ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF A LA MISE EN PLACE ET AU FONTIONNEMENT DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE



Entre :

Hospitalia Mutualité dont le siège social est situé 67, rue des Cras à Besançon représentée par Monsieur xxx agissant en qualité de Directeur Général,
Et 
Le syndicat CFDT représenté par Madame xxx agissant en qualité de déléguée syndicale centrale,

Le syndicat CGT représenté par Madame xxx agissant en qualité de déléguée syndicale centrale.

A été conclu l’accord suivant :



PREAMBULE 


I - PREMIERE PARTIE

La réflexion qui a été conduite avec les représentants du personnel en 2018 a pris en compte les points suivants :

1/ Les évolutions de l’organisation de l’entreprise au cours des dernières années ;

2/ Les évolutions successives de la législation relative à l’organisation de la représentation du personnel (loi Rebsamen et ordonnances Macron) ;

3/ L’intérêt évident de faire travailler ensemble les représentants des salariés de l’entreprise ;

4/ Le dialogue social est le moyen le plus adapté pour parvenir à concilier les intérêts des salariés et le progrès social au regard des contraintes économiques ;

5/ La nécessité d’instances représentatives du personnel qui, par leur organisation, leur structuration et leur fonctionnement permettent d’assurer la préservation de la santé et des conditions de travail des salariés. Il est rappelé que la qualité des conditions de travail est indispensable à la qualité du service et à la santé du personnel.


II - SECONDE PARTIE

En date du 22 septembre 2017 le Président de la République a signé l’ordonnance n°2017-1386 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales. Cette ordonnance fusionne les délégués du personnel, le comité d’entreprise et le comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail en une unique instance : le Comité Social et Economique (CSE). Toutes les entreprises d’au moins 11 salariés devront avoir basculé vers cette nouvelle institution au plus tard le 31 décembre 2019. 

Les dates de fin des mandats des CE et DP d’Hospitalia Mutualité sont respectivement pour la Polyclinique de Franche Comté le 18/06/2018, pour la Polyclinique du Parc le 02/04/2018 et pour l’Hospitalisation à Domicile le 16/04/2018. Dans cette situation, l’ordonnance précitée prévoit que la durée des mandats peut être réduite ou prolongée d’un an maximum, par accord collectif ou décision de l’employeur après consultation des élus.

En date du 20 décembre 2017 le Président de la République a signé l’ordonnance n°2017-1718 visant à compléter et à mettre en cohérence les dispositions prises en application de la loi n°2017-1340 du 15 septembre 2017 d’habilitation à prendre par ordonnance les mesures pour le renforcement du dialogue social.

L’article 3 V 1° d) de cette ordonnance ajoute un VII à l’article 9 de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise. Cet ajout prévoit que les stipulations des accords d’entreprise concernant les délégués du personnel, le comité d’entreprise et le comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail cesseront de produire effet à compter de la date du premier tour des élections des membres de la délégation du personnel au comité social et économique. 

L’accord d’entreprise du 1er juin 2012 et son avenant n°1 du 3 juin 2015 relatif à la représentation du personnel au Conseil d’Administration et l’accord d’établissement HAD du 29 octobre 2013 relatif au budget social et culturel du comité d’établissement sont concernés par cette nouvelle disposition.

Ainsi, Hospitalia Mutualité a écrit ce nouvel accord relatif au dialogue social qui remplacera toutes les dispositions des accords d’entreprise et d’établissements précités devenus non conformes à la législation.

Ainsi, toutes les dispositions internes à l’entreprise relatives aux représentants du personnel seront régies par ce seul accord.

Telle est donc l’ambition du présent accord.


TITRE I - ENGAGEMENTS RECIPROQUES AU TITRE DU DIALOGUE SOCIAL


Article 1 - Engagements de la direction

La Direction s’engage à :
respecter l’exercice du droit syndical et d’une façon plus générale l’ensemble des droits des représentants du personnel,
assurer au personnel protégé un traitement comparable à celui de l’ensemble des salariés de l’entreprise,
respecter l’accord et la réglementation en matière de crédits d’heures de délégation et de leur suivi,
fournir les informations nécessaires à l’exercice des mandats des représentants du personnel,
garantir un espace d’affichage sur les différents sites conformément à la réglementation en vigueur.


Article 2 - Engagements des représentants du personnel

Les représentants du personnel s’engagent à :
ne pas apporter de gêne à l’accomplissement du travail du personnel,
se conformer à la réglementation relative aux lieux d’affichage et à la distribution de tracts,
utiliser les crédits d’heures conformément à l’accord et à la réglementation en vigueur,
conserver la confidentialité des informations présentées comme telles par la Direction,
utiliser des bons de délégation conformément au titre VI du présent accord.

