PREAMBULE


La crise sanitaire actuelle affecte l’ensemble des collaborateurs d’Alcéane, leur famille et toute l’activité économique.

Ce projet d'accord s'inscrit dans la volonté forte de protéger les collaborateurs, de participer à l'effort national de non-propagation du COVID-19.

Dans ce cadre, les parties ont convenu de la nécessité de réaffirmer, au sein du présent accord, la priorité à la mise en place de l’ensemble des mesures visant à préserver la santé et la sécurité des collaborateurs tout en permettant la continuité des activités critiques/stratégiques. Les mesures précisées dans cet accord tiennent également compte des réalités opérationnelles pour les activités dites non critiques.

Face à cette crise et en application des actions de prévention et du respect des préconisations des pouvoirs publics, Alcéane s’est conformé au principe de confinement à travers notamment le déploiement du télétravail et a « mis en pause » des activités jugées non essentielles et/ou ne pouvant faire l’objet de mesure de mise en sécurité.

Le présent accord a également pour objet d’encadrer les principes et mesures adoptés au sein d’Alcéane afin d’accompagner l’adaptation des activités qui ne peuvent se poursuivre dans les mêmes conditions pendant la période de confinement décidée par le gouvernement.

Le présent accord s’applique aux salariés de droit privé mais ces mêmes principes sont transposables aux agents de la fonction publique selon l’ordonnance N°2020-430 du 15 Avril 2020 relative à la prise de jours de réduction du temps de travail ou de congés dans la fonction publique de l’état et la fonction publique territoriale au titre de la période d’urgence sanitaire.



CHAPITRE I - ORGANISATION	


Article I.1: Activités critiques / stratégiques

Sont notamment considérées comme critiques ou stratégiques :
Les activités vitales qui sont indispensables à la protection des biens et des personnes (en particulier des locataires et des salariés), aux systèmes d’informations et aux ressources humaines.
Les activités indispensables à la pérennité de l’Office qui peuvent être assurées sur site ou à distance.


Article I. 2: Télétravail

Conformément aux préconisations des pouvoirs publics, la priorité est donnée à l’activité en télétravail pour toutes les activités à chaque fois et tant que ce mode d’organisation est possible ainsi que pour les collaborateurs se trouvant dans des situations de santé particulières, ou pour garde d’enfants. 




Article I.3 : Activité partielle (chômage partiel)

Le recours à l’activité partielle répond à la nécessité de suspendre ou de réduire les activités au sein d’une entreprise en raison notamment de la conjoncture économique, de difficultés d’approvisionnement en matières premières ou en énergies, risques sanitaires et plus généralement de toute autre circonstance de caractère exceptionnel.


Section I.3.a) L’activité d’Alcéane a été réorganisée

Dans ce contexte, tous les services accueillant du public ont été et resteront fermés jusqu'à la reprise d'activité. 
En conséquence, Alcéane a mis en place les mesures suivantes :


Réception des appels : 

Prise en charge par le prestataire qui gère habituellement tout au long de l’année notre astreinte. Des mains courantes sont transmises plusieurs fois par jour pour interventions si besoin. Un serveur vocal interactif proposant deux choix a été mis en place. 
1/  pour prendre en compte charge seulement les seules demandes urgentes
2/ pour payer son loyer par téléphone 

Un message d’accueil spécifique a été enregistré invitant les locataires (au-delà de ces deux choix) à se rendre sur le site   pour effectuer tous types de démarches et pour retrouver toute notre actualité et les informations utiles relatives à la pandémie.
La gestion des mails et du courrier assurée par deux personnes (en télétravail) est inchangée  Les réponses aux locataires sont faites et selon l’objet, nous leur téléphonons directement


Gestion des interventions techniques : 

Les interventions  sont limitées  aux urgences absolues (fuites d’eau importantes, pannes complètes d’électricité, pannes complètes de chauffage et/ou d’eau chaude, fuite de gaz, portes palières bloquées fermées). 
Pour gérer ces urgences, les équipes techniques ont été scindées en 3 équipes de 5 techniciens qui se relaient tous les 2 jours, encadrées par un cadre technique. Ces équipes sont présentes au Service Technique afin d’être plus à même de déclencher une intervention auprès des quelques entreprises qui travaillent en période de confinement ou d’aller faire un diagnostic technique sur place. 
Un mode opératoire strict est appliqué en cas d’intervention de nos techniciens en logement occupé  


Gestion locative 

Les attributions de logements continuent à être réalisées hebdomadairement via une CALEOL à distance, suite à prospection organisée également à distance.
Quelques signatures de baux sont réalisées dans les locaux d’Alcéane avec mesure COVID lorsque la situation présente une urgence (VIF, hébergement hôtel …, SDF….). 
Aucun état des lieux de sortie n’est réalisé.


