ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE DES REPRESENTANTS DE PROXIMITE


Entre: 
La société      , société par actions simplifiées dont le siège social est situé         , représentée par     , Président,
Ci-après désignée « la Société »,

Et:
Les organisations syndicales représentatives au sein de la Société : 
-          CFE/CGC, représentée par      , délégué syndical central
-          CGT, représentée par     , délégué syndical central

Ci-après ensemble désignées « les Parties »


Préambule :

L’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 a profondément modifié le cadre législatif des institutions représentatives du personnel en créant une instance unique, le Comité Social et Economique (CSE). 
Le CSE de la Société a été élu le 7 janvier 2020, dans le cadre d’un établissement unique, pour un mandat de 4 ans. 

Le nombre et le périmètre des établissements distincts au sein de la Société ont été définis par décision unilatérale de l’employeur, validée par la DIRECCTE. 

Dans un tel cas, il est possible de mettre en place des représentants de proximité par accord collectif majoritaire en cours de cycle électoral, en application de l’article L.2313-7 du Code du travail.
Le présent accord a pour objet de définir les conditions de mise en place des représentants de proximité au sein de la Société, leurs attributions ainsi que les moyens qui leur sont alloués.

Article 1 – Champ d’application de l’accord
Le présent accord est applicable à tous les salariés et tous les sites de la Société. 
En raison de l’éloignement des différents sites et de la répartition des effectifs entre ces sites, et afin de garantir une représentation équilibrée de l’ensemble du personnel, les parties conviennent de la mise en place de représentants de proximité sur chacun des 4 sites de la Société, à savoir    ,    ,      et    .

Article 2 – Nombre de représentants de proximité
Il est attribué à chaque site de plus de 50 salariés à la date de l’élection du CSE 3 mandats de représentants de proximité et 2 mandats de représentants de proximité pour les sites de moins de 50 salariés à la date de l’élection du CSE.
Une derogation est exceptionnellement octroyée au site de    . Ainsi, même si leur effectif est inférieur à 50 salariés, ils pourront avoir trois représentants de proximité dans le cadre de la mise en place de ce premier CSE.
Pour le cycle électoral en cours, 11 représentants de proximité seront donc désignés, répartis comme suit : 
3 représentants sur le site de    
3 représentants sur le site de     (une derogation est exceptionnellement octroyée au site de    )
3 représentants sur le site de    
2 représentants sur le site de  
Le siège social ne constitue pas un site puisqu’il s’agit d’une simple domiciliation sans aucun salarié rattaché à cette adresse. 

Article 3 – Modalités de désignation
3.1. Conditions à remplir pour être désigné représentant de proximité
Les représentants de proximité sont désignés parmi les salariés de la Société, à l’exclusion des membres élus titulaires du CSE.
Les représentants de proximité sont donc soit des élus suppléants du CSE soit des salariés non élus, appartenant obligatoirement au site concerné.  
En cas de carence de candidature sur un site, il est exceptionnellement possible de désigner un ou plusieurs élus titulaires (salarié(s) du site concerné) en tant que représentant de proximité, étant précisé qu’il n’est pas possible de cumuler un mandat de secrétaire ou de trésorier du CSE avec un mandat de représentant de proximité. 
Les représentants de proximité doivent avoir au minimum 18 ans révolus et être titulaires d’un CDI. 
3.2. Désignation par le CSE
Les représentants de proximité sont désignés par les membres du CSE à la majorité des membres présents.
Le CSE fixe le calendrier et les modalités de candidature pour la mise en place des représentants de proximité lors de la première réunion du CSE de chaque cycle électoral. 
Pour le cycle électoral en cours, le calendrier et les modalités de candidatures seront fixées par le CSE lors de la première réunion du CSE suivant l’entrée en vigueur du présent accord.
Le cas échéant, en cas de carence de candidature sur un site à la date de candidature prévue par le CSE, les élus titulaires du site concernés (hors secrétaire et trésorier) disposeront d’un délai supplémentaire de 3 jours pour se déclarer candidat.
Les candidatures seront établies afin de garantir la représentativité des collèges dans les différents sites.
De même, chacune des listes devra correspondre à la représentativité issue des dernières élections. Celle-ci est jointe en annexe du présent accord. 
Le vote à bulletin secret à un tour sera organisé au cours d’une réunion du CSE.
Seuls les membres titulaires du CSE prennent part au vote, les suppléants ne voteront qu’en l’absence du titulaire selon les règles de remplacement en vigueur.
Chaque votant désigne un, deux, ou trois candidat(s) de son choix en fonction du nombre de représentants à élire pour le site concerné.
En cas d’égalité des voix, conformément aux règles habituelles du droit électoral et sans qu’il soit porté atteinte au principe de non-discrimination en raison de l’âge, la désignation se fera au profit du candidat le plus âgé.
 