 
Article 3 - Engagements spécifiques des représentants du personnel relatifs à la diffusion d’informations 

Pour le présent article, la terminologie « représentants du personnel » intègre l’ensemble des représentants du personnel : membres du CSE, membres des commissions du CSE, représentants de proximité, représentants des salariés au Conseil d’Administration, délégués syndicaux, représentants syndicaux …


3.1 Principes retenus pour la diffusion des communications des représentants du personnel 

La situation géographique de l’entreprise ne permet pas aux représentants du personnel de diffuser l’information en temps réel. Aussi, le directeur de chaque établissement s’engage à faire afficher sur les panneaux prévus à cet effet les informations des représentants du personnel reçue par courriel à savoir : PV du CSE, PV des représentants de proximité et informations du CSE. En outre, le secrétaire de chacune des instances (CSE et représentants de proximité) transférera le PV de chaque réunion par courriel aux salariés de son périmètre possédant une adresse électronique professionnelle. 

3.2 Précisions relatives à l’utilisation de la messagerie électronique de l’entreprise

Les nouvelles technologies de l’information et de la communication sont un outil procurant aux représentants du personnel un moyen d’action intéressant.

Les parties signataires conviennent de l’intérêt, pour le dialogue social, de l’accès aux messageries professionnelles par les représentants du personnel.

L’utilisation de la messagerie électronique permet un gain de temps considérable dans la gestion courante de l’activité des représentants du personnel et constitue un vecteur puissant pour communiquer avec la communauté de travail à peu de frais.


L’accès à la messagerie est reconnu et organisé selon les modalités suivantes :

la diffusion doit être compatible avec les exigences de bon fonctionnement du réseau informatique de l’entreprise et ne pas entraver l’accomplissement du travail.

les représentants du personnel ne doivent jamais écrire un message électronique qu’ils s’interdiraient d’exprimer oralement ou par un autre moyen. 

la courtoisie constitue une règle de base dans tous les échanges électroniques.

Certains principes sont affirmés par les parties au présent accord :

respect du principe de finalité : la finalité du traitement doit être strictement respectée. Ainsi, les adresses de messagerie électronique des salariés ne peuvent être utilisées que pour la diffusion d’informations relatives aux fonctions des représentants du personnel.

droit d’information: les salariés doivent être clairement et préalablement informés de l’utilisation de la messagerie électronique par les représentants du personnel.

identification de l’information : les représentants du personnel s’engagent à ce que la nature du message (communication des représentants du personnel) soit systématiquement mentionnée dans l’objet du message pour informer clairement les salariés de l’origine et de la nature du message.


3.3 Responsabilité du contenu des communications des représentants du personnel

Les communications des représentants du personnel ne doivent comporter aucune mention injurieuse (individuelle ou collective), diffamatoire ou pouvant être interprétée comme telle par les salariés ou la direction ou de mise en cause personnelle de quelque nature que ce soit.

Les parties signataires s’engagent à ce que les informations interviennent notamment dans le respect de la réglementation sur la presse et de la législation garantissant la protection de la vie privée et du droit à l’image.

Le contenu de l’information est placé sous l’entière responsabilité de son émetteur.

Les auteurs des communications doivent être connus afin que leur responsabilité puisse être, si nécessaire, engagée. 


3.4 Obligation de discrétion dans les communications des représentants du personnel

Il est précisé que la liberté d’expression des représentants du personnel trouve une limite dans la stricte protection de l’intérêt de l’entreprise.

L’utilisation de la messagerie électronique est autorisée sous réserve expresse que ne soit pas enfreinte l’obligation de confidentialité relative aux informations considérées comme confidentielles par la loi et/ou présentées comme telles par la direction.


TITRE II - CADRE DE MISE EN PLACE DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL


Article 1 - Mise en place du comité social et économique (CSE)

Considérant l’intérêt évident de faire travailler ensemble les représentants des salariés des différents sites de l’entreprise, il est convenu de doter l’entreprise d’un unique CSE qui aura vocation à représenter les salariés de l’ensemble de l’entreprise.

Les parties conviennent de la nécessité de tenir compte de la dispersion des établissements et des sites dans la mise en place des acteurs du Comité Social et Economique.

Lors de sa première réunion, le CSE procèdera à la désignation :
d’un secrétaire parmi ses membres titulaires,
d’un secrétaire adjoint parmi ses membres titulaires, 
d’un trésorier parmi ses membres titulaires,
et d’un trésorier adjoint parmi ses membres titulaires.


