PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF A L’UTILISATION DE L’INTRANET ET DE LA MESSAGERIE PAR LES ORGANISATIONS SYNDICALES ET A L’EXERCICE DU DROIT SYNDICAL AU SEIN DE LA CPAM DU CALVADOS 

ENTRE

La Caisse Primaire d’Assurance Maladie du Calvados, dont le siège social est situé : 108 Boulevard Jean Moulin – CS 10001 – 14031 Caen Cedex 9, représentée par son Directeur.

D’une part,

ET

Les organisations syndicales représentatives soussignées.

D’autre part.
Il a été convenu ce qui suit :

Préambule

Les parties au présent accord ont souhaité mettre en place au sein de la CPAM du Calvados un dispositif permettant aux organisations syndicales représentatives d’utiliser l’intranet et la messagerie de la Caisse.
Ce protocole s’inscrit dans les préconisations de l’article 11 du protocole national du 1er février 2008 relatif à l’exercice du droit syndical et aux dispositions du Code du Travail. Il démontre la volonté de la direction de développer l’accès aux technologies de l’information et de la communication.
Les dispositions prévues au présent protocole ne se substituent pas aux dispositions légales concernant notamment l’obligation pour l’employeur de mettre à disposition des organisations syndicales représentatives des panneaux d’affichage.
Le présent protocole a également pour objet de fixer les modalités d’exercice des mandats syndicaux qui avaient été prévues au sein de deux protocoles d’accord, devenus caducs du fait de la mise en place du Comité Social et Economique (CSE) au sein de la Caisse : 
protocole d’accord du 15 novembre 2011 relatif aux modalités d’exercice des mandats des représentants du personnel au CE et des DP ;
protocole d’accord du 18 décembre 2015 relatif aux modalités d’exercice des mandats syndicaux.

ARTICLE 1 : OBJET

Ce protocole a pour objet de définir, conformément aux textes légaux en vigueur (article 
L. 2142-3 à 7 du Code du travail) et aux recommandations de la CNIL, les conditions dans lesquelles la direction autorise les organisations syndicales représentatives dans l’organisme à utiliser les moyens de communication informatiques de la CPAM, l’intranet et la messagerie.


ARTICLE 2 : La mise a disposition d’une rubrique sur l’intranet

La direction met à disposition de chaque organisation syndicale représentative une rubrique de l’intranet, sous la responsabilité du délégué syndical ou du représentant de la section syndicale, accessible en consultation à l’ensemble des salariés.

Article 2.1 : Contenu de la rubrique syndicale

L’information syndicale diffusée relève de la responsabilité du délégué syndical ou du représentant de la section syndicale.

Le contenu des pages Intranet sera librement déterminé par chaque organisation syndicale représentative  sous réserve que ce contenu soit exclusivement de nature syndicale.

Ces informations ne pourront être modifiées par l’employeur.

La rubrique de chaque organisation syndicale représentative comportera deux parties :
Une partie « présentation de l’organisation syndicale » ;
Une partie « actualité » correspondant aux tracts et informations régulièrement diffusés.

Chaque information devra être identifiée sous le logo de l’organisation syndicale représentative qui en est à l’origine. Les organisations syndicales représentatives ne devront pas utiliser le logo de l’Assurance Maladie, que ce soit sous sa forme déposée ou sous une forme modifiée. De même, les logos syndicaux ne pourront être utilisés par l’employeur.

Les communications diffusées sur l’intranet par les organisations syndicales représentatives doivent être exclusivement de nature syndicale et être conformes à l’objet des organisations syndicales : défense des droits, intérêts matériels et moraux des salariés. Ces informations ne doivent contenir ni injure, ni diffamation, ni atteinte à la vie privée, ni situation nominative. 

Le contenu des informations diffusées doit également respecter les dispositions réglementaires relatives au secret professionnel.

Les communications s’effectuent sous l’entière responsabilité de l’organisation syndicale représentative.

La page d’accueil du site intranet de la caisse ne pourra être utilisée comme annonce d’une information syndicale. 

