ACCORD SUR LE TELETRAVAIL OCCASIONNEL



Après information et avis du Comité Social et Economique au cours de la réunion du 28 juillet 2021 (voir le procès-verbal), la société Aioi Nissay Dowa Insurance Company of Europe SE, société européenne, dont le siège social est au Luxembourg (4, Rue Lou Hemmer, L-1748 Senningerberg, Grand Duchy of Luxembourg), identifié sous le numéro unique 479 473 407 au RCS de Nanterre et représentée par Monsieur Selim ACCAD, agissant en qualité de Directeur Général, a décidé ce qui suit.



Article 1 - Préambule 

Dans le cadre d'une réflexion sur une nouvelle organisation du travail, la société Aioi Nissay Dowa Insurance Company of Europe SE a souhaité répondre favorablement aux sollicitations des collaborateurs de la société à la mise en place du télétravail.
Le télétravail doit apporter plus de souplesse dans l’organisation de leurs activités et a pour vocation de contribuer à une meilleure conciliation entre la vie professionnelle et la vie privée, notamment en limitant l’impact pour les salariés du temps de trajet entre le domicile et le lieu de travail mais aussi en contribuant au développement durable en réduisant l’empreinte des transports sur l’environnement.

La société Aioi Nissay Dowa Insurance Company of Europe SE souhaite proposer une formule mesurée. En effet, la présence des salariés en entreprise reste primordiale pour favoriser le travail en équipe et le partage des connaissances. 
Cet accord fixe les conditions d'exécution du télétravail dans l'entreprise. 

Cet accord ne doit pas être confondu avec les situations exceptionnelles visées par l’article L. 1222-11 du Code du travail, lequel prévoit qu’en cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d'épidémie, ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de l'entreprise et garantir la protection des salariés.

Article 2 – Conditions de passage en télétravail : critères d’éligibilité 

2.1 – Activités concernées

Le télétravail est ouvert aux activités de l'entreprise pouvant être exercées à distance, notamment aux activités suivantes :
le service « Commercial »,
le service « Clientèle »,
le service « Indemnisation corporelle »,
le service « Indemnisation matérielle »,
le service « Informatique »,
le service « Juridique »,
le service « Comptabilité »,
le service « Assistantes de Direction »,
le service « JIA », 
le service « Ressources Humaines ».

Ne sont pas éligibles au télétravail, les activités suivantes :
les Services Généraux, métier incompatible avec un travail à domicile,
les Chefs de Région (postes itinérants)

2.2 – Critères d'éligibilité

Par ailleurs, le présent accord s’applique aux salariés :
Titulaires d’un contrat de travail à durée indéterminée sous le statut « non cadre », « cadre » et « cadre de direction »,
Titularisés (période d’essai validée),
Disposant d’une capacité d’autonomie suffisante dans le poste occupé et d’une bonne connaissance de l’entreprise (appréciées par le responsable hiérarchique). 

Les salariés ne remplissant pas l’ensemble des critères listés ci-dessus ne pourront prétendre au télétravail. 
Les salariés en contrat d’apprentissage ou de professionnalisation et les stagiaires ne sont pas éligibles au télétravail, incompatible avec leur objectif d’apprentissage du monde du travail qui implique leur présence physique dans l’entreprise.
Les fonctions nécessitant l’utilisation de matériels spécifiques ou exigeant une présence physique et permanente du salarié dans les locaux de l’entreprise ne sont pas, par nature, éligibles au télétravail.

Le télétravail repose sur des obligations réciproques incombant d’une part au salarié et d’autre part au responsable hiérarchique. Le télétravail repose sur une relation de confiance entre les parties, ce qui implique le droit pour le responsable hiérarchique de vérifier et de constater le travail effectué à domicile par les membres de son équipe.
L’activité exigée du télétravailleur doit être équivalente à celle des salariés à poste comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise.

Le télétravail ne constitue pas un motif acceptable de non présence à une formation, ou à une réunion où la présence physique du salarié télétravailleur serait impérativement requise.

