PROTOCOLE D’ACCORD PRÉÉLECTORAL RELATIF À L’ÉLECTION DES MEMBRES DE LA DÉLÉGATION DU PERSONNEL DU COMITÉ SOCIAL ET ÉCONOMIQUE



Entre
La société EUROFINS LABAZUR RHONE-ALPES, Société d’exercice libéral par action simplifiée, inscrite au RCS de CHAMBERY sous le numéro 384 917 894, dont le siège social est sis 106 rue du Gamay – 73 800 PORTE-DE-SAVOIE, prise en la personne de sa Présidente, Madame XX, 
D’une part,


Et 
Les organisations syndicales intéressées suivantes : 
FORCE OUVRIERE, représentée par Madame XX ; Monsieur XX ; 
CGT représentée par Monsieur XX;

D’autre part.
(Ci-après dénommées ensemble « les parties »)

Préambule : 
Le présent protocole d’accord préélectoral est conclu en application des dispositions légales, réglementaires et conventionnelles en vigueur, et a pour objectif de fixer les modalités particulières des élections des membres de la délégation du personnel du Comité social et économique, convenues entre les parties.
Article 1.	Dates des élections
La date des élections est fixée pour le premier tour de scrutin au 05 novembre 2019.
Au cas où un second tour serait nécessaire (carence totale ou partielle au premier tour ou quorum non-atteint), il aura lieu le 18 novembre 2019 dans les mêmes conditions.
Article 2.	Répartition et nombre de sièges – collèges électoraux 
Compte tenu de l’effectif actuel de la société EUROFINS LABAZUR RHONE ALPES, le nombre de sièges à pourvoir est fixé à 7 titulaires et 7 suppléants.  
Les sièges seront répartis entre les catégories professionnelles et collèges électoraux suivants :
1er collège (ouvriers/employés) : 6 sièges de membre titulaire et 6 sièges de membre suppléant ;
2ème collège (agents de maîtrise/assimilés cadre et cadres) : 1 siège de membre titulaire et 1 siège de membre suppléant ;
Le pourcentage de femmes et d’hommes dans les collèges est le suivant :
1er collège (ouvriers/employés) : 93 % de femmes et 7 % d’hommes.
2ème collège (agents de maîtrise/assimilés cadre et cadres) : 77 % de femmes et 23% d’hommes.
Article 3.	Personnel électeur et éligible – Listes électorales
Les conditions d’électorat et d’éligibilité sont celles prévues par les dispositions légales.  
La liste du personnel électeur et éligible est établie par l’employeur. 
Le nom des électeurs remplissant les conditions d’éligibilité est suivi de la mention « E ».  
Les éléments nécessaires à la vérification éventuelle des conditions d’électorat et d’éligibilité pourront être consultés au sein de la Direction.
Pour les salariés mis à disposition, il sera fait application des dispositions de l’article
L. 2314-23 du Code du travail. 
Ne seront ainsi mentionnées dans les listes électorales que les informations leur donnant le droit de vote, le cas échéant, au sein de la société EUROFINS LABAZUR RHONE ALPES.
Article 4.	Information du personnel – appel et dépôt des candidatures
Le personnel a été informé le 02 août 2019 par voie d’affichage et par le système interne de communication aux salariés, du déroulement des élections.  
Les organisations syndicales intéressées ont été invitées, par affichage et par courrier en date du 02 septembre 2019 à communiquer les listes de leurs candidats pour le premier tour et à venir négocier le présent protocole d’accord préélectoral. 
Conformément aux dispositions de l’article L. 2314-30 du Code du travail, les organisations syndicales s’engagent à rechercher les voies et moyens d’atteindre une représentation équilibrée des femmes et des hommes sur les listes de candidats.
Ainsi, pour chaque collège électoral, les listes qui comportent plusieurs candidats devront être composées d’un nombre de femmes et d’hommes correspondant à la part de femmes et d’hommes inscrits sur la liste électorale. 
Les listes devront être composées alternativement d’un candidat de chaque sexe jusqu’à épuisement des candidats d’un des sexes. 
Dans l’hypothèse où le nombre de candidats à désigner pour chacun des deux sexes n’aboutirait pas à un nombre entier, il sera procédé à l’arrondi suivant : 
Arrondi à l’entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5 ; 
Arrondi à l’entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5. 
En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprendra indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.
Enfin, dans l’hypothèse où l’application de ces règles conduirait à exclure totalement la représentation de l’un ou l’autre sexe, les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe qui, à défaut ne serait pas représenté. 
Toutefois, ce candidat ne pourra être en première position sur la liste. 
Ces listes de candidats devront être communiquées à la Direction avant le mercredi 23 octobre 2019 à 12 heures, et si un second tour était nécessaire, avant le mercredi 13 novembre 2019 à 18h00.
Les listes seront communiquées par lettre recommandée avec avis de réception ou par lettre remise en main propre contre récépissé ou par courrier électronique à la Direction.
Les listes des candidats seront affichées par la Direction dès qu’elle en aura eu connaissance et, au plus tard, le 24 octobre 2019 à 18 heures, pour le premier tour et, au plus tard, le jeudi 14 novembre 2019 2019 à 18 heures, si un second tour était nécessaire.  
Article 5. Dispositions relatives au vote électronique
En application des dispositions de l’accord collectif relatif au recours au vote électronique pour l’élection des représentants du personnel, l’élection a lieu par vote électronique. 
Une annexe au protocole comporte la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu et du déroulement des opérations électorales.  
Recours à un prestataire extérieur
La Société a pris contact avec un prestataire extérieur, la société AKG – Solutions, BP 12, 49 380 THOUARCE, ci-après dénommée « le Prestataire », spécialisée dans l'organisation des élections professionnelles.

