Entre, 

Les structures composant l’Unité Economique et Sociale HARMONIE MUTUELLE, représentée par …., en qualité de Directrice Ressources Humaines 

•	la mutuelle Harmonie Mutuelle
•	le GIE S.I.H.M.
•	la SAS Kalixia
•	l’Union Harmonie Mutuelles
•	le GIE Synergie Mutuelles

 Et,

La fédération P.S.T.E C.F.D.T représentée par :



L’organisation syndicale C.G.T UES Harmonie Mutuelle représentée par : 



L’organisation syndicale C.F.E.-C.G.C représentée par : 



L’organisation syndicale SNACOS C.F.T.C représentée par :




Il a été convenu et arrêté ce qui suit.


Préambule
Depuis le 17 mars 2020 et à chaque étape de la crise sanitaire, sociale et économique que nous traversons, la direction et les partenaires sociaux d’Harmonie Mutuelle sont guidés par la nécessité de protéger les salariés en appliquant l’ensemble des recommandations et mesures gouvernementales en matière de protection de la santé, tout en organisant au mieux la continuité de nos activités essentielles afin de servir nos clients et adhérents. Suite notamment à la décision de fermer l’ensemble de ses agences le 16 mars 2020 et grâce à l’extension massive du télétravail (commande de matériels supplémentaires, déploiement de postes de travail virtuels), 4600 collaborateurs étaient en capacité de travailler à distance au 23 mars 2020. Le personnel amené à exercer son activité sur site est alors réduit à son strict minimum, une quarantaine de collaborateurs n’intervenant que quelques jours ou heures pour assurer la continuité d’activités essentielles telles que la relève du courrier, l’acheminement des dossiers de demande de droits, l’action sociale, ou le contrôle médical ou salariés en zone blanche 

Harmonie Mutuelle, sachant pouvoir s’appuyer sur l’engagement et la mobilisation de chacun des acteurs, a ainsi pris la décision, le 31 mars 2020, et ce malgré la baisse d’activité et le contexte difficile, de ne pas recourir à l’activité partielle, et de solliciter la prise de jours de repos via la conclusion d’un accord collectif COVID 2019. Sur demande des partenaires sociaux, les parties ont également acté l’extension du dispositif solidaire de dons de jours pour les collaborateurs dont l’activité n’est pas télétravaillable ou dont les conditions d’exercice du télétravail étaient impossibles (absence de connexion internet) 

Soucieux également de faciliter l’engagement de tous face aux appels à l’entraide qui se multiplient (appui aux maraîchers pour les récoltes, aux soignants, etc.), les parties s’accordaient sur la mise en place d’un dispositif spécifique d’accompagnement du mécénat de compétences solidaire. 

Dans ce contexte particulier et face à l’évolution de la crise sanitaire, le Président de la République a pris la parole le 13 avril dernier pour annoncer la prolongation du confinement, tout en annonçant sa levée progressive à compter du 11 mai prochain. 

A cette date, le Président de la République a évoqué la possibilité pour le plus grand nombre « de retourner travailler, redémarrer notre industrie, nos commerces et nos services ».

Les parties rappellent que le dialogue social apparaît plus que jamais comme un véritable levier de gestion de crise et de rebond. Il est donc de la responsabilité conjointe des organisations syndicales et de la direction de pouvoir répondre à un double objectif : celui de permettre une reprise progressive d’activité tout en assurant la protection des salariés. 

La direction et les organisations syndicales, qui ont souhaité continuer à s’inscrire dans une dynamique constructive et qui n’ont donc cessé d’être associés pour définir un plan de déconfinement, se sont donc accordées sur les modalités de déploiement des mesures de sécurité renforcée pour assurer une protection maximale de la santé des collaborateurs, en vue du redémarrage progressif et encadré des activités sur sites.

Les parties soussignées ont convenu des dispositions suivantes. 





