Accord sur le recours au vote électronique pour les élections des représentants du personnel au Conseil d’Administration de 



Entre d’une part,

XXX

et d’autre part, 

Les Organisations Syndicales représentatives signataires dans l’organisme au sens de la loi à la date de conclusion du présent accord,


Les parties conviennent de signer un accord sur le vote électronique afin de définir les modalités du processus.


PREAMBULE

Le présent accord a pour objet d’autoriser le recours au vote électronique au sein de XXX pour l’élection des représentants du personnel au Conseil d’Administration de XXX, conformément aux dispositions de l’article L2314-26 du Code du travail. 

C’est dans ce cadre que la XXX a fait appel à un prestataire, spécialisé dans la mise en place de solution sécurisée de vote par Internet (disponible sur tout système d’exploitation ordinateur, tablette et smartphone). Une attention plus particulière dans le choix du prestataire portera sur :
- lieu de conservation des données pour répondre aux normes RGPD
- présence du prestataire lors du dépouillement des résultats
- en cas de contestation, transmission des informations nécessaires
- assistance aux utilisateurs
Préalablement à la signature de l’accord, un échange entre le prestataire retenu et les organisations syndicales sera prévu à des fins informatives. Après avoir vérifié la fiabilité du dispositif et veillé au respect des prescriptions prévues par l’article R2314-6 du code du travail par le prestataire retenu, il a été décidé, en accord avec les Organisations Syndicales signataires du présent accord de mettre en place le dispositif qui suit, objet du présent accord. Le cahier des charges est tenu à la disposition des salariés et figure sur l’Intranet de XXX. 

Par ailleurs, il est rappelé que la définition des modalités d’organisation des élections des représentants du personnel au Conseil d’Administration au sein de XXX relève du protocole d’accord préélectoral.

Le vote électronique permettra notamment :
d'obtenir en fin de scrutin des résultats sans erreur possible affichés en quelques minutes, quelle que soit la complexité des élections et ce, sous le contrôle des bureaux de vote désignés ;
de limiter les erreurs de distribution des bulletins de vote (gestion de multitude de bulletins, d'enveloppes potentiellement source d’erreurs) ;
de pallier les aléas postaux ;
d’augmenter la participation des électeurs.

XXX a eu recours au vote électronique dans le cadre des élections des représentants du personnel au Conseil d’Administration en janvier 2018. Ces élections s’étant déroulées sans difficultés, et au regard des avantages, elle a souhaité avoir à nouveau recours à ces modalités de vote. 


ARTICLE 1 – MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS ELECTORALES


Il est précisé que lorsque le présent accord fait référence au protocole d'accord préélectoral, il est fait référence au protocole d'accord préélectoral lié aux prochaines élections des représentants du personnel au CA. Le présent accord sera annexé au dit protocole d'accord préélectoral.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties décident que les élections seront organisées par un « prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction en accord avec les organisations syndicales. Une présentation du système de vote retenu sera faite aux membres du bureau de vote, aux élus CSE et aux délégués syndicaux avant la mise en œuvre du vote.


Article 1.1. Modalités de vote

Les parties signataires décident d’adopter un processus de vote par Internet pour la seconde fois à l’occasion des élections des représentants du personnel au CA de XXX. Le service Informatique aura préalablement pris les mesures nécessaires pour donner accès aux salariés au site de vote.


Article 1.2. Modalités des élections

Etablissement du fichier des électeurs

A des fins de préparation de l’élection, la Direction des Ressources Humaines établit un fichier des électeurs à partir des listes électorales.

Les listes électorales susmentionnées enregistrent les données suivantes : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège d’appartenance, et email professionnel. 

Le fichier des électeurs a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification et de lui faire parvenir ; ce moyen d’authentification lui permettra :
de s’identifier et de prendre part au vote,
de compléter la liste d’émargement.

Les électeurs sont enregistrés sur un support distinct de l‘urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.



