Accord portant création d’une base de données économiques et sociales (BDES)



ENTRE

La société SAINT AMAND SERVICE FRANCE, société au Capital de 262.000 euros, inscrite a RCS d’Evry sous le numéro 622 044 154 000 53, dont le siège social est situé : RD 118/E, 2 rue du Parc – 91140 VILLEBON SUR YVETTE
Ci-dessous dénommée SASF, représentée par le Directeur Opérationnel

D’UNE PART, 

ET

Le Comité Social et Economique (CSE) de la société SASF, ayant voté à la majorité des membres titulaires présents, dont le procès-verbal est annexé au présent accord


D’AUTRE PART,


Il a été conclu le présent accord sur la mise en place d’une Base de Données Economiques et Sociales au sein de la société SASF.



Préambule – Objet de l’accord

Au préalable, il est rappelé que la Base de Données Economiques et Sociales (BDES) est instituée par les articles L. 2312-18 et suivants du Code du travail.

Selon l’administration, l’objectif de la BDES est de « changer le mode de relations entre élus et employeurs pour qu’il soit plus participatif, fondé sur une vision plus prospective des données de l’entreprise, et à terme plus simple » (Circulaire DGT du 18 mars 2014).

Elle a également pour objet la mise à disposition des informations nécessaires aux trois consultations récurrentes du comité social et économique sur :

Les orientations stratégiques,
La situation économique et financière,
La politique sociale, les conditions de travail et l’emploi.

Par cet accord, les parties marquent leur volonté de contribuer à fournir une vision claire et globale de la situation de l’entreprise afin d’instaurer un dialogue social de qualité.

Afin de constituer une base de données en adéquation avec la structure et son organisation et contenant les éléments pertinents nécessaires à l’information et la consultation des représentants du personnel, la société SASF et ses partenaires sociaux ont décidé de conclure un accord définissant :

L’organisation, l’architecture et le contenu et la base de données unique ;
Les modalités de fonctionnement de la base de données unique, notamment les droits d’accès, le niveau de mise en place, le support, les modalités de consultation et d’utilisation ;
La périodicité selon laquelle la base de données unique serait actualisée.



CECI ETANT EXPOSE, IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT :



ARTICLE 1 - CHAMP D’APPLICATION

Le présent accord définit les finalités, les modalités d’accès, d’actualisation, de consultation et d’utilisation de la Base de Données Economiques Sociales mise en œuvre au sein de SASF.


ARTICLE 2 - CONTENU DE LA BASE DE DONNEES ECONOMIQUES ET SOCIALES

La Base de Données Unique comportera les informations relatives aux thèmes suivants :
Investissement (social, matériel et immatériel) ;
Egalité professionnelle entre les femmes et les hommes au sein de l’entreprise ;
Fonds propres, endettement et impôts ;
Rémunération des salariés et dirigeants, dans l'ensemble de leurs éléments :
Activités sociales et culturelles ;
Flux financiers à destination de l’entreprise ;
Transferts commerciaux et financiers entre les entités du groupe

2.1 Informations relatives à l’investissement 

Les informations fournies au titre des effectifs seront les suivantes :
Évolution des effectifs par type de contrat, par âge, par ancienneté ; évolution des effectifs retracée mois par mois 
Nombre de salariés titulaires d'un contrat de travail à durée indéterminée
Nombre de salariés titulaires d'un contrat de travail à durée déterminée 
Nombre de salariés temporaires 
Nombre de salariés appartenant à une entreprise extérieure
Nombre des journées de travail réalisées au cours des 12 derniers mois par les salariés temporaires
Nombre de contrats d'insertion et de formation en alternance ouverts aux jeunes de moins de 26 ans
La déclaration annuelle prévue à l'article L. 5212-5 à l'exclusion des informations mentionnées à l'article D. 5212-4."

Les informations fournies au titre de la formation professionnelle seront les suivantes :
Nombre de salariés ayant bénéficié d’un congé formation au sein de la société au 31/12 ;
Nombre de salariés auxquels a été refusé un congé formation au sein de la société au 31/12 ;
Décomposition par type de stages et de formations réalisés sur l’année au sein de la société au 31/12 ;
Nombre de contrats d’apprentissage conclus dans l’année au sein de la société au 31/12 ;
Nombres de stagiaires au sein de la société au 31/12
Nombre de salariés ayant bénéficié d’un abondement de leur compte personnel en raison de l’absence d’action de formation à leur profit au sein de la société au 31/12

Les informations fournies au titre des conditions de travail seront les suivantes :
Nombre de salariés travaillant à temps partiel sur la société au 31/12, par sexe et par qualification 
Horaires de travail à temps partiel pratiqués dans l'entreprise

Les informations fournies au titre de l’investissement matériel et immatériel :
Actif immobilisé net au sein de la société au 31/12 ;
Amortissements et dépréciations au sein de la société au 31/12 ;
Montant des dépenses de recherche et développement effectuées au sein de la société au 31/12.

