ASPEN France

ACCORD  DE VOTE  ELECTRONIQUE -



Entre 
La société ASPEN FRANCE, Société par Actions Simplifiées au capital de 2.500.000 €, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Versailles sous le n° 793 645 763, dont le siège social est situé au 21 avenue Edouard Belin à Rueil Malmaison (92500), France, représentée par Monsieur Franck HAMALIAN, dûment habilité aux fins des présentes,
Et
Les organisations syndicales représentatives suivantes :
CFE/CGC représentée par Monsieur XXXXX ;
UNSA représentée par Madame XXXXX ;
SL GSK ASPEN représentée par Madame XXXXX ;

IL EST CONVENU ET ARRETE CE QUI SUIT, en vue d’établir un accord collectif sur le vote électronique pour les élections professionnelles des membres du Comité d’Entreprise (article L2321-1) et des Délégués du personnel (article L2311-1) : 

Préambule

La société Aspen France a étudié la modalité proposée par la Loi pour la Confiance dans l'Economie Numérique dite loi Fontaine (loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 publiée au JO du 22 juin 2004) avec son article 54 qui ouvre la possibilité pour les entreprises de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles. 
La société Aspen France a pris contact avec un « fournisseur prestataire », spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet et de lui confier La conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires en application des articles R2314-8 alinéa 2 et R2324-4 alinéa 2 du code du travail.
Cet accord précise le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales (articles R2314-16 et R2324-12 du code du travail).

Le système assure la confidentialité des données transmises (fichiers contenant les listes électorales des collèges) ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes (articles R2314-9 et R2324-5).
Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et de l’urne ne seront accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système (articles R2314-10 alinéa 1 et R2324-6 alinéa 1 du code du travail).
Avec les organisations syndicales et après avoir vérifié la fiabilité du dispositif, il a été décidé de mettre en place le dispositif qui suit, objet du présent accord. 
ARTICLE I – MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS 
Dans le cadre de chaque élection et/ou consultation des salariés, les parties signeront un protocole pré-électoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges selon les établissements pour les élections, la ou les questions soumises dans le cas d’un référendum.
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne par Aspen France et décident que les élections seront organisées par le « fournisseur prestataire »*, mandaté pour ce faire par la Direction après consultation des organisations syndicales. 
* Nom du fournisseur : « ELIGIBILIS »
Article I § 2 : Etablissement des fichiers
Les données pouvant être enregistrées sont les suivantes (article 4 de l’arrêté du 25 avril 2007) :

Pour les listes électorales : nom, prénom, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège, site, adresses postales ou mail ;
Pour le fichier d’émargement : collège, site, nom et prénom des électeurs, horodatage du vote ;
Pour les listes des candidats : collège, site, nom, prénom des candidats, titulaire ou suppléant, appartenance syndicale ;
Pour la liste des résultats : nom, prénom des candidats, élu, non élu, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires tel que mentionnés ci-après.

Les destinataires de ces informations sont les suivants :

Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs, personnes habilitées du service des ressources humaines ;
Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, personnes habilitées du service des ressources humaines ;
Pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, personnes habilitées du service des ressources humaines ;
Pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, employeur ou personnes habilitées du service des ressources humaines.

Article I § 2 : Modalités des élections
Afin d'assurer un taux de participation optimum, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole électoral. 
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote, de n’importe quel terminal Internet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.
Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.
Les salariés seront informés par mail de l’ouverture et de la fermeture des bureaux de vote. Par ailleurs, pendant la période de vote, un ou plusieurs mails pourront être adressés à l’ensemble des électeurs pour les inciter à voter et ce afin d’augmenter le taux de participation. 
Article I § 3 : Bulletins de vote 
Le « prestataire fournisseur » assure la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote. 
Le « prestataire fournisseur » reproduit sur le serveur les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises par leurs auteurs et transférés par la DRH avec le cas échéant les logos et professions de foi des listes correspondantes. 
Les listes seront présentées sur une seule et même page dans l’ordre alphabétique à la DRH.
Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le « prestataire fournisseur » veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés. 
ARTICLE II – DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE
A titre liminaire, il est indiqué que tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés. Notamment, la Direction établira une note explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du premier tour de scrutin. 
Pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre, pendant les heures ouvrées, - soit du lundi au vendredi selon l’horaire collectif en vigueur -, les membres de leur bureau de vote et/ou le représentant désigné de la DRH – par mail ou téléphone - afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de leur vote.
Article II § 1 : Modalités d’accès au serveur de vote
Chaque électeur recevra avant le premier tour des élections, à son domicile par courrier simple ou par e-mail un code d’identification personnel généré de manière aléatoire par le « prestataire fournisseur » ainsi qu’un mot de passe. Seul le « prestataire fournisseur » aura connaissance de ce code secret et de ce mot de passe, lesquels resteraient par ailleurs inchangés dans l’hypothèse où un second tour de scrutin devait être organisé.
L’authentification de l’électeur sera ainsi assurée par un serveur dédié après saisie par l’utilisateur du code identifiant et du mot de passe. Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.
Chaque saisie de code confidentiel et de mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès réception du vote.
A l’aide de ce code, l’électeur pourra donc voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé d’élections créé pour l’occasion par le « prestataire fournisseur ».
Une fois connecté : 
Pour l’élection tant des membres de le CSE et pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant. 
Article II § 2 : Garantie de la sûreté et de la fiabilité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin 
Confidentialité du vote : cryptage du bulletin de vote depuis le poste du votant et séparation du bulletin et de l’émargement ; 
Unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois et authentification forte du votant
Sécurité du vote : avec infrastructures informatiques professionnelles totalement sécurisées et redondées ; 
Traçabilité du système : l’ensemble des opérations est traçable en cas de contestation ; 
Conformité : solutions répondant aux recommandations de la CNIL et auditée par un cabinet d’expert indépendant ; 
Accessibilité : portail de vote accessible 24h/24h et 7j/7j grâce à des infrastructures propriétaires capables de gérer de nombreux accès simultanés
Article II § 3 : Scrutateur
Dans le cadre des élections professionnelles (CSE), chaque liste pourra désigner un délégué de liste. 
Le protocole pré-électoral prévoira les modalités d’accès aux éléments lui permettant de constater la régularité du scrutin. 
Article II § 4 : Opérations de dépouillement
A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôlent la fermeture du scrutin (article R2321-18 et R2324-14 du code du travail). Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.
Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes par les administrateurs de chaque Bureau de Vote (Président, Assesseurs).
Les membres du Bureau de Vote éditent les procès-verbaux et proclament les résultats.



ARTICLE III- DUREE, DEPOT ET PUBLICITE DE L’ACCORD
Le présent accord est conclu pour les élections 2019.
Le présent accord étant signé par toutes les organisations syndicales présentes dans l’entreprise, deux exemplaires seront déposés à la Direction Départementale du Travail et de l’Emploi de Paris et un exemplaire sera déposé au secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes du lieu de signature.
Chaque organisation syndicale recevra un exemplaire du présent accord. 
Les salariés seront informés de ces mesures simultanément à la signature du protocole électoral par les moyens de communication habituels à Aspen France.
Fait à Rueil Malmaison, le  04/07/2019  en 6 exemplaires.