ACCORD RELATIF À L’AUTORISATION DU VOTE ÉLECTRONIQUE POUR LES ÉLECTIONS PROFESSIONNELLES AIR LIQUIDE IT



La société Air Liquide IT SA, dont le siège social est situé 6 rue Cognacq Jay,  Paris 7ème, 
Représentée par M. XXX,

D’une part,

Et

Les syndicats représentatifs au sein de l’entreprise :
 
La Confédération Française de l’Encadrement (CFE-CGC) représentée par :
M. XXX, en sa qualité de Délégué Syndical.
 
La Confédération Générale du Travail (CGT) représentée par :
M. XXX, en sa qualité de Délégué Syndical.

D’autre part.










	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	




PRÉAMBULE

En application de l’Ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 et de la loi de ratification de cette ordonnance, la Société Air Liquide IT doit procéder à la mise en place d’un Comité Social et Économique en son sein.

La Direction a donc convié les Organisations Syndicales Représentatives au sein de l’entreprise à une négociation en vue de la signature d’un accord collectif d’entreprise sur le fonctionnement du Comité Social et Économique.

Les 22 et 29 mai, ainsi que les 12, 18 et 24 juin 2019, se sont tenues cinq réunions de négociation entre la Direction et les Organisations Syndicales Représentatives. Ces réunions ont porté à la fois sur le fonctionnement du Comité Social et Économique et sur la question de l’anticipation du terme des mandats des représentants du personnel.

A l’issue de ces échanges, les parties sont convenues de répartir les thématiques abordées en 4 accords distincts :
Un accord relatif à l’anticipation du terme des mandats ;
Un accord à durée déterminée relatif à la mise en place du CSE ;
Un accord à durée déterminée relatif à l’autorisation du recours au vote électronique ;
Un accord à durée indéterminée relatif au fonctionnement du CSE.

Le présent Accord est donc consacré à l’autorisation du recours au vote électronique pour les élections professionnelles.

En effet, la Loi pour la confiance dans l’économie numérique du 21 juin 2004 a ouvert la possibilité de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles. Depuis cette date, sont intervenues diverses dispositions qui ont permis de préciser et de sécuriser les conditions et modalités de vote par voie électronique pour les élections professionnelles.

Les Parties sont convenues d’autoriser le recours au vote électronique pour les élections professionnelles de 2019 au sein d’Air Liquide IT, afin notamment :
De simplifier (tout en la sécurisant) l’organisation du processus électoral ;
De faciliter la participation des salariés aux élections (cas des salariés en déplacement notamment).

Les Parties sont convenues de ce qui suit.


Article 1 - Principes généraux 

Le système retenu est conforme aux principes généraux du droit électoral, dont le respect est nécessaire à la régularité du scrutin. Ces principes généraux sont :
L’anonymat, qui suppose qu’il soit impossible de relier un vote émis à un électeur ;
L’intégrité du vote, qui suppose la parfaite identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré ;
L’unicité du vote, qui suppose qu’un même électeur ne puisse voter qu’une seule et unique fois pour un même tour de scrutin.
La confidentialité, c’est-à-dire le secret du vote.


Article 2 - Autorisation du vote électronique

Les Parties conviennent d’autoriser le vote électronique pour les élections définies à l’article 3 du présent Accord.
Il est convenu que le vote électronique sera le mode de scrutin exclusif pour ces élections. Il n’y aura donc aucun vote à bulletin secret sous enveloppe en version papier.


Article 3 - Champ d’application

L’autorisation mentionnée à l’article 2 du présent Accord a vocation à s’appliquer aux scrutins (premier et second tour, le cas échéant) qui seront organisés au cours de l’année 2019 au sein d’Air Liquide IT pour l’élection de la délégation du personnel au Comité Social et économique. Elle demeurera en vigueur pour cette élection et pour la durée du mandat des représentants qui y seront élus.
Elle sera ainsi également applicable à toute élection susceptible d’intervenir au cours du mandat.
Elle s’applique à toute personne remplissant les conditions légales et réglementaires pour être électeur au sein de la Société Air Liquide IT lors desdites élections.


