Accord relatif à la mise en place d’un forfait annuel en jours

Entre

La société PROXYMED, SAS, au capital de 100 000 €, code NAF 4646Z, dont le siège est situé RUE DES BALEINIERS ZA DE PRETOT -  50400 GRANVILLE, représentée par                     , en sa qualité de Président,

D'une part,

Et
Le comité social et économique ayant voté à la majorité des membres titulaires présents, au cours de la réunion du 20/04/2020, dont le procès-verbal est annexé au présent accord, représenté par                                   en vertu de son mandat d’élu au CSE,
D'autre part,

Il a été conclu le présent accord sur la durée du travail.

Préambule
La société PROXYMED est un acteur dans le domaine de la location de matériels médicaux et dispose d’une grande amplitude d’ouverture pour traiter l’ensemble des besoins médicaux. Par ailleurs, soucieux de répondre aux nouveaux besoins, l’entreprise souhaite développer et élargir son secteur d’activité aux nécessités liées aux handicapes.
L’entreprise souhaite gagner en souplesse d’aménagement du temps de travail dans le respect des règles légales et conventionnelles en vigueur tout en accordant un équilibre social au personnel pour leur vie privée et leur vie professionnelle. C’est dans ce contexte que les parties se sont rapprochées, afin de trouver une solution pérenne qui puisse prendre en compte les différents paramètres liés aux besoins de l’entreprise et des collaborateurs. 
Le présent accord se donne donc pour objet de régler les questions relatives à la durée du temps de travail des salariés en statut cadre. Pour les questions qui ne sont pas expressément traitées dans le présent accord, il sera fait application des dispositions en vigueur, tant légales que conventionnelles.
Le présent accord a été signé au terme d’une réunion de négociations qui s’est tenue le 20/04/2021 avec l’élu du comité social et économique.

Champ d’application
Conformément aux dispositions de l'article L. 3121-58 du code du travail, seuls peuvent conclure une convention individuelle de forfait annuel en jours les salariés en statut cadre qui disposent d'une autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps et dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l'horaire collectif applicable au sein du service ou de l'équipe auquel ils sont intégrés ;

Le présent accord pourra s’appliquer aux salariés de la société Proxymed, en statut Cadre, embauchés en contrat à durée indéterminée, disposant d’une large autonomie, liberté et indépendance dans l’organisation et la gestion de leur temps de travail pour exécuter les missions qui leur sont confiées. 
La notion d’autonomie s’apprécie par rapport à l’autonomie dans l’organisation du temps de travail, c’est-à-dire par rapport à la liberté dont bénéficie le salarié pour déterminer son emploi du temps, son horaire de travail, son calendrier des jours et demi-jours de travail ou encore ses plannings de déplacements professionnels.

Le présent accord s’appliquera au site existant de la société Proxymed, ainsi qu’aux futurs établissements pour le personnel concerné.

Modalités de mise en place
La mise en place d’un forfait en jours nécessite signature d’une convention individuelle entre le salarié concerné et l’Employeur. Cette convention individuelle précise les caractéristiques principales du forfait annuel en jours telles qu’elles sont prévues par le présent accord ainsi que le nombre de jours compris dans le forfait.
Cette convention de forfait peut être rédigée à l’embauche du salarié, ou à postériori, par la rédaction d’avenant au contrat de travail, acceptée par les parties.

Convention de forfait jours
Nombre de jours compris dans le forfait

Le nombre de jours de travail effectif compris dans la convention individuelle de forfait est fixé dans la convention, sans pouvoir être supérieur à 218 jours.
Pour les salariés n’ayant pas acquis ou pris un congé annuel complet (notamment pour cause d’entrée ou de départ en cours d’année de référence, ou pour cause d’absence …), le nombre de jours de travail est augmenté à concurrence du nombre de jours de congés auxquels le salarié n’a pu prétendre ou qu’il n’a effectivement pas pris.
En conséquence de cette limitation des jours travaillés, le salarié bénéficie d’un nombre de jours de repos dit « RTT » dont le nombre est fixé chaque début de période annuelle.
Le positionnement des jours de repos par journée entière ou par demi-journée se fait au choix du salarié, en concertation avec sa hiérarchie, dans le respect du bon fonctionnement du service dont il dépend. Dans ce cadre, il est précisé que les jours de travail sont décomptés par journée ou par demi-journée – étant précisé qu’est considérée comme une demi-journée, toute période de travail réalisée avant ou après 13 heures.
En aucun cas le salarié ne peut renoncer aux jours de repos dus au titre du repos hebdomadaire, des congés payés ou des jours fériés chômés dans l’entreprise.

