PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL

En vue de l’élection des membres de la délégation au Comité Social et Economique de l’établissement de l’UES GlaxoSmithKline de Mayenne


ENTRE LES SOUSSIGNES :

La société Glaxo Wellcome Production représentée par 
Le Directeur des Ressources Humaines

D’une part, 

Et les organisations syndicales ayant participé à la négociation du Protocole d’Accord Préélectoral du site de Mayenne
La CFDT, représentée le délégué syndical

La CFE-CGC, représentée par le délégué syndical

La CGT, représentée par le représentant de section syndicale

La FO, représentée le représentant de l’Union Départementale FO de la Mayenne

D’autre part, 

Conformément à l’accord sur la reconnaissance de l’UES du 20 février 2018, l’établissement de Mayenne, situé Zone Industrielle de la Peyennière BP2 - 53101 Mayenne Cedex, est un établissement distinct concerné par la mise en place de l’instance représentative de son personnel. 
Les parties se sont entendues sur le Protocole d’accord Préélectoral ci-dessous, régissant l’organisation de l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique de l’établissement de Mayenne. 
Vu les articles L2314-5 et suivants du code du travail, il a été convenu ce qui suit :


ARTICLE 1 : DUREE DES MANDATS
Conformément à l’article L2314-33 du code du travail, la durée des mandats des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique (CSE) de l’établissement de Mayenne est de quatre ans.

ARTICLE 2 : DATES ET HORAIRES DES ELECTIONS
Le premier tour des élections professionnelles du site de Mayenne se déroulera du 4 octobre 2018 à 12 heures au 10 octobre 2018 à 10 heures. Une salle sera mise à disposition des salariés, la salle Montgiroux sur Terras 2.
Le second tour des élections professionnelles aura lieu si nécessaire, du 18 octobre 2018 à 12 heures au 24 octobre 2018 à 10 heures. Une salle sera mise à disposition des salariés, la salle Montgiroux sur Terras 2.
La durée et l’organisation des scrutins permettent à l’ensemble des électeurs de voter durant leur temps de travail. 
Néanmoins, si un salarié était amené à voter en dehors de ses heures de travail, ce temps serait rémunéré comme du temps de travail effectif sans pouvoir donner lieu au paiement d’heures supplémentaires.  

ARTICLE 3 : NOMBRE ET COMPOSITION DES COLLEGES ELECTORAUX
Au 31 décembre 2017, l’effectif total du site de Mayenne pris en considération pour l’élection de la délégation du personnel au CSE de Mayenne est de 406,37 Equivalents Temps Plein (ETP). 
Conformément aux dispositions des articles L2311-2 et L1111-2 du code du travail, sont pris en compte pour le calcul des effectifs :
Les salariés sous contrat à durée indéterminée et les salariés sous contrat à durée déterminée conclu pour surcroît temporaire d’activité
Les salariés mis à disposition par les entreprises extérieures présentes sur le site de Mayenne depuis au moins douze mois ainsi que les travailleurs temporaires.
Ces salariés sont comptabilisés dans les effectifs au prorata de leur temps de présence. 
Conformément aux dispositions de l’article L2314-11 et suivants du code du travail, les effectifs se répartissent comme suit :
L’effectif total réparti par collège électoral est donc le suivant :



Article 4 : NOMBRE ET REPARTITION DES SIEGES ENTRE LES COLLEGES 

      ELECTORAUX
4.1 Le nombre de représentants à élire
Conformément à l’article R2314-1 du code du travail et compte tenu de l’effectif précisé à l’article 3 du présent accord, le nombre de membres de la délégation du personnel au CSE est de :
12 Titulaires
12 Suppléants

La répartition des sièges entre les collèges
Conformément à l’article L2314-11 et suivants du code du travail, le présent accord détermine la répartition des sièges à pourvoir entre les collèges électoraux déterminés à l’article 2, selon le principe de la représentation proportionnelle aux effectifs au plus fort reste. 
Conformément à l’article L2314-13 du code du travail, la proportion de femmes et d’hommes dans chacun des collèges visés à l’article 3 est indiquée dans le tableau suivant de répartition des sièges à pourvoir par collège. 
La répartition des sièges titulaires et suppléants :

Des exemples de listes électorales par collège sont disponibles en annexe 4 

Article 5 : PERSONNEL ELECTEUR ET ELIGIBLE – LISTES ELECTORALES 
Conformément aux dispositions des articles L2314-18 et suivants, les conditions d’électorat et d’éligibilité sont déterminées comme suit et appréciées à la date du premier tour des élections. 
5.1 Electorat
Sont électeurs les salariés respectant les conditions suivantes :
Ayant au moins trois mois d’ancienneté 
Agés de 16 ans révolus
N’ayant fait l’objet d’aucune interdiction, déchéance ou incapacité relative à leurs droits civiques
Ne pas détenir une délégation écrite particulière de pouvoir de l’employeur
Sont également électeurs, les salariés mis à disposition répondant aux conditions cumulatives suivantes :
Etre âgés de 16 ans révolus
Etre présent dans les locaux de l’entreprise depuis au moins douze mois continus
N’avoir fait l’objet d’aucune interdiction, déchéance ou incapacité relative à ses droits civiques
Choisir d’exercer son droit de vote dans l’entreprise de mise à disposition 

Eligibilité
Sont éligibles, les salariés respectant les conditions suivantes :
Etre électeur dans le collège où ils se présentent
Etre âgés de 18 ans révolus
Avoir une ancienneté d’au moins un an
Ne pas avoir la qualité de représentant de l’employeur
Ne pas être conjoint, partenaire d'un pacte civil de solidarité, concubin, ascendant, descendant, frère, sœur et allié au même degré de l'employeur.
Les salariés mis à disposition ne sont pas éligibles en vertu de l’article L2314-23 du code du travail. 
Listes électorales
Une liste du personnel électeur et éligible sera établie par la Direction et affichée sur les panneaux d’information pour chaque scrutin au plus tard le 6 septembre 2018.
Figureront sur ces listes à des fins de vérification et conformément au droit commun électoral, le nom et le prénom de l’électeur, si les conditions d’âge et d’ancienneté sont remplies, son collège électoral ainsi que la mention de son éligibilité.
Les réclamations concernant ces listes seront à formuler auprès de la Direction des Ressources Humaines du site au plus tard le 20 septembre 2018 à 12h00.

