ACCORD DE MISE EN PLACE ET DE FONCTIONNEMENT 
DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE 

Entre les soussignés : 

LA POLYCLINIQUE DU MAINE dont le siège social est sis 4 Avenue des Français Libres, 53000 Laval.

 ,

D’une part, 
Et
L’organisation syndicale représentative, à savoir le syndicat CGT, 
 
Déléguée syndicale  dûment mandatée à cet effet
D’autre part

Préambule
Les parties ont entendu déterminer les conditions de mise en place et de fonctionnement, ainsi que la composition et les attributions du comité social et économique (CSE) de la Polyclinique du Maine.
Le présent accord vient définir : 
le périmètre de représentation du CSE ;
le nombre de membres, les modalités de fonctionnement, les attributions et les moyens mis en place pour exercer leur mission ; 


I – CHAMP D’APPLICATION 

Le champ d’application du présent accord est constitué pour la Polyclinique du Maine.

II – MODALITES DE MISE EN PLACE

2-1 Collèges électoraux
Les élections seront organisées sur la base de deux collèges électoraux : 
le premier réunissant les Ouvriers et Employés, et Techniciens 
le second réunissant les Agents de maîtrise et les Cadres. 
2-3 Délégation du personnel
Les parties conviennent de définir le nombre de représentants du personnel au CSE en fonction des effectifs en ETP qui seront définis lors du protocole préélectoral selon les dispositions de l’article       R. 2314-1 du Code du travail. 
Il est expressément rappelé que le nombre de sièges à pourvoir pourra évoluer à chaque renouvellement électoral selon les effectifs ETP, mais également en cas de modification des dispositions de l’article R.2314 -1 du Code du travail. 
La répartition des sièges entre les différents collèges électoraux légaux sera établie dans le cadre du protocole préélectoral en fonction de la répartition des effectifs dans les différents collèges. Les salariés seront répartis dans les collèges électoraux par application de l’article L. 2314-11 du Code du travail.
Il est ouvert la possibilité aux représentants du CSE de dépasser le nombre de trois mandats successifs. 

III – FONCTIONNEMENT

3-1 Composition du bureau 
Au cours de la première réunion suivant son élection, le comité procède à la mise en place de son bureau composé d'un secrétaire, d'un secrétaire adjoint, d'un trésorier et d'un trésorier adjoint. 
Le secrétaire, le secrétaire adjoint, le trésorier et le trésorier adjoint désignés par les membres du CSE sont élus à bulletin secret parmi ses membres titulaires.
Les membres du bureau sont élus pour la durée du mandat du CSE. 
Dans le cas où l'un ou l'autre des postes deviendrait vacant définitivement pour quelque cause que ce soit, en cours de mandat, il serait procédé au cours de la première réunion suivant la vacance, à une nouvelle élection, dans les mêmes conditions de scrutin pour la durée du mandat restant à courir. Le rôle du suppléant est notamment d'aider et d'assister le titulaire dans l'exercice de ses fonctions spécifiques. Il peut être amené à le remplacer de plein droit en cas d’indisponibilité.


