PROTOCOLE D’ACCORD
Moyens de communication et d’information
des organisations syndicales






























Entre d’une part, 

La Caisse d’Assurance Retraite et de Santé au Travail Bretagne (Carsat Bretagne), représentée par son Directeur, 

Et d’autre part, 

Les organisations syndicales soussignées, 

Il a été convenu ce qui suit : 

Préambule

Conformément à l’article L2142-6 du Code du travail et à l’article 11 du protocole d’accord du 1er février 2008 sur l’exercice du droit syndical, les parties signataires du présent protocole ont souhaité définir un cadre d’accès et d’utilisation des nouvelles technologies d’information et de communication aux organisations syndicales présentes dans l’organisme.

Le présent accord permet aux organisations syndicales d’adapter leur communication à l’ensemble des salariés et d’améliorer la diffusion de l’information syndicale aux salariés des sites extérieurs. 

En outre, chaque salarié de l’organisme bénéficie d’une liberté d’accès à l’information syndicale de son choix.

L’accès à ces nouvelles technologies poursuit l’objectif de favoriser le développement du dialogue social et de l’information syndicale au sein de l’organisme.

L’utilisation de ces moyens de communication et d’information doit se faire dans le respect du règlement intérieur et de la charte de bon usage des ressources informatiques et intervient en complément des moyens de communication traditionnels tels que les panneaux d’affichage et la distribution de tracts.

Article 1 – Principes généraux

Le présent accord s’applique à l’ensemble des organisations syndicales, représentatives ou non dès lors qu’elles ont constitué une section syndicale au sein de l’organisme. Elles seront désignées ci-après sous le terme d’« organisations syndicales ».

Est considérée comme organisation syndicale, tout syndicat professionnel, signataire ou non, existant légalement, qui a constitué une section syndicale au sein de l’organisme et y a désigné un représentant de celle-ci ou un délégué syndical au sens de la loi.

Tout salarié bénéficie d’une liberté d’accès à l’information syndicale de son choix à partir de son poste de travail.

Dans ce cadre, la Carsat Bretagne s’engage à ne pas rechercher l’identification des salariés consultant l’espace intranet des organisations syndicales (Art. 31 de la loi du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés).

Les organisations syndicales s’engagent à avoir un usage raisonnable des outils mis à leur disposition.

Article 2 – Utilisation d’internet et de l’intranet



Accès à internet

Chaque organisation syndicale dispose d’un accès internet via le réseau de la Carsat à partir d’un ordinateur dédié, mis à disposition dans le local qui lui a été affecté.

Cet accès des organisations syndicales doit se faire dans le respect des règles d’utilisation en vigueur dans l’organisme.

La mise à disposition d’une rubrique sur le portail intranet

 La rubrique syndicale

Il est mis à disposition de chaque organisation syndicale un espace dédié sur l’intranet. Celui-ci peut être notamment utilisé pour la mise à disposition de publications de nature syndicale, présenter leur syndicat et d’autre part, y diffuser leurs actualités. Ces dernières seront mises en avant sur la page d’accueil du portail. 

Un lien vers le site internet de l’organisation syndicale peut être intégré dans cette rubrique.

 Contenu de la rubrique dédiée aux organisations syndicales

Le contenu des pages intranet est librement déterminé par chaque organisation syndicale.

Chaque information est identifiée sous le logo de l’organisation syndicale qui l’émet, sans pouvoir ni utiliser, ni modifier le logo de l’organisme.

 Les conditions de mise en ligne

Les informations communiquées à l’ensemble du personnel via intranet font l’objet obligatoirement d’une validation de la Direction avant diffusion, au regard des dispositions de l’article 6.1.
 
Les conditions de mise en ligne sont précisées par note de direction. Elles viseront à permettre une information rapide des salariés. 

Article 3 – Utilisation de la messagerie




La mise à disposition d’une messagerie

Chaque organisation syndicale de l’organisme bénéficie d’une boite aux lettres collective (BALC) et d’une adresse électronique spécifique permettant de communiquer respectivement en interne et en externe. 

À cette fin, des boîtes aux lettres électroniques distinctes de celles réservées à un usage professionnel sont ouvertes aux coordonnées de chaque organisation syndicale.

La gestion de cette adresse électronique est placée sous la responsabilité du délégué syndical ou représentant de la section syndicale.

Une procédure facilitant la mise à jour des BALC a été transmise à chaque organisation syndicale. 

Chaque salarié a la possibilité d’adresser un message dans la BALC de l’organisation syndicale de son choix. 

Les modalités d’utilisation de la messagerie électronique

Le contenu des messages électroniques est librement déterminé par chaque organisation syndicale dès lors que ceux-ci sont de nature syndicale. 

Les salariés doivent être clairement et préalablement informés par les partenaires sociaux de l’utilisation éventuelle de la messagerie à des fins syndicales afin de pouvoir manifester leur accord ou leur opposition à l’envoi de tout message syndical sur leur messagerie professionnelle.

Par ailleurs, les organisations syndicales ont la possibilité d’envoyer des messages individuels ou groupés, sous réserve de respecter les modalités suivantes :

le droit d’opposition des salariés doit être rappelé dans tout message ;
l’indication du caractère syndical du message doit être mentionné en objet du message électronique ;
Chaque message est identifié sous le logo de l’organisation syndicale qui l’émet, sans pouvoir ni utiliser, ni modifier le logo de l’organisme ;
la gestion des groupes de diffusion est à la charge des organisations syndicales.


La confidentialité des échanges des salariés avec les organisations syndicales

L’obligation de confidentialité pèse tant sur l’employeur que sur l’organisation syndicale. 

