Accord relatif à la mise en place d’une Base de Données Economiques, Sociales et Environnementales (BDESE)



Entre d’une part,

XX

et d’autre part, 

Les Organisations Syndicales représentatives signataires dans l’organisme au sens de la loi à la date de conclusion du présent accord,


PREAMBULE
La « Base de Données Economiques et Sociales » devenue « Base de Données Economiques, Sociales et Environnementales » par la loi « climat et résilience » du 22 août 2021 trouve son origine dans l’accord national interprofessionnel (ANI) du 11 janvier 2013 modifiant les obligations de l’employeur vis-à-vis de ses Instances représentatives du personnel et instituant la BDES, dorénavant BDESE, comme fondement de la consultation des élus. Le 14 juin 2014, la loi de sécurisation de l’emploi prévoit sa mise en place, dans les entreprises d'au moins 300 salariés (art. L. 2323-7-2 et L. 2323-7-3 du Code du Travail). 

Les objectifs de la BDESE sont d’améliorer la lisibilité de ces informations, favoriser leur appropriation et cultiver les échanges constructifs entre les représentants du personnel et la direction de l’entreprise, en :
- classant et regroupant les informations qui doivent obligatoirement être fournies au CSE de manière cohérente et par grandes thématiques, 
- replaçant dans leur contexte les résultats de l’entreprise et sa situation économique et sociale,
- partageant les orientations stratégiques de l’entreprise et la déclinaison de leurs impacts organisationnels et financiers,
- présentant les impacts de ces orientations sur la répartition de la valeur créée entre les parties prenantes
- répondant aux conséquences environnementales de l’activité de l’entreprise.

Depuis le 24 septembre 2017, un accord d’entreprise peut définir (art. L.2312-21 du Code du Travail) le contenu, l’architecture et les modalités de mise à disposition de la BDES, devenue BDESE. XX et les représentants du personnel ont souhaité s’emparer de cette possibilité en inscrivant son engagement de négocier cette thématique dans son accord de dialogue social dès 2018 et le concrétise par le présent accord.


ARTICLE 1 – LA BASE DE DONNEES ECONOMIQUES SOCIALES ET ENVIRONNEMENTALES


 Article 1.1 Caracteristiques

Le choix a été fait d’une BDESE informatisée. Les documents sont mis en ligne et ne peuvent faire l’objet d’un usage conduisant à une altération des informations tant dans leur forme que dans leur contenu. 


Article 1.2. Contenu de la bdese


Les informations constitutives de la BDESE sont définies par le présent accord. Elles se répartissent en 9 grandes rubriques qui sont listées en annexe 1 du présent accord et qui constituent l’architecture de la base de données. Ces rubriques sont adaptées au contexte d’un organisme de sécurité sociale. Des focus complémentaires par secteurs pourront être faits à la demande des élus.

Au-delà des dispositions légales et réglementaires, les informations suivantes seront ajoutées :
 
Le nombre de femmes ayant bénéficié de pas de compétences à l’issue de leur congé maternité 
(dans la rubrique Egalité professionnelle entre les femmes et les hommes au sein de l’entreprise /Rémunérations et déroulement de carrière)

Le résultat de l’index égalité professionnelle concerne l’année en cours et les 3 années précédentes.

Le nombre de bénéficiaires du télétravail par tranche d’âge, par sexe et par métier ainsi que le nombre de jours télétravaillés 
(dans la rubrique Conditions de travail/Organisation et contenu du travail)


L’alimentation du nouvel outil BDESE mis à disposition débutera au 1er janvier 2022 avec reprise rétroactive des données conformément aux dispositions légales applicables.  


Article 1.3. Modalités de fonctionnement et d’actualisation

Le Module BDESE est créé dans une logique de co-construction avec un prestataire externe à la XX en concertation avec les Organisations syndicales représentatives du personnel. 

Le module BDESE sera tenu à disposition sur un support informatique accessible sur le temps du travail en fonction de l’horaire variable applicable au sein de l’organisme. 

Les éléments d’information sont régulièrement mis à jour, au moins dans le respect des périodicités prévues par le Code du travail.
Ainsi, les informations trimestrielles doivent au minimum être actualisées tous les 3 mois et les informations contenues dans les rapports annuels tous les ans.
L’employeur informe de l’actualisation de la BDESE par l’envoi d’une alerte de dépôt sur l’adresse mail des utilisateurs désignés à l’article 2.2.

En cas d’anomalie informatique d’utilisation détectée, les utilisateurs prendront attache auprès de l’administrateur RH de l’outil.  Ce dernier se rapprochera si besoin du prestataire.
Un support informatique du prestataire extérieur, sera accessible sur la période de temps travail applicable au sein de l’organisme pour permettre une régularisation rapide de la situation en cas d’anomalie. 


Article 1.4. archivage des donnees

Les informations figurant dans la base de données portent sur l'année en cours, sur les deux années précédentes et perspectives sur les trois années suivantes.

