Accord relatif au télétravail au sein d’EPEX SPOT SE 

ENTRE

La société EPEX SPOT SE, Société Européenne au capital de 6 167 858.60 euros, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 508 010 501, dont le siège social est situé 5 Boulevard Montmartre, 75002 Paris, représentée par …………, Président du Directoire, dûment habilité à cet effet, 


    Ci-après « la Société » ou « EPEX SPOT SE »

D’une part,

ET

Les représentants élus du personnel au Comité Social et Economique et en présence de la société du Comité de la SE (ci-après « Représentants du Personnel ») représentant la majorité des suffrages exprimés lors des dernières élections professionnelles, ayant approuvé l’Accord au cours des échanges suivant la réunion du 07/04/2021 dont le procès-verbal est annexé au présent document,


    Ci-après « les Instances Représentatives du Personnel »

D’autre part. 


La Société et les Instances Représentatives du Personnel seront ci-après dénommées, individuellement la « Partie » et collectivement les « Parties ». 


Préambule

En 2018, la volonté de la Société étant de faire évoluer ses modes d’organisation du travail, la Direction avait engagé des négociations avec les Instances Représentatives du Personnel afin de définir et d’organiser l’implémentation du télétravail au sein d’.... Ces discussions avaient ainsi abouti à la conclusion d’un Accord collectif sur le Télétravail. 

Depuis cette date, les aspirations des salariés ont évolué, et la crise sanitaire de 2020 a généré une large diffusion de cette forme d’organisation du travail en France, et dans les autres pays Européens.

Face à cette situation et dans le cadre du " Working Together at EPEX ", la Direction a décidé de réviser l'Accord télétravail existant dans son intégralité, en consultation avec les partenaires sociaux, afin d'améliorer l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée des salariés et d'accroître leur satisfaction au travail. 



Objectif et champ d’application de l’Accord

Objectif

Le présent Accord a pour objet de déterminer les principes posés par ... en matière de télétravail. Il sera appliqué dans le cadre de circonstances de travail dites « normales » (cf. III).
Il constitue une révision de l’Accord conclu le 9 juillet 2018 et se substitue entièrement aux dispositions prises dans le cadre de ce dernier, ainsi qu’à l’ensemble des usages et engagements unilatéraux portant sur le même objet.

Champ d’application

Le présent Accord s’applique à l’ensemble du personnel de la société embauché en CDI ou en CDD. 

Les dispositions du présent Accord ne s'appliquent pas aux prestataires de service / consultants, stagiaires, contrats de professionnalisation et contrats d’apprentissage rattachés à l’entreprise. 

Compte tenu de l’organisation de la Société, cet Accord s’appliquera à l’ensemble des pays au sein desquels ... est présent. 

Le présent Accord précisera en particulier :
Les conditions de passage en télétravail, et les conditions de retour à une exécution du contrat de travail sans télétravail ; 
Les modalités d'acceptation par le salarié des conditions de mise en œuvre du télétravail ; 
Les modalités de contrôle du temps de travail ou de régulation de la charge de travail ; 
La détermination des plages horaires durant lesquelles l'employeur peut habituellement contacter le salarié en télétravail ; 
Les modalités d'accès des travailleurs handicapés à une organisation en télétravail, en application des mesures prévues à l'article L. 5213-6.

Dialogue social 

L’Accord télétravail a fait l’objet d’une très large concertation entre la Direction, les salariés, les Instances Représentatives du Personnel afin de proposer une organisation qui réponde aux aspirations de tous et qui favorise notamment, à terme, la qualité de vie au travail. 
Le télétravail est ainsi pleinement intégré dans le fonctionnement de l’entreprise mais il sera entendu que ce sujet fera l’objet d’une vigilance et d’un suivi particulier afin de préserver la cohésion sociale, le maintien du lien entre les collaborateurs et de prévenir d’éventuels risques professionnels liés à ce mode particulier d’organisation du travail.


Politique Ressources Humaines & Télétravail

La Direction tient à rappeler que la politique Ressources Humaines telle que définie au sein d’..., s’applique à l’ensemble des salariés, télétravailleurs ou non. Le collaborateur en télétravail bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise.

