ACCORD FRAIS PROFESSIONNELS


Entre les soussignés :
L’Association SSTRN, 9 rue Léon Trulin – 59000 LILLE, représentée par M XXXX, agissant en qualité de Directeur, d’une part,
et
L’organisation syndicale représentative dans l'association, représentée par son délégué syndical,
M XXXX, pour la CFDT


Préambule.
Cet accord a pour but de définir les règles relatives à la prise en charge de ces frais et de poser les formalités à accomplir dans le cadre de ces remboursements.
En préambule, il est rappelé que dans le cadre de son engagement RSE, le SSTRN privilégie les modes de transport visant à limiter l’impact carbone. Également, il est de la responsabilité de chacun de s’engager dans une démarche raisonnable et de s’interroger sur la pertinence de l’engagement d’une dépense. 
Également, le SSTRN considère que le trajet domicile – entreprise adhérentes relève du trajet domicile – travail et à ce titre, n’ouvre droit à aucune indemnisation. Afin de favoriser l’engagement au service des adhérents, de leur apporter la meilleure prestation et de ne pas freiner la mobilité interne, seules les missions réalisées au-delà de 30 kilomètres (trajet domicile- lieu de travail) feront l’objet d’une indemnisation.

Champ d’application 
Cet accord s’applique à l’ensemble des salariés du SSTRN amenés à engager des frais professionnels. 
Cet accord annule et remplace en tous points les notes de services relatives à la prise en charge des frais professionnels. 

Définition 
Selon l’URSSAF, les frais professionnels correspondent à des dépenses engagées par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle. Ces frais sont ensuite remboursés par l’employeur.
Le dédommagement de ces frais peut prendre la forme d’un remboursement des dépenses réelles sur justificatifs ou d’un versement d’allocations forfaitaires. Les frais professionnels sont exclus de la base de calcul des cotisations de Sécurité sociale.

Procédure interne
Les frais sont remboursés sur base de l’enregistrement de ces demandes et de la présentation d’un scan des justificatifs de dépenses dans l’outil informatique prévu à cet effet dans un délai de 2 mois maximum après l’engagement de la dépense. Passé ce délai, aucun remboursement ne pourra intervenir. En raison de la clôture des comptes annuels, les frais de l’année N devront être déclarés au plus tard le 8 février de l’année suivante pour être remboursés. 
Les justificatifs originaux doivent être transmis au service administratif en charge de leur contrôle et de leur archivage dès la validation dans l’outil informatique. 
Une fois contrôlés et validés, les frais sont remboursés sur la fiche de paie. 
Calendrier : 
Frais déclarés avant le 8 du mois M
Contrôle et validation/ ou demande d’informations complémentaires pour le 20 du mois M  
Intégrés dans la paie pour le 25 du mois M 
Pour la bonne tenue des dossiers administratifs, ne seront remboursés que les collaborateurs qui auront transmis au service RH (rh@sstrn.com) copie de leur permis de conduire, de la carte grise du véhicule et du certificat d’assurance de l’année civile. Chaque conducteur est responsable de la validité de son permis de conduire et de son assurance automobile (incluant une garantie supplémentaire dans le cadre des déplacements professionnels). Les amendes découlant des procès-verbaux et contraventions sont à la charge du conducteur.

Trajet domicile – lieu de travail 
Il est entendu par lieu de travail le lieu où le travail habituel s’accomplit. Pour les collaborateurs en prestation de service au sein des entreprises adhérentes, leur lieu de travail s’exerce depuis les sites de ces entreprises. Dès qu’ils sont amenés à devoir se rendre sur un autre lieu, cela constitue un déplacement professionnel. 
Frais de transport en commun
Dans le cadre de sa politique RSE, le SSTRN prend en charge 100 % du prix des titres d’abonnements souscrits par ses salariés pour le trajet entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail accompli au moyen de services de transports publics. Les services publics de location de vélo sont également concernés.
La notion de résidence habituelle est le lieu où le salarié réside pendant les jours travaillés. 
Le lieu de travail est le lieu tel qu’il est déterminé lors de l’affectation du salarié sur la ou les missions sur laquelle/ lesquelles il intervient. 
Tous les salariés sont concernés, y compris les salariés à temps partiel. 
Seules les cartes d’abonnement sont prises en charge, qu’elles soient annuelles, mensuelles ou hebdomadaires. Les titres de transport achetés à l’unité ne sont pas remboursables (sauf dans le cadre de déplacements professionnels).
La prise en charge s’effectue à hauteur de 100 % du titre de transport sur la base d’un tarif de 2e classe et du trajet le plus court. Elle est exonérée de charges sociales, dans la limite des frais réellement engagés. Le montant figure sur le bulletin de paie du salarié.

