PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF A L'UTILISATION DES OUTILS NUMERIQUES PROFESSIONNELS ET A L'EXERCICE DU DROIT A LA DECONNEXION



ENTRE

La Caisse Primaire d’Assurance Maladie du Calvados, dont le siège social est situé : 108 Boulevard Jean Moulin – CS 10001 – 14031 Caen Cedex 9, représentée par son Directeur.


D’une part,

ET

Les organisations syndicales soussignées.


D’autre part.


Préambule
Le présent accord a pour objet d’assurer au sein de la Caisse Primaire d’Assurance Maladie du Calvados le respect des temps de repos et de congés ainsi que le respect de la vie personnelle et familiale du salarié. Plus généralement, cet accord vise à préserver la santé des salariés dans le cadre de la qualité de vie au travail en reconnaissant un droit à la déconnexion. 

Des réunions ont été organisées au sein de la Caisse Primaire d’Assurance Maladie du Calvados les 6 novembre 2017, 30 novembre 2017, 6 décembre 2017 et 12 février 2018 afin d’aboutir à la conclusion du présent accord relatif à l’obligation pour les entreprises de mettre en place des dispositifs de régulation de l’utilisation des outils numériques permettant de respecter les temps de repos et de congés ainsi que la vie personnelle.

Les outils numériques professionnels visent l'ensemble des techniques (notamment les logiciels, la messagerie, l’intranet de l’entreprise, les appels téléphoniques, les sms) et les équipements informatiques (notamment les ordinateurs, tablettes, smartphones) permettant de communiquer à distance.

Ces outils numériques font partie intégrante de l'environnement de travail et sont nécessaires au bon fonctionnement de l'entreprise. Porteurs de lien social, facilitant les échanges et l'accès à l'information, ils doivent toutefois être utilisés à bon escient, dans le respect des personnes et de la vie personnelle. En effet, le développement des outils numériques et leur accessibilité croissante rendent plus floues les frontières entre la vie privée et la vie professionnelle.


ARTICLE 1 : PRINCIPES DU DROIT A LA DECONNEXION

Un "droit à la déconnexion" aux outils numériques est reconnu à l'ensemble des salariés de la CPAM du Calvados. Ce droit peut être défini comme celui pour le salarié de ne pas être connecté à un outil numérique professionnel en dehors de son temps de travail habituel. 

Au titre de ce droit, l’employeur met en oeuvre un droit à la déconnexion du salarié en dehors des horaires habituels de travail. L’usage de la messagerie professionnelle et du téléphone en dehors des horaires de travail (temps de repos quotidien, hebdomadaire, congés, arrêts de travail) doit conserver un caractère d’urgence. Les outils numériques s’ils constituent une opportunité notamment en matière de développement de nouvelles organisations du travail comme le télétravail, ne doivent pas cependant conduire à confondre le temps de travail et le temps de repos. 

Dans ce cadre, aucun salarié ne peut se voir reprocher de ne pas répondre à une sollicitation en dehors de son temps de travail. 

Pour permettre ce droit à la déconnexion et pour que celui-ci soit efficace, il nécessite :
l'implication de chacun, 
l’engagement du Directeur de la CPAM du Calvados sur la bonne application des règles mises en place.

C’est dans ce cadre que la CPAM du Calvados définit les règles de bonnes pratiques devant être mises en oeuvre. 


ARTICLE 2 : DEVELOPPER LE BON USAGE DES OUTILS NUMERIQUES

Article 2.1 : Actions de sensibilisation

Afin de favoriser la régulation du bon usage des outils numériques, une charte de bonnes pratiques est diffusée sur l’intranet de la Caisse suite à la conclusion de cet accord contenant les règles suivantes : 

veiller à choisir le moyen de communication adapté au contexte (mail, téléphone, rencontre physique), le mail ne devant pas devenir le seul moyen de communication,

respecter l'objet et la finalité des moyens de communication mis à disposition, tant en termes de formes que de contenu (donner la bonne information, au bon interlocuteur, au bon moment),

identifier les destinataires du message, notamment veiller à l'utilisation adaptée des fonctionnalités "répondre à tous", "copie" et "copie cachée" : ne mettre en destinataire d’un mail que ceux qui doivent réaliser une action, limiter les personnes en copie au strict nécessaire sans y mettre toute la ligne hiérarchique par exemple, 

respecter les horaires de travail pour l’envoi de mails ou d’appels téléphoniques, 

utiliser la fonction “envoi différé” par l’expéditeur du mail en cas d’envoi en dehors des plages habituelles de travail (par exemple lors d’un déplacement ou d’une formation), 

limiter le nombre d'interruptions journalières pour la gestion des messages : se réserver quelques plages horaires par jour pour le traitement des messages, éviter de regarder ses mails pendant les réunions et ce quelles qu'en soient la forme (présentielle, vidéo ou téléphonique) au besoin en fermant la messagerie pour éviter d'être perturbé par les alertes mails,

Des rappels seront effectués sur ces bonnes pratiques  à travers différents canaux : intranet, réunion de service, etc. 

