ACCORD RELATIF A L’ORGANISATION DES ABSENCES/CONGES PAYES


ENTRE LES SOUSSIGNES :

La société EXPERTIZ SANTE, société par actions simplifiée, dont le siège social est situé 16, rue de la Loire, 42160 Andrézieux-Bouthéon, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Saint-Etienne sous le numéro 478 475 528,

Ci-après dénommée « l’Entreprise »						
D’une part,

ET 

…, représentant élu au sein de l’Entreprise, 
D’autre part,
	
Conscients de l’importance de garantir à chaque salarié la plus grande visibilité quant à ses droits aux congés payés légaux (CP), conventionnels et RTT et dans le souci de simplifier les modalités de prise des congés payés, les parties sont convenues de formaliser dans le cadre d’un accord d’entreprise l’ensemble des dispositions applicables en la matière.

La simplification et l’optimisation de la gestion des congés payés sont reconnues comme un objectif tout autant social que financier qui participe à la performance globale de l’Entreprise. En ce sens, le présent accord constitue un équilibre entre des dispositions visant à améliorer les modalités de prise des congés et celles permettant de préserver les intérêts économiques de l’Entreprise en France.

Le présent accord poursuit donc les objectifs suivants :
Simplifier et homogénéiser les règles de gestion des congés ;
Donner à chaque salarié la possibilité de disposer de ses droits à congés payés et RTT dès le 1er janvier de chaque année ;
Donner à tout nouvel embauché la possibilité de disposer des droits à congés payés dès son intégration ;
Rendre plus flexible la prise de jours notamment par la mise en place d’un compte épargne temps ;
Clarifier et simplifier les règles d’acquisition et de prise des congés payés ;
Impliquer les salariés et leur hiérarchie dans une gestion prévisionnelle concertée et responsable des congés payés afin de limiter l’impact des fluctuations conjoncturelles ;

ARTICLE 1 - CHAMP D’APPLICATION

Les dispositions du présent accord s’appliquent à l’ensemble des salariés de la société EXPERTIZ SANTE.
Toute disposition non détaillée dans le présent accord se traduit par l’application par défaut des dispositions légales et réglementaires (Code du travail) et conventionnelles (accord de branche) en vigueur à la date du présent accord. 

ARTICLE 2 - PERIODE DE REFERENCE (1er JANVIER – 31 DECEMBRE)

2-1- APPRECIATION DU DROIT A CONGES PAYES LEGAUX 
Conformément aux dispositions de l’article L3141-10 du Code du travail, il est décidé que le point de départ de la période prise en considération pour l’appréciation du droit aux congés est fixé au 1er janvier de chaque année. La période annuelle de référence pour les congés payés s’étend donc du 1er janvier au 31 décembre, et coïncide avec l’année civile et ce à compter du 1er janvier 2022. 

2-2- OUVERTURE DES DROITS A CONGES PAYES LEGAUX
La durée du congé est déterminée en fonction du temps de travail effectif du salarié au cours de la période de référence, soit du 1er janvier au 31 décembre. Le congé s’acquiert par fraction tous les mois au cours de cette même période de référence.

2-3- OUVERTURE DES DROITS RTT
Les jours RTT s’acquièrent dans les conditions prévues par le règlement intérieur de l’Entreprise.

2-3- DECOMPTE EN JOURS OUVRES
Par dérogation au principe légal, le calcul et le décompte des droits aux congés payés sont exprimés en jours ouvrés (travaillés). Pour le décompte en jours ouvrés, l’Entreprise applique une équivalence selon le mode de calcul suivant : 30 jours ouvrables correspondent à 25 jours ouvrés.
Les jours RTT sont exprimés de la même manière en jours ouvrés.

2-4- DISPONIBILITE DES DROITS A CONGES PAYES / RTT
Les salariés disposent, par avance, de tous les droits à congés payés annuels légaux, conventionnels et RTT dès le 1er janvier de chaque année.

