PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF A  L’ELECTION 
DES MEMBRES DE LA DELEGATION DU PERSONNEL DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE DE XXX 



La Direction de XXX a convié par courrier recommandé en date du 26 juillet 2019, les organisations syndicales à négocier le présent protocole préélectoral le mardi 3 septembre 2019. 


A l’issue de cette négociation est intervenu le présent accord entre : 

d’une part,

L’établissement XXX (XXX et XXX), représenté par Madame XXX, Directrice des Ressources Humaines, 

et, d’autre part,
 
Les organisations syndicales représentées par : 

Le syndicat XXXreprésenté par Monsieur XXX


Préambule 

Les élections des établissements de l’UES XXX se feront au cours du mois d’octobre 2019. Ceci de façon à pouvoir mettre en place un Comité Social et Economique Central au niveau de la société. Le CCE de l’UES XXX a envisagé cette période d’élection lors de sa réunion du 18 et 19 juin 2019.

Les mandats des représentants du personnel du site de XXX ont ainsi été prolongés de plein droit jusqu’à la date des élections.


ARTICLE 1 : Effectifs et NOMBRE  des sièges A POURVOIR

Conformément à l’article L1111-2 du code du travail, entrent dans le calcul de l’effectif global de la société :

les salariés titulaires d’un contrat de travail à durée indéterminée à temps plein;
les travailleurs à domicile ;
les salariés dont le contrat de travail est suspendu, quelle que soit la cause de la suspension et sa durée, tant qu’ils continuent à faire partie de l’entreprise ;
les salariés en période d’essai ou en période de préavis exécuté ou non en vertu d’une dispense ;
les salariés qui, bien que dispensés de toute activité, dans le cadre d’un dispositif de cessation d’activité des salariés âgés, continuent à percevoir une garantie de ressources financée par l’entreprise;
les salariés à temps partiel, quelle que soit la nature de leur contrat sont pris en compte, au prorata de leur temps de présence sur les 12 derniers mois précédents l'élection ;
les salariés mis à disposition de l’entreprise par une entreprise extérieure, qui sont présents dans les locaux de la société utilisatrice et y travaillent depuis au moins un an, les salariés titulaires d’un contrat à durée déterminée, ainsi que les travailleurs temporaires, au prorata de leur temps de présence sur les douze mois précédant la date de l'élection, dès lors qu’ils sont conclus pour un autre motif que le remplacement de salarié absent.

Pour déterminer le nombre de représentants du personnel à élire à l'occasion du renouvellement de l'institution, il convient d'apprécier l'effectif théorique à la date du premier tour de scrutin, en se référant à l'effectif moyen de l'entreprise au cours de l'année précédant les élections. La période servant au calcul de l’effectif est donc du 1er octobre 2018 au 30 septembre 2019.

En application de ces principes, l’effectif ETP à prendre en compte est de 542 salariés pour l’établissement XXX comme le précise le tableau ci-dessous :




Compte tenu des effectifs, le nombre de sièges à pourvoir est de :
 
13 titulaires et 13 suppléants pour le CSE de l’établissement de XXX


ARTICLE 2 : COmposition des colleges et REPARTITION DES SIEGES DANS LES DIFFERENTS COLLEGES

Compte tenu de l’effectif de l’établissement, de l’organisation et des pratiques antérieures, la répartition du personnel entre les collèges et l’attribution des sièges à chacun des collèges a été établie de la façon suivante :

Les effectifs seront répartis en 2 collèges électoraux de la façon suivante :

Le deuxième collège comprend l’ensemble des employés/techniciens et des agents de maitrise à compter du coefficient 800 jusqu’au coefficient 830.

Le troisième collège comprend l’ensemble des ingénieurs et cadres.

La répartition des 13 sièges à pourvoir a été effectuée proportionnellement à l'importance numérique de chaque collège électoral. L’attribution des sièges restants, en appliquant la méthode du plus fort reste. 

La répartition des sièges de l’établissement sera la suivante : 





	
Article 3 : Date de scrutin

Les élections des Délégués du Personnel au Comité Social et Economique se dérouleront pour le 1er tour du 09 octobre 2019 à partir de 10h au 18 octobre 2019 jusqu’à 12h00 (midi). Le cas échéant, le 2nd tour se tiendra du 30 octobre 2019 au 8 novembre 2019.

