Protocole d’Accord Préélectoral
pour l’élection des représentants du personnel
au Comité Social et Economique




Entre les soussignés : 

La Société FAREVA Mirabel, sise Route de MARSAT à RIOM (63200), représentée par Monsieur XXXX, en vertu des pouvoirs dont il dispose,

Ci-après dénommée « L’entreprise»,	

	D'une part,
Et : 

Les Organisations Syndicales Représentatives (ci-après les "Organisations Syndicales") : 

La Confédération Française Démocratique du Travail (CFDT), représentée par Mme XXXXX, Déléguée Syndicale dûment mandatée à cet effet ;

La Confédération Française de l'Encadrement - Confédération Générale des Cadres (CFE-CGC), représentée par M. XXXXX, Délégué Syndical dûment mandaté à cet effet ;

La Confédération Générale du Travail (CGT), représentée par M. XXXXX, Délégué Syndical dûment mandaté à cet effet ;

Le Syndicat Force Ouvrière (FO), représentée par M. XXXXX, Délégué Syndical dûment mandaté à cet effet.

D’autre part,

Ensemble dénommées les "Parties" signataires,


Il a été convenu ce qui suit, en vue de l'élection du comité social et économique en application des articles L. 2314-4 et suivants du Code du travail et selon les modalités suivantes.





ORGANISATION DE LA REPRESENTATION DU PERSONNEL

 	Effectif et Nombre de sièges 

L’effectif de référence à la date du 31 mars 2021 étant de 452 personnes soit 447 équivalents temps plein, le nombre de sièges à pourvoir est de 12 titulaires et de 12 suppléants. 

Composition des collèges électoraux

Du fait de l’absence de salarié éligible issu du 1er collège au sens de la Convention Collective Nationale de l’Industrie Pharmaceutique, au jour d’ouverture du premier tour, le personnel est réparti en deux collèges :

- 2ème collège : Tout le personnel inscrit dans les Groupes 4 et 5 de la Convention Collective Nationale de l’Industrie Pharmaceutique, y compris les salariés du groupe 5C avec niveau échelon occupant des emplois relevant de la catégorie des techniciens, agents de maîtrise et assimilés. 

- 3ème collège : Les salariés du groupe 5C sans niveau échelon ainsi que ceux des groupes 6 et suivants occupant des emplois relevant de la catégorie des ingénieurs, chefs de services et cadres administratifs, commerciaux ou techniques.

Il est expressément convenu entre les parties à la négociation que si un électeur employé par une des entreprises extérieures et appartenant au premier collège souhaitait exercer son droit de vote, celui-ci serait amené à voter pour les candidats du second collège. Les autres électeurs employés par une des entreprises extérieures souhaitant exercer leur droit de vote le feront dans les collèges 2 ou 3 selon leur appartenance au collège 2 ou 3 dans leur entreprise.

Soit un total par collège de :
285 ETP appartenant au 2ème collège (Soit 64 % de l’effectif total)
162 ETP appartenant au 3ème collège (Soit 36 % de l’effectif total)

Répartition des sièges entre les collèges électoraux

Conformément à l’article L 2314-30 du code du travail, les listes de candidats devront être composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale permettant une représentation équilibrée des genres au sein des instances représentatives du personnel, que ce soit pour les titulaires ou les suppléants.

Compte tenu de l'effectif et du nombre de sièges à pourvoir pour les titulaires et les suppléants ceux-ci sont répartis à raison de :

8 titulaires et 8 suppléants, pour le deuxième collège ;
La proportion de femmes et d'hommes composant ce collège est respectivement de 35% et 65%

4 titulaires et 4 suppléants, pour le troisième collège.
La proportion de femmes et d'hommes composant ce collège est respectivement de 31% et 69%


DATES, HORAIRES ET LIEU DES ELECTIONS

Le premier tour des élections des représentants du personnel au CSE aura lieu à compter du lundi 17 mai 2021 à 9 heures au lundi 24 mai 2021 à 23h59 heures, horaire de clôture.

