ACCORD
RELATIF AUX MODALITES D’ORGANISATION DE LA CONSULTATION DU PERSONNEL
SUR LE PROJET D’AVENANT A L’ACCORD D’INTERESSEMENT du 18 juin 2021
DE LA SOCIETE XXXXXX


La Société XXXXXX, Société par Actions simplifiée au capital de 500 000 euros, ayant son siège social au XXXXXXXXXXXXXXXXXXX immatriculée au registre du commerce de Versailles sous le n° XXXXXXXXXX, représentée par son Président, Monsieur XXXXXXX,  
Et

Les organisations syndicales représentatives dans la Société, représentées respectivement par leur Délégué Syndical :

Pour la CFDT, Madame XXXXXX 
Pour la CFTC, Monsieur XXXXXX

D’autre part, 

Il a été convenu les dispositions exposées ci-après.


Préambule : 
Suite au dépôt de l’accord d’intéressement du 18 juin 2021, la Direction Régionale de l’Economie, de l’emploi, du travail et des Solidarités (DREETS) a contacté la Société XXXXXX et lui a demandé de revoir l’article 6 de cet accord.

Il s’agit d’une part d’être plus clair dans la présentation des modalités de répartition individuelle de l’intéressement (75% proportionnellement à la rémunération annuelle/25% au prorata du temps de présence) et d’autre part de relever le plafond individuel de la somme maximale pouvant être perçue par un salarié (75% du plafond annuel de la sécurité sociale au lieu de 50%).

Tout avenant devant être conclu et déposé selon les mêmes modalités que l’accord initial, l’ensemble du personnel doit être de nouveau invité à se prononcer sur l’adoption du projet d’avenant à l’accord d’intéressement pour l’année 2021.

Dans ce contexte, les parties ont réétudié, dans le cadre l’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique, l’opportunité de recourir au vote électronique, pour organiser la ratification au 2/3 par le personnel du projet d’avenant à l’accord d’intéressement du 18 juin 2021. 
Le vote électronique est de nature à améliorer les processus de vote au sein de la Société, en permettant notamment :
De simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,
De faciliter le vote pour les salariés en mission, en déplacement ou dont le contrat de travail serait suspendu,
D'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,
D’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.
La délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique.

En conséquence, les parties conviennent de remettre en place le vote électronique, de la même façon qu’en juin 2021 concernant l’accord initial, en appliquant les mêmes modalités de vote que pour les élections des membres de la délégation du personnel du comité social et économique (articles R 2314-5 et suivants du Code du travail), décrites ci-après.

Principes généraux
Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.
Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :
Vérifier l’identité des électeurs,
S’assurer de la liberté et de l’intégrité du vote,
S’assurer de l’unicité du vote,
S’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote,
S’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique,
Permettre la publicité du scrutin.

ARTICLE 1 -Objet et champ d’application
Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de la Société XXXXXX, appelés à ratifier le projet d’avenant à l’accord d’intéressement du 18 juin 2021. Elle précise les modalités d’organisation de cette consultation du personnel. 

ARTICLE 2- Définition et choix du moyen de vote électronique
Il est convenu de recourir exclusivement au vote électronique, à travers le moyen unique du vote par Internet.
Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.

ARTICLE 3 - ANNEXES A LA DECISION UNILATERALE

Le présent accord comporte en annexe :
La description détaillée du déroulement des opérations électorales ;
La description détaillée du fonctionnement du Système de vote.


ARTICLE 4 - RECOURS A UN PRESTATAIRE EXTERIEUR

La Société a pris contact avec un prestataire extérieur, la Société XXXXXX, ci-après dénommée « le Prestataire », spécialisée dans l'organisation des élections professionnelles.

La Société a pu consulter la synthèse du rapport de l'expert indépendant confirmant la conformité du système de vote du Prestataire aux exigences légales et aux recommandations de la CNIL s'appliquant aux systèmes de vote électronique. Le certificat de conformité sera annexé au présent accord.


Dans ce contexte, il est convenu d'utiliser le système de vote du Prestataire, ci-après dénommé « le Système de vote » dans le cadre de la consultation du personnel sur le projet d’avenant à l’accord d’intéressement du 18 juin 2021.


ARTICLE 5 - CALENDRIER DE L'ELECTION

Le scrutin aura lieu à partir du mercredi 8 décembre 2021 à 9h30 et jusqu’au vendredi 10 décembre 2021 à 15h00. 

              
ARTICLE 6 - CELLULE D'ASSISTANCE TECHNIQUE

Une cellule d'assistance technique, ci-après dénommée « la Cellule d'assistance technique » sera mise en place dans le cadre de l'Election.

La Cellule d'assistance technique sera composée :
d'un représentant du Prestataire, ci-après dénommé « le Représentant du prestataire » ;
d'un représentant de la Société, ci-après dénommé « le Gestionnaire de l'élection » ;


6.1 - Rôle du Représentant du Prestataire

Le Représentant du prestataire veillera au bon fonctionnement du Système de vote pendant toute la durée des opérations électorales.

A ce titre, il surveillera le fonctionnement et prendra toute mesure nécessaire pour assurer la sécurité, la continuité et l'intégrité du Système de vote, conformément aux règles de sécurité mises en place par le Prestataire.

De plus, il sera le point de contact de la Société auprès du Prestataire pour toute question relative au fonctionnement du Système de vote et conseillera cette dernière sur la bonne utilisation du Système de vote.


6.2 - Rôle du Gestionnaire de l'élection

Le Gestionnaire de l'élection sera chargé de la bonne utilisation du Système de vote et de l'organisation des opérations électorales au sein de la Société.


