Accord n°2018-10
SUR L’ADOPTION DU VOTE ELECTRONIQUE









ENTRE LES SOUSSIGNES

GUSTAVE ROUSSY, 114 rue Edouard Vaillant à Villejuif, représenté par ,

		ci-après désigné « Gustave Roussy »,			D’une part,

ET

Les organisations syndicales représentatives de GUSTAVE ROUSSY

		ci-après désignées les « Syndicats »,
											D’autre part,




Ci-après désignées « Les Parties signataires ».


SOMMAIRE























IL A ETE PREALABLEMENT EXPOSE CE QUI SUIT :

L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.

Les articles R 2314-5 et suivants du Code du travail précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.

La délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique.

Dans ce cadre, les parties signataires ont étudié l’opportunité de recourir au vote électronique pour organiser les élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique. 

Les informations et témoignages recueillis ont conforté les parties dans l’appréciation que le vote électronique est de nature à améliorer les processus de vote au sein de Gustave Roussy, en permettant notamment :
de simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,
de faciliter le vote pour les salariés en mission ou en déplacement,
d'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,
de favoriser l’augmentation du niveau de participation,
d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

En conséquence, les parties signataires ont convenu de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.


CECI EXPOSE, LES PARTIES SONT CONVENUES DE CE QUI SUIT :

Principes généraux
Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.
Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :
Vérifier l’identité des électeurs,
S’assurer de l’intégrité du vote,
S’assurer de l’unicité du vote,
S’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote,
S’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique,
Permettre la publicité du scrutin.




Prestations attendues
Le prestataire devra assurer :
La fourniture d’un système de vote sécurisé (ci-après le système de vote) permettant :
L’organisation et l’administration du processus de vote,
L’expression du vote par les électeurs,
Le dépouillement et le calcul automatique des résultats du vote,
L’archivage puis la destruction des fichiers.
La génération et la transmission sécurisées des codes d’accès (identifiants et mots de passe) aux électeurs,
La génération et la remise sécurisées des clés de chiffrement des urnes aux bénéficiaires désignés,
La préparation de la notice d’information et du mode d’emploi du vote à l’attention des électeurs,
La supervision du bon fonctionnement du système de vote pendant les opérations de vote,
La disponibilité d’un support technique à l’attention des électeurs pendant la durée des opérations électorales,
La coordination des opérations de vote en relation avec les interlocuteurs internes.

Garanties apportées par le Prestataire
Outre l’engagement de respecter les conditions et modalités décrites dans le présent accord, le Prestataire garantira que son service :
Fonctionnera conformément à toute documentation fournie,
Sera accessible et utilisable à partir de tout ordinateur, tablette ou smartphone sans installation,
Sera conforme aux lois et règlementations françaises applicables au vote électronique.

OBJET ET CHAMP D’APPLICATION
Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de Gustave Roussy (ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition de l’Entreprise) appelés à voter aux prochaines élections des membres de la délégation du personnel au comité social et économique de Gustave Roussy, ainsi que le cas échéant pour toute élection partielle en cours de mandat.

DEFINITION ET CHOIX DU MOYEN DE VOTE ELECTRONIQUE

Les parties conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet.
Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.




MODALITES DE MISE EN ŒUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE 

Recours à un prestataire extérieur
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que les élections seront organisées par le « fournisseur prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction. 
Gustave Roussy prendra contact avec un prestataire spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet (ci-après désigné le « Prestataire ») et lui confiera la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les dispositions du présent accord et des articles 
R. 2314-6 et suivants du Code du travail.
Le cahier des charges sera tenu à la disposition des salariés sur les deux sites de Villejuif et Chevilly Larue. Il sera mis sur l'intranet de Gustave Roussy.
Le Prestataire retenu sera indiqué dans le protocole d’accord préélectoral.

Etablissement des fichiers
Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.

Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données 
Le système retenu assurera la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».
Le vote émis par chaque électeur sera chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée.
Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers. 
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du Prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.
Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.
Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

Cellule d'assistance technique et sécurité
Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.
Elle aura notamment pour mission de :
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;
Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place. 
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du Prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Expertise indépendante et formalités de déclaration 
Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du Code du travail. 
Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.
Conformément à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, à la directive 95/46 / CE et au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes à l'égard du traitement des données à caractère personnel, une déclaration de traitement sera effectuée au registre par Gustave Roussy au titre de la constitution des fichiers électoraux et de candidats.

Information et formation
Gustave Roussy mettra en œuvre les moyens destinés à faciliter l’expression, par les salariés, de leurs votes par voie électronique. 
En particulier, chaque salarié disposera d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.
De plus, les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu.
Le Prestataire fournira toute information et documentation utiles pour répondre à ces exigences.

DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE 

Protocole d’accord préélectoral
Dans le cadre des prochaines élections, les parties engageront une négociation en vue de la conclusion d’un protocole préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges.
Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de Gustave Roussy.

Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin
Les parties conviennent d’organiser le vote électronique en présentiel le jour retenu pour le scrutin dans le protocole préélectoral pour le 1er et le 2nd tour.
Dans ce cadre, les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote, en se connectant sur le serveur sécurisé dédié aux élections. Pour ce faire, des ordinateurs placés dans des isoloirs seront mis à disposition des salariés sur les sites de Villejuif et de Chevilly Larue. Les cartes scellées contenant les identifiant et mot de passe des électeurs leur seront remises en main propre par le bureau de vote après vérification de leur identité et contre émargement.
Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.
Les salariés seront informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins. Ces dates et heures seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord préélectoral.

Modalités relative au vote électronique pour les personnels absents le jour du scrutin

Pour les salariés en absence prévue le jour du scrutin, selon la liste ci-dessous, la Direction des Ressources Humaines adressera au domicile des salariés concernés, et sans demande préalable de leur part, leurs codes personnels permettant le vote électronique à distance.
Les motifs d’absence concernés sont :
Maternité,
Maladie de longue durée,
Congé formation de longue durée,
Congés sans solde, congé sabbatique, congé pour création d’entreprise,
Congé parental à temps plein,
Le personnel de nuit,
Le personnel du PC de sécurité, et le cas échéant le personnel du PC incendie,
Le personnel dont le temps de travail est égal ou inférieur à 50% de la durée légale ou conventionnelle du travail,
Congés payés programmés le jour du scrutin et conformément au protocole préélectoral.

Pour les salariés, qui outre les motifs précédents, seraient absents pour les raisons énoncées ci-dessous, la Direction des Ressources Humaines fera appel aux salariés de façon à ce qu’ils se manifestent pour que leur soient également adressés à leur domicile leurs codes personnels permettant le vote électronique à distance. Dans l’hypothèse où la transmission en temps utile des codes par la voie postale ne serait plus possible, les salariés pourront obtenir auprès du service support mis en place par le Prestataire accessible par un numéro vert, de nouveaux codes selon une procédure sécurisée et la communication par l’électeur d’une donnée secrète qui sera définie dans le protocole préélectoral.
Les raisons permettant ces modalités de vote sont :
RTT, JNTP,
Récupérations,
Repos hebdomadaire,
Formation,
Le personnel à temps partiel dont le temps de travail est strictement supérieur à 50% de la durée légale ou conventionnelle du travail et dont le jour non travaillé est positionné le jour du scrutin.
Les salariés seront informés, selon les modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, de la procédure leur permettant de bénéficier de ces dispositions. Il est d’ores et déjà convenu que les personnels pourront se déclarer absents auprès de la Direction des Ressources Humaines dans des modalités définies dans protocole d’accord préélectoral et notamment par voie électronique auprès de la Direction des Ressources Humaines.

Caractéristiques du site de vote 
Le Prestataire assurera la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote. 
Les professions de foi des listes de candidats seront accessibles sur le site de vote. Elles seront également adressées par la voie postale au domicile des électeurs préalablement au scrutin.
Les logos éventuels des listes de candidats seront affichés sur le site de vote.
Les formats et poids maximum des logos et professions de foi seront définis dans le protocole d’accord préélectoral.
Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le Prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. De plus, des espaces identiques seront réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats.
Les organisations syndicales qui auront présenté des candidats au scrutin ainsi que les candidats libres pourront accéder au site de vote avant le jour du scrutin, pour s’assurer que le contenu des documents (liste de candidats, professions de foi, logos, etc) publiés sur le site de vote soit conforme à ce qu’ils ont déposé.
Pour chaque scrutin, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement).
Le système proposera par défaut le vote pour une liste complète. Le système permettra cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.

Modalités d’accès au serveur de vote
Chaque électeur recevra, avant le premier tour des élections pour les personnels votant à distance selon les conditions définies à l’article 4.3 ci-dessus, et le jour du scrutin pour les autres personnels :
l'adresse du serveur de vote,
des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe générés de manière aléatoire par le Prestataire, 
la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.
Les modalités de mise à disposition et d’envoi des codes d’accès seront définies dans le protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence.
L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel et sa date de naissance (ou une autre donnée personnelle définie dans le cadre du protocole d’accord préélectoral).
La connexion au site de vote est possible via un ordinateur, une tablette ou un smartphone.
Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son collège.
L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe.
En cas de perte ou de non réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir, auprès du service support mis en place par le Prestataire accessible par un numéro vert, de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée et la communication par l’électeur d’une donnée secrète qui sera définie dans le protocole préélectoral.
Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation.

Suivi des opérations de vote
La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.
Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.

Opérations de dépouillement
A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin. 
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement. 
Le dépouillement se fera par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs).
Les membres du bureau de vote signeront les procès-verbaux et la liste d’émargement, avant la proclamation des résultats.

DUREE, DEPOT ET PUBLICITE DE L’ACCORD 

Le présent accord est conclu dans le cadre des élections professionnelles des représentants du personnel de 2019, dont les mandats expirent le 15 avril 2019. 
Gustave Roussy réalisera toutes les mesures de publicité requises. Le présent accord sera déposé sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail. Un exemplaire sera adressé au greffe du Conseil des prud’hommes.
Chaque organisation syndicale recevra un exemplaire du présent accord. 
Les salariés seront informés de ces mesures simultanément à la signature du protocole électoral par les moyens de communication habituels.



Fait à Villejuif, le _______________