Protocole d’Accord Préélectoral relatif aux élections 2019 du Comité Social et Economique 

Entre
La direction de L’association, Association loi 1901
Située 	 
Représentée par, Directrice générale de l’Association 

Et
Le syndicat CFDT Santé Sociaux représenté par 
Le syndicat FO représenté par 
Le syndicat UNSA représenté par 
Le syndicat LAB représenté par 
Le syndicat CFE-CGC représenté par 
Le syndicat CGT représenté par 


Préambule
Il est tout d’abord rappelé que les partenaires sociaux ont conclu :
Le 13/08/2019, un accord collectif sur la mise en place du CSE au sein de l’association
Le 13/08/2019, un accord collectif relatif à la mise en place d’un vote électronique
Les parties rappellent à ce titre qu’en l’absence d’établissement distinct au sens des articles L.2312-1 et suivants du code du travail, le CSE est mis en place au niveau de l’association.
Dans ce contexte et conformément à la législation en vigueur, l’association a convoqué les Organisations Syndicales à négocier le présent protocole d’accord préélectoral en date du 19/08/2019.
Le présent protocole d’accord préélectoral a pour champ d’application le Comité Social et Economique ayant vocation à représenter l’ensemble des salariés de l’association.

Article 1 - Date des élections
Les élections des membres Comité Social et Economique se dérouleront pour le 1er tour du 29/11/2019 à 10h00 au 05/12/2019 à 15h00. Le cas échéant, le 2nd tour se tiendra du 16/12/2019 à 10h00 au 19/12/2019 à 15h00.
Article 2 – Etablissement(s)
Conformément aux articles L2313-2, L2313-3 et L2313-4, le présent protocole a pour champ d’application le Comité Social et Economique de l’ensemble des établissements 
La liste des établissements est annexée au présent protocole d’accord préélectoral.
Article 3 - Effectifs par collèges électoraux et répartition H/F
Conformément à l’article L. 2314-11 du Code du travail, les membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique sont élus sur des listes établies pour chaque catégorie de personnel :
1er collège des salariés ouvriés employés
2ème collège des salariés techniciens, agents de maîtrise
3ème collège des salariés cadres, ingénieurs, chefs de service
L’effectif pris en compte pour la répartition des sièges est le suivant :
Sont pris en compte pour le calcul de cet effectif :
Les salariés de la S.E.A.P.B. titulaires d’un contrat de travail à durée indéterminée ou à durée déterminée pour surcroît d’activité (au prorata temporis de leur durée de travail et de la durée de contrat pour les CDD),
Les intérimaires,
Les salariés mis à disposition par des entreprises extérieures, dès lors que deux conditions sont remplies à la date du 1er tour des élections : ils sont présents dans les locaux de l’entreprise et y travaillent depuis au moins 1 an.
Article 4 - Répartition des sièges par collège et représentativité femmes / hommes
L’effectif total est de : 323,71 ETP
Selon l’article R. 2314-1 du code du travail, le nombre de membre de la délégation du personnel du Comité Social et Economique est de : 11 Délégués Titulaires et 11 Délégués suppléants.
Conformément l’article L. 2314-13, la proportion de femmes et d’hommes dans chacun des collèges visés à l’article 3 est indiquée dans le tableau suivant de répartition des sièges à pourvoir par collège. Pour chaque collège électoral, les listes mentionnées à l'article  qui comportent plusieurs candidats sont composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale. Les listes sont composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des sexes. Lorsque l'application de cette règle n'aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à l'arrondi arithmétique suivant :
Arrondi à l'entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5,
Arrondi à l'entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.
En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.
Lorsque l'application de ces règles conduit à exclure totalement la représentation de l'un ou l'autre sexe, les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe qui, à défaut ne serait pas représenté. Ce candidat ne peut être en première position sur la liste. 

Les candidats feront le maximum afin d’établir des listes représentatives de l’ensemble des services et activités de l’association.


