Shiseido International France
Accord sur la mise en place du vote électronique

Entre :
Shiseido International France, société anonyme immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Paris sous le numéro 410 140 057, établie au 56 A rue du Faubourg Saint-Honoré 75008 Paris et prise en la personne de xx, en qualité de Directeur des Ressources Humaines des Opérations EMEA,

Ci-après dénommée « la Société ». 

D'une part,
Et,

L’organisation syndicale CFDT, représentative au niveau de Shiseido International France, représentée par Monsieur xx, en sa qualité de Délégué Syndical dûment mandaté, 

L’organisation syndicale CFE-CGC, représentative au niveau de Shiseido International France, représentée par Madame xx, en sa qualité de Déléguée Syndicale dûment mandatée,

Ci-après dénommée « les organisations syndicales »,
D'autre part,


Ci-après dénommées ensemble « les Parties ». 

il a été arrêté et convenu ce qui suit :


Préambule
Conformément aux dispositions de l'article L2314-26 du code du travail, les élections des membres de la délégation du personnel du comité social et économique peuvent avoir lieu par voie électronique.
Ce procédé présente de nombreux avantages pour les salariés, qui peuvent voter plus facilement sans être tributaires des heures d'ouverture du bureau de vote et des aléas de La Poste pour ceux qui votaient par correspondance.
De par sa facilité d'utilisation, il est en outre de nature à augmenter sensiblement le taux de participation et par conséquent à favoriser le dialogue social en permettant une meilleure application des dispositions relatives à l'appréciation de la représentativité des organisations syndicales telles que modifiées par la loi du 20 août 2008 sur la démocratie sociale.
Il est toutefois primordial que le recours au vote dématérialisé respecte les principes fondamentaux régissant les opérations électorales et notamment le secret du scrutin, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, la surveillance et le contrôle des opérations de vote.
C'est la raison pour laquelle la direction et les organisations syndicales représentatives se sont réunies pour convenir par voie d'accord collectif, distinct du protocole préélectoral, des conditions d'organisation du vote électronique et pour définir les garanties et mesures de sécurité devant entourer le recours à ce système.
Les parties soussignées ont par conséquent convenu des dispositions suivantes.

Principes généraux
Le présent accord a pour objet d'autoriser le recours au vote électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique mis en place au sein de Shiseido International France.
Le système de vote électronique tel que défini dans le présent accord couvre le vote par Internet. Aucune autre possibilité de vote ne sera ouverte.
Il est convenu qu'en cas d'élections partielles, la direction utilisera le dispositif de vote électronique qui sera mis en place selon les dispositions de l'article R2314-5 du code du travail.
Il est par ailleurs rappelé que la direction et les organisations syndicales discuteront, dans le cadre d'un protocole d'accord préélectoral, notamment du calendrier électoral, de la répartition des sièges ainsi que des modalités pratiques de gestion des opérations de vote.
Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord.

Système de vote électronique
Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, et notamment
l'intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré ;
l'anonymat, la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ; 
l'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
la confidentialité, le secret du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure.
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la conception et la mise en place du système de vote électronique est confiée à un prestataire extérieur choisi par l'entreprise sur la base des dispositions du présent accord et du cahier des charges qui y est annexé. Le protocole préélectoral indiquera le nom du prestataire choisi pour mettre en place le vote électronique.
Ce prestataire devra respecter les prescriptions minimales des articles R2314-5 à 18 du code du travail.
Le système de vote électronique mis en place sera conforme aux recommandations de la CNIL (Délibération n°2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique), ainsi qu'à toute disposition réglementaire s'y substituant en tout ou partie.
Le prestataire externe choisi devra assurer pour le moins le respect des principes suivants (articles R2314-5 à R2314-8 du code du travail) :
Le système de vote électronique devra assurer la confidentialité des données transmises par la Direction pour l'organisation du vote (fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux).
Le système de votre électronique devra garantir la sécurité et la confidentialité des moyens d'authentification des salariés qui leur seront adressés pour procéder au vote.
Le système devra assurer la sécurité de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
Lors de l'élection, les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne devront être uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique.
Le système de vote électronique devra pouvoir, enfin, être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.
Le système de vote électronique fera, préalablement à sa mise en œuvre, l'objet d'une expertise, menée par un expert indépendant, afin de vérifier le respect des dispositions des articles R2314-5 à R2314-8 du code du travail, rappelées ci-dessus.
Ce rapport d'expertise sera tenu à la disposition de la CNIL.
Par ailleurs, le cahier des charges sera tenu à la disposition des salariés sur I’lntranet de l'entreprise.
Les différentes règles décrites dans le présent accord s'imposeront également aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système de vote électronique.

