Accord relatif à la constitution, aux moyens, aux modalités de fonctionnement et aux attributions du comité social et économique dans l’entreprise


ENTRE :

La Société Ricoh France SAS, située 7-9 avenue Robert Schuman, BP 70102, 94513 Rungis Cedex, immatriculée au RCS de Créteil sous le numéro B 337 621 841, représentée par Madame ……….., en sa qualité de Directrice des Ressources Humaines, dûment habilitée à l’effet des présentes ; ci-après désignée « Ricoh »

D’UNE PART

ET :

Les Organisations Syndicales représentatives présentes au sein de la Société Ricoh France suivantes :

Le Syndicat CFDT, représenté par : cf. signataire(s) dûment habilité(s) à l’effet des présentes ;

Le Syndicat CFE-CGC, représenté par : cf. signataire(s) dûment habilité(s) à l’effet des présentes ;

Le Syndicat CFTC, représenté par : cf. signataire(s) dûment habilité(s) à l’effet des présentes ;

Le Syndicat FO, représenté par : cf. signataire(s) dûment habilité(s) à l’effet des présentes.

ci-après désignés « les Organisations Syndicales »

D’AUTRE PART



Table des matières






























































PREAMBULE

Le présent accord s’inscrit dans le cadre de la réforme du code du travail, réalisée par les ordonnances n°2017-1386 et 2017-1385 du 22 septembre 2017 ainsi que la loi de ratification n°2018-217 du 29 mars 2018.
Ces ordonnances opèrent une transformation majeure du dialogue social et modifient l’organisation des instances représentatives du personnel, notamment :
Les instances CE/DP et CHSCT fusionnent lors des prochaines élections en une instance unique, le Comité Social Economique (CSE) ; 
Les dispositions des accords sur les anciennes instances représentatives du personnel concernant les instances CE, DP et CHSCT deviennent caduques à compter de la mise en place effective du CSE.
L’ensemble de ces modifications a amené les partenaires sociaux et la Direction de Ricoh à se réunir afin de définir ensemble la nouvelle organisation du dialogue social dans l’entreprise. 
A la suite des réunions de négociation, les parties signataires ont convenu des dispositions ci-dessous.
Les parties réaffirment que les attributions du CSE sont définies par le présent accord et à défaut par le Code du travail. Elles reprennent l’ensemble des prérogatives et missions antérieurement dévolues aux membres du Comité d’entreprise, aux membres du CHSCT et aux délégués du personnel.
Elles rappellent les bonnes pratiques actuellement en vigueur dans l’entreprise à l’occasion du fonctionnement des IRP et acceptent le principe de leur maintien. Le présent accord les signale en tant que telles dans les rubriques correspondantes. 

I – LES REGLES DU DIALOGUE SOCIAL

La qualité du dialogue social repose sur une volonté partagée par l’ensemble des représentants du personnel de respecter les principes énoncés par le Code du travail et plus encore d’en respecter l’esprit général en veillant à une application loyale des droits et devoirs respectifs.
Dans cet esprit, la Direction et les organisations syndicales ayant constitué une section syndicale au niveau de l’entreprise s’engagent à respecter les principes suivants :

I-1 – Pour la Direction  

La Direction s’engage à :
Respecter les libertés individuelles du personnel élu et/ou mandaté et l’exercice du droit syndical ;
Assurer une égalité de traitement au personnel élu et/ou mandaté ;
Fournir les informations et moyens nécessaires à l’exercice des mandats de représentants du personnel ;
Ne pas apporter de gêne particulière à l’exercice du mandat des représentants du personnel ;
Respecter le droit de libre circulation dans l’entreprise tant durant les heures de délégation qu’en dehors de leurs heures habituelles de travail, sous réserve des procédures d’accès particulières de chaque site ;
Respecter le libre accès des locaux mis à disposition des sections syndicales constituées au niveau de l’entreprise et du CSE. 

I-2 – Pour les Institutions Représentatives du Personnel 

Les Organisations Syndicales, les membres du CSE et les Représentants de Proximité s’engagent pour leur part à :
Respecter la confidentialité des informations présentées comme telles par la Direction dans le respect des dispositions légales ; 
Respecter la liberté du travail des salariés de l’entreprise et leurs libertés individuelles ;
Respecter la réglementation et les termes du présent accord ;
Ne pas apporter de gêne particulière à l’accomplissement du travail des salariés à l’occasion de leur mission.

II – LA RECONNAISSANCE D’UN ETABLISSEMENT UNIQUE AU SEIN DE RICOH

A la date de signature du présent accord, Ricoh est composé d’un établissement principal situé à Rungis (siège social), ainsi que de 32 implantations régionales réparties sur le territoire, et situées soit dans des locaux loués sous la forme d’un bail commercial, soit de locaux fournis au titres de convention de service (espaces de travail partagés).
Ces implantations régionales ne disposent d’aucune autonomie de gestion. Le centre de décision Ricoh France à partir duquel s’exerce l’autonomie de gestion du responsable de l’entreprise, et duquel la politique des ressources humaines est déployée est situé au siège social. 
De même, s’y trouvent l’ensemble des Directions et des services fonctionnels de l’Entreprise notamment : la Direction Générale (EMT), la Direction des Ressources Humaines, la Direction Administrative et Financière, les Directions Commerciales, la Direction Communication & Marketing, le service Informatique et la Direction Nationale Service Clients.
Il est rappelé pour information qu’à la date de signature du présent accord, il existe au sein de la Société Ricoh France :
un Comité d’Entreprise unique,
des Délégués du Personnel répartis sur 6 régions,
des Comités d'Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail répartis sur 6 régions,
5 Organisations Syndicales dont 4 représentatives à l’issue des dernières élections DP/CE de mars 2016.
S’y ajoute un Comité de Groupe Ricoh France constitué de la Société Ricoh France et de la Société Rex Rotary.
Compte tenu de ces éléments, les parties conviennent qu’un CSE unique à caractère national constitue la solution la plus adaptée à l’organisation de Ricoh.

