Accord sur le recours au vote électronique
Pour les élections des représentants du personnel 
de la société AIT Ingrédients




Entre les soussignés : 

La société AIT Ingrédients, dont le siège social est situé au 7, quai de l’Apport Paris 91100 CORBEIL-ESSONNES, représentée par Monsieur             , agissant en qualité de Directeur Général, dûment habilité aux présentes, ci-après dénommée « la société »,
D’une part,
	
Et

L’organisation syndicale CFDT, représentée par : 
M.                    délégué syndical 
D’autre part,

Constituant ensemble « les parties ». 


Il a été arrêté et convenu ce qui suit :


Préambule

Dans le cadre de la mise en place du Comité social et économique qui doit intervenir au plus tard le 31 décembre 2019, date de la fin des mandats des représentants du personnel, les Parties sont convenues, eu égard à la dispersion géographique des salariés et à la complexité des opérations de vote par correspondance, de l’opportunité de recourir à un système de vote électronique.
Elles ont initié un processus de négociation à cette fin et ont décidé, de mettre en place le dispositif décrit ci-après, garant des principes généraux du droit électoral et respectueux des prescriptions édictées aux articles R. 2314-5 et suivants du Code du travail.



Article 1 – Modalités d’organisation des opérations électorales

A titre liminaire, il est rappelé que le présent accord a pour seul objet d’autoriser le recours au vote électronique pour les prochaines élections professionnelles organisées au sein de la Société AIT Ingrédients et de définir un cahier des charges à cet effet. 

Il n’a pas vocation à se substituer au protocole d’accord préélectoral prévu par les L. 2314-5 et suivants du Code du travail, lequel fera l’objet d’une négociation ultérieure entre les Parties, aux fins de définir, notamment, le calendrier des opérations électorales, la composition des collèges électoraux, la répartition des sièges à pourvoir, les modalités de constitution des bureaux de vote, etc.

Le présent accord sera annexé au dit protocole d'accord préélectoral.

Article 1.1 – Modalités de vote

Les parties signataires décident d’adopter un processus de vote par Internet à l’occasion des élections professionnelles des membres de la délégation du comité social et économique au sein de la Société AIT Ingrédients.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote par internet, les parties décident que les élections seront organisées par un prestataire mandaté pour ce faire par la direction.

Expertise du système de vote proposé par le prestataire :  Le prestataire fournira un rapport d’expertise indépendant attestant du respect des prescriptions légales et règlementaires.
Cette expertise est destinée, notamment, à vérifier que le système de vote prévu assure la confidentialité des données transmises, la sécurité de l’adressage des moyens d’identification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.
Cette expertise permettra également de vérifier que les données relatives aux électeurs inscrits ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts dédiés et isolés.
L’expertise sera réalisée par un organisme tiers et le rapport d’expertise sera transmis aux organisations syndicales et tenu à la disposition de la Commission nationale de l’informatique et des libertés. 

Information et formation des organisations syndicales : La Direction d’AIT Ingrédients informera les organisations syndicales représentatives de l’accomplissement des formalités déclaratives auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés. 

Préalablement à l’organisation des opérations électorales, les délégués du personnel, les membres du comité d’entreprise, les délégués syndicaux et les membres des bureaux de vote bénéficieront d’une formation, assurée par le prestataire retenu, sur le système de vote, l’administration du scrutin et le dépouillement.

Article 1.2 - Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe

Les parties conviennent que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.

Article 1.3 – Modalités des élections

1.3.1 - Etablissement des fichiers : Dans le cadre de la préparation des élections, la DRH d’AIT Ingrédients établira, à destination du prestataire, un fichier des électeurs constitué à partir des listes électorales, afin que soit délivré à chaque électeur un moyen d’authentification lui permettant :
De s’identifier et de prendre part au vote,
De compléter la liste d’émargement. 

