ACCORD DE FONCTIONNEMENT DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE ET DE DIALOGUE SOCIAL 

Entre les soussignés :
Entre l’association et l’organisation syndicale CFDT
PRÉAMBULE

L’ordonnance N°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise a profondément réformé le paysage de la représentation du personnel en créant une instance unique de dialogue social, le Comité Social et Economique (CSE).

L’ordonnance n°2017-1718 du 20 décembre 2017, publiée au JO du 21 décembre, a complété les termes de l’ordonnance du 22 septembre 2017. 

Soucieux de préserver la qualité du dialogue social dans ce nouveau cadre légal et d’organiser au mieux la représentation du personnel afin de la rendre plus efficace et en cohérence avec la réalité de l’organisation du XXX, une négociation avec le délégué syndical de l’organisation syndicale CFDT a été engagée afin de fixer, par accord, les modalités de mise en place et de fonctionnement du Comité Social et Economique (CSE).

Dans ce contexte, la Direction et l'Organisation Syndicale signataire du présent accord ont convenu des dispositions visant à déterminer la composition et le fonctionnement du CSE.

Les discussions entre la Direction et les organisations syndicales, lors des réunions qui se sont tenues les 09/01/2020, 05/03/2020, ont abouti au présent accord par lequel les parties conviennent des principes et des dispositions suivantes :

Composition du Comité Social et Economique

Représentant de l’Employeur

L’Employeur sera représenté de façon permanente au sein du CSE par le représentant légal ou son représentant, assisté, le cas échéant, de trois membres ayant voix consultative.

Représentants élus titulaires et suppléants

Le nombre d’élus titulaires et suppléants au CSE est défini conformément aux dispositions des protocoles d’accords préélectoraux signés pour l’élection 2019 du CSE.
Le nombre de mandats successifs des membres du CSE est limité à trois, conformément aux dispositions légales en vigueur (article L.2314-33 du Code du travail).
Cette limitation prend effet à compter du 1er janvier 2020.

Représentant syndical

Chaque organisation syndicale représentative au niveau du XX  représentant syndical au CSE, choisi parmi les membres du personnel de l’entreprise.

Les représentants syndicaux assisteront aux réunions du CSE avec voix consultative.

Autre(s) membre(s)

Lorsqu’il sera inscrit à l’ordre du jour des points portant sur la santé, la sécurité et les conditions de travail et pour ces seuls points, seront convoqués avec voix consultative :
le médecin du travail et son équipe (infirmière de santé au travail…),
l’inspection du travail,
les agents des services de prévention des organismes de sécurité sociale (Carsat),
le référent santé et sécurité au travail.

Autre(s) invité(s)

En fonction des sujets abordés, les parties conviennent que la Direction et/ou le CSE puissent inviter un ou plusieurs collaborateur(s) / intervenants extérieurs (organisme de prévoyance, experts…) ayant la connaissance du sujet abordé lors de la réunion afin de permettre aux élus d’avoir la meilleure compréhension du projet ou du sujet traité. Les personnes invitées n’assistent à la séance que pour le ou les seuls points pour lesquels elles ont été invitées.


Fonctionnement et organisation du Comité Social et Economique

Bureau du CSE

Le CSE est doté d’un bureau composé :
d’un (e) secrétaire,
d’un (e) secrétaire adjoint,
d’un (e) trésorier (ière),
d’un (e) trésorier (ière) adjoint (e),
d’un (e) référent (e) sur la prévention des luttes contre les violences sexistes et sexuelles au travail (VSST).

Les membres du bureau du CSE sont désignés parmi les élus du CSE, à la majorité des membres du CSE présents lors du vote.
Les élus suppléant peuvent avoir une fonction d’adjoint au secrétariat ou trésorier.

Ils sont dotés des prérogatives définies par la loi, notamment :
secrétaire du CSE : établissement de l’ordre du jour des réunions du CSE et des procès-verbaux des réunions (articles L.2315-29, L.2325-34, R.2325-25 du Code du travail) ;
trésorier du CSE : gestion des ressources et la tenue de la comptabilité de l’instance.


Convocation, ordre du jour et documents afférents

La convocation est établie par l’Employeur ou son représentant.

