ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF A L’APPLICATION DU DROIT A LA DECONNEXION









Entre 
La Société Hinterland SAS dont le siège social est situé ZAC de Cadréan – Centre d’Affaires Icare – bâtiment E – 44550 Montoir de Bretagne,

D’une part,

Et

L’organisation syndicale C.F.D.T, 

D’autre part,


Dans le cadre de la négociation annuelle qui a eu lieu en 2020, il a été négocié le présent accord sur le droit à la déconnexion.





PREAMBULE


L’utilisation du numérique peut générer une évolution inéluctable du travail, avec des salariés de plus en plus connectés, y compris en dehors des heures de bureau et une frontière entre vie professionnelle et vie personnelle de plus en plus ténue. 

Le présent accord vise à encadrer la mise en œuvre du droit à la déconnexion dans l’entreprise, dans le but de maintenir une séparation entre vie privée et vie professionnelle pour les collaborateurs. L’application de ce droit implique, en conséquence, l’importance pour tous de respecter les temps de pause et de repos, mais aussi la prise des différents congés octroyés.

La Direction et l’Organisation Syndicale ont engagé un dialogue sur les modalités de mise en œuvre du droit à la déconnexion et décidé d’adopter une démarche pédagogique, par la mise en place d’un dispositif souple, ne risquant pas de perturber le fonctionnement des applications et du système d’information, et plus largement de l’activité de l’Entreprise. 

L’accord négocié entre les parties s’inscrit dans une démarche de qualité de vie au travail, dont on sait qu’elle constitue un élément essentiel du développement des entreprises, et répond à l’objectif de la modernisation des outils de travail et de l’employabilité de son personnel.

Il porte en conséquence sur les modalités d’application du droit à la déconnexion en dehors des heures de travail, la sensibilisation du personnel et les recommandations à suivre. 


ARTICLE 1 – CHAMP D’APPLICATION DE L’ACCORD

Le présent accord s’applique à l’ensemble du personnel de l’entreprise.

ARTICLE 2 - DEFINITIONS

Le droit à la déconnexion se définit comme le droit pour le collaborateur de ne pas être connecté à ses outils numériques professionnels en dehors de son temps de travail.

Par outils numériques professionnels sont visés les ordinateurs, tablettes, smartphones, réseaux filaires etc., mais aussi les outils dématérialisés tels que logiciels, connexions sans fil, messagerie électronique, internet/extranet et plus généralement tout lien à des plateformes via internet ou à des serveurs professionnels qui permettent d’être potentiellement joignable 24H/24.

Le temps de travail se définit comme les horaires de travail du collaborateur durant lesquelles il est à la disposition de son employeur, comprenant les heures normales de travail, les éventuelles heures supplémentaires réalisées à la demande de l’entreprise, à l’exclusion des temps de repos quotidien et hebdomadaire, des congés payés, des congés exceptionnels, des jours fériés, des jours de repos et des périodes de suspension du contrat de travail (maladie, accident du travail ou de trajet avec un arrêt de travail, congé maternité-paternité).

Par situation exceptionnelle, on vise les cas de panne du système d’information ou encore en cas de mise en œuvre d’un PCA, tel que celui mis en œuvre lors de la crise sanitaire liée au covid-19.

	


ARTICLE 3 – MODALITES D’APPLICATION DU DROIT A LA DECONNEXION EN DEHORS DU TEMPS DE TRAVAIL EFFECTIF

ARTICLE 3.1	PRINCIPE DU DROIT A LA DECONNEXION

Un manager ou un collaborateur :
Doit éviter d’adresser de mails, SMS ou contacter des membres de l’entreprise en dehors de ses heures de travail.
Doit éviter de répondre à des mails, SMS ou appels téléphoniques en dehors de ses heures de travail
sauf situations exceptionnelles ou graves.

En conséquence, les collaborateurs, quand ils ne se trouvent pas en situation de travail, sont autorisés à ne pas répondre aux mails, SMS et appels reçus, sauf situations exceptionnelles ou graves, bien évidemment. 

Le fait de ne pas répondre à un message, une demande de travail, en vertu de ce droit à déconnexion n’exposera pas le collaborateur à une mesure disciplinaire ou un rappel à l’ordre de la hiérarchie.


ARTICLE 3.2	PERIODE DE NON-COMMUNICATION

Entre 22h et 7h30 du lundi au vendredi, ainsi que les samedis et dimanches, il est recommandé aux managers et collaborateurs de ne pas adresser des mails, SMS ou de contacter des membres de l’entreprise, sauf situations exceptionnelles ou graves, bien évidemment. 


ARTICLE 3.3	UTILISATION DE LA MESSAGERIE PRIVEE ET/OU D’UN NUMERO D’APPEL PRIVE
					
L’entreprise met à disposition des outils numériques et de téléphonie à l’ensemble du personnel roulant de l’Entreprise, ainsi qu’aux cadres des exploitations. 

