Entre, d’une part ;
L’AIPSSSIE, représentée par son Directeur, 
et d’autre part :
Le CSE, représenté par ses membres 

Il a été convenu ce qui suit :

Préambule

Les technologies de l’information et de la communication offrent désormais des possibilités d’organisation du travail permettant, d’une part, aux salariés de concilier différemment leur vie professionnelle et leur vie privée et, d’autre part, de contribuer à limiter les risques environnementaux et routiers par une réduction des trajets domicile-lieu de travail.

Le recours au travail à distance durant l’épidémie de coronavirus que nous avons connue au printemps 2020, a favorisé un recours massif à ces nouvelles modalités de travail, dans des conditions relevant toutefois de la force majeure, plus que sous une forme anticipée et organisée. 
 
Le recours au travail à distance s’est avéré cependant compatible avec l’activité de l’AIPSSIE et une réflexion a été menée au sein de l’association permettant de tendre vers un accord collectif de travail à distance s’adossant sur ce retour d’expérience. Il doit permettre d’en délimiter les contours, d’en extraire les aspects les plus favorables et d’en éviter les écueils tout en respectant le cadre fixé par les statuts de l’association et en particulier son article 2 : 

ARTICLE 2
L’Association a pour objet d’assurer des services sociaux et plus particulièrement un service d’Assistantes Sociales au sein des entreprises adhérentes. 
Sa durée est illimitée. 
Les partenaires sociaux signataires du présent accord considèrent que le travail à distance peut constituer un facteur d’amélioration de la qualité de vie au travail contribuant ainsi au soutien de la motivation des salariés. Toutefois, ils ont porté une attention particulière au maintien d’un lien entre le salarié et l’organisme propre à éviter tout phénomène d’isolement.
Le présent accord s’inscrit dans le prolongement de l’accord QVT signé le 8 octobre 2020 et dans le cadre des dispositions nationales actuelles ou évolutives. Ainsi, par rapport à l’évolution de la loi, la révision de certaines clauses de cet accord pourrait être rendue nécessaire.
Champ d’application

Le travail à distance est une forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait pu être exécuté dans les locaux habituels de l’employeur, est effectué par un salarié en dehors de ces locaux en utilisant les technologies de l’information et de la communication. (Code du travail Art L 1222-9). 

Cette définition est très large. En pratique, on distingue généralement le travail à distance régulier, qui est organisé selon des modalités fixées à l’avance et le travail à distance occasionnel qui se met en place lors de circonstances exceptionnelles. 
Le présent accord vise les situations de travail à distance dans lesquelles un salarié exécute en partie son contrat de travail ailleurs que sur son lieu de pratique habituel dans ces deux circonstances.
Il vise tous les salariés de l’entreprise quelle que soit la durée de leur temps de travail, et leur poste de travail, sous réserve toutefois d’être en capacité d’honorer toutes les obligations du présent accord. 
Toutefois, sauf dans les cas de circonstances exceptionnelles, les salariés devront disposer d’un niveau d’autonomie suffisant sur leur poste afin de ne pas être mis en difficulté dans l’exercice de leur mission à distance.

Ce niveau d’autonomie sera évalué précisément par la hiérarchie. 

Conditions de mise en œuvre

Les dispositions s’appliquent à toutes les fonctions exercées au sein de l’association. Il convient néanmoins de distinguer les fonctions opérationnelles dont les modalités d’intervention peuvent être définies par une convention signée avec un adhérent, des fonctions supports.
La liste des fonctions opérationnelles et supports est annexée au présent accord (annexe 1).

