Protocole d’accord relatif à l’accès des organisations syndicales et des instances représentatives du personnel aux technologies d’information et de communication




Entre d’une part :

La Caisse d’allocations familiales de Loire-Atlantique représentée par sa directrice                                                            (mandatée par décision du conseil d’administration du 18 janvier 2018).

Et d’autre part,

Les organisations syndicales soussignées,


Il a été convenu ce qui suit :




Vu le protocole d’accord du 4 juin 2013 relatif à l’accès des organisations syndicales et des instances représentatives du personnel aux nouvelles technologies d’information et de communication,


Vu le protocole d’accord du 29 septembre 2006 relatif à la mise à disposition du comité d’entreprise de la Caisse d’allocations familiales de Loire-Atlantique d’une boîte à lettre fonctionnelle,


Vu le protocole d’accord du 29 septembre 2006 relatif à la mise à disposition du comité hygiène, sécurité et conditions de travail de la Caisse d’allocations familiales de 
Loire-Atlantique de pages d’information sur le site « intranet » de la Caisse d’allocations familiales de Loire-Atlantique.


Le présent protocole se substitue dans toutes ses dispositions aux trois protocoles précédents.





Préambule

Dans le cadre de la loi n° 2004-391 du 4 mai 2004 relative au dialogue social et de l’article 11 du protocole d’accord du 1er février 2008 sur l’exercice du droit syndical, la direction de la Caisse d’allocations familiales de Loire-Atlantique et les quatre syndicats représentatifs dans l’organisme avaient signé, le 4 juin 2013, un protocole d’accord définissant un cadre d’accès et d’utilisation des nouvelles technologies d’information et de communication (Ntic) aux organisations syndicales présentes dans l’organisme ainsi qu’aux institutions représentatives du personnel.

Ce protocole avait également pour objet de permettre à chaque salarié de l’organisme d’avoir accès à l’information syndicale de son choix et à l’information sur les instances.

L’accès à ces technologies de l’information et de la communication poursuit l’objectif de favoriser le développement du dialogue social et de l’information syndicale.

L’utilisation des nouvelles technologies doit se faire dans le cadre plus général des règles énoncées par la charte de sécurité du système d’information de l’organisme.

Depuis lors, le 7 janvier 2019, la direction et les quatre organisations syndicales représentatives ont signé un accord sur la mise en place des nouvelles instances représentatives du personnel, à la suite des ordonnances n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relatives à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et n° 2017-1718 du 20 décembre 2017 ainsi que la loi de ratification n° 2018-217 du 29 mars 2018 modifiant le cadre législatif des institutions représentatives du personnel en créant une instance unique : le comité social et économique (Cse).

Le présent protocole a par conséquent pour objet d’adapter l’accès des partenaires sociaux au nouvel environnement juridique du dialogue social à la Caisse d’allocations familiales de Loire-Atlantique.









Chaque organisation syndicale dans l’organisme dispose d’un espace dédié sur « l’intranet Cafcom » de l’organisme, utilisé pour la mise à disposition de publications ou de tracts de nature syndicale.

Le portail donnant accès à chaque site syndical « intranet Cafcom » est accessible à partir de la rubrique « Vie sociale » de « l’intranet Cafcom » de l’organisme sous la dénomination « Espace d’information syndicale ».

Chaque syndicat dispose d’un espace dédié d’1 giga octet.

Les conditions de mise en ligne des informations syndicales sont définies à l’article 9.



Chaque organisation syndicale dans l’organisme bénéficie d’une boîte aux lettres fonctionnelle, comportant le sigle de l’organisation syndicale locale, permettant de communiquer de façon individuelle avec les salariés.

A cette fin, des boîtes aux lettres électroniques distinctes de celles réservées à un usage professionnel sont ouvertes aux coordonnées de chaque organisation syndicale. Les délégués syndicaux et les salariés adhérents du syndicat ne peuvent utiliser leur messagerie professionnelle pour une communication à caractère syndical.

Les organisations syndicales peuvent utiliser la messagerie, soit pendant les heures de délégation, soit en dehors de leur temps de travail, pour l’envoi de messages à caractère exclusivement individuel à destination de la direction, des salariés, des autres syndicats. Pour mémoire, l’accès aux salariés de la Caisse d'allocations familiales de Loire-Atlantique mis à disposition du Conseil départemental s’effectue hors messagerie professionnelle.

Il est convenu que les messages individuels ont un caractère confidentiel entre les parties. Ils doivent comporter la mention « privé » en objet.

