Dep. DDRHRSO


Protocole d'accord relatif à l'accès aux nouvelles technologies d’information et de communication des organisations syndicales de la CPAM de Meurthe et Moselle.



Entre les soussigné(e)s :

Caisse Primaire d'Assurance Maladie
9 boulevard Joffre
54047 Nancy cedex
Représentée par sa Directrice, x, d’une part

et les Organisations syndicales ayant constitué une section syndicale dans l'organisme, d’autre part, visés ci-après "organisations syndicales"

il a été décidé d’actualiser le protocole de la façon suivante :



Préambule


Dans le cadre de la loi n° 2004-391 du 4 mai 2004 relative au dialogue social et de l’article 11 du protocole d’accord du 1er février 2008 sur l’exercice du droit syndical, et des évolutions législatives intervenues dans le cadre de la loi n°2016-1088 relative au travail du 8 août 2016, les parties signataires du présent protocole définissent régulièrement le cadre d’accès et d’utilisation des technologies d’information et de communication mises à disposition des organisations syndicales présentes ou à venir,  représentatives ou non ayant constitué une section syndicale dans l’organisme, et dans le respect des règles énoncées par les chartes d’utilisation des ressources informatiques en vigueur dans l’organisme.
Ces modalités ne remplacent pas mais complètent les moyens de communication et d'information traditionnels légaux.

Le présent protocole a également pour objet de permettre à chaque salarié de l’organisme d’avoir accès à l’information syndicale de son choix, et de favoriser le développement du dialogue social et de l’information syndicale.

Enfin, il intègre les récentes orientations souhaitées par les organisations syndicales dans le cadre de la conclusion de l’accord relatif à l’accompagnement de la transformation numérique et des nouvelles organisations de travail qui place l’intégration du digital comme outil supplémentaire du dialogue social et affirme le rôle des instances représentatives du personnel dans la transformation numérique, y compris les organisations syndicales.





Chapitre 1 – L’utilisation d’internet - Intranet - Messagerie 


Article 1 : L’accès à Internet

Chaque organisation syndicale dispose d’un accès à Internet, à partir du micro-ordinateur mis à disposition pour l’ensemble des organisations syndicales dans le local commun.

Chaque membre de l'organisation syndicale accède au réseau au moyen de sa carte agent nominative, et est autorisé à consulter selon les droits qui y sont associés.

Cet accès des organisations syndicales doit se faire dans le respect des règles d’utilisation en vigueur dans l’organisme, soit pendant les heures de délégation, soit en dehors du temps de travail pendant les horaires d'ouverture de l'organisme.

Article 2 : L’accès à Intranet

Chaque organisation syndicale dans l’organisme dispose d’un accès au réseau interne et à l’Intranet, à partir du micro-ordinateur mis à disposition pour l’ensemble des organisations syndicales dans le local commun.

Cet accès doit permettre la consultation d'informations utiles à l'activité professionnelle des agents de la CPAM, disponibles sur le réseau interne ou l'Intranet.

Cet accès des organisations syndicales doit se faire dans le respect des règles d’utilisation en vigueur dans l’organisme, et soit pendant les heures de délégation, soit en dehors du temps de travail pendant les horaires d'ouverture de l'organisme.

Le secret professionnel lié aux informations diffusées sur l'intranet : les organisations syndicales s'engagent à ce que toutes les informations et documents professionnels ne soient utilisés qu'à des usages internes à l'organisme.

Article 3 : La mise à disposition d’un portail syndical sur l’Intranet

Chaque organisation syndicale dispose d'un espace d'information réservé, identifié par son sigle, à savoir au 30.09.19 : CFDT, CFTC, CGT, et accessible depuis la page d'accueil de l'intranet par la rubrique intitulée "Relations Humaines / Nos Représentants".


Article 3-1. La liberté d’accès à l’information syndicale.