Frais kilométriques
Les salariés disposant d’un véhicule de fonction ou de service ne sont pas concernés par cette disposition. 
Bien que l’employeur n’ait pas l'obligation de participer aux frais de transport individuel de ses salariés, le SSTRN s’engage à prendre en charge une partie des frais kilométriques liés à l'utilisation par un salarié de son véhicule pour se rendre sur son lieu de travail. Cette possibilité étant facultative, elle est soumise au respect de certaines conditions pour être assimilée à des frais professionnels.
Pour que les frais professionnels puissent être pris en charge, le salarié doit être dans l’impossibilité de pouvoir se rendre sur son lieu de travail par le biais des transports en commun : 
Soit en raison d’une contrainte car le trajet domicile-travail n’est pas desservi par les transports en commun 
Soit en raison des horaires particuliers de travail. 
Ainsi, dès lors que le salarié devra se rendre sur un lieu de travail/ d’affectation habituelle se trouvant à plus de 30 kilomètres de son domicile, une indemnité kilométrique lui sera versée sur la base de l’excédent de kilomètres. (Si un salarié habite à Lille et se rend à Valenciennes, celui-ci réalise un trajet aller d’environ 50 kms. L’indemnité kilométrique lui sera versée sur la base de 20 kms (50-30)). Cette disposition est valable uniquement pour les salariés amenés à réaliser des prestations pour le compte des adhérents du SSTRN. 
Cette indemnité kilométrique est calculée selon le barème des « frais professionnels » publié par l'administration fiscale. Les kilomètres pris en compte sont ceux indiqués sur le site MAPPY et relevés à partir du trajet le plus court en kilomètres. (Les cas particuliers sont à organiser avec les managers). 

Déplacements professionnels. 
L’indemnité de grand déplacement est destinée à couvrir les dépenses supplémentaires de nourriture et de logement du salarié en déplacement professionnel. Le grand déplacement est caractérisé par l’impossibilité pour un salarié de regagner chaque jour sa résidence du fait de ses conditions de travail. 
L’empêchement est présumé lorsque deux conditions sont simultanément réunies :
la distance lieu de résidence / lieu de travail est supérieure ou égale à 50 km (trajet aller),
les transports en commun ne permettent pas de parcourir cette distance dans un temps inférieur à 1h30 (trajet aller).
Lorsque ces conditions ne sont pas réunies, l’employeur peut démontrer que le salarié est effectivement empêché de regagner son domicile en fonction des circonstances de fait (horaires de travail, modes de transports...).
Si le salarié regagne son domicile chaque soir, aucune indemnité d’hébergement ne sera versée. 

Hôtel
Pour être remboursée une facture détaillée devra être transmise (chambre, petit déjeuner, repas notés distinctement) comprenant également la TVA. 
Ne seront pas remboursés : les encas, boissons alcoolisées, usage du minibar, télévision payante, pressing, téléphone fixe, photocopie, usage des chaines de télévision payantes. 
Le montant maximal de la nuitée est fixé à 
160 € TTC (chambre + petit déjeuner) à Paris/Région Parisienne et
120 € TTC (chambre + petit déjeuner) ailleurs. 
Le repas du soir est pris en charge dans la limite de 20 € TTC par repas.

Frais de restauration
La prise en charge des frais de restauration concerne les salariés en déplacement contraints de prendre leur repas au restaurant. Les frais de restauration dans les restaurants d’entreprise des entreprises adhérentes ne sont pas remboursés. 
Les frais engagés sont remboursés dans la limite des montants maximum autorisés et uniquement dans le cas de journées de travail ou de formation organisées par la Direction et quel que soit le lieu. Toute autre occasion devra avoir fait l’objet d’une validation préalable d’un manager. 
Dans le cadre de réunions de travail ou formations réalisées au SSTRN pour une journée entière, des plateaux repas sont normalement prévus pour le midi. Dès lors qu’il n’y a pas de plateau repas de prévu et que le collaborateur doit payer son repas, le montant maximal de remboursement d’un repas est de 15 euros TTC. Si le collaborateur ne fait pas usage du plateau repas à sa disposition, il ne sera pas remboursé de ses frais alternatifs. 
Ne seront remboursés que les repas justifiés par ticket de caisse ou une facture incluant la TVA.
Pour les réunions et formations extérieures au SSTRN, le même montant maximal de remboursement sera appliqué.
En cas de déplacements au cours d’une même journée entre plusieurs sites et/ou entreprises, le SSTRN ne prend pas en charge les frais de repas du midi.

