Accord relatif à la mise en place et au fonctionnement du comité social et économique (CSE)



ENTRE LES SOUSSIGNES :

HEC PARIS, Etablissement d’enseignement supérieur consulaire de Paris au capital de 60.451.500, 00 euros, immatriculé au Registre du Commerce et des Sociétés de Paris sous le numéro 817 759 186, sis 8, avenue de la Porte de Champerret - 75017 Paris, représenté par XXX en qualité de Directeur Général Adjoint,

Ci-après « HEC Paris »,

D’une part


Et

Les organisations syndicales représentatives suivantes :

SNPEFP-CGT,

SNEPL-CFTC,

UNSA,


Ci-après les « Organisations syndicales »,

D’autre part

Ensemble dénommées les « Parties » ou individuellement une « Partie ».


















Préambule

L’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017, relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise fusionne les instances représentatives du personnel, à savoir le Comité d’entreprise, le Comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) et les Délégués du personnel, en une seule et unique instance, le Comité social et économique (CSE). 

Dans la perspective des prochaines élections professionnelles, qui permettront la mise en place du comité social et économique au 1er janvier 2020, les Parties se sont réunies en vue de définir les conditions de mise en place et de fonctionnement de cette nouvelle instance au sein de HEC Paris.  

Dans ce contexte, il a été décidé ce qui suit.

Article 1. Objet 

Le présent Accord a pour objet les conditions de mise en place et les modalités de fonctionnement du comité social et économique au sein de l’EESC HEC Paris.

Le présent Accord sera communiqué à l’ensemble des membres du comité social et économique de HEC Paris dans le mois suivant son élection. 















Titre 1. Mise en place du comité social et économique

Article 1. Vote électronique

1.1. Recours au vote électronique

Conformément à l’article R.2314-5 du Code du travail, et sans préjudice des dispositions relatives au protocole d’accord préélectoral prévues aux articles L.2314-5 et suivants du Code du travail, les Parties conviennent d’organiser les élections des membres du comité social et économique en ayant recours au vote électronique. Dans ce cadre, le recours au vote à bulletin secret sous enveloppe est exclu, au profit du vote électronique sur le lieu de travail ou à distance. 

Le recours au vote électronique vaut pour toutes les élections du comité social et économique qui pourront se dérouler au sein de HEC Paris, ainsi que pour les élections partielles se déroulant en cours de mandat. 

1.2. Prestataire

La conception et la mise en place du système de vote électronique seront confiées à un prestataire choisi par la Direction de HEC Paris sur la base d’un cahier des charges respectant les dispositions du Code du travail et qui est annexé au présent Accord. 

Le cahier des charges sera tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail et sera affiché sur l’intranet de HEC Paris.

Le système retenu devra assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes. 

Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée. 

1.3. Protocole d’accord préélectoral 

Sans préjudice des articles R.2314-5 et suivants du Code du travail, les Parties conviennent que les prochaines élections professionnelles au sein de HEC Paris, dont le calendrier prévisionnel est défini au sein du présent Accord, seront réalisées par vote électronique. Le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent Accord, autorisant le recours au vote électronique, et s’il est déjà arrêté, précisera le nom du prestataire choisi par HEC Paris pour le mettre en place. Le protocole d’accord préélectoral comportera en outre un document précisant le fonctionnement du système retenu. 

Article 2. Planning prévisionnel des élections professionnelles

Conformément aux Ordonnances du 22 septembre 2017, le comité social et économique doit être mis en place le 1er janvier 2020 au plus tard.
A ce titre, les Parties conviennent du planning défini ci-dessous, qui sera précisé au sein du protocole d’accord préélectoral : 


Le mandat des membres du comité d’entreprise, des délégués du personnel et du comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail prendra fin le 31 décembre 2019. Le mandat des membres du comité social et économique débutera le 1er janvier 2020.

Les membres de la délégation du personnel du comité social et économique sont élus pour quatre ans.
 
Article 3. Périmètre de mise en place du comité social et économique

En raison de l’inexistence d’établissement distinct, il est convenu qu’un unique comité social et économique sera mis en place au sein de HEC Paris. 
Article 4. Définition des collèges électoraux

Pour les élections du comité social et économique, les Parties conviennent de répartir le personnel en trois collèges, dont un collège des enseignants. Les autres collèges et leur composition seront déterminés au sein du protocole d’accord préélectoral.  




















Titre 2. Fonctionnement du comité social et économique

Article 1. Attributions du comité social et économique au sein de HEC Paris

Les attributions du comité social et économique sont définies aux articles L.2312-8 et suivants du Code du travail. 
Ainsi, le comité social et économique a notamment pour mission d’assurer une expression collective des salariés permettant la prise en compte permanente de leurs intérêts dans les décisions relatives à la gestion et à l’évolution économique et financière de l’entreprise, à l’organisation du travail, à la formation professionnelle et aux techniques de production. 

Article 2. Composition du comité social et économique

2.1. Présidence

Le comité social et économique est présidé par l’employeur, ou son représentant. Lors des réunions du comité social et économique, le Président de cette instance peut se faire assister de trois collaborateurs de son choix ayant voix consultative. 

2.2. Délégation du personnel

Le nombre de membres titulaires et suppléants au sein du comité social et économique de HEC Paris est déterminé dans le protocole d’accord préélectoral. 

Les titulaires siègent aux réunions du comité social et économique. Les suppléants assistent aux réunions uniquement en cas de remplacement d’un titulaire. 

Pendant la durée des mandats, lorsqu’un titulaire cesse ses fonctions pour l’une des causes prévues par les dispositions légales, ou est momentanément absent pour une cause quelconque, il est remplacé par un suppléant dans les conditions fixées par la loi. 

2.3. Bureau du comité social et économique

Le comité social et économique désigne lors de la première réunion suivant son élection : 
Un secrétaire et un trésorier parmi ses membres titulaires ;
Un secrétaire adjoint et un trésorier adjoint parmi ses membres titulaires.

Les membres désignés constituent ainsi le Bureau du comité social et économique. 

Les secrétaire adjoint et trésorier adjoint exercent les missions des secrétaire et trésorier en cas d’absence et donc de remplacement de ces derniers. 

En cas d'insuffisance ou de faute grave, tout membre du Bureau peut être révoqué par une décision du comité social et économique adoptée dans les conditions prévues à l'article 11 du présent accord.

Dans ce cas, il est immédiatement procédé au remplacement du membre révoqué en recourant à la procédure prévue à l'article 11 du présent Accord.

2.4. Référent lutte contre le harcèlement sexuel et les agissements sexistes

Conformément à l’article L.2314-1 du Code du travail, un référent en matière de lutte contre le harcèlement sexuel et les agissements sexistes est désigné par le comité social et économique parmi ses membres titulaires, sous la forme d’une résolution prise à la majorité des membres présents, pour une durée qui prend fin avec celle du mandat des membres élus du comité social et économique. 

Le référent en matière de lutte contre le harcèlement sexuel et les agissements sexistes au comité social et économique bénéficie d’une formation spécifique pour mener à bien sa mission. A ce titre, il bénéficie de la formation prévue à l’article L.2315-18 du Code du travail, en matière de santé, sécurité et conditions de travail. Cette formation est prise en charge par l’employeur. 

Le référent en matière de lutte contre le harcèlement sexuel et les agissements sexistes au comité social et économique pourra intervenir, à raison de deux réunions par an, et à sa demande, lors des séances de la commission santé, sécurité et conditions de travail afin de présenter l’accompagnement qu’il réalise auprès des collaborateurs qui le sollicitent et pourra proposer des modalités d’actions et de prévention.

Le référent devra réaliser cette demande auprès du rapporteur « santé, sécurité et conditions de travail » de la commission santé, sécurité et conditions de travail et du Président de cette commission, dans un délai d’au moins un mois avant la date de la réunion.  

La commission santé, sécurité et conditions de travail et le référent en matière de lutte contre le harcèlement sexuel et les agissements sexistes au comité social et économique pourront dès lors transmettre à la Direction de HEC Paris les propositions soumises et les avis émis. 
La Direction s’engage à étudier ces propositions et avis et réalisera un retour auprès d’eux dans un délai maximum de trois mois à la date de réception des propositions et avis. 
La Direction pourra être assistée du référent chargé d’orienter, d’informer et d’accompagner les salariés en matière de lutte contre le harcèlement sexuel et les agissements sexistes, choisi parmi un collaborateur de la Direction. 

Afin d’exercer ses missions, le référent en matière de lutte contre le harcèlement sexuel et les agissements sexistes utilisera les heures de délégation acquises au titre de son mandat de membre titulaire du comité social et économique. 

Article 3. Heures de délégation

Conformément à l’article R. 2314-1 du Code du travail, chaque membre titulaire du comité social et économique bénéficie d’un crédit d’heures de délégation.

Pour les collaborateurs au forfait jours, le crédit d'heures est regroupé en demi-journées qui viennent en déduction du nombre annuel de jours travaillés fixé dans la convention individuelle du salarié. Une demi-journée correspond à quatre heures de mandat. 

Les heures de délégation peuvent être reportées sur le mois suivant, dans la limite de 12 mois, sans pouvoir conduire à disposer dans le mois, de plus d’une fois et demie le crédit d’heure initial mensuel. 
Pour l’utilisation des heures ainsi cumulées, le représentant informe la Direction des Ressources Humaines, au plus tard huit jours avant la date prévue de leur utilisation. 