En conséquence, sauf situation exceptionnelle ou grave, il est fait interdiction de contacter un membre du personnel sur son adresse mail personnelle ou sur son téléphone personnel pour traiter d’une question professionnelle.

Cas particulier de mise en œuvre du PCA : 
L’entreprise s’est dotée d’un Plan de continuité d’activité dont l’objectif est de maintenir, en cas de sinistre, la continuité de service. 
En conséquence, dans le cas de mise en œuvre d’un PCA, il est possible de contacter les membres de l’entreprise non équipés d’un téléphone portable de l’Entreprise sur les numéros privés communiqués par le personnel, dans un souci de maintenir une information aux collaborateurs sur la situation, de mobilisation des équipes et plus généralement de la bonne gestion de la situation de crise. Le présent accord ne s’applique pas, bien évidemment, dans ces situations exceptionnelles.


ARTICLE 4	SENSIBILISATION AU DROIT A LA DECONNEXION


ARTICLE 4.1	INSERTION D’UNE CLAUSE DANS LES CONTRATS DE TRAVAIL

A compter du 1er janvier 2021, une clause de rappel de l’application du droit à la déconnexion sera insérée dans tous les contrats de travail quel que soit le statut du salarié.

ARTICLE 4.3	FICHES PRATIQUES 

La Direction va déployer des fiches pratiques sur le droit à la déconnexion, à destination du management et du personnel, qui seront déposées sur l’intranet et qui sont annexées au présent accord.

Ces supports visent à informer sur les risques, les enjeux et les bonnes pratiques liées à l’utilisation des outils numériques.

ARTICLE 4.4	ROLE DES SALARIES

Pour la Direction, le management a un rôle majeur à jouer dans ce dispositif. Il doit montrer l’exemple par sa pratique, sensibiliser les équipes, faire preuve de vigilance et rappeler en cas de non-respect le cadre d’application du présent accord.

Bien évidemment, les managers ne doivent pas solliciter les membres de leur équipe sur la réalisation de travaux qui les exposeraient à ne pas pouvoir bénéficier de ce droit à déconnexion. 
La Direction entend rappeler l’importance de respecter les temps de pause journaliers, hebdomadaires, la prise des congés payés, et plus généralement de tous les congés.

D’une manière réciproque, il est rappelé que chaque salarié doit veiller au respect de son droit propre à a déconnexion, mais également à celui des autres salariés de l’Entreprise. Ainsi, sauf cas d’urgence ou de nécessité impérieuse de service, les salariés sont invités à ne pas contacter, pour des sujets professionnels, sous quelque forme que ce soit, un autre salarié en dehors de ses horaires de travail.


ARTICLE 5 – LUTTE CONTRE LA SURCHARGE INFORMATIONNELLE LIEE A L’UTILISATION DE LA MESSAGERIE ELECTRONIQUE PROFESSIONNELLE

ARTICLE 5.1	LES RECOMMANDATIONS

 Afin d’éviter la surcharge informationnelle, il est recommandé de :
S’interroger sur la pertinence de l’utilisation de la messagerie électronique professionnelle par rapport aux autres outils de communication disponibles ; en effet, il ne faut pas perdre de vue l’efficacité de l’échange en face à face qui simplifie le traitement des dossiers et la réactivité de tous, car génère une conversation et parfois une meilleure compréhension ;
S’interroger sur la pertinence des destinataires du mail et utiliser en conséquence avec modération les fonctions « CC » ou « Cci » ainsi que la fonction « répondre à tous » ;
S’interroger sur la pertinence des fichiers à joindre aux courriels qui peuvent contribuer à ralentir la communication de la messagerie et éviter l’envoi de fichiers trop volumineux ;
Indiquer un objet précis permettant au destinataire d’identifier immédiatement le contenu du mail ;
Ne pas utiliser l’indicateur « importance haute » de manière systématique, rappeler l’urgence du traitement sollicité si besoin et ne pas hésiter à le mentionner quand le message n’appelle pas de réponse par retour de mail.

Afin d’éviter le stress lié à l’utilisation des outils numériques professionnels, il est également recommandé de :
S’interroger sur le moment opportun pour envoyer un mail/SMS ou appeler un collaborateur sur son téléphone professionnel pendant les horaires de travail ;
Ne pas adresser une demande en fin de journée sans préciser que cette demande n’exige pas un traitement immédiat ;

Rester vigilant sur la rédaction du mail et éviter d’écrire des phrases entières en rouge ou en majuscule, ce qui peut être interprété en fonction de l’état d’esprit du lecteur ;
Ne pas solliciter de réponse immédiate si ce n’est pas nécessaire ;
Définir le « gestionnaire d’absence au bureau » sur la messagerie électronique et indiquer les coordonnées d’une personne à joindre en cas d’urgence ;

ARTICLE 6 – DUREE, REVISION, ENTREE EN VIGUEUR ET DEPOT DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.
Chaque année, les représentants du personnel seront consultés sur sa mise en œuvre, les éventuels dysfonctionnements constatés, et les améliorations susceptibles d’y être apportées. 

