PROTOCOLE D’ACCORD relatif à l'utilisation des Technologies d'information et de Communication (TIC) par les organisations syndicales et le Comité Sociale et Economique au Titre des Activités Sociales et Culturelle Inter Entreprise (CASCIE)



Entre

LA CAISSE D’ALLOCATIONS FAMILIALES de la HAUTE-LOIRE, 

représentée par **, agissant en qualité de Directeur,

d’une part,


Et

LES ORGANISATIONS SYNDICALES SOUSSIGNEES,

CGT - représentée par **
Union Départementale des syndicats CGT Force ouvrière - représentée par **

d’autre part, 
Il est convenu ce qui suit :







PREAMBULE

Dans le cadre de l'Article L 2142-6 du Code du Travail et de l'article 11 du Protocole d'Accord du 1er février 2008 sur l'exercice du droit syndical, les parties signataires du présent protocole ont souhaité définir un cadre d'accès et d'utilisation des Technologies d'information et de Communication (TIC) par les organisations syndicales dans l'Organisme ainsi que par les représentants issus de la Caf de la Haute Loire et du Comité d’Activités Sociales et Culturelle Inter Entreprise (CASCIE).

L'accès à ces outils poursuit l'objectif de favoriser le développement du dialogue social et de l'information syndicale et s'inscrit également dans une politique globale de développement durable menée par l'organisme visant notamment à réduire la consommation de papier.

Les parties signataires du présent accord actent que l'utilisation de ces ressources mises à disposition s'inscrit dans le respect des dispositions applicables à l'organisme et dans le cadre des contraintes de l'architecture technique du réseau et des obligations de sécurité de ce dernier.

Ainsi, l'accès et l'utilisation de ces ressources et outils par lesdits représentants des organisations syndicales et du CASCIE doivent respecter les règles relevant de la politique de sécurité du système d'information fixée par la CNAF, via la charte nationale de sécurité du système d'information et sa déclinaison à la Caisse d'Allocations Familiales de la Haute-Loire.

Seules les modalités techniques définies ci-après (c’est-à-dire utilisation d’un intranet et de la messagerie) sont admises.


ARTICLE 1 - Champ d'application

Le présent accord relatif à l'utilisation des Technologies d'information et de Communication (TIC) concerne :
-	l’ensemble des salariés de la Caf dès lors qu’ils disposent d’un accès à la messagerie interne et à l’espace intranet Cafcom. La Caf de la Haute Loire permet ainsi à chaque salarié d’avoir librement accès, à partir de son poste de travail à l’information syndicale de son choix et aux informations du CASCIE.
-	les organisations syndicales présentent dans l’organisme
-	les membres issus du CASCIE de la Caf de la Haute Loire

L'accès à l'information électronique ne se substitue pas aux canaux existants ; la diffusion de tracts, tout comme l'affichage demeurent en vigueur dans les conditions légales de leur exercice.






ARTICLE 2 – Espace intranet CafCom


Dispositions communes

L'utilisation des ressources et outils mis à disposition des organisations syndicales et des représentants du CASCIE se fait pendant les heures de délégation ou en dehors du temps de travail.

Un espace dédié sur le portail Cafcom est mis à disposition de chacune des organisations syndicales dans l'organisme, ainsi que des membres du CASCIE.

Il regroupe :
•	un espace pour chaque organisation syndicale présente à la Caf de la Haute Loire,
•	un espace CASCIE.

Ces espaces sont accessibles à l'ensemble des salariés à partir de la page d'accueil du portail Cafcom, rubrique Vie sociale.

Dans ce cadre, la création de liens internet à l'extérieur de l'espace dédié est interdite.

Les procès-verbaux du Comité social et économique et de la Commission Santé Sécurité et des Conditions du Travail sont mis en ligne par la direction dans l'espace dédié correspondant hors espace CASCIE.


Dispositions spécifiques aux organisations syndicales

Chaque organisation syndicale à la Caf dispose d'un espace dédié dans le portail Cafcom.

