L’Unité Economique et Sociale {« UES ») HELVETIA regroupant les sociétés suivantes :
Raison sociale : HELVETIA Compagnie Suisse d’Assurances
Société anonyme de droit suisse, au capital social : 77 480 000,00 Francs suisses, immatriculée sous le n° CHE-101.400.176 au registre du commerce de canton de Saint-Gall - Siège social : 40, Dufourstrasse, 9001 Saint Gall, Suisse
Siège spécial pour la France à Le Havre (76600), 25 quai Lamandé Immatriculé au RCS du Havre sous le numéro 775 753 072,
Siret : 775-753-072 00237
Code NAF (APE) : 6512Z / Assurances
et
Raison sociale : HELVETIA ASSURANCES SA
Capital social : 94 400 000,00 Euros
Siège social : 25 quai Lamandé, 76600 Le Havre
Immatriculé au RCS du Havre sous le numéro 339 489 379
Siret : 339-489-379 00067
Code NAF (APE) : 6512Z / Assurances
composant l’Unité Economique et Sociale (UES) reconnue par le protocole d'accord relatif à la mise en place d'une UES Helvetia, signé en date du 15 janvier 2013. Les Entreprises composant TUES Helvetia sont, ci-après, collectivement dénommées « l'Entreprise »,
et représentées par agissant en qualité de Mandataire Général pour la France de Helvetia Compagnie Suisse d'Assurances et de Président Directeur Général pour Helvetia Assurances SA,
D’une part,
ET
L'Organisation syndicale CFDT, représentée par, en sa qualité de Délégué syndical,
D’autre part,

1/18

IL A ETE PREALABLEMENT EXPOSE CE QUI SUIT :
L'article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.
Les articles R 2314-5 et suivants du Code du travail précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.
La délibération n°2010-371 du 21 octobre 2010, mise à jour par la délibération n°2019-053 du 25 avril 2019 de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL), formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique.
Dans ce cadre, les parties signataires ont étudié l’opportunité de recourir au vote électronique pour organiser les élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.
Les informations et témoignages recueillis ont conforté les parties dans l’appréciation que le vote électronique est de nature à améliorer les processus de vote au sein de l'Entreprise, en permettant notamment :
® De simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,
De faciliter le vote pour les électeurs absents des locaux de l'entreprise,
® D’obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,
D'augmenter le niveau de participation,
D'inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l'environnement,
« De poursuivre le processus de développement de la digitalisation au sein de la Société.
En conséquence, les parties signataires ont convenu de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.
Conformément aux dispositions du Code du travail, ce système de vote électronique comporte des garanties et modalités spécifiques dont :
Anonymat et secret du vote : impossibilité d’établir un lien quelconque entre un vote émis et un électeur en particulier ;
Sincérité et intégrité du vote : stricte conformité entre bulletin choisi par l'électeur et bulletin enregistré dans l'urne électronique ;
Unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
Confidentialité et liberté du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure ;
Intervention d'un prestataire extérieur chargé de l'organiser suite à un appel d’offres de marché (comportant un cahier des charges) lancé par l’Entreprise afin de mettre en concurrence plusieurs prestataires ;
Formation relative aux modalités de fonctionnement du système de vote électronique dispensée quelques jours avant le premier tour de scrutin ;
Information par voie de notice des électeurs utilisant le vote électronique ;
Sécurisation du vote au moyen de :
o Chiffrement et cryptage ;
o Codes d’accès confidentiels pour chacun des votants ;
o Édition de clés de chiffrement à destination des membres du bureau de vote
2/18