Les salariés titulaires d’un contrat à durée déterminée d’une durée égale ou supérieure à 6 mois disposent dès le 1er jour de leur contrat de tous les droits à congés payés légaux et RTT correspondant à la durée du contrat dans la limite du droit à congés acquis au cours de l’année de référence.

Ce nombre de jours est calculé prorata temporis en cas d’entrée ou de sortie en cours de période annuelle d’application.
Un salarié qui entre dans les effectifs au 1er mars 2022 bénéficie d’un nombre de jours de congés disponibles de 10/12e x 25, soit 20,83. Le solde de congés d’un salarié qui quitte l’Entreprise au 1er mars 2022 est égal à (2/12e x 25 soit 4,16) – les jours de CP pris du 1er janvier au 28 février 2022.

ARTICLE 3 - CONGES D’ANCIENNETE

Les droits à congés d’ancienneté en application de l’article 23 de la convention collective des bureaux d’études techniques sont dus intégralement, sans proportionnalité dès lors que le salarié concerné en remplit les conditions. Ces jours d’ancienneté s’acquièrent chaque année en fonction de l’ancienneté acquise au 1er janvier.

ARTICLE  4 - CONGES EXCEPTIONNELS POUR EVENEMENTS FAMILIAUX
(Dispositions de l’article 29 de la CC)

Par application des articles L3142-1, L3142-4 et L3142-5 du Code du travail, des autorisations d’absences exceptionnelles, non déductibles des congés et n’entraînant pas de réduction d’appointements, seront accordées au salarié pour :
se marier ou se pacser : 4 jours ouvrés
mariage d’un de ses enfants : 1 jour ouvré
obsèques de son conjoint (mariage, pacs ou concubinage) : 3 jours ouvrés
obsèques d’un de ses enfants : 5 jours ouvrés
obsèques de ses ascendants : 3 jours ouvrés
obsèques de ses collatéraux jusqu’au 2e degré (frère et sœur) : 3 jours ouvrés
obsèques de son beau-père, de sa belle-mère : 3 jours ouvrés
annonce de la survenue d’un handicap d’un de ses enfants : 2 jours ouvrés

Ces autorisations sont accordées pour la gestion de l’évènement, sur présentation du justificatif officiel de l’absence, le cas échéant fourni a postériori. Dans l’hypothèse d’un congé supérieur ou égal à 3 jours, le ou les jours devront être posés en une seule fois et pris dans les trois mois suivants l’événement.
Sauf si les événements sont espacés d’au minimum 36 mois continus, les congés exceptionnels pris au titre d’un PACS ne peuvent faire l’objet d’un nouvel octroi au titre d’un mariage postérieur avec la même personne.
Si le décès du conjoint ou d’un ascendant ou d’un descendant au 1er degré intervient pendant que le salarié est en déplacement en France ou à l’étranger, l’Entreprise prend en charge les frais de déplacement des salariés en mission en France ou à l’étranger dans les mêmes conditions que pour un voyage de détente.
Les pères de famille ont droit, à l’occasion de chaque naissance ou adoption, à un congé de trois jours ouvrés consécutifs ou non, inclus dans une période de quinze jours entourant la date de naissance ou suivant l’arrivée au foyer de l’enfant placé en vue de son adoption, et indépendant du congé de paternité accordé en application de l’article L.1225-35 du Code du travail pour lequel l’employeur pratique le maintien intégral du salaire, déduction faite des indemnités journalières reçues.
Le beau-père ou la belle-mère s’entend du conjoint du père ou de la mère mais également du père ou de la mère de son conjoint.
Une personne est l'ascendant d'une autre, lorsque cette dernière en est issue par la naissance ou de l’adoption et ce, à tous les degrés successoraux (père, mère, grand-père, grand-mère, arrière-grand-père et arrière-grand-mère).
Les collatéraux sont les parents d'un individu qui ne font pas partie des personnes appartenant à la ligne directe : les frères et sœurs, les oncles et tantes et leurs descendants, cousins et cousines. Le deuxième degré limite la notion de collatéral aux frères et sœurs.
La descendance est le rapport de droit existant entre, d'une part, une personne déterminée et, d'autre part les enfants légitimes ou naturels reconnus qui en sont issus.