Les membres titulaires peuvent se répartir entre eux des heures de délégation. En cas de répartition, ils doivent en informer la Direction des Ressources Humaines. 

La répartition des heures entre les membres de la délégation du personnel du comité social et économique, ne peut conduire l'un d'eux à disposer, dans le mois, de plus d'une fois et demie le crédit d'heures de délégation initial dont bénéficie un membre titulaire.

Afin d’assurer un suivi des heures de délégation, chaque membre enverra à la Direction des Ressources Humaines, avant le 5 de chaque mois, un tableau récapitulatif des heures de délégation utilisées sur le mois précédent.  

Les heures de délégation sont considérées comme du temps de travail effectif. Le temps passé en réunion, sur convocation de l’employeur, n’est pas déduit du crédit d’heures de délégation.

L’organisation particulière du travail des professeurs au sein de HEC Paris nécessite un suivi spécifique des heures de délégation. A ce titre, le plan de charge des professeurs élus au sein du comité social et économique sera allégé de 30 points de service au début de chaque année académique. Un document récapitulant l’utilisation des heures de délégation sera fourni par les professeurs membre du comité à la Direction des Ressources Humaines en fin d’année académique. Ce document permettra un éventuel rééquilibrage entre l’utilisation réelle des heures et l’allègement anticipé du plan de charge. 
Les membres suppléants ne bénéficient pas d’heures de délégation. En revanche, lorsqu’un membre suppléant remplace un membre titulaire absent, celui-ci bénéficie des heures de délégation de ce dernier. 

A titre exceptionnel, les Parties conviennent d’organiser deux situations dans lesquelles un membre titulaire peut transférer des heures de délégation à un membre suppléant. 

Ainsi, lorsqu’un membre titulaire prévoit qu’il ne pourra assister à l’une des réunions du comité social et économique qui a lieu sur convocation de l’employeur ou de son représentant, celui-ci peut transférer une heure de délégation au membre suppléant qui le remplacera à ladite réunion, afin de préparer ensemble et en amont la réunion du comité social et économique. En cas de transfert d’heures de délégation, le membre titulaire doit en informer la Direction des Ressources Humaines. 

Par ailleurs, afin de permettre aux membres suppléants du comité social et économique de participer à des opérations exceptionnelles organisées par cette instance, dans le cadre des activités sociales et culturelles au bénéfice des collaborateurs, les Parties conviennent que dans le cadre de ces évènements organisés sur l’un des sites de HEC Paris, un membre suppléant peut recevoir des heures de délégation de la part d’un membre titulaire dans les conditions suivantes : 
Un membre titulaire peut transférer 2 heures de délégation à un membre suppléant par opération organisée par le comité social et économique ;
Ce transfert peut être réalisé dans la limite de 3 opérations par an ;
Un membre suppléant ne peut cumuler plusieurs transferts d’heures de délégation de la part de plusieurs membres titulaires ; 
Les membres suppléants et titulaires concernés doivent en avertir la Direction des Ressources Humaines. 

Article 4. Formation des membres du comité social et économique

4.1. Formation économique

Conformément aux dispositions légales, les membres titulaires du comité social et économique, élus pour la première fois, peuvent bénéficier d’un stage de formation économique d’une durée maximale de cinq jours. 

Cette formation est financée par le comité social et économique, par le biais du budget de fonctionnement dont il dispose. 

Cette formation est imputée sur la durée du congé de formation économique, sociale et syndicale, prévu aux articles L.2145-5 et suivants du Code du travail. 

4.2. Formation santé, sécurité et conditions de travail

Conformément aux dispositions légales, les membres du comité social et économique bénéficient d’une formation nécessaire à l’exercice de leurs missions en matière de santé, de sécurité et des conditions de travail, financée par l’employeur.

Article 5. Les représentants syndicaux

5.1. Désignation des représentants syndicaux 

Chaque organisation syndicale représentative au sein de HEC Paris peut désigner un représentant syndical au comité social et économique. 
Le représentant syndical est choisi parmi les membres du personnel de l’EESC HEC Paris ou les collaborateurs de la Chambre de commerce et d’industrie mis à la disposition de l’EESC HEC Paris et ayant choisi d’exercer leur droit de vote au sein de l’EESC HEC Paris et doit remplir les conditions d’éligibilité au comité social et économique. 

La désignation d’un représentant syndical peut intervenir à tout moment. 
Les nom et prénoms du représentant syndical au comité social et économique sont portés à la connaissance de la Direction des Ressources Humaines de HEC Paris par lettre recommandée avec demande d’avis de réception ou par lettre remise contre récépissé. 

Un membre élu du comité social et économique ne peut être désigné comme représentant syndical. A défaut, le membre élu au comité social et économique, désigné par une organisation syndicale représentative au sein de HEC Paris, comme représentant syndical, devra choisir entre l’un de ces deux mandats. 
Il fera part de son choix auprès du Président du comité social et économique par courrier recommandé avec demande d’avis de réception, par courrier remis contre récépissé ou par courrier électronique avec demande d’avis de réception. 

5.2. Les représentants syndicaux au sein du comité social et économique

Les représentants syndicaux au sein du comité social et économique assistent aux réunions du comité social et économique avec voix consultative. 

Le temps passé aux réunions du comité social et économique, sur convocation de l’employeur, est considéré comme du temps de travail effectif et n’est pas déduit des heures de délégation. 

5.3. Heures de délégation

Chaque représentant syndical au comité social et économique bénéficie d’un crédit d’heures de délégation de 16 heures par mois. 

Pour les collaborateurs au forfait jours, le crédit d'heures est regroupé en demi-journées qui viennent en déduction du nombre annuel de jours travaillés fixé dans la convention individuelle du salarié. Une demi-journée correspond à quatre heures de mandat. 

Afin d’assurer un suivi des heures de délégation, chaque représentant syndical enverra à la Direction des Ressources Humaines, avant le 5 de chaque mois, un tableau récapitulatif des heures de délégation utilisées sur le mois précédent.  

Article 6. Réunions et visioconférence

Le comité social et économique se réunit dix fois par an en session ordinaire. 
Les réunions auront lieu tous les mois, sauf en août et en décembre de chaque année.  

En accord entre le Président et la majorité des membres titulaires du comité social et économique, des réunions ordinaires peuvent être annulées et ne pas avoir lieu, dans la limite de 4 réunions par an.

En cas de nécessité, des réunions extraordinaires peuvent être organisées, à l’initiative du Président du comité social et économique ou à la demande de la majorité des membres titulaires du comité social et économique. 

Le recours à la visioconférence pour réunir le comité social et économique est autorisé et limité à trois réunions par année civile. 
Lorsque le comité social et économique est réuni en visioconférence, le dispositif technique mis en œuvre garantit l'identification des membres du comité et leur participation effective, en assurant la retransmission continue et simultanée du son et de l'image des délibérations.

Article 7. Convocation et ordre du jour

7.1. Etablissement de l’ordre du jour

L’ordre du jour des réunions du comité social et économique est arrêté conjointement par l’employeur ou son représentant et le secrétaire du comité social et économique. En cas d’absence du secrétaire du comité social et économique, l’ordre du jour est arrêté conjointement par l’employeur ou son représentant et le secrétaire adjoint du comité social et économique. 

7.2. Convocation 

Les membres de la délégation du personnel du comité social et économique sont convoqués au moins 3 jours ouvrables avant chaque réunion. L’ordre du jour de la réunion, ainsi que les documents associés sont envoyés lors de la convocation par courrier électronique, aux membres titulaires et suppléants, ainsi qu’aux représentants syndicaux. 

Les membres du comité social et économique, ainsi que les représentants syndicaux sont tenus à une obligation de discrétion à l’égard des informations revêtant un caractère confidentiel et présentées comme telles par l’employeur. 

Un planning prévisionnel des réunions du comité social et économique sur une année civile sera établi et transmis aux membres du comité social et économique et aux représentants syndicaux, afin de favoriser leur présence lors des réunions et de permettre à chacun une meilleure organisation. 

Article 8. Procès-verbaux des réunions

Un procès-verbal est rédigé pour chaque réunion, par le secrétaire du comité social et économique, ou par le secrétaire adjoint, en cas d’absence du secrétaire. 
Une fois rédigé, le procès-verbal est envoyé aux membres du comité social et économique, aux représentants syndicaux au comité social et économique et au Président du comité social et économique, dans les 15 jours suivant la séance. 
Le Président peut proposer des modifications au procès-verbal. Si celles-ci ne sont pas retenues, les modifications proposées sont mentionnées sur le procès-verbal suivant. 

Chaque procès-verbal est soumis à approbation lors de la réunion suivante. 

Article 9. Consultations périodiques du comité social et économique

Le comité social et économique est consulté périodiquement sur : 
La situation économique et financière de HEC Paris ;
La politique sociale, les conditions de travail et l’emploi au sein de HEC Paris ;
Les orientations stratégiques de HEC Paris.

9.1. La situation économique et financière

Le comité social et économique est consulté tous les ans sur la situation économique et financière de HEC Paris. 

9.2. La politique sociale, conditions de travail et l’emploi

Le comité social et économique est consulté tous les deux ans sur la politique sociale, les conditions de travail et l’emploi au sein de HEC Paris. 

En cas d’inflexion majeure, HEC Paris réalisera une consultation du comité social et économique dans les meilleurs délais. Cette consultation lancera un nouveau cycle de consultation. 

La première consultation aura lieu en 2020.

9.3. Les orientations stratégiques

Le comité social et économique est consulté tous les trois ans sur les orientations stratégiques de HEC Paris. 

