Accord d’Entreprise relatif au télétravail


  
ENTRE

La société GIE LABEXA, dont le siège social est situé 75 avenue de la Morandière, 33185 Le Haillan, Immatriculée au RCS de Bordeaux sous le numéro 838 864 536, représentée par Mme Virginie ESTIENNE, Directrice des Ressources Humaines, et ayant tout pouvoir à l’effet des présentes,

Ci-après dénommé « la Société »


												D’une part,

ET

Les collaborateurs

Ci-après dénommées « les collaborateurs »

												D’autre part,
	




 
 
 
 	 

Préambule  

Le télétravail est une forme d'organisation du travail basée sur les technologies de l'information et de la communication. Il permet au salarié, de façon volontaire, de travailler ailleurs que dans les locaux de son employeur (défini par les articles L1222-9 à 11 du Code du travail).

La Direction constate que le développement grandissant des nouvelles technologies de l’information et de la communication dans les relations de travail, incite aujourd’hui les entreprises à adapter leur mode de fonctionnement et d’organisation du travail à ces mutations technologiques.

Le télétravail constitue un moyen d’adaptation aux nouvelles technologies et sa mise en place permettrait de répondre aux attentes formulées par certains salariés notamment en termes de flexibilité de l’organisation du travail, tout en garantissant la qualité du travail fourni, la cohérence et les performances des équipes.

Dans le même cadre, la Direction souhaite porter une attention particulière en matière de respect du développement durable, et ainsi, s’inscrire dans une démarche participative à la limitation des risques environnementaux.

En effet, la mise en place du télétravail vise notamment à :
•	Permettre un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle de salariés et une meilleure qualité de vie au travail ;
•	Diminuer le temps passé dans les transports ;
•	Diminuer les risques d’accidents de trajet ;
•	Faciliter le maintien dans l’emploi des salariés en situation de handicap ;

Le télétravail n’a pas pour but d’augmenter ou de diminuer le nombre d’heures de travail, ni la charge de travail. Il a pour objectif de donner à chacun plus de contrôle et de flexibilité sur ses conditions de travail.

L’ordonnance n°2017-1387 du 22 septembre 2017, ratifiée par la loi n°2018-217 du 29 mars 2018, a sensiblement fait évoluer les règles applicables en matière de télétravail et l’article L.1222-9 du Code du travail précise désormais que :

Le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication.

Est qualifié de télétravailleur au sens de la présente section tout salarié de l'entreprise qui effectue, soit dès l'embauche, soit ultérieurement, du télétravail tel que défini au précédent alinéa.


Champ d’application et éligibilité du salarié au télétravail
Le télétravail n'est ni un droit, ni une obligation, et sa mise en œuvre répond à certaines conditions.
Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés au forfait jour. Toutefois, tous les métiers et postes ne sont pas compatibles avec le télétravail.

En effet, le télétravail implique que les tâches du salarié au forfait jour puissent être effectuées à distance et que ce dernier soit en capacité de les exercer de manière autonome, sans qu’il puisse en résulter une quelconque perturbation dans le fonctionnement des activités de l’entreprise et/ou de ses équipes.

Qu’il s’agisse de télétravail régulier ou occasionnel, tels que définis ci-après, les salariés remplissant les conditions suivantes sont éligibles au télétravail :
Être volontaire et en faire la demande expresse auprès de la Société ;
Être titulaire d’un contrat de travail à durée indéterminée ;
Travailler sur la base d’un forfait annuel de 80% minimum de la durée de référence (213 jours) ;
Justifier d’une ancienneté minimale d’un an au sein de la Société, et d’au moins 6 mois sur le poste ;
Disposant d'une capacité d'autonomie suffisante dans le poste occupé et ne nécessitant pas de soutien managérial rapproché (pendant le temps du télétravail).
Occuper un poste dont les activités peuvent être exercées à distance de façon partielle, régulière et compatible avec les exigences de la fonction et du bon fonctionnement du service et de l’équipe ;
Avoir un espace de travail présentant des conditions de travail propices au travail : c’est-à-dire, au sein de la résidence principale,(entendue comme celle indiquée aux services des ressources humaines, qui doit être équipée d’une connexion internet ADSL ou haut débit (fibre/câble)), d’un lieu aménagé pour le télétravail (siège et bureau) exempt de toute distraction pendant la période de travail et justifiant d’une assurance habitation multirisques, dont une copie de l’attestation doit être remise au service des ressources humaines ;

