ACCORD RELATIF AU FONCTIONNEMENT ET AUX MOYENS DES INSTANCES REPRESENTATIVES DU PERSONNEL AU SEIN DE L’UES SWISSLIFE 


Entre les sociétés composant l’Unité Economique et Sociale (UES) Swiss Life :

-	SwissLife France, société anonyme dont le siège social est situé 7, rue Belgrand à Levallois-Perret (92 300),
-	SwissLife Assurance et Patrimoine, société anonyme dont le siège social est situé 7, rue Belgrand à Levallois-Perret (92 300),
-	SwissLife Prévoyance et Santé, société anonyme dont le siège social est situé 7, rue Belgrand à Levallois-Perret (92 300),
-	SwissLife Assurances de Biens, société anonyme dont le siège social est situé 7, rue Belgrand à Levallois-Perret (92 300),

représentées par Monsieur XXXXX, Président, et Madame XXXXX, Directrice des Ressources Humaines, dûment habilités,

ci-après dénommées « Swiss Life », 

d’une part,
et 
Les Organisations Syndicales Représentatives au sein de l’UES SwissLife dûment habilitées,
d’autre part,
Il a été convenu et arrêté les dispositions suivantes : 





PREAMBULE

Les Ordonnances du 22 septembre 2017 ont modifié le paysage français des institutions représentatives du personnel en fusionnant le Comité d’Entreprise, le Comité d’Hygiène, de Sécurité et des Conditions de travail et les Délégués du Personnel au sein du Comité Social et Economique (CSE). 

Au vu des évolutions législatives et dans la perspective des prochaines élections professionnelles organisées au sein de l’Unité Economique et Sociale (UES) SwissLife, les parties se sont rencontrées à diverses reprises les 17 mai, 5 juin, 4 juillet, 11 juillet, 18 juillet, 12 septembre, 24 septembre, 3 octobre, 16 octobre et 7 novembre 2018. 

Au cours des échanges, les parties ont convenu de faire évoluer la structure des Instances Représentatives du Personnel afin de la simplifier et de la rendre plus cohérente avec l’organisation économique de l’UES.

Pour se faire, conformément aux articles L. 2313-2 et suivants du Code du travail, les parties ont choisi d’adopter une architecture axée autour d’un Comité Social et Economique (CSE) unique, permettant de donner une vision d’ensemble aux élus. Par ailleurs, les parties ont souhaité préserver une dimension de proximité en prévoyant la mise en place de Représentants de Proximité, présents sur l’ensemble du territoire national. 

Les parties se sont en outre accordées sur le fait que le dialogue social contribue à l’engagement des collaborateurs et demeure le meilleur moyen de trouver des solutions constructives. A cet égard, les parties affirment l’importance de mettre en place un dialogue social de qualité, basé sur la confiance, la transparence et le partage d’information.  

Afin de faciliter la mise en place de ce dialogue social, la Direction a souhaité donner aux représentants du personnel des moyens supplémentaires (heures de délégation conventionnelles, heures de préparation de réunions, parcours de formations adapté…) permettant de faciliter le bon exercice de leurs missions. 


CHAPITRE 1 : FONCTIONNEMENT  DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE UNIQUE (CSE)  

Article 1 : Présidence du CSE 

Conformément à l’article L. 2315-23 du Code du travail, le Comité Social et Economique unique (CSE) de l’UES SwissLife est présidé par une personne ayant la qualité pour représenter la Direction de l’UES ou son représentant dûment mandaté par elle. 

Il est convenu que la Direction peut être accompagnée de toute personne en charge d’un sujet inscrit à l’ordre du jour. 

Article 2 : Bureau du CSE

Le bureau du CSE est composé : 
D’un Secrétaire ;
D’un Secrétaire Adjoint ; 
D’un Trésorier ;
D’un Trésorier Adjoint. 

Ces derniers sont élus parmi les membres Titulaires du CSE par une résolution adoptée à la majorité des membres Titulaires du CSE (présents ou remplacés) lors de la réunion constitutive du CSE (cf article 4 du présent chapitre). 

Article 3 : Rôle respectif des membres Titulaires et des membres Suppléants du CSE 

Conformément à l’article L. 2314-1 du Code du travail, les Suppléants n’assistent aux réunions plénières  du CSE qu’en l’absence des Titulaires. 

Les Suppléants ont accès aux mêmes informations que les Titulaires et sont informés des dates de réunion du CSE à titre indicatif, afin de pouvoir participer à ces réunions en cas d’absence des Titulaires. 

Afin d’organiser au mieux le déroulement des réunions du CSE, chaque Titulaire informe le Président, le Secrétaire du CSE et son Suppléant de son absence à une ou plusieurs réunions du CSE dès qu’il en a connaissance. 

Article 4 : Réunions du CSE 

Réunion constitutive du CSE

Par exception à l’article 3 du présent chapitre, l’ensemble des membres du CSE (Titulaires, Suppléants et Représentants syndicaux au CSE) sont invités à participer à la réunion constitutive du CSE, c’est-à-dire la première réunion de l’instance suivant la proclamation des résultats des élections professionnelles. 