III – LA COMPOSITION DU CSE
III-1 – Délégation patronale

Conformément à l’article L. 2315-23 du Code du Travail, le CSE est présidé par l’employeur ou son représentant. En pratique, la présidence est dévolue au Directeur des Ressources Humaines et par subdélégation au Directeur des Relations Sociales.
L’employeur est membre de droit du CSE. Il en est le Président. Sa présence aux séances du Comité est obligatoire et le Comité ne peut, à défaut, valablement siéger. 
Le Président peut se faire assister éventuellement de trois collaborateurs qui ont voix consultative (sans droit de vote).
S’y ajoutent les intervenants ponctuels conviés pour la présentation de points spécifiques relevant de leurs compétences et actés dans l’ordre du jour.

III-2 – Délégation du personnel
III-2-A – Nombre d’élus

Le nombre de membres composant la délégation du personnel est fixé dans le protocole d’accord préélectoral. La délégation du personnel comporte autant de titulaires que de suppléants.
Compte tenu de l’effectif prévisionnel à la date du premier tour, la répartition du CSE serait légalement fixée à 21 titulaires et 21 suppléants. Toutefois, cette disposition n’étant pas d’ordre public, les parties conviennent, compte tenu des moyens attribués au CSE détaillés à l’article V, et de la création des Représentants de Proximité (cf. article VIII), de la répartition suivante :
Pour les élus du CSE : 17 titulaires et 17 suppléants
Pour les Représentants de Proximité : 15 salariés
Ces dispositions seront reprises dans le protocole d’accord préélectoral conformément aux dispositions légales.
La conformité du protocole d’accord préélectoral par rapport à ces recommandations est une condition déterminante et impérative de la validité du présent accord.
III-2-B – Composition du bureau
Les parties s’accordent sur la constitution d’un bureau composé de 4 élus :
un secrétaire et un secrétaire adjoint,
un trésorier et un trésorier adjoint.
Ces membres seront désignés par les élus titulaires du CSE lors de leur 1ère réunion, parmi les membres titulaires du CSE. Il conviendra de définir de façon précise, dans le règlement intérieur du CSE, les missions de chaque membre du bureau.
III-2-C – Règles de suppléance
Conformément à l’article L. 2314-1 du code du travail, les suppléants n’assistent aux réunions qu’en cas d’absence des titulaires. 
Les suppléants ont accès aux mêmes informations que les titulaires et, afin de pouvoir participer aux réunions en cas d’absence des titulaires, reçoivent les convocations à titre indicatif.
Afin d’organiser au mieux le déroulement des réunions du CSE, chaque titulaire informe de son absence lors d’une ou plusieurs réunions du CSE dès qu’il en a connaissance, directement ou à défaut par le biais d’un représentant de son Organisation Syndicale ou d’un autre membre de sa liste. 
Le titulaire absent est remplacé par le suppléant pour toute la durée de la réunion, ou pour chacune des journées si l’instance se tient sur plusieurs jours, réunion préparatoire comprise.
En cas de départ définitif d’un élu titulaire, l’entreprise convoquera alors le/les suppléant(s) conformément aux règles légales de suppléance (article L.2314-37 du Code du Travail) à savoir :
Le délégué titulaire est remplacé par un suppléant élu sur une liste présentée par la même Organisation Syndicale que celle du titulaire : la priorité est donnée au suppléant élu de la même catégorie ;
S’il n'existe pas de suppléant élu sur une liste présentée par l'Organisation Syndicale qui a présenté le titulaire, le remplacement est assuré par un candidat non élu présenté par la même Organisation Syndicale : le candidat retenu est celui qui vient sur la liste immédiatement après le dernier titulaire ou, à défaut, le dernier élu suppléant ;
A défaut, le remplacement est assuré par le suppléant élu n'appartenant pas à l'Organisation Syndicale du titulaire à remplacer mais appartenant à la même catégorie et ayant obtenu le plus grand nombre de voix.

III-3 – Représentation Syndicale

Il est rappelé que, conformément à l’article L. 2314-2 du Code du Travail, chaque Organisation Syndicale représentative au sein de l’entreprise peut désigner un Représentant Syndical au CSE. 
Il assiste aux séances avec voix consultative. Il est choisi parmi les membres du personnel de l’entreprise et doit remplir les conditions d’éligibilité au CSE.

III-4 – Questions relatives à la santé, la sécurité et les conditions de travail

Lorsque des réunions du CSE portent sur des questions de santé, de sécurité et de conditions de travail, assistent avec voix consultative :
Le médecin du travail, qui peut donner délégation à un membre de l’équipe pluridisciplinaire du service de santé au travail ayant compétence en matière de santé au travail ou de conditions de travail (infirmier(ère)s) ; 
Le responsable interne du service de sécurité et des conditions de travail ou, à défaut, l’agent chargé de la sécurité et des conditions de travail ;
L’agent de contrôle de l’inspection du travail ;
L’agent des services de prévention des organismes de sécurité sociale.

