ACCORD AUTORISANT ET ORGANISANT LE VOTE PAR VOIE ELECTRONIQUE - ELECTIONS CSE 2019



Entre	La Société UES CLERMONT JV (ci-après « La Société ») constituée par les sociétés : EURL AMBALA 838 339 315 000 23, EURL BEAUMA 513 567 107 000 26, EURL BREZETA 749 821 344 000 27, EURL BRIDA 440 327 351 000 27, EURL CHAMALA 440 327 211 000 23, EURL VERTAIZA 820 659 548 000 29, EURL GERZATA 487 671 844 000 24, EURL ISSALA 409 715 067 000 16, EURL LAMALA 409 714 581 000 17, EURL MAXLINE 384 923 546 000 12, EURL MICHALA 410 119 424 000 27, EURL RIOMALA 434 176 533 000 25, EURL MONFA 444 574 032 000 25, EURL RESTHIERS 395 224 827 000 26, EURL JAMALA 384 851 424 000 18, SARL DOME AS 408 725 643 000 17, dont le siège social est situé 1, rue de l’Hermitage, 63000 CLERMONT FERRAND, Immatriculée sous le numéro SIREN 408 725 643, 
Représentée par Mr                     en sa qualité de Dirigeant,
											d'une part,

et 	les organisations syndicales suivantes :

CFDT, représentée par Mme 
FO, représentée par Mr 

											d'autre part,

Préambule

Afin de faciliter l’organisation des élections des membres du Comité Social et Economique, dont les scrutins se dérouleront en 2019, la direction de la Société UES CLERMONT JV (ci-après désignée « la Société ») décidé de mettre en place l’unique vote électronique par internet pour les opérations de vote. Ce dispositif s’inscrit dans le cadre des dispositions légales et réglementaires permettant d’y avoir recours.


Article 1. Dispositions générales 

Le présent accord ouvre la possibilité de recourir au vote électronique. Le protocole d'accord préélectoral précisera de manière détaillée le fonctionnement du dispositif retenu et le déroulement des opérations électorales. Le vote électronique peut avoir lieu à distance ou sur le lieu de travail pour les salariés munis d’un accès internet.



Article 2. Absence du vote à bulletin secret sous enveloppe 

Le vote électronique est la seule modalité de vote possible, ce qui exclut le vote à bulletin secret sous enveloppe.

Article 3. Prestataire en charge de la mise en place du vote électronique 

La Société a décidé de confier la mise en place de ce dispositif de vote électronique à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux par voie dématérialisée : la société ELIGIBILIS (ci-après « le Prestataire »), conformément au cahier des charges précisé dans la présente décision.
La Société veille à ce que le Prestataire soit en mesure de respecter le cahier des charges transmis et s’assure que son système de vote électronique a fait l’objet d’une expertise indépendante de conformité et de la tenue des registres RGPD.

Article 4. Principes généraux 

Le système retenu par la Société repose sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin :
L’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur
L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré
L’unicité de vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin
La confidentialité : le secret du vote
La Société garantie l’accomplissement des formalités en matière de traitement des données à caractère personnel conformément aux dispositions du nouveau Règlement Général de Protection des Données (RGPD).

La Société informe par ailleurs les salariés dont les données à caractère personnel auront fait l’objet d’un traitement automatisé dans le cadre des opérations de vote, qu’ils peuvent exercer leur droit d’accès, de communication et de rectification prévus par les articles 39 et 40 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée en 2004, par courrier ou par courriel auprès du Prestataire en charge du traitement de ces données. Le droit d’opposition prévu à l’article 38 de la loi susvisée ne pourra s’appliquer dans le cadre des traitements autorisés dans la présente annexe.

Article 5. Modalités d’organisation des opérations de vote

Dans le cadre des élections, un protocole préélectoral sera rédigé, définissant notamment le calendrier, le nombre et la répartition des sièges, les modalités de constitution du Bureau de vote, ainsi que les modalités opératoires par vote électronique.
Les membres du Bureau de vote bénéficient d’une formation spécifique sur le système de vote électronique dispensée par le Prestataire.
Le Bureau de vote est chargé :
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par trois clés délivrées à cet effet
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test à blanc du système de vote à l’issue duquel le système est scellé
Contrôler, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système


5.1 Confidentialité des données transmises 

La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu sont de nature à assurer la confidentialité des données transmises.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont traitées par des systèmes informatiques distincts de ceux traitant des données relatives à leur vote. La liste d’émargement n’est accessible qu’aux membres du Bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.
La conformité de l’intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire par l’employeur sera contrôlée par la Direction préalablement à chaque tour de scrutin.
Les fichiers « listes électorales » comportent exclusivement les nom et prénoms des inscrits, leur date d’entrée dans l’entreprise, leur date de naissance, le collège d’appartenance. Seuls sont destinataires de ces données les électeurs, les syndicats représentatifs et les agents habilités des services du personnel.
Le fichier des électeurs comporte exclusivement les noms, prénoms, collège, moyen d’authentification et, le cas échéant, les coordonnées des électeurs. Seuls les électeurs peuvent y avoir accès, pour les informations les concernant.
Les fichiers « listes d’émargement » comportent exclusivement le collège, ainsi que les nom et prénoms des électeurs. Seuls sont destinataires de ces données les membres des bureaux de vote et les agents habilités des services du personnel.
Les fichiers « candidats » comportent exclusivement le collège, la mention « titulaires » ou « suppléants », les noms, prénoms des candidats ainsi que, le cas échéant, leur appartenance syndicale. Seuls sont destinataires de ces données les électeurs, les syndicats et les agents habilités des services du personnel.

