Accord collectif sur le droit à la déconnexion 
et sur le bon usage des outils numériques



Entre :
L’association 
UNION DEPARTEMENTALE DES ASSOCIATIONS FAMILIALES de la MOSELLE, 
dont le siège social est situé à 57075 ARS LAQUENEXY, rue Royal Canadian Air Force,
Représentée par , agissant en qualité de directrice générale,

Et
-	l’organisation syndicale CGT Santé représentée par 
	agissant en qualité de déléguée syndicale, 

-	l’organisation syndicale SUD Santé Sociaux représentée par 
	agissant en qualité de délégué syndical, 

-	l’organisation syndicale CGC-CFE représentée par 
	agissant en qualité de déléguée syndicale

Préambule 


Les partenaires sociaux sont parvenus à un accord sur les règles du bon usage professionnel des outils numériques ainsi que les modalités du plein exercice par le salarié de son droit à la déconnexion et la nécessaire régulation de l’utilisation des outils numériques, en vue d’assurer le respect des temps de repos et de congés ainsi que l’équilibre entre vie privée et familiale, et vie professionnelle des salariés de l’association.

Ce droit à la déconnexion est essentiel afin d'assurer le respect des temps de repos minimum, de concilier vie personnelle et vie privée et ainsi, préserver la santé des salariés.

Le présent accord a pour objet de répondre à ces objectifs.

Il est rappelé que le bon usage professionnel des outils numériques et de communication est de la responsabilité de tous et que chaque salarié, à son niveau, est acteur du respect du droit à la déconnexion et ainsi de la qualité de vie au travail. 
C’est pourquoi les règles et principes énoncés ci-dessous doivent être respectés indépendamment du poste occupé au sein de l’association. 


Article 1 - Salariés concernés

Les dispositions du présent accord et le droit à la déconnexion, en particulier, s’appliquent à l’ensemble des salariés de l’association, cadres et non-cadres, et quels que soient les modes d’organisation, de décompte et de contrôle de la durée du travail. 

Article 2 - Définition du droit à la déconnexion

Le droit à la déconnexion peut être défini comme le droit du salarié de ne pas être connecté aux outils numériques professionnels et ne pas être contacté, y compris sur ses outils de communication personnels, pour un motif professionnel en dehors de son temps de travail habituel.

Le temps de travail habituel correspond aux horaires de travail du salarié durant lesquels il demeure à la disposition de l'association. Ce temps comprend les heures normales de travail du salarié et les éventuelles heures supplémentaires ou complémentaires. 

En sont exclus les temps de repos quotidien et hebdomadaire, les temps de congés payés et autres congés exceptionnels ou non, les temps de jours fériés chômés et de jours de repos, les temps d'absences autorisées, de quelque nature que ce soit (absence pour maladie, pour maternité, etc.).

Les outils numériques visés sont :
les outils physiques connectés tels que les ordinateurs (fixes, portables), les tablettes, les téléphones portables, les smartphones…
et les outils dématérialisés tels que les connexions à distance, les courriers électroniques, l’internet … 

Article 3 - Mesures visant à limiter l’usage des outils numériques et de communication professionnelle en dehors du temps de travail

Aucun salarié n’est tenu de répondre à des courriels, messages ou appels téléphoniques à caractère professionnel en dehors des heures habituelles de travail - à l’exception des périodes éventuelles d’astreinte - ainsi que pendant ses congés payés, ses temps de repos et ses absences quelles qu'en soit la nature.

De même, en dehors du temps de travail habituel, à l’exception des périodes d’astreintes, aucun salarié n’est tenu de se connecter à distance, par tout moyen, pour prendre connaissance de messages de quelque nature que ce soit.

Il est rappelé à chaque salarié, en particulier pour les absences prévues, la possibilité de gérer l’accessibilité à la messagerie électronique.

Les salariés sont tenus de laisser sur leurs lieux de travail les outils de communication professionnels mis à leur disposition (ordinateur portable, tablette, téléphone mobile) pendant les périodes d’absence et pendant les congés de quelque nature que ce soit.