Entretien des parties communes - gestion des ordures ménagères – relations locataires

Les horaires ont été adaptés sur la plage horaire 7h / 9h pour l’entretien des halls et parties extérieures avec fourniture d’équipements de protection et rappel des consignes : nécessaire distanciation sociale, gestes barrière. Les encombrants gênant la collecte des OM sont dégagés avec le concours d’un nouveau prestataire. 
Un affichage des bons gestes à adopter permet de sensibiliser les locataires et limiter la dégradation du cadre de vie.
Certains gardiens et gestionnaires d’immeubles  assurent des permanences téléphoniques à domicile et assurent le relais avec les managers pour la saisie informatique des sollicitations des locataires. 
Un gardiennage spécifique a été commandé pour certaines adresses sensibles.


Par ailleurs, 

Maintien des réunions du Comité de Direction à distance;
Poursuite de la gestion des procédures Marchés à distance ;
Désignation de personnes ressources en télétravail dans chaque service pour permettre la réponse aux sollicitations et assurer la transversalité dans la gestion des dossiers. 

Section I.3.b) Les services ou métiers pouvant être concernés par l’activité partielle

Gestionnaire d’immeuble: 
 Effectif réduit en raison des situations individuelles ; 
 Métier en contact direct avec les locataires qui ne peut être maintenu en l’état ; 
 Manque de dispositif pour assurer leur protection ;
 Pour limiter l’activité partielle, participation à la démarche de contacts téléphoniques avec les locataires de +70 ans. 

Gardien d’immeuble / Employé d’immeuble 
 Effectif réduit en raison des situations individuelles ; 
 Métier en contact direct avec les locataires qui ne peut être maintenu en l’état ; 
 Horaire aménagé pour les sorties : Entretien / gestion des OM / espaces extérieurs de 7H à 9H. 

Manager de proximité 
 Effectif réduit en raison des situations individuelles ; 
 Activité réduite : Pas de contrôle sur site pour limiter les contacts ; 
 Répartition des tâches entre managers en lien avec leur situation individuelle (en poste ou domicile) ; 
 Télétravail mis en place.

Pôle Tranquillité Résidentielle 
 Personnes dont les missions administratives liées aux activités essentielles sont maintenues en télétravail : nettoyage – sécurisation – gestion des incivilités- social ;
 Impossibilité de maintenir l’alternante aux missions essentielles. 

Maintenance 
 Effectif réduit en raison des situations individuelles ;
 Métier en contact direct avec les locataires dans les logements ne peut être maintenu en l’état ; 
 Mise en place d’un roulement de 3 groupes de techniciens avec 2 jours de travail consécutifs pour limiter les contacts avec un cadre pour chaque équipe ; 
 Réduction de l’activité en lien avec l’arrêt des entreprises ;
 Télétravail mis en place pour certains.

CRC 
 Effectif réduit en raison des situations individuelles ; 
 Accueil fermé au public ;
 Gestion de l’administratif courant assurée en télétravail par les 2 responsables : mails-courriers-SMS – site web ;
 Impossible de déployer le télétravail pour le centre d’appel.  

Gestion locative 
 Effectif réduit en raison des situations individuelles ; 
 Télétravail mis en place pour prospection / commercialisation et gestion administrative des remises de logements ;
 Arrêt des signatures de baux pour réduction du contact locataire (sauf urgence sociale) ; 
 Réduction de l’activité : gestion des commerces, mutations, accompagnements sociaux. 

EDL 
 Effectif réduit en raison des situations individuelles ;
 Réduction de l’activité : pas de mouvement de locataires et peu de chantiers / d’entreprises pour remise en état ;
 Télétravail mis en place pour le responsable pour assurer la continuité ;
 3 personnes 2 jours par semaine pour gérer les remises de clés et le traitement administratif des sorties. 