o Existence d’un dispositif de secours pour parer à toute panne ou tout dysfonctionnement.
Plus généralement, le système retenu sera mis en place dans le respect des dispositions du Code du travail, dont les articles R.2314-9 et R.2324-5 (respect du principe de sécurité).
ARTICLE 1. CHAMP D’APPLICATION DU PRESENT ACCORD
Le présent accord s'applique à l'ensemble des collaborateurs de l'Entreprise, ayant la qualité d'électeurs à la date du premier tour de scrutin de l’élection des membres du Comité Social et Economique lors de l’année 2019.
Les parties conviennent que le vote électronique sera la seule modalité de vote possible, ce qui exclut le vote à bulletin secret sous enveloppe.
ARTICLE 2. PORTEE DU PRESENT ACCORD
Le présent accord est conclu dans le cadre des dispositions des articles L.2232-11 et suivants du Code du travail.
L’ensemble des dispositions du présent accord complète celles de la Convention collective des sociétés d'assurances du 27 mai 1992 (IDCC 1672) et de la Convention collective nationale de l'inspection d'assurance du 27 juillet 1992 (IDCC 1679), consacrées aux élections des représentants du personnel.
Pour le cas où des dispositions (actuelles ou futures) du Code du travail ou de la Convention collective précitée viendraient à être plus avantageuses que celles du présent accord, elles seraient immédiatement appliquées. Dans le cas contraire, seules prévaudraient les dispositions du présent accord.
ARTICLE 3. DUREE DU PRESENT ACCORD ET EVENTUEL RENOUVELLEMENT
Le présent accord est à durée déterminée.
Il est conclu dans le but d’être appliqué à la seule élection des membres du Comité Social et Economique de l'année 2019, soit durant tout le temps du déroulement du processus électoral.
ARTICLE 4. UNICITE DU PRESENT ACCORD
Le présent accord forme un tout indivisible ; ce tout est de même valeur et de mêmes effets de droit pour l'ensemble des parties signataires.
Ce tout indivisible inclut les annexes jointes au présent accord.
ARTICLE 5. ADHESION AU PRESENT ACCORD
Conformément à l'article L.2261-3 du Code du travail, toute organisation syndicale représentative dans l'Entreprise et non-signataire du présent accord pourra y adhérer ultérieurement.
L’adhésion produira effet sous réserve :
• De sa rédaction sous forme d’acte écrit et signé par le représentant légal de l'organisation syndicale désireuse d’adhérer ;
3/18

• Du dépôt de cet acte au secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes compétent ainsi qu’à la DIRECCTE ;
o De la notification, dans un délai de huit jours, de cet acte aux parties déjà signataires.
ARTICLE 6. MODIFICATION EVENTUELLE DU PRESENT ACCORD
Le présent accord peut être modifié à l’initiative des parties signataires à l'issue d’une négociation.
Toute modification fera l’objet d’un avenant :
Signé par les parties signataires ;
Soumis aux mêmes formalités de publicité que l’accord initial.
ARTICLE 7. PRINCIPE DU RECOURS A UN PRESTATAIRE
Conformément aux principes énoncés dans le préambule du présent accord, un appel d’offres de marché comportant un cahier des charges a été effectué, par l’Entreprise afin de mettre en concurrence plusieurs prestataires et de sélectionner celui qui sera chargé de mettre en œuvre et de faire fonctionner le système de vote électronique objet du présent accord.
Le cahier des charges figure en annexe du présent accord.
Le nom du prestataire retenu est communiqué aux organisations syndicales représentatives signataires du présent accord. : VOXALY-DOCAPOST.
ARTICLE 8. RESPECT DE LA LOI « INFORMATIQUE ET LIBERTES »
La mise en œuvre et le fonctionnement du système de vote électronique donneront lieu au respect de la loi « Informatique et Libertés ».
Compte tenu des recommandations de la CNIL s'agissant du vote électronique du 25 avril 2019, relative à la sécurité des systèmes de vote électronique, l'Entreprise se propose de mettre en œuvre les dispositions suivantes :
Associer le conseil et l'assistance du Délégué à la protection des données (DPO) ;
Vérifier la nécessité de réaliser une analyse d'impact sur la protection des données ;
Le fichier sera inscrit par le DPO dans le Registre des activités de traitement de l'Entreprise ;
Les électeurs seront informés des conditions dans lesquelles leurs données seront traitées ;
Des mesures de sécurité adaptées seront prévues au regard des risques.
Le système doit répondre aux caractéristiques suivantes :
o Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion de la maintenance du système ;
o Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin;
o Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés ;
o Le traitement du fichier des électeurs est établi à partir des listes électorales et a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement ;
o L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son
4/18

