ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE ET AU FONCTIONNEMENT DU COMITE ECONOMIQUE ET SOCIAL 


Entre les soussignés:

La Société WEBHELP Fontenay Le Comte, immatriculée au RCS de La Roche sur Yon sous le numéro 478.430.721 dont le siège social est sis Vendéopole Sud Vendée – rue de l’Innovation – 85 200 Fontenay Le Comte, représentée par                    , agissant en qualité de                     ,


Ci-après dénommée « la Société » ou « WEBHELP FONTENAY LE COMTE »,

D'une part,
Les organisations syndicales signataires :

CFDT, 
En qualité de déléguée syndicale

Ci-après désignées les "organisations syndicales"
	
D'autre part,

Ci-après désignées ensemble "les Parties"

















PREAMBULE

Les ordonnances n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relatives à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et n°2017-1718 du 20 décembre 2017 ainsi que la loi de ratification n°2018-217 du 29 mars 2018 modifient le paysage de la représentation du personnel.
La délégation unique du personnel est remplacée par un Comité Social et Economique.
Le présent accord porte sur la mise en place mais également le fonctionnement du Comité Social et Economique.
Le présent accord remplace les stipulations des accords d’entreprises relatives à la DUP ainsi que l’accord relatif aux délais de consultation et de remise des documents. Ces accords cessent de produire leurs effets à compter du premier tour de scrutin.

Les parties ont souhaité rappeler de manière très solennelle l’importance que chacun attache au respect des règles de confidentialité et de discrétion relative aux informations qui sont portées à la connaissance des représentants du personnel.
A cet égard, la Direction veillera, chaque fois que c’est nécessaire, à informer de manière très claire, les instances représentatives du personnel concernées, du caractère confidentiel des informations éventuellement portées à leur connaissance.
A l’occasion de cette information, il sera précisé : 
les documents, ou les parties des documents frappés du sceau de la confidentialité,
la durée éventuelle de cette confidentialité.
Dans certaines circonstances, s’agissant d’informations particulièrement sensibles, la Direction pourra avec l’accord du CSE, prévoir que les débats portant sur les volets frappés de confidentialité ne figureront pas au sein du ou des procès-verbaux/ rapports publiés.
Ces échanges pourront alors demeurer uniquement sur une version intégrale du procès-verbal concerné en deux exemplaires : 
l’un par le secrétaire du CSE,
l’autre par le représentant de la Direction.




TITRE 1 : LE COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE

Article 1 : Composition et mise en place du bureau du CSE
Article 1.1 : Membres et personnes siégeant au CSE
Le CSE est composé :
D’un président
D’une délégation du personnel composé de 4 élus titulaires et 4 élus suppléants.

Article 1.2 : Le président du CSE
Le président peut, lors de chaque réunion du CSE, être accompagné de trois « assistants » salariés de l’entreprise au maximum.

Article 1.3 : Bureau du CSE
Au cours de sa première réunion, le CSE élit le bureau qui est composé du secrétaire, du trésorier, du secrétaire adjoint et du trésorier adjoint. Le secrétaire et le trésorier sont obligatoirement choisis parmi les membres titulaires du CSE.

Article 1.4 : Les suppléants
L’élu suppléant ne siège qu’en l’absence d’un titulaire, sauf le suppléant participant.
Les élus titulaires transmettent aux élus suppléants les informations dont ils ont pris connaissances lors des réunions.

Article 1.5 : Enveloppe de crédit d’heures
En application des dispositions règlementaires, les membres titulaires du CSE disposent de 23,75 heures par mois et par personne, soit 95h par mois.
Il est convenu entre les parties que les membres du CSE disposeront de 108 heures par mois, soit 1296 heures par an, à se répartir comme suit : 
Le secrétaire et trésorier peuvent prendre jusqu’à 2 fois le crédit d’heures mensuel, soit 54 heures.
Les autres membres peuvent prendre jusqu’à 1,5 fois le crédit d’heures mensuel, soit 40.50 heures.
Les crédits utilisés ne peuvent dans tous les cas pas dépasser, 1296 heures sur une année.
Ces crédits d’heures mensuels sont mutualisables et reportable sur 12 mois.

Dans le cadre des enquêtes menées en cas de risques graves, le temps passé par les membres du CSE à ces enquêtes menées avec la Direction n'entre pas dans le temps de délégation.

Pour des évènements site tels que l'animation de Noël, les animations santé par exemple, la Direction pourra faire appel à un membre du CSE pour accompagner l'animation de ces évènements, cet accompagnement intervenant hors heures de délégation.


