Tereos Participations




ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE PAR VOIE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES



Entre

Tereos Participations, Société par Actions Simplifiée, au capital de 496.679.850,00 €, ayant son siège social 11, rue Pasteur à Origny Sainte-Benoîte (02390), immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Saint Quentin sous le numéro 444 413 058, représentée par ………. en sa qualité de Directeur des Ressources Humaines, d’une part,

Et l’organisation syndicale CFE / CGC, représentée par son délégué syndical, …………….., d’autre part,

Il a été conclu le présent accord :


PREAMBULE

Les mandats des membres du Comité d’entreprise, des Délégués du personnel ainsi que des membres du Comité d’Hygiène de Sécurité et des Conditions de Travail au sein de la Société ont été prorogés par voie d’accord le 20 Avril 2018 et arriveront à expiration au plus tard le 30 Novembre 2019 (Comité d’Entreprise et Délégués du Personnel) et le 31 Décembre 2019 (CHSCT).

Afin de faciliter l’organisation des prochaines élections des membres du Comité Social et Economique, les parties s’accordent sur le fait de recourir au vote électronique.

Ce dispositif s’inscrit dans le cadre des dispositions légales et réglementaires et notamment de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales ainsi que du décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au Comité Social et Economique.

Les parties conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux, qui sera précisé dans le protocole d’accord préélectoral.

Les parties définiront ensuite, dans le protocole d’accord préélectoral, le fonctionnement détaillé du système retenu et le déroulement des opérations électorales. Ce protocole devra également mentionner la conclusion du présent accord autorisant le recours au vote électronique ainsi que le nom du Prestataire choisi pour le mettre en place.


Article I – EXCLUSION DU VOTE A BULLETIN SECRET SOUS ENVELOPPE

Tenant compte de l’évolution des méthodes de travail faisant d’internet un outil quotidien utilisé par les salariés de l’entreprise, et soucieuses de simplifier le processus de vote et le temps qu’il requiert pour l’ensemble des parties prenantes (membres du bureau de vote, fonction Ressources Humaines, électeurs), les parties conviennent que le vote électronique est la seule modalité de vote retenue, ce qui exclut le vote à bulletin secret sous enveloppe.


Article II – PRINCIPE DU RECOURS A UN PRESTATAIRE

Le Prestataire retenu pour l’organisation matérielle de l’ensemble du processus électoral devra garantir le respect des principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :
la sincérité et l’intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne électronique,
l’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,
l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,
la confidentialité et la liberté du vote : permettre d’exercer son droit de vote sans pression extérieure.

Préalablement à sa mise en place le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des dispositions contenues dans les articles R.2314-5 à R.2314-8 du Code du travail. Le rapport de l’expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l’informatique et des libertés.


Article III – CAHIER DES CHARGES

Le Prestataire sera choisi sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires énoncées aux articles R.2314-5 à R.2314-18 du Code du travail.

Ce cahier des charges sera tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail.

Confidentialité des données transmises

Le dispositif de vote électronique assure :
la confidentialité des données transmises, à savoir les fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux,
la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés : ces fichiers sont respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».

Le système de vote électronique est conçu de manière à pouvoir être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.
Communication des listes électorales et des listes de candidats

La première transmission au Prestataire des listes électorales, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d’accord préélectoral, est faite à la date prévue par ledit protocole.

Les listes de candidats, qui sont établies, conformément aux dispositions du protocole d’accord préélectoral, ainsi que les logos et les professions de foi sont adressés au Prestataire pour intégration dans le système de vote électronique à la date prévue par le protocole préélectoral.

Les professions de foi devront être fournies en respectant le format prévu dans le protocole préélectoral.

Le « fichier des électeurs », établi à partir des listes électorales, permet de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant pris part au vote et d’éditer les listes d’émargement. L’émargement indique la date et l’heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l’urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.

Le fichier « contenu de l’urne électronique » recense pour sa part les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Les données enregistrées sont notamment :
pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance ou âge, collège électoral ;
pour le fichier des électeurs : noms et prénoms, collège électoral, tous les moyens d’authentification requis dans le protocole pré-électoral, coordonnées postales et, le cas échéant, adresses emails professionnelles ;
pour les listes d’émargement : collège électoral, noms et prénoms des électeurs, date et heure du vote, n° d’accusé réception du vote généré par la plateforme de vote électronique ;
pour les listes de candidats : collège électoral, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant, date de naissance ;
pour listes de résultats : nom et prénom des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège et destinataires mentionnés ci-dessous.

Les destinataires des données sont :
pour les listes électorales : les électeurs, les syndicats représentatifs le cas échéant, les agents habilités des services Ressources Humaines ;
pour le fichier des électeurs : les électeurs pour les informations les concernant ;
pour les listes d’émargement : les membres des bureaux de vote, les agents habilités des services du personnel, le prestataire du vote électronique ;
pour les listes des candidats : les électeurs, les syndicats, les agents habilités des services du personnel, le prestataire du vote électronique ;
pour les listes des résultats : les électeurs, les services du ministère chargé de l’emploi, les syndicats, l’employeur ou les agents habilités des services Ressources Humaines.