contenu inaltérable et probant. Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur ;
o Le fichier du contenu de l'urne électronique recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.
Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, est soumise à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions énoncées ci-dessus. Le rapport d'expertise sera tenu à la disposition de la CNIL, ainsi qu'à l'ensemble des électeurs et des organisations syndicales représentatives sur l'Intranet de l'Entreprise.
Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n'est accessible. Le taux de participation pourra cependant être consulté à tout moment.
Le décompte des voix apparaît lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.
ARTICLE 9. MODALITES D’ORGANISATION DU VOTE ELECTRONIQUE
Un protocole d'accord préélectoral réglant, pour l’année 2019, le détail des modalités d’organisation de l'élection des membres du Comité Social et Economique (dont celles du vote électronique) sera proposé à la signature des organisations syndicales représentatives dans l'Entreprise au cours du processus d'organisation des élections des Représentants du Personnel.
D’ores et déjà, les signataires du présent accord s'accordent sur les points suivants :
Les électeurs pourront voter dans les conditions suivantes : le dispositif d'élection par vote électronique sera accessible par les électeurs pendant une durée de 2 jours ouvrés. Les électeurs pourront se connecter à l'interface via leur identifiant et mot de passe individuels.
La sécurisation et le cryptage (cf. cahier des charges en annexe du présent accord) permettront aux électeurs de voter sur leurs postes informatiques mis à disposition par l'Entreprise pendant leurs heures de travail, ou sur tout appareil disposant d'un accès à internet durant la période d'ouverture du scrutin.
Une note d’information sera envoyée par l'Entreprise aux électeurs au cours du processus électoral.
Sera rédigée par le prestataire visé à l’article 7 du présent accord ;
Détaillera, dans un style clair et accessible à tous, les modalités, conditions et règles de
fonctionnement du vote électronique afin de faciliter l’appropriation de cette technique de vote.
ARTICLE 10. TRANSMISSION AU PRESTATAIRE VISE A L'ARTICLE 7 DES LISTES ELECTORALES, DES LISTES DE CANDIDATS ET DE LA COMMUNICATION ELECTORALE
Article 10.1. Transmission des listes électorales
En application des dispositions du Code du travail, il appartient à l'Entreprise d’établir les listes des électeurs et éligibles pour l'élection des membres du Comité Social et Economique.
Cette note :
5/18

Celle-ci s'acquittera de cette obligation et en assurera la transmission des contenus au prestataire visé à l’article 7 du présent accord dans les conditions fixées par le protocole d’accord préélectoral réglant, pour l’année 2019, le détail des modalités d’organisation de l’élection des membres du Comité Social et Economique de l'Entreprise.
Le contrôle de la conformité et de la stricte correspondance entre les contenus des listes importées sur le système de vote électronique et les contenus des listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de l'Entreprise.
De son côté, le prestataire visé à l'article 7 du présent accord assurera, dès réception desdites listes, leur sécurité et leur confidentialité.
Article 10.2, Transmission des listes de candidats
Les listes de candidats, pour le premier tour de scrutin et lors d'un éventuel second tour, seront établies conformément aux dispositions du protocole d’accord préélectoral réglant, pour l’année 2019, le détail des modalités d’organisation de l’élection des membres du Comité Social et Economique.
Ces listes de candidats seront adressées, pour intégration dans le système de vote électronique, par l'Entreprise au prestataire visé à l’article 7 du présent accord suivant modalités et délais prévus par protocole d'accord préélectoral réglant, pour l’année 2019, le détail des modalités d’organisation de l’élection des membres du Comité Social et Economique.
Article 10.3. Transmission de la communication électorale
Le protocole d’accord préélectoral réglant, pour l'année 2019, le détail des modalités d’organisation de l’élection des membres du Comité Social et Economique déterminera les conditions de transmission au prestataire visé à l’article 7 du présent accord de la communication que les candidats destinent aux électeurs pour le premier tour de scrutin et à l'occasion d’un éventuel second tour.
ARTICLE 11. BULLETINS DE VOTE
Le cahier des charges du prestataire visé à l'article 7 du présent accord lui imposera l'élaboration d'un matériel de vote assurant l’égalité de traitement entre tous les candidats participant à l'élection.
D’ores et déjà, il est acquis que :
Les listes de candidats seront présentées sur les écrans des postes informatiques permettant le vote, dans l'ordre alphabétique des appellations, noms ou sigles les identifiant (appellations, noms ou sigles choisis par les organisations syndicales lors du premier tour et par d'autres candidats en cas d’éventuel second tour) ;
La dimension des bulletins et la typographie utilisée seront strictement identiques pour toutes les listes et permettront leur affichage sur une page d’écran unique avec une résolution standard.
ARTICLE 12. TESTS ET CRASH TESTS DE VERIFICATION DU SYSTEME DE VOTE ELECTRONIQUE
Préalablement à sa mise en service opérationnelle à l'occasion du processus électoral, le système de vote électronique sera soumis à une série de tests visant à évaluer ses performances, sa fiabilité et sa conformité générale aux exigences du cahier des charges.
6/18