La CPAM permet à chaque salarié d'avoir librement accès à l'information syndicale de son choix, en utilisant les moyens électroniques de l’organisme à partir de son poste de travail et pendant son temps de travail.

L’employeur informe l’ensemble du personnel, d’une manière claire et préalable sur leur libre choix d’accéder ou non à l’information proposée par les organisations syndicales dans la rubrique "Nos Représentants" sur l'intranet.

Conformément aux dispositions de la loi informatique et libertés du 6 janvier 1978, la CPAM de Meurthe et Moselle s'engage à ne pas rechercher ou faire rechercher l'identification des salariés consultant les espaces d’informations syndicales.

Article 3-2. Contenu de l’espace d'information syndicale

A partir de la rubrique "Nos Représentants", les salariés peuvent accéder à l’espace d’information de chaque organisation syndicale identifié par leur sigle et classée par ordre alphabétique.

Chaque organisation syndicale est libre d'organiser l'architecture de son espace d'information syndicale.
Pour ce faire, les demandes sont présentées au webmaster-contributeur de l’intranet, selon les procédures en vigueur.

L'espace dédié à chaque organisation syndicale a pour objet exclusif la mise à disposition des salariés d'informations à caractère strictement syndical et professionnel, à l'exclusion de communications individuelles ou de forums de discussion.

Le contenu de l'information est librement déterminé par chaque organisation syndicale utilisatrice sous réserve du respect :
- des textes légaux en vigueur, par référence notamment au décret n° 82/447 du 28 mai 1982 et aux dispositions relatives à la presse mentionnées dans la loi du 29 juillet 1881,
- des chartes d’utilisation des outils informatiques en vigueur à la Caisse,
- de l'article L. 2142-5 du Code du Travail,
- des dispositions relatives au secret professionnel et à l'obligation de discrétion (article L. 2315-3 du Code du Travail). 

Il est rappelé que, conformément à ces textes, les documents publiés ne doivent être ni strictement politique, ni ne contenir de termes injurieux, diffamatoires, excessifs, ni ne porter  atteinte à la vie privée ou au droit à l’image. 

De même, chaque organisation doit transmettre à la Direction par support papier et/ou par voie dématérialisée (via l’utilisation de la BAL Synapse avec copie impérative au Secrétariat de direction)  une information simultanée et à l'identique lors de chaque nouvelle mise en ligne de document (article L. 2142-3 du Code du Travail).

L'organisation syndicale est entièrement responsable du contenu des informations mises en ligne dans son espace d'information, du bon fonctionnement et du bon usage des outils informatiques mis à sa disposition.


Article 3–3. Les conditions de mise en ligne et procédures

Chaque organisation syndicale dispose de quatre adresses mail au maximum, à partir desquelles les personnes habilitées par leur organisation syndicale devront présenter leurs demandes d'alimentation de leur espace d'information. 

Ces personnes sont habilitées à demander la mise en ligne d’informations, conformément aux procédures en vigueur.

Les adresses électroniques autorisées, par défaut, sont celles des boites aux lettres génériques ouvertes à chaque organisation et les adresses électroniques nominatives de chaque délégué syndical, ou à défaut du représentant de la section syndicale, ainsi que, le cas échéant, celle(s) remise(s) par écrit sous sa responsabilité à la Direction, soit au 19.12.19 :

Pour la CFDT :
x@assurance-maladie.fr
x@assurance-maladie.fr
x@gmail.com

Pour la CFTC :
x@assurance-maladie.fr
x@assurance-maladie.fr 
x@assurance-maladie.fr

Pour la CGT :
x@assurance-maladie.fr
x@assurance-maladie.fr
x@gmail.com

Ces désignations sont mises à jour par l'organisation syndicale chaque fois que nécessaire.