Article 6 : INFORMATION DU PERSONNEL – APPEL ET DEPOT DES CANDIDATURES
6.1 Information du personnel
Le personnel sera informé par messagerie et par voie d’affichage du déroulement des élections le 5 juillet 2018. 
Cette information constitue en outre, un appel aux candidatures. 
Appel et dépôt des candidatures
Il est rappelé que, conformément à l’article L2314-29 al 2 du code du travail, seules peuvent présenter des listes de candidats au premier tour des élections professionnelles les Organisations Syndicales visées à l’article L2314-5 du code du travail. 
Conformément aux dispositions de l’article L2314-30 du code du travail, les listes de candidats devront être composées, pour chaque collège électoral, d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur les listes électorales. Les listes sont composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des sexes. Lorsque l'application de cette règle n'aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est fait application des dispositions précitées du code du travail.
La proportion d’hommes et femmes au sein des collèges électoraux est la suivante : 

Cette proportion sera portée à la connaissance des salariés par une note d’information le 6 juillet 2018. 
D’un commun accord, les parties conviennent que cette proportion, arrêtée au jour de la signature du PAP, est celle qui sera utilisée pour la constitution des listes de candidats. 
Les listes communes entre deux ou plusieurs syndicats ne peuvent être admises au 1er tour qu’à la condition expresse que le nom de chacun des candidats figurant sur la liste soit suivi du nom de son syndicat d’appartenance. Ou à défaut que les organisations syndicales concernées déposent, avec la liste des candidatures, une note signée par chacune d’entre elles, précisant les modalités prises en compte de leur audience respective pour les besoins de l’établissement de leur représentativité.
Les listes de candidats ne peuvent pas comporter un nombre de candidats supérieur au nombre de siège à pourvoir, mais doivent au moins en comporter un de chaque sexe. 
Elles doivent être établies par collège et de façon distincte pour l’élection des titulaires et des suppléants. Elles devront enregistrer le nom et prénom des candidats, le collège et le syndicat d’appartenance. 
La double candidature à l’élection de titulaire et de suppléant est admise. Les deux mandats ne se cumulant pas, le candidat ne sera élu suppléant que subsidiairement s’il n’est pas élu titulaire. Si le candidat est élu titulaire, le siège de suppléant sera attribué au candidat ayant obtenu le plus grand nombre de voix sur la même liste. A défaut, le siège de suppléant sera attribué au candidat le mieux placé d’une autre liste à la plus forte moyenne. 
Si un second tour s’avère nécessaire, les listes de candidats devront être communiquées à la Direction des Ressources Humaines selon les mêmes modalités que celles prévues pour le premier tour.
Il est rappelé que les candidatures au second tour des élections professionnelles sont libres. Néanmoins, les listes déposées par les Organisations Syndicales pour le premier tour des élections seront considérées comme maintenues et tout changement, modification ou dépôt de nouvelles listes devront être portées à la connaissance de la Direction dans les mêmes formes et délais qu’au premier tour. 
Les listes de candidatures pour le second tour seront affichées par la Direction sur les panneaux qui lui sont réservés.   
Article 7 : PROPAGANDE ELECTORALE
Les Organisations syndicales assureront leur campagne électorale dans le cadre des dispositions légales relatives à l’exercice du droit syndical dans l’entreprise.
La diffusion de tracts via les messages par téléphone ainsi que par la messagerie électronique des collaborateurs est interdite.
Les organisations syndicales pourront procéder à la diffusion de tracts syndicaux spécifiques aux élections professionnelles dans l’enceinte de l’établissement, conformément aux dispositions de l’article L2142-4 du code du travail et aux règles relatives au droit syndical dans l’entreprise. Afin de garantir le bon fonctionnement du site, la diffusion de ces tracts se fera à des endroits spécifiques : à l’entrée du bâtiment Terras 2 et à l’entrée du bâtiment Cristal, devant le restaurant d’entreprise. 

Les professions de foi de chaque liste présentée seront affichées sur le site de vote sécurisé et sur les panneaux d’affichage existants de chaque organisation syndicale (affichage réalisé par chaque OS) et jointe aux consignes de vote envoyées aux électeurs. Elles devront respecter le formalisme suivant :
Format PDF (2Mo maximum)
1 feuille A4 recto verso
En couleur ou en noir et blanc
Transmis à la Direction des Ressources Humaines avant le 14 septembre 2018, 12h, pour le premier tour.
En cas de second tour, les professions de foi devront être envoyées à la Direction avant le 12 octobre 2018 à 12h. 
Les candidats assureront leurs campagnes électorales dans le respect des dispositions applicables à l’établissement de Mayenne. Il est notamment interdit durant les jours de scrutin de :
Distribuer des tracts syndicaux
Afficher des signes ostentatoires d’appartenance syndicale
Aborder les personnes durant le vote dans la salle de vote
Organiser une réunion syndicale avec les salariés
Utiliser les outils professionnels de l’entreprise à des fins de propagande
Répondre aux sollicitations des personnes
L’utilisation des données détenues par les organisations syndicales au titre de membre du CE est interdite.
Le Président du Bureau de vote sera en outre chargé de la police de la salle de vote. 