Ces tests seront organisés dans les conditions suivantes :
• Participants :
o Le prestataire visé à l’article 7 du présent accord ; o Un représentant de l'Entreprise ;
o Un représentant de chacune des organisations syndicales candidates au premier tour des élections ;
o Un représentant désigné par l'ensemble des délégués du personnel et des membres du Comité d’entreprise actuellement en place.
Le temps passé à la participation à la série de tests visée au présent article est décompté et payé comme temps de travail effectif.
ARTICLE 13. FORMATION A L'UTILISATION DU SYSTEME DE VOTE ELECTRONIQUE
Une formation à l’utilisation du système de vote électronique sera organisée et payée par l'Entreprise. Elle sera dispensée par le prestataire visé à l’article 7 du présent accord.
Le temps passé à la participation à la formation visée au présent article est décompté et payé comme temps de travail effectif.
ARTICLE 14. CELLULE D’ASSISTANCE TECHNIQUE
Le Code du travail impose, en cas de recours au système du vote électronique, la mise en place d'une cellule d’assistance technique chargée, entre autres, de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.
Par conséquent, une cellule d’assistance technique sera mise en place dans les conditions suivantes :
Composition : la cellule d'assistance technique sera composée des représentants du prestataire nommé à l'article 7 du présent accord, des membres du bureau de vote, d'un représentant de chacune des organisations syndicales candidates au premier tour des élections, et de tout représentant de la Direction désigné.
Missions : la cellule d'assistance technique a pour missions de :
o Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
o Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ; o Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système ;
o Assurer une assistance technique pendant la durée du processus électoral.
Le temps consacré au fonctionnement de la cellule visée au présent article est décompté et payé comme temps de travail effectif.
7/18

ARTICLE 15. DEPOT ET PUBLICITE
Conformément aux dispositions légales en vigueur, le présent accord sera déposé auprès de la DIRECCTE et du Secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes compétents, dont relève le Siège social de la société. Chaque organisation syndicale recevra un exemplaire du présent accord.
Il entrera en vigueur et produira tous effets de droit le lendemain de l'accomplissement des opérations précitées.
Fait à Le Havre, le 09 septembre 2019.
En 4 exemplaires originaux
Annexe(s) jointe(s) :
• Cahier des charges relatif à la prestation d’organisation matérielle et technique du processus de vote électronique de l’élection de l’année 2019 des membres du Comité Social et Economique.
8/18

ANNEXE 1 - CAHIER DES CHARGES
PRÉSENTATION GÉNÉRALE DES BESOINS : VOTE ÉLECTRONIQUE 1.1-. Contexte de mise en œuvre du vote électronique
Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles, la société Helvetia souhaite mettre en mise en œuvre un système de vote électronique par Internet.
Le système de vote électronique concernera environ 300 électeurs, répartis en deux collèges.
Les élections organisées sont celles du Comité Sociale Economique en application des dispositions de l’ordonnance du 22 septembre 2017.
L’organisation de ces élections est encadrée par le code du travail et les dispositions de la Convention Collective des sociétés d'assurances du 27 mai 1992 (IDCC 1672) et de la convention collective nationale de l'inspection d’assurance du 27 juillet 1992 (IDCC 1679).
Le système de vote électronique proposé devra être conforme en tous points aux prescriptions de l'arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007 602 du 25 avril 2007 et des dispositions du Code du travail relatifs aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour les élections du Comité Social Economique.
Nature des prestations attendues
Le prestataire aura en charge :
QD La gestion de la préparation des élections en vote électronique, sous le contrôle de la Direction des Ressources Humaines
qD La mise en œuvre du système de vote électronique
SD La mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’affectation des sièges
FONCTIONNALITÉS ATTENDUES DU SYSTÈME DE VOTE ÉLECTRONIQUE
Fonctionnalités générales.
- Système de vote électronique distant.
Le système de vote électronique ne sera pas hébergé par la société Helvetia mais chez un prestataire externe.
Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections, via le web du réseau Internet.
- Période des élections.
La durée du 1er tour de scrutin sera déterminée dans le protocole préélectoral relatif aux élections professionnelles, durant cette période les électeurs pourront accéder à l'application de vote 24 heures sur 24.
En cas de 2nd tour l’application de vote électronique sera accessible durant la même période.
- Nature des élections.
Les élections à organiser sont les élections du Comité Social économique des membres titulaires et suppléants.

