PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL
Apaei des Pays d’Auge et de Falaise



Entre l’Apaei des Pays d’Auge et de Falaise, sise 8 rue Charles Léandre 14000 CAEN, représentée par Madame                              , agissant en qualité de Présidente, 

Et

Les organisations syndicales représentatives de l’APAEI des Pays d’Auge et de Falaise, à savoir : 


CFDT Santé Sociaux, représentée par 
CGT Adapei, représentée par 
FO Santé Sociaux, représentée par M. 
CFE-CGC Santé Social, représentée par M. 






























PREAMBULE 

Il est tout d’abord rappelé que les partenaires sociaux ont conclu le 10 octobre 2019 un accord collectif d’entreprise sur la mise en place du Comité Social et Economique au sein de l’Apaei des Pays d’Auge et de Falaise.
Les parties rappellent à ce titre qu’en l’absence d’établissement distinct au sens des articles L.2313-1 et suivants du code du travail, le Comité social et économique est mis en place au niveau de l’Apaei des Pays d’Auge et de Falaise.

Par ailleurs, il est rappelé qu’un accord collectif d’entreprise de prorogation des mandats des représentants du personnel de l’Apaei des Pays d’Auge et de Falaise a été adoptée en date du 23 avril 2019, ayant pour effet de proroger les différents mandats de représentants du personnel existant au sein de l’Apaei des Pays d’Auge et de Falaise jusqu’au 31 décembre 2019 au plus tard.

Dans ce contexte et conformément à la législation en vigueur, l’Apaei des Pays d’Auge et de Falaise a convoqué les Organisations Syndicales à négocier le présent Protocole d’accord préélectoral en date du 24 septembre 2019.
Le présent Protocole d’accord préélectoral vise ainsi à définir les modalités de l’élection des membres du Comité Social et Economique (CSE), en application des dispositions légales, réglementaires et conventionnelles applicables.

Par accord d’entreprise du 10 octobre 2019, il a été décidé la mise en place d’un dispositif de vote électronique accessible sur site et à distance. 

Sa mise en œuvre est confiée à la société MAILEVA (siège social, 45/47 boulevard Paul Vaillant Couturier – 94200 IVRY SUR SEINE).

























DATE DES ELECTIONS
Les dates retenues pour les élections sont les suivantes : 

