ACCORD D’ENTREPRISE 
RELATIF A LA BASE DE DONNÉES ÉCONOMIQUES ET SOCIALES


Préambule :

Le présent Accord s’inscrit dans le cadre de la loi n°201 – 504 du 14 juin 2013 relative à la sécurisation de l’emploi, à son décret d’application du 27 décembre 2013, conformément à la circulaire DGT 2014 - 1 du 18 mars 2014, ainsi qu'à la loi n° 2015-994 du 17 août 2015 relative au dialogue social et à l'emploi et à l’Ordonnance n° 2017-1386 du 22 Septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.

Ces textes instaurent la Base de Données Économiques et Sociales (pouvant être désignée ci-après BDES) dans les Entreprises de plus de 50 salariés, afin de fournir aux Représentants du Personnel les informations nécessaires à la consultation sur les orientations stratégiques de l’Entreprise et sur leurs conséquences sur l'activité, l'emploi, l'évolution des métiers et des compétences, l'organisation du travail, le recours à la sous-traitance, à l'intérim, à des contrats temporaires et à des stages.

L'ensemble des informations de la base de données contribue à donner une vision claire et globale de la formation et de la répartition de la valeur créée par l'activité de l'entreprise.

La Base de Données Économiques et Sociales doit également contenir l’ensemble des informations communiquées de manière récurrente au Comité Social Economique Central (CSEC), aux Comités Sociaux Economiques (CSE), aux Commissions de Santé, Sécurité et Conditions de Travail (CSSCT).
 
Toutefois, tel que le prévoit l’article L. 2323-7-2 du Code du Travail, la Direction et les Organisations Syndicales ont souhaité en 2016 dématérialiser la BDES afin de faciliter la diffusion et l’accès des informations de l’Entreprise aux Représentants du Personnel afin de les aider dans leurs fonctions. Aussi, l’accord du 8 Juin 2016 avait pour objet de valider le contenu de la BDES et de définir les modalités de mise à disposition, d’accès, d’actualisation, de consultation et d’utilisation d’une BDES informatisée chez Lindt & Sprüngli France.

Suite à la mise en place des nouvelles Instances Représentatives du Personnel (CSE, CSEC, CSSCT), la Direction et les Organisations Syndicales se sont réunies le 14 mai 2019 afin d'adapter cet accord aux nouvelles dispositions législatives.

Objet de l’accord : 

Le présent Accord a donc pour objet de valider le contenu de la BDES et de définir les modalités de mise à disposition, d’accès, d’actualisation, de consultation et d’utilisation d’une BDES informatisée chez Lindt & Sprüngli France. 






ARTICLE 1 - DISPOSITIONS GENERALES 

1.1 – Champ d’application 

La Base de Données Économiques et Sociales est mise en place au niveau de toutes les entités de Lindt France.

Selon les données, la Base de Données Économiques et Sociales est accessible, qu’ils soient titulaires ou suppléants, aux : 
- membres du Comité Social Economique (CSE) et Représentants Syndicaux (RS) auprès du CSE de l’établissement d’Oloron
- membres du Comité Social Economique (CSE) et Représentants Syndicaux (RS) auprès du CSE de l’établissement de Paris
- membres du Comité Social Economique Central (CSEC) et Représentants Syndicaux (RS) auprès du CSEC
- Délégués Syndicaux (DS) centraux d’entreprise 
- Délégués Syndicaux (DS) désignés au sein d’un établissement

1.2 – Caractère évolutif 

La Base de Données Économiques et Sociales pourra être amenée à évoluer afin de rester en conformité avec la législation en cas de nouvelles lois ou dispositions conventionnelles.

1.3 – Administration de la BDES

La direction RH et les services RH seront en charge de l’administration de la BDES.
Aussi, ces mêmes personnes assureront le support aux Représentants du Personnel dans l’utilisation technique de l’outil en ligne BDES.

1.4 – Déclaration préalable à la CNIL

En respect de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 Informatique et Libertés et le règlement n°2016/679 dit Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), la Direction Lindt France s’engage à accomplir les formalités déclaratives préalables auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL).

ARTICLE 2 – DONNÉES ET DOCUMENTS MIS A DISPOSITION DANS LA BDES

L’annexe n°1 (pages 7 à 9) présente le contenu minimal de la BDES correspondant aux données collectées au niveau de l’Entreprise Lindt France dans le cadre de la loi n°201 – 504 du 14 juin 2013 relative à la sécurisation de l’emploi, de la loi n° 2015-994 du 17 août 2015 relative au dialogue social et à l'emploi et de l’Ordonnance n° 2017-1386 du 22 Septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.




