Accord instituant le vote électronique
pour les élections des représentants du personnel



Entre les soussignés


Les sociétés composant l’Unité Economique et Sociale Next (ci-après dénommée « UES Next », « la Direction » ou « l’Entreprise »), telle que constituée à la date de signature du présent accord (cf annexe1)

Représentées par xxxx, dument habilité,


D’une part


Et


Les organisations syndicales représentatives :

xxxxx, représentant l'organisation syndicale SNME-CFDT, en vertu du mandat dont il dispose,

xxxx, représentant l'organisation syndicale SNRT-CGT Audiovisuel et le SNJ-CGT, en vertu du mandat dont il dispose,

xxxx représentant l'organisation syndicale SNJ, en vertu du mandat dont il dispose,

Ci- après dénommées ensemble les « Organisations Syndicales » ou les « Délégués Syndicaux ».


D’autre part


Il a été conclu le présent accord


Préambule

En application des dispositions de l’article L2314-26 et R.2314-5 du Code du Travail, les parties sont convenues d’aménager le processus des opérations de vote en ayant recours au vote électronique.
Dans cette perspective, la Direction a pris contact avec la Société GEDICOM, spécialisée dans les technologies Internet, plus particulièrement dans le développement du vote électronique, afin de déterminer les conditions de son intervention lors du processus électoral au sein de l’UES NEXT. 
Elle a pu prendre connaissance des modalités de conception et mise en place du système de vote électronique proposées par GEDICOM, sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires en application des articles R.2314-5 et suivants du décret pris en application de l’article 1er de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017, ainsi que de l’arrêté du 25 avril 2007.
Le système déployé par GEDICOM assure la confidentialité des données transmises (fichiers contenant les listes électorales des collèges) ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.
Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement de l’urne ne seront accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
Le système de vote électronique mis en place par la société GEDICOM a été audité et l'audit mis à disposition de la commission nationale informatique et libertés.
La Direction et les organisations syndicales représentatives ont pu convenir de l’ensemble des modalités du dispositif parallèlement à la négociation du protocole d’accord pré-électoral.  Après avoir vérifié la fiabilité du dispositif proposé par GEDICOM, les parties ont convenu de mettre en place le dispositif de vote électronique qui suit.


Article 1 – Modalités d’organisation des opérations 

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que l’organisation technique du vote électronique des élections professionnelles seront organisées par le « fournisseur prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction, à savoir la Société GEDICOM.


Article 1.1 : Etablissement des fichiers 

Conformément aux réglementations en vigueur, les données pouvant être enregistrées sont les suivantes :
pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d'entrée dans l'entreprise, âge, collège, entreprise d’appartenance ;
pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, moyen d'authentification et, le cas échéant, coordonnées ;
pour les listes d'émargement : collège, noms et prénoms des électeurs ;
pour les listes des candidats : collège, noms, prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant ;
pour les listes des résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires mentionnés ci-après.

Les destinataires de ces informations sont les suivants :

pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, personnes habilitées à la DRH ;
pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant ;
pour les listes d'émargement : membres des bureaux de vote, et en cas de contrôle, les personnes habilitées de la DRH ;
pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, personnes habilitées de la DRH ;
pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l'emploi, syndicats, employeurs ou personnes habilitées de la DRH.


Article 1.2 : Modalités des élections
Afin d'assurer un taux de participation optimum, et ceci aussi bien pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, les élections pourront avoir lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord pré-électoral.
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel lieu et terminal Internet (lieu de travail, domicile…) en se connectant sur le site sécurisé dédié et propre aux élections professionnelles de l’UES NEXT.
Les salariés seront informés par mail de l’ouverture et de la fermeture des bureaux de vote virtuels internet. Par ailleurs, pendant la période de vote, un ou plusieurs rappels pourront être soumis à l’ensemble des électeurs pour leur rappeler l’échéance électorale.


Article 1.3 : Bulletins de vote 

Le prestataire, GEDICOM, assure la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote. 
Le prestataire reproduit sur le serveur les listes des noms et les photos des candidats telles qu’elles auront été émises par leurs auteurs et transférées par la DRH, accompagnées le cas échéant des professions de foi des listes correspondantes. 
Les listes de candidats seront présentées sur le site de vote dans l’ordre établi par tirage au sort.
Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés. 


Article 2 – Déroulement des opérations de vote
A titre liminaire, il est indiqué que tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés. Ainsi, une note explicative précisera les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du premier tour de scrutin. 

De même, il sera procédé avant que le scrutin ne soit ouvert :
par le prestataire : à un test du système de vote électronique et à un test spécifique du système de dépouillement à l’issue duquel le système est scellé ;
par les membres du bureau de vote : à la vérification préalable des urnes (urne vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet).


Article 2.1 : Modalités d’accès au serveur de vote
Chaque électeur recevra avant le premier tour des élections, par courrier et par courriel, un code d’identification personnel généré de manière aléatoire par le prestataire. Seul le prestataire aura connaissance de ce code d’identification. Le code secret sera généré de manière aléatoire après la saisie du code d’identification sur la page d’accueil du site web du Prestataire.
Dans l’hypothèse où un second tour de scrutin devait être organisé, les salariés utiliseront les identifiants du premier tour (code d’identification et code secret).
L’authentification de l’électeur sera ainsi assurée par un serveur dédié après saisie par l’utilisateur du code d’identification, du code secret mais également d’un code à 4 chiffres, dit « défi complémentaire », composé de son jour de naissance et de son numéro de département.
Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.

A l’aide de son code d’identification, de son code secret et du « défi complémentaire », l’électeur pourra par conséquent voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections professionnelles créé pour l’occasion par le Prestataire.
Une fois connecté pour l’élection du CSE, tant des membres titulaires que des membres suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son scrutin selon son collège et/ou son périmètre d’appartenance. 
Chaque saisie du code d’identification, du code secret et du « défi complémentaire » vaudra ainsi signature de la liste d’émargement dès réception du vote.