IV – LE FONCTIONNEMENT DU CSE
IV-1 – Ordre du jour

L’ordre du jour de chaque réunion du CSE est établi conjointement entre le Président et le Secrétaire. 
En pratique, le Secrétaire peut être assisté du Secrétaire Adjoint du CSE, et le Président d’un collaborateur de son choix. Ils signent conjointement l’ordre du jour et ses éventuels additifs. En cas d’urgence ou d’impossibilité matérielle, il est convenu que l’ordre du jour peut être établi conjointement par échange de mails. 
Les consultations rendues obligatoires par une disposition législative ou réglementaire ou par un accord collectif de travail sont inscrites de plein droit à l’ordre du jour de la réunion.
Lorsque le CSE se réunit à la demande de la majorité de ses membres titulaires, les questions jointes à la demande de convocation sont inscrites de plein droit à l’ordre du jour de la réunion qui se tiendra sous 10 jours ouvrés si les circonstances l’exigent.

IV-2 – Convocation du CSE

Une convocation comportant l’ordre du jour est adressée par courrier électronique à l’adresse professionnelle nominative (ou à l’adresse personnelle par courrier postal quand les circonstances l’exigent), aux membres titulaires du CSE, et aux représentants syndicaux, dans les délais légaux en vigueur sans pouvoir être inférieurs à 3 jours. Elle est également adressée aux membres suppléants pour simple information.
L’ensemble des documents nécessaires à l’information et à la consultation sont en principe transmis avec l’ordre du jour et au plus tard avant le début de la réunion préparatoire.
En pratique, ceux-ci sont déposés dans un répertoire informatique sécurisé auquel ont accès de façon permanente les membres du CSE. 
L’ordre du jour de la réunion du CSE comportant des points relatifs à la santé, à la sécurité et aux conditions de travail est envoyé par voie électronique ou tout autre moyen aux personnes visées à l’article III-4 du présent accord.

IV-3 – Organisation matérielle des réunions
IV-3-A – Lieu et périodicité
Il est convenu que le nombre de réunions du CSE est de 12 réunions par an, soit une réunion sur chaque mois civil. 
Parmi ces 12 réunions, 4 réunions portent notamment sur les questions en matière de santé, sécurité et des conditions de travail, conformément à l’article L. 2315-27 du Code du Travail. Elles sont planifiées en début d’année civile à une fréquence trimestrielle et le calendrier retenu est communiqué aux membres du CSE et aux personnes visées à l’article III-4.
En pratique, les réunions mensuelles se déroulent la 3e semaine de chaque mois et en fonction de la teneur de l’ordre du jour, sur une période de deux jours, dont ½ journée de réunion préparatoire et 1 jour et ½ de réunion plénière.
Il pourra également être organisé des réunions extraordinaires à la majorité de ses membres titulaires ou à l’initiative de la Direction. 
De même, conformément à l’article L. 2315-27 du Code du Travail, le CSE est notamment réuni à la suite de tout accident ayant entraîné ou ayant pu entraîner des conséquences graves ou à la demande motivée de deux de ses membres, sur les sujets relevant de la santé, de la sécurité ou des conditions de travail. 
Il est convenu que les réunions du CSE se tiendront ordinairement au siège social de Ricoh.
IV-3-B – Calendrier des consultations
Le CSE est consulté chaque année, sur :
La situation économique et financière de l’entreprise ;
La politique sociale, les conditions de travail et l’emploi au sein de l’entreprise. Il est informé tous les ans sur les orientations stratégiques de l’entreprise, à l’occasion de la consultation sur la situation économique et financière ;
Les orientations stratégiques de l’entreprise feront l’objet d’une information consultation spécifique tous les 3 ans. Il est précisé que la première consultation triennale se déroulera en 2020, à l’occasion du 20ème MTP.

IV-4 – LA BDES

La base de données économiques et sociales (ci-après la BDES) a été conçue par le législateur comme un outil de nature à donner l’accès à tout moment aux représentants du personnel/organisations syndicales à un certain nombre d’informations. Afin de donner toute son efficience à cette base de données au sein de l’entreprise, il est apparu opportun de l’adapter à l’organisation de l’entreprise. 

Il est ainsi convenu ce qui suit :
IV-4-A – Architecture de la BDES
La BDES est logée sur un répertoire informatique sécurisé, à savoir le serveur « S », ou tout système qui viendrait à s’y substituer.
IV-4-B – Droit d’accès
Ce répertoire est accessible de façon permanente aux membres du CSE, Représentants Syndicaux et Délégués Syndicaux.
IV-4-C – Contenu
La BDES comporte les informations au titre de l’année en cours. Les renseignements apportés au titre des années précédentes sont conservés à partir de 2019. 





