ACCORD RELATIF AU FORFAIT JOURS DE LA SOCIETE REFERENCE SANTE SAS




Le présent accord est conclu entre :


La Société Référence Santé, Société par Actions Simplifiées immatriculée au RCS de Nanterre sous le numéro 399 888 668, dont le siège social se situe 26 rue Armengaud – 92210 Saint Cloud, représentée par XXX, duement habilitée à cet effet,

Ci-après dénommée « la Société »,

D’une part,

Et :

Les salariés de Référence Santé, 


Ci-après dénommées « les salariés »,

D’autre part,

Ensemble, dénommés ci-après « les Parties ».

 












SOMMAIRE

PREAMBULE


Les Parties ont souhaité se rapprocher afin de mettre en place un régime du forfait jours et se sont donc rencontrées le 25 janvier 2021 afin d’échanger sur les modalités de ce régime.

L’enjeu de cet accord est de mettre en place une organisation de travail compatible aux différents métiers de la Société tout en conciliant : 
Les besoins et les valeurs de la Société mettant la satisfaction des clients au cœur de la Stratégie en leur assurant un service de qualité ;
Les intérêts et aspirations des salariés, pour préserver les conditions de vie au travail, développer l’autonomie et préserver un équilibre entre vie professionnelle et vie privée.



TITRE I. CHAMP D’APPLICATION
 

Le présent accord concerne l’ensemble des salariés exerçant leur activité professionnelle au sein de la Société Référence Santé dans le cadre de contrats de travail à durée déterminée ou indéterminée. 

Sont donc notamment exclus de l’accord les mandataires sociaux non titulaires d’un contrat de travail, les alternants (contrat d’apprentissage et de professionnalisation), les stagiaires.

Les cadres dirigeants sont également exclus de l’application des dispositions du présent accord et plus généralement par les dispositions du Code du travail sur la durée du travail. 

Sont considérés comme ayant la qualité de cadre dirigeants les cadres auxquels sont confiées des responsabilités dont l’importance implique une grande indépendance dans l’organisation de leur emploi du temps, qui sont habilités à prendre des décisions de façon largement autonome et qui perçoivent une rémunération se situant dans les niveaux les plus élevés des systèmes de rémunération pratiqués dans la Société. Ces critères cumulatifs impliquent que seuls relèvent de cette catégorie les cadres participant à la Direction de la Société. Eu égard notamment aux dispositions de la Convention Collective Nationale du négoce et des prestations de services dans les domaines médico-techniques applicable à la Société, il s’agit exclusivement des Cadres relevant des classifications 5.1 à 5.2.


Il s’appliquera uniquement aux salariés répondant aux conditions du présent accord et susceptibles de signer une convention de forfait annuel en jours, tels que définis au chapitre I du titre II du présent accord.



TITRE II. DISPOSITIONS APPLICABLES AU PERSONNEL SOUMIS AU FORFAIT JOURS


Chapitre 1. Définition des catégories de personnel concernées

La Société Référence Santé pourra conclure une convention de forfait en jours sur l’année avec les salariés cadres et non-cadres autonomes. 

Sont considérés comme ayant la qualité de cadres autonomes les salariés disposant d’une réelle autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps et dont la nature des fonctions ne les conduits pas à suivre l’horaire collectif applicable au sein du service ou de l’équipe auquel ils sont intégrés. 
Sont ainsi concernés les salariés relevant des classifications 4.1 à 4.2 de la Convention Collective Nationale du négoce et des prestations de services dans les domaines médico-techniques applicable à la Société.


Sont considérés comme ayant la qualité de non-cadres autonomes les salariés dont la durée du temps de travail ne peut être prédéterminée et qui disposent d’une autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps pour l’exercice des responsabilités qui leur sont confiées.
Sont ainsi concernés les salariés relevant des classifications 3.1 à 3.2 de la Convention Collective Nationale du négoce et des prestations de services dans les domaines médico-techniques applicable à la Société.


Pour l’ensemble de ces fonctions cadres et non-cadres autonomes, la notion de décompte horaire est inadéquate compte tenu de la nature même de l’activité exercée par ces salariés. 

