ACCORD POUR LA MISE EN PLACE DE FORFAITS EN JOURS SUR L’ANNEE



ENTRE

La Fondation Université Grenoble Alpes, fondation partenariale autorisée par arrêté du Recteur de l’Académie de Grenoble en date du 24 juin 2014, publié au Bulletin Officiel du 28 août 2014, modifiée par arrêté du 1er juillet 2019, publié au Bulletin officiel du 16 novembre 2019 et régie par l’article L 719-13 du Code de l’Education, n° SIREN 804 838 506, ayant son siège à 621 avenue centrale- Domaine Universitaire 38400 Saint-Martin d’Hères et son adresse postale au bâtiment Présidence CS 40700 38058 Grenoble cedex 9, représentée par x en sa qualité de Président de la Fondation
Ci-après dénommée « la fondation »

										D’une part,

ET

Le Personnel de la Fondation consulté par référendum

										D’autre part,


PREAMBULE :

Afin de prendre en compte les contraintes opérationnelles des salariés qui ont une autonomie dans l'organisation de leur temps de travail, la Direction a souhaité adapter les modalités d’aménagement du temps de travail qui leur sont applicables.

Le présent accord a ainsi pour premier objectif de définir les modalités d’organisation de la durée du travail des salariés précités qui doivent pouvoir relever, en raison des particularités d’activité et de l’autonomie importante dont ils disposent dans l’exercice de leurs fonctions, de convention de forfait annuel en jours, conformément à l’article L. 3121-58 du Code du travail.

En l’absence de représentants du personnel et compte tenu de l’effectif de l’entreprise, la Direction propose directement au personnel de l’entreprise un projet d’accord soumis à consultation des salariés selon les modalités fixées, en application des dispositions des articles L. 2232-21 et suivants du Code du travail.



ARTICLE 1 – ORGANISATION DU TEMPS DE TRAVAIL DES SALARIES CONCERNES


Article 1.1 – CHAMP D’APPLICATION

Les dispositions de l’article 1 s’appliquent à l’ensemble des salariés de l’entreprise visés à l’article 1.2.1 du présent accord et relevant de l’établissement principal dont le SIRET est 804 838 506 00017.

Article 1.2 – FORFAIT ANNUEL EN JOURS

1.2.1 Personnel concerné

Les présentes dispositions s’appliquent aux personnels : 
Cadres de l’entreprise au sens de l’article L. 3121-58 du Code du travail, dont les fonctions ne permettent pas, par nature et compte tenu de leurs responsabilités et du degré d’autonomie dont ils disposent dans l’exercice de leurs missions, notamment dans l’organisation de leur temps de travail, de les soumettre à un décompte et un contrôle horaire de leur temps de travail.
Non-cadre au sens de l’article L. 3121-58 du Code du travail, dont la durée du temps de travail ne peut être prédéterminée et qui disposent d'une réelle autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps pour l'exercice de leurs responsabilités.

Sont actuellement concernés :

Directrice Générale,
Responsables de Programmes et Mécénat,
Responsable Administrative et Financière,
Assistante Mécénat,

Ne sont pas concernés par les présentes dispositions :

Les salariés non-cadres qui ne disposent d’aucune autonomie.

Dans ces conditions, la durée du travail des salariés concernés par les présentes dispositions sera décomptée en journées ou demi-journées dans les conditions prévues à l’article D. 3171-10 du Code du travail.


1.2.2 Période de référence du forfait

Pour l’application des présentes dispositions, la période de référence est du 1er juin de l’année N au 31 mai de l’année N+1.


1.2.3 Convention individuelle de forfait annuel en jours


1.2.3.1 Nombre de jours travaillés sur la période annuelle de référence visée au 1.2.2

Une convention individuelle de forfait annuel en jours sera conclue entre la fondation et le personnel susvisé, dans la limite de :
218 jours pour la période du 1er juin de l’année N au 31 mai de l’année N+1 pour les exercices où le lundi de Pentecôte tombe en dehors de cette période 
217 jours pour la période du 1er juin de l’année N au 31 mai de l’année N+1 pour les exercices où le lundi de Pentecôte tombe sur cette période
216 jours pour la période du 1er juin de l’année N au 31 mai de l’année N+1 pour les exercices où 2 Lundis de Pentecôte tombent sur cette période
la Fondation offrant alors aux salariés, pour les années à 217 ou 216 jours, la journée de solidarité.


