Accord du 4 mai 2018 sur le recours au télétravail 

Au sein de l’UES Europ Assistance 

Portant révision de l’accord du 24 décembre 2013 





PREAMBULE


Le présent accord de révision s’inscrit dans la continuité de l’accord du 29 décembre 2011 sur le recours au télétravail dans le cadre d’un pilote et de l’accord du 24 décembre 2013 sur le recours au télétravail.

Il traduit la volonté des parties signataires d’adapter le dispositif de télétravail à l’ensemble des services de l’entreprise, et d‘apporter à ce dispositif les aménagements institués par l’Ordonnance n° 2017-1387 du 22 septembre 2017, relative à la prévisibilité et la sécurisation des relations de travail. 

Cet accord a pour objectif de permettre aux salariés volontaires d’adopter un mode de travail permettant une articulation harmonieuse entre vie privée et vie professionnelle, de réduire les contraintes liées aux transports, tout en permettant à l’UES Europ Assistance d’accompagner son développement.  

Le télétravail permet également de tendre vers plus de modernité et de souplesse dans l’organisation du travail tout en maintenant l’efficacité, la qualité du travail fourni et en prenant en compte les nécessités opérationnelles, organisationnelles et financières de l’UES Europ Assistance.

Les parties se sont réunies les 6 mars 2018, 12 mars 2018, 15 mars 2018 et 3 avril 2018 afin de redéfinir les moyens de mise en œuvre du télétravail, et ont conclu le présent accord qui se substitue, de plein droit, aux dispositions de l’accord du 24 décembre 2013.

Le présent accord a été soumis pour avis au CHSCT le 25 avril 2018.









SOMMAIRE

Dispositions générales

Article 1 – Parties à la négociation
Article 2 – Champ d’application de l’accord
Article 3 – Durée de l’accord
Article 4 – Dépôt et publicité de l’accord
Article 5 – Révision et dénonciation
Article 6 – Suivi de l’accord
Article 7 – Clause de rendez-vous 

Définition et éligibilité

Article 8 – Définition du télétravail
Article 9 – Conditions d’éligibilité
	Article 9.1 – Conditions tenant aux collaborateurs
	Article 9.2 – Conditions tenant à l’organisation
	Article 9.3 – Conditions tenant aux contraintes techniques et budgétaires

Mise en place

Article 10 – Volontariat et circonstances exceptionnelles, période d’adaptation et réversibilité
Article 11 – Examen de la demande et réponse
Article 12 – Formalisation par avenant au contrat de travail
Article 13 – Phase de déploiement
Article 14 – Circonstances exceptionnelles 

Organisation

Article 15 – Répartition du travail et suivi
Article 16 – Information / Formation appropriée
Article 17 – Horaires de télétravail et plages de disponibilité
             Article 17.1 - Salariés dont le temps de travail est décompté en heures
             Article 17.2 - Salariés dont le temps de travail est décompté en jours
Article 18 – Maladie et accident du travail
Article 19 – Attribution de titres restaurants

Equipement de travail

Article 20 – Aménagement des locaux
Article 21 – Matériel fourni
Article 22 – Utilisation du matériel
Article 23 – Indemnisation par l’entreprise
Article 24 – Assurances

Droits et devoirs du télétravailleur, de l’entreprise et du manager

Article 25 – Protection des données
Article 26 – Maintien du lien social
Article 27 – Droit à la déconnexion
Article 28 – Santé et sécurité


DISPOSITIONS GENERALES 


Article 1 – Parties à la négociation

Le présent accord est conclu 

ENTRE

Les sociétés de l’UES Europ Assistance 
Représentées par __________________, agissant sur mandat express

D’une part, 

ET

Les Organisations Syndicales signataires 

D’autre part, 


Article 2 – Champ d’application de l’accord 

Les dispositions du présent accord s’appliquent à l’ensemble des salariés des sociétés de l’UES Europ Assistance dès lors qu’ils remplissent les conditions d’éligibilité énoncées à l’article 9 du présent accord. Il est précisé que « l’Entreprise » dans le présent accord désigne l’ensemble des sociétés de l’UES Europ Assistance.

Les dispositions du présent accord se substituent, de plein droit, à l’intégralité des dispositions de l’accord du 24 décembre 2013.


Article 3 – Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Il prendra effet à compter du terme du droit d’opposition et sera consultable sur l’intranet de l’entreprise.


Article 4 – Dépôt et publicité 

Le présent accord sera déposé à la diligence de l’employeur en deux exemplaires, dont une version sur support papier signée des parties et une version sur support électronique, auprès de la Direction Départementale du Travail et de l’Emploi du département des Hauts de Seine.

