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ACCORD CONCERNANT LA NEGOCIATION RELATIVE A LA MISE EN PLACE ET AU FONCTIONNEMENT DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE DE LA POLYCLINIQUE DE L’ORMEAU

Entre les soussignés :
La Polyclinique de l’Ormeau, dont le siège social est situé 12 chemin de l’Ormeau, 65000 TARBES, représenté par  agissant en qualité de directeur 
d’une part,
ET
Le syndicat C.G.T., représenté par , agissant en qualité de déléguée syndicale, 
Le syndicat C.F.D.T., représenté par , agissant en qualité de déléguée syndicale, 
d’autre part,

Est préalablement rappelé ce qui suit :

Dans la perspective du renouvellement des instances représentatives du personnel de la Polyclinique de l’Ormeau sous forme de Comité Social et Economique (CSE) et suite à la publication de l’ordonnance N°2017-1386 du 22 septembre 2017, la direction de la société et les organisations syndicales représentatives au niveau de l’entreprise se sont réunies afin de négocier le présent accord.
Le dialogue social participe à l’adhésion de tous au projet collectif de l’entreprise. Il contribue à la performance de cette dernière en matière économique, en matière de santé, sécurité, conditions de travail, et qualité de vie au travail des salariés, et donc au progrès social. 
Le dialogue social englobe tous types de négociation, de concertation, de consultation, ou d’échange d’information entre l’employeur, les représentants du personnel, les organisations syndicales, les managers et les salariés, sur des sujets d’intérêt commun relatifs aux enjeux économiques et sociaux, et à la vie de l’entreprise. 
Cet accord a pour ambition, conformément aux articles L 2312-19 et s., ainsi que L 2315-41 du code du travail, de conclure un accord relatif au fonctionnement du Comité social et économique pour conserver un dialogue de qualité, et entend participer à son amélioration en mettant en place des dispositifs de nature à accroître la qualité de l’information et la confiance entre les acteurs de l’entreprise. 
Les parties ouvrirons des négociations portant sur la BDES et son contenu au cours du premier trimestre 2020.
Le présent accord s’exerce sans préjudice des dispositions supplétives du Code du Travail.
Les parties entendent rappeler que cet accord constitue un cadre et est ainsi susceptible d’évoluer, d’être précisé ou complété, via une éventuelle révision de ce dernier, notamment si la mise en œuvre des présentes dispositions s’avérait délicate ou incompatible avec l’esprit des textes et leu interprétation postérieure par l’administration ou les tribunaux.

Il a été convenu ce qui suit :

Article 1 : Mise en place, composition, élections et mandats
Définition du périmètre
La Polyclinique de l’Ormeau exerce son activité sur plusieurs sites : 
Site Centre, 12 chemin de l’Ormeau – 65000 TARBES
Site Pyrénées, 8 Boulevard du 8 mai 1945 – 65000 TARBES
Conformément à la réglementation, il convient de définir si ces établissements peuvent être considérés comme des établissements distincts. L’ordonnance N°2017-1386 du 22 septembre 2017 ne donne aucune définition d’un établissement distinct. Toutefois, des critères ont été dégagés par la jurisprudence et l’administration. Est donc considéré comme distinct un établissement qui répondrait à trois critères cumulatifs : 
Une implantation géographique distincte ;
Une stabilité dans le temps ;
Un degré d’autonomie suffisant.
Concernant les établissements de la Polyclinique de l’Ormeau, il ressort que le degré d’autonomie permettant le fonctionnement n’est pas suffisant notamment en matière de comptabilité, de pouvoir dans la gestion du personnel et de pouvoir de décision.
Dès lors, il est créé un seul Comité Social et Economique regroupant l’ensemble des établissements et services de la Polyclinique de l’Ormeau.

