PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL RELATIF A L’ELECTION 2018 DES ADMINISTRATEURS SALARIES AU CONSEIL DE SURVEILLANCE DE LA BANQUE POSTALE ASSET MANAGEMENT 

Entre d’une part,

La société :

La Banque Postale Asset Management Société Anonyme à Directoire et Conseil de Surveillance au capital de 5.368.107,80 euros, sise, 34, rue de la Fédération – 75737 PARIS Cedex 15, immatriculée sous le numéro 344 812 615 RCS Paris

Représentée par                   agissant en qualité de Président du Directoire, 

Et,

Les représentants mandatés par les Organisations Syndicales qui se sont présentés à la négociation :

                                      ;

                                      ;

                                      ;


D’autre part, 

PREAMBULE

Le présent protocole est conclu dans le cadre de l’élection des administrateurs salariés au Conseil de Surveillance de La Banque Postale Asset Management. 

Cette élection a lieu dans le cadre du franchissement du seuil de 200 salariés en moyenne au cours des 24 derniers mois, tel que prévu par l’article 7 de l’ordonnance n°2014-948 du 20 août 2014 relative à la gouvernance et aux opérations sur le capital des sociétés à participation publique, applicable à La Banque Postale Asset Management. 

Comme le prévoit l’article 8 de cette même ordonnance, les administrateurs salariés mentionnés à l’article 7 de l’ordonnance sont soumis pour leur élection et leur statut aux dispositions des chapitres II et III du titre II de la loi n°83-675 du 26 juillet 1983 relative à la démocratisation du secteur public, au décret d’application y afférent (décret n°83-1160 du 26 décembre 1983 portant application de la loi du 26 juillet 1983) ainsi qu’à la circulaire y afférente (circulaire du 17 février 1984 relative à l’application de la loi 83-675 du 26 juillet 1983).  

Le nombre d’administrateurs salariés au Conseil de Surveillance à élire est de 3 salariés. 

Conformément à l’article 21 des statuts de La Banque Postale Asset Management, la durée de leur mandat est fixée à 6 ans. 

Cette élection est organisée dans le cadre des dispositions légales. 

Le présent protocole a pour objet de décrire le calendrier et les modalités d’organisation de l’élection susmentionnée. 




ARTICLE 1 – NOMBRE ET COMPOSITION DES SIEGES

Les parties constatent qu’à ce jour, l’effectif de La Banque Postale Asset Management à prendre en compte est de 247 salariés. 
En conséquence, en vertu de l’article 7 de l’ordonnance de 2014, le nombre d’administrateurs salariés est de 3. 


ARTICLE 2 – DETERMINATION DES COLLEGES ELECTORAUX


Conformément à l’article L 2314-12 du code du travail, et après analyse de la structure de La Banque Postale Asset Management, les parties conviennent de constituer un collège unique « Cadre ». 


ARTICLE 3 – PRINCIPE DU VOTE ELECTRONIQUE

Il sera recouru au vote électronique pour l’élection des administrateurs des salariés au Conseil de Surveillance de La Banque Postale Asset Management, conformément à l’accord collectif d’entreprise relatif au vote électronique du 6 septembre 2016. 

Les parties signataires conviennent de confier la mise en œuvre de ce dispositif à la société DOCAPOST sise 10 avenue Charles de Gaulle – 94673 Charenton Le Pont. Ce prestataire extérieur est spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus de vote électronique.

Le scrutin électronique se déroulera du mardi 22 mai 2018 à 9 heures au lundi 28 mai 2018 à 17 heures. 


ARTICLE 4 - CONDITIONS D’ELECTORAT

Sont électeurs, aux termes de l’article 14 de la loi de 1983, les salariés qui remplissent les conditions requises pour être électeurs au comité d’entreprise, à savoir :

être âgé de 16 ans accomplis à la date de l’élection ;
travailler depuis au moins 3 mois au sein de l’entreprise ;
n’avoir fait l’objet d’aucune interdiction, déchéance ou incapacité relative à leurs droits civiques.

Sont exclus de l’électorat le Président du Directoire, les membres du Directoire, et le Directeur des Ressources Humaines de La Banque Postale Asset Management. 


ARTICLE 5 - LISTE ELECTORALE

La liste électorale énumère les personnes habilitées à voter. 

Nul ne peut être admis à voter, s'il n'est pas inscrit sur la liste électorale dans les conditions prévues au présent accord.

La liste électorale est établie par ordre alphabétique. 

Cette liste mentionnera les noms et prénoms, l’âge, la date d’ancienneté, le type de contrat et la direction d’affectation des salariés.