ARTICLE 5 - PRISE DES CONGES PAYES

Les signataires rappellent que l’employeur est responsable de la prise des congés payés et jours de RTT des salariés. Les managers doivent se concerter avec leurs collaborateurs pour prendre en compte au mieux qu’il soit leurs attentes, tout en déterminant les impératifs et contraintes du service et de l’Entreprise. En cas de désaccord et à titre exceptionnel, il revient à l’employeur par l’intermédiaire des managers et de la Direction de décider des jours d’absence des collaborateurs. Les salariés ont cependant toute latitude pour décider d’épargner des jours sur leur compte épargne temps dans les limites fixées par cet accord.

5.1 - MODALITES DE PRISE DES CONGES

5.1.1- LE PRINCIPE
Conformément aux dispositions légales, les congés payés légaux et les congés supplémentaires conventionnels doivent être obligatoirement pris chaque année, au cours de la période de référence, soit du 1er janvier au 31 décembre. Le remplacement du congé par une indemnité compensatrice n’est pas possible sauf cas prévus par la loi.
Sauf exception ci-après énumérée et utilisation du compte épargne temps dans les conditions de l’article 9, aucun report de jours n’est accepté.

5.1.2 - EXCEPTION : Report des congés payés pour fait de maladie du salarié
Lorsque le salarié n’a pas pu solder ses congés payés et RTT pour cause de maladie, le reliquat des congés payés/RTT donne lieu à une prise au plus tard dès le 2ème jour de reprise et ce jusqu’à épuisement, à défaut d’utilisation par le salarié de son compte épargne temps dans les conditions de l’article 9.

5.2- PERIODE DE PRISE ET FIXATION DES CONGES PAYES LEGAUX
La période annuelle de prise du congé payé légal est fixée par le présent accord du 1er janvier au 
31 décembre.

5.2.1- PERIODE DE PRISE ET DUREE DU CONGE PRINCIPAL
La fixation de la période et de la durée du congé principal qui équivaut à quatre semaines de congés payés, devra être effectuée dans le respect des prescriptions légales suivantes :
Une fraction du congé principal doit être au moins de 10 jours ouvrés continus et doit être prise obligatoirement pendant la période du 1er mai au 31 octobre de chaque année.
Il est recommandé que dans la fixation de la période et de la durée du congé principal soient prises aux mieux en compte les périodes de vacances scolaires.

5.2.2- PERIODE DE PRISE DE LA 5ème SEMAINE DE CONGES PAYES
La période de prise de la 5ème semaine peut être déterminée sur n’importe quelle période de l’année de référence du 1er janvier au 31 décembre.


5.2.3-	PERIODE DE PRISE ET FIXATION DES CONGES PAYES CONVENTIONNELS

Les demandes de prise de congés payés conventionnels doivent être préalablement validées par la hiérarchie au même titre que les congés payés légaux.
Ces congés conventionnels peuvent être pris sur n’importe quelle période de l’année de référence, soit du 1er janvier au 31 décembre. Ils peuvent être accolés au congé principal.

5.2.4- CONGES SUPPLEMENTAIRES DE FRACTIONNEMENT
Les parties conviennent, compte tenu des dispositions du présent accord, de supprimer les deux jours de congés payés octroyés en raison du fractionnement en vertu de l’article L3141-19 du code du travail. Cette suppression s’applique à l’ensemble des salariés à compter du 1er janvier 2022, date à laquelle les salariés ne pourront plus acquérir de jours de fractionnement.

ARTICLE 6 - GESTION DES CONGES PAYES ET DES RTT

6.1- DEMANDES DE PRISE DE CONGES PAYES
Pour permettre une gestion optimale de l’activité de l’Entreprise, chaque salarié doit, après concertation avec son manager, planifier à titre prévisionnel la prise de ses congés annuels sur toute la période. 

