ACCORD SUR ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT 
DU COMITE SOCIAL ECONOMIQUE (CSE)
AU SEIN DE LA SOCIETE VIIV HEALTHCARE 



ENTRE LES SOUSSIGNES :
La société ViiV Healthcare en France :
Représentée par : 

La Présidente
D’une part,
Et 
Les organisations syndicales représentatives au sein de la société ViiV Healthcare :

La CFE/CGC, Représentée par sa déléguée syndicale,
UNSA, Représentée par sa déléguée syndicale, et la personne mandatée en l’absence de la déléguée syndicale lors de la dernière session. 
D’autre part,



PREAMBULE

Convaincues de l'importance pour ViiV Healthcare d'organiser la représentation du personnel afin de la rendre plus efficace et en cohérence avec la réalité de l'organisation économique de l'entreprise d’une part et avec les nouvelles dispositions légales et réglementaires d’autre part, la Direction et les Organisations Syndicales représentatives ont souhaité négocier dès à présent sur les modalités de mise en place et de fonctionnement du nouveau Comité Social et Economique (CSE).

Elles partagent la conviction que la qualité du dialogue social nécessite une représentation élue du personnel proche des préoccupations et des priorités des salariés de ViiV Healthcare partageant les enjeux et les objectifs stratégiques de l'entreprise et dotée des ressources adéquates pour un fonctionnement efficace.

La durée légale des mandats, tel prévu par la loi est de de quatre ans. Dans le cadre du présent accord, les parties ont convenu la durée de 3 ans. 

Les parties conviennent par ailleurs que d’autres thématiques pouvant contribuer à la qualité du dialogue social, relatives à l’exercice du droit syndical font l’objet d’un accord indépendant du présent document.

IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT :
Pour une bonne compréhension de l’accord, les définitions ci-dessous ont été validées :
heures cessibles : heures des titulaires, pouvant être reportées d’un mois sur l’autre et pendant l’année civile.
heures mutualisables : heures pouvant être réparties entre les titulaires et les suppléants en cas d’absence des titulaires.

Le CSE comporte un nombre égal de titulaires et de suppléants élus dont le nombre est fixé en fonction des seuils établis par l’article R2314-1 du code du travail. Ces seuils sont établis au moment de la négociation du protocole d’accord pré-électoral et servent de référence pendant la durée des mandats.
Pour information, le protocole d’accord pré-électoral signé en octobre 2019 prévoit 4 sièges Titulaires et 4 sièges Suppléants avec un crédit d’heures de délégation de 18 heures pour les titulaires.


ARTICLE 1 : Rôles au sein du CSE 

Au sein du CSE un bureau composé d’un secrétaire, un secrétaire adjoint, un trésorier et un trésorier adjoint seront élus à la première réunion après la proclamation des résultats des élections professionnelles.
Les titulaires et suppléants ainsi que les membres désignés seront conviés à la première réunion pour procéder à la désignation des rôles.


Secrétaire 

Il est élu à la première réunion suivant les élections parmi les titulaires à la majorité des voix exprimées. En cas de vacance définitive du poste de secrétaire, un nouveau secrétaire sera élu selon les modalités en vigueur, lors de la réunion suivant la vacance.
Il rédige l’ordre du jour avec le Président, il est le relais entre la Direction et les élus, collecte les questions et les transmet à la Direction. Il représente le CSE dans tous les cas de la vie courante de ce dernier. Il a la responsabilité de la correspondance du comité.
Il est responsable de la rédaction et de l’élaboration des procès-verbaux de réunions.  
Il dispose en outre d’un crédit d’heures supplémentaires de huit heures par mois pour exercer sa mission. Il peut mutualiser ce crédit d’heures supplémentaires avec le secrétaire adjoint.


Secrétaire adjoint

Il est élu à la première réunion suivant les élections parmi les titulaires à la majorité des voix exprimées. En cas de vacance définitive du poste, un nouveau secrétaire adjoint sera élu selon les modalités en vigueur, au plus tard le mois suivant la vacance.
Il remplace le secrétaire en cas d’absence temporaire de ce dernier et exerce alors l’ensemble de ses prérogatives et responsabilités. 
L’adjoint dispose du crédit d’heures supplémentaires du secrétaire titulaire en cas d’absence de celui-ci.