Outre les salariés ne remplissant pas l'une des conditions d'éligibilité précitées, pourront être notamment refusées, après examen, les demandes formulées par les salariés :
Dont les fonctions exigent, par nature, une présence physique permanente dans les locaux de l'entreprise.
Dont les fonctions nécessitent déjà une absence importante et régulière de leur lieu habituel de travail 
Dont les fonctions impliquent l'accès et le traitement de certaines données à caractère confidentiel au poste de travail 
Qui font face à une impossibilité matérielle et/ou technique.

Le médecin du travail recevra de la DRH la liste des candidats au télétravail et fera part, dans le respect de ses règles déontologiques, de toute situation qui lui semblerait rendre le télétravail inapproprié.

Les parties rappellent que le télétravail s'inscrit nécessairement dans une démarche fondée sur le double-volontariat et la double réversibilité tant à l'initiative du salarié que de l'employeur. Il ne peut être mis en œuvre qu'à la demande du salarié et après examen et accord de l'employeur. Ce dernier ne peut imposer le télétravail au salarié, dont le refus ne peut donc pas être, par définition, un motif de rupture du contrat de travail.
Compte tenu des changements importants dans l'organisation du travail que pourrait induire le télétravail et afin d'assurer la cohésion de la communauté de travail, les parties à l'accord devront convenir d'un quota maximum de télétravailleur dans le service et/ou dans les effectifs inscrits de l'entreprise.

Télétravail habituel
Définition du télétravail habituel et postes éligibles
Le télétravail habituel au sens du présent accord désigne tout télétravail :
Constituant un mode d’organisation structurel du travail ;
Effectué de manière régulière plusieurs jours par mois, depuis la résidence habituelle du télétravailleur, les autres jours étant travaillés dans les locaux de l’entreprise.

Compte tenu de certaines spécificités de ce mode d’organisation, le télétravail ne pourra être ouvert qu’à des postes compatibles avec l’organisation de la société.

Ainsi, les postes éligibles au télétravail sont les suivants :
Services généraux : Directeur des Services généraux et acheteur
Service Ressources Humaines : DRH, RRH, chargée de recrutement, chargée de formation, chargée de missions RH
Service comptabilité : Responsable Comptable, chargée de mission administrative
Service du Contrôle de gestion : Contrôleur de Gestion
Service Qualité : Directeur Qualité, Ingénieur Qualité, Responsable Qualité
Direction Générale : Ingénieurs process industiel

Nombre de jours en télétravail
Le télétravail sera mis en œuvre de manière non consécutive, par demie journée de travail sauf accord de la Direction Ressources Humaines pour mettre en œuvre une organisation par journée entière.

Il est rappelé que, sauf évolution légale, le salarié ne peut en aucun cas se placer en situation de télétravail pendant les périodes de suspension de son contrat de travail pour quelle que cause que ce soit (maladie, congés, etc.), ainsi que pendant les périodes de repos obligatoire notamment de repos quotidien ou hebdomadaire.

L’astreinte au domicile ne constituant pas un temps de travail effectif, elle ne saurait se confondre avec du télétravail.

A titre exceptionnel, et en raison de nécessité de services, certaines journées initialement prévues en télétravail pourront être effectuées sur site à la demande du salarié avec l'accord du management ou à la demande du management. Dans cette situation, le jour de télétravail sera reporté à une date choisie entre le salarié et le supérieur hiérarchique 

Candidature et acceptation
Le salarié au forfait jours qui souhaite exercer une partie de son activité en télétravail doit en faire la demande par écrit (par courrier ou e-mail) à son responsable hiérarchique, qui la transmet au service des ressources humaines.

