SOMMAIRE








































PrÉambule

Suite à différentes opérations de « Transmission Universelle du Patrimoine » (TUP) intervenues en fin d’année 2019 et qui ont amené aux fusions des sociétés ACETIAM, KELDOC, MEDIBASE, NGI Group, NGI Healthcare IT, NGI Médical Imaging et NGI Print au sein de la société NEHS DIGITAL, les effectifs de cette dernière ont fortement augmenté.

Le Comité Social et Economique actuel de la société NEHS DIGITAL a été mis en place antérieurement à ces opérations, par des élections en date du 26 mars 2019. Il est constitué à ce jour de 5 représentants « Titulaires » et 3 représentants « Suppléants ».

Au regard de ces constats, il est apparu important pour la Direction et les organisations syndicales représentatives de l’entreprise de renforcer le dialogue social au sein de la société NEHS DIGITAL, de garantir une représentation des entités ayant fusionné au sein de NEHS DIGITAL et de tenir compte de l’augmentation des effectifs en intégrant au sein du Comité Sociale et Economique de nouveaux membres.

En conséquence, les parties ont convenu dans le cadre d’un accord d’entreprise en date du 20 octobre 2020, d’organiser des élections complémentaires au Comité Social et Economique de la société NEHS DIGITAL.

Le présent protocole d’accord préélectoral a dans ce cadre pour objectif de fixer le cadre électoral dans lequel ces élections complémentaires seront organisées.

Champ d’application

Il est rappelé que le CSE de la société NEHS DIGITAL a été mis en place au niveau de l’entreprise. Ces élections visent donc à pourvoir de nouveaux mandats au sein de ce CSE unique, représentant l’ensemble des salariés de l’Entreprise et couvrant tout le périmètre de l’entreprise NEHS DIGITAL en France.

ANNEXES DU PROTOCOLE

Conformément aux obligations relatives au vote par voie électronique pour l'élection complémentaire des membres du CSE, le présent protocole comporte en annexe :

Le calendrier des élections,
Les cas d’exclusion des listes d’électeurs,
Les nombres de candidats de chaque sexe attendus au sein d'une liste de candidats, selon le nombre de candidats de la liste,
La description détaillée du fonctionnement du Système de vote,
Le déroulement des opérations électorales.

MODALItÉS D’organisation des ÉLECTIONS

Les parties au présent Protocole conviennent d’organiser ces élections dans le cadre d’un vote électronique conformément à l’accord d’Entreprise en date du 20 octobre 2020 relatif à la mise en place d’un vote par voie électronique pour les élections des représentants du personnel. 

Le vote à bulletin secret sous enveloppe, sur place ou par correspondance, est exclu.


Date des Élections

Les élections complémentaires des membres du Comité Social et Economique se dérouleront :

Pour le 1er tour, le scrutin sera ouvert à compter du 14 janvier 2021 à 14 heures et fermé le 19 janvier 2021 à 15 heures.
Au cas où un 2nd tour serait nécessaire, le scrutin sera ouvert du 28 janvier 2021 à 14 heures et fermé le 2 février 2021 à 15 heures.

EffectifS de l’Entreprise

Conformément à l’article L1111-2 du Code du travail, sont pris en compte dans l’effectif d’assujettissement :

Les salarié(e)s en CDI et les salarié(e)s en CDD, à temps plein et à temps partiel,
Les salarié(e)s dont le contrat de travail est suspendu (congé, maladie, maternité,…).
Les salariés mis à disposition par des entreprises extérieures, dès lors que deux conditions sont remplies à la date du 1er tour des élections : ils sont présents dans les locaux de l’entreprise et y travaillent depuis au moins 1 an.

Ne sont pas pris en compte dans l’effectif d’assujettissement :

Les salarié(e)s sous contrat d’apprentissage, contrat d’insertion revenu minimum d’activité, contrat de professionnalisation, contrat d’avenir ou contrat d’accompagnement dans l’emploi,
Les salarié(e)s titulaires d’un contrat à durée déterminée, d’un contrat de travail temporaire ou mis à disposition par une entreprise extérieure sont exclus du décompte des effectifs lorsqu’ils remplacent un(e) salarié(e) absent(e) ou dont le contrat de travail est suspendu, notamment du fait d’un congé maternité, d’un congé d’adoption ou d’un congé parental d’éducation.

L’effectif au 20 novembre 2020 est de 274 salariés, la société NEHS DIGITAL compte 7 salariés en contrat de professionnalisation / apprentissage.

L’effectif prévisionnel à prendre en compte à la date du présent Protocole est par conséquent de 267 salariés.

CollÈges Électoraux 

Conformément à l’article L. 2314-11 du Code du travail, les membres du Comité Social et Economique sont élus sur des listes établies pour chaque catégorie de personnel. 

Lors des élections ayant permis la mise en place du Comité Social et Economique de la société NEHS DIGITAL, le personnel a été réparti dans 2 collèges :

Employés / Techniciens / Agents de Maitrise
Ingénieurs et Cadres

Les parties conviennent par conséquent d’appliquer cette même répartition dans le cadre de ces élections complémentaires. Ainsi, à la date du 1er tour de scrutin, le personnel est réparti selon les 2 collèges suivants :
















































RÉpartition des siÈges par collÈge

Selon l’accord d’Entreprise relatif à l’organisation d’élections complémentaires au Comité Social et Economique, le nombre de membres à élire est de : 

6 sièges « Titulaires » complémentaires,
8 sièges « Suppléants » complémentaires.

Il est précisé que 2 sièges « Suppléants » seront réservés au collège ETAM (Employés / Techniciens / Agents de Maitrise). Ces sièges correspondent en effet à 2 sièges non pourvus lors des élections du 26 mars 2019.

La répartition des sièges est proportionnelle à l’effectif avec attribution du siège restant selon la méthode de la  plus forte moyenne.

Ainsi, au regard de la composition des collèges électoraux figurant à l’article 8 ci-dessus, le nombre de sièges à pourvoir par collège et par type de siège sont établis comme suit:


reprÉsentation ÉQUILIBRÉE des femmes et des hommes

Pour chaque collège électoral, les listes mentionnées à l'article  qui comportent plusieurs candidats sont composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale.

Les parties conviennent que les proportions de femmes et d'hommes composant chaque collège électoral sont les suivantes : 


DurÉe des mandats

En application des dispositions de l’accord d’Entreprise relatif à l’organisation d’élections complémentaires au Comité Social et Economique, la durée des mandats des représentants du personnel nouvellement élus courront jusqu’au terme des mandats actuels des membres du CSE NEHS DIGITAL soit jusqu’en mars 2023.

Type de scrutin

Les élections des membres du CSE se font dans le cadre d’un scrutin de liste à deux tours avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne. Si un(e) candidat(e) se présente individuellement, il/elle est réputé(e) constituer une liste à lui/elle seul(e).
Au 1er tour, sont invités à déposer leur liste de candidats :

les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise,
les organisations syndicales qui satisfont aux critères de respect des valeurs républicaines et d’indépendance, légalement constituées depuis au moins deux ans et dont le champ professionnel et géographique couvre l’entreprise,
celles ayant constitué dans l’entreprise une section syndicale,
les syndicats affiliés à une Organisation syndicale représentative au niveau national ou interprofessionnel.