Article 2.2 : Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin 

Afin de répondre aux exigences posées par les articles R2314-7 du Code du Travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. Le vote émis par l’électeur sera ainsi crypté et stocké dans une urne électronique dédiée, sans aucun lien avec le fichier d’authentification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales. 

Les membres désignés du bureau de vote constitué pourront consulter tout au long du scrutin, grâce à une clef d’accès, la liste d’émargement en ligne, le compteur de bulletins et les taux de participation.


Article 2.3 : Opérations de dépouillement
A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôlent la fermeture du scrutin (article R.2314-15 du Code du Travail). Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.
Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes par les membres du bureau de Vote (Président, Assesseur).
Les membres du bureau de Vote éditent les procès-verbaux et leurs listes d’émargement et proclament les résultats.


Article 3 - Durée, dépôt et publicité de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée, correspondant à la durée de la mandature à venir.
Le présent accord sera, conformément aux dispositions des articles L 2231-6 et D 2231-2 du Code du travail, établi en un nombre suffisant d’exemplaires pour remise à chacune des parties contractantes et pour dépôt auprès de la DIRECCTE de Paris et au secrétariat du Conseil de Prud’hommes de Paris. 
Cet envoi sera complété de l’envoi d’un exemplaire sur support électronique.
Un original du présent accord sera communiqué aux Organisations Syndicales Représentatives au niveau de son champ d’application, signataires ou non.
Conformément aux dispositions de l’article L.2231-5-1 du Code du travail, le présent accord fera également l’objet d’une publication sur la base de données nationale.
Le présent accord fera l’objet d’un affichage.

Fait à Paris, le 12 décembre 2019 en 6 exemplaires originaux

Pour les entreprises constituant l’Unité Economique et Sociale Next
xxxx




Pour les Organisations Syndicales au niveau de l’UES Next

Pour le SNRT-CGT Audiovisuel et le SNJ-CGT, xxxx




Pour le SNME-CFDT, xxxx




Pour le SNJ, xxxx







ANNEXE 1 : Liste des sociétés entrant dans le champ d’application de l’Accord


NextRadioTV, SAS, dont le siège social est situé 2 rue du Général Alain de Boissieu – 75015 Paris, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 433 671 054 ;
Business FM, SASU, dont le siège social est situé 2 rue du Général Alain de Boissieu – 75015 Paris, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 433 737 343 ;
BFMTV, SASU, dont le siège social est situé 2 rue du Général Alain de Boissieu – 75015 Paris, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 482 672 714 ;
BFM Paris, SASU, dont le siège social est situé 2 rue du Général Alain de Boissieu – 75015 Paris, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 523 874 394 ;
NextInteractive, SASU, dont le siège social est situé 2 rue du Général Alain de Boissieu – 75015 Paris, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 311 243 794 ;
Radio Monte Carlo, SA monégasque, dont le siège social est situé 10-12 quai Antoine 1er – 98000 Monte-Carlo, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 788 185 288 ;
Le Studio Next, SASU, dont le siège social est situé 2 rue du Général Alain de Boissieu – 75015 Paris, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 529 194 284 ;
RMC Découverte, SASU, dont le siège social est situé 2 rue du Général Alain de Boissieu – 75015 Paris, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 529 194 797 ;
RMC Sport, SASU, dont le siège social est situé 2 rue du Général Alain de Boissieu – 75015 Paris, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 505 374 728 ;
Next Média Solutions, SASU, dont le siège social est situé 2 rue du Général Alain de Boissieu – 75015 Paris, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 490 746 112 ;
BFM Business TV, SASU, dont le siège social est situé 2 rue du Général Alain de Boissieu – 75015 Paris, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 527 550 909 ;
Diversité TV France, SASU, dont le siège social est situé 2 rue du Général Alain de Boissieu – 75015 Paris, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 750 978 645 ;
NextProd, SASU, dont le siège social est situé 2 rue du Général Alain de Boissieu – 75015 Paris, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 811 542 430 ;
NextDev, SASU, dont le siège social est situé 2 rue du Général Alain de Boissieu – 75015 Paris, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 529 194 730 ;
RMC Sport News, SASU, dont le siège social est situé 2 rue du Général Alain de Boissieu – 75015 Paris, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 800 322 216 ;
SportsCoTV, SASU, dont le siège social est situé 2 rue du Général Alain de Boissieu – 75015 Paris, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 819 960 998 ;
RMC BFM Edition, SASU, dont le siège social est situé 2 rue du Général Alain de Boissieu – 75015 Paris, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 529 194 342 ;
NextPictures, SASU, dont le siège social est situé 2 rue du Général Alain de Boissieu – 75015 Paris, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 795 281 153 ;
Newco B, SASU, dont le siège social est situé 2 rue du Général Alain de Boissieu – 75015 Paris, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 811 542 513 ;
Newco C, SASU, dont le siège social est situé 2 rue du Général Alain de Boissieu – 75015 Paris, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 819 959 610 ;
Newco E, SASU, dont le siège social est situé 2 rue du Général Alain de Boissieu – 75015 Paris, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 819 959 651 ;
BFM Radio, SASU, dont le siège social est situé 2 rue du Général Alain de Boissieu – 75015 Paris, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 819 961 954 ;
DTV Holding, SAS, dont le siège social est situé 2 rue du Général Alain de Boissieu – 75015 Paris, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 790 196 893 ;
Groupe Tests Holding, SASU, dont le siège social est situé 2 rue du Général Alain de Boissieu – 75015 Paris, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 442 233 789 ;
La Banque Audiovisuelle, SASU, dont le siège social est situé 2 rue du Général Alain de Boissieu – 75015 Paris, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 452 698 558 ;
BFM Publicité, SASU, dont le siège social est situé 2 rue du Général Alain de Boissieu – 75015 Paris, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 848 461 6471 ;
BFM Régions, SASU, dont le siège social est situé 2 rue du Général Alain de Boissieu – 75015 Paris, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 848 460 044 ;
BFM Lyon Métropole, SA, dont le siège social est situé 227 cours Lafayette – 69006 Lyon, immatriculée au RCS de Lyon sous le numéro 348 666 751.


