Accord relatif au télétravail 
au sein d’Olympus France


ENTRE LES SOUSSIGNÉS 

Olympus France représentée par x, Président.
d'une part,

ET

Les organisations syndicales représentatives de salariés :

Pour la CFE/CGC : x, Délégué syndical

Pour la CFDT : x, Déléguée syndicale

Pour la CGT : x, Déléguée syndicale
d'autre part.


SOMMAIRE

































Préambule

Dans le cadre des dispositions des articles L1222-9 et suivants du code du travail afin de tenir compte des évolutions de la société, des nouvelles technologies et des demandes des salariés, la direction et les Partenaires Sociaux souhaitent développer et structurer le télétravail.
Ces dispositions doivent permettre, entre autre, de réduire l'impact du temps de trajet domicile -travail, de contribuer ainsi à l'amélioration de la Qualité de Vie au Travail, tout en maintenant un fonctionnement optimal de l'entreprise.

Plus généralement, la mise en place du télétravail répond à plusieurs objectifs :
Accompagner des projets de transformation, simplifier les organisations et responsabiliser les salariés en intégrant le télétravail au sein des équipes ; 
Répondre aux aspirations personnelles des collaborateurs et favoriser ainsi leur engagement professionnel et leur productivité ;
Réduire le nombre de trajets domicile-travail et réduire les émissions de carbone liées à notre activité, améliorer la santé des salariés par un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle et une moindre exposition au risque d'accident de trajet ;

Les parties ont convenu de la nécessité de simplifier et d'assouplir les modalités de mise en place de cette nouvelle organisation de travail. Elles ont souhaité inscrire ce mode d'organisation dans un cadre permettant de maintenir les liens sociaux indispensables à la vie de l'Entreprise. 

Une charte a été rédigée en ce sens, présentée et discutée en CSE. Elle a servi de base de départ à cette négociation.


TITRE 1 - Généralités


Article 1 – Objet et champ d’application

Le présent accord s’applique au sein d’Olympus France, aux salariés sédentaires travaillant habituellement dans les locaux de l’entreprise sis 19 rue d’Arcueil à Rungis.  

Il définit les conditions de recours et les principes de mise en place du télétravail, notamment les critères d’éligibilité ainsi que les modalités de mise en œuvre. 

Ses dispositions se substituent intégralement, de plein droit, à tous accords, usages, pratiques, dispositions unilatérales antérieurs au présent accord. Elles ne se cumulent pas avec les dispositions de même nature qui seraient introduites par de nouvelles dispositions légales.


Article 2 – Définition du télétravail

Le télétravail désigne, au sens de l'article L1222-9 du code du travail, « toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur, est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication dans le cadre d'un contrat de travail ou d'un avenant à celui-ci»
Par domicile, on entend le lieu habituel de résidence du salarié ou par exception un autre lieu dans le cas par exemple d'un rapprochement familial.
Les parties entendent préciser qu’il convient de distinguer le télétravail régulier du télétravail occasionnel de très courte durée et/ou lié à des circonstances exceptionnelles. 






TITRE 2 – La mise en place du télétravail 


Article 3 – Critères d’éligibilité au télétravail 

Le télétravail est ouvert aux collaborateurs d’Olympus France remplissant l’ensemble des conditions détaillées ci-dessous. 

3.1. Critères liés au collaborateur

Sont éligibles au télétravail les collaborateurs : 
Salariés en CDI présents depuis au moins 1 an dans l’Entreprise et six mois dans le poste, 
A temps plein, 
Disposant d’assez d’autonomie dans l’organisation du travail et d’expérience pour réaliser les missions confiées et atteindre les objectifs, sans qu’ils aient besoin d’une collaboration étroite et permanente avec leur manager, leurs collègues ou d’autres services de l’Entreprise.

3.2. Critères liés à l’activité 

Les collaborateurs dont le métier n'est pas compatible avec le télétravail ne sont pas éligibles à cette organisation du travail. 

Pour pouvoir être éligible, il est nécessaire que les activités exercées par le collaborateur puissent être réalisées dans les mêmes conditions à distance que sur site. Elles doivent également pouvoir être exercées de manière compatible avec un bon fonctionnement du service/ de l’équipe.

