ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE ÉLECTRONIQUE POUR L’ÉLECTION EN 2020 DES TROIS REPRESENTANTS DU PERSONNEL SIEGEANT AU CONSEIL D’ADMINISTRATION DE L’INSTITUT FRANCAIS


Entre :

L’INSTITUT FRANCAIS dont le siège social est situé 8/14 rue du Capitaine Scott, 15ème arrondissement de Paris, représentée par son président du conseil d’administration, XXXX, 

D’une part,
Et 

Les organisations syndicales ci-après :

L’organisation syndicale Force Ouvrière représentée par XXXX.
L’organisation syndicale CGT représentée par XXXX.


D’autre part,



Préambule

Conformément à l’Article 6 du titre II du décret du 30 décembre 2010 relatif à la création de l’Institut français, 3 salariés sont représentants du personnel au Conseil d’Administration de l’Institut, et participent avec voix délibératives. Les modalités de cette élection sont régies par la loi du 26 juillet 1983 de démocratisation du secteur public (chapitre 2 du titre II).
Dans le cadre de la Loi n°2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique qui autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles, et des décrets 2007-602 du 25 avril 2007, 2016-1976 du 5 décembre 2016 et 2017-1819 du 29 décembre 2017, les parties signataires ont étudié l’opportunité de recourir au vote électronique pour organiser les élections en 2020 des représentants du personnel au conseil d’administration. 
Les informations, les témoignages recueillis et l’expérience préalablement menée en septembre 2016 ont conforté les parties dans l’appréciation que les élections des représentants du personnel au Conseil d’Administration pouvaient être menées par voie électronique. 

En conséquence, les parties signataires ont convenu, lors de la réunion de négociation du 27 janvier 2020, de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après. 


Les parties ont convenues ce qui suit :

Principes généraux
Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.
Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :
Vérifier l’identité des électeurs,
S’assurer de l’intégrité du vote,
S’assurer de l’unicité du vote,
S’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote,
S’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique,
Permettre la publicité du scrutin




Article 1 – Objet et champ d’application
Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de l’établissement appelés à voter aux élections des représentants du personnel au conseil d’administration de l’établissement. 
Les mandats prennent effet au jour de la proclamation des résultats par le bureau de vote.
Les modalités d’organisation du scrutin sont jointes en annexe du présent accord.


Article 2 - Dates du scrutin
Le scrutin aura lieu du 5 au 6 mars 2020. Le calendrier est précisé en annexe.


Article 3 – Définition et choix du moyen de vote électronique
Les parties conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet.
Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote. Le vote à bulletin secret sous enveloppe n’est donc pas admis.


Article 4 – Modalités de mise en œuvre du vote électronique

Article 4.1 - Recours à un prestataire extérieur
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que les élections seront organisées par la société Néovote, mandatée pour ce faire par la Direction. 
L’Etablissement prendra contact avec ce prestataire spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet (ci-après désigné le « Prestataire ») et lui confiera la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires en application des articles R2314-6 et suivants du code du travail, ainsi que la nouvelle recommandation de la CNIL en date du 25 avril 2019 relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet suite à l'entrée en application du RGPD.
Ainsi, suite à la méthodologie proposée par la CNIL : le responsable de traitement (l'employeur) a déterminé que le « niveau de risque » est de niveau 2 : le scrutin présente un risque modéré.




Le cahier des charges

Le système retenu doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

La confidentialité, sincérité du vote et stockage des données
les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.


La liste d'émargement n'est accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle de déroulement du scrutin. Aucun résultat partiel n'est accessible pendant le déroulement du scrutin. 

L'employeur ou le prestataire qu'il a retenu conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.
A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

Cellule d’assistance technique et sécurité

L'employeur met en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant, les représentants du prestataire.
En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :
1º Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
2º Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;
3º Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Formation et notice d’information
Chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.
Les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

Expertise et traitement des données CNIL
Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.
Depuis à l'entrée en application du RGPD (règlement européen sur la protection des données personnelles), le 25 mai 2018, la déclaration CNIL en cas de vote électronique aux élections des représentants du personnel n'est plus exigée.

Les données individuelles collectées seront communiquées uniquement au prestataire retenu et dans le seul but de procéder au vote électronique pour l’élection des représentants du personnel siégeant au Conseil d’administration de l’Institut français.


Article 4.2 - Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote, de n’importe quel ordinateur, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature en se connectant sur le serveur sécurisé dédié aux élections.
Les salariés seront informés des dates et heures relatives à l’ouverture et à la fermeture des bureaux de vote. 

Article 4.3 - Caractéristiques du matériel de vote 
Le Prestataire assurera la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote sur le site dédié et des liens vers les « propositions d’orientation » des listes des candidats. 
Les « propositions d’orientation » des listes candidates seront accessibles sur le site de vote. Ces « propositions d’orientation » électronique devront être au format PDF exclusivement et de poids limité (inférieur à 4 Mo). 
Le Prestataire reproduira sur le serveur les listes de candidats, avec le cas échéant les logos. 
Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le Prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères et de la police de caractères utilisées entre les listes ou choix proposés.
Le cas échéant, le logo des listes candidates sera visible sur chaque bulletin. Les logos devront être normés en taille de lecture pour ne favoriser visuellement aucune des listes.
Le système proposera par défaut le vote pour les listes complètes. La fonctionnalité permettant de rayer un ou plusieurs noms doit être intégrée dans le moyen de vote électronique.