Déroulement des opérations de vote - Accès au serveur de vote électronique
Le vote électronique pourra avoir lieu sur le lieu de travail ou à distance.
Avant le premier tour des élections, chaque électeur recevra, selon les modalités déterminées dans le cadre du protocole préélectoral, des codes d'accès générés selon des modalités garantissant la confidentialité du vote. Ce moyen d'authentification permettra au serveur de vérifier son identité et de garantir l’unicité de son vote.
A l'aide de ses codes d'accès, l'électeur pourra voter en toute confidentialité sur le serveur sécurisé des élections.
Le système de vote électronique reproduira sur le serveur les listes de candidats telles qu'elles ont été présentées par leurs auteurs.
L'identification de l'électeur sera assurée par un serveur dédié, après saisie par l'utilisateur de ses codes d'accès. Toute personne non reconnue n'aura pas accès au serveur de vote.
A réception du vote, la saisie du code secret par l'électeur vaudra signature de la liste d'émargement de l'instance concernée et clôturera définitivement l'accès à cette élection.

Sincérité du vote électronique et stockage des données
Le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales et des moyens d'authentification.
A cet égard, afin de répondre aux exigences posées par le code du travail, le dispositif garantira que l'identité de l'électeur ne peut pas être mise en relation avec l'expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement.
Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée.
Le vote électronique se déroulera pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée. Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.
Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne seront accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
Le dépouillement et le décompte des voix devront être faits dans les conditions légales.
Le scellement du système de vote électronique devra pouvoir être contrôlé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.
Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

Sécurité et assistance technique
Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote à l'initiative de l'employeur. Cette cellule comprendra les membres du bureau de vote, les représentants de la direction et des organisations syndicales présentant des candidats ainsi qu'un représentant du prestataire.
Elle aura notamment pour mission de :
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé 
contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire, de la direction et des organisations syndicales, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Information et Formation
Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l'appropriation de cette technique de vote par les salariés.
En particulier, la direction établira une note explicative détaillée précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote, et la communiquera aux électeurs suffisamment en amont de l'ouverture du premier tour de scrutin.
En outre, les représentants des organisations syndicales et les membres du bureau de vote bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique. Cette formation pourra se dérouler concomitamment à la phase de test, de scellement et de programmation des horaires du scrutin qui précédera l'ouverture du vote.

Expertise et Déclaration auprès de la CNIL
Les systèmes de vote électronique nécessitent le recours à des fichiers nominatifs au sens de la loi du 6 janvier 1978 et sont donc soumis à des formalités auprès de la CNIL préalablement à leur mise en oeuvre.
En outre, le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place sera soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions légales.
Le rapport de l'expert ainsi désigné sera tenu à la disposition de la CNIL.
Conformément aux dispositions de l'article R2314-11 du Code du travail, les organisations syndicales représentatives incluses dans le périmètre du présent accord seront tenues informées de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la CNIL.

 Durée de l'accord — Révision — Dépôt - Publicité
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée correspondant à la durée du processus électoral des élections du comité social et économique de 2019. Il prendra effet à compter de sa signature et prendra fin à l'expiration dudit processus électoral.
Il pourra être révisé à tout moment par voie d'avenant signé entre la direction et tout ou partie des organisations syndicales signataires ou ayant adhéré au présent accord, dans les conditions définies à l'article L2222-5 du code du travail.

