Elections Fragrance Production 2019
Protocole d'accord préélectoral

Entre 

La société :
FRAGRANCE PRODUCTION, dont le siège social est situé ZI Edmond Poillot, BP 855, 28011 Chartres, représentée par x agissant en qualité de Directeur des Ressources Humaines
d’une part,

Et les délégations suivantes :
C.F.D.T, représentée par x, délégué syndical
C.F.E.-C.G.C., représentée par x,  délégué syndical
F.O., représentée par x, déléguée syndicale,
d’autre part,
il a été convenu ce qui suit :

La Société FRAGRANCE PRODUCTION organise les élections des Instances Représentatives du Personnel selon les modalités suivantes :
Préambule :
Le présent protocole a pour objet de définir les modalités d’organisation de l’élection de la délégation du personnel au Comité Social et Economique (CSE) de la société Fragrance Production dans le cadre des élections professionnelles de mars 2019.
Les mandats de l’ensemble des représentants du personnel au Comité d’Entreprise, au Comité d’Hygiène, Sécurité et Conditions de Travail et de Délégués du Personnel arrivant à échéance le 16 février 2019, il a été convenu entre les parties, en application des dispositions de l'article 9 de l'ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017, de les proroger jusqu’au 31 mars 2019 en raison de l’absence d’un nombre important d’électeurs au mois de février à cause du voyage organisé par le Comité d’entreprise puis des vacances scolaires du 9 au 24 février 2019.
Chaque représentant du personnel concerné par cette prorogation de mandat, sera informé individuellement des dispositions du présent accord. 




Article 1 - Effectif
L'effectif est calculé à la date du premier tour, envisagé le 5 mars 2019 . Les parties conviennent que les élections sont organisées au niveau de l’entreprise soit  : 
Effectif de référence : Effectif base au 04/01/2019 :


Pour rappel, effectif moyen sur les 12 derniers mois :


Article 2 - Durée des mandats
La durée des mandats est légalement fixée à 4 ans.

Article 3 - Collèges électoraux et répartition des sièges 
L’effectif de l’entreprise est réparti entre différents collèges.
La répartition des sièges est proportionnelle à l'effectif de chacun des collèges, avec un minimum de 1 siège par collège. Ce minimum de 1 siège est applicable quel que soit l'effectif, même très faible, mais sous réserve qu'au moins un électeur soit éligible.
Le nombre de sièges à pourvoir est identique pour les titulaires et pour les suppléants.
Conformément à la possibilité offerte par les articles L.2314-1 et L.2314-7 du Code du Travail , le nombre de sièges à pourvoir et le nombre individuel d'heures de délégation sont ainsi répartis : 


Article 4 - Conditions pour être électeur
Les électeurs sont les salariés de l'entreprise, qu'ils soient pris en compte ou non dans le calcul de l'effectif, mais aux conditions suivantes à la date du premier tour du scrutin :
-	bénéficier d'un contrat de travail (y compris contrat d’apprentissage et de professionnalisation),
-	être âgé de 16 ans révolus,
-	jouir de ses droits civiques,
-	ne pas détenir de pouvoir permettant d'être assimilé au chef d'entreprise, 
-	travailler depuis 3 mois au moins dans l'entreprise.
Les personnels mis à disposition, aux conditions de prise en compte dans l'effectif d'assujettissement à la date du premier tour du scrutin, peuvent choisir d’être électeurs, à la condition de renoncer à ce droit dans l’entreprise qui les emploie.

Article 5 - Listes électorales
Les listes électorales sont établies et affichées par la Direction, pour chaque collège.
Ces listes comportent les indications suivantes :
-	nom et prénom,
-	date d'ancienneté,

Elles comportent aussi un décompte du nombre total d'inscrits ainsi que sa répartition entre les femmes et les hommes. 
Elles seront affichées au plus tard le 21 février 2019.
Les éventuelles contestations doivent être déclarées au Tribunal d'Instance au plus tard 
le 25 février 2019.

Ce délai de contestation passé, les listes électorales éventuellement corrigées ne peuvent  plus être modifiées et restent valables pour les deux tours du scrutin.
Afin de respecter au mieux le droit de vote de chaque électeur, et dans la limite du possible, la Direction s’engage toutefois à actualiser les listes électorales jusqu’à la clôture du premier tour.
La Direction s’engage à ce titre à conserver les éléments de nature à démontrer la totale légitimité des modifications réalisées, et sous réserve d’éventuelles contraintes matérielles, à réafficher les listes électorales actualisées.
Sauf décision de justice contraire, les listes électorales ainsi établies définitivement à la clôture du premier tour ne peuvent en aucune façon être actualisées pour le second tour.
Les parties s'entendent pour décider formellement que les listes électorales affichées le 21/02/2019, donc après la prise en compte des éventuelles demandes de correction adressées à la Direction avant l'expiration du délai de contestation, et au moins 2 jours ouvrés avant la date limite de dépôt des candidatures du premier tour, seront les listes de référence transmises au juge dans le cas où il lui serait demandé de valider le respect des règles de répartition équilibrée des candidatures des femmes et des hommes au dit premier tour.
Ces mêmes listes seraient transmises au juge pour la validation du respect des règles de répartition au second tour.