L’usage de cette messagerie électronique se fait exclusivement sur le poste informatique de l’organisation syndicale dédié à cet effet. Les organisations syndicales disposent pour ce faire des noms utilisateurs suivants :

Cfdt
Cftc
Cgt
Cgt-Fo

L’utilisation de cette messagerie est réservée aux personnes, membres de l’organisation syndicale, nommément habilitées par le délégué syndical et seules détentrices du mot de passe d’accès à la messagerie. L’organisation syndicale changera de mot de passe tous les 90 jours.




Le comité social et économique de la Caisse d’allocations familiales de Loire-Atlantique dispose d’un espace dédié sur « l’intranet Cafcom » de l’organisme, utilisé pour la mise à disposition d’informations générales liées à son activité.

Le portail donnant accès au site « intranet Cafcom » du comité social et économique est accessible à partir de la rubrique « Vie sociale » de « l’intranet Cafcom » de l’organisme sous la dénomination « Comité social et économique ».

L’espace réservé au comité social et économique sur le site « intranet Cafcom » de la Caisse d’allocations familiales de Loire-Atlantique concerne les attributions professionnelles et économiques et les activités sociales et culturelles telles que prévues à l’article L 2312-18 du Code du travail destinées au personnel de la Caisse d’allocations familiales de Loire-Atlantique, à l’exclusion de tout autre objet et notamment de nature syndicale.

Les conditions de mise en ligne des informations du comité social et économique sont définies à l’article 9.

Le comité social et économique dispose d’un espace équivalent à 1,5 giga octet.



Le comité social et économique dispose d’une boîte aux lettres fonctionnelle comportant le sigle Cse qui lui permet de communiquer avec les salariés individuellement et collectivement.

Il est convenu dans ce présent accord que la boîte aux lettres fonctionnelle mise à disposition du comité social et économique de la Caisse d’allocations familiales de 
Loire-Atlantique concerne exclusivement les attributions telles que prévues à l’article L 2312-18 du Code du travail destinées au personnel de la Caisse d’allocations familiales de Loire-Atlantique, à l’exclusion de tout autre objet et notamment de nature syndicale.

Cet outil doit permettre au comité social et économique :

d’une part, de contacter individuellement et rapidement les salariés se trouvant dans et hors du siège. (Pour mémoire, l’accès aux salariés de la Caisse d’allocations familiales de Loire-Atlantique mis à disposition du Conseil départemental, s’effectue hors messagerie professionnelle).

Il est convenu que les messages individuels ont un caractère confidentiel entre les parties. Ils doivent comporter la mention « privé » en objet.

d’autre part, d’adresser des messages collectifs sur les activités du comité social et économique. Le comité social et économique s’engage à privilégier en la matière l’espace « intranet Cafcom » et le système interne de télévision. Dans tous les cas, la détermination de l’objet est obligatoire.

Des listes de diffusion peuvent être établies sous la responsabilité du comité social et économique. A tout moment, les agents concernés peuvent demander à en être radiés. 

Les membres du comité social et économique ne peuvent utiliser leur messagerie professionnelle pour une communication relative au comité social et économique.

Ils peuvent utiliser la messagerie, soit pendant les heures de délégation, soit en dehors de leur temps de travail.

L’usage de cette adresse de messagerie électronique se fait exclusivement sur le poste informatique du comité social et économique dédié à cet effet.

L’utilisation de cette messagerie est réservée aux personnes, membres du comité social et économique, nommément habilitées par le/la secrétaire du comité social et économique et seules détentrices du mot de passe d’accès à la messagerie.

Le comité social et économique changera de mot de passe tous les 90 jours.





La commission santé, sécurité et conditions de travail (Cssct) de la Caisse d’allocations familiales de Loire-Atlantique dispose d’un espace dédié sur « l’intranet Cafcom » de l’organisme, utilisé pour la mise à disposition d’informations générales liées à son activité.

Le portail donnant accès au site « intranet Cafcom » de la commission santé, sécurité et conditions de travail est accessible à partir de la rubrique « Vie sociale » de « l’intranet Cafcom » de l’organisme sous la dénomination « Cssct ».

L’espace réservé à la commission santé, sécurité et conditions de travail sur le site 
« intranet Cafcom » de la Caisse d’allocations familiales de Loire-Atlantique concerne exclusivement les activités telles que prévues à l’article L 2315-36 du Code du travail destinées au personnel de la Caisse d’allocations familiales de Loire-Atlantique, à l’exclusion de tout autre objet et notamment de nature syndicale.

