Accord d’entreprise sur le bon usage des outils numériques et sur le droit à la déconnexion



Entre les soussignés :

La Société RENE LE NOUY dont le siège social est situé ZI de Rosculec n°1 – BP 14
29510 Briec de l’Odet
Inscrite au RCS de Quimper sous le n° 343 721 015

Représentée par Monsieur XXX, agissant en qualité de Directeur Général.

Ci-après dénommée « la Société »

D’une part

Et :

Monsieur XXX, 
Délégué syndical CFDT suivant désignation en date du 10 janvier 2017.
Syndicat représentant 100 % des suffrages exprimés au premier tour des titulaires des dernières élections de la Délégation unique du personnel

D’autre part

PREAMBULE 

La loi Travail du 8 août 2016 a consacré un droit à la déconnexion des salariés, et a renvoyé à la négociation collective au niveau de l’entreprise le soin d’en déterminer les modalités.
Depuis le 1er janvier 2017, la négociation annuelle « égalité professionnelle et qualité de vie au travail » doit aborder les modalités du plein exercice par le salarié de son droit à la déconnexion et la mise en place par l’entreprise de dispositifs de régulation de l’utilisation des outils numériques, en vue d’assurer le respect des temps de repos et de congés ainsi que la vie personnelle et familiale (Article L2242-17 7° du code du travail). La présente Charte a pour objet de répondre à ces objectifs.

Il est rappelé que le bon usage des outils informatiques est de la responsabilité de tous et que chaque salarié, à son niveau, est acteur du respect du droit à la déconnexion et ainsi de la qualité de vie au travail. C’est pourquoi les règles et principes énoncés ci-dessous doivent être respectés indépendamment du poste occupé au sein de l’entreprise. 

L’entreprise souhaite le meilleur épanouissement personnel et professionnel pour chacun de ses collaborateurs, quelque soit le métier, la fonction. Dans cette optique, un usage responsable des outils numériques y contribuera. Cet accord, a été élaboré dans cet esprit.

En application de l’article L. 2242-17 7° du code du travail, des NAO se sont déroulées du 05/01/2018 au 30/01/2018 et ont débouchées sur cet accord d’entreprise.

Cet accord a fait l’objet d’une information consultation du CHSCT en date du 23/01/2018 et de la délégation unique du personnel en date du 19 février 2018.

Article 1er : Salariés concernés
Sont concernés tous les collaborateurs de l’entreprise utilisant les Technologies de l’Information et de la Communication (TIC).
Article 2 : Les outils numériques concernés
Les Technologies de l’Information et de la Communication (TIC) font aujourd’hui de plus en plus partie intégrante de l’environnement de travail et sont indispensables au fonctionnement de l’entreprise.

Sont ainsi visés :
les outils physiques connectés tels que les ordinateurs (fixes, portables), les tablettes, les téléphones portables, les smartphones…
et les outils dématérialisés tels que les connexions à distance, les courriers électroniques, l’internet, réseaux sociaux… 

Article 3 : Règles de bon usage des outils numériques
L’ensemble de ces outils permet aux salariés d’être joignables aisément et à distance. 

Ils facilitent les échanges d’informations et permettent une communication en temps réel en s’affranchissant des barrières spatiales et temporelles.

En cela, ils permettent une meilleure circulation de l’information, et plus globalement des données et améliorent tant la productivité que la réactivité des acteurs de l’entreprise.

Pour autant, cette accélération de la circulation de l’information en modifiant les relations et l’environnement de travail peut induire des effets négatifs (le sentiment d’urgence lié à la réactivité que semblent « imposer » l’outil et la fluidité de l’information, le sentiment d’un trop plein d’informations et de sollicitations rendant difficile la hiérarchisation des priorités, l’augmentation des interruptions dans l’exécution des tâches, l’empiètement de la vie professionnelle sur la vie privée et inversement…).

Pour l’ensemble de ces raisons, l’entreprise a décidé de fixer la liste des règles et principes de bon usage des outils numériques afin de favoriser des pratiques professionnelles harmonieuses et propices à un environnement de travail efficace et qualitatif.

Ainsi qu’il l’a été rappelé dans le préambule ci-dessus, la bonne utilisation des outils numériques est l’affaire de tous. 

Il est également rappelé que si l'employeur est tenu de prendre les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des salariés (article L.4121-1 du code du travail) « il incombe à chaque travailleur de prendre soin, en fonction de sa formation et selon ses possibilités, de sa santé et de sa sécurité ainsi que de celles des autres personnes concernées par ses actes ou ses omissions au travail » (article L.4122-1 du code du travail).

Lors de leur activité professionnelle, chaque salarié s’engage à se conformer aux règles de bon usage des outils numériques suivantes :

Favoriser les échanges directs (téléphone, réunion physique) lorsque les sujets à aborder sont complexes ou susceptibles de situations conflictuelles ; 
S’interroger sur la pertinence de l’utilisation de la messagerie électronique professionnelle par rapport aux autres formes de communication disponibles (Notes NAV, échanges directs, téléphone…) ;
Indiquer un objet précis permettant au destinataire d’identifier rapidement le compte-tenu du courriel.
Cibler avec précision le ou les destinataires et utiliser avec modération les fonctions de mise en copie ;
Choisir plutôt de mettre un seul destinataire direct par mail en vue de faciliter la compréhension du mail et donc des actions à développer le cas échéant
Préciser si le dossier est urgent et indiquer son délai maximal de traitement ;
Ne pas écrire en majuscules car cela peut susciter un sentiment d’agression chez le récepteur ;
Limiter au strict nécessaire l’insertion des pièces jointes ; 
Désactiver les alertes sonores et visuelles lors de l’arrivée des nouveaux messages (mail, sms…) afin de limiter le nombre d’interruptions dans l’exécution des tâches ;
Actionner le « gestionnaire d’absences du bureau » et indiquer le nom d’une personne à contacter dans le message d’absence du bureau ;
Se réserver des plages horaires consacrées à la consultation et au traitement des messages ;
Éviter des fichiers lourds (supérieur à 3 Mo) et privilégier les documents .pdf (Plus faciles pour les collaborateurs itinérants)



