Accord relatif au temps de travail
UES Sogedial Exploitation - Gexpa
2019


ENTRE LES SOUSSIGNES :
 
L’Unité Economique et Sociale constituée par les entreprises SOGEDIAL EXPLOITATION et GEXPA, immatriculées au Registre du Commerce et des Sociétés sous les numéros 408 789 279 000 28 (SOGEDIAL EXPLOITATION) et 309 824 779 000 24 (GEXPA) dont le siège social est sis 411/419, Rue des Chantiers, 76 600 LE HAVRE, représentée par … agissant en qualité de Directeur
 
Ci-après dénommée « l’Entreprise »
 
D’une part,
 
ET
 
L’organisation syndicale CGT représentée par … agissant en tant que Délégué Syndical.
 
D’autre part,


Préambule

Le présent accord relatif au temps de travail a été proposé par la Direction de l’UES avec la volonté de répondre aux différents enjeux autour de :
La qualité de vie au travail et le respect de l’équilibre vie personnelle et familiale / vie professionnelle (horaires variables, télétravail, droit à la déconnexion) ;
Le développement de l’autonomie de différentes fonctions / postes de l’UES (forfait jours) ;
La modernisation du suivi des temps de travail et l’introduction de logiciels permettant une meilleure gestion des temps d’activité ;
La maîtrise de nos temps productifs sur nos activités d’exploitation de façon à garantir la meilleure gestion possible de nos sociétés (heures supplémentaires) ;
La sécurisation de nos outils de production (système d’astreinte).

Cet accord est un outil indispensable pour apporter souplesse et flexibilité dans l’organisation du temps de travail aussi bien au profit des salariés que de l’entreprise.

L’ensemble des salariés de l’UES Sogedial Exploitation - Gexpa est concerné par tout ou partie des dispositions définies ci-après. Il est important et nécessaire de souligner qu’une partie des dispositions prises sont liées à des demandes, des attentes formulées par les salariés eux-même auprès de la Direction de l’UES et/ou des représentants du personnel.

Les parties ont convenues ce qui suit ci-après :

Horaires variables
Champ d’application
Les dispositions relatives à la mise en place des horaires variables s’appliquent aux salarié(e)s de l’UES Sogedial Exploitation - Gexpa titulaires d’un contrat de travail à durée indéterminée ou déterminée à temps plein.

Toutefois certaines catégories de salarié(e)s seront exclues des dispositions suivantes de part le mode d’organisation du travail ou les modalités de décompte de leur temps de travail. Il s’agit des catégories suivantes :
Les salarié(e)s à temps partiel
Les salarié(e)s travaillant en équipe
Manutentionnaires, Magasiniers - Préparateurs, Caristes, ...
Contremaîtres, ...
Les salarié(e)s devant être présents sur des plages horaires définies ou avec des contraintes horaires spécifiques
Maintenance, Entretien, Traction, Accueil, Caristes, ...
Les salarié(e)s décomptant leur temps de travail en jours
Les salarié(e)s ayant le statut de cadre dirigeant(e) 

Les salarié(e)s concerné(e)s par les horaires variables devront respecter les règles définies par le présent accord ainsi que celles définies au sein de leur service. En effet, la mise en place des horaires variables doit tenir compte des contraintes d’exploitation afin de ne pas conduire à la désorganisation des différents services. 

Durée du travail

Il est rappelé qu’au sein de l’UES Sogedial Exploitation - Gexpa plusieurs organisations du travail cohabitent à savoir :
Salarié(e)s non cadres - Sogedial Exploitation : 37.5 heures hebdomadaires
Salarié(e)s non cadres - Sogedial Exploitation : 39 heures hebdomadaires
Salarié(e)s cadres - Sogedial Exploitation / Gexpa : 40 heures hebdomadaires
Salariés non cadres - Gexpa : 35 heures hebdomadaires

La durée théorique journalière de travail est calculée de la façon suivante :
Rapport entre la durée hebdomadaire de travail et le nombre de jours de travail dans la semaine
Par conséquent, la durée théorique journalière de travail pour les quatre systèmes en vigueur est :
Salarié(e)s non cadres - Sogedial Exploitation : 7.5 heures
Salarié(e)s non cadres - Sogedial Exploitation : 7.8 heures
Salarié(e)s cadres - Sogedial Exploitation / Gexpa : 8 heures hebdomadaires
Salariés non cadres - Gexpa : 7 heures hebdomadaires

Plages horaires et aménagement de la journée de travail

Les horaires variables relevant de l’horaire individualisé, le temps de travail doit être suivi de façon individuelle. C’est pourquoi la mise en oeuvre effective des horaires variables se fera lors de la mise en place du système informatisé de gestion des temps.

Plages horaires

Les horaires variables ont pour objectif de permettre aux salarié(e)s d’avoir une certaine souplesse dans la gestion de leurs horaires de travail sous couvert de respecter le cadre qui est défini et les contraintes qui lui sont liées.

Les horaires variables se composent de deux types d’horaires :
Une plage horaire dite “fixe”
Une plage horaire dite “mobile”

La plage horaire mobile représente l'espace de temps à l'intérieur duquel les salarié(e)s déterminent librement leurs heures d'arrivée et de sortie en tenant compte des contraintes particulières de services.
La plage horaire fixe représente les périodes de la journée au cours desquelles les salarié(e)s sont obligatoirement présents.

Organisation de la journée de travail

L’alternance des plages horaires mobiles et fixes se déroulent de la façon suivante du lundi au vendredi :
07h00 - 09h00 : plage mobile 1
09h00 - 12h00 : plage fixe
12h00 - 14h00 : plage mobile 2 (incluant obligatoirement une pause de 60 minutes minimum)
14h00 - 16h30 : plage fixe
16h30 - 18h00 : plage mobile 3

La pause méridienne, correspondant à celle du déjeuner, doit durer au minimum 1 heure.
Chaque journée de travail doit durer au minimum 7 heures (temps de travail effectif - hors temps de pause) sans jamais dépasser 10 heures.
Chaque semaine de travail doit durer 35, 37.5, 39 ou 40 heures selon la durée de travail hebdomadaire de référence du salarié(e).