IV-5 – Déroulement des réunions
IV-5-A – Réunion préparatoire
Les réunions préparatoires sont considérées comme du temps de travail effectif pour les élus titulaires du CSE et les Représentants Syndicaux au CSE et ne s’imputent donc pas sur les heures de délégation.
Les suppléants peuvent assister aux réunions préparatoires lorsqu’ils remplacent un titulaire. Ce temps sera rémunéré comme du temps de travail effectif.
En pratique, et en fonction de la teneur de l’ordre du jour (par exemple informations, consultations multiples, expertises etc…), la durée de cette réunion préparatoire, habituellement d’1/2 journée, peut être augmentée en accord avec la Direction.
IV-5-B – Réunion Plénière
Les réunions du CSE sont présidées par le Président du CSE. Il ouvre la séance et fait procéder à la désignation d’un Secrétaire ad-hoc en l’absence du Secrétaire et du Secrétaire Adjoint.
La réunion du CSE a pour objet le débat et la confrontation des points de vue entre Direction et représentants du personnel, sur les points inscrits à l’ordre du jour. Ceci implique que :
Tout membre du CSE doit pouvoir s’exprimer qu’il soit titulaire avec voix délibérative ou représentant syndical avec voix consultative. Chacun est en droit de faire valoir son point de vue sur les questions en débat.
Le Secrétaire et le Président doivent gérer les débats et permettre l’échange et la plus grande liberté d’expression des membres. 
La confrontation n’exclut pas le respect, et même si une certaine liberté de ton est permise, les participants doivent produire leurs meilleurs efforts pour maintenir un environnement cordial et courtois. 
La multiplicité des questions posées impose la présence en réunion d’intervenants opérationnels internes ou externes, ce que les membres acceptent par principe.
La Direction s’engage à être totalement transparente en ce qui concerne les différents aspects des sujets abordés, qu’ils soient à son initiative ou à celle des élus dans la limite du secret des affaires.
Les membres du CSE sont tenus au secret professionnel sur les questions relatives au secret de fabrication et à une obligation de discrétion à l’égard des informations justifiées par un caractère confidentiel et présentées comme telles par la Direction.
En pratique, le Président informe au plus tôt le Secrétaire du déroulement de la séance (intervenants, heures de passage) et annonce en début de séance l’ensemble des intervenants externes, ainsi que l’agenda de la réunion. Compte tenu des contraintes d’agenda des différents intervenants, les questions sont regroupées par thèmes et ne sont pas forcément traitées dans l’ordre de présentation.
Le Secrétaire et le Président s’engagent à traiter de manière équilibrée les questions issues des élus et de la Direction durant le déroulé de la séance.
A tout moment, le Secrétaire ou le Président peuvent provoquer une suspension de séance, si les circonstances l’exigent.
Lorsque l’ordre du jour est épuisé, le Président clôture la séance.
IV-5-C – Votes et délibérations
Conformément à l’article L. 2312-8 du Code du Travail, le CSE est consulté sur les questions intéressant l’organisation, la gestion et la marche générale de l’entreprise, notamment sur :
Les mesures de nature à affecter le volume ou la structure des effectifs ;
La modification de son organisation économique ou juridique ;
Les conditions d’emploi, de travail, notamment la durée du travail, et la formation professionnelle ;
L’introduction de nouvelles technologies, tout aménagement important modifiant les conditions de santé et de sécurité ou les conditions de travail ;
Les mesures prises en vue de faciliter la mise, la remise ou le maintien au travail des accidentés du travail, des invalides de guerre, des invalides civils, des personnes atteintes de maladies chroniques évolutives et des travailleurs handicapés, notamment sur l’aménagement des postes de travail.
Outre les thèmes prévus à l’article L. 2312-8 du Code du Travail, le CSE est consulté dans les cas suivants :
Mise en œuvre des moyens de contrôle de l’activité des salariés ;
Restructuration et compression des effectifs ;
Licenciement collectif pour motif économique ;
Opération de concentration ;
Offre publique d’acquisition ; 
Procédures de sauvegarde, de redressement et de liquidation judiciaire.
Les résolutions du CSE sont prises à la majorité des votants présents. Il n’y a pas de quorum. Le Président du CSE ne participe pas au vote lorsqu’il consulte les membres élus du comité en tant que délégation du personnel.
Il est rappelé que les Représentants Syndicaux au CSE n’ont qu’une voix consultative. Ils ne participent donc pas aux votes.
Sauf dispositions légales contraires, les membres du CSE disposent d’un délai d’un mois pour rendre leur avis. En cas d’intervention d’un expert, ce délai est porté à 2 mois. A l’expiration du délai le CSE est réputé avoir rendu un avis négatif.
Conformément aux disposition du Code du travail, le délai précité court à compter de la transmission de la totalité des informations précises et écrites nécessaires à la consultation, aux membres du CSE.
Les délibérations du CSE sont consignées dans le procès-verbal établi selon les règles décrites à l’article IV-5-F.
IV-5-D – Droit d’alerte
Tout membre de la délégation du personnel au CSE peut exercer :
Un droit d’alerte en cas d’atteinte au droit des personnes dans les conditions en vigueur dans le Code du Travail et actuellement définies et expliquées à l’article L. 2312-59 du Code du Travail ;
Un droit d’alerte en situation de danger grave et imminent ainsi qu’en matière de santé publique et d’environnement dans les conditions en vigueur dans le Code du Travail et actuellement définies et expliquées à l’article L. 2312-60 du Code du Travail ;
Un droit d’alerte économique dans les conditions en vigueur dans le Code du Travail et actuellement définies aux articles L. 2312-63 à L. 2312-69 du Code du Travail ;
Un droit d’alerte social dans les conditions en vigueur dans le Code du Travail et actuellement définies à l’article L. 2312-70 et suivants du Code du Travail.
IV-5-E – Prise de notes 
Pour réaliser le procès-verbal de la réunion, la Direction ou le CSE peut choisir de recourir à une prise de notes par une société extérieure. Cette société sera tenue à la même obligation de discrétion que les membres du CSE.
En pratique, Ricoh prend en charge sur présentation des factures justificatives les frais de prise de note par une société extérieure pour les réunions extraordinaires déclenchées à son initiative.
IV-5-F – Etablissement du procès-verbal
Les délibérations du CSE sont consignées dans un procès-verbal établi par et sous la responsabilité du Secrétaire du CSE. 
Dès réception par la société rédactrice ou dès établissement par le Secrétaire, le procès-verbal est transmis à l’ensemble des membres du CSE pour d’éventuelles corrections ou précisions, il est ensuite transmis à l’employeur par le Secrétaire du CSE, dans la mesure du possible, au moins 8 jours avant la réunion plénière ordinaire suivante.
Le procès-verbal est ensuite approuvé en séance sur la base des demandes de modifications des membres du CSE, dont celles du Président, qui doivent être émises 3 jours ouvrés avant la séance.
Le Secrétaire délivre, dans la mesure du possible, sur la demande du Président du CSE, un extrait du procès-verbal. 

