PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF a la mise en place du vote electronique

Entre d’une part,
La Caisse Primaire d’Assurance Maladie de LILLE-DOUAI, représentée par sa Directrice intérimaire, M XXXX

Et d’autre part,
Les Organisations Syndicales représentatives au sein de l’organisme, soussignées :
FO, représentée par M XXXX

SNFOCOS, représentée par M XXXX

CGT, représentée par M XXXX

CFDT, représentée par M XXXX

UNSA, représentée par M XXXX

Il a été convenu ce qui suit.


PREAMBULE

Depuis le décret n°2017-1535 du 3 novembre 2017, et l’article D.231-15 du Code de la sécurité sociale, le recours au vote électronique est désormais autorisé dans le cadre des élections des représentants du personnel au sein des Conseils. 

C’est dans ce contexte que la direction et les organisations syndicales représentatives se sont réunies afin de négocier le présent accord, et prévoir les modalités du recours au vote électronique en vue des prochaines élections des représentants du personnel du Conseil de la CPAM de LILLE-DOUAI. 

Il est rappelé que les modalités d’organisation de ces élections seront définies dans le protocole d’accord préélectoral.

Les parties signataires ont ainsi décidé de mettre en place les modalités ci-dessous.


Article 1 – PRINCIPES GENERAUX DE LA MISE EN œuvre DU VOTE ELECTRONIQUE
Choix du prestataire extérieur

En vertu de l’accord-cadre 18/AC/22 en date du 25 février 2019, la conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées au prestataire extérieur PARAGON ELECTIONS, sur la base du mémoire technique annexé au présent protocole d’accord, respectant les dispositions des articles R.2314-5 et suivant du Code du travail. 

Le logiciel a fait l’objet d’une présentation complète, par le prestataire extérieur, devant les organisations syndicales lors de la réunion du mercredi 15 décembre 2021.
Vote exclusivement électronique

Les prochaines opérations électorales, en vue de renouveler les représentants du personnel au sein du Conseil de la CPAM de LILLE-DOUAI, se dérouleront exclusivement par vote électronique. 
Respect du droit électoral
Le système de vote retenu s’inscrit dans le respect des principes fondamentaux du droit électoral, indispensables à la régularité du scrutin, à savoir : 
L’anonymat du vote par l’impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;
L’unicité du vote par l’impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ; 
La confidentialité des données transmises et le secret du vote, notamment par l’attribution de moyens d’authentification personnels ;
La sécurité de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Article 2 – controles et demarches prealables nécessaires
Protection des données personnelles

Conformément au règlement 2016/679 adopté par le Parlement européen et le Conseil en date du 27 avril 2016, applicable à compter du 25 mai 2018, les dispositifs de vote électronique n’ont plus à être déclarés auprès de la CNIL.

Pour autant, une étude de conformité a été réalisée par la Caisse Nationale d’Assurance Maladie et inscrite au registre des traitements de données sous la référence 2020-016-752-N, et déclinée localement par la fiche registre 2020-006-595-L. 

Cette documentation, disponible auprès de notre DPO, décrit les finalités du traitement et la possibilité de recourir à la sous-traitance, les données à caractère personnel pouvant être traitées ainsi que l’exercice des droits des personnes au titre du RGPD. 
Le responsable de traitement de la Caisse Primaire d’Assurance Maladie de Lille-Douai met à disposition la documentation nécessaire pour démontrer le respect de toutes ses obligations. Celle-ci est par ailleurs consultable auprès du DPO de la CPAM :

demande à adresser par email : 

ou par courrier à l’attention du Délégué à la protection des données : CPAM de Lille-Douai, 125 rue Saint Sulpice CS 20821, 59508 Douai Cedex
Expertise du système de vote
En application de l’article R. 2314-9 du Code du travail, et conformément aux recommandations de la CNIL, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique sera soumis à une expertise indépendante.
Le rapport de l’expert sera tenu à la disposition de la CNIL, et transmis à notre DPO dans cet objectif. 
Cellule d’assistance technique
Conformément aux dispositions de l’article R. 2314-10 du Code du travail, l’employeur met en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du vote électronique.
Elle est composée des membres du bureau de vote et assistée du chef de projet dédié de la société PARAGON ELECTION.
Elle procède avant que le vote ne soit ouvert : 
A un test du système de vote électronique et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet, 
A un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système est scellé.
Elle contrôle, enfin, à l’issue des opérations de vote et avant le dépouillement, le scellement de ce système.
Article 3 – formation et accompagnement
3.1. Formation
Les représentants du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu. 
La formation qui sera assurée par le chef de projet dédié de PARAGON ELECTIONS, portera notamment sur le fonctionnement du logiciel, tant du côté « électeur » que du côté « gestionnaire », sur les modalités d’ouverture du scrutin, sur celles du scellement et du descellement pour les personnes désignées, et sur les modalités de dépouillement. Elle consistera notamment en un test à blanc avant le scellement. 
La date de formation sera fixée, en fonction du calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral, dans les jours qui précédent l’ouverture du scrutin. 
3.2 Information et accompagnement 
Afin de faciliter l’appropriation de cette technique de vote tout au long du processus électoral, il est par ailleurs prévu : 
Un accompagnement par un chef de projet dédié et interlocuteur unique ; 
Un test à blanc, quelques jours précédant l’ouverture du scrutin, suivi de la phase de scellement ;
Une hotline téléphonique « électeurs » pendant toute la durée du scrutin, à destination spécifique des électeurs, laquelle est assurée par PARAGON ELECTIONS. 
Chaque électeur sera, en outre, informé individuellement des règles de fonctionnement du processus de vote par une notice explicative, lorsqu’il recevra son identifiant (voir ci-dessous).
Article 4 – modalités d’organisation des operations de vote electronique
4.1. Programmation du site de vote 

