Accord sur la mise en œuvre du vote électronique pour les élections des membres du Comité Social et Economique au sein de la Société Nestlé Waters Management & Technology


Entre 


La société NESTLE WATERS Management & Technology, immatriculée au RCS de Nanterre sous le numéro B 393 204 516, dont le siège social est sis 12, boulevard Garibaldi - 92130 ISSY LES MOULINEAUX représentée par XXX, en sa qualité de Responsable Relations Sociales, dûment habilitée à cette fin

ci-après dénommée La Société 

_________________________________________________________________ d’une part


Et


Les organisations syndicales représentatives

CFDT, représentée par XXX, pris en sa qualité de délégué syndical,


CFE-CGC, représentée par XXX, pris en sa qualité de délégué syndical,


CFTC, représentée par XXX, pris en sa qualité de délégué syndical,


Ci-après dénommées les Organisations Syndicales

________________________________________________________________ d’autre part



Ci-après dénommées ensemble les « parties »


Il a été conclu ce qui suit 







































Préambule



Conformément aux dispositions des articles L. 2314-26 et L. 2324-19 du Code du travail, les élections des membres du Comité Social et Economique peuvent avoir lieu par voie électronique. 

Ce procédé présente de nombreux avantages pour les salariés, qui peuvent voter plus facilement sans être tributaires des heures d'ouverture du bureau de vote et des aléas de  pour ceux qui votaient par correspondance. 
De par sa facilité d'utilisation, il est en outre de nature à augmenter le taux de participation et par conséquent à favoriser le dialogue social en permettant une meilleure application des dispositions relatives à l’appréciation de la représentativité des organisations syndicales telles que modifiées par la loi du 20 août 2008 sur la démocratie sociale.

Il est toutefois primordial que le recours au vote dématérialisé respecte les principes fondamentaux régissant les opérations électorales et notamment le secret du scrutin, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, la surveillance et le contrôle des opérations de vote.
C’est la raison pour laquelle les dispositions légales exigent que la mise en œuvre du vote électronique soit précédée de la signature du présent Accord distinct du protocole d’accord préélectoral, organisant le vote électronique et définissant les garanties et mesures de sécurité devant entourer le recours à ce système.

Les parties ont par conséquent convenu des dispositions suivantes, qui s’appliquent à l’ensemble des salariés de la Société Nestlé Waters Management & Technology en vue de l’élection des représentants du personnel telle que définie dans le Protocole d’Accord Préélectoral de 2019. 
 

















Titre 1 - Objet et champ d’application


Le présent Accord a pour objet d'autoriser le recours exclusif au vote électronique au sein de la Société Nestlé Waters Management & Technology pour les élections des membres du Comité Social et Economique.

Le système de vote électronique tel que défini dans le présent accord couvre le vote par Internet. 

La mise en place du système de vote électronique doit permettre, sur le plan technique et fonctionnel, l’organisation simultanée de l’ensemble des opérations électorales pour les élections au Comité Social et Economique.


Titre 2 - Modalité de mise en œuvre du vote électronique


2.1 - Prestataire


Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la conception et la mise en place du système de vote électronique est confiée à un Prestataire extérieur choisi par l'entreprise en concertation avec les organisations syndicales signataires, sur la base des dispositions du présent Accord et du cahier des charges qui y est annexé.
Ce Prestataire devra respecter les prescriptions des articles R. 2314-8 à 21 et R. 2324-4 à 17 du Code du travail, du décret et de l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs à la mise en place du vote électronique pour les élections des représentants du personnel.
Le protocole d’Accord préélectoral mentionnera le nom du Prestataire retenu.


2.2 - Période et emplacement du vote électronique

Le vote électronique se déroulera en continu pour chaque tour de scrutin, au cours d’une période définie au Protocole d’Accord Préélectoral.

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales comme défini au Protocole d’Accord Préélectoral.

L’électeur pourra voter depuis son lieu de travail à partir de son ordinateur  mis à sa disposition par la Société, ou à distance à l’aide d’une connexion internet.