Article 8 : MOYENS MATERIELS DE VOTE
Conformément aux dispositions de l’article L2314-26 al 2 du code du travail, la Direction a fixé les modalités de vote exclusivement par vote électronique. 
La conception et la mise en œuvre du vote électronique sont confiées à la société VOXALY, conformément aux cahiers des charges annexé au présent accord. A cette fin, il sera communiqué à VOXALY un fichier reprenant les noms, prénoms, dates de naissance, codes postaux et clefs du numéro de sécurité sociale de chaque salarié inscrit sur les listes électorales. 
Il est rappelé que la Direction met en place une cellule d’assistance technique gérée par la société VOXALY, chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, ouverte tous les jours du scrutin et 24h sur 24, incluant le week-end.
A partir 1er octobre 2018, chaque salarié recevra à son domicile et sous pli confidentiel les instructions de vote ainsi que les identifiants de connexion à la plateforme internet sécurisée de vote. 
Il sera rappelé dans ces courriers, l’interdiction faite aux électeurs de communiquer à un tiers leurs identifiants de connexion qui sont et doivent rester strictement confidentiels et personnels.  
En cas de perte de ces identifiants, le collaborateur devra prendre directement contact par téléphone avec l’assistance technique VOXALY par téléphone à fin d’authentification et pour que de nouveaux identifiants puissent lui être communiqués par SMS (au numéro du choix de l’électeur) ou par courriel (sur l’adresse email du choix de l’électeur). 
Les mêmes identifiants seront utilisés pour le premier et le second tour, le cas échéant. 
L’authentification de l’électeur sera assurée après saisie de son code identifiant et de son mot de passe afin de garantir la sécurité de son vote. Toute personne non reconnue n’aura pas accès au serveur de vote. Afin de permettre un contrôle et une sécurité supplémentaire, le système demande à l’électeur sa date de naissance avant l’enregistrement de son vote.
Pendant l’ouverture des scrutins, les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment (24h sur 24) de façon confidentielle et anonyme, de n’importe quel terminal internet (de leur lieu de travail, de leur propre ordinateur, par mobile, de leur domicile ou tout autre lieu de leur choix) en se connectant sur le site internet sécurisé propre aux élections professionnelles de Mayenne à l’adresse suivante :

Après identification, le service affiche les élections auxquelles l’électeur est autorisé à participer. L’électeur choisit une élection, titulaire ou suppléant, puis les listes de candidats s’affichent selon un ordre aléatoire et pour le collège de l’électeur. L’électeur peut alors :
Choisir une liste complète
Raturer des candidats
Voter blanc
Avant toute validation, le choix de l’électeur lui est rappelé. Il peut le modifier avant de le confirmer. Un accusé de réception lui confirme l’enregistrement définitif de son vote.
À tout moment, l’électeur peut interrompre le processus et le reprendre. 

Les membres du Bureau de vote, la Direction et un représentant par Organisation Syndicale ayant présenté des candidats au premier tour des élections, disposeront d’outils de suivi des scrutins (participation et état du site de vote) de l’ouverture à la clôture de chacun des tours. 


Article 9 : BUREAU DE VOTE
Un unique Bureau de vote sera constitué pour l’ensemble des élections des membres de la délégation du personnel au CSE. Il est établi pour les deux tours.
Ce bureau de vote est composé d’un président et de deux assesseurs désignés, sur la base du volontariat, par la Direction comme suit :
L’électeur le plus âgé sera désigné Président
Les deux électeurs les plus jeunes seront désignés assesseurs
Les membres du bureau de vote ne devront pas être candidat
Ne pas avoir été élus aux élections professionnelles précédentes
Afin de veiller au bon déroulement des opérations de vote électronique, le Bureau de vote :
Participera à une session de formation et de validation de l’outil de vote, durant laquelle trois codes secrets seront générés correspondant à trois clés de déchiffrement dont le bureau sera seul détenteur et dont deux au moins seront nécessaires pour procéder aux opérations de dépouillement des urnes.
Contrôlera l’état des urnes avant l’ouverture du scrutin
Contrôlera le scellement de l’application
Contrôlera l’ouverture et la fermeture du scrutin
Pourra consulter les listes d’émargement à des fins de contrôle uniquement 
Chaque organisation syndicale ayant présenté une liste de candidat, pourra désigner un délégué de liste référent ainsi que 3 délégués de liste supplémentaires.  Chaque organisation syndicale devra présenter la liste des délégués de liste (le référent et les supplémentaires) ainsi que les dates de présence de chacun dans le bureau de vote, à la Direction des Ressources Humaines le 13 septembre 2018, 12h, au plus tard.  Le délégué de liste référent ou les délégués de liste supplémentaires par organisation syndicale concernée pourront être présents à tour de rôle durant le vote.

Le délégué de liste référent participera à la session de formation du bureau de vote et à la validation de l’outil de vote. Le délégué de liste ainsi que les délégués de liste supplémentaires pourront exercer un rôle d’observateur du bon déroulement du scrutin. 

