PREAMBULE

Les parties signataires réaffirment l’importance qu’elles attachent à un dialogue social de qualité. Le rôle joué par les représentants élus et syndicaux, dans le respect de leurs attributions respectives et du pouvoir de direction et de gestion de PROMAN(*), participe pleinement de la vie de PROMAN. 

A ce titre des discussions ont été engagées dès Novembre 2018 avec les membres élus du Comité d’entreprise afin de définir un cadre général et les objectifs de cet accord. Dès lors de nouvelles discussions ont permis de débattre et d’affiner tant les principaux champs visés que les modalités pratiques et techniques à mettre en œuvre. Ces discussions ont abouti à une délibération lors de la réunion du CE du 20 Septembre 2019, visant à adopter et mettre en œuvre les dispositions du présent accord.

Dans ce cadre, il est donc convenu qu’un accord relatif aux modalités de circulation de l’information et l’usage des outils de communication est adopté afin de :
bâtir un cadre unique et commun applicable aux relations sociales au sein de PROMAN,
donner aux représentants du personnel les moyens et les garanties qui leur permettront d’assurer et d’exercer pleinement leurs missions.

Les parties signataires ont souhaité convenir des modalités d’organisation du dialogue avec les instances représentatives du personnel et les instances syndicales.

Les parties ont voulu préciser les moyens et garanties mis à la disposition des représentants du personnel afin de leur permettre d’exercer pleinement leurs missions et réaffirment leur attachement au droit fondamental de s’associer, de s’exprimer librement ainsi que la liberté pour tous les salariés, quelle que soit leur position hiérarchique, d’adhérer au syndicat professionnel de leur choix sans qu’il y ait d’incidence sur le déroulement de leur carrière.

Il est expressément convenu entre les parties qu’en cas d’évolution de la législation du travail sur les thèmes abordés dans le présent accord, les dispositions impactées seront adaptées en conséquence.

Champ d’application

Cet accord a vocation à s’appliquer à toutes les entreprises de travail temporaire composant PROMAN en France. Il est convenu que le présent accord sera également applicable à toute société de travail temporaire qui viendrait à être créée ou à intégrer PROMAN après sa signature.

Circulation de l’information et usage des outils de communication des représentants du personnel
	Article 2.1	Engagements réciproques des parties
Engagements pris par PROMAN :
A l’égard des représentants du personnel, PROMAN s’engage à :
Respecter les libertés individuelles des représentants du personnel ;
Leur fournir, conformément à la loi, les informations nécessaires à l’exercice de leur mandat en faisant une application adéquate et mesurée du principe de confidentialité ;
Permettre aux représentants du personnel d’utiliser leurs heures de délégation conformément aux dispositions légales et réglementaires.



Engagements pris par les représentants du personnel : 
A l’égard de PROMAN, les représentants du personnel s’engagent à :
Respecter la confidentialité des informations présentées comme telles par PROMAN ;
Respecter la liberté du travail du personnel de l’entreprise et, de façon générale, ne pas apporter de gêne importante à l’accomplissement du travail des collaborateurs ;
Utiliser les heures de délégation conformément à leur rôle et à leurs missions.

	Article 2.2	Local et matériel
PROMAN met à la disposition du Comité d’entreprise (CE), des délégués du personnel (DP) et du Comité à l’Hygiène et Sécurité et aux Conditions de Travail (CHSCT) un local aménagé et le matériel nécessaire à l’exercice de leurs fonctions conformément à l’article L. 2315- 20 (ancien article 2325-12) du Code du travail. Ces dispositions seront transposables Dans le cadre de la mise en place des futures instances notamment au Comité Social Economique (CSE), à la Commission Santé Sécurité et Conditions de Travail (CSSCT) et ce dès leur mise en place.

Le local est équipé d’un mobilier, d’un ordinateur équipé des logiciels de base et d’un accès internet respectant les protocoles de sécurité mis en place au sein de PROMAN, d’une imprimante et d’une ligne téléphonique.
Compte tenu de la nature des locaux et de leur implantation, le local sera commun au aux membres du CE, des DP et du CHSCT.