Temps de repos

Le salarié soumis en forfait jours bénéficiera :
d'un temps de repos quotidien tel qu’il est défini par le Code du travail,
d'un temps de repos hebdomadaire tel qu’il est défini également par la loi, tout en sachant que ces jours de repos hebdomadaires sont par principe fixés le samedi et le dimanche.

Il est rappelé que les salariés ayant conclu une convention de forfait en jours ne sont pas soumis aux dispositions relatives : 
à la durée quotidienne maximale de travail effectif ; 
aux durées hebdomadaires maximales de travail ; 
à la durée légale hebdomadaire.

Il est rappelé que ces salariés continuent d’être soumis aux dispositions relatives : 
au repos quotidien minimal ; 
au repos hebdomadaire minimal; 
au nombre maximal de jours travaillés une même semaine civile ;
au repos dominical.

Ces limites n'ont pas pour objet de définir une journée habituelle de travail de 13 heures par jour mais une amplitude exceptionnelle maximale de la journée de travail.
En effet, l'amplitude des journées travaillées et la charge de travail du salarié doivent rester raisonnables et assurer une bonne répartition, dans le temps, du travail des salariés concernés.

Période de référence

L’année de référence pour le calcul du nombre de jours travaillés est calée sur l’année civile, à savoir du 1er janvier au 31 décembre.

Incidence des absences en cours de période de référence

Les absences pour congés payés, jours fériés (sauf si le jour férié devait être travaillé) ou repos du forfait, sont hors forfait et ne viennent pas en déduction des 218 jours de forfait annuel. Il en est de même en ce qui concerne des congés payés supplémentaires pour ancienneté prévus à la convention collective applicable à notre société.
Les autres absences, et notamment les absences pour maladie professionnelle ou non, accident du travail ou non, congés pour évènements familiaux, congé maternité, congé paternité, seront déduites, sauf règles légales, réglementaires ou conventionnelles plus favorables, des 218 jours du forfait annuel.
Ces autres absences ne pourront pas être récupérées sauf si des dispositions légales, réglementaires ou conventionnelles le permettent.
En revanche, les absences assimilées à de la maladie professionnelle, accident du travail, accident de trajet ou des congés pour événements familiaux autres que les congés pour enfants malades, congé maternité et paternité, n'ont pas pour effet de diminuer le nombre de jours RTT à acquérir.


Incidence des entrées et départs en cours de la période de référence

En cas d’arrivée (ou de passage à une convention de forfait annuel en jours) ou de départ en cours d’année civile, le nombre forfaitaire de jours de travail sera proratisé.
Ainsi, pour les salariés embauchés ou soumis à une convention de forfait annuel en jours en cours de période de référence, et lorsque les salariés ne disposent pas d’un droit complet à congés payés, le nombre de jours travaillés est calculé prorata temporis en fonction de la date d’entrée ou de sortie sur la base du nombre de jours travaillés, augmenté des congés payés non dus ou non pris.
Le nombre de jours calculés en prorata temporis sera arrondi à la ½ journée supérieure.


Repos 
Afin de ne pas dépasser le nombre de jours travaillés prévu à la convention de forfait, le salarié bénéficie de jours de repos, dits « RTT », dont le nombre peur varier d'une année sur l'autre en fonction notamment des jours chômés. 
Modalité d’acquisition des repos « RTT »
Le nombre de jours de repos dits « RTT » est fixé chaque début de période annuelle de référence, en retranchant du nombre de jours calendaires le nombre de jours chômés au titre du repos hebdomadaire, des congés payés et congés et des jours fériés, puis le nombre de jours à travailler.
Prise de « RTT »
Ces jours de repos sont pris sur proposition du salarié après validation par la Direction. La pose de R.T.T. pourra se faire en journée entière ou en demi-journée, après accord de la hiérarchie. En tout état de cause, le salarié doit veiller à poser ces jours de repos avec un délai de prévenance de 2 semaines.
Faculté de renonciation
Le salarié qui le souhaite peut, en accord avec la Société, renoncer à une partie de ses jours de repos en contrepartie d’une majoration de sa rémunération. 
Le salarié devra formuler sa demande, par écrit, au plus tard 15 jours avant la fin de l'exercice auquel se rapportent les jours de repos concernés (soit au plus tard le 15 mai de chaque année).
L’accord entre le salarié et l’Employeur sera alors établi par écrit et déterminera le taux de majoration appliqué. A défaut d’accord entre les parties, le taux de majoration sera porté à 10 %.
En toute hypothèse, le nombre de jours travaillé dans la période de référence ne pourra pas excéder un nombre maximal de 235 jours. 