Ce plafond s’entend pour chaque période s’écoulant du 1er juin de l’année N au 31 mai de l’année N+1, sur la base d’un droit intégral à congés payés et sous réserve des éventuels jours de congés conventionnels auxquels le salarié peut prétendre.

De ce fait le salarié bénéficiera de jours non travaillés / de repos pour atteindre le plafond de jours travaillés. Ce nombre de jours de repos sera de 12 jours minimum par période (sur la base d’un droit intégral à congés payés et sous réserve des éventuels jours de congés conventionnels auxquels le salarié peut prétendre).

A titre d’illustration le nombre de jours travaillés et les jours de repos pour un salarié en forfaits-jours sur les années 2021-2022 comportant 365 jours, sur la base d’un droit intégral à congés payés le décompte des jours travaillés et de repos du salarié en forfait jours est le suivant :

365 Jours sur la période de référence desquels sont déduits : 

- 104 jours de repos hebdomadaire 
- 25 jours ouvrés de congés payés,
- 5 jours fériés chômés (jours ouvrés du lundi au vendredi) (mercredi 14 juillet 2021, lundi 1er novembre 2021 : Toussaint, jeudi 11 novembre 2021, lundi 18 avril 2022 : lundi de Pâques, jeudi 26 mai 2022 : Ascension.

En conséquence, le salarié bénéficiera pour sur la période de référence 2021-2022 de 13 jours non travaillés/de repos.

En cas d’absence de droit intégral à congés payés, ce nombre devra être réajusté en conséquence.

Il est rappelé que les salariés doivent organiser leur temps de travail de façon à prendre l’intégralité des jours de congés payés acquis de la période précédente sur la période du 1er juin N au 31 mai N+1. Toutefois, les parties précisent expressément que le salarié bénéficiant d’un droit intégral à congés payés pourra, en cas de circonstances devant rester exceptionnelles, être amené à travailler plus de 217 jours par an, sans pour autant que ce dépassement n’entraine un rachat de jours de repos, dès lors qu’il ne prendra pas l’intégralité de ses congés payés sur la période de référence donnée. Il est toutefois précisé que ce reliquat de congés payés devra en tout état de cause être pris sur la période de référence suivante, au cours de laquelle il sera donc en pratique amené à travailler moins de 218 jours, dès lors qu’il prendra effectivement l’intégralité de ses congés payés acquis au titre de la période de référence précédente.

Le calcul du nombre de jours travaillés et de jour de repos sera en tout état de cause recalculé au début de chaque période de référence 

1.2.3.2 Décompte du nombre de jours travaillés sur la période annuelle de référence et prise des jours de repos

Le décompte du travail effectif de chaque salarié soumis à un forfait annuel en jours sera décompté en journée ou demi-journée. 

Une demi-journée sera comptabilisée pour une amplitude comprise de 1 à 4 heures.

Une journée sera comptabilisée pour une amplitude supérieure à 4 heures.


Les jours de repos bénéficiant aux salariés en raison du nombre maximum de jours travaillés annuellement (218), pourront être pris par les intéressés en fonction de leur charge de travail. Si le principe d’une liberté dans le choix des jours de prise des jours de repos est posé, les parties conviennent que, compte tenu notamment de la taille réduite de la structure et de ce fait des impacts importants de l’absence d’un salarié sur le fonctionnement de la structure, il appartient à chaque salarié de veiller à ce que le choix des jours de repos soit fait en veillant à ce que le fonctionnement de la fondation soit le moins perturbé possible par cette prise de jours. 
En outre, il est convenu entre les parties que le choix des jours de repos devra être transmis à la direction avec un délai de prévenance de 7 jours à l’avance. La Direction disposant alors de la possibilité de s’opposer à cette prise de jours en justifiant de contraintes précises (notamment lé nécessité d’organiser sur le(s) jours demandé(s) une réunion avec le/la salarié(e) ou de devoir le solliciter pour un travail collaboratif sur ce(s) jour(s) : la Direction devant alors communiquer son refus de cette prise de jour(s) avec un délai de prévenance de 3 jours au plus.

