Protocole d'accord relatif aux moyens mis à disposition des organisations syndicales et représentants du personnel, en matière notamment de nouvelles technologies d’information et de communication



Entre la Caf de l’Aisne, 

d’une part,

et

Les Organisations syndicales suivantes :
La CFDT, 
L’UNSA, 

d’autre part,


Il a été conclu le présent accord :



Préambule


Dans le cadre de la loi n° 2004-391 du 4 mai 2004 relative à la formation professionnelle tout au long de la vie et au dialogue social et de l’article 11 du protocole d’accord du 1er février 2008 sur l’exercice du droit syndical, les parties signataires du présent protocole ont souhaité définir un cadre d’accès et d’utilisation des nouvelles technologies d’information et de communication aux organisations syndicales ayant constitué une section syndicale dans l’organisme.

Le présent protocole a également pour objet de permettre d’une part, à chaque salarié de l’organisme d’avoir accès à l’information syndicale de son choix et d’autre part, aux instances représentatives du personnel d’avoir accès à la dématérialisation dans le cadre du développement durable.

Le document institutionnel relatif à l’offre collaborative liée au dialogue social d’avril 2020 vient compléter le cadre réglementaire.

L’accès à ces nouvelles technologies poursuit l’objectif de favoriser le développement du dialogue social et de l’information syndicale.

L’utilisation des nouvelles technologies doit se faire dans le respect des règles énoncées par la charte nationale de sécurité de l’utilisateur du système d’information de l’organisme et par celles décrites par le règlement général sur la protection des données.

Le présent protocole vise également à définir les moyens généraux mis à disposition des organisations syndicales et représentants du personnel pour l’exercice de leurs activités.



Article 1 : les locaux 

L’employeur met à disposition du comité social et économique deux locaux : l’un sur le site de Saint Quentin, l’autre sur le site de Soissons. Un emplacement de stockage est prévu également en plus de chacun de ces locaux.

Les clés de ces deux espaces sont sous la responsabilité du secrétaire du comité social et économique. Un double est gardé à l’administration générale en cas d’urgence ou de visite technique annoncée préalablement.

Sur le site de Saint Quentin, un local est également mis à disposition des organisations syndicales.

Tout comme pour le comité social et économique, les clés de cet espace sont sous la responsabilité des délégués syndicaux et un double est gardé à l’administration générale en cas d’urgence ou d’intervention technique annoncée préalablement.

Ces locaux sont pourvus de mobilier (bureaux, sièges et armoires), téléphone et petites fournitures référencées dans le catalogue par l’employeur. Une liaison réseau permet d’utiliser dans ces locaux les matériels d’impression de l’organisme, dans la limite d’une consommation raisonnable (excluant les éditions dites « de masse »)

L’ensemble des instances du personnel peut utiliser la base de réservation pour solliciter un véhicule de service ou pour occuper des salles de réunion supplémentaires, sous réserve que ces dernières soient disponibles au moment de leur réservation, dans le respect des règles générales relatives aux réservations des ressources dans l’entreprise et ce dans le cadre d’un usage raisonnable.

En revanche, la mise à disposition des moyens de l’organisme ne s’applique pas pour la gestion des œuvres du comité social et économique, qui dispose d’un budget de fonctionnement propre.

Le réfectoire sur le site de Soissons peut également être mis à disposition à titre exceptionnel, en dehors des horaires de repas et sous réserve d’un accord préalable de la Direction.


Article 2 : l’affichage physique et électronique

Le comité social et économique peut afficher les renseignements qu’il a pour rôle de porter à la connaissance du personnel sur les emplacements prévus et destinés à cet effet.

Les organisations syndicales disposent du même droit.

Des panneaux d’affichage sont disponibles sur chacun des sites de l’organisme.

Par ailleurs, le comité social et économique possède déjà un site internet propre, accessible via Cafcom et la rubrique « vie sociale ».