Trésorier 

Il est élu à la première réunion suivant les élections parmi les titulaires à la majorité des voix exprimées. Il est désigné prioritairement parmi les membres titulaires, à défaut parmi les membres suppléants.
En cas de vacance définitive du poste de trésorier, un nouveau trésorier sera élu selon les modalités en vigueur, lors de la réunion suivant la vacance.
Il est responsable de la tenue des livres comptables, des comptes bancaires du CSE. Il rend régulièrement compte au CSE de la situation des comptes de celui-ci. Il est responsable de la réalisation et de la présentation du rapport annuel de gestion du CSE. Il est le point de contact de l’expert-comptable du CSE. 
Il dispose en outre d’un crédit d’heures supplémentaires de quatre heures par mois pour exercer sa mission. Il peut mutualiser ce crédit d’heures supplémentaires avec le trésorier adjoint.


Trésorier adjoint 

Il est élu à la première réunion suivant les élections parmi les membres titulaires et suppléants élus à la majorité des voix exprimées. 
Il remplace le trésorier en cas d’absence temporaire de ce dernier et exerce alors l’ensemble de ses prérogatives et responsabilités. 
L’adjoint dispose du crédit d’heures supplémentaires du trésorier titulaire en cas d’absence de celui-ci.



ARTICLE 2 : Fonctionnement du CSE


2.1	Equipement des élus/ moyens

Les titulaires et suppléants du CSE bénéficieront d’un ordinateur portable, d’un téléphone portable selon les politiques et chartes informatiques en vigueur dans l’entreprise.


2.2	Ordre du jour 

L’ordre du jour est établi en coordination entre le secrétaire et le président ou son représentant. 
Les convocations sont envoyées par voie électronique à tous les membres titulaires et suppléants élus du CSE. Elles sont également envoyées aux représentants syndicaux et aux invités éventuels.
Le délai minimum d’envoi de la convocation est de trois jours ouvrés entiers avant la réunion sauf circonstances exceptionnelles. Les documents pour consultation sont partagés en amont de la réunion et sont mis à disposition sur les répertoires ou serveurs partagés dans un délai minimum de trois jours ouvrés avant la tenue de la réunion en cas de consultation. Dans la mesure du possible, les documents pour information seront mis à disposition dans le même délai.


2.3 Présence en réunions de CSE 

Les titulaires seuls participent aux réunions. 
La Direction envoie les convocations avec l’ordre du jour par voie électronique. A réception de la convocation, les titulaires confirment leur présence auprès de la Direction ou informent la Direction et leur suppléant de leur absence par tous moyens, le plus tôt possible.

Les suppléants sont exceptionnellement conviés, en sus des titulaires, à la première réunion du CSE à laquelle il est procédé à la désignation des rôles, ainsi qu’à la réunion portant sur les consultations issues de la loi « Rebsamen ».
Pour les suppléants nouvellement élus, la Direction autorise leur présence lors de la réunion préparatoire et la réunion plénière CSE qui suit l’élection des membres du bureau du CSE. Cette autorisation a pour vocation de permettre aux suppléments de découvrir le fonctionnement du CSE. Ces heures ne viendront pas en déduction des crédits d’heures des titulaires et la Direction prendra en charge les frais de déplacement inhérents à ces réunions pour les suppléants.

2.4 Crédit d’heures des titulaires 

Les titulaires du CSE peuvent utiliser leurs heures de délégation sur une durée supérieure au mois, sans que cela les conduise à disposer, dans le mois, de plus d’une fois et demi le crédit d’heures de délégation dont ils bénéficient. 

Le temps de trajet n’est pas décompté du crédit d’heures. 
Le temps passé en réunion régulièrement convoquée par l’employeur est payé comme du temps de travail effectif et n’est pas déduit des heures de délégation. Cette règle s’applique, quelle que soit la durée des réunions.

Les frais de repas, hébergement et déplacement liés aux réunions plénières, ordinaires ou extraordinaires, sont pris en charge par l’entreprise selon les procédures et barème en vigueur dans l’Entreprise.

Les heures seront déclarées préalablement, avant le départ en délégation via le dispositif de gestion des temps, et permettra d’obtenir un récapitulatif mensuel des heures.

En cas de sujets exceptionnels mis à l’ordre du jour du CSE (exemple : projet majeur de réorganisation, Plan Social d’Entreprise), la Direction et les membres CSE conviennent de se réunir pour partager de l’intérêt d’allouer un crédit d’heures complémentaires exceptionnels aux membres titulaires.

Pour les suppléants, la Direction autorise trois réunions, par an, permettant aux titulaires et suppléants élus de se coordonner et prend en charge les frais de déplacement inhérents à ces réunions pour les suppléants. Ces réunions seront positionnées à l’occasion d’une réunion de CSE. 


2.5 Présidence et présence de représentants de la Direction

Le président du CSE peut déléguer ce rôle.  Le représentant de la Direction pourra être assisté de 3 collaborateurs. 

