PROTOCOLE D’ACCORD SPECIFIQUE
Consultation sur le projet d’accord négociation annuelle obligatoire 2020 signée le 4 septembre 2020


ENTRE :
La Société SNAT FOURNAIRE, 
Dont le siège social est situé au 650 rue du Bon marais – 76 530 GRAND COURONNE
Inscrite au R.C.S de Rouen sous le numéro 381 505 734
N° Siret : 381 505 734 00065
Code NAF 4941A
représentée par XXX, en qualité de XXX, dûment mandaté(e) pour conclure les présentes,
ci-après désignée « la société »,
d’une part,
ET :
Les organisations syndicales définies ci-dessous :
L’organisation syndicale XXX représentée par XXX
L’organisation syndicale XXX représentée par XXX assisté de XXX
L’organisation syndicale XXX représentée par XXX assisté de XXX 
ci-après désignées les «  parties signataires »,
d’autre part

PREAMBULE
Suite aux réunions sur les négociations annuelles obligatoires 2020, l’accord soumis à la signature le 04/09/2020, a recueilli la signature de l’organisation syndicale représentative XXX.
L’organisation syndicale XXX et l’organisation syndicale XXX ont fait savoir qu’elles ne signeraient pas cet accord.
L’organisation syndicale XXX ayant recueilli plus de 30% et moins de 50% des suffrages valablement exprimés au 1er tour des élections professionnelles du Comité Social et Economique, cet accord est minoritaire et n’est pas applicable en l’état.
L’organisation syndicale XXX a sollicité le 16 septembre 2020, l’organisation d’une consultation des salariés afin de valider l’accord sur les NAO 2020 conclu, conformément à l’article L2232-12 alinéa 2 du Code du travail.
Les organisations syndicales non signataires n’ayant pas fait évoluer leur position dans les 8 jours qui ont suivi la demande de l’organisation syndicale XXX, la consultation des salariés entrant dans le champ d’application de l’accord doit donc être mise en œuvre.
Les Organisations syndicales ont été invitées, le 09/10/2020 par lettre recommandée avec accusé réception, à négocier le protocole spécifique d’accord le 19/10/2020.
A la suite de cette réunion de négociation, il a été convenu ce qui suit : .

ARTICLE 1 - OBJET DU PROTOCOLE
Le présent protocole définit les modalités d'organisation et de déroulement de la prochaine consultation des salariés sur l’accord négociation annuelle obligatoire 2020 signé le 04/09/2020.

ARTICLE 2 - ANNONCE ET ORGANISATION DU REFERENDUM
La Direction est en charge d’annoncer et d’organiser le referendum.
L’annonce du vote sera faite aux salariés au plus tard 15 jours avant soit au plus tard le 04/11/2020 par voie d’affichage. A cet effet, elle affichera l’accord NAO 2020 ainsi que le protocole portant sur l’organisation du référendum ;
Les organisations syndicales représentatives communiqueront sur le même sujet dans le cadre des dispositions relatives à leur exercice du droit syndical.

ARTICLE 3 - MODALITES DU VOTE
Il est décidé de recourir au vote électronique pour le scrutin conformément à l’accord d’entreprise prévu à cet effet.
Le vote se déroulera en un tour, à la majorité des suffrages exprimés.

ARTICLE 4 - RECOURS A UN PRESTATAIRE EXTERIEUR
La Société a pris contact avec un prestataire extérieur, la société XXXXXX, ci-après dénommée « le Prestataire », spécialisée dans l'organisation de scrutins par vote électronique.
La Société a pu consulter la synthèse du rapport de l'expert indépendant confirmant la conformité du système de vote du Prestataire aux exigences légales et aux recommandations de la CNIL s'appliquant aux systèmes de vote électronique.
Dans ce contexte, les parties signataires conviennent d'utiliser le système de vote du Prestataire, ci-après dénommé « le Système de vote » dans le cadre du vote.

