Accord portant sur la Base de Données Economiques et Sociale
au sein de BUSINESS REPRO CENTRE SA


Entre

la société BUSINESS REPRO CENTRE SA, représentée par Monsieur XXXXXXX, en qualité de Directeur Général, Sise 1 rue du Coigneau – 45100 ORLEANS - Siret : 33478205900169

Et

Les membres du Comité Social et Economique de la société BUSINESS REPRO CENTRE SA


Il a été convenu ce qui suit : 


PREAMBULE :

La Base de Données Economiques et Sociales (BDES) a pour objet de mettre à disposition des Institutions Représentatives du Personnel, les informations leur permettant d’exercer leurs attributions et missions.

La BDES permet ainsi de structurer les données sociales et économiques de la société BUSINESS REPRO CENTRE SA. 

Elle doit aussi permettre de favoriser l’appropriation des informations transmises. 

A cet effet, les parties se sont réunies le 14 février 2020.


ARTICLE 1 : CHAMP D’APPLICATION DE LA BASE DE DONNEES ECONOMIQUES ET SOCIALES

Les dispositions du présent accord s’appliquent aux Instances Représentatives du Personnel ayant un mandat en cours.


ARTICLE 2 : SUPPORT DE LA BASE DE DONNEES ECONOMIQUES ET SOCIALES

Les parties ont choisi de mettre en place la BDES par le biais d’un support informatique qui sera le mode de communication privilégié pour les Institutions Représentatives du Personnel visées à l’article 1. 

Sharepoint est le support retenu pour déposer la BDES de la société. Il permet ainsi de stocker, d’organiser et de consulter des informations grâce à un accès sécurisé à partir d’un navigateur avec un accès à internet.

Tous les utilisateurs disposeront d’un accès sécurisé et personnel. A cet effet, des codes d’accès individuels et strictement personnels leurs seront délivrés et ne doivent pas être communiqués.

La BDES est accessible en permanence aux utilisateurs, sous réserve des interruptions liées à la maintenance du support sharepoint ou de ses modalités de fonctionnement.

Il est précisé que l’entreprise pourra à tout moment faire le choix d’un autre logiciel d’hébergement des données BDES, dès lors que le logiciel préconisé soit conforme aux règles de sécurité énoncées et permette le transfert et la consultation des données déposés et historiées. Ce changement de logiciel d’hébergement fera obligatoirement l’objet d’une information et d’une formation de la représentation du personnel au nouvel outil d’hébergement.

Il est rappelé que le bon fonctionnement et le suivi régulier de la BDES relève de la Direction et notamment par le référent de la société qui en autorise l’accès, qui contrôle la fiabilité des informations, les mettent à jour et assurent la maintenance de la base de données.

Les parties s’accordent sur le fait que l’enjeu environnemental est incontournable et qu’il est du rôle de chacun de participer à la préservation de l’environnement. Dans cette démarche de responsabilité environnementale du Groupe, les parties conviennent que la dépose des informations sur la BDES remplacera les éventuelles impressions papiers.

Par conséquent, il est vivement conseillé aux utilisateurs de la BDES de n’imprimer que les documents jugés utiles.


ARTICLE 3 – ARCHITECTURE ET CONTENU DE LA BASE DE DONNEES ECONOMIQUES ET SOCIALES

Article 3.1 – Architecture et droit d’accès

Bien que disposant d’un accès individuel et strictement personnel à la BDES, les parties conviennent dans un souci de transparence et de meilleur partage d’informations entre les différentes Instances Représentatives du Personnel d’une même société, que les utilisateurs visés à l’article 1 auront accès pour chacun d’entre eux à l’ensemble des données insérées dans la BDES de la société.

Article 3.2 - Type de données accessibles

La BDES comme support pour les trois grandes informations/consultations annuelles

Seront disponibles sur la BDES, toutes les données nécessaires aux trois grandes informations/consultations annuelles, à savoir : 
Les orientations stratégiques ;
La situation économique et financière (qui comprend les données légales) ;
La politique sociale, les conditions de travail et l’emploi.

La BDES de la société BUSINESS REPRO CENTRE SA comprendra les 7 thématiques suivantes, qui serviront notamment de base pour les informations/consultations précitées :

A : INVESTISSEMENT
Investissement social
Evolution des effectifs par type de contrat, par âge, par ancienneté
Evolution des emplois par catégorie professionnelle
Evolution de l'emploi des personnes handicapées et mesures prises pour le développer
Evolution du nombre de stagiaires et alternants
Formation professionnelle : investissements en formation, publics concernés
Conditions de travail : durée du travail dont travail à temps partiel et aménagement du temps de travail / accidents du travail / maladies professionnelles / absentéisme 
Investissement matériel et immatériel
Evolution des actifs nets d'amortissements et de dépréciations éventuelles (immobilisations)

B : EGALITE PROFESSIONNELLE ENTRE LES FEMMES ET LES HOMMES : (diagnostic et analyse de la situation respective des Femmes et des Hommes pour les deux catégories professionnelles retenues (cadre et non cadre) : embauche, formation, promotion professionnelle, qualification, classification, conditions de travail, sécurité et santé au travail, rémunération effective, articulation entre l’activité professionnelle et la vie personnelle). 

