Protocole d’accord relatif 
au recours au vote électronique par internet
POUR LES ELECTIONS DES REPResentants du personnel AU cOnseil D’ADMINISTRATION



Entre l’Urssaf Nord-Pas-de-Calais, représentée par M xx xxx xxx, Directeur, 

d'une part,

et 

les organisations syndicales suivantes :
CFDT, représentée par xx et xx, 
CGT, représentée par xx, 
CGT-FO, représentée par xx et xx,

d’autre part.


Il est convenu ce qui suit :


Préambule

Le présent protocole d’accord a pour objet d’autoriser le recours au vote électronique au sein de l’Urssaf Nord-Pas-de-Calais pour l’élection des représentants du personnel au Conseil d’administration (CA) conformément aux dispositions de l’article D231-15 du code de la sécurité sociale, afin de faciliter leur organisation, de favoriser la participation des salariés et de sécuriser les résultats. Il fixe le cadre général de sa mise en œuvre.

Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de la loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique du 21 juin 2004, du décret n° 2007-602 et de l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique.

Le présent protocole sera annexé au protocole d’accord préélectoral qui fixera les modalités concrètes de ces élections, à l’aune des possibilités techniques telles que prévues dans le cahier des charges cadre national relatif à la procédure de marché public puis précisées et retenues lors de la procédure de consultation locale dans le cadre de ce même marché.



Article 1 – Modalités d’organisation des opérations de vote électronique

1.1 Vote exclusivement par Internet
Les parties signataires conviennent d’adopter un processus de vote exclusivement par Internet. En conséquence, le vote à bulletin secret sous enveloppe par correspondance ou physique ne sera pas possible.
1.2 Choix d’un prestataire extérieur
Compte tenu de la technicité qu’il est nécessaire de maîtriser et des contraintes à respecter pour assurer la sécurité du processus électoral et la confidentialité des données, les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé et dont l’expertise a été reconnue par un cabinet d’audit indépendant.

Le prestataire sera choisi par l’Urssaf sur la base des dispositions du présent accord et du cahier des charges qui y est annexé, à l’issue d’une consultation relevant des marchés publics. Le nom du prestataire retenu sera mentionné dans le protocole d’accord préélectoral.
Celui-ci comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système de vote retenu et du déroulement des opérations électorales.

Les organisations syndicales de salariés représentatives dans l’entreprise seront informées conformément à l’article R 2314-11 du code du travail de l’accomplissement des formalités déclaratives auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés.

1.3 Fichier des électeurs à destination du prestataire
La direction établira un fichier qui enregistre les données suivantes : nom et prénom des inscrits, date d’entrée dans l’institution, date de naissance, collège d’appartenance, adresse postale, adresse e mail. Elle transmettra ce fichier au prestataire pour permettre à ce dernier de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification et de lui faire parvenir les codes d’accès confidentiels pour voter par internet. 

Ce fichier est distinct de la liste électorale qui sera établie et affichée conformément à la législation en vigueur. Pour sa part, la liste électorale ne comprend pas l’adresse postale et l’adresse e mail.

1.4 Listes de candidats et bulletins de vote
Les listes des candidats et professions de foi, établies en respect des caractéristiques imposées par le prestataire, et, s’agissant des professions de foi, à minima sous format A4 recto verso, seront transmises à la Direction, qui les transmettra en l’état au prestataire.

Le prestataire assurera la programmation des pages web sur le serveur de vote.

Les listes présentées par les organisations syndicales et les professions de foi seront mises en ligne. Le prestataire veillera à ce que les dimensions des bulletins du vote et la police utilisée soient uniformes.

1.5 Assistance technique, formation et communication
L’employeur met en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant notamment les représentants du prestataire choisi. 

Une formation sur le système de vote électronique retenu sera organisée par le prestataire à l’attention des membres de la délégation du personnel, des représentants des organisations syndicales, des membres du bureau de vote et de personnels des départements Ressources humaines et Relations sociales.

Un plan de communication interne à destination des salariés sera mis en œuvre en amont et pendant le scrutin pour faciliter l’appropriation par les électeurs de cette technique de vote.

