protocole d’accord préélectoral
relatif à l'élection 
du
comité social et économique

ENTRE :

Société LB Traiteur
Adresse : RD 579 - Zone industrielle de Launay - 14130 Pont L’évêque

Représentée par Monsieur XXXX, Directeur Général

d’une part,

ET

- Le Syndicat CFDT, représenté par XXX

- Le Syndicat CFTC, représenté par XXX

- Le Syndicat CGT, représenté par XXX

- Le Syndicat FO, représenté par XXX

d’autre part,


Préambule

Le présent protocole d'accord a pour objet de définir les modalités d'organisation de l'élection des membres du comité social et économique de la Société LB Traiteur.
L'ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 impose le remplacement des instances existantes par un comité social et économique (CSE) qui fusionne les délégués du personnel, le comité d'entreprise et le CHSCT. Un CSE sera donc élu dans le cadre du renouvellement des institutions représentatives de l'entreprise.

Le présent protocole sera établi en autant d'exemplaires originaux que de parties à la négociation.
Un exemplaire original sera transmis par la direction à l'inspection du travail du siège de l'entreprise.
Il sera consultable par l’ensemble des salariés de l’entreprise (bureaux de la Direction).
Une mention de ce protocole d'accord préélectoral sera faite sur les panneaux réservés à la direction pour sa communication au personnel.
Conformément à la note d’affichage relative à l’information sur la tenue d’élections professionnelles affichée le 19 juillet 2019, celles-ci auront lieu par voie électronique.

L’accompagnement ainsi que la mise à disposition de la plateforme de vote en ligne ont été confiés à un prestataire de service externe, la société « AKG SOLUTIONS ».

Cette société s’engage sur :
La sincérité et l’intégrité du vote
L’anonymat et le secret du vote
L’unicité du vote
La confidentialité et la liberté du vote

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique sont fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral, et en application du présent protocole.
Le système de vote électronique du prestataire sera soumis à une expertise indépendante conformément aux articles R 2324-8 et R 2314-12 du Code du travail.
Les certificats de conformités issus de cette expertise seront annexés au cahier des charges du prestataire et remis à chaque organisation syndicale qui en fera la demande auprès de la Direction des Ressources Humaines. 

Le système fait également l’objet d’une fiche de traitement de données selon la norme du Régime Général de Protection des Données (RGPD). Cette fiche de traitement remplace la déclaration normale de la CNIL depuis mai 2018. La fiche de traitement est transmise par le prestataire après paramétrage du site de vote électronique.
 
Par ailleurs, et toujours conformément aux normes RGPD, chaque électeur est informé de l’utilisation de ces données, leur conservation, leur stockage et leur destruction.

Une note explicative précisant les conditions et règles de fonctionnement du vote sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du scrutin pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote. Elle sera également affichée sur les panneaux réservés à la Direction et dans l’espace de vote.

En terme de confidentialité et afin de répondre aux exigences posées par le Code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur sont séparés. L’opinion émise par l’électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier des électeurs. Ce circuit garantit le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Conformément à la Loi, les organisations syndicales qui satisfont aux critères de respect des valeurs républicaines et d’indépendance, légalement constituées depuis au moins deux ans et dont le champ professionnel et géographique couvre l’entreprise, ont été informées, par voie d’affichage, de l’organisation des élections et invitées à négocier le présent accord.

IL A ETE CONVENU ET ARRETE CE QUI SUIT :

Article 1

Le présent accord est conclu pour la mise en place des élections :
Du Conseil Social et Economique 

Conformément à l’article L2314-33 du Code du travail, la durée des mandats est fixée à 4 ans.

