Protocole d’accord portant sur l’utilisation des nouvelles technologies de l’information et de la communication par les organisations syndicales 



Entre :
La Caisse d’Allocations Familiales du Puy-de-Dôme dont le Siège social est situé Rue Pélissier 
63032 CLERMONT-FERRAND cedex 9, représentée par	, Directeur,


Et les organisations syndicales représentatives, d’autre part :

CGT, représentée par 		, déléguée syndicale,
FO, représentée par 		, déléguée syndicale.

Il a été conclu le présent accord :

Préambule

Dans le cadre de la loi n°2004-391 du 4 mai 2004 relative au dialogue social et de l’article 11 du protocole d’accord national du 1er février 2008 sur l’exercice du droit syndical, les parties signataires du présent protocole ont souhaité définir un cadre d’utilisation des nouvelles technologies d’information et de communication (NTIC) pour les organisations syndicales dans l’organisme.

Le présent protocole d’accord fixe, de façon limitative, les conditions d’utilisation de l’intranet et de l’internet, ainsi que de la messagerie électronique, pour les organisations syndicales dont une section est constituée au sein de la CAF du Puy-de-Dôme.
Aucune fonctionnalité autre que celles énoncées ci-après ne pourra être utilisée par les organisations syndicales dans le cadre du dialogue social interne de l’organisme.

Le présent protocole a pour objet de favoriser le développement du dialogue social et de l’information syndicale, ainsi que de permettre à chaque salarié de l’organisme d’avoir accès à l’information syndicale de son choix.
Il ne se substitue pas à la communication sur support papier, mais il constitue un mode complémentaire de diffusion de l’information mis à la disposition des organisations syndicales.

L’utilisation des nouvelles technologies s’inscrit dans le cadre plus général des règles énoncées par la charte nationale de sécurité du système d’information.
Par conséquent, les ressources informatiques ne doivent pas être utilisées pour diffuser des images ou des propos portant atteinte :
à l’image de marque de l’organisme ;
aux ressources de l’organisme ;
à l’intégrité et à la conservation des données de l’organisme ;
aux règles du secret professionnel en vigueur dans l’organisme.

Le contenu des informations diffusées ne doit contenir ni injure, ni diffamation ; la protection de la vie privée et notamment le droit à l’image doivent être respectés.
Les règles de confidentialité permettant de respecter les libertés individuelles et collectives doivent également être appliquées, en conformité avec le Règlement général de la protection des données (RGPD).

Chaque organisation syndicale désigne au maximum 3 salariés de l’organisme habilité(s) à diffuser des informations. Une annexe au présent protocole d’accord liste les salariés habilités par chaque organisation syndicale.

La mise à jour de cette liste n’entraîne pas obligation de renégocier le protocole. Elle se fera sur information de la Responsable des Ressources Humaines qui prend acte et du Responsable du service informatique pour la mise à jour des habilitations.


1 – ACCES A INTRANET ET INTERNET

Article 1-1 – Principes

La CAF du Puy-de-Dôme reconnaît à chacun des salariés le droit d’avoir librement accès à l’information syndicale de son choix en utilisant les moyens technologiques installés par l’organisme.

A cet effet, chaque organisation syndicale, dès lors qu’elle a constitué une section syndicale au sein de l’organisme, dispose d’un espace dédié sur l’intranet de la CAF du Puy-de-Dôme, communément nommé Cafcom.

Le portail « syndicat » est accessible à partir de la page d’accueil de l’intranet de la CAF du Puy-de-Dôme. Il regroupe les sites des différentes organisations syndicales. Au sein de ce portail, chaque entité est représentée par son sigle.

L’organisme s’engage à ne pas rechercher l’identification des salariés consultant le site des organisations syndicales.

Article 1-2 – L’accès à l’intranet et à internet

Chaque organisation syndicale dans l’organisme dispose d’un accès à l’intranet et à internet à partir du micro-ordinateur mis à disposition dans le local de l’organisation syndicale.

Cet accès des organisations syndicales doit se faire dans le respect des règles d’utilisation en vigueur dans l’organisme, pendant les heures de délégation ou en dehors du temps de travail.

Article 1-3 – Contenu des sites

Les pages intranet sont utilisées en complément des supports papiers pour la mise à disposition de publications et tracts de nature syndicale.

Le contenu de ces pages est librement déterminé par l’organisation syndicale sous réserve qu’il revête un caractère exclusivement syndical, lequel est placé sous son entière responsabilité.