3.3. Durée et fin du mandat
Le mandat des représentants de proximité prend fin en même temps que le mandat des membres du CSE. Ainsi, les représentants de proximité sont renouvelés après chaque élection du CSE. 
Par ailleurs, le mandat prend fin de manière anticipée en cas de :
Perte des conditions de désignation (changement de site…)
Démission du mandat de représentant de proximité adressée au CSE
Départ de l’entreprise pour quelque cause que ce soit
Attrition naturelle (décès, retraite)
En cas de cessation anticipée du mandat d’un représentant de proximité, il sera procédé à la désignation d’un nouveau représentant de proximité, dans les mêmes conditions que pour la désignation initiale.
Article 4 - Attributions
Les représentants de proximité exercent les attributions suivantes :
Suivre la mise à jour des registres de sécurité
Visiter les sites – audits de terrain (fréquence 1x/mois pour les sites les plus importants). Ainsi les visites de terrain seront réalisées par un représentant de proximité qui pourra être accompagné du responsable de la zone auditée ainsi que d’un représentant HSE. Suite à l’audit, le rapport de la visite sera effectué et sera discuté lors de la réunion suivante. Les conclusions seront transmises au CSE
Recueillir les réclamations individuelles des salariés en matière de sécurité. Les réclamations seront discutées lors de la réunion des représentants de proximité. Les reclamations seront ensuite transmises au CSE
Promouvoir les valeurs HSE de la société 
Gérer les œuvres sociales (remise des clés pour les gîtes, gestion des locations, distribution des paniers, remise de toutes les informations utiles au trésorier et au CSE, proposition d’idées au CSE concernant l’utilisation du budget des oeuvres sociales, organisation de voyages suite à l’approbation du CSE…)
Assister les membres du CSE ou la direction de la Société pour toute problématique ponctuelle liée à la sécurité d’un site ou aux œuvres sociales d’un site. 
Toutes les missions liées à des décisions budgétaires pour la gestion des gîtes seront confiées aux membres du CSE (réunion de propriétaire, Syndic ...)
Les représentants de proximité peuvent participer aux réunions du CSE, sur invitation du CSE et avec voix consultative uniquement, sans droit de vote.
Les représentants de proximité bénéficient de la protection attachée aux représentants du personnel, dans les mêmes conditions que les membres du CSE. 

Article 5 – Moyens
5.1. Heures de délégation
Afin de mener à bien l’exercice de son mandat, il est accordé à chaque représentant de proximité un crédit mensuel d’heures de délégation de 8h. 
Ce crédit d’heures inclut les éventuels temps de trajet. 
Le représentant de proximité bénéficie de la possibilité de reporter d’un mois à l’autre le reliquat de son crédit d’heures mensuel non consommé, sans pour autant qu’il ne puisse disposer d’un crédit mensuel supérieur à deux fois le crédit d’heures mensuel de base. Ce report est autorisé dans la limite de l’année calendrier. Les heures non utilisées sur un mois seront automatiquement transférées sur le mois suivant.
Le représentant de proximité pourra également mutualiser ses heures de délégation avec un autre représentant de proximité afin de mener à bien les missions qui lui sont confiées. Ainsi, si un audit de terrain nécessite un plus grand nombre d’heures, ces heures pourront être transférées par un autre représentant de proximité. L’information sera communiquée au département des Ressources Humaines pas le biais du document du transfert d’heures. 
5.2. Liberté de circulation
Les représentants de proximité disposent d’une liberté de circulation totale sur leur site de rattachement, dans les mêmes conditions que les membres élus du CSE. 
5.3. Moyens financiers
Les membres du CSE peuvent décider, par délibération, de consacrer une partie de leur budget de fonctionnement au financement de la formation des représentants de proximité.
Les frais de déplacement des représentants de proximité pour se rendre à une réunion à laquelle ils ont été convoqués sont pris en charge par la Société. 
Un an après la signature du présent accord, le CSE procèdera à un bilan du volume d’heures de délégation utilisé par les représentants de proximité, afin de s’assurer de la pertinence du contingent d’heures fixé par le présent accord. 
5.4. Moyens pour les évènements occasionnels
Il est convenu que l’attribution d’un crédit d’heures supplémentaire puisse être accordée à l’occasion d’évènements particuliers nécessitant un temps d’organisation important (enquêtes suite à un incident ou accident, déplacement exceptionnel sur un gite, mise en vente d’un gîte, organisation d’un voyage ou d’une activité exceptionnelle). 
Les demandes d’octroi d’heures supplémentaires seront transmises à la Responsable des Ressources Humaines de     . Un document de demande sera établi et transmis aux représentants de proximité.
Sans validation de la Direction ou de la Responsable RH France, la circonstance exceptionnelle ne sera pas reconnue et ne donnera pas lieu à l’octroi de crédit d’heures supplémentaires. De plus, le nombre d’heures octroyées sera établi par la Direction ou la Responsable RH France en fonction des éléments avancés par les représentants et des circonstances exactes. 

