ACCORD RELATIF AUX AMENAGEMENTS
EXCEPTIONNELS ET TEMPORAIRES DU FONCTIONNEMENT DES INSTANCES REPRESENTATIVES DU PERSONNEL
AU SEIN DE L’UES MATMUT

9 AVRIL 2020


 


Les Sociétés de l’Unité Économique et Sociale constituée autour de la MUTUELLE ASSURANCE DES TRAVAILLEURS MUTUALISTES (MATMUT) visées ci-après et représentées par Monsieur ………, dûment habilité : 

SGAM MATMUT, Société de Groupe d’Assurance Mutuelle dont le siège social est situé 66 rue de Sotteville 76100 ROUEN 

MATMUT SAM, Société d’Assurance Mutuelle à cotisations variables dont le siège social est situé 66 rue de Sotteville 76100 ROUEN 

MATMUT MUTUALITE L2, Mutuelle dont le siège social est situé 66 rue de Sotteville 76100 ROUEN
 
MATMUT PROTECTION JURIDIQUE, Société Anonyme dont le siège social est situé 66 rue de Sotteville 76100 ROUEN 

INTER MUTUELLES ENTREPRISES, Société Anonyme dont le siège social est situé 66 rue de Sotteville 76100 ROUEN 

MATMUT VIE, Société Anonyme dont le siège social est situé 66 rue de Sotteville 76100 ROUEN 

MUTUELLE OCIANE MATMUT, Mutuelle dont le siège social est situé 35 rue Claude Bonnier 33054 BORDEAUX Cedex

MATMUT & CO, Société Anonyme dont le siège social est situé 66 rue de Sotteville 76100 ROUEN

Ci-après dénommées l’« Entreprise » d’une part,

et les organisations syndicales représentatives de l’UES MATMUT :
- CFDT : 	
- SN2A-CFTC : 	
- CGT :	
- CFE-CGC : 	
- FO : 	
D’autre part, 
Il est convenu ce qui suit.
	
PRÉAMBULE
Dans le cadre de la pandémie Covid-19 et compte tenu des décisions gouvernementales visant à limiter strictement les déplacements et les contacts entre les salariés, les parties conviennent de la nécessité d’adapter dans les plus brefs délais les modalités habituelles de fonctionnement du Comité Social et Économique (CSE) et de négociation au sein de l’Entreprise, telles que notamment prévues par l’accord collectif relatif à la mise en place du CSE en date du 11 octobre 2019.
En cette période de crise sanitaire, le Gouvernement incite, en effet, à la tenue à distance des réunions du CSE et des réunions de négociation. Dans ce cadre, les présents aménagements ont pour objet de répondre à la nécessité d’assurer la sécurité et de protéger la santé des salariés élus et mandatés, tout en assurant la continuité des institutions représentatives du personnel et le maintien d’un dialogue social adapté, dans le cadre de l’ordonnance n°2020-389 du 1er avril 2020.
Les parties à la négociation conviennent que ces mesures, strictement liées au contexte actuel de pandémie Covid-19, ont un caractère exceptionnel, temporaire et dérogatoire.


ARTICLE 1 – MODALITES PARTICULIERES DE TENUE DES REUNIONS ET DE VOTE AU SEIN DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE

Compte tenu du contexte actuel de pandémie Covid-19, l’ensemble des réunions du CSE se déroulent via l’outil de visioconférence mis à disposition par l’entreprise. Cet outil permet, le cas échéant en fonction de la bande passante, de tenir la réunion en audioconférence, voire via la messagerie instantanée qui lui est associée.

En complément de la réunion mensuelle ordinaire, une réunion extraordinaire a lieu chaque semaine.

La possibilité d’inviter des élu(e)s suppléant(e)s prévue à l’article 2 de l’Accord CSE du 11 octobre 2019 est suspendue pendant la durée de l’accord. Les règles légales de suppléance restent applicables dans les conditions posées à l’article 2 précité. En contrepartie de l’organisation d’une réunion hebdomadaire, compte tenu de la fréquence des réunions et afin d’en faciliter le déroulement, le responsable de l’organisation syndicale communique au (à la) Président(e) du CSE, au plus tard la veille de la réunion du CSE, le nom du membre élu suppléant, et adresse copie au (à la) secrétaire du CSE.

La Direction met en place un système de vote électronique, garantissant la confidentialité en cas de vote à bulletin secret, notamment par recours au système de vote électronique, conformément aux dispositions prévues à l’accord CSE du 11 octobre 2019 et à l’accord relatif au vote électronique du 9 octobre 2019.

Par dérogation à l’article 3.6 de l’accord relatif au CSE en date du 11 octobre 2019, le(la) secrétaire du CSE transmettra le projet de procès-verbal aux membres du CSE et aux différents intervenants, au plus tard 4 jours ouvrés après la réunion. Les participants à la réunion du CSE auront un délai de 5 jours ouvrés à compter de la réception du projet de procès-verbal pour faire leurs modifications.
Le projet de procès-verbal indique les résultats du (des) vote(s) électronique(s).

