Accord collectif relatif aux remboursements des frais de repas


Il est convenu entre :

L’Association Départementale des Pupilles de l’Enseignement Public du Loiret, représentée par Xxxx, en sa qualité de Président, et par Xxxx, en sa qualité de Directeur Général de l’Association.

Et,

L’Organisation syndicale CFDT représentée par Xxxx en sa qualité de Déléguée syndicale,
L’Organisation syndicale CGT représentée par Xxxx, en sa qualité de Déléguée syndicale,


PREAMBULE

Il est rappelé que dans le cadre des négociations collectives obligatoires prévues par les dispositions légales, le remboursement des frais de repas a fait l’objet de plusieurs réunions entre les délégations des organisations syndicales et les représentants de l’ADPEP 45.

En effet, face aux évolutions de ces dernières années, le secteur médico-social se réinvente. et de nombreuses démarches de transformations organisationnelles voient le jour. C’est dans ce contexte que, l’Association Départementale des Pupilles de l’Enseignement Public du Loiret est amenée à revoir son organisation du travail et notamment le remboursement des frais de repas des salariés en situation de déplacement obligatoire.

Pour ce faire les parties ont convenu de la nécessité de formaliser un nouvel accord d’entreprise sur cette thématique afin de clarifier les pratiques. Le présent accord a pour objectif :
D’identifier et simplifier les règles relatives au remboursement de frais de repas des salariés en situation de déplacements,
D’uniformiser les pratiques.

Les parties ont veillé par cet accord collectif à assurer le respect de la législation et son interprétation par l’URSSAF et l’Administration fiscale.

Les dispositions du présent accord énumèrent les principales règles de remboursement ou d’indemnisation des frais professionnels.

Les règles générales de remboursement de frais de déplacements, comme les règles de soumission et de validation des frais professionnels, les procédures associées au bénéfice des indemnisations des sujétions nées de l’exécution du contrat de travail des salariés relèvent des procédures internes, diffusées et applicables à la date de l’événement. 

Les barèmes d’indemnisation pourront faire l’objet de revalorisations sans que le présent accord n’ait à être renégocié dans sa globalité par les parties.


Article 1 – Champ d’application

Compte tenu de la répartition géographique des lieux d’actions des professionnels, de la flexibilité nécessaire dans l’organisation du temps de travail, il a été décidé de définir les modalités de remboursement des frais de repas des salariés lors des petits déplacements effectués dans le cadre de leurs missions professionnelles.

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés des établissements, services et dispositifs de l’Association en situation de petit déplacement professionnel. 

Le salarié en petit déplacement professionnel est celui qui ne peut regagner sa résidence ou son lieu habituel de travail pour prendre ses repas et qui est contraint de les prendre en dehors de ses lieux.

Il a été décidé qu’est considéré en situation de déplacement, le salarié qui se trouve éloigné de son domicile ou de son lieu habituel de travail de plus de trente minutes (en voiture) sur la pause méridienne (entre 12h et 14h).

Un barème spécifique sera retenu pour les salariés en situation de déplacement dans le cadre de formation.


Article 2 – Objet 

Le présent accord a pour objet d’octroyer aux salariés remplissant les conditions d’éligibilité, tels que définis à l’article 1, le bénéfice du remboursement de leurs frais de restauration. 

Parallèlement à la mise en place de cet accord, il est convenu de dénoncer les usages et notes de services existants ayant le même objet. Ainsi à la date d’effet du présent accord, ces usages et notes de services cesseront de produire leurs effets.


Article 3 – Bénéficiaires 

Cet accord concerne tous les salariés de l’Association éligibles au droit tel que défini à l’article 1, cadre ou non cadre, à temps complet ou à temps partiel, qu’ils soient engagés en contrat de travail à durée déterminée ou indéterminée.


Article 4 – Remboursement

4 – 1 La participation aux frais de repas lors des déplacements professionnels
Conformément au barème conventionnel de l’article 7 de l’annexe 1 de la convention collective nationale du 15 mars 1966 relatif à la prise en charge des frais professionnels, les indemnités compensatrices de frais de repas pris obligatoirement à l’extérieur allouées pour les déplacements de service sont fixées comme suit et dans la limite maximale de 15,25 euros.


4 – 2 La participation aux frais de repas lors des formations

Le plafond retenu par repas en cas de formation en dehors du lieu habituel de travail est de 20 euros. 


4 – 3 Modalités de remboursement

Le remboursement des dépenses ci-dessus exposé est soumis à présentation par le salarié d’un justificatif (facture du restaurant où le repas a été consommé le jour même).


Article 5 – Rappel des dispositions légales et réglementaires en matière de frais de mission

Aux termes de l’article L. 136-1-1 du Code de la sécurité sociale, modifié par l’ordonnance n°2018-474 du 12 juin 2018 qui a révisé la définition de l’assiette des cotisations de sécurité sociale : « Ne constituent pas un revenu d’activité les remboursements effectués au titre de frais professionnels correspondant dans les conditions et limites fixées par arrêté des ministres chargés de la sécurité sociale et du budget à des charges de caractère spécial inhérentes à la fonction ou à l’emploi des travailleurs salariés ou assimilés que ceux-ci supportent lors de l’accomplissement de leurs missions. »

En application du 1° de l’article 81 du code général des impôts : « Les indemnités compensant les dépenses supplémentaires de restauration ainsi que celles destinées à compenser les dépenses supplémentaires liées au déplacement peuvent, sous certaines limites, être réputées utilisées conformément à leur objet et bénéficier à ce titre de l'exonération d'impôt sur le revenu applicable aux allocations pour frais d'emploi ».