En cas de 2nd tour, sont admises toutes les listes, y compris celles présentées par les candidats sans étiquette syndicale. Le recours au 2nd tour est obligatoire quand :

Le quorum n’est pas atteint, c'est-à-dire lorsque plus de la moitié des électeurs(trices) inscrit(e)s n’ont pas voté ;
Il y a carence de candidatures ou que le nombre de candidatures au 1er tour est inférieur au nombre de postes à pourvoir ;
Il reste des sièges à pourvoir après le 1er tour.

Électorat, ÉligibilitÉ et listes Électorales

Électorat

Sont électeurs les salariés entrant dans le champ d’application du présent protocole tel que défini en préambule et qui répondent aux conditions cumulatives suivantes à la date du 1er tour des élections (soit le 19 janvier 2021) :

Être âgé de 16 ans révolus,
Avoir acquis une ancienneté d’au moins 3 mois dans l’entreprise,
Avoir la capacité électorale,
Ne pas représenter l’employeur (les modalités d’exclusion ainsi que la liste des salariés exclus sont décrites en Annexe).

Sont électeurs les salariés mis à disposition de l’entreprise par une entreprise extérieure qui répondent aux conditions cumulatives suivantes à la date du 1er tour des élections (soit le 19 janvier 2021) :

Être âgé de 16 ans révolus,
Avoir la capacité électorale,
Être présent dans les locaux de l’entreprise et y travailler depuis au moins 12 mois continus,
Choisir d’exercer son droit de vote dans l’entreprise de mise à disposition.

ÉligibilitÉ

Sont éligibles les électeurs qui répondent aux conditions cumulatives suivantes à la date du 1er tour des élections (soit le 19 janvier 2021) :

Être électeur dans le collège dont on sollicite les suffrages,
Être âgé de 18 ans révolus,
Avoir acquis une ancienneté d’au moins 1 an dans l’entreprise,
Ne pas être conjoint, partenaire d'un pacte civil de solidarité, concubin, ascendants, descendants, frères, sœurs et alliés au même degré de l'employeur.

Conformément à l’article L2314-23, les salariés mis à disposition de l’entreprise par une entreprise extérieure ne sont pas éligibles.

Listes Électorales

Une liste du personnel électeur et éligible sera établie par l’Entreprise et affichée sur les panneaux d’information (au sein des sites NEHS DIGITAL et sur l’Intranet de l’entreprise) au plus tard le 08 décembre 2020.

La liste électorale sera établie par collège et comprendra, pour chaque inscrit, les données suivantes : Civilité, Prénom, Nom, Date de Naissance, Ancienneté ainsi que la mention de son éligibilité.

La liste électorale sera également publiée sur le site de vote par collège et comprendra, pour chaque inscrit, les données suivantes : Civilité, Prénom, Nom.

Les réclamations concernant ces listes seront à adresser au Service Ressources Humaines () au plus tard le 11 décembre 2020. Au-delà de cette date, les listes électorales ne peuvent plus être modifiées et restent valables pour les 2 tours de scrutin.

La liste électorale étant appréciée à la date d’ouverture du 1er tour de scrutin, elle reste inchangée entre les deux tours de scrutin.

Information du personnel

Dans le cadre de la convocation pour la négociation du protocole préélectoral, la Direction a informé l’ensemble des salariés de la date prévisionnelle du 1er tour par courriel et voie d’affichage.

La direction procédera à une nouvelle communication concernant le 1er tour du scrutin et l’appel à candidature à la date du 07 décembre 2020, par voie d’affichage et par voie électronique sur le courriel professionnel.

Listes de candidats

Il est rappelé que :

Le 1er tour est réservé aux organisations syndicales et que les candidatures sont libres au 2nd tour,
Les candidats bénéficient d’un statut de « salarié protégé » à compter de la réception par l’entreprise de leur candidature et ce pour une durée de 6 mois.

Constitution des listes de candidats

Les listes de candidats indiqueront le collège et le type de siège (titulaire ou suppléant) concernés, les noms et prénoms des candidats, leur ordre de présentation, leur appartenance syndicale le cas échéant. Un même salarié pourra être candidat aux fonctions de titulaire et de suppléant, mais sera élu en premier lieu comme titulaire et subsidiairement comme suppléant. Les listes ne devront pas comporter plus de candidats que de sièges à pourvoir. Les listes comportant un nombre de candidats inférieur au nombre de sièges à pourvoir seront admises.

De plus, conformément à l'article L2314-30 du Code du travail :

Les listes comportant plusieurs candidats seront composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale ;
Les listes seront composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des sexes ;
Lorsque l'application de la première règle ci-dessus n'aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à l'arrondi arithmétique suivant :

Arrondi à l'entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5 ;
Arrondi à l'entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.

En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprendra indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.
Lorsque l'application de ces règles conduit à exclure totalement la représentation de l'un ou l'autre sexe, les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe qui, à défaut ne serait pas représenté. Ce candidat ne peut être en première position sur la liste.

Ces règles s'appliquent aux listes de candidats titulaires comme aux listes de candidats suppléants.

Les parties conviennent que les proportions précisées à l'article 10 du présent protocole seront retenues pour l'application des dispositions qui précèdent.

En cas de liste commune, si une répartition des voix est prévue, elle devra être communiquée lors du dépôt des listes.

Les listes de candidats seront affichées sur les panneaux d’affichage des sites de NEHS DIGITAL. Elles seront également publiées sur le site de vote et pourront être consultées par les électeurs.

DÉpÔt des listes de candidats

Au 1er tour, les listes devront être, à partir du jour de l’affichage des listes électorales et au plus tard à la date du 23 décembre 2020 à 12 heures, soit :

Remises en main propre auprès de la Direction des Ressources Humaines en double exemplaire ; l'un de ces exemplaires, émargé par la Direction des Ressources Humaines, vaudra récépissé de dépôt.
Envoyées par mail à l’adresse suivante : . Une réponse sera envoyée afin de confirmer la bonne réception de ces listes.

Si un 2nd tour est nécessaire, les listes déposées au 1er tour restent valables. Si ces listes font l’objet d’un changement, ou que des listes libres sont présentées, celles-ci doivent être portées à la connaissance de l’employeur dans les mêmes conditions que pour le 1er tour au plus tard le 22 janvier 2021 à 12 heures.

Affichage et propagande Électorales 

La propagande électorale antérieure au 1er tour est réservée aux syndicats ayant déposé une ou plusieurs listes de candidats. La propagande électorale sera ouverte à toutes les listes de candidats à l'issue du 1er tour.

Chaque liste de candidat(e)s peut établir une profession de foi en version électronique. Les listes déposées peuvent être accompagnées d’un logo en version électronique.

Les professions de foi devront respecter les prérequis techniques suivants :

Format PDF de moins de 5 Mo,
1 page A4 recto verso,
Couleur ou noir et blanc.

Par ailleurs, les listes déposées peuvent être accompagnées d’un logo qui sera affiché sur le site de vote du prestataire. Dans ce cas, le logo doit respecter les prérequis suivants :

Format jpg, png ou bmp de plus de 200 pixels de côté et d'un poids inférieur à 500Ko

Les professions de foi seront affichées dans les locaux de l’Entreprise et publiées sur le site de vote à compter de l’ouverture du site de vote, soit le 14 janvier 2021 à 14 heures pour le 1er tour et le 28 janvier 2021 à 14 heures si un 2nd tour est nécessaire. Les fichiers seront publiés en l'état, la mise en page et le sens d'affichage relevant de la responsabilité des candidats.
Les professions de foi et logo seront transmises auprès du Service Ressources Humaines () par e-mail au plus tard le 23 décembre 2020 à 12 heures pour le 1er tour et le 22 janvier 2021 à 12 heures pour le 2nd tour éventuel.