Article 2.2 : Actions de sensibilisation des salariés

Afin de permettre une meilleure appropriation des nouveaux outils numériques et des nouveaux logiciels, des manuels utilisateurs seront mis à disposition et communiqués aux salariés.

Par ailleurs, des actions de sensibilisation seront réalisées par le service de santé au travail eu égard aux risques associés aux outils de communication numériques, notamment lors des entretiens infirmiers et en intégrant ce risque au document unique d’évaluation des risques professionnels. 


ARTICLE 3 : MODALITES PRATIQUES DE L’EXERCICE DU DROIT A LA DECONNEXION

Afin de mettre en oeuvre les principes énoncés à l'article 1er et dans le prolongement des actions de sensibilisation prévues à l'article 2 du présent accord, la CPAM du Calvados mettra en place ou veillera à ce que chaque salarié se conforme aux dispositifs suivants :

Article 3.1 : Utilisation de fonctions spécifiques d’envoi de la messagerie

Les mails doivent être envoyés pendant les heures habituelles de travai1.

Pour les salariés qui décident de se connecter à leur messagerie en dehors des heures habituelles de travail (cas des déplacements professionnels, formation, agents au forfait jours), il est fortement recommandé :

soit de préparer leurs messages en mode brouillon ou hors connexion,
soit d'utiliser la fonction d'envoi différé.

En cas de nécessité, si le salarié est amené à envoyer un message en dehors des heures habituelles de travail, il veillera à clairement indiquer que ce message n'appelle pas de réponse immédiate, sauf en cas de situation d'urgence, et précisera le délai dans lequel la réponse est attendue.



Article 3.2 : Message d’absence

La période de retour de congés étant jugée sensible en termes de surcharge d’informations, en cas d’absence de plus d’une demi-journée, les salariés activent le message d’absence de leur boite mail à destination des interlocuteurs internes et externes à l'entreprise, en indiquant le nom et les coordonnées de l'interlocuteur à joindre si nécessaire.

Article 3.3 : Echange sur l’évaluation et le suivi de la charge de travail

Chaque salarié doit alerter son responsable lorsqu'il rencontre des difficultés dans l'utilisation des outils numériques ou lorsqu'il est confronté à des situations d'usage anormal des outils numériques.

Ainsi, lors des entretiens annuels d’évaluation, chaque salarié, est invité à échanger avec son responsable sur l'utilisation des outils numériques au regard de l'évaluation et du suivi de la charge de travail afin de favoriser l'équilibre entre la vie privée et la vie professionnelle. Le cas échéant, des mesures d'accompagnement peuvent être mises en oeuvre afin de remédier aux difficultés ou dysfonctionnements rencontrés.

Article 3.4 : Dispositif de prévention

Chaque demande formulée par un agent visant à obtenir l’accès à sa boîte mail professionnelle (exemple des déplacements, formations) sur son téléphone personnel fera l’objet d’une analyse conjointe par : 

le responsable hiérarchique qui jugera de l’utilité de la demande, 
l’infirmière du travail qui évaluera la capacité de l’agent à respecter les règles établies dans le cadre du droit à la deconnexion. 


ARTICLE 4 : MODALITES D’APPLICATION ET DE SUIVI DE L’ACCORD

Article 4.1 : Validité de l’accord

Le présent accord est valable après avoir été signé par une ou plusieurs organisations syndicales représentatives parties à la négociation, représentant plus de 50% des suffrages exprimés au 1er tour des dernières élections des titulaires au Comité d’entreprise. 

Article 4.2 : Procédure d’agrément et de communication de l’accord

Le présent accord sera transmis aux organisations syndicales présentes dans l’organisme, au Comité d’entreprise et au CHSCT.

Il entrera en vigueur le jour suivant l’obtention de l’agrément par l’autorité compétente de l’Etat (article L. 123-1 et L. 123-2 du Code de la sécurité sociale). 

L’accord collectif sera transmis à la Direction de la sécurité sociale, laquelle le transmettra à l’UCANSS pour avis du COMEX conformément à l’article D. 224-7-3 du Code de la Sécurité sociale. 

L’agrément sera réputé accordé, sauf en cas de prorogation explicite du délai d’examen de la Direction de la sécurité sociale, et en l’absence d’un retour de la DSS, à l’issue d’un mois après avis du COMEX. 


ARTICLE 5 : PERIODICITE ET DUREE DE L’ACCORD

Article 5.1 : Périodicité

Les parties ont convenu de porter la périodicité de la négociation sur le droit à la déconnexion à trois ans avec un bilan annuel réalisé avec les organisations syndicales.

Article 5.2 : Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de trois ans. 

Il pourra être révisé conformément aux dispositions légales.


ARTICLE 6 : PUBLICITE

Le présent accord sera publié sur le site intranet de la CPAM du Calvados afin d’être porté à la connaissance de chaque salarié.

Deux exemplaires du présent accord seront transmis à l’unité territoriale de la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi (DIRECCTE) dont une version sur support électronique et un exemplaire au Greffe du conseil des prud’hommes de Caen.


Fait à Caen,

Le 24 mai 2018

En six exemplaires


Le Directeur