Composition
Le CSE comprend la délégation de l’employeur et la délégation du personnel.
Délégation employeur : elle comprend le Président qui est l’employeur ou son représentant. Le président pourra être accompagné de trois (3) personnes.
Délégation du personnel : le nombre d’élus titulaires et suppléants à élire sera déterminé en fonction de l’effectif au moment de l’organisation des élections, dans le cadre du protocole d’accord pré-électoral.
Le bureau du CSE est composé de membres désignés parmi ses membres titulaires à la majorité des suffrages exprimés, excepté pour les adjoints qui peuvent être élus parmi les suppléants.
Il comporte : 
1 secrétaire
1 secrétaire adjoint
1 trésorier
1 trésorier adjoint

Nombre de mandats
Conformément à l’article L2314-33 du Code du Travail instauré par l’ordonnance N°2017-1386 du 22 septembre 2017, les mandats auront une durée de 4ans et seront limités à 3 mandats successifs à partir de la mise en place du CSE.

Conformément à l’article L2316-7, chaque organisation syndicale représentative dans l’entreprise peut désigner un représentant syndical au CSE.
Il est choisi parmi les membres du personnel de l’entreprise et doit remplir les conditions d’éligibilité au comité social et économique.
Il assiste aux séances avec voix consultative et bénéficie de 20 heures de délégation par mois, conformément aux dispositions de l’article L2142-1-3 du Code du travail.

Elections
Les modalités d’organisation et le déroulement des opérations électorales seront fixés dans le cadre d’un protocole d’accord préélectoral.
L’organisation des élections relève de la compétence de l’employeur étant précisé que le protocole d’accord préélectoral doit prévoir, notamment : 
Les modalités d’information des organisations syndicales sur la tenue des élections ;
Les modifications éventuelles des heures de délégation ou de la durée des mandats ;
La répartition des sièges dans chacun des collèges ;
Le calendrier et le déroulement des élections.
En outre, le protocole d’accord préélectoral prévoit également des mesures permettant une représentation équilibrée des hommes et des femmes dans les listes de candidatures.

Article 2 : Nombre de réunions et organisation du Comité social et économique 

L’article L 2315-28 du code du travail dispose que : « A défaut d'accord prévu à l'article 2312-19, dans les entreprises d'au moins trois cents salariés, le comité social et économique se réunit au moins une fois par mois sur convocation de l'employeur ou de son représentant. » 
Le nombre de réunions annuelles est donc de 12.

A titre indicatif, ces 12 réunions seront programmées le deuxième mardi de chaque mois. Les réunions des mois de mars, juin, septembre et décembre intégreront l’ordre du jour de la Commission Santé Sécurité et Conditions de Travail (CSSCT) soit pour 2020 : 
	-14 janvier
- 11 février
- 10 mars - CSSCT
	- 14 avril
- 12 mai
- 9 juin - CSSCT
- 13 juillet (le mardi 14 juillet étant férié)
	- 11 août
	- 8 septembre – CSSCT
            -13 octobre
	- 10 novembre
	- 8 décembre – CSSCT



Article 3 : Participation aux réunions du Comité social et économique

L’article 2314-1 du code du travail dispose : « La délégation du personnel comporte un nombre égal de titulaires et de suppléants. Le suppléant assiste aux réunions en l'absence du titulaire. »

Article 4 : Mise en place de la Commission Santé Sécurité et Conditions de Travail (CSSCT) 
 Mise en place et désignation de la commission santé sécurité et conditions de travail (CSSCT) 
L’article L 2315-36 du code du travail dispose que : « Une commission santé, sécurité et conditions de travail est créée au sein du comité social et économique dans : 
- Les entreprises d'au moins trois cents salariés ; 
- Les établissements distincts d'au moins trois cents salariés ; 
- Les établissements mentionnés aux articles L. 4521-1 et suivants. » 
L’article L 2315-41 du code du travail dispose que : « En l'absence de délégué syndical, un accord entre l'employeur et le comité social et économique, adopté à la majorité des membres titulaires élus de la délégation du personnel du comité, fixe les modalités de mise en place de la ou des commissions santé, sécurité et conditions de travail mentionnées aux 1o à 6o de l'article L. 2315-41. »