En cas d’inflexion majeure, HEC Paris réalisera une consultation du comité social et économique dans les meilleurs délais. Cette consultation lancera un nouveau cycle triennal de consultation. 

La première consultation aura lieu en 2020.

En dehors de la consultation, les Parties conviennent qu’un point de suivi sur les orientations stratégiques sera réalisé chaque année. 
Article 10. Délais de consultation

Pour toute consultation du comité social et économique, qu’il s’agisse d’une consultation périodique ou ponctuelle, le délai de consultation du comité social et économique démarre à la date de réunion du comité social et économique à laquelle la consultation est à l’ordre du jour. 

Le comité social est économique dispose d’un délai d’un mois pour rendre son avis. Au-delà de ce délai, si le comité social et économique n’a pas rendu d’avis, ce dernier est réputé négatif. 

En cas de recours à un expert, le comité social et économique dispose d’un délai de deux mois. Dans ce cadre, l’expert devra remettre son rapport au plus tard, 15 jours ouvrables avant l’expiration du délai de consultation du comité social et économique. 

Article 11. Délibérations

Le comité social et économique ne peut délibérer valablement qu'en présence de son Président.

Conformément aux dispositions légales, celui-ci ne participe pas au vote lorsqu'il consulte les membres élus du comité social et économique en tant que délégation du personnel.

Seuls les membres élus ayant voix délibérative peuvent participer au vote. Les délibérations peuvent être valablement adoptées quel que soit le nombre des membres présents.

11.1. Modalités du vote

Les votes ont en principe lieu à main levée. Toutefois, le scrutin a lieu à bulletin secret chaque fois que les dispositions légales l'imposent. En outre, en dehors de ces cas, le scrutin a lieu à bulletin secret toutes les fois où la majorité des membres ayant voix délibérative le demande. 

Sous réserve du respect des dispositions légales et réglementaires, les votes peuvent avoir lieu par voie électronique.

11.2. Règles de majorité

Les avis, décisions et résolutions du comité social et économique sont pris à la majorité des membres présents. Ainsi, un avis, une décision ou une résolution n'est adopté que si au moins la moitié plus un des membres présents ayant voix délibérative votent pour.
Sauf disposition légale contraire, lorsque le comité social et économique désigne certains de ses membres pour exercer d'autres attributions particulières, ou révoque ceux-ci, les désignations ou révocations sont également soumises à la règle de la majorité des voix exprimées.

11.3. Partage des voix

En cas de partage des voix lors d'un vote du comité social et économique, un deuxième tour à scrutin secret est effectué.

Si le deuxième tour ne permet toujours pas le départage des voix et si le vote concerne une élection ou une désignation, le candidat le plus âgé est proclamé élu.

Article 12. La base de données économiques et sociales (BDES)

Une base de données économiques et sociales rassemble l'ensemble des informations nécessaires aux consultations et informations récurrentes que l'employeur met à disposition du comité social et économique. Ces informations comportent en particulier des indicateurs relatifs à l'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes, notamment sur les écarts de rémunération.	

Les éléments d'information transmis de manière récurrente au comité sont mis à la disposition de leurs membres dans la base de données et cette mise à disposition actualisée vaut communication des rapports et informations au comité. 

12.1. Organisation, architecture et contenu de la BDES

La BDES est mise à la disposition des membres du comité social et économique, sous un format électronique. 

Elle porte sur l’année précédente et l’année en cours. Elle intègre par ailleurs des informations du plan stratégique qui portent sur les années à venir. 

La BDES sera organisée selon les thèmes suivants :
L’investissement social ;
L’investissement matériel et immatériel ;
L’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes au sein de l'entreprise ;
Les fonds propres ;
L’endettement ;
L’ensemble des éléments de la rémunération des salariés et dirigeants ;
Les activités sociales et culturelles ;
La rémunération des financeurs, les flux financiers à destination de l'entreprise. 

Elle comporte également les documents présentés lors des consultations périodiques et les informations trimestrielles.

12.2. Accès à la BDES

En début de mandat, chaque membre du comité social et économique recevra les instructions par message électronique expliquant la procédure à suivre afin d’avoir accès à la BDES.

12.3. Obligation de confidentialité

Les membres du comité social et économique sont tenus à une obligation de discrétion à l’égard des documents identifiés comme confidentiels, mis à disposition au sein de la BDES. A ce titre, ces informations ne peuvent être divulguées ou reproduites. 

Article 13. Budgets du comité social et économique

Le comité social et économique dispose de deux budgets :
Le budget de fonctionnement
Le budget des activités sociales et culturelles

La masse salariale brute servant de base de calcul au budget de fonctionnement et au budget des activités sociales et culturelles est établie, conformément à l’article L.2312-83 du Code du travail, par l'ensemble des gains et rémunérations soumis à cotisations de sécurité sociale en application des dispositions de l'article L. 242-1 du code de la sécurité sociale, à l'exception des indemnités versées à l'occasion de la rupture du contrat de travail à durée indéterminée.

A ce titre, les collaborateurs de la Chambre de commerce et d’industrie mis à la disposition de l’EESC HEC Paris ne sont pas pris en compte dans le calcul de la masse salariale brute servant de base de calcul au budget de fonctionnement et au budget des activités sociales et culturelles. 

13.1. Budget de fonctionnement

Conformément aux dispositions légales, HEC Paris verse chaque année au comité social et économique, un budget de fonctionnement équivalent à 0.20% de la masse salariale brute. 

Conformément aux dispositions légales, le comité social et économique peut décider, par une délibération, de consacrer une partie de son budget de fonctionnement au financement de la formation des délégués syndicaux de HEC Paris.

13.2. Budget des activités sociales et culturelles

Les Parties conviennent que HEC Paris versera chaque année au comité social et économique, un budget des activités sociales et culturelles correspondant à 0.50% de la masse salariale brute. 

13.3. Modalités de versement

Un montant prévisionnel de chaque budget sera versé pour moitié en janvier et pour l’autre moitié, en juillet de chaque année. 
Des régularisations auront lieu sur l’année suivante, au regard de la masse salariale définitive. 

13.4. Transferts de l’excédent annuel

Conformément aux dispositions légales, le comité social et économique peut décider, par une délibération, de transférer tout ou partie du montant de l'excédent annuel du budget de fonctionnement au financement des activités sociales et culturelles dans la limite de 10% de cet excédent.
 
Le comité social et économique peut également décider, par une délibération, de transférer tout ou partie du montant de l’excédent annuel du budget des activités sociales et culturelles au financement du budget de fonctionnement, dans la limite de 10% de cet excédent. 

13.5. Transfert des biens du comité d’entreprise au comité social et économique

Lors de sa dernière réunion, le comité d’entreprise décidera de l’affectation des biens de toute nature dont il dispose à destination du comité social et économique et, le cas échéant, des conditions de transfert des droits et obligations, créances et dettes relatifs aux activités transférées.

Par la suite, lors de sa première réunion, le comité social et économique décide à la majorité de ses membres, soit d’accepter les affectations prévues par les anciennes instances, soit de décider d’affectations différentes.

Article 14. Les locaux du comité social et économique

HEC Paris met à la disposition du comité social et économique et de ses commissions deux locaux aménagés comprenant : 
Une ligne téléphonique,
Une connexion à internet,
Un ordinateur,
Quatre chaises ;
Une armoire fermant à clef ;
Un bureau ;
Un serveur partagé avec accès protégé et restreint aux seuls membres du comité social et économique (titulaires et suppléants).

L’équipement mis à la disposition du comité social et économique et de ses commissions par HEC Paris reste la propriété de HEC Paris. 

Tout autre équipement, dont le comité social et économique et/ou ses commissions souhaitent disposer pour l’exercice de leurs missions, sera pris en charge par le comité social et économique, au titre de son budget de fonctionnement. 

Article 15. Les commissions du comité social et économique

15.1. La commission santé, sécurité et conditions de travail 

Une commission santé, sécurité et conditions de travail (CSSCT) est créée au sein du comité social et économique de HEC Paris. 

Il est rappelé que la commission santé, sécurité et conditions de travail, ainsi que l’ensemble des commissions créées au sein du présent Accord et qui seront éventuellement créées par la suite, ne disposent pas des attributions consultatives du comité social et économique. Toute consultation qui sera réalisée auprès du comité social et économique nécessitera uniquement l’avis de cette instance, et non de ses commissions. Cependant, afin de rendre un avis éclairé, le comité social et économique pourra solliciter ses commissions afin d’obtenir leur expertise si le thème de la consultation le nécessite.  

15.1.1. Les attributions de la commission santé, sécurité et conditions de travail

Les attributions confiées à la CSSCT sont les suivantes : 
Procéder à l'analyse des risques professionnels auxquels peuvent être exposés les travailleurs, notamment les femmes enceintes, ainsi que des effets de l'exposition aux facteurs de risques professionnels mentionnés dans le Code du travail ;
Contribuer à faciliter l'accès des femmes à tous les emplois, à la résolution des problèmes liés à la maternité, l'adaptation et à l'aménagement des postes de travail afin de faciliter l'accès et le maintien des personnes handicapées à tous les emplois au cours de leur vie professionnelle ;
La CSSCT peut susciter toute initiative qu'elle estime utile et proposer notamment des actions de prévention du harcèlement moral, du harcèlement sexuel et des agissements sexistes définis par le Code du travail.
Présenter à l’employeur les réclamations individuelles ou collectives relatives aux salaires, à l’application du Code du travail et des autres dispositions légales concernant notamment la protection sociale, ainsi que des conventions et accords applicables au sein de HEC Paris. 
Elle contribue à promouvoir la santé, la sécurité et l'amélioration des conditions de travail dans l'entreprise et réalise des enquêtes en matière d'accidents du travail ou de maladies professionnelles ou à caractère professionnel.
Elle exerce le droit d'alerte en cas d’atteinte aux droits des personnes dans les conditions prévues par la loi.