Vente et copropriétés : 
 Effectif réduit en raison des situations individuelles ; 
 Vente suspendue : visite impossible et pas d’activité chez les notaires ; 
 Copropriétés : activité en télétravail maintenue aux strictes urgences techniques et appels de fonds.

Marchés 
 Activité réduite : pas de nouvelles réunions des instances ; 
Mise en télétravail de la responsable pour traiter les procédures administratives permettant la continuité des marchés et la préparation des nouvelles consultations.




Montage d’opérations et qualité technique. 
 Réduction de l’activité suite à l’arrêt des chantiers et donc de l’administratif (suivi de situations, courrier) ; 
 Mise en télétravail des monteurs pour activité sur des dossiers d’études.

Assurance et Garanties 
 Réduction de l’activité : pas d’expertise et peu de travaux de remise en état après sinistres ; 
 Télétravail mis en place pour continuité administrative de gestion des sinistres, expertise et traitement des urgences. 

Finances 
 Mise en télétravail pour la compta – facturation - trésorerie et encaissement ;
 Activité partielle si baisse du flux de facturation et paiement. 


RH et Parc Auto 
 Mise en télétravail pour les activités RH,
 Transfert de mission en lien avec le surcroit administratif lié  à la situation,
 Adaptation des missions de recrutement, formation,
 Réduction de l’activité sur la gestion du parc auto. 


Contentieux et Prévention des expulsions: 
 Effectif réduit en raison des situations individuelles ;
 Report de la trêve hivernale et arrêt des procédures administratives et judiciaires (fermeture des tribunaux) ; 
 Limitation de l’activité à la relance simple téléphonique pour les situations d’impayés. 

Stratégie 
Mise en télétravail pour travailler sur les activités, projets et dossiers en cours ;
Réduction de l’activité en raison de l’impossibilité de poursuivre sur les projets et les enquêtes qualité locataire rendues impossibles.


Afin de maintenir le pouvoir d’achat des collaborateurs, et pour maintenir le principe d’équité avec le statut des agents publics déclarés en ASA (Autorisation Spéciale d’Absence), les parties signataires du présent accord conviennent d’assurer aux salariés un maintien de la rémunération à 100% du net pour les mois de mars et d’avril 2020 et jusqu’au 10 mai. 



CHAPITRE II - PROTECTION DE LA SANTE ET DE LA SECURITE DES SALARIES



Conformément aux recommandations du gouvernement, Alcéane a mis en place et déployé un ensemble de mesures de santé et de sécurité afin d’éviter la contamination de collaborateurs en situation d’activité professionnelle et plus généralement de lutter contre la propagation du COVID-19.

D’une manière générale, ont été affirmées les nécessités de :

Mettre à jour le Document Unique sur les nouveaux risques de pandémie ;
Communiquer auprès des salariés et des managers sur les mesures d'hygiène ("gestes barrière"...) et instructions de l’employeur ;
Mettre en œuvre les dispositifs de télétravail, encourager la mise en place d‘outils de communication à distance ;
Utiliser le dispositif de soutien psychologique de l’Office lorsque cela s’avère nécessaire, notamment en direction des collaborateurs qui pourraient développer des craintes et angoisses quant à leurs conditions de travail dans le contexte du confinement et en lien avec l’épidémie du Codiv-19. 


Article II.1. : Respecter les gestes barrières

Les recommandations d’hygiène et comportementales font l’objet de documents correspondants portés à la connaissance du personnel sur le lieu de travail  et au moyen de différents supports de communication digitale.



Il s’agit principalement de se laver régulièrement les mains, éternuer ou tousser dans le pli de son coude ou utiliser un mouchoir à usage unique et le jeter immédiatement, saluer sans se serrer la main, éviter de s’embrasser, conserver une distance minimale d’un mètre entre chaque personne et éviter de prendre l’ascenseur, également, lorsque cela est possible, conformément aux préconisations gouvernementales, de favoriser le port du masque.

En conséquence, il convient de prendre en parallèle des mesures relatives à la mise à disposition de savon et à la fourniture de solution hydro-alcoolique, de gants jetables, lorsque l’approvisionnement est possible.
Par ailleurs, chaque responsable concerné doit attirer l’attention de ses prestataires et sous -traitants pour qu’ils respectent les mêmes prescriptions que celles relatives aux collaborateurs de l’Office.


