Protocole d’Accord Préélectoral relatif aux élections du Comité Social et Economique 


ENTRE LES SOUSSIGNES :

La Société par actions Simplifiée « Galien LPS»
Dont le siège social est situé à 22 rue Edmé LABORDE – Parc d’activité Nevers / Saint Eloi – 58000 NEVERS
Immatriculée au RCS d Nevers sous le numéro 815 068 077
Représentée par Monsieur Damien PARISIEN, agissant en qualité de Directeur Général ;

Ci-après dénommée
"La Société"

D'UNE PART,

ET :

Les organisations syndicales représentatives :

L’organisation syndicale représentative  C.G.T. 
Représenté par Monsieur Franck MERLIN, agissant en qualité de Délégué Syndical ; 

L’organisation syndicale représentative  C.M.T.E. – C.F.T.C. 
Représenté par Monsieur Baptiste BOURDIER, agissant en qualité de Délégué Syndical ; 

Ci-après dénommées 
« Les Organisations Syndicales »


PREAMBULE

Le présent protocole d’accord préélectoral a pour objet de définir les modalités d’organisation des élections des membres de la délégation du personnel du comité social et économique au sein de la société Galien LPS, notamment sur les points suivants :
Le nombre de sièges et de collèges électoraux ;
La répartition du personnel et des sièges entre collèges, le cas échéant ; 
Les jours, heures et lieu du scrutin ;
Les moyens matériels du vote électronique, les modalités d’organisation et du déroulement des opérations électorales. 








IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT :

Article 1 - Date des élections/Lieu de vote

La date des élections pour le premier tour est fixée entre vendredi 29 novembre et le jeudi 5 décembre 2019.

Le scrutin sera ouvert à 12 heures et clos à 12 heures.

Si un second tour s’avère nécessaire (notamment si le quorum requis n’a pas été atteint, en l’absence de présentation de listes de candidatures ou si tous les sièges n’ont pas été pourvus), le deuxième tour aura lieu entre le vendredi 13 décembre 2019 et le jeudi 19 décembre 2019 aux mêmes horaires.

Le vote se déroulera par voie électronique conformément à l’accord relatif à ce sujet. 

Article 2 – Date d’effet de mandat et cumul 

Il est convenu entre les parties que le Comité Economique et Social prendra effet au 1er janvier 2020.

Les parties conviennent de l’exclusion de la règle du non cumul des mandats dans le temps. 

Article 3 - Effectifs par collèges électoraux et nombre de sièges

3.1 Nombre de sièges 

L’effectif total de l’entreprise est de 171,53 ETP. 

Selon l’article R. 2314-1 du code du travail, le nombre de membre de la délégation du personnel du Comité Social et Economique est de : 8 Délégués Titulaires et 8 Délégués suppléants.

3.2 Effectifs par collèges

Conformément à l’article L. 2314-11 du Code du travail, les membres du Comité Social et Economique sont élus sur des listes établies pour chaque catégorie de personnel :
1er collège des ouvriers et employés,
2ème collège des techniciens, agents de maîtrise et assimilés
3ème collège des ingénieurs, chefs de service et cadres administratifs, commerciaux ou techniques assimilés
Les dispositions légales de l’article L. 2314-11 prévoient que pour les établissements et entreprise où le nombre des ingénieurs, chefs de service et cadres administratifs, commerciaux ou techniques assimilés sur le plan de la classification est au moins égal à 25 au moment de la constitution ou du renouvellement de l’instance, ces catégories constituent un 3ème collège.







En l’espèce, à la date du 1er tour sont électeurs par catégorie le nombre de personnes suivantes :



Le personnel est donc réparti en deux collèges électoraux. Les parties conviennent de la répartition suivante : 

1er collège : Ouvriers et employés, techniciens, agents de maîtrise représentant un effectif de 124 salariés.  
2ème collège : Ingénieurs, chefs de service et cadres administratifs, commerciaux ou techniques représentant un effectif de 22 salariés. 