Toutes les attributions en matière de santé, sécurité et conditions de travail étant confiées à la commission santé, sécurité et conditions de travail, à l’exception du recours à un expert et des attributions consultatives du comité, celle-ci procède, à intervalles réguliers, à des visites en matière de santé, de sécurité et des conditions de travail.	

Les visites en matière de santé, de sécurité et des conditions de travail sont trimestrielles. Elles mobilisent les heures de délégation des membres qui les réalisent. 
Lors de chaque réunion de la commission, la date et le service désignés pour la prochaine inspection seront déterminés. 

Un compte-rendu de chaque inspection est réalisé et transmis au Président de la commission, au moins 15 jours avant la date de la prochaine réunion. 

15.1.2. Composition de la commission santé, sécurité et conditions de travail

Cette commission est présidée par l’employeur ou son représentant. 
Le Président peut se faire assister par des collaborateurs appartenant à HEC Paris et choisis en dehors du comité social et économique. Ensemble, ils ne peuvent pas être en nombre supérieur à celui des représentants du personnel. 

La CSSCT comprend sept membres titulaires du comité social et économique. 
Les membres sont désignés à la majorité des membres présents du comité social et économique. 

Chaque membre de la CSSCT est désigné pour une durée qui prend fin avec celle du mandat des membres élus du comité social et économique. 
Chaque collège du comité social et économique doit être représenté par au moins un membre au sein de cette commission. 

Les Parties conviennent que les membres du Bureau du comité social et économique ne peuvent être désignés en tant que membre de la CSSCT. 

La CSSCT désigne lors de la première réunion suivant sa désignation : 
Un rapporteur « santé, sécurité et conditions de travail » ;
Un rapporteur « questions de proximité ».

Le rapporteur « santé, sécurité et conditions de travail » de la CSSCT a pour mission de faire le lien entre la commission et le comité social et économique sur les questions relatives à la santé, la sécurité et les conditions de travail. Dans ce cadre : 
Il transmet au comité social et économique les compte-rendus des réunions de la CSSCT relatives à la santé, la sécurité et les conditions de travail ;
Il présente une fois par trimestre un rapport concernant le travail de la commission sur les questions relatives à la santé, la sécurité et les conditions de travail ;
Il apporte au comité social et économique tous les éléments dont la commission dispose pour que ce dernier rende un avis éclairé lorsqu’il est consulté sur les sujets relatifs à la santé, la sécurité et les conditions de travail. 

Le rapporteur « questions de proximité » de la CSSCT a pour mission de faire le lien entre la commission et le comité social et économique sur les questions dites « de proximité », relatives aux réclamations individuelles ou collectives présentées par la commission. Dans ce cadre :
Il transmet au comité social et économique les compte-rendus des réunions de la CSSCT portant sur les réclamations individuelles ou collectives ;
Il présente une fois par an au comité social et économique un rapport du travail de la commission sur les questions de proximité.  

15.1.3. Heures de délégation attribuées aux membres de la commission santé, sécurité et conditions de travail

Les membres de la CSSCT utilisent les heures de délégation acquises en tant que membre titulaire du comité social et économique pour exercer les attributions de la CSSCT. 
Ces heures de délégation sont considérées comme du temps de travail effectif et payées comme telles. Le temps passé en réunion à l’initiative de l’employeur n’est pas décompté de ce crédit. 

Afin d’assurer un suivi des heures de délégation, chaque membre enverra à la Direction des Ressources Humaines, avant le 5 de chaque mois, un tableau récapitulatif des heures de délégation utilisées sur le mois précédent.  

15.1.4. Fonctionnement de la commission santé, sécurité et conditions de travail

Les membres de la commission peuvent se réunir au sein des locaux prévus à l’article 14 du présent Accord. 

La commission santé, sécurité et conditions de travail ne dispose pas d’un budget de fonctionnement propre. Pour toute demande relative à son fonctionnement, nécessitant un financement, celle-ci devra être faite auprès du comité social et économique qui pourra utiliser l’argent affecté au budget de fonctionnement du comité social et économique pour en faire bénéficier la commission santé, sécurité et conditions de travail. 

Les membres de la commission pourront afficher tout document utile au sein des panneaux d’affichage mis à disposition du comité social et économique et sur l’intranet, dans l’onglet destiné au comité social et économique. 

15.1.5. Formation des membres de la commission santé, sécurité et conditions de travail

Si les membres de cette commission, à l’unanimité, souhaitent bénéficier d’une formation spécifique correspondant aux risques ou facteurs de risques particuliers, en rapport avec l’activité de HEC Paris, celle-ci peut être dispensée aux membres de cette commission. Ces formations seront financées par le comité social et économique, par le biais de son budget de fonctionnement. 
Les membres de la commission pourront alors bénéficier d’une formation entrant dans cette catégorie, au maximum par année civile. 

15.1.6. Réunions et visioconférence

La commission santé, sécurité et conditions de travail se réunit dix fois par an en session ordinaire. 
Les réunions ont lieu tous les mois, sauf en août et en décembre de chaque année. 

Quatre de ces réunions porteront sur les attributions de la CSSCT en matière de santé, sécurité et conditions de travail. Ces réunions sont trimestrielles. 

Les six autres réunions porteront sur les attributions de la CSSCT concernant les réclamations individuelles et collectives détaillées à l’article 15.1.1 du présent Accord.

En accord entre le Président et la majorité des membres de la commission, des réunions ordinaires portant sur les réclamations individuelles et collectives détaillées à l’article 15.1.1 du présent Accord peuvent être annulées et ne pas avoir lieu.

En cas de nécessité, des réunions extraordinaires pourront être organisées à l’initiative du Président ou à la demande de la majorité des membres de la commission. 

Le recours à la visioconférence pour réunir la CSSCT est autorisé et limité à trois réunions par année civile. 
Lorsque la CSSCT est réunie en visioconférence, le dispositif technique mis en œuvre garantit l'identification des membres de la commission et leur participation effective, en assurant la retransmission continue et simultanée du son et de l'image des délibérations.

15.1.7. Convocation et ordre du jour

15.1.7.1. Etablissement de l’ordre du jour

a) Réunions portant sur les attributions de la commission en matière de santé, de sécurité et des conditions de travail 

L’ordre du jour des réunions de la commission santé, sécurité et conditions de travail est arrêté conjointement par l’employeur ou son représentant et le rapporteur « santé, sécurité et conditions de travail » de la commission. 

b) Réunions portant sur les attributions de la commission en matière de réclamations individuelles et collectives

En vue des réunions de la CSSCT portant sur les réclamations individuelles ou collectives relatives aux salaires, à l’application du Code du travail, aux autres dispositions légales concernant notamment la protection sociale, ainsi qu’aux conventions et accords applicables au sein de HEC Paris, le rapporteur « questions de proximité » transmet au Président de la CSSCT l’ensemble des questions et l’objet des demandes présentées au moins trois jours ouvrables avant la date de la réunion prévue. 
Lors de la transmission des réclamations individuelles ou collectives au Président, le rapporteur « questions de proximité » peut mentionner le nom de l’organisation syndicale à l’origine de celles-ci. 

Par exception à l’article 14.1.7.2 du présent Accord, les membres de la commission santé, sécurité et conditions de travail sont convoqués trois jours ouvrables avant chaque réunion portant sur les attributions de la commission en matière de réclamations individuelles et collectives. La convocation comportera les questions et réclamations reçues par le Président.

15.1.7.2. Convocation 

Les membres de la commission santé, sécurité et conditions de travail sont convoqués au moins sept jours ouvrables avant chaque réunion portant sur les attributions de la commission en matière de santé, de sécurité et des conditions de travail. L’ordre du jour de la réunion, ainsi que les documents associés sont envoyés lors de la convocation par courrier électronique, aux membres de cette commission. 

Un planning prévisionnel des réunions de la commission santé, sécurité et conditions de travail sur une année civile sera établi et transmis aux membres de la commission, afin de favoriser leur présence lors des réunions et de permettre à chacun une meilleure organisation. 

Le médecin du travail (qui peut donner délégation à un membre de l’équipe pluridisciplinaire du service de santé au travail ayant compétence en matière de santé du travail ou de conditions de travail), le responsable interne du service de sécurité et des conditions de travail au sein de HEC Paris assistent avec voix consultative :
Aux quatre réunions annuelles de la CSSCT portant sur les attributions de cette commission en matière de santé, de sécurité et des conditions de travail et également, aux éventuelles réunions extraordinaires portant sur ces attributions qui peuvent être organisées au cours de l’année ;
Aux réunions organisées à la suite de tout accident ayant entrainé ou ayant pu entrainer des conséquences graves, ainsi qu’en cas d’événement grave lié à l’activité de HEC Paris, ayant porté atteinte ou ayant pu porter atteinte à la santé publique ou à l’environnement ou à la demande motivée de deux de ses membres représentants du personnel, sur les sujets relevant de la santé, de la sécurité ou des conditions de travail ;
Aux réunions de la commission, consécutives à un accident de travail ayant entrainé un arrêt de travail d'au moins huit jours ou à une maladie professionnelle ou à caractère professionnel.
L’infirmier(e) de HEC Paris pourra être invité(e) à ces réunions.