NOTIFICATION, PUBLICITÉ ET DÉPÔT
Conformément à l'article L2231-5 du code du travail, le présent accord sera notifié aux organisations syndicales représentatives par la remise d’un exemplaire de l'accord lors de sa signature, ou à défaut, par remise en main propre ou par lettre recommandée avec accusé de réception.
Conformément aux articles L.2231-6 et D. 2231-2 du Code du travail, le présent accord sera déposé :
auprès de la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi (DIRECCTE) par voie dématérialisée (sur le site www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr), sur l’initiative de l’Entreprise,
et en un exemplaire au Conseil de Prud’hommes de Montargis.
Les termes de cet accord seront portés à la connaissance de l’ensemble du personnel par voie d’affichage, ou tout autre support de communication en vigueur au sein de la société.
Fait en 6 exemplaires à Ormes, le 3 septembre 2019,

Pour Shiseido International France
Monsieur xx, en sa qualité de Directeur des Ressources Humaines des Opérations EMEA


Pour l’organisation syndicale représentative CFDT,
Monsieur xx, en sa qualité de Délégué Syndical dûment mandaté


Pour l’organisation syndicale représentative CFE-CGC Madame xx, en sa qualité de Déléguée Syndicale dûment mandatée,



Annexe

CAHIER DES CHARGES DU DISPOSITIF DE VOTE ELECTRONIQUE


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Présentation Générale des Besoins
Contexte de mise en œuvre du vote électronique
Dans le cadre de l’organisation de ses élections professionnelles, Shiseido International France souhaite mettre en œuvre un système de vote électronique par internet.
Les élections concernées sont l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.
Les modalités d'organisation de ces élections sont prévues au code du travail, spécialement aux articles L2314-4 à L2314-10.
Le système de vote électronique proposé devra être conforme en tous points aux prescriptions du droit électoral et des dispositions des articles R 2314-5 et suivants du Code du travail.
Le système de vote électronique mis en place sera conforme aux recommandations de la CNIL (Délibération n°2010371 du 21 octobre 2010 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique) ou toute autre disposition réglementaire s'y substituant en tout ou partie. Un rapport d'expertise mené par un expert indépendant attestera de la conformité de la solution par rapport aux dispositions des articles R 2314-5 à R 2314-8 du Code du travail.

Nature des prestations attendues.
Le prestataire aura en charge :
la gestion de la préparation des élections par vote électronique, avec le concours de la direction des ressources humaines;
la mise en œuvre du système de vote électronique;
la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l'élaboration des états des résultats permettant l'affectation des sièges.

Fonctionnalités attendues du système de vote électronique
Système de vote électronique distant.
Le système de vote électronique sera hébergé par un prestataire externe.
II sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections, via le web du réseau Internet.

Période des élections.
La durée du premier tour de scrutin et d'un éventuel second tour sera déterminée dans le protocole préélectoral relatif aux élections professionnelles. Durant cette période, les électeurs pourront accéder à l'application de vote 24 heures sur 24.

Nature des élections.
L'élection à organiser est l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique, titulaires et suppléants.
Les électeurs pourront participer à l'ensemble des élections pour lesquelles ils détiennent des droits de vote.

Sécurisation du système proposé.
Le système de vote électronique proposé par le prestataire devra répondre aux exigences minimales suivantes (articles R 2314-5 à R2314-8 du Code du travail) :
Le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique.
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.
Par ailleurs, le prestataire fournira à Shiseido les conclusions du rapport d'expertise de son système de vote électronique s'il existe, ou s'engagera à mettre à disposition de Shiseido les documents nécessaires pour la réalisation d'une expertise indépendante mandatée par Shiseido. Dans ce second cas, le prestataire acceptera de collaborer avec l'expert désigné afin de permettre une expertise de son système effectuée selon les règles de l'art.
Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL).

