ACCORD RELATIF À LA BASE DE DONNÉES ÉCONOMIQUES ET SOCIALES AU SEIN DE L’URSSAF ÎLE-DE-FRANCE

Entre la Direction de l’Urssaf Ile-de-France, dont le sièg est situé au 22 rue de Lagny à Montreuil (93100)  représentée par son Directeur 
D’une part,
et 
Les Organisations Syndicales soussignées : CGT, CFDT, FO et SUD 
D’autre part,

Il a été convenu ce qui suit.

Préambule

La Base de Données Économiques et Sociales (BDES) a pour objet de mettre à disposition des membres du Comité social et économique et des Organisations Syndicales Représentatives une information précise, accessible, permanente et facilitant l’exercice de leurs compétences respectives, ce qui permet de renforcer le dialogue social.
La BDES rassemble notamment les informations nécessaires aux trois grandes consultations annuelles du comité économique et social sur les orientations stratégiques, la situation économique et financière et la politique sociale, les conditions de travail et l’emploi, telles qu’elles résultent des articles L. 2312-17 et suivants du Code du travail.
Elle comporte également l’ensemble des informations communiquées de manière récurrente ainsi que, le cas échéant, les informations nécessaires aux négociations obligatoires et aux consultations ponctuelles prévues par le Code du travail. 
La BDES permet de structurer les données sociales et économiques par grandes thématiques. Les représentants du personnel peuvent ainsi disposer d’une vision claire et actualisée des données stratégiques relatives à l’entreprise. 
Le code du travail offre la possibilité d’adapter l’organisation, l’architecture, le contenu, les modalités d’accès, le support et les modalités de consultation, d’utilisation et d’actualisation de la BDES.
Les parties ont donc souhaité saisir cette occasion pour réorganiser la BDES de façon concertée afin qu’elle soit conforme aux spécificités de l’organisme. Le recours à une plateforme digitale va faciliter la gestion des données et l’accès à une information fiable et sécurisée.
Support et matériel mis à disposition

La BDES est tenue à la disposition des personnes habilitées sur une plateforme digitale dédiée, dans un souci de garantir une sécurité élevée et une meilleure gestion des données.  Cet outil en ligne simple et intuitif est conçu spécialement pour répondre aux dispositions légales et renforcer un dialogue social optimal au sein de l’Urssaf Ile de France. 
Afin de faciliter l’accès à la BDES et dans le cadre de la démarche de l’organisme de s’inscrire dans une politique volontariste de développement durable, un ordinateur portable a été remis à tous les membres titulaires du Comité sociale et économique, pendant la durée de leur mandat, et un ordinateur, a minima, par section syndicale, en sus des moyens professionnels mis à disposition.
Les utilisateurs de la BDES

Les personnes habilitées sont :

- les membres du comité social économique (titulaires et suppléants),
- les délégués syndicaux,
- les représentants de proximité,
- les représentants syndicaux au CSE
- les représentants de section syndicale
- les cadres dirigeants,
- les agents de direction
- les inspecteurs du travail,
- les médecins du travail du service de santé au travail de l’Urssaf Ile-de-France et de l’ACMS,

Les experts du Comité social économique ont un accès ouvert en consultation à l’ensemble de la BDES pour la durée de leur mission.

La fin d’un mandat de représentant du personnel quelle qu’en soit la cause entraîne de plein droit et sans avis préalable l’invalidation de son droit d’accès à l’application, il en est de même pour les autres utilisateurs habilités lors de leur sortie des effectifs ou du départ des médecins du travail de l’ACMS.