Article 6 - Conditions pour être éligible
Pour être éligible, un salarié doit répondre aux conditions suivantes pour chaque tour de scrutin :
-	être électeur dans le même collège,
-	être âgé de 18 ans révolus à la date du scrutin,
-	travailler depuis 1 an au moins dans l'entreprise,
-	ne pas avoir de lien proche avec l’employeur (conjoint, partenaire de PACS, concubin, ascendant, descendant, frère, sœur ou allié au même degré).
Les temps partiels travaillant simultanément dans plusieurs entreprises peuvent choisir celle dans laquelle ils sont éligibles.
Les personnels mis à disposition, même enregistrés comme électeurs, ne sont pas éligibles au CSE.

Article 7 - Listes de candidats
Pour des raisons d'ordre matériel tenant à l'organisation du vote, les dates limites de dépôt des listes sont fixées :
-	pour le premier tour 	:	au	28/02/2019	à	12h00
-	pour le second tour 	:	au	15/03/2019 	à	12h00

Les listes de candidat(e)s doivent être déposées obligatoirement selon l'une des modalités suivantes : 
- par remise en mains propres contre décharge à la Direction des Ressources Humaines, 
de Fragrance Production
- par courriel à l'adresse : antoinette_prevost@cotyinc.com, un message de bonne réception étant renvoyé à l'expéditeur.

Les listes sont distinctes pour chacun des scrutins, déclinées par - Collège - Titulaires/Suppléants.
Elles peuvent être incomplètes, mais ne doivent pas comporter plus de candidats que le nombre de sièges à pourvoir.
Les candidatures doubles (Titulaire et Suppléant) sont autorisées, mais un candidat élu Titulaire ne peut pas être élu Suppléant.
Les listes sont affichées par la Direction au plus tard le premier jour travaillé suivant la date limite de dépôt.


Au premier tour de scrutin, les organisations syndicales suivantes peuvent présenter des candidats (article L.2314-5 du Code du Travail) :
-	les syndicats représentatifs dans l’entreprise,
-	les syndicats affiliés à une organisation reconnue représentative au niveau national et interprofessionnel,
-	tout syndicat qui satisfait aux critères de respect des valeurs républicaines et d’indépendance, est légalement constitué depuis au moins deux ans, et dont le champ professionnel et géographique couvre l’entreprise ou l’établissement.
Au second tour, les candidatures sont libres. Sauf à ce qu'elles soient déposées sous forme de listes, ces candidatures individuelles constituent chacune une liste.

Représentation équilibrée des candidatures : chaque liste de candidats doit être établie en tenant compte des règles suivantes, liées au nombre de candidats qu'elle présente, et applicables indépendamment à chaque scrutin (pour chaque collège, pour les titulaires et pour les suppléants)  :
.	si la liste ne comporte qu'une seule candidature pour un seul siège, ou s'il s'agit d'une candidature sans étiquette au second tour, elle peut être indifféremment celle d'une femme ou celle d'un homme,
.	si le nombre de sièges à pourvoir est supérieur à 1, et si la liste électorale du collège concerné est mixte, la liste comporte obligatoirement au moins une femme et au moins un homme,
.	les nombres de femmes et d'hommes autorisés sur la liste sont proportionnels aux nombres de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale de référence du collège concerné,
.	la règle d'arrondi lorsque le calcul proportionnel du nombre de candidats autorisés pour un sexe ne donne pas un nombre entier est un arrondi à l'entier inférieur si la décimale est inférieure à 5, et à l'entier supérieur dans le cas contraire,
.	lorsque l'application des calculs et arrondis légaux conduit à un nombre cumulé de candidatures autorisées pour les  femmes et les hommes dépassant le nombre de sièges à pourvoir, il est ici convenu de diminuer de 1 unité le résultat obtenu pour chaque sexe et de laisser la liberté aux listes de choisir indifféremment l'un ou l'autre sexe pour la candidature complémentaire, sous réserve que la liste comporte au minimum une femme et un homme
.	lorsque l'application des calculs et arrondis légaux conduit à n'autoriser aucune candidature pour l'un des deux sexes, la seconde candidature dans l'ordre de présentation est obligatoirement celle d'un candidat du sexe le moins représenté,
.	sauf dans le cas précédent, la liste doit présenter alternativement un candidat de chaque sexe, en commençant indifféremment par une femme ou un homme, et en finissant avec l'éventuel surplus de candidats du sexe le plus représenté.