Chaque manager (N+1) définit les contraintes d’exploitation de son service. Il pourra définir le nombre de personnes minimum devant être présentes sur les différentes plages mobiles de la semaine, un roulement des salarié(e)s sur les différentes plages mobiles ou toute autre règle liée à l’organisation du service. Il pourra établir un planning prévisionnel sous la forme qu’il souhaite afin d’organiser le travail des équipes.
Chaque manager (N+1) pourra également modifier la durée minimum de la pause méridienne sans qu’elle dure moins de 30 minutes dans les cas très particuliers de contraintes d’exploitation. Dans ce cas, la plage fixe de l’après-midi pourra se terminer plus tôt. Cette organisation devra être soumise à autorisation de la Direction et permettre de maintenir les durées journalières et hebdomadaires de référence.

Les plages horaires définies ci-dessus pourront être modifiées en cas de circonstances exceptionnelles nous amenant à revoir temporairement l’organisation du travail. Il s’agit des cas de force majeure, de grève, de blocages …

Il est rappelé que les heures supplémentaires réalisées au-delà des heures supplémentaires contractuelles, ne peuvent l’être que sur autorisation expresse du manager (N+1).

Absences

Chaque journée complète d'absence pour cause professionnelle, (formation, visites extérieures ...) ou personnelle, (congés payés, maladie, …) est validée sur la base de l'horaire théorique de la journée.
Chaque demi-journée est validée sur la base de l'horaire théorique du matin ou de l’après-midi. Les absences inférieures à une journée complète ou demi-journée sont validées pour leur durée réelle.
Les jours fériés, les absences pour congés rémunérés légaux sont validés sur la base de la durée journalière de travail théorique.

Départ du salarié

En cas de rupture du contrat de travail, le salarié est tenu de régulariser le crédit ou débit d’heure au cours du préavis.
A défaut, le crédit ou le débit est payé ou retenu selon le salaire brut.
Ces dispositions s’appliquent également lorsque le préavis n’a pu être exécuté, soit en raison d’une dispense ou d’un licenciement pour faute grave ou lourde.

Heures supplémentaires
Champ d’application
Les dispositions relatives aux heures supplémentaires s’appliquent aux salarié(e)s de l’UES Sogedial Exploitation - Gexpa titulaires d’un contrat de travail à durée indéterminée ou déterminée à temps plein dont le temps de travail est décompté en heures.



Définition :
Heures supplémentaires
L.3121-28 
Toute heure accomplie au-delà de la durée légale hebdomadaire ou de la durée considérée comme équivalente est une heure supplémentaire qui ouvre droit à une majoration salariale ou, le cas échéant, à un repos compensateur équivalent.

Contingent d’heures supplémentaires

Le contingent d’heures supplémentaires est fixé à 220 heures par an et par salarié. Il est le même pour l’ensemble des salarié(e)s de l’UES Sogedial Exploitation / Gexpa pouvant être amené(e)s à réaliser des heures supplémentaires.
Il est calculé sur l’année civile.

Les heures supplémentaires comptabilisées dans le contingent sont les heures de travail effectives ou assimilées, réalisées au-delà de la durée hebdomadaire légale du travail.

Repos compensateur de remplacement

Le remplacement du paiement des heures supplémentaires

Les heures supplémentaires peuvent être payées, compensées par du repos ou payées et compensées par du repos. Dans tous les cas, les majorations légales ou conventionnelles sont appliquées.

L’UES Sogedial Exploitation / Gexpa fait le choix suivant :
Paiement des heures supplémentaires contractuelles (majoration comprise)
Au-delà de la réalisation des heures supplémentaires contractuelles :
Paiement ou Repos au choix du salarié dans la limite de 80% du contingent annuel d’heures supplémentaires (majoration comprise)
Repos uniquement au-delà de 80% du contingent annuel d’heures supplémentaires (majoration comprise)

Les modalités de prise du repos

Période de prise du repos

Le repos compensateur de remplacement doit être pris dans les trois mois suivant son acquisition après accord du manager (N+1). Ce dernier pourra reporter la prise du repos de trois mois supplémentaires si l’organisation du service l’exige.

Procédure de demande du repos

Les demandes de repos devront se faire selon la procédure suivante :
Faire la demande auprès de son manager (N+1) via le formulaire “papier” de demande d’absence dans l’attente de la mise en place et du déploiement du système  informatisé de gestion des temps
Faire la demande le plus en amont possible. Le manager (N+1) se réservant la possibilité de refuser la demande d’absence selon les contraintes d’exploitation et ce afin de ne pas désorganiser le service.

Il sera possible d’utiliser les heures de repos compensateur de remplacement pour compenser une absence ayant déjà eu lieu à la condition que celle-ci soit dûment justifiée par un justificatif (enfant malade, convocation d’une administration, …). L’utilisation de ces heures ne pourra se faire qu’en accord avec le manager (N+1).

Il est nécessaire d’avoir acquis au moins 4 heures de repos pour prendre ½ journée de repos compensateur de remplacement.

Information des salariés

Les salariés seront informés mensuellement dans une annexe au bulletin de paie. Les informations communiquées seront les suivantes :
Cumul des heures supplémentaires  accomplies depuis le début de l’année
Nombre d’heures de repos compensateur de remplacement acquis
Nombre d’heures de repos compensateur de remplacement prises au cours du mois
L’ouverture du droit à repos et le délai dans lequel le prendre

Forfait jours
Champ d’application

Les dispositions relatives à la mise en place du forfait jours s’appliquent aux salarié(e)s de l’UES Sogedial Exploitation - Gexpa titulaires d’un contrat de travail à durée indéterminée ou déterminée à temps plein.

Plus précisément, il s’agit des salarié(e)s suivants :
Les cadres qui disposent d'une autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps et dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l'horaire collectif applicable au sein de l'atelier, du service ou de l'équipe auquel ils sont intégrés.
Les salarié(e)s dont la durée du temps de travail ne peut être prédéterminée et qui disposent d'une réelle autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps pour l'exercice des responsabilités qui leur sont confiées.