Avant le premier tour des élections, chaque électeur recevra, selon les modalités déterminées dans le cadre du protocole d’Accord préélectoral, ses codes d’accès générés selon des modalités garantissant la confidentialité du vote. Ce moyen d'authentification permettra au serveur de vérifier son identité et de garantir l'unicité de son vote.
A l’aide de ses codes d'accès, l’électeur pourra voter en toute confidentialité sur le serveur sécurisé des élections.
L’identification de l’électeur sera assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes d’accès. Toute personne non reconnue n’aura pas accès au serveur de vote.
A réception du vote, la saisie des codes d’accès par l’électeur vaudra signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôturera définitivement l’accès à cette élection. 


2.3 - Caractéristiques du système de vote électronique

Le système de vote électronique retenu doit respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :

La sécurité de l’adressage des moyens d’authentification

le secret du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure 

l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin 

l’anonymat et la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur

la sécurité de l’émargement : tout vote donne lieu à émargement

la sécurité de l’enregistrement et du dépouillement des votes

la conservation sous scellés des fichiers supports jusqu’à l’expiration du délai de recours, soit dans les 15 jours calendaires suivant la proclamation des résultats, et lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive.

Existence de deux fichiers : « fichier des électeurs » et « contenu de l’urne électronique »  

Le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes. 
Ainsi, les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système, et extérieures au Groupe Nestlé.

A cet égard, afin de répondre aux exigences posées par le Code du Travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. A ce titre, les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés «fichier des électeurs» et «contenu de l'urne électronique».

Le traitement « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant pris part au vote et d’éditer les listes d’émargement. 

Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l’urne électronique, scellé non réinscriptible rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote émis par chaque électeur seront cryptées (chiffrement) dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur et stockées dans l'urne électronique dédiée.

En outre, la liste d’émargement indiquera la date et l’heure du vote. Elle ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote et aux personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.

Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.


Stockage des données

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne seront accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système, et extérieures au Groupe Nestlé.
Le dépouillement et le décompte des voix devront être faits dans les conditions prévues par l'arrêté du 25 avril 2007.
Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également scellé après le dépouillement.

La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.
Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés, sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours, soit dans les 15 jours suivant la proclamation des résultats et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. 

A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.


Sécurité et assistance technique

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote. Cette cellule comprendra les membres du bureau de vote, les représentants de la Direction et des Organisations Syndicales ainsi qu'un représentant du Prestataire.

Elle se réunira notamment pour :

procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet 
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé
contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système


En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du Prestataire, de la Direction et des Organisations Syndicales, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.


Information du personnel

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés.
En particulier, le prestataire retenu établira une note explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote, la Direction l’adressera ensuite aux électeurs suffisamment en amont de l’ouverture du premier tour de scrutin.


E. Formation

Bénéficieront, sur la base du volontariat, d’une formation sur le système de vote électronique retenu, les personnes suivantes :

Les membres du Comité Social et Economique 
Les délégués syndicaux ou représentants de section syndicale
Les membres du bureau de vote concerné.


Titre 3 – Protocole d’accord préélectoral

En application des dispositions des articles R 2314-16 et R 2324-12 du Code du travail, le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent Accord d’entreprise. 



Titre 4 – Expertise et déclaration auprès de la CNIL


Les systèmes de vote électronique nécessitent le recours à des fichiers nominatifs au sens de la loi du 6 janvier 1978 et sont donc soumis à des formalités auprès de  préalablement à leur mise en œuvre.
En outre, l'utilisation du système de vote électronique est subordonnée à la réalisation par le prestataire d'une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des prescriptions légales lors de sa conception initiale, à chaque fois qu'il est procédé à une modification de la conception de ce système ainsi que préalablement à chaque scrutin recourant au vote électronique. 
Le rapport de l'expert ainsi désigné sera tenu à la disposition de la CNIL.
Conformément aux dispositions du Code du travail, les organisations syndicales représentatives incluses dans le périmètre du présent accord seront tenues informées de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la CNIL. 


Titre 5 – Suivi de l’Accord

La Direction et les organisations syndicales signataires du présent Accord se réuniront à l’issue des élections professionnelles de la Société afin de faire un bilan des opérations électorales.


Titre 6 – Publicité et entrée en vigueur


Toutes les modifications d’origine légale ou réglementaire s’appliquent de plein droit au présent accord ;

Le présent accord est notifié par la Direction, avec accusé réception à l’ensemble des Organisations Syndicales représentatives, signataires ou non.

