ACCORD SUR LA PRISE EN CHARGE 
DES FRAIS PROFESSIONNELS
 


Entre 

L’Association
Raison sociale :		 Le -------
Siren :		 -------------
Siège Social : 		 ------------- 
Code postal :		----------------

Représentée par Mme ---------------
Agissant en qualité de Directrice

Ci-après dénommée « l’entreprise »
D’une part,  et


Les organisations syndicales représentatives de salariés :
Le Syndicat CFDT, représenté par Madame -------------

Ci-après dénommé « les salariés »

D’autre part,

ARTICLE 1 - PREAMBULE

Dans le cadre de l’accord des négociations annuelles obligatoires de 2019, il a été notamment convenu de la mise en place de titres restaurant.
A cet effet, les modalités d’attribution des titres restaurant et plus globalement d’indemnisation des frais professionnels sont actées au sein du présent accord.

Nous rappelons que l’usage de remboursement des frais de repas sous forme forfaitaire a été régulièrement dénoncé : information des représentants du personnel en date du 5 Juillet 2019 sur le projet de révision des modalités d’application du forfait repas afin de nous  mettre en conformité avec les barèmes de l’URSSAF relatifs aux frais professionnels et aux limites d’exonérations des allocations forfaitaires et notification individuelle des salariés prévue en date du 31 Juillet 2019.












ARTICLE 2 - CHAMPS D’APPLICATION

Tous les collaborateurs relevant de la Convention Collective des ------------------ entrent dans le champ d’application de cet accord, sans condition d’ancienneté ni de nature de contrat de travail.

Les notes de frais sont renseignées et envoyées avant le 10 du mois suivant les dépenses auprès du Service Comptabilité.



ARTICLE 3 – FRAIS DE DEPLACEMENT 

Les frais de déplacement sont pris en charge selon les modalités suivantes : 


Barème kilométrique







Le nombre de kilomètres parcourus est inscrit sur les notes de frais. Ces frais sont remboursés sur la base de ce barème kilométrique après remise des pièces suivantes :

photocopie de la carte grise du véhicule utilisé
photocopie de l’assurance automobile
attestation sur l’honneur relative au transport d’autre personnel du Service (co-voiturage)


Calcul des kilomètres

Le point de départ est le centre de rattachement du Service, sauf lorsque le trajet est plus court en partant de chez soi. 
Dans ce cadre, seuls les kilomètres supplémentaires au trajet habituel seront indemnisés. 
Les salariés amenés a effectué des remplacements durant les jours habituellement non travaillés bénéficieront de la prise en charge des kilomètres de leur domicile au centre en question.

Particularité des -------------------- 

Conformément aux pratiques du Service, les --------------- (ou --------------) prennent en charge les 20 premiers kilomètres (soit 40 Km aller retour) sur le trajet domicile-centre de rattachement (aller et retour). 
Le Service rembourse au maximum selon la tolérance de l’URSSAF les 30 kilomètres suivants (soit 60 km aller retour). 
Le solde est à la charge des ------------- (ou -----------------). 





Particularité des Stagiaires et Alternants

Les frais des Stagiaires et Alternants sont pris en charge dans le cadre de missions effectuées pour le Service et après accord du Service RH.
Les frais occasionnés par la formation initiale ne sont pas pris en charge par le Service.


Assurance automobile pour les frais professionnels

Cette option d’assurance sera prise en charge annuellement par le Service sous condition que les déplacements professionnels interviennent avec une certaine fréquence.
Un déplacement hebdomadaire justifiera cette prise en charge.

Il est rappelé que compte tenu de notre forme associative, les collaborateurs peuvent bénéficier de conditions tarifaires avantageuses auprès d’un organisme assureur (se rapprocher du Service RH pour tout renseignement) et notamment la gratuité de cette option des trajets professionnels.

Compte tenu de la prise en charge partielle des frais de déplacement pour les Médecins (point 2), cette option d’assurance ne leur sera pas prise en charge.
 

Péage 

Les frais d’autoroute sont pris en charge sur présentation des justificatifs (ticket d’autoroute – facture nominative ou n° badge pour le télépéage).