A ce titre, ne sont pas éligibles au télétravail les collaborateurs dont les activités :
nécessitent une présence physique permanente dans les locaux de l’Entreprise,
nécessitent une collaboration étroite et permanente avec le manager, les collègues ou d’autres services de l’Entreprise,
nécessitent l’utilisation d’outils ou d’équipement disponibles uniquement dans les locaux de l’Entreprise,
sont associées à des risques opérationnels, des impératifs de sécurité ou de confidentialité.

Les salariés des services suivants ne sont de ce fait pas éligibles au télétravail :
Tous les postes du bâtiment Madrid  
ITC et Managers de Ventes sur le terrain 
Techniciens itinérants 

Pour les autres services, la compatibilité entre les activités exercées par le demandeur et le télétravail ainsi que la cohérence avec le bon fonctionnement du service relèvent de l’appréciation du manager.  
Cette compatibilité dépendra notamment :
du pourcentage de tâches télétravaillables (à évaluer au cas par cas)
de l'organisation du travail du salarié,
de ses relations avec ses clients externes,
de l'activité et de l'organisation de l'équipe à laquelle il appartient
du caractère confidentiel ou non des données manipulées

3.3. Critères techniques

Sont éligibles au télétravail, sous réserve de la possibilité du fonctionnement à distance des applications informatiques nécessaires à l’activité du salarié, les collaborateurs : 
Attestant d’un espace de travail dédié à partir de leur domicile et adapté à la réalisation d'une activité professionnelle ; 
Attestant d’un environnement obéissant aux règles de sécurité électrique ; 
Attestant que l’espace de travail dédié à l’activité professionnelle est couvert par une assurance ; 
Attestant disposer d’un accès à internet via la fibre ou une ligne ADSL haut débit dont le niveau est défini par la Direction Informatique.  

Le collaborateur s’engage à informer sa compagnie d'assurance de l’utilisation de l’espace dédié à des fins professionnelles et à fournir une attestation en ce sens à l’Entreprise.  

Par ailleurs, le collaborateur s’engage à déclarer au service Ressources Humaines tout changement intervenant sur l’un des critères susvisés (exemple : changement de couverture d’assurance, travaux électriques, changement réseau ADSL…).


Article 4 – Principe de double volontariat 

Le télétravail ne peut être instauré sans le volontariat du salarié et de l'entreprise.
Le salarié qui souhaite exercer une partie de son activité en télétravail formalisera sa demande par écrit, auprès de la DRH (formulaire de demande disponible sous l'intranet). Cette demande fera ensuite l'objet d'échanges entre la personne souhaitant télétravailler et son manager.
Le formulaire de demande de télétravail complété par le salarié et le manager sera transmis à la DRH qui en vérifiera la conformité par rapport aux dispositions de l’accord.
De son côté, l’entreprise peut également proposer du télétravail à ses salariés qui demeurent libres de l’accepter. Les salariés pourront après examen de la situation accepter ou refuser cette demande. 

Dans le cadre de son engagement pour la Diversité, l'entreprise sera particulièrement attentive, dans le respect des critères énoncés ci-dessus, aux demandes :
de personnes en situation de handicap,
de femmes enceintes et au retour du congé maternité, sous réserve de l’avis du médecin
des personnes en reprise de travail en temps partiel thérapeutique, sous réserve de l’avis du médecin
des salariés de plus de 50 ans.

En cas d’acceptation un avenant au contrat de travail formalisant les conditions de recours au télétravail sera conclu.
L’avenant au contrat de travail prévoit notamment : 
la date de passage en situation de télétravail ;
les modalités d’exécution du télétravail dont la répartition du temps de travail et les plages de joignabilité telles que prévues par le présent accord ;
une période d’adaptation de 2 mois qui débutera à compter du premier jour de télétravail. Cette période d’adaptation permet notamment de tester le bon fonctionnement des applications informatiques ainsi que le degré de compatibilité avéré de l’activité du collaborateur avec ce mode d’organisation du travail. Il pourra être mis fin à la situation du télétravail, à tout moment durant cette période, par l'une ou l'autre des parties, à condition qu'elle notifie sa décision motivée par écrit à l'autre partie et qu'elle respecte un délai de prévenance d'une semaine ;
les conditions d’utilisation du matériel mis à disposition ; 
les règles de confidentialité ; 
les conditions de réversibilité. 