Dispositions generales 
Champ d’application

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés composant l’Unité Economique et Sociale HARMONIE MUTUELLE :
-la mutuelle Harmonie Mutuelle
-le GIE S.I.H.M
-la SAS Kalivia
-l’Union Harmonie Mutuelles
-le GIE Synergie Mutuelles



principes generaux de reprise d’activité
La direction Harmonie Mutuelle, en lien avec les organisations syndicales, sachant pouvoir s’appuyer sur la responsabilité collective et l’engagement de chacun, conviennent d’un retour progressif sur sites administratifs et en agences, en plusieurs phases, permettant :
de matérialiser le chemin vers un déconfinement professionnel et une nouvelle norme d’organisation du travail,
d’inscrire les collaborateurs dans une perspective de retour sur sites lorsque cela sera nécessaire,
Tout en élaborant des solutions adaptées à chaque situation (garde d’enfants, bureaux partagés…),
de prendre le temps de redéfinir des normes de fonctionnement internes, comme l’élargissement du télétravail
de nous adapter aux successions éventuelles de situation de confinement ou déconfinement qui seraient définies par le gouvernement

Le retour sur site se fera de manière progressive en suivant les 3 phases suivantes :
A partir du 11 mai : Déconfinement officiel, transition douce 
A partir du 18 mai : réouverture des sites et des agences
A partir de fin juin : Mise en place d’une nouvelle organisation adaptée aux mesures de déconfinement permettant un retour sur site plus large
Septembre/Octobre : Mise en place d’une nouvelle organisation de travail “stabilisée”












 
conditionS de reprise
La reprise sur sites ne pourra s’effectuer que lorsque toutes les conditions d’hygiène et de sécurité seront réunies (annexe 1). La liste des sites ouvrables sera mise à la disposition des organisations syndicales à leur demande (en l’absence de demande de retour sur site, un site ouvrable ne sera pas ouvert).

Le port du masque est recommandé sur site, et obligatoire :
dès lors que les règles de distanciation ne peuvent être respectées 
dans les situations de circulation

Des masques seront mis à la disposition des collaborateurs (2 masques chirurgicaux jetables) par jour et par collaborateur. L’annexe 2 rappelle les bonnes pratiques de port du masque.

Les masques personnels à l’arrivée ne seront plus utilisables sur les sites ; ils devront être retirés et rangés par le collaborateur à l’entrée sur le site. L’annexe 3 précise le protocole d’arrivée sur le lieu de travail ainsi que le protocole de retour au domicile qui seront à respecter. 

Chaque collaborateur s’engage à se rendre sur son site uniquement s’il ne présente aucun symptôme lié au COVID 19 (annexe 4), et s’engage à signer et à respecter la charte de bonne conduite (annexe 5).


RECENSEMENT DES PERSONNELS PRESENTS
Le recensement des personnels présents fait partie intégrante du rôle des référents sous la responsabilité des directeurs région. Le Directeur Région et les référents s’assurent que le taux maximum d’occupation des open-spaces de 33 % est respecté.

Les bureaux individuels ou partagés fermés pourront être occupés normalement si les règles de distanciation sociale sont respectées (4M² par personne).

Le manager de proximité, à distance ou sur site, est en charge du taux de présence sur site de ses équipes.


2.3.  FOURNITURE DE MATERIEL DE PROTECTION

Chaque collaborateur aura à sa disposition sur site, le matériel suivant : 

-Gel hydroalcoolique
-Savon dans les sanitaires. L’annexe 6 reprend les bonnes pratiques à adopter sur le lavage des mains au savon ainsi que par friction alcoolique. 
-Masques (à mettre dans la poubelle pour ordures ménagères)
-Lingettes ou spray virucides


2.4. ENTRETIEN DES LOCAUX

Chaque site sera nettoyé de manière renforcée à l’ouverture et régulièrement.

Un protocole de nettoyage renforcé des sites est mis en place et les plans de prévention pour les prestataires (ménage, maintenance, …) seront mis à jour.

Chaque collaborateur aura à disposition lingettes ou spray virucides pour effectuer le nettoyage de son poste de travail et les outils utilisés (copieur, poignées…).