En synthèse, les effectifs sont donc répartis comme suit par collège : 



3.3 Répartition des sièges

Conformément à la représentation de  chaque collège au regard de l’effectif total, il est convenu de la répartition suivante des sièges par collège. 



Article 4 - Représentativité femmes / hommes 

Conformément l’article L. 2314-13, la proportion de femmes et d’hommes dans chacun des collèges visés à l’article 3 est indiquée dans le tableau suivant de répartition des sièges à pourvoir par collège. Pour chaque collège électoral, les listes mentionnées à l'article  qui comportent plusieurs candidats sont composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale. Les listes sont composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des sexes. 






Lorsque l'application de cette règle n'aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à l'arrondi arithmétique suivant :

Arrondi à l'entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5,
Arrondi à l'entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.

En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.

Ainsi, les sièges devront être répartis comme suit :


Il a été convenu de la répartition suivante :



Article 5 - Représentativité des sites

La société Galien LPS comprend deux sites. Il est convenu entre les  parties qu’ils feront en sorte de présenter des listes comportant une représentation équilibrée des 2 sites. 

Article 6 - Electorat, éligibilité et listes électorales

6.1 Electorat et éligibilité des salariés

Sont électeurs les salariés entrant dans le champ d’application du présent protocole tel que défini en préambule et qui répondent aux conditions cumulatives suivantes à la date du 1er tour des élections (soit le 29 novembre 2019) :
Être âgé de 16 ans révolus,
Avoir acquis une ancienneté d’au moins 3 mois dans l’entreprise,
Avoir la capacité électorale,
Ne pas représenter l’employeur.

Sont éligibles les électeurs qui répondent aux conditions cumulatives suivantes à la date du 1er tour des élections (soit le 29 novembre 2019) :
Être électeur dans le collège dont on sollicite les suffrages,
Être âgé de 18 ans révolus,


Avoir acquis une ancienneté d’au moins 1 an dans l’entreprise,
Ne pas être conjoint, partenaire d'un pacte civil de solidarité, concubin, ascendants, descendants, frères, sœurs et alliés au même degré de l'employeur.

6.2 - Electorat et éligibilité des salariés mis à disposition 

Sont électeurs les salariés mis à disposition de l’entreprise par une entreprise extérieure qui répondent aux conditions cumulatives suivantes à la date du 1er tour des élections (soit le 29 novembre 2019) :
Être âgé de 16 ans révolus,
Avoir la capacité électorale,
Être présent dans les locaux de l’entreprise et y travailler depuis au moins 12 mois continus,
Choisir d’exercer leur droit de vote dans l’entreprise utilisatrice.
Conformément à l’article L2314-23, les salariés mis à disposition de l’entreprise par une entreprise extérieure ne sont pas éligibles.

6.3 - Listes électorales

Une liste du personnel électeur et éligible sera établie par l’employeur et affichée sur les panneaux d’information au plus tard le 5 novembre 2019.
Figurent sur ces listes le nom et le prénom de l’électeur, sa date de naissance, son ancienneté, son collège électoral ainsi que la mention de son éligibilité.
Les réclamations concernant ces listes seront à adresser au service des Ressources Humaines, au plus tard le 8 novembre 2019.
La liste électorale étant appréciée à la date d’ouverture du 1er tour de scrutin, elle reste inchangée entre les deux tours de scrutin.

Article 7 - Information du personnel

Le  30 septembre 2019, le personnel a été informé de la tenue des élections par voie d’affichage sur les tableaux d’information.
Cet affichage constitue, en outre, un appel à candidatures. 

Article 8 - Listes de candidats

Il est rappelé que le 1er tour est réservé aux organisations syndicales mentionnées au premier et deuxième alinéas de l’article L. 2314-15 du code du travail et que les candidatures sont libres au 2nd tour.