Les salarié(e) ayant le statut de cadres dirigeants sont exclus, de principe, des dispositions relatives au forfait jours.




Période de référence

Le calcul du nombre de jours travaillés sera réalisé sur la période de référence allant du 1er juin année N au 31 mai année N+1 afin d’être aligné avec la période de référence d’acquisition des congés payés.

Nombre de jours compris dans le forfait jours

Nombre de jours travaillés

Les salarié(e)s relevant du forfait jours devront travailler 218 jours par an, journée de solidarité comprise.

Nombre de jours de repos

Afin de respecter ce plafond légal de 218 jours de travail, les salarié(e) concerné(e)s bénéficieront de jours de repos supplémentaires. Le nombre de jours de repos dépendra du nombre de jours fériés tombant sur un jour ouvré. Dans le même temps, les salarié(e)s concerné(e)s ne bénéficieront pas des jours de fractionnement liés à la pause fractionnée des congés payés.

Exemple de calcul pour la période 01/06/19 au 31/05/2020 :
365 jours
- 104 jours de repos (samedi et dimanche)
- 25 jours de congés payés
- 10 jours fériés et chômés tombant entre le lundi et le vendredi (dont le lundi de Pentecôte)
>> 226 jours pouvant être travaillés

226 jours pouvant être travaillés
- 218 jours devant être travaillés
>> 8 jours de repos

Ce calcul sera réalisé en début de période et communiqué aux salariés concernés.

Les salarié(e) pourront renoncer à prendre ces jours de repos supplémentaires. Dans ce cas, le renoncement sera notifié par écrit entre le(la) salarié(e) et l’employeur. Les jours non pris seront rémunérés sur la base de son salaire journalier de référence majoré de 10%. 
Le renoncement devra intervenir au plus tard le dernier jour de la période de référence, soit le 31 mai. Le paiement des jours de repos sera réalisé sur la paie du mois de juin.

Pour autant, le(la) salarié(e) ne pourra être amené(e) à travailler plus de 235 jours par an.


Impact des absences et entrées / sorties en cours de période

Les absences

Aucune suspension du contrat de travail inférieure à 1 journée entière ou à 1 demi-journée, ne peut entraîner une retenue sur salaire.

En cas de suspension du contrat de travail, non rémunérée, pour une durée au moins égale à une demi-journée, une retenue sur salaire sera opérée proportionnellement à la durée de l’absence.

Les absences rémunérées comme la maladie, la maternité, les congés pour événements familiaux sont à déduire du plafond des jours travaillés compte tenu du fait que la récupération est interdite dans ces cas. 

Les entrées et sorties en cours de période

En cas d'arrivée ou de départ du salarié(e) en cours d'année une règle de proratisation concernant le plafond annuel de jours travaillés est appliquée.
 
Pour les salarié(e)s ne bénéficiant pas d'un congé annuel complet ou ne prenant pas tous ses congés sur la période de référence, le nombre de jours de travail est augmenté à concurrence du nombre de jours de congés légaux auxquels le(la) salarié(e) ne peut prétendre.
 
Ainsi, dans les deux exemples qui suivent, si le(la) salarié(e) prenait des jours de congés, ceux-ci s’imputeraient sur le nombre de jours de travail calculé conformément à la méthode ci-après décrite.
 
Arrivée en cours d'année
 
Afin de déterminer le nombre de jours de travail pour le reste de l'année, il conviendra de soustraire au nombre de jours calendaires restant à courir :
 
Le nombre de samedis et de dimanches ;
Le nombre de jours fériés coïncidant avec un jour ouvré à échoir avant la fin de l'année ;
Le prorata du nombre de congés supplémentaires pour l'année considérée.
 
A titre d'exemple, pour un salarié entré le 6 janvier 2020 (218ème jour de l'année) :
 
1. Calcul du nombre de jours calendaires restants : 365 – 218 = 147 ;
 
2. Retrait des samedis et dimanches restants : 147 – 84 (samedis et dimanches) = 63 ;
 
3. Retrait des jours fériés coïncidant avec un jour ouvré à échoir avant la fin de l'année : 63 – 4 = 59 ;
 
4. Retrait des jours de repos supplémentaires proratisé : 59 – 3 = 56 jours (le prorata se calculant comme suit : 8 × [147/365]).
 
Le(la) salarié(e) devra donc accomplir 56 jours de travail entre le 6 janvier 2020 et le 31 mai 2020.
 
Départ en cours d'année
 
Afin de déterminer le nombre de jours travaillés de référence, il convient de soustraire au nombre de jours calendaires écoulés dans l'année considérée avant le départ :
 
Le nombre de samedis et de dimanches ;
Les jours fériés coïncidant avec un jour ouvré depuis le début d'année ;
Le prorata du nombre de congés supplémentaires pour l'année considérée.
 
A titre d'exemple, pour un salarié partant le 30 août 2019 (et présent toute l'année précédente) : 

1. Calcul du nombre de jours calendaires écoulés : 91 ;
 
2. Retrait des samedis et dimanches restants : 91 – 52 (samedis et dimanches) = 39 ;
 
3. Retrait des jours fériés coïncidant avec un jour ouvré à échoir avant la fin de l'année : 39 – 1 = 38 ;
 
4. Retrait des jours de repos supplémentaires proratisé : 38 – 2 = 36 jours (le prorata se calculant comme suit : 8 × [91/365]).

Le(la) salarié(e) aura dû accomplir 36 jours de travail entre le 1er juin 2019 et le 30 août 2019.

Caractéristiques des conventions individuelles de forfait

La conclusion de conventions individuelles de forfait est une condition sine qua non pour la mise en oeuvre effective du décompte du temps de travail en jours.
Par conséquent, il sera proposé à chaque salarié(e) concerné(e) par le forfait jours de signer une convention individuelle de forfait. Cette convention sera soit intégrée dans les contrats de travail, soit annexée à ces derniers par le biais d’un avenant selon les cas.
Le refus de signer une convention individuelle de forfait annuel en jours ne remet pas en cause le contrat du salarié(e) et n'est pas constitutif d'une faute.