Article 1.5 obligation de discretion et confidentialité

Etant donné l’importance stratégique et la confidentialité des informations contenues dans la BDESE, la direction met en œuvre les solutions et dispositions garantissant le meilleur niveau de sécurité.

L’ensemble des personnes ayant accès à la base est tenu à une obligation de discrétion à l’égard des informations revêtant un caractère confidentiel et présentées comme telles par l’employeur, étant entendu qu’une information ne peut être considérée comme confidentielle si elle est déjà largement connue du public ou des salariés de l’entreprise. Par ailleurs une information est confidentielle si sa divulgation est de nature à nuire à l’intérêt de la XX. 

Les droits des utilisateurs sont distincts selon leurs fonctions et précisé en annexe 2. 


ARTICLE 2 – GESTION DES ACCES


Article 2.1. Perimetre des acces

Les accès dans l’outil sont déterminés par type de mandat et par module.
Il est convenu entre les parties que tous les utilisateurs listés dans l’article 2.2 ont accès à la consultation de toutes les rubriques la base.


Article 2.2. acces au module bdese

Les modalités d’accès, de consultation, et d’utilisation doivent permettre aux représentants du personnel d’exercer utilement leurs compétences respectives.

La Base de Données Economiques Sociales et Environnementales doit être accessible informatiquement en permanence durant l’horaire de travail applicable au sein de la XX. Chaque utilisateur aura un identifiant et un mot de passe propre pour se connecter à la BDESE. 

La Base de Données Economiques Sociales et Environnementales est accessible aux :

Membres du CSE (titulaires, suppléants et représentants syndicaux)
Délégués syndicaux 
Représentants des sections syndicales (RSS) non représentatives à la XX
Les membres du Comité de Direction et du Conseil de Direction
La chargée des relations sociales
L’assistante de direction des ressources humaines
Les collaborateurs en charge de l’alimentation et de l’exploitation des données. 

L’obtention ou la perte d’une des fonctions listées ci-dessus entraîne la modification immédiate des droits d’accès aux modules BDESE correspondants.


Article 2.3. acces au module en externe

Les éléments d’information contenus dans la BDESE sont mis à la disposition permanente de l’inspection du travail. 

Les services de santé au travail ont un accès limité aux rubriques :

1° Investissements
A. Investissement social
a), 
c), 
f) i, ii, iii, v, vi, vii, viii, xi, xii 

2° Egalité professionnelle entre les femmes et les hommes au sein de l'entreprise
D. Conditions de travail, santé et sécurité au travail

Un droit d’accès spécifique sera prévu à cet effet.

Les éléments d’information contenus dans la BDESE sont mis à la disposition ponctuelle du ou des experts dûment mandaté(s) dans le cadre de l’accompagnement des membres de l’instance conformément à l’article L.2312-17 du code du travail. Un droit d’accès spécifique sera prévu à cet effet.



Article 3 – FORMATION DES UTILISATEURS DE LA bdesE

Afin de se familiariser à l’utilisation de la BDESE et à ses fonctionnalités, les utilisateurs listés à l’article 2.2 bénéficieront d’une formation adaptée dès leur accès la BDESE ouvert.

Dans l’attente de la formation à la BDESE, une procédure ou e-learning détaillant ses modalités d’utilisation et fonctionnalités sera adressée à chaque utilisateur concerné. 


Article 4 – DISPOSITIons diverses


Article 4.1. duree et prise d’effet de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il prendra effet au terme de la procédure d’agrément auquel la XX est soumise et sous réserve d’un aboutissement positif.



Article 4.2. denonciation/revision

Les parties conviennent de se réunir une fois par an, si besoin, afin d’examiner le contenu de l’accord, sa mise en œuvre et les éventuelles adaptations à réaliser.

Le présent accord pourra être dénoncé dans les conditions prévues aux articles L.2261-9 et suivants du Code du Travail.

Les dispositions du présent accord seront revues par avenant de révision si la législation venait à évoluer notamment sur le rôle des instances, leurs attributions, ou plus généralement l’un des thèmes de l’accord.




Article 4.3. clause de rendez-vous

Un échange sur l’application du présent accord sera réalisé et communiqué aux organisations syndicales signataires du présent accord et présenté au Comité Social Economique dès son agrément.


Article 4.4. publicite de l’accord

Le présent accord est agréé, en l’absence de réponse du ministre, dans un délai d’un mois à compter de l’avis formulé par le Comité Exécutif de l’Ucanss, conformément à la publication du décret n°2014-934 du 19 août 2014.

Il sera déposé auprès de la DREETS, au Greffe du Conseil des Prud’hommes de Rouen et sera diffusé sur le site Légifrance.fr.



Fait à ROUEN, le 






Annexe 1 : Le contenu de la BDES










Annexe 2 : Droits des utilisateurs sur les informations contenues dans la BDESE