Accord relatif à la mise en place du vote électronique pour les élections du CSE à la Caf d’Eure-et-Loir







SOMMAIRE






























Entre d’une part, la Caisse d’Allocations familiales d’Eure-Et-Loir, dont le siège est à CHARTRES, 10 rue Charles Victor Garola, représentée par le Directeur,

Et d’autre part, les organisations syndicales représentatives,

Il est convenu ce qui suit :

PREAMBULE

Afin de faciliter l’organisation des élections du CSE et de favoriser la participation des salariés, les parties signataires du présent accord conviennent de mettre en place le vote électronique.

Ce projet s’inscrit dans le cadre de la loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique du 21 juin 2004 et de la loi relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels dite Loi Travail, du 8 août 2016.

Le présent accord a pour objet d’entériner la décision de recourir au vote électronique et de fixer le cadre général de sa mise en œuvre. Il sera annexé au protocole d’accord préélectoral qui fixera le détail des modalités d’organisation de l’élection.


MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS ELECTORALES

Modalités de vote

Les parties signataires conviennent d’adopter un processus de vote exclusivement par internet pour les élections professionnelles de 2019.
 
Choix d’un prestataire extérieur

Compte tenu de la technicité requise et afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties décident de recourir à un prestataire extérieur, mandaté pour ce faire par la Direction.

A cet effet, la Caf d’Eure-et-Loir s’inscrira dans le cadre du marché national 18/AC/22 conclu par l’Ucanss (Cahier des Clauses Techniques Particulières (C.C.T.P) joint en annexe).

Etablissement du fichier des électeurs

Afin de préparer les élections, le service des Ressources humaines établit un fichier des électeurs, à partir des listes électorales. Ce fichier contient les données suivantes : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège d’appartenance, établissement d’appartenance. La Direction transmet ce fichier au prestataire.

Le fichier des électeurs a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification et de le lui faire parvenir ; ce moyen d’authentification lui permettra :
De s’identifier et de prendre part au vote,
De compléter la liste d’émargement.

Lieux et temps du scrutin

Afin de favoriser la participation au vote, les parties conviennent, pour le premier comme pour le second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole préélectoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment 24h/24 de façon confidentielle et anonyme pendant l’ouverture des scrutins, de n’importe quel terminal internet (de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix) en se connectant au site sécurisé propre aux élections. Un bureau isolé, de façon à assurer la confidentialité du vote, équipé d’un poste informatique connecté au site sécurisé de l’élection sera mis à la disposition des salariés.


Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé au vote ne sera pas décompté du temps de travail.

Le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.


Listes des candidats et bulletins de vote

Les listes des candidats et les professions de foi, établies en respect des caractéristiques imposées par le prestataire retenu, sont transmises au prestataire qui les mettra en ligne. 

Le prestataire veillera à ce que les dimensions des bulletins du vote et la police utilisée soient uniformes.


INFORMATION ET ASSISTANCE

Avant l’ouverture du vote, des tests seront effectués par le prestataire, les gestionnaires (la direction et les délégués de la Direction pour l’organisation technique des opérations de vote), les membres du bureau de vote et les délégués syndicaux afin de :

s’assurer que tous les documents sont intégrés et sont consultables en ligne,
s’assurer que l’urne est bien vide, scellée et chiffrée avant le vote,
vérifier que les opérations de vote et le dépouillement fonctionnent.

Pour une parfaite appréhension du système de vote électronique, une formation sera dispensée par le prestataire pour les gestionnaires, les membres du bureau de vote et les délégués syndicaux.

Pour les électeurs, tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote.

Une notice d’information sera transmise lors de l’envoi des identifiants pour présentation de la solution de vote électronique ainsi qu’un guide d’utilisation.

Une information aux salariés sera effectuée à l’ouverture de la période de vote ainsi que des rappels au cours de la période.

Tout utilisateur pourra également contacter une cellule d’assistance technique en cas de demande d’aide au vote ou à l’usage d’une fonctionnalité sur la plateforme tout au long de la durée de l’élection.


GARANTIE DE CONFIDENTIALITE DU VOTE ET STOCKAGE DES DONNEES PENDANT LA DUREE DU SCRUTIN

Afin de répondre aux exigences posées par l’article R2324-6 du code du travail, les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».

De plus, le paramétrage sera strictement conforme aux exigences réglementaires, fonctionnelles et techniques précisées dans l’article 1.5 du C.C.T.P annexé au présent accord.

Ainsi, le processus mis en œuvre garantira entre autres l’intégrité, l’unicité, la sincérité et l’anonymat des votes et la confidentialité de l’ensemble des données.


DUREE, DEPOT ET PUBLICITE DE L’ACCORD

Cet accord est conclu pour la durée du protocole d’accord préélectoral, lié aux prochaines élections professionnelles.

Le présent accord entrera en vigueur le jour suivant l’obtention de l’agrément par l’autorité compétence de l’Etat (article L123-1 et L123-2 du code de la Sécurité sociale).

Après agrément, le Directeur de la Caf de l’Eure-et-Loir transmettra ce protocole d’accord aux organisations syndicales présentes dans l’organisme. 

Il le déposera sur la plate-forme de télé procédure du ministère du travail.
Un exemplaire de l’accord sera déposé au greffe du Conseil des prud’hommes du lieu de conclusion.