A ce titre :
Il communiquera au Prestataire l'ensemble des données et des documents électoraux et contrôlera l'importation de ces éléments par le Prestataire au sein du Système de vote ;
Il organisera la séance de contrôle des données, test et scellement du Système de vote, dépouillement de l’urne, lecture et proclamation des résultats, et convoquera les participants concernés ;
Il veillera, pour ce qui concerne les moyens mis en œuvre par la Société, à l'efficacité de la communication auprès des électeurs et des parties concernées pendant les opérations électorales.

De plus, il sera le point de contact du Prestataire au sein de la Société et sollicitera ce dernier sur toute question relative au fonctionnement et à l'utilisation du Système de vote.

Le statut de Gestionnaire de l'élection ne donnera aucun droit d'accès aux identifiants et mots de passe des utilisateurs.

6.3 - Compatibilité du rôle de Gestionnaire avec les statuts d'électeur et membre du Bureau de vote, 

Le rôle de Gestionnaire de l'élection est compatible avec le statut d'électeur.

Le Gestionnaire évitera, dans la mesure du possible, d'être membre du Bureau de vote.


ARTICLE 7 - ELECTORAT

L’ensemble du personnel de la Société sera amené à se prononcer sur le projet d’avenant à l’accord d’intéressement du 18 juin 2021, tous Etablissements et toutes catégories professionnelles confondus.


ARTICLE 8 - LISTE ELECTORALE

La liste électorale sera établie pour l’ensemble de la Société et comprendra, pour chaque inscrit, les données suivantes : Matricule, Civilité, Prénom, Nom, Date de naissance, adresse personnelle, adresse mail, Etablissement.

La liste électorale sera également publiée sur le site de vote et comprendra, pour chaque inscrit, les données suivantes : Civilité, Prénom, Nom, Etablissement

La liste électorale, sera arrêtée par la Direction à la date de clôture du scrutin, soit le 10 décembre 2021. 
La liste électorale sera portée à la connaissance des salariés conformément au calendrier électoral, par voie d’affichage sur les panneaux réservés à la Société le mercredi 17 novembre 2021 et sera consultable sur le site de vote à compter du mercredi 24 novembre 2021 à partir de 15h00. 

ARTICLE 9 - OBSERVATEURS

Afin de favoriser le contrôle et la transparence du processus électoral, certaines personnes pourront exercer le rôle d'«Observateurs » au cours de l'Election.

Les observateurs auront accès, via le site de vote, aux informations suivantes :
La liste électorale
La composition du Bureau de vote
L'évolution du taux de participation au cours de la période de vote

Les personnes suivantes auront le statut d'observateur au cours de l'Election :
Le Gestionnaire de l'élection
Les représentants de l’employeur
Le prestataire XXXXXX

Les observateurs disposeront d'un identifiant personnel leur permettant d'accéder au site de vote et de consulter les informations qui leur sont destinées. S'ils sont électeurs, cet identifiant sera celui qui leur est attribué en tant qu'électeur.


ARTICLE 10 - BUREAU DE VOTE

Un bureau de vote, composé d'un président et de deux assesseurs, sera constitué 

10.1 - Désignation des membres du Bureau de vote

Le Bureau de vote sera composé d'électeurs volontaires pour exercer les fonctions correspondantes.

A défaut d'accord entre les membres du Bureau de vote, le plus âgé sera désigné Président.

Le Gestionnaire de l'élection se chargera de contacter les électeurs susceptibles de constituer le Bureau de vote, afin de vérifier qu'ils acceptent les fonctions de président ou d'assesseur qui leur sont ouvertes, et qu'ils seront disponibles pour exercer ces fonctions.

10.2 - Enregistrement et communication des listes des membres du Bureau de vote

L'identité et le rôle (président ou assesseur) de chaque membre du Bureau de vote seront enregistrés dans le Système de vote.

La composition du Bureau de vote sera publiée sur le site de vote et pourra être consultée par les électeurs.
 

10.3 - Rôle des membres du Bureau de vote

Les membres du Bureau de vote contrôleront le bon déroulement des opérations électorales et proclameront les résultats.

A ce titre :

Ils seront invités à la réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote, au cours de laquelle les clés de déchiffrement à leur attention seront générées (mercredi 24 novembre 2021 à 14h30) ;
Ils contrôleront le déroulement du vote, au moyen des informations mises à leur disposition via le système de vote (voir ci-après) (mercredi 8 décembre au vendredi 10 décembre 2021, à distance) ; 
Ils seront alertés par la Cellule d'assistance technique de tout incident et prendront toute décision utile ;
Ils participeront à la séance de dépouillement au cours de laquelle :
-  ils autoriseront le dépouillement de l’urne à l'aide de leurs clés de déchiffrement ;
- ils proclameront le résultat, signeront la liste d'émargement et le procès-verbal, édité et imprimé sous leur contrôle (le vendredi 10 décembre à 15h05).






10.4 - Informations à l'attention du Bureau de vote

Les membres du Bureau de vote pourront consulter sur le site de vote :
La liste électorale
La composition du Bureau de vote
Les compteurs du votes et l'évolution du taux de participation
La liste d'émargement
Le journal des événements
Le code de scellement du Système de vote
La note d’information synthétisant les modalités de vote


ARTICLE 11 - GESTION DES CLES DE DECHIFFREMENT

11.1 - Génération des clés de déchiffrement

Chaque membre du Bureau de vote sera titulaire d'une clé de déchiffrement.