Situations de travail à distance 

Circonstances exceptionnelles 

En vertu de l’article L.1222-11 du code du travail, la mise en œuvre du travail à distance peut être considérée comme un aménagement du poste de travail nécessaire à la continuité de l’activité et à la protection des salariés en cas de circonstances exceptionnelles. 
Le code du travail ne fixe pas de façon exhaustive les circonstances exceptionnelles. Le présent accord entend donc les définir.
En cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d'épidémie, ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du travail à distance peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de l'entreprise et garantir la protection des salariés.
Dans ces circonstances exceptionnelles il est possible d’imposer au salarié le travail à distance sans avoir besoin de rechercher son accord car la décision doit être prise rapidement.  
Aussi, le présent accord permet de fixer les modalités concrètes d’exercice de l’activité en travail à distance en ces circonstances, afin de s’assurer de l’obligation de protection de la santé et de la sécurité des salariés et d’affirmer que des mesures concrètes sont mises en place pour respecter ces obligations. 
Les circonstances exceptionnelles :
Les intempéries ne permettant pas le déplacement dans les conditions de sécurité habituelles et n’offrant pas d’alternatives
Les grèves de transport en commun pour les salariés contraints de les utiliser et ne disposant pas d’alternatives 
Les épisodes de pollution réglementés par les autorités publiques
Les menaces de troubles à l’ordre public 
Les risques sanitaires 
La non-accessibilité temporaire d’un site
Toutes les fonctions de l’association sont concernées en cas de déploiement du travail à distance dans de telles circonstances.

Situations personnelles spécifiques

Les salariées enceintes après avis médical
Les personnes en situation de handicap 
Les préconisations formulées par le médecin du travail 
Pour ces situations, un aménagement des conditions de travail sous la forme de journées travaillées à distance sera étudié en concertation avec la Médecine du Travail. 
Toutes les fonctions de l’association sont concernées en cas de déploiement du travail à distance dans de telles circonstances.

Convenances personnelles

Toute demande pour convenance personnelle doit être formalisée par un courrier / courriel remis ou envoyé à la Direction.

Pour les personnels exerçant uniquement leurs missions dans les locaux de l’AIPSSIE, le salarié a la possibilité d’effectuer son travail à distance jusqu’à 2 jours par mois :  les 2 jours sont choisis en commun accord avec la Direction de l’AIPSSIE et devront prendre en compte les impératifs de service. Ce nombre pourrait augmenter en fonction de l’activité et des possibilités d’effectuer ses tâches à distance. 

Pour les assistants sociaux, le salarié à la possibilité d’effectuer son travail à distance dans les situations suivantes :

Les jours planifiés AIPSSIE, sous réserve d’en avoir défini les missions ces jours-là (relais social…).
Un jour par an peut être converti pour la rédaction du rapport d’activité. Le jour est choisi en commun accord avec la Direction de l’AIPSSIE qui en dernier ressort arbitre.

Prestations évolutives et/ou spécifiques 

Dans le cadre d’un constat partagé par l’adhérent et la Direction de l’AIPSSIE qui s’appuie sur un retour d’expérience, certaines prestations peuvent évoluer vers une organisation incluant des journées travaillées à distance. Dans ce cadre-là, la Direction de l’AIPSSIE reviendrait vers les salariés concernés en vue de l’adaptation à cette nouvelle organisation de travail. 
Certaines prestations peuvent ne pas nécessiter une présence continue sur le site physique d’une entreprise, mais peuvent s’exercer en tout ou partie à distance. Il convient de pouvoir répondre à ces prestations sous réserve d’éviter un isolement majeur du salarié et sous réserve qu’il ait d’autres prestations « physiques » complémentaires dans son emploi du temps. 
Il est rappelé que la nature même de l’activité de service social interentreprises telle que pratiquée au sein de l’association est associée à un service de proximité, en face à face et riche en interactions avec les partenaires internes. 
Les limites suivantes sont ainsi définies :
L’engagement pris dans une convention sur le temps de travail à distance ne peut excéder 50% du temps total de la prestation sauf situation spécifique (mission singulière, éloignement d’un site…).

Préservation du lien avec AIPSSIE

Temps minimum de travail effectué à AIPSSIE 

La mise en place de l’accord travail à distance suppose cependant que tous les salariés assistants sociaux de l’AIPSSIE devront se rendre dans les locaux de l’AIPSSIE au moins une fois par mois, dans le cadre de la réunion mensuelle et s’il y a des sollicitations complémentaires des conseillères techniques ayant évalué des difficultés d’un collaborateur à travailler seul à distance et requérant un accompagnement plus rapproché. 

