PROTOCOLE D’ACCORD PRÉÉLECTORAL : PAP





ENTRE :

La société APEI AUBE, dont le siège social est situé 29 bis avenue des Martyrs de la Résistance 10000 Troyes, représentée par Marylin BONNOT en qualité de Présidente ou par délégation de Monsieur Frédéric SERGENT, Directeur Général. 


d'une part,

Et :

Les Organisations Syndicales suivantes :


D’autre part.




Le PAP fait suite à l’accord collectif signé le 29 mars 2019 prévoyant la mise en place du CSE au sein de l’APEI AUBE. Les conditions de cet accord s’appliquent pour le présent PAP.

Article 1 – Objet et durée des mandats 

Le présent document définit les modalités d’organisation et de déroulement de la prochaine élection du Comité Social et Economique au sein de la société APEI AUBE.

La durée légale des mandats est fixée à 4 ans.

Le nombre de mandats successifs de ses membres est légalement limité à 3, sauf exceptions visées à l’article L 2314-33 du Code du travail, notamment pour les entreprises de moins de 50 salariés.

Article 2 – Format du vote et prestataire retenu

L’élection sera organisée sous la forme d’un vote électronique conformément à cet accord.

Le prestataire extérieur retenu est la société WeChooz :

Solution Wechooz
SAS Techeunomie - RCS Paris 831 787 775
11, rue Jean Mermoz 75008 Paris

L’URL du site de vote est :

Conformément à l’article R 2314–5 du Code du travail, le cahier des charges est tenu à la disposition des salariés sur les points de vote et mis à disposition sur le site 


Article 3 - Date et heure 

La date des élections est fixée pour le premier tour de scrutin du mardi 1 octobre 2019 à 09h au jeudi 10 octobre 2019 à 17h pour l’ensemble de l’entreprise.

Au cas où un deuxième tour serait nécessaire, il aurait lieu du vendredi 25 octobre 2019 à 09h au lundi 4 novembre 2019 à 17h dans les mêmes conditions d’horaires et de modalités.

Après l’heure de fermeture du scrutin, plus aucun vote ne sera accepté, y compris pour l’électeur en cours de connexion.

Article 4 – Moyens matériels

Il appartient à l'employeur de prendre les mesures nécessaires pour assurer le bon déroulement du scrutin.

Dans les 10 jours de vote pour le 1er tour et 2nd tour, un ordinateur sera mis à disposition dans chaque établissement afin de permettre aux salariés de voter depuis leur lieu de travail.
Le salarié a la possibilité également de voter à partir de n’importe quel terminal à son domicile avec accès internet, c’est-à-dire à partir d’un ordinateur, d’une tablette ou d’un smartphone personnel.


Conformément aux dispositions de l’article R 2314-5 du Code du Travail, le salarié peut consulter une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. Cette notice est librement téléchargeable sur le site de vote de WeChooz   .

L’électeur peut aussi visualiser un tutoriel sur le site de vote de WeChooz   .

Article 5 – Effectif 

L’effectif se calcule à la date du 1er tour conformément aux dispositions de l’article L1111-2 du Code du travail.

L’effectif actuel projeté à la date du 1er tour de la société APEI AUBE est de 771 salariés.

L’effectif se répartit de la façon suivante :


Article 6 – Collèges électoraux et répartition des sièges

Compte tenu de la particularité de l’effectif de l’APEI Aube, de la convention collective applicable et par accord entre les parties signataires, il est institué trois collèges.



Les parties soulignent l’intérêt d’une représentation équilibrée de chaque établissement dans la préparation des listes des candidats 1er et 2eme tour afin qu’il n’y ait pas trop de candidat du même établissement et ce afin d’assurer la continuité d’accompagnement. 

Article 7 – Représentation équilibrée des femmes et des hommes

Conformément à l’article L 2314-30 du Code du travail, les listes comportant plusieurs candidats doivent être composées d’un nombre de femmes et d’hommes correspondant à leur part respective sur la liste électorale et présentent alternativement un candidat de chaque sexe. 
 
Cette règle est applicable à chaque collège et à chaque scrutin (pour les titulaires et pour les suppléants).

