ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE DEMATERIALISE PAR INTERNET 

POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES 2019 
DES MEMBRES DE LA DELEGATION DU PERSONNEL AU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE

Société UKAD








PREAMBULE
La société UKAD souhaite recourir au vote électronique dans le cadre de l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique, et conformément aux dispositions légales. 
Article L 2314-26 du Code du travail. 
Le fonctionnement du vote est précisé par le cahier des charges, annexé au présent accord. 
Le décret n° 2016-1675 du 5 décembre 2016 relatif au vote par voie électronique pour l’élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d’entreprise, pris en application de la loi n° 2016-1088 relative au Travail, à la modernisation du dialogue social, et à la sécurisation des parcours professionnels, autorise les partenaires sociaux à recourir au vote électronique par la voie de l’accord d’entreprise.
Dans ce cadre, le présent accord d’entreprise convient d’aménager le processus des opérations de vote en ouvrant la possibilité de recourir au vote électronique pour les prochaines élections professionnelles au sein de la société UKAD. La mise en place du vote électronique supprime le vote à bulletin secret sous enveloppe. Le vote par correspondance est exclu de cette élection professionnelle. 
ARTICLE 1 : MODALITE D’ORGANISATION
La définition des modalités d’organisation des élections des membres du Comité Social et Economique élus au sein de la société UKAD relève du protocole d’accord préélectoral. Ce protocole mentionne la conclusion du présent accord, ainsi que le nom du prestataire choisi par la société UKAD.
ARTICLE 2 : MODALITE DE SELECTION DU PRESTATAIRE 
Le prestataire est un acteur reconnu et expérimenté dans l’organisation de vote électronique par internet.
Il est  en mesure de participer à l’ensemble des phases de mise en place d’un vote électronique. Il dédie à la société UKAD un interlocuteur unique, alliant connaissance technique du système et pédagogie dans l’accompagnement des relais au sein de la société UKAD. 
Le prestataire a fait l’objet d’une identification et sélection préalable au sein du Groupe ERAMET, basée sur :
L’expérience dans la mise en œuvre de la prestation
Le coût de prestation
Les garanties apportées en matière de traitement des données et de confidentialité.