Article 4 - Recours à un prestataire extérieur

Conformément aux dispositions de l’article R. 2314-6 du Code du travail, l’employeur se charge de choisir un prestataire chargé de concevoir et de mettre en place le dispositif de vote électronique, conformément au cahier des charges figurant en annexe du présent accord.
Les coordonnées de ce prestataire seront précisées dans le protocole d’accord préélectoral. 


Article 5 - Modalités d’organisation des opérations

Conformément aux dispositions de l’article R. 2314-9 du Code du travail, le prestataire sélectionné en application de l’article 4 du présent Accord devra justifier de la réalisation d’une expertise indépendante. 

Il est rappelé que l’obligation déclarative auprès de la CNIL, existant au moment des élections de 2017 a été supprimée lors de l’implémentation en droit français de la Directive RGPD.

Les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique retenu.


Article 6 - Protocole d’accord préélectoral

Le protocole d'accord préélectoral précisera de manière détaillée le fonctionnement du dispositif et le déroulement des opérations électorales.
Le vote électronique peut avoir lieu à distance ou sur le lieu de travail.


Article 7 - Dispositions finales 

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée. 

Il entrera en vigueur au lendemain de la date d’accomplissement des formalités de dépôt et prendra fin au terme du mandat des représentants qui seront élus lors des élections professionnelles 2019 au sein d’Air Liquide IT. 

Un exemplaire du présent accord sera transmis à chaque délégué syndical au sein de la Société.

Cet accord sera communiqué pour information à l’ensemble du personnel. 

Par ailleurs, conformément aux dispositions légales, le présent accord sera déposé par la Direction d’Air Liquide IT :
en deux exemplaires à la DIRECCTE - Unité Départementale des Hauts-de-Seine en version électronique, via la plateforme TéléAccords () :
un exemplaire signé en format PDF ;
un exemplaire anonymisé en version docx pour publication sur la base de données nationale prévue à l’article L. 2231-5-1 du Code du travail ;
en un exemplaire sur format papier signé par les parties au secrétariat-greffe du Conseil de prud’hommes de Nanterre.


Fait à La Défense, le 9 juillet 2019

   
Pour Air Liquide IT





M. XXX
 

Pour la CFE-CGC			Pour la CGT






M. XXX					M. XXX









ANNEXE - CAHIER DES CHARGES DU DISPOSITIF DE VOTE ÉLECTRONIQUE

La présente annexe constitue le cahier des charges relatif à la mise en oeuvre du vote électronique pour les élections des représentants du personnel aux élections professionnelles qui seront organisées en 2019 au sein d’Air Liquide IT.

Article 1 - Nature des prestations attendues

Le prestataire sera en charge de : 
La gestion de la préparation des élections sous la forme du vote électronique, sous le contrôle de la Direction des ressources humaines d’Air Liquide IT ;
La mise en oeuvre du vote électronique ;
La mise en oeuvre du dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’attribution des sièges.

Article 2 - Fonctionnalités attendues du système de vote électronique

2.1 Fonctionnalités générales

2.1.1 Système de vote électronique distant

Le système de vote électronique est hébergé chez un prestataire externe.
Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée durant toute la période du vote électronique.

2.1.2 Période des élections

La durée du scrutin est déterminée dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées. Tout au long de cette période, les électeurs peuvent accéder sans interruption à l’outil de vote électronique.

2.1.3 Nature des élections

Les élections à organiser sont des élections professionnelles pour la mise en place d’une instance unique qu’est le Comité Social et Économique.

2.1.4 Sécurisation du système proposé

Le système de vote électronique proposé par le prestataire doit répondre aux exigences minimales suivantes (décret du 25 avril 2007) : 
Assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.
Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne ne doivent être accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et contrôlé pendant toute la période vote jusqu’à la clôture du scrutin. 
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote doivent être traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés (« fichiers électeurs » et « urne électronique »)

Par ailleurs, le prestataire fournit à la Société Air Liquide IT les conclusions de son rapport
d’expertise indépendante de son système de vote électronique.

