ACCORD PORTANT SUR LA MISE EN PLACE DU TELETRAVAIL 
AU SEIN DE l’IRT SYSTEMX



ENTRE LES SOUSSIGNES :


L’Institut de Recherche Technologique SystemX, fondation de coopération scientifique (FCS), référencée sous le numéro SIREN 753 408 962, dont le siège social est situé à Palaiseau (91120), 8 Avenue de la Vauve,
Représenté par Monsieur XXXX en qualité de Président, ayant délégué sa signature à Monsieur XXXX en qualité de Directeur Général ;

D’une part,

Et 

Les membres titulaires de la délégation du personnel du Comité Social et Economique de l’IRT SystemX représentant la majorité des suffrages exprimés lors des dernières élections professionnelles, 



Préambule

L’IRT SystemX est un des huit Instituts de Recherche Technologique labellisés par l’État en 2012, qui a pour mission de conduire, dans le cadre des investissements d'avenir, un programme d'innovation technologique de dimension nationale et internationale dans le secteur des technologies liées à la recherche dans le domaine de l’ingénierie numérique des systèmes du futur. Ces activités de recherche sont menées dans le cadre d’une coopération de recherche scientifique avec des partenaires académiques et industriels. 

Compte tenu de la nature même de ces activités il est apparu indispensable de s’interroger sur l’aménagement du temps de travail permettant aux salariés de bénéficier d’une plus grande flexibilité dans l’organisation du temps de travail tout en veillant à préserver cet esprit collaboratif et à respecter les différents impératifs des projets de recherche.

Signe manifeste de confiance, le télétravail a pour contrepartie l’engagement du salarié de réaliser la prestation de travail attendue les jours de télétravail. Les parties soulignent également l’importance de la préservation du lien social.








Ainsi ce dispositif de télétravail répond à un double objectif d’efficacité et d’amélioration de la qualité de vie des salariés, en favorisant une meilleure conciliation entre la vie professionnelle et la vie privée

Cet accord est également rendu possible grâce aux évolutions technologiques et des outils de communication à distance permettant d’envisager de nouveaux modes d’organisation du travail associant souplesse et réactivité.

Ce dispositif répond également aux engagements en matière de responsabilité sociale et environnementale par la réduction de l’impact carbone des transports.

Néanmoins, le bénéfice  du dispositif du télétravail pour les collaborateurs reste soumis à certaines conditions d’éligibilité. Il repose sur un choix personnel du salarié nécessitant l’accord de l’employeur. 
C’est dans ce cadre que l’Institut de Recherche Technologique SystemX, représenté par la direction et les membres titulaires du CSE, a souhaité engager une négociation concernant un accord relatif au télétravail.

Au regard de l’ensemble de ces éléments, les parties conviennent des dispositions suivantes :




Article 1 – Objet et définition du télétravail 

Le présent accord a pour objet la définition des modalités d'accès et des conditions de mise en œuvre du télétravail au sein de l'institut à titre expérimental conformément à l’article 12. 
Il s’appuie sur les articles  L.1222-9 et suivants du Code du Travail définissant notamment le télétravail comme « toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux, de façon volontaire, en utilisant les technologies de l’information et de la communication ».



Article 2 – Conditions d’éligibilité

Le télétravail requiert que l’activité exercée par le collaborateur puisse être réalisée à distance et avec une dimension collaborative propre à l’institut, maintenue grâce aux outils informatiques.  Il est  fondé également sur Ia capacité du salarié à exercer ses fonctions de façon autonome dans son organisation. 

Sont dès lors éligibles au télétravail les salariés remplissant les conditions cumulatives suivantes : 

Être titulaire d’un contrat à durée indéterminée ou déterminée à temps plein ou partiel à 70% minimum ; 
Ne pas être en période d’essai ;
Occuper un poste dont la nature des activités est compatible avec la mise en place du télétravail (c’est-à-dire ne nécessitant pas une présence physique quotidienne dans les locaux) ;
Disposer d’aptitudes individuelles et de qualités professionnelles suffisantes  évaluées par le manager ;







Répondre aux exigences techniques et environnementales minimales requises sur son ou ses lieux de télétravail pour la mise en œuvre d’une organisation en télétravail :
effectivité d’une connexion internet à haut débit (attestation cf Article 8);
environnement propice au télétravail (attestation cf Article 8) ;
conformité de l’installation électrique (attestation cf  Article 8) ;
Fournir l’attestation d’assurance multirisque habitation  pour tous les lieux de télétravail.

