Accord d'entreprise sur l'annualisation du temps de travail du Service Administratif de l'Agence Via

Entre : 
La société : AGENCE VIA 
Représenté par : XXXX, Gérante
Dont le siège social est situé : 85 boulevard de Strasbourg, 76600 - LE HAVRE
N° SIRET : 491 850 137 00085

Et : 

Les salariés des services Administratifs, Ressources-Humaines et Exploitation, 
Statuant au à la majorité des 2/3, conformément aux dispositions de l’article L. 2232-21 du code du travail.

Préambule

L’Agence Via est un prestataire d’accueil en entreprise, événementiel et touristique. Son activité principale, liée aux activités d’escales de croisières, est soumise à une forte saisonnalité avec des périodes de fortes et de faibles activités. Le service administratif qui gère l’organisation des prestations d’accueil et le personnel de l’agence Via est soumis à cette saisonnalité et est tributaire des donneurs d’ordre de l’entreprise. Dans ce contexte, l’Agence Via décide de mettre en œuvre une organisation du travail pour les services Administratifs, Ressources Humaines et Exploitation, plus adaptée aux charges de travail fluctuantes.

Cadre légal du présent accord

Le présent accord instituant la modulation de la durée du travail a été conclu dans le cadre des dispositions de l’article L. 3121-44 du code du travail tel qu’institué par  du 8 août 2016.

L’Employeur doit consulter le comité d’entreprise ou, à défaut, les délégués du personnel s’ils existent. 
En tout état de cause, la décision prise doit être portée à la connaissance du personnel par voie d’affichage un mois avant le début de la période d’annualisation.

Notre société, n’ayant pas de représentants du personnel, a choisi, outre l’affichage, de remettre le présent document et ses annexes à chaque salarié concerné contre signature électronique. 

Objet de l’accord - Personnel concerné - Période de référence

La modulation permet d'ajuster le temps de travail aux fluctuations prévisibles de la charge de travail. 

Cet accord d’entreprise concerne le personnel du service administratif, ressources humaines et exploitation.
La période de référence pour la modulation cours sur 1 an : du 01 janvier de l’année en cours au 31 décembre de cette même année. 

Un calendrier des périodes d’activité est défini au plus tard en décembre de l’année N-1 et affiché dans les locaux de l’Agence Via. Les périodes dites de fortes activités seront notifiées en rouge et sont limitées à 2 périodes de 9 semaines consécutives par an, soit un total de 18 semaines maximum.

Définition du travail effectif 
Le temps de travail effectif est le « temps pendant lequel le salarié est à la disposition de l'employeur et se conforme à ses directives sans pouvoir vaquer librement à des occupations personnelles ».

Le temps de coupure consacré aux repas, de 30 minutes minimum et 2h maximum, est exclu du temps de travail effectif et n’est donc pas rémunéré.

Décompte du temps de travail
Enregistrement des horaires de travail
Afin de permettre de suivre de façon fiable et non équivoque l’application des diverses dispositions touchant à la gestion des horaires, le temps de travail est mesuré via l’application Pointeuse Mobile par enregistrement individuel des temps de travail. 

Les horaires relevés via cette application sont ensuite enregistrés dans le logiciel de planning de l’Agence Via. Les heures de départ et d’arrivée sont arrondies au quart d’heure le plus proche.

Calcul de nombre d’heures à réaliser
L’horaire hebdomadaire de travail effectif de référence étant fixé à 35 heures en moyenne, l’horaire annuel de travail effectif de référence est par conséquent fixé à un plafond correspondant à 1600 heures de travail effectif par an et par salarié.

A titre d’exemple, pour 2020, le calcul selon décompte suivant aboutit à 1596 heures de travail effectif sur la période de référence pour un salarié bénéficiant de ses droits complets à congés payés. Ce nombre d’heures est arrondi par l’administration française à 1600 heures.

A cette durée de travail annuelle de référence, s’ajoute la journée de solidarité de 7 heures prévue à l’article L 3133-7 du code du travail (dans sa rédaction en vigueur ou jour de la signature du présent accord) due par les salariés à temps plein, soit pour 2020, 1607 heures de travail. Cette journée de solidarité est proratisée pour les salariés à temps partiel.



Le tableau de calcul est défini comme suit (exemple de l’année 2020) : 


Ce calcul s’appliquera au prorata aux salariés à temps partiel selon le temps de travail défini dans leurs contrats de travail. Il servira à préparer le planning annuel individuel de chaque salarié qui lui sera communiqué avant le 15 décembre de l’année N-1.



Calcul des heures effectivement réalisées
Le calcul des heures effectivement travaillées dans l’année sera fait à la fin de la période de modulation soit au 31 décembre de l’année concernée.

Pour chaque salarié concerné par l’aménagement du temps de travail sur une période annuelle, l'employeur doit tenir un compte individuel sur lequel l'employeur enregistre :
L’horaire planifié pour le mois,
Le nombre d'heures de travail réellement effectuées par les salariés au cours du mois,
Le nombre d'heures correspondant à des absences indemnisées ou non indemnisées programmées ou non programmées.
L'état du compte individuel est communiqué mensuellement dans un document annexé au bulletin de paie ( et ).

Solde de compteur positif

Des soldes intermédiaires seront réalisées au 30 juin et au 30 novembre de chaque année. Les heures réalisées en excédant seront en priorité récupérées à la demande du salarié ou de la direction. Les heures de récupération demandées seront soumises à acceptation de la direction qui donnera son accord en fonction de la charge de travail du service. Le solde de chaque salarié sera disponible sur son espace Intranet personnel. 

