PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF A L’ACCES ET L’UTILISATION DES OUTILS NUMERIQUES PAR LES ORGANISATIONS SYNDICALES

Entre d'une part,

La CARSAT Auvergne, représentée par son directeur,  

Et, d'autre part,

Les organisations syndicales soussignées, il a été convenu ce qui suit :

Préambule

Le présent accord a pour objectif de définir un cadre d’accès et d’utilisation des outils numériques (intranet, internet, outils collaboratifs et messagerie électronique) par les organisations syndicales représentatives de l’organisme ou non ayant constitué une section syndicale au sein de l’organisme.

cet accord a également pour objet de permettre à chaque salarié de l’organisme d’avoir accès à l’information syndicale de son choix.

L’utilisation de cet accès doit se faire dans le cadre des règles énoncées par la charte d’utilisation des moyens informatiques ainsi que les contraintes techniques (taille des messages émis par exemple) en vigueur dans l’organisme.

Par ailleurs, il est rappelé que l’exercice de l’activité syndicale peut s’effectuer en situation de télétravail dans le respect des consignes relatives à la sécurité informatique et de la déclaration des absences syndicales au même titre que le travail en présentiel. 

Enfin, L’organisation syndicale désigne au plus, trois interlocuteurs auprès de la Direction pour la gestion de l’espace et la mise à jour du site à distance. Un accompagnement est proposé aux référents.

Chapitre 1 – L’intranet 

– L’utilisation de l’intranet

Article 1 – L’accès à l’intranet

Chaque organisation syndicale dans l’organisme a accès à l’intranet à partir d’un micro-ordinateur mis à sa disposition.

Cet accès doit se faire dans le respect des règles et conformément à l’exercice du droit syndical en vigueur. Il est strictement réservé aux salariés de la Carsat Auvergne habilités par les organisations syndicales de la Carsat Auvergne.


Article 2 – La mise à disposition d’un site syndical sur l’intranet

Chaque organisation syndicale dans l’organisme dispose d’un espace dédié sur l’intranet dans lequel la mise à disposition d’information est autorisée dans le respect des règles énoncées ci-dessous.

2.1 Accessibilité et information du personnel

Une icône nommée « espaces syndicaux » est accessible visiblement sur la page d’accueil de l’intranet E-llico. 

Le salarié qui le désire peut paramétrer une alerte sur le site de l’organisation syndicale de son choix afin de recevoir un mail à chaque mise à jour du site.

2.2 La liberté d’accès à l’information syndicale

Tout salarié bénéficie d’une liberté d’accès à l’information syndicale de son choix en utilisant les moyens informatiques de l’organisme à partir de son poste de travail.

Dans ce cadre, l’organisme s’engage à ne pas rechercher l’identification des salariés consultant le site des organisations syndicales.

2.3 Le secret professionnel

Les organisations syndicales s’engagent à ce que toutes les informations et documents professionnels ne soient utilisés qu’à des usages internes de l’organisme.

2.4 Le contenu du site syndical

Le contenu des informations diffusées via l’intranet est librement déterminé par l’organisation syndicale sous réserve qu’il revête un caractère exclusivement syndical, lequel est placé sous son entière responsabilité.

A ce titre, les contenus ne doivent contenir ni injures, ni propos diffamatoires, ni propos à caractère raciste ou discriminatoire. Le respect de la vie privée, le droit à l’image de l’ensemble des personnels de l’organisme doivent être respectés.

L’ajout de liens vers d’autres sites sera soumis à l’accord de la Direction.

L’espace dédié à chaque organisation est identifié par le logo de l’organisation syndicale.

Cet espace doit être enrichi par chaque organisation syndicale en tant que contributeur défini à ce titre. 

La mise à jour du site de l’organisation syndicale peut se faire à distance par les trois référents désignés.

2.5 Les conditions de mise en ligne

Les organisations syndicales de l’organisme s’engagent à respecter la charte informatique ainsi que l’ensemble des règles informatiques de l’organisme.


 – Le cadre technique d’utilisation

Article 3 – Le matériel mis à disposition

L’organisme met à la disposition de chaque organisation syndicale de l’organisme, dans le local qui lui est affecté :
Un ordinateur
Une imprimante-fax
Un pack office bureautique masterisé CNAV pour l’accès à l’intranet
Un téléphone fixe.
Il est interdit de connecter d’autres matériels informatiques ou d’installer d’autres logiciels, sauf accord donné par le Directeur après vérification de la compatibilité du matériel ou des logiciels avec le système de l’organisme.

Le matériel reste la propriété de l’organisme. Il est placé sous la responsabilité des organisations syndicales qui doivent apporter la plus grande attention à sa condition d’utilisation et à sa conservation.

Les produits consommables (papier, recharges d’encre, …) sont à la charge de l’organisation syndicale.