Les clés de déchiffrement seront générées par le Système de vote et attribuées à leurs titulaires lors de la réunion de contrôle des données test et scellement du Système de vote organisée avant l'ouverture du scrutin.

11.2 - Transmission des clés de déchiffrement

Chacune des clés de déchiffrement sera éditée et mise sous pli sous la responsabilité du Prestataire selon un processus sécurisé. Chaque pli sera scellé et indiquera au destinataire qu'il ne doit être ouvert que lors de la séance de dépouillement de l’urne. Les plis scellés seront regroupés et adressées en courrier postal suivi au Gestionnaire, qui les remettra en main propre à leurs titulaires, lors de la séance de dépouillement de l’urne.

11.3 - Utilisation des clés de déchiffrement

Les clés de déchiffrement ne seront utilisables qu'à l'issue du vote, lors de la séance de dépouillement, au cours de laquelle elles seront enregistrées dans le Système de vote afin de procéder au dépouillement de l’urne.
Au moins deux clés devront être utilisées pour permettre le dépouillement de l’urne.

En cas de perte de clés par plus d'un titulaire, leur récupération devra faire l'objet d'une procédure ad-hoc exceptionnelle, mise en œuvre avec le concours du Prestataire.

11.4 - Sauvegarde des clés de déchiffrement

Des copies de secours des clés de déchiffrement seront sauvegardées au sein du Système de vote dès leur émission. Elles ne seront accessibles qu'en cas de force majeure, selon une procédure sécurisée.



ARTICLE 12 - INFORMATION DES SALARIES

Dans le mail transmis à l’ensemble des collaborateurs avec leurs codes d’accès, figurera un lien sur lequel il suffira de cliquer pour avoir accès au site de vote où les salariés trouveront en plus de
La liste électorale
La composition du Bureau de vote
L'évolution du taux de participation au cours de la période de vote

Ainsi que

Le projet d’avenant à l’accord d’intéressement du 18 juin 2021
la note d'information synthétisant les modalités de vote, qui reflètera les termes du présent accord et de ses annexes
Le mode d’emploi détaillé pour voter

Ceux-ci seront consultables et téléchargeable à partir du site de vote. 


ARTICLE 13 - FORMATION

Les membres du Bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le Système de vote. Cette formation sera dispensée le mercredi 24 novembre 2021 à 14h30 via :

Les informations contenues dans la note d'information à l'attention de l'ensemble des électeurs;
L'annexe du présent accord sur le fonctionnement du système de vote ;
La présentation du Système de vote et les explications fournies lors de la séance de contrôle des données, test et scellement du Système de vote ;
La vidéo illustrant le fonctionnement de l'espace de vote et les informations à l'attention des membres du Bureau de vote, accessibles via le site Internet du Prestataire et la page d'Aide de l'espace de vote.

Parallèlement, les dispositions suivantes seront prises pour que l'ensemble des salariés ait accès aux explications nécessaires pour voter, et puisse bénéficier d'une assistance éventuelle en cas de difficulté :

Les courriers contenant les codes d'accès personnel des électeurs rappelleront les plages d'ouverture du vote et fourniront les informations nécessaires pour accéder au site de vote ;
Un mode d'emploi du vote, décrivant à l'aide de copies d'écran les étapes à suivre pour voter et contenant le numéro Vert du Service Support de XXXXXX, sera communiqué aux électeurs avec les codes d'accès au site de vote ;
Le Service Support de XXXXXX, accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, répondra à toute question des électeurs relative au fonctionnement du site de vote et à l'expression du vote, et pourra assister à distance tout électeur en difficulté ;
Une vidéo de démonstration du vote sera accessible via le site de vote ainsi que le site Internet du prestataire ().


ARTICLE 14 - SUIVI DES OPERATIONS ELECTORALES


14.1 - Accès à la liste d'émargement

La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du Bureau de vote, à des fins de contrôle du bon déroulement du scrutin pendant les opérations de vote.

14.2 - Résultats partiels

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement des scrutins.


14.3 - Accès au taux de participation

Pendant le déroulement des opérations électorales, le taux de participation sera accessible :

Aux électeurs ;
Aux observateurs;

Les droits de consultation des utilisateurs seront enregistrés au sein du Système de vote. Les utilisateurs autorisés accèderont au taux de participation en se connectant au site de vote, à l'aide de leurs identifiants personnels.


ARTICLE 15 - ACCES AU SITE DE VOTE

15.1 - Génération des identifiants et des mots de passe

Pendant toute la durée des opérations électorales, le site de vote sera accessible par Internet à tout utilisateur muni d'un identifiant personnel fourni par le Prestataire.

Un identifiant personnel sera attribué aux électeurs (dont les membres du Bureau de vote et les observateurs, puisqu’eux-mêmes électeurs).

Outre leur identifiant, les électeurs recevront un mot de passe, à retirer sur l’espace de vote. La saisie du mot de passe sera nécessaire pour valider chaque vote.

Les identifiants et les mots de passe seront strictement individuels et confidentiels. 

Ces codes seront générés automatiquement par le Système de vote, selon un algorithme aléatoire, et ne contiendront aucun élément permettant d'identifier l'identité du titulaire.





15.2 - Transmission des identifiants et des mots de passe

15.2.1 - Procédure standard

Les identifiants seront édités et mis sous pli sous la responsabilité du Prestataire selon un processus sécurisé. Ils seront adressés par lettre simple au domicile des titulaires. Cet envoi par courrier sera doublé d'un envoi des identifiants par email.

