ACCORD COLLECTIF RELATIF A 
L’ORGANISATION DU DIALOGUE SOCIAL AU SEIN DE
HP FRANCE SAS,
A L’EXERCICE DU DROIT SYNDICAL ET A LA MISE EN PLACE DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE

Entre 

La société HP France SAS, Société par Actions Simplifiée au capital de 72 010 928,00 euros dont le siège social se situe à Meudon Campus, Bât.1, 14 rue de la Verrerie, CS 40012, 92197 Meudon Cedex, immatriculée au R.C.S. de Nanterre sous le numéro 448 694 133, représentée par XX en sa qualité de Directrice des Ressources Humaines de HP France SAS,
Ci-après dénommée « HP France » ou la « Société »

D’une part, 

Et  

Les organisations syndicales représentatives au sein de HP France : 
C.F.E-C.G.C : représentée par XX,  en sa qualité de Délégué Syndical HP France
C.F.T.C : représentée par XX, en sa qualité de Délégué Syndical HP France
UGICT-CGT : représentée par XX, en sa qualité de Déléguée Syndicale HP France
Ci-après dénommées les « OSR »
  	
D’autre part,

Ensemble dénommées les « Parties » 


























































Préambule

L'ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 est relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise. Cette réforme a pour objectif d’améliorer l’efficacité et la qualité du dialogue social au sein des entreprises en particulier par la mise en place d’une instance unique adaptée à la diversité des entreprises et par un dialogue social adapté aux structures et enjeux des entreprises.  

HP France Sas, créée en 2015 suite à une séparation au niveau mondial de Hewlett Packard, évolue dans un contexte d’organisations ayant des missions tant au niveau de la France, qu’à l’international. Des interactions régulières  entre toutes les activités basées en France  réguliers permettent de répondre aux besoins de nos clients avec des solutions innovantes, sécurisées et compétitives.

Le dialogue social est un des facteurs de performance de l’Entreprise, il contribue à élever l’engagement des salariés et permet de trouver les solutions agiles et nécessaires à la transformation et l’adaptation des activités de l’entreprise grâce à des solutions innovantes et constructives. Il est un support nécessaire aux activités Business.

Les parties conviennent que la Représentation du Personnel doit s’organiser au plus près du fonctionnement de l’entreprise afin de mieux comprendre les enjeux stratégiques des différents Business et leurs interactions quotidiennes. C’est dans cet esprit que la structure de la nouvelle représentation du personnel du Comité Social et Economique (ci-après le « CSE ») est construite. 

C’est dans ce cadre que les deux Organisations Syndicales Représentatives issues des résultats des  élections de 2016 du Comité d’Entreprise HP France Sas et la Direction d’HP France se sont rencontrées les 18 décembre 2018, 24 janvier, 6 février, 04 mars, 03 avril et  le 15 mai 2019 pour une  réunion de relecture d’un projet d’Accord pour mener une réflexion commune sur l’évolution nécessaire de l’organisation du dialogue social au sein de HP France et préparer ainsi le futur en l’adaptant aux besoins économiques et sociaux de l’entreprise. L’Accord Dialogue proposé à la signature des deux OSR le 20 mai 2019 n’a pas permis d’obtenir un accord majoritaire. 

A l’occasion de la négociation du Protocole d’Accord Pré-Electoral pour la mise en place du Comité Social et Economique d’HP France, la Direction a proposé de remettre à la signature de l’ensemble des organisations syndicales présentes, représentatives et non représentatives l’Accord sur le Dialogue Social signé le 21 mai 2019 par une seule organisation syndicale représentative. A cette occasion, elle avait accepté quelques nouvelles avancées dans l’objectif d’atteindre l’adhésion de l’ensemble des organisations syndicales d’HP France. L’organisation syndicale alors majoritaire n’a de nouveau pas souhaité signer cet Accord.
La Direction a alors annoncé que la négociation était close et qu’elle étudierait la possibilité d’octroyer des moyens supra-légaux aux membres du CSE et aux Organisations Syndicales dès lors que le règlement intérieur du CSE organiserait son fonctionnement, notamment celui des commissions obligatoires.

Dans l’attente, la Direction a octroyé des heures de délégation aux membres titulaires du CSE, à hauteur de 28 heures de délégation par mois dans le cadre du Protocole unilatéral relatif aux modalités de mise en œuvre des élections 2019 du CSE HP France Sas du 18 Décembre 2019.

Le règlement intérieur du CSE étant en cours de finalisation à ce jour, la Direction a proposé le 02 mars 2020 aux organisations syndicales représentatives de l’entreprise de se réunir le 05 mars 2020 pour une réunion d’échanges. Une ultime réunion de mise à la signature a été fixée le 19 Mars 2020.

Les parties signataires souhaitent par le présent accord (ci-après « l’Accord ») mettre en place une organisation de la représentation du personnel cohérente, agile, adaptée à la structure, au périmètre et au fonctionnement d’HP France Sas qui favorise   un dialogue social efficace et innovant.

Le présent Accord est ainsi conclu dans le cadre des dispositions issues :

de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 ;
de l’ordonnance n°2017-1718 du 20 décembre 2017
du décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au Comité Social et Économique ;
de la loi n° 2018-217 du 29 mars 2018.




TITRE I - Champ d’application de l’Accord
Le présent Accord s’applique à la société HP France Sas.
Il se substitue de plein droit à l’Accord HP France sur l’exercice du Droit Syndical et les Institutions Représentatives du Personnel du 27 février 2017 dénoncé le 21 novembre 2018.
Il se substitue également à l’article 6, portant heures de délégation des titulaires du CSE, du Protocole unilatéral relatif aux modalités de mise en œuvre des élections 2019 du CSE HP France Sas du 18 Décembre 2019.

Il est précisé que l’Accord non majoritaire du 21 mai 2019, relatif à l’organisation du Dialogue Social au sein de HP France Sas, à l’exercice du Droit Syndical et à la mise en place du CSE est inapplicable.
TITRE II - Fixation du périmètre du Comité Social et Economique

Compte tenu de la concentration du pouvoir de gestion chez HP France Sas, la Direction, en l’absence d’Accord majoritaire définissant le périmètre et le nombre d’établissements distincts, a fixé par Décision Unilatérale de l’Employeur (ci-après DUE)  du 20 Juin 2019, le nombre et le périmètre de mise en place du Comité Social et Economique en confirmant l’existence d’un seul établissement distinct basé au siège social de HP France à Meudon. 

Le périmètre de mise en place du CSE est défini sur une approche reflétant également le fonctionnement quotidien de l’Entreprise à savoir :

Un seul établissement, basé à Meudon et également siège social d’HP France, répondant à la notion d’établissement distinct, notamment en matière de gestion du personnel,
Une cohérence des thématiques transversales partagées et traitées au niveau des instances représentatives du personnel 

Le périmètre de mise en place du CSE d’HP France Sas englobe ainsi les différents sites et agences commerciales d’HP France Sas qui se compose à ce jour :

du siège social de Meudon
du site de Grenoble
des agences basées en Province

Une organisation syndicale majoritaire a contesté, auprès de la Direccte du siège social d’HP France Sas,  le nombre et le périmètre des établissements distincts fixés dans cette DUE. La Direccte a confirmé par courrier du 23 Août 2019 le nombre et le périmètre de l’établissement distinct fixés par la Direction dans le cadre de la DUE du mois de juin 2019 comme suit :
 
TITRE III – Le vote électronique

Le vote électronique par internet est le moyen d’organisation des élections professionnelles retenu au sein d’HP France à compter des élections professionnelles de 2020 et pour les suivantes.  

Il s’inscrira dans le cadre de l’article L2314-26 du code du travail, du décret 2007-602 et l’arrêté d’application du 25 avril 2007 qui définissent le cahier des charges devant être respecté pour la mise en œuvre du vote électronique en entreprise. Sa mise en place reprendra en particulier les recommandations émises par la CNIL le 1er juillet 2003 (délibérations N°03-036), actualisées le 21 octobre 2010 (délibérations N°2010-371).

Le prestataire sera identifié par la Direction d’HP France Sas. Une présentation des modalités de vote électronique sera organisée lors d’une réunion de négociation du Protocole d’Accord Pré-électoral afin que chaque organisation syndicale prenne connaissance des modalités de vote mises en œuvre.
Les membres du bureau de vote seront formés au vote électronique, préalablement à l’ouverture de la fenêtre de vote. Le vote exclusivement par internet se déroulera sur une période ne pouvant excéder 7 jours calendaires et 24H/24H afin de permettre aux salariés en voyage professionnel hors de France en période d’élections, de participer au vote. Le vote pourra s’exercer quel que soit le lieu de présence du salarié (sur site, domicile, voyage…). 

Les élections professionnelles sont organisées sur le périmètre de mise en place du CSE tel que décrit au présent accord. 

TITRE IV - Comité Social et Economique (CSE)
En application des dispositions légales et règlementaires reprises dans le préambule, l’Accord portant mise en place du Comité Social et Économique traite les thèmes suivants :
la fixation du périmètre du Comité Social et Économique
la mise en place de la Commission Santé, sécurité et conditions de travail
la désignation de représentants de proximité

En outre, les Parties conviennent de s’accorder notamment sur :
la durée du mandat des membres du Comité Social et Économique
les heures de délégation des membres du Comité Social et Économique 
le fonctionnement et moyens du Comité Social et Économique
le contenu et la périodicité des consultations récurrentes 
les commissions obligatoires et facultatives
les représentants de proximité
l’exercice du droit syndical
les dispositions communes au CSE et au Droit Syndical
 le nombre de mandats successifs

Les Parties s’engagent à reprendre ces dispositions dans le protocole d’accord préélectoral qui sera conclu préalablement à la tenue des élections portant mise en place du Comité Social et Économique.

Article 1 : Durée des mandats
 
La durée du mandat des élus au CSE est de 4 ans.  Le nombre de mandats successifs est fixé à l’article L2314-33 du Code du Travail.

Article 2 : Composition du CSE

2.1 Le nombre de Titulaires et Suppléants

Le Protocole d’Accord Pré-électoral préalable à chaque organisation d’élections définira le nombre de sièges à pourvoir, les collèges représentatifs au sein de l’Entreprise et fixera la répartition des Titulaires et Suppléants dans ces collèges. En absence de protocole électoral, les collèges électoraux seront définis selon les règles légales en vigueur.

Les Parties conviennent qu’en cas d’évolution de l’effectif (en deçà de 1000 salariés ou au-delà de 1249 salariés au sein de HP France Sas), le nombre de titulaires et suppléants à élire dans le cadre d’un prochain renouvellement des mandats (à partir de 2024) porté au présent Accord sera alors fixé dans le cadre des futurs Protocoles d’Accords Pré-électoraux ou, en l’absence d’accord, conformément aux dispositions législatives. 

Les Parties conviennent d’ores et déjà que le nombre de Titulaires et Suppléants sera augmenté de 1 membre, par rapport à la tranche légale d’effectif des salariés. A titre d’illustration, si les effectifs étaient compris entre  700 et 799 salariés, le CSE serait composé de 15 Titulaires et 15 Suppléants (14 + 1).

Les suppléants n’assistent aux réunions du CSE que lorsqu’ils remplacent les titulaires absents.  Les modalités de remplacement temporaires des titulaires par les suppléants répondent aux règles électorales en vigueur.

Cependant, dans un objectif de préparation d’une relève future et afin que des salariés nouvellement élus se forment pendant ce premier mandat de CSE, les Parties conviennent qu’à titre dérogatoire cinq suppléants au maximum pourront assister aux réunions plénières du CSE, dans la limite de 22 membres CSE Titulaires ou Suppléants présents simultanément par réunion. Ces 5 suppléants participent ainsi aux réunions sans avoir de Titulaires à remplacer. 
Ces 5 suppléants seront choisis parmi les 5 premiers suppléants élus lors des élections professionnelles au prorata de la représentativité des organisations syndicales représentatives au sein du CSE
Il est de nouveau précisé que seuls ces 5 suppléants peuvent participer aux réunions plénières convoquées par la Direction.

