ACCORD SUR L’ADOPTION DU VOTE ELECTRONIQUE
AU SEIN DE PHARMAR  





ENTRE :

La société PHARMAR, Société Anonyme au capital de 3 000 000 €, dont le siège est à la ZAC Ravine à Marquet – 9, rue Gustave Eiffel, 97419 La POSSESSION, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Saint Denis sous le numéro B 314 210 626, représentée par M………………… agissant en qualité de Président Directeur Général
D’une part, 

ET :

Les Organisations syndicales suivantes : 

UNSA, représentée par ………………………………, en sa qualité de délégué syndical  
CGTR, représentée par ……………………………, en sa qualité de délégué syndical  



D’autre part.
PREAMBULE

L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.

Le décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 et l’arrêté du Ministère de l’Emploi de la Cohésion Sociale et du Logement pris en application du décret précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour les élections du Comité Social et Economique.

La délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique.

Dans ce cadre, les parties signataires ont étudié l’opportunité de recourir au vote électronique pour organiser les élections du Comité Social et Economique au sein de PHARMAR.

Les informations et témoignages recueillis ont conforté les parties dans l’appréciation que le vote électronique est de nature à améliorer les processus de vote au sein de l’Entreprise, en permettant notamment :
de simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral, compte tenu de l’éloignement géographique des sites,
de faciliter le vote pour les salariés absents de leur poste de travail quel qu’en soit le motif (congés, déplacement, formations, etc.),
d'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,
d’augmenter le niveau de participation,
d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

En conséquence, les parties signataires ont convenu de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.

CECI EXPOSE, LES PARTIES SONT CONVENUES DE CE QUI SUIT :

PRINCIPES GENERAUX

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.
Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :
Vérifier l’identité des électeurs : connexion avec des identifiants personnels convenus pour les électeurs de l’entreprise PHARMAR
S’assurer de l’intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne électronique
S’assurer de l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin
S’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur
S’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique,
Garantir la liberté du vote : expression du droit de vote sans pression extérieure
Permettre la publicité du scrutin.


Article 1 : Objet et champ d’application

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés appelés à voter aux élections professionnelles en vue d’élire les membres du Comité Social et Economique de la société PHARMAR.


Article 2 : Choix du prestataire

La conception et la mise en place du système de vote électronique seront confiées à un prestataire choisi par l’entreprise sur la base d’un cahier des charges contenant les prescriptions réglementaires énoncées par les dispositions légales en vigueur.


Article 3 : Définition et choix du moyen de vote électronique
Les parties conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote électronique par Internet.
Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.


I- LES MODALITES DE MISE EN ŒUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE

Article 4 : Recours à un prestataire extérieur pour les modalités de mise en œuvre 

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que les élections seront organisées par le « fournisseur prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction. 
L’Entreprise prendra contact avec un prestataire spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet (ci-après désigné le « Prestataire ») et lui confiera la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires en application des articles R2314-8 et suivants, des articles R2324-4 et suivants du Code du travail, ainsi que de l’arrêté du 25 avril 2007.
Le prestataire retenu sera indiqué dans le protocole d’accord préélectoral.


Article 5 : Etablissement des fichiers
Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.
Les données devant être enregistrées sont :
Pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, fonctions, sexe, lieu de travail, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance (ou âge), collège, type de contrat, date d’ancienneté
Pour le ficher des électeurs : noms et prénoms des inscrits, fonctions, sexe, lieu de travail, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance (ou âge), collège, type de contrat, date d’ancienneté
Pour les listes des candidats : collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, le cas échéant appartenance syndicale, sexe pour assurer la répartition H/F
Pour les listes d’émargement : noms et prénoms des électeurs, collège
Pour les listes des résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant et destinataires mentionnés ci-après
Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont :
Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, agents habilités à une fin quelconque dans le cadre du processus électoral
Pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant
Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, observateurs, agents habilités à une fin quelconque dans le cadre du processus électoral
Pour les listes des candidats : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéants, agents habilités à une fin quelconque dans le cadre du processus électoral
Pour les listes des résultats : électeurs, syndicats, ministère du travail, employeur et agents habilités à une fin quelconque dans le cadre du processus électoral

Article 6 : Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données

Le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales, des collèges électoraux définis dans le protocole d’accord préélectoral et des moyens d'authentification.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ». 
Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée.
Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers. Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.
Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également bloqué après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.
Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.




