Accord du 25 OCTOBRE 2018 portant sur LE FONCTIONNEMENT DES INSTANCES REPRESENTATIVES DU PERSONNEL ET les bons de délegation 



ENTRE

La Société THIRIET DISTRIBUTION, SAS au capital de 20 370 285 €, ayant son siège social Zone Industrielle à 88510 ELOYES, inscrite au Registre du Commerce et des Sociétés d’EPINAL sous le n° 421 110 198, représentée par XXX, Directeur Général.


d’une part,


ET


L’organisation syndicale CGT représentée par XXX, délégué syndical,

L’organisation syndicale CGT représentée par XXX, délégué syndical,

L’organisation syndicale FO représentée par XXX, délégué syndical,

L’organisation syndicale FO représentée par XXX, délégué syndical,

L’organisation syndicale CFDT représentée par XXX, délégué syndical,

L’organisation syndicale UNSA représentée par XXX, délégué syndical,


d’autre part,













Préambule 

Un accord portant sur le fonctionnement des instances représentatives du personnel et les bons de délégation a été conclu le 28 mars 2017 au sein de la société THIRIET DISTRIBUTION pour une durée indéterminée.

La loi de ratification des ordonnances MACRON prévoit que les stipulations des accords d'entreprise qui concernent les représentants du personnel, notamment les délégués du personnel (DP), le comité d'entreprise (CE), le comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) cessent de produire effet à compter de la date du 1er tour des élections des membres de la délégation du personnel du CSE.

Compte tenu de cette caducité, la Direction et les organisations syndicales ont décidé d’engager de nouvelles négociations sur ce sujet, étant précisé que le 1er tour des élections des membres de la délégation du personnel du CSE s’est tenu 03 octobre 2018.

En effet, afin de :
permettre à la société d’être informée des absences des représentants du personnel liées à la prise d’heures de délégation et de pourvoir efficacement à leur remplacement sans entraver la poursuite de l’activité, 
assurer un suivi mensuel des crédits d’heures,
de garantir la sécurité des biens et des personnes, 

les parties conviennent de redéfinir en concertation le mode de fonctionnement des instances représentatives du personnel et d’actualiser la pratique de bons de délégation existante au sein de la société. 


Titre 1 : Champ d’application 

Cet accord concerne les instances représentatives du personnel, dont tout ou partie des membres sont investis d’un crédit d’heures de délégations, à savoir : 

Les membres du comité social et économique,
Les délégués syndicaux,
Les représentants syndicaux au comité social et économique
Les représentants de proximité
Les représentants de section syndicale.

Ces dispositions s’appliquent également aux suppléants amenés à utiliser les heures de délégation de titulaires absents avec l’accord de ces derniers. 

Dans la mesure où les membres du comité de groupe ne bénéficient pas de crédit d’heures, ils ne sont pas concernés par cet accord en l’état actuel de la législation. Cependant, si pour l’avenir la Loi accordait un crédit d’heures à cette instance représentative du personnel, cet accord leur serait applicable. 
En revanche, il est convenu que les salariés qui ont d’autres fonctions électives (conseiller prud’homal, …) les éloignant de l’exercice de leurs fonctions, se conformeront également à la pratique des bons de délégation.

Il est précisé que le présent accord collectif se substitue de plein droit à l’accord portant sur le fonctionnement des instances représentatives du personnel et les bons de délégation conclu le 28 mars 2017, ce dernier ayant cessé de produire ses effets.

Titre 2 – Bons de délégation

Comme rappelé en préambule, et afin d’assurer le suivi des heures de délégation, la pratique des bons de délégation est maintenue au sein de la société. 

Préalablement, il est rappelé que le système des bons de délégation ne permet pas à l’employeur d’exercer un contrôle a priori sur l’usage que font les représentants du personnel de leur temps de délégation.

L’utilisation des heures de délégation n’est pas subordonnée à une autorisation préalable de l’employeur. Elle ne doit pas pouvoir être refusée, le système des bons de délégation ayant pour seul but la comptabilisation et le suivi des crédits d’heures de délégation dont dispose chaque bénéficiaire.

Chapitre 1 -  Formulaire

Un modèle de bon de délégation mis à la disposition des représentants du personnel est joint en annexe 1. 

Il fait apparaître notamment : 

la date d’établissement du bon de délégation,
l’identité du bénéficiaire,
le nom de la société et de l’établissement,
le type de mandat exercé et pour lequel il est établi,
le total des heures ou des demi-journées/journées entières déjà utilisées dans le mois au titre de ce mandat,
les dates et heures de début de l’absence,
l’indication quant à une délégation effectuée dans l’entreprise ou en dehors de l’entreprise,
la durée présumée de l’absence,
les dates et heures de retour,
nombre d’heures ou demi-journées/journées entières de délégation prises.