Train

Le salarié se chargera de la réservation du titre de transport (2e classe) et le justificatif sera obligatoirement joint à la note de frais. 
Pour les formations dont les trajets sont supérieurs à 150 km (Aller), l’indemnisation interviendra  sur la base d’un billet de train 2e classe. Les déplacements en train sont  privilégiés, notamment pour des raisons de sécurité.


ARTICLE 4  – FRAIS DE REPAS 


Salariés en déplacement professionnels


Conditions de déplacement 

Déplacement sur une journée

Le Service remboursera les frais de repas à tout salarié, remplissant les deux conditions suivantes :

être en déplacement à plus de 12 Km aller de son centre de rattachement 
ET
rester sur place toute la journée




Pour les formations et réunion du Service se déroulant sur une journée, les frais de repas sont pris en charge sans condition.


Déplacement en demi-journée

Les frais de repas engagés à l’occasion :

d’intervention en entreprise seront pris en charge lorsque le déplacement se situe à plus de 12 km du centre de rattachement et impute le temps de pause méridien
de demi-journée (formation, réunion entre pairs ou de Service, groupes de travail liés au projet de Service, tiers-temps groupé, COPIL…) seront pris en charge sans cette première condition 


Justificatif

Le remboursement des frais de repas s’effectuera sur présentation des originaux de note de restauration (restaurant, boulangerie, fast-food, supermarché…) mentionnant :

la date et heure du jour de la prise du repas
ET
la justification d’un repas

N.B. : Les frais de repas seront remboursés s’ils permettent l’indemnisation d’un repas complet (boisson, plat/sandwich, dessert…). 



Indemnisation

En application de la procédure de dénonciation du précédent usage, les salariés remplissant les conditions mentionnées ci-dessus obtiendront le remboursement de leurs dépenses réellement engagées dans la limite du plafond de 16,40 Euros par repas.


Les salariés obtenant ce remboursement n’obtiendront pas le bénéfice du titre restaurant sur cette même journée de travail.
En effet, le nombre de repas pris en charge par le Service viendra en déduction du nombre de titres restaurant attribué.















Salariés présents au centre de rattachement

Les salariés qui ne seront pas en déplacement professionnel et qui n’auront pas l’indemnisation de leurs frais réels de repas ou de prise en charge directe par le Service (formation, réunion semestrielle…), bénéficieront de l’octroi des titres restaurant à compter du 2 Septembre 2019.

Conditions requises

Conformément à l’article R.3262-7 du Code du Travail, un collaborateur ne peut recevoir qu’un titre restaurant par jour de travail effectué. Seuls les jours de présence effective du collaborateur à son poste de travail ouvrent droit, en conséquence, à l’attribution d’un nombre correspondant de titre restaurant.

Il ne sera pas attribué de titre restaurant aux collaborateurs lors de leurs absences, quel que soit le motif.
Ainsi, les demi-journées de travail, congés payés, journées de récupération, arrêt maladie, mi-temps thérapeutiques, congés sans solde, congés pour évènement familial, congé maternité et paternité, et absences diverses ne permettront pas de bénéficier des titres restaurant.

En somme, la dotation en titre restaurant sera calculée par rapport aux jours travaillés du mois, déduction faite des incidences d’absence et repas remboursés au titre des frais de déplacement ou pris en charge directement par le Service (formation, réunion semestrielle…).

Aucune condition d’ancienneté, de nature de contrat ou de catégorie socio professionnelle ne s’applique au bénéfice des titres restaurant.

Les salariés ne souhaitant pas bénéficier de cet avantage social peuvent formuler leur refus à l’aide d’un courrier transmis au service RH. Ce refus sera appliqué pour une période d’au moins une année.

Modalités de mise en œuvre

Afin de s’assurer de la correspondance réelle entre le temps de présence et l’octroi des titres restaurant, un décalage de traitement d’un mois sera effectué. 

A ce titre, les jours de présence de Septembre permettront de calculer le nombre de titres restaurant crédité sur le bulletin de salaire d’Octobre.


Valeur des titres restaurant

A compter du 1er Septembre 2019, la valeur du titre restaurant sera de 6 Euros avec la prise en charge à hauteur de :

50% par le Service : 3 Euros
50% par le salarié : 3 Euros









Par exemple, pour un temps complet qui travaille 20 journées entières dans le mois, l’acquisition sera de 20 titres restaurant à 6 euros, soit 120 Euros répartis comme suit :

A la charge du Service : 60 Euros
A la charge du salarié : 60 Euros

Ces attributions apparaitront sur le bulletin de paie mensuellement.