L’équipe de Direction de l’AIPSSIE exerce ses missions dans les locaux de l’AIPSSIE hors aménagements prévus à l’article 3-A-3 et hors déplacements nécessités par l’exercice de leurs fonctions respectives. 
Aménagements du travail à distance 

Le lieu de travail à distance est le lieu de domicile du salarié, tel qu’il l’a déclaré à l’entreprise et tel qu’il figure sur son bulletin de salaire. 
Toutefois, si le domicile du salarié ne remplit pas les conditions permettant d’effectuer ses missions dans des conditions respectant sa sécurité, mais également la sécurité des données et la confidentialité de l’activité, la Direction de l’AIPSSIE peut être amenée à refuser le travail à distance ou à proposer un lieu alternatif (espace de co-working par exemple) dont elle prendra en charge le cout. 
Participation à la vie de l’AIPSSIE 

Le code du travail rappelle que le travailleur à distance leur dispose des mêmes droits et des mêmes devoirs que le salarié qui exécute son travail dans les locaux de l’entreprise ou sur les sites des lieux de prestations.

Aussi, l’activité partielle en travail à distance ne dispense pas les salariés concernés de s’impliquer dans la vie et l’activité de l’AIPSSIE et de répondre aux sollicitations (participation aux réunions, aux groupes de travail thématiques, aux GAP…). Ils y contribuent de la même manière.

Conditions de mise en place

Information à l’ensemble des salariés

Les termes du présent accord doivent être portés à la connaissance de l’ensemble des salariés par toute voie de communication officielle : affichage, mail. Il devra figurer dans le livret d’accueil remis à chaque collaborateur lors de son arrivée ou lors d’une mise à jour des informations. 
Accord du salarié

Même en présence d’un accord d’entreprise, le passage en travail à distance d’un salarié requiert toujours son accord explicite, hormis les situations de circonstances exceptionnelles destinées à protéger le salarié (pandémie, épisode grave de pollution… cf. article 3-A-1).

Le travail à distance est toutefois soumis au principe de double volontariat et double réversibilité de sorte que le salarié comme l’association puissent toujours accepter de le mettre en place et revenir sur cette décision ultérieurement moyennant un délai de prévenance fixé à 1 mois.
Avenant au contrat de travail

L’exécution d’une partie de son activité en travail à distance, pour convenance personnelle, nécessite un avenant au contrat de travail du salarié mentionnant expressément toutes les modalités individuelles de passage en travail à distance en référence au présent accord collectif.  
Cet avenant permettra notamment de formaliser de façon explicite l’accord du salarié sur les modalités d’exercice en travail à distance. 
Les contrats de travail en cours d’exécution à la date de signature du présent accord devront faire état de l’application de cet accord.


Période d’adaptation et réversibilité permanente

Lors du passage en travail à distance, les parties aménagent une période d’adaptation au cours de laquelle chaque partie à la possibilité de mettre fin à cette forme d’organisation du travail, sous réserve de respecter un délai de prévenance de 8 jours.  
Cette période d’adaptation permet de faciliter le retour à une exécution du travail sans travail à distance si l’une ou l’autre des parties se rend compte que ce mode d’organisation n’est pas adapté. 
Le maintien de l’activité en travail à distance présume l’accord des deux parties. 
Toutefois, si l’AIPSSIE décide de mettre un terme au travail à distance d’un salarié qui souhaite son maintien, elle devra motiver sa décision : 
fin d’une prestation qui s’exécutait tout ou partie en travail à distance,
modification du contrat de prestation imposant un retour sur site dans les entreprises clientes
conditions d’exercice en travail à distance ne garantissant pas la sécurité du salarié ou la confidentialité nécessaire à l’activité, 
salarié requérant un accompagnement managérial plus rapproché 
autre motif impérieux

Durée du travail

Le travailleur à distance est soumis à l’horaire collectif de l’entreprise et aux mêmes horaires que les salariés travaillant sur le site de l’AIPSSIE, sauf si une prestation doit exceptionnellement nécessiter un aménagement des horaires dans la limite du temps de travail contractuel et de la législation.
Il est rappelé que le salarié en travail à distance a le devoir de prévenir son employeur en cas d’absence, de retard ou d’accident.
Les journées travaillées à distance doivent figurer sur le planning mensuel prévisionnel que chaque salarié doit compléter par anticipation sur le logiciel métier de l’AIPSSIE.  
La Direction de l’AIPSSIE devra veiller à ce que le salarié parvienne bien à concilier sa vie privée et sa vie professionnelle.  


