ACCORD COLLECTIF RELATIF À LA MISE EN PLACE DE LA BASE DE DONNÉES ECONOMIQUES ET SOCIALES

Entre	
………………..,
Dont le siège social est situé ………………..,
Dûment représentée par ……………….., Directeur Général,
D’une part ;

Et
Les organisations syndicales représentatives :
	
………………..
………………..,
Représentée par ……………….., déléguée syndicale centrale ;

………………..
………………..,
Représenté par ……………….., déléguée syndicale centrale ;


D’autre part.

Il a été convenu ce qui suit :

Préambule

Imaginée par les partenaires sociaux signataires de l’Accord National Interprofessionnel (ANI) du 11 janvier 2013, la Base de Données Economiques et Sociales (BDES) a été retranscrite dans la loi relative à la sécurisation de l’emploi du 14 juin 2013.

La mise en œuvre de la BDES s’est ensuite faite de manière progressive à travers plusieurs textes de loi (décrets, circulaires, ordonnance).  

définit ainsi « Une base de données économiques et sociales rassemble l'ensemble des informations nécessaires aux consultations et informations récurrentes que l'employeur met à disposition du comité social et économique. Ces informations comportent en particulier des indicateurs relatifs à l'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes, notamment sur les écarts de rémunération et les informations sur la méthodologie et le contenu des indicateurs prévus à l'article . 
Les éléments d'information transmis de manière récurrente au comité sont mis à la disposition de leurs membres dans la base de données et cette mise à disposition actualisée vaut communication des rapports et informations au comité, dans les conditions et limites fixées par un décret en Conseil d'Etat (…).»

Au-delà de l’obligation règlementaire, la Direction Générale de ……………….. a conscience de la nécessité pour les Instances Représentatives du Personnel de disposer de données actuelles, fiables et précises qui leurs permettent d’exercer utilement leur mandat et qui sont propices à un dialogue social de qualité. 

A cet effet, plusieurs rencontres entre les Organisations Syndicales Représentatives et la Direction Générale ont eu lieu entre 2019 et 2021, afin d’échanger sur l’organisation et le contenu de la Base de Données Economiques et Sociales au sein de ………………. 

A l’issue de ces rendez-vous, plusieurs constats ont été soulevés par ……………… :
certaines données s’avèrent inaccessibles en l’état actuel des systèmes informatiques de ……………….   
les informations règlementaires devant être inscrites dans la BDES nécessitent un retraitement lourd de certaines données et celles-ci ne sont pas toutes essentielles pour la bonne compréhension des données et du contexte relatifs à ………………. 

Au regard de ces constats, les parties au présent accord conviennent conjointement que la finalité de la BDES est de : 

améliorer la lisibilité et l’accessibilité des données, 
permettre une compréhension et une appropriation optimale des enjeux et du contexte.
permettre aux Instances Représentatives du Personnel d’exercer leurs attributions et missions, notamment consultatives, de la manière la plus éclairée possible. 

Pour répondre à ces enjeux, les parties ont décidé de s’interroger sur les données à produire et, au regard de l’article L.2312-21 du code du travail, ont pris le parti de négocier un accord d’entreprise afin de déterminer les modalités de mise en œuvre de la BDES, ainsi que son contenu et son accessibilité au sein de ……………….

Il a ainsi été convenu ce qui suit :

CHAPITRE 1 : MODALITES DE MISE EN ŒUVRE DE LA BASE DE DONNEES ECONOMIQUES ET SOCIALES (BDES)

Article 1 : Périodes concernées
Les parties se sont accordées pour que les données transmises concernent les années : 
N-3, N-2, N-1, N, N+1 et N+2.

Article 2 : Périmètre de la BDES 
Les données contenues dans la BDES seront principalement collectées et établies pour le niveau de ……………… ; cependant, lorsque cela est possible, des données par dispositif y seront également intégrées conformément au contenu préétabli à l’article 6 de cet accord.