*	*
*




ANNEXE 2
Présentation de la prestation de service de la société GEDICOM
GEDICOM - Présentation Générale DE LA SOCIETE
Gedicom
Gedicom est une PME française innovante spécialisée dans l’émission et le recueil d’informations urgentes et confidentielles qui compte plus de 30 ans d’expérience grâce à ses fondateurs qui sont à l’origine de l’Audiotel en 1984, du Vote Electronique en 1997 et de la TéléAlerte en 2002.
Prestataire de nombreuses entreprises et collectivités territoriales, Gedicom a acquis des compétences et un savoir-faire qui en fait aujourd’hui la référence incontestée dans ses domaines d’activité tout en préservant la flexibilité d’une entreprise à taille humaine.
L’équipe de 33 collaborateurs dont 10 ingénieurs développe et gère ses propres services sur ses propres infrastructures techniques. Le caractère sensible des prestations proposées par Gedicom requiert un haut niveau de sécurisation et de fiabilité. La réussite de Gedicom tient à sa capacité d’innovation et au dialogue étroit établi avec ses clients.
L'application de ces principes fondamentaux a permis à Gedicom d'obtenir la certification ISO 9001.
Spécialiste de l’émission et du recueil d’informations urgentes et confidentielles 
Gedicom est structuré en 2 pôles d’activité :
Le pôle RISQUE
Le pôle VOTE
Spécialiste du traitement d’informations urgentes et confidentielles, les systèmes déployés par Gedicom nécessitent la mise en œuvre d’une architecture technique ultra sécurisée et fiable à toute épreuve. La présence de Gedicom sur deux secteurs d’activité distincts, mais avec des préoccupations similaires en matière de sécurité informatique, de robustesse et de continuité de service constitue un véritable atout en matière de recherche et développement.
Le pôle RISQUE 
Depuis 2002 Gedicom met en place des outils permettant d’apporter des solutions d’interconnexions en situation de crise.
La TéléAlerte : Alerter une population en cas de risque majeur.
Accessible en mode Saas, le service TéléAlerte permet d’informer immédiatement et de façon extrêmement ciblée un nombre important de personnes grâce à une multitude de canaux de communication (Serveur Vocal Interactif, SMS…). En temps réel, l’utilisateur peut suivre l’évolution de sa campagne d’alerte aux populations ou d’information. Gedicom qui a remporté le premier prix des Géo d’Or en 2004 est la première société de services informatiques à avoir couplé un automate d’appels, un système de gestion de base de données et un système d’information géographique (SIG).
L’E-Résilience : Mobiliser les responsables et les salariés de l’entreprise en situation de crise 
Accessible en mode Saas, le service E-Résilience permet de mobiliser les responsables et les salariés des entreprises dans le cadre de leur Plan de Continuité d’Activité et de l’activation de la cellule de crise grâce à l’ensemble des canaux de communication disponibles.
Le pôle VOTE 
Depuis plus de 20 ans Gedicom a développé une expertise unique en conduite d’opérations électorales. 
En 1997, Gedicom développe le premier système de vote par téléphone et Serveur Vocal Interactif (TeleVote) et permet aux grandes entreprises de réaliser leurs élections professionnelles grâce à ce système. Il s’agit de la première expérience de vote électronique dans le cadre d’élections professionnelles en France !

Entre 1997 et 2003 de nombreuses sociétés vont recourir au TeleVote dans le cadre de l’organisation de leurs élections professionnelles. Parallèlement, Gedicom va développer le WebVote (Vote par Internet sécurisé) qui va permettre de voter depuis n’importe quel terminal informatique connecté à Internet. 
Leader sur le segment de l’organisation d’élections professionnelles par voie électronique, Gedicom va élargir son champ d’action en Octobre 2015 en procédant à l’acquisition de la société DataVote, société pionnière dans l’organisation d’élections par papier avec dépouillement automatisé.
Gedicom est aujourd’hui en mesure de proposer une offre globale à ses clients, en étant propriétaire de toutes ses technologies :
Vote par Internet
Vote papier avec dépouillement automatisé par lecture optique 
Couplage vote Internet et vote papier
Ces solutions, reconnues pour leur très haut niveau de sécurité et conformes aux recommandations de la CNIL, ont été éprouvées par les plus grandes sociétés Françaises. Quelques chiffres illustrent l’expertise de Gedicom en matière d’élections :
Plus de 500 structures ont adopté la solution de vote.
Plus de 1 000 opérations électorales ont été traitées.
Plusieurs millions de bulletins de vote ont transité sur les serveurs.
Des opérations électorales comportant jusqu’à 500 scrutins simultanés ont été gérées.
Des scrutins d’une dizaine à plusieurs centaines de milliers d’électeurs ont été organisés.