Article 2 - Délégués syndicaux

Le cadre de mise en place des délégués syndicaux est l’entreprise, par correspondance avec le principe retenu pour le CSE.

Les protocoles d’accords préélectoraux qui feront suite à la signature de cet accord d’entreprise déclineront systématiquement ces principes. Il devra en être de même pour les processus de désignation des délégués syndicaux et des représentants syndicaux.

Chaque délégué syndical dispose d’un crédit d’heures de délégation fixé par le Code du travail. A la date de rédaction du présent accord, et compte tenu de l’effectif de l’entreprise, ce crédit est fixé à 18 heures par mois.


TITRE III - MOYENS ALLOUES AUX MEMBRES DU CSE


En préalable, il est rappelé que les frais de déplacement afférents aux réunions du CSE sur convocation de l’employeur sont pris en charge par l’entreprise selon le barème interne.

Article 1 - Participation au financement d’une formation économique des membres du CSE

Il est rappelé que les membres titulaires du CSE bénéficient d’un stage de formation économique d’une durée maximale de 5 jours dont le financement est réglementairement pris en charge par le CSE. 

La direction s’engage à participer au financement du coût pédagogique de la formation économique qui sera suivie par les membres du CSE qui seront élus en 2018 à hauteur d’un plafond fixé à 3700 euros TTC. Cela s’effectuera par un remboursement de cette somme au CSE sur présentation de la facture de formation acquittée par le CSE. Pour bénéficier de ce remboursement, la formation devra avoir lieu dans les douze mois qui suivront la proclamation des noms des nouveaux élus.

Article 2 - Budget social et culturel 

A ce jour, le budget social et culturel du comité d’établissement de la Polyclinique de Franche Comté correspond à 0,35 % de la masse salariale brute.

A ce jour, le budget social et culturel du comité d’établissement de la Polyclinique du Parc correspond à 0,25 % de la masse salariale brute.

A ce jour, le budget social et culturel du comité d’établissement de l’Hospitalisation à Domicile correspond à 0,60 % de la masse salariale brute.

De manière à permettre au CSE d’être harmonieux dans ses activités sociales et culturelles, il est prévu de lui accorder un budget social et culturel correspondant à 0,60 % de la masse salariale brute de toute l’entreprise. 


Article 3 - Heures de délégation pour les membres du CSE

Les membres titulaires du CSE bénéficient réglementairement d’un crédit d’heures de délégation fixé à 22 heures par mois. 

De manière plus favorable, la Direction porte ce crédit à 24 heures par mois par membre titulaire du CSE.

Il est rappelé qu’il existe réglementairement des dispositifs d’utilisation cumulative des heures de délégation et de répartition entre titulaires et suppléants des heures de délégation.

Il est également rappelé qu’il existe un dispositif réglementaire de paiement par l’employeur des heures que les membres du CSE passent en réunion interne du comité et de ses commissions.


Article 4 - Présence de suppléants aux réunions du CSE

Il est réglementairement prévu que le suppléant ne pourra assister aux réunions du CSE qu’en l’absence du titulaire.

Les membres suppléants du CSE ont la possibilité d’être membres d’une ou plusieurs commissions du CSE. 

Ainsi, et de façon plus favorable que la loi, il est prévu, que, les membres suppléants du CSE appartenant aux commissions du CSE seront convoqués aux réunions du CSE qui donneront lieu à une consultation sur un sujet relevant du domaine de compétences de leur commission. Leur convocation sera en tout état de cause limitée aux consultations annuelles sur les orientations stratégiques de l’entreprise, sur la situation économique et financière de l’entreprise et sur la politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi.





TITRE IV - LES COMMISSIONS DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE


Dans le cadre de ses fonctions, le CSE constituera en son sein des commissions chargées d’examiner et de préparer en amont les dossiers qui lui seront soumis. Ces commissions seront mises en place au niveau de l’entreprise. 


Article 1 - Commission santé, sécurité et conditions de travail (CSSCT)

Conformément à la réglementation, une commission santé, sécurité et conditions de travail (CSSCT) sera créée au sein du CSE.

Cette commission se voit confier, par délégation du CSE, tout ou partie des attributions du comité relatives à la santé, à la sécurité et aux conditions de travail.


