Accord d’entreprise relatif aux frais de déplacement

Entre d'une part,

LCS GROUP, société anonyme simplifiée au capital de 147 040 euros, enregistrée au Registre du Commerce et des Sociétés de Nanterre sous le numéro 429 370 414, code APE 6202A, dont le siège social est situé 94/98 Boulevard Victor Hugo – Bat F1 – 92110 Clichy, représentée par Jean-Daniel CASTELLA, agissant en qualité de Directeur Général, ayant tous pouvoirs à cet effet;
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et, d'autre part,

Le Conseil Social et économique de LCS Group représenté par xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ;

il a été convenu ce qui suit :

PRÉAMBULE

Le présent accord a pour objet de définir les règles applicables en matière de frais de déplacement des salariés de tous les établissements de LCS Group.

Par cet accord, les parties ont souhaité que soient encadrées et unifiées les conditions de prise en charge des frais professionnels que les salariés sont conduits à engager à l’occasion de l’exercice de leur mission.

FRAIS DE TRAJET

 Utilisation d’un véhicule personnel :

En cas d’utilisation d’un véhicule personnel, les kilomètres parcourus sont remboursés à hauteur du barème légal en cours.

Règles générales applicables :

Par principe tout déplacement professionnel d’un trajet A/R quotidien supérieur à 120 km ou d’une durée d’au moins 2 jours doit être effectué avec un véhicule de location ou un véhicule mis à disposition par LCS Group.

Le point de départ du décompte kilométrique est, dans tous les cas, le site de rattachement du collaborateur concerné. Les frais kilométriques sont donc remboursés dès lors que le collaborateur effectue un trajet pour se rendre hors de ce site de rattachement.

Les frais annexes tels que parkings, péages, sont remboursés sur présentation de justificatifs.

Il revient au collaborateur de souscrire une assurance le couvrant pour les trajets effectués dans le cadre professionnel et d’en transmettre une copie au Service Administratif et Financier.

Les frais de contravention de toute nature ou de fourrière ne seront jamais pris en charge par l’Entreprise.

TVTS
Le paiement de la TVTS (Taxe Véhicule de Tourisme Société) s’applique désormais, à partir d’un certain kilométrage, sur les véhicules des collaborateurs qui bénéficient d’indemnités kilométriques. Pour répondre à cette nouvelle obligation fiscale, il sera demandé aux collaborateurs se faisant rembourser régulièrement des indemnités kilométriques de fournir une copie de leur carte grise.


Trajet TRAIN ou AVION :

Un mode de transport identique pour l’ensemble des collaborateurs s’appliquera dans les conditions suivantes : Trajet en train 2nde Classe

Dans le cas où le transport en train ne serait pas adapté au regard de la durée particulièrement importante du trajet, un voyage en avion pourra être organisé à titre exceptionnel et sous réserve de la validation préalable par le responsable de service.

Sauf circonstances particulières, les réservations sont effectuées par le service Administratif et Financier (xxxxxxxxx).


Véhicules de location :

Il est rappelé que la location d’un véhicule est exclusivement réservée pour un déplacement professionnel.

Dans la mesure du possible, il est souhaitable d’effectuer les réservations à l’avance afin d’éviter des surfacturations dues au non-respect par les loueurs des catégories commandées.
Les demandes devront être faites auprès du Service Administratif et Financier (xxxxxxxxx) et les réservations seront effectuées par l’intermédiaire de l’agence.

En cas de location de plus de trois jours et/ou comprenant un jour non ouvré, la règle est d’obtenir, auprès du responsable de service, une autorisation préalable.

Il est demandé de restituer obligatoirement le véhicule avec le réservoir de carburant rempli au maximum, et de porter la mention « plein fait » sur le contrat à votre retour.

Taxis :

Leur utilisation est interdite pour paris et la région parisienne desservis par la RATP ou le RER.

La règle générale est de privilégier l’utilisation des transports en commun.
Les taxis ou solutions similaires ne doivent être utilisés qu’à défaut de tout autre moyen de transport, donc de façon extrêmement limitée.

Ils peuvent être utilisés dans les cas d’absence de transport en commun ou au-delà des horaires de services des transports en commun.

La prise en charge se fait uniquement sur le lieu de travail et le lieu de Rendez-vous, et en aucun cas au domicile personnel, sauf exception justifiée.
 
Amendes 

Les amendes, pour toute infraction au code de la route ou défaut de paiement de stationnement, ne sont pas remboursées. Elles sont exclusivement à la charge du collaborateur.

REMBOURSEMENT DES FRAIS DE REPAS

 Le remboursement des frais de repas est assuré sur présentation de justificatifs, établis pour un repas par un même restaurateur, les frais de restauration devant être engagés à l’heure normale des repas.