La Société a pu consulter la synthèse du rapport de l'expert indépendant confirmant la conformité du système de vote du Prestataire aux exigences légales et aux recommandations de la CNIL s'appliquant aux systèmes de vote électronique.

Dans ce contexte, les Parties signataires conviennent d'utiliser le système de vote du Prestataire nommé Voteo, ci-après dénommé « le Système de vote » dans le cadre de l'Election.
Modalités du vote
En application de l’article R. 2314-5 du Code du travail, il a été décidé de recourir au vote électronique par accord collectif en date du 16 septembre 2019.

Le cahier des charges de mise en œuvre du vote électronique établi par la société, joint au présent protocole, sera tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail et mis sur le système de gestion documentaire de la Société.
Annexes du protocole
Conformément aux obligations relatives au vote par voie électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du CSE, le présent protocole comporte en annexe :
Les nombres de candidats de chaque sexe attendus au sein d'une liste de candidats, selon le nombre de candidats de la liste ;
La description détaillée du déroulement des opérations électorales ;
La description détaillée du fonctionnement du Système de vote.
Matériel de vote
Chaque salarié recevra par courrier à son domicile un code identifiant ainsi qu’un mot de passe valables tant pour le 1er que, le cas échéant, pour le 2nd tour de scrutin.
L’envoi des moyens d’authentification à chaque salarié s’effectuera par deux canaux afin de préserver leur sécurité et confidentialité :
-	code identifiant : envoi d’un premier courrier postal au domicile du salarié,
-	mot de passe : envoi d’un second courrier postal au domicile du salarié. 
Ces moyens d’authentification resteront valables tant pour le 1er que, le cas échéant, pour le 2nd tour de scrutin. Ils seront complétés par l’usage d’un « code défi » au moment du vote, connu du seul salarié, afin de renforcer l’authentification de l’électeur (il s’agit de l’envoi par le serveur d’authentification d’une question dont l’électeur est seul à connaître la réponse conformément à la délibération de la CNIL du n°2010-371 du 21 octobre 2010). 
Les salariés qui n’auraient pas reçu leur matériel de vote avant la date d’ouverture du 1er tour de scrutin pourront appeler la cellule d’assistance technique, dont le numéro de téléphone sera indiqué dans la note d’information adressée à l’ensemble du personnel de l’entreprise le 23 octobre 2019.
Cellule d’assistance technique 
En application de l’article 4.3 de l’accord collectif du 16 septembre 2019 une cellule d’assistance technique est mise en place par la direction des ressources humaines. 
Cette cellule d’assistance technique, composée 2 salariés, la responsable des Ressources Humaines, et un représentant du prestataire sera chargée de veiller au bon fonctionnement des élections et à la surveillance du système de vote par Internet. 
Formation 
Les membres du bureau de vote, les représentants des listes de candidats, les éventuels représentants des organisations syndicales seront invités à participer à une formation sur le système de vote préalablement à la séance de test du système de vote. 
Cette séance de formation sera animée par un représentant de la société prestataire AKG - Solutions. 
Article 6.	Bureau de vote
Un seul bureau de vote sera situé au siège de la société EUROFINS LABAZUR RHONE ALPES, 106 rue du Gamay – 73 800 PORTE-DE-SAVOIE pour l’élection des représentants du personnel au CSE (titulaires et suppléants).