Rémunération 
Rémunération forfaitaire
La rémunération sera forfaitaire, mensuelle et indépendante du nombre d’heures de travail effectif accompli durant la période de paie considérée.

L’incidence des absences sur la rémunération :
En cas d’absence non rémunérée du salarié pendant un ou plusieurs jours, la valeur de la retenue égale à une journée de travail sera calculée forfaitairement en divisant le salaire forfaitaire mensuel par le nombre de jours ouvrés du mois considéré ; en cas d’absence non rémunérée égale à une demi-journée, la valeur de la retenue sera calculée en divisant la valeur d’une journée par deux.
La rémunération forfaitaire versée mensuellement au salarié étant indépendante du nombre d’heures de travail effectif accomplies durant la période de paie, l’absence du salarié pendant une ou plusieurs heures pendant une journée normalement travaillée, ne peut entraîner une réduction de la rémunération.

Convention individuelle de forfait et caractéristiques principales des conventions individuelles
La forfaitisation de la durée du travail doit faire l'objet de l'accord du salarié et d'une convention individuelle de forfait établie par écrit.
Les salariés concernés, en poste au moment de l'entrée en application du présent accord, se verront proposer, par avenant à leurs contrats de travail, une convention individuelle de forfait en jours sur la période de référence. Le refus de signer la convention ne remet pas en cause le contrat de travail du salarié et n’est pas constitutif d’une faute. Dans ce cas, le salarié reste soumis au régime qui lui était applicable antérieurement.
Pour les futurs recrutés, une mention spécifique sera portée au contrat de travail.
Cette convention précise :
Le nombre de jours de travail effectif compris dans le forfait ;
La rémunération mensuelle.
Le nombre de jours de repos pour une période de référence incomplète
La détermination des temps de repos
Le suivi de l’organisation et de la charge de travail


Evaluation et suivi régulier de la charge de travail
L'employeur s'assure régulièrement que la charge de travail du salarié est raisonnable et qu’elle permet une bonne répartition dans le temps de son travail. A cette fin :
- Il est établi un document de contrôle faisant apparaître le nombre et la date des journées ou demi-journées travaillées et non travaillées, en précisant la qualification des journées ou demi-journées non travaillées en repos hebdomadaires, congés payés, congés conventionnels, jours RTT, etc. Ce document est établi soit par l’employeur, soit par le salarié et soumis à la validation de l’employeur. En tout état de cause, le salarié doit se conformer aux règles et modalités d’alimentation et de tenue de ce document telles que définies par la direction. 
- L'employeur s'assure que la charge de travail du salarié est compatible avec le respect des temps de repos quotidiens et hebdomadaires. Il informe par tous moyens les salariés concernés des règles à respecter et en particulier des modalités de décompte des repos minimaux. 
- L'employeur s'assure que la charge de travail du salarié permet au salarié de concilier son activité professionnelle et sa vie personnelle. Le salarié tient informé son responsable hiérarchique des événements ou éléments qui accroissent de façon inhabituelle ou anormale sa charge de travail.
- En cas de difficulté rencontrée par le salarié pour respecter ces repos ou portant sur la conciliation de son activité professionnelle et de sa vie personnelle, le salarié peut émettre, par écrit, une alerte auprès de sa hiérarchie, qui le recevra dans les 8 jours et formulera par écrit les mesures qui seront, le cas échéant, mises en place pour permettre un traitement effectif de la situation. Ces mesures feront l'objet d'un compte-rendu écrit et d'un suivi.

Par ailleurs, si l'employeur est amené à constater que l'organisation du travail adoptée par le salarié et/ou que la charge de travail aboutissent à des situations anormales, l'employeur organise un rendez-vous avec le salarié.
L'employeur transmet une fois par an aux délégués du personnel, notamment lors de la réunion de suivi visée à l’article 13, le nombre d'alertes émises par les salariés ainsi que les mesures prisent pour pallier ces difficultés.
Il en va de même en cas de situation exceptionnelle intervenant avant l'échéance annuelle.

Communications périodiques et Contrôles
Entretiens relatifs à la charge de travail
L'employeur organise au moins deux fois par an un entretien avec le salarié pour évoquer sa charge de travail, l'organisation de son travail, l'articulation entre son activité professionnelle et sa vie personnelle, ainsi que sa rémunération.
Lors de ces entretiens, le salarié et l’employeur font le bilan sur les modalités d'organisation du travail du salarié, la durée des trajets professionnels, sa charge individuelle de travail, l'amplitude des journées de travail, l'état des jours non travaillés pris et non pris à la date des entretiens et l'équilibre entre vie privée et vie professionnelle. 
Au regard des constats effectués, le salarié et l’employeur arrêtent ensemble les mesures de prévention et de règlement des difficultés (lissage sur une plus grande période, répartition de la charge, etc.). Les solutions et mesures sont alors consignées dans le compte-rendu de ces entretiens annuels.
Le salarié et l’employeur examinent si possible également à l'occasion de ces entretiens, la charge de travail prévisible sur la période à venir et les adaptations éventuellement nécessaires en termes d'organisation du travail.