S’agissant de la composition de la CSSCT, les parties s’entendent sur 5 membres, 
Au moins un représentant du second collège, ou le cas échéant du troisième collège sera désigné membre de la CSSCT.
La CSSCT est présidée par l'employeur ou son représentant.
Les membres de la CSSCT pourront être désignés aussi bien parmi les titulaires que les suppléants du CSE ou tout membre consultatif.
La désignation des membres de la CSSCT résulte d'un vote intervenant lors d’une réunion plénière du CSE après sa constitution ou son renouvellement.
Les membres seront désignés, en réunion du CSE, à main levée par les élus titulaires présents et à la majorité des voix valablement exprimées, pour une durée qui prend fin avec celle du mandat des membres élus du comité.
Le mandat de membre de la CSSCT est compatible, le cas échéant, avec le mandat de membre d'une autre commission du CSE.
En cas d’empêchement temporaire d’un membre de la CSSCT, le CSE concerné pourra désigner un remplaçant temporaire parmi les membres du CSE lors de la prochaine réunion de ce CSE.
En cas de démission ou de perte de mandat d’un membre de la CSSCT, le CSE concerné pourra désigner un remplaçant choisi parmi les membres du CSE lors de la prochaine réunion de ce CSE.
Sont membres de droit de la CSSCT : 
-  le médecin du travail ; 
-  le responsable santé-sécurité de l'entreprise ;
-  l'agent de contrôle de l'inspection du travail ;
-  l'agent des services de prévention des organismes de la sécurité sociale.

Fonctionnement et réunions de la Commission Santé Sécurité et Conditions de Travail (CSSCT) 

S’agissant de l’ordre du jour et des PV ou comptes rendus de réunion, la CSSCT désignera parmi ses membres, un(e) secrétaire.
Le rôle du secrétaire est celui d’un secrétaire de commission : 
Informer le secrétaire du CSE des travaux de la CSSCT,
Rendre compte en CSE des travaux de la commission,
Rédiger une synthèse des réunions de la CSSCT. 
                                                                          
La CSSCT se réunit 4 fois par an, l’ordre du jour établit par le président et le secrétaire étant transmis aux membres au moins 8 jours avant la tenue de la réunion.
A titre indicatif, ces 4 réunions seront programmées en amont de la réunion du CHSCT soit pour 2020 : 
- 10 mars - CSSCT
- 9 juin - CSSCT
	- 8 septembre – CSSCT
	- 8 décembre – CSSCT
Le calendrier indicatif de ces réunions sera diffusé, en début d’année, aux invités de droit.

L’employeur peut se faire assister de collaborateurs. Ensemble, ils ne peuvent pas être en nombre supérieur aux membres représentants du personnel.
En dehors des réunions ordinaires, la commission peut tenir des réunions supplémentaires sur demande expresse de son président, du secrétaire du CSE ou du CSE requérant une intervention rapide telle que projet de restructuration, projet ayant un impact en matière de santé et sécurité au travail.
La commission se réunit à l'initiative de son président, lequel fixe les dates et heures de réunion, convoque les participants par tous moyens à sa convenance et établit un ordre du jour accompagné le cas échéant des documents nécessaires aux travaux de la commission.
Après chaque réunion, le secrétaire établira une synthèse des travaux qui sera présenté en réunion du CSE pour permettre à ce dernier de rendre le cas échéant un avis.
Aussi, l’ensemble des débats ayant lieu en séance de commission, ne seront pas repris lors de la réunion. Seule une synthèse pourra faire l’objet de questions complémentaires pour permettre aux élus du CSE de prendre leur décision.

Attributions et missions déléguées à la Commission Santé Sécurité et Conditions de Travail (CSSCT)
Les parties conviennent que le CSE délègue à la CSSCT l’ensemble de ses attributions en matière de santé de sécurité et de conditions de travail dans les matières précitées à l’exception :
Du recours à expert
Des attributions consultatives (remise des avis).