Ces informations seront actualisées et portées à la connaissance des consultants de la base de données économiques et sociales au plus tard le 31 mars de chaque année N+1.

2.2 Informations relatives à l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes au sein de l’entreprise

Nombre de salariés hommes au sein de la société au 31/12 ;
Nombre de salariés femmes au sein de la société au 31/12 ;
Répartition des salariés par sexe et par catégorie professionnelle au sein de la société au 31/12 ;
Répartition du nombre d’embauches sur l’année par sexe et par catégorie professionnelle au sein de la société au 31/12 ;
Rémunération moyenne par sexe et par catégorie professionnelle au sein de la société au 31/12;
Répartition par sexe et par catégorie professionnelle du nombre de jours de congés pris sur l’année au sein de la société au 31/12 ;

2.3 Informations relatives aux fonds propres, endettement et impôts

Capitaux propres au sein de la société au 31/12 ;
Emprunts et dettes financières dont échéances et charges financières au sein de la société au 31/12 ;
Impôts et taxes au sein de la société au 31/12.

Ces informations seront actualisées et portées à la connaissance des consultants de la base de données unique au plus tard le 31 mars de chaque année N+1.

2.4 Informations relatives à l’ensemble des éléments de rémunération des salariés et des dirigeants

Grille des rémunérations par sexe au sein de la société au 31/12 ;
Frais de personnel y compris cotisations sociales ;
Rémunération moyenne par catégorie professionnelle au sein de la société au 31/12 ;
Part des primes et accessoires, avantages en nature dans la rémunération annuelle moyenne par catégorie professionnelle au sein de la société au 31/12 ;
Charge salariale globale sur l’année au sein de la société au 31/12 ;
Montant moyen de la participation et/ou intéressement par salarié par catégorie professionnelle au sein de la société au 31/12.

2.5 Informations relatives aux activités sociales et culturelles et à la représentation du personnel

Montant de la contribution aux activités sociales et culturelles du comité d’entreprise/comité social et économique de la société au 31/12 ;
Montant des autres dépenses directement supportées par l’entreprise (logement, transport, restauration, loisirs, vacances, divers) au sein de la société au 31/12 ;
Composition du comité social économique de la société au 31/12 ;
Nombre de délégués syndicaux de la société au 31/12 ;
Volume global des crédits d’heures utilisés au cours de l’année au sein de la société au 31/12 ;
Nombre de réunions effectuées avec les représentants du personnel et les délégués syndicaux au cours de l’année au sein de la société au 31/12 ;
Nombre d’accords conclus au cours de l’année au sein de la société au 31/12 ;

2.6 Informations relatives aux flux financiers à destination de l’entreprise

Subventions, aides ou avantages financiers consentis à la société au 31/12 et utilisation faite ou prévue ;
Réductions d’impôts et crédits d’impôts accordés à la société au 31/12 ;
Exonérations et réductions de cotisations sociales de la société au 31/12 ;
Etat annuel des dons et du mécénat au profit de la société au 31/12 ;
Chiffre d’affaires de la société au 31/12 ;
Bénéfices ou pertes constatées au sein de la société au 31/12 ;
Affectation des bénéfices réalisés par la société au 31/12.

2.7 Informations relatives aux transferts commerciaux et financiers entre les entités du Groupe

Transferts commerciaux et financiers (capitaux, cessions, fusions, acquisitions) réalisés entre l’entreprise et le Groupe AAG au cours de l’année au 31/12.

Ces informations seront actualisées et portées à la connaissance des consultants de la base de données unique au plus tard le 31 mars de chaque année N+1.


ARTICLE 3 – PERIODICITE DES INFORMATIONS MISES A DISPOSITION

Les éléments d’information communiqués dans la base de données économiques et sociales seront actualisés chaque année au plus tard le 31 mars de chaque année N+1 avec des données correspondant à l’année passée, sauf exceptions mentionnées à l’article 2 du présent accord.

Ces informations portent sur l’année précédente et l’année en cours. La société SASF ne transmettra que les orientations stratégiques sous forme de grandes tendances pour l’année à venir.

Les consultants sont informés que la mise à disposition actualisée dans la base de données économiques et sociales des éléments d’information contenus dans les rapports et des informations transmis de manière récurrente au comité social et économique vaut communication à ceux-ci des rapports et informations lorsque les éléments d’information sont mis à jour selon la périodicité prévue par le Code du Travail ou un accord collectif. 


ARTICLE 4 – PERSONNES CONCERNEES PAR LA MISE A DISPOSITION DE LA BASE DE DONNEES ECONOMIQUES ET SOCIALES

La base de données économiques et sociales est accessible aux membres titulaires et suppléants du comité social et économique et aux délégués syndicaux de la société SASF.
ARTICLE 5 – MODALITES D’ACCES ET CONSULTATION DE LA BASE DE DONNEES ECONOMIQUES ET SOCIALES

Les modalités d’accès, de consultation, et d’utilisation doivent permettre aux représentants du personnel d’exercer utilement leurs compétences respectives.