Article 3 : Accès à la BDES
Le présent accord autorise l’accès à la BDES aux Instances Représentatives du Personnel suivantes :
Les membres titulaires et suppléants des Comités sociaux et économiques de chaque dispositif
Les membres titulaires et suppléants du Comité social et économique Central d’Entreprise
Les délégués syndicaux centraux et les délégués syndicaux associés aux dispositifs
Les données constituées par dispositif seront uniquement accessibles aux représentants du personnel et aux délégués syndicaux des dispositifs en question.
Les données constituées au niveau de ……………… seront accessibles à l’ensemble des représentants du personnel cités précédemment. 

Article 4 : Support de la BDES 
Les parties signataires de cet accord décident de la mise en place de la BDES par le biais d’un support numérique qui permettra la consultation des données communiquées et d’un accès personnalisé et sécurisé aux représentants du personnel.
Il est convenu que les documents soient mis en ligne sur un format qui permette l’impression et l’exercice utile de leur mandat de représentant du personnel. Les documents seront transmis sous le format type « PDF ».
A ce jour, les données contenues dans la BDES sont tenues à disposition sur l’outil numérique « ……………… » dont le format est susceptible d’évoluer dans le temps en fonction des mises à jour de l’éditeur.  

En raison de l’importance et de la confidentialité des informations contenues dans la BDES, la Direction Générale se réserve le droit de faire évoluer le support informatique hébergeant la BDES, sans que cela ne remette en cause la validité de l’accord (Par exemple : changement de prestataire, mises à jour de l’outil …). 

La Direction Générale portera à la connaissance des utilisateurs(trices) toute évolution significative en lien avec l’hébergement des données.


Article 5 : Mise à jour de la BDES  
La mise à jour et l’archivage de la BDES relève de la Direction Générale de ……………… ou de son représentant. Elle s’effectuera selon la chronologie explicative jointe en annexe 3 à cet accord.
La Direction s’engage à prendre attache avec les instances représentatives du personnel si elle se trouvait dans l’impossibilité de répondre à cet engagement de transmission des données dans le délai qui lui est imparti.

Article 6 : Contenu permanent
Les parties conviennent que l’ensemble des accords collectifs en vigueur resteront à disposition des Instances Représentatives du Personnel. 
L’accès à ces documents sera organisé de manière à ce que seuls les représentants du personnel et les délégués syndicaux des dispositifs concernés puissent y avoir accès. 
Ainsi, un représentant d’un établissement X ne pourra avoir accès aux accords collectifs qui s’appliquent exclusivement à l’établissement Y. 
Les Délégués Syndicaux Centraux auront accès à l’ensemble des accords de ……………… . 

Comme précisé dans l’article L.2312-21 du code du travail, la BDES comprendra au minimum les thèmes légaux suivants : 
- l'investissement social, 
- l'investissement matériel et immatériel,
- l'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes au sein de l'entreprise, 
- les fonds propres, 
- l'endettement,
- l'ensemble des éléments de la rémunération des salariés et dirigeants, 
- les activités sociales et culturelles,  
- la rémunération des financeurs, 
- les flux financiers à destination de l'entreprise.
Les parties se sont mises d’accord sur le contenu de ces thèmes légaux. Le détail de ces rubriques est précisé dans un tableau en annexe 1 à cet accord. 
De plus, conformément à ce même article, les parties s’accordent pour que toutes les informations non retranscrites dans le tableau en annexe 1 ci-dessus soient écartées du champ d’application de la BDES.
Seules les informations décidées conjointement en réunion et contenues dans le tableau récapitulatif seront intégrées à la BDES.

Les parties conviennent également que l’ensemble des données mises à disposition dans le cadre de la BDES remplace le Bilan social de ………………. Ainsi, les instances représentatives du personnel ne recevront plus le Bilan social habituellement transmis en juin, les parties ayant fait le choix des données qu’elles souhaitaient conserver et voir mises à disposition sur la Base de Données Economiques et Sociales.