Le salarié demandeur doit justifier que son lieu de télétravail et ses équipements sont compatibles avec le télétravail. Il devra signer et remettre au service des Ressources Humaines, en amont de la mise en place du télétravail le formulaire d’engagement en attestant notamment sur l’honneur de la conformité de son logement, à ce mode d’organisation du travail et de la conformité de son installation électrique.

Il est demandé au télétravailleur d’informer sa compagnie d’assurance qu’il exerce à son domicile ou sa résidence principale une activité de bureau occasionnelle sans accueil de public à raison de 2 jours par semaine maximum.

Article 3 – Principes généraux relatifs au télétravail

Le présent accord instaurant le dispositif de télétravail pour une période temporaire repose sur les principes suivants :

• Le télétravail repose sur un principe de double volontariat : celui du salarié et celui de l’employeur.

• Le dispositif de télétravail n'est considéré ni comme un droit pour le salarié, ni comme un mode d'organisation de l'entreprise. Il est pensé comme une facilité d'organisation pouvant être accordée aux salariés selon des critères d'éligibilité précis définis à l’article 2 du présent accord.

• Le télétravail est un mode particulier d'exercice de l'activité professionnelle. S'il peut procurer à son bénéficiaire une facilité dans la conciliation entre sa vie professionnelle et sa vie familiale, il n'en reste pas moins du temps de travail contractuel.

• L'initiative du télétravail appartient au salarié qui en fera la demande après avoir apprécié son éligibilité et selon les modalités définies. L'accord de la hiérarchie est obligatoire à sa mise en place en tenant compte du fait que le télétravail est fondé sur la capacité du salarié à exercer ses activités de manière autonome et à distance, et sur la compatibilité des activités exercées avec le télétravail.

• Le dispositif engage tous les acteurs de l'entreprise. Son efficacité repose sur le respect par tous des règles de fonctionnement définies dans le cadre du présent chapitre et implique une confiance mutuelle entre les salariés et leur hiérarchie. Le non-respect des règles de fonctionnement par le salarié pourra justifier qu'il soit mis fin au télétravail.

• Le télétravail ne doit pas être une source de contraintes ou de perturbations dans la conduite des activités, que ce soit pour les clients, les équipes, les collègues et/ou les managers. Les salariés en télétravail s'assurent de ne pas avoir de réunions ou d'interactions sur un dossier nécessitant leur présence physique dans les locaux de la société.

• II ne doit pas non plus conduire à une augmentation ni de la charge de travail, ni du temps de travail habituel des salariés. La hiérarchie contrôle le maintien du volume, la qualité du travail et apprécie les résultats du télétravailleur par rapport aux objectifs qui lui ont été fixés, de la même manière, que l'activité soit réalisée totalement ou partiellement dans les locaux de l'entreprise.

• Le télétravail ne doit pas avoir pour effet d'altérer le lien entre le salarié et sa communauté de travail ainsi que la qualité du travail en équipe. Ce principe suppose pour le télétravailleur le maintien d'une présence physique suffisante dans les locaux de l'entreprise en dehors de ces périodes de télétravail.

Article 4 - Modalités d'acceptation du télétravail

Le passage en télétravail doit reposer sur la base du volontariat. Le salarié qui remplit les critères d'éligibilité et qui souhaite bénéficier du télétravail doit faire une demande écrite (par courriel) à son responsable hiérarchique. Ce dernier a un délai de deux semaines pour accepter ou refuser. En cas de refus, il sera motivé. 
Si le salarié ne répond pas aux conditions nécessaires, le responsable hiérarchique est fondé à refuser la demande qui lui est faite. Aussi, le salarié pourra se voir refuser l’accès au télétravail notamment dans l’intérêt du service et/ou de l’entreprise. 
Le responsable hiérarchique devra notifier sa réponse, qu'elle soit positive ou négative, par écrit (en réponse au courriel envoyé par le salarié en faisant la demande).