Pour le deuxième tour éventuel, suivant le nombre ou le collège concerné ces horaires pourront faire l’objet d’un aménagement en accord avec les Organisations Syndicales de l’établissement, à défaut les mêmes horaires que pour le premier tour seront appliqués.

Dans chaque collège, il y a deux votes séparés :
 
un vote pour les titulaires, 
un vote pour les suppléants.


Article 4 : Listes Electorales – Conditions d’éligibilité et listes de candidats

La liste électorale, établie par la Direction pour chaque collège, sera affichée sur les panneaux réservés à la Direction, le 13 septembre 2019. 

La liste électorale fera apparaître les électeurs par collège et par ordre alphabétique. Elle comportera pour chaque salarié, le nom, le prénom, la date d’ancienneté. 

Les contestations qui pourraient naître à la suite de l’établissement de cette liste devront être adressées à la Direction dans les trois jours suivant leur affichage.

Sont électeurs : 	les salariés, âgés de 16 ans révolus et ayant trois mois d’ancienneté dans la société à la date du 1er tour, n’ayant pas encouru une condamnation privative des droits civiques.
	
	Les salariés mis à disposition de l’entreprise dès lors qu’ils sont présents dans l’entreprise depuis 12 mois continus et qu’ils ont choisi d’exercer leur droit de vote et de candidature dans l’entreprise (article L 2314-18-1 du code du travail).

Sont éligibles :		les salariés remplissant les conditions pour être électeurs, âgés de 18 ans au moins à la date du scrutin, et travaillant dans l'entreprise sans interruption	depuis un an au moins à la date du 1er tour. Les salariés ne doivent pas être conjoint, ascendant, descendant, frère, sœur ou allié au même degré du chef d'entreprise, ni avoir été déchu de leurs fonctions syndicales.

	Le salarié d’un collège ne peut se présenter que dans son collège.







ARTICLE 5 : INFORMATION DU PERSONNEL – APPEL ET DEPOT DES CANDIDATURES

Le personnel a été informé par voie d'affichage le 26 juillet 2019, de l’organisation des élections, un nouvel affichage sera fait pour informer de l’appel aux candidatures et des modalités d’organisation des élections. 

Il est rappelé que seules les organisations syndicales représentatives sont en droit de présenter des listes de candidats au premier tour. 

Chaque liste ne peut comporter plus de noms que de sièges à pourvoir. Les listes incomplètes sont admises. 

Pour chaque collège électoral, les listes de candidats qui comportent plusieurs candidats sont composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale.

Les listes sont composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des sexes.

L'application de la règle de représentation équilibrée ne peut aboutir à exclure totalement les femmes ou les hommes des listes de candidats conformément à l'article L. 2314-30. 

Les doubles candidatures (titulaires et suppléant) sont admises. En cas de double élection d’un candidat, la candidature de titulaire l’emporte sur celle de suppléant. 

Les listes de candidats devront être établies distinctement pour les deux collèges et distinctement pour l’élection des titulaires et des suppléants. Elles seront déposées en double exemplaire auprès du Responsable Ressources Humaines ou une personne du service RH au plus tard le 18 septembre 2019 à 11 heures pour le 1er tour et pour le 2ème tour éventuel le 23 octobre 2019 à 11h heures. L’un de ces exemplaires sera émargé par la Direction ou son représentant et vaudra récépissé de dépôt. Les Organisations Syndicales joindront à cette liste leur logo. 

Chaque liste devra comporter la signature de chaque candidat.

Le Service Ressources Humaines affichera les listes déposées le lendemain de la date limite de dépôt des candidatures.

En l’absence de candidature syndicale ou si le quorum n’était pas atteint, un deuxième tour serait organisé le 30 octobre 2019.

Pour le 2ème tour, des candidatures libres pourront être présentées en plus des candidatures syndicales.

