ACCORD SUR LE VOTE ELECTRONIQUE



Entre : 

L’UES La Française :

La société La Française AM Finance Services dont le siège est situé à Paris 6ème, 128 boulevard Raspail, immatriculée sous le numéro 326 817 467 RCS PARIS,

La société La Française Asset Management dont le siège est situé à Paris 6ème, 128 boulevard Raspail, immatriculée sous le numéro 314 024 019 RCS PARIS,

La société La Française REM dont le siège est situé à Paris 6ème, 128 boulevard Raspail, immatriculée sous le numéro 399 922 699 RCS PARIS,

La société La Française Investment Solutions dont le siège est situé à Paris 6ème, 128 boulevard Raspail, immatriculée sous le numéro 752 897 850 RCS PARIS,

La société New Alpha AM dont le siège est situé à Paris 6ème, 128 boulevard Raspail, immatriculée sous le numéro 450 500 012 RCS PARIS,

La société la Française Real Estate Partners dont le siège est situé à PARIS 6ème, 128 boulevard Raspail, sous le numéro 803 636 661 RCS PARIS,

La société Groupe La Française dont le siège est situé à Paris 6ème, 128 boulevard Raspail, immatriculée sous le numéro 480 871 490 RCS PARIS 

La société La Française Global Investments, dont le siège est situé à PARIS 6ème, 128 boulevard Raspail, immatriculée sous le numéro 828 091 496 RCS PARIS


Représentée par		, agissant en sa qualité de Président du Directoire de la société Groupe La Française et dûment mandaté à cet effet par les sociétés appartenant à l’UES La Française, dénommée ci-après « L’UES La Française »,

Et :

L’organisation syndicale de salariés représentative dans l’UES La Française :

Le syndicat CFTC – Banques et Établissements Financiers représenté par Madame				, déléguée syndicale de l’UES La Française, dument mandatée par l’organisation syndicale CFTC pour signer le présent accord.





Préambule

Le vote électronique a été introduit au sein de l’UES La Française (à l’époque Groupe « UFG ») par un accord à durée indéterminée en date du 22 janvier 2007. 

Les informations et témoignages recueillis, ainsi que les dernières élections qui se sont déroulées par le biais du vote électronique, ont conforté la direction dans l'appréciation que le vote électronique est de nature à améliorer les processus de vote, en permettant notamment :
De simplifier et sécuriser l'organisation du processus électoral,
De faciliter le vote pour les salariés en mission ou en déplacement,
D'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,
D'augmenter le niveau de participation,
D’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l'environnement.

Afin de tenir compte de l’évolution des dispositions légales et des recommandations de la CNIL, les Parties ont décidé d‘annuler et remplacer l’accord du 22 janvier 2007 par le présent accord (ci-après « l’Accord »), qui se substitue en tous points à l’accord précité de 2007. 

En effet, il est primordial que le recours au vote électronique respecte les principes fondamentaux régissant les opérations électorales et notamment le secret du scrutin, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, la surveillance et le contrôle des opérations de vote.


Article 1 : Principes généraux

Le présent Accord a pour objet d'autoriser et d’encadrer le recours au vote électronique au sein de l’UES La Française dans le cadre des élections professionnelles. 

Le recours au vote électronique sera la seule modalité de vote pour l’élection du CSE.

1.2. Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin et notamment :
L’intégrité du vote : identité entre le bulletin choisi par le salarié et le bulletin enregistré ;
L’anonymat et la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
La confidentialité et le secret du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la conception et la mise en place du système de vote électronique seront confiées à un prestataire extérieur choisi par l'entreprise sur la base des dispositions du présent Accord et du cahier des charges qui y est annexé. 

Ce prestataire devra respecter les prescriptions légales et réglementaires (Décret et Arrêté du 25 avril 2007, Décret du 5 décembre 2016), ainsi que les délibérations de la CNIL relatives à la mise en place du vote électronique pour les élections du CSE, et leurs éventuelles évolutions (ci-après la « Règlementation »).


Article 2 : Modalités de vote - Protocole préélectoral

Le protocole préélectoral mentionnera la présente décision et comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système et du déroulement des opérations électorales.

Le protocole préélectoral indiquera en outre le nom du prestataire choisi pour mettre en place le vote électronique.

Les fichiers électoraux seront établis dans le respect de la Règlementation. 