Les conventions individuelles de forfait comprendront les mentions suivantes à minima :
Nombre de jours de travail compris dans le forfait, journée de solidarité comprise
Les modalités de décompte des jours travaillés et des absences
Les conditions de prise des repos 
Les possibilités de rachat de jours de repos 
Les modalités de surveillance de la charge de travail du salarié(e) concerné(e), l’organisation du travail dans l’entreprise et l’articulation entre vie professionnelle et vie personnelle et familiale
La rémunération forfaitaire allouée au salarié(e) en contrepartie du nombre de jours de travail prévu par le forfait
 
Evaluation et suivi régulier de la charge de travail

L’évaluation et le suivi de la charge de travail passe, notamment, par le décompte des journées travaillées. Ce décompte doit se faire au moyen d’un suivi objectif, fiable et contradictoire mis en place par l’employeur.

Suivi des temps

Dans l’attente de la mise en place du système informatisé de gestion des temps, un outil informatisé sera développé en interne avec les outils dont l’UES dispose à date. Cet outil permettra de suivre le nombre et la date des journées travaillées ainsi que le positionnement et la qualification des jours non travaillés en repos hebdomadaires, congés payés, congés conventionnels ou jours de repos au titre du respect du plafond de 218 jours. Il sera communiqué aux salarié(e)s concerné(e)s.

Ce suivi sera complété par le(la) salarié(e) sous le contrôle de son manager (N+1) et a pour objectif de concourir à préserver la santé du salarié(e). Il sera partagé sur le Drive avec son manager (N+1), la Direction de l’UES et le service RH. Il devra être mis à jour au plus tard à la date d’arrêt de la paie relatif aux éléments variables.

Un exemplaire sera imprimé chaque mois par le manager (N+1), signé par lui et le (la) salarié(e)

Temps de repos légaux

Par ailleurs, il est rappelé que bien que non soumis à la réglementation des durées légales maximales quotidiennes et hebdomadaires de travail, le(la) salarié(e) au forfait jours bénéficie des temps de repos légaux et conventionnels, à savoir :
Repos quotidien de 11 heures minimum consécutives
Repos hebdomadaire de 35 heures (24h + 11h) minimum consécutives
Nombre de jours de travail hebdomadaire ne pouvant excéder 6 jours

Suivi de la charge de travail

Compte tenu de l’autonomie dont dispose les salarié(e)s au forfait jours dans l’organisation de leur emploi du temps, ils sont laissés libres dans la gestion du temps à consacrer à l’accomplissement de leur mission. Précision étant faite que l’amplitude des journées travaillées et la charge de travail du salarié(e) devront rester raisonnables et s’effectuer dans le cadre d’une bonne répartition, dans le temps, du travail à accomplir.

Dans l’hypothèse où le(la) salarié(e) constaterait qu’il ne serait pas en mesure de respecter ses durées minimales de repos, il pourrait alors, compte-tenu de l’autonomie dont il dispose dans la gestion de son temps de travail, avertir sans délai son manager (N+1) afin qu’une solution alternative lui permettant de respecter les dispositions légales soit trouvée. Il pourrait également, dans un deuxième temps, avertir le service des Ressources Humaines afin qu’une solution soit effectivement mise en oeuvre.

Communication employeur / salarié sur la charge de travail, l’articulation activité professionnelle / vie personnelle, la rémunération, l’organisation du travail

Chaque année, dans le cadre des entretiens annuels, une partie sera consacrée à la charge de travail, l’articulation activité professionnelle / vie personnelle, la rémunération, l’organisation du travail. 

Le(la) salarié(e) et le manager (N+1) passeront en revue les différents aspects cités précédemment. Dans le cas de difficultés identifiées, des actions correctrices seront identifiées et programmées afin de résoudre la situation.
Le support d’entretien sera remis en amont au salarié(e) afin que ce dernier(ère) puisse le préparer.

Si cela s’avère nécessaire, un entretien semestriel pourra être organisé à la demande aussi bien du manager (N+1) que du salarié(e) afin d’aborder tout ou partie des points cités précédemment. L’objectif étant de trouver au plus tôt les solutions permettant de résoudre les difficultés éventuelles auxquelles le(la) salarié(e) peut être confronté(e).

Exercice du droit à la déconnexion

L’exercice du droit à la déconnexion concerne les salarié(e)s au forfait jours mais également tous les salariés amenés à travailler avec des outils numériques qui plus est mobiles.
Par conséquent, le détail de l’exercice du droit à la déconnexion sera traité dans le présent accord mais dans un article à part entière.

Droit à la déconnexion
Champ d’application

Les dispositions relatives au droit à la déconnexion s’appliquent aux salarié(e)s de l’UES Sogedial Exploitation - Gexpa titulaires d’un contrat de travail à durée indéterminée ou déterminée à temps plein ou temps partiel.
Elles concernent particulièrement les salarié(e)s amené(e)s à travailler avec des outils numériques tels que téléphones, ordinateurs portables.

L'entreprise réaffirme ici l'importance du bon usage professionnel des outils numériques et de communication professionnels et de la nécessaire régulation de leur utilisation pour assurer le respect des temps de repos et de congés ainsi que l'équilibre entre vie privée et familiale et vie professionnelle de ses salarié(e)s. 

N'étant pas soumis à la réglementation relative à la durée du travail et aux temps de repos des salarié(e)s, les cadres dirigeants ne peuvent se prévaloir des mesures prévues par le présent accord.

En revanche, ils devront veiller au respect du droit à la déconnexion de leurs collaborateurs. 

Définition du droit à la déconnexion 

Le droit à la déconnexion peut être défini comme le droit du salarié(e) de ne pas être connecté aux outils numériques professionnels et ne pas être contacté, y compris sur ses outils de communication personnels, pour un motif professionnel en dehors de son temps de travail habituel. 
Les outils numériques visés sont : 
Les outils numériques physiques : ordinateurs, tablettes, téléphones portables, réseaux filaires, etc. ; 
Les outils numériques dématérialisés permettant d'être joint à distance : messagerie électronique, logiciels, connexion éventuelles heures supplémentaires. 

