ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF A LA GESTION ANNUELLE DES CONGES PAYES

ENTRE
Entre les soussignés : 
HBI SAS
Siret n° 342 291 223
Siège social : 1 Rue Albert Cohen, Immeuble plein Ouest, Bat C 13016 Marseille 
Effectifs au 31.05.2020 : 84
Convention collective nationale des transports routiers et activités auxiliaires de transports 
Représentée par Mr ……. représentant légal 
D’une part,

Et 
Le Comité Social et Economique 
D’autre part,

PREAMBULE
Conscients de l’importance de garantir à chaque salarié la plus grande visibilité quant à ses droits aux congés payés légaux et conventionnels et dans le souci de simplifier les modalités d’acquisition et de prise des congés payés, les parties sont convenus de formaliser dans le cadre d’un accord d’entreprise l’ensemble des dispositions applicables en la matière. Les dispositions du présent accord visent à reprendre et à améliorer les « pratiques » déjà existantes au sein de HBI.

La simplification et l’optimisation de la gestion des congés payés est reconnue comme un objectif tout autant social que financier qui participe à la performance globale de l’entreprise. En ce sens, le présent accord constitue un équilibre entre des dispositions visant à améliorer les modalités de prise des congés et celles permettant de préserver les intérêts économiques de l’entreprise notamment par une recherche d’adaptation aux enjeux et contexte de chacun des établissements français.
Le présent accord poursuit donc les objectifs suivants :
simplifier et homogénéiser les règles de gestion, quel que soit le type de congés (congés payés légaux, congés payés conventionnels, …)
donner à chaque salarié la possibilité de disposer de ses droits à congés payés dès le 1er juin  de chaque année,
reconnaître à tout nouvel embauché la possibilité de disposer des droits à congés payés dès son intégration,
améliorer certains droits, notamment en matière de congés payés pour évènements familiaux,
clarifier les règles d’acquisition et de prise des congés payés,
impliquer les salariés et leur hiérarchie dans une gestion prévisionnelle concertée et responsable des congés payés afin de limiter l’impact des fluctuations conjoncturelles,


TITRE 1 - CHAMP D’APPLICATION

Les dispositions du présent accord s’appliquent à l’ensemble des établissements en France 
de X XXXX.

TITRE 2 - APPRECIATION DU DROIT A CONGES PAYES LEGAUX

ARTICLE 1 - PERIODE DE REFERENCE (1er JUIN – 31 MAI)

Conformément aux dispositions légales et conventionnelles, le point de départ de la période prise en considération pour l’appréciation du droit aux congés est fixé au 1er juin de chaque année.
La période annuelle de référence pour les congés payés s’étend donc du 1er Juin au 31 mai.

ARTICLE 2 - OUVERTURE DES DROITS A CONGES PAYES LEGAUX

La durée du congé est déterminée en fonction du temps de travail effectif du
salarié au cours de la période de référence, soit du 1er juin au 31 mai.
 
2.1 - PRINCIPE D’ACQUISITION MENSUELLE

Le congé s’acquiert par fraction tous les mois au cours de la période de référence, s’étendant du 1er juin au 31 mai, sans que la durée totale du congé légal acquis au cours de ladite période ne puisse dépasser 25 jours ouvrés pour un salarié travaillant 5 jours par semaine. 

2.2 PERODES DE TRAVAIL EFFECTIF POUR LA DETERMINATION DE LA DUREE DES CONGES 

Les périodes de congés payés, les repos compensateurs, les périodes de suspension du contrat de travail limitées à une durée ininterrompue d’un an pour cause d’accident du travail ou de maladie professionnelle sont considérées comme des périodes de travail effectif pour la détermination de la durée du congé.

Plusieurs autres articles du code du travail assimilent expressément certaines périodes à du temps de travail
effectif. Il s’agit notamment :

des jours de congé pour évènements familiaux prévus à l’article 1 du Code du travail 
 des congés de maternité, congés d’adoption, congés de paternité, et congés d’accueil de l’enfant ( du Code du travail)
des absences pour formation dans le cadre du plan de développement des compétences ( et  du Code du travail), du compte personnel de formation ( du Code du travail) et du compte personnel de formation « transition professionnelle » ( du Code du travail)
des absences pour congés de formation économique, sociale et syndicale( du Code du travail
 des jours fériés chômés, (Rép. Gravoille : AN 18-9-1951 p. 7441 n° 352)


2.2 - DISPONIBILITE DES DROITS A CONGES PAYES

Les salariés disposent de leurs droits à congés payés au fur et à mesure de leur acquisition, et sous réserve des règles de fixation définies par le présent accord.