En effet, les intéressés bénéficient d’une large autonomie dans l’organisation de leur temps de travail et la nature de leurs fonctions ne els conduit pas à suivre un quelconque horaire collectif. 

Pour ces raisons, le décompte du temps de travail des salariés concernés s’effectue en jours sur l’année et non en heures.

La convention individuelle de forfait jours, fixant notamment le nombre de jours compris dans le forfait, sera formalisée dans les contrats de travail des salariés concernés. 

En contrepartie de l’exercice de leur mission dans ce cadre annuel, les salariés concernés bénéficient d’une rémunération forfaitaire. 

Leur temps de travail sera ainsi décompté en nombre de jours travaillés, dans les conditions prévues ci-dessous. Ils ne sont pas tenus de respecter un encadrement ou une organisation précise de leurs horaires de travail. 

Il est toutefois précisé que le bénéfice d’un forfait en jours ne dispense pas le salarié d’être présent dans les plages horaires lui permettant de rencontrer ses collègues, ses supérieurs hiérarchiques, et ses interlocuteurs, et de répondre aux besoins du service et des clients, notamment dans les plages horaires d’ouverture du site. 

Dans ces conditions, et compte tenu de son rôle de support, d’animation et/ou d’encadrement, le salarié concerné doit organiser son travail de manière à se rendre disponible pour ces rencontres et échanges tant avec les autres salariés que les clients. 


Chapitre 2. Régime du forfait en jours

Conformément aux dispositions légales en vigueur, les salariés ayant conclu une convention de forfait en jours ne sont pas soumis aux dispositions relatives : 
A la durée légale du travail fixée à 35 heures par semaine ;
Au régime des heures supplémentaires ;
Aux durées maximales quotidienne et hebdomadaire. 

Les salariés relevant de cette catégorie bénéficient du repos quotidien (11 heures consécutives) et hebdomadaire (35 heures consécutives), des jours fériés chômés dans la Société, et des congés payés. 


Chapitre 3. Modalité et Caractéristiques du forfait en jours


Section 1 : Période de référence  

La période annuelle de référence du forfait en jours commence le 1er janvier de l’année N  et se termine le 31 décembre de la même année. 




Section 2 : Nombre de jours travaillés sur une année  

Le nombre annuel de jours travaillés est fixé à 213 jours pour une année civile, journée de solidarité inclus conformément à la de la loi du 16 avril 2008 relative à la journée de solidarité. Ainsi, le lundi de Pentecôte est un jour férié et la journée de solidarité sera répartie sur l’ensemble des jours à travailler sur l’année. 

Le plafond de 213 jours ne pourra être dépassé qu’en cas d’accord entre la Direction et le salarié concerné conformément aux dispositions de l’article L.3121-59 du Code du travail. 

Cet accord prendra la forme d’avenant annuel au contrat de travail de l’intéressé. 


Section 3 : Jours de repos   

Pour une année complète sur la période du 1er mai de l’année N au 30 avril de l’année N+1, les salariés concernés disposeront de jours de congés légaux répartis comme il en suit :
25 jours de congés payés ;
2 jours de fractionnement acquis systématiquement et sans conditions se substituant ainsi aux dispositions légales et conventionnelles en vigueur.

Les salariés concernés bénéficieront ainsi de 27 jours de congés pris librement après accord de la hiérarchie.

A ces jours, s’ajoutent également des jours de repos. 

Le nombre de jours de repos sera déterminé en fonction du nombre de jours travaillés sur l’année. 

Les jours de repos, au sens du présent accord, sont bien distincts des jours de congés payés et des jours fériés. 

Le nombre de jours de repos est calculé chaque année de la manière suivante : 

Nombre de jours calendaires dans l’année 
- nombre de jours à travailler selon la convention individuelle de forfait 
- nombre de jours de repos hebdomadaires
- nombre de jours fériés 
- nombre de jours ouvrés de congés payés
= nombre de jours de repos

Les « jours de repos » liés au forfait sont à prendre au cours de la période de référence. 