Le secrétaire et le Président s’accordent sur la présence éventuelle d’invités lors de l’élaboration de l’ordre du jour de la réunion et celle-ci est alors prévue dans l’ordre du jour transmis aux représentants du personnel.


2.6 Fréquence des réunions ordinaires du CSE 

Le CSE se réunira à l’occasion de 6 réunions ordinaires par an a minima.
Les sujets liés à la Santé Sécurité Conditions de Travail sont évoqués au moins une fois par trimestre.
Les sujets liés à l’emploi et compétences sont évoqués au moins une fois par trimestre.




2.7 Rédaction et diffusion des procès-verbaux locaux

Pour chaque réunion plénière, un projet de procès-verbal est établi dans un délai de 10 jours ouvrés à l’issue de la réunion par une société externe de sténotypie dont les frais d’intervention sont pris en charge par ViiV Healthcare.

Le projet de procès-verbal est adressé à la direction et au secrétaire de l’instance ou, en son absence, au secrétaire-adjoint. La direction et le secrétaire de l’instance ont accès aux enregistrements numériques sur un extranet sécurisé. Le secrétaire soumet le PV aux membres puis il est soumis pour approbation lors de la réunion plénière suivante. 
Le PV approuvé et signé, est mis à la disposition des salariés sous format numérique 


2.8	Conditions d’utilisation des moyens de réunion à distance 
Les participants peuvent assister aux réunions ordinaires à distance via Skype meeting/téléconférence 3 fois par an en application de l’article L2315-4 du code du travail. 
A titre exceptionnel, des intervenants/invités pourraient participer à distance par Skype meeting/téléconférence après accord entre le secrétaire et le président ou son représentant. 



ARTICLE 3 : Représentants de proximité

3.1	Mise en place

Compte tenu de la localisation des effectifs ViiV (siège et terrain), et afin de garantir une représentation équilibrée de l’ensemble du personnel, les parties conviennent de la mise en place des représentants de proximité en application des dispositions de l’article L.2313-7 du code du travail.


3.2	Désignation 

Il est attribué 2 mandats de représentants de proximité, un au siège et un au terrain

Les représentants de proximité seront désignés par vote, par les membres du CSE à la majorité des membres présents du CSE lors de la première réunion ordinaire suivant son élection.
 
Les représentants de proximité seront désignés parmi des membres non élus titulaires du CSE. Cela signifie qu’un membre suppléant ou qu’un salarié membre de l’Entreprise pourra être désigné en tant que représentant de proximité.  Ils devront avoir au minimum 18 ans révolus et être titulaires d’un CDI.

Seuls les membres titulaires du CSE prennent part au vote, les suppléants ne voteraient qu’en l’absence du titulaire selon les règles de remplacement en vigueur.

En cas d’égalité de voix, conformément aux règles habituelles du droit électoral et sans qu’il soit porté atteinte au principe de non-discrimination en raison de l’âge, la désignation se fera au profit du candidat le plus âgé.
A l’issue de cette désignation, un procès-verbal sera établi.

Dans le cas d’une vacance définitive du représentant de proximité, il sera procédé dans les mêmes conditions à la désignation d’un nouveau représentant de proximité.

Les représentants de proximité seront désignés pour la durée du mandat de la délégation du personnel au CSE.
Ils bénéficieront de la protection attachée aux représentants du personnel.


3.3	Attributions 

Les représentants de proximité exercent les attributions suivantes :  

Contribution à la promotion de la santé, de la sécurité et des conditions de travail et notamment : participation au comité de pilotage des risques psycho-sociaux de l’entreprise, participation aux enquêtes au sein du site en cas d’accident du travail en collaboration avec l’équipe HSE Prévention Santé, être le relais auprès du CSE pour toutes les informations et des questions liées à ces domaines, participation aux visites d’établissement, etc.
Participation à la mise à jour du document unique d’entreprise avec l’équipe HSE Prévention Santé 
Rendre compte de leurs missions auprès des membres du CSE 


3.4	Moyens 

Afin de mener à bien l’exercice de son mandat, il est accordé à chaque représentant de proximité un crédit d’heures mensuel de 8h. Ces heures sont mutualisables entre les deux représentants de proximité en cas d’absence de l’un d’entre eux.

Le représentant de proximité bénéficiera de la possibilité de reporter le reliquat de son crédit d’heures mensuel qu’il n’a pas consommé, sans pour autant disposer d’un crédit mensuel supérieur à une fois et demie le crédit d’heures mensuel habituel. Ce report est autorisé dans la limite de la durée du mandat.