Lieux et Temps du Scrutin

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent, pour le premier comme le second tour de scrutin, que les élections auront lieu pendant une période délimitée, fixée dans le protocole d’accord préélectoral. 

Les dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins seront indiquées dans le protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme pendant l’ouverture des scrutins, de n’importe quel terminal Internet en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter sur le temps de travail. A cette fin, une notice expliquant les modalités de vote aux salariés sera transmise par le prestataire. En amont du vote, une information sera transmise avec le bulletin de salaire aux salariés sur le renouvellement de l’instance, les alertant de la réception prochaine d’un courrier du prestataire.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique pourront être contrôlées par les membres du Bureau de Vote et les personnes désignées ou habilitées à assurer le contrôle des opérations électorales.

Le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.

Consultation du nombre de votants

Pendant la période de scrutin, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin. Pour ce faire, les scrutateurs désignés auront un accès en ligne à une console leur permettant de visualiser le taux de participation, en temps réel, et pour chaque scrutin.

Liste d’émargement

La liste d’émargement enregistre les données suivantes : collège d’appartenance, Nom et Prénom des électeurs ayant voté, heure et date du vote. La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du Bureau de Vote et aux membres de la Direction des Ressources Humaines habilités à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.


Article 1.3. Bulletins de vote

Le prestataire assurera la mise en œuvre des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.


Article 1.4. Liste des candidats

Les listes de candidats doivent enregistrer les données suivantes : collège d'appartenance, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants et le cas échéant l'appartenance syndicale.

Les listes seront présentées sur un seul et même écran dans l'ordre alphabétique.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu'un autre, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d'un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.

Il sera possible d’intégrer les professions de foi des listes sur le site de vote.


ARTICLE 2 – INFORMATION ET ASSISTANCE AUX VOTANTS

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation par les collaborateurs de cette technique de vote.


Assistance aux électeurs 

Pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre une cellule d’assistance disponible par téléphone, du lundi au vendredi de 7h00 à 19h00. 
L’appel est gratuit par un numéro vert mis à disposition (numéro communiqué par courrier et inscrit sur le site de vote) Une rubrique d’aide et d’explications est également disponible depuis l’interface de vote. 


Article 2.1. Modalités d’acces au serveur de vote 

Chaque électeur recevra, avant chaque tour, à son domicile par courrier simple et par mail sur la boite professionnelle, un identifiant de vote et un code confidentiel, générés de manière aléatoire par le prestataire.

Afin de sécuriser le vote et la fiabilité des élections, l’authentification de l’électeur sur le serveur de vote se fera par la saisie de l’identifiant de vote et d’un code initial, qui sera la date de naissance de l’électeur. La connexion au site de vote se fait à travers des liaisons sécurisées et toute personne non reconnue ne pourra accéder au site de vote.

Une fois connecté, l’électeur pourra procéder aux votes. Les listes correspondant à son collège lui seront proposées. Son vote devra être confirmé par la saisie du code confidentiel. Chaque vote doit être validé par la saisie du code confidentiel.

Les codes de vote fournis à l’électeur permettent de garantir l’unicité du vote.


Article 2.2. Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par les articles L.2324-19 et suivants du code du travail, l’expression de vote et les éléments d’identification de l’électeur seront séparés.
Le vote de l’électeur sera crypté et stocké, dans cet état, dans une urne électronique dédiée sans aucun lien avec le fichier d’émargement des votants. Cette urne est hébergée par le prestataire. Le processus mis en œuvre par le prestataire garantit l’anonymat du vote et la sincérité des opérations électorales.






Article 3 – VALIDITE ET DUREE DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée correspondant à l’organisation des élections des représentants du personnel au CA de 2022.

Il entrera en vigueur à compter de sa signature et sous réserve de l’agrément de l’autorité compétente de l’Etat, conformément à l’article L123-2 du code de la Sécurité Sociale. 


Fait à ROUEN, le