ModalitÉs d’organisation et de dÉroulement des opÉrations Électorales

Le vote Électronique

L’ensemble des salariés de la société procèdera au vote par le biais du système électronique. Aucun vote par bulletin secret sous enveloppe ne sera donc enregistré.

Les modalités entourant le dispositif de vote électronique sont décrites dans une annexe à ce protocole. La société prestataire spécialisée dans la mise en place de solutions de votes sécurisées par internet retenue est la société NEOVOTE (ci-après dénommée « le Prestataire »).

Pendant l’ouverture des scrutins, les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme, de n’importe quel terminal internet (de leur lieu de travail, de leur propre ordinateur, par mobile, de leur domicile ou tout autre lieu de leur choix) en se connectant sur le site internet sécurisé propre aux élections professionnelles.

Dès lors que les salariés sont dans l’incapacité, par le biais des moyens personnels ou professionnels, de se connecter au site de vote électronique, ils pourront contacter le Service Ressources Humaines () afin de trouver la solution la plus adaptée (ex : vote électronique à partir d’un PC mis à disposition au sein d’un site).

La direction de l’entreprise ainsi que les représentants des listes de candidats et le prestataire auront accès via le site de vote, en tant qu’ « observateurs », aux listes électorales, aux listes de candidats et les éventuels documents attachés, à la composition du Bureau de vote ainsi qu’à l'évolution du taux de participation au cours de la période de vote. Pour ce faire, ces « observateurs » disposeront d'un identifiant personnel leur permettant d'accéder au site de vote et de consulter les informations qui leur sont destinées. S'ils sont électeurs, cet identifiant sera celui qui leur est attribué en tant qu'électeur.

Enfin, les membres du bureau de vote, la direction de l’entreprise ainsi qu’un représentant par organisation syndicale, seront formés par NEOVOTE sur les procédures d’ouverture, de clôture et de dépouillement.

Chaque organisation syndicale pourra désigner une personne pour être scrutateur au moment du vote test, du dépouillement du 1er tour et d’un éventuel 2nd tour.

INFORMATION DES SALARIÉS

Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, chaque salarié disposera d'une note d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

La note d'information reflétera les termes du présent protocole et de ses annexes.

La note sera consultable et téléchargeable à partir du site de vote.

Bureau de vote

Il y a un unique bureau de vote pour l’ensemble des élections complémentaires au Comité Social et Economique et l'ensemble des collèges. Il est situé 1 rue Augustine Variot – 92 240 MALAKOFF.

Il est composé d'un président et de deux assesseurs. Il sera composé d'électeurs volontaires pour exercer les fonctions correspondantes. A défaut d'accord entre les membres du Bureau de vote, le plus âgé sera désigné Président.

Dans la mesure du possible, le même Bureau de vote siègera pour chaque tour de scrutin.

Seul un électeur pourra être membre du Bureau de vote. Le fait de se porter candidat n'est pas compatible avec la fonction de membre du Bureau de vote.

L'identité et le rôle (président ou assesseur) de chaque membre du Bureau de vote seront enregistrés dans le Système de vote. La composition du Bureau de vote sera publiée sur le site de vote et pourra être consultée par les électeurs.
 
Les membres du Bureau de vote contrôleront le bon déroulement des opérations électorales et proclameront les résultats. A ce titre :

Ils seront invités à la réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote, au cours de laquelle les clés de déchiffrement à leur attention seront générées ;
Ils contrôleront le déroulement du vote, au moyen des informations mises à leur disposition via le système de vote (voir ci-après) ;
Ils seront alertés de tout incident et prendront toute décision utile ;
Ils participeront à la séance de dépouillement, au cours de laquelle :
ils autoriseront le dépouillement des urnes à l'aide de leurs clés de déchiffrement ;
ils proclameront les résultats, signeront les listes d'émargement et les procès-verbaux (formulaires CERFA), édités et imprimés sous leur contrôle.

Les membres du Bureau de vote pourront consulter sur le site de vote :

Les listes électorales
Les listes de candidats et les documents éventuels attachés
La composition du Bureau de vote
Les compteurs des votes et l'évolution du taux de participation
Les listes d'émargement
Le journal des événements
Le code de scellement du Système de vote

GESTION DES CLÉS DE DÉCHIFFREMENT

Conformément aux obligations relatives au vote électronique, chaque membre du Bureau de vote sera titulaire d'une clé de déchiffrement.

Les clés de déchiffrement seront générées par le Système de vote et attribuées à leurs titulaires lors de la réunion de contrôle des données test et scellement du Système de vote organisée avant l'ouverture des scrutins.

Chacune des clés de déchiffrement sera éditée et mise sous pli sous la responsabilité du Prestataire selon un processus sécurisé. Chaque pli sera scellé et indiquera au destinataire qu'il ne doit être ouvert que lors de la séance de dépouillement des urnes. Les plis scellés seront regroupés et adressés en courrier postal suivi au représentant de l’entreprise, qui les remettra en main propre à leurs titulaires, lors de la séance de dépouillement des urnes.

Les clés de déchiffrement ne seront utilisables qu'à l'issue des votes, lors de la séance de dépouillement, au cours de laquelle elles seront enregistrées dans le Système de vote afin de procéder au dépouillement des urnes.
Au moins deux clés devront être utilisées pour permettre le dépouillement des urnes.

En cas de perte de clés par plus d'un titulaire, leur récupération devra faire l'objet d'une procédure ad-hoc exceptionnelle, mise en œuvre avec le concours du Prestataire.
Des copies de secours des clés de déchiffrement seront sauvegardées au sein du Système de vote dès leur émission. Elles ne seront accessibles qu'en cas de force majeure, selon une procédure sécurisée.

FORMATION

Conformément aux obligations légales, les membres du Bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le Système de vote. Cette formation sera dispensée via :

La présentation du Système de vote et les explications fournies lors de la séance de contrôle des données, test et scellement du Système de vote ;
Les informations contenues dans la note d'information à l'attention de l'ensemble des électeurs ;
L'annexe du protocole d'accord préélectoral sur le fonctionnement du système de vote ;
La vidéo illustrant le fonctionnement de l'espace de vote et les informations à l'attention des membres du Bureau de vote, accessibles via le site Internet de NEOVOTE et la page d'Aide de l'espace de vote.

Parallèlement, les dispositions suivantes seront prises pour que l'ensemble des salariés ait accès aux explications nécessaires pour voter, et puisse bénéficier d'une assistance éventuelle en cas de difficulté :

Les courriers électronique contenant les codes d'accès personnel des électeurs rappelleront les plages d'ouverture du vote et fourniront les informations nécessaires pour accéder au site de vote ;
Un mode d'emploi du vote, décrivant à l'aide de copies d'écran les étapes à suivre pour voter et contenant le numéro Vert du Service Support de NEOVOTE, sera communiqué aux électeurs avec les codes d'accès au site de vote ;
Le Service Support de NEOVOTE, accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, répondra à toute question des électeurs relative au fonctionnement du site de vote et à l'expression du vote, et pourra assister à distance tout électeur en difficulté ;
Une vidéo de démonstration du vote sera accessible via le site de vote ainsi que le site Internet de NEOVOTE ().

SUIVI DES OPÉRATIONS ÉLECTORALES

Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles :

Les listes d'émargement ne seront accessibles qu'aux membres du Bureau de vote, à des fins de contrôle du bon déroulement des scrutins pendant les opérations de vote,
Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement des scrutins.