Le local sera partagé de la façon suivante : 
CE : 3 jours par semaine,
CHSCT : 1 jour par semaine,
DP : 1 jour par semaine.

Lors de la mise en place des nouvelles instances, le partage sera effectué de la façon suivante : 
CSE : 3 jours par semaine,
CSSCT : 1 jour par semaine.

Afin de permettre le respect de la confidentialité, il est prévu que chaque institution représentative du personnel bénéficie d’un espace de rangement dédié lui permettant d’exercer ses missions (notamment 1 armoire fermant à clé, 1 ordinateur).

Les accès aux postes informatiques seront protégés par des mots de passe distincts selon les institutions qui ne seront connus que par les membres du CE, les DP et les membres du CHSCT.

Les membres du bureau du CE qui disposent pour leurs besoins professionnels d’un téléphone portable sont autorisés à utiliser ce dernier pour l’exercice de leur mandat. L’utilisation du téléphone portable doit être raisonnable et conforme à l’exercice de leur mandat. 

	Article 2.3	Affichage et communication
Affichage :
Conformément aux dispositions de l' PROMAN met à la disposition du CE, des DP et du CHSCT des panneaux d'affichage au siège et en agence.
Ces panneaux d’affichage sont communs. Compte tenu de la dispersion géographique des agences, le responsable d’agence se chargera de l’affichage des éléments communiqués par les instances représentatives du personnel.

S'agissant du contenu de l'affichage, les panneaux sont utilisés par le comité d'entreprise pour communiquer les procès-verbaux des réunions du CE et donner des informations sur ses activités sociales et culturelles.

Les délégués du personnel diffuseront via ces panneaux d’affichage les réponses aux questions posées lors des réunions avec PROMAN.

Communication dématérialisée :
Le CE, les DP et le CHSCT ainsi que des futures instances représentatives du personnel (CSE, CSSCT, commissions…) peuvent demander la diffusion des procès-verbaux de réunions via des outils d’affichage électronique.
Les dispositions ci-après prévoient les conditions de mise à disposition, de fonctionnement et d'utilisation des outils dématérialisés de communication.

Conditions d’accès
Il est autorisé un seul accès pour chaque instance qui sera remis sur demande écrite au Secrétaire.
Cette demande d'ouverture d'un accès sera formulée par écrit auprès du Service Ressources Humaines de PROMAN. Elle précisera le nom du directeur de publication et d'une seconde personne, ayant en charge la publication, chargées de contrôler et de valider l'information avant sa mise en ligne.

Accessibilité de l’information
Les principes communs régissant l'installation et la gestion des accès aux sites des instances représentatives du personnel CE, DP et CHSCT sont les suivants :
- assurer une bonne visibilité et une bonne accessibilité de l'information,
- éviter le risque de confusion sur l'origine de cette information.

A la date du présent accord, le chemin d'accès est le suivant :

En cliquant sur l'intitulé de l’instance, le salarié a accès au site internet de I ’instance de son choix.
Les modifications techniques qui pourront être éventuellement apportées à cet espace n’ont pas vocation à remettre en cause les dispositions du présent accord.
NB : Les logos PROMAN ne peuvent être utilisés ou modifiés sauf accord express préalable de PROMAN conformément aux dispositions du code de la propriété intellectuelle notamment sur la protection de la marque.

Assurer la sécurité et la performance de l'outil
Le support informatique constitue un outil de travail pour l'ensemble de ses utilisateurs; sa fiabilité et sa sécurité doivent être garanties.
En ce sens, le CE, les DP et le CHSCT s'engagent à respecter les contraintes techniques, règles de sécurité et de procédure définies. Il en est de même pour celles visant l'entretien du poste informatique.
Les règles techniques fixées par PROMAN pour l'entretien et la sécurité des systèmes d'information de ses salariés doivent être respectées. Elles sont portées à la connaissance des instances par PROMAN, ainsi que leurs éventuelles modifications notamment dans le cadre de la charte d’utilisation des systèmes d’information jointe (en annexe I).

Les sites ne peuvent pas être utilisés pour envoyer des messages collectifs à l'adresse électronique des salariés, ni servir de support à un forum de discussion ou de «chat», afin de ne pas interférer avec l'activité professionnelle des salariés.