1er tour des élections : 	le   06 décembre 2019
2e tour des élections : 	le   20 décembre 2019
Les dates du premier et du second tour visées ci-dessus s’entendent des dates :
de clôture des votes par internet,
du dépouillement électronique,
de la proclamation des résultats.
Le calendrier complet des élections professionnelles au sein de l’Apaei des Pays d’Auge et de Falaise est annexé au présent protocole.
REPARTITION ET NOMBRE DE SIEGES – COLLEGES ELECTORAUX
Effectifs
Les effectifs retenus pour le calcul du nombre de sièges à attribuer dans le cadre de l'élection des membres du CSE sont les effectifs au 31 Août 2019. Ils sont établis conformément aux dispositions L.1111-1 et L. 1111-2 du code du travail.
A la date de négociation du présent protocole, les parties conviennent que l’effectif retenu dans le cadre des élections professionnelles du CSE est de 336.80 ETP.
Les effectifs précisés dans l’annexe seront réajustés jusqu’au jour du 1er tour du scrutin.
Cet effectif se décompose de la manière suivante :
302.56 ETP Ouvriers - Employés ;
34.24   ETP Cadres.
Nombre de sièges à pourvoir
Le nombre de sièges des membres du CSE est fixé, en fonction des effectifs, conformément à l’article R.2314-1 du code du travail.
Selon l'article R.2314-1 du code du travail, compte tenu de l'effectif de l’Apaei des Pays d’Auge et de Falaise, le nombre de sièges à pourvoir est de 11 sièges titulaires et 11  sièges suppléants. 
Toutefois, dans le cadre de l’accord relatif à la mise en place du Comité Social et Economique au sein de l’Apaei des Pays d’Auge et de Falaise signé le 10 octobre 2019, les parties ont convenu de garantir autant que de possible une représentation de chaque établissement.
Aussi, il est donc convenu que le nombre de sièges à pourvoir est de 16 sièges titulaires et 16 sièges suppléants.
Collèges électoraux
Conformément aux dispositions légales, et compte tenu de la répartition des effectifs susmentionnée, les sièges seront attribués entre les collèges électoraux.
Les deux collèges sont:
1er Collège : Ouvriers et Employés ;
2ème Collège : Cadres.
Répartition des sièges
En référence à l’annexe 1, jointe au présent Protocole d’accord préélectoral, les sièges seront répartis entre les catégories professionnelles et collèges électoraux suivants :
1er collège : 302.56 ETP salariés dont 224.44 femmes et 78.12 hommes ;
2ème collège : 34.24 ETP salariés dont 18.91 femmes et 15.33 hommes.
Compte tenu de la répartition de l’effectif, les sièges seront attribués entre les collèges électoraux à raison de :
1er collège : 14 membres titulaires et 14 membres suppléants ;
2ème collège : 2 membres titulaires et 2 membres suppléants.
Personnel électeur et éligible – Listes électorales
En référence à l’annexe 2, jointe au présent Protocole d’accord préélectoral, les conditions d’électorat et d’éligibilité sont celles prévues par les dispositions légales.  
La liste du personnel électeur et éligible est établie par l’employeur, affichée et mise à jour dans les établissements à partir du lendemain de la signature du présent accord. 
Figurent sur cette liste, les noms, prénoms, date d’entrée des électeurs, leur lieu de rattachement pour le vote, et pour ceux qui remplissent les conditions d’éligibilité la mention « E ».  
Le personnel en poste sur plusieurs établissements sera porté sur les listes électorales du périmètre  dont il dépend administrativement. 
De manière plus générale, toute anomalie ou omission dans les listes électorales devra être signalée au secrétariat de l’établissement dont le salarié dépend au plus tard le 18 novembre 2019.
Les éléments nécessaires à la vérification éventuelle des conditions d’électorat et d’éligibilité pourront être consultés auprès du service des ressources humaines de l’Association.
Pour les salariés mis à disposition, il sera fait application des dispositions de l’article L. 2314-23 du code du travail. Il est rappelé que les salariés mis à disposition ne sont pas éligibles aux élections du CSE.
Ne seront ainsi mentionnées dans les listes électorales que les salariés mis à disposition qui remplissent les conditions pour être électeurs et qui ont fait le choix d’être inscrits sur les listes électorales de l’Apaei des Pays d’Auge et de Falaise.
La liste électorale, établie pour le premier tour, est unique et reste valable au second tour du scrutin.
Information du personnel – appel et dépôt des candidatures
Le personnel a été informé le 24 septembre 2019, par voie d’affichage, du déroulement des élections au sein de chaque périmètre.  
Les organisations syndicales intéressées ont été invitées, par affichage et par courrier en date du 24 septembre 2019 à communiquer les listes de leurs candidats pour le premier tour et à venir négocier le présent Protocole d’accord préélectoral. 
Conformément aux dispositions de l’article L. 2314-30 du code du travail et en référence à l’annexe 2 jointe au présent Protocole d’accord préélectoral, les organisations syndicales s’engagent à atteindre une représentation équilibrée des femmes et des hommes sur les listes de candidats. 
Ainsi, pour chaque collège électoral, les listes qui comportent plusieurs candidats devront être composées d’un nombre de femmes et d’hommes correspondant à la part de femmes et d’hommes inscrits sur la liste électorale. 
Les listes devront être composées alternativement d’un candidat de chaque sexe jusqu’à épuisement des candidats d’un des sexes. 
Dans l’hypothèse où le nombre de candidats à désigner pour chacun des deux sexes n’aboutirait pas à un nombre entier, il sera procédé à l’arrondi suivant : 
arrondi à l’entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5 ; 
arrondi à l’entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5. 
En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprendra indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.
Enfin, dans l’hypothèse où l’application de ces règles conduirait à exclure totalement la représentation de l’un ou l’autre sexe, les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe qui, à défaut ne serait pas représenté. 
Toutefois, ce candidat ne pourra être en première position sur la liste. 
Il est rappelé que les listes de candidats sont établies par collège et séparément pour les titulaires et les suppléants.
La répartition des sièges à pourvoir entre les collèges doit être respectée dans la présentation des listes.
Les listes de candidats ne devront pas comporter plus de candidats que de sièges à pourvoir. Les listes incomplètes seront admises. 
Ces listes de candidats ainsi que les professions de foi, devront être communiquées à la Direction des ressources humaines avant 14 novembre 2019 à 12 heures pour le premier tour et le cas échéant avant le 09 décembre 2019 à 12 heures pour le second tour.
Les listes seront communiquées par lettre recommandée avec avis de réception ou par lettre remise en main propre contre récépissé au service des ressources humaines.  