Concernant les temps de travail des salarié(e)s, en sont exclus les temps de repos quotidien et hebdomadaire, les temps de congés payés et autres congés exceptionnels ou non, les temps de jours fériés et de jours de repos, les temps d'absences autorisées, de quelque nature que ce soit (absence pour maladie, pour maternité, etc.). 

Usage des outils numériques et de communication professionnels et limitation de leur utilisation hors du temps de travail 

Mesures visant à lutter contre l'utilisation des outils numériques et de communication professionnels hors temps de travail.

Aucun salarié(e) n'est tenu de répondre à des courriels, messages ou appels téléphoniques à caractère professionnel en dehors de ses heures habituelles de travail, pendant ses congés payés, ses temps de repos et ses absences, quelle qu'en soit la nature. 

Il est rappelé à chaque cadre et, plus généralement, à chaque salarié(e) la nécessité de : 
S'interroger sur le moment opportun pour adresser un courriel, un message ou joindre un collaborateur par téléphone ; 
Ne pas solliciter de réponse immédiate si ce n'est pas nécessaire ; 
Paramétrer le gestionnaire d'absence du bureau sur sa messagerie électronique et indiquer les modalités de contact d'un membre de l'entreprise en cas d'urgence, pour les absences de plus de 3 jours.

Il est rappelé ici que l’activité principale de l’UES étant une activité à l’export avec différentes régions du monde (Antilles françaises et Guyane particulièrement) présentant un décalage horaire, des courriels seront très vraisemblablement envoyés ou reçus par les différents interlocuteurs en dehors des horaires normaux de travail de part ou d’autre sans que la réception de ces courriels ne puissent être interprétée comme répondant à une situation d’urgence.
Une attention particulière sera toutefois portée dans ce cadre aux appels téléphoniques qui devront eux tenir compte du décalage horaire afin de ne pas contacter les interlocuteurs situés aux Antilles et en Guyane notamment en dehors de leurs horaires habituels de travail.

Seule une urgence peut être de nature à permettre une dérogation sur ce point. Les situations d'urgence visées sont : 
Situation de crise sanitaire liées aux demandes de retraits ou alertes des autorités sanitaires et/ou d’un fournisseur concernant un produit commercialisé par l’UES à ses clients ;
Situation de crise impliquant directement le périmètre de responsabilité du salarié contacté et ayant un impact ou présentant un risque immédiat (crise médiatisée, risque de sanction si absence de réponse durant les temps de déconnexion habituels) ;
Situation de crise impliquant la nécessité d’intervenir sur site (défaut technique, intrusion, …).

Mesures visant à favoriser la communication 

Chaque salarié(e), et plus particulièrement chaque cadre manager, doit s'interroger sur la pertinence de l'utilisation de la messagerie électronique professionnelle par rapport aux autres outils de communication disponibles. 

Lors de l'utilisation de la messagerie électronique, il doit veiller : 
A la pertinence des destinataires du courriel et à l'utilisation modérée des fonctions « Répondre à tous » et « Copie à » ; 
A la précision de l'objet du courrier, cet objet devant permettre au destinataire d'identifier immédiatement le contenu du courriel ; 
A la clarté, la neutralité et la concision de son courriel ; 
Au respect des règles élémentaires de politesse lors de l'envoi du courriel ; 
A la pertinence et au volume des fichiers joints au courriel. 




Mesures visant à réduire les phénomènes de surcharge cognitive 

Il est recommandé aux salariés de ne pas activer les alertes sonores ou visuelles d'arrivée d'un nouveau courriel ou d'un appel téléphonique. 
Pour s'assurer du respect du droit à la déconnexion et des mesures et recommandations prévues par le présent accord, l’UES organisera des actions de formation et de sensibilisation à destination des managers et de l'ensemble des salarié(e)s. Plus particulièrement, l'entreprise s'engage à : 
Diffuser le présent accord à chaque membre de l’UES et à chaque nouvel embauché afin de l’informer au mieux des dispositions et règles en vigueur ; 
Proposer un accompagnement personnalisé à chaque salarié qui souhaite mieux maîtriser les outils numériques mis à sa disposition dans le cadre de son travail ; 
Désigner un ou plusieurs interlocuteurs chargés des questions relatives à l'évolution numérique des postes de travail.
Rôles
Participer au choix des nouveaux outils numériques en relation avec la DSI et la Direction de l’UES
Communiquer sur la bonne utilisation des nouveaux outils numériques
Missions
Interroger les utilisateurs sur leur expérience utilisateur
Remonter auprès de la DSI et de la Direction les avantages / inconvénients des différents outils en place
Apporter un regard critique lors du choix de nouveaux outils
Informer les salariés des règles d’utilisation
Types d’interlocuteurs
Référents SST
Direction opérationnelle
RRH
DSI

Les mesures et engagements pris par l'entreprise dans le présent accord sont susceptibles d'évolution pour tenir compte des demandes et besoins des salariés. L’UES pourra réévaluer les mesures liées au droit à la déconnexion si les représentants du personnel en formule la demande. En tout état de cause un bilan annuel pourra être proposé par les représentants du personnel pour lister les éventuels points d’alerte et améliorations à apporter dans le suivi de cette thématique.

Télétravail

Le télétravail est une forme particulière de conditions de travail. Au-delà des règles définies dans le présent accord, la réalité est que tout le monde ne peut pas travailler en situation de télétravail (difficulté à se concentrer, lieu d’habitation non adapté au télétravail, …). C’est pourquoi le chapitre dédié au télétravail sera mis en oeuvre pour une durée déterminée d’un an à compter de sa date d’entrée en vigueur. A l’issue de cette première année, un bilan sera réalisé à la fois sur le plan quantitatif et sur le plan qualitatif. Celui-ci sera présenté au CSE et permettra de décider de la poursuite ou non du recours au télétravail dans les conditions définies ci-après. Trois décisions pourront être prises : 
Poursuite du télétravail aux conditions initiales
Poursuite du télétravail en modifiant tout ou partie des conditions
Arrêt du télétravail
Dans les deux premiers cas, un avenant au présent accord sera soumis à négociation et signature. En cas de désaccord, une charte relative au télétravail sera élaborée par l’employeur selon les règles en vigueur.