Conformément à la loi, il convient d’appliquer les règles suivantes :

les nombres de femmes et d'hommes autorisés au maximum sur la liste sont proportionnels aux nombres de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale du collège concerné ;

lorsque le calcul proportionnel du nombre de candidats autorisés pour un sexe ne donne pas un nombre entier, il est arrondi à l’entier supérieur si la décimale est supérieure ou égale à 5, et à l’entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5 ;

lorsque l'application des calculs et arrondis légaux conduit à un nombre cumulé de candidatures autorisées pour les femmes et les hommes dépassant le nombre de sièges à pourvoir, il est ici convenu de diminuer d’une unité le résultat obtenu pour chaque sexe et de laisser la liberté aux listes de choisir indifféremment l'un ou l'autre sexe pour la candidature complémentaire ;

la liste doit présenter alternativement un candidat de chaque sexe, en commençant indifféremment par une femme ou un homme, et en finissant avec l'éventuel surplus de candidats du sexe le plus représenté.

Lorsque l'application de ces règles conduit à exclure totalement la représentation de l'un ou l'autre sexe, les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe qui, à défaut ne serait pas représenté. Ce candidat ne peut être en première position sur la liste. 


En application des règles légales, les listes devront donc être constituées du nombre d’homme et de femme indiqués ci-dessous :


Article 8 – Personnel électeur

Conformément à l’article L 2314-18 du Code du travail, sont électeurs les salariés qui, à la date du 1er tour :

ont 16 ans révolus ;
comptent une ancienneté de trois mois au moins dans l’entreprise à la date du 1er tour des élections ;
n’ont fait l’objet d’aucune interdiction, déchéance ou incapacité relative à leurs droits civiques.

Ne sont pas inscrits sur la liste électorale les dirigeants de l’entreprise (y compris tous les membres du Comité de Direction), et les salariés pouvant être assimilés à un représentant de l’employeur, c’est-à-dire les salariés détenant sur un service, un département ou un établissement de l’entreprise une délégation particulière d’autorité établie par écrit et, même en l’absence de délégation écrite, les salariés qui représentent l’employeur devant les institutions représentatives du personnel.

Les salariés mis à disposition peuvent être électeurs sous réserve de travailler dans la société depuis au moins 12 mois continus et d’avoir choisi d’exercer leur droit de vote dans l’entreprise utilisatrice.


Article 9 – Personnel éligible

Conformément à l’article L2314-19 du Code du Travail, sont éligibles les électeurs, à l’exception des salariés mis à disposition, qui, à la date du 1er tour du scrutin :

ont 18 ans révolus ;
comptent une ancienneté d’un an au moins sans interruption dans l’entreprise à la date du 1er tour ;
ne sont pas conjoint, partenaire d'un pacte civil de solidarité, concubin, ascendants, descendants, frères, sœurs et alliés au même degré de l'employeur.

Les salariés travaillant à temps partiel simultanément dans plusieurs entreprises doivent choisir l’entreprise dans laquelle ils font acte de candidature.


Article 10 – Liste électorale

La liste électorale est établie par l’employeur.

Il existe une liste APEI par collège. 

La liste électorale est valable pour les deux tours de l’élection et ne peut être modifiée après le 1er tour.

Afin de vérifier la condition d’électorat, la liste comportera les indications suivantes :
nom et prénom ;
sexe ;
ancienneté.

Les contestations sur la régularité de la liste électorale doivent intervenir dans les 3 jours suivant la publication de la liste électorale. Le tribunal d’instance est saisi par voie de déclaration au greffe.

La liste électorale sera affichée le Vendredi 12 juillet 2019 sur les panneaux réservés aux communications de la Direction, situés :
dans les établissements de l’APEI 

Sur le site de vote de WeChooz , chaque salarié pourra, consulter et vérifier sa présence sur la liste électorale. 

Simultanément à l’affichage des listes électorales, l’électeur recevra par courrier électronique ou par SMS un message contenant un lien l’invitant à vérifier sa présence sur la liste électorale. 


Article 11 – Appel et dépôt des candidatures

Au premier tour du scrutin, conformément à l’article L 2314-5 du Code du travail, seuls peuvent présenter des listes de candidats :

les organisations syndicales représentatives dans la société APEI AUBE ;

celles ayant constitué une section syndicale dans la société APEI AUBE ;

les syndicats affiliés à une organisation syndicale représentative au niveau national et interprofessionnel ;

ainsi que les organisations syndicales qui satisfont aux critères de respect des valeurs républicaines et d’indépendance, légalement constituées depuis aux moins deux ans et dont le champ professionnel et géographique couvre la société APEI AUBE . 