Le contenu de cet espace est librement déterminé par chaque organisation syndicale, sous réserve qu'il revête un caractère exclusivement syndical.

Il est placé sous l'entière responsabilité de l'organisation syndicale qui désignera en plus du délégué syndical, un membre pour la gestion de la rubrique syndicale sur le portail Cafcom.

Chaque information est identifiée sous le logo de l’organisation syndicale qui l’émet, sans pouvoir ni utiliser, ni modifier, le logo de l’organisme.

Les rubriques sont structurées de la même manière pour toutes les organisations syndicales. Elles doivent répondre aux bonnes pratiques en matière de charte de communication. Elles seront structurées comme suit :
Présentation de l’organisation et contacts
Actualité
Tracts

Un exemplaire des communications syndicales générales mises en lignes sous le CafCom et donc à destination de tous doivent être transmises à l'employeur par la messagerie électronique (Balf Direction), simultanément à la publication au personnel.


Dispositions spécifiques aux activités sociales et culturelles du CSE

Le Comité social et économique au titre des activités sociales et culturelles (CASCIE) dispose d'un espace dédié sur le portail Cafcom.

Cet espace est réservé exclusivement à la communication d'informations relatives aux missions dédiées aux œuvres sociales et culturelles du Comité social et économique (dont explication des missions, information sur les activités sociales et culturelles).

Cet espace est placé sous l'entière responsabilité des membres du CASCIE issus de la CAF qui désigneront un membre pour la gestion de la rubrique sur le portail Cafcom.

Cet espace sera structuré comme suit :
Missions, rôle et membres du CASCIE
Commissions et permanences du CASCIE
Actualités du CASCIE
Procès-verbaux du CASCIE
Catalogues des activités Sociales et Culturelles du CASCIE :
-	Vacances  / logements / sorties
-	Prêt et chèques vacances
-	Ventes occasionnelles
-	Bibliothèque
-	Billetterie


ARTICLE 3 – Messagerie électronique


Dispositions communes

Chaque organisation syndicale et le CASCIE disposent d'une adresse électronique spécifique, identifiée par le sigle de l'organisation syndicale ou du CSE.

Une boîte aux lettres partagée (BALP) distincte de celles réservées à un usage professionnel est créée au nom de chaque organisation syndicale et du CASCIE.

Le recours aux options d’accusé de réception ou de priorisation des messages n’est pas autorisé.


Dispositions spécifiques aux organisations syndicales

Les organisations syndicales peuvent utiliser la messagerie, pendant les heures de délégations, ou en dehors de leur temps de travail, pour l’envoi de messages à caractère individuel ou groupés, à destination de la Direction, des salariés adhérents du syndicat et des autres syndicats. 

La messagerie ne peut être utilisée que pour l'envoi et la réception d'informations à caractère exclusivement syndical dans les conditions légales et réglementaires en vigueur.
Chaque message doit rappeler que tout membre du personnel peut manifester son opposition à l'envoi de tout message syndical sur leur messagerie individuelle. Aussi, chaque message doit préciser qu’il ne doit pas faire l’objet de réponse par le destinataire.

Aucun message syndical ne doit être envoyé sur des boîtes à lettre fonctionnelle (Balf) hors celle de la Direction pour information.

Il appartient aux organisations syndicales de gérer la liste des personnes qui ont manifestées leur opposition afin de recevoir une information syndicale sur leur messagerie individuelle.

Les adresses des messageries électroniques des salariés ne peuvent être cédées ou utilisées pour d'autres finalités que la communication syndicale au sein de la Caf 43.

A cette fin, des boîtes aux lettres électroniques (BALF) distinctes de celles réservées à un usage professionnel sont ouvertes aux coordonnées de chaque organisation syndicale selon le modèle suivant : xxx43@caf43.caf.fr

L’organisation syndicale est tenue à une obligation de confidentialité quant aux échanges électroniques qu'elle entretient avec les salariés.
	