L’avenant au contrat de travail sera conclu pour une durée déterminée d’une année, reconductible par tacite reconduction pour une durée ne pouvant aller au-delà de la date de fin du présent accord. Toutefois, son application pourra prendre fin avant l’issue du terme de l’avenant dans les cas mentionnés au titre 4 du présent accord ou en l’absence de renouvellement du présent accord. 

En cas de refus, une réponse écrite sera faite au salarié au plus tard dans le mois suivant sa demande explicitant les motifs de la décision.


TITRE 3 – Organisation de l’activité


Article 5 – Organisation des jours de télétravail 

5.1. Cas général 

Le nombre de jours de télétravail pour les salariés éligibles est fixé à 1 jour par semaine.
Le jour de télétravail est fixe dans la semaine et ne peut être déplacé, sauf accord express du salarié et de son manager. 

A titre exceptionnel, et sous réserve de respecter un délai de prévenance de 48 heures, un manager peut demander à son collaborateur de venir travailler un jour habituellement dédié au télétravail. Cette possibilité est également offerte au collaborateur, sous réserve d’en informer son manager 48 heures avant le jour dédié au télétravail. 

Ces jours de télétravail ne pourront en aucun cas être fractionnés en demi-journées. 

Par ailleurs, les journées de télétravail programmées et non exercées, du fait notamment de la coïncidence avec des jours fériés, des arrêts maladie, des congés ou même des missions, ne pourront donner lieu à un crédit cumulé ou reporté ultérieurement.

5.2. Situations particulières

Une attention particulière sera portée aux demandes de télétravail des collaborateurs de plus de 50 ans, des collaborateurs reconnus travailleur handicapé ou disposant de recommandations médicales particulières, ou encore des femmes enceintes. 

Ainsi, après avoir obtenu l'accord de leur supérieur hiérarchique dans les conditions prévues à l'article 4 du présent accord, les collaborateurs qui relèvent de situations décrites ci-dessus, sous réserve qu'ils soient éligibles, pourront bénéficier de modalités dérogatoires de recours au télétravail, différentes de celles prévues ci-dessus. 

De même, il sera porté une attention particulière aux demandes de télétravail effectuées par un collaborateur en situation de « proche aidant ». Un collaborateur en situation de « proche aidant » est un salarié dont un ascendant ou descendant direct, le conjoint, le concubin notoire ou la personne liée par un PACS, souffre d'une pathologie mettant en jeu le pronostic vital ou est en phase avancée ou terminale d'une affection grave et incurable. 


Article 6 – Organisation du temps de travail et de l’activité 

6.1. Respect de la règlementation sur la durée du travail 

La durée, les horaires de travail et les temps de repos du salarié en situation de télétravail s'inscrivent dans le cadre de l'organisation du temps de travail en vigueur dans son entité et/ou individuellement applicable à son poste. 

Les collaborateurs en télétravail veillent à respecter les durées maximales quotidiennes et hebdomadaires de travail ainsi que les temps de repos obligatoires.  


6.2. Décompte du temps de travail 

Décompte du temps de travail en heures

Les salariés dont le temps de travail est décompté en heures exerceront leur activité à domicile dans la limite de 7h20 minutes de travail effectif par jour dans le respect des plages horaires applicables dans l’Entreprise. 

Pour les jours en télétravail, le décompte du temps de travail est effectué selon un système auto déclaratif. En tout état de cause, la durée du travail ne peut, sauf demande écrite de la hiérarchie, excéder 7h20 par jour.

Décompte du temps de travail en jours 

Les salariés dont le temps de travail est décompté en jours organiseront leur temps de travail en respectant les durées minimales de repos prévues par le code du travail.

