ACCORD RELATIF AU DIALOGUE SOCIAL ET A LA MISE EN PLACE DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE





Entre les soussignées :

La Direction de la Société XXXXXXXXXXXX, représentée par Monsieur XXXXXXXXXX en sa qualité de Directeur Général de la Société XXXXX

D’une part,
	
Et les Organisations syndicales représentatives de la Société XXXXXXXX :
CFE-CGC		représentée par	XXXXXXXXXXXXX
CGT			représentée par	XXXXXXXXXXXXX


D’autre part, 

Désignées ci-après ensemble « les parties »,

Il est ainsi convenu ce qui suit.


Préambule

Le dialogue social entre les partenaires sociaux contribue à la prise en compte des intérêts de l’ensemble des salariés et les associe à la stratégie et au développement de l’entreprise.
Par ailleurs, la Direction, les représentants du personnel et les Organisations Syndicales ont un rôle essentiel à jouer en tant que facteur d’équilibre et d’évolution positive dans les rapports sociaux au sein de l’entreprise.
La mise en place des ordonnances dites Macron réforme et modifie en profondeur les éléments du dialogue social et en particulier les instances qui le structurent et qui le rythment.
C’est dans ce contexte que la Direction et les Organisations Syndicales Représentatives de la Société XXXXXXXXXX se sont rencontrées pour négocier la nouvelle cartographie des instances représentatives du personnel ainsi que les moyens associés.











ARTICLE 1 – Champ d’application	

CHAPITRE 1 – PRINCIPES GENERAUX APPLICABLES AUX ÉLECTIONS PROFESSIONNELLES	

ARTICLE 2 – CADRE DE MISE EN PLACE	
ARTICLE 3 – DURÉE DES MANDATS	
ARTICLE 4 – VOTE ELECTRONIQUE	
ARTICLE 5 – REMPLACEMENT DES ELUS	

CHAPITRE 2 – DISPOSITIONS SPÉCIFIQUES RELATIVES AUX INSTANCES REPRÉSENTATIVES DU PERSONNEL	

SECTION 1 – COMITÉ SOCIAL ET ECONOMIQUE	


ARTICLE 7 – REUNIONS DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE	
ARTICLE 8 – CREDIT D’HEURES	
8.1 – Réprésentants élus au Comité Social et Economique	
8.2 – Secrétaire et Trésorier du Comité Social et Economique	
ARTICLE 9 – FONCTIONNEMENT ET MOYENS	
9.1 – Bureau du Comité Social et Economique	
9.2 – Local du Comité Social et Economique	
9.3 – Formation	
ARTICLE 10 – BUDGETS	
10.1 – Dotation Activités Sociales et Culturelles	
10.2 – Subvention de fonctionnement	

SECTION 2 – ATTRIBUTIONS DES COMITES SOCIAUX ET ECONOMIQUES	

Article 11 : Consultations récurrentes annuelles : principes	
11.1 – Thèmes	
	   11.2 – Procédure		


Article 12 : Consultations ponctuelles	
12.1 : Principes 	
12.2 : Expertises	
12.3 : Délais	
article 13 – ATTRIBUTIONS EN MATIERE DE SANTE, SECURITE ET CONDITIONS DE TRAVAIL	

CHAPITRE 3 – DISPOSITIONS SPÉCIFIQUES RELATIVES AUX REPRESENTANTS DE PROXIMITE	

Article 14 – REPRESENTANTS DE PROXIMITE	
14.1 : Nombre de représentants de proximité et crédit d’heures 	
14.2 : Désignation des Représentants de Proximité	
14.3 : Remplacement des Représentants de Proximité en cours de mandat	
14.4 : Missions des Représentants de Proximité	
14.5 : Modalités de fonctionnement des Représentants de Proximité	

CHAPITRE 4 – DISPOSITIONS SPÉCIFIQUES RELATIVES AUX ORGANISATIONS SYNDICALES	

Article 15 – DELEGUES SYNDICAUX	

CHAPITRE 5 – EXERCICE DES MANDATS	
Article 16 – HEURES DE DELEGATION	
16.1 : Heures de délégation 	
16.2 : Prévenance	
16.3 : Comptabilisation des heures	
16.4 : Temps exclu des heures de délégation	

CHAPITRE 6 – acces AUX TECHNOLOGIES DE L’INFORMATION ET DE LA COMMUNICATION PAR LES INSTANCES REPRESENTATIVES DU PERSONNEL	
Article 17 – acces et utilisation de la messagerie electronique	
Article 18 – SANCTIONS EN CAS D’UTILISATION INTERDITE DE LA MESSAGERIE	
Article 19 – ATTRIBUTION D’UN NUMERO DE CONFERENCE TELEPHONIQUE ET VISIOCONFERENCES	
ARTICLE 20 – MOYENS MIS A DISPOSITION DES SECRETAIRES………………………………………………………………..………………………

DISPOSITIONS FINALES	
Article 21 – SUBSTITUTION AUX ACCORDS, USAGES ET ENGAGEMENTS UNILATEAUX	
Article 22 – CLAUSE DE RENDEZ VOUS	
Article 23 – MODALITES DE SUIVI ET D’APPLICATION	
Article 24 – VALIDITE, ENTREE EN VIGUEUR ET DUREE DE L’ACCORD	
24.1 : Validité des dispositions du présent accord 	
24.2 : Entrée en vigueur et durée de l’accord	
ARTICLE 25 – REVISION ET DENONCIATION DE L’ACCORD
ARTICLE 26 – PUBLICITE - DEPOT








ARTICLE 1 – Champ d’application

Relève du présent accord, l’ensemble des salariés de XXXXXXXXXX et spécifiquement ceux détenant, au niveau de l’Entreprise, un mandat de Représentation du Personnel (Titulaires et Suppléants) et/ou un mandat de Représentation Syndicale 


CHAPITRE 1 –  PRINCIPES APPLICABLES AUX ÉLECTIONS PROFESSIONNELLES


ARTICLE 2 – CADRE DE MISE EN PLACE

Il est mis en place un Comité Social et Economique au niveau de l’Entreprise.

Aucun établissement n’étant considéré comme distinct au sein de XXXXXXXXXX.

En cas de création d’un Etablissement distinct, les Organisations Syndicales représentatives se rencontreront pour négocier un avenant au présent accord.

En cas d’intégration dans XXXXXXXXXX d’une entité comportant des instances représentatives du personnel, des mesures particulières sont mises en place par accord pour permettre la représentation du personnel de l’entreprise absorbée.