Article 2 : Nombre et répartition des sièges et des collèges électoraux

Conformément  à l’article L 2314-1 du Code du Travail, le comité social et économique comprend l'employeur et une délégation du personnel comportant un nombre de membres déterminé par décret en Conseil d'Etat compte tenu du nombre des salariés.
La délégation du personnel comporte un nombre égal de titulaires et de suppléants. 
L’effectif moyen des 12 derniers mois, déterminé à la date du premier tour des élections est égal à 44,88 ETP.
La répartition de l’effectif moyen est la suivante : 

Compte tenu des effectifs de l’entreprise, la répartition des sièges est déterminée comme suit:
- Titulaires .......... 2 sièges
- Suppléants........ 2 sièges

Conformément à l’article L 2324 -11 du Code du travail, le personnel est réparti en deux collèges électoraux :
- Le premier collège est constitué par les employés 
- Le second collège est constitué par les agents de maîtrise et des cadres

Premier collège : EMPLOYÉS
Titulaires ..........…. 1 siège
Suppléants............ 1    "

Second collège : AGENTS DE MAÎTRISE / CADRES
Titulaire.........…...... 1 siège
Suppléant .............. 1    "

Article 3 : Dates, horaires et lieux des élections

Le premier tour de scrutin est fixé pour l’ensemble des collèges :

Du 
 mercredi 9 octobre 2019 9h 
Au
jeudi 10 octobre 2019  16h

Au premier tour sont habilités à présenter leur liste de candidats les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise, les syndicats affiliés à une organisation reconnue représentative aux niveaux national et interprofessionnels, et tout syndicat qui satisfait aux critères de respect des valeurs républicaines, d’indépendance, légalement constitué depuis au moins 2 ans, et dont le champ professionnel et géographique couvre l’entreprise concernée.

Il y aura lieu de procéder à un second tour, ouvert aux candidats libres et aux candidatures syndicales dans les conditions définies pour le premier tour et dans l’un des cas suivants :
Quorum non atteint au premier tour, moins de la moitié des électeurs inscrits ont émis un vote valable.
Carence, absence de candidature syndicale au premier tour
Non attribution de siège, les sièges n’ont pas tous été pourvus dès le premier tour

Les cas ci-dessus s’apprécient par collèges et par scrutin.

Si besoin, le deuxième tour se déroulera :

Du 
 mercredi 23 octobre 2019 9h 
Au
jeudi 24 octobre 2019  16h

Article 4 : Personnel électeur et personnel éligible – listes électorales

Aux termes de l'article L 2324-14 du Code du Travail, sont électeurs tous les salariés sans distinction de sexe ou de nationalité, non déchus de leurs droits électoraux, âgés de 16  ans accomplis et travaillant depuis trois mois au moins à la date du 1er tour de scrutin.

Aux termes de l'article L 2324-15 du Code du Travail, sont éligibles tous les salariés sans distinction de sexe ou de nationalité, non déchus de leurs droits électoraux, âgés de 18 ans accomplis et travaillant depuis douze mois au moins à la date du 1er tour de scrutin et ne pas être conjoint, partenaire de PACS, concubin, ascendant, descendant, frère, sœur, ou allié au même degré de l’employeur. 

La Direction établira, par collège, la liste des électeurs  et des éligibles.

Ces listes électorales seront publiées par voie d’affichages sur les panneaux réservés aux communications de la Direction, au plus tard le 2 septembre 2019. Elles seront également transmises aux membres des instances représentatives actuelles. 
Elles devront indiquer le nom, prénom, date entrée, électeur et non électeur, éligible et non éligible.
Ces listes seront également envoyées aux organisations syndicales représentatives. 

Article 5 : Liste des candidats et dépôt de candidatures

Les organisations syndicales représentatives, seules habilitées à présenter des candidats au premier tour, communiqueront leurs listes de candidatures à partir du jour de l'affichage des listes d'éligibles. 
Pour chaque collège électoral, les listes mentionnées à l'article L. 2314-29 qui comportent plusieurs candidats sont composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale et correspondant à la répartition effectuée à l’article 2. Les listes sont composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des sexes.
Lorsque l'application du paragraphe ci-dessus n'aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à l'arrondi arithmétique suivant :
1°) Arrondi à l'entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5 ;
2°) Arrondi à l'entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.
En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.
Lorsque l'application de ces règles conduit à exclure totalement la représentation de l'un ou l'autre sexe, les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe qui, à défaut ne serait pas représenté. Ce candidat ne peut être en première position sur la liste, sauf en cas de liste composée d’un seul siège.
La proportion d’hommes et  de femmes à présenter sur chaque liste est la suivante :