En outre, il est possible pour chacune des parties d’annuler et/ou de déplacer exceptionnellement le jour télétravaillé initialement fixé. Cette demande sera dans ce cas soumise à la validation du responsable hiérarchique. Le jour devra être décalé dans la même semaine que le jour initialement prévu, il ne pourra être décalé à une semaine suivante, il ne sera donc pas cumulable. 
Dans le cas où le télétravail est proposé au salarié par son supérieur hiérarchique, le salarié peut refuser et ce refus ne constitue, en aucun cas, un motif de sanction ou de licenciement.
Lorsque la demande de télétravail sera acceptée, le salarié devra signer la charte de télétravail.

Article 5 - Conditions de retour à une exécution du contrat de travail sans télétravail 

5.1 – Période d'adaptation

L'exercice des fonctions en télétravail débute par une période d'adaptation de 2 mois. Cette période doit permettre à l'employeur de vérifier si le salarié a les aptitudes personnelles et professionnelles pour travailler à distance ou si l'absence du salarié dans les locaux de l'entreprise ne perturbe pas le fonctionnement de son service. Pour le salarié, cette période permet de vérifier si l'activité en télétravail lui convient.
Au cours de cette période, l'employeur ou le salarié peuvent décider, unilatéralement, de mettre fin à la situation de télétravail, moyennant un délai de prévenance d’une semaine.

5.2 – Retour à une exécution du travail sans télétravail à la demande de l'employeur

L'employeur peut demander au télétravailleur de revenir travailler intégralement dans les locaux de l'entreprise, notamment pour les raisons suivantes :
Réorganisation de l'entreprise,
Niveau de productivité du salarié en télétravail en deçà de sa productivité quand ce même salarié se trouve dans les locaux de l’entreprise,
Non-respect des règles du présent accord par le salarié,
Cette décision sera notifiée par écrit par courriel par le responsable hiérarchique ou la Direction.
La fin du télétravail prendra effet après 1 semaine à compter de la réception par le salarié de la décision de mettre fin au télétravail.

Article 6 - Lieu du télétravail

Le télétravail sera effectué à l’adresse déclarée aux Ressources Humaines dans le dossier du salarié.
Le télétravailleur devra affecter un espace de son domicile à l'exercice du télétravail où il aura l'équipement nécessaire à l'activité professionnelle à distance.
Avant son passage en télétravail, le salarié doit assurer à son employeur qu’il dispose à son domicile d’un espace de travail dédié qui lui permette de bénéficier d'un environnement conforme aux règles de sécurité et aux recommandations en matière d'ergonomie et qui soit propice au travail et à la concentration.

Article 7 – Equipements de travail 

Le télétravailleur doit s'engager à ce que cet espace de travail soit adapté à l'exercice du télétravail.
Pour pouvoir bénéficier du télétravail, le télétravailleur doit :

Avoir une connexion internet avec un débit minimum de 10Mb/sec et une ligne stable pour garantir que les outils informatiques et les communications téléphonique via le logiciel téléphonique ISI-com soient opérationnels et de bonne qualité,
Disposer d’un espace dédié au télétravail (bureau, table, plan de travail et chaise),
S’assurer que cet espace soit isolé, c’est-à-dire télétravailler dans une pièce dédiée et isolée des autres membres du foyer,
Attester sur l’honneur, pour les salariés du centre d’appels, qu’ils bénéficient bien de cet espace indispensable à la prise d’appels téléphonique en télétravail via le « Formulaire d’engagement », 

Le salarié souhaitant faire du télétravail doit préalablement disposer d'un ordinateur portable professionnel et d’un accès à distance. 
En tout état de cause, conformément aux règles de sécurité informatique en vigueur, un ordinateur personnel ne peut pas être utilisé pour l'activité professionnelle en télétravail. Cette règle ne pourrait s’appliquer si l’entreprise se trouvait face à une situation exceptionnelle visée par l’article L. 1222-11 du Code du Travail, lequel prévoit qu’en cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d'épidémie, ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de l'entreprise et garantir la protection des salariés. Dans ce seul cas, il peut être demandé aux salariés d’utiliser leurs ordinateurs personnels. 
Le Service Helpdesk reste accessible aux salariés en télétravail pendant ses horaires d'ouverture (9h-13h / 14h-17h) et pourra les aider à résoudre les difficultés rencontrées dans l'utilisation des outils. En revanche, le Service Helpdesk ne pourra intervenir sur les installations privées (ex: ligne ADSL, ...).

En cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail, le télétravailleur doit en aviser immédiatement sa hiérarchie. II pourra être demandé au télétravailleur de rejoindre les locaux de l'entreprise.
En cas de perte ou vol du matériel mis à sa disposition, il doit immédiatement prévenir son responsable hiérarchique et la Direction Informatique pour faire bloquer les accès aux Systèmes d'Information. Il doit dans les meilleurs délais porter plainte auprès des services de police ou de gendarmerie les plus proches.
Les conditions liées à la responsabilité, en matière d’assurance, seront les mêmes que si le Collaborateur s’était trouvé au sein de l’entreprise. 

En cas de changement de domicile, le salarié préviendra l'entreprise en lui indiquant la nouvelle adresse. Pour des raisons de sécurité pour le salarié et de bon fonctionnement de l'entreprise, les conditions d'exécution du télétravail seront alors réexaminées. Elles pourront, le cas échéant, être remises en cause dans les conditions fixées à l'article 2 et à l’article 3.


Article 8 - Modalités de régulation de la charge de travail

La charge de travail à domicile doit correspondre au volume de travail effectué lorsque le salarié travaille dans les locaux de l'entreprise. En conséquence, cela ne devrait pas générer de dépassements en termes de temps de travail effectif, celui-ci étant contrôlé par les outils de gestion du temps et de travail utilisés dans l'entreprise.
En cas de difficulté pour réaliser ou achever les travaux qui lui ont été confiés, le télétravailleur est tenu de contacter au plus vite sa hiérarchie afin de trouver les solutions appropriées aussi rapidement que possible.
A contrario si la productivité du salarié en télétravail se trouvait inférieure à celle qu’il pourrait avoir s’il avait été en entreprise les responsables hiérarchiques pourraient mettre fin au cas par cas au dispositif du télétravail pour le salarié concerné. 

Par ailleurs, les conditions d'activité en télétravail et la charge de travail que cela génère seront discutées lors de l'entretien annuel.


Article 9 - Modalités de contrôle du temps de travail

Le télétravailleur doit organiser son temps de travail en respectant :
- les horaires qu’il aurait effectués s’il n’avait pas été en télétravail, c’est-à-dire 7 heures par journée travaillée, selon les horaires d’ouvertures des différentes plateformes. 
Il est rappelé que sauf en cas de dérogation, le code du travail exige que la durée quotidienne du travail effective par salarié n’excède pas 10 heures. Le salarié doit obtenir un repos quotidien d’une durée minimale de 11 heures consécutives entre 2 journées de travail.

Pour pouvoir contrôler le temps de travail effectué ainsi que le respect des durées maximales de travail et des temps minimum de repos, le télétravailleur indiquera ses heures de début et de fin de travail en utilisant le logiciel de gestion des temps de travail accessible depuis son ordinateur « Kelio – BODET ».
Les pauses journalières seront les mêmes que si le salarié se trouvait en entreprise. Les salariés en télétravail et étant rattachés à un plateau téléphonique devront se mettre en « pause personnelle » sur l’outils de gestion. Les salariés ne pouvant se mettre en « pause personnelle » devront envoyer un mail au responsable hiérarchique (et non pas par un autre moyen) afin de l’informer de la prise de pause.  