ARTICLE 6 : PROPAGANDE ELECTORALE

Les Organisations Syndicales assureront leur propagande électorale dans le cadre des dispositions légales relatives à l’exercice du droit syndical dans l’Entreprise.

Toute distribution de tracts sera interdite à compter du 8 octobre à 8 heures pour le 1er tour et le 29 octobre à 8 heures pour le 2ème tour.

Au 1er tour, les Organisations Syndicales pourront remettre au Service des Ressources Humaines ou au Responsable du site leurs tracts électoraux (consistant chacun en un feuillet A4 ; 21x29.7) jusqu'au 23 septembre 2019 avant 11 heures. 


De même au 2ème tour, les candidats pourront remettre aux Ressources Humaines leurs tracts électoraux jusqu’au 23 octobre 2019 avant 11 heures.

Les professions de foi de chaque liste présentée seront affichées sur le site de vote sécurisée VOXALY-DOCAPOST (prestataire retenu pour la fourniture d’un site de vote en ligne). Celles-ci devront respecter les prérequis suivants :

format PDF de 2 Mo au maximum,
1 page A4 recto verso,
couleur ou noir et blanc.
Par ailleurs, les listes déposées peuvent être accompagnées d’un logo qui sera affiché sur le site de vote sécurisé. Dans ce cas, le logo doit respecter les prérequis suivants :

format png,
taille de 200 pixels x 200 pixels.

Article 7 - Le vote électronique

Le présent protocole d’accord préélectoral s’inscrit dans le cadre des dispositions de l’accord du 19/07/2019 relatif à la mise en place d’un vote par voie électronique pour les élections au sein de l’entreprise.

Conformément à cet accord confirmant le principe de vote électronique, l’ensemble des salariés de l’établissement XXX procèdera au vote par le biais du système électronique décrit ci-après. Aucun vote par bulletin secret sous enveloppe ne sera donc enregistré.

Les modalités entourant le dispositif de vote électronique sont décrites dans l’annexe 1 à ce protocole. La société prestataire spécialisée dans la mise en place de solutions de votes sécurisées par internet qui a été choisie est la société VOXALY-DOCAPOST.

Pendant l’ouverture des scrutins, les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme, de n’importe quel terminal internet (de leur lieu de travail, de leur propre ordinateur, par mobile, de leur domicile ou tout autre lieu de leur choix) en se connectant sur le site internet sécurisé propre aux élections professionnelles.

Les membres du bureau de vote et la direction disposeront d’outils de suivi des scrutins (participation et état du site de vote) de l’ouverture à la clôture de chacun des tours.

Article 8 : Bureau de vote

Il y a un unique bureau de vote pour l’ensemble des élections au Comité Social et Economique. Il est établi pour les deux tours.

Chaque bureau de vote est composé de trois électeurs : un président et deux assesseurs, 2 électeurs choisis parmi les plus anciens dans l’établissement et 1 électeurs parmi les plus jeunes.

La présidence appartiendra au plus ancien.

Le prestataire VOXALY-DOCAPOST formera le bureau de vote à l’utilisation des outils du site de vote qui lui permettront d’assurer ses missions.

Lors de cette formation, le bureau de vote générera trois clés de déchiffrement (une pour chaque membre du bureau). Durant la période de vote l’ensemble des suffrages exprimés sont chiffrés dès leur expression et conservés dans le système de vote. Seuls les détenteurs des clés de déchiffrement 

pourront, après clôture, déchiffrer les suffrages pour accéder aux résultats. Au moins 2 des 3 clés de déchiffrement sont nécessaires pour générer les opérations de dépouillement des urnes.


Article 9 - Matériel de vote

Le prestataire adresse à l’électeur les éléments nécessaires à son authentification sur le système de vote par courrier électronique envoyé sur son adresse mail professionnelle. 

Le courrier électronique envoyé contient l’adresse du site de vote et les instructions nécessaires pour s’authentifier.

Les moyens d’authentification utilisés au 1er tour restent valables dans l’éventualité d’un 2nd tour et ne font pas l’objet d’un renvoi du matériel de vote.


Article 10 - Assistance électeurs

En cas de perte de ses moyens d’authentification, l’électeur pourra demander un renvoi depuis le site de vote en renseignant plusieurs informations personnelles ou contacter l’assistance téléphonique.

