Accord relatif à un 3ième jour de télétravail de la société ARINSO France



SOMMAIRE



 ENTRE LES SOUSSIGNES
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La société ARINSO France dont le siège social est situé au 9-11 Rue du Débarcadère, West Plazza, 92700 COLOMBES, représentée par Monsieur XXXXXXXXX, Directeur Général Délégué

d’une part,

ET
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Le Comité Social et Economique de la société ARINSO France représenté par sa secrétaire, Madame XXXXXXXXXX




D’autre part,




IL A ETE CONVENU ET ARRETE CE QUI SUIT :
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Accord sur la mise en place d’un 3ième jour de télétravail


Préambule

Conformément à l’article 1er de l’Accord National Interprofessionnel (ANI) du 19 juillet 2005, le télétravail est formalisé obligatoirement dans un avenant au contrat de travail du salarié. 
Le télétravail est une forme d’organisation et/ou de réalisation du travail, utilisant les technologies de l’information dans le cadre d’un contrat de travail et dans laquelle un travail, qui aurait également pu être réalisé dans les locaux de l’employeur, est effectué hors de ces locaux de façon régulière.
L’objet du présent accord est de définir les modalités de mise en œuvre d’un 3ième jour de télétravail et de répondre ainsi aux attentes des salariés, avec un cadre formel apportant des garanties pour chaque partie. Il est rappelé que le télétravail est basé sur une démarche volontaire. Cela permet notamment de réduire les problèmes et la pénibilité des trajets quotidiens et des déplacements. 
Le télétravail, et notamment la possibilité de demander un 3ième jour, peut faciliter la vie des salariés lors des différentes étapes de leur parcours professionnel et de leur vie personnelle/familiale, notamment pour le retour d’un congé maternité. 
Le télétravail, et notamment la mise en place d’un 3ième jour, répond également à la démarche volontariste d’ARINSO France qui est celle d’accroître et d’accompagner l’emploi des salariés handicapés.
Enfin, les situations exceptionnelles indépendantes de l’Entreprise, par exemple à la suite d’intempéries et de pandémie, peuvent être surmontées grâce au télétravail proposé temporairement aux salariés.

Article 1 : Champ d’application

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés d’ARINSO France, à savoir :
les titulaires d’un Contrat à Durée Indéterminée (CDI) après la durée initiale de la période d’essai ;
les titulaires d’un Contrat à Durée Déterminée (CDD) pour une durée du contrat de travail supérieure ou égale à 12 mois.
Par exception et compte tenu de certaines spécificités de ce mode d’organisation, le 3ième jour de télétravail, comme les 2 premiers, ne peut être ouvert qu’à des postes ou des activités compatibles avec cette forme d’organisation. 
Ainsi, ne peuvent être éligibles les salariés ayant une activité qui, du fait de sa nature, requiert d’être exercée sur le site de rattachement ou le site client, notamment en raison des équipements matériels ou de la nécessité d’une présence physique. L’impossibilité du recours au télétravail peut être liée aussi à des règles de sécurité ou à des contraintes techniques liées au lieu d’exercice du télétravail du salarié.
Les apprentis, les stagiaires et les « Juniors » ne sont pas éligibles au télétravail, considérant que leur présence dans une communauté de travail est un élément indispensable à leur apprentissage.
De même, l’autonomie du salarié est appréciée pour déterminer si le télétravail, et plus particulièrement l’octroi d’un 3ième jour, est possible ou non.
L’ensemble des dispositions de cet accord s’applique à un salarié dont le contrat de travail initial complété par un avenant, prévoit d’emblée de recourir au télétravail, pour les cas où les dispositions de l’accord sont plus favorables au salarié. 

Article 2 : Le lieu du télétravail

Le lieu de ce 3ieme jour potentiel de télétravail, comme les deux premiers, peut être soit le domicile du salarié, soit une autre adresse permanente.

L’adresse du domicile du salarié s’entend comme le lieu de résidence principale en France du télétravailleur (il s’agit le plus souvent de l’adresse communiquée pour l’envoi du bulletin de paie).

Le salarié pourra, à sa demande et pour convenance personnelle, effectuer le 3ième jour de télétravail, comme les deux premiers, depuis une adresse autre que son domicile avec validation de son responsable hiérarchique. Cette adresse peut être un site déporté.

