ACCORD SUR LE FONCTIONNEMENT ET
 LES MOYENS DES INSTITUTIONS REPRESENTATIVES DU PERSONNEL




Entre les soussignéEs :

La Société ELLISPHERE
Dont le siège social est situé 55 place Nelson Mandela 92 000 Nanterre
Représentée par XXXX
Agissant en qualité de Directeur des Ressources Humaines et des Moyens Généraux,
Ci-après dénommée « l’entreprise »

											D’une part,

ET


Les Organisations Syndicales représentatives dans l’entreprise, représentées par leurs Délégués Syndicaux :



	D’autre part,


Préambule

Suite à la mise en place du Comité Social et Economique (CSE) par accord d’entreprise, les partenaires sociaux ont souhaité aménager le nouveau dispositif légal afin de tenir compte des spécificités de l’entreprise.
Dans ce cadre, le présent accord d’entreprise a pour but d’organiser les modalités de fonctionnement et les moyens du nouveau CSE ainsi que de la délégation syndicale. 

Concernant plus particulièrement le CSE, il entend également préciser et ordonner la structure de la base de données économiques et sociales  mise à sa disposition ainsi que les modalités de consultation.

Il a donc été convenu ce qui suit : 


ARTICLE 1. CHAMP D’APPLICATION
Le présent accord s’applique au sein de la société ELLISPHERE.


ARTICLE 2. LE FONCTIONNEMENT DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE

Article 2.1. Présidence 
Le CSE est présidé par l’employeur ou son représentant. 

L’employeur ou son représentant peut être assisté par 3 collaborateurs ayant voix consultative. 


Article 2.2. Réunions du CSE
Le nombre de réunions annuelles du comité social et économique de l’entreprise est fixé à 12, soit une réunion chaque mois. Toutefois, le comité et la direction pourront convenir de l’absence de réunion au titre du mois d’Août, compte tenu de la période de congés. 

Les sujets relatifs à la santé, sécurité et conditions de travail devront être évoquées à minima 4 fois par an au cours de ces différentes réunions.

Une réunion spécifique sera, par ailleurs, dédiée à la formation.

Les réunions se tiennent avec les titulaires et les représentants syndicaux au CSE, par principe en plénière. Il pourra néanmoins être recouru à la conférence à distance jusqu’à quatre fois par an pour réunir le CSE.

Les réunions statutaires du CSE peuvent être enregistrées afin de faciliter la rédaction du procès-verbal.

Article 2.3. Tenue des réunions et frais de déplacement

Lorsque les réunions organisées par l’entreprise impliquent un déplacement des membres du CSE, les frais de déplacement de tous ses membres seront pris en charge par l’entreprise sur la base du barème entreprise en vigueur.

Le temps nécessaire au déplacement pour se rendre à une réunion sur invitation de l’employeur ne sera pas décompté du crédit d’heure et assimilé à du temps de travail. Ainsi par principe pour une réunion se déroulant l’après-midi, la journée est enregistrée en délégation employeur, intégrant temps de trajet et de réunion.

Dans le cadre de ce déplacement, si les élus préfèrent être sur place le matin d’une réunion afin de se concerter en réunion préparatoire ou du fait de la tenue d’une commission le matin, ce temps de réunion ne sera pas décompté du crédit d’heure et ils pourront partir la veille en fin de journée.
De sorte, le soir précédant la réunion du CSE, l’entreprise prendra en charge pour les membres élus un repas du soir et une nuit d’hôtel, avec un petit déjeuner.

Il est bien entendu que le temps passé à toute autre réunion à l’initiative des seuls  membres du CSE, ne sera pas assimilé à du temps de travail effectif sauf à s’imputer sur le crédit d’heures des membres du CSE. De même, les frais associés à ces réunions relèveront du budget de fonctionnement du CSE.

Article 2.4. Rôle respectif des membres titulaires et des membres suppléants
Conformément aux dispositions légales, seuls les titulaires siègent lors des réunions du CSE. Néanmoins, le titulaire empêché peut être remplacé par son suppléant pour toute la durée de la réunion.
A ce titre, il est convenu que les suppléants reçoivent les convocations aux réunions du CSE à titre indicatif afin de pouvoir participer aux réunions en cas d’absence des titulaires. En cas d’absence, le titulaire préviendra, dans les meilleurs délais :

le suppléant appelé à le remplacer, de son absence,
la Direction, de son absence et de la venue de son suppléant
ainsi que le secrétaire du CSE

Les titulaires pourront organiser un roulement éventuel pour permettre une meilleure participation des suppléants.
Par ailleurs, les suppléants ainsi que les représentants syndicaux au CSE, seront également destinataires des ordres du jour, des documents transmis aux membres titulaires et des projets de procès-verbaux. Ils sont soumis aux mêmes règles de secret professionnel et de confidentialité que les titulaires.

Il est précisé que, dans le cas où un titulaire absent n’aurait pu être remplacé par un suppléant lors d’une réunion du CSE, les votes et délibérations réalisés par l’instance à la majorité des membres présents sont réputés valides. 

Article 2.5. Le bureau du CSE
Le CSE désigne, parmi ses membres titulaires, un secrétaire et un trésorier conformément aux dispositions légales.

Afin d’assurer la continuité du fonctionnement de l’instance et répartir les charges inhérentes à ces fonctions, un secrétaire adjoint sera également désigné parmi les titulaires du CSE pour seconder le secrétaire. De même, un trésorier adjoint sera désigné parmi les membres du CSE.

Le règlement intérieur du CSE pourra prévoir d’autres membres si nécessaire, sans que cela n’octroie de moyens complémentaires.

Article 2.6. Heures de délégation 
Le crédit d’heures accordé à chaque membre titulaire du CSE est, au sens de la loi, fixé à 22h pour un effectif compris entre 200 et 499 salariés. 

Le solde non utilisé de crédit d’heures peut être reporté d’un mois sur l’autre. Cette règle ne peut conduire un membre à disposer, dans le mois, de plus d'une fois et demi le crédit d'heures de délégation dont il bénéficie.

Les membres du bureau disposent d’une enveloppe supplémentaire de 60 heures en vue de réaliser leurs missions ou à affecter à d’autres membres sur des besoins spécifiques du CSE. L’utilisation de ces heures donne lieu à délibération du CSE qui peut les combiner avec les transferts dans le cadre de la mutualisation des heures.

La loi définie les conditions d’exercice d’une telle modalité : les membres titulaires de la délégation du personnel du CSE concernés informent l'employeur du nombre d'heures réparties au titre de chaque mois au plus tard huit jours avant la date prévue pour leur utilisation. L'information de l'employeur se fait par un document écrit précisant leur identité ainsi que le nombre d'heures mutualisées pour chacun d'eux.

Le secrétaire assurera la communication de cette information sur la base d’un reporting transmis à l’employeur. Le modèle de ce reporting sera établi en concertation entre le secrétaire et l’employeur.

Article 2.7. Local
Sur chacun des grands sites (Nanterre, Lyon et Tours), un local est mis à disposition du CSE et de ses émanations (Commission santé, sécurité et conditions de travail, représentants de proximité…). Ce local est partagé avec la délégation syndicale.
Les représentants du personnel sont autorisés à utiliser les salles de Visioconférence dans le cadre de l’exercice de leur mission, afin de faciliter la concertation des membres du CSE des différents sites dans la mesure où cet usage est raisonnable et ne génère pas de gêne pour les  autres utilisateurs de l’entreprise.

Article 2.8. Budget du CSE
Les budgets alloués au CSE sont constitués : 

d’une subvention de fonctionnement sur la base de 0,20% de la masse salariale brute de l’entreprise, telle que définie par les textes en vigueur.

d’une subvention des activités sociales et culturelles de 1,25% de la masse salariale brute.


ARTICLE 3. LES CONSULTATIONS DU CSE

Article 3.1. Délai de consultation
Pour l’ensemble des consultations pour lesquelles la loi n’a pas fixé de délai spécifique, le CSE est tenu de rendre ses avis dans un délai d’un mois, hors situation de recours à un expert. Dans ce dernier cas, le délai est porté à 2 mois. A l’expiration de ce délai, le CSE est réputé avoir donné un avis négatif s’il ne rend pas expressément un avis.