Concernant les heures de délégation, 

Les titulaires disposent de 40 heures de délégation mensuelle par titulaire. 
De plus, un pool de 100 heures / mois est mis à disposition des seuls 5 premiers suppléants comme décrit ci-dessus . Ce pool d’heures mensuel n’est  ni transférable d’un mois sur l’autre, ni vers les Titulaires, ni vers les autres Suppléants ou vers les membres des commissions obligatoires ou facultatives ou représentants de proximité.

Dans le cadre de leur nomination, les OSR veilleront, dans la mesure du possible, à un équilibre de représentativité entre les femmes et les hommes parmi ces 5 suppléants ainsi qu’un équilibre géographique entre les sites.

Il est précisé que seuls les suppléants remplaçant un titulaire absent disposent d’une voix consultative.

Le CSE se compose également d’un Représentant Syndical par Organisation Syndicale Représentative dans l’entreprise à l’issue des élections professionnelles. Ce représentant ne participe pas au vote. Il peut émettre des opinions et recommandations au nom de son organisation syndicale. Les prérogatives sont définies par l’article L2314-2 du Code du Travail.

2.2 Remplacement définitif d’un titulaire du CSE 

Les titulaires et les suppléants sont élus séparément au scrutin de liste, chaque titulaire n'a pas de suppléant attitré. 
Les règles légales de remplacement des membres titulaires présentent un caractère impératif. Il n’est pas possible de les adapter par voie conventionnelle. 
En application de l’article L. 2314-37 du Code du travail crée par l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 « art 1 : Lorsqu’un délégué titulaire cesse ses fonctions ou est momentanément absent pour une cause quelconque il est remplacé par un suppléant élu sur une liste présentée par la même organisation syndicale que celle de ce titulaire. La priorité est donnée au suppléant élu de la même catégorie. 
S'il n'existe pas de suppléant élu sur une liste présentée par l'organisation syndicale qui a présenté le titulaire, le remplacement est assuré par un candidat non élu présenté par la même organisation.
Dans ce cas, le candidat retenu est celui qui vient sur la liste immédiatement après le dernier élu titulaire ou, à défaut, le dernier élu suppléant.
A défaut, le remplacement est assuré par le suppléant élu n'appartenant pas à l'organisation du titulaire à remplacer, mais appartenant à la même catégorie et ayant obtenu le plus grand nombre de voix.
Le suppléant devient titulaire jusqu'au retour de celui qu'il remplace ou jusqu'au renouvellement de l'institution. »

2.3 Présidence du CSE 

Le CSE est présidé par un représentant de la Direction d’HP France Sas, lequel pourra se faire assister au maximum de 3 personnes lors des réunions du CSE.
Des experts techniques d’HP France (ex Paie, Formation, Sales Comp, Total Rewards…) et managers pourront être amenés à participer aux réunions du CSE sur une thématique particulière/un point d’agenda relevant de leur compétence et responsabilité.

2.4 Le Bureau du CSE 

Un bureau est constitué au sein du CSE lors de la 1ère réunion plénière suivant l’élection des membres élus du CSE, ces derniers élisent parmi eux, les membres du Bureau CSE à la majorité des voix exprimées. Le candidat ayant obtenu le plus de voix est élu. En cas d’égalité de voix, le candidat le plus âgé est élu.

Le bureau du CSE est composé notamment comme suit : 
Un Secrétaire, disposant d’un crédit mensuel de 80 heures de délégation incluant l’enveloppe horaire associée à son mandat d’élu Titulaire du CSE de 40 heures

Un secrétaire adjoint
Les heures de délégation dédiée à la mission de Secrétaire peuvent être partagées avec le secrétaire adjoint sous réserve d’en informer préalablement le département des Relations Sociales. Outre le suivi des heures de délégation individuelles, cette information permettra à la Direction d’informer le Manager de l’élu afin d’organiser le fonctionnement du service et adapter temporairement la mission. 

Un Trésorier, disposant d’un crédit mensuel de 60 heures de délégation incluant l’enveloppe horaire associée à son mandat d’élu Titulaire du CSE de 40 heures 

Un trésorier adjoint
Les heures de délégation dédiée à la mission de Trésorier peuvent être partagées avec le Trésorier adjoint sous réserve d’en informer préalablement le département des Relations Sociales. Outre le suivi des heures de délégation individuelles, cette information permettra à la Direction d’informer le Manager de l’élu afin d’organiser le fonctionnement du service et adapter temporairement la mission.

Il est précisé que le règlement intérieur du CSE pourra compléter sa composition, établir le mode de fonctionnement, la mission et le périmètre de responsabilité des membres du Bureau CSE sans que cela ne génère de contraintes supplémentaires pour HP France Sas, notamment en matière  d’incrémentation d’heures de délégation supplémentaires aux heures de délégation déjà attribuées dans le cadre du présent Accord.

2.5 Un référent harcèlement sexuel et agissement sexiste

Pour mise en conformité avec l’article L2314-1 du Code du Travail in fine, la nomination d’un référent harcèlement sexuel et agissement sexiste sera inscrite au 1er ordre du jour du nouveau CSE.

Un référent harcèlement sexuel et agissement sexiste « back up » peut être nommé par le CSE pour remplacer le référent principal sur la durée du mandat du CSE.

Le CSE désignera parmi ses membres élus, sous la forme d’une résolution adoptée à la majorité des membres présents, un référent en matière de harcèlement sexuel et agissement sexiste pour la durée du mandat CSE. Ce référent ainsi que son éventuel back-up bénéficient de la formation nécessaire à l’exercice de ses missions en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail (art. L2315-18 du Code du Travail).

Article 3 : Mission et attributions 

Par référence à l’article L2315-3 du Code du Travail, dans le cadre de leurs missions les membres de la délégation du personnel du CSE sont tenus au secret professionnel pour toutes les questions relatives aux procédés de fabrication. Ces mêmes membres, ainsi que les représentants syndicaux au CSE, sont également tenus à une obligation de discrétion à l’égard des informations revêtant un caractère confidentiel et présentées comme telles par l’employeur.

3.1 Mission et attributions du CSE

Le CSE exercera ses prérogatives, missions et attributions dans le périmètre d’HP France Sas et à l’égard de l’ensemble des salariés de la Société HP France Sas, conformément à la loi et aux articles L2312-8 et suivants.

Ainsi, le CSE est notamment informé et consulté :

Ponctuellement, sur les questions intéressant l’organisation, la gestion et la marche générale de l’entreprise, sur l’introduction de nouvelles technologies, sur tout aménagement important modifiant les conditions de travail ou de santé, sur les mesures prises en vue de faciliter la remise ou le maintien au travail de certaines catégories de salariés

S’ajoutent à ces consultations, les consultations d’ordre public, notamment en cas de restructuration et de compression des effectifs, d’opération de concentration, d’offre publique d’acquisition, de procédure de sauvegarde, de redressement ou de liquidation judiciaire, etc.

Périodiquement, les consultations sur les orientations stratégiques, la situation économique et financière de l’entreprise, la politique sociale, les conditions de travail de l’entreprise

Il dispose d’attributions dans le cadre de la prévention des risques professionnels et du harcèlement (notamment l’analyse des risques professionnels), dans des inspections en matière de santé, sécurité et conditions de travail, d’enquêtes en matière d’accidents du travail ou de maladies professionnelles. 
De plus, il dispose des attributions visant à présenter les réclamations individuelles relatives notamment aux salariés, à l’application du code du travail, des accords d’entreprise…
Sur ces différents sujets, il délègue sa mission aux commissions obligatoires qui lui rendront compte.

Il demeure compétent pour remettre un avis/délibération, pour déclencher un droit d’alerte ou décider d’une expertise liée à son champ de compétence.

Il est compétent pour assurer, contrôler ou participer à la gestion des activités sociales culturelles mises en place suite à délibération des membres du CSE.
Pour exercer leur mission dans de bonnes conditions, les membres élus Titulaires, élus pour la 1ère fois au sein d’une instance représentative du personnel, peuvent bénéficier d’une formation économique d’une durée maximale de 5 jours, réalisée sur le temps de travail, conformément à l’article L2315-63 du Code du Travail. Ces 5 jours s’imputent sur la durée de 12 jours du congé de formation économique, sociale et syndicale. 
Cette formation est prise en charge sur le budget de fonctionnement du CSE (inscription, formation et déplacement). La rémunération des participants est maintenue par l’Entreprise.
Enfin, l’ensemble des membres de la délégation du personnel du CSE, ainsi que le référent harcèlement sexuel et agissement sexiste et son éventuel back up, bénéficieront de la formation nécessaire à l’exercice de leur mission en matière de Santé Sécurité et de Conditions de Travail, prise en charge par l’entreprise dans les conditions prévues par l’article L2315-18 du Code du Travail.

3.2 Mission et attributions des commissions obligatoires du CSE

Dans le cadre de leurs missions, les membres des commissions obligatoires élus ou non élus, sont tenus au secret professionnel et à un devoir de discrétion vis-à-vis des documents et informations partagées avec la Direction, notamment vis-à-vis de tiers extérieurs.

Les commissions obligatoires répondent aux critères légaux de mise en place (nombre de membres, modalités de nomination et composition).

Seuls des salariés d’HP France peuvent être nommés au sein des commissions obligatoires.
Les commissions obligatoires déchargent le CSE des questions opérationnelles et techniques liées à leur activité. Elles développent une véritable expertise dans leur domaine afin de faciliter les débats en séance plénière du CSE et la remise d’avis/délibération lors de la réunion de Consultation, si appropriée. Elles déchargent en ce sens les membres du CSE dans les dossiers dont elles ont la délégation afin d’éviter les redondances de présentations détaillées, voire nominatives en réunions plénières du CSE.

Les Parties conviennent que le CSE délègue aux commissions compétentes pour instruction et suivi les thèmes relevant de son champ d’intervention définis en amont, à l’exception du recourt à expert quant 
prévu par le Code du Travail. Le CSE est la seule instance habilitée à remettre un avis lors d’un processus d’information et consultation. 

Elles posent les principes suivants dans le fonctionnement général des Commissions Obligatoires du CSE :

Les commissions obligatoires sont prioritairement constituées d’élus suppléants CSE et au minimum d’un membre titulaire du CSE par Organisation Syndicale Représentative afin de pouvoir faire le lien entre les membres de la commission et le CSE. Conformément à la législation en vigueur, certaines commissions, telles que la formation, l’égalité professionnelle et l’aide au logement peuvent être composées de salariés non élus. Le CSE  sera attentif à garder un juste équilibre entre élus et non élus au sein de ces 3 commissions.
La composition de ces commissions est équilibrée, dans la mesure du possible, entre les femmes et les hommes et les géographies/sites.

Les commissions préparent notamment les dossiers soumis à délibération, émettent des recommandations afin d’optimiser les échanges en réunions plénières du CSE. Elles préparent la remise d’avis du CSE lors de Consultation.

Chaque commission obligatoire identifie un rapporteur, membre du CSE, qui se charge des interfaces avec les membres du CSE et la Direction /ou son représentant, quand nécessaire. Le rapporteur est nommé pour une année fiscale.

Le rapporteur, et le cas échéant, un membre de la commission en cas d’absence de rapporteur, adresse notamment les conclusions, avis et recommandation de la commission aux membres du CSE, en amont de la réunion préparatoire de la réunion plénière du CSE, afin que le CSE puisse délibérer et préparer un avis/délibération dans les dossiers d’Information et Consultation. 

Cet avis est rendu sur la base du rapport / dossier faisant l’objet de la Consultation et sur les bases des éléments également communiquées aux membres du CSE. La Direction adressera les documents présentés aux membres de la commission et partagera une synthèse des supports avec le CSE et répondra aux questions complémentaires de ses membres en séance plénière. 