La nature de l’information communiquée doit s’inscrire dans le cadre des attributions des organisations syndicales et respecter les prescriptions générales prévues dans le préambule du présent protocole.


Article 1-4 – Conditions de mise en ligne

Les personnes mandatées par les organisations syndicales sont habilitées pour la mise à jour du portail syndical. Celle-ci est effectuée pendant les heures de délégation, ou en dehors du temps de travail.

La création du site se fait en collaboration avec le service Communication de l’organisme.
Le support technique est assuré par le service informatique local.

Article 1-5 – Accès à l’intranet

Les organisations syndicales ont accès au contenu de l’intranet de l’organisme via le site Cafcom.

Les organisations syndicales s’engagent à ce que toutes les informations et documents professionnels ne soient utilisés qu’à des usages internes à l’organisme, sous réserve que cela ne constitue pas une entrave à l’exercice du droit syndical.

L’intranet de l’organisme (Cafcom) n’est accessible qu’à partir du réseau de la CAF du Puy-de-Dôme.

Article 1-6 – Accès à internet

Conformément à la politique de sécurité mise en œuvre dans l’organisme, les personnes mandatées par les organisations syndicales ont un accès à internet à partir du poste dédié dans le local syndical.

Article 1-7 – Utilisation à distance

L’ordinateur mis à disposition de l’organisation syndicale peut être utilisé en mode « télétravail », selon les mêmes modalités que celles prévues en cas de télétravail des salariés.


2 – UTILISATION DE LA MESSAGERIE ELECTRONIQUE PAR LES ORGANISATIONS SYNDICALES 

Chaque organisation syndicale bénéficie d’une adresse électronique spécifique, comportant les coordonnées de l’organisation syndicale locale, lui permettant de communiquer tant en interne qu’en externe.

A cette fin, une boîte aux lettres électronique distincte de celle réservée à un usage professionnel est ouverte aux coordonnées de chaque organisation syndicale.
Cette boîte aux lettres est de type « boîte aux lettres partagée – BP » et permet aux salariés habilités par l’organisation syndicale de diffuser des messages et de prendre connaissance des messages reçus.
La gestion de cette adresse électronique est placée sous la responsabilité du délégué syndical ou du représentant de la section syndicale de l’organisme.

Les salariés peuvent utiliser leur messagerie professionnelle pour communiquer avec les organisations syndicales au sein de l’organisme.





Article 2-1 – Conditions d’utilisation de la messagerie

Les organisations syndicales utilisent la messagerie, pendant les heures de délégations ou en dehors de leur temps de travail, pour l’envoi de messages à caractère individuel ou groupés, à destination, notamment :
de la Direction ;
des salariés adhérents du syndicat ;
des autres syndicats.

Elle peut également être utilisée à destination des salariés de l’organisme, à condition d’offrir la possibilité à ces derniers de s’opposer à la réception de messages syndicaux, grâce à la fonction « Courrier indésirable » (clic droit sur le message/Courrier indésirable/Bloquer l’expéditeur).

Chaque salarié a la possibilité d’adresser un message à une organisation syndicale. La réponse de l’organisation syndicale ne peut être qu’individuelle, à l’adresse laissée par le salarié.

Les informations syndicales à caractère général ont vocation à être portées à la connaissance des salariés prioritairement par le biais des sites syndicaux mentionnés ci-dessus.
La nature des communications doit rester conforme aux attributions des organisations syndicales de l’organisme.

Article 2-2 – Confidentialité des échanges

Au même titre que l’ensemble des messages véhiculés sur le réseau de l’organisme, la confidentialité des échanges électroniques éventuels des salariés avec les organisations syndicales est garantie par l’employeur.

Lorsque le courriel est un envoi groupé, le nom des destinataires doit figurer en copie cachée afin de ne pas faire apparaître le nom des salariés figurant dans le groupe d’envoi.

Le destinataire met en œuvre les mesures qu’il estime nécessaires afin de garantir la confidentialité des messages reçus.

L’employeur met en œuvre les mesures techniques nécessaires permettant d’assurer cette confidentialité, il n’exercera aucun contrôle sur les listes de diffusion constituées.