De leur côté, les organisations syndicales disposent également d’un espace dédié via Cafcom et la rubrique « vie sociale » pour les communications collectives et tracts de nature syndicale.



Article 3 : l’accès à Internet et l’Intranet

Chaque organisation syndicale et instance signataire dispose d’un accès à Internet, à partir d’un micro-ordinateur « aux normes Cnaf » mis à disposition dans le local commun.

Cet accès doit se faire dans le respect des règles d’utilisation en vigueur dans l’organisme (cf. charte nationale de sécurité de l’utilisateur du système d’information), et soit pendant les heures de délégation, soit en dehors du temps de travail. 

Un accès est également donné dans les mêmes conditions pour l’Intranet via Cafcom.


Article 4 : la mise à disposition d’un espace numérique

Chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale dans l’organisme dispose d’un espace dédié sous la forme actuelle de répertoire bureautique, utilisé pour la mise à disposition de publications ou de tracts de nature syndicale.

Avec la mise en place d’Office 365 et la disparition programmée de Lotus, les instances représentatives du personnel s’engagent à migrer progressivement de Lotus vers Office 365. A terme, l’ensemble des documents sera disponible sous Office 365.

Article 4-1 : la liberté d’accès à l’information syndicale

Tout salarié bénéficie d’une liberté d’accès à l’information syndicale de son choix en utilisant les moyens électroniques de l’organisme à partir de son poste de travail.

Dans ce cadre, l’organisme s’engage à ne pas rechercher l’identification des salariés consultant les espaces numériques des organisations syndicales représentatives.

Article 4-2 : le secret professionnel lié aux informations diffusées sur l’Intranet

Les organisations syndicales s’engagent à ce que toutes les informations et documents professionnels ne soient diffusés qu’à des usages internes à l’organisme.

Article 4-3 : le contenu de l’espace numérique syndical

Le contenu de l’espace numérique est librement déterminé par l’organisation syndicale sous réserve qu’il revête un caractère exclusivement syndical, lequel est placé sous son entière responsabilité.

La nature de l’information communiquée doit s’inscrire dans le cadre des attributions des organisations syndicales et respecter les règles relatives au droit de la presse.

A ce titre, l’espace numérique ne doit contenir notamment ni injures, ni diffamation, ainsi qu’assurer le respect de la vie privée et le droit à l’image.

Chaque information est identifiée sous le logo de l’organisation syndicale qui l’émet, sans pouvoir ni utiliser, ni modifier, le logo de l’organisme.



Article 4-4 : les conditions de mise en ligne

Les organisations syndicales s’engagent à respecter la charte nationale de sécurité de l’utilisateur du système d’information.


Les mises à jour sont communiquées immédiatement à la direction de l’organisme, et sont effectuées par les organisations syndicales pendant les heures de délégation, ou en dehors du temps de travail. 

Chaque organisation syndicale peut désigner au maximum cinq salariés mandatés de l’organisme habilités à opérer la mise à jour. La liste de ces personnes, comme son actualisation, est communiquée par l’organisation syndicale à la Direction.

L’espace syndical est accessible via Cafcom à la rubrique « vie sociale ».


Article 5 : la messagerie électronique

Chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale dans l’organisme bénéficie d’une adresse électronique spécifique, comportant le sigle de l’organisation syndicale locale, permettant de communiquer tant en interne qu’en externe.

A cette fin, des boîtes aux lettres électroniques distinctes de celles réservées à un usage professionnel sont ouvertes aux coordonnées de chaque organisation syndicale.

La gestion de cette adresse électronique est placée sous la responsabilité de chacune des organisations syndicales de l’organisme. 

Avec la disparition programmée de Lotus, les boites fonctionnelles seront remplacées progressivement par des boîtes partagées ayant leurs propres adresses.

En accord avec les orientations issues de la transformation numérique interne, il convient désormais de privilégier la diffusion d’informations via les nouveaux outils de communication plutôt que par la messagerie.