Après vérification de la conformité de la demande aux dispositions du présent Accord, une réponse est faite par écrit au salarié ayant formulé la demande dans un délai maximal de 1 mois.

Cette réponse porte à la fois sur le principe, et en cas d’acceptation, sur les modalités de mise en œuvre du télétravail (notamment du choix des jours en télétravail, ou leur mode de désignation). Le choix du ou des jours de télétravail tient compte de la bonne organisation de l’activité de l’équipe de rattachement du télétravailleur (autres salariés en télétravail, contraintes particulières d’activité sur certains jours ou certaines périodes de l’année…).

De plus, si le nombre de candidatures au sein d’une même équipe est trop important et que celui-ci s’avère incompatible avec la bonne organisation de l’équipe concernée, l’ordre de priorité suivant sera appliqué : 
Salariés dont l’état de santé nécessite un aménagement des conditions de travail sur avis du médecin du travail ;
Temps de trajet domicile-lieu de travail par ordre décroissant.

Tout refus opposé à une demande de télétravail fait l’objet d’une réponse écrite et motivée.

Formalisation du télétravail par écrit
La mise en œuvre du télétravail habituel fait l’objet d’un avenant au contrat de travail du salarié concerné, d’une durée de 12 mois.

Cet avenant précise notamment :
Le lieu du télétravail ;
Le rattachement hiérarchique du télétravailleur ;
Le nombre et le positionnement des demies journées en télétravail ;
Les modalités de compte-rendu et de liaison avec l’entreprise ;
Les modalités de mise à disposition du matériel et des équipements de travail ;
Les conditions de réversibilité du télétravail ;
Les formations spécifiques au télétravail.
Les restrictions d'utilisation des équipements informatiques.
A la signature de son avenant de travail, le télétravailleur recevra de l'employeur les documents relatifs aux conditions d'exécution spécifiques du télétravail.

Si le salarié souhaite demander le renouvellement de son avenant de télétravail, il doit formuler sa demande par écrit dans les 2 mois avant l’échéance de l’avenant.

Le renouvellement est subordonné à l’accord du responsable hiérarchique.

Période d’adaptation
La mise en œuvre du télétravail donne lieu à une période d’adaptation de 3 mois, et ce, afin de s’assurer que le télétravail est compatible avec les contraintes et attentes de chacun. Pendant cette période, chacune des parties pourra mettre fin à l'organisation en télétravail sans délai pour le salarié et moyennant un délai de prévenance de 15 jours pour l'employeur. Par ailleurs, à l'issue de la période d'adaptation, un entretien de bilan aura lieu entre le salarié et le responsable hiérarchique.

Si celui-ci s’avère concluant, l’avenant se poursuit. En revanche si celui-ci ne s’avère pas concluant, il est mis fin à l’avenant télétravail selon la procédure visée à l’alinéa 2 du présent article.

Réversibilité après la période d’adaptation
La Société ou le salarié, peuvent l’un et l’autre mettre fin à ce mode d’organisation du travail, à condition de respecter un délai de prévenance de 15 jours, permettant de préparer ce changement dans l’exécution du travail.

Lorsqu’il est mis fin au télétravail, le salarié effectue son activité à nouveau et en totalité sur son site de rattachement, selon les conditions antérieurement applicables, et s’engage à restituer le matériel qui lui aurait été confié dans le cadre de l’exécution de ses fonctions en télétravail.

Télétravail occasionnel
Définition du télétravail occasionnel
Au sens du présent chapitre, est considéré comme étant du télétravail occasionnel, tout exercice du télétravail ponctuel et ne constituant pas un mode d’organisation structurel du travail.

Le télétravail occasionnel revêt un caractère ponctuel, irrégulier et doit répondre à un besoin exceptionnel du salarié, notamment de nature personnelle (panne de véhicule, grève des transports, nécessité de s’occuper d’un ascendant ou descendant, etc.).

En cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d'épidémie, ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail occasionnel peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de la Société et garantir la protection des salariés.