8.1 - Constitution des listes de candidats

Les listes communes entre deux ou plusieurs syndicats ne peuvent être admises au 1er tour qu’à la condition expresse que le nom de chacun des candidats figurant sur la liste soit suivi du nom de son syndicat d’appartenance.
Les listes de candidats ne peuvent pas comporter un nombre de candidats supérieur au nombre de siège à pourvoir. Les listes incomplètes sont en revanches admises.
Les listes de candidats doivent être établies par collège et en distinguant titulaires et suppléants. Elles devront enregistrer les données suivantes : nom et prénom des candidats, collège et établissement d’appartenance, titulaire ou suppléant, et le cas échéant, le syndicat d’appartenance. 

		

L’ordre de présentation des candidats dans la liste est celui dans lequel apparaissent les candidats au sein de la liste déposée. 

8.2 - Dépôt des listes

Au 1er tour, à partir du jour d’expiration des réclamations concernant les listes électorales (8 novembre 2019) et jusqu’au 15 novembre 2019, les organisations syndicales concernées sont invitées à déposer leurs listes de candidats au service des Ressources Humaines :
en main propre contre récépissé,
par e-mail contre accusé de réception à l’adresse suivante : juliette.jouno@galien-lps.com,
par courrier recommandé avec avis de réception à l’adresse suivante : Galien LPS, JOUNO Juliette, 22 rue Edmé Laborde à Nevers 58000.
Si un 2nd tour est nécessaire, les listes déposées au 1er tour restent valables. Si ces listes font l’objet d’un changement, ou que des listes libres sont présentées, celles-ci doivent être portées à la connaissance de l’employeur dans les mêmes conditions que pour le 1er tour avant le 10 décembre 2019.

Pour le 1er, comme pour le 2nd tour, les candidatures sont affichées dans les tableaux d’affichage réservés aux organisations syndicales, au lendemain de la date limite de dépôt.

8.3 - Propagande électorale et logos des listes de candidats

Les professions de foi de chaque liste présentée seront affichées sur le site de vote sécurisée VOXALY-DOCAPOST (prestataire retenu pour la fourniture d’un site de vote en ligne). Celles-ci devront respecter les prérequis suivants :
format PDF de 2 Mo au maximum,
1 page A4 recto verso,
couleur ou noir et blanc.
Par ailleurs, les listes déposées peuvent être accompagnées d’un logo qui sera affiché sur le site de vote sécurisé. Dans ce cas, le logo doit respecter les prérequis suivants :
format png,
taille de 200 pixels x 200 pixels.
Professions de foi et logos doivent être déposés auprès du service des Ressources Humaines, par e-mail avant le 15 novembre 2019 pour le 1er tour et avant le 10 décembre 2019 pour le 2nd tour.

La propagande et la distribution des tracts ne doit pas perturber le fonctionnement de l’entreprise. Ainsi, elle pourra se faire aux heures d’entrée et de sortie ainsi que durant les pauses prévus dans le cadre des accords relatifs à l’aménagement du temps de travail. Les affichages devront se faire sur les panneaux dument prévus à cet effet. 

Article 9 - Le vote électronique

Le présent protocole d’accord préélectoral s’inscrit dans le cadre des dispositions de l’accord du 24 octobre 2019 relatif à la mise en place d’un vote par voie électronique pour les élections au sein de l’entreprise.

Conformément à cet accord confirmant le principe de vote électronique, l’ensemble des salariés de Galien LPS procèdera au vote par le biais du système électronique décrit ci-après. Aucun vote par bulletin secret sous enveloppe ne sera donc enregistré.





Les modalités entourant le dispositif de vote électronique sont décrites dans l’annexe 1 à ce protocole. La société prestataire spécialisée dans la mise en place de solutions de votes sécurisées par internet qui a été choisie est la société VOXALY-DOCAPOST.
Pendant l’ouverture des scrutins, les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme, de n’importe quel terminal internet (de leur lieu de travail, de leur propre ordinateur, par mobile, de leur domicile ou tout autre lieu de leur choix) en se connectant sur le site internet sécurisé propre aux élections professionnelles.
Les membres du bureau de vote, la direction ainsi que les organisations signataires du présent accord disposeront d’outils de suivi des scrutins (participation et état du site de vote) de l’ouverture à la clôture de chacun des tours.