Il fera également l’objet d’un dépôt auprès du secrétariat-greffe du Conseil des prud’hommes de Nanterre.




Article 5 – Révision et dénonciation

Toute révision qui ferait l’objet d’un accord donnera lieu à l’établissement d’un nouvel avenant dans les conditions définies aux articles L.2261-7 et suivants du Code du travail.

En cas de modification des dispositions légales ou conventionnelles relatives au télétravail, de nouvelles négociations s’engageront, à l’initiative de la partie la plus diligente, afin d’examiner les aménagements à apporter au présent accord.

En vertu des articles L.2261-9 et suivants du Code du travail, le présent accord peut être dénoncé à tout moment par les parties signataires, sous réserve d’un délai de prévenance de 3 mois.


Article 6 – Suivi de l’accord

Une commission de suivi sera réalisée avec les parties signataires après deux ans d’application du présent accord. La première année d’application de l’accord, cette commission se réunira tous les 6 mois. 

La commission est composée de deux représentants par organisation syndicale signataire et de l’employeur et ses représentants.

La commission est notamment informée sur les éléments d’information suivants : 
	- Nombre de salariés en télétravail par Direction ;
	- Nombre de demandes de télétravail acceptées et refusées par direction ;
- Nombre de demandes de mise en œuvre de la clause de réversibilité (à la demande du salarié et à la demande de l’employeur) par direction ;


Article 7 – Clause de rendez-vous 

Au-delà des dispositions prévues par l’article 5, les parties s’engagent à se réunir tous les deux ans pour s’entretenir au sujet des modifications pouvant être apportées au présent accord.



















DEFINITION ET ELIGIBILITE


Article 8 – Définition du télétravail 

Conformément aux dispositions de l’article 21 de l’Ordonnance n° 2017-1387 du 22 septembre 2017 relative à la prévisibilité et la sécurisation des relations de travail, le télétravail se définit comme toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur, est effectué par un salarié, hors de ces locaux, de façon volontaire, en utilisant les technologies de l’information et de la communication.

Le télétravailleur bénéficie des mêmes droits et avantages individuels et collectifs, en particulier en termes de formation et d’évaluation professionnelle, que s’il exerçait son activité dans les locaux de l’entreprise. 


Article 9 –  Conditions d’éligibilité

Article 9.1 – Conditions tenant aux collaborateurs

Le télétravail a vocation à s’appliquer à l’ensemble des salariés de l’UES Europ Assistance, dès lors qu’ils remplissent les conditions cumulatives suivantes : 

	- Être volontaire ;

	– Etre titulaire d’un CDI ou d’un CDD et ne pas être en période d’essai ou de préavis ;

	– Avoir une ancienneté d’un an minimum dans l’entreprise ou dans l’UES Europ Assistance ;
 
	– Disposer d’une capacité d’autonomie et de compétence suffisante dans l’exercice du métier ;

	– Avoir un espace adapté dans lequel sera exercé le télétravail.

La Direction, accompagnée d’un représentant du CHSCT, doit être en mesure de pouvoir constater que le télétravailleur dispose d’un espace adapté. Une visite au domicile du collaborateur, avec son accord, pourra être prévue à cet effet.

Article 9.2 – Conditions tenant à l’organisation

Ce mode d’organisation est destiné aux salariés dont le poste est de nature à être exercé à distance et dont les activités sont compatibles avec une organisation sous forme de télétravail. Ainsi, le télétravail doit être compatible :

- 	avec l’activité, notamment au regard du degré de confidentialité tel qu’appréciée en considération des impératifs de la CNIL et de la convention AERAS.
 	Chaque salarié, et plus encore celui dont l’activité est soumise à la convention AERAS, doit veiller à la confidentialité des données qu’il traite. Le salarié doit disposer d’un espace entièrement dédié à son activité professionnelle pendant ses heures de travail et non accessible aux autres personnes. Il doit verrouiller/déconnecter son ordinateur dès qu’il cesse, même momentanément, son activité. Il s’interdit notamment d’imprimer les documents comportant des données confidentielles. 




	L’employeur aura toujours le droit d’émettre des réserves/ou remettre en cause la possibilité pour un salarié de travailler depuis son domicile s’il constate lors de l’installation des équipements nécessaires ou lors d’un contrôle, que les locaux ne sont pas adaptés/compatibles avec l’obligation de confidentialité à laquelle est tenu le salarié. 

- avec l’organisation collective du travail en équipe. Le manager doit être en capacité de suivre à distance l’activité.