ARTICLE 3 – VOTE ELECTRONIQUE

Les parties au présent accord d’entreprise conviennent de la possibilité de recourir au vote électronique pour l’organisation du scrutin des élections professionnelles.

Les modalités du vote seront mentionnées dans un protocole préélectoral central avant chaque élection. Le cahier des charges figure en annexe 1.

ARTICLE 4 – DURÉE DES MANDATS
La durée des mandats des représentants élus du comité social et économique est fixée à 4 ans.
En cas de second tour, le point de départ de cette durée est fixé à la date du premier tour.

En cas de second tour lors des élections suivantes, les mandats seraient automatiquement prorogés jusqu’à la fin de ce deuxième tour dans le ou les établissement(s) concerné(s) afin d’éviter une vacance des mandats.

ARTICLE 5 – REMPLACEMENT DES ELUS 

5.1 – Remplacement des élus titulaires

Le remplacement des élus titulaires est régi par les dispositions légales.

Si, par application de ces règles, deux ou plusieurs remplaçants potentiels se trouvent en concurrence, la désignation se fait au plus grand nombre de voix obtenu et, si nécessaire, au bénéfice du plus âgé.




5.2 – Remplacement des élus suppléants

Lorsqu'un élu suppléant cesse ses fonctions, son remplacement est assuré dans l'ordre suivant :
par le candidat non élu du même collège le mieux placé de la liste des titulaires ou de celle des suppléants appartenant à la même organisation syndicale, au choix de celle-ci, 
par le candidat non élu d'un autre collège le mieux placé de la liste des titulaires ou de celle des suppléants appartenant à la même organisation syndicale, au choix de celle-ci.

CHAPITRE 2 – DISPOSITIONS SPÉCIFIQUES RELATIVES AUX INSTANCES REPRÉSENTATIVES DU PERSONNEL

SECTION 1 – COMITÉ SOCIAL ET ECONOMIQUE 

ARTICLE 6 – COMPOSITION

La composition du Comité Social et Economique est régie par les dispositions légales, tant pour les représentants du personnel que pour les représentants syndicaux.

Le Comité Social et Economique désigne parmi ses membres titulaires un Secrétaire, un Secrétaire-Adjoint, un Trésorier et un Trésorier-Adjoint. Le Trésorier-Adjoint peut être désigné parmi les membres suppléants du Comité Social et Economique.

ARTICLE 7 – REUNIONS du Comité social et economique

Convocation et ordre du jour

L’ordre du jour des réunions du Comité Social et Economique est établi dans les conditions légales.

La convocation et l’ordre du jour sont transmis par la Direction aux représentants titulaires et aux suppléants dans la mesure du possible 5 jours ouvrés avant la réunion, dans la limite de 3 jours ouvrés avant.

Les documents établis en vue d’une information ou d’une consultation sont transmis par la Direction aux représentants titulaires et aux suppléants dans le même délai.

Lorsque des sujets relatifs à la santé, la sécurité et les conditions de travail sont à l’ordre du jour, sont également convoqués, pour la partie de la réunion consacrée à ces sujets :
Le ou les Médecins du Travail de l’Entreprise ou un membre de l’équipe pluridisciplinaire du service de santé au travail compétent,
L’inspecteur du travail, 
L’agent du service de prévention de la CARSAT, 

Le Comité Social et Economique peut, en accord avec le Président, faire appel à titre consultatif et occasionnel, au concours de toute personne de l'Entreprise qu'il juge qualifiée, en raison de ses compétences en fonction de l’ordre du jour.



Réunions


Le nombre de réunions ordinaires du Comité Social et Economique est fixé à 6 par an.

Les questions relatives à la santé, la sécurité et les conditions de travail sont traitées à chaque réunion, soit 6 fois par an.

Au minimum 4 visites de site par an sont réalisées lors des réunions ordinaires du Comité Social et Economique.

Seuls les représentants titulaires et les suppléants remplaçant un titulaire absent participent à la réunion.

L’employeur ou son représentant peut se faire assister par deux salariés de l’entreprise lors des réunions.

Les réunions sont présidées par l’employeur ou son représentant ayant reçu délégation. L’employeur peut se faire représenter pour tout ou partie de la réunion.

Les parties s’accordent à considérer que les réunions doivent être d’une durée raisonnable, permettant de traiter les sujets à l’ordre du jour.


Remplacement des représentants titulaires absents


En cas d’absence, le salarié en informe, le Secrétaire et le Président. Il communique à ces derniers l’identité du suppléant amené à le remplacer, en respectant les règles suivantes.

Son remplacement est assuré :
- par le suppléant du même collège, élu sur la même liste syndicale ; 
- à défaut, par un suppléant élu dans un autre collège, sur une liste présentée par la même organisation syndicale ;
- à défaut de suppléant de même appartenance syndicale, désignation d'un suppléant d'une autre liste. Dans ce cas, les mêmes règles de priorités s’appliquent : même collège et à défaut autre collège. 


Procès-verbal de réunion


Un procès-verbal de réunion reprenant l’essentiel des échanges ainsi que les déclarations des organisations syndicales est établi sous l’autorité du Secrétaire. Le projet est adressé aux membres du Comité Social et Economique et au Président pour recueil des observations. Il est usuellement signé par le Secrétaire et par le Président et est approuvé lors de la réunion suivante.




ARTICLE 8 – CREDIT D’HEURES

Un crédit d’heures est accordé, dans les conditions ci-dessous, aux membres du Comité Social et Economique en vue de l’exercice de leurs fonctions.

8.1 – Représentants élus au Comité Social et Economique

Les Représentants du Personnel titulaires au Comité Social et Economique disposent, pour exercer leurs fonctions, d’un crédit d’heures mensuel dans les conditions légales (articles L 2315-7 et R 2314-1 du Code du Travail). 

Ce temps peut être utilisé cumulativement dans la limite de douze mois. Cette règle ne peut conduire un membre à disposer, dans le mois, de plus d’une fois et demi le crédit d'heures de délégation dont bénéficie un membre titulaire en application de l’alinéa 1 ci-dessus.

La répartition des heures entre les membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique ne peut conduire l'un d'eux à disposer, dans le mois, de plus d’une fois et demi le crédit d'heures de délégation dont bénéficie un membre titulaire en application de l’alinéa 1 ci-dessus.