Egalité femmes-hommes 

L’égalité professionnelle entre les hommes et les femmes est un principe clé de notre politique Ressources Humaines, comme en témoigne l’Accord collectif et l’ensemble des actions mises en œuvre à ce sujet. 
Il est ainsi rappelé que le télétravail ne doit pas être un frein au respect de l’égalité entre les femmes et les hommes. Cette organisation du travail aura pour objectif de soutenir les salariés dans leur propre équilibre vie professionnelle / vie privée.

Gestion des carrières des femmes et des hommes

La pratique du télétravail ne peut être un frein dans le développement de carrière des collaborateurs. 
Les salariés en télétravail ont le même accès à la formation et aux possibilités de déroulement de carrière que s’ils n’étaient pas en télétravail.
Des « reportings » en la matière pourront être développés et inclus dans le cadre de suivi d’indicateurs portant sur l’égalité professionnelle entre les Femmes et les Hommes.  

Salariés en situation de handicap 

La pratique du télétravail peut être utilisée comme un outil de prévention pour les salariés en situation de handicap ou atteints d’une maladie chronique évolutive ou invalidante, ou dans le cadre du maintien en emploi. 
Elle reste cependant également soumise au principe de double volontariat (cf.IV-3).
Dans ce cas, l’organisation du travail peut être adaptée, et des aménagements de poste apportés, avec, le cas échéant, le concours des services de santé au travail : à cet effet, il est rappelé que des financements de l’AGEFIPH peuvent être mobilisés.
Le manager porte une attention particulière aux salariés en situation de handicap et ceux présentant des problèmes de santé ou atteints d’une maladie chronique évolutive ou invalidante afin de ne pas créer de situations d’isolement du collectif de travail.

Salariés en situation de fragilité

Les salariés en situation de fragilité (notamment ceux exposés à des risques de violences intra-familiales, d’addictions, etc.) peuvent recourir aux numéros d’urgence locaux accessibles depuis l’intranet de la société : 


Télétravail, préservation de la cohésion sociale interne et prévention des risques professionnels

Le développement du télétravail ne doit pas être source de difficultés entre les salariés qui peuvent en bénéficier et les autres, ou encore source d’une distanciation sociale accrue voire d’une perte de lien social entre des salariés et leur communauté de travail. En effet, l’éloignement des collaborateurs et la distanciation physique des équipes de travail, du fait du télétravail, ne doit pas conduire à un amoindrissement du lien social. 
Une vigilance particulière doit être portée à la préservation de la cohésion sociale interne, aux conditions de maintien du lien social entre les collaborateurs, au regard de la distanciation des rapports sociaux, voire de perte du lien social inhérente à l’utilisation des outils de communication à distance.
Des dispositifs ad hoc mobilisant tous les acteurs de l’entreprise seront élaborés et mis en œuvre pour garantir le maintien du lien social. 
Par ailleurs, la société sera particulièrement vigilante à la prévention des risques professionnels dans le cadre du télétravail. Les spécificités de ce mode d’organisation du télétravail seront notamment prises en compte dans le cadre de la mise à jour du document unique d’évaluation des risques.

Termes de références 

Télétravail dans le cadre de circonstances normales versus circonstances exceptionnelles

Le présent Accord définit l’ensemble des principes et règles de fonctionnement relatifs au télétravail réalisé dans le cadre de circonstances normales. 
En cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d'épidémie, ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de l'entreprise et garantir la protection des salariés. Dans ce cas, la décision relève du pouvoir de direction unilatérale de l’employeur et pourra ainsi être imposée au collaborateur. Le manager devra s’assurer des missions qui pourront être réalisées lors de la ou des journée(s) de télétravail exceptionnel en fonction des contraintes du / de la salarié(e).
En cas d’épisode de pollution mentionné à l’article L.223-1 du Code de l’environnement (associé à des consignes des services de l’Etat sur la limitation des déplacements), d’intempéries majeures ou de grèves nationales dans les transports communs publics, le télétravail peut être organisé de manière exceptionnelle pour des salariés ayant la possibilité matérielle et fonctionnelle de télétravailler dans les conditions du présent Accord mais ne bénéficiant pas du télétravail régulier ou n’étant pas planifiés en télétravail pour la ou les journées impactées par l’épisode de pollution. Ce télétravail exceptionnel devra être autorisé par le manager au plus tard et dans la mesure du possible la veille de la journée télétravaillée. Le manager devra s’assurer des missions qui pourront être réalisées lors de la ou des journées de télétravail exceptionnel.