Les apprentis, les titulaires d’un contrat de professionnalisation et les stagiaires ne sont pas éligibles au télétravail considérant que la présence physique dans la communauté de travail est  plus appropriée à leur apprentissage et au suivi de leur activité.


Article 3 –  Fréquence et nombre de jours de télétravail régulier 

Afin de préserver le lien social avec l’institut mais également de prévenir l’isolement du télétravailleur, le télétravail s’organisera à raison de 2 journées de télétravail maximum par semaine et par collaborateur dans les limites des combinaisons suivantes :
2 jours entiers de télétravail ;
2 demi-journées de télétravail ;
1 journée de télétravail et 1 demi-journée de télétravail.
Les modalités du télétravail seront définies  au sein d’un avenant au contrat de travail (cf. Article 5). 

A titre dérogatoire, la direction pourra unilatéralement décider, dans certaines situations exceptionnelles et ponctuelles et sur demande d’un salarié, de déroger à cette limitation de 2 journées de télétravail maximum par semaine.
La dérogation si elle est autorisée par la direction, sera limitée dans le temps et encadrée par un avenant spécifique. L’IRT System X pourra exiger des salariés qu’ils assurent des déplacements réguliers sur le site de rattachement, sur demande.


Article 4 –  Demande initiale pour bénéficier du dispositif du télétravail

Il est rappelé que le télétravail n’est ni un droit, ni une obligation, et que sa mise en œuvre répond à certaines conditions telles que définies dans le présent accord. 
L’exercice du télétravail est donc soumis à l’accord du salarié et de l’employeur.
Par ailleurs, le télétravail s’inscrit dans une relation basée sur la confiance mutuelle entre le collaborateur et son manager et la capacité du télétravailleur à exercer son activité de manière autonome dans les lieux d’exercice du télétravail.

Si le passage au télétravail est proposé au salarié par sa hiérarchie, le salarié peut refuser et ce refus ne constitue, en aucun cas, un motif de sanction ou de licenciement.
Le salarié qui remplit les critères d’éligibilité au télétravail et qui souhaite en bénéficier doit en faire la demande. Le télétravail pourra être mis en place avec l’accord de sa hiérarchie et du service RH qui vérifiera que les conditions du présent accord sont bien remplies (cf Articles 2 et 8).
La demande du collaborateur doit se faire en remplissant le formulaire prévu à cet effet à retourner ensuite par courriel ou remis en main propre au responsable hiérarchique et en copie le service RH.

A la mise en place du présent accord, le service RH organisera une campagne d’instruction des demandes des collaborateurs.
Après cette campagne initiale, les demandes pourront être formulées à tout moment.
Le dispositif de télétravail sera ouvert aux nouveaux collaborateurs dès qu’ils rempliront les conditions d’éligibilité.

Une réponse écrite sera faite dans un délai d’un mois maximum à compter de la date de remise ou d’envoi de la demande. En cas d’acceptation, un avenant précisant les modalités d’organisation du télétravail sera signé par les parties conformément à l’Article 5.
Le responsable hiérarchique devra veiller à ce que le nombre des salariés bénéficiant du télétravail soit réellement compatible avec le bon fonctionnement de son équipe, les contraintes projets et les interactions avec les partenaires. 
Ainsi, le responsable hiérarchique a la faculté de refuser certaines demandes, il devra alors motiver son refus par écrit au collaborateur en s’appuyant notamment sur le non-respect des critères d’éligibilité prévus à l’Article 2 . Si la réponse est négative, le salarié pourra formuler une autre demande dans un délai de douze mois, sauf si le manager accorde un délai plus favorable.