Les données pouvant être enregistrés à l’occasion de ces élections sont les suivantes : 
Pour les listes électorales : nom, prénom, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, site, adresse postale et électronique ;
Pour le fichier d’émargement : site, nom et prénoms des électeurs, horodatage du vote et adresse IP utilisé lors du vote ;
Pour les listes des candidats : site, nom, prénom des candidats, titulaire ou suppléant, appartenance syndicale le cas échéant ;
Pour les listes des résultats : nom, prénom des candidats, élu, non élu, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, destinataires tel que mentionnés ci-après. 

Les destinataires de ces informations sont les suivants :
Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs, le service RH ;
Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, le service RH ;
Pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, le service RH ;
Pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi ou tout autre organisme habilité, syndicats, employeur ou service RH. 

1.3.2 - Lieux et Temps du Scrutin : Les parties conviennent, pour le premier comme pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur deux jours, et ce conformément au calendrier qui sera ultérieurement défini dans le protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme pendant les jours et horaires d’ouverture des scrutins, de n’importe quel terminal Internet (de leur lieu de travail, de leur domicile ou tout autre lieu de leur choix), en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections. 

Par ailleurs, sur chaque site de la société AIT Ingrédients un ordinateur en libre-service sera mis à la disposition des salariés électeurs pour leur permettre d’accéder au site sécurisé des élections. L’emplacement de ce poste permettra l’isolement nécessaire pour assurer la confidentialité du vote.

Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps consacré à cet effet n’entraînera aucune réduction de salaire.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique pourront être contrôlées par les membres du Bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées à assurer le contrôle des opérations électorales.

Le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.

Les salariés qui égareraient leurs codes de vote ou qui rencontreraient un problème technique pourront s’adresser à Madame Nathalie Nuytens, assistante de direction générale. 

1.3.3 - Consultation du nombre de votants : Pendant la période de scrutin, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.  Pour ce faire, les membres des bureaux de vote auront un accès en ligne à une console leur permettant de visualiser le taux de participation, en temps réel, et pour chaque scrutin.

Article 1.4 – Bulletins de vote

Le prestataire assurera la mise en œuvre des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

Article 1.5 – Liste des candidats

Les listes seront présentées sur un seul et même écran dans l'ordre alphabétique.

Il est convenu entre les parties que chaque organisation syndicale présentant une liste de candidat pourra fournir au prestataire le logo de son organisation en vue de la faire figurer sur le bulletin de vote électronique. 

Il est convenu que le prestataire devra mettre en ligne, sur le site de vote, un tract par organisation syndicale présentant des candidats, ce tract devant être adressé par les organisations syndicales à la direction.  
 
Les organisations syndicales transmettront en même temps que les listes de leurs candidats les éléments nécessaires à la mise en ligne de leur logo et/ou tract. Les organisations syndicales sont tenues de respecter le format et la taille de fichier, identiques pour toutes, qui leur seront précisés par le prestataire. 

Le prestataire reproduit sur le serveur les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises par leurs auteurs et transférées par la Direction avec le cas échéant les logos et professions de foi des listes correspondantes. 

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes proposées. 

Article 2 – Information et assistance aux votants

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation par les salariés de cette technique de vote.

Assistance aux électeurs 

Une notice d'information précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne sera adressée à chaque salarié avant l’ouverture du premier tour de scrutin, conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral.

Pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre un correspondant désigné à cet effet au sein de la Direction. Une rubrique d’aide et d’explications sera également disponible depuis l’interface de vote.

Article 2.1 – Modalités d’accès au serveur de vote 

Chaque électeur recevra, avant chaque tour de scrutin, à son domicile, par courrier simple, un identifiant de vote et un code confidentiel, générés de manière aléatoire par le prestataire et dont lui seul aura connaissance.

L’authentification de l’électeur sur le serveur de vote se fera par la saisie de l’identifiant de vote et d’un code. La connexion au site de vote se fera à travers des liaisons sécurisées et toute personne non reconnue ne pourra y accéder.

Une fois connecté, l’électeur pourra procéder aux votes. Les listes correspondant à son collège lui seront proposées. Chaque vote devra être confirmé par la saisie du code confidentiel.

Le système de vote électronique retenu devra faire apparaitre clairement à l’écran le choix de l’électeur, qui doit disposer de la possibilité de le modifier avant validation.  La transmission du vote et l’émargement doivent faire l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver.