Termes de référence

Le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication (Article L1222-9 du Code du travail). 

Est qualifié de télétravailleur tout salarié de l'entreprise qui effectue, soit dès l'embauche, soit ultérieurement, du télétravail tel que défini précédemment. 

Périmètre géographique 

Le lieu de télétravail est la résidence principale du salarié, ou tout autre lieu convenu entre l’employeur et le salarié sur le territoire national à partir du moment où toutes les conditions techniques requises ainsi que les règles de sécurité sont respectées. Ce lieu de télétravail ne devra pas conduire à modifier le régime d’affiliation à la sécurité sociale initial du salarié. Par exemple, un salarié sous contrat français, résidant en France ne peut pas travailler à distance en Belgique.

Pour la France, le télétravail en continu est autorisé en France métropolitaine ou en Corse ; les DOM-TOM sont exclus du dispositif. Pour les Pays-Bas, le télétravail en continu est autorisé sur le territoire national ; les Antilles néerlandaises (Aruba, Bonaire, Curaçao, Saba, Saint Eustache, et Saint Martin) sont exclus du dispositif.

Cadre du télétravail

Rythme de télétravail

Pour plus de clarté, les parties signataires du présent Avenant s’accordent sur les définitions suivantes : 
« télétravail régulier » est l’organisation de travail où le salarié est amené à travailler ponctuellement ou régulièrement de chez lui, avec une présence minimum de 2 jours par semaine au bureau, 

« télétravail en continu » est l’organisation de travail où le salarié est amené à travailler exclusivement de chez lui, à l’exception des jours de présence obligatoire au bureau, à raison de 3 jours minimum par mois (2 nuitées).

Activités éligibles au télétravail 

Pour être éligible au télétravail régulier, le salarié doit remplir les conditions cumulatives suivantes :

D’un point de vue contractuel, toutes localisations confondues :
Être titulaire d’un Contrat à Durée Déterminée ou à Durée Indéterminée ;
Avoir une ancienneté au sein de l’entreprise d’au moins 6 mois ;
Avoir validé sa période d’essai ;
Occuper un poste qui n'exige pas, par nature, d'être tenu physiquement dans les locaux de l'entreprise.

Pour être éligible au télétravail en continu, le salarié doit remplir les conditions cumulatives suivantes :

D’un point de vue contractuel, toutes localisations confondues :
Être titulaire d’un Contrat à Durée Déterminée ou à Durée Indéterminée ;
Avoir une ancienneté au sein de l’entreprise d’au moins 6 mois ;
Avoir validé sa période d’essai ;
Exercer ses fonctions de façon autonome ;
Occuper un poste qui n'exige pas, par nature, d'être tenu physiquement dans les locaux de l'entreprise. A ce titre, les fonctions relatives aux moyens généraux ne pourront notamment pas être éligibles au télétravail en continu.

Demande de télétravail

Le télétravail revêt un caractère volontaire pour le salarié et l’employeur, sauf dans le cas du recours au télétravail pour circonstances exceptionnelles ou cas de force majeure (cf. III). La mise en place du télétravail devra également être discutée au sein de l’équipe pour s’assurer de son bon fonctionnement et de la qualité du travail collectif, mais également avec les partenaires externes (ex : clients, etc.) lorsque cela est applicable. En tout état de cause, la mise en œuvre du télétravail doit être compatible avec les objectifs de performance économique et sociale de l’entreprise.

Télétravail régulier
Les parties signataires conviennent que l'accès au télétravail relève de la seule initiative du salarié : il est fondé sur le volontariat et subordonné à l'Accord de son responsable hiérarchique, dès lors que tous les critères d’éligibilité sont respectés.

