protocole d’accord relatif A LA DEMATERIALISATION DE  LA COMMUNICATION DES ORGANISATIONS SYNDICALES


Entre d’une part,
La Caisse Primaire d’Assurance Maladie de Lille-Douai, représentée par son Directeur,


Et d’autre part,
Les Organisations Syndicales représentatives au sein de l’entreprise, soussignée :
FO, représentée par 

SNFOCOS, représentée par 

CGT, représentée par 

CFDT, représentée par 

UNSA, représentée par 


Il a été convenu ce qui suit.


PREAMBULE

Dans le cadre de la loi n°2004-391 du 4 mai 2004 relative au dialogue social et de l’article 11 du protocole d’accord du 1er février 2008 sur l’exercice du droit syndical, les parties signataires du présent accord ont souhaité définir un cadre d’accès et d’utilisation des nouvelles technologies d’information et de communication pour les organisations syndicales représentatives dans l’organisme. 

Le présent protocole a également pour objet de permettre à chaque salarié de l’organisme d’avoir accès à l’information syndicale de son choix.

L’accès à ces nouvelles technologies poursuit l’objectif de favoriser le développement du dialogue social et de l’information syndicale.

L’utilisation des nouvelles technologies doit se faire dans le cadre plus général des règles énoncées par la charte d’utilisation des moyens informatiques de l’organisme.

Article 1 - Champ d’application du protocole d’accord
Le présent accord s’applique à toutes les organisations syndicales ayant constitué une section syndicale au sein de la CPAM Lille-Douai.

Article 2 - Objet du protocole d’accord

Le présent accord définit les conditions dans lesquelles la Direction autorise les organisations syndicales précitées à utiliser les moyens de communication dématérialisés pour les besoins de l’information syndicale.

Article 3 – Mise à disposition d’un espace syndical disponible à partir de l’intranet

Il est mis à la disposition de chaque organisation syndicale, un espace syndical disponible à partir de l’intranet, via la rubrique « CSE et Syndicats».
Cet espace permet de procéder à un affichage dématérialisé de l’information syndicale accessible à l’ensemble du personnel de la CPAM Lille-Douai. 
Les affichages réalisés par ce canal doivent respecter les dispositions légales, les termes de la charte informatique annexée au règlement intérieur de la CPAM Lille-Douai ainsi que les prescriptions reprises dans le présent accord.

3.1 Contenu de l’espace syndical
Le contenu de l’espace syndical est librement déterminé par chaque organisation syndicale sous réserve qu’il soit de nature exclusivement syndicale.
L’information syndicale diffusée sur cet espace doit respecter l’ensemble des dispositions légales en vigueur. Il est ainsi rappelé que le contenu ne doit, notamment, contenir ni injure, ni diffamation, ni atteinte à la vie privée.
Chaque information devra être identifiée sous le logo de l’organisation syndicale qui en est à l’origine et ne pas utiliser le logo de l’Assurance Maladie. 
La mise en ligne de toute nouvelle information syndicale sera signalée à tous les abonnés qui auront fait le choix, via un formulaire à compléter au moment de l’abonnement, d’être informés d’un ajout ou d’une modification de contenu de l’espace syndical.
Enfin, il est précisé que l’information syndicale diffusée sur cet espace disponible à partir de l’intranet relève de la responsabilité de chaque organisation syndicale. 



3.2 Création et mise à jour de l’espace syndical
La structure de l’espace syndical est identique pour chaque organisation syndicale et est composée comme suit : 
D’une rubrique « actualités » : Page d’accueil du site sur laquelle sont déposés des articles. Le nombre d’articles pouvant être affichés par page sera de 5.
La page d’accueil comprendra une sous-rubrique « Nous contacter » comprenant des informations tels que le numéro de téléphone, l’adresse mail et la localisation du bureau mis à disposition de l’organisation syndicale.
La page d’accueil comprend un calendrier permettant d’ajouter des évènements.
D’une rubrique « Qui sommes-nous ? » : Page de présentation du syndicat.
D’une rubrique « espace documentaire » : Cet espace permet de déposer plusieurs documents sous des formats différents. Des sous-dossiers pourront être créés pour plus de lisibilité.
D’une rubrique « Archives » : Les organisations peuvent y déplacer des documents n’étant plus d’actualité.
L’accès à l’espace syndical pour modification et mise à jour est sécurisé par habilitation. Chaque organisation syndicale peut désigner jusqu’à 4 collaborateurs, titulaires d’un mandat syndical ou représentatif, chargés de mettre à jour l’espace syndical. 
L’espace syndical est accessible aux gestionnaires habilités, à partir d’un ordinateur de la CPAM Lille-Douai et de façon sécurisée par la carte agent. 
L’accès est disponible aux heures de délégation et dans la limite du créneau suivant, de 7h15 à 18h00 du lundi au vendredi. L’accès à l’espace n’est pas disponible depuis l’extérieur.
La désignation des gestionnaires est établie par courriel transmis à la Direction dans les 15 jours suivant la signature du présent accord. 
Dans l’hypothèse où l’un des collaborateurs désigné quitte l’effectif de la CPAM Lille-Douai, ou l’organisation syndicale, il sera possible de procéder à son remplacement dans les mêmes conditions. 
L’ensemble des collaborateurs désignés bénéficiera, à la création des espaces syndicaux, d’un temps d’appropriation de l’outil de façon à appréhender l’ensemble des fonctionnalités existantes.