Les Parties conviennent également de fixer, au présent Accord, et en application des articles L. 2315-41 et suivants du Code du travail : 

Le nombre de membres des commissions et le mode de fonctionnement
Les missions déléguées aux commissions par le Comité Social et Economique et leurs modalités d'exercice ; 

Le nombre de membres de la Commission SSCT pourrait être adapté lors de prochaines mandatures notamment en fonction des effectifs de l’entreprise HP France comme ci-dessous :

Si effectif inférieur ou égal à 900 salariés : 10 membres CSSCT
Si effectif inférieur ou égal à 800 salariés :   8 membres CSSCT
Les membres de la CSSCT seront répartis selon les mêmes modalités prévues à l’article 3.2.1.1. 
Enfin, les Parties conviennent que les réunions pourront se tenir par visio-conférence (ex : HP Zoom), notamment pour les membres des commissions qui ne sont pas sur le site de tenue de la réunion. Les participants s’engagent à respecter les règles de confidentialité lors de réunion tenue à distance (ex : utilisation d’une salle/focus room fermée lors de la réunion, utilisation de la fonction caméra HP Zoom par exemple).

3.2.1 Mission et attributions de la Commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail

Conformément à l’article L. 2315-36 du Code du travail une commission chargée d’étudier les questions de santé, de sécurité et des conditions de travail est mise en place au sein du Comité Social et Economique d’HP France. 

3.2.1.1 Désignation et composition	
Les membres de la Commission sont désignés par une résolution du Comité Social et Economique adoptée à la majorité des membres présents pour une durée qui prend fin avec celle du mandat des membres élus du Comité Social et Economique après inscription à l’ordre du jour et appel à candidature organisé par le Secrétaire du CSE.
Les Parties conviennent que la Commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail du CSE  HP France sera composée, pour ce 1er mandat, de 11 membres. Les membres de la commission SSCT sont nommés parmi les membres du CSE  ou parmi les Représentants de Proximité basés :

à Grenoble à hauteur de 5 membres 
à Meudon / Agences à hauteur de 6 membres dont 2 réservés aux agences

après appel à candidature organisé par le secrétaire du CSE.
Cette désignation devra tendre à une représentation équilibrée de chaque organisation syndicale représentative et de chaque géographie/sites-agences (Meudon, Grenoble et Agences) afin que l’ensemble des salariés soient représentés. Le CSE veillera dans la mesure du possible à un équilibre Femmes/Hommes dans la commission et sera le reflet de la représentativité de chaque OSR au CSE.
Afin de faciliter les activités de la Commission SSCT, elle s’organisera par regroupement géographique (Meudon/Agences et Grenoble).

Elle est présidée par l’Employeur ou son représentant. 
		3.2.1.2 Missions

La Commission se voit confier, par délégation du Comité Social et Economique, les attributions, relatives, à la santé, à la sécurité et aux conditions de travail, à l'exclusion du recours à un expert prévu aux articles 
L. 2315-78 et suivants du Code du travail et des attributions consultatives du comité.

La commission a notamment pour mission principale de préparer les délibérations du Comité Social et Économique en vue des consultations relatives à la santé, à la sécurité et aux conditions de travail des salariés ou d’alerte en cas de danger grave et imminent. 
Afin de remplir leur mission, les membres de chaque groupe géographique de la commission peuvent notamment :
Réaliser les visites trimestrielles, par regroupement  géographique défini ci-dessus au 3.2.1.1.
Mener et réaliser les enquêtes après un accident du travail grave ou des incidents répétés ayant révélé un risque grave ou une maladie professionnelle ou à caractère professionnel grave. Lors de ces missions spécifiques, la délégation SSCT sera constituée de membres SSCT appartenant aux sites concernés dont 1 Représentant de Proximité.

La Commission SSCT est également force de proposition en matière de Prévention des Risques et d’amélioration des Conditions de travail.
Aux fins de réaliser pleinement sa mission, les membres de la commission sont destinataires : 
des déclarations d’accident du travail et maladies professionnelles,  au fil de l’eau 
des plans de prévention avec sociétés extérieures au fil de l’eau
du document unique mis à disposition des membres du CSE.  

En complément, ils seront destinataires, au même titre que les membres du CSE, :

des rapports annuels d’activité des médecins du travail qui fera l’objet d’une présentation en réunion de CSE ;
du rapport annuel écrit faisant le bilan de la situation générale de la santé, de la sécurité et des conditions de travail dans l’entreprise et des actions menées au cours de l’année écoulée dans ces domaines (Bilan SSCT, en vue de la consultation annuelle du CSE
du programme annuel de prévention des risques professionnels et d’amélioration des conditions de travail (PAPRIPACT,) en vue de la consultation annuelle du CSE


3.2.1.3 Fonctionnement


Il est convenu que la Commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail se réunira 4 fois par an, à l’initiative de l’employeur ou de son représentant, avant les réunions du Comité Social et Economique portant sur des sujets relatifs à la santé, la sécurité et les conditions de travail des salariés. 
Lors de cette réunion, les supports et documents liés aux projets relevant de la compétence de la Commission seront présentés et discutés avec les membres de la Commission. L’objectif sera de préparer et faciliter l’information ou l’information et consultation du CSE (ex : Bilan SSCT / Papripact, projets importants impactant un nombre significatif de salarié et conduisant sur le plan qualitatif à un changement déterminant notamment des conditions de travail, les technologies nouvelles non présentes dans l’entreprise…). De plus, cette réunion sera l’occasion d’échanger sur d’autres sujets relevant de la SSCT, comme par exemple sur les propositions concrètes et détaillées de la Commission sur l’amélioration de la Santé, Sécurité et des Conditions de Travail et la prévention des RPS.

Un rapporteur SSCT par regroupement géographique (Meudon/Agences et Grenoble), membre  Titulaire du CSE, sera nommé au début de chaque année fiscale, parmi les membres de la commission SSCT. Ce rapporteur sera chargé de porter à la connaissance des membres du CSE les conclusions, l’avis et les recommandations de la Commission afin de faciliter la remise d’un avis éclairé des membres du CSE lors de la séance plénière trimestrielle. 

Conformément à l’article L. 2315-27 du Code du travail, au moins quatre réunions du Comité Social et Économique portent annuellement en tout ou partie sur les attributions du comité en matière de santé, sécurité et conditions de travail. 
Le calendrier prévisionnel des réunions CSE portant annuellement en tout ou partie sur les attributions du Comité en matière de SSCT, se calque par défaut sur les consultations annuelles obligatoires sur le Bilan SSCT et le PAPRIPACT. 
Il est précisé que, si les circonstances l’exigent ou en cas d’urgence avérée, une réunion ordinaire supplémentaire du Comité pourra traiter de points relatifs à la santé, sécurité et aux conditions de travail (SSCT). 
Lors de ces réunions seront invités sur la partie de l’agenda traitant les sujets SSCT, le médecin du travail, l’agent de contrôle de l’inspection du travail ainsi que les agents des services de prévention de l’organisme de sécurité sociale du lieu géographique de la réunion. Les acteurs externes à l’entreprise en charge de l’autre géographie/sites recevront une copie des invitations des réunions du CSE traitant des thématiques de SSCT, selon les modalités décrites ci-dessus.

3.2.1.4 Heures de délégation

Un pool  mensuel de 110 heures est attribué aux membres de la Commission SSCT pour exercer leur mission. Ce pool d’heures est à répartir entre les membres de la Commission SSCT. Ce pool d’heures pourra être adapté lors de prochaines mandatures en fonction de l’évolution du nombre de membres SSCT. 
Les 2 rapporteurs de chaque regroupement géographique de la Commission SSCT du CSE bénéficieront d’un crédit annuel complémentaire de 20 heures de délégation chacun pour leur permettre de préparer les réunions SSCT avec le CSE (rédaction des préconisations/recommandations/avis...). 

Ce dispositif complémentaire (crédit d’heures dédiés au rapporteur de la commission SSCT) fera l’objet d’une évaluation sur son fonctionnement à l’issue de la 1ère année de mise en œuvre, date anniversaire du présent Accord.
Les heures de délégation dédiées à la mission spécifique SSCT des membres de la commission SSCT peuvent être mutualisées entre les membres de cette même commission (dans la limite de 50% par mois maximum avec les membres Suppléants, les Représentants de Proximité. Cette mutualisation ne doit pas amener l’un d’eux à disposer, dans le mois, de plus de 1,5 fois le crédit d’heures d’un membre de la Commission SSCT (soit 15h / mois). Cette mutualisation sera préalablement communiquée au département des Relations Sociales.

3.2.1.5 Formation des membres de la commission SSCT

Les Parties conviennent expressément que la formation des membres de la Commission SSCT s’effectuera sur une période de 5 jours (L2315-40 Code du travail) et sera organisée au plus tard  au cours de la 1ère année suivant la désignation du membre de la commission, par la Direction qui la financera.


3.2.2 Mission et attributions de la Commission Formation

Conformément à l’article L2315-49 du Code du Travail, une commission formation est mise en place au sein du CSE d’HP France Sas.

3.2.2.1 Désignation et composition
Les membres de la Commission Formation sont désignés par une résolution du Comité Social et Economique adoptée à la majorité des membres présents, parmi ses membres Titulaires ou Suppléants et parmi les membres du personnel, après un appel à candidature motivée, pour une durée qui prend fin avec celle du mandat des membres élus du Comité Social et Economique, après inscription à l’ordre du jour. L’appel à candidature est organisé par le Secrétaire du CSE.

Les Parties conviennent que la Commission Formation sera composée de 8 membres maximum. Le CSE veillera dans la mesure du possible à un équilibre Femmes/Hommes dans sa composition et prenant en compte une représentation proportionnelle des sites et agences  (Meudon/Agences /Grenoble) 
Elle est présidée par l’employeur ou de son représentant qui se fait assister de la personne en charge de la Formation.
3.2.2.2 Missions
Les missions de la commission formation sont :
de préparer les délibérations du Comité Social et Economique dans le domaine de la formation 
d'étudier les moyens permettant de favoriser l'expression des salariés en matière de formation et de participer à leur information dans ce domaine 
d'étudier les problèmes spécifiques concernant l'emploi et le travail des jeunes et des handicapés


3.2.2.3 Fonctionnement
Il est convenu que la Commission Formation se réunira 2 fois par an, au cours du mois précédant la réunion du Comité Social et Economique portant sur les sujets les consultations sur la stratégie de l’entreprise (Bilan Formation) et Politique sociale et conditions de travail (Plan de Développement des Compétences) à l’initiative de l’employeur ou de son représentant.
 
Un rapporteur pour la commission Formation sera nommé en début d’année fiscale parmi les membres élus du CSE de la commission Formation. Ce  rapporteur sera chargé de rédiger une synthèse de la réunion et de porter à la connaissance des membres du CSE les conclusions, avis et recommandations de la Commission.
Le temps passé par les membres de la commission formation aux réunions de la commission de la formation organisée par l’employeur est rémunéré comme temps de travail. Il n'est pas déduit du crédit d'heures accordé aux membres titulaires.

3.2.3 Missions et attributions de la Commission Economique
3.2.3.1 Désignation et composition
Les membres de la Commission Economique sont désignés par une résolution du Comité Social et Economique adoptée à la majorité des membres présents, parmi ses membres Titulaires ou Suppléants, pour une durée qui prend fin avec celle du mandat des membres élus du Comité Social et Economique, après inscription à l’ordre du jour et appel à candidature. L’appel à candidature est organisé par le Secrétaire du CSE.

Les Parties conviennent que la Commission Economique sera composée de 5 membres. Cette désignation devra tendre à une représentation équilibrée de chaque organisation syndicale représentative Le CSE veillera dans la mesure du possible à un équilibre Femmes/Hommes et à un équilibre géographique dans sa composition. 
Elle est présidée par l’employeur ou son représentant qui se fait assister de la personne en charge de la Finance/Comptabilité.

3.2.3.2 Missions
La Commission économique est notamment chargée d'étudier les documents économiques et financiers recueillis par le Comité Social et Économique et toute question relevant de son champ de compétence que ce dernier lui soumet.
Elle prépare les recommandations/avis pour le CSE lors des consultations. Elle alerte le CSE si nécessaire et interface avec l’expert nommé par le CSE.