Article 9.3 – Conditions tenant aux contraintes techniques et budgétaires

Le mode d’organisation en télétravail doit également répondre aux contraintes techniques et budgétaires suivantes :

	- possibilité d’exercer à distance avec une qualité au moins équivalente à celle de son lieu de travail (fonctionnement à distance des applications informatiques…) : la présence sur site du salarié ne doit donc pas être requise pour exercer cette activité. 

	- et dans la limite des budgets alloués au sein de chaque Direction pour la prise en charge des équipements informatiques et la prise en charge des coûts.

L’ensemble des critères énoncés aux articles 9.1, 9.2 et 9.3 relève de l’appréciation de l’employeur.





























MISE EN PLACE


Article 10 – Volontariat période d’adaptation et réversibilité 

Ce mode d’organisation du travail est fondé sur un principe de double volontariat et un principe de double réversibilité tant à l’initiative du salarié que de l’employeur.

Cette organisation du travail est soumise à une période d’adaptation d’un mois renouvelable, pendant laquelle chacune des parties pourra librement y mettre un terme, à condition de respecter un délai de prévenance de 3 jours.

Au-delà de cette période, chaque partie pourra mettre un terme à cette organisation à condition d’en prévenir l’autre partie dans un délai de 7 jours, qui pourra être réduit d’un commun accord.
Les raisons de cet arrêt devront faire l’objet d’un entretien conjoint avec le Responsable du service et si besoin avec le Chargé de développement RH (HRBP).


Article 11 – Examen de la demande et réponse

Le salarié qui souhaite bénéficier de ce mode d’organisation doit en faire la demande écrite par courrier ou par courriel auprès du Responsable du service et de son Chargé de développement RH (HRBP).

L’examen de la demande sera réalisé conjointement entre le Responsable de service et le Chargé de développement RH (HRBP) (les équipes informatiques pourront être sollicitées pour des questions de faisabilité technique) dans un délai d’un mois pouvant aller à deux mois en cas de difficultés techniques.

L’examen des candidatures est réalisé au regard des conditions d’éligibilité définies dans l’article 9 et selon des règles de priorisations basées, notamment, sur :
	- La durée du temps de trajet entre le domicile du collaborateur et le lieu de travail ;
	- Le rapport temps de trajet/ temps de travail (notamment s’agissant des temps partiels) ;
- Les préconisations du médecin du travail. Dans ce cas, l’examen de la candidature devra se faire de manière accélérée.
Cette liste est non exhaustive.

En cas de réponse négative, un retour sera effectué lors d’un entretien avec le Responsable du service (et si le collaborateur ou le Responsable de service le sollicite, en présence du Chargé de Développement RH (HRBP)) dans les 15 jours qui suivent la fin du délai d’examen de la demande. Les motifs du refus feront également l’objet d’une formalisation écrite auprès du collaborateur.






Article 12- Formalisation par avenant au contrat de travail 

Le salarié dont la candidature aura été validée signera un avenant à son contrat de travail. Il sera informé des conditions d’exécution de son travail par son Responsable de service et notamment des modalités de liaison avec l’entreprise, ainsi que celles relatives aux équipements et à leurs règles d’utilisation.

Le télétravail s’inscrit dans une relation managériale basée sur la confiance mutuelle, la capacité du télétravailleur à exercer ses fonctions de façon autonome, mais aussi sur le contrôle des résultats par rapport aux objectifs à atteindre.
Afin de rendre accessible ce mode d’organisation du temps de travail au plus grand nombre de candidats répondant aux critères d’éligibilité, les avenants seront à durée déterminée pour ne pas désorganiser le service et l’entreprise. 

Ainsi, le salarié signera un avenant à son contrat pour une durée maximale de 18 mois, éventuellement renouvelable, qui précisera notamment :

	- les dates d’application ;
	- les modalités d’exécution du travail (répartition des jours travaillés en entreprise et à domicile, plages horaires pendant lesquelles le salarié doit pouvoir être joint) ;
- le délai de prévenance à respecter avant le renouvellement ;
	- le matériel mis à disposition.

Pour les salariés non soumis à une planification, le nombre hebdomadaire de jours en télétravail sera au maximum de 3 jours, sauf circonstances exceptionnelles validées par la Direction des Ressources Humaines. En tout état de cause, les salariés en télétravail devront conserver au minimum une journée de présence dans l’entreprise.

Pour les salariés soumis à une planification, un pourcentage de leur plage mensuelle sera défini par leur avenant de télétravail, sans qu’il puisse dépasser un seuil de 80%. 

Les salariés en télétravail ainsi que le management s’engagent à respecter par principe les jours ou le pourcentage par semaine de télétravail fixés d’un commun accord dans le cadre de l’avenant au contrat de travail.