Cette réunion permet de fixer les règles essentielles de fonctionnement du Comité et de répartir les tâches entre ses membres. Sont notamment inscrits à l’ordre du jour les points suivants : 
Désignation du Secrétaire, du Trésorier et de leurs adjoints ; 
Désignation des membres des Commissions du CSE dans les conditions définies au chapitre 2 de l’accord relatif à l’architecture des Instances Représentatives du Personnel ;
Désignation des représentants du CSE aux Conseils d’Administration ;
Elections des représentants du CSE auprès du Conseil de surveillance des fonds de la participation ; 
Présentation du compte-rendu de gestion et transmission des documents par le Comité d’Entreprise sortant ;
Point sur le règlement intérieur du Comité Social et Economique ;
Présentation des modalités pratiques de fonctionnement du CSE (utilisation du matériel, des locaux, heures de délégation…) ;
Présentation du calendrier des consultations prévisionnelles du CSE. 

Réunions ordinaires 

Le CSE est réuni onze fois par an, sur invitation de son Président. 

Conformément à l’article L. 2315-27 du Code du travail, au moins 4 réunions du CSE portent chaque année en tout ou partie sur les attributions du Comité en matière de santé, sécurité et conditions de travail. 

Par ailleurs, en application de l’article L. 2312-5 du Code du travail, les membres du CSE présentent à la Direction les réclamations individuelles ou collectives relatives aux salaires, à l'application du code du travail et des autres dispositions légales concernant notamment la protection sociale, ainsi que des conventions et accords applicables dans l'UES SwissLife.

Dans le souci de permettre aux membres du CSE une bonne conciliation entre l’exercice de leur mandat, leur activité professionnelle ainsi que leur vie personnelle et de faciliter les déplacements, la Direction s’engage à fixer et transmettre, par message électronique, les dates de réunions du CSE chaque début d’année. 

Sauf situation exceptionnelle, un délai de prévenance d’une semaine minimum sera respecté en cas de report ou d’annulation de réunion. 

Les Suppléants assistent aux réunions du CSE en l’absence de leur Titulaire dans les conditions définies à l’article 3 du présent chapitre. 

Réunions extraordinaires

Des réunions extraordinaires du CSE sont organisées dans les meilleurs délais dans les cas suivants : 
A la demande de l’employeur ; 
A la demande de la majorité des membres Titulaires du CSE ; 
A la demande motivée de 2 membres Titulaires du CSE pour les sujets relevant de la santé, de la sécurité ou des conditions de travail ;
A la suite de tout accident grave ayant entrainé ou ayant pu entraîner des conséquences graves ;
En cas d’évènement grave lié à l’activité de l’entreprise, ayant porté atteinte ou ayant pu porter atteinte à la santé publique ou à l’environnement. 
 
Réunions préparatoires 

Chaque réunion plénière du CSE est précédée d’une réunion préparatoire servant à étudier les documents transmis par la Direction qui seront présentés en réunion plénière du CSE. 

La réunion préparatoire du CSE a lieu, au siège social de l’UES, la veille de la réunion plénière du CSE, sauf circonstances exceptionnelles et accord de la Direction pour modifier cette date.   

Le Secrétaire ou, en son absence, le Secrétaire Adjoint, définit la date, l’heure et le lieu de cette réunion et en fait part aux membres Titulaires, Suppléants et aux Représentants Syndicaux au CSE. Il en informe également la Direction.

Le temps passé dans les réunions préparatoires du CSE est assimilé à du temps de travail effectif dans la limite de 60 heures par an et par représentant (cf chapitre 4 article 1 B).   

Article 5 : Ordres du jour et transmission des documents 

Les ordres du jour du CSE sont élaborés conjointement entre le Président du CSE, ou la personne mandatée à cet effet, et le Secrétaire ou Secrétaire Adjoint.  

Un point relatif aux réclamations individuelles ou collectives sera inscrit à l’ordre du jour, sous réserve que le Secrétaire ou Secrétaire Adjoint du CSE soit en mesure de transmettre les réclamations à la Direction lors de l’élaboration de l’ordre du jour. 

Le Président transmet les ordres du jour aux membres du CSE unique par messagerie électronique au moins 5 jours ouvrables avant la date de la réunion prévue, sauf circonstances exceptionnelles.

Les documents servant de support aux informations et consultations du CSE sont mis à disposition sur la Base de Données Economiques et Sociales (BDES) au plus tard avant le début de la réunion préparatoire au cours de laquelle ils sont examinés. 

Article 6 : Etablissement des procès-verbaux des réunions du CSE 

Pour chaque réunion plénière, un procès-verbal est établi par une société externe de sténotypie dont le coût est pris en charge par le CSE. 

Article 7 : Périodicité et modalités des consultations récurrentes (orientations stratégiques, politique sociale, situation économique et financière)

En application de l’article L. 2312-19 du Code du travail, les parties conviennent que : 
La consultation sur les orientations stratégiques, visée à l’article L. 2312-24 du Code du travail, a lieu tous les 3 ans, sauf en cas d’évolution majeure de la stratégie de l’UES SwissLife. Afin de faciliter le suivi de cette dernière, un point d’information sera effectué chaque année en CSE.   
La consultation sur la politique sociale et la consultation sur la situation économique et financière, visées aux articles L. 2312-25 et L. 2312-26 et suivants du Code du travail, interviendront chaque année. 






CHAPITRE 2 : FONCTIONNEMENT DES COMMISSIONS DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE   

Article 1 : Présidence des Commissions 

Les Commissions du CSE unique sont présidées par une personne ayant la qualité pour représenter la Direction de l’UES ou son représentant dûment mandaté par elle. 

