ENTRE LES SOUSSIGNES :
La société LPG SYSTEMS S.A.S. dont le siège social est situé, Technoparc de la Plaine, 30 rue du Docteur Abel à VALENCE (26), IDCC  0650 Convention Collective de la Métallurgie, représentée par xxx agissant en qualité de Directeur des Ressources Humaines de ladite Société,
D’une part

Ci-après dénommée « La Société »

Et,

Les représentants des organisations syndicales suivantes : 

Le Syndicat CFE-CGC pris en la personne de xxx, agissant en qualité de Délégué Syndical,

Le Syndicat CFTC pris en la personne de xxx, agissant en qualité de Délégué Syndical,

D’autre part

Préambule

Les mandats des institutions représentatives du personnel (délégués du personnel, Comité d’entreprise et CHSCT) arrivant à échéance en octobre 2019, un Comité Social et Economique (CSE) devra être mis en place, et ce conformément à l’Ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017.

Pour cette première élection de mise en place du CSE, les mandats des représentants du personnel sont prorogés jusqu’au 2e tour de scrutin de ladite élection.

Ainsi que le permet l’article L. 2314-26 du Code du travail, les parties signataires conviennent, pour les prochaines élections des membres du Comité Social et Economique (CSE) d’aménager le processus des opérations de vote en ayant recours au vote électronique
. 
Le recours au vote électronique contribue à :
Alléger la gestion et la logistique des élections dans un cadre sécurisé grâce à l’avancée des technologies en matière de cryptage,
Réduire l’impact sur l’environnement grâce au faible volume de documents papier 
Agir sur la qualité de vie au travail grâce au temps suffisant laissé aux salariés pour voter

Le présent accord a pour objet de préciser le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales. 
C’est dans ce cadre que la direction de La Société a fait appel à un prestataire spécialisé dans la mise en place de solution sécurisée de vote par Internet. Après avoir vérifié la fiabilité du dispositif il a été décidé, après différents échanges entre la Direction et les organisations syndicales en date des 24 juillet et 1er août 2019, de mettre en place le dispositif qui suit, objet du présent accord.


Art.1 – Cadre juridique- Champ d'application-objet

Le présent accord est conclu dans le cadre des articles L. 2221-1 et suivants et L. 2314-26 du Code du travail. 
Il a pour champ d’application l’ensemble du personnel de la société LPG Systems SAS.
Il a pour objet d’autoriser le vote électronique pour toutes les élections des membres du Comité Social et Economique (CSE) au sein de la société LPG Systems SAS. 

Les objectifs du présent accord sont de :
Donner un cadre au vote par internet pour les élections du CSE,
Simplifier et sécuriser l'organisation de ces élections,
Favoriser l'accès au scrutin, optimiser la participation des électeurs, et ainsi renforcer la légitimité des acteurs du dialogue social,
Supprimer les votes nuls,
Sécuriser et accélérer les dépouillements et la proclamation des résultats,
Participer à une démarche de développement durable,
Mais aussi rappeler les principes fondamentaux qui doivent régir ces élections, à savoir le secret du vote, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, les possibilités de surveillance et de contrôle, la conservation des éléments de preuve.

Le contenu de cet accord est strictement limité aux dispositions légales et réglementaires en vigueur. Le choix du prestataire et les modalités précises de mise en œuvre du vote électronique feront l'objet d'articles spécifiques du protocole d'accord préélectoral ou à défaut de la note de service qui fixera les modalités d’organisation des élections.


Art.2 – PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL
  
Parallèlement au présent accord, les parties ont la volonté de signer un protocole d'accord préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote et la répartition des sièges au sein de chaque collège pour les élections. 
Le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et la description du fonctionnement du système et du déroulement des opérations électorales. Le protocole préélectoral indiquera en outre le nom du prestataire choisi pour mettre en place le vote électronique.
Le présent accord sera annexé audit protocole d'accord préélectoral.
     
A défaut de signature d’un protocole d'accord préélectoral, les modalités d’organisation des élections seront fixées par note de service établie par la Direction.


Art.3 – système de vote électronique 

3.1 Recours à un prestataire 

Afin de garantir l'indépendance du personnel en charge du traitement informatique du système de vote, la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident de faire appel à un fournisseur prestataire.

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont ainsi confiées à un prestataire extérieur choisi par la Société, dans le respect du cahier des charges en annexe, constitué sur la base des prescriptions énoncées par les articles R. 2314-5 à R. 2314-18 du Code du travail, et par l'Arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007. 

Le système retenu devra en outre respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, et notamment :
La sincérité du vote et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne ;
L’anonymat et la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;
L'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
La liberté du vote : absence de pression extérieure sur le libre choix de son vote ;
La confidentialité et le secret du vote

Le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord. 