Les électeurs pourront participer à l'ensemble des élections pour lesquels ils détiennent des droits de vote.
- Sécurisation du système proposé.
Le système de vote électronique proposé par le prestataire devra répondre aux exigences minimales suivantes :
o R 2314-9 et R2324-5 du code du travail, o Décret du 25 avril 2007 sur le vote électronique, o Recommandation de la CNIL du 21 octobre 2010 o Décret N° 2016-1676
Le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés (« fichiers électeurs » et « urne électronique »)
Par ailleurs, le prestataire fournira à la Société Helvetia, les conclusions du rapport d’expertise de son système de vote électronique s’il existe, ou s’engagera à mettre à disposition de la société Helvetia, les documents nécessaires pour la réalisation d’une expertise indépendante mandatée par la société Helvetia.
Dans ce second cas, le prestataire acceptera de collaborer avec l’expert désigné afin de permettre une expertise de son système effectuée selon les règles de l'art.
Scénario de vote
Définition des différentes étapes
Le scénario de vote électronique comportera les étapes suivantes pour chaque élection :
une étape d’identification de l’électeur ; celui ci devra saisir un code identifiant, un code secret et sa date de naissance qui seront contrôlés avant d'accéder au vote
une étape de présentation des listes de candidatures en présence.
le choix par l'électeur d’une seule liste parmi celles proposées, ou bien le choix de voter « blanc »
la possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie
la présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés
la confirmation par l'électeur du choix effectué
la confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote
» la possibilité pour l’électeur d’imprimer un « ticket » confirmant l’enregistrement de son vote
10/18

Émargement électronique, unicité du vote
Par ailleurs, le système de vote électronique enregistrera un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permettra plus à ce dernier d'effectuer un nouveau vote pour cette même élection (unicité du vote).
Enchaînement des élections
Par contre, si l’électeur a la possibilité de participer à plusieurs élections, le système proposera à l’électeur de poursuivre le déroulement du scénario pour réaliser le vote suivant.
Traitements sous jacents
Lors de la prise en compte d'un vote, le système doit assurer :
L’unicité et la confidentialité des votes ; le système doit garantir l'anonymat des choix exprimés par un électeur et l'unicité du vote pour chaque élection à laquelle participe cet électeur.
A cette fin, les émargements d’une part et l’urne électronique d’autre part, doivent être enregistrés sur des systèmes dédiés et distincts.
L’intégrité du système ;
êD La sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés
A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé après une phase de test et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote.
Procédure d’ouverture des élections
L'ouverture des élections est réalisée par les membres du bureau de vote désignés au sein de la Société Helvetia.
Ces membres comportent un Président et deux assesseurs.
Étapes
La procédure d’ouverture des élections comportera les étapes « en ligne » suivantes :
l’accès sécurisé à la procédure d’ouverture ;
Le Président et ses Assesseurs seront en possession de codes d'accès spécifiques permettant leur identification
le contrôle du scellement du système de vote électronique
le contrôle des urnes électroniques qui doivent être vides
la création d’une clé de chiffrement des bulletins de vote, remise « en ligne » au prestataire, et dont la clé de déchiffrement correspondante reste secrète
l’ouverture des élections par la saisie du code secret Président et d’au moins l’un des codes Assesseurs
Procédure de fermeture des élections Étapes
La procédure de fermeture des élections comportera les étapes « en ligne » suivantes :
l’accès sécurisé à la procédure de fermeture;
11/18