Pendant le déroulement des opérations électorales, le taux de participation sera accessible :

Aux électeurs pour les scrutins les concernant,
Aux membres du bureau de vote, à la Direction de l’entreprise ainsi qu’aux représentants des listes de candidats.

Les droits de consultation des utilisateurs seront enregistrés au sein du Système de vote. Les utilisateurs autorisés accèderont au taux de participation en se connectant au site de vote, à l'aide de leurs identifiants personnels.

ACCES AU SITE DE VOTE
GÉnÉration des identifiants et des mots de passe
Pendant toute la durée des opérations électorales, le site de vote sera accessible par Internet à tout utilisateur muni d'un identifiant personnel fourni par le Prestataire.

Un identifiant personnel sera attribué aux électeurs (dont les membres du Bureau de vote et les candidats). Il est adressé à chaque salarié par e-mail sur sa messagerie professionnelle nominative.

Outre leur identifiant, les électeurs recevront un mot de passe. La saisie du mot de passe sera nécessaire pour valider chaque vote.

Les identifiants et les mots de passe seront strictement individuels et confidentiels. Ils seront valables pour les deux tours des scrutins.

Ces codes seront générés automatiquement par le Système de vote, selon un algorithme aléatoire, et ne contiendront aucun élément permettant d'identifier l'identité du titulaire.
Transmission des identifiants et des mots de passe
Procédure standard

Les identifiants seront édités et adressés par le Prestataire aux électeurs à leurs adresses électroniques professionnelles préalablement enregistrées dans le Système de vote.

Ayant reçu leurs identifiants personnels, les électeurs seront invités à suivre la procédure ci-dessous afin de retirer leur mot de passe :

L'électeur se connecte au site de vote - dont l'adresse url est indiquée dans l'email - en saisissant son identifiant et son n° de matricule,

L'électeur connecté au site de vote est invité à saisir un numéro de téléphone mobile, une adresse mail (de préférence personnelle) ou un numéro de téléphone fixe pour recevoir son mot de passe, nécessaire à la validation du vote ; le mot de passe lui est envoyé immédiatement par SMS, par email ou via un serveur vocal.

Procédure de secours

Dans le cas où un utilisateur perdrait son identifiant, il pourra obtenir la réédition de son identifiant selon l'une des procédures de secours décrites ci-après :

Traitement de la demande par le Service Support Téléphonique de NEOVOTE.

L'utilisateur contacte le Service Support de NEOVOTE, accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, au numéro VERT indiqué par NEOVOTE ;
L'opérateur recevant l'appel se connecte au Système de vote puis : ouvre la session de réédition des éléments d'authentification ; sélectionne le nom de l'utilisateur ; vérifie l'identité de celui-ci à partir des données affichées par le Système, saisit l'adresse email ou le numéro de téléphone mobile ou fixe indiqués par l'utilisateur, puis déclenche l'envoi ;
Le Système de vote envoie alors automatiquement de nouveaux codes d'accès à l'utilisateur, selon le media retenu (email, SMS ou serveur vocal).
La procédure assure la confidentialité de l'envoi : à aucun moment les codes adressés ne sont affichés à l'écran.

Traitement de la demande en libre-service via un formulaire en ligne

L'utilisateur accède à un formulaire en ligne, disponible 24h/24, sur la page de connexion au site de vote.
L'utilisateur saisit ses données d'identification (listées ci-après) et un numéro de téléphone mobile.
Le formulaire envoie par SMS un code de vérification du numéro de téléphone mobile à l'utilisateur.
L'utilisateur ressaisit dans le formulaire le code de vérification et valide sa demande.
Le formulaire vérifie l'ensemble des données d'identification,
en cas d'exactitude, de nouveaux codes d'accès sont envoyés immédiatement à l'utilisateur par SMS,
en cas d'échec de l'identification, le formulaire propose à l'utilisateur de transmettre sa demande et ses coordonnées au Gestionnaire de l'élection pour une approbation manuelle.

La procédure a pour effet :

Si l'utilisateur est électeur, de lui adresser son identifiant (inchangé) ;
Si l'utilisateur n'est pas électeur, de lui adresser son identifiant (inchangé).

Les données d'identification de l'électeur, sont :

Nom et Prénom
Date de naissance
N° de matricule

Toute re-génération d'identifiant est enregistrée au sein du Système de vote et fait l'objet d'une mention dans le compte rendu de dépouillement précisant l'émetteur, l'utilisateur (identité de l'électeur ou de l'observateur), la date et l'heure de l'envoi.

DÉroulement du vote Électronique par Internet

Les électeurs disposant d'un identifiant et d'un mot de passe personnels fournis par le Prestataire pourront voter par voie électronique à partir de tout terminal (ordinateur, smartphone ou tablette) équipé d'un navigateur Internet usuel, tant professionnel que personnel, à tout moment pendant la durée d'ouverture des scrutins.

Les données saisies par l'électeur au cours de sa connexion au site de vote, dont le vote émis, ne laisseront aucune trace sur le terminal utilisé.

Chaque utilisateur sera invité à saisir son identifiant et son n° de matricule pour se connecter au site de vote.

A tout moment, chaque électeur sera libre de se faire assister par la personne de son choix dans l'utilisation du site de vote, le vote par procuration étant interdit.

Pendant la période de vote, un compteur indiquera aux électeurs le temps leur restant pour voter, lorsqu'ils se connecteront au site de vote.

Après la clôture du scrutin, les électeurs se connectant au site de vote n'auront plus la possibilité de voter.

Toutefois, le vote demeurera possible pendant un laps de temps de 5 minutes au-delà de l'heure de clôture du scrutin, pour un électeur qui se serait connecté avant l'heure de clôture sur le site de vote dans la zone réservée à l'expression du vote, sans avoir encore validé son vote. Cette possibilité s'applique uniquement pour le scrutin sur lequel l'électeur est connecté.

A l'issue de chacun de ses votes, l'électeur pourra visualiser un accusé de réception électronique confirmant l'enregistrement de son vote dans le Système de vote, qu'il pourra conserver.

Les listes de candidats seront présentées sur le site de vote dans l'ordre alphabétique des noms des organisations syndicales dépositaires ou dans l'ordre alphabétique des noms des listes en l'absence d'étiquette syndicale.

Le Système de vote étant conçu pour interdire toute altération de l'acte de vote (telle que, par exemple : la modification des bulletins de vote électroniques, le panachage, le double vote), un vote électronique ne peut, dans des conditions normales d'utilisation du Système de vote, être entaché d'irrégularités. Outre le choix d'une liste, seul le vote blanc sera proposé à l'électeur. De plus, une liste de candidats dont tous les noms sont raturés correspondra à un vote blanc.

Contrôle, ouverture et fermeture du scrutin

Les opérations d’ouverture et de clôture sont contrôlées par les membres du bureau de vote en présence d’un représentant de la direction. Les Organisations Syndicales qui le souhaitent peuvent assister à ces opérations d’ouverture et de clôture.

Assistance TÉlÉphonique

L’assistance renseigne les électeurs sur le processus global de vote, sur les modalités de vote ainsi que sur les possibilités de réédition de son identifiant selon l'une des procédures de secours décrites à l’article 17.7.2, dans le cas où un utilisateur perdrait son identifiant.

DÉpouillement et rÉsultat du vote

Le dépouillement des élections des représentants au comité social et économique aura lieu :

Le 19 janvier 2021 à partir de 15h05,
Le 02 février 2021 à partir de 15h05 en cas de 2nd tour.

