ACCORD d’entreprise
sur l’adoption du VOTE ELECTRONIQUE
POUR LES ELECTIONS PROFESSIONELLES




ENTRE

XXXXX à Rennes représentée par XXX agissant en qualité de Directeur,

D’UNE PART


ET :

L’organisation syndicale représentative XXXX représentée par XXX, déléguée syndicale,

D’AUTRE PART,


Il à a été convenu ce qui suit :


PREAMBULE

Les parties signataires ont convenu, pour les élections professionnelles des membres du Comité Social et Economique (article L2311-2) d'intégrer parmi les alternatives possibles, concernant le mode d'organisation des scrutins, le vote électronique comme le propose la loi n°2004-575 article 54 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique ainsi que  le décret n°2007-602 du 25 avril 2007 et l’arrêté du ministère de l’emploi de la cohésion sociale et du logement pris en application du décret précisant les conditions et les modalités de vote par voie électronique, le décret 2016 n°1676 du 5 décembre 2016. La délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 de la commission nationale de l’informatique et des libertés formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique.

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral. 

ARTICLE 1-  CHAMP D’APPLICATION DE L’ACCORD

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de l’entreprise appelés à voter aux élections des représentants du personnel du comité social et économique. 


ARTICLE 2 - DEFINITION ET CHOIX DU MOYEN DE VOTE ELECTRONIQUE 
Les parties conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen de vote par internet. 

Article 3 - Modalités de mise en œuvre du vote Electronique
Recours a un prestataire extérieur
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que les élections seront organisées par le prestataire mandaté pour ce faire par la direction.
L’entreprise prendra contact avec un prestataire spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet et lui confiera la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires en application des articles R2324-4 et suivants du code du travail, ainsi que l’arrêté du 25 avril 2007. 
Le prestataire retenu sera indiqué dans le protocole d’accord préélectoral. 
Le système de vote électronique du prestataire devra avoir été soumis à une expertise indépendante conformément aux articles R2324-8 et R2314-12 du Code du travail. Le rapport d’expertise sera annexé au cahier des charges. Un exemplaire pourra également être remis à chaque organisation syndicale qui en fera la demande auprès du service des Ressources Humaines. 

Les modalités de mise en place du scrutin électronique doivent respecter les principes suivants :
S’assurer l’identité des électeurs
S’assurer de l’intégrité du vote
S’assurer de l’anonymat et la sincérité du vote
S’assure de l’unicité du vote
S’assurer de la confidentialité et du respect du secret du vote électronique
Permettre la publicité du scrutin


Communication des listes électorales et des listes de candidats
Les listes électorales sont transmises au prestataire qui assure leur sécurité et confidentialité. Les données pouvant être enregistrées sont les suivantes (article 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007, mis à jour par le décret 2011-595 du 26 mai 2011) :

Pour les listes électorales : nom, prénom, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège, adresse postale ;
Pour le fichier d’émargement : collège, nom et prénom des électeurs, la date, l’heure du vote
Pour les listes des candidats : collège, nom, prénom des candidats, titulaire ou suppléant, appartenance syndicale, date de naissance, date d’entrée dans l’entreprise ;
Pour la liste des résultats : nom, prénom des candidats, date de naissance, élu, non élu, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires tel que mentionnés ci-après.


Les destinataires de ces informations sont les suivants :

Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs, service des ressources humaines ;
Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, service des ressources humaines ;
Pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, service des ressources humaines ;
Pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, service des ressources humaines.

Les professions de foi doivent également être communiquées au prestataire au format électronique pour permettre leur intégration dans la plateforme de vote et leur consultation en ligne.

Les listes des candidats seront présentées à l’écran de manière aléatoire afin de ne pas privilégier une liste. La dimension des bulletins et la typographie utilisée seront identiques pour toutes les listes.