En outre, afin de favoriser le bon fonctionnement de la fondation, il est sollicité des salariés qu’ils déposent 1 jour de repos le lundi de Pentecôte et 1 jour le vendredi qui suit le Jeudi de l’ascension. 



1.2.3.3 Modalités de calcul des forfaits en cas d’entrée et sorties en cours de période annuelle de référence

1.2.3.3.1 Incidences des entrées et sorties en termes de jours travaillés

Lorsqu’un salarié, du fait de son entrée ou départ en cours de période de référence, ne pourra accomplir l’intégralité des 218 jours de travail prévus dans le cadre de la convention individuelle de forfait pour une personne présente sur l’ensemble de la période de référence sur la base d’un droit intégral à congés payés, il conviendra de calculer le nombre de jours devant être réalisés par le salarié de manière proportionnelle à la période de présence effective du salarié sur la période de référence.

En cas de sortie en cours de période de référence, un examen du nombre de jours effectivement travaillés sur cette période sera effectué et une régularisation du solde pourra être opérée.

En conséquence, un « prorata » sera appliqué en fonction de la date d’entrée ou de sortie du salarié, afin de déterminer le nombre de jours de travail réellement dû par le salarié à la fondation.

Il convient donc de calculer pour chaque salarié n’étant pas présent sur la totalité de la période de référence le nombre de jours de travail devant être effectué. (cf annexe)



1.2.3.3.2 Incidence des entrées et sorties en termes de rémunération

En cas d’entrée en cours de période, le salaire forfaitaire sera calculé en calculant un salaire journalier fictif.

Exemple : Un salarié embauché le 20 septembre 2021 rémunéré au forfait, perçoit un salaire dont le 1/12 représente 3.000 euros pour 218 jours de travail sur la période de référence, soit une rémunération annuelle brute de 36 000 euros.

La retenue sur salaire se fera en calculant un salaire journalier fictif en divisant la rémunération brute annuelle 36 000 euros par le nombre de jours donnant lieu à rémunération pour la période de référence concernée, soit 260 (218 jours de travail inclus dans le forfait + 25 jours ouvrés de CP + 5 jours fériés chômés correspondant à un jour travaillé + 12 jours de repos) pour la période de référence juin 2021 – mai 2022. Le salaire journalier étant donc de 36 000 / 260 = 138,46 €.

Le salarié n’ayant pas travaillé 79 jours ouvrés des premiers mois de la période de référence, ils lui sont donc déduits en prenant en compte le calcul suivant 138,46 € * 79 = 10 938.34 €. 


Formule et illustration pour les sorties en cours de période de référence

Pour les départs en cours de période de référence il convient de comptabiliser le nombre de jours d’ores et déjà travaillés au moment du départ effectif du salarié de la fondation et comparer au nombre de jours de travail effectivement dus par le salarié.

Exemple n°1 : Un salarié devant 218 jours de travail à la fondation quitte l’entreprise fin novembre alors qu’il a déjà effectué 132 jours de travail (alors qu’en milieu d’année le salarié aurait dû effectuer 218/2 soit 109 jours), avec une rémunération annuelle brute de 36 000 €.

Le salarié a travaillé plus de jours qu’il n’aurait dû donc la rémunération qui lui a été versée est insuffisante. Il convient de procéder à une régularisation de sa rémunération en lui versant un complément de rémunération.

(Rémunération annuelle brute /218*132-Rémunération brute déjà perçues sur la période de référence)

(36 000/218*132-18 276.72) = 3 521.45 € Le salarié devra donc percevoir lors de son départ de l’entreprise une rémunération supplémentaire dont CP à hauteur de 3 521.45 €.

Exemple n°2 : Un salarié devant 218 jours à la fondation quitte l’entreprise fin novembre alors qu’il n’a effectué que 90 jours de travail (alors qu’en milieu d’année le salarié aurait dû effectuer 218/2 soit 109 jours), avec une rémunération de 32 500 €.

Le salarié a travaillé moins de jours qu’il n’aurait dû donc la rémunération qui lui a été versée est trop importante. Il convient de procéder à une régularisation de sa rémunération le salarié ayant trop perçu en comparaison de son nombre de jours travaillés. 