Ces jours de repos peuvent être pris par journée entière ou par demi-journée. Ils ne peuvent pas être reportés d’une période de référence annuelle à une autre, au sens de la section 1 du présent chapitre. 

Afin de faciliter la gestion des absences, les jours de repos seront pris à l’initiative du salarié concerné via l’outil de gestion des temps de la Société, après information de la hiérarchie. 

Cette information devra être présentée préalablement à la prise dudit jour, en respectant un délai de prévenance minimal de 10 jours ouvrés appréciés à la date prévue pour la prise du repos de façon à assurer la bonne organisation et la continuité du service. Ce délai de 10 jours pourra être réduit en cas d’accord exprès entre le salarié et sa hiérarchie. 

La hiérarchie pourra solliciter du salarié le report de la prise du ou de ces jours de repos en raison des nécessités de service. 


Section 4 : Modalités de décompte des jours travaillés   

Le temps de travail des salariés bénéficiant d’un forfait annuel en jours est décompté en jours et demi-journées, décompte qui peut seul permettre de maintenir la souplesse d’organisation indispensable à l’accomplissement de leur mission. 

La journée entière se définit comme la présence au travail le matin et l’après-midi. 

La demi-journée correspond à une présence au travail avant ou après 13 heures : une demi-journée de travail le matin correspond à une prestation de travail réalisée avant 13 heures, et une demi-journée de travail l’après-midi correspond à une prestation de travail après 13 heures. 

Le décompte de ces demi-journées et journées travaillées se fera par déduction des jours de repos et jours de congés pris par les salariés cadres et renseignés dans l’outil de gestion des temps de la Société. 

Les salariés concernés, sédentaires et itinérants, n’ont plus à procéder aux pointages de leur début et fin de journée de travail dans le logiciel de gestion des temps de la Société. 

Les Salariés, leurs Responsables Hiérarchiques, ainsi que les Responsables des Ressources Humaines, continueront de veiller au respect des durées de repos, journalières et hebdomadaires, des salariés concernés. 

Dans le cadre de l’exercice d’un mandat de représentation du personnel, les heures de délégation devront être décomptées et converties selon les modalités suivantes : 
1 journée = 7,5 heures 
½ journée = 3,75 heures 

Les crédits d’heures des représentants du personnel seront convertis en jours, selon le calcul suivant : Crédit d’heures / 7,5 = Equivalent jours.

Si l’équivalent en jours ne donne pas un nombre entier, le résultat sera arrondi à la demi-journée la plus proche.


Section 3 : Forfait réduit   

Le contrat de travail ou un avenant à celui-ci peut prévoir que le salarié bénéficie d’un forfait annuel réduit, portant sur un nombre de jours travaillés inférieur à 213 jours, contractuellement prévu. 

Le forfait réduit peut : 
Soit être convenu entre les parties au contrat de travail à l’occasion de l’embauche ;
Soit être proposé au salarié par sa hiérarchie en cours de contrat ;
Soit être sollicité par le salarié auprès de sa hiérarchie en cours de son contrat. 

En cas d’acceptation, dans la mesure des possibilités du service et des responsabilités exercées par le demandeur, un avenant au contrat de travail formalisera cette acceptation de passage volontaire à un forfait réduit. Dans cette optique, le contrat de travail ou l’avenant à celui-ci formalisera la convention de forfait, incluant la journée de solidarité, pour une année complète d’activité. 

Ce type de forfait porte sur un nombre de jours travaillés, préalablement fixés par les parties, devant être répartis de façon régulière sur les semaines travaillées de l’année, en dehors de celles affectées à la prise des congés payés et jours de repos. 

Les semaines non travaillées pour un motif de maladie, accident ou maternité seront comptabilisées sur la base du nombre de jours moyen hebdomadaire qui aurait été travaillé. 

Cette répartition régulière des jours ou demi-journées travaillés, à laquelle le salarié bénéficiaire devra veiller est, dans l’esprit commun des parties signataires, strictement nécessaire au bon fonctionnement de l’activité, à la continuité des services et au respect par la Société des engagements de réactivité et de disponibilité envers ses clients internes et externes. 

