ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE A L’ECHELON CENTRAL MSA





Entre d’une part,


LA CAISSE CENTRALE DE LA MUTUALITE SOCIALE AGRICOLE :
Représentée par 



L’ASSOCIATION NATIONALE PRESENCE VERTE :
Représentée par 



Et d’autre part, 



Le syndicat S.F.S.A. - C.F.D.T.
Représenté par 




Le syndicat C.F.E./C.G.C- S.N.E.E.M.A.
Représenté par 




Le syndicat C.G.T.
Représenté par 









-----------
Porter le nom des signataires



PRÉAMBULE


Le présent accord a pour objet de permettre le recours au vote électronique à l’Echelon Central MSA pour l’élection des membres du Comité Social et Economique (CSE) commun à la CCMSA et à l’ANPV, tel que le prévoit l’article L.2314-26 du code du travail.
Outre le fait de favoriser la participation des salariés, de sécuriser l’organisation des élections et des opérations de dépouillement, le vote électronique s’inscrit pleinement dans la démarche de dématérialisation et de développement durable engagée par l’Echelon Central MSA.

La Direction a consulté les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise sur la mise en place du vote électronique dès les prochaines élections et a recueilli leur accord unanime lors de la réunion de la délégation syndicale interentreprises Echelon central MSA du 19 juin 2018.

Par ailleurs, les parties rappellent que l’organisation matérielle d’une élection relève de la négociation du protocole d’accord préélectoral. Il est donc convenu que le recours au vote électronique devra être expressément prévu pour chaque scrutin, au protocole d’accord préélectoral qui, conformément à l’article R.2314-13 du code du travail, doit :
Se référer au présent accord et son annexe, le cahier des charges,
Mentionner le nom du prestataire choisi pour la mise en place du vote électronique pour l’élection concernée,
Comporter en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.
La conclusion d’un protocole d’accord préélectoral ne pourra intervenir qu’à l’issue du processus d’agrément du présent accord.

Ainsi, le présent accord détaille les mesures et garanties mises en place pour que le recours au vote électronique à l’Echelon Central MSA soit conforme aux dispositions de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales et du décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017.

Les parties affirment que les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral suivants :
Anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,
Intégrité : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré,
Unicité : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,
Confidentialité, secret du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure.

A cet effet, le système de vote électronique mis en place à l’Echelon Central MSA doit impérativement respecter :
Les dispositions formulées par la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) dans sa Délibération n°2010-371 du 21 octobre 2010,
Les dispositions du code du travail en la matière.

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée par le protocole préélectoral.

Les parties conviennent de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités ci-après décrites.

Article 1 : Recours à un prestataire extérieur


Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, il est convenu que la conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire extérieur déterminé par la Direction à l’issue d’une procédure de mise en concurrence, sur la base des dispositions légales en la matière ainsi que du cahier des charges annexé au présent accord.


Il est renvoyé à ce cahier des charges pour tout ce qui concerne les conditions techniques du déroulement des opérations de vote par voie électronique.


Article 2 : Expertise préalable

Conformément à l’article R.2314-9 du code du travail, une expertise préalable du système de vote électronique retenu est prévue pour vérifier le respect des prescriptions légales.

La réalisation de cette expertise est confiée à un prestataire extérieur déterminé par la Direction à l’issue d’une procédure de mise en concurrence. Le rapport de l’expert sera tenu à la disposition de la CNIL et des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise.


Article 3 : Accès au système de vote 

Le vote électronique pourra avoir lieu sur le lieu de travail ou à distance. Durant la période de vote, les électeurs pourront voter depuis tout poste informatique connecté à Internet (PC, Smartphone, tablette…).

Avant le premier tour des élections, chaque électeur recevra, selon les modalités déterminées dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, des codes d’accès générés selon des modalités garantissant la confidentialité du vote. Ce moyen d'authentification permettra au serveur de vérifier son identité et de garantir l'unicité de son vote. Toute personne non reconnue n’aura pas accès au serveur de vote.

Seul le salarié aura connaissance de l’ensemble des données de connexion.

La confirmation du vote vaudra signature de la liste d’émargement de l’élection concernée et clôturera définitivement l’accès à cette élection.

La proclamation des résultats est publique.