Le temps du transfert, les règles applicables à la bonne utilisation de la messagerie électronique demeurent.

Dans le cas présent, tout message émanant des organisations syndicales devra contenir dans son objet les seules informations suivantes : information syndicale (sans précision) et syndicat émetteur.

Article 5-1 : les modalités d’utilisation de la messagerie électronique par les organisations syndicales.

Les organisations syndicales peuvent utiliser la messagerie, pendant les heures de délégations, ou en dehors de leur temps de travail, pour l’envoi de messages à caractère individuel ou groupés, à destination de la Direction, des salariés adhérents du syndicat, des autres syndicats. 

Elle peut également être utilisée à destination des salariés de l’organisme, à condition d'offrir la possibilité à ces derniers de s’opposer à la réception de messages syndicaux, en utilisant la fonction « courrier indésirable » de leur propre messagerie.


En outre, chaque message envoyé collectivement au personnel devra avoir un titre neutre, du type « Information de l’organisation syndicale X ».

Le contenu de ces messages collectif devra être l’annonce de la mise à jour de l’espace numérique / de l’intranet avec un lien vers le nouveau document déposé dans cet espace.

La nature des communications doit rester conforme aux attributions des organisations syndicales.

Article 5-2 : la confidentialité des échanges des salariés avec les organisations syndicales.

Cette obligation de confidentialité pèse tant sur l’employeur que sur l’organisation syndicale.

L’organisation syndicale est tenue à une obligation de confidentialité quant aux échanges électroniques qu'elle entretient avec les salariés.

Lorsque le courriel est un envoi groupé, le nom des autres destinataires doit figurer en copie cachée afin de ne pas faire apparaître le nom des salariés figurant dans le groupe d’envoi.

L’employeur doit mettre en œuvre les mesures techniques nécessaires permettant d’assurer cette confidentialité. 


Article 6 : les règles de maintenance et de sécurité

Le matériel reste la propriété de l’organisme. Il est interdit d’utiliser d’autres matériels ou d’autres logiciels, sauf accord donné après vérification de la compatibilité du matériel ou des logiciels en cause avec le système d’information de l’organisme. 

Les matériels sont placés sous l’entière responsabilité des organisations syndicales ou des instances utilisatrices qui doivent apporter la plus grande attention à leur condition d’utilisation et leur conservation. 

La diffusion des messages et le stockage d’information doivent être compatibles avec les exigences de bon fonctionnement du réseau informatique.

Dans ce cadre, la messagerie électronique ne devant pas entraver l’accomplissement du travail, les organisations syndicales s’engagent à ne pas multiplier les envois en nombre.

Les organisations syndicales seront soumises comme l’ensemble des utilisateurs, aux contraintes associées à l’utilisation d’un système d’information (service, délais de résolution des pannes…). En cas d’incident, elles bénéficieront comme l’ensemble des utilisateurs, de la maintenance du matériel effectuée par le service informatique de l’organisme.

Les instances représentatives du personnel s’assurent que les autorisations d’accès à Internet, l’Intranet et aux espaces numériques partagés soient toujours à jour.

Pour les matériels et logiciels mis à disposition par l’employeur, les instances représentatives du personnel doivent se conformer aux directives de la charte nationale de sécurité de l’utilisateur du système d’information.


Pour les matériels appartenant au comité social et économique, la responsabilité leur incombe.

Les obligations du comité social et économique face au règlement général de protection des données (RGPD)

Dans le cadre de ses missions, le comité social et économique est amené à collecter et traiter des données personnelles, notamment celles des salariés qui sont en lien avec leur vie familiale et personnelle ainsi que leur santé : identité, fonction, formation, situation de santé, activité sociales et culturelles...

Le traitement de l’ensemble de ces données est soumis à la réglementation relative à la protection des données.

Ainsi, le comité social et économique doit respecter un certain nombre d’obligations pour être en conformité avec cette réglementation.