Article 10 : MODALITES DE DESIGNATION ET DEPOUILLEMENT
10.1 Modalité de désignation
La désignation des membres de la délégation du personnel au CSE se fera par scrutin de liste à deux tours, avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne. 
Il ne sera procédé à un second tour que si le nombre de suffrages valablement exprimés n’est pas au moins égal à la moitié des électeurs inscrits au premier tour, en cas d’absence totale ou partielle de candidatures ou encore en cas de vacance partielle des sièges à l’issue du premier tour. 
Lorsque le nom d’un candidat aura été raturé, les ratures ne seront prises en compte que si leur nombre est supérieur à 10% des suffrages valablement exprimés en faveur de la liste concernée. Dans ce cas, le candidat élu sera celui ayant recueilli le plus grand nombre de voix sur la liste. Dans le cas contraire, les candidats seront proclamés élus dans l’ordre de présentation. 
En cas d’égalité de voix sur une même liste, le candidat sera choisi selon l’ordre de présentation sur cette liste. 
	10.2 Dépouillement
Le processus de dépouillement est le suivant :
Clôture du site internet de vote,
Déchiffrement des suffrages à l’aide des clés des membres du bureau de vote,
Calcul automatique des résultats et attribution des sièges,
Téléchargement des listes d’émargement, des procès-verbaux, des synthèses du tour, des éléments d’établissement de la représentativité,
Impression, validation et signature des procès-verbaux par le Bureau de vote
Proclamation des résultats.
Le dépouillement des élections des membres de la délégation du personnel au CSE aura lieu pour le 1er tour le 10 octobre 2018 à partir de 14h. Dans l’éventualité d’un 2nd tour il se tiendra le 24 octobre 2018 à partir de 14h.
Le dépouillement sera effectué par les membres du bureau de vote. 
Assisteront aux opérations de dépouillement en tant qu’observateurs les délégués de liste ainsi qu’un membre de la Direction. 
Le système de vote sera scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. 
Les opérations de dépouillement sont réalisées sous le contrôle des membres du bureau de vote.
Les résultats nominatifs du vote seront proclamés par le Bureau de vote et les procès-verbaux seront établis, signés par le Bureau et cacheté par la Direction. 

Article 11 : PUBLICITE DES RESULTATS
Dès le lendemain des élections, les résultats seront affichés par la Direction sur les panneaux d’information qui lui sont réservés. Communication de deux exemplaires en est faite à l’inspecteur du travail territorialement compétent dans les 15 jours suivant la fin des élections. Parallèlement, un exemplaire est transmis au Centre de Traitement des Elections Professionnelles. 
Un procès-verbal original sera remis à chaque Organisation Syndicale ayant présenté des candidats ainsi qu'à celles ayant participé à la négociation du protocole d'accord. 

Article 12 : DUREE DU PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL 
Le présent accord est conclu pour les élections 2018 de la délégation du personnel au CSE. Il prendra effet au lendemain de la réalisation des démarches de dépôt et publicité. 

Article 13 : DEPOT ET DIFFUSION DE L’ACCORD
Une fois signé, le texte du présent accord sera porté à la connaissance des salariés par affichage sur les panneaux réservés à la Direction et diffusé par messagerie à l’ensemble des salariés. 
Un exemplaire original sera remis aux organisations syndicales signataires. 
Le présent accord sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales ayant participés à sa négociation. 
Le présent accord sera déposé en deux versions, l’une dématérialisée et l’autre papier, auprès de la DIRECCTE (Unité Territoriale) compétente et du Conseil des Prud’hommes conformément aux dispositions légales prévues à l’article D2231-2 du Code du travail. 
En application des dispositions de l’article R2231-1-1 du code du travail relatives à l’anonymisation des négociateurs et des signataires pour les accords signés entre le 1er septembre 2017 et le 1er octobre 2018, le présent accord ne comporte pas les noms des signataires dans sa version publiée. Néanmoins, un exemplaire non anonymisé sera également déposé auprès de la DIRECCTE compétente.
Le représentant de la société GLAXO WELLCOME PRODUCTION et les organisations syndicales représentatives au sein de l’établissement de Mayenne ont convenu de faire apparaître la totalité des dispositions du présent accord dans le cadre de sa publication.

LISTE DES ANNEXES :
Annexe 1 : Calendrier des opérations électorales
Annexe 2 : Cahier des Charges du vote Electronique 
Annexe 3 : Description détaillée du fonctionnement de VOXALY
Annexe 4 : Exemples de listes électorales par collège
 
Fait à Mayenne, le 5 juillet 2018, en 9 exemplaires, pour la Société GLAXO WELLCOME PRODUCTION


	
	Directeur des Ressources Humaines


Pour les organisations syndicales de l’établissement de Mayenne



La CFDT, représentée par le délégué syndical



La CFE-CGC, représentée par le délégué syndical



La CGT, représentée par le représentant de section syndicale
	
La FO, représentée le représentant de l’Union Départementale FO de la Mayenne


Annexe 1 : 
Annexe 2 :
CAHIER DES CHARGES









Ce document constitue le cahier des charges
Relatif à la mise en œuvre du vote électronique
Pour les élections des représentants du personnel
Aux élections professionnelles de la société GLAXO WELLCOME PRODUCTION.