Les heures non-récupérées du fait des exigences du planning seront rémunérées avec une majoration de 125% sur le salaire de décembre de l’année N, dans la limite de 10% du nombre d’heures annuelles.
Pour les salariés à temps partiel, sont des heures complémentaires, les heures comptabilisées au terme de la période annuelle de référence (soit au 31 décembre) et qui dépassent la durée annuelle du collaborateur ne doivent pas dépasser la limite de 10 % du volume annuel. Ces heures complémentaires sont majorées de 110%.
Solde de compteur négatif
Les heures non réalisées du seul fait du collaborateur (absences non-justifiées, retards ou départ de l’entreprise en cours de période de référence), seront déduites de son bulletin de salaire mensuel.

Les heures non réalisées du fait de l’entreprise compte-tenu d’une planification incomplète du temps de travail ne pourront faire l’objet d’une retenue quand bien même elles auront été rémunérées par la société. Les compteurs négatifs pourront être compensés pendant toute la période d’annualisation et jusqu’à 3 mois sur N+1. Toutefois, ils seront remis à 0 à l’issue de ces 3 mois.

Absences

Les heures d’absences rémunérées (congés légaux) ou (maladie, absence autorisée…) non sont calculées sur la base du nombre d’heures d’absence correspondant aux heures planifiées au moment de l’absence du collaborateur.

Il s’agit donc d’une retenue d’heures correspondant à la durée de travail que le salarié aurait effectuée s'il avait été présent. 

Programmation de la modulation
Il est convenu que pour tous les salariés concernés (temps complet ou partiel) le temps de travail hebdomadaire planifié s’inscrit dans :
La limite supérieure de la modulation fixée à 42 heures par semaine.
La limite inférieure de la modulation fixée à 0 heures par semaine.
Il est également précisé que la durée de travail ne doit pas excéder 11 heures par jour, sauf dérogations et 48 heures sur une même semaine et doit respecter la limite de 44 heures hebdomadaire en moyenne sur une période de 12 semaines consécutives.

Lors des périodes de forte activité, la durée minimale du travail hebdomadaire pour les salariés à temps partiel du service est de 35 heures.

Des semaines de récupération seront prédéfinies aux plannings annuels et individuels des salariés. Ces semaines ne pourront être modifiées qu’en cas d’accord entre le collaborateur et la direction.

Périodes de prise des congés payés

Les salariés concernés ne pourront prendre qu’une semaine de congés payés légaux lors des périodes de fortes activités mentionnées au calendrier. Toutefois, cette semaine pourra être refusée dans les cas suivants : 
Absence prolongée (plusieurs semaines) d’un autre salarié du service
Demande d’absence déjà acceptée sur la même période pour un autre salarié du service

Les 4 semaines de congés restantes pourront être prises sur des périodes d’activité normale.

Embauche ou rupture du contrat de travail en cours de période de modulation
Conformément aux  et  du code du travail, il sera fait mention du présent accord d’entreprise dans les contrats de travail lors de toute nouvelle embauche contractée à compter de la mise en place.

Lorsqu’un salarié n’est pas présent sur toute la période de décompte annuelle de l’horaire, du fait de son entrée ou de son départ de l’entreprise en cours de la période de référence, sa rémunération sera calculée selon les mêmes dispositions que dans l’article « Calcul des heures de travail effectivement réalisées ».

Modification de l’horaire ou de la durée de travail
Les horaires ou la durée de travail pourront être modifiés si survient l’une des hypothèses suivantes :
Activité supérieure ou inférieure aux projections du programme prévisionnel,
Remplacement d’un salarié absent.
Les salariés sont informés des modifications d’horaire et de durée du travail par affichage au moins 7 jours ouvrés avant la prise d’effet de la modification. 
Ce délai est ramené à 1 jour ouvré en cas de circonstances exceptionnelles liées au fonctionnement de l'entreprise. Par circonstances exceptionnelles on entend les situations de nature à ne pas permettre l'ouverture aux horaires habituels de l’entreprise ou de ses sites d’intervention (exemple : remplacement d’un salarié absent). 

La modification des horaires ou de la durée du travail des salariés à temps partiel intervient dans les conditions suivantes :
La modification des horaires sur une semaine peut avoir pour effet d’entraîner le travail d’un jour de travail supplémentaire sur la semaine,
Elle pourra entrainer une modification de la répartition de la durée de travail entre les jours de la semaine et entre les semaines de la période de référence.

Lissage de la rémunération
Il est prévu que la rémunération des personnels concernés par le présent accord sera lissée sur la base d'un salaire moyen correspondant à 35 heures hebdomadaires, soit 151,67 heures mensuelles, pour un salarié à temps plein, de façon que chacun dispose d'une rémunération stable.

Les salariés à temps partiel bénéficieront également d’un lissage de leurs rémunérations, selon le temps de travail défini dans leurs contrats de travail.

Durée, dénonciation, révision de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Il pourra être dénoncé, conformément aux dispositions légales, sous réserve de respecter un préavis de trois mois.

Toute demande de révision du présent accord doit être motivée et signifiée selon les règles légales en vigueur.

En cas de modification des dispositions législatives, réglementaires ou conventionnelles, notamment en matière de durée ou d’aménagement du temps partiel, qui auraient des effets directs sur les dispositions du présent accord, des négociations s’ouvriraient à l’initiative de la partie la plus diligente, afin d’examiner les possibilités de réviser le présent accord pour l’adapter à la situation nouvelle.

Dépôt légal

Le présent accord sera déposé par l’entreprise sur la plateforme de téléprocédure Télé@ccords https://www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr, et auprès du secrétariat du Conseil des prud’hommes du Havre, en un exemplaire.

Fait Au Havre, le 01 février 2020,