ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF AU RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE POUR L’ELECTION DES MEMBRES DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE AU SEIN DE LA CPAM DU VAR


Entre d’une part,

La Caisse Primaire d’Assurance Maladie du VAR, représentée par 

Et d’autre part,

Les organisations syndicales soussignées :
La CFDT représentée par 
La CGT représentée par 

Il a été convenu ce qui suit :


Préambule


Afin de faciliter l’organisation des prochaines élections professionnelles du CSE au sein de la CPAM du VAR, de favoriser la participation des salariés et d’augmenter la sécurisation des résultats, les parties signataires du présent accord conviennent d’aménager le processus des opérations de vote en ayant recours exclusivement au vote électronique qui exclut le vote à bulletin secret sous enveloppe.

Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de la loi pour la confiance dans l’économie numérique du 21 juin 2004.

Le présent accord a pour objet de préciser le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales.

La CPAM du VAR et les organisations syndicales définiront dans le protocole d’accord préélectoral notamment les modalités techniques et fonctionnelles de vote, le calendrier électoral et la répartition des sièges. Le présent accord sera annexé au protocole d’accord préélectoral.









Article 1 – Principe du recours à un prestataire
	
Afin d’offrir les meilleures garanties quant à la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la mise en place du dispositif du vote électronique sera confié à un prestataire externe spécialisé.

La société prestataire qui sera retenue pour l'organisation matérielle de l'ensemble du processus électoral devra garantir le respect des principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :
-  la sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique,
-  l'anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,
-  l'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,
-  la confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure.

Le prestataire sera choisi sur la base d'un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires énoncées notamment aux articles  à R. 2314-21 et  à R. 2324-17 du code du travail.


Article 2 – Gestion des données à caractère personnel et Règlement Général de Protection des Données Personnelles (RGPD)
	
Pour les seules nécessités des opérations électorales (notamment l'établissement des listes électorales), la CPAM du VAR sera amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d'extraction des fichiers de gestion du personnel de l'organisme. 
Dès l'accomplissement de ces formalités, les organisations syndicales de l'entreprise en seront informées.

Le dispositif du vote électronique constituant un traitement automatisé de données à caractère personnel, celui-ci s’inscrit donc dans le cadre du Règlement Général de Protection des Données Personnelles n°2016/679 du 27 avril 2016 (dit RGPD), qui est entré en vigueur le 25 mai 2018.
Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique :
- s’engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées, de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du RGPD et garantisse la protection des droits des personnes concernées,
- prendra toutes les mesures requises, tant techniques qu’organisationnelles, afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque.



Article 3 – Modalités de vote

Le vote électronique pourra s’effectuer à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin via un smartphone ou au domicile du salarié via un PC personnel, une tablette. Le vote électronique pourra également s’effectuer sur le lieu de travail habituel du salarié à son poste de travail ou depuis l’ordinateur portable mis à disposition pour les salariés nomades.

De plus, des postes en libre accès garantissant la confidentialité du vote ou dans un bureau réservé à cet effet seront mis à la disposition des électeurs sur le siège et sur chaque site.  

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours, et ce conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral.
La plateforme de vote sera accessible 24h/24h pendant cette période.

Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers n’entrainera aucune réduction de salaire.

Une cellule d’assistance joignable par mail ou par téléphone sera mise à disposition des électeurs.

Article 4 – Communication des listes électorales et des listes de candidats

Le Département des Ressources Humaines de l’Organisme établira un fichier des électeurs.

En application du droit commun électoral, les listes électorales contiennent les données suivantes : nom et prénom des inscrits, date d’entrée dans l’organisme, lieu et date de naissance, collège d’appartenance.
Le fichier des électeurs a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification et de le lui faire parvenir. Ce moyen d’authentification lui permettra :
- de s’identifier et de prendre part au vote,
- de compléter la liste d’émargement.

La première transmission au prestataire des listes électorales sera faite à la date prévue par le protocole préélectoral.

Les listes de candidats, qui seront établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, ainsi que les logos et les professions de foi seront adressées au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique à la date prévue par le protocole préélectoral.

Ces documents seront établis en respect des caractéristiques imposées par le prestataire et seront transmises à la Direction des Ressources Humaines, qui les transmettra, en l’état, au prestataire.



Article 5 – Bulletins de vote électronique

Le prestataire assure la réalisation des pages web et notamment la présentation à l'écran des candidats, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.
Les listes en présence et les professions de foi seront mises en ligne.
Par ailleurs, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la typographie utilisée soit identique pour toutes les listes.

Article 6 – Déroulement des opérations de vote

Une note explicative, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l'avance avant l'ouverture du scrutin pour faciliter l'appropriation du vote électronique. 
Elle sera mise en ligne sur le site intranet de l’organisme afin que les salariés puissent y avoir accès à tout moment.
Pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre une cellule d’assistance par téléphone ou par mail, mise à disposition par le prestataire. 