Ayant reçu leur identifiant personnel, les électeurs seront invités à suivre la procédure ci-dessous afin de retirer leur mot de passe :
l'électeur se connecte au site de vote - dont l'adresse url est indiquée dans le courrier et dans l'email (avec lien d’accès) - en saisissant son identifiant et son n° de matricule qu’il peut trouver sur son dernier bulletin de paie;
l'électeur connecté au site de vote est invité à saisir un numéro de téléphone mobile, une adresse mail (de préférence personnelle) ou un numéro de téléphone fixe pour recevoir son mot de passe, nécessaire à la validation du vote ; le mot de passe lui est envoyé immédiatement par SMS, par email ou via un serveur vocal.

15.2.2 - Procédure de secours

Dans le cas où un utilisateur perdrait son identifiant, il pourra obtenir la réédition de son identifiant selon l'une des procédures de secours décrites ci-après :

Traitement de la demande par le Service Support Téléphonique de XXXXXX
L'utilisateur contacte le Service Support de XXXXXX, accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, au numéro VERT indiqué par XXXXXX ;
L'opérateur recevant l'appel se connecte au Système de vote puis : ouvre la session de réédition des éléments d'authentification ; sélectionne le nom de l'utilisateur ; vérifie l'identité de celui-ci à partir des données affichées par le Système, saisit l'adresse email ou le numéro de téléphone mobile ou fixe indiqués par l'utilisateur, puis déclenche l'envoi ;
Le Système de vote envoie alors automatiquement de nouveaux codes d'accès à l'utilisateur, selon le media retenu (email, SMS ou serveur vocal).
La procédure assure la confidentialité de l'envoi : à aucun moment les codes adressés ne sont affichés à l'écran.

Traitement de la demande en libre-service via un formulaire en ligne
L'utilisateur accède à un formulaire en ligne, disponible 24h/24, sur la page de connexion au site de vote.
L'utilisateur saisit ses données d'identification (listées ci-après) et un numéro de téléphone mobile.
Le formulaire envoie par SMS un code de vérification du numéro de téléphone mobile à l'utilisateur.
L'utilisateur ressaisit dans le formulaire le code de vérification et valide sa demande.
Le formulaire vérifie l'ensemble des données d'identification,
en cas d'exactitude, de nouveaux codes d'accès sont envoyés immédiatement à l'utilisateur par SMS,
en cas d'échec de l'identification, le formulaire propose à l'utilisateur de transmettre sa demande et ses coordonnées au Gestionnaire de l'élection pour une approbation manuelle.

La procédure a pour effet :
Si l'utilisateur est électeur, de lui adresser son identifiant (inchangé) ;
Si l'utilisateur n'est pas électeur, de lui adresser son identifiant (inchangé). 

Les données d'identification de l'électeur, sont :
Nom et Prénom
Date de naissance
N° de matricule

Toute re-génération d'identifiant est enregistrée au sein du Système de vote et fait l'objet d'une mention dans le compte rendu de dépouillement précisant l'émetteur, l'utilisateur (identité de l'électeur ou de l'observateur), la date et l'heure de l'envoi.


ARTICLE 16 - EXPRESSION DU VOTE

16.1 - Vote électronique

Les électeurs disposant d'un identifiant et d'un mot de passe personnels fournis par le Prestataire pourront voter par voie électronique à partir de tout terminal (ordinateur, smartphone ou tablette) équipé d'un navigateur Internet usuel, tant professionnel que personnel, à tout moment pendant la durée d'ouverture des scrutins.

Les données saisies par l'électeur au cours de sa connexion au site de vote, dont le vote émis, ne laisseront aucune trace sur le terminal utilisé.

Chaque utilisateur sera invité à saisir son identifiant et son n° de matricule pour se connecter au site de vote.
À tout moment, chaque électeur sera libre de se faire assister par la personne de son choix dans l'utilisation du site de vote, le vote par procuration étant interdit.

La Société s'engage à mettre en œuvre tous les moyens pour faciliter l'appropriation du vote électronique par les salariés et plus particulièrement ceux qui n'ont pas vocation par leur fonction à utiliser l'outil informatique.

Pendant la période de vote, un compteur indiquera aux électeurs le temps leur restant pour voter, lorsqu'ils se connecteront au site de vote.

Après la clôture du scrutin, les électeurs se connectant au site de vote n'auront plus la possibilité de voter.

Toutefois, le vote demeurera possible pendant un laps de temps de 5 minutes au-delà de l'heure de clôture du scrutin, pour un électeur qui se serait connecté avant l'heure de clôture sur le site de vote dans la zone réservée à l'expression du vote, sans avoir encore validé son vote. 

A l'issue de son vote, l'électeur pourra visualiser un accusé de réception électronique confirmant l'enregistrement de son vote dans le Système de vote, qu'il pourra conserver.

Le Système de vote étant conçu pour interdire toute altération de l'acte de vote, un vote électronique ne peut, dans des conditions normales d'utilisation du Système de vote, être entaché d'irrégularités. Outre le choix oui/non à la question posée, seul le vote blanc sera proposé à l'électeur (abstention). 


16.2 - Exclusion de toute autre modalité de vote

Le vote à bulletin secret sous enveloppe, sur place ou par correspondance, est exclu.


ARTICLE 17 - DEPOUILLEMENT - PROCES VERBAL

17.1 - Procédure de dépouillement

Le dépouillement de l’urne aura lieu en présence des membres du Bureau de vote, des observateurs et du gestionnaire de l'élection.

Après activation des clés de déchiffrement, le Système de vote affichera les résultats du vote.