En plus des documents cités en annexe n°1, la BDES contiendra les autres rapports et informations transmis de manière récurrente ou ponctuelle au Comité Social Economique Central, aux Comités Sociaux Economiques, aux Commissions de Santé, Sécurité et Conditions de Travail (CSSCT) et/ou soumis à information et consultation.

Les modalités d’accès, de consultation et d’utilisation de la BDES doivent permettre aux Représentants du Personnel, qu’ils soient titulaires ou suppléants, d’exercer utilement leurs compétences respectives (Art. R. 2323-1-7 du Code du Travail).
Aussi, conformément à la circulaire DGT 2014 - 1 du 18 mars 2014, les membres des Comités Sociaux Economiques de chaque établissement, les Représentants Syndicaux aux CSE, et les DS désignés au sein d’un établissement auront accès aux données relatives à leur propre établissement.

Les membres du Comité Social Economique Central (CSEC), les Représentants Syndicaux auprès du CSEC et les DS centraux d’Entreprise auront, quant à eux accès aux données relatives à l’Entreprise.

Toutefois, dans une volonté de transparence et de dialogue social de qualité, la Direction propose d’étendre la diffusion des données et documents entre certaines instances, selon le principe suivant : 
Les deux Comités Sociaux Economiques (CSE) (leurs membres et les Représentants Syndicaux auprès d’eux) auront accès aux informations transmises au Comité Social Economique Central (CSEC) (à leurs membres et aux Représentants Syndicaux auprès de lui).

ARTICLE 3 – CONFIDENTIALITÉ DES DONNÉES

Excepté pour les informations confidentielles de nature à compromettre gravement le devenir de l’Entreprise, le respect de la confidentialité des données ne peut aller à l’encontre de la liberté de communication des Instances Représentatives du Personnel et des Délégués Syndicaux dans le cadre de leurs missions. 

De plus, les données ne sont plus considérées comme confidentielles dès lors qu’elles ont fait l’objet d’une certaine publicité externe, par exemple dans le cadre d’un dépôt légal ou une communication officielle de l’Entreprise et/ou du Groupe.

Les données figurant dans la Base de Données Économiques et Sociales qui revêtent un caractère confidentiel doivent être présentées comme telles par l’employeur, qui indique la durée du caractère confidentiel de ces informations. Les destinataires de la BDES seront donc tenus à une obligation stricte de discrétion et de respect de la confidentialité à l’égard de ces informations (articles L. 2323-7-2, L. 2325-5 et R. 2323-1-8 du Code du Travail), sous peine de risque de sanctions disciplinaires.

Dans ce cadre, lors de leur première connexion, les utilisateurs de la Base de Données Économiques et Sociales devront accepter les conditions d’une charte de confidentialité établie par la Direction. En cas de modification de cette charte et tous les 60 jours, le système informatique demandera aux utilisateurs de la BDES de valider à nouveau la charte. 






ARTICLE 4 – ACTUALISATION DES DONNEES 

La Direction s’engage à mettre à jour régulièrement les informations présentées dans la Base de Données Économiques et Sociales, au minimum selon les périodicités et les délais prévus par la législation et nos accords d’Entreprise en vigueur, afin que les Représentants du Personnel disposent du délai prévu dans les accords pour rendre leur avis.
Les bénéficiaires de l’outil sont informés de la mise à disposition des données par mail de notification d’ajout d’un nouveau document, sur l’adresse Lindt individuelle du Représentant du Personnel, envoyé par l’outil BDES. 


ARTICLE 5 – UTILISATION DE LA BDES

La Direction de Lindt France s’engage à ce que la mise en œuvre de la BDES assure au minimum le niveau d’information antérieurement relayé aux Représentants du Personnel.

Toutefois, dans le cadre de réunions extraordinaires, les documents supplémentaires ou complémentaires, nécessaires à l’examen du sujet ou du projet pourront être remis de façon « classique », à savoir en main propre ou par mail, en cas de délai inférieur à 3 jours.

5.1 – Formation à l’utilisation de la BDES

Tous les Représentants du Personnel habilités à consulter la BDES informatisée seront formés à l’outil en ligne à chaque nouveau mandat.

5.2 – Accès à la BDES

La Base de Données Économiques et Sociales est accessible aux utilisateurs prévus dans l’article 1.1 en permanence, à l’exception d’éventuels problèmes techniques et des périodes de maintenance dont la planification sera portée dans la mesure du possible, à la connaissance des utilisateurs, dans un délai raisonnable. 
Conformément à l’article 3.1 de la fiche 1 de la Circulaire DGT 2014/1 du 18 mars 2014, il est précisé que la notion de permanence imposée par la loi ne peut s’entendre comme une obligation de rendre la base de données accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. 

