Protocole d’Accord Préélectoral 
Relatif aux élections 2019 des élus  
au Comité Social et Economique 
de l’Unité Economique et Social HFP et MNAM Œuvres Mut.


Entre les soussignés, 

Harmonie Fonction Publique (HFP)
Numéro SIREN : 790 314 017
Ayant son siège social au 8 rue du Helder 75009 Paris, Relevant de la Convention Collective Mutualité
IDCC : 2128
Mutuelle Nationale Aviation Marine-Œuvres Mutuelles (MNAM-OM)
Numéro SIREN : 442 675 658
Ayant son siège social au 8 rue du Helder 75009 Paris, Relevant de la Convention Collective Mutualité
IDCC : 2128
Formant une Unité Economique et Sociale élargie en vertu de l’accord d’entreprise « Elargissement du périmètre de l’UES » signé le 20 décembre 2013, dont les sièges sociaux sont situés au 8 rue du Helder, 75009 Paris, 


ET 

L’Organisation Syndicale UNSA
UES HFP-MNAM-OM

L’Organisation Syndicale CGT,
UES HFP-MNAM-OM

L’Organisation Syndicale CFE-CGC,
UES HFP-MNAM-OM

L’Organisation Syndicale CGT-FO,
Non représentée

L’Organisation Syndicale CFDT-PSTE, 
Non représentée






Préambule 
Le présent protocole d’accord préélectoral a pour champ d’application le Comité Social et Economique ayant vocation à représenter l’ensemble des salariés de l’Unité Economique et Sociale (UES) Harmonie Fonction Publique et MNAM Œuvres Mut.


Article 1 - Date des élections et durée du mandat
Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent que les élections auront lieu sur plusieurs jours.
Les élections des Délégués du Personnel au Comité Social et Economique se dérouleront pour le 1er tour du 1er mars 2019 à 8h00 au 06 mars 2019 à 12h00. Le cas échéant, le 2nd tour se tiendra du 15 mars 2019 à 8h00 au 20 mars à 12h00.
La durée du mandat des membres du Comité Social et Economique est de 3 ans.