Elle est affichée sur les panneaux d’affichage (7ème étage) prévus à cet effet, au plus tard le vendredi 16 mars 2018. 

Toute réclamation par les électeurs doit parvenir à la DRH, avant le lundi 26 mars 2018.

La liste électorale éventuellement rectifiée conformément à la réglementation applicable, est affichée sur les panneaux réservés à cet effet, le vendredi 30 mars 2018. 

Il en sera délivré copie aux mandataires de listes.


ARTICLE 6 - CONDITIONS D’ELIGIBILITE 

Sont éligibles :
les électeurs âgés de dix-huit ans accomplis à la date de l’élection ;
travaillant dans l’entreprise et ayant travaillé au sein du Groupe pendant une durée d'au moins deux ans au cours des cinq dernières années.

Le Président du Directoire, les membres du Directoire et le Directeur des Ressources Humaines de La Banque Postale Asset Management ne sont pas éligibles.


ARTICLE 7 – LISTES DE CANDIDATS 

Les listes de candidats présentées doivent :

comporter un nombre de candidats égal à une fois et demi le nombre de sièges à pourvoir, soit 5 candidats compte tenu des 3 sièges à pourvoir ;
être composées à parité entre les hommes et les femmes, et donc de 2 ou 3 femmes, l’ordre de présentation devant alterner femme et homme ;
présenter, en annexe, un ensemble de propositions d'orientation ;
avoir recueilli la signature :
soit d'une ou plusieurs organisations syndicales représentatives sur le plan national ;
soit de délégués du personnel, de membres du Comité d’Entreprise, titulaires et suppléants, exerçant ces fonctions ou ayant exercé ces fonctions lors du précédent exercice et travaillant au sein de La Banque Postale Asset Management. Leur nombre doit être égal au moins à 10 % du nombre actuel d'élus à l'ensemble de ces instances. 

Nul ne peut être inscrit sur plus d'une liste sous peine de nullité de ses candidatures.

Toute liste incomplète ne pourra être acceptée. 

Ces listes de candidats et documents peuvent être remis à compter du mercredi 11 avril 2018, à la DRH, afin de permettre l’exécution des vérifications nécessaires en amont de la date limite de dépôt des candidatures fixée au lundi 23 avril 2018 à 17 heures. 

Chaque liste doit préciser son intitulé et comporter :
la mention de l'élection au Conseil de Surveillance ;
l’indication des noms, prénoms, civilités des candidats, direction d’affectation, classés par ordre préférentiel. 

La date limite de dépôt des listes de candidats est fixée au lundi 23 avril à 17 heures. 
Les listes de candidats seront déposées contre récépissé à la Direction des Ressources Humaines ou envoyées par lettre recommandée avec demande d'avis de réception à l’adresse suivante : La Banque Postale Asset Management, DRH – 34 rue de la Fédération, 75015 PARIS ou encore, adressées par email à l’adresse suivante :  contre accusé réception également par email. 


A ce dépôt ou à cet envoi, fait par un mandataire de liste ayant la qualité d'électeur au Conseil de Surveillance, sont joints :
les propositions d'orientation rédigées sur une page recto-verso, (de format A4 soit 210 x 297 mm,  au format PDF, 500 Ko maximum) ;
le document comportant la ou les signatures recueillies par la liste ;
!a procuration écrite du mandataire, signée de chaque candidat figurant sur la liste ;
les déclarations individuelles de chacun des candidats : chaque déclaration individuelle est signée par le candidat: elle énumère ses noms, prénoms, date et lieu de naissance. Elle fait état de l’intitulé de la liste sur laquelle il est inscrit ;
le logo de l’organisation syndicale (de format JPG, 50 Ko maximum).

Aucun remplacement ou retrait de candidature ne peut être opéré après le dépôt de la liste. 

La DRH arrête les listes de candidats après avoir vérifié leur conformité. 

Les listes de candidats et les propositions d'orientation seront affichées sur les panneaux prévus à cet effet le lundi 30 avril 2018. 

Conformément à la loi n°83-675 du 26 juillet 1983 relative à la démocratisation du secteur public, le mandat de membre du Conseil de Surveillance d’un administrateur salarié est incompatible avec toute autre fonction de représentation des intérêts du personnel à l’intérieur de l’entreprise, notamment avec les fonctions de délégué syndical, de membre du comité d’entreprise, de délégué du personnel ou de membre du comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail, etc. Le ou les mandats susvisés et la protection y afférente prennent fin à la date d’acquisition du nouveau mandat.