Choix des jours de travail à distance

Dans le cadre d’une demande de travail à distance pour convenance personnelle, le salarié pourra choisir, dans la mesure du possible, le/ les jours où il souhaite exercer en travail à distance et en référer à la Direction de l’AIPSSIE. Cette organisation doit figurer sur le planning mensuel prévisionnel que chaque salarié doit compléter par anticipation sur le logiciel métier de l’AIPSSIE.  
La Direction de l’AIPSSIE se réserve la possibilité de faire procéder à des modifications si l’organisation du travail le nécessite ponctuellement ou durablement et devra en informer en amont le salarié sauf situation d’urgence.

Suspension provisoire du travail à distance

L’exercice en travail à distance peut être provisoirement suspendu soit à la demande du salarié, soit à celle de la Direction de l’AIPSSIE, notamment pour les motifs prévus à l’article 3-C-4.
Suivi du salarié travaillant à distance et prévention des risques 

Le travail à distance, même sollicité par le salarié peut présenter certains risques professionnels. A ce titre l’employeur doit notamment veiller :
au risque d’isolement des salariés 
aux risques inhérents à la sédentarité occasionnée par le travail à distance 
La Direction de l’AIPSSIE devra donc mettre en œuvre les moyens adaptés à la prévention de ces risques notamment en :
anticipant et en planifiant la charge de travail 
effectuant régulièrement des points téléphoniques et physiques avec le salarié
lui permettant de garder le contact avec l’équipe de travail
veillant au respect des horaires et des pauses
s’assurant de la qualité de l’espace dédié au travail
veillant au respect du droit à la déconnexion
adaptant les horaires de travail si nécessaire
sensibilisant sur la nécessaire conciliation entre vie personnelle et vie professionnelle
veillant à ce qu’il reste informé comme n’importe quel autre collègue sur l’activité de l’AIPSSIE 
sollicitant le cas échéant le service de santé au travail pour des visites médicales de suivi

Respect de la vie privée du salarié

Le salarié en travail à distance bénéficie des mêmes horaires que ses collègues.  Il ne doit donc pas être sollicité en dehors de ces plages horaires, il doit respecter la pause de midi, les durées maximales de travail et le repos hebdomadaire.
Le respect de ces conditions de travail est essentiel afin de garantir le bon équilibre entre la vie privée et la vie professionnelle.
Les deux parties s’engagent notamment à ce titre à respecter la charte du droit à la déconnexion annexée à l’accord QVT de l’association.  
Assurance

Le lieu de travail à distance est principalement le lieu de domicile du salarié. Le domicile de ce dernier doit être couvert par une assurance habitation. Celle-ci couvre les éventuelles dégradations occasionnées sur le matériel mis à disposition du salarié en cas de sinistre. 

Le travailleur à distance doit informer sa compagnie d’assurance qu’il est susceptible d’assurer son activité professionnelle à son domicile et que celle-ci couvre sa présence durant ses journées de travail.  
Le salarié est couvert, au même titre que les salariés exerçant sur site, en cas d’accident de travail. Tout accident survenu sur le lieu où est exercé le travail à distance pendant l’exercice de l’activité professionnelle est présumé être un accident de travail (art L1222-9 du code du travail). Le salarié doit donc en conséquence en informer immédiatement la Direction de l’AIPSSIE en précisant les circonstances de l’accident, les lésions constatées, ainsi que les éventuels témoins de l’accident. L’AIPSSIE fera une déclaration d’accident de travail dans les 48 heures.  
Le salarié demeure couvert par l’assurance professionnelle contractée par l’AIPSSIE, y compris en situation de travail à distance. 

