Protocole d’Accord relatif au recours au vote électronique pour les élections du Comité Sociale Economique de l'Urssaf Limousin

Entre,
L'Urssaf Limousin, dont le siège social est sis 11 Rue Camille Pelletan
Représentée par Monsieur XXX, Directeur de l'Urssaf, d'une part
Et les organisations syndicales représentatives soussignées, d'autre part.

Préambule

Afin de faciliter l'organisation des élections des représentants du personnel de l'Urssaf Limousin, de favoriser la participation des salariés et de sécuriser les résultats, les parties signataires du présent accord conviennent de mettre en place le vote électronique par internet.
Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de la loi pour la confiance dans l’Economie Numérique du 21 juin 2004, du décret N° 2007-602 et de l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour les élections professionnelles, et qui impose de suivre un cahier des charges respectant des prescriptions légales minimales.
Le présent accord a pour objectif d’entériner la décision prise par les parties de recourir au vote électronique et de fixer le cadre général de sa mise en œuvre.
Le présent accord sera annexé au protocole d’accord préélectoral qui fixera le détail des modalités d’organisation des élections.

Article 1 - Modalité d’organisation des opérations
Les parties signataires conviennent d’adopter un processus de vote exclusivement par internet pour les élections professionnelles de 2021. En conséquence, le vote à bulletin secret sous enveloppe par correspondance ou physique est exclu.

Pour les seules nécessités des opérations électorales, l'organisme sera amené à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d'extraction des fichiers de gestion du personnel. Dès l'accomplissement de ces formalités, les organisations syndicales de l'organisme en seront informées.

Elle transmettra ce fichier au prestataire pour permettre à ce dernier de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification et de lui faire parvenir les codes d'accès confidentiels pour voter par internet. Ce fichier est distinct de la liste électorale qui sera établie et affichée, conformément à la législation en vigueur.

Article 2 – Choix du prestataire extérieur et conformité du système de vote
Compte tenu de la technicité qu'il est nécessaire de maîtriser et des contraintes à respecter pour assurer la sécurité du processus électoral et la confidentialité des données, la mise en place de ce dispositif sera confiée à un prestataire externe spécialisé.
Le système retenu respectera les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir : 

• La sincérité et l'intégralité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique ; 
• L’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur 
• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin 
• La confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure. 

Le prestataire sera désigné par le protocole d’accord préélectoral. Ce prestataire est retenu dans le cadre d’une consultation mise en œuvre au niveau national.

Le système de vote du prestataire doit être audité par une société indépendante et experte dans la sécurité de fonctionnement des systèmes de vote électronique et l'audit mis à la disposition de la Commission Nationale Informatique et Libertés.

Le système de vote électronique doit avoir fait l'objet d'une déclaration auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés environ un mois avant l'ouverture du vote. L'accomplissement de ces formalités déclaratives sera communiqué aux organisations syndicales.

Article 3 – liste électorale, des candidats, durée et lieu du scrutin

Listes électorales à destination du prestataire 
La direction établira un fichier qui enregistre les données suivantes : nom et prénom des inscrits, date d'entrée dans l'institution, date de naissance, collège d'appartenance et site de rattachement.

Listes des candidats et bulletin de vote 
Les listes des candidats et professions de foi, établies en respect des caractéristiques techniques imposées par le prestataire, seront transmises à la direction qui les remettra en l'état au prestataire. 
Le prestataire assurera la programmation des pages web sur le serveur de vote.
Les listes présentées par les organisations syndicales et les professions de foi seront mises en ligne. Le prestataire veillera à ce que les dimensions des bulletins de vote et la police utilisée soient uniformes.
 
Lieu et durée du scrutin 
Afin d'assurer un taux de participation optimale, il est convenu que tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce, conformément au calendrier défini dans le protocole d'accord préélectoral. 

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment y compris pendant le temps de travail, de façon confidentielle, pendant la période du scrutin prédéfinie de n'importe quel terminal internet.

Les salariés seront informés par courriel du début et de la fin de la période du scrutin. 

Il est rappelé que le temps consacré à l'exercice du droit de vote aux élections professionnelles pendant les horaires de travail n'entraîne aucune réduction de salaire. 

Par ailleurs, pendant la période de vote, un ou plusieurs mails pourront être adressés à l'ensemble des électeurs pour les inciter à voter et ce, afin d'augmenter le taux de participation. Les conditions de mise en place de ces relances ainsi que les personnels habilités à effectuer ces relances seront définis dans le protocole préélectoral.

Article 4 – Assistance technique, Formation et Communication
Les organisations syndicales représentatives disposeront d'une présentation de l'offre proposée par le prestataire, au cours de laquelle elles pourront poser toutes leurs questions relatives au fonctionnement du vote électronique. 