En cas de désaccord entre le salarié et le manager un entretien de médiation sera organisé avec le service RH à l’initiative du salarié ou du manager.


Article 5 –  Modalités contractuelles de la mise en place du télétravail

Signature d’un avenant au contrat de travail

La mise en œuvre du télétravail fera l’objet d’un avenant au contrat de travail pour la durée du présent accord.

L’avenant précisera :
les lieux déclarés d’exercice du télétravail pour lesquels les attestations prévues aux Articles 2 et 8  seront dûment transmises à l’employeur (tout changement d’adresse doit être signalé au service RH sans délai avec les documents appropriés) ;
le rappel du nombre de jours de télétravail maximum hebdomadaire;
les modalités d’exécution des jours de télétravail ;  
les conditions de réversibilité (cf b) du présent Article).

Les  avenants au contrat de travail relatifs à cet accord de télétravail seront à durée déterminée avec tacite reconduction et prendront automatiquement  fin à l’issue de la validité du présent accord et de ses éventuels avenants.
Les modalités pratiques de pose de jours de télétravail seront précisées dans un guide dédié à cet effet. 

Réversibilité permanente

 Le salarié ou le supérieur hiérarchique peuvent décider de mettre fin au télétravail à tout moment par écrit. 
 
Un entretien sera organisé avec le manager pour discuter des raisons justifiant l’arrêt du télétravail  et préalablement communiquées au collaborateur.
A l’issue de l’entretien, une notification écrite sera envoyée au collaborateur par le service RH pour confirmer la fin de l’avenant, qui sera effective moyennant le respect d’un délai de prévenance de 1 mois, sauf accord des parties pour un délai différent.

Les modalités du télétravail pourront être modifiées, suspendues ou prendre fin notamment dans les cas suivants : 
Incompatibilité du télétravail avec l’activité professionnelle du salarié et le fonctionnement du service ou avec la vie personnelle du salarié ;
Changement de poste ou d’activité du collaborateur ;
Changement de service, de projet ou de domaine du collaborateur ;
Impératif lié à l'activité de l'institut notamment en cas de modification dans l’organisation du service ou de circonstance particulière imposant le retour du salarié à temps plein dans les locaux l’institut (par exemple : diminution des effectifs dans une équipe fonction support rendant impossible la continuité du service) ;
Non-respect par l’une des parties de ses obligations définies par le présent accord ;
Circonstances particulières imprévisibles affectant la situation personnelle du collaborateur et ne lui permettant plus de réaliser sa prestation dans le cadre du télétravail.

Il peut également être mis fin d'un commun accord au télétravail, par écrit à la date convenue entre les deux parties.

Le salarié reprendra son poste dans les locaux de l’institut, pour l’intégralité de la durée du travail prévue dans son contrat de travail, dans un délai d’un  mois maximum suite à la réception du courrier de demande d’arrêt du télétravail.
Le salarié pourra formuler une autre demande dans un délai de douze mois, sauf si le manager accorde un délai plus favorable.

Cas particulier du télétravail lié à des raisons médicales pour une durée déterminée ou à une reconnaissance travailleur handicapé

Sur préconisation thérapeutique à la demande du médecin du travail, il sera possible de mettre en place une période de télétravail et pour un nombre de jours supérieurs aux dispositions du présent accord sur la durée prescrite par le médecin du travail.  

Il est convenu par ailleurs que pour les salariés reconnus travailleurs handicapés via une reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé (RQTH), il pourra être mis en place une organisation de télétravail adaptée dès lors qu’elle pourra faciliter le maintien au travail.

La mise en place du télétravail dans ces deux situations fera l’objet d’un avenant au contrat de travail.


Article 6 –  Télétravail en cas d’évènements exceptionnels 

Le recours ponctuel et exceptionnel au télétravail est possible dans certains cas exceptionnels ou circonstances collectives particulières, notamment des grèves de transport ou des événements climatiques exceptionnels ou ponctuels affectant significativement la circulation.