Aux fins d’authentification pour garantir la confidentialité dans la transmission des informations auprès des salariés-électeurs, il est prévu que la Direction envoie préalablement à VOXALY-DOCAPOST un fichier reprenant les éléments suivants : nom, prénom, date de naissance, code postal d’habitation, clef du numéro de Sécurité Sociale (2 chiffres) de chaque salarié électeur.

Ces données permettront de procéder par questionnement à la vérification de l’identité de l’électeur afin de pouvoir répondre à sa demande.


Article 11 - Déroulement du vote électronique

La connexion a lieu par le navigateur internet à l’aide de l’adresse communiquée dans le matériel de vote communiqué auprès de l’électeur. Le déroulement est le suivant :

l’électeur pourra accéder, 24 heures sur 24, au site de vote gratuitement à partir de tout terminal connecté à internet,
après identification sur le site de vote avec ses codes de connexion personnels, le service affiche les élections auxquelles l’électeur est autorisé à participer,
les listes sont affichées selon l’ordre alphabétique.
l’électeur choisit une élection. Les élections pour lesquelles il a déjà voté ne sont plus sélectionnables,
le service affiche les listes des candidats pour l’élection choisie et pour le collège de l’électeur,
l’électeur peut :
choisir une liste complète,
raturer des candidats,
voter blanc
le choix de l’électeur lui est rappelé et il peut le modifier,
l’électeur confirme son vote après avoir préalablement saisie sa date de naissance,
un accusé de réception lui confirme l’enregistrement définitif de son vote,
à tout moment, l’électeur peut interrompre le processus et le reprendre.






Article 12 - Dépouillement et résultat du vote

Le dépouillement des élections des Délégués du Personnel au Comité Social et Economique aura lieu pour le 1er tour le 18 octobre 2019 à partir de 12h (midi). Dans l’éventualité d’un 2nd tour il se tiendra le 8 novembre 2019 à partir de 12h (midi). 

Les opérations de dépouillement sont réalisées sous le contrôle des membres du bureau de vote. Le résultat du vote sera proclamé en séance publique.

Le processus de dépouillement est le suivant :

clôture du site internet de vote,
déchiffrement des suffrages à l’aide des clés des membres du bureau de vote,
calcul automatique des résultats et attribution des sièges,
téléchargement des listes d’émargement, des procès-verbaux, des synthèses du tour, des éléments d’établissement de la représentativité,
impression et signature des procès-verbaux,
proclamation des résultats.
Conformément aux dispositions de la loi, le premier tour de scrutin ne sera valable que si le nombre de votants est au moins égal à la moitié des électeurs inscrits.

Toutefois le nombre de votants devra correspondre au nombre de suffrages valablement exprimés. Il est donc nécessaire d’exclure du calcul les bulletins blancs.

La validité des suffrages exprimés et l'attribution des sièges sont déterminées conformément aux règles habituelles en matière d'élection au scrutin de liste avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne.

ARTICLE 13 : RESULTATS DES ELECTIONS 

Le résultat des élections sera publié par note de service et affiché le 21 octobre 2019 pour le 1er tour et le 12 novembre 2019 au soir pour le 2ème tour. Il sera communiqué aux organisations syndicales (remise d'une copie du formulaire Cerfa) et à l’Inspection du Travail.

A l’issue des opérations de vote, et après rédaction des procès-verbaux, l’ensemble des documents relatifs au vote sera placé dans les urnes correspondantes pendant une durée de 15 jours.

ARTICLE 14 : PUBLICITE 

En application des dispositions des articles L. 2231-6 et D. 2231-2 du code du travail, le présent accord sera déposé en deux exemplaires, une version sur support papier signée des parties et une version sur support électronique, à la DIRECCTE deXXXX, et en un exemplaire au secrétariat greffe du Conseil de Prud’hommes de XXX

Fait à XXX le 06/09/2019,
En 4 exemplaires.

Pour l’Etablissement de -XXX	Pour la XXX 
XXXX	XXX 
Directrice des Ressources Humaines