ARTICLE 5 - CALENDRIER DU VOTE


ARTICLE 6 – CELLULE D’ASSISTANCE TECHNIQUE

Une cellule d’assistance technique, ci-après dénommée « La cellule d’assistance technique » sera mise en place pendant la durée des opérations de vote. Elle sera composée : 
D’un représentant du prestataire, ci après dénommé « Le représentant du prestataire »
D’un représentant de la société, ci-après dénommé « le gestionnaire du vote »

6.1 - Rôle du Représentant du Prestataire
Le Représentant du prestataire veillera au bon fonctionnement du Système de vote pendant toute la durée des opérations de vote.
A ce titre, il surveillera le fonctionnement et prendra toute mesure nécessaire pour assurer la sécurité, la continuité et l'intégrité du Système de vote, conformément aux règles de sécurité mises en place par le Prestataire.
De plus, il sera le point de contact de la Société auprès du Prestataire pour toute question relative au fonctionnement du Système de vote et conseillera cette dernière sur la bonne utilisation du Système de vote.

6.2 - Rôle du Gestionnaire de l'élection
Le Gestionnaire du vote sera chargé de la bonne utilisation du Système de vote et de l'organisation des opérations au sein de la Société.
A ce titre :
Il communiquera au Prestataire l'ensemble des données et des documents de vote et contrôlera l'importation de ces éléments par le Prestataire au sein du Système de vote ;
Il organisera les séances de contrôle des données, test et scellement du Système de vote, dépouillement des urnes, lecture et proclamation des résultats, et convoquera les participants concernés ;
Il veillera, pour ce qui concerne les moyens mis en œuvre par la Société, à l'efficacité de la communication auprès des électeurs et des parties concernées pendant les opérations de vote.
De plus, il sera le point de contact du Prestataire au sein de la Société et sollicitera ce dernier sur toute question relative au fonctionnement et à l'utilisation du Système de vote.
Le statut de Gestionnaire de vote ne donnera aucun droit d'accès aux identifiants et mots de passe des utilisateurs.

6.3 - Compatibilité du rôle de Gestionnaire avec les statuts d'électeur, membre du Bureau de vote, candidat

Le rôle de Gestionnaire de vote est compatible avec le statut d'électeur.
Le Gestionnaire évitera, dans la mesure du possible, d'être membre du Bureau de vote.
Il est convenu que le Gestionnaire soit un représentant du Service Ressources Humaines, qui soit salarié ou non de la société.

ARTICLE 7 – CONSULTATION
Les salariés seront consultés sur  l’accord :  Négociation Annuelle Obligatoire 2020 conclu le 04/09/2020.
La question posée sera la suivante « Êtes-vous favorable à l’application de l’accord Négociation Annuelle Obligatoire 2020? » avec pour choix de réponse « OUI » ou « NON ».

ARTICLE 8 – ELECTORAT ET OBSERVATEURS
L’accord NAO 2020 concernant l’ensemble des salariés de la société, seront consultés les salariés couverts par l’accord, c’est-à-dire l’ensemble des salariés de l’entreprise, et remplissant les conditions d’électorat pour les élections professionnelles selon l’article L2314-18 et suivants du code du travail.
Le vote est soumis à l’ensemble des salariés inscrits à l’effectif à la date du 27/08/2020.
Les listes électorales seront établies par la Direction et affichées au plus tard le 10/11/2020. Ces listes précisent le nom et prénom, la date de naissance et la date d’ancienneté dans l’entreprise.
Afin de favoriser le contrôle et la transparence du processus de vote, certaines personnes pourront exercer le rôle d'« Observateur » au cours du vote.
Les observateurs auront accès via le site de vote aux informations suivantes, pour l'ensemble des scrutins :
Les listes électorales
La composition du Bureau de vote
L'évolution du taux de participation au cours de la période de vote
Les parties conviennent que les personnes suivantes auront le statut d'observateur au cours de l'Election :
Le Gestionnaire de l'élection
Les représentants de l’employeur au nombre de 2.
Les délégués syndicaux
XXXXXX
Les observateurs disposeront d'un identifiant personnel leur permettant d'accéder au site de vote et de consulter les informations qui leur sont destinées. S'ils sont électeurs, cet identifiant sera celui qui leur est attribué en tant qu'électeur.