1.1 Missions déléguées par le CSE à la CSSCT

Les missions déléguées par le CSE à la CSSCT consistent à :
contribuer à l’élaboration et au choix de la méthode qui sera utilisée par les représentants de proximité concernant l’étude des postes et les enquêtes associées  (accidents du travail, maladies professionnelles, …). 
préparer les travaux du CSE sur les documents qui lui sont remis concernant la santé, la sécurité et les conditions de travail.
procéder à intervalles réguliers à des enquêtes en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail en lien avec les représentants de proximité.
participer à des enquêtes en matière de santé, sécurité et conditions de travail et à des enquêtes consécutives à des accidents du travail.
mettre en place un accompagnement des représentants de proximité dans les enquêtes que ces derniers réaliseront.
préparer les 4 réunions annuelles du CSE portant sur la santé, la sécurité et les conditions de travail.  

En complément, la CSSCT formule toute proposition de nature à améliorer les conditions de travail notamment à partir des suggestions des représentants de proximité.


1.2 Présidence de la commission

Cette commission sera présidée par un Directeur d’Etablissement qui se fera assister par des collaborateurs appartenant à l’entreprise et choisis en-dehors du comité, afin de pouvoir répondre aux questions et points abordés en réunions. Néanmoins, il est entendu que le nombre total de représentants de l’employeur ne pourra pas dépasser le nombre total réglementaire de représentants des salariés.


1.3 Représentants du personnel

Réglementairement, la commission doit comprendre au moins 3 membres, dont au moins un représentant le second collège, ou le cas échéant le troisième collège.

De façon plus favorable, la CSSCT de l’entreprise sera composée de 4 membres dont au moins un représentant du 2ème collège ou, le cas échéant, du 3ème collège. Il est précisé que parmi ces 4 membres il devra y avoir au minimum un salarié de l’HAD, un salarié de la PDP et un salarié de la PFC.


1.4 Autres participants à la CSSCT

Assistent avec voix consultative aux réunions de la CSSCT le médecin du travail et le responsable interne du service sécurité et des conditions de travail.

Sont invités aux réunions de la CSSCT l’agent de contrôle de l’inspection du travail et l’agent de prévention des services de prévention des organismes de sécurité sociale.


1.5 Modalités de fonctionnement

Par parallélisme avec le nombre de réunions du CSE portant sur les questions liées à la santé, la sécurité, et aux conditions de travail, la CSSCT se réunira quatre fois par an.

Le(la) président(e) réunira les membres de cette commission dans le mois précédant la réunion du CSE qui portera sur la santé, la sécurité et les conditions de travail avec un délai minimum de prévenance de huit jours.

Le secrétaire de séance fixera conjointement avec le président l’ordre du jour des réunions.

Lors de chaque réunion la commission procédera à la désignation d’un secrétaire de réunion qui aura la charge de rédiger le procès-verbal et de le transmettre au CSE. Ce secrétaire de réunion bénéficiera à ce titre d’un crédit de 2 heures par procès-verbal.

Les membres de la CSSCT disposent, si nécessaire, de la faculté de se rapprocher du secrétaire du CSE pour qu’une réunion extraordinaire du CSE soit organisée.


1.6  Formation santé, sécurité et conditions de travail 

Les membres de la CSSCT bénéficient d’une formation en matière de santé, sécurité et de conditions de travail d’une durée de 5 jours. Le financement de cette formation sera pris en charge par l’employeur dans les conditions fixées par le Code du travail.


Article 2 - Commission de la formation     

Conformément à la réglementation, une commission de la formation sera créée au sein du CSE.

Cette commission sera chargée :
de préparer les délibérations du CSE sur les orientations stratégiques de l’entreprise et la politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi dans les domaines qui relèvent de sa compétence ;
d’étudier les moyens permettant de favoriser l’expression des salariés en matière de formation et de participer à leur information dans ce domaine ;
d’étudier les problèmes spécifiques concernant l’emploi et le travail des jeunes et des travailleurs handicapés.

Un collaborateur du service Ressources Humaines ou la Responsable des Ressources Humaines participera en tant qu’expert à cette commission avec voix consultative.
Cette commission sera composée de trois membres avec une représentation de la PFC, de la PDP et de l’HAD. Elle se réunira deux fois par an.

Un collaborateur du service Ressources Humaines ou la Responsable des Ressources Humaines convoquera les membres de cette commission.

Lors de chaque réunion la commission procédera à la désignation d’un secrétaire de réunion qui aura la charge de rédiger le procès-verbal et de le transmettre au CSE. Ce secrétaire bénéficiera à ce titre d’un crédit de 2 heures par procès-verbal.


Article 3 - Commission d’information et d’aide au logement

Conformément à la réglementation, une commission d’information et d’aide au logement sera créée au sein du CSE. 

Cette commission facilite le logement et l’accession des salariés à la propriété et à la location des locaux d’habitation.