2.5. ROLE DES REFERENTS DE SITE

Les référents seront au minimum 2 pour couvrir les plages horaires et les éventuelles absences de l’un ou l’autre (congés, RTT...) et issus prioritairement des équipes Patrimoine, RH ou PPS. Si ceux-ci ne sont pas managers, la présence d’un manager sera nécessaire sur chaque site ouvert. 
Une personne contact est identifiée pour chaque agence. 

Les référents seront formés avant leur prise de rôle via une réunion en distanciel de 1H30 en amont de la reprise. Une fiche référent reprend l’ensemble des principales actions quotidiennes à mener par les référents de site (annexe 7), elle est accompagnée d’un protocole de nettoyage (annexe 8). 

2.6. ORGANISATION DE REUNION : CONDITIONS, PRINCIPES…

Les rendez-vous à distance (téléphone, Skype…) seront à privilégier autant que possible. Les réunions ne pouvant se tenir à distance seront limitées à la présence de 10 personnes et au maximum à 50 % de la capacité d’accueil de la salle, dans le respect des règles de distanciation. 

Les réunions en présentiel se feront avec le respect des gestes barrières et de distanciation sociale.
Des sprays ainsi que du papier ou des lingettes virucides seront mis à disposition dans les salles de réunions.

L’aération de la salle (quand elle est possible) devra être effectuée par les occupants en début et fin de réunion et à minima 15 minutes toutes les 3 heures.


DISPOSITIFS SPECIFIQUES AUX SITES ADMINISTRATIFS

PERSONNES CONCERNEES : volontariat, équipement pour teletravail
Les parties conviennent donc que le télétravail reste la norme et le mode d’exercice principal et privilégié de l’activité professionnelle dans la continuité de l’organisation actuelle. 

Le retour sur sites administratifs est prioritairement réservé aux collaborateurs demandeurs, dont les activités ne sont pas télétravaillables, ou dont l’exercice du télétravail est rendu très difficile (garde d’enfants, conciliation vie professionnelle et personnelle dégradée, détresse psychologique). 

Ce retour sur sites ne pourra se faire que dans le strict respect des dispositions suivantes.

Pour les collaborateurs dont les activités ne sont pas télétravaillables, une présence de 5 jours sur site est possible

Pour les collaborateurs qui peuvent télétravailler et dont l’exercice du télétravail est très difficile, la présence sur site sera limitée à raison de 2 jours par semaine.

Le retour sur sites administratifs ne pourra s’effectuer qu’à compter du 18 mai 2020, si et seulement si l’ensemble des conditions de reprise sont réunies (paragraphe 2).

Les collaborateurs devront signaler leur souhait de venir sur site avec un délai de prévenance de 72 heures. 

Pour ces collaborateurs présents sur site, il sera possible pour eux de travailler en horaires décalés pour leur permettre d’éviter les heures de pointe.

Les collaborateurs, après en avoir obtenu l’autorisation, devront signaler leur souhait de venir sur site avec un délai de prévenance et selon des modalités qui lui seront transmises.
Tous les prestataires externes ainsi que les visiteurs sont tenus de suivre les règles prises en interne en cas de présence sur un site administratif. 

PLATEAUX PARTAGES / Open space
Le retour sur site s’effectuera dans la limite d’un tiers de la capacité d’accueil habituelle des open-spaces avec respect des mesures barrières et de distanciation sociale définies par le protocole national.

Les locaux devront faire l’objet d’une aération régulière, par les utilisateurs.

3.3. USAGE DES ESPACES COMMUNS
3.31 Espace cafeteria / repas

Usage des espaces cafeteria / repas

Les parties conviennent que la prise de repas est à privilégier au poste de travail et que la durée de cette pause repas pourra être réduite à 30 minutes.

Cependant si le collaborateur décide de se rendre dans un espace de convivialité pour la prise de son repas, celui-ci sera tenu de se laver les mains avec du savon ou une solution hydroalcoolique en arrivant et avant de sortir et devra respecter les mesures barrières et les règles de distanciation sociale ainsi que tenir compte du roulement établi par le référent si nécessaire selon le nombre de salariés présents sur le site (annexe 9).