3-2 Remplacement - Révocation 
Lorsqu'un membre titulaire cesse ses fonctions pour l'une des raisons indiquées à l'article L.2324-28 du Code du travail ou se trouve momentanément absent, son remplacement est assuré par un membre suppléant. Le nom du suppléant sera communiqué aux membres du comité en début de séance.
 La révocation  ne peut intervenir que si elle est préalablement inscrite à l’ordre du jour et motivée à la demande de la majorité des membres titulaires.
3-3 Attributions 
 Le secrétaire est chargé :
d’arrêter conjointement avec l’employeur l’ordre du jour des réunions du CSE, 
d’établir, signer et diffuser le procès-verbal des réunions, 
de joindre au PV, les réponses de l’employeur aux réclamations DP
d’assurer la coordination nécessaire entre le président et le comité, 
d'assurer les liaisons avec les tiers (inspecteur du travail, médecin du travail, représentant de la CARSAT, experts, fournisseurs, etc.), les membres du CSE et l'employeur, 
d’organiser le déroulement des réunions du comité et de veiller à la bonne exécution des différentes décisions prises par le comité, 
d'assurer la liaison entre les salariés et le comité, 
de diffuser les PV sur le site Internet du CE, sur avanteam (site PDM) et dans les services,
de s'occuper de la correspondance et des archives du comité, 
de représenter le comité conformément au mandat donné, 
 Le secrétaire adjoint est chargé de seconder et d'assister le secrétaire. Il le remplace :
avec son accord pour des tâches particulières, 
en cas d’absence. 
 Le trésorier est chargé :
d’établir le budget prévisionnel, 
de veiller à l’utilisation des fonds conformément au budget voté ou aux modifications autorisées, 
de tenir l’ensemble des comptes du CSE, 
de rendre compte régulièrement aux membres du comité  de l'utilisation des fonds, 
de préparer, établir et présenter au CSE un compte rendu annuel de gestion qui comporte, notamment, les recettes et les dépenses, ainsi que leur répartition entre le budget de fonctionnement et le budget des activités sociales et culturelles, 
de vérifier le respect des délégations de signature accordées et d’accorder d’éventuelles dérogations temporaires. 
Le trésorier adjoint est chargé de seconder et d'assister le trésorier.
3-4 Réunions (C. trav., art. L. 2315-27 et s.). 
11 réunions plénières seront organisées par année : 
chacune d’entre-elles portera sur les sujets évoqués aux articles L. 2312-5 à L. 2312-7 du Code du travail, soit les attributions du CSE également applicables dans les entreprises de moins de cinquante salariés. 
chacune portera également sur les sujets relevant des attributions du CSE précisés aux articles L. 2312-8 et suivants du Code du travail, propres aux entreprises de plus de cinquante salariés.
4 porteront spécifiquement sur les questions liées à la santé, l’hygiène et la sécurité (1 réunion par trimestre).

3-5 Commission SSCT => A l'issue de la constitution du bureau du CSE sera créée une commission SSCT composée de 3 membres pour lesquels seront attribuées 8 heures de délégation par mois au total pour les 3 membres désignés.

3-6 Participants aux réunions
Sont présents aux réunions du CSE les personnes qui le composent :
Président et collaborateurs éventuels, dans la limite de 3 (trois) accompagnateurs,
Elus titulaires,
Représentants syndicaux, 
Elus suppléants en cas d’absence du titulaire. 
Possibilité de participation de 2  élus suppléant au choix

Toutefois, lors de la première réunion du CSE, l’ensemble des élus (titulaires et suppléant) seront invités à participer. 

Afin de faciliter au mieux la suppléance des titulaires au cours des réunions du CSE, les ordres du jour seront envoyés systématiquement pour information aux suppléants, représentants syndicaux, membres au titre de la commission SSCT (médecin du travail, inspecteur du travail, agent CARSAT) pour les points relevant de ses attributions 

Lorsqu'un titulaire est absent, il pourra être remplacé par un suppléant. Ce dernier sera identifié au début de la réunion.  

3-7 Procès-verbaux
Les procès-verbaux des réunions du comité sont établis sous la responsabilité du secrétaire. Ils sont communiqués à tous les membres de la délégation. Les procès-verbaux sont signés par le secrétaire mais ne peuvent être affichés sur les panneaux réservés qu'après avoir été adoptés au plus tard au cours de la réunion suivante. 		
3-8 Heures de délégation

Conformément aux dispositions de l’article R. 2315-5 du Code du travail, les heures de délégation peuvent être utilisées cumulativement dans la limite de douze mois. Cette règle ne peut conduire un membre à disposer, dans le mois, de plus d'une fois et demi le crédit d'heures de délégation dont il bénéficie.

Conformément aux dispositions de l’article R. 2315-6 du Code du travail : la répartition des heures entre les membres de la délégation du personnel du comité social et économique ne peut conduire l'un d'eux à disposer, dans le mois, de plus d'une fois et demi le crédit d'heures de délégation dont bénéficie un membre titulaire en application de l'article R. 2314-1.


L'information de l'employeur se fait par la feuille de délégation précisant l’identité ainsi que le nombre d'heures mutualisées pour chacun des membres.

Chaque membre du CSE disposera du nombre d’heures légal en fonction de l’effectif. Le secrétaire disposera de 2 heures complémentaires par mois transmissibles  uniquement au secrétaire adjoint en cas d’absence.


IV – SECRET PROFESSIONNEL - OBLIGATION DE DISCRETION
Il est rappelé que les membres du comité sont tenus :
 au secret professionnel sur les questions relatives aux données de nature médicale  
à une obligation de discrétion, à l’égard des informations présentant un caractère confidentiel et données comme telles par le chef d’entreprise ou son représentant par délégation. Ces renseignements ne pourront, en aucun cas, être divulgués.
L’employeur motive toute restriction de communication liée à la confidentialité, en expose les raisons et indique la durée applicable à l’information confidentielle concernée.