Les membres titulaires de la délégation du personnel du Comité Social et Economique concernés informent l'employeur du nombre d'heures réparties au titre de chaque mois 

8.2 – Secrétaire et Trésorier du Comité Social et Economique

Secrétaire

Le Secrétaire du Comité Social et Economique dispose, pour l'exercice de ses fonctions, d'un crédit d'heures mensuel complémentaire non mutualisable.

Ce crédit d’heures est de 4 heures par mois.

En cas d’absence, le Secrétaire peut déléguer tout ou partie de son crédit au Secrétaire-Adjoint. Il en informe préalablement la Direction.

Trésorier

Le Trésorier du Comité Social et Economique dispose pour l'exercice de ses fonctions d'un crédit d'heures mensuel personnel non mutualisable.

Ce crédit d’heures est de 4 heures par mois.

En cas d’absence, le Secrétaire peut déléguer tout ou partie de son crédit au Secrétaire-Adjoint. Il en informe préalablement la Direction.



ARTICLE 9 – FONCTIONNEMENT ET MOYENS

9.1 – Bureau du Comité Social et Economique

Le fonctionnement du bureau du Comité Social et Economique est fixé par le règlement intérieur du comité.

9.2 – Local du Comité Social et Economique

Le chef d’Etablissement met à la disposition du Comité Social et Economique un local aménagé et le matériel nécessaire à l’exercice de ses fonctions.

9.3 – Formation

Formation économique

Les membres élus des Comités Sociaux et Economiques, titulaires, bénéficient de la formation économique initiale renouvelable dans les conditions légales. Les suppléants peuvent également participer à cette formation afin d’assurer le remplacement d’un titulaire.

Le financement de la formation est pris en charge par XXXXXXXXXX.


Formation Santé, Sécurité et Conditions de Travail

Les membres élus des Comités Sociaux et Economiques titulaires et Suppléants, bénéficient, dans les conditions légales, d’une formation dans le domaine de la Santé, Sécurité et Conditions de Travail. 

XXXXXXXXXX prend à sa charge le coût de ces formations et les frais associés dans le cadre des règles applicables dans l’Entreprise.

ARTICLE 10 – BUDGETS

10.1 – Dotation Activités Sociales et Culturelles

La Société verse au Comité Social et Economique une dotation annuelle destinée aux activités sociales et culturelles (ASC), pour le personnel régi par les dispositions du présent accord.
 
Montant de la dotation

La dotation destinée aux activités sociales et culturelles est calculée sur la base de la masse salariale brute (brut soumis aux cotisations de Sécurité Sociale et d’assurance chômage) de l’entreprise. 

La dotation globale est égale à la date des élections à 1% de la masse annuelle des salaires bruts soumis à cotisations sociales.

Versement de la dotation

La dotation destinée aux activités sociales et culturelles est versée selon les modalités suivantes ; 55% au cours du mois de janvier de l’année n et 40% au cours du mois de juillet de l’année n; une régularisation est effectuée au cours du mois de janvier de l’année n+1 sur la base de la masse salariale réelle au 31 décembre de l’année n.

10.2 – Subvention de fonctionnement

Le Comité Social et Economique dispose d'une subvention de fonctionnement d'un montant annuel équivalent à 0,2 % de la masse salariale brute de l’Entreprise (brut soumis aux cotisations de Sécurité Sociale et d’assurance chômage).

La subvention de fonctionnement est versée selon les modalités suivantes ; 55% au cours du mois de janvier de l’année n et 40% au cours du mois de juillet de l’année n; une régularisation est effectuée au cours du mois de janvier de l’année n+1 sur la base de la masse salariale réelle au 31 décembre de l’année n.

Par une délibération, le Comité Social et Economique peut décider de transférer une partie de l’excédent annuel du budget de fonctionnement au financement des Activités Sociales et Culturelles, dans la limite de 10% de cet excédent.


SECTION 2 – ATTRIBUTIONS DES COMITES SOCIAUX ET ECONOMIQUES



11.1 Thèmes

Il est rappelé que les dispositions légales prévoient trois temps de consultation du Comité Social et Economique :
Les orientations stratégiques de l’entreprise,
La situation économique et financière de l’entreprise,
La politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et d’emploi.



1 - Orientations stratégiques

Pour mémoire, comme stipulé par l’accord relatif à la création du comité de groupe xxxx conclu le xxxxxx, le Comité de Groupe est consulté sur les orientations stratégiques du Groupe.

Le Comité Social et Economique de XXXXXXXXXX est, quant à lui, chaque année informé et consulté sur les conséquences éventuelles des orientations stratégiques dans l’entreprise.

2 - Situation économique et financière

Le Comité Social et Economique de XXXXXXXXXX est informé et consulté chaque année sur la situation économique et financière de l’entreprise.

3 - Politique sociale, conditions de travail et d’emploi

Le Comité Social et Economique de XXXXXXXXXX est informé et consulté chaque année sur la politique sociale, les conditions de travail et l'emploi dans l’Entreprise.
Cette consultation porte en particulier sur les conditions de travail et l'emploi porte sur l'évolution de l'emploi, les qualifications, les rémunérations, le programme pluriannuel de formation, les actions de formation envisagées par l'employeur, l'apprentissage, les conditions d'accueil en stage, les actions de prévention en matière de santé et de sécurité, les conditions de travail, les congés et l'aménagement du temps de travail, la durée du travail, l'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes.

11.2 Procédure

1 - Documentation

L’accord relatif au contenu et au fonctionnement de la BDES du 10 janvier 2019 prévoit la mise en place d’une Base de Données Economiques et Sociales (BDES).
La publication des informations dans la BDES vaut communication au Comité Social et Economique des informations, rapports et bilans transmis de manière récurrente audit Comité.

2 - Délais de mise à disposition des documents

Les éléments publiés dans la BDES et les documents transmis sont mis à disposition des représentants du personnel 15 jours avant la date de réunion consacrée à leur examen.

La publication des éléments dans la BDES vaut communication aux représentants du personnel. Un mail est envoyé aux élus du Comité Social et Economique pour les informer de la mise en ligne des données.

11.3 – Déroulement des processus d’information et/ou de consultation

Les informations et/ou consultations visées à l’article 12.1 sont organisées dans les conditions ci-dessous :

1 – Orientations stratégiques

Pour mémoire, l’accord de Groupe relatif à la création du Comité de Groupe au sein du Groupe XXXXXXXXXX du 10 janvier 2019, prévoit une consultation dudit Comité sur les orientations stratégiques du Groupe ou sur leur actualisation une fois par an lors d’une réunion ordinaire ou exceptionnelle.