La liste des candidats comportera les indications suivantes :
le syndicat ;
nom ;
prénom ;
sexe
établissement ;
Emploi.

Le cas échéant, en cas de listes syndicales communes au 1er tour : 
Au 1er tour, les listes communes intersyndicales doivent préciser la règle de répartition ; à défaut, cette répartition est réalisée à part égale pour le calcul de la représentativité.

Pour être applicable, cette règle de répartition est communiquée aux électeurs avant l'ouverture du scrutin :
par affichage, en complément des listes concernées ;
par une mention sur les professions de foi des listes concernées ;
par une mention sur la page d'accueil du site internet de vote.

Les listes communes doivent également préciser l'organisation syndicale représentée par chacun des candidats, sans que cela ne signifie qu'ils en sont adhérents. Cette précision est indispensable pour déterminer l'ordre des suppléances en cas d'absence d'un titulaire : conformément à l'article L.2314-37 du Code du travail, la priorité doit être donnée à la même organisation syndicale.

Le second tour de scrutin n’a lieu que dans les situations suivantes :

Les syndicats n’ont pas présenté de liste au 1er tour (carence de candidat) ;
Les sièges n’ont pas tous été pourvus ;
Le quorum n’a pas été atteint au 1er tour (plus de 50% des électeurs n’ont pas valablement voté). 

Au second tour, des candidatures libres peuvent être présentées en plus des listes de candidats présentées par les organisations syndicales.

Aux deux tours, chaque liste ne peut comporter plus de noms que de sièges à pourvoir. 

Les doubles candidatures (titulaire et suppléant) sont admises. En cas de double élection d’un candidat, la candidature du titulaire l’emporte sur celle du suppléant.

Ces listes, établies pour chaque collège séparément pour les titulaires et les suppléants, seront déposées auprès de la Direction du siège administratif, par lettre recommandée ou en double exemplaire dont l’un émargé par la Direction (remise contre décharge )vaudra récépissé de dépôt à l’adresse suivante : APEI AUBE Service RH APEI 29 bis avenue des Martyrs de la Résistance 10 000 Troyes le vendredi 13 septembre 2019 au plus tard à 12h pour le premier tour et, le cas échéant, le vendredi 18 octobre 2019 au plus tard à 12h pour le second tour.

Si un deuxième tour s’avère nécessaire, sauf modifications apportées par les organisations syndicales, les listes déposées au premier tour restent normalement valables sans qu’il soit nécessaire de les redéposer.

Les listes des candidats seront affichées dans l’entreprise et sur le site WeChooz  par la Direction au plus tard le lendemain de la date limite de dépôt, soit le samedi 14 septembre 2019 pour le premier tour et, le cas échéant, le samedi 19 octobre 2019 pour le second tour.

Si les candidats souhaitent que leurs logos et/ou leur photo apparaissent, ils devront les communiquer à la Direction au format PNG OU JPG, d'une taille maximum conseillée de 500 Ko. Pour les listes sans étiquette, un logo générique est fourni par le prestataire. 

Le prestataire assure la réalisation des pages Web et notamment la présentation à l'écran des listes de candidats et des logos et/ou photos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.

Afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, des photos et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes.

Concernant l’ordre des listes :

Au 1er tour, l'ordre de présentation de ces listes sera le suivant :  CGT ; UNSA ; puis de manière aléatoire. Toute liste présentée par un syndicat non signataire du présent protocole sera affichée après les syndicats signataires, dans l’ordre alphabétique.

Au second tour, les nouvelles listes de candidats seront ajoutées aux listes éventuellement reconduites dans l'ordre alphabétique en fonction du nom du 1er candidat de la liste. 


Article 12 – Profession de foi

Pour qu’elles soient mises en ligne, les candidats sont invités à transmettre leurs professions de foi à la Direction du siège au moment du dépôt des listes.

La profession de foi devra être au format PDF, de 1 page recto verso maximum en format A4 d'une taille maximum conseillée de 2 Mo. 

Elles seront consultables par les électeurs sur le site internet du prestataire,  de la société APEI AUBE.

Les professions de foi sont proposées aux électeurs dans le même ordre que celui retenu pour les listes sur le site de vote, soit par ordre alphabétique des sigles et/ou du nom du 1er candidat.

Dans le cas d'un second tour, les professions de foi des listes qui ne présentent aucun candidat seront retirées du site.