Le bureau de vote sera composé au plus de trois électeurs à savoir : un président et deux assesseurs. Ces derniers seront choisis sur la base du volontariat. En l’absence de volontaires, ils seront choisis conformément à la législation en vigueur : les deux plus âgés et le plus jeune de la liste d’électeurs. A défaut d’accord entre les membres du bureau, il est d’usage que le plus âgé en assure la Présidence. 
Le bureau de vote est chargé de contrôler le déroulement des opérations électorales. Il s’assure de la régularité, du secret du vote, procède au dépouillement des votes après clôture du scrutin par son président et proclame les résultats. 
La Direction fournit au bureau de vote les listes d’émargement et un exemplaire du présent protocole d’accord préélectoral. 
Il est précisé que ni un représentant de l’employeur ni un candidat ne pourra être membre du bureau de vote.
Article 7.	Expression du vote
Vote électronique
Les électeurs disposant d'un identifiant et d'un mot de passe personnels fournis par le Prestataire pourront voter par voie électronique à partir de tout terminal (ordinateur, smartphone ou tablette) équipé d'un navigateur Internet usuel, tant professionnel que personnel, à tout moment pendant la durée d'ouverture des scrutins.
Les données saisies par l'électeur au cours de sa connexion au site de vote, dont le vote émis, ne laisseront aucune trace sur le terminal utilisé.
Chaque utilisateur sera invité à saisir son identifiant et sa date de naissance pour se connecter au site de vote.
À tout moment, chaque électeur sera libre de se faire assister par la personne de son choix dans l'utilisation du site de vote, le vote par procuration étant interdit.
La Société s'engage à mettre en œuvre tous les moyens pour faciliter l'appropriation du vote électronique par les salariés et plus particulièrement ceux qui n'ont pas vocation par leur fonction à utiliser l'outil informatique.
Pendant la période de vote, un compteur indiquera aux électeurs le temps leur restant pour voter, lorsqu'ils se connecteront au site de vote.
Après la clôture du scrutin, les électeurs se connectant au site de vote n'auront plus la possibilité de voter.
Toutefois, le vote demeurera possible pendant un laps de temps de 5 minutes au-delà de l'heure de clôture du scrutin, pour un électeur qui se serait connecté avant l'heure de clôture sur le site de vote dans la zone réservée à l'expression du vote, sans avoir encore validé son vote. Cette possibilité s'applique uniquement pour le scrutin sur lequel l'électeur est connecté.
À l'issue de chacun de ses votes, l'électeur pourra visualiser un accusé de réception électronique confirmant l'enregistrement de son vote dans le Système de vote, qu'il pourra conserver.
Les listes de candidats seront présentées sur le site de vote dans l'ordre alphabétique des noms des organisations syndicales dépositaires ou dans l'ordre alphabétique des noms des listes en l'absence d'étiquette syndicale.
Le Système de vote étant conçu pour interdire toute altération de l'acte de vote (telle que, par exemple : la modification des bulletins de vote électroniques, le panachage, le double vote), un vote électronique ne peut, dans des conditions normales d'utilisation du Système de vote, être entaché d'irrégularités. Outre le choix d'une liste, seul le vote blanc sera proposé à l'électeur. De plus, une liste de candidats dont tous les noms sont raturés correspondra à un vote blanc.


Article 8.	Gestion des clés de déchiffrement 
Génération des clés de déchiffrement
Conformément aux obligations relatives au vote électronique, chaque membre du Bureau de vote sera titulaire d'une clé de déchiffrement.
Les clés de déchiffrement seront générées par le Système de vote et attribuées à leurs titulaires lors de la réunion de contrôle des données test et scellement du Système de vote organisée avant l'ouverture des scrutins.