Il sera procédé avant que le scrutin ne soit ouvert :
-  par le prestataire : à un test du système de vote électronique et à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;
-  par les membres du bureau de vote, à la vérification que l'urne est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.

Il sera contrôlé par le prestataire, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Article 7 – Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra avant les élections, à son domicile par courrier simple, un code d'identification personnel ainsi qu'un code confidentiel généré de manière aléatoire par le prestataire sans qu’ils soient communiqués à la CPAM du VAR.

Aucune personne non reconnue par le système n'aura accès aux pages du serveur de vote.

Le code d'identification ainsi que le mot de passe seront de nouveau générés en cas de second tour.

L’authentification de l’électeur sur le serveur de vote se fera par la saisie de l’identifiant de vote, du code confidentiel et d’un code challenge, qui sera la date de naissance de l’électeur. Cette information personnelle, préalablement communiquée par l'employeur au prestataire lors de la constitution des listes, permettra à l'électeur d'obtenir les informations qui lui seront nécessaires pour voter. 

Une fois connecté, l'électeur se verra présenter les seules listes correspondant à son collège, pour les titulaires et pour les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix. La confirmation du vote vaut signature de la liste d'émargement dès réception du vote dans l'urne électronique.

En cas de perte ou de non réception de ce courrier, l'électeur s'adressera au Département des Ressources Humaines. Après vérification de l’identité de l’électeur, un courrier sous pli fermé contenant un code de substitution sera délivré en mains propres. De fait, le code d’origine sera rendu automatiquement inactif.

Article 8 – Garanties de confidentialité du vote de stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par les articles L. 2314-33 à L. 2314-35 du code du travail, le flux du vote et celui de l'identification de l'électeur seront séparés. 
Le vote de l’électeur sera crypté et stocké dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’émargement des votants. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Par ailleurs, le prestataire conservera sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et lorsqu'une action contentieuse aura été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.

Les membres des bureaux de vote, les représentants employeur de l'organisme et les délégués de liste pourront consulter en temps réel, sur un site sécurisé, le taux de participation et les listes d’émargement. 
Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.


Article 9 – Dépouillement – Procès-verbaux - Résultats

A l'heure de clôture du scrutin, le site de vote ne sera plus accessible aux électeurs. Les opérations de dépouillement seront effectuées dans le bureau de vote, sous l'autorité du président du bureau, avec la présence obligatoire des assesseurs, des délégués de liste du bureau central et de l'employeur ou son représentant.
Le mode électronique permet d'obtenir les résultats de manière quasi instantanée.

Le président introduira ses codes sécurisés délivrés par le système et les assesseurs les leurs selon une procédure assimilable aux urnes à double cadenas.
Pour chaque collège, le dépouillement s'effectuera dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants. 
Les attributions des sièges et la désignation des élus seront conformes aux dispositions du protocole préélectoral. 
Les résultats feront apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.
Il sera procédé au décompte des voix et au report de ces résultats sur un formulaire électronique conforme aux modèles Cerfa en vigueur. 

Le président du bureau de vote vérifiera l'exactitude des procès-verbaux pré-remplis, indiquera la mention « élu » devant le nom du candidat élu et les signera.
Les autres membres du bureau de vote signeront également les formulaires précités.

Article 10 – Durée de l’accord

Le présent accord est applicable au sein de la CPAM du VAR pour les élections des membres du Comité Social et Economique.
Il est conclu pour une durée déterminée liée aux élections professionnelles de 2019 et cessera donc immédiatement de produire tout effet dès l'élection desdits représentants réalisée et définitive (c'est-à-dire après épuisement, le cas échéant des délais et voies de recours).

L'accord pourra être révisé dans les conditions prévues à l'article L. 2261-7 et L. 2261-8 du code du travail.


Article 11 – Publicité et dépôt de l’accord

Le présent accord sera transmis aux organisations syndicales présentes dans l’Organisme. Il fera l’objet d’une diffusion auprès du personnel sur l’Intranet de l’Organisme.

L’accord sera transmis à la Direction de la sécurité sociale dans le cadre de la procédure d’agrément des accords locaux conformément à l’article D 224-7-3 du code de la sécurité sociale. L’agrément sera réputé accordé, sauf en cas de prorogation explicite du délai d’examen de la Direction de la sécurité sociale, et en l’absence d’un retour de la DSS, à l’issue d’un mois après avis du COMEX.

Il entrera en vigueur le jour suivant l’obtention de l’agrément par l’autorité compétente de l’Etat (articles L 123-1 et L 123-2 du code de la sécurité sociale).

Le présent accord fera l’objet des formalités de dépôt et de publicité prévues par les dispositions légales auprès de la DIRECCTE via la plateforme de télé procédure du ministère du travail, et du greffe du conseil des prud’hommes.