TITRE 3 – CONGES PAYES SUPPLEMENTAIRES

ARTICLE 3 – JOUR DE CONGES SUPPLEMENTAIRE POUR LES FETES DE FIN D’ANNEE

Tout salarié dispose, sans conditions d’ancienneté, d’un jour de congé offert à l’occasion des fêtes de fin d’année.
Ce jour sera à prendre aux choix durant la période des deux semaines de vacance scolaire de fin d’années selon la procédure habituelle. Il sera comptabilisé comme un jour non travaillé rémunéré.

En cas de suspension du contrat de travail, ou d’absence durant cette période pour quelque motif que ce soit, ce jour offert ne pourra pas être reporté, ou crédité.

ARTICLE 4 – JOURNEE DE SOLIDARITE 

La journée de solidarité dans l’entreprise est fixée au lundi de pentecôte. C’est une journée non travaillée rémunérée.

ARTICLE 5 - CONGES EXCEPTIONNELS POUR EVENEMENTS FAMILIAUX

(Dispositions combinées des articles 17 et 21 de la CC des transports routiers et activités auxiliaires de transport et de l’article L3142-4 du code du travail 

Des congés supplémentaires sont accordés sans condition d’ancienneté en fonction des événements familiaux suivants :

- mariage de l'intéressé ou conclusion d’un PACS : 4 jours ;
- mariage d'un enfant : 2 jours ;
- congé de naissance ou d'adoption : 3 jours ;
- décès du conjoint : 3 jours ;
- décès d’un enfant : 5 jours ; 
- décès d'un ascendant ou descendant : 3 jours ;
- décès d'un frère ou d'une sœur : 3 jours ;
- décès de l'un des beaux-parents : 3 jours ;
- l’annonce de la survenue d’un handicap chez un enfant : 2 jours 
- stage prémilitaire (au maximum) : 3 jours.

Les jours s'entendent en jours ouvrables habituellement travaillés dans l'entreprise.

 Les congés doivent être pris en une seule fois, dans les jours mêmes où ils sont justifiés par les événements précités.


ARTICLE 6- JOUR DE CONGE SUPPLEMENTAIRE POUR JOUR FERIE TOMBANT UN JOUR OUVRABLE

Le calcul en jours ouvrés n’est qu’une simple transposition du décompte légal en jours ouvrable.
25 jours ouvrés équivalant à 30 jours ouvrables pour un horaire réparti du lundi au vendredi.
Il convient de vérifier en fin de période si le salarié a bénéficié du minimum de 30 jours ouvrables. La comparaison devra s’effectuer sur la totalité de la durée du congé et non à chaque prise de congés. 
Lorsqu’un jour férié tombe un samedi, le salarié pourra bénéficier d’un jour de congés supplémentaire. Cette règle ne s’appliquera pas si le salarié a bénéficié d’un nombre de jours supérieurs à la loi en application d’une disposition conventionnelle, en vertu de la présente charte ou d’un usage 

ARTICLE 7 - CONGES SUPPLEMENTAIRES DE FRACTIONNEMENT


Pour l'appréciation du droit au congé, la période de référence à prendre en considération s'étend du 1er juin de l'année précédente au 31 mai de l'année en cours. La période de congés annuels s'étend à l'année entière étant précisé que, dans tous les cas le personnel bénéficiera sur sa demande d'au moins 20 jours ouvrés de congés au cours de la période allant du 1er mai au 31 octobre, autant que possible pendant les vacances scolaires pour les chefs de famille :

- soit en continu ;

- soit, si les conditions de l'exploitation l'exigent, en deux fractions de 15 et 5 jours.

Lorsque la fraction la plus longue du congé annuel est de 15 jours, le solde de ce congé peut être pris en une seule fois.