Bulletins de vote

Le Prestataire assure la réalisation des pages web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l’intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.

Les listes sont présentées sur les écrans dans un ordre qui sera déterminé dans le protocole préélectoral, à savoir, soir par ordre alphabétique, soit par tirage au sort, soit dans l’ordre d’arrivée du dépôt des listes.

Afin de garantir l’égalité de traitement entre les listes de candidats, le Prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisés soient identiques pour toutes les listes.

Les personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système informatique doivent toujours s'assurer du respect des prescriptions légales et réglementaires.

 Mise en place d’une cellule d’assistance technique

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place.

Cette cellule d'assistance sera chargée de :
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et de vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système est scellé ;
contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Le déroulement du vote

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée comprenant un ou plusieurs jours déterminés dans le cadre protocole d’accord préélectoral.

Chaque électeur aura préalablement reçu, pour chaque tour, par courriel à son adresse email professionnelle ou par courrier postal à son adresse personnelle le code d’accès et le mot de passe lui permettant de voter. Seul le Prestataire aura connaissance du code d’accès et du mot de passe. Les modalités de connexion seront précisées dans le protocole préélectoral. Les codes sont modifiés pour chaque tour.

Le choix de l'électeur doit clairement apparaître à l'écran.

L'électeur doit pouvoir modifier son choix avant une double validation définitive.

La validation entraînant transmission du vote et émargement fait l'objet d'un accusé de réception que l'électeur doit pouvoir conserver.

La liste d’émargement pourra être accessible uniquement aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle de déroulement du scrutin, si ce point est précisé dans le protocole préélectoral.

Par défaut, seul le taux de participation global et par scrutin sera accessible en temps réel. Aucun résultat partiel ne sera disponible pendant toute la durée du scrutin.

Les parties s’accordent sur le fait que ce nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.

Afin de répondre aux exigences légales et réglementaires, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. Le vote émis par l’électeur sera ainsi crypté et stocké dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs. (Article R. 2314-7 du Code du travail)

Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Dépouillement

Le dépouillement sera assuré à la clôture des opérations de vote, en public, par les membres du bureau de vote.

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôlent le scellement du système. (Article R. 2314-15 du Code du travail)

L'ensemble des données est alors figé, horodaté et scellé.

L'accès aux données du fichier « contenu de l'urne électronique » ne peut se faire que par activation conjointe, des 4 clés de chiffrement détenues par le Président et les assesseurs du bureau de vote.

Les données sont conservées sous scellés jusqu'à l'expiration du délai de recours (15 jours en matière d'élections professionnelles) ou, en cas d'action contentieuse, jusqu'à ce que la décision de justice acquière caractère définitif. Elles seront ensuite détruites par le Prestataire.

Garantie des exigences techniques

Afin de s'assurer du respect des exigences techniques du dispositif, le dispositif de vote électronique doit être, préalablement à sa mise en place, soumis à une expertise indépendante, afin de vérifier le respect des prescriptions légales et réglementaire. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés.

Les personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système informatique doivent toujours s'assurer du respect des prescriptions légales et réglementaires.


Article IV – INFORMATION DU PERSONNEL ET DE SES REPRESENTANTS

L'employeur informe les organisations syndicales de salariés incluses dans le périmètre de l'accord autorisant le vote électronique et représentatives de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés.

Il remet à chaque salarié une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales en vote électronique.

Il assure une formation auprès des représentants du personnel et des membres du bureau de vote sur le système de vote électronique choisi.


Article V – DUREE – ENTREE EN VIGUEUR – PUBLICITE

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.
Il pourra être révisé si l’une des parties le souhaite. Celle-ci devra alors adresser aux autres parties sa proposition de révision par lettre recommandée avec accusé de réception et une négociation devra s’engager, à l’initiative de la partie la plus diligente, dans les 3 mois de la réception de la proposition de révision.
Cet accord pourra par ailleurs être dénoncé à tout moment dans les conditions prévues aux articles L. 2261-9 et suivants du Code du travail sous réserve du respect d’un préavis de 3 mois.
 
Le présent avenant est établi en quatre exemplaires originaux pour les communications suivantes : 
1 exemplaire pour l’organisation syndicale signataire ;
1 exemplaire pour le greffe du Conseil de Prud’hommes de Saint-Quentin ;
1 exemplaire pour la société.
1 exemplaire pour la Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi de Picardie – unité territoriale de l’Aisne (+ un exemplaire dématérialisé sur la plateforme en ligne dédiée au dépôt des accords).

Il sera également diffusé dans l’entreprise via l’intranet et disponible auprès du service des ressources humaines où il peut être consulté par tous les salariés.

Fait à Moussy Le vieux, le 16 Septembre 2019




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