Les opérations de dépouillement sont programmées le mardi 25 mai 2021 à 9h00.

Au cas où un deuxième tour serait nécessaire, il aurait lieu du Lundi 7 juin 2021 à 9 heures jusqu’au lundi 14 juin 2021 à 23h59, horaire de clôture.

Les opérations de dépouillement sont programmées le mardi 15 juin 2021 à 9h00.

Les opérations électorales se dérouleront sur le site de Mirabel étant convenu qu’il sera fait recours au vote électronique comme précisé à l’article IV.

Les jours et les heures de vote seront rappelés sur les différents panneaux de Direction.

Toutes facilités seront accordées au personnel pour lui permettre de voter. Le temps passé par l’électeur pour voter n'entraînera aucune réduction de salaire, sous réserve du respect par l’électeur du temps strictement nécessaire pour effectuer les opérations de vote. 

Des postes en libre-service (douze postes), protégés par un isoloir ou installés dans un bureau exclusivement réservé à cet effet, seront mis à la disposition des électeurs, pendant toute la durée des élections, pour permettre à tout électeur de voter dans les locaux de l’entreprise jusqu’au dernier jour du vote. 
Toutes les dispositions seront prises pour garantir la confidentialité des opérations de vote tant pour la disposition des machines, leurs séparations physiques, l’installation d’isoloirs. Un plan d’implantation a été discuté entre les parties à la négociation.



Ces bureaux seront aménagés dans les bâtiments suivants :
Bat 20 : 
1 en face de la laverie (zone conditionnement)
1 au local CSE
Bat 15 :
1 en salle Kendall
Bat 30 :
2 en salle Pierre et Marie Curie
Bat 60 :
2 en salle "Altedia"
Bat 45 :
2 dans le bureau fond du couloir côté AQ (Bureau U1-19)
Bat 80 :
1 en salle Tournoël
2 dans la zone ex-conditionnement.

Pour chacun de ces lieux, la Direction s’assure que chaque poste est installé dans des conditions permettant le strict respect des règles sanitaires mise en œuvre à FAREVA Mirabel dans le cadre du contexte CoVid.

Aucun moyen n'est prévu pour modifier les plages horaires de votes déterminées par ce protocole. Les électeurs sont donc informés qu'en cas d'arrivée tardive, ou d'arrivées nombreuses peu avant la fermeture du site internet, il peut arriver qu'ils ne puissent voter sur un poste en libre-service.

Pour tout vote toujours en cours au moment de la clôture du scrutin, un « délai de grâce » est activé et permet à ce dernier votant de terminer son vote considéré comme valide. Ce délai est strictement limité à 20mn. Aucun nouveau vote, entamé durant ces 20mn, n’est possible.

Les opérations électorales des deux tours se dérouleront selon les mêmes modalités.

MODALITES DES ÉLECTIONS 

Electeurs et éligibles

Les conditions d'électorat et d'éligibilité sont celles prévues par les articles L 2314-18 et suivants du Code du travail.

Sont électeurs les salariés des deux sexes, âgés de seize ans révolus, travaillant depuis trois mois au moins dans l’entreprise et n’ayant fait l’objet d’aucune interdiction, déchéance, ou incapacité relatives à leurs droits civiques.

Sont éligibles les électeurs âgés de dix-huit ans révolus, et travaillant dans l’entreprise depuis un an au moins, à l’exception des conjoint, partenaire d’un pacte civil de solidarité, concubin, ascendants, descendants, frères, sœurs et alliés au même degré de l’employeur. 
Les salariés travaillant à temps partiel simultanément dans plusieurs entreprises ne sont éligibles que dans l'une de ces entreprises. Ils choisissent celle dans laquelle ils font acte de candidature.
Pour les salariés mis à disposition par une entreprise extérieure, la condition de présence dans l’entreprise est de douze mois continus pour y être électeur. En revanche, ces salariés ne seront pas éligibles.