La Direction postera un message sur le réseau social interne et via la messagerie électronique professionnelle, pour prévenir de telles circonstances, dans la mesure du possible la veille avant 15h.
L’ensemble des collaborateurs pourra ainsi bénéficier du télétravail exceptionnel sur les jours déterminés même ceux n’ayant pas demandé à bénéficier de la mise en place du télétravail régulier, sans toutefois que ce télétravail exceptionnel leur soit imposé.

En cas de survenue de circonstances exceptionnelles relevant de l’article L1222-11 du code du travail, notamment une menace d’épidémie, le télétravail pourra être imposé à tous pour permettre la continuité de l'activité de l'institut et garantir la protection des salariés. 


Article 7 – Modalité de pose des jours de télétravail

Le manager déterminera les jours balisés, en concertation avec le chef de projet et le responsable d’axe le cas échéant, au mieux de l’intérêt du projet et des collaborateurs.
Ainsi, en tenant compte de ces jours balisés de présence, chaque télétravailleur prévoira  ses jours de télétravail dans l’outil de suivi dédié selon le planning dit « planning de gestion du télétravail » établi par le service des Ressources humaines et qui sera diffusée. 

L’absence de retour du manager dans le délai prévu dans le « planning de gestion du télétravail » vaudra acceptation.

La présence physique du salarié restera néanmoins obligatoire lorsqu’elle sera explicitement requise notamment pour des :
réunions,
sessions de formations,
convocations aux visites médicales obligatoires, 
événements collectifs de l'institut.

Ainsi, toute journée ou demi-journée de télétravail planifiée pourra être annulée :
A la demande du  manager, qui devra indiquer le motif de l’annulation au collaborateur, et dans le respect d’un délai de prévenance de 48 heures. Elle pourra toutefois être reportée dans la même semaine si les conditions le permettent. A la demande du salarié et avec possibilité de report du jour de télétravail annulé dans la même semaine avec l’accord préalable du manager si les conditions le permettent.
Il est par ailleurs convenu qu’en fonction des impératifs de service, pendant certaines périodes, le télétravail pourra être neutralisé temporairement. 

En cas de désaccord entre le salarié et le manager, un entretien de médiation sera organisé avec le service RH à l’initiative du salarié ou du manager.


Article 8 –  Lieu et environnement du télétravail 

Equipement et environnement de travail pour le télétravail 

Le télétravailleur disposera d’un environnement propice au télétravail et s’organisera un  espace de travail présentant des caractéristiques satisfaisantes en termes de santé et de sécurité (voir fiche de bonnes pratiques).

L’institut met à disposition de chaque collaborateur dès son arrivée, les moyens de travail à distance, tel un ordinateur portable avec une connexion wifi, un accès à distance sécurisé au réseau de l’institut et à un outil de communication ainsi que tous les accès aux logiciels nécessaires à l’activité. 

Il revient à chaque collaborateur d’utiliser une connexion internet illimitée et à haut débit permettant de supporter les outils collaboratifs de l’institut (audio et vidéo), qu’il assume souscrire.

L’absence de connexion internet ou un débit insuffisant récurrent, observé opérationnellement par des coupures récurrentes ou un défaut de connexion aux activités collaboratives organisées par le collectif de travail constituent des motifs de refus du télétravail conformément à l’article 2 du présent accord. 

L’équipement fourni par l’institut demeure sa propriété pendant la période de télétravail. Aussi, le salarié s’engage à en prendre soin et à aviser immédiatement l’institut en cas de dysfonctionnement, de détérioration, de perte ou de vol. Il s’engage également à les restituer en cas de cessation du télétravail.

Assurance préalable à la mise en place du télétravail

Le salarié est tenu de déclarer sa situation de télétravail auprès de sa compagnie d’assurance habitation et doit justifier auprès de l’employeur de la souscription d’une assurance multirisque habitation incluant la garantie responsabilité civile préalablement à son passage en télétravail. Si l’assurance ne couvre pas certains dommages liés aux équipements de travail du télétravailleur, le salarié devra demander une extension de la garantie en ce sens. 