3.1 Dispositifs de déconnexion impérative

Afin d’assurer un droit à la déconnexion effectif dès sa mise en place, il a été convenu que les accès à la messagerie professionnelle ainsi qu’aux serveurs de l’association soient bloqués :
Du lundi au jeudi, à partir de 19 heures et jusqu’à 7 heures ;
Le vendredi, à partir de 13 heures ;
Les samedis et dimanches.

3.2 Situations dérogatoires du fait des missions confiées ou mandats exercés
 
L’accès à la messagerie et aux serveurs de l’association ne sera pas bloqué pour les salariés en charge de missions assurées en continu ainsi que pour les cadres de direction amenés à être sollicités en cas d’urgence.

De manière exceptionnelle, et en cas de circonstances ou d’urgence dûment validées par la direction de pôle/service, une dérogation pourra être accordée au salarié pour une durée limitée. 

En cas de demandes de dérogations répétées, le salarié pourra être convié à un entretien avec la direction de pôle/service en vue d’analyser notamment sa charge de travail.

Afin de répondre à la demande des représentants du personnel, élus au CSE et délégués syndicaux, d’accéder à des répertoires spécifiques (décidés d’un commun accord avec la direction générale ), en dehors des horaires habituels de travail, un accès est convenu selon une plage horaire spécifique. 

Article 4 - Mesures visant à favoriser la communication et à réduire les phénomènes de surcharge cognitive

L’ensemble des outils numériques permet aux salariés d’être joignables aisément et à distance. Ils facilitent les échanges d’informations et permettent une communication en temps réel en s’affranchissant des barrières spatiales et temporelles.

En cela, ils permettent une meilleure circulation de l’information, et plus globalement des données.

Pour autant, cette accélération de la circulation de l’information en modifiant les relations et l’environnement de travail peut induire des effets négatifs.

Chaque salarié, et plus particulièrement chaque cadre, responsable d’une équipe de travail, doit s'interroger sur la pertinence de l'utilisation de la messagerie électronique professionnelle par rapport aux autres outils de communication disponibles.

Un guide des bonnes pratiques d’utilisation de la messagerie professionnelle est joint au présent accord. Ce guide sera adapté autant que de besoin par les retours d’expérience et après information du CSE.



Article 5 - Dispositifs de formation et de sensibilisation

Pour s'assurer du respect du droit à la déconnexion et des mesures et recommandations prévues par le présent accord, l'association organisera des actions de formation et de sensibilisation à destination des cadres et de l'ensemble des salariés.

Plus particulièrement, l'association s'engage à :
- organiser des séances de sensibilisation aux bonnes pratiques et à un usage raisonné et équilibré des outils numériques et de communication professionnels ;
- proposer un accompagnement personnalisé à chaque salarié qui souhaite mieux maîtriser les outils numériques mis à sa disposition dans le cadre de son travail.

Article 6 – Suivi de l’accord

Le suivi et l’examen de ses modalités d’application seront assurés chaque année dans le cadre d’une commission constituée d’un représentant des organisations syndicales signataires et d’un représentant de la direction.

Article 7 – Mise en œuvre et durée

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.
Il ne prendra effet qu’au lendemain de l’agrément ministériel prévu par l’article L.314-6 du Code de l’Action Sociale et des Familles.

Article 8 – Modalités de révision et de dénonciation de l’accord

Le présent accord est révisable au gré des parties. Toute demande de révision de l’une ou l’autre des parties signataires sera notifiée à chacune des autres parties signataires, accompagnée d’une proposition de rédaction nouvelle du ou des articles soumis à révision.
 
Dans un délai de 3 mois à compter de la réception de cette notification, les parties devront s’être rencontrées à l’initiative de la direction générale, en vue de la rédaction du nouveau texte.

L’avenant modificatif signé d’une part par la direction générale de l’UDAF, d’autre part par les organisations signataires de cet accord et/ou celles qui y auraient adhéré ultérieurement, se substitue de plein droit aux stipulations qu’il modifie.

En outre, en cas d’évolution législative ou conventionnelle susceptible de remettre en cause tout ou partie des dispositions de cet accord, les parties signataires conviennent de se réunir, dans un délai de trois mois après la publication des textes, afin d’adapter lesdites dispositions.