Les listes du personnel électeur et éligible sont établies par l'employeur, et affichées dans les locaux de l’entreprise et transmises aux organisations syndicales, le 27 avril 2021 au plus tard ; étant précisé que cette liste ne pourra faire l’objet de modification que dans la limite de 4 jours avant le commencement du 1er tour. 
L’ancienneté dans l’entreprise sera calculée à la date du premier tour de scrutin.

Cette liste comportera exclusivement les indications suivantes : les noms, prénoms, âge et date d’entrée (date d’ancienneté), sexe, type de contrat, groupe, niveau-échelon le cas échéant, collège des électeurs et pour ceux remplissant les conditions d'éligibilité, la mention "E". La liste indiquera la proportion de femmes et d'hommes composant chaque collège électoral.

Pour les salariés mis à disposition il sera fait application des dispositions de l’article L. 2314-23 du Code du travail.  A cet égard, ils devront indiquer à la Direction, avant le 23 avril 2021, s’ils entendent faire usage de leur droit de vote à ces élections. Pour ce faire, une information a été adressée aux prestataires le 1er mars 2021 et un affichage spécifique à leur attention sera établi, le 30 mars 2021, sollicitant ces informations.

Candidatures et professions de foi

Les candidatures et les professions de foi formulées chacune sur une feuille de format A4, (portrait ou paysage, 2 pages pour la profession et une page par liste au maximum), émanant des Organisations Syndicales reconnues représentatives, devront parvenir au Service des Relations Sociales, au plus tard le 30 avril 2021 à 14 heures:
Fichier format « pdf » adressé par courriel à l'adresse amanda.prieto@msd.com un message de bonne réception étant renvoyé à l'expéditeur. Ce document ne devra pas dépasser la taille de 2 méga-octets et format portrait ou paysage.

Pour le premier tour, un mandat du syndicat est nécessaire pour déposer une liste de candidats.

Les organisations syndicales disposeront du droit de diffuser par messagerie interne une communication à l’intention des salariés, à l’occasion de chaque tour, sous réserve du respect de la limite maximale de poids de 5 méga-octets. Cette communication sera autorisée, pour le premier tour, à compter de la date de signature du présent Protocole d’Accord Préélectoral et jusqu’à la veille du premier jour du scrutin, et, pour le second tour, à compter de la date de dépôt des listes et jusqu’à la veille du premier jour du scrutin.
Il est précisé que chaque organisation syndicale pourra adresser jusqu’à trois mails pour le premier tour et un mail pour le second tour.

A cet effet, la Direction mettra à disposition des organisations syndicales la liste de diffusion électronique.

Il est rappelé que le premier tour est réservé aux candidatures présentées par les organisations syndicales représentatives et que les candidatures sont libres au second tour.

Les listes qui comportent plusieurs candidats devront être composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes de chaque collège électoral. Les listes sont composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des sexes.

Les listes peuvent être incomplètes, mais ne doivent pas comporter plus de candidats que le nombre de sièges à pourvoir.

Si un deuxième tour s'avère nécessaire, les listes déposées au premier tour par les organisations syndicales représentatives restent normalement valables.

En cas de changement dans leur composition ou de dépôt de nouvelles listes, les modifications doivent être portées à la connaissance de la Direction, dans les formes prévues ci-dessus pour le dépôt, au plus tard, le 31 mai 2021 à 14 heures.

Moyens accordés aux candidats :

Chaque Organisation syndicale disposera d’un crédit de 40 heures pour le premier tour, utilisable à partir de la signature du présent protocole d’accord préélectoral et ce jusqu'à la fin du 1er tour des élections. En cas de 2ème tour, chaque Organisation syndicale disposera d’un crédit de 20 heures entre le 1er et le 2ème tour, utilisable à partir de la promulgation des résultats et ce jusqu’à la fin du 2ème tour. Ce crédit d’heures permettra à un ou plusieurs de ses représentants du personnel ou candidats de préparer les élections.

