ACCORD RELATIF 
AU RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE 
DANS LE CADRE DES ELECTIONS PROFESSIONNELLES DE LA SOCIETE UMH




Entre,

La S.A.S. URGO MEDICAL & HEALTHCARE, sise 42 rue de Longvic à Chenôve (21300) et immatriculée au RCS de Dijon sous le n° 479 890 303, dénommée ci-après « UM&H » et représentée par, Adjointe au DRH Groupe,

D’une part,

La CFTC, organisation syndicale signataire, représentée par,

D’autre part.

Il est convenu ce qui suit.






PREAMBULE


Conformément aux dispositions de l’article L 2314-26 du Code du travail, les élections des membres du Comité Social et Economique (CSE) peuvent avoir lieu par voie électronique. 

Bien que le vote physique et par correspondance soient les dispositifs qui étaient jusqu’à présent utilisés, et dans la mesure où la population de la société UM&H est munie d’outils numériques adaptés à ce type de procédé, il a été envisagé de recourir au vote électronique pour les prochaines élections professionnelles du CSE.

De plus, le rapport d'information n° 73 fait au nom de la commission des lois et déposé le 24 octobre 2018 traitant d’une étude de législation comparée sur le vote électronique, énonce que ce procédé permet :
de simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,
de faciliter le vote pour les salariés en mission ou en déplacement,
d'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,
d’augmenter le niveau de participation,
d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

En conséquence, les parties ont ouvert une négociation dans l’objectif de signer un accord d’entreprise actant de la mise en œuvre des prochaines élections professionnelles au travers d’un vote électronique.




TITRE I - Principes généraux
Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales dans le cadre du recours au vote électronique sont fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral : 
Vérification de l’identité des électeurs,
Intégrité du vote,
Unicité du vote,
Anonymat et la sincérité du vote,
Confidentialité et respect du secret du vote électronique,
Publicité du scrutin.
TITRE II - Objet et champ d’application
Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de la société UM&H (ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition de la société UM&H qui souhaiteraient prendre part au vote) appelés à voter aux élections des membres du Comité Social et Economique.
TITRE III - Définition et choix du moyen de vote électronique
Les parties conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet. Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.
TITRE IV - Modalités de mise en œuvre du vote électronique
Article 4.1 - Recours à un prestataire extérieur
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que les élections seront organisées par le « fournisseur prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction. 
La société UM&H a pris contact avec le prestataire NEOVOTE spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet (ci-après désigné le « Prestataire ») et lui confiera la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base des dispositions du présent accord qui fera office de cahier des charges, dans le respect des articles R. 2314-6 et suivants du Code du travail. 

Article 4.2 - Etablissement des fichiers 
Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.
Article 4.3 - Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données 
Le système retenu assurera la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de la communication des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique.
Le vote émis par chaque électeur sera chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée.
Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers. 
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du Prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.
Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.
Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, soit trois (3) semaines après la fin du processus électoral, ces fichiers supports seront détruits. Une attestation de destruction des données sera délivrée par le Prestataire.
Article 4.4 - Cellule d'assistance technique et sécurité
Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.