Premier collège : EMPLOYÉS

1 sièges «titulaire » :  soit  37% de candidats femmes et 63 % de candidats hommes (soit 1 candidat)
1 siège « suppléant » : soit  37% de candidats femmes et 63 % de candidats hommes (soit 1 candidat)

Second collège : AGENTS DE MAÎTRISE / CADRES

1 siège « titulaire » soit 11 % de candidats femmes et 89 % de candidats hommes (soit 1 candidat)
1 siège « suppléant » soit 11 % de candidats femmes et 89 % de candidats hommes (soit 1 candidat)

Ces listes établies distinctement, pour chaque collège et pour l'élection des titulaires et des suppléants, ainsi que le nom du Délégué de Liste désigné, seront déposées auprès de la Direction en double exemplaire soit par mail avec accusé de réception, soit remis en main propre avec accusé de réception. 
L'un de ces exemplaires, émargé par la Direction, vaudra récépissé de dépôt (date limite de dépôt : avant le 17/09/2019 12 h 00 au plus tard). Toute candidature réceptionnée après cette date et heure limite ne pourra être retenue. 

La Direction affichera les listes déposées pour le premier tour le 18/09/2019.

Dans l’hypothèse d’un second tour, la date limite de dépôt des candidatures est fixée au  15/10/2019 à 12h00. La direction affichera les listes déposées le 16/10/2019. 

Les listes des organisations syndicales présentées pour le 1er tour seront automatiquement reconduites, sauf modification ultérieure à l’initiative d’une organisation syndicale.
 

Article 6 : Propagande électorale

Les organisations syndicales habilitées à présenter des candidatures au premier tour pourront remettre au service des ressources humaines :
Une profession de foi sous forme de fichier informatique de type PDF (taille maximum autorisée : 500 ko)
Un logo sous forme de fichier informatique de type JPG (taille maximum 50 ko)
Des photos de chaque candidat qui seront redimensionnées et affichées sur le site

Cette propagande sera mise en ligne sur le site de vote électronique. La date limite de transmission de ces fichiers électroniques au service RH est le 17/09/2019 à 12h. Au-delà de cette date aucune nouvelle mise en ligne ne sera possible.

De même, les candidats se présentant au deuxième tour pourront transmettre leur propagande électorale au service ressources humaines jusqu’au 15/10/2019 à 12h.

Aucune propagande électorale ne pourra avoir lieu pendant la période de scrutin.

Article 7 : Composition des bureaux de vote

Il sera constitué un bureau de vote par collège. 

Chaque bureau de vote sera constitué par appel à volontaires qui pourront se manifester jusqu’au 19/09/2019 à 12h00. A défaut, le bureau de vote est composé d’un président (l’électeur le plus âgé présent et acceptant)  et de deux assesseurs, qui doivent être électeurs et appartenir au collège pour lequel l’élection est organisée.

Le bureau de vote aura en charge le bon déroulement des opérations électorales, la validation du dépouillement des scrutins et la proclamation des résultats.
La présence d’un représentant de l’employeur pour assister matériellement le bureau de vote est acceptée.

L’identité des membres du bureau de vote sera communiquée au prestataire AKG SOLUTIONS qui se chargera de générer et communiquer un code d’accès permettant de suivre le déroulement des opérations électorales en temps réel. Ils pourront ainsi consulter le taux de participation pendant la période de vote.
Le président de chaque bureau de vote informera par mail les organisations syndicales du taux de participation pendant la période de vote, à 16h00 le premier jour de scrutin et à 11h00 le second jour de scrutin.

De plus, trois membres des bureaux de votes constitueront le bureau de vote centralisateur. Ces trois personnes seront investies des missions suivantes :
La recette et scellement du système de vote
Le descellement du système de vote par le biais de trois clés électroniques uniques communiquées par AKG SOLUTIONS.
Le bureau de vote centralisateur doit comporter au moins un représentant de chaque collège électoral.
Lors du scellement et du descellement du système de vote, les organisations syndicales habilitées à présenter des candidatures (et candidats libres en cas de second tour) peuvent désigner un délégué de liste qui pourra assister à ces opérations.

