Accord sur le recours au vote électronique concernant les élections professionnelles
 Du comité social et économique de la société PROVENCE MAINTENANCE SERVICES



Entre les soussignés :
La société Provence Maintenance Services, Société par Actions simplifiée, au capital de 140 000 Euros, ayant son siège social 685 rue Georges Claude, 13 290 Aix-en-Provence, représentée par, Chef d’Entreprise

Dûment habilité pour la signature des présentes, 
Ci-après dénommée « l’Entreprise »,

	D’une part,
Et

L’organisation syndicale représentative suivante :
Syndicat CFTC représenté par, en sa qualité de délégué syndical

  	D’autre part,

Est conclu le présent accord relatif au recours au vote électronique pour les élections professionnelles du comité social et économique de la société Provence Maintenance Services.


Préambule

Afin de faciliter l’organisation des élections CSE au sein de la société Provence Maintenance Services, comme le propose la Loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique (loi n°2004-575 du 21 juin 2004 publiée au JO du 22 juin 2004), les parties signataires ont convenu, conformément aux dispositions de l’article L. 2311-2 du code du travail, d’autoriser le recours au vote électronique. 

Le vote électronique permettra notamment :
d’obtenir en fin de scrutin des résultats sans erreur possible affichés en quelques minutes, quelle que soit la complexité des élections et ce sous le contrôle des bureaux de vote désignés,
de limiter les erreurs de distribution des bulletins de vote (gestion de multitude de bulletins, d’enveloppes potentiellement sources d’erreurs),
de pallier les aléas postaux
de favoriser la participation des électeurs

Dans ce contexte, les parties signataires du présent accord ont convenu ce qui suit.


Article 1 : Recours à un prestataire extérieur  

La conception et mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire de service externe, AKG SOLUTIONS (ci-après dénommée « le prestataire »). 

Le prestataire s’engage sur :

La sincérité et l’intégrité du vote
L’anonymat et le secret du vote
L’unicité du vote
La confidentialité et la liberté du vote

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral, et en application du protocole d’accord préélectoral. 

Le système de vote électronique du prestataire devra avoir été soumis à une expertise indépendante conformément aux articles R2324-8 et R2314-12 du Code du travail. Le rapport d’expertise sera annexé au cahier des charges. Un exemplaire sera également remis à chaque organisation syndicale qui en fera la demande auprès de la Direction des Ressources Humaines.  


Article 2 : Modalités d’organisation du vote électronique 

2. 1 Communication des listes électorales et des listes de candidats

Les listes électorales sont transmises au prestataire qui assure leur sécurité et confidentialité.
Les données pouvant être enregistrées sont les suivantes (article 4 de l’arrêté du 25 avril 2007, mis à jour par le décret 2011-595 du 26 mai 2011) :

Pour les listes électorales : nom, prénom, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège, adresse mail
Pour le fichier d’émargement : collège, nom et prénom des électeurs, horodatage du vote ;
Pour les listes des candidats : collège, nom, prénom des candidats, titulaire ou suppléant, appartenance syndicale, date de naissance, date d’entrée dans l’entreprise ;
Pour la liste des résultats : nom, prénom des candidats, date de naissance, élu, non élu, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires tel que mentionnés ci-après.


Les destinataires de ces informations sont les suivants :

Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs, agents habilités des services du personnel ;
Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel ;
Pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités des services du personnel ;
Pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, employeur ou agents habilités des services du personnel.

Les professions de foi doivent également être communiquées au prestataire sous format électronique pour permettre leur intégration dans la plateforme de vote et leur consultation en ligne.

Les listes des candidats seront présentées à l’écran de manière aléatoire afin de ne pas privilégier une liste. La dimension des bulletins et la typographie utilisée seront identiques pour toutes les listes. 

2.2 Déroulement de l’opération de vote 
Les élections auront lieu sur une durée allant de 24h à 8 jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole préélectoral. La plateforme de vote sera accessible 24h/24 pendant cette période. 

Une note explicative précisant les conditions et règles de fonctionnement du vote sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du scrutin pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote. Chaque électeur recevra également un courriel et/ou un courrier contenant ses informations de connexion (un code d’identification et un mot de passe généré de façon aléatoire) et l’adresse électronique permettant l’accès au site de vote.

Une formation des membres du bureau de vote, des Délégués Syndicaux et des membres de la Délégation Unique du Personnel sera organisée et pilotée par le prestataire AKG.