Article 2 – Etablissements
Compte tenu de l’autonomie de gestion du responsable de l’établissement, notamment en matière de gestion du personnel, et conformément à l’article L. 2313-4, l’employeur fixe le nombre d’établissements à 1.
Cet établissement est le suivant :
Siège Harmonie Fonction Publique situé 8 rue du Helder 75009 PARIS, dont le n° de SIRET est 790 314 017 00019
Il regroupe les établissements de :
Siège MNAM Œuvres Mut. situé 8 rue du Helder 75009 PARIS, dont le n° de SIRET est 442 675 658 00235
HFP Bordeaux situé 17 avenue des Mondaults 33270 FLOIRAC dont le n° de SIRET est 790 314 017 00167
HFP Brest situé 5 rue Yves Collet 29200 BREST, dont le n° de SIRET est 790 314 017 00050
HFP Cherbourg situé 100 bis rue des Vindits 50131 CHERBOURG OCTEVILLE CEDEX, dont le n° de SIRET est 790 314 017 00043
HFP Clermont-Ferrand situé 161 avenue du Brezet 63028 CLERMONT FERRAND CEDEX 2, dont le n° de SIRET est 790 314 017 00159
HFP Cogolin situé 8 avenue Sigismond Coulet 83310 COGOLIN, dont le n° de SIRET est 790 314 017 00183
HFP Lorient situé 3 place François Mitterrand CS 80825 56108 LORIENT CEDEX, dont le n° de SIRET est 790 314 017 00076
HFP Saint Herblain situé 6 rue de Saint Servan 44800 SAINT HERBLAIN, dont le n° de SIRET est 790 314 017 00191
HFP Paris situé 17 bis boulevard Victor 75015 PARIS, dont le n° de SIRET est 790 314 017 00027
HFP Rochefort situé Avenue de Rochambeau 17300 ROCHEFORT, dont le n° de SIRET est 790 314 017 00118
HFP Ruelle situé 10 rue Madame Curie 16600 RUELLE, dont le n° de SIRET est 790 314 017 00126
HFP Toulon situé Rue Berrier Fontaine BP 1410 83056 TOULON CEDEX, dont le n° de SIRET est 790 314 017 00092
HFP Toulouse situé 9 rue de Metz 31000 TOULOUSE, dont le n° de SIRET est 790 314 017 00175
MNAM OM Dentaire Ruelle situé 10 rue Madame Curie 16600 RUELLE, dont le n° de SIRET est 44267565800102
MNAM OM Dentaire Cherbourg situé 10 rue des Vindits 50130 CHERBOURG OCTEVILLE, dont le n° de SIRET est 442 675 658 00185
MNAM-OM Dentaire Lorient situé 3A place François Mitterrand 56108 LORIENT CEDEX, dont le n° de SIRET est 442 675 658 00094
MNAM-OM Dentaire Lanester situé 44, av. François Billoux 56600 LANESTER dont le n° de SIRET est 44267565800086
MNAM-OM Dentaire Toulon situé Rue Berrier Fontaine BP 1410 83056 TOULON CEDEX, dont le n° de SIRET est 44267565800128
MNAM-OM Dentaire Cogolin situé 8 avenue Sigismond Coulet 83310 COGOLIN, dont le n° de SIRET est 442 675 658 00268
MNAM-OM Optique Cherbourg situé 52 rue Gambetta 50100 CHERBOURG dont le n° de SIRET est 442 675 658 00243
MNAM-OM Optique Lorient situé Bd Cosmao Dumanoir 56100 LORIENT, dont le n° de SIRET est 442 675 658 00052
MNAM-OM Optique Lanester situé 44, av. François Billoux Centre Alpha 56600 LANESTER, dont le n° de SIRET est 442 675 658 00045
MNAM-OM Optique Toulon situé Place Albert 1er/18 rue Mirabeau 83000 TOULON, dont le n° de SIRET est 44267565800060
MNAM-OM Optique Hyères situé 1 rue Jean Aicard 83400 HYERES, dont le n° de SIRET est 442 675 658 00037
MNAM-OM Optique la Valette situé Avenue de l’Université 83160 LA VALETTE DU VAR, dont le n° de SIRET est	442 675 658 00136
MNAM-OM Audio Toulon situé Place Albert 1er/18 rue Mirabeau 83000 TOULON, dont le n° de SIRET est 442 675 658 00169
MNAM-OM Audio Hyères situé 1 rue Jean Aicard 83400 HYERES, dont le n° de SIRET est 442 675 658 00177
MNAM-OM Audio Cherbourg situé 52 rue Gambetta 50100 CHERBOURG, dont le n° de SIRET est 442 675 658 00193
MNAM-OM Audio la Valette situé Avenue de l’Université 83160 LA VALETTE DU VAR, dont le n° de SIRET est 442 675 658 00201
MNAM-OM Optique la Seyne situé 150 chem. de la Cappelane 83500 LA SEYNE SUR MER dont le n° de SIRET est 442 675 658 00227
MNAM-OM Optique Lorient sud  situé 13-15 rue François Toullec 56100 LORIENT, dont le n° de SIRET est 442 675 658 00250

Article 3 - Effectifs par collèges électoraux
Conformément à l’article L. 2314-11, les membres de la délégation du personnel du comité social et économique sont élus sur des listes établies pour chaque catégorie de personnel :
- 	d'une part, par le collège des ouvriers et employés,
-	d'autre part, par le collège des ingénieurs, chefs de service, techniciens, agents de maîtrise et assimilés.
Les dispositions légales de l’article L. 2314-11 prévoient que pour les établissements et entreprise où le nombre des ingénieurs, chefs de service et cadres administratifs, commerciaux ou techniques assimilés sur le plan de la classification est au moins égal à 25 au moment de la constitution ou du renouvellement de l’instance, ces catégories constituent un 3ème collège.
L’effectif pris en compte pour la répartition des sièges est le suivant :


Sont pris en compte pour le calcul de cet effectif :
Les salariés de l’Unité Economique et Sociale Harmonie Fonction Publique et MNAM-OM titulaires d’un contrat de travail à durée indéterminée ou à durée déterminée (au prorata temporis de leur durée de travail et de la durée de contrat pour les CDD),
Les intérimaires,
Les salariés mis à disposition par des entreprises extérieures, dès lors que deux conditions sont remplies à la date du 1er tour des élections : ils sont présents dans les locaux de l’entreprise et y travaillent depuis au moins 1 an.