17.2 - Signature et communication du procès-verbal

Le procès-verbal sera signé par les membres du Bureau de vote et sera annexé à l’avenant à l’accord d’intéressement du 18 juin 2021 lors du dépôt de ce dernier sur la plateforme téléaccord à destination de la DREETS.

Le résultat sera porté à la connaissance du personnel.

17.3 - Signature et conservation des listes d'émargement

A l'issue du dépouillement, la liste d'émargement sera imprimée et signée par les membres du Bureau de vote.

La liste d'émargement signée sera placée dans une enveloppe qui sera scellée et conservée par la Société.

L'enveloppe sera détruite à l'issue de la période de recours.

17.4 - Proclamation des résultats

Le Président du Bureau de vote, ou à défaut un assesseur, proclamera le résultat du vote à l'issue de la signature du procès-verbal.




ARTICLE 18 - FORMALITES DE DECLARATION ET ACCES AUX DONNEES PERSONNELLES

Conformément à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée et au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes à l'égard du traitement des données à caractère personnel, une déclaration de traitement sera effectuée au registre par la Société au titre de la constitution des fichiers électoraux.
Conformément aux obligations légales, les utilisateurs du Système de vote pourront faire valoir leur droit d'accès, de rectification, d'opposition et de limitation aux informations enregistrées les concernant, en adressant une demande par courrier postal auprès du Prestataire et en justifiant de leur identité.


ARTICLE 19 - CONSERVATION ET DESTRUCTION DES FICHIERS SUPPORT

Le Prestataire conservera sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultat et de sauvegarde.

La procédure de décompte des votes pourra, si nécessaire, être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le Prestataire, après en avoir informé le Gestionnaire de l'élection, procèdera à la destruction des fichiers supports.



ARTICLE 20 - DUREE DE L’ACCORD

Le présent accord est pris pour la durée du vote de ratification de l’avenant à l’accord d’intéressement du 18 juin 2021.


Fait en 4 exemplaires à Elancourt, le 16 novembre 2021



ANNEXE 1 DE L’ACCORD RELATIF AUX MODALITES D’ORGANISATION DE LA CONSULTATION DU PERSONNEL SUR LE PROJET D’AVENANT A L’ACCORD D’INTERESSEMENT DU 18 JUIN 2021


DEROULEMENT DES OPERATIONS ELECTORALES


Les opérations électorales se déroulent en 4 phases :

Organisation des élections ;
Préparation du scrutin ;
Opérations de vote ;
Dépouillement et clôture du vote.


PHASE 1 - ORGANISATION DES ELECTIONS

1.1 – Accord relatif aux modalités d’organisation de la consultation du Personnel et annonce du vote 

La Direction détermine les modalités d’organisation de la consultation et informe les salariés de la tenue du vote.

 L’information est communiquée par tout moyen et précise la date envisagée du scrutin.

1.2 - Création du « Dossier de vote » dans le système de vote

Le « Dossier de vote » est créé dans le système de vote.

Les caractéristiques générales du vote sont enregistrées :
Titre;
Règles du scrutin ;
Modalités de vote ;
Calendrier prévisionnel (dont les dates et heures d'ouverture et de fermeture prévues du scrutin) 
Modalités d'envoi des codes d'accès aux électeurs ;
Procédure de régénération des codes d'accès perdus ou non reçus ;
Modalités de remise des clés de déchiffrement.

1.3 - Déclaration au registre

Dans la perspective de la constitution du fichier électoral, une déclaration du traitement au registre est effectuée.

1.4 - Edition et publication de la note d'information


1.5 - Personnalisation du système de vote

Le système de vote est personnalisé en fonction des éléments graphiques et d'identité attendus sur le site de vote et sur les documents proposés par le système de vote.

PHASE 2 - PREPARATION DU SCRUTIN

2.1 - Etablissement et enregistrement du fichier électoral

Le fichier électoral est établi en fonction des données légales et nécessaires aux opérations de vote, conformément aux dispositions de l’accord sur les modalités de vote.

Le fichier est enregistré dans le système de vote.

2.2 - Publication de la liste électorale

La liste électorale est publiée conformément aux modalités et au calendrier fixés par l’accord.

2.3 - Correction éventuelle de la  liste électorale et du fichier des électeurs

En fonction des observations recueillies dans le délai autorisé, les corrections nécessaires sont apportées à la liste électorale. La liste corrigée est publiée.

2.4 - Désignation et enregistrement des membres du bureau de vote

Le bureau de vote est constitué conformément aux dispositions de l’accord sur les modalités de vote.

La composition du bureau de vote est enregistrée dans le système de vote.

2.5 - Désignation et enregistrement des observateurs

Les observateurs sont désignés conformément aux dispositions de l’accord sur les modalités de vote.
La liste des observateurs est enregistrée dans le système de vote.

2.6 - Génération des codes d'accès

Un identifiant personnel aléatoire est attribué par le système de vote à chaque électeur. Un identifiant est attribué à chaque observateur non-électeur.
2.7 - Transmission des codes d'accès

Les codes d'accès à l'attention des électeurs et des observateurs leur sont transmis selon le calendrier et les modalités précisées dans l’accord sur les modalités de vote.


PHASE 3 - OPERATIONS DE VOTE

3.1 - Réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote

Avant l'ouverture du vote, une réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote est organisée selon les dispositions de l’accord sur les modalités de vote. La réunion se déroule selon la séquence ci-après.