Article II.2. : Appliquer les règles de distanciation sociale :

Aménager les espaces de travail de façon à maintenir les distances recommandées. A ce titre, la norme française de distanciation sociale est de minimum 1 mètre, la Direction Générale d’Alcéane étend cette mesure à une giration d’1m50 ;

Eviter les réunions non essentielles en présentiel ; 
Pour les réunions indispensables du fait de leurs enjeux ou répondant à une obligation légale, les modalités d’organisation doivent impérativement privilégier l’utilisation d’outils adaptés. (visioconférence – audio conférence) ; 
Si aucune autre solution n’est possible, seules les salles du Conseil d’Administration ou François 1er pourront être utilisées pour permettre la distanciation suffisante ;
Les autres salles de réunion ne pourront pas être utilisées au delà de 4 personnes pour respecter la distanciation.

Eviter les regroupements non nécessaires, annuler ou reporter les déplacements non indispensables ;

Adapter l'organisation du travail au maximum (rotation des équipes, aménagement des horaires de travail pour éviter le contact).

Il est rappelé que les locataires sont en principe confinés à leur domicile et peuvent se trouver dans les parties communes pour les sorties répondant aux cas de dérogation autorisées par la loi. En cas de rencontre fortuite, le salarié veillera à prendre toutes les mesures pour assurer la distance minimale de sécurité, au besoin en se déplaçant. 


Article II.3 : Systèmes de ventilation et de climatisation- ventilation

Pour la ventilation du siège – un passage en tout air neuf a été réalisé pour les espaces de travail.

Pour la climatisation du siège : les filtres seront changés 1 fois par mois au lieu d’un changement annuel, les remplacements et le nettoyage auront lieu de mai à septembre, période d’utilisation de la climatisation.

Pour les sites de Warfusée Abancourt et Louis Blanc – ainsi que les autres locaux de travail – une aération permanente est demandée. 


Article II.4. : Appliquer et faire appliquer les règles sanitaires dans des situations particulières

Section II.4.a) Les mesures renforcées aux postes

Pour certains postes et / ou missions, il est fortement conseillé de compléter les gestes barrières par des mesures complémentaires. Il s’agit notamment des :

collaborateurs en contact avec le public de façon prolongée,
collaborateurs de proximité réalisant le nettoyage,
collaborateurs devant se rendre dans les logements vacants,
collaborateurs devant se rendre dans les logements occupés,
collaborateurs devant se rendre sur les chantiers.

Pour toutes ces missions, des protocoles de prévention renforcée sont mis en place, et chaque salarié devra s’y conformer. Alcéane répondra à son obligation d’information et de formation via la création de fiche de prévention, de tutos disponibles sur l’intranet ou transmis par envoi postal, ou dématérialisé (mail).



Section II.4.b) les mesures d’hygiène renforcées pour tous 

Les collaborateurs en plus du respect des gestes barrières devront régulièrement nettoyer les surfaces qui sont fréquemment touchées avec les mains, que ce soit en voiture, au bureau ou sur le patrimoine. Pour ce faire, des lingettes désinfectantes seront distribuées.


Section II.4.c) Appliquer et faire appliquer les mesures au cas où un collaborateur présente des symptômes du COVID-19

Si un collaborateur présente des symptômes tels que de la toux, de la fièvre et des difficultés respiratoires ou la perte d’odorat, il convient de l’isoler immédiatement, qu'il rentre chez lui, et de :

l’inviter à appeler son médecin traitant ou un médecin par téléconsultation (privilégier la téléconsultation et éviter les déplacements) ; appeler le 15 en cas de difficultés respiratoires ou de malaise et s’isoler ; Informer les collègues et les personnes avec qui il est en contact, les inviter à surveiller la température, leur état et contacter un médecin dès l’apparition de signes ;
Désinfecter le poste de travail ;
Communiquer au personnel tous les contacts de la médecine du travail (téléphones, courriels) et respecter la confidentialité sur l’état de santé d’un salarié qui ne doit pas être divulgué et communiqué.