La Direction peut être accompagnée de tout salarié expert et/ou technicien en charge d’un sujet inscrit à l’ordre du jour. 

Article 2 : Rapporteurs des Commissions

Chaque Commission est dotée d’un rapporteur, désigné parmi les Titulaires du CSE membres de la commission ou, à défaut, parmi les Suppléants du CSE membres de la commission. 

Le rapporteur est nommé par le CSE unique au cours de la réunion constitutive de l’instance, ou, par exception pour la Commission Projets, au cours d’une des réunions plénières de l’instance. 

Le rapporteur est chargé : 
d’établir une synthèse à l’issue de chaque réunion plénière de la Commission dont il a la charge ; 
de transmettre cette synthèse au service Développement Social ; 
de présenter les conclusions de la Commission dont il a la charge en CSE unique. 

Il dispose à ce titre de temps de délégation supplémentaire (cf chapitre 4, article 1 A). 

Article 3 : Réunions des Commissions 

Réunions ordinaires 

Périodicité des réunions 

Les réunions des Commissions sont organisées à l’initiative de leur Président selon la périodicité suivante : 


La Commission Projets est réunie à la demande du CSE unique et sur accord de la Direction afin d’étudier les projets d’envergure, impactant un grand nombre de collaborateurs de l’UES SwissLife, et ne relevant pas de la compétence des autres Commissions du CSE et des Commissions instituées par les accords collectifs applicables au sein de l’UES. La périodicité de ses réunions et les moyens en temps alloués à la Commission Projets seront fixés par le CSE, en accord avec la Direction, en fonction des besoins du projet (périmètre du projet, nombre de salariés concernés, impacts sociaux et économiques…). 

Personnes invitées 

Il est précisé qu’en plus des membres des Commissions, les  Délégués Syndicaux « Centraux » sont invités à participer à toutes les réunions ordinaires des Commissions. En cas d’impossibilité de se rendre à une réunion, les Délégués Syndicaux « Centraux » peuvent se faire remplacer par une personne élue ou désignée appartenant à leur Organisation Syndicale.  

A titre exceptionnel, un ou plusieurs Représentants de Proximité peuvent être invités par le Secrétaire du CSE et la Direction à participer aux réunions de la Commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail à condition qu’un sujet de leur périmètre soit inscrit à l’ordre du jour.  

Réunions extraordinaires

Les parties conviennent que des réunions extraordinaires peuvent éventuellement être organisées pour la Commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail. 

La Commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail peut être réunie à la demande du Secrétaire du CSE dans les cas suivants : 
A la demande motivée de deux membres du CSE pour les sujets relevant de la santé, de la sécurité ou des conditions de travail ;
A la suite de tout accident grave ayant entrainé ou ayant pu entrainer des conséquences graves ;
En cas d’évènement grave lié à l’activité de l’entreprise, ayant porté atteinte ou ayant pu porter atteinte à la santé publique ou à l’environnement. 

Comme pour les réunions ordinaires, les Délégués Syndicaux « Centraux » sont invités à participer à toutes les réunions extraordinaires de la Commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail et peuvent se faire remplacer par un membre élu ou désigné de leur Organisation Syndicale en cas d’absence. Les Représentants de Proximité peuvent également participer aux réunions extraordinaires de la Commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail sur invitation spéciale du Secrétaire du CSE et de la Direction. 

L’organisation de réunions extraordinaires n’est pas prévue pour les autres Commissions du CSE (Commission Economique et Stratégique, Commission Emploi et Formation, Commission Sociale et Commission Projets). 

Réunions préparatoires (hors Commission Projets)

Chaque réunion plénière de la Commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail, de la Commission Economique et Stratégique, de la Commission Emploi et Formation et de la Commission Sociale est précédée d’une réunion préparatoire qui a lieu la veille de la réunion de la Commission, sauf circonstances exceptionnelles et accord de la Direction pour modifier cette date.  

Le Secrétaire du CSE ou le Secrétaire Adjoint, définit, en concertation avec le rapporteur, la date, l’heure et le lieu de cette réunion, en fait part aux personnes invitées à participer à celle-ci et à la Direction.

A cet égard, les parties conviennent que peuvent assister aux réunions préparatoires des Commissions : 
Les membres des Commissions ;
Les Délégués Syndicaux « Centraux » ;
Les Représentants de Proximité, étant précisé que ces derniers ne peuvent participer qu’aux réunions préparatoires de la Commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail. 

Le temps passé dans les réunions préparatoires est assimilé à du temps de travail effectif dans les conditions définies à l’article 1 B. du chapitre 4 du présent accord. 

Article 4 : Ordre du jour et transmission des documents 

L’ordre du jour de chaque réunion des Commissions est établi conjointement entre le Président de la Commission, ou la personne mandatée à cet effet, et le Secrétaire ou le Secrétaire Adjoint du CSE. 

Le Président transmet l’ordre du jour aux membres de la Commission concernée ainsi qu’aux personnes invitées par message électronique au moins 5 jours ouvrables avant la date de la réunion prévue, sauf circonstances exceptionnelles.

Les documents servant de support aux travaux de la Commission sont mis à disposition sur la Base de Données Economiques et Sociales (BDES) au plus tard avant le début de la réunion préparatoire au cours de laquelle ils sont examinés.



