Accord sur la mise en place du vote électronique




Entre les soussignés :

La société Ouest-France, Société Anonyme à Directoire et Conseil de Surveillance au capital de 300.000,00 euros, dont le siège social est situé Z.I. Rennes Sud-Est, 10 rue du Breil, 35051 Rennes Cedex 9, inscrite au Registre des Commerces et des Sociétés de Rennes sous le numéro 377.714.654,

Représentée par M                , directeur des ressources humaines, en vertu des pouvoirs dont il dispose,

D’une part,

Et :

Les organisations syndicales représentatives au sein d’Ouest-France, représentées respectivement par :

Pour la CFE-CGC, 

Pour Ouestmédias-com-CGT, 

Pour S3C-CFDT, 

Pour le SNJ, 

D’autre part,

Préambule
Conformément aux dispositions de l’article L2314-26 du Code du travail, les élections des membres de la délégation du personnel du Comité social et économique peuvent avoir lieu par voie électronique. 
Il est primordial que le recours au vote dématérialisé respecte les principes fondamentaux régissant les opérations électorales et notamment le secret du scrutin, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, la surveillance et le contrôle des opérations de vote.
C’est la raison pour laquelle les dispositions légales exigent que la mise en œuvre du vote électronique soit précédée de la signature du présent accord, distinct du protocole préélectoral, organisant le vote électronique et définissant les garanties et mesures de sécurité devant entourer le recours à ce système.
Les parties soussignées ont par conséquent convenu des dispositions suivantes.