3.2 Caractéristiques du système
 
La Société s'engage à prendre toutes les mesures nécessaires pour vérifier que le système choisi assure :
La confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales,
La sécurité de l'adressage des moyens d'authentification,
La sécurité de l'émargement,
La sécurité de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
  
De plus, le système doit répondre aux caractéristiques suivantes :

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système,
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin,
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés "fichier des électeurs" et "contenu de l'urne électronique".

3.3 Respect du RGPD et de la loi informatique et liberté 

Le système de vote électronique est mis en place en conformité avec le règlement européen n°2016/679, dit règlement général de protection des données (RGPD), la loi informatique et libertés dans sa dernière version modifiée par la Loi n° 2018-493 du 20 juin 2018 relative à la protection des données personnelles.

Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des prescriptions légales.
Il est établi dans le respect des recommandations de la délibération CNIL 2010-371 du 21 octobre 2010. 

Le système de vote électronique doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celle des fichiers constitués pour établir les listes électorales, l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Le système de vote électronique devra pouvoir être scellé et permettre un fonctionnement sans faille des risques de piratage du processus électoral.

3.4 Formation et information

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation par les salariés de cette nouvelle technique de vote.

Chaque salarié disposera d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Une formation sera organisée à destination, des délégués syndicaux et représentants de section syndicale, des membres des bureaux de vote et des personnes chargées localement du suivi des opérations électorales.



Cette formation portera sur :
Le système de vote électronique ;
L'administration du scrutin ;
Les opérations de dépouillement.

Art.4 – organisation du vote  

4.1 Listes électorales et listes de candidat 
  
Les listes électorales sont établies par l'employeur. 
Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises le cas échéant au prestataire est effectué sous la responsabilité de l'employeur. L'intégration et le contrôle des candidatures sont effectués dans les mêmes conditions.

Les listes de candidats, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral ou à défaut de la note de service fixant les modalités d’organisation des élections, ainsi que les logos et les professions de foi seront adressées au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique à la date prévue par le protocole d'accord préélectoral ou par la note de service.

4.2 Fichier des électeurs – Emargement - Urne électronique

Le traitement "fichier des électeurs" est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement.
L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
 
Le fichier dénommé "contenu de l'urne électronique" recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

4.3 Bulletins de vote 

Le prestataire assure la réalisation des pages web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l’intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.

Les listes sont présentées sur les écrans dans l’ordre alphabétique.

Par ailleurs, afin de garantir l’égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisés soient identiques pour toutes les listes.

4.4 Déroulement du scrutin

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée conformément au calendrier qui sera défini dans le protocole d'accord préélectoral ou à défaut dans la note de service qui fixera les modalités d’organisation des élections.

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent, pour le premier comme le second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours dans la limite de quatre jours ouvrés.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme pendant l’ouverture des scrutins, de n’importe quel terminal Internet (de leur lieu de travail, de leur domicile ou tout autre lieu de leur choix) en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.
Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n'est accessible, seul le taux de participation est indiqué.

Pendant les scrutins, les listes d'émargements ne sont accessibles que par les membres du bureau de vote, lorsque celui-ci est ouvert. Elles sont ensuite conservées par le service du personnel.

Une note explicative, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du scrutin pour faciliter l’appropriation du vote électronique. Elle sera également mise en ligne sur le site intranet de l’entreprise afin que les salariés puissent y avoir accès à tout moment. 

Préalablement à la mise en service du site, les opérations de scellement par les membres du bureau de vote auront lieu en présence des observateurs du représentant de la direction, des organisations syndicales et du prestataire.

4.5 Modalités du vote

Pour se connecter sur place ou à distance au système de vote, les électeurs devront se faire connaître par le moyen d'authentification qui leur aura été préalablement transmis, selon des modalités garantissant sa confidentialité. Ce moyen d'authentification permettra au serveur de vérifier leur identité et garantira l'unicité de leur vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d'authentification.

Les électeurs accèderont aux listes de candidats de leur collège respectif et exprimeront leur vote. Leur choix doit apparaître clairement à l'écran ; il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l'émargement font l'objet d'un accusé de réception que l'électeur a la possibilité de conserver.
 
La mise en place du vote électronique exclut toute possibilité de vote à bulletin secret sous enveloppe.
  
Chaque électeur recevra avant le vote, par voie postale à son adresse personnelle, un courrier contenant ses codes personnels (identifiant et le mot de passe - générés de manière aléatoire) pour 
accéder au site de vote  sécurisé. La liste des salariés sera transmise au prestataire par le service RH.
Les fichiers sont transférés dans une zone sécurisée mise à disposition par le prestataire de vote.

Seul le prestataire aura connaissance de l’identifiant et du mot de passe.
Le code d’activation ainsi que le mot de passe seront également valables en cas de second tour.

