ACCORD D’ENTREPRISE POUR LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE




Entre les soussignés :

HEXIS

Société Anonyme à Conseil d’Administration, 
Au capital de 10 000 000 €,
Dont le siège social est situé Z.I. Horizons Sud - 34110 FRONTIGNAN, 
Immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Montpellier sous le numéro 351 372 677,
Représentée par 
   D’une part, 

     		        Ci-après désignée « HEXIS »



et L’ORGANISATION SYNDICALE :

Délégué Syndical CFDT


Ci-après dénommé « Le Syndicat »


D’autre part,


Conjointement désignées « Parties » et individuellement « Partie »




Préambule

Dans le cadre des élections de la délégation du personnel des différents Comités Sociaux Economiques d’Etablissements (CSEE) prévue au mois de février 2019 et afin de simplifier les opérations de vote notamment du fait du nombre important de collaborateurs, répartis au sein des différents établissements et aussi de la population itinérante présente sur l’ensemble du territoire français, la Direction d’HEXIS a souhaité mettre en place le vote électronique, conformément aux dispositions des articles R. 2314-5 et suivants du Code du travail.  

La société HEXIS a pris contact avec un « fournisseur prestataire », spécialisé dans la gestion de documents dématérialisés et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet.

Après avoir vérifié la fiabilité du dispositif, il a été décidé de présenter à l’organisation syndicale présente dans l’entreprise les services offerts par le « fournisseur prestataire », lequel utilise les dernières technologies en matière de chiffrement et de signature électronique assurant ainsi une facilité d'accès à un vote totalement sécurisé, dans le respect du cahier des charges contenant les prescriptions énoncées aux articles R. 2314-8 et suivants du Code du travail.

Les Parties soussignées sont par conséquent convenues des dispositions suivantes.


Article I – Modalités d’Organisation des opérations 

Afin de préciser les modalités d’organisation des opérations de vote des Comités Sociaux et Economiques d’Etablissements (CSEE), les parties vont signer, pour chacun des établissements distincts, un protocole pré-électoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges selon les collèges pour les élections et la durée du mandat, ainsi qu’au sein du Comité Social Economique Central (CSEC).

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent que les élections seront organisées par un « fournisseur prestataire », mandaté à cet effet par la Direction. 

Article I § 1 : Modalités des élections

Les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur un jour et ce conformément au calendrier qui sera défini dans les protocoles pré-électoraux. 

Les dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins seront indiquées dans les protocoles d’accord préélectoraux.

Les électeurs auront la possibilité de voter de façon confidentielle et anonyme à tout moment pendant la période ouvrée du scrutin, de n’importe quel terminal Internet, de leur lieu de travail (bureaux de vote HEXIS), de leur domicile ou de leur lieu de villégiature, de leur smartphone, tablette, en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections. 

Les salariés seront informés par courrier des heures d’ouverture et de fermeture des bureaux de vote. Ces informations seront assurées par le « prestataire fournisseur ».

Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.

Le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.



Article I § 2 : Bulletins de vote 

Le « prestataire fournisseur » assurera la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote. 

Le « prestataire fournisseur » reproduira sur le serveur les listes de candidats telles qu’elles auront été présentées par leurs auteurs. Les listes seront présentées sur les écrans dans l’ordre d’arrivée à la Direction des Ressources Humaines. 

Les listes de candidats doivent contenir les données suivantes : collège d'appartenance, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants et le cas échéant l'appartenance syndicale.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste plutôt qu’une autre, le « prestataire fournisseur » veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes. 

Article I § 3 : Consultation du nombre de votants

Pendant la période de scrutin, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin. Pour ce faire, les scrutateurs désignés auront un accès en ligne à une console leur permettant de visualiser le taux de participation, en temps réel, et pour chaque scrutin.

Toutefois, pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel ne sera accessible. 


Article I § 4 : Liste d’émargement

La liste d’émargement enregistre les données suivantes : collège d’appartenance, Nom et Prénom des électeurs ayant voté, heure et date du vote. La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote habilités à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Il est précisé que les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, dénommés respectivement « fichier des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».