Les personnes désignées effectuent les demandes de mise en ligne pendant leur temps de délégation, ou en dehors du temps de travail pendant les horaires d'ouverture de l'organisme

Chaque organisation syndicale, représentée par son ou ses délégués syndicaux, ou à défaut le représentant de la section syndicale, est responsable de l'information qu'elle diffuse dans l'espace réservé ; elle en assure sa mise à jour en présentant des demandes de création, de modification ou de suppression des documents.

L'alimentation de l'intranet doit se faire dans le respect des consignes informatiques et des chartes en vigueur.

Chaque support d’information mis en ligne doit contenir au minimum le sigle de l'organisation ou l'instance dont il émane, 

Le support d’information doit impérativement être produit, selon les procédures existantes, sous l’un des formats utilisés par le Webmaster pour les mises en lignes (.PDF, .wmv, etc), non imprimable. Le webmaster-contributeur peut être sollicité pour transformer certains formats, en cas de besoin des demandeurs.

L'utilisation de liens hypertextes permettant le renvoi vers des sites internet extérieurs n'est pas permise.

Le logo de la CPAM de Meurthe et Moselle ne peut en aucun cas être utilisé par les organisations syndicales.

Les modalités de mise en œuvre de ce dispositif peuvent être adaptées, au besoin, par le webmaster-contributeur, après consultation des organisations syndicales.

Article 3-4. Information des salariés

Les salariés seront exclusivement avertis de la diffusion de toute nouvelle information dans les espaces «CFDT», «CFTC» et «CGT» par la parution d’un lien d’«actualité» en page d’accueil de l'intranet. 
Ils n’auront aucune obligation de prendre connaissance du contenu des documents mis en ligne. 

Article 4 : L’accès à la messagerie 

Chaque organisation syndicale de l’organisme, existante ou à venir, bénéficie d’une adresse électronique spécifique, comportant le sigle de l’organisation syndicale locale, permettant de communiquer tant en interne qu’en externe.
Cette messagerie syndicale est accessible depuis la messagerie nominative professionnelle des personnes habilitées.

L’accès à cette messagerie syndicale est paramétré par défaut pour chaque délégué syndical de chaque organisation syndicale, ou à défaut le représentant de la section syndicale.
Ces derniers en sont responsables, et pourront demander à ce que toute autre personne de leur choix soit habilitée à consulter cette messagerie syndicale, depuis leur propre messagerie nominative professionnelle.

Article 4-1. Modalités d’utilisation de la messagerie électronique par les organisations syndicales représentatives.

Les organisations syndicales peuvent utiliser la messagerie, pendant les heures de délégations, ou en dehors de leur temps de travail pendant les horaires d'ouverture de l'organisme, pour l’envoi de messages à caractère individuel ou groupés, à destination de la Direction, des salariés adhérents du syndicat, des autres syndicats.

Elle peut également être utilisée à destination des salariés de l’organisme, à condition d'offrir la possibilité à ces derniers de s’opposer à la réception de messages syndicaux, au moyen d’un message adressé à l'adresse électronique de l'organisation syndicales concernée.

Chaque organisation demeure responsable d’adresser  un message (au moyen de la liste de diffusion "all") à l'ensemble des agents pour connaître ceux qui ne refusent pas de recevoir les messages de l'organisation.
Chaque organisation syndicale gère ensuite son carnet d'adresse afin de respecter ces principes de diffusion. 

Une information pérenne des salariés rappelant cette possibilité de refus et un formulaire de désabonnement seront également mis à disposition sur le portail syndical.

Chaque salarié a la possibilité d'adresser un message à une organisation syndicale via son adresse électronique spécifique. La réponse de l’organisation syndicale ne peut être qu’individuelle, à l’adresse laissée par le salarié.

La nature des communications doit rester conforme aux attributions des organisations syndicales de l’organisme.

Article 4-2. La confidentialité des échanges des salariés avec les organisations syndicales.