Article 10 - Bureau de vote

Il y a un unique bureau de vote pour l’ensemble des élections au Comité Social et Economique. Il est établi pour les deux tours.
Ce bureau de vote est composé d’un président et de deux assesseurs désignés par la direction. Il est convenu que le président et un des assesseurs seront les salariés les plus âgés de l’entreprise, et le second assesseur sera le plus jeune. Si ces collaborateurs ne sont pas volontaires alors il est convenu de demander aux salariés les plus âgés par ordre décroissant et les plus jeunes par ordre croissant. L’employeur veillera à ce que le bureau de vote représente chaque collège.

L’employeur formera le bureau de vote à l’utilisation des outils du site de vote qui lui permettront d’assurer ses missions. Lors de cette formation, le bureau de vote générera trois clés de déchiffrement (une pour chaque membre du bureau). Durant la période de vote l’ensemble des suffrages exprimés sont chiffrés dès leur expression et conservés dans le système de vote. Seuls les détenteurs des clés de déchiffrement pourront, après clôture, déchiffrer les suffrages pour accéder aux résultats. Au moins 2 des 3 clés de déchiffrement sont nécessaires pour générer les opérations de dépouillement des urnes.

Article 11 - Matériel de vote

Le prestataire adresse à l’électeur les éléments nécessaires à son authentification sur le système de vote par courrier à son domicile.

Le matériel envoyé contient l’adresse du site de vote et les instructions nécessaires pour s’authentifier.
Les moyens d’authentification utilisés au 1er tour restent valables dans l’éventualité d’un 2nd tour et ne font pas l’objet d’un renvoi du matériel de vote.

Article 12 - Assistance électeurs

En cas de perte de ses moyens d’authentification, l’électeur pourra demander un renvoi depuis le site de vote en renseignant plusieurs informations personnelles ou contacter l’assistance téléphonique. 
Aux fins d’authentification pour garantir la confidentialité dans la transmission des informations auprès des salariés-électeurs, il est prévu que la Direction envoie préalablement à VOXALY-DOCAPOST un fichier reprenant les éléments suivants : nom, prénom, date de naissance, code postal d’habitation, clef du numéro de Sécurité Sociale (2 chiffres) de chaque salarié électeur.



Ces données permettront de procéder par questionnement à la vérification de l’identité de l’électeur afin de pouvoir répondre à sa demande.

Article 13 - Déroulement du vote électronique

La connexion a lieu par le navigateur internet à l’aide de l’adresse communiquée dans le matériel de vote communiqué auprès de l’électeur. 
Le déroulement est le suivant :
l’électeur pourra accéder, 24 heures sur 24, au site de vote gratuitement à partir de tout terminal connecté à internet,
après identification sur le site de vote avec ses codes de connexion personnels, le service affiche les élections auxquelles l’électeur est autorisé à participer,
les listes sont affichées selon l’ordre alphabétique.
l’électeur choisit une élection. Les élections pour lesquelles il a déjà voté ne sont plus sélectionnables,
le service affiche les listes des candidats pour l’élection choisie et pour le collège de l’électeur,
l’électeur peut :
choisir une liste complète,
raturer des candidats,
voter blanc
le choix de l’électeur lui est rappelé et il peut le modifier,
l’électeur confirme son vote après avoir préalablement saisie sa date de naissance,
un accusé de réception lui confirme l’enregistrement définitif de son vote,
à tout moment, l’électeur peut interrompre le processus et le reprendre.

Article 14 - Dépouillement et résultat du vote

Le dépouillement des élections des membres du Comité Social et Economique aura lieu pour le 1er tour le 5 décembre 2019 à partir de 14h. Dans l’éventualité d’un 2nd tour il se tiendra le 19 décembre 2019 à partir de 14h.