Le délai de consultation du CSE court à compter de la transmission de  l’information par l’employeur. La mise à disposition des informations dans la BDES détermine la date de transmission des informations, y compris pour les consultations ponctuelles. L’employeur informe le secrétaire et le secrétaire adjoint de cette mise à disposition. 

Article 3.2. Informations et consultations récurrentes

Le CSE est consulté sur les trois grandes consultations (article L.2323-6) : 
les orientations stratégiques de l’entreprise ;
sa situation économique et financière
sa politique sociale, les conditions de travail et l’emploi. 

La consultation sur chacun de ces thèmes peut être réalisée en une seule consultation ou séparément. Dans ce deuxième cas, l’ordre du jour précise les thèmes sur lesquels le CSE sera consulté. Un avis distinct est alors rendu sur chacun des thèmes.

Article 3.2.1 Les orientations stratégiques de l’entreprise tous les 2 ans.

Le plan stratégique est présenté tous les deux ans et donne lieu à consultation avec aide éventuelle d’un expert-comptable dans les conditions légales. Les ajustements éventuels donnent lieu à information. Un point d’étape sera effectué chaque année. L’information relative au lancement de projets dans le cadre de la réalisation de ce plan se fait tout au long de l’année au moment des mises en œuvre.
En cas de réorientation stratégique, la Direction procèdera à une nouvelle consultation y compris avant la fin des deux ans.

Article 3.2.2 La situation économique et financière de l’entreprise chaque année.

Cette consultation porte sur le résultat de l’entreprise, les perspectives pour l’année à venir et les documents comptables.

En vue de la consultation sur la situation économique et financière de l'entreprise, l'employeur met à la disposition du CSE les informations prévues dans la BDES conformément à l’article R2312-7 du code du travail.

Article 3.2.3 La politique sociale, les conditions de travail et de l’emploi de l’entreprise chaque année.

En vue de la consultation sur la politique sociale, les conditions de travail et l'emploi, l'employeur met à la disposition du CSE les informations dans la BDES.

Article 3.3. Les consultations ponctuelles
Le CSE est informé et consulté ponctuellement sur les questions intéressant l'organisation, la gestion et la marche générale de l'entreprise et notamment sur :
Les mesures de nature à affecter le volume ou la structure des effectifs ;
La modification de son organisation économique ou juridique ;
les licenciements collectifs pour motif économique ; 
Les opérations de concentration, rachat…


ARTICLE 4. LA BASE DE DONNEES ECONOMIQUES ET SOCIALES

Article 4.1. Mise à disposition de la BDES
Une base de données économique et sociale (BDES) a été mise en place par l’entreprise sur un format dématérialisé avec accès personnalisé. Elle rassemble l'ensemble des informations nécessaires aux consultations et informations du CSE.

La BDES est accessible aux membres du CSE ainsi qu’aux représentants syndicaux au CSE et aux délégués syndicaux d’entreprise qui sont tenus au secret professionnel et à une obligation de confidentialité et de discrétion à l’égard des informations présentées.

Les informations versées dans la BDES portent sur les deux années précédentes et l’année en cours lorsque celles-ci sont connues. Les éléments d’information sont mis à jour régulièrement, mensuellement, trimestriellement ou annuellement selon les obligations légales.

Article 4.2. Architecture et contenu de la BDES
L’architecture et le contenu de la BDES sont définis d’un commun accord, en conformité avec les dispositions légales d’ordre public, et des informations complémentaires dont pourraient convenir les partenaires sociaux. La structure de la BDES, le détail et la répartition des différentes rubriques ainsi que leur positionnement sont, à ce jour, prévus en annexe du présent accord. Elle s’adaptera bien entendu à l’évolution législative et règlementaire en la matière.

ARTICLE 5. LES DELEGUES SYNDICAUX
Article 5.1. Missions
Désignés par leur propre organisation syndicale, les délégués syndicaux ont notamment pour mission d'exprimer les revendications collectives et individuelles des salariés notamment sur les salaires, l’emploi, les conditions de travail et la formation et de négocier et conclure des accords collectifs.

Article 5.2. Nombre
Chaque organisation syndicale représentative dans l’entreprise peut désigner un délégué syndical d’entreprise qui sera compétent sur le plan national et bénéficiera d’un crédit d’heures augmenté en conséquence dans les conditions définies ci-après.