Si le télétravail dit « régulier » est mis en place sur la base de jours fixes, cette organisation devra obligatoirement être reportée au service Ressources Humaines afin de matérialiser l’information dans le SIRH interne. 
Télétravail en continu
Les parties signataires conviennent que l'accès au télétravail en continu relève de la seule initiative du salarié : il est fondé sur le volontariat et subordonné à l'Accord de son responsable hiérarchique et du département des Ressources Humaines, dès lors que tous les critères d’éligibilité sont respectés.

Tout salarié souhaitant bénéficier du télétravail en continu devra également bénéficier d’un entretien préalable avec son manager et le service Ressources Humaines, définissant les modalités d’organisation du télétravail dans le respect de la préservation du collectif de travail (exemples :points relatifs à la fréquences des réunions, interactions avec les autres équipes, etc.). 

Sur la base de cet entretien, la Direction décidera dans un délai de 30 jours, d’accepter ou de refuser la demande au télétravail en continu. En cas d’acception, les conditions seront formalisées dans un avenant au contrat de travail. En cas de refus, l’employeur motivera sa décision, conformément aux dispositions de l’article L. 1222-9 du code du travail.

Dans le cas d’un télétravail en continu, le salarié exercera son activité exclusivement en télétravail, c’est-à-dire à son domicile ou dans un lieu tiers formellement convenu entre le salarié et l’employeur, par le biais d’une connexion internet, et d’une disponibilité sur les outils collaboratifs de communication utilisés par l’entreprise (ex : Teams).  

Une présence minimum de 3 jours (2 nuitées) par mois est requise au bureau habituel d’..., sauf instructions du manager qui peut être amené à exiger la présence du salarié à participer à certaines réunions de travail, ou en cas de circonstances exceptionnelles. En effet, l’articulation entre le présentiel et le distanciel permet de préserver les fonctionnements collectifs et l’efficacité des organisations de travail. 

Conditions de passage en télétravail

Télétravail régulier

Période d’adaptation

Afin que le salarié télétravailleur, comme son manager, puissent évaluer lors d'échanges réguliers, dans quelle mesure cette nouvelle modalité d'organisation du travail leur convient, chaque télétravailleur bénéficiera d'une période d'adaptation de 3 mois. 

Durant cette période, le salarié télétravailleur pourra mettre fin au télétravail à tout moment, sans délai de prévenance ; le manager pourra mettre fin au télétravail sous réserve de respecter un délai de prévenance de quinze (15) jours calendaires.


Réversibilité temporaire et définitive

La réversibilité est la possibilité de revenir, lorsqu’une situation ou une organisation nouvelle prend fin, à une situation ou une organisation antérieure viable.

Le salarié télétravailleur peut suspendre le télétravail sans délai de prévenance. Lorsque cette réversibilité est définitive, l’Accord du manager devra de nouveau être demandé avant la reprise du télétravail régulier.  

Hors période d'adaptation, le manager peut suspendre le télétravail en respectant un délai de prévenance d'au moins trente (30) jours calendaires. En cas de suspension à l'initiative du manager, la réversibilité doit être motivée. 

Télétravail en continu 

Période d’adaptation

Afin que le salarié, comme son manager, puissent évaluer lors d'échanges réguliers, dans quelle mesure cette nouvelle modalité d'organisation du travail leur convient, chaque salarié bénéficiera d'une période d'adaptation de 3 mois, renouvelable une fois sur décision unilatérale de l’employeur et sous condition d’avoir organisé en amont un entretien avec le service Ressources Humaines, le manager et le salarié.

Réversibilité temporaire et définitive

Pendant la période d’adaptation

Durant cette période, le salarié télétravailleur pourra mettre fin au télétravail à tout moment, sans délai de prévenance ; le manager pourra mettre fin au télétravail sous réserve de respecter un délai de prévenance de quinze (15) jours calendaires, et sous condition d’avoir organisé en amont un entretien avec le service Ressources Humaines et le salarié. 

Hors période d’adaptation

Hors période d'adaptation, le salarié télétravailleur pourra suspendre de façon temporaire ou définitive le télétravail, moyennant un délai de prévenance de trente (30) jours calendaires. Lorsque cette réversibilité est définitive, l’accord du manager et de la Direction des Ressources Humaines devra de nouveau être formalisé avant la reprise du télétravail en continu. 
En cas de difficultés d'organisation rencontrées au quotidien, dans le cadre du télétravail en continu, des réunions régulières entre le salarié et son manager seront planifiées à l’initiative des parties. Des points d’alerte sur la mise en place de cette configuration de travail pourront notamment être remontés au service Ressources Humaines.