A l’issue de cette consultation, lesdites orientations sont transmises aux membres du Comité Social et Economique avec la déclinaison des orientations stratégiques du Groupe sur le périmètre XXXXXXXXXX. L’avis du Comité Social et Economique est formulé après que ce dernier se soit vu communiquer l’avis du Comité de Groupe.

2 – Situation économique et financière

Les comptes sociaux de l’entreprise sont transmis aux membres du Comité Social et Economique.

L’avis du Comité Social et Economique sur la situation économique et financière est formulé lors de la réunion ordinaire Comité Social et Economique du premier semestre. Cet avis est formulé, dans la mesure du possible, et après déclarations éventuelles des représentants des Organisations Syndicales, sous forme d’un texte sur lequel le Comité Social et Economique se prononce.
Dans le cas du recours à un expert, l’avis pourra être formulé au cours du second semestre.

3 – Politique sociale, conditions de travail et d’emploi

L’avis du Comité Social et Economique est formulé lors de la réunion ordinaire du Comité Social et Economique du premier semestre.

Cet avis est formulé, dans la mesure du possible sous forme d’un texte sur lequel le Comité Social et Economique se prononce.



Le comité social et économique peut mandater un expert dans le cadre de la consultation annuelle sur la politique sociale ainsi que sur la situation économique et financière. 

La désignation de l’expert par le Comité Economique et Social intervient à l’occasion de la 1ère réunion d’information sur le bloc de consultation relatif à la politique sociale ou sur le bloc de consultation concernant la situation économique et financière.

L’expert désigné transmet à la Direction des Ressources Humaines de la société XXXXXXXXXX sa lettre de mission ainsi qu’une liste des informations et des documents qu’il juge nécessaires à la réalisation de sa mission dans les 10 jours suivant sa désignation.

L’expert a accès aux documents et données figurant dans la BDES ainsi qu’à tout document nécessaire à sa mission.

L’expert communique son rapport définitif aux membres du Comité Social et Economique quinze jours avant la réunion de consultation.

L’expertise prévue au présent article donne lieu à une prise en charge intégrale par l’entreprise.

 PONCTUELLES

12.1 – Principes 

Conformément aux dispositions légales, le Comité Social et Economique est informé et consulté sur les questions intéressant l’organisation, la gestion et la marche générale de l’entreprise, en particulier sur tous les projets ayant trait à ces questions.

La procédure d’information et de consultation est menée en une ou deux réunions, selon l’importance du sujet, en accord avec le Secrétaire du Comité Social et Economique.

12.2 - Expertises

Le Comité Social et Economique peut se faire assister par un expert de son choix dans les conditions légales (sauf consultations récurrentes visées à l’article 12).

Ainsi, il peut avoir recours à un expert :
dans le cadre de consultations ponctuelles dans les cas définis par la loi (pour les consultations relatives aux opérations de concentration, dans le cadre de l’exercice du droit d’alerte économique (baisse importante du CA, perte d’un fournisseur ou d’un client important), en cas de licenciements collectifs, dans le cas des offres publiques d’acquisition, lorsqu’un risque grave, identifié et actuel, révélé ou non par un accident du travail, une maladie professionnelle ou à caractère professionnel est constaté, en cas d’introduction de nouvelles technologies ou de projet important modifiant les conditions de santé et de sécurité ou les conditions de travail) ;
de manière libre pour la préparation de ses travaux.

Le secrétaire informe l’expert de sa désignation par le Comité Social et Economique.

L’expert demande à l’entreprise, au plus tard dans les trois jours de sa désignation, toutes les informations complémentaires qu’il juge nécessaires à la réalisation de sa mission. 

L’expert notifie à l’employeur le coût prévisionnel, l’étendue et la durée d’expertise dans un délai de dix jours à compter de sa désignation.

Sauf délai particulier fixé par la loi, l’expert remet son rapport au plus tard quinze jours avant l’expiration des délais de consultation du Comité Social et Economique.

12.3 -  Délais

Le délai de consultation du Comité Social et Economique court à compter de la communication par l’employeur des informations prévues par le code du travail pour la consultation. 
Le Comité Social et Economique est réputé avoir été consulté et avoir rendu un avis négatif à l’expiration d’un délai d’un mois à compter de la communication des informations prévues pour la consultation. 

En cas d’intervention d’un expert, ce délai est porté à deux mois. 

Ces délais peuvent faire l’objet d’aménagements lors de la procédure d’information et de consultation entre le Président et la majorité des membres du Comité Social et Economique ; mention en est faite au procès-verbal.


 EN MATIERE DE SANTE, SECURITE ET CONDITIONS DE TRAVAIL



En matière de santé, sécurité et conditions de travail, le Comité Social et Economique conserve les pouvoirs suivants :

Avis sur les aspects santé, sécurité et conditions de travail des projets soumis au CSE,
Déclenchement du droit d’alerte en cas de danger grave et imminent,
Désignation d’expert,
Examen des documents soumis au Comité Social et Economique en matière de santé, sécurité et conditions de travail (document unique d’évaluation des risques, rapport annuel sur la santé, la sécurité et les conditions de travail, programme annuel de prévention des risques professionnels, fiche entreprise, rapport annuel du médecin du travail),
Analyse, sous l’angle de la santé, de la sécurité et des conditions de travail, des projets qui lui sont soumis, 
Contribution à la protection de la santé physique et mentale, et de la sécurité des travailleurs des sites relevant de son périmètre. 





Article 14 – REPRESENTANTS DE PROXIMITE

14.1 Nombre de représentants de proximité et crédit d’heures

Le Comité Social et Economique peut désigner des représentants de proximité dans les conditions définies ci-après.

Le nombre des représentants de proximité ainsi que le crédit d’heures mensuel des représentants de proximité sont déterminés comme suit :


** Ces heures de délégation seront attribuées uniquement aux Représentants de proximité qui ne sont pas membres du CSE.

Le crédit d’heures de chaque Représentant de Proximité est individuel, non mutualisable, et non reportable d’un mois à l’autre.

Les Représentants de Proximité ne peuvent, au titre de ce mandat, recevoir de délégation d’heures d’un autre représentant du personnel ou des Organisations Syndicales, quel que soit le mandat.

14.2 Désignation des Représentants de Proximité

Les représentants de proximité sont désignés parmi les salariés XXXXXXXXXX travaillant sur le périmètre de désignation visé.

Les représentants de proximité sont désignés dans les conditions suivantes :
Un appel à candidature sera réalisé par la Direction auprès des collaborateurs XXXXXXXXXX. L’appel à candidature se fait par affichage sur chacun des sites de l’entreprise.