Article 4 - Répartition des sièges par collège et représentativité femmes/hommes
L’effectif total de l’UES Harmonie Fonction Publique et MNAM-OM est de : 346,37 ETP
Selon l’article R. 2314-1 du code du travail, le nombre de membre de la délégation du personnel  du comité social et économique serait de 11 Délégués Titulaires et 11 Délégués suppléants.
Conformément l’article L. 2314-13, la proportion de femmes et d’hommes dans chacun des collèges visés à l’article 3 est indiquée dans le tableau suivant de répartition des sièges à pourvoir par collège. Pour chaque collège électoral, les listes mentionnées à l'article L. 2314-29 qui comportent plusieurs candidats sont composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale. Les listes sont composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des sexes. Lorsque l'application de cette règle n'aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à l'arrondi arithmétique suivant :
Arrondi à l'entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5,
Arrondi à l'entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.


En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.
Lorsque l'application de ces règles conduit à exclure totalement la représentation de l'un ou l'autre sexe, les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe qui, à défaut ne serait pas représenté. Ce candidat ne peut être en première position sur la liste. 
Il est précisé que la répartition des sièges entre les différents collèges électoraux est effectuée proportionnellement aux effectifs de chaque collège électoral avec attribution des sièges restant sur la base du plus fort reste.
Cette répartition aboutit à l’octroi d’un siège unique pour le 2ème collège représentant les techniciens et agents de maîtrise. Aussi, il est convenu d’octroyer un siège supplémentaire exclusivement sur ce            2ème collège et ce, afin d’équilibrer la représentation des collaborateurs. 
Aussi, le nombre de délégués est porté à 12 Délégués Titulaires et 12 Délégués suppléants répartis comme suit :

Afin de faciliter la constitution des listes de candidats, il est permis de modifier d’un seul siège par collège la répartition par sexe prédéfinie supra.

Article 5 - Heures de délégation
Le nombre d'heures de délégation dont bénéficie chaque mois l'ensemble de la délégation est défini conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur, soit 22 heures mensuelles légales auxquelles  3 heures mensuelles. Le nombre d’heures de la délégation est donc porté à 25 heures mensuelles.
Les membres de la délégation peuvent répartir, entre eux, titulaires et suppléants confondus, tout ou partie du crédit d'heures dont bénéficie, chaque mois, la délégation. La répartition effectuée devra être communiquée chaque mois à la Direction de la société afin que chacun bénéficie de la prise en charges des heures de délégation effectuées.

Article 6 - Electorat, éligibilité et listes électorales
6.1 - Electorat et éligibilité des salariés de l’UES HFP et MNAM-OM
Sont électeurs les salariés entrant dans le champ d’application du présent protocole tel que définit en préambule et qui répondent  aux conditions cumulatives suivantes à la date du 1er tour des élections, soit   le 1er mars 2019 :
Être âgé de 16 ans révolus,
Avoir acquis une ancienneté d’au moins 3 mois dans l’entreprise,
Avoir la capacité électorale,
Ne pas représenter l’employeur.


Sont éligibles les électeurs qui répondent aux conditions cumulatives suivantes à la date du 1er tour des élections, soit le 1er mars 2019 :
Être électeur dans le collège dont on sollicite les suffrages,
Être âgé de 18 ans révolus,
Avoir acquis une ancienneté d’au moins 1 an dans l’entreprise,
Ne pas être conjoint, partenaire d'un pacte civil de solidarité, concubin, ascendants, descendants, frères, sœurs et alliés au même degré de l'employeur.