V – LES MOYENS DU CSE
V-1 – Heures de délégation

Les parties sont convenues que les dispositions relatives au nombre d’heures de délégation mensuelles des membres titulaires et suppléants du CSE seront reprises dans le protocole d’accord préélectoral conformément aux dispositions légales.
Les parties s’accordent néanmoins à recommander, compte tenu de l’organisation du CSE telle qu’elle résulte du présent accord, de fixer les heures de délégation comme suit :
Titulaires :  équivalent d’un temps plein, à savoir 151,67 heures par mois ou 218 jours maximum par an pour les cadres au forfait jours, incluant les réunions à l’initiative de l’employeur,
Suppléants : aucune heure de délégation.
La conformité du protocole d’accord préélectoral par rapport à cette recommandation est une condition déterminante et impérative de la validité du présent accord.
Les titulaires ayant par définition la capacité de consacrer l’intégralité de leur temps de travail à leur mandat bénéficient des adaptations suivantes :
Au début du mandat et en cas de nécessité, entretien de cadrage avec le manager et un support RH, pour la détermination du programme de travail de l’année prenant en compte la part prévisionnelle de temps de travail dédiée à l’activité de représentant du personnel, étant précisé que les élus titulaires pourront opter pour une représentation à 100% ;
Maintien intégral de la rémunération pour les temps de délégation dans le respect de l’accord du 25 septembre 2009 sur les modalités de compensation de la rémunération des représentants du personnel.
Pour l’ensemble des élus, il est procédé chaque année, au moment des augmentations de salaire, à une vérification par la Direction des Ressources Humaines visant à s’assurer de la non-discrimination de ces salariés en termes de rémunération.

V-2 – Budget du CSE
V-2-A – Phase de transition post CE
Dans un souci de faciliter, d’une part, la gestion des ASC proposées aux salariés en fin d’année 2019 et, d’autre part, les traitements comptables engendrés par la dévolution du CE Ricoh France au profit du CSE Ricoh France, les élus du CE administreront les affaires courantes du Comité d’Entreprise Ricoh France, pour la période allant de la date de fin de mandat au 31 décembre 2019. 
Par conséquent, les élus s’engagent à gérer les dépenses courantes des AEP (notamment constitués des frais de sténotypie, documentation, honoraires juridiques) et des ASC (chèques cadeaux Noël adultes et enfants, voyages et séjours des enfants, clubs de sport, billetterie cinéma, frais de garde des enfants, mariages et pacs, retraités, ...).
Les élus du CE n’auront aucune habilitation pour engager le futur CSE sur des prestations ultérieures.
A compter du 1er janvier 2020, seuls les élus du CSE auront la responsabilité de la gestion du Comité Social et Economique.
V-2-B – Budget de fonctionnement
Ce budget est destiné à couvrir les dépenses engagées par le CSE pour son fonctionnement et l’exercice de ses attributions économiques et professionnelles.
Il est fixé à 0,20% de la masse salariale brute dans les entreprises de cinquante à moins de deux mille salariés et à 0,22% de la masse salariale brute dans les entreprises d'au moins 2 000 salariés.
Il pourra être augmenté en fonction de la loi ou de décision de la Direction.
Le CSE peut décider, par une délibération, de transférer tout ou partie du montant de l’excédent annuel du budget de fonctionnement au financement des activités sociales et culturelles, dans la limite de 10% de cet excédent.
V-2-C – Budget des activités sociales et culturelles
Ce budget est notamment destiné à couvrir selon la définition jurisprudentielle toute activité non obligatoire légalement, quels qu’en soient sa dénomination, la date de sa création et son mode de financement, exercée principalement au bénéfice du personnel de l’entreprise, sans discrimination, en vue d’améliorer les conditions collectives d’emploi, de travail et de vie du personnel au sein de l’entreprise.
Il est fixé à 0,85% de la masse salariale brute et pourra évoluer en fonction de la loi.
En cas de reliquat budgétaire le CSE peut décider, par une délibération, de transférer tout ou partie du montant de l’excédent annuel du budget destiné aux activités sociales et culturelles au budget de fonctionnement ou à des associations.

V-3 – Local du CSE

Conformément à l’article L. 2315-25 du Code du Travail, un local aménagé et le matériel nécessaire à l’exercice de ses fonctions sera mis à disposition du CSE pour permettre au CSE de fonctionner dans les meilleures conditions possibles. 

VI – LES COMMISSIONS DU CSE

Les parties conviennent que les commissions du CSE constituent un organe majeur de préparation des séances plénières du comité. Elles ont pour mission d’étudier les éléments relevant de leurs compétences, de procéder à une analyse et d’en extraire une synthèse en vue d’être présentée en plénière.
Chaque commission fait le relais avec les autres membres du CSE autant que de besoin. Des moyens sont donc attribués aux Commissions et/ou à leurs membres par le présent accord afin qu’elles puissent mener leurs missions tout en veillant à désengorger les réunions plénières du CSE. 
Les mandats des membres des commissions prennent fin avec la fin des mandats du CSE.