Par ailleurs, chaque organisation syndicale représentative peut procéder à la désignation de son représentant syndical d’entreprise auprès du CSE.

Article 5.3. Moyens
Le crédit d’heures de chaque délégué syndical d’entreprise est porté à 35 heures par mois.

De plus, il sera accordé une enveloppe de frais de déplacement de 4 voyages syndicaux par organisation représentative et par an, afin de permettre au délégué syndical d’entreprise d’exercer ses missions syndicales sur des sites différents de son lieu d’affectation habituel. 

Dans la mesure du possible, les délégués syndicaux d’entreprise veilleront à optimiser ces déplacements pour une meilleure maitrise des coûts.

L’entreprise prendra en charge les frais de transport, de restauration et d’hébergement à concurrence d’une nuitée et de deux repas par déplacement. 


ARTICLE 6. DISPOSITIONS COMMUNES EN MATIERE DE MODALITES DE FONCTIONNEMENT DES INSTANCES REPRESENTATIVES.

Article 6.1. Barème de Frais applicable 
Les frais devant être pris en charge par l’entreprise devront respecter le barème des frais en vigueur au sein de cette dernière.
Ils suivent le processus défini dans l’entreprise et sont validés par la DRH.

Article 6.2. Gestion des heures de délégation
Pour rappel, l'exercice d'un mandat suppose une information préalable de son supérieur hiérarchique et de la DRH par le représentant du personnel du temps pris pour assurer sa mission. 
Cette information préalable ne constitue pas un contrôle a priori de l’utilisation de ces heures de délégation.
Le temps passé en délégation est décompté comme temps passé hors du poste de travail, que cette délégation s’opère en dehors ou à l’intérieur de l’entreprise.
Cette information préalable prend la forme d’un mail précisant la date et l’heure de départ, la nature du mandat au titre duquel le crédit d’heures est pris, la durée prévisible de l’absence et l’heure prévisible de retour. 
A ce titre, une procédure spécifique et unique est établie et communiquée aux intéressés. L’utilisation d’un outil de gestion du temps électronique, type e-Temptation, permet de faciliter cette gestion. 
Dans la mesure du possible et dans le respect des libertés syndicales, chaque titulaire d’un mandat, bénéficiant d’un crédit d’heures, communique à sa hiérarchie les absences prévisibles à ce titre. 
Article 6.3.Communication
Pour permettre aux représentants du personnel d’utiliser des moyens modernes de communication, ceux-ci ont un accès internet dans les conditions fixées par l’accord intranet en vigueur.

ARTICLE 7. DUREE ET DATE D’EFFET DE L’ACCORD 
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et prend effet à compter de son dépôt.
Il peut être révisé ou dénoncé dans les conditions définies par la loi, notamment au cas où les conditions ayant présidé à sa mise en place seraient changées ; telles que l’évolution de l’environnement économique, de la législation ou de toutes autres circonstances.

ARTICLE 8. FORMALITES

La Direction notifiera, sans délai, par courrier recommandé avec avis de réception (ou lettre remise en main propre contre décharge aux délégués syndicaux), le présent accord à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise.

Le présent accord donnera lieu à dépôt auprès de la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l'Emploi (DIRECCTE) dans les conditions prévus aux articles L.2231-6 et D.2231.2 du Code du travail.  
Un exemplaire sera également adressé au greffe du Conseil de Prud’hommes de Nanterre.

Une copie sera déposée en version anonyme sur une base de données nationale.

Le présent accord fera l’objet d’une publicité auprès des salariés de l’entreprise selon les modalités de communication d’usage en vigueur dans l’entreprise.
Le présent accord est fait en nombre suffisant pour remise à chacune des parties.

 Fait à NANTERRE, le 17/07/2018


ANNEXE BASE DE DONNEES ECONOMIQUES ET SOCIALES




Une rubrique confidentielle permet de déposer des documents dont la stricte confidentialité doit être respectée avant une information plus générale ou compte tenu de l’aspect sensible de cette information.

Une rubrique stratégie entreprise permet de déposer les documents relatifs aux projets majeurs de l’entreprise avec impact sur le processus de production, l’organisation, et l’emploi.