Lorsque le courriel est un envoi groupé, les modalités d’expédition ne doivent pas permettre aux adhérents de s’identifier entre eux (utilisation de la copie cachée conforme).  La gestion de cette adresse électronique est placée sous la responsabilité du délégué syndical pour chacune des organisations. 


Dispositions spécifiques aux activités sociales et culturelles du CSE

La messagerie ne peut être utilisée que pour l'envoi et la réception d'informations en lien avec les missions du CASCIE.

La boîte aux lettres partagée du CASCIE n'a pas la possibilité d'émettre des messages à l'extérieur sauf aux membres du CASCIE., et ne doit pas être communiquée aux partenaires externes : elle a pour seul objet la communication avec le personnel de la Caf.

Les membres du CASCIE ne peuvent utiliser leur messagerie personnelle pour des échanges relatifs au CASCIE.

L’adresse sera : cascie43@caf43.caf.fr

Les messages concernant les informations générales doivent être envoyés à l’ensemble des agents  et une copie doit être adressé à la BALF Direction. 





ARTICLE 4 - Modalités de communication et confidentialité des échanges

Les modalités de communication doivent contribuer à favoriser l'expression syndicale et le dialogue social dans l'entreprise tout en assurant la confidentialité des échanges et la liberté des salariés d'accéder ou non à l'information.

Les organisations syndicales et le CASCIE auront la possibilité, via leur boîte aux lettres partagée de messagerie, de communiquer en interne, dans les conditions ci­ dessous :

•	Possibilité de communication envers l'ensemble des salariés ;

•	Possibilité de communication à destination des adhérents de l'organisation syndicale. Il doit s'agir dans ce cas d'envois groupés dont les modalités d'expédition ne doivent pas permettre aux adhérents de s'identifier entre eux (envoi en copie cachée) ;

•	La messagerie peut être utilisée pour des messages individuels uniquement en réponse à un salarié, avec la mention « personnel » en objet. Dans ce cas de figure, la réponse ne peut être qu'individuelle, à l'adresse laissée par le salarié ;

•	L'organisation syndicale, ou le Comité social et économique, est tenu à une obligation de confidentialité quant aux échanges électroniques qu'il entretient avec les salariés et s'interdit toute communication du message vers un tiers ;

•	Possibilité de communication entre les diverses instances ;

•	Mode de communication privilégié entre le CASCIE / les organisations syndicales et la Direction.

Lorsque le courriel est un envoi groupé à tout ou partie des agents, les modalités  d'expédition ne doivent pas permettre aux agents de s'identifier entre eux. Cette non-identification est de la responsabilité de l'organisation syndicale ou du CASCIE, qui pourra notamment utiliser l'envoi en copie conforme cachée (ccc) pour respecter cette obligation de confidentialité.

Les parties signataires conviennent de bannir les communications qui :
•	ont un caractère injurieux,
•	constitueraient un appel à la haine, à discrimination, une entrave aux bonnes mœurs ou qui auraient pour objet la diffusion d'opinions politiques ou religieuses.

Par ailleurs, la messagerie électronique ne devant pas entraver l'accomplissement du travail, les organisations syndicales et le CASCIE s'engagent à ne pas multiplier les envois.

En tout état de cause, les communications ne pourront citer nominativement les collaborateurs de la caf et doivent respecter la vie privée et le droit à l’image. 

Les organisations syndicales et les membres du CASCIE s'engagent à ce que toutes les informations et documents professionnels ne soient utilisés qu'à des usages internes à l'organisme et ce afin de respecter les règles relatives au secret professionnel.

Par ailleurs, la direction de la Caf, les organisations syndicales et les membres du CASCIE s'engagent à ne pas rechercher l'identification des salariés consultant les bases d'information par aucun moyen.


ARTICLE 5  - Modalités techniques et règles de maintenance

La création et la mise à jour des personnes notifiées par la BALP seront réalisées lors de chaque élection professionnelle ou en cas de mouvement individuel (démission ...). Dans ce cas, la demande de mise à jour auprès du service informatique sera effectuée par la Direction.