Sommaire

1 -	Présentation générale des besoins : vote électronique	14
1.1 -	Contexte de mise en œuvre du vote électronique	14
1.2 -	Nature des prestations attendues.	14
2 -	Fonctionnalités attendues du système de vote électronique.	15
2.1 -	Fonctionnalités générales.	15
Système de vote électronique distant.	15
Période des élections.	15
Nature des élections.	15
Sécurisation du système proposé.	15
2.2 -	Scénario de vote	16
Étapes	16
Émargement électronique, unicité du vote	16
Traitements sous-jacents	16
2.3 -	Procédure d’ouverture de l’élection	16
Étapes	16
2.4 -	Procédure de fermeture de l’élection	17
Étapes	17
2.5 -	Dépouillement des urnes électroniques et déchiffrement des bulletins de vote	17
Étapes	17
2.6 -	Scellement du système.	17
2.7 -	Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique	17
2.8 -	Liste des émargements	18
2.9 -	Assistance technique	18
2.10 -	Dispositifs de secours	18
3 -	Autres prestations à fournir	19
3.1 -	Préparation de l’élection	19
Constitution du « fichier électeurs »	19
Objet du « fichier électeurs »	19
Transmission du « fichier électeurs »	19
Confidentialité du « fichier électeurs »	19
Fourniture des codes d’accès au système de vote électronique	20
Composition des codes d’accès au système de vote électronique	20
Adressage des moyens d’authentification.	20
Transmission du « fichier candidats »	20
Mise à jour des listes de candidats dans le système de vote électronique	20
Contrôles de conformité des listes de candidats	21
3.2 -	Phase de test et de recette du système de vote électronique	21
Objectifs	21
Étapes de recette	21
3.3 -	Prestation de conseil et d’assistance de la DRH	22
Listes d’émargement	22
Résultats bruts	22
Résultats élaborés	222
3.4 -	Gestion informatique et technique du système de vote électronique	23
Disponibilité du système de vote électronique	233
Accusé de réception du vote	23
Conservation des données	23


Présentation générale des besoins : vote électronique
Contexte de mise en œuvre du vote électronique
Afin de faciliter l’organisation des élections et de favoriser la participation des salariés, la société GLAXO WELLCOME PRODUCTION a décidé de mettre en place pour les opérations de vote aux élections des représentants du personnel (membres du Comité Social et Economique), le vote électronique par Internet.

Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de la loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique du 21 juin 2004, de la loi relative au Travail, à la Modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels du 8 aout 2016, de leurs décrets d’application, de l’arrêté du 25 avril 2007 modifié par le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au Comité social et économique et pris pour l’application de l’article 1er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales et régissant les conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.

Nature des prestations attendues.
Le prestataire aura en charge : 
La gestion de la préparation des élections en vote électronique, sous le contrôle de la Direction des Ressources Humaines ;
La mise en œuvre du système de vote électronique ;
La mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’affectation des sièges.


Fonctionnalités attendues du système de vote électronique.
Fonctionnalités générales.
Système de vote électronique distant.
Le système de vote électronique ne sera pas hébergé par la société GLAXO WELLCOME PRODUCTION mais chez un prestataire externe.
Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections, via le web du réseau Internet.
Période des élections.
La durée du scrutin sera déterminée dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées ; durant cette période les électeurs pourront accéder à l’application de vote 24 heures sur 24.
Nature des élections.
Les élections à organiser sont des élections professionnelles (délégués du personnel, représentants du personnel au comité d’entreprise ou, par extension, représentants du personnel au conseil d’administration).
Sécurisation du système proposé.
Le système de vote électronique proposé par le prestataire devra répondre aux exigences minimales suivantes (décret du 25 avril 2007) :
Le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés (« fichiers électeurs » et « urne électronique »)
Par ailleurs, le prestataire fournira à la société GLAXO WELLCOME PRODUCTION les conclusions du rapport d’expertise de son système de vote électronique.

Scénario de vote
Étapes
Le scénario de vote électronique comportera les étapes suivantes :
Une étape d’identification de l’électeur ; celui-ci devra saisir un code identifiant, un code secret qui seront contrôlés avant d’accéder au vote
Une étape de présentation des listes de candidatures en présence.
Le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposée, ou bien le choix de voter « blanc »
La possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie
La présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés
La confirmation par l’électeur du choix effectué après la saisie de sa date de naissance
La confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote
La possibilité pour l’électeur d’imprimer un « accusé de réception » confirmant l’enregistrement de son vote
Émargement électronique, unicité du vote
Par ailleurs, le système de vote électronique enregistrera un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permettra plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote (unicité du vote).
Traitements sous-jacents
Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :
L’unicité et la confidentialité du vote : le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote.
A cette fin, les émargements d’une part et l’urne électronique d’autre part, doivent être enregistrés sur des systèmes dédiés et distincts.
L’intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés
A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote
Procédure d’ouverture de l’élection
L’ouverture de l’élection est réalisée automatiquement par le prestataire avec la validation des membres du bureau de vote désignés au sein de la société GLAXO WELLCOME PRODUCTION. Ces membres comportent un Président et deux assesseurs.
Étapes
La procédure d’ouverture de l’élection comportera les étapes « en ligne » suivantes :
Le contrôle des urnes électroniques qui doivent être vides
Le contrôle de la liste des émargements qui doit être vierge
Le contrôle du scellement du système de vote électronique
Procédure de fermeture de l’élection
Étapes
La procédure de fermeture de l’élection comportera les étapes « en ligne » suivantes, en présence du Prestataire dans les locaux de la société GLAXO WELLCOME PRODUCTION :
Le contrôle du scellement du système de vote électronique
Dès la fin du scrutin, le contenu de l’urne, les fiches d’émargement et les états courants gérés par les serveurs seront figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.
Dépouillement des urnes électroniques et déchiffrement des bulletins de vote
Étapes
La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes « en ligne » suivantes :
L’édition de la liste des émargements Internet
Le déchiffrement des suffrages Internet,
L’édition des résultats de l’élection ; compteurs de voix par élection, par liste et par candidat 
La remise par le prestataire d’états de résultats permettant l’affectation des sièges par les membres du bureau de vote ; tous les calculs préalable et l’affectation théorique des sièges correspondant aux règles du code du travail, sont fournis aux membres du bureau de vote pour contrôles, validation et proclamation des résultats.
Scellement du système.
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin 

Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique
Pour garantir la confidentialité, Le Prestataire chiffrera le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucune interruption. Le bulletin ne sera ainsi jamais « déchiffré » sur le serveur applicatif. 

