ACCORD D’ENTREPRISE 
pour la mise en place du vote électronique

Elections des représentants du Comité Social Economique




Entre, d’une part,

La Société C.F.C.C.
Sis Rue du Pont du Péage, 67 118 Geispolsheim
Représentée par  XXXXXXXXXXXXX, agissant en qualité de Directeur

Et, d’autre part,

L’organisation syndicale XXXXXXXXX représentée par XXXXXXXXXXXX, délégué syndical, 


Il a été convenu ce qui suit :
Préambule

En application de la loi N° 2004-575 du 21/06/2004 et afin de faciliter les démarches relatives au vote à l’occasion de l’élection du comité social et économique les parties conviennent d'autoriser la réalisation des élections par voie électronique, au moyen d'un vote par internet.

Article 1 : Dispositions générales

Le présent accord ouvre la possibilité de recourir au vote électronique, étant entendu que le principe du recours au vote électronique doit être, pour chaque scrutin, prévu par le protocole d'accord préélectoral. 
Le protocole d'accord préélectoral détaillera les modalités techniques et fonctionnelles de vote, le calendrier électoral et la répartition des sièges.

Le vote électronique pourra avoir lieu à distance ou sur le lieu de travail pour les salariés munis d'un accès internet ou sur le poste en libre accès de l’entreprise.

Article 2 : Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe

Les parties conviennent que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.


Article 3 : Choix du prestataire

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire, AKG SOLUTIONS (ci-après dénommée « le prestataire ») choisi par l'employeur et respectant le cahier des charges figurant au présent accord.

Le prestataire s’engage sur :

La sincérité et l’intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne électronique,
L’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,
La confidentialité et la liberté du vote : permettre d’exercer son droit de vote sans pression extérieure.

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral, et en application du protocole d’accord préélectoral. 

Le système de vote électronique du prestataire devra avoir été soumis à une expertise indépendante conformément aux articles R2324-8 et R2314-12 du Code du travail. Le rapport d’expertise sera annexé au cahier des charges. Un exemplaire pourra également être remis à chaque organisation syndicale qui en fera la demande auprès de la Direction des Ressources Humaines.

Article 4 : Modalités d’organisation du vote

4.1 Respect du Régime Général de Protection des Données (RGPD) :

Le système fait l’objet d’une fiche de traitement de données selon la norme du Régime Général de Protection des Données (RGPD). Cette fiche de traitement remplace la déclaration normale de la CNIL depuis mai 2018. La fiche de traitement est transmise par le prestataire après paramétrage du site de vote électronique.

4.2  Adaptation de la propagande syndicale :

Les professions de foi doivent également être communiquées au prestataire au format électronique pour permettre leur intégration dans la plateforme de vote et leur consultation en ligne.

Les listes des candidats seront présentées à l’écran de manière aléatoire afin de ne pas privilégier une liste. La dimension des bulletins et la typographie utilisée seront identiques pour toutes les listes. 

4.3 Communication des listes électorales et des listes des candidats :

Les listes électorales sont transmises au prestataire qui assure leur sécurité et confidentialité. Les données pouvant être enregistrées sont les suivantes (article 4 de l’arrêté du 25 avril 2007, mis à jour par le décret 2011-595 du 26 mai 2011) :

Pour les listes électorales : nom, prénom, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège, adresse mail et/ou adresse postale ;
Pour le fichier d’émargement : collège, nom et prénom des électeurs, horodatage du vote
Pour les listes des candidats : collège, nom, prénom des candidats, titulaire ou suppléant, appartenance syndicale, date de naissance, date d’entrée dans l’entreprise
Pour la liste des résultats : nom, prénom des candidats, date de naissance, élu, non élu, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires tel que mentionnés ci-après.

Les destinataires de ces informations sont les suivants :

Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs, agents habilités des services du personnel ;
Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel ;
Pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités des services du personnel ;
Pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, employeur ou agents habilités des services du personnel.

4.4  Déroulement de l’opération de vote :

Les élections auront lieu sur une durée allant de 24h à 8 jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole préélectoral. La plateforme de vote sera accessible 24h/24 pendant cette période. 

Avant toute opération de vote :

	Le prestataire s’engage à tester le système de vote électronique
Les membres du bureau de vote doivent vérifier que l’urne est vide, scellé et chiffré par des clés délivrées à cet effet

Les électeurs ont ainsi la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du vote électronique de n’importe quel terminal internet ou intranet, via un lien direct avec le site du prestataire, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Pendant la période ouvrée du scrutin, un microordinateur avec une connexion au site sécurisé du prestataire sera mis à la disposition des électeurs par l’entreprise dans des lieux préservant la confidentialité du vote.

Une note explicative précisant les conditions et règles de fonctionnement du vote sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du scrutin pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote. Chaque électeur recevra également un courriel ou/et un courrier contenant ses informations de connexion (un code d’identification et un mot de passe généré de façon aléatoire) et l’adresse électronique permettant l’accès au site de vote.

Seul le prestataire aura connaissance de l’identifiant et du mot de passe.

Le code d’identification ainsi que le mot de passe seront également valables en cas de second tour.

Après avoir cliqué sur le lien, l’électeur devra renseigner sa date de naissance pour s’authentifier. Cette information personnelle, préalablement communiquée par l’employeur au prestataire lors de la constitution des listes, permettra à l’électeur d’obtenir les informations qui lui seront nécessaires pour voter. Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.