Forme des titres restaurant

Les titres restaurant seront crédités mensuellement sur une carte nominative et distribuée auprès de chaque salarié.


Réunion d’information

Une campagne de communication sera mise en place auprès des collaborateurs afin qu’ils soient parfaitement informés des principes et modalités d’utilisation ces titres restaurant.


ARTICLE 5 – FRAIS D’HEBERGEMENT 


Il s’agit des frais d’hôtel ayant fait l’objet d’un accord préalable du Service et ayant été engagés à l’occasion notamment de stages de formation, le salarié fera sa réservation d’hôtel et la facture correspondante doit impérativement être transmise avec la note de frais afin d’en obtenir le remboursement.

ARTICLE 6 – FRAIS DIVERS

Sont considérés comme tels, tous les achats réalisés pour les besoins du Service (petites fournitures de bureau, chaussures de sécurité...). Ces dépenses nécessitent un accord préalable du Service. 
Les remboursements sont effectués sur présentation de facture, dans la limite d’un plafond TTC :
Chaussures de sécurité : 60 Euros
Blouses : 35 Euros
Stylo pointeur : 25 Euros



ARTICLE 7 – AVANCE SUR FRAIS

Une avance sur les dépenses importantes (hôtel..) de frais professionnels pourra être demandée au service RH. Un virement sera alors effectué par le service comptabilité et cette somme viendra en déduction des dépenses inscrites sur la note de frais.





ARTICLE 8 : APPLICATION DANS LE TEMPS DU PRESENT ACCORD

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et prend effet à compter de sa signature.

Le présent accord peut à tout moment être modifié ou dénoncé en respectant les procédures prévues par les dispositions législatives en vigueur. 

Les parties signataires du présent accord ont, conformément à l’article L.2261-7 du Code du travail, la faculté  de le modifier. 

La demande de révision, qui peut intervenir à tout moment à l’initiative de l’une des parties signataires, doit être notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre aux autres signataires. 
 
Les parties signataires se réuniront alors dans un délai d’un mois à compter de la réception de cette demande afin d’envisager la conclusion d’un avenant de révision. 

L’éventuel avenant de révision se substituera de plein droit aux dispositions du présent accord qu’il modifiera.

Les parties signataires du présent accord ont, conformément à l’article L.2261-9 du Code du travail, la faculté  de le dénoncer en respectant un préavis de 3 mois.

La dénonciation par l’une des parties signataires doit être notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en mains propres aux autres signataires et faire l’objet d’un dépôt conformément aux dispositions légales.

Les parties signataires se réuniront alors dans un délai d’un mois à compter de la réception de la notification afin d’envisager la conclusion d’un accord de substitution à l’issue du délai de préavis de 3 mois. 

L’accord dénoncé continue donc à produire effet jusqu’à l’entrée en vigueur du nouvel accord qui lui est substitué ou, à défaut, pendant une durée d’un an à compter de l’expiration du délai de préavis de 3 mois.


ARTICLE 9 : DEPOT ET PUBLICITE


Le présent accord sera notifié par le Service par courrier recommandé avec accusé de réception à l’ensemble des organisations syndicales représentatives au sein du Service. 
A l’expiration du délai d’opposition de 8 jours, les formalités de dépôt du présent accord seront réalisées par le Service conformément aux dispositions de l’article L2231-6 et des articles D2231-2 et suivants du code du travail.
Ainsi : 
Un exemplaire sera déposé au greffe du conseil de prud’hommes compétent
Un dépôt sur la plateforme de télé procédure dédiée : 







Enfin, en application des articles R.2262-2 et R.2262-1 du code du travail, le présent accord sera transmis aux représentants du personnel et mention de cet accord sera faite sur les panneaux réservés à la direction pour sa communication avec le personnel. 
Par ailleurs, un exemplaire de ce texte est tenu à la disposition du personnel au service des ressources humaines du Service et dans l’Intranet.


A Bourg en Bresse, le 5 Juillet 2019

Fait en 4 exemplaires originaux, dont deux pour les formalités de publicité.





Pour le -------------------

Madame ----------, Directrice









Pour les Organisations Syndicales Représentatives

Le Syndicat CFDT représenté par Madame ----------------