Avant toute opération de vote :

le prestataire s’engage à tester le système de vote électronique
les membres du bureau de vote doivent vérifier que l’urne est vide, scellé et chiffré par des clés délivrées à cet effet. 

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote électronique, de n’importe quel terminal internet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature. Un ordinateur en libre-service sera mis à disposition des électeurs dans l’entreprise.



Le prestataire fournira une assistance fonctionnelle par courriel et par téléphone pendant le vote selon les modalités décrites dans le cahier des charges (numéro vert).

L’électeur se connecte et vote grâce à son identifiant et mot de passe reçu par courrier ou courriel, ainsi qu’une troisième information personnelle connue uniquement de l’électeur et définie dans le cahier des charges.

La saisie de ses trois critères d’identification vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès réception du vote. 

Chaque électeur aura accès au vote correspondant à son collège d’appartenance à son établissement. L’électeur doit pouvoir modifier son choix avant validation. La validation entrainant transmission du vote et émargement, fait l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver.

2.3 Garantie de Confidentialité pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par les articles L2314-21 à 23 et L2324-19 à 21 du code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur sont séparés. L’opinion émise par l’électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier des électeurs. Ce circuit garantit le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Le système fait également l’objet d’une fiche de traitement de données selon la norme du Régime Général de Protection des Données (RGPD). Cette fiche de traitement remplace la déclaration normale de la CNIL depuis mai 2018. La fiche de traitement est transmise par le prestataire après paramétrage du site de vote électronique.

Par ailleurs, et toujours conformément aux normes RGPD, chaque électeur est informé de l’utilisation de ces données, leur conservation, leur stockage et leur destruction. 

Cette information se trouve directement sur le site (rubrique « mentions légales ») et synthétisé dans le courrier et/ou courriel envoyé à l’électeur.

Les membres du bureau de vote, les délégués de liste et les représentatifs de l’employeur désignés au protocole préélectoral peuvent consulter, grâce à une clé d’accès personnelle, le taux de participation et la liste d’émargement. Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin.

Le prestataire conserve, jusqu’à l’expiration du délai de recours et lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenu définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. A la fin de cette période de litige, le prestataire s’engage à détruire toutes les données du client.



2.4 Assistance 

Une cellule d’assistance sera chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique. 
Le prestataire fournira une assistance fonctionnelle par courriel et par téléphone pendant le vote.
(Assistance téléphonique du Lundi au vendredi de 9h à 17h et assistance par courriel du lundi au vendredi de 9h à 22h).


2.5 Dépouillement et Résultats 

A l’heure du scrutin définie dans le protocole préélectoral le site de vote n’est plus accessible aux électeurs. Les clés sécurisées délivrées au moment du scellement de l’urne sont introduites dans le système pour le descellement. 

L’attribution des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats doivent à minima faire apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.

Le prestataire procède au décompte des voix sur un formulaire électronique conforme aux modèles CERFA en vigueur depuis la loi du 20 août 2008 (10113.03 et 10114.03). A partir des résultats du premier tour, il convient de vérifier si la condition légale de quorum requise lors du premier tour est atteinte. Si le quorum n’est pas atteint, un second tour doit être organisé selon le même dispositif de vote électronique. Que le quorum soit atteint ou non, le procès-verbal sera signé par chaque membre du bureau de vote.

Un second tour devra également être réalisé en cas de carence partielle ou totale au premier tour, ou si à l’issu du premier tour il reste encore des sièges à pourvoir.


Article 3 : Révision de l’Accord
 
Toute modification qui serait apportée au présent accord donnera lieu à l’élaboration d’un avenant lequel sera soumis aux formalités légales.


Article 4 : Durée  

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée correspondant à la durée du processus électoral des élections du Comité Social et Economique (CSE). Il prendra fin à l’expiration dudit processus.


Article 5 : Publicité et Dépôt de l’Accord 

En 1 exemplaire (1 version intégrale signée au format PDF) auprès de la Direction Régionale de la Concurrence de la Consommation du Travail et de l’Emploi (la DIRECCTE), via la plateforme de dépôt : .

En 1 exemplaire papier (version intégrale signée) auprès du greffe du Conseil des Prud’hommes du lieu de conclusion.



Le présent accord sera porté à la connaissance du personnel par affichage dans les locaux de la société.

Fait à Aix-en-Provence, le 14 octobre 2019 en 4 exemplaires

Pour la société Provence Maintenance Services

Le Chef d’Entreprise, 



Pour l’Organisation Syndicale représentative

Syndicat CFTC représenté par