Pour en savoir plus, se reporter aux informations sur le portail officiel : https:/// numéro vert : 08 00 13 00 00


Article II.5. : Conditions liées à la santé et à la sécurité des collaborateurs

Les mesures mentionnées au préambule du présent chapitre sont un préalable à la reprise des activités sur site qui auraient été suspendues et demeureront en vigueur y compris lors de la phase de redémarrage des activités. D’autres mesures de protection pourront être mises en place au déconfinement et pourront donner lieu à une revoyure pour adapter les clauses du présent accord. 




CHAPITRE III - AUTRES MESURES MISES EN ŒUVRE

Les principes des articles suivant sont également applicables aux agents publics en fonction de leur situation.

Article III.1. : Acquisition de CP/RTT pendant le confinement

Section III.1.a) Les Congés :

Le droit à congé pendant le confinement reste inchangé. 
Pour les personnes en arrêt maladie, garde d’enfant et personnes sensibles, il est appliqué une déduction proportionnelle à la durée de l’absence conformément à la législation.

Section III.1.b) Les RTT :

Pendant la période de confinement, il n’y a pas d’ouverture de droit à jours ARTT pour les personnes, qu’elles soient en activité ou pas.
Pour les personnes en arrêt maladie, garde d’enfant et personnes sensibles, il est appliqué une déduction proportionnelle à la durée de l’absence conformément à notre accord d’entreprise en vigueur.


Article III.2. : Détermination du nombre de jours de congés/ ARTT à poser du fait du confinement 

Par application des dispositions de l’art L 3141­16 du code du travail, les parties conviennent :



Section III.2.a) Les salariés sans activité – en activité réduite ou en activité totale : 

L’ensemble de ces collaborateurs posera obligatoirement à compter du 29 avril 2020 des congés payés ou RTT : 







Les collaborateurs ayant déjà été en congés payés ou en JRTT pour ces minima de jours depuis le 17 mars et jusqu’au 27 avril ne sont pas concernés par cette pose obligatoire. 
Pour ceux en ayant posé moins de trois, ils devront compléter pour arriver jusqu’à 3 jours de CP/RTT posés.

Ces jours de repos imposés seront effectivement non travaillés.

Ces jours de congés et de pose d’ARTT viendront en déduction du nombre d’heures déclarées en inactivité partielle pour les personnels concernés. 

La situation de chaque collaborateur sera étudiée par les directeurs de département en fonction des situations rencontrées.


Section III.2.b) Les salariés en situation Garde d’enfant – Personnes sensibles – Absences médicales

L’ensemble de ces collaborateurs n’auront pas à poser de CP/RTT pendant la période d’arrêt. Ces derniers suivent la règle de décompte de la législation et de l’accord collectif en vigueur.


Section III.2.c) Les salariés en situation de départ en retraite

Les personnes ayant fait leur demande écrite de départ en retraite n’auront pas à poser de CP/RTT, les règles de départ en congés avant retraite restent inchangées. 


Section III.2.d) Fin de situation des personnes sensibles ou garde enfant (Améli) 

Si un collaborateur se trouve en fin de situation Améli, il posera des congés suivant la règle suivante selon les conditions de sa reprise jusqu’à la fin du confinement. De la même manière, si la situation avait changé pendant la durée de confinement du 17 Mars au 10 Mai 2020.





Section III.2.e) prolongation du confinement au delà du 10 mai 2020 

Si la situation de confinement devait se poursuivre, les collaborateurs poseront des CP/RTT suivant la règle suivante jusqu'à la fin du confinement.



Section III.2.f) Pont et férié 

Ce projet d'accord s'inscrit dans la volonté forte de protéger les collaborateurs, de participer à l'effort national de non-propagation du COVID-19.

Dans ce cadre, et à titre exceptionnel, Alcéane sera fermé le vendredi 22 mai 2020, il n’y aura pas d’activité dans les services, un jour de repos (Congé payé) sera imposé à tous. Le fonctionnement des services d’astreinte reste quant à lui inchangé.
 

Article III.3. : Planification des Jours de réduction du temps de travail / jours de repos

Les jours RTT et CP posés tels que définis à l’article III.2 le seront en accord avec la hiérarchie et dans le respect des termes du présent accord, via l’outil de saisie et validation des congés habituel (Pandore). Pour les personnes sans accès aux outils numériques, la DRH posera les congés sur Pandore.