ARTICLE 8 – SCRUTIN

8.1       Mode de scrutin 

L'élection a lieu, par vote électronique, au scrutin de liste, avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne. II s'agit d'un scrutin à un seul tour, sans panachage, avec possibilité de raturage.

    Raturage

Lorsque le nom d'un candidat a été raturé, ces ratures ne sont pas prises en compte si leur nombre est inférieur à 10% des suffrages valablement exprimés en faveur de la liste sur laquelle figure ce candidat ; dans ce cas, ces candidats sont déclarés élus dans l’ordre de présentation.

Dans l'hypothèse où ces candidats ont fait l'objet de plus de 10 % de ratures, ils sont replacés sur la liste après ceux qui ont eu moins de 10 % de ratures et ce, dans l'ordre croissant du nombre de ratures.


ARTICLE 9 - MODALITES D'ORGANISATION ET DEROULEMENT DES OPERATIONS ELECTORALES


9.1       Bureau de vote : composition et rôle

Un bureau de vote est constitué à la date d’ouverture du scrutin jusqu’aux opérations de dépouillement des votes et proclamation des résultats. 
Il est composé de deux électeurs les plus âgés et de l’électeur le plus jeune, présents au moment du vote et volontaires. La présidence du bureau de vote appartient au membre le plus âgé. 


Le président du bureau de vote, l’un des deux assesseurs ainsi que deux mandataires de listes choisis par tirage au sort recevront chacun une clé de chiffrement. L’activation d’au moins deux clés  différentes est indispensable pour autoriser le dépouillement.

Le bureau de vote est assisté, pendant toutes les opérations de vote, d’un salarié désigné par La Banque Postale Asset Management et qui a voix consultative.

Les membres du bureau auront en charge de veiller au bon déroulement du scrutin. 

Le bureau se prononce sur les difficultés relatives aux opérations de vote. Toutes les déclarations et décisions sont inscrites au procès-verbal ; les pièces qui s'y rapportent y sont énumérées et annexées après avoir été paraphées par les membres du bureau.

      Commission des élections : composition et rôle

Une commission des élections est instituée. Elle est composée de deux représentants de la Direction et de deux représentants de chaque liste de candidats, l’un étant le mandataire de liste. 

La commission aura pour mission de contrôler toutes les opérations de vote, de dépouillement, et plus généralement, prévenir toute difficulté ou litige d’interprétation ou de mise en œuvre et de veiller à l’application transparente du présent protocole. Dans ce cadre, les membres de la commission assisteront à chacune des étapes des opérations électorales, de l’ouverture du scrutin jusqu’à la proclamation des résultats.
Des réunions de la commission des élections pourront dans ce sens être organisées ponctuellement à l’initiative de ses membres pendant le déroulement des opérations électorales, avec la possibilité d’une convocation sans délai en cas d’urgence. 


   Campagne électorale

Les organisations syndicales conduiront leur campagne dans le respect du code électoral et dans le cadre des dispositions législatives et réglementaires relative à l’exercice du droit syndical.

La campagne électorale débutera officiellement le lundi 30 avril 2018 à 9 heures pour se terminer le vendredi 18 mai 2018 à 18 heures.

Tel que prévu à l’article 7 « LISTES DE CANDIDATS » du présent protocole (p.3), les mandataires des listes de candidats auront remis à la Direction des Ressources Humaines au plus tard le lundi 23 avril 2018 à 17 heures, leurs propositions d’orientation au format évoqué à l’article 7.  
Ces propositions d’orientation seront adressées à l’ensemble des électeurs par e-mail par la Direction des Ressources Humaines le lundi 30 avril 2018. Elles seront également mises en ligne sur le site de vote électronique et seront consultables dès l’ouverture du site de vote.

A l’issue de la campagne électorale et durant toute la durée de la période de vote, les organisations syndicales et les candidats s’engagent à ne procéder à aucune communication, actualisation d’éléments d’informations en lien avec l’élection ou pouvant influencer celle-ci.

En outre, avant et durant la période de campagne électorale, chacune des organisations syndicales représentatives, signataires du présent protocole, pourra organiser une permanence d’information du personnel de La Banque Postale Asset Management dans les locaux de l’entreprise, de préférence pendant la pause déjeuner.




Article 10 – MISE EN ŒUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent que les élections seront organisées par le prestataire DOCAPOST mandaté pour ce faire par la direction.

      Cellule d’assistance technique 

La Banque Postale Asset Management met en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

La cellule d’assistance technique assure les missions prévues aux articles R. 2314-15 du Code du travail.
La cellule d'assistance technique :
procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;
contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

La cellule d’assistance technique sera composée de collaborateurs de la Direction des Ressources Humaines et de la Direction des Systèmes d’Information.