Modalités d’accès

La BDES est accessible informatiquement, par les personnes habilitées, via leur session professionnelle pour les personnels de l’organisme ou via une connexion Internet sécurisée pour les personnes extérieures à l’entreprise. Ils disposent, à ce titre, d’un accès individuel et strictement personnel sur le serveur dédié via des codes qui ne doivent pas être communiqués.
La BDES permet l’export des données enregistrées en format PDF.
La BDES est accessible en permanence. L’accès à la BDES peut être momentanément restreint pendant des opérations de maintenance.
En cas d’inaccessibilité de la BDES d’une durée d’au moins 48 heures, les délais de consultations sont décalés de l’équivalent de la durée en jours ouvrés de l’arrêt, arrondie à la journée supérieure. 
En cas d’inaccessibilité survenant au moment de la mise à jour ou du complément apporté aux données existantes, la consultation attachée aux documents et/ou informations concernés est retardée du nombre de jours nécessaires pour que le délai de communication des informations et/ou documents, préalable au début de la consultation ou de la négociation soit respecté.
Confidentialité des informations

En application des dispositions légales en vigueur, les utilisateurs accédant à la BDES demeurent soumis à une obligation de discrétion.
Les utilisateurs sont tenus à une obligation de discrétion renforcée à l’égard des informations contenues dans la base de données revêtant un caractère confidentiel et présentées comme telles par la Direction. La durée du caractère confidentiel des informations transmises est précisée conformément aux dispositions légales. 
Le respect de ces obligations est essentiel pour le bon fonctionnement de la BDES.





Alimentation et Mise à jour des informations contenues dans la BDES

La Direction est responsable de la création et de l’actualisation de la BDES.
La BDES devient l’unique support permettant la mise à disposition d’informations et de documents à destination du comité social et économique et des organisations syndicales.
Sa mise à jour est par nature dynamique. Certaines données peuvent néanmoins présenter un caractère définitif, pour exemple celles déclarées pour les années n-2, voire n-1.
Les informations de la BDES sont mises à jour pour les informations/consultations récurrentes du Comité social et économique dans le respect des périodicités prévues par le code du travail ou par les accords collectifs en vigueur et applicables à l’Urssaf Ile-de-France.
Il se peut que les données chiffrées correspondent, pour certaines, à l’année civile et pour d’autres, à une périodicité différente. Dans ce cas, les utilisateurs de la BDES sont informés de la période couverte par les données transmises.
La Direction s’engage à actualiser la BDES afin que 	les représentants du personnel élus aient accès aux informations nécessaires à leur consultation au plus tard le jour d’envoi de l’ordre du jour de la première réunion de consultation.                                                                                                    
La mise à disposition actualisée des éléments d’information dans la BDES vaut communication des rapports et des informations. A ce titre, les utilisateurs habilités de l’Urssaf Ile-de-France, sont informés par courriel des dépôts et actualisations opérés au sein de la BDES.
L’information de mise à disposition ou d’actualisation des données fait courir le délai de consultation.
Délais de mise à disposition des informations

Les informations figurant dans la base de données portent sur l'année en cours, sur les deux années précédentes, dans la mesure du possible et telles qu'elles peuvent être envisagées, sur les trois années suivantes.
Ces informations sont présentées sous forme de données chiffrées ou, à défaut, pour les années suivantes, sous forme de grandes tendances. L'employeur indique, les informations qui, eu égard à leur nature ou aux circonstances, ne peuvent pas faire l'objet de données chiffrées ou de grandes tendances, pour les raisons qu'il précise.

Contenu de la BDES
Informations nécessaires aux consultations récurrentes obligatoires

La BDES comporte les informations et documents nécessaires aux trois consultations récurrentes :
- Les orientations stratégiques ;
- La situation économique et financière de l’entreprise ;
- La politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi

Ces informations se décomposent en huit principales thématiques comprenant chacune un certain nombre d’indicateurs légaux et réglementaires. 
Elles sont également enrichies par des indicateurs complémentaires proposés par les organisations syndicales. 

Ces huit thématiques sont : 
La présentation de l’entreprise
Les investissements (social, matériel & immatériel)  
L’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes 
Les fonds propres, endettement et impôts
Les rémunérations des salariés et dirigeants dans l’ensemble de leurs éléments
La représentation du personnel et les activités sociales et culturelles
Les flux financiers à destination de l’entreprise
Les partenariats
Le code du travail prévoit également les deux thématiques suivantes : 
La rémunération des financeurs en dehors des éléments mentionnés au 5- 
Pour les entreprises appartenant à un groupe, transferts commerciaux et financiers entre les entités du groupe
Ces éléments ne concernent pas l’Urssaf Ile de France et sont donc exclus de la BDES. 
Le contenu et la périodicité de toutes les informations relatives aux différents indicateurs sont détaillés en annexe. 

