Accord 
autorisant le recours au vote électronique 
pour les élections des comités sociaux économiques


*  *  *


CAISSE CENTRALE DES ACTIVITES SOCIALES (CCAS) DU PERSONNEL DES INDUSTRIES ELECTRIQUES ET GAZIERES (IEG)





Préambule

Les parties reconnaissent que la mise en place du vote électronique à l’occasion des élections professionnelles du 21 novembre 2013 et du 24 novembre 2016 a permis d’améliorer sensiblement le taux de participation des salariés (+14% de participation par rapport à 2011). Elles entendent par le présent accord renouveler le recours au scrutin par vote électronique.
Au vue de la profonde transformation des instances représentatives imposée par la loi, les signataires portent l’ambition de maintenir, voire d’améliorer le taux de participation à l’occasion des prochaines élections professionnelles du 14 novembre 2019.
	
A cet effet, des moyens importants seront déployés par la Direction de la CCAS pour permettre à chaque salarié de voter pendant son temps de travail et sur son lieu de travail, quelle que soit son activité. 

Conformément à l’article 54 de la loi pour la confiance dans l'économie numérique dite « loi Fontaine » (loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 publiée au JO du 22 juin 2004) ainsi que dans le cadre des dispositions de l’article L.2314-26 issu de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales, les parties signataires conviennent de recourir exclusivement au vote électronique pour les prochaines élections professionnelles des membres du comité social et économique selon les modalités décrites dans le présent accord et d’exclure le vote par correspondance et le vote physique à bulletin secret sous enveloppe.




Sommaire














Principes généraux du vote électronique

Le présent accord entérine le recours au vote électronique pour les prochaines élections CSE de la CCAS, étant entendu que le principe du recours au vote électronique doit être prévu par le protocole d’accord préélectoral pour chaque scrutin.

Le protocole d'accord préélectoral précisera ainsi de manière détaillée le fonctionnement du dispositif retenu et le déroulement des opérations électorales.

Le système retenu  respectera les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :
la sincérité et l’intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne électronique ;
l’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote à un électeur ;
l’unicité du vote : impossibilité pour un salarié de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
la liberté du vote : exercer son droit de vote sans pression extérieure ;
la confidentialité des données transmises (fichiers contenant les listes électorales) ainsi que la sécurité lors de la communication des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes (articles R.2314-5 et R.2314-6 du Code du travail).

Le système retenu respectera les prescriptions de la délibération CNIL n°2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.

Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne ne seront accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système (article R.2314-7 alinéa 1 du Code du travail).

Principe de recours à un prestataire

Afin de garantir la sécurité et la confidentialité des opérations électorales, les signataires conviennent de confier à une société prestataire, ci-après dénommée « le prestataire », la conception et la mise en place d’un système de vote électronique par internet.
A cette fin, le prestataire sera choisi par l’organisme sur la base du cahier des charges défini par les signataires du présent accord et joint en annexe à ce dernier conformément aux articles R.2314-5 alinéa 3 et R.2314-6 alinéa 1 du Code du travail.

Le prestataire retenu fournira un dispositif de vote électronique garantissant le respect des règles de confidentialité et de sécurité pour toutes les opérations liées au vote électronique.
Le protocole d'accord préélectoral mentionnera la conclusion de l'accord d'entreprise autorisant le recours au vote électronique, le nom et les coordonnées du prestataire choisi pour le mettre en place et comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

Respect des dispositions de la loi informatique et libertés
Pour les seules nécessités des opérations électorales (notamment l’établissement des listes électorales), la CCAS sera amenée à transmettre au « prestataire » des fichiers établis à partir d’extraction de données du personnel de l’organisme. 
Par ailleurs, les signataires rappellent qu’afin de s'assurer du respect des exigences techniques du dispositif, le dispositif de vote électronique doit être, préalablement à sa mise en place, soumis à une expertise indépendante, afin de vérifier le respect des prescriptions légales et réglementaires prévues aux articles R. 2314-5 à R. 2314-8. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.
 
Le prestataire devra adresser à la CCAS au plus tard 1 mois avant l’ouverture du vote électronique la preuve de l’accomplissement de ces formalités qui seront transmises aux organisations syndicales de salariés représentatives dans l’organisme. 
La CCAS informera les organisations syndicales de salariés représentatives dans l'organisme ou dans le ou les établissements concernés, de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.



Modalités de vote

Les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours, et ce conformément au calendrier et aux modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral (ci-après dénommé le protocole), afin d’assurer un fort taux de participation de la part des salariés.

Les électeurs auront ainsi la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du vote électronique, à partir de n’importe quel terminal Internet ou Intranet, de leur lieu de travail ou de tout autre lieu offrant un accès Internet en se connectant sur le site sécurisé, dédié aux opérations électorales .

Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter sur leur lieu de travail et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire. 