Certifications et récompenses
Nos valeurs et notre politique RSE
Nos valeurs
Le caractère hautement sensible des prestations de Gedicom (Organisations d’élections par voie électronique, alerte de la population en cas de risque majeur, système de gestion du plan de continuité d’activité dans les grandes entreprises) ne laisse aucun droit à l’erreur.
Les équipes de Gedicom travaillent en permanence au développement de systèmes offrant de hauts niveaux de sécurisation et de fiabilité.
Par ailleurs, au-delà de la qualité des solutions techniques, l’accompagnement client est une des bases fondamentales des prestations de Gedicom. Rigueur et sérieux dans la gestion du dossier, clarté et simplicité des échanges avec nos clients sont à notre sens les éléments clés d’une collaboration.
Notre politique RSE
Bien que Gedicom n’ait pas à proprement défini de politique RSE, les problématiques sociétales et environnementales constituent des préoccupations de premier ordre pour Gedicom. 
L’aspect environnemental :
D’un point de vue environnemental Gedicom mène quotidiennement des actions éco-citoyennes comme le tri des déchets, le recyclage des consommables (cartouches d’imprimantes, ampoules…), l’utilisation de papier « PEFC ». Les salariés de Gedicom sont par ailleurs sensibilisés au sein des locaux sur le fait d’adopter une conduite éco-responsable (consommation d’eau, d’électricité, utilisation des transports en commun pour les déplacements professionnels, co-voiturage pour se rendre au travail…).
Dans le cadre de l’organisation de votes traditionnels (vote papier) notamment, Gedicom peut être amené à procéder à la destruction de volumes de papier importants à l’issue des opérations. Gedicom fait appel à une solution éco-responsable en faisant intervenir la société D-Cube mensuellement dans ses locaux pour la destruction des documents. Les documents sont détruits sur site dans un camion broyeur puis recyclés ! (Plus d’informations : http://www.destruction-de-documents-confidentiels.fr)
 En outre, Gedicom privilégie les sociétés ayant une politique de développement durable dans le choix de ses fournisseurs. 
L’aspect social :
La dimension « sociale » du travail et le bien-être de ses collaborateurs sont au cœur de la politique d’entreprise de Gedicom. Quelques exemples récents illustrent la volonté du Président de Gedicom à considérer l’épanouissement personnel du salarié comme l’élément moteur de l’entreprise :
Acquisition de bureaux à la Rochelle (17), à la demande de l'équipe « Projets et R&D », qui souhaitait quitter l'Ile de France pour un meilleur confort de vie personnel.
Home office partiel proposé aux salariés dont le temps de trajet domicile/ bureau est supérieur 1H.
Aménagement des horaires de travail en fonction des contraintes personnelles de chaque salarié ou de ses appétences horaires.
Mise en place en 2015 d’un Plan d’Epargne Entreprise (PEE).
Le personnel en situation de handicap :
Gedicom est partenaire de l’association Inter Handicaps System (loi 1901) dont la mission est de favoriser l’emploi des travailleurs handicapés.
Dans le cadre de ce partenariat, Gedicom propose que certaines étapes de ces prestations notamment dans le cadre d’opérations de vote papier soient assurées par des travailleurs handicapés mis à disposition par des établissements du secteur du travail protégé et adapté (E.S.A.T. et/ou E.A.).

Une équipe de 35 collaborateurs 
Equipe
Gedicom est constitué de 35 collaborateurs permanents :
Pôle DIRECTION GENERALE & ADMINISTRATIF
Président Directeur Général
Directrice Administrative et Financière
Assistante de direction
2 assistantes comptable
Pôle VOTE :
Directeur projets 
6 gestionnaires de projets
Directeur commercial
6 ingénieurs d’affaires
1 technicien support
Pôle GESTION DU RISQUE :
1 directeur technologies
1 directeur des opérations
3 gestionnaires de projets
1 directeur commercial
2 ingénieurs d’affaires
Technicien support
Pôle DEVELOPPEMENT :
6 ingénieurs développeurs 
Compte tenu des domaines sensibles sur lesquels évolue Gedicom, une astreinte technique est assurée en permanence (7jours/7, 24/24, 365 jours par an). Tous les développements et le suivi des dossiers sont réalisés par les collaborateurs de Gedicom offrant ainsi une très grande réactivité dans toutes demandes d’assistance formulées par les clients. 



ANNEXE 3
Cahier des charges relatif à l’organisation matérielle et technique par vote électronique de l’élection des membres du comité économique et social

Afin de permettre l’usage du vote électronique pour les prochaines élections professionnelles des membres du Comité Social et Economique, la Direction de l’UES NEXT a étudié la modalité proposée par la Loi de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles permettant la mise en place des CSE
 
La Direction a pris contact, dans le cadre d’un appel d’offre, avec plusieurs fournisseurs « prestataire », spécialisés dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par internet et de lui confier la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base de présent cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires en application des articles des articles R.2314-5 et suivants du Code du travail pris en application de l’article 1er de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017.

Le système retenu devra en outre avoir une parfaite conformité : 

aux dispositions légales et réglementaires applicables aux élections professionnelles et au vote électronique, 
aux principes généraux du droit électoral, 
aux recommandations émises par la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) en vigueur et notamment la délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet ;
au Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données,
à la convention n° 108 du Conseil de l'Europe pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;


Le prestataire retenu devra ainsi déployer un système assurant la confidentialité des données transmises (fichiers contenant les listes électorales des collèges) ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et de l’urne ne seront accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système. 

Afin de faciliter la mise en œuvre de ce processus électoral, le scrutin se fera exclusivement par vote électronique pour tous les salariés. 
 
Le scrutin par voie électronique se déroulera selon le calendrier fixé dans le protocole d’accord préélectoral.




NATURE DU CAHIER DES CHARGES 

Contexte

Les Sociétés constitutives de l’UES NEXT interviennent dans le secteur de la radio, de l’audiovisuel et du digital. L’UES NEXT dispose d’un effectif de plus de 1500 salariés en France Métropolitaine.

Dans le cadre de l’UES Next et conformément aux dispositions des ordonnances Macron, la Direction instituera une représentation commune du personnel lors des prochaines élections visant à la mise en place du CSE. Un accord définissant le périmètre du CSE a été conclu préalablement à la conclusion du protocole d’accord préélectoral.


1.2 Principes de l’élection 
 
La Direction de l’UES NEXT souhaite utiliser un système de vote par internet à l’occasion des prochaines élections du Comité Social et Economique. 
 
Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir : 

La sincérité du vote et l’intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne 
L’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur 
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin 
La confidentialité et la liberté du vote : permettre d’exercer son droit de vote sans pression extérieure. 
Le système retenu devra également garantir l’indépendance totale du système proposé par le Prestataire par rapport aux systèmes d’information des entreprises de l’UES NEXT.

