PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF 
A L’UTILISATION DES NOUVELLES TECHNOLOGIES D’INFORMATION ET DE COMMUNICATION 

 PAR LES MEMBRES DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE

ET 

LES ORGANISATIONS SYNDICALES


ENTRE

La Caisse d’allocations familiales de la Vendée, représentée par 
Directrice

ET

Les organisations syndicales représentées par, 
CGT
CFDT



Il est convenu ce qui suit :




PREAMBULE

Dans le cadre de la loi n° 2004-391 du 4 mai 2004 relative au dialogue social et de l’article 11 du protocole d’accord du 1er février 2008 sur l’exercice du droit syndical, les parties signataires du présent protocole ont souhaité définir un cadre d’accès et d’utilisation des nouvelles technologies d’information et de communication aux organisations syndicales ayant constitué une section syndicale au sein de l’organisme.

L’accès à ces nouvelles technologies poursuit l’objectif de favoriser le développement du dialogue social et de l’information syndicale.

Depuis plusieurs années, la direction de la Caf de la Vendée a ouvert son intranet aux instances du personnel.
Le présent protocole a également pour objet de permettre à chaque salarié de l’organisme d’avoir accès à l’information syndicale de son choix.

Cet accord a pour objet de définir les modalités de cet accès et les règles techniques tout en rappelant les droits et les devoirs de chacun, parmi lesquels se trouve la liberté de choix des salariés d’accepter ou de refuser un message conformément à l’article L 2142-3 et suivants du code du travail.

L’utilisation des nouvelles technologies doit se faire dans le cadre plus général des règles de sécurité informatique énoncées par les chartes de sécurité du système d’information et de la politique générale de la sécurité des systèmes d’information.

Ce protocole d’accord pourra être adapté en fonction des évolutions techniques relatives la transformation numérique interne (TNI).

CHAPITRE I – L’ACCES DES ORGANISATIONS SYNDICALES 
AUX NOUVELLES TECHNOLOGIES D‘INFORAMTION ET DE COMMUNICATION

Article 1 – Principe

Chaque organisation syndicale ayant désigné un délégué syndical ou un représentant de la section syndicale peut disposer d’un accès sur l’intranet de la Caf. Cet accès permet la consultation de l’intranet mais aussi la construction et l’alimentation d’un espace d’information dédié à chaque organisation syndicale

L’accès se fait à partir de la page d’accueil, sous la rubrique « vie sociale », sous la catégorie « syndicat X » du portail Cafcom.


Article 2 – Contenu

Le contenu de l’espace d’information est librement déterminé par chaque organisation syndicale, sous réserve qu’il revête un caractère exclusivement syndical (article L.2131-1 du code du travail).

Il est placé sous l’entière responsabilité de l’organisation syndicale.

L’espace d’information ne doit contenir ni injure, ni diffamation, conformément aux dispositions législatives et réglementaires relatives à la presse. La protection de la vie privée et le droit à l’image doivent être respectés.

Un exemplaire des communications syndicales est transmis à l’employeur et à l’ensemble du personnel par la messagerie électronique, simultanément à l’affichage électronique.


Article 3 – Messagerie

Article 3-1. Modalités d’utilisation de la messagerie électronique par les organisations syndicales

La messagerie ne peut être utilisée que pour l’envoi et la réception d’informations à caractère exclusivement syndical.

Les organisations syndicales utilisent la messagerie, pendant les heures de délégations, ou en dehors de leur temps de travail, pour l’envoi de messages à caractère individuel ou groupés, à destination de la direction et des salariés.

Dans tous les cas, les salariés peuvent s’opposer à la réception de messages syndicaux, au moyen d’un formulaire de désabonnement mis à leur disposition sur le site syndical.

Les messages collectifs relatifs à une nouvelle publication syndicale de base sont rédigés de la manière suivante : « nom du syndicat : information syndicale » et le message : « A la date du XX/XX/XXXX, une nouvelle information a été enregistrée dans le site syndical X ».

Les délégués ou représentants syndicaux ne peuvent utiliser leur messagerie professionnelle pour une communication à caractère syndical.

Article 3-2. La confidentialité des échanges des salariés avec les organisations syndicales.

Cette obligation de confidentialité pèse tant sur l’employeur que sur l’organisation syndicale.

L’organisation syndicale est tenue à une obligation de confidentialité quant aux échanges électroniques qu'elle entretient avec les salariés.

Lorsque le courriel est un envoi groupé, le nom des autres destinataires doit figurer en copie cachée afin de ne pas faire apparaître le nom des salariés figurant dans le groupe d’envoi.

