AVENANT N° 2 A L’ACCORD D’UNITE ECONOMIQUE ET SOCIALE GROUPE PRIMONIAL

REMBOURSEMENT DE FRAIS



ENTRE :

Les Sociétés suivantes composant L’Unité economique et sociale gROUPE primonial :

La Société NEW PRIMONIAL HOLDING (NPH)
Société par actions simplifiée
Immatriculée au RCS de PARIS sous le numéro 824 897 326
dont le Siège Social est sis 15-19 Avenue de Suffren à PARIS (75 007)

La Société PRIMONIAL HOLDING 
Société par actions simplifiée
Immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 528 812 688
dont le siège social est sis 15-19 Avenue de Suffren à PARIS (75 007)

La Société PRIMONIAL
Société par actions simplifiée
Immatriculée au RCS de PARIS sous le numéro 484 304 696
dont le Siège Social est sis 15-19 Avenue de Suffren à PARIS (75 007)

La Société PRIMONIAL REAL ESTATE INVESTMENT MANAGEMENT
Société anonyme
Immatriculée au RCS de PARIS sous le numéro 531 231 124
dont le Siège Social est sis 36 Rue de Naples à PARIS (75 008)

La Société SPORTINVEST
Société par actions simplifiée
Immatriculée au RCS de PARIS sous le numéro 422 835 199
dont le Siège Social est sis 15-19 Avenue de Suffren à PARIS (75 007)

La Société PRIMONIAL PARTENAIRES
Société par actions simplifiée
Immatriculée au RCS de PARIS sous le numéro 504 162 439
dont le Siège Social est sis 15-19 Avenue de Suffren à PARIS (75 007)

  La Société DS INVESTMENT SOLUTIONS
Société par actions simplifiée
Immatriculée au RCS de PARIS sous le numéro 820 648 806
dont le Siège Social est sis 15-19 Avenue de Suffren à PARIS (75 007)

Représentées par		, Directrice des Ressources Humaines,


D’une part,




ET :

Les Organisations Syndicales représentatives au SEIN DE L’UNITE ECONOMIQUE ET SOCIALE GROUPE PRIMONIAL ci-dessous désignées :

CFTC SN2A, représentée par Madame		, dûment habilitée
SNB/CFE-CGC, représentée par Monsieur		, dûment habilité


D'autre part,


Conjointement dénommées aux présentes « les Parties »


PREAMBULE

Les modalités de remboursement des frais engagés par les salariés de l’UES Groupe PRIMONIAL pour l’exercice de leur activité professionnelle sont régies par l’article 34 de l’Accord d’UES Groupe PRIMONIAL du 4 février 2014.

Il a été convenu par les Parties signataires d’aménager et de compléter les dispositions de l’article 34 de l’Accord d’UES Groupe PRIMONIAL du 4 février 2014 par la conclusion du présent avenant, dont les dispositions se substituent en totalité à celles de l’article 34 précité et à toute modalité existante de quelque nature, source et forme que ce soit (politique, note, usage ou pratique, etc.) visant totalement ou partiellement le même objet, à l’exception de dispositions spécifiques concernant les Instances Représentatives du Personnel définies par accord et de dispositions qui pourraient être prévues par contrat de travail.

Le présent avenant a pour objet de permettre à l’ensemble des collaborateurs de l’UES Groupe PRIMONIAL (salariés, direction, stagiaires, à l’exception des représentants du personnel et sans préjudice d’éventuelles dispositions contractuelles) de formaliser leurs demandes de remboursement de frais professionnels en parfaite connaissance des règles en vigueur au sein du Groupe, tant en matière de politique de déplacement que s’agissant plus généralement des dépenses liées aux frais professionnels.

Les modalités pratiques de remboursement de frais sont déterminées par la Direction Financière dans le cadre d’une Politique de Frais (dite « Politique interne ») à laquelle le présent Avenant pourra renvoyer.