La Direction se réserve également le droit, suite à un entretien préalable entre le service Ressources Humaines, le manager et le salarié, de suspendre de façon temporaire ou définitive le télétravail en respectant un délai de prévenance d'au moins soixante (60) jours calendaires. 

En cas de suspension à l'initiative de la Direction, la réversibilité doit être motivée et sa durée précisée. Cette suspension ne donne pas lieu au report des journées de télétravail. 

De même, la Direction des Ressources Humaines se réserve le droit de revenir vers le manager et le salarié afin d’échanger sur les modalités de mise en œuvre du télétravail en continu afin de construire un dispositif de retour d’expérience. 

Après la phase d’expérimentation, et si l’organisation de télétravail en continu venait à perdurer, cette organisation de travail sera également abordée lors du processus de fin d’année. 

Planification

Chaque jour de présence au bureau doit figurer dans le SIRH, sur la plateforme « E-Congés », rubrique « at the office/ dans les locaux », et devra ensuite être inscrit dans le calendrier Outlook du salarié télétravailleur.

Dans le cadre du télétravail dit « régulier », et en respectant un délai de prévenance raisonnable quand une situation professionnelle le justifie, que ce soit à la demande du salarié télétravailleur ou de son manager, une journée de télétravail pourra être décalée à un autre jour de la même semaine, la nouvelle date devant être saisie puis approuvée dans « E-congés ». 

Organisation du télétravail

Lien de subordination

Le télétravail s’exerce dans le cadre normal de la relation contractuelle de travail. Néanmoins, mis en place de manière régulière, il fait évoluer la manière d’animer la communauté de travail et peut donc s’accompagner de la mise en place de pratiques managériales spécifiques au télétravail (points d’échange en visioconférence notamment).  

Temps de travail & disponibilité

En situation de télétravail, le salarié organise son temps de travail conformément au régime de temps de travail contractuellement applicable et dans le respect de la législation et des règles en vigueur dans l'entreprise. Ainsi, l'activité et la charge de travail demandées au salarié télétravailleur sont équivalentes à celles des personnels en situation comparable travaillant dans les locaux habituels de l'entreprise.

Il doit être joignable et en mesure de répondre aux sollicitations dans les mêmes conditions que dans les locaux de l'entreprise grâce aux moyens de communication qu'elle met à sa disposition.

Pour les salariés en horaires collectifs, la plage de joignabilité correspond aux règles en vigueur en la matière dans l'entreprise. A savoir pour la France : lundi à jeudi : 9h30 à 12h30 et 13h30 à 18h30 ; vendredi : 9h30 à 12h30 et 13h30 à 17h30.
Pour les cadres au forfait jours, au regard de la particularité de cette organisation du temps de travail, et pour s'assurer du respect de la vie privée et du droit à la déconnexion des salariés en situation de télétravail, il est préconisé d'appliquer la plage horaire fixée au sein d’une amplitude maximale de 8 heures à 20 heures, dans le respect de la durée maximale journalière/hebdomadaire du temps de travail. 

Il est rappelé que l’ensemble des salariés devront respecter les durées minimales de repos quotidien et hebdomadaire légalement applicables.  

Retours dans les bureaux

En cas de changement de poste ou type de fonction, il pourra être demandé aux salariés de revenir physiquement dans les bureaux d’..., moyennant un délai de prévenance (cf. V). Dans l’hypothèse où les conditions d’éligibilité au télétravail n’étaient plus respectées, la Direction pourra imposer le retour du salarié dans les locaux d’..., sans délai de prévenance. Il en est de même si le domicile d’un collaborateur en télétravail n’était plus conforme aux normes de sécurité, ou plus adapté à une situation de travail à distance. 