VI-1 – Commission santé, sécurité et conditions de travail (CSSCT)
VI-1-A – Composition
La CSSCT est présidée par l’employeur ou son représentant. Il peut se faire assister par des collaborateurs appartenant à l’entreprise et choisis en dehors du comité. Ensemble, ils ne peuvent pas être en nombre supérieur à celui des représentants du personnel titulaires présents lors de la réunion.
Elle est en outre composée de 5 membres désignés par le CSE parmi ses membres, selon le processus décrit à l’article VI alinéa 3 (dont au moins deux représentants du second collège électoral, ou le cas échéant du troisième collège). Elle désigne parmi ses membres un secrétaire obligatoirement parmi les membres titulaires du CSE.
A ces 5 membres s’ajoutent 5 Représentants de Proximité, un sur chacune des 5 régions, désignés parmi les Représentants de Proximité selon les conditions définies à l’article VIII.
Le présent accord confiant tout ou partie des attributions du CSE à la CSSCT, conformément aux dispositions de l’article L. 2314-3 il est prévu qu’assistent avec voix consultative aux réunions convoquées à l’initiative du Président les personnes désignées à l’article III-4 du présent accord.
Le(s) infirmièr(e)s du siège de l’entreprise et toute autre personne compétente sur les questions de santé, de sécurité et de conditions de travail portées à l’ordre du jour sont invités permanents aux réunions. 
VI-1-B – Rôle de la CSSCT
La CSSCT se voit confier ses attributions relatives à la santé, à la sécurité et aux conditions de travail à l’exception des attributions consultatives du CSE et du recours à un expert ainsi que des domaines relevant de la compétence des représentants de proximité.
Elle traite notamment des points suivants :
Contribution à la prévention et à la protection de la santé mentale et physique des salariés,
Analyse des risques professionnels et mise à jour du DUERP,
Suivi des accidents de travail, de trajet et des maladies professionnelles,
Préparation des consultations du CSE dans les matières qui la concernent,
Coordination des représentants de proximité dans les matières qui la concernent,
Suivi des enquêtes locales menées par les représentants de proximité.
VI-1-C – Fonctionnement de la CSSCT
La CSSCT se réunit au moins 4 fois par an, à raison d’une fois par trimestre. Le Président et le Secrétaire, ou le Président et un membre de la CSSCT désigné par ladite commission en cas d’absence du Secrétaire, établissent l’ordre du jour qui est envoyé par courrier électronique à leurs adresses professionnelles aux membres de la commission au moins 5 jours avant la réunion.
Le procès-verbal de la réunion est établi par le Secrétaire et expédié aux membres du CSE dans le mois qui suit la réunion et si possible au moins 8 jours avant la réunion de CSE pour le cas de la préparation d’une consultation de celui-ci.
Les membres de la CSSCT bénéficient, dans le cadre de missions exceptionnelles justifiées par une urgence et validées conjointement par le Secrétaire de la CSSCT et la Direction, de :
La possibilité de déplacements exceptionnels pris en charge par Ricoh France en respectant la politique voyage en vigueur ;
La prise en charge par Ricoh France des frais d’hébergement et de repas du soir selon la politique en vigueur, en cas de temps de trajet supérieur à 2h30, dans la limite de 3 nuitées annuelles par membre de la CSSCT ;
Si un CSE est convoqué par la Direction suite à un accident ayant entraîné ou pouvant entraîner des conséquences graves, le ou les membre(s) de la CSSCT concerné(s) par ce risque sera/seront automatiquement invité(s) à participer à ladite réunion extraordinaire.
VI-1-D – Remplacement des membres de la CSSCT et fin des mandats
Les membres de la commission CSSCT qui quittent cette commission sont remplacés par un membre du CSE, selon les modalités de désignation des membres de la commission décrite à l’article VI-1-A.
Les mandats des membres de la commission prennent fin en même temps que ceux des élus du CSE.

VI-2 – Autres commissions

Outre la CSSCT, les commissions obligatoires suivantes sont mises en place :
Commission économique
Commission logement
Commission formation
Commission égalité professionnelle
Les commissions sont désignées parmi les élus du CSE (titulaires ou suppléants) selon le processus décrit à l’article VI alinéa 3.
Elles désignent parmi leurs membres leur Président, mis à part la Commission économique, présidée par l’employeur.
En outre, comme l’article L. 2315-45 du Code du Travail l’y autorise, l’employeur peut adjoindre aux commissions avec voix consultative des experts et des techniciens appartenant à l’entreprise et choisis en dehors du CSE.
Les référents en matière de lutte contre le harcèlement sexuel et les agissements sexistes côté Direction et côté CSE assistent de droit à la commission égalité professionnelle.
Les commissions se réunissent 1 fois par an sur convocation du Président (2 fois pour la commission économique). D’autres réunions sont possibles, en dehors de la présence du Président auquel cas le temps de réunion et de déplacement est à imputer sur le crédit d’heures de délégation, aux frais du CSE (budget de fonctionnement).
Tout salarié peut se joindre aux réunions des commissions (hors CSSCT). Il y participe hors temps de travail.
Les membres des commissions bénéficient d’une prise en charge de leur frais de déplacement dans le cadre des réunions obligatoires organisées à l’initiative de l’employeur.

VI-3 – Remplacement des membres des Commissions et fin des mandats 

Les membres des commissions qui les quittent sont remplacés par un membre du CSE, selon les modalités de désignation des membres des commissions, décrites à l’article VI alinéa 3. 
Les mandats des membres des commissions prennent fin en même temps que ceux des élus du CSE.

VII – Le référent CSE en matière de lutte contre le harcèlement

Depuis le 1er janvier 2019, un référent en matière de lutte contre le harcèlement sexuel et les agissements sexistes est désigné par le CSE parmi ses membres (titulaires ou suppléants), sous la forme d'une résolution adoptée selon les modalités définies à l'article L. 2315-32, pour une durée qui prend fin avec celle du mandat des membres élus du comité (article L. 2314-1, al. 4 du Code du Travail).

