ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE DE REPRESENTANTS DE PROXIMITE


ENTRE : 
 
La Société DOMOFRANCE SA D’HLM, dont le siège social est situé 110 avenue de la Jallère – 33042 Bordeaux, immatriculée au R.C.S. sous le numéro 458 204 963 00029, représentée par 
Monsieur		, en sa qualité de Directeur général, 
 
Ci-après dénommée « la Société » 
D’une part, 
 
Et, 
 
Les Organisations syndicales représentatives dans l’entreprise ci-dessous désignées : 
 
CFDT, représentée par Monsieur		, en sa qualité de Délégué syndical 
CFE-CGC, représentée par Monsieur	, en sa qualité de Délégué syndical 
UNSA-SNPHLM, représentée par Monsieur		, en sa qualité de Délégué syndical, 
 
Ci-après désignées « les organisations syndicales » 
 
D’autre part, 
 
Ci-après désignées ensemble « les Parties » 
 
 
D’autre part,  
 


PREAMBULE

Les ordonnances n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et n° 2017-1718 du 20 décembre 2017, ainsi que la loi de ratification n° 2018-217 du 29 mars 2018 ont profondément modifié le cadre législatif des institutions représentatives du personnel en créant une instance unique, le Comité Social et Economique (CSE). 
Les mêmes ordonnances instaurent les Représentants de Proximité afin d’assurer un meilleur dialogue social par une communication simplifiée auprès des élus disposant d’attributions centralisées.






Les élections de la délégation du personnel du CSE de la Société Domofrance se sont déroulées le 6 décembre 2018, en un seul tour.

Préalablement, un accord relatif au périmètre social de l’entreprise a été signé entre la Direction et les Organisations Représentatives le 16/10/2018.
En date du 05/06/2019, la Direction et les Organisations Représentatives du Personnel ont signé un accord relatif à la mise en place et le fonctionnement du CSE. 
Par ailleurs, dès 2019, Domofrance s’est engagée dans un processus de fusion/absorption des sociétés Ciliopée Habitat (47) et Habitelem (64) et un accord de méthode relatif à la mise en œuvre de la fusion a été signé le 19/07/2019. Dans le cadre de ce dernier, l’ensemble des parties prenantes ont convenu d’étudier la mise en place de représentants de proximité à l’issue du processus.
La fusion est effective depuis le 01/09/2020.
Il est rappelé que le mandat d’un représentant du personnel cesse si l'établissement auquel il est rattaché, est absorbé dans une nouvelle entité au sein de laquelle il ne conserve pas son caractère distinct, ce qui en l’espèce est le cas.
Aussi, soucieuses de maintenir la représentation du personnel sur les territoires, les Parties ont décidé de mettre en place des représentants de proximité (RP) au sein de la société Domofrance en application des dispositions de l’article L.2313-7 du Code du travail. 

Le présent accord a ainsi pour objet de définir les conditions de mise en place des représentants de proximité au sein de Domofrance, leurs attributions ainsi que les moyens qui leur sont alloués.

Ceci exposé, il a été convenu ce qui suit :


CHAPITRE 1 – DISPOSITIONS GENERALES

ARTICLE 1 – OBJET 

Le présent Accord a pour objet de définir les modalités de mise en œuvre et de fonctionnement des Représentants de Proximités au sein des territoires « Pyrénées-Atlantiques » et « Lot-et-Garonne ».
Leurs rôles et missions seront définis et exposés ci-après.

ARTICLE 2 – CHAMP D’APPLICATION

Sont concernés par cet accord l’ensemble des salariés des sites Domofrance Pyrénées-Atlantiques et Domofrance Lot-et-Garonne.

Seuls les anciens représentants du personnel des sociétés Habitelem (64) et Ciliopée Habitat (47), pouvant justifier d’un mandat titulaire ou suppléant de la délégation du personnel de leur CSE respectif au 31/08/2020 peuvent se faire désigner représentant de proximité par les membres du CSE de la Société.


CHAPITRE 2 – MODALITES DE MISE EN ŒUVRE ET FONCTIONNEMENT

ARTICLE 3 – NOMBRE DE REPRESENTANTS 

La Direction et les Organisations Syndicales conviennent de la nécessité d’une représentation élue du personnel sur les territoires. Cette démarche s’inscrit dans le cadre d’un dialogue social constructif et dans la volonté de permettre à l’ensemble des collaborateurs de Domofrance, quel que soit le territoire, de bénéficier d’une représentation proche du terrain et à leur écoute.

En effet, les territoires « Pyrénées-Atlantiques » et « Lot-et-Garonne » ne disposent plus de représentation du personnel du fait de la fusion et ce depuis le 01/09/2020. Par ailleurs, eu égard à la durée des mandats en cours, les prochaines élections professionnelles devraient se dérouler en 2022.