Les membres du CSE pourront décider, par délibération, de consacrer une partie de leur budget de fonctionnement au financement de la formation des représentants de proximité.

Lors de l’élaboration de l’ordre du jour du CSE, le secrétaire et la Direction ou son représentant, pourront convenir de la présence des représentants de proximité en cas de sujets majeurs ayant un lien avec leur attribution.



ARTICLE 4 : Blocs des consultations obligatoires

4.1 Calendrier des trois grandes consultations annuelles et recours à l’expertise

Depuis la loi du 17 aout 2015, dite loi Rebsamen, les différentes obligations annuelles d’information et de consultation ont été regroupées en trois grands blocs de consultation annuelle : 
Les orientations stratégiques de l’entreprise
La situation économique et financière de l’entreprise
La politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi

Conformément à l’article L2323-7 du code du travail, les Organisations Syndicales et la Direction ont souhaité définir les modalités de ces consultations. 

L’objectif de cet accord est également d’organiser de manière optimale les trois grandes consultations annuelles en précisant le calendrier d’information et de consultation du CSE.

Afin d’organiser au mieux ces différentes consultations en prenant en compte la disponibilité des informations nécessaires, les Organisations syndicales et la Direction ont établi le calendrier prévisionnel suivant avec une rotation tous les 2 ans :



Il est convenu entre les Organisations Syndicales et la Direction que ce calendrier pourra être adapté à l’usage, pour répondre à la finalité définie précédemment. Dans cette hypothèse, l’adaptation du calendrier des trois grandes consultations fera l’objet d’une discussion entre la Direction et les membres du CSE.

Outre cette situation d’adaptation du calendrier et conformément à l’article L2323-3 du code du travail, à défaut d’avis recueilli dans les délais prévus, le CSE sera réputé avoir été consulté et avoir rendu un avis négatif. 


4.2 Prise en charge des frais d’expertise 

Concernant l’expertise, les Organisations Syndicales et la Direction ont échangé sur l’intérêt de la désignation d’un expert commun pour les trois consultations concernées. En effet, cette solution revêt plusieurs avantages : un travail facilité pour les deux parties ainsi qu’une analyse homogène et complète de l’entreprise. 

Les dispositions légales prévoient la prise en charge des frais d’expertise par l’entreprise, pour la consultation sur la situation économique et financière de l’entreprise, ainsi que pour la consultation sur la politique sociale, les conditions de travail et l’emploi.

Concernant la consultation sur les orientations stratégiques de l’entreprise, les dispositions légales prévoient que la rémunération de l’expert ne soit pas totalement prise en charge par l’entreprise : sauf accord entre les parties, l’expertise est prise en charge sur le budget de fonctionnement du comité à hauteur de 20% dans la limite du 1/3 de son budget annuel.

Les organisations syndicales et la Direction ont ainsi convenu qu’en cas de recours à un expert, celui-ci serait désigné par le CSE pour prendre en charge les trois blocs de consultations annuelles obligatoires. En contrepartie, de cette désignation unique, l’entreprise prendra en charge la totalité des frais d’expertise concernant la consultation sur les orientations stratégiques.

Il est précisé que le cabinet d’expertise désigné devra répondre aux conditions et à la politique Achats de l’entreprise.



ARTICLE 5 : Durée, Dépôt et Publicité


5.1 Durée de l’accord 

L’accord est signé pour une durée trois ans et prendra effet à compter du lendemain de son dépôt en trois exemplaires (une version sur papier signée des parties et une version anonymisée sur papier ainsi qu’une version sur support électronique) auprès de la DIRECCTE (Unité Territoriale) compétente et du Conseil des Prud’hommes conformément aux dispositions légales prévues à l’article L. 2261-1 du Code du travail. 
Il est convenu que les parties se réuniront à l’échéance des trois ans après la signature de l’accord afin d’envisager d’éventuelles modifications et que cette négociation devra aboutir à minima trois mois avant l’échéance des mandats en cours.


5.2 Dépôt et publicité

Un exemplaire de cet accord est remis aux Organisations Syndicales présentes dans le périmètre de l’accord, contre signature d’une liste d’émargement, valant notification au sens de l’article L. 2231-5 du Code du travail.
Le présent accord a fait l’objet d’une information au sein du CSE.


5.3 : Publication totale de l’accord
Le représentant de la société ViiV Healthcare France et les Organisations Syndicales représentatives au sein de la société ont convenu de faire apparaître la totalité des dispositions du présent accord dans le cadre de sa publication.

Fait à Rueil-Malmaison, le 8 octobre 2019	
En 5 exemplaires