De même, il peut être recouru au télétravail occasionnel en cas d’épisode de pollution mentionné à l’article L.223-1 du code de l’environnement, en vue de limiter les déplacements domicile / lieu de travail.

Il est rappelé que le salarié ne peut en aucun cas se placer en situation de télétravail pendant les périodes de suspension de son contrat de travail pour quelle que cause que ce soit (maladie, congés, etc.).

Volume de jours de télétravail occasionnel par an
Le télétravail occasionnel est limité à 10 journées sur une année calendaire. Ces journées de télétravail occasionnelles sont prises par journée entière.

Mise en œuvre du télétravail occasionnel
Tout salarié qui souhaite recourir au télétravail occasionnel et qui remplit les critères d’éligibilité détaillés à l’article 1er du télétravail, doit formuler une demande écrite auprès de son responsable hiérarchique, dans la mesure du possible et sauf circonstance imprévisible, au moins 48 heures avant la journée.

Lorsque le salarié et son responsable hiérarchique conviennent de recourir de manière occasionnelle au télétravail, ils formalisent leur accord par écrit.

Cet écrit peut se matérialiser notamment par un échange d’e-mails entre le salarié et son responsable hiérarchique précisant à minima : la durée, la date et l’organisation matérielle du télétravail.

Modalités d’organisation de l’activité du télétravailleur habituel ou occasionnel
Durée du travail
La durée du travail et les congés du salarié en situation de télétravail sont identiques à ceux applicables à l’ensemble des salariés visés par le présent accord.

Le salarié en télétravail, bien que travaillant à distance, est tenu par la durée du travail applicable au sein de la Société, conformément aux dispositions légales et conventionnelles.

Le salarié en télétravail demeure donc soumis au régime de durée du travail qui lui est habituellement applicable pour sa catégorie et/ou sa fonction.

Bien que les salariés concernés soient soumis à un régime de forfait annuel en jours, il demeure indispensable, dans un souci de bon fonctionnement du service, que le salarié en télétravail demeure joignable par la société, ses collègues et les partenaires de la société.

Le salarié en télétravail s’engage donc à demeurer joignable pendant ses journées de télétravail. Le constat de l’impossibilité d’entrer en contact avec le salarié lorsqu’il est en télétravail pourrait constituer un motif de cessation anticipée du recours au télétravail, dans les conditions prévues à l’article 2.6 du présent chapitre.

Il est rappelé que le salarié en télétravail peut, dans les mêmes conditions que lorsqu’il est présent à son poste de travail, exercer son droit à la déconnexion tel que prévu par le cadre légal.

Dans ce cadre, il est rappelé que les télétravailleurs ne sont pas tenus de répondre au téléphone ou aux e-mails en dehors des plages horaires réputées être les heures de travail habituelles.
Afin de respecter le principe du respect de la vie privée, le management, en concertation avec le télétravailleur, fixe les plages horaires durant lesquelles il pourra le contacter, en correspondance avec son horaire habituel de travail dans le cadre des dispositions conventionnelles en vigueur.

Afin de s'assurer de la bonne appréhension du télétravail et du respect du droit de déconnexion susvisé, il est prévu :
la réalisation d'actions d'accompagnement de type alertes informatiques
le soutien par des actions de formation / sensibilisation des salariés et du management concernés par le télétravail.
Un guide du télétravail (bonnes pratiques, …) mis à disposition de tous et plus spécifiquement du télétravailleur et de son manager dès la signature de l'avenant de passage en télétravail.

Suivi du temps de travail et de la charge de travail des salariés en télétravail
Le télétravailleur gère l’organisation de son temps de travail dans le cadre de la législation, de la convention collective applicable et des règles applicables au sein de la Société.

Le suivi du temps de travail est assuré de la même manière qu’au sein des locaux de la Société.

La charge de travail et les objectifs (le cas échéant) exigés du télétravailleur sont évalués selon les mêmes méthodes que celles utilisées pour les salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise.

Le salarié en télétravail bénéficie d’un entretien annuel avec son responsable hiérarchique portant notamment sur les conditions d’activité et sa charge de travail. A cette occasion, le responsable hiérarchique vérifie que la situation de télétravail n’a pas d’impact négatif sur le fonctionnement du service/de l’équipe et du salarié.