Compte tenu du caractère exceptionnel de la situation et de la nécessité de prendre certaines mesures en urgence, les parties signataires conviennent des modalités de consultation du CSE suivantes :
Dans le cadre de mesures urgentes nécessitant la consultation du CSE, le délai de 15 jours peut être réduit en accord avec le CSE.
A défaut d’accord du CSE pour réduire le délai de 15 jours, la consultation a lieu à l’occasion d’une réunion ordinaire ou extraordinaire dans les conditions ci-dessus rappelées, 15 jours après la mise à disposition sur la BDES de l’information, via l’outil de vote électronique.


ARTICLE 2 – MODALITES PARTICULIERES RELATIVES AUX COMMISSIONS SPECIALISEES

Compte tenu des circonstances exceptionnelles et des dispositions prévues à l’article 1 du présent accord, les parties signataires conviennent que les Commissions spécialisées sont suspendues à l’exception de la CSSCT-QVT, de la Commission Stratégie & Économique, de la Commission des Marchés et de la Commission des Activités Sociales et Culturelles.

Conformément à l’article 8.2. de l’accord relatif au CSE en date du 11 octobre 2019, l’ensemble des réunions de la CSSCT-QVT et de la Commission Stratégie & Économique se tiennent à distance, soit par visio-conférence, soit par conférence téléphonique en fonction des moyens techniques disponibles.

La CSSCT-QVT et la Commission Stratégie & Économique se réunissent chaque semaine à l’initiative de leur président, avant la réunion hebdomadaire du CSE. En cas d’absence du (de la) secrétaire adjoint(e) ou du (de la) trésorier(ère) du CSE, respectivement secrétaires des commissions précitées, et comme prévu dans l’accord relatif au CSE en date du 11 octobre 2019 :
le(la) secrétaire du CSE assiste, en remplacement, aux réunions des commissions précitées,
un(e) secrétaire de séance est désigné(e) pour la réunion.
Les secrétaires de la CSSCT-QVT et de la Commission Stratégie & Économique transmettent aux membres du CSE les comptes rendus synthétiques des réunions avant la réunion hebdomadaire du CSE.
Si la Commission des Marchés ou la Commission des Activités Sociales et Culturelles se réunit, leur secrétaire respectif transmet le compte rendu synthétique de la réunion avant la réunion hebdomadaire du CSE.



ARTICLE 3 – MODALITES PARTICULIERES DE FONCTIONNEMENT DE LA NEGOCIATION COLLECTIVE AU SEIN DE L’UES MATMUT

Compte tenu du contexte actuel de pandémie Covid-19 et des circonstances exceptionnelles en découlant, l’ensemble des réunions de négociation seront tenues par visioconférence pendant la durée d’application du présent accord. Cet outil permet, le cas échéant en fonction de la bande passante, de tenir la réunion en audioconférence, voire via la messagerie instantanée qui lui est associée.

Afin de fluidifier les échanges, chaque Organisation Syndicale Représentative pourra être représentée lors des réunions de négociation, par une délégation limitée à :
5 représentant(e)s dont au moins 3 Délégué(e)s Syndicaux ;
les 2 autres représentant(e)s qui peuvent ne pas être des délégué(e)s syndicaux, sont désignés en priorité parmi les représentant(e)s du personnel ayant un mandat électif ou désignatif relevant de leur organisation syndicale.

Les parties signataires conviennent qu’il sera recouru à la signature électronique des accords collectifs. Cette disposition s’applique pour une durée indéterminée.


ARTICLE 4 – AUTRES MODALITES D’ADAPTATION

Les dispositions suivantes de l’Accord CSE du 11 octobre 2019 sont suspendues pendant la durée de l’accord :
La semaine sociale (article 24.2),
Les modalités de préparation des réunions du CSE (article 3.3),
Le « Flash Direction CSE » (article 3.6).

Par ailleurs, afin de répondre à la nécessité d’assurer la sécurité et de protéger la santé des salariés élus et mandatés, leurs missions seront assurées en privilégiant, par tout moyen, les échanges à distance et le traitement sur pièces.
Il est rappelé que les représentants du personnel sont tenus à une obligation stricte de confidentialité et de discrétion en application de l’article L.2315-3 du code du travail et de la réglementation RGPD.



ARTICLE 5 – CLAUSES FINALES

Article 5.1. Entrée en vigueur et durée de l’accord

Le présent accord prend effet dès sa date de signature, hormis l’ordonnancement des réunions du CSE et des Commissions du CSE qui interviendra à compter du mardi 14 avril 2020.