Au moment de la finalisation de son avenant à son contrat de travail, le salarié ne renseignera qu’une seule adresse permanente pour effectuer son 3ième jour de télétravail, comme les deux premières journées de télétravail. 

Le salarié devra obligatoirement informer son manager et son Service RH de tout changement d’adresse et ce dans les plus brefs délais. 

Un changement de lieu de télétravail temporaire (1 mois maximum) peut se produire à titre exceptionnel à condition que le management et la DRH donnent leur accord au préalable par un courrier électronique. 
L’adresse mentionnée dans l’avenant au contrat de travail sera modifiée en conséquence dans ledit avenant.

Article 3 : Le principe du volontariat
3.1 Demande à l’initiative du salarié
Le 3ième jour de télétravail, comme les deux premiers, est à l’initiative du salarié. Il est subordonné à l’accord du responsable hiérarchique du salarié, qui apprécie la demande en fonction des conditions d’éligibilité prévues dans l’article 1 du présent accord.
Le salarié exprime le désir d’opter pour le 3ième jour de télétravail, comme les deux premiers, il en informe son responsable hiérarchique par écrit. Cette demande peut se faire par courriel, par lettre remise en main propre ou par lettre recommandée. Une copie de cette demande est également adressée au Service RH d’ARINSO France.
Un entretien a lieu afin que le responsable hiérarchique prenne la décision d’accéder ou non à la demande, en accord avec la Direction des Ressources Humaines.
Une réponse écrite sera faite dans un délai maximum d’un mois (à compter de la date de remise du courrier ou d’envoi de la demande par courriel) par le responsable hiérarchique du salarié. Une copie de la réponse sera également adressée au Service RH. 
Dans tous les cas le responsable hiérarchique, avec la collaboration du Service RH, doit motiver sa réponse par écrit :
- en cas d’acceptation, le responsable hiérarchique fournit au salarié l’ensemble des informations relatives aux conditions d’exécution du télétravail et plus particulièrement de ce 3ième jour;
- en cas de réponse négative cette décision motivée est portée à la connaissance du salarié. Une copie sera en priorité adressée au Service RH.
Les principaux motifs de refus du 3ième jour de télétravail, comme les deux premiers, peuvent être :
- le non-respect des conditions d’éligibilité ;
- des raisons d’impossibilité technique ;
- des raisons de sécurité et de confidentialité des informations et données traitées pour certains secteurs ;
- d’une désorganisation réelle au sein de l’activité ;
- d’une incompatibilité avec la fonction exercée par le salarié 
- d’une incompatibilité avec son affectation (par exemple quand la mission du salarié nécessite une présence sur le site du client ou sur site Arinso).
- ou d’une autonomie insuffisante du salarié, celle-ci étant indispensable pour effectuer un travail en étant isolé.
Une liste des motifs de refus est fournie en annexe 2 de l’accord initial sur le télétravail définissant la possibilité de recourir à un ou deux jours de télétravail. 
Cette dernière n’est pas exhaustive. D’autres motifs peuvent être présentés par le service RH ou le manager.
3.2 Demande à l’initiative exceptionnelle de la hiérarchie
Dans le cas précis et exceptionnel où la proposition de passer à un 3ième jour de télétravail, comme les deux premiers, émane du responsable hiérarchique lui-même, celle-ci doit être expliquée clairement au salarié.
La procédure est la suivante :
la demande est adressée au salarié (par courriel ou par lettre recommandée ou lettre remise en main propre) en envoyant une copie au Service RH ;
le salarié dispose d’un mois pour donner sa réponse, par défaut négative (par courriel ou par lettre recommandée).
En cas de réponse positive, toutes les dispositions nécessaires et décrites dans les articles suivants seront mises en place pour accompagner ce passage en 3ième jour de télétravail.
En cas de réponse négative du salarié d’accepter cette nouvelle forme d’organisation, ce refus est sans aucune conséquence sur la poursuite de son contrat de travail et ne peut donner lieu à une sanction ou un reproche quelconque.

Article 4 : Mise en œuvre du 3ième jour de télétravail et réversibilité
4.1 Avenant au contrat de travail
L’avenant au contrat de travail est d’une durée de 12 mois, renouvelable tous les ans. Le renouvellement doit faire l’objet d’un nouvel avenant. Il ne peut se faire par tacite reconduction.
L’avenant précise les modalités d’exécution du télétravail à savoir :
la répartition des journées travaillées sur le site de rattachement/site client et celles « télétravaillées » ;
les plages horaires où le salarié doit être disponible et joignable et plus particulièrement pour les salariés bénéficiant du régime de référence ;
le matériel mis à la disposition du salarié ;
les conditions de réversibilité.
Les journées de télétravail sont d’une, deux ou trois journées maximum par semaine avec au minimum deux jours de présence sur le site de rattachement ou le site du client pour les salariés à temps complet comme pour les salariés à temps partiel.
Ces journées de télétravail sont précisées dans l’avenant sans incidence sur l’imputation. 
Une souplesse peut être accordée de manière exceptionnelle lors d’un changement de mission.
Dans le cas des salariés en situation de « régie » (travaillant chez le client), le mode d’organisation en télétravail, et plus particulièrement en lien avec ce 3ième jour, sera étudié et soumis à la validation du responsable hiérarchique et du client.
Le 3ième jour de télétravail, comme les deux premiers, se traduit par journée entière travaillée en dehors du site de rattachement ou du site client.








			

Le responsable hiérarchique et le client sont informés des dispositions du télétravailleur et des plages horaires où il doit être disponible et joignable. Ces informations sont explicitement mentionnées dans l’avenant au contrat de travail.
En cas de modification du nombre de jours en télétravail, de la répartition des jours « télétravaillés » ou des plages horaires de disponibilité, cette modification fera l’objet d’un nouvel avenant au contrat de travail. 
  
Période d’adaptation
L’avenant au contrat de travail prévoit une période travaillée, dite d’adaptation, de trois mois à compter de la date de mise en œuvre du 3ième jour de télétravail.
Cette période d’adaptation est effective une seule fois, notamment si l’avenant est renouvelé.
A l’issue de la période d’adaptation, un entretien est organisé entre le salarié et son responsable hiérarchique pour que les parties décident conjointement de la poursuite ou pas du télétravail.  

Délai de prévenance
Le salarié peut mettre fin au 3ième jour de télétravail, comme les deux premiers, en respectant un délai de prévenance de 7 jours fixé dans l’avenant au contrat de travail. Ce délai peut être réduit ou supprimé en cas d’impossibilité de poursuivre le télétravail.
Le responsable hiérarchique ou la DRH peuvent mettre fin unilatéralement au 3ième jour de télétravail, comme les deux premiers, en respectant également un délai de 7 jours fixé dans l’avenant au contrat de travail et en motivant sa décision (comme une affectation sur un nouveau compte ou un nouveau poste nécessitant une présence sur site client ou sur site Arinso/NGA HR.)
Ce délai permet de gérer de manière convenable le retour du salarié sur son site de rattachement et la restitution du matériel mis à sa disposition.
Il est en revanche possible que le manager ou la DRH soit amené à demander au collaborateur de renoncer à ce 3ième jour de télétravail, comme les deux premiers, si une formation, une réunion interne ou client devait avoir lieu durant ces journées. L’employeur ou la DRH devra alors respecter un délai de 3 jours.
Le collaborateur ne pourra pas s’y opposer.
Le 3ième jour de télétravail, comme les deux premiers, ne sera alors pas obligatoirement reportés sur d’autres jours. Cet éventuel report doit faire l’objet d’un accord écrit du management et de la DRH et si le report est accepté, il ne pourra avoir lieu que dans les 3 jours ouvrables (avant ou après).
Une modification du 3ième jour de télétravail, comme les deux premiers, fixée dans l’avenant, peut également être faite à la demande du manager ou de la DRH moyennant un délai de prévenance de 7 jours sans que le collaborateur ne puisse s’y opposer.

4.2 Egalité de traitement

L’activité demandée au télétravailleur est équivalente à celle des salariés en situation comparable travaillant sur le site de rattachement/client. A ce titre il doit être joignable et en mesure de répondre dans les mêmes conditions tout en prenant en compte les souplesses d’organisation que permet l’avenant au contrat de travail.
Les horaires de travail sont établis sur des bases comparables à celles d’un travail accompli sur le site de rattachement du salarié. Dans ces conditions le 3ième jour de télétravail, comme les deux premiers, ne saurait avoir pour conséquence de modifier ni l’horaire habituel, ni l’amplitude de travail effectif applicable en temps normal, lorsque le salarié effectue son activité sur le site de rattachement/client.
ARINSO France s’engage à ce que la charge de travail et les délais d’exécution soient évalués suivant les mêmes méthodes que celles utilisées pour les travaux exécutés sur le site de rattachement du salarié.
En tout état de cause, les résultats attendus en situation de 3ième jour de télétravail, comme les deux premiers, sont équivalents à ceux qui auraient été obtenus sur le site de rattachement/client.
Il est également entendu que pendant les absences (maladie, congés, …), le salarié habituellement en 3ième jour de télétravail, comme les deux premiers, ne devra pas travailler.

4.3 Droits individuels

Le passage en 3ième jour de télétravail, comme les deux premiers, constitue un changement dans l’organisation du travail et n’affecte pas la qualité de salarié.
En effet, aucune distinction ne sera faite entre un salarié et un « télétravailleur » sur la charge de travail et les délais d’exécution.
Les « télétravailleurs » ont les mêmes droits que l’ensemble des salariés d’ARINSO France notamment en matière de formation professionnelle, d’acquisition de jours pour les congés payés, les jours de RTT et d’évolution professionnelle. Ces droits s’exercent en cohérence avec les objectifs définis lors de l’évaluation annuelle.
Les entretiens annuels d’évaluation et entretiens professionnels seront planifiés et auront lieu lors des jours de présence du salarié dans les locaux de l’entreprise.   
Cette même attention sera portée aux visites médicales obligatoires dans la mesure du possible. 
Il est en revanche possible que le management ou la DRH soit amené à demander au collaborateur de renoncer à ce 3ième jour de télétravail, comme les deux premiers, si une formation, une réunion interne ou client devait avoir lieu durant cette journée. L’employeur ou la DRH devra alors respecter un délai de 3 jours.
Le 3ième jour de télétravail, comme les deux premiers, ne sera alors pas obligatoirement reporté sur d’autres jours. Cet éventuel report doit faire l’objet d’un accord écrit du management et de la DRH et si le report est accepté, il ne pourra avoir lieu que dans les 3 jours ouvrables (avant ou après).


Article 5 : Santé et sécurité

Le salarié prendra les dispositions nécessaires pour informer son assureur de sa nouvelle situation de télétravail et devra fournir un justificatif d’assurance multirisque habitation.

Avant le démarrage du télétravail le salarié devra s’engager à ce que les normes de sécurité des installations électriques et la présence d’un détecteur de fumée sur le lieu du télétravail, c’est-à-dire l’adresse citée dans son avenant au contrat de travail, soient conformes. Il devra préalablement contrôler ses accès aux réseaux et les connexions à distance. 
Une déclaration sur l’honneur sera demandée au salarié certifiant ce contrôle et cette conformité.

Conformément à la législation en vigueur, seront présumés comme accident de travail les dommages corporels du « télétravailleur » intervenant pendant ses heures de travail et au cours de ses activités professionnelles sur son lieu de télétravail. On présumera par ailleurs comme accident de trajet les accidents impliquant le salarié sur les déplacements requis par ses fonctions professionnelles.

L’entreprise, qui a des obligations légales en matière d’hygiène, de sécurité et de conditions de travail à l’égard de l’ensemble de ses salariés, doit pouvoir s’assurer que ce dernier en situation de télétravail exerce sa mission dans des conditions conformes. Cependant toutes les obligations incombant à l’entreprise sur ses sites ou chez le client ne sont pas transposables à l’identique sur le lieu de télétravail d’un salarié.

En cas d’alerte remontée par le médecin du travail sur la santé du salarié en télétravail, une surveillance renforcée sera mise en œuvre.

Pour les personnes en situation de handicap ou nécessitant un aménagement particulier de leur poste de travail et à l’appui des recommandations du médecin du travail, une étude spécifique sera faite pour le salarié concerné en télétravail. Une adaptation éventuelle de son matériel et de son équipement sur son lieu de télétravail sera réalisée.


Article 6 : Vie privée du salarié en télétravail

Le télétravailleur a droit au respect de sa vie privée.
Les plages horaires durant lesquelles il peut être contacté correspondent aux plages horaires définies dans l’avenant au contrat de travail. Les moyens utilisés sont ceux fournis par l’entreprise.
En dehors de ces plages horaires, le « télétravailleur » est dans la même situation que tout autre salarié de l’entreprise et n’est plus considéré sous la subordination de celle-ci, sauf dans le cas spécifique des astreintes.
Il n’y a, en aucun cas, de mise en place d’outils de contrôle et de surveillance spécifiques au télétravail.

Article 7 : Equipement mis à disposition du salarié en télétravail

Pour favoriser le 3ième jour de télétravail, comme les deux premiers, l’équipement en ordinateur PC portable sera privilégié.
Le matériel et l’équipement listés ci-dessous sont fournis par l’entreprise, sous réserve de la conformité des installations électriques et des accès à distance du lieu de télétravail du salarié :
un ordinateur portable comportant la configuration minimale (logiciels, …)
accès à distance via le Global Protect, le VPN et/ou la clé RSA selon la procédure de validation en vigueur au sein d’ARINSO France.
une configuration minimale et adéquate pour disposer des logiciels dont MS TEAMS (notamment pour passer des appels téléphoniques sans utiliser le poste fixe personnel) ;
un casque pour les communications téléphoniques passées avec son ordinateur portable
un équipement de transport adapté.

Le choix de l’accès à distance par VPN, clé RSA, Global Protect est lié à la mission et ne pourra pas être un motif de refus.
La période d’adaptation de trois mois, mentionnée dans l’avenant au contrat de travail, démarrera dès l’installation et la mise en route du matériel du salarié en télétravail.
Les salariés en 3ième jour de télétravail, comme les deux premiers, seront identifiés auprès du service informatique (LOCAL SUPPORT France). Ils pourront bénéficier d’une assistance technique en cas de besoin.
En cas de problème de connexion internet, le salarié en situation de 3ième jour de télétravail, comme les deux premiers, doit en informer immédiatement son responsable hiérarchique afin de poursuivre son travail sans subir des pénalités. Le salarié tiendra régulièrement au courant son manager de la situation et surtout si la connexion est à nouveau établie.
Si la connexion devait tarder (au-delà d’1/2 journée de travail) à être rétablie, le collaborateur devra revenir travailler chez le client ou les locaux d’ARINSO le temps que le problème soit résolu.
Si la connexion est interrompue durant ½ journée mettant le collaborateur dans l’impossibilité de travailler à distance correctement, ½ journée de CP ou de RTT sera défalquée.
En application de l’avenant au contrat de travail, le « télétravailleur » prendra soin du matériel et des équipements qui lui sont confiés. Il devra informer son management immédiatement en cas de panne, de mauvais fonctionnement, de détérioration, de perte ou de vol du matériel mis à disposition.

Article 8 : Les situations particulières

Les situations particulières décrites ci-dessous sont dérogatoires sur les points suivants :
le nombre de jours par semaine en télétravail
et les plages horaires fixées pour les salariés en forfait de référence (36,5 heures /semaine) 

pour les salariés handicapés et sur recommandation de la médecine du travail 

Sur recommandations de la médecine du travail et dans le cadre de la prévention des RPS (risques psychosociaux), les salariés en difficulté, dont plus particulièrement ceux en temps partiel thérapeutique, pourront accéder au télétravail à raison de plus de trois jours par semaine pour favoriser la reprise de leur activité.
Pour les salariés de retour après une absence maladie de longue durée (plus de 6 mois) et sur les recommandations du médecin du travail lors de la visite de reprise, le télétravail sera proposé pour permettre un retour progressif. La durée et les modalités de télétravail seront précisées et validées avec le management et la DRH.

8.2 Pour les salarié(e)s suite à un congé maternité et/ou adoption 

Les salariées ayant déclaré leur grossesse et à partir du 5ième mois pourront bénéficier d’un aménagement de leurs horaires et d’une organisation en télétravail jusqu’à leur congé maternité.
Les salarié(e)s de retour de congé maternité et d’adoption pourront demander un retour progressif avec le télétravail, pendant les 3 mois qui suivent la reprise.