A ce crédit propres aux Organisations syndicales, s’ajoute un crédit de 11h15 pour chaque candidat.

Le suivi de ces crédits d’heures se fera de la façon suivante : chaque organisation syndicale transmettra chaque lundi, au service Ressources Humaines, le détail des heures consommées la semaine précédente indiquant les nom et prénom du bénéficiaire, ainsi que les jours et heures de début et de fin.

Pour les organisations syndicales non présentes au sein de l’établissement, il est nécessaire de créer une section syndicale pour distribuer des tracts dans l’enceinte privée de l’établissement et afficher des documents sur les panneaux d’affichage. A défaut de section syndicale, ces dernières pourront tracter à l’entrée du site, avant le poste de garde.



VOTE ELECTRONIQUE

Le vote électronique permettra notamment de limiter les risques d’expositions du personnel à la Covid 19 en limitant la concentration de personnel sur les lieux de vote.

Comme le propose la Loi pour la Confiance dans l'Economie Numérique (loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 publiée au JO du 22 juin 2004) les parties signataires conviennent d’aménager le processus des opérations de vote en ouvrant la possibilité de recourir au vote électronique pour la prochaine élection professionnelle au sein de Fareva Mirabel 2021.

Dans ces conditions, aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé.

La Direction a décidé de confier à la société XXXXX, spécialisée dans le développement du vote par Internet, la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires.

La société XXXXX est éditrice du logiciel de vote électronique XXXXX.
Ainsi, toute mention relative au logiciel de vote XXXXX engage juridiquement la société XXXXX.

Les parties au présent accord ont pris connaissance du rapport remis par le prestataire présentant l'expertise du système de vote choisi. Ce rapport est transmis aux Organisations syndicales le vendredi 19 mars 2021.

XXXXX, cabinet indépendant d’Expertise Informatique, spécialisé en matière de sécurité, d’analyse et investigation XXXXX, d’expertise des applications logicielles et des systèmes de vote automatisés, a audité le système XXXXX et garanti sa conformité : 
aux exigences du vote par Internet ; 
aux préconisations de la CNIL en la matière (délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019);
aux dispositions légales en la matière (loi n°78-17 du 6 janvier 1978 et les décrets n°2005-1309 du 20 octobre 2005, n°2007-451 du 25 mars 2011, n°2007-602 du 25 avril 2007, n°2014-793 du 9 juillet 2014 et n°2017-1819 du 29 décembre 2017, le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD)) 

Conformément aux dispositions règlementaires en vigueur, une copie du rapport d’expertise a été remise à la CNIL. Ce rapport est daté du 9 novembre 2020.

La XXXXX Solutions garantit que les modalités du vote électronique permettent d'assurer l'identité des électeurs ainsi que la sincérité et le secret du vote, comme la publicité du scrutin, conformément aux principes généraux du droit électoral.


Chaque salarié est informé au moyen d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

L’employeur procède à toutes les formalités déclaratives auprès des autorités et en informe les organisations syndicales.

Avec les organisations syndicales représentatives de Fareva Mirabel et après avoir été informées des spécificités du dispositif, il a été décidé de mettre en place les modalités qui suivent.

MODALITES PRATIQUES DU VOTE ELECTRONIQUE

Langues, ordres des instances et affichage initial des listes
Les indications et informations présentées sur le site de vote sont disponibles en français.

Une fois connecté sur l'application, l'électeur se verra présenter la liste des 2 scrutins pour lesquels il est appelé à voter (Comité Social et Economique titulaires et suppléants).
L'électeur peut basculer d'une présentation d’une liste de candidats à l'autre par un simple clic sur le bouton prévu à cet effet. Le choix d'une des listes lui présente ensuite le bulletin de vote avec tous les candidats de la liste.