La Base de Données Economiques et Sociales est accessible informatiquement en permanence depuis l’ordinateur mis à disposition par l’entreprise, (à l’exception des éventuels problèmes techniques et des périodes de maintenance qui seront portées à la connaissance des bénéficiaires sous un délai raisonnable). 

Conformément à l’article 3.1 de la fiche 1 de la circulaire DGT 2014/1 du 18 mars 2014, il est précisé que la notion de permanence imposée par la loi ne peut s’entendre comme une obligation de rendre la base accessible 24h/24 et 7jours/7.

En application de l’article L2312-36 du Code du Travail, les personnes mentionnées à l’article 4 sont tenues à une obligation de discrétion à l’égard des informations contenues dans la base de données revêtant un caractère confidentiel et présentées comme telles par l’employeur. Ce dernier indique également la durée pendant laquelle ces informations revêtent un caractère confidentiel.

Chaque personne autorisée à consulter la Base de Données Economiques et Sociales aura pour ce faire un mot de passe qui lui sera propre, et strictement personnel et confidentiel. 

Si une personne autorisée à consulter la Base de Données Economiques et Sociales, quitte l’entreprise son accès à la base de données lui sera retiré, de même si la personne n’est pas réélue aux instances représentatives du personnel (IRP), ou si cette personne démissionne des IRP.


ARTICLE 6 – DATE D’ENTREE EN VIGUEUR

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Il entrera en vigueur le 1er décembre 2021 ou, si cette date devait être postérieure, au lendemain du jour de son dépôt.


ARTICLE 7 – NOTIFICATION, DEPOT ET PUBLICITE

Le présent accord fera l’objet des formalités de notification, de dépôt et de publicité, à la diligence de la Direction des Ressources Humaines de la société SASF dans les conditions prévues par les dispositions en vigueur dans le Code du Travail.

Ce dépôt sera réalisé auprès de la Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (DREETS) sur la plateforme électronique dédiée à cet effet en version intégrale signée par les parties au format PDF et en version docx, sans nom, prénom, paraphe et signature et sans les éléments confidentiels.

Un exemplaire sera adressé au greffe du Conseil de Prud’hommes.

Enfin l’accord sera publié dans la base de données nationale Legifrance après son dépôt à la DREETS.


ARTICLE 8 – INFORMATION DES INSTANCES REPRESENTATIVES DU PERSONNEL ET DES SALARIES

Le projet d’accord a été présenté au comité social et économique du 25/10/2021 qui a émis un avis favorable.

Le présent accord sera transmis au comité social et économique après signature.

Il sera, en outre, afficher par la société afin d’être porté à la connaissance des salariés.  

ARTICLE 9 – REVISION ET DENONCIATION DE L’ACCORD

Le présent accord pourra faire l’objet d’une révision, à tout moment, selon les dispositions prévues aux articles L2261-7-1 et L2261-8 du Code du Travail.

Jusqu’à la fin du cycle électoral au cours duquel cet accord a été conclu, la révision pourra être demandée par une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d’application de l’accord et signataires ou adhérentes de cet accord ou par le signataire employeur.

A l’issue de ce cycle électoral, la révision pourra être demandée par une ou plusieurs organisations syndicales représentatives dans le champ d’application de cet accord.

La validité de l’avenant révisant l’accord initial est subordonnée à sa signature par, l’employeur ou son représentant et une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives ayant recueilli plus de 50 % des suffrages exprimés lors des élections des titulaires du comité d’entreprise ou du comité social et économique ou par ces organisations ayant recueilli 30 % des suffrages et après consultation des salariés ayant validé l’avenant.

La dénonciation du présent accord peut intervenir à tout moment, selon les conditions prévues aux articles L2261-9 et -10 du Code du Travail, par la totalité des parties signataires ou une partie des signataires employeurs ou salariés.
	
Fait à VILLEBON SUR YVETTE, le 25/10/2021


En 8 exemplaires originaux

Pour le CSE		Pour la société SASF
Membres titulaires du CSE		Directeur Opérationnel






Annexe 1 : Clause de confidentialité

Je, soussigné(e), ………………………………………………………………………………………………….,

Ayant la qualité de (Mandat détenu),……………………………………………………………………………,

Et ayant accès dans ce cadre à la base de données unique de la société SASF, m’engage expressément à respecter les règles de consultation et d’utilisation de la base de données unique prévues dans l’accord du Date.

A ce titre je m’engage à ne pas fournir de copies des documents contenus dans la base de données unique à des personnes n’y ayant pas accès.

En outre, je m’engage à respecter le caractère confidentiel des informations identifiées comme tel par la Direction.

Je suis informé du fait que toute violation de la présente clause est susceptible de causer un préjudice à la société SASF, qui pourra engager une action visant à engager ma responsabilité personnelle et obtenir réparation dudit préjudice.

Fait à ……………………………………………………….., le …………………………………………………..

Signature