Les nouveaux modes de Collaboration
 Maincare Solutions 2021









Entre les soussignes :



La Société Maincare Solutions, SAS au capital de 7.051.554 €, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés du tribunal de commerce de Bordeaux sous le numéro 414 876 177, dont le siège social est situé 4, voie romaine, Bât. E-F, Espace France CANEJAN (33610), représentée par, Directrice des Ressources Humaines, 


D’une part,


L’organisation syndicale représentative au sein de l’Entreprise, représentée par :
en qualité de Délégué Syndical CFE-CGC  


D’autre part,














Il a été conclu le présent accord d’entreprise sur les nouveaux modes de collaboration.
Sommaire









































 Préambule
Direction et partenaires sociaux ont souhaité travailler sur la mise en place de nouveaux modes de collaboration permettant de concilier de manière équilibrée la satisfaction de nos clients, l’excellence opérationnelle et un mode d’organisation du travail favorisant l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
C’est dans ce cadre que s’inscrit la mise en place du télétravail et des bureaux flexibles (FlexOffice), objet du présent accord.
Les parties réaffirment que le télétravail ne doit pas être un frein à la collaboration directe, aux moments de convivialité, aux échanges informels et à l’entraide.
La mission première de l’entreprise est de répondre aux besoins légitimes de ses clients, en s’appuyant sur les équipes qui la compose. Le mode d’organisation pourra donc être modifié à tout moment pour répondre aux besoins de nos clients.
Il est également rappelé que l’exécution du télétravail ne remet pas en cause la possibilité d’exercer les missions à partir d’une agence ou dans les locaux de nos clients, autant que nécessaire. 
Champs d’application de l’accord
Le présent accord est applicable à l’ensemble des salariés de la société Maincare Solutions, situés sur le territoire national français (y compris DOM-TOM).  
Définition du télétravail et du principe de bureaux flexibles (FlexOffice)
Définition du télétravail
En application de l’article L. 1222-9 du code du travail, « le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un collaborateur hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication.
Est qualifié de télétravailleur tout collaborateur de l'entreprise qui effectue, soit dès l’embauche, soit ultérieurement, du télétravail tel que défini au premier alinéa. »
En application de l’article L. 1222-11 du code du travail, « en cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d’épidémie, ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l’activité de l’entreprise et garantir la protection des salariés. »
Afin d’organiser le télétravail dans différentes situations, les parties conviennent de mettre en place les dispositifs suivants : 
le télétravail régulier constitue le cadre général du télétravail organisé dans la société. Il vise les situations dans lesquelles le salarié et l'employeur fixent à l'avance le nombre de jours hebdomadaires maximum et les jours de travail durant lesquels le salarié pourra effectuer ses tâches en télétravail.

le télétravail exceptionnel permet de répondre à des situations collectives exceptionnelles (intempéries, problèmes de transport, évènements sanitaires, …) selon les principes et modalités décrits au chapitre 5 du présent accord ;

le télétravail occasionnel, tel qu’il a toujours été pratiqué (absence ponctuelle pour régler un problème domestique non récurrent) n’est pas mis en cause par les dispositifs du présent accord mais n’ouvre pas droit au budget indiqué à l’article 4.5.3 du présent accord. Sa mise en œuvre nécessite une demande écrite du collaborateur et un accord écrit de son manager.
Le principe de bureaux flexibles
La mise en place du télétravail régulier s’accompagne de la réduction des surfaces de bureaux loués. Les espaces de travail et les mobiliers disponibles seront donc partageables entre plusieurs collaborateurs.
La mise en place du télétravail régulier
La mise en œuvre du télétravail relève de l'intérêt conjoint du salarié et de la société. Elle repose sur une organisation du travail définie en accord entre managers et collaborateurs et doit tenir compte des évolutions de l'organisation du travail.
Eligibilité au télétravail
Le fait d'être éligible au télétravail régulier ne signifie pas pour autant que le salarié qui en fait la demande sera automatiquement autorisé à être en télétravail régulier. Le manager demeure responsable de la bonne organisation de l'équipe et peut refuser le télétravail régulier, le suspendre ou l'arrêter dans les conditions prévues au présent accord. Le refus est obligatoirement motivé.
Principe du double volontariat et de confiance mutuelle 
Au terme de la loi et de l’ANI du 26 novembre 2020, le télétravail prévu dans le cadre de cet accord revêt un caractère volontaire pour le salarié et l’employeur, à l’exception du recours au télétravail pour circonstances exceptionnelles ou cas de force majeure.