1.3 Modalités de l'élection 

Vote Electronique :
 
Le Prestataire communique à chaque électeur un courrier contenant les instructions de vote et ses codes confidentiels. La communication peut se faire par courrier postal, ou par mail ou SMS selon les modalités retenues par les parties signataires de l’accord relatif au vote électronique.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture du « bureau de vote électronique », à partir de n’importe quel terminal Internet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de lieu de villégiature en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Par ailleurs, les électeurs absents pendant la période du scrutin auront la possibilité de voter à distance de leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès Internet ainsi que d’un smartphone.

Le logiciel de vote devra donc absolument éviter tout téléchargement de logiciel sur le navigateur internet du votant tout en permettant le chiffrement du bulletin de vote dès son émission du poste du votant.

Le Prestataire reproduira sur le logiciel de vote les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises. Les listes seront présentées selon les modalités prévues au protocole d’accord préélectoral. Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, Le Prestataire veillera à ce que les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme.


Opérations de dépouillement 

A la fin de chaque tour, les membres du bureau de vote proclament la fermeture du scrutin et procèdent au dépouillement de manière centralisée.
La séance de dépouillement se déroulera de la manière suivante :
Dépouillement du vote par internet par les membres du bureau de vote
Intégration automatisée des résultats du vote internet
Edition automatisée des Procès-verbaux et calcul des sièges attribués à chaque liste
Proclamation des résultats et signature des Procès-Verbaux par les membres du bureau de vote
Edition automatisée des Listes d’émargement et signature par les membres du bureau de vote.
La solution retenue doit strictement garantir l’anonymat par le non corrélation entre l’émargement et l’expression de vote par Internet sans possibilité de double vote. 
Le dépouillement est réalisé en présence des membres du bureau de vote. Les résultats du dépouillement sont accessibles via l’interface d’administration du site de vote en ligne au Président du vote pour répartition des sièges entre les listes ayant présenté des candidats. 
Après établissement du procès-verbal, le Président du bureau de vote proclame les résultats et indique les noms des élus. 
Le procès-verbal est porté à la connaissance du personnel, par affichage.
 
Chaque procès-verbal porte obligatoirement les renseignements suivants : 
 
Résultats des votes : nombre d'inscrits, de votants, de bulletins blancs, des suffrages exprimés et nombre de voix obtenues par liste ; 
Contestations, irrégularités : mention explicite des contestations ou des irrégularités de tous ordres dont le bureau de vote a pu avoir connaissance. 

 
Les informations sont accessibles via l’interface d’administration du vote en ligne aux membres du bureau de vote concerné avec les données suivantes :

Quotient électoral ; 
Pour chaque liste : nombre de voix recueillies, moyenne des voix, nombre de sièges attribués au quotient, à la « plus forte moyenne », ou tenant compte des règles de parité ou de préséance du poste titulaire par rapport au poste suppléant. 
Dans un premier temps, il est attribué à chaque liste autant de sièges que le nombre de voix recueillies par elle contient de fois le quotient électoral.

Le quotient électoral est égal au nombre total de suffrages, valablement exprimés par les électeurs, divisé par le nombre de sièges à pourvoir ; cette division étant poussée jusqu'aux décimales nécessaires pour parvenir au résultat le plus juste. 

S'il reste des sièges à pourvoir, les sièges restants sont attribués sur le principe de « la plus forte moyenne ». 



INTERVENANTS
 
2.1 - Organisation des élections 
 
La conduite des opérations ainsi que la gestion opérationnelle et financière du projet seront suivies par la Direction RH, maître d'œuvre des différentes opérations électorales objet du présent cahier des charges. 

2.2 - Le Prestataire 

Références 
 
Le prestataire fournira des informations permettant d’évaluer son savoir-faire en en ce qui concerne les opérations électorales. Il devra fournir des références équivalentes en termes de volumétrie du nombre de votants potentiels et de performances et être capable d’organiser sur simple demande un contact avec les références citées.

Le Prestataire doit d’engager à assurer en permanence, pour ce qui est de ses prestations, l’anonymat du vote, l’unicité du vote, la liberté de choix des électeurs, l’intégrité du vote, le secret du vote et la sincérité du scrutin (ci-après les « Principes Electoraux »).

De façon générale le Prestataire doit s’engager à assurer et garantir la sincérité du scrutin et à en permettre le contrôle effectif par le Juge de l’élection. 
Il s’engage par ailleurs à garantir la sécurité dans son système de vote des moyens d'identification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
Coordination, suivi de l’opération et garanties 

Le prestataire indiquera les correspondants désignés par son entreprise pour le suivi de l’opération et communiquera leurs curriculum-vitae attestant leur expérience en conduite d’opérations électorales. Le prestataire indiquera le recours éventuel à des sous-traitants. Il détaillera le cas échéant les opérations confiées à la sous-traitance. 
 
Le prestataire indiquera le ou les sites de production du matériel de vote et la localisation des serveurs du système de vote électronique sur le territoire national, ceux-ci devront être accessibles sur simple demande pour une visite. 
 
Le prestataire devra disposer d’un site de production de secours disposant des mêmes capacités de traitement que son site de production principal et capable de reprendre l’exploitation du site principal en cas de défaillance de ce dernier. 
 
Le prestataire doit être propriétaire de ses accès réseaux, de ses serveurs et de sa technologie de vote électronique, il doit être ainsi capable le cas échéant d’apporter toute modification nécessaire à son code-source pour répondre aux besoins du marché et disposer de sa propre équipe de développement. 

En cas de recours contentieux, le Prestataire doit être capable de répondre à toute demande d’expertise judiciaire à la demande du juge électoral et d’apporter toute preuve du respect de la technologie proposée aux Principes Electoraux tels que définis ci-dessus. 
 