Article III.4. : Situation particulière des aménagements du temps de travail 

La situation des personnes en aménagement 36h sur 4.5 jours  fera l’objet d’une étude particulière compte tenu de la diversité des situations et des obligations de services. Cela concerne une douzaine de personnes.


Article III.5. : Sortie du confinement et congés payés :

En fonction de la date de sortie de confinement, de ses modalités et des activités à relancer, une limitation ou un élargissement des dispositions de notre accord d’entreprise concernant la prise de congés sur la période estivale pourront être envisagés.

Ce point sera précisé à l’occasion de la revoyure indiquée à l’article Article IV.1. 


Article III.6. : Situation des collaborateurs en arrêt de travail durant une période de chômage partiel

Tout collaborateur en arrêt maladie ou en congé maternité est indemnisé dans les conditions prévues par le Code de la Sécurité Sociale (versement d’Indemnités Journalières de la Sécurité Sociale et maintien de salaire conventionnel). Dans le cas où des périodes liées au confinement ne seraient pas couvertes par l’arrêt de travail, le collaborateur se verra appliqué le traitement prévu par le présent accord en fonction de sa situation de reprise, totale ou partielle. 

Inversement, si le collaborateur se trouve en arrêt maladie pendant sa période d’activité partielle, il devra comme le prévoit notre règlement intérieur prévenir son manager et régulariser sa situation auprès des services RH.


Article III.7. : Neutralisation de l’absence sur de le calcul de la Prime Annuelle

Les arrêts maladie pour garde d’enfant, pour personne fragile ou arrêts maladie « classiques » nés ou prolongés pendant la période de confinement du 16 Mars au 10 Mai 2020 seront sans impact sur la prime annuelle pour cette seule période.


Il en est de même pour l’activité partielle – elle est sans impact sur la prime annuelle. pour la période du 16 Mars au 10 Mai 2020. Les arrêts maladie antérieurs à cette période impacteront la prime annuelle selon les modalités conventionnelles en vigueur. 

A l’occasion de la revoyure évoquée à Article IV.1, seront abordés les impacts de la période au-delà du 10 Mai 2020 sur la prime annuelle. 


Article III.8. : Les tickets restaurant

Le comptage des tickets restaurant sur la période de confinement n’a pu être réalisé à partir des pointages comme habituellement. Une régularisation se fera sur la paie de juin pour la période de confinement.

L’acquisition sera conforme à la règlementation : à savoir que l’horaire de travail journalier comporte une pause repas et que la journée de travail représente au moins 6h de travail effectif.


CHAPITRE IV - DISPOSITIONS FINALES

Article IV.1. : Entrée en vigueur

Le présent accord d'entreprise est applicable au 27 avril 2020. Il annulera et remplacera toutes dispositions contraires applicables aux salariés d’Alcéane, résultant notamment d’accords collectifs, d’engagements unilatéraux ou d’usage. 


Article IV.2. : Durée d’application de l’accord et revoyure

Sauf dispositions particulières et précises, les termes du présent accord s’appliquent :

jusqu’au 10 mai 2020 pour les articles portant sur les mesures mises en œuvre (Chapitre III).

à la période de crise sanitaire pour les articles portant sur l’organisation (Chapitre I) et les mesures de prévention (Chapitre II).

Les parties conviennent néanmoins de se revoir d’ici fin mai afin d’ajuster les termes au regard de l’évolution de la situation sanitaire ou en raison de toutes autres nouvelles mesures gouvernementales.


Article IV.3. : Opposition et révision

Le présent accord pourra être révisé ou dénoncé à l’initiative de l’une des parties signataires selon les dispositions du code du travail.  


Article IV.4. : Dépôt et Publicité

Le présent accord sera déposé par la direction auprès de la DIRECCTE par voie électronique via la plateforme prévue à cet effet. Il en sera de même des éventuels avenants de cet accord.

Un exemplaire original sera également déposé auprès du secrétariat du greffe du conseil des Prud’hommes.

Le présent accord sera publié sur le site interne de l’office.

En outre, un exemplaire sera remis à chaque partie signataire.


Fait à Le Havre, le 27 Avril 2020, 

Le Délégué Syndical 		Le Délégué Syndical 		Le Directeur Général