Il est à noter que toutes nouvelles informations rendues obligatoires par le législateur ou acceptées d’un commun accord entre l’employeur et les organisations syndicales se trouvent ajoutés à la présente BDES.

Par ailleurs, afin de servir de support privilégié pour l’accès à l’information, sont également ajoutées tous les indicateurs prévus dans les différents accords collectifs au sein de l’Urssaf IDF. 

Informations nécessaires aux consultations ponctuelles obligatoires

Dans le cadre des consultations ponctuelles obligatoires prévues aux articles L2312-8 et L2312-37 du code du travail, la BDES comporte les informations nécessaires portant sur :
- l’organisation, la gestion et la marche générale de l’entreprise notamment sur les mesures de nature à affecter le volume ou la structure des effectifs ; la modification de son organisation économique ou juridique ; les conditions d’emploi, de travail, notamment la durée du travail, et la formation professionnelle ; 
- l'introduction de nouvelles technologies, tout aménagement important modifiant les conditions de santé et de sécurité ou les conditions de travail ;
- les mesures prises en vue de faciliter la mise, la remise ou le maintien au travail des accidentés du travail, des invalides de guerre, des invalides civils, des personnes atteintes de maladies chroniques évolutives et des travailleurs handicapés, notamment sur l'aménagement des postes de travail ;
- la mise en œuvre des moyens de contrôle de l'activité des salariés ;
- la restructuration et compression des effectifs.

Informations nécessaires aux consultations trimestrielles

La BDES comporte les données relatives à l'évolution des effectifs et de la qualification des salariés par sexe dont le contenu des informations est défini à l’article R2312-21 du code du travail.
Informations nécessaires aux négociations obligatoires 

Les informations relatives aux négociations obligatoires applicables à l’entreprise sont mises à disposition des délégués syndicaux dans la BDES. 

Informations et documents divers à disposition des instances représentatives du personnel

La BDES a vocation à être l’outil privilégié pour la communication des différents documents qui doivent être mis à disposition des instances représentatives du personnel. 

Sont notamment concernés : 
Le bilan social
Le rapport relatif à l’égalité entre les femmes et les hommes
L’index de l’égalité professionnelle
Les conclusions et rapports des enquêtes obligatoires prévues par le code du travail 
Le relevé des réclamations individuelles et collectives
Les DUERP
Le registre unique du personnel
Les rapports et résultats des études menées par le médecin du travail
Le rapport sur le bilan de la situation générale de la santé, de la sécurité et des conditions de travail 
Le programme annuel de prévention des risques professionnels et d’amélioration des conditions de travail
Les rapports SST et SSTI

Il est à noter que tous les nouveaux documents rendus obligatoires par le législateur ou acceptés d’un commun accord entre l’employeur et les organisations syndicales se trouvent ajoutés à la présente BDES.
Durée de l’accord
Le présent accord a une durée indéterminée.
Révision
Le présent accord peut être révisé ou dénoncé conformément aux dispositions légales en vigueur en respectant un délai de préavis de 3 mois.
Date d’application et d’entrée en vigueur de l’accord
Le présent accord entre en vigueur à compter du 1er jour du mois qui suit l’agrément ministériel.
Information du personnel
Une information est assurée par la direction de l’Urssaf Ile-de-France par le biais des publications internes ou de tout autre moyen approprié.
Publicité de l’accord
Une fois agréé, il donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues aux articles L2231-6, D2231-2, D2231-4 et suivants du code du travail.




Fait à Montreuil, le 26 mai 2021
En 8 exemplaires originaux
Au siège de l’Urssaf Ile-de-France
22-24 rue de Lagny
93100 Montreuil





Directeur