Entre les soussignés :

La société DATA BASE FACTORY 

Dont le siège social est à 1, avenue du Général de Gaulle 92365 GENNEVILLIERS
représentée par XXX
agissant en qualité de Responsable Ressources Humaines Adjointe

Ci-après dénommée « l’entreprise »


D’une part,


Et
Les Organisations Syndicales suivantes :

C.G.T., représentée par XXX,


D’autre part,
 



Préambule

Afin de faciliter l’organisation des élections des représentants du personnel au comité social et économique de DATA BASE FACTORY mais également de favoriser la participation des salariés, la Direction et les Organisations Syndicales ont étudié la possibilité et les modalités de mise en place d’un système de vote par voie électronique.

Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de la loi pour la confiance dans l’économie numérique du 21 juin 2004, de la loi relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels du 8 aout 2016, de leurs décrets d’application, de l’arrêté du 25 avril 2007 modifié par le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au comité social et économique et pris pour l’application de l’article 1er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales et régissant les conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des représentants du personnel au comité social et économique.

Les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux.

Article 1 : Principes généraux

Le système retenu par DATA BASE FACTORY doit reposer sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin qui sont :

L’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;
L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré ;
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
La confidentialité, le secret du vote.

Article 2 : Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe

La Direction de DATA BASE FACTORY et les Organisations Syndicales sont expressément convenues que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.

Article 3 : Modalité d’organisation des opérations

3.1 Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre de chaque élection, les parties signent un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment les modalités de constitution du bureau de vote, le calendrier, les modalités opératoires et la répartition des sièges selon les établissements.

Le protocole d’accord préélectoral comporte également, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu et du déroulement des opérations électorales. 

3.2 Formation au système de vote électronique 

Les membres du bureau de vote ainsi que les scrutateurs désignés par les Organisations Syndicales ayant présenté une liste de candidats bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu.

3.3 Expertise indépendante

Préalablement à la mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le prestataire retenu doit être en mesure de fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote en répondant aux exigences :
 
De la délibération C.N.I.L. n°2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique ;
Des articles L.2314-26 et R.2314-5 à R.2314-18 du Code du travail relatif aux modalités du vote électronique pour les élections des représentants du personnel ;
Du décret n° 2007-602 et l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d’entreprise modifié par décret n°2017-1819 en date du 29 décembre 2017 relatif au comité social et économique pris pour l'application de l'article 1er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.

Cette expertise doit impérativement être réalisée par un expert indépendant ayant suivi la formation de la C.N.I.L. relative à la sécurité des systèmes de vote électronique. 

Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la C.N.I.L. et par le Code du travail.

3.4 Cellule d’assistance technique

L'employeur met en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire.
  
En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :

Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;
Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Article 4 : Déroulement des opérations de vote

4.1 Établissement des listes électorales et transmission

Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’entreprise. 

L’intégration et le contrôle des candidatures, ainsi que des professions de foi, sont effectués dans les mêmes conditions.

4.2 Lieu et temps du scrutin

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée, laquelle sera précisée par le protocole d’accord électoral.

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.
 
Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales. 

Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin et est périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin jusqu’à la clôture.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin.

Tous les moyens sont mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. L’entreprise établit ainsi une note d’information explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle est portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

4.3 Modalités d’accès au site de vote

Chaque électeur reçoit, avant le premier tour des élections, l’adresse du site et ses moyens personnels d’authentification par courrier simple. En cas de problématique liée à l’envoi (perte, non réception du courrier), le collaborateur pourra contacter le service des Ressources Humaines de DATA BASE FACTORY qui le mettra en contact avec l’assistance technique du prestataire. 

L’adresse du site de vote (U.R.L.) est déterminée dans le protocole d’accord préélectoral.

A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.

L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes personnels d’accès.

L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter. A réception du vote, la saisie de ses codes d’accès par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôt définitivement l’accès à cette élection. 

4.4 Déroulement du vote

Le moyen d’authentification permet au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantit l’unicité de son vote.
L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter.

Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

La saisie du code d’accès et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du vote ; cette saisie clôt définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote vient d’être réalisé. 

4.5 Programmation du site

Le prestataire assure la programmation des pages web et notamment la présentation des bulletins de vote à l’écran.
 
Le prestataire reproduit sur le site de vote les professions de foi telles qu’elles ont été présentées par leurs auteurs.