Les parties rappellent qu’elles attachent la plus grande importance au principe de double volontariat. L’accord du salarié et du management sont donc nécessaires avant la mise en place du télétravail.

La mise en place du télétravail repose également sur une relation de confiance entre le salarié et son manager.

Missions permettant le télétravail
Les parties souhaitent que par principe, tous les salariés puissent faire du télétravail.
Cependant, compte tenu de certaines spécificités de ce mode d’organisation, le télétravail ne peut être proposé aux salariés pour la partie de leur activité qui doit être réalisée physiquement dans les locaux de l’entreprise ou des clients de l’entreprise, comme par exemple les activités nécessitant la configuration physique de matériel informatique ou de téléphonie, la consultation de documents confidentiels dans le cas où ces documents ne sont pas numérisés et mis à disposition via des systèmes numériques sécurisés, les activités de ventes, de services ou de déploiements dans les phases clés de la relation client, l’animation ou le suivi de formation… (liste non limitative).
Aptitudes
Les salariés éligibles devront être autonomes et capables de travailler à distance. Le management, en tant qu’organisateur du quotidien des collaborateurs et eu égard aux nécessités de service, appréciera chaque situation et sera le principal décisionnaire. 
Ancienneté
Les salariés nouvellement recrutés, en mobilité professionnelle (changement d’agence ou de poste) et les alternants/stagiaires feront l’objet d’un suivi renforcé de la part de leur manager pour faciliter leur inclusion dans la communauté de travail et la bonne appréhension des missions et responsabilités confiées.

Par défaut, aucune ancienneté minimale n’est fixée pour être éligible au télétravail régulier.
Cadre propice au télétravail
Les salariés éligibles devront disposer d'un espace de travail à leur domicile propice au télétravail régulier. Le télétravailleur devra avoir un accès performant aux réseaux internet pour une connexion à distance de qualité.

Suspension et réversibilité
Suspension 

Le manager pourra, sous réserve du respect d'un délai de prévenance, demander au salarié de suspendre son télétravail ou d’en changer les jours, en cas de contraintes fortes liées à l'activité du service, du projet ou d'une demande d'un client.
Ce délai est d'une semaine si le contexte était connu et prévisible.
Ce délai est de 2 jours c'est la situation n'était ni prévisible ni anticipable. 
En cas d'impossibilité matérielle et technique de poursuivre le télétravail, ce dernier est immédiatement suspendu. 
Cette décision de suspension précisera la durée de cette suspension et sera limitée à la durée de la contrainte.

Le salarié pourra demander la suspension du télétravail dans les mêmes conditions.

Réversibilité
Réversibilité à l’initiative du salarié

Le salarié peut décider unilatéralement de mettre fin au télétravail régulier. Pour cela, il doit modifier son pointage dans KRH et respecter un délai de prévenance de 15 jours ouvrés.

Réversibilité à l’initiative de l’employeur
Le manager peut demander au télétravailleur de revenir travailler intégralement dans les locaux de l'entreprise notamment pour les raisons suivantes :
perte de l'une des conditions d'éligibilité ;
autonomie insuffisante dans l'exécution des tâches et dans leur organisation ;
non-respect des règles du télétravail constaté ;
non-respect avéré des règles de sécurité, de confidentialité ou de protection des données constatées ;
altération de la qualité du travail effectué ;
performance insuffisante du salarié.

La fin du télétravail régulier prendra effet 2 semaines après la réception par le salarié de la décision de mettre fin au télétravail régulier.
En cas de non-respect des règles de sécurité, de confidentialité ou de protection des données, le télétravail régulier est immédiatement arrêté.
Le manager reçoit le salarié en entretien afin de lui exposer les motifs de cette décision qui lui sera ensuite notifié par écrit. 