Article 5 - Heures de délégation
Le nombre d'heures de délégation dont bénéficie chaque mois l'ensemble de la délégation est défini conformément à l’accord relatif à la mise en place du CSE signé le 13/08/2019 suivant le tableau ci-dessous :

Les membres de la délégation peuvent répartir, entre eux, titulaires et suppléants confondus, tout ou partie du crédit d'heures dont bénéficie, chaque mois, la délégation. La répartition effectuée devra être communiquée chaque mois à la Direction de la S.E.A.P.B. afin que chacun bénéficie de la prise en charges des heures de délégation effectuées.
Article 6 - Electorat, éligibilité et listes électorales
6.1 - Electorat et éligibilité des salariés 
Sont électeurs les salariés entrant dans le champ d’application du présent protocole tel que défini en préambule et qui répondent aux conditions cumulatives suivantes à la date du 1er tour des élections (soit le 05/12/2019) :
Être âgé de 16 ans révolus,
Avoir acquis une ancienneté d’au moins 3 mois dans l’entreprise,
Avoir la capacité électorale,
Ne pas représenter l’employeur.
Sont éligibles les électeurs qui répondent aux conditions cumulatives suivantes à la date du 1er tour des élections (soit le 05/12/2019) :
Être électeur dans le collège dont on sollicite les suffrages,
Être âgé de 18 ans révolus,
Avoir acquis une ancienneté d’au moins 1 an dans l’entreprise,
Ne pas être conjoint, partenaire d'un pacte civil de solidarité, concubin, ascendants, descendants, frères, sœurs et alliés au même degré de l'employeur.


6.2 - Electorat et éligibilité des salariés mis à disposition 
Sont électeurs les salariés mis à disposition de l’entreprise par une entreprise extérieure qui répondent aux conditions cumulatives suivantes à la date du 1er tour des élections (soit le 05/12/2019) :
Être âgé de 16 ans révolus,
Avoir la capacité électorale,
Être présent dans les locaux de l’entreprise et y travailler depuis au moins 12 moins continus,
Choisir d’exercer son droit de vote dans l’entreprise de mise à disposition.
Conformément à l’article L2314-23, les salariés mis à disposition de l’entreprise par une entreprise extérieure ne sont pas éligibles.
6.3 - Listes électorales
Une liste du personnel électeur et éligible sera établie par l’employeur et affichée sur les panneaux d’information et diffusée par mail au plus tard le 29/10/2019.
Cette liste sera adressée par mail à chaque organisation syndicale signataire.
Figurent sur ces listes le nom et le prénom de l’électeur, son collège électoral, la date d’entrée dans l’association, ainsi que la mention de son éligibilité.
Les réclamations concernant ces listes seront à adresser (par mail ou par courrier) à, Directrice des Ressources Humaines, au plus tard le 04/11/2019.
La liste électorale étant appréciée à la date du 1er tour de scrutin, elle reste inchangée entre les deux tours de scrutin.
Article 7 - Information du personnel
Le 12/09/2019, le personnel est informé de la tenue des élections par voie d’affichage et par mail.
Cet affichage constitue, en outre, un appel à candidatures. 
Article 8 - Listes de candidats
Il est rappelé que le 1er tour est réservé aux organisations syndicales mentionnées au premier et deuxième alinéas de l’article L. 2314-15 du code du travail et que les candidatures sont libres au 2nd tour.