Article 13 – Propagande électorale

Les organisations syndicales s’engagent à assurer leur propagande électorale dans les conditions suivantes :

publication et diffusion de tracts dans l’enceinte de la société APEI AUBE ;
publication et diffusion de tracts aux heures d’entrée et de sortie du personnel ;

La propagande électorale pourra débuter à compter de la réception par la Direction de la liste de candidats dans les conditions mentionnées ci-dessus.

Elle cessera 1 heure avant la fin du vote électronique.

Ces dispositions s’appliquent dans les mêmes conditions dans l’hypothèse d’un second tour de scrutin. 

Au second tour de scrutin, les candidats sans appartenance syndicale pourront également faire de la propagande électorale. 

Article 14 – Déroulement du scrutin

Les élections auront lieu à scrutin secret à deux tours avec représentation proportionnelle à plus forte moyenne.

Les deux tours se déroulent dans les mêmes conditions.


Article 15 – Mise en place du bureau de vote

Un bureau de vote unique est institué.

Le bureau de vote unique sera composé de trois électeurs :
Un Président : l’électeur le plus âgé acceptant ; 
Deux assesseurs : l’électeur le plus jeune et l’électeur le plus âgé après le président acceptant.

A défaut de salariés volontaires, les présidents et assesseurs seront désignés par application des règles légales de désignation en fonction de l’âge.

Le salarié désigné automatiquement recevra une notification l’informant de sa désignation en tant que membre du bureau qu’il pourra accepter ou refuser. 

Les candidats ne peuvent faire partie du bureau de vote.

La mission de ce bureau consiste à s’assurer de la régularité du scrutin et à procéder à la proclamation des résultats.

Les membres du bureau au 1er tour seront reconduits au second tour, sauf si l’un d’entre eux s’est porté candidat entre les deux tours ou en cas d’absence inopinée.

Dans ce cas, un nouveau membre sera nommé dans les conditions définies ci-dessus.

Conformément à l’article R 2314–12 du Code du Travail, les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu par le biais de l’accès à un descriptif expliquant de manière pédagogique les différentes phases du processus les concernant et de la mise à disposition d’un numéro de téléphone leur permettant de joindre Wechooz pour répondre à toute question complémentaire qu’ils pourraient se poser à ce sujet.



Article 16 – Assistance technique

La cellule d'assistance technique est constituée de personnels du prestataire.

Conformément aux dispositions de l’article R 2314–15 du Code du travail, la cellule d'assistance technique en présence des représentants des listes de candidats procède à des tests du système de vote électronique avant que le vote ne soit ouvert.

La cellule :

vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
procède à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;
contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

La cellule d'assistance technique assiste les électeurs en cas de besoin (du lundi au vendredi 9h à 18h) ; elle assiste le bureau de vote durant le vote et durant le dépouillement.


Article 17 – Scellement des urnes

Le scellement des urnes sera possible le mardi 1 octobre 2019 à 08h pour le 1er tour et le vendredi 25 octobre 2019 à 08h pour le second tour. Au moins 3h avant ces horaires, ou la veille à partir de 16h, chaque membre du bureau de vote recevra un SMS ou un courrier électronique l’informant du fait qu’il doit procéder au scellement des urnes.

Les membres du bureau de vote devront alors se connecter sur le site afin de recevoir par SMS un code personnalisé généré automatiquement et de manière aléatoire qui leur permettra de sceller l’urne en se reconnectant au site dans un délai maximal de 15 minutes après réception du code.

Le président du bureau de vote procèdera à un contrôle des urnes électroniques pour mesurer la participation et constater que les urnes sont vides. 

Le vote ne pourra pas être ouvert avant qu’au moins deux membres du bureau de vote aient scellé l’urne.


Article 18 – Modalités des opérations de vote et gestion des identifiants et des mots de passe

A l’heure d’ouverture du scrutin et sous réserve que les urnes aient été scellées, chaque électeur recevra par courrier électronique ou par SMS un message l’informant de l’ouverture du vote et l’invitant à se connecter au site de vote.

Lorsqu’il se connectera sur le site de vote, il saisira son adresse e-mail ou son numéro de téléphone, ainsi que sa date de naissance. Ces deux informations constituent sa clé de connexion qui lui permettra de recevoir, un courrier électronique ou un SMS, selon la modalité choisie, lui communiquant son mot de passe (généré de manière aléatoire et automatique).

Ce mot de passe lui permettra de se connecter sur l’interface de vote pendant une durée maximale de 15 min.