Deux niveaux de chiffrement seront mis en place :

Le chiffrement sur le poste de travail sera assuré afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement.

La totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se feront selon le protocole HTTPS.

Ainsi, le chiffrement du bulletin commencera dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il sera impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement. 

Cette architecture permettra de répondre ainsi parfaitement aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption décrite dans sa dernière recommandation n° 2010-371 du 21 octobre 2010. 

Liste des émargements
L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Dès la clôture du scrutin les listes d’émargements seront accessibles par les membres des bureaux de vote, les délégués syndicaux et les agents habilités de la Direction des Ressources Humaines.

Les délégués syndicaux et les mandataires de liste auront accès au taux de participation pendant le déroulement du scrutin.
Assistance technique
Le prestataire assurera la formation de la cellule d’assistance technique. Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.

Par ailleurs, un service d’assistance téléphonique sera mis en œuvre dans le but de renseigner les électeurs.

Dispositifs de secours
Le système de vote électronique sera dupliqué sur 2 plates-formes distinctes. En cas de panne d’un des systèmes un dispositif de secours prendra le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Autres prestations à fournir
Préparation de l’élection
Constitution du « fichier électeurs »
Les listes électorales sont constituées par la société GLAXO WELLCOME PRODUCTION. Elles comportent les informations nominatives des électeurs ayant la possibilité de participer à l’élection. Elles sont établies par les Directions des Ressources Humaines, par établissement et par collège.
Les listes électorales seront fournies au prestataire sur un support numérique afin de permettre la constitution du « fichier électeurs ». Éventuellement, les listes électorales seront consolidées au sein d’un « fichier électeurs » par la société GLAXO WELLCOME PRODUCTION et seront ensuite fournies au prestataire.
Ainsi, le « fichier électeurs » contiendra notamment, pour chaque électeur :

La civilité de l’électeur,
Les nom et prénom de l’électeur,
La date de naissance de l’électeur,
Le site de rattachement de vote de l’électeur (établissement),
Le collège de l’électeur
Les coordonnées de l’électeur (adresse du domicile)
La clef du numéro de Sécurité Sociale (2 chiffres)
L’adresse Email professionnelle de l’électeur
Objet du « fichier électeurs »
Le « fichier électeurs » sera transmis au prestataire aux seules fins suivantes :
Permettre l’attribution de codes d’accès au système de vote électronique pour chaque électeur autorisé,
Contrôler les accès au système de vote électronique,
Enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l’unicité du vote pour chaque électeur,
Éditer les listes d’émargement.
Transmission du « fichier électeurs »
Le prestataire devra être en mesure de proposer un processus d’échanges sécurisé des informations et des données concernant le fichier électeurs.
Le prestataire proposera, par exemple, un accès FTP sécurisé (File Transfer Protocol : protocole de communication dédié aux échanges informatiques de fichiers sur Internet) sur son infrastructure informatique, afin de permettre les échanges sécurisés de fichiers entre la société GLAXO WELLCOME PRODUCTION et lui-même.
Confidentialité du « fichier électeurs »
Le prestataire s’engagera à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le « fichier électeurs » pour les besoins de gestion du vote électronique. Il mettra en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations de ce fichier sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote électronique.
A l’issue de l’opération de vote électronique, le prestataire s’engagera à détruire le « fichier électeurs » et à ne conserver aucune de ses données.
Fourniture des codes d’accès au système de vote électronique
A partir des informations du « fichier électeurs », le prestataire assurera la création et la fourniture des codes d’accès au vote électronique à chaque électeur, selon les prescriptions indiquées dans le chapitre suivant de ce document.
Le prestataire proposera des procédures de génération et de transmission des codes d’accès aux électeurs permettant de conserver le caractère confidentiel du code secret durant toutes les étapes.
Composition des codes d’accès au système de vote électronique
Chaque électeur recevra un couple de codes composé ainsi :
Un code identifiant unique d’accès qui permettra, outre le contrôle d’accès, la tenue des listes d’émargements électroniques garantes de l’unicité des votes
Un code secret qu’il sera seul à connaître
Afin de permettre un contrôle et une sécurité supplémentaire, le système demandera aussi à l’électeur sa date de naissance avant d’enregistrer son ou ses vote(s).
Adressage des moyens d’authentification.
Le prestataire prendra en charge la transmission aux électeurs des codes d’accès au vote électronique, par courrier postal adressé à leur domicile.
En cas de non réception ou de perte des codes par le salarié, le prestataire invalidera ceux-ci et en communiquera de nouveaux par l’intermédiaire de la hotline.
Le système proposé par le prestataire devra assurer la confidentialité des données transmises aux électeurs et la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification.
Transmission du « fichier candidats »
Les listes de candidats sont établies par les organisations syndicales au sein de la société GLAXO WELLCOME PRODUCTION ou par des candidats non affiliés conformément aux règles applicables, rappelées dans le protocole préélectoral, et seront transmises par la Direction des Ressources Humaines de la société GLAXO WELLCOME PRODUCTION au prestataire en vue de paramétrer le système de vote électronique et de présenter celles-ci aux électeurs au moment du vote.
Les listes de candidats mentionnent notamment :
L’élection concernée (CSE : titulaires ou suppléants et le collège de rattachement)
L’appartenance syndicale le cas échéant,
Les nom et prénom de chaque candidat,
L’ordre de présentation des candidats dans les listes.
Mise à jour des listes de candidats dans le système de vote électronique
Le prestataire proposera un format de fichier numérique spécifique pour la constitution des listes de candidats, afin de faciliter les mises à jour du système de vote électronique.
Contrôles de conformité des listes de candidats
Le prestataire proposera une procédure de test du vote électronique permettant à la société GLAXO WELLCOME PRODUCTION, aux représentants du personnel et aux membres du bureau de vote de vérifier l’exactitude des listes de candidats soumises au choix des électeurs.
Cette procédure de test devra être réalisée avant l’ouverture de l’élection dans une période de temps suffisamment longue pour permettre à la fois une revue d’ensemble de toutes les listes et les modifications éventuelles.

