Protocole d'accord relatif à la mise en place du vote électronique pour l’élection des représentants du personnel au Conseil d’Administration en 2022


Entre, d’une part,

- La Caisse d'allocations familiales de Seine-et-Marne représentée par sa Directrice,

et, d’autre part,

- Les organisations syndicales soussignées,

il a été convenu ce qui suit :



Préambule

Depuis la loi du 21/6/2004 relative à la confiance dans l’économie numérique, l’article L. 2314-26 du Code du Travail prévoit que les élections professionnelles peuvent se tenir par vote électronique. Le décret n°2007-602 et l’arrêté du 25/4/2007 ont précisé les conditions de mise en œuvre du vote électronique.

Les informations et témoignages, notamment recueillis pendant la période de crise sanitaire vécue en 2020 et dont l’issue reste incertaine, ont conforté les parties à recourir au vote électronique dans l’objectif :
de simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,
de faciliter le vote pour les salariés en déplacement ou en télétravail,
d’obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,
d’augmenter le niveau de participation (les salariés ne sont plus tributaires des heures d’ouverture des bureaux de vote et des problèmes d’acheminements postaux)
d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement (suppression des tâches ayant recours au papier)

Dans ce cadre et afin de faciliter l’organisation de l’élection des représentants du personnel au Conseil d’Administration de la Caf de Seine-et-Marne prévue en 2022, les parties signataires du présent accord conviennent de mettre en place le vote électronique par internet et de fixer le cadre général de sa mise en œuvre, conformément aux dispositions du marché national passé par l’Ucanss (Accord –cadre 18/AC/22).

Le présent accord sera annexé au protocole d’accord préélectoral qui fixera le détail des modalités d’organisation des élections.


Article 1 – Modalités d’organisation des opérations

1.1 – Modalités de vote

Compte tenu de la technicité qu’il est nécessaire de maîtriser et des contraintes à respecter pour assurer la sécurité du processus électoral et la confidentialité des données, les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé en la matière et dont l’expertise a été reconnue au terme de l’accord cadre national conclu par l’Ucanss qui vise à mettre à disposition un marché public mutualisé pour l’ensemble des organismes de Sécurité Sociale.

Le dispositif correspond à un système de vote électronique par internet.

Le prestataire retenu sera la société Paragon, unique titulaire du marché depuis le 25 février 2020.

1.2 – Listes électorales

La Direction (via le Pôle DRH) établira un fichier des électeurs à partir des listes électorales. Le fichier des électeurs enregistre les données suivantes : nom et prénom des inscrits, date d’entrée, date de naissance, collège d’appartenance, adresse postale ou e-mail.

Le fichier des électeurs permettra l’envoi à chaque électeur, par le prestataire du matériel de vote électronique.

1.3 – Listes de candidats et bulletins de vote

Les listes de candidats et les professions de foi, établies en respect des caractéristiques imposées par le prestataire, seront transmises à la Direction (via le Pôle DRH), qui les transmettra, en l’état, au prestataire.

Le prestataire assurera la programmation des pages web sur le serveur de vote.

Les listes présentées par les organisations syndicales et les professions de foi seront mises en ligne. Le prestataire veillera à ce que les dimensions des bulletins de vote et la police utilisée soient uniformes.

1.4 – Plan de communication

Un plan de communication interne à destination des salariés sera mis en œuvre en amont et pendant le scrutin pour faciliter l’approbation par les électeurs de cette nouvelle technique de vote.

En amont de ce scrutin :

⇨ Information sur les conditions et les règles du vote en ligne

⇨ Information de la date d’envoi des codes/identifiants de vote par le prestataire

⇨ Messages ciblés sur Cafcom

Pendant le scrutin :

Les électeurs pourront appeler la Cellule d’assistance technique au sein de la Direction (via le Pôle DRH) afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de l’expression de leur vote.

1.5 – Lieux et durée du scrutin 

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment, de façon confidentielle, pendant l’ouverture du scrutin décidée dans le Protocole d’accord préélectoral, de n’importe quel terminal internet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou d’un lieu de leur choix, en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours, et ce conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral.

Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.


Article 2 – Déroulement des opérations de vote

2.1 – Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra avant le scrutin, à son domicile, par courrier simple, une note récapitulant les opérations à effectuer, accompagnée d’un identifiant de vote et d’un code confidentiel généré de manière aléatoire par le prestataire.

L’authentification de l’électeur sera assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de l’identifiant de vote, du code confidentiel et sa date de naissance. Toute personne non reconnue par le système n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.

Une fois connecté, l’électeur pourra voter. Seules les listes correspondant à son collège et à son établissement lui seront présentées.

Chaque vote devra être confirmé par la saisie du code confidentiel, ce qui garantit l’unicité de vote.

La saisie de code confidentiel, de mot de passe et de la date de naissance de l’électeur vaudra signature de la liste d’émargement dès réception du vote.
La liste d’émargement enregistre les données suivantes : collège d’appartenance, nom et prénom des électeurs ayant voté, date et heure du vote.

La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

2.2 – Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Le système de vote électronique mis en œuvre par le prestataire assure la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement ainsi que le contenu de l’urne électronique ne seront accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Afin de répondre aux exigences posées par les articles R.2314-10 et R.2324-6 du code du travail, l’expression du vote et les éléments d’identification de l’électeur seront séparés.

Le vote de l’électeur sera crypté et stocké dans une urne électronique dédiée sans aucun lien avec le fichier d’authentification des électeurs.

Le processus mis en œuvre par le prestataire garantira ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Le nombre de votants pourra être relevé pendant la période de scrutin. Les membres du bureau de vote auront un accès pour visualiser le taux de participation, en temps réel et pour chaque scrutin.
Il est précisé qu’aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.


Article 3 – Durée, entrée en vigueur et dépôt de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée correspondant à celle nécessaire pour l’organisation de l’élection des représentants du personnel au Conseil d’Administration de la Caf de Seine-et-Marne prévue en 2022.

A l’arrivée du terme de cet accord, il cessera de produire ses effets.

Le présent accord s’applique sous réserve de l’agrément ministériel prévu par le code de la sécurité sociale et ne vaut en aucun cas engagement unilatéral de l’employeur.

Il sera, à la diligence de l’entreprise, déposé sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail et sera envoyé au greffe du Conseil de prud’hommes.




Fait à Melun, le 18 NOV 2021