Article 4 : Sécurité


Article 4-1 : Cellule d’assistance technique

Les parties conviennent que, conformément à l’article R.2314-10 du code du travail, une cellule d’assistance technique est mise en place par la Direction pour veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Cette cellule est composée :
Des membres du bureau de vote,
De 3 représentants de la Direction,
D’un représentant du prestataire retenu pour la mise en place du système de vote électronique.

Conformément à l’article R.2314-15 du code du travail, la cellule d’assistance technique doit procéder en présence des représentants des listes de candidats :
Avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique pour vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet et à un test spécifique du système de dépouillement à l’issue duquel le système est scellé,
A l’issue du vote et avant le dépouillement, au contrôle du scellement de ce système.

Ces opérations sont détaillées dans le cahier des charges annexé au présent accord.


Article 4-2 : Dispositif de secours

Le système de vote électronique doit garantir une continuité en cas de panne du système principal. Un dispositif de secours est prévu pour prendre le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques que le système principal.



Article 4-3 : Assistance technique

Durant le scrutin, un interlocuteur dédié du prestataire retenu pour la mise en place du système de vote électronique se tient à la disposition des représentants de la Direction et des membres du bureau de vote.

Parallèlement, un service d’assistance téléphonique est mis en place par ce même prestataire pour renseigner les électeurs.


Article 5 : Moyens d’appropriation du dispositif

Tous les moyens doivent être mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par toutes les personnes intéressées.


Article 5-1 : Présentation du système

Une présentation du système est prévue pour les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise avant la signature du présent accord afin que toutes les questions relatives à son fonctionnement puissent être abordées.


Article 5-2 : Informations

Les parties conviennent qu’une note explicative détaillée précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote et notamment l’indication de l’heure de clôture du scrutin doit être diffusée à l’ensemble des salariés de l’Echelon Central MSA suffisamment en amont de l’ouverture du premier tour de scrutin.


Article 5-3 : Rôle et formation des membres du bureau de vote

Conformément à l’article R.2314-12 du code du travail, une formation sur le système de vote électronique retenu est prévue pour les membres du bureau de vote et des membres de la délégation du personnel. Cette formation se déroule concomitamment à la phase de test, de scellement et de programmation des horaires du scrutin.

Les membres du bureau de vote ont compétence, après avis des membres de la cellule d’assistance technique, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote en cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données.
Pour ce faire, les membres du bureau de vote possèdent les clés permettant à tout moment d’opérer la clôture du scrutin.

Les parties conviennent que, comme le permet l’article R.2314-16 du code du travail, les membres du bureau de vote peuvent avoir connaissance du nombre de votant au cours du scrutin.


Article 6 : Formalités liées à la RGPD

La mise en place d’une solution de vote électronique nécessite le recours à des fichiers contenant des données à caractère personnel. A ce titre, l’ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n° 2016/679.
Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique s’engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées.
Le prestataire prendra toutes les mesures techniques et organisationnelles requises afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque.

Conformément à l’article R.2314-11 du code du travail, la Direction informe les organisations syndicales de l’accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la CNIL.


Article 7 : Entrée en vigueur et durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 4 ans. Il prend effet au jour de son agrément.

Cet accord ne constitue pas un engagement unilatéral de l’employeur mais un accord comportant comme conditions suspensives l’agrément ministériel et le respect des règles de validité relatives à la conclusion des accords collectifs prévues par la loi.


Article 8 : Révision de l’accord

Le présent accord pourra faire l’objet de révision par l’employeur et les organisations syndicales de salariés qui en sont signataires ou qui y ont adhéré ultérieurement, conformément aux dispositions de l’article L.2261-7 et L.2261-8 du code du travail. 


Article 9 : Publicité et dépôt

Le présent accord sera déposé auprès de la DIRECCTE, et du secrétariat-greffe du conseil de prud’hommes.





Bobigny, le 23/10/2018










LA CAISSE CENTRALE DE LA MUTUALITE SOCIALE AGRICOLE :






L’ASSOCIATION NATIONALE PRESENCE VERTE :






 Le syndicat S.F.S.A./ C.F.D.T :






 Le syndicat C.F.E/ C.G.C - S.N.E.E.M.A :






 Le syndicat C.G.T. :

















__________
Porter la signature




CAHIER DES CHARGES

ANNEXE A L’ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE POUR L’ELECTION DES MEMBRES DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE DE L’ECHELON CENTRAL MSA



Le présent cahier des charges a pour objet de préciser le détail du fonctionnement du système retenu et du déroulé du processus électoral tel qu’il est mis en place à l’Echelon Central MSA par un prestataire dans le respect des dispositions légales et selon les directives établies par la Direction.