Article 5 : Synthèse des réunions des Commissions  

A l’issue de chaque réunion de Commission, le rapporteur de la Commission rédige une synthèse faisant état : 
d’un bref exposé des sujets étudiés en Commission ;
des différentes questions et réponses portées en séance ;
et, s’il y a lieu, de la proposition d’avis motivé de la Commission (positif / négatif / abstention) et des remarques, préconisations et réserves émises. 

Le rapporteur transmet la synthèse à la Direction au plus tard 6 jours ouvrables avant la date de la réunion du CSE au cours de laquelle elle sera étudiée. A la réception du document, la Direction met celui-ci en ligne sur la BDES afin que les membres du CSE puissent en prendre connaissance.   

Les travaux des Commissions sont présentés en CSE par le Rapporteur de la Commission concernée, en sa qualité d’expert. Celui-ci sera invité au CSE au cours duquel sera présentée la synthèse de la Commission. L’horaire de son intervention lui sera communiqué préalablement. 


CHAPITRE 3 : FONCTIONNEMENT DES REPRESENTANTS DE PROXIMITE    

Article 1 : Remontée d’informations aux membres du CSE

En application de l’article L. 2312-5 du Code du travail, les membres du CSE présentent à la Direction les réclamations individuelles ou collectives relatives aux salaires, à l'application du code du travail et des autres dispositions légales concernant notamment la protection sociale, ainsi que des conventions et accords applicables dans l'entreprise.

Dans ce cadre, les Représentants de Proximité peuvent transmettre aux membres du CSE les réclamations individuelles ou collectives dont ils ont connaissance sur leur périmètre. 

Article 2 : Participation des Représentants de Proximité aux réunions préparatoires de la Commission Santé Sécurité et Conditions de Travail

Les Représentants de Proximité sont invités à participer à l’ensemble des réunions préparatoires de la Commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail. Cette participation permet aux Représentants de Proximité de faire remonter l’ensemble des informations et problématiques relatives à la santé, à la sécurité et aux conditions de travail dont ils ont eu connaissance sur leur périmètre. 

Le temps passé par les Représentants de Proximité dans les réunions préparatoires de la CSSCT est assimilé à du temps de travail effectif dans la limite de 28 heures par an et par représentant (cf article 1 B du chapitre 4 du présent accord pour plus de détails). 

Article 3 : Accès aux informations de la Commission Santé Sécurité et Conditions de Travail

Les Représentants de Proximité ont accès à l’ensemble des informations transmises aux membres de la Commission Santé Sécurité et Conditions de Travail, notamment via la BDES, dans le respect du périmètre concerné. Ils ont donc connaissance : 
des ordres du jour de la CSSCT ;
des documents présentés au cours des réunions de la CSSCT ;
des synthèses rédigées à l’issue de chaque réunion de la CSSCT. 

Article 4 : Possibilités de réunion

Les Représentants de Proximité peuvent se réunir au maximum deux fois par an, sur demande du Secrétaire du CSE auprès de la Direction. 

Le Secrétaire du CSE et le rapporteur de la Commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail sont invités à participer à ces réunions. 


Il est précisé que : 
Dans la mesure du possible, le service Développement Social pourra réserver une salle à la demande du Secrétaire du CSE. 
Le temps passé en réunion et en transport pour se rendre en réunion est assimilé à du temps de travail effectif et n’est pas décompté des heures de délégation des Représentants de Proximité, du Secrétaire du CSE et du rapporteur de la CSSCT.
Les frais de transport ainsi que les frais de restauration seront remboursés selon les modalités prévues au chapitre 4, article 2, B du présent accord. 


CHAPITRE 4 : MOYENS DES INSTANCES REPRESENTATIVES DU PERSONNEL  

Article 1 : Crédits d’heures 

Crédits d’heures de délégation mensuelles 

Définition du temps de délégation 

Il est préalablement rappelé que les représentants du personnel disposent d’un crédit d’heures de délégation qui correspond au temps que l’entreprise est tenue de leur accorder pour exercer leurs missions dans le cadre de leurs différents mandats. Le temps de délégation est assimilé à du temps de travail effectif et payé à échéance normale.

Il est précisé que n’est pas décompté du crédit d’heures de délégation : 
le temps passé en réunions préparatoires dans les limites définies à l’article 1 B du présent chapitre ; 
le temps passé en réunions d’instance et en commissions sur convocation de la Direction ;
le temps de trajet associé. 

Les parties au présent accord souhaitent rappeler que les heures de délégation doivent être utilisées en conformité avec l’objet du mandat dont est investi le représentant.

Il est également rappelé que, pendant leur temps de délégation, les représentants du personnel peuvent circuler librement à l’intérieur et à l’extérieur de l’entreprise pour prendre tous les contacts nécessaires à l’accomplissement de leur mission, sous réserve de ne pas apporter de gêne importante à l’exécution du travail des salariés. A cet effet, les représentants du personnel peuvent accéder librement à l’ensemble des locaux des différents bâtiments. Néanmoins, certaines zones confidentielles n’étant accessibles qu’au moyen d’un badge disposant d’une autorisation spécifique et réservées aux salariés y travaillant, l’accès à ces zones devra se faire en présence d’un membre des Services Généraux – Gestion Immobilière. Ce dernier se contentera de permettre l’accès physique du représentant du personnel à la zone concernée mais ne disposera d’aucun droit de regard sur l’opportunité de la demande d’accès.