qD Les Président et Assesseurs seront en possession de codes d'accès spécifiques permettant leur identification
le contrôle du scellement du système de vote électronique
la fermeture des élections par la saisie du code secret Président et d'au moins l’un des codes Assesseurs
Dépouillement des urnes électroniques et déchiffrement des bulletins de vote Étapes
La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes « en ligne » suivantes :
l’accès sécurisé à la procédure;
SD Le Président et ses Assesseurs seront en possession de codes d’accès spécifiques permettant leur identification
la remise « en ligne » au prestataire de la clé secrète permettant le dépouillement des bulletins de vote
l’édition « en ligne » des résultats des élections ;
qD Compteurs de voix par élection, par liste et par candidat
la remise par le prestataire des Procès-Verbaux complétés et conformes aux modèles Cerfa.
Scellement du système.
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le contrôle du scellement doit pouvoir être effectué à tout moment durant la période de vote par les membres du bureau de vote.
Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique
Les bulletins de vote enregistrés dans le système de vote électronique doivent être chiffrés avec une clé de chiffrement selon un algorithme « asymétrique » (clé de chiffrement et clé de déchiffrement ne doivent pas être identiques).
La clé de déchiffrement sera tenue secrète durant toute la période des élections. Elle sera remise au prestataire à l’issue des élections afin de permettre le dépouillement de l’urne électronique.
Le prestataire proposera un système permettant aux seuls Président et Assesseurs de détenir les clés secrètes permettant le dépouillement des urnes électroniques.
Liste des émargements L'émargement indique la date et l'heure du vote.
Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
La liste d'émargement comprendra ;
Les noms et prénoms des électeurs,
Le collège de l’électeur.
Dès la clôture du scrutin les listes d’émargements seront accessibles par les membres des bureaux de vote et les personnes habilités des services du personnel.
12/18

Assistance technique
Le prestataire assurera la formation de la cellule d'assistance technique qui sera composée par les membres des bureaux de vote, le représentant de la Direction et éventuellement les représentants des Organisations Syndicales.
Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.
Par ailleurs, un service d'assistance téléphonique sera mis en œuvre dans le but de renseigner les électeurs.
Dispositifs de secours
Le système de vote électronique sera dupliqué sur 2 plates formes géographiquement distinctes.
En cas de panne d'un des systèmes un dispositif de secours prendra le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants de la Direction, des Organisations Syndicales et du prestataire, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Pour ce faire le bureau de vote possède les clés permettant à tout moment d'opérer la clôture du scrutin.
AUTRES PRESTATIONS À FOURNIR
Préparation des élections
- Prestations liées au « fichier électeurs »
Constitution du fichier électeurs
Les listes électorales sont constituées par la Société Helvetia.
Elles comportent les informations nominatives des électeurs ayant la possibilité de participer aux élections.
Elles sont établies par collège.
Les listes électorales seront fournies au prestataire sur un support numérique afin de permettre la constitution du « fichier électeurs ».
Éventuellement, les listes électorales seront consolidées au sein d'un « fichier électeurs » par la société Helvetia et seront ensuite fournies au prestataire.
Ainsi, le « fichier électeurs » contiendra notamment, pour chaque électeur : o La civilité de l’électeur, o Les nom et prénom de l’électeur, o La date de naissance de l'électeur,
o Le site de rattachement du vote de l’électeur (zone géographique), o Le collège d’appartenance de l'électeur, o Les coordonnées de l’électeur (adresse du domicile) o Des informations d’authentification (éventuellement)
Objet du fichier électeurs
Le « fichier électeurs » sera transmis au prestataire aux seules fins suivantes :
13/18

o permettre l’attribution de codes d'accès au système de vote électronique pour chaque électeur
autorisé
o contrôler les accès au système de vote électronique
o enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l’unicité du vote pour chaque électeur
o éditer les listes d’émargement
Transmission du fichier électeurs
Le prestataire devra être en mesure de proposer un processus d’échanges sécurisé des informations et des données concernant le fichier électeurs.
Le prestataire proposera, par exemple, un accès FTP sécurisé (File Transfer Protocol : protocole de communication dédié aux échanges informatiques de fichiers sur Internet) sur son infrastructure informatique, afin de permettre les échanges sécurisés de fichiers entre la Société Helvetia et lui même.
Confidentialité du fichier électeurs
Le prestataire s’engagera à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le « fichier électeurs » pour les besoins de gestion du vote électronique. Il mettra en oeuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations de ce fichier sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote électronique.
A l’issue de l’opération de vote électronique, le prestataire s’engagera à détruire le « fichier électeurs » et à ne conserver aucune de ses données.
Fourniture des codes d’accès au système de vote électronique
A partir des informations du « fichier électeurs », le prestataire assurera la création et la fourniture des codes d’accès au vote électronique à chaque électeur, selon les prescriptions indiquées dans le chapitre suivant de ce document.
Le prestataire proposera des procédures de génération et de transmission des codes d’accès aux électeurs permettant de conserver le caractère confidentiel du code secret durant toutes les étapes.
Composition des codes d’accès au système de vote électronique
Chaque électeur recevra un couple de codes composé ainsi :
o un code identifiant unique d’accès qui permettra, outre le contrôle d’accès, la tenue des listes d’émargements électroniques garantes de l’unicité des votes o un code secret qu’il sera seul à connaître
Afin de permettre un contrôle et une sécurité supplémentaire, l’électeur devra renseigner sa date de naissance.
Adressage des moyens d’authentification
Le prestataire prendra en charge la transmission aux électeurs des codes d’accès au vote électronique.
Le système proposé par le prestataire devra assurer la confidentialité des données transmises aux électeurs et la sécurité de l’adressage des moyens d'authentification.
Contrôle des listes électorales électroniques
Afin de permettre une vérification par la Société Helvetia, les représentants du Personnel et les membres du bureau de vote, le prestataire fournira à la Société Helvetia, à l’issue de la génération et de la fourniture des codes d’accès, une liste de contrôle permettant de vérifier que tous les électeurs ont bien été pris en compte lors de l’attribution des codes d'accès au vote électronique.
14/18

