Accord relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres du Comité Economique et Social de l’UES XX


ENTRE LES SOCIETES :
XX
XX
XX
Représentées par XX, en qualité de Directeur des Ressources Humaines.

D’une part,
ET :
Les organisations syndicales ci-après désignées :
XX
XX
XX
	D’autre part.
Ci-après ensemble « Les Parties »
Préambule :

Afin de faciliter l’organisation des élections et de favoriser la participation des salariés, les parties signataires du présent accord conviennent de mettre en place pour les opérations de vote aux élections des représentants du personnel des sociétés composant l’UES XX(membres du Comité Economique et Social), le vote électronique par Internet. 

Ce dispositif s’inscrit notamment dans le cadre de la loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique dite loi Fontaine (Loi N°2004-575 du 21 juin 2004), de son décret d’application (N°2007-602) et de l’arrêté du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique. 

Le présent accord a notamment pour objet de définir le cahier des charges relatif aux modalités de mise en œuvre du vote électronique et au déroulement des opérations électorales. 



Principes généraux

Le système retenu permettra de respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin qui sont notamment : 
L’anonymat: impossibilité de relier un vote émis à un électeur 
L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré 
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin 
La confidentialité et le secret du vote. 


Modalités de mise en œuvre du vote électronique 

Recours à un prestataire extérieur
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que les élections seront organisées par une « société prestataire », mandatée pour ce faire par la Direction.
L’entreprise prendra contact avec une « société prestataire », spécialisée dans les technologies internet et plus particulièrement dans le développement du vote par internet afin de lui confier la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base du cahier des charges défini dans le cadre du présent accord, respectant les prescriptions légales et règlementaires, notamment celles des articles R.2314-8 et suivants, des articles R.2324-4 et suivants du Code du Travail, ainsi que l’arrêté du 25 avril 2007.
Les différentes règles décrites dans le présent accord s’imposeront également au personnel du prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système de vote électronique.

Protocole d’accord préélectoral
Dans le cadre de chaque élection, les parties engageront des négociations en vue de la conclusion d’un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment les modalités de constitution du bureau de vote, le calendrier, les modalités opératoires et la répartition des sièges. 

Le protocole d'accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord autorisant le recours au vote électronique et le nom du prestataire choisi pour le mettre en place. Il comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

Déclaration CNIL et expertise
Les Organisations Syndicales représentatives incluses dans le périmètre du présent accord seront tenues informées par la Direction de l’accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la CNIL. 

En outre, le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, sera soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prestations légales et règlementaires.

Le rapport de l’expert sera tenu à la disposition de la CNIL.

Formation au système de vote électronique et Information des salariés
Les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique retenu. 

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. La Direction établira ainsi une note d’information explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, laquelle sera portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin. 

Cellule d’assistance technique
La Direction mettra en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique. 

Comme prévu dans les dispositions du Code du travail, en présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique procède :
Avant que le vote ne soit ouvert, 
à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;
A l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, 
au contrôle du scellement de ce système.


Déroulement des opérations de vote

Établissement et transmission des listes électorales 
Les listes électorales seront établies dans le respect des dispositions de l’article 5.2 et seront transmises au prestataire sous la responsabilité de la Direction. 
L’intégration et le contrôle des candidatures, ainsi que des professions de foi, sont effectués dans les mêmes conditions.
Lieu et temps du scrutin 
Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée, laquelle sera précisée par le protocole d’accord électoral. 

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections. 

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales. 

Le système de vote électronique pourra être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. 

Modalités d’accès au serveur de vote et déroulement du vote
Chaque électeur recevra, avant le premier tour des élections de la part du prestataire, à son domicile, par courrier suivi, l’adresse du site et les codes d’accès personnels constitués d’un code d’identification personnelle et d’un mot de passe généré de manière aléatoire par le prestataire.

Ces codes sont valables pour les deux tours. L’adresse du serveur de vote (URL) sera déterminée dans le protocole d’accord préélectoral. 

