Accord sur le vote électronique - élections professionnelles
CGI France



Entre la société CGI France, ci-après désignée la Société CGI, au capital de 137 913 933 euros inscrite au RCS de Nanterre, dont le siège social est situé Immeuble CB16, 17 place des Reflets, 92400 Courbevoie et représentée par xxx, en qualité de Vice-Président Ressources Humaines CGI France 

D’une part,

Et,								

L’organisation syndicale F3C-CFDT représentée par xxx en sa qualité de délégué syndical central ;

L’organisation syndicale CFE-CGC représentée par xxx en sa qualité de délégué syndical central ;

L’organisation syndicale CFTC représentée par xxx en sa qualité de délégué syndical central ;

Le syndicat CGT représenté par xxx en sa qualité de délégué syndical central ; 

D’autre part, 


Il a été arrêté et convenu ce qui suit :
















PREAMBULE
Les parties conviennent de définir dans un nouvel accord d’entreprise le principe et les modalités du recours au vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.

Article 1 : Objet et champ d’application

Les parties signataires décident d’adopter un processus de vote électronique à l’occasion des élections des membres de la délégation du personnel au sein des Comités Sociaux et Economiques de CGI France.

Il est précisé que le vote électronique sera utilisé tant pour le renouvellement des instances représentatives du personnel à l’échéance des mandats que pour les élections partielles susceptibles de devoir intervenir en cours de mandat pour remplacer des membres de la délégation du personnel des Comités Sociaux et Economiques de CGI France

Lors de la mise en place des Comités Sociaux et Economiques de CGI France, le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour le mettre en place.

Les parties conviennent que dans le cadre des élections de la délégation du personnel des CSE, le vote électronique est le mode de vote normal et exclusivement appliqué dans l’Entreprise, à l’exclusion de tout autre, notamment du vote par correspondance.


Article 2 : Prestataire et caractéristiques techniques du système retenu

Article 2.1 : Choix du prestataire

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que les élections seront organisées par un prestataire extérieur, mandaté pour ce faire par la Direction. 
La Société prendra contact avec un prestataire spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet (ci-après désigné le « Prestataire ») et lui confiera la conception et la mise en place du système de vote électronique dans le respect du cahier des charges contenant les prescriptions énoncées aux articles R. 2314-6 et suivants du Code du travail et rappelées ci-dessous.

Au regard des règles en matière de RGPD, et même si les différentes opérations liées au vote sont sous-traitées à un prestataire spécialisé, CGI reste responsable du traitement des données.


Article 2.2 : Principes généraux 

Conformément aux articles R. 2314-6 et suivants du Code du travail, le système de vote électronique retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne sont uniquement accessibles au personnel du prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement nommés « fichier des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ». 

Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers. 
Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Les membres des bureaux de vote et les délégués de liste disposeront toutefois d’un code d’accès leur permettant de contrôler l’évolution du taux de participation tout au long du scrutin. 

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs ne seront accessibles qu'au personnel du prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.


Article 2.3 : Etablissement  des fichiers et stockage des données

Le traitement du « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales établies par la Direction des ressources humaines de CGI France. Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de la DRH de CGI France.

Le traitement du « fichier des électeurs » a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement. L'émargement indiquera la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. 

Le fichier dénommé « contenu de l'urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. 
Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne devront pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote. 


Article 2.4 : Bulletins de vote

Le prestataire assurera la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

Le prestataire reproduira sur le serveur les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises par leurs auteurs et transférées par la Direction des Ressources Humaines avec, le cas échéant, les logos et professions de foi des listes correspondantes dont la taille sera uniforme pour toutes les listes et définie préalablement par le Protocole d’Accord préélectoral.

Les listes seront présentées sur une seule et même page dans l’ordre établi par tirage au sort. Un tirage au sort distinct sera effectué pour chaque périmètre CSE et pour chaque tour.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le prestataire veillera à ce que la dimension des listes, les caractères et la police utilisées soit d’un type uniforme pour toutes les listes.

L’ensemble des prescriptions ci-dessus forme le cahier des charges que le prestataire retenu s’engagera à respecter. Le vote ne pourra être mis en œuvre que si la totalité de ce cahier des charges ainsi que les réponses aux questions figurant en annexe sont respectés.


Article 2.5 : Expertise et RGPD

Conformément à l’article R. 2314-9 du Code du travail, le système électronique proposé par le prestataire sera préalablement soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier que le dispositif est de nature à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du Code du travail et garantir notamment l’intégrité des données, la sincérité et l’unicité du vote, sa confidentialité et la sécurité des opérations selon les normes du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

Le rapport de cette expertise  est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) et sera annexé au présent accord et transmis aux organisations syndicales représentatives.



Article 3 : Cellule d’assistance technique

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire ainsi que deux représentants de chaque Organisation Syndicale représentatives et que de deux représentants de la Direction, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Elle aura notamment pour mission de :
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;
Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.


Article 4 : Déroulement des opérations de votes

A titre liminaire, il est indiqué que tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. 

Notamment, la Direction établira une note explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du premier tour de scrutin. 
Pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre, pendant les heures ouvrées, - soit du lundi au vendredi selon l’horaire collectif en vigueur -, les membres de leur bureau de vote et/ou le représentant désigné de la DRH – par mail ou téléphone - afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de leur vote.