Pour accéder à son espace personnel, l’électeur devra renseigner son identifiant et son mot de passe qu’il aura préalablement reçu par courrier. Une fois connecté, l’électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et pour les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix. La confirmation du vote vaut signature de la liste d’émargement dès réception du vote dans l’urne électronique. 

En cas d’oubli ou de perte de ses codes de connexion, l’électeur devra faire appel au support pour obtenir un nouveau code. Il devra répondre à une question secrète (date de naissance par exemple) pour s’identifier. Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.


4.6 Garanties de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée 	du scrutin 

Le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur sont séparés. L’opinion émise par l’électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’identification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Par ailleurs, le prestataire conserve sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

Les membres du bureau de vote, les représentants de l’entreprise, les délégués syndicaux  et les observateurs pourront consulter sur un site sécurisé, le taux de participation. Cette information sera mise à jour en temps réel.

4.7 Dépouillement / Procès-Verbaux / Résultats 

A l’heure de clôture du scrutin, le site de vote n’est plus accessible aux électeurs. 

Dès la clôture du scrutin, le contenu des urnes, les listes d'émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.

Les opérations de dépouillement sont effectuées dans les bureaux de vote, sous l’autorité du président du bureau avec la présence obligatoire des assesseurs et de l’employeur ou de son représentant. 

Le consultant prestataire après diction des clés par les membres du bureau de vote les intègre au système de vote afin de permettre l’ouverture des urnes.

Le dépouillement s’effectue dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants. Les attributions des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole d’accord préélectoral. Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.

Le décompte des voix apparaît alors lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Le système de vote électronique est scellé par le Président du bureau de vote après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. 

La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau pour le second tour. Le nouveau scellement aura lieu un jour avant l’ouverture du scrutin prévu pour le second tour.

Ainsi, il est procédé au décompte des voix et au report de ces résultats sur un formulaire électronique conforme aux modèles CERFA en vigueur. 

Le président du bureau de vote vérifie l’exactitude des procès-verbaux pré-remplis et les signe.
Les autres membres du bureau de vote signent également les formulaires précités.

Après signature des procès-verbaux, le Président annonce les candidats élus.

4.8 Cellule d’assistance technique et dispositif de secours

L'employeur met en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique. 

Elle sera composée des membres des bureaux de vote, de représentants de la Direction et des organisations syndicales ainsi qu’un représentant du prestataire. 

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider de la suspension des opérations de vote.


4.9 Conservations des données

Le prestataire conserve sous scellés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. 

La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.
A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.



Art.5 – entrée en vigueur et suivi de l’accord

5.1 Durée de l’accord – Prise d’effet
 
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il entrera en vigueur à compter de la date de sa signature.  
 Il se substitue de plein droit à tous les accords collectifs et usages ayant le même objet.
Il pourra être dénoncé dans les conditions prévues à l’article 5.7.  

5.2 Conditions suspensives et résolutoires

Les dispositions du présent accord sont soumises aux conditions suspensives suivantes :

Conformément à l’article L. 2232-12 du Code du travail, le présent accord ne sera valable et ne rentrera ainsi en vigueur que s’il est signé par une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives ayant recueilli plus de 50 % des suffrages exprimés en faveur d'organisations représentatives au premier tour des dernières élections professionnelles, quel que soit le nombre de votants. 

Si cette condition n'est pas remplie et si l'accord a été signé à la fois par l'employeur et par des organisations syndicales représentatives ayant recueilli plus de 30 % des suffrages exprimés en faveur d'organisations représentatives au premier tour des élections mentionnées au premier alinéa, quel que soit le nombre de votants, une ou plusieurs de ces organisations ayant recueilli plus de 30 % des suffrages disposent d'un délai d'un mois à compter de la signature de l'accord pour indiquer qu'elles souhaitent une consultation des salariés visant à valider l'accord. Au terme de ce délai, l'employeur peut demander l'organisation de cette consultation, en l'absence d'opposition de l'ensemble de ces organisations.

Si, à l'issue d'un délai de huit jours à compter de cette demande ou de l'initiative de l'employeur, les éventuelles signatures d'autres organisations syndicales représentatives n'ont pas permis d'atteindre le taux de 50 % mentionné au premier alinéa et si les conditions mentionnées au deuxième alinéa sont toujours remplies, cette consultation est organisée dans un délai de deux mois.

La consultation des salariés, qui peut être organisée par voie électronique, se déroule dans le respect des principes généraux du droit électoral et selon les modalités prévues par un protocole spécifique conclu entre l'employeur et une ou plusieurs organisations syndicales représentatives ayant recueilli plus de 30 % des suffrages exprimés en faveur d'organisations représentatives au premier tour des élections mentionnées au premier alinéa, quel que soit le nombre de votants.
L'accord est valide s'il est approuvé par les salariés à la majorité des suffrages exprimés.
Faute d'approbation, l'accord est réputé non écrit.