Article 2 : Attributions du CSE

Le CSE a pour mission d’assurer une expression collective des salariés permettant la prise en compte permanente de leurs intérêts dans les décisions relatives à la gestion et à l’évolution économique et financière de l’entreprise, à l’organisation du travail, à la formation professionnelle et aux techniques de production.
Le CSE a pour mission de présenter les réclamations individuelles et/ou collectives des salariés.
Le CSE veille à l’application de la réglementation du travail dans l’entreprise.
En matière de santé, de sécurité et de conditions de travail, le CSE :
Procède à l’analyse des risques professionnels auxquels peuvent être exposés les travailleurs notamment les femmes enceintes, ainsi que des effets de l’exposition aux facteurs de risques professionnels mentionnés à l’article L.4161-1 du Code du travail
Contribue notamment à faciliter l’accès des femmes à tous les emplois, à la résolution des problèmes liés à la maternité, l’adaptation et à l’aménagement des postes de travail afin de faciliter l’accès et le maintien des personnes handicapées à tous les emplois au cours de leur vie professionnelle.
Peut susciter toute initiative qu’il estime utile et proposer notamment des actions de prévention du harcèlement moral, du harcèlement sexuel et des agissements sexistes.

Article 3 : Réunions du CSE
Article 3.1 : Personnes pouvant assister à la réunion du CSE
Article 3.1.1 : Côté employeur
Conformément à la législation en vigueur, le chef d'entreprise ou son représentant peut se faire assister par trois collaborateurs ayant voix consultative. Il peut avec l'accord du CSE, donné par un vote à la majorité des voix exprimées, inviter à la réunion une personne extérieure à l'entreprise.

Article 3.1.2 : Côté délégation du personnel
Avec l'accord du président, le CSE peut inviter une personne interne et extérieure à l'entreprise (assistante sociale, Experts, Responsable formation) à participer à la réunion. 
Il a été convenu entre les parties qu’un suppléant assistera à chaque réunion plénière. Ainsi chaque suppléant assistera sur l’année à deux réunions CSE. L’organisation et le choix du suppléant sera défini au préalable selon l’agenda social annuel et les thèmes de celui-ci.

Article 3.1.3 : Les autres participants
Assistent aux réunions concernant les questions relatives à la santé, à la sécurité et aux conditions de travail :
Le médecin du travail
Le responsable interne du service de sécurité et des conditions de travail ou à défaut l’agent chargé de la sécurité et des conditions de travail
L’agent de contrôle de l’inspection du travail
Les agents des services de prévention des organismes de sécurité sociale
En dehors des cas prévus par le Code du travail, la présence de tiers aux réunions du CSE nécessite un accord entre le président du CSE et la majorité de ses membres.


Article 3.2 : Réunion plénière
Article 3.2.1 : Date des réunions
Le CSE se réunit, sur convocation du président, 8 fois dans l’année. A titre d’exemple : Janvier, Février, Mars (SSCT), Mai, Juin (SSCT), Septembre (SSCT), Novembre, Décembre (SSCT).
Un agenda annuel (réévaluable au semestre) sera défini en fin d’année précédente, et au plus tard en début d’année.
Il est convenu entre les parties que les membres titulaires et le suppléant participant seront planifiés en 9h-17h sur la production, afin que le temps de réunion se déroule sur cette plage horaire.

Article 3.2.2 : Ordre du jour
L'ordre du jour est établi conjointement par le secrétaire et le président du CSE, une dizaine de jours précédent ladite réunion. Les consultations du CSE rendues obligatoires par une disposition législative ou réglementaire ou par un accord collectif de travail peuvent être inscrites de plein droit par l'un ou par l'autre.
L'ordre du jour est communiqué par voie dématérialisée par le président du CSE aux membres du comité au moins 3 jours avant la réunion. Il est joint à la convocation.
Les membres du comité qui désirent qu'une question soit inscrite à l'ordre du jour doivent en informer le secrétaire le cas échéant 3 jours avant la réunion. Dans le cas contraire, la Direction propose une souplesse pour que la question puisse être posée en fin de réunion. Une réponse pourra alors être apportée par la Direction immédiatement ou ultérieurement selon la nature du sujet.
L’ordre du jour pourra se décliner comme suit :
Adoption du PV de la réunion précédente
SSCT (pour les 4 réunions correspondantes)
Actualité économique et financière
Actualité RH
Consultations (le cas échéant)
Questions des élus 

Article 3.2.3 : Convocation
Le président convoque les titulaires et les suppléants (pour le suppléant participant et pour les autres pour information en cas de remplacement d’un titulaire) à chaque réunion plénière. Cette convocation est adressée par courrier électronique à l’adresse ce_fontenay@orange.fr.