Article 6 – Nouvelles modalités de remboursement forfaitaire des frais de mission

Les remboursements de frais professionnels sont exonérés de charges sociales. En cas de contrôle, les organismes sociaux peuvent ainsi vérifier que les remboursements de frais ne constituent pas des compléments de salaires déguisés. 
Afin d'éviter tout litige avec l'Association ou ces organismes sociaux, les demandes de remboursement de frais doivent faire l’objet d’une note de frais dûment remplie pour laquelle la présentation de justificatifs est systématiquement demandée. Celle-ci sera établie sous la forme d'un tableau mentionnant notamment la date, le montant et la description des frais (nature de la mission en cas de déplacement, lieu, etc.)
Le supérieur hiérarchique doit veiller à la fluidité du transfert des notes de frais pour que celles–ci parviennent au service comptable avant le 10 du mois. 
Passé le 15 du mois, les frais seront remboursés le mois suivant.


Article 7 – Dispositions relatives à l’accord

A)	DUREE 

Le présent accord collectif est conclu pour une durée déterminée de trois ans à compter de la date de son entrée en vigueur et au plus tôt le 1ier janvier 2021.

Les parties conviennent de se réunir 6 mois avant le terme du présent accord afin d’examiner les suites qu’elles envisagent donner à ce dernier. 


B)	INTERPRETATION 

En cas de difficulté d’interprétation du présent accord, une commission d’interprétation pourra être saisie. Celle-ci sera composée des membres suivants : 

a) Salariés : 

Une organisation représentative, signataire du présent accord composée de six personnes dont : 
Trois représentants CFDT,
Trois représentants CGT.

La représentation des salariés doit faire en sorte que les secteurs « enfants » et « adultes » soient équitablement représentés.

b) Employeur : 

Une délégation de l’employeur composée de six personnes dont : 
Le Directeur Général de l’Association, représentant l’ADPEP45 par délégation du Président, 
Deux Administrateurs de l’Association.
Deux Directeurs d’établissement ou services gérés par l’ADPEP45 (dont un du secteur « enfants » et un du secteur « adultes »). 
Le responsable des ressources humaines.

Cette saisine sera formulée par écrite et adressée à toutes les parties à l’accord. 

Au plus tard un mois après sa saisine, la commission rendra un rapport en faisant part de son analyse et de son avis. Ce rapport sera transmis à l’ensemble des membres du comité social et économique, ainsi qu’à la Direction, le lendemain de l’expiration de ce délai.

La difficulté d’interprétation, ayant fait l’objet de l’étude par la commission, sera fixée à l’ordre du jour de la réunion mensuelle du comité social et économique suivante la plus proche pour être débattue.


C)	SUIVI 

Afin d’examiner l’application du présent accord et ses éventuelles difficultés de mise en œuvre, il est créé une commission de suivi composée des membres suivants : 

a) Salariés : 

Une organisation représentative, signataire du présent accord composée de six personnes dont : 
Trois représentants CFDT,
Trois représentants CGT.

La représentation des salariés doit faire en sorte que les secteurs « enfants » et « adultes » soient équitablement représentés.

b) Employeur : 

Une délégation de l’employeur composée de six personnes dont : 
Le Directeur Général de l’Association, représentant l’ADPEP45 par délégation du Président, 
Deux Administrateurs de l’Association.
Deux Directeurs d’établissement ou services gérés par l’ADPEP45 (dont un du secteur « enfants » et un du secteur « adultes »). 
Le responsable des ressources humaines.

Cette commission de suivi se réunira, à l’initiative de la Direction, une première fois dans l’année suivant l’entrée en vigueur de l’accord, puis, une fois tous les ans, à l’initiative de l’une des parties.

Ces réunions donneront lieu à l’établissement d’un procès-verbal par la Direction. Une fois adopté par la majorité des membres présents de la commission, il pourra être publié sur les panneaux d’affichage réservés aux représentants du personnel ainsi que sur l’intranet de l’Association, le cas échéant.


D)	RENDEZ-VOUS

Les parties au présent accord seront tenues de se réunir sur convocation écrite (lettre ou mail) de l’employeur ou de son représentant, chaque année, dans le mois qui suit le jour anniversaire de l’entrée en vigueur du présent accord, afin de discuter de l’opportunité de réviser ce dernier. 

A ce titre, il est précisé que le présent accord pourra faire l’objet d’une révision par l’employeur et les organisations syndicales de salariés signataires du présent accord ou y ayant adhéré ultérieurement sans réserve et en totalité, conformément aux dispositions des articles L. 2261-7 et L. 2261-8 du code du travail. Toute demande de révision, obligatoirement accompagnée d’une proposition de rédaction nouvelle, sera notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des autres parties signataires.
Le plus rapidement possible et, au plus tard, dans un délai de deux mois à partir de l’envoi de cette lettre, les parties devront s’être rencontrées en vue de la conclusion d’un avenant de révision. Les dispositions, objet de la demande de révision, resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un tel avenant.


E)	DEPOT - PUBLICITE

Le présent accord sera déposé sur la plateforme de téléprocédure dans des conditions prévues par voie réglementaire, conformément aux dispositions de l’article L 2232-29-1 du code du travail.

Le présent accord sera également adressé par l’entreprise au greffe du Conseil de Prud’hommes du ressort du siège social.

Il est fait en nombre suffisant pour remise à chacune des parties. 


Il est affiché dans tous les établissements de l’Association sur les panneaux réservés à cet effet. 


A Orléans, le 1er décembre 2020


Pour l’Association ADPEP 45				 

Le Président							Le Directeur Général



Xxxx								Xxxx
	


Pour les organisations syndicales

Pour La CFDT							Pour la CGT



Xxxx								Xxxx