Scénario de vote
Etapes
Le scénario de vote électronique comportera les étapes suivantes pour chaque élection .
une étape d'authentification de l'électeur : celui-ci devra saisir un code identifiant, un code secret et sa date de naissance qui seront contrôlés avant d'accéder au vote.
une étape de présentation des listes de candidatures en présence.
le choix par l'électeur d'une seule liste parmi celles proposées, ou bien le choix de voter « blanc ».
la possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie.
la présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés.
la confirmation par l'électeur du choix effectué.
la confirmation à l'électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote.
la possibilité pour l'électeur d'imprimer un accusé de réception confirmant l'enregistrement de son vote.

Émargement électronique, unicité du vote
Par ailleurs, le système de vote électronique enregistrera un émargement après confirmation du vote par l'électeur et ne permettra plus à ce dernier d'effectuer un nouveau vote pour cette même élection (unicité du vote).

Enchaînement des élections
En revanche, si l’électeur a la possibilité de participer à plusieurs élections (élection des titulaires et élections des suppléants par exemple), le système proposera à l’électeur de participer aux élections pour lesquelles il n’a pas voté.

Traitements sous-jacents
Lors de la prise en compte d'un vote, le système doit assurer .
L'unicité et la confidentialité des votes : le système doit garantir l'anonymat des choix exprimés par un électeur et l'unicité du vote pour chaque élection à laquelle participe cet électeur,
L'intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés.
A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé après une phase de test et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote.

Programmation de l’ouverture et de la fermeture des élections
La programmation de l'ouverture et de la fermeture des élections est réalisée par les membres du bureau de vote désignés au sein de Shiseido. Ces membres comportent un président et deux assesseurs.

Étapes
La procédure d'ouverture des élections comportera les étapes en ligne suivantes :
l'accès sécurisé à la procédure d'ouverture : le président et ses assesseurs seront en possession de codes d'accès spécifiques permettant leur identification.
le contrôle du certificat serveur de l'application de vote.
le contrôle du scellement du système de vote électronique.
le contrôle des urnes électroniques qui doivent être vides.
le contrôle du nombre d'inscrits et du nombre de sièges par élection.
le contrôle de la liste des émargements.
la création par les membres du bureau de vote d'une clé de chiffrement des bulletins de vote, remise en ligne au prestataire, et dont la clé de déchiffrement correspondante reste secrète.
la programmation par les membres du bureau de vote des jours et heures d'ouverture et de fermeture du scrutin.

Dépouillement des urnes électroniques et de déchiffrement des bulletins de vote
Étapes
La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes en ligne suivantes :
l'accès sécurisé à la procédure : le président et ses assesseurs seront en possession de codes d'accès spécifiques permettant leur identification.
la remise en ligne au prestataire de la clé de déchiffrement permettant le dépouillement des bulletins de vote,
l'édition en ligne des résultats des élections : compteurs de voix par élection, par liste et par candidat.
la remise par le prestataire des procès-verbaux complétés et conformes aux modèles Cerfa.
la fourniture par le prestataire de l'état présentant la représentativité syndicale.

Scellement du système.
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le contrôle du scellement doit pouvoir être effectué à tout moment durant la période de vote par les membres du bureau de vote.

Chiffrement des bulletins de vote dans l'urne électronique
Les bulletins de vote enregistrés dans le système de vote électronique doivent être chiffrés avec une clé de chiffrement selon un algorithme asymétrique.
La clé de déchiffrement sera tenue secrète durant toute la période des élections. Elle sera remise au prestataire à l'issue des élections afin de permettre le dépouillement de l'urne électronique.
Le prestataire proposera un système permettant aux seuls président et assesseurs de détenir les clés secrètes permettant le dépouillement des urnes électroniques.