Pour l'application des dispositions du code du travail relatives au fractionnement du congé annuel principal, dans la limite de 20 jours ouvrés, et notamment en ce qui concerne l'attribution éventuelle d'un congé supplémentaire, la période à prendre en considération est celle du 1er juin au 31 octobre, que le fractionnement résulte de l'initiative de l'employeur ou du salarié. En revanche, si le fractionnement résulte de l’initiative du salarié, les jours supplémentaire pour fractionnement ne seront pas dus 
Lorsque le nombre de jour de congés pris en dehors de la période 1er mai - 31 octobre est au moins égal à 5 jours ouvrés, le salarié a droit à 2 jours ouvrés de congés supplémentaires (sous réserve d’avoir pris au moins 10 jours consécutifs ouvrés sur la période de référence (01.05 au 31.10) 

Il n’a droit qu’à un seul jour (sous réserve d’avoir pris au moins 10 jours consécutifs ouvrés sur la période de référence 01.05 au 31.10 )  lorsque ce nombre est compris entre 2 et 4 jours ouvrés. 

Les jours de congés venant en sus du conge principal de 20 jours ouvrés (c’est-à-dire la 5ème semaine) ne sont pas pris en compte pour l’ouverture du droit à congé de fractionnement. 

Lorsque le contrat de travail est résilié avant que le salarié ait pu bénéficier du congé annuel auquel il avait droit, il doit recevoir une indemnité compensatrice calculée conformément aux principes définis par la législation en vigueur.

ARTICLE 8 - ABSENCE POUR SOIGNER UN ENFANT MALADE

Tout salarié, père et mère dispose d’un droit d’absence rémunérée par année
civile pour soigner un enfant malade dans les conditions suivantes :
la durée de l’absence ne peut excéder 3 jours ouvrés, rémunérés à 100%,
le salarié doit présenter un certificat médical,
l’enfant doit être âgé de moins de 16 ans. La limite d’âge est supprimée pour
les enfants handicapés.
les 3 jours peuvent être fractionnés en journée ou demi-journée 


TITRE 4 - DECOMPTE DES CONGES PAYES

ARTICLE 9 - DECOMPTE EN JOURS OUVRES

Par dérogation au principe légal, le calcul et le décompte des droits aux congés payés sont exprimés en jours ouvrés (travaillés). Pour le décompte en jours ouvrés, l’entreprise applique une équivalence selon le mode de calcul suivant :
30 jours ouvrables x nombre de jours ouvrés par semaine
6 (jours ouvrables)


ARTICLE 10 - CAS PARTICULIER - TRAVAIL A TEMPS PARTIEL

Concernant les salariés à temps partiel, ils acquièrent le même nombre de jours de congés que les salariés à temps plein.
De ce fait, le décompte des jours de congés se fait du 1er jour d’absence au dernier jour d’absence.
Ainsi un salarié travaillant lundi, mardi et mercredi, et qui s’absente une semaine complète se verra décompter 5 jours de congés payés  


TITRE 5 - PRISE DES CONGES PAYES

ARTICLE 11 - MODALITES DE PRISE DES CONGES

11.1 - LE PRINCIPE
Conformément aux dispositions légales et conventionnelles, les congés payés légaux et les congés supplémentaires conventionnels acquis sur l’exercice N-1 doivent être obligatoirement pris avant le terme de l’exercice N. Le remplacement du congé par une indemnité compensatrice est interdit, sauf en cas de rupture du contrat, dans le cadre du solde de tout compte.

Au 31 Janvier de chaque année, la hiérarchie informera par écrit chaque salarié qui n’a pas encore planifié le solde de ses droits à congés payés acquis sur l’exercice N-1 et sera fondé à exiger des intéressés qu’ils prennent effectivement leurs congés avant la fin de la période de prise des congés payés, soit avant le 31 mai de l’année. A défaut, les congés non pris seront perdus et seront retranchés du compteur de CP.

11.2 – EXCEPTIONS

11.2.1 - Congé sabbatique et congé pour création d’entreprise
Le salarié peut demander éventuellement de reporter des congés jusqu’au départ en congés création d’entreprise ou congé sabbatique. Ce report ne peut concerner que la 5e semaine de congés payés et les congés conventionnels.
Une indemnité compensatrice de congés payés équivalente aux congés non pris est perçue par le salarié au départ en congé pour création d’entreprise ou congé sabbatique. 

11.2.2 - Report des congés payés pour fait de maladie du salarié
Lorsque le salarié n’a pas pu solder ses congés payés pour cause de maladie, le reliquat de congés payés sera traité de la façon suivante :
 si la maladie prend fin avant le terme de la période de référence, le reliquat des congés payés sera, après concertation avec l’employeur, pris en priorité sur la période restant à courir.  
Si la maladie se prolonge au-delà de la période de référence, le reliquat des congés payés donnera lieu, après concertation avec l’employeur, à un report sur le premier trimestre de l’année suivante.

