Protocole sur l’organisation de la consultation du personnel sur l’accord relatif à la durée et le temps de travail au sein de la société Ginger CEBTP


Entre les soussignés :

La Société Ginger CEBTP, SAS au capital de 2 597 660,00 euros, dont le siège social est situé Z.A.C. La Clef de Saint Pierre – 12, avenue Gay Lussac – 78990 Elancourt, 
Représentée par Monsieur xxxxxx, Représentant légal de Financière Lily 2, Président de Ginger CEBTP.
Ci-après dénommée « Ginger CEBTP »

	D’une part

Et les organisations syndicales 
CFDT, représentée par Monsieur xxxxxx;
CGT, représentée par Monsieur xxxxxx.


	D’autre part




Préambule

A la suite de la dénonciation par courrier du 16 décembre 2016 par la CFDT de l’accord d’entreprise sur la réduction et l’aménagement du temps de travail du 12 septembre 2006 et de ses avenants, l’employeur et les organisations syndicales représentatives au sein de l’entreprise, à savoir la CFDT représentée par Monsieur Jean-Jacques Mousseux et la CGT représentée par Monsieur Claude Bouquard, se sont régulièrement réunies afin de renégocier un accord d’entreprise.
Les négociations ont conduit à la signature, en date du 10 avril 2018, d’un accord d’entreprise sur la durée et le temps de travail au sein de la société Ginger CEBTP avec l’organisation syndicale CGT, qui représente plus de 30% des suffrages exprimés au premier tour des dernières élections du comité d’entreprise. 
Selon la législation, la validité d’un accord d’entreprise est subordonnée :
 à la signature par une ou plusieurs organisations syndicales représentatives ayant recueilli au moins 50% des suffrages exprimés au premier tour des dernières élections du comité d’entreprise 
ou, si la condition de 50% n’est pas remplie, à la signature par des organisations syndicales représentatives ayant recueilli plus de 30% des suffrages exprimés en faveur d’organisations représentatives au premier tour des élections du comité d’entreprise suivie de l’approbation de l’accord par référendum à la majorité des suffrages exprimés par les salariés.
Ainsi, le 14 avril 2018, la CGT signataire de l’accord sur la durée et le temps de travail, qui dispose de plus de 30 % des suffrages, a donc sollicité l’organisation d’une consultation des salariés par référendum afin de valider l’accord conclu conformément à l’article L 2232-12 du Code du travail.
Dans ces conditions, une négociation a été engagée par la Direction avec les Organisations syndicales représentatives en vue de la conclusion du présent protocole destiné à fixer, conformément à l’article 
L 2232-12 du Code du travail, les modalités d’organisation de la consultation du personnel relative à l’accord d’entreprise sur la durée et le temps de travail. 

Article 1 : Liste du personnel participant au vote
L’accord sur la durée et le temps de travail concernant l’ensemble du personnel de l’entreprise Ginger CEBTP, tous les salariés, sous réserve de remplir les conditions d’électorat aux élections professionnelles, participeront au scrutin, c’est-à-dire les salariés qui, à la date du scrutin :
sont âgés de 16 ans révolu ;
ont une ancienneté minimum de 3 mois dans l’entreprise à la date du scrutin ;
n’ont fait l’objet d’aucune interdiction, déchéance ou incapacité relatives à leur droits civiques (article L2314-18 du Code du travail) ;
ne détiennent pas de délégation particulière d’autorité permettant d'être assimilé à l’employeur.
Sont exclus les stagiaires.
La liste des salariés devant être consultés est établie et affichée par la Direction. Cette liste comporte les indications suivantes :
le nom, le prénom ;
l’âge ;
l’établissement de rattachement à l’entreprise ;
la date d’ancienneté (date d’entrée dans l’entreprise).
Elle est affichée au plus tard 15 jours avant la date du scrutin, soit le 28/05/2018.
Les éventuelles contestations doivent être déclarées au Tribunal d'Instance au plus tard le 31/05/2018.
Ce délai de contestation passé, la liste éventuellement corrigée ne peut normalement plus être modifiée.
Afin de respecter au mieux le droit de vote de chaque salarié, et dans la limite du possible, la Direction s’engage toutefois à actualiser la liste jusqu’à la clôture du scrutin.
La Direction s’engage à ce titre à conserver les éléments de nature à démontrer la totale légitimité des modifications réalisées, et sous réserve d’éventuelles contraintes matérielles, à réafficher la liste actualisée.