Liste des émargements
L'émargement indique la date et I’heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
La liste d'émargement comprendra :
Les noms et prénoms des électeurs,
Le collège de l'électeur.
Dès la clôture du scrutin les listes d'émargements seront accessibles par les membres des bureaux de vote et les agents habilités des services du personnel.

Assistance Technique
Le prestataire assurera la formation de la cellule d'assistance technique qui sera composée par les membres des bureaux de vote, le représentant de la Direction et éventuellement les représentants des organisations syndicales. Cette formation pourra se dérouler lors de la programmation de l'ouverture et de la fermeture des élections.
Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.
Il mettra en œuvre, par ailleurs, un service d'assistance téléphonique dans le but de renseigner les électeurs.

Dispositif de Secours
Le système de vote électronique devra pouvoir garantir une continuité en cas de panne du système principal. Un dispositif de secours devra prendre le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants de la direction, des organisations syndicales et du prestataire, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Pour ce faire le bureau de vote possède les clés permettant à tout moment d'opérer la clôture du scrutin.

Autres prestations à fournir
Préparation des élections
Constitution du fichier électeurs
Les listes électorales sont constituées par Shiseido International France. Elles comportent les informations nominatives des électeurs ayant la possibilité de participer aux élections. Elles sont établies par collège.
Les listes électorales seront fournies au prestataire sur un support numérique afin de permettre la constitution du fichier électeurs. Éventuellement, les listes électorales seront consolidées au sein d'un fichier électeurs et seront ensuite fournies au prestataire.
Ainsi, le fichier électeurs contiendra notamment, pour chaque électeur :
La civilité de l'électeur,
Les nom et prénom de l'électeur,
La date de naissance de l'électeur,
Le site de rattachement de vote de l'électeur,
Le collège d'appartenance de l'électeur,
Les droits de vote de l'électeur,
Les coordonnées de l'électeur (adresse du domicile),
Des informations d'authentification (éventuellement).
Objet du fichier électeurs
Le fichier électeurs sera transmis au prestataire aux seules fins suivantes :
 permettre l'attribution de codes d'accès au système de vote électronique pour chaque électeur autorisé,
contrôler les accès au système de vote électronique,
enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l'unicité du vote pour chaque électeur,
éditer les listes d'émargement.
Transmission du fichier électeurs
Le prestataire devra être en mesure de proposer un processus d'échanges sécurisé des informations et des données concernant le fichier électeurs.
Le prestataire proposera, par exemple, un accès FTP sécurisé (File Transfer Protocol : protocole de communication dédié aux échanges informatiques de fichiers sur Internet) sur son infrastructure informatique, afin de permettre les échanges sécurisés de fichiers entre Shiseido et lui-même.
Confidentialité du fichier électeurs
Le prestataire devra s'engager à conserver de manière confidentielle et sécurisée toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le fichier électeurs pour les besoins de gestion du vote électronique. Il mettra en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l'accès aux informations de ce fichier sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote électronique.
A l'issue des opérations de vote et au terme du délai de recours, le prestataire détruira le « fichier électeurs » et s'engage à ne conserver aucune de ces données.
Fourniture des codes d'accès au système de vote électronique
A partir des informations du fichier électeurs, le prestataire assurera la création et la fourniture des codes d'accès au vote électronique à chaque électeur, selon les prescriptions indiquées dans le chapitre suivant de ce document.
Le prestataire proposera des procédures de génération et de transmission des codes d'accès aux électeurs permettant de conserver le caractère confidentiel du code secret durant toutes les étapes.
Composition des codes d'accès au système de vote électronique
Chaque électeur recevra un couple de codes composé ainsi :
un code identifiant unique d'accès qui permettra, outre le contrôle d'accès, la tenue des listes d'émargements électroniques garantes de l'unicité des votes,
un code secret qu'il sera seul à connaître,
Afin de permettre un contrôle et une sécurité supplémentaire, l'électeur devra renseigner sa date de naissance.
Adressage des moyens d'authentification
Le prestataire prendra en charge la transmission aux électeurs des codes d'accès au vote électronique.
Le système proposé par le prestataire devra assurer la confidentialité des données transmises aux électeurs et la sécurité de I ’adressage des moyens d'authentification.
Contrôle des listes électorales électroniques
Afin de permettre une vérification par Shiseido, les représentants des organisations syndicales et les membres du bureau de vote, le prestataire fournira à Shiseido, à l'issue de la génération et de la fourniture des codes d'accès, un document de contrôle permettant de vérifier que tous les électeurs ont bien été pris en compte lors de l'attribution des codes d'accès au vote électronique.
La forme, le contenu et le support de cette liste de contrôle seront définis d'un commun accord durant la phase de préparation des élections.
Mise à jour du fichier électeurs
Le fichier électeurs pourra subir des modifications jusqu'à l'ouverture des élections notamment suite à la suppression ou à l'ajout d'électeurs sur les listes électorales.
Le prestataire devra permettre ces modifications et notamment assurer que les codes d'accès fournis à des électeurs supprimés des listes soient invalidés, et que les nouveaux électeurs inscrits sur les listes avant l'ouverture des élections puissent disposer de codes d'accès au vote électronique. Le protocole d'accord préélectoral pourra prévoir une date limite de prise en compte de ces modifications.