Équipements de travail

Les locaux 

En vertu de l’article L.4121-1 du code du travail, l’employeur est tenu de prendre les mesures nécessaires en vue d’assurer la sécurité et de protéger la santé de ses salariés. A ce titre, il doit s’assurer que le poste de travail au domicile du salarié est conforme en vérifiant notamment les installations électriques. 
Le salarié en travail à distance devra donc fournir une attestation sur l’honneur à l’AIPSSIE, confirmant la conformité des lieux de travail. 

Le matériel 

Le matériel utilisé pour l’exercice de son activité devra être fourni au salarié par l’AIPSSIE et être mis à sa disposition. Sauf interdiction décidée par les entreprises adhérentes, c’est le matériel de l’AIPSSIE qui devra être prioritairement utilisé.
La remise de ce matériel fera l’objet d’un inventaire. 
La liste de ces équipements est détaillée en annexe 2 et pourra faire l’objet d’une révision si nécessaire à la demande des élus du CSE ou de la Direction l’AIPSSIE.  
Par exception, le matériel utilisé pourra être celui du salarié si l’AIPSSIE n’est pas en mesure de fournir l’équipement nécessaire dans les délais ou pour tout autre motif impérieux. Dans ce cas l’AIPSSIE devra rembourser au salarié les frais d’acquisition du matériel :
A hauteur de 50% de la dépense réelle,
Dans la limite d’un plafond équivalent au coût du matériel habituellement fourni aux salariés de l’AIPSSIE, 
Sur justificatifs. 
Dans ce type de situation, et par exception donc, le matériel restera propriété du salarié.
Il incombera également à la direction d’assurer l’adaptation et l’entretien de ces équipements (article 7 loi Ani du 19 juillet 2005). Le salarié s’engage pour ce faire à faciliter l’accès aux équipements. 
L’AIPSSIE aura la possibilité de restreindre à l’usage professionnel les équipements et outils informatiques qu’il fournit au salarié à condition de l’en informer expressément par écrit. 
Frais professionnels

Lorsque le travail à distance est régulier l’employeur est tenu de prendre en charge les coûts engendrés par ce travail. Ces dépenses sont considérées comme des frais professionnels et donc des « charges de caractère spécial inhérentes à la fonction ou à l’emploi du travailleur salarié ».
Ces frais correspondent aux frais fixes et variables liés à la mise à disposition d’un local privé, pour un usage professionnel, à défaut d’espace co-working, le cas échéant aux frais de matériel informatique et aux frais de connexion et fournitures diverses. 
Ces frais seront dus dès lors qu’il y aura eu un avenant au contrat de travail du salarié qui spécifiera qu’un temps de son activité s’exerce en travail à distance. 
Ils prendront la forme d’un forfait mensuel en rapport avec le temps effectivement exercé en travail à distance. Le montant du forfait retenu est détaillé en annexe 3 et sera révisé régulièrement, a minima tous les trois ans. 
Protection des données

L’AIPSSIE veillera à prendre toute mesure nécessaire pour garantir la protection des données utilisées et traitées à des fins professionnelles par des salariés en situation de travail à distance. Il mettra à disposition des travailleurs à distance une charte rappelant les règles de sécurité informatique à respecter ainsi que les outils d’accès à distance sécurisés.
Le salarié en travail à distance s’engage à respecter strictement ces règles et à prendre toutes les précautions pour qu’aucune personne non habilitée ne puisse avoir accès à ces données et/ou mot de passe. A cet égard, une attestation sur l’honneur sera signée par le salarié travailleur à distance.