Article 3.3 : Tenue des réunions, modalités de vote et procès-verbal
Article 3.3.1 : Déroulement
Le président du CSE préside la réunion. Celle-ci doit traiter toutes les questions inscrites à l'ordre du jour et se poursuivre en principe jusqu'à épuisement de l'ordre du jour. En cas de difficulté, le CSE peut soit décider d'une nouvelle date pour terminer cette réunion, soit reporter la ou les questions à la réunion suivante.
Avec l'accord du CSE, le président peut inverser l'ordre d'examen des questions inscrites à l'ordre du jour.
Il est convenu entre les parties que les informations relatives à la partie SSCT (santé, sécurité et conditions de travail), pour les 4 réunions correspondantes, seront traitées en début de réunion afin de pouvoir libérer les personnes extérieures invitées à ces points. Pour des raisons d’organisation sur l’année, les parties prévoient d’intégrer la partie SSCT au réunions CSE de Mars, Mai, Septembre, Décembre. Cette organisation est révisable chaque fin d’année pour l’année suivante.
La réunion se poursuivra avec les points CSE, pour se terminer par les questions des élus.
 
Article 3.3.2 : Procès-verbaux du CSE
Le procès-verbal de chaque réunion est établi par le secrétaire, transmis au Président du CSE dans un délai de 15 jours après la réunion., Il est transmis à la direction à l’issu de ce délai. La direction s’engage à le valider dans les meilleurs délais. Après validation de la direction, les parties conviennent de la possibilité d’afficher le PV avant adoption en réunion, afin de donner une information rapidement aux salariés. L’établissement du procès-verbal intervient à partir de notes prises lors de la réunion. Le procès-verbal retranscrira la synthèse des échanges lors de la réunion. Le procès-verbal ne comportera aucun nom. Les salariés seront identifiés par leur fonction.

Article 3.3.3 : relevé de décisions
Il est convenu entre les parties de l’établissement par la Direction, d’un relevé de décisions sous format Excel. Ce relevé de décisions est partagé dans l’espace de partage dématérialisé. 
Les élus ayant accès à l’espace de partage, pourront consulter ce tableau à tout moment et voir l’état d’avancement des réponses. 

Article 4 : Budget du CSE
Article 4.1 : Budget de fonctionnement
Conformément à la législation en vigueur, une dotation de fonctionnement égale au moins à 0,2 % de la masse salariale brute de l'entreprise est versée sous forme de virement chaque année au comité. La contribution patronale est versée 2 fois par an, chaque début de semestre (courant janvier et courant juillet), sur la base de la masse salariale de l'année précédente, avec régularisation dès lors que la masse des salaires de l'année en cours est connue.

Article 4.2 : Budget des activités sociales et culturelles
Le financement des activités sociales et culturelles prises en charge par le comité est assuré par une contribution patronale de 0,5 % des salaires bruts versés par l'entreprise, tels que calculés avant déduction des charges sociales. La contribution patronale est versée, par virement, selon les modalités suivantes au semestre sur la base de la masse salariale de l'année précédente, avec régularisation dès lors que la masse des salaires de l'année en cours est connue.

Article 4.3 : Transfert des reliquats de budget
Le CSE peut décider par une délibération à la majorité des membres présents de transférer une partie du reliquat de budget des activités sociales et culturelles vers le budget de fonctionnement et une partie du reliquat du budget de fonctionnement vers le budget des activités sociales et culturelles dans la limite de 10% de cet excédent.

Article 5 : Local et matériel mis à la disposition du CSE
L'employeur met à la disposition du comité une salle, comprenant une armoire fermant à clé, un bureau, une table et des chaises, une ligne et un téléphone, un ordinateur, une imprimante avec fonction photocopieuse. 
Tout membre du CSE a libre accès au local du CSE. Le secrétaire et le trésorier possèdent une clé du local. 





TITRE 2 : LE PARCOURS DES ELUS 

Article 1 : La formation
Article 1.1 : Formation CSE
L’ensemble des membres du CSE bénéficieront d’une formation CSE prise en charge par la Direction à hauteur de 3 jours. Cette formation permet aux élus titulaires et suppléants de mieux appréhender la nouvelle instance qu’est le CSE. Les 2 autres jours prévus seront quant à eux pris en charge sur le budget de fonctionnement du CSE.
Le temps consacré à la formation est pris sur le temps de travail et est rémunéré comme tel.
Article 1.2 : Formation SSCT
L’ensemble des membres bénéficiera de la formation SSCT prise en charge par l’employeur. 
Les parties s’entendent pour organiser cette formation en considération des flux de production. 