Les listes des candidats et les professions de foi seront affichées par la Direction, le 15 novembre 2019 au plus tard à 17 heures, pour le premier tour et, au plus tard, le 09 décembre 2019 au plus tard à 17 heures, si un second tour était nécessaire.  
Les professions de foi seront mises en ligne sur le site de vote par Internet.
Si un second tour s’avère nécessaire, les listes déposées restent valables. Lors du second tour, les candidatures libres pourront compléter ces listes selon les mêmes dispositions.
Il est convenu entre les parties que l’Association transmettra tous les documents affichés dans les établissements et services de manière simultanée aux organisations syndicales.
VOTE ELECTRONIQUE
Aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé.
Les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d'assurer l'identité des électeurs ainsi que la sincérité et le secret du vote, comme la publicité du scrutin, conformément aux principes généraux du droit électoral.
Un descriptif détaillé du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales est annexé au présent protocole.
Chaque salarié est informé au moyen d'une notice d'information détaillée transmise individuellement par courrier sur le déroulement des opérations électorales, notice affichée dans tous les établissements et services de l’Apaei des Pays d’Auge et de Falaise.
MODALITES PRATIQUES DU VOTE ELECTRONIQUE
Langue, ordre des instances et affichage initial des listes
Les indications et informations présentées sur le site de vote sont disponibles en français.
Une fois connecté sur l'application, l'électeur se verra présenter la liste des deux scrutins pour lesquels il est appelé à voter (CSE titulaires et suppléants).
Le logo et le nom de la liste seront affichés. L'électeur peut basculer d'une présentation d’une liste à l'autre par un simple clic sur le bouton prévu à cet effet. Le choix d'une des listes lui présente ensuite le bulletin de vote avec tous les candidats de la liste.
Ordre de présentation des listes
Les listes en présence pour chaque scrutin sont présentées aux électeurs, selon leur nombre, sur une ou deux colonnes, de haut en bas (et de gauche à droite si nécessaire).
Les logos doivent être fournis par les listes en présence jusqu’au 14 novembre 2019 à 12h00 au service des ressources humaines de l’Association qui les transmet au prestataire.
Matériel de vote - Codes confidentiels
Chaque électeur est identifié par son matricule communiqué par l'entreprise.
Les codes d'accès, qui se composent d'un identifiant et d'un code confidentiel, sont générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils ne soient communiqués à l’entreprise. Ces codes permettront de se connecter via n’importe quel ordinateur personnel ou professionnel, ou smartphone, à l'application informatique et de valider son vote.
Communication des codes  de vote
Le prestataire expédiera un courrier par voie postale au domicile de chaque électeur. 
En cas de non réception de ce matériel de vote (mauvaise adresse) au 02 décembre 2019, l’électeur pourra prendre contact avec le service des Ressources Humaines pour se voir restituer des nouveaux codes de vote.
Protocole de restitution des clefs de vote
En cas de perte ou de non réception de ce courrier, l'électeur aura la possibilité sur le site de réinitialiser ses codes de vote.
A défaut, après vérification de l’identité de l’électeur, le service des Ressources Humaines de l’Association remettra en mains propres et une seule fois, un nouveau matériel de vote énoncé ci-dessus, cacheté sous pli fermé avec de nouveaux codes d’accès.
Scellement du système et formation 
Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire formera un correspondant des ressources humaines, chargé du projet électoral, ainsi que les membres du bureau de vote avant l'ouverture du site internet. 
Cette intervention consiste à :
procéder à un test à blanc : tester la plateforme  de vote et le logiciel de dépouillement avant l'ouverture du vote,
réinitialiser les urnes électroniques, et constater qu'elles sont vides,
générer les clefs de scellement (au nombre de 3) destinées aux membres du bureau de vote.
Les organisations syndicales signataires du présent protocole sont invitées par le service des ressources humaines de l’Association à assister à ces opérations de contrôles et de scellement. 
La cérémonie de scellement sera animée par un représentant de l’équipe des ressources humaines qui aura reçu la formation nécessaire par le prestataire.
L'information et la formation sont assurées :
-	pour les Délégués Syndicaux, par la participation à cette intervention précédant l'ouverture du site de vote,
-	pour les membres du bureau de vote, par une explication de leur rôle tout au long du scrutin ainsi que le jour du dépouillement.
Le temps passé en formation est du temps de travail effectif.
Cellule d’assistance technique 
Il est constitué une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.
Le prestataire est chargé d’assurer les missions de la cellule d'assistance technique.
La cellule d'assistance technique contrôle, avant que le vote ne soit ouvert, que le scellement du système de vote électronique a fait l’objet d’un test à blanc, et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clefs délivrées à cet effet. 
Assistance aux électeurs
Un numéro spécifique d’assistance, permettant une mise en relation avec le service des ressources humaines de l’Association sera mis à disposition des électeurs pendant la période de scrutin.
Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.
    Suivi des votes
Aucun résultat partiel n'est accessible pendant le déroulement du scrutin. 
Toutefois, le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin.
C’est dans ce cadre-là que les organisations syndicales se verront communiquer le nombre de votants chaque jour au plus tard à 10h00 du 2ème jour au 5ème jour d’ouverture du vote.
DATES ET HORAIRES DES VOTES PAR INTERNET 
Au premier tour, les plages horaires de vote par internet pour l’élection des membres du CSE sont, pour l’ensemble des électeurs de l’entreprise, les suivantes : 
Du « 02 décembre 2019 à 09 heures  au 06 décembre 2019 à 16 heures »
En cas de second tour, les plages horaires de vote sont les suivantes :
Du « 16 décembre 2019 à 10 heures  au  20 décembre 2019 à 16 heures »
Les heures de vote seront affichées dans les établissements et services de l’Association.
Pour les personnes ne pouvant voter de chez elles, toutes facilités leur seront accordées pour leur permettre de voter. Ainsi, nous mettrons à disposition des électeurs, un ordinateur en libre-service pour voter sur internet pendant la période de vote dans chacun des établissements et services (sauf dans les services ou le personnel est doté d’un ordinateur personnel).