Le Prestataire devra certifier, sous sa responsabilité exclusive, que le ou les logiciels qu’elle a développés ou qu’elle a modifiés et qu’elle utilise pour les opérations électorales (ci-après le « Logiciel ») ainsi que les procédés qu’elle met en œuvre pour réaliser ces opérations sont de nature à assurer, à tout moment, le respect des Principes Électoraux. 
 
Afin de s’en assurer, et, si besoin est, d’en administrer la preuve, le Prestataire devra attester avoir réalisé et fait réaliser par des personnes qualifiées et indépendantes les tests nécessaires, notamment que : 

Le Logiciel a fait l’objet d’un audit détaillé, incluant notamment les questions de sécurité, destiné à s’assurer du respect des Principes Electoraux ; 
Le Logiciel ne contient aucune fonction espionne ; 
Le Logiciel a fait l’objet d’une recette fonctionnelle et technique interne dont les résultats ont été positifs au regard du respect des Principes Electoraux (ci-après la « Recette Interne »). 

Le Prestataire devra s’engager à prendre toutes les mesures nécessaires afin de conserver, sans possibilité de modification : 
Une copie scellée de la version du Logiciel ayant fait l’objet de l’Audit et de la Recette Interne ; 
Le rapport de l’Audit ; 

Ainsi que de justifier de leur caractère original et fidèle. 
 
Toute jurisprudence relative aux opérations électorales déjà effectuées par le prestataire devra être fournie sur simple demande. 
 

DEFINITION DU BESOIN 
 
Pour l’organisation de l’élection par voie électronique par Internet, le Prestataire devra assurer pour l'opération électorale : 

La fourniture d’un logiciel de vote électronique et d’administration du vote par Internet dans un environnement sécurisé 
La fourniture d’un système de vote configuré selon les modalités de l’élection,
La disponibilité d’un support technique pendant la durée de l’opération, 
Un journal des opérations de vote qui consigne automatiquement les dysfonctionnements et les interventions sur le système,
Le traitement du fichier des électeurs, pour la gestion des codes d’identification,
La gestion de la liste d’émargement, 
L’intégration des candidatures dans l’outil de Vote Électronique 
L’exploitation et la supervision de la plate-forme de Vote Électronique, 
Le dépouillement et calcul automatique des résultats du Vote Électronique, 
La fourniture des listes d’émargement, des résultats et des taux de participation.

 
Le système de vote devra permettre à chaque électeur d’effectuer son vote par voie électronique disponible 24H/24 pendant toute la durée du scrutin. 

Pour l’organisation de l’élection par voie électronique par Internet, le prestataire devra assurer : 

la fourniture éventuelle d’un espace d’expression syndicale, 
l’impression et l’acheminement des codes de vote pour les deux tours, 
la fourniture d’un site de vote accessible depuis un poste informatique, 
la fourniture d’une application de vote accessible depuis les smartphones ou les tablettes dans un environnement sécurisé, 
la disponibilité d’un support technique capable d’assurer les pics de charges induits par la taille du périmètre électoral 


Le site de vote électronique doit être hébergé sur des infrastructures situées en France et dédiées à l’UES NEXT pendant la période des élections. Le prestataire devra produire les documents attestant du respect de ces obligations. 


3.1 - Fonctionnalités générales attendues 
 
Le Prestataire devra mettre en œuvre les moyens permettant d’assurer : 
La coordination de l'opération en relation avec la Direction RH
Une assistance technique pour les organisateurs de l’élection 
La réalisation, diffusion et gestion des différents courriers vers les électeurs 
Le traitement du fichier des électeurs pour la gestion des codes d’identification 
Le traitement de la liste d’émargement 
Le traitement et l’intégration des listes de candidats 
La gestion des votes par Internet durant la période du scrutin 
Le dépouillement et calcul automatique des résultats du vote électronique 
La fourniture d'une liste d'émargement et de résultats dans un format permettant sa diffusion 
La conservation des fichiers pendant les délais de recours 
La destruction des archives 
 
3.2 - Contraintes 
 
Les données relatives aux électeurs et à leurs votes doivent faire l’objet de deux traitements automatisés distincts, dédiés et isolés : le traitement de la liste électorale et le traitement de l'urne électronique. 
Le traitement de la liste électorale a pour objet de fournir à chaque électeur, des codes lui permettant d’exprimer son vote par voie électronique, d’identifier les électeurs ayant voté et d’éditer la liste d’émargement. 
Le traitement de l'urne électronique a pour objet, pour les suffrages exprimés par voie électronique, de collecter les votes des électeurs qui doivent être chiffrés et de déterminer les résultats après dépouillement opéré par les membres du bureau de vote. 

 
3.3 - La plate-forme de vote électronique 
 
La plateforme de vote est constituée de l’ensemble des développements informatiques réalisés spécifiquement pour gérer un processus complet d’élection. 
 
La solution proposée devra obligatoirement comporter une architecture de type client léger sans aucun téléchargement sur le poste de l’électeur. Les échanges seront chiffrés par usage du protocole HTTPS/TLS et d’un chiffrement du bulletin dès son émission indépendante du chiffrement HTTPS/TLS. 
 



Il comprend obligatoirement : 

Un site internet sécurisé, accessible via des codes d’identification 
Une application informatique permettant l’ensemble des traitements nécessaires 
Une séparation stricte des données sera assurée : 
a) pour le fichier des électeurs 
b) pour la réception des votes (urne électronique) 
 
Le Prestataire décrira sous forme de schémas commentés l’architecture (logicielle, matérielle et réseau) qu’il compte mettre en œuvre, ainsi que les flux associés. En particulier, il précisera les positions des serveurs web et des serveurs de données dans l’architecture et les différents dispositifs techniques de sécurité. Il donnera aussi une cartographie des différents flux générés (exploitation, administration, maintenance, …) 
 
Un site géographiquement distant ou de redondance devra obligatoirement être prévu. Les mécanismes mis en œuvre pour assurer la communication entre les 2 sites seront décrits, notamment en cas de défaillance du site principal. 
Quelle que soit la solution proposée, le système de vote devra être opérationnel à la date définie au calendrier de la prestation. 
 