Droits individuels et collectifs

Les salariés en travail à distance bénéficient des mêmes droits et des mêmes devoirs que lorsqu’ils exercent sur le site de l’entreprise ou les sites d’exercice des prestations. 
Ils bénéficient notamment des tickets restaurant pour chaque journée exercée en travail à distance. 
Ils ont accès au plan de formation professionnelle de l’entreprise et peuvent en outre solliciter des formations spécifiques liées à l’exercice de leur activité en travail à distance (entretien d’écoute téléphoniques, gestion des situations difficiles à distance…maitrise des logiciels informatiques de base…). 
Consultation des instances représentatives du personnel

Le présent accord devra faire l’objet d’un suivi annuel réalisé par la Direction et les Conseillères techniques. Les élus du CSE y seront associés et contribueront à son élaboration. 
Ce suivi, sous forme de rapport, mentionnera notamment le nombre et le taux de salariés en travail à distance ainsi que leurs fonctions. Mais une évaluation collégiale plus qualitative pourra permettra de faire évoluer les conditions prévues dans l’accord si nécessaire. Les élus consulteront si nécessaire les salariés sur toute proposition d’évolution de l’accord.  
Quoi qu’il en soit, un bilan sera inscrit à l’ordre du jour de l’une des réunions du CSE chaque année.
A défaut de demande de révision formulée par l’une des parties signataires, l’accord sera tacitement reconduit d’année en année.
 Santé au travail 

Les salariés exerçant en travail à distance bénéficient du même suivi par le service de santé au travail qui peut être sollicité, si nécessaire, sur la décision d’accepter le travail à distance pour un salarié, en cas de difficultés particulières de santé.   
Le travailleur à distance devra pouvoir bénéficier d’une adaptation de son poste de travail à son domicile s’il y a lieu. Un ergonome pourra être mandaté pour faire l’évaluation du poste et formulera les préconisations à mettre en œuvre. 
En raison de la diversification des risques professionnels, l’AIPSSIE adaptera son DUER et y fera figurer les disposions particulières mises en place pour prévenir les risques inhérents à cette forme d’activé. Les salariés en seront tenus informés.   

Dispositions diverses

L’accord est conclu pour une durée déterminée de 12 mois à compter de la date d’agrément.
Les parties conviennent que, dans l’hypothèse où une décision réglementaire ou légale viendrait rendre inapplicable l’une des dispositions du présent accord, des négociations s’engageraient dans les trois mois maximums de l’entrée en vigueur de cette réglementation pour adapter l’accord. 
Il s’applique sous réserve de l’agrément prévu par le code de la Sécurité sociale et ne vaut en aucun cas engagement unilatéral de l’employeur.
Il devra être déposé auprès de la DIRECCTE et auprès de l’inspection du travail dès sa signature par les parties. 





Signatures
Pour l’Association 
Monsieur						Madame 
Directeur						Titulaire CSE
								
Madame 
								
Titulaire CSE	

 ANNEXES 

ANNEXE 1 – LISTE DES FONCTIONS

Fonction Support
Directeur
Conseillère technique
Responsable paie et ADP
Office Manager
Fonction Opérationnelle
Assistants de service social

ANNEXE 2 - LE MATERIEL 

L’AIPSSIE fournit à chacun de ses collaborateurs l’équipement nécessaire à son activité. Le salarié a la possibilité toutefois d’utiliser le matériel mis à disposition par l’entreprise dans le cadre des prestations notamment si les entreprises concernées l’exigent pour des raisons de sécurité ou dans le cadre de leur règlement intérieur.   
Ainsi l’AIPSSIE devra mettre à disposition :
Un ordinateur portable
Un téléphone portable professionnel
Selon l’organisation du travail du salarié, un scanner portatif et/ou une solution d’impression si le collaborateur n’a accès à aucun autre équipement dans ses interventions en entreprises
Un casque audio/micro pour l’activité à distance
Le présent accord travail à distance ne prévoit pas d’indemnisation particulière au titre de loyer ou d’énergie lorsque l’activité doit impérativement être exercée à distance dans les circonstances exceptionnelles mentionnées. 
Mais il est rappelé que l’activité en travail à distance maintien le droit aux chèques déjeuner. 

ANNEXE 3 – FORFAIT FRAIS PROFESSIONNEL 

Dans le cadre d’un accord de travail à distance pour convenance personnelle, un montant mensuel de remboursement des frais sera versé en fonction du temps exercé en travail à distance et en conformité avec les dispositions légales en vigueur.