En amont du scrutin :
information sur les conditions et les règles de vote en ligne ;
information sur la date d’envoi des codes/identifiants de vote par le prestataire 
messages ciblés sur l’Intranet et des supports dématérialisés de communication.


Pendant le scrutin :
Les électeurs pourront appeler la cellule d’assistance technique afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de l’expression de leur vote.

Par ailleurs, pendant la période du vote, plusieurs mails seront adressés à l’ensemble des électeurs pour leur rappeler la date et l’heure limites de clôture du scrutin.

1.6 Lieux et durée du scrutin
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment, de façon confidentielle, pendant l’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal Internet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou d’un lieu de leur choix, en se connectant au site sécurisé propre aux élections.

Par ailleurs, pendant la période ouvrée du scrutin, un micro ordinateur en libre service avec une connexion au site sécurisé d’élections sera mis à disposition des salariés ne travaillant pas sur un poste informatique.

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent, tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours, et ce conformément au calendrier défini dans le protocole préélectoral.

Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.


Article 2 – Déroulement des opérations de vote

2.1 Modalités d’accès au serveur de vote
Chaque électeur recevra avant le scrutin, à son domicile, ses identifiants de connexion (code d’accès et mot de passe) générés de manière aléatoire par le prestataire, accompagnés d’une note récapitulant les opérations à effectuer. Pour des raisons de sécurité ils seront transmis par le prestataire au moyen de 2 courriers séparés.

L’authentification de l’électeur sera assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de son code d’accès et de son mot de passe et d’un éventuel code défi qui sera défini dans le protocole d’accord préélectoral.

Une fois connecté, l’électeur pourra voter. Seules les listes correspondant à son collège lui seront présentées.
Un accusé de réception sera mis à disposition de chaque votant à l’issue du vote.

La saisie du code d’accès, du mot de passe et du code défi vaudra signature de la liste d’émargement dès réception du vote.
La liste d’émargement enregistre les données suivantes : collège d’appartenance, nom et prénom des électeurs ayant voté, date et heure du vote.

La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Les personnes en situation de handicap pourront se faire assister par une personne de leur choix.

2.2 Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin
Afin de répondre aux exigences posées par l’article R 2314-7 du Code du Travail, l’expression du vote et les éléments d’identification de l’électeur seront séparés.

Le vote de l’électeur sera crypté et stocké dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs.
Le processus mis en œuvre par le prestataire garantira ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Il est précisé qu’aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être communiqué au cours du scrutin.

2.3 Dépouillement du vote
A l’issue du scrutin, le bureau procède au dépouillement des votes électroniques, proclame les résultats et signe les deux exemplaires du procès-verbal, conformément au cahier des charges.


Article 3 – Dispositions diverses

3.1 Durée d’application du protocole d’accord
Le présent protocole d’accord est conclu pour une durée indéterminée et pourra être dénoncé dans les conditions prévues aux articles L 2261-9 et suivants du code du travail. 
Il pourra être révisé dans les conditions prévues aux articles L 2261-7 et L2261- 8 du code du travail. 
Il s’applique sous réserve de l’agrément prévu par les articles L123-1 et R123-1 du code de la sécurité sociale.

3.2 Suivi de l’accord et clause de rendez-vous 
A l’issue des prochaines élections par vote électronique, un bilan sera effectué pour faire éventuellement évoluer le présent protocole d’accord. 

En cas d'évolution législative ou conventionnelle susceptible de remettre en cause tout ou partie des dispositions du présent accord, les parties signataires conviennent de se réunir à nouveau pour évaluer l’opportunité d’adapter l’accord.

3.3 Information du personnel
Un exemplaire de cet accord sera tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail et mis à disposition sur l’intranet de l’organisme.

3.4 Dépôt et publicité de l’accord
Le présent accord sera transmis aux organisations syndicales présentes dans l’organisme.