3.1.1 - Réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote

Les éléments suivants sont vérifiés :
Paramètres du scrutin, dont :
- Droits d'accès des différents profils d'utilisateurs au taux de participation,
- Droits d'accès des différents profils d'utilisateurs à la liste d'émargement,
- Informations utilisées pour authentifier les appels des électeurs demandant la régénération de leurs codes d'accès	
Plage d'ouverture du vote (date et heure d'ouverture, date et heure de fermeture) ;
Liste électorale;
Composition du bureau de vote ;
Liste des observateurs et droits d'accès aux informations de chaque observateur.

3.1.2 - Vérification du fonctionnement du système de vote

A l'issue des vérifications précédentes, un test est lancé afin de constater :
le bon état de fonctionnement du système de vote (système principal et système de secours);
l'absence de vote et l'absence d'émargement dans le système de vote.

3.1.3 - Génération et transmission des clés de déchiffrement

La génération des clés de déchiffrement s'effectue après vérification des noms des titulaires et des modalités de transmission prévues.

Au minimum, trois clés de déchiffrement sont générées.

Les clés de déchiffrement sont transmises à leurs titulaires selon les modalités précisées dans l’accord sur les modalités de vote.

3.1.4 - Scellement du système de vote

A l'issue des opérations précédentes, le scellement du système est déclenché. Le scellement a pour effet de figer les paramètres et les données enregistrées.

Lors de l'opération, le « code de scellement » du système est généré et affiché par le système de vote. Le code inclut la signature du serveur principal, la signature du serveur de secours et la signature des données.

3.2 - Ouverture du scrutin

L'ouverture du scrutin est automatique et s'effectue à la date et à l'heure enregistrées dans le système de vote (vérifiée lors de l'étape de contrôle des données, test et scellement du système de vote).

3.3 - Expression des votes

Les électeurs disposant d'un identifiant et d'un mot de passe peuvent exprimer leur vote par voie électronique.

Avant de voter, les électeurs peuvent consulter les informations publiées sur le site de vote conformément aux dispositions de l’accord sur les modalités de vote.

Note : le vote demeure possible pendant un laps de temps de 5 minutes au-delà de l'heure de clôture du scrutin pour les électeurs qui, connectés au système de vote, ont ouvert avant l'heure de clôture du scrutin la page du système de vote réservé au vote, mais n'ont pas encore exprimé leur vote.

3.4 - Assistance téléphonique des électeurs

Une assistance téléphonique est mise en place au cours des opérations de vote.

L'assistance téléphonique est accessible selon les horaires définis dans l’accord sur les modalités de vote.

3.5 - Régénération des codes d'accès

A la demande d'un électeur ayant perdu ou n'ayant pas reçu ses codes d'accès personnels, l'assistance téléphonique est en mesure de déclencher la régénération et l'envoi de nouveaux codes d'accès à son attention, après authentification de l'électeur selon la procédure prévue.


3.6 - Clôture du scrutin

La clôture du scrutin est automatique et s'effectue à la date et à l'heure enregistrées dans le système de vote (vérifiée lors de l'étape de contrôle des données, test et scellement du système de vote).


PHASE 4 - DEPOUILLEMENT ET CLOTURE DES ELECTIONS

4.1 - Réunion de dépouillement, lecture et proclamation des résultats

A l'issue des opérations de vote, la réunion de dépouillement, lecture et proclamation des résultats est organisée selon les dispositions de l’accord sur les modalités de vote. La réunion se déroule selon la séquence ci-après.

4.1.1 - Contrôle du scellement du système de vote

Le contrôle consiste à :
Vérifier que le code de scellement du système, recalculé en séance, est inchangé par rapport à celui constaté lors de l'étape de contrôle des données, test et scellement du système de vote (voir phase 3) ;
Vérifier qu'aucune alerte n'a été enregistrée au cours des opérations de vote.

En cas d'écart entre les deux codes de scellement, les membres du bureau de vote décident, en fonction des événements ayant conduit à la modification du code de scellement, de la suite des opérations.

4.1.2 - Dépouillement de l’urne

A l'issue des vérifications précédentes, les membres du bureau de vote dévoilent leurs clés de déchiffrement. Celles-ci sont saisies dans le système de vote, sous le contrôle des participants.

Le système affiche alors les données ci-après.


Dans un premier tableau :
Le nombre d'électeurs inscrits ;
Le nombre de votes enregistrés ;
Le nombre d'émargements enregistrés ;
Le taux de participation ;
Le nombre de bulletins blancs ;
Le nombre de suffrages valablement exprimés.
A chaque étape, le système affiche la définition des termes employés, indique les règles de calcul appliquées, et précise ses conclusions.
4.1.3 - Edition du procès-verbal et de la liste d'émargement

A l'issue de la lecture du résultat, le procès-verbal est édité puis signé par les membres du bureau de vote.

De plus, un lien à usage unique donnant accès à la liste d'émargement est adressé à l'un des membres du bureau de vote. Celui-ci imprime la liste d'émargement.

Après signature par les membres du bureau de vote, la liste d'émargement est conservée selon les modalités prévues par l’accord sur les modalités de vote.

4.1.4 - Edition des documents et publication des résultats

Une fois le procès-verbal signé, le résultat est proclamé par le président du bureau de vote.

L'annonce du résultat est éditée, pour communication auprès des électeurs.

A l'issue des étapes précédentes, le résultat peut être validé dans le système de vote. La validation déclenche sa publication sur le site


4.2 - Archivage des données

La clôture des opérations déclenche la sauvegarde et l'archivage automatiques des données électorales, incluant notamment le contenu de l’urne, la liste d'émargement et les états courants gérés par les serveurs du système de vote. Les éléments archivés sont figés, horodatés et scellés.