Les opérations de dépouillement sont réalisées sous le contrôle et la responsabilité du bureau de vote. Il s’assure de la régularité des opérations et proclame les résultats.

Ces opérations sont publiques et peuvent  se dérouler en présence des organisations syndicales (délégués syndicaux, représentants de section syndicale ou représentants nommément désignés) et de l’employeur. Tout électeur pourrait y assister en qualité d’observateur.

Après activation des clés de déchiffrement, le Système de vote affichera les résultats du vote pour chaque scrutin.

Le dépouillement du premier tour sera effectué, même si le quorum n'est pas atteint, afin de déterminer la représentativité des organisations syndicales et l'audience des candidats leur permettant d'être désignés pour des fonctions syndicales.

Indépendamment pour chaque scrutin, un second tour sera organisé dans les cas suivants : quorum non atteint au premier tour, un ou plusieurs sièges non pourvus à l'issue du premier tour, carence de candidats au premier tour.

Si un second tour doit avoir lieu, les électeurs en seront informés.

Le premier et le second tour se dérouleront selon les mêmes modalités.

A l'issue du dépouillement, les listes d'émargement seront imprimées et signées par les membres du Bureau de vote. Les listes d'émargement signées seront placées dans une enveloppe qui sera scellée et conservée par la Société. L'enveloppe sera détruite à l'issue de la période de recours.

Le Président du Bureau de vote, ou à défaut un assesseur, proclamera le nom des candidats élus à l'issue de la signature des procès-verbaux.

ProcÈs-verbaux des rÉsultats

Les procès-verbaux, imprimés sur les formulaires CERFA prévus à cet effet, seront signés par les membres du Bureau de vote. Les procès-verbaux seront adressés par la Société dans les quinze jours à l'Inspection du Travail en deux exemplaires et au Centre de Traitement des Elections Professionnelles en un exemplaire.

Les résultats seront portés à la connaissance du personnel.

Une copie des procès-verbaux sera également transmise par la Société aux organisations syndicales de salariés qui ont présenté des listes de candidats aux scrutins concernés ainsi qu'à celles ayant participé à la négociation du protocole d'accord préélectoral.
 
Contestation et litige

Le contentieux relatif aux élections professionnelles est de la compétence quasi exclusive du tribunal d’instance de de Puteaux.

Toute personne ayant un intérêt à agir peut contester celles-ci : employeur, électeur, candidat et syndicat.

Le point de départ du délai de contestation de la régularité des élections est le jour de la proclamation des résultats qui confèrent aux élus la qualité de membre du comité social et économique même si le procès-verbal est définitivement adopté plusieurs jours plus tard.

Dans le cas où deux tours de scrutins ont été organisés, le premier, auquel, faute de quorum aucun candidat n’a été élu, ne constitue pas le point de départ du délai de forclusion.

Le délai de quinze jours se décompte à compter de la proclamation des résultats du second tour.

PublicitÉ et durÉe d’application du protocole d’accord prÉélectoral

Ce protocole vaut pour l’élection en cours et pour la durée du mandat des représentants qui y seront élus.

Il est également valable pour toute élection à venir au cours du mandat.

Un exemplaire du présent accord, signé par les parties, sera remis à chaque organisation syndicale pour notification au sens de l’article L2231-5 du Code du travail.

Les formalités de dépôt du présent accord seront réalisées conformément aux dispositions du Code du travail. Ainsi : 

un exemplaire sera déposé au greffe du Conseil de prud’hommes compétent ;
un dépôt de l’accord dans une version anonymisée ne comportant pas l’identité des négociateurs et des signataires sera réalisé sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail, accompagné des pièces visées à l’article D2231-7 du Code du travail.

Un exemplaire sera également envoyé à l’Observatoire Paritaire de la Négociation Collective (OPNC) pour enregistrement et conservation.

Fait à Malakoff le 26 novembre 2020

En 4 exemplaires

Pour la CFTC	Pour la Direction de l’entreprise NEHS DIGITAL
	
	Directeur Général




ANNEXE 1 – CALENDRIER DES OPÉRATIONS







ANNEXE 2 – CAS D’EXCLUSION DES LISTES D’ÉLECTEURS



Conformément à la jurisprudence de la Cour de Cassation, les salariés détenant une délégation particulière d’autorité établie par écrit permettant de les assimiler à l’employeur (Cass. Soc., 6 mars 2001, n° 99-60.553) ou qui représente effectivement l’employeur de manière attitrée devant les institutions représentatives ne pourront être électeurs (Cass. Soc., 12 juillet 2006, n°05-60.300).





ANNEXE 3 – NOMBRES DE CANDIDATS DE CHAQUE SEXE ATTENDUS AU SEIN D'UNE LISTE DE CANDIDATS, SELON LE NOMBRE DE CANDIDATS DE LA LISTE

Conformément à l'article L2314-30 du Code du travail :

Les listes comportant plusieurs candidats seront composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale ;
Les listes seront composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des sexes ;
Lorsque l'application de la première règle ci-dessus n'aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à l'arrondi arithmétique suivant :

Arrondi à l'entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5 ;
Arrondi à l'entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.

En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprendra indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.
Lorsque l'application de ces règles conduit à exclure totalement la représentation de l'un ou l'autre sexe, les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe qui, à défaut ne serait pas représenté. Ce candidat ne peut être en première position sur la liste.

A titre informatif, le nombre de candidats de chaque sexe attendus au sein d’une liste de candidats, selon le nombre de candidats de la liste est :


ANNEXE 4 - FONCTIONNEMENT DU SYSTEME DE VOTE


1 - CARACTERISTIQUES GENERALES DU SYSTEME DE VOTE

Le système de vote est conçu pour gérer chaque phase du processus électoral :
Organisation des élections ;
Préparation des scrutins ;
Opérations de vote ;
Dépouillement et clôture des élections.

Ses utilisateurs sont : le gestionnaire des élections, les électeurs, les membres du bureau de vote, les observateurs.

Le système de vote respecte :
les principes généraux du droit électoral ;
la loi sur l'informatique et les libertés ;
le décret et l'arrêté du 25 avril 2007 relatifs aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l'élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d'entreprise et modifiant le code du travail ;
les recommandations de la Commission nationale de l'informatique et des libertés sur la sécurité des systèmes de vote électronique, précisées dans sa délibération du 21 octobre 2010 ;
les règles applicables aux élections complémentaire des membres de la délégation du personnel du CSE, inscrites dans le Code du travail.

Conformément aux dispositions légales, le système de vote a fait l'objet d'une expertise indépendante confirmant le respect des dispositions légales avant sa mise en œuvre dans le cadre des élections.

2 - FONCTIONNALITES

Phase 1 - Organisation des élections

Au cours de cette phase, un « dossier de vote » correspondant aux élections est créé au sein du système de vote.

Les caractéristiques des scrutins sont enregistrées au sein du système, notamment :
les règles des scrutins ;
les modalités de vote ;
le calendrier prévisionnel ;
les modalités d'envoi des codes d'accès aux électeurs ;
la procédure de régénération des codes d'accès perdus ou non reçus ;
les modalités de remise des clés de déchiffrement.

Phase 2 - Préparation des scrutins

Au cours de cette phase, le fichier électoral, les listes de candidats, la composition du bureau de vote et la liste des observateurs sont enregistrées dans le système de vote.

A l'issue de ces enregistrements, le système génère les codes d'accès personnels des utilisateurs, ainsi que les trames des courriers et/ou emails à leur attention.

Les codes d'accès personnels des électeurs sont adressés aux utilisateurs par Neovote selon les modalités définies dans le protocole d'accord préélectoral.