Les membres titulaires du Comité social et économique qui ont désormais la possibilité de reporter et de répartir entre élus leurs heures de délégation disposeront d’un modèle spécifique de bon de délégation prévoyant ces modalités.

Les bons de délégation sont établis sous format papier, toutefois il est précisé que celui-ci pourra éventuellement être remplacé par un système informatisé. 

Chapitre 2 – Procédure

Les parties s’entendent sur la procédure suivante :

Le représentant du personnel souhaitant utiliser ses heures de délégation dans le cadre du ou des mandats dont il est investi doit, en respectant les délais de prévenance prévus ci-après, avertir son responsable hiérarchique.

Pour ce faire, le représentant du personnel se voit remettre par son responsable hiérarchique le formulaire « bon de délégation » (annexe 1). Ce document est disponible sur l’intranet de la Société.

Le représentant du personnel utilise le formulaire « bon de délégation » qui lui a été remis et complète notamment les informations suivantes :
la date d’établissement du bon de délégation,
l’identité du bénéficiaire,
le nom de la société et de l’établissement,
le type de mandat exercé et pour lequel il est établi,
le total des heures ou des demi-journées/journées entières déjà utilisées dans le mois au titre de ce mandat,
les dates et heures de début de l’absence,
l’indication quant à une délégation effectuée dans l’entreprise ou en dehors de l’entreprise,
la durée présumée de l’absence,
les dates et heures de retour,
nombre d’heures ou demi-journées/journées entières de délégation prises.

Le représentant du personnel doit utiliser un bon de délégation par type de mandat, même s’il entend utiliser, au cours d’une même journée, les heures de délégation dont il dispose au titre de plusieurs mandats, 

A la remise du bon de délégation, le responsable hiérarchique appose sa signature dans le cadre départ « REMISE DU BON – VISA DU HIERARCHIQUE »,

Le responsable hiérarchique remet ledit document au représentant du personnel après avoir pris soin d’en faire une copie,

Au retour, le représentant du personnel complète la date et l’heure réelle du retour, calcule et inscrit le nombre d’heures de délégation ou de demi-journées/journées prises et remet ledit document (document original) à son responsable hiérarchique,
  
Le responsable hiérarchique appose sa signature dans le cadre « RETOUR – VISA DU HIERARCHIQUE » et conserve le document en en remettant une copie au représentant du personnel si celui-ci en fait la demande,

Le responsable communique en fin de mois ce document à la DRH (service paie), accompagné du tableau récapitulatif mensuel prévu à cet effet (cf. Chapitre 3).

En cas d’absence du responsable hiérarchique, le formalisme ci-dessus indiqué doit être respecté avec toute personne qui aurait reçu délégation à cet effet. 

Les bons de délégation accompagnés des tableaux récapitulatifs mensuels (cf. Chapitre 3) seront conservés par la DRH pendant le délai de la prescription quinquennale. 

Chapitre 3 – Suivi et utilisation des heures de délégation

Afin d’assurer la comptabilisation et le suivi des heures de délégation sur le mois, les parties s’entendent pour maintenir l’utilisation du tableau récapitulatif « relevé mensuel des heures de délégation ». Celui-ci doit être tenu par l’établissement concerné et communiqué à la DRH (service paie) en fin de mois et doit être le strict reflet des heures de délégation utilisées sur le mois considéré.

Il figure en annexe 2 du présent accord.

Chapitre 4 – Délai de prévenance

Les parties s’entendent pour maintenir un délai de prévenance de trois jours ouvrés entre la remise en main propre du bon de délégation à la hiérarchie et la prise effective des heures de délégation.

Elles légitiment cette décision par l’objectif de non pénalisation de l’organisation interne et la nécessité de poursuite de l’activité dans le cadre de l’utilisation de ces droits. Elles précisent que des circonstances exceptionnelles et urgentes permettraient de réduire ce délai de prévenance. Exemple : incident grave liée à la sécurité.