IL EST CONVENU CE QUI SUIT

TITRE I : GRANDS PRINCIPES

Les principes définis ci-après constituent le socle des règles obligatoires conditionnant le remboursement des frais professionnels :

Toute dépense engagée doit au préalable être validée par le supérieur hiérarchique du collaborateur et par le Responsable du Département, à savoir le supérieur hiérarchique habilité à engager des dépenses ;
Les dispositions prises en matière de remboursement de frais doivent être conformes aux règles fiscales et sociales (URSSAF) existantes ;
Il incombe au collaborateur de justifier de l’utilisation effective des indemnités pour frais professionnels, conformément à leur objet, pour pouvoir prétendre à l’exonération des cotisations sociales ;
En aucun cas, l’application du présent Avenant et de la Politique interne ne peut conduire à un cumul d’indemnisation pour de mêmes frais ou des frais de même nature ;
Tout manquement au respect des règles définies au présent Avenant et dans la Politique interne est susceptible de conduire au report ou à un refus de remboursement.


TITRE II – NATURE ET MONTANT DES FRAIS REMBOURSES


Article 1 – Frais de déplacement et d’hébergement

A titre liminaire, il est rappelé que tout déplacement professionnel, quel que soit le mode de transport, ainsi que toute réservation d’hôtel, doivent faire l’objet d’une demande préalable auprès du supérieur hiérarchique et du Responsable du Département. Ainsi, toute confirmation de réservation faite par un collaborateur ne pourra être réalisée qu’après l’acceptation expresse de sa hiérarchie via l’agence en ligne conformément à l’annexe « Déplacement Affaires » de la Politique interne. 

Il est de la responsabilité des salariés et de leur manager de choisir les moyens de transport et d’hébergement les plus économiques. A cet égard, le collaborateur est encouragé à réserver le plus tôt possible ses déplacements de manière à bénéficier des conditions tarifaires les plus avantageuses.

En cas d’utilisation d’un mode de transport ou d’hébergement dont le montant des frais dépasse les barèmes définis par la Politique interne, le collaborateur devra au préalable obtenir une dérogation de la part du Responsable du Département. 

Afin d’optimiser les déplacements professionnels, tant en termes de sécurité, d’efficacité, de coût que de respect de l’environnement, les réservations de voyages professionnels (billet d’avion et train, location de véhicule, réservation d’hôtel) doivent être obligatoirement effectuées via l’agence en ligne sélectionnée par le Groupe PRIMONIAL. 

Dans les cas exceptionnels où le collaborateur devant se déplacer dans un cadre professionnel ne peut pas accéder à l’agence en ligne, ou que les personnes habilitées à effectuer les réservations sont absentes, les frais exposés, dès lors qu’ils correspondent aux barèmes définis par la Politique interne, pourront être remboursés sur présentation de justificatifs, ceux-ci devant faire apparaitre la TVA s’agissant de l’hébergement. 


Article 1.1 - Déplacements

L’utilisation des transports en commun (bus, métro, tramway, train, etc.) doit obligatoirement être privilégiée. 

Lorsqu’un moyen de transport alternatif est nécessaire (véhicule personnel, voiture de location, taxi, etc.) pour des déplacements professionnels en raison de l’organisation du travail ou des nécessités économiques, son utilisation doit faire l’objet d’un accord préalable du Responsable du Département.



Transports en commun

Frais de déplacement quotidien (trajet domicile - lieu de travail)

Il est rappelé que l’UES Groupe PRIMONIAL prend en charge une partie des frais d’abonnements aux transports collectifs des salariés pour se rendre de leur domicile à leur lieu de travail. Cette prise en charge est identifiée sur le bulletin de salaire et est conditionnée par la production de justificatifs correspondants. 

Petits déplacements 

L’ensemble des petits déplacements professionnels (inter sites, vers les gares, les aéroports, les hôtels, etc.) doit être effectué exclusivement par transport en commun, sauf impossibilité matérielle dûment avérée, auquel cas les salariés concernés pourront demander le remboursement d’autres frais de transport (exemple : taxi), et à la condition qu’ils aient été autorisés expressément et préalablement par le Responsable du Département.

Voiture de location 

Toute location d’un véhicule, dans le cadre des petits déplacements, doit faire l’objet d’un accord préalable du Responsable du Département.

Les modalités de recours au véhicule de location ainsi que la typologie du véhicule loué sont définies par la Politique interne en vigueur.

Taxi

Les taxis sont réservés à un usage professionnel et ne peuvent être utilisés qu’exceptionnellement pour des petits déplacements, dans les conditions définies par la Politique interne en vigueur.

Le remboursement des frais de taxi s’effectue sur la base des frais réellement engagés, sur présentation d’un justificatif (facture) indiquant la date, le lieu et l’heure de départ, ainsi que la date, le lieu et l’heure d’arrivée, selon les modalités spécifiées dans la Politique interne.