Champ d’application

Les dispositions relatives au télétravail s’appliquent aux salarié(e)s de l’UES Sogedial Exploitation - Gexpa titulaires d’un contrat de travail à durée indéterminée à temps plein dont la période d’essai a été validée.

Population éligible

Les salarié(e)s visé(e)s dans le champ d’application devront également relever de l’une des catégories ci-après mentionnées :
Salariés cadre dirigeant
Salariés cadre relevant du régime du forfait jours
Salariés employés / techniciens / agents de maîtrise occupant une fonction support

Les salarié(e)s visé(e)s ne doivent pas avoir d’impératifs d’exploitation imposant le respect de certains délais quotidiens ou hebdomadaires. Ils doivent posséder une grande autonomie dans l’organisation de leur travail et être équipé des outils digitaux permettant la bonne exécution de leur travail sans que l’entreprise soit responsable de l’accès domestique à un réseau wi-fi ou internet filaire ou à une ligne téléphonique fixe en cas de nécessité d’appeler des interlocuteurs professionnels. Il s’agit des outils habituellement mis à leur disposition (ordinateur portable, téléphone portable, connexion VPN pour accès au serveur de l’entreprise à distance).

Définition des fonctions supports :
Finance
Informatique
Ressources Humaines

Situations éligibles

Recours régulier au télétravail
Seuls les salarié(e)s soumis à des contraintes de trajets domicile / lieu de travail importantes auront la possibilité de travailler en télétravail de façon régulière

Ces contraintes devront être pré-existantes lors de l’embauche des salarié(e)s concerné(e)s. Cela implique que dans le cas où le(la) salarié(e) change de domicile au cours de la vie de son contrat au sein de l’UES, les conséquences sont :
Rapprochement du lieu de travail tout en restant à une distance / temps de transport supérieur aux critères définis ci-après >> possibilité de bénéficier du télétravail
Rapprochement du lieu de travail avec une distance / temps de transport inférieur aux critères définis ci-après >> le(la) salarié(e) n’est plus éligible au télétravail
Eloignement du lieu de travail au-delà des critères définis ci-après >> le(la) salarié(e) n’est pas éligible au télétravail

Définition du critère distance / temps de travail
Distance domicile / lieu de travail supérieure à 50 kms hors région parisienne
Temps de trajet domicile / lieu de travail supérieur à 1h00 de transport en commun dans des conditions normales de trafic en région parisienne (trajet simple)

Nombre de jours
Le(la) salarié(e) pourra être en situation de télétravail 1 jour par semaine
Le jour de télétravail sera le mardi ou le jeudi

Recours ponctuel au télétravail
Il sera possible d’avoir recours au télétravail de façon ponctuelle sans que la distance / temps de trajet domicile / lieu de travail n’entre en ligne de compte.

Nombre de jours
3 jours par semestre sans dépasser 1 jour par semaine (le semestre débutant à la date d’entrée en vigueur de l’accord)
Le jour de télétravail sera le mardi ou le jeudi et ne devra pas être encadré par une prise de congés payés ou autres jours de repos

Le recours ponctuel au télétravail pourra se faire également dans le cas de circonstances exceptionnelles du type grèves, intempéries, épisode de pollution sans que cette liste soit exhaustive. Ces circonstances étant par nature exceptionnelles et imprévisibles, le recours au télétravail pourra se faire sur demande  de l’entreprise pour les salarié(e)s équipés d’outils adaptés au télétravail et sur n’importe quel jour de la semaine. Le nombre de jour n’est pas limité sur l’année. Plus globalement, les circonstances exceptionnelles peuvent entraîner l’adaptation des règles définies dans le présent accord.  

Lieu du télétravail

Le lieu du télétravail sera exclusivement le lieu d’habitation principal déclaré au service des Ressources Humaines et figurant sur le bulletin de paie.
Par conséquent, les salarié(e)s en situation de télétravail devront se mettre en conformité auprès de leur compagnie d’assurance habitation en déclarant leur situation de télétravail. Selon les contrats individuels, cette situation peut-être prévue dans la formule de base ou être optionnelle. Une attestation confirmant que le logement est assuré pour les situations de télétravail devra être transmise au service des Ressources Humaines en amont de la première mise en oeuvre du dispositif. Cette attestation devra être transmise ensuite chaque année, à date anniversaire du contrat d’assurance, et si le(la) salarié(e) est toujours éligible et souhaite bénéficier du télétravail.
Les salarié(e)s devront également attester que leur domicile est conforme à la réglementation en vigueur en matière de normes électriques.
Les salarié(e)s devront veiller à respecter les règles relatives à la santé et à la sécurité. Pour ce faire, ils attesteront que leur poste de travail répond aux critères d’ergonomie définis dans le livret d’accueil (Sources INRS : fiches ED922 et ED923)

Equipements de travail

Comme indiqué dans l’article 2. Les salarié(e)s en situation de télétravail utiliseront les outils habituellement mis à leur disposition (ordinateur portable, téléphone portable, connexion VPN pour accès au serveur de l’entreprise à distance).

Prise en charge des coûts

La mise en place du télétravail est réalisée sur demandes des salarié(e)s afin de répondre à des besoins individuels. Les demandes de télétravail seront faites pour convenance personnelle. Par conséquent et compte tenu du fait que le matériel nécessaire à la réalisation du travail sera fourni par l’entreprise, aucune prise en charge de coûts supplémentaires liés à la réalisation de son travail en situation de télétravail ne sera opérée.

Dans le cas où il serait fait appel au télétravail pour répondre à des circonstances exceptionnelles (Cf. Article 3), la situation de télétravail sera considérée comme un aménagement de poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l’activité de l’entreprise et garantir la protection des salariés.