Article 4 : Droit à la déconnexion
4.1 Affirmation et modalités d’exercice du droit à la déconnexion 
La présente Charte consacre un droit individuel à la déconnexion pour chaque salarié de l’entreprise.

Ce droit à la déconnexion se traduit par l’absence d’obligation, pour chaque salarié, d’utiliser, pour des motifs professionnels, les TIC mis à sa disposition par l’entreprise ou encore ceux qu’il possède à titre personnel en dehors des périodes habituelles de travail et notamment lors :

des périodes de repos quotidien, 
des périodes de repos hebdomadaire,
des absences justifiées pour maladie ou accident,
et des congés de quelque nature que ce soit (congés payés, maternité, JRTT, JNT,…).

Ainsi, en dehors des périodes d’astreintes, aucun salarié n’est tenu de répondre au téléphone, aux mails, aux messages, aux SMS adressés durant les périodes visées ci-dessus.

De même, pendant ces mêmes périodes aucun salarié n’est tenu, en dehors des périodes d’astreintes, de se connecter à distance par tout moyen pour prendre connaissance de messages de quelque nature que ce soit.

En cas de circonstances très exceptionnelles, résultant d’une situation d’urgence, des exceptions au droit à la déconnexion pourront êtres mises en œuvre.
4.2 Mesures de contrôle 
Le cas échéant, il appartiendra à chaque salarié de signaler à son supérieur hiérarchique toute difficulté ou gêne qu’il rencontrerait dans l’utilisation des TIC et de solliciter un entretien auprès de lui en vue de déterminer les actions correctives appropriées. 
Cette démarche peut être également mise en œuvre par l’intermédiaire des représentants du personnel ou du service ressources humaines de l’entreprise.
4.3 Dispositifs de formation et de sensibilisation
En outre, il sera mis en place des actions de formations et de sensibilisations relatives à l’utilisation des TIC afin que les collaborateurs et les managers puissent mieux appréhender les bonnes pratiques relatives à l’utilisation de ces outils et les risques liés à leur usage.


Article 5 : Durée et entrée en vigueur de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.
Il entrera en vigueur le 1er avril 2018.
Le présent accord peut être dénoncé à tout moment par tout ou partie des signataires, dans les conditions prévues au code du travail dans le respect d’un préavis de trois mois.
Article 6 : Révision
Outre la Société, sont habilitées à engager la procédure de révision d'une convention ou d'un accord d'entreprise :

1° Jusqu'à la fin du cycle électoral au cours duquel cette convention ou cet accord a été conclu, une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d'application de la convention ou de l'accord et signataires ou adhérentes de cette convention ou de cet accord;
2° A l'issue de cette période, une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d'application de la convention ou de l'accord.

Chacune des parties susvisées pourra solliciter la révision du présent accord en adressant à l’autre partie une courrier de demande de révision selon tout moyen permettant d’en donner date certaine

En cas de contrôle de conformité effectué par la Direccte conduisant à un avis défavorable ou d’évolution législative ou conventionnelle susceptible de remettre en cause tout ou partie des dispositions du présent accord, les parties signataires conviennent de se réunir à nouveau, dans un délai maximum d’un mois après la réception de l’avis ou la publication de ces textes, afin d’adapter lesdites dispositions.

Par ailleurs, dans l’hypothèse où un événement exceptionnel, susceptible de modifier de manière significative la structure de l’entreprise ou d’impacter l’environnement économique dans lequel l’entreprise évolue interviendrait au cours de la durée de vie du présent accord, de nature à modifier la détermination de certains des objectif, ou pour tenir compte de l’évolution des possibilités de communication, les parties conviennent de pouvoir se réunir aux fins d’apprécier, s’il s’avère nécessaire de réviser par voie d’avenant tout ou partie de cet accord.


Article 7 : Publicité et dépôt
Comme rappelé en préambule, le présent accord a fait l’objet d’une consultation préalable du CHSCT et de la délégation unique du personnel. 
Les PV de consultation sont joints en annexe.

Dès sa conclusion, le présent accord sera adressé, par l’entreprise, en deux exemplaires à la DIRECCTE: une version papier par lettre recommandée avec demande d’avis de réception et une version électronique.
Le dépôt est accompagné des pièces suivantes :
une copie du procès-verbal des résultats du premier tour des dernières élections professionnelles ;
un bordereau de dépôt.
L’entreprise remettra également un exemplaire du présent accord au greffe du Conseil de prud’hommes de Quimper.

Par ailleurs il est porté à la connaissance du personnel par voie d’affichage en date du 01/04/2018.

Fait à Briec
Le 14/03/2018
En quatre exemplaires originaux


Pour la Société
Monsieur XXX


Pour les Salariés,
Monsieur XXX
Délégué Syndical CFDT