Train, avion

Le remboursement exceptionnel des frais de train ou vol s’effectue sur la base des frais réellement engagés, sur présentation d’un justificatif (facture) indiquant la date, le lieu et l’heure de départ, ainsi que la date, le lieu et l’heure d’arrivée, selon les modalités spécifiées dans la Politique interne.

L’utilisation d’une compagnie low-cost ainsi que la seconde classe doivent obligatoirement être privilégiées. Par ailleurs, l’anticipation est une priorité, particulièrement pour les voyages aériens. Les tarifs dépendent fortement des conditions de remplissage des avions, elle est donc essentielle pour obtenir les meilleurs tarifs.

Pour les déplacements fréquents en France, le collaborateur doit souscrire une carte d’abonnement de train ou d’avion. Toute demande, ou tout renouvellement, de carte d’abonnement doit être validé par mail par le Responsable du Département et le service du Contrôle de Gestion du Groupe PRIMONIAL. 

Véhicule personnel (hors situation des salariés utilisant un véhicule personnel et dont le contrat de travail prévoit des stipulations spécifiques pour couvrir ces frais)

L’utilisation du véhicule personnel d’un collaborateur dans le cadre d’un déplacement professionnel doit être autorisée par le Responsable du Département et pourra donner lieu à paiement d’indemnités kilométriques. 

Pour chaque utilisation, il est demandé de préciser le motif du déplacement et le kilométrage effectué.

Il est rappelé que les trajets domicile - lieu de travail n’étant pas considérés comme des déplacements professionnels, ils ne donneront pas droit à versement d’indemnités kilométriques.

Aucune indemnité kilométrique ne sera remboursée aux détenteurs de véhicule de fonction.

Frais annexes liés à l’utilisation d’un véhicule 

Péage : chaque collaborateur utilisant un véhicule de fonction ou personnel lors de ses déplacements professionnels se voit rembourser par note de frais les frais de péage qu’il a engagés, correspondant à un trajet conseillé par ViaMichelin ou un prestataire identique.

Parking : Chaque collaborateur utilisant un véhicule de fonction ou personnel lors de ses déplacements professionnels se voit rembourser par note de frais, les frais de parking qu’il a engagés s’ils se révèlent nécessaires et hors situation de convenance personnelle. 

Carburant : chaque collaborateur bénéficiant d’un véhicule de fonction se voit rembourser les frais d’essence par note de frais.

Entretien : Chaque collaborateur bénéficiant d’un véhicule de fonction se voit rembourser les frais d’entretien obligatoire du véhicule (révision, contrôle technique, réparation de panne) par note de frais.

Frais de nettoyage du véhicule : chaque collaborateur bénéficiant d’un véhicule de fonction se voit rembourser les frais de nettoyage par note de frais.


Article 1.2 – Frais d’hébergement

Il est rappelé que le remboursement des frais d’hébergement doit rester exceptionnel. Les frais engagés doivent être dûment justifiés et sont pris en charge dans des limites déterminées par la Politique interne.


Article 2 – Frais de restauration

Le remboursement des frais de restauration est plafonné dans les conditions déterminées par la Politique interne et sous réserve de présentation d’une facture stipulant : nom, adresse et n° RCS du restaurant, date et heure du repas, nombre de repas, montant HT, TVA et TTC.

Le collaborateur est remboursé sur la base des frais réels engagés en fonction des limites spécifiées dans la Politique interne.

Tickets-restaurant

Il est mis à la disposition des collaborateurs des titres-restaurants qui sont attribués par journée entière travaillée dans les conditions définies par l’URSSAF et rappelées dans la Politique interne.

Le remboursement par le Groupe PRIMONIAL d’un repas de midi entrainera la déduction d’un titre-restaurant pour les bénéficiaires (collaborateur et ses invités) salariés du Groupe PRIMONIAL.




Frais de restauration en déplacement

Dans le cadre de ses activités professionnelles (client/prospect, formation, séminaire), le collaborateur peut être amené à effectuer des déplacements. Le remboursement de ses frais de restauration (déjeuner ou diner) se fait selon les modalités spécifiées dans la Politique interne. 

Repas d’affaires 

Le repas d’affaires est organisé par un collaborateur dans le cadre de son activité au sein de l’entreprise qui invite un ou plusieurs clients ou prospects. Le but étant d’installer ou développer des relations professionnelles dans le respect du Code de déontologie. 