Article 4 – Les règles de maintenance

Les organisations syndicales seront soumises comme l’ensemble des salariés, aux contraintes associées à l’utilisation d’un système d’information.

En cas d’incident, elles suivront la procédure de demande d’assistance de dépannage identique pour l’ensemble des utilisateurs : adresser une demande à ISI Support BR le service mutualisé au sein de la branche pour assurer les dépannages informatiques. Et selon le niveau de criticité et de résolution, les demandes sont redirigées vers l’informatique régionale.  

Chapitre 2 – L’internet

2.1 – L’utilisation de l’internet

Article 1 – L’accès à internet

Chaque organisation syndicale dans l’organisme a accès à l’internet. 

Cet accès doit se faire dans le respect des règles et conformément à l’exercice du droit syndical en vigueur. Il est strictement réservé aux salariés de la Carsat Auvergne habilités par les organisations syndicales de la Carsat Auvergne.

En période de télétravail, le matériel mis à disposition pour effectuer le travail à distance peut être utilisé également dans le cadre de l’activité syndicale.

2.2 – Le cadre technique

Article 2 – Le matériel mis à disposition

L’organisme met à la disposition de chaque organisation syndicale de l’organisme, dans le local qui lui est affecté :
L’accès à l’internet 
L’antivirus approprié
Article 3 – Les règles de maintenance

Les organisations syndicales seront soumises comme l’ensemble des salariés, aux contraintes associées à l’utilisation d’un système d’information.

Pour le matériel appartenant à l’organisation syndicale, la maintenance de celui-ci reste à sa charge. 

Article 4 – Gestion de l’accès à l’internet

Le présent accord respecte les dispositions de la loi LCEN (Loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique) du 21 juin 2004 complétée par le décret n°2011-219 du 25 février 2011. 

Chapitre 3 – Messagerie

Chaque organisation syndicale de l’organisme bénéficie d’une adresse électronique spécifique, permettant de communiquer en interne et en externe.

Cette adresse est de la forme : 
Article 1 – Modalités d’utilisation de la messagerie électronique 

Chaque salarié a la possibilité d’envoyer un message à l’organisation syndicale de son choix. Dans ce cas, la réponse de l’organisation syndicale doit être exclusivement individuelle, à l’adresse laissée par le salarié.

Les règles d’utilisation de la messagerie électronique restent identiques à celles en vigueur à la Carsat Auvergne (cf charte sécurité informatique).

La gestion de cette adresse électronique est placée sous la responsabilité du délégué syndical ou du représentant de la section syndicale de l’organisme.

Rappel : Les informations à caractère collectif doivent être diffusées sur l’espace intranet.

Article 2 – La confidentialité des échanges

Cette obligation de confidentialité pèse tant sur l’organisme que sur l’organisation syndicale.

Dans ce cadre, l’organisme s’engage à ne pas rechercher l’identification des salariés ayant échangé des mails avec l’organisation syndicale.

Chapitre 4 – Dispositions diverses

Article 1 – Utilisation abusive

En cas de non-respect de l’accord, l’organisme et le délégué syndical de l’organisation en cause, ou son représentant, se rencontreront afin de régler l’objet du différend.

En cas de désaccord, ou si le différend persiste ou se reproduit, une lettre sera adressée à l’organisation syndicale ou à l’organisme pour notifier précisément l’objet du désaccord. Dans le même temps, une réunion sera alors tenue entre tous les signataires de l’accord en vue de régler le différend.

Article 2 – La durée de l’accord et les formalités diverses

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de deux ans.  L’accord prendra fin de plein droit à l’arrivée de son terme, et cessera de produire tout effet à cette date. 
Il peut être dénoncé dans les conditions prévues à l’article L.2261-9 du Code du travail.

Le présent accord peut être amendé, en vue de son amélioration et pour tenir compte des évolutions liées aux technologies, à la demande de la Direction et/ou des organisations syndicales.

Il s’applique sous réserve de l’agrément prévu par l’article L 123-2-1 du Code de la sécurité sociale.
Le présent accord sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives. Le présent accord pourra faire l’objet d’un bilan ponctuel à la demande des parties afin de procéder aux éventuels ajustements nécessaires avec les parties signataires.
Conformément aux dispositions des articles D.2231-4 et D.2231-2 du Code du travail, le présent accord sera déposé en ligne sur la plate-forme de téléprocédure du Ministère du travail, ainsi que sous format papier en un exemplaire original auprès du greffe du Conseil de Prud’hommes de Clermont Ferrand.

Fait à Clermont-Ferrand, le 14 avril 2021,

Au siège de la CARSAT Auvergne
5 Rue Entre Les 2 Villes
63100 Clermont-Ferrand


Directeur de la CARSAT Auvergne