Organisation du télétravail
Lieux de télétravail
Il est précisé que le télétravail est effectué :
hors des locaux de l’entreprise : au domicile du collaborateur, lieu de résidence habituelle et principale du collaborateur ou dans un tiers lieu référencé par l’entreprise ;
dans un environnement et avec des conditions propices au travail et à la concentration ;

Le lieu de télétravail doit permettre de garantir la sécurité des télétravailleurs, des données de l’entreprise et de ses clients et du matériel mis à disposition.
Le lieu de résidence habituel est, par défaut, l’adresse du domicile du collaborateur déclarée à la Direction des Ressources Humaines. 
A titre très exceptionnel, le collaborateur pourra par convenance personnelle effectuer le télétravail depuis une autre adresse en France (autre que sa résidence principale) sous réserve de la validation préalable de son responsable hiérarchique. Dans cette hypothèse, l’accord écrit du manager est nécessaire (et en copie au responsable RH de son organisation).
Nombre de jours de télétravail, formalisme et modalités de mise en œuvre
Le collaborateur qui souhaite bénéficier du dispositif de télétravail régulier doit au préalable remplir l’attestation en annexe du présent accord et l’adresser au responsable RH de son organisation.

Chaque collaborateur à la possibilité de télétravailler 2 jours par semaine. Un troisième jour de télétravail est possible avec l’accord de manager.

Les jours télétravaillables sont fixés par les managers de manière à optimiser l’utilisation des surfaces de bureaux disponibles.

A l’exception des salariés dit « Nomades », c’est-à-dire ceux dont l’activité s’exerce majoritairement en dehors des bureaux de l’entreprise (ou des lieux s’y substituant), 2 jours de travail minimum par semaine devront être travaillés dans les locaux mis à disposition par l’entreprise.

Les jours de télétravail régulier devront être saisis dans KRH au plus tard le 15 du mois pour la totalité du mois M+1, avec le code suivant :

TW :	Pour le télétravail régulier

La mise en place du télétravail régulier ne nécessitera pas la signature d'un avenant au contrat de travail.

Tout refus par un manager doit être motivé et renseigné dans KRH.

En l’absence de réponse du manager ou de désaccord sur le refus ou le motif de refus, le salarié peut contacter le responsable RH de son organisation.

Le télétravail peut être organisé à la journée ou éventuellement à la demi-journée.

Il est entendu, qu’en cas de nécessité, il pourra être demandé au salarié par son manager ou par le responsable RH de son organisation, une présence sur site. Il en est de même en cas de nécessité pour le salarié souhaitant se rendre dans les locaux de l’entreprise.

Dans une démarche de prévention de l’isolement et éviter la rupture de lien social, les parties insistent sur la nécessité d’une présence régulière dans les locaux de l’entreprise.
Les salariés en télétravail régulier doivent assister aux réunions pour lesquelles leur présence physique est requise par leur hiérarchie. Dans la mesure du possible ces réunions sont donc planifiées suffisamment à l'avance pour permettre au télétravailleur d'organiser son déplacement.



Gestion du télétravail
Le télétravailleur gère l’organisation de son temps de travail dans le cadre de la législation, de la convention collective applicable et des accords applicables dans l’entreprise.
Le télétravail ne saurait avoir pour conséquence de modifier l’activité habituelle, la charge de travail ou l’amplitude de travail effectif.
Le télétravail ne doit occasionner aucune heure supplémentaire ou complémentaire qui n'ait été au préalable autorisée par le manager.

Le télétravailleur devra être joignable par les moyens mis à disposition par l'entreprise (notamment logiciel de messagerie, messagerie instantanée) et être en mesure de répondre aux sollicitations dans les mêmes conditions que dans les locaux de la société permettant une collaboration en mode synchrone. 

Afin de garantir le respect de la vie privée du télétravailleur le salarié ne pourra être contacté en dehors des plages horaires définies sauf accord ou astreintes.