6.2 - Electorat et éligibilité des salariés mis à disposition de l’UES HFP et MNAM-OM
Sont électeurs les salariés mis à disposition de l’entreprise par une entreprise extérieure qui répondent  aux conditions cumulatives suivantes à la date du 1er tour des élections à la date du 1er tour des élections, soit le 01 mars 2019 :
Être âgé de 16 ans révolus,
Avoir la capacité électorale,
Être présent dans les locaux de l’entreprise et y travailler depuis au moins 12 moins continus,
Choisir d’exercer son droit de vote dans l’entreprise de mise à disposition.
Conformément à l’article L2314-23, les salariés mis à disposition de l’entreprise par une entreprise extérieure ne sont pas éligibles.

6.3 - Listes électorales 
Une liste du personnel électeur et éligible sera établie par l’employeur et affichée sur les panneaux d’information au plus tard le 22 janvier 2019.
Figurent sur ces listes le nom et le prénom de l’électeur, son âge, son ancienneté, son collège électoral ainsi que la mention de son éligibilité.
Les réclamations concernant ces listes seront à xxx, 8 rue du Helder 75009 PARIS, au plus tard le 25 janvier 2019.
La liste électorale étant appréciée à la date d’ouverture du 1er tour de scrutin, elle reste inchangée entre les deux tours de scrutin.

Article 7 - Information du personnel
Le 22 janvier 2019, le personnel sera informé de la tenue des élections par voie d’affichage et par e-mailing sur l’adresse professionnelle des collaborateurs. Pour les collaborateurs absents de l’entreprise et/ou ne pouvant pas avoir accès à leur messagerie professionnelle, un courrier postal sera adressé à cette même date.
Cet affichage et l’information par e-mailing constituent, en outre, un appel à candidatures.

Article 8 - Listes de candidats 
Il est rappelé que le 1er tour est réservé aux organisations syndicales mentionnées au premier et deuxième alinéas de l’article L. 2314-15 du code du travail et que les candidatures sont libres au            2nd tour.



8.1 - Constitution des listes de candidats
Les listes communes entre deux ou plusieurs syndicats ne peuvent être admises au 1er tour qu’à la condition expresse que le nom de chacun des candidats figurant sur la liste soit suivi du nom de son syndicat d’appartenance ou à défaut, que les organisations syndicales concernées déposent, avec la liste des candidatures, une note signée par chacune d’entre elles, précisant les modalités prises en compte de leur audience respective pour les besoins de l’établissement de leur représentativité.
Les listes de candidats ne peuvent pas comporter un nombre de candidats supérieur au nombre de siège à pourvoir. Les listes incomplètes sont en revanches admises.
Les listes de candidats doivent être établies par collège et en distinguant titulaires et suppléants. Elles devront enregistrer les données suivantes : nom et prénom des candidats, collège et établissement d’appartenance, titulaire ou suppléant, et le cas échéant, le syndicat d’appartenance. L’ordre de présentation des candidats dans la liste est celui dans lequel apparaissent les candidats au sein de la liste déposée. 

8.2 - Dépôt des listes
Au 1er tour, à partir du jour d’affichage de l’extinction du délai de réclamations concernant les listes électorales, soit le 25 janvier 2019 et jusqu’au 11 février 2019, les organisations syndicales concernées sont invitées à déposer leurs listes de candidats à xxx, 8 rue du Helder 75009 PARIS :
en main propre contre récépissé,
par e-mail contre accusé de réception, à l’adresse xxxx,
par courrier recommandé avec avis de réception.
Si un 2nd tour est nécessaire, les listes déposées au 1er tour restent valables. Si ces listes font l’objet d’un changement, ou que des listes libres sont présentées, celles-ci doivent être portées à la connaissance de l’employeur dans les mêmes conditions que pour le 1er tour avant le 11 mars 2019 à 12h00.
Pour le 1er, comme pour le 2nd tour, les candidatures sont affichées au lendemain de la date limite de dépôt.