(Rémunération annuelle brute /218*90-Rémunération brute déjà perçues sur la période de référence)

(36 500 /218*90- 11 250) = 3 818.81 € Le salarié est redevable de la somme 3 818.81 €.


1.2.3.4 Incidences des absences

1.2.3.4.1 Incidences des absences en termes de jours travaillés sur la période de référence

Les jours d’absences justifiées et le cas échéant autorisées (congés pour événements familiaux, maladie, maternité etc..) sont déduits du nombre de jours annuel de travail que doit effectuer le salarié au titre de son forfait en jours.

Ainsi à titre d’illustration, pour un salarié absent (absence justifiée) sur la période de référence sur une période de 4 mois (soit en moyenne 87 jours ouvrés), son forfait sera réduit du nombre de jours d’absences justifiées soit en l’espèce 87 jours.

Le salarié sera redevable au titre de la période de référence de 131 jours de travail.


1.2.3.4.2 Incidences des absences en termes de retenue sur salaire

En cas d’absence justifiée, la déduction journalière sur le bulletin de paye se fera en calculant un salaire journalier et en calculant l’absence de la même manière qu’en cas d’entrée en cours de période.


1.2.4 Principes essentiels dans l’organisation de son activité par le salarié

Les salariés soumis à une convention individuelle de forfait annuel en jours jouissent d’une large autonomie dans l’organisation de leur travail, sous réserve toutefois de respecter les principes suivants.

En premier lieu, dans l’organisation de leur temps de travail, les salariés devront veiller à respecter une amplitude de travail raisonnable, tant quotidienne, qu’hebdomadaire, de manière à effectuer un temps de travail effectif qui demeura raisonnable. 

En tout état de cause, l’amplitude de travail journalière des intéressés ne devra pas excéder 13 heures.

En outre, si une répartition de leur activité sur 6 jours certaines semaines n’est pas exclue, c’est toutefois à la condition qu’une telle organisation de leur travail ne conduise pas à un temps de travail, notamment hebdomadaire, déraisonnable. 

En tout état de cause, en aucun cas l’organisation de son travail par un salarié ne pourra le conduire à travailler le dimanche, sauf cas exceptionnel et dans les conditions prévues par la loi. 

De même, les salariés devront organiser leur travail de manière à respecter les règles légales relatives aux repos minimum journalier (11 heures consécutives) et hebdomadaire (24h + 11h consécutives). Ils devront encore tout particulièrement veiller à assurer une bonne répartition dans le temps et sur la période de référence de leur travail.

Si les salariés devaient s’apercevoir que leur charge de travail était susceptible de ne pas leur permettre de bénéficier des repos journaliers et hebdomadaires, ils devraient immédiatement alerter la direction (par tout moyen, idéalement écrit, par exemple par mail), afin qu’il soit décidé de la mise en place de solutions alternatives (délégation d’une partie des tâches, report, etc…).

Chaque salarié soumis à une convention de forfait annuel en jours devra encore impérativement et personnellement établir un relevé mensuel, mentionnant les jours ou demi-journées travaillés et les repos pris au cours du mois considéré, dans les conditions et selon les modalités précisées ci-après.


1.2.5 Suivi de l’organisation du travail

Une définition précise de la nature des missions du salarié sera effectuée lors de la signature de chaque convention de forfait en jours.

Le suivi du temps de travail du salarié sera réalisé par le biais d’un relevé mensuel complété, signé et transmis par le salarié à sa hiérarchie. Ce dispositif permettra ainsi d’assurer, conformément à l’article D 3171-10 du Code du travail, un suivi :

Des nombres et date des journées ou demi-journées travaillées par le salarié, 
Du nombre, de la date et de la qualification des journées de repos effectivement prises au cours du mois (repos hebdomadaire, congé payé, congé conventionnel ou jour de repos supplémentaire),
Et, aux fins tout particulièrement de veiller au respect de la santé et de la sécurité des salariés concernés, de l’amplitude de chaque journée ou demi-journée travaillée.

La direction assurera un suivi régulier de la charge et l’organisation de travail du salarié, notamment par un contrôle de ce relevé mensuel. A cette occasion, elle vérifiera que l’intéressé a bien bénéficié de ses droits à repos quotidien et hebdomadaire.