En cas de non-respect du présent accord, la direction adressera à l’organisation syndicale représentative concernée, dans un premier temps, un courrier lui précisant la nature exacte du différend.

Si après discussion, le désaccord persiste, la CPAM du Calvados peut décider de saisir la juridiction compétente.

Article 2.2 : Création et mise à jour de la rubrique syndicale

La rubrique est créée en respectant la charte graphique du site Intranet de la CPAM du Calvados et les mises à jour ne devront pas modifier cette présentation.
En cas de modification de la structure du site ou de la charte graphique, la direction informera les organisations syndicales représentatives des modifications envisagées.

La mise en ligne se fera par l’organisation syndicale représentative elle-même, précédée d’une information de la direction, par messagerie à l’adresse : , simultanément 
La mise en ligne se fera directement par les organisations syndicales représentatives sans qu’aucune validation par le service communication ne soit nécessaire.

Le délégué syndical ou le représentant de section syndicale devra désigner, par écrit, les personnes habilitées à intervenir. Ces dernières bénéficieront d’une formation à la publication sur l’intranet.

Article 2.3 : Capacité de la rubrique syndicale

Chaque organisation syndicale représentative doit respecter la capacité de stockage du site intranet défini localement ainsi que le poids maximum de chaque document mis en ligne. 

Les suppressions seront effectuées par les personnes habilitées de chaque organisation syndicale représentative.

En cas de dépassement de la capacité de stockage, la direction prendra contact avec le délégué syndical ou représentant de section syndicale concerné.

Article 2.4 : Protection de la rubrique syndicale

Les rubriques des organisations syndicales représentatives bénéficient de la même protection que les autres rubriques intranet de la CPAM du Calvados.


ARTICLE 3 : UTILISATION DE LA MESSAGERIE

Conformément à l’annexe à la charte de bon usage des ressources informatiques, intitulée « règles de la messagerie pour les membres des instances représentatives du personnel », conclue au sein de la CPAM le 21 février 2006, dans le but de favoriser la communication pour les représentants du personnel, le Directeur accepte de leur ouvrir l’accès à la messagerie électronique interne.
L’accès à la messagerie interne de la CPAM est donné aux représentants du personnel pour faciliter les échanges entre les élus, notamment dans le cadre de la préparation des réunions du CSE et avec les agents de direction, le secrétariat de direction et le département des ressources humaines.

Cet accès implique que la messagerie soit utilisée pour les seules activités relevant de leur domaine de responsabilité.

Les réponses émises par les destinataires sont destinées à faciliter l’activité des élus. Ces derniers s’engagent à ne pas utiliser le contenu de ces réponses à d’autres fins.

En cas de litige entre les salariés de la CPAM et les élus, portant sur les activités de ces derniers, la responsabilité du Directeur ne pourra être mise en cause par aucune des parties.

A des fins de statistiques, de qualité de service et de sécurité, le trafic des messages est sujet à des vérifications par l’organisme portant sur le volume, la taille des messages échangés et le format des pièces jointes.

Chaque organisation syndicale représentative dispose d’une adresse de messagerie identifiée au nom de l’organisation syndicale, indiqué dans la rubrique de chaque organisation syndicale et dans l’annuaire local. 

Cette adresse de messagerie est utilisée par les agents et la direction pour communiquer avec l’organisation syndicale représentative.

Elle peut être utilisée par l’organisation syndicale représentative pour répondre individuellement aux messages envoyés par les agents, pour communiquer avec la direction ou les adhérents du syndicat.

La boîte syndicale ne peut être utilisée pour l’envoi de messages collectifs à l’ensemble du personnel.

L’envoi de messages par les personnes habilitées ne peut se faire que pendant les heures de délégation ou en dehors du temps de travail.

L’utilisation des adresses de messagerie professionnelles est autorisée pour communiquer de façon individuelle avec les salariés.

L’utilisation de la messagerie ne devra pas perturber l’activité professionnelle des personnes envoyant ou recevant des messages et devra rester compatible avec le bon fonctionnement des pôles.