Maintien du lien avec l’entreprise pour les situations de télétravail habituel et prévention contre l’isolement
Le responsable hiérarchique veille à assurer un contact régulier avec le salarié en situation de télétravail habituel et organise les réunions d’équipe, dans la mesure du possible, de façon à permettre la présence dudit salarié.

Sauf accord expresse de son responsable hiérarchique, le salarié en télétravail est tenu, nonobstant les jours de télétravail fixés :
D’effectuer tout déplacement professionnel rendu nécessaire pour les besoins de sa mission ;
D’assister aux réunions et aux formations en présentiel pour lesquelles il est convoqué.

Par ailleurs, le télétravailleur bénéficie des mêmes entretiens professionnels que les autres salariés et est soumis aux mêmes systèmes et politiques d’évaluation. 

Equipements et frais liés au télétravail
Le salarié doit prévoir à son domicile un espace de travail dédié, qui soit conforme aux règles de sécurité et qui permette un aménagement du poste de télétravail. L’environnement doit, en outre, être propice au travail.

Une attestation sur l’honneur devra être remise par le salarié indiquant que le système électrique de son domicile est conforme à la réglementation en vigueur.

La Société met à la disposition du salarié les équipements nécessaires au télétravail.

Dans l’hypothèse où le salarié n’en serait pas déjà équipé dans les locaux de l’entreprise, la Société s’engage à lui fournir à minima :
un ordinateur portable avec sacoche ;
un accès à distance à ses applications de travail ;
un téléphone portable avec un abonnement (appels, sms et internet).

Le salarié bénéficie d’un appui technique, tant pour l’installation que pour l’utilisation des systèmes mis à sa disposition par la Société (assistance téléphonique …).

Le salarié prend soin des équipements qui lui sont confiés. En cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail, le salarié en avise immédiatement la Société.

Le salarié respecte en outre l’ensemble des politiques de la Société quant à l’utilisation des équipements, notamment les politiques relatives à la sécurité et à la confidentialité des données.

Dans la mesure du possible, le télétravailleur organisera son travail pour n’avoir à réaliser à son domicile que des tâches n’impliquant pas la sortie de l’entreprise de documents nominatifs, confidentiels ou indispensables à l’activité de ses collègues.

Le matériel mis à la disposition du télétravailleur par l’entreprise et pour un usage strictement professionnel reste la propriété de celle-ci et doit lui être restitué en fin de situation de télétravail.

En cas d’arrêt du télétravail, de la suspension du contrat de travail pour une durée d’au moins 30 jours ou de la rupture de la relation contractuelle, le salarié restitue dans les plus brefs délais, et sans que la Société n’ait besoin de le mettre en demeure, tous biens matériels et technologiques que la Société a mis à sa disposition pour les besoins du télétravail.

Sécurité du lieu de travail et assurance
Sécurité du lieu de travail

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et la sécurité sont applicables au télétravailleur.

A ce titre, l’espace de travail du salarié en situation de télétravail doit obéir aux règles de sécurité, notamment de sécurité électrique.

En outre, l’espace de travail du télétravailleur doit permettre un aménagement ergonomique du poste de télétravail. Le travailleur à domicile pourra demander des conseils en ergonomie auprès de son établissement.

La Société et le CSE peuvent être amenés à accéder au lieu sur lequel s’exerce le télétravail afin de vérifier que l’espace dédié permet l’exécution du travail dans de bonnes conditions de santé et de sécurité. Une telle démarche est effectuée sur rendez-vous avec l’accord écrit préalable du télétravailleur, et en sa présence. Le refus du salarié de permettre l’accès à l’espace de télétravail peut mettre fin immédiatement à la situation de télétravail.

Le salarié en situation de télétravail, transmet au service des ressources humaines l’adresse exacte du lieu d’exécution du télétravail et l’informe de toutes modifications éventuelles.