Transmission des clés de déchiffrement
Chacune des clés de déchiffrement sera éditée et mise sous enveloppe sous la responsabilité du Prestataire selon un processus sécurisé. Chaque enveloppe sera cachetée à l'aide d'une étiquette indiquant au destinataire qu'elle ne doit être ouverte que lors de la séance de dépouillement des urnes. Les enveloppes ainsi cachetées seront regroupées et adressées en courrier postal suivi au Gestionnaire, qui remettra en main propre les enveloppes cachetées à leurs titulaires, lors de la séance de dépouillement des urnes.
Utilisation des clés de déchiffrement
Les clés de déchiffrement ne seront utilisables qu'à l'issue des votes, lors de la séance de dépouillement, au cours de laquelle elles seront enregistrées dans le Système de vote afin de procéder au dépouillement des urnes.
Au moins deux clés devront être utilisées pour permettre le dépouillement des urnes.
En cas de perte de clés par plus d'un titulaire, leur récupération devra faire l'objet d'une procédure ad-hoc exceptionnelle, mise en œuvre avec le concours du Prestataire.
Sauvegarde des clés de déchiffrement

Des copies de secours des clés de déchiffrement seront sauvegardées au sein du Système de vote dès leur émission. Elles ne seront accessibles qu'en cas de force majeure, selon une procédure sécurisée.
Article 9.	Dépouillement
Procédure de dépouillement
Le dépouillement des urnes aura lieu en présence des membres du Bureau de vote, des représentants de listes souhaitant être présents et du gestionnaire de l'élection.
Après activation des clés de déchiffrement, le Système de vote affichera les résultats du vote pour chaque scrutin.
Le dépouillement du premier tour sera effectué, même si le quorum n'est pas atteint, afin de déterminer la représentativité des organisations syndicales et l'audience des candidats leur permettant d'être désignés pour des fonctions syndicales.
Indépendamment pour chaque scrutin, un second tour sera organisé dans les cas suivants : quorum non atteint au premier tour, un ou plusieurs sièges non pourvus à l'issue du premier tour, carence de candidats au premier tour.
Si un second tour doit avoir lieu, les électeurs en seront informés.
Le premier et le second tour se dérouleront selon les mêmes modalités.




Signature et communication des procès-verbaux
Les procès-verbaux, imprimés sur les formulaires CERFA prévus à cet effet, seront signés par les membres du Bureau de vote. Les procès-verbaux seront adressés par la Société dans les quinze jours à l'Inspection du Travail en deux exemplaires et au Centre de Traitement des Elections Professionnelles en un exemplaire.
Les résultats seront portés à la connaissance du personnel.
Une copie des procès-verbaux sera également transmise par la Société aux organisations syndicales de salariés qui ont présenté des listes de candidats aux scrutins concernés ainsi qu'à celles ayant participé à la négociation du protocole d'accord préélectoral.
Signature et conservation des listes d'émargement
A l'issue du dépouillement, les listes d'émargement seront imprimées et signées par les membres du Bureau de vote.
Les listes d'émargement signées seront placées dans une enveloppe qui sera scellée et conservée par la Société.
L'enveloppe sera détruite à l'issue de la période de recours.
Proclamation des résultats
Le Président du Bureau de vote, ou à défaut un assesseur, proclamera le nom des candidats élus à l'issue de la signature des procès-verbaux.
Article 10.	Conservation et destruction des fichiers support
Le prestataire et/ou la Société conserve(nt) les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde jusqu’à l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive.
À l’expiration de ces délais, il est procédé à la destruction des fichiers supports.
Article 11. Dispositions diverses
Le présent protocole est conclu pour les seules élections des membres de la délégation du personnel du CSE qui se dérouleront au mois de novembre 2019.


Fait à                                , le 16 septembre 2019
En 6 exemplaires, un pour chaque partie

Pour la Société EUROFINS LABAZUR RHONE ALPES	
Madame XX, Présidente	 

Pour les organisations syndicales intéressées :
FORCE OUVRIERE, représentée par Madame XX ; Monsieur XX ; 



CGT représentée par Monsieur XX;


Signer et parapher chaque page.



En Annexe du présent document :
Les nombres de candidats de chaque sexe attendus au sein d'une liste de candidats, selon le nombre de candidats de la liste ;
Le cahier des charges de l’élection comprenant la description détaillée du déroulement des opérations électorales et la description détaillée du fonctionnement du Système de vote.


ANNEXE 1

Les nombres de candidats de chaque sexe attendus au sein d'une liste de candidats, selon le nombre de candidats de la liste ;

Liste de candidats au 1er collège :
6 sièges titulaires = pas obligatoirement de candidats de sexe masculin, mais il est possible d’avoir 1 homme candidat dans cette liste
6 sièges suppléants = pas obligatoirement de candidats de sexe masculin, mais il est possible d’avoir 1 homme candidat dans cette liste


Liste de candidats au 2ème collège :
1 siège titulaire = pas d’obligation de répartition par sexe
1 siège suppléant = pas d’obligation de répartition par sexe