Article 10 – Publicité et dépôt de l’accord

Le présent accord est établi en six exemplaires, avec remise d’un exemplaire original de l’accord à chaque partie signataire.(1 pour l’employeur, 1 par organisation syndicale et les 2 autres pour l’autorité compétente). 
L'UDAF de la Moselle procèdera auprès de la Direccte au dépôt de l’accord, dont une version en support papier signée des parties et une version sur support électronique.
La partie la plus diligente remettra également un exemplaire du présent accord au secrétariat-greffe du Conseil de prud’hommes du lieu de conclusion.









PJ : guide des bonnes pratiques d’utilisation de la messagerie professionnelle, version 1


		
Guide des bonnes pratiques d’utilisation de la messagerie professionnelle

I/ Gérer l’addiction aux outils numériques

Limiter autant que possible le nombre des interruptions liées à l’utilisation de la messagerie
Désactiver les alertes sonores et visuelles signalant l’arrivée de nouveaux messages,
Gérer son temps en définissant des plages horaires quotidiennes réservées à la consultation et au traitement des messages entrants.

Gérer et encadrer l’accessibilité
Utiliser le « gestionnaire d’absences  » en cas d’absence du bureau,
Préciser dans le message d’absence le nom d’une personne à contacter,
Déléguer dans la mesure du possible sa messagerie afin d’éviter les relances pour non réponse,
Se donner  le temps de répondre aux messages pour éviter toute réponse impulsive
II/ Gérer l’information

Etre rigoureux et précis dans la communication
Indiquer un objet clair pour tout message en adéquation avec le contenu du message,
Traiter d’un sujet par message,
Eviter la multiplication des messages sur le même sujet.

S’interroger sur la pertinence du moyen de communication utilisé
La messagerie électronique est-elle le moyen le plus adapté compte tenu du sujet  par rapport aux autres outils de communication : face à face, téléphone, courrier, …
Favoriser les échanges directs (téléphone, face à face) lorsque :
La complexité du sujet mérite un temps d’écriture et donc de lecture trop long en comparaison avec un échange direct,
les niveaux de compréhension et d’interaction sont élevés, 
il existe un risque de mauvaise interprétation, 
le sujet est, ou risque de devenir, conflictuel,
il peut s’agir d’une remise en cause du travail.

S’interroger sur le(s) destinataires(s) principal(aux) du message
Cibler de façon précise le(s) destinataire(s) du message,
N’utiliser les mises en copie que si le ou les destinataires sont directement concernés,
Penser au temps pris par le(s) destinataire(s) à lire ses (leurs) messages,
Eviter les « répondre à tous » lorsque cela n’est pas indispensable.


4) Gérer les pièces jointes
Limiter l’envoi de pièces jointes. S’interroger sur la pertinence du (des) fichiers(s) à joindre au message,
S’assurer que le destinataire possède bien le logiciel permettant d’exploiter la pièce jointe
Eviter l’envoi de fichiers trop volumineux.

III/ Limiter les sources de stress

Veiller au choix du moment et créneau horaire le plus opportun pour l’envoi d’un message
Eviter l’envoi de messages en dehors des horaires de travail,
Eviter d’y répondre en dehors des horaires de travail.

Eviter de créer un sentiment d’urgence
Préciser si le dossier est urgent et/ou son délai de traitement,
Eviter les réponses ou les transferts sans analyse préalable, 
Le cas échéant préciser que le message a bien été reçu,
Laisser aux autres le temps de répondre aux messages, à défaut d’une échéance fixée,
Utiliser à bon escient l’accusé de réception de lecture.
IV/ Veiller à la forme et à la personnalisation des échanges

S’identifier et identifier son destinataire
S’identifier avec clarté,
Respecter les formes de politesse.

Personnaliser l’échange
Adapter son message et sa forme à la personnalité de son interlocuteur
V/ Limiter les risques d’incompréhension et de conflit

Etre vigilant sur le contenu du message,
Ne pas écrire en majuscule, en couleur, ni abuser de certains signes de ponctuation, format de police de nature à susciter un sentiment d’agression chez le récepteur
Eviter de traiter les situations ou sujets potentiellement conflictuels par messagerie
Adapter la forme du message en ayant à l’esprit qu’il pourrait être lu par un tiers
Proscrire les messages qui comporteraient des données à caractère personnel dont la diffusion ne serait pas indiquée.