Article 4.4 - Modalités d’accès au serveur de vote
Chaque électeur recevra de la part du prestataire, avant les élections :
l'adresse du serveur de vote,
des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe générés de manière aléatoire par le Prestataire, 
la date de début et de fin du vote électronique.
L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel et sa date de naissance.

Une fois connecté, pour l’élection, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote.
L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe.
En cas de perte ou de non réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.
Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation.


Article 4.5 - Opérations de dépouillement
A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin (article R2324-7 et R2324-14 du code du travail). Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement. 
Les membres du bureau de vote proclameront les résultats et signeront les procès-verbaux.




Article 4.6 – Bureau de vote
Un bureau de vote par collège est constitué, chaque bureau de vote est composé des deux électeurs les plus âgés et de l’électeur le plus jeune, présents au moment du vote et volontaire.
La présidence du bureau de vote revient au membre le plus avancé en âge.
Un représentant de la direction assiste aux opérations électorales.


Article 5 – Durée et publicité du présent protocole d’accord préélectoral

Le présent accord est conclu pour les élections des représentants du personnel au Conseil d’Administration de l’Institut français.

Il sera diffusé par courriel et consultable par l’ensemble des personnels sur les panneaux d’affichage et l’Intranet de l’Institut français.

Le présent accord sera, conformément aux dispositions en vigueur, déposé sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail. Un exemplaire de cet accord sera déposé au Greffe du Conseil de prud’hommes de Paris.

Le présent accord fait l'objet des formalités de publication prévues à l’article L. 2231-5-1 du Code du travail.

Fait à Paris, le 29 janvier 2020
En 5 exemplaires originaux
Pour la Direction de l’INSTITUT FRANCAIS
Le Président, XXXX




Pour la délégation syndicale Force Ouvrière
XXXX




Pour la délégation syndicale CGT 
XXXX
                                 
                    


ANNEXES


ANNEXE 1 - Calendrier des élections








ANNEXE 2

NOTE SUR L’ORGANISATION DE L’ELECTION DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL AU CONSEIL D’ADMINISTRATION DE L’INSTITUT FRANCAIS

Conformément à l’Article 6 du titre II du décret du 30 décembre 2010 relatif à la création de l’Institut français, 3 salariés sont représentants du personnel au Conseil d’Administration de l’Institut. Les modalités de cette élection sont régies par la loi du 26 juillet 1983 de démocratisation du secteur public (chapitre 2 du titre II).

Les mandats en cours sont arrivés à terme en septembre 2019 et ont été prorogés pour les CA du 11 octobre et 27 novembre 2019.
Le nombre de sièges à pourvoir est de 3 salariés élus, 2 devant être issus du collège des cadres et 1 issu du collège des non-cadres.


Date du scrutin par vote électronique

Une élection par vote électronique aura lieu du jeudi 5 mars 9h au vendredi 6 mars 2020 à 17h. 

Ces modalités permettent de faciliter le vote pour les électeurs, simplifier et fiabiliser les opérations électorales. Nous faisons appel à un prestataire NEOVOTE qui garantit l’intégrité et la sécurité des opérations en conformité avec les obligations légales.


Sont électeurs 

Les salariés CDD ou CDI qui remplissent les conditions requises pour être électeur au Comité Social et Économique, c’est à dire ayant une ancienneté de 3 mois à la date du vote.


Sont éligibles

Les salariés âgés de 18 ans et plus, travaillant dans l’établissement et ayant travaillé pendant une durée d’au moins 2 ans, consécutifs ou non, au cours des 5 dernières années à l’Institut français (article 15 de la loi du 26 juillet 1983).
Le mandat de représentant du personnel au Conseil d’Administration de l’IF est incompatible avec toute autre fonction de représentation des intérêts du personnel à l’intérieur de l’Institut français, notamment avec les fonctions de Délégué Syndical, de permanent syndical et de membre du Comité Social et Économique (article 23).






Présentation des listes 

L’élection a lieu en un seul tour au scrutin secret, de liste, de représentation proportionnelle à la plus forte moyenne et sans panachage entre les différentes listes mais avec possibilité de raturer (article 16).

Les non-cadres et les cadres votent à partir de liste commune.

Les listes des candidats présentées au suffrage des salariés doivent être déposées à la Directrice des relations humaines ou en son absence au Secrétaire général le jeudi 20 février 2020 à 17h au plus tard, sous format papier et contre décharge.