2.2 Scénario de vote

2.2.1 Étapes

Le scénario de vote électronique comporte les étables suivantes :

une étape d’identification de l’électeur : celui-ci doit saisir un code identifiant, un mot de passe et sa date de naissance qui seront contrôlés avant d’accéder au vote ;
une étape de présentation des listes de candidats en présence ;
le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposée, ou bien le choix de voter « blanc » ;
la possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie ;
la présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés ; 
la confirmation par l’électeur du choix effectué ; 
la confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote ;
la possibilité pour l’électeur d’imprimer un « accusé de réception » confirmant l’enregistrement de son vote.

2.2.2 Émargement électronique, unicité du vote

Par ailleurs, le système de vote électronique enregistre un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permet plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote.

Cette règle permet de s’assurer du respect du principe général d’unicité du vote.

2.2.3 Traitements sous-jacents

Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :
L’unicité et la confidentialité du vote : le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote. A cette fin, les émargements d’une part et l’urne électronique d’autre part, doivent être enregistrés sur des systèmes dédiés et distincts.
L’intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés. A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote

2.3 Procédure d’ouverture de l’élection

L’ouverture de l’élection est paramétrée par le prestataire dans le système de vote et contrôlée par les membres du bureau de vote désignés au sein de la Société Air Liquide IT.

La procédure de contrôle d’ouverture de l’élection comporte les le contrôle visuel que :
Le taux de participation est à 0% avant l’ouverture ;
Que les scellements sont posés ;
Que le site ouvre à l’heure prévue.


2.4 Procédure de clôture de l’élection

La clôture de l’élection est paramétrée par le prestataire dans le système de vote et contrôlée par les membres du bureau de vote désignés au sein de la Société AIR LIQUIDE IT.

La procédure de clôture de l’élection comporte les étapes suivantes :
La constatation de la clôture du site ;
Le contrôle de la participation une fois le scrutin clos ;
Le contrôle de ce que les scellements sont intègres.


2.5 Dépouillement des urnes électroniques

La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes suivantes :
La saisie par les membres du bureau de vote des clefs de déchiffrement ;
L’accès à la liste des émargements Internet ;
L’accès aux résultats des élections : édition automatique des Procès-verbaux au format CERFA ;
La signature des procès-verbaux ;
La remise par le prestataire d’états de synthèse du résultat des élections.

2.6 Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique

Pour garantir la confidentialité, le Prestataire chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucun interruption.

Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :
Le chiffrement sur le poste de travail est assuré afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement.
La totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se fait selon le protocole HTTPS/TLS.

Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement.

Cette architecture permettra de répondre ainsi parfaitement aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption décrite dans sa recommandation n°2010-371 du 21 octobre 2010.

2.7 Liste des émargements

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Dès la clôture du scrutin les listes d’émargements sont accessibles par les membres des bureaux de vote, les délégués syndicaux et les agents habilités de la Direction des Ressources Humaines.

Pendant la période du scrutin les listes d'émargement du vote par Internet ne sont accessibles qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Les délégués syndicaux et les mandataires de liste auront accès au taux de participation pendant le déroulement du scrutin.

2.8 Assistance technique

Le prestataire assure la mise en place de la cellule d’assistance technique. Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tient à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.


2.9 Dispositifs de secours

Le système de vote électronique est dupliqué sur deux plates-formes géographiquement distinctes. En cas de panne d’un des systèmes un dispositif de secours prend le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.


Article 3 - Autres prestations à fournir

3.1 Préparation de l’élection

3.1.1 Constitution du “fichier électeurs”

Les listes électorales sont constituées par la Société Air Liquide IT. Elles comportent des informations nominatives des électeurs ayant la possibilité de participer à l’élection. Elles sont établies par la Société Air Liquide IT, par établissement et par collège.

Les listes électorales sont fournies au prestataire sur un support numérique afin de permettre la constitution du “fichier électeurs”. Éventuellement, les listes électorales sont consolidées au sein d’un « fichier électeurs » par la Société AIR LIQUIDE IT et sont ensuite fournies au prestataire.

Ainsi, le « fichier électeurs » contient notamment, pour chaque électeur :
La civilité de l’électeur ;
Les nom et prénom de l’électeur ;
La date de naissance de l’électeur ;
Le site de rattachement de vote de l’électeur (établissement) ;
Le collège de l’électeur ;
Les coordonnées de l’électeur (adresse du domicile) ;
La clef du numéro de Sécurité Sociale (2 chiffres) ;
L’adresse e-mail professionnelle de l’électeur.