L’agent de contrôle de l’inspection du travail, ainsi que les agents des services de prévention des organismes de sécurités sociales sont invités : 
Aux quatre réunions annuelles de la CSSCT portant sur les attributions de cette commission en matière de santé, de sécurité et des conditions de travail et également, aux éventuelles réunions extraordinaires portant sur ces attributions qui peuvent être organisées au cours de l’année ;
Aux réunions organisées à la suite de tout accident ayant entrainé ou ayant pu entrainer des conséquences graves, ainsi qu’en cas d’événement grave lié à l’activité de HEC Paris, ayant porté atteinte ou ayant pu porter atteinte à la santé publique ou à l’environnement ou à la demande motivée de deux de ses membres représentants du personnel, sur les sujets relevant de la santé, de la sécurité ou des conditions de travail ;
Aux réunions de la commission, consécutives à un accident de travail ayant entrainé un arrêt de travail d'au moins huit jours ou à une maladie professionnelle ou à caractère professionnel.

15.1.8. Procès-verbaux des réunions 

a) Réunions portant sur les attributions de la commission en matière de santé, de sécurité et des conditions de travail 

Les procès-verbaux de la commission santé, sécurité et conditions de travail sont rédigés par le rapporteur « santé, sécurité et conditions de travail », à la suite de chaque réunion. Une fois rédigé, le procès-verbal est envoyé aux membres de la commission et au Président de celle-ci, dans les 15 jours suivant la séance. Le Président peut proposer des modifications. Si celles-ci ne sont pas retenues, les modifications proposées sont mentionnées sur le procès-verbal suivant.
 
Chaque procès-verbal est soumis à approbation lors de la réunion suivante. 

b) Réunions portant sur les attributions de la commission en matière de réclamations individuelles et collectives

Lors des réunions de la CSSCT portant sur les attributions de la commission en matière de réclamations individuelles ou collectives, le Président apporte des réponses orales aux questions qui ont été reçues au moins trois jours ouvrables avant la date de la réunion prévue. 
Par la suite, le Président établi un document écrit reprenant les questions posées et les réponses apportées lors de la réunion. Ce document est envoyé au plus tard dans les six jours ouvrables suivant la réunion, aux membres de la CSSCT. 



15.2. La commission de la formation

Une commission de la formation est créée au sein du comité social et économique de HEC Paris. 

15.2.1. Les attributions de la commission de la formation 

La commission de la formation intervient sur les sujets liés à la formation.

15.2.2. Composition de la commission de la formation

Cette commission comprend 3 membres titulaires du comité social et économique, désignés à la majorité des membres présents, pour une durée qui prend fin avec celle du mandat des membres élus du comité. 

L’un des membres de la commission de la formation est désigné par le comité social et économique, à la majorité des membres présents, afin d’exercer les missions de « rapporteur » auprès du comité social et économique. 
Le rapporteur de la commission a pour mission de faire le lien entre la commission et le comité social et économique. Dans ce cadre : 
Il transmet au comité social et économique les compte-rendus des réunions de la commission ;
Il présente une fois par an au comité social et économique un rapport du travail de la commission. 
 
Le rapporteur de la commission ne peut être ni un membre du Bureau du comité social et économique, ni un membre de la CSSCT. 

Les membres de la commission peuvent solliciter tout salarié de HEC Paris, en raison de leur compétence, afin de participer aux réunions de la commission. Ces personnes ont voix consultative.

15.2.3. Heures de délégation attribuées aux membres de la commission de la formation

Les membres de la commission de la formation utilisent les heures de délégation acquises en tant que membre titulaire du comité social et économique pour exercer les attributions de la commission de la formation.

Ces heures de délégation sont considérées comme du temps de travail effectif et payées comme telles. Le temps passé en réunion à l’initiative de l’employeur n’est pas décompté de ce crédit. 

Afin d’assurer un suivi des heures de délégation, chaque membre enverra à la Direction des Ressources Humaines, avant le 5 de chaque mois, un tableau récapitulatif des heures de délégation utilisées sur le mois précédent.  




15.2.4. Fonctionnement de la commission de la formation

Les membres de la commission peuvent se réunir au sein des locaux prévus à l’article 14 du présent Accord. 

La commission de la formation ne dispose pas d’un budget de fonctionnement propre. Pour toute demande relative à leur fonctionnement, nécessitant un financement, celle-ci devra être faite auprès du comité social et économique qui pourra utiliser l’argent affecté au budget de fonctionnement pour en faire bénéficier à la commission de la formation.

Les participants aux réunions et aux séances des commissions sont également tenus par l'obligation de confidentialité.

15.2.5. Formation des membres de la commission de la formation

Si les membres de cette commission, à l’unanimité, souhaitent bénéficier d’une formation spécifique correspondant à leurs missions et compétences, celle-ci peut être dispensée aux membres de cette commission. Ces formations seront financées par le comité social et économique, par le biais de son budget de fonctionnement. 

Les membres de la commission pourront bénéficier d’une formation durant leur mandat. 

15.3. La commission mutuelle/prévoyance, aide au logement et actions sociales

Une commission mutuelle/prévoyance, aide au logement et actions sociales est créée au sein du comité social et économique de HEC Paris. 

15.3.1. Les attributions de la commission mutuelle/prévoyance, aide au logement et actions sociales

La commission mutuelle/prévoyance, aide au logement et actions sociales facilite le logement et l’accession des salariés à la propriété et à la location des locaux d’habitation. 
Elle peut intervenir sur les sujets liés à la mutuelle et à la prévoyance des salariés et sur les actions sociales qui peuvent être mise en place par le comité social et économique. 

15.3.2. Composition de la commission mutuelle/prévoyance, aide au logement et actions sociales

Cette commission comprend 3 membres titulaires du comité social et économique, désignés à la majorité des membres présents, pour une durée qui prend fin avec celle du mandat des membres élus du comité. 

L’un des membres de la commission mutuelle/prévoyance, aide au logement et actions sociales est désigné par le comité social et économique, à la majorité des membres présents, afin d’exercer les missions de « rapporteur » auprès du comité social et économique. 
Le rapporteur de la commission a pour mission de faire le lien entre la commission et le comité social et économique. Dans ce cadre : 
Il transmet au comité social et économique les compte-rendus des réunions de la commission ;
Il présente une fois par an au comité social et économique un rapport du travail de la commission. 
 
Le rapporteur de la commission ne peut être ni un membre du Bureau du comité social et économique, ni un membre de la CSSCT. 

Les membres de la commission peuvent solliciter tout salarié de HEC Paris, en raison de leur compétence, afin de participer aux réunions de la commission. Ces personnes ont voix consultative.

15.3.3. Heures de délégation attribuées aux membres de la commission mutuelle/prévoyance, aide au logement et actions sociales

Les membres de la commission mutuelle/prévoyance, aide au logement et actions sociales utilisent les heures de délégation acquises en tant que membre titulaire du comité social et économique pour exercer les attributions de la commission mutuelle/prévoyance, aide au logement et actions sociales.

Ces heures de délégation sont considérées comme du temps de travail effectif et payées comme telles. Le temps passé en réunion à l’initiative de l’employeur n’est pas décompté de ce crédit. 

Afin d’assurer un suivi des heures de délégation, chaque membre enverra à la Direction des Ressources Humaines, avant le 5 de chaque mois, un tableau récapitulatif des heures de délégation utilisées sur le mois précédent.  

15.3.4. Fonctionnement de la commission mutuelle/prévoyance, aide au logement et actions sociales

Les membres de la commission peuvent se réunir au sein des locaux prévus à l’article 14 du présent Accord. 

La commission mutuelle/prévoyance, aide au logement et actions sociales ne dispose pas d’un budget de fonctionnement propre. Pour toute demande relative à leur fonctionnement, nécessitant un financement, celle-ci devra être faite auprès du comité social et économique qui pourra utiliser l’argent affecté au budget de fonctionnement pour en faire bénéficier à la commission mutuelle/prévoyance, aide au logement et actions sociales.

Les participants aux réunions et aux séances des commissions sont également tenus par l'obligation de confidentialité.

15.3.5. Formation des membres de la commission mutuelle/prévoyance, aide au logement et actions sociales

Si les membres de cette commission, à l’unanimité, souhaitent bénéficier d’une formation spécifique correspondant à leurs missions et compétences, celle-ci peut être dispensée aux membres de cette commission. Cette formation est financée par le comité social et économique, par le biais de son budget de fonctionnement. 

Les membres de la commission pourront bénéficier d’une formation durant leur mandat. 

15.4. La commission relative à l’égalité professionnelle 

Une commission de l’égalité professionnelle est créée au sein du comité social et économique de HEC Paris. 

15.4.1. Les attributions de la commission de l’égalité professionnelle

Cette commission est chargée de préparer les délibérations du comité social et économique concernant la consultation sur la politique sociale, les conditions de travail et l’emploi, dans les domaines qui relèvent de sa compétence. 

La commission de l’égalité professionnelle peut également être consultée par le comité social et économique sur tout sujet relevant de l’égalité professionnelle. 

15.4.2. Composition de la commission de l’égalité professionnelle

Cette commission comprend 3 membres titulaires du comité social et économique, désignés à la majorité des membres présents, pour une durée qui prend fin avec celle du mandat des membres élus du comité. 