Les zones sécurisées, au jour de signature du présent accord, sont listées en annexe 1.  Il est précisé que cette liste n’est pas exhaustive et peut être amenée à évoluer. Le cas échéant, l’ensemble des salariés porteurs d’un mandat en sera informé.

Crédits d’heures de délégation mensuel des représentants du personnel de l’UES SwissLife 

Au sein de l’UES SwissLife, les représentants du personnel bénéficient d’un crédit d’heures de délégation légal auquel s’ajoute, pour certains mandats, un crédit d’heures de délégation conventionnel justifié par le rôle accru de certaines fonctions. 

Le tableau présenté ci-après reprend l’ensemble des crédits d’heures de délégation légaux et conventionnels alloués dans le cadre du présent accord. 




Pour les représentants du personnel au forfait jours, le crédit d’heures est regroupé en demi-journées qui se déduiront du nombre annuel de jours travaillés fixé dans la convention individuelle de forfait. Une demi-journée correspond à 4 heures de mandat. Lorsque la fraction du crédit d’heures restant est inférieure à 4 heures, les représentants du personnel qui en bénéficient au titre des heures additionnées sur l’année ont droit à une demi-journée supplémentaire qui vient en déduction du nombre annuel de jours travaillés.  

Exemples : 
Un Titulaire du CSE a un forfait jours de 215 jours et dispose de 30 heures de délégation par mois. 
 Ses heures sont regroupées en 7,5 demi-journées de 4 heures (7,5 x 4 = 30 heures) tous les mois. S’il prend toutes ses demi-journées au cours de l’année, il exercera son activité professionnelle pendant 125 jours (215 jours – (7,5 jours de délégation x 12)).  
Un représentant syndical au CSE a un forfait jours de 209 jours et dispose de 20 heures de délégation par mois. 
 Ses heures sont regroupées en 5 demi-journées de 4 heures (4 x 5 = 20 heures) tous les mois. S’il prend toutes ses demi-journées au cours de l’année, il exercera son activité professionnelle pendant 179 jours (209 jours – (2,5 jours de délégation x 12)).  

Report des heures de délégation entre représentants du personnel

Le crédit d’heures de délégation attribué aux représentants du personnel de l’UES SwissLife peut être utilisé cumulativement dans la limite de 12 mois civils. Un représentant du personnel peut donc reporter le crédit d’heures qu’il n’aurait pas utilisé le mois précédent sur le mois suivant. 

Conformément à l’article R. 2315-5 du Code du travail, cette règle ne peut conduire un représentant à disposer, dans le mois, de plus d'une fois et demi le crédit d'heures de délégation dont il bénéficie habituellement. En application de cet article, les limites d’utilisation mensuelles des heures de délégation en cas de report sont fixées comme suit :   



Il est précisé que les représentants du personnel sont tenus d’informer l’employeur au plus tard 8 jours avant la date prévue d’utilisation des heures cumulées. 

Exemples : 
Un Titulaire du CSE prend 20 heures de délégation en janvier au lieu des 30 heures dont il dispose. Afin d’utiliser les 10 heures qu’il n’a pas prises en janvier, il souhaite prendre 40 heures de délégation en février (30 heures habituelles + 10 heures non utilisées en janvier). 
 Il peut poser ses heures de délégation comme voulu. En effet, la limite maximale est fixée à 45 heures de délégation par mois (30 heures x 1,5 = 45 heures).
Un Représentant Syndical au CSE prend 5 heures de délégation au mois de janvier alors qu’il dispose habituellement de 20 heures de délégation par mois. Il souhaite prendre 35 heures de délégation en février (20 heures habituelles + 15 heures non utilisées en janvier). 
 Il ne pourra pas poser ses heures de délégation telles quelles. En effet, il ne peut prendre plus de 30 heures de délégation par mois (20 heures x 1,5 = 30 heures). Dans ce contexte, le représentant pourra prendre 30 heures de délégation en février puis 25 heures de délégation en mars (20 heures habituelles + 5 heures non utilisées en janvier).  

Les parties conviennent que le présent paragraphe n’est pas applicable aux heures de délégation dont disposent les membres de la Commission Sociale. 

Mutualisation des heures de délégation entre membres du CSE 

Les Titulaires du CSE peuvent répartir les heures de délégation dont ils disposent entre Titulaires ou entre Titulaires et Suppléants du CSE. 

Conformément à l’article R. 2315-6 du Code du travail, cette règle ne peut conduire un membre du CSE à disposer, dans le mois, de plus d'une fois et demi le crédit d'heures de délégation dont bénéficie un membre Titulaire du CSE, c’est-à-dire 45 heures (30 heures x 1,5 = 45 heures).  

Par ailleurs, les Titulaires du CSE doivent informer l’employeur au plus tard 8 jours avant la date prévue d’utilisation des heures mutualisées. 
  