La Base de Données Économiques et Sociales est accessible informatiquement, au moyen d’une connexion internet sécurisée Lindt, à partir des ordinateurs mis à disposition par l’Entreprise.

Les bénéficiaires de la BDES accèderont à l’outil à l’aide d’un identifiant et d’un mot de passe nominatif et personnel. Pour rappel, les accès aux informations de la BDES seront différents selon le type de mandat(s) de l’utilisateur. 

Pour des raisons de sécurité, la session de l’utilisateur se déconnectera automatiquement après un temps d’inactivité.




Il est expressément convenu que l’accès à la Base de Données Économiques et Sociales est autorisé pour la durée pendant laquelle le salarié concerné bénéficie d’un mandat de représentation sociale ou syndicale. Ses identifiant et mot de passe de connexion seront donc supprimés en cas de fin de mandat, quel qu’en soit le motif. 

La Direction Lindt France informe que la BDES sera également accessible aux Membres du Comité de Direction (CODIR), dans le respect de la priorité d’information aux Représentants du Personnel afin d’éviter tout délit d’entrave. Certains Responsables de service N-1 CODIR pourront également se voir délivrer un accès pour une information ciblée sur leur domaine d’activité ou sur la population qu’ils encadrent.


5.3 – Consultation et téléchargement (enregistrement + impression) des documents

Les documents seront mis en ligne sur la plateforme en ligne sous format PDF et ne pourront être modifiés tant dans leur forme que dans leur contenu par les Représentants du Personnel. 

Lors de la consultation et/ou du téléchargement, un filigrane s’incrustera automatiquement avec le nom de la personne à l’origine de la consultation et/ou du téléchargement, ainsi que la date de la première consultation.
En fonction de leur contenu, soit les documents pourront être consultés, téléchargés et imprimés, soit ils pourront être uniquement consultés. Aussi, la mention « Confidentiel » s’incrustera également sur les documents qui ont été identifiés comme tels par la Direction Lindt France.



5.4 – Archivage des données

Les données figurant dans la base de données portent sur l’année en cours, les deux années précédentes et, telles qu’elles peuvent être envisagées, sur les trois années suivantes. Elles sont présentées de manière chiffrée ou à défaut, pour les années suivantes, sous forme de grandes tendances.  
Au vu de la mise en place des nouvelles Instances Représentatives du Personnel, les utilisateurs de la BDES auront accès aux documents des années antérieures en fonction de l’équivalence de leurs anciens et nouveaux mandats syndicaux (Exemple : Les membres du CSEC auront accès aux informations qui étaient disponibles avant 2019 aux membres du Comité Central d’Entreprise).





ARTICLE 6 – ENTREE EN VIGUEUR, DUREE DE L’ACCORD, DEPOT LEGAL ET PUBLICITE

6.1 – Entrée en vigueur et durée de l’Accord

Le présent Accord entrera en vigueur après son dépôt légal, pour une durée indéterminée. 
Il pourra être modifié selon le dispositif prévu par l’article L. 2261-7 et L.2261-8 du Code du Travail. Il pourra également être dénoncé à tout moment selon le dispositif prévu à l’article L. 2261-9, L. 2261-10, L. 2261-11, L. 2261-12, soit par la Direction de la Société Lindt France, soit par une des Organisations Syndicales représentatives des salariés. Le préavis de dénonciation est de trois mois. 

6.2 – Dépôt légal et publicité

Le présent Accord sera déposé en ligne sur la plateforme de télé-procédure du Ministère du travail TéléAccords en 2 exemplaires, soit une version signée des parties et une version publiable anonymisée : les parties conviennent de la publication intégrale du présent accord.
Un exemplaire original sera en outre déposé auprès du Secrétariat du greffe de Conseil de Prud’hommes de Pau.


	Fait à Oloron,	le 28 Juin 2019
	en 7 exemplaires originaux sur 9 feuillets


D’une part

La Direction Générale, par délégation
	Le Directeur de L'Etablissement d’Oloron
	Représentant l’ensemble des établissements de Lindt & Sprüngli France

Monsieur 




D’autre part

Les Organisations syndicales :

C.G.T. par Monsieur 

F.O. par Madame 

C.F.E.-C.G.C. par Monsieur 
ANNEXE n°1 : Correspondance entre les rubriques légales et les documents de la BDES Lindt France.