Prestations liées aux listes de candidats.
Généralités
Les listes de candidats sont établies par les représentants du personnel de Shiseido et seront transmises au prestataire en vue de paramétrer le système de vote électronique et de présenter celles-ci aux électeurs au moment du vote.
Les listes de candidats peuvent être constituées par les organisations syndicales au sein de Shiseido ou par des candidats non affiliés.
Les listes de candidats mentionnent notamment : 
Le collège électoral concerné (1er collège, 2ème collège etc.)
l'appartenance syndicale le cas échéant,
Les nom et prénom de chaque candidat
L'ordre de présentation des candidats dans les listes
Contrôles de conformité des listes de candidats
Le prestataire proposera une procédure de test du vote électronique permettant aux représentants de la direction, aux représentants du personnel et aux membres du bureau de vote de vérifier l'exactitude des listes de candidats soumises au choix des électeurs pour chaque élection.
Cette procédure de test devra être réalisée avant l'ouverture des élections dans une période de temps suffisamment longue pour permettre à la fois une revue d'ensemble de toutes les listes et les modifications éventuelles.

Phase de test et de recette du système de vote électronique
Objectifs des tests
Les tests programmés dans cette phase permettront notamment de contrôler le déroulement et la conformité du scénario de vote pour chaque élection.
Période de test
Le prestataire devra proposer les moyens de tester l'ensemble des scénarios durant une période prévue dans un calendrier de préparation des élections.
Cette période de test sera déterminée d'un commun accord entre Shiseido et le prestataire, Elle sera prévue à l'issue de la phase de paramétrage et de préparation du système de vote électronique intégrant les listes de candidats.

Scrutin à blanc
Objectifs du scrutin à blanc
Le scrutin à blanc a lieu après la période de test qui vise à contrôler et valider les scénarios d'élections et la bonne intégration des listes de candidats et des professions de foi.
Il doit être effectué sur le système de vote électronique définitif et validé préalablement, afin de permettre aux membres du bureau de vote de contrôler la conformité du système de vote électronique avant l'ouverture effective des élections.
Étapes du scrutin à blanc
Le scrutin à blanc vise à tester l'application en fonctionnement réel. Durant cette phase les membres du bureau de vote vont pouvoir tester tous les modules de l'application y compris le module de dépouillement des bulletins de vote.
Pour ce faire les membres du bureau de vote ouvriront le scrutin, effectueront des votes, fermeront le scrutin et dépouilleront les votes effectués.
Au terme de ce test, les membres du bureau de vote valideront l'intégrité du dispositif. Tout au long du scrutin le module de contrôle du scellement permettra aux membres du bureau de vote de s'assurer que l'application n'a été sujette à aucune modification.
Une fois le scrutin à blanc validé, le bureau de vote programmera l'ouverture et la fermeture des élections,
Les étapes de contrôle seront les suivantes :
création par les président et assesseurs du bureau de vote des clés secrètes qui permettront le chiffrement des bulletins de vote dans le système de vote électronique du prestataire,
ouverture des élections par les président et assesseurs du bureau de vote,
réalisation de plusieurs votes,
fermeture des élections par les président et assesseurs du bureau de vote,
remise au prestataire des clés secrètes permettant le déchiffrement des bulletins de vote,
déroulement du dépouillement des urnes électroniques, édition des résultats et génération des ProcèsVerbaux,
contrôles de la conformité des résultats et des états obtenus,
scellement de l'application de vote électronique.