L’ordre du jour est élaboré conjointement par le secrétaire ou, en son absence le secrétaire adjoint, et le Président du CSE ou son représentant.
Dans la mesure du possible et hors urgence ou circonstances exceptionnelles, l’ordre du jour est établi au moins 8 jours calendaires avant la date de la réunion.

La convocation, l’ordre du jour et les documents afférents sont adressés aux membres (Cf. article 1) dans la mesure du possible 8 jours calendaires avant la date de la réunion, hors urgence et circonstances exceptionnelles.

Il est également convenu que la convocation, l’ordre du jour et les documents afférents sont adressés sous format dématérialisé aux représentants du personnel au CSE (titulaires, suppléants, représentants syndicaux), par messagerie électronique à leur adresse professionnelle CSE.

Concernant les personnes étrangères au CSE convoquées aux réunions en lien avec la santé, la sécurité et les conditions de travail (médecin du travail, inspecteur du travail, les agents des services de prévention des organismes de sécurité sociale, référent santé et sécurité au travail), les convocations, ordres du jour et documents afférents leur sont également adressés par messagerie électronique à leur adresse professionnelle.

Nombre de réunions ordinaires

Le CSE se réunit 6 fois par an, à raison d’une réunion tous les deux mois, à l’exception du mois d’août.

Par ailleurs, 3 réunions par an sur les 6 précitées seront consacrées en partie à la santé, la sécurité et aux conditions de travail.

Un calendrier prévisionnel annuel des réunions ordinaires du CSE est communiqué lors de la première réunion de l’année.

Réunions exceptionnelles

En dehors des réunions ordinaires, le CSE peut se réunir en séance exceptionnelle, afin de traiter d’un sujet dont le caractère sera jugé préoccupant et qui nécessitera en urgence une consultation des membres du CSE.

La demande d’une réunion extraordinaire est formulée par :

Deux membres titulaires ou suppléants
Et

l’Employeur.

L’Employeur réunit alors le CSE dans les plus brefs délais qui ne pourra excéder 8 jours calendaires.
Règlement intérieur du CSE

Le CSE détermine, dans le cadre d’un règlement intérieur, les modalités de son fonctionnement et celles de ses relations avec les salariés de l’entreprise pour l’exercice des missions qui lui sont conférées.

Ce règlement intérieur est établi conjointement par le secrétaire, les élus et le président ou son représentant en cohérence avec le présent accord de fonctionnement.

Règles de suppléance et membres disposant d’une voix délibérative

Les membres titulaires du CSE et les membres suppléants siègent aux réunions du CSE préparation et plénière.
Ainsi, conformément aux dispositions légales en vigueur (article L.2314-37 du Code du travail), lorsqu'un membre titulaire cesse ses fonctions (démission, rupture de son contrat de travail, etc.), ou est momentanément absent pour une cause quelconque, il est remplacé par un suppléant du même collège.
Le suppléant devient titulaire, selon le cas, jusqu'au retour de celui qu'il remplace ou jusqu'au renouvellement de l'institution.
Lors des délibérations, seuls sont appelés à voter les membres titulaires du CSE et les membres suppléants remplaçant les titulaires absents.
Les membres ayant une voix consultative ne participent pas aux votes.

Les élus ne pouvant se rendre à une réunion du CSE dont la convocation a été adressée par le secrétaire du CSE ou l’employeur, quel que soit le motif de celle-ci, devront informer le secrétaire du CSE au plus tard 5 jours avant la réunion, sauf circonstances exceptionnelles.
De même, les élus devront en informer leur responsable hiérarchique, dans les mêmes délais.

Délai de consultation pour les consultations ponctuelles

Le délai de consultation permet aux membres du CSE d’exercer au mieux leur compétence, en fonction de la nature et de l’importance des questions soumises.

Le délai de consultation pour les consultations ponctuelles est de 30 jours (2 mois lors d’une intervention d’un expert), à compter de la communication par l’employeur des informations ou de la mise à disposition actualisée de la BDES.

En l’absence de communication de la part de l’employeur et à l’expiration de ce délai, le CSE est réputé avoir été consulté et avoir rendu un avis négatif.