Les candidatures devront être envoyées au service RH dans un délai de 15 jours.

A réception des candidatures, une réunion du CSE est organisée par la Direction dans les 15 jours calendaires suivants afin que les membres désignent un représentant de proximité par périmètre.

A l’occasion de cette réunion, les candidatures feront l’objet d’un vote des membres titulaires présents du CSE pris à la majorité 

Dans le cas où des sièges ne seraient pas pourvus, un nouvel appel à candidature est lancé, à l’initiative de la Direction, sur les sites concernés. L’appel à candidature se fait par affichage sur chacun des sites XXXXXXXXXX, une fois par an, à la date anniversaire des élections et tant qu’aucun Représentant de Proximité n’est désigné. Les candidatures feront l’objet d’un vote des membres titulaires présents du CSE pris à la majorité



14.3 Remplacement des Représentants de Proximité en cours de mandat

Les fonctions du Représentant de Proximité peuvent prendre fin de manière anticipée dans les cas suivants :
Rupture du contrat de travail ;
Mutation hors du site ;

Le Représentant de Proximité est remplacé dans les conditions suivantes :
Un appel à candidature est lancé sur le site concerné par la Direction.

Lors d’une réunion du CSE, les membres du CSE désignent un nouveau Représentant de Proximité, dans les conditions fixées à l’article 15.2.



14.4 Missions des représentants de proximité

Les représentants de proximité ont pour mission de prévenir, identifier, signaler et traiter avec le management de proximité et/ou les représentants de la Fonction Ressources Humaines les situations liées aux conditions d’emploi et de travail qui le nécessiteraient.


14.5 Modalités de fonctionnement des Représentants de Proximité

Les Représentants de Proximité recensent au sein de leur secteur les sujets relatifs à leur mission et traitent avec le management de proximité et/ou les représentants de la Fonction Ressources Humaines les problématiques identifiées qui le nécessiteraient ;
Les Représentants de Proximité transmettent un compte rendu aux membres du Comité Social et Economique des sujets abordés et problématiques identifiées dans les différents secteurs.

Aucun déplacement n’est nécessaire dans le cadre de leur mission.

Un numéro de conférence téléphonique sera dédié aux Représentants de Proximité afin d’assurer correctement leur mission.





Les Organisations Syndicales représentatives au niveau de l’Entreprise sont seules habilitées à négocier et à conclure des accords collectifs d’entreprise avec la Direction XXXXXXXXXX, par l’intermédiaire de leurs Délégués Syndicaux dûment mandatés à cet effet.
Conformément aux dispositions légales, les Organisations Syndicales font connaître à la Direction les noms et mandats de chacun de leurs représentants.

ARTICLE 15 – DELEGUES SYNDICAUX

Chaque Organisation Syndicale représentative dans l’Entreprise peut désigner un ou plusieurs délégués syndicaux, salariés de l’Entreprise.

Le nombre de délégués syndicaux ainsi que le nombre d’heures de délégation applicables à ces derniers, sont déterminés en application des dispositions légales (à date : articles R 2143-2 et L 2143-13 du code du travail).

Les désignations des délégués syndicaux doivent faire l’objet d’une notification auprès de la Direction de l’Entreprise après chaque élection professionnelle.


Le crédit d’heures mensuel de chaque délégué syndical est considéré comme temps de travail et n’entraîne aucune perte de rémunération pour le salarié.



ARTICLE 16 : HEURES DE DELEGATION

16.1 - Heures de délégation

L'organisation du travail doit permettre l'exercice effectif des fonctions représentatives tout en respectant la bonne marche du service.

Les heures de délégation sont, par principe, prises pendant les horaires de travail du salarié et rémunérées à échéance normale.

16.2 - Prévenance

Afin de permettre à la hiérarchie d’organiser le travail et d’assurer ainsi la bonne marche du service, le salarié s’absentant de son poste de travail dans le cadre de ses fonctions représentatives (crédit d’heures, réunions, déplacements) en informe préalablement sa hiérarchie, si possible dans des délais raisonnables compatibles avec l’exercice du mandat.


	16.3 - Comptabilisation des heures

Les dispositions légales prévoient, à certaines conditions, notamment de prévenance, la mutualisation et l’annualisation des crédits d’heures pour les membres des CSE.

Afin d’assurer le suivi des heures de délégation, un outil informatique de suivi pourra être mis en place par la Direction. Cet outil sera présenté en amont au Comité Social et Economique.

A défaut d’outil informatique, les représentants du personnel informent préalablement la Direction des Ressources Humaines en cas de report ou de mutualisation de leurs heures de délégation. L’information est faite dans les conditions suivantes :
dans le cas du report, ils informent leur Responsable des Ressources Humaines (RRH) au plus tard huit jours avant la date prévue pour l’utilisation des heures cumulées ;
dans le cas d’une mutualisation, le cédant désigne par écrit le ou les élus qui récupèrent les heures dans un délai de huit jours avant que les heures cédées ne soient utilisées. La désignation est transmise au RRH du cédant et du du receveur.

16.4 – Temps exclu des heures de délégation

Sont exclus des heures de délégation :
les heures de réunions ordinaires ou extraordinaires à l’initiative de la Direction ;
les heures de trajet pour se rendre aux réunions organisées par l’employeur ;
les 4 visites de sites par an réalisées à l’occasion des réunions ordinaires du Comité Social et Economique ;
la formation SSCT et la formation économique ;
la recherche de mesures préventives dans toute situation d’urgence ou de gravité, notamment lors de la mise en œuvre de la procédure de danger grave et imminent ;
les enquêtes et visites sur site menées par les représentants du Comité Social et Economique, après un Accident du Travail ou des incidents répétés ayant révélé un risque grave ou une maladie professionnelle ou à caractère professionnel grave.

 AUX TECHNOLOGIES DE L’INFORMATION ET DE LA COMMUNICATION PAR LES INSTANCES REPRESENTATIVES DU PERSONNEL

ARTICLE 17 : ACCES ET UTISATION DE LA MESSAGERIE ELECTRONIQUE

Le comité social et économique dispose sur les serveurs du Groupe d'une adresse électronique leur permettant de communiquer avec le personnel.

Cette adresse électronique sert aux actes de la gestion courante du comité social et économique. 