La rémunération liée à ce forfait réduit sera fixée dans le contrat de travail ou l’avenant contractuel. Elle tiendra compte d’une diminution à due proportion de la rémunération brute annuelle, en cas de passage d’un forfait de 213 jours à un forfait réduit. 

Le forfait réduit sera prévu pour une durée déterminée, en principe d’un an mais dont la durée pourra librement être déterminée par avenant. 

Dans les deux mois qui précédent le terme prévu contractuellement, les Parties se rencontreront afin d’envisager ou non la poursuite du forfait réduit. 


Chapitre 4. Situations particulières 


Section 1 : Incidences des absences  

Les absences indemnisées, notamment maladie ou maternité, les congés et les autorisations d’absence ainsi que les absences maladie non rémunérées sont déduites du nombre annuel de jours travaillés fixé dans le forfait. 

Les absences pour maladie, accident, maternité, paternité et adoption sont prises en compte, pour la rémunération des salariés concernés, dans les conditions prévues par la Convention Collective Nationale de la Négoce et du médico-techniques.

Les congés payés et les jours de repos sont pris en compte pour la rémunération des salariés concernés, dans les conditions prévues par les dispositions légales (article L.3141-24 et suivants du Code du travail). 

Pour toutes les autres absences, la retenue correspondant à une journée d’absence sera effectuée sur la base d’un salaire journalier théorique obtenu en divisant le salaire mensuel fixe forfaitaire brut par 21,67. Le résultat ainsi obtenu sera divisé par deux pour le calcul de la retenue correspondant à une demi-journée d’absence. 


Section 2 : Incidences d’une période annuelle incomplète ou droit à congés payés insuffisant


Le plafond de 213 jours s’applique au salarié pour une période de référence complète, justifiant d’un droit à congés payés annuel intégral et qui utilise l’intégralité de ceux-ci dans la période de référence. 

Pour les salariés ne bénéficiant pas d’un congé annuel complet, notamment ceux qui ne seraient pas présents durant la totalité de la période de référence du fait de leur embauche et/ou leur départ en cours d’année, le nombre de jours de travail est augmenté à concurrence du nombre de jours de congés auxquels le salarié ne peut prétendre. 

En cas d’embauche en cours d’année, le salarié bénéficiera d’un forfait dont le nombre de jours sera calculé en fonction du nombre de jours de repos hebdomadaires, de jours fériés et de jours ouvrés de congés payés (théoriques) séparant sa date d’entrée dans la Société et la fin de la période de référence. 

En cas de départ en cours d’année, il sera procédé, dans le cadre du solde de tout compte, à une éventuelle régularisation en considération du nombre de jours réellement travaillés et payés sur la période concernée. S’il apparait que le salarié a travaillé un nombre de jours inférieur à la durée correspondant au salaire lissé, une régularisation de la différence sera opérée sur les sommes versées dans le cadre du solde de tout compte selon le même calcul. 


Section 3 : Travail ou déplacement pendant une journée habituellement non travaillée

Il est convenu entre les Parties que si, en cas de forfait jours, tous les jours peuvent être potentiellement travaillés, sous réserve du respect des temps de repos quotidien et hebdomadaires, les jours habituellement travaillés au sein de Référence Santé sont les jours de la semaine à savoir du lundi au vendredi. 

Partant de ce postulat, les Parties conviennent des dispositions suivantes. 

En cas de travail le samedi, la journée ou demi-journée travaillée s’imputera sur le forfait de 213 jours et ne donnera pas lieu à un jour de repos supplémentaire. 
En revanche, une vigilance particulière sera accordée dans les 2 mois qui suivent, pour qu’une journée ou demi-journée de repos soit prise et inscrite comme « récupération » dans le logiciel de gestion des temps, et ce au plus tard à la fin de l’année civile en cours. 