Procès-verbaux des réunions

Les délibérations du CSE sont consignées dans un procès-verbal établi par le secrétaire du CSE.

Le procès-verbal est établi et communiqué à l’Employeur, aux Représentants Syndicaux,  aux élus et aux invités dans un délai de 30 jours suivant la réunion à laquelle il se rapporte et au moins 10 jours avant la date de la rencontre suivante prévue.
L’employeur, Les Représentants Syndicaux,  les élus et aux invités peuvent apporter leurs amendements dans les 5 jours et en faire retour au secrétaire.
Le procès-verbal est ensuite communiqué aux membres du CSE avec la convocation et l’ordre du jour de la réunion suivante pour être adoptée à la majorité des membres élus présents.


Moyens du Comité Social et Economique

Heures de délégation

Le crédit d’heures des membres titulaires du CSE est déterminé en fonction de l’effectif de l’entreprise conformément aux dispositions légales et réglementaires applicables ainsi qu’aux dispositions des protocoles d’accord préélectoraux signés pour l’élection du CSE, soit 19 heures mensuelles.

Le crédit d’heures ne peut pas être augmenté, sauf en cas de circonstances exceptionnelles définies par la jurisprudence. Il s’agit de situations nécessitant de la part du représentant, un surcroît des démarches et d’activité débordant de ses tâches coutumières en raison, notamment, de la soudaineté de l’événement ou de l’urgence des mesures à prendre.

Report d’heures de délégation (article R.2315-5 du Code du travail)

Les membres titulaires du CSE ont la possibilité de reporter le crédit d’heures qu’ils n’auraient pas utilisé un mois donné sur le mois suivant, dans la limite de 12 mois.
A ce titre, les parties conviennent que les 12 mois précités correspondent à l’année civile, soit à la période du 1er janvier au 31 décembre, hors année des élections professionnelles. Pour les années d’élections professionnelles, le report est possible du mois d’élection du CSE jusqu’au 31 décembre suivant.

Par ailleurs, conformément aux dispositions réglementaires, la mise en œuvre de ces règles ne peut pas conduire un membre du CSE à utiliser, dans le mois, plus de 1,5 fois le crédit d’heures mensuel d’un titulaire.
Les membres titulaires du CSE doivent informer la Direction des Ressources Humaines du nombre d’heures reportées au titre de chaque mois, au plus tard le dernier lundi du mois concerné.
Cette information se fait par mail ou courrier auprès de la Direction des Ressources Humaines, précisant l’identité du membre concerné ainsi que le nombre d'heures reportées.
Cette échéance peut être modifiée en cas de circonstances exceptionnelles et sous réserve d’une demande motivée par mail auprès de la Direction des Ressources Humaines.

Répartition des heures de délégation entre membres titulaires et/ou entre membres titulaires et membres suppléants

Il est rappelé que les suppléants ne bénéficient pas de crédit d’heures individuel. Cependant, en application des dispositions de l’article L.2315-9 du Code du travail, les heures de délégation peuvent être mutualisées entre les membres du CSE.
Les membres du CSE peuvent se répartir les heures entre eux (entre membres titulaires ou avec les membres suppléants) sans que cela ne conduise l’un d’eux à disposer dans le mois, de plus de 1,5 fois le crédit d’heures individuel de délégation dont bénéficie un membre titulaire (Cf. article R.2315-6 du Code du travail).
Pour ce faire, les membres titulaires du CSE doivent informer la Direction des Ressources Humaines par mail du nombre d’heures réparties au titre de chaque mois au plus tard 3 jours avant la date prévue pour leur utilisation.
Dans ce cas, les membres bénéficiaires doivent en informer leur hiérarchie en respectant un délai de prévenance de 3 jours.

Prévisionnel mensuel d’utilisation des heures de délégation

Le prévisionnel mensuel d’utilisation des heures de délégation n’est pas une demande d’autorisation préalable.
Il permet d’informer l’employeur de l’utilisation par les représentants du personnel du CSE de leur crédit d’heures : il vaut preuve que l’absence du salarié est liée à l’utilisation des heures de délégation.