La plateforme est ouverte sur Internet. Elle doit de ce fait intégrer tous les mécanismes de sécurité physique et logique adéquats pour assurer : 

La fiabilité de l’ensemble 
Une protection des accès physiques 
Un contrôle d'accès logique - une gestion des droits - l’intégrité des données 
La protection contre toutes les attaques et codes malveillant pouvant perturber le bon fonctionnement des applications ou la régularité du scrutin 
 
Le Prestataire devra s’assurer du bon fonctionnement permanent de la plateforme au moyen de logiciels de surveillance adaptés. 
Un dispositif de secours offrant les mêmes garanties doit pouvoir prendre le relais du système principal en cas de panne. 
Tous les incidents liés à la plate-forme seront remontés à la Direction RH. Tous les accès et tentatives d’accès au système seront tracés. 

Disponibilité de la plateforme 
 
La disponibilité de la plateforme devra être maximale. Cette disponibilité sera assurée tant au niveau matériel qu’au niveau accessibilité réseau. 
L’infrastructure réseau devra permettre d’assurer durant toute la période du scrutin l’accessibilité à la plateforme de vote. 
Durant la période de vote les électeurs doivent pouvoir utiliser le site 24 h/24, 7j/7 sans aucune interruption. 
Tout incident entravant la disponibilité de la plateforme devra être tracé et remonté à la Direction RH. 
Le Prestataire indiquera le temps de rétablissement en cas d’incident. 

Accessibilité de la plateforme 
 
L’ensemble des électeurs dispose d’un environnement de travail très hétérogène et largement décentralisé. 
En conséquence, Le Prestataire devra proposer une solution technique minimisant la logistique du support et de déploiement de l’accès à l’application de vote et s’affranchir autant que faire se peut de toute contrainte matérielle. 
Aussi le système réalisé avec une interface en mode HTTPS devra pouvoir être utilisé à minima depuis tout ordinateur fonctionnant sous Linux/Unix, MacOS ou Windows avec les navigateurs les plus courants dans leurs versions actuelles les plus utilisées (Internet Explorer, Edge, Firefox, Chrome, ou Safari) ainsi qu’à partir de smartphone ou tablettes utilisant des versions actuelles des navigateurs les plus courants. 
 
Le système devra être capable de traverser les firewalls et proxy de façon transparente. 
Dans la mesure du possible, les contraintes techniques de mise en œuvre (adresse IP, noms de domaines, ports ouverts, NAT, filtrage, firewall, proxy) seront minimales. 
Les numéros de ports des protocoles réseaux utilisés seront normalisés. L’ensemble des pré requis techniques sera clairement indiqué. 
L’accès à la plateforme par les électeurs se fera exclusivement en HTTPS, seul ce port devra être obligatoirement ouvert depuis le client à destination de la plate-forme. Les flux d’administration et de gestion seront également chiffrés en mode HTTPS. 

Accès au système de vote 

L’accès au système sera limité aux utilisateurs autorisés. Tous les accès au système seront tracés. Les utilisateurs devront se connecter par l’utilisation d'un code d'identification personnel. 
L’identité de chaque utilisateur (administrateur, gestionnaire) accédant à des zones réservées de la plate-forme doit pouvoir être vérifiée. Chaque identifiant doit pouvoir être associé à un profil utilisateur. 
Les accès par identifiant/mot de passe seront assortis d’une politique de gestion stricte des utilisateurs (mot de passe de longueur suffisante, modification des identifiants en cas de vol, etc.). 

Recette 
 
La solution proposée devra être "recettée" par les organisateurs. A cet effet, la documentation nécessaire sera fournie et l’accès à la plateforme de recette sera proposé. 
 
Maintenance 
 
Durant toute la durée du vote, le produit bénéficiera d’une maintenance technique et Applicative. 
 


Fonctionnalités du système de vote électronique 
 
Horodatage 
L’outil devra assurer une fonction d’horodatage permettant de garantir la date et l’heure certaines, notamment lors du vote de chaque électeur. 
L'heure de référence pour l'opération de vote et de clôture, affichée à l'écran, sera celle de Paris.
 
Chiffrement 
La solution devra utiliser le chiffrement de la communication et celui des bulletins de vote indépendamment. La procédure de chiffrement/déchiffrement ne devra pas complexifier le processus de vote de l’électeur. Aucun téléchargement d’applet sur le poste de l’électeur ne doit être nécessaire pour le cryptage des bulletins.

Vérifiabilité 
L’électeur devra être capable de constater par lui-même que le choix qu’il a émis est bien conforme au bulletin enregistré dans l’urne au moment de la validation. 

Procédure de vote 
Le système de vote devra permettre :

Le vote blanc 
Le raturage dans une liste 
À l’électeur de revenir sur son choix avant validation 
La confirmation obligatoire du choix pour l’enregistrement du bulletin dans l’urne électronique 
La possibilité pour l’électeur de conserver une trace de son vote (impression d’un accusé de réception avec date et heure d’enregistrement du bulletin, à l'exclusion de toute information sur la nature de son vote)

 Le système de vote devra interdire : 
De sélectionner plus d’une liste 
De voter plusieurs fois 
Tout lien entre le nom de l’électeur et son vote 

 
3.4 - Mise en place d’un processus électoral 

Moyens d’identification et d'authentification 
 
A partir du fichier des électeurs, Le Prestataire générera pour chacun des électeurs un identifiant et un mot de passe. 
Les identifiants et mots de passe seront adressés aux électeurs directement par le Prestataire selon les modalités retenues par les parties signataires de l’accord relatif au vote électronique ou à défaut la décision unilatérale de l’employeur. 
Les codes de vote par internet pourront être réédités pendant le scrutin en cas de perte ou de non réception via une hotline mise en place à cet effet par la cellule technique. 
 
