ACCORD RELATIF A L’ORGANISATION DES RÉUNIONS A DISTANCE AVEC LES INSTANCES REPRESENTATIVES DU PERSONNEL ET LE RECOURS A LA VISIOCONFERENCE/TÉLÉPHONE


ENTRE LES SOUSSIGNÉS :
L’Entreprise Groupama Épargne Salariale, dont le siège social est situé 2 Boulevard de Pesaro 92000 Nanterre, immatriculée au RCS de Nanterre sous le numéro 428 768 352, représentée par X, en sa qualité de Secrétaire Général.
		d’une part,
Et :
Le Comité Social et Économique de l’entreprise :
Représentés par X et X en leur qualité de membre titulaire de la délégation du personnel du Comité Social et Économique.
d’autre part,



Préambule
Au regard des circonstances exceptionnelles liées au risque épidémique de COVID-19 et aux mesures prises par le Gouvernement, la Direction Générale a été contrainte de prendre des mesures exceptionnelles (placement de salariés en télétravail) rendant la possibilité de tenir des réunions physiques difficile entre mars 2020 et septembre 2021.

Afin d’assurer la continuité du dialogue social à la sortie de l’urgence sanitaire liée à la COVID 19, la Direction Générale et les membres du CSE de Groupama Épargne Salariale ont ainsi souhaité conclure le présent accord, dans le cadre des dispositions des articles L.2316-16 et D.2315-1 et suivants du Code du travail, afin de permettre le recours à la visioconférence pour les réunions du CSE en cas de circonstances exceptionnelles ou difficiles empêchant la tenue de réunion physique avec l’ensemble des membres du CSE et de la Direction Générale de Groupama Épargne Salariale.

Cet accord à fait l’objet d’une consultation du Comité Social et Économique (CSE), en dates du 30 novembre 2021 et du 16 décembre 2021.



Article 1 - Objet
Le présent accord a pour objet de définir les modalités de recours à des moyens de communication à distance pour la tenue des réunions du CSE en cas de circonstances exceptionnelles rendant impossible ou difficile la tenue de réunion en présentiel. Il s’agit du recours à la visioconférence par des systèmes compatibles avec les exigences sécurité informatiques du groupe. 
Il est précisé que les Parties entendent par circonstances exceptionnelles, et sans que cette liste ne soit exhaustive, les risques épidémiques (entrainant des mesures de confinement, de recours massif au télétravail, etc.), les catastrophes naturelles, les périodes de grève des transports nationaux, ou tout autre évènement ne permettant pas la tenue de réunions CSE de manière physique avec l’ensemble des membres du CSE et de la Direction Générale de Groupama Épargne Salariale.

Article 2 - Recours à la visioconférence
Les Parties conviennent qu’elles auront recours à la visioconférence chaque fois que des circonstances exceptionnelles ou difficiles rendant compliquée la tenue de réunion physique, existeront et pour autant que la visioconférence soit rendue possible par les moyens de communication à distance mis à disposition des salariés.
Le recours à la visioconférence ne fait pas obstacle à la tenue de suspensions de séance.
Les membres du CSE seront informés de la tenue de la réunion par visioconférence dans un délai raisonnable et, au plus tard, dans la convocation et/ou l’ordre du jour de la réunion concernée. 

Article 3 - Garanties sur le dispositif de visioconférence
Article 3.1 - Garanties générales
Conformément aux dispositions légales, le dispositif technique utilisé dans le cadre de la visioconférence devra garantir l’identification des membres du CSE et leur participation effective, en assurant la retransmission continue et simultanée du son et de l’image des délibérations. Les Parties conviennent que les visioconférences remplissent ces conditions.
Pour les votes à main levée, le recueil d’avis pourra se faire :
soit par main levée de manière claire en activant l’option caméra, 
soit, lorsque le dispositif de visio le permettra , en levant virtuellement la main grâce à l’outil prévu à cet effet, 
soit par tout moyen électronique comme les outils sondages inclus ou non dans les plateformes de visioconférence (notamment, mais non exclusivement : Survey Monkey ).




Article 3.2 - Garanties particulières au vote à bulletin secret
Dans les cas de consultation expressément prévus par la loi où il ne serait pas possible de voter à main levée, il sera procédé à un vote à bulletin secret. Le dispositif technique devra garantir que l’identité de l’électeur ne peut à aucun moment être mise en relation avec l’expression de son vote. Lorsque ce vote est organisé par voie électronique, le système retenu doit assurer la confidentialité des données transmises ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes. A cet effet, l’entreprise aura recours à un outil de vote externe et sécurisé, comme pour les élections professionnelles.
Le vote aura lieu de manière simultanée. A cette fin, les participants disposeront d'une durée identique pour voter à compter de l'ouverture des opérations de vote indiquée par le Président du CSE.

Article 4 - Recours à d’autres dispositifs que la visioconférence
De manière exceptionnelle et afin d’assurer une continuité du dialogue social, les Parties acceptent également d’envisager la possibilité de tenir des réunions de CSE avec des moyens de communication à distance qui pourraient ne pas permettre de visioconférence, tel que la conférence téléphonique.
Les Parties réaffirment cependant :
qu’un tel recours ne sera envisagé que sous réserve qu’il ne soit effectivement pas possible d’avoir recours à la visioconférence.
que, même si les participants ne peuvent être identifiés au moyen d’une visio, ils puissent l’être par des moyens d’identification informatique (utilisation de Teams).
que les délibérations dans une telle hypothèses puissent être transmises en son et en image sur les écrans.

Sauf urgence rendant impossible de décaler un vote, lors de ces réunions en conférence téléphonique, il ne sera pas procédé à des votes à bulletin secret.

ARTICLE 5 - Entrée en vigueur, durée et révision de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de trois ans, il prendra effet le 1er janvier 2022 et se terminera le 31 décembre 2024. 
Les parties conviennent de se rencontrer au plus tard, trois mois avant l’échéance de cet accord afin, d’examiner son éventuel renouvellement, et prendre en compte les modifications législatives et règlementaires qui conduiraient à des adaptations du présent accord.
Il pourra être révisé à tout moment par avenant entre la Direction Générale et une ou plusieurs organisations syndicales représentatives répondant aux conditions et modalités de révision fixées à l’article L.2261-7-1 du Code du travail, ou à défaut avec les membres du Comité Social et Économique de l’entreprise représentant la majorité des suffrages exprimés aux dernières élections.

Article 6 - Notification et dépôt de l’accord
En application de l’article L.2231-5 du Code du travail, le présent accord sera notifié par voie électronique, après signature de la Direction Générale et d’une ou plusieurs organisations syndicales représentatives, par la direction aux organisations syndicales représentatives par l’intermédiaire des délégués syndicaux centraux, ou à défaut avec les membres du Comité Social et Économique de l’entreprise représentant la majorité des suffrages exprimés aux dernières élections.
Puis, conformément aux articles L.2231-6 et D.2231-2 du Code du travail, il sera déposé par les soins de la Direction Générale, sur la plateforme « TéléAccords » mise en ligne par le Ministère du travail, et en un exemplaire auprès du secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes de Paris.

Fait à Nanterre, le 16 décembre 2021


Pour l’entreprise 	Pour le CSE
X 	X
Secrétaire Général 	Élus titulaires CSE