ARTICLE 9 – PROPAGANTE ELECTORALE
Il est convenu entre les parties que le prestataire devra mettre en ligne, sur le site de vote, un document (tract) par organisation syndicale représentative. Ces dernières devront remettre leur tract à la Direction au plus tard le 09/11/2020 à 10h00 sous la forme d’un fichier PDF de moins de 5 Méga octets. Les logos éventuels déposés par les organisations syndicales devront être au format jpg, png, bmp ou gif de plus de 200 pixels de côté et d'un poids inférieur à 500Ko.
Les tracts seront publiés sur le site de vote et accessibles aux électeurs. Les fichiers seront publiés en l'état, la mise en page et le sens d'affichage relevant de la responsabilité des organisations syndicales représentatives.
La publication de ces tracts sur le site de vote remplacera tout envoi par courrier aux électeurs

ARTICLE 10 -  BUREAU DE VOTE
Un bureau de vote unique composé d'un président et de deux assesseurs sera constitué.

10.1 - Désignation des membres du Bureau de vote
Le Bureau de vote sera composé de 3 salariés : les deux électeurs les plus âgés et l’électeur le plus jeune.
A défaut d'accord entre les membres du Bureau de vote, le plus âgé sera désigné Président.
Le gestionnaire du vote se chargera de contacter les électeurs susceptibles de constituer le bureau de vote, afin de vérifier qu’ils acceptent les fonctions de président ou d’assesseur qui leur seront ouvertes et qu’ils seront disponibles pour exercer ces fonctions.
Tout refus des électeurs d’être membres du bureau de vote devra être notifié par écrit.

10.2 - Enregistrement et communication des listes des membres du Bureau de vote
L'identité et le rôle (président ou assesseur) de chaque membre du Bureau de vote seront enregistrés dans le Système de vote.
La composition du Bureau de vote sera publiée sur le site de vote et pourra être consultée par les électeurs. Elle sera aussi affichée sur les panneaux prévus au plus tard le 10/11/2020.
 
10.3 - Rôle des membres du Bureau de vote
Les membres du Bureau de vote contrôleront le bon déroulement des opérations de vote et proclameront les résultats.
A ce titre :
Ils seront invités à la réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote, au cours de laquelle les clés de déchiffrement à leur attention seront générées ;
Ils contrôleront le déroulement du vote, au moyen des informations mises à leur disposition via le système de vote (voir ci-après) ;
Ils seront alertés par la Cellule d’assistance technique de tout incident et prendront toute décision utile ;
Ils participeront à la séance de dépouillement, au cours de laquelle :
- ils autoriseront le dépouillement des urnes à l'aide de leurs clés de déchiffrement ;
- ils proclameront les résultats, signeront les listes d'émargement et les procès-verbaux, édités et imprimés sous leur contrôle.

10.4 -  Informations à l'attention du Bureau de vote
Les membres du Bureau de vote pourront consulter sur le site de vote :
Les listes électorales
La composition du Bureau de vote
Les compteurs des votes et l'évolution du taux de participation
Les listes d'émargement
Le journal des événements
Le code de scellement du Système de vote

ARTICLE 11 - GESTION DES CLES DE DECHIFFREMENT

11.1 - Génération des clés de déchiffrement
Conformément aux obligations relatives au vote électronique, chaque membre du Bureau de vote sera titulaire d'une clé de déchiffrement.
Les clés de déchiffrement seront générées par le Système de vote et attribuées à leurs titulaires lors de la réunion de contrôle des données test et scellement du Système de vote organisée avant l'ouverture des scrutins.

11.2 - Transmission des clés de déchiffrement
Chacune des clés de déchiffrement sera éditée et mise sous pli sous la responsabilité du Prestataire selon un processus sécurisé. Chaque pli sera scellé et indiquera au destinataire qu'il ne doit être ouvert que lors de la séance de dépouillement des urnes. Les plis scellés seront regroupés et adressées en courrier postal suivi au Gestionnaire, qui les remettra en main propre à leurs titulaires, lors de la séance de dépouillement des urnes.