En plus des réunions trimestrielles, il est convenu que les missions déléguées à la CSSCT sont :
Procéder à intervalles réguliers à des inspections en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail,
Réaliser des enquêtes en matière d’accidents du travail ou de maladies professionnelles ou à caractère professionnel,
Analyser les risques professionnels auxquels peuvent être exposés les travailleurs, notamment les femmes enceintes, et les effets de l’exposition aux facteurs de pénibilité, 
Contribuer à l’adaptation et à l’aménagement des postes de travail afin de faciliter l’accès et le maintien des personnes handicapées à tous les emplois ;
Susciter toute initiative que la commission estime utile et proposer notamment des actions de prévention du harcèlement moral et sexuel et des agissements sexuels.
L’employeur ne sera pas dispensé d’organiser une réunion du CSE après un accident du travail grave ou des incidents répétés ayant révélé un risque grave ou une maladie professionnelle ou à caractère professionnel grave au regard du caractère d’ordre public (article L.2315-27 du code du travail).
La CSSCT est dépourvue de la personnalité civile et ne peut souscrire aucun engagement de quelque nature que ce soit, ni pour leur propre compte ni pour celui du comité. 
Dans l'exercice de leur mandat et après sa cessation, les membres de la commission, représentants du personnel, sont tenus à la confidentialité.
Un rapport annuel est établi par la commission et présenté pour débat et adoption en séance de CSE.
Les membres de la commission disposent d’un crédit mensuel de 50 heures de délégation supplémentaire. Ce crédit d’heure supplémentaire est mutualisable et reportable d’un mois sur l’autre. 
La mutualisation des heures et/ou report ne doit toutefois pas conduire un membre à disposer, de plus d’1,5 fois le crédit d’heures de délégation dont bénéficie un membre de la commission. Au regard du crédit d’heures individuel mensuel de 10 heures attribué, la limite évoquée ci-dessus sera donc fixée à 15 heures par mois.
Pour mutualiser ou reporter les heures de délégation, les membres titulaires du CSE doivent informer l’employeur de nombre d’heures réparties au titre de chaque mois. Il est convenu entre les parties qu’un document récapitulatif sera transmis une fois par mois au bureau RH. Cette information doit se faire par un support formalisé et informatisé précisant leur identité et le nombre d’heures mutualisées pour chacun d’eux. Cette organisation sera intégrée au règlement intérieur du CSE et de la Commission CSSCT.

Formation des membres de la Commission Santé Sécurité et Conditions de Travail (CSSCT) y compris les membres du CSE

Dans les 6 mois suivants leur élection ou désignation, les titulaires et suppléants du CSE bénéficient d’une formation de 5 jours en matière de santé, sécurité, et conditions de travail.

Article 5 : Périodicité des Consultations récurrentes du Comité Social et Economique

L’article L 2312-22 dispose que : « En l'absence d'accord prévu à l'article L. 2312-19, le comité social et économique est consulté chaque année sure :
 1o Les orientations stratégiques de l'entreprise dans les conditions définies au sous-paragraphe 1er ; 
 2o La situation économique et financière de l'entreprise dans les conditions définies au sous-paragraphe 2 ; 
 3o La politique sociale de l'entreprise, les conditions de travail et l'emploi dans les conditions définies au sous-paragraphe 3 ».
Les parties conviennent que le comité social et économique sera consulté :
	- tous les 3 ans sur « Les orientations stratégiques de l'entreprise ».
	- tous les ans sur « La situation économique et financière de l'entreprise »
	- tous les ans sur « La politique sociale de l'entreprise, les conditions de travail et 	l'emploi ».
La prochaine consultation sur les orientations stratégiques de l’entreprise aura donc lieu en 2022
La prochaine consultation sur la situation économique et financière de l’entreprise aura donc lieu en 2020
La prochaine consultation sur la politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et d’emploi aura donc lieu en 2020