A cet égard, et conformément aux dispositions de l’article L.3121-64 II du Code du travail, un entretien individuel aura lieu une fois par an avec le salarié concerné afin de vérifier que l’amplitude de ses journées de travail reste raisonnable et conforme aux dispositions légales existant en matière de repos quotidien et hebdomadaire, et de valider la compatibilité de la charge et de l’organisation du travail confié au cours de la période de référence avec sa vie personnelle et familiale et, le cas échéant, de définir des modalités permettant d’améliorer ses conditions de travail. Il abordera également la rémunération du salarié.

Lors de cet entretien, le salarié et l’employeur feront le bilan sur les modalités d’organisation du travail du salarié, sa charge individuelle de travail, l’amplitude des journées de travail, l’état des jours non travaillés pris et non pris à la date de l’entretien et l’équilibre entre vie privée et vie professionnelle.

En sus de cet entretien, le salarié qui pressentirait, en cours de période de référence, une charge de travail trop importante ou des difficultés d’organisation de son travail sur cette période, incompatible tant avec sa vie personnelle et familiale qu’avec le respect des dispositions légales existant en matière de repos quotidien et hebdomadaire, pourra, à tout moment, solliciter de la direction un entretien afin de définir des modalités permettant d’améliorer ses conditions de travail. 

En cas d'alerte de la part du salarié, un rendez-vous entre le salarié et la direction sera programmé afin de discuter de la surcharge de travail du salarié, des causes (structurelles ou conjoncturelles) pouvant expliquer celle-ci et de pouvoir convenir d'un commun accord à une organisation de la charge de travail et de l'emploi du temps du salarié qui permette une durée raisonnable du travail. 

La direction pourra également organiser un tel entretien si elle constate que l’organisation du travail adoptée par le salarié et/ou sa charge de travail aboutissent à des situations anormales.

La direction assurera ce suivi de la charge et l’organisation de travail du salarié notamment par le biais d’un contrôle régulier des relevés du salarié, à partir duquel elle vérifiera que l’intéressé a bien bénéficié de ses droits à repos quotidien et hebdomadaire. 

Il est à ce titre rappelé que les salariés devront veiller à assurer une bonne répartition dans le temps et sur la période de référence de leur travail, devant encore respecter une amplitude journalière de travail raisonnable et d’au maximum 13 heures par jour, ainsi qu’un repos minimum journalier de 11 heures consécutives et hebdomadaire de 35 heures consécutives (comprenant le dimanche). 

L’effectivité du respect par le salarié de ces durées minimales de repos impliquera pour ce dernier une obligation de déconnexion systématique des éventuels outils de communication à distance durant ces périodes (PC, Smartphones, tablettes, etc.). 

Les modalités spécifiques relatives au droit à la déconnexion, seront intégrées dans le cadre de la convention de forfait jour.

En cas d’urgence ou de circonstances exceptionnelles, le salarié peut néanmoins être amené à utiliser ses outils de communication pendant ces temps de repos. Il est toutefois rappelé que le salarié et la direction doivent tout mettre en œuvre pour respecter ces temps de repos.

A la fin de chaque période de référence, la direction remettra au salarié un récapitulatif des journées ou demi-journées travaillées sur la totalité de la période.

Au regard de la bonne foi présumée de la direction et du salarié quant à la mise en œuvre du forfait en jours et de l'autonomie dont bénéficie le salarié dans l'organisation de temps de travail, ce dernier doit pouvoir exprimer ses difficultés en cas de surcharge de travail et alerter son entreprise.

Pour ce faire, le salarié utilisera le support transmis par la direction dont un exemplaire est joint au présent accord en annexe 1. 


ARTICLE 1.3 – REMUNERATION

La rémunération sera fixée forfaitairement sur la période de référence et versée par douzième, indépendamment du nombre de jours effectivement travaillés dans le mois, dans le respect des minima légaux et conventionnels. 


ARTICLE 1.4 – DEPASSEMENT DU FORFAIT

En application de l’article L. 3121-59 du Code du travail, les salariés concernés pourront s’ils le souhaitent, et sous réserve de l’accord de la direction, renoncer à partie de leurs journées de repos et percevoir une indemnisation en contrepartie. L’exercice de cette faculté de renonciation fera l’objet d’un avenant contractuel.

En aucun cas, ce rachat ne pourra conduire à ce que le nombre annuel de jours effectivement travaillés dépasse 235 jours.