Par ailleurs, pendant la période ouvrée du scrutin, un ordinateur en libre-service avec une connexion au site sécurisé des élections sera mis à la disposition des salariés électeurs sur certains lieux de travail identifiés. L’emplacement des ordinateurs permettra l’isolement nécessaire pour assurer la confidentialité du vote.

La cartographie des lieux de travail qui feront l’objet d’une installation d’un poste informatique dédié figure en annexe 1 du présent accord.

L’emplacement des postes informatiques sera porté à la connaissance des salariés par voie d’affichage sur l’ensemble des lieux de travail de la CCAS.

Pour les restaurants CCAS qui ne se verraient pas équipés d’un poste informatique dédié, pendant toute la durée du scrutin, un créneau horaire d’un minimum de 30 minutes par jour sera réservé au vote sur le poste informatique du chef de cuisine gérant. Ce dernier ne pourra accéder à son bureau et son poste informatique pendant cette période et les salariés pourront voter par roulement.

Les salariés seront informés par tout moyen adapté (affichage, mail) courrier et par e-mail, pour ceux qui disposent d’une boite électronique professionnelle, de l’ouverture et de la fermeture des bureaux de vote. 

Par ailleurs, pendant la période de vote, plusieurs e-mails seront adressés par la Direction des ressources humaines à l’ensemble des électeurs pour les inciter à voter et ce afin d’augmenter le taux de participation. 

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. Dans cet objectif, la Direction établira notamment, une note  d’information explicative détaillée précisant le déroulement des opérations électorales et sur les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle sera communiquée à chaque électeur suffisamment à l’avance avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

Communication des listes électorales et des listes de candidats
Listes électorales
Conformément à , les listes électorales sont établies par la CCAS qui en assure la transmission au prestataire retenu à la date fixée par le Protocole.

 Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de la CCAS.

De son côté, le prestataire assure dès la réception des listes leur sécurité et confidentialité.
Listes de candidats
Les listes de candidats sont établies conformément  aux dispositions du Protocole ainsi que les logos et les professions de foi.

 L’ensemble de ces documents sera adressé par la CCAS au prestataire au plus tard à la date fixée par le Protocole, pour l’intégration dans le système de vote électronique.

Le prestataire reproduit sur le serveur les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises par leurs auteurs et transférées par la direction des ressources humaines de  la CCAS avec, le cas échéant, les logos et professions de foi des listes correspondantes.

 Ces professions de foi devront être fournies sous la forme d’un fichier au format PDF d’un poids précisé dans le cahier des charges et sans lien hypertexte.

Un modèle unique de logo sera retenu pour toutes les listes de candidats présentées par une ou plusieurs organisations syndicales d’une même tendance syndicale. Le logo devra être fourni au format gif ou jpeg. Afin de concilier égalité de traitement entre les listes de candidats et les contraintes techniques, tous les logos apparaîtront à l’écran sous un format identique au format minimum suivant : 160x60 pixels.


Bulletins de vote 

Le prestataire assure la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote en veillant à assurer l’égalité de traitement entre tous les candidats participant à l’élection. A ce titre, il devra notamment, se conformer aux exigences contenues à cet effet dans le cahier des charges.
Le prestataire présente sur une seule page d’écran unique les logos et les listes de toutes les organisations syndicales avec une résolution standard. Les listes sont présentées sur les écrans dans l’ordre alphabétique des sigles indiqués sur les logos fournis par les organisations syndicales (ou de libellé de la liste des candidats sans étiquette  syndicale qui se présenterait au second tour dans l’hypothèse où celui-ci aurait lieu), de façon distincte les unes des autres.
Par ailleurs, afin de garantir l’égalité entre les listes de candidats présentées, le prestataire veille à ce que la dimension des bulletins, des caractères et de la police utilisés soient identiques pour toutes les listes de candidats, afin de ne pas favoriser une liste plutôt qu’une autre.

Déroulement des opérations de vote

A l’occasion des opérations de vote, l’assistance technique mise en place pour veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système électronique liée aux opérations de vote est intégralement assurée par le prestataire, selon les modalités définies au cahier des charges.

L’assistance technique liée aux éventuels dysfonctionnements du réseau ou des postes de travail qui empêcherait l'accès au site d’élection reste de la responsabilité de la CCAS. Elle est prise en charge par la direction des systèmes informatiques, mobilisée pendant toute la durée du scrutin.

Pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre, pendant les créneaux horaires définis dans le cahier des charges, les membres de leur bureau de vote et/ou l’assistance technique mise en place par le prestataire et par la CCAS, par mail ou téléphone afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de leur vote.