Le formulaire « Bon de délégation » (Cf. Annexe 1) doit être rempli et transmis au responsable hiérarchique par mail ou remis en mains propres contre signature, au plus tard le dernier jour du mois précédant l’utilisation de ces heures, et en tout état de cause au moins 48 heures avant toute utilisation d’heures de délégation.

Si le prévisionnel est amené à évoluer en cours du mois, le représentant du personnel du CSE doit informer son supérieur hiérarchique direct, ou à défaut la DRH, au minimum 48 heures avant tout nouvelle utilisation d’heures, sauf cas exceptionnels.

Bilan mensuel des heures de délégation 

Le formulaire « Bilan mensuel des heures de délégation » (Cf. Annexe 2) permet de comptabiliser les heures utilisées pendant et hors temps de travail dans le cadre des délégations et de les intégrer au planning réalisé.

Le formulaire « Bilan mensuel des heures de délégation » doit être remis au responsable hiérarchique avant le 7 du mois suivant pour que les éléments soient intégrés au planning réalisé. Le formulaire doit être également transmis à la Direction des Ressources Humaines dans les mêmes délais.

La Base de données économiques et sociales (BDES) : support des informations nécessaires aux consultations

La BDES permet la mise à disposition des informations nécessaires aux trois consultations récurrentes, mais également aux consultations ponctuelles.

Les représentants du personnel au CSE (titulaires et suppléants), ainsi que les représentants syndicaux et les délégués syndicaux y ont accès. Ils sont tenus à une obligation de secret professionnel et de discrétion.

La BDES est tenue à disposition sur un support informatique.
La Direction des Ressources Humaines informe les représentants du personnel ci-dessus mentionnés de son actualisation. (Par mail)

Formation des membres du CSE

En matière économique

Les élus titulaires et suppléants du CSE, bénéficieront d’un stage de formation en matière économique dans les conditions fixées par les dispositions légales et réglementaires applicables.

Conformément au code du travail, cette formation est financée par le CSE sur son budget de fonctionnement si besoin elle peut être en partie financée par l'employeur.
 
Cette formation est réalisée sur le temps de travail des membres.
Le temps consacré à cette formation n’est pas imputé sur le crédit d’heures.

En matière de santé, sécurité et de conditions de travail

Les élus du CSE bénéficieront d’une formation de 3 jours en matière de santé, sécurité et de conditions de travail, dans les conditions fixées par les dispositions légales et réglementaires applicables.

Cette formation sera financée par l’employeur dans le respect des dispositions légales et réglementaires prévues à cet effet.
 
Elle est réalisée sur leur temps de travail.
Le temps consacré à cette formation n’est pas imputé sur le crédit d’heures.

Moyens matériels du CSE

Un local aménagé et adapté aux nombres d’élus, pourvu du matériel nécessaire (ordinateur, téléphone et photocopieur), est mis à disposition du CSE par l’Employeur.

Ressources du CSE

Budget de fonctionnement

En application des dispositions légales, l’Employeur verse au CSE une subvention annuelle de fonctionnement correspondant à 0,20% de la masse salariale brute.

L’assiette de calcul du budget de fonctionnement est constituée par l’ensemble des gains et rémunérations soumis à cotisations de sécurité sociale (article L.242-1 du code de la sécurité sociale), à l’exception des indemnités versées à l’occasion de la rupture du contrat de travail à durée indéterminée.

Budget des activités sociales et culturelles

L’Employeur verse au CSE chaque année une contribution pour financer les institutions sociales en à 1.20% de la masse salariale brute

L’assiette de calcul du budget des activités sociales et culturelles est constituée par l’ensemble des gains et rémunérations soumis à cotisations de sécurité sociale (article L.242-1 du code de la sécurité sociale), à l’exception des indemnités versées à l’occasion de la rupture du contrat de travail à durée indéterminée.
Modalités de versement du budget

Le budget annuel est versé en deux fois, au plus tard le 15 janvier et le 15 juillet, sur la base d’une estimation annuelle communiquée par la Direction des Ressources Humaines au début de l’année. Une régularisation est effectuée au mois de janvier N+1, le cas échéant.