A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections. 

Le moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantira l’unicité de son vote. L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter (ex : élection des délégués du personnel puis lors d’une autre connexion élections des membres du CE).

Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation. 

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur peut conserver. 

A réception du vote, la saisie des codes d’accès par l’électeur vaudra signature de la liste d’émargement à l’élection de l’instance concernée et clôturera définitivement l’accès à celle-ci. 

Programmation du site 
Le prestataire assurera la programmation des pages web et notamment la présentation des bulletins de vote à l’écran. 

Le prestataire reproduira sur le site de vote les professions de foi telles qu’elles auront été présentées par leurs auteurs. Chaque profession de foi devra être remise datée et signée par un représentant légal de la liste concernée. 


Clôture et résultats

Clôture 
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs seront figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs. 

Décompte et attribution des sièges
Le dépouillement ne sera possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées. 

La génération de ces clés, avant l’ouverture du vote, est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seul le président du bureau de vote et deux de ses assesseurs en ont connaissance à l’exclusion de toute autre personne. 
Le Président du bureau de vote et deux assesseurs nominativement identifiés, reçoivent chacun une clé de déchiffrement distincte. Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être portée au procès-verbal. 
Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau. 

Délais de recours et destruction des données
L’entreprise et/ou le prestataire retenu conserve(nt) sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. A l’expiration de ces délais, l’entreprise ou, le cas échéant le prestataire, procède à la destruction des fichiers supports. 


Sécurité et confidentialité

Anonymat et confidentialité des suffrages
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant, distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique ». 

Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur. Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique» recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote. 

Existence et contenu des fichiers
Les données qui pourront être enregistrées dans le cadre des élections par vote électronique sont : 
-Pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège, établissement ; 
-Pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, établissement, coordonnées ;
-Pour les listes et les fichiers des candidats : collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale ; 
-Pour les listes d’émargement : noms, prénoms des électeurs, date et heure d’émargement, collège; 
-Pour les résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale, collège.

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont : 
-Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, agents habilités des services du personnel ;
-Pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant ;
-Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel ;
-Pour les résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, entreprises ou agents habilités des services du personnel. 

Le dispositif de secours
Le système de vote électronique comportera un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote. 


Application, suivi, révision et dénonciation de l’accord

Le présent accord est conclu à durée indéterminée. 

L’application du présent accord fera l’objet d’un bilan de suivi.

Chaque partie signataire ou adhérente pourra demander la révision de tout ou partie du présent accord selon les modalités suivantes. 

La demande de révision devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception, à chacune des autres parties et comporter outre l’indication des dispositions dont la révision est demandée, des propositions de remplacement.

Au plus tard dans un délai de trois mois suivant la réception de cette lettre, les parties concernées devront ouvrir une négociation. Les dispositions de l’accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un nouvel accord ou à défaut seront maintenues. Les règles de conclusion de l’avenant de révision sont celles énoncées par la loi. Les dispositions de l’avenant portant révision, se substitueront de plein droit à celles de l’accord qu’elles modifient, soit à la date expressément prévue soit à défaut, à partir du jour qui suivra son dépôt auprès des services compétents. Le dépôt est opéré conformément aux dispositions légales applicables. 

Le présent accord pourra être dénoncé à tout moment par l’une ou l’autre des parties signataires, moyennant le respect d’un préavis de trois mois qui commencera à courir au jour de la date de réception du courrier de dénonciation, courrier adressé par lettre recommandée avec accusé de réception.


Publicité de l’accord 

Dès sa signature, le présent accord sera déposé conformément au terme de l’article D.2231-2 du Code du travail, en 2 exemplaires (dont un exemplaire original en version papier et un exemplaire en version sur support électronique) à la DIRECCTE et un exemplaire au Conseil de Prud’hommes dans le ressort de laquelle il a été conclu. 

Mention de cet accord sera faite sur le tableau d’affichage de la Direction et une copie est transmise au Comité d’Entreprise.


Fait à XX, le XX