Article 7 : Cellule d’assistance technique et sécurité

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.
Elle aura notamment pour mission de :
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;
Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
En outre, un dispositif de secours géré par le prestataire susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place. 
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.


Article 8 : Expertise et inscription au registre pour le respect du RGPD

Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, devra avoir été soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions légales.  Sa mention sera portée en annexe du protocole d’accord préélectoral.
Conformément à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, à la directive 95/46 / CE et au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes à l'égard du traitement des données à caractère personnel, une déclaration de traitement sera effectuée au registre par la Société au titre de la constitution des fichiers électoraux et de candidats.
Conformément aux obligations légales, les utilisateurs du Système de vote pourront faire valoir leur droit d'accès, de rectification, d'opposition et de limitation aux informations enregistrées les concernant, en adressant une demande par courrier postal auprès du Prestataire et en justifiant de leur identité.


Article 9 : Information et formation

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l'appropriation de cette nouvelle technique de vote par le salarié. En particulier, chaque salarié disposera d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales et l’accès à l’outil informatique sur le lieu de travail sera envisagé.
Les représentants du personnel dûment appelés « observateurs » dans le protocole d’accord préélectoral et les membres des bureaux de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu.



II- DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE

Article 10 : Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre de l’élection à venir, le protocole d’accord préélectoral mentionnera le recours au vote électronique et précisera le nom du prestataire par l’entreprise pour la conception et la mise en place du système de vote électronique. 
Il devra comporter, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu et du déroulement des opérations électorales.


Article 11 : Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote, de n’importe quel ordinateur, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre en se connectant sur le serveur sécurisé dédié aux élections.
Les salariés seront informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures relatives à l’ouverture et à la fermeture des bureaux de vote. Celles-ci seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord pré-électoral


Article 12 : Caractéristiques du matériel de vote

Le Prestataire assurera la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote sur le site dédié et des liens vers les professions de foi. 
Les professions de foi des listes candidates seront accessibles sur le site de vote. Ces professions de foi électronique devront être au format PDF exclusivement et de poids limité (inférieur à 4 Mo). 
Le Prestataire reproduira sur le serveur les listes de candidats, avec le cas échéant les logos. 
Pour chaque élection, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées, par ordre alphabétique, sur une seule et même page (sans défilement).
Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le Prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères et de la police de caractères utilisées entre les listes ou choix proposés.
Le cas échéant, le logo des listes candidates sera visible sur chaque bulletin. Les logos devront être normés en taille de lecture pour ne favoriser visuellement aucune des listes.
Le système proposera par défaut le vote pour les listes complètes. La fonctionnalité permettant de rayer un ou plusieurs noms doit être intégrée dans le moyen de vote électronique.


Article 13 : Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra de la part du prestataire, avant le premier tour des élections :
l'adresse du serveur de vote,
des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe générés de manière aléatoire par le Prestataire, 
la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.
Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence.
L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel et sa date de naissance.
Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son établissement et collège.
L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe. 
En cas de perte ou de non réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure d’identification sécurisée dite de secours.
Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation.


Article 14 : Opérations de dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin (article R2324-7 et R2324-14 du code du travail). Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement. 
Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs).
Les membres du bureau de vote proclameront les résultats et signeront les procès-verbaux.


Article 15 : Durée, dépôt et publication de l’accord

Le présent accord est conclu pour la durée de l’élection de la délégation des membres du Comité Social et Economique de PHARMAR.
Le présent accord sera déposé conformément aux dispositions légales.
Il s’appliquera dès sa signature et sera opposable après la période légale d’opposition.
Chaque organisation syndicale recevra un exemplaire du présent accord. 
Les salariés seront informés de ces mesures simultanément à la signature du protocole électoral par les moyens de communication habituels.


Fait à la Possession, le 11 Janvier 2019,

En 4 exemplaires




Pour la société PHARMAR				Pour les organisations syndicales

 	
								UNSA, M
 
M						




									
 CGTR, M