Article 5 : Clôture et Résultats

5.1 Clôture

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs. 

5.2 Décompte et attribution des sièges

Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées pour la Société. 

La génération de ces clés, avant l’ouverture du vote, est réalisée publiquement lors des opérations de formation des membres des bureaux de vote de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le président et deux de ses assesseurs en sont détenteurs à l’exclusion de toute autre personne.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

5.3 Délais de recours et destruction des données

Le prestataire retenu conserve sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.
 
A l’expiration de ces délais, le prestataire, procède à la destruction des fichiers supports.

Article 6 : Sécurité et confidentialité

6.1 Anonymat et confidentialité des suffrages

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.

Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

6.2 Existence et contenu des fichiers

Les données devant être enregistrées sont :

Pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d’ancienneté dans l’entreprise et collège électoral ;
Pour le fichier des électeurs : matricule, noms, prénoms, collège électoral, moyen d’authentification, coordonnées postales, date de naissance, clé du numéro de sécurité sociale ;
Pour les listes et les fichiers des candidats : collège électoral, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, organisation syndicale ; 
Pour les listes d’émargement : noms, prénoms des électeurs, date et heure d’émargement, collège électoral ;
Pour les résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, organisation syndicale, collège électoral ; 

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont :

Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, service des Ressources Humaines ;
Pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant ;
Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, service des Ressources Humaines ;
Pour les résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, entreprises ou service des Ressources Humaines.

6.3 Le dispositif de secours

Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Article 7 : Conditions de validité de l’accord

La validité du présent accord est subordonnée à sa signature par une ou plusieurs Organisations Syndicales représentatives, conformément aux dispositions de l’article L.2232-12 du Code du travail.



Article 8 : Durée et date d’entrée en vigueur de l’accord, révision, dénonciation

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée, sauf dispositions particulières précisées dans l’accord et s’appliquera à la date de signature après consultation du comité d’entreprise.

A l’issue des premières élections effectuées par voie électronique, un bilan sera effectué pour faire éventuellement évoluer le présent accord.

Le présent accord pourra être révisé sur demande de l’une des parties signataires ou adhérentes.

Cette lettre indique les dispositions visées par la demande de révision et propose une rédaction des dispositions de substitution envisagées.

Dans les trois mois suivant la réception de la lettre, les parties concernées se rencontrent pour examiner les conditions de négociation et éventuellement de conclusion d’un éventuel avenant de révision.

La dénonciation du présent accord peut intervenir conformément aux articles L.2222-6, L.2261-9, L.2261-10, L.2261-11, L.2261-13 et L.2261-14 du Code du travail. Cette dénonciation se fait par lettre recommandée avec accusé de réception adressée à l’ensemble des signataires et adhérents. La dénonciation est précédée d’un préavis de trois mois.

Article 9 : Dépôt et publicité de l’accord

Un exemplaire est remis à chaque organisation syndicale signataire.

Le présent accord sera déposé en deux exemplaires, dont un exemplaire numérisé, auprès de la DIRECCTE compétente et en un exemplaire auprès du secrétariat-greffe du conseil des prud’hommes compétent.

Fait à Gennevilliers, le 28/08/2019.

Pour l’employeur
XXX



Pour C.G.T.
XXX

















Ce document constitue le cahier des charges relatif à la mise en œuvre du vote électronique pour les élections des représentants du personnel aux élections professionnelles de DATA BASE FACTORY.

















Article 1 : Nature des prestations attendues

Le prestataire aura en charge : 

La gestion de la préparation des élections en vote électronique, sous le contrôle de la Direction des Ressources Humaines,
La mise en œuvre du système de vote électronique,
La mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’attribution des sièges.

Article 2 : Fonctionnalités attendues du système de vote électronique

2.1 Fonctionnalités générales

Système de vote électronique distant.

Le système de vote électronique est hébergé chez un prestataire externe.

Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections par Internet.

	Période des élections

La durée du scrutin est déterminée dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées. Durant cette période les électeurs peuvent accéder à l’application de vote 24 heures sur 24.

	Nature des élections

Les élections à organiser sont des élections professionnelles (représentants du personnel au comité social et économique).