Conditions de retour à une exécution sans télétravail

Trois situations peuvent se présenter :

Arrêt du télétravail à l’initiative du salarié(e)

Le(la) salarié(e) en situation de télétravail pourra, de sa propre initiative, ne plus recourir à ce dispositif à tout moment. Il devra informer son manager (N+1) en amont en respectant un délai dit raisonnable. Cette information devra être confirmée par écrit quelque soit sa forme (e-mail, lettre remise en main propre, lettre recommandée avec accusé de réception) par le(la) salarié(e).

Arrêt du télétravail lié aux critères d’éligibilité

Le(la) salarié(e) ne répondant plus aux critères d’éligibilité reviendra à une exécution de son travail sans télétravail. Il s’agit aussi bien des critères liés à la distance kilométrique et/ou temps de trajet (Cf. Article 3) que des critères liés au type de contrat de travail, poste, statut (Cf. Article 1 et 2). Dès que le changement de situation sera connu de l’entreprise, le(la) salarié(e) sera informé(e) des conditions de retour. Les nouvelles conditions seront applicables dès la perte effective d’au moins un critère d’éligibilité.

Arrêt du télétravail à l’initiative de l’entreprise

L’entreprise, à travers le manager (N+1) et/ou le service des Ressources Humaines, pourra de façon unilatérale demander à un(e) salarié(e) d’arrêter le télétravail en respectant un délai de prévenance de 8 jours. La demande sera motivée auprès du salarié lors d’un entretien dédié. 
Les motifs pourront être, notamment :
La difficulté à mener ses missions / tâches en dehors du cadre “physique” de l’entreprise
La difficulté à concilier les temps liés au travail et les temps liés à la vie personnelle

Dans tous les cas, les salariés éligibles au télétravail conservent leur poste physique de travail au sein de l’entreprise. Par conséquent, leur retour à une exécution sans télétravail n’a pas d’impact sur ce point.

Modalités d’acceptation et de conclusion du télétravail 

Les salarié(e)s éligibles souhaitant bénéficier du télétravail, que ce soit de façon récurrente ou occasionnelle, devront faire leur demande auprès de leur manager (N+1) en utilisant le document de référence. 
Ce dernier devra vérifier, dans un premier temps, si le(la) salarié(e) est éligible et si le recours au télétravail est possible au regard des contraintes d’exploitation. 
Le manager (N+1) fera suivre la demande au service des Ressources Humaines dans un délai de 15 jours après réception de la demande formulée par le(la) salarié(e). La demande devra indiquer la réponse motivée qu’il souhaite donner au salarié(e). 
Le service des Ressources Humaines apportera une réponse motivée dans un délai de 15 jours après réception de la demande formulée par le manager (N+1).

Télétravail régulier

Une lettre avenant au contrat de travail sera rédigée afin de définir :
Le jour de télétravail choisi en accord avec le manager (N+1)
La date de début et de fin du télétravail (durée déterminée renouvelable avec signature d’une nouvelle lettre avenant)

Le(la) salarié(e) devra informer son manager (N+1) s’il compte télétravailler au plus tard en S-1 (semaine précédente).

Télétravail ponctuel

Une lettre avenant au contrat de travail sera rédigée afin de définir :
La date de début et de fin du télétravail (durée déterminée renouvelable avec signature d’une nouvelle lettre avenant)

Le salarié devra informer son manager (N+1) s’il compte télétravailler au plus tard en S-1 (semaine précédente).

Modalités de contrôle du temps de travail et régulation de la charge de travail

Le manager (N+1) informera le service des Ressources Humaines dès qu’un(e) salarié(e) est en situation de télétravail. 
Dans l’attente de la mise en place du système informatisé de gestion des temps, cette information se fera mensuellement à l’aide d’une fiche spécifique définie par le service des Ressources Humaines.
Les salarié(e)s soumis à un horaire collectif de travail devront respecter cet horaire. Au même titre que s’ils étaient sur le site de l’entreprise, toute heure supplémentaire sera soumise à l’autorisation préalable du manager (N+1).

Les salarié(e)s non soumis à un horaire collectif devront respecter les temps de repos quotidien et hebdomadaire (hormis les cadres dirigeants).

Le manager (N+1), ou tout autre membre de l’entreprise lorsque cela s’avère nécessaire, pourra contacter le(la) salarié(e) en situation de télétravail sur les plages horaires de travail définies dans l’horaire collectif de travail auquel est rattaché le(la) salarié(e). 
Dans le cas des horaires variables, le(la) salarié(e) aura informé(e) son manager (N+1) en amont des horaires qu’il souhaite faire en situation de télétravail.
Dans le cas des salarié(e)s au forfait jours, le(la) salarié(e) aura informé(e) son manager (N+1) en amont de la plage horaire sur laquelle il sera joignable.

Le manager (N+1) devra veiller au respect des horaires et/ou temps de repos ainsi qu’à la bonne adéquation de la charge de travail. Le recours au télétravail sera abordé de façon détaillée lors de l’entretien annuel d’évaluation pour les salarié(e)s concerné(e)s. 

Par ailleurs, le manager (N+1) pourra à tout moment demander au télétravailleur d’établir un rapport sur les activités menées durant les journées télétravaillées. La forme du document sera laissé à la libre appréciation du manager (N+1).

Modalités d’accès des travailleurs handicapés

Les travailleurs handicapés pourront, au même titre que tout autre salarié(e) de l’UES, bénéficier du télétravail tant est qu’ils répondent aux critères définis dans les articles 1 et 2 du présent accord. 



Astreintes 
Dans le cadre de son activité et pour le bon maintien en conditions opérationnelles de ses installations et infrastructures, l’UES est contrainte de prévoir un système d’astreinte défini ci-après. 
Le système d’astreinte porte sur les problématiques techniques, le système anti-intrusion et les retraits/alertes qualité.

Champ d’application

Les dispositions relatives aux astreintes s’appliquent aux salarié(e)s de l’UES Sogedial Exploitation - Gexpa titulaires d’un contrat de travail à durée indéterminée à temps plein et ayant le statut Cadre ou Cadre dirigeant.

