ACCORD COLLECTIF RELATIF AUX MODALITES D’ORGANISATION 
DE LA CONSULTATION DES SALARIES SUR LA DESIGNATION 
PAR LE CSE DES REPRESENTANTS DE PROXIMITE 



ENTRE
L’Association de parents et amis de personnes en situation de handicap mental (Unapei 30) dont le siège social est situé 2, Impasse Robert Schuman, 30000 NIMES, représentée par XXXXX, en sa qualité de Directeur Général.
Ci-après désignée « l’Association »
d’une part,
Et 
XXXXX, déléguée CFE-CGC Santé-Social,
XXXXX, déléguée C.G.T,
XXXXX, déléguée Force Ouvrière,
XXXXX, délégué Sud-Santé Sociaux, 




Sommaire

PREAMBULE											
ARTICLE 1 : CALENDRIER DE LA CONSULTATION							3
ARTICLE 2 : DUREE DES MANDATS									4
ARTICLE 3 : REPARTITION DES REPRESENTANTS DE PROXIMITE DANS LES ETABLISSEMENTS	4
ARTICLE 4 : DUREE DE LA CONSULTATION								5
ARTICLE 5 : LISTES DU PERSONNEL									5
ARTICLE 6 : LES CANDIDATS										5
ARTICLE 7 : MODALITES PRATIQUES DU VOTE ELECTRONIQUE					6
ARTICLE 8 : LE BUREAU DE VOTE										8
ARTICLE 9 : SCELLEMENT DU SYSTEME ET FORMATION  						9
ARTICLE 10 : RESULTATS DE LA CONSULTATION							9
ARTICLE 11 : DUREE DE L’ACCORD									9
ARTICLE 12 : DEPOT ET PUBLICITE 								         10






Préambule

Le présent accord a pour objet de prévoir les modalités d’organisation  de la consultation des salariés de l’Unapei 30 sur la désignation par le CSE des représentants de proximité. 
Conformément à l’accord d’entreprise signé le 1er octobre 2018, les parties ont décidé d’utiliser un dispositif de vote électronique accessible sur site et à distance pour organiser cette consultation. 
La mise en œuvre du vote électronique est confiée à la société KERCIA SOLUTIONS : 30 chemin du Vieux Chêne, 38240 MEYLAN.
Cette consultation est organisée selon les modalités définies ci-après :

ARTICLE 1 : CALENDRIER DE LA CONSULTATION
Les dates et horaires suivants sont retenus pour organiser la consultation : 


ARTICLE 2 : DUREE DES MANDATS DES REPRESENTANTS DE PROXIMITE

Conformément à l’accord collectif d’entreprise signé le 21 juin 2018, la durée des mandats des représentants de proximité est identique à celle des membres du CSE, soit trois ans. Ils prendront donc fin avec les mandats des membres du CSE. 
ARTICLE 3 : REPARTITION DES REPRESENTANTS DE PROXIMITE DANS LES ETABLISSEMENTS

Conformément à l’accord collectif d’entreprise signé le 21 juin 2018, les salariés qui prendront part à la consultation et les sièges des représentants de proximité seront répartis de la manière suivante dans les différents établissements de l’Unapei 30 :

Chaque candidat devra proposer sa candidature pour être représentant de proximité au sein de son établissement.

Pour les salariés à temps partagé sur deux établissements distincts, ils seront votants et éligibles au sein de l’établissement dans lequel ils ont l’ETP le plus important. 

Pour la désignation des représentants de proximité, chaque établissement a un collège unique sauf pour les Massagues dans lequel un siège est réservé au collège des cadres. 
ARTICLE 4 : DUREE DE LA CONSULTATION

La durée de la consultation est de  5 jours calendaires compris entre ces deux dates :
du vendredi 18 janvier 2019 à 9h au mardi 22 janvier 2019 à 15 heures.

ARTICLE 5 : LISTES DU PERSONNEL

Il sera affiché au sein des établissements par l’employeur le 7 janvier 2018 une liste du personnel dans laquelle figureront :
les salariés de l’établissement qui pourront participer à la consultation
Les salariés de l’établissement qui pourraient déposer leur candidature pour être désignés comme représentants de proximité
Cette liste comportera les indications suivantes : nom, prénom, établissement de rattachement,  date de naissance, ancienneté et « éligibilité ».
Pour le FAM Les Massagues, il sera affiché également une liste spéciale pour le collège « cadre ». 
L’ancienneté dans l’association sera calculée à la date du second tour de scrutin des élections du CSE.