5.2 Sécurité des votes 

La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu est de nature à assurer la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.
Les modalités de scellement et de chiffrement du système de vote électronique et notamment des urnes électroniques et des listes d’émargement devront être conformes aux dispositions des articles R. 2314-10, R. 2314-11, R. 2324-6 et R. 2324-7 du Code du travail et de l’arrêté du 25 avril 2007.

5.3 Déroulement du vote 

La dimension des bulletins électroniques, les caractères et la police utilisés seront identiques pour toutes les listes.
Le système de vote électronique retenu fait apparaître clairement à l’écran le choix de l’électeur, qui doit disposer de la possibilité de la modifier avant validation. La transmission du vote et l’émargement doivent faire l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver.
Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au Prestataire est effectué sous la responsabilité de la Société. L’intégration et le contrôle des candidatures, ainsi que des professions de foi, sont effectués dans les mêmes conditions. 

Le vote électronique se déroule, pour chaque scrutin, sur une période délimitée, laquelle est précisée dans le protocole préélectoral. Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant cette période d’ouverture du scrutin, à partir de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile, ou de tout autre lieu, en se connectant, avec leurs codes personnels, au site sécurisé dédié aux élections. 

Le scellement des urnes intervient avant l‘ouverture du vote et est périodiquement vérifié pendant toute la durée du scrutin. Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Le nombre de votants peut en revanche être révélé en cours de scrutin.

Tous les moyens sont mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote électronique par les salariés. La Société porte ainsi à la connaissance des salariés une note explicative détaillée avant le premier tour.

Chaque électeur reçoit par mail et par courrier postal, avant le premier tour des élections, l’adresse du site internet et les moyens d’obtenir son code d’authentification. Ce code d’accès personnel est valable pour les deux tours. A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections. L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes d’accès.

Le système de vote électronique dispose d’un système de secours susceptible de prendre le relai en cas de panne du système principale et offrant les mêmes caractéristiques et garanties.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant par exemple d’une infection virale, le Bureau de vote a compétence, après avis du Prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

5.4 Contrôle du fonctionnement du système de vote électronique
 
Le système de vote électronique a été soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-8 à R. 2314-11 et R. 2324-4 à R. 2324-7 du Code du travail.
Des représentants du prestataire assurent un contrôle effectif du fonctionnement du système de vote électronique, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place. Le prestataire choisi devra prendre les mesures nécessaires pour permettre à ses représentants de vérifier l’effectivité des dispositifs de sécurité prévus. Le prestataire devra prévoir un dispositif de secours offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques que le système principal.

5.5 Dépouillement 

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.
Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées. 
Le Président du Bureau de vote et les deux assesseurs désignés dans le protocole préélectoral reçoivent chacun une clé de déchiffrement distincte. Le décompte des voix apparaît lisiblement sur l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être portée au procès-verbal.
Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.
Les résultats seront affichés au sein de la Société au plus tard le lendemain de la clôture de chaque tour des élections.

5.6 Conservation des fichiers après le scrutin 

La Société (ou Le prestataire retenu) devra conserver sous scellés et procéder à la destruction des fichiers supports dans les conditions prévues par les articles R. 2314-20 et R. 2324-16 du Code du travail.


Article 6. Information du personnel et de ses représentants

Chaque salarié disposera d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. Les membres du bureau de vote bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique retenu. 

Article 7 - Adaptation de la propagande syndicale 

Il est convenu entre les parties que chaque organisation syndicale présentant une liste de candidats pourra fournir au prestataire le logo de son organisation en vue de le faire figurer sur le bulletin de vote électronique.
Il est convenu que le prestataire devra mettre en ligne, sur le site de vote, un tract par organisation syndicale présentant des candidats.
Les organisations syndicales transmettront en même temps que les listes de leurs candidats les éléments nécessaires à la mise en ligne de leur logo et/ou de leur tract. Les organisations syndicales sont tenues de respecter le format et la taille de fichier, identiques pour toutes, qui leur seront précisés par le prestataire.


Article 8 – Durée et entrée en vigueur

Le présent avenant est valable pour les élections des membres du Comité Social et Economique dont le 1er tour et le 2nd tour sont organisés en 2019.



Fait en trois exemplaires,
A CLERMONT FERRAND, le 4/06/2019

Pour la Société UES CLERMONT JV
Mr                  , Dirigeant,



Pour CFDT, 
Mme                         , Déléguée Syndicale,


Pour FO
Mr                               , Délégué Syndical,