	8.1 - Constitution des listes de candidats
Les listes communes entre deux ou plusieurs syndicats ne peuvent être admises au 1er tour qu’à la condition expresse que le nom de chacun des candidats figurant sur la liste soit suivi du nom de son syndicat d’appartenance. Ou à défaut que les organisations syndicales concernées déposent, avec la liste des candidatures, une note signée par chacune d’entre elles, précisant les modalités prises en compte de leur audience respective pour les besoins de l’établissement de leur représentativité.
Les listes de candidats ne peuvent pas comporter un nombre de candidats supérieur au nombre de siège à pourvoir. Les listes incomplètes sont en revanches admises.
Les listes de candidats doivent être établies par collège et en distinguant titulaires et suppléants. Elles devront enregistrer les données suivantes : nom et prénom des candidats, collège, titulaire ou suppléant, et le cas échéant, le syndicat d’appartenance. L’ordre de présentation des candidats dans la liste est celui dans lequel apparaissent les candidats au sein de la liste déposée. 
	8.2 - Dépôt des listes
Au 1er tour, , les organisations syndicales concernées sont invitées à déposer leurs listes de candidats à la direction générale de la S.E.A.P.B. avant le 14/11/2019 à 12h00 :
en main propre contre récépissé,
par e-mail contre accusé de réception,
par courrier recommandé avec avis de réception.
Si un 2nd tour est nécessaire, les listes déposées au 1er tour restent valables. Si ces listes font l’objet d’un changement, ou que des listes libres sont présentées, celles-ci doivent être portées à la connaissance de l’employeur dans les mêmes conditions que pour le 1er tour avant le 11/12/2019 à 12h00.
Pour le 1er, comme pour le 2nd tour, les candidatures sont affichées et diffusées par mail au lendemain de la date limite de dépôt.
8.3 - Propagande électorale et logos des listes de candidats
Les professions de foi de chaque liste présentée seront affichées sur le site de vote sécurisée VOXALY-DOCAPOST (prestataire retenu pour la fourniture d’un site de vote en ligne). Celles-ci devront respecter les prérequis suivants :
format PDF de 2 Mo au maximum,
1 page A4 recto verso,
couleur ou noir et blanc.
Par ailleurs, les listes déposées peuvent être accompagnées d’un logo qui sera affiché sur le site de vote sécurisé. Dans ce cas, le logo doit respecter les prérequis suivants :
format png,
taille de 200 pixels x 200 pixels.
Professions de foi et logos doivent être déposés auprès de par e-mail avant le 14/11/2019 pour le 1er tour et avant le 11/12/2019 pour le 2nd tour.
Article 9 - Le vote électronique
Le présent protocole d’accord préélectoral s’inscrit dans le cadre des dispositions de l’accord du 13/08/2019 relatif à la mise en place d’un vote par voie électronique pour les élections au sein de l’association.
Conformément à cet accord confirmant le principe de vote électronique, l’ensemble des salariés de l’ association procèdera au vote par le biais du système électronique décrit ci-après. Aucun vote par bulletin secret sous enveloppe ne sera donc enregistré (physique comme par correspondance).