Exemples : 
Un Titulaire du CSE prend 25 heures de délégation au mois de janvier (au lieu des 30 heures auxquelles il a droit chaque mois). Il souhaite donner les 5 heures non utilisées à un représentant syndical au CSE. 
 La mutualisation des heures n’est pas possible entre Titulaire du CSE et Représentant Syndical au CSE. 
Un Titulaire du CSE décide de prendre seulement 20 heures de délégation par mois (alors qu’il a droit à 30 heures). Il souhaite donner  les 10 heures de délégation qu’il lui reste chaque mois à son Suppléant. 
 Le Titulaire du CSE peut donner les 10 heures qu’il lui reste à son Suppléant. En effet, cela n’aura pas pour effet de faire bénéficier son Suppléant de plus de 45 heures par mois.  
Un Titulaire du CSE prend uniquement 5 heures de délégation en janvier. En février, il souhaite à nouveau prendre 5 heures de délégation et donner les 50 heures qu’il lui reste à son Suppléant.   
 Le Titulaire ne peut pas donner 50 heures de délégation à son Suppléant. En effet, son Suppléant pourra recevoir au maximum 45 heures de délégation au mois de février. Le Titulaire peut décider d’utiliser lui-même les 5 heures de délégation en trop ou décider de les donner à son Suppléant le mois suivant (au mois de mars). 

Crédit annuel d’heures pour assister aux réunions préparatoires des Instances Représentatives du Personnel  

Les représentants du personnel disposent d’un crédit d’heures annuel leur permettant d’assister aux réunions préparatoires des Instances Représentatives du Personnel afin de pouvoir étudier l’ensemble des documents transmis par la Direction en amont de la réunion plénière de l’instance. 

Ce crédit est défini de la manière suivante : 


Il est précisé que les heures passées en réunions préparatoires dans le cadre du crédit ci-dessus défini sont assimilées à du temps de travail effectif. Les heures effectuées au-delà du plafond ci-dessus défini seront décomptées des heures de délégation du représentant du personnel concerné.  

Les parties conviennent que le Secrétaire du CSE et les rapporteurs des Commissions sont garants des heures de réunions préparatoires déclarées par les représentants du personnel. A cet égard, ils sont chargés de contrôler les entrées et sorties des représentants du personnel et mettent à la disposition de la Direction une fiche récapitulative indiquant le nom des personnes présentes, ainsi que leurs heures d’arrivées et de sortie de réunion.  

Crédits d’heures exceptionnels 

La Direction s’engage à allouer un crédit d’heures supplémentaire aux représentants du personnel disposant d’un crédit mensuel d’heures défini à l’article 1 B du présent chapitre dans le cas où des réunions extraordinaires des instances seraient organisées et nécessiteraient des travaux préparatoires en amont de la réunion plénière de l’instance. 



Suivi des heures de délégation et de préparation des réunions des instances représentatives du personnel 

Afin de garantir la bonne marche du service et une gestion anticipée de la charge de travail au sein de l’équipe du salarié porteur d’un mandat, ce dernier est invité à informer son responsable hiérarchique, préalablement à chaque départ, de son absence et, dans la mesure du possible, de la durée prévisible de celle-ci.

Il est rappelé que l’autorisation du responsable hiérarchique n’est pas requise pour l’utilisation des heures de délégation. 

La Direction transmettra aux responsables hiérarchiques des salariés porteurs d’un mandat le calendrier des réunions des instances représentatives du personnel ainsi que le calendrier social (réunions de négociation collective), dès que ceux-ci seront élaborés ou modifiés.

En outre, la Direction réaffirme sa volonté de permettre aux représentants du personnel d’exercer totalement leurs prérogatives dans de bonnes conditions, et notamment pendant leur temps de travail, et rappelle, à cet égard, qu’une bonne gestion administrative des heures de délégation participe à l’atteinte de cet objectif. 

Conscientes que l’exercice de fonctions représentatives du personnel doit être concilié avec les impératifs de bon fonctionnement des sociétés de l’UES et l’exercice des activités professionnelles, les parties au présent accord conviennent de la nécessité d’utiliser la solution de gestion et de suivi des temps de délégation informatisée. 

En conséquence, les salariés porteurs d’un mandat s’engagent à enregistrer la prise de leurs heures de délégation dans le SIRH Gestion des Temps et des Activités, dans la mesure du possible préalablement à leur départ et au plus tard dans les 5 jours ouvrés suivant le jour au cours duquel les heures auront été prises.

Les salariés nouvellement élus pour exercer des fonctions représentatives seront formés à l’utilisation du SIRH dans les 2 mois suivants leur prise de fonctions.

Modalités de maintien de la rémunération des représentants du personnel

Les parties s’accordent sur le fait que les représentants du personnel ne doivent subir aucune perte de salaire du fait de l’exercice de leurs fonctions. 

A cet égard, il est précisé que les heures de délégation, le temps passé en réunion préparatoire dans la limite définie à l’article 1 B. du présent chapitre, le temps passé en réunion d’instance et en commissions sur convocation de la Direction et le temps de trajet associé sont assimilés à du temps de travail effectif et rémunéré dans les conditions définies à l’article 1 D. du Chapitre 3 de l’Accord relatif au droit syndical de l’UES SwissLife. 

Article 2 : Moyens financiers

Budgets du CSE  

Subvention de fonctionnement 

Conformément à l’article L. 2315-61 du Code du travail, le CSE unique recevra chaque année une subvention de fonctionnement d’un montant annuel équivalent à 0,22 % de la masse salariale. 

Contribution aux activités sociales et culturelles 

L’enveloppe consacrée au budget des activités sociales et culturelles est fixée à 1 % de la masse salariale brute fiscale de l’UES SwissLife. 



Prise en charge du coût des expertises 

Les expertises sont en principe financées conjointement par l’employeur, à hauteur de 80 %, et par le CSE, à hauteur de 20%. 

