de l’organisation syndicale à l’établissement de rattachement du titulaire du mandat syndical ou représentatif.
Les signataires conviennent que cette extension doit permettre un accès libre aux sites de l’Intranet de GRTgaz SA hors accès restreint. 
Article 6.2 Les conditions techniques d’accès à distance

En accédant au SI à distance, c’est-à-dire depuis une localisation extérieure à l’entreprise, les salariés titulaires d’un mandat syndical ou représentatif empruntent des réseaux et des accès non maîtrisés par l’entreprise.
Ce type d’accès ne peut donc se faire que dans un cadre précis :
Le salarié titulaire d’un mandat syndical ou représentatif doit utiliser les mécanismes d’accès à distance fournis par l’Entreprise pour se connecter à distance aux ressources du SI de l’entreprise.
Le salarié titulaire d’un mandat syndical ou représentatif doit veiller à protéger des regards, les informations auxquelles il accède.
L’entreprise se réserve le droit d’utiliser l’historique des traces relatives aux accès distants des utilisateurs et aux actions effectuées sur le SI de l’entreprise conformément aux conditions prévues par la « Charte d’utilisation des systèmes d’informations et des communications électroniques » du 15 avril 2019.
Article 7. L’utilisation abusive des outils mis à disposition 

Les outils et ressources informatiques mis à disposition dans le cadre du présent accord font partie intégrante du patrimoine de GRTgaz SA.
Une formation aux outils proposés pourra être dispensée, sur demande de l’organisation syndicale souhaitant en bénéficier, en fonction des besoins des personnes concernées. 
Toute utilisation non-conforme aux dispositions du présent accord ainsi qu’aux règles en vigueur à GRTgaz SA, relatives notamment à l’exercice du droit syndical et du fonctionnement des IRP, à l’utilisation des outils informatiques et la protection des données, fera l’objet d’un rappel par la Direction des Ressources Humaines GRTgaz SA ou de l’établissement concerné.
En cas de récidive dans un délai de 6 mois, la suspension de ces services sera effectuée pour une durée d’un mois. En cas de nouvelle récidive, il sera procédé à la fermeture définitive des connexions réseaux.
L’utilisation des outils doit s’effectuer dans le respect de la protection de la vie privée et du droit à l’image. De même, ils ne peuvent servir à véhiculer des propos politiques (cf. ANNEXE 1) n'ayant pas de lien avec l'activité, diffamatoires ou injurieux. 
Par ailleurs, les identités visuelles et logos de GRTgaz SA ne pourront être utilisés. 
Article 8. Dispositions finales

Article 8.1 Entrée en vigueur et durée de l’accord

Le présent accord entrera en vigueur à compter du lendemain de son dépôt. Il est conclu pour une durée indéterminée.
Article 8.2 Révision

À la demande d’une ou plusieurs Organisations Syndicales représentatives ou de l’employeur, il peut être convenu d’ouvrir une négociation de révision du présent accord dans les conditions prévues par les dispositions des articles L.2261-7-1 du Code du travail. 
La demande de révision devra être adressée par lettre recommandée motivée aux autres parties. 
Cette lettre devra indiquer les points concernés par la demande de révision et être accompagnée de propositions écrites de substitution. À compter de la réception de la demande de révision, les parties se rencontreront dans un délai de deux mois.


Article 8.3 Dénonciation 

Conformément aux dispositions de l'article L.2261-9 du code du travail, le présent accord et ses avenants éventuels peuvent être dénoncés par l'une ou l'autre des parties signataires ou adhérentes, sur notification écrite aux autres parties par lettre recommandée avec avis de réception.
La dénonciation prend effet à l'issue du préavis de 3 mois.
Le courrier de dénonciation donnera lieu également au dépôt auprès de la DIRECCTE du ressort du siège de l’entreprise.
Pendant la durée du préavis, la direction s'engage à réunir les parties afin de négocier un éventuel accord de substitution.
Article 8.4 Dépôt

Le présent accord, une fois signé, sera notifié à l’ensemble des Organisations Syndicales représentatives conformément aux dispositions de l’article L.2231-5 du Code du travail.
Il donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues aux articles L.2231-6 et D.2231-2 du Code du travail.
Le présent accord est établi en 5 originaux, un exemplaire sera dûment signé et remis à chaque partie.

Fait à Bois-Colombes, le     /      / 2020

Pour GRTgaz SA :
Directeur Général
	



Pour les Organisations Syndicales représentatives : 
ANNEXE 1 : Jurisprudence précisant la notion de propos politiques dans la communication syndicale

Cette annexe est intégrée pour information en illustration de la jurisprudence constante au jour de la signature du présent accord sur ce sujet.
Si l'action politique ne peut constituer l'objectif principal d'un syndicat, l'action syndicale n'exclut pas nécessairement tout aspect politique (Circ. DRT no 13, 30 nov. 1984).
Les communications doivent avoir une nature purement syndicale. C'est la raison pour laquelle les communications exclusivement politiques sont contestables.
Un syndicat ne peut distribuer des tracts visant uniquement à orienter le choix politique des destinataires en invitant les travailleurs à voter pour un programme donné lors des élections législatives ().
De même, une affiche se rapportant essentiellement à un référendum au niveau national, encourageant les salariés à voter () est considérée comme irrégulière en raison de son caractère exclusivement politique. 
En revanche, si les intérêts professionnels de salariés sont en jeu, un certain caractère politique est toléré ().
De plus, les préavis de grèves doivent nécessairement se rattacher à des revendications professionnelles (Cass. soc. 17 décembre 1996, n° 95-41.858) notamment en ce qui concerne le soutien d’un mot d’ordre national pour la défense des retraites (Cass. soc. 15 février 2006, n° 04-45.745).