En cas de travail le dimanche ou pendant un jour férié, la journée ou demi-journée travaillée s’imputera sur le forfait de 213 jours et ne donnera pas lieu à un jour de repos supplémentaire. 
En revanche, une vigilance particulière sera accordée dans les 2 mois qui suivent, pour qu’une journée ou demi-journée de repos soit prise et inscrite comme « récupération » dans le logiciel de gestion des temps, et ce au plus tard à la fin de l’année civile en cours. 
Une compensation financière d’un montant équivalent à la journée ou demi-journée travaillée sera versée au salarié concerné. Le montant de cette compensation sera calculé sur la base d’un salaire journalier fixe théorique, qui sera divisé par deux le cas échéant pour le calcul de la retenue correspondant à une demi-journée d’absence. 

En cas de travail la nuit, la journée ou demi-journée travaillée s’imputera sur le forfait de 213 jours et ne donnera pas lieu à un jour de repos supplémentaire.
Une compensation financière d’un montant équivalent à la journée ou demi-journée travaillée le cas échéant sera versée au salarié concerné. Le montant de cette compensation sera calculé sur la base d’un salaire journalier fixe théorique, qui sera divisé par deux le cas échéant pour le calcul de la retenue correspondant à une demi-journée d’absence. 
Pour la finalité spécifique de ce décompte, une demi-journée de travail la nuit correspond à une prestation de travail entre 21h et 1h30 du matin et/ou entre 1h30 et 6h du matin. 

En cas de déplacement un jour non habituellement travaillé au sens de la présente section, ce temps n’est pas considéré comme du temps de travail effectif mais donnera lieu à une contrepartie d’une demi-journée de repos supplémentaire. 

Les Parties rappellent qu’en tout état de cause, les temps de repos obligatoires entre deux journées travaillées devront être respectés. 


Chapitre 5. Modalités de suivi du forfait en jours

Compte tenu de la latitude d’action dont ils disposent dans la détermination de leur temps de travail, les salariés concernés sont directement tenus de veiller eux-mêmes au respect de leur temps de repos quotidiens et hebdomadaires. 

Ils veilleront notamment à respecter : 
Une amplitude de journée de travail qui n’excède pas 13 heures ;
La prise effective d’un repos quotidien de 11 heures consécutives ;
La prise effective d’un repos hebdomadaire de 35 heures consécutives minimum. 

Chaque salarié bénéficiant d’un forfait annuel en jours devra signaler toute charge de travail qu’il considère comme excessive ayant notamment un impact sur le respect des temps de repos susmentionnés, dès qu’il l’estimera nécessaire. A ce titre, il bénéficie des entretiens et du mécanisme d’alarme visé au chapitre 6 ci-après du présent accord, sans que ce soit exclusif d’autres temps d’échanges sur le sujet.


Chapitre 6. Modalités de contrôle et mécanisme d’alarme


Les Parties conviennent que le recours au forfait annuel en jours ne doit pas conduire à une intensification de la charge de travail telle qu’elle constituerait une atteinte à la santé et la sécurité du salarié concerné. 

A cet effet, les Parties conviennent la mise en place des modalités suivantes de suivi de la charge de travail des salariés concernés. 


Section 1 : Echanges périodiques annuels 

Outre l’entretien annuel évoqué ci-après, la hiérarchie organise au moins une fois chaque année, des échanges avec chacun des salariés concernés à l’occasion desquels un point spécifique porte sur : 
Sa charge de travail ;
L’articulation entre son activité professionnelle et sa vie personnelle ;
Sa rémunération ;
Son information du droit à la déconnexion des outils numériques ;
Ainsi que sur l’organisation du travail dans la Société. 

L’objet de ce point porte en particulier sur le contrôle : 
De la prise effective des repos quotidien de 11 heures et hebdomadaire de 35 heures ;
Et sur le caractère raisonnable de l’amplitude des semaines travaillées et de la charge de travail. 

Ces échanges ont ainsi pour objet de prévenir et, le cas échant, de traiter une situation réelle ou ressentie de surcharge de travail. 

L’organisation du travail de ces salariés devra ainsi faire l’objet d’un suivi régulier par la hiérarchie qui veillera notamment aux éventuelles surcharges de travail. 