Le fichier électoral enregistré dans le système de vote contient, pour chaque électeur, les données suivantes : collège, civilité, prénom, nom, date de naissance, date d'entrée, coordonnées de réception des codes d'accès, éventuelles données personnelles utilisées en plus des données précédentes pour authentifier les appels des électeurs demandant la régénération de leurs codes d'accès.

Les listes de candidats enregistrées dans le système de vote peuvent être accompagnées des logos des listes, des professions de foi, des photographies des candidats et de vidéos de présentation.

Phase 3 - Opérations de vote

L'ouverture du vote est précédée d'une séance de vérification des paramètres et des données enregistrées dans le système de vote, à l'issue de laquelle le système de vote est scellé.

La séance donne le GO de l'ouverture puis de la fermeture automatiques des scrutins, selon le calendrier enregistré.

Le scellement du système de vote s'accompagne de l'édition du « code de scellement » du système, valable pour les opérations lancées. Le code de scellement caractérise l'état du logiciel et des données et peut être vérifié à tout moment par les membres du bureau de vote ; il est également vérifié lors du dépouillement des urnes. La non-modification du code de scellement du système de vote au cours des opérations électorales prouve l'absence de toute modification du logiciel et des données électorales au cours des opérations de vote.

Trois clés (codes) de déchiffrement au minimum sont générées lors de la séance de scellement à l'attention du président et des assesseurs désignés du bureau de vote. Ces clés sont nécessaires pour dépouiller les urnes à l'issue des votes. Elles sont remises à leurs titulaires selon les modalités prévues par le protocole d'accord préélectoral.

Phase 4 - Dépouillement des urnes, lecture et proclamation des résultats

Le dépouillement des urnes s'effectue en présence des participants prévus dans le protocole d'accord préélectoral, dont les membres du bureau de vote.

Après vérification de l'intégrité du scellement du système de vote, les membres du bureau de vote révèlent leurs clés de déchiffrement en séance, lesquelles sont saisies dans le système de vote.

La saisie des clés déclenche le dépouillement automatique des urnes. Le système de vote affiche alors le contenu de chaque urne ainsi que les résultats correspondants.

Après le contrôle des membres du bureau de vote, les résultats sont proclamés. La proclamation des résultats est matérialisée par leur validation dans le système de vote.

Les différents documents utiles sont édités par le système de vote.

Aucun dépouillement n'est possible en cours de scrutin. Le dépouillement est possible 5 minutes après la clôture des scrutins.

La saisie de deux clés de déchiffrement suffit pour déclencher le dépouillement des urnes.

La validation des résultats déclenche leur publication automatique sur le site de vote (et donc la possibilité pour tout utilisateur du site de les consulter).

A l'issue de la séance de dépouillement, l'ensemble des données sont archivées. Les données sont conservées pendant la période de recours, et sont détruites ensuite.


3 - ACCESSIBILITE ET NEUTRALITE DU SYSTEME DE VOTE

Accessibilité

Le système de vote est accessible par Internet via tout terminal (ordinateur, tablette, smartphone) équipé d'un système d'exploitation et d'un navigateur Internet usuels.

Aucune installation n'est nécessaire sur le terminal utilisé (en particulier la présence du logiciel Java n'est pas requise).

Les navigateurs Internet suivants peuvent être utilisés pour se connecter à l'Espace de vote :


Le système vote est disponible à tout moment pendant la plage de vote définie.

Les électeurs peuvent s'y connecter :
Avant l'ouverture du vote pour consulter les informations qui y sont publiées ;
Pendant la période d'ouverture du vote, pour voter ;
A l'issue du vote, pour consulter les résultats.

Le système de vote est compatible avec les systèmes de lecture pour mal voyants.

Neutralité

Le système de vote présente de manière égale les informations relatives aux différentes listes de candidats ainsi que les choix possibles pour l'électeur.

En particulier, lors de la sélection d'une liste (ou du vote blanc), le système divise l'espace disponible sur l'écran de l'électeur en zones de tailles égales pour chaque choix, si bien que toutes les listes sont visibles de manière égale sans défilement ; de plus, aucune couleur, aucune police de caractères ne distingue un choix d'un autre.

L'ordre de présentation des listes est défini lors du paramétrage du système de vote, en fonction des dispositions du protocole d'accord préélectoral.

4 - SECURITE ET CONFIDENTIALITE DU VOTE

La sécurité du système de vote est assurée par de nombreux dispositifs, mis en œuvre conformément aux obligations légales et aux recommandations de la CNIL. Ces dispositifs garantissent le respect des principes de tout processus électoral : l'authentification de l'électeur, le secret du vote, l'unicité et l'inaltérabilité du vote.



Authentification de l'électeur

L'authentification de l'électeur est assurée par l'attribution et l'envoi sécurisé, à chaque électeur, de codes d'accès personnels (un identifiant et un mot de passe), nécessaires pour accéder au site de vote et pour voter. Les codes d'accès sont générés aléatoirement par le système de vote. Les mots de passe ne sont pas connus des opérateurs de Neovote. La re-génération des codes d'accès (nécessaire en cas de perte ou de non réception) est sécurisée.

Le mot de passe de l'électeur est conservé crypté dans le système de vote.

Lorsque de nouveaux codes d'accès sont adressés à l'électeur selon la procédure prévue par le protocole d'accord préélectoral, à aucun moment l'opérateur traitant la demande de l'électeur n'a accès aux codes envoyés.

Secret du vote

Le secret du vote est assuré par : le cryptage du vote à la source (c.à.d. dans le navigateur Internet utilisés par l'électeur) rendant le vote illisible jusqu'à son dépouillement ; le cryptage des communications entre le terminal de vote et le système de vote ; la séparation du fichier des électeurs et du contenu de l'urne, rendant impossible le rapprochement d'un vote et d'un électeur.

Le rapprochement d'un vote et d'un électeur étant impossible, il est également impossible à un électeur de revenir sur un vote exprimé et de le modifier, une fois celui-ci confirmé.


Unicité et inaltérabilité du vote

L'unicité du vote est assurée par les règles de conception et de fonctionnement du logiciel de vote, lequel interdit toute nouvelle expression d'un vote par un électeur ayant déjà émargé pour le scrutin considéré.

L'inaltérabilité du vote est assurée par les dispositifs de protection du système vis-à-vis de toute tentative d'intrusion, et par l'impossibilité de modifier les données correspondantes au cours des opérations de vote et postérieurement à celles-ci.

L'unicité du vote n'est pas remise en cause par la re-génération des codes d'accès d'un électeur. En effet l'opération a pour effet de re-générer le mot de passe de l'électeur (en annulant et remplaçant le mot de passe précédent), mais son identifiant reste le même.

5 - ILLUSTRATIONS

Connexion à l'espace de vote

L'électeur accède au site de vote en saisissant dans son navigateur Internet l'adresse URL correspondante (communiquée en même temps que ses codes d'accès).

Pour se connecter à l'espace de vote, l'électeur est invité à saisir son identifiant et #sa donnée de connexion#.



Page d'accueil du site de vote

Une fois connecté, l'électeur accède à la page d'accueil du site de vote. Un message de bienvenue lui permet de vérifier qu'il a bien été identifié.

L'électeur peut consulter les informations à sa disposition en cliquant sur les boutons correspondants.

Pour voter, l'électeur est d'abord invité à retirer son mot de passe, en cliquant sur le bouton correspondant.