 Il est rappelé que seuls font l’objet d’un remboursement, dans la limite des barèmes en vigueur, les repas pris :
en dehors du périmètre de rattachement habituel 
en cas d’intervention du collaborateur chez un client ou prospect matin et après-midi

 Le principe est que le justificatif est un ticket de caisse (non manuel).
A défaut, le justificatif établi manuellement doit être accompagné d’un ticket de Carte Bancaire. Bien entendu, il convient de régler au maximum avec la CB et donc d’avoir le ticket justificatif.

 La saisie d’un commentaire précis en cas de dépassement de plafond est obligatoire.


Tout déjeuner indemnisé donnera lieu à déduction du montant de la part patronale d’un ticket restaurant.


Barème des Frais de repas collaborateurs :

Les frais de repas seront remboursés sur justificatifs au prix réel selon les tarifs suivants :
Repas du midi

Paris : remboursement des frais de repas dans la limite de 18€ 
Province : remboursement des frais de repas dans la limite de 15€

Repas du soir
Paris et Province : remboursement des frais de repas dans la limite de 20€

Nous rappelons que les consommations d’alcool ne sont pas remboursées par l’entreprise.


Repas avec invités ou clients :

De façon tout à fait exceptionnelle, sur autorisation préalable de leur hiérarchie, les salariés peuvent inviter dans le cadre de l’exercice professionnel une personne extérieure à l’entreprise. Le remboursement sera effectué sur présentation d’un justificatif comportant le nom du client et des personnes invitées. Le montant moyen ne doit pas être supérieur à 25 € par personnes sauf acceptation préalable du membre du comité de direction concerné.


 3. REMBOURSEMENT DES FRAIS D’HÔTEL

Un barème identique à l’ensemble des collaborateurs s’applique en vue du remboursement des frais d’hébergement, c'est-à-dire nuit d’hôtel et petit déjeuner, engagés dans le cadre d’un déplacement professionnel :

Paris : Remboursement nuit d’hôtel et petit déjeuner : 130 €
Province : Remboursement nuit d’hôtel et petit déjeuner : 100 €

Les petits déjeuners pris en dehors d’une nuitée d’hôtel ne sont pas remboursés 

Les collaborateurs doivent annuler toute réservation de nuit d’hôtel non utilisée.

Sauf circonstances particulières, les réservations sont effectuées par le service Administratif et Financier (xxxxxxxxxxxxxxxxxx)

TELEPHONE

Les collaborateurs ont tous des forfaits illimités pour le territoire national et la plupart des pays de l’Union Européenne. Le volume Data est plafonnée à 50 Go en France et dans les pays de l’Union Européenne.

En dehors de la France et des pays couverts, le téléphone fourni par l’entreprise ne doit pas être utilisé (hors Wifi) sauf accord préalable de la Direction.

Les appels vers des numéros spéciaux doivent être limité au minimum nécessaire au bon fonctionnement de l’entreprise.


AUTRES FRAIS

Ils ne sont pas pris en charge par la société. En conséquence, ils ne sont jamais remboursés : Par exemple : les journaux, cigares, cigarettes, consommations personnelles (mini-bar), les pourboires, les frais de blanchisserie, les petits déjeuners pris en dehors d’une nuitée d’hôtel ne sont pas remboursés

MODALITES DE REMBOURSEMENT

6-1 Principe :

Il est rappelé que chaque note de frais doit être remise au Service Administratif et Financier (Denise) pour enregistrement dans les 90 jours suivants l’engagement des dépenses ; cet enregistrement déclenchera le remboursement de la note de frais dans les conditions suivantes :

La saisie des notes de frais est mensuelle et doit être effectuée en début de mois pour un retour de la note avec les justificatifs au plus tard le 10 du mois pour un virement fin de mois.


Toutes les notes de frais doivent entre signées par le collaborateur et les justificatifs placés dans une enveloppe agrafée à la note de frais.


Période de référence des frais :

La période prise en compte doit être le mois civil.
Toute note de frais doit donc être arrêtée le dernier jour du mois. Elle comportera toutes les dépenses de déplacement engagées durant cette période. Les notes de frais comportant des dépenses effectuées avant la clôture de l’exercice ne seront pas remboursées si elles sont présentées plus de 1 mois suivant la clôture de l’exercice.


Contrôles :

Le Service Administratif et Financier vérifie tous les justificatifs, veille à ce que les noms des collaborateurs ou invités figurent sur les notes de restaurant, contrôle le respect des normes, fait le contrôle arithmétique avant de présenter le document pour paiement.

Le responsable engage sa responsabilité sur le bien-fondé de la demande de remboursement et sur la justification des frais engagés, en particulier pour le nombre de kilomètres parcourus et pour le carburant.


DATE D’EFFET

Les dispositions du présent accord sont applicables aux déplacements débutant à compter de la signature de l’accord d’entreprise.


DUREE DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et pourra être révisé dans les conditions légales

Fait à Clichy, le 07/02/2020