Accord collectif d’entreprise relatif 
aux modalites d’organisation du vote électronique pour l’élection 
des représentants du Personnel auX ComitéS SociaUX et EconomiqueS 
de la federation apajh


Entre les soussignés,

La Fédération APAJH (Association Pour Adultes et Jeunes Handicapés)
Dont le Siège social se situe Tour Maine Montparnasse, 29ème étage – 33, avenue du Maine – 75 755 PARIS Cedex 15 

D’une part


Et

La Fédération Nationale des Syndicats des Services de Santé et Services Sociaux CFDT
Sise 47/49, Rue Bolivar – 75019 PARIS

La Fédération Santé Action Sociale CGT
Sise 236, Rue de Paris – 93515 MONTREUIL Cedex

D’autre part,


A été conclu l’accord suivanT



Préambule

Compte tenu de l’organisation du travail au sein de la Fédération APAJH, il apparaît que la mise en place d’un système de vote électronique offre les meilleures facilités et conditions de participation aux élections professionnelles en vue de la désignation des représentants du personnel aux Comités Sociaux et Economiques. Par conséquent, la Fédération APAJH propose de mettre en place, de manière exclusive, le vote électronique pour procéder à cette élection.

Conformément aux dispositions du Code du travail, le système de vote électronique comporte des modalités spécifiques et garantie notamment :

L’anonymat et le secret du vote : impossibilité d’établir un lien quelconque entre un vote émis et un électeur en particulier ;
La sincérité et l’intégrité du vote : stricte conformité entre bulletin choisi par l’électeur et bulletin enregistré dans l’urne électronique ;
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
La confidentialité et la liberté du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure ;
L’intervention d’un prestataire extérieur chargé de l’organiser ;
La formation des membres du bureau de vote et d’un représentant par organisation syndicale signataire du protocole préélectoral sur les modalités de fonctionnement du système de vote électronique dispensée avant le 1er tour de scrutin ;
L’information par voie de notices des salariés utilisant le vote électronique ;
La sécurisation du vote au moyen de chiffrement et cryptage ainsi que de codes d’accès confidentiels pour chaque électeur ;
La création de clés de chiffrement par les membres du bureau de vote ;
L’existence d’un dispositif de secours destiné à prendre le relais en cas de panne du système principal, et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

Plus généralement, le système retenu sera mis en place dans le strict respect des dispositions du Code du travail, dont notamment celles relatives au principe de sécurité. Le système de vote électronique du prestataire devra également avoir été audité, et l'audit mis à la disposition de la commission nationale informatique et libertés (CNIL).

Le présent accord collectif a ainsi pour objet de préciser le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales. Il sera annexé au protocole d’accord préélectoral qui comportera par ailleurs la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.


Principe du recours à un prestataire

Conformément aux principes énoncés dans le préambule, les signataires conviennent de confier à une société prestataire, ci-après dénommée « le prestataire », l'organisation matérielle et technique du processus de vote électronique. Le prestataire sera chargé de mettre en œuvre et de faire fonctionner le système de vote électronique objet du présent accord.

Le cahier des charges relatif à la mise en œuvre du vote électronique est annexé au présent accord.

Une description détaillée du prestataire retenu pour la réalisation du vote électronique sera annexée au protocole d’accord préélectoral des élections des représentants du personnel aux Comités Sociaux et Economiques. Il sera tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail et mis sur l'intranet de la Fédération APAJH.


Champ d’application de l’accord

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de la Fédération APAJH ayant la qualité d’électeurs à la date du 1er tour de scrutin des prochaines élections des représentants du personnel aux Comités Sociaux et Economiques.

Le protocole d'accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord.


Données personnelles

Pour les seules nécessités des opérations électorales (notamment l'établissement des listes électorales), la Fédération APAJH sera amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d'extraction des fichiers de gestion du personnel. Dès l'accomplissement de ces formalités, les organisations syndicales en seront informées.
Le système de vote électronique mis en place par le prestataire est certifié conforme à l’ensemble des dispositions relatives aux traitements des données personnelles issues de la réglementation européenne et de la législation française. Le prestataire attestera de cette conformité via les certifications requises qui seront communiquées aux organisations syndicales.
Modalités d'accès au site internet de vote

Afin de procéder au vote, chaque électeur recevra par courrier à son domicile les modalités de connexion. Le courrier comporte les informations suivantes :
L’adresse du site Internet de vote ;
Le code d’accès et mot de passe ;
Le numéro de téléphone de l’assistance ;
Le QR code dirigeant directement vers le dispositif de vote ;
Au verso du courrier des captures d’écran du dispositif de vote.

Seul le prestataire aura connaissance de l'identifiant et du mot de passe. 
Le code d'identification ainsi que le mot de passe seront également valables en cas de 2nd tour.

En cas de perte ou d'oubli des codes, après que l'électeur se soit identifié, le prestataire lui adressera de nouveaux codes soit à une adresse mail personnelle soit par SMS.


Accompagnement des électeurs

Dès la finalisation des négociations pour les élections professionnelles, la Fédération APAJH adressera à chaque salarié avec le bulletin de paie une communication sur les changements relatifs aux instances représentatives (CSE/RP) et sur la mise en œuvre du vote électronique.