L’un des membres de la commission de l’égalité professionnelle est désigné par le comité social et économique, à la majorité des membres présents, afin d’exercer les missions de « rapporteur » auprès du comité social et économique. 
Le rapporteur de la commission a pour mission de faire le lien entre la commission et le comité social et économique. Dans ce cadre : 
Il transmet au comité social et économique les compte-rendus des réunions de la commission ;
Il présente une fois par an au comité social et économique un rapport du travail de la commission. 
 
Le rapporteur de la commission ne peut être ni un membre du Bureau du comité social et économique, ni un membre de la CSSCT. 

Les membres de la commission peuvent solliciter tout salarié de HEC Paris, en raison de leur compétence, afin de participer aux réunions de la commission. Ces personnes ont voix consultative.

15.4.3. Heures de délégation attribuées aux membres de la commission de l’égalité professionnelle

Les membres de la commission utilisent les heures de délégation acquises en tant que membre titulaire du comité social et économique pour exercer les attributions de la commission égalité professionnelle.

Ces heures de délégation sont considérées comme du temps de travail effectif et payées comme telles. Le temps passé en réunion à l’initiative de l’employeur n’est pas décompté de ce crédit. 

Afin d’assurer un suivi des heures de délégation, chaque membre enverra à la Direction des Ressources Humaines, avant le 5 de chaque mois, un tableau récapitulatif des heures de délégation utilisées sur le mois précédent.  

15.4.4. Fonctionnement de la commission de l’égalité professionnelle

Les membres de la commission pourront se réunir, afin de discuter des éléments relatifs à leurs attributions au sein des locaux attribués au comité social et économique. 

La commission de l’égalité professionnelle ne dispose pas d’un budget de fonctionnement propre. Pour toute demande relative à son fonctionnement, nécessitant un financement, celle-ci devra être faite auprès du comité social et économique qui pourra utiliser l’argent affecté au budget de fonctionnement du comité social et économique pour en faire bénéficier la commission de l’égalité professionnelle.

Les participants aux réunions et aux séances des commissions sont également tenus par l'obligation de confidentialité.

15.4.5. Formation des membres de la commission de l’égalité professionnelle

Si les membres de cette commission, à l’unanimité, souhaitent bénéficier d’une formation spécifique correspondant à leurs missions et compétences, celle-ci peut être dispensée aux membres de cette commission. Cette formation est financée par le comité social et économique, par le biais de son budget de fonctionnement. 

Les membres de la commission pourront bénéficier d’une formation durant leur mandat. 

15.5. Commission handicap

A l’initiative de la Direction, une commission handicap a été créée et formalisée au sein de l’accord collectif relatif à l’égalité professionnelle et la qualité de vie au travail du 19 décembre 2018.

15.5.1. Les attributions de la commission handicap

Pour rappel, la commission a été créée afin d’analyser la situation actuelle d’HEC Paris et d’orienter les actions permettant d’améliorer l’insertion professionnelle et d’assurer le maintien dans l’emploi des travailleurs handicapés.

15.5.2. Composition de la commission handicap

Le CHSCT et le comité d’entreprise étant amenés à disparaitre, l’article 3.1. de l’accord collectif relatif à l’égalité professionnelle et la qualité de vie au travail du 19 décembre 2018 précisant la composition de cette commission est amené à être inapplicable. A ce titre, les Parties conviennent que la commission handicap est composée de : 
Le/la référent(e) handicap ;
Un membre de la direction des Ressources Humaines ;
Deux membres titulaires du comité social et économique

Les membres de la commission handicap peuvent solliciter tout salarié de HEC Paris, en raison de leur compétence, afin de participer aux réunions de la commission. Ces personnes ont voix consultative.

15.5.3. Heures de délégation attribuées aux membres de la commission handicap

Les membres de la CSSCT présents au sein de la commission handicap utilisent les heures de délégation acquises au titre de leur mandat au sein du comité social et économique afin d’exercer les missions de la commission handicap. 

Ces heures de délégation sont considérées comme du temps de travail effectif et payées comme telles. Le temps passé en réunion à l’initiative de l’employeur n’est pas décompté de ce crédit. 

Afin d’assurer un suivi des heures de délégation, chaque membre enverra à la Direction des Ressources Humaines, avant le 5 de chaque mois, un tableau récapitulatif des heures de délégation utilisées sur le mois précédent.  

15.5.4. Fonctionnement de la commission handicap

Cette commission étant particulière et créée à l’initiative de la Direction, la commission se réunit sur convocation du référent handicap et/ou de l’employeur. 

Un bilan annuel des actions de la commission handicap sera présenté à la CSSCT. 

Les participants aux réunions et aux séances des commissions sont également tenus par l'obligation de confidentialité.

Article 16. Utilisation des outils numériques par le comité social et économique

Le présent article annule et remplace les dispositions prévues à l’accord relatif à l’utilisation des outils numériques par les organisations syndicales et les instances représentatives du personnel signé le 27 avril 2017 et son avenant N°1 signé le 18 septembre 2018, mais seulement pour les dispositions relatives au comité d’entreprise, aux délégués du personnel et au CHSCT. 

16.1. Conditions et modalités d’utilisation des outils numériques

16.1.1. Intranet 

Le comité social et économique bénéficie d’un espace dédié au sein de l’intranet de HEC Paris, accessible à l’ensemble du personnel.

Le comité social et économique s’interdit cependant d’y divulguer des informations ou documents confidentiels portés à sa connaissance dans le cadre notamment de son mandat et/ou dont la divulgation serait susceptible de porter atteinte aux intérêts légitimes de HEC Paris. 

Cet espace intranet a comme objectif pour le comité social et économique d’y diffuser les procès-verbaux ainsi que les dispositifs mis à disposition des salariés dans le cadre des activités sociales et culturelles. 

Cet espace contient également les coordonnées des membres du comité social et économique, le lieu et les horaires d’ouverture du local mis à leur disposition, et le lien vers le site internet du comité social et économique. 

Enfin, cet espace pourra contenir un lien vers une plateforme de sondage externe pour administrer un sondage portant sur les activités sociales et culturelles. L’anonymat des réponses apportées par les salariés et le caractère non nominatif de celles-ci doivent être garantis par le comité social et économique. 

16.1.2. Messagerie électronique interne

16.1.2.1. Principes

Le comité social et économique bénéficie d’une adresse électronique interne lui permettant de communiquer uniquement avec les élus et les mandatés, les organisations syndicales, la Direction ainsi qu’avec les salariés pris individuellement. Ainsi, le comité social et économique de HEC Paris bénéficie de l’adresse électronique interne suivante : .

La CSSCT bénéficie d’une adresse électronique interne lui permettant de communiquer uniquement avec les élus et les mandatés, les organisations syndicales, la Direction ainsi qu’avec les salariés pris individuellement. Ainsi, la CSSCT de HEC Paris bénéficie de l’adresse électronique interne suivante : . 

16.1.2.2. Communication avec la Direction de HEC Paris

Le recours à la messagerie électronique interne a vocation à permettre au comité social et économique et à la CSSCT de HEC Paris d’assurer les relations administratives avec la Direction.

Dans leurs communications, le comité social et économique, la CSSCT et la Direction de HEC Paris privilégient l’utilisation de la messagerie électronique interne en ce qui concerne notamment les transmissions de convocations, d’ordres du jour, de questions, de compte-rendus de réunion, de procès-verbaux de réunions, etc.





16.1.2.3. Communication avec les salariés de HEC Paris

Le comité social et économique et la CSSCT de HEC Paris n’est pas autorisé à utiliser la messagerie électronique interne à des fins collectives, notamment de propagande et/ou de diffusion de tracts. 

L’utilisation de la messagerie électronique interne par le comité social et économique et la CSSCT est strictement limitée aux communications individuelles avec les salariés pris individuellement.

La messagerie électronique interne doit permettre aux salariés d’interroger le comité social et économique et la CSSCT et à ces instances de répondre aux sollicitations des salariés de façon confidentielle et exclusivement individuelle.

16.1.2.4. Diffusion d’un message d’information sur un nouveau contenu

Le comité social et économique peut, au moyen de la messagerie électronique interne diffuser un message d’information sur un nouveau contenu une fois par mois. Il peut en outre, diffuser une fois par semaine, les informations concernant uniquement les activités sociales et culturelles.
Le courriel, identifié comme étant de la communication venant du comité social et économique, sera adressé de la boîte de messagerie électronique interne du comité social et économique. Ce courriel indiquera aux salariés qu’une nouvelle information est consultable sur l’espace intranet, en suivant un lien fourni. 
Le message ne pourra comporter plus de soixante mots, en comprenant le titre et en excluant le lien. 
Le comité social et économique créera ses propres listes de diffusion, sur une base d’adresses mails adressée par la Direction, qui sera mise à jour en fonction des entrées et sorties et des changements de statuts de chacun des salariés.

La CSSCT peut, au moyen de la messagerie électronique interne diffuser un message d’information sur un nouveau contenu une fois par mois. 
Le courriel, identifié comme étant de la communication venant de la CSSCT, sera adressé de la boîte de messagerie électronique interne de la CSSCT. Ce courriel indiquera aux salariés qu’une nouvelle information est consultable sur l’espace intranet, en suivant un lien fourni. 
Le message ne pourra comporter plus de soixante mots, en comprenant le titre et en excluant le lien. 
La CSSCT créera ses propres listes de diffusion, sur une base d’adresses mails adressée par la Direction, qui sera mise à jour en fonction des entrées et sorties et des changements de statuts de chacun des salariés.