11.3 - Utilisation des clés de déchiffrement
Les clés de déchiffrement ne seront utilisables qu'à l'issue des votes, lors de la séance de dépouillement, au cours de laquelle elles seront enregistrées dans le Système de vote afin de procéder au dépouillement des urnes.
Au moins deux clés devront être utilisées pour permettre le dépouillement des urnes.
En cas de perte de clés par plus d'un titulaire, leur récupération devra faire l'objet d'une procédure ad-hoc exceptionnelle, mise en œuvre avec le concours du Prestataire.

11.4 - Sauvegarde des clés de déchiffrement
Des copies de secours des clés de déchiffrement seront sauvegardées au sein du Système de vote dès leur émission. Elles ne seront accessibles qu'en cas de force majeure, selon une procédure sécurisée.

ARTICLE 12 - INFORMATION DES SALARIES
Le présent protocole sera consultable et téléchargeable à partir du site de vote mais il est aussi consultable sur les panneaux d’affichage prévus à cet effet.

ARTICLE 13 - FORMATION
Conformément aux obligations légales, les membres du Bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le Système de vote. Cette formation sera dispensée via :
La présentation du Système de vote et les explications fournies lors de la séance de contrôle des données, test et scellement du Système de vote ;
Les informations contenues dans la note d'information à l'attention de l'ensemble des électeurs ;
L'annexe du protocole spécifique sur le fonctionnement du système de vote ;
La vidéo illustrant le fonctionnement de l'espace de vote et les informations à l'attention des membres du Bureau de vote, accessibles via le site Internet du Prestataire et la page d'Aide de l'espace de vote.
Parallèlement, les dispositions suivantes seront prises pour que l'ensemble des salariés ait accès aux explications nécessaires pour voter, et puisse bénéficier d'une assistance éventuelle en cas de difficulté :
Les courriers contenant les codes d'accès personnel des électeurs rappelleront les plages d'ouverture du vote et fourniront les informations nécessaires pour accéder au site de vote ;
Un mode d'emploi du vote, décrivant à l'aide de copies d'écran les étapes à suivre pour voter et contenant le numéro Vert du Service Support de XXXXXX, sera communiqué aux électeurs avec les codes d'accès au site de vote ;
Le Service Support de XXXXXX, accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, répondra à toute question des électeurs relative au fonctionnement du site de vote et à l'expression du vote, et pourra assister à distance tout électeur en difficulté ;
Une vidéo de démonstration du vote sera accessible via le site de vote ainsi que le site Internet du prestataire ().

ARTICLE 14 - SUIVI DES OPERATIONS ELECTORALES

14.1 - Accès aux listes d'émargement
Les listes d'émargement ne seront accessibles qu'aux membres du Bureau de vote, à des fins de contrôle du bon déroulement des scrutins pendant les opérations de vote.

14.2 - Résultats partiels
Conformément aux obligations relatives au vote électronique, aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement des scrutins.

14.3 - Accès au taux de participation
Pendant le déroulement des opérations de vote, le taux de participation sera accessible :
Aux électeurs pour les scrutins les concernant ;
Aux observateurs pour l'ensemble des scrutins conformément à l'article 13 ;
Les droits de consultation des utilisateurs seront enregistrés au sein du Système de vote. Les utilisateurs autorisés accèderont au taux de participation en se connectant au site de vote, à l'aide de leurs identifiants personnels.

ARTICLE 15 - ACCES AU SITE DE VOTE

15.1 - Génération des identifiants et des mots de passe
Pendant toute la durée des opérations électorales, le site de vote sera accessible par Internet à tout utilisateur muni d'un identifiant personnel fourni par le Prestataire.
Un identifiant personnel sera attribué aux électeurs (dont les membres du Bureau de vote), ainsi qu'aux observateurs.
Outre leur identifiant, les électeurs recevront un mot de passe. La saisie du mot de passe sera nécessaire pour valider le vote.
Les identifiants et les mots de passe seront strictement individuels et confidentiels.
Ces codes seront générés automatiquement par le Système de vote, selon un algorithme aléatoire, et ne contiendront aucun élément permettant d'identifier l'identité du titulaire.

