ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE PAR VOIE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS DES INSTANCES REPRESENTATIVES DU PERSONNEL

Entre les soussignés : 
La société SUEZ RV OUEST dont le siège est situé Parc Edonia, Bâtiment T, rue de la Terre Adélie, 35 769 SAINT GREGOIRE Cedex - Immatriculée au RCS de Rennes, sous le n° 788 261 626 00402 - Représentée par xxx,
d'une part,
Et :

Les Organisations Syndicales Représentatives au sein de l'entreprise, représentées par :
xxx

D’autre part,

IL A DONC ETE EXPRESSEMENT CONVENU CE QUI SUIT :


Préambule

Conformément à la Loi pour la Confiance dans l'Économie Numérique n°2004-575 du 21 juin 2004 et à ses décret et arrêté d'application, les élections des membres des Instances Représentatives du Personnel peuvent être organisées par voie électronique.

Ces dispositions légales conditionnent toutefois leur mise en œuvre à la signature du présent accord, nécessairement préalable et indépendant du protocole d'accord préélectoral.




Les objectifs du présent accord sont de :

-	donner un cadre légal au vote par internet pour les élections des membres des Instances Représentatives du Personnel, 
-	simplifier et sécuriser l'organisation de ces élections,
-	favoriser l'accès au scrutin, optimiser la participation des électeurs, et ainsi renforcer la légitimité des acteurs du dialogue social,
-	supprimer les votes nuls,
-	sécuriser et accélérer les dépouillements et la proclamation des résultats,
-	participer à une démarche de développement durable,
-	mais aussi rappeler les principes fondamentaux qui doivent régir ces élections, à savoir le secret du vote, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, les possibilités de surveillance et de contrôle, la conservation des éléments de preuve.

Le contenu de cet accord est strictement limité aux dispositions légales en vigueur, le choix du prestataire et les modalités précises de mise en œuvre du vote par internet font en particulier l'objet d'articles spécifiques du protocole d'accord préélectoral.


Article 1 – OBJET ET CHAMP D’APPLICATION DE L’ACCORD

Cet accord a pour objet d'autoriser le vote par internet pour les élections des membres du Comité Social et Economique de la Société SUEZ RV OUEST.

Article 2 – MODALITES DE MISE EN OEUVRE

Article 2.1 – PRESTATAIRE 

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire choisi par la Société, dans le respect du cahier des charges en annexe, constitué sur la base des prescriptions énoncées par les articles R.2314-6 à R.2314-17 du Code du Travail, et par l'arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007.

Article 2.2 – CARACTERISTIQUES DU SYSTEME

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.

La Société s'engage à prendre toutes les mesures nécessaires pour vérifier que le système choisi assure :

-	la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales,
-	la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification,
-	la sécurité de l'émargement,
-	la sécurité de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

De plus, le système doit répondre aux caractéristiques suivantes :

-	les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système,
-	le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.
-	les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés "fichier des électeurs" et "contenu de l'urne électronique".

Le traitement "fichier des électeurs" est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement.

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur.
Le fichier dénommé "contenu de l'urne électronique" recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions énoncées ci-dessus. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n'est accessible.

Toutefois, le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin, à la demande de la Société.

Dès la clôture du scrutin, le contenu des urnes, les listes d'émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.

Le décompte des voix apparaît alors lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Article 2.3 – CONTROLE INFORMATION ET FORMATION

L'employeur met en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique :

-	elle procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée, et chiffrée par des clés délivrées à cet effet,
-	elle procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système est scellé,
-	elle contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Les Organisations Syndicales représentatives sont tenues informées par l'employeur de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables : celles-ci n'étant plus possibles auprès de la CNIL depuis l'entrée en vigueur du Règlement (UE) Général sur la Protection des Données, elles sont réalisées par le prestataire qui alimente son registre RGPD prévu à cet effet.

Chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

Article 2.4 – PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL

Le protocole d'accord préélectoral prévu aux articles L.2314-5, L.2314-6 et L.2314-7 du Code du Travail mentionne la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour le mettre en place.

Il comporte en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

Article 2.5 – VOTE A BULLETIN SECRET SOUS ENVELOPPE

La mise en place du vote électronique supprime le vote à bulletin secret sous enveloppe, sauf pour le vote par correspondance.

Celui-ci reste possible pour les salariés justifiant de leur impossibilité de voter de façon électronique sur le lieu de travail ou à distance.

Article 2.6 – PARTICIPATION

Le nombre de votants peut être révélé au cours des scrutins, selon des modalités à préciser dans le protocole d'accord préélectoral.

Pendant les scrutins, les listes d'émargements ne sont accessibles que par les membres du bureau de vote, lorsque celui-ci est ouvert. Elles sont ensuite conservées par le service Ressources Humaines.

Article 2.7 – CONSERVATION DES DONNEES

Le prestataire conserve sous scellés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.
à l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

Article 3 – ENTREE EN VIGUEUR – DEPOT 

Cet accord entre normalement en vigueur après son dépôt légal.

Il est toutefois convenu par stipulation contraire entre les parties signataires que cet accord produira ses effets pour les prochaines élections du Comité Economique et Social de la Société SUEZ RV OUEST organisées début 2019.

Le présent accord est notifié à chacune des organisations syndicales représentatives dans les conditions prévues à l’article L. 2231-5 du Code du travail.

Il sera déposé dans les conditions prévues par articles L. 2231-5-1 et suivants, D. 2231-2 et suivants et R. 5121-29 du même Code auprès des services du Ministre chargé du travail et au secrétariat Greffe du conseil de prud’hommes de Rennes.


Fait à Saint Grégoire, en 8 exemplaires, le 19 novembre 2018