      Cellule d’assistance téléphonique

Une cellule d’assistance téléphonique est assurée par le prestataire durant les opérations de vote afin de renseigner les électeurs sur les différentes étapes du processus du vote, sur les modalités du vote par Internet.

Cette cellule sera joignable durant les jours ouvrés du scrutin, du lundi au vendredi, de 8 à 18 heures.


      Modalités 

A l'ouverture du scrutin, le mardi 22 mai 2018 à 9 heures, le président du bureau s'assure que les deux assesseurs sont présents. 

La cellule d’assistance technique mentionnée ci-dessus procédera, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifiera que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.

Pendant la période du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre les membres du bureau de vote et une cellule d’assistance, par courriel ou téléphone, afin d'obtenir toutes les informations qu'ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de leur vote.

Les électeurs peuvent voter à tout moment pendant l'ouverture du scrutin, de n'importe quel ordinateur, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature en se connectant sur le site sécurisé propre à l’élection.

Tout au long du déroulement du scrutin, les membres du bureau de vote et de la commission des élections pourront avoir accès au taux de participation.



     Réception du matériel de vote

Le prestataire expédiera un courrier par voie postale au domicile de chaque électeur comprenant le code d’accès ainsi que les explications nécessaires au vote électronique. Il sera adressé également sur les messageries électroniques professionnelles des électeurs.

Les codes d’accès, qui se composent d’un Identifiant de vote (10 caractères alphabétique) et d’un Code confidentiel (2 séries de 4 chiffres), sont générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils soient communiqués à La Banque Postale Asset Management.

Pour s’authentifier au site de vote, l’électeur devra renseigner son Identifiant de vote et un Code Challenge qui sera sa date de naissance sous le format JJ/MM/AAAA.

Pour valider un vote, l’électeur devra renseigner son Code confidentiel.

En cas de perte ou de non réception du matériel de vote initial, l’électeur peut déclarer cette perte ou non réception à partir de la plateforme de vote internet de DOCAPOST pour demander l'attribution de nouveaux codes.
Le prestataire expédiera par voie électronique, sur l’adresse email de l’électeur, un message personnalisé à l’électeur l’invitant à récupérer ses codes confidentiels de vote sur une interface sécurisée. En cliquant sur un lien personnalisé présent dans le message, l’électeur sera redirigé vers l’interface sécurisée et devra renseigner un formulaire d’identification comprenant un code challenge (date de naissance) ainsi qu’un numéro de téléphone mobile sur lequel sera envoyé un code sécurisé (OTP : One Time Password). La combinaison de ces éléments permettra à l’électeur de récupérer ses codes confidentiels de vote (Identifiant de vote et Code confidentiel) pour participer à l’élection et d’accéder à une notice explicative pour voter.

La récupération des codes de vote via cette interface invalidera ceux transmis précédemment.

     Information des collaborateurs

La Banque Postale Asset Management informera les collaborateurs de la date de l’élection le lundi 12 mars 2018 au plus tard.

La Direction établira une note explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, note qui sera portée à la connaissance des électeurs avant l'ouverture du scrutin.


      Accès au serveur de vote

Le jour de l’ouverture du scrutin, dès 9 heures, puis tout au long du scrutin, tout électeur pourra se connecter au site de vote, à partir de son poste de travail ou à distance, à l’aide de ses identifiants selon la procédure précisée dans la notice explicative préalablement communiquée.

Une fois connecté et identifié, l’électeur sera invité à exprimer son choix et aura pour ce faire accès aux listes de candidats ainsi qu’à leur proposition d’orientations respectives.

L’électeur se verra ainsi présenter les différentes listes et devra effectuer son choix en sélectionnant une liste entière, avec possibilité de raturage.
Tant qu’il n’est pas validé à l’aide du code confidentiel, le choix de vote de l’électeur peut être modifié.

Dès validation, l’émargement horodaté et le vote font l’objet d’un accusé de réception.

Le vote émis par l’électeur est crypté et stocké dans une urne électronique dédiée, distincte du fichier d’émargement, garantissant ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations.

Tout au long du scrutin, La Banque Postale Asset Management veillera à entretenir une communication régulière auprès des salariés pour contribuer à leur meilleure participation.

    Formation 

Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire formera les correspondants des Ressources Humaines,  avant l’ouverture du site internet.

    Cérémonie de scellement du site de vote électronique 

Avant la cérémonie de scellement, le site de supervision est présenté aux mandataires de listes afin que ceux-ci puissent s’assurer que le contenu de leurs listes, leurs logos et leurs propositions d’orientation correspondent aux éléments communiqués à la DRH.