Titre 3 – Modalités d’utilisation des heures de délégation

Il est rappelé que, conformément aux dispositions légales, à l’accord collectif portant sur la mise en place du CSE et des représentants de proximité signé le 11 juillet 2018 et au protocole d’accord préélectoral signé le 06 septembre 2018, les instances représentatives du personnel disposent des crédits d’heures de délégation suivants :

 Un total de 520 heures de délégation mensuelles pour les membres titulaires du CSE, réparties de la façon suivante :
Collège Employés – Ouvriers : 52 heures de délégation mensuelles pour le collège, à répartir entre les 2 membres titulaires ;
Collège TAM – VRP : 416 heures de délégation mensuelles pour le collège, à répartir entre les 11 membres titulaires ; 
Collège Cadres : 52 heures de délégation mensuelles pour le collège, à répartir entre les 2 membres titulaires ;
20 heures de délégation mensuelles pour le représentant syndical au CSE ;
24 heures de délégation mensuelles pour le délégué syndical ;
14 heures de délégation mensuelles pour le représentant de proximité ;
4 heures de délégation mensuelles pour le représentant de section syndicale.

Chapitre 1 – Fractionnement des heures de délégation

Dispositions applicables aux salariés ne bénéficiant pas de forfait annuel en jours 

Afin de prendre en compte les spécificités liées aux métiers existants au sein de THIRIET DISTRIBUTION et ne pas pénaliser l’organisation du travail et l’activité, les parties conviennent qu’il est nécessaire d’encadrer la prise des heures de délégation, celles-ci demeurant toutefois librement utilisables. 

Ainsi, les parties s’entendent, pour les collaborateurs non soumis à la législation sur la durée du travail (Commerciaux VRP titulaires et polyvalents) sur la nécessité de grouper la prise des heures de délégation au minimum par demi-journée(s) ou journée(s) complète(s) et ce, afin de faciliter le remplacement du représentant du personnel sur son poste et de minimiser l’impact de son absence sur l’organisation du centre. 

Les parties précisent que cette décision est exclusivement motivée par les contraintes organisationnelles et les difficultés qu’engendrerait le remplacement des représentants du personnel appartenant à cette catégorie de postes pour une durée inférieure à la demi-journée.  

Pour permettre le décompte de ces demi-journées ou journées, les parties s’entendent sur la mise en place d’un système d’équivalence selon le type de mandat du représentant du personnel pour la catégorie de postes susvisés  :


Pour les collaborateurs, dont l’activité permet le décompte des heures de délégations à l’heure (assitant(e)s administratif(ve)s, télévendeur(se)s, livreurs, etc), il est convenu que le crédit d’heures de délégation pourra être librement fractionné, sous réserve de respecter une prise minimale d’une heure à chaque fois.




Dispositions applicables aux salariés bénéficiant de forfait annuel jours

Pour les salariés bénéficiant d’un forfait annuel en jours, compte tenu de la spécificité de ce mode de décompte de la durée du travail, les parties constatent également la nécessité de prévoir un système d’équivalence. Aussi, conformément aux dispositions des articles  L. 2142-1-3,  L. 2143-13,  L. 2143-15,  L. 2315-1,  L. 2325-6,  L. 2326-6, L. 2393-3 et  L. 4614-3, le crédit d'heures est regroupé en demi-journées qui viennent en déduction du nombre annuel de jours travaillés fixé dans la convention individuelle du salarié. Une demi-journée correspond à quatre heures de mandat. 

Pour ces salariés, le système d’équivalence se décline de la façon suivante pour chacun des mandats :


Chapitre 2 – Report et répartition du crédit d’heures de délégation des membres du CSE

Report possible des heures de délégation 

Le crédit d'heures peut être reporté d’un mois sur l’autre dans la limite de 12 mois.

Un membre du CSE peut donc reporter le crédit d'heures qu'il n'aurait pas utilisé le mois précédent sur le mois suivant. Ceci est assorti d'une limite puisqu'un éventuel report ne peut pas conduire un membre à utiliser dans le mois plus d'une fois et demie le crédit d'heures dont il bénéficie habituellement. 

Il n’est pas possible d’anticiper le report puisque seules les heures non utilisées le mois précédent peuvent être prises sur le mois suivant.

Répartition possible du crédit d’heures entre élus au CSE

Les membres du CSE peuvent se répartir entre eux les crédits d'heures dont ils disposent.

Cette répartition peut se faire entre titulaires mais aussi avec les membres suppléants qui ne bénéficient pas d'heures de délégation. Cette répartition ne peut conduire un membre à disposer dans le mois, plus d'une fois et demie le crédit d'heures de délégation dont bénéficie un membre titulaire. 

Cette répartition ne peut se faire qu'entre les membres du CSE et pas avec les représentants syndicaux au CSE. 