Les conditions de mise en ligne des informations de la commission santé, sécurité et conditions de travail sont définies à l’article 9.

La commission santé, sécurité et conditions de travail dispose d’un espace équivalent à 1 giga octet.





La commission santé, sécurité et conditions de travail dispose d’une boîte aux lettres fonctionnelle comportant le sigle Cssct qui lui permet de communiquer de façon individuelle avec chaque salarié.

Il est convenu dans ce présent accord que la boîte aux lettres fonctionnelle mise à disposition de la commission santé, sécurité et conditions de travail de la Caisse d’allocations familiales de Loire-Atlantique concerne exclusivement les activités telles que prévues à l’article L 2315-36 du Code du travail destinées au personnel de la Caisse d’allocations familiales de Loire-Atlantique, à l’exclusion de tout autre objet et notamment de nature syndicale.

Cet outil doit permettre à la commission santé, sécurité et conditions de travail de contacter individuellement et rapidement les salariés se trouvant dans et hors du siège. (Pour mémoire, l’accès aux salariés de la Caisse d’allocations familiales de 
Loire-Atlantique mis à disposition du Conseil départemental s’effectue hors messagerie professionnelle).

Il est convenu que les messages individuels ont un caractère confidentiel entre les parties. Ils doivent comporter la mention « privé » en objet.

Les membres ne peuvent pas utiliser leur messagerie professionnelle pour une communication relative à la commission santé, sécurité et conditions de travail.

Ils peuvent utiliser la messagerie, soit pendant les heures de délégation, soit en dehors de leur temps de travail.

L’usage de cette adresse de messagerie électronique se fait exclusivement sur le poste informatique de la commission santé, sécurité et conditions de travail dédié à cet effet et situé dans la salle 17.56. 

L’utilisation de cette messagerie est réservée aux personnes, membres de la commission santé, sécurité et conditions de travail, nommément habilitées par le/la secrétaire du Comité social et économique seules détentrices du mot de passe d’accès à la messagerie.

La commission santé, sécurité et conditions de travail changera de mot de passe tous les 90 jours.





Les relevés de décisions de la commission santé, sécurité et conditions de travail et les procès-verbaux des réunions du comité social et économique sont disponibles pour tout salarié sur « l’intranet Cafcom ». Ils sont mis en ligne par le service communication. Les salariés mis à disposition du Conseil départemental les reçoivent par messagerie. Ils sont adressés par le secrétariat de direction.

Les accès à cet espace se font à partir de la rubrique : 
« Vie sociale\Cse\Attributions économiques et professionnelles du Cse » pour les procès-verbaux du comité social et économique 

« Vie sociale\Attributions économiques et professionnelles du Cse\Cssct » pour les relevés de décisions de la commission santé, sécurité et conditions de travail

Le service communication adresse un message à l’ensemble du personnel de la Caf de Loire-Atlantique afin de signaler la mise à disposition du procès-verbal et du relevé de décisions sur le site « intranet Cafcom ».

Les procès-verbaux et relevés de décisions restent affichés pendant une durée de trois ans de date à date.



La Caisse d’allocations familiales de Loire-Atlantique met à disposition le matériel suivant connecté au réseau de la Caisse d’allocations familiales de Loire-Atlantique.


Le matériel (micro-ordinateurs et imprimantes) mis à disposition des organisations syndicales et des instances représentatives du personnel et connecté au réseau reste la propriété de l’organisme, qui en assure l’entretien courant. Il est interdit d’utiliser d’autres matériels ou d’autres logiciels, sauf accord donné après vérification de la compatibilité des matériels ou des logiciels en cause avec le système de l’organisme.

Les matériels sont placés sous l’entière responsabilité des organisations syndicales et des membres des instances représentatives du personnel utilisateurs qui doivent apporter la plus grande attention à leur condition d’utilisation et leur conservation.

Les produits consommables sont à la charge du comité social et économique qui dispose d’un budget de fonctionnement.

Les organisations syndicales et les instances représentatives du personnel sont soumises, comme l’ensemble des utilisateurs, aux contraintes associées à l’utilisation d’un système d’information (service, délais de résolution des pannes, etc.). En cas d’incident, elles bénéficient, comme l’ensemble des utilisateurs, de la maintenance du matériel effectuée par le service informatique de l’organisme.

S’agissant d’un moyen supplémentaire accordé par l’employeur, le délit d’entrave 
(article L. 2317-1 du Code du travail) ne pourra être invoqué en cas de panne sur le serveur, défaillances du réseau ou d’impossibilité matérielle des services de la Caisse d’allocations familiales de Loire-Atlantique.