Ayant retiré son mot de passe selon la procédure prévue, l'électeur peut accéder au vote.


Expression du vote

Pour chacun des scrutins le concernant (c.à.d chaque instance et chaque type de siège dans son collège), l'électeur est invité à sélectionner la liste de son choix (ou le vote blanc).


Nota :
Selon les dispositions du protocole d'accord préélectoral, des photographies peuvent être attachées aux candidats.
La sélection d'une liste de candidats conduit à sélectionner tous les candidats de la liste. La rature d'un candidat est cependant possible : elle s'effectue en décochant le candidat.

Ayant cliqué sur le bouton « Suite », l'électeur est invité à vérifier et valider son choix, en saisissant son mot de passe composé de 5 chiffres sur le pavé numérique.

A ce stade, l'électeur peut encore revenir à la page précédente – et modifier son choix – en cliquant sur bouton « Modifier votre choix ».


Pour chaque vote exprimé, l'électeur peut imprimer, enregistrer ou envoyer à l'adresse mail de son choix l'accusé de réception correspondant.




Informations à l'attention des membres du bureau de vote

Via l'espace de vote, les membres du bureau de vote accèdent à un tableau de bord leur permettant de vérifier le bon déroulement des opérations de vote.


Le tableau les renseigne sur :
l'état fonctionnement du système principal et du système de secours ;
le taux de participation pour chaque scrutin ;
le nombre d'émargements et le nombre de votes enregistrés par le serveur principal et le serveur de secours pour chaque scrutin.


Le journal des événements renseigne les membres du bureau de vote sur les événements qu'ils ont à connaître.



Les évènements retracés sont notamment :
les événements du cycle de vie du scrutin ;
les régénérations de codes d'accès ;
la mise en liste noire temporaire d'une connexion par suite de saisies multiples d'identifiants ou de mot de passe erronés ;
toute intervention dans les serveurs de vote (qui résulterait d'un cas de force majeure et ferait par ailleurs l'objet d'une communication auprès des membres du bureau de vote).

A tout moment, les membres du bureau de vote peuvent vérifier l'intégrité du code de scellement.

Informations à l'attention des observateurs

Les observateurs accèdent aux informations mise à leur disposition dans le périmètre les concernant (par exemple l'ensemble des scrutins, ou les scrutins relevant d'un périmètre électoral donné).

Ils peuvent donc vérifier à tout moment la bonne publication des informations publiées dans l'espace de vote.
Dans leur périmètre d'observation, les observateurs peuvent suivre en temps réel le taux de participation.


L'évolution du taux de participation depuis l'ouverture du vote leur est également accessible à tout moment.








ANNEXE 5 - DÉROULEMENT DES OPÉRATIONS ÉLECTORALES

Les opérations électorales se déroulent en 4 phases :
Organisation des élections ;
Préparation des scrutins ;
Opérations de vote ;
Dépouillement et clôture des élections.


PHASE 1 - ORGANISATION DES ELECTIONS

1.1 - Invitation des organisations syndicales

Avant le lancement du processus électoral, les organisations syndicales intéressées sont invitées à négocier le protocole d'accord préélectoral et à établir les listes de leurs candidats.

1.2 - Négociation du protocole d'accord préélectoral

Le protocole d'accord préélectoral est négocié avec les organisations syndicales intéressées.

1.3 - Annonce de l'élection

L'annonce de l'élection informe les salariés de l'organisation des élections. Elle est affichée et précise la date envisagée pour le premier tour.

1.4 - Création du « Dossier de vote » dans le système de vote

Le « Dossier de vote » reflétant les dispositions du protocole d'accord préélectoral est créé dans le système de vote.

Les caractéristiques générales des élections sont enregistrées :
Titre des élections ;
Règles des scrutins ;
Modalités de vote ;
Calendrier prévisionnel (dont les dates et heures d'ouverture et de fermeture prévues du 1er et du 2ème tour des élections) ;
Modalités d'envoi des codes d'accès aux électeurs ;
Procédure de régénération des codes d'accès perdus ou non reçus ;
Modalités de remise des clés de déchiffrement.

Les instances et collèges sont définis :
Pour chaque instance : type de scrutin, raison sociale, adresse, SIRET, IDCC, effectifs, date des dernières élections, nombre de sièges de titulaires à pourvoir, nombre de sièges de suppléants à pourvoir, collèges ;
Pour chaque collège de chaque instance : intitulé du collège, nombre de sièges de titulaires à pourvoir, nombre de sièges de suppléants à pourvoir.

1.5 - Déclaration au registre

Dans la perspective de la constitution du fichier électoral, une déclaration du traitement au registre est effectuée.

1.6 - Edition et publication de la note d'information

La note d'information à l'attention des électeurs est établie et publiée selon les dispositions du protocole d'accord préélectoral.

1.7 - Personnalisation du système de vote

Le système de vote est personnalisé en fonction des éléments graphiques et d'identité attendus sur le site de vote et sur les documents proposés par le système de vote.



PHASE 2 - PREPARATION DES SCRUTINS

2.1 - Etablissement et enregistrement du fichier électoral

Le fichier électoral est établi en fonction des données légales et nécessaires aux opérations de vote, conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral.

Le fichier est enregistré dans le système de vote.

2.2 - Publication des listes électorales

Les listes électorales sont publiées conformément aux modalités et au calendrier fixés par le protocole d'accord préélectoral.

2.3 - Correction éventuelle des listes électorales et du fichier des électeurs

En fonction des observations recueillies dans le délai autorisé, les corrections nécessaires sont apportées aux listes électorales. Les listes corrigées sont publiées.

2.4 - Désignation et enregistrement des membres du bureau de vote

Le bureau de vote est constitué conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral.

La composition du bureau de vote est enregistrée dans le système de vote.

2.5 - Désignation et enregistrement des observateurs

Les observateurs sont désignés conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral.

La liste des observateurs est enregistrée dans le système de vote.

2.6 - Dépôt et enregistrement des listes de candidats et des documents attachés

Les listes de candidats et les documents attachés sont déposés par leurs représentants selon les modalités et le calendrier prévus dans le protocole d'accord préélectoral.

Dès la date et l'heure limites de dépôt, ces éléments sont transmis à Neovote, pour enregistrement dans le système de vote.

2.7 - Génération des codes d'accès

Un identifiant personnel aléatoire est attribué par le système de vote à chaque électeur. Un identifiant est attribué à chaque observateur non électeur.

Nota : les codes d'accès générés lors du 1er tour sont valables pour l'éventuel second tour. Il n'est donc pas nécessaire de répéter l'opération pour le 2ème tour.


2.8 - Transmission des codes d'accès

Les codes d'accès à l'attention des électeurs et des observateurs leur sont transmis selon le calendrier et les modalités précisées dans le protocole d'accord préélectoral.

PHASE 3 - OPERATIONS DE VOTE

3.1 - Réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote

Avant l'ouverture du vote, une réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote est organisée selon les dispositions du protocole d'accord préélectoral. La réunion se déroule selon la séquence ci-après.

3.1.1 - Réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote

Les éléments suivants sont vérifiés :
Paramètres des scrutins, dont :
- Droits d'accès des différents profils d'utilisateurs au taux de participation,
- Droits d'accès des différents profils d'utilisateurs aux listes d'émargement,
- Informations utilisées pour authentifier les appels des électeurs demandant la régénération de leurs codes d'accès	
Plage d'ouverture du vote (date et heure d'ouverture, date et heure de fermeture) ;
Nombre de sièges à pourvoir par scrutin (i.e. instance, collège, type de siège) ;
Liste électorale par instance et par collège ;
Listes de candidats par scrutin (i.e. instance, collège, type de siège) et documents attachés (professions de foi, photographies et vidéos éventuelles) ;
Composition du bureau de vote ;
Liste des observateurs et droits d'accès aux informations de chaque observateur.