Article 2 : Reconnaissance des compétences
Les compétences acquises, par les représentants du personnel au cours de leur mandat peuvent faire l’objet d’une certification.
Le représentant du personnel élu justifiant de l’exercice d’un mandat au cours des cinq dernières années précédant la session d’examen peut se porter candidat à la certification, quelle que soit la durée de ce mandat.
Le contenu de la certification est défini par les dispositions légales.
La Direction accompagnera les élus qui souhaitent s’engager dans ce processus, par la communication des brochures/textes en vigueur, afin de faciliter l’accès aux élus à la certification. 

Article 3 : Parcours professionnel
Article 3.1 : Accès à la formation
En cours de mandat, les représentants du personnel ont accès dans les mêmes conditions que les autres salariés aux actions de formation prévues au plan de développement des compétences ; il s’agit notamment de maintenir à jour les connaissances techniques nécessaires à la tenue du poste et d’accompagner les évolutions.
Les élus bénéficient de l’ensemble des dispositifs de formation légaux.

Article 3.2 : Adaptation au poste de travail
L’appartenance d’un collaborateur au CSE n’affecte en rien la situation et les perspectives de carrière professionnelle ni ne doit empêcher l’intéressé de suivre les actions de formation professionnelle organisée dans l’entreprise.
Tout responsable hiérarchique comptant au sein de son équipe un représentant du CSE ou d’une organisation syndicale doit permettre à celui-ci de concilier au mieux le temps nécessaire à l’exercice de son ou ses mandats et de son activité professionnelle.
Toute difficulté rencontrée doit être signalée au responsable des ressources humaines.
Pour les salariés élus qui passent au moins 25% par mois, de leur temps en mandat (heures de délégation et réunions direction), il est prévu, que dans l’hypothèse où le montant cible de la prime d’objectifs mensuelle n’est pas atteint (hors proratisation absences), il est garanti aux salariés concernés, un minimum de 80% du montant de cette prime.
En cas d’impact sur la prime d’objectifs dans le cadre de la montée en compétence en démarrage de projet, un échange entre le manager et le salarié concerné (voire le RH) sera organisé pour analyser l’historique et prévoir une éventuelle adaptation du pay plan.

Article 3.3 : Entretien et Développement professionnel

Article 3.3.1 : Entretien de début de mandat
Dans les 6 mois suivant les élections des représentants du personnel, un entretien de début de mandat a lieu afin :
D’aborder l’adaptation de la charge de travail du représentant avec le volume de son crédit d’heures.
De s’assurer de la compatibilité de la mission professionnelle et de l’engagement dans un mandat.

Article 3.3.2 : Entretien professionnel 
Tous les 2 ans, un entretien professionnel aura lieu permettant d’identifier les compétences acquises, notamment dans le cadre du mandat, par le salarié élu. Cet entretien pourra être l’occasion d’évoquer les possibilités qui s’offrent en termes de projet professionnel et les moyens à mettre en œuvre pour y parvenir.

Article 3.3.3 : Entretien de fin de mandat 
C’est l’occasion pour le salarié élu de faire un bilan et de lui permettre de favoriser au mieux sa reprise dans une activité à temps plein.

Article 3.3.4 : Evaluation professionnelle
Chaque représentant du personnel bénéficie, comme tout collaborateur, d’un entretien annuel d’échange avec son N+1.
Etant entendu que les représentants du personnel pourront solliciter un entretien auprès de la responsable des ressources humaines.
Chaque représentant du personnel devant également se rendre aux entretiens organisés par la Direction.
Cette évaluation est effectuée par référence aux résultats professionnels obtenus, aux qualités professionnelles mises en œuvre dans le cadre de leur activité professionnelle, à raison du seul temps consacré à cette dernière et abstraction faite de l’exercice de leurs activités professionnelles.

Article 3.3.5 : Suivi de gestion 
La direction veille à ce que les représentants du personnel bénéficient des dispositions en matière de rémunération, de formation, d’évolution professionnelle dans les mêmes conditions que l’ensemble des collaborateurs.
Article 3.4 : Evolution salariale
Article 3.4.1 : Révision des situations salariales 
Les représentants du personnel bénéficient des mêmes évolutions de salaire que tout autre salarié au sein de l’entreprise.
A savoir, les trois leviers :
Augmentations générales résultant des négociations d’entreprise
Augmentations légales et conventionnelles
Augmentations individuelles




TITRE 3 : BASE DE DONNEES ECONOMIQUES ET SOCIALES (BDES)

Article 1 : Objectif
L’entreprise met en place une base de données économiques et sociales.
Les données sont mises à jour régulièrement par l'entreprise et selon les périodicités prévues par le code du travail.