	Sécurisation du système proposé

Le système de vote électronique proposé par le prestataire doit répondre aux exigences minimales suivantes (décret du 25 avril 2007) :

Le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes ;
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système ;
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et contrôlé pendant toute la période du vote jusqu’à la clôture du scrutin ;
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés (« fichiers électeurs » et « urne électronique »). 

Par ailleurs, le prestataire fournit à DATA BASE FACTORY les conclusions de son rapport d’expertise indépendante de son système de vote électronique.

2.2 Scénario de vote

Étapes

Le scénario de vote électronique comporte les étapes suivantes :

Une étape d’identification de l’électeur ; celui-ci doit saisir un code identifiant, un mot de passe et sa date de naissance qui seront contrôlés avant de pouvoir voter,
Une étape de présentation des listes de candidats en présence,
Le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposée, ou bien le choix de voter « blanc »,
La possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie,
La présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés,
La confirmation par l’électeur du choix effectué,
La confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote,
La possibilité pour l’électeur d’imprimer un « accusé de réception » confirmant l’enregistrement de son vote.

	Émargement électronique, unicité du vote

Par ailleurs, le système de vote électronique enregistre un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permet plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote (unicité du vote).

	Traitements sous-jacents

Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :

L’unicité et la confidentialité du vote : le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote. A cette fin, les émargements d’une part et l’urne électronique d’autre part, doivent être enregistrés sur des systèmes dédiés et distincts,
L’intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés. A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote. 

2.3 Procédure d’ouverture de l’élection

L’ouverture de l’élection est paramétrée par le prestataire dans le système de vote et contrôlée par les membres du bureau de vote désignés au sein de DATA BASE FACTORY.

	Étapes

La procédure de contrôle d’ouverture de l’élection comporte les étapes suivantes :

Le contrôle des urnes électroniques qui doivent être vides,
Le contrôle de la liste des émargements qui doit être vierge.



2.4 Procédure de clôture de l’élection

La clôture de l’élection est paramétrée par le prestataire dans le système de vote et contrôlée par les membres du bureau de vote désignés au sein de DATA BASE FACTORY.

	Étapes

La procédure de clôture de l’élection comporte les étapes suivantes :

La constatation de la clôture du site,
Le contrôle de la participation une fois le scrutin clos.

2.5 Dépouillement des urnes électroniques

	Étapes

La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes suivantes :

La saisie par les membres du bureau de vote de leurs clefs de déchiffrement,
L’accès à la liste des émargements Internet,
L’accès aux résultats des élections : édition automatique des procès-verbaux au format CERFA ainsi que du calcul de la représentativité,
La remise par le prestataire d’états de résultats permettant l’affectation des sièges par les membres du bureau de vote ; tous les calculs préalable et l’affectation théorique des sièges correspondant aux règles du Code du travail, sont fournis aux membres du bureau de vote pour contrôles, validation et proclamation des résultats.

2.6 Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique

Pour garantir la confidentialité, le prestataire chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucune interruption.

Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :

Le chiffrement sur le poste de travail est assuré afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement,
La totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se fait selon le protocole HTTPS.

Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement.

Cette architecture permettra de répondre ainsi parfaitement aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption décrite dans sa dernière recommandation n° 2010-371 du 21 octobre 2010. 




2.7 Liste des émargements

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Dès la clôture du scrutin les listes d’émargements sont accessibles par les membres des bureaux de vote, par les scrutateurs désignés et par le service des Ressources Humaines.

Pendant la période du scrutin les listes d'émargement du vote par internet ne sont accessibles qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.
 
Les scrutateurs auront accès au taux de participation pendant le déroulement du scrutin.

2.8 Assistance technique

Le prestataire assure la formation de la cellule d’assistance technique. Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tient à la disposition des représentants de la Direction et des membres du bureau de vote de DATA BASE FACTORY. 

2.9 Dispositifs de secours

Le système de vote électronique est dupliqué sur deux plates-formes géographiquement distinctes. En cas de panne d’un des systèmes un dispositif de secours prend le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Article 3 : Autres prestations à fournir

3.1 Préparation de l’élection

	Constitution du « fichier électeurs »

Les listes électorales sont constituées par la Direction des Ressources Humaines de DATA BASE FACTORY. Elles comportent les informations nominatives des électeurs ayant la possibilité de participer à l’élection. Elles sont établies par la Direction des Ressources Humaines de DATA BASE FACTORY, par collège électoral.