Du fait de la disponibilité par avance de tous les droits à congés payés et RTT dès le 1er janvier de chaque année, le plan prévisionnel d’absence est établi sur l’année civile sur la base du nombre total de jours de congés payés et RTT de l’année en cours par anticipation, en respectant les principes définis au présent accord, à savoir :
10 jours ouvrés de congés payés consécutifs sur la période du 1er mai au 31 octobre ;
solde RTT/CP au 31 décembre égal à 0, compte tenu, le cas échéant de l’utilisation du compte épargne temps.

Tout salarié présent dans les effectifs au 1er janvier, doit effectuer, après information de son manager et au moyen de l’outil informatique de gestion approprié :
pour le 28 février au plus tard, sa demande de prise sur l’année civile d’au minimum 20 jours ouvrés de congés payés ;
et pour le 30 juin au plus tard, sa demande de prise du solde des jours de congés payés, de manière à ce que l’ensemble de ses droits ait été posé sur l’année civile.

Tout salarié entrant dans les effectifs de la société en cours d’année disposera de deux mois à compter de son embauche pour planifier l’ensemble de ses droits à congés payés.

Les demandes de prise de congés payés pour l’année N+1 (sur les droits à congés payés et RTT de l’année N+1) pourront être anticipées en année N. Ainsi, à partir du 3ème trimestre de l’année N, ces demandes pourront faire l’objet d’un accord entre le manager et le salarié et être saisies et validées dans l’outil informatique de gestion.

6.2- VALIDATION DES DEMANDES DE PRISE DE CONGES PAYES
La validation du manager intervient dans le mois qui suit la demande et au plus tard le 31 mars pour la 1ère échéance de pose et le 31 juillet pour la 2nde échéance de pose.
Pour les jours à prendre sur la période du 1er janvier au 31 mars, la validation intervient à réception dans un délai de 7 jours ouvrés, l’absence de réponse à l’expiration du délai valant validation.

En cas de non-respect des règles de planification dans les délais impartis, le collaborateur pourra se voir imposer ses congés par son responsable hiérarchique.

Pour un salarié entrant dans les effectifs de la société en cours d’année, le manager dispose d’un délai d’un mois pour valider les demandes réalisées.


6.3–	MODIFICATION DES DEMANDES DE PRISES DE CONGES PAYES
Il est bien entendu que des ajustements de ce calendrier pourront intervenir tout au long de la période de référence, pour tenir compte, soit de contraintes organisationnelles liées à des évolutions conjoncturelles, soit des demandes des salariés.
Ces modifications peuvent se faire par accord entre le salarié et sa hiérarchie, dans le cadre d’une concertation le plus en amont possible, dans le respect des règles définies à l’article 5.1. Le salarié a la possibilité de demander l’intervention de la Direction, en l’absence de réponse de son manager à une demande de modification dans un délai de 30 jours ou en cas d’urgence.
Tout désaccord d’un salarié dans le cadre d’une demande de modification à l’initiative de la hiérarchie, impliquera :
une instruction du bien-fondé de la demande de modification par la Direction en regard des dispositions fixées par le Code du travail et son caractère exceptionnel ;
une confirmation de la demande de modification ou son annulation ;
la mise en œuvre des modalités de dédommagement du salarié selon les modalités légales en vigueur qui prévoient que pour toute modification apportée par l’employeur aux congés posés et validés, le salarié doit être dédommagé des frais engagés pour ses congés (dans la limite des frais de réservations, d’hébergement et de transport strictement liés au voyage privé organisé par le salarié pour lui et le cas échéant sa famille sur les jours de congés concernés) non susceptibles de lui être remboursés (compte tenu notamment des indemnités d’assurance perçues). Le dédommagement est réalisé sur présentation des justificatifs correspondants.

Toute modification à l’initiative du responsable hiérarchique portant sur les jours de congés payés qui étaient à prendre par le salarié sur le mois de décembre implique le report de nombre de jours correspondant sur l’année civile suivante.