Le prestataire assurera la programmation des accès internet, notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote. Conformément aux indications du prestataire extérieur PARAGON ELECTIONS, aucune installation de logiciel ne sera requise. 
Le prestataire assurera, par ailleurs, la reproduction sur le serveur :
Des listes de candidats telles qu’elles auront été présentées, datées et signées par leurs auteurs ;
Des professions de foi telles qu’elles auront été présentées, datées et signées par leurs auteurs.
L’ordre de présentation des professions de foi sera déterminé dans le protocole d’accord pré-électoral.
Afin de respecter une équité entre les listes, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés. 
Les modalités de transmission des listes de candidats et des professions de foi seront déterminées dans le protocole d’accord préélectoral. 
4.2. Lieu et temps du scrutin 
Les parties conviennent, tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que la période de vote se déroulera sur plusieurs jours et ce, conformément au calendrier qui sera défini dans le protocole d’accord préélectoral. 
Les salariés seront informés par le courrier transmis de l’ouverture des bureaux de vote. 
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période ouvrée du scrutin, de n’importe quel terminal Internet ou Intranet, de leur lieu de travail et/ou à distance (par exemple depuis leur domicile).
4.3. Accès au site de vote 
Chaque électeur recevra du prestataire PARAGON ELECTIONS, avant le premier tour des élections, par courrier : 
La note explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne ;
Les moyens personnels d’authentification (code, mot de passe, accès à la page du serveur), lesquels sont générés, de manière aléatoire, par la société PARAGON ELECTIONS. 
Conformément aux récentes dispositions édictées par la CNIL, deux canaux de contact différents (courrier postal puis e-mail) seront utilisés afin de transmettre d’une part, l’identifiant de l’électeur et, d’autre part, son mot de passe. 
Il est précisé qu’un mot de passe supplémentaire sera demandé à l’agent, lors de sa connexion, dont les modalités seront déterminées en amont avec le prestataire PARAGON ELECTIONS (« code de défi »). 
Ces moyens d’authentification demeurent inchangés en cas de second tour.
En cas d’oubli de mot de passe, un mot de passe est automatiquement réattribué, au choix, par courrier au domicile du salarié ou sur sa boite mail.
A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé et créé pour l’occasion. 
L’authentification de l’électeur permettra au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantira l’unicité de son vote.
L’électeur aura la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter, tout en garantissant, à chaque fois, la confidentialité et l’unicité de son vote.
4.4. Le vote 
L’électeur, par la saisie de ses identifiants, aura directement accès aux bulletins de vote correspondants à son collège.
Préalablement, afin de se familiariser avec le processus du vote, l’électeur pourra passer sur un espace de test sans validation finale. 
Une fois le vote exprimé, le choix de l’électeur apparaitra clairement à l’écran.
L’électeur aura la possibilité de le modifier avant validation, sa validation définitive vaudra signature et émargement. Cette saisie clôt donc définitivement l’accès à l’élection pour le ou les vote(s) qui viennent d’être réalisés.
La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception. L’électeur est invité à le conserver précieusement. 
Ce vote sera traité de telle sorte à assurer son anonymat et son chiffrage avant d’être transmis dans le fichier contenant l’urne électronique, recensant tous les votes exprimés. 
Article 5 – GARANTIE DE CONFIDENTIALITE DU VOTE ET STOCKAGE DES DONNEES
Conformément aux exigences posées par l’article R. 2314-7 Code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés.
L’opinion émise par l’électeur sera cryptée et stockée dans un coffre-fort électronique dédié sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs.
Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.
Conformément à l’article R.2314-16 du Code du travail, la liste d’émargement n’est accessible qu’aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle de déroulement du scrutin et conformément à l’observation de la CNIL formulée le 21 octobre 2010 aux personnes autorisées.
Ces personnes désignées au terme de la négociation, dans les protocoles d’accord préélectoraux pourront consulter tout au long du scrutin les listes d’émargement en ligne et le taux de participation par le biais du site d’administration.
Article 6 – operations de depouillement
Aucun résultat partiel ne sera disponible pendant toute la durée du scrutin.
A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôlent la fermeture du scrutin, en application de l’article R.2314-16 du Code du travail.
La clôture des opérations de vote et le dépouillement seront assurés, en public, par les membres du bureau de vote. 
Les modalités seront précisées dans le protocole d’accord pré-électoral.
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs automatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.
Le dépouillement se fait par l’activation conjointe de plusieurs clés de chiffrement différentes, que seuls les détenteurs sont autorisés à connaître. 
Les membres du bureau de vote éditent les procès-verbaux et proclament les résultats.
Afin de familiariser les membres du bureau de vote au système de vote, une information précise leur sera communiquée avant le scrutin et ils bénéficieront d’une assistance du prestataire pendant toute la durée du dépouillement.


Article 7 – modalites d’application de l’accord
7.1. Procédure d’agrément et formalités de dépôt  
Le présent accord sera transmis, dès sa signature, au COMEX de l’UCANSS en vue de son agrément par la Direction de la Sécurité Sociale.
Il sera également transmis à l’antenne interrégionale de la Mission Nationale de Contrôle et d’Audit des Organismes de Sécurité sociale. 
Il sera enfin déposé auprès de la DREETS et du greffe du Conseil de Prud’hommes.
7.2. Durée de l’accord 
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée correspondant à l’organisation des prochaines élections des représentants du personnel du conseil.
Il s’applique sous réserve de l’agrément prévu par le Code de la Sécurité Sociale.

Fait à LILLE, le 21 décembre 2021