La première est celle de s’assurer de la base légale du traitement et d’informer les salariés de leurs droits.

Par ailleurs, pour répondre à l’exigence de "responsabilité du responsable de traitement", il convient de mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour s’assurer et être en mesure de démontrer que le traitement est effectué conformément au règlement général de protection des données.

Ainsi, le comité social et économique est soumis à l’obligation de tenir un registre de traitement et de prévoir des mesures permettant d’assurer la confidentialité des données traitées (engagement de confidentialité, procédure pour répondre aux demandes d’exercice de leurs droits par les salariés).

En cas de non-respect, les sanctions sont les mêmes que celles qui pourraient être appliquées à tout responsable de traitement allant jusqu’à plusieurs millions d’euros.

Il convient donc de désigner un responsable à la protection des données au sein du comité social et économique dès sa création afin d’observer et d’assurer le respect de la réglementation. Pour l’assister, ce responsable peut être accompagné d’un délégué à la protection des données.

Par ailleurs, les instances représentatives du personnel doivent assurer la confidentialité des informations échangées (verbales, écrites), dans la mesure où toute divulgation d’informations confidentielles/personnelles pourrait être assimilée à de la fuite de données. Cette confidentialité concerne notamment les échanges informatisés (mails et fichiers) et les enregistrements numériques des réunions.

L’article L2312-18 du code du travail impose d’ailleurs la mise en place d’une "base de données économiques et sociales" qui "rassemble l’ensemble des informations nécessaires aux consultations et informations récurrentes que l’employeur met à disposition du comité social et économique".



Article 7 : la base de données économiques et sociales (BDES)

L’article L2312-18 du Code du travail impose la mise en place d’une "base de données économiques et sociales" qui "rassemble l’ensemble des informations nécessaires aux consultations et informations récurrentes que l’employeur met à disposition du comité social et économique.

Cette base sera mise à disposition dès que possible.


Article 8 : l’accompagnement des représentants du personnel

Le service informatique, le manager des sécurités du système d’information et référent informatique et liberté, le service communication de l’organisme accompagnent les représentants du personnel pour la bonne appropriation de ces nouveaux outils numériques et le respect des règles édictées.

Le comité social et économique choisit librement parmi les choix techniques proposés.

Dans le cadre de leurs interventions, ces acteurs peuvent avoir accès à certains contenus et sont tenus au secret professionnel.


Article 9 : l’utilisation abusive

En cas de non-respect du présent accord, l’organisme adresse à l’organisation syndicale concernée, dans un premier temps, une lettre lui précisant la nature exacte du différend.

Si après discussion, le désaccord persiste, il est porté à la connaissance des autres organisations syndicales signataires. Une réunion est alors tenue entre tous les signataires de l’accord en vue de régler le différend. 

Si à l’issue de cette rencontre, les signataires ayant fait part de leur point de vue, le différend persiste, l'organisme peut décider de saisir la juridiction compétente. 


Article 10 : les dispositions générales

La durée de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée, avec une clause de rendez-vous tous les trois ans, à compter de sa date d’application, et une durée de préavis de trois mois.

L’entrée en vigueur
Le présent accord est applicable le premier jour du mois qui suit son agrément et se substitue de plein droit à compter de cette date à l’ensemble des dispositions, usages, décisions unilatérales ou accords atypiques portant sur le même objet en vigueur à la Caf de l’Aisne.

L’information au personnel
Le présent accord est porté à la connaissance du personnel via l’espace numérique Cafcom.



Les formalités de publicité et de dépôt
Conformément aux mesures légales de publicité, le présent accord fait l’objet d’un dépôt sur la plateforme dématérialisée de la Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l'emploi (Direccte) et d’un envoi papier au secrétariat-greffe du conseil de prud'hommes de Saint Quentin.



Fait à Saint Quentin, le 14 décembre 2020

En trois exemplaires originaux, dont un pour chaque partie

La Directrice,



Les organisations syndicales représentatives,