Document mensuel de suivi
Afin de décompter le nombre de journées ou de demi-journées travaillées, ainsi que celui des journées ou demi-journées de repos prises, le salarié est tenu d'établir et de transmettre à la Direction de la Société un document mensuel de contrôle faisant apparaître :
Le nombre et la date des journées ou demi-journées travaillées ;
Le positionnement des jours de repos ;
La qualification des jours de repos (repos hebdomadaire, RTT, CP…)

Un espace relatif à la charge de travail devra être prévu dans le document de contrôle afin que le salarié puisse y indiquer ses éventuelles difficultés. Aussi, ce document peut être éventuellement tenu par le salarié sous la responsabilité de l'employeur.

Droit à la déconnexion
L’effectivité du respect par le salarié des repos minimaux implique pour ce dernier une obligation de déconnexion des outils de communication à distance en dehors de ses périodes habituelles de travail, ainsi que pendant les périodes de repos et de congés, à l’exception de situation revêtant un caractère d’urgence réelle et ponctuelle, ou période d’astreinte.
L’employeur prend les mesures nécessaires pour que ces règles soient observées, y compris auprès du management afin que celui-ci se les applique à lui-même et veille à leur respect. 
Le salarié veillera, pendant ses temps de repos, de congés, et plus généralement pendant toute période de suspension du contrat de travail quelle qu’en soit la nature, à ne pas utiliser, pour exercer une activité professionnelle, les outils numériques professionnels mis ainsi à sa disposition ni à se connecter au réseau professionnel par quelque moyen que ce soit.
Pendant ces périodes, le salarié n’est également pas tenu, sauf en cas d’urgence, ou de nécessité impérieuse de service identifié dans l’objet de la communication, de répondre aux appels et différents messages qui lui sont destinés.
Le collaborateur ne peut subir aucune conséquence immédiate ou différée liée à l’exercice de son droit à la déconnexion.
En cas de difficulté rencontrée par le salarié pour respecter ces règles, le salarié peut émettre, par écrit, une alerte, remise à sa hiérarchie.

Entrée en vigueur et Durée de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il prendra effet le 01/05/2021, après que les formalités administratives de ratification et de dépôt sont réalisées.

Révision - Dénonciation
Le présent accord pourra être révisé ou dénoncé pendant la période d'application, par voie d'avenant, signé par l'ensemble des signataires et dans les mêmes formes que l'accord initial, sauf en cas de mise en conformité de l'accord à la demande de l'administration du travail.
La dénonciation sera notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des autres parties et déposée auprès de la DIRECCTE et auprès du Secrétariat-greffe du Conseil des prud’hommes ;
Une nouvelle négociation devra être envisagée, à la demande de l’une des parties le plus rapidement possible et au plus tard, dans un délai de 3 mois suivant la réception de la lettre de dénonciation ;
Durant les négociations, le présent accord restera applicable sans aucun changement ;
A l’issue de ces dernières négociations, sera établi, soit un avenant ou un nouvel accord constatant l’accord intervenu, soit un procès-verbal de clôture constatant le désaccord.

Ces documents signés, selon le cas, par les parties en présence, feront l’objet de formalités de dépôt dans les conditions prévues ci-dessous.
Les dispositions du nouvel avenant ou accord, sous réserve de l’agrément de ce dernier, se substitueront intégralement à celles de l’accord dénoncé ;
En cas de procès-verbal de clôture des négociations constatant le défaut d’accord, le présent accord ainsi dénoncé restera applicable sans changement pendant une année, qui commencera à courir à l’expiration d’un délai de préavis de 3 mois.


Dépôt et publicité
Le présent accord sera déposé par voie électronique, via la plateforme TéléAccords (https ://www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr), à la Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités dont relève le siège social de la société, dans les 15 jours suivant sa date limite de conclusion. Un exemplaire devra également être déposé au greffe du conseil de prud'hommes d’Avranches, dans les 15 jours suivant sa date limite de conclusion.
Le présent accord est fait en nombre suffisant pour remise à chacune des parties.
Son existence figurera aux emplacements réservés à la communication du personnel.


Fait à GRANVILLE, le 20/04/2021
En 3 exemplaires originaux
Pour la société						Pour le CSE
Monsieur      			 			Monsieur     
Gérant		Représentant élu du personnel, membre du CSE