Protocole d’accord pré-électoral

POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES 2019 
DES MEMBRES DE LA DELEGATION DU PERSONNEL AU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE

CLINIQUE AGUILERA

DATE : 22/10/2019






Sommaire

































Definition des parties


ENTRE :
L’entreprise : CLINIQUE AGUILERA
Forme juridique : SAS
SIRET: 782 271 894 000 19
Siège social : 21 rue de l’Estagnas – 64200 Biarritz

Représentée par 
 En qualité de : Directeur 

ci-après dénommée « l’Entreprise »,
			d'une part,

ET
Les organisations syndicales définies ci-dessous :

Organisation Syndicale CFDT des Services de Santé et Services Sociaux du Pays Basque,.

Organisation Syndicale Force Ouvrière, 
ci-après désignées les « Syndicats »,

Préambule
Le présent protocole s’inscrit dans le respect des principes généraux du droit électoral et du Code du travail, et a notamment pour objectif de fixer : 
Le nombre et la composition des collèges électoraux pour l’élection du CSE ;
La répartition du personnel dans les collèges ;
La répartition des sièges à pourvoir dans les collèges ;
Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales.
L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.
L’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 « relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales » prévoit la fusion du Comité d’entreprise, des délégués du personnel, et du CHSCT en une instance unique de représentation du personnel : le Comité Social et Economique qui conservera les attributions propres à chacune des trois anciennes instances.  
Le décret n° 2017-1819 du 29 décembre 2017 pris en application cette ordonnance précise notamment la composition ainsi que les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et économique.
Pour l’appréciation de la condition d’effectif, l’article L. 2311-2 du Code du travail précise que le seuil doit être atteint pendant 12 mois consécutifs.
ARTICLE 1 : DATE DES ELECTIONS
Le premier tour des élections du Comité Social et Economique aura lieu du vendredi 6 décembre 2019 à 8h00 au mercredi 11 décembre 2019 à 11h00.
Le cas échéant, un deuxième tour sera organisé du mercredi 18 décembre 2019 à 12h00 au vendredi 20 décembre à 15h00. 
Les dates du premier et du second tour visées ci-dessus s’entendent des dates :
de clôture des votes par internet,
du dépouillement électronique,
de la proclamation des résultats.
ARTICLE 2 : EFFECTIFS DE REFERENCE ET REPARTITION DES SALARIES
L’effectif global de référence au jour de l’élection est de 216.90 salariés. 
ARTICLE 3 : ORGANISATION DE LA REPRESENTATION DU PERSONNEL
Article 3.1 : Nombre de Sièges
Le nombre de sièges à pourvoir pour les élections du Comité Social et Economique est de :
10 titulaires et de 10 suppléants pour le Comité Social et Economique

Article 3.2 : Composition et répartition dans les collèges électoraux
Collèges du Comité Social et Economique
Pour les élections du Comité Social et Economique, sont retenus 2 collèges électoraux, comprenant chacun les catégories professionnelles suivantes :
1er collège 	« Employés/ouvriers » : 				95.06 salariés
2ème collège  	« Techniciens/Agents de Maîtrise/Cadres » :		121.84  salariés


Article 3.3 : Répartition des sièges dans les collèges électoraux
Collèges du Comité Social et Economique 
Pour le Comité Social et Economique, la répartition des sièges entre les collèges est la suivante :
1er collège : 	4 titulaires - 4 suppléants
2ème collège : 	6 titulaires - 6 suppléants


Article 3.4 : RépRESENTATION équilibrée hommes/femmes sur les listes de candidats

Conformément aux dispositions légales, les listes de candidatures qui comportent plusieurs candidats sont composées d’un nombre de femmes et d’hommes correspondant à leur part respective sur la liste électorale.
Article L 2314-30 du Code du travail
En vertu de ces dispositions, les listes présentées se composeront alternativement d’un candidat de chaque sexe jusqu’à épuisement de l’un des candidats de l’un des deux sexes. 
Parmi les collèges, la répartition des hommes et des femmes est la suivante : 
1er collège :	18 % hommes – 82 % femmes
2ème collège :	22 % hommes – 78 % femmes

Conformément au texte précité, la répartition des hommes et des femmes parmi les sièges est la suivante : 

1er collège :	1 Titulaires H – 3 Titulaires F / 1 Suppléants H – 3 Suppléants F
2ème collège :	1 Titulaires H – 5 Titulaires F / 1 Suppléants H – 5 Suppléants F