ARTICLE 12 - PERIODE DE PRISE ET FIXATION DES CONGES PAYES LEGAUX

La période annuelle de prise du congé payé légal est fixée par le présent accord du
1er mai au 31 octobre.

Chaque année au plus tard au mois d’avril, les salariés font part à leurs directions de leur souhait de congés d’été. Les dates dont ensuite validées par le responsable hiérarchique. 

Lors de l’établissement des dates de départ, il sera tenu compte de la situation de famille des salariés, notamment des possibilités de congés du conjoint, et de son ancienneté. Les conjoints travaillant dans la même entreprise ont droit à un congé commun.

La Direction de chaque établissement élaborera ainsi le planning prévisionnel annuel des congés payés.

12.1 - PERIODE DE PRISE ET DUREE DU CONGE PRINCIPAL 
La fixation de la période et de la durée du congé principal devra être effectuée dans le respect des prescriptions légales suivantes :

La durée du congé principal pouvant être prise en une seule fois ne peut excéder 20 jours ouvrés, ou quatre semaines de travail. 

Une fraction du congé principal doit être au moins de 10 jours ouvrés continus et doit être prise obligatoirement pendant la période du 1er mai au 31 octobre de chaque année.

En cas de fractionnement du congé principal, les jours du congé principal restant dus peuvent être accordés en une ou plusieurs fois sur n’importe quelle période de l’année. Les jours de congé principal pris en dehors de la période 1er mai-31 octobre ouvrent droit au bénéfice d’un jour supplémentaire de fractionnement en application des dispositions de l’article 7 du titre III du présent accord.

Les parties recommandent que les périodes de vacances scolaires soient prises en compte au mieux dans la fixation de la période et de la durée du congé principal.

12.2 - PERIODE DE PRISE DE LA 5E SEMAINE DE CONGES PAYES
 
La 5ème semaine peut être prise librement, sous réserve que l’organisation du service le permette et après validation du responsable hiérarchique. 

Les jours de congés payés légaux pris au titre de la 5° semaine de congés payés peuvent être accordés en une ou plusieurs fractions en tenant compte des besoins de l’établissement voire de chaque organisation de travail.

La 5° semaine peut être prise soit de façon continue, soit fractionnée sans que le fractionnement nécessite l’accord préalable du salarié.

ARTICLE 13 - PRISE DES CONGES SUPPLEMENTAIRES 

Les demandes de prise de congés payés conventionnels et jour offert doivent être préalablement validées par la hiérarchie au même titre que les congés payés légaux. Ces congés conventionnels peuvent être pris sur n’importe quelle Période de l’année de référence, soit du 1erjuin au 31 mai. Ils peuvent être accolés au congé principal.

ARTICLE 14 - OUTIL DE GESTION INFORMATISEE DES CONGES PAYES

Un outil informatique de gestion et de suivi des congés payés est mis à la disposition de chaque organisation de travail de manière à accompagner la gestion prévisionnelle annuelle des congés payés. Afin d’optimiser la gestion prévisionnelle des congés payés annuels, l’ensemble des salariés et des managers s’accordent pour respecter les règles de bonne conduite suivantes.
Cet outil informatique a pour objectif de donner à chaque salarié, sous le contrôle de son Manager  l’accès à la gestion de ses congés payés.

14.1 - DEMANDES DE PRISE DE CONGES PAYES

Chaque salarié doit effectuer sa demande de prise de congés payés au moyen de l’outil informatique de gestion approprié. Sauf accord entre le salarié et sa hiérarchie sur un délai de préavis réduit, les demandes de prise des congés payés doivent être faites dans le respect des délais suivants :
 5 semaines civiles avant la date prévue de départ, pour une demande de prise de congés dont la durée est supérieure ou égale à 2 semaines soit 10 jours ouvrés.
2 semaines civiles avant la date prévue de départ, pour une demande de prise de congés dont la durée est comprise entre 1 et 2 semaines soit 5 à 10 jours ouvrés,
 1 semaine civile avant la date prévue de départ, pour une demande de prise de congés dont la durée est comprise entre 2 et 4 jours ouvrés. 