Chaque liste de candidats devra répondre aux conditions suivantes (article 17) : 

Comporter un nombre de 3 candidats pour le collège « Cadres » et 2 candidats pour le collège « Non-Cadres : employés/techniciens » ;

Être composée alternativement d'un candidat de chaque sexe sans que, sur chacune des listes, l'écart entre le nombre des candidats de chaque sexe ne puisse être supérieur à un ; 

Nul ne peut être inscrit sur plus d'une liste à peine de nullité de ses candidatures.

Présenter, en annexe, un ensemble de propositions d’orientation pour l’administration ou le contrôle de la gestion ;

Avoir recueilli la signature : 
Soit d’une ou plusieurs organisations syndicales représentatives sur le plan national ;
Soit de délégués du personnel, de membres du Comité d’Entreprise (titulaires et suppléants) exerçant ces fonctions ou ayant exercé celles-ci lors du précédent exercice et travaillant à l’Institut français. Leur nombre doit être égal au moins à 10% du nombre actuel d’élus à ces instances.


Modalités d'attribution des sièges

L'attribution des sièges et la désignation des élus s'effectuent selon les règles applicables à la désignation des élus au Comité Social et Économique, sous réserve des adaptations suivantes.

Afin d'attribuer le siège réservé aux cadres au sens de l'article 16 de la loi du 26 juillet 1983, il est procédé d'abord au dépouillement des voix des cadres. Dans la liste qui a obtenu le plus de voix chez les cadres, le siège est attribué au premier cadre dans l'ordre de présentation de la liste, sous réserve des dispositions du sixième alinéa de l'article 16 de ladite loi relative aux ratures.
Lorsque le nom d’un candidat a été raturé, les ratures ne sont pas prises en compte si leur nombre est inférieur à 10 pour cent des suffrages valablement exprimés en faveur de la liste sur laquelle figure ce candidat ; dans ce cas, les candidats sont déclarés élus dans l’ordre de présentation (article 16).

Si la liste qui a obtenu le plus grand nombre de voix chez les cadres ne comporte pas de candidat appartenant à cette catégorie, le siège est attribué à la liste comportant un tel candidat la mieux placée après celle à laquelle il devait être normalement attribué.

Si deux listes ont obtenu le même nombre de voix chez les cadres, le cadre déclaré élu est celui qui a individuellement obtenu le plus grand nombre de voix. Si deux cadres ont obtenu le même nombre de voix, le plus âgé des deux est déclaré élu.

Le siège de cadre ainsi attribué, il est ensuite procédé au dépouillement des autres bulletins, puis à la répartition des sièges, selon la règle de la représentation proportionnelle à la plus forte moyenne, en tenant compte de l'ensemble des suffrages exprimés par les électeurs cadres et non cadres. Si la liste bénéficiaire du siège réservé au cadre se voit attribuer un ou plusieurs sièges selon ce mode de calcul, le siège réservé au cadre s'impute sur le ou les sièges obtenus par cette liste.


Proclamation des résultats et durée des mandats des représentants élus

Les résultats sont proclamés publiquement dès la signature du procès-verbal par le président du bureau de vote. Un exemplaire est remis au représentant de la direction qui procède à son affichage dans l’entreprise et transmet un second exemplaire à l’inspecteur du travail.

Les représentants des salariés sont élus à compter de la proclamation du résultat pour une durée de 3 ans conformément au décret du 30 décembre 2010 relatif à la création de l’Institut français.


Les modalités pratiques du vote 

Le vote aura lieu par voie électronique, à l’exclusion de toute autre modalité

Le scrutin se déroulera entre jeudi 5 mars 2020 à 9h et vendredi 6 mars 2020 à 17 heures.

Le vote pourra s’effectuer à partir de n’importe quel terminal professionnel ou personnel connecté à internet (ordinateur, smartphone, tablette), au moyen de votre identifiant et de votre mot de passe.
Les cadres et les non cadres votent exactement de la même manière ; la même liste de candidats leur est proposé, avec la possibilité de voter blanc.
Un bulletin dont tous les candidats sont raturés sera considéré comme un vote blanc
Le taux de participation sera accessible en temps réel aux électeurs et aux membres du bureau de vote.
La liste d’émargement sera accessible en temps réel aux membres du bureau de vote.
Le vote nul n'est pas prévu.
Le calcul des résultats s'effectue en appliquant les règles classiques des scrutins de liste avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne.
Le scrutin se déroule sur un seul tour, il n'y a donc pas de quorum.
Les informations qui seront demandées pour authentifier les électeurs ayant perdu leurs codes seront : le nom, le prénom, la date de naissance et la commune de naissance.
Un mode d'emploi du vote par internet est également joint à cette note et accessible via un lien figurant dans l'email adressé à chaque électeur.


Contestations

Les contestations relatives à l’électorat, à l’éligibilité et à la régularité des opérations électorales sont de la compétence du Tribunal d’Instance, dans les quinze jours de l'affichage du résultat des élections.








ANNEXE 3 - Mode d’emploi du vote par internet (Néovote)

TRANSMIS PAR LE PRESTATAIRE



ANNEXE 4 - Liste électorale collège Non-cadres et collège Cadres