Aux fins de s'assurer du bon déroulement des opérations électorales, les membres de la commission électorale seront formés par le prestataire lors d'opérations de tests à blanc sur le fonctionnement du système de vote électronique. Un plan de communication interne à destination des salariés sera mis en œuvre en amont et pendant le scrutin pour faciliter l'appropriation par les électeurs de cette nouvelle technique de vote.

En amont du scrutin : 
• Information sur les conditions et les règles de vote en ligne. 
• Information sur la date d'envoi des codes/identifiants de vote par le prestataire. Messages ciblés sur l'intranet et supports dématérialisés de communication. 

Pendant le scrutin : 
Les électeurs pourront appeler la cellule d'assistance technique afin d'obtenir toutes les informations qu'ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de l'expression de leur vote. 

Pendant la période de vote, plusieurs mails pourront être adressés à l'ensemble du personnel pour leur rappeler la date et l'heure limite de clôture du scrutin.

Article 5 – Déroulement des opérations de vote

Modalités d'accès au serveur de vote liste d'émargement 
Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l'appropriation de cette nouvelle technique de vote et seront précisés dans le protocole d'accord préélectoral. 

A cet effet, un courrier précisant les conditions et la procédure de vote électronique sera produit aux électeurs. Ce courrier sera porté à la connaissance des électeurs suffisamment à l'avance avant l'ouverture du premier tour de scrutin. 

Afin de procéder aux opérations de vote par voie électronique dans des conditions assurant la confidentialité et l'unicité de son vote, chaque électeur recevra avant le premier tour des élections, à son domicile par courrier simple, un identifiant de vote et un code confidentiel (mot de passe) permettant son identification ainsi que l'accès aux pages du serveur de vote. 

Seul le prestataire aura connaissance de l'identifiant et du mot de passe.

L'électeur pourra exprimer son vote par la voie électronique en se connectant au site sécurisé mis en place à cet effet par le prestataire, dans des conditions assurant sa confidentialité. Toute personne non reconnue par le système n'aura pas accès aux pages du serveur de vote. 

La saisie de ses identifiants permettra à l'électeur d'accéder aux bulletins de vote correspondant à son collège. Seules les listes correspondant à son collège lui seront présentées. Une fois son vote exprimé, le choix de l'électeur apparaitra clairement à l'écran et pourra être modifié avant validation.

Sa validation définitive vaudra signature et émargement.

La liste d'émargement enregistrera les données suivantes : collège d'appartenance, nom et prénom des électeurs ayant voté, date et heure du vote. La liste d'émargement sera accessible à tout moment aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle.

Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin 
Le vote sera traité de telle sorte à assurer son anonymat et son chiffrage avant d'être transmis dans le fichier contenant l'urne électronique, recensant tous les votes exprimés. 
Afin de répondre aux exigences posées par les articles R.2314-10 et R.2324-6 du Code du travail, le flux du vote et celui de l'identification de l'électeur seront séparés. Le vote de l'électeur sera ainsi crypté et stocké dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d'authentification des électeurs. 
Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales. Aucun résultat partiel ne sera disponible pendant toute la durée du scrutin.

Article 6 – Dépouillement des bulletins de vote
Le dépouillement sera assuré à la clôture des opérations de vote, en public, par les membres du bureau de vote. 
A l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôlent la fermeture du scrutin. 
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne électronique, les listes d'émargements et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement. 
Le dépouillement global se fait par l'activation conjointe d'au moins deux clés de chiffrement différentes par les assesseurs de chaque bureau de vote. Un troisième assesseur suppléant sera désigné pour pallier l'absence d'un des deux assesseurs le jour du scellement ou le jour du dépouillement. 
Les membres des bureaux de vote éditent les procès-verbaux et proclament les résultats. 
Afin de familiariser les membres des bureaux de vote au système de vote, une information précise leur sera communiquée avant le scrutin et ils bénéficieront d'une assistance du prestataire pendant toute la durée du dépouillement.

Article 7 – Dispositions générales
Le présent protocole se substitue à l'ensemble des dispositions et usages ayant le même objet, en vigueur au sein des différents sites au jour de la signature.

Durée de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée correspondant à celle nécessaire pour l’organisation des élections professionnelles 2021.
A l’arrivée du terme de cet accord, il cessera de produire ses effets.
Il pourra être révisé avec préavis de trois mois dans les conditions prévues par le code du travail.

Entrée en vigueur de l’accord
Le présent accord entrera en vigueur sous réserve de la réalisation des formalités légales de dépôt et de l’obtention de l’agrément ministériel.

Information du personnel
Une information complète sera assurée par le Directeur au travers des publications internes, de réunions d'information et de tout autre moyen qui lui semblera approprié.

Fait à Limoges, le 
En 8 exemplaires originaux dont un pour chacune des parties.