Accord relatif à la mise en place du vote électronique
Entre :
Le Groupement de coopération sanitaire « Laboratoire des Centres de Santé et Hôpitaux d’Ile-de-France » dit « GCS »  sis 125 rue d’Avron – 75020 PARIS, représenté par xxxxx en qualité de Directeur, dûment habilitée pour conclure les présentes,

D’une part,
et l’Organisation Syndicale suivante : 
Syndicat CFDT, représenté par xxxx, délégué(e) syndical(e)
D’autre part,


PREAMBULE

Le 18 juillet 2019, la Direction a fait part à xxxx, délégué(e) syndical(e), de son intention d’organiser les prochaines élections professionnelles par voie électronique.

L’article 54 de la loi n°2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.

Afin de simplifier l’organisation des élections, et conformément aux dispositions de l’article L 2314-26 du Code du travail, le recours au vote électronique est possible dans les conditions fixées aux articles R. 2314-5 et suivants du Code du travail.

La délibération n°2010-371 du 21 octobre 2010 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique.

Ce procédé présente de nombreux avantages pour les salariés qui peuvent voter plus facilement sans être tributaires des heures d’ouvertures du bureau de vote et des aléas de la poste pour ceux qui votaient par correspondance.

De par sa facilité d’utilisation, il est en outre de nature à améliorer le processus de vote au sein du Groupement de coopération sanitaire « Laboratoire des Centres de Santé et Hôpitaux d’Ile-de-France » (LCSH), en permettant notamment de simplifier et de sécuriser l’organisation du processus électoral, de faciliter le vote pour les salariés de nuit et ainsi d’obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes.

Il est donc convenu de confier à un prestataire extérieur, spécialisée dans le développement du vote par Internet, la conception et la mise en place du vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires.


objet et champ d’application

Le présent accord a pour objet d’autoriser le recours au vote électronique au sein du GCS Laboratoire des Centres de Santé et Hôpitaux d’Ile-de-France pour l’élection des membres des délégations du personnel du comité social et économique (CSE).

Aucune autre modalité de vote autre que le vote électronique par Internet n’est retenue. Ce système est donc exclusif de tout autre dispositif de vote, à bulletins secrets ou par correspondance. 

Elle s’applique à l’ensemble des salariés du Groupement de coopération sanitaire « Laboratoire des Centres de Santé et Hôpitaux d’Ile-de-France » ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition appelés à voter aux élections des membres de la délégation du personnel au CSE.

Principes généraux

Les modalités d’organisation et déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique sont fixées dans le respect des principes généraux du vote électoral.

Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettent de respecter les principes suivants :
vérifier l’identité des électeurs,
s’assurer de  l’intégrité du vote
s’assurer de l’unicité du vote
s’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote
s’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique
permettre la publicité du scrutin.

Modalités de mise en œuvre du vote électronique

Recours à un prestataire extérieur

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la Direction confie, à un prestataire externe, la conception et la mise en place du système du vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les dispositions du présent accord, du protocole d’accord préélectoral et des articles R. 2314-6 et suivants du Code du travail. Le prestataire retenu sera indiqué dans le protocole d’accord préélectoral.  

Etablissement des fichiers

Les fichiers électoraux sont établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.

Confidentialité, sincérité du vote électronique et stockage des données

Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique.

Le vote émis par chaque électeur est chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le contenu des urnes électroniques est inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers. 

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde ne sont accessibles qu'au personnel du Prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique est scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantit également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. 

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde sont conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports sont détruits.
La procédure de décompte doit pouvoir si nécessaire être exécutée de nouveau.

Cellule d’assistance technique et sécurité

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, est mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Elle a notamment pour mission de :
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système est scellé ;
Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, est mis en place. 

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Expertise de la solution de vote

Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place, est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8.
Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.

Conformément à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, à la directive 95/46 / CE et au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes à l'égard du traitement des données à caractère personnel, une déclaration de traitement sera effectuée au registre par le GCS  LCSH au titre de la constitution des fichiers électoraux et de candidats.  

Information et formation

Tous les moyens sont mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés.

La Direction établit une note explicative détaillée précisant les conditions et les règles de fonctionnement de vote électronique et la communiquera aux électeurs suffisamment en amont de l’ouverture du premier tour du scrutin, et conformément au calendrier établi.

Les membres du bureau de vote, les délégués syndicaux bénéficient d’une formation préalable à la période de vote sur le système du vote électronique, dans un délai maximum de 15 jours.