A l’expiration d’un délai de huit jours suivant la dernière modification, conformément aux dispositions des articles D. 3345-4 et D. 2231-2 du Code du Travail, le présent accord sera adressé par l’entreprise :
En deux exemplaires dont une version sur support électronique, à la DIRECCTE de Nanterre
En un exemplaire au secrétariat greffe du Conseil de prud’hommes de Boulogne Billancourt.

Une copie du présent accord sera remise à la DIRECCTE d’Epinal ;

Lors du dépôt, la liste et l’adresse des différents établissements de la société est jointe, en trois exemplaires les documents listés à l’article D 2231-7 du Code du Travail sont joints.

Le présent accord entrera en vigueur à compter du 24 septembre 2019.

Titre 7 – Durée et révision

Le présent accord est conclu pour encadrer les élections professionnelles de 2019, il pourra être révisé dans les conditions de l’article L 2261-7 du Code du Travail :

Toute demande de révision doit être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des autres parties signataires ou adhérentes et comporter, outre l’indication des dispositions dont la révision est demandée, des propositions de remplacement.

Au plus tard dans un délai de 3 mois suivant la réception de cette lettre, les parties ci-dessus désignées doivent ouvrir une négociation en vue de la rédaction d’un nouveau texte les dispositions de l’accord dont la révision est demandée restent en vigueur jusqu’à la conclusion d’un nouvel accord ou, à défaut, sont maintenues.

Les dispositions de l’avenant portant révision se substituent de plein droit à celles de l’accord qu’elles modifient et sont opposables à la société et aux salariés liés par l’accord, à la date qui e aura été expressément convenue ou à défaut le jour suivant son dépôt.


Titre 8 – Litiges

Avant tout recours contentieux, les parties en présence s’efforceront de résoudre au sein de l’entreprise les litiges qui pourraient survenir à l’occasion de l’application de cet accord.

Le cas échéant il pourra être fait appel à l’aide d’un tiers extérieur désigné d’un commun accord par les parties.







Annexe: Cahier des charges de mise en œuvre du vote électronique


Fait à Issy-les-Moulineaux, le ……24 SEPTEMBRE  2020 ………………….. en 7 exemplaires.



Pour la Société : 

XXX, prise en sa qualité de Responsable Relations Sociales, dûment habilitée






Pour les Organisations Syndicales représentatives : 

CFDT, représentée par XXX, pris en sa qualité de délégué syndical,





CFE-CGC, représentée par XXX, pris en sa qualité de délégué syndical,






CFTC, représentée par XXX, pris en sa qualité de délégué syndical,



ANNEXE






CAHIER DES CHARGES



Ce document constitue le cahier des charges
relatif à la mise en œuvre du vote électronique
pour les élections des représentants du personnel
aux élections professionnelles de Nestlé Waters Management & Technology

Nature des prestations attendues
Le prestataire aura en charge : 
la gestion de la préparation des élections en vote électronique, sous le contrôle de la Direction des Ressources Humaines ;
la mise en œuvre du système de vote électronique ;
la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’attribution des sièges.


Fonctionnalités attendues du système de vote électronique.
Fonctionnalités générales.
Système de vote électronique distant.
Le système de vote électronique est hébergé chez un prestataire externe.
Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections par Internet.
Période des élections.
La durée du scrutin est déterminée dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées ; durant cette période les électeurs peuvent accéder à l’application de vote 24 heures sur 24.
Nature des élections.
Les élections à organiser sont des élections professionnelles (représentants du personnel au comité social et économique, ou, par extension, représentants du personnel au conseil d’administration).

Sécurisation du système proposé.
Le système de vote électronique proposé par le prestataire doit répondre aux exigences minimales suivantes (décret du 25 avril 2007):
Le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et contrôlé pendant toute la période vote jusqu’à la clôture du scrutin.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés (« fichiers électeurs » et « urne électronique »)
Par ailleurs, le prestataire fournit à Nestlé Waters Management & Technology les conclusions de son rapport d’expertise indépendante de son système de vote électronique.