S’il souhaite se reconnecter pendant la durée du scrutin, un nouveau mot de passe sera généré selon la même procédure à chaque connexion.


Ce mot de passe lui permettra de se connecter sur l’interface de vote pendant une durée maximale de 15 min.


Une fois connecté, l'électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège pour les élections des membres du Comité Social et Economique, pour le scrutin des titulaires et pour le scrutin des suppléants. Il pourra alors procéder à son choix et au vote. La confirmation du vote vaut signature de la liste d'émargement dès réception du vote dans l'urne électronique.

Les électeurs ont ainsi la possibilité de voter à tout moment pendant la période d'ouverture du vote électronique, à partir de n'importe quel terminal internet ou intranet via un lien direct avec le site WeChooz , de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Il est rappelé que pendant la période d'ouverture du vote électronique chaque point de vote géographiquement indépendant comporte un ordinateur/tablette mis à la libre disposition des électeurs avec un dispositif préservant la confidentialité du vote (isoloir).


Article 19 – Bulletins de vote

Le prestataire assure la réalisation des pages Web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos  conformes à ceux présentés par leurs auteurs.

Afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes.


Article 20 – Suivi des opérations électorales durant le scrutin

Outre le message l’informant de l’ouverture du scrutin l’électeur recevra un message de rappel à la moitié du temps imparti pour voter.

Le site de vote permettra de consulter le taux de participation en continu. Il pourra être consulté depuis la page d’accueil.


Article 21 - Dépouillement - Procès-verbaux - Résultats
 
A l'heure de clôture du scrutin, le site de vote électronique n'est plus accessible aux électeurs. 

Le vote électronique permet d'obtenir les résultats de manière quasi instantanée.

A l’issue des opérations électorales, c’est-à-dire après l’heure de fermeture du scrutin les membres du bureau de vote recevront par SMS un nouveau code leur permettant de desceller les urnes électorales.

Le président introduit ses codes sécurisés délivrés par le système et les assesseurs les leurs selon une procédure assimilable aux urnes à double cadenas.

Les opérations de dépouillement seront effectuées publiquement au siège de l’association APEI AUBE sous l'autorité du président du bureau, avec la présence obligatoire des assesseurs, et de l'employeur ou son représentant. 

Le dépouillement s'effectue dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants. 

Les attributions des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du présent document. Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.

Ainsi, dans chaque bureau de vote, il est procédé automatiquement au décompte des voix.

Le report des résultats se fait sur un formulaire électronique de procès-verbal généré par le prestataire et conforme aux modèles Cerfa en vigueur.

Le président du bureau de vote vérifie l'exactitude des procès-verbaux pré-remplis et notamment que les mentions « élus » devant le nom des candidats élus apparaissent.

Le président du bureau de vote procède à l’impression des procès-verbaux.

Les membres du bureau de vote contrôlent et signent les procès-verbaux.

Le président du bureau de vote proclame oralement les résultats après la signature des procès-verbaux.

Les résultats définitifs des élections seront affichés sur le site de vote de WeChooz , par la direction sur les panneaux réservés à l'entreprise dès la proclamation des résultats, situés :
dans les établissements de l’APEI

Une copie des procès-verbaux signés est remise aux organisations syndicales qui ont participé à la négociation du présent document et/ou qui ont présenté au moins une candidature. 

Dans les 15 jours suivant la fin des élections, une communication de ce procès-verbal sera faite à l’inspecteur du travail en double exemplaire, ainsi qu’à l’organisme chargé de collecter les résultats des élections en vue de l’appréciation de la représentativité syndicale en un exemplaire (CTEP, TSA 79104, 76934 Rouen Cedex 9).


Article 22 – 	Calendrier des opérations électorales 

Le calendrier du premier tour et du second tour des élections professionnelles est le suivant :


Article 23 – Durée et publicité du présent protocole d'accord préélectoral

Le présent protocole d'accord est conclu pour les élections des membres du CSE de l'année 2019.

Le présent protocole d'accord sera établi en autant d'exemplaires originaux que de parties à la négociation. Un exemplaire original sera transmis par la Direction à l'inspection du travail du siège de l'entreprise.

Il sera consultable par l'ensemble des salariés sur le site de vote électronique et sur les panneaux d’affichage des établissements.


Fait à TROYES, le 9 JUILLET 2019,
En 5 exemplaires.