ARTICLE 4 : SAISIE DES HEURES LIEES A L’EXERCICE DES MANDATS VIA L’OUTIL DE GESTION DES TEMPS

Article 4.1 : Les heures de délégation

En cas d’utilisation des heures de délégation, les salariés restent soumis aux dispositions du protocole d’accord relatif à l’horaire individualisé et notamment les dispositions relatives à la durée maximale journalière de travail.
Les salariés doivent informer leurs responsables dans un délai raisonnable et débadger de l’outil de gestion des temps lors de leur départ en délégation.

Article 4.2 : La saisie des heures de délégation

Les heures de délégations des représentants du personnel sont saisies directement sur l’outil de gestion des temps afin d’automatiser le suivi des temps de représentation syndicale et les données reportées au niveau national.

Les heures doivent être saisies tous les mois pour permettre au PARH de procéder à une extraction dans l’outil de gestion des temps à mois échu et vérifier ainsi les saisies effectuées et notamment le non-dépassement des plafonds mensuels. 

Il existe un code spécifique pour chaque type d’activité qui doit être saisi. Le tableau récapitulatif avec tous les codes est en ligne sur l’intranet dans la rubrique Ressources Humaines – 6. Institutions représentatives du personnel.

Les heures sont saisies conformément au tableau ci-dessous : 



ARTICLE 5 : EXERCICE DES MANDATS

L’absentéisme pour mandat de l’année N-1 sera pris en compte dans l’étude charges effectifs de l’organisme. 


ARTICLE 6 : COMMUNICATION DU TAUX DE GREVISTES A L’ENSEMBLE DES SALARIES

En cas de survenance d’un mouvement de grève et à l’issue de celui-ci, un message électronique est adressé aux organisations syndicales représentatives de l’organisme puis à l’ensemble des salariés, précisant le taux de suivi en fonction des durées d’exercice déterminées préalablement (une journée, une demi-journée, 55 minutes …)

Ces dispositions relatives à la communication du taux de grévistes aux organisations syndicales représentatives puis à l’ensemble des salariés, sont d’application immédiate à compter de la date de signature du présent accord.


ARTICLE 7 : MODALITES D’APPLICATION ET DE SUIVI DE L’ACCORD

Article 7.1 : Validité de l’accord

Le présent accord est valable après avoir été signé par une ou plusieurs organisations syndicales représentatives parties à la négociation, représentant plus de 50% des suffrages exprimés au 1er tour des dernières élections des titulaires au Comité Social Economique. 

Article 7.2 : Procédure d’agrément et de communication de l’accord

Le présent accord sera transmis aux organisations syndicales représentatives présentes dans l’organisme. 

Il entrera en vigueur après avoir obtenu l’agrément par l’autorité compétente de l’Etat (article L. 123-1 et L. 123-2 du Code de la sécurité sociale). 
 
L’accord collectif sera transmis à la Direction de la sécurité sociale, laquelle le transmettra à l’UCANSS pour avis du COMEX conformément à l’article D. 224-7-3 du Code de la Sécurité sociale. 

L’agrément sera réputé accordé, sauf en cas de prorogation explicite du délai d’examen de la Direction de la sécurité sociale, et en l’absence d’un retour de la DSS, à l’issue d’un mois après avis du COMEX. 


ARTICLE 8 : DUREE DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu pour une durée de trois ans. 

Cet accord pourra être révisé conformément aux dispositions légales.


ARTICLE 9 : PUBLICITE

Le présent accord sera publié sur le site intranet de la CPAM du Calvados afin d’être porté à la connaissance de chaque salarié.

Le présent accord fera l’objet des formalités de dépôt et de publicité prévues par les dispositions légales auprès de la DIRECCTE (deux exemplaires dont une version sur support électronique), du Greffe du conseil des prud’hommes (un exemplaire), de la base de données nationale.


Fait à Caen,
Le

En six exemplaires

Le Directeur