Ces conditions de couverture d’assurance devront être remplies préalablement à la première mise en œuvre du télétravail et le salarié devra fournir les justificatifs nécessaires avant le passage en télétravail. Aussi, chaque année, le télétravailleur devra fournir les documents attestant de sa couverture d’assurance. À cette fin, l’employeur émettra un rappel chaque début d’année. Pour toute modification impactant ladite couverture, le télétravailleur devra remettre à l’employeur une nouvelle attestation de sa compagnie d’assurance stipulant la prise en compte des risques ci-dessus mentionnés.

Conformité de l’installation électrique en cas de télétravail 

Les collaborateurs devront préalablement à leur passage en télétravail s’assurer de la conformité de l’installation électrique du lieu de télétravail avec la réglementation en vigueur. 
Avant à la première mise en œuvre du télétravail le salarié devra remplir une attestation sur l’honneur attestant de cette conformité.  

En cas de télétravail à domicile, le salarié devant prévoir un espace de travail respectant les règles relatives à l'hygiène, la sécurité et les conditions de travail, accepte qu'un représentant de l'employeur et/ou un tiers mandaté par l’employeur contrôle la conformité de son logement, en particulier des installations électriques préalablement à la prise d'effet du télétravail comme au cours de l’exécution des missions en télétravail. Le salarié sera prévenu des dates et heures du contrôle au moins 8 jours calendaires à l'avance.

En cas de déménagement, le salarié s'engage à prévenir l’IRT SystemX, à lui communiquer sa nouvelle adresse, à solliciter son autorisation pour télé travailler au sein du nouveau lieu, et à remplir l’attestation sur l’honneur de la conformité de l’installation électrique. Le nouveau logement pourra également faire l'objet d'un contrôle de conformité. 

Dans le cas où le  lieu de télétravail s'avèrerait non conforme ou que l’attestation sur l’honneur de la conformité de l’installation électrique serait manquante, il pourra être mis fin au télétravail dans les conditions prévues à l'article 5.

Protection des données, du matériel et confidentialité en cas de télétravail 

Le collaborateur bénéficiant du télétravail s’engage à respecter les règles de la charte de bon usage et de sécurité des ressources informatiques. 

Il devra également assurer la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des informations qui lui sont confiées ou auxquelles il a accès dans le cadre de son activité professionnelle, sur tous supports et par tous moyens. 

Par ailleurs, le matériel mis à la disposition du collaborateur en télétravail par l’institut doit être utilisé à des fins professionnelles pour le compte de l’institut. Le salarié est tenu de prendre toutes les dispositions nécessaires pour empêcher l’accès par des tiers au matériel et aux données qu’il contient. Il doit également porter une attention particulière aux règles de sécurité et plus spécifiquement à ses moyens d’authentification qui sont personnels, confidentiels et incessibles. 

En cas de non-respect de cette obligation, l’employeur se réserve le droit de mettre fin sans délai à la situation de télétravail et d’envisager d’éventuelles sanctions disciplinaires.


Article 9 – Santé et sécurité lié au télétravail 

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et la sécurité au travail sont applicables aux collaborateurs en télétravail et doivent être respectées tant par le responsable hiérarchique que le collaborateur.

A ce titre, l’institut fournit à ce collaborateur la même couverture sociale en matière d’accident du travail, de maladie, de décès et de prévoyance que les salariés travaillant dans les locaux de l’institut. 

Les lieux d’exercice du télétravail sont considérés comme des lieux de travail dans le cadre des jours de télétravail.  
Tout accident survenu durant le télétravail du collaborateur pendant le temps de travail sera donc soumis au même régime que s’il était intervenu dans les locaux de l’institut.
Si un accident de travail survient dans un des lieux d'exercice du télétravail pendant le jour de télétravail, le salarié en avise sa hiérarchie et le service RH, dans un délai de 48h, sauf cas de force majeure. Tout accident survenu au lieu d'exercice du télétravail des collaborateurs pendant le temps de travail sera donc soumis au même régime que s’il était intervenu dans les locaux de l’institut.