 Déroulement des opérations de vote

Protocole d’accord préélectoral

La Direction engage avec les organisations syndicales une négociation en vue de la conclusion d’un protocole d’accord préélectoral définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges ainsi que des modalités pratiques de gestion des opérations de vote.

Le protocole d’accord préélectoral comporte la description détaillée du déroulement des opérations électorales ainsi que le cahier des charges annexé.

Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin

Le vote électronique se déroule sur plusieurs jours, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée.

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période de vote, de leur lieu de travail ou à distance via tout terminal usuel en se connectant au site de vote.

Les salariés sont informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins. Ces dates et heures sont déterminées lors de la négociation du protocole d’accord préélectoral.
Caractéristiques du site de vote

Le Prestataire assure la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote. 

Les professions de foi des listes de candidats sont accessibles sur le site de vote. 

Les logos éventuels des listes de candidats sont affichés sur le site de vote.

Les formats et poids maximum des logos et professions de foi sont définis dans le protocole d’accord préélectoral.

Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le Prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. De plus, des espaces identiques sont réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats.

Pour chaque scrutin, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) sont présentées sur une seule et même page (sans défilement).

Le système propose par défaut le vote pour une liste complète. Le système permettra cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.

Modalités d’accès au serveur de vote 

Le vote électronique peut avoir lieu sur le lieu de travail ou à distance. Durant la période de vote, les électeurs peuvent voter depuis tout poste informatique connecté à Internet.

Avant le premier tour des élections, chaque électeur reçoit, selon les modalités déterminées, dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, des codes d’accès générés selon des modalités garantissant la confidentialité du vote. Ce moyen d’authentification permet au serveur de vérifier son identité et de garantir l’unicité de son vote. Toute personne non reconnue n’a pas accès  au serveur de vote.

Chaque électeur reçoit également, avant le premier tour, l’adresse du serveur de vote, la date  de début et de fin du vote électronique au premier tour et au deuxième tour.

La confirmation du vote vaut signature de la liste d’émargement de l’élection concernée  et clôture définitivement l’accès à cette élection.

Suivi des opérations de vote

La liste d'émargement n’est accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin. Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin. 

La liste d’émargement est conservée par la Direction des Ressources Humaines, pour archivage.


Operations de dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôlent la fermeture du scrutin. 

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement. 

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (1 Président & 2 Assesseurs). Les documents réglementaires sont alors édités.

Les membres du bureau de vote signent les procès-verbaux et la liste d’émargement, avant la proclamation des résultats.

Les procès-verbaux sont conservés par la Direction des Ressources Humaines, pour archivage.

Dispositions diverses

Entrée en vigueur 

Le présent accord entrera en vigueur à la date à laquelle il aura été valablement signé conformément aux dispositions de l’article L.2232-12 du Code du Travail, après achèvement des formalités habituelles de dépôt et de publication.

 Durée

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et entre en vigueur à compter des prochaines élections professionnelles.

révision de l’accord

Une procédure de révision pourra être engagée conformément aux dispositions des articles L. 2261-7-1, L. 2261-7 et L. 2261-8 du Code du Travail. 

La partie signataire souhaitant proposer une révision doit faire connaitre sa demande par écrit à la totalité des signataires de l’accord, en précisant les points qu’elle souhaite modifier. 

L’avenant portant révision de tout ou partie de cet accord  fera l'objet d'une négociation.
L’avenant de révision est soumis aux mêmes conditions de validité que l’accord lui-même et se substitue de plein droit aux stipulations de l’accord qu’il modifie.

Dénonciation de l’accord

Il pourra par ailleurs être dénoncé dans les conditions prévues à l’article L2222-6 du Code du travail moyennant le respect d’un préavis de trois mois.


Dépôt et publicité

Le présent accord sera déposé, dans les conditions prévues par la loi, à l’initiative de la Direction, auprès du Greffe du Conseil des Prud’hommes.

Conformément aux dispositions de l’article D.2231-4 du Code du travail, il sera aussi déposé sur la plateforme de télé-procédure du ministère du travail. Cette plateforme est accessible à l’adresse : 

En outre, un exemplaire sera remis à chaque Organisation Syndicale Représentative. Son existence figurera aux emplacements réservés à la communication avec le personnel.
Fait à Paris, le 9 octobre 2019  en 3 exemplaires