15.2 - Transmission des identifiants et des mots de passe

15.2.1 - Procédure standard
Les identifiants seront édités et adressés par le Prestataire aux électeurs par courrier postal à leur domicile.
Ayant reçu leurs identifiants personnels, les électeurs seront invités à suivre la procédure ci-dessous afin de retirer leur mot de passe :
l'électeur se connecte au site de vote - dont l'adresse url est indiquée dans le courrier - en saisissant son identifiant et son matricule ;
l'électeur connecté au site de vote est invité à saisir un numéro de téléphone mobile, une adresse mail (de préférence personnelle) ou un numéro de téléphone fixe pour recevoir son mot de passe, nécessaire à la validation du vote ; le mot de passe lui est envoyé immédiatement par SMS, par email ou via un serveur vocal.

15.2.2 - Procédure de secours
Dans le cas où un utilisateur perdrait son identifiant, il pourra obtenir la réédition de son identifiant selon l'une des procédures de secours décrites ci-après :
Traitement de la demande par le Service Support Téléphonique de XXXXXX
L'utilisateur contacte le Service Support de XXXXXX, accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, au numéro VERT indiqué par XXXXXX ;
L'opérateur recevant l'appel se connecte au Système de vote puis : ouvre la session de réédition des éléments d'authentification ; sélectionne le nom de l'utilisateur ; vérifie l'identité de celui-ci à partir des données affichées par le Système, saisit l'adresse email ou le numéro de téléphone mobile ou fixe indiqués par l'utilisateur, puis déclenche l'envoi ;
Le Système de vote envoie alors automatiquement de nouveaux codes d'accès à l'utilisateur, selon le media retenu (email, SMS ou serveur vocal).
La procédure assure la confidentialité de l'envoi : à aucun moment les codes adressés ne sont affichés à l'écran.
Traitement de la demande en libre-service via un formulaire en ligne
L'utilisateur accède à un formulaire en ligne, disponible 24h/24, sur la page de connexion au site de vote.
L'utilisateur saisit ses données d'identification (listées ci-après) et un numéro de téléphone mobile.
Le formulaire envoie par SMS un code de vérification du numéro de téléphone mobile à l'utilisateur.
L'utilisateur ressaisit dans le formulaire le code de vérification et valide sa demande.
Le formulaire vérifie l'ensemble des données d'identification,
en cas d'exactitude, de nouveaux codes d'accès sont envoyés immédiatement à l'utilisateur par SMS,
en cas d'échec de l'identification, le formulaire propose à l'utilisateur de transmettre sa demande et ses coordonnées au Gestionnaire de l'élection pour une approbation manuelle.
La procédure a pour effet :
Si l'utilisateur est électeur, de lui adresser son identifiant (inchangé) ;
Les données d'identification de l'électeur, sont :
Nom et Prénom
Date de naissance
Matricule
Toute re-génération d'identifiant est enregistrée au sein du Système de vote et fait l'objet d'une mention dans le compte rendu de dépouillement précisant l'émetteur, l'utilisateur (identité de l'électeur ou de l'observateur), la date et l'heure de l'envoi.


ARTICLE 16 - EXPRESSION DU VOTE

16.1 - Vote électronique
Les électeurs disposant d'un identifiant et d'un mot de passe personnels fournis par le Prestataire pourront voter par voie électronique à partir de tout terminal (ordinateur, smartphone ou tablette) équipé d'un navigateur Internet usuel, tant professionnel que personnel, à tout moment pendant la durée d'ouverture des scrutins.
Les données saisies par l'électeur au cours de sa connexion au site de vote, dont le vote émis, ne laisseront aucune trace sur le terminal utilisé.
Chaque utilisateur sera invité à saisir son identifiant et son matricule pour se connecter au site de vote.
A tout moment, chaque électeur sera libre de se faire assister par la personne de son choix dans l'utilisation du site de vote, le vote par procuration étant interdit.
La Société s'engage à mettre en œuvre tous les moyens pour faciliter l'appropriation du vote électronique par les salariés et plus particulièrement ceux qui n'ont pas vocation par leur fonction à utiliser l'outil informatique.
Pendant la période de vote, un compteur indiquera aux électeurs le temps leur restant pour voter, lorsqu'ils se connecteront au site de vote.
Après la clôture du scrutin, les électeurs se connectant au site de vote n'auront plus la possibilité de voter.
Toutefois, le vote demeurera possible pendant un laps de temps de 5 minutes au-delà de l'heure de clôture du scrutin, pour un électeur qui se serait connecté avant l'heure de clôture sur le site de vote dans la zone réservée à l'expression du vote, sans avoir encore validé son vote. Cette possibilité s'applique uniquement pour le scrutin sur lequel l'électeur est connecté.
A l'issue de son vote, l'électeur pourra visualiser un accusé de réception électronique confirmant l'enregistrement de son vote dans le Système de vote, qu'il pourra conserver.