Les modalités d’utilisation de la messagerie électronique sont fixées par accord de Groupe




ARTICLE 18 : SANCTIONS EN CAS D’UTILISATION INTERDITE DE LA MESSAGERIE

Toute utilisation interdite ou toute violation grave et/ou répétée des dispositions de la présente section entraînera une mise en demeure du Comité Social et Economique.

Si en dépit de cette mise en demeure l'utilisation interdite est poursuivie ou répétée, la suspension immédiate de la faculté, pour le Comité Social et Economique d’envoyer des e-mails à l’ensemble du personnel pourra être décidée pour une durée d'un mois, par la Direction. En cas de récidive, cette suspension pourra être portée à 3 mois. XXXXXXXXXX se réserve aussi la possibilité de saisir les juridictions compétentes.

ARTICLE 19 : ATTRIBUTION D’UN NUMERO DE CONFERENCE TELEPHONIQUE ET VISIOCONFERENCE

Afin de faciliter les échanges entre les partenaires sociaux au sein XXXXXXXXXX, un numéro de conférence téléphonique dédié est attribué. Ce numéro est communiqué aux Délégués Syndicaux ainsi qu’au Secrétaire du Comité Social et Economique.

ARTICLE 20 : MOYENS MIS A DISPOSITION DES SECRETAIRES

En complément de l’accord groupe relatif à l’exercice du droit syndical et au développement du Dialogue Social du 28 juillet 2017, le secrétaire du Comité Social et Economique bénéficiera d’un téléphone portable ainsi que d’un PC portable, sous réserve de ne pas en bénéficier dans le cadre de son poste de travail.

Par principe, le cumul des mandats n’entraîne pas un cumul de moyens matériels. En conséquence, la dotation individuelle est limitée à un seul équipement.

L’utilisation de ces moyens doit s’effectuer dans le cadre de l’exercice des fonctions représentatives et dans le respect des règles applicable au sein de l’Entreprise, notamment les règles d'utilisation des systèmes d'information en vigueur.

CHAPITRE  7 – DISPOSITIONS FINALES
ARTICLE 21 - SUBSTITUTION AUX ACCORDS, USAGES ET ENGAGEMENTS UNILATERAUX 
L’ensemble des dispositions du présent accord se substitue aux conventions ou accords conclus antérieurement ayant le même objet. 

Les parties reconnaissent que l’ensemble des stipulations du présent accord se substitue par ailleurs aux usages et engagements unilatéraux antérieurs ayant le même objet.

ARTICLE 22 - CLAUSE DE RENDEZ-VOUS
Les parties sont convenues, en application de l’article L. 2222-5-1 du Code du travail, que la Direction et les Organisations Syndicales représentatives se réuniront pour faire le point sur l’application du présent accord, soit à l’initiative de la Direction, soit sur demande écrite d’au moins une Organisation Syndicale représentative. 
ARTICLE 23 - MODALITES DE SUIVI ET D’APPLICATION 
En cas de difficulté particulière dans l’application ou l’interprétation du présent accord, la Direction et les Organisations Syndicales représentatives se rencontreront soit à l’initiative de la Direction, soit sur demande écrite d’une ou plusieurs Organisations Syndicales représentatives.
ARTICLE 24 - VALIDITE, ENTREE EN VIGUEUR ET DUREE DE L’ACCORD 
24.1 - Validité des dispositions du présent accord

La validité de cet accord est subordonnée à la signature par une ou plusieurs Organisations Syndicales représentatives ayant recueilli plus de 50 % des suffrages exprimés au premier tour des dernières élections professionnelles. 

24.2 - Entrée en vigueur et durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il entrera en vigueur à l’issue du 1er tour des prochaines élections professionnelles. 

ARTICLE 25 - REVISION ET DENONCIATION DE L’ACCORD
Le présent accord pourra être révisé selon les modalités prévues aux articles L. 2261-7-1 et suivants du Code du travail.

Le présent accord pourra être dénoncé par les parties signataires selon les modalités prévues par l’article L. 2261-9 du Code du travail. 
ARTICLE 26 - PUBLICITE - DEPOT
Le texte du présent accord sera notifié, contre récépissé, par courrier électronique à chacune des Organisations Syndicales représentatives préalablement au dépôt.

Conformément au Code du travail, le texte du présent accord sera déposé auprès de la Direction Régionale de la Concurrence, de la Consommation du Travail et de l’Emploi (DIRECCTE) compétente en ligne sur la plateforme de télé-procédure : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr, accompagné de l’ensemble des pièces nécessaires à la validité dudit dépôt sous format PDF.

Le texte du présent accord sera également versé sur la base de données nationale des accords collectifs conformément aux obligations légales.

Un exemplaire original sera par ailleurs remis au Secrétariat du Greffe du Conseil des Prud’hommes de Longjumeau.

Fait à Gif sur Yvette, le 19 Juin 2019

Pour la Société XXXXXXXXXX

Monsieur William LHERMITE en sa qualité de Directeur Général de la société XXXXXXXXXX

Pour les Organisations Syndicales :
CFE-CGC représentée par		Monsieur xxxxxxxxxxxxxxxxx
CGT représentée par		Monsieur xxxxxxxxxxxxxxxxxx
ANNEXE 1 – CAHIER DES CHARGES DU VOTE ELECTRONIQUE



Fonctionnalités attendues du système de vote électronique

Fonctionnalités générales
 Système de vote électronique distant.
Le système de vote électronique est hébergé chez un prestataire externe.
Il est rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections par Internet.
Période des élections.
La durée du scrutin est déterminée dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées ; durant cette période les électeurs peuvent accéder à l’application de vote 24 heures sur 24.
Nature des élections.
Les élections à organiser sont les élections professionnelles au Comité Social et Economique.
Sécurisation du système proposé.
Le système de vote électronique proposé par le prestataire doit répondre aux exigences minimales suivantes (décret du 25 avril 2007), ainsi qu’à celles du Règlement Général sur la Protection des Données du 27 avril 2016 :
Le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement (sous forme de phrases secrètes) et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et contrôlé pendant toute la période vote jusqu’à la clôture du scrutin.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés (« fichiers électeurs » et « urne électronique »)
Voxaly met en place les mesures techniques et organisationnelles pour assurer la confidentialité et la sécurité des données à caractère personnel des salariés XXXXXXXXXX
Par ailleurs, le prestataire fournit à XXXXXXXXXX les conclusions du rapport d’expertise indépendante de son système de vote électronique.