Scénario de vote
Étapes
Le scénario de vote électronique comporte les étapes suivantes :
une étape d’identification de l’électeur ; celui-ci doit saisir un code identifiant, un mot de passe et sa date de naissance qui seront contrôlés avant  d’accéder au vote
une étape de présentation des listes de candidats en présence.
le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposée, ou bien le choix de voter « blanc »
la possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie
la présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés
la confirmation par l’électeur du choix effectué
la confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote
la possibilité pour l’électeur d’imprimer un « accusé de réception » confirmant l’enregistrement de son vote
Émargement électronique, unicité du vote
Par ailleurs, le système de vote électronique enregistre un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permet plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote (unicité du vote).

Enchaînement des élections
Par contre, si l’électeur a la possibilité de participer à plusieurs élections, le système proposera à l’électeur de poursuivre le déroulement du scénario pour réaliser le vote suivant.
Traitements sous-jacents
Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :
L’unicité et la confidentialité du vote : le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote. A cette fin, les émargements d’une part et l’urne électronique d’autre part, doivent être enregistrés sur des systèmes dédiés et distincts.
L’intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés. A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote
Procédure d’ouverture de l’élection
L’ouverture de l’élection est paramétrée par le prestataire dans le système de vote et contrôlée par les membres du bureau de vote désignés au sein de Nestlé Waters Management & Technology.
Ces membres comportent un Président et deux assesseurs.

Étapes
La procédure de contrôle d’ouverture de l’élection comporte les étapes suivantes :
le contrôle des urnes électroniques qui doivent être vides
le contrôle de la liste des émargements qui doit être vierge

Procédure de clôture de l’élection
La clôture de l’élection est paramétrée par le prestataire dans le système de vote et contrôlée par les membres du bureau de vote désignés au sein de Nestlé Waters Management & Technology.
Étapes
La procédure de clôture de l’élection comporte les étapes suivantes :
La constatation de la clôture du site
Le contrôle de la participation une fois le scrutin clos
Dépouillement des urnes électroniques
Étapes
La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes suivantes :
La saisie par les membres du bureau de vote des clefs de déchiffrement
L’accès à la liste des émargements Internet,
L’accès aux résultats des élections : édition automatique des Procès-verbaux au format CERFA ainsi que du calcul de la représentativité 
La remise par le prestataire d’états de résultats permettant l’affectation des sièges par les membres du bureau de vote ; tous les calculs préalable et l’affectation théorique des sièges correspondant aux règles du code du travail, sont fournis aux membres du bureau de vote pour contrôles, validation et proclamation des résultats.
Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique
Pour garantir la confidentialité, Le Prestataire chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucune interruption.

Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :
Le chiffrement sur le poste de travail est assuré afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement.
La totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se fait selon le protocole HTTPS/SSL ou TLS (au choix de Nestlé Waters Management & Technology). 
Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement. 
Cette architecture permettra de répondre ainsi parfaitement aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption décrite dans sa dernière recommandation n° 2010-371 du 21 octobre 2010. 

Liste des émargements
L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
Dès la clôture du scrutin les listes d’émargements sont accessibles par les membres des bureaux de vote, les délégués syndicaux et les agents habilités de la Direction des Ressources Humaines.
Pendant la période du scrutin les listes d'émargement du vote par Internet ne sont accessibles qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin. 
Assistance technique
Le prestataire assure la formation de la cellule d’assistance technique. Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tient à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.
Dispositifs de secours
Le système de vote électronique est dupliqué sur deux plates-formes géographiquement distinctes. En cas de panne d’un des systèmes un dispositif de secours prend le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Pour ce faire le bureau de vote possède les clés permettant à tout moment d’opérer la clôture du scrutin.
Autres prestations à fournir
Préparation de l’élection
Constitution du « fichier électeurs »
Les listes électorales sont constituées par Nestlé Waters Management & Technology. Elles comportent les informations nominatives des électeurs ayant la possibilité de participer à l’élection. Elles sont établies par Nestlé Waters Management & Technology, par établissement et par collège.
Les listes électorales sont fournies au prestataire sur un support numérique afin de permettre la constitution du « fichier électeurs ». Éventuellement, les listes électorales sont consolidées au sein d’un « fichier électeurs » par Nestlé Waters Management & Technology et sont ensuite fournies au prestataire.
Ainsi, le « fichier électeurs » contient notamment, pour chaque électeur :