3.2.3.3 Fonctionnement
La Commission économique se réunit au moins  2 fois par an le mois précédant la réunion d’information et consultation du Comité Social et Economique relative à la situation économique et financière prévue à l’article L 2312-25 du code du travail. La réunion sera initiée par le Président du CSE ou son représentant.
Un rapporteur sera nommé, en début d’année fiscale, parmi les membres de la commission Economique. Ce  rapporteur sera chargé de rédiger une synthèse de la réunion et porter à la connaissance des membres du CSE les conclusions, avis et recommandations de la Commission.

La commission économique dispose des heures de délégation prévue à l’art L2325-25, soit 40 heures / an à répartir entre les membres de la commission. Les heures dédiées des membres de la Commission Economique ne sont pas mutualisables avec les heures de délégation d’autres élus du CSE.
Le temps passé par les membres de la commission économique aux réunions de la commission organisée par l’employeur est rémunéré comme temps de travail. Il n'est pas déduit du crédit d'heures accordé aux membres titulaires ou suppléants qui disposent d’heures de délégation.


3.2.4 Mission et attributions de la Commission de l’égalité professionnelle
3.2.4.1 Désignation et composition

Les membres de la Commission Egalité Professionnelle sont désignés par une résolution du Comité Social et Economique adoptée à la majorité des membres présents, parmi ses membres Titulaires ou Suppléants et parmi les membres du personnel non élus après un appel à candidature motivée, pour une durée qui prend fin avec celle du mandat des membres élus du Comité Social et Economique, après inscription à l’ordre du jour et appel à candidature. L’appel à candidature est organisé par le Secrétaire du CSE.

Les Parties conviennent que la Commission Egalité Professionnelle sera composée de 8 membres maximum. Le CSE veillera dans la mesure du possible à un équilibre Femmes/Hommes dans sa composition et à une représentation équilibrée des sites et agences. 

Elle est présidée par l’employeur ou son représentant qui peut se faire assister d’une personne choisie parmi l’équipe RH de l’Entreprise.

3.2.4.2 Missions
La commission de l’égalité professionnelle est chargée, en particulier, d’étudier la situation comparée femmes/hommes dans l’entreprise. 
3.2.4.3 Fonctionnement
La Commission Egalité Professionnelle se réunit au moins une fois par an pour la présentation de la situation comparée femmes/hommes dans l’entreprise.
Un  rapporteur sera nommé en début d’année fiscale parmi les membres de la commission égalité professionnelle. Ce  rapporteur sera chargé de rédiger une synthèse de la réunion et porter à la connaissance des membres du CSE les conclusions, avis et recommandations de la Commission.

3.2.5 Mission et attributions de la Commission d’Information et d’aide au logement
3.2.5.1 Désignation et composition
Les membres de la Commission d’Information et d’aide au logement sont désignés par une résolution du Comité Social et Economique adoptée à la majorité des membres présents, parmi ses membres Titulaires Suppléants ou parmi les membres du personnel non élus, après un appel à candidature motivée, pour une durée qui prend fin avec celle du mandat des membres élus du Comité Social et Economique, après inscription à l’ordre du jour et appel à candidature. L’appel à candidature est organisé par le Secrétaire du CSE.

Les Parties conviennent que la Commission d’Information et d’aide au logement sera composée de 5 membres maximum. Le CSE veillera dans la mesure du possible à un équilibre Femmes/Hommes dans sa composition et un équilibre dans sa représentation géographique (Meudon, Grenoble et agences). 
Elle est présidée par l’un des membres de la Commission.


3.2.5.2 Missions

La commission d’information et d’aide au logement, est chargée de faciliter l’accession à la propriété et à la location de locaux d’habitation.

Elle a en particulier pour mission de :
Mettre en liaison les salariés avec l’organisme habilité à collecter la participation de l’employeur à l'effort de construction ;
Informer les salariés sur leurs conditions d'accès à la propriété ou à la location d'un logement et les assister dans les démarches nécessaires pour l'obtention des aides financières auxquelles ils peuvent prétendre.


3.2.5.3 Fonctionnement

La Commission d’Information et d’Aide au logement se réunit au moins une fois par an pour la présentation d’un rapport d’activité (information des conditions d’accès aux salariés, suivi de l’organisme collecteur, nombre de salariés bénéficiaires…).

Un  rapporteur sera nommé, en début d’année fiscale parmi les membres de la commission d’Information et d’Aide au Logement. Ce rapporteur sera chargé de rédiger et préparer le bilan annuel d’activité. 


3.3 Mission et attributions des commissions facultatives du CSE

Les membres du CSE peuvent se faire assister dans leur mission des œuvres sociales en particulier par la mise en place de commissions facultatives du CSE dont la composition, les missions et fonctionnement sont définies dans le règlement intérieur du CSE. 

Les Parties conviennent cependant de créer par le présent Accord une seule commission facultative dédiée aux « Plans de Commissionnement » compte- tenu de la technicité du sujet. 

La commission facultative « Plan de Com » mise en place dans le cadre du présent accord vise à traiter en temps réel les questions urgentes, à décharger le CSE des questions opérationnelles et techniques liées à cette activité.

3.3.1 La Commission Plan de Commissionnement

3.3.1.1   Désignation et Composition
Les membres de la Commission Plan de Commissionnement (ci-après Plan de Com) sont désignés par une résolution du Comité Social et Economique adoptée à la majorité des membres présents, parmi ses membres Titulaires ou Suppléants ou parmi les membres du personnel non élus, prioritairement des fonctions Sales, après un appel à candidature motivée, pour une durée qui prend fin avec celle du mandat des membres élus du Comité Social et Economique. 
Les Parties conviennent que la Commission Plan de Com sera composée de 5 membres maximum. Le CSE veillera dans la mesure du possible à un équilibre Femmes/Hommes dans sa composition.  De même, cette commission devra reflètera à juste proportion les Business représentés dans les populations Sales des sites. 
Elle est présidée par l’employeur ou son représentant qui peut se faire assister d’un expert Sales Comp et de la RH en charge des populations Sales.

           3.3.1.2   Missions
La commission Plan de Com est chargée de préparer les dossiers d’information et consultation en analysant, , préparant avis et recommandations en vue d’une information et consultation, afin de permettre au CSE de rendre un avis lors d’information et consultation sur :
Les nouveaux plans de commissionnement
Les changements de structure de rémunération : mix salaire fixe/variable, accélérateurs, pentes, seuils, ….


La commission a également pour objectif d’analyser les demandes d’escalade critique : 

Lettre de commissionnement (comptes, quota…)
Atteinte de quota 


Une synthèse des éléments présentés et des changements majeurs partagée  en Commission Plan de Com sera faite aux membres du CSE lors d’information ou d’Information et Consultation lors d’évolutions significatives concernant une population Sales.  Les membres du CSE seront destinataires des informations nécessaires à leur consultation.

            3.3.1.3   Fonctionnement
La Commission « Plan de Commissionnement » se réunit au moins 2 fois par an pour la présentation des évolutions significatives des Plans de Com de l’année fiscale à venir ainsi que sur un bilan de la période écoulée. En cas d’évolution significative, la Commission se réunira plus particulièrement en vue de la préparation de la réunion ordinaire du CE HP France. 
Un r rapporteur sera nommé en début  d’année fiscale parmi les membres de la commission Plan de Com. Ce rapporteur  sera chargé de rédiger une synthèse de la réunion et de porter à la connaissance des membres du CSE les conclusions, avis et recommandations de la Commission.
Elle pourra également se réunir ponctuellement pour le suivi des lettres d’objectifs et des performances.
Le temps passé par les membres de la commission Plan de Com aux réunions de la commission de la formation organisée par l’employeur est rémunéré comme temps de travail. Il n'est pas déduit du crédit d'heures accordé aux membres titulaires.

3.3.2 Les commissions facultatives liées aux œuvres sociales

La mise en place de commissions facultatives liées aux œuvres sociales sera définie par le règlement intérieur du CSE.

La composition des commissions facultatives liées aux œuvres sociales sera dans la mesure du possible le reflet de la représentativité au CSE de chaque OSR par sites et agences

3.4 Mission et attributions des Représentants de Proximité (RdP)

Afin d’être au plus près du terrain, les Parties conviennent de la mise en place de Représentants de Proximité. 

Ce nouveau rôle fera l’objet d’une évaluation à l’issue de la 1ère année de mise en œuvre, à la date anniversaire du présent Accord afin d’ajuster à l’unanimité des signataires son fonctionnement avec les membres de la commission SSCT.
3.4.1 Durée des mandats et désignation 

Les Représentants de Proximité sont désignés par une résolution du Comité Social et Economique adoptée à la majorité des membres présents, parmi ses membres Titulaires ou Suppléants ou salariés non élus, après un appel à candidature motivée, pour une durée qui prend fin avec celle du mandat des membres élus du Comité Social et Economique, après inscription à l’ordre du jour. L’appel à candidatures sera organisé par le Secrétaire du CSE.

Ils seront désignés prioritairement parmi les membres Suppléants du CSE et parmi les salariés non élus de l’entreprise qui souhaiteraient s’investir dans la vie de leur site. 
Un Représentant de Proximité pourra être membre de la Commission SSCT pour assurer le relais entre les remontées terrain et la Commission SSCT.

Le CSE veillera dans la mesure du possible à un équilibre Femmes/Hommes dans sa composition et un équilibre dans leur représentation géographique/ sites – agences., la proximité avec les salariés des sites étant à l’origine de leur mise en place. 


3.4.2 Composition 
Les Parties conviennent ainsi de la mise en place de 10 Représentants de Proximité au regard de l’effectif actuel. La répartition par site et agences, au jour de la signature du présent Accord, est fixée comme suit :

4 Représentants de Proximité pour Meudon
2 Représentants de Proximité pour les Agences de Province
4 Représentants de Proximité pour Grenoble

Le nombre de Représentants de proximité et leur répartition par site peuvent être amenés à évoluer lors des futures mandatures en fonction de l’évolution des effectifs d’HP France par sites et agences en tenant compte de la répartition par sites/agences définie ci-dessus 

3.4.3 Missions
Leur mission principale est notamment de traiter au plus près du terrain les éventuelles difficultés ou questions liées à la vie quotidienne, conditions de travail qui seraient relayées par les salariés afin qu’une réponse soit apportée rapidement, avec agilité et flexibilité.
Les Représentants de Proximité remonteront aux Ressources Humaines, les questions récurrentes qui pourraient nécessiter la mise en place, par exemple, d’un « Café RH » particulier avec les employés.

3.4.4 Heures de délégation et moyens

Les Représentants de Proximité disposent de 4 heures de délégation par mois pour exercer leur mission sur leur site ou pour les représentants de proximité des agences pour les agences. 
Ces heures de délégation ne sont pas transférables d’un mois sur l’autre. Elles ne sont pas non plus transférables entre les Représentants de Proximité, avec les titulaires ou suppléants/membres des commissions.

Une réunion sera organisée, à l’initiative de la Direction, tous les 2 mois sur les deux principaux sites de Meudon et Grenoble. Le(s) Représentants de Proximité des Agences pourront participer par visioconférence ponctuellement. Cette réunion permettra de relayer les questions/réponses, remonter les propositions terrain des salariés sur l’amélioration des conditions de travail, des questions non résolues ou nécessitant un approfondissement. Les représentants de proximité peuvent remonter les questions non résolues ou nécessitant un approfondissement à l’occasion des réunions CSE ou directement auprès des commissions concernées.

Le temps passé par les Représentants de Proximité aux réunions organisées par l’employeur est rémunéré comme temps de travail. Il n’est pas déduit du crédit d’heures accordé.

Article 4 : Fonctionnement et moyens du CSE

4.1 Règlement Intérieur du CSE

Le Secrétaire du CSE établira un projet de règlement intérieur qui sera proposé à la discussion lors d’une réunion plénière dans les 2 mois de sa prise de fonction. Le règlement sera proposé au vote, dans les conditions d’une résolution, aux membres élus Titulaires ainsi qu’au Président du CSE.
Le règlement intérieur du CSE, sauf accord de l’employeur, ne peut comporter de clauses lui imposant des obligations ne résultant pas de dispositions légales (art L 2315-24 du Code du travail) ou du présent Accord. Par accord de l’employeur, il faut entendre engagement unilatéral pouvant être dénoncé sous réserve de respecter un délai raisonnable et d’en informer au préalable les membres élus du CSE.