Lorsque le message électronique est un envoi groupé, le nom des autres destinataires doit figurer en copie cachée afin de ne pas faire apparaître le nom des salariés figurant dans le groupe d’envoi.

Article 4 – Cadre technique 


Principes généraux

La Carsat Bretagne s’engage à mettre à disposition des organisations syndicales :
 
Un espace spécifique sur le portail permettant la mise en ligne d’informations et d’actualités syndicales, pour chaque organisation syndicale ; 
Une messagerie électronique disposant d’un espace de stockage suffisant dont la taille sera déterminée par note de direction ;
Un outil de transfert des fichiers dont la taille est trop importante pour être transférés par messagerie ou ceux nécessitant d’être cryptés.

Les outils mis à disposition

L’organisme met à la disposition de chaque organisation syndicale, dans le local qui lui est affecté : 

un téléphone et une ligne téléphonique avec messagerie ;
deux ordinateurs aux normes de l’organisme ;
un pack office bureautique ;
un accès à la messagerie ;
un accès à internet via le réseau de la Carsat ;
un badge permettant l’impression sur le réseau d’imprimantes Carsat ;
un accès à un moyen de visioconférence 

Le matériel, placé sous l’entière responsabilité des organisations syndicales utilisatrices, reste la propriété de l’organisme.

Il est interdit d’utiliser d’autres matériels ou d’autres logiciels, sauf accord donné par la Direction après vérification de la compatibilité du matériel ou des logiciels en cause avec le système de l’organisme. Les salariés peuvent utiliser leur ordinateur portable, quand ils en sont équipés, dans le cadre de leur mandat syndical, sous réserve de respecter la charte informatique et les contraintes techniques. 

Les produits consommables et les fournitures de bureaux de chaque organisation syndicale sont pris en charge par la Carsat Bretagne.

Les organisations syndicales disposent chacune d’une boîte aux lettres fermée à clefs près des locaux du comité économique et social et dans le local du courrier. 

La sécurité informatique

Les organisations syndicales sont soumises comme l’ensemble des utilisateurs, aux contraintes associées à l’utilisation d’un système d’information. 

Elles bénéficient de la maintenance du matériel et de l’assistance effectuées par le département informatique de l’organisme selon le système de signalement des incidents en vigueur.

Article 5 – Les autres outils de communication


Les panneaux d’affichage

L’affichage des communications syndicales s’effectue librement sur des panneaux réservés à cet usage au siège et dans les sites extérieurs. Ils sont distincts de ceux qui sont affectés aux communications du CSE.

Un exemplaire des communications syndicales destinées à l’affichage doit être transmis à la Direction de la Carsat Bretagne simultanément à l’affichage.

La distribution de tracts

En complément de la diffusion par ces outils (intranet, messagerie, affichage), les tracts de nature syndicale peuvent être distribués aux salariés de l’entreprise, dans l’enceinte de celle-ci, à condition que cette diffusion n’apporte ni trouble dans l’organisme, ni perturbation dans le travail. 

Le contenu des tracts est librement déterminé par l’organisation syndicale.

Un exemplaire des tracts doit être transmis à la Direction de la Carsat Bretagne simultanément à la distribution. 

Les heures d’informations syndicales

En complément de ces moyens d’information, chaque organisation syndicale peut demander à organiser, pendant les plages fixes, des réunions d’information syndicale auprès des salariés.

Cette demande doit être réalisée auprès de la Direction Ressources au moins 10 jours calendaires minimum avant la réunion. Afin d’assurer la continuité de service, les organisations syndicales devront veiller à ce que ces demandes restent en nombre limité et à prendre toutes les mesures nécessaires pour limiter l’impact dans les services.

Si la réunion est autorisée, le temps correspondant sera accordé aux salariés participants et considéré comme du temps de travail, dans la limite d’une heure par réunion.

Si la réunion n’est pas autorisée par la Direction, les organisations syndicales peuvent tout de même l’organiser en dehors des plages fixes. Les salariés souhaitant y participer devront alors débadger pour s’y rendre. 

Par ailleurs, les organisations syndicales ont la possibilité de réserver une salle de réunion conformément à la procédure en vigueur dans l’organisme.

Article 6 – Dispositions diverses


Utilisation non conforme

Les communications affichées sur les panneaux d’affichage, diffusées sur le portail interne ou par messagerie électronique ou encore distribuées sous forme de tracts, doivent respecter les dispositions relatives à la presse (art. L.2142-5 du Code du Travail), le règlement intérieur et l’obligation de discrétion qui incombe aux organisations syndicales.

En cas de non-respect du présent accord, la Direction adresse à l’organisation syndicale concernée, dans un premier temps, une lettre précisant la nature exacte du différend.

Si après discussion, le désaccord persiste, il est porté à la connaissance des autres organisations syndicales parties à la négociation. Une réunion, est alors tenue entre tous les signataires de l’accord en vue de régler le différend, en présence de l’organisation syndicale concernée.

Si à l’issue de cette rencontre, après que les signataires aient fait part de leur point de vue, le différend persiste, les parties peuvent décider de saisir la juridiction compétente.

Article 7 – Les modalités d’application et la durée de l’accord


La durée de l’accord

Le présent accord, qui est conclu pour une durée déterminée de trois ans, sera applicable à compter du 1er jour du mois suivant son agrément par l’autorité compétente de l’État.

Suivi de l’accord

Un bilan du protocole d’accord sera réalisé par les parties à la négociation afin de procéder aux éventuels ajustements qui pourraient s’avérer nécessaires avec les parties signataires. Il sera présenté dans le cadre de la commission locale de suivi « Dialogue social » se réunissant dans le cadre de l’accord « mise en place du CSE ». 

 
Fait à Rennes, le 25 juin 2020

Le Directeur