Les instances sont informées que :
en fonction de la politique de filtrage internet de l'entreprise, les contenus publiés dans les sites internet font l'objet d'un filtrage susceptible d'aboutir à l'interdiction d'accès depuis le SI de l'entreprise (vidéos, musiques, jeux...).
et de même, les politiques de filtrages de contenu web en place dans les entreprises peuvent bloquer l'accès à des contenus non-souhaités (vidéos, musiques, jeux...), d'un site internet externe auquel le site internet renvoie.
Ces deux situations sont susceptibles de s'appliquer aux sites des instances visés par le présent texte.

Respecter les libertés fondamentales
La mise en place dans les espaces dématérialisés d’espaces réservés à un nombre limité d'utilisateurs est interdite, une telle restriction d'accès serait contraire à l'objectif de libre accès des salariés à l'information. 

S'agissant du contenu de chacun des sites, le CE communiquera les procès-verbaux des réunions du comité et pourra donner des informations sur ses activités sociales et culturelles.
Les DP diffuseront via ce site les réponses aux questions posées lors des réunions avec PROMAN.
Le CHSCT diffusera via ce site les procès-verbaux des réunions.

En tout état de cause, les informations présentes sur les sites ne doivent comporter aucune mention injurieuse ou diffamatoire. Les parties signataires s'engagent à ce que les informations interviennent dans le respect de la réglementation sur la presse et de la législation garantissant la protection de la vie privée et du droit à l'image.
Le contenu des informations est placé sous l'entière responsabilité de l’instance émettrice.

Indisponibilité du site
Pour des raisons techniques
La garantie de fonctionnement des liens vers les sites sur l'intranet peut conduire à des mesures immédiates provisoires de sauvegarde qui s'appliquent à tous les sites et donc aussi aux sites des instances.
En conséquence, la survenance de problèmes techniques impose par mesure de sécurité l'indisponibilité du lien vers le site de l’instance afin de permettre la résolution du problème et d'assurer la sauvegarde des données. Cette indisponibilité est temporaire et vise exclusivement au rétablissement du bon fonctionnement du support informatique. 
PROMAN informera dans les plus brefs délais et par tout moyen le directeur de la publication de chaque instance concernée. 
Le lien vers le site de l’instance est rouvert dès que les conditions de son fonctionnement le permettent.

Manquements aux obligations
Dans l'hypothèse où l'utilisation de la rubrique se révèle non conforme aux règles du présent accord, il est procédé à la fermeture temporaire de l'accès au site pour une durée d'un mois. En cas de récidive, il est procédé à la fermeture définitive de l'accès au site. 



Circulation de l’information et usage des outils de communication des instances syndicales
	Article 3.1	Engagements réciproques des parties
Engagements pris par PROMAN :
A l’égard des organisations syndicales, PROMAN s’engage à :
Respecter la liberté de chacun d’adhérer à un syndicat de son choix ;
Faciliter la communication et l’organisation de réunion et d’assemblée par les organisations syndicales, malgré l’éloignement géographique entre les sites.

Engagements pris par les représentants syndicaux: 
A l’égard de PROMAN, les représentants syndicaux s’engagent à :
Se conformer à la réglementation et aux dispositions arrêtés ci-après relatives aux lieux d’affichage, aux modalités de distribution de tracts et plus globalement aux modalités de communication ;
Utiliser les crédits d’heures de délégation en conformité avec la réglementation en vigueur.

	Article 3.2	Local et matériel

PROMAN met à la disposition de chaque section syndicale créée par une organisation syndicale représentative, un local aménagé distinct de celui des DP et de celui du CE et le matériel nécessaire à l’exercice de leurs fonctions listé ci-dessous.

Le local est équipé d’un mobilier, d’un ordinateur équipé des logiciels de base et d’un accès internet respectant les protocoles de sécurité mis en place au sein de PROMAN, d’une imprimante et d’une ligne téléphonique.

