ACCORD RELATIF A L’EXERCICE DU DROIT A DECONNEXION ET AU BON USAGE DES OUTILS NUMERIQUES PROFESSIONNELS

, Directeur général délégué de l’UGM ENTIS Les Mutuelles de l’Etre,

Représentant par délégation l’Union Economique et Sociale « Entis » regroupant les organismes Mutualistes suivants :
L’union de groupe Mutualiste ENTIS Les Mutuelles de l’Etre, dont le siège social est situé 39 rue du Jourdil, 74 960 CRAN GEVRIER, immatriculée à l’INSEE sous le numéro 505 259 226, 
La Mutuelle Générale de Prévoyance, dont le siège social est situé 39 rue du Jourdil, 74 960 CRAN GEVRIER, immatriculée à l’INSEE sous le numéro 337 682 660, 
La Mutuelle de France Unie (MFU), dont le siège social est situé 39 rue du Jourdil, 74 960 CRAN GEVRIER, immatriculée à l’INSEE sous le numéro 776 531 642, 
L’UR2S, dont le siège social est situé 39 rue du Jourdil, 74 960 CRAN GEVRIER, immatriculée à l’INSEE sous le numéro 453 112 690, 
L’Union Mutualiste de Groupe UMG ENTIS MUTUELLES, dont le siège social est sis 39 rue du Jourdil, 74960 CRAN-GEVRIER, immatriculée à l’INSEE sous le numéro 803 711 647, 
L'ASSOCIATION FORMAPASS, dont le siège social est sis 39 rue du Jourdil, 74960 CRAN-GEVRIER,

ET

L’Organisation Syndicale C.G.T., représentée par, en sa qualité de déléguée syndicale
L’Organisation Syndicale C.F.D.T. représentée par, en sa qualité de délégué syndical
APRES AVOIR RAPPELE QUE :

Les signataires se sont réunis pour définir les modalités d’exercice par les salariés de leur droit à la déconnexion et d’utilisation des outils numériques en application de l’article L.2247-17, 6° et 7° du Code du travail modifié par la Loi n°2018-771 du 5 septembre 2018.

Les signataires rappellent les devoirs de chacun de préserver la vie professionnelle (limiter les connexions privées) et la vie privée (limiter les connexions professionnelles). Le premier point relève de la charte informatique et du règlement intérieur. 

Le présent accord est issu des négociations engagées relatives aux modalités de plein exercice par chaque salarié de son droit à la déconnexion dans la sphère privée, et à la mise en place par les signataires employeurs de dispositifs de régulation de l’utilisation des outils numériques, en vue d’assurer le respect des temps de repos et de congé ainsi que de la vie personnelle et familiale. 

IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT :

ARTICLE PRELIMINAIRE : DECONNEXION - DEFINITIONS

Il y a lieu d’entendre par :

Droit à la déconnexion : le droit pour le salarié de ne pas être connecté à un outil numérique professionnel en dehors de son temps de travail ; le salarié est libre de ne pas répondre à ses e-mails professionnels en dehors de son temps de travail

Outils numériques professionnels ou Technologies de l’information et de la communication (TIC) : outils numériques physiques (ordinateurs, tablettes, smartphones, réseaux filaires etc.) et dématérialisés (réseau social de l’UES, logiciels, connexions sans fil, messagerie électronique, internet/extranet etc.) qui permettent d’être joignable à distance ;

Temps de travail : horaires de travail du salarié pendant lesquels il est à la disposition de son employeur et comprenant les heures normales de travail du salarié et les heures supplémentaires, à l’exclusion des temps de repos quotidien et hebdomadaires, des congés payés, des congés exceptionnels, des jours fériés et des jours de repos, des temps d’absences autorisées de quelque nature que ce soit (maladie, maternité, etc.).

ARTICLE 1 : OBJET ET PERIMETRE DE L’ACCORD

Le présent accord a pour objet de déterminer les modalités et règles mises en place au sein de l’UES permettant à chaque salarié de bénéficier de son droit à la déconnexion dans le cadre d’un principe général de protection de sa vie personnelle et familiale.

Il a pour périmètre toutes les structures regroupées au sein de l’UES, leurs collaborateurs, leurs mandataires, ainsi que tous salariés extérieurs détachés ou mis sous leur responsabilité hiérarchique dans le cadre de contrats de mise à disposition ou d’intérim. 