8.3 - Propagande électorale et logos des listes de candidats
Les professions de foi de chaque liste présentée seront affichées sur le site de vote sécurisée Voxaly (prestataire retenu pour la fourniture d’un site de vote en ligne). Celles-ci devront respecter les prérequis suivants :
format PDF de 2 Mo au maximum,
1 page A4 recto verso,
couleur ou noir et blanc.
Par ailleurs, les listes déposées peuvent être accompagnées d’un logo qui sera affiché sur le site de vote sécurisé. Dans ce cas, le logo doit respecter les prérequis suivants :
format png,
taille de 200 pixels x 200 pixels.
Professions de foi et logos doivent être déposés auprès de xxxxx, par e-mail à l’adresse xxxxxx, avant le 11 février 2019, pour le 1er tour et avant le 11 mars 2019 pour le 2nd tour.



Article 9 - Le vote électronique
Le présent protocole d’accord préélectoral s’inscrit dans le cadre des dispositions de l’accord du 19 décembre 2018 relatif à la mise en place d’un vote par voie électronique pour les élections au sein de l’entreprise.
Conformément à cet accord confirmant le principe de vote électronique, l’ensemble des salariés de l’UES Harmonie Fonction Publique et MNAM-OM procèdera au vote par le biais du système électronique décrit ci-après. Aucun vote par bulletin secret sous enveloppe ne sera donc enregistré.
Les modalités entourant le dispositif de vote électronique sont décrites dans l’annexe 1 à ce protocole. La société prestataire spécialisée dans la mise en place de solutions de votes sécurisées par internet qui a été choisie est la société Voxaly.
Pendant l’ouverture des scrutins, les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme, de n’importe quel terminal internet (de leur lieu de travail, de leur propre ordinateur, par mobile, de leur domicile ou tout autre lieu de leur choix) en se connectant sur le site internet sécurisé propre aux élections professionnelles.
Les membres du bureau de vote et la direction disposeront d’outils de suivi des scrutins (participation et état du site de vote) de l’ouverture à la clôture de chacun des tours.

Article 10 - Bureau de vote
Il y a un unique bureau de vote pour l’ensemble des élections au Comité Social et Economique. Il est établi pour les deux tours.
Ce bureau de vote est composé d’un président et de deux assesseurs désignés par la direction parmi les électeurs volontaires. La Présidence sera assurée par le plus âgé.
L’employeur formera le bureau de vote à l’utilisation des outils du site de vote qui lui permettront d’assurer ses missions. Lors de cette formation, le bureau de vote générera trois codes secrets correspondant à trois clés de déchiffrement (une pour chaque membre du bureau). Durant la période de vote l’ensemble des suffrages exprimés sont chiffrés dès leur expression et conservés dans le système de vote. Seuls les détenteurs des clés de déchiffrement pourront, après clôture, déchiffrer les suffrages pour accéder aux résultats. Au moins 2 des 3 clés de déchiffrement sont nécessaires pour générer les opérations de dépouillement des urnes.
Un représentant de chaque organisation syndicale pourra assister au dépouillement et devra être mandaté par son syndicat.

Article 11 - Matériel de vote (procédure dématérialisée)
Le prestataire adresse à l’ouverture du scrutin un email sur l’adresse professionnelle des électeurs, ce dernier contient un lien personnalisé vers le dispositif de vote ainsi que son code d’accès.
L’électeur est invité à cliquer sur son lien personnalisé pour générer en ligne son mot de passe après authentification de sa part avec le code d’accès obtenu par e-mail et le renseignement des informations personnelles suivantes le concernant :
Nom
Prénom
Date de naissance
Code postal d’habitation
Clé du numéro de Sécurité Sociale (Clé NIR).