VIII – LES REPRESENTANTS DE PROXIMITE
VIII-1 – Missions

Les représentants de proximité ont pour mission de relayer aux membres du CSE les réclamations individuelles relatives à l’application du code du travail et aux autres dispositions légales concernant notamment la protection sociale, ainsi que des conventions et accords applicables dans l’entreprise. 
Ils documentent en concertation avec le service RH la plateforme de règlement des questions individuelles. Ils participent de droit aux commissions de proximité.
Les représentants de proximité centralisent lors de leurs réunions de « commissions de proximité » telles que définies à l’article VIII-3, les problématiques locales rencontrées. Dès lors qu’ils ne sont pas à même de solutionner une situation locale, ils en informent soit la CSSCT soit directement le CSE par le biais de son secrétaire.
Les attributions des représentants de proximité s’exercent au profit des salariés et des stagiaires de l’entreprise, dans le périmètre régional dans lequel ils ont été désignés.
Si un représentant de proximité constate, notamment par l’intermédiaire d’un salarié, qu’il existe une atteinte aux droits des personnes, à leur santé physique et mentale ou aux libertés individuelles dans l’entreprise qui ne serait pas justifiée par la nature de la tâche à accomplir, ni proportionnée au but recherché, il en saisit immédiatement l’employeur (via le correspondant RH de région) sans délai ainsi que la CSSCT.
Cette atteinte peut notamment résulter de faits de harcèlement sexuel ou moral ou de toute mesure discriminatoire en matière d’embauche, de rémunération, de formation, de reclassement, d’affectation, de classification, de qualification, de promotion professionnelle, de mutation, de renouvellement de contrat, de sanction ou de licenciement.
Un représentant de proximité exerce les droits d’alerte en situation de danger grave et imminent ainsi qu’en matière de santé publique et d’environnement dans les conditions prévues, selon le cas, aux articles L. 4132-1 à L. 4132-5 et L. 4133-1 à L. 4133-4.

VIII-2 – Nombre de représentants de proximité et heures de délégation

En tenant compte des spécificités géographiques et organisationnelles de l’entreprise, il est convenu de mettre en place des Représentants de Proximité (RP).
Les RP sont désignés par les élus titulaires du CSE parmi les listes des candidats aux élections professionnelles, à raison de 3 représentants par région opérationnelle, à savoir 15 au maximum (Nord/Est – Sud/Est – Ouest – Sud/Ouest – IDF).
Pour l’exercice de leur mission, les représentants de proximité disposent d’un crédit mensuel de 22,5 heures de délégation ou 3 jours pour les cadres autonomes. Il est précisé que les temps de transport excédant le temps normal entre le domicile et le lieu de travail du salarié ne sont pas décomptés du temps de délégation, mais sont considérés comme étant des temps de trajet.

VIII-3 – Commissions de proximité

Les commissions de proximité sont composées des représentants de proximité et des élus du CSE suppléants et titulaires de la région considérée. Un Secrétaire est désigné lors de la première réunion de commission de proximité par ses membres. Il est en charge d’établir les ordres du jour et les procès-verbaux des réunions.
Les commissions de proximité se réunissent au moins 4 fois par an, en présence des représentants régionaux de l’employeur, dans la limite du nombre de représentants du personnel.
Les commissions de proximité ont délégation du CSE pour transmettre à l’employeur :
Les questions d’hygiène et sécurité liées aux locaux de la région
Les questions relatives à la sécurité des salariés de la région
Les réclamations individuelles des salariés 
Les vœux des salariés en cas de transformation ou de déménagement
Leurs recommandations en cas d’aménagement de poste de travail
Les commissions de proximité rendent compte une fois par an au CSE du bilan de leurs actions par un rapport oral ou écrit présenté par le Secrétaire de la commission de proximité. Les membres des commissions de proximité bénéficient trimestriellement dans le cadre de leurs missions de 2 possibilités de déplacement pris en charge par Ricoh France en respectant la politique voyage en vigueur, si la distance entre agence excède 2h30 de transport. 
En cas de circonstances graves le justifiant, un voyage supplémentaire peut être accordé par la Direction.
Dans ce cas, les frais d’hébergement et de repas du soir sont également pris en charge par Ricoh France selon la politique en vigueur.

VIII-4 – Remplacement des membres de la Commission de proximité

En cas de départ d’un RP, un nouveau RP est désigné selon les modalités de désignation des membres de la commission, décrites aux l’articles VI alinéa 3 et VIII-2.
Les mandats des membres de la commission de proximité prennent fin en même temps que ceux des élus du CSE.

IX – LES DISPOSITIONS RELATIVES A LA FIN DES MANDATS
IX-1 – Entretien avec la Direction des Ressources Humaines

A l’issue de chaque mandature, l’ancien membre du CSE et/ou l’ancien Représentant de Proximité a un entretien avec la Direction des Ressources Humaines au cours duquel il est :
procédé au recensement des compétences acquises au cours du mandat, 
précisé les modalités de valorisation de l'expérience ainsi acquise, 
identifié les aspirations du salarié. 
Sur la base de ce recensement, il est déterminé le cas échéant les emplois permettant de valoriser ses compétences, au-delà du poste occupé par le salarié ci-après « Mobilité professionnelle ». Il peut être procédé, si besoin, à un bilan de compétences ou un bilan d’employabilité réalisée par un cabinet externe financé par la Société et le CPF du salarié.
A défaut d’emplois permettant de valoriser les compétences, l’ancien membre du CSE et/ou l’ancien Représentant de Proximité reste à ses fonctions actuelles sous réserve de la réalisation de formation de mise à niveau si nécessaire.

IX-2 – Moyens d’accompagnement spécifiques

L’ancien membre du CSE et/ou l’ancien Représentant de Proximité peut bénéficier en accord avec la Société :
d’un congé de mobilité aux fins de réaliser une reconversion professionnelle en dehors de la Société,
d’une mobilité professionnelle au sein du groupe résultant de l’entretien défini à l’article ci-dessus.
Les commerciaux reprenant un portefeuille de clients et rémunérés essentiellement à la commission peuvent bénéficier pendant 1 an d’un maintien mensuel de leur rémunération moyenne des 12 derniers mois précédant leur retour dans leur poste. 