ARTICLE 2 : MESURES VISANT A LUTTER CONTRE L’UTILISATION DES OUTILS NUMERIQUES ET DE COMMUNICATION PROFESSIONNELS HORS TEMPS DE TRAVAIL

Aucun salarié n'est tenu de répondre à des courriels, messages ou appels téléphoniques à caractère professionnel en dehors de ses heures habituelles de travail, pendant ses congés payés, ses temps de repos et ses absences, quelle qu'en soit la nature. 

Par dérogation à ce qui précède, des situations exceptionnelles peuvent justifier la sollicitation de salariés en dehors de leur temps de travail, en cas de péril de tout ou partie des membres de l’UES et dès lors que les mesures de sauvegarde impératives relèvent de leur autorité ou de leurs compétences.
Les situations exceptionnelles sont par exemple une destruction matérielle, une indisponibilité soudaine d’un homme clé, toute situation générant une interruption du service aux adhérents. 
Elles sont appréciées au cas par cas, avec mesure.

Il est demandé à chaque cadre et, plus généralement, à chaque salarié de :
s'interroger sur le moment opportun pour adresser un courriel, un message ou joindre un collaborateur par téléphone ;
respecter impérativement une plage de non sollicitation et communication entre 20 heures et 7 heures30  ainsi que les dimanches et jours fériés et non travaillés dans l’UES ; 
privilégier les envois différés lors de la rédaction d’un courriel en dehors des horaires de travail ;
ne pas solliciter de réponse immédiate si ce n'est pas nécessaire, et respecter un délai raisonnable et approprié avant toute relance ;
pour les absences de plus de 5 jours ouvrables consécutifs, paramétrer le gestionnaire d'absence du bureau sur sa messagerie électronique et indiquer les modalités de contact d'un membre de son service en cas d'urgence ;
pour les absences programmées de plus de 5 jours ouvrables, prévoir les modalités de poursuite du service soit par le paramétrage du gestionnaire d’absences, soit par l’organisation, avec l’accord de sa hiérarchie, d’un transfert de ses courriels, de ses messages et de ses appels téléphoniques à un autre membre de son service ou de l’UES qui aura donné son accord express ;
pour les absences non programmées ou indéterminées de plus de 5 jours ouvrables, l’organisation, avec l’accord de sa hiérarchie, d’un transfert de ses courriels, de ses messages et de ses appels téléphoniques à un autre membre de son service ou de l’UES qui aura donné son accord express ; en cas d’indisponibilité, un renvoi est fait aux règles de droit et autres procédures existantes telles que la charte informatique.
Dans la mesure où les outils permettent ces dispositions, les salariés sont invités à utiliser les fonctions de report d’envoi d’email et de mode déconnecté durant les soirs et week-ends.

ARTICLE 3 : MESURES VISANT A LUTTER CONTRE LA SURCHARGE INFORMATIONNELLE LIEE A L’UTILISATION DE LA MESSAGERIE ELECTRONIQUE PROFESSIONNELLE 

Afin d’éviter la surcharge informationnelle, il est recommandé à tous les salariés de :
S’interroger sur la pertinence de l’utilisation de la messagerie électronique professionnelle par rapport aux autres outils de communication disponibles ;
S’interroger sur la pertinence des destinataires du courriel ;
Utiliser avec modération les fonctions « CC » ou « Cci » ;
S’interroger sur la pertinence des fichiers à joindre aux courriels ;
Eviter l’envoi de fichiers trop volumineux ;
Veiller à la clarté, la neutralité et la concision de son courrier ;
Indiquer un objet précis permettant au destinataire d’identifier immédiatement le contenu du courriel.