4.2 Réunions du CSE

Par principe, les réunions du Comité Social et Économique sont programmées sur une journée, sauf si l’importance de l’ordre du jour nécessite de prolonger la réunion. 
Conformément aux dispositions légales, la durée des réunions doit permettre l’épuisement de l’ensemble des points portés à l’ordre du jour.  Ainsi, à défaut de pouvoir épuiser tous les points sur la durée initialement prévue lors de la convocation, la réunion est suspendue, les points restants seront traités lors d’une prochaine reprise de réunion, soit la veille de la prochaine réunion ordinaire ou soit, selon l’ordre du jour restant  à traiter, via visioconférence.
De manière exceptionnelle, les points restant non traités pourront être reportés, sur décision de la majorité des membres présents et du Président, à l’ordre du jour de la réunion suivante.  

4.2.1 Périodicité et organisation

Les Parties conviennent que le Comité Social et Économique se réunit douze fois dans l’année.  Il est également convenu qu’une réunion pourrait être supprimée en absence de points urgents nécessitant notamment une consultation (ex : mois réunion Mai ou Aout) ou que cette réunion puisse être organisée par Visio conférence (modalités décrites à l’article 4 Fonctionnement et moyens du CSE, 4.2.5) notamment en fonction d’un nombre de points restreints à traiter.
Conformément aux dispositions légales, des réunions extraordinaires du Comité Social et Économique pourront se tenir entre deux réunions mensuelles, à l’initiative de son Président, ou à la demande de la majorité de ses membres titulaires. 
La réunion extraordinaire est organisée selon les règles habituelles de convocation et d’élaboration de l’ordre du jour.
Le calendrier prévisionnel des réunions mensuelles ordinaires est fixé et communiqué par la Direction sur une base annuelle. Afin d’équilibrer les déplacements, le calendrier des réunions fixe alternativement une réunion au siège social de Meudon et une sur le site de Grenoble, sous réserve de salle disponible aux dates fixées. Ce calendrier prévisionnel sera adressé aux intervenants extérieurs, tels que les Inspections du Travail, la CRAM…

4.2.2. Ordre du Jour et Convocation 
Il est rappelé que l’ordre du jour des réunions du Comité Social et Économique est arrêté conjointement par le Président ou son représentant et le Secrétaire lors d’une réunion préalable qui se tient généralement quelques jours avant l’envoi de la convocation. 

Les consultations rendues obligatoires par une disposition législative ou règlementaire ou par accord collectif de travail sont inscrites de plein droit à l’ordre du jour par l’employeur ou le secrétaire.

Les convocations aux réunions sont envoyées aux membres Titulaires, Représentants Syndicaux du Comité Social et Economique par courrier électronique sur leur adresse professionnelle, avec l’ordre du jour correspondant, au moins trois jours ouvrés avant la réunion, sauf circonstances exceptionnelles validées conjointement avec le Président et le Secrétaire, avant la réunion. Les membres suppléants sont en copie de ces convocations à titre informatif.
Les supports et documents nécessaires à la tenue de la réunion seront adressés, dans un délai suffisant qui ne devrait être inférieur à 3 jours ouvrés, pour en permettre l’examen, par courriel aux membres du CSE ou mis en ligne sur le Base de Données Economique et Sociales (BDES), BDES disponible à ce jour sur un sharepoint dédié. 
Les parties soulignent que les convocations, agendas, pièces attachées sont strictement réservés à la réalisation de leurs missions dans le cadre du Comité Social et Economique d’HP France.
Les membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique et les représentants syndicaux sont tenus à une obligation de discrétion à l'égard des informations revêtant un caractère confidentiel et présentées comme telles par l'employeur.
L’ordre du jour est également communiqué à l'agent de contrôle de l'inspection du travail ainsi qu'à l'agent des services de prévention des organismes de sécurité sociale trois jours au moins avant la réunion dans le cadre des réunions où leur présence est prévue par la loi (4 réunions du CSE dont l’ordre du jour intègre les questions Santé, Sécurité et Conditions de Travail (SSCT)). 
Les membres Titulaires empêchés s’attacheront à prévenir au plus tôt les membres Suppléants du Comité Social et Economique afin que les Suppléants puissent organiser leur participation à la réunion du CSE.
La Direction sera informée par courriel ou tout autre moyen (téléphone, courrier) de ce remplacement avant la réunion du CSE.

4.2.3. Participants aux réunions
Les réunions du CSE se tiennent sur une base mensuelle (cf 4.2.1 Périodicité et Organisation) sur la base d’un calendrier prévisionnel fixé en début d’année par la Direction.

Participent aux réunions du CSE :

L’Employeur ou son représentant dûment mandaté. Le Président du CSE peut se faire assister de 3 collaborateurs maximum avec voix consultative 
Les membres titulaires élus du CSE 
Les 5 membres suppléants supplémentaires
Les représentants syndicaux des organisations syndicales représentatives auprès du CSE 
Le nombre de participants ne pourra dépasser 22 membres Titulaires/Suppléants par réunion.
Les 12 autres suppléants ne participent pas aux réunions de CSE, sauf en cas de remplacement d’un Titulaire absent. Ils sont en copie de l’invitation et ont accès aux documents mis à disposition en vue des réunions.
En l’absence d’un titulaire, ce dernier sera remplacé par un élu suppléant selon les règles légales. 
Lors des réunions visées à l’article L. 2315-27 du Code du travail portant en tout ou partie sur les attributions du Comité Social et Economique en matière de santé, sécurité et conditions de travail, assistent également, conformément aux dispositions de l’article L.2314-3 I du Code du travail, avec voix consultative sur les points de l'ordre du jour relatifs à ces questions : 
Le médecin du travail 
Le responsable interne du service de sécurité et des conditions de travail ou, à défaut, l’agent chargé de la sécurité et des conditions de travail.

En outre, et en application de l’article L. 2314-3 II du Code du travail, l'agent de contrôle de l'inspection du travail ainsi que les agents des services de prévention des organismes de sécurité sociale sont invités :
A l'initiative de l'employeur ou à la demande de la majorité de la délégation du personnel du comité social et économique, aux réunions de ce comité mentionnées au premier et deuxième alinéa de l'article L. 2315-27 

Compte tenu de l’alternance des réunions entre le siège social de Meudon et le site de Grenoble, les invités externes du lieu de réunion seront conviés à la réunion. L’ensemble de ces invités externes seront pour information en copie de l’invitation. 
Pour faciliter leur participation, le calendrier prévisionnel des réunions du CSE d’HP France leur seront transmis annuellement.

4.2.4 Réunion préparatoire

Une réunion préparatoire entre les membres participants à la réunion du CSE de 4 heures par mois avant la réunion. 

Elle se déroulera sur site ou par visio-conférence pour les membres du CSE ne pouvant se déplacer. A cet effet, le Secrétaire à la charge d’en fixer la date, l’heure et de convoquer les participants. Pour faciliter l’organisation de chacun, le calendrier prévisionnel des réunions préparatoires, lieu, salle et horaires, sera adressé annuellement aux membres du CSE, sur la base du calendrier des réunions de CSE fixé par la Direction.

La Direction prendra en charge le temps de travail de cette réunion de préparation dans limite de 4 heures par réunion CSE régulièrement convoquée par la Direction.  Au-delà, les heures de préparation viennent en déduction des heures de délégation.

La réunion préparatoire sera portée à 8 heures si nécessaire, 4 fois par an, la veille des réunions ordinaires trimestrielles portant à leur ordre du jour tout ou partie de l’ordre du jour sur la mission SSCT du CSE. 
A noter que les suppléants ne participent aux réunions de préparation que s’ils disposent d’heures de délégation, sauf à subir une perte de salaire ou de participer en dehors de leurs heures de travail. Néanmoins, afin de faciliter la mission du suppléant amené à remplacer un titulaire absent lors de la réunion de CSE, le suppléant participera alors à cette réunion préparatoire sur son temps de travail.  

De même, les 5 suppléants invités  aux réunions de CSE pourront participer à la réunion de préparation du CSE, dans les mêmes conditions que les membres titulaires du CSE. 

La Direction prendra en charge le temps de cette réunion de préparation dans la limite de 4 heures ou de 8 heures (4 fois/an) par réunion CSE régulièrement convoquée par la Direction. Au-delà, les heures de préparation viennent s’imputer sur le crédit d’heures de délégation.


4.2.5 Utilisation de la visio-conférence

Conformément aux dispositions de l’article L.2315-4 du Code du travail, le CSE peut tenir 3 réunions au maximum en visioconférence par année civile. 
Les Parties souhaitent privilégier au maximum les réunions en face à face. Cependant, les Parties conviennent que, pour permettre la participation de tous les membres titulaires aux réunions du CSE (tant côté Direction que côté membres du Comité Social et Economique), de pouvoir recourir ponctuellement à la visioconférence pour réunir le Comité Social et Economique au-delà des 3 réunions annuelles prévues par les dispositions légales.   
Ces réunions ponctuelles seront organisées avec un dispositif de type visio-conférence (type HP zoom) permettant la retransmission continue du son et de l’image.  Une salle de réunion sera réservée sur chaque site, selon les disponibilités, afin de permettre aux membres du CSE présents sur site de se retrouver dans une salle commune.
Des suspensions de séances pourront intervenir dans les mêmes dispositions que celles de réunions en face à face.
Les réunions qui se tiendraient en visio-conférence tel que décrit par l’article D2315-1, al.3  du Code du Travail et qui nécessiteraient l’organisation d’un vote à bulletin secret  tel que prévu par les articles R4623-6 , R4623-21 et R2421-9 du Code du Travail devront garantir que l’identité de l’électeur ne peut en aucun moment être mise en relation avec l’expression de son vote  dans la procédure décrite à l’article D2315-2 du Code du Travail. Les Parties conviennent également de la possibilité de faire participer via visioconférence ou téléconférence les intervenants du Business ou des fonctions supports, s’ils ne sont pas rattachés au site du lieu de réunion   lorsqu’un point inscrit à l’ordre du jour requiert leur expertise. 

4.2.6 Déplacements
Les déplacements lors des réunions plénières et/ou préparatoires du CSE sont pris en charge par la Direction dans le cadre de la politique voyage applicable au sein d’HP France Sas. 

Les déplacements sont pris en charge par la Direction dans le cadre de la politique voyage applicable au sein d’HP France Sas.

Afin de ne pas avancer de frais de déplacements, les réservations d’hôtel et de frais de transport seront effectués via l’agence de voyage sélectionnée par HP. De plus, une carte de paiement entreprise ( à ce jour carte Amex) peut être commandée par chaque membres du CSE, en début de mandature, pour la prise en charge de leur frais autres (taxi, repas du soir, parking…).
Les Parties conviennent que les frais liés aux déplacements des membres du CSE doivent être gérés en lien avec les règles de la politique voyage d’HP France. Dès lors de la mise à disposition d’une cafétéria sur site, les frais de repas de midi les cafés et boissons pris dans la journée ne seront pas pris en charge dans le cadre de l’exercice du mandat.  Les repas de midi seront pris sur les sites HP qui disposent d’une cafétéria et ne feront pas l’objet de remboursement.

A ce jour, il est convenu de limiter les frais de repas du soir à 50 € maximum par personne (à noter que ce montant de 50 € maximum est destiné au repas pris dans le cadre d’un déplacement professionnel avec des clients ou partenaires). Les apéritifs et boissons ne sont pas prises en charge. Une note individuelle détaillée (détail repas/consommation) sera obligatoirement jointe aux notes de frais dès lors que le montant du repas est égal ou supérieur à 35€ / repas/personne. 
Les élus et salariés mandatés feront preuve d’une attention particulière pour limiter leur frais dans le cadre de déplacements liés aux réunions régulièrement convoquées par la Direction. 