Les membres de la commission des élections auront la possibilité de voter fictivement et de s’assurer que les résultats correspondent aux choix émis. Le site de vote sera alors scellé et mis en mode « production ».


ARTICLE 11 - CLOTURE DU SCRUTIN – DEPOUILLEMENT – ATTRIBUTION DES SIEGES

11.1     Clôture du scrutin

Le scrutin sera clos le lundi 28 mai 2018 à 17 heures, en présence des membres du bureau de vote et de la commission des élections, étant précisé que tout électeur s’étant authentifié sur le site de vote avant 17 heures disposera de 10 minutes maximum pour finaliser son vote.

   Opérations préalables à l’ouverture du dépouillement

A l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau du vote contrôlent la fermeture du scrutin.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement. 

Le dépouillement se fait par l'activation conjointe des clés de chiffrement remises aux membres du bureau de vote et aux deux mandataires de liste désignés en application de l’article 9.1, en présence de l’ensemble des membres de la commission des élections.

    Attribution des sièges


Il est procédé à la répartition des sièges entre les listes, selon la règle de la représentation proportionnelle à la plus forte moyenne, en tenant compte de l'ensemble des suffrages exprimés par les électeurs.

Il convient donc :

de calculer le quotient électoral. Celui-ci est déterminé en divisant le nombre total des suffrages valablement exprimés par le nombre de sièges à pourvoir ;

de comptabiliser le nombre de voix recueillies par chaque liste. Celui-ci s'obtient en divisant le nombre de voix obtenues par tous les candidats de la liste, compte tenu des ratures par le nombre de ces candidats. Le nombre de voix recueillies par chacune des listes sera la moyenne des voix obtenues par les candidats de chaque liste ; 

d'attribuer les sièges :
d'abord au quotient, en divisant par le quotient électoral le nombre de voix recueillies par chaque liste ;
puis, pour les sièges restant à répartir à la plus forte moyenne, en divisant le nombre de voix recueillies par chaque liste par le nombre de sièges déjà attribués à la liste, augmenté d'une unité, et en repartissent les sièges non attribués aux listes dont la moyenne ainsi obtenue est la plus forte. 


Dans le cas où deux listes obtiennent la même moyenne et qu'il ne reste qu'un siège à repartir, ce siège est attribué à celle des deux listes qui a obtenu le plus grand nombre de voix. Si deux listes ont recueilli le même nombre de voix, le siège sera attribué au plus âgé des deux candidats susceptibles d'être élu.

Une fois les sièges répartis entre les listes, les élus sont désignés ensuite en fonction de l’ordre de présentation des candidats sur la liste, sous réserve des dispositions relatives aux ratures ; le seuil de 10% est calculé dans ce cas à partir du nombre de suffrages valablement exprimés par l'ensemble des électeurs pour la liste considérée.

     Etablissement du procès-verbal

L’ensemble des opérations d’émargement et de dépouillement est consigné dans un  procès-verbal signé par tous les membres du bureau ainsi que par les mandataires de liste. Dès la signature de ce procès-verbal, le résultat est proclamé publiquement par le président du bureau. 

Un exemplaire de ce procès-verbal est conservé par la DRH de La Banque Postale Asset Management. Les résultats sont affichés dans l’entreprise et sur le site Intranet.
La Banque Postale Asset Management transmettra un second exemplaire du procès-verbal à l’Inspecteur du travail du siège social de l’entreprise.
Une copie est remise à chacun des mandataires de listes. 


    Formation des élus

Afin de faciliter au maximum l’appropriation des compétences nécessaires à l’exercice des fonctions d’administrateur salarié au Conseil de Surveillance, les parties signataires du présent protocole conviennent de l’intérêt qu’il y a à organiser le plus tôt possible la formation des élus. 
Cette formation sera financée par La Banque Postale Asset Management.

     Dispositions finales 

Le présent accord est conclu pour la durée de la présente élection. Il sera affiché dès sa signature et publié sur le site Intranet. 

Le présent accord sera déposé, à l’expiration du délai d’opposition, par La Banque Postale Asset Management auprès de la DIRECCTE d’Île-de-France (Unité territoriale de Paris), en deux exemplaires, dont une version sur support papier signée des parties et une version sur support électronique, et en un exemplaire original auprès du secrétariat du greffe du Conseil des Prud’hommes du lieu de conclusion du présent accord.



Article 12 –CALENDRIER 


Fait à Paris le 27 février 2018 en 8 exemplaires,

LA BANQUE POSTALE ASSET MANAGEMENT 
Représentée par