Les modalités entourant le dispositif de vote électronique sont décrites dans l’annexe 1 à ce protocole. La société prestataire spécialisée dans la mise en place de solutions de votes sécurisées par internet qui a été choisie est la société VOXALY-DOCAPOST.
Pendant l’ouverture des scrutins, les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme, de n’importe quel terminal internet (de leur lieu de travail, de leur propre ordinateur, par mobile, de leur domicile ou tout autre lieu de leur choix) en se connectant sur le site internet sécurisé propre aux élections professionnelles.
Les membres du bureau de vote et la direction disposeront de l’accès au taux de participation de l’ouverture à la clôture de chacun des tours.
Article 10 - Bureau de vote
Il y a un unique bureau de vote pour l’ensemble des élections au Comité Social et Economique. Il est établi pour les deux tours.
Ce bureau de vote est composé d’un président et de deux assesseurs non candidats aux élections du CSE dont les deux plus âgés et le plus jeune et qui seront volontaires. D’un commun accord, ils choisissent celui des trois qui assurera la présidence. En l’absence d’accord, la présidence revient au plus âgé.
La société VOXALY-DOCAPOST formera le bureau de vote, les représentants du personnel, les délégués syndicaux à l’utilisation des outils du site de vote qui lui permettront d’assurer ses missions. Lors de cette formation, le prestataire générera trois clés de déchiffrement (une pour chaque membre du bureau). Durant la période de vote l’ensemble des suffrages exprimés sont chiffrés dès leur expression et conservés dans le système de vote. Seuls les détenteurs des clés de déchiffrement pourront, après clôture, déchiffrer les suffrages pour accéder aux résultats. Au moins 2 des 3 clés de déchiffrement sont nécessaires pour générer les opérations de dépouillement des urnes.
Article 11 - Matériel de vote
Le prestataire adresse à l’électeur les éléments nécessaires à son authentification sur le système de vote par courrier à son domicile.
Le matériel envoyé contient l’adresse du site de vote et les instructions nécessaires pour s’authentifier.
Les moyens d’authentification utilisés au 1er tour restent valables dans l’éventualité d’un 2nd tour et ne font pas l’objet d’un renvoi du matériel de vote.
Article 12 - Assistance électeurs
En cas de perte de ses moyens d’authentification, l’électeur pourra demander un renvoi depuis le site de vote en renseignant plusieurs informations personnelles ou contacter l’assistance téléphonique. 
Aux fins d’authentification pour garantir la confidentialité dans la transmission des informations auprès des salariés-électeurs, il est prévu que la Direction envoie préalablement à VOXALY-DOCAPOST un fichier reprenant les éléments suivants : nom, prénom, date de naissance, code postal d’habitation, clef du numéro de Sécurité Sociale (2 chiffres) de chaque salarié électeur.
Ces données permettront de procéder par questionnement à la vérification de l’identité de l’électeur afin de pouvoir répondre à sa demande.
Tous les moyens sont mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. L’association établit ainsi une note d’information explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle est portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin.
Des postes informatiques seront mis à disposition des salariés n’ayant pas accès à l’outil informatique. 
Article 13 - Déroulement du vote électronique
La connexion a lieu par le navigateur internet à l’aide de l’adresse communiquée dans le matériel de vote communiqué auprès de l’électeur. 
Le déroulement est le suivant :
l’électeur pourra accéder, 24 heures sur 24, au site de vote gratuitement à partir de tout terminal connecté à internet,
après identification sur le site de vote avec ses codes de connexion personnels, le service affiche les élections auxquelles l’électeur est autorisé à participer,
les listes sont affichées selon l’ordre alphabétique.
l’électeur choisit une élection. Les élections pour lesquelles il a déjà voté ne sont plus sélectionnables,
le service affiche les listes des candidats pour l’élection choisie et pour le collège de l’électeur,
l’électeur peut :
choisir une liste complète,
raturer des candidats,
voter blanc
le choix de l’électeur lui est rappelé et il peut le modifier,
l’électeur confirme son vote après avoir préalablement saisie sa date de naissance,
un accusé de réception lui confirme l’enregistrement définitif de son vote,
à tout moment, l’électeur peut interrompre le processus et le reprendre.
Article 14 - Dépouillement et résultat du vote
Le dépouillement des élections des membres au Comité Social et Economique aura lieu pour le 1er tour le 05/12/2019 à partir de 15h00. Dans l’éventualité d’un 2nd tour il se tiendra le 19/12/2019 à partir de 15h00.
Les opérations de dépouillement sont réalisées sous le contrôle des membres du bureau de vote.
Le résultat du vote sera proclamé en séance publique.
Le processus de dépouillement est le suivant :
clôture du site internet de vote,
déchiffrement des suffrages à l’aide des clés des membres du bureau de vote,
calcul automatique des résultats et attribution des sièges,
téléchargement des listes d’émargement, des CERFA, des synthèses du tour, des éléments d’établissement de la représentativité,
impression et signature des CERFA,
il sera établi autant de CERFA originaux que nécessaires
proclamation des résultats.
Article 15 - Procès-verbaux
A l’issue des opérations de dépouillement, les membres du bureau signent les CERFA d’élection par titulaire ou suppléant at par collège prévu à cet effet.
Dès le lendemain des élections, les résultats sont affichés. Les originaux des CERFA seront transmis dans les 15 jours à la DIRRECTE des Pyrénées Atlantiques. Parallèlement, un exemplaire est transmis au Centre de Traitement des Elections Professionnelles : CTEP TSA 79104 76934 ROUEN CEDEX 9.
L’employeur transmettra, dans les meilleurs délais, une copie des CERFA des élections aux organisations syndicales de salariés signataires du présent protocole d’accord préélectoral.
Article 16 - Durée du protocole d’accord
Ce protocole vaut pour l’élection en cours et pour la durée du mandat des représentants (4 ans) qui y seront élus.
Article 17 - Affichage
Le présent protocole fera l’objet d’un affichage et d’une diffusion par mail dès sa signature.