Les listes électorales sont fournies au prestataire sur un support numérique afin de permettre la constitution du « fichier électeurs ». Éventuellement, les listes électorales sont consolidées au sein d’un « fichier électeurs » par la Direction des Ressources Humaines de DATA BASE FACTORY et sont ensuite fournies au prestataire.

Ainsi, le « fichier électeurs » contient notamment, pour chaque électeur :

Le matricule de l’électeur,
La civilité de l’électeur,
Les nom et prénom de l’électeur,
La date de naissance de l’électeur,
Le collège électoral de l’électeur,
Les coordonnées de l’électeur (adresse du domicile),
La clef du numéro de sécurité sociale,

	Objet du « fichier électeurs »

Le « fichier électeurs » est transmis au prestataire aux seules fins suivantes :

Permettre l’attribution de codes d’accès au système de vote électronique pour chaque électeur autorisé,
Contrôler les accès au système de vote électronique,
Enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l’unicité du vote pour chaque électeur,
Editer les listes d’émargement.

	Transmission du « fichier électeurs »

Le prestataire doit être en mesure de proposer un processus d’échanges sécurisé des informations et des données concernant le fichier électeurs.

Le prestataire propose, par exemple, un accès FTP sécurisé (File Transfer Protocol : protocole de communication dédié aux échanges informatiques de fichiers sur Internet) sur son infrastructure informatique, afin de permettre les échanges sécurisés de fichiers entre DATA BASE FACTORY et lui-même.

	Confidentialité du « fichier électeurs »

Le prestataire s’engage à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui sont transmises dans le « fichier électeurs » pour les besoins de gestion du vote électronique. Il met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations de ce fichier sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote électronique.

A l’issue de l’opération de vote électronique, le prestataire s’engage à détruire le « fichier électeurs » et à ne conserver aucune de ses données.

	Fourniture des codes d’accès au système de vote électronique

A partir des informations du « fichier électeurs », le prestataire assure la création et la fourniture des codes d’accès au vote électronique à chaque électeur, selon les prescriptions indiquées dans le chapitre suivant de ce document.

Le prestataire propose des procédures de génération et de transmission des codes d’accès aux électeurs permettant de conserver le caractère confidentiel du code secret durant toutes les étapes.

	
Composition des codes d’accès au système de vote électronique

Chaque électeur reçoit un couple de codes composé :

D’un code identifiant unique d’accès qui permet, outre le contrôle d’accès, la tenue des listes d’émargements électroniques garantes de l’unicité des votes,
D’un code secret qu’il est le seul à connaître.

Afin de permettre un contrôle et une sécurité supplémentaire, le système demande à l’électeur sa date de naissance avant de permettre l’accès au vote.

	Envoi des moyens d’authentification

Le prestataire prend en charge la transmission aux électeurs des codes d’accès au vote électronique.

En cas de non réception ou de perte des codes par le salarié, le prestataire invalide ceux-ci et en communique de nouveaux par l’intermédiaire de l’assistance téléphonique.

Le système proposé par le prestataire doit assurer la confidentialité des données transmises aux électeurs et la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification.

	Contrôle des listes électorales électroniques

Afin de permettre une vérification par DATA BASE FACTORY, par les membres du bureau de vote et les scrutateurs désignés par chaque Organisation syndicale, le prestataire fournit à DATA BASE FACTORY, à l’issue de la génération et de la fourniture des codes d’accès, une liste de contrôle permettant de vérifier que tous les électeurs ont bien été pris en compte lors de l’attribution des codes d’accès au vote électronique.

La forme, le contenu et le support de cette liste de contrôle sont définis d’un commun accord durant la phase de préparation des élections.

	Transmission du « fichier candidats »

Les listes de candidats sont transmises par la Direction des Ressources Humaines de DATA BASE FACTORY au prestataire en vue de paramétrer le système de vote électronique et de présenter celles-ci aux électeurs au moment du vote.

Les listes de candidats peuvent être constituées par les Organisations Syndicales au sein de DATA BASE FACTORY ou par des candidats non affiliés conformément aux règles applicables, rappelées dans le protocole préélectoral.

Les listes de candidats mentionnent notamment :

L’élection concernée (CSE ; le cas échéant : titulaires ou suppléants et le collège électoral)
L’appartenance syndicale le cas échéant,
Les nom et prénom de chaque candidat,
L’ordre de présentation des candidats dans les listes.