- Scénario de vote
1.2.1- Étapes
Le scénario de vote électronique comporte les étapes suivantes :
une étape d’identification de l’électeur ; celui-ci doit saisir un code identifiant et un mot de passe, 
une étape de présentation des listes de candidats en présence,
le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposées, ou bien le choix de voter « blanc »,
la possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie,
la présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés,
la confirmation par l’électeur du choix effectué après avoir saisi sa date de naissance,
la confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote,
la possibilité pour l’électeur d’imprimer un « accusé de réception » confirmant l’enregistrement de son vote.
Émargement électronique, unicité du vote

Par ailleurs, le système de vote électronique enregistre un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permet plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote (unicité du vote).
1.2.3- Traitements sous-jacents
Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :
L’unicité et la confidentialité du vote : le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote. A cette fin, les émargements d’une part et l’urne électronique d’autre part, doivent être enregistrés sur des systèmes dédiés et distincts.
L’intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés. A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés (sous forme de phrases secrètes) en possession des seuls membres du bureau de vote
 Procédure d’ouverture de l’élection

L’ouverture de l’élection est paramétrée par le prestataire dans le système de vote et contrôlée par les membres du bureau de vote désignés au sein d’XXXXXXXXXX.


Étapes
La procédure de contrôle d’ouverture de l’élection comporte les étapes suivantes :
le contrôle des urnes électroniques qui doivent être vides
le contrôle de la liste des émargements qui doit être vierge
 Procédure de clôture de l’élection
La clôture de l’élection est paramétrée par le prestataire dans le système de vote et contrôlée par les membres du bureau de vote désignés au sein d’XXXXXXXXXX.
Étapes
La procédure de clôture de l’élection comporte les étapes suivantes :
La constatation de la clôture du site,
Le contrôle de la participation une fois le scrutin clos.
 Dépouillement des urnes électroniques
Étapes
La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes suivantes :
La saisie par les membres du bureau de vote des clefs de déchiffrement,
L’accès à la liste des émargements Internet,
L’accès aux résultats des élections : édition automatique des procès-verbaux au format CERFA ainsi que du calcul de la représentativité, 
La remise par le prestataire d’états de résultats permettant l’affectation des sièges par les membres du bureau de vote ; tous les calculs préalable et l’affectation théorique des sièges correspondant aux règles du code du travail, sont fournis aux membres du bureau de vote pour contrôles, validation et proclamation des résultats.
 Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique
Pour garantir la confidentialité, Le prestataire chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucune interruption.
Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :
Le chiffrement sur le poste de travail est assuré afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement.
La totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se fait selon le protocole HTTPS.
Le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement. 
Cette architecture permettra de répondre ainsi parfaitement aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption décrite dans sa recommandation n° 2010-371 du 21 octobre 2010.


Liste des émargements
L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
Dès la clôture du scrutin les listes d’émargements sont accessibles par les membres des bureaux de vote, les délégués syndicaux et les personnes habilitées de la Direction des Ressources Humaines.
Pendant la période du scrutin les listes d'émargement du vote par Internet ne sont accessibles qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin. 
Les délégués syndicaux et les mandataires de liste auront accès au taux de participation pendant le déroulement du scrutin.
 Assistance technique
Le prestataire assure la formation de la cellule d’assistance technique. Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tient à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.
 Dispositifs de secours
Le système de vote électronique est dupliqué sur deux plates-formes géographiquement distinctes. En cas de panne d’un des systèmes un dispositif de secours prend le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
2	Autres prestations à fournir
 Préparation de l’élection

Constitution du « fichier électeurs »

Les listes électorales sont constituées par XXXXXXXXXX. Elles comportent les informations nominatives des électeurs ayant la possibilité de participer à l’élection. Elles sont établies par XXXXXXXXXX, par collège.
Les listes électorales sont fournies au prestataire sur un support numérique afin de permettre la constitution du « fichier électeurs ». 
Ainsi, le « fichier électeurs » contient notamment, pour chaque électeur :
Le matricule de l’électeur,
La civilité de l’électeur,
Les nom et prénom de l’électeur,
La date de naissance de l’électeur,
Le site de rattachement de vote de l’électeur,
Le collège de l’électeur,
Les coordonnées de l’électeur (adresse du domicile),
La clef du numéro de Sécurité Sociale (2 chiffres),

Objet du « fichier électeurs »

Le « fichier électeurs » est transmis au prestataire aux seules fins suivantes :
permettre l’attribution de codes d’accès au système de vote électronique pour chaque électeur autorisé,
contrôler les accès au système de vote électronique,
enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l’unicité du vote pour chaque électeur,
éditer les listes d’émargement.
Transmission du « fichier électeurs »

Le prestataire doit être en mesure de proposer un processus d’échanges sécurisé des informations et des données concernant le fichier électeurs.
Le prestataire propose, par exemple, un accès FTP sécurisé (File Transfer Protocol : protocole de communication dédié aux échanges informatiques de fichiers sur Internet) sur une plate-forme d’échanges de données sécurisées afin de permettre les échanges sécurisés de fichiers entre XXXXXXXXXX et lui-même.

Confidentialité du « fichier électeurs »

En application du Règlement Général sur la Protection des données 2016/679 du 16 avril 2016, le prestataire s’engage à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données à caractère personnel qui lui sont transmises dans le « fichier électeurs » pour les besoins de gestion du vote électronique. Il met en œuvre tous les moyens techniques et organisationnels nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations de ce fichier sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote électronique.
A l’issue de l’opération de vote électronique, le prestataire s’engage à détruire le « fichier électeurs » et à ne conserver aucune de ses données. Il adressera à cette occasion un Procès-Verbal de destruction au DPO XXXXXXXXXX 

Fourniture des codes d’accès au système de vote électronique
A partir des informations du « fichier électeurs », le prestataire assure la création et la fourniture des codes d’accès au vote électronique à chaque électeur, selon les prescriptions indiquées dans le chapitre suivant de ce document.
Le prestataire propose des procédures de génération et de transmission des codes d’accès aux électeurs permettant de conserver le caractère confidentiel du code secret durant toutes les étapes.

Composition des codes d’accès au système de vote électronique

Chaque électeur reçoit un couple de codes composé :
d’un code identifiant unique d’accès qui permet, outre le contrôle d’accès, la tenue des listes d’émargements électroniques garantes de l’unicité des votes,
d’un code secret qu’il est seul à connaître.
Afin de permettre un contrôle et une sécurité supplémentaire, le système demande à l’électeur sa date de naissance avant de permettre l’accès au vote.

Envoi des moyens d’authentification.

