ACCORD COLLECTIF RELATIF AUX MODALITES D’ORGANISATION DU VOTE ELECTRONIQUE DES ELECTIONS DU 
COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE













Entre
L’Unité Economique et Sociale SHEM, dont le siège social est situé 1 rue Louis Renault, 
BP 13383, 31133 BALMA CEDEX, représentée par ………………, Directeur Général, dûment habilité à cet effet ;









D’une part




ET 


les Organisations Syndicales, ci-après désignées :


la CGT représentée par …………………… 


la CFDT représentée par ………………………


la CFE CGC représentée par ………………………..






D’autre part,







Article 1 : Objet de l’accord

Conformément à l’accord de branche du 7 septembre 2018 et de l’Ordonnance N° 2017-1386 du 
22 septembre 2017, les parties signataires conviennent, pour les élections professionnelles du Comité Social et Economique de l’UES du 14 novembre 2019, d’aménager le processus des opérations de vote en ayant recours au vote électronique.
Le présent accord collectif a pour objet de préciser le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales. 

L’UES et les organisations syndicales détermineront dans le cadre d’un protocole d’accord préélectoral notamment des modalités techniques et fonctionnelles de vote, du calendrier électoral et de la répartition des sièges.

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire de service externe choisi par l’UES en concertation avec les organisations syndicales signataires du présent accord. 

Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi dont la proposition commerciale sera annexée, pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’UES.

La Direction et les Organisations Syndicales sont expressément convenues que le recours au vote électronique sera exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.


Article 2 : Communication des listes électorales et des listes de candidats

Les listes électorales
Les listes électorales établies conformément aux dispositions du « protocole d’accord préélectoral » seront transmises au prestataire. La Société choisie pour le vote électronique assurera dès réception des listes leur sécurité et confidentialité.

Les listes de candidats
Les listes de candidats seront établies conformément aux dispositions du « protocole d’accord 
préélectoral » et les logos et les professions de foi seront intégrées par le prestataire, dans l’outil sécurisé.



Article 3 : Modalités de vote

Il est décidé, par le présent accord, d’adopter un processus de vote électronique, se déroulant sur plusieurs jours.
Les électeurs auront ainsi la possibilité de voter à tout moment pendant l‘ouverture du «bureau de vote électronique», à partir de n’importe quel terminal Internet ou Intranet (lien direct avec le site du prestataire), de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections. L’UES s’engage à donner tous les moyens nécessaires aux agents pour le vote électronique.
Pendant la période ouvrée du scrutin, des ordinateurs, avec un compte de session dédié (exemple : bureau LICQ) avec une connexion au site sécurisé du prestataire seront mis à la disposition des électeurs. Leur nombre sera adapté à la configuration notamment géographique de chaque Unité et en fonction de l’équipement informatique dont disposent déjà les salariés. Ils seront installés de telle manière que la confidentialité du vote soit garantie. Les parties conviennent que cette mise à disposition concernera en priorité :
les salariés dont le poste de travail ne permet pas d’assurer un isolement pour le vote

et/ou les salariés électeurs de l’UES ainsi que les salariés mis à disposition ayant fait valoir leur droit de vote pour les élections professionnelles du Comité Social et Economique de l’UES du 
14 novembre 2019 et qui ne disposeraient pas d’un ordinateur.
Par ailleurs, les salariés absents pendant la période du scrutin auront la possibilité de se rendre sur le site de travail le plus proche pour voter. Ils pourront également voter par Internet de leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès Internet (La Poste ou un cybercafé). 

Les opérations de vote ayant pour objet d’élire les membres du comité Social et Economique de l’UES, le prestataire assurera la distinction des votes pour chacun des scrutins.
Article 4 : Bulletins de vote
Le prestataire assurera la réalisation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote. Le prestataire procèdera à l’intégration dans le dispositif de vote électronique des listes de candidats conformes à celles arrêtées par le « protocole d’accord préélectoral ». 
Les listes seront présentées sur les écrans dans l’ordre alphabétique. Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste plutôt qu’une autre, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes.
Le prestataire intègrera sur la page Web présentant les listes de candidats, les professions de foi de chaque liste, sous la forme d’un fichier attaché. Ces professions de foi devront être transmises par l’UES au prestataire sous la forme d’un fichier A4 sur une page recto verso au format PDF. La taille du fichier pourra dépasser 2 Mo (dans la limite de 4 MO).  




Article 5 : Déroulement des opérations de vote
Une note explicative, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du scrutin pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote et sera communiquée à l’adresse postale personnelle. Elle sera également transmise par mail à l’adresse professionnelle.
Préalablement à la mise en service du site, la recette du bureau de vote (équivalent du « bon à tirer ») aura lieu en présence des représentants de la Direction, des organisations syndicales et du prestataire. Cette recette s’effectuera au bureau de vote situé 1 Rue Louis Renault – 31130 BALMA.
Il sera procédé avant que le scrutin ne soit ouvert :
Par le prestataire, à un test du système de vote électronique et à un test spécifique du système de dépouillement à l’issue duquel le système est scellé ;

Par les membres du bureau de vote, à la vérification que l’urne est vide, scellée et chiffrée par les clés délivrées à cet effet.
Le scellement du système sera contrôlé par le prestataire, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement.
Pendant les heures ouvrées comprises entre l’ouverture et la fermeture du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre une « hotline » afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de leur vote, notamment en cas de perte ou d’oubli des codes d’accès au site de vote.  
Durant le scrutin, la filière « assistance » informatique sera particulièrement mobilisée pour répondre aux éventuels dysfonctionnements du réseau ou des postes de travail qui empêcheraient l’accès au site d’élection.
En cas d’impossibilité de voter suite à un dysfonctionnement du système du prestataire ou des réseaux de l’UES durant plus de 30 minutes, le vote en cours sera d’autant reporté.
Tout dysfonctionnement devra être consigné par le bureau de vote sur le procès-verbal. Pour ce faire le prestataire s’engage à faire immédiatement remonter au bureau de vote tous les dysfonctionnements de son système durant la période d’ouverture du vote. 
De plus, le prestataire mettra en place les moyens nécessaires pour le bureau de vote, afin de consigner tous dysfonctionnements externe ou interne sur le procès-verbal.

Article 6 : Modalités d’accès au serveur de vote
Chaque électeur recevra avant le vote, par courrier simple (avec mention sur l’enveloppe « Spécial Election ») à son adresse personnelle et par voie électronique, un document précisant la durée d’ouverture du dispositif de vote, l’adresse URL électronique permettant l’accès au site de vote ainsi que son identifiant et son mot de passe personnels.
Quelques jours plus tard, il sera retransmis par voie électronique un rappel. 

Après avoir renseigné l’adresse URL du dispositif de vote dans la barre adresse du navigateur ou bien récupéré l’adresse dans les favoris SHEM, l’électeur devra saisir son identifiant et son mot de passe pour s’authentifier sur le dispositif de vote. Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.
Une fois connecté au site de vote, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son collège. Il pourra alors procéder à son choix. La confirmation du vote vaut signature de la liste d’émargement dès réception du vote dans l’urne électronique.
Grâce à ses codes personnels, l’électeur aura donc pu voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé de l’élection créé pour l’occasion par le prestataire pour l’UES.
En cas de non réception ou de perte de ses codes, le déclenchement d’un nouvel envoi est mis en œuvre selon la procédure suivante :
Identification de l’électeur par l’assistance téléphonique qui sera accessible les jours ouvrés de scrutin de 9 h 00 à 18 h 00,
Contrôle de l’absence d’émargement de cet électeur,
Blocage du « mot de passe » de cet électeur,
Génération d’un nouveau mot de passe,
Envoi de l’identifiant et du nouveau «mot de passe» par mail à l’adresse professionnelle en priorité ou à l’adresse personnelle ou par SMS au choix de l’électeur.

En complément de l’assistance téléphonique, une page dédiée sera disponible pour que l’électeur puisse déposer une demande de renvoi de codes. L’accès à cette page est indiqué sur le site principal de vote. Elle sera aussi directement accessible depuis un navigateur. L’électeur déclinera son identité en remplissant les informations suivantes :
Nom
Prénom
Date de naissance
Clé du numéro de sécurité sociale (2 chiffres).
L’électeur pourra choisir une réexpédition de ses codes par courrier à son domicile, sur son numéro de téléphone portable ou l’adresse email de son choix.
Si les informations saisies sont cohérentes, un SMS ou un Email sera automatiquement adressé sur le numéro de téléphone portable ou l’adresse Email personnelle communiquée par l’électeur. En complément, le système génère un envoi automatique d’Email sur l’adresse professionnelle connue par l’UES pour confirmer à l’électeur la prise en compte de sa demande.
Le SMS ou l’Email envoyé contiendra son code d’accès et un nouveau mot de passe. L’Email envoyé sur la boite professionnelle contiendra la date et heure de la demande ainsi que le numéro de téléphone ou l’adresse Email personnelle sur lequel ont été envoyées les modalités de connexion.
Un contrôle sur le numéro de téléphone ou sur l’adresse Email communiqué sera effectué afin de s’assurer qu’il n’a pas déjà été utilisé.
Les membres du bureau de vote pourront connaitre, au cours des scrutins, les noms, prénoms des électeurs ayant formulé une demande de réexpédition grâce à une clef d’accès personnelle en ligne sur le dispositif.


Article 7 : Garanties de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin
Afin de répondre aux exigences posées par les articles R.2314-5 à 18 du code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.
Le système fera l’objet d’un enregistrement dans le registre des traitements de l’UES conformément au RGPD. 
Les délégués de liste, comme les membres du bureau de vote, pourront consulter « en lecture seule » tout au long du scrutin, grâce à une clef d’accès personnelle, la liste d’émargement en ligne avec une actualisation le matin et l’après-midi. En revanche, aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin. 
Les délégués de liste, les membres du bureau de vote ainsi que les correspondants mis à disposition de chaque bureau de vote par l’employeur, pourront consulter « en lecture seule » tout au long du scrutin, grâce à une clef d’accès personnelle, le taux de participation à l’élection de l’ensemble des scrutins.
La liste des délégués, accompagnée de celle des membres du bureau de vote et celle des correspondants mis à disposition de chaque bureau de vote par l’employeur sont transmises au prestataire.
Par ailleurs, le prestataire conserve sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde ainsi que les commentaires du bureau de vote.

Article 8 : Dépouillement, Procès-verbal
A l’heure de clôture du scrutin, le site de vote, n’est plus accessible aux électeurs. Le bureau de vote procède à la clôture du dispositif de vote électronique. Les membres du bureau de vote pourront être assistés par un huissier de justice mis à disposition assurant le rôle de tiers de confiance. 
Les opérations de dépouillement sont effectuées sous l’autorité du président du bureau de vote avec la présence obligatoire des assesseurs et à la présence éventuelle des délégués de liste et de l’employeur ou de son correspondant.
Compte tenu du dispositif retenu, le mode électronique permet d’obtenir les résultats de manière quasi instantanée. Le président et au moins un assesseur introduit ses codes sécurisés et sa clef de déchiffrement délivrée préalablement par le prestataire selon une procédure assimilable aux urnes à double cadenas. 
Le dépouillement s’effectue dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants. Les attributions des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du Code du Travail. Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste. 
Ainsi le bureau de vote procède à l’ensemble des opérations de dépouillement des votes, pour chacune des élections, au décompte des voix et au report de ces résultats sur un formulaire électronique conforme aux modèles CERFA en vigueur au moment du scrutin. 
Les membres du bureau de vote vérifient l’exactitude des procès-verbaux pré-remplis, et les signent. Le président indique les dysfonctionnements constatés en lien avec le correspondant de chaque site.
Le système permet l’édition des listes d’émargement afin que le bureau de vote les signent et les joignent à chaque PV.
Article 9 : Formation au dispositif de vote électronique
Les représentants du personnel et les membres du bureau de vote, les délégués de liste et l’employeur ou son correspondant bénéficieront au préalable d’une formation relative au dispositif de vote électronique retenu qui sera assurée par le prestataire lors de la recette.
Chaque salarié disposera d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Article 10 : Dispositions finales
Le présent accord, à durée déterminée, est applicable à l’UES, pour les élections des membres du Comité Social et Economique dont la date du premier tour, conformément à l’accord de branche du 
7 septembre 2018, est prévue le 14 novembre 2019 et du second tour le 28 novembre 2019 et cessera donc immédiatement de produire tout effet dès l’élection desdits représentants réalisée et définitive.
Il entrera en vigueur le lendemain de son dépôt.
L’accord pourra être révisé dans les conditions prévues à l’article L.2261-7 et.2261-8 du code du travail.
Un exemplaire signé de cet accord est remis à chaque organisation syndicale présente à l’UES.

Fait à BALMA, le 13 juin 2019
Pour l’Unité Economique et Sociale SHEM
Le Directeur Général,


……………



Les Délégués syndicaux
CGT	CFDT	CFE CGC


………….. ;	………………….	………………..