3.1.2 Objet du « fichier électeurs »

Le « fichier électeurs » est transmis au prestataire aux seules fins suivantes :
permettre l’attribution de codes d’accès au système de vote électronique pour chaque électeur autorisé ;
contrôler les accès au système de vote électronique ;
enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l’unicité du vote pour chaque électeur ;
éditer les listes d’émargement.

3.1.3 Transmission du « fichier électeurs »

Le prestataire doit être en mesure de proposer un processus d’échanges sécurisé des informations et des données concernant le fichier électeurs.
Le prestataire propose, par exemple, un accès FTP sécurisé (File Transfer Protocol : protocole de communication dédié aux échanges informatiques de fichiers sur Internet) sur son infrastructure informatique, afin de permettre les échanges sécurisés de fichiers entre la Société AIR LIQUIDE IT et lui-même.

3.1.4 Confidentialité du « fichier électeurs »

Le prestataire s’engage à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui sont transmises dans le « fichier électeurs » pour les besoins de gestion du vote électronique. Il met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations de ce fichier sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote électronique.

A l’issue de l’opération de vote électronique, le prestataire s’engage à détruire le « fichier électeurs » et à ne conserver aucune de ses données.

3.1.5 Fourniture des codes d’accès au système de vote électronique

A partir des informations du « fichier électeurs », le prestataire assure la création et la fourniture des codes d’accès au vote électronique à chaque électeur, selon les prescriptions indiquées dans le chapitre suivant de ce document.

Le prestataire propose des procédures de génération et de transmission des codes d’accès aux électeurs permettant de conserver le caractère confidentiel du code secret durant toutes les étapes.

3.1.6 Composition des codes d’accès au système de vote électronique

Chaque électeur reçoit un couple de codes composé :
d’un code identifiant unique d’accès qui permet, outre le contrôle d’accès, la tenue des listes d’émargements électroniques garantes de l’unicité des votes ;
d’un code secret qu’il est seul à connaître

Afin de permettre un contrôle et une sécurité supplémentaire, le système demande à l’électeur sa date de naissance avant de permettre l’accès au vote.

3.1.7 Envoi des moyens d’authentification

Le prestataire prend en charge la transmission aux électeurs des codes d’accès au vote électronique.
En cas de non réception ou de perte des codes par le salarié, le prestataire invalide ceux-ci et en communique de nouveaux par l’intermédiaire de l’assistance téléphonique.
Le système proposé par le prestataire doit assurer la confidentialité des données transmises aux électeurs et la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification.

3.1.8 Contrôle des listes électorales électroniques

Afin de permettre une vérification par la Société Air Liquide IT, les représentants du personnel et les membres du bureau de vote, le prestataire fournit à la Société AIR LIQUIDE IT, à l’issue de la génération et de la fourniture des codes d’accès, une liste de contrôle permettant de vérifier que tous les électeurs ont bien été pris en compte lors de l’attribution des codes d’accès au vote électronique.

La forme, le contenu et le support de cette liste de contrôle sont définis d’un commun accord durant la phase de préparation des élections.

3.1.9 Transmission du « fichier candidats »

Les listes de candidats sont transmises par la Direction des Ressources Humaines de la Société Air Liquide IT au prestataire en vue de paramétrer le système de vote électronique et de présenter celles-ci aux électeurs au moment du vote.

Les listes de candidats peuvent être constituées par les organisations syndicales au sein de la Société Air Liquide IT ou par des candidats non affiliés conformément aux règles applicables, rappelées dans le protocole préélectoral.

Les listes de candidats mentionnent notamment :
L’élection concernée (CSE ; le cas échéant : titulaires ou suppléants et le collège) ;
L’appartenance syndicale le cas échéant ;
Les nom et prénom de chaque candidat ;
L’ordre de présentation des candidats dans les listes.

3.1.10 Mise à jour des listes de candidats dans le système de vote électronique

Le prestataire propose un format de fichier numérique spécifique pour la constitution des listes de candidats, afin de faciliter les mises à jour du système de vote électronique.