Article 6 : Consultations du Comité Social et Economique : délai avis 
L’article R 2312-6 dispose que : « Pour les consultations mentionnées à l'article R. 2312-5, à défaut d'accord, le comité social et économique est réputé avoir été consulté et avoir rendu un avis négatif à l'expiration d'un délai d'un mois à compter de la date prévue à cet article. 
En cas d'intervention d'un expert, le délai mentionné au premier alinéa est porté à deux mois ». 
Le CSE pourra rendre un avis dans un délai inférieur s’il le souhaite. De même, les parties conviennent que le CSE pourra, dans le cadre de projet « important », demander une prolongation de ce délai. Cette demande devra se faire en début de projet (après avoir eu la présentation). Il est entendu entre les parties qu’en cas d’acceptation de l’employeur sur la prolongation du délai, le CSE ne demandera pas l’assistance d’un expert. 
Ces délais sont valables pour les consultations récurrentes et les consultations ponctuelles sauf pour la consultation en matière de licenciement économique, ou la consultation sur les OPA.

Article 7 : Consultation récurrente : expertise
L’article L 2315-79 du code du travail dispose que : « Un accord d'entreprise, ou à défaut un accord conclu entre l'employeur et le comité social et économique, adopté à la majorité des membres titulaires élus de la délégation du personnel, détermine le nombre d'expertises dans le cadre des consultations récurrentes prévues au paragraphe 2 sur une ou plusieurs années ».
Les parties conviennent que le comité social et économique pourra recourir à une expertise liée :
	- aux « orientations stratégiques de l'entreprise » tous les 3 ans
	- à la « La situation économique et financière de l'entreprise » tous les ans
	- à la « La politique sociale de l'entreprise, les conditions de travail et l'emploi » tous les 2 ans.
La prochaine expertise sur les orientations stratégiques de l’entreprise pourra donc intervenir qu’à compter de 2022
La prochaine expertise sur la situation économique et financière de l’entreprise pourra donc intervenir qu’à compter de 2020
Concernant la politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi le CSE pourra choisir d’avoir ou non recours à une expertise en 2020. Cette date marquera le début du délai de 2 ans.

Article 8 : Crédit d’heures supplémentaires pour le trésorier et le secrétaire du CSE
Au cours de sa première réunion, le Comité élit le bureau qui est composé du secrétaire, du trésorier, du secrétaire adjoint et du trésorier adjoint.
La désignation du secrétaire, du trésorier, du secrétaire adjoint et du trésorier adjoint se fait à la majorité des voix à main levée.
Lors de l'élection, en cas d'égalité de voix entre deux candidats à l'un de ces postes, un second tour est immédiatement organisé pour essayer de les départager. Si l'égalité persiste, le candidat le plus âgé est élu.
Dans le cadre des taches qui lui seront confiées, le secrétaire du CSE bénéficiera d’un crédit d’heure supplémentaire égal à 5 heures par mois.
Dans le cadre des taches qui lui seront confiées, le trésorier du CSE bénéficiera d’un crédit d’heure supplémentaire égal à 5 heures par mois.
Ces heures ne sont pas reportables d’un mois sur l’autre / ni mutualisable
Ces heures pourront en revanche être mutualisées à l’intention du trésorier adjoint pour le crédit d’heure supplémentaire du trésorier et à l’intention du secrétaire adjoint pour le crédit d’heure supplémentaire du secrétaire.