Aussi, 2 Représentants Proximité, soit 1 titulaire et 1 suppléant seront désignés par territoire, pour veiller à relayer et recueillir toutes les informations permettant aux collaborateurs de s’exprimer.

ARTICLE 4 – MODALITES DE DESIGNATION

Compte tenu du contexte et du cycle électoral, les parties conviennent de modalités de désignation simplifiées. Le Secrétaire du CSE ou son représentant portera à la connaissance de la direction de la Société le nom des candidats au mandat de représentants de proximité, par territoire. Il se sera préalablement concerté d’une part, avec les anciens représentants du personnel, d’autre part avec les membres du CSE. Il est convenu que les candidatures proposées par territoire respectent dans la mesure du possible une parité Homme/Femme.

Les représentants de proximité seront désignés parmi les anciens membres titulaires ou suppléants du CSE des sociétés Habitelem (64) et Ciliopée Habitat (47), par une résolution adoptée à la majorité des membres présents du CSE lors de la réunion mensuelle du comité de septembre. 

ARTICLE 5 – DUREE DE LA DESIGNATION

Sauf en cas de démission de sa désignation ou de la rupture de son contrat de travail, le Représentant de Proximité est désigné pour la durée du mandat de la délégation du personnel siégeant au CSE.

ARTICLE 6 – ATTRIBUTIONS DES REPRESENTANTS DE PROXIMITE

6.1 – Rôle et missions

Le CSE conserve ses attributions concernant les questions relatives aux réclamations collectives qui peuvent concerner potentiellement tous les collaborateurs et ne peut pas déléguer ses missions aux Représentants de Proximité qui seront positionnés en tant que relais sur le terrain.

Les missions des Représentants de Proximité relèvent notamment de la santé, de la sécurité et des conditions de travail, conformément aux dispositions de l’article L.2313-7 du Code du Travail.

Les Représentants de Proximité ont ainsi pour rôle d’être à l’écoute du terrain sur les sujets liés aux conditions de travail. Ils sont notamment en charge de recueillir les difficultés collectives et individuelles pouvant être rencontrées par les collaborateurs.

Les représentants de proximité auront pour missions principales, par leur présence au niveau local de contribuer à : 
L’amélioration de la santé, de la sécurité et des conditions de travail au sein de leur périmètre d’intervention.
La prévention des risques professionnels.
La qualité de vie au travail
Etre à l’écoute du terrain des salariés présents sur le site, afin de recueillir leurs demandes souhaits et réclamations.
De transmettre au CSE les réclamations collectives et/ou suggestions relevant de leur champ d’interventions.

6.2 – Participation aux réunions

Dans le cadre des missions susmentionnées et leur rôle de relais auprès du CSE, les parties conviennent que les représentants de proximité titulaires peuvent assister aux réunions du CSE, avec voix consultative. En cas d’impossibilité d’être présent, le représentant de proximité titulaire peut se faire représenter par son représentant de proximité suppléant.
Les parties rappellent que conformément à la réglementation en vigueur une Commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail est constituée au sein de la Société. A ce titre, les parties conviennent que les membres du CSE peuvent désigner 1 représentant de proximité issu de chacun des territoires pour siéger, avec voix consultative, au sein de la CSSCT.

6.3 – Obligation de discrétion

Les parties rappellent que les représentants de proximité, au même titre que les membres du CSE sont soumis à une obligation de discrétion et de non-divulgation pour toute information donnée comme confidentielle par la Direction.
ARTICLE 7 – HEURES DE DELEGATION - LIBERTE DE CIRCULATION SUR LE SITE D’AFFECTATION – MOYENS MIS A DISPOSITION

7.1 –Heures de délégation

Pour assurer ses missions, chaque Représentant de Proximité titulaire bénéficiera de 20 Heures de délégation par mois. 

Le Représentant de proximité titulaire a la possibilité de faire une utilisation cumulative de son crédit mensuel d’heures de délégation dans la limite de douze mois. Le report des heures de délégation se fera sur une période de douze mois.
Les parties conviennent que l’utilisation cumulative dans la limite de douze mois s’entend par année civile.

Ainsi, le Représentant de proximité peut reporter le crédit d’heures qu’il n’a pas utilisé le mois précédent sur le mois suivant, sans que cela ne le conduise à disposer dans le mois de plus de 1,5 fois le crédit d’heures dont il bénéficie habituellement.

Le Représentant de Proximité titulaire peut transférer des heures de délégation au Représentant de proximité suppléant de son territoire. Chaque transfert devra faire l’objet d’une information écrite préalable au moins 8 jours avant, auprès de la DRH, en précisant le nombre d’heures transférées.