Le système retenu par ERAMET doit reposer sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin qui sont :
L’anonymat et le secret du vote: impossibilité de relier un vote émis à un électeur en particulier
La sincérité et l’intégrité du vote : stricte conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin
La confidentialité et la liberté du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure
ARTICLE 3 : MISSION DU PRESTATAIRE 
Le prestataire aura en charge :
la mise en œuvre du système de vote dématérialisé par internet,
la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote dématérialisé par internet,
l’élaboration des états des résultats permettant l’affectation des sièges.
Le système développé et qui sera mis en œuvre par le prestataire est conforme en tous points aux prescriptions légales et réglementaires relatives aux conditions et aux modalités de vote dématérialisé par internet pour l'élection des membres du Comité Social et Economique et conformément au Code du travail (Articles R.2314-5 et suivants du Code du travail). 
ARTICLE 4 : SECURITE DU SYSTEME DE VOTE 
Avant l’ouverture du vote, les données de paramétrage du scrutin sont scellées manuellement, un condensat de référence est généré sur ces données pour en assurer l’intégrité (vérification automatique de l’absence d’altération ou de modification des données, à la fois entre 2 enregistrements successifs et par rapport à la version initiale – Notifications d’alertes accessibles à la Commission Technique) à tout moment. 
Au scellement puis à l’ouverture programmée du scrutin, un constat assure des émargements et des urnes vides.
A la date de fermeture programmée du scrutin, la clôture des votes est faite automatiquement, un condensat de référence est généré sur l’urne et l’émargement des votes électronique à la fermeture.
ARTICLE 5 : CONFIDENTIALITE DES DONNEES TRANSMISES
Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.
Le système retenu répond en tous points aux prescriptions de la CNIL en matière de droit à la protection dans le cadre du traitement informatique contenant des données à caractère personnel, prescriptions énoncées dans la loi n° 78-17 du 6 Janvier 1978 relative à "l'informatique, aux fichiers et aux libertés" et aux textes de loi postérieurs modifiant et actualisant son contenu.
Le prestataire s’engage à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le cadre de l’organisation du vote dématérialisé par internet. Il met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations des fichiers qui lui sont transmis par l’entreprise sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote dématérialisé par internet.
A l’issue de l’opération de vote dématérialisé par internet, le prestataire s’engage à détruire les fichiers transmis et à ne conserver aucune de ces données. 
ARTICLE 6 : COMMISSION TECHNIQUE 
L’entreprise mettra en place une commission technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote dématérialisé par internet, constituée des :
membres de chacun des bureaux de vote 
le représentant du prestataire 
les représentants des organisations syndicales au sein de la société UKAD
le représentant de la Direction
En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d’assistance technique :
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote dématérialisé par internet et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système est scellé ;
Contrôle, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
La commission technique bénéficie d’une formation à l’outil et aux modalités de vote électronique par l’intermédiaire de leur participation aux tests à blanc (tests de scellement décrits dédié). 
Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition des représentants de la Direction et des membres du bureau de vote. Par ailleurs, un service d’assistance téléphonique sera mis en œuvre dans le but de renseigner les électeurs. 
ARTICLE 7 : LISTES ELECTORALES
Les listes électorales sont établies par l'entreprise. Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote dématérialisé (via internet) est effectué sous la responsabilité de l'employeur conformément aux dispositions du présent accord. 
L'intégration et le contrôle des candidatures sont effectués dans les mêmes conditions.
ARTICLE 8 : BUREAUX DE VOTE ET PILOTAGE 
Un bureau de vote électronique est constitué. Les membres du bureau de vote électronique sont chargés du contrôle de la régularité du scrutin (titulaires et suppléants). Ils assurent le respect des principes régissant le droit électoral.
Le bureau de vote est constitué d’un Président et de deux assesseurs, dont les modalités de désignation seront fixées dans le protocole d’accord préélectoral. 
ARTICLE 9 DUREE DE L’ACCORD – ENTREE EN VIGUEUR – REVISION – DENONCIATION
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée, soit jusqu’au lendemain de la date du 2ème tour des élections professionnelles, en 2019.
Sous réserve du respect des conditions de validité définies par les articles L2232-12 et suivants du code du travail, le présent accord prend effet à compter de sa signature. 
Le présent accord pourra faire l’objet d’une révision, à tout moment, dans les conditions prévues aux articles L. 2222-5 et L 2261-7 du Code du travail. La partie à l’initiative de la demande de révision en informe par écrit l’ensemble des signataires du présent accord ainsi que, le cas échéant, les adhérents. Dans les trois mois qui suivent cette demande, le représentant des employeurs convoque les organisations syndicales représentatives signataires ou adhérentes au présent accord, outre l’ensemble des organisations syndicales représentatives au niveau du groupe, afin de définir le cas échéant les modifications à apporter. 
Dans l’hypothèse où un avenant de révision serait établi dans les conditions légales de validité, celui-ci se substituerait de plein droit aux dispositions modifiées.
ARTICLE 10 DEPOT - PUBLICITE
Le présent accord sera déposé à la DIRECCTE dans les conditions légales et règlementaires applicables ainsi qu’au Conseil de Prud’hommes de Riom.
Le présent accord est fait en nombre suffisant pour remise à chacune des parties. Son existence figurera aux emplacements réservés à la communication avec le personnel.