L’employeur doit mettre en œuvre les mesures techniques nécessaires permettant d’assurer cette confidentialité. 

Article 4 – Accès à internet

Un accès à internet est accordé aux organisations syndicales.

Article 5 – Organisation matérielle

L’accès à l’intranet, à l’espace d’information et à la messagerie pourra se faire à partir des postes mis à disposition par la direction de la Caf ou à leur poste de travail sous condition que les délégués syndicaux ou les représentants de la section syndicale soient en mandat syndical.
La capacité de chaque rubrique est limitée à un maximum de 20 pages par syndicat.

Deux postes installés dans le local syndical sont mis à la disposition des délégués syndicaux ou les représentants de la section syndicale par la direction de la Caf.

Les matériels restent la propriété de l’employeur. Ils sont sous l’entière responsabilité des OS utilisatrices qui apportent la plus grande attention à leur condition d’utilisation et à leur conservation.

L’entretien courant et la fourniture des consommables sont assurés par la Caf de la Vendée, propriétaire du matériel.


CHAPITRE II – L’ACCES DES MEMBRES DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE AUX NOUVELLES TECHNOLOGIES D’INFORMATION ET DE COMMUNICATION

Article 6 – Principe

Un espace d’information sur intranet est mis à la disposition des membres du CSE afin de faciliter la gestion des activités sociales et culturelles.

L’accès se fait à partir de la page d’accueil, sous la rubrique « vie sociale », sous la catégorie « comité social et économique ». 

Cet accès permet la consultation de l’intranet mais aussi la construction et l’alimentation de l’espace d’information dédié au CSE.

Article 7 – Contenu du site

L’espace est réservé exclusivement à la communication relative aux activités sociales et culturelles. Il permet aux salariés qui le souhaitent de recueillir de l’information sur ces activités.

Y sont notamment diffusés les procès-verbaux de réunion de CSE et de la CSSCT.

Article 8 – Utilisation de la messagerie

Le CSE dispose d’une boîte aux lettres qui lui permet de communiquer avec les salariés.

Toute information doit avoir un lien avec son activité sociale et culturelle.

Dans le cadre d’un message collectif, la détermination de l’objet est obligatoire.

Les membres ne peuvent utiliser leur messagerie professionnelle pour une communication relative au CSE.

Article 8-1. La confidentialité des échanges des salariés avec les membres du CSE

Cette obligation de confidentialité pèse tant sur l’employeur que sur le Comité Social et Economique.

Les membres du CSE est tenu à une obligation de confidentialité quant aux échanges électroniques qu'elle entretient avec les salariés.

Lorsque le courriel est un envoi groupé, le nom des autres destinataires doit figurer en copie cachée afin de ne pas faire apparaître le nom des salariés figurant dans le groupe d’envoi.

L’employeur doit mettre en œuvre les mesures techniques nécessaires permettant d’assurer cette confidentialité. 

Article 9 – Organisation matérielle

L’accès au site et à la messagerie pourra se faire à partir des postes mis à disposition par la direction de la Caf sous condition que les membres du CSE soient en mandat.

Trois postes, installés dans le local CSE, sont mis à la disposition par la direction de la Caf à l’ensemble des membres du CSE. 

Les matériels restent la propriété de l’employeur. Ils sont sous l’entière responsabilité des IRP utilisatrices qui apportent la plus grande attention à leur condition d’utilisation et à leur conservation.

L’entretien courant est assuré par la Caf de la Vendée, propriétaire du matériel. Les produits consommables sont à la charge du CSE.


CHAPITRE III – DISPOSITIONS COMMUNES

Article 10 – Architecture des rubriques « CSE» et « organisations syndicales »

Les diverses informations des différentes instances représentatives du personnel sont disponibles pour l’ensemble des salariés sur l’intranet à partir de la rubrique « vie sociale » accessible depuis la page d’accueil du portail Cafcom.

Cette rubrique regroupe les accès suivants :
L’accès CSE géré par les membres du CSE (site d’information du CSE et diffusion des PV de réunion),
Un accès pour chacune des « organisations syndicales ».

Article 11 – Protection des sites

Les accès décrits par le présent accord bénéficient de la même protection que les bases intranet de la Caf. Les dispositions internes relatives à la sécurité informatique s’imposent à l’ensemble des utilisateurs. (chartes de sécurité du système d’information et de la politique générale de la sécurité des systèmes d’information)

Article 12– Engagement de la Direction de la Caf

Dans le cadre du respect de la liberté individuelle, la direction de la Caf s’engage à ne pas chercher à identifier les salariés consultant les différentes bases décrites par le présent accord.