Article 2 : Question soumise au vote des salariés
Les électeurs devront répondre par OUI ou par NON à la question suivante :
« Approuvez-vous l’accord relatif à la durée et au temps de travail signé le 10 avril 2018 ? »

Article 3 - Vote par internet
Pour répondre à la demande des organisations syndicales et conformément à la possibilité offerte par les articles L.2232-12 et D.2232-2 du Code du Travail, la Direction a décidé que la consultation des salariés aura lieu par voie électronique (internet).

Aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé.

Le prestataire retenu pour la mise en place du vote électronique est :
SARL e-votez - RCS Nanterre 489 660 142
144 avenue Charles de Gaulle - 92200 Neuilly-sur-Seine

L’URL retenue pour le site de vote est 

Les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d’assurer l’identité des électeurs ainsi que la sincérité et le secret du vote, comme la publicité du scrutin, conformément aux principes généraux du droit électoral. 
Un descriptif détaillé du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales est annexé au présent protocole.
Chaque salarié est informé au moyen d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.
3.1 – Clefs de vote
Afin de pouvoir se connecter sur place ou à distance au système de vote, chaque électeur recevra un moyen d’authentification confidentiel.
Chaque électeur est identifié par son matricule communiqué par l'entreprise (mentionné sur le bulletin de paie « N°DE SALARIE » au-dessus du numéro de la période de paie).
Une clef de vote personnelle et unique est générée aléatoirement et lui est attribuée pour la durée du scrutin. 
Afin de compléter ce dispositif de sécurité, l'électeur doit également saisir sa date de naissance pour être autorisé à entrer sur le site de vote.
.3.2 - Communication des clefs de vote 
La clef de vote confidentielle de chaque électeur lui est communiquée par courrier à son adresse postale personnelle, avec rappel de son matricule.
Les retours pour adresse erronée sont gérés par le prestataire dans les conditions suivantes :
-	si le temps le permet encore, le prestataire interroge la Direction afin de connaître l'adresse corrigée, puis il procède à un nouvel envoi,
-	si le temps ne permet plus à l'électeur de recevoir sa clef de vote avant la fermeture du vote par internet, le prestataire en informe la Direction qui prend contact avec l'électeur concerné et l'informe du protocole de restitution de clef de vote. 