Les délégués syndicaux, le secrétaire du Comité Social et Economique sont les gestionnaires de leur BALP. Ils sont notamment chargés de l'archivage, de la suppression des messages obsolètes et de la suppression des pièces jointes.

Les documents diffusés doivent être créés, lus et modifiés par le biais des seuls outils bureautiques déployés institutionnellement.

La maintenance et l'accompagnement à l'utilisation du Portail Cafcom sont effectués par le service informatique et le service Communication après accord préalable de la Direction.

La mise à jour des informations présentes dans le Portail Cafcom relève de la compétence de l'organisation syndicale et des membres du CASCIE.

Les organisations syndicales et le CASCIE seront soumis comme l'ensemble des utilisateurs, aux contraintes associées à l'utilisation d'un système d'information (service, délais de résolution des pannes ...). En cas d'incident, ils bénéficieront comme l'ensemble des utilisateurs, de la maintenance du matériel effectuée par le service informatique de l'organisme.


ARTICLE 6 - Matériel

L’organisme met à disposition des organisations syndicales et du CASCIE :
- un ordinateur
- une imprimante
	
Les matériels restent la propriété de l'organisme et sont placés sous la responsabilité des organisations syndicales et du CASCIE qui doivent apporter la plus grande attention à leurs conditions d'utilisation et de conservation.

Les produits consommables (recharges encre ...) sont à la charge du CASCIE et des organisations syndicales.

Contraintes spécifiques : les organisations syndicales et le CASCIE s'engagent à utiliser les seuls logiciels fournis par l'organisme. Ils n'ont pas la possibilité d'installer les logiciels, sauf autorisation expresse de la direction.


ARTICLE 7 - Utilisation abusive

En cas de non-respect du présent accord, l'organisme adresse à l'organisation syndicale ou au secrétaire du Comité social et économique, dans un premier temps, une lettre lui précisant la nature exacte du différend.

Si après discussion le désaccord persiste, il est porté à la connaissance des autres parties signataires à l’occasion d’une réunion plénière.

Si à l'issue de cette rencontre le différend persiste, l'organisme peut saisir la juridiction compétente.

En cas de non-respect des clauses du présent accord ou de mauvaise utilisation des outils et matériels informatiques mis à disposition, la Direction peut supprimer les accès en application de la politique nationale de sécurité du système d'information et des obligations relevant de la loi informatique et libertés.

En cas de traitement nominatif des données, toutes les déclarations nécessaires devront être faites auprès de la CNIL par les organisations syndicales ou le CASCIE.

La Direction de l’organisme ne peut en aucun cas être tenue responsable de l’utilisation faite par les organisations syndicales ou le CASCIE de leur compte utilisateur d’accès aux outils informatiques et de communication électronique.


ARTICLE 8 - Durée de l'accord - Révision - Dénonciation

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée, sous réserve de l'agrément ministériel. Il pourra être révisé ou dénoncé dans les conditions légales.

Conformément aux dispositions de l'article L.2261-9 du Code du travail, il pourra être dénoncé par une des parties signataires, sous réserve de respecter un préavis de trois mois.

A l'issue de la première année d’application, les parties signataires conviennent de se retrouver pour faire un bilan de son application et convenir des adaptations éventuelles.

Les parties conviennent également de se réunir si l'une des parties signataires en fait la demande.



ARTICLE 9 - Dépôt et publicité

Conformément aux mesures légales de publicité, cet accord sera transmis :
•	aux organisations syndicales représentatives dans l'organisme,
•	aux membres du CASCIE
•	au secrétariat du greffe du conseil des prud'hommes de la Caf de la Haute-Loire,
•	à l'unité territoriale de l'Auvergne Rhône-Alpes de la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l'Emploi (DIRRECTE),
•	à la Direction de la Sécurité Sociale, l'Ucanss et la Cnaf par dépôt sur l'application de l'Ucanss  (https://accordslocaux.ucanss.fr).

Le présent accord sera tenu à la disposition du personnel sur le portail CAFCOM.




Fait au Puy en Velay, le …………………….2021 (en cinq exemplaires)