Article 3 : Déroulement des opérations de vote - Accès au serveur de vote électronique

3.1. Le vote électronique pourra avoir lieu sur le lieu de travail ou à distance.

3.2. Avant le premier tour des élections (sauf en l’absence de candidatures), chaque électeur recevra, selon les modalités déterminées dans le cadre du protocole préélectoral, un code d’accès généré selon des modalités garantissant la confidentialité. Ce moyen d'authentification permettre au serveur de vérifier son identité et garantira l'unicité de son vote.

3.3. A l’aide de ses identifiant et code d'accès, l’électeur pourra voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.

L’identification de l’électeur sera assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses identifiant et code d’accès. Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.

3.4. Une fois connecté, l’électeur se verra présenter, pour chacun des votes, les bulletins correspondants, tant pour les titulaires que pour les suppléants. Le choix de l'électeur devra apparaître clairement à l'écran et pourra être modifié avant validation. Le vote blanc sera prévu.

3.5. A réception du vote, la saisie des codes d’accès par l’électeur vaudra signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôturera définitivement l’accès à cette élection. La transmission du vote et l'émargement électronique feront l'objet d'un accusé de réception indiquant la date et l'heure du vote, que l'électeur pourra conserver.


Article 4 : Caractéristiques des listes et des bulletins de vote électronique

Le système de vote électronique reproduira sur le serveur les listes de candidats telles qu’elles ont été présentées par les candidats. 

Les listes en présence pour chaque scrutin sont présentées aux électeurs selon l’ordre et les modalités prévus au protocole préélectoral.


Article 5 : Sincérité du vote électronique et stockage des données

5.1. Le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales, des collèges électoraux, des moyens d'authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

A cet égard, afin de répondre aux exigences posées par le Code du Travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. A ce titre, les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leurs votes seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ». 

5.2. Le vote émis par l’électeur sera crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée.

5.3. Le vote électronique se déroulera pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée. Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.

5.4. Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne seront accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

5.5. Le dépouillement et le décompte des voix devront être faits dans les conditions prévues par la Réglementation.

5.6. Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

5.7. Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à l’obtention d’une décision judiciaire devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.


Article 6 : Sécurité

6.1. Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Elle aura notamment pour mission de :
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;
Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

6.2. En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place. 

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

6.3. Le système de vote électronique doit avoir été soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des dispositions légales. 

6.4. Il répondra à compter du 21/06/2020 aux délibérations de la CNIL résultant de la recommandation du 25 avril 2019 et devra à ce titre atteindre les objectifs de sécurité correspondant au niveau de risque identifié.


Article 7 : Information et formation

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés. 

En particulier, chaque électeur recevra une note explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne.

En outre, les membres du bureau de vote, les représentants du personnel et des représentants de la Direction bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique.

Article 8 : RGDP

Le dispositif de vote électronique a fait l’objet d’une déclaration auprès du DPO responsable du registre de traitement au sein de l’UES La Française.


Article 9 : Entrée en vigueur de l’accord, révision et dénonciation

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et entrera en vigueur à compter du 9 septembre 2019. 

Il annule et remplace l’accord du 22 janvier 2007 auquel il se substitue. 

Dans l’hypothèse où la règlementation devrait être modifiée, les parties signataires se réuniraient afin d’analyser les effets et de convenir des adaptations éventuelles nécessaires.

L’accord pourra être révisé, en tout ou partie, à la demande de la Direction de la Société ou de l’une des Organisations Syndicales Représentatives, conformément aux dispositions légales en vigueur, et sous réserve d’un préavis d’une durée de quinze jours.

Cette demande de révision devra être notifiée à chacune des parties signataires et comporter, outre l’indication des dispositions dont la révision est demandée, des propositions de modification.

Le présent accord peut également être dénoncé dans les conditions prévues à l’article L.2261-9 du Code du travail, sous réserve d’un préavis d’un mois.


Article 10 - Notification, dépôt et publicité de l’accord 

Le présent accord sera notifié par la Direction à l’ensemble des Organisations Syndicales Représentatives au sein de l’UES La Française. 

Il sera ensuite déposé sur la plateforme de télé-procédure auprès de la Direction Régionale des Entreprise, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi (DIRECCTE) de Paris.

Un exemplaire sera également déposé au secrétariat-greffe du Conseil de prud’hommes de Paris.