Cette possibilité devra être indiquée dans le courrier contenant les identifiants ainsi que sur le site de vote.

Par ailleurs, conformément aux dispositions de l’article R. 2314-12 du code du travail, les membres du bureau de vote ainsi que les scrutateurs désignés par les différentes listes bénéficieront d’une formation spécifique.   


Article 4.1 : Information des salariés sur l’ouverture et la fermeture des bureaux de vote et accès au site de vote internet

Afin d'assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent, tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier électoral défini dans le protocole préélectoral. 

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote, de n’importe quel terminal Internet ou Intranet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections. 
Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter.
Naturellement, le temps passé par les salariés à voter n’entraînera aucune réduction de salaire. 

Les salariés seront informés par mail de l’ouverture des bureaux de vote, selon le calendrier des opérations électorales défini dans le protocole préélectoral. Ils seront également informés, par mail la veille, de la fermeture des bureaux de vote.
Par ailleurs, pendant la période de vote, les signataires du présent accord mandatent le prestataire afin que ce dernier puisse envoyer un ou plusieurs mails à l’ensemble des électeurs pour les inciter à voter et ce afin d’augmenter le taux de participation.


Article 4.2 : Modalités d’accès au serveur de vote 

Chaque électeur recevra de la part du prestataire avant le premier tour des élections à son adresse connue par courrier simple (enveloppe blanche standard logotée CGI) :
L’adresse du serveur de vote
Un code d’identification confidentiel personnel généré de manière aléatoire par le  prestataire
Ainsi qu’un mot de passe.
Ainsi, afin de s’assurer que les salariés recevront bien leurs identifiants (code d’identification confidentiel personnel et mot de passe), il sera précisé dans la communication informant les salariés de la tenue des élections que ceux-ci devront vérifier que l’adresse connue de CGI (celle figurant sur leur bulletin de paie) est bien la bonne. Dans le cas contraire, il leur appartiendra de la modifier via le centre de service RH avant le 18 octobre 2019. 

Seul le prestataire aura connaissance de ce code identifiant et de ce mot de passe.
Le code identifiant confidentiel et le mot de passe attribués à chaque électeur resteraient inchangés dans l’hypothèse où un second tour de scrutin devait être organisé.

En cas de perte ou de non réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.

L’authentification de l’électeur sera ainsi assurée par un serveur dédié après saisie par l’utilisateur du code identifiant et du mot de passe. L’électeur pourra donc voter en toute confidentialité en se connectant, avec son code identifiant personnel et son mot de passe, sur le site sécurisé d’élections créé pour l’occasion par le prestataire.
Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.

Chaque saisie de code identifiant et de mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès réception du vote.

Une fois connecté, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son scrutin, tant pour l’élection des titulaires que pour celles des suppléants.
A noter que le système proposera par défaut le vote pour les listes complètes. La fonctionnalité permettant de rayer un ou plusieurs noms sera néanmoins intégrée dans le moyen de vote électronique.
L’électeur validera ensuite son vote.
Une fois le vote validé, l’électeur n’aura pas la possibilité de le modifier. Il recevra un récépissé de vote.


Article 4.3 : Dépouillement, proclamation et affichage des résultats

A l'heure fixée pour la clôture du scrutin par voie électronique, le contenu des urnes et les listes d’émargement électroniques seront figés, horodatés et scellés dans le serveur. Les membres du bureau de vote contrôleront, avant les opérations de dépouillement, le scellement du système.

Puis les membres du bureau de vote utiliseront leur code personnel (au moins 2 sur 3 sont nécessaires) pour procéder au dépouillement.

La proclamation des résultats interviendra conformément aux dispositions du protocole préélectoral et les membres du bureau de vote signeront les procès-verbaux.

L’affichage des résultats sera effectué conformément aux dispositions du protocole préélectoral.


Article 5 : Dispositions finales

Article 5.1 : Durée et entrée du présent accord
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. 

A défaut de choix contraire de la Direction et des Organisations Syndicales ou, à défaut d’accord, de la seule Direction, ses dispositions auront vocation à s’appliquer pour toutes les élections professionnelles (membres de la délégation du personnel des CSE), y compris les élections partielles, à venir.

Article 5.2 : Dénonciation, révision du présent accord
Le présent accord pourra être dénoncé par chaque partie signataire dans les conditions et selon les modalités fixées par les dispositions légales en vigueur.

Le présent accord pourra également être révisé dans les conditions et selon les modalités fixées par les dispositions légales en vigueur


Article 5.3 : Publicité du présent accord
Les Organisations Syndicales auront jusqu’au 27 septembre 2019 à 15 heures pour apposer leur signature sur cet accord. 

Un exemplaire sera ensuite transmis à chaque Organisation Syndicale puis le présent accord sera déposé à la Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi (DIRECCTE) de Nanterre et un exemplaire sera déposé au secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes de Nanterre.

Fait à Paris, le 25/09/2019
en 7 exemplaires originaux


Pour CGI




Pour la CFDT							Pour la CFE-CGC





Pour la CFTC							Pour la CGT


Annexe questions - réponses