Fait à Anglet le 26/09/2019

Pour l’employeur
La Directrice générale de l’Association représentée par,						

Pour les représentants des organisations syndicales,
Le syndicat CFDT Santé Sociaux représenté par 
Le syndicat FO représenté par 
Le syndicat UNSA représenté par 
Le syndicat LAB représenté par 
Le syndicat CFE-CGC représenté par 
Le syndicat CGT représenté par 



ANNEXE 1 – Description détaillée du fonctionnement de VOXALY-DOCAPOST (prestataire retenu)
Les exigences de sécurité pour le vote
La sécurité du scrutin est un enjeu majeur pour la réussite des élections. Nous présentons ci-dessous notre approche des différentes problématiques et les solutions appliquées.
Anonymat
L’anonymat lors des échanges Internet avec l’électeur
Sur la base de la liste électorale consolidée, le prestataire devra attribuer à chaque électeur un code d’accès unique.
Le prestataire génère un code d’accès pour chaque électeur, qui sert d’identifiant unique lors de l’authentification sur les services de vote. Ces codes d’accès sont générés de façon non prédictible.
Au niveau de l’authentification sur les services de vote, un mécanisme est mis en place pour éviter de deviner les mots de passe, en bloquant toute tentative de recherches multiples.

Sur le site Internet, le nom et toutes autres informations nominatives, ne sont jamais affichés.
L’anonymat des votes et la confidentialité : séparation des informations nominatives du bulletin
L’urne recueillant les suffrages et la liste d’émargement sont deux espaces totalement distincts. Il s’agit de deux espaces de stockage sans aucun lien ni relation entre les deux. 
Lorsque l’électeur confirme son vote, l’ensemble du traitement est réalisé selon un mécanisme assurant une intégrité parfaite entre la tenue de la liste d’émargement et l’insertion dans l’urne.
De plus, ce traitement garantit l’intégrité du scrutin lors des accès simultanés. Il impose un ordonnancement séquentiel, empêchant, par un exemple, un électeur de voter deux fois simultanément.
La préservation de l’anonymat
Comme indiqué ci-dessus, chaque bulletin inséré dans l’urne ne comprend aucune référence (référence nominative ou référence technique) avec l’électeur. Par absence de référence, nous entendons aucun nom, aucune adresse, mais aussi aucun identifiant, ni même aucune empreinte d’un éventuel identifiant qui permettrait, par des traitements croisés ou de jointure, de pouvoir retrouver ultérieurement l’électeur. Le bulletin est totalement anonyme, même après la clôture. De plus, lorsque les bulletins sont extraits de l’urne, ils sont mélangés afin d’éviter toute tentative de rapprochement chronologique avec les émargements.
L’anonymat est toujours préservé, même après le dépouillement et l’usage des clés de déchiffrement.
Confidentialité et chiffrement
Pour garantir la confidentialité, VOXALY-DOCAPOST chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucune interruption. Le bulletin n'est ainsi jamais « déchiffré » sur le serveur applicatif. 
Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :
le chiffrement sur le poste de travail, via une implémentation locale en Javascript, est assurée afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement,
la totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se font selon le protocole HTTPS/TLS ou SSL.

De plus, afin de renforcer la confidentialité, toutes les étapes intermédiaires de construction du bulletin sont réalisées en local sur le poste de l’électeur, sans aucun échange avec le serveur.
Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement. 
Cette architecture permet de répondre ainsi parfaitement aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption décrite dans sa dernière recommandation n° 2010-371 du 21 octobre 2010.
Intégrité
Par intégrité, il faut entendre : « S’assurer que la saisie faite par le votant sera fidèlement retranscrite lors du dépouillement final ».
L’application assure l’intégrité des votes :
après avoir exprimé son choix, l’électeur ne peut pas voter à nouveau pour la même élection,
un électeur ne pas peut voter aux élections auxquelles il n’est pas inscrit,
une tierce personne, non inscrite, ne peut pas voter.

La solution mise en œuvre est conçue pour garantir : 
aucune altération lors de la saisie du vote Internet, via l’utilisation de HTTPS,
aucune altération entre la saisie et le dépouillement final, via le chiffrement des bulletins.
Disponibilité
Les services de vote par Internet est accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.
Afin de garantir la meilleure disponibilité, l’ensemble des équipements matériels est redondé.
Le délai de rétablissement du service après une panne est garanti contractuellement par l’hébergeur de la plate-forme VOXALY-DOCAPOST.
En fonction des limites définies (nombre de connexions simultanées), le système est capable de surveiller son propre trafic entrant et de le limiter, afin de garantir des temps de réponse optimums et éviter des engorgements.
La disponibilité est mesurée et testée régulièrement pendant toute la période de vote sans perturber et ni altérer la sincérité des suffrages.
Le scellement du système et des données
Le scellement a pour but de s’assurer de la stabilité dans le temps des différents éléments et dans le cas contraire, de détecter immanquablement toute modification, quelle qu’en soit la forme ou la justification et avertir les personnes concernées.
Ces différents éléments sont surveillés en comparant leurs empreintes courantes par rapport à un jeu d’empreintes de référence, stocké sur un support stable et non modifiable.
Chaque traitement de surveillance donne lieu à une trace. En cas de différence, une alerte est remontée auprès de la supervision. 
Le journal des traitements est associé à l'archive finale réalisée lors de la fermeture du vote. 
L’expertise
Depuis le décret du 25 avril 2007 et les dernières recommandations CNIL n° 2010-371 du 21 octobre 2010, la plate-forme de vote VOXALY-DOCAPOST est régulièrement expertisée par des sociétés spécialisées et indépendantes, à la demande de nouveaux clients.
Ces expertises ont toutes mis en évidence l’adéquation des solutions VOXALY-DOCAPOST avec les exigences requises en matière de vote électronique, sécurité, confidentialité, anonymat et intégrité des scrutins.
Déclaration CNIL
Les principes fondateurs, les fonctionnalités, l’architecture fonctionnelle, applicative et technique du système de vote ont déjà été présentées à la CNIL à la division des affaires économiques.
VOXALY-DOCAPOST a des échanges réguliers avec la CNIL afin que ses applications et leurs évolutions soient toujours en conformité avec les recommandations.

ANNEXE 2 – Calendrier des opérations





ANNEXE 3 – Liste des établissements et services 
Pôle 

Pôle 

Pôle 

Direction générale