A défaut de respect des conditions rappelées ci-dessus, le présent accord collectif sera réputé non écrit et ne pourrait en aucun cas constituer un usage ou un engagement unilatéral de l’employeur.


5.3 Adhésion

Conformément à l’article L. 2261-3 du Code du travail, toute organisation syndicale de salariés représentative dans les sociétés, qui n’est pas signataire du présent accord, peut y adhérer ultérieurement.

L’adhésion est valable à partir du jour qui suivra celui de sa notification au secrétariat du Greffe du Conseil de prud’hommes compétent.

Notification doit également en être faite dans le délai de huit jours par lettre recommandée aux parties signataires.

L’adhésion ultérieure d’une organisation syndicale représentative ne peut être partielle et intéresse donc l’accord dans son entier.

5.4 Interprétation de l’accord

Les représentants de chacune des parties signataires conviennent de se rencontrer à la requête de la partie la plus diligente, dans les 15 jours suivants la demande pour étudier et tenter de régler tout différend d’ordre individuel ou collectif né de l’application du présent accord.

La demande de réunion consigne l’exposé précis du différend. La position retenue en fin de réunion fait l’objet d’un procès-verbal rédigé par les représentants des sociétés. Le document est remis à chacune des parties signataires.

Si cela est nécessaire une seconde réunion pourra être organisée dans les 15 jours suivant la date de la première réunion.

Jusqu’à l’expiration de ces délais, les parties contractantes s’engagent à ne susciter aucune forme d’action contentieuse liée au différend faisant l’objet de cette procédure.

5.5 Modalités de révision de l’accord

Le présent accord pourra être révisé postérieurement à sa conclusion selon les modalités définies aux articles L. 2261-7-1 et suivants du Code du travail. 
 
La demande de révision devra être portée à la connaissance des autres parties signataires par lettre recommandée avec accusé de réception.

S’il s’avérait que les dispositions légales ou réglementaires remettaient en cause de manière importante le dispositif prévu par le présent accord, la Direction et les partenaires sociaux pourraient être amenés à revoir les dispositions de cet accord.

Sauf commun accord des parties aux présentes, les clauses du présent accord sont indivisibles les unes entre elles, le présent accord constituant un tout indivisible tant dans son esprit que dans sa lettre.   

5.6 Réunions de suivi

Sur demande de l’une des parties, des réunions de suivi pourront se tenir entre la Direction et les délégués syndicaux signataires. Le cas échéant, les modalités de fonctionnement de ces réunions de suivi seront déterminées lors de la première réunion qui sera tenue.

  5.7 Dénonciation de l’accord
 
Le présent accord, conclu sans limitation de durée, peut être dénoncé à tout moment par l’une ou l’autre des parties signataires, sous réserve de respecter un préavis de trois (3) mois.

La dénonciation est notifiée, par lettre recommandée avec accusé de réception par son auteur aux autres signataires de l’accord et doit donner lieu à dépôt conformément à l’article L. 2261-9 du Code du travail.

La dénonciation produira les effets prévus par l’article L. 2261-10 ou par l’article L. 2261-11 du Code du travail, selon que la dénonciation émane de la totalité ou d’une partie des signataires employeurs ou salariés.







Art.6 – formalités 

6.1 Notification

A l’issue de la procédure de signature, le texte du présent accord est notifié à l'ensemble des organisations représentatives par courrier électronique et remis en main propre contre récépissé. 


6.2 Dépôt légal

Le présent accord est déposé, à la diligence de la Société en deux exemplaires, dont une version sur support papier signée des parties et une version sur support électronique sur une plate-forme de télé procédure dédiée, auprès de la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi Auvergne-Rhône-Alpes. 

Une version rendue anonyme du présent accord est également déposée auprès de la même entité conformément aux dispositions du Décret n° 2017-752 du 3 mai 2017. 

Un exemplaire papier sera, en outre, déposé auprès du Secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes de Valence (26).

Un exemplaire de l’accord sera également communiqué aux délégués syndicaux.

6.3 Information des salariés et des représentants du personnel
 
Les salariés et représentants du personnel seront informés de la conclusion du présent accord conformément aux dispositions des articles R. 2262-1 et suivants du Code du travail.


Etabli en 4 exemplaires originaux, à Valence le, 

Pour la société LPG SYSTEMS SAS
xxx






Pour le Syndicat CFE-CGC 				Pour le Syndicat CFTC
Xxx							xxx



					








Annexe (précitée au 3.1) :  Cahier des charges pour la mise en place du vote électronique