14.2 - VALIDATION DES DEMANDES DE PRISE DE CONGES PAYES
Chaque manager doit valider ou refuser les demandes de prise de congés dans le
respect des délais suivants :
 4 semaines civiles avant la date de départ, pour les demandes de prises de congés dont la durée est supérieure ou égale à 2 semaines, équivalent semaine travaillée,
2 semaines civiles avant la date de départ, pour les demandes de prise de congés dont la durée est comprise entre 1 et 2 semaines, équivalent semaine travaillée,
 1 semaine civile avant la date de départ, pour les demandes de prise de congés dont la durée est comprise entre 2 et 4 jours ouvrés.

Les congés payés d’une journée sont seulement subordonnés à l’accord de la hiérarchie.

A défaut de validation des demandes de prise de congés par le manager dans le respect des délais ci-dessus, la demande est orientée vers la Direction des Ressources Humaines du site pour être traitée avec le manager.

Par ailleurs, pour permettre une gestion optimale des congés, chaque salarié doit, dans la mesure du possible, planifier à titre prévisionnel la prise de ses congés annuels sur toute la période au moyen de l’outil informatique de gestion mis à sa disposition.

Il est bien entendu que des ajustements de ce calendrier pourront intervenir tout au long de la période de référence, pour tenir compte, soit de contraintes organisationnelles liées à des évolutions conjoncturelles, soit des sujétions des salariés. Ces modifications ne pourront se faire que dans le strict respect des conditions énoncées dans les articles précédents dudit accord et dans le cadre d’une concertation le plus en amont possible entre le salarié et sa hiérarchie.

La validation des demandes de prise de congés formulées par les salariés sera éventuellement subordonnée à un pourcentage de « présentéisme » indispensable notamment à la continuité de l’activité et défini au niveau de chaque établissement en fonction des contraintes particulières de certaines organisations de travail.

ARTICLE 15 - INDEMNITE COMPENSATRICE DE CONGES PAYES ET DEPART DE L’ENTREPRISE

Compte tenu du présent accord, les jours de congés légaux ou conventionnels peuvent être pris de façon forfaitaire et « anticipée » dès le 1er Juin de chaque année. Le départ du salarié de l’entreprise, au cours de la période de référence, suite à une rupture de son contrat de travail pour quelque motif que ce soit, donnera lieu à l’élaboration d’un solde des compteurs congés payés (légaux, conventionnels) positif ou négatif.
Dans l’hypothèse d’un solde positif, une indemnité compensatrice de congés payés sera versée avec le solde de tout compte correspondante aux jours de congés acquis et non pris.
Dans le cas d’un solde négatif (nombre de jours pris au cours de la période précédant le départ supérieur au nombre de jours acquis à la date de rupture effective du contrat de travail, soit au terme du préavis exécuté ou non), une retenue de salaire, au titre de l’avance sur salaire effectuée lors de la prise anticipée des congés payés de l’année, sera réalisée sur le solde de tout compte
correspondante au nombre de jours de congés pris en sus du nombre de jours acquis.

TITRE 6 - DISPOSITIONS DIVERSES
ARTICLE 16 - DATE D’EFFET ET DUREE D’APPLICATION
Le présent accord prend effet à compter du 01/01/2021

ARTICLE 17 - DENONCIATION DE L’ACCORD
La dénonciation par les parties signataires d’un accord collectif de travail à durée indéterminée tel que défini par l’article L2261-9 du code du travail doit s’accompagner dans le cadre du présent accord d’une clause spécifique, en cas de reprise du régime antérieur de congés payés, permettant aux salariés de se voir « restaurer » les droits à congés payés acquis tels qu’ils en auraient bénéficié si
l’ancien régime avait été maintenu.
En tout état de cause, cet octroi de droit ne devra pas conduire à créditer plus de 25 jours ouvrés de congés payés légaux pour la nouvelle période de référence.

ARTICLE 18 - DEPOT DE L’ACCORD

Le présent accord sera déposé 
- par voie dématérialisée auprès de la DIRECCTE, via la plateforme    
- en 1 exemplaire auprès du Secrétariat du Greffe du Conseil des Prud’hommes de Marseille 

A Marseille, le 15/01/2021

La Société HBI
Représentée par XXXXXXXX

Pour le CSE


ANNEXE
Liste des établissements rentrant dans le champ d'application de l'Accord