Fait en 5 exemplaires originaux, 
A Paris, le 5 septembre 2019










ANNEXE 1  

Cahier des charges du système de vote
dans le cadre des elections profeSsionnelles
et relatif au recours au vote ELECTRONIQUE


1.  MISSIONS DU PRESTATAIRE

Le prestataire aura en charge :
La mise en œuvre du système de vote dématérialisé par internet,
La mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote dématérialisé par internet et l’élaboration des états des résultats permettant l’affectation des sièges

Le système développé et qui sera mis en œuvre par le prestataire devra être conforme en tous points aux prescriptions légales et réglementaires ainsi qu’aux délibérations de la CNIL relatives aux conditions et aux modalités de vote dématérialisé par internet pour l'élection des membres du Comité Social et Economique.

Le système développé et qui sera mis en œuvre par le prestataire devra avoir été audité par un organisme indépendant chargé de valider sa conformité vis-à-vis des obligations réglementaires.

2. SECURITE DU SYSTEME DE VOTE

Avant l’ouverture du vote, les données de paramétrage du scrutin devront être scellées. Au scellement puis à l’ouverture programmée du scrutin, un constat permet de vérifier que les émargements et les urnes sont vides.

A la date de fermeture programmée du scrutin, la clôture des votes est faite automatiquement.

3.   CONFIDENTIALITE DES DONNES TRANSMISES  

Le système retenu assurera la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Le système retenu répondra en tous points aux prescriptions légales et de la CNIL en matière de droit à la protection dans le cadre du traitement informatique contenant des données à caractère personnel.

Le prestataire s’engage à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le cadre de l’organisation du vote dématérialisé par internet. Il mettra en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations des fichiers qui lui sont transmis par l’employeur sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote dématérialisé par internet.


4.  CELLULLE D’ASSISTANCE TECHNIQUE

Une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote dématérialisé par internet sera mise en place.

En présence des représentants des listes de candidats, des membres des bureaux de vote et de représentants de la Direction, la cellule d’assistance technique :
Procèdera, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote dématérialisé par internet et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procèdera, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système est scellé ;
Contrôlera, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Durant le scrutin, un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition des représentants de la Direction et des membres du bureau de vote. 

Par ailleurs, un service d’assistance téléphonique sera mis en place pour renseigner les électeurs.

5.  FICHIERS

5.1. Définitions

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichiers des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».

Le traitement « fichier des candidats » et « fichier des électeurs » est établi à partir d’un référentiel fourni par la Direction de la société. La conformité de l’intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire sera contrôlée par la Direction préalablement à chaque tour de scrutin.

Le « fichier des électeurs » a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement.

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes d’émargement sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Le fichier dénommé "contenu de l'urne électronique" recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste d’électeur et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

5.2. Contenu des fichiers

Les données devant être enregistrées sont les suivantes :
pour les listes électorales : matricule, noms et prénoms des inscrits, date d'entrée dans l'entreprise, date de naissance, collège ;
pour le fichier des électeurs : matricule, noms, prénoms, collège et coordonnées postales ;
pour les listes d'émargement : collège, noms et prénoms des électeurs ;
pour les listes des candidats : nom de la liste, collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant ;
pour les listes des résultats : nom de la liste, noms et prénoms des candidats, élus, non élus, nombre de voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège et les destinataires mentionnés ci-dessous.

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants :
pour les listes électorales : électeurs, organisations syndicales représentatives  et collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections ;
 pour le fichier des électeurs : chaque électeur a accès à ses propres informations uniquement ;
pour les listes d'émargement : membres des bureaux de vote, collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections ;
pour les listes des candidats : électeurs, organisations syndicales  et collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections ;
pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l'emploi, organisations syndicaleset collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections.

6.  TEST - SCELLEMENT DU PARAMETRAGE 

6.1. Test - Objectifs et Période des tests

Les tests permettront notamment de contrôler le déroulement et la conformité du scénario de vote pour chaque élection. 

La période de test ne peut débuter qu’après la date limite de dépôt des listes de candidats fixée par le protocole préélectoral.

6.2. Phase de tests « à blanc » - Objectifs de la phase de tests « à blanc »

Les tests dits « à blanc » ont lieu après le contrôle et la validation des scénarios d’élections et après le contrôle des listes de candidats. Ils doivent être effectués sur le système de vote afin de permettre aux membres du bureau de vote de contrôler la conformité de ce système avant l’ouverture effective des élections.