Le mot de passe généré restera valable dans l’éventualité d’un 2nd tour.
En cas de perte du mot de passe ou de non réception de l’email personnalisé, l’électeur pourra saisir directement l’url du site de vote qui permet d’initier la démarche depuis un lien ou contacter l’assistance téléphonique pour programmer le renvoi de l’e-mail contenant le lien pour créer son compte. Un nouvel          e-mail lui sera alors renvoyé afin de générer son mot de passe.
En cas de perte du mot de passe ou de non réception de l’email initial envoyé par Voxaly, l’électeur pourra saisir directement l’url du site de vote ou contacter l’assistance téléphonique pour programmer le renvoi de son code d’accès ou de son mot de passe.
Pour les collaborateurs absents de l’entreprise et/ou n’ayant pas accès à leur messagerie professionnelle, un courrier est envoyé le 22 février 2019 pour le 1er tour au domicile des salariés concernés. 
Ce courrier lui communique son numéro d’identifiant et son code secret.
En cas de perte de cet identifiant et/ou du mot de passe, le collaborateur devra prendre directement contact avec l’assistance téléphonique ou faire une demande en ligne sur le dispositif de vote.
Les codes d’accès et les mots de passe communiqués pour le premier tour serviront aussi au second tour. Il n’y aura donc pas d’envoi d’un deuxième courrier pour le second tour.

Article 12 - Déroulement du vote électronique
La connexion a lieu par le navigateur internet à l’aide de l’adresse communiquée dans l’e-mail décrit dans l’article 9 :
https://hfp-mnamom.votes.voxaly.com
Le déroulement est le suivant :
l’électeur pourra accéder, 24 heures sur 24, au site de vote gratuitement à partir de tout terminal connecté à internet,
après identification sur le site de vote avec ses codes de connexion personnels, le service affiche les élections auxquelles l’électeur est autorisé à participer,
les listes sont affichées selon l’ordre alphabétique.
l’électeur choisit une élection. Les élections pour lesquelles il a déjà voté ne sont plus sélectionnables,

le service affiche les listes des candidats pour l’élection choisie et pour le collège de l’électeur,
l’électeur peut :
choisir une liste complète,
raturer des candidats,
voter blanc
le choix de l’électeur lui est rappelé et il peut le modifier,
l’électeur confirme son vote après avoir préalablement saisie sa date de naissance,
un accusé de réception lui confirme l’enregistrement définitif de son vote,
à tout moment, l’électeur peut interrompre le processus et le reprendre.





Article 13 - Assistance électeurs
Durant la période de vote un service d'assistance mis en place par le prestataire se tiendra à la disposition des électeurs qui rencontreraient des problèmes techniques ou qui auraient égaré leurs codes.
L’assistance téléphonique, apporte une aide technique en cas de difficultés, remontées de la part de l’électeur. Elle permet également de communiquer la procédure à suivre en cas de perte ou de non réception de ses codes de vote.
Aux fins d’authentification pour garantir la confidentialité dans la transmission des informations auprès des salariés-électeurs, il est prévu que la Direction envoie préalablement à VOXALY un fichier reprenant les éléments suivants : nom, prénom, date de naissance, code postal d’habitation, clef du numéro de Sécurité Sociale (2 chiffres) de chaque salarié électeur.
Ces données permettront de procéder par questionnement à la vérification de l’identité de l’électeur afin de pouvoir répondre à sa demande.

Article 14 - Dépouillement et résultat du vote
Le dépouillement des élections des Délégués du Personnel au Comité Social et Economique aura lieu pour le 1er tour le 06 mars 2019 à partir de 14h00. Dans l’éventualité d’un 2nd tour il se tiendra le 20 mars 2019 à partir de 14h00.
Les opérations de dépouillement sont réalisées sous le contrôle des membres du bureau de vote.
Le résultat du vote sera proclamé en séance publique.
Le processus de dépouillement est le suivant :
clôture du site internet de vote,
déchiffrement des suffrages à l’aide des clés des membres du bureau de vote,
calcul automatique des résultats et attribution des sièges,
téléchargement des listes d’émargement, des procès-verbaux, des synthèses du tour, des éléments d’établissement de la représentativité,
impression et signature des procès-verbaux,
proclamation des résultats.

Article 15 - Procès-verbaux
Un procès-verbal est établi permettant de faire état des résultats du scrutin. 4 exemplaires originaux sont signés par les membres du bureau de vote et se voient apposer le cachet de l’employeur.
Chaque liste ayant présentée des candidats peut se faire remettre une copie de ces procès-verbaux sur simple demande.
Dès le lendemain des élections, les résultats sont affichés [indiquer la localisation de l’affichage]. Communication de deux exemplaires en est faite à l’inspecteur du travail territorialement compétent dans les 15 jours suivant la fin des élections. Parallèlement, un exemplaire est transmis au Centre de Traitement des Elections Professionnelles.