	Article 3.3	Affichage et communication

Affichage :
Conformément aux dispositions de l' PROMAN met à la disposition des sections syndicales des panneaux d'affichage sur lesquels chaque section syndicale affiche librement ses communications syndicales.

Un exemplaire des communications syndicales est transmis à l'employeur, simultanément à l'affichage.
Les parties conviennent qu’au sein de chaque agence, les communications syndicales seront mises à disposition afin que les salariés intérimaires puissent avoir connaissances des communications syndicales.

Diffusion de la communication syndicale :

Les communications syndicales seront effectuées selon les modalités prévues à l’accord sur le droit syndical dans le travail temporaire du 27 Octobre 1988.

Messagerie professionnelle

La diffusion de tracts et de publication syndicale par le biais de la messagerie électronique professionnelle est expressément exclue. 

Les parties conviennent que ce mode de communication n’est pas compatible avec les exigences de bon fonctionnement et de sécurité du réseau informatique de l’entreprise, et ne permet pas de préserver la liberté de choix des salariés d’accepter ou de refuser le message. Enfin, l’envoi massif de messages groupés par la messagerie professionnelle serait de nature à perturber le fonctionnement de l’entreprise. 

Réunions et remboursements de frais

Les frais relatifs aux réunions organisées par PROMAN sont pris en charge par l'employeur selon les barèmes en vigueur au sein de PROMAN et sur présentation d’une note de frais accompagnées des justificatifs originaux.

Par ailleurs, pour tenir compte de l'éloignement géographique de certains sites PROMAN prend en charge les frais relatifs à un déplacement mensuel pour chaque membre titulaire de chacune des instances.

Cette prise en charge, limitée à des déplacements directement liés à l'exercice du mandat, s'effectue selon les dispositions en vigueur dans l'entreprise. 
Les déplacements non effectués un mois donné peuvent être reportés, à l'initiative du bénéficiaire, d'un mois sur l'autre dans la limite du semestre.


Base de données économique et sociales (BDES)

	Article 5.1	Contenu de la BDES

Le législateur a souhaité organiser la BDES autour de 8 thèmes prévus par la loi du 14 juin 2013 et précisés par le Décret du 27 décembre 2013 (tableau de synthèse en Annexe III) auxquels il convient d'ajouter une présentation de la situation de l'entreprise 

Les informations sont réparties à l'intérieur de ces différents thèmes de la manière la plus pertinente possible. L'entreprise définit la forme des informations mises à disposition. Une information complémentaire pourra être mise à disposition dans la « Présentation de l'entreprise».

Ainsi, les informations communiquées dans les 8 thèmes pourront faire l'objet de renvois à ces informations complémentaires. Eu égard à leur nature et à leur objet, ces informations complémentaires ne font pas l'objet de commentaires, de données chiffrées ou de grandes tendances pour les années postérieures à la date des informations présentées.

D'autre part, la BDES recueille également les informations transmises de manière récurrente au Comité d'entreprise. Ces informations sont notamment les suivantes:
informations relatives à la formation professionnelle;
informations relatives au bilan social;
informations relatives à la situation comparée des conditions générales d'emploi et de formation des femmes et des hommes.

Lorsqu'elles sont mises à disposition dans la BDES, ces informations ne sont alors pas transmises sous d'autres formes.

Cependant, concernant des évènements ponctuels, les consultations du Comité d'entreprise continuent de faire l'objet de l'envoi des informations utiles. Elle seront par la suite mise à dispositions dans la base.



	Article 5.2	Actualisation des informations

Les éléments d'information sont régulièrement mis à jour. Les utilisateurs de la BDES sont informés de l'actualisation de ces informations.

	Article 5.3	Accès à la BDES

Les modalités d'accès, de consultation et d'utilisation de la base doivent permettre aux représentants du personnel concernés d'exercer utilement leurs compétences respectives.

La BDES est accessible en permanence (à l'exception d'éventuels problèmes techniques et des périodes de maintenance dont la planification sera portée, dans la mesure du possible, à la connaissance des utilisateurs dans un délai raisonnable).