16.2 - Vote par correspondance
Le vote à bulletin secret sous enveloppe, sur place ou par correspondance, est exclu.

ARTICLE 17 - DEPOUILLEMENT - PROCES VERBAUX

17.1 - Procédure de dépouillement
Le dépouillement des urnes aura lieu en présence des membres du Bureau de vote, du gestionnaire de l'élection et des observateurs.
Après activation des clés de déchiffrement, le Système de vote affichera les résultats du vote.
Le temps passé par les membres du bureau de vote pour le scrutin, n’engendre pas de perte de salaire et sera considéré comme du temps de travail effectif.

17.2 – Les résultats
Il n’y a pas de quorum pris en compte. 
L’accord sera réputé non écrit si le résultat OUI est inférieur à 50% des votes exprimés. L’accord sera applicable si le résultat OUI est supérieur à 50% des votes exprimés.
Les votes exprimés ne tiennent pas compte des votes blancs et nuls.

17.3 - Signature et communication des procès-verbaux
Les procès-verbaux imprimés, seront signés par les membres du Bureau de vote. Une copie sera également transmis aux organisations syndicales représentatives de l’entreprise.
Les résultats seront portés à la connaissance du personnel le 30/11/2020 par voie d’affichage.
Les procès verbaux seront transmis à l’Inspection du travail.

17.4 - Signature et conservation des listes d'émargement
A l'issue du dépouillement, les listes d'émargement seront imprimées et signées par les membres du Bureau de vote.
Les listes d'émargement signées seront placées dans une enveloppe qui sera scellée et conservée par la Société.
L'enveloppe sera détruite à l'issue de la période de recours

ARTICLE 18 - FORMALITES DE DECLARATION ET ACCES AUX DONNEES PERSONNELLES
Conformément à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée et au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes à l'égard du traitement des données à caractère personnel, une déclaration de traitement sera effectuée au registre par la Société au titre de la constitution des fichiers électoraux.
Conformément aux obligations légales, les utilisateurs du Système de vote pourront faire valoir leur droit d'accès, de rectification, d'opposition et de limitation aux informations enregistrées les concernant, en adressant une demande par courrier postal auprès du Prestataire et en justifiant de leur identité.

ARTICLE 19 - CONSERVATION ET DESTRUCTION DES FICHIERS SUPPORT
Le Prestataire conservera sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.
La procédure de décompte des votes pourra, si nécessaire, être exécutée de nouveau.
A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le Prestataire après en avoir informé le Gestionnaire de l'élection, procèdera à la destruction des fichiers supports.



ARTICLE 20 - DUREE DU PROTOCOLE D'ACCORD
Le présent protocole est conclu pour la durée de la consultation.
Il sera déposé à la DIRECCTE de Normandie et un exemplaire sera déposé au secrétariat du Greffe du Conseil des Prud’hommes de Rouen.
Chaque organisation syndicale représentative recevra un exemplaire du présent protocole.
Les salariés seront informés par voie d’affichage.


Fait à Grand Couronne
Le 19/10/2020.

En 6 exemplaires originaux, dont un pour chacune des Parties signataires.

Pour XXX							Pour XXX
XXX								XXX



Pour XXX							Pour l’entreprise
XXX								XXX