IX-3 – Congé de mobilité

Objet du congé de mobilité
Le congé de mobilité a pour objet de favoriser le retour à un emploi stable par des mesures d’accompagnement, des actions de formation et des périodes de travail. Il peut également être l’occasion pour un salarié de créer ou reprendre une entreprise ou s’inscrire dans le cadre d’une reconversion professionnelle longue.
Formalisation
L’ancien membre du CSE et/ou l’ancien Représentant de Proximité doit dans les 15 jours suivant l’entretien prévu à l’article IX-1 ci-dessus faire part de son souhait de bénéficier d’un congé de mobilité en dehors de la Société. Il lui appartient de présenter son projet. La Société confirme dans les 15 jours son accord ou les raisons de son refus.
En cas d’accord, une convention est formalisée entre la Société et l’ancien membre du CSE et/ou l’ancien Représentant de Proximité fixant les droits et obligations au titre du congé de mobilité.
Durée
Le congé de mobilité est d’une durée de 6 mois.
Pendant son congé de mobilité, l’ancien membre du CSE et/ou l’ancien Représentant de Proximité s’attache à réaliser son projet.
Mesures d’accompagnement
L’ancien membre du CSE et/ou l’ancien Représentant de Proximité bénéficie de l’assistance d’un cabinet aux fins de l’aider dans la réalisation du projet dans la limite de 3000 euros HT.
De même, il peut bénéficier d’un budget de formation à hauteur de 4000 euros HT aux fins de réaliser son projet.
Rémunération
L’ancien membre du CSE et/ou l’ancien Représentant de Proximité bénéficie d’une rémunération égale à 65% de la rémunération brute mensuelle moyenne sur laquelle ont été assises les contributions à l’assurance chômage au titre des 12 derniers mois précédant l’entrée dans le congé de mobilité.
Information du CSE
La Société s’engage à informer le CSE à chaque nouvelle mandature du nombre de congé de mobilité alloués au titre des présentes.

IX-4 – Mobilité professionnelle au sein de la Société dans le cadre de l’entretien

Afin de favoriser la mobilité professionnelle de l’ancien membre du CSE et/ou l’ancien Représentant de Proximité, la Société s’engage à financer les formations nécessaires qui sont réalisées pendant le temps de travail, afin de permettre à ce dernier d’atteindre son objectif de repositionnement, dans la limite d’un budget maximal de 2000 euros HT.
L’ancien membre du CSE et/ou l’ancien Représentant de Proximité bénéficie également, à la prise effective de ses nouvelles fonctions et sous réserve que les formations ont été suivies et que l’intéressé a acquis les compétences théoriques requises, d’une période d’adaptation de 3 mois dans l’exercice de ses nouvelles fonctions.
L’intéressé ou la Société peut après l’expiration d’une période de 2 mois mettre fin à la période d’adaptation, sous réserve d’un délai de prévenance de 15 jours. Les raisons de la rupture doivent être communiquées par la partie qui rompt la période d’adaptation.
En cas de période d’adaptation non conclusive, l’intéressé réintègre ses précédentes fonctions aux conditions de rémunération initiales si dans le cadre de la mobilité, la structure et/ou le montant de sa rémunération ont été modifiés.

X – LES DISPOSITIONS FINALES
X-1 – Date et durée d’application 

Conformément à l’article L. 2261-1 du Code du Travail, le présent accord entre en vigueur à la date de la proclamation des résultats du premier tour des élections du CSE, pour une durée de quatre ans.
A l’issue, il prend fin automatiquement et sans formalité spécifique à accomplir.
Toutefois, les parties se réservent la possibilité de reconduire expressément les présentes dispositions sur accord unanime des parties signataires.

X-2 – Adhésion 

Conformément aux dispositions de l’article L. 2261-3 du Code du Travail, toute Organisation Syndicale représentative, qui n’est pas signataire du présent accord, peut y adhérer ultérieurement. Cette adhésion ne peut être partielle et concerne nécessairement l’ensemble des termes de l’accord. 
L’adhésion doit faire l’objet de la part de son auteur, du dépôt prévu à l’article D. 2231-2 du Code du Travail. Elle doit, en outre, être notifiée par lettre recommandée aux parties signataires dans un délai de 8 jours à compter de ce dépôt. Elle est valable à compter du lendemain du jour de sa notification au secrétariat du greffe du Conseil des Prud’hommes compétent. 

X-3 – Révision de l'accord 

Le présent accord peut être révisé dans les conditions prévues par le Code du travail. Toute demande de révision doit être signifiée par courrier recommandé aux autres parties.

X-4 – Publicité et formalités de dépôt 

Conformément, à l’article D. 2231-2 du Code du Travail, le présent accord ainsi que les pièces prévues aux articles D. 2231-6 et D. 2231-7 du Code du Travail devant l’accompagner sera déposé, par la Direction, selon les modalités prévues à l’article D. 2231-4 du Code du Travail sur la plateforme de télé-procédure du Ministère du Travail.
De même, en vertu du même l’article D. 2231-2 du Code du Travail, la Direction remet également un exemplaire de chaque convention ou accord au greffe du Conseil de Prud’hommes du lieu de conclusion.

Fait à Rungis, le 11 septembre 2019, en 8 exemplaires originaux.

Pour la Société Ricoh France

Madame ………………….
Directrice des Ressources Humaines 


Et les Organisations Syndicales suivantes :