16.2. Réunions avec les collaborateurs

Le comité social et économique peut organiser trois réunions d’information par an destinées aux collaborateurs dans une salle mise à leur disposition à cet effet, à la condition de : 
prévenir la direction des ressources humaines 48h à l’avance 
avoir obtenu son accord sur la date et l’heure.

Le message envoyé aux collaborateurs pour annoncer ces réunions, ne s’impute pas dans le quota des messages mensuels.

Article 17. Dispositions finales

17.1. Durée, révision et dénonciation du présent Accord

17.1.1.	Durée du présent Accord

Le présent Accord est conclu pour une durée indéterminée.

Il prend effet à compter du lendemain de l’accomplissement des formalités de dépôt.

17.1.2. Clause de rendez-vous

Les Parties conviennent que, dans l’hypothèse où une des dispositions prévues par le présent Accord deviendrait illicite en raison d’un changement législatif et/ou réglementaire et/ou jurisprudentiel, des négociations s’engageraient dans les meilleurs délais pour traiter cette situation.

17.1.3.	Révision du présent Accord

À tout moment, le présent Accord pourra faire l’objet d’une révision par HEC Paris et les organisations syndicales de salariés signataires du présent Accord ou y ayant adhéré ultérieurement, conformément aux dispositions des articles L. 2261-7-1 et suivants du Code du travail.

Conformément aux articles L. 2222-5 et L. 2261-7-1 du Code du travail, toute modification du présent Accord pourra faire l’objet d’un avenant de révision, conclu dans les mêmes conditions et formalités que le présent Accord.

La Partie qui formule une demande de révision en informera l’autre Partie, par lettre recommandée avec demande d’avis de réception ou par courrier électronique avec demande de réception, en annexant les stipulations de l’Accord à réviser ainsi qu’un projet de nouvelle rédaction. 

Une réunion de négociation sera alors organisée à l’initiative de la direction de HEC Paris dans le mois qui suit la réception de cette lettre ou de ce courrier électronique, sauf circonstances permettant de justifier un délai plus important.

17.1.4.	Dénonciation du présent Accord

La dénonciation du présent Accord est régie par les dispositions des articles L.2261-9 et suivants du Code du travail.

La dénonciation, totale ou partielle, est notifiée par lettre recommandée avec demande d’avis de réception par la Partie dénonciatrice aux autres Parties et doit faire l’objet des formalités de dépôt.

17.2. Publicité et dépôt du présent Accord

Dès sa signature, le présent Accord sera notifié par HEC Paris à l’ensemble des organisations syndicales représentatives au sein de HEC Paris. 

Il sera porté à la connaissance des salariés de HEC Paris par tout moyen.

La Direction déposera le présent Accord conformément à l’article D.2231-4 du Code du travail sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail, qui transmet ensuite à la DIRECCTE dont relève HEC Paris. 

Conformément à l’article D.2231-2 du Code du travail, un exemplaire de cet Accord sera déposé au greffe du conseil de prud’hommes du lieu de conclusion.

Fait en 5 exemplaires originaux, à Jouy-en-Josas, le 19 juin 2019






La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire choisi par HEC Paris, sur la base du présent cahier des charges respectant les dispositions légales.	

Le présent cahier des charges reprend les dispositions légales du Code du travail ainsi que les recommandations de la CNIL n°2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.

Le prestataire choisi s’engagera à respecter le présent cahier des charges. 	

Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Il respecte les principes fondamentaux qui commandent les opérations électorales : le secret du scrutin, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, la surveillance effective du vote et le contrôle a posteriori par le juge de l'élection. 
Il respecte également les prescriptions des textes constitutionnels, législatifs et réglementaires en vigueur.

Localisation du serveur 
Le système informatique central de la plateforme de vote électronique sera hébergé sur un serveur internet basé en France.

Séparation des données nominatives et des votes 
Le système de vote implémente une séparation des données nominatives des électeurs et des votes. Le dispositif garantit que l'identité de l'électeur ne peut pas être mise en relation avec l'expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement.

Article R.2314-7 du Code du travail
Lors de l'élection par vote électronique, les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.	

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique.

Les clés de chiffrement
La génération des clés destinées à permettre le déchiffrement des bulletins de vote doit être publique et se dérouler avant l'ouverture du scrutin. Seuls le président du bureau et ses assesseurs prennent connaissance de ces clés, à l'exclusion de toute autre personne y compris les personnels techniques chargés du déploiement du système de vote. Le nombre de clés de chiffrement doit être au minimum de trois, la combinaison d'au moins deux de ces clés étant indispensable pour permettre le dépouillement.	
Le système de vote doit garantir que des résultats partiels (hormis le nombre de votants) ne seront pas accessibles durant le déroulement du scrutin.

Le chiffrement du bulletin de vote	
Le bulletin de vote doit être chiffré par un algorithme public réputé fort dès son émission sur le poste de l'électeur et être stocké dans l'urne, en vue du dépouillement, sans avoir été déchiffré à aucun moment, même de manière transitoire. La liaison entre le terminal de vote de l'électeur et le serveur des votes doit faire l'objet d'un chiffrement distinct de celui qui s'applique au bulletin pour assurer la sécurité tant du procédé d'authentification de l'électeur que la confidentialité de son vote. La mise en place du canal de communication doit intégrer une authentification du serveur de vote.	
Par ailleurs, le stockage du bulletin dans l'urne ne doit pas comporter d'horodatage, pour éviter tout rapprochement avec la liste d'émargement.

Article R2314-8 du Code du travail
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

Le système doit prévoir un scellement du dispositif de vote électronique
Avant le début du scrutin, les systèmes de vote électronique utilisés, la liste des candidats et la liste des électeurs doivent faire l'objet d'un scellement, c'est-à-dire d'un procédé permettant de déceler toute modification du système. Avant cette procédure de scellement, il est vérifié que les modules ayant fait l'objet d'une expertise n'ont pas été modifiés. La liste d'émargement et l'urne électronique doivent faire l'objet d'un procédé garantissant leur intégrité durant le vote, c'est-à-dire assurant qu'ils ne peuvent respectivement être modifiés que par l'ajout d'un bulletin et d'un émargement, dont l'intégrité est assurée, d'un électeur authentifié de manière non frauduleuse. Ce procédé doit déceler toute autre modification du système. Après la clôture du vote, la liste d'émargement et l'urne électronique doivent être scellées.	
Les procédés de scellement doivent eux-mêmes utiliser des algorithmes publics réputés forts et, le cas échéant, respecter les recommandations du référentiel général de sécurité. La vérification des scellements doit pouvoir se faire à tout moment, y compris durant le déroulement du scrutin. Le bureau de vote doit disposer d'outils dont l'utilisation ne requiert pas l'intervention du prestataire pour procéder à la vérification du scellement, par exemple par une prise d'empreinte numérique.

Article R2314-9 du Code du travail 
Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.	

Les prescriptions de ces mêmes articles s'imposent également aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système informatique.

Exigences préalables :
Expertise
Le fournisseur doit pouvoir produire une expertise de son système de vote réalisé par un expert indépendant et qui doit notamment porter sur :
Le code source du logiciel, y compris dans le cas de l'utilisation d'un logiciel libre ;	
Les mécanismes de scellement utilisés aux différentes étapes du scrutin (voir ci-après) ;
Le système informatique sur lequel le vote va se dérouler, et notamment le fait que le scrutin se déroulera sur un système isolé ;	
Les échanges réseau ;	
Les mécanismes de chiffrement utilisé, notamment pour le chiffrement du bulletin de vote sur le poste de l'électeur.

L’expert indépendant doit répondre aux critères suivants :	
Être un informaticien spécialisé dans la sécurité ;	
Ne pas avoir d'intérêt financier dans la société qui a créé la solution de vote à expertiser, ni dans la société responsable de traitement qui a décidé d'utiliser la solution de vote ;
Posséder une expérience dans l'analyse des systèmes de vote, si possible en ayant expertisé les systèmes de vote électronique d'au moins deux prestataires différents ;
Avoir suivi la formation délivrée par la CNIL sur le vote électronique.

Les candidats doivent avoir transmis à la CNIL les rapports d'expertise correspondant à la première version et aux évolutions substantielles de la solution de vote mise en place.

Le rapport d’expertise comportera une partie spécifique quant à l’évaluation du dispositif.
L’expert doit fournir un moyen technique permettant de vérifier a posteriori que les différents composants logiciels sur lesquels a porté l'expertise n'ont pas été modifiés sur le système utilisé durant le scrutin. La méthode et les moyens permettant d'effectuer cette vérification doivent être décrits dans le rapport d'expertise.

Article R2314-10 du Code du travail 
L'employeur met en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire.

Surveillance effective du scrutin
La mise en œuvre du système de vote électronique doit être opérée sous le contrôle effectif, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux, éventuellement, déployés sur place, de représentants de l'organisme mettant en place le vote ou d'experts désignés par lui. Dès lors, il importe que toutes les mesures soient prises pour leur permettre de vérifier l'effectivité des dispositifs de sécurité prévus pour assurer le secret du vote et, en particulier, les mesures prises pour :	
Garantir la confidentialité du fichier des électeurs comportant les éléments d'authentification, notamment 
Garantir le chiffrement ininterrompu des bulletins de vote et leur conservation dans un traitement distinct de celui mis en œuvre pour assurer la tenue du fichier des électeurs ;
Assurer la conservation des différents supports d'information pendant et après le déroulement du scrutin.	
Toutes les facilités doivent être accordées aux membres du bureau de vote et aux délégués des candidats, s'ils le souhaitent, pour pouvoir assurer une surveillance effective de l'ensemble des opérations électorales et, en particulier, de la préparation du scrutin, du vote, de l'émargement et du dépouillement.	
A ce titre et afin de garantir un contrôle effectif des opérations électorales, le prestataire technique doit mettre à disposition des représentants de l'organisme responsable du traitement, des experts, des membres du bureau de vote, des délégués des candidats et des scrutateurs tous documents utiles et assurer une formation de ces personnes au fonctionnement du dispositif de vote électronique.

