Accord portant sur la Base de Données Economique et Sociale


Entre les soussignés : 
La société VICAT, dont le siège social est sis Tour Manhattan, 6 place de l’Iris, 92095 PARIS LA DEFENSE, représentée par M.                     en qualité de Directeur Général Adjoint
											d’une part
Et :
Les organisations syndicales représentatives au sein de l’entreprise, représentées par leurs délégués syndicaux dûment mandatés à cet effet

											d’autre part.
Il a été convenu et arrêté ce qui suit : 

PREAMBULE :
La Base de Données Economiques et Sociales, mise en place dans l’entreprise depuis 2014, a pour objectif de rassembler l’ensemble des documents et données économiques et sociales que l’employeur met à disposition des représentants du personnel.
Cette BDES comporte en particulier les informations sur les thèmes suivants : l’investissement social, l’investissement matériel et immatériel, l'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes au sein de l'entreprise, les fonds propres, l'endettement, l'ensemble des éléments de la rémunération des salariés et dirigeants, les activités sociales et culturelles, la rémunération des financeurs, les flux financiers à destination de l'entreprise.
La mise en place future du CSE regroupant les différentes institutions représentatives du personnel (Comité d’Entreprise, Comité d’Hygiène de Sécurité et des Conditions de Travail, Délégués du Personnel) va nécessiter de revoir l’organisation de la BDES.
Les partenaires sociaux ont convenu selon les dispositions prévues par les ordonnances Macron de réviser et de simplifier la structure de la BDES pour qu’elle réponde mieux à leurs attentes.
Cet accord est conclu dans le cadre des Ordonnances Macron du 22 septembre 2017 qui permettent aux entreprises de définir les modalités de la BDES par accord d’entreprise, et du Décret n° 2017-1819 du 29 décembre 2017.
Cet accord a vocation à fixer l’organisation, l’architecture, et les modalités de fonctionnement de la BDES.


Article 1 : Accès à la BDES
La BDES est accessible via le logiciel « Vdoc » disponible sur l’intranet.
Chaque représentant du personnel aura accès à une procédure expliquant les modalités d’accès à l’Espace BDES pour son périmètre.
Par exemple, un élu du Comité Social et Economique sur un site aura accès aux informations de la BDES uniquement pour son site.
Le délégué syndical central dispose de l’accès à l’ensemble de la BDES de la société Vicat.

Article 2 : Architecture et organisation de la BDES
2.1 Architecture jusqu’à la mise en place du CSE et du CSEC
L’architecture de la BDES pour la société Vicat rassemble dans un dossier « maitre » les sous-dossiers suivants :
Accords ciment : rassemblant les différents accords d’entreprise régissant les établissements de l’activité ciment
Accords papier : rassemblant les différents accords d’entreprise spécifique à la papeterie de Vizille
Un dossier pour chaque établissement distinct 
Un dossier Comité Central d’Entreprise
Le dossier de chaque établissement distinct comprend un dossier par année civile, chacun d’entre eux comprenant deux sous dossiers :
CE : pour lequel les membres du CE et la direction de l’établissement ont accès.
CHSCT : pour lequel les membres du CHSCT et la direction de l’établissement ont accès.

2.2 Architecture après la mise en place du CSE et du CSEC
L’architecture de la BDES pour la société Vicat rassemblera dans un dossier « maitre » les sous-dossiers suivants :
Accords ciment : rassemblant les différents accords d’entreprise régissant les établissements de l’activité ciment
Accords papier : rassemblant les différents accords d’entreprise spécifique à la papeterie de Vizille
Un dossier pour chaque Comité Social et Economique d’établissement distinct 
Un dossier Comité Social et Economique Central


Les dossiers des CSE des établissements distincts auront par année la structure suivante :
Sécurité
Social
Activité économique
Procès Verbaux de CSE
2.3 Organisation des dossiers CCE puis CSEC
Le dossier CCE qui s’appellera ensuite CSEC se découpe par année de la manière suivante :
Sécurité :
Présentation des résultats sécurité, dont pénibilité et prévention des RPS

Social :
Bilan Social
Rapport égalité professionnelle
Récapitulatif formation
Activité Economique
Rapport de l’expert comptable
Procès Verbaux de CCE/CSE central 
Rapports d’ensembles
Rapport d’activité
Document de référence
Rapport RSE

2.4 Organisation des dossiers « Accords Ciment » et « Accords Papier »
Les dossiers d’accords d’entreprise sont constitués de dossiers nommés du nom des thèmes des accords.

Article 3 : Les droits d’accès de la BDES
3.1 Jusqu’à la mise en place du CSE et du CSEC
Le découpage des accès de la BDES est réalisé de la manière suivante :
Les accords concernant l’activité cimentière sont accessibles à l’ensemble des membres élus des CE des établissements distincts de l’activité cimentière et aux différents directeurs d’établissements et/ou leur représentant.
Les accords concernant l’activité papetière sont accessibles à l’ensemble des membres élus du CE de Vizille et au directeur d’établissement et/ou son représentant.

Les dossiers CE des établissements distincts sont accessibles aux membres élus du CE de l’établissement et au directeur de l’établissement et/ou son représentant.

Les dossiers CHSCT des établissements distincts sont accessibles aux membres élus du CHSCT de l’établissement et au directeur de l’établissement et/ou son représentant.
Le dossier CCE est accessible uniquement aux membres du CCE.

3.2 Après la mise en place du CSE et du CSEC
Le découpage des accès de la BDES sera réalisé de la manière suivante :
Les accords concernant l’activité cimentière seront accessibles à l’ensemble des membres élus des CSE des établissements distincts de l’activité cimentière et aux différents directeurs d’établissements et/ou leur représentant.
Les accords concernant l’activité papetière seront accessibles à l’ensemble des membres élus du CSE de Vizille et au directeur d’établissement et/ou son représentant.
Les dossiers CSE des établissements distincts seront accessibles aux membres élus du CSE de l’établissement et au directeur de l’établissement et/ou son représentant.
Le dossier CSE central sera accessible uniquement aux membres du CSE central.

Article 4 : Informations présentes dans la BDES
Les informations inscrites dans la BDES portent sur l’année en cours et les deux années précédentes.
Compte-tenu d’un contexte concurrentiel particulièrement sensible sur le marché français, les partenaires sociaux conviennent que la société Vicat n’est pas en mesure de communiquer de données chiffrées concernant les orientations stratégiques. 
Article 5 : La mise à jour de la BDES
La mise à jour des dossiers et documents de la BDES est confiée aux administrateurs désignés qui sont des membres de la DRH ou leurs représentants sur site.

Article 6 : Confidentialité
Les utilisateurs de la BDES sont tenus à la même obligation de discrétion et de confidentialité concernant les documents et informations contenus dans la base que celle inhérente à leur mandat d’élu.

Article 7 : Dispositions finales
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et sera effectif au 1er Mars 2018


Le présent accord pourra être révisé à la demande d’une des parties dans les conditions fixées par l’article L2261-7 du Code du Travail.
Le présent accord figurera aux emplacements réservés à la communication avec le personnel.
Le présent accord sera déposé en deux exemplaires (une version sur support papier signée des parties et une version sur support électronique) auprès de l’unité territoriale de la DIRRECTE de l’Isère et un exemplaire auprès du Secrétariat Greffe du Conseil des Prud’hommes.

								Fais à l’Isle d’Abeau, le 28/02/2018

Pour l’organisation syndicale 					Pour Vicat
FO