6.3. Étapes de la phase de test « à blanc »

Les étapes de contrôle seront les suivantes :
Création par les membres du bureau de vote des clés secrètes qui permettront le chiffrement des bulletins de vote dans le système de vote dématérialisé par internet du prestataire ;
Ouverture des élections par les membres du bureau de vote ;
Réalisation de plusieurs votes selon des tests préparés pour les sociétés ;
Fermeture des élections par les membres du bureau de vote ;
Emploi des clés secrètes pour le déchiffrement des bulletins de vote ;
Déroulement du dépouillement des urnes électroniques et édition des résultats ;
Contrôles de la conformité des résultats obtenus ;
Scellement du paramétrage : à l’issue du test « à blanc » une validation du fonctionnement du système interviendra entre les membres du bureau de vote et le prestataire pour que le scellement définitif intervienne.

6.4. Moyens

Le prestataire s’engage à fournir un système permettant de tester « à blanc » toutes les fonctions et les rôles du logiciel une fois le paramétrage effectué, y compris l’utilisation des clés qui serviront au dépouillement réel à l’issue du scrutin.

7.  COMMUNICATION DES IDENTIFIANTS ET MOTS DE PASSE 

Le prestataire enverra, préalablement au scrutin et dans les délais prévus par le calendrier de préparation des élections, à chaque électeur individuellement et aux coordonnées postales et/ou électroniques contenues dans le « fichier des électeurs » transmis par l’employeur :
L’adresse du site de vote sécurisé générée par le système de vote dématérialisé par internet ;
L'identifiant généré aléatoirement par le système de vote ;
Le mot de passe individuel généré dynamiquement et aléatoirement par le système de vote dématérialisé. Ce mot de passe sera d’une complexité adaptée aux élections professionnelles.

En cas de perte du mot de passe et/ou de l’identifiant, une procédure de réédition sécurisée et confidentielle devra être mise en œuvre. 

8.  LE VOTE

Les jours et heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique, définies dans le protocole préélectoral sont contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Pendant toute la durée du scrutin et à des fins de contrôle, les membres du bureau de vote peuvent consulter les listes d’émargement.

Pour se connecter à distance au système de vote, l'électeur doit s‘authentifier avec l’identifiant et le mot de passe qui lui auront été envoyés par courrier postal et/ou électronique (ou générés à sa demande en cas de perte). Ces moyens d'authentification permettent au serveur de vérifier son identité et garantissent l'unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d'authentification.

L'électeur accède aux listes de candidats, à la profession de foi de chaque candidat (le cas échéant) et exprime son vote suivant les modalités définies dans le protocole préélectoral. 

Le format des professions de foi des candidats et les modalités de transmission au prestataire pour publication sont définis dans le protocole préélectoral.

L’ordre d’apparition et de présentation des listes dans l’application sera défini dans le protocole préélectoral. 

La présentation des listes, des noms des candidats et le format des professions de foi seront uniformes.

Le choix de l’électeur apparaît clairement à l'écran sous forme récapitulative pour chaque élection, il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l'émargement font l'objet d'un accusé de réception.

Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier « contenu de l'urne électronique ». La validation le rend définitif et empêche toute modification.

9.  CLOTURE DU VOTE ET DU DEPOUILLEMENT  

Trois clés destinées à permettre, à l’issue du scrutin, l’accès aux données du fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » et au dépouillement des votes sont générées par le système de vote dématérialisé.

Les détenteurs des trois clefs sont les trois membres du bureau de vote nominativement identifiés.

L’initialisation des trois clefs a lieu avant la phase de tests, à une date définie dans le calendrier de préparation des élections dans le protocole préélectoral. L’initialisation intervient de manière à prouver de façon irréfutable que les détenteurs distincts des clefs ont connaissance distinctement de leur clef à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.

Chaque détenteur désigné active à tour de rôle sa propre clef avec son mot de passe. Les mots de passe sont enregistrés par les porteurs de clé afin de garantir la confidentialité.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.

Le dépouillement initié par le bureau de vote n'est possible que par l'activation conjointe de deux clefs de chiffrement sur les trois clefs initialisées et en présence des porteurs de clés correspondants.

Ainsi la présence de deux détenteurs des clés initialisées et activées avant la phase de test est indispensable pour autoriser le dépouillement.

Le décompte des voix apparaît lisiblement sur l'écran de l’ordinateur connecté au système de vote et à tous les membres du bureau de vote. Le décompte des voix fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Le système de vote dématérialisé par internet est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

10.  CONSERVATION DES DONNEES 

Le prestataire conserve sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’obtention d’une décision judiciaire devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.