ARTICLE 6 : LES CANDIDATS

L’employeur affichera dans l’ensemble des établissements un appel à candidatures qui précisera la date et l’heure limite de dépôt des candidatures ainsi que le nombre de sièges à pourvoir dans chaque établissement.
Les représentants de proximité qui seront désignés parmi les membres du CSE ou tout autre salarié de l’Association doivent respecter les deux conditions cumulatives suivantes : 

Justifier d’un an d’ancienneté au sein de l’Association à la date du second tour des élections professionnelles ; 

Etre rattaché à l’établissement pour lequel il se porte candidat. 

Chaque salarié qui remplit les conditions ci-dessus et qui souhaite être désigné par le CSE comme représentant de proximité au sein de son établissement devra envoyer sa candidature avant le lundi 14 janvier 2019, midi. 

Les candidatures devront être adressées soit :

-	par lettre recommandée avec accusé réception à l’attention de la Direction des Ressources Humaines située 2, Impasse Robert Schuman à Nîmes.

-	par dépôt auprès du service Ressources Humaines du siège contre récépissé,

-	par dépôt auprès du Directeur d’établissement (ou de son représentant) auprès duquel le salarié pourra obtenir un récépissé justifiant la réception et la transmission de la candidature au service Ressources Humaines.

Les noms des candidats seront affichés par l’employeur dans chaque établissement le lundi 14 janvier 2019. 

ARTICLE 7 : MODALITES PRATIQUES DU VOTE ELECTRONIQUE

Article 7.1 : Matériel de vote - codes de vote confidentiels
Le prestataire retenu pour le vote électronique expédiera le jeudi 10 janvier 2019, par voie postale, au domicile de chaque salarié votant, un courrier comportant l’identifiant et le mot de passe, attribués au salarié et générés de manière aléatoire par le prestataire. Ces codes ne sont pas communiqués à l’employeur.

Ces codes permettront de se connecter au site sécurisé dédié à la consultation. 
Une note RH sera transmise dans les bulletins de paie de décembre des salariés pour les informer du contenu du courrier envoyé par le prestataire. 

Une notice explicative sera intégrée à ce courrier (mode opératoire joint au courrier en recto-verso avec copie d’écran). La même notice sera à disposition des salariés qui souhaitent voter au sein de l’établissement grâce à un ordinateur qui sera mis à disposition des salariés ne travaillant pas sur un poste informatique, et ce durant un créneau horaire journalier qui sera fixé au sein de chaque établissement. Il sera de 4 heures minimum, fixées entre 9H et 17H, et communiqué par voie d’affichage. 
A tout moment, chaque salarié sera libre de se faire assister dans l’utilisation du Système de vote par le personnel administratif désigné à cet effet.

D’une manière générale, l’Association s’engage à mettre en œuvre tous les moyens pour faciliter l’appropriation du vote électronique par les salariés et plus particulièrement ceux qui n’ont pas vocation par leur fonction à utiliser habituellement l’outil informatique.

Un numéro vert spécifique d’assistance, permettant une mise en relation avec le prestataire sera mis à disposition des votants pendant la consultation. 

Article 7.2 : Description du déroulement de la consultation 
Une fois connecté sur le site sécurisé dédié à la consultation, le salarié devra s’identifier par la saisie de :

son identifiant
son mot de passe
Authentifié par le système, le salarié se verra présenter la liste des salariés qui souhaitent être représentant de proximité dans leur établissement, classée par ordre alphabétique. Sur l’ensemble des écrans présentés, l’affichage sera formaté pour garantir une totale neutralité entre les différentes candidatures (taille de caractères, police …).
Le salarié pourra voter autant de fois qu’il y a de sièges au sein de son établissement ou voter blanc.

Exemple : 
Du fait d’un effectif supérieur à 25 salariés au sein de l’établissement X, 2 sièges de représentants de proximité seront à pourvoir. Trois candidats se sont présentés : Mme DURAND, M. DUPONT et Mme MARTIN. 
Le salarié aura alors 7 options lors de la consultation :
voter pour Mme DURAND et M. DUPONT
voter pour Mme DURAND et Mme MARTIN
voter pour Mme DURAND
Voter pour Mme MARTIN et M. DUPONT
Voter Mme MARTIN
Voter M. DUPONT 
Voter blanc
En revanche, le salarié ne pourra pas voter pour les trois candidats car cela viendrait à dépasser le nombre de sièges à pourvoir.
Lorsque le salarié a validé un ou plusieurs candidats, l’application récapitule ses choix sur la droite de l’écran sous la forme d’un fac-similé de son bulletin de vote. La personne peut revenir sur ses choix tant qu’elle n’a pas cliqué sur le bouton de validation.

