PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL
ELECTIONS DES MEMBRES DE LA DELEGATION DU PERSONNEL DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE


Entre :

La Société Clinique du Val d’Ouest, sise 39 Chemin de la Vernique 69130 ECULLY représentée par …, Directeur des Ressources Humaines, dûment mandaté pour conclure les présentes,

ci-après désigné « l'Entreprise »,


Et 

les organisations syndicales suivantes présentes à la signature du présent accord :



Il a été convenu ce qui suit :

Préambule

L’Entreprise a décidé de recourir aux élections professionnelles par voie électronique. Le cahier des charges, conformément aux dispositions légales, est tenu à la disposition des salariés.


Article 1 – Date des élections

Le 1er tour des élections de l’Entreprise se déroulera les 05 et 06 février 2019.

Les heures de vote seront les suivantes : 8h00 – 17h00.


Article 2 – Effectifs et sièges à pourvoir

Le calcul des effectifs et du nombre de sièges à pourvoir est déterminé selon les dispositions légales en vigueur.

L’effectif par établissement à prendre en compte est le nombre de salariés équivalent temps plein.

L’effectif retenu pour les élections étant de 317 salariés, le nombre de sièges à pourvoir est de 11 titulaires et 11 suppléants.

Compte tenu de la répartition des effectifs par collège, il sera retenu 4 sièges pour le 1er collège et 7 sièges pour le 2ème collège.


Article 3 – Collèges

Pour les élections, les parties conviennent de la répartition des collèges.

Un 1er collège « Ouvriers et employés » composé de 131 personnes.
Un 2ème collège « Ingénieurs, cadres, techniciens, agents de maîtrise » composé de 210 personnes.


Article 4 – Electeurs et éligibles

Les listes électorales seront affichées par la Direction le 30 janvier 2019 et seront communiquées aux organisations syndicales intéressées afin qu’elles puissent présenter leurs listes de candidats.

Les contestations qui pourraient naître de l’établissement de ces listes devront être adressées à la Direction dans les trois jours suivant cet affichage.

Sont électeurs les salariés qui, à la date du scrutin :
ont 16 ans accomplis
ont acquis une ancienneté d’au moins 3 mois dans l’entreprise
n'ont fait l'objet d'aucune interdiction, déchéance ou incapacité relatives à leurs droits civiques

Sont éligibles les salariés qui, à la date du scrutin :
sont électeurs
ont 18 ans accomplis
ont acquis une ancienneté d’au moins 12 mois dans l’entreprise
ne sont pas conjoint, partenaire, concubin, ascendant, descendant, frère, sœur, allié au même degré du chef d’entreprise


Article 5 – Modalités de vote

Les Parties signataires conviennent de l'adoption du vote électronique dans le cadre de l'élection, comme indiqué dans la décision unilatérale communiquée aux salariés en date du 3 décembre 2018.



Article 6 – Annexes du protocole

Conformément aux obligations relatives au vote par voie électronique, le présent protocole comporte en annexe :
Annexe 1 : Note d’information à destination des utilisateurs ; 
Annexe 2 : Cahier des charges détaillant le fonctionnement du système de vote et le processus des opérations électorales ;
Annexe 3 : Notice utilisateurs d’aide à l’utilisation du Système de vote.


Article 7 – Recours à un prestataire extérieur

L'Entreprise a pris contact avec un prestataire extérieur, la société ESAShare, ci-après dénommée «le Prestataire», spécialisée dans l'organisation des élections professionnelles.

L'Entreprise a pu vérifier la fiabilité du Système de vote proposé par cette société et consulter la synthèse du rapport de l'expert indépendant confirmant la conformité de ce Système aux exigences légales s'appliquant aux Systèmes de vote.

Dans ce contexte, les Parties signataires conviennent d'utiliser le Système de vote du Prestataire.


Article 8 – Premier tour

Il est rappelé que seules les organisations syndicales représentatives sont en droit de présenter des listes de candidats au premier tour.

Chaque liste ne peut comporter plus de noms que de sièges à pourvoir. Les listes incomplètes sont admises. 