3.3 - Protocole de restitution de clef de vote
3.3.1 – Restitutions par le prestataire
Pour le cas où un électeur ne pourrait pas accéder à la boite mail lui permettant de se procurer ses matricule et clef de vote, le prestataire possède un logiciel confidentiel et protégé sur internet, lui permettant de les lui communiquer.
Une demande est adressée par l'électeur à la DRH, à l'attention du Président du bureau de vote, par courriel (s.bailly@groupeginger.com), MMS ou télécopie (01.30.85.23.10). Cette demande comporte les éléments suivants :
copie du justificatif d'identité de l'électeur,
numéro de téléphone auquel il faut le joindre pour communication de sa clef de vote,
mot de passe au choix de l'électeur.
À réception de la demande, et après son contrôle par le Président du bureau de vote, le prestataire recherche la clef de vote, et la note en assurant sa confidentialité. Il appelle ensuite le numéro indiqué, vérifie le mot de passe personnel choisi par l'électeur, et lui communique sa clef de vote.
Celui-ci peut alors voter depuis n'importe quel poste connecté à internet.
À noter que cette recherche de clef de vote par le prestataire est tracée, et que la liste des électeurs concernés peut être imprimée et conservée après le dépouillement.
3.3.2 – Restitutions par logiciel
Pour les cas de perte, vol, ou retour tardif pour adresse erronée, le prestataire met à la disposition de l'entreprise un site internet permettant aux électeurs concernés de récupérer leur matricule et clef de vote.
Les demandes de restitution de clefs de vote sont enregistrées à partir de la page d'identification du site de vote, par les électeurs eux-mêmes, et sécurisées par un mot de passe individuel :
identification par saisie de l'adresse mail professionnelle,
complément d'identification par saisie de la date de naissance,
création d'un mot de passe libre de 6 à 30 caractères alphanumériques.
Le traitement des demandes par le site internet dédié est automatisé :
vérification de l'existence de l'adresse mail professionnelle saisie,
vérification de la date de naissance,
génération d'un code de sécurité aléatoire et unique,
envoi de ce code de sécurité à l'adresse mail saisie.
Seul l’électeur à l’origine de la demande peut ensuite ouvrir le mail qui lui a été adressé, noter le code de sécurité ou cliquer sur le lien figurant dans ce mail, puis saisir le mot de passe libre qu’il a créé précédemment et se voir affichés ses matricule et clef de vote.
Il est ici précisé que la DRH ne communique au prestataire que les adresses mail professionnelles des électeurs bénéficiant d'une boite mail personnelle, non partagée, dont l'accès lui est exclusivement réservé. À défaut, et avec l'accord exprès de l'électeur concerné, la DRH peut communiquer au prestataire une adresse mail personnelle.
3.4 – Scellement du système et formation 
Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire intervient dans les jours qui précèdent l'ouverture du site internet.
Cette intervention consiste à :
installer le logiciel de dépouillement sur la machine prévue à cet effet,
tester le logiciel de vote et le logiciel de dépouillement avant l'ouverture du vote,
initialiser les urnes électroniques, et constater qu'elles sont vides par mesure de la participation,
créer deux exemplaires des clefs de chiffrement propres aux élections considérées, et les mettre sous scellés,
remettre les scellés à la Direction des Ressources Humaines afin qu'elle les conserve jusqu'au jour du dépouillement, date à laquelle ils sont alors confiés au Président du bureau de vote.
Les organisations syndicales sont invitées par la Direction des Ressources Humaines à assister à ces opérations de contrôles et de scellement.
L'information et la formation sont assurées :
pour les Délégués Syndicaux, par la participation à cette intervention précédant l'ouverture du site de vote,
pour tous les électeurs, par la mise à disposition d'un diaporama ou d'un document imprimable, tous deux présentant le mode d'emploi de chaque page du site de vote,
pour les membres du bureau de vote, par une explication de leur rôle donnée par le prestataire, à l'ouverture du bureau le jour du dépouillement.
3.5 – Cellule d'assistance technique
La cellule d'assistance technique est constituée de personnels du prestataire. Elle est chargée de :
veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique ;
procéder aux tests du système de vote électronique et vérifier que l’urne électronique est vide, scellé et chiffrée par des clés délivrées à cet effet avant l'ouverture du vote ; 
procéder, avant l’ouverture du vote, à un test spécifique du système de dépouillement à l’issue duquel le système est scellé ;
contrôler, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement du système ;
assister les électeurs pendant toute la période de vote (assistance 9h00-19h00 heure de Paris, 7/7jours) ;
assister le bureau de vote le jour du dépouillement.
Article 4 - Dates et horaires de la consultation électorale
La participation au scrutin n'implique aucune perte de salaire. Elle se déroule, pendant le temps de travail, pendant une période délimitée.
Cette période commencera le 11 juin 2018 à 08h00, pour s’achever le 18 juin 2018 à 11h30.
Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.
En raison de besoin spécifique, la Direction pourra mettre à disposition, sur un ou des site(s) dédié(s), un ordinateur en libre-service, protégé par un isoloir ou l'équivalent, permettant à tout électeur de voter sur internet pendant les plages horaires qui lui sont autorisées. Cet accès se fera du 11 juin au 18 juin 2018 11h30 aux heures d’ouvertures du site.
Aucun moyen n'est prévu pour modifier les plages horaires de votes déterminées par ce protocole.
Les électeurs sont donc informés qu'en cas d'arrivée tardive, ou d'arrivées nombreuses peu avant la fermeture du site internet, il peut arriver qu'ils ne puissent voter sur un poste en libre-service.