Cependant, si l’organisation du travail l’exige, les jours de télétravail à domicile pourront être modifiés avec un délai de prévenance de 7 jours, qui pourra être réduit :
	- Par accord entre le Responsable de service et le salarié avec information du Chargé de Développement RH (HRBP) ;
	- En cas de circonstances exceptionnelles avec validation écrite du Chargé de Développement RH (HRBP) ;
	- En cas de formation ou de réunion importante nécessitant la présence du collaborateur. 





Article 13 – Phase de déploiement

Les parties considèrent que la possibilité offerte à un grand nombre de collaborateurs de recourir au télétravail doit, tant du côté des salariés que de l’entreprise, faire l’objet d’un travail préparatoire et ceci, afin de préparer et d’organiser avec succès la montée en charge progressive du télétravail sur l’année 2018. 

Un déploiement maitrisé permettra le bon fonctionnement de l’activité, mais également les conditions de travail des collaborateurs qu’ils soient ou non télétravailleurs. 


Article 14 – Circonstances exceptionnelles 

En application des dispositions légales, en cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d’épidémie, en cas de « force majeure » (par exemple conditions climatiques dégradées, paralysie des transports en commun), ou de pic de pollution élevé, il pourra être recouru au télétravail, ce dernier devant être considéré comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de l'entreprise et garantir la protection des salariés.  

L’organisation de l’activité en télétravail en cas de circonstances exceptionnelles est subordonnée à la faisabilité technique d’exercer le travail à distance et à l’accord (ou à la demande) du Responsable de service.































ORGANISATION


Article 15 – Répartition du travail et suivi

Les Responsables de service veillent à assurer une répartition équivalente de la charge de travail entre les télétravailleurs et les salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise.

Un échange sur les conditions d’activité du salarié et sa charge de travail devra avoir lieu chaque année, au moment de l’entretien annuel d’évaluation. En outre, les Responsables de service rencontreront régulièrement les salariés en télétravail pour faire le point. Ils prévoiront notamment la participation nécessaire des télétravailleurs aux réunions, éventuels séminaires de travail ou formation d’équipe.


Article 16 – Information/formation appropriée

Les salariés en télétravail recevront une information appropriée, ciblée sur les équipements techniques à leur disposition et sur les caractéristiques de cette forme d’organisation du travail, en vue de répondre aux principes de santé et de bien-être au travail. A cet effet, une plaquette d’information sera notamment délivrée à chaque télétravailleur.

Les Responsables de service de l’entreprise bénéficieront également d’une sensibilisation sur le management à distances des collaborateurs.


Article 17 – Horaires de travail et plages de disponibilité

Article 17.1 - Salariés dont le temps de travail est décompté en heures

Les salariés dont le temps de travail est décompté en heures exerceront leur activité à domicile dans la limite de leur durée contractuelle de travail et dans le respect des accords relatifs au temps de travail en vigueur dans l’entreprise. 

A ce titre, le salarié est informé des dispositions relatives aux durées maximales de travail (quotidiennes, hebdomadaires et trimestrielles) et aux durées minimales de repos quotidien et hebdomadaire. Pour les jours en télétravail, le décompte du temps de travail est effectué à l’aide des outils de suivi du temps de travail (E-Temptation) utilisés au sein de l’Entreprise. En tout état de cause la durée du travail, sauf demande ou validation expresse formelle de la hiérarchie, ne peut excéder la durée contractuelle de travail du salarié concerné.

Pour les jours de travail dans les locaux de l’entreprise les salariés concernés restent soumis au régime de décompte de temps de travail applicable.




Article 17.2 - Salariés dont le temps de travail est décompté en jours

Les salariés dont le temps de travail est décompté en jours organiseront leur temps de travail dans le respect des accords relatifs au temps de travail en vigueur dans l’entreprise. A ce titre, le salarié est informé des dispositions relatives aux durées minimales de repos quotidien et hebdomadaire.

Pour les jours en télétravail, le décompte du temps de travail est effectué à l’aide des outils de suivi du temps de travail (E-Temptation) utilisés au sein de l’Entreprise. 

Pour les jours de travail dans les locaux de l’entreprise les salariés concernés restent soumis au régime de décompte de temps de travail applicable.


Article 18 – Maladie et accident du travail

Il est expressément rappelé qu’un salarié en arrêt de travail, fut-il en télétravail, ne doit exercer aucune activité professionnelle.

Les salariés en télétravail bénéficient des dispositions légales relatives aux accidents du travail et de trajet. Ils sont couverts par la législation sur les accidents du travail et les maladies professionnelles pour les accidents survenus dans l’exécution du travail en situation de télétravail.