Transfert des reliquats budgétaires

Le CSE pourra décider, par délibération de ses membres Titulaires & suppléants, de transférer dans les conditions et limites fixées par la réglementation du montant de l’excédent annuel du budget de fonctionnement au financement des activités sociales et culturelles, dans les conditions et limites fixées par décret.

Financement des expertises

Conformément à l’article L.2315-80 du code du travail, lorsque le CSE décide du recours à l'expertise, les frais d'expertise sont pris en charge soit par l’Employeur, soit par le CSE sur son budget de fonctionnement à hauteur de 50% et par l'Employeur à hauteur de 50%, soit par le CSE pour les expertises libres (en application de l’article L.2315-81 du Code du travail).

Calendrier des négociations avec les délégués syndicaux

Les délégués syndicaux sont désignés parmi les candidats aux élections professionnelles. Ils doivent avoir recueilli, à titre personnel et dans leur collège, au moins 10% des suffrages exprimés au 1er tour des dernières élections au comité social et économique (CSE).

En l'absence de candidat justifiant d'un score électoral d'au moins 10 %, le syndicat peut désigner un candidat qui a réalisé un score moindre ou un de ses adhérents dans l'entreprise ou l'établissement.

La loi relative au dialogue social réunit les thèmes de négociations obligatoires en 2 grands blocs :

Rémunération, temps de travail et partage de la valeur ajoutée,
Égalité professionnelle femmes/hommes, qualité de vie au travail et handicap

Le premier bloc rassemble les thèmes suivants :

Salaires effectifs ;
Durée et organisation du travail (notamment la mise en place du travail à temps partiel) ;
Suivi de la mise en œuvre des mesures visant à supprimer les écarts de rémunération et les différences de déroulement de carrière entre les femmes et les hommes ;
Intéressement, participation et épargne salariale (à défaut d'accord d'intéressement, d'accord de participation, de plan d'épargne d'entreprise, de Perco ou d'accord de branche prévoyant ces dispositifs).

Cette négociation a lieu tous les ans.


Le deuxième bloc sur l'égalité professionnelle femme/homme et la qualité de vie au travail et handicap porte sur :

les objectifs et les mesures permettant d'atteindre l'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes, notamment en matière de suppression des écarts de rémunération, d'accès à l'emploi, de formation professionnelle, de déroulement de carrière et de conditions de travail ;
l'articulation entre la vie personnelle et la vie professionnelle pour les salariés ;
les mesures permettant de lutter contre toute discrimination en matière de recrutement, d'emploi et d'accès à la formation professionnelle ;
les mesures relatives à l'insertion professionnelle et au maintien dans l'emploi des travailleurs handicapés ;
l'exercice du droit d'expression des salariés ;
les modalités de définition d'un régime de prévoyance et d'un régime de remboursements complémentaires de frais de santé (à défaut de couverture par un accord de branche ou un accord d'entreprise) ;
la prévention de la pénibilité.

Les parties conviennent que la négociation sur ces thèmes est triennale.

Dès le début de ces négociations, le calendrier et les documents sont définis entre les participants.

Entrée en vigueur de l’accord, durée, révision, dénonciation formalités et dépôt de publicité

Le présent Accord est conclu pour une durée déterminée courant jusqu’à la fin du mandat des membres du CSE dont le mandat a commencé à courir au 1er janvier 2020 et entre en vigueur le lendemain de la réalisation des formalités de dépôt nécessaires.

Le présent Accord peut faire l’objet d’une demande de révision par l’une des Parties dans un délai de trois mois à compter de sa date d’entrée en vigueur.

Toute demande de révision, obligatoirement accompagnée d’une proposition de rédaction nouvelle, est notifiée par la Partie en faisant la demande par lettre recommandée avec accusé de réception ou par courriel avec accusé de réception aux autres Parties.

Un exemplaire original du présent Accord est établi pour chaque Partie.

Le présent Accord est porté à la connaissance des salariés de l’association.

Le présent Accord est déposé par l’employeur conformément aux dispositions réglementaires du Code du travail.

Fait à Paris, en trois exemplaires originaux,

Le 25 juin 2020,


Directeur général      							Délégué syndical central


ANNEXE 1 – BON DE DELEGATION

ANNEXE 2 – BILAN MENSUEL DES HEURES DE DELEGATION