En 4 exemplaires originaux :

Fait à Saint-Georges-de-Mons, le 24 Juillet 2019

Pour l’Entreprise 


Pour les Organisations Syndicales 	:

Pour FO-CGT :	 
					


Pour la CFE CGC :	 


		 












CAHIER DES CHARGES
PREAMBULE
Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles portant sur la mise en place de la délégation du personnel au Comité Social et Economique, la Direction de la société UKAD et les partenaires sociaux ce sont accordés à recourir au vote dématérialisé par internet.
CHOIX DU PRESTATAIRE ET CONFORMITE DU SYSTEME DE VOTE
La Direction a décidé de confier à la société KERCIA Solutions, spécialisée dans le développement du vote par Internet, la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires (Article R. 2314-16 du Code du travail).
La société KERCIA Solutions est éditrice du logiciel de vote électronique AlphaVote. 
La Direction a pris connaissance du rapport remis par le prestataire présentant l'expertise du système de vote choisi.
Demaeter, société indépendante et experte dans la sureté de fonctionnement des systèmes de vote électronique, a audité le système AlphaVote et garanti sa conformité à la fois au cadre électoral, aux exigences du 21 octobre 2010 éditées par la CNIL et a déclaré ce système conforme au Référentiel Général de Sécurité (RGS).
Conformément aux dispositions règlementaires en vigueur, une copie de ce rapport a été remise à la CNIL. 
Ce rapport daté du 22 novembre 2017 est référencé : DM-2016-057. Ce rapport est accessible et consultable auprès de la DRH Groupe. 
COMMUNICATION DES IDENTIDIANTS ET MOTS DE PASSE
Préalablement au scrutin et dans les délais prévus par le calendrier de préparation des élections, le prestataire enverra à chaque électeur individuellement et par e-mail labellisé « confidentiel » :
L’adresse du site de vote sécurisé générée par le système de vote dématérialisé par internet ;
L'identifiant généré aléatoirement par le système de vote ;
Le mot de passe individuel généré dynamiquement et aléatoirement par le système de vote dématérialisé. Ce mot de passe sera d’une complexité adaptée aux élections professionnelles. 



PROCEDURE DE REASSORT DU MOT DE PASSE ET DE L’IDENTIFIANT
En cas de perte du mot de passe et/ou de l’identifiant, une cellule d’assistance téléphonique se tient à disposition des électeurs 24/24h et 7/7j. La procédure est la suivante : 
- L’électeur appelle sur le numéro vert  0800 10 12 30 (numéro accessible 24h/24 et 7j/7)
- Lui seront demandés : Nom, Prénom, clé sécurité sociale (5 derniers numéros de    l’immatriculation sécurité sociale)	
- Après vérification des informations précédentes, un nouveau Mot de Passe lui sera communiqué selon les modalités suivantes : 
1) sur l’adresse e-mail professionnelle fournie par l’entreprise si l’accès à la session informatique est sécurisé par un code personnel ;
2) à défaut, sur son adresse e-mail personnelle.
Le réassort renverra ainsi à l’adresse mail le mot de passe. Au besoin, l’identifiant sera en parallèle communiqué à l’électeur oralement (processus sécurisé).


LES FICHIERS
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés.