Prestation de conseil et d'assistance de la DRH
Le prestataire devra être en mesure de conseiller la direction des ressources humaines dans la mise en œuvre du système de vote électronique et d'assister celle-ci notamment pour les tâches suivantes :
la réalisation de la déclaration CNIL (Commission Nationale Informatique et Libertés),
la rédaction de l'accord d'entreprise intégrant les modalités du vote électronique,
la rédaction du protocole d'accord intégrant les modalités du vote électronique,
la rédaction des documents de présentation du système de vote électronique aux représentants du personnel et aux électeurs,
la présentation du système aux partenaires sociaux.

Remise des résultats.
Listes d'émargement
Les listes d'émargements définitives seront téléchargeables en ligne à l'issue des élections.
Résultats bruts
Les résultats bruts comporteront les compteurs de voix par élection, par liste, par candidat. Ils seront consultables en ligne dès la fermeture des élections et le dépouillement des urnes électroniques.

Procès-Verbaux des élections
Les procès-verbaux officiels des résultats complétés, conformes aux modèles Cerfa, seront mis à la disposition de Shiseido par le prestataire.
Calcul de la représentativité syndicale
Le calcul de la représentativité syndicale sera automatiquement réalisé une fois le dépouillement effectué. Lors de la remise des listes de candidats et en cas de liste commune, Shiseido fournira au prestataire les règles de répartition des suffrages.

GESTION INFORMATIQUE ET TECHNIQUE DU SYSTEME DE VOTE ELECTRONIQUE
Disponibilité du système de vote électronique
Le prestataire assurera la mise en ligne du système de vote électronique durant deux périodes correspondantes à la préparation et à l'ouverture du vote pour deux tours d'élections.
Durant ces périodes, le système sera disponible 24h/24.
Le prestataire mettra en œuvre les moyens d'assurer un service continu sans rupture.

Accès aux informations sur les matériels et dans les locaux du prestataire
Le prestataire indiquera comment sont protégés les locaux d'hébergement des matériels sur lesquels sont stockés les fichiers sensibles tels que le fichier des électeurs, les urnes électroniques et les émargements, et de manière générale, comment sont protégées les informations liées à la gestion des élections de Shiseido (stockage et accès).

Ticket d'enregistrement du vote
L'électeur dispose de la possibilité d'imprimer un ticket attestant de la prise en compte de ses suffrages par le système de vote.
Cette possibilité lui est offerte à l'issue de la séquence de vote mais aussi ultérieurement, en se reconnectant à l'application.
Il mentionne les élections concernées ainsi que la date et l'heure d'émission de chaque suffrage.
Ce ticket comporte aussi une marque d'authentification interdisant une édition frauduleuse.

Conservation des données
Le prestataire conservera, jusqu'à l'expiration du délai de conservation des données à caractère personnel préalablement défini et, si une action contentieuse a été engagée, jusqu'à l'épuisement des voies de recours, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau,
A l'expiration du délai de conservation des données à caractère personnel ou de l'épuisement des voies de recours, si une action contentieuse a été engagée, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports,