Accord relatif
à l’accès des organisations syndicales 
aux technologies de l’information et de la communication.




Entre les soussigné(e)s :

La caisse d’allocations familiales de la Drôme 
représentée par sa directrice, d’une part

et les Organisations syndicales, d’autre part,
	- CGT représentée 
	-  FO représentée 



il a été conclu le présent accord :







Préambule



Dans le cadre de la loi n° 2004-391 du 4 mai 2004 relative au dialogue social et de l’article 11 du protocole d’accord du 1er février 2008 sur l’exercice du droit syndical, les parties signataires du présent protocole ont souhaité définir un cadre d’accès et d’utilisation des nouvelles technologies d’information et de communication aux organisation syndicales qui satisfont aux critères de l’article L. 2121-1 du code du travail et ayant constitué une section syndicale dans l’organisme.

Le présent protocole a également pour objet de permettre à chaque salarié de l’organisme d’avoir accès à l’information syndicale de son choix.

L’accès à ces nouvelles technologies poursuit l’objectif de favoriser le développement du dialogue social et de l’information syndicale.

L’utilisation des nouvelles technologies doit se faire dans le cadre plus général des règles énoncées par la Charte Nationale de Sécurité de l’Utilisateur du Système d’Information, annexée à notre Règlement Intérieur en vigueur.



Chapitre 1 – L’utilisation d’Intranet



Article 1 : L’accès à Intranet et à Internet

Chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale dans l’organisme dispose d’un accès au portail interne Cafcom et à internet à partir des ordinateurs mis à disposition de chaque organisation syndicale dans le local qui lui est affecté.

Cet accès des organisations syndicales doit se faire dans le respect des règles d’utilisation en vigueur dans l’organisme et, soit pendant les heures de délégation, soit en dehors du temps de travail. 
 

Article 2 : La mise à disposition d’un site syndical sur l’Intranet

Chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale dans l’organisme dispose d’un espace dédié sur le portail Cafcom de la caisse à la rubrique « vie sociale » utilisé pour la mise à disposition de publications ou de tracts de nature syndicale.

Article 2-1. La liberté d’accès à l’information syndicale

Tout salarié bénéficie d’une liberté d’accès à l’information syndicale de son choix en utilisant les moyens électroniques de l’organisme à partir de son poste de travail.

Dans ce cadre, l’organisme s’engage à ne pas rechercher l’identification des salariés consultant le site des organisations syndicales représentatives.


Article 2-2. Le secret professionnel lié aux informations diffusées sur l’intranet

Les organisations syndicales s’engagent à ce que toutes les informations et documents professionnels ne soient utilisés qu’à des usages internes à l’organisme.


Article 2-3  Le contenu du site syndical

Le contenu des pages du portail est librement déterminé par l’organisation syndicale sous réserve qu’il revête un caractère exclusivement syndical, lequel est placé sous son entière responsabilité.

La nature de l’information communiquée doit s’inscrire dans le cadre des attributions des organisations syndicales et respecter les règles relatives au droit de la presse.

A ce titre, le site ne doit contenir notamment ni injures, ni diffamation, ainsi qu’assurer le respect de la vie privée et le droit à l’image.

Chaque information est identifiée sous le logo de l’organisation syndicale qui l’émet, sans pouvoir ni utiliser, ni modifier le logo de l’organisme.


Article 2-4. Les conditions de mise en ligne

Les organisations syndicales s’engagent à respecter la charte informatique de l’organisme.

Les mises à jour du site sont communiquées simultanément à la direction de l’organisme, et sont effectuées par les organisations syndicales pendant les heures de délégation, ou en dehors du temps de travail. 

Chaque organisation syndicale désigne a minima 2 propriétaires de son site à opérer la mise à jour du site. Les administrateurs du SI de la Caf sont également propriétaires des sites.

Le portail donnant accès à chaque espace syndical est accessible à partir du portail Cafcom de la caisse à la rubrique « vie sociale ».


Article 3 : Messagerie

Chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale dans l’organisme bénéficie d’une adresse électronique spécifique, comportant le sigle de l’organisation syndicale locale, permettant de communiquer tant en interne qu’en externe.

A cette fin, des boîtes aux lettres électroniques dites « boites aux lettres partagées » distinctes de celles réservées à un usage professionnel sont ouvertes aux coordonnées de chaque organisation syndicale.

La gestion de cette adresse électronique est placée sous la responsabilité du délégué syndical ou de représentant de la section syndicale de l’organisme.

2 boites aux lettres partagées sont créées :






Article 3-1 : Modalités d’utilisation de la messagerie électronique par les organisations syndicales.

Les organisations syndicales peuvent utiliser la messagerie, pendant les heures de délégations, ou en dehors de leur temps de travail, pour l’envoi de messages syndicaux à caractère individuel ou groupés, à destination de la Direction, des salariés adhérents du syndicat, des autres syndicats. 

La messagerie ne sera pas utilisée pour communiquer à l’ensemble des salariés.



Article 4 : la communication à l’ensemble des salariés

Pour communiquer à destination de l’ensemble des salariés les organisations syndicales utiliseront le sharepoint créé à cet effet.

A chaque mise à jour de ce sharepoint, l’actualité s’affichera sur la page d’accueil de chaque salarié dans la rubrique « autres actualités ».

Article 4-1 : La confidentialité des échanges des salariés avec les organisations syndicales.

Cette obligation de confidentialité pèse tant sur l’employeur que sur l’organisation syndicale.

L’organisation syndicale est tenue à une obligation de confidentialité quant aux échanges électroniques qu'elle entretient avec les salariés.

L’employeur doit mettre en œuvre les mesures techniques nécessaires permettant d’assurer cette confidentialité.


Article 5 - : Base de données économiques et sociales

La base de données économiques et sociales rassemble au même endroit les informations destinées aux représentants du personnel.
L’espace BDES a pour objectif de mettre à disposition les documents prévus dans le cadre du dialogue sociale. La page d’accueil proposée par défaut est modulable et évolutive.
L’espace est accessible aux personnes autorisées depuis la page « Mes espaces » dans la rubrique « Mes espaces locaux ».

3 types d’accès sont proposés sur l’espace BDES :

Les gestionnaires : ils disposent du droit de modification de l’architecture : 3 membres du service RH ;
Les contributeurs : ils disposent du droit d’intervention sur les contenus : le secrétariat de direction
Les visiteurs : les élus du CSE, les délégués syndicaux, les agents de direction et le chargé de mission RH.

3 zones de communication :

Documents légaux
Documents locaux
Négociation et accords locaux







Chapitre 2 – Le cadre technique d’utilisation



Article 6 : Le matériel mis à disposition

L’organisme met à la disposition de chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale dans l’organisme, dans le local qui lui est affecté : 

- Un micro-ordinateur aux normes de l’organisme 
- Un écran
- L’accès aux copieurs multifonctions de l’organisme.
 

Le matériel reste la propriété de l’organisme. Il est interdit d’utiliser d’autres matériels ou d’autres logiciels, sauf accord donné après vérification de la compatibilité du matériel ou des logiciels en cause avec le système de l’organisme.

Les matériels sont placés sous l’entière responsabilité des organisations syndicales utilisatrices qui doivent apporter la plus grande attention à leur condition d’utilisation et leur conservation.

Les produits consommables (papier, recharges d’encre…) sont à la charge de la Caf.


Article 7 : La capacité des sites  et de la messagerie

La capacité de chaque site syndical est de 10 Go à l’identique des sharepoint de la branche famille.

La diffusion des messages :

-	doit être compatible avec les exigences de bon fonctionnement du réseau informatique, 
-	doit respecter la taille maximale des messages envoyés de 20 Mo,
-	doit être conforme à la charte informatique de l’organisme.

Pour rappel de la lettre-réseau LR-2016-118 de novembre 2016, il est interdit de transférer de manière systématique des mails professionnels vers des boites aux lettres externes. Cela génèrerait un risque important de fuite d'informations de l'entreprise dans des environnements ne garantissant ni la sécurité ni la confidentialité des données.

Dans ce cadre, la messagerie électronique ne devant pas entraver l’accomplissement du travail, les organisations syndicales s’engagent à ne pas multiplier les envois en nombre.



Article 8 : Les règles de maintenance

Les organisations syndicales seront soumises comme l’ensemble des utilisateurs, aux contraintes associées à l’utilisation d’un système d’information (service, délais de résolution des pannes, …). En cas d’incident, elles bénéficieront comme l’ensemble des utilisateurs, de la maintenance du matériel effectuée par le service informatique de l’organisme.




Chapitre 3 – Dispositions diverses



Article 9 : Utilisation abusive

En cas de non-respect du présent accord, l’organisme adresse à l’organisation syndicale concernée, dans un premier temps, une lettre lui précisant la nature exacte du différend.

Si après discussion, le désaccord persiste, il est porté à la connaissance des autres organisations syndicales signataires. Une réunion est alors tenue entre tous les signataires de l’accord en vue de régler le différend.

Si à l’issue de cette rencontre, et les signataires ayant fait part de leur point de vue, le différend persiste, l'organisme peut décider de saisir la juridiction compétente.


Article 10 : La durée de l'accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée à compter du premier jour du mois civil suivant sa date d’agrément.
Le présent accord pourra être révisé et dénoncé à l’initiative d’un ou plusieurs signataires, 

Les conditions de révision du présent accord sont celles prévues par les articles L.222.5, L.2261-7 et L 2261-8 du Code du travail.
Les conditions de dénonciation du présent accord sont celles prévues par les articles L. 2222-6, L 2261-9, L. 2261-10 et M 2261-11 du Code du travail.


Article 11 : Procédure d’agrément de l’accord

Dès sa signature, le présent accord sera déposé sur l’application développée par l’Ucanss.
Le dépôt sur l’application vaut saisine de la Direction de la Sécurité sociale, de l’Ucanss et de la Caisse Nationale des allocations familiales.



Article 12 : Formalité de dépôts et de publicité

Le présent accord fera l’objet des formalités de dépôt et de publicité prévues par les dispositions légales auprès de la DIRECCTE via la plateforme de procédure du ministère du travail et du greffe du conseil des prud’hommes.

Une fois agréé, il fera l’objet d’une diffusion auprès du personnel par voie d’affichage sur Cafcom.













Fait à Valence, le 22 décembre 2020