A cet effet, cette commission :
recherche les possibilités d’offres de logements correspondant aux besoins du personnel, en liaison avec les organismes habilités à collecter la participation des employeurs à l’effort de construction ;
informe les salariés de leurs conditions d’accès à la propriété ou à la location d’un logement ;
assiste les salariés dans les démarches nécessaires pour l’obtention des aides financières auxquelles ils peuvent prétendre.

Un collaborateur du service Ressources Humaines, qui fait le lien entre l’entreprise et Action Logement, participera en tant qu’expert à cette commission avec voix consultative. Il pourra se faire assister par un représentant d’Action Logement.

Cette commission sera composée de trois membres avec une représentation de la PFC, de la PDP et de l’HAD et se réunira une fois par an.

Le collaborateur du service Ressources Humaines convoquera les membres de cette commission.

Lors de chaque réunion la commission procédera à la désignation d’un secrétaire de réunion qui aura la charge de rédiger le procès-verbal et de le transmettre au CSE. Ce secrétaire bénéficiera à ce titre d’un crédit de 2 heures par procès-verbal.


Article 4 - Commission de l’égalité professionnelle

Conformément à la réglementation, la commission de l’égalité professionnelle sera créée au sein du CSE.

Cette commission sera chargée de préparer les délibérations du CSE sur la politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi pour les domaines qui relèvent de sa compétence.

Un collaborateur du service Ressources Humaines participera en tant qu’expert à cette commission avec voix consultative.
Cette commission sera composée de trois membres avec une représentation de la PFC, de la PDP et de l’HAD et se réunira une fois par an.

Le collaborateur du service Ressources Humaines convoquera les membres de cette commission.

Lors de chaque réunion la commission procédera à la désignation d’un secrétaire de réunion qui aura la charge de rédiger le procès-verbal et de le transmettre au CSE. Ce secrétaire bénéficiera à ce titre d’un crédit de 2 heures par procès-verbal.

Article 5 - Commission supplémentaire : commission économique

De façon plus favorable que la réglementation, une commission économique sera créée au sein du CSE. 

Cette commission sera chargée d’étudier les documents économiques et financiers recueillis par le comité et toute question soumise par lui.

Le Directeur Financier ou le contrôleur de gestion participera en tant qu’expert à cette commission avec voix consultative. Il pourra se faire assister par les Directeurs d’établissement. Néanmoins, il est entendu que le nombre total de représentants de l’employeur ne pourra jamais dépasser concomitamment trois.

Cette commission sera composée de trois membres avec une représentation de la PFC, de la PDP et de l’HAD et se réunira au minimum deux fois par an.

Le Directeur Financier ou le contrôleur de gestion convoquera les membres de cette commission.

Lors de chaque réunion la commission procédera à la désignation d’un secrétaire de réunion qui aura la charge de rédiger le procès-verbal et de le transmettre au CSE. Ce secrétaire bénéficiera à ce titre d’un crédit de 2 heures par procès-verbal.


TITRE V - TRAITEMENT LOCAL DES SUJETS RELATIFS A LA SANTE, SECURITE ET CONDITIONS DE TRAVAIL ET RELATIFS AUX RECLAMATIONS INDIVIDUELLES ET COLLECTIVES : MISE EN PLACE DE REPRESENTANTS DE PROXIMITE


Hospitalia Mutualité et les représentants du personnel attachent une attention particulière à la santé, à la sécurité et aux conditions de travail des salariés et encouragent donc un traitement de proximité de ces sujets.

Dans ce contexte, les parties conviennent de mettre en place des représentants de proximité exerçant sur leur périmètre de véritables attributions déléguées par le Comité Social et Economique et de leur donner les moyens adéquats. 

Telle sera l’ambition des représentants de proximité (RP).





Article 1 - Attributions en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail

Les RP ont pour mission de contribuer au sein de chaque établissement à la prévention et à la protection de la santé physique et mentale et à la sécurité des salariés.

Ils contribuent en local à la promotion de la prévention des risques professionnels autour du document unique d’évaluation des risques professionnels. A ce titre, les RP procèdent à l’analyse des risques professionnels auxquels peuvent être exposés les salariés. Ils procéderont à intervalles réguliers à des enquêtes en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail en lien avec les membres de la CSSCT.

Ils ont également pour mission de contribuer en local à l’amélioration des conditions de travail. Dans ce cadre, ils contribuent à l’analyse des causes des accidents du travail.

Les RP pourront aider la CSSCT à préparer les dossiers qui lui seront soumis par le CSE dans les domaines qui relèvent de ses compétences.