Article II – Déroulement des opérations de vote


Article II § 1 : Modalités d’accès au serveur de vote

Le vote électronique pourra se dérouler sur le lieu de travail ou à distance. Durant la période de vote, les électeurs pourront voter depuis tout poste informatique connecté à Internet (PC, Smartphone, tablette…).

Avant le premier tour des élections, chaque électeur recevra, selon les modalités déterminées dans le cadre de chaque protocole d’accord préélectoral, des codes d’accès générés selon des modalités garantissant la confidentialité du vote. Ce moyen d'authentification permettra au serveur de vérifier son identité et de garantir l'unicité de son vote. Toute personne non reconnue n’aura pas accès au serveur de vote.

La confirmation du vote vaudra signature de la liste d’émargement de l’élection concernée et clôturera définitivement l’accès à cette élection.

Article II § 2 : Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin 

Afin de répondre aux exigences posées par le code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs. Cette urne est hébergée par le « prestataire fournisseur ». 

Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales. 

Article II § 3 : Information et formation 

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés.

En particulier, la Direction établira une note explicative détaillée précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote, et la communiquera aux électeurs suffisamment en amont de l’ouverture du premier tour de scrutin.

En outre, les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique. Cette formation pourra se dérouler concomitamment à la phase de test, de scellement et de programmation des horaires du scrutin qui précédera l’ouverture du vote.

Article II § 4 : Gestion des données à caractère personnel et RGPD

La mise en place d’une solution de vote électronique nécessite le recours à des fichiers contenant des données à caractère personnel. A ce titre, l’ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n° 2016/679.

Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique s’engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées.

Le prestataire prendra toutes les mesures techniques et organisationnelles requises afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque.

Article II § 5 : Dépouillement des bulletins de vote électronique

Le dépouillement sera effectué à la clôture des opérations électorales par le bureau de vote.

Les membres des bureaux de vote « porteurs de clé », assureront l’ouverture des urnes et la proclamation du résultat.

Le contenu de l’urne électronique recensera les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier feront l’objet d’un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Article II § 4 : Expert indépendant

Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions énoncées ci-dessus. Le rapport de l’expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l’information et des libertés (Cnil) ainsi qu’à la disposition des instances représentatives du personnel et des organisations syndicales.


Article III- Dispositions diverses

Article III § 1 : Suivi de l’accord

Une commission de suivi composée d’un membre du CSE et d’un membre de la Direction, se réunira préalablement à chaque nouvelle élection afin de s’assurer de la conformité du présent accord aux dispositions légales en vigueur. 

Article III § 2 : Révision et dénonciation

Le présent accord pourra être révisé dans les conditions prévues au code du travail.

Chacune des parties signataires ou adhérentes ainsi que l’organisation syndicale représentative sur le cycle électoral en cours disposeront de la faculté de solliciter la révision de tout ou partie du présent accord sans que le consentement des autres parties ne soit nécessaire pour ouvrir les négociations en ce sens.

La révision proposée donnera éventuellement lieu à l’établissement d’un avenant se substituant de plein droit aux stipulations de l’accord qu’il modifie. 

La demande de révision devant être portée à la connaissance des autres parties contractantes avec un préavis de quinze jours.

Cet avenant devra faire l’objet des formalités de dépôt prévues par l’article L 2231-6 du Code du travail.

L’accord pourra également être dénoncé en tout ou partie par toute partie signataire ou adhérente sous préavis réciproque de trois mois notamment si une modification des dispositions législatives, réglementaires ou conventionnelles ayant présidé à la conclusion et à la mise en œuvre du présent accord modifie l’équilibre du système.

Toute dénonciation devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des autres parties signataires ou adhérentes et comporter outre l’indication des dispositions dont la dénonciation est demandée, des propositions de remplacement.

Article III § 3 : Durée et entrée en vigueur

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il prendra effet à compter de sa signature.

Article III § 4 : Dépôt et publicité

Le présent accord ainsi que les pièces accompagnant le dépôt prévu aux articles D. 2231-6 et D. 2231-7 sera déposé sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail conformément aux dispositions de l’article D. 2231-4 du Code du travail.

Un exemplaire du présent accord sera également déposé au greffe du Conseil de prud’hommes de Sète.


Fait à Frontignan, le 18 janvier 2019


En 4 exemplaires originaux



Pour le syndicat : CFDT					Pour la Société :