Conformément à l’article R.2314-5 du code du travail, le présent cahier des charges et l’accord auquel il est annexé, sont mis à la disposition des salariés sur l’intranet de l’entreprise.

Le prestataire devra respecter les prescriptions minimales des dispositions du code du travail et de l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs à la mise en place du vote électronique pour les élections des représentants du personnel et le décret n°2016-1676 du 5 décembre 2016.

Le prestataire communique une expertise de la première version de la solution de vote retenue et renseigne l’Echelon Central MSA sur la protection des locaux d’hébergement des matériels sur lesquels sont stockés les fichiers sensibles tels que le fichier des électeurs, les urnes électroniques et les émargements.
Il renseigne également l’Echelon Central MSA sur les protections concernant les informations liées à la gestion de ses élections (stockage et accès).

Le prestataire s’engage à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le cadre de l’organisation du vote dématérialisé par Internet. Il met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations des fichiers qui lui sont transmis par l’Echelon Central MSA sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote dématérialisé par Internet.


Accompagnement préalable au scrutin

Le prestataire met à disposition de l’Echelon Central MSA plusieurs interlocuteurs tout au long du processus électoral.
Une réunion d’initialisation du projet a lieu entre la Direction et le prestataire.
Le prestataire présente le logiciel aux organisations syndicales représentatives au niveau de l’Echelon Central MSA.
La Direction communique la liste électorale au prestataire via une plate-forme sécurisée aux seules fins suivantes :
Attribution de codes d’accès au système de vote électronique pour chaque électeur autorisé,
Contrôle des accès au système de vote électronique,
Enregistrement des émargements électroniques après chaque vote et garantie de l’unicité du vote pour chaque électeur,
Edition des listes d’émargement.
Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire relève de la responsabilité de la Direction.
Le fichier électeur peut subir des modifications par la Direction jusqu’à l’ouverture des élections notamment suite à la suppression ou à l’ajout d’électeurs sur les listes électorales : le prestataire assure que les codes d’accès fournis à des électeurs supprimés des listes soient invalidés, et que les nouveaux électeurs inscrits sur les listes avant l’ouverture des élections puissent disposer de codes d’accès au vote électronique.
La Direction communique au prestataire, via une plate-forme sécurisée, les listes de candidats et leur ordre d’apparition ainsi que les professions de foi correspondantes jusqu’à la fin de la période de test du vote électronique et la recette du système.
Le prestataire fournit les outils nécessaires au contrôle de la parité homme/femme des candidatures et fait les alertes nécessaires, relayées par la Direction.
Les salariés reçoivent une note détaillée précisant les modalités de vote établie par le prestataire.
A l’issue de la phase de paramétrage et de préparation du système de vote électronique intégrant les listes de candidats, le prestataire et la Direction valident le système de vote électronique définitif.
Avant le début du premier tour des élections, le prestataire diffuse, par un système assurant la confidentialité des données transmises aux électeurs et la sécurité de l'envoi des moyens d'authentification, un courrier au domicile de chaque électeur lui indiquant l’adresse du site et les moyens d’identification propres à chaque salarié valables pour le premier et l’éventuel second tour :
Un code identifiant unique d’accès qui permettra, outre le contrôle d’accès, la tenue des listes d’émargements électroniques garantes de l’unicité des votes,
Un code secret qu’il sera seul à connaître.
Afin de permettre un contrôle et une sécurité supplémentaire, l'électeur doit renseigner sa date de naissance.
La Direction procède au contrôle de ces envois.
Le prestataire met une assistance téléphonique à disposition des salariés de l’Echelon Central MSA.
Le prestataire assure la formation des membres du bureau de vote et des membres de la délégation du personnel lors d’un scrutin à blanc réalisé avant l’ouverture des élections permettant à la fois une revue d’ensemble de toutes les listes et des modifications éventuelles : l’ensemble des modules de l’application doit être testé pour permettre de contrôler la conformité du système de vote électronique avant l’ouverture effective des élections, y compris le module de dépouillement des bulletins de vote.
Durant ce test, les membres du bureau de vote s’identifient au moyen de codes d’accès spécifiques puis contrôlent le certificat serveur de l’application de vote, le scellement du système de vote électronique, les urnes électroniques qui doivent être vides, le nombre d’inscrits et du nombre de sièges par élection, la liste des émargements. Ils créent leur clé de chiffrement des bulletins de vote, remise en ligne au prestataire, qui doit rester secrète, puis scellent le système en programmant les jours et heures d’ouverture et de fermeture du scrutin.
Tout au long du scrutin, le module de contrôle du scellement permettra aux membres du bureau de vote de s’assurer que l’application n’a été sujette à aucune modification.