Article 9 : Crédit d’heures de délégation pour les élus (titulaires et suppléants) du CSE 
Les membres titulaires bénéficient d’un crédit d’heures de délégation de 26 heures par mois.
Le temps passé en délégation est de plein droit considéré comme temps de travail, et payé ou récupéré à l’échéance normale. Le compteur de récupération « heures spéciales » devra être utilisé par journée ou demie journée de travail, dans les 6 mois suivant l’acquisition.
Les membres titulaires peuvent se répartir ou mutualiser, chaque mois, avec les suppléants, leur crédit d’heures de délégation.
La mutualisation des heures et/ou report ne doit toutefois pas conduire un membre à disposer, de plus d’1,5 fois le crédit d’heures de délégation dont bénéficie un membre titulaire. Au regard du crédit d’heures individuel mensuel de 26heures attribué aux titulaires, la limite évoquée ci-dessus sera donc fixée à 39 heures par mois.
Pour mutualiser ou reporter les heures de délégation, les membres titulaires du CSE doivent informer l’employeur de nombre d’heures réparties au titre de chaque mois. Il est convenu entre les parties qu’un document récapitulatif sera transmis une fois par mois au bureau RH. Cette information doit se faire par un support formalisé et informatisé précisant leur identité et le nombre d’heures mutualisées pour chacun d’eux. Cette organisation sera intégrée au règlement intérieur du CSE et de la Commission CSSCT.
Afin de tenir compte de la spécificité de l’activité de la Polyclinique et de la nécessaire continuité des soins, il est prévu que les demandes d’heures de délégation doivent être présentée au plus tard une semaine à l’avance auprès du responsable de service. Celui-ci s’engage alors à libérer le salarié sur les créneaux demandés.
Dans la mesure du possible, les membres élus du CSE organisent leurs heures de délégation avant que les plannings ne soient établis par les responsables de services afin d’éviter de perturber le fonctionnement du service et les emplois du temps des collègues de travail.
Les membres du CSE gardent toutefois toujours la possibilité de prendre des heures de délégation en dernière minute en cas d’urgence justifiée.
Afin de partager au sein de l’entreprise la connaissance de l’utilité du dialogue social, la DRH réunira les élus du CSE avec leurs responsables de service en début de mandat afin de rappeler les droits et devoirs de chacun et qu’ils doivent pouvoir échanger en toute transparence sur les crédits d’heures et l’exercice des mandats des représentants du personnel. 

Article 10 : Entrée en vigueur
A la date des résultats des élections professionnelles, le présent accord d’entreprise annulera et remplacera toutes dispositions contraires applicables aux salariés de la Polyclinique de l’Ormeau, résultant notamment d’accords collectifs, d’engagements unilatéraux ou d’usage.

Article 11 : Durée de l'accord
Le présent est conclu pour une durée indéterminée.

Article 12 : Clause de suivi
Les signataires du présent accord se réuniront chaque année afin de dresser un bilan de son application et s’interroger sur l’opportunité d’une éventuelle révision.

Article 13 : Interprétation de l'accord
Les représentants de chacune des parties signataires conviennent de se rencontrer à la requête de la partie la plus diligente, dans les 7 jours suivant la demande pour étudier et tenter de régler tout différend d'ordre individuel ou collectif né de l'application du présent accord.
Jusqu'à l'expiration de la négociation d'interprétation, les parties contractantes s'engagent à ne susciter aucune forme d'action contentieuse liée au différend faisant l'objet de cette procédure.

Article 14 : Révision de l’accord 
Il pourra être convenu d’ouvrir une négociation de révision du présent accord dans les conditions prévues par les dispositions des articles L. 2261-7-1 et L. 2261-8 du Code du travail, à compter d’un délai d’application de 6 mois.
Cette négociation de révision sera systématiquement ouverte si la demande en est faite par la Direction.

Article 15 : Dénonciation de l’accord 
Le présent accord, conclu sans limitation de durée, pourra être dénoncé par l'ensemble des parties signataires sous réserve de respecter un préavis de 3 mois.
Cette dénonciation devra être notifiée à l'ensemble des autres signataires par lettre recommandée avec accusé de réception.
Dans ce cas, les parties signataires pourront se réunir dès le début du préavis pour discuter les possibilités d'un nouvel accord, conformément à l’article L 2261-10 du Code du travail.

Article 16 : Publicité
Le présent accord sera déposé par l’entreprise sur le site 
Un exemplaire sera adressé au greffe du Conseil des Prud’hommes de Tarbes.
Mention de cet accord figurera sur le tableau d’affichage de la direction et une copie sera remise aux représentants du personnel.

Fait le 23/10/2019 à Tarbes

Pour l’entreprise					
en sa qualité de Directeur



en sa qualité de Délégué Syndical CGT




en sa qualité de Délégué Syndical CFDT