En effet les parties s’accordent sur le fait que selon une décision de la région et par soucis de sécurité, les salles collectives seront ouvertes en fonction de leur taille et de leur usage.  La communication sera faite par affichage sur site.

Les collaborateurs devront uniquement utiliser du matériel personnel (mug, couverts, torchons). Chaque personne amène et ramène sa vaisselle et la lave au produit vaisselle mis à disposition. Il n’y aura pas de vaisselle commune à disposition. L’essuyage de la vaisselle devra se faire par essuie-tout jetable ou par un torchon apporté par le collaborateur.

Les pichets d’eau ne devront pas être utilisés, il est donc fortement recommandé d’avoir sa bouteille d’eau personnelle ou sa gourde. Dans la mesure du possible le réfrigérateur, à la disposition des collaborateurs, devra avoir une place dédiée par salarié qui lui sera réservée afin d’éviter de toucher les affaires des autres (une étagère sur deux).

Concernant les fontaines à eau / machines à café : 
Les bonbonnes seront condamnées
Les fontaines branchées sur l’arrivée d’eau seront opérationnelles avec un système de nettoyage renforcé sur les points de contact – 
Les machines à café seront opérationnelles avec un système de nettoyage renforcé sur les points de contact 

Disposition des espaces cafeteria / repas

Une chaise sur 2 à table sera retirée afin de respecter la distance de sécurité. Les places à table seront décalées afin de ne pas manger en face à face (positionnement en quinconce). 

Le nombre de personnes sera étalé à la pause déjeuner par un roulement approprié. Le taux d’occupation devra être en conformité avec respect des mesures barrières et de distanciation sociale définies par le protocole national (jauge de 4m² par personne).

Nettoyage des espaces cafeteria / repas

S’agissant du nettoyage des espaces repas, une attention particulière sera portée au respect des règles de procédure d’utilisation et de nettoyage du micro-ondes. Les réfrigérateurs seront désinfectés une fois par jour.

La salle de pause sera aérée 30 minutes par jour lorsque cela est possible. Les dessus de la table et de la chaise seront décontaminés au virucide (à minima dossier et accoudoirs) après chaque pause déjeuner 

De même les locaux de restauration devront faire l’objet d’une aération régulière. 


3.32 Ascenseurs 

Il est conseillé de privilégier les escaliers lorsque cela est possible. L’ascenseur est réservé aux personnes à mobilité réduite ou à la manutention.

3.33 PARKING

Un affichage informera les utilisateurs du passage obligatoire par l’accueil avant tout accès au site

3.34 Sens de circulation sur site

Dans la mesure des possibilités du site, un sens de circulation pourra être mis en place. Autant que possible, à l’exception des portes coupe-feu non équipées de dispositif de fermeture automatique, les portes resteront ouvertes.

3.4. DEPLACEMENTS 
Les déplacements inter-sites ne seront pas autorisés (sauf pour le déploiement des mesures de déconfinement).

Si un véhicule de service est utilisé (dédié prioritairement aux équipes du patrimoine), il sera demandé à l’utilisateur de nettoyer avec une lingette virucide l’ensemble des éléments et accessoires touché par l’utilisateur (notamment volant, levier de vitesse, frein à main) avant et après utilisation.



DISPOSITIFS SPECIFIQUES POUR LES AGENCES COMMERCIALES -
Les activités commerciales s’organiseront quant à elles dès le 11 mai 2020, pour permettre un accueil du public en agence - sur rendez-vous uniquement - à partir du 18 mai 2020. 
La priorité restant la sécurité des collaborateurs et des clients accueillis, les mesures barrière et les règles de distanciation sociale devront impérativement être respectées. 

Les rendez-vous à distance (téléphone, Skype…) seront à privilégier autant que possible et les plages de rendez-vous seront à adapter selon les contraintes des conseillers agence (en fonction des jours d’accueil des enfants à l’école notamment). Les responsables ne peuvent imposer de façon unilatérale des jours ou des plages horaires.