Il peut faire l’objet, à tout moment, d’une révision à la demande de l’une des parties signataires, dans le respect des conditions de validité applicables à la conclusion des accords d’entreprise. 

La procédure de révision ne peut être engagée que par le syndicat signataire de l’accord ou ayant adhéré à celui-ci jusqu’à la fin du cycle électoral au cours duquel il a été conclu. A l’issue de cette période, elle est ouverte à tous les syndicats représentatifs dans l’entreprise.

Le présent accord entrera en vigueur au lendemain de son dépôt.
Cet accord sera déposé sur la plateforme nationale « TéléAccords » du ministère du travail par le représentant légal de l'entreprise, ainsi qu'au greffe du conseil de prud'hommes.
 

ARTICLE 7 – AFFICHAGE ET COMMUNICATION

Le texte intégral de cet accord sera mis à la disposition du personnel par voie sur la base RH, tout comme les fiches pratiques.

Fait en 3 exemplaires, à Montoir de Bretagne le …………………………………………………

Pour la Société HINTERLAND









ANNEXE 1
FICHES PRATIQUES

FICHE 1 : S’aménager des séquences de travail sans distraction et séquencer son travail

 Objectifs

S'aménager durant sa journée de travail des moments de déconnexion pour pouvoir se concentrer sur une tâche à effectuer et ainsi gagner en efficacité.
Gagner en efficacité en se concentrant sur une tâche à la fois 

 Constat 

Un travail réalisé en continu prend moins de temps et d’énergie que lorsqu’il est réalisé en plusieurs fois.
La loi de Parkinson nous dit également que « le travail s’étale de façon à occuper le temps disponible pour son achèvement ». Autrement dit, si l’on dispose de peu de temps pour effectuer une action, nous allons avoir tendance à l’accomplir rapidement alors que si nous avons beaucoup de temps, nous allons le faire lentement.
En séquençant le temps nécessaire pour remplir une tâche, il est plus facile de l’accomplir en totalité. De plus, en se concentrant sur une tâche à la fois, ou un ensemble de tâches de même nature (par exemple, répondre à ses mails) pendant une durée limitée, on gagne en efficacité et en productivité.
Un salarié est pourtant en moyenne interrompu (mail, téléphone,…) toutes les 12 minutes.

 Mise en œuvre 

J'anticipe et je me réserve une ou des séquences de travail sans distraction.
Pour cela :
• J'indique dans mon agenda Outlook que je suis occupé(e)
• Je ferme ma boîte mails
• J'utilise le « mode avion » de mon smartphone
• Je m'installe dans un espace au calme
Je prévois dans mon agenda des séquences de travail sur des sujets spécifiques et je me mets en indisponible pour pouvoir me concentrer.
A l’inverse, je respecte les séquences de travail de mes collègues
Notamment, je frappe et attends d’être invité à entrer pour rentrer dans le bureau afin de ne pas perturber inutilement la séquence de travail de mon collègue



FICHE 2 : Paramétrer ses notifications


Objectif

Il s’agit de sortir d’un mode de fonctionnement privilégiant l’immédiateté quelle que soit l’importance et l’urgence réelle de l’information reçue.

 Constat 

L’arrivée d’une notification sur son smartphone ou d’un nouveau mail sur son ordinateur peut donner lieu à une alerte sonore ou l’ouverture d’une fenêtre « pop up », et interrompre le travail.
A chaque interruption, il faut trois minutes en moyenne pour se reconcentrer.

 Mise en œuvre 

Je coupe le son de mon ordinateur et/ou de mon téléphone portable quand je veux me concentrer, 
Sur Outlook, je paramètre mes notifications sonores, 
Sur mon smartphone, dans « Réglages », je paramètre mes notifications (appel, sms, applications…).




FICHE 3 : Gérer ses priorités

Objectif

Gérer ses priorités et sortir d’un mode de fonctionnement privilégiant l’immédiateté quelle que soit l’importance et l’urgence réelle de la tâche à effectuer.

 Constat 

« Ce qui est important est rarement urgent, et ce qui est urgent est rarement important ». 
Pris dans le flux quotidien d’informations à traiter, il est parfois difficile de prioriser ses tâches. On va alors les déterminer en fonction de l’urgence plus que de l’importance réelle.

 Mise en œuvre 

Comment m’organiser concrètement ? 
Je liste toutes mes tâches, 
Je priorise mes tâches.