5.5. Temps de trajet pour se déplacer sur les gîtes
Il est accordé 2 fois par an, un trajet pour se rendre sur les gîtes afin de faire les visites de contrôle, et ce pour chacun des gîtes. Ce trajet est réalisé par un membre du CSE ou un représentant de proximité (quel que soit le site de rattachement). Une exception sera faite uniquement pour le gîte localisé en    . En raison de la localisation de celui-ci, la société autorise le déplacement de deux personnes lorsqu’ils se rendent sur le site en voiture. L’octroi de ce droit se réalisera en accord avec la hiérarchie afin de garantir le bon fonctionnement des sites. Les temps de trajet associés seront considérés comme du temps de travail effectif et rémunérés comme tel, ou compensé en temps. Les temps de trajet seront conformes, hors situation exceptionnelle, aux temps de trajets moyens donnés sur internet (trajet le plus rapide). 

5.6. Réunions des représentants de proximité
Les représentants de proximité se réunissent par site cinq fois par an (Janvier – Mars – Mai - Juillet/Août - Octobre), indépendamment et en amont des réunions du CSE. 
Les réunions se tiendront en présence du responsable de site et éventuellement d’un représentant du département des ressources humaines.
Lors de la première réunion, un calendrier sera établi pour réaliser les audits de terrain. Ainsi, toutes les zones devront être auditées au moins une fois sur l’année.
Le temps de reunion avec la Direction ne sera pas à déduire du quota d’heures octroyées aux Représentants de Proximité.
5.7 Formation
Lors de la mise en place des représentants de proximité, la société organisera une formation pour les personnes désignées afin de les aider dans la ralisation de leurs taches et leurs missions. Cette formation sera à charge de la société. Cette formation aura pour objectif de leur expliquer le role des représentants de proximité, leur responsabilité, leurs obligations, les aspects sécurité 
Si d’autres formations devaient être nécessaires, elles seraient à charge du CSE.
Article 6 : Durée de l’accord
Cet accord est conclu pour une durée indéterminée.

Article 7: Révision, Dénonciation et Mise en cause

Le présent accord pourra, à tout moment, être révisé dans les conditions prévues aux articles L.2261-7 et suivants du Code du travail.
Toute demande de révision doit être adressée par lettre recommandée avec demande d'avis de réception (LRAR) à chacune des parties signataires et comporter, outre l'indication des stipulations dont la révision est demandée, des propositions de remplacement.
Le plus rapidement possible et au plus tard dans un délai de trois (3) mois suivant la première présentation de cette lettre, une négociation s'ouvrira en vue de la rédaction d'un nouveau texte dans le respect des dispositions légales, règlementaires et jurisprudentielles applicables.

Le présent accord pourra, à tout moment, être dénoncé par lettre recommandée avec demande d'avis de réception (LRAR) en respectant la procédure prévue aux articles L.2261-9 et suivants du Code du travail.
Le préavis de dénonciation est fixé à trois mois.

L’accord pourra également être mis en cause dans les conditions prévues aux articles L.2261-14 et suivants du Code du travail.

Article 8: Publicité    
Conformément aux dispositions légales en vigueur, le présent accord sera déposé sur la plateforme de Téléprocédure du Ministère du travail (« TéléAccords »), pour transmission automatique à la DIRECCTE compétente. 

Un exemplaire original de l’accord sera également déposé au secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes de Paris.

Enfin, la Société notifiera l’accord par LRAR à l’ensemble des organisations syndicales représentatives au sein de la Société, qu’elles soient ou non signataires. 

Fait à     , le 09/07/2020

Pour Ia société  
Monsieur  

Pour Ia CFE/CGC
Monsieur  


Pour Ia CGT
Monsieur