Article 2 - Attributions en matière de réclamations individuelles et collectives des salariés relatives à l’application de la réglementation du travail

Les RP sont chargés de veiller au respect des droits et des libertés individuelles des salariés dans l’entreprise.

Les RP peuvent transmettre à l’employeur des réclamations individuelles et collectives portant sur l’application du Code du travail, de la convention collective et les accords collectifs internes (congés, heures supplémentaires, comptes d’heures, …).

En outre, les RP pourront avoir une fonction de liaison entre les salariés et les membres du CSE, notamment en ce qui concerne les activités sociales et culturelles.


Article 3 - Périmètre de mise en place des représentants de proximité

Le cadre de mise en place des RP tient compte de la configuration de l’entreprise.

Il est ainsi convenu de mettre en place des RP dans les périmètres suivants :

Polyclinique du Parc,
Hospitalisation à Domicile,
Polyclinique de Franche Comté.


Article 4 - Nombre de représentants de proximité

Chaque établissement défini ci-dessus disposera de :

Polyclinique du Parc : 3 RP
Hospitalisation à Domicile : 4 RP 
Polyclinique de Franche Comté : 5 RP

Cela permet de tenir compte de la taille de chaque établissement, et de la dispersion des sites HAD. 


Article 5 - Modalités de désignation

Les RP ne sont pas obligatoirement membres du CSE. Il serait toutefois opportun que ces derniers soient membres du CSE afin de faciliter les échanges entre les deux instances.

Ils seront désignés par le CSE pour une durée qui prend fin avec celle du mandat des membres élus du CSE.

L’appel à candidature est réalisé par les membres du CSE.

Les RP sont désignés par un vote des membres titulaires du CSE selon les modalités fixées par ces derniers.


Article 6 - Modalités de fonctionnement

6.1 Le président

Les RP seront présidés par un directeur d’établissement.



6.2 Le secrétaire

Lors de la première réunion, les représentants de proximité désignent parmi eux un secrétaire.


6.3 Les réunions

Les représentants de proximité sont réunis une fois par trimestre.

Le président a l’initiative des convocations et préside les réunions.

Le secrétaire adresse au président au plus tard 8 jours avant la réunion les questions et les points qu’il souhaite aborder en réunion.

Pour certaines réunions, le président peut faire appel au concours de toute personne de l’entreprise qui lui paraîtrait qualifiée au regard de l’ordre du jour (directeur ou responsable qualité et gestion des risques, chef sécurité incendie et assistance aux personnes, responsable / directrice des ressources humaines, ...). 

Il peut également inviter le médecin du travail.

Les réunions des représentants de proximité ont lieu durant le temps de travail et sont rémunérées comme tel. Les temps de réunion ne sont pas déduits des heures de délégation.

Le procès-verbal de chaque réunion sera rédigé par le Secrétaire de l’instance qui en transmet un exemplaire au secrétaire du CSE.

Les représentants de proximité disposent, si nécessaire, de la faculté de se rapprocher du secrétaire du CSE pour qu’une réunion extraordinaire du CSE soit organisée.


6.4 Les heures de délégation

Afin de permettre aux représentants de proximité de disposer du temps nécessaire pour assurer dans de bonnes conditions leurs attributions, la Direction accorde un crédit d’heures de 6 heures par mois à chaque représentant de proximité.

Les frais de déplacement entre les différents sites des périmètres retenus (notamment HAD) seront remboursés conformément au barème interne à l’entreprise. Il est toutefois précisé qu’il convient d’utiliser prioritairement les véhicules de service.


6.5 Vacance de siège

Si le mandat restant à courir d’un siège devenu vacant est de six mois au moins, le CSE procèdera au remplacement en désignant un nouveau RP  (ex : démission d’un salarié de l’entreprise).

En cas d’absence de plus de six mois d’un représentant de proximité, le CSE pourra désigner un remplaçant pour le temps de l’absence (ex : congé parental).


TITRE VI - BONS DE DELEGATION


Article unique - Bons de délégation

Des bons de délégation sont mis en place pour l’ensemble des représentants du personnel. 


Ces bons de délégation doivent être remplis :
au préalable en cas de prise d’heures de délégation sur le temps de travail ;
au préalable ou à postériori (et en tout état de cause avant la fin du mois) en cas de prise d’heures de délégation hors temps de travail.

Les bons de délégation devront être signés par le représentant du personnel et son responsable hiérarchique.

En tout état de cause, la continuité du travail devra être assurée.





TITRE VII - PRESIDENCE DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE


Le CSE est présidé par le Directeur Général. Le président du CSE peut désigner un représentant chargé de présider l’institution en ses lieux et places.