Le site de vote sera ouvert quant à lui du 11 juin 2018 à 08h00 au 18 juin 2018 à 11h30.
La date de dépouillement du scrutin est fixée au 18 juin 2018 à 11h30.
4.1 – Tolérance de dépassement
Conformément à une pratique courante dans les bureaux de vote traditionnels, une tolérance est accordée aux électeurs s'identifiant quelques instants avant l'horaire de clôture prévu article 4, leur permettant d'enregistrer leurs bulletins de vote après cet horaire. Cette tolérance ne permet donc pas de s'identifier, et elle reste limitée à une durée de 5 minutes afin de ne pas retarder les opérations de dépouillement. 
Article 5 - Bureau de vote
La participation aux scrutins, ainsi que le temps consacré aux missions de Président ou d'assesseur, n'impliquent aucune perte de salaire.
Le bureau de vote sera composé, s’ils l’acceptent, de l’électeur le plus âgé, de l’électeur le plus jeune et d’un autre électeur tiré au sort, tous présents sur le site d’Elancourt. 
Ce bureau sera constitué au moins 48h avant la date du dépouillement, par la Direction des Ressources Humaines. Il sera présidé par le salarié le plus âgé. En cas de nécessité, le bureau ainsi constitué peut accepter des remplaçants, sous réserve de la tenue d'une feuille de présence émargée par chacun.
Le président du bureau de vote et ses deux assesseurs recevront chacun une clé destinée à permettre le dépouillement des votes à l’issue du scrutin. L’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes est indispensable pour autoriser le dépouillement.
La génération de ces clés et leur remise sous enveloppe cachetée garantissant leur confidentialité aura lieu publiquement le 05 juin 2018 à 14 heures 30, sur le site d’Elancourt, de manière à prouver de façon irréfutable que seules ces personnes ont connaissance de ces clés à l’exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote. Des clés de sauvegarde seront en outre conservées sous scellés.
En l'absence de bureau de vote constitué pendant la période de vote par internet précédant le jour du dépouillement, il est ici convenu de la constitution par la Direction des Ressources Humaines d'un bureau de vote exceptionnel en cas de difficulté de tout type nécessitant une prise de décision concernant le déroulement du scrutin.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote seul aura compétence, après avis des représentants du prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Article 6 – Propagande électorale électronique
Il est convenu entre les parties que le prestataire devra mettre en ligne, sur le site de vote, un tract par organisation syndicale. Les organisations syndicales remettent leurs tracts à la Direction au plus tard le 07 juin 2018 à 12h00.
Ils sont obligatoirement écrits en langue française et sont mis à la disposition des électeurs sur la page d'accueil du site de vote du prestataire.
Les organisations syndicales sont tenues de respecter le format et la taille de fichier, identiques pour tous, à savoir format PDF et la taille maxi de 1 Mo.
A titre exceptionnel, et dans le cadre de ce protocole, ces tracts seront diffusés par mail (en pièce jointe) à l’ensemble des collaborateurs par la Direction des Ressources Humaines, au plus tard le 8 juin 2018.
Article 7 - Dépouillement
Après clôture du scrutin, le Président autorise les opérations de dépouillement.
Le prestataire exécute le dépouillement automatisé de l'urne électronique, imprime les résultats et justificatifs et les transmet au Président pour la proclamation.
Les résultats seront proclamés par le bureau de vote. Le procès-verbal dressé par le bureau de vote sera affiché sur les panneaux réservés aux communications de la Direction dans chaque agence. L’ensemble du personnel sera par ailleurs informé par une note d’information.
L'accord sera valide s'il est approuvé par les salariés à la majorité des suffrages exprimés. Dans ce cas, l’accord entrera en vigueur au 1er juillet 2018 dans les conditions prévues à l’accord. A défaut, il est réputé non écrit.
En cas d’accord, le procès-verbal sera annexé à l’accord objet de la consultation lors de son dépôt.
Article 8 - Publicité
Le présent protocole ainsi que le texte de l’accord collectif, objet de la consultation, feront l’objet d’un affichage sur tous les tableaux réservés à la communication de la Direction au sein de chaque agence, dès signature du présent protocole ou au plus tard 15 jours au moins avant la date du scrutin.
Par ailleurs, le texte de l’accord soumis au référendum sera mis en ligne sur la page de vote du site internet. Il fera également l’objet d’un envoi par la Direction à chaque salarié.
Article 9 : Durée de l’accord
Le présent accord est conclu pour la durée du scrutin.
Il entrera en vigueur dès sa signature par une ou plusieurs organisations syndicales représentatives ayant recueilli plus de 30 % des suffrages exprimés en faveur d'organisations représentatives au premier tour des élections du comité d’entreprise.
Article 10 : Dépôt de l’accord
Un exemplaire original du présent accord est remis à chaque signataire.
Un exemplaire du présent accord sera notifié à chaque organisation syndicale représentative.
Le présent accord sera déposé en deux exemplaires auprès de la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l'Emploi - Unité Départementale des Yvelines (par courriel et lettre recommandée avec accusé de réception) et un exemplaire auprès du greffe du Conseil de prud'hommes de Rambouillet (par lettre recommandée avec accusé de réception), à l’initiative de la Direction, dans les 15 jours suivant la date de sa conclusion.
Fait à Elancourt, le 17 mai 2018 en 3 exemplaires originaux
Pour l’entreprise	Pour la CFDT
xxxxxx	xxxxxx

	Pour la CGT
	xxxxxx

ANNEXE
REFERENDUM PAR INTERNET MODE D’EMPLOI

Cf. document joint