Mise à jour des listes de candidats dans le système de vote électronique

Le prestataire propose un format de fichier numérique spécifique pour la constitution des listes de candidats, afin de faciliter les mises à jour du système de vote électronique.

De même, le prestataire peut éventuellement proposer à la Direction des Ressources Humaines de DATA BASE FACTORY un système de mise à jour « en ligne » via le web pour la saisie et les modifications de listes de candidats jusqu’à la fin de la période de recette du système.

	Contrôles de conformité des listes de candidats

Le prestataire propose une procédure de test du vote électronique permettant à DATA BASE FACTORY, aux membres du bureau de vote et aux scrutateurs désignés de vérifier l’exactitude des listes de candidats soumises au choix des électeurs.

3.2 Phase de test et de recette du système de vote électronique
	
Objectifs

Une fois le paramétrage réalisé, le prestataire organise un vote test en présence des membres du bureau de vote, des scrutateurs désignés et de la Direction.

Le test est effectué dans les conditions du réel lors de la formation du bureau de vote. La procédure de vote est entièrement déroulée jusqu’au calcul des résultats. Elle passe en revue tous les cas de figure pouvant être rencontrés lors du scrutin.

L’objectif est de permette aux membres des bureaux de vote d’appréhender le fonctionnement global de la solution.

A l’issue du test, le Président et les deux assesseurs génèrent leurs clés de déchiffrement.
 
Durant la période de vote tous les suffrages exprimés par les salariés sont cryptés dès leur expression et restent cryptés sans interruption jusqu’au dépouillement. Ce mécanisme garantit l’impossibilité de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des détenteurs des clés de déchiffrement le jour du dépouillement.

	Étapes de recette

Les étapes de contrôle sont les suivantes :

Réalisation de plusieurs votes,
Déroulement du dépouillement des urnes électroniques et édition des résultats,
Contrôles de la conformité des résultats obtenus,
Validation du dispositif de vote.

3.3 Prestation de conseil et d’assistance de la Direction des Ressources Humaines

Le prestataire doit être en mesure de conseiller la Direction des Ressources Humaines de DATA BASE FACTORY dans la mise en œuvre du système de vote électronique et d’assister celle-ci notamment pour les tâches suivantes :

La rédaction de l’accord d’entreprise intégrant les modalités du vote électronique,
La rédaction du protocole préélectoral intégrant les modalités du vote électronique,
La rédaction des documents de présentation du système de vote électronique aux Organisations syndicales et aux électeurs,

Listes d’émargement

Les listes d’émargements définitives sont remises à DATA BASE FACTORY sur support numérique à l’issue de l’élection.

	Résultats bruts

Les résultats bruts comportent les compteurs de voix, par collège électoral, par liste, par candidat. Ils sont consultables « en ligne » dès la fermeture de l’élection et le dépouillement des urnes électroniques.

Seuls les membres désignés du bureau de vote auront accès à ces résultats « en ligne ».

	Résultats élaborés

Les résultats élaborés indiquent l’attribution des sièges aux candidats et le détail des calculs afférents.

Le prestataire propose ces éléments afin de permettre aux membres du bureau de vote de proclamer les résultats de l’élection.

Le prestataire met à la disposition du bureau de vote et de la Direction de DATA BASE FACTORY les procès-verbaux modèle CERFA pré-remplis au format .PDF. 

3.4 Gestion informatique et technique du système de vote électronique

	Disponibilité du système de vote électronique

Le prestataire assure la mise en ligne du système de vote électronique durant la période correspondant à la préparation de l’élection et de l’ouverture du vote jusqu’à la fermeture du vote.

Durant cette période, le système sera disponible 24h/24.

Le prestataire met en œuvre les moyens d’assurer un service continu sans rupture.

	Accusé de réception du vote

L’électeur dispose de la possibilité d’imprimer un accusé de réception du vote attestant de la prise en compte de son suffrage par le système de vote.

Cette possibilité lui est offerte à l’issue du vote mais aussi ultérieurement, en se reconnectant à l’application.

Il mentionne la date et l’heure d’émission de chaque suffrage.

Cet « accusé de réception » comporte aussi une marque d’authentification interdisant une édition frauduleuse.

	Conservation des données

Le prestataire conserve, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.