L’utilisation du crédit d’heures mensuel doit faire l’objet d’un « bon » de délégation informatisé.
Dans l’attente du paramétrage définitif de la GTA ou en cas de dysfonctionnement de celle-ci, le « bon » de délégation sera formalisé par un mail auprès du manager, copie à la direction des ressources humaines.

Sauf situation d’urgence ou de nécessité, chaque représentant de proximité doit respecter un délai de prévenance de 3 jours préalablement à la prise d’heures de délégation. Le « bon » de délégation doit s’entendre comme un moyen simple de prévenance de l’entreprise et non comme une demande d’autorisation d’absence du représentant du personnel.

Le temps passé en réunion avec l’employeur ainsi que le temps de trajet entre le lieu habituel de travail et le lieu de la réunion sera considéré comme du temps de travail effectif. Il ne sera pas déduit du crédit d’heures dont disposent les Représentants de Proximité.

7.2 –Liberté de circulation

Les Représentants de Proximité ne peuvent se prévaloir de leur mandat que sur leur site d’affectation.

A ce titre, ils bénéficient de la liberté de circulation dans les locaux du territoire sur lequel ils sont affectés et peuvent échanger et solliciter tous les contacts qui leur paraîtraient nécessaires dans le cadre des missions qui leur sont confiées.

Les Représentants de Proximité veilleront toutefois à ne pas gêner les collaborateurs et les différents services, dans l’accomplissement de leurs missions. Ils veilleront à limiter et à adapter leur temps d’intervention en fonction des impératifs liés aux activités et missions des collaborateurs.

Dans un souci organisationnel et dans la mesure du possible, les Représentants de Proximité veilleront à informer, au préalable, l’encadrement, de toute intervention. En favorisant une bonne communication, l’encadrant sera en mesure d’anticiper et organiser son activité sans pénaliser l’équipe et l’entreprise. Les Représentants et le personnel encadrant pourront envisager de planifier ensemble les temps d’échanges avec les collaborateurs.

7.3 Moyens mis à disposition

Afin de faciliter les échanges avec les collaborateurs des territoires et garantir la confidentialité de ceux-ci, les Représentants de proximité disposeront d’un local adapté sur chaque territoire. Les représentants de proximité ont libre accès à ce local pendant les heures qu’ils consacrent à l’exercice de leur mission.
Les représentants de proximité peuvent utiliser les outils de mobilité (ordinateurs portables, téléphone professionnel, …) mis à leur disposition à titre professionnel dans le cadre de l’exercice de leurs missions de représentation.

De même, ils sont autorisés à utiliser les véhicules de service du territoire pour les déplacements qu’ils pourraient être amenés à faire dans le cadre desdites missions.


ARTICLE 8 – PERTE DE MANDAT ET REMPLACEMENT

En cas de réaffectation géographique, les Représentants de Proximité perdront automatiquement leur mandat mais ils pourront faire l’objet d’une nouvelle désignation dans le cas où un mandat serait à pourvoir sur le nouveau site d’affectation.

Ils perdront également leur mandat dans les cas suivants : 
démission de leur mandat ; 
rupture de leur contrat de travail ; 
décision du Comité Social et Economique suite à un comportement inapproprié

Lorsqu’un Représentant de Proximité perd son mandat, le CSE veille à procéder à la désignation d’un nouveau Représentant de Proximité afin de pourvoir à son remplacement et ce, pour la durée du mandat restant à courir jusqu’aux prochaines élections des membres du CSE.


CHAPITRE 3 – DISPOSITIONS FINALES

ARTICLE 9 - DUREE DE L’ACCORD ET ENTREE EN VIGUEUR

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée à compter de sa signature et pour la durée du mandat du CSE ayant pris effet le 06 décembre 2018, la durée du mandat étant de 4 ans.

La mise en place des représentants de proximité se fera en septembre 2020 avec leurs désignations par les élus titulaires du CSE.

Il cessera de produire tout effet au terme des mandats, et au plus tard le 05 décembre 2022.
Le présent accord pourra être révisé par avenant dans les conditions légales.

ARTICLE 10 – DEPOT ET PUBLICITE

Le présent accord sera déposé auprès de la DIRECCTE de manière dématérialisée sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail, et en 1 exemplaire au Conseil des Prud'hommes.
En outre, un exemplaire sera établi pour chacune des parties.
Le présent accord sera notifié aux organisations syndicales représentatives non-signataires de celui-ci.
Le présent accord sera porté à la connaissance du personnel par voie d’affichage et via l’intranet.


Fait à Bordeaux, le 24/09/2020 en cinq exemplaires originaux.


Pour la CFDT 								Pour Domofrance 
Délégué Syndical 							Directeur général 
 
 
 
 
 
 
 
 
Pour la CFE-CGC							Pour l’UNSA-SNPHLM  
Délégué Syndical 							Délégué Syndical