- Collège Ouvrier Employé : 
Nombre de candidatures autorisées pour les femmes = 6 x 149 /228 = 3,92 soit 4
Nombre de candidatures autorisées pour les hommes = 6 x 79/228 = 2,08 soit 2

Exemples de listes possibles avec ces 6 sièges à pourvoir :
-	liste entière = F-H-F-H-F-F ou H-F-H-F-F-F
-	liste incomplète de 4 = F-H-F-F

- Collège AM & TECH : 
Nombre de candidatures autorisées pour les femmes = 2 X 22 /56 = 0,79 soit 1
Nombre de candidatures autorisées pour les hommes = 2 x 34/56 = 1,21 soit 1
Exemples de listes possibles avec ces 2 sièges à pourvoir :
-	liste entière = H-F
(impossibilité de liste incomplète – Art. L2314-30 du Code du Travail)

- Collège ING & CADRES : 
Nombre de candidatures autorisées pour les femmes = 2 X 20 /51 = 0,78 soit 1
Nombre de candidatures autorisées pour les hommes = 2 x 31/51 = 1,22 soit 1
Exemples de listes possibles avec ces 2 sièges à pourvoir :
-	liste entière = H-F
(impossibilité de liste incomplète – Art. L2314-30 du Code du Travail)

8 - Date des élections
La date de dépouillement de l'ensemble des scrutins est fixée :
-	pour le premier tour 	:	au	06/03/2019	à	12h
-	pour le second tour 	:	au	20/03/2019	à	12h





Article 9 - Vote par internet 

En vertu de l’accord sur le vote électronique, la solution technique utilisée pour le vote par internet est celle mise au point et commercialisée par :
AKG Solutions SARL - RCS Angers 530 877 125
BP 12 - 49380 Thouarce
L’URL retenue pour le site de vote est :  /coty-fragrance_production
Article 10 - Dates et horaires des votes par internet
Les plages horaires de vote par internet pour le premier tour sont les suivantes : 

Les plages horaires de vote par internet pour l'éventuel second tour sont les suivantes :

10.1 – Tolérance de dépassement
Le site internet  n'enregistre plus aucun bulletin de vote dès que l'horaire de clôture prévu article 10 est dépassé, même dans le cas d'un électeur qui se serait identifié plus tôt, et qui tenterait d'enregistrer ses choix après cet horaire.

Article 11 - Dates, horaires et lieux des votes sur place
La participation aux scrutins, ainsi que le temps consacré aux missions de Président ou d'assesseur, n'impliquent aucune perte de salaire.

Vote par internet
Le bureau est constitué d'un Président et deux assesseurs désignés avant la date du scellement par la Direction des Ressources Humaines, si possible le plus âgé et le plus jeune parmi les électeurs présents, et si possible également représentant les différents collèges précisés article 3. Il pourra le cas échéant, être ajouté un délégué de liste par organisation syndicale. En cas de nécessité, le bureau ainsi constitué peut accepter des remplaçants, sous réserve de la tenue d'une feuille de présence émargée par chacun.
Dans la mesure du possible, le bureau constitué pour le premier tour est reconduit pour l'éventuel second tour.
Le rôle du bureau de vote est d'assister au scellement du système (article 9.8), de superviser la restitution de clefs de vote perdues (article 9.7.1), d'autoriser le descellement (article 16), de signer les procès-verbaux (article 18) et de proclamer oralement les résultats (article 19).
Il est installé à la demande (formulée à la DRH) un point de vote comportant 5 ordinateurs en libre-service en salle Calvin Klein.
Ces ordinateurs en libre-service  seront disposés écran face au mur et disposés de manière espacée les uns des autres au angles de la pièce ; ils permettent à tout électeur de voter sur internet pendant les plages horaires qui lui sont autorisées conformément à l'article 10.
Important : aucun moyen n'est prévu pour modifier les plages horaires de votes déterminées par ce protocole.
Les électeurs sont donc informés qu'en cas d'arrivée tardive, ou d'arrivées nombreuses peu avant la fermeture du site internet, il peut arriver qu'ils ne puissent pas voter sur un poste en libre-service à la demande.
En cas d'absence de bureau de vote constitué pendant la période de vote par internet précédant le jour du dépouillement, il serait constitué par la Direction des Ressources Humaines, un bureau de vote exceptionnel en cas d'évènement de tout type nécessitant une prise de décision lui incombant et concernant le déroulement du scrutin.