Les salarié(e)s ayant le statut Cadre pouvant entrer dans le système d’astreinte sont :
Cadres siégeant au Comité de Direction de l’UES
Cadres de la société Gexpa

Dans l’hypothèse où le nombre de personnes constituant l’équipe d’astreinte serait inférieur à 4 personnes sur la base des postes listés précédemment, le personnel agent de maîtrise de l’entrepôt pourra être inclus dans la rotation, pour porter le nombre total de personnes concernées à 4 et ainsi maintenir un cycle mensuel, avec l’ordre de priorité suivant :
Le responsable maintenance
Les contremaîtres des services froid positif et froid négatif
Les contremaîtres du service température ambiante.

Il est bien entendu que les salarié(e)s d’astreinte seront formé(e)s pour pouvoir intervenir et prendre les décisions nécessaires et faire face à chaque situation.

Définition

“Période pendant laquelle le salarié, sans être sur son lieu de travail et sans être à la disposition permanente et immédiate de l'employeur, doit être en mesure d'intervenir pour accomplir un travail au service de l'entreprise.”

Modalités d’organisation et d’intervention

L’organisation de l’entreprise évoluant régulièrement, il est convenu qu’une liste détaillée des salarié(e)s concerné(e)s par le système d’astreinte sera arrêtée annuellement par la Direction de l’UES. Elle sera communiquée à l’ensemble de l’UES par le biais des panneaux d’affichage. Une information spécifique sera réalisée auprès du CSE.

Chaque salarié(e) concerné(e) sera amené(e) à être en mesure d‘intervenir pour accomplir un travail au service de l‘entreprise, sans être sur son lieu de travail, notamment dans les cas suivants :
Défauts techniques sur l'installation de production de froid de l’entrepôt GEXPA ;
Alarmes intrusion ou tout autre défaut signalé par le système de télésurveillance nécessitant une intervention et/ou une levée de doute ;
De façon générale toute situation ayant un impact sur le site ou sur les outils de production en dehors des horaires de travail, comprenant les accidents de tout type, incendies, catastrophes naturelles ou dommages majeurs quelles qu’en soient les causes.
 
La fréquence de ces périodes d‘astreintes sera la suivante : 
En moyenne une semaine par mois du lundi 12h au lundi suivant 12h.

Durant l'astreinte, le(la) salarié(e) d’astreinte, sans être à la disposition permanente et immédiate de l'entreprise, devra prendre toutes dispositions pour être en mesure d’intervenir dans l'entreprise. Dès lors, pendant le temps d'astreinte, la seule obligation sera de rester joignable afin qu'il puisse intervenir dans les plus brefs délais à compter de la sollicitation téléphonique.

En cas d'intervention pendant la période d'astreinte, le(la) salarié(e) établira un rapport d'astreinte de manière à présenter à son manager (N+1) et au Directeur de site :
 L'heure de l'appel, la clôture de l'appel et l'objet de l'appel ;
 Les horaires éventuels d'intervention (durée, heure de début et heure de fin) ;
 La description précise de l'intervention ou du travail administratif induit par l'appel (par exemple, contact d'une personne extérieure …).

Le(la) salarié(e) d’astreinte sera équipé(e) du matériel nécessaire aux interventions envisagées :
Masque respiratoire en prévention du risque Ammoniac (NH3),
Appareil PTI (Protection du Travailleur Isolé) alertant notamment en cas de position horizontale,
Téléphone portable d’astreinte.

Délais de prévenance

Le cycle annuel d’astreinte prévisionnel sera communiqué en début de période.

Par la suite, en cas de changement dans le cycle prévisionnel, le(la) salarié(e) d’astreinte sera informé(e) des périodes d‘astreinte au moins 15 jours à l‘avance, sauf en cas de circonstances exceptionnelles où ce délai pourra être réduit sans être inférieur à un jour franc. 
Compensations

En contrepartie de la sujétion à des périodes d‘astreintes, les personnes concernées bénéficieront de la compensation suivante :
Prime hebdomadaire d'un montant brut de 250 € (par semaine d’astreinte)

Les cadres dirigeants, de part leur statut, ne bénéficie pas de contrepartie financière. 

Il est rappelé que l'astreinte n'est pas assimilée au temps de travail effectif dans la mesure où, en l'absence d'intervention, le(la) salarié(e) d’astreinte est libre de vaquer à ses occupations personnelles.
 
Seul le temps consacré aux interventions et le temps de déplacement pour se rendre en intervention seront considérés et rémunérés comme du temps de travail effectif en plus de la prime définie ci-avant pour les salariés dont le temps de travail est décompté en heures.
 
En cas d’intervention, le(la) salarié(e) devra bénéficier du temps de repos nécessaire si celui-ci n’avait pas été totalement atteint précédemment à l’intervention.
 
Dispositions finales

Durée et entrée en vigueur de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée conformément aux dispositions réglementaires en vigueur au jour de sa conclusion. Il entrera en vigueur le 1er juin 2019.

Par exception, les dispositions relatives au télétravail ont une durée déterminée de un an comme cela a été précisé dans l’accord. Les parties ont prévu de se réunir avec les membres du CSE à la date anniversaire de l’accord pour discuter de la poursuite ou non ainsi que des conditions du recours au télétravail.

Révision de l’accord

Chacune des parties signataires pourra demander la révision de l’accord au cours de celui-ci, notamment si les dispositions légales, règlementaires ou conventionnelles dans le cadre desquelles elles ont été conclues venaient à être modifiées ou supprimées, remettant en cause l’esprit même et l’équilibre de ces dernières.
 











Dépôt et publicité
 
Le présent accord est établi en 3 exemplaires originaux pour remise à chaque partie à la négociation, ainsi qu’au Greffe du Conseil de Prud’hommes du Havre.
Le présent accord sera également déposé sur la plateforme « Téléaccords » mise en place par le Ministère du Travail selon l’article D.2231-4 du Code du Travail.
 
Fait à Le Havre, le 28 juin 2019.