Une information de l’employeur nécessaire

Que cela concerne un report ou une répartition du crédit d'heures, le membre du CSE doit informer l'employeur par un document écrit précisant le nombre d’heures reporté ou réparti au moins 8 jours avant la date prévue de leur utilisation. 

Dans l'hypothèse d'une répartition, ce document doit préciser l'identité des membres et le nombre d'heures mutualisé pour chacun d'eux.

Report maximal autorisé



Particularités liées à l’année 2018

Les élections du Comité social et économique ayant eu lieu les 03 et 17 octobre 2018, les parties conviennent, conformément à l’accord collectif du 11 juillet 2018, que l’annualisation des heures de délégation des membres titulaires du CSE se fait, au prorata, à compter de la proclamation des résultats jusqu’au terme de l’année civile.

Pendant cette période, les membres titulaires du Comité social et économique disposent de la possibilité de reporter leurs heures de délégation d’un mois sur l’autre.

Ainsi, au 31 décembre 2018 les compteurs d’heures de délégation seront mis à zéro afin de clôturer l’année en cours. A compter du 1er janvier 2019, les membres titulaires du Comité social et économique bénéficieront de l’ouverture de leur crédit annuel d’heures de délégation, reportable dans la limite de 12 mois.

Chapitre 3 – Dispositions relatives aux contributions frais de route et aux déplacements

Contributions frais de route

Il est rappelé que le personnel suivant : Commercial VRP Titulaire, Commercial VRP Polyvalent, Animateur des ventes, Animateur des ventes itinérant, Animateur de prospection, Livreur, Prospecteur, perçoit une contribution frais de route couvrant notamment les frais de repas hors domicile et l’utilisation du téléphone personnel à des fins professionnelles d’un montant de 12,25 euros nets (montant actuel, susceptible d’évoluer en fonction des négociations annuelles) par jour travaillé en dehors du centre de distribution (matin et après-midi). Cette somme rémunère également les frais de nettoyage des vêtements de travail fournis par l’entreprise et dont le port est rendu obligatoire par cette dernière, les salariés devant assurer le nettoyage régulier de leur tenue de travail.

Par principe, si le salarié devait occuper un poste ne nécessitant pas de déplacement (travail en salle de vente) et prend des heures de délégation sur tout ou partie de cette journée, la contribution frais de route ne lui est pas due. 

En revanche, si le salarié était affecté à des tâches exécutées en dehors du centre de distribution (ex : prospection terrain, livraison…) et prend des heures de délégation sur tout ou partie de cette journée, la contribution frais de route lui est due. 

Particularité concernant les commerciaux VRP polyvalents : 

Il est rappelé aux responsables de centre la nécessité d’établir un planning prévisionnel pour les commerciaux VRP polyvalents, et ce, une semaine à l’avance. Cette information permet aux commerciaux VRP polyvalents de connaitre leur activité. Ce planning devra être remis en main propre et affiché au sein du centre. 

Il est toutefois à noter qu’en fonction des absences de chacun et de l’activité du centre, le responsable de centre conserve la possibilité de modifier le planning prévisionnel, le rôle des commerciaux VRP polyvalents étant notamment de remplacer leurs collègues titulaires en vente, en prospection ou en livraison en fonction des nécessités de l’activité. En cas de modification(s) de planning, il est précisé que le responsable de centre doit répartir ces modifications de manière équitable entre tous les Commerciaux VRP Polyvalents du centre.






Ainsi : 

Si le planning prévisionnel prévoyait une affectation en dehors du centre de distribution (prospection, livraison…) et que le Commercial VRP Polyvalent pose des heures de délégation sur tout ou partie de cette journée, la contribution frais de route lui est due. 

A l’inverse, si le planning prévisionnel prévoyait une affectation sur un poste ne nécessitant pas de déplacement (travail en salle de vente) et que le Commercial VRP Polyvalent pose des heures de délégation sur tout ou partie de cette journée, la contribution frais de route ne lui est pas due. 

Déplacements 

Pour l’exercice de leurs mandats, les instances représentatives du personnel peuvent être amenées à se déplacer dans l’entreprise et hors de l’entreprise.

Les frais de déplacements sont pris en charge, sur présentation de justificatifs, selon les conditions de remboursement en vigueur au sein de l’entreprise dans les cas suivants : 

réunions ordinaires ou extraordinaires organisées par l’employeur (dans le cas d’une convocation par la société, celle-ci précise son objet et le lieu et l’heure de la réunion) ;
assistance d’un salarié à un entretien disciplinaire ;
déplacements dans le cadre des inspections et enquêtes du Comité social et économique sous réserve du respect des conditions prévues par le règlement intérieur du Comité social et économique ;

Il est rappelé que le budget de fonctionnement alloué au Comité social et économique a notamment vocation à prendre en charge les frais de déplacement de ses membres qui ne seraient pas pris en charge par l’employeur. 