Le remboursement se fait sur la base de frais réellement engagés, selon les modalités spécifiées dans la Politique interne. Il doit être indiqué le nom et la société de l’invité ainsi que l’objet de l’invitation.

Repas entre collaborateurs

Les repas entre collaborateurs ne sont pas remboursés. Cependant, dans le cadre d’événements exceptionnels (repas annuel de service, départ d’un collaborateur), les responsables de service peuvent se faire rembourser leur note de frais uniquement si une autorisation préalable de leur hiérarchie a été obtenue.


Article 3 – Frais de fonctionnement

Frais postaux : 
En cas d’impossibilité d’utilisation du service postal du groupe et pour des raisons d’urgence, les frais postaux seront remboursés au réel sur présentation des justificatifs y afférent. Ne peuvent être remboursés que les frais engagés à titre professionnel.

Frais téléphoniques et internet : 
Les détenteurs d’un téléphone portable professionnel disposent d’un forfait téléphonique pris en charge par le Groupe PRIMONIAL. Les dépassements de forfait, les factures de téléphone mobile et internet personnelles ne sont pas pris en charge par le Groupe PRIMONIAL. 


TITRE IV – NATURE DES FRAIS NON REMBOURSES 

Les dépenses ci-dessous ne sont pas remboursées :

Frais de représentation – Entretien de la personne (pressing, coiffeur…)
Dons
Pourboires
Minibar à l’hôtel
Forfait post-stationnement, amendes et contraventions : Les forfaits post-stationnement, amendes et contraventions au code de la route ne sont pas prises en charge par la société, même si le salarié bénéficie d’une voiture de fonction, et restent donc à la charge du salarié
Voituriers 
Achat de mobilier et/ou de matériel
Achat ou location de fournitures techniques – Petit outillage
Entretien de véhicules et matériel de transport
Petit déjeuner seul ou à plusieurs qui n’est pas en lien avec un déplacement professionnel

Cas Particuliers : 
Cadeaux : les cadeaux d’entreprise, lorsqu’ils ne sont pas en lien avec l’un des évènements tolérés par l’URSSAF, sont considérés comme avantages en nature et soumis à charges.
 
Nature des frais : dans le cadre d’évènements de communication (salon, soirée…), les collaborateurs seront remboursés à titre exceptionnel de frais de petit outillage (accessoires…) sur justificatif.


TITRE V – DUREE - REVISION - DENONCIATION - DEPOT - PUBLICITE

Article 5.1. Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. 

Il entrera en vigueur le lendemain de l’accomplissement des formalités de dépôt auprès de l’administration compétente. 

Article 5.2. Dépôt de l’accord

Le présent accord sera déposé à la Direccte et au Greffe du Conseil des Prud’hommes conformément aux dispositions légales et règlementaires.

Un exemplaire de cet accord, dûment signé par chacune des parties, sera remis à chaque signataire et mis en ligne sur l’intranet.

Article 5.3. Révision et dénonciation 

Article 5.3.1. Révision

Le présent accord pourra être révisé à tout moment par accord entre les parties, notamment en cas d’évolution des dispositions légales, conventionnelles ou interprofessionnelles en vigueur.

L’une quelconque des parties signataires pourra demander la révision de l’accord par lettre recommandée avec accusé de réception.

Les négociations sur un projet de révision devront s’engager dans un délai de trois mois suivant la présentation du courrier de révision.

Le texte révisé devra avoir fait l’objet d’un accord et se formalisera par un avenant au présent accord. 

L’accord ainsi modifié devra être déposé dans les mêmes conditions de forme que l’accord initial.

Article 5.3.2. Dénonciation

Le présent accord pourra être dénoncé à tout moment par l’une ou l’autre des parties signataires en respectant un délai de préavis de trois mois.








Fait à Paris, le 30 octobre 2018
En cinq exemplaires originaux, dont deux pour les formalités de publicité



Pour l’ensemble des sociétés de l’UES Groupe PRIMONIAL,
Mme 		, Directrice Ressources Humaines




Pour les organisations syndicales représentatives :

Syndicat SN2A CFTC, 
Mme 		 Déléguée syndicale UES





Syndicat SNB/CFE-CGC,
	M. 		 Délégué Syndical UES