6.3. Plage de disponibilité et droit à la déconnexion

Au cours d’une journée de télétravail, le collaborateur conserve son rattachement hiérarchique habituel de sorte que cette organisation de travail n’emporte aucune conséquence sur sa situation contractuelle. Ainsi, le collaborateur concerné doit continuer à exécuter les tâches que pourrait lui confier son manager s’il était présent physiquement au sein de l’Entreprise. 

Plus généralement, durant les jours de télétravail, les collaborateurs restent joignables grâce aux équipements de téléphonie mis à leur disposition par l'Entreprise durant toute la durée de leur télétravail. Les sollicitations par mail/SMS/téléphone/Webex/Sametime/… sont à éviter en dehors des heures habituelles de travail et en tout état de cause les salariés ne sont pas tenus d’y répondre. 

Le collaborateur soumis à une convention de forfait jours pourra être contacté durant les plages horaires habituelles de travail des salariés de son service, dans le respect de l'équilibre vie privée/vie professionnelle.

Les collaborateurs bénéficient ainsi d’un droit à la déconnexion visant à préserver leur vie privée et favoriser une meilleure articulation entre l’activité professionnelle et la vie personnelle.

6.4. Charge de travail

Les managers prendront en compte une répartition équivalente de la charge de travail entre les collaborateurs en télétravail et les collaborateurs en situation comparable travaillant dans les locaux de l’Entreprise.

En tout état de cause, les résultats attendus en situation de télétravail sont équivalents à ceux qui sont attendus sur le lieu habituel de travail. 

Le responsable hiérarchique veillera ainsi à ne pas modifier la charge de travail. Une évaluation annuelle renforcée est réalisée dans le cadre de l’entretien annuel.

6.5. Mesures permettant de prévenir l’isolement du collaborateur en télétravail

Afin de favoriser une bonne animation d’équipe et garantir la qualité du lien social, les managers prévoiront la présence simultanée des membres de leur équipe pour les séminaires et réunions d’équipe. Les partenaires sociaux estiment en effet que les évènements nécessitant la présence du salarié dans les locaux de l'Entreprise sont prioritaires par rapport aux journées de télétravail. Ainsi le collaborateur en situation de télétravail sera tenu d’assister aux réunions et aux formations en présentiel. 

A tout moment, le salarié pourra solliciter auprès de son supérieur hiérarchique ou de son N+2 un point de suivi spécifique en cas difficultés rencontrées.


Article 7 – Matériel mis à disposition

Les collaborateurs en situation de télétravail doivent bénéficier des outils et moyens nécessaires à l’exécution de leur activité. 

Ils sont dotés par l’Entreprise d’un ordinateur portable et d’un équipement de téléphonie. Pour des raisons de sécurité, seul l’ordinateur mis à disposition par l’Entreprise doit être utilisé pour accéder aux applications informatiques, aux fichiers et aux données nécessaires à l’activité du salarié, à l’exclusion de tout autre système informatique.

Le matériel est mis à la disposition du collaborateur pour un usage exclusivement professionnel. A ce titre, tout usage du matériel pendant des périodes de suspension du contrat de travail ou pour un usage non professionnel est interdit.
Le collaborateur s'assurera que son installation électrique comporte une prise de terre et un disjoncteur aux normes.

Le collaborateur s’engage à respecter l’ensemble des règles d’utilisation des équipements de travail mis à sa disposition, en particulier celles prévues dans la Charte informatique en vigueur dans l’Entreprise. 

Il s’engage à prendre soin des équipements qui lui sont confiés et en assure la bonne conservation. Il est responsable de l’intégrité du matériel mis à sa disposition et notamment des données qui y sont stockées. En cas de perte ou de vol et en cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail mis à disposition, le collaborateur qui télétravaille doit en aviser immédiatement son manager et revenir travailler sur site, sans possibilité de report.

Le télétravailleur est par ailleurs responsable de son espace et de son adaptation à une situation de travail.


Article 8 – Confidentialité des données accessibles à distance 

Le collaborateur en télétravail s’engage à respecter les règles fixées par l’Entreprise en matière de sécurité et de protection des données. 