Article 12 - Propagande électorale
Les listes en présences (organisations syndicales, candidats sans étiquette au second tour) remettent à la Direction leurs professions de foi aux mêmes dates limites que celles de dépôt des listes de candidats, fixées article 7 de ce protocole.
Professions de foi électroniques
Elles sont obligatoirement écrites en langue française. 
Les professions de foi, s’il y a lieu,  sont mises à la disposition des électeurs sur :
-	le site internet du prestataire, https:// voteo.pro/coty-fragrance_production
Dans le cas d'un second tour, les professions de foi des listes qui ne présenteraient aucun candidat seraient retirées du site internet du prestataire.

Article 13 – Dépouillement
Le prestataire exécute le dépouillement automatisé de l'urne électronique, génère les résultats et justificatifs et les transmet au Président pour la proclamation.




Article 17 - Départage
En cas d'égalité entre plusieurs listes lors de l'attribution des sièges, les critères de départage seront appliqués dans cet ordre :
- critère d'âge, le plus âgé des candidats 
- critère d'ancienneté, le plus ancien des candidats 
- tirage au sort électronique en dernier recours dans tous les cas.
Article 18 – établissement et signature des procès-verbaux
Afin de garantir leur totale conformité aux résultats proclamés, il est  convenu que tous les procès-verbaux sont générés par les logiciels du prestataire, puis imprimés à la demande du président du bureau de vote.
Ces procès-verbaux seront ensuite contrôlés et signés par tous les membres du bureau de vote.
Les délégués de listes lorsqu'il en existe sont invités à contresigner le procès-verbal général des élections.
Une copie de tous les procès-verbaux signés est remise par la Direction dans les meilleurs délais à toutes les Organisations Syndicales ayant présenté au moins une candidature, ainsi qu'à toutes les Organisations Syndicales ayant participé à la négociation du présent protocole.
Article 19 - Proclamation
Les résultats sont proclamés oralement par le Président du bureau de vote après signature des procès-verbaux.
Article 20 - Second tour
Indépendamment pour chaque scrutin, un second tour est organisé dans les cas suivants :
-	1 - carence de candidat au premier tour,
-	2 - quorum non atteint au premier tour (nombre de suffrages valables inférieur à la moitié des inscrits),
-	3 - un ou plusieurs sièges non pourvus à l'issue du premier tour.
En l'absence de retrait de liste ou de dépôt de liste modifiée, chaque liste prise en compte au premier tour est automatiquement reconduite à l'identique pour le second tour, sous réserve des dispositions suivantes :
-	tous les candidats déjà élus pour les mêmes postes en sont automatiquement retirés,
-	tous les candidats déjà élus en qualité de titulaires sont automatiquement retirés des listes pour les postes de suppléants; dans ce cas très précis, il est ici convenu que s'il était demandé au juge de statuer sur le respect des règles de répartition équilibrée des candidatures du second tour, ce sont les listes de candidats du premier tour qui lui seraient remises,
- tout candidat déjà élu en qualité de suppléant peut être candidat à un poste de titulaire encore vacant, ce qui peut avoir pour conséquence en cas d'élection d'attribuer le siège de suppléant au candidat suivant du premier tour, voire d'augmenter le nombre de sièges à pourvoir au second tour,
-	toute liste reconduite automatiquement, mais présentant en conséquence plus de candidats qu'il ne reste de sièges à pourvoir est interdite et donc éliminée,
Article 21 - Prorogation des mandats en cours
Si à la date d'expiration des mandats en cours les institutions n’avaient pu être renouvelées, et quelle qu'en soit la raison, les parties décident à l'unanimité que ces mandats seraient automatiquement prorogés jusqu'à leur renouvellement.
Article 22 – Prise d'effet des mandats
Les mandats prennent effet : 
le lendemain de la proclamation des résultats du premier tour si tous les scrutins sont clos, du second tour dans le cas contraire.
La représentativité des Organisations Syndicales et l'audience personnelle des candidats sont mesurées et produisent leurs effets dès la proclamation des résultats du premier tour.

Article 23 - Contestations
L'Inspection du Travail est compétente pour toute contestation concernant la répartition du personnel et des sièges dans les collèges.
Le Tribunal d'Instance est compétent pour tout autre type de contestation, concernant notamment le nombre et la composition des collèges, les modalités pratiques du vote, les conditions pour être électeur et pour être éligible, ...
Article 24 - Publicité
Le présent protocole d’accord préélectoral sera transmis à sa demande à l’Inspecteur du Travail.
Fait à Chartres le 17 janvier 2019 en 6 exemplaires




         La Direction                                                 Les Organisations Syndicales
         
                                                     C.F.D.T. 
                                                     C.F.E. – C.G.C.
                                                      F.O.