Accord collectif relatif à la prise en charge exceptionnelle à 100% des indemnités kilométriques domicile – lieu de travail dans un contexte de crise sanitaire lié au Covid-19

Entre les soussignés :

L’association Union Départementale des Associations Familiales de Haute-Garonne (UDAF 31)
D’une part,
Et
Les organisations syndicales représentatives (ou les élus titulaires CSE) au sein de l’association représentées par :
M. Jean-Christophe OLLIER, délégué(e) syndical(e) CFDT / élu(e) CSE

D’autre part.

Préambule
Face à une crise sanitaire sans précédent et à la nécessité de maintenir l’accompagnement auprès de nos usagers dans le cadre du plan de continuité de l’activité, les parties ont considéré qu’il était impératif, malgré la pandémie, que certains professionnels soient présents sur site pour effectuer les tâches non éligibles au télétravail et de modifier temporairement les modalités de remboursement de frais professionnels pour les salariés dans l’obligation de se déplacer avec leur véhicule personnel faute de pouvoir, comme à leur habitude, utiliser les transports en commun.
Les parties sont conscientes que le mode de déplacement dont il est question ici est un élément essentiel à la préservation de la santé physique et mentale des salariés et elles entendent donner un caractère exceptionnel à ce dispositif.
Les parties attachées au respect de leurs obligations sociales, notamment au respect des plafonds d’exonération et de déductibilité, resteront vigilantes sur les modalités d’application de l’accord et en assureront un suivi rigoureux. 
Article 1 – Objet du présent accord
Le présent accord a pour objet de préciser les conditions du remboursement à 100% des indemnités kilométriques domicile lieu de travail dans un contexte de crise sanitaire lié au COVID 19 et pour la durée de l’état d’urgence.
Le présent accord s’appuie sur les textes et règlementations en vigueur, notamment :

Au regard du traitement des frais de transport publics et de transport personnels : C. Trav. Art. L 3261-1 à L 3261-11, R 3261-1 à R 3261-15, CSS art. L 136-1-1, et au regard notamment de la possibilité de négociation sur la prévention des effets de l’exposition aux facteurs de risques professionnels
Au regard des 2 modalités de prises en charge de ces frais, obligatoires et facultatives, acceptées par l’URSSAF, à savoir : Circulaire DSS/SDFSS/5B/N°2003/07 du 07/01/03
Cas 1 (classique) : Prise en charge obligatoire par l’employeur des frais de transport en commun
Cas 2 : Versement d’indemnités kilométrique lorsque le salarié utilise son véhicule personnel pour effectuer le trajet domicile-travail

L'employeur n'a pas l'obligation de participer aux frais de transport individuel de ses salariés.

Il peut néanmoins décider exceptionnellement de les indemniser en tout ou partie par un accord d'entreprise ou par une décision unilatérale. Mais, dans ce cas, l'ensemble des salariés de l'entreprise dans la même situation doit pouvoir en bénéficier.
Si le salarié utilise son véhicule pour effectuer le trajet entre son domicile et son lieu de travail, faute de pouvoir prendre les transports en commun, les frais occasionnés peuvent être remboursés comme frais professionnels.

La prise en charge ne sera pas soumise à cotisations si le salarié est contraint d’utiliser sa voiture personnelle soit à cause de l’inexistence des transports en commun (ou à cause de difficultés horaires quand les transports en commun sont très réduits comme actuellement).

L’employeur doit apporter des justificatifs relatifs :

au moyen de transport utilisé par le salarié ;
à la distance séparant le domicile du lieu de travail ;
à la puissance fiscale du véhicule ;
au nombre de trajets effectués chaque mois.

Le salarié doit en outre attester qu’il ne transporte dans son véhicule aucune autre personne de la même entreprise bénéficiant des mêmes indemnités.

Les indemnités kilométriques sont réputées utilisées conformément à leur objet dans la limite du barème fiscal. 

Les mesures annoncées par le Président de la République, le Premier ministre et les ministres du Gouvernement d’accompagnement des entreprises dans la crise du COVID-19
Pour apporter la meilleure information possible aux entreprises, le ministère de l’Economie et des Finances a mis en place un outil d’aide en ligne visant à répondre à toutes les interrogations des chefs d’entreprises. Elaborée par la Direction générale des entreprises (DGE), avec l’appui de l’ensemble des administrations concernées, cet outil est consultable à l’adresse: info-entreprises-covid19.economie.gouv.fr.
Construit autour des questions les plus fréquemment posées par les entreprises, cette aide en ligne « coronavirus_faq_entreprises_v2 » doit permettre de leur apporter des réponses simples, concrètes et immédiatement opérationnelles ainsi que les points de contact pour les accompagner à faire face à la crise du Covid-19. Cet outil est mis à jour quotidiennement.
Question abordée page 44 du document : Comment seront pris en compte les frais professionnels engagés pour faire face à cette situation ?
Réponse apportée : Concernant les frais professionnels des salariés, ils seront examinés avec bienveillance lors des opérations de contrôle à venir. Les indemnités kilométriques, nuitées d’hôtel, frais de repas, frais de taxi, frais de locations de véhicules, frais supplémentaires de garde d’enfants ou tous autres frais engagés par l’entreprise ou remboursés au salarié lui permettant de se rendre sur son lieu de travail pour les cas où le télétravail est impossible seront considérés comme justifiés. En cas de frais remboursés au réel, les factures devront toutefois être conservées par l’employeur.

Article 2 – Période d’octroi des remboursements d’indemnités kilométriques domicile lieu de travail à 100%
Les indemnités kilométriques domicile lieu de travail pouvant être remboursées à 100% pourront être demandées avec effet rétroactif :
Du début de la date de confinement (17 mars 2020) à la date de fin de confinement officiel ;

Ces mesures exceptionnelles et temporaires ont été mises en place selon les recommandations du gouvernement, pour des raisons de protection des salariés pendant la période pandémique et en l’absence actuellement de transports en commun (ou à cause de difficultés horaires quand les transports en commun sont très réduits comme actuellement).
Pendant la durée du confinement, les dispositions du présent accord se substituent pleinement aux dispositions légales habituellement applicables dans l’association ainsi qu’aux engagements unilatéraux et usages portant sur le même objet.
Article 3 – Personnels concernés
3.1 – Etablissements
Etablissements de L’UDAF31 de Toulouse et Foix, pour les personnels indiqués ci-dessous.
3.2 – Personnels non éligibles au télétravail
Le télétravail est devenu la règle impérative pour tous les postes qui le permettent. C’est le moyen le plus efficace de lutter contre la diffusion du coronavirus en limitant les contacts physiques. Il est impératif que tous les salariés qui peuvent télétravailler recouvrent au télétravail jusqu’à nouvel ordre.
Seuls les emplois non éligibles au télétravail sont autorisés à se déplacer. 
Seuls ces emplois (peu nombreux), pour lesquels le télétravail est impossible et en première ligne, pourront bénéficier des dispositions du présent accord, sous réserve que l’utilisation du véhicule personnel ne soit pas habituel et que le fait d’y recourir en période pandémique constitue une contrainte inhabituelle, un surcoût financier et sous réserve de remplir toutes les conditions indiquées ci-dessus.
Article 4 – Nombre de jours de prise en charge
Le nombre de jours de présence du salarié pendant la période de confinement sera validé par son chef de service.
Il ne peut être remboursé qu’un seul aller-retour par jour de travail effectif. 
Les salariés absent-e-s (congés annuels, maladie…) ne bénéficient pas de remboursement de frais pour les jours d’absence.

Article 5 – Modalités de remboursement

Chaque salarié doit compléter, dater et signer sa demande de remboursement avant de la transmettre à son responsable hiérarchique qui la contrôle et la valide.
Le salarié doit en outre attester qu’il ne peut utiliser les transports en commun en raison de leur inexistence ou à cause de difficultés horaires quand les transports en commun sont très réduits comme actuellement ou en raison des risques importants de contamination qu’ils représentent. Il doit également attester qu’il ne transporte dans son véhicule aucune autre personne de la même entreprise bénéficiant des mêmes indemnités.
Afin d’être remboursé, la demande doit être accompagnée des justificatifs demandés. Si la demande est incomplète ou imprécise, elle sera retournée au salarié.
La demande de remboursement est à mettre à disposition de la comptabilité générale au plus tard le 20 du mois en cours pour être pris en compte pour la paie du mois en cours.
Au-delà du 20 du mois, les remboursements seront traités sur la paie du mois suivant.
Pour le remboursement, il est impératif de compléter la fiche en y indiquant la puissance fiscale du véhicule utilisé (en cas de premier remboursement ou de changement de véhicule, la carte grise devra être transmise à la comptabilité générale), la date d’utilisation du véhicule, le motif de déplacement, le lieu de départ et d’arrivée ainsi que le nombre de kilomètres parcourus.

Article 6 – Délai de prévenance et modalités d’information des salariés
6.1 – Délai de prévenance
Les salariés seront informés de la fin de la prise en charge exceptionnelle et temporaire prévue par le présent accord dans un délai d’un jour franc.

6.2 – Modalités d’information
L’information sera diffusée collectivement sur l’intranet RH après information des membres du CSE.
L’information sera également transmise individuellement à chaque salarié concerné par mail. 
Article 7 – Durée de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée allant de la date de début du confinement à la date de fin de confinement officiel.

Article 8 – Publicité et dépôt
Le présent accord ainsi que les pièces accompagnant le dépôt prévu aux articles D. 3345-1 à D. 3345-4 sont déposés sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail ainsi qu’au greffe du conseil de prud’hommes.
Conformément à l’article L. 2231-5 du Code du travail, le texte du présent accord est notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’association.
Par dérogation à l’article L.314-6 du Code de l’action sociale et des familles et en application de l’article 5 III de l’ordonnance n° 2020-428 du 15 avril 2020 , le présent accord portant exclusivement sur les conditions d'organisation et de fonctionnement de l'établissement ou du service pour la durée de l'état d'urgence, prend effet après agrément du ministre chargé de la santé et du ministre chargé de l'action sociale, l'avis de la commission nationale d'agrément étant réputé rendu.

Fait à Toulouse, le 28 avril 2020

Le président ou le directeur par délégation