De même, le prestataire peut éventuellement proposer à la Direction des Ressources Humaines de la Société Air Liquide IT un système de mise à jour « en ligne » via le web pour la saisie et les modifications de listes de candidats jusqu’à la fin de la période de recette du système.

3.1.11 Contrôles de conformité des listes de candidats

Le prestataire propose une procédure de test du vote électronique permettant à la Société Air Liquide IT, aux représentants du personnel et aux membres du bureau de vote de vérifier l’exactitude des listes de candidats soumises au choix des électeurs.


3.2 Phase de test et de recette du système de vote électronique

3.2.1 Objectifs

Une fois le paramétrage réalisé, le prestataire organise un vote test en présence des représentants des bureaux de vote.
Le test est effectué dans les conditions du réel. La procédure de vote est entièrement déroulée jusqu’au calcul des résultats. Elle passe en revue tous les cas de figure pouvant être rencontrés lors du scrutin.

L’objectif est de permettre aux membres des bureaux de vote d’appréhender le fonctionnement global de la solution.

A l’issue du test, le prestataire communique trois clés de déchiffrement qui sont remises au Président(e) et aux deux assesseurs.

Durant la période de vote tous les suffrages exprimés par les salariés sont cryptés dès leur expression et restent cryptés sans interruption jusqu’au dépouillement. Ce mécanisme garantit l’impossibilité de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des détenteurs des clés de déchiffrement le jour du dépouillement.


3.2.2 Etapes de recette

Les étapes de contrôle sont les suivantes :

réalisation de plusieurs votes ;
déroulement du dépouillement des urnes électroniques et édition des résultats, ;
contrôles de la conformité des résultats obtenus ;
validation du dispositif de vote ;
scellement de l’application de vote électronique.


3.3 Prestation de conseil et d’assistance de la DRH

Le prestataire doit être en mesure de conseiller la Direction des Ressources Humaines dans la mise en œuvre du système de vote électronique et d’assister celle-ci notamment pour les tâches suivantes :
les éventuelles formalités à remplir dans le cadre de la réglementation sur la protection des données personnelles ;
la rédaction de l’accord d’entreprise intégrant les modalités du vote électronique ;
la rédaction du protocole préélectoral intégrant les modalités du vote électronique ;
la rédaction des documents de présentation du système de vote électronique aux représentants du personnel et aux électeurs ;
la présentation du système aux partenaires sociaux.

3.3.1 Listes d’émargement

Les listes d’émargements définitives sont remises à la Société Air Liquide IT sur support
numérique à l’issue de l’élection.

3.3.2 Résultats bruts

Les résultats bruts comportent les compteurs de voix, par collège, par liste, par candidat. Ils sont consultables « en ligne » dès la fermeture de l’élection et le dépouillement des urnes électroniques.
Seuls les membres désignés du bureau de vote auront accès à ces résultats « en ligne ».

3.3.3 Résultats élaborés

Les résultats élaborés indiquent l’attribution des sièges aux candidats et le détail des calculs
afférents. Le prestataire propose ces éléments afin de permettre aux membres du bureau de vote de proclamer les résultats de l’élection.

Le prestataire met à la disposition du bureau de vote et de la direction de la Société Air Liquide IT les procès-verbaux modèle CERFA pré-remplis au format .pdf.


3.4 Gestion informatique et technique du système de vote électronique

3.4.1 Disponibilité du système de vote électronique

Le prestataire assure la mise en ligne du système de vote électronique durant la période correspondant à la préparation et à l’ouverture du vote.
Durant cette période, le système sera disponible 24h/24.
Le prestataire met en œuvre les moyens d’assurer un service continu sans rupture.

3.4.2 Accusé de réception du vote

L’électeur dispose de la possibilité d’imprimer un accusé de réception du vote attestant de la prise en compte de son suffrage par le système de vote.

Cette possibilité lui est offerte à l’issue du vote mais aussi ultérieurement, en se reconnectant à l’application.

Il mentionne la date et l’heure d’émission de chaque suffrage.

Cet « accusé de réception » comporte aussi une marque d’authentification interdisant une édition frauduleuse.

3.4.3 Conservation des données

Le prestataire conserve, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.