PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF A l’ACCES DES ORGANISATIONS SYNDICALES AUX TECHNOLOGIES D’INFORMATION ET DE COMMUNICATION (TIC)







Entre d’une part,
La Caisse d’Allocations familiales de l’Essonne représentée par son Directeur, M.  

Et d’autre part,
Les organisations syndicales soussignées,
CGT 
CFDT
CFE-CGC

Il a été convenu ce qui suit : 

PREAMBULE

Dans le cadre de la loi n° 2004-391 du 4 mai 2004 relative au dialogue social et de l’article 11 du protocole d’accord du 1er février 2008 sur l’exercice du droit syndical, les parties signataires du présent protocole ont souhaité actualiser le cadre d’accès et d’utilisation des nouvelles technologies d’information et de communication aux organisations syndicales ayant constitué une section syndicale au sein de la Caf de l’Essonne.

Le présent protocole a également pour objet de permettre à chaque salarié de l’organisme d’avoir accès à l’information syndicale de son choix.

Article 1 – les besoins numériques identifies

Les principaux éléments de communication numérique sont :


 



A ces éléments s’ajoutent :

Les échanges entre les membres d’une organisation syndicale
Les échanges entre les organisations syndicales et la Direction

Article 2 – le périmètre d’utilisation

L’utilisation par les organisations syndicales des nouvelles technologies doit être faite dans le respect du règlement intérieur de l’organisme incluant la charte nationale de sécurité de l’utilisateur du système d’information. Elle doit également :

Être compatible avec les exigences de bon fonctionnement du système informatique de l’organisme,
Ne pas avoir de conséquence préjudiciable à la bonne marche de l’organisme,
Préserver la liberté de choix des salariés d’accepter ou de refuser une publication quel qu’en soit le support.

Article 3 – outils numériques mis à disposition 

Les outils numériques mentionnés dans cet accord sont issus de l’offre collaborative nationale, et nécessitent une licence Office 365 de type E1, dont le coût est financé par la CNAF.
Leur utilisation doit être conforme aux préconisations de la CNAF. 

A travers la licence Office 365, les organisations syndicales utiliseront, pour leurs espaces d’échanges numériques, les fonctionnalités de TEAMS dont la création de groupes et communautés.

Un avenant sera établi dans l’hypothèse d’une modification nationale des outils numériques.

3.1. Un espace d’échanges numériques avec les salariés

L’organisme met à disposition de chaque organisation syndicale représentative, un espace d’échanges numériques avec les salariés. Cet espace fonctionne à la façon d’un « forum » : Tous les membres de l’espace collaboratif peuvent voir les présents et participer à tous les échanges.

Tous les salariés CAF peuvent demander à rejoindre ces espaces (possibilité de demander une adhésion à un forum par l’un des administrateurs désignés par chaque organisation syndicale), et les quitter lorsqu’ils le souhaitent.
Les tracts numériques peuvent être déposés et publiés dans cet espace numérique.

3.2. Un espace d’échanges numériques entre adhérents d’une même organisation syndicale

L’organisme met à disposition de chaque organisation représentative un espace d’échanges numériques entre adhérents d’une même organisation syndicale. Cet espace est distinct de celui décrit au paragraphe 3.1.

Tous les adhérents d’une même organisation syndicale peuvent demander à rejoindre ses espaces (validation nécessaire par l’un des administrateurs désignés par chaque organisation syndicale), et les quitter lorsqu’ils le souhaitent.


3.3. Un espace d’échanges numériques avec la direction

La Direction de l’organisme utilise et gère également un espace d’échanges numériques dédié à ses relations avec les organisations syndicales et le CSE. Tous les membres d’une organisation syndicale représentative et du CSE peuvent y participer.

3.4. Une messagerie partagée par organisation syndicale

L’organisme met à disposition une boîte aux lettres partagée par organisation syndicale représentative. Les agents désignés par les organisations syndicales peuvent consulter et répondre aux messages reçus à cette adresse. Cette boîte peut être utilisée tant pour les échanges individuels ou groupés avec les salariés, qu’avec la Direction, et pour des échanges avec l’extérieur de l’organisme.

Elle peut également être utilisée à destination des salariés de l’organisme, à condition d'offrir la possibilité à ces derniers de s’opposer à la réception de messages syndicaux (message d’information à ce sujet) et le cas échéant, d’en tenir compte pour les envois futurs.
Chaque salarié a la possibilité de laisser un message au délégué syndical ou au représentant de la section syndicale. La réponse de l’organisation syndicale ne peut être qu’individuelle, à l’adresse laissée par le salarié.
La nature des communications doit rester conforme aux attributions des organisations syndicales de l’organisme.

3.5. Une messagerie partagée pour le CSE

L’organisme met à disposition une boîte aux lettres partagée pour le CSE. Les agents désignés par le/la secrétaire du CSE peuvent la consulter et répondre aux messages reçus à cette adresse. Cette boîte peut être utilisée tant pour les échanges individuels ou groupés avec les salariés, qu’avec la Direction, et pour des échanges avec l’extérieur de l’organisme.

3.6. Une messagerie partagée pour la CSSCT

L’organisme met à disposition une boîte aux lettres partagée pour la CSSCT. Les membres de la CSSCT peuvent la consulter et répondre aux messages reçus à cette adresse. Cette boîte peut être utilisée tant pour les échanges individuels ou groupés avec les salariés, qu’avec la Direction, et pour des échanges avec l’extérieur de l’organisme.


3.7. Une visibilité de chaque organisation syndicale sur l’intranet de la branche « CafCom »

L’organisme met en œuvre des espaces dédiés pour chaque OS dans CafCom. Ces espaces permettent aux salariés d’accéder aux informations publiées par chacune des organisations syndicales et proposent un lien vers l’espace d’échanges numériques avec les salariés. L’ensemble des salariés a accès librement à ces espaces depuis le CafCom. Ces espaces sont gérées par le Secrétariat Général.

3.8. Un espace CSE dans CafCom 

 Le CSE de la Caf de l’Essonne dispose d’un espace dédié dans CafCom, utilisé pour que les salariés puissent accéder à de l’information générale liée à leur activité. Il contient notamment un lien vers le site internet du CSE construit et géré par le CSE de manière autonome. La gestion du site internet du CSE ne fait pas partie du périmètre de ce protocole.

L’espace CSE dans CafCom, gérée par la Direction des Ressources, permet aux salariés de consulter une copie des publications liées au dialogue social (comptes rendus CSE, ordres du jour, documents associés).

Cet espace CSE dans CafCom concerne les attributions professionnelles et économiques et les activités sociales et culturelles telles que prévues à l’article L2312-18 du Code du travail destinées au personnel de la Caf de l’Essonne, à l’exclusion de tout autre objet et notamment de nature syndicale.

3.9. Formation

L’organisme s’engage à accompagner les délégués syndicaux ainsi que les élus sur les outils numériques mis à disposition.


Article 4 – conditions d’utilisation des outils numériques

Seul le matériel informatique professionnel fourni et géré par la Caf permet l’accès à ces outils En aucun cas, ils ne peuvent être utilisés sur du matériel ou des téléphones personnels.
L’accès à ces outils numériques est possible, soit pendant les heures de délégation, soit en dehors du temps de travail, dans le respect du droit à la déconnexion prévu dans le protocole d’accord sur le travail à distance.
Chaque organisation syndicale prend en charge de façon autonome, la gestion et la responsabilité des espaces numériques et de la boîte aux lettres partagée qui lui sont mis à disposition, en désignant ses « administrateurs ». Le contenu des publications et messages est donc placé sous la responsabilité des organisations syndicales. A ce titre, il ne doit contenir ni injures, ni diffamation et assurer le respect de la vie privée et le droit à l’image.
La nature de l’information communiquée doit revêtir un caractère exclusivement syndical, s’inscrire dans le cadre des attributions des organisations syndicales et respecter les règles relatives au droit de presse.
Les publications et messages sont identifiés sous le logo de l’organisation syndicale qui l’émet, sans pouvoir ni utiliser, ni modifier, le logo de l’organisme.

Article 5 – liberté d’accès à l’information syndicale 

Tout salarié bénéficie d’une liberté d’accès à l’information syndicale de son choix, en utilisant les moyens électroniques de l’organisme à partir de son poste de travail.

Article 6 – RGPD et respect de la vie privée

Chaque instance représentative du personnel est exclusivement et pleinement responsable des traitements de données à caractère personnel qu’elle met en œuvre et à ce titre doit se conformer strictement au RGPD.

Article 7 – matériel mis à disposition 

La Caf de l’Essonne met à disposition des organisations syndicales représentatives ou ayant constitué une section syndicale dans l’organisme, le matériel adapté à l’application des dispositions du présent accord.

L’ensemble des OS aura accès aux copieurs multifonctions existants. La confidentialité des impressions sera gérée et assurée par le biais du badge individuel du représentant de l’organisation syndicale.

Les postes informatiques sont reliés au réseau de la Caf. A ce titre, ils disposeront des mêmes caractéristiques, fonctionnalités et contraintes que les PC professionnels des agents. Le respect de la charte nationale de sécurité de l’utilisateur du système d’information est impératif et s’applique donc exhaustivement à l’activité syndicale, dans le cadre de ce protocole d’accord.

Le matériel mis à disposition reste la propriété de l’organisme. 

7.1. Maintenance du matériel

Le matériel fourni étant conforme aux standards CAF, et relié au réseau institutionnel, l’offre de service d’assistance et de dépannage offerte par le service informatique de la Caf est la même que celle offerte aux agents. La maintenance et le renouvellement du matériel suivent les mêmes modalités que celles des autres matériels Caf (y compris les consommables).

L’organisme ne peut être rendu responsable des dysfonctionnements techniques ou des interruptions nécessaires lors des opérations de maintenance ni lors des pannes imprévisibles.
Article 8 – développement durable

Dans une démarche de développement durable et compte tenu des nouvelles technologies mises à leur disposition, les organisations syndicales et les instances s’engagent à réduire au maximum leurs informations sur support papier.




Article 9 – non-respect des règles d’utilisation des TIC

Les parties conviennent d’un commun accord que tous litiges ou désaccords ayant trait à l’appréciation du présent accord seront communiqués par l’une ou l’autre des parties, par écrit expliquant la nature des difficultés.

En cas de nécessité, des réunions de mise au point seront organisées, pour rechercher des solutions amiables aux difficultés rencontrées.

Si après discussion, le désaccord persiste, il est porté à la connaissance des autres organisations syndicales signataires. Une réunion est alors tenue entre tous les signataires de l’accord en vue de régler le différend.

Si à l’issue de cette rencontre, et les signataires ayant fait part de leur point de vue, le différend persiste, l’organisme peut décider de saisir la juridiction compétente.

Article 10 – entrée en vigueur et durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et se substitue intégralement au précédent accord en date du 20 septembre 2010 et à la charte relative à l’utilisation par le Chsct des NTIC du 3 août 2011.

Il prend effet à compter du 1er jour du mois civil suivant l’agrément ministériel (article L.123.1 et L.123.2 du Code de la Sécurité Sociale). Sa mise en œuvre sera effective au premier jour du deuxième mois suivant l’agrément.

Il pourra être révisé ou dénoncé selon les dispositions prévues à l’article L.2222-5 et L.222-6 du code du Travail.

Article 11 – formalités de dépôt et de publicité

Conformément aux dispositions du code du Travail, le présent accord est valable après avoir été signé par une ou plusieurs organisations syndicales représentatives parties à la négociation, représentant plus de 50 % des suffrages exprimés au premier tour des élections des titulaires au CSE.

Si l’accord est signé par l’employeur et par des organisations syndicales représentatives ne dépassant pas le seuil de 50 % mais ayant recueilli plus de 30 % des suffrages exprimés en faveur d’organisations représentatives au premier tour des élections, l’accord pourra être validé par référendum selon les modalités qui ont été fixées par mesures réglementaires.




Dès transmission de l’accord aux organisations syndicales, il devra être signé dans les 15 jours.





Fait à Evry le 	15 Avril 2021   en  6 exemplaires originaux.