A titre exceptionnel, les parties conviennent de procéder à la signature du présent accord en recourant au mandat de signature (« Questions Réponses du Ministère du Travail COVID-19 » du 30 mars 2020), sans que cette modalité de signature puisse ultérieurement donner lieu à contestation. Un mandat à compléter est indiqué en annexe 1 du présent accord. Le mandant a le choix entre soit compléter, imprimer, signer, scanner puis envoyer par mail le mandat, soit directement recopier le texte du mandat dans un mail et le transmettre. L’utilisation du mail doit permettre l’identification de son auteur.

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée (à l’exception du dernier alinéa de l’article 3 du présent accord) jusqu’à la décision gouvernementale de « déconfinement total » et au plus tard le 31 décembre 2020. Si la décision gouvernementale devait intervenir avant le 31 décembre 2020, les dispositions à durée déterminée du présent accord cesseraient automatiquement.
Néanmoins, les parties conviennent de réexaminer les dispositifs à durée déterminée du présent accord, en septembre 2020.

Il se substitue, pendant sa durée d’application et pour les mentions énoncées dans cet accord, aux dispositions portant sur le même objet de l’accord collectif relatif au CSE en date du 11 octobre 2019.

Le présent accord pourra être révisé, notamment en raison des évolutions législatives, réglementaires ou conventionnelles postérieures, ou d’évolutions liées au contexte économique et social ayant présidé à sa rédaction. Les modalités de révision pourront intervenir conformément aux dispositions légales en vigueur.

Article 5.2. Dénonciation

Conformément aux dispositions de l'article L. 2261-9 du code du travail, la disposition à durée indéterminée du présent accord (dernier alinéa de l’article 3) peut être dénoncée par l'une ou l'autre des parties signataires, sur notification écrite aux autres parties par lettre recommandée avec avis de réception.
La dénonciation prend effet à l'issue du préavis de 3 mois.  
Pour le reste, il sera fait application des dispositions légales du Code du travail.


Article 5.3. Notification, dépôt, publicité

Le présent accord est notifié à l’issue de la procédure de signature par la Direction à l’ensemble des Organisations Syndicales Représentatives par message électronique avec accusé réception.
En application des articles L.2231-6 et D. 2231-2 et suivants du code du travail, il sera également transmis par voie dématérialisée sur la plateforme de téléprocédure TéléAccords en deux versions, une version complète et signée des parties en format pdf et une version anonymisée publiable en format docx, ainsi que les pièces nécessaires au dépôt. 
Un exemplaire papier original sera transmis à chacune des organisations syndicales représentatives signataires et, en outre, déposé auprès du Greffe du Conseil de Prud’hommes de ROUEN.
Il sera à la disposition des collaborateurs sur l’intranet de l’Entreprise.
Fait en 7 exemplaires originaux

A Rouen, le 9 avril 2020


POUR LA DIRECTION DE L’UES MATMUT 	 


POUR LES ORGANISATIONS SYNDICALES REPRESENTATIVES DE L’UES MATMUT  

CFDT, 


SN2A-CFTC, 


CFE-CGC, 


CGT, 


FO, 



ANNEXE 1

MANDAT DE SIGNATURE DE
L’ACCORD RELATIF AUX AMENAGEMENTS EXCEPTIONNELS ET TEMPORAIRES DU FONCTIONNEMENT DES INSTANCES REPRESENTATIVES DU PERSONNEL AU SEIN DE L’UES MATMUT
DU 9 AVRIL 2020
Conformément à la recommandation du ministère du travail
« Questions Réponses du Ministère du Travail COVID-19 » du 30 mars 2020

La version électronique de l’accord relatif aux aménagements exceptionnels et temporaires du fonctionnement des instances représentatives du personnel au sein de l’UES Matmut du 9 avril 2020, transmise par l’employeur par mail avec accusé réception le <date et heure> emporte le consentement de <nom de l’organisation syndicale représentative>.

Je soussigné(e) < nom prénom du mandant > en qualité de < Délégué syndical référent/Délégué syndical + nom de l’organisation syndicale représentative > donne mandat à < nom prénom du mandataire > en qualité de < Délégué syndical référent/Délégué syndical + nom de l’organisation syndicale représentative > pour signer l’accord relatif aux aménagements exceptionnels et temporaires du fonctionnement des instances représentatives du personnel au sein de l’UES Matmut du 9 avril 2020, sans que cette modalité de signature puisse ultérieurement donner lieu à contestation.

Fait à <à compléter>
Le <à compléter>

Signature




MODALITES D’ENVOI DU MANDAT
Option 1 : Après avoir été complété, imprimé et signé, le présent mandat est scanné puis transmis par le mandant au mandataire, copie à l’employeur et au(x) délégué(s) syndical(aux) référent(s) des organisations syndicales représentatives mentionnées dans le mandat.
Option 2 : Le mandant recopie le texte du mandat dans un mail, le complète et l’envoie avec accusé réception au mandataire, copie à l’employeur et au(x) délégué(s) syndical(aux) référent(s) des organisations syndicales représentatives mentionnées dans le mandat.