La civilité de l’électeur,
Les nom et prénom de l’électeur,
La date de naissance de l’électeur,
Le site de rattachement de vote de l’électeur (établissement),
Le collège de l’électeur
Les coordonnées de l’électeur (adresse du domicile)
La clef du numéro de Sécurité Sociale (2 chiffres)
L’adresse Email professionnelle ou personnelle de l’électeur
Objet du « fichier électeurs »
Le « fichier électeurs » est transmis au prestataire aux seules fins suivantes :
permettre l’attribution de codes d’accès au système de vote électronique pour chaque électeur autorisé,
contrôler les accès au système de vote électronique,
enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l’unicité du vote pour chaque électeur,
éditer les listes d’émargement.
Transmission du « fichier électeurs »
Le prestataire doit être en mesure de proposer un processus d’échanges sécurisé des informations et des données concernant le fichier électeurs.
Le prestataire propose, par exemple, un accès FTP sécurisé (File Transfer Protocol : protocole de communication dédié aux échanges informatiques de fichiers sur Internet) sur son infrastructure informatique, afin de permettre les échanges sécurisés de fichiers entre Nestlé Waters Management & Technology et lui-même.
Confidentialité du « fichier électeurs »
Le prestataire s’engage à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui sont transmises dans le « fichier électeurs » pour les besoins de gestion du vote électronique. Il met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations de ce fichier sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote électronique.
A l’issue de l’opération de vote électronique, le prestataire s’engage à détruire le « fichier électeurs » et à ne conserver aucune de ses données.
Fourniture des codes d’accès au système de vote électronique
A partir des informations du « fichier électeurs », le prestataire assure la création et la fourniture des codes d’accès au vote électronique à chaque électeur, selon les prescriptions indiquées dans le chapitre suivant de ce document.
Le prestataire propose des procédures de génération et de transmission des codes d’accès aux électeurs permettant de conserver le caractère confidentiel du code secret durant toutes les étapes.
Composition des codes d’accès au système de vote électronique
Chaque électeur reçoit un couple de codes composé :
d’un code identifiant unique d’accès qui permet, outre le contrôle d’accès, la tenue des listes d’émargements électroniques garantes de l’unicité des votes
d’un code secret qu’il est seul à connaître
Afin de permettre un contrôle et une sécurité supplémentaire, le système demande à l’électeur sa date de naissance avant de permettre l’accès au vote.
Envoi des moyens d’authentification.
Le prestataire prend en charge la transmission aux électeurs des codes d’accès au vote électronique.
En cas de non réception ou de perte des codes par le salarié, le prestataire invalide ceux-ci et en communique de nouveaux par l’intermédiaire Le système proposé par le prestataire doit assurer la confidentialité des données transmises aux électeurs et la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification.
Contrôle des listes électorales électroniques
Afin de permettre une vérification par Nestlé Waters Management & Technology les représentants du personnel et les membres du bureau de vote, le prestataire fournit à Nestlé Waters Management & Technology à l’issue de la génération et de la fourniture des codes d’accès, une liste de contrôle permettant de vérifier que tous les électeurs ont bien été pris en compte lors de l’attribution des codes d’accès au vote électronique.
La forme, le contenu et le support de cette liste de contrôle sont définis d’un commun accord durant la phase de préparation des élections.
Transmission du « fichier candidats »
Les listes de candidats sont transmises par la Direction des Ressources Humaines de Nestlé Waters Management & Technology au prestataire en vue de paramétrer le système de vote électronique et de présenter celles-ci aux électeurs au moment du vote.
Les listes de candidats peuvent être constituées par les organisations syndicales au sein de Nestlé Waters Management & Technology ou par des candidats non affiliés conformément aux règles applicables, rappelées dans le protocole préélectoral.
Les listes de candidats mentionnent notamment :