La forme, le contenu et le support de cette liste de contrôle seront définis d’un commun accord durant la phase de préparation des élections.
Mise à jour du fichier électeurs
Le « fichier électeurs » pourra subir des modifications jusqu’à l’ouverture des élections notamment suite à la suppression ou à l’ajout d’électeurs sur les listes électorales.
Le prestataire devra permettre ces modifications et notamment assurer que les codes d’accès fournis à des électeurs supprimés des listes soient invalidés, et que les nouveaux électeurs inscrits sur les listes avant l’ouverture des élections puissent disposer de codes d'accès au vote électronique.
S'il est techniquement possible d'effectuer des mises à jour jusqu'à l'ouverture du scrutin, le protocole d'accord préélectoral pourra toutefois prévoir une date limite de prise en compte de ces modifications.
- Prestations liées aux listes de candidats.
Généralités
Les listes de candidats sont établies par les représentants du personnel de la Société Helvetia et seront transmises au prestataire en vue de paramétrer le système de vote électronique et de présenter celles ci aux électeurs au moment du vote.
Les listes de candidats peuvent être constituées par les organisations syndicales au sein de la Société Helvetia ou par des candidats non affiliés.
Les listes de candidats mentionnent notamment :
l’instance représentative du personnel
le collège ;
s’il s’agit de la liste des titulaires ou des suppléants ;
les noms et prénoms des candidats dans l’ordre dans lequel ils se présentent ;
le lieu de travail des candidats ;
l’appartenance syndicale (éventuellement) ;
s'il s’agit du 1er ou 2nd tour de scrutin.
Mise à jour des listes de candidats dans le système de vote électronique
Le prestataire pourra proposer un format de fichier numérique spécifique pour la constitution des listes de candidats, afin de faciliter les mises jour du système de vote électronique.
De même, le prestataire pourra éventuellement proposer un système de mise à jour « en ligne » via le web pour la saisie et les modifications de listes de candidats jusqu’à la fin de la période de test du vote électronique et la recette du système.
Contrôles de conformité des listes de candidats
Le prestataire proposera une procédure de test du vote électronique permettant aux représentants de la Direction, aux représentants du personnel et aux membres du bureau de vote de vérifier l'exactitude des listes de candidats soumises au choix des électeurs.
Cette procédure de test devra être réalisée avant l’ouverture des élections dans une période de temps suffisamment longue pour permettre à la fois une revue d’ensemble de toutes les listes et les modifications éventuelles.
15/18