Exemple de priorisation: 
Important et urgent: je le fais immédiatement
Important et pas urgent: je le délègue dans la mesure du possible
Pas important et urgent: je planifie la réalisation
Pas important et pas urgent: je reporte
D’autres astuces pratiques?
Je rassemble toutes les tâches de même nature sur une même séquence de travail, par exemple, je réponds à une série de mails qui traitent du même sujet sur une séquence dédiée.
Je ne reporte jamais toute tâche qui prend moins de 2 minutes.
Si besoin, j’identifie avec mon manager ce qui est important, en fonction des objectifs de mon équipe / projet.




FICHE 4 : Le mail n’est pas automatique !

Objectif

Bien réfléchir avant de choisir le mail comme outil de communication.

 Constat 

Contrairement au téléphone ou aux échanges interpersonnels, le mail est un outil de communication en décalé. C’est d’abord et avant tout un outil qui permet de transmettre des informations, et non de discuter ou gérer des urgences.

 Mise en œuvre 

Je vérifie la disponibilité de mon interlocuteur avant de le contacter
Si je souhaite une réponse rapide, d’autant plus si celle-ci est urgente, j’utilise le téléphone ou je vais voir directement la personne
Si mon interlocuteur est à proximité, je privilégie l’échange direct, quitte à confirmer par la suite le mail pour confirmer l’échange la solution retenue
Je n’utilise pas le mail pour gérer des conflits
Je ne considère pas le mail comme « suffisant » pour me décharger ou me défausser sur un collègue.




FICHE 5 : « Copie, « copie cachée », « répondre à tous » : bien choisir les destinataires de ses mails 

Objectif

Contribuer à une diminution des mails en évitant de saturer la boîte mail de ses collaborateurs et collègues, en réfléchissant aux destinataires de ses mails.

 Constat 

Nos boîtes mails débordent de mails qui ne nous sont pas vraiment adressés. Il s’agit, avant d’envoyer un mail, de bien réfléchir à qui l’on s’adresse et d’utiliser les champs à bon escient.

 Mise en œuvre 

Je prends le temps de la réflexion avant de choisir les destinataires de mon mail :

« à » pour action : en règle générale à un ou deux correspondants, ou son équipe si action commune.
« cc » pour information : la copie ne doit pas être systématique. Chaque personne en copie doit l’être pour une raison définie.
« cci » copie cachée : les personnes que vous mettez en copie cachée ne sauront pas réciproquement qu’elles sont mises en copie. On peut utiliser cette fonctionnalité pour adresser un mail à un grand nombre de personnes.
J’évite de recourir au « répondre à tous » quand ce n’est pas nécessaire.



FICHE 6 : Digital Detox

Objectif

Faire une parenthèse en laissant de côté ses outils numériques pendant ses temps de repos et de congés.

 Constat 

Dans une société de connexion permanente où la frontière entre vie personnelle et vie professionnelle est de plus en plus floue, il s’agit de se reconnecter à la vie « non numérique » et de se reposer vraiment. Ceci permet aussi de perdre certains automatismes : sortir systématiquement son smartphone quand on se retrouve seul, écrire un sms en marchant…

 Mise en œuvre 

Avant de partir en congés, je transmets les informations nécessaires à mes collègues pour éviter d’être dérangé en mon absence. Je programme mon message d’absence.

Pendant mon repos et mes jours de congés, je me déconnecte vraiment, totalement. L’ordinateur est rangé, le smartphone est éteint.

Rappel de l’accord : je m’interdis de contacter mon collègue qui est en congés ou en repos, sauf urgence.



FICHE 7 : Prendre des pauses efficaces 

Objectif

Se ressourcer et être plus concentré grâce à des vraies pauses sans sollicitation qui permettent de « recharger les batteries ».

 Constat 

La pause est un facteur important de bien-être au travail, et c’est un moment important pour créer du lien social avec ses collègues. Dans un contexte de surabondance de l’information, notre cerveau continue à trier et structurer les informations en permanence.

 Mise en œuvre 

Je planifie des séquences pour traiter mes mails 
Tout mail qui prend moins de 2 minutes est traité directement
Si le message n’est pas important, je l’archive immédiatement
Déconnectez-vous du travail un court moment en marchant dehors, en lisant (pas ses mails !), en discutant avec ses collègues (pas de travail) ou encore se concentrant sur sa respiration, dos à son écran …



FICHE 8 : Anticiper pour déconnecter 

Objectif

Préparer les journées de travail à venir. Effectuer un trajet ou un déplacement en toute sécurité.

 Constat 

Il est souvent difficile de s’organiser et d’être efficace devant une multitude de tâches à réaliser.

 Mise en œuvre 

Avant de quitter le bureau, je liste sur une feuille les activités que j’ai à faire le lendemain, pour me « vider la tête » et ne pas y penser après.