Les notes de frais liés aux déplacements des membres du CSE ou des salariés mandatés lors des réunions plénières convoquées par la Direction seront établies dans les 15 jours maximum qui suivent le déplacement. 
Elles détailleront obligatoirement les dates de déplacement, l’objet du déplacement et seront accompagnées de l’ensemble des justificatifs originaux détaillés et individuels selon la procédure de remboursement des frais de déplacement en vigueur dans l’entreprise.


4.2.7 Calendrier prévisionnel des Consultations Obligatoires du CSE
Les Parties conviennent du calendrier prévisionnel d’information et consultation suivant :
L’Information et Consultation sur les Orientations stratégiques de l’Entreprise  est faite sur une base annuelle entre le mois de décembre et février de l’année fiscale en cours, (à ce jour 01.11.N à 31.10. N+1).

L’information et Consultation sur la Situation Economique et Financière de l’Entreprise est faite sur une base annuelle dès la validation des comptes par le Cabinet d’Audit externe de l’Entreprise. Cette information et consultation se déroulerait entre février et mars de l’année N+1.

L’information et Consultation sur la Politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et d’emploi est faite sur une base annuelle entre février et mars de l’année N+1. Cette information et consultation se déroulerait entre février et mars de l’année N+1.

Sur les thématiques donnant lieu à Consultation du CSE, un avis sera remis dans un délai de 1 mois maximum à compter de la date d’envoi des documents nécessaires à la consultation, sauf recours à un expert tel que prévu par la législation en vigueur (1 ou 2 mois en fonction de la nature de l’expertise).

4.2.8 Procès-Verbal de réunion


Les délibérations du CSE sont consignées dans un procès-verbal établi par le Secrétaire du CSE ou le Secrétaire adjoint dans un délai de 3 semaines après la réunion du CSE, sauf circonstances exceptionnelles. Afin de faciliter la mission du secrétaire, la Direction prendra en charge les honoraires d’un prestataire externe, sélectionnée par la Direction avec le Secrétaire pour une prise de note in-extenso dans la limite maximum de 1 jour par mois (porté exceptionnellement à 1,5 jours en cas de reprise du CSE suspendu le mois précédent) et si nécessaire jusqu’à 2 jours maximum lors des 4 réunions annuelles portant à l’ordre du jour les thématiques SSCT.

Les éventuels dépassements seront pris en charge sur le budget de fonctionnement du CSE. 

Cette société externe fournira un projet de procès-verbal  reprenant l’ensemble des échanges, ainsi qu’une bande sonore. Ces documents sont  envoyés au Secrétaire et à la Direction au plus tard 15 jours après la réunion (sauf circonstances exceptionnelles). Le Secrétaire relaie ce document à l’ensemble des membres du CSE ayant participé à la réunion. Suite à une relecture, des modifications ou ajouts éventuels, pourront être validés en séance plénière. Le Secrétaire gère la relation avec la Société mandatée (date de CSE, accueil et accompagnement du prestataire le jour du CSE…). Le projet de procès-verbal est ensuite proposé pour approbation aux membres de CSE et devient, une fois approuvé, Procès-Verbal.
Les mentions signalées comme confidentielles aux membres du CSE, ainsi que les noms des salariés mentionnés lors des présentations, seront systématiquement retirées du document avant diffusion aux salariés d’HP France par le Secrétaire. Pour des raisons de confidentialité, seuls les salariés de l’entreprise HP France pourront accéder aux Procès-Verbaux de réunions du CSE.

4.3 Ressources du CSE

En application de l’article L.2315-61 du Code du travail, les rémunérations servant de base au calcul du budget sont constituées par l'ensemble des gains et rémunérations soumis à cotisations de sécurité sociale en application des dispositions de l'article L. 242-1 du code de la sécurité sociale, à l'exception des indemnités versées à l'occasion de la rupture du contrat de travail à durée indéterminée. 

Le CSE HP France Sas bénéficiera de dotations suivantes :

Un budget de fonctionnement correspondant à 0,2% de la masse salariale brute, en conformité avec la législation et évolutions jurisprudentielles en vigueur

Un budget œuvres sociales destiné au financement des activités sociales et culturelles équivalent à 1,5% de la masse salariale brute, calculée en conformité avec la législation et évolutions jurisprudentielles en vigueur

Le versement des dotations au CSE se fera sur une base mensuelle.

En cas de reliquat budgétaire, une partie de l’excédent annuel du budget de fonctionnement pourra être transféré, par délibération du CSE, sur le budget œuvres sociales, dans la limite de 10% du reliquat annuel. La somme transférée et ses modalités d'utilisation devront être inscrites dans les comptes annuels du CSE ou, le cas échéant, dans son livre de comptes et dans le rapport d’activité du CSE présentant des informations qualitatives sur ses activités et sa gestion financière. 

Il en est de même concernant l’excédent annuel du budget œuvres sociales qui pourra être transféré, par délibération du CSE, sur le budget de fonctionnement, dans la limite de 10% du reliquat annuel.

Les parties conviennent que le patrimoine de l’ancien Comité d’Entreprise sera dévolu au nouveau CSE, conformément à la législation en vigueur.

Ainsi, lors de la dernière réunion du CE, ses membres décideront de l’affectation des biens de toute nature dont ils disposent et le cas échéant, des conditions de transfert des droits et obligations, créances et dettes relatifs aux activités transférées, à destination du futur CSE.

Lors de sa première réunion, le CSE décidera à la majorité de ses membres soit d’accepter les affectations prévues, soit de décider d’affectations différentes.


4.4 Recours aux expertises et financement 

Le CSE peut seul cas échéant, notamment sur propositions des commissions constituées en son sein, décider de recourir à un expert-comptable ou à un expert agrée ou habilité dans les cas prévus par le Code du Travail (art L2315-78 du Code du Travail).


Après la désignation de l’expert par le CSE, le cahier des charges est communiqué à la Direction ainsi que le devis lors de la prise en charge de l’expertise par l’entreprise. L’ensemble de ces informations sont communiquées à la Direction dans un délai de 10 jours ouvrés à compter de la désignation de l’expert (art L2315-81-1 et R2315-46 du Code du Travail).

Les Parties conviennent que la prise en charge financière des expertises par la Direction est celle prévue par le cadre légal.

Le délai de remise du rapport d’expertise répond également au cadre légal, fonction de la nature de l’expertise.

4.5 Heures de délégation

Les heures de délégation des membres du CSE sont rémunérées en temps de travail effectif. Les heures de délégation des élus titulaire du CSE et des représentants syndicaux au CSE peuvent être reportées et utilisées sur une durée supérieure à un mois. Le crédit d’heures peut être utilisé cumulativement dans la limite de 12 mois sans toutefois pouvoir conduire un élu à disposer, au cours d’un mois, de plus de 1,5 fois le crédit mensuel dont il bénéficie (art R 2315-5 du Code du Travail)

Les élus titulaires du CSE peuvent, chaque mois entier, répartir entre eux et avec les membres suppléants et les représentants de proximité, si ces derniers sont membres du CSE, le crédit d’heures dont ils disposent dans les limites décrites ci-dessus. L’employeur sera informé au plus tard 8 jours avant la date prévue pour leur utilisation, par courriel adressé aux Relations Sociales. Le courriel précisera le nom du titulaire transférant une partie de ses heures, le nom de salarié élu ou nommé recevant ces heures, la période d’utilisation de ces heures, le   nombre d’heures mutualisées entre eux.
Les heures de délégation peuvent être prises pendant ou en dehors des heures de travail lorsque les nécessités du mandat le justifient et que ce positionnement ne fait pas obstacle au respect de la règlementation sur la durée maximale du travail et le repos journalier. 

Concernant les cadres aux forfaits jours, le crédit sera décompté en demi-journées (soit 4 heures de mandat) qui viendront se déduire du nombre annuel de jours travaillés fixés dans la convention individuelle de forfaits jours. Si le crédit reste inférieur à 4 heures, les élus disposent d’une 1/2 journée qui vient en déduction du nombre annuel de jours travaillés fixés dans la convention de forfait.

Chaque élu informera son manager, au préalable, de la prise de ces heures de délégation afin d’assurer une bonne marche des services et de l’entreprise. 

Les heures de délégation seront saisies dans l’outil de gestion des temps (à ce jour, Eetime) mensuellement ou par un fichier d’utilisation des heures nominatives (jours/nature de la délégation/volume d’heures) qui sera transmis au Département Relations Sociales avant le 05 du mois suivant. 

Les mutualisations d’heures de délégation entre titulaires du CSE et vers les suppléants / représentants de proximité fera l’objet d’une communication préalable et mensuelle (ou annuelle si la mutualisation est organisée par avance sur l’année à venir) au département des relations sociales. 

Les Parties conviennent que les heures de délégation spécialement attribuées aux membres des commissions obligatoires, aux 5 suppléants supplémentaires présents en réunion de CSE et aux Représentants de Proximité ne sont pas transférables/mutualisables. 

L’exercice de tout mandat ne peut s’exercer de façon satisfaisante, parallèlement à une activité professionnelle, que dans le cadre de modalités convenues entre la hiérarchie et le salarié concerné avec le support du RH si besoin.

Les objectifs, conditions et résultats du travail de tout salarié investi d’un mandat CSE, et du service auquel il est affecté, sont fixés, et leur réalisation appréciée, en tenant compte de la part du temps de travail qu’il consacre à l’exercice de son mandat.

Dans cette optique, le manager de tout salarié, nouvellement mandaté ou renouvelé dans ses fonctions de représentant du personnel, ainsi que le salarié mandaté ou élu reçoit de la Direction des Ressources Humaines une information formelle écrite concernant le mandat syndical du salarié qui lui reporte. Ce document a pour objet :

de préciser la nature du mandat de l’intéressé, les heures de délégation associées ainsi que l’estimation des réunions récurrentes
rappeler les droits et obligations attachés à la qualité de représentant du personnel considérée
demander à la hiérarchie de rechercher, avec l’intéressé, les modalités de travail permettant la meilleure compatibilité possible entre activité professionnelle et exercice du mandat, de définir les critères d’appréciation du travail réalisé en tenant compte du temps consacré à son activité professionnelle et uniquement celle-ci. 

L’information du manager sur la prise de congés suit le même processus que les salariés non élus/non mandatés.

4.6    Local et équipement

Un local permettant d’accueillir les employés permanents du CSE sera mis à disposition par l’Entreprise sur les sites de Meudon et de Grenoble. 

4.7    Communication via messagerie électronique

Il est rappelé que conformément aux règles en vigueur dans la société, les moyens de communication de l’entreprise sont réservés à un usage professionnel.

Par dérogation, et afin de faciliter la communication entre les membres du CSE avec chacun des employés, ainsi qu’avec la Direction, le CSE disposera d’une adresse de messagerie électronique.

Cette messagerie doit permettre aux salariés de communiquer avec le CSE, et à ce dernier de répondre aux sollicitations de manière confidentielle et exclusivement individuelle. Sont notamment exclues toutes les communications de masse, sauf communication dûment approuvée par la Direction des Relations Sociales.

Ainsi la messagerie à la disposition du CSE ne doit pas permettre à celui-ci de communiquer et de diffuser des informations autres que le journal du CSE ou des informations intéressant les activités sociales et culturelles, à l’ensemble des salariés de manière générale, par l’intermédiaire de listes de diffusion.

Sont notamment exclus de l’usage de la messagerie électronique :
Le spam (diffusion non sollicitée d’un document en grand nombre, autres que susmentionnés)
Les forums et le « chat » (discussion en temps réel)
Le principe de « chaîne » de distribution (la diffusion collective démultipliée par le biais de receveur d’information)

Toute utilisation abusive de cette messagerie électronique entraînera la suspension immédiate de l’adresse concernée du CSE responsable pour une durée d’un mois. En cas de récidive, elle sera définitivement fermée.


TITRE V : L’exercice du Droit Syndical

Par ailleurs, les parties confirment que le périmètre de désignation des Délégués Syndicaux correspond au périmètre d’HP France Sas.