ARTICLE I : principes généraux
Le présent accord a pour objet d'autoriser le recours au vote électronique au sein d’Ouest-France pour l'élection des membres de la délégation du personnel du Comité social et économique.
Le système de vote électronique tel que défini dans le présent accord couvre le vote par Internet. Aucune autre possibilité de vote n’est ouverte.
Le système retenu doit respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, et notamment :
l’intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré ;
l’anonymat, la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;
l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
la confidentialité, le secret du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure.
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la conception et la mise en place du système de vote électronique est confiée à un prestataire extérieur choisi par l'entreprise, après avis des délégués syndicaux, sur la base des dispositions du présent accord et de la procédure qui y est annexée. Ce prestataire doit respecter les prescriptions minimales des articles R. 2314-5 à 21 du Code du travail et de l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs à la mise en place du vote électronique pour les élections des représentants du personnel et le décret n°2016-1676 du 5 décembre 2016.
Le système de vote électronique mis en place est conforme aux recommandations de la CNIL (Délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique). Un rapport d’expertise mené par un expert indépendant atteste de la conformité de la solution proposée par le prestataire par rapport aux recommandations de la CNIL.
ARTICLE II : modalités de vote - Protocole préélectoral
Les modalités de mise en place du vote électronique sont déterminées préalablement à chaque élection. La Direction et les organisations syndicales discutent notamment, dans le cadre d’un protocole d’accord préélectoral, du calendrier électoral, de la répartition des sièges ainsi que des modalités pratiques de gestion des opérations de vote.
Le protocole d’accord préélectoral mentionne la conclusion du présent accord et comporte en annexe la description détaillée du fonctionnement du système et du déroulement des opérations électorales.
Le protocole d’accord préélectoral indique en outre le nom du prestataire choisi pour mettre en place le vote électronique.
ARTICLE III : déroulement des opérations de vote - Accès au vote électronique
Le vote électronique peut avoir lieu sur le lieu de travail ou à distance. Durant la période de vote, les électeurs peuvent voter depuis tout poste informatique connecté à Internet (PC, Smartphone, tablette…).
Les salariés disposant d’un poste de travail informatique individuel peuvent voter depuis celui-ci. Les salariés ne disposant pas d’un tel équipement peuvent voter depuis l’un des postes informatiques installés durant la période du scrutin dans une salle dédiée au sein des locaux professionnels. Le protocole préélectoral ainsi que les documents d’information adressés aux salariés mentionnent les modalités pratiques d’installation et d’accès à cette salle (matériel, localisation, horaires d’accès).
Avant le premier tour des élections, chaque électeur reçoit à son domicile par courrier de la part du prestataire, selon les modalités déterminées dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, des codes d’accès générés selon des modalités garantissant la confidentialité du vote. Ce moyen d'authentification permet au serveur de vérifier son identité et de garantir l'unicité de son vote. Toute personne non reconnue n’a pas accès au serveur de vote.
La confirmation du vote vaut signature de la liste d’émargement de l’élection concernée et clôture définitivement l’accès à cette élection. 
ARTICLE IV : sincérité du vote électronique et stockage des données
Le système retenu permet d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales et des moyens d'authentification.
A cet égard, afin de répondre aux exigences posées par le Code du travail, le dispositif garantit que l’identité de l’électeur ne peut pas être mise en relation avec l’expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement.
Le vote émis par chaque électeur est crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée sur les serveurs du prestataire.
Le vote électronique se déroule pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée. Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales, tel que défini dans le protocole préélectoral.
Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, un suivi du taux de participation peut être mis à disposition des délégués syndicaux durant la période d’ouverture du scrutin.
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne sont accessibles qu'aux salariés du prestataire chargés de la gestion et de la maintenance du système.
Le dépouillement et le décompte des voix doivent être faits dans les conditions prévues par l'arrêté du 25 avril 2007.
Le scellement du système de vote électronique doit pouvoir être contrôlé à l'ouverture et à la clôture du scrutin par l’expert. Le système de vote électronique est également scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.
Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde sont conservés par le prestataire jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports sont détruits.
ARTICLE V : sécurité
Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique est mise en place pendant la durée des opérations de vote à l’initiative de l’employeur. Cette cellule comprend les membres du bureau de vote, les représentants de la Direction et des Organisations Syndicales ainsi qu'un représentant du prestataire.
Elle a notamment pour mission de :
procéder, avant l’ouverture du vote, à un test du système de vote électronique et de recevoir du prestataire l’assurance que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
procéder, avant l’ouverture du vote, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;
contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, est mis en place.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants du prestataire, de la Direction et des Organisations Syndicales, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
ARTICLE VI : information et formation
La Direction établit une note explicative détaillée précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote, et la communique aux électeurs suffisamment en amont de l’ouverture du premier tour de scrutin, selon les dispositions fixées par le protocole préélectoral.
En outre, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique. Cette formation peut se dérouler concomitamment à la phase de test, de scellement et de programmation des horaires du scrutin qui précède l’ouverture du vote.
ARTICLE VII : gestion des données à caractère personnel et RGPD
La mise en place d’une solution de vote électronique nécessite le recours à des fichiers contenant des données à caractère personnel. A ce titre, l’ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n° 2016/679.
Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique s’engage à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées.
Le prestataire prend toutes les mesures techniques et organisationnelles requises afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque.
ARTICLE VIII : expertise de la solution de vote
Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place, est soumis à une expertise indépendante mandatée par la direction de l’entreprise, destinée à vérifier le respect des prescriptions légales.
Le rapport de l'expert ainsi désigné est tenu à la disposition de la CNIL et des signataires du présent accord.
ARTICLE IX : durée de l’accord - dépôt
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il prend effet à compter de sa signature.
Il peut être révisé à tout moment par voie d’avenant signé entre la Direction et tout ou partie des organisations syndicales signataires ou ayant adhéré au présent accord, dans les conditions définies à l'article L2222-5 du Code du travail.
Il peut par ailleurs être dénoncé dans les conditions prévues à l’article L2222-6 du Code du travail moyennant le respect d’un préavis de trois mois.
Un exemplaire original du présent accord est notifié par l’employeur à l’ensemble des organisations syndicales représentatives, en application de l’article L2231-5 du Code du travail.
Puis, conformément à ce dernier article ainsi qu’aux articles L2231-6 et D2231-2 du même Code, le présent accord est déposé par la Société, en deux exemplaires, dont une version électronique, auprès de la Direction Départementale du Travail, de l’Emploi et de la Formation Professionnelle et remis également en un exemplaire, au secrétariat-greffe du Conseil de Prud'hommes. 

Annexe : Procédure de mise en œuvre du vote électronique


Fait à Rennes en 7 exemplaires   le 


Pour les organisations syndicales ci-dessous, 


Pour la CFE-CGC, 


Pour Ouestmédias-comCGT, 

Pour S3C-CFDT, 


Pour le SNJ, 


Pour l’entreprise,


M           , directeur des ressources humaines