Modalités d’accès au serveur de vote
7.1.1. Envoi des identifiants
Les signataires conviennent que, conformément au cahier des charges figurant en annexe, le prestataire adressera à chaque électeur au plus tard aux deux dates fixées par le protocole, à son domicile par courrier dans une enveloppe portant le logo CCAS, la note explicative au recto, un code d’identification personnel généré de façon aléatoire par le prestataire, ainsi qu’un mot de passe conformément à  l’article R.2314-7  du Code du travail.

Ce code d’identification personnel ainsi que le mot de passe (ci-après dénommés « identifiants ») seront également valables en cas de second tour. A cette fin, les courriers d’envoi devront expressément l’indiquer à l’électeur et attirer son attention sur la nécessité de conserver son code et son mot de passe jusqu’à la proclamation définitive des résultats de son périmètre.

L’authentification de l’électeur sera ainsi assurée par un serveur dédié après saisie par l’utilisateur de ses identifiants et d’un troisième niveau d’identification connu du salarié, à savoir les 5 premiers chiffres d’assuré social, conformément aux dernières exigences posées par la jurisprudence. Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.

La saisie de ces informations vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès réception du vote.

A l’aide de ses identifiants et du troisième niveau d’identification, l’électeur pourra donc voter en toute confidentialité depuis le site sécurisé d’élection créé pour l’occasion par le prestataire.


Une fois connecté, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondants à son collège et à son établissement, pour l’élection des membres du CSE titulaires puis suppléants. Au total, l’électeur, sauf cas particulier, sera amené à procéder à deux votes distincts.  
Il pourra, le cas échéant, rayer les noms sur la liste de son choix. 

De plus, le prestataire doit mettre en place un processus sécurisé pour l’impression des courriers, processus  qui devra pouvoir être audité sur place, sur demande de la direction de la CCAS ou des délégués nationaux représentant les listes de candidats.

 Le prestataire doit garantir que les courriers arrivent dans les mêmes délais quel que soit le lieu de domiciliation de l’électeur afin d’assurer l’effectivité du vote par tout électeur. A cet effet, pour les électeurs domiciliés en Corse, les courriers seront envoyés, en tenant compte des temps d’acheminement du courrier, par avion et en tarif prioritaire.

7.1.2. Génération de nouveaux identifiants

Pour les électeurs salariés de la CCAS  n’ayant pas reçu ou ayant égaré leurs identifiants, le prestataire crée un site internet dédié et sécurisé, sur lequel les électeurs accèdent directement, s’identifient (nom, prénom, code secret complémentaire) et reçoivent en retour instantané de nouveaux identifiants sur leur messagerie professionnelle pour ceux qui en disposent.

Les électeurs ne disposant pas d’adresse e-mail professionnelle CCAS, ou n’ayant temporairement pas accès à leur messagerie professionnelle, peuvent faire appel à une assistance téléphonique, gérée par le prestataire. Cette assistance téléphonique met en œuvre les moyens de reconnaissance du salarié, avant de leur envoyer par SMS de nouveaux identifiants sur un numéro de téléphone portable que les électeurs lui auront communiqué. Dans le cas de l’envoi des identifiants par SMS sur un téléphone portable, le renvoi des identifiant sur une messagerie professionnelle n’est plus possible et réciproquement.

Quel que soit le système de renvoi utilisé, les nouveaux identifiants générés annulent les précédents.

Lorsque de nouveaux identifiants ont été communiqués une fois via l’un des deux systèmes indiqués ci-dessus, aucune nouvelle communication n’est possible. Cette information est portée à la connaissance de l’électeur s’il se connecte sur la page de renvoi des identifiants du site internet dédié et sécurisé.

Vérification des urnes
L’ensemble des organisations syndicales présentant des candidats, par l’intermédiaire de leurs délégués nationaux désignés, seront conviés avant l’ouverture du vote afin de constater que les urnes sont vides de tout vote.

Cette opération se réalisera au siège de la CCAS, en présence d’un représentant de l’employeur et d’un représentant du prestataire.

Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin 
Afin de répondre aux exigences posées par les articles R.2314-7 2° du Code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur sont séparés. L’opinion émise par l’électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Tout au long du scrutin, grâce à une clef d’accès personnelle fournie par le prestataire, les membres des bureaux de vote peuvent consulter sur leur périmètre :
la liste d’émargement en ligne au format Excel, mise à jour en continue. Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin ;
le taux de participation mis à jour.

Les délégués nationaux de liste et les représentants de l’employeur, peuvent consulter sur un site sécurisé, grâce à une clef d’accès personnelle fournie par le prestataire, sur le périmètre de la CCAS, le taux de participation mis à jour.

Les parties conviennent par ailleurs que le système du prestataire doit permettre :
de conserver sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde ;
de procéder à nouveau et en tant que de besoin, au décompte des votes.

A l’expiration du délai de recours ou d’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, il est demandé au prestataire de procéder à la destruction des fichiers supports en présence des délégués nationaux représentant les listes de candidats qui en feront la demande.