ARTICLE 4 : DUREE DES MANDATS
La durée des mandats pour les membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique est de 4 ans.
Le nombre de mandats successifs n’est pas limité. 
ARTICLE 5 : ELECTEURS ET ELIGIBLES
Le Code du travail prévoit les conditions d'électorat et d'éligibilité pour le Comité Social et Economique.
Sont électeurs les salariés des deux sexes, âgés de seize ans révolus, travaillant depuis trois mois au moins dans l’entreprise et n’ayant fait l’objet d’aucune interdiction, déchéance, ou incapacité relatives à leurs droits civiques.
Sont éligibles les électeurs âgés de dix-huit ans révolus, et travaillant dans l’entreprise depuis un an au moins, à l’exception des conjoint, partenaire d’un pacte civil de solidarité, concubin, ascendants, descendants, frères, sœurs et alliés au même degré que l’employeur. 
Les salariés travaillant à temps partiel simultanément dans plusieurs entreprises ne sont éligibles que dans l'une de ces entreprises. Ils choisissent celle dans laquelle ils font acte de candidature.
Pour les salariés mis à disposition par une entreprise extérieure, la condition de présence dans l’entreprise est de douze mois continus pour y être électeur. En revanche, ces salariés ne seront pas éligibles.
Articles L. 2314-18 et suivants du Code du travail
La liste du personnel électeur et éligible est établie par l'employeur pour chaque collège et affichée le mardi 12 novembre 2019.
Cette liste comportera les indications suivantes : nom, prénom, âge, ancienneté, collège et éligibilité des électeurs.
L’ancienneté dans l’entreprise sera calculée à la date du premier tour de scrutin.
ARTICLE 6 : CALENDRIER DES ELECTIONS
Article 6.1 : Information des salariés
Les listes de candidats pour le 1er tour seront affichées par la Direction dès qu’elle en aura connaissance et au plus tard le premier jour ouvré suivant la date limite de dépôt, soit le vendredi 22 novembre 2019. La Direction procédera dans le même temps à l’affichage de la période de vote internet (dates et heures de début et de fin du premier tour) ainsi que les jours et horaires d’accès au poste en libre-service.
Les résultats du 1er tour seront affichés le mercredi 11 décembre 2019 à partir de 15h00.
En cas de 2ème tour, la Direction adressera le mercredi 11 décembre par affichage à l’ensemble des électeurs un appel à candidatures qui précisera la date et l’heure limite de dépôt des candidatures. 
Les listes de candidats seront affichées par la Direction dès qu’elle en aura connaissance et au plus tard le premier jour ouvré suivant la date limite de dépôt, soit le lundi 16 décembre 2019. La Direction procédera dans le même temps à l’affichage de la période de vote internet (dates et heures de début et de fin du second tour) ainsi que les jours et horaires d’accès au poste en libre-service.
La veille du scrutin du 1er tour, soit le mardi 10 décembre 2019, et, le cas échéant, la veille du scrutin du second tour, soit le jeudi 19 décembre 2019, un mail de relance émis par le système sera automatiquement adressé aux salariés n’ayant pas encore voté.
Article 6.2 : Listes de candidats 1er tour
Il est rappelé que les seules organisations syndicales qui satisfont aux critères de respect des valeurs républicaines et d'indépendance, légalement constituées depuis au moins deux ans et dont le champ professionnel et géographique couvre l'entreprise ou l'établissement concernés, sont en droit de présenter des listes de candidats au premier tour.
Article L. 2314-5 du Code du travail
Pour des raisons d’ordre matériel tenant à l’organisation du vote, les listes devront parvenir à la Direction de l’Entreprise à l'attention de Johanne JOUGLEN, Directrice des Ressources Humaines, Clinique AGUILERA, 21 rue de l’Estagnas, 64200 Biarritz, avant le jeudi 21 novembre 2019 à 12h00 au plus tard par lettre recommandée ou remise contre récépissé.
Les listes peuvent être incomplètes, mais ne doivent pas comporter plus de candidats que le nombre de sièges à pourvoir.
La double candidature, l’une sur la liste des titulaires, l’autre sur la liste des suppléants, est également admise, conformément aux dispositions légales. Par contre, les deux mandats ne se cumulant pas, le candidat ne sera élu suppléant que subsidiairement, s’il n’est pas élu titulaire.
Les listes déposées par les Organisations Syndicales lors du 1er tour sont considérées comme maintenues pour le 2nd tour.
En cas de liste commune entre plusieurs Organisations Syndicales, la Direction en informera le prestataire.
Article 6.3 : Listes de candidats au 2nd tour 
En cas de deuxième tour, les candidatures sont libres.
La date limite de dépôt des candidatures, dans les mêmes formes que pour le premier tour, est fixée au vendredi 13 décembre 2019 à 17h00.
Article 6.4 : Professions de foi
Au premier tour, les organisations syndicales pourront remettre à la Direction leurs supports de propagande électorale pour qu'ils soient mis en ligne sur le site de vote par Internet. La date limite de remise de ces supports est fixée au jeudi 21 novembre 2019 à 12h00.
De même, au second tour, les candidats pourront remettre à la Direction leurs supports de propagande électorale jusqu'au vendredi 13 décembre à 17h00.
Il est précisé que les supports de propagande électorale acceptés seront constitués d’un fichier PDF comportant 2 pages format A4 au maximum, en couleur ou en noir et blanc.
ARTICLE 7 : VOTE ELECTRONIQUE
Conformément à l’accord collectif d’entreprise du 21 octobre 2019 dénommé Accord relatif à la mise en place du vote dématérialisé par internet pour les élections du Comité Social et Economique, les parties ont décidé d’utiliser un dispositif de vote électronique accessible sur site et à distance. 
La mise en œuvre du vote électronique est confiée à la Société KERCIA SOLUTIONS : 30 chemin du Vieux Chêne, 38240 MEYLAN.
Le système de vote électronique proposé est conforme :	
Aux prescriptions relatives aux modalités du vote électronique prévues par le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au comité social et économique, et modifiant le Code du travail 
A la délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.
Ces élections seront organisées dans le cadre des dispositions légales et règlementaires en vigueur, selon les modalités définies ci-après.
Aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé.
Les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d'assurer l'identité des électeurs ainsi que la sincérité et le secret du vote, comme la publicité du scrutin, conformément aux principes généraux du droit électoral.
ARTICLE 8 : MODALITES PRATIQUES DU VOTE ELECTRONIQUE
Article 8.1 : Langue, ordre des instances et affichage initial des listes
Les indications et informations présentées sur le site de vote sont disponibles en français.
Une fois connecté sur l'application, l'électeur se verra présenter la liste des 2 scrutins pour lesquels il est appelé à voter (Comité Social et Economique titulaires et suppléants).
L'électeur peut basculer d'une présentation d’une liste de candidats à l'autre par un simple clic sur le bouton prévu à cet effet. Le choix d'une des listes lui présente ensuite le bulletin de vote avec tous les candidats de la liste.
Article 8.2 : Ordre de présentation des listes
Les listes en présence pour chaque scrutin sont présentées aux électeurs dans un ordre aléatoire afin de ne pas avantager les unes ou les autres. 
Article 8.3 : Matériel de vote - codes de vote confidentiels
Chaque électeur est identifié par son matricule communiqué par l'entreprise.
Les codes d'accès, qui se composent d'un identifiant et d'un code confidentiel, sont générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils soient communiqués à l’Entreprise. 
Ces codes, valables pour les deux tours, permettront de se connecter à l'application informatique et de valider son vote.
Article 8.4 : Communication des CODES DE vote
Le prestataire expédiera le vendredi 29 novembre 2019 un courrier par voie postale au domicile de chaque électeur. 
Seront renseignés dans ce courrier les codes confidentiels et personnels de l’électeur ainsi que les explications nécessaires au vote électronique.

Article 8.5 : Scellement du système et formation 

Les opérations de scellement du système consistent à :
Procéder à un test à blanc : tester la plateforme de vote et le logiciel de dépouillement avant l'ouverture du vote,
Générer les clés de dépouillement (au nombre de 3) destinées au membre du bureau de vote.
Réinitialiser les urnes électroniques, et constater qu'elles sont vides,
Les organisations syndicales ayant présentées une liste de candidats sont invitées par la Direction à assister à ces opérations de contrôles et de scellement.
La cérémonie de scellement sera animée par le chef de projet dédié au sein de l’entreprise prestataire.
Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire formera plusieurs correspondants, chargés du projet électoral, avant l'ouverture du site internet. Cette formation aura lieu le mercredi 4 décembre 2019 à 10h00 et sera assurée à distance par web-formation.
Article  R. 2314-12 du Code du travail
Cette formation sont notamment assurées :
pour deux membres de chaque organisation syndicale présentant une liste, par la participation à cette intervention précédant l'ouverture du site de vote,
pour les membres du bureau de vote, par une explication de leur rôle tout au long du scrutin ainsi que le jour du dépouillement.


En cas de second tour, une réunion de scellement aura lieu, sur les mêmes modalités excepté la formation, le mardi 17 décembre à 10h00.

Article 8.6 : Cellule d’assistance technique 
Il est constitué une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.
Le prestataire est chargé d’assurer les missions de la cellule d'assistance technique.
La cellule d'assistance technique contrôle, avant que le vote ne soit ouvert, que le scellement du système de vote électronique à fait l’objet d’un test à blanc et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet. 
Article 8.7 : Assistance aux électeurs
Un numéro vert spécifique d’assistance, permettant une mise en relation avec le prestataire sera mis à disposition des électeurs pendant la période de scrutin.
Tout électeur atteint d’un handicap le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.
ARTICLE 9 : DATES ET HORAIRES DES VOTES PAR INTERNET
Au premier tour, les plages horaires de vote par internet pour l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique sont, pour l’ensemble des électeurs de l’entreprise, les suivantes : 
Du vendredi 6 décembre 2019 à 8h00 au mercredi 11 décembre 2019 à 11h00.
En cas de second tour, les plages horaires de vote sont les suivantes :
Du mercredi 18 décembre 2019 à 12h00 au vendredi 20 décembre 2019 à 15h00.
Toutes facilités seront accordées au personnel pour lui permettre de voter, et notamment d’accéder au site internet de vote à partir des différents postes de travail au sein de la clinique. Le temps passé par l’électeur pour voter n'entraînera aucune réduction de salaire, sous réserve du respect par l’électeur du temps strictement nécessaire pour effectuer les opérations de vote. 
Un poste en libre-service dans une salle réservée à cet effet sera mis à disposition au 5ème étage de la clinique et permettra à tout électeur de voter sur internet durant la période d’ouverture des scrutins. Le poste en libre-service au 5ème étage sera accessible durant les horaires de bureau, soit de 9H00 à 12H00 et de 14H00 à 17H30.
ARTICLE 10 : BUREAU DE VOTE ET COMMISSION DE SURVEILLANCE
Le bureau de vote est constitué d'un président et de deux assesseurs parmi les électeurs présents sur le site et acceptant le rôle. La présidence appartient au plus âgé, les rôles d’assesseurs sont attribués respectivement au second plus âgé et au plus jeune, sauf s’ils se présentent comme candidats.
Le président du bureau de vote s'assure de la régularité et du secret du vote et proclame les résultats. 
Seuls les membres du bureau de vote auront accès à la liste d’émargement pendant le scrutin, à des fins de contrôle de déroulement de scrutin. 
Article R. 2314-16 du Code du travail
Les membres du bureau de vote détiendront les clés électroniques des urnes électroniques garantissant l’intégrité et la sécurité du système. Ces clés seront générées en amont du scrutin lors de la phase de scellement du système de vote. Ces clés sont au nombre de trois dont deux d’entre elles seront indispensables pour déverrouiller le système et procéder au dépouillement.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote seul aura compétence, après avis du représentant du prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote et/ou la reprise des opérations.
La commission de surveillance est composée des membres du bureau de vote, d’un représentant de chaque organisation syndicale signataire ayant déposé une liste, et d’un représentant de la Direction.
Elle participe au contrôle et à la validation du système de vote électronique lors d’une phase de vote à blanc (phase de recette) ainsi qu’à la phase de scellement du système de vote. 
Elle assiste aux opérations de dépouillement, à la date et l’heure prévue pour celui-ci. Le temps passé par ces observateurs est rémunéré comme temps de travail. De même, la Direction peut désigner un représentant de son choix. Ces personnes doivent respecter une stricte neutralité, mais peuvent aider aux opérations de dépouillement.
Les membres de la commission de surveillance peuvent avoir accès aux taux de participation et à leur évolution tout au long du scrutin.
ARTICLE 11 : DEPOUILLEMENT
Après clôture automatique du scrutin par le système de vote électronique, le bureau de vote intègre les clés électroniques afin de déverrouiller les urnes électroniques et de procéder au dépouillement automatisé. Le bureau de vote imprime les résultats et justificatifs et proclame les résultats.
ARTICLE 12 : PROCLAMATION
Les résultats sont proclamés oralement par le Président du bureau de vote.
Les procès-verbaux sont transmis au Centre de Traitement des Elections Professionnelles, TSA 79104, 76 934 Rouen Cedex 9.
Les procès-verbaux sont également transmis à la DIRECCTE à laquelle est rattaché l’établissement.
ARTICLE 13 : ORGANISATION D’UN SECOND TOUR
Indépendamment pour chaque scrutin, un second tour est organisé dans les cas suivants :
carence de candidats au premier tour,
quorum non atteint au premier tour (nombre de suffrages valables inférieur à la moitié des  inscrits),
un ou plusieurs sièges non pourvus à l'issue du premier tour.
ARTICLE 14 : FORMALITE ADMINISTRATIVE
Un exemplaire du présent accord sera adressé à l’Inspecteur du travail du Siège Social de l’Entreprise, conformément à l’article L. 2314-12 du nouveau Code du travail.
Fait à Biarritz, le 22/10/2019
En 3 exemplaires
Pour la Direction, 
			

Les Organisations Syndicales :
Organisation Syndicale CFDT des Services de Santé et Services Sociaux du Pays Basque, 


	
Organisation Syndicale Force Ouvrière,