La connaissance par le manager des agendas professionnels de chacun de ses collaborateurs lui permettra de les joindre au moment le plus opportun. Pour ce faire chaque collaborateur s'engage à partager son agenda professionnel avec son manager.

Une pause déjeuner devra être respectée dans les mêmes conditions que dans l’agence d'appartenance. 
Equipements de travail
L’entreprise fournit à chaque salarié en télétravail, pour l’exercice de ses missions professionnelles :
- un ordinateur portable avec ses accessoires ;
- des moyens de sécurité pour les accès à distance sécurisé aux applications et environnements numériques professionnels ;
- le mobilier et des équipements adaptés, dans la limite des dispositions de l’article 4.5.3.

Le matériel et les moyens de sécurité d’accès aux réseaux doivent être utilisées conformément aux politiques, chartes et règlements en vigueur dans l’entreprise. Il appartiendra au télétravailleur de se conformer à ces règles afin notamment de travailler avec un réseau non public. 
Le salarié prend soin de l'équipement qui lui est confié, il en assure la bonne conservation ainsi que celle des données qui y sont stockées et informe sans délai son responsable hiérarchique en cas de panne, de mauvais fonctionnement, de détérioration, de perte ou de vol du matériel mis à disposition.
Le salarié devra garantir en toute circonstance la confidentialité des données professionnelles mises à sa disposition ainsi que leur intégrité et disponibilité. Il veillera tout particulièrement à sécuriser l’accès physique au matériel en particulier en cas de non-utilisation, à ne transmettre aucune information à des tiers et à verrouiller l'accès de son matériel informatique afin de s'assurer qu'il en soit le seul utilisateur.
Dans le cas d'une impossibilité temporaire prévue d'accomplir ses fonctions en télétravail (comme notamment une coupure d'électricité, de téléphone, travaux à domicile…), le salarié devra, en accord avec son manager, adapter ses jours de télétravail.

Dans le cas d'une impossibilité temporaire non prévue (notamment une coupure inopinée d'électricité, de téléphone, mauvais fonctionnement ponctuel de sa connexion internet…), le salarié devra informer son manager dans les plus brefs délais afin de prévoir les modalités dans lesquelles il exercera ses fonctions dans un autre lieu de travail.

En cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail mis à disposition ou des moyens sécurisés d’accès à distance, le télétravailleur doit également en informer immédiatement le service technique de la société ainsi que son manager.
Frais divers
Indemnités d’occupation
Aucune indemnité forfaitaire d’occupation ne sera versée au télétravailleur.
Coûts d’usage
Aucun remboursement des coûts d’usage du domicile ou d’une connexion internet pour le télétravail ne sera effectué.
Equipement du télétravailleur
Un budget par télétravailleur est crédité pour l’équipement du domicile à utiliser sur une plateforme mise à disposition par l’entreprise, pour un usage strictement professionnel.

Ce budget pourra être renouvelé une fois tous les 5 ans à partir de la date d’entrée dans le dispositif de télétravail régulier (formalisé par la signature de l’attestation à fournir pour télétravailler). Pour rappel, cette entrée dans le dispositif est subordonnée à l’acceptation préalable du manager.

Il est précisé que le crédit disponible ne pourra pas excéder  euros par période de 5 ans.

Au terme de chaque période, le matériel reste la propriété du salarié.

Il pourra être demandé au salarié démissionnaire, de racheter son matériel dans la limite du montant consommé, à hauteur de  € par année entière restante à amortir (par période de 5 ans). 
Remboursement des frais de transports
Pour les collaborateurs dits « Nomades », les frais de déplacement sont remboursés à partir de la gare ou aéroport le plus proche (ventes, services, déploiement par exemple).

Pour les collaborateurs sédentaires, les frais de déplacements sont remboursés à partir du site de rattachement (et pas du lieu de télétravail).

Le salarié pourra bénéficier du remboursement d’un abonnement transports dans les mêmes conditions qu’un salarié qui ne télétravaille pas, conformément aux dispositions légales et sur la base du domicile principal déclaré sous le kiosque RH.