Article 19 – Attribution de titres-restaurants

Les salariés en télétravail sont éligibles à l’attribution de titres-restaurants dans le respect des conditions légales et réglementaires en vigueur.


























EquipemEnt de travail 


Article 20 – Aménagement des locaux

Le salarié en situation de télétravail doit prévoir dans le lieu d’exercice de son activité un espace de travail adapté dans lequel sera installé le matériel professionnel mis à disposition par l’Entreprise.

L’espace de travail devra obéir aux règles de sécurité électrique et permettre un aménagement ergonomique du poste de télétravail.

Une plaquette explicative sera mise à disposition de chaque salarié à cet effet.


Article 21 – Matériel fourni 

L’entreprise fournit, assiste et entretient les moyens techniques et les équipements adaptés et nécessaires au télétravail.

L’entreprise privilégiera en priorité la fourniture du matériel informatique adapté à l’activité du collaborateur mais pourra selon les contraintes techniques être amenée à fournir un accès distant à partir d’un équipement informatique personnel.
 Le matériel fourni pourra évoluer afin d’intégrer les nouvelles technologies susceptibles d’apparaitre et nécessaires à l’exercice de la fonction à distance.

La DSI fournira au télétravailleur un service d’appui technique.

En cas de problème technique, le salarié ne pourra être contraint de prendre un jour de congé,
aucun problème technique ne pouvant être imputé au télétravailleur.

De plus, il ne pourra lui être demandé de revenir travailler dans les locaux de l’entreprise qu’à compter du lendemain de la panne, de façon à lui laisser le temps de s’organiser à nouveau.

En cas de cessation du télétravail, le salarié s’engage à restituer le matériel qui lui a été confié le jour de son retour définitif dans l’entreprise.


Article 22 – Utilisation du matériel  

Le salarié s’engage à :

	- Prendre soin des équipements qui lui sont confiés ;
	-	 Prévenir sans délai la société, et plus particulièrement son Responsable de service et le support utilisateur, de toute anomalie ou de tout défaut de fonctionnement de ce matériel ;
	- Ne pas utiliser ce matériel à titre personnel ;
	- Respecter la charte informatique en vigueur.






Article 23 – Indemnisation par l’entreprise  

L’entreprise prend à sa charge directement les frais d’entretien, de réparation, voire de remplacement du matériel mis à disposition. 

Conformément aux procédures en vigueur dans l’entreprise, les fournitures diverses nécessitées par la réalisation du travail (abonnement Internet, frais correspondant à la présence supplémentaire du salarié à son domicile (chauffage, électricité)) sont prises en charge par l’entreprise sur la base d’un forfait mensuel de 50 euros.


Article 24 – Assurances

Le télétravailleur s’engage à informer son assureur du fait qu’il travaille à son domicile avec du matériel appartenant à son employeur et à remettre à ce dernier une attestation « multirisque habitation » couvrant son domicile.





































Droits et devoirs du télétravailleur, de l’entreprise et du manager 


Article 25 – Protection des données

Eu égard au caractère confidentiel des données exploitées par le télétravailleur, ce dernier s’engage à respecter l’ensemble des procédures de protection des données qui lui seront transmises par le service informatique de la société, ainsi que les dispositions prévues à l’article 9.2 du présent accord si elles lui sont applicables.

Il veillera en particulier à ne transmettre aucune information à des tiers et à verrouiller l’accès de son matériel informatique afin de s’assurer qu’il en soit le seul utilisateur.


Article 26 – Maintien du lien social

Les télétravailleurs et le Responsable de service seront informés des moyens mis à leur disposition pour maintenir un lien social fort. 


Article 27 – Droit à la déconnexion

Le télétravailleur est responsable de son temps de travail et bénéficie d’un droit à la déconnexion. La hiérarchie s'assurera du respect de cette mesure par le suivi de l’activité de son équipe. 

En cas de circonstances exceptionnelles nées de l’urgence et de l’importance des sujets traités, des exceptions à ce principe pourront être mises en œuvre. 


Article 28 – Santé et sécurité

Les dispositions légales et conventionnelles portant sur la santé et la sécurité au travail sont applicables au télétravailleur.
Le salarié reconnait avoir été informé par son employeur de ces dispositions.

En particulier, le salarié s’engage à aménager un espace de travail conforme aux prescriptions ergonomiques qui lui ont été données par son employeur. 

















Fait à Gennevilliers, le 4 mai 2018.


Pour la Direction
___________________							
Directeur Adjoint des Ressources Humaines






				

Pour les Organisations Syndicales