Article 2.2 Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin :

Afin de répondre aux exigences posées par l’article R.2314-7 du code du travail, les données relatives à l’identification des électeurs et celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés.

Le vote de l’électeur sera crypté et stocké dans une urne électronique dédiée sans aucun lien avec le fichier d’émargement des votants. Cette urne sera hébergée par le prestataire. Le processus de séparation de ces fichiers mis en œuvre par le prestataire garantit l’anonymat du vote et la sincérité des opérations électorales.

Article 2.3 – Mise en place d’une cellule d’assistance technique 

Une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place.

Le prestataire mettra à disposition de AIT Ingrédients les personnes aptes à assurer une surveillance effective 24 heures sur 24 pendant toute la période d’ouverture du scrutin.

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d’assistance technique sera chargée de : Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et de vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ; Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système est scellé ; Contrôler, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement du système.

En cas de besoin, la cellule d’assistance technique mettra en place le dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant  les mêmes garanties et caractéristiques.

Article 2.4 Opérations de dépouillement 

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôlent la fermeture du scrutin, conformément à l’article R. 2314-15 du Code du travail. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes détenues par les membres des bureaux de vote désignés à cet effet. Ces derniers devront actionner publiquement le processus de dépouillement.  

Les membres des bureaux de vote éditent les procès-verbaux et proclament les résultats.

Article 3 – Conservation des documents en cas de contentieux  

En cas d’action contentieuses engagée et jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les données seront conservées sous scellés par le prestataire afin que la procédure de décompte des votes puisse être de nouveau exécutée.

A l’expiration des délais de recours ou après l’intervention d’une décision de justice devenue définitive, le prestataire devra procéder à la destruction des fichiers, supports manuels ou informatisés, stockant les informations saisies lors de l’organisation du scrutin. 

Article 4 – Durée, dépôt et publicité de l’accord

Le présent Accord est conclu pour une durée indéterminée.

Le présent accord sera diffusé dans l’entreprise par voie d’affichage sur les panneaux réservés à cet effet au sein de chaque site.

Le présent accord est établi en nombre suffisant d’exemplaires pour notification par la Société à l’autre Partie signataire et dépôt auprès de la direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi (Direccte) et du Greffe du Conseil de prud’hommes, dans les conditions prévues aux articles L. 2231-6, L. 2261-1, D. 2231-2 et D. 2231-4 du Code du travail.

Conformément à l’article D. 2231-7 du Code du travail, le dépôt du présent accord sera accompagné des pièces suivantes : une copie du courrier, du courrier électronique ou du récépissé ou d'un avis de réception daté de notification du texte à l'ensemble des organisations représentatives à l'issue de la procédure de signature ; une version de l’accord publiable sur la base de données nationale.

Article 5 – Modalités d’adhésion, de révision et de dénonciation

Conformément à l’article L. 2261-3 du Code du travail, toute organisation syndicale de salariés représentative au sein d’AIT Ingrédients, qui n’est pas signataire du présent accord, pourra y adhérer ultérieurement.

Chaque Partie signataire ou adhérente pourra demander la révision de tout ou partie du présent accord. Toute demande de révision sera notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des autres Parties signataires. 

Le plus rapidement possible et dans un délai de deux mois maximum à compter de la réception de cette lettre, les Parties devront s’être rencontrées en vue de la conclusion d’un avenant de révision.

L’avenant de révision fera l’objet des mêmes procédures de consultation et de dépôt que le présent accord. 

Le présent accord pourra être dénoncé par l’une des Parties signataires. La dénonciation devra se faire par lettre recommandée avec accusé de réception à l’ensemble des Parties signataires en respectant un délai de préavis de trois mois et devra être déposée auprès de la direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi (Direccte) ainsi qu’auprès du Greffe du Conseil de Prud’hommes.

En cas de dénonciation, une nouvelle négociation devra s’engager dans les trois mois suivant la date de la dénonciation.


Fait à Corbeil-Essonnes, le 21 octobre 2019 en 2 exemplaires.