Il porte une attention particulière aux règles de sécurité et plus particulièrement à ses moyens d’authentification (mot de passe) qui sont personnels, confidentiels et incessibles. 

Le collaborateur doit également assurer la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des informations et documents qui lui sont confiés ou auxquels il a accès dans le cadre professionnel, sur tous supports et par tous moyens.
Il s'engage à respecter les mesures de sûreté et de confidentialité de l'entreprise :
Le cryptage des données via le système en vigueur
Les mots de passe sont gardés strictement personnels et non communiqués à des tiers
L'utilisation du matériel informatique fourni par l'entreprise s'effectue dans le respect de la charte informatique.
Les règles de sûreté devront être appliquées lors des déplacements entre le lieu du télétravail et le site ainsi que pour l'utilisation des documents et matériels


Article 9 – Droits et obligations du collaborateur éligible au télétravail 

Le collaborateur qui bénéficie de cette organisation du travail bénéficie des mêmes dispositions, droits et avantages légaux, réglementaires et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable et travaillant dans les locaux de l'Entreprise, notamment pour le suivi de son activité, l'évaluation des résultats, la rémunération, l'évolution professionnelle, le temps de travail.

De même, les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail, sont applicables au collaborateur éligible au télétravail. 

Les parties rappellent que le collaborateur éligible bénéficie de la même couverture accident du travail/ maladie professionnelle que les autres collaborateurs de l’Entreprise. En cas d’accident survenu durant l’activité professionnelle un jour de télétravail, le collaborateur doit en informer, par écrit, son manager et le service Ressources Humaines dans les mêmes délais que lorsqu’il effectue son activité dans les locaux de l’Entreprise. Il doit par ailleurs préciser les circonstances de l’accident permettant d’établir un lien avec l’activité professionnelle. 

En cas d’arrêt de travail, le salarié en situation de télétravail ne devra exercer aucune activité professionnelle. 


Article 10 – Suivi et accompagnement 

L’accompagnement des collaborateurs concernés par le télétravail et de leur manager est l’une des conditions de réussite de ce nouveau mode d’organisation du travail. A ce titre, le collaborateur éligible ainsi que son manager recevront une information adaptée à cette nouvelle forme d’organisation du travail. 

Lors de l’entretien annuel d’évaluation, le collaborateur et son manager échangeront sur les conditions d’activité du télétravail et la charge de travail. 

Les parties rappellent que l’activité et la charge de travail demandées à un collaborateur en télétravail sont équivalentes à celles demandées aux collaborateurs ayant une fonction identique. 

Un référent Télétravail est désigné au sein de l’équipe RH, pour la durée de l’accord pour faciliter la mise en œuvre du télétravail. Son rôle sera :
de répondre aux questions et de conseiller les salariés et le management,
de mettre à disposition les informations et guides :
Formulaire de demande de télétravail : cf fiche questionnaire manager
Suivi du télétravail « Retour d'expérience »
Charte informatique
de s'assurer de la formation en e-learning du manager, 
de suivre quantitativement et qualitativement le dispositif du télétravail et du flexitravail


TITRE 4 – Fin du télétravail

Le télétravail n’est pas une situation immuable. Les partenaires sociaux conviennent des situations dans lesquelles le collaborateur pourra cesser de bénéficier de cette organisation du travail. 


Article 11 – Principe de réversibilité

Au-delà de la période d’adaptation prévue à l’article 4 les parties conviennent que le collaborateur ou l’Entreprise pourront mettre fin au télétravail sous réserve de respecter un délai de prévenance précisé ci-après.

Initiative du collaborateur

Le collaborateur peut mettre fin à l’organisation de l’activité en télétravail en informant son manager et le service des Ressources Humaines, par écrit et en respectant un délai de prévenance d’une semaine au minimum. Le délai de prévenance peut être réduit ou supprimé en cas d’impossibilité de poursuivre le télétravail. 

Initiative de l’Entreprise

Le manager ou la Direction des Ressources Humaines peut mettre fin à l’organisation de l’activité en télétravail par écrit motivé, en respectant un délai de prévenance qui ne pourra pas être inférieur à 15 jours. 