8.3 Pour les situations particulières de très courte durée (intempéries, grèves, …)

Après autorisation du responsable hiérarchique et de la DRH, les salariés qui sont confrontés à des difficultés particulières pour rejoindre leur lieu de travail en raison d’une intempérie occasionnant des temps de déplacement très importants et inhabituels ou d’une absence de moyen de transport en commun, pourront être en télétravail pendant la durée de la perturbation.
Ainsi le télétravail peut éviter des pertes de temps inutiles, une exposition à des dangers d’accident de trajet et de concilier son activité professionnelle avec sa vie personnelle/familiale. Dans ces situations exceptionnelles, le télétravail s’effectuera avec un simple accord du responsable hiérarchique et de la DRH (par courriel) et donc sans avenant au contrat de travail.
Ces situations ne peuvent être qu’exceptionnelles et ponctuelles (ex : grève des transports).

8.4 Pour la situation liée à une pandémie

En cas de pandémie et afin de réduire les risques de contamination, il peut être nécessaire de mettre en place le télétravail durant tout ou partie de la semaine.
S’il était jugé utile et nécessaire de rester confinés toute la semaine et de travailler de chez soi exceptionnellement 5 jours par semaine, l’indemnité de télétravail sera exceptionnellement amenée à 50 €net /mois.
La liste des personnes prioritaires sera établie en correspondance avec les équipements disponibles et le plan de prévention de l’entreprise défini en cohérence avec le plan national de prévention et après consultation impérative du CHSCT.

Article 9 : prise en charge des frais liés au 3ième jour de télétravail :

L‘entreprise s‘engage à prendre en charge les coûts découlant directement de l'exercice du 3ième jour de télétravail, pour un montant forfaitaire mensuel de 30 € net par mois (360 € net /an) pour trois jours de télétravail par semaine. 
Ce montant sera versé chaque mois sur le bulletin de salaire.

Ces montants s’entendent pour un mois complet où l’accord sur le télétravail trouve à s’appliquer. 
Ces montants seront recalculés, prorata-temporis si la prise du télétravail devait intervenir en cours de mois ou si le collaborateur devait quitter l’entreprise en cours de mois.
Il pourra être demandé au collaborateur de nous fournir tout justificatif nécessaire au versement mensuel de cette indemnité (facture EDF, abonnement Internet, …) et le collaborateur devra s’y soumettre faute de quoi cette indemnité sera supprimée.


Article 10 : Communication sur l’accord télétravail et formation

Suite à la signature du présent accord sur le télétravail, une communication sera faite par l’intermédiaire de la DRH. 
Cette même communication sera également faite auprès des médecins du travail et des instances représentatives d’ARINSO France.
Un formulaire pour effectuer la demande de télétravail est mis à disposition. Il précise les prérequis pour la mise en œuvre du télétravail. 

Article 11 : Durée et modalités de suivi de l’accord

11.1 Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée de 3 ans, renouvelable par tacite reconduction.
Un bilan sera dressé et communiqué au CSE d’ARINSO France 3 mois avant la date de fin de l’accord. A cette occasion une révision du nombre de jours en télétravail sera mise à l’étude ainsi que le montant de la participation forfaitaire.

11.2 Date d’entrée en application

Cet accord sera présenté aux partenaires sociaux en mai 2020. 
La date d’entrée en application de cet accord est fixée au 1er Juillet 2020

12. Article 11 : Dépôt et publicité

12.1 Dépôt de l’accord

Le présent accord est établi en 5 exemplaires originaux pour remise à chaque délégation signataire et pour les dépôts suivants :
2 exemplaires à la DIRECCTE du lieu où il a été conclu, 1 sous format papier et 1 sous format électronique.
1 exemplaire au Secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes du lieu de sa conclusion

12.2 Publicité et communication interne de l’accord 

L’accord signé sera transmis à nos collaborateurs par mail, affiché dans les locaux et visible sur notre intranet.



Fait à COLOMBES, le 10 Juin 2020



Pour la Direction de ARINSO France 			


Monsieur XXXXXXXXXX
Directeur Général Délégué	

				



Pour le CSE

Madame XXXXXXXXX
Secrétaire