ARTICLE 7 - INDEMNITE COMPENSATRICE DE CONGES PAYES/RTT ET DEPART DE L’ENTREPRISE

Compte tenu des dispositions du présent accord, les jours de congés légaux, conventionnels et les jours de RTT peuvent être pris de façon forfaitaire et « anticipée » dès le 1er janvier de chaque année.
Le départ du salarié de l’Entreprise, au cours de la période de référence, suite à une rupture de son contrat de travail pour quelque motif que ce soit, donnera lieu à l’élaboration d’un solde des compteurs congés payés (légaux, conventionnels) et RTT positif ou négatif.
Dans l’hypothèse d’un solde positif, une indemnité compensatrice de congés payés/RTT sera versée avec le solde de tout compte, correspondant aux jours de congés et RTT acquis et non pris.
Dans le cas d’un solde négatif (nombre de jours pris au cours de la période précédant le départ supérieur au nombre de jours acquis à la date de rupture effective du contrat de travail, soit au terme du préavis exécuté ou non), une retenue de salaire, au titre de l’avance sur salaire effectuée lors de la prise anticipée des congés payés et RTT de l’année, sera réalisée sur le solde de tout compte correspondant au nombre de jours de congés et RTT pris en sus du nombre de jours acquis.

ARTICLE 8 - PERIODE TRANSITOIRE
La mise en place de ce nouveau système à compter du 1er janvier 2022 implique ce qui suit.

Le Solde de CP/RTT au 31 décembre 2021 est composé des :
Congés payés légaux acquis du 1er juin au 31 décembre 2021, soit au maximum l’équivalent de 3 semaines de congés payés pour un salarié qui aura eu 7 mois de travail effectif entre le 1er juin et le 31 décembre 2021 (CP1 : au maximum 14,56 jours soit 15 jours) ;
Congés payés restant à prendre au titre des congés payés acquis antérieurement (CP2, CP3) ;
Droits RTT acquis et disponibles au 31 décembre 2021 ;
Ci-après dénommés le « Solde de CP/RTT »

Le Solde de CP/RTT est traité au 31 décembre 2021 ainsi qu’il suit :
Dépôt sur le CET du Solde de CP/RTT dans la limite de 20 jours ;
Report du reliquat autorisé dans la limite de 5 jours à prendre avant le 28 février 2022 (« report 2022 ») ;
Prise avant le 31 décembre 2021 des jours ne pouvant être reportés ou déposés sur le CET ;

Au 1er janvier 2022, tous les salariés présents dans les effectifs disposent d’avance dès le 1er janvier 2022 d’un droit à congés payés annuels égal :
A 25 jours ouvrés ;
Au nombre de jours RTT déterminés en application du règlement intérieur en vigueur dans l’Entreprise ;
Au nombre de jours du report 2022 ;
Au nombre de jours de congés supplémentaires en fonction de l’ancienneté acquise au 1er janvier 2022.
 
Le nombre de jours de congés/RTT est calculé prorata temporis en cas d’entrée ou de sortie en cours de l’année 2022. Cette disposition n’est pas applicable aux jours de congés supplémentaires. Au 31 décembre 2022, l’ensemble des droits doit être soldé.

A compter du 1er janvier 2023, tous les salariés présents dans les effectifs disposent d’avance dès le 1er janvier 2023 d’un droit à congés payés annuels égal :
A 25 jours ouvrés ;
Au nombre de jours RTT déterminés en application du règlement intérieur en vigueur dans l’Entreprise ;
Au nombre de jours de congés supplémentaires en fonction de l’ancienneté acquise au 1er janvier 2023.

ARTICLE 9- COMPTE EPARGNE-TEMPS

9-1- OBJET
Le compte épargne-temps permet au salarié d'accumuler des droits à congé rémunéré ou de bénéficier d'une rémunération, immédiate ou différée, en contrepartie des périodes de congé ou de repos non prises.

9-2- SALARIES BENEFICIAIRES
Il sera ouvert à tout salarié en contrat à durée indéterminée, un compte épargne-temps.

9-3- OUVERTURE ET ALIMENTATION DU COMPTE
Le compte épargne temps peut être alimenté chaque année par des droits à congés non utilisés au 
moyen :
du solde des jours de congés payés au-delà de quatre semaines (ex : à partir de 20 jours ouvrés pour les salariés travaillant à temps complet) ;
de tout ou partie des jours de congés supplémentaires.
Dans tous les cas, le nombre de jours de congés versés sur le compte épargne-temps ne pourra être supérieur à 5 par période de référence.