C : FONDS PROPRES, ENDETTEMENT ET IMPOTS
Capitaux propres
Emprunts et dettes financières 
Impôts et taxes

D : REMUNERATIONS DES SALARIES ET DIRIGEANTS, DANS L’ENSEMBLE DE LEURS ELEMENTS
Evolution des rémunérations salariales
Frais de personnel
Montant global des rémunérations versées aux 10 personnes les mieux rémunérées, le cas échéant
Epargne salariale

E : ACTIVITES SOCIALES ET CULTURELLES
Montant de la contribution aux activités sociales et culturelles du CSE
Dépenses directement supportées par l'entreprise, le cas échéant
Mécénat

F : REMUNERATION DES FINANCEURS EN DEHORS DES ELEMENTS MENTIONNES AU « C »
Rémunération des actionnaires (revenus distribués)

G : FLUX FINANCIERS A DESTINATION DE L'ENTREPRISE
Aides publiques
Réductions d’impôts 
Exonérations et réductions de cotisations sociales
Crédits d’impôts
Mécénat


Catégories retenues et périodicités 

Les informations sont présentées sous forme de données chiffrées. Si les informations, eu égard à leur nature ou aux circonstances ne peuvent faire l’objet de données chiffrées ou de grandes tendances, les raisons en seront exposées selon les dispositions légales en vigueur.

Les informations données concerneront :
L’année précédente
L’année en cours

Les catégories socio-professionnelles (CSP) retenues pour la mise à disposition des données sont :
Cadre
Non cadre
Les indicateurs RH sont fournis en année civile.
Les tranches d’âge et d’ancienneté appliquées sont celle de l’index égalité femme / homme.
Les indicateurs financiers sont fournis en année fiscale (1er avril au 31 mars de l’année suivante).


La BDES comme support pour les informations et/ou consultations régulières et ponctuelles

La BDES sera aussi alimentée par les diverses documentations nécessaires aux informations et/ou consultations régulières et ponctuelles.


L’alimentation et l’historique de la BDES

En cas d’information et/ou consultation d’une des Instances Représentatives du Personnel mentionnées à l’article 1, la mise à disposition des documents au sein de la BDES vaudra communication des documents d’information/consultation à l’Instance Représentative du Personnel concernée, selon les dispositions légales en vigueur.

Lors d’une procédure d’information/consultation, les membres de l’Instance Représentative du Personnel concernée sont informés spécifiquement, conformément aux délais légaux, de la mise à disposition des documents sur la BDES.

Par ailleurs, les informations étant classées par année, chaque membre des Instances Représentatives du Personnel mentionnées à l’article 1, aura accès à un historique des données s’étalant sur 2 ans. A compter de cette durée, les données seront retirées de la base.


ARTICLE 4 – CONFIDENTIALITE DES INFORMATIONS DELIVREES AU SEIN DE LA BDES

Les accès aux données de la BDES sont strictement réservés aux seules personnes autorisées.

En application des dispositions légales en vigueur, les utilisateurs accédant à la BDES demeurent soumis à une obligation de discrétion.

Par ailleurs, les utilisateurs sont tenus à une obligation de discrétion renforcée à l’égard des informations contenues dans la base de données revêtant un caractère confidentiel et présentées comme telles par la Direction. La durée du caractère confidentiel des informations transmises sera précisée conformément aux dispositions légales. 

Le respect de ces obligations est essentiel pour le bon fonctionnement de la BDES.


ARTICLE 5 – UTILISATION DU LOGICIEL SHAREPOINT

Un référent sera désigné lors de la mise en œuvre du présent accord et communiqué auprès des utilisateurs de la BDES.

Pour rappel, les utilisateurs qui le souhaitent pourront automatiquement être alertés par courriel de la mise à jour de la base lorsqu’un nouveau document sera inséré dans la BDES. Pour cela, une configuration personnelle des « alertes » sous le logiciel Sharepoint est réalisée par chaque utilisateur.

En cas de difficulté d’utilisation, un accompagnement technique à distance sera mis en œuvre.  


ARTICLE 6 – DUREE, DATE D’ENTREE EN VIGUEUR ET EFFET DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et sera applicable à compter 1er avril 2020. 
Une réunion de suivi pour la mise en place de l’accord sera organisée sur le 2nd semestre 2020.

Le présent accord pourra être révisé dans le respect des dispositions légales en vigueur.


ARTICLE 7 – CHAMP D’APPLICATION DE L’ACCORD

Le présent accord s’applique à la société BUSINESS REPRO CENTRE SA et se substitue aux accords d’entreprise en ce qui concerne les dispositions spécifiques de même objet.


ARTICLE 8 – FORMALITE DE DEPOT

Conformément aux dispositions légales en vigueur, le présent accord sera déposé par la Direction auprès de la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi (DIRECCTE) et auprès du Greffe du Conseil de Prud’hommes compétent.


Fait à Orléans, en 4 exemplaires originaux, le 14 février 2020






Monsieur XXXXXXXXXXXXXXXX					Monsieur XXXXXXXXXXXXXXXX
Secrétaire du CSE						Directeur Général