L’ensemble des membres des bureaux de vote devront être présents lors de ces opérations.

Une notice explicative détaillée sera envoyée aux membres du bureau de vote synthétisant les opérations à mener et sera affichée. 


Article 8 :  Information aux salariés

Les électeurs seront informés au plus tard le 19/07/2019 des dates et modalités des élections par affichage.

Le vote se déroulera uniquement par le biais de la plateforme de vote en ligne « VOTEO » à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote électronique, de n’importe quel terminal internet (entreprise ou domicile). De plus, au sein de l'Établissement, une salle, disposant d’un ordinateur, d’un téléphone et d’une imprimante, sera mise à disposition pendant la durée du scrutin.

L’électeur se connecte et vote grâce à son identifiant et mot de passe reçu par courrier, ainsi qu’une troisième information personnelle connue uniquement de l’électeur et définie dans le cahier des charges. L’électeur reçoit une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Si l’électeur ne reçoit pas de courrier, il pourra disposer de ses identifiants auprès du prestataire, dont les coordonnées seront communiquées par voie d’affichage.

Le 2 septembre 2019, la Direction invitera les salariés à confirmer leur adresse postale auprès du service Ressources Humaines.


Article 9 : Déroulement du scrutin

Les élections professionnelles sont des scrutins de liste à 2 tours avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne. Les électeurs ont la faculté de rayer des noms. Toutefois, les ratures ne sont pas prises en compte pour l’ordre de désignation des élus au sein des mêmes listes, si leur nombre est inférieur à 10 % des suffrages valablement exprimés pour cette liste.

Les ratures sont néanmoins toujours prises en compte, quel que soit leur nombre pour le calcul de la moyenne des listes.

Chaque électeur aura accès au vote correspondant à son collège d’appartenance de son établissement.

Les listes de candidats seront présentées à l’écran de manière aléatoire afin de ne pas privilégier une liste. La dimension des bulletins et la typographie utilisée seront identiques pour toutes les listes.

L’électeur peut modifier son choix avant validation définitive. La validation entraînant transmission du vote et émargement, fait l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir imprimer et conserver.

Une cellule d’assistance sera chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Le prestataire fournira une assistance fonctionnelle par courriel et par téléphone pendant le vote selon les modalités décrites dans le cahier des charges.
Une phase de démonstration du logiciel de vote sera organisée pour les membres du bureaux et ce, avant le premier tour du scrutin. 


Article 10 : Dépouillement et proclamation des résultats

Pour le 1er tour, le dépouillement s’effectuera le 10/10/2019 à l’issue du scrutin.
Dans l’hypothèse d’un second tour, le dépouillement s’effectuera le 24/10/2019 à l’issue du scrutin.
Les clefs sécurisées délivrées au moment du scellement de l’urne sont introduites dans le système pour le descellement.
Le dépouillement est effectué directement par le site de vote électronique sous la responsabilité du bureau de vote. 
A l’issue du dépouillement, le fichier de compte rendu de résultats et les procès verbaux légaux sont édités automatiquement par l’application de vote. Il conviendra alors aux membres du bureau de valider et de signer les documents édités.
Le dépouillement doit être effectué même en cas de carence ou de quorum non atteint au premier tour.
Les délégués de liste, désignés par les organisations syndicales habilitées à présenter des candidatures, pourront assister au dépouillement.
Le compte rendu des résultats sera affiché dans les locaux de la société sur des panneaux prévus à cet effet et adressé aux organisations syndicales signataires.

Le présent protocole sera déposé auprès de la DIRECCTE de Basse-Normandie (Unité Territoriale du Calvados) ainsi qu’au Secrétariat-Greffe du Conseil des Prud’hommes de Lisieux. 


Fait à Pont L’Evêque,  le 8 août 2019.               

en 5 exemplaires

Pour le Syndicat CFDT, représenté par XXX



Pour le Syndicat CFTC, représenté par XXX



Pour le Syndicat CGT, représenté par XXX



Pour le Syndicat FO , représenté par XXX



Pour la Société LB Traiteur, représentée par XXX