Les opérations de dépouillement sont réalisées sous le contrôle des membres du bureau de vote . Les organisations syndicales signataires du présent accord sont invitées au dépouillement. 
Le résultat du vote sera proclamé en séance publique. Le processus de dépouillement est le suivant :
clôture du site internet de vote,
déchiffrement des suffrages à l’aide des clés des membres du bureau de vote,
calcul automatique des résultats et attribution des sièges,
téléchargement des listes d’émargement, des procès-verbaux, des synthèses du tour, des éléments d’établissement de la représentativité,
impression et signature des procès-verbaux,
proclamation des résultats.
En l’absence de quorum atteint au 1er tour, un dépouillement sera quand même établi et les résultats seront adressés aux organisations syndicales.






Article 15 - Procès-verbaux

Un procès-verbal est établi permettant de faire état des résultats du scrutin. 8 exemplaires originaux sont signés par les membres du bureau de vote et se voient apposer le cachet de l’employeur.
Chaque liste ayant présentée des candidats peut se faire remettre une copie de ces procès-verbaux sur simple demande.
Dès le lendemain des élections, les résultats sont affichés sur les tableaux d’information situés en salle de pause. Communication de deux exemplaires en est faite à l’inspecteur du travail territorialement compétent dans les 15 jours suivant la fin des élections. Parallèlement, un exemplaire est transmis au Centre de Traitement des Elections Professionnelles.

Article 16 - Durée du protocole d’accord

Ce protocole vaut pour l’élection en cours et pour la durée du mandat des représentants qui y seront élus.
Il est également valable pour toute élection à venir au cours du mandat (sauf dénonciation).

Article 17 - Affichage

Le présent protocole fera l’objet d’un affichage sur les tableaux d’information, dès sa signature.

Fait à Nevers, le 24 octobre 2019 en quatre exemplaires.





Le Directeur Général Exécutif				Le Délégué Syndical C.M.T.E C.F.T.C
Damien PARISIEN						Baptiste BOURDIER




Le Délégué Syndical C.G.T						
Franck MERLIN						     		






ANNEXE 1 – Description détaillée du fonctionnement de VOXALY-DOCAPOST (prestataire retenu)

Les exigences de sécurité pour le vote
La sécurité du scrutin est un enjeu majeur pour la réussite des élections. Nous présentons ci-dessous notre approche des différentes problématiques et les solutions appliquées.

Anonymat
L’anonymat lors des échanges Internet avec l’électeur
Sur la base de la liste électorale consolidée, le prestataire devra attribuer à chaque électeur un code d’accès unique.
Le prestataire génère un code d’accès pour chaque électeur, qui sert d’identifiant unique lors de l’authentification sur les services de vote. Ces codes d’accès sont générés de façon non prédictible.
Au niveau de l’authentification sur les services de vote, un mécanisme est mis en place pour éviter de deviner les mots de passe, en bloquant toute tentative de recherches multiples.
Sur le site Internet, le nom et toutes autres informations nominatives, ne sont jamais affichés.

L’anonymat des votes et la confidentialité : séparation des informations nominatives du bulletin
L’urne recueillant les suffrages et la liste d’émargement sont deux espaces totalement distincts. Il s’agit de deux espaces de stockage sans aucun lien ni relation entre les deux. 
Lorsque l’électeur confirme son vote, l’ensemble du traitement est réalisé selon un mécanisme assurant une intégrité parfaite entre la tenue de la liste d’émargement et l’insertion dans l’urne.
De plus, ce traitement garantit l’intégrité du scrutin lors des accès simultanés. Il impose un ordonnancement séquentiel, empêchant, par exemple, un électeur de voter deux fois simultanément.