Santé et sécurité
Tous les salariés bénéficient de l’ensemble des dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail.
Le salarié en télétravail est tenu de respecter et d’appliquer ces règles de prévention et de sécurité.
Assurance et installation électrique
Il appartient au télétravailleur de s’assurer que le lieu de télétravail est compatible avec une activité en télétravail. Il devra notamment veiller au bon usage du matériel fourni par l’entreprise, dans le respect des règles de sécurité, notamment en matière d’installation électrique.
Le télétravailleur est tenu de fournir une copie de la déclaration qu’il a adressé à son assureur au titre de son assurance multirisque habitation, mentionnant notamment l’utilisation de matériel informatiques mis à disposition par l’employeur.
Accident de travail
Il est rappelé que conformément à la loi, l'accident survenu sur le lieu déclaré où est exercé le télétravail pendant l'exercice de l'activité professionnelle du télétravailleur, est présumé être un accident de travail au sens de l'article L.411-1 du code de la sécurité sociale.
Le recours au télétravail exceptionnel
Conformément à l’ANI du 24 novembre 2020, en cas de circonstances exceptionnelles (intempéries, problèmes de transport, évènements sanitaires, …) ou de cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail peut être considéré comme un aménagement nécessaire pour permettre la continuité de l’activité de l’Entreprise et garantir la protection des salariés.
Lorsque le recours au télétravail exceptionnel trouve son fondement dans la préservation de la santé et de la sécurité des salariés, cette décision relève du pouvoir de direction unilatéral de l’employeur et est mise en œuvre après information par tous moyens du CSE.
Les jours de télétravail exceptionnel devront être saisis dans KRH avec le code suivant :
J1 : 	Pour le télétravail exceptionnel
Protection des données et respect de la confidentialité
Le télétravailleur s'engage à respecter les règles fixées dans les politiques et règlements de même que celles fixées par le service informatique de l'entreprise, en matière de sécurité et de protection de données. Il doit également assurer l'intégrité, la disponibilité et la confidentialité des informations et des données auxquelles il a accès ou qu'il crée dans le cadre de sa mission. Il doit veiller à respecter la plus stricte confidentialité concernant son matériel et ses documents de travail en s’assurant à tout moment que ces derniers soient positionnés dans un lieu le plus en sécurité possible.
Dans l'hypothèse ou un salarié n'aurait pas tout fait pour respecter ces règles de sécurité ou de confidentialité, l'entreprise pourrait prendre les sanctions appropriées si nécessaire. 
En cas de violation ou tentative de violation suspectée de son compte informatique et de manière générale en cas de tout dysfonctionnement constaté, le télétravailleur devra signaler cet évènement immédiatement au service informatique. 
En cas de destruction, de perte, d'altération ou de divulgation non autorisée de manière accidentelle ou illicite de données à caractère personnel lui appartenant ou appartenant à un tiers lors de l'exécution de son travail le télétravailleur devra immédiatement signaler cet évènement au délégué à la protection des données à l'adresse suivante : DPO@maincare.fr.
Principes de Partage des bureaux
Les espaces de travail et les mobiliers pourront être partagés par plusieurs collaborateurs. Les collaborateurs d’une même équipe disposent d’une localisation de travail partageable privilégiée, pouvant faciliter les échanges lors de la présence sur site. 