Cette obligation de confidentialité pèse tant sur l’employeur que sur l’organisation syndicale.
L’organisation syndicale est tenue à une obligation de confidentialité quant aux échanges électroniques qu'elle entretient avec les salariés.
Lorsque le courriel est un envoi groupé, le nom des autres destinataires doit figurer en copie cachée afin de ne pas faire apparaître le nom des salariés figurant dans le groupe d’envoi.





Chapitre 2 – Le cadre technique d’utilisation


Article 5 : Le matériel mis à disposition 

L’organisme met à la disposition pour l'ensemble des organisations syndicales de l’organisme, dans les locaux qui leur sont affecté(s), soit :

- à Nancy :
Un micro-ordinateur aux normes de l’organisme
Un pack office bureautique
Une imprimante noir et blanc  
Un téléphone filaire

- à Longwy :
Un micro-ordinateur aux normes de l’organisme
Un pack office bureautique
Un téléphone filaire

Le matériel reste la propriété de l’organisme. Il est interdit d’utiliser d’autre matériel ou d’autres logiciels, sauf accord donné après vérification de la compatibilité du matériel ou des logiciels en cause avec le système de l’organisme.
Les matériels sont placés sous l’entière responsabilité des organisations syndicales utilisatrices qui doivent apporter la plus grande attention à leur condition d’utilisation et leur conservation.

Article 6 : La capacité du portail syndical et de la messagerie

Ni la capacité de chaque espace d'information syndicale, ni la taille des documents mis en ligne ne sont limitées, sous réserve, toutefois, du bon fonctionnement du système intranet.

La diffusion des messages devant être compatible avec les exigences de bon fonctionnement du réseau informatique, la taille maximale des messages envoyés est de 4 Mégaoctets, et de façon générale doit être conforme à la charte de messagerie en vigueur dans l’organisme.
Dans ce cadre, la messagerie électronique ne devant pas entraver l’accomplissement du travail, les organisations syndicales s’engagent à ne pas multiplier les envois en nombre.

Article 7 : Les règles de maintenance

En cas de dysfonctionnement, les organisations syndicales contacteront le service informatique, interlocuteur privilégié, et bénéficieront comme l’ensemble des utilisateurs, de la maintenance du matériel effectuée par ce service.

L'employeur ne pourra être responsable des interruptions de service rendues nécessaires par les opérations de maintenance ou des dysfonctionnements techniques qui ne lui seraient pas imputables.







Chapitre 3 – La diffusion de tracts syndicaux papier dans l’entreprise




Article 8 : Diffusion des tracts

Les organisations syndicales s'engagent à assurer la diffusion de tracts ou documents papier :

- aux lieux et heures d'entrée et de sortie du travail (article L2142-4),

- ou, dans les services, dans l’ensemble des sites, en dehors des plages fixes (9h-11h et 14h00-15h00 en vigueur au 30.09.19), en respectant les recommandations émises par les responsables de service tendant à assurer la bonne marche du travail,
sauf circonstances exceptionnelles dûment justifiées et acceptées par la Direction préalablement, nécessitant une intervention en dehors de ce cadre.

La distribution doit être assurée par l'organisation syndicale elle-même, et non déléguée à l'agent chargé de ventiler le courrier au sein de chaque service par l'utilisation de pochette de liaison interne.



Chapitre 4 – L'utilisation des outils de visioconférence et de conférence téléphonique


Deux outils sont disponibles à la CPAM de Meurthe et Moselle afin de faciliter la communication entre les sites éloignés de l'organisme, et de réduire les déplacements quand cela est possible.

Article 9 : L'accès à la visioconférence

La CPAM de Meurthe et Moselle est dotée d’un matériel de visioconférence sur les sites :
de Nancy, installé au 7ème étage en salle 734, et 2ème sous-sol en salle B23,
de Longwy, transférée et installée dans la salle du conseil au niveau 4 du bâtiment Ancien Calvaire, dans l’attente de la fin des travaux de réhabilitation du bâtiment Poincaré.

et d’un matériel de vidéoconférence sur les sites :
de Nancy, installé au 6ème étage en salle 604, 
de Villers Les Nancy, installé au 1er étage en salle 103,
d’Essey Les Nancy, installé au 2ème étage,
de Longwy, installé au niveau 4 du bâtiment Ancien Calvaire.
d’Homécourt, installé au RDC.