- Phase de test et de recette du système de vote électronique Objectifs des tests
Les tests programmés dans cette phase permettront notamment de contrôler le déroulement et la conformité du scénario de vote pour chaque élection.
Période de test
Le prestataire devra proposer les moyens de tester l’ensemble des scénarios durant une période prévue dans un calendrier de préparation des élections.
Cette période de test sera déterminée d’un commun accord entre la Société Helvetia et le prestataire. Elle sera prévue à l’issue de la phase de paramétrage et de préparation du système de vote électronique intégrant les listes de candidats.
- Scrutin à blanc Objectifs du scrutin à blanc
Le scrutin à blanc a lieu après la période de test qui vise à contrôler et valider les scénarios d’élections et la bonne intégration des listes de candidats, professions de foi et photos des candidats.
Il doit être effectué sur le système de vote électronique définitif et validé préalablement, afin de permettre aux membres du bureau de vote de contrôler la conformité du système de vote électronique avant l'ouverture effective des élections.
Étapes du scrutin à blanc
Le « scrutin à blanc » vise à tester l’application en fonctionnement réel. Durant cette phase les membres du bureau de vote vont pouvoir tester tous les modules de l’application y compris le module de dépouillement des bulletins de vote.
Pour ce faire les membres du bureau de vote ouvriront le scrutin, effectueront des votes, fermeront le scrutin et dépouilleront les votes effectués.
Au terme de ce test les membres du bureau de vote valideront l'intégrité du dispositif. Tout au long du scrutin le module de « contrôle du scellement » permettra aux membres du bureau de vote de s’assurer que l'application n'a été sujette à aucune modification substantielle depuis le « scrutin à blanc ».
Une fois le « scrutin à blanc » validé le bureau de vote programmera l’ouverture et la fermeture des élections.
Les étapes de contrôle seront les suivantes :
(3D Création par les Président et Assesseurs du bureau de vote des clés secrètes qui permettront le chiffrement des bulletins de vote dans le système de vote électronique du prestataire OD Ouverture des élections par les Président et Assesseurs du bureau de vote OD Réalisation de plusieurs votes
ûD Fermeture des élections par les Président et Assesseurs du bureau de vote
(3D Remise au prestataire des clés secrètes permettant de déchiffrement des bulletins de vote
(3D Déroulement du dépouillement des urnes électroniques et édition des résultats
(3D Contrôles de la conformité des résultats obtenus
-scellement de l'application de vote électronique
- Prestation de conseil et d’assistance de la DRH
Le prestataire devra être en mesure de conseiller la Direction des Ressources Humaines dans la mise en œuvre du système de vote électronique et d’assister celle ci notamment pour les tâches suivantes : (3D Réalisation du registre de traitement des données au titre de la RGPD et transmission à la CNIL (Commission Nationale Informatique et Libertés) selon les dispositions légales
16/18

üO Rédaction de l’accord d’entreprise intégrant les modalités du vote électronique èD La rédaction du protocole d'accord intégrant les modalités du vote électronique (3D La rédaction des documents de présentation du système de vote électronique aux représentants du personnel et aux électeurs OD La présentation du système aux partenaires sociaux
- Remise des résultats.
Listes d’émargement
Les listes d’émargements définitives seront remises à la Société Helvetia sur support numérique à l’issue des élections.
Résultats bruts
Les résultats bruts comporteront les compteurs de voix par collèges, par liste, par candidat.
Ils seront consultables « en ligne » dès la fermeture des élections et le dépouillement des urnes électroniques.
Seuls les membres désignés du bureau de vote auront accès à ces résultats « en ligne ».
Procès-Verbaux des élections
Les Procès-Verbaux officiels des résultats complétés, conformes aux modèles Cerfa, seront mis à la disposition de la Société Helvetia par le prestataire.
Gestion informatique et technique du système de vote électronique
Disponibilité du système de vote électronique
Le prestataire assurera la mise en ligne du système de vote électronique durant deux périodes correspondantes à la préparation et à l’ouverture du vote pour deux tours d’élections.
Durant ces périodes, le système sera disponible 24h/24.
Le prestataire mettra en œuvre les moyens d'assurer un service continu sans rupture.
Accès aux informations sur les matériels et dans les locaux du prestataire
Le prestataire indiquera comment sont protégés les locaux d’hébergement des matériels sur lesquels sont stockés les fichiers sensibles tels que le fichier des électeurs, les urnes électroniques et les émargements, et de manière générale, comment sont protégées les informations liées à la gestion des élections de la Société Helvetia (stockage et accès).
Ticket d’enregistrement du vote
L’électeur dispose de la possibilité d’imprimer un ticket attestant de la prise en compte de ses suffrages par le système de vote.
Cette possibilité lui est offerte à l'issue de la séquence de vote mais aussi ultérieurement, en se reconnectant à l'application.
Il mentionne les élections concernées ainsi que la date et l’heure d’émission de chaque suffrage.
Ce ticket comporte aussi une marque d’authentification interdisant une édition frauduleuse.
Conservation des données
Le prestataire conservera, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la
17/18

copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.
La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.
A l’expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.
18/18