Il sera également transmis à l’ACOSS, l’UCANSS et à la Direction de la sécurité sociale compétente dans le cadre de la procédure d’agrément ministériel via la plateforme de dépôt en ligne.
Une fois agréé, le présent accord fera l’objet des formalités de dépôt et de publicité prévues par les dispositions légales auprès de la DREETS via la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail, et du greffe du Conseil de Prud’hommes de Lille.



Fait à Lille, le 
En 7 exemplaires originaux

Pour l’Urssaf Nord – Pas-de-Calais, 
Le Directeur, 



Les représentants des organisations syndicales

Pour la CFDT	Pour la CGT-FO






Pour la CGT











ANNEXE - CAHIER DES CHARGES DU SYSTEME DE VOTE


Préambule

Dans le cadre de l’organisation des élections des représentants du personnel au Conseil d’Administration, la Direction de xxxxx a souhaité recourir au vote dématérialisé par internet.
Une société spécialisée dans les opérations de vote par internet sera choisie via une procédure de mise en concurrence dans le cadre d’un marché public national et aura en charge la mise en œuvre du vote dématérialisé conformément au présent cahier des charges.
Le prestataire qui sera choisi sera dénommé ci-après « LE PRESTATAIRE ».

Article 1 : Missions du prestataire
Le Prestataire, aura en charge :
La mise en œuvre du système de vote dématérialisé par internet,
La mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote dématérialisé par internet,
L’élaboration des états des résultats permettant l’affectation des sièges 
La production à l’issue du vote des documents règlementaires et /ou d’affichage, 
La production de procès-verbaux, y compris les procès-verbaux de dépouillement,

Le système développé et qui sera mis en œuvre par le Prestataire sera conforme en tous points aux dispositions du Code du travail relatives aux élections professionnelles, notamment aux articles R. 2314-5 et suivants du Code du travail.
Le système de vote qui sera mis en œuvre par le Prestataire répond aux :
recommandations de la délibération n°2017-019 du 19 janvier 2017 relative aux identifiants d’authentification,
évolutions règlementaires en vigueur au moment de la tenue des élections, si des évolutions ont lieu entre la publication de la consultation et les élections.
Les principes généraux du droit électoral seront strictement respectés.
Le système de vote électronique sera intégralement en langue française et personnalisable selon la charte graphique de l’organisme. Il devra être accessible aux électeurs malvoyants.
Le prestataire devra garantir l’existence d’un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

Article 2 : Sécurité du système de vote
Avant l’ouverture du vote, les données de paramétrage du scrutin sont scellées manuellement, un condensat de référence est généré sur ces données pour en assurer l’intégrité à tout moment. Au scellement puis à l’ouverture programmée du scrutin, un constat assure des émargements et des urnes vides.
A la date de fermeture programmée du scrutin, la clôture des votes est faite automatiquement, un condensat de référence est généré sur l’urne et l’émargement des votes électroniques à la fermeture.

Article 3 : Confidentialité des données transmises
Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.
Le système retenu répond en tous points aux prescriptions de la CNIL en matière de droit à la protection dans le cadre du traitement informatique contenant des données à caractère personnel, prescriptions énoncées dans la délibération n°2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique. 
Il devra en outre :
Assurer la disponibilité des fonctionnalités du vote électronique,
Protéger les informations personnelles des électeurs,
Protéger le secret du vote au plan de l’anonymat et de la confidentialité,
S’assurer que des résultats partiels ne soient pas établis de manière anticipée,
Garantir des résultats fiabilisés,
Garantir que tous les électeurs puissent voter, en se faisant assister le cas échéant,
Assurer la traçabilité de toutes les opérations réalisées sur la plateforme de vote, 
Garantir et contrôler la sécurité des flux et des échanges de données, l’accessibilité sur tous les systèmes d’exploitation et sur tous les navigateurs utilisés par les électeurs, ainsi que l’intégrité du système en permanence. 
Le Prestataire s’engage à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le cadre de l’organisation du vote dématérialisé par internet. Le prestataire met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations des fichiers qui lui sont transmis par l’entreprise sur ses propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote dématérialisé par internet.
A l’issue de l’opération de vote dématérialisé par internet, le Prestataire s’engage à stocker l’ensemble des données et résultats issus du scrutin sur un coffre-fort électronique prévu par le Prestataire pendant toute la durée légale de recours ainsi que des éventuels contentieux, et à les détruire à l’échéance de ces derniers.
En outre, le système de vote électronique mis en place par le Prestataire doit permettre de prouver a minima, que : 
Le scellement est resté fiable pendant l’ouverture du scrutin,
Le vote est anonyme, 
La liste d’émargement ne comprend que les électeurs ayant voté, 
L’urne ne contient que les votes relatifs à l’élection en cours, 
Le journal de traçabilité des actions est fiable et horodaté.