Article 1 Représentation Syndicale

Section Syndicale

Les Parties rappellent que les organisations syndicales qu’elles soient représentatives ou non peuvent créer des sections syndicales ou des syndicats, dans les conditions légales fixées aux articles L. 2142-1 et suivants du Code du travail.

1.2. Délégués Syndicaux au sein d’HP France

Chaque Organisation Syndicale Représentative (OSR) qui constitue une Section Syndicale peut désigner un ou plusieurs délégués syndicaux (DS) dans les conditions prescrites par la loi (art L2143-5 du Code du Travail et R 2143-2), chargées de représenter l’organisation syndicale auprès de la Direction.

Ainsi, chaque Organisation Syndicale Représentative au sein d’HP France peut nommer, pour un effectif supérieur à 1000 salariés HP France, 5 délégués syndicaux, dont un délégué syndical national (DSN). 
Les Délégués Syndicaux sont nommés, remplacés temporairement et révoqués par leur Fédération.

1.3. Représentant Syndical auprès du Comité Social et Economique (CSE) d’HP France Sas

Chaque Organisation Syndicale Représentative peut désigner un représentant syndical pour assister aux réunions du CSE
Le nom de chaque représentant désigné pour représenter l’Organisation Syndicale Représentative sera préalablement communiqué par écrit par la Fédération de l’Organisation Syndicale à la Direction et à l’Inspection du Travail du siège social.

Article 2 : Moyens de fonctionnement des Sections Syndicales
 
Les sections syndicales disposent des moyens d’actions suivants, dans le cadre de l’exercice de leur mission.

2.1 Dispositions Communes

2.1.1 Principes généraux

Les délégués ou les représentants syndicaux suspendant leurs activités professionnelles contractuelles pour participer, en cette qualité, à une réunion avec un représentant de l’employeur, sont considérées comme accomplissant une mission assimilée à des heures de représentation.

Le temps passé en réunions convoquées par la Direction, ainsi qu’aux réunions préparatoires aux séances du CSE, des négociations est normalement rémunéré et ne s’impute pas sur les crédits d’heures de délégation.

2.1.1 Heures de délégation

Les heures de délégation dont disposent les délégués syndicaux et les représentants syndicaux peuvent être utilisées à l’intérieur ou à l’extérieur de l’entreprise, sous réserve que ce soit en lien avec leur mandat

Les intéressés peuvent circuler librement à l’intérieur des différents bâtiments, leur carte d’accès sera validée pour accéder à tous les bâtiments et à toutes zones où du personnel est susceptible de se trouver, dans le respect des règles de sécurité en vigueur. Certaines zones peuvent nécessiter une autorisation d’accès préalable et un accompagnement par une personne de la Sécurité ou un salarié/manager du (Zone de Lab, Infirmeries, local de stockage de documents confidentiels…).


Les crédits d’heures dont disposent les délégués et représentants syndicaux pour l’exercice de leur fonction peuvent être répartis au sein d’une même Organisations Syndicale, entre délégués et représentant, par crédit/débit de l’ensemble des heures de délégation, dans la limite du plafond apprécié annuellement et sans report possible sur l’année suivante des heures éventuellement non utilisées au cours de l’année écoulée.

Les bénéficiaires d’heures de délégation devront rendre visible le temps passé en représentation par l’utilisation mensuelle d’un code l’outil de gestion des temps (au jour de la signature du présent accord, Eetime). Ainsi les salariés porteurs d’un mandat devront saisir sur une base journalière, hebdomadaire ou mensuelle le nombre d’heures passées en représentation (heures de délégation, heures passées en réunion convoquée par la Direction ou réunion préparatoire).

Les volumes d’heures sont déterminés pour un mandat donné. Un employé pouvant avoir plusieurs mandats, les volumes d’heures sont donc cumulatifs.

2.2 Section syndicale
   
Chaque section syndicale dispose d’un crédit mensuel de 24 heures institué dans l’esprit de l’article L2143-16 du Code du Travail. Ces heures sont mutualisables entre les membres de la Section Syndicale. Le Délégué Syndical National communiquera la répartition de ces heures chaque début d’année fiscale à la Direction et en amont de chaque modification qui interviendrait en cours d’année.

2.3 Délégué Syndical

Un crédit d’heures de délégation est attribué à chaque délégué syndical, délégué syndical national, pour l’exercice de ses fonctions ; il est fixé à 40 heures par mois pour les délégués syndicaux et à 60H pour le délégué syndical national.

2.4 Représentant Syndical au CSE

Le crédit d’heures du représentant syndical est fixé à 20 heures par mois.   

2.5 Réunions Syndicales

Sur chaque site, chaque organisation syndicale peut réunir des salariés, hors du temps de travail, à sa convenance (soit entre 12 et 14h ou après 18h).
Les réunions des adhérents hors d’un local syndical nécessitent une information préalable du service Relations Sociales d’HP France.
Afin de ne pas perturber le bon fonctionnement du site, chaque organisation syndicale devra fixer les heures, dates et lieux de ces réunions au minimum 24 heures à l’avance.

2.6 Locaux Syndicaux

Conformément aux articles L2142-8 et L2142-9, il est mis à disposition : 

un local commun pour les organisations syndicales non représentatives pour le siège social de Meudon et sur le site de Grenoble. 
un local d’environ 15m2 par organisation syndicale représentative pour le siège social de Meudon et sur le site de Grenoble. 

L’équipement de locaux figure en annexe 1.

2.7 Communication

2.7.1 Affichage
Un panneau d’affichage est mis à disposition par organisation syndicale. Ces panneaux sont de dimensions identiques aux panneaux déjà existants. Le nom de l’Organisation Syndicale doit être inscrit sur chaque panneau. Ils sont munis d’une porte vitrée dont une clé est remise au délégué syndical national de l’organisation ou au Représentant, dûment nommé, de la Section Syndicale.
Les panneaux syndicaux sont regroupés dans un même lieu correspondant au passage commun à la plus grande partie du personnel du site.
L’affichage est mis à disposition dans un classeur en libre-service dans les Agences commerciales.
Une copie de tout ce qui est affiché par les Organisations Syndicales doit être transmise préalablement au département des Relations Sociales par courriel conformément au cadre légal en vigueur.

2.7.2 Tracts et journaux
Les tracts, journaux et autres documents de nature syndicale peuvent être distribués au personnel dans et hors du périmètre des locaux, aux heures d’entrée, de sortie ou de déjeuner du personnel. Les organisations syndicales peuvent utiliser les boites aux lettres du personnel itinérant ou non sédentaire sur le site.
Cette distribution ne doit causer aucun trouble et les communications ne doivent pas être entreposées dans l’entreprise à l’issue de celle-ci.
Les communications et informations émanant des Organisations Syndicales affichées sur les panneaux ou distribuées sont sous la responsabilité de celle-ci. Une copie de tout ce qui est affiché ou distribué par les Organisations Syndicales doit être transmise préalablement, pour information, au département des Relations Sociales par courriel.


2.7.3 Moyens électroniques
2.7.3.1 Messagerie électronique
Il est rappelé que conformément aux règles en vigueur dans la société, les moyens de communication de l’entreprise sont réservés à un usage professionnel.
Par dérogation, et afin de faciliter la communication entre les membres des organisations syndicales avec chacun de leurs abonnés ou membres, ainsi qu’avec la Direction, chaque section syndicale disposera d’une adresse de messagerie électronique destinée à un usage professionnel.
Cette messagerie doit permettre aux salariés de communiquer avec l’organisation syndicale de son choix, et aux organisations syndicales de répondre aux sollicitations de manière confidentielle et exclusivement individuelle.
Sont notamment exclues de ce cadre toutes les communications de masse à d’autres salariés ainsi qu’à l’extérieur de la Compagnie.
Ainsi la messagerie à la disposition des organisations syndicales ne doit pas permettre à celle-ci de communiquer et de diffuser des informations ou des tracts à l’ensemble des salariés de manière générale, par l’intermédiaire de listes de diffusion HP à l’exception de celles fournies par la Direction (télétravailleurs).
Sont notamment exclus de l’usage de la messagerie électronique :

Le spam 
Le principe de « chaîne » de distribution (la diffusion collective démultipliée par le  biais de receveur d’information)

Cependant le salarié qui le souhaite, pourra volontairement s’abonner aux bulletins syndicaux de son choix.
Toute utilisation abusive de cette messagerie électronique entraînera la suspension immédiate de l’adresse concernée de l’organisation responsable pour une durée de 1 mois.
En cas de récidive, elle sera définitivement fermée.

2.7.3.2 Téléphonie mobile
Une ligne mobile ainsi qu’un téléphone portable de la flotte HP sont affectés par section syndicale et destinés en priorité aux personnes ne disposant pas déjà d’un téléphone mobile professionnel.

2.8 Formation et déplacements

2.8.1 Formation économique, sociale et syndicale
Tout employé peut obtenir des congés formation dans la limite de 12 jours par an ou 18 jours pour les responsables syndicaux ou animateurs de section.  Le congé de formation économique, sociale et syndicale est financé par l’intermédiaire des sommes collectées par le fonds paritaire de financement mutualisé des syndicats de salariés et d’employeurs. La rémunération est prise en charge par HP France

2.8.2 Déplacements inter-sites
Chaque section syndicale dispose annuellement, pour les déplacements intersites de l’ensemble de ses délégués, au titre de leur activité syndicale d’un maximum de :

30 déplacements Paris/province ou Province/Province aller et retour, suivant les règles en vigueur au même titre qu’un déplacement professionnel. Cela comprend les frais de transports comme billet de train 1ère classe ou d’avion classe économique ou indemnités kilométriques pour les petites distances, les locations de voitures catégorie A ou B, le remboursement des frais de repas, transports et d’hôtel
3000 kilomètres indemnisés par délégué syndical, pour les déplacements intersites.

Les déplacements en véhicule personnel devront faire l’objet d’une information et autorisation préalable des Relations Sociales (cf politique auto mission).

Les déplacements sont pris en charge par la Direction dans le cadre de la politique voyage applicable au sein d’HP France Sas.

Afin de ne pas avancer de frais de déplacements, les réservations d’hôtel et de frais de transport seront effectués via l’agence de voyage sélectionnée par HP. De plus, une carte de paiement entreprise ( à ce jour carte Amex) peut être commandée par chaque Délégué ou Représentant syndical,  pour la prise en charge de leur frais autres (taxi, repas du soir, parking…).

Les Parties conviennent que les frais liés aux déplacements des membres des sections syndicales doivent être gérés en lien avec les règles de la politique voyage d’HP France. Dès lors de la mise à disposition d’une cafétéria sur site, les frais de repas de midi, les cafés et boissons pris dans la journée ne seront pas pris en charge dans le cadre de l’exercice du mandat.  Les repas de midi seront pris sur les sites HP qui disposent d’une cafétéria et ne feront pas l’objet de remboursement.

A ce jour, il est convenu de limiter les frais de repas du soir à 50 € maximum par personne (à noter que ce montant de 50 € maximum est destiné au repas pris dans le cadre d’un déplacement professionnel avec des clients ou partenaires). Les apéritifs et boissons ne sont pas prises en charge. Une note individuelle détaillée (détail repas/consommation) sera obligatoirement jointe aux notes de frais dès lors que le montant du repas est égal ou supérieur à 35€ / repas/personne. 
Les élus et salariés mandatés feront preuve d’une attention particulière pour limiter leur frais dans le cadre de déplacements liés aux réunions régulièrement convoquées par la Direction. 

Les notes de frais liés aux déplacements des membres du CSE ou des salariés mandatés lors des réunions plénières convoquées par la Direction seront établies dans les 15 jours maximum qui suivent le déplacement. 
Elles détailleront obligatoirement les dates de déplacement, l’objet du déplacement et seront accompagnées de l’ensemble des justificatifs originaux détaillés et individuels selon la procédure de remboursement des frais de déplacement en vigueur dans l’entreprise.

Article 3   Situation des membres des organisations syndicales

Les dispositions ci-dessous visent à concilier mandats au sein des syndicats et responsabilités professionnelles.