En cas de désaccord ou d’incompréhension quant à la décision prise, le collaborateur a la possibilité de demander un entretien avec le service des Ressources Humaines et son manager afin d’en échanger. 


Article 12 – Cas de cessation immédiate

Le télétravail pourra prendre fin sans délai en cas de pannes régulières ne permettant pas un bon fonctionnement du télétravail ou en cas d’évènements affectant de manière majeure le collaborateur concerné (exemple : accident survenant au domicile (matériel ou corporel), dysfonctionnement du matériel de télétravail ou de la ligne ADSL, violation de l’obligation de confidentialité,…). 

Le collaborateur reprendra alors son activité dans les mêmes conditions que celles applicables antérieurement à la signature de l’avenant de mise en place du télétravail.

Par ailleurs, les parties signataires du présent accord conviennent que le changement de fonction du collaborateur entrainera la caducité de l’avenant signé. En cas de souhait de poursuite du télétravail sur ses nouvelles fonctions, le collaborateur devra respecter la procédure détaillée aux articles 3 et 4 du présent accord. La nouvelle demande sera étudiée au regard des critères d’éligibilité évoqués précédemment.


TITRE 5 – Autres cas de télétravail – « Flexitravail»


Article 13 – Circonstances exceptionnelles 

En cas de circonstances exceptionnelles, notamment en cas d’épidémie, d’activation du seuil de vigilance « Rouge » au regard des conditions climatiques annoncé par la Préfecture, d’activation du Plan de continuation des activités, de paralysie prolongée des transports en commun, ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l’activité de l’Entreprise et garantir la protection des salariés.

Les parties signataires conviennent que le télétravail pourra être ponctuellement étendu dans ce cas sur décision de l’Entreprise.


Article 14 – Situations de très courte durée 

Le collaborateur confronté à une situation exceptionnelle l’empêchant de rejoindre son site de travail pourra demander à son manager à exercer son activité professionnelle depuis son domicile si les conditions techniques le permettent. 

Cette situation qui nécessite l’accord express du manager ne donnera pas lieu à la formalisation d’un avenant au contrat de travail et devra rester totalement exceptionnelle.


TITRE 6 – Dispositions finales


Article 15 – Entrée en vigueur et durée de l’accord 

Le présent accord entrera en vigueur à compter du 1er janvier 2020.
Il est conclu pour une durée déterminée de deux ans et prendra ainsi fin le 31 décembre 2021. 


Article 16 – Suivi de l’accord

Son suivi sera assuré dans le cadre des bilans sociaux annuels ainsi que lors des bilans à l’organisation du temps de travail en début de NAO.


Article 17 - Révision de l’accord 

Le présent accord peut être révisé conformément aux dispositions légales.

La demande de révision peut intervenir à tout moment.

L’ensemble des partenaires sociaux à la négociation se réunira alors dans un délai de 3 mois à compter de la réception de cette demande, afin d’envisager l’éventuelle conclusion d’un avenant de révision.

Article 18 – Clause de rendez-vous

Les partenaires sociaux conviennent de se réunir 3 mois avant la date de fin du présent accord afin d’envisager la négociation d’un nouvel accord portant sur le télétravail. 



Article 19 – Publicité et dépôt de l’accord

Le présent accord est établi en 5 exemplaires et sera notifié à chacune des Organisations Syndicales Représentatives. Il sera déposé auprès de la Direccte, par dépôt sur la plateforme de téléprocédure www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr, et du Conseil des Prud’hommes compétent, conformément aux dispositions légales et réglementaires.

Un exemplaire original sera établi pour chaque délégué syndical. Une copie sera également transmise au Comité Social et Economique.

Un exemplaire du présent accord sera mis à disposition des salariés sur leur lieu de travail et mis en ligne sur l’Intranet de l’Entreprise lorsque celui-ci sera mis en place.


Fait à Rungis, le 6 janvier 2020


Pour Olympus France : x, Président.


Pour la CFE/CGC : x, Délégué syndical


Pour la CFDT : x, Déléguée syndicale


Pour la CGT :  x, Déléguée syndicale