Article 4 : Cellule d’assistance technique
Le prestataire veille à ce que le système de vote fonctionne correctement et intervient immédiatement en cas de problématique liée à celui-ci.
Pour le déroulement des opérations électorales et afin de vérifier que le système fonctionne conformément à la commande et que les éléments de vote sont paramétrés correctement, le prestataire, en présence des membres du bureau de vote :
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote dématérialisé par internet et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet,
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système est scellé,
Contrôle, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Durant le scrutin un interlocuteur dédié du Prestataire se tient à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.

Article 5 : Cellule d’assistance au vote
Une cellule d’assistance au vote est mise en place. Elle a pour missions l’assistance aux électeurs pendant la période de vote ainsi que son accompagnement en cas de perte des mots de passe ou de questionnement / d’accompagnement sur les modalités de vote.

Les modalités d’organisation et d’accès par tout utilisateur à cette cellule d’assistance au vote seront définies dans le protocole d’accord préélectoral.

Article 6 : Paramétrage général
Le Prestataire met à disposition de l’Urssaf Nord-Pas-de-Calais un ensemble de deux serveurs distincts dédiés au vote électronique par internet pour la durée totale de l’élection conformément au Code du travail : 
Un système informatique pour le fichier des électeurs,
Un système informatique pour le contenu de l’urne électronique.
Le paramétrage doit être strictement conforme aux exigences règlementaires, fonctionnelles et techniques telles que précisées dans le présent cahier des charges.
Le Prestataire met à disposition de l’Urssaf Nord-Pas-de-Calais deux plateformes distinctes, une pour les électeurs et une autre pour les gestionnaires de l’élection dont les fonctionnalités sont différentes.

A minima, la plateforme « Electeurs » comprendra :
➢ Un espace de connexion sur lequel le votant entrera les identifiants qu’il aura reçus par voie postale en accord avec les recommandations de la CNIL et avec le protocole d’accord préélectoral ainsi que la réponse à la question « défi » le cas échéant,
➢ Un espace d’accueil avec une présentation des scrutins, un accès aux candidatures et professions de foi dématérialisées au format PDF avec l’apparition des logos,
➢ Un accès à une documentation technique d’utilisation de la plateforme ainsi qu’un numéro de la cellule d’assistance technique à contacter en cas de demande d’aide au vote ou à l’usage d’une fonctionnalité sur la plateforme,
A minima, la plateforme « Gestionnaire » comprendra :
➢ Un espace de connexion sur lequel le gestionnaire entrera les identifiants qu’il aura reçus par voie postale en accord avec les recommandations de la CNIL et avec le protocole d’accord préélectoral,
➢ Un accès aux listes électorales dématérialisées, ainsi qu’aux candidatures et professions de foi avec les logos apparents (documents au format PDF),
➢ Un suivi en direct du taux de participation à l’élection,
➢ Un journal des événements par scrutin, qui devra être visible et consultable.
Communément aux deux accès :
Le Prestataire devra prendre en compte dans son offre un envoi de courrier postal en France métropolitaine, mais également en Belgique pour quelques électeurs.
Tout document devra être rédigé en langue française uniquement et contextualisé en fonction de la spécificité des élections, ainsi qu’aux spécificités de l’organisme. 
Les courriers précisant les identifiants et mots de passe seront accompagnés d’une notice d’information sur la solution de vote électronique mise en place pour les élections. 
Des documents devront être produits par le Prestataire conformément au planning établi dans le protocole d’accord préélectoral.
Le Protocole d’accord préélectoral définira les informations et la périodicité de ces dernières qui seront communiquées par le prestataire par mail aux électeurs (ouverture de la plate-forme de vote, relance vers les électeurs…). 
Pour ce faire, l’Urssaf Nord-Pas-de-Calais et le Prestataire se rencontreront pour une réunion de cadrage afin d’échanger sur la planification de l’élection.
Le Prestataire est garant de la mise à disposition et du paramétrage du système de vote dans les conditions définies au présent accord et au sein du protocole d’accord préélectoral, ainsi que de sa bonne utilisation sur la durée totale de l’élection, toutes étapes comprises de la planification à la clôture.