Écrans de vote 
 
Les résolutions d’écran des postes des électeurs sont variables. La solution devra proposer une ergonomie adaptée au profil « électeur » des utilisateurs de ce type de service Web en mode Responsive Web Design.

L’application de vote doit supporter tout type de navigateur en mode HTTPS (version TLS), Internet Explorer, Edge, Firefox, Safari, Chrome, etc… être compatible avec le niveau le plus bas de Javascript V1.1, et répondre aux standards du W3C et du WAI pour la compatibilité des interfaces pour les personnes en situation de handicap, malvoyantes et non-voyantes (norme Web Accessibility Initiative).

La solution devra respecter autant que possible les recommandations relatives aux temps de réponses variables d’internet, en particulier le poids des pages devra être limité.
 
Compte tenu du niveau informatique disparate des électeurs, une ergonomie particulièrement simple du site Internet sera mise en place. 

Il sera clairement fait mention de la date de la clôture de vote sur l’écran d’accueil ainsi que les coordonnées et heures d'ouverture de l'assistance utilisateur. 
 

Paramétrage de l’élection 
 
La Direction RH fournira le fichier des électeurs, permettant l’attribution d’un code d’identification et l’établissement de la liste pour l’émargement. 
 
La Direction RH fournira le fichier avec les listes et leurs candidats dans l'ordre de présentation ainsi que leurs professions de foi en format PDF. 
 
Le Prestataire devra intégrer ces données au système de vote de façon à ce que toutes les listes candidates soient affichées sur une seule page. En cas de nécessité, la visibilité des candidats associés à la liste peut s’effectuer au moyen d’un ascenseur vertical. En aucun cas, un ascenseur horizontal ne doit être utilisé. 
 
 
Interface de contrôle 
 
Le Prestataire mettra à la disposition des membres du bureau de vote et des scrutateurs une interface de contrôle du système. Elle répondra aux mêmes spécifications techniques que le système de vote. L’autorisation d’accès sera limitée aux utilisateurs habilités. 
 
L’accès à l’interface de contrôle sera sécurisé selon le protocole HTTPS. 
 
L’identité de chaque utilisateur habilité accédant à des zones réservées de la plate-forme doit pouvoir être vérifiée par le système. Chaque identifiant doit pouvoir être associé à un profil utilisateur. Les accès par identifiant/authentification seront assortis d’une politique de gestion stricte des utilisateurs. 
 
Tests et recette 
 
Avant ouverture de la période de vote, la recette doit d'abord permettre de constater, après paramétrage de l’élection : 

Le bon fonctionnement du processus de connexion 
La présence de la liste d’émargement 
La présence et l’exactitude des listes candidates et des candidats associés 
La présence et l’exactitude des professions de foi et des logos 
Le fonctionnement du processus de vote 
Le fonctionnement du processus de dépouillement 
 
Le Prestataire s’engage à rectifier toute erreur constatée pendant cette recette, avant ouverture de la période de vote. 
 

Après la recette validée, le Prestataire : 
Détruira les comptes fictifs ayant permis les contrôles 
Scellera les listes de candidats 
Remettra à zéro le compteur des votes 
Videra et scellera l’urne électronique 
 
Après ouverture de la période de vote ce système de contrôle doit ensuite permettre d’avoir accès, exclusivement en lecture seule et sans modification possible, aux nombres de bulletins dans les urnes électroniques et aux listes d’émargement correspondantes. 
 
Période de vote 
 
L’ouverture du système de vote par internet se fera à l’heure prévue dans le protocole préélectoral, les électeurs devront avoir la possibilité de voter en continue sur la période définie dans le protocole d’accord préélectoral. 
 
Au moyen de l’interface d’administration du vote, les membres du bureau de vote vérifieront avant l'ouverture de la période de vote électronique que l’urne est vide et scellée. 
 
La validation du vote par l’électeur engendre automatiquement 
L’émargement dans le fichier des électeurs 
L’enregistrement du bulletin de vote dans l’urne électronique 
L’impossibilité de revoter 
La présentation à l'électeur d'un accusé de réception électronique mentionnant la date et l’heure de validation de son vote 
 
Le système de vote se fermera automatiquement à la clôture du scrutin rendant impossible l’enregistrement de votes après la clôture du scrutin. Un délai de grâce de 10 minutes permettra aux électeurs qui se sont connectés juste avant l’heure de fermeture du scrutin de terminer leur vote. 

 
ASSISTANCE

4.1 - Aux électeurs 

Pendant la phase de vote par internet une hotline sera mise en place 7 jours sur 7, 24 heures sur 24, par la cellule technique pour : 

Répondre aux problèmes rencontrés par les électeurs sur l’utilisation du système de vote (de connexion, de compréhension du système…) 
Envoyer des demandes de réédition des codes perdus ou non-reçus via le système d’administration de la liste électorale du prestataire. Le mode courant de renvoi des codes se fera par courrier électronique ou SMS par le système d’administration après authentification stricte de l’électeur par l’assistance téléphonique.

4.2 - A la Direction RH 
 
Pendant toute la durée de l'opération, le Prestataire veillera au bon déroulement des opérations de vote, il assurera l'assistance également pour : 

Les problèmes liés à l'utilisation de l’interface d'administration 
L’information sur tout incident touchant au vote ou au fonctionnement du système 
Les problèmes liés à l'utilisation des codes des administrateurs et assesseurs 
L’assistance à l’édition des résultats, des procès-verbaux et de la liste d'émargement.
 
4.3 - Documentation 
 
Le Prestataire fournira : 

Une documentation sur le système de vote 
Une documentation sur le système de dépouillement 
Une documentation sur le système d'administration pour le renvoi des codes 
 
Le Prestataire fournira un rapport complet sur le cas échéant des incidents. 
 
Le Prestataire fournira les éléments collectés et enregistrés par la hotline indiquant le nombre d’appel, le type d’appel, le nom des électeurs ayant demandé une réédition de leurs codes.


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