Article 16 - Durée du protocole d’accord
Ce protocole vaut pour l’élection en cours et pour la durée du mandat des représentants qui y seront élus.
Il est également valable pour toute élection à venir au cours du mandat (sauf dénonciation).

Article 17 - Affichage
Le présent protocole fera l’objet d’un affichage dès sa signature.


Fait à Paris, le 11 janvier 2019

L’Organisation Syndicale UNSA 					Harmonie Fonction Publique
UES HFP-MNAM-OM 				




L’Organisation Syndicale CGT,					MNAM Œuvres Mut.
UES HFP-MNAM-OM				



L’Organisation Syndicale CFE-CGC,
UES HFP-MNAM-OM




L’Organisation Syndicale CGT-FO,					
Non représentée 
					



L’Organisation Syndicale CFDT-PSTE,
Non représentée








ANNEXE 1 – Description détaillée du fonctionnement de VOXALY (prestataire retenu)

Les exigences de sécurité pour le vote
La sécurité du scrutin est un enjeu majeur pour la réussite des élections. Nous présentons ci-dessous notre approche des différentes problématiques et les solutions appliquées.
Anonymat
L’anonymat lors des échanges Internet avec l’électeur
Sur la base de la liste électorale consolidée, le prestataire devra attribuer à chaque électeur un code d’accès unique.
Le prestataire génère un code d’accès pour chaque électeur, qui sert d’identifiant unique lors de l’authentification sur les services de vote. Ces codes d’accès sont générés de façon non prédictible.
Le mot de passe est généré par l’électeur suite à son identification ou adressé par courrier à son domicile si le collaborateur est absent ou dans l’impossibilité d’avoir accès à sa messagerie professionnelle 

Au niveau de l’authentification sur les services de vote, un mécanisme est mis en place pour éviter de deviner les mots de passe, en bloquant toute tentative de recherches multiples.

Sur le site Internet, le nom et toutes autres informations nominatives, ne sont jamais affichés.
L’anonymat des votes et la confidentialité : séparation des informations nominatives du bulletin
L’urne recueillant les suffrages et la liste d’émargement sont deux espaces totalement distincts. Il s’agit de deux espaces de stockage sans aucun lien ni relation entre les deux. 
Lorsque l’électeur confirme son vote, l’ensemble du traitement est réalisé selon un mécanisme assurant une intégrité parfaite entre la tenue de la liste d’émargement et l’insertion dans l’urne.
De plus, ce traitement garantit l’intégrité du scrutin lors des accès simultanés. Il impose un ordonnancement séquentiel, empêchant, par un exemple, un électeur de voter deux fois simultanément.
La préservation de l’anonymat
Comme indiqué ci-dessus, chaque bulletin inséré dans l’urne ne comprend aucune référence (référence nominative ou référence technique) avec l’électeur. Par absence de référence, nous entendons aucun nom, aucune adresse, mais aussi aucun identifiant, ni même aucune empreinte d’un éventuel identifiant qui permettrait, par des traitements croisés ou de jointure, de pouvoir retrouver ultérieurement l’électeur. Le bulletin est totalement anonyme, même après la clôture. De plus, lorsque les bulletins sont extraits de l’urne, ils sont mélangés afin d’éviter toute tentative de rapprochement chronologique avec les émargements.
L’anonymat est toujours préservé, même après le dépouillement et l’usage des clés de déchiffrement.
Confidentialité et chiffrement
Pour garantir la confidentialité, VOXALY chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucun interruption. Le bulletin n'est ainsi jamais « déchiffré » sur le serveur applicatif. 
Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :
le chiffrement sur le poste de travail, via une implémentation locale en Javascript, est assurée afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement,
la totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se font selon le protocole HTTPS/TLS ou SSL.