L'utilisation de ces locaux est ouverte aux organisations syndicales, sous réserve de leur disponibilité, conformément à un planning de réservation tenu et géré par le secrétariat de Direction.




Article 10 : L'accès à la conférence téléphonique

La possibilité de tenir des conférences par téléphone entre les sites de la Meurthe et Moselle est ouverte aux organisations syndicales.
Une demande devra être présentée au secrétariat de Direction, gestionnaires du planning, afin de réserver une plage horaire et d'obtenir les codes d'accès.



Chapitre 5 – Dispositions diverses


Article 11 : Utilisation non-conforme ou abusive 

En cas de non respect du présent accord, l’organisme, après examen, adresse à l’organisation syndicale concernée, dans un premier temps, une lettre de rappel à l'ordre lui précisant la nature exacte du différend. 
Si après discussion, le désaccord persiste entre l'organisation syndicale concernée et la Direction, ou en cas de récidive, il est porté à la connaissance des autres organisations syndicales.
Une réunion est alors tenue entre les parties en vue de régler le différend et de réexaminer les conditions d'accès aux NTIC concernées pour l'avenir.
Si à l’issue de cette rencontre, et les parties ayant fait part de leur point de vue, le différend persiste, l'organisme peut décider de saisir la juridiction civile compétente.

Il se réserve également la possibilité de recourir aux sanctions disciplinaires telles que prévues par le règlement intérieur le cas échéant, en cas de non-respect des règles énoncées par les chartes d’utilisation des ressources informatiques en vigueur dans l’organisme.

Article 12 : La durée de l'accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Les parties conviennent de se revoir en cas de difficulté d'application de la présente convention.

Article 13 : L'entrée en vigueur et la publicité de l'accord

Le présent accord est valable après avoir été :

 Signé par une ou plusieurs organisations syndicales représentatives parties à la négociation, ayant recueilli plus de 50% des suffrages exprimés (hors blanc et nuls) en faveur d’organisations syndicales représentatives au 1er tour des dernières élections des titulaires au Comité Social et Economique, 
ou, à défaut, signé par une ou plusieurs organisations syndicales représentatives parties à la négociation, ayant recueilli plus de 30% des suffrages exprimés (hors blanc et nuls) en faveur d’organisations syndicales représentatives au 1er tour des dernières élections des titulaires au Comité Social et Economique, et validé par référendum,







 Transmis à la Direction de la Sécurité Sociale et à la Mission Nationale de contrôle dans le cadre de la procédure d’agrément ministériel, et agrée par le ministère des Affaires Sociales, du travail et de la Solidarité en application des articles L123-1 et D. 224-7-3 du Code de la Sécurité sociale.

 Déposé auprès de la Direction Départementale du Travail et de l'Emploi par voie dématérialisée, via la plate-forme prévue à cet effet, en 2 exemplaires dont une version PDF signée et une version .docx,

 Déposé au secrétariat-greffe du Conseil des Prud'hommes (1 exemplaire original).

Il entrera en vigueur le jour suivant l’obtention de l’agrément par l’autorité compétente de l’Etat.

Le présent accord pourra être dénoncé par l'une ou l'autre des parties, dans les conditions prévues aux articles L 2261-7 et suivants, et L 2222-6 du code du travail.
En tout état de cause, les dispositions de l'accord restent applicables jusqu'à l'entrée en vigueur de l'accord qui lui serait substitué.


Fait à Nancy, le 19.12.19

La Directrice,				Les organisations syndicales représentatives,

X						P/ le syndicat CFDT

						P/ le syndicat CFTC

						P/ le syndicat CGT