3.1.2 - Vérification du fonctionnement du système de vote

A l'issue des vérifications précédentes, un test est lancé afin de constater :
le bon état de fonctionnement du système de vote (système principal et système de secours) ;
l'absence de vote et l'absence d'émargement dans le système de vote.

3.1.3 - Génération et transmission des clés de déchiffrement

La génération des clés de déchiffrement s'effectue après vérification des noms des titulaires et des modalités de transmission prévues.

Au minimum, trois clés de déchiffrement sont générées.

Les clés de déchiffrement sont transmises à leurs titulaires selon les modalités précisées dans le protocole d'accord préélectoral.

3.1.4 - Scellement du système de vote

A l'issue des opérations précédentes, le scellement du système est déclenché. Le scellement a pour effet de figer les paramètres et les données enregistrées.

Lors de l'opération, le « code de scellement » du système est généré et affiché par le système de vote. Le code inclut la signature du serveur principal, la signature du serveur de secours et la signature des données.




3.2 - Ouverture des scrutins

L'ouverture des scrutins est automatique et s'effectue à la date et à l'heure enregistrées dans le système de vote (vérifiée lors de l'étape de contrôle des données, test et scellement du système de vote).

3.3 - Expression des votes

Les électeurs disposant d'un identifiant et d'un mot de passe peuvent exprimer leur vote par voie électronique pour chacun des scrutins les concernant dans la plage de vote définie.

Avant de voter, les électeurs peuvent consulter les informations publiées sur le site de vote conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral.

Note : le vote demeure possible pendant un laps de temps de 5 minutes au-delà de l'heure de clôture du scrutin pour les électeurs qui, connectés au système de vote, ont ouvert avant l'heure de clôture du scrutin la page du système de vote réservé au vote, mais n'ont pas encore exprimé leur vote.

3.4 - Assistance téléphonique des électeurs

Une assistance téléphonique est mise en place au cours des opérations de vote.

L'assistance téléphonique est accessible selon les horaires définis dans le protocole d'accord préélectoral.

3.5 - Régénération des codes d'accès

A la demande d'un électeur ayant perdu ou n'ayant pas reçu ses codes d'accès personnels, l'assistance téléphonique est en mesure de déclencher la régénération et l'envoi de nouveaux codes d'accès à son attention, après authentification de l'électeur selon la procédure prévue.

3.6 - Clôture des scrutins

La clôture des scrutins est automatique et s'effectue à la date et à l'heure enregistrées dans le système de vote (vérifiée lors de l'étape de contrôle des données, test et scellement du système de vote).



PHASE 4 - DEPOUILLEMENT ET CLOTURE DES ELECTIONS

4.1 - Réunion de dépouillement, lecture et proclamation des résultats

A l'issue des opérations de vote, la réunion dépouillement, lecture et proclamation des résultats est organisée selon les dispositions du protocole d'accord préélectoral. Au niveau de chaque bureau de vote, la réunion se déroule selon la séquence ci-après.


4.1.1 - Contrôle du scellement du système de vote

Le contrôle consiste à :
Vérifier que le code de scellement du système, recalculé en séance, est inchangé par rapport à celui constaté lors de l'étape de contrôle des données, test et scellement du système de vote (voir phase 3) ;
Vérifier qu'aucune alerte n'a été enregistrée au cours des opérations de vote.

En cas d'écart entre les deux codes de scellement, les membres du bureau de vote décident, en fonction des événements ayant conduit à la modification du code de scellement, de la suite des opérations.

4.1.2 - Dépouillement des urnes

A l'issue des vérifications précédentes, les membres du bureau de vote dévoilent leurs clés de déchiffrement. Celles-ci sont saisies dans le système de vote, sous le contrôle des participants.

Le système affiche alors, pour chaque scrutin dans le périmètre du bureau de vote, les données ci-après.

Dans un premier tableau :
Le nombre d'électeurs inscrits ;
Le nombre de votes enregistrés ;
Le nombre d'émargements enregistrés ;
Le taux de participation ;
Le nombre de bulletins blancs ;
Le nombre de suffrages valablement exprimés ;
Le quorum.

Dans un second tableau, pour chaque liste de candidats :
Le nombre de suffrages valablement exprimés en faveur de la liste (et le pourcentage correspondant des suffrages valablement exprimés) ;
Le nombre de voix obtenues par chaque candidat (i.e. le nombre de suffrages portés sur la liste, diminué du nombre de ratures portées sur le nom du candidat) ;
Le nombre de ratures portées sur chaque candidat ;
Les élus éventuels.

Pour chaque scrutin, le calcul détaillé conduisant à l'éventuelle attribution de sièges est affiché et peut être vérifié par les participants :
Etape 0 : calcul du quorum, s'agissant du premier tour ;
Etape 1 : calcul du quotient électoral ;
Etape 2 : calcul du nombre de voix de chaque liste ;
Etape 3 : attribution de sièges aux listes sur la base du quotient électoral ;
Etape 4 et suivantes éventuelles : attribution des sièges restants aux listes sur la base de la plus forte moyenne ;
Dernière étape : attribution des sièges obtenus par chaque liste aux candidats.

A chaque étape, le système affiche la définition des termes employés, indique les règles de calcul appliquées, et précise ses conclusions.

4.1.3 - Edition des procès-verbaux et des listes d'émargement

A l'issue de la lecture des résultats, les procès-verbaux (formulaires CERFA) sont édités puis signés par les membres du bureau de vote.

De plus, un lien à usage unique donnant accès aux listes d'émargement est adressé à l'un des membres du bureau de vote. Celui-ci imprime les listes d'émargement.

Après signature par les membres du bureau de vote, les listes d'émargement sont conservées selon les modalités prévues par le protocole d'accord préélectoral.

4.1.4 - Edition des documents et publication des résultats

Une fois les procès-verbaux signés, les résultats sont proclamés par le président du bureau de vote.

L'annonce des résultats et la liste des élus sont éditées, pour communication auprès des électeurs.

A l'issue des étapes précédentes, les résultats peuvent être validés dans le système de vote. La validation déclenche leur publication sur le site.

4.2 - Envoi des procès-verbaux

Une fois signés, s'ils correspondent à des scrutins finalisés, les procès-verbaux sont adressés à l'Inspection du travail et au Centre de Traitement des Elections Professionnelles (CTEP).

Les procès-verbaux sont également communiqués aux organisations syndicales ayant déposé des listes de candidats et/ou négocié le protocole d'accord préélectoral.

Nota : la page recto des procès-verbaux correspondant à des scrutins non finalisés au 1er tour sera complétée au 2ème tour par la page verso. Les deux pages forment le procès-verbal finalisé.

4.3 - Archivage des données

La clôture des opérations déclenche la sauvegarde et l'archivage automatiques des données électorales, incluant notamment le contenu des urnes, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs du système de vote. Les éléments archivés sont figés, horodatés et scellés.

4.4 - Appel à candidatures

A l'issue du 1er tour, dans l'éventualité où un deuxième tour serait nécessaire, un appel à candidatures est adressé aux électeurs.

4.5 - Destruction des données électorales

A l'issue de la période de recours (ou à l'issue de la décision du tribunal en cas de recours), les données électorales sont détruites.