Assurance
Le salarié en télétravail doit déclarer sa situation de télétravail auprès de sa Compagnie d’assurance et doit justifier auprès de la Société de la souscription d’une assurance multirisque habitation incluant la garantie responsabilité civile.

Si l’assurance ne couvre pas certains dommages liés à son activité en télétravail, le salarié doit demander une extension de garantie en ce sens.

Les éventuels surcoûts d’assurance induits par la situation de télétravail sont pris en charge par La Société sur présentation de justificatifs.

Ces conditions de couverture d’assurance devront être remplies préalablement à la première mise en œuvre du télétravail (soit avant la signature de l’avenant ou avant son premier jour de télétravail occasionnel). Le salarié tient également à la disposition de la Société une attestation d’assurance à jour de l’année en cours. A défaut, le télétravail ne pourra entrer en vigueur. Chaque année, le télétravailleur devra remettre à l'employeur une attestation de sa compagnie d'assurances stipulant la prise en compte des risques ci-dessus mentionnés.

En outre, il est précisé qu’il appartient au salarié de vérifier que ni le bail, ni le règlement de copropriété du logement n’interdisent l’exercice d’une activité professionnelle au sein de son logement.

Accidents sur le lieu de télétravail et maladies professionnelles
Si un accident survient au domicile pendant un jour de télétravail, le salarié en avise son responsable hiérarchique ainsi que le service des ressources humaines dans les mêmes délais et dans les mêmes formes que lorsqu’il effectue son activité dans les locaux de la Société.

Le domicile du salarié constitue son lieu de travail :
En cas de télétravail habituel : les jours convenus par avenant au contrat de travail entre le salarié et La Société ;
En cas de télétravail occasionnel : les jours pour lesquels le salarié et son supérieur hiérarchique sont convenus en amont que le salarié serait en télétravail.

Tout accident survenu au télétravailleur à son domicile pendant le temps de télétravail sera soumis au même régime que s’il était survenu dans les locaux de l’entreprise.

Autres droits et devoirs du télétravailleur
Droits individuels et collectifs
Le salarié en situation de télétravail bénéficie des mêmes droits collectifs et individuels que les autres salariés travaillant dans les locaux de l'entreprise, notamment en ce qui concerne l'accès aux informations syndicales, la participation aux élections professionnelles et l'accès à la formation.

Respect du règlement intérieur et de la Charte Informatique
Les dispositions du règlement Intérieur et de la Charte Informatique de la Société s’appliquent également au salarié en situation de télétravail. Il peut donc être sanctionné en cas de non-respect de ces derniers.

Obligation de confidentialité et protection des données
Le matériel mis à la disposition du télétravailleur est réservé à un usage strictement professionnel et demeure la propriété de la Société.

Du fait de la grande autonomie dont bénéficie le salarié en situation de télétravail, son obligation de confidentialité est renforcée.

Il doit prendre toutes les précautions utiles pour qu’aucune personne tierce à la Société ne puisse avoir accès aux données, mots de passe, et plus généralement à toutes informations concernant la Société, ses fournisseurs et/ou ses clients.

Tout vol, toute perte de données confidentielles de la Société et/ou de ses fournisseurs et clients, ainsi que tout accès non-autorisé par une tierce partie doivent être immédiatement notifiés par le salarié à la Société pour que les mesures appropriées puissent être prises sans délai.

Date d’effet et durée du présent accord
Le présent accord, conclu à durée indéterminée.

Le présent accord pourra être révisé, à la demande de toute partie signataire, sous forme d'avenant au présent accord.

Dépôt de l’accord et communication 
Cet accord sera communiqué au personnel par voie d’affichage aux emplacements réservés à la communication avec le personnel ainsi que par le système de gestion documentaire informatique interne. 
 
Le présent procès-verbal d’accord sera déposé auprès de la Direction Générale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi (DIRECCTE) du siège social et du secrétariat-greffe du Conseil des prud’hommes de Bordeaux. 

Fait à Le Haillan, le 29 juin 2020,

Pour le GIE LABEXA 					Pour les Collaborateurs
Virginie ESTIENNE					
Directrice des Ressources Humaines