Les doubles candidatures sont admises et en cas de double élection, la candidature de titulaire l’emporte sur celle de suppléant.

Les listes devront être déposées auprès du DRH avant le 28 janvier 2019 à 10h00 en double exemplaire dont l’un, signé par la Direction, vaudra récépissé de dépôt.

La Direction affichera les listes au plus tard le 29 janvier 2019.


Article  9 – Second tour

Un second tour sera organisé uniquement dans les situations suivantes :
les organisations syndicales n’ont pas présenté de listes
les sièges n’ont pas tous été pourvus
le quorum n’a pas été atteint

Si l’une de ces situations se présente, le second tour aura lieu les 19 et 20 février 2019.

Conformément aux dispositions légales, des candidats libres pourront se présenter.

Les listes ne pourront comporter plus de noms que de sièges à pourvoir.

Les listes incomplètes seront admises.

Les candidatures devront être déposées auprès du DRH avant le 11 février 2019 à 10h00 en double exemplaire dont l’un, signé par la Direction, vaudra récépissé de dépôt.

La Direction affichera les listes au plus tard le 12 février 2019.


Article 10 – Déroulement du scrutin

Les deux tours se dérouleront dans les mêmes conditions.

Il y aura deux votes séparés, un pour les titulaires et un pour les suppléants.

Une communication sera envoyée par mail aux électeurs le 30 janvier 2019 et comprendra :
l’adresse du site Internet de vote,
les éléments d’authentification,
les coordonnées de l’assistance technique,
la présentation de l’élection,
les dates et heures d’ouverture et de fermeture du scrutin.

Le bureau de vote sera constitué par l’électeur le plus âgé et le plus jeune présents et acceptants. La présidence sera tenue par le plus âgé.

Un observateur, représentant de la Direction, sera présent pendant la durée de vote et du dépouillement.

Chaque organisation syndicale pourra désigner un observateur appartenant obligatoirement au personnel de l’entreprise.


Article 11 – Vote par correspondance

Le vote à bulletin secret sous enveloppe, sur place ou par correspondance, est exclu.


Article 12 – Dépouillement – procès-verbaux

12.1 - Procédure de dépouillement

Le dépouillement des urnes aura lieu en présence des membres du Bureau de vote, des Observateurs éventuels et du gestionnaire de l'élection, selon les modalités décrites en annexe.

Le Président du Bureau de vote, ou à défaut un assesseur, proclamera le nom des candidats élus à l'issue de la lecture des résultats scrutin par scrutin.


12.2 - Signature et envoi des procès-verbaux

Les procès-verbaux, imprimés sur les formulaires CERFA prévus à cet effet, seront signés par les membres du Bureau de vote. Les procès-verbaux seront adressés par l'Entreprise dans les quinze jours à l'Inspection du Travail en deux exemplaires et au Centre de Traitement des Elections Professionnelles en un exemplaire.

Les résultats seront portés à la connaissance du personnel de l'entreprise.


Article 13- Validité du présent protocole

Le présent protocole vaudra pour le premier et le second tour éventuel de la présente élection.


Article 14 – Durée des mandats

La durée du mandat sera de 4 ans à compter de la proclamation des résultats.


Article 15 – Formalités de déclaration à la CNIL

Conformément à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée en 2004, une déclaration à la CNIL sera effectuée par l'Entreprise au titre de la constitution des fichiers électoraux et de candidats.


Article 16 – Accès aux données personnelles

Conformément aux obligations légales, les utilisateurs du Système de vote pourront faire valoir leur droit d'accès aux informations enregistrées les concernant, en adressant une demande par courrier postal auprès du Prestataire et en justifiant de leur identité.


Article 17 – Conservation et destruction des fichiers support

Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, le Prestataire conservera sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.

La procédure de décompte des votes pourra, si nécessaire, être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le Prestataire après en avoir informé le Gestionnaire de l'élection, procèdera à la destruction des fichiers supports.


Article 18 – Dépôt de l’accord

Un exemplaire original du présent accord sera adressé à l’Inspecteur du Travail.


Fait en 4 exemplaires originaux, à ECULLY le 03 janvier 2019


Pour la Direction : 


Pour les syndicats :