Hormis le matériel mis à disposition par l’entreprise pour permettre aux instances représentatives du personnel de fonctionner, il est précisé que les outils de travail fournis par l’entreprise ne doivent pas être utilisés lors de la prise des heures de délégation (notamment les véhicules de service).

Les membres du Comité social et économique, dûment mandatés dans le cadre d’une inspection, ou lors de visites, conformément à leurs attributions en matière de santé et de sécurité peuvent utiliser un véhicule de service (mise à disposition d’un véhicule, prise en charge du carburant).

Cette mise à disposition du véhicule de service est cependant limitée à un déplacement mensuel par membre du comité, que ce soit au titre d’une visite ou d’une inspection (hors enquête). Tout autre déplacement resterait à l’entière charge du membre du CSE. 

Cette limitation n’a pas pour but de restreindre l’utilisation des heures de délégation par les membres du comité, mais d’encadrer l’utilisation des véhicules de service.


Particularités liées au déplacement des représentants de proximité

Les représentants de proximité peuvent effectuer des visites des centres de leur région dans la limite d’un déplacement par mois et par personne, avec le véhicule de la société.

Pour se faire, ils doivent informer leur hiérarchie de leur déplacement, en respectant le délai de prévenance d’utilisation des heures de délégation (trois jours ouvrés entre l’information à la hiérarchie et la prise effective des heures de délégation). 

Les temps de trajet aller-retour et le temps de visite lors de ces déplacements s’imputent sur le crédit d’heures des représentants de proximité.

De même, lorsque les représentants de proximité se déplacent en dehors de leur centre de rattachement pour les besoins d’une réunion trimestrielle ou d’une enquête, le temps éventuellement passé par ceux-ci sur le site au-delà de l’objet même desdites réunions et enquêtes s’impute sur le crédit d’heures des représentants de proximité.

TITRE  4 – DUREE DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu pour une durée de 4 ans à compter de sa signature et prendra fin de plein droit au terme du processus électoral lors du renouvellement du CSE, sans se transformer en accord à durée indéterminée.

Le présent accord est non renouvelable. 

Le terme de l’accord à durée déterminée lui fait cesser ses effets de plein droit à l’échéance du terme conformément à l’article L. 2222-4 du code du travail.

TITRE 5 – Révision DE l’accord, clauses de suivi et de rendez-vous

Chapitre 1 – Révision

Chaque partie peut demander la révision de tout ou partie du présent accord selon les modalités suivantes :

Le présent accord pourra être révisé, en tout ou en partie, selon les dispositions légales en vigueur, par une demande écrite (lettre recommandée avec accusé de réception ou contre décharge, courriel…) de son auteur comportant l’indication des dispositions dont la révision est sollicitée, et les propositions de remplacement.

Dans un délai maximum de trois (3) mois, les parties ouvriront une négociation.

Les dispositions de l'accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu’à la prise d’effet d’un éventuel avenant.

Les dispositions de l’avenant portant révision, se substituent de plein droit à celles de l’accord qu’elles modifient, soit à la date expressément prévue soit à défaut, à partir du jour qui suit son dépôt auprès du service compétent.

Chapitre 2 : Clauses de suivi et de rendez-vous

Les parties signataires conviennent de se revoir passé 2 ans afin de partager l’évaluation de l’application de l’accord et d’examiner les éventuelles adaptations nécessaires notamment liées aux évolutions légales et réglementaires. 



TITRE 6 – PUBLICITE ET DEPOT DE L’ACCORD

Le présent accord est déposé sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail, ainsi qu’en un exemplaire au greffe du Conseil des Prud'hommes d’Epinal.

En outre, un exemplaire est établi pour chaque partie signataire.

Mention de cet accord sera faite sur les panneaux réservés à la direction pour sa communication avec le personnel.

Fait à ELOYES,
En 07 exemplaires,
Le 25 octobre 2018.


Pour la société,
XXX
Directeur Général
XXX, 
Délégué syndical CGT




XXX, 
Délégué syndical CGT

XXX, 
Délégué syndical FO
XXX, 
Délégué syndical FO


XXX, 
Délégué syndical UNSA

XXX, 
Délégué syndical CFDT