Existence d’une solution de secours
Le système de vote électronique doit comporter un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

Article R2314-12 du Code du travail 
Chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

L'émargement
L'émargement doit se faire dès la validation du vote de façon à ce qu'un autre vote ne puisse intervenir à partir des éléments d'authentification de l'électeur déjà utilisés. L'émargement comporte un horodatage. Cette liste, aux fins de contrôle de l'émargement, ainsi que le compteur des votes ne doivent être accessibles qu'aux membres du bureau de vote et aux personnes autorisées.

Article R2314-13 du Code du travail 
Le protocole d'accord préélectoral mentionne la conclusion de l'accord d'entreprise ou de l'accord de groupe autorisant le recours au vote électronique et, s'il est déjà arrêté, le nom du prestataire choisi pour le mettre en place.	

Il comporte en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

Article R2314-14 du Code du travail 
Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.

Le vote
Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.	
Pour se connecter à distance ou sur place au système de vote, l'électeur doit s'authentifier conformément aux indications supra. Au cours de cette procédure, le serveur de vote vérifie l'identité de l'électeur et que celui-ci est bien autorisé à voter. Dans ce cas, il accède aux listes ou aux candidats officiellement retenus et dans l'ordre officiel. Le vote blanc doit être prévu.	
L'électeur doit pouvoir choisir une liste, un candidat ou un vote blanc de façon à ce que ce choix apparaisse clairement à l'écran, indépendamment de toute autre information. Il doit avoir la possibilité de revenir sur ce choix. Il valide ensuite son choix et cette opération déclenche l'envoi du bulletin de vote dématérialisé vers le serveur des votes.	
L'électeur doit recevoir immédiatement confirmation de son vote et avoir la possibilité de conserver une trace de cette confirmation.

Article R2314-15 du Code du travail 
En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :

1° Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

2° Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;	

3° Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Le contrôle du système avant l'ouverture du scrutin
Un contrôle du système de vote électronique doit être organisé avant l'ouverture du scrutin et en présence des scrutateurs afin de constater la présence des différents scellements, le bon fonctionnement des machines, que la liste d'émargement est vierge et que l'urne électronique destinée à recevoir les votes est bien vide.

Le dépouillement
La fermeture du scrutin doit immédiatement être suivie d'une phase de scellement de l'urne et de la liste d'émargement, phase qui précède le dépouillement. L'ensemble des informations nécessaires à un éventuel contrôle a posteriori doit également être recueilli lors de cette phase. Ces éléments sont enregistrés sur un support scellé, non réinscriptible et probant.
Le dépouillement est actionné par les clés de déchiffrement, remises aux membres du bureau dûment désignés au moment de la génération de ces clés. Les membres du bureau doivent actionner publiquement le processus de dépouillement.	
Les décomptes des voix par candidat ou liste de l'élection doivent apparaître lisiblement à l'écran et faire l'objet d'une édition sécurisée, c'est-à-dire d'un mécanisme garantissant que l'affichage et l'impression des résultats correspondent au décompte de l'urne, pour être portés au procès-verbal de l'élection. Le cas échéant, l'envoi des résultats à un bureau centralisateur à distance doit s'effectuer par une liaison sécurisée empêchant toute captation ou modification des résultats.	
Le système de vote électronique doit être bloqué après le dépouillement de sorte qu'il soit impossible de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement prise par la commission électorale.

Article R2314-16 du Code du travail 
La liste d'émargement n'est accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.	

Aucun résultat partiel n'est accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants peut, si l'employeur ou l'accord prévu à l'article R. 2314-5 le prévoit, être révélé au cours du scrutin.	

Lorsque le vote sous enveloppe n'a pas été exclu, l'ouverture du vote n'a lieu qu'après la clôture du vote électronique. Le président du bureau de vote dispose, avant cette ouverture, de la liste d'émargement des électeurs ayant voté par voie électronique.

Confidentialité des données 
Les fichiers nominatifs des électeurs constitués aux fins d'établir la liste électorale, d'adresser le matériel de vote et de réaliser les émargements ne peuvent être utilisés qu'aux fins précitées et ne peuvent être divulgués sous peine des sanctions pénales encourues au titre des articles 226-17 et 226-21 du code pénal.	
La confidentialité des données est également opposable aux techniciens en charge de la gestion ou de la maintenance du système informatique.	
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement/déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent pas être accessibles, de même que la liste d'émargement, sauf aux fins de contrôle de l'effectivité de l'émargement des électeurs.
Le prestataire devra s'engager contractuellement à respecter ces dispositions par la signature d'une clause de confidentialité et de sécurité et à fournir le descriptif détaillé du dispositif technique mis en œuvre pour assurer cette confidentialité. Le prestataire doit également s'engager à restituer les fichiers restant en sa possession à l'issue des opérations électorales et à détruire toutes les copies totales ou partielles qu'il aurait été amené à effectuer sur quelque support que ce soit.	
Le prestataire peut recevoir automatiquement des informations techniques sur le fonctionnement du système de vote pendant tout le déroulement du scrutin. Le prestataire ne doit intervenir sur le système de vote qu'en cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données. Un dispositif technique doit garantir que le bureau de vote est informé automatiquement et immédiatement de tout accès par le prestataire à la plate-forme de vote. Le prestataire doit informer le bureau de vote de toutes les mesures prises pour remédier au dysfonctionnement constaté. Le système de vote doit comprendre un module permettant la remontée automatique de cette information au bureau de vote.
Toutes les actions effectuées sur le serveur de vote ainsi que celles concernant le déroulement du scrutin doivent faire l'objet d'une journalisation. L'intégrité de cette journalisation doit être garantie à tout moment par un procédé cryptographique.	
Le bureau de vote, quant à lui, a compétence pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde, et notamment pour décider la suspension des opérations de vote. Le système de vote doit permettre d'informer les électeurs de cette éventuelle décision.

Les procédés d'authentification de l'électeur
Le système de vote doit prévoir l'authentification des personnes autorisées à accéder au système pour exprimer leur vote. Il doit garantir la confidentialité des moyens fournis à l'électeur pour cet accès et prendre toutes précautions utiles afin d'éviter qu'une personne non autorisée ne puisse se substituer frauduleusement à l'électeur.	
L’authentification de l'électeur se fera sur la base d'un certificat électronique qui sera choisi et utilisé conformément aux préconisations du RGS.	
A défaut, dans le cas de la génération d'identifiants et de mots de passe à partir de la liste électorale, le fichier ainsi créé doit faire l'objet d'un chiffrement. Les modalités de génération et d'envoi des codes personnels doivent être conçues de façon à garantir leur confidentialité et, en particulier, que les divers prestataires éventuels ne puissent pas en prendre connaissance. Il devra  respecté l’arrêt du 20 septembre 2017 ( n°16-60-272) afin de garantir la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification prévu par le code du travail.
L'authentification de l'électeur peut être renforcée par un dispositif de type défi/réponse ― c'est-à-dire l'envoi par le serveur d'authentification d'une question dont l'électeur est seul à connaître la réponse ― ou par l'envoi d'un code par SMS sur le téléphone personnel de l'électeur.
En cas de perte ou de vol de ses moyens d'authentification, le prestataire doit permettre à l'électeur d'effectuer son vote et de rendre les moyens d'authentification perdus ou volés inutilisables.
Le vote doit être accessible à tous les systèmes d'exploitation et tous les navigateurs utilisés par les électeurs. A défaut le prestataire devra indiquer à HEC Paris, la configuration du matériel de vote à mettre accessible à tous depuis les sites de HEC Paris.

Article R2314-17 du Code du travail 
L'employeur ou le prestataire qu'il a retenu conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.	

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

Les garanties minimales pour un contrôle a posteriori
Pour les besoins d'audit externe, notamment en cas de contentieux électoral, le système de vote électronique doit être capable de fournir les éléments techniques permettant au minimum de prouver de façon irréfutable que :	
Le procédé de scellement est resté intègre durant le scrutin ;	
Les clés de chiffrement/déchiffrement ne sont connues que de leurs seuls titulaires ;
Le vote est anonyme ;	
La liste d'émargement ne comprend que la liste des électeurs ayant voté ;	
L’urne dépouillée est bien celle contenant les votes des électeurs et elle ne contient que ces votes ;	
Aucun décompte partiel n'a pu être effectué durant le scrutin ;	
La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

La conservation des données portant sur l'opération électorale	
Tous les fichiers supports (copies des programmes sources et exécutables, matériels de vote, fichiers d'émargement, de résultats, sauvegardes) doivent être conservés sous scellés jusqu'à l'épuisement des délais de recours contentieux. Cette conservation doit être assurée sous le contrôle de la commission électorale dans des conditions garantissant le secret du vote. Obligation doit être faite, le cas échéant, au prestataire de service de transférer l'ensemble de ces supports à la personne ou au tiers nommément désigné pour assurer la conservation des supports. Lorsqu'aucune action contentieuse n'a été engagée avant l'épuisement des délais de recours, il doit être procédé à la destruction de ces documents sous le contrôle de la commission électorale.