Article 2 : Contenu
La BDES contient les informations suivantes :
Situation de l’entreprise
Investissements
Egalité professionnelle
Fonds dettes et impôts
Rémunération interne
Activités sociales et culturelle
Rémunération des financeurs
Flux financiers
Sous-traitance
Transferts entre entités
Points divers
Les élus titulaires et suppléants au CSE sont tenus à une obligation de discrétion et de confidentialité.
Les parties conviennent de construire une arborescence ad hoc de leur BDES, accessible sur l’espace partagé dématérialisé :
ODJ & PV
RELEVE DE DECISION
POLITIQUE SOCIALE
SITUATION ECONOMIQUE & FINANCIERE
ORIENTATIONS STRATEGIQUES
INFORMATIONS RH
INFORMATIONS ECONOMIQUES ET FINANCIERES
Cette arborescence pourra être amenée à évoluer en fonction des besoins des parties sans que cela nécessite un avenant au présent accord.

Article 3 : Espace partagé dématérialisé
Il est convenu entre les parties de la création d’un espace partagé dématérialisé sous forme de Share point.
Cet espace partagé contient toutes les informations transmises aux membres du CSE.
Son arborescence est définie dans la partie BDES.
La création de cet espace partagé vise à fluidifier les échanges. Cette optimisation est rendue possible notamment par l’accès à tout moment, depuis l’entreprise, au relevé de décisions, l’engagement de la Direction de le compléter au fil de l’eau en vue d’une résolution dans les meilleurs délais, des remontées terrain.

La création de cet espace partagé vise également à la dématérialisation des documents communiqués aux élus. Tout document d’information, de consultation, d’ODJ, PV… étant posté sur cet espace, ceux-ci ne feront que partiellement l’objet d’une impression papier, sauf ceux prévus pour l’affichage. La Direction prévient les élus lorsqu’elle poste un document dans l’espace partagé.




TITRE 4 : AGENDA SOCIAL

Article 1 : Consultations et informations récurrentes
Les élus sont consultés sur 3 thèmes obligatoires :
Politique sociale
Situation économique et financière
Orientations stratégiques
Il est convenu entre les parties, que la consultation sur la politique sociale sera transmise sous forme de présentation power point ou autre, zoomant sur les grands sujets RH de l’année concernée. Les élus disposeront des informations figurant dans le bilan social.
Concernant la situation économique et financière, les parties conviennent de retirer les données RH qui y figurent, puisqu’elles sont reprises dans le bilan social.
Les élus sont également consultés sur les sujets le nécessitant de par les textes légaux et réglementaires. Ces consultations interviennent en amont de la mise en œuvre du projet concerné. 

Article 2 : Délai de consultations
Les parties conviennent d’une souplesse dans les délais de consultation en fonction de la complexité et du contenu du sujet soumis à consultation, en se laissant la possibilité de reporter la consultation à la réunion suivante dès lors que les délais de transmission ont été jugés insuffisants pour permettre l’étude du dossier. Dans ce cas, il est convenu que les membres du CSE transmettent leurs questions en amont de cette réunion.



TITRE 5 : MISE EN ŒUVRE DE L’ACCORD

Article 1 : Durée de l’accord
Le présent accord, conclu pour une durée déterminée le temps du mandat en cours, s’applique à compter 1er Avril 2020 et jusqu’au 30 novembre 2023. Cet accord étant signé en cours d’année, l’ensemble des mesures annuelles, seront donc calculées prorata temporis.

Article 2 : Révision de l’accord
Une demande de révision de tout ou partie de l’accord peut être demandée à l’initiative de l’une ou de l’autre des parties signataires aux conditions prévues aux articles L.2261-7 à L.2261-8 du code du travail.
Les parties se réuniront dans un délai de 2 mois à compter de la réception de cette demande afin d’envisager l’éventuelle conclusion d’un avenant de révision.
Les dispositions de l’avenant de révision se substitueront de plein droit à celles de l’accord qu’elles modifient à la date convenue.

Article 3 : Dénonciation de l’accord
Le présent accord peut être dénoncé à tout moment, avec un préavis de 3 mois, sauf disposition contraire expressément prévue dans l'accord par l’une ou l’autre des parties signataires ou adhérentes par lettre recommandée avec accusé de réception.

Article 4 : Dépôt
Un exemplaire est remis à chaque signataire.
Le présent accord sera déposé de manière numérisée via le site Téléaccords.
Le présent accord sera déposé auprès du secrétariat-greffe du conseil de prud’hommes de la Roche sur Yon.

Fait à FONTENAY LE COMTE, le 24 avril 2020
En 5 exemplaires.