Pour confirmer son choix, le salarié doit  cliquer sur le bouton de validation. La validation du vote entraînera l’affichage d’une confirmation d’enregistrement.


Article 7.3 : Précisions techniques supplémentaires 
Chaque saisie de l’identifiant et du mot de passe vaut signature de la liste d’émargement dès réception du vote par le système électronique.

Sur l’écran d’accueil, le salarié pourra clairement visualiser la consultation qu’il a validée et s’il souhaite, imprimer un accusé de réception précisant le jour et l’heure de la validation.

La liste d’émargement et le taux de participation sont accessibles aux membres du Bureau de Vote.

ARTICLE 8 : LE BUREAU DE VOTE

Le bureau de vote sera le même que celui des élections professionnelles du CSE sauf si un des membres se présente comme candidat pour pourvoir un siège de représentant de proximité. Dans ce cas, les règles de «composition du bureau de vote » définies à l’article 14.1 du protocole d’accord préélectoral s’appliqueront. 

ARTICLE 9 : SCELLEMENT DU SYSTEME ET FORMATION  

Article 9.1 : Scellement du système de vote 
Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire formera un ou plusieurs correspondants, chargés de l’organisation de la consultation, ainsi que les membres du bureau de vote, avant l'ouverture du site internet. Cette formation sera assurée à distance par conférence téléphonique.
Cette intervention consiste à :
Procéder à un test à blanc : tester la plateforme  de vote et le logiciel de dépouillement avant l'ouverture du vote,
Réinitialiser les urnes électroniques, et constater qu'elles sont vides,
Générer les clés de scellement (au nombre de 3) destinées au membre du bureau de vote.

La cérémonie de scellement sera animée par un représentant de l’employeur (personnel du service ressources humaines) qui aura reçu la formation nécessaire par le prestataire.
Article 9.2 : La cellule d’assistance technique 
Une cellule d’assistance technique sera mise en place. Elle sera composée :
des membres du bureau de vote 
d’un représentant du prestataire
d’un représentant de l’association (personnel du service ressources humaines)

Elle est chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.
Les membres du bureau de vote détiendront les clés électroniques des urnes électroniques garantissant l’intégrité et la sécurité du système. Ces clés seront générées en amont de la consultation lors de la phase de scellement du système de vote. Ces clés sont au nombre de trois dont deux d’entre elles seront indispensables pour déverrouiller le système et procéder au dépouillement.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote seul aura compétence, après avis du représentant du prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension de la consultation. 
La cellule d'assistance technique contrôle, avant que le vote ne soit ouvert, que le scellement du système de vote électronique a fait l’objet d’un test à blanc et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet. 

ARTICLE 10 : LES RESULTATS DE LA CONSULTATION

Les résultats de la consultation seront obtenus le  mardi  22 janvier 2018 à partir de 15h00.
Ils seront envoyés le jeudi 24 novembre aux membres du CSE avec la convocation à la prochaine réunion au cours de laquelle ils désigneront les représentants de proximité. 
Les résultats de la consultation seront affichés en même temps que les noms des représentants de proximité suite à leur désignation par le CSE. 


ARTICLE 11 : DUREE DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée liée à la consultation des salariés pour la désignation des représentants de proximité par le CSE. 

Il cessera donc de produire tout effet dès que les résultats de la consultation auront été affichés dans les établissements. 

Il entrera en vigueur dès sa signature.

Il pourra être révisé si l’une des parties le souhaite. Celle-ci devra alors adresser aux autres parties sa proposition de révision par lettre recommandée avec accusé de réception et une négociation devra s’engager, à l’initiative de la partie la plus diligente, dans les 3 mois de la réception de la proposition de révision.


ARTICLE 12 : DEPÔT ET PUBLICITE

Un délai de signature de  6 jours, jusqu’au 22 novembre 2018, 14 heures, est laissé aux organisations syndicales pour signer le présent accord. 

Il est notifié aux organisations syndicales représentatives conformément aux dispositions légales afin de faire courir le délai d’opposition. 

Le présent accord fera l’objet des formalités de dépôt et de publicité auprès de la DIRECCTE et du conseil de prud’hommes conformément aux dispositions légales et réglementaires. 

Une copie du présent accord est mise à la disposition des salariés dans chaque établissement.

Fait à Nîmes en 6 exemplaires originaux, le 16/11/2018