Les salariés devront formuler leur demande par écrit, au moins 4 semaines avant la fin de la période de référence à laquelle se rapportent les jours de repos concernés.
La Direction pourra s’opposer à ce rachat sans avoir à se justifier.

Les salariés pourront revenir sur leur demande à condition de prévenir leur supérieur hiérarchique dans un délai de 7 jours à compter de leur demande initiale.

L’indemnisation de chaque jour de repos racheté sera égale à 110 % du salaire journalier. Elle sera versée au plus tard avec la paie du mois suivant la signature de l’avenant.

A ce titre, il est expressément convenu qu’en cas de rachat de jours de repos, la rémunération journalière sera calculée comme suit :

Salaire forfaitaire annuel de base / (218 + 25 CP + Nombre de jours fériés coïncidant avec un jour ouvré sur la période de référence).



ARTICLE 2 – DISPOSITIONS GENERALES

ARTICLE 2.1 REFERENDUM DES SALARIES

A l’initiative de la Direction, le présent accord sera soumis à l’approbation des salariés à la majorité des deux tiers des suffrages exprimés, conformément aux articles L. 2232-21 et suivants et R. 2232-10 et suivants du Code du travail.

Les modalités d’organisation de la consultation sont déterminées en annexe au présent accord.

Faute d’approbation, l’accord sera réputé non écrit et non avenu.


ARTICLE 2.2 DATE D’EFFET – DUREE

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Sous réserve de son approbation par les salariés à la majorité des deux tiers du personnel, il prend effet au 1er juin 2021.



ARTICLE 2.3 EFFETS DE L’ACCORD

Il expressément convenu que les dispositions du présent accord viennent se substituer aux usages et décisions unilatérales en vigueur dans la fondation et ayant le même objet.


ARTICLE 2.4 SUIVI DE L’ACCORD – CLAUSE DE RENDEZ-VOUS

Pour la mise en œuvre du présent accord, il est créé une commission paritaire de suivi, composée de deux salariés volontaires et de deux représentants de la direction. Elle a pour objet de vérifier les conditions de l'application du présent accord et les éventuelles difficultés signalées. Elle se réunit une fois par an en fin de période de référence.

En cas de mise en place d’institutions représentatives du personnel au sein de l’entreprise, le suivi de l’accord sera transféré au Comité Social et Economique. 

Conformément à l’article L.2222-5-1 du Code du travail, les parties conviennent de se revoir en cas de modifications légales, réglementaires ou conventionnelles, interprofessionnelles ou de branche, des règles impactant significativement les termes du présent accord.


ARTICLE 2.5 DENONCIATION – REVISION

Conformément aux articles L.2261-9, L2232-22, L2232-22-1 et L2232-23du Code du Travail, l’accord et ses avenants éventuels pourront être dénoncés à l’initiative de l’une ou l’autre des parties avec un préavis de 3 mois.

Le présent accord pourra être révisé conformément aux dispositions des articles L.2232-21 et L.2232-22, L.2232-23-1 ou L.2261-7-1 du Code du travail.


ARTICLE 3 – PUBLICITE DE L’ACCORD

ARTICLE 3.1 DUFFUSION INTERNE

Mention de cet accord sera faite sur les panneaux réservés à la direction pour sa communication avec le personnel. 


ARTICLE 3.2 PUBLICITE

Le présent accord sera déposé en nombre suffisant :
 Sur la plateforme de téléprocédure « TéléAccord » accessible en suivant le lien  en transmettant :

- Une version intégrale de l’accord signée par les parties au format « PDF »,

- Une version en « docx » qui sera rendue publique sur la base de données dédiée à la publication des accords collectifs, laquelle aura été anonymisée (absence de noms, prénoms, paraphes et signatures des personnes physiques) ;

Le procès-verbal du vote établi à la suite de la consultation du personnel au format « PDF ».

Du greffe du Conseil des Prud'hommes de Grenoble (1 exemplaire en lettre recommandée avec accusé de réception).

Fait à Saint Martin d’Hères, le 20 mai 2021

Pour la Fondation UGA



Annexes

Annexe 1 : Exemple de calcul entrée sortie en cours d'année
Annexe 2 : Trame document de suivi forfait annuel en jours