3.1 Déroulement de carrière 

3.1.1 Non-discrimination
HP France Sas s’interdit de prendre en considération le fait d’appartenir à une organisation syndicale, , de solliciter, d‘exercer ou d’avoir exercé un mandat dans ces organisations, pour arrêter ses décisions en ce qui concerne :

L’embauche
La conduite et la répartition du travail (charge adaptée en fonction des heures de délégation et de représentation)
La promotion
La fixation et l’évolution de tout élément de rémunération
L’octroi d’avantages sociaux
Les mesures de discipline et le congédiement
La formation
De manière générale, l’évolution de carrière
L’évaluation de performance

3.1.2 Exercice d’un mandat syndical
L’exercice d’un mandat syndical est reconnu à tous les salariés de HP France Sas, quels que soient leur âge, leur sexe, leur emploi, la forme de leur contrat de travail ou de leur rémunération, sous réserve des dispositions fixées par l’article L2142-1 et relatives aux délégués syndicaux (18 ans accomplis, un an d’ancienneté chez HP France Sas et absence de condamnation au sens des articles L5 et L6 du Code électoral).

3.1.3   Information de la hiérarchie sur le mandat
L’exercice de tout mandat syndical ne peut s’exercer de façon satisfaisante, parallèlement à une activité professionnelle, que dans le cadre de modalités convenues entre la hiérarchie et le salarié concerné avec le support des RH.

Les objectifs professionnels, conditions et résultats du travail de tout salarié investi d’un mandat syndical, et du service auquel il est affecté, sont fixés, et leur réalisation appréciée, en tenant compte de la part du temps de travail qu’il consacre à l’exercice de son mandat.
 (
Dans cette optique, le manager de tout salarié, nouvellement mandaté ou renouvelé dans ses fonctions de représentant du personnel, ainsi que le salarié mandaté ou élu reçoit de la Direction des Ressources Humaines une information formelle écrite concernant le mandat syndical du salarié qui lui reporte. Ce document a pour objet :

de préciser la nature du mandat de l’intéressé, les heures de délégation associées ainsi que l’estimation des réunions récurrentes ;
de rappeler les droits et obligations attachés à la qualité de représentant du personnel mandaté de demander à la hiérarchie de rechercher, avec l’intéressé, les modalités de travail permettant la meilleure compatibilité possible entre activité professionnelle et exercice du mandat ;
de définir les critères d’appréciation du travail réalisé en tenant compte du temps consacré à son activité professionnelle et uniquement celle-ci.

3.1.4 Suivi du déroulement de carrière
Dans l’esprit de l’article L2141-5 du Code du travail, au début du nouveau mandat, il est organisé un entretien de prise de mandat au salarié mandaté ou désigné afin d’échanger sur l’aménagement de son activité professionnelle, éventuellement nécessaire en prenant en compte le volume d’heures de délégation.
Le salarié mandaté ou désigné, et sa hiérarchie examineront les conditions de cet aménagement, s’efforceront de résoudre les difficultés éventuelles et de maintenir et développer le niveau de qualification. 
Tout salarié mandaté ou désigné à la faculté de demander chaque année un entretien avec le responsable RH ou avec son responsable hiérarchique afin de recenser les difficultés éventuelles rencontrées du fait du mandat dans l’exercice de son activité professionnelle, de rechercher les solutions adaptées et les aménagements nécessaires.
Enfin, le salarié mandaté ou désigné bénéficie d’un entretien de fin de mandat. Cet entretien permet de procéder au recensement des compétences acquises au cours du mandat.

Chaque période de 2 ans, la DRH remettra un examen individualisé des évolutions de carrière des élus/mandatés à plus de 50% de temps de délégation (promotion, classification, etc…) des délégués et représentants syndicaux lors de la Négociation Annuelle Obligatoire sur la partie salaires au Délégué Syndical National (DSN).

Enfin, les délégués nationaux de chaque organisation syndicale représentative disposeront d’un « droit de saisine » auprès de la Direction des Ressources Humaines afin d’être renseignés, en accord avec l’intéressé, sur toute anomalie de déroulement de carrière dont ferait état un représentant du personnel, élu ou mandaté.

Le dossier individuel de carrière de chaque membre des organisations syndicales lui sera remis et une réunion du demandeur et du représentant de l’OSR sera organisée sous 15 jours avec un membre des relations sociales et RH. Cette réunion permettra au demandeur et au représentant de l’OSR de faire un point sur le dossier et présenter les différents éléments à l’appui de la demande portée à la Direction.
Une réponse sera donnée par la Direction sous un mois dans le cadre d’une nouvelle réunion ou par écrit.
3.2 Formation 

Les délégués syndicaux, avec le soutien du Département des Relations Sociales et du manager, doivent pouvoir maintenir à niveau leurs compétences et poursuivre leur déroulement de carrière. Ainsi, la Direction devra maintenir pour les délégués syndicaux dont le temps de représentation n’est pas égal à 100% une activité professionnelle à hauteur du temps disponible. Leur mission sera adaptée en fonction de leurs temps de représentation.

3.2.1 Formation continue
Afin de favoriser leur perfectionnement professionnel, les représentants du personnel bénéficient d’actions de formation continue, dans les mêmes conditions que l’ensemble du personnel.
Les Délégués Syndicaux qui le souhaitent et qui ont eu un temps global de représentation supérieur à 50% d’un temps de travail à plein temps sur les 4 dernières années :

Financement par HP France Sas d’une VAE à hauteur de 500 euros et 70 heures dans les 6 mois après échéance des 4 années de mandat consécutif 
Prise en charge d’un bilan de compétences via le catalogue proposé par le Service Formation dans les 6 mois après échéance des 4 années de mandat consécutif

Les Délégués Syndicaux ont accès aux mêmes formations mises à disposition dans l’entreprise que l’ensemble des salariés d’HP France, que ce soit des formations organisées par leur Business ou mise à disposition sur les plateformes de formation (ex : Power your possible, SABA, BRAINCANDY…)
3.2.2 Formation de fin de mandat
A l’issue d’un mandat et afin de faciliter son retour à une activité professionnelle à temps plein, tout membre des Organisations Syndicales a droit à une formation déterminée en fonction des besoins de l’Entreprise et du profil des intéressés, après réalisation d’un bilan de carrière établi par la DRH en concertation avec les représentants du personnel.
Cette formation se fera au travers des dispositifs de formation en vigueur chez HP Inc.
Elle aura une durée et un coût au moins égaux par rapport aux coûts et durées moyens constatés dans la catégorie professionnelle.
Cette formation se fera en concertation avec les Ressources Humaines et le manager, il sera tenu compte des formations déjà suivies dans le cadre de la formation continue mentionnée au paragraphe précédent.


3.2.3 Certification des compétences acquises dans l’exercice d’un mandat
L’exercice d’un mandat permet de développer des connaissances et aptitudes variées. La Certification des compétences acquises dans le cadre d’un mandat permet l’acquisition de nouvelle qualification qui pourront être utilisées dans le cadre d’une évolution professionnelle.
Cette certification vise à créer des passerelles vers des métiers qui ne sont pas forcément les métiers d’origine des salariés mandatés.
Tous les salariés mandatés justifiant l’exercice d’un mandat de représentant du personnel ou d’un mandat syndical au cours des cinq années précédant la session d’examen peuvent candidater à cette certification
La certification est structurée en six domaines de compétences transférables, rédigés à partir des compétences qui correspondent à l’exercice des mandats exercés en entreprise. Les domaines de compétences de cette certification sont dénommés certificats de compétences professionnelles (CCP) :
CCP « Encadrement et animation d’équipe » 
CCP « Gestion et traitement de l’information » 
CCP « Assistance dans la prise en charge de projet » 
CCP « Mise en œuvre d’un service de médiation sociale » 
CCP « Prospection et négociation commerciale » 
CCP « Suivi de dossier social d’entreprise »
Le salarié mandaté qui souhaiterait préparer cette certification disposera d’une ½ journée par certificat de compétences pour préparer l’écrit de 2 à 4 pages requis en amont de la session avec le jury, et ce dans la limite de 1 journée par mandat de 5 ans consécutifs. 

TITRE VI Dispositions communes aux salariés mandatés par une organisation syndicale et aux membres élus du CSE ou nommés par le CSE (Représentant de Proximité)

Article 1 Protection juridique des membres des Organisations Syndicales et des membres du CSE

Le licenciement de délégués syndicaux, représentants des sections syndicales, et des membres élus du CSE, des représentants de proximité ne peut intervenir qu’après autorisation de l’Inspecteur du Travail. 

Article 2 Appréciation annuelle et représentation

L’appréciation de la rémunération se fera sur la base des coefficients de la convention collective en vigueur dans l’entreprise et dans le cadre des articles L3221-3 et dans l’esprit de l’article L1225-26.

Les salariés mandatés ou élus CSE qui bénéficient de plus de 30% de leur temps de travail en temps de délégation bénéficient chaque année d’une mesure de vérification de l’évolution de leur rémunération dans le cadre décrit ci-dessous. L’année de référence prise en compte s’étend du 01.03.N-1 au 28.02. N. 





L’appréciation annuelle d’un membre des IRP ne peut être faite que sur son activité purement professionnelle. La  partie de son activité liée à son/ses mandat(s) échappe au jugement de sa hiérarchie.

Article 3   Suivi du déroulement de carrière

Chaque période de 4 ans, la DRH remettra un examen individualisé des évolutions de carrière (promotion, classification, etc…) des délégués et représentants syndicaux lors de la Négociation Annuelle Obligatoire sur la partie salaires au Délégué Syndical National.
Enfin, les délégués centraux de chaque organisation syndicale représentative disposeront d’un « droit de saisine » auprès de la Direction des Ressources Humaines afin d’être renseignés, en accord avec l’intéressé, sur toute anomalie de déroulement de carrière dont ferait état un représentant du personnel, élu ou mandaté.
Le dossier individuel de chaque membre des organisations syndicales lui sera remis et une réunion du demandeur et du représentant de l’OSR sous 15 jours avec un membre des relations sociales et RH pour faire un point sur le dossier et présenter les différents éléments à l’appui de la demande.
Une réponse sera donnée sous un mois dans le cadre d’une nouvelle réunion ou par écrit.
TITRE VIII - Dispositions finales
Article 1 : Durée et entrée en vigueur de l’Accord
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée à compter de sa date de signature. Il entrera en vigueur le 1er jour du mois suivant sa signature. 
Article 2 : Révision et dénonciation
Les demandes de révision émanant d’une des parties signataires doivent être formulées par écrit. Les discussions doivent s’engager dans un délai de trois mois. 

Il pourra être dénoncé par les parties signataires sous réserve d’un respect d’un préavis de trois mois. Il sera alors fait application des dispositions de l’article L2261-9 du Code du Travail. 

Article 3 : Notification, dépôt et publicité
Le présent Accord sera notifié à l’ensemble des OSR par courriel avec Accusé de remise.
HP France procèdera aux formalités de dépôt conformément aux dispositions légales et règlementaires.
Le texte du présent accord sera déposé :

En un exemplaire électronique sur la plateforme Télé Accords (service de dépôt des accords en ligne) ;
En un exemplaire papier au secrétariat du greffe du Conseil de Prud’hommes dont relève le siège social de la Société.

En outre, un exemplaire original sera établi pour chaque partie.


Fait à  Meudon le, 01 Avril 2020

En six exemplaires originaux, dont deux pour les formalités de publicité.

Pour HP France : 
Madame XXX, en sa qualité de Directrice des Ressources Humaines de HP France, 







Pour les Organisations Syndicales Représentatives de HP France : 

Pour la C.F.E-C.G.C, XXX




Pour la C.F.T.C, XXX




Pour l’UGICT-CGT, XXX















ANNEXE 1

EQUIPEMENT DES LOCAUX SYNDICAUX des OSR 
Aménagement :
Dans chaque local syndical des OSR sur le site de Grenoble et du siège social d’HP France de Meudon.
Jusqu’à 4 tables et 10 chaises
1 bureau
Accès internet & accès Wifi
1 armoire fermant à clé
1 téléphone permettant les conférences téléphoniques avec accès externe limité à l’Europe incluant les numéros spéciaux
1 imprimante multifonction