Le prestataire prend en charge la transmission aux électeurs des codes d’accès au vote électronique.
En cas de non réception ou de perte des codes par le salarié, le prestataire invalide ceux-ci  et en communique de nouveaux  par l’intermédiaire de l’assistance téléphonique ou par l’assistance en ligne, permettant un auto-renvoi par l’électeur soit par SMS au numéro de téléphone indiqué soit sur une adresse mail personnelle indiquée par l’électeur. Dans tous les cas, une vérification de l’identité de l’électeur est effectuée (demande de clé du numéro de sécurité sociale).
Le système proposé par le prestataire doit assurer la confidentialité des données transmises aux électeurs et la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification.

Contrôle des listes électorales électroniques

Afin de permettre une vérification par XXXXXXXXXX, les représentants du personnel et les membres du bureau de vote, le prestataire fournit à XXXXXXXXXX, à l’issue de la génération et de la fourniture des codes d’accès, une liste de contrôle permettant de vérifier que tous les électeurs ont bien été pris en compte lors de l’attribution des codes d’accès au vote électronique.
La forme, le contenu et le support de cette liste de contrôle sont définis d’un commun accord durant la phase de préparation des élections.

Transmission du « fichier candidats »

Les listes de candidats sont transmises par la Direction des Ressources Humaines d’XXXXXXXXXX au prestataire en vue de paramétrer le système de vote électronique et de présenter celles-ci aux électeurs au moment du vote.
Les listes de candidats peuvent être constituées par les Organisations Syndicales au sein d’XXXXXXXXXX ou par des candidats non affiliés conformément aux règles applicables, rappelées dans le protocole préélectoral.
Les listes de candidats mentionnent notamment :
L’élection concernée (CSE ; le cas échéant : titulaires ou suppléants et le collège),
L’appartenance syndicale le cas échéant,
Les nom et prénom de chaque candidat,
L’ordre de présentation des candidats dans les listes.



Mise à jour des listes de candidats dans le système de vote électronique

Le prestataire propose un format de fichier numérique spécifique pour la constitution des listes de candidats, afin de faciliter les mises à jour du système de vote électronique.
De même, le prestataire peut éventuellement proposer à la Direction des Ressources Humaines d’XXXXXXXXXX un système de mise à jour « en ligne » via le web pour la saisie et les modifications de listes de candidats jusqu’à la fin de la période de recette du système.

Contrôles de conformité des listes de candidats

Le prestataire propose une procédure de test du vote électronique permettant à XXXXXXXXXX, aux représentants du personnel et aux membres du bureau de vote de vérifier l’exactitude des listes de candidats soumises au choix des électeurs.

 Phase de test et de recette du système de vote électronique

2.2.1 Objectifs.
Une fois le paramétrage réalisé, le prestataire organise un vote test en présence des représentants des bureaux de vote.
Le test est effectué dans les conditions du réel. La procédure de vote est entièrement déroulée jusqu’au calcul des résultats. Elle passe en revue tous les cas de figure pouvant être rencontrés lors du scrutin.
L’objectif est de permette aux membres des bureaux de vote d’appréhender le fonctionnement global de la solution.
A l’issue du test, le prestataire communique trois clés de déchiffrement qui sont remises au Président(e) et aux deux assesseurs. Le bureau de vote génère trois clés de déchiffrement sous la forme de phases secrètes (une pour chaque membre du bureau de vote). Au moins deux des trois clés seront nécessaires pour lancer le dépouillement. 
Durant la période de vote tous les suffrages exprimés par les salariés sont cryptés dès leur expression et restent cryptés sans interruption jusqu’au dépouillement. Ce mécanisme garantit l’impossibilité de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des détenteurs des clés de déchiffrement le jour du dépouillement.

Étapes de recette

Les étapes de contrôle sont les suivantes :
réalisation de plusieurs votes,
déroulement du dépouillement des urnes électroniques et édition des résultats,
contrôles de la conformité des résultats obtenus,
validation du dispositif de vote,
scellement de l’application de vote électronique.



 Prestation de Conseil et d’Assistance de la DRH
le prestataire doit être en mesure de conseiller la Direction des Ressources Humaines dans la mise en œuvre du système de vote électronique et d’assister celle-ci notamment pour les tâches suivantes :
la déclaration du DPO XXXXXXXXXX dans son registre,
l’éventuelle analyse d’impact sur les risques vie privée nécessaire pour ce traitement de données à caractère personnel
la rédaction de l’accord d’entreprise intégrant les modalités du vote électronique,
la rédaction du protocole préélectoral intégrant les modalités du vote électronique,
la rédaction des documents de présentation du système de vote électronique aux représentants du personnel et aux électeurs,
la présentation du système aux partenaires sociaux.
Listes d’émargement

Les listes d’émargements définitives sont remises à XXXXXXXXXX sur support numérique à l’issue de l’élection.

Résultats bruts

Les résultats bruts comportent les compteurs de voix, par collège, par liste, par candidat. Ils sont consultables « en ligne » dès la fermeture de l’élection et le dépouillement des urnes électroniques.
Seuls les membres désignés du bureau de vote, les mandataires de listes et les délégués syndicaux centraux auront accès à ces résultats « en ligne ».

Résultats élaborés

Les résultats élaborés indiquent l’attribution des sièges aux candidats et le détail des calculs afférents.
Le prestataire propose ces éléments afin de permettre aux membres du bureau de vote de proclamer les résultats de l’élection.
Le prestataire met à la disposition du bureau de vote et de la direction d’XXXXXXXXXX les procès-verbaux modèle CERFA pré-remplis au format pdf.

Gestion informatique et technique du système de vote électronique

2.4.1 Disponibilité du système de vote électronique
Le prestataire assure la mise en ligne du système de vote électronique durant la période correspondant à la préparation et à l’ouverture du vote.
Durant cette période, le système sera disponible 24h/24.
Le prestataire met en œuvre les moyens d’assurer un service continu sans rupture.
Accusé de réception du vote
L’électeur dispose de la possibilité d’imprimer un accusé de réception du vote attestant de la prise en compte de son suffrage par le système de vote.
Cette possibilité lui est offerte à l’issue du vote mais aussi ultérieurement, en se reconnectant à l’application jusqu’à la clôture du scrutin. 
Il mentionne la date et l’heure d’émission de chaque suffrage.
Cet « accusé de réception » comporte aussi une marque d’authentification interdisant une édition frauduleuse.
Conservation des données
Le prestataire conserve, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.
A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports et adresse un PV de destruction au DPO XXXXXXXXXX (xxxx).