Une fois connecté, l’électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et pour les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix.  
L’électeur doit pouvoir modifier son choix avant validation. La validation entrainant transmission du vote et émargement, fait l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver.

4.5 ASSISTANCE

Une cellule d’assistance sera chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Le prestataire fournira une assistance fonctionnelle par courriel et par téléphone pendant le vote.

4.5 Sécurité des votes :

Afin de répondre aux exigences posées par les articles L2314-21 à 23 et L2324-19 à 21 du code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur sont séparés. L’opinion émise par l’électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier des électeurs. Ce circuit garantit le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Par ailleurs, et toujours conformément aux normes RGPD, chaque électeur est informé de l’utilisation de ces données, leur conservation, leur stockage et leur destruction. Cette information se trouve directement sur le site (rubrique « mentions légales ») et synthétisé dans le courrier ou courriel envoyé à l’électeur.

Les membres du bureau de vote, les délégués de liste et les représentatifs de l’employer désignés au protocole préélectoral peuvent consulter, grâce à une clé d’accès personnelle, le taux de participation et la liste d’émargement. Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin.

Le prestataire conserve, jusqu’à l’expiration du délai de recours et lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenu définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. A la fin de cette période de litige, le prestataire s’engage et détruire toutes les données du client.

4.6  Dépouillement – Procès-verbaux - Résultats :

A l’heure du scrutin définie dans le protocole préélectoral le site de vote n’est plus accessible aux électeurs. Les clés sécurisées délivrés au moment du scellement de l’urne sont introduites dans le système pour le descellement. 

L’attribution des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats doivent à minima faire apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.

Le prestataire procède au décompte des voix sur un formulaire électronique conforme aux modèles CERFA en vigueur depuis la loi du 20 août 2008 (10113.03 et 10114.03). A partir des résultats du premier tour, il convient de vérifier si la condition légale de quorum requise lors du premier tour est atteinte. Si le quorum n’est pas atteint, un second tour doit être organisé selon le même dispositif de vote électronique. Que le quorum soit atteint ou non, le procès-verbal sera signé par chaque membre du bureau de vote.

Un second tour devra également être réalisé en cas de carence partielle ou totale au premier tour, ou si à l’issue du premier tour il reste des sièges à pourvoir.


4-7   Formation / information

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés.

En particulier, la Direction établira une note explicative détaillée précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote, et la communiquera aux électeurs suffisamment en amont de l’ouverture du premier tour de scrutin.

En outre, les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique. Cette formation pourra se dérouler concomitamment à la phase de test, de scellement et de programmation des horaires du scrutin qui précédera l’ouverture du vote.

Article 5 : Durée, entrée en vigueur, dénonciation, révision, dépôt et publicité

Article 5-1 : Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et prend effet à compter du jour de sa signature.

Le suivi de l’accord est réalisé lors de l’ouverture des élections professionnelles.
Ainsi, au plus tard, lors de l’ouverture de la négociation du protocole d’accord préélectoral, le présent accord fait l’objet d’un suivi par les signataires.

Article 5-2 : Adhésion à l’accord

Conformément à l'article L. 2261-3 du Code du travail, toute organisation syndicale de salariés représentative dans l'entreprise, qui n'est pas signataire du présent accord, pourra y adhérer ultérieurement.

L'adhésion produira effet à partir du jour qui suivra celui de son dépôt au greffe du conseil de prud'hommes compétent et à la Direccte.

La notification devra également en être faite, dans le délai de huit jours, par remise en main propre, aux parties signataires.

Article 5-3 : Dénonciation de l’accord

Il pourra être dénoncé conformément aux dispositions des articles L. 2261-9 et suivants du Code du travail, sous réserve du respect d’un préavis de 3 mois.


Article 5-4 : Révision de l’accord

Il pourra faire l'objet d'une révision dans les conditions prévues aux articles L. 2261-7 et L. 2261-8 du Code du travail.

La demande de révision doit être adressée par lettre recommandée avec AR à tous les signataires et accompagnée d’un projet.
La réunion de négociation en vue de la révision se tient dans un délai de trois mois à compter de la demande.

Dans l’attente de la signature d’un accord portant révision ou en l’absence de signature d’un tel accord, le présent accord continue à produire effet.




Article 5-5 : Règlement des litiges

Les représentants de chacune des parties signataires conviennent de se rencontrer à la requête de la partie la plus diligente, dans les 30 jours suivant la demande pour étudier et tenter de régler tout différend d'ordre individuel ou collectif né de l'application du présent accord.

Article 5-6 : Formalités de publicité

Le présent accord sera déposé auprès de la direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l'emploi (Direccte) de Strasbourg et du secrétariat-greffe du conseil de prud'hommes de Strasbourg. 
Un exemplaire dématérialisé sera également déposé sur la plateforme en ligne TéléAccords qui le transmettra ensuite à la direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l'emploi (Direccte).

Le présent accord sera porté à la connaissance des salariés par affichage.


Fait, en cinq exemplaires, à Strasbourg le 17 janvier 2019.






	XXXXXXXXXX 					XXXXXXXXXXXX
	Délégué Syndical				Directeur général