Concernant le CSE d’HM, le Directeur Général donnera délégation à un Directeur d’Etablissement pour présider cette instance.

Le Directeur Général présidera personnellement le CSE pour la consultation annuelle sur les orientations stratégiques de l’entreprise et pour la consultation annuelle sur la situation économique et financière de l’entreprise.

La Directrice des Ressources Humaines participera au minimum deux fois par an aux réunions du CSE.



TITRE VIII - CALENDRIER DES ELECTIONS DU CSE


Article unique - Prorogation des mandats en cours et calendrier des élections du CSE

Les dates de fin des mandats des CE et DP d’Hospitalia Mutualité sont respectivement pour la Polyclinique de Franche Comté le 18/06/2018, pour la Polyclinique du Parc le 02/04/2018 et pour l’Hospitalisation à Domicile le 16/04/2018.

De manière à permettre aux négociations relatives à la mise en place du comité social et économique de se dérouler dans de bonnes conditions, une décision unilatérale a été prise pour proroger l’ensemble des mandats des représentants du personnel au plus tard jusqu’au 30 juin 2018.

Ce délai pourra s’étendre jusqu’au 10 juillet 2018.


TITRE IX -  REPRESENTANTS DU PERSONNEL AU CONSEIL D’ADMINISTRATION


Article 1 - Modalités de représentation des salariés au Conseil d’Administration

En préalable, sont rappelées les dispositions du dernier alinéa de l’article L114-16 du Code de la Mutualité aux termes desquelles : « dans les mutuelles, unions et fédérations employant au moins cinquante salariés, deux représentants de ceux-ci, élus dans les conditions fixées par les statuts, assistent avec voix consultative aux séances du conseil d'administration ».

Deux représentants des salariés de l’entreprise pourront assister avec voix consultative aux réunions du Conseil d’Administration.   

Les représentants des salariés au Conseil d’Administration seront désignés par le Comité Social et Economique selon les modalités fixées par ce dernier.

Cette élection sera précédée d’un appel à candidature réalisé par les membres du Comité Social et Economique au sein de tous les établissements de l’entreprise. 

En cas de départage des voix, le candidat le plus âgé sera proclamé élu.

La durée du mandat des représentants du personnel au Conseil d’Administration est de deux ans.


Article 2 -  Obligation de discrétion

Les représentants des salariés au Conseil d’Administration sont tenus à une obligation de discrétion à l’égard des informations présentant un caractère confidentiel et données comme telles par les représentants de la Direction.


TITRE X -  EGALITE DES CHANCES


Cet article s’applique à l’ensemble des représentants du personnel quel que soient leurs mandats.

Il est rappelé que l’exercice d’un mandat ne peut ni favoriser, ni pénaliser l’évolution de carrière d’un salarié ayant choisi d’exercer des missions de représentant du personnel.

Il est également rappelé que le temps consacré par un collaborateur à l’exercice de ses missions de représentant du personnel fait partie intégrante du fonctionnement de l’entreprise et est à ce titre considéré comme du temps de travail effectif.

Les représentants du personnel s’engagent à exercer leurs missions en cohérence avec leur activité professionnelle et la Direction s’engage à adapter leur charge de travail en fonction du nombre d’heures de délégation utilisées, et ce dès la prise du mandat.

Les démarches relatives à l’évolution professionnelle des représentants du personnel seront examinées avec attention sachant que, comme tout collaborateur, il leur appartient d’être acteur de leur évolution professionnelle.

De manière générale, les engagements de l’entreprise sont dictés par le respect de l’article L 2141-5 du Code du travail relatif au principe d’équité et de non-discrimination.


TITRE XI -  ENTRETIEN D’EVALUATION ET DE PROGRES


Comme l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise, chaque représentant du personnel bénéficie d’un entretien d’évaluation et de progrès régulier.

L’entretien d’évaluation porte notamment sur l’appréciation du travail réalisé et sur les objectifs à fixer.

Il ne sera pas fait état au cours de l’entretien d’évaluation et de progrès des mandats des représentants du personnel.

Outre cet entretien, un entretien pourra être demandé par le représentant du personnel auprès de son responsable hiérarchique en cas de difficultés d’exercice de son mandat. Un collaborateur des Ressources Humaines pourra être présent au cours de cet entretien sur demande de l’une ou de l’autre des parties. Lors de cet entretien en présence de la Direction des Ressources Humaines, l’élu pourra être accompagné d’un salarié de son choix appartenant à l’entreprise.


TITRE XII - FORMATION ET EVOLUTION PROFESSIONNELLE

A la fin du mandat, à la demande du représentant du personnel, il pourra être procédé à une étude de son dossier en matière d’évolution de carrière.