3.3 Capacité de l’espace syndical
Une capacité de 1 giga-octet sera allouée pour chaque site syndical.
Les vidéos (format mp4) hébergées sur les sites ne devront dépasser la taille de 50 méga-octet.
Etant rappelé que la gestion de l’espace syndical relève des collaborateurs habilités et désignés selon les prescriptions mentionnées en amont, et de la responsabilité de l’organisation syndicale.


3.4 Secret professionnel et confidentialité
Les espaces syndicaux de chaque organisation syndicale bénéficient des mêmes garanties de protection que les autres rubriques de l’intranet. 
La Direction et l’ensemble des organisations syndicales bénéficiant d’un espace s’engagent à ne pas rechercher l’identité des collaborateurs consultant les espaces syndicaux.
Chaque organisation syndicale s’engage à ce que toutes les informations syndicales et documents professionnels déposés sur l’espace intranet ne soient destinés qu’à des usages internes à l’organisme et ne trahissent pas le secret professionnel ni l’obligation de confidentialité.

3.5 La liberté d’accès  à l’information syndicale
L’accès aux espaces syndicaux est libre pour l’ensemble du personnel de la CPAM Lille-Douai sous réserve de disposer d’une carte agent.

Article 4 – Mise à disposition d’une adresse de messagerie électronique

Chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale dans l’organisme bénéficie d’une adresse électronique spécifique composée comme suit : [nom de l’OS]@assurance-maladie.fr 

4.1 Conditions d’utilisation de la messagerie électronique
Cette adresse électronique ne constitue pas un outil de communication syndicale à destination de l’ensemble du personnel. 
L’adresse permet de communiquer ;
en interne, l’envoi de messages à caractère individuel ou groupés, à destination de la Direction, des collaborateurs adhérents du syndicat, et des autres syndicats ; 

en externe. 
Chaque collaborateur consultant l’espace d’une organisation syndicale a la possibilité de laisser un message électronique. La réponse de l’organisation syndicale ne peut être qu’individuelle et à l’adresse électronique communiquée par le collaborateur. 
Le contenu des messages électroniques doit rester conforme aux attributions des organisations syndicales. 
La diffusion des messages devant être compatible avec les exigences de bon fonctionnement du réseau informatique, la taille maximale des messages envoyés ne doit pas dépasser 4 méga-octet et l’espace de stockage dédié à la messagerie ne doit pas être supérieur à 500 méga-octet. 
La gestion de cette adresse électronique est placée sous la responsabilité du délégué syndical ou du représentant de la section syndicale.

4.2 Confidentialité des échanges des salariés avec les organisations syndicales
Chaque organisation syndicale est tenue à une obligation de confidentialité quant aux échanges électroniques qu’elle entretient avec les collaborateurs. 
En cas d’envoi groupé, chaque organisation syndicale veillera à ne pas faire apparaître l’adresse mail des collaborateurs figurant dans le groupe de destinataires.
Comme pour toute messagerie électronique, la Direction met en place les mesures techniques nécessaires permettant d’assurer la confidentialité des échanges.

Article 5 - Maintenance

En cas de problèmes techniques rencontrés sur l’espace syndical visé à l’article 3 du présent accord, ou de difficultés liées à l’utilisation de la messagerie électronique, la maintenance sera assurée par le portail support lequel permet de faire des demandes d’intervention au service informatique et logistique depuis l’intranet.

En cas de non-respect des règles édictées par le présent accord, l’organisme adresse à l’organisation syndicale concernée, dans un premier temps, une lettre précisant la nature exacte du différend. 

Si après discussion, le désaccord persiste, il est porté à la connaissance des autres organisations syndicales signataires. Une réunion est alors tenue entre tous les signataires de l’accord en vue de régler le différend. 

Article 6 - Non-respect des règles définies au présent accord
Si à l’issue des étapes précédentes, le différend persiste, l’organisme peut décider de saisir la juridiction compétente.

Article 7 - Entrée en vigueur, durée et modalités de suivi de l’accord 
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 4 ans sous réserve de l’agrément ministériel. Il prend fin de plein droit à l’arrivée de son terme et cesse de produire ses effets à cette date.
En effet, le présent accord s’applique sous réserve de l’agrément prévu par les articles L. 123-1 et L. 123-2 du Code de la sécurité sociale. 
Il entre en vigueur le premier jour du mois qui suit son agrément ministériel. 
Il pourra être révisé selon les conditions légales.
Sur la durée d’application du présent accord, le suivi de celui-ci donnera lieu à un bilan annuel présenté au Comité Social et Economique.

Article 8 - Publicité et formalités de dépôt de l’accord 
Afin d’établir la procédure d’agrément ministériel visée à l’article L. 123-1 et L. 123-2 du Code de la sécurité sociale, le présent accord est notamment transmis à la Direction de la Sécurité Sociale. 
Conformément à l’article R. 1321-1 du Code du travail, le présent accord fait l’objet d’un affichage et est diffusé sur l’intranet de la CPAM de Lille-Douai.  
Enfin, il est déposé auprès de la DIRECCTE dont relève l’organisme ainsi qu’au greffe du Conseil de Prud’hommes de LILLE. 

Lille, le 22 septembre 2021