ARTICLE 4 : MESURES VISANT A FLUIDIFIER LA COMMUNICATION ET A LUTTER CONTRE LE STRESS LIE A L’UTILISATION DES OUTILS NUMERIQUES PROFESSIONNELS 

Afin d’éviter le stress lié à l’utilisation des outils numériques professionnels, il est également recommandé à tous les salariés de :
Respecter les règles élémentaires de politesse lors de l’envoi du courriel ; 
en toutes circonstances, les messages écrits ou oraux entre salariés ou avec l’extérieur (prestataires ou adhérents) seront exprimés avec respect et conforme au cadre professionnel de leur relation.
S’interroger sur le moment opportun pour envoyer un courriel/SMS ou appeler un collaborateur sur son téléphone professionnel ;
Ne pas utiliser leur messagerie électronique ou leur téléphone portable pendant les réunions de travail ; 
Ne pas activer les alertes sonores ou visuelles d’arrivée d’un nouveau courriel ou d’un appel téléphonique en réunion ou dans les bureaux partagés ; 
Ne pas solliciter de réponse immédiate si ce n’est pas nécessaire ;
Définir le « gestionnaire d’absence au bureau » sur la messagerie électronique et indiquer les coordonnées d’une personne à joindre en cas d’urgence pour les absences ponctuelles en cas de dossiers urgents en cours dès lors que ces fonctionnalités existent sur les outils concernés;

ARTICLE 5 : SUIVI DE L’USAGE DES OUTILS NUMERIQUES PROFESSIONNELS AU SEIN DE L’UES ET BILAN ANNUEL SUR LEUR USAGE

Les mesures et engagements pris par les organismes membres de l’UES sont susceptibles d’évolution pour tenir compte de l’évolution de la réglementation, des besoins et demandes des salariés, des nouvelles situations de travail.

L’UES s’engage à proposer, sur la base du volontariat, un bilan annuel de l’usage des outils numériques professionnels au sein de son périmètre.
Ce bilan pourra être élaboré à partir d’un questionnaire personnel et anonyme adressé à chaque salarié en fin d’année.
Il sera communiqué aux institutions représentatives du personnel au sein de l’UES.
Dans le cas où ce bilan ferait apparaître des difficultés identifiées, les organismes regroupés au sein de l’UES s’engagent à mettre en œuvre toutes les actions de préventions et toutes les mesures, coercitives ou non, pour mettre fin au risque.

L’UES s’engage également à étudier une proposition de formation spécifique à ses cadres et managers portant sur l’articulation entre la vie privée et la vie professionnelle, et la qualité de vie au travail, et à intégrer les risques y afférents dans le document unique. 
 
L’UES pourra mettre en place des procédures visant à contrôler les connexions à distance en dehors des horaires de travail et à fixer un volume maximum de connexions, à vérifier le volume des flux, la taille des messages et le nombre de pièces jointes. 
Ces mesures s’appliqueront dans le respect des obligations de consultation et d’information des institutions représentatives du personnel, d’information des salariés et du droit à la vie privée.

ARTICLE 6 : SANCTIONS EN CAS DE NON RESPECT DE L’ACCORD	

En cas de non-respect des mesures et recommandations prévues par le présent accord, les membres de l’UES se réservent le droit d’appliquer toutes les sanctions appropriés ou proportionnées à la nature des infractions constatées. D’autre part, un salarié qui n’aurait pas répondu à un email ou une demande adressée hors temps de travail ne pourra en être sanctionné sur le motif d’y avoir répondu une fois sa reprise de travail (hors situations exceptionnelles présentées à l’article 2).
Le présent accord sera communiqué à l’ensemble des salariés et disponible sur l’extranet dans le cadre de son opposabilité aux salariés et à l’employeur.

ARTICLE 7 : PUBLICITE

Le présent accord sera déposé auprès de la DIRECCTE compétente en 2 exemplaires, dont une version sur support papier signé des parties, et une version sur support électronique, ainsi qu’au greffe du conseil de prud’hommes. 
 
ARTICLE 8 : DUREE ET ENTREE EN VIGUEUR DE L’ACCORD

Le présent accord prendra effet, conformément aux dispositions légales, à compter du lendemain de son dépôt à la DIRECCTE. 
Il est conclu pour une durée indéterminée.
Il pourra être dénoncé à tout moment par l’une ou l’autre des parties, notamment en cas d’évolution des besoins ou règles de droit, dans les conditions prévues par les articles L 2261-7 à L 2261-8 du Code du travail. 

Fait à CRAN GEVRIER, le 17 janvier 2019, en 5 exemplaires dont un pour chaque partie.

La Direction par délégation 		            le syndicat CFDT	le syndicat CGT
du Président de l’UES,