Chaque collaborateur se verra attribuer un casier personnel pour le stockage de ses documents et effets personnels.
Pour le confort de tous, les bureaux devront être maintenus propres et rangés par chacun des utilisateurs.
Durée de l’accord 
Le présent avenant est conclu pour une durée indéterminée conformément à l’article L. 2222-4 du Code du travail.  Il est convenu par les parties que le présent accord s’applique à compter de sa date de signature.
Dénonciation
Le présent accord pourra être dénoncé par l’une ou l’autre des parties signataires ou adhérentes, après un préavis de 3 mois.
La partie qui dénonce l’accord doit notifier cette décision par lettre recommandée avec accusé de réception à l’autre partie.
La Direction et les parties signataires se réuniront pendant la durée du préavis pour discuter des possibilités d’un nouvel accord.
Clause de suivi
Un suivi de l’accord pourra être réalisé par l’entreprise et les organisations syndicales signataires de l’accord à l’occasion de la négociation annuelle.
Clause de rendez-vous
En cas de modification substantielle des textes régissant la matière traitée par le présent accord, les parties signataires s’engagent à se rencontrer dans un délai de 3 mois suivant la demande de l’une des parties signataires en vue d’entamer des négociations relatives à l’adaptation du présent accord.
Révision
L’accord pourra être révisé au terme d’un délai de 6 mois suivant sa prise d’effet. 
La procédure de révision du présent accord ne peut être engagée que par la Direction ou l’une des parties habilitées en application des dispositions du Code du Travail. 
Information devra en être faite à la Direction, lorsque celle-ci n’est pas à l’origine de l’engagement de la procédure, et à chacune des autres parties habilitées à engager la procédure de révision par mail avec accusé de réception ou par lettre recommandé avec accusé de réception. 
L’employeur et les délégués syndicaux des organisations syndicales représentatives au niveau de l’entreprise se réuniront alors dans un délai de trois mois à compter de la réception de cette demande, afin d’envisager l’éventuelle conclusion d’un avenant de révision.
L’éventuel avenant de révision se substituera de plein droit aux dispositions du présent Accord qu’il modifiera.
En cas de modifications impératives fixées par la loi ou le règlement, elles devront être mises en œuvre, sans qu’un avenant à l’Accord ne soit conclu.
Clause d’interprétation
Les avenants interprétatifs de l’accord sont adoptés à l’unanimité des signataires de l’accord.
Les avenants interprétatifs doivent être conclus dans un délai maximum de 2 mois suivant la première réunion de négociation. A défaut, il sera dressé un procès-verbal de désaccord. 
Jusqu’à l’expiration de la négociation d’interprétation, les parties contractantes s’engagent à ne susciter aucune forme d’action contentieuse liée au différend faisant l’objet de cette procédure.
Publicité et Dépôt 
Le présent accord, une fois signé, sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales et sera publié sur le site intranet de l’Entreprise.
Après avoir fait l’objet des formalités de notification, le présent accord ainsi qu’une version anonymisée seront déposés électroniquement sur le site  avant d’être transférés à la DREETS compétente conformément à l’article L.2231-5-1 du Code du Travail.
Un exemplaire sera également adressé au Greffe du Conseil de Prud’hommes. 
En outre, il est établi un exemplaire du présent accord pour chaque partie signataire.
Action en nullité
Conformément aux dispositions de l’article L.2262-14 du Code du Travail, toute action en nullité de tout ou partie du présent accord doit, à peine de d’irrecevabilité, être engagée dans un délai de deux mois à compter de la publication de l’accord prévue à l’article L.2231-5-1 dans tous les autres cas.

Fait à Canéjan, le 8 octobre 2021………………….          
En 4 exemplaires originaux






Annexe 1 : 
Modèle d’attestation à produire pour télétravailler 


Je soussigné(e) « Prénom Nom »,
Domicilié(e)Certifie sur l’honneur que :
- Je souhaite entrer dans le dispositif de télétravail régulier, tel que décrit dans l’accord d’entreprise sur les « Nouveaux modes de collaboration » ;
- Je dispose d'un espace de travail à mon domicile propice au télétravail régulier ;
- J’ai un accès performant aux réseaux internet pour une connexion à distance de qualité ; 
- Les installations électriques de mon logement sont conformes, comportent une prise de terre et un disjoncteur ;
- l’assurance habitation que j’ai souscrite auprès de « Assureur » autorise l’exercice d’une activité professionnelle en télétravail à mon domicile ;
- j’accepte qu’il puisse m’être demandé le remboursement du matériel que j’aurai choisi pour équiper mon domicile si je quitte l’entreprise à mon initiative, dans les limites fixées par l’accord.
Je m’engage à signaler immédiatement à Maincare Solutions (représentée par mon Manager et/ou le responsable RH de mon organisation), toutes circonstances susceptibles de nuire à ma santé et à ma sécurité dans l’exercice de mon activité professionnelle en télétravail à mon domicile.

Pour faire valoir ce que de droit,

Fait à
Le

Signature