V – FINANCEMENT – BUDGET – GESTION DE FONDS 
Le CSE dispose d’un budget alloué dans les conditions du comité d’entreprise. 
Le trésorier élu dans les conditions prévues par le présent règlement assume la tenue des finances du Comité.  
Aucune dépense dont le poste n'a pas été budgétisé ne peut être engagée sans l'accord préalable du comité. 
5-1 Subvention de fonctionnement du Comité d’Entreprise 
Le comité perçoit de la part de l’employeur une subvention de fonctionnement équivalente à 0.20% de la masse salariale brute. 
Le calcul sur la base du compte 641 du plan comptable est présenté par l’employeur pour justifier la subvention versée.
Cette subvention de fonctionnement est distincte de la contribution patronale destinée aux activités sociales et culturelles. Elle est versée trimestriellement, dès la fin du trimestre. 
5-2 Financement des activités sociales et culturelles 
Le comité perçoit une contribution patronale de 0.57% de la masse salariale brute. Ce financement est destiné aux activités sociales et culturelles. Il est versé trimestriellement dès la fin du trimestre. 
Le calcul de la base du compte 641 du plan comptable est présenté par l’employeur pour justifier la subvention versée.

VI – THEMES ET CONTENUS DES CONSULTATIONS 

6-1 Informations semestrielles
Chaque semestre, l’entreprise met à la disposition du comité social et économique, les informations/indicateurs suivants : 
- le nombre de salariés par type de contrat (CDI et CDD) ;
- le nombre d’hommes et de femmes ;
- le nombre d’embauches (CDI) ;
- le nombre de départ par type de contrat et par motif (CDI) ;
- le nombre d’AT/MP déclaré au cours du mois ;
- le nombre d’heures supplémentaires

6-2 La BDES
Conformément à l’article R2323-1-7 et dès la mise en place du comité social et économique, la base de données sera mise à disposition sur un support accessible aux membres du CSE.
Les droits d'accès à la base de données sont strictement personnels et ne peuvent être transmis à un tiers.
La BDES fera l’objet d’une négociation entre les élus et la direction afin d’adapter au mieux les informations utiles à la prise de décision. 

Les membres du CSE seront informés par mail de la mise à disposition des divers documents. La date d’envoi +8 jours de ce mail sera le point de départ de l’ensemble des délais de consultation.
Les informations mises à disposition concerneront l’année en cours, l’année N-1, l’année N-2 et la projection sur l’année N+1 et N+2, lorsqu’elles existent.

Les membres du CSE et les délégués syndicaux ont  une obligation de discrétion sur les informations de la BDES présentées comme confidentielles. 

6-3 : Les consultations annuelles obligatoires
6-3-1 Les orientations stratégiques 
6-3-2 La situation économique et financière 
6-3-3 La politique sociale de l'entreprise, les conditions de travail et l'emploi 

6-4 Délais de consultations (C. trav., art. L. 2312-19)
Conformément aux dispositions légales, le comité social et économique est réputé avoir été consulté et avoir rendu un avis négatif à l'expiration d'un délai d'un mois à compter de de la communication par l'employeur des informations prévues ci-dessus. 
En cas d'intervention d'un expert, le délai mentionné au premier alinéa est porté à deux mois.

VII - DISPOSITIONS RELATIVES A L’ACCORD 

7-1 Durée 
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.
Il pourra être dénoncé ou révisé, à tout moment, conformément aux dispositions légales.
7-2 Suivi 
Les parties s’entendent pour assurer le suivi du présent accord dans des conditions qui seront déterminées avec le CSE. 
7-3 Rendez-vous 
Les parties s’entendent pour ajouter annuellement à l’ordre du jour d’une réunion du CSE la question de la mise en œuvre de l’accord et d’éventuelles modifications à y apporter.  
7-4 Dépôt – publicité 
Ce présent accord, une fois signé s’ajoute aux dispositions légales déjà définies par le code du travail pour la mise en place et l’exercice du CSE.
Le présent accord sera déposé auprès de la DIRECCTE du lieu de conclusion de l’accord en version papier et électronique. 
Il sera accompagné : 
d’une copie du procès-verbal du recueil des résultats du 1er tour des dernières élections ; 
d’un bordereau de dépôt (un formulaire a été établi par l’administration).

Fait à Laval, le 18 octobre 2019
En 3 exemplaires


Nom des représentants 				Pour la Polyclinique du Maine
des organisations syndicales