Par exception et conformément aux dispositions du Code du travail, les expertises suivantes sont prises en charge à 100 % par l’employeur : 
Expertise portant sur la consultation relative à la politique sociale, aux conditions de travail et d’emploi  (articles L. 2315-88 et suivants du Code du travail) ;
Expertise portant sur la consultation relative à la situation économique et financière (article L. 2315-91 du Code du travail) ;
Expertise relative aux licenciements économiques collectifs avec PSE ( article L. 2315-92 du Code du travail) ; 
Expertise relative à un risque grave, identifié et actuel, révélé ou non par un accident du travail ou une maladie professionnelle ou à caractère professionnel constaté dans l’entreprise (article L.2315-96 du Code du travail). 

Prise en charge des frais de déplacement et d’hébergement par la Direction 

Les frais de déplacement et d’hébergement engagés par les représentants du personnel à l’occasion de chaque réunion organisée par la Direction seront remboursés selon les modalités définies au présent article, sous réserve d’éventuelles dispositions plus favorables en vigueur au sein de l’entreprise.

Les frais ainsi exposés feront l’objet d’une note de frais spécifique distincte des notes de frais liées à l’activité professionnelle.

Modalités de remboursement des frais de transport

Les frais de déplacement seront remboursés sur les bases suivantes :

Remboursement intégral du billet de train SNCF dans les conditions fixées par la politique voyage et réservation. 

Remboursement du billet d’avion dans les conditions fixées par la politique voyage et réservation.

Remboursement des tickets de transports en commun sur la base du coût du carnet. Les frais de taxi ne seront remboursés que sous réserve que le collaborateur qui en demande le remboursement ait été accompagné de deux autres collaborateurs minimum (représentants du personnel ou syndicaux convoqués à la même réunion) afin que la quote-part individuelle de chacun ne dépasse pas le coût d’un déplacement en transport en commun. Le collaborateur demandant le remboursement des frais de taxi précisera le nom des collaborateurs qui l’ont accompagné sur sa note de frais.

Remboursement de la navette « Cars Air France », « Orlybus », « Orlyval » ou « Roissybus » et des frais éventuels de parking (gare ou aéroport selon les modalités précitées) au réel.

Indemnisation sur la base du barème kilométrique fiscal (limité à 7CV) pour les représentants du personnel qui n’auront pas la possibilité d’utiliser les transports publics pour effectuer le trajet entre leur lieu de résidence et la gare ou l’aéroport.

Remboursement des frais d’utilisation du véhicule personnel, lorsque le lieu de résidence se situe à proximité du lieu de réunion, dans la limite du coût du billet de train SNCF 2ème classe.

Toute demande de remboursement de frais devra être accompagnée des justificatifs correspondant pour pouvoir être validée.

Dans un souci d’économie, les représentants du personnel sont invités, dans la mesure du possible, à anticiper leurs déplacements afin de réduire le coût occasionné par les frais de transports.

Modalités de remboursement des frais d’hébergement

Les frais d’hébergement feront l’objet d’un remboursement sous les réserves cumulatives suivantes :
que ces frais aient été occasionnés pour assister à une réunion organisée par la Direction ;
que le collaborateur concerné ait un trajet aller-retour supérieur à 4 heures entre son lieu de résidence et le lieu de la réunion ;
que la réunion en question débute le matin et/ou s’achève après 17 heures ou bien que deux réunions se succèdent à un jour d’intervalle.

Le cas échéant, le remboursement interviendra sur la base du remboursement prévu pour les inspecteurs par les dispositions conventionnelles en vigueur au sein de l’entreprise. 

Le choix et la réservation de l’hôtel relève de la responsabilité de chaque représentant du personnel.

Modalités de remboursement des frais de restauration 

Les frais exposés pour le déjeuner et/ou le dîner feront l’objet d’un remboursement sous les mêmes réserves que celles exposées pour les frais d’hébergement et dans les mêmes conditions, étant néanmoins précisé que les frais de déjeuner pourront faire l’objet d’un remboursement dès lors que la réunion organisée par la Direction se déroule sur un site différent du lieu habituel de travail du collaborateur.

Dans un souci d’économie, les collaborateurs concernés sont invités à privilégier le restaurant d’entreprise du site sur lequel la réunion est organisée pour le repas du déjeuner.

Toute demande de remboursement de frais devra être accompagnée des justificatifs correspondants pour pouvoir être validée.

Avance sur remboursements de frais

Dans un souci de faciliter le remboursement des frais de déplacement et d’hébergement, les collaborateurs qui le souhaitent pourront solliciter auprès du service Développement Social une avance d’un montant qui sera défini annuellement par la Direction et versé au mois de janvier de chaque année. 

Le cas échéant, un courrier sera soumis au collaborateur concerné par lequel ce dernier s’engage à rembourser l’éventuelle différence entre les frais réellement exposés et l’avance versée si celle-ci s’avère supérieure aux frais réellement exposés.

Dans l’hypothèse où l’avance versée ne permettrait pas de couvrir la totalité des frais exposés au cours de l’année considérée, le collaborateur pourra demander le remboursement de ces derniers selon les conditions et modalités prévues ci-dessus.