Article 2-3 – Formation

Pour une utilisation optimale du site intranet et des outils de messagerie mis à disposition, la CAF prend à sa charge, à l’entrée en vigueur du présent protocole, la formation des 3 membres désignés par chaque organisation syndicale pour une information sur les fonctionnalités de Cafcom et l’utilisation de la messagerie partagée.
En cas de modifications de la liste des membres citée en préambule du présent accord, il ne sera pas dispensé de nouvelles formations par la CAF, celles-ci incombant alors aux organisations syndicales concernées.






3 – ORGANISATION MATERIELLE ET LOGICIELS

Article 3-1 – Le matériel mis à disposition

La CAF du Puy-de-Dôme met à disposition des organisations syndicales, dans leur local :
1 micro-ordinateur aux normes de l’entreprise,
1 accès à Office 365,
1 accès à l’intranet et à internet,
1 convertisseur PDF,
1 connexion au copieur commun.

Ils sont mis gracieusement à disposition des organisations syndicales pour l’utilisation du présent protocole d’accord. Le matériel reste la propriété de l’organisme.

Les matériels sont placés sous l’entière responsabilité des organisations syndicales utilisatrices qui doivent apporter la plus grande attention à leur condition d’utilisation et leur conservation.

Il ne peut être utilisé d’autre matériel ou d’autres logiciels que ceux-ci, sauf accord particulier donné après vérification de la compatibilité du matériel ou des logiciels en cause avec le système de la CAF du Puy-de-Dôme.

Les produits consommables (papier, …) sont à la charge de l’organisation syndicale.

L’entretien courant est assuré, selon les règles en vigueur, par le service informatique de la CAF.

Article 3-2 – La capacité des sites et de la messagerie

La capacité de chaque site syndical est de 10 Giga octets (Go).

La diffusion de messages individuels doit être conforme aux limites et restrictions habituellement observées par tout salarié de l’organisme et énoncées dans la charte nationale de sécurité de l’utilisation du système d’information (accessible sous Cafcom).
La taille maximale des messages envoyés est de 10 Méga octets (Mo). 

Dans ce cadre, et du fait de l’utilisation prioritaire de l’espace Cafcom mis à disposition de chacune pour la diffusion des informations les concernant, les organisations syndicales s’engagent à ne pas multiplier les envois en nombre.


4- DISPOSITIONS GENERALES

Article 4-1 – Portée de l’accord

Le présent accord est applicable de plein droit aux organisations syndicales représentatives.

Il s’applique également aux organisations syndicales non représentatives ayant constitué une section syndicale au sein de l’organisme, dès lors que cette information est portée à la connaissance de la Direction.

Dans le cas où une nouvelle section syndicale serait créée durant la période de validité du présent accord, la formation mentionnée à l’article 2-3 serait dispensée aux membres désignés par l’organisation syndicale consécutivement à la création de ladite section.

Article 4-2 – Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 4 ans à compter de la date de la signature, sous réserve de l’agrément prévu par l’article L. 123-2-1 du Code de la Sécurité Sociale.

Article 4-3 – Non-respect de l’accord

En cas de non-respect du présent accord, l’organisme adresse à l’organisation syndicale concernée, dans un premier temps, une lettre lui précisant la nature exacte du différend.

Si après discussion, le désaccord persiste, il est porté à la connaissance des autres organisations syndicales signataires. Une réunion est alors tenue entre tous les signataires de l’accord en vue de régler le différend.

Si à l’issue de cette rencontre, et les signataires ayant fait part de leur point de vue, le différend persiste, l’une ou l’autre des parties peut décider de saisir la juridiction compétente.

Article 4-4 – Suivi de l’accord

Conformément à l’article 3 de l’accord de méthode du 5 novembre 2019, un suivi du présent accord sera assuré à l’occasion de la séance annuelle avec les délégués syndicaux consacrée au suivi des accords conclu sur la période.

Article 4-5 – Publicité de l’accord

Le présent protocole est transmis à la Direction de la Sécurité Sociale avec copie à la CNAF et à l’antenne de la Mission Nationale de Contrôle.

Article 4-6 – Entrée en vigueur

Le présent accord entrera en vigueur après agrément de la tutelle et développement des outils informatiques appropriés.

Article 4-7 – Information du personnel

Une information complète sur le dispositif est assurée par le Directeur.


Fait à Clermont-Ferrand, le 15 septembre 2020




Directeur                                                  F.O.                                                       C.G.T.





ANNEXE

Liste des personnes habilitées à diffuser des informations


CGT



FO