Déroulement du scrutin

L’électeur est informé par courrier des dates et des horaires de la période de vote et par courriel au moment de l’ouverture du scrutin.
Tout électeur, y compris les salariés handicapés, peut voter depuis tout poste informatique connecté à Internet (PC, Smartphone, tablette…) : le système sera disponible 24h/24 durant la période du scrutin.
Le vote électronique peut avoir lieu sur le lieu de travail ou à distance.
En cas de perte des identifiants ou de toute autre difficulté, l’électeur peut solliciter le prestataire via l’assistance téléphonique mise en place ou directement via le logiciel de vote électronique.
Lors du vote :
L’électeur s’identifie au moyen de son code identifiant, son code secret et sa date de naissance qui seront contrôlés avant l’accès au vote,
Les listes de candidatures et les professions de foi en présence sont présentées à l’électeur,
L’électeur choisit une seule liste parmi celles proposées, ou bien choisit de voter « blanc »,
L’électeur peut rayer des candidats présents dans la liste choisie,
Le système présente clairement à l’électeur le bulletin de vote comprenant les candidats retenus et les candidats rayés éventuels pour modification et/ou validation,
Le système confirme le choix effectué par l’électeur et ensuite, la prise en compte de son bulletin de vote : la validation du bulletin vaut signature de la liste d’émargement de l’élection concernée et clôturera définitivement l’accès à cette élection.
Le système de vote électronique enregistre un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permettra plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote pour cette même élection,
L’électeur reçoit un accusé de réception confirmant l’enregistrement de son vote qu’il peut conserver et imprimer immédiatement ou ultérieurement, en se reconnectant à l’application.
Si l’électeur a la possibilité de participer à une autre élection, le système proposera à l’électeur de participer aux élections pour lesquelles il n’a pas voté.
Une clé de chiffrement garantit que l’identité de l’électeur ne peut pas être mise en relation avec l’expression de son vote, à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement.
La liste d’émargement n’est accessible qu’aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle du déroulement du scrutin conformément à l’article R2314-16 du code du travail.
Le nombre de votant n’est accessible qu’aux membres du bureau de vote conformément à l’article 4-3 de l’accord relatif à la mise en place du vote électronique à l’Echelon Central MSA.
Les membres du bureau de vote et les membres de la cellule technique ont accès au journal des plis, au journal de l’assistance téléphonique et au journal des évènements.
Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.


Dépouillement

Pour clore le scrutin, les membres du bureau de vote s’identifient au moyen de code d’accès spécifiques pour accéder au système de vote électronique puis remettent leur clé de chiffrement.
Le dépouillement intervient par l’activation d’au moins deux clés de déchiffrement.
Le contenu de l’urne, les listes d’émargements, les clés de chiffrement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement.
Les résultats s’affichent instantanément : les résultats bruts qui présentent les compteurs de voix par élection, par liste, par candidat, l’état de la représentativité syndicale et de l’audience électorale des syndicats.
Dès la clôture du scrutin, les listes d’émargements qui indiquent la date et l'heure des votes, seront accessibles aux membres des bureaux de vote et aux personnes habilitées des services du personnel : elles sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
Les membres du bureau de vote éditent et signent les procès-verbaux complétés et conformes aux modèles Cerfa puis proclament les résultats.
Le système de vote électronique est scellé pour garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats : la procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau si besoin.
Le prestataire conserve les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde sous scellés jusqu'à l'expiration du délai de conservation des données à caractère personnel préalablement défini et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à l’épuisement des voies de recours.
La destruction de ces données fait l’objet d’une communication d’un document probatoire qui précise le procédé de destruction.