Le temps passé par l’électeur pour voter (temps de trajet, kilomètres, pour le parcours courant du domicile au lieu de vote le plus proche) sera rémunéré, sous réserve du respect par l’électeur du temps strictement nécessaire pour effectuer les opérations de vote. 

Important : aucun moyen n'est prévu pour modifier les plages horaires de vote déterminées par ce protocole.
Les électeurs sont donc informés qu'en cas d'arrivée tardive, ou d'arrivées nombreuses peu avant la fermeture du site internet, il peut arriver qu'ils ne puissent voter sur un poste en libre-service.
BUREAU DE VOTE ET COMMISSION DE SURVEILLANCE
Le bureau de vote est constitué d'un Président et de deux assesseurs, constitués des deux électeurs les plus âgés et de l’électeur le plus jeune parmi les électeurs du siège administratif général et disponibles, ce s’entendant d’une non suspension de leur contrat de travail (ex : congés payés, arrêt maladie, accident de travail, congé maternité), sauf s’ils se présentent comme candidats. En cas de nécessité, le Président peut accepter des assesseurs supplémentaires, sous réserve de la tenue d'une feuille de présence émargée par chacun.
La présidence appartient au plus âgé. Il s'assure de la régularité et du secret du vote, et proclame les résultats.

Le bureau sera constitué au siège social de l’Association.

Les membres du bureau de vote détiendront les clefs électroniques des urnes électroniques garantissant l’intégrité et la sécurité du système. Ces clefs seront générées en amont du scrutin lors de la phase de scellement du système de vote. Ces clefs sont au nombre de trois dont deux d’entre elles seront indispensables pour déverrouiller le système et procéder au dépouillement.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote seul aura compétence, après avis du représentant du prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde, et notamment pour décider de la suspension des opérations de vote.