Article 7 : Test - Scellement du Paramétrage
Test - Objectifs et Période des tests
Les tests programmés dans cette phase permettront notamment de contrôler le déroulement et la conformité du scénario de vote pour chaque élection durant une période prévue dans un calendrier de préparation des élections.
Elle sera prévue à l’issue de la phase de paramétrage et de préparation du système de vote dématérialisé par internet intégrant les listes de candidats. La période de test ne peut débuter qu’après la date limite de dépôt des listes de candidats fixée par le protocole d’accord préélectoral.
Phase de tests « à blanc » - Objectifs de la phase de tests « à blanc »
Les tests dits « à blanc » ont lieu après le contrôle et la validation des scénarios d’élections et après le contrôle des listes de candidats. Ils doivent être effectués sur le système de vote dématérialisé par internet définitif et validé préalablement, afin de permettre aux membres du bureau de vote de contrôler la conformité du système de vote dématérialisé par internet avant l’ouverture effective des élections.
Étapes de la phase de test « à blanc »
Les étapes de contrôle seront les suivantes :
Création par les membres du bureau de vote des clés secrètes qui permettront le chiffrement des bulletins de vote dans le système de vote dématérialisé par internet du prestataire,
Ouverture des élections par les membres du bureau de vote,
Réalisation de plusieurs votes selon des tests préparés par le Prestataire,
Fermeture des élections par les membres du bureau de vote,
Emploi des clés secrètes pour le déchiffrement des bulletins de vote,
Déroulement du dépouillement des urnes électroniques et édition des résultats,
Contrôles de la conformité des résultats obtenus,
Scellement du paramétrage : à l’issue du test « à blanc » une validation du fonctionnement du système interviendra entre le Président du bureau de vote et le Prestataire pour que le scellement définitif intervienne.
Moyens
Le Prestataire s’engage à fournir un système permettant de tester « à blanc » toutes les fonctions et les rôles du logiciel une fois le paramétrage effectué.

Article 8 : Communication des identifiants et génération des mots de passe
Le Prestataire enverra, préalablement au scrutin et dans les délais prévus par le calendrier de préparation des élections négocié au sein du protocole d’accord préélectoral, à chaque électeur individuellement, aux coordonnées postales contenues dans le « fichier des électeurs » transmis par l’Urssaf Nord-Pas-de-Calais :
l’adresse du site de vote sécurisé,
l'identifiant généré aléatoirement par le système de vote,
le mot de passe individuel généré aléatoirement par le système de vote dématérialisé. Ce mot de passe sera d’une complexité adaptée aux élections professionnelles ;
la notice explicative du vote par internet.
L'identifiant et le mot de passe seront transmis séparément par Le Prestataire via deux envois distincts.

Article 9 : formation des utilisateurs

Pour les Gestionnaires, les membres du bureau de vote, les représentants de chaque organisation syndicale, les représentants du personnel au CSE et un ou deux représentants des départements Ressources humaines et Relations sociales

Le Prestataire sera chargé de mettre en place une formule de formation, en présentiel ou à distance, pour une bonne appréhension du fonctionnement du système de vote électronique.
Le Prestataire précisera les conditions dans lesquelles se dérouleront lesdites sessions de formation.
Pour les électeurs

Le Prestataire sera chargé de réaliser et de transmettre, lors de l’envoi des identifiants, une notice d’information détaillée pour présentation de la solution de vote électronique et guide d’utilisation. 