Equilibre vie privée & vie professionnelle

Cadre de travail

Tel que mentionné dans la documentation Ressources Humaines (Spot on HR, Charte, DUERP, Health and Safety Policy, etc.), et afin de préserver sa vie privée et sa vie professionnelle il est important de pouvoir créer son univers de travail chez soi. 
Le télétravail nécessite un espace propice à la concentration et au travail. L’idéal est de disposer d’une pièce ou d’un espace dédié, le principal étant de marquer une distinction, de créer une frontière et une ambiance adaptée et dédiée au travail. 
Il est recommandé d’organiser l’activité afin de permettre une interruption périodique de travail sur écran, soit par des pauses, soit par des changements d’activité. Il est rappelé dans tous les cas que les salariés soumis à un régime horaire de temps de travail bénéficient d’un temps de pause tel que prévu par la loi. 

Droit à la déconnexion

Le droit à la déconnexion a pour objectif le respect des temps de repos et de congé ainsi que la vie personnelle et familiale du salarié. C’est le droit pour tout salarié de ne pas être connecté à un outil numérique professionnel en dehors de son temps de travail.
Une charte de droit à la déconnexion pour l’entreprise a été mise en place et est consultable dans la documentation Ressources Humaines. 


Contrôle de la charge de travail

L’évaluation de la charge de travail des salariés télétravailleurs fera l’objet, comme pour l’ensemble des salariés, d’un entretien dédié lors du processus de fin d’année. 
Ce sujet fera l’objet d’un suivi régulier du manager et devra être abordé avec le manager ou le service Ressources Humaines si le salarié se sent en difficulté au cours de l’année. 
Il résulte des dispositions légales que si un moyen de contrôle de l’activité du salarié et de contrôle du temps de travail est mis en place, il doit être justifié par la nature de la tâche à accomplir et proportionné au but recherché, et le salarié doit en être informé. Les Instances Représentatives du Personnel sont par ailleurs consultées sur le sujet.

Environnement informatique

Connexion internet et téléphonique

Afin de pouvoir travailler dans de bonnes conditions, le salarié qui bénéficiera du télétravail devra être en mesure de se trouver dans un lieu où la connexion téléphonique et internet est suffisante. 
Equipements informatiques

L’entreprise met à disposition du salarié télétravailleur les équipements VDI et solutions informatiques nécessaires au télétravail, conformément aux points mentionnés dans la charte informatique. 
La Société met à la disposition du salarié télétravailleur :
Un ordinateur portable,
Une souris, 
Un clavier,
Un écran d’ordinateur fixe,
Un casque. 
L'entreprise prend à sa charge les frais liés à l'entretien, la réparation, voire au remplacement du matériel et des solutions précédemment indiqués. Elle reste propriétaire de l'ensemble du matériel mis à disposition du télétravailleur et s'engage à le maintenir en état. Si le matériel nécessite de la maintenance, celle-ci est réalisée par l'entreprise. En cas de détérioration, perte ou vol du matériel, l'événement doit être déclaré à l'entreprise dans les plus brefs délais.

Le salarié télétravailleur s'engage à respecter le matériel informatique et les solutions mis à sa disposition.  Il veille en particulier à préserver la confidentialité des accès et des données et à éviter toute utilisation abusive ou frauduleuse des équipements et solutions mis à sa disposition. En cas de problème dans l'installation ou le fonctionnement des équipements et solutions mis à disposition par l'entreprise, le salarié en télétravail bénéficie de l'assistance téléphonique normalement disponible sur site. 

Ce dispositif ne fournit toutefois pas d'assistance pour les problèmes de connexion internet relevant du fournisseur d'accès choisi par le salarié. En cas de dysfonctionnement, le salarié doit prévenir son manager. Au terme de leur échange, il sera défini si le salarié est en mesure de poursuivre son activité sur son lieu de télétravail ; sinon un retour au bureau pourra être imposé.



Usage des outils numériques et protection des données

Le collaborateur en télétravail s’engage à respecter les règles de sécurité informatique et de confidentialité en vigueur dans l’entreprise.

Il est notamment tenu au strict respect de la charte informatique, dès lors qu’il utilise une ressource du système d’information de l’entreprise.
 
Il doit assurer l’intégrité, la disponibilité et la confidentialité des informations et données qui lui sont confiées, auxquelles il a accès ou qu’il crée dans le cadre du télétravail, sur tout support et par tout moyen et notamment sur papier, oralement ou électroniquement conformément au Code de Conduite en vigueur dans la Société. 