Elle aura notamment pour mission de :
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;
Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place. 
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote.
Article 4.5 - Expertise indépendante et formalités CNIL 
Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.
De plus, l’organisation syndicale de salariés représentative dans la société UM&H sera informée de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables au traitement des données personnelles (déclaration au registre RGPD), et une mention de cette déclaration sera faite dans le protocole d'accord préélectoral.
Article 4.6 - Information et formation
La société UM&H met en œuvre les moyens destinés à faciliter la réalisation par les salariés de leurs votes par voie électronique. En particulier, chaque salarié disposera d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.
De plus, une réunion de présentation du dispositif a été faite aux membres de la délégation du personnel lors de la DUP ordinaire du 01 octobre 2019, et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu.
TITRE V -  Déroulement des opérations de vote
Article 5.1 - Information et formation Protocole d’accord préélectoral
Dans le cadre de chaque élection, les parties engageront une négociation en vue de la conclusion d’un protocole préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges.
Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de la société UM&H. 
Article 5.2 - Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin
Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période de vote, de leur lieu de travail, de leur domicile ou tout autre lieu, via tout terminal usuel en se connectant au site de vote.
Les salariés seront informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins. Ces dates et heures seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord pré-électoral.
Article 5.3 - Caractéristiques du site de vote 
Le Prestataire assurera la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote. 
Les professions de foi des listes de candidats seront accessibles sur le site de vote. 
Les logos éventuels des listes de candidats seront affichés sur le site de vote.
Les formats et poids maximum des logos et professions de foi seront définis dans le protocole d’accord préélectoral.
Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le Prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. De plus, des espaces identiques seront réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats.
Pour chaque scrutin, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement).
Le système proposera par défaut le vote pour une liste complète. Le système permettra cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.
Article 5.4 - Modalités d’accès au serveur de vote
Chaque électeur recevra de la part du prestataire, avant le premier tour des élections :
l'adresse du serveur de vote,
des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe générés de manière aléatoire par le Prestataire, 
la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.
Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence.
L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel et sa date de naissance (ou une autre donnée personnelle définie dans le cadre du protocole d’accord préélectoral).
Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son établissement et collège.
L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe.
En cas de perte ou de non réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée. Cette procédure sécurisée sera décrite dans le protocole d'accord préélectoral.
Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation.
Article 5.5 - Suivi des opérations de vote
La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.
Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, un suivi du nombre de votants pourra être accessible par les membres du bureau au cours du scrutin. 
Article 5.6 - Opérations de dépouillement
A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin. 
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement. 
Le dépouillement se fera par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs).
Les membres du bureau de vote signeront les procès-verbaux et la liste d’émargement, avant la proclamation des résultats.
TITRE VI : DISPOSITIONS FINALES

Article 6.1 : Durée et entrée en vigueur de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée : il prendra effet à compter de sa signature et cessera automatiquement de produire effet une fois le délai légal de contestation des élections professionnelles passé.
Article 6.2 : Validité de l’accord 
La validité du présent accord est subordonnée à sa conclusion avec des organisations syndicales représentant la majorité des suffrages exprimés lors des dernières élections professionnelles. 
Article 6.3 : Dénonciation – révision 
Le présent accord pourra être dénoncé par l’une des parties signataires. Cette dénonciation sera adressée par lettre recommandée avec accusé de réception à l’ensemble des parties à l’accord. Le courrier de dénonciation donnera également lieu à un dépôt auprès de l’unité territoriale de la DIRECCTE. 
Conformément aux dispositions de l’article L. 2261-10 du Code du Travail, une nouvelle négociation s’engagera à la demande de l’une des parties intéressées dans un délai de trois (3) mois suivant la date de ce dépôt. 
Dans des conditions identiques à la dénonciation, l’une des parties signataires du présent accord peut également demander à tout moment la révision de certaines clauses. 
Toute demande de révision, obligatoirement accompagnée d’une proposition de rédaction nouvelle, sera notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception aux autres parties signataires. 
Le plus rapidement, et au plus tard dans un délai de trois (3) mois à compter de l’envoi de ce recommandé, les parties devront se rencontrer afin de traiter de la conclusion d’un éventuel avenant. Les dispositions, objet de la demande de révision, resteront applicables jusqu’à la date de conclusion de l’éventuel avenant. 
Article 6.4 : Dépôt et notification
Depuis le 28 mars 2018, les accords collectifs d'entreprise doivent être déposés sur la plateforme en ligne TéléAccords qui transmet ensuite à la direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l'emploi (Direccte). Aussi l’accord sera déposé par la partie la plus diligente dans ces conditions, et sera également adressé un exemplaire papier signé au Conseil des Prud’hommes compétent, dans le respect des dispositions légales et réglementaires en vigueur. 
Le présent accord sera notifié, dans les plus brefs délais, par courrier recommandé et/ou courriel avec accusé de réception à l’ensemble des organisations syndicales représentatives. 
Les salariés seront informés de ces mesures simultanément à la signature du protocole électoral par les moyens de communication habituels.


Fait en 3 exemplaires originaux
A Chenôve, le 01 octobre 2019


Pour la Société URGO MEDICAL AND HEALTHCARE :

Adjointe au Directeur des Ressources Humaines Groupe


Pour les Organisations Syndicales Représentatives :