Dans ce cas, il y aura lieu de procéder à une analyse de la situation, de prendre le cas échéant toutes dispositions adaptées pour respecter, en particulier, la durée minimale du repos quotidien, et ne pas dépasser, le nombre de jours travaillés. 


Les Parties conviennent que la clause du contrat de travail prévoyant le recours au forfait annuel en jours indiquera clairement au salarié concerné nouvellement embauché qu’il doit bien veiller à prendre ses repos quotidiens et hebdomadaires. 


Section 2 : Entretien annuel d’évaluation  

Il est rappelé qu’un entretien annuel individuel et un entretien de mi-année sont organisés par chaque responsable direct d’un salarié bénéficiant d’un forfait annuel en jours. 

Sans que ce soit l’objet initial de ces entretiens, le collaborateur concerné pourra librement y évoquer les sujets précités. 




Section 3 : Mécanisme d’alerte  

Tout salarié en forfait annuel en jours qui considèrerait subir une surcharge de travail aura la possibilité de déclencher un mécanisme d’alarme en vue d’échanger sur la réduction de sa charge de travail réelle ou ressentie. 

A cet effet, le salarié concerné saisit sa hiérarchie et le service des Ressources Humaines. 

Un entretien est organisé par le service des Ressources Humaines, dans un délai de 15 jours à compter de cette saisine, en vue de faire un point sur la charge de travail du salarié concerné. 
Sont conviés à cet entretien, le salarié concerné, son supérieur hiérarchique et un membre du service des Ressources Humaines. 

A sa demande, le salarié pourra se faire assister lors de cet entretien par un salarié de la Société, notamment par un représentant du personnel. 

Cet échange doit permettre de faire un point sur la charge de travail réelle du salarié et, si nécessaire, sur les mesures à adopter pour : 
La rendre compatible avec le respect des repos hebdomadaire et quotidien ;
Eviter toute atteinte à la santé et la sécurité du salarié concerné.

Les mesures prises pour aménager la charge de travail du salarié concerné font l’objet d’un compte rendu et d’un suivi par sa hiérarchie et le service des Ressources Humaines, notamment à l’occasion de l’entretien annuel d’évaluation. 


Section 4 : Droit à la déconnexion 

Il est précisé que les salariés concernés disposent d’un droit à la déconnexion, pouvant être défini comme un droit à ne pas être joignable via un outil numérique pour des motifs professionnels pendant les temps de repos et de congé. L’objectif est de préserver ces temps de repos et de congés afin de permettre une meilleure conciliation des temps de vie personnels et professionnels. 

Il ne saurait être reproché au salarié concerné, pendant ses périodes de congés, de repos, ou d’absence justifiée, quelle qu’en soit la cause, de ne pas s’être connecté, sauf circonstances exceptionnelles, aux nouvelles technologies de l’information et de la communication, sous quelque forme que ce soit, dont il dispose dans le cadre de l’exercice de ses fonctions. 

Par ailleurs, la Société s’engage à former et sensibiliser les responsables hiérarchiques concernés par cette thématique, en leur communiquant les engagements qu’elle a pris en ce sens. 



TITRE III. STIPULATIONS GENERALES


Chapitre 1. Suivi de l’accord

Le suivi de l’accord se fera dans le cadre des réunions CSE. Les élus pourront alors poser toute question relative à l’application du présent accord.


Chapitre 2. Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et s’applique à compter de sa date de signature. 

Chapitre 3. Dénonciation et révision

Le présent accord pourra être révisé pendant sa période d’application au cas où ses modalités de mise en œuvre n’apparaitraient plus conformes aux principes ayant servi de base à son élaboration, en particulier en cas de changement des structures ou de modification législative ou réglementaire. 

L’accord d’intéressement ne peut être modifié ou dénoncé que conformément aux dispositions légales. 


Chapitre 4. Publication de l’accord

Le présent accord sera affiché et diffusé auprès de l’ensemble du personnel. 

Il sera déposé auprès de la DIRECCTE et au secrétariat-greffe du conseil de Prud’hommes compétent conformément aux articles D.2231-2 et suivants du Code du travail. 




Fait en 8 exemplaires à Saint Cloud, le 25 janvier 2021,