Prise en charge des frais professionnels

Frais inhérents au télétravail

Le télétravail en continu étant proposé au salarié comme étant une opportunité d’amélioration de la Qualité de Vie au Travail (QVT), et étant sur la base du volontariat, les Instances Représentatives du Personnel et la Direction s’accordent sur le fait de ne pas prendre en charge les coûts inhérents au télétravail tels que la consommation d’électricité, ou le forfait internet.

Frais de transport dans le cadre du télétravail continu

Les frais de déplacement sont les frais engagés par les employés pour se rendre régulièrement sur leur lieu de travail dans le cadre du télétravail.

Ces frais de déplacement peuvent inclure :
des indemnités kilométriques (moyen de transport personnel : vélo, scooter, moto ou voiture) 
des frais de transport en commun (abonnement NAVIGO, SNCF ou PT Card, OV-Chikaart ou NS Business Card). 

Pour les déplacements effectués à la demande de la société tels que visés au IV a., la société prendra en charge jusqu'à 50 % du prix des transports en commun, avec un plafond de 100 euros par trajet aller-retour.

En cas de demande de la Direction ou du manager de se rendre dans les locaux de l'entreprise avec un préavis de moins de 15 jours, l'entreprise prendra en charge la totalité des frais de transport du télétravailleur.

Frais d’hébergement dans le cadre du télétravail continu

Par ailleurs, pour les déplacements effectués à la demande de la Société et dans le cadre du télétravail tels que visés au IV a., la Société accepte de prendre en charge les frais d’hébergement des salariés à hauteur de 80 Euros par nuit. Les repas (petit-déjeuner, déjeuner et dîner) restent à la charge des salariés.. Le remboursement s’effectuera sur présentation de notes de frais, à faire valider par le manager dans « Cleemy ».

Il est également entendu que les salariés doivent avoir une approche soucieuse de leur budget, il leur est donc demandé que les frais de voyage et d'hébergement à l'hôtel soient planifiés le plus tôt possible.

En cas de demande de venue impérative dans les bureaux de la Société, émanant de la Direction, ou du manager, avec un préavis court de moins de 15 jours, la Société prendra en charge la totalité des frais d’hébergement du salarié télétravailleur. 

Santé et sécurité

Politique de santé et sécurité en matière de télétravail

Conformité des installations

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité sont applicables au salarié en télétravail. La politique de prévention en matière de sécurité et de santé au travail mise en place par l'entreprise s'applique également en situation de télétravail.

Il est rappelé que le lieu au sein duquel le salarié exercera du télétravail sera considéré comme son lieu de travail, et sera donc soumis aux mêmes obligations d’hygiène et de sécurité que celles applicables au bureau. 

Les installations électriques doivent ainsi être en conformité vis-à-vis des règlementations en vigueur.

Pour les salariés basés en France, une attestation sur l’honneur de conformité des installations sera demandée aux salariés. Cette action devra être renouvelée annuellement.

Pour les salariés basés en Allemagne et en Angleterre, une check-list  de conformité devra être complétée par le salarié. 

Pour les salariés basés aux Pays-Bas, un contrôle préalable des installations sera effectué au domicile du salarié par un organisme extérieur avant la mise en place du télétravail. Les coûts de visite préalable à la mise en place du télétravail faisant l’objet d’un avenant au contrat de travail, seront pris en charge par l’employeur dans la limite de 300 Euros par an. Un contrôle annuel devra également être renouvelé sur la base d’une check-list fournie par l’employeur et mise à jour par le salarié. A défaut de présentation de ce document, l’organisation en télétravail ne pourrait être maintenue. 

Il est convenu entre les parties que tout frais relatif à la mise en conformité de son domicile (installation électrique, etc.) devra être supporté par le salarié. 

L’ensemble des attestations et documents de conformité étant obligatoires, la Direction se réserve le droit de suspendre l’organisation en télétravail d’un salarié dès lors qu’aucune preuve de conformité n’est apportée au-delà d’un délai de 30 jours suivant la demande de l’employeur. 