Article 10 : Réassorts
Un système de réassort sera mis en place en cas de perte du mot de passe.
La procédure de réassort sera définie dans le protocole d’accord préélectoral.
En cas de perte des codes de vote, l’électeur aura accès à une cellule d’assistance pour demander qu’un réassort de codes lui soit communiqué selon une procédure définie au sein du protocole d’accord préélectoral.
Une description des modalités sera précisée dans le protocole d’accord préélectoral.

Article 11 : Le vote par internet
Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique, définies dans le protocole d’accord pré-électoral sont contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.
Pendant toute la durée du scrutin, seuls les membres du bureau de vote peuvent consulter les listes d’émargement.
Pour se connecter à distance au système de vote, l'électeur doit se faire connaître par l’identifiant et le mot de passe qui lui auront été envoyés par courrier postal ou généré à sa demande en cas de perte. Ces moyens d'authentification permettent au serveur de vérifier son identité et garantissent l'unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d'authentification.
Il pourra être demandé de répondre à une question « défi », selon les modalités prévues dans le protocole d’accord préélectoral.
L'électeur accède aux listes de candidats, à la profession de foi de chaque candidat et exprime son vote suivant les modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral. 
Le format des professions de foi des candidats et les modalités de transmission au Prestataire pour publication sont définis dans le protocole d’accord préélectoral.
L’ordre d’apparition et de présentation des listes dans l’application sont définis dans le protocole d’accord préélectoral. 
La présentation des listes, des noms des candidats et le format des professions de foi seront uniformes.
Le choix de l’électeur apparaît clairement à l'écran sous forme récapitulative pour chaque élection, il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l'émargement font l'objet d'un accusé de réception.
Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier "contenu de l'urne électronique ". La validation le rend définitif et empêche toute modification.

Article 12 : Clôture et dépouillement
La clôture du scrutin se fait automatiquement à la date donnée au protocole d’accord préélectoral.
Les clés destinées à permettre, à l’issue du scrutin, l’accès aux données du fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » et au dépouillement des votes sont générées par le système de vote dématérialisé. 
Les détenteurs des clefs de chiffrement et de déchiffrement sont les membres du bureau de vote.
L’initialisation des clefs a lieu avant la phase de tests, à une date définie dans le calendrier de préparation des élections dans le protocole d’accord préélectoral. L’initialisation intervient de manière à prouver de façon irréfutable que les détenteurs distincts des clefs ont connaissance distinctement de leur clef à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.
Chaque détenteur désigné active à tour de rôle sa propre clef avec son mot de passe. Les mots de passe sont enregistrés par les porteurs de clé afin de garantir la confidentialité.
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.
Le dépouillement initié par le président du bureau de vote n'est possible que par l'activation conjointe des deux tiers des clefs de chiffrement/déchiffrement initialisées et en présence des porteurs de clés correspondants. Ainsi, la présence des détenteurs des clés- initialisées et activées avant la phase de test - utilisées pour le dépouillement est indispensable pour autoriser le dépouillement.
Les membres du bureau de vote procèdent au scellement du système du vote, de la liste des candidats, des listes électorales, des dates d’ouverture et de fermeture du vote et du système de dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. 
Le décompte des voix apparaît lisiblement sur l'écran de l’ordinateur connecté au système de vote et à tous les membres du bureau de vote. Le décompte des voix fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.
La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.
Le paramétrage spécifique au besoin de l’Ucanss de collecte des résultats et réalisé par le Prestataire, devra être opérationnel. 
Le système de vote effectuera les calculs nécessaires à la proclamation des résultats : calculs détaillés d’affectation des sièges, représentativité, production des procès-verbaux y compris les procès-verbaux de dépouillement.

Article 13 : Conservation des données
Le Prestataire conserve sous scellés sur un coffre-fort électronique prévu par ce dernier, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.
A l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le Prestataire procède à la destruction des fichiers supports.
Jusqu’à cette date, les responsabilités d’archivage du scrutin incomberont au Prestataire. A partir de cette date, xxxxxxxxxxxxx en assumera la charge.