Utilisation du véhicule personnel dans le cadre professionnel
Les salariés disposant d’un véhicule de fonction ou de service ne sont pas concernés par cette disposition.
Lorsque le salarié est contraint d’utiliser son véhicule personnel à des fins professionnelles, le remboursement effectué à partir du barème fiscal d’indemnités kilométriques est exonéré de cotisations.
Le barème kilométrique fiscal est fixé annuellement et couvre les véhicules de 3 à 7 CV (les personnes disposant d’un véhicule avec une puissance supérieure à 7 CV feront l’objet d’un remboursement sur la base du barème prévu pour les véhicules 7 CV). 
La preuve de l’usage professionnel du véhicule personnel incombe à l’employeur.
Au-delà des limites du barème fiscal, il appartient à l’employeur de justifier de l’utilisation effective des indemnités conformément à leur objet, notamment s’il utilise un barème conventionnel.
Le salarié peut également être remboursé de ses frais professionnels sur la base de justificatifs, en prouvant les kilométrages privé et professionnel.

Déplacements au cours d’une même journée entre plusieurs entreprises.
Les frais de déplacement (transport en commun sur la base d’un trajet en seconde classe ou à défaut véhicule personnel) sont pris en charge par le SSTRN. Les déplacements entre plusieurs entreprises d’affectation au cours d’une même journée sont pris en charge sur la base du trajet le plus court (source MAPPY) en cas d’usage du véhicule personnel.

Visites à domicile, formations à l’extérieur, autres déplacements. 
Seules les visites à domicile positionnées sur l’agenda du collaborateur en fonction des règles en vigueur (protocole VAD) seront prises en charge par le SSTRN. Dès lors, la règle de calcul de la base kilométrique est la suivante :
Le remboursement se fait sur la base d’un trajet entreprise d’affectation/ VAD, aller et retour.
Dans le cadre des formations à l’extérieur organisées pour les collaborateurs du SSTRN, les transports en commun en 2ème classe (ou classe économique) sont remboursés à 100% et l’usage du véhicule personnel est soumis aux mêmes règles que les déplacements professionnels (article 7).

Frais de taxi.
Aucun frais de taxi ne sera pris en charge par le SSTRN.

Autres frais professionnels.
Tout autre frais professionnel doit faire l’objet d’une validation managériale (parking, fournitures administratives, petit matériel...) 
En cas de nécessité de voyager par avion, la réservation sera faite par les services supports. La demande doit être faite auprès de l'assistante de direction, au moins 15 jours à l'avance.

Avance sur frais professionnels
Les collaborateurs du SSTRN reçoivent une avance de 300 euros pour leur permettre d’effectuer leurs dépenses professionnelles sous réserve d’être titulaire d’un contrat de travail :
D’une durée indéterminée, quelque soit le temps de travail
D’une durée déterminée supérieure à 3 mois et pour un temps de travail d’au moins 80%. 

Cette avance a un caractère permanent et définitif jusqu’au jour où le collaborateur sortira des effectifs. Cette somme sera alors déduite du reçu pour solde de tout compte. 


Substitution.
Le présent accord se substitue à tous les accords collectifs dénoncés, aux usages et aux décisions unilatérales, ayant le même objet, à la date d'entrée en vigueur du présent accord.

Principe de non cumul.
Les avantages accordés dans le cadre du présent accord ne peuvent en aucun cas se cumuler avec toutes autres dispositions ayant le même objet.

Suivi de l’accord. 
L’application du présent accord sera suivie une fois par an par le CSE. 

Conditions de révision ou de renouvellement
Conformément aux dispositions légales en vigueur, toute modification du présent accord et/ou changements jugés nécessaires par l’une des parties signataires devra faire l’objet d’un avenant au présent accord.
Cet avenant donnera lieu aux mêmes formalités de publicité et de dépôt que celles accomplies lors de la signature du présent accord.

Dispositions finales.
Cet accord entre en vigueur à compter du 1/07/2021.
Cet accord est conclu pour une durée de 5 ans soit du 1/07/2021 au 30/06/2026, date à laquelle il cessera automatiquement de produire ses effets. Cependant le présent accord pourra être renouvelé conformément aux dispositions légales en vigueur.

Dépôt et publicité de l’accord. 
Le SSTRN notifiera le texte à l’ensemble des organisations syndicales représentatives à l’issue de la procédure de signature. 
Le présent accord sera déposé, accompagné des pièces constitutives du dossier de dépôt, par le représentant légal du SSTRN : .
1.	Sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail (à titre informatif, à ce jour www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr) en une version intégrale.
2.	Au secrétariat greffe du Conseil de prud’hommes en 1 exemplaire. 
Le texte du présent avenant est affiché dans l’association aux endroits habituels et sur l’intranet accessible à l’ensemble des salariés.

Signataires

Fait en 3 exemplaires, à Lille, le 29/06/2021



M XXXX	M XXXX
Directeur	CFDT