Article 7 : Contenu à venir
Les parties conviennent que des données complémentaires seront intégrées dans la BDES dès l’année qui suit la signature de cet accord ou bien postérieurement, selon le calendrier de déploiement des outils de reporting et SIRH (Ex : ………………).  
Le détail de ces données prévisionnelles est précisé en annexe 2 à cet accord.
La Direction s’engage à prendre attache avec les instances représentatives du personnel si elle se trouvait dans l’impossibilité de répondre à cet engagement de transmission des données dans les mêmes principes énoncés à l’article 5.
Lors du bilan annuel avec les organisations syndicales, ces difficultés de transmission seront abordées. Au cours de ce rendez-vous, l’échéancier de production des données sera mis à jour et pourra entrainer par avenant une mise à jour de la chronologie en annexe 3.
En l’état actuel du calendrier de déploiement des systèmes d’information, certaines données seront disponibles à compter de 2023 pour ……………… (ex : données de formation) et ……………… (ex : données d’absentéisme). Pour………………, des données seront disponibles lorsque l’ensemble de ……………… sera intégrée sur le logiciel (ex : les volumes d’heures). 
Si besoin, les parties pourront également décider de réajuster les données à produire. Dans ce cas, cela pourra entraîner une mise à jour par avenant des annexes 1 et 2.

Article 8 : Confidentialité
Les identifiants d’accès transmis aux Instances Représentatives du Personnel sont strictement personnels et confidentiels. Leur communication est interdite, y compris à un autre représentant du personnel.
Les accès ne sont valables que pour la durée du mandat. A l’expiration de celui-ci, quelle qu’en soit la cause, l’accès sera supprimé.
Concernant les documents et informations mis à disposition dans la BDES, ils revêtent un caractère confidentiel s’ils sont identifiés comme tels par la Direction. 
Ainsi, les documents en provenance de la BDES qui ne doivent pas être communiqués à l’extérieur de l’instance seront estampillés « Confidentiel » et seront accompagnés du nom du représentant du personnel et des dates et heures de consultation ou d’impression.
Toute personne y ayant accès s’engage ainsi à une obligation stricte de confidentialité, en application de l’article L. 2312-36 du Code du travail.
D’autre part, les informations contenues dans la BDES ne doivent pas conduire à isoler certaines informations qui pourraient permettre d’identifier la ou les personnes concernées.

Article 9 : RGPD 
Le règlement général sur la protection des données (RGPD), texte règlementaire européen entré en application le 25 mai 2018, encadre le traitement des données et établit des règles sur la collecte et l’utilisation de ces dernières. 
A ce titre, tout outil collectant des données doit répondre à 4 principes : 
Le principe de finalité : les informations contenues dans la BDES sont conservées dans un but précis, légal et légitime d’information des instances représentatives du personnel encadré par la législation du travail.   

Le principe de proportionnalité et de pertinence : les informations enregistrées sont nécessaires à la finalité même de la BDES puisqu’elles ont été adaptées et choisies selon les besoins des parties.

Le principe d’une durée de conservation limitée : les modalités de conservation des données contenues dans la BDES et prévues au présent accord respectent ce principe. Elles sont précisées à l’article 5 « Mise à jour de la BDES ».

Le principe de sécurité et de confidentialité : les données intégrées dans la BDES seront stockées sous l’outil « ………………», support informatique répondant lui-même aux obligations en matière de RGPD. Les personnes autorisées à accéder à ces données sont strictement recensées à l’article 3 « Accès à la BDES » et sont, comme précisé dans l’article 9, tenues à une stricte confidentialité de ces informations. Au regard de la confidentialité des données contenues dans la BDES, le journal de bord de l’outil numérique compile et recense les opérations réalisées par les utilisateurs. 
La Direction générale s’engage à informer les instances représentatives du personnel à chaque consultation du journal de bord en précisant les motifs l’y ayant conduit.

CHAPITRE 2 : FORMALITES ADMINISTRATIVES 

Article 1 : Durée et date d’entrée en vigueur – révision, dénonciation
Le présent accord s’appliquera à compter du 1er janvier 2022. Il prendra effet pour les mandats en cours au jour de son entrée en vigueur mais également pour ceux à venir, sauf révision.