Afin de faciliter l’utilisation du site internet de vote, une notice explicative en version papier et un tutoriel vidéo, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, seront portés à la connaissance des électeurs suffisamment à l'avance avant l'ouverture du scrutin pour faciliter l'appropriation du vote électronique. Ils seront également disponibles dans les salles de vote dédiées et mis en ligne sur le site intranet de la Fédération APAJH afin que les salariés puissent y avoir accès à tout moment.

De plus, le prestataire mettra à disposition des salariés de la Fédération APAJH un site internet de vote pour une phase test quelques jours avant la phase réelle de vote afin que ceux-ci se familiarisent et s’approprient ce nouveau système de vote.
Les votes émis durant cette phase test n’auront aucune incidence sur le vote réel à venir.

Enfin, le prestataire assure une assistance en ligne et par téléphone jusqu’au dernier jour de scrutin pour de permettre aux électeurs d’être accompagnés personnellement pendant toute la durée de l’élection. Dans chaque salle de vote dédiée, un téléphone fixe sera mis à disposition pour contacter l’assistance téléphonique.

Dans chaque salle de vote dédiée, une personne sera désignée référent et aura pour rôle de dépanner les électeurs en cas de besoins informatiques ou de contacter la DSI en cas de pannes informatiques.


Bulletins de vote

Le prestataire assure la réalisation des pages web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.

Les listes sont présentées sur les écrans dans l'ordre alphabétique.
Par ailleurs, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisés soient identiques pour toutes les listes.

Modalités du vote électronique

Outre les dispositions précises prévues au protocole d’accord préélectoral, les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période d'ouverture du vote électronique, à partir de n'importe quel terminal internet ou intranet via un lien direct avec le site du prestataire, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix, en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Pour les électeurs qui ne disposent pas d’un ordinateur professionnel, des ordinateurs avec une connexion au site sécurisé du prestataire seront mis à leur disposition au sein de certaines structures dans un lieu préservant la confidentialité du vote.

Comme indiqué infra, les salariés absents pendant la période du scrutin auront la possibilité de voter directement sur le site internet des élections, de leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès internet. Le prestataire assurera directement sur le site internet dédié la distinction des votes pour chacun des scrutins par collège.


Modalités relatives à la transmission des listes électorales et de candidats

La transmission au prestataire des listes électorales, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, est effectuée à la date qui aura été fixée par le protocole préélectoral.

Les listes de candidats, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, ainsi que les logos et les professions de foi sont adressées au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique à la date prévue par le protocole préélectoral.

Les professions de foi seront en PDF, sur format A4 recto/verso maximum et d’un poids maximal de 2Mo.


Dépouillement - Procès-verbaux - Résultats

A l'heure de clôture du scrutin, le site de vote n'est plus accessible aux électeurs. Les opérations de dépouillement seront effectuées dans le bureau de vote national, sous l'autorité du président du bureau, avec la présence obligatoire minimale des deux assesseurs porteurs des clés de déchiffrement. Ces modalités pourront être complétées dans le cadre du protocole d’accord préélectoral.

Pour le dépouillement, le président introduit ses codes sécurisés délivrés par le système et les assesseurs introduisent les leurs, selon une procédure assimilable aux urnes à double cadenas.

Le dépouillement s'effectue dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants. Les attributions des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.

Ainsi, dans le bureau de vote, il est procédé au décompte des voix et au report de ces résultats sur un formulaire électronique conforme aux modèles CERFA en vigueur. 
Le président du bureau de vote vérifie l'exactitude des procès-verbaux pré-remplis et les signe.
Les autres membres du bureau de vote signent également les formulaires précités.


Garantie de confidentialité du vote et des informations stockées

Afin de répondre aux exigences posées par le Code du travail, le flux du vote et celui de l'identification de l'électeur sont séparés. L'opinion émise par l'électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d'identification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Par ailleurs, le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.

Les membres des bureaux de vote, les représentants de la Fédération APAJH et les délégués de liste pourront consulter, sur un site sécurisé, le taux de participation. Cette information sera mise à jour par le prestataire en temps réel.


Durée de l’accord - Dispositions finales

Le présent accord est applicable à l'ensemble des établissements de la Fédération APAJH pour les élections des membres des comités sociaux et économiques.

Il est conclu pour une durée déterminée liée aux élections professionnelles de 2019 et cessera donc immédiatement de produire tout effet dès l'élection desdits représentants réalisée et définitive, le cas échéant après épuisement des délais et voies de recours.

L'accord pourra être révisé dans les conditions prévues à l'article L. 2261-7 et L. 2261-8 du Code du travail.

Il fera l’objet des formalités de dépôt et de publicité auprès de la DIRECCTE et du Conseil de prud’hommes de Paris conformément aux dispositions légales et réglementaires prévues aux articles L.2231-5 à L.2231-7 du Code du travail.

Il entrera en vigueur le lendemain du jour de son dépôt.

L’accord est également présenté à l’agrément au titre et dans les conditions fixées à l’article
L.314-6 du Code de l’action sociale et des familles.


Fait à Paris, le 9 juillet 2019, en six exemplaires


Pour la Fédération APAJH





Pour la CFDT	Pour la CGT