La préservation de l’anonymat
Comme indiqué ci-dessus, chaque bulletin inséré dans l’urne ne comprend aucune référence (référence nominative ou référence technique) avec l’électeur. Par absence de référence, nous entendons aucun nom, aucune adresse, mais aussi aucun identifiant, ni même aucune empreinte d’un éventuel identifiant qui permettrait, par des traitements croisés ou de jointure, de pouvoir retrouver ultérieurement l’électeur. Le bulletin est totalement anonyme, même après la clôture. De plus, lorsque les bulletins sont extraits de l’urne, ils sont mélangés afin d’éviter toute tentative de rapprochement chronologique avec les émargements.
L’anonymat est toujours préservé, même après le dépouillement et l’usage des clés de déchiffrement.

Confidentialité et chiffrement
Pour garantir la confidentialité, VOXALY-DOCAPOST chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucune interruption. Le bulletin n'est ainsi jamais « déchiffré » sur le serveur applicatif. 
Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :
le chiffrement sur le poste de travail, via une implémentation locale en Javascript, est assurée afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement,
la totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se font selon le protocole HTTPS/TLS ou SSL.




De plus, afin de renforcer la confidentialité, toutes les étapes intermédiaires de construction du bulletin sont réalisées en local sur le poste de l’électeur, sans aucun échange avec le serveur.
Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement. 
Cette architecture permet de répondre ainsi parfaitement aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption décrite dans sa dernière recommandation n° 2010-371 du 21 octobre 2010.

Intégrité
Par intégrité, il faut entendre : « S’assurer que la saisie faite par le votant sera fidèlement retranscrite lors du dépouillement final ».
L’application assure l’intégrité des votes :
après avoir exprimé son choix, l’électeur ne peut pas voter à nouveau pour la même élection,
un électeur ne pas peut voter aux élections auxquelles il n’est pas inscrit,
une tierce personne, non inscrite, ne peut pas voter.

La solution mise en œuvre est conçue pour garantir : 
aucune altération lors de la saisie du vote Internet, via l’utilisation de HTTPS,
aucune altération entre la saisie et le dépouillement final, via le chiffrement des bulletins.

Disponibilité
Le service de vote par Internet est accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.
Afin de garantir la meilleure disponibilité, l’ensemble des équipements matériels est redondé.
Le délai de rétablissement du service après une panne est garanti contractuellement par l’hébergeur de la plate-forme VOXALY-DOCAPOST.
En fonction des limites définies (nombre de connexions simultanées), le système est capable de surveiller son propre trafic entrant et de le limiter, afin de garantir des temps de réponse optimums et éviter des engorgements.
La disponibilité est mesurée et testée régulièrement pendant toute la période de vote sans perturber et ni altérer la sincérité des suffrages.

Le scellement du système et des données
Le scellement a pour but de s’assurer de la stabilité dans le temps des différents éléments et dans le cas contraire, de détecter immanquablement toute modification, quelle qu’en soit la forme ou la justification et avertir les personnes concernées.
Ces différents éléments sont surveillés en comparant leurs empreintes courantes par rapport à un jeu d’empreintes de référence, stocké sur un support stable et non modifiable.
Chaque traitement de surveillance donne lieu à une trace. En cas de différence, une alerte est remontée auprès de la supervision. 
Le journal des traitements est associé à l'archive finale réalisée lors de la fermeture du vote. 

L’expertise
Depuis le décret du 25 avril 2007 et les dernières recommandations CNIL n° 2010-371 du 21 octobre 2010, la plate-forme de vote VOXALY-DOCAPOST est régulièrement expertisée par des sociétés spécialisées et indépendantes, à la demande de nouveaux clients.
Ces expertises ont toutes mis en évidence l’adéquation des solutions VOXALY-DOCAPOST avec les exigences requises en matière de vote électronique, sécurité, confidentialité, anonymat et intégrité des scrutins.



Déclaration CNIL
Les principes fondateurs, les fonctionnalités, l’architecture fonctionnelle, applicative et technique du système de vote ont déjà été présentées à la CNIL à la division des affaires économiques.
VOXALY-DOCAPOST a des échanges réguliers avec la CNIL afin que ses applications et leurs évolutions soient toujours en conformité avec les recommandations.


ANNEXE 2 – Calendrier des opérations