La commission de surveillance est composée d’un représentant de chaque organisation syndicale (membre du personnel), des membres du bureau de vote.
 
Elle participe au contrôle et à la validation du système de vote électronique lors d’une phase de vote à blanc (phase de recette), ainsi qu’à la phase de scellement du système de vote. 
Elle assiste aux opérations de dépouillement, à la date et l’heure prévues pour celui-ci. Le temps passé par ces observateurs est rémunéré comme temps de travail. De même, la Direction peut désigner un représentant de son choix. Ces personnes n'ont aucune voix délibérative, mais peuvent aider aux opérations de dépouillement.
DEPOUILLEMENT
Après clôture automatique de scrutin par le système de vote électronique, le bureau de vote intègre les clefs électroniques afin de déverrouiller les urnes électroniques et de procéder au dépouillement automatisé. Le bureau de vote imprime les résultats et justificatifs, et proclame les résultats.
L’accès aux opérations de dépouillement est autorisé aux salariés qui le souhaiteraient (ce temps de présence au dépouillement n’est pas considéré comme du temps de travail effectif).
PROCLAMATION DES RESULTATS
Les résultats seront proclamés par affichage le 06 décembre 2019 pour le premier tour, et, le cas échéant, le 20 décembre 2019 pour le second tour.
Le temps passé à toutes les opérations liées au bureau de vote (surveillance, dépouillement, proclamation…) est considéré comme temps de travail effectif et rémunéré comme tel. 
ORGANISATION D’UN SECOND TOUR
Indépendamment pour chaque scrutin, un second tour est organisé dans les cas suivants :
Carence de candidat au premier tour ;
Quorum non atteint au premier tour (nombre de suffrages valables inférieur à la moitié des inscrits) ;
Un ou plusieurs sièges non pourvus à l’issue du premier tour).
Dispositions diverses
Le présent protocole est conclu pour les seules élections des membres de la délégation du personnel du CSE qui se dérouleront au mois de décembre 2019 au sein de l’Apaei des Pays d’Auge et de Falaise.
Il sera établi en autant d'exemplaires originaux que de parties à la négociation signataires ou non.
Un exemplaire du présent accord sera déposé à la direction départementale du travail, de l’emploi et de la formation professionnelle dont dépend le siège social de l’Apaei des pays d’Auge et de Falaise ainsi qu’au Conseil des prud’hommes de Caen.
Un exemplaire sera affiché au sein des établissements et services,  et une version électronique sera diffusée sur l’espace documentaire web employé  du logiciel de gestion de temps.
Il sera consultable par les salariés par voie d’affichage.
Fait à Caen, le 10 octobre 2019

Pour l’employeur,

Présidente




Pour la CFDT,						Pour la CGT,			
				




Pour la CFE-CGC,						Pour FO,
					

ANNEXE 1 : DECOMPTE DES EFFECTIFS




Effectifs au 31/08/2019


Répartition des sièges sur la base des effectifs au 31/08/2019

16 sièges sont à répartir pour le CSE entre les deux collèges de :

1er collège : 302.56 ETP
2ème collège : 34.24 ETP
Le quotient théorique => ETP Total / Nb de sièges à pourvoir :
336.80/16=21.05
Attribution des sièges :
1er collège : 302.56/21.05 = 14
2ème collège : 34.24 /21.05 = 1
Il reste 1 siège à pourvoir. Il faut attribuer les sièges restant au plus fort reste en soustrayant des effectifs de chaque collège le multiple du quotient par le nombre de sièges déjà obtenus. 
1er collège : 302.56 -(21.05*14) = 7.86
2ème collège : 34.24 -(21.05*1) = 13.19 
Le siège restant est attribué au 2ème collège.









ANNEXE 2 : ELECTEURS/ELIGIBLES




























ANNEXE 3 : PLANNING PREVISIONNEL DES ELECTIONS DU CSE


ANNEXE 4 : MODALITES PRATIQUE DU VOTE ELECTRONIQUE