Par ailleurs, la Caisse d’allocations familiales de Loire-Atlantique prend en charge l’abonnement internet de chaque organisation syndicale. L’accès doit se faire sur un micro-ordinateur différent non connecté au réseau de la Caisse d’allocations familiales de Loire-Atlantique.

La Caisse d’allocations familiales de Loire-Atlantique remboursera le coût de l’abonnement au vu de la facture annuelle remise au service achats au mois de janvier de l’année N + 1.



La création et la mise à jour du site se fait en collaboration avec le service communication de l’organisme.

Les mises à jour du site sont communiquées soit par internet, soit par papier au service communication pour intégration et mise à jour du site. Pour ce faire, les organisations syndicales et instances représentatives du personnel communiquent à la direction les noms - prénoms et mail des personnes habilitées à envoyer les documents à insérer sous « l’intranet Cafcom » à l’aide du formulaire joint en annexe.

La direction s’interdit toute modification des documents transmis par l’organisation syndicale ou l’instance représentative du personnel.

Une fois l’intégration effectuée, le service communication adresse un message simultanément à la direction et à l’ensemble du personnel, pour signaler la mise à jour de « l’intranet Cafcom » concerné. Ce message adopte la formulation suivante :

Objet : information (nom du syndicat ou de l’instance représentative du personnel concerné)
Texte : une nouvelle information est mise à votre disposition sur notre site « intranet Cafcom ».

S’agissant d’un espace d’informations destiné à l’ensemble des salariés de la Caisse d'allocations familiales de Loire-Atlantique, le site « intranet Cafcom » ne peut être utilisé pour adresser des messages individuels.

De même, les pages mises à disposition ne peuvent permettre :

le téléchargement ou la mise à disposition de logiciels, d’images privées, de « streaming » (visualisation de vidéo ou écoute de musique ou de radio par le biais du réseau au fur et à mesure du chargement), de « spam » (diffusion d’un document en grand nombre), de forum ou de « chat » (causeries interactives),

l’exécution de programmes informatiques sur les postes de travail par le moyen « d’applets java » scripts ASP ou autres,

les formulaires en ligne (dépôt d’une demande ou envoi d’un message en ligne),

le dépôt de « cookies » (fichiers informatiques identifiant l’utilisateur et déposés sur le poste de travail),

l’accès à internet (liens visibles ou invisibles vers des sites internet ou vers des moteurs de recherche privés ou publics).

Afin de conserver la lisibilité du site d’informations syndicales, chaque organisation syndicale ou instance représentative communique régulièrement au service communication les documents à expurger de la base « intranet Cafcom ».

L’hébergement et les frais associés, tels que connus à la date de l’accord, notamment ceux liés à l’organisation matérielle ci-après, sont à la charge de la Caisse d’allocations familiales de Loire-Atlantique. Par contre, la publication d’information impliquant le versement d’une redevance, taxe ou droit quelconque, reste à la charge des organisations syndicales ou du comité social et économique.



La capacité de chaque messagerie est de 1,5 giga octet.

La diffusion des messages devant être compatible avec les exigences de bon fonctionnement du réseau informatique, la taille maximale des messages envoyés est de 5 mégaoctets, et de façon générale doit être conforme à la charte de sécurité du système d’information de l’organisme.

Dans ce cadre, la messagerie électronique ne devant pas entraver l’accomplissement du travail, les organisations syndicales et les membres des instances représentatives du personnel s’engagent à ne pas multiplier les envois en nombre.

Les bases et messageries mises à disposition des différentes instances et organisations ne peuvent faire l’objet des pratiques suivantes :

mise à disposition et visualisation de vidéos, d’images animées, de bande son,
téléchargement,
interactivité (forum, chat…)
diffusion de tracts par messagerie,
diffusion collective démultipliée.



Tout salarié bénéficie d’une liberté d’accès à l’information syndicale et sociale de son choix, en utilisant les moyens électroniques de l’organisme à partir de son poste de travail.

Dans le cadre du respect de la liberté individuelle, la direction de la Caisse d’allocations familiales de Loire-Atlantique s’engage à ne pas chercher à identifier les salariés consultant les différentes bases décrites par le présent accord. La direction met en œuvre les mesures techniques nécessaires permettant d’assurer cette confidentialité.

Les bases décrites par le présent accord bénéficient de la même protection que les bases de messagerie et « intranet Cafcom » de la Caisse d’allocations familiales de 
Loire-Atlantique. 