Article 10 - Fréquence et nombre de jours télétravaillés

Les jours de télétravail seront fixés selon les modalités suivantes : 
2 jours par semaine maximum peuvent être accordés par salarié (après acceptation de la demande),
Le choix de ces journées de télétravail sera laissé à l’appréciation du manager, sachant que ces journées de télétravail devront être réparties sur tous les jours ouvrables de la semaine.
Les jours de télétravail seront fixés avec le planning mensuel de chaque service. 
Les journées de télétravail non utilisées ne seront pas reportables d’un mois sur l’autre, ni capitalisables sur l’année civile suivante.
Le responsable hiérarchique pourra demander au salarié prévu initialement en télétravail, afin de pallier à d’éventuelles absences non prévues au sein du service, ou encore afin de participer aux réunions organisées pour le bon fonctionnement du service, à titre exceptionnel, de se rendre à Saint-Cloud pour y travailler. Dans ce cas, le salarié ne pourra s’y opposer.

Le jeudi, une fois par mois a minima, tous les collaborateurs d’un même service devront être présents sur site, afin de favoriser le travail en équipe et le partage des connaissances. Le responsable de service informera son équipe du jour arrêté avec le planning mensuel.
Au sortir définitif de la crise sanitaire COVID 19, tous les collaborateurs devront être présents sur site une fois par semaine le jeudi.


Article 11 - Détermination des plages horaires permettant de joindre le télétravailleur 

Pendant les jours de télétravail, le télétravailleur devra dérouler sa journée de la même façon que quand il se trouve sur son lieu de travail en respectant les plages horaires de travail habituelles et définies au planning mensuel. Pendant cette plage horaire il doit être possible de le joindre.
Pendant les plages horaires concernées, le télétravailleur doit être connecté à l’outil téléphonique de l’entreprise et est tenu de répondre au téléphone, de participer aux réunions téléphoniques ou aux vidéoconférences organisées par sa hiérarchie et de consulter sa messagerie régulièrement.
Le salarié pourra être contacté pendant les horaires habituels. En dehors de ces plages, il ne pourra lui être reproché de ne pas être joignable.

Il est rappelé que les principes énoncés sur le droit à la déconnexion s’appliquent aux situations de télétravail. Ainsi, le télétravailleur doit se déconnecter des outils de communication à distance en dehors des plages horaires définies avec son manager.


Article 12 - Équipements liés au télétravail : consignes à respecter et sanctions éventuelles


Dans le cadre du télétravail, sera fourni au salarié (liste exhaustive) :
Un ordinateur portable professionnel,
Un chargeur ordinateur portable,
Une souris,
Éventuellement un casque filaire (pour les salariés travaillant sur les centres d’appels),
Une pochette de transport.

Le matériel fourni par l'entreprise restant sa propriété, il devra être restitué dès la fin de la période de télétravail.
Le matériel fourni est uniquement prévu à l’usage professionnel et non personnel.
L’ordinateur portable étant l’outil de travail du salarié, il devra se responsabiliser et penser à le prendre la veille du jour de télétravail et le ramener le jour suivant. En cas de non-retour du matériel informatique, le salarié devra retourner à son domicile le récupérer immédiatement et ainsi revenir en entreprise. Un oubli par an sera toléré, au-delà, l’employeur pourra envisager de remettre au salarié concerné un avertissement inscrit à son dossier personnel. Dans le cas où le salarié oublie de prendre son ordinateur portable pour télétravailler il devra le matin, à l’heure de sa prise de poste venir en entreprise. Sa journée ne pourra être reportée. 

Le salarié est responsable de la bonne utilisation et de l’entretien du matériel fourni et sera responsable de tout dommage subi sur le matériel.
En cas de vol ou perte du matériel, le salarié devra informer sans délai le responsable informatique afin que l’ordinateur soit coupé et bloqué du réseau de l’entreprise.
Dans la cas d’un vol ou sinistre lié au matériel, le salarié devra faire une déclaration de vol ou perte auprès du commissariat de police. Le salarié devra fournir les attestations ou documents justificatifs à l’entreprise. 

En cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail, le télétravailleur doit en aviser l'entreprise en appelant le support informatique.
Le service informatique ne pourra intervenir que sur le matériel fourni. Il ne sera pas possible de connecter une imprimante ou autre périphérique non fourni par le service informatique.
Le télétravailleur est tenu de laisser l'accès de son domicile aux intervenants techniques pouvant avoir à vérifier ou à entretenir le matériel ou l'équipement du travail confié. 
Le support informatique est disponible du Lundi au Vendredi de 9h à 19h et de 10h à 18h le samedi (une personne d’astreinte)

12.1 – Consignes particulières concernant les outils informatiques

L’usage du matériel professionnel est soumis aux mêmes règles que celles utilisées au sein de l’entreprise. En plus du formulaire d’engagement, il est demandé à tous les salariés en télétravail de signer les deux documents suivants :
Les « Règles et instructions de l’IT »,
La « Charte utilisateur ».
En plus des éléments listés dans ces documents, le salarié s’engage à prendre les dispositions nécessaires à la protection des données et documents à sa disposition et donc de:
Ne pas laisser l’accès au matériel professionnel à des tiers, 
Respecter les règles relatives à la sécurité informatique et protection des données,
Avertir immédiatement son manager et le service informatique de toute anomalie constatée.

Le télétravailleur est tenu de respecter toutes les consignes de sécurité et les interdictions d'utilisation de matériel ou d'équipement. Toute infraction à ces règles ou principes peut engendrer des sanctions pouvant aller, le cas échéant, jusqu'au licenciement.

Article 13 - Santé et sécurité au travail

Les dispositions légales et conventionnelles portant sur la santé et la sécurité au travail sont applicables aux salariés en télétravail. Le télétravailleur doit être informé des règles de santé et de sécurité applicables. En cas de maladie ou d'accident pendant les jours de télétravail, le télétravailleur doit en informer immédiatement son manager ainsi que le service des Ressources Humaines, dans le délai applicable aux salariés présents dans l'entreprise et en respectant la « Note de service relative aux absences ». 

Article 14 - Obligation de discrétion et de confidentialité

Le télétravailleur doit veiller à ne transmettre aucune information sur les données confidentielles à des tiers et à verrouiller l'accès de son matériel informatique afin de s'assurer qu'il en soit le seul utilisateur.
La violation de cette obligation est un motif de sanction disciplinaire, pouvant aller, le cas échéant, jusqu'au licenciement de l'intéressé.

Article 15 – Communication
Les modalités du télétravail définies dans le présent accord feront l’objet d’une communication par mail à l’ensemble des salariés AIOI NISSAY DOWA INSURANCE.
L’accord sera consultable sur le réseau commun de l’entreprise 
N/DEPT – HR (DRH – Ressources Humaines –Commun) Common – Accord sur le télétravail occasionnel
Article 16 – Durée et suivi de l’accord
 
Cet accord entre en vigueur le 06 septembre 2021. Il est assorti d’une période d’essai de 6 mois soit du 06 septembre 2021 au 5 mars 2022.

En vue du suivi de l’application du présent accord, les parties conviennent de se revoir afin de réaliser un bilan intermédiaire dans les trois mois suivant son entrée en vigueur, pour faire le point sur les modalités du présent accord.

Article 17 – Rendez-vous et suivi de l’accord
Les parties conviennent de se revoir dans un délai d’un mois avant l’expiration de la période d’essai du présent accord, en vue de discuter de sa validation définitive.



Article 18 – Formalités de dépôt et de publicité

Les modalités de dépôt seront effectuées conformément aux articles D. 2231-2 et D. 2231-4 du Code du travail.

Le présent accord sera ainsi déposé sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail :
 

Un exemplaire sera adressé au secrétariat du greffe du Conseil de Prud'hommes de Boulogne Billancourt (92).

Un exemplaire original du présent accord est remis aux représentants du CSE de l’entreprise.




Fait à St Cloud, le 28/07/2021

en 3 exemplaires originaux


Pour AIOI NISSAY DOWA INSURANCE		Pour le CSE
Directeur Général			                      Membre titulaire