Phase de test et de recette du système de vote électronique
Objectifs

Une fois le paramétrage réalisé, le prestataire organisera un vote test en présence des représentants des bureaux de vote.

Le test sera effectué dans les conditions du réel. La procédure de vote sera entièrement déroulée jusqu’au calcul des résultats. Elle passera en revue tous les cas de figure pouvant être rencontrés.

L’objectif sera de permette aux membres des bureaux de vote d’appréhender le fonctionnement global de la solution.

A l’issue du test, le Président(e) et les deux assesseurs génèrent leurs clés de déchiffrement. 

Durant la période de vote tous les suffrages exprimés par les salariés seront cryptés dès leur expression et resteront cryptés sans interruption jusqu’au dépouillement. Ce mécanisme garantira l’impossibilité de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des détenteurs des clés de déchiffrement le jour du dépouillement.
Étapes de recette
Les étapes de contrôle seront les suivantes :
Réalisation de plusieurs votes,
Déroulement du dépouillement des urnes électroniques et édition des résultats,
Contrôles de la conformité des résultats obtenus,
Validation du dispositif de vote,
Scellement de l’application de vote électronique.

Prestation de conseil et d’assistance de la DRH
Le prestataire devra être en mesure de conseiller la Direction des Ressources Humaines dans la mise en œuvre du système de vote électronique et d’assister celle-ci notamment pour les tâches suivantes :
La rédaction de l’accord d’entreprise intégrant les modalités du vote électronique
La rédaction du protocole préélectoral intégrant les modalités du vote électronique
La rédaction des documents de présentation du système de vote électronique aux représentants du personnel et aux électeurs
La présentation du système aux partenaires sociaux.
La remise des résultats.
La rédaction du dossier à remettre à la CNIL (Commission Nationale Informatique et Libertés) est désormais inutile depuis le 25 mai 2018, date d’entrée en vigueur du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).
Listes d’émargement
Les listes d’émargements définitives seront remises à la société GLAXO WELLCOME PRODUCTION sur support numérique à l’issue de l’élection.
Résultats bruts
Les résultats bruts comporteront les compteurs de voix, par collège, par liste, par candidat. Ils seront consultables « en ligne » dès la fermeture de l’élection et le dépouillement des urnes électroniques.
Seuls les membres désignés du bureau de vote auront accès à ces résultats « en ligne ».
Résultats élaborés
Les résultats élaborés indiquent l’attribution des sièges aux candidats et le détail des calculs afférents.
Le prestataire proposera ces éléments afin de permettre aux membres du bureau de vote de proclamer les résultats de l’élection.

Le prestataire mettra à la disposition du bureau de vote et de la direction de la société GLAXO WELLCOME PRODUCTION les procès-verbaux modèle CERFA pré-remplis au format .PDF ;

Gestion informatique et technique du système de vote électronique
Disponibilité du système de vote électronique
Le prestataire assurera la mise en ligne du système de vote électronique durant la période correspondant à la préparation et à l’ouverture du vote.
La période d’élection sera définie au sein du protocole d’accord préélectoral. 
Durant cette période, le système sera disponible 24h/24.
Le prestataire mettra en œuvre les moyens d’assurer un service continu sans rupture.
Accusé de réception du vote
L’électeur dispose de la possibilité d’imprimer un accusé de réception du vote attestant de la prise en compte de son suffrage par le système de vote.
Cette possibilité lui est offerte à l’issue du vote mais aussi ultérieurement, en se reconnectant à l’application.
Il mentionne la date et l’heure d’émission de chaque suffrage.
Cet « accusé de réception » comporte aussi une marque d’authentification interdisant une édition frauduleuse.
Conservation des données
Le prestataire conservera, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.




--------------------------------------------------- FIN DU DOCUMENT ------------------------------------------









Annexe 3 :
DESCRIPTION DETAILLEE DU FONCTIONNEMENT DE VOXALY 

Les exigences de sécurité pour le vote
La sécurité du scrutin est un enjeu majeur pour la réussite des élections. Nous présentons ci-dessous notre approche des différentes problématiques et les solutions appliquées.
Anonymat
L’anonymat lors des échanges Internet avec l’électeur
Sur la base de la liste électorale consolidée, le prestataire devra attribuer à chaque électeur un code d’accès unique.
Le prestataire génère un code d’accès pour chaque électeur, qui sert d’identifiant unique lors de l’authentification sur les services de vote. Ces codes d’accès sont générés de façon non prédictible.
Le mot de passe est adressé par courrier.

Au niveau de l’authentification sur les services de vote, un mécanisme est mis en place pour éviter de deviner les mots de passe, en bloquant toute tentative de recherches multiples.