Article 13 – Engagements des syndicats et du CSE

Les publications des différentes instances et organisations syndicales visées par le présent accord respectent les textes légaux en vigueur et Chartes de sécurité du système d’information et politique générale de la sécurité des systèmes d’information.

Le système de messagerie mis à la disposition des différentes instances et organisations ne peuvent faire l’objet des pratiques suivantes :

Mises à disposition et visualisation de vidéos, d’images animées, de bande son,
Téléchargement,
Interactivité (forum, chat…),
Diffusion de tracts par messagerie,
Diffusion collective démultipliée.

Article 14 – Utilisation abusive

En cas de non-respect du présent accord et dans un premier temps, la direction de la Caf adresse selon le cas à l’organisation syndicale concernée ou à la secrétaire du CSE, une lettre précisant la nature exacte du différend.

Si après discussion, le désaccord persiste, il est porté à la connaissance des autres organisations syndicales signataires ou à l’ensemble des membres de l’instance qui n’a pas respecté le présent accord.

Une réunion est alors tenue entre les parties en vue de régler le différend.

Si à l’issue de cette rencontre, le différend persiste, la direction de la Caf saisira la juridiction compétente pour statuer sur le litige. En l’espèce, il s’agit du Tribunal de Grande Instance.

La procédure ci-dessus décrite s’applique en cas de récidive.

Article 14 – Entrée en vigueur

Le présent protocole n’est applicable qu’après agrément et après signature de l’engagement des délégués syndicaux et du secrétaire du CSE du formulaire par la secrétaire valant l’engagement à respecter les dispositions du présent protocole d’accord (annexe 1).

Dans l’attente de la mise en œuvre effective du portail intranet de l’organisme, les organisations syndicales et les membres du CSE peuvent conserver le fonctionnement actuel, à savoir, la base Lotus. 

La mise en œuvre effective du nouveau portail est fixée pour début octobre 2019.

Durant cette période transitoire les membres seront sollicités pour permettre une co-construction du nouveau site intranet et une formation action sera proposée à l’ensemble des membres.

Article 15 – Durée de l’accord

L’accord est conclu pour une durée de 3 ans.

Il pourra être révisé à la demande de l’employeur par les organisations syndicales signataires de l’accord.

La demande de révision doit être notifiée par écrit (lettre recommandée avec accusé de réception) à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise et, à l’employeur, dans le cas où celui-ci n’est pas à l’initiative de la demande de révision.

Le plus rapidement possible et au plus tard dans un délai d’un mois suivant la réception de la lettre, les parties se réunissent pour examiner l’opportunité d’ouvrir une nouvelle négociation.

Le présent protocole pourra être adapté par voie d’avenant en fonction des évolutions techniques de l’intranet de l’organisme en lien avec le projet de transformation numérique interne.

Article 16 – Modalités de publicité

Le présent accord sera transmis aux organisations syndicales présentes dans l’organisme et aux membres du CSE.

L’accord sera transmis à la direction de la Sécurité sociale dans le cadre de la procédure d’agrément des accords locaux conformément à l’article D 224-7-3 du code de la sécurité sociale.
L’agrément sera réputé accordé, sauf en cas de prorogation explicite du délai d’examen de la direction de la Sécurité sociale, et, en l’absence d’un retour de la direction de la Sécurité sociale, à l’issue d’un mois après avis du COMEX.

Il entrera en vigueur le jour suivant l’obtention de l’agrément par l’autorité compétente de l’Etat (articles L123-1 et L123-2 du code de la Sécurité sociale).

Le présent accord fera l’objet des formalités de dépôt et de publicité prévues par les dispositions légales auprès de la DIRECCTE via la plateforme de téléprocédure du ministère du travail et du secrétariat du greffe des prud’hommes.

Par ailleurs, il sera publié sur le portail interne de l’organisme une fois agréé.

Fait à LA ROCHE SUR YON, le 10 septembre 2019




ANNEXE 1 – CSE et délégués syndicaux


PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF A L’UTILISATION DES NOUVELLES TECHNOLOGIES D’INFORMATION ET DE COMMUNICATION PAR LES INSTANCES REPRESENTATIVES DU PERSONNEL ET LES ORGANISATIONS SYNDICALES


Je soussignée _______________________,


en qualité de secrétaire du Comité Social et Economique / délégué(e) syndical(e), m’engage à respecter, pour la durée de mon mandat, l’ensemble des dispositions contenues dans le protocole d’accord relatif à l’utilisation d’intranet par les IRP et les OS du 10 septembre 2019.


Fait à La Roche sur Yon
Le ______________________



Signature