TEST – SCELLEMENT DU PARAMETRAGE
Test - Objectifs et Période des tests
Les tests programmés dans cette phase permettront à la Commission Technique notamment de contrôler le déroulement et la conformité du scénario de vote pour chaque élection durant une période prévue dans un calendrier de préparation des élections. 
La phase de test sera lancée à l’issue de la phase de paramétrage et de préparation du système de vote dématérialisé par internet intégrant les listes de candidats. La période de test débutera après la date limite de dépôt des listes de candidats fixée par le protocole d’accord pré-électoral.
Moyens
Le prestataire s’engage à fournir un système permettant de tester « à blanc » toutes les fonctions et les rôles du logiciel une fois le paramétrage effectué, y compris l’utilisation des clés qui serviront  au dépouillement réel à l’issue du scrutin. 
Phase de tests « à blanc » - Objectifs de la phase de tests « à blanc »
Les tests dits « à blanc » ont lieu après le contrôle et la validation par la Commission Technique des scénarios d’élections et des listes de candidats. Ce contrôle permet aux membres du bureau de vote de contrôler la conformité du système de vote dématérialisé par internet avant l’ouverture effective des élections.
Étapes de la phase de test « à blanc »
Les étapes de contrôle seront les suivantes :
Création par le Président et les Assesseurs du bureau de vote des clés secrètes (ou clés de dépouillement) qui permettront le chiffrement des bulletins de vote dans le système de vote dématérialisé par internet du prestataire ;
Ouverture des élections par le Président et les Assesseurs du bureau de vote ;
Réalisation de plusieurs votes selon des tests préparés pour la société. ;
Fermeture des élections par le Président et les Assesseurs du bureau de vote ;
Emploi des clés secrètes pour le déchiffrement des bulletins de vote ;
Déroulement du dépouillement des urnes électroniques et édition des résultats ;
Contrôles de la conformité des résultats obtenus ;
Scellement du paramétrage : à l’issue du test « à blanc », le système de fonctionnement sera validé entre le Président du bureau de vote et le prestataire pour que le scellement définitif intervienne. 
LE VOTE
Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique, définies dans le protocole d’accord pré-électoral sont contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.
Pendant toute la durée du scrutin et à des fins de contrôle, les membres du bureau de vote peuvent consulter les listes d’émargement.
Pour se connecter à distance au système de vote, l'électeur doit se faire connaître par le moyen d'authentification et le mot de passe qui lui auront été envoyés par courrier postal ou générés à sa demande en cas de perte. Ces moyens d'authentification permettent au serveur de vérifier son identité et garantissent l'unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d'authentification.
L'électeur accède aux listes de candidats, à la profession de foi de chaque candidat et exprime son vote suivant les modalités définies dans le protocole d’accord pré-électoral. 
Le format des professions de foi des candidats (au format pdf sur 4 pages maximum) et les modalités de transmission au prestataire  pour publication sont définis dans le protocole d’accord pré-électoral.
L’ordre d’apparition et de présentation des listes dans l’application sera établi par un tirage au sort en présence d’un représentant de chaque organisation syndicale.
La présentation des listes, des noms des candidats et le format des professions de foi seront uniformes.
Le choix de l’électeur apparaît clairement à l'écran sous forme récapitulative pour chaque élection, il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l'émargement font l'objet d'un accusé de réception.
Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier " contenu de l'urne électronique ". La validation le rend définitif et empêche toute modification.
CLOTURE ET DEPOUILLEMENT
Trois clés destinées à permettre, à l’issue du scrutin, l’accès aux données du fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » et au dépouillement des votes sont générées par le système de vote dématérialisé.
A défaut d’accord précisé au protocole d’accord pré-électoral, les détenteurs des trois clefs sont le Président du bureau de vote et deux de ses assesseurs nominativement identifiés.
L’initialisation des trois clefs a lieu avant la phase de tests, à une date définie dans le calendrier de préparation des élections dans le protocole d’accord pré-électoral. L’initialisation intervient de manière à prouver de façon irréfutable que les détenteurs distincts des clefs ont connaissance distinctement de leur clef à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.
Chaque détenteur désigné active à tour de rôle sa propre clef avec son mot de passe. Les mots de passe sont enregistrés par les porteurs de clé afin de garantir la confidentialité.
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.
Le dépouillement initié par le président du bureau de vote n'est possible que par l'activation conjointe de deux clefs de chiffrement sur les trois clefs initialisées et en présence des porteurs de clés correspondants
Ainsi la présence de deux détenteurs des clés initialisées et activées avant la phase de test est indispensable pour autoriser le dépouillement.
Le décompte des voix apparaît lisiblement sur l'écran de l’ordinateur connecté au système de vote et à tous les membres du bureau de vote. Le décompte des voix fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.
Le système de vote dématérialisé par internet est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.
La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.
CONSERVATION DES DONNEES
Le prestataire conserve sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.
A l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.