Sur le site Internet, le nom et toutes autres informations nominatives, ne sont jamais affichés.
L’anonymat des votes et la confidentialité : séparation des informations nominatives du bulletin
L’urne recueillant les suffrages et la liste d’émargement sont deux espaces totalement distincts. Il s’agit de deux espaces de stockage sans aucun lien ni relation entre les deux. 
Lorsque l’électeur confirme son vote, l’ensemble du traitement est réalisé selon un mécanisme assurant une intégrité parfaite entre la tenue de la liste d’émargement et l’insertion dans l’urne.
De plus, ce traitement garantit l’intégrité du scrutin lors des accès simultanés. Il impose un ordonnancement séquentiel, empêchant, par un exemple, un électeur de voter deux fois simultanément.
La préservation de l’anonymat
Comme indiqué ci-dessus, chaque bulletin inséré dans l’urne ne comprend aucune référence (référence nominative ou référence technique) avec l’électeur. 

Par absence de référence, nous entendons aucun nom, aucune adresse, mais aussi aucun identifiant, ni même aucune empreinte d’un éventuel identifiant qui permettrait, par des traitements croisés ou de jointure, de pouvoir retrouver ultérieurement l’électeur. Le bulletin est totalement anonyme, même après la clôture. De plus, lorsque les bulletins sont extraits de l’urne, ils sont mélangés afin d’éviter toute tentative de rapprochement chronologique avec les émargements.
L’anonymat est toujours préservé, même après le dépouillement et l’usage des clés de déchiffrement.
Confidentialité et chiffrement
Pour garantir la confidentialité, VOXALY chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucune interruption. Le bulletin n'est ainsi jamais « déchiffré » sur le serveur applicatif. 
Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :
Le chiffrement sur le poste de travail, via une implémentation locale en Javascript, est assurée afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement,
La totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se font selon le protocole HTTPS/TLS ou SSL.

De plus, afin de renforcer la confidentialité, toutes les étapes intermédiaires de construction du bulletin sont réalisées en local sur le poste de l’électeur, sans aucun échange avec le serveur.
Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement. 
Cette architecture permet de répondre ainsi parfaitement aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption décrite dans sa dernière recommandation n° 2010-371 du 21 octobre 2010.
Intégrité
Par intégrité, il faut entendre : « S’assurer que la saisie faite par le votant sera fidèlement retranscrite lors du dépouillement final ».
L’application assure l’intégrité des votes :
Après avoir exprimé son choix, l’électeur ne peut pas voter à nouveau pour la même élection,
Un électeur ne pas peut voter aux élections auxquelles il n’est pas inscrit,
Une tierce personne, non inscrite, ne peut pas voter.

La solution mise en œuvre est conçue pour garantir : 
Aucune altération lors de la saisie du vote Internet, via l’utilisation de HTTPS,
Aucune altération entre la saisie et le dépouillement final, via le chiffrement des bulletins.

Disponibilité
Les services de vote par Internet est accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.
Afin de garantir la meilleure disponibilité, l’ensemble des équipements matériels est redondé.
Le délai de rétablissement du service après une panne est garanti contractuellement par l’hébergeur de la plate-forme VOXALY.
En fonction des limites définies (nombre de connexions simultanées), le système est capable de surveiller son propre trafic entrant et de le limiter, afin de garantir des temps de réponse optimums et éviter des engorgements.
La disponibilité est mesurée et testée régulièrement pendant toute la période de vote sans perturber et ni altérer la sincérité des suffrages.
Enfin, afin de permettre aux instances de contrôle de surveiller elles-mêmes le bon fonctionnement de bout en bout les traitements applicatifs et cela tout en respectant la plus stricte régularité et sincérité du scrutin, VOXALY met à disposition des comptes ECOLE (identifiants et mots de passe attribués à des fins de test). 
Authentification
Sur la base de la liste électorale consolidée, nous attribuons à chaque électeur un identifiant unique et un code d’accès unique.
Dans le cas où le code d’accès ne peut être fourni par l’entreprise le code d’accès est généré de telle façon qu’il soit impossible de deviner l’identifiant d’une personne, à partir d’un autre identifiant connu.
Le mot de passe est adressé par courrier.
Au niveau de l’authentification sur les services de vote, un mécanisme est mis en place pour éviter de deviner les mots de passe, en bloquant toute tentative de recherches multiples.
Le scellement du système et des données

Le scellement a pour but de s’assurer de la stabilité dans le temps des différents éléments et dans le cas contraire, de détecter immanquablement toute modification, quelle qu’en soit la forme ou la justification et avertir les personnes concernées.
Ces différents éléments sont surveillés en comparant leurs empreintes courantes par rapport à un jeu d’empreintes de référence, stocké sur un support stable et non modifiable.
Chaque traitement de surveillance donne lieu à une trace. En cas de différence, une alerte est remontée auprès de la supervision. 
Le journal des traitements est associé à l'archive finale réalisée lors de la fermeture du vote. 
L’expertise

Depuis le décret du 25 avril 2007 et les dernières recommandations CNIL n° 2010-371 du 21 octobre 2010, la plate-forme de vote VOXALY est régulièrement expertisée par des sociétés spécialisées et indépendantes, à la demande de nouveaux clients.
Ces expertises ont toutes mis en évidence l’adéquation des solutions VOXALY avec les exigences requises en matière de vote électronique, sécurité, confidentialité, anonymat et intégrité des scrutins.
Déclaration CNIL

Les principes fondateurs, les fonctionnalités, l’architecture fonctionnelle, applicative et technique du système de vote ont déjà été présentées à la CNIL à la division des affaires économiques.
VOXALY a des échanges réguliers avec la CNIL afin que ses applications et leurs évolutions soient toujours en conformité avec les recommandations.


Annexe 4 : Exemples de listes électorales par collège
Collège 1
Exemple :

Collège 2
Exemple :

Collège 3
Exemple :