Par ailleurs, il est précisé que l’électeur, avant de voter, a la faculté de consulter/basculer d’une profession de foi à l’autre.

Ordre de présentation des listes
Les listes en présence pour chaque scrutin sont présentées aux électeurs dans un ordre aléatoire afin de ne pas avantager les unes ou les autres. 

Matériel de vote, codes d’accès
Chaque électeur est identifié par son matricule « FAREVA » communiqué par l'entreprise par courrier lettre suivie au plus tard le 10 mai 2021. Ce courrier comportera la notice explicative.

Le code d'accès est généré aléatoirement par le prestataire sans qu’il soit communiqué à l’Entreprise. 

L’identifiant et le code, valables pour les deux tours, permettront de se connecter à l'application informatique et de valider son vote.

Communication des codes de vote
Le prestataire expédiera entre le 7 et le 10 mai 2021 au plus tard un courrier par voie postale au domicile de chaque électeur. 
Sera renseigné dans ce courrier le code confidentiel et personnel de l’électeur ainsi que les explications nécessaires au vote électronique.

Il est précisé, qu’en cas de perte du code ou d’éventuelle non réception de celui-ci, chaque électeur pourra solliciter l’assistance technique pour générer un autre code confidentiel d’accès qu’il recevra, à son choix, par mail ou par SMS. Pour obtenir ce nouveau code, l’électeur devra répondre à deux questions secrètes : le département de naissance (99 pour les personnes nées à l’étranger) et les 4 derniers chiffres du numéro de Sécurité Sociale.

Scellement du système et formation 
Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire formera un ou plusieurs correspondants, chargés du projet électoral, avant l'ouverture du site internet. Cette formation sera assurée physiquement ou à distance par conférence téléphonique et/ou web-formation.
Cette intervention consiste à :
-	Procéder à un test à blanc : tester la plateforme de vote et le logiciel de dépouillement avant l'ouverture du vote ;
-	Générer les clés de dépouillement (au nombre de 8) destinées aux membres des deux bureaux de vote ;
-	Réinitialiser les urnes électroniques, et constater qu'elles sont vides.
Les organisations syndicales signataires du présent protocole ainsi que les représentants des listes de candidats sont invités par la Direction à assister à ces opérations de contrôles et de scellement.

La cérémonie de scellement sera animée par le chef de projet dédié au sein de l’entreprise prestataire.
L'information et la formation sont assurées :
-	pour les Délégués Syndicaux ainsi qu’à un membre de chaque organisation syndicale, par la participation à cette intervention précédant l'ouverture du site de vote ;
-	pour les membres des bureaux de vote, par une explication de leur rôle tout au long du scrutin ainsi que le jour du dépouillement.

Cellule d’assistance technique 
Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique est constituée par le prestataire.
Le prestataire est chargé d’assurer les missions de la cellule d'assistance technique.
La cellule d'assistance technique contrôle, avant que le vote ne soit ouvert, que le scellement du système de vote électronique à fait l’objet d’un test à blanc et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet. 

Assistance aux électeurs
Un numéro vert spécifique d’assistance, permettant une mise en relation avec le prestataire sera mis à disposition des électeurs pendant la période de scrutin. Cette assistance est assurée 7 jours sur 7 et 24h sur 24h durant la durée des scrutins.

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

BUREAU DE VOTE ET COMMISSION DE SURVEILLANCE

Deux bureaux sont constitués (un par collège). Chaque bureau de vote est constitué d'un Président et de trois assesseurs. A défaut de volontaires, il s’agit des deux plus âgés et des deux plus jeunes parmi les électeurs présents sur le site et acceptant ce rôle. 
La présidence appartient au plus âgé (à l’exclusion du mandataire social), sauf s'il se présente comme candidat.

Il s'assure de la régularité et du secret du vote et proclame les résultats.