ARTICLE 4 - DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE
Les élections auront lieu sur une durée allant de 24h à 8 jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole préélectoral. La plateforme de vote sera accessible 24h/24 pendant cette période. 

Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre de chaque élection, les parties engageront une négociation en vue de la conclusion d’un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges.

Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’entreprise.  


Information et formation 

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par le salarié.

Les représentants du personnel et les membres du bureau de vote bénéficieront d’une information sur le système de vote électronique retenu et reconnue en temps de travail effectif. 

Une note explicative précisant les conditions et règles de fonctionnement du vote sera portée à la connaissance des électeurs au moins 15 jours avant l’ouverture du scrutin pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote. Chaque électeur recevra également un courrier détaillé sur le déroulement des opérations électorales et ses informations de connexion (un code d’identification et un mot de passe généré de façon aléatoire) et l’adresse électronique permettant l’accès au site de vote. 


Avant toute opération de vote :

le prestataire s’engage à tester le système de vote électronique
les membres du bureau de vote doivent vérifier que l’urne est vide, scellé et chiffré par des clés délivrées à cet effet. 

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote électronique, de n’importe quel terminal internet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature.

Chaque électeur recevra de la part du prestataire, avant le premier tour des élections : 
L’adresse du serveur de vote
Des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe générés de manière aléatoire par le prestataire
La date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour. 

Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans la cadre du protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du Travail et de la jurisprudence.

L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel et sa date de naissance (ou une troisième information personnelle connu unique de l’électeur et définie dans le cahier des charge) 

Une fois connecté, pour l’élection tant de titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son établissement et collège. 

En cas de perte ou de non réception de leurs codes personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon la procédure sécurisée. 

Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence des listes d’émargement et le taux de participation.

Chaque électeur aura accès au vote correspondant à son collège d’appartenance à son établissement. L’électeur doit pouvoir modifier son choix avant validation. La validation entrainant transmission du vote et émargement, fait l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver

Garantie de confidentialité pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par les articles L2314-21 à 23 et L2324-19 à 21 du code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur sont séparés. L’opinion émise par l’électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier des électeurs. Ce circuit garantit le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Le système fait également l’objet d’une fiche de traitement de données selon la norme du Régime Général de Protection des Données (RGPD). Cette fiche de traitement remplace la déclaration normale de la CNIL depuis mai 2018. La fiche de traitement est transmise par le prestataire après paramétrage du site de vote électronique.

Par ailleurs, et toujours conformément aux normes RGPD, chaque électeur est informé de l’utilisation de ces données, leur conservation, leur stockage et leur destruction. Cette information se trouve directement sur le site (rubrique « mentions légales ») dans le courrier ou courriel envoyé à l’électeur.

Les membres du bureau de vote, les délégués de liste et les représentatifs de l’employeur désignés au protocole préélectoral peuvent consulter, grâce à une clé d’accès personnelle, le taux de participation et la liste d’émargement. Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin.

Le prestataire conserve, jusqu’à l’expiration du délai de recours et lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenu définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. A la fin de cette période de litige, le prestataire s’engage et détruire toutes les données du client.
 
Assistance 

Une cellule d’assistance sera chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique. 

Le prestataire fournira une assistance fonctionnelle par courriel et par téléphone pendant le vote.

Dépouillement et résultats

A l’heure du scrutin définie dans le protocole préélectoral le site de vote n’est plus accessible aux électeurs. Les clés sécurisées délivrés au moment du scellement de l’urne sont introduites dans le système pour le descellement.

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin (article R2324-7 et R2324-14). Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement. 

Le prestataire procède au décompte des voix sur un formulaire électronique conforme aux modèles CERFA en vigueur depuis la loi du 20 août 2008. 

Les membres du bureau de vote proclameront les résultats et signeront les procès-verbaux. 

A partir des résultats du premier tour, il convient de vérifier si la condition légale de quorum requise lors du premier tour est atteinte. Si le quorum n’est pas atteint, un second tour doit être organisé selon le même dispositif de vote électronique. Que le quorum soit atteint ou non, le procès-verbal sera signé par chaque membre du bureau de vote.