Article 3 : Moyens matériels   

Conformément à l’article L. 2315-25 du Code du travail, la Direction met à disposition du Comité Social et Economique unique un local principal situé au siège des sociétés de l’UES ainsi que deux locaux annexes situés sur les sites de Roubaix et Lyon.  

Les locaux mis à disposition ferment à clés et il est précisé que le local principal est aménagé et doté du matériel nécessaire à son bon fonctionnement. A cet égard, le local principal est équipé : 
de mobilier de bureau : bureau, sièges, armoire fermant à clef ;
d’un ordinateur connecté au réseau SwissLife France en état de bon fonctionnement et bénéficiant d’un support informatique de même niveau que les postes des collaborateurs ;
d’une imprimante ;
d’un téléphone et d’une ligne téléphonique.

Toute demande de matériel spécifique doit faire l’objet d’une demande formelle au service Développement Social qui étudiera la possibilité d’une prise en charge par l’entreprise eu égard à la pertinence de la demande. 

Article 4 : Formation Santé, Sécurité et Conditions de travail  

Conformément à l’article L. 2315-18 du Code du travail et afin de leur permettre de réaliser leurs missions dans de bonnes conditions, les membres de la Commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail  bénéficient d’une formation en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail dès leur première désignation et ce dans les conditions prévues par les articles R. 2315-9 et suivants du Code du travail. 

Ces formations sont renouvelées lorsque les représentants ont exercé leur mandat pendant quatre années, consécutives ou non. 

Ces formations ont une durée de 5 jours et sont intégralement prise en charge par l’employeur. 

Ainsi, le temps consacré aux formations prévues est pris sur le temps de travail et rémunéré comme tel. Il n’est pas déduit du crédit d’heures de délégation.


CHAPITRE 5 : ENTREE EN VIGUEUR ET DUREE DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il entrera en vigueur le lendemain de la proclamation des résultats des élections professionnelles qui auront lieu en janvier 2019.


CHAPITRE 6 : COMMISSION DE SUIVI

Une commission de suivi du présent accord sera mise en place au niveau de l’UES SwissLife afin d’assurer un suivi de la mise en œuvre de l’accord et de faire un bilan sur des mesures mises en place.

La commission de suivi de l’accord sera composée de représentants de la Direction et de deux représentants de chaque Organisation Syndicale signataire du présent accord. 

Elle se réunira dans les deux ans suivant l’entrée en vigueur du présent accord à une date déterminée conjointement entre la Direction et les Organisations Syndicales signataires.


CHAPITRE 7 : MODALITES DE REVISION ET DENONCIATION

Toute modification du présent accord devra faire l’objet de la signature d’un avenant portant révision du présent accord dans les conditions légales en vigueur. 

Le présent accord comme ses éventuels avenants à venir pourront être dénoncés par l’une ou l’autre des parties signataires conformément aux dispositions légales et règlementaires en vigueur.  


CHAPITRE 8 : DEPOT LEGAL ET PUBLICITE  

Conformément aux articles L. 2231-6 et D. 2231-2 et suivants du Code du travail, le présent accord sera déposé auprès de la DIRECCTE et du secrétariat greffe du Conseil de Prud’hommes de Nanterre.

Le présent accord sera également publié sur la base de données nationale conformément à l’article L. 2231-5-1 du Code du travail.

Un exemplaire original du présent accord sera remis à chacune des parties signataires. Une copie sera remise à chacune des Organisations Syndicales Représentatives non signataires de l’accord.

Enfin, le présent accord sera communiqué au personnel par diffusion sur le site intranet de l’UES Swiss Life.

Fait à Levallois-Perret en 8 exemplaires, le 14 novembre 2018
XXXXX                                                                                                  XXXXX
Président                                                                                            Directrice des Ressources Humaines
				

Pour les Organisations Syndicales Représentatives				
CFDT :							CFTC :



CFE-CGC : 						CGT :



FO :	



Annexe 1 : Liste des zones sécurisées

Les zones sécurisées correspondent, au jour de signature du présent accord, aux zones suivantes : 

pour le site de Levallois-Perret :
Support de proximité DSI (entrée par badge) : R+2 Vasco  C
Service Corporel Contentieux et complexes (entrée par badge) : R+2 Vasco 
Service Médical – Médecine du travail (entrée par clé) : R+0 Belgrand 
Service Médical - Experts SwissLife (entrée par clé) : R+6 Vasco C
Salle informatique (entrée par badge) : R+1 G du Belgrand

pour le site de Roubaix :
Salles informatiques (entrée par badge) : R-1 88
Atelier - Gestion des sites (entrée par badge) : R-1 88
Service Courrier matériel archives - DDS (entrée par badge) : Rdc Ancien Bâtiment
CCC - SCID (entrée par code confidentiel) : 1er Ancien Bâtiment
Service Souscription et relations réseaux – SCIPS (entrée par code confidentiel) : 5ème 88
Services Prestations engagements importants et sensibles/engagements standards – SCIPS (entrée par code confidentiel) : 4ème 88
Bureau médical (entrée par code confidentiel) : 5ème 88
Bureau support opérationnel (entrée par code confidentiel) : 4ème 88
Bureau responsable prestations (entrée par code confidentiel) : 4ème 88
Plateaux VDCA (entrée par code confidentiel) : 4ème 88

Il est précisé que cette liste n’est pas exhaustive et peut être amenée à évoluer. Le cas échéant, l’ensemble des salariés porteurs d’un mandat en sera informé.