Ces deux bureaux sont constitués sur le site de Mirabel.

Les membres de chaque bureau de vote détiendront les clés électroniques des urnes électroniques garantissant l’intégrité et la sécurité du système (4 par bureau). Ces clés seront générées en amont du scrutin lors de la phase de scellement du système de vote. Ces clés sont au nombre de quatre dont deux d’entre elles seront indispensables pour déverrouiller le système et procéder au dépouillement.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, les bureaux de vote seul auront compétence, après avis du représentant du prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

La commission de surveillance est composée d’un représentant de chaque organisation syndicale (membre du personnel), des membres des deux bureaux de vote et de deux représentants des Ressources Humaines. 

Elle participe au contrôle et à la validation du système de vote électronique lors d’une phase de vote à blanc (phase de recette) ainsi qu’à la phase de scellement du système de vote. 
Elle assiste aux opérations de dépouillement, à la date et l’heure prévue pour celui-ci. Le temps passé par ces observateurs est rémunéré comme temps de travail. De même, la Direction peut désigner un représentant de son choix. Ces personnes n'ont aucune voix délibérative, mais peuvent aider aux opérations de dépouillement.

Les Organisations syndicales auront accès, en qualité d’observateur, au déroulement des opérations électorales et aux taux de participation.

Les Organisations syndicales, dans le cadre d’une communication intersyndicale, pourront communiquer sur l’évolution des taux de participation en utilisant la liste de diffusion mise à disposition par la Direction.

MODALITÉS DU SCRUTIN ET DÉPOUILLEMENT 
Les règles du scrutin seront celles prévues par la législation en vigueur.

Après clôture automatique de scrutin par le système de vote électronique, chaque bureau de vote intègre les clés électroniques afin de déverrouiller les urnes électroniques et de procéder au dépouillement automatisé. Chaque bureau de vote imprime les procès-verbaux de résultats, les listes d’émargements et justificatifs et proclame les résultats.

A l'issue des opérations de dépouillement, les membres des bureaux remplissent et signent les procès-verbaux d'élection prévus à cet effet. Les résultats sont proclamés par les Présidents.

Les résultats définitifs des élections seront affichés par la direction sur les panneaux réservés à l'entreprise au plus tard le lendemain de la proclamation des résultats.

Durée des mandats

La durée des mandats pour les membres du CSE est de 4 ans.

Il est expressément convenu entre les parties à cette négociation que les dispositions de l’accord 3 août 2020 dit « accord de dialogue social » restent applicables pendant toute la durée du mandat 2021/2025. En revanche, les moyens de la Commission Restaurant sont mis en sommeil tant que la gestion du restaurant est assurée par Fareva Mirabel.

Les parties conviennent également, que la partie la plus diligente devra demander l’ouverture de négociations pour la mise en place d’un nouvel accord de dialogue social organisant les moyens attribués au fonctionnement de l’instance CSE, au cours des 6 mois avant le terme de ce mandat.



DUREE DE L’ACCORD

Le présent protocole d'accord est conclu pour les élections du comité social et économique en 2021

Fait à Riom, le 24 mars 2021

en 8 exemplaires originaux  

Pour la Société FAREVA Mirabel





Pour les organisations syndicales représentatives			
	
La Confédération Française Démocratique du Travail (CFDT), représentée par Mme XXXXX, Déléguée Syndicale dûment mandatée à cet effet ;



La Confédération Française de l'Encadrement - Confédération Générale des Cadres (CFE-CGC), représentée par M. XXXXX, Délégué Syndical dûment mandaté à cet effet ;



La Confédération Générale du Travail (CGT), représentée par M. XXXXX, Délégué Syndical dûment mandaté à cet effet ;



Le Syndicat Force Ouvrière (FO), représentée par M. XXXXX, Délégué Syndical dûment mandaté à cet effet.

ANNEXE

Calendrier électoral