Pour ce faire, chaque conseiller fixera 3 plages de 3 heures par semaine minimum de disponibilité pour ses rendez-vous. Le conseiller pourra élargir sa présence à plus de plages. Si aucun rendez-vous n’est fixé sur ces plages, le collaborateur aura recours au télétravail. Ces plages seront transférables entre les conseillers. En fonction des nombres de rendez-vous physiques observés, le nombre de 3 plages pourra être revu.

Les conseillers auront la possibilité de travailler en horaires décalés pour leur permettre d’éviter les heures de pointe.

A titre exceptionnel, et sous réserve de fournir un certificat de vulnérabilité délivré par un médecin (pour les personnes à risque) ou une attestation de l’école maternelle ou primaire mentionnant que l’école ne peut pas recevoir le / les enfant(s) sur aucun des 5 jours de la semaine (non-accueil de l’enfant par l’établissement), le Conseiller d’Agence pourra être exempté de positionner 3 plages horaires de 3 heures afin de tenir des rendez-vous présentiels en agence. Il devra se rendre disponible pour tenir des rendez-vous à distance (téléphone ou visio) depuis son domicile. Cette mesure est valable jusqu’au 31 mai 2020 et sera réétudiée en fonction de l’évolution de la situation sanitaire et de la règlementation.

Les conditions d’accueil en agence pourront faire l’objet d’aménagements en fonction de l’évolution de la situation, et sous réserve d’une concertation avec les organisations syndicales.

Dans le cadre de cette réouverture progressive, en complément des mesures préconisées par les experts (port du masque par l’adhérent et le collaborateur), distanciation sociale, espace du bureau, les bureaux seront équipés de protection plexiglas. La présence de plexiglas en agence constituera un prérequis à l’ouverture.

Les bureaux et dossiers et accoudoirs des sièges sont à nettoyer quand cela est possible et si ce sont des surfaces lisses (pas en tissus) après chaque passage du client par le conseiller d’agence. Selon une procédure fournie.
Le matériel nécessaire sera mis à disposition dans toutes les agences. Le temps de nettoyage devra être pris en compte dans la fixation des rendez-vous.

Il est demandé à l’adhérent de venir équipé de son propre masque. Cependant des masques seront mis à disposition des collaborateurs pour leur propre usage (2 par journée de travail sur site et par collaborateur) mais aussi pour les clients qui se présenteraient sans masque, son port étant rendu obligatoire pendant le rendez-vous.


METIERS ITINERANTS
L’activité commerciale des conseillers itinérants ou des collaborateurs de la prévention, AVM… pourra reprendre progressivement à compter du 11 mai, en privilégiant les rendez-vous à distance autant que possible. Les RDV chez le client seront possibles dès lors que les conditions de respect des gestes barrières et de distanciation physique sont réunies.



Le protocole de CONDUITE A TENIR EN CAS DE COLLABORATEUR SYMPTOMATIQUE
Le protocole de conduite à tenir en cas de collaborateur symptomatique est décrit dans l’annexe 10 du présent accord. 


DISPOSITIF D’ecoute ET D’acCompagnement
Afin de venir en soutien des collaborateurs pour qui le confinement serait difficilement supportable, un dispositif d’écoute et d’accompagnement psychologique gratuit, anonyme, confidentiel et disponible 24/7j est proposé par Harmonie Mutuelle. 

Accessible 24h / 24 et 7 jours / 7, ce dispositif s’appuie uniquement sur le volontariat et l’anonymat des personnes qui en sollicitent les services, ainsi que sur le respect de la confidentialité des échanges. La ligne est accessible par Tchat, Visio entretien ou téléphone.


ACCOMPAGNEMENT 
8.1 prise en main du dispositif 
Les Référents et leurs suppléants vont être formés par audio skype en amont de l’ouverture du site. Ils pourront lors de ces réunions bien comprendre leur rôle/mission et aussi prendre connaissance des différentes procédures qui vont être applicables sur les sites. Un temps d’échanges questions/réponses est prévu en fin de réunion. Les collaborateurs des Ressources Humaines seront conviés lors de ces audio skype.
Un accompagnement managérial est prévu sous les mêmes modalités : présentation des attendus du rôle managérial pendant cette période et temps questions/réponses.

