PROTOCOLE D’ACCORD SUR LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL AU CONSEIL D’DMINISTRATION

	


SOMMAIRE


PREAMBULE …………………………………………………………………………………………………………………….2

I – Modalités d’organisations des opérations de vote………………………………………………………2

Mise en place du vote électronique par un prestataire extérieur…………….3

Mode de contact avec les électeurs………………………………………………………….3

Listes électorales, listes de candidats et bulletins de vote…………………………3

Lieu et durée du scrutin ……………………………………………………………………………4

Plan de communication……………………………………………………………………………..4


II – Déroulement des opérations de votes ………………………………………………………………………..5
	
Les modalités d’accès au serveur de vote………………………………………………....5

Le bureau de vote, commissions électorales et le déroulement du scrutin..5

le bureau de vote et la commission électorale…………………………………………..5

2.2.2 	L’ouverture et la fermeture du Scrutin………………………………………………………6

Le dépouillement ………………………………………………………………………………………6

Garantie de confidentialité et stockage des données…………………………………6

III – Dispositions générales…………………………………………………………………………………………….....7

3.1 Durée de l’accord…………………………………………………………………………………………………………7

3.2 Procédure d’agrément et publicité de l’accord…………………………………………………………...7

ENTRE : 

La CAISSE d’ALLOCATIONS FAMILIALES du VAL d’OISE, 
D’une part, 

ET :

Les Organisations Syndicales soussignées, 

D’autre part, 

IL EST CONVENU CE QUI SUIT :


PREAMBULE : 


Afin de faciliter l’organisation des scrutins électoraux à venir de la Caf du Val d’Oise, de sécuriser les résultats et de favoriser la participation des salariés, la Direction et les Organisations Syndicales souhaitent mettre en place un système de vote électronique exclusif.

Il est rappelé que les garanties offertes par le système de vote électronique en matière de sécurité et de confidentialité seront précisées dans un cahier des charges annexé au présent accord. Ce cahier des charges sera établi conformément aux prescriptions réglementaires et en accord avec les principes généraux du droit électoral à savoir l’anonymat, la confidentialité, la sincérité et l’unicité du vote.




I – Modalités d’organisations des opérations de vote



Mise en place du vote électronique par un prestataire extérieur

Compte tenu de la technicité et des contraintes liées à la mise en place du vote électronique, la Direction entend confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé. 

Une présentation du système de vote retenu sera faite aux organisations syndicales représentatives et participantes à la négociation du présent accord au moment de la réunion de scellement soit une semaine avant l’ouverture du scrutin.

A compter de cette date, les données figurant dans le système de vote seront figées, aucune modification ne pourra plus intervenir. 
Il est également prévu que les organisations syndicales représentatives et participantes à la négociation du présent accord seront informées de l’accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la Commission Nationale de I ’Informatique et des Libertés (CNIL).

Ces formalités déclaratives seront effectuées par le prestataire. 

Toutefois, si un Correspondant Informatique et Libertés (CIL) est identifié au sein de la Caf du Val d’Oise les formalités déclaratives auprès de la CNIL seront à sa charge.


Mode de contact avec les électeurs

Les contacts avec les électeurs se feront selon les modalités suivantes : 

En amont du scrutin : l’adresse postale personnelle sera utilisée par défaut pour les contacts avec les électeurs, concomitamment à un envoi sur l’adresse email professionnelle.

A l’ouverture du scrutin : une information sur l’adresse email professionnelle sera réalisée, information rappelant l’ouverture du scrutin, la période de vote et le numéro de la hot-line du prestataire.
 
Au cours du scrutin : afin de sécuriser les opérations de votes, une procédure de réassort d’identifiants sera mise en place. Cette dernière permettra à tous les électeurs de voter nonobstant la perte, le vol ou la non-réception de ses moyens d’authentification. 


Listes électorales, listes de candidats et bulletins de vote

La Direction établira un fichier Excel qui enregistre les données suivantes pour les listes électorales: 

Société (CAF du Val d’Oise)
Etablissement
Nom 
Prénom 
Matricule
Civilité
Sexe
Email professionnel
Date d’entrée dans l’institution 
Adresse postale 
Droit de vote
Collège
Lieu de naissance 

Le service des Ressources Humaines transmettra ce fichier au prestataire.

La liste des candidats et les professions de foi, établies seront transmises au Département des Ressources Humaines en format PDF à l’adresse mail suivante : . 

Le Département des Ressources Humaines transmettra ces fichiers, en l’état, au prestataire.

Le prestataire assurera la programmation des pages web sur le serveur de vote et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote. Il assurera la reproduction sur le serveur des listes de candidats telles qu’elles auront été présentées par leurs auteurs. 

Ces listes apparaitront sur les écrans dans l’ordre de leur arrivée sur la balf rh-juridique.

Dans un souci de stricte neutralité, le prestataire veillera à ce que, sur le bulletin de vote électronique,  les caractères et la police utilisés pour les listes soient d’un type uniforme.


Lieu et durée du scrutin 

 Afin d’assurer une participation optimale, la Direction propose, tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections aient lieu sur une semaine et débutent du lundi au dimanche, de sorte que les opérations de vote permettent l’expression des salariés pendant la journée de travail, la soirée et sur le week-end. 