Accès aux informations des 8 thèmes et présentation de l’entreprise
Conformément à l'article L. 2323-7-2 du Code du travail, la Base de Données Economiques et Sociales est accessible:
aux membres du Comité d'entreprise (membres élus, titulaires et suppléants, et représentants syndicaux);
aux membres du Comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (membres désignés et représentants syndicaux) ;
aux Délégués syndicaux d'entreprise.

Accès aux rapports et informations transmis de manière récurrente au comité d’entreprise
Conformément à l'article L.2323-7-3 du Code du travail, les éléments d'information contenus dans les rapports et informations transmis de manière récurrente au Comité d'entreprise sont mis à la disposition de ses membres dans la base de données et cette mise à disposition actualisée vaut communication des rapports et informations au comité d'entreprise, dans les conditions et limites fixées par l’article R 2323-1-9 du code du travail.

	Article 5.4	Support des informations contenues dans la BDES

Les informations contenues dans la BDES sont tenues à disposition via un support informatique.
Ce support est susceptible d'évoluer dans le temps.

Les utilisateurs de la BDES sont informés de ces évolutions si celles-ci sont significatives.

Caractéristiques 
La BDES est une application informatique qui repose sur un système d'archivage électronique.

Accessibilité au support informatique
Les utilisateurs de la BDES disposent individuellement d'un identifiant et d'un mot de passe. L'identifiant et le mot de passe permettent d'avoir accès aux informations de la BDES selon le(s) type(s) de mandat de représentation du personnel ou syndical dont ils bénéficient.
L'accès à la BDES est autorisé pour la durée pendant laquelle le salarié concerné bénéficie d'un mandat de représentation sociale ou syndicale lui donnant droit aux informations prévues par la loi, les règlements ou le présent accord. L'accès est donc retiré en cas de perte du mandat quel qu'en soit le motif.



En cas de problème de connexion, l’utilisateur peut contacter le support informatique ou un responsable habilité et identifié dont les références de contact lui sont communiquées.

En cas d'indisponibilité globale et prolongée une substitution pourra alors être mise en œuvre.

Information et formation
Les utilisateurs à l'occasion de la mise en œuvre de la BDES, reçoivent individuellement une information sur leur droit à connexion accompagnée d'une notice d'utilisation qui leur explique comment se connecter et comment utiliser la Base de Données Economiques et Sociales.

Ces informations sont également communiquées aux salariés ultérieurement en raison de l'acquisition d'un mandat syndical ou représentatif leur donnant accès aux informations qui leur sont dédiées de la BDES.

	Article 5.5	Confidentialité

Confidentialité des accès 
L'identifiant et le mot de passe sont attribués individuellement. Ils ne sauraient être communiqués et l'accès à la Base de Données Economiques et Sociales délégué à un tiers quel que soit son titre, son mandat, son appartenance ou non à l'entreprise.
Devoir de discrétion et confidentialité des documents
Les utilisateurs de la BDES sont tenus à une obligation stricte de discrétion et de respect de la confidentialité des informations transmises dans le cadre des art. L.2323-7-2 et L. 2325-5 du Code du travail.

Il est rappelé à ce titre qu’aucune extraction, impression ou diffusion des données figurant dans la BDES sur quel support que ce soit n’est prévue ni autorisée sauf accord express de la Direction.

Durée de l’accord et suivi de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée de 5 ans, il a vocation à s’appliquer aux mandats en cours, mais également aux nouvelles instances élues après renouvellement des institutions.
Un suivi de cet accord sera effectué à l’issue de cette période.

Dépôt de l’accord

Le présent accord est établi en 4 exemplaires dont un remis à chacune des parties et sera déposé suivant les modalités prévues par les dispositions légales et règlementaires sur la plateforme en ligne TELEACCORDS en vue de sa transmission auprès de la DIRECCTE.

L’accord sera déposé après respect du délai d’opposition de 8 jours suite à la signature de l’accord.
Un exemplaire original sera également déposé en version papier auprès du greffe du Conseil de Prud’hommes de Digne les Bains.





Fait à Manosque, le 20 Septembre 2019, en 4 exemplaires originaux.

Entre :

(*) Les sociétés composant l’UES PROMAN dont la liste est annexée (Annexe II), ci-dessus dénommées PROMAN