Article 10.  Maintien du lien avec l’entreprise, contrôle de la charge de travail et organisation du temps de travail

Charge de travail du télétravailleur

Le télétravail n’a pas pour effet de mettre en cause le lien de subordination entre l’employeur et le salarié. Il n’a pas pour effet de modifier l’activité habituelle, la charge de travail ou l’amplitude de travail applicable habituellement dans les locaux de l’IRT SystemX. L’exécution de l’activité professionnelle à distance ne modifie en rien le contenu et les objectifs de la fonction exercée par le salarié.
Aussi, dans le cadre du suivi de l’organisation du travail, les salariés en télétravail aborderont notamment lors de l’entretien annuel, les questions relatives à l’organisation du travail, l’amplitude des journées de travail et plus généralement de la charge de travail, et notamment dans le cadre du télétravail. 

Organisation du temps de travail du collaborateur en télétravail

Le salarié en télétravail gère l’organisation de son temps de travail, selon ses horaires habituels de travail, dans le respect des dispositions légales et conventionnelles en vigueur dans l’institut. Ainsi l’employeur et le salarié s’assurent que la charge de travail et les délais d’exécution permettent au collaborateur de respecter notamment les durées maximales de travail et les durées minimales de repos. Une pause déjeuner devra également être respectée.
A ce titre, pendant les périodes de travail, le salarié s’engage à se consacrer exclusivement à ses activités professionnelles dans le cadre des horaires habituels du travail.
Les salariés s’engagent à adopter les bonnes pratiques du télétravail définies dans la fiche prévue à cet effet dite « fiche de bonnes pratiques du télétravail ».

En effet, l’activité demandée au collaborateur en télétravail est équivalente à celle des personnels en situation comparable travaillant dans les locaux habituels de l'institut : il doit être joignable et en mesure de répondre aux sollicitations dans les mêmes conditions que dans les locaux de l'institut grâce aux moyens de communication à sa disposition. 

Afin d’assurer le respect de la vie privée du salarié, les plages de disponibilité durant lesquelles le salarié pourra être contacté sont fixées comme telles : 10h- 12h et 14h -16h.

Les parties reconnaissent aux salariés un droit à la déconnexion. Ainsi il est rappelé que la durée maximale de travail effectif quotidienne ne peut excéder 10 heures.  Par ailleurs,  le repos minimal quotidien doit être de 11 heures consécutives et le repos hebdomadaires de 35 heures consécutives. 


Article 11 - Participation aux frais engagés par le salarié

L’institut participera à l’ensemble des frais engagés par le salarié (énergie, abonnement internet, assurance, autres) en fournissant au salarié un forfait annuel de 120 euros bruts. Cette somme sera versée sur la paie suivant la signature de l’avenant. Elle sera proratisée en cas de mise en place de l’avenant en cours d’année, de fin de l’avenant ou de départ de l’institut. Ensuite cette somme sera versée au télétravailleur tous les ans sur la paie du mois de janvier.


Article 12 – Durée

Le présent accord est conclu, pour une durée déterminée. Il entrera en vigueur le 1er octobre 2021 et prendra fin le 31 mars 2023. 
Les parties conviennent qu’en décembre  2022, elles se rencontreront pour prolonger, réviser ou, le cas échéant, ne pas renouveler l’accord conclu.

En tout état de cause, si le présent accord n’est pas renouvelé, ce mode d’organisation du travail sera arrêté à l’échéance du présent accord.


Article 13 – Signature électronique.

Les Parties sont convenues de signer électroniquement le présent accord par le biais du service www.yousign.com. Les Parties s’accordent pour reconnaître à cette signature électronique une force probante équivalente à celle d'une signature manuscrite.









Article 14 – Publicité et dépôt 

Le présent accord sera : 
déposé auprès de la DIRECCTE (article D2231-2 du code du travail), 
déposé auprès du secrétariat greffe du conseil de Prud’hommes de LONGJUMEAU (article D2231-2 du code du travail), 
publié sur la base de données nationale (Article L2231-5-1 du code du travail),
publié sur le réseau social interne.
Un exemplaire sera remis au CSE.

Fait à Palaiseau, le 10 septembre 2021,

En cinq exemplaires.

Pour l’Institut :

XXXX





Pour les représentants du personnel :