Assurance
Le salarié a la responsabilité d’informer son assurance de la réalisation de télétravail à son domicile afin de s’assurer que son assurance habitation couvre bien sa présence dans cette activité et le matériel mis à sa disposition.  

En France, le salarié remettra systématiquement une attestation de son assurance à son employeur avant le début d’une organisation impliquant le télétravail. Cette action devra être renouvelée annuellement. 

Cette recommandation pourra également être mise en place dans les autres pays dans lesquels le télétravail s’effectuera, afin de garantir tout dommage matériel. 

Accidents de travail

En France, l'accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant l'exercice de l'activité professionnelle du télétravailleur est présumé être un accident de travail au sens de l'article L. 411-1 du code de la sécurité sociale. Le traitement de la déclaration d'accident du travail se fait de la même façon que pour un accident survenant dans les locaux de l'entreprise.

Ce principe s’applique également aux salariés travaillant dans les autres pays selon les règles de santé et sécurité en vigueur.

Documentation relative à la santé et sécurité

La Direction encourage vivement les salariés à consulter la documentation suivante. Les salariés souhaitant bénéficier du télétravail devront ainsi prendre connaissance de ces informations avant la mise en place de cette organisation du travail. 
Les documentations relatives à la santé et sécurité des collaborateurs sont accessibles via le lien suivant et partagé régulièrement avec les Instances Représentatives du Personnel :  

Documentation relative au télétravail

L’ensemble des documents existants et régulièrement mis à jour sont à votre disposition sur le HUB :
Spot on HR
Charte télétravail
Check-lists “Health and Safety at Home”
Q&A Telework
Affichage obligatoire éléctronique

Durée et entrée en vigueur de l’Accord

Afin de maîtriser l'impact social et organisationnel de la mise en œuvre du télétravail, la Direction déploiera ce système pendant une période de 6 mois, renouvelable une fois pour la même durée, à compter du 1er Juillet 2021. 

A la fin de la période de mise en œuvre, la Direction et les Instances Représentatives du Personnel se réuniront pour faire le bilan de ce dispositif, et de reconduire ou non l’Accord télétravail. 

Passé ce délai, la Direction prendra la décision de reconduire ce dispositif pour une durée indéterminée.  

Suivi de l’Accord

Conformément à l’article L. 2222-5-1, il est prévu que le présent Accord fasse l’objet d’un suivi annuel à l’occasion de la consultation périodique du comité social et économique relative à la politique sociale de l’entreprise, outre les indicateurs intégrés dans la BDES qui seront mis à jour régulièrement.
Révision et dénonciation

Révision
Le présent Accord pourra faire l’objet, à tout moment, d’une révision dans les conditions fixées aux  et . La révision peut porter sur tout ou partie du présent Accord.
Toute demande de révision doit être notifiée par lettre recommandée avec demande d’avis de réception à chacune des parties signataires. Cette lettre doit indiquer les points concernés par la demande de révision et doit être accompagnée de propositions écrites.
L’ensemble des partenaires sociaux se réunira alors dans un délai de trois mois à compter de la réception de cette demande afin d’envisager l’éventuelle conclusion d’un avenant de révision.
L’éventuel avenant de révision conclu dans les conditions prévues par les dispositions législatives et règlementaires se substituera de plein droit aux dispositions du présent Accord qu’il modifiera.
Dénonciation
L’Accord ne pourra pas faire l’objet d’une dénonciation partielle. L’Accord pourra être dénoncé par l’une quelconque des parties signataires moyennant le respect d’un délai de prévenance tel que défini par la Loi. 
Publicité, dépôt et notification

Le texte du présent Accord est déposé en deux exemplaires, dont un sous forme électronique, auprès de la DREETS, et en un exemplaire auprès du secrétariat greffe du conseil de prud’hommes de Paris.
Conformément aux dispositions légales en vigueur, une version rendue anonyme du présent Accord, ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires, sera également déposée par la Société auprès de la DREETS en même temps que l’Accord.
Un exemplaire original est remis ce jour aux Instances Représentatives du Personnel .
Fait à Paris, le 26.04.2021
Pour EPEX SPOT SE.


Pour les Instances Représentatives du Personnel Françaises, en présence du comité de la SE.