4.3 - Destruction des données électorales

A l'issue de la période de recours (ou à l'issue de la décision du tribunal en cas de recours), les données électorales sont détruites.

ANNEXE 2 DE L’ACCORD RELATIF AUX MODALITES D’ORGANISATION DE LA CONSULTATION DU PERSONNEL SUR LE PROJET D’AVENANT A L’ACCORD D’INTERESSEMENT DU 18 JUIN 2021

FONCTIONNEMENT DU SYSTEME DE VOTE


1 - CARACTERISTIQUES GENERALES DU SYSTEME DE VOTE

Le système de vote est conçu pour gérer chaque phase du processus électoral :
Organisation de la ratification ;
Préparation du scrutin ;
Opérations de vote ;
Dépouillement et clôture du scrutin.

Ses utilisateurs sont : le gestionnaire des élections, les électeurs, les membres du bureau de vote, les observateurs.

Le système de vote respecte :
les principes généraux du droit électoral ;
la loi sur l'informatique et les libertés ;
les recommandations de la Commission nationale de l'informatique et des libertés sur la sécurité des systèmes de vote électronique, précisées dans sa délibération du 21 octobre 2010 ;

Conformément aux dispositions légales, le système de vote a fait l'objet d'une expertise indépendante confirmant le respect des dispositions légales avant sa mise en œuvre dans le cadre des élections.


2 - FONCTIONNALITES

Phase 1 - Organisation des élections

Au cours de cette phase, un « dossier de vote » correspondant au scrutin est créé au sein du système de vote.

Les caractéristiques du scrutin sont enregistrées au sein du système, notamment :
les règles du scrutin ;
les modalités de vote ;
le calendrier;
les modalités d'envoi des codes d'accès aux électeurs ;
la procédure de régénération des codes d'accès perdus ou non reçus ;
les modalités de remise des clés de déchiffrement.

Phase 2 - Préparation du scrutin

Au cours de cette phase, le fichier électoral, la composition du bureau de vote et la liste des observateurs sont enregistrés dans le système de vote.

A l'issue de ces enregistrements, le système génère les codes d'accès personnels des utilisateurs, ainsi que les trames des courriers et/ou emails à leur attention.

Les codes d'accès personnels des électeurs sont adressés aux utilisateurs par XXXXXX selon les modalités définies dans l’accord sur les modalités de vote.

Le fichier électoral enregistré dans le système de vote contient, pour chaque électeur, les données suivantes : civilité, prénom, nom, date de naissance, coordonnées de réception des codes d'accès, entreprise d’appartenance, éventuelles données personnelles utilisées en plus des données précédentes pour authentifier les appels des électeurs demandant la régénération de leurs codes d'accès (matricule).


Phase 3 - Opérations de vote

L'ouverture du vote est précédée d'une séance de vérification des paramètres et des données enregistrées dans le système de vote, à l'issue de laquelle le système de vote est scellé.

La séance donne le GO de l'ouverture puis de la fermeture automatique des scrutins, selon le calendrier enregistré.

Le scellement du système de vote s'accompagne de l'édition du « code de scellement » du système, valable pour les opérations lancées. Le code de scellement caractérise l'état du logiciel et des données et peut être vérifié à tout moment par les membres du bureau de vote ; il est également vérifié lors du dépouillement de l’urne. La non-modification du code de scellement du système de vote au cours des opérations électorales prouve l'absence de toute modification du logiciel et des données électorales au cours des opérations de vote.

Trois clés (codes) de déchiffrement au minimum sont générées lors de la séance de scellement à l'attention du président et des assesseurs désignés du bureau de vote. Ces clés sont nécessaires pour dépouiller l’urne à l'issue du vote. Elles sont remises à leurs titulaires selon les modalités prévues par l’accord sur l’organisation de la ratification.


Phase 4 - Dépouillement de l’urne, lecture et proclamation des résultats

Le dépouillement de l’urne s'effectue en présence des participants selon les modalités prévues par l’accord sur l’organisation de la ratification, dont les membres du bureau de vote.

Après vérification de l'intégrité du scellement du système de vote, les membres du bureau de vote révèlent leurs clés de déchiffrement en séance, lesquelles sont saisies dans le système de vote.

La saisie des clés déclenche le dépouillement automatique de l’urne. Le système de vote affiche alors le contenu de l’urne ainsi que le résultat.

Après le contrôle des membres du bureau de vote, le résultat est proclamé. La proclamation du résultat est matérialisée par sa validation dans le système de vote.

Les différents documents utiles sont édités par le système de vote.

Aucun dépouillement n'est possible en cours de scrutin. Le dépouillement est possible 5 minutes après la clôture du scrutin.

La saisie de deux clés de déchiffrement suffit pour déclencher le dépouillement de l’urne.

La validation du résultat déclenche sa publication automatique sur le site de vote (et donc la possibilité pour tout utilisateur du site de le consulter).

A l'issue de la séance de dépouillement, l'ensemble des données sont archivées. Les données sont conservées pendant la période de recours, et sont détruites ensuite.



3 - ACCESSIBILITE DU SYSTEME DE VOTE


Le système de vote est accessible par Internet via tout terminal (ordinateur, tablette, smartphone) équipé d'un système d'exploitation et d'un navigateur Internet usuels.

Aucune installation n'est nécessaire sur le terminal utilisé (en particulier la présence du logiciel Java n'est pas requise).

Les navigateurs Internet suivants peuvent être utilisés pour se connecter à l'Espace de vote :


Le système vote est disponible à tout moment pendant la plage de vote définie.