Opérations de dépouillement, procès-verbaux et résultats

Dès la clôture du scrutin, le site de vote ne sera plus accessible aux électeurs. Le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement. Les membres des bureaux de vote contrôleront la fermeture du scrutin (R.2324-15 du Code du travail). Les opérations de dépouillement seront effectuées dans les bureaux de vote CSEsous l’autorité du président du bureau, avec la présence obligatoire des assesseurs.

Compte tenu du dispositif retenu, le vote électronique permettra d’obtenir des résultats quasi instantanément après le dépouillement. Le président et les assesseurs introduiront respectivement leurs codes sécurisés délivrés par le système selon une procédure assimilable aux urnes à double cadenas.

Le dépouillement s’effectuera dans un premier temps pour les membres titulaires, puis pour les membres suppléants. Les attributions des sièges et la désignation des membres élus s’effectuera selon les modalités prévues par le Code du travail.

Le président du bureau de vote devra compléter le procès-verbal en portant la mention manuscrite « élu » au regard de chacun des candidats élus et il signera ensuite le PV ainsi que tous les autres membres du bureau de vote.

Tous les membres du bureau de vote doivent signer la liste d’émargement éditée par le système.

En cas d’égalité des voix, le siège revient au candidat le plus âgé. Si cette éventualité se produit, il conviendra de traiter ce cas de manière manuelle.

Le prestataire, en présence du groupe de centralisation des résultats composé des représentants de l’organisme et des délégués nationaux représentants les listes de candidats, procèdent à l’agrégation des résultats des élections, selon les modalités et prescriptions définies au cahier des charges figurant en annexe.

Dispositions finales
Champ d’application

Le champ d’application du présent accord est national, il s’applique à l’ensemble des établissements, des salariés et du personnel de la CCAS.
Durée de l’accord et entrée en vigueur 
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée liée aux prochaines élections professionnelles de la CCAS prévues au mois de novembre 2019 et cessera donc immédiatement de produire tout effet dès l’élection desdits représentants réalisée et définitive. 

Il entrera en vigueur le lendemain du jour de son dépôt auprès des services compétents.
Révision

A tout moment, une négociation de révision du présent accord pourra être ouverte à la demande de la Direction ou d’un ou plusieurs signataires du présent accord ou qui y ont adhéré, dans les conditions prévues aux articles L2261-7-1 et L2261-8 du Code du travail.

Toute demande de révision doit faire l’objet d’un courrier avec accusé de réception (AR) adressé à l’ensemble des parties. Ce courrier doit préciser les motifs de la demande et comporter un projet sur le ou les articles concernés. Les dispositions soumises à révision doivent faire l’objet d’un accord dans un délai de deux mois suivant la réception du courrier. Passé ce délai, si aucun accord n’est intervenu, la demande de révision est réputée caduque. 

Conformément aux dispositions légales, l’organisation syndicale représentative au niveau de l’organisme participe aux négociations de l’accord portant sur la demande de révision, mais seuls les signataires du présent accord ou ceux qui y ont adhéré sont habilités à signer l’avenant portant révision. 

A l’issue du cycle électoral, la procédure de révision pourra également être déclenchée par une ou plusieurs organisations syndicales représentatives dans le champ de l’application du présent accord, qu’elles en soient ou non signataires.

Dépôt et publicité de l’accord

À l’issue de la procédure de signature et conformément aux dispositions du Code du travail, le présent accord est notifié à l’organisation syndicale représentative. 

À compter de cette notification, l’organisation syndicale représentative ayant recueilli au moins la moitié des suffrages exprimés aux dernières élections de représentativité dispose d’un délai de huit jours pour s’opposer à son entrée en vigueur. 

L’opposition est exprimée par écrit et motivée ; elle précise les points de désaccord. Elle doit être notifiée à tous les signataires. Les textes frappés d’opposition sont réputés non écrits. 

À l’issue de ce délai, les dispositions n’ayant pas fait l’objet d’opposition sont déposées sur la plateforme de téléprocédure  dont :
une version intégrale du texte signée des parties (en format pdf de préférence) ;
une version publiable du texte (en format doc.x) dans laquelle est supprimée toute mention de noms, prénoms, paraphes ou signatures de personnes physiques, et le cas échéant, sans mention de données occultées.

Le dépôt doit être accompagné des pièces suivantes : 
une copie du courrier, du courrier électronique ou du récépissé ou d'un avis de réception daté de notification du texte à l'ensemble des organisations représentatives à l'issue de la procédure de signature ;
en cas de données occultées dans la version publiable, de l’acte signé motivant cette occultation.

L'accord est également déposé en un exemplaire au secrétariat-greffe du Conseil de prud’hommes de Bobigny. 

Fait à Montreuil, le 04/09/2019






ANNEXE 1 : Cartographie des lieux de travail à pourvoir d’un poste informatique dédié aux élections