De plus, afin de renforcer la confidentialité, toutes les étapes intermédiaires de construction du bulletin sont réalisées en local sur le poste de l’électeur, sans aucun échange avec le serveur.
Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement. 
Cette architecture permet de répondre ainsi parfaitement aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption décrite dans sa dernière recommandation n° 2010-371 du 21 octobre 2010.
Intégrité
Par intégrité, il faut entendre : « S’assurer que la saisie faite par le votant sera fidèlement retranscrite lors du dépouillement final ».
L’application assure l’intégrité des votes :
après avoir exprimé son choix, l’électeur ne peut pas voter à nouveau pour la même élection,
un électeur ne pas peut voter aux élections auxquelles il n’est pas inscrit,
une tierce personne, non inscrite, ne peut pas voter.

La solution mise en œuvre est conçue pour garantir : 
aucune altération lors de la saisie du vote Internet, via l’utilisation de HTTPS,
aucune altération entre la saisie et le dépouillement final, via le chiffrement des bulletins.

Disponibilité
Les services de vote par Internet est accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.
Afin de garantir la meilleure disponibilité, l’ensemble des équipements matériels est redondé.
Le délai de rétablissement du service après une panne est garanti contractuellement par l’hébergeur de la plate-forme VOXALY.
En fonction des limites définies (nombre de connexions simultanées), le système est capable de surveiller son propre trafic entrant et de le limiter, afin de garantir des temps de réponse optimums et éviter des engorgements.
La disponibilité est mesurée et testée régulièrement pendant toute la période de vote sans perturber et ni altérer la sincérité des suffrages.
Enfin, afin de permettre aux instances de contrôle de surveiller elles-mêmes le bon fonctionnement de bout en bout les traitements applicatifs et cela tout en respectant la plus stricte régularité et sincérité du scrutin, VOXALY met à disposition des comptes ECOLE (identifiants et mots de passe attribués à des fins de test). 
Authentification
Sur la base de la liste électorale consolidée, nous attribuons à chaque électeur un identifiant unique et un code d’accès unique.
Dans le cas où le code d’accès ne peut être fourni par l’entreprise le code d’accès est généré de telle façon qu’il soit impossible de deviner l’identifiant d’une personne, à partir d’un autre identifiant connu.
Le mot de passe est généré par l’électeur suite à son identification ou adressé par courrier à son domicile si le collaborateur est absent ou dans l’impossibilité d’avoir accès à sa messagerie professionnelle 

Au niveau de l’authentification sur les services de vote, un mécanisme est mis en place pour éviter de deviner les mots de passe, en bloquant toute tentative de recherches multiples.
Le scellement du système et des données
Le scellement a pour but de s’assurer de la stabilité dans le temps des différents éléments et dans le cas contraire, de détecter immanquablement toute modification, quelle qu’en soit la forme ou la justification et avertir les personnes concernées.
Ces différents éléments sont surveillés en comparant leurs empreintes courantes par rapport à un jeu d’empreintes de référence, stocké sur un support stable et non modifiable.
Chaque traitement de surveillance donne lieu à une trace. En cas de différence, une alerte est remontée auprès de la supervision. 
Le journal des traitements est associé à l'archive finale réalisée lors de la fermeture du vote. 
L’expertise
Depuis le décret du 25 avril 2007 et les dernières recommandations CNIL n° 2010-371 du 21 octobre 2010, la plate-forme de vote VOXALY est régulièrement expertisée par des sociétés spécialisées et indépendantes, à la demande de nouveaux clients.
Ces expertises ont toutes mis en évidence l’adéquation des solutions VOXALY avec les exigences requises en matière de vote électronique, sécurité, confidentialité, anonymat et intégrité des scrutins.
Déclaration CNIL
Les principes fondateurs, les fonctionnalités, l’architecture fonctionnelle, applicative et technique du système de vote ont déjà été présentées à la CNIL à la division des affaires économiques.
VOXALY a des échanges réguliers avec la CNIL afin que ses applications et leurs évolutions soient toujours en conformité avec les recommandations.

ANNEXE 2 – Calendrier des opérations