Un second tour devra également être réalisé en cas de carence partielle ou totale au premier tour, ou si à l’issu du premier tour il reste encore des sièges à pourvoir.


ARTICLE 5 – DUREE DE L’ACCORD 

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. 

ARTICLE 6 – REVISION – DENONCIATION

Révision

Sont habilitées à demander la révision de tout ou partie du présent accord :

Jusqu’à la fin du cycle électoral au cours duquel le présent accord est conclu : uniquement les organisations syndicales représentatives de salariés signataires ou adhérentes du présent accord ;

A l’issue du cycle électoral : une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans l’entreprise.

La demande de révision par une organisation syndicale de salariés représentative doit être effectuée selon les modalités suivantes :

Chaque partie signataire ou adhérente peut demander La demande de révision de tout ou partie du présent accord, doit être effectuée selon les modalités suivantes :

Toute demande de révision devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des autres parties signataires ou adhérentes et comporter outre l’indication des dispositions dont la révision est demandée, des propositions de remplacement ;

Le plus rapidement possible et au plus tard dans un délai de trois mois suivant la réception de cette lettre, les parties sus-indiquées devront ouvrir une négociation en vue de la rédaction d'un nouveau texte ;

Les dispositions de l'accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu'à la conclusion d'un nouvel accord ou à défaut seront maintenues ;

Les dispositions de l’accord portant révision, se substitueront de plein droit à celles de l'accord qu'elles modifient soit à la date expressément prévue soit à défaut, à partir du jour qui suivra son dépôt auprès du service compétent.

Dénonciation

Le présent accord pourra être dénoncé par l'une ou l'autre des parties signataires ou adhérentes, et selon les modalités suivantes :

La dénonciation sera notifiée par lettre recommandée avec AR à chacune des autres parties signataires ou adhérentes et déposée auprès de la Direccte et au Secrétariat-greffe des Prud'hommes ;

Une nouvelle négociation devra être engagée, à la demande de l'une des parties le plus rapidement possible et au plus tard, dans un délai de trois mois suivant le début du préavis prévu par l’article L2261-9 du Code du travail.

Durant les négociations, l'accord restera applicable sans aucun changement ;

Pendant les négociations ou à l’issue de ces dernières, sera établi, soit un accord ou un nouvel accord constatant l'accord intervenu. A défaut d’accord ou de nouvel accord à l’issue des négociations, un procès verbal de clôture constatant le désaccord sera établi.

Ces documents signés, selon le cas, par les parties en présence, feront l'objet de formalités de dépôt dans les conditions prévues ci-dessus.

Les dispositions du nouvel accord se substitueront intégralement à celles de l'accord dénoncé, avec pour prise d'effet, soit la date qui en aura été expressément convenue soit à défaut, le jour qui suivra son dépôt auprès du service compétent ;

En cas de procès verbal de clôture des négociations constatant le défaut d'accord, l’accord ainsi dénoncé restera applicable sans changement pendant une année, qui commencera à courir à l'expiration du délai de préavis fixé par l'article L.2261-9 du Code du travail.

Passé ce délai, le texte de l'accord cessera de produire ses effets.

Pour l'application du présent accord, sont considérés comme signataires d'une part l'employeur et d'autre part l'ensemble des organisations syndicales signataires ou y ayant adhéré.

ARTICLE 7 – FORMALITES DE DEPÔT, DE PUBLICITE ET NOTIFICATION

A l’initiative de la Direction, le présent accord sera déposé sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du Travail :   (articles D. 2231-4 et suivants du Code du travail).

Le présent accord est établi en nombre suffisant pour remise à chacune des parties.

Son existence figurera aux emplacements réservés à la communication avec le personnel.

Fait à Rennes, le 9 octobre 2018