8.2 accompagnement psychologique de la reprise
Les parties conviennent que cette période de reprise progressive est une nouvelle étape et que celle-ci, au-delà du dispositif technique de sécurité, doit prendre en compte l’aspect psychologique du moment. Elles comptent sur la responsabilisation des acteurs, et que la confiance et bienveillance qui guident l’entreprise depuis le début continuent de s’exercer dans cette phase de retour sur site.
La commission CSSCT dans son suivi travaillera sur ces aspects afin de proposer des actions.

dispositions finales
 Effet et durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée, il entre en vigueur à la date de signature.
Il cessera donc immédiatement de produire effet au 30 septembre 2020.


INFORMATION AUX SALARIES 

L’entreprise utilisera tous les moyens de communication à sa disposition pour informer le plus en amont possible des évolutions des mesures prises et des perspectives de reprise d’activité.

SUIVI DE L'ACCORD

Un bilan sera fait au CSE sur les différentes mesures mises en œuvre sur la période de l’accord et les mesures seront suivies par la CSSCT avec mise à jour du Document Unique d’Evaluation des Risques Professionnels.


Révision de l'accord

Toutes les mesures gouvernementales de « sortie du confinement » n’étant pas connues à la date du présent accord, ses dispositions feront l’objet des modifications qui seraient rendues nécessaires afin de l’adapter aux obligations et recommandations des pouvoirs publics et au passage de phase. 

Le cas échéant les modifications feront l’objet d’un avenant au présent accord et soumis à la signature des partenaires sociaux. Quoiqu’il en soit les parties conviennent de se revoir en juin pour adapter, si nécessaire, les termes du présent accord au passage en phase 2.


Formalités de dépôt et publicité
Le texte du présent accord, une fois signé, sera notifié à l'ensemble des organisations syndicales représentatives dans l'entreprise. Il fera l'objet des formalités de publicité au terme du délai d'opposition.

Le présent accord et ses annexes donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues aux articles L.2231-6 et D. 2231-2 du Code du travail, à savoir dépôt en deux exemplaires, dont une version sur support papier signée des parties et une version sur support électronique auprès de la DIRECCTE de Paris, et en un exemplaire auprès du Greffe du Conseil de prud'hommes de Paris.

Il sera adressé à chaque organisation syndicale signataire une version électronique d’un exemplaire original et l’accord signé sera également mis à disposition de l’ensemble du personnel sur l’Intranet de l’entreprise.


Fait en 3 exemplaires ;
A Paris, le 14 Mai 2020
Les signataires
Pour les structures de l’UES Harmonie Mutuelle
…




	

Pour la fédération PSTE C.F.D.T 
…




	
	
Pour l’organisation syndicale C.F.E.-C.G.C
…





	
Pour l’organisation syndicale SNACOS – C.F.T.C
…

	




Pour l’organisation syndicale C.G.T UES Harmonie Mutuelle	
…














ANNEXE 1 : CHECK LIST OUVERTURE DES SITES 



ANNEXE 2 : LES BONNES PRATIQUES DU PORT DU MASQUE







ANNEXE 3 : LES GESTES CONTRE LE COVID – EN ARRIVANT AU TRAVAIL ET EN RENTRANT CHEZ SOI


ANNEXE 4 : DIAPORAMA DE REPRISE D’ACTIVITE




































































ANNEXE 5 : CHARTE DE BONNE CONDUITE



ANNEXE 6 : HYGIENE DES MAINS



ANNEXE 7 : FICHE REFERENT







ANNEXE 8 : PROTOCOLE NETTOYAGE PAR LES REFERENTS







ANNEXE 9 : BONNES PRATIQUES A ADOPTER DANS LES ESPACES COMMUNS ET DE RESTAURATION


ANNEXE 10 : LE PROTOCOLE DE CONDUITE A TENIR EN CAS DE COLLABORATEUR SYMPTOMATIQUE