En fonction de la situation constatée et en fonction du temps consacré à l’exercice des missions de représentation du personnel, le représentant du personnel et le supérieur hiérarchique en lien avec la Direction des Ressources Humaines pourront envisager des formations pour, soit faciliter une remise à niveau, soit encourager une réorientation professionnelle.


TITRE XIII - DISPOSITIONS FINALES


Article 1 - Entrée en vigueur et durée de l’accord 

Le présent accord entrera en vigueur à la date de proclamation des résultats des prochaines élections du CSE.

Il est rappelé que les mandats des représentants du personnel ont été prorogés au plus tard jusqu’au 30 juin 2018. Ce délai pourra s’étendre jusqu’au 10 juillet 2018.

Cet accord est conclu pour une durée indéterminée.

La mise en place des instances représentatives du personnel s’inscrit dans un cadre légal totalement nouveau. Les parties conviennent donc de la nécessité d’évaluer la mise en œuvre concrète du présent accord et le fonctionnement des instances représentatives du personnel au terme de la première année suivant l’élection.

Cette évaluation sera menée conjointement par la direction et les représentants du personnel :
au niveau de chaque périmètre des RP,
au niveau de la CSSCT,
et au niveau du CSE.

Pour cette évaluation, il sera tenu compte d’un certain nombre d’indicateurs et notamment :
du nombre de réunions de chaque instance,
du nombre de questions posées / points abordés, 
de la durée des réunions,
du niveau de satisfaction / d’insatisfaction des membres de chaque instance et des représentants de la direction.

Un rapport global d’évaluation sera présenté et débattu au sein du CSE et l’employeur consultera le CSE sur la nécessité au non d’une révision du présent accord aux fins de l’adapter.




Article 2 - Modalités de révision de l’accord

Le présent accord pourra être révisé par avenant modificatif.

Sont habilitées à engager la procédure de révision de l’accord :

1/ Jusqu'à la fin du cycle électoral au cours duquel cet accord a été conclu, une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d'application de l'accord et signataires ou adhérentes de cet accord.

2/ A l'issue de cette période, une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d'application de l'accord.

3/ L’employeur.

Toute demande de révision par l’une ou l’autre des parties signataires, obligatoirement accompagnée d’une proposition de rédaction nouvelle concernant le ou les articles soumis à révision, sera notifiée à chacune des autres parties signataires du présent accord.

Le plus rapidement possible et, au plus tard, dans le délai de trois mois à compter de la réception de cette lettre, les parties devront s’être rencontrées, à l’initiative de la direction, en vue de la rédaction du nouveau texte.

L’avenant de révision de tout ou partie du présent accord se substitue de plein droit aux stipulations de l’accord qu’il modifie.


Article 3 - Modalités de dénonciation de l’accord

Seules les organisations signataires peuvent dénoncer le présent accord.

La dénonciation pourra être totale ou partielle et ainsi porter sur un ou plusieurs articles du présent accord.

La dénonciation (totale ou partielle) doit s’effectuer par lettre recommandée avec accusé de réception adressée par son auteur à chaque autre signataire avec un préavis de trois mois.

Dans ce cas l’accord continuera à s’appliquer jusqu’à ce qu’un nouvel accord lui soit substitué et au plus tard pendant un an à compter de l’expiration du délai de préavis.

A effet de conclure un nouvel accord, la direction devra alors, à la demande d’une partie intéressée, convoquer les organisations syndicales à une nouvelle négociation dans les trois mois qui suivent le début du préavis.


Article 4 - Publicité et dépôt de l’accord
L’accord sera remis à chaque partie signataire.
L’accord sera déposé à la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail, de l’Emploi de Franche Comté en deux exemplaires et un exemplaire sera adressé au secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes de Besançon.





Fait à Besançon, le 16 mai 2018
En trois exemplaires originaux




Pour le syndicat CFDT : 

Madame xxx agissant en qualité de déléguée syndicale centrale




Pour le syndicat CGT : 

Madame xxx agissant en qualité de déléguée syndicale centrale




Pour Hospitalia Mutualité :

Monsieur xxx agissant en qualité de Directeur Général







ABREVIATIONS

CARSAT : caisse d'assurance retraite et de la santé au travail
DP : délégué du personnel
DS : délégué syndical
CE : comité d’entreprise
CHSCT : comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail
CSE : comité social et économique
CSSCT : commission santé, sécurité et conditions de travail
IRP : instance représentative du personnel
PV : procès-verbal
RP : représentant de proximité