Les publications des différentes instances et organisations syndicales visées par le présent accord respectent les textes légaux en vigueur et la charte de sécurité du système d’information de la Caisse d’allocations familiales de Loire-Atlantique.

Les organisations syndicales et les membres des instances représentatives du personnel s’engagent à ce que les documents professionnels ne soient utilisés qu’à des usages internes à l’organisme.

Les organisations syndicales et les membres des instances représentatives du personnel sont soumis au secret professionnel et à une obligation de discrétion 
vis-à-vis d’informations présentant un caractère confidentiel. Le contenu des bases et messages doit donc respecter ces dispositions.

Le contenu des pages est librement déterminé par l’organisation syndicale ou l’instance représentative du personnel et placé sous leur entière responsabilité. Le/la secrétaire de l’instance ou le/la délégué(e) syndical(e) supportera les responsabilités pénales et civiles des publications faites au titre du présent accord.

La nature de l’information communiquée doit s’inscrire dans le cadre des attributions des organisations syndicales et des instances représentatives du personnel et respecter les règles relatives au droit de la presse.

Elle ne doit contenir notamment ni injures, ni diffamation, ainsi qu’à ce titre, assurer le respect de la vie privée et le droit à l’image.

Chaque information est identifiée sous le nom de l’organisation syndicale ou de l’instance représentative du personnel qui l’émet, sans pouvoir ni utiliser, ni modifier le logo de l’organisme.

En aucun cas, l’espace d’information alloué aux organisations syndicales ou instances représentatives du personnel ne peut porter atteinte aux droits de la personne résultant des fichiers ou traitements informatiques, aux systèmes de traitement automatisé de données ou aboutir à une fraude informatique.



En cas de non-respect du présent accord et dans un premier temps, la direction de la Caisse d’allocations familiales de Loire-Atlantique adresse selon le cas à l’organisation syndicale concernée ou au secrétaire du comité social et économique, une lettre précisant la nature exacte du différend.

Si après discussion, le désaccord persiste, il est porté à la connaissance des autres organisations syndicales signataires ou à l’ensemble des membres de l’instance qui n’a pas respecté le présent accord.

Une réunion est alors tenue entre tous les signataires de l’accord en vue de régler le différend. Si à l’issue de cette rencontre, les signataires ayant fait part de leur point de vue, le différend persiste, l’organisme peut décider de saisir la juridiction compétente.






Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il entrera en vigueur après obtention de l’agrément prévu par les articles L 123-1 et suivants du Code de la Sécurité sociale.

Il est applicable aux membres du comité social et économique et de la commission santé, sécurité et conditions de travail ainsi qu’aux organisations syndicales qu’après signature du formulaire par chacun des membres du comité social et économique et de la commission santé, sécurité et conditions de travail et par chaque délégué syndical valant engagement à respecter les dispositions du présent protocole d’accord (annexes 1 à 6).

En tout état de cause, le présent accord peut être dénoncé par l’une des parties par lettre recommandée avec accusé de réception sous réserve d’un préavis de trois mois.

Une fois agréé, la direction de la Caf de Loire-Atlantique déposera le protocole d’accord sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail. La version destinée à la base nationale de données ne comportera ni logo, ni les noms et prénoms des négociateurs.
Enfin, un exemplaire de cet accord sera adressé au greffe du conseil de prud'hommes de Nantes.




Protocole d’accord relatif à l’utilisation de « l’intranet 
Cafcom » et de la messagerie par les organisations syndicales et les instances représentatives du personnel 

Organisation syndicale : Cfdt









Protocole d’accord relatif à l’utilisation de « l’intranet 
Cafcom » et de la messagerie par les organisations syndicales et les instances représentatives du personnel 

Organisation syndicale : Cftc










Protocole d’accord relatif à l’utilisation de « l’intranet 
Cafcom » et de la messagerie par les organisations syndicales et les instances représentatives du personnel 

Organisation syndicale : Cgt








Protocole d’accord relatif à l’utilisation de « l’intranet 
Cafcom » et de la messagerie par les organisations syndicales et les instances représentatives du personnel 
Organisation syndicale : Cgt/Fo









Protocole d’accord relatif à l’utilisation de « l’intranet 
Cafcom » et de la messagerie par les organisations syndicales et les instances représentatives du personnel 









Protocole d’accord relatif à l’utilisation de « l’intranet 
Cafcom » et de la messagerie par les organisations syndicales et les instances représentatives du personnel