Révision :
Une demande de révision peut intervenir à l’initiative de l’employeur ou des organisations syndicales visées à l’article L. 2261-7-1 du Code du travail.
Les parties conviennent que le contenu des rubriques peut évoluer en fonction des dispositions législatives, règlementaires, conventionnelles ou jurisprudentielles. 
Par ailleurs, des révisions pourront avoir lieu en cas de besoin d’informations complémentaires et comme précisé dans le préambule de cet accord, selon les possibilités d’extraction des outils et de l’évolution des informations au sein de ………………. 
Cette mise à jour pourra avoir lieu soit à l’occasion des Négociations Annuelles Obligatoires, soit lors d’une réunion convenue avec les Organisations Syndicales représentatives.
Toute modification donnera lieu à l’établissement d’un avenant qui sera soumis aux mêmes formalités de publicité et de dépôt que le présent accord.
L’éventuel avenant de révision se substituera de plein droit aux dispositions du présent accord qu’il modifiera.
Une commission de suivi se réunira dans l’année qui suit la signature du présent accord afin d’effectuer un premier bilan de la mise en œuvre de la BDES. 
Chaque année, les parties conviennent de se revoir à l’occasion d’une réunion de Négociation Annuelle Obligatoire ou à l’occasion d’une réunion relative au bilan des accords annuels ou pluriannuels pour mettre à jour si nécessaire cet accord par le biais d’un avenant.

Dénonciation :
Il est convenu que chaque partie signataire puisse dénoncer le présent accord à condition de le notifier aux autres parties signataires ainsi qu’à la DIRECCTE par lettre recommandée avec accusé de réception dans le respect des dispositions visées aux articles L2261-9 et L2261-10 du Code du travail.
En cas de dénonciation, un délai de 6 mois avant la fin de cet accord devra être respecté, et particulièrement en cas de souhait des parties à un retour à l’ensemble des rubriques prévues par décret.

Article 2 : Adhésion
Conformément à l’article L2261-3 du Code du Travail, toute organisation syndicale de salariés représentative au sein de ………………, non signataire du présent accord, peut y adhérer ultérieurement, dans la mesure où elle satisfait aux conditions de représentativité issue de la loi du 20 août 2008 portant rénovation de la démocratie sociale et réforme du temps de travail.
L’adhésion sera valable à partir du jour qui suivra celui de sa notification au secrétariat du greffe du conseil de prud’hommes compétent. Une notification devra également en être faite, dans le délai de huit jours, aux parties signataires.

Article 3 : Dépôt et publicité
Conformément à l’article L2232-12 du Code du travail, pour être valable :
- Le présent accord doit être signé par des organisations syndicales ayant remporté plus de 50 % des suffrages au premier tour des dernières élections et l’employeur.
- Si cette condition n’est pas remplie, les syndicats ayant obtenu plus de 30 % des voix peuvent demander validation de l’accord auprès des salariés, dans le mois suivant la signature. Au terme de ce délai, l'employeur peut demander l'organisation de cette consultation, en l'absence d'opposition de l'ensemble de ces organisations.
Cet accord sera déposé à la DIRECCTE de ……………… ainsi qu’au secrétariat greffe du Conseil des Prud’hommes de ……………… conformément aux articles L. 2231-5 et suivants et R. 2231-1-1 et suivants du Code du travail.

Fait à ……………… , le 04/05/2021, en 4 exemplaires.

















Annexe 1: Contenu permanent BDES / Détail des rubriques


Annexe 2 : Contenu à venir BDES / Données prévisionnelles






Annexe 3 : Chronologie explicative des mises à jour de la BDES


La mise à jour et l’archivage de la BDES relève de la Direction Générale de ……..….. ou de son représentant. Elle s’effectuera selon la chronologie suivante : 
Pour les années N-3, N-2 et N-1, la mise à jour s’effectuera au plus tard au 31 mai de l’année N ;
Pour l’année N, la mise à jour s’effectuera au plus tard au 30 septembre de l’année N avec des données arrêtées au 30 juin de l’année N (Ce laps de temps permettant le retraitement des données).
Pour les années N+1 et N+2, la mise à jour s’effectuera à la suite des réunions au cours desquelles seront consultées les instances représentatives du personnel (CSE-CE) sur les blocs de consultation prévus par l’article L.2312-17 du code du travail. 
Les informations des années N-4 et N-5 par rapport à l’année en cours (année N) seront automatiquement archivées au plus tard le 31 mai de l’année N. Toutes les informations sur les années antérieures à l’année N-5 devenues obsolètes seront automatiquement supprimées.