Les électeurs peuvent s'y connecter :
15 jours avant l'ouverture du vote pour consulter les informations qui y sont publiées ;
Pendant la période d'ouverture du vote, pour voter ;
10 jours à l'issue du vote, pour consulter les résultats 

Le système de vote est compatible avec les systèmes de lecture pour mal voyants.


4 - SECURITE ET CONFIDENTIALITE DU VOTE

La sécurité du système de vote est assurée par de nombreux dispositifs, mis en œuvre conformément aux obligations légales et aux recommandations de la CNIL. Ces dispositifs garantissent le respect des principes de tout processus électoral : l'authentification de l'électeur, le secret du vote, l'unicité et l'inaltérabilité du vote.



Authentification de l'électeur

L'authentification de l'électeur est assurée par l'attribution et l'envoi sécurisé, à chaque électeur, de codes d'accès personnels (un identifiant et un mot de passe), nécessaires pour accéder au site de vote et pour voter. Les codes d'accès sont générés aléatoirement par le système de vote. Les mots de passe ne sont pas connus des opérateurs de XXXXXX. La re-génération des codes d'accès (nécessaire en cas de perte ou de non- réception) est sécurisée.

Le mot de passe de l'électeur est conservé crypté dans le système de vote.

Lorsque de nouveaux codes d'accès sont adressés à l'électeur selon les modalités prévues par l’accord sur l’organisation de la ratification, à aucun moment l'opérateur traitant la demande de l'électeur n'a accès aux codes envoyés.


Secret du vote

Le secret du vote est assuré par : le cryptage du vote à la source (c.à.d. dans le navigateur Internet utilisés par l'électeur) rendant le vote illisible jusqu'à son dépouillement ; le cryptage des communications entre le terminal de vote et le système de vote ; la séparation du fichier des électeurs et du contenu de l'urne, rendant impossible le rapprochement d'un vote et d'un électeur.

Le rapprochement d'un vote et d'un électeur étant impossible, il est également impossible à un électeur de revenir sur un vote exprimé et de le modifier, une fois celui-ci confirmé.


Unicité et inaltérabilité du vote

L'unicité du vote est assurée par les règles de conception et de fonctionnement du logiciel de vote, lequel interdit toute nouvelle expression d'un vote par un électeur ayant déjà émargé pour le scrutin considéré.

L'inaltérabilité du vote est assurée par les dispositifs de protection du système vis-à-vis de toute tentative d'intrusion, et par l'impossibilité de modifier les données correspondantes au cours des opérations de vote et postérieurement à celles-ci.

L'unicité du vote n'est pas remise en cause par la re-génération des codes d'accès d'un électeur. En effet l'opération a pour effet de re-générer le mot de passe de l'électeur (en annulant et remplaçant le mot de passe précédent), mais son identifiant reste le même.



5 – ILLUSTRATIONS


Connexion à l'espace de vote

L'électeur accède au site de vote en saisissant dans son navigateur Internet l'adresse URL correspondante (communiquée en même temps que ses codes d'accès).

Pour se connecter à l'espace de vote, l'électeur est invité à saisir son identifiant et #sa donnée de connexion# définie dans l’accord sur l’organisation de la ratification.











Page d'accueil du site de vote

Une fois connecté, l'électeur accède à la page d'accueil du site de vote. Un message de bienvenue lui permet de vérifier qu'il a bien été identifié.

L'électeur peut consulter les informations à sa disposition en cliquant sur les boutons correspondants.

Pour voter, l'électeur est d'abord invité à retirer son mot de passe, en cliquant sur le bouton correspondant.








Ayant retiré son mot de passe selon la procédure prévue, l'électeur peut accéder au vote.




L'électeur est invité à sélectionner son choix (pour/contre ou abstention).





Ayant cliqué sur le bouton « Suite », l'électeur est invité à vérifier et valider son choix, en saisissant son mot de passe composé de 5 chiffres sur le pavé numérique.







A ce stade, l'électeur peut encore revenir à la page précédente – et modifier son choix – en cliquant sur bouton « Modifier votre choix ».


L'électeur peut imprimer, enregistrer ou envoyer à l'adresse mail de son choix l'accusé de réception de son  







Informations à l'attention des membres du bureau de vote

Via l'espace de vote, les membres du bureau de vote accèdent à un tableau de bord leur permettant de vérifier le bon déroulement des opérations de vote.

Exemple de tableau de bord :


Le tableau les renseigne sur :
l'état fonctionnement du système principal et du système de secours ;
le taux de participation;
le nombre d'émargements et le nombre de votes enregistrés par le serveur principal et le serveur de secours.


Le journal des événements renseigne les membres du bureau de vote sur les événements qu'ils ont à connaître.



Les évènements retracés sont notamment :
les événements du cycle de vie du scrutin ;
les régénérations de codes d'accès ;
la mise en liste noire temporaire d'une connexion par suite de saisies multiples d'identifiants ou de mot de passe erronés ;
toute intervention dans les serveurs de vote (qui résulterait d'un cas de force majeure et ferait par ailleurs l'objet d'une communication auprès des membres du bureau de vote).

A tout moment, les membres du bureau de vote peuvent vérifier l'intégrité du code de scellement.


Informations à l'attention des observateurs

Les observateurs accèdent aux informations mises à leur disposition 
Ils peuvent donc vérifier à tout moment la bonne publication des informations publiées dans l'espace de vote.
Dans leur périmètre d'observation, les observateurs peuvent suivre en temps réel le taux de participation.


L'évolution du taux de participation depuis l'ouverture du vote leur est également accessible à tout moment.



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