L’élection concernée (Comité Social et Economique) L’appartenance syndicale le cas échéant,
Les nom et prénom de chaque candidat,
L’ordre de présentation des candidats dans les listes.
Le collège électoral concerné (ETAM, CADRE)
La qualité de titulaire ou suppléant
Mise à jour des listes de candidats dans le système de vote électronique
Le prestataire propose un format de fichier numérique spécifique pour la constitution des listes de candidats, afin de faciliter les mises à jour du système de vote électronique.
De même, le prestataire peut éventuellement proposer à la Direction des Ressources Humaines de Nestlé Waters Management & Technology un système de mise à jour « en ligne » via le web pour la saisie et les modifications de listes de candidats jusqu’à la fin de la période de recette du système.
Contrôles de conformité des listes de candidats
Le prestataire propose une procédure de test du vote électronique permettant à Nestlé Waters Management & Technology aux représentants du personnel et aux membres du bureau de vote de vérifier l’exactitude des listes de candidats soumises au choix des électeurs pour chaque élection. Cette procédure de test devra être réalisée avant l’ouverture des élections dans une période de temps suffisamment longue pour permettre à la fois une revue d’ensemble de toutes les listes et les modifications éventuelles.
Phase de test et de recette du système de vote électronique
Objectifs
Une fois le paramétrage réalisé, le prestataire organise un vote test en présence des représentants des bureaux de vote.
Le test est effectué dans les conditions du réel. La procédure de vote est entièrement déroulée jusqu’au calcul des résultats. Elle passe en revue tous les cas de figure pouvant être rencontrés lors du scrutin.
L’objectif est de permette aux membres des bureaux de vote d’appréhender le fonctionnement global de la solution.
A l’issue du test, le prestataire communique trois clés de déchiffrement qui sont remises au Président(e) et aux deux assesseurs. 
Durant la période de vote tous les suffrages exprimés par les salariés sont cryptés dès leur expression et restent cryptés sans interruption jusqu’au dépouillement. Ce mécanisme garantit l’impossibilité de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des détenteurs des clés de déchiffrement le jour du dépouillement.


Étapes de recette
Les étapes de contrôle sont les suivantes :
réalisation de plusieurs votes,
déroulement du dépouillement des urnes électroniques et édition des résultats,
contrôles de la conformité des résultats obtenus,
validation du dispositif de vote,
scellement de l’application de vote électronique.

Prestation de conseil et d’assistance de la DRH
Le prestataire doit être en mesure de conseiller la Direction des Ressources Humaines dans la mise en œuvre du système de vote électronique et d’assister celle-ci notamment pour les tâches suivantes :
la déclaration à réaliser auprès de la CNIL (Commission Nationale Informatique et Libertés)
la rédaction de l’accord d’entreprise intégrant les modalités du vote électronique
la rédaction du protocole préélectoral intégrant les modalités du vote électronique
la rédaction des documents de présentation du système de vote électronique aux représentants du personnel et aux électeurs
la présentation du système aux partenaires sociaux.
Listes d’émargement
Les listes d’émargements définitives sont remises à Nestlé Waters Management & Technology sur support numérique à l’issue de l’élection.
Résultats bruts
Les résultats bruts comportent les compteurs de voix, par collège, par liste, par candidat. Ils sont consultables « en ligne » dès la fermeture de l’élection et le dépouillement des urnes électroniques.
Seuls les membres désignés du bureau de vote auront accès à ces résultats « en ligne ».
Résultats élaborés
Les résultats élaborés indiquent l’attribution des sièges aux candidats et le détail des calculs afférents.
Le prestataire propose ces éléments afin de permettre aux membres du bureau de vote de proclamer les résultats de l’élection.
Le prestataire met à la disposition du bureau de vote et de la direction de Nestlé Waters Management & Technology les procès-verbaux modèle CERFA en vigueur au moment des élections pré-remplis au format .pdf ;

Gestion informatique et technique du système de vote électronique
Disponibilité du système de vote électronique
Le prestataire assure la mise en ligne du système de vote électronique durant la période correspondant à la préparation et à l’ouverture du vote.
Durant cette période, le système sera disponible 24h/24.
Le prestataire met en œuvre les moyens d’assurer un service continu sans rupture.
Accusé de réception du vote
L’électeur dispose de la possibilité d’imprimer un accusé de réception du vote attestant de la prise en compte de son suffrage par le système de vote.
Cette possibilité lui est offerte à l’issue du vote mais aussi ultérieurement, en se reconnectant à l’application.
Il mentionne la date et l’heure d’émission de chaque suffrage.
Cet « accusé de réception » comporte aussi une marque d’authentification interdisant une édition frauduleuse.
Conservation des données
Le prestataire conserve, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.




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