9-4- PLAFONNEMENT GLOBAL DE L'EPARGNE
Le plafond global de l'épargne ne pourra pas dépasser 20 jours.

9-5- NATURE DES CONGES POUVANT ETRE PRIS
Les jours épargnés au compte épargne temps peuvent être utilisés sans condition d’épargne minimale, selon les modalités prévues par le présent accord, à tout moment de l’année à l’initiative du salarié avec la validation de son responsable hiérarchique, pour indemniser tout ou partie d’une absence pour convenance personnelle après épuisement des droits à congés de l'année civile en cours, ladite absence pouvant être accolée ou non à une période de congés payés. Les modalités de pose de ces jours de congés sont celles définies par le présent accord.

9-6- REMUNERATION DU CONGE
Le congé ou le complément de rémunération pris selon les modalités indiquées au présent accord est indemnisé au taux du salaire mensuel en vigueur au moment du départ en congé ou de l'évènement dans la limite du nombre de jours capitalisés. L'indemnité versée a la nature d'un salaire. Elle est soumise à cotisations.

9-7- STATUT DU SALARIE EN CONGE
Pendant toute la durée du congé, les obligations contractuelles autres que celles indemnisées du congé pour fin de carrière sont assimilées à un temps de travail effectif pour le calcul des droits légaux et conventionnels, notamment ceux liés à l'ancienneté. La maladie pendant le congé ne prolonge pas la durée de celui-ci.



9-8-LIQUIDATION DU COMPTE EPARGNE TEMPS
En cas de rupture du contrat de travail, l'intéressé (ou en cas de décès ses ayants droit) recevra une indemnité correspondant aux droits acquis au moment de la fin du contrat. Cette indemnité, soumise à cotisations sociales, sera versée en une seule fois.

INFORMATION DU SALARIE
Le salarié sera informé de l'état de son compte épargne-temps, via le système informatique interne en temps réel de pose et consultation des congés et annuellement avec le bulletin de paie de janvier.

ARTICLE 10 - DATE D’EFFET ET DUREE D’APPLICATION

Le présent accord prend effet à sa date de signature, pour une durée indéterminée.

ARTICLE 11 - REVISION / DENONCIATION DE L’ACCORD

11.1 Révision de l’accord
L’accord peut être révisé par voie d’avenant signé par l'ensemble des parties signataires, dans la même forme que sa conclusion. La révision prendra effet au 1er jour de la période annuelle de référence qui suit la date de conclusion de l’avenant. Il devra faire l’objet d’un dépôt selon les mêmes formalités et délais que l’accord.

Dénonciation de l’accord
L’accord peut être dénoncé par l'ensemble des parties signataires, par lettre recommandée avec accusé de réception, moyennant le respect d’un délai de prévenance de trois mois avant le 1er janvier de chaque année. La dénonciation prendra effet à la fin de la période annuelle de référence en cours. La dénonciation doit être notifiée à la DREETS.

ARTICLE 12 - DEPOT DE L’ACCORD ET PUBLICITE
L’accord doit être déposé sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail, conformément à l’article D 2231-4 du Code du travail et au secrétariat du greffe du Conseil des prud'hommes du lieu de conclusion du présent accord ainsi que l’OPNC. Cet accord donne lieu à affichage. Chaque signataire recevra un exemplaire de l’accord, ainsi que le Comité social et économique.

ARTICLE 13 - SIGNATURE ELECTRONIQUE

Les parties reconnaissent et acceptent expressément que le présent accord est signé de manière électronique et ce, conformément aux dispositions légales et règlementaires. La signature électronique manifeste le consentement des parties au contenu du présent accord, celle-ci ayant la même valeur que la signature manuscrite conformément aux dispositions de l’article 1366 du Code civil.
Fait à Andrézieux-Bouthéon, le 14 décembre 2021.