Les électeurs auront la faculté de voter depuis n’importe quel poste de travail et n’importe quel support numérique professionnel ou personnel (PC, MacOS, smartphone, tablette) en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Par ailleurs, pendant la période ouvrée du scrutin, un micro-ordinateur en libre service avec une connexion au site sécurisé des élections sera mis à la disposition des salariés sur chaque site.

L’emplacement de ce poste permettra l’isolement nécessaire pour assurer la confidentialité du vote à partir de celui-ci. Une information locale sera effectuée sur ces emplacements.


Plan de communication

Afin de poursuivre l’appropriation de cette technique de vote, une communication interne sera adressée aux agents, selon les modalités suivantes : 

Information par courrier individuel reprenant les conditions et règles du vote électronique (courrier comportant les identifiants personnels), 

Information par voie d’affichage des conditions et règles du vote électronique, 

Messages ciblés sur l’Intranet et des supports dématérialisés de communication.

Pendant le scrutin, les électeurs pourront appeler la cellule d’assistance technique mise en place par le prestataire ou le Département des Ressources Humaines, afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaire au bon déroulement de l’expression de leur vote.


II – Déroulement des opérations de votes 
	

Les modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra, à son domicile et avant le scrutin, un courrier simple mentionnant son identifiant et un mot de passe générés de manière aléatoire par le prestataire, ainsi qu’une notice explicative.

L’authentification de l’électeur sera assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de l’identifiant et du mot de passe. 

En cas de perte, de vol ou de non réception des moyens de connexion, l’électeur pourra utiliser la procédure de réassort prévue au cahier des charges. 
 
Il est rappelé que le temps consacré à l’exercice du droit de vote aux élections professionnelles pendant les horaires de travail n’entraîne aucune réduction de salaire.



Le bureau de vote, commissions électorales et le déroulement du scrutin


le bureau de vote et la commission électorale

Un bureau de vote centralisé sera constitué. Il sera chargé de procéder au dépouillement de tous les scrutins pour chaque collège.

Une commission électorale chargée de veiller à la régularité du scrutin sera constituée. Elle sera conviée aux opérations de contrôle et de test blanc du site de vote organisées le jour du scellement, préalablement à l’ouverture du scrutin. Elle sera également conviée le jour du scellement et du dépouillement.
Un bilan des incidents de toute nature pris en charge par la cellule d’assistance technique avec la mention des solutions apportées sera communiqué.

Les modalités d’organisation du bureau de vote et la Commission électorale seront définies dans le protocole d’accord préélectoral.


2.2.2 	L’ouverture et la fermeture du Scrutin

Le scellement du paramétrage du système de vote sera réalisé à l’issue d’un test « blanc », après validation du système entre le Président du bureau de vote et le Prestataire. 

Le scrutin s’ouvrira automatiquement aux heures d’ouvertures fixées dans le protocole d’accord préélectoral.

Trois clés destinées à permettre, à l’issue du scrutin, l’accès aux données du fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » et au dépouillement des votes seront générées par le système de vote dématérialisé.

A défaut d’accord dans le protocole d’accord préélectoral, les détenteurs des trois clefs seront les trois assesseurs du bureau de vote nominativement identifiés. 


Le dépouillement 

Le dépouillement sera assuré à la clôture des opérations de vote, en public, par les membres du bureau de vote.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, des listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs seront figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

Les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin.

Le dépouillement ne sera possible que par l’activation conjointe des clés de chiffrement des membres du bureau de vote.


Garantie de confidentialité et stockage des données 

Afin de répondre aux exigences posées par les articles L.2314-21 et L.2324-20 et suivants du Code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. 

Le vote émis par l’électeur sera ainsi crypté et stocké dans une urne électronique dédiée, sans aucun lien avec le fichier d’authentification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales. 

L’ensemble des organisations syndicales et la Direction pourront, à tout moment, au moyen d’un code secret, interroger un compteur leur permettant de relever avec précision le nombre de votants pour chacune des élections.

Les listes d’émargement seront accessibles tout au long du scrutin. 


III – Dispositions générales


3.1 Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée. Il prendra fin à compter du 31 décembre 2023. 
Il pourra être révisé avec un préavis de trois mois dans les conditions prévues par le code du travail. 

Une commission de suivi de l’application de l’accord est mise en place et se réunit au moins une fois par an, et en tant que de besoin chaque trimestre sur demande d’une des parties. Elle est composée de la direction et des organisations syndicales représentatives. 


3.2 Procédure d’agrément et publicité de l’accord

Le présent accord, une fois signé, sera transmis aux organisations syndicales représentatives dans l’entreprise et sera présenté au Comité social et économique.

Il fera l’objet d’une diffusion auprès du personnel par voie de diffusion sur l’intranet de l’organisme.

L’accord collectif sera transmis par voie électronique à la Direction de la Sécurité Sociale, laquelle le transmettra à l’UCANSS pour avis du COMEX (la CNAF et l’Antenne de la Mission Nationale de Contrôle en étant pour leur part destinataires en copie).

Il entrera en vigueur le jour suivant l’obtention de l’agrément par l’autorité compétence de l’Etat (article L.123-1 et L.123-2 du Code de la Sécurité Sociale).

Le présent accord fera l’objet des formalités de dépôt et de publicité prévues par les dispositions légales auprès de la DIRECCTE